Source: http://www.unicauca.edu.co/docs/comunicados/plan_mejoramiento_agosto_2006.htm
Timestamp: 2019-06-16 11:46:31+00:00

Document:
Plan de mejoramiento - Agosto 31 de 2006
Período Informado: Año 2005
Fecha de Suscripción Agosto 31 Año: 2006
19 02 003 CI
A pesar que la entidad ha implementado mecanismos de sensibilización para mejorar el autocontrol, los controles realizados en muchos de los procesos presentan deficiencias, que incide en el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización.
Revisar, en las diferentes dependencias universitarias, los procesos y procedimientos que contribuyan al fortalecimiento del S.C.I.
Con el diagnóstico del MECI en las diferentes dependencias, se podrán corregir deficiencias en los procesos de autocontrol.
Realización de Diagnóstico MECI, Implementación de medidas de autocontrol en deferentes dependencias Universitarias
Diagnóstico MECI: 1
Implementación de autocontrol en dependencias: 4 (Vicerrectorías)
Comité de Coordinación del Sistema de
19 02 001 CI
A pesar que la Universidad ha elaborado el Mapa de Riesgos, este se encuentra desactualizado, no tiene definidos los responsables de las evaluaciones y carece de algunos indicadores para su medición. Las acciones identificadas para manejar los riesgos no son tomadas como insumo para la implementación de actividades de control.
Actualizar el Mapa de Riesgos de la Universidad del Cauca.
Se desarrollarán actividades de participación para la actualización del mapa de riesgos de la Universidad del Cauca, involucrando a todas las dependencias administrativas y unidades académicas, iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca.
Un Mapa de riesgos:
19 02 002 CI
La Entidad no ha diseñado un plan de contingencia que involucre hallazgos de control de carácter preventivo. Al respecto, la Universidad se compromete a realizar las siguientes actividades para llevar a cabo el prediseño y el diseño del Plan de Contingencia: identificación de posibles contingencias, determinación de acciones para atenderlas, capacidad de reacción ante la posibilidad de ocurrencia.
Diseñar el plan de contingencia correspondiente a la Universidad del Cauca.
Identificar los riesgos prioritarios para construir el plan de contingencia. iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca
La información de la cartera, especialmente la de mayor antigüedad no es actualizada permanentemente, situación que genera riesgo para su recuperación.
Clasificar los deudores Universitarios en nivel de riesgo.
Identificación de los factores necesarios para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios.
Profesional de Crédito y Cobranzas.
Los instrumentos implementados por la Universidad para verificar la actualización permanente de los procesos presentan deficiencias en la coordinación entre las áreas involucradas, por cuanto la aplicación de los indicadores no se refleja en las acciones de monitoreo.
Ajustar los instrumentos necesarios para la actualización permanente de los procesos que involucre a todas la Universidad del Cauca.
Determinación y revisión de los instrumentos no adecuados para la actualización de los procesos
Instrumentos ajustados
19 04 006 CI
La Universidad no tiene adecuado manejo del archivo corriente de las diferentes dependencias. Esta situación pone en riesgo la memoria institucional e incumple con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
Reglamentar el manejo unificado del archivo Institucional conforme a la Ley
Elaborar y divulgar un manual de manejo de archivo universitario.
Una Divulgación
SE ELABORO PROYECTO MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA EL CUAL SE ADJUNTA
19 03 006 CI
A pesar que la Universidad posee un sistema de información y de procesos articuladores de la docencia, la investigación, la proyección social y la administración, no ha construido un sistema de indicadores de gestión universitaria en los tres componentes que permita evaluar los resultados.
Determinar los indicadores de gestión a aplicar
Realizar el estudio para determinar un conjunto de indicadores de gestión universitaria en los componentes a evaluar.
El estudio para estructurar los Indicadores de gestión.
Un Estudio (1)
Agosto 31 de 2006.
19 04 005 CI
La información requerida por la Contraloría General relativa al seguimiento de los planes y el cálculo de indicadores de gestión se presenta desactualizada. La Entidad reporto avances de cumplimiento que no corresponden al avance real, lo que se presenta por falta de conciliación.
Hacer seguimiento y evaluación a los planes de acción.
Orientación y acompañamiento a las diferentes unidades académico administrativas
11 01 002 G
La Universidad cuenta con el Plan de Acción Operativo para el año 2005, el cual define áreas involucradas, actividades, tipos de recursos, responsables, tiempos e indicadores claves de rendimiento. Dicho plan consta de 319 actividades. Del total de actividades planeadas a realizarse a 31 de diciembre de 2005 el 51.9% se cumplieron según lo programado y el 17.8% presentan bajos niveles de cumplimiento
En los seguimientos aparecen actividades realizadas en las facultades que no estaban formuladas en el plan. De lo anterior se deduce que no se realizan en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el Plan de Acción, cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado.
Mejorar las herramientas de seguimiento, evaluación de la gestión Universitaria.
Ajustar los planes de acción dentro de la vigencia.
Comité de Coordinación del Sistema de Control dependencias Universitarias
Algunas actividades del plan, especialmente las relativas a construcciones y mantenimiento no presentan indicadores claves de rendimiento, lo cual dificulta la medición de resultados.
