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Timestamp: 2018-02-18 22:15:31+00:00

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José Miguel Cano Ferreyra
1 Bogotá D.C., Noviembre de 2014
2 Proceso socido: Gestión Documentl TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE MARCO ESTRATÉGICO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN Y TRÁMITE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO VALORACIÓN DOCUMENTAL FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMAS ESPECÍFICOS PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ARMONIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SIGEPRE MARCO LEGAL
3 Proceso socido: Gestión Documentl 1. INTRODUCCIÓN Dndo cumplimiento l rtículo 21 de l Ley 594 de 2000, Ley Generl de Archivos pr Colombi, Decreto 2609 de 2012 y el rtículo 15 de l Ley 1712 de 2014, el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, implementrá el Progrm de Gestión Documentl PGD, rticuldo l Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE, pr lo cul elbor el presente documento, que en su contenido estblece spectos generles como: Polític de Gestión Documentl, objetivos, lcnce, público l cul está dirigido, requerimientos normtivos, económicos, dministrtivos y tecnológicos pr su desrrollo; los linemientos pr los procesos de l Gestión Documentl (Plneción, Producción, Gestión y Trámite, Orgnizción, Trnsferencis, Disposición de los Documentos, Preservción Lrgo Plzo y Vlorción); ls fses de implementción del PGD, los progrms específicos, el dignóstico de Gestión Documentl, cronogrm de implementción, el mp de procesos de l Entidd y los recursos requeridos pr su implementción. Este documento reúne tod l reglmentción que compone l Gestión Documentl, en ls etps de creción, mntenimiento, difusión y dministrción de documentos, independientemente del soporte y medio de registro y lmcenmiento. Con bse en el dignóstico que se relice l Gestión Documentl de l Presidenci de l Repúblic, se definen ls directrices y linemientos pr l dministrción documentl y ls cciones corto, medino y lrgo plzo, pr l implementción del PGD. En l rmonizción con el Modelo Estándr de Control Interno MECI y el Sistem de Gestión de l Clidd, el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, tiene implementdo el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE, en cul tiene definido el proceso de Gestión Documentl, donde se puede rticulr todo el Progrm de Gestión Documentl de l Entidd. 3
4 Proceso socido: Gestión Documentl 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Fortlecer l Gestión Documentl l interior del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, trvés de instrumentos rchivísticos y linemientos clros y precisos, que integrdos ls estructurs de plneción y control grnticen l seguridd de l informción, disposición l ciuddno y l conservción del ptrimonio documentl de l Entidd OBJETIVOS ESPECÍFICOS Administrr y controlr el cceso y recuperción de l informción de l Entidd. Conservr y preservr el ptrimonio documentl del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic. Implementr buens práctics en mteri de seguridd de l informción y del decudo uso y dministrción de los dtos personles. Generr un Cultur Institucionl de Gestión Documentl. Diseñr e implementr los instrumentos rchivísticos en el DAPRE. 3. ALCANCE El Progrm de Gestión Documentl del DAPRE, plic pr l informción físic, electrónic, digitl y en culquier soporte en el corto, medino y lrgo plzo, desde su producción o recepción, hst su disposición finl, rticuldo con l Plneción Estrtégic y Opertiv Institucionl, l Seguridd de l Informción y el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE. 4. MARCO ESTRATÉGICO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD Pr el desrrollo del mrco estrtégico del PGD, se tendrá en cuent lo definido en el Mnul del Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE-M-DE-02, es decir, l Misión, Visión y Objetivos Estrtégicos Institucionles, son los mismos pr l implementción del Progrm de Gestión Documentl. Teniendo en cuent el objetivo estrtégico 6 Fortlecer l institucionlidd trvés de mejores práctics en l gestión de procesos dministrtivos, finncieros, tecnológicos y de tlento humno, l Gestión Documentl se implementrá con bse en los objetivos defendidos en este progrm. 4
5 Proceso socido: Gestión Documentl 5. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, nos comprometemos plicr los criterios legles, técnicos y de l orgnizción pr el desrrollo de l Gestión Documentl trvés de los procesos de plneción, producción, gestión y trámite, orgnizción, trnsferenci, disposición de documentos, preservción y vlorción, grntizndo l integridd, disponibilidd y confidencilidd de l informción producid y recibid por l Entidd en sus diferentes medios y soportes, en el mrco del Sistem Integrdo de Gestión SIGEPRE. 6. PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO El Progrm de Gestión Documentl del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, está dirigido usurios Internos conformdos por los funcionrios l servicio de l Entidd, en sus diferentes niveles y externos conformdos por ls entiddes esttles y l ciuddní en generl que requier un servicio de l Entidd. 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1. NORMATIVOS Teniendo en cuent ls disposiciones legles pr l Gestión Documentl, el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, plic el mrco normtivo que se estblece en l prte finl de este documento, pr lo cul se definen ls siguientes directrices pr l dopción y formlizción de los documentos y cciones que se debn reglmentr. Los mnules, procedimientos, instructivos, guís y formtos que produzc o juste el Proceso de Gestión Documentl, serán probdos por el Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo. El Comité de Archivo de l Entidd, est formlizdo medinte l Resolución 0948 de 2013, por l cul se cre el Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo, quien desrrollrá ls funciones signds este Comité. Cundo l norm lo exij, se procederá doptr medinte Resolución, los ctos que se requiern ECONÓMICOS Pr el desrrollo del Progrm de Gestión Documentl, el DAPRE, requiere de los recursos necesrios pr su implementción, teniendo en cuent lo siguiente: 5
6 Proceso socido: Gestión Documentl Estblecer nulmente ls prtids presupuestles que se requieren pr l rmonizción, opertividd, mntenimiento y mejor del Progrm de Gestión Documentl. Incluir en el Pln Anul de Adquisiciones, ls necesiddes pr l implementción del Progrm de Gestión Documentl. Incluir en el Pln Anul de Cpcitción de l Entidd, los recursos necesrios pr fortlecer l personl involucrdo en el proceso de Gestión Documentl. NOTA: En el nexo d) Presupuesto nul pr l implementción del PGD de este documento, se estblecerán los recursos necesrios pr llevr cbo ests cciones ADMINISTRATIVOS Pr l implementción del Progrm de Gestión Documentl PGD del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, se requiere disponer de: Infrestructur: Adecud pr l producción, recepción y el lmcenmiento de l informción o documentción. Recurso Humno: Conformción de un equipo interdisciplinrio pr ejecutr ls fses de implementción del PGD y pr poyr l Gestión Documentl. Pln de Adquisición: Pr desrrollr quells ctividdes que l Entidd no puede cubrir con personl propio. Cpcitción: Incluir nulmente en el Pln Institucionl de Cpcitción de l Entidd, ls temátic que se requiern pr el desrrollo e implementción del Progrm de Gestión Documentl TECNOLÓGICOS El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, debe proporcionr tod l infrestructur tecnológic necesri pr l dministrción de l documentción producid y recibid por l Entidd, desde su origen hst su destino finl, con el fin de fcilitr su producción, gestión y trámite, consult y conservción, pr lo cul se tendrán en cuent los siguientes requisitos tecnológicos: Articulr ls herrmients tecnológics que hcen prte del Progrm de Gestión Documentl de l Entidd; ctulmente el DAPRE cuent con un plictivo de informción que permite gestionr l documentción, el cul está en constnte ctulizción, mejors y finmiento de cuerdo ls tecnologís emergentes, enfocds l mnejo y dministrción de documentos electrónicos orientds ls línes de negocio de l Entidd. Softwre de Gestión Documentl que cumpl estándres como l ISO 30301, MOREQ y CMIS. Proporcionr los equipos que se requiern pr registrr, recepcionr, trmitr, consultr y conservr l documentción del DAPRE. 6
7 Proceso socido: Gestión Documentl EL DAPRE debe suministrr ls herrmients tecnológics pr el control y seguridd de l informción. Mntenimiento del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción. Propicir el fortlecimiento de l función rchivístic, trvés de l plicción de moderns práctics de Gestión Documentl, medinte el poyo de ls tecnologís de l informción y ls comunicciones. 8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, medinte l implementción, mntenimiento y mejor del Progrm de Gestión Documentl, desrroll los procesos de Plneción, Producción, Gestión y Trámite, Orgnizción, Trnsferenci, Disposición de Documentos, Preservción Lrgo Plzo y Vlorción, los cules están rmonizdos l Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE, trvés del Proceso de Gestión documentl, estblecido en el Mp de Procesos de l Entidd. Pr el desrrollo e implementción del Progrm de Gestión Documentl, se determinn por cd Proceso Documentl los siguientes linemientos: 8.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL L Plneción Documentl del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, se desrroll bjo ls directrices de l Alt Dirección y lo estblecido en el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE, ls cules se encuentrn definids en los siguientes instrumentos: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL L Administrción Documentl de l Entidd se efectú bjo ls directrices estblecids en: Decreto 1649 de 2014, Por el cul se modific l estructur del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic Proceso de Gestión Documentl Mp de Procesos, Mnul del SIGEPRE M-DE-02, plictivo SIGEPRE donde se pueden consultr los documentos elbordos por l Entidd en mteri documentl. Resolución 3046 de 2012, Por l cul se reglment el trámite interno del Derecho de Petición nte el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic G-GD-02 Guí pr l clsificción de l informción de cuerdo sus niveles de seguridd y el Aplictivo Intrnet Clsificción de l Informción. G-DE-01 Guí pr l elborción y control de documentos SIGEPRE. M-GD-01 Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. 7
8 Proceso socido: Gestión Documentl M-TI-01 Mnul de l Polític pr l Tecnologí de Informción y Comunicciones TICS. DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS Pr l creción y diseño de documentos en el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, l Entidd se regirá por ls directrices estblecids en: G-DE-01 Guí pr l elborción y control de documentos SIGEPRE. M-GD-01 Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. Decreto 1546 de 2010, Por el cul se estblecen directrices de técnic normtiv. Ls Resoluciones de modificción presupuestl se elborrán bjo los prámetros estblecidos por el Ministerio de Hciend y Crédito Público. Tbls de Retención Documentl convlidds. G-SA-01 Guí Sistem Grfico. MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, tiene determindo pr l gestión de utenticciones lo siguiente: Pr los documentos de trámite interno, se definió l firm digitlizd en el plictivo SIGOB, pr los directivos responsbles de ls dependencis. Se estbleció los servidores utorizdos, l firm electrónic pr ls comunicciones externs SIGOB y Comisiones de los funcionrios del DAPRE. ASPECTOS A FORTALECER Los instrumentos rchivísticos pendientes por elborr, ctulizr, mejorr o implementr son: Tbls de Vlorción Documentl TVD. Tbls de Retención Documentl TRD. Pln Institucionl de Archivos de l Entidd PINAR. Diseñr e implementr un Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA que grntice l normlizción y correct gestión y preservción de los documentos electrónicos durnte el ciclo de vid de los documentos y los plzos estblecidos en ls Tbls de Retención Documentl TRD. Bnco Terminológico. Tbls de control de cceso pr el estblecimiento de ctegorís decuds de derechos y restricciones de cceso y seguridd plicbles los documentos. OTROS ASPECTOS A FORTALECER Conformr un equipo interdisciplinrio pr l fse de implementción del PGD. 8
9 Proceso socido: Gestión Documentl Implementr el Sistem Integrdo de Conservción SIC del DAPRE. Ajustr el Proceso de Gestión Documentl ls disposiciones rchivístics, de seguridd de l informción y medios electrónicos en el mrco del SIGEPRE. Definir los criterios relciondos con el uso de ls firms electrónics y digitles. Definir los criterios pr l creción, registro y control de resoluciones y circulres. Definir los prámetros o criterios mínimos de metdtos que deben contener los documentos electrónicos y de rchivo PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de ctividdes tendientes normlizr l producción y recepción de los documentos en ejercicio de ls funciones institucionles. Comprende los spectos de origen, creción y diseño de formtos y documentos, conforme ls funciones de cd dependenci. L producción documentl en l Entidd se rige bjo ls siguientes directrices: ASPECTO / CRITERIO Estructur de los documentos Form de producción o ingreso Áre competente pr el trámite DIRECTRICES L estructur de los documentos está definid en los siguientes documentos: 1. G-SA-01 Guí Sistem Gráfico: El objetivo de est guí es tener unidd gráfic e identidd del Gobierno. 2. G-DE-01 Guí pr l elborción y control de documentos del SIGEPRE: Estblece los criterios generles pr orientr l elborción de documentos. 3. G-GD-01 Guí pr l Conservción de Documentos: Recomendciones sobre l clidd del ppel y de l tint, el soporte y el medio. 4. M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles, define ls directrices pr l elborción de comunicciones oficiles envids, memorndos, certificciones y circulres. L producción documentl de l Entidd se d, conforme los formtos y otrs tipologís documentles regulds en los mnules de procesos y procedimientos normlizdos en el SIGEPRE y en el plictivo SIGOB. L Entidd llev el control unificdo del registro y rdicción de los documentos físicos y electrónicos trmitdos por l Entidd, independientemente de los medios y cnles 9
