Source: http://docplayer.es/34699724-Contraloria-general-de-cuentas.html
Timestamp: 2018-06-24 19:35:03+00:00

Document:
Miguel Ángel Ayala Chávez
1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN ACASAGUASTLAN, DEL DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013
2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Manuel Marroquin Hichos Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.
3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Manuel Marroquin Hichos Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.
4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Manuel Marroquin Hichos Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.
5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN ACASAGUASTLAN, DEL DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013
6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera Limitaciones al Alcance 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados
8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Manuel Marroquin Hichos Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 16 de octubre 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de San Agustin Acasaguastlan, del departamento de El Progreso con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Deficiencia en operación, registro y control de combustible Plan Anual de Auditoria Deficiente Falta de fianzas Cuentas de Balance General sin depurar Deficiencia en la documentación de respaldo
9 Falta de normativa para uso del Fondo Rotativo Libro de actas no se encuentra autorizado por la Contraloría General de Cuentas HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Falta de memoria anual de labores Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales. Operaciones realizadas fuera del sistema contable autorizado Falta de arqueos periódicos Endeudamiento municipal para Gastos de Funcionamiento Falta de cloración del agua Aprobación del contrato sin previa constitución de la fianza de cumplimiento. Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas. La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Licda. Mirma Madai Rojas Pum (Coordinador) y Lic. Edyck Aroldo Bautista Cornejo (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. MIRMA MADAI ROJAS PUM Lic. EDYCK AROLDO BAUTISTA CORNEJO
10 Coordinador Gubernamental Supervisor Gubernamental
12 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 16 de octubre OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.
13 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Agustin Acasaguastlan, del departamento de El Progreso, correspondiente al período comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común, Gastos de Personal a Pagar, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública y Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones y Bienes y Servicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 12 Red Vial y 15 Administración de Obras, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales, 02 Materiales y
14 4 Suministros, 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles, 04 Transferencias Corrientes, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. Limitaciones al Alcance Mediante oficio No. DAM de fecha 12 de febrero de 2013, se solicitó al Alcalde Municipal y Directora de AFIM, informacion concerniente a la integración del saldo de la Cuenta No.2113 Gastos de Personal a Pagar, el cual, al 31 de diciembre de 2012 es de Q.566, y comprende el valor de las retenciones efectuadas a empleados y funcionarios municipales, en planillas de sueldos y salarios; oficio de requerimiento que no fue atendido por los responsables. Lo anterior limito la aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar el traslado de dichas retenciones a las instituciones correspondientes, en la forma y plazo estipulado en las leyes específicas. Mediante Oficio No. DAM de fecha 21 de febrero de 2013, se solicitó al Alcalde Municipal y Directora de AFIM, información concerniente a la integración de los traslados y/o préstamos entre fuentes de financiamiento IVA Paz Inversión y Situado Constitucional Inversión, así como los expedientes de gasto que amparan lo ejecutado con estos movimientos financieros; oficio de requerimiento que no fue atendido por los responsables. Lo anterior, limitó el alcance de la auditoria, en cuanto a conocer la razonabilidad de los movimientos contables, presupuestarios, financieros y administrativos relacionados a las operaciones ocurridas y documentadas en la información no proporcionada por la administración municipal. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:
15 5 Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q. 346, integrada por 08 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora, 6 cuentas de proyectos; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 a cada cuenta. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2012, el saldo dela Cuenta No Construcciones en Proceso presenta un saldo de Q.9,654,886.55; y la Cuenta No.1238 Bienes de Uso común, presenta un saldo de Q.12,135,736.59, los cuales no concilian con los registros del Inventario de Bienes de la Municipalidad a esa fecha (Ver hallazgo relacionado con el Control Interno No. 4). Préstamos Internos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.2232, la Cuenta Préstamos Internos a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de ( Q.170,619.63), en concepto de Préstamos con las siguientes entidades Banrural S.A. por un monto total de Q.500, para un plazo de 6 meses. Ver hallazgo relacionado con Cumplimiento de Leyes y Regulaciones aplicables No. 6. Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No.2113 Gastos de Personal a Pagar, presenta un saldo de Q.566, en concepto de retenciones efectuadas a empleados y funcionarios municipales, de acuerdo a lo siguiente: Cuotas IGSS Q.375,416.79, Prima de Fianza Q.13,871.00, ISR sobre Dietas Q.174, y Plan de Prestaciones del Empleado Municipal Q.2, (Ver Limitaciones al Alcance). Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q. 67,649,
16 6 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes; Ingresos y Gastos Ingresos Intereses y otras rentas de la propiedad La Cuenta No.5161 registra en concepto de intereses percibidos durante el ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q Provenientes de los cuentas bancarias a nombre de la municipalidad. Transferencias corrientes recibidas Las transferencias corrientes del sector público recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No Transferencias Corrientes del Sector Publico ascienden a la cantidad de Q.2,318, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública La cuenta No.5142, registra en concepto de ingresos percibidos por la venta de servicios municipales durante el ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q.459, Gastos Gastos de Consumo Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios, los que en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.13,504, según Cuenta No Remuneraciones con la cantidad de Q. 5,023, y cuenta No Bienes y Servicios con la cantidad de Q. 8,480, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 06 de diciembre de 2011, mediante Acta No La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio
17 7 fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 13 de marzo de 2013, mediante Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q. 12,424,080.00, el cual tuvo una ampliación de Q. 12,436,583.22, para un presupuesto vigente de Q,24,860,663.22, ejecutándose la cantidad de Q. 20,299, (82%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.271,370.73, Ingresos no Tributarios Q.282,427.76, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.148,092.35, Ingresos de Operación Q.311,311.50, Rentas de la Propiedad Q 22,093.90, Trasferencias Corrientes Q. 2,318, y Transferencias de Capital Q.16,446,436.35, Endeudamiento Público Interno Q.500, siendo el rubro de Transferencias de Capital el mas representativo, con el 81% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q. 12,424,080.00, el cual tuvo una ampliación de Q. 12,436,583.22, para un presupuesto vigente de Q. 24,860,663.22, ejecutándose la cantidad de Q. 19,428, (78%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q. 5,832,287.66, en el Programa 11 Mejoramiento de las Condiciones de Salud, la cantidad Q 2,386,563.59, 12 Red Vial la cantidad de Q.5,928,084.38, 13 Gestión Educativa, la cantidad de Q.924,411.27, 14 Desarrollo Social, Cultural y Deportivo la cantidad de Q.504,199.07, 15 Administración de Obras la cantidad de Q.2,893,448.72, 99 Partidas No Asignables a Programas la cantidad de Q.959, y de los cuales el programa 12 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 31 % de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.12,436, y transferencias por un valor de Q 8,138,099.01, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema.
18 8 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y el mismo no fue trasladado a la Contraloría General de Cuentas en el plazo correspondiente (Ver hallazgo relacionado a Control Interno No.2) Convenios La Municipalidad de San Agustin Acasaguastlan, El Progreso reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de San Agustin Acasaguastlan, El Progreso reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió donaciones Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad percibió ingresos en concepto de préstamos la cantidad de Q. 500,000.00, de conformidad con lo siguiente: No. DE CONTRATO DC DESTINO ACREEDOR VALORES (percibidos durante el ejercicio 2012) Q. Pago de Prestaciones Laborales de los B a n c o d e Q. 500,00.00 Empleados de la Municipalidad de San Desarrollo Rural. Agustin Acasaguastlan Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a entidades u organismos, efectuadas durante el período 2012.
19 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 9, finalizados anulados 1 y finalizados desiertos 1, según reporte de Guatecompras. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.