11 01 002
Dentro de los presupuestos de inversión de los proyectos se estiman pagos mensuales de estímulos económicos a los docentes por sus labores de investigación y desarrollo. Se observa que se programan para tres docentes una dedicación de horas semanales al proyecto dentro de la labor académica pagada por la Universidad, no obstante el formato de labor académica reporta un número de horas diferente, sin que se evidencien soportes que justifiquen las modificaciones. Por lo anterior, se concluye que la Entidad continua presentado debilidades en los mecanismos de control establecidos para el pago de los estímulos económicos, tampoco realiza seguimiento a las horas asignadas por la Universidad como parte de la labor de investigación
Coordinar procedimientos entre las vicerrectorias de Investigaciones (convenios y proyectos de investigación), Académica (Tiempo asignado en la labor académica de los profesores en investigación y el seguimiento de los avances por la interventoría del jefe de Departamento) Administrativa (pago de los estímulos). Elaboración de un único formato que permita la verificación de los diferentes instancias para el pago real de los estímulos.
Establecer y adoptar procedimientos y formatos respectivos.
Formato, Documentos soporte, normas de procesos y procedimientos
Investigaciones, Académicas y Admistrativa
11 01 001 G
El promedio de deserción inter-semestral para el año 2005 fue del 8.2%, es decir que por cada 100 estudiantes matriculados 8 desertan. Sin embargo, es difícil hacer un comparativo porque la Universidad no presentó datos del año 2004, lo cual dificulta analizar los efectos de la deserción sobre la cobertura.
Establecer las causas de retiro de los estudiantes
Identificar las causas de la deserción.
Elaborar un proceso académico-administrativo, en el cual el estudiante que deserta, cumpla con el requisito de informar el motivo exacto por el cual se retira.
Vicerrectorias Académica y Administrativa, decanos, División de Admisiones, registro y Control Académico, División de Sistemas. Salud integral
11 02 002 G
Los programas de Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, y Filosofía, Geografía, Maestro en Música no han obtenido el registro calificado, que es el reconocimiento que hace el Estado del cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad para el adecuado funcionamiento, contraviniendo lo estipulado en el artículo 22 del Decreto 2566 de 2003: “Para poder ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior se requiere contar con el registro calificado del mismo”.
La Entidad aclara que esta situación se presenta porque el Ministerio de Educación Nacional no ha promulgado las Resoluciones, o no ha designado pares evaluadores y las visitas de los pares se efectuaron recientemente. Al respecto el Ministerio ha indicado que las instituciones de educación superior podrán continuar ofreciendo el programa hasta tanto se resuelve por esa parte la situación.
Continuar con el proceso de obtención del registro calificado de los programas de: Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, Filosofía, Geografía y Maestro en Música
La universidad del Cauca cumplió cabalmente con registrar ante el MEN mediante el sistema SACES los programas mencionados en el plazo establecido según las resoluciones especificas para cada programa académico, es importante aclarar la situación de los programas ante el ministerio así: Fisioterapia y Fonoaudiología se encuentran en espera de Resolución MEN; Geografía y Maestro en Música están dando respuesta de auto al MEN, Historia se encuentra en espera de asignación de pares por el MEN,
Oficios de requerimiento respecto a la solicitud de registro calificado de los programas en mención
El programa de Ciencia Política no cuenta con la Resolución de características especificas a que se refiere el artículo primero del Decreto 2566 de 2003, y por lo tanto, no se ha establecido una fecha límite para la entrega de la documentación respectiva y realización de trámites. La Entidad informa que la documentación del programa ya ha sido revisada por la Oficina de Acreditación y se espera la versión definitiva del mismo para el trámite ante el Ministerio de Educación Nacional.
Radicar ante el MEN el documento de condiciones mínimas de calidad del programa de Ciencia Política, mediante el SACES
Enviar la respectiva información en línea para su posterior radicación ante el MEN.
Oficios de requerimiento al MEN respecto a la solicitud de la Resolución de características específicas del programa de Ciencias Políticas.
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno,
Respecto al proceso de acreditación institucional de la Universidad no se observan avances significativos ni se incluyen acciones concretas en los planes, a pesar que se establece como uno de los objetivos en la Prospectiva 2012.
Obtener la acreditación de alta calidad para la Universidad del Cauca.
Se cuenta con un modelo metodológico de autoevaluación con fines de acreditación institucional de alta calidad, y se continúa con el cronograma de actividades previamente establecido
Concepto del Consejo Nacional de Acreditación y
Resolución de MEN
En el presupuesto de ingresos se proyectó recaudar por rendimientos financieros $122 millones, de los cuales $121.6 ingresaron mediante adición, según Acuerdo 078 del 25 de octubre de 2005. Sin embargo, la División Financiera informa que los rendimientos obtenidos en el 2005 fueron $151 millones producto del convenio OJ-106 suscrito entre la Universidad y FAUCA. Por lo anterior se presenta una diferencia de $29 millones, que no aparece adicionada al presupuesto del 2005. La Universidad informa que ha realizado la depuración y que dicha diferencia se incorporará dentro de los Recursos del Balance para el segundo semestre de 2006.
De acuerdo con lo expresado en la sentencia No. C-478 de 1992 emanada de la Corte Constitucional, Principio de universalidad de ingresos y la Autonomía Universitaria consagrada en la Ley 30 de 1992.
Se Anexan fotocopias de la parte pertinente al presupuesto de ingresos, y el Acuerdo.
18 01 002 P
El Plan de Acción u Operativo presentado por la Institución contiene actividades generalizadas que no permiten identificarse de manera concreta en el presupuesto, además dichas actividades no se encuentran valorizadas ni su ejecución programadas en un periodo definido de la vigencia. A pesar de que existe un formato para la elaboración del Plan de Acción se observa que no hay directrices o criterios claros para la determinación del tiempo, uso de los indicadores y responsabilidad en el seguimiento y evaluación. A pesar que el presupuesto es un instrumento de planificación no existe la debida coherencia entre este y el plan de acción.
Orientación y acompañamiento a las diferentes unidades académico administrativas para logar operatividad en la propuesta rectoral 2006 -2009.
