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Timestamp: 2019-03-20 01:29:52+00:00

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Normativa | Archivo Municipal
REGLAMENTO MUNICIPAL DEL SERVICIO DE ARCHIVO DEL AYUNTAMIENTO DE VINARÒS
Del conjunto de servicios municipales, el Archivo Municipal es el órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión, el tratamiento i la custodia de la documentación, de acuerdo a lo definido en la Ley 3/2005, de 15 de junio de los Archivos del Sistema Archivístico Valenciano y la Ley 4/1998, de 11 de junio del Patrimonio Cultural Valenciano en su título V (Artículos 75 a 86).
Desee esta responsabilidad, las funciones del Archivo Municipal abrazan tanto el ámbito de la gestión administrativa como el de la actuación cultural y, para poderlas desarrollar se convierten en elementos indispensables la protección, la custodia y el servicio del patrimonio cultural.
Por otra parte, el derecho que la legislación otorga a los ciudadanos en cuanto al acceso a la información, convierten el Archivo Municipal en un servicio público que tiene que ser garantizado, por el Ayuntamiento. Es, por lo tanto, responsabilidad municipal tanto la adecuada custodia de su patrimonio documental cómo lo hacerlo accesible a los usuarios y a la misma Administración.
CAPITULO I. DEL ARCHIVO MUNICIPAL
El Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo, integrado por un patrimonio documental que tiene la condición de bien de dominio público y que, a efectos de titularidad y de gestión, es propiedad del Ayuntamiento de Vinaròs y se integra en el Área administrativa corres­pondiente.
Constituye el Archivo Municipal uno o más conjuntos orgánicos de documentos, independientemente de su fecha y su apoyo, generados, recibos o reunidos por el Ayuntamiento, procedentes de su propia gestión, o de personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, con finalidades de gestión administrativa, de información y de investigación histórica, científica y cultural.
Se entiende, también, por Archivo Municipal la instalación o instalaciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para las finalidades mencionadas en el párrafo anterior, los documentos que integran el patrimonio documental municipal.
Las instalaciones del Archivo Municipal tienen como función única y exclusiva las que le son propias y específicas, de acuerdo con lo que se indica en el Artículo precedente y en ningún caso no podrán ser utilizadas con otras finalidades ni podrán tener acceso personas ajenas al Ser­vei si no es para desarrollar las actividades contempladas en el capítulo IV de este Reglamento.
Se entiende por documento, en los términos de este Reglamento, cualquier expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de apoyo material, incluidos los apoyos informáticos. Seexcluyen los ejemplares no originales de ediciones.
Se considera patrimonio documental del Ayuntamiento el conjunto de documentos generados, recibos o reunidos por:
La Alcaldía, los regidores y los diferentes órganos, servicios y dependencias municipales.
Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones.
Las personas jurídicas en el capital social de las cuales participa mayoritariamente el Ayuntamiento.
Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios municipales con todo aquello que se relacione con la gestión de los mencionados servicios.
Las personas físicas o jurídicas que aunque no tengan vinculación con la gestión de los servicios municipales, hagan cesión o donación expresa de sus fondos documentales.
Todos los fondos documentales que no siendo estrictamente municipales por su origen, lo sean por legado histórico, adquisiciones, depósito, expropiaciones o por cualquier causa u origen.
La documentación generada por las personas que ejercen funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal, forma parte del patrimonio documental municipal y nunca podrá ser considerada como una propiedad privada. Cuando finalice el ejercicio de las funciones específicas desarrolladas o de las tareas de representación política asumidas, la documentación se tendrá que depositar en el departamento correspondiente o bien transferirla al Archivo de acuerdo con lo que indica el art. 54.1 de la Ley 18/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español, así como el art. 43.2 de la Ley 3/2005 de 15 de junio de los Archivos del Sistema Archivístico valenciano.
Las claves del Archivo Municipal, tanto las de la sala de consulta como las de los diferentes depósitos o dependencias, estarán bajo la custodia directa de su Director, quien, en caso de necesidad delegará en aquella persona del propio Servicio de Archivo que considere oportuno que tenga la custodia.
Ninguna persona o personas ajenas al Servicio de Archivo podrán estar en posesión de las claves ni entrar en cabeza de las dependencias del Archivo Municipal sin ir acompañadas de la persona o personas del Servicio autorizadas propiamente, quitado en caso de circumstàn­cies excepcionales de fuerza mayor.
CAPITULO II. DEL ARCHIVERO MUNICIPAL
1.ª- Recibir, conservar y custodiar adecuadamente la documentación.
2.ª- Clasificar y ordenar la documentación.
3.ª- Elaborar normas reguladoras de la clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación de gestión de los diferentes órganos auxi­liars y departamentos de la Administración Municipal, y controlar su aplicación.