20 10 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 1. Balance General
21 Estado de Resultados 2. Estado de Resultados
22 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 3. Estado de Liquidacion del Presupuesto de Ingresos y Egresos
23 Notas a los Estados Financieros 4. Notas a los Estados Financieros
24 14 5. Notas a los Estados Financieros
25 15 6. Notas a los Estados Financieros
26 16 7. Notas a los Estados Financieros
27 17 8. Notas a los Estados Financieros
28 18 9. Notas a los Estados Financieros
29 Notas a los Estados Financieros
30 20 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia en operación, registro y control de combustible Condición De acuerdo a revisión efectuada al renglón 262 Combustibles y Lubricantes, se comprobó que no existe control sobre el consumo de los mismos, ignorándose la forma en que se proporciona a cada vehículo y para cada comisión, pues adjunto a la factura no existen los controles que amparen a que vehículo se le está proporcionando el combustible, bitácora y kilómetros recorridos por galón, por lo que no se puede establecer cuál es el consumo de cada comisión o trabajo que se realizó para la municipalidad. Criterio El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1 Normas de Aplicación General, Sub numeral 1.2 Estructura de Control Interno, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Título II Principios de Control Interno, Numeral 9 Aplicación a los Sistemas Contables Integrados, Literal d. Uso de Cuentas de Control, establece: "La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema
31 21 en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera". Causa La administración municipal no ha implementado controles para verificar el uso y consumo de combustibles, a través de un manual de procedimientos. Efecto Se corre el riesgo que exista mal uso del combustible, manifestándose poca transparencia en el gasto. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, para que implemente registros y políticas de control para el manejo de combustibles, de tal manera que aplicándose en el proceso administrativo, se logre una mejor administración y transparencia de los recursos financieros de la Municipalidad. Comentario de los Responsables En nota sin número, de fecha 28 de febrero de 2013, el Alcalde Municipal, Sindico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto, Concejal Quinto y Directora de la AFIM; manifestaron Se adjuntan copias de los vales que se utilizan para expender el combustible y que son autorizados específicamente por la jefatura. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios vertidos por los responsables no desvanecen el mismo, debido a que no existe un adecuado control interno para el consumo de combustibles, además de la implementación de vales, debe contar con registros que amparen el gasto efectuado para cada comisión. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE MANUEL MARROQUIN HICHOS 5, SINDICO I LUIS ANTONIO VASQUEZ GUILLEN 5, SINDICO II GERONIMO (S.O.N.) TABIQUE ACEITUNO 5, CONCEJAL I ANTONIO SANCHEZ ALONZO 5, CONCEJAL II JOSE ARMANDO REYES RAMIREZ 5, CONCEJAL III MANUEL DE JESUS VASQUEZ SANCHEZ 5,000.00
32 22 CONCEJAL IV JOSE ANGEL VELASQUEZ GUDIEL 5, CONCEJAL V BYRON MANOLO AGUILAR ALDANA 5, DIRECTORA DE AFIM KATLIN ISELA MARROQUIN TOLEDO 5, Total Q. 45, Hallazgo No. 2 Plan Anual de Auditoria Deficiente Condición Se comprobó que el Auditor Interno presentó el Plan Anual de Auditoria al Concejo Municipal el 18 de septiembre de 2012 y fue aprobado el 10 de octubre de 2012, según Punto Tercero del Acta Número del Libro de Actas de Sesiones Públicas Ordinarias del Concejo Municipal Numero 87; lo anterior indica que se presentó siete meses después de la toma de posesión del Auditor Interno, el cual consta en el Acta Número de fecha ; así mismo, se comprobó que el Plan Anual de Auditoria, no ha sido presentado a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Acuerdo Número A , de fecha 08 de junio de 2006, de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, Norma 2 Normas para la Planificación de la Auditoria del Sector Gubernamental, Sub numeral 2.1 Plan Anual de Auditoria Gubernamental, indica: La Contraloría General de Cuentas y las unidades de Auditoría Interna del sector gubernamental definirán, dentro de sus actividades generales para cada ejercicio fiscal, un Plan Anual de Auditoría Gubernamental. El Plan Anual de Auditoría del sector Gubernamental, es el documento que define el número de auditorías a realizar dentro del universo de entidades del sector público, durante el período de un año, y será elaborado de acuerdo con las políticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas. Las Unidades de Auditoría Interna de las dependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan anual de Auditoría Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades y enviar una copia a la Contraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de enero de cada año. Causa El Concejo Municipal no exigió al Auditor Interno, la presentación del Plan Anual de Auditoria, para su aprobación e implementación. Efecto La Unidad de Auditoría Interna carece de una estrategia de auditoría que permita adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del