Comité Sistema de Control Interno
1801002P
La ejecución de la inversión realizada en la vigencia 2005 asciende a $1.497 millones sumados los recursos que quedaron en reservas de la nación por $720 millones, recursos administrados $94 millones y en cuentas por pagar por recursos administrados el valor de $43.899.934. Los anteriores valores muestran una ejecución presupuestal en inversión del 42,6%, lo que reitera un bajo cumplimiento del plan de acción en la vigencia 2005.
La Universidad se ratifica en lo expuesto mediante comunicación R- 1612 de mayo 19 de 2006, el porcentaje de ejecución de inversión es el 90.44 %.
Se anexa copia del Informe de Ejecución Presupuestal de Inversión unidad 0-02
Las Resoluciones expedidas durante vigencia 2005 para la vinculación de docentes ocasionales, medio tiempo y horas cátedra para las Facultades, suscritas por el Consejo Superior de la Universidad presentan inconsistencias de contenido, en los tiempos de vinculación como es el caso de la siguiente resolución” Resolución 095 se expide el 27 de septiembre de 2005 y el personal se vincula desde el 23 de septiembre de 2005.2004 a los siguientes profesionales..:”, error que se repite en la misma Resolución en el artículo 2º y en el parágrafo que hace referencia a la Facultad de Ingeniería Civil, Ingeniería Electrónica, Vicerrectoría Académica. Aunado a lo anterior, con la vinculación realizada mediante las anteriores Resoluciones la Universidad se arriesga a que se configuren contratos laborales a término indefinido o contratos realidad.
Minimizar las inconsistencias ocasionadas por legalización de hechos cumplidos, involucrando a las autoridades académico-administrativas que intervienen en el trámite de vinculaciones de profesores ocasionales y catedráticos
Recalcar en las instancias académico administrativas los aspectos formales y sustanciales relacionados con la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos. Concientizar y responsabilizar a las mismas, por las inconsistencias que se presenten en dichos procesos.
Reuniones semestrales con los Estamentos involucrados en el tema.
La Entidad mediante Resoluciones Nos 04 de 25-01-05, 015 de 1-02-05, 022 de 15-02-05, 054 de 26-04-05 y 057 de 24-05-05, resuelve presuntamente legalizar hechos cumplidos por labores académicas desarrolladas por 25 docentes en las facultades de Artes, Agropecuarias, Educación, Ingeniería Electrónica, Salud, Humanidades y Vicerrectoría Académica, situación que presuntamente tiene alcance. Prohíbese tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Esta situación constituye presunto hallazgo disciplinario.
Reuniones de capacitación frente a los temas contractuales, con los decanos y jefes de departamento y quienes dirigen las diferentes facultades de la Universidad del Cauca.
Para la adquisición de servicios con recursos de la nación se asignó a la Universidad $ 269 millones, los cuales trasladó a la Fundación de Apoyo – El convenio OJ 148/05 se suscribió para un plazo inicial de 45 días, el 1 de marzo de 2006 se firma Otro sí 01 ampliando el plazo 45 días más. La planeación que se hizo para determinar el tiempo de ejecución del convenio no se asemeja a la realidad de los tiempos que llevan los procesos de contratación ni la duración de las actividades a ejecutar.
La Ley faculta a las partes a ampliar, de mutuo consentimiento, la vigencia de la relación contractual.
La Universidad dejó reservas sin ejecutar por $14 millones de la vigencia 2004. A pesar que la Entidad elaboró el acta mediante la cual se fenecen dichas reservas, no se encontró el acto administrativo o documentación que muestre el destino de estos recursos.
Según concepto jurídico 7678 del 4 de abril de 1997 de la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se determina que después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse, por lo que estos recursos conforman el Activo Ajustado, partida que se considera al realizar el cálculo de los recursos del Balance. Por la Universidad, se incorporó parte de estos recursos según necesidades por acuerdos número 040 de julio y 050 de agosto de 2006, que se anexan.
La universidad del Cauca celebró el contrato 019 con el Consejo Superior de la Judicatura y ella a su vez celebró el convenio 071 con la FAUCA, por $ 220 millones, presuntamente para legalizar un hecho cumplido, sobre un objeto contractual ejecutado parcialmente desde la firma del convenio; lo cual constituye un presunto hallazgo disciplinario.
Con relación a la reserva presupuestal constituida para el, mismo convenio, se presenta una presunta irregularidad debido a que su constitución debe obedecer a compromisos contractuales sobre bienes o servicios pendientes por ejecutar y en este caso el servicio a que se refiere el objeto del convenio 071 con la FAUCA ya había sido cumplido directamente por la Universidad según consta en el acta de liquidación del contrato 019 de septiembre de 2003, suscrita entre el Consejo Superior de la Judicatura del Cauca el 28 de marzo de 2005.
Liquidar el Convenio OJ-071 de 2004 y Adelantar el proceso disciplinario por parte del grupo control interno disciplinario.
Verificar los soportes, liquidar el Convenio y tramitar el proceso disciplinario correspondiente.
De las Cuentas por pagar con recursos Administrados por $88 millones quedo un saldo por pagar de $2 millones que según oficio de los interventores, los contratistas no cumplieron con las acciones encomendadas y la entidad no ha tomado los correctivos respectivos.
Hacer los ajustes respectivos en los estados financieros como consecuencia de la no obligatoriedad de pago, al no ser recibidos los servicios completamente a satisfacción
Elaboración de las actas según ejecución de cuentas por pagar y documento de anulación.
Acta de fenecimiento de cuentas por pagar y documento de anulación
Un acta y tres documentos de anulación.