4.ª- Proponer directrices para la correcta ubicación física de los documentos e indicar las condiciones idóneas que tienen que reunir los locales del depósito y las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
5.ª- Ocuparse de la formación de inventarios, catálogos, índices, repertorios y de otros instrumentos de descripción documental que considere necesarios para facilitar un adecuado acceso de los usuarios a la documentación.
6.ª- Facilitar el acceso y la consulta de la documentación a todos los investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de acuerdo con el marco legal y normativo existente.
7.ª- Contribuir a una mayor eficacia y mejor funcionamiento de la Administración Municipal facilitando de una manera rápida y pertinente la documentación necesaria para la resolución de un trámite administrativo.
8.ª- Realizar las propuestas de eliminación de documentación de acuerdo con el marco legal y normativo existente.
9.ª- Mantener relaciones con los entes públicos y privados con todo aquello que concierne al Servicio de Archivo.
10.ª- Velar por el buen funcionamiento del Servicio de Archivo y de la disciplina en sus diferentes Áreas y dependencias.
11.ª- Custodiar el sello del Archivo, las claves, los depósitos, la sala de consulta y cualquier otra de sus dependencias.
12.ª- Recibir la correspondencia oficial, las peticiones y las solicitudes y distribuir el trabajo a los empleados del Servicio de Archivo.
13.ª- Proponer la adquisición de los materiales que sean necesarios.
14.ª- Mantener un Libro de Registro de todos los documentos recibidos o prestados para su consulta haciendo constar la naturaleza y deno­minació del documento, la persona que solicita el préstamo, departamento, fecha, firma y firma del peticionario, tanto en el momento del préstamo como en su devolución.
Este punto se refiere exclusivamente a la utilización de la documentación para uso interno del Ayuntamiento.
15.ª- Vigilar la utilización de los documentos por parte de los usuarios y el mantenimiento de su orden e integridad.
16.ª- Mantener una relación de investigadores donde figure el nombre, la dirección y el tema de investigación.
17.ª- Confeccionar las estadísticas mensuales y anuales de investigadores y usuarios.
18.ª- Preocuparse del fomento del patrimonio documental municipal mediante propuestas de adquisición, donación o depósito en los casos que sea posible.
19.ª- Proponer las medidas necesarias para el buen funcionamiento del Servicio de Archivo.
El Responsable del Servicio de Archivo es el Archivero Municipal, el cual tendrá la categoría administrativa reconocida en la relación de puestos de trabajo del Ayuntamiento. Es el responsable del régimen y disciplina a el Archivo Municipal y en sus dependencias esto cómo del personal a su cargo. Es responsable también de la manera como se ejecutan los trabajos de clasificación, ordenación y catalogación; de la correcta con­servación del material documental y científico; de la regularidad y acierto de la administración y del buen orden del Servicio para que el usuario pueda utilizar el material que se custodia, pero con las precauciones necesarias para evitar pérdidas o deterioros.
El Archivero Municipal tendrá que dirigir, controlar y repartir las tareas propias del personal del Servicio en sus Áreas específicas de actuación, teniendo en cuenta las circunstancias que concurran en cada caso. Estas funciones las ejercerá directamente o por delegación.
Los empleados municipales adscritos al Servicio de Archivo estarán bajo la dirección del Archivero Municipal para las tareas que se les encomienden de manera general o puntualmente en cada caso concreto.
Las funciones del Archivero Municipal contempladas en este Reglamento podrán ser delegadas totalmente o parcialmente en de otras personas del mismo Servicio, de manera temporal, con motivo de vacaciones, bajas, permisos o de otras causas reflejadas en los convenios vigentes en cada momento, quitado de aquellas que le hayan sido delegadas.
El Archivero Municipal podrá proponer, o si procede decidir, cualquier medida que considere necesaria y no esté prevista en este Reglamento, dirigida a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones y finalidades enumeradas como propias del Servicio y con­templadas en el Capítulo II de este Reglamento.
El Archivero Municipal en el ámbito de su actuación, tendrá que velar contra el expolio del patrimonio documental municipal, entendiendo como tal cualquier acción u omisión que ponga en peligro de deterioro, pérdida o destrucción todos o algunos de los valores de los bienes que integran el patrimonio documental en su ámbito local. En estos casos, el Archivero Municipal habrá de interesar las autoridades competentes para que adopten las medidas oportunas de acuerdo con el Artículo 7 de la Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español y la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano y la ley 3/2005 de 15 de junio de los Archivos del Sistema Archivístico Valenciano.
Para el desarrollo de sus funciones el Archivero Municipal tendrá que contar, en tanto sea posible, con los medios adecuados en cuanto a instalaciones, espacio, personal e instrumentos materiales necesarios.