10 Proceso socido: Gestión Documentl disponibles, por medio del plictivo SIGOB, dministrdo por el Grupo de Gestión Documentl. El Grupo de Gestión Documentl cuent con dispositivos tecnológicos pr l digitlizción de los documentos, recibidos e incorpordos en el plictivo SIGOB pr su posterior trámite, seguimiento y consult. ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Estructur de los documentos Form de producción o ingreso y áre Competente pr el trámite ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Estndrizr l estructur intern de los formtos pr l elborción de ls comunicciones oficiles envids. 2. Incluir l polític de trtmiento de dtos personles en los documentos que plique. 3. Definir los metdtos mínimos de los documentos digitles. 4. Elborr instructivos pr el diligencimiento de forms, formtos y formulrios de l Entidd. 5. Definir l estructur intern pr los mensjes de dtos trvés de correo electrónico, redes sociles y otros medios. 1. Actulizr l G-DE-01 Guí pr l Elborción y Control de Documentos. 2. Definir el procedimiento pr grntizr l trzbilidd y lmcenmiento de los documentos digitles (correo electrónico, fx-mil y redes sociles) que sirven como soporte pr dr testimonio de ls ctuciones de l Entidd y fines probtorios. 3. Actulizr el SIGOB en los cmpos correspondientes l clsificción de l informción, de cuerdo los niveles de seguridd de l informción conforme l Ley 1712 de Unificr el procedimiento de rdicción en SIGOB pr los documentos que ingresn por págin Web medinte el link PSQR y Sistem Escríble l Presidente. 5. Actulizr el M-GD-01 pr estblecer l elborción de l copi de ls comunicciones oficiles envids 10
11 Proceso socido: Gestión Documentl que se remitirá l respectiv serie o subserie de l oficin productor. 6. Definir los linemientos pr l generción y publicción de dtos biertos de l Entidd. 7. Documentr en un procedimiento, l elborción del consecutivo de los ctos dministrtivos generdos por l Entidd. 8. Formlizr los formtos de los ctos dministrtivos GESTIÓN Y TRÁMITE El Proceso de Gestión y Trámite del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, es el conjunto de ctividdes necesris pr el registro, direccionmiento, distribución, descripción, disponibilidd, recuperción, cceso, control y seguimiento los trámites que surten los documentos de l Entidd, hst l resolución de los suntos. Este proceso se encuentr normlizdo medinte mnules, formtos y procedimientos propios de cd proceso y se d conforme los siguientes directrices: ASPECTO / CRITERIO Registro de documentos Distribución Acceso y consult DIRECTRICES El registro de los documentos en el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic se reliz en los plictivos SIGOB y SIGEPRE. L distribución y entreg de ls comunicciones oficiles del DAPRE se reliz de cuerdo con el M-GD-01 Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles, teniendo en cuent demás los procedimientos, P-GD-02 Procedimiento pr l recepción registro, rdicción y distribución de ls comunicciones oficiles externs, y P-GD-03 Procedimiento pr l Recepción, Registro y Entreg de ls Comunicciones Oficiles Envids. El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, fcilit el cceso y consult de su informción trvés de sus Archivos de Gestión y Archivo Centrl, Págin Web, línes telefónics y redes sociles. Pr el cceso y consult de los documentos que hcen prte del Sistem Integrdo de Gestión de l Clidd, se reliz trvés del plictivo SIGEPRE. 11
12 Proceso socido: Gestión Documentl L Entidd cuent con los plictivos SIGOB y SIGEPRE donde tiene crcterizdo los procesos y flujos documentles que permiten relizr el control y seguimiento l gestión y trámite de los documentos Control y seguimiento El plictivo SIGOB, permite llevr el registro de tods ls comunicciones oficiles que se trmitn en ls dependencis de l Entidd. El plictivo SIGEPRE permite llevr registro del trámite de los documentos que hcen prte del Sistem Integrdo de Gestión con sus responsbles. L Entidd segur que el trámite de los requerimientos dministrtivos y legles se cumpln de mner oportun, trvés del Resolución 3046 de 2012, Linemiento L-AU-01 linemiento pr l clsificción de PSQR s, Procedimiento P-AU-02 Procedimiento Atención de Peticiones, Quejs, Reclmos y Sugerencis. ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Registro de documentos Acceso y consult ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Actulizr los procedimientos P-GD-03 Procedimiento pr l recepción, registro y entreg de ls comunicciones oficiles envids, P-GD-02 Procedimiento pr l recepción, registro, rdicción y distribución de ls comunicciones oficiles externs, incluyendo los documentos electrónicos. 2. Elborr y mntener ctulizd l guí de direccionmiento pr ls comunicciones oficiles externs. 3. Relizr l Crcterizción de Ciuddnos, Usurios o Grupos de interés tendidos por l Entidd, de cuerdo l objeto misionl de l Entidd, identificndo sus crcterístics demográfics, geográfics, etc. 1. Implementr l herrmient de Servicios Comprtidos pr l solicitud de consult de documentos del rchivo centrl (Usurios Internos). 2. Diseñr ls tbls de control de cceso. 3. Elborr el bnco terminológico de tipos, series y sub-series documentles. 12
13 Proceso socido: Gestión Documentl Control y Seguimiento 1. Coordinr con el Áre de Informción y Sistems y el Grupo de Atención l Usurio el pln de trbjo pr complementr el seguimiento y trzbilidd de ls comunicciones oficiles, es decir hst l entreg l peticionrio o destintrio finl. 2. Integrr el SIGEPRE con el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Proceso rchivístico orientdo l Clsificción, Ordención y Descripción de los documentos en el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic. Este proceso se encuentr normlizdo medinte mnules, formtos y procedimientos propios de cd proceso, definidos sí: ASPECTO / CRITERIO DIRECTRICES El Grupo de Gestión Documentl, en Coordinción con ls dependencis, es el encrgdo de l elborción, ctulizción y presentción de los Cudros de Clsificción Documentl (CCD) y ls Tbls de Retención Documentl (TRD). Clsificción Ordención Descripción Los funcionrios responsbles de l dministrción de los Archivos de Gestión y Productores de los documentos en tods ls dependencis, clsificn los documentos generdos, mnteniendo su relción con el trámite y el proceso que los originó. De est mner conformn los expedientes físicos, electrónicos, digitles o en culquier soporte, de cuerdo con lo estblecido en ls TRD y lo contempldo en el Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles M- GD-01, en lo referente Clsificción. Tods ls dependencis del DAPRE, controln que los documentos que formn los expedientes respeten los principios básicos de orgnizción de Archivos, definidos como, Principio de Procedenci y Principio de Orden Originl; conservndo sus documentos en el orden que se produjeron y contemplndo lo estblecido en el Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles M-GD-01, en lo referente Clsificción y Ordención. El DAPRE, normliz l identificción de ls crpets o expedientes por medio del Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles M-GD-01. Se tienen estblecidos en el Sistem de Gestión de l Presidenci de l Repúblic, los diferentes formtos que están diseñdos de 13
14 Proceso socido: Gestión Documentl conformidd con los procedimientos estblecidos, tles como el Formto F-GD-13 Rótulo de Crpet y el F-GD-07 Inventrio Único Documentl. ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Clsificción Ordención Descripción ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Clsificr los documentos producidos y recibidos en el SIGOB, de cuerdo l TRD de cd dependenci. 1. Diseñr los prámetros pr l ordención de expedientes electrónicos estbleciendo los metdtos necesrios que permitn consultr y cceder l informción por medio del índice electrónico. 2. Desrrollr los sistems de ordención documentl grntizndo l decud disposición y control de los documentos durnte sus fses de Archivo de Gestión, Centrl e Histórico. 1. Diseñr los prámetros pr l descripción de expedientes físicos y electrónicos estbleciendo los elementos de l descripción de documentos físicos y los metdtos necesrios que permitn consultr y cceder l informción por medio del índice electrónico TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es el conjunto de operciones doptds por el DAPRE, pr trnsferir los documentos durnte ls fses de Archivo, teniendo en cuent ls siguientes directrices. ASPECTO / CRITERIO Preprción de l trnsferenci Vlidción de l trnsferenci DIRECTRICES El DAPRE prepr ls trnsferencis documentles de documentos en soporte ppel, tendiendo el P-GD-05 Procedimiento pr ls Trnsferencis de Archivos de Gestión (Primris) y el P-GD-06 Procedimiento trnsferencis externs AGN (Secundris), sí como el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles, publicdos en el plictivo SIGEPRE. L vlidción de ls Trnsferencis Documentles de documentos en soporte ppel en el DAPRE, se relizn de cuerdo lo estblecido en el M-GD-01 Mnul pr el Sistem 14
15 Proceso socido: Gestión Documentl de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles y los procedimientos, P-GD-05 Procedimiento trnsferencis de Archivo de Gestión (primris) y P-GD-06 Procedimiento trnsferencis externs AGN (secundris). ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Preprción de l trnsferenci Vlidción de l trnsferenci Migrción, refreshing, emulción o conversión Metdtos ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Elborr los linemientos y polítics pr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA, de cuerdo ls directrices estblecids por el AGN pr l trnsferenci de documentos electrónicos de rchivo, de form que se segure su integridd, utenticidd, preservción y consult lrgo plzo. 2. Elborr directrices pr l trnsferenci documentl en otros soportes (Fotogrfís, videos, udios y otros). 1. Elborr los linemientos y polítics pr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA, de cuerdo con los linemientos estblecidos por el AGN, que contengn los métodos y l periodicidd de migrción, refreshing, emulción o conversión, con el fin de prevenir culquier degrdción o pérdid de informción y segurr el mntenimiento de ls crcterístics de contenido de los documentos. 1. Elborr los linemientos y polítics pr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA, de cuerdo los linemientos estblecidos por el AGN que incluy en l trnsferenci los metdtos que fciliten l posterior recuperción de los documentos físicos y electrónicos de ls series documentles trnsferids l Archivo Centrl y l SGDEA DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS L disposición finl de los documentos en el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, se plicn de cuerdo con lo estblecido en ls Tbls de Retención Documentl (TRD), Tbls de Vlorción Documentl (TVD) y los procedimientos pr cd uno de los métodos de disposición. L disposición de documentos en l Entidd se rige bjo ls siguientes directrices: 15
16 Proceso socido: Gestión Documentl ASPECTO / CRITERIO DIRECTRICES Directrices Generles Conservción totl, Selección y Microfilmción y/o Digitlizción Eliminción Pr l plicción de l disposición finl de los documentos, el DAPRE tiene estblecido los linemientos en el M-GD-01 Mnul de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles y ls ctividdes en el P-GD- 11 Procedimiento pr l eliminción de documentos, el P-GD-05 Procedimiento trnsferencis de rchivos de gestión (primris) y el P- GD-06 Procedimiento trnsferencis externs AGN (secundris) que plicn pr l documentción en soporte ppel. Pr l conservción totl, el DAPRE plic lo estblecido en el P-GD- 06 Procedimiento trnsferencis externs AGN (secundris) y el M- TI-01 Mnul pr l Polític de ls Tecnologís de l Informción TICS. L Entidd reliz l eliminción de los documentos en soporte ppel de cuerdo con lo estblecido en el P-GD-11 Procedimiento pr l eliminción de documentos en soporte ppel y el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Directrices Generles Conservción totl, Selección y Microfilmción y/o Digitlizción Eliminción ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Implementr un sistem utomtizdo que fcilite el control y l plicción de l disposición finl de los documentos. 2. Implementr ls Tbls de Vlorción-TVD 3. Registrr los procedimientos de disposición finl plicdos los documentos que genere electrónicmente y l elborción de los metdtos vinculdos con dichos procedimientos un vez hy credo su SGDEA. 1. Elborr e implementr el Pln de Preservción Digitl Lrgo Plzo pr los documentos digitles. 2. Estblecer l metodologí, los estándres, ls técnics, los criterios y el pln de trbjo pr l plicción de l selección documentl, l microfilmción y/o l digitlizción, de cuerdo con el nálisis respectivo de su documentción. 1. Actulizr el P-GD-11 Procedimiento pr l eliminción de documentos, conforme los métodos de destrucción y borrdo seguro de l informción, requeridos pr los distintos soportes documentles que se vyn implementndo. (Digitl y otros soportes). 16