Profesional –Tesorero, Profesional Universitario -Contador
Las siguientes cuentas carecen de certificaciones sobre el cumplimiento de la labor o trabajo contratado, que permita verificar la prestación del servicio antes del 31 de diciembre de 2005 para ser incluidas en la relación de cuentas por pagar, según cuadro.
Existe dentro de los formatos de prestación del servicio, la constancia respectiva de recibo a satisfacción por parte del interventor.
Sin embargo, la Universidad ha adoptado mecanismos únicos para la expedición de certificaciones independientes de control, así mismo se ha impartido las instrucciones a la profesional encargado en la Vicerrectoría administrativa de la contratación según consta en el oficio DF – 104 de 2006 y VRADM – 121 de 2006.
Anexamos certificaciones individuales que se están exigiendo a manera de ejemplo.
Conforme a la ejecución presupuestal de la vigencia 2005 con destino al rubro adquisición de bienes se apropiaron inicialmente $ 1.045 millones, base financiera sobre la cual se debió elaborar el Plan de Compras para la vigencia 2005, no obstante al verificar dicho plan su valor es de $909 millones, es decir que no hay consistencia entre el presupuesto asignado y el plan de compras.
Además en el transcurso de la vigencia se efectuaron adiciones presupuestales al rubro de adquisiciones de bienes por valor de $367 millones, adición que no se ajustó en el del plan de compras, lo cual evidencia deficiencias en el Sistema de Planeación en la Unidad de Salud.
Establecer el Plan de Compras de Bienes y Servicios de acuerdo a las necesidades reales, base para el Presupuesto, de tal manera que muestre coherencia en la Planeación Institucional.
Elaboración Técnica del plan de Compras de Bienes y Servicios de la Unidad de Salud
Elaboración Técnica de un Plan de Compras
Al confrontar la ejecución presupuestal del rubro Adquisición de Bienes con los respectivos contratos de suministro de medicamentos se encontró que no existen informes de supervisión de los contratos; el valor de los contratos no coincide con la sumatoria de las Notas de Suministro; se efectuaron adiciones al valor de los contratos mediante otro si, antes de terminar su ejecución sin que se tenga una justificación o motivo de la adición y se realizan contratos de suministros que sobrepasan la vigencia presupuestal.
Elaboración de informes de Supervisión de Contratos por parte de los Interventores.
Establecer un control de saldos de registro presupuestal y verificar fechas de terminación de contratos de suministro de medicamentos.
Presentación de Informes de supervisión.
Revisión de saldos de registro Presupuestal y acta parcial de la liquidación del respectivo contrato.
Revisión de saldos de registro presupuestal.
Revisión de actas parciales de liquidación de contratos
(1) Interventoría a la licitación de medicamentos
(1) Interventoría a los Servicios de las I.P.S. más importantes.
(2) Interventorias a la Adquisición de otros Bienes y servicios según cuantía.
Agosto 31-de 2006
Agosto30 de 2007
18 02 003 P
La Unidad de Salud realizó adiciones a los contratos sin que se hayan ejecutado en su totalidad, además constituyo reservas sin levantar actas que le permitan identificar el valor real ejecutado a 31 de diciembre de 2005, según cuadro.
Levantar actas de liquidación parcial de los contratos a la fecha de terminación del año.
Elaboración de las Actas de liquidación, parciales o totales, según el caso..
Actas de liquidación parcial y total.
Actas de liquidación parciales y totales según contratos
14 04 004 C
De la muestra de contratos de comisiones de estudio revisadas, se evidencia que no existe un real seguimiento por parte de los interventores, por cuanto el procedimiento no es claro para el comisionado, quien presenta sus informes a otros docentes o funcionarios diferentes a los responsables de hacer seguimiento al cumplimiento de estos contratos. Con lo anterior, se incumple el Estatuto de Contratación Acuerdo No. 015 de 1993 del Consejo Superior de la Universidad del Cauca, constituyéndose en un presunto hallazgo disciplinario.
Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, derivadas de las comisiones de estudios.
Reiterar las directrices Universitarias frente a las obligaciones que se generan para el interventor y los docentes comisionados, en virtud de los contratos de contraprestación de servicios
Los documentos que hacen parte de la ejecución de los contratos de comisión de estudio y que reposan en las hojas de vida de los docentes tanto de la División de Recursos Humanos como de las respectivas Decanaturas, no se encuentran organizados cronológicamente, algunos presentan duplicidad de documentos y en otros no se encuentran todas las certificaciones académicas Contraviniendo lo estipulado en la Ley de archivo 594 de 2000.
Organizar los archivos relativos a la ejecución de los contratos de comisión de estudios de docentes, en la Oficina Jurídica y en las Decanaturas.
Centralizar en la Oficina Jurídica el archivo y manejo de los documentos de formalización y perfeccionamiento del contrato, durante el término de la comisión.
Centralizar en las decanaturas los documentos de control y seguimiento de los contratos.
Archivos organizados en la Oficina Jurídica y en las diferentes facultades de la Universidad del Cauca.
División de Recursos Humanos, Oficina Jurídica,
Interventores Secretaría General
1404011C
En el contrato OJ-040 con cargo al Convenio OJ-81 de 2003 suscrito entre la Universidad y FAUCA, según certificado presupuestal FGAPROYECT No.13, se observa que a la fecha se le adeuda al contratista $274 millones por concepto de pago de actas parciales de obra números 2, 3 y 4, teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca trasladó a FAUCA la totalidad de los recursos para la ejecución del mencionado convenio. Lo anterior genera incumplimiento por parte de la Universidad con el contratista y por consiguiente actuaciones jurídicas frente al incumplimiento de esta Institución.
