Source: https://www.procesosdeinsolvencia.com/politicas/Manual-Interno-de-Politicas-Procedimientos.html
Timestamp: 2020-02-28 13:58:20+00:00

Document:
Base legal y ámbito de aplicación: La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:
Autorización de la política de tratamiento: De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ACRONIA S.A.S, en los términos y condiciones recogidos en la misma.
Responsable del Tratamiento:El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ACRONIA S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
• Dirección: Calle 100 No. 19A - 50 Oficina 804
• Teléfono Celular: 350 591 7048
Tratamiento y Finalidades de las Bases de Datos: ACRONIA S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
Empleados Manejo y control nóminas y aportes seguridad social
Proveedores - Clientes Control contable y tributario / Uso Comercial
Derechos de los Titulares: De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
► Reclamo de infracción: El derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
• 8.1. Derecho de acceso o consulta: Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ACRONIA S.A.S, solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ACRONIA S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a [email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección: Calle 100 No. 19A - 50 Oficina 804, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Una vez recibida la solicitud, ACRONIA S.A.S, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
• 8.2. Derechos de quejas y reclamos: El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ACRONIA S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a [email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho queja o reclamo”, o a través de correo postal remitido a la dirección: Calle 100 No. 19A - 50 Oficina 804 la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Medidas de seguridad: ACRONIA S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, ACRONIA S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por el ACRONIA S.A.S, que están recogidas y desarrolladas en su Manual de Políticas y Procedimientos (Tablas II, III, IV y V).
1. Medidas tales como, destructora de papel que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
5. Inventario de los soportes en los que se almacenan bases de datos. 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo al rol que desempeña.
3. Autorización escrita del titular de la información para la entrega de sus datos a terceras personas, para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas. 1. Elaboración e implementación del Manual de obligatorio cumplimiento para el personal.
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares. 1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas. 1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos. 1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
Auditoría Responsable deseguridad Manual de Políticas y Procedimientos Gestión de documentos y soportes Control de acceso Identificación y autenticación Incidencias
1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual de Políticas y Procedimientos.
3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad. 1. Controles al menos una vez al año de cumplimiento 1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega. 1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información. 1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados. 1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos. 1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos 1. Sistema de etiquetado confidencial.
3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan fuera. 1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
3. Conservación de los datos: por el periodo que la leyes impongan. 1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.
Transferencia de datos a terceros países: De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Vigencia: Las bases de datos responsabilidad de ACRONIA S.A.S, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. ACRONIA S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde 19/02/2019.

References: artículo 13
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 9
 artículo 8
 artículo 21
 artículo 14
 artículo 4