17 Proceso socido: Gestión Documentl 8.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Acciones definids por l Entidd, pr grntizr l preservción en el tiempo de los documentos durnte su gestión, independientemente de su medio y form de registro o lmcenmiento, definido bjo ls siguientes directrices. ASPECTO / CRITERIO Sistem Integrdo de Conservción Seguridd de l informción DIRECTRICES L Entidd cuent con un servicio que reliz Bckup de l informción que se lmcen en el directorio MI ARBOLITO. Se tienen ctivdos Log s de lgunos servidores y equipos pr grntizr trzbilidd de l informción, se reliz borrdo seguro de l informción. ASPECTOS A FORTALECER ASPECTO / CRITERIO Sistem Integrdo de Conservción Seguridd de l informción Requisitos pr l preservción y conservción de los documentos electrónicos de rchivo Requisitos pr l conversión o migrción ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Elborr e implementr el Pln de Conservción Documentl pr los documentos nálogos. 2. Elborr e implementr el Pln de Preservción Digitl Lrgo Plzo pr los documentos digitles. 1. Diseñr e implementr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA que grntice l normlizción, correct gestión, slvgurd, integridd y preservción de los documentos electrónicos durnte su ciclo de vid y plzos estblecidos en ls Tbls de Retención Documentl TRD. 2. Elborr e implementr linemientos pr l conversión o migrción de los documentos electrónicos de rchivos, en el mrco del Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA VALORACIÓN DOCUMENTAL Los criterios de vlorción documentl del DAPRE, están bsdos en el cumplimiento de ls norms estblecids, el nálisis de l documentción, en relción con sus vlores primrios y secundrios, determinndo si tienen importnci pr l histori, l cienci y l cultur de l Entidd, sí: 17
18 Proceso socido: Gestión Documentl ASPECTO / CRITERIO DIRECTRICES Los criterios de vlorción documentl del DAPRE, están bsdos en el cumplimiento de ls norms estblecids, en el nálisis de l documentción en relción con sus vlores primrios y secundrios, determinndo si tienen importnci pr l histori, l cienci y l cultur del pís, revisd y probd dich vlorción, por el Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo, el cul es el encrgdo de probr ls Tbls de Retención y ls Tbls de Vlorción Documentl de l Entidd. Directrices Generles Por ser l Presidenci de l Repúblic un Entidd del Orden Ncionl, cbez del Poder Ejecutivo, su producción documentl es voluminos y de interés pr l ciuddní en generl; ctulmente el fondo documentl del Archivo Centrl, es de 3948 metros lineles. El DAPRE nliz su producción documentl, contemplndo lo estblecido en el Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles M-GD-01, en lo referente Vlorción. ASPECTOS A FORTALECER El uso y consult de los documentos del DAPRE es permnente, por prte de ls dependencis y de l ciuddní en generl. El DAPRE reliz el control de préstmo y consult de sus documentos, contemplndo lo estblecido en el Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles M-GD-01 y el P-GD-07 Procedimiento pr l prestción del servicio de consults y/o préstmos de documentción en el Archivo Centrl. ASPECTO / CRITERIO Directrices Generles ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1. Definir los linemientos pr l vlorción documentl de l Entidd, teniendo en cuent los siguientes criterios: Definir los vlores primrios y secundrios de los documentos electrónicos en el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA. Fortlecer los criterios de vlorción documentl, nlizndo los volúmenes documentles que produce, pr determinr si hy duplicidd en l producción documentl y los motivos de l mism. Implementr metodologís que permitn grntizr l 18
19 Proceso socido: Gestión Documentl diplomátic de sus documentos. Es decir, imgen corportiv, unicidd en el diseño de los documentos y ls condiciones técnics de producción de los documentos físicos y electrónicos pr decidir si se conservn en form definitiv. Relizr los nálisis estdísticos de los volúmenes de consult de ls distints series documentles, lo que le permitirá l DAPRE, tener myores criterios en el momento de determinr l disposición finl de sus documentos. Implementr todos los instrumentos de descripción que le permitn grntizr l consult y preservción de su informción con Vlores Primrios y Secundrios. 9. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, por medio de su Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo, tiene l responsbilidd de estblecer corto, medino y lrgo plzo, l implementción del Progrm de Gestión Documentl Institucionl, determinndo ls fses necesris desrrollr, incluyéndolo dentro del Pln Estrtégico y el Pln Opertivo. Pr el desrrollo del PGD del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, se estblecen ls siguientes fses: 19
20 Proceso socido: Gestión Documentl FASE DE ELABORACIÓN Pr l fse de elborción del Progrm de Gestión Documentl PGD, el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, present el siguiente cronogrm: CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MES TEMÁTICA MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE M M M M S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 DIAGNÓSTICO DEL PGD PRESENTACIÓN DOCUMENTO PRELIMINAR PGD I. ELABORAR CARÁTULA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL II. CUERPO O CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES. Introducción b. Objetivos c. Alcnce d. Mrco Estrtégico del Progrm de Gestión Documentl-PGD e. Polític de Gestión Documentl c. Público l que v dirigido 1.1. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD. Normtivos b. Económicos c. Administrtivos d. Tecnológicos 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Plneción Documentl b. Producción Documentl c. Gestión y Trámite d. Orgnizción Documentl e. Trnsferencis Documentles f. Disposición de los Documentos g. Preservción Lrgo Plzo h. Vlorción Documentl 3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS (Definición, Objetivos y Actividdes). Progrm de Normlizción de Forms y Formulrios Electrónicos b. Progrm de Documentos Vitles o Esenciles (socidos l Pln de Riesgo Opertivo de l Entidd en cso de emergenci) c. Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos d. Progrm de Reprogrfí e. Progrm de Documentos Especiles f. Pln Institucionl de Cpcitción g. Progrm de Auditorí y Control 5. ARMONIZACIÓN CON MECI Y CALIDAD III. ANEXOS. Dignóstico de l Gestión Documentl b. Cronogrm de Implementción del PGD c. Mp de Procesos de l Entidd d. Presupuesto nul pr l implementción del PGD 6. REVISIÓN POR PARTE DE LOS JEFES DE DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS 7. PRESENTACIÓN FINAL DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 20
21 Proceso socido: Gestión Documentl FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA Pr l fse de ejecución y puest en mrch del Progrm de Gestión Documentl PGD, se estbleció el Cronogrm de Implementción, nexo este documento. FASE DE SEGUIMIENTO L fse de seguimiento, se relizrá bjo el siguiente esquem de revisión, monitoreo y nálisis permnente del Progrm de Gestión Documentl PGD. REVISA Equipo Interdisciplinrio técnico Responsbles de ls Dependencis de l Entidd Proceso de Gestión Documentl EVALÚA Y CONTROLA Archivo Generl de l Nción Contrlorí Generl de l Repúblic VERIFICA ICONTEC Oficin de Control Interno Oficin de Plneción Áre de Informción y Sistems Oficin de Control Interno Seguridd de l Informción Proceso de Gestión Documentl Responsbles de ls Dependencis de l Entidd FASE DE MEJORA Est fse tiene como propósito, mntener los procesos y ctividdes de l Gestión Documentl de l Presidenci de l Repúblic, en disposición continu y permnente de innovción, desrrollo y ctulizción, pr lo cul l Entidd trvés del Áre Administrtiv, coordinrá l consolidción y ejecución de plnes de mejor que se formulen por ls diferentes fuentes (Auditorí, Autocontrol, Análisis de dtos, Plnes, Otros). 21
22 Proceso socido: Gestión Documentl 10. PROGRAMAS ESPECÍFICOS El Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic, implementrá los siguientes progrms específicos de Gestión Documentl PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Objetivo del Progrm: Definir los instrumentos pr el diseño e implementción de ls forms y formulrios electrónicos que el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic requier y que cumpln ls crcterístics de contenido estble, form documentl fij, vínculo rchivístico y equivlente funcionl. Actividdes Relizr: 1. Definir los instrumentos y recursos necesrios pr l implementción del progrm de normlizción de forms y formulrios electrónicos. 2. Estblecer un flujo de informción que conteng: Determinr l herrmient tecnológic donde nce o se origin. Tipo de soporte. Puntos de cceso. Frecuenci de Consult. Forms de consult futuro. Medios de conservción y preservción. Si está definido en ls TRD como tipo documentl, de qué serie o Subserie. Si está contempldo en el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE, tipo de proceso, frecuenci de generción y codificción en el mismo. 3. Elborr el cronogrm de implementción del progrm de normlizción de forms y formulrios electrónicos. 4. Ejecutr y relizr seguimiento ls Acciones nteriores de cuerdo con el cronogrm definido y ls fses de implementción del PGD PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES Objetivo del Progrm: Definir ls directrices pr identificr, proteger y conservr los documentos que contienen informción vitl, pr que l Entidd, pued continur con sus funciones esenciles durnte y después de un desstre, origindo por efectos físicos, biológicos o humnos. 22
23 Proceso socido: Gestión Documentl Actividdes Relizr: 1. Identificr los documentos vitles y esenciles del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic. 2. Elborr el inventrio de documentos vitles de l Entidd. 3. Estblecer métodos de protección, recuperción, lmcenmiento, segurmiento y preservción pr los Documentos Vitles del DAPRE. 4. Elborr el cronogrm de implementción del Progrm de Documentos Vitles o Esenciles. 5. Ejecutr y relizr seguimiento ls cciones nteriores de cuerdo con el cronogrm definido y ls fses de implementción del PGD PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Objetivo del Progrm: Definir ls directrices encminds grntizr l utenticidd, integridd, inlterbilidd, fibilidd, disponibilidd, seguridd y conservción de los documentos electrónicos durnte todo su ciclo de vid, poyándose en el uso de herrmients tecnológics. Actividdes Relizr: 1. Relizr dignóstico de l situción ctul de los documentos electrónicos en l Entidd. 2. Definir el Modelo de Requisitos pr l gestión de documentos electrónicos. 3. Definir los linemientos de los documentos electrónicos en cd uno de los procesos de l gestión documentl (producción, gestión y trámite, orgnizción, trnsferenci, disposición de los documentos, preservción lrgo plzo y vlorción). 4. Elborr el cronogrm de implementción del Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos. 5. Ejecutr y relizr seguimiento ls cciones nteriores de cuerdo con el cronogrm definido y ls fses de implementción del PGD PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Objetivo del Progrm: Estblecer los linemientos, mecnismos y cciones pr el trtmiento rchivístico que debe hcerse los documentos crtográficos, sonoros, fotográficos, udiovisules, entre otros y cuys crcterístics oblign decurse ls exigencis no convencionles estblecids pr los documentos trdicionles. Actividdes Relizr: 1. Relizr el dignóstico de los documentos especiles que se producen y conservn en l Entidd. 23
24 Proceso socido: Gestión Documentl 2. Definir los linemientos de los documentos especiles en cd uno de los procesos de l gestión documentl (producción, gestión y trámite, orgnizción, trnsferenci, disposición de los documentos, preservción lrgo plzo y vlorción). 3. Actulizr el Sistem Integrdo de Conservción (SIC) del DAPRE. 4. Elborr pln de trbjo pr l implementción del progrm PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Objetivo del Progrm: Fortlecer ls competencis y hbiliddes de los servidores públicos de l Entidd, de cuerdo con ls funciones y ctividdes que desrrolln cd uno. Actividdes Relizr: El Pln Institucionl de Cpcitción, demás de los otros tems deberá contemplr pr l Gestión Documentl. 1. Actividdes de formción de tlento humno dirigido los responsbles de l gestión documentl. 2. Explicciones de ls polítics, procedimientos y procesos de l gestión documentl. 3. Acciones de sensibilizción sobre el vlor ptrimonil de los documentos físicos y electrónicos y l preservción lrgo plzo. 4. Apoyo l formción básic y vnzd en gestión documentl. 5. Estudio de necesiddes de mejormiento de competencis y hbiliddes en los proceso rchivísticos, pr ser resuelts medinte el diseño y desrrollo de ctividdes de cpcitción PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL Objetivo del Progrm: Evlur l Gestión Documentl de los procesos y/o dependencis con el fin de contribuir l Mejor Continu del Sistem de Gestión Documentl. Actividdes Relizr: 1. Articulr el progrm de Auditorí del Sistem de Gestión Documentl l Progrm de Auditorí del SIGEPRE. 2. Determinr l plicción de l polític de Gestión Documentl. 3. Formulr esquems que determinen el grdo de conformidd y cumplimiento de ls ctividdes de los procesos de l Gestión Documentl. 4. Identificr spectos por mejorr con el fin de plicr cciones correctivs y preventivs. 5. Desrrollr cciones de mejor continu, con el fin de segurr l clidd de los procesos rchivísticos de l Entidd. 24
25 Proceso socido: Gestión Documentl 11. ARMONIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SIGEPRE L Presidenci de l Repúblic tiene implementdo el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci del Repúblic SIGEPRE, conformdo por el Modelo Estándr de Control Interno MECI, el Sistem de Desrrollo Administrtivo SISTEDA y el Sistem de Gestión de Clidd SGC. Pr l rmonizción del Progrm de Gestión Documentl con el SIGEPRE, se tiene definido lo siguiente: 1. Proceso de poyo: Gestión Documentl, el cul se identific en el Mp de proceso de l Entidd (ver mnul del SIGEPRE y Pgin WEB DAPRE 2. L documentción pr l opertividd de los procesos como mnules, procedimientos, Guís, Instructivos, Formtos, Normogrm se encuentr publicd en el plictivo SIGEPRE. 3. El DAPRE tiene estructurd l formulción y el seguimiento l Plneción estrtégic y Opertiv donde se encuentrn rmonizds ls cciones de l Gestión Documentl de l Entidd. 4. Mp de Procesos del DAPRE 25
26 Proceso socido: Gestión Documentl El siguiente esquem gráfico, nos muestr l rticulción del Progrm de Gestión Documentl con el Sistem Integrdo de Gestión de l Presidenci de l Repúblic SIGEPRE. ASPECTOS A FORTALECER PARA LA ARMONIZACIÓN 1. Ajustr el Proceso de Gestión Documentl ls disposiciones rchivístics, de seguridd de l informción y medios electrónicos en el mrco del SIGEPRE. 26