En atención a que la Fundación General de Apoyo a la Universidad del Cauca – Fauca, no realizó el pago del valor total del contrato principal, por cuanto no tenía efectivo en caja, pese a haber certificado la disponibilidad de recursos a la universidad; el contratista Ingeniero Edgar Oliveros, solicitó conciliación prejudicial ante la PROCURADURÍA GENERAL PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS, la cual no fue aceptada en principio por cuanto requería presentación por intermedio de abogado, siendo presentada nuevamente y en la forma indicada el mes de mayo de los corrientes. Por lo anterior, con oficio O.J. 679 de 2 de junio de 2006, la Oficina Jurídica, remitió a los miembros del Comité de Conciliación, la Solicitud de Conciliación, a fin de que fuera estudiada jurídica, administrativa y financieramente la procedibilidad de la misma; Mediante certificaciones del día 7 de julio de 2006, suscritas por el Secretario General de la Universidad del Cauca, el Consejo Superior en sesión del 20 de junio de 2006, decidió aprobar la apropiación del recurso, una vez el Tribunal Contencioso Administrativo dicte el auto aprobatorio de la conciliación celebrada entre el ingeniero Edgar Oliveros y la Universidad del Cauca.- De conformidad con la comunicación FAUCA- 649 del 7 de julio de 2006, el Director de la Fundación General de Apoyo, certificó el valor que se canceló al contratista EDGAR HERNANDO OLIVEROS, en la suma de $615´980.900.oo. Reunido el Comité de Conciliación el día 16 de junio, y 7 de julio de 2006 tal como quedó plasmado en las respectivas Actas 05 y 06 de 2006, el comité con el fin de prever una situación más gravosa para la Institución, consideró necesario entrar a conciliar únicamente el valor del capital adeudado y no los costos generados por el retraso en el suministro de concreto y acero, por cuanto técnica y jurídicamente se ha determinado que esta situación no sobrevino. El Comité de Conciliación pudo determinar que una vez realizada el Acta de Liquidación del precitado convenio OJ-081 de 2003, se establecieron los siguientes valores a favor de la Universidad del Cauca:
“Saldo del convenio a favor de la Universidad: $560.712.289,oo
Rendimientos financieros causados por el convenio a favor de la Universidad $ 91´734.544
Para determinar un valor final en la liquidación del convenio a favor de la Universidad que es de $652.446.833,oo”
Así las cosas, y revisado por el Comité el valor del contrato suscrito entre el Ingeniero Oliveros y la Universidad y dado que Acta de Liquidación se establece la no disponibilidad del recurso por parte de FAUCA, la UNIVERSIDAD se obligó a reconocer hasta el valor de la diferencia de lo contratado y pagado, la cual asciende a la suma de $367´453.236,oo.
En atención a lo expuesto por el Comité de Conciliación mediante las Actas Nos. 05 y 06 de 16 de junio y 7 de julio, ya citadas, se concilió el valor de la diferencia de lo contratado y pagado en virtud del contrato O.J. 040 de 2005, ascendiendo el mismo a la suma de $367´453.236. De igual manera, en dicha diligencia y por información suministrada por la apoderada de la FUNDACION GENERAL DE APOYO A LA UNIVERSIDAD, Doctora LUCIA ORDOÑEZ MUÑOZ, se estableció “que según información contable suministrada, la UNIVERSIDAD transfirió la totalidad de los recursos para atender el Contrato O.J. 040-2005 el cual estipula que los pagos generados por éste contrato se cancelarán con cargo al convenio OJ-081 de 2003, recursos de los cuales se pagó al Ingeniero solicitante de la conciliación la suma de $ 615´980.900.oo, quedando pendiente un saldo que a la fecha no está disponible en la entidad, por cuanto según directrices del momento se destinaron a convenios diferentes suscritos con la misma UNIVERSIDAD. En consecuencia, no existen en la FUNDACION recursos para atender la obligación contraída con el Ingeniero Oliveros, por lo tanto no es posible presentar propuesta alguna”.
A la fecha se encuentra a la espera de la aprobación de la conciliación por parte del Tribunal Contencioso Administrativo, para proceder a la cancelación de lo adeudado por parte de la Universidad al ingeniero Oliveros.
En atención a los hechos antes expuestos, la Asesora Jurídica de la Universidad del Cauca, presentó denuncio penal, el 13 de julio de 2006, correspondiéndole por reparto a la Fiscalía 05-003, expediente 140852. Igualmente, la Universidad del Cauca se ha constituido en parte civil en los procesos que cursan en las siguientes fiscalías: No 05003 Delegada ante los Jueces penales del Circuito, investigación con radicación No 138426; No 05002 delegada ante los jueces penales del Circuito, radicaciones No 138435 y No 137942.
En el Contrato OJ-001 por $377 millones con cargo al convenio OJ-079 de 2003 suscrito entre la Universidad y FAUCA, según certificado presupuestal FGAPROYECT No 037 del 16 de Febrero de 2005, se observa que según el Acta de Liquidación Final de 9 de diciembre de 2005, existe un saldo a favor del contratista de $180 millones, teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca trasladó la totalidad de los recursos para la ejecución del mencionado convenio. El incumplimiento por parte de la Universidad con el contratista generó el cobro prejudicial de la factura cambiaria de compraventa C4484 por $8.6 millones por concepto de intereses.
Se remitió el acta de liquidación del convenio OJ. 079 de 2003 a FAUCA, mediante oficio No VRADM.947 de 26 de mayo de 2006, para su suscripción.
La Oficina Jurídica ha puesto en conocimiento, mediante comunicación O.J. 1012 de 16 de agosto de 2006 a la autoridad competente la situación presentada con la ejecución del contrato OJ. 001 de 2005 y ha solicitado continuamente a la interventoría presentar los informes y las actas de liquidación respectivas.
