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Timestamp: 2018-10-18 12:14:02+00:00

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Importancia de los libros contables en una Sociedad Mercantil – ContadorMx
Importancia de los libros contables en una Sociedad Mercantil
septiembre 10, 2018 por Colaboradores
Autor: C.P. Isaías López
La evolución de la humanidad genera una historia que sólo puede ser transmitida de generación en generación a través de los libros.
Tal vez cuando hablamos de historia nos remitimos a la historia universal, de la civilización, religiosa, política, económica o de los eventos que han marcado algún punto sobresaliente en la civilización humana.
Así, la historia de una entidad de negocios es fundamental para el crecimiento de la misma, sea comercial, industrial, de servicios, financiera, etc., de todos es sabido que los antecedentes, así como los hitos transcurridos desde el inicio hasta la actualidad de las empresas se escribe en la historia mediante los libros. Una entidad sin historia no tiene fundamentos y por consiguiente su futuro es incierto.
Por tal motivo, es muy importante conservar todos los hechos relevantes ocurridos durante el funcionamiento de las empresas, ya que, a lo largo de su existencia se va construyendo una fortaleza integral de dichas empresas que guiarán su destino en el futuro.
El presente trabajo tiene como objeto hacer del conocimiento del lector, la importancia de las fuentes documentales que deben tener las sociedades mercantiles o cualquier ente económico con el fin de conocer desde el nacimiento de las mismas y hasta cualquier punto en el tiempo, los hechos relevantes y todas y cada una de las operaciones llevadas a cabo por una entidad durante el transcurso de su existencia.
En nuestro país, todas las entidades mercantiles tienen la obligación de llevar y conservar libros corporativos y contables que consignen los hechos relevantes sucedidos durante la existencia de las mismas, a saber, la legislación origen es el Código de Comercio (CC) en su artículo 16 establece la obligación de los comerciantes de:
Artículo 16.- (CC) Todos los comerciantes, por el hecho de serlo, están obligados:
III.- A mantener un sistema de contabilidad conforme al artículo 33
Artículo 33.- (CC) El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
De acuerdo a la reglamentación anterior, el artículo 33 se refiere a la obligación de los comerciantes de cumplir con el registro contable de las transacciones llevadas a cabo por una sociedad mercantil. Sin embargo, el artículo 34 del mismo Código de Comercio es el que establece la obligación de llevar los libros de actas en el caso de que el comerciante sea una persona moral tal y como se transcribe a continuación:
Artículo 34.- Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los comerciantes deberán llevar un libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan con las obligaciones fiscales del comerciante.
Los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.
Como se puede observar, este artículo es la fuente legal donde se establece la obligación de llevar los libros de las sociedades, esto es, se deben llevar tanto libros contables como libros sociales. Los primeros son los que contendrán las operaciones numéricas analíticas por medio de los cuales se podrá consultar en cualquier momento, todas las operaciones cronológicas vertidas en importes numéricos que haya realizado la sociedad. Los segundos, contendrán todos los hechos relevantes en relación a las decisiones tomadas por el consejo de administración y/o los accionistas de dichas sociedades que hayan determinado el rumbo de la empresa.
Como ya se mencionó en párrafos anteriores, todo comerciante está obligado a mantener un sistema de contabilidad ordenado por el Código de Comercio, el cual deberá ser de acuerdo a los requerimientos y necesidades de cada uno, sin embargo, deberá satisfacer al menos las siguientes características:
Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.
Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.
De acuerdo a lo anterior, el Código de Comercio nos exige llevar los libros contables donde quede plasmado en forma analítica y correlacionada todas y cada una de las transacciones realizadas por la entidad económica para que en cualquier momento se pueda verificar la autenticidad de las transacciones realizadas. Independientemente que lo establezca este mandato, es un factor fundamental la implementación y utilización de los libros contables ya que, además de ser una necesidad para saber el estado que guarda la situación financiera de una entidad económica, la misma técnica contable nos demanda que los registros de las operaciones que afecten económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera, deben reconocerse en forma cronológica, analítica, veraz y oportuna, por lo que los libros contables son la columna vertebral de la información en términos monetarios de un negocio.
Los principales libros contables que se utilizan en México son: el libro diario, mayor y el libro de inventarios y balances los cuales se describen a continuación.