27 Proceso socido: Gestión Documentl 12. MARCO LEGAL LEYES NORMA/DOCUMENTO Ley 57 de 1985 Ley 489 de 1998 Ley 527 de 1999 Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 962 de 2005 DESCRIPCIÓN Por l cul se orden l publicidd de los ctos y documentos oficiles Norms sobre orgnizción y funcionmiento de ls entiddes del orden ncionl. Disposiciones, principios y regls generles pr el ejercicio de ls tribuciones prevists en los numerles 15 y 16 del rtículo 189 de l Constitución Polític Acceso y uso de los mensjes de dtos, del comercio electrónico y de ls firms digitles, y se estblecen ls entiddes de certificción Ley Generl de Archivos Código Disciplinrio Único, norms relcionds con el proceso Disposiciones sobre rcionlizción de trámites y procedimientos dministrtivos de los orgnismos y entiddes del Estdo y de los prticulres que ejercen funciones públics o prestn servicios públicos DECRETOS NORMA/DOCUMENTO Decreto 2527 de 1950 Decreto 264 de 1963 Decreto 2150 de 1995 Decreto 2620 de 1993 Decreto 254 de 2000 Decreto 190 de 2003 Decreto 3666 de 2004 Decreto 2578 de 2012 Decreto 2609 de 2012 Decreto 1515 de 2013 Decreto 2758 de 2013 DESCRIPCIÓN Autoriz el uso del microfilm en los rchivos y les d vlor probtorio Defens y conservción del ptrimonio histórico, rtístico y monumentos públicos de l Nción Disposiciones Antitrámites Procedimiento pr l utilizción de medios técnicos decudos pr conservr los rchivos de los comercintes Régimen pr l liquidción de ls entiddes públics del orden ncionl Reglmentción Ley 790 de Progrm de renovción de l dministrción públic Dí Ncionl de los Archivos en Colombi Reglmentción del Sistem Ncionl de Archivos Estblecimiento de l Red Ncionl de Archivos Administrción de los rchivos del Estdo Progrm de Gestión Documentl PGD. Trnsferencis Secundris y documentos de vlor histórico Archivos generles de los entes territoriles Por el cul se corrige el rtículo 8 y los literles 5 y 6 del Decreto 1515 de
28 Proceso socido: Gestión Documentl DIRECTIVAS NORMA/DOCUMENTO Directiv Presidencil 04 de 2012 DESCRIPCIÓN Eficienci dministrtiv y linemientos de l polític cero ppel en l dministrción públic RESOLUCIONES DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA NORMA/DOCUMENTO Resolución 2425 de 2005 Resolución 3471 de 2012 Resolución 3046 de 2012 Resolución 0948 de 2013 DESCRIPCIÓN Por l cul se dopt el Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles en el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic Por medio de l cul se deleg l Subdirector de Operciones ls funciones de velr por l integridd, utenticidd, vercidd y fidelidd de l informción de los documentos de rchivo y su orgnizción y conservción, Prestción de los servicios rchivísticos Reglment el trámite interno del Derecho de Petición nte el Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic Por l cul de cre el Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci de l Repúblic ACUERDOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN NORMA/DOCUMENTO Acuerdo 04 de 1992 Acuerdo 11 de 1996 Acuerdo 47 de 2000 Acuerdo 48 de 2000 Acuerdo 49 de 2000 Acuerdo 50 de 2000 Acuerdo 56 de 2000 Acuerdo 60 de 2001 Acuerdo 37 de 2002 Acuerdo 38 de 2002 Acuerdo 41 de 2002 DESCRIPCIÓN Fondo Expresidentes de l Repúblic en el Archivo Generl de l Nción Conservción y orgnizción de documentos Acceso los Documentos de Archivo. Restricciones por rzones de conservción Conservción de Documentos. Reglmento Generl de Archivos sobre conservción preventiv, conservción y resturción documentl Conservción de Documentos. Reglmento Generl de Archivos sobre condiciones de edificios y locles destindos rchivos Conservción de Documentos. Reglmento Generl de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de rchivo y situciones de riesgo Requisitos pr l Consult. Acceso los documentos de Archivo, Reglmento Generl de Archivos Administrción de comunicciones oficiles Servicios de depósito, custodi, orgnizción, reprogrfí y conservción de documentos de rchivo Responsbilidd de los servidores públicos frente rchivos Por el cul se reglment l entreg de documentos y rchivos de ls 28
29 Proceso socido: Gestión Documentl Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 15 de 2003 Acuerdo 002 de 2004 Acuerdo 27 de 2006 Acuerdo 003 de 2013 Acuerdo 004 de 2013 Acuerdo 005 de 2013 Acuerdo 002 de 2014 entiddes que se liquiden, fusionen o privticen y se desrroll el rtículo 20 y su prágrfo, de l ley 594 de 2000 Orgnizción de rchivos entiddes públics Por el cul se dicion un prágrfo l Artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Linemientos básicos pr l orgnizción de fondos cumuldos Actulizción glosrio Comité Evludor de Documentos del Archivo Generl de l Nción Tbls de Retención Documentl Tbls de Vlorción Documentl Clsificción, Ordención, Descripción, Archivos, Entiddes Públics Por medio del cul se estblecen los criterios básicos pr creción, conformción, orgnizción, control y consult de los expedientes de rchivo y se dictn otrs disposiciones. CIRCULARES NORMA/DOCUMENTO Circulr Extern 007 de 2002 Circulr Extern 003 de 2012 Circulr Extern 004 de 2012 Circulr Extern 005 de 2012 DESCRIPCIÓN Orgnizción y conservción de los documentos de rchivo de ls Entiddes de l Rm Ejecutiv del Orden Ncionl Responsbilidd respecto los rchivos del DDHH y Memori Históric en l Implementción de l Ley de Victims Censo de Archivos e Inventrio Documentl relciondos con l tención víctims del Conflicto Armdo en Colombi Recomendciones pr llevr cbo procesos de digitlizción y comunicciones oficiles electrónics en el mrco de l inicitiv cero ppel. 29
30 ANEXO A. DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PROCESO ASPECTO / CRITERIO PREGUNTA OPCIONES DE RESPUESTA Indique l(s) opción(es) de respuest(s) selecciond(s). Ej: y b EVIDENCIA RESULTADO RESPONSABLES Tipo de Requisito A L F T REFERENCIA L Entidd cuent con un Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo? SI b NO Resolución 0948 de 2013 Comités de Desrrollo Administrtivo relizdos. Oficin de Plneción x Decreto 2482/2012 Artículo 6 L Entidd cuent con un Pln Estrtégico Institucionl? SI b NO Pln estrtégico en ejecución n/pln-estrtegico-y-opertivo-2013.pdf Oficin de Plneción *Decreto 2609/2012 Artículo 15 "Armonizción con otros Aspectos generles Órgnos Asesores Mencione los sistems dministrtivos y de gestión implementdos en l Entidd.. Sistem de Gestión de Clidd - SGC Ley 872 de 2003 b. Sistem de Control Interno Ley 87/93 c. Sistem de Desrrollo Administrtivo SISTEDA Ley 489/98 d. Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción e. Otro, Cuál? -b-c-d SIGEPRE M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd SIGEPRE Implementdo M-TI-01 y G-GD-02 En fse de implementción Oficin de Plneción X X X X sistems dministrtivos y de gestión". *Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. Gestión de Correspondenci b Orgnizción de Expedientes c Orgnizción de fondos documentles cumuldos d Elborción del cudro de clsificción y tbls de retención documentl e Aplicción de tbls retención documentl f Actulizción del cudro de clsificción documentl y tbls retención Aspectos generles Presupuesto En cuál de los siguientes tems h signdo presupuesto? documentl g Elborción del progrm de gestión documentl - PGD -b-c-d-e-f-i-k-l Pln Anul de Adquisiciones 2013 (Reportdo tods ls repuests) Se debe disponer de los recursos presupuestles pr l implementción del PGD. Áre Administrtiv - Grupo de Gestión Documentl x x x Decreto 2609/2012 h Actulizción del progrm de gestión documentl - PGD i Digitlizción de documentos de rchivo j Implementción de l herrmient tecnológic pr l gestión documentl k Almcenmiento y custodi l Alquiler de espcios y depósitos m Otro, Cuál? Aspectos generles TH-Cpcitciones Indique si en el Pln Institucionl de Cpcitción de l Si vigenci 2014 se incluyeron tems de Gestión Documentl. b No Resoluciones 0971 del 1 de mrzo y 3450 del 17 de julio Progrmr cpcitciones de cuerdo con lo que se requiere de 2013 PIC 2013 implementr del PGD. Áre de Tlento Humno Progrm de Gestión Documentl - PGD. Indique l informción que l Entidd public en medios electrónicos (Sitio Web) relciond con "Gestión Documentl" b Cudro de Clsificción Documentl - CCD. c Tbls de Retención Documentl - TRD. d Inventrios Documentles. c Retencion-Documentl.spx Se debe debe definir en el PGD Áre Administrtiv - Grupo de Gestión Documentl X X X e Ninguno Aspectos generles Herrmients Archivístics L Entidd cuent con un equipo interdisciplinrio pr l plicción del Progrm de Gestión Documentl? SI b NO b N/A Se conformo el equipo interdisciplinrio pr l formulción del PGD Áre Administrtiv - Grupo de Gestión Documentl X X X Diseño del progrm b Implementción del progrm Señle ls cciones que se considerron en l plneción c Seguimiento del progrm de l Entidd respecto l Progrm de Gestión Documentl: d Publicción del progrm -b Ls cciones estbn estblecids en el Pln Opertivo del Áre Administrtiv 2013 L cciones estn estblecids en el Pln Opertivo del Áre Administrtiv. Áre Administrtiv - Grupo de Gestión Documentl e No se considerron cciones M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles P-GD-04 Procedimiento Devolución de Correspondenci Envid P-GD-11 Procedimiento Eliminción de Registros PGD-07 Procedimiento Prestción del Servicio de Consult y/o Préstmo de Archivo Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de P-GD-02 Procedimiento recepción y rdicción de L gestión documentl de l Entidd está reguld y documentd en los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos Administrción documentl Indique si l Entidd h formuldo y plicdo disposiciones SI interns que regulen l gestión documentl con el propósito b NO de mntenerl ctulizd. correspondenci extern P- GD-03 Procedimiento recepción, registro y entreg de correspondenci envid P-GD-05 un (1) mnul, siete (7) procedimientos y dos (2) guís, ctulizdos conforme l normtividd vigente. L ctulizción se reliz nulmente. Ultim Grupo de Gestión Documentl X X personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Procedimiento trnsferencis de rchivos de gestión ctulizción: myo de Informción Públic Ncionl. Norm ISO y (primris) fmili. P-GD-06 Procedimiento trnsferencis externs AGN (Secundris) G-GD-01 Guí pr l Conservción de Documentos G-GD- 02 Guí pr l clsificción de l informción de cuerdo sus niveles de seguridd L Entidd h formuldo y divulgdo un polític pr l gestión de documentos, constituid por los componentes estblecidos en el Artículo 6 del Decreto 2609/2012. Si b No b N/A Se debe Elborr l Polític de Gestión Documentl Grupo de Gestión Documentl X Decreto 2609/2012 Artículo 6 Componentes de l polític de gestión documentl y b. están pendientes por convlidción e implementción en l Plneción Señle los instrumentos rchivísticos que h elbordo l Entidd: Cudros de Clsificción Documentl - CCD b Tbls de Retención Documentl - TRD c Progrm de Gestión Documentl - PGD d Inventrio Documentl e Modelo de requisitos pr l gestión de documentos electrónicos f Bncos Terminológicos g Mps de procesos de l Entidd h Flujos documentles i Descripción de funciones de ls uniddes dministrtivs de l entidd j Tbls de Control de Acceso pr el estblecimiento de ctegorís decuds de derechos y restricciones de cceso y seguridd plicbles los documentos k No se h elbordo ningún instrumento -b-d-g-h Cudros de Clsificción Documentl - CCD y l TRD: se environ convlidción l Archivo Generl de l Nción el 21 de febrero de d. Inventrios Documentl: se cuent con un inventrio documentl en estdo nturl de l documentción del Archivo Centrl. g. Mp de procesos de l Entidd consultr en SIGEPRE. h. Flujos documentles: se encuentrn en los procedimientos de cd proceso en SIGEPRE. i. Descripción de funciones se encuentrn en los ctos dministrtivos que signn ls funciones cd dependenci. Entidd. d. Inventrio documentl: definir los cmpos del inventrio documentl del Archivo Centrl, teniendo en cuent ls necesiddes de l Entidd y conforme l Acuerdo 005 de 2013 Artículo 18, literl b, y l Norm Técnic Colombin NTC 4095 (primer ctulizción) Norm Generl pr l Descripción Archivístic versión de Descripción. Se recomiend dquirir un plictivo pr el mnejo de inventrio del Grupo de Gestión Documentl X X X Archivo Centrl. c. El PGD está en elborción. Está pendiente elborr: e. Modelo de requisitos pr l gestión de documentos electrónicos f. Bncos Terminológicos j. Tbls de Control de Acceso pr el estblecimiento de ctegorís decuds de derechos y restricciones de Decreto 2609 de 2012 rtículo 8 Instrumentos rchivísticos pr l gestión documentl. cceso y seguridd plicbles los documentos Señle que ctividdes h desrrolldo l Entidd respecto Elborción l Sistem Integrdo de Conservción conformdo por el b Difusión Pln de Conservción Documentl (documentos nálogos) c Publicción y el Pln de Preservción Digitl Lrgo Plzo (documentos d Implementción digitles) de l entidd. Decreto 2609 de 2012 e Actulizción Artículos 18 y 29. f Ningun Flt el Pln de Preservción Digitl Lrgo Plzo El Sistem Integrdo de Conservción (SIC) fue elbordo por el Archivo Generl de l Nción, por medio del contrto Grupo de Gestión Documentl X X X interdministrtivo No y entregdo l DAPRE el El documento se encuentr en proceso de integrción en el SIGEPRE. Ley 594 de 2000, Artículo 46 del Título XI. "Los Archivos de l Administrción Públic deberán implementr un sistem integrdo de conservción en cd un de ls fses del ciclo vitl de los documentos" Indique si l Entidd h formuldo ls directrices pr l preservción de los documentos lrgo plzo, independientemente de su medio y form de registro o Si No b N/A Fltn ls directrices respecto del rchivo en medios digitles X X lmcenmiento. Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos L Entidd plic ls polítics de seguridd de l informción requerids pr los procesos y ctividdes de l gestión documentl. Si No b Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de Se hn relizdo cmpñs de sensibilizción y compñmiento ls dependencis en tems de seguridd y de clsificción de l informción. X X personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l seguridd Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili.