33 23 trabajo de auditoría gubernamental. Recomendación El Alcalde y Concejo Municipal debe requerir al Auditor Interno, la presentación del Plan Anual de Auditoria, dentro de los plazos legales establecidos para el efecto y una vez aprobado por el Concejo Municipal, remitir el mismo a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En nota sin número, de fecha 28 de febrero de 2013, el Alcalde Municipal, Sindico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto y Concejal Quinto, manifestaron lo siguiente: A partir de la recomendación efectuada por usted en el mes de septiembre y que fue acatada en todo, se contrató a un nuevo auditor, quien hasta la fecha tiene ya entregado el PAA, y el cual se encuentra en el sistema SAG-UDAI. Adjuntamos el informe de recibido de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios vertidos por los responsables, no desvanecen el mismo, debido a que no justifican la razón por la cual, se determinó el presente hallazgo; debido a que el Plan Anual de Auditoria, no abarca las áreas necesarias a evaluar, ni cumple con los requisitos que una planificación de Auditoria Interna conllevan, haciendo la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos, las cuales no fueron cumplidas, y con ello no se le da el apoyo necesario a la máxima autoridad y a la institución para mejorar la administración de la institución, es importante mencionar, que durante la auditoría practicada se dieron las explicaciones respectivas en cuanto a la deficiencia detectada en el área de Auditoria respecto al Plan de Auditoria anual, a la máxima autoridad, siendo esas las únicas recomendaciones. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE MANUEL MARROQUIN HICHOS 4, SINDICO I LUIS ANTONIO VASQUEZ GUILLEN 4, SINDICO II GERONIMO (S.O.N.) TABIQUE ACEITUNO 4, CONCEJAL I ANTONIO SANCHEZ ALONZO 4, CONCEJAL II JOSE ARMANDO REYES RAMIREZ 4, CONCEJAL III MANUEL DE JESUS VASQUEZ SANCHEZ 4, CONCEJAL IV JOSE ANGEL VELASQUEZ GUDIEL 4, CONCEJAL V BYRON MANOLO AGUILAR ALDANA 4, Total Q. 32,000.00
34 24 Hallazgo No. 3 Falta de fianzas Condición Se comprobó que los empleados municipales con funciones de: Encargada de Presupuesto y Fondo Rotativo; Encargado de Tesorería y Receptor Municipal, de la Dirección de Administración Financiera Municipal, durante el periodo 2012, no caucionaronsu responsabilidad mediante fianza. Criterio El Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, Articulo 79 indica: Los funcionarios y empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar su responsabilidad mediante fianza de conformidad con la Ley respectiva. Causa Incumplimiento a la Normativa legal Vigente. Efecto Riesgo de no resarcir los daños, en caso de pérdidas de bienes y valores. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de la AFIM, para realice las diligencias necesarias para cumplir con lo establecido en la Ley Orgánica del Presupuesto, referente al pago de fianzas de los empleados municipales obligados a presentarla. Comentario de los Responsables En nota sin número, de fecha 28 de febrero de 2013, la Directora de la AFIM, manifiesta lo siguiente: Se acepta la falta de cumplimiento, ya que no lo hicieron las personas mencionadas en el hallazgo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que los responsables, admiten la falta de pago de fianzas de los empleados municipales indicados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para:
35 25 Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA DE AFIM KATLIN ISELA MARROQUIN TOLEDO 12, Total Q. 12, Hallazgo No. 4 Cuentas de Balance General sin depurar Condición Al revisar las cuentas del Balance General, que forman parte de la muestra establecida, se constató que la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, no se encuentra depurada, ya que el saldo al 31 de diciembre de 2012 asciende a Q.9,654,886.55, el cual incluye saldos de obras concluidas y liquidadas, en consecuencia la cuenta 1238 Bienes de Uso Común, tampoco refleja un saldo real. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM-, Segunda Versión, Modulo de la AFIM, Numeral Funciones Básicas, literal h., indica: Administrar el sistema Contable, que permita conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la Municipalidad". El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, Sub numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenta con la documentación de soporte para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. El Sub numeral 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros, indica: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a
36 26 través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos para la elaboración y presentación de Estados Financieros. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cata entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector. Las Normas Internacionales de Contabilidad NIC- No. 1, indica que en las notas a los estados financieros se indicará lo siguiente: revelará la información que, siendo requerida por las NIIF, no se presente en el balance, en el estado de resultados, en el estado de cambio en el patrimonio neto o en el estado de flujo de efectivo; y suministrará la información adicional que, no habiéndose incluido en el balance, en el estado de resultados, en el estado de cambio en el patrimonio neto o en el estado de flujo de efectivo, sea relevante para la comprensión de alguno de ellos. Causa Incumplimiento a la normativa establecida por parte dela Directora de AFIM, al no depurar oportunamente las cuentas transitorias del Balance General. Efecto No se cuenta con información real, confiable y oportuna, relacionada con la cuenta 1234 Construcciones en Proceso y 1238 Bienes de Uso Común, que reporta el Balance General, incidiendo en que los reportes presentados al ente fiscalizador no sean verídicos. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación y Directora de AFIM, para que agilicen los procedimientos cuando se concluyan las obras, lo cual consiste en presentar las actas de liquidación de obras y depurar la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, que reporta el Balance General. Comentario de los Responsables En nota sin número, de fecha 28 de febrero de 2013, el Alcalde Municipal, Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación, manifestaron lo siguiente: De los proyectos de arrastre de administraciones anteriores, no se cuenta con la documentación correspondiente, siendo estas las actas de liquidación y recepción de dichos proyectos para poder regularizar la cuenta Construcciones en Proceso y basados en su recomendación, la comisión de infraestructura del consejo municipal hará las visitas y supervisiones correspondientes para determinar la existencia de dichas obras así como el avance físico en el que están actualmente para buscar el proceso jurídico contable más adecuado para la liquidación y regularización en el Balance General.
