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Timestamp: 2020-02-29 14:12:16+00:00

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RS 852.12 Ordonnance du 5 novembre 2014 sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires de la Direction consulaire (Ordonnance SAS-DFAE)
85 Assistance
852.12 Ordonnance du 5 novembre 2014 sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires de la Direction consulaire (Ordonnance SAS-DFAE)
Ordonnance sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires de la Direction consulaire
(Ordonnance SAS-DFAE)
du 5 novembre 2014 (Etat le 1er janvier 2015)
vu l’art. 57h de la loi fédérale du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1, vu l’art. 25 de la loi fédérale du 21 mars 1973 sur l’aide sociale et les prêts alloués aux ressortissants suisses à l’étranger (LAPE)2,
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires (système SAS-DFAE).
Art. 2 But du système SAS-DFAE
Dans le cadre des tâches qui incombent à la Direction consulaire (DC) en matière d’octroi de prestations d’aide sociale aux ressortissants suisses à l’étranger et d’octroi, en vertu d’un traité international, de prestations d’aide sociale aux ressortissants étrangers en Suisse, le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) utilise le système SAS-DFAE:
pour constater si des données se rapportant à une personne déterminée sont traitées;
pour saisir et traiter les demandes de prestations d’aide sociale;
pour établir des statistiques.
Art. 3 Exploitation
Le système SAS-DFAE est exploité par la DC.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 4 Données des personnes concernées
Les données recensées à l’annexe 1 relatives aux catégories de personnes suivantes sont traitées dans la banque de données SAS-DFAE dans la mesure où ce traitement est nécessaire à l’examen des demandes de prestations d’aide sociale:
requérant;
enfants du requérant;
époux ou partenaire enregistré;
enfants de l’époux ou du partenaire enregistré;
père et mère;
concubin;
enfants du concubin;
personnes faisant ménage commun avec le requérant;
personnes de référence.
Art. 5 Données relatives à la localisation et à la gestion des dossiers
1 Les données relatives à la localisation et à la gestion des dossiers sont également traitées dans le système SAS-DFAE
2 Les données à saisir sont recensées à l’annexe 2.
Art. 6 Documents
Tout document relatif aux affaires enregistrées électroniquement peut être enregistré dans le système SAS-DFAE.
Art. 7 Durée de conservation, archivage et destruction des données
1 A l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement, mais de 30 ans au plus à compter de la date d’ouverture du dossier, les données sont proposées aux Archives fédérales.
2 Les données que les Archives fédérales jugent sans valeur archivistique sont détruites.
Art. 8 Administration du système
1 Les administrateurs système gèrent le système informatique, la base de données et l’application.
2 La personne responsable de l’application sert d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.
Art. 9 Attribution des droits d’accès individuels
1 La personne responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux collaborateurs de la DC et du service du DFAE compétents pour l’archivage, dans la mesure où ils en ont besoin pour accomplir leurs tâches légales.
2 Chaque année, elle vérifie si les conditions justifiant le droit d’accès sont toujours remplies.
Section 3 Protection des données et sécurité informatique
Art. 10 Droit d’accès et de rectification
1 Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la DC de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.
2 Ces renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.
Art. 11 Devoir de diligence
1 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
2 Elle contrôle à intervalles réguliers l’exactitude des données enregistrées.
3 Les données inexactes doivent être rectifiées d’office.
Art. 12 Sécurité informatique
1 La sécurité informatique est régie:
par l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données1;
par les dispositions de la section sur la sécurité informatique de l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale2;
par les directives du Conseil fédéral du 14 août 2013 concernant la sécurité des TIC dans l’administration fédérale3.
2 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
3FF 2013 6003
Art. 13 Journalisation
Les accès au système SAS-DFAE et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an à compter de leur date d’établissement.
1 La DC veille au respect de la protection et de la sécurité des données.
2 Le DFAE exerce la surveillance sur le traitement des données dans le système SAS-DFAE au sens de la présente ordonnance.
Section 4 Entrée en vigueur
Données traitées dans le système SAS-DFAE et personnes concernées
Enfants du requérant
Epoux et partenaires enregistrés
Enfants de l’époux ou du partenaire enregistré
Enfants du concubin
Personnes faisant ménage commun
Lieu et canton d’origine
Nationalités et mode d’acquisition
Données portant sur les prestations d’aide sociale
Bénéficiaire d’une rente AI
Affiliation à une assurance
Données sur la capacité de gain
Type de relation avec les personnes de référence
(art. 5, al. 2)
Données relatives à la localisation et à la gestion des dossiers
Données relatives à la localisation du dossier
Numéros générés en continu par le système d’exploitation
RO 2014 3895
1 RS 172.0102 RS 852.1
Ordonnance du 5 novembre 2014 sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires de la Direction consulaire (Ordonnance SAS-DFAE)

References: Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 13