CAPITULO III. DE LAS CARACTERÍSTICAS Y TRANSFERENCIA DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
De acuerdo con la clasificación de los fondos documentales se transferirá al Archivo Municipal la documentación la tramitación administrativa de la cual haya finalizado. Hasta que no se dé esta circunstancia la documentación tendrá que ser custodiada en cada uno de los departa­mentes, secciones o negociados correspondientes.
A efectos de organización, con los fondos documentales que no superen los 30 años de antigüedad se formará una sección del Archivo Munici­pal denominada Archivo Administrativo. La documentación que supere los 30 años de antigüedad será considerada como parte del Archivo Histórico, quitado de aquellos casos concretos en que lo determine el Pleno de la Corporación, previo informe del Archivero Municipal.
La documentación administrativa que se transfiera al Archivo Municipal estará formada por libros oficiales, expedientes y cualquiera otro documento en los términos que se expresan en el Artículo 4 de este Reglamento. Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, esto como las diligencias dirigidas a ejecutarla. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de todos los documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y otras diligencias que haya que integrarlos; sus hojas útiles serán rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación, de acuerdo con el que indica el Artículo 164 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Regimiento Jurídico de las Corporaciones Locales, aprobado por Real decreto 2568/1986 de 28 de noviembre.
La documentación administrativa desordenada, mezclada, deteriorada o que no mantenga las características mínimas del que tiene que ser un expediente, no será admitida para su custodia y servicio en el Archivo Municipal.
De acuerdo con el Artículo núm. 16 de este Reglamento, antes de transferir los expedientes al Archivo hace falta que se haya finalizado la suya trami­tación administrativa y que sean completos en cuanto a sus partes constitutivas; en caso contrario no serán aceptados salvo que conste una diligencia específica del Jefe de Área, Departamento, Negociado o responsable del departamento, y en defecto suyo del Secretario de la Cor­poración, indicando su carácter incompleto, la carencia concreta de algún elemento constitutivo y las razones que la han motivada.
La documentación del Ayuntamiento, sea del tipo que sea, que se transfiera al Archivo Municipal habrá de ir acompañada del correspondiente Formulario de Transferencia (por triplicado, con una copia destinada al servicio remitente). Es imprescindible preparar un Formulario de Transferencia para cada una de las series documentales transferidas. La dependencia remitente habrá de llenar la parte donde se especifica "a rellenar por el servicio remitente", donde hará constar el nombre del Servicio, la fecha de transferencia y el número total de cajas o legajos.
En el apartado de"Descripción de la documentación" hay que relacionar individualmente cada uno de los expedientes o libros oficiales. Por este motivo, hace falta que conste el año, el número de expediente (ordenados correlativamente), el asunto que trata y su consultabilitat o vigencia administrativa. Finalmente, se tendrá que hacer constar el nombre y apellidos y la firma del Jefe de sección, de Negociado o responsable del departamento. Un golpe la documentación llegue al Archivo Municipal se procederá a comprobar si se corresponde con la indicada en el Formulario de Transferencia. En caso de que no fuera suficientemente detallada o contenga algún tipo de error, omisión o mezcla de series documentales, el Archivo Municipal devolverá el fondo al servicio remitente indicando las deficiencias por escrito y no se admitirá su depósito, custodia ni servicio hasta que no hayan sido subsanados los errores o inexactitudes detectados.
Los expedientes, libros oficiales y otra documentación que se transfieran al Archivo Municipal tendrá que ser siempre, salvo casos de fuerza mayor, original y no reproducciones, fotocopias o similares.
De acuerdo con los Artículos 2 y 5 de este Reglamento, en el Archivo Municipal se podrán custodiar fondos documentales provenientes de depósitos, donaciones o de otras procedencias, previa aceptación de la Corporación que habrá de acordar las condiciones bajo las cuales se realiza y se acompañará un primer inventario de la documentación que, previa comprobación será rubricado por el Archivero Municipal y el Secretario Munici­pal. Se entregará al depositante un documento provatori, certificado o acta de recepción del mencionado depósito por parte del Ayuntamiento que tendrá que ser presentado por el depositante en el supuesto de que decida recuperar el depósito efectuado. Para poder hacer efectiva la mencionada recuperación por parte del propietario será imprescindible solicitarlo por escrito al Alcalde-Presidente de la Corporación.
El Ayuntamiento procederá o no a la devolución de los fondos documentales a su propietario de acuerdo con los pactos efectuados al constituir- se el depósito o, si de caso carecen , a las disposiciones legales que lo regulan.
CAPITULO IV. DE LA ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
1. Se crea la Comisión de Valoración Documental del Ayuntamiento de Vinaròs, que se regirá por el Decreto 189/2005 de 2 de diciembre, del Consejo de la Generalitat, por el cual se regula la Junta Calificadora de documentos administrativos y el procedimiento de valoración, conserva­ció y eliminación del Patrimonio documental de los Archivos Públicos.