31 Plneción Directrices pr l creción y diseño de documentos Mps de procesos b Flujos documentles c Descripción de ls funciones de ls uniddes dministrtivs de l Entidd Con el fin de ejercer el control de l producción y d Mnul de Estilo elborción de los documentos en form fible y uténtic y e Mnules en el formto que mejor respond su disponibilidd, f Procedimientos cceso y preservción, l Entidd cuent con: g Instructivos h Linemientos i Guís j Formtos k Ningun Documentos de rchivo (físicos y electrónicos) b Archivos institucionles (físicos y electrónicos) c Sistems de informción corportivos d Sistems de trbjo colbortivo e Sistems de dministrción de documentos Señle si l entidd h contempldo dentro de ls f Sistems de mensjerí electrónic directrices pr l creción y diseño de documentos, l g Portles, Intrnet y Extrnet h informción contenid en: Sistems de bses de dtos i Discos duros, servidores, discos o medios portbles, cints o medios de video y udio (nálogo o digitl), etc. j Cints y medios de soporte (bck up o contingenci) k Uso de tecnologís en l nube Elborción Señle que ctividdes h desrrolldo l Entidd frente l b Difusión Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo c Publicción - SGDEA. d Actulizción e Ningun e -b-c-e-f-g-h-i -b-c-d-e-f-g-h-i, b, e, f, g, h, i, j se encuentrn en el SIGEPRE c. Actos dministrtivos M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción. G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd N/A Mnul de Estilo: L Entidd no tiene un mnul de estilo. Prens y Plneción G-SA-01 Guí Sistem Gráfico Formtos (SIGEPRE - Gestión de l clidd) SIGOB: Los Formtos pr ls comunicciones oficiles y comunicciones Áre de Informción y Sistems, Gestión interns están estblecidos en el SIGOB. No todos Documentl y Secretrí pr l Seguridd. los formtos tienen instructivo No se define el medio de producción, trámite y conservción del Formtos: documento desde su creción. Plneción Se hn relizdo cmpñs de sensibilizción y compñmiento ls dependencis en tems de seguridd y de clsificción de l informción. Se propone diseñr e implementr un Sistem de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo - SGDEA, que grntice l Plneción, Áre de Informción y Sistems, normlizción y correct gestión y preservción de los documentos Gestión Documentl y Secretrí pr l electrónicos de rchivo durnte los plzos estblecidos en ls Tbls Seguridd de Retención Documentl - TRD. X X Decreto 2609/2012 Artículo 2 Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 X X de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. X X Decreto 2609/2012 Cpitulo IV L entidd h inicido l incorporción de esquems de gestión de documentos electrónicos? SI b NO M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción. G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd. SIGOB Áre de Informción y Sistems X X X Plneción Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA Seleccione ls ctividdes que h inicido en referenci l punto nterior. Definición de un modelo de requisitos pr documentos electrónicos de rchivo según normtividd vigente b Evlución de sistems existentes c Definición de estrtegis y diseño del sistem requerido d Análisis de los procesos y servicios de l entidd. e Sustitución de memorndos y comunicciones interns en ppel por electrónics f Sustitución de correspondenci entre ls entiddes de ppel electrónico g Sustitución de mteriles informtivos, publicciones, guís, mnules y otros.,b,c,d,e M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd Evlur con el Áre de Informción y Sistems Áre de Informción y Sistems, Secretrí pr l Seguridd Presidencil. X X Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. L Entidd cuent con un herrmient tecnológic pr l gestión documentl (dministrción de correspondenci)? SI b NO Sistem de Informción y Gestión pr l Gobernbilidd SE DEBE REVISAR LA DOCUMENTACIÓN DE SIGOB Y EVALUAR Grupo de Gestión Documentl X X X Democrátic - SIGOB LA APLICACIÓN Plneción Mecnismos de utenticción L Entidd cuent con un herrmient tecnológic pr SI l gestión documentl (dministrción de rchivos)? b NO L Entidd h implementdo el uso de ls firms SI electrónics y/o digitles? b NO L Entidd tiene estblecidos los criterios relciondos con SI l utorizción y uso de firms electrónics y/o digitles? b NO L Entidd no cuent con un herrmient tecnológic Se propone l dquisición de un plictivo o softwre pr b Grupo de Gestión Documentl X X X pr l dministrción de sus rchivos. dministrción en ls diferentes fses de los rchivos de l Entidd. SIGOB Los jefes de áre utilizn firm digitlizd, se debe evlur el specto. Áre de Informción y Sistems X X Sistem de Comisiones Comisiones l Exterior Y SIGOB Áre de Informción y Sistems X X El Decreto 2364 de 2012 estblece l reglmentción del rtículo 7º de l Ley 527 de Plneción Asignción de metdtos Decreto 2609 Artículo 30 L entidd tiene definidos los metdtos mínimos de los documentos de rchivo (contenido, estructur y contexto) SI que deben ser vinculdos durnte todo el ciclo vitl, corde b NO con l nturlez de los tipos de informción de l Entidd. b No se tiene Definir los metdtos de cuerdo ls necesiddes de l Entidd, tod vez que se grntice l preservción de los documentos y esto fcilite Plneción, Áre de Informción y Sistems, su cceso, disponibilidd en el tiempo y recuperción. Gestión Documentl y Secretrí pr l Est ctividd se desrrollrá dentro del diseño e implementción del Seguridd Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA X X Decreto 2609/2012 Artículo 30 Metdtos mínimos de los documentos electrónicos de rchivo. Producción Producción Producción Producción Estructur de los documentos Estructur de los documentos Form de producción o ingreso Form de producción o ingreso Señle cules de los siguientes criterios, requisitos o spectos tiene definido l Entidd pr l elborción de documentos de rchivo: Indique si los formtos y formulrios (físico o electrónicos) tienen los instructivos pr su diligencimiento. Señle cuáles de los siguientes tipos de informción se producen o reciben en l entidd. Señle los cnles trvés de los cules l Entidd recibe ls comunicciones oficiles. G-SA-01 Guí Sistem Gráfico G-D-E- 01 Guí pr l elborción y control de documentos en SIGEPRE, l guí estblece los criterios generles pr orientr l elborción de documentos (5.2.5). En l etp de creción del documento en SIGEPRE se registr l informción resumen del Soporte documento como: nombre, objetivo, l necesidd de b Medio creción del documento y documentos socidos entre c L estructur otros. Plneción, Áre de Informción y Sistems, d Formto G-GD-01 Guí pr l Conservción de Documentos, Se requiere hcer ctulizción de ls guís existente e incluir los Gestión Documentl y Secretrí pr l x x x e Técnics de impresión 4.4 Soportes: recomendciones sobre l clidd del ppel metdtos de todos los documentos Institucionles. Seguridd f Condiciones de clidd del ppel y de l tint. g Tipo de tints El soporte y medio no siempre está definido en los h Ninguno mnules o procedimientos. No se tienen definids ls directrices pr l elborción de ls comunicciones oficiles y comunicciones interns, ctulmente los formtos están estblecidos en SIGOB, memorndos, oficios, circulres, certificciones. L estructur de ls comunicciones en SIGOB no está normlizdo. Se debe solicitr l Oficin de Plneción que se incluy el instructivo SI Plneción, Gestión Documentl y Secretrí de b en los formtos y l utorizción expres de procesmiento de dtos X x x b NO Seguridd. personles de cuerdo l Ley Documentos de rchivo (físicos y electrónicos) b Archivos institucionles (físicos y electrónicos) c Sistems de informción corportivos d Sistems de trbjo colbortivo e Sistems de dministrción de documentos f Sistems de mensjerí electrónic, b, c, d, e,f, g, h, i, j, k Pltform informátic Decreto 2609/2012 Artículo 2 g Portles, Intrnet y Extrnet h Sistems de bses de dtos i Discos duros, servidores, discos o medios portbles, cints o medios de video y udio (nálogo o digitl), etc. j Cints y medios de soporte (bck up o contingenci) k Uso de tecnologís en l nube Ventnill Únic de Rdicción b Presencil c Telefónico d Correo postl e Fx-mil Mnul pr el Sistem de Gestión de Correspondenci y -b-c-d-e-f-g-h SIGOB - doptdo Resolución 2425 de 2005 x x x f Redes Sociles Archivos Oficiles g Correo electrónico h Sitio Web i Otro, Cuál? j Ninguno
32 Fotocopi doble cr b Impresión doble cr c Reducción del tmño de los documentos l imprimir o fotocopir d Reducción del tmño de letr y fuentes l imprimir e Configurción correct de los documentos ntes de imprimir f Revisión y juste de formtos g Lectur y corrección en pntll ntes de imprimir Eficienci Administrtiv y Cero Ppel, h Evitr copis e impresiones innecesris Producción implementción de buens práctics pr reducir el consumo de ppel Directiv 04 de 2012 Seleccione ls buens práctics doptds por l Entidd pr l reducción de consumo de ppel i Uso correcto de impresors y fotocopidors j Reutilizción de ppel usdo por un cr k Reciclje de ppel l Uso de l intrnet pr evitr impresiones injustificds,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k,l,m,n,o, Se creo documento PIGA, SIGEPRE-mp de procesostlento humno. Normtividd X X m Uso del correo electrónico pr evitr impresiones injustificds n Uso de herrmients tecnológics de colborción pr comprtir informción o Uso de plicciones/sistems de informción de gestión de documentos electrónicos de rchivo y gestión de contenido p Otro, Cuál? q No h doptdo buens práctics L Entidd cuent con un formulrio electrónico y/o en líne pr l recepción de peticiones, quejs, reclmos y denuncis? SI b NO Formulrio PSQR Formulrio Escríble l Presidente Identificción y selección del tipo de solicitud Producción Rcionlizción de trámites Señle los criterios incorpordos en el formulrio electrónico b Hbilitción pr el uso por prte de niños y dolescentes y/o en líne, pr l recepción de peticiones, quejs, c Uso del lenguje común de intercmbio de informción reclmos y denuncis d Vlidción de cmpos que indicn l ciuddno si hce flt incluir lgun Se encuentr progrmdo en Pln de Mejormiento FURAG Grupo de Atención l Usurio x x informción L Entidd cuent con un sistem de informción pr el registro ordendo y l gestión de peticiones, quejs, reclmos y denuncis? SI b NO SIGOB Escríble l Presidente Grupo de Atención l Usurio L Entidd cuent con los mecnismos (plnills, registros, entre otros) pr l recepción de los documentos físicos o electrónicos producidos por los ciuddnos pr que sen incorpordos l sede electrónic o l sistem implntdo por l Entidd pr tl efecto? SI b NO Lo estblecido en el Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. Ls comunicciones oficiles de origen externo, se registrn, se rdicn y se digitlizn en SIGOB. Flt implementr un párrfo en los documentos en los cules se utoriz el procesmiento de ls dtos personles. Plneción, Áre de Informción y Sistems, Gestión Documentl y Secretrí pr l Seguridd X X X Ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. Producción Áre competente pr el trámite L Entidd llev un control unificdo del registro y rdicción de los documentos trmitdos por l Entidd independientemente de los medios y cnles disponibles y de cuerdo con los tipos de informción definidos? El áre de correspondenci de l Entidd dispone de los dispositivos tecnológicos pr l digitlizción de los documentos? SI b NO SI b NO SIGOB X X Herrmients tecnológics (Scnner) x Se cuent con bses de dtos pr l consult de trámites. SI y distribución de documentos? SIGOB - Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Inventrio Documentl del Archivo Centrl Fortlecer ls bses de dtos existentes. Áre de Informción y Sistems, Gestión Documentl y Secretrí de Seguridd. x x x Se hn definido condiciones y control de cceso pr l consult de documentos en los Archivos de Gestión?. SI Estblecidos en l G-GD-02 Guí pr l clsificción de l informción de cuerdo sus niveles de seguridd, formto F-GD-19 y Procedimiento P-GD-12. x x x Se hn definido condiciones y control de cceso pr l consult de documentos en el Archivo Centrl?. SI Estblecidos en l G-GD-02 Guí pr l clsificción de l informción de cuerdo sus niveles de seguridd, formto F-GD-19 y Procedimiento P-GD-12. x x x Se plic el Formto Único de Inventrio Documentl en l. SI Entidd (Archivo de Gestión y Archivo Centrl)? Estblecido en el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles, formto F-GD-07 x x x Se cuent con mecnismos de consult de expedientes, disponibles pr los usurios internos y externos?. SI x x x Se cuent con herrmients pr el registro y control de ls consults en el Archivo Centrl?. SI x x x Se hn definido tiempos de tención pr los servicios de. SI consult l Archivo Centrl? x x x M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Se hn relizdo cmpñs de sensibilizción y compñmiento ls L Entidd tiene un Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción?. SI Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de dependencis en tems de seguridd y de clsificción de l informción; se está implementdo l clsificción de l informción en x x x Gestión y Trámite Acceso y Consult cuerdo con sus niveles de seguridd los documentos que produce el DAPRE. Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los L Entidd incluyo polítics de Gestión Documentl en l. SI implementción del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción? M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd Se hn relizdo cmpñs de sensibilizción y compñmiento ls dependencis en tems de seguridd y de clsificción de l informción; se está implementdo l clsificción de l informción en los documentos que produce el DAPRE. dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 x x x de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. Definir el lcnce del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción b Definir l polític de seguridd de l informción pr l entidd. Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los c Definir el inventrio de ctivos de informción. dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Que h hecho l entidd en tems de seguridd de l informción? d Relizr el nálisis de riesgo del mnejo de informción e Seleccionr los controles implementr, b, c, d, e, f, g Estblecido en l G-GD-02 Guí pr l clsificción de l Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 Se está en l fse de implementción del SGSI. x x x informción de cuerdo sus niveles de seguridd. de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho f. Definir el pln de trtmiento del riesgo de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO g.preprr l Declrción de plicbilidd y fmili. h.otro, Cuál? Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los Cules son los controles que tiene estblecid l Entidd, en mteri de cceso l informción? F-GD-14 Autorizción Préstmo y Consult de Documentos en Archivo Centrl M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd Se debe estblecer en el Mnul del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 x x x de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. L Entidd cuent con formtos pr el préstmo y control. SI de documentos? Formto F-GD-15 Préstmos (Afuer) F-GD-14 Autorizción Préstmo y Consult de Documentos en Archivo Centrl x x x L Entidd cuent con bncos terminológicos de tipos, series y sub-series documentles?. SI b L Entidd no cuent con Bncos Terminológicos x x x Medids estblecids en el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles y Se hn estblecido medids de control pr l entreg de. SI ls comunicciones oficiles externs? Procedimiento P-GD-02. Plnill de Entreg de Comunicciones Externs en Se requiere fortlecer Plneción, Áre de Informción y Sistems, Gestión Documentl y Atención l Usurio x x SIGOB Resolución PSQR Indicdores de Gestión en plictivo SIGEPRE Se cuent con herrmients de control, seguimiento y mejormiento pr l Gestión y Trámite en l Entidd?. SI (Sustentdo por el Grupo de Atención l Usurio) Aplictivo SIGOB (Sustentdo por el Grupo de Gestión x x Documentl) Gestión y Trámite Control y Seguimiento Se cuent con indicdores de gestión que permitn medir. SI los niveles de cumplimiento? Indicdores de Gestión en plictivo SIGEPRE x x Están definidos los tiempos de respuest pr ls comunicciones oficiles?. SI Estblecidos en el linemiento L-AU-01, plictivo SIGOB y Resolución Intern No del 20 de septiembre de x x Se hn definido controles pr que se de respuest oportun ls comunicciones oficiles recibids por l Entidd?. SI Estblecidos en el linemiento L-AU-01, plictivo SIGOB y Resolución Intern No del 20 de septiembre de x x
33 Gestión y Trámite Control y Seguimiento Se llev seguimiento y trzbilidd los documentos envidos trvés de los medios electrónicos pr su rdicción oficil?. SI b x x L Entidd cuent con un Sistem de Clsificción pr l. SI distribución de ls comunicciones oficiles? SIGOB - Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Se requiere fortlecer Plneción, Áre de Informción y Sistems, Gestión Documentl y Atención l Usurio x x L Entidd tiene definido, cnles o medios de comunicción pr l entreg de ls comunicciones oficiles?. SI Cnles definidos en el Procedimiento P-AU-02 y en el M- GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. x x El registro y l orgnizción de l mensjerí extern, est Gestión y Trámite Distribución L Entidd cuent con el registro y orgnizción de l mensjerí extern?. SI definido en el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles, Procedimiento P- x x GD-03 Se hn definido tiempos pr l distribución de ls comunicciones oficiles externs?. SI Cnles definidos en el Procedimiento P-AU-02 y en el M- GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. x x Se hn definido tiempos pr l distribución de ls comunicciones oficiles envids?. SI Cnles definidos en el Procedimiento P-AU-02 y en el M- GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. x x Se debe desrrollr l Crcterizción de Ciuddnos, Usurios o L Entidd h relizdo crcterizción de ciuddnos o usurios de interés tendidos?. SI b Grupos de interés tendidos por l Entidd, enfocdo Gestión Plneción, Áre de Informción y Sistems, Documentl, de cuerdo l objeto misionl de l Entidd, identificndo Gestión Documentl y Atención l Usurio sus crcterístics demográfics, Geográfics, de comportmiento, x x x etc. Gestión y Trámite Registro de Documentos L Entidd cuent con un Sistem pr el Registro y Rdicción de ls Comunicciones Oficiles?. SI SIGOB - Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles x x x L Entidd cuent con flujos documentles pr el registro. SI y entreg de ls comunicciones oficiles? Procedimiento P-GD-02 x x x Se hn definido tiempos de tención pr los servicios de. SI rdicción de comunicciones oficiles? Estblecidos en el linemiento L-AU-01, plictivo SIGOB y Resolución Intern No del 20 de septiembre de x x x Estblecidos en el Mnul pr el Sistem de Gestión de Gestión y Trámite Registro de Documentos/Distribución Se h definido puts pr l dministrción de ls comunicciones oficiles en l Entidd?. SI Correspondenci y Archivos Oficiles-M-GD-01 y Procedimientos del Proceso de Gestión Documentl Polític de l Seguridd de l Informción Aplicción del Acuerdo 060 de 2001 x x x Resolución de PSQR Resolución PSQR Clsificción Est prcilmente implementdo Indique los procesos rchivísticos que h implementdo l b Ordención Entidd de cuerdo con l normtividd vigente? c Descripción -b-c Documentdo en el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles. Fortlecer Plneción y Gestión Documentl X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Orgnizción Generl d No h implementdo ningún proceso rchivístico Clsificción Procedimientos. L Entidd está delntndo un Proceso de Orgnizción Indique los procesos rchivísticos que h ctulizdo l entidd de cuerdo con l normtividd vigente b Ordención c Descripción -b-c de Archivo, medinte Contrto Interdministrtivo No , suscrito con el Archivo Generl de L Nción, X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz d No h implementdo ningún proceso rchivístico donde se desrrolln ests tres ctividdes. Orgnizción Clsificción Identific y sign cd uno de los documentos físicos en su respectivo expediente corde con l TRD? Siempre b Alguns Veces c Nunc b Flt relizr clsificción corde con l TRD vigente, se debe prmetrizr el plictivo SIGOB Tods ls áres X X Acuerdo N Org AG Acuerdo N Crit Bs Orgniz Archiv los documentos físicos que componen el expediente, respetndo el orden en que se producen? Si b No c Algunos Documentdo en el M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Fortlecer Tods ls áres X X Acuerdo N Org AG Nombre b Fech de modificción c Tipo (de rchivo) Por cul opción orden l informción electrónic dentro de d Tmño ls crpets: e Fech de creción Tods ls Dependencis X X X Acuerdo N Org AG f Otrs Opciones, Cules? g No los ordeno de ningun mner Orgnizción Ordención El Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo tiene estblecido métodos de ordención pr el fondo del DAPRE h Los imprimo y los rchivo físicmente Si b No c Algunos b Aunque lgunos criterios se hn plicdo, no existe ningún método de ordención estblecido y documentdo Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Oficins En que niveles plicn l ordención documentl en el Archivo Centrl b Serie c Subserie d Expedientes A prtir del 2014, se estblece ordenr l documentción de cuerdo los niveles señldos en el Acuerdo N 05 / 2013 Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz e Tipos Documentles En que niveles plicn l ordención documentl en el Archivo de Gestión? Serie b Subserie c Expedientes d Tipos Documentles A prtir del 2014, se estblece ordenr l documentción de cuerdo los niveles señldos en el Acuerdo N 05 / 2013 Dependencis X X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Áre de Identificción b Áre de Contexto c Áre de Contenido y Estructur De cuerdo con los niveles de descripción, que áres se plic los diferentes soportes? d Áre de condiciones de cceso y utilizción e Áre de documentción socid Ninguno con el 100% de efectividd Se requiere implementr Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Numerl c) f Áre de nots g Descriptores con funciones y relciones h Áre de control de l descripción El DAPRE implement el Progrm de Descripción Documentl pr controlr ls uniddes documentles del rchivo? Si b No b Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Cntidd de Documentos (muestr): Registre l cntidd de documentos y de cuntos, tienen - Oficins: identificndo en SIGOB l Oficin, Serie, Subserie y Tipo - Serie: Áre de Informción y Sistems X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Documentl - Subserie: - Tipos Documentles: A trvés de l pgin WEB del DAPRE se puede cceder, Si consultr y visulizr los instrumentos de descripción de los b No rchivos históricos o de interés culturl? b Áre de Informción y Sistems Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 14 Orgnizción Descripción Actos Administrtivos El DAPRE h desrrolldo procesos de descripción pr l b Contrtos consult en líne de c Otros Cules? d Ninguno Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 15 Ls oficins diligencin hoj de control (Índice de Crpet) durnte l etp ctiv del expediente? Si b No c Algunos c Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 15 - Prágrfo Los expedientes Electrónicos tienen índice electrónico que permit grntizr su integridd? Si b No c Algunos Respuest: b No Existen Expedientes Electrónicos Áre de Informción y Sistems X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 15 - Prágrfo Aplic expedientes Electrónicos relciones trvés de metdtos Si b No c Algunos b Áre de Informción y Sistems X X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 15 - Prágrfo Que metdtos mínimos se utiliz en l descripción de documentos Electrónicos De Contenido b De Estructur c De Contexto d Ninguno Respuest: d No se hn estblecido Metdtos pr los Documentos Electrónicos Áre de Informción y Sistems Grupo de Gestión Documentl X X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz Art 18 Numerl d Dec 2609 / 2012 El inventrio Documentl de lo trnsferido l AGN se encuentr publicdo en l pgin WEB de l entidd? Si b No b Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Prágrfo Art 17 Censos Que instrumentos de descripción rchivísticos utiliz el DAPRE? b Guís c Inventrios d Ctálogos c Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz e Índices Que sistems utomtizdos de Descripción se utilizn? Respuest: Ninguno Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 05 / 2013 Crit Bs Orgniz L entidd tiene fondos cumuldos? Si b No Aplicr Tbls de Vlorción Documentl Orgnizción Documentl Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 02 / 2004 Org Fondos Acumuldos Orgnizción Generl Fondos Acumuldos