1405001C
La Universidad del Cauca suscribió el 30 de agosto de 2005 el Convenio Interadministrativo con la Lotería del Cauca, con el objeto de: “Realizar el estudio de mercado con el fin de analizar las condiciones relevantes de explotación del juego de apuestas permanentes en el departamento del Cauca…” La Fundación se obliga con la Universidad del Cauca, a administrar y ejecutar el convenio interadministrativo de fecha 30 de agosto de 2005 suscrito con la Lotería Del Cauca por medio del convenio OJ.122/05. El convenio OJ 122/05, se ejecuto sin constituir la Póliza de Garantía, según lo estipulado en la cláusula décimo segunda. Además los recursos del convenio no se manejaron en cuenta especial conjunta con el interventor, contraviniendo lo estipulado en el numeral séptimo de la cláusula segunda. Tampoco existen informes de interventoría, ni acta de liquidación final a pesar de que el convenio marco con la Lotería del Cauca fue liquidado el 20 de diciembre de 2005. Esta situación constituye un presunto hallazgo disciplinario.
Se aporta acta de liquidación del convenio OJ. 122 de 2005 de fecha 30 de junio de 2006. Mediante oficio OJ. 1011 del 16 de agosto del 2006 se informa al Grupo Interno Disciplinario las irregularidades señaladas por la Auditoría.
Cabe precisar que mediante oficio OJ. 569 de 17 de mayo de 2006, se solicitó iniciar investigación disciplinaria al interventor por la no presentación del acta de liquidación.
14 05 001 C
La Universidad del Cauca firma con el Consejo Superior de la Judicatura los contratos de Prestación de Servicios Números 19, 27 con sus adicionales Nos 1 y 55 del año 2004. Con base en estos contratos, la Universidad del Cauca firma con la Fundación de Apoyo los Convenios OJ 70, OJ 71 del 2004 y OJ 63, OJ 10 del 2005, con el fin de brindarle soporte operativo para darle cumplimiento a los contratación realizada con el C.S.J. En las carpetas de la Oficina Jurídica como las de FAUCA se pudo observar lo siguiente:
No existen informes de Interventoria, los recursos no han sido manejados en cuentas especificas para cada convenio tal como lo expresa los convenios: “los recursos del convenio deberán manejarse en una cuenta especial conjunta con el interventor”. En ninguna carpeta reposan documentos soportes sobre la ejecución del convenio para así poder realizar un seguimiento, se limitan a contener copias de los convenios suscritos, los plazos para todos estos convenios están vencidos y en ninguno de ellos reposan Actas de Liquidación. Esta situación constituye un presunto hallazgo disciplinario
La liquidación de los Convenios por parte del interventor.
Realizar las actas de liquidación final.
Cuatro actas: (4)
Convenios OJ 063 OJ 070, 071 de 2004 y OJ 10 de 2005
Interventor del contrato,
La Universidad del Cauca suscribió el convenio 007 con el programa de Desarrollo Rural en la Región de TIERRADENTRO CXHAB WALA, con el objeto de: “Implementación de la escuela de formación de investigadores del Nasa Yute por medio de la realización de un diplomado en formación lingüística…” La Fundación se obliga con la Universidad del Cauca, a procurarle soporte operativo a la administración para concretar el convenio interinstitucional número 007 del 26 de mayo de 2004, a través de convenio OJ 030/04.
Mediante acta de fecha 8 de mayo de 2006, se liquidó el convenio 030 de 2004.
Convenio OJ.092/04: No existen soportes para la verificación de la constitución de la cuenta Bancaria especial para su ejecución, ni sobre la inversión de los rendimientos financieros, tampoco informes de interventoría donde se pueda verificar el desarrollo del convenio.
Presentar informes y la respectiva acta de liquidación
Aportar el Informe del Interventor y el Acta de liquidación
El informe de interventor.
1402012C
El manejo de los recursos del convenio OJ 148 de 2005 se hace en la cuenta de ahorros Nº 868-24943992 de BANCOLOMBIA, cuenta donde efectivamente se encuentran los recursos. Sin embargo, en las cláusulas del convenio no se especificó el destino que se le dará a los rendimientos financieros.
La Autonomía Administrativa permite aplicar los recursos cuando lo considere necesario. Sin embargo elaboró el Otrosí Número 03 de agosto de 2006 definiendo el destino de los recursos.
1904005CI
En las carpetas de las órdenes de prestación de servicio, los documentos que sirven de soporte para su ejecución no reposan en un solo archivo, ya que en las carpetas de la Vicerrectoria Administrativa no se encontraron archivados: documentos que demuestren la necesidad del servicio, el recibido a satisfacción del interventor, así como tampoco se encontraron todos los documentos requeridos en el numeral “condiciones adicionales”
La Universidad dentro de las políticas de mejoramiento institucional replanteó y adoptó medidas que garantizan la centralización de los procesos en contratación de menor cuantía. Se anexa oficio VRADM 480 del 8 de marzo de 2006.
La orden de prestación de servicios 1644 del 16 de diciembre de 2005 por $26 millones, es una cuenta por pagar a FAUCA que no presenta soportes de gastos que justifique en que se invirtieron los recursos.
Es claro que la Universidad reconoce a la Fundación obligaciones debidamente sustentadas por la comunidad Universitaria, se anexa certificación.
17 01 009 F
La Universidad a pesar de tener un Área de Crédito y Cobranzas, presenta debilidades en las acciones y procedimientos a seguir frente al comportamiento anormal de la cartera, no se producen informes oportunos para tenerlos como referente en la toma de decisiones en este aspecto, a pesar de la gestión adelantada por la entidad. El listado de cartera por edades que se genera no es oportuno lo que no permita determinar el saldo actual de los deudores, lo que incide en el incremento de la cartera vencida.