37 27 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios expuestos por los responsables no justifican la falta de cumplimiento a las normas de control interno establecidas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE MANUEL MARROQUIN HICHOS 5, DIRECTORA DE AFIM KATLIN ISELA MARROQUIN TOLEDO 5, DIRECTOR DMP JUAN CARLOS IGUARDIA MORALES 5, Total Q. 15, Hallazgo No. 5 Deficiencia en la documentación de respaldo Condición Se efectuaron gastos a cargo del Programa 12 Red Vial, renglón 173 Mantenimiento y Reparación de bienes Nacionales de Uso común, afectando los Proyectos: Mejoramiento de calle principal hacia Caserío Guayasco San Agustín Acasaguastlán, El Progreso; Mejoramiento calle principal hacia aldea Ixacanal san Agustín Acasaguastlán, El Progreso; Mejoramiento calle principal Caserío Guaytan san Agustín Acasaguastlán, El Progreso; Mantenimiento de carretera que va del Caserío Manzanal hacia la aldea las escaleras San Agustín Acasaguastlán, El Progreso y Mantenimiento de carretera que va de la aldea los Albores hacia el Caserío Santa Marta San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, por un monto de Q350, ycon cargo al Programa 15 Administración de Obras, renglón 173 Mantenimiento y Reparación de bienes Nacionales de Uso común, afectando los Proyectos:Mantenimiento de carretera que va del caserío el aguacate hacia el caserío trinidad, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso y Mantenimiento de carretera que va del Caserío los bálsamos hacia el caserío el Baúl San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, por un monto de Q.160,000.00; comprobando que los gastos cuentan con respaldo de facturas contables, pero que no cuentan con documentación técnica de que establezca las características de los trabajos efectuados (estudios técnicos, planos, informes de supervisión, fotografías, etc.). Criterio El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas
38 28 Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1 Normas de Aplicación General, Sub numeral 1.2 Estructura de Control Interno, indica: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. La Norma 2 Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, Sub numeral 2.6 Documentos de Respaldo, indica: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. La Norma 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, Sub numeral 5.5 Registro de Operaciones Contables, indica: La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM-, Segunda Versión, Módulo de Contabilidad, Numeral Control Interno Previo, indica: Como parte del control interno, el Alcalde es responsable de que se establezcan los métodos, medidas y procedimientos de control previo que se consideren convenientes y/o necesarios que sean aplicables a los distintos niveles, para verificar la propiedad, legalidad y conformidad de cada operación El Decreto Numero del Congreso de la República, Código Municipal, Artículo 96 Atribuciones del Director Municipal de Planificación, literal b), indica: Elaborar los perfiles, estudios de pre inversión, y factibilidad de los proyectos para
39 29 el desarrollo del municipio, a partir de las necesidades sentidas y priorizadas. Causa Falta de políticas de control, así como de coordinación entre la Dirección de AFIM y la Dirección de Planificación Municipal, para documentar en forma adecuada los pagos de facturas correspondientes a gastos mantenimiento de la red vial. Efecto Limita el análisis y la fiscalización del gasto público, afectando con ello los intereses de la municipalidad. Recomendación Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de la AFIM y al Director Municipal de Planificación, para que se cumpla con sustentar técnicamente todos los gastos efectuados en el mantenimiento de la red vial del municipio. Comentario de los Responsables En nota sin número, de fecha 28 de febrero de 2013, la Directora de la AFIM y Director Municipal de Planificación, manifestaron lo siguiente: Se acepta la falta de cumplimiento, ya que no lo hicieron las personas mencionadas en el hallazgo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables confirman la deficiencia detectada, en el contenido de sus comentarios. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA DE AFIM KATLIN ISELA MARROQUIN TOLEDO 5, DIRECTOR DMP JUAN CARLOS IGUARDIA MORALES 5, Total Q. 10, Hallazgo No. 6 Falta de normativa para uso del Fondo Rotativo Condición Se determinó que la Municipalidad no cuenta con Manual para el uso del Fondo Rotativo o Caja Chica.