34 Estdo de Orgnizción b Instrumentos de Recuperción de l Inf (Inventrios, Libros de Control y Que situciones reflej el dignostico relizdo l fondo cumuldo: registro, entre otros) c Tipos de Soporte -b-c-d-e Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 02 / 2004 Org Fondos Acumuldos d Fechs Extrems e Volumen de l Documentción Recurso Humno Orgnizción Generl Fondos Acumuldos Que recursos se identificron pr llevr cbo l orgnizción del fondo cumuldo en el dignostico? b Recurso Físico c Recurso Tecnológico d Cronogrm -b-c-d-e Implementdo por un tercero Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 02 / 2004 Org Fondos Acumuldos e Presupuesto Clsificción b Ordención c Descripción d Depurción Actividdes contemplds en el pln de trbjo rchivístico e Seprción de documentción fectd biológicmente integrl pr l orgnizción del Fondo Documentl f Folición y retiro de mteril brsivo Procesos relizdos por terceros Respuest: -b-c-d-e-f-g por el AGN Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 02 / 2004 Org Fondos Acumuldos g Almcenmiento de l documentción en uniddes de conservción h Cudro de Clsificción i TVD Orgnizción Generl Ls dependencis cuentn con estnterí decud pr Si el Archivo de Gestión? b No b Dignostico AGN (Dic 2013) y Aplicción Clsificción de Se requiere solicitr estnteri pr los Archivos de Gestión. Dependencis X X l Informción. Trnsferenci 1 - Preprción de l Trnsferenci 2 - Vlidción de l Trnsferenci Señle ls ctividdes que h implementdo El DAPRE pr l trnsferenci documentl de cuerdo con l normtividd vigente Adptción y plicción del mrco regultorio (norms interns y procesos). b Definición del clendrio o cronogrm de trnsferencis documentles. c Alistmiento de trnsferencis primris. d Alistmiento de trnsferencis secundris. e Inventrio único documentl -b-c-d-e Cronogrm de Visits pr preprción de Trnsferencis Cronogrm de Trnsferencis Inventrios Documentles Implementr ls Tbls de Vlorción Documentl pr relizr ls trnsferencis secundris. Implementr ls trnsferencis primris y secundris pr documentos electrónicos de Archivo. Grupo de Gestión Documentl X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Entiddes Publics Uniddes de Conservción Adecuds Acts de ls Trnsferencis Documentles Ls trnsferencis primris cumplen con b Proceso técnico de Clsificción, Ordención y Descripción -b-c Inventrio Único Documentl El proceso se encuentr normlizdo Grupo de Gestión Documentl X c Inventrios firmdos Informe del Pln Anul de Trnsferencis Documentles Trnsferenci Preprción de l Trnsferenci Integridd L documentción en medios Electrónicos trnsferid grntiz b Autenticidd c Preservción d Consult Lrgo Plzo Áre de Informción y Sistems X X X Decreto N 1515 y N 2758 de 2013 Trnsferencis l AGN e Ninguno Código de l dependenci b Fondo Trnsferenci Vlidción de l Trnsferenci Ls cjs utilizds pr l trnsferenci identific c Sección d Legjos con el numero que le corresponde e Numero consecutivo de cj -b-c-d-e-f-g Rótulos de ls cjs debidmente diligencidos Grupo de Gestión Documentl X X Acuerdo N 42 / 2002 Org AG Entiddes Publics f Numero de expedientes extremos g Fechs extrems de los expedientes L Entidd cuent con herrmients utomtizds pr ls Tbls de Retención Documentl?. SI b Aplictivo SIGOB - Clsificción nivel de Correspondenci. Se requiere tener un sistem utomtizdo que controle l informción nivel de series y subseries documentles. Grupo de Gestión Documentl x x x x L Entidd cuent con herrmients utomtizds pr ls Tbls de Vlorción Documentl?. SI b Grupo de Gestión Documentl x x x x Disposición Directrices Generles L Entidd plic Tbls de Vlorción Documentl? L Entidd plic Tbls de Retención Documentl?. SI. SI b Grupo de Gestión Documentl x x x x b Grupo de Gestión Documentl x x x x. SI L Entidd ctuliz ls Tbls de Retención Documentl? Grupo de Gestión Documentl x x x x L Entidd cuent con un procedimiento pr l ctulizción ls Tbls de Retención Documentl?. SI Estblecido en el Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles-M-GD-01 Cumplimiento de rtículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el rtículo 15 Grupo de Gestión Documentl x x x x del Acuerdo AGN No. 004 de Se tiene un Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA en l Entidd?. SI b Grupo de Gestión Documentl x x x x L Entidd cuent con un procedimiento que grntice l. SI destrucción segur y decud de los documentos físicos? b Se requiere justr el procedimiento pr grntizr l destrucción segur y decud de l informción en generl (Digitl y otros soportes). Grupo de Gestión Documentl x x x x L Entidd cuent con un procedimiento que grntice l destrucción segur y decud de los documentos electrónicos?. SI b Grupo de Gestión Documentl Disposición Eliminción L Entidd h formlizdo l eliminción de documentos medinte cts probds por el Comité Institucionl de Desrrollo Administrtivo? Se tienen disponibles ls Acts de Eliminción de. SI Grupo de Gestión Documentl x x x x Documentos, el Inventrio Documentl, sí como l trzbilidd de ls ctividdes relizds en el proceso de. SI Grupo de Gestión Documentl x x x x eliminción? Se tiene un procedimiento pr l eliminción de l documentción físic?. SI Procedimiento P-GD-11 Grupo de Gestión Documentl x x x x Se tiene un procedimiento pr l eliminción de l documentción electrónic?. SI b Grupo de Gestión Documentl Se publicn los inventrios de los documentos elimindos. SI en el sitio Web de l entidd? b Grupo de Gestión Documentl x x x x L Entidd cuent con un metodologí pr l plicción. SI de l selección documentl? b Elborr e implementr l metodologí pr l plicción de l selección documentl. Grupo de Gestión Documentl x x x x Disposición Selección y Microfilmción y/o Digitlizción L Entidd cuent con un metodologí pr l plicción. SI de microfilmción y/o digitlizción documentl? b Grupo de Gestión Documentl x x x x Se tiene un pln de trbjo pr l plicción de l selección documentl, microfilmción y/o digitlizción?. SI b Grupo de Gestión Documentl x x x x
35 Acu 049 de 2000 ARTÍCULO 2º-Condiciones generles. L edificción debe tener en cuent los siguientes spectos: Ubicción - Crcterístics de terreno sin riesgos de humedd subterráne o problems de inundción y que Preservción Lrgo Plzo Seguridd de l informción Indique con cules condiciones en mteri de ccesibilidd. Ubicción en espcios físicos cuent l entidd, que permitn l b. Aspectos Estructurles decud conservción de los documentos en su Archivo c. Cpcidd de lmcenmiento Centrl. ( Acu 049 de 2000: Articulo 2 "Condiciones Generles") d. Distribución, b, c, d En el DAPRE se hn llevdo cbo los contrtos interdministrtivos 536 de 2012 y 224 de 2013 con el Archivo Generl de l Nción, dichos Contrtos grntizn que el Archivo Centrl de l entidd cuente con ls especificciones, en cunto ubicción, spectos Estructurles, cpcidd de lmcenmiento y crcterístics de Contrtos Interdministrtivo 536 de 2012 y 224 de 2013, terreno, que l norm indic. En cunto l estnterí, ést es se contrto el lquiler de 4 depósitos destindos pr el suministrd por el Archivo Generl de l Nción. Ls zons de lmcenmiento de l documentción existente en trbjo rchivístico, consult y, prestción de servicios se encuentrn rchivo centrl de DAPRE. en los mismos depósitos y que l únic función que se prest es l Grupo de Gestión Documentl x x x M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de de recuperción de uniddes documentles por los mismos Seguridd de l Informción G-GD-02 funcionrios de rchivo de DAPRE. Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo EN CUANTO ARCHIVO CENTRAL SE CUENTA CON LA con sus niveles de seguridd DOCUMENTACION UBICADA EN DEPÓSITO QUE CUMPLEN CON LAS CONDICIONES ADECUADAS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD. PARA EL ARCHIVO DE GESTIÓN SE REQUIERE FORTALECER LAS CONDICIONES DE LOS MISMOS. ofrezc estbilidd. - Deben estr situdos lejos de industris contminntes o posible peligro por tentdos u objetivos bélicos. - Prever el espcio suficiente pr lbergr l documentción cumuld y su nturl incremento. Aspectos estructurles - Si se utilizn estnterí de 2.20 metros de lto, l resistenci de ls plcs y pisos deberá estr dimensiond pr soportr un crg mínim de k/mt2, cifr que se deberá incrementr si se v empler estnterí compct o de myor tmño señldo. - Los pisos, muros, techos y puerts deben estr construidos con mteril ignífugos de lt resistenci mecánic y desgste mínimo l brsión. - Ls pinturs utilizds deberán igulmente poseer propieddes ignífugs, y tener el tiempo de secdo necesrio evitndo el desprendimiento de sustncis nocivs pr l documentción. Cpcidd de lmcenmiento Los depósitos se dimensionrán teniendo en cuent: - L mnipulción, trnsporte y seguridd de l documentción. - L decución climátic ls norms estblecids pr l conservción del mteril documentl. L entidd no cuent con un Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Se requiere implementr controles en ls Bses de Dtos pr mejorr los niveles de seguridd de l Informción contenid en ellos. Preservción Lrgo Plzo Seguridd de l informción L entidd cuent con mecnismos que permitn slvgurdr los documentos electrónicos de mnipulciones o lterciones en l ctulizción, mntenimiento y consult o por culquier fll de funcionmiento del SGDEA? (Dec 2609; Art 16 "Generliddes del sistem de gestión documentl: g:preservr los documentos y sus grupciones documentles, en series y subseries, lrgo plzo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizdos pr su creción." ) Si b No b M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd SIGOB Aplicción de Clsificción de l Informción ( Se tiene como herrmients Documentles el Mnul Generl del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción, del Áre de Informción y Sistems, en este mnul se estblece l form de como se implement l Seguridd de l Informción l interior del DAPRE. Grupo de Gestión Documentl x x x Dentro de l Polític de seguridd de l informción, se dn ls puts pr segurr un decud protección de l informción. Con el fin de slvgurdr los documentos electrónicos. El numerl " Polític de Respldo y M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. Resturción de l Informción", Proporcion medios de respldo que permiten segurr que tod l informción esencil y softwre se pued recuperr después de un fll.. Autenticidd Preservción Lrgo Plzo Seguridd de l informción El SGDEA de l Entidd, permite mntener en los documentos ls crcterístics de: b. Integridd c. Inlterbilidd c. Acceso d. Disponibilidd g. Legibilidd h. Conservción k M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd En el Mnul Generl del Sistem de Gestión de Seguridd de l informción, se estblecen ls crcterístics que debe cumplir l informción, entre ls cules se encuentr: Confidencilidd, Integridd, Disponibilidd, Autenticidd, Auditbilidd y No repudio. Se Grupo de Gestión Documentl x x X debe rticulr el SGSI con el PGD. M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del i. Todos los Anteriores j. Ninguno Se requiere implementr el SGDEA rticuldo con el SGSI derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili. k. No se tiene SGDEA M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Preservción Lrgo Plzo Seguridd de l informción L entidd h implementdo o se encuentr en proceso de elborción de un Sistem de Gestión de Seguridd de l Si Informción? (Si su respuest es NO, por fvor indicr en l b No siguientes pregunts, que h hecho l entidd en tems de seguridd de l informción y/o informátic) M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd El Áre de Informción y Sistems, diseñó el Mnul Grl. del Sistem Áre de informción y Sistems X X X de Seguridd de l informción, socilizdo en el plictivo SIGEPRE. Correspondenci y Archivos Oficiles Ley 1273 de 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili.