Implementar un mecanismo que permita la actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación.
Estudio, creación y puesta en marcha del mecanismo que permita actualizar la cartera.
Actualización de la cartera en un 50% en el primer año.
Estudio, mecanismo y 50 % de actualización
Mecanismo Uno (1)
Actualización al 50% Una (1)
Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera
Del total de cartera por edades a estudiantes de $703 millones, el 56 % corresponde a mas de 360 días, lo que evidencia falta de mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de los valores adeudados. por falta de un software integral . De la misma manera la Universidad no cuenta con información suficiente estadística o de comportamiento que le permita evaluar las solicitudes de financiación de manera que el riesgo de recaudo disminuya.
Vicerrectoría Administrativa, División Financiera,
División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera
17 01 007 F
El saldo de Cuentas por Cobrar a particulares a 31 de Diciembre de 2004, asciende a $ 485 millones y a Diciembre de 2005 $ 586 millones, que equivale a un incremento del 21%. Esta cartera no está clasificadas por edades.
Existen saldo en rojo por servicios conexos por valor de $ 8.6 millones y las cuentas de dudoso recaudo suman $ 166.7 millones, que corresponde al 28% del total. En administración de proyectos las cuentas de más de 360 días ascienden al 29%.
Continuar con depuración de las partidas que tienen saldos diferentes a la dinámica contable, generados por los cambios de identificaciones Universitarias.
Identificación de los factores necesarios para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios
Seguimiento a los registros contables que tengan saldos diferentes a la dinámica contable
Vicerrectoría Administrativa, División de Sistemas Profesional de Crédito y
Profesional Universitario-contador, División Financiera
En Cuentas por Cobrar en el rubro efecto de Saneamiento Contable de acuerdo a la Circular 056 de 2004, se incluyeron como cuenta de control deudores $ 59 millones por concepto de exámenes, inscripciones y seminarios, sin embargo no se identifica el concepto y el nombre no es legible, afectando el saldo de Cuentas por Cobrar.
Ajustar los registros contables acorde a la normatividad contable vigente en materia de saneamiento contable.
Ajuste de la cuenta contable.
Nota Contable.
Profesional Contador, División financiera.
Un estudiante de Medicina no ha cancelado matricula desde el año 1998 y el saldo a la fecha según contabilidad asciende a $13.9 millones sin incluir intereses, a pesar de ello, la oficina Jurídica no ha adelantado acciones por concepto de estudiantes morosos ni por servicios financiados a particulares, lo que hace que se acumule la deuda semestre a semestre y sea mas difícil su cobro. Al respecto la Entidad esta implementado los procedimientos para esta área y aún no ha definido normas internas.
Clasificar dicha cuenta y demás dentro de los deudores universitarios en nivel de riesgo.
Identificación de los factores necesarios para la clasificación del riesgo de este deudor.
Elaboración de estudio de factores de riesgo y posibilidad de cobrabilidad
Profesional Universitaria responsable de Crédito y Cartera
17 04 001 F
En el Rubro de Efectivo en la cuenta Bancos y Corporaciones, existen valores que no se han podido identificar en libros por falta de soportes. En aplicación de la Ley de Saneamiento Contable se encuentran en una cuenta especial en el Balance debido a que no se tiene información del consignante y el concepto de pago para el año 2003 y 2004 asciende a la suma de $ 253 millones y en el año 2005 $123 millones para un toral de $ 376 millones que representa el 6.2% del total de la cuenta de Bancos y Corporaciones. Lo anterior por no estar registrado en Libros por falta de documentos afectando el saldo de Bancos y Corporaciones.
1. Solicitar a los Bancos mayor información de recaudos captados a favor de la Universidad que cuentan con poca información
2. Confrontar los documentos recibidos de los bancos como respuesta al punto 1.
3. Efectuar los ajustes contables a la cuenta de saneamiento según las nuevas disposiciones de la Contaduría General ya que la cuenta contable bancos y corporaciones esta actualizada.
1. Envío de comunicaciones a los Bancos sobre los registros relacionados en el informe de la Contraloría del año 2005.
2. Verificar que la documentación que se reciba este completa y que no haya sido remitida en anteriores oportunidades.
3. Ajustar la cuenta de efecto de saneamiento contable, acorde a la normatividad vigente
Profesional – Tesorería –
Profesional Universitario – Contador
17 02 009 F
A 31 de diciembre de 2005 en la cuenta Acreedores Varios figura un saldo de valores no cobrados o por reclamar correspondiente a la nómina de docentes, administrativos y monitores desde años anteriores por $252 millones. Por lo anterior la entidad debe realizar las acciones necesarias para depurar esta cuenta, y de esa manera mostrar un saldo más real de la cuenta Acreedores Varios.
Disminuir en un 50% el saldo de la cuenta de acreedores varios, previa verificación de los registros contables y documentación soporte del saldo a favor del acreedor.
Verificar los registros de acreedores varios, según documentación soporte del saldo a favor del acreedor vario.
Procurar la ubicación de los acreedores que tienen información de número telefónico o dirección física para notificarlos para que se acerquen a realizar los trámites correspondientes.