40 30 Criterio El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 6 Normas Aplicables al Sistema de Tesorería, Sub numeral 6.19 Constitución y Administración de Fondos Rotativos, establece: El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de las entidades públicas, a través de las unidades especializadas, reglamentarán y normarán los procedimientos, para la constitución y administración de Fondos Rotativos. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada entidad pública, velarán porque en la constitución y administración de los Fondos Rotativos, se aplique la reglamentación y normativa respectiva, con el propósito de: Que la constitución de los fondos rotativos esté apegada a la metodología técnica, contemplada en los manuales respectivos. Que los manuales respectivos, establezcan los niveles de autorización. Que los manuales respectivos, determinen cual es el monto máximo que se puede hacer efectivo a través del fondo rotativo. Que los manuales respectivos, indiquen que los responsables de la administración del fondo rotativo, deberán efectuar reposiciones dentro del mes y al final de cada mes, a fin de que se presente la ejecución real del presupuesto de egresos. Causa El Director de AFIM, no ha priorizado la necesidad de contar con un manual específico para el manejo y control del Fondo Rotativo. Efecto La falta de un manual para el control y manejo del fondo rotativo, autorizado por el Concejo Municipal, crea el ambiente propicio para el uso inadecuado de los fondos, al momento de efectuar pagos que no estén contemplados dentro de los montos máximos y renglones presupuestarios establecidos. Recomendación Las autoridades municipales, deben elaborar, publicar e implementar de forma inmediata el Manual para la constitución, rendición, ejecución, reposición y liquidación del Fondo Rotativo. Comentario de los Responsables Según nota s/n, de fecha 28 de febrero de 2013, en respuesta los señores; Alcalde Municipal, Sindico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto, Concejal Quinto, manifiestan Se adjunta el procedimiento establecido en el MAFIM, el cual norma y especifica cómo debe administrarse el fondo rotativo, entre las disposiciones encontramos:
41 31 conceptos básicos del Fondo Rotativo, Responsabilidad del Fondo Rotativo, Características del Fondo Rotativo dentro de las cuales se establecen que no pueden ser mayores a quince mil quetzales y que se pueden adquirir bienes y servicios hasta por un valor de Q.1,500.00, Fondos En avances Temporales, Establecimiento para la constitución del Fondo Rotativo, flujogramas de procesos, procedimiento para la rendición, ejecución y reposición del fondo rotativo, procedimiento para la rendición final de fondos rotativos, modelos de vale para fondo rotativo, y modelos de acuerdos de consejo para la constitución del fondo rotativo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios vertidos por los responsables no desvanecen el mismo, debido a que si bien es cierto existen directrices en el Manual de Administración Financiera Municipal, es una guía para que cada Municipalidad implemente sus controles de administración, con la autorización por previo acuerdo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE MANUEL MARROQUIN HICHOS 4, SINDICO I LUIS ANTONIO VASQUEZ GUILLEN 4, SINDICO II GERONIMO (S.O.N.) TABIQUE ACEITUNO 4, CONCEJAL I ANTONIO SANCHEZ ALONZO 4, CONCEJAL II JOSE ARMANDO REYES RAMIREZ 4, CONCEJAL III MANUEL DE JESUS VASQUEZ SANCHEZ 4, CONCEJAL IV JOSE ANGEL VELASQUEZ GUDIEL 4, CONCEJAL V BYRON MANOLO AGUILAR ALDANA 4, DIRECTORA DE AFIM KATLIN ISELA MARROQUIN TOLEDO 4, Total Q. 36, Hallazgo No. 7 Libro de actas no se encuentra autorizado por la Contraloría General de Cuentas Condición Se comprobó que las Actas de Sesiones Ordinarias del Concejo Municipal, correspondientes al año 2012, se encuentran suscritas en hojas simples, las cuales no cuentan con folios numerados ni autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

References: artículo 13
 artículo 29
 artículo 13
 artículo 29
 artículo 13
 artículo 29
 Artículo 39
 Artículo 39
 Artículo 39
 Artículo 39
 Artículo 96
 Artículo 39
 Artículo 39