36 Definir el lcnce del Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de b Definir l polític de seguridd de l informción pr l entidd. Correspondenci y Archivos Oficiles Ley 1273 de Preservción Lrgo Plzo Seguridd de l informción c Definir el inventrio de ctivos de informción. Señle ls ctividdes que tuvo en cuent l Entidd pr l d Relizr el nálisis de riesgo del mnejo de informción( nivel de procesos) elborción del Sistem de Gestión de Seguridd de l e Seleccionr los controles implementr ( nivel de procesos) Informción f Definir el pln de trtmiento del riesgo,b,c,d,e, f, g. M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd Se requiere relizr el nálisis de riesgo nivel de ctivos de Informción. Áre de informción y Sistems X X x 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del g Preprr l Declrción de plicbilidd derecho de cceso l Informción Públic h Otro, Cuál? Ncionl. Norm ISO y fmili. i Ningun Polític de preservción lrgo plzo Preservción Lrgo Plzo Sistem Integrdo de Conservción Indique ls ctividdes que desrroll l Entidd pr l preservción de lrgo plzo de l informción ( Ley 594 de Articulo 46 Título XI. Conservción de documentos "Los rchivos. de l Administrción Públic deberán, implementr un sistem integrdo de conservción en cd un de ls fses del ciclo vitl 'de los documentos".) b Adptción y plicción del mrco regultorio c Evlución y nálisis de impcto de l estrtegi institucionl pr l preservción lrgo plzo d Estrtegis de preservción lrgo plzo e Otro, Cuál? f No h e. Dentro del progrm de gestión documentl se debe estblecer l polític de preservción lrgo plzo Guí pr l Conservción de Documentos Sistem Integrdo de Conservción - SIC Armonizr SIC, pr informción tnto físic como electrónic y rticulr con el PGD. Medinte el contrto interdministrtivo 364/2013, se relizo el diseño del SIC, se deben rticulr ls ctividdes propuests con el PGD, pr su respectiv implementción. Grupo de Gestión Documentl X X X X Se requiere implementr el SIC pr los Archivos de Gestión de l entidd. Preservción Lrgo Plzo Sistem Integrdo de Conservción Indique ls ctividdes que desrroll l Entidd pr l Dignóstico del estdo de conservción de l documentción conservción documentl ( Ley b Mntenimiento y decución de instlciones físics 594 de Articulo 46 Título XI. Conservción de documentos "Los c Limpiez de áres (snemiento mbientl) y documentos rchivos. de l Administrción Públic deberán, implementr un sistem d Monitoreo de condiciones mbientles integrdo de conservción en cd un de ls fses del ciclo vitl 'de los documentos".) e Prevención de riesgos y mnejo de emergenci -b-c-d-e-f-g-h Dignóstico Integrl de los Archivos de Gestión y Archivo Se estblecen ls ctividdes de conservción, medinte Dignostico Centrl del Deprtmento Administrtivo de l Presidenci Integrl de los rchivos de Gestión y Archivo Centrl del Deprtmento Grupo de Gestión Documentl x x de l Repúblic Administrtivo de l Presidenci de L Repúblic, propuesto por el Sistem Integrdo de Conservción - SIC Archivo Generl de l Nción. Se debe tener en cuent que el dignostico fue diseñdo cundo el rchivo Centrl se loclizb en ls instlciones del Deprtmento Administrtivo de l presidenci de l Repúblic. SE REQUIERE ELABORAR PLAN DE EMERGENCIA PARA LOS Preservción Lrgo Plzo Sistem Integrdo de Conservción El Acuerdo 050 de 2000, estblece en su Articulo 2, "Plnificción de preservción: L prevención de desstres y situciones de riesgo es un estrtegi importnte en l plnificción generl de l preservción". Si En l entidd se tiene un Pln Progrmdo que permit b No un respuest rápid y eficiente nte un emergenci, minimizndo el peligro tnto pr el personl, como pr los cervos documentles y l edificción? b ARCHIVOS DE GESTIÓN En el Sistem Integrdo de Conservción, numerl 6,7, se indicn ls medids que se deben plicr en l entidd con el fin de fomentr l prevención y mitigr o reducir los efectos y dños cusdos por un eventul emergenci. Se debe trbjr de l mno con los progrms delntdos por el COPASO y definir el Pln de Emergenci que plic pr los rchivos de gestión (no se encuentr Pln de Emergenci publicdo en el SIGEPRE). En cunto el Archivo Centrl, se está plicndo el Pln de Emergenci vigente del Archivo Generl x x x de L Nción(Junio de 2011). Preservción Lrgo Plzo Preservción Lrgo Plzo Preservción Lrgo Plzo Vlorción Documentl Vlorción Documentl Vlorción Documentl Vlorción Documentl Vlorción Documentl Vlorción Documentl Se hn estblecido requisitos pr l preservción de los Requisitos pr l preservción y documentos electrónicos de rchivo desde el mismo Si conservción de los Documentos Electrónicos momento de su creción? (Dec 2609 de 2012: Art 29 "Requisitos b No de Archivo pr l preservción y conservción de los documentos electrónicos de rchivo") Requisitos pr l preservción y El SGDEA de l entidd se grntiz l preservción de Si conservción de los Documentos Electrónicos los documentos de cuerdo con lo dispuesto en ls TRD? b No de Archivo Se hn determindo criterios y métodos de conversión y migrción que permitn prevenir culquier degrdción o Si Requisitos pr l conversión o Migrción perdid de informción de los documentos electrónicos? b No (Dec 2609 de 2012, Art 18,"Preservción de documentos en mbientes electrónicos") L entidd reliz de mner permnente y continu SI Directrices Generles ctividdes de vlorción documentl de cuerdo con l b NO normtividd vigente? En l definición de los vlores primrios y secundrios de SI Directrices Generles los documentos físicos y electrónicos, se tiene en cuent el b NO contexto funcionl, culturl y normtivo de l entidd? En l entidd evlún ls crcterístics de l diplomátic documentl, l tipologí y ls condiciones técnics de SI Directrices Generles producción de los documentos físicos pr decidir si se b NO conservn en form definitiv. En l entidd evlún ls crcterístics de l diplomátic documentl, l tipologí y ls condiciones técnics de SI Directrices Generles producción de los documentos electrónicos pr decidir si b NO se conservn en form definitiv. Se tiene en cuent l frecuenci de uso y consult de los documentos físicos, ls crcterístics de los usurios, el SI Directrices Generles impcto que pued generr en l investigción sobre l b NO histori y genelogí institucionl como bse pr determinr los vlores secundrios de los documentos. Se tiene en cuent l frecuenci de uso y consult de los documentos electrónicos, ls crcterístics de los SI Directrices Generles usurios, el impcto que pued generr en l investigción b NO sobre l histori y genelogí institucionl como bse pr determinr los vlores secundrios de los documentos. * Decreto 2609 de 2012 (Art 29:Requisitos pr l preservción y conservción de los documentos electrónicos de rchivo. Sin perjuicio de lo estblecido en ls norms procesles se deben tener en cuent demás los siguientes requisitos en l gestión de documentos electrónicos de rchivo, pr segurr en el tiempo l preservción y l conservción:. El documento electrónico de rchivo debe estr relciondo con ls ctividdes que desrroll l orgnizción. b.se pueden conservr los documentos de rchivo simultánemente en formto nálogo y digitl de cuerdo criterios jurídicos, ls necesiddes de l orgnizción y el vlor que ls norms procesles, le otorguen cd Fortlecer los requisitos pr l preservción de documentos formto. electrónicos de Archivo, c.el proceso de conservr documentos electrónicos de b No se hn estblecido los requisitos pr l preservción de x X X rchivo se extiende lo lrgo de todo el ciclo de vid de los documentos electrónicos de Archivo, estos requisitos se deben incluir documentos. en el SGDEA y debe estr de cuerdo con lo dispuesto en l TRD. d. Resgurdr y mntener l ccesibilidd de copis uténtics de documentos de rchivo digitles.) e. Asegurr que los componentes de los documentos de rchivo existirán durnte todo el tiempo necesrio pr que ls estrtegis de preservción entren en plicción. f.l conservción de los documentos electrónicos de rchivo deben considerr y tender los principios de preservción en el tiempo, longevidd de los medios de lmcenmiento, vlorción, vulnerbilidd y disponibilidd, se que se encuentre en propiedd de los credores o de ls dependencis responsbles del rchivo de l mism. g.teniendo en cuent que el documento electrónico no es el mismo que er ni ntes de ser lmcendo ni después de su recuperción, se debe segurr que culquier b L entidd no cuent con un SGDEA estblecido, se debe elborr x x x Se deben fortlecer los requisitos pr l conversión y Migrción y rmonizr con el Sistem de Gestión Documentl. El SGSI estblece L Polític de Respldo y Resturción de l b Informción, en ell no se contempl l TRD ni l conversión o x x x Migrción de informción. Se debe coordinr con el áre de Informción y Sistems los procedimientos que hy en l entidd pr l conversión y migrción de informción. b N/A Grupo de Gestión Documentl se estblece o tiene en cuent solo pr documentos físicos, y que en l entidd, N/A Grupo de Gestión Documentl no se hn contempldo los documentos electrónicos de rchivo. En l Tbl de Retención Documentl, se evlú l crcterístics de los documentos pr estblecer el Grupo de Gestión Documentl x x tiempo de retención en cd ciclo. Actulmente se encuentrn en convlidción ls TRD, Por medio de b este instrumento, se relizó l clsificción Documentl dentro de l Grupo de Gestión Documentl entidd y se indicron los criterios de retención y disposición finl de cd uno de los documentos producidos, este es el resultdo de l vlorción Documentl por cd un de ls grupciones documentles. (Dec 2609 de 2012: Art 16 "Generliddes del sistem de gestión Grupo de Gestión Documentl documentl: Ls entiddes públics deben contr con un sistem de gestión documentl que permit: b.estblecer plzos de conservción y eliminción pr l informción y los documentos electrónicos de rchivo en tbls de retención documentl (TRD) y tbls de vlorción documentl (TVD).") b Grupo de Gestión Documentl x x M-GD-01 Mnul del Sistem de Gestión de Correspondenci y Archivos Oficiles Ley 1273 de Vlorción Documentl Directrices Generles En l entidd se tienen mecnismos de seguimiento y control pr grntizr l slvgurd y consult del ptrimonio documentl de l entidd. SI b NO M-TI-01 Mnul Generl Sistem de Gestión de Seguridd de l Informción G-GD-02 Guí pr l Clsificción de l Informción de cuerdo con sus niveles de seguridd Grupo de Gestión Documentl x x 2009 protección de l informción y de los dtos,ley 1581 de 2012 protección de dtos personles, Dcto 1377 de 2013 reglment prcilmente l ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014 Trnsprenci y del derecho de cceso l Informción Públic Ncionl. Norm ISO y fmili.
37 1 de 2 ANEXO B Cronogrm de Implementción del PGD ACTIVIDADES ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSITICOS DEL DAPRE Pln Institucionl de Archivos de l Entidd PINAR Bnco Terminológico Tbls de control de cceso (Documentr e Implementr) Progrm de Descripción Documentl (Documentr e Implementr) ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE Cudro de Clsificción Documentl Tbl de Retención Documentl - TRD Actulizción de l Clificción de l Informción Inventrio Documentl del Archivo Centrl Implementr ls Tbls de Vlorción Documentl - TVD IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DEL DAPRE Implementr el Sistem Integrdo de Conservción del DAPRE (Documentos Análogos) ACTUALIZAR LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Incluir el párrfo pr l utorizción del trtmiento de dtos personles en los documentos que plique Elborr instructivos pr el diligencimiento de forms, formtos y formulrios de l Entidd ACTUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES M-GD-01 Estblecer ls directrices pr l elborción de ls comunicciones oficiles, memorndos, certificciones y circulres en SIGOB Estblecer ls directrices pr l elborción y numerción de los ctos dministrtivos generdos por l Entidd Definir l estructur intern pr los mensjes de dtos trvés de correo electrónico, redes sociles y otros medios Definir el procedimiento pr grntizr l trzbilidd y lmcenmiento de los documentos digitles (correo electrónico, fx-mil y redes sociles) que sirven como soporte pr dr testimonio de ls ctuciones de l Entidd y fines probtorios Estblecer l elborción de l copi de ls comunicciones oficiles envids que se remitirá l respectiv serie o subserie de l oficin productor Definir ls directrices pr l gestión y trámite de ls comunicciones oficiles trvés de medios electrónicos Determinr los sistems de ordención que mterilicen l secuenci numéric, lfbétic o lfnuméric en cd serie o subserie documentl, corde con ls necesiddes y requerimientos de l Entidd Definir ls directrices pr ls trnsferencis documentles en otros soportes (Fotogrfís, videos, udios y otros) Estblecer l metodologí, los estándres, ls técnics, los criterios y el pln de trbjo pr l plicción de l selección documentl, l microfilmción y/o l digitlizción, de cuerdo con el nálisis respectivo de su documentción Definir los criterios pr l vlorción de los documentos, con el fin de determinr sus vlores primrios y secundrios Definir l Administrción y Operción de SIGOB
38 2 de 2 ANEXO B Cronogrm de Implementción del PGD ACTIVIDADES ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Actulizr el P-GD-11 Procedimiento pr l eliminción de documentos, conforme los métodos de destrucción y borrdo seguro de l informción, requeridos pr los distintos soportes documentles que se vyn implementndo. (Digitl y otros soportes) Elborr el Pln de Conservción pr los documentos nálogos Elborr e implementr el Pln de Preservción Digitl Lrgo Plzo pr los documentos digitles Elborr y mntener ctulizd l guí de direccionmiento pr ls comunicciones oficiles externs (Administrción SIGOB) SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA Diseñr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA Implementr el Sistem de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES Elborción del Progrm de Documentos Vitles o Esenciles Implementción del Progrm de Documentos Vitles o Esenciles Seguimiento del Progrm de Documentos Vitles o Esenciles Mejor del Progrm de Documentos Vitles o Esenciles PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Elborción del Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos Implementción del Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos Seguimiento del Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos Mejor del Progrm de Gestión de Documentos Electrónicos PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Elborción del Progrm de Documentos Especiles Implementción del Progrm de Documentos Especiles Seguimiento del Progrm de Documentos Especiles Mejor del Progrm de Documentos Especiles PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC Fortlecer ls competencis y hbiliddes de los servidores públicos de l Entidd en tems de Gestión Documentl PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL Evlur l Gestión Documentl de los procesos y/o dependencis con el fin de contribuir l Mejor Continu del Sistem de Gestión Documentl
39 Presidente Vicepresidente Presidente Vicepresidente Presidente Entiddes Esttles PROCESOS MISIONALES Presidente Presidente Entiddes esttles Poblción beneficiri Presidente Entiddes esttles Poblción beneficiri Presidenci Repúblic de Colombi MAPA DE PROCESOS Código: D - DE - 10 Versión: 09 PROCESOS DE DIRECCIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO EVALUACION, CONTROL Y MEJORAMIENTO ATENCION AL USUARIO GESTION DE ASUNTOS POLÍTICOS GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE: SEGURIDAD, APOYO LOGISTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIÓN Y PRENSA GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN FINANCIERA PROCESOS DE SOPORTE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GESTIÓN DOCUMENTAL TALENTO HUMANO TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES F - DE - 27 (Version 01)

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 Resolución 
 Artículo 6
 Artículo 15
 Artículo 6
 Artículo 6
 Artículo 18
 Artículo 46
 Artículo 2
 Artículo 30
 Artículo 30
 Artículo 2
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 ARTÍCULO 2