Circular informando a los acreedores, sobre los valores que reposan en la tesorería de la Universidad del Cauca.
a. 30% del valor Junio de 2007
b.20% del valor a septiembre de 2007
Profesional -Tesorería,-Profesional Universitario –contador –División Financiera
17 01 011 F
Al revisar la cuenta Avances y Anticipos se encontraron valores que no se han legalizado. En el contrato OJ-024 con el diario El Liberal que se cumplió en el mes de septiembre de 2004, no se hizo ningún anticipo sino que se canceló el valor total de $15 millones, saldo que figura en la cuenta Avances y Anticipos sin legalizar. De la misma manera se suscribió el convenio No 145 con la Fundación General de Apoyo FAUCA por $695 millones en el mes de marzo de 2002, se suscribieron dos Otro Sí para ampliar la vigencia hasta el mes de Julio de 2004, se hizo un avance de $ 197.4 millones sin que a la fecha de la auditoria se haya legalizado.
Registrar el acta de liquidación
Con base en la información del acta de liquidación registrar movimientos contables que haya lugar.
Profesional Contador - División Financiera
2003002Q
Analizados los documentos soportes de la queja así como el informe del Revisor Fiscal de la FAUCA, y los documentos aportados por la Fundación de Apoyo, se concluye que existen presuntas irregularidades en la legalización de dichos gastos, por la falta de soportes y comprobantes que hace imposible la comprobación de prestaciones de servicios y adquisición de bienes. . El valor del presunto detrimento es de $ 77 millones. Al respecto se inicio indagación preliminar en el proceso auditor.
Formulación de queja al CTI, ante la solicitud del Consejo Directivo de FAUCA.
Constitución parte civil.
Elaboración demandas de constitución de parte civil.
De la formulación del caso, el CTI judicializó y remitió a la Fiscalía General de la Nación entidad que ha desagrado la queja en varios procesos, los cuales se adelantan en las fiscalías 05-003, radicación 138426; Fiscalía 05-002 radicación 137942. La Universidad se ha constituido en parte civil documentación que se adjunta, es de anotarse que inicialmente se reexportó por parte del revisor fiscal de FAUCA la suma de 25 millones, posteriormente 77 millones cifra que ha venido aumentando.
Evaluaciones una vez por semestre
Junio de2007
LINEA DE CONVENIOS FAUCA
La FAUCA, en la vigencia 2004 utilizó, de la cuenta corriente 535 Banco Popular-convenios FAUCA, recursos para realizar los siguientes pagos que no pertenecen a los convenios suscritos con la Universidad: TOTAL $ 101.1. La anterior situación afecta la financiación de los convenios para los cuales se giraron los recursos, denota deficiencia en la labor de seguimiento y monitoreo, e iría en contra del numeral 20 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.
Mejorar en FAUCA el sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios vigentes,
Actas de liquidación de Convenios OJ- 078, 079, 080, 081, 143,144, 145, 146, 147, 148. 023,024, 106, 107, 108, 109.
Levantar la información para proceder a elaborar los balances económicos de los convenios
Estudio del balance y auxiliares contables.
Confrontación de los comprobantes de egreso.
Revisión de los soportes en general.
Balances económicos de cada uno de los convenios.
Seis (6) balances
Profesional universitaria delegada para esa función.
Garantizar el cumplimiento de los convenios con pólizas de cumplimiento, salarios y prestaciones, calidad, estabilidad, las cuales se solicitan de acuerdo al objeto contractual de cada convenio
Solicitud de garantías al contratista.
Pólizas de garantía debidamente constituidas.
100% de Convenios que lo ameriten
Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó cuenta de cobro a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005 por $180.1 millones, valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos recursos no ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron depositados en la cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin de financiar el contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva cuenta de cobro a la Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7 millones. Lo anterior evidencia que la Universidad del Cauca celebró contratos de prestación de servicios con el Consejo Superior de la Judicatura números 019/03, 027/04 y 055/04, los que ejecuta a través de convenios con la FAUCA sin girar los recursos y financiándolos posteriormente con recursos de otros convenios. Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para la forma de pago, poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y constituyéndose en una presunta falta disciplinaria.
Depurar, conciliar y establecer responsabilidades.
Conciliaciones de las cuentas.
Información ante autoridad competente.
Depuraciones y conciliaciones
Número de resultado de depuraciones y conciliaciones
Vicerrectoría Administrativa Profesional universitaria delegada para esa función
Durante las vigencias 2002 a 2004 se realizaron erogaciones por $42 millones y en el periodo de enero a marzo de 2005 por $5..3 millones, para un total de $ 47.3 millones; lo que representa un derecho real para la FAUCA y una obligación real y pendiente de pago para la Universidad del Cauca. Dichas erogaciones no fueron apropiadas presupuestamente, ni registrado contablemente por la Universidad del Cauca, contraviniendo los artículos 71, 113 del Decreto 111 de 1996, los Principios de la Contabilidad Pública de Reconocimiento, Casación, Registro y Revelación. Lo anterior se constituye, presuntamente, en una violación al numeral 1 del artículo 34 e la Ley 734 de 2002.
OBSERVACION : EL OBJETIVO, LA DESCRIPCION DE LA META, LA UNIDAD DE LA META, DIMENCIÓN DE LA META, FECHA DE INICIACION, TERMINACION Y RESPONSABLES SON LOS INDICADOS EN EL HALLAZGO No. 54, IGUALMENTE PARA TODO LO RELACIONADO CON LA LINEA CONVENIOS FAUCA. (PAG. 32 A LA 36).
División de Sistemas, Oficina de Control Interno
Actividades: nueve (9)
Vicerrectoría Administrativa, Profesional Área de Edificios y Mantenimiento,
Vicerrectoría Administrativa Oficina Jurídica
DANILO REINALDO VIVAS RAMOS FABIO ARTURO RUIZ BETANCUR
Rector Jefe Control Interno (E)

References: artículo 22
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 

Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 2
 artículo 48
 artículo 34