En el libro diario se deben registrar todas las operaciones diarias que efectúe la entidad o el comerciante, las cuales deben registrarse en orden cronológico con las anotaciones pertinentes para reconocer e identificar cada operación.
Al realizar estos registros se debe cumplir con el principio de la partida doble, es decir, que a todo cargo le corresponderá un abono por la misma cantidad. Esto no precisamente quiere decir que cada partida o línea registrada debe ser por el mismo importe, sino que la suma de los cargos de las diferentes partidas debe coincidir con la suma de las partidas abonadas o acreditadas.
La finalidad de llevar este libro es que al final de cada período, las operaciones vertidas en este libro se reflejen en forma conjunta y cronológica por cada cuenta en el libro mayor.
En forma general, la información mínima contenida en este libro será:
Datos generales de la entidad,
Número y nombre de cada cuenta,
Fecha de la operación,
Número de póliza de registro,
Breve descripción de la operación,
Monto del movimiento ya sea un cargo o abono y,
Suma total en las columnas del debe y del haber.
Este libro mayor será el que concentra las operaciones de todas y cada una de las cuentas afectadas en el libro diario descrito con anterioridad. Con esto, se puede apreciar el total de las transacciones realizadas durante el período a informar expresada en unidades monetarias y, en cualquier momento se puede verificar el origen de los movimientos que integran este libro vertidos en cada cuenta, consultando el detalle que nos proporciona el libro diario.
Por medio de este libro se puede saber el total de los cargos y abonos registrados en cada cuenta que forme parte de la información financiera de la entidad o comerciante.
La información específica que nos proporciona este libro deberá ser:
Número y nombre de la cuenta,
Fecha en que se realiza la operación,
El saldo inicial de la cuenta al inicio del ejercicio,
Descripción breve de la transacción registrada,
El monto de los cargos y abonos y,
El saldo a la fecha final del período reportado.
En este libro de inventarios y balances, se deberá registrar, al término de cada ejercicio, el resultado del levantamiento del inventario físico al 31 de diciembre de cada año, del inventario de
materias primas, producción en proceso, productos semiterminados y productos terminados. Este inventario deberá contener la fecha del levantamiento del inventario físico, identificando los productos por tipo de producto, cantidad, costo unitario y total. Asimismo se informará del resultado del levantamiento del inventario físico de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias por estos conceptos.
El control de los inventarios deberá llevarse por unidades y descripción de las mismas. En el caso de que, por la naturaleza de los productos, no se pueda llevar un detalle por cada uno de los mismos se hará por grupos homogéneos.
En el libro de balances se incluirán los estados financieros básicos de la entidad. Los estados y la información financiera que formen parte del libro de balances, serán por cada uno de los ejercicios con cifras del período y al cierre del mismo, según corresponda.
En materia fiscal, los contribuyentes están obligados a llevar los libros contables en los cuales se registren las operaciones realizadas de acuerdo al Código Fiscal de la Federación en su artículo 28 y artículos 33 y 34 de su Reglamento, establecen los lineamientos que deberán seguir los contribuyentes para cumplir con la obligación relacionada con los libros de contabilidad:
Artículo 28. (CFF) Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
Artículo 33.- (RCFF) Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:
Artículo 34.- (RCFF) Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código, el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.
Como se puede apreciar, los libros de una entidad mercantil tienen carácter obligatorio de diversas fuentes legales. Adicionalmente a este carácter obligatorio, es responsabilidad de dichas entidades vigilar que los libros se lleven en orden, ya que es una fuente de información valiosa para la administración, para los socios, para las autoridades y para terceros interesados en participar en los negocios de las mismas. Por estas diferentes razones es imperativo que la dirección exija a los responsables de la administración, la implementación y el buen funcionamiento de los libros de la entidad.
Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM)
Consejo Nacional de Amortización Contable (CONAC) (Decreto 7-07-11)
Ley del Impuesto sobre la Renta (LSR)
Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF)
Categorías Administracion, Contabilidad Electronica, Utilidades Contables Navegación de entradas
Declaración anual 2018 de ISR para Asalariados – Percepciones y deducciones del CFDI de nómina (SAT)
Ejemplos de CFDI de pagos global – Varios pagos o facturas del mismo RFC

References: artículo 16

Artículo 16
 artículo 33

Artículo 33
 artículo 33
 artículo 34

Artículo 34
 artículo 28

Artículo 28

Artículo 33
 artículo 28

Artículo 34
 artículo 28