2. Las funciones de la Comisión de Evaluación Documental del Ayuntamiento de Vinaròs son:
a) Identificar, analizar y valorar las serías documentales, con el fin de determinar su valor administrativo, jurídico, informativo e histórico, para proponer mesas de valoración documental.
b) Proponer los plazos y condiciones de transferencia de los archivos de oficina al Archivo Municipal.
c) Proponer los plazos y condiciones de expurgación de aquella documentación que no sea de conservación permanente, así como del muestreo que si se el caso se realizo, por media de la elaboración de calendarios de conservación.
e) Formular las recomendaciones que estimo oportunas para la correcta aplicación de los acuerdos y para asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
f) Elaborar los informes relacionados con su ámbito competencial que II sean solicitados por los órganos municipales.
3. La Comisión ajustará su funcionamiento al que se dispuesto para los órganos colegiados en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común, sin perjuicio de los puntos siguientes:
a) La Comisión se reunirá, al menos una vez en el año, por medio de convocatoria de su secretario, por orden de su Presidente.
b) El secretario de la Comisión remitirá, junto con la convocatoria, los estudios de valoración ya llenados que tienen que ser dictaminados en la reunión con el objeto que sus miembros tengan información suficiente.
c) El acta incluirá como anexo la Propuesta de Calificación de Documentos Administrativos. Se remitirá una copia a los servicios implicados y a los miembros de la Comisión.
d) En cuanto a la redacción y tramitación de los expedientes de propuesta de mesa de valoración, estos se ajustarán a las Normas de trabajo dictadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana.
e) La Comisión podrá solicitar la presencia en sus reuniones de cuántos trabajadores municipales o expertos considere necesario, para asesorar sobre aspectos concretos, con voz pero sin voto.
f) El Archivo Municipal realizará los trabajos técnicos y administrativos necesarios porque la Junta de Evaluación de la Documentación Admi­nistrativa ejerza sus funciones.
4. La Comisión de Evaluación Documental estará formada por:
A) Presidencia: el Secretario de la Corporación, que podrá delegar en otro funcionario de su departamento.
B) Secretaría: funcionario responsable del Archivo Municipal.
- Un funcionario representando del departamento de Urbanismo designado por la Presidencia.
- Un funcionario representando de la Intervención designado por la Presidencia.
Un funcionario responsable del Departamento de Informática, que podrá delegar en otro funcionario de su departamento.
Todos los miembros de la Comisión, incluido el secretario, actuarán con voz y voto,
5. La renovación, por cese y nombramiento, de los miembros de la Comisión se hará mediante designación de la Presidencia de la Comisión.
CAPITULO V. DE LA CONSULTA Y SERVICIOS DE LOS DOCUMENTOS
Al efecto de este Reglamento restan claramente diferenciadas, en cuanto a normas y procedimientos, las consultas internas realizadas por las diferentes Áreas, secciones o negociados municipales, o por los corporativos, de las consultas públicas, ententes por estas las efectua­das por los ciudadanos en general, sea qué sea su motivo.
Las consultas por parte de otras administraciones estarán sometidas al que determine la legislación sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo de las Administraciones Públicas.
La consulta se basará en el espíritu de los Artículos 105 b y 44 de la Constitución, en su desarrollo reglamentario, en aquello que se contempla en el Artículo 57 de la Ley 16/1985 de 25 de junio sobre el Patrimonio Histórico Español y en el capítulo Y, art. 37, de la Ley 30/1992 de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.
Los expedientes podrán ser consultados siempre y cuando su tramitación haya finalizado. La consulta será libre para los particulares, excepto en los supuestos protegidos por el Artículo 18 de la Constitución Española o por leyes especiales que lo determinen. En cuanto a la obtención de fotocopias, habrá que acreditar la condición de interesado en el expediente del cual se solicitan, con la limitación de aquellos documentos sus­critos o generados por particulares que sean de obligatoria aportación en un expediente administrativo de preceptiva tramitación para obtener o ejercer un derecho.
El Archivo Municipal estará abierto, tanto para el público como para el servicio de consulta interna, durante el horario de trabajo de su personal responsable. No se servirá documentación media hora antes de su cierre.
Fuera del horario normal de apertura no se podrá acceder ni utilizar sus servicios. En caso de fuerza mayor o de inevitable necesidad, su acceso se tendrá que realizar previa autorización escrita del Sr. Alcalde o del Regidor/a del área competente en cultura y en presencia del Archivero Municipal o persona en quien delegue por escrito. El usuario tendrá que hacer una petición razonada por escrito donde se expliquen en detalle los motivos que justifican su demanda.
La consulta de los documentos del Archivo Municipal se tendrá que realizar en los locales que están habilidades para esta finalidad (Sala de consulta) y, cuando se trate de consultas externas no tendrán que salir de los mencionados locales.
En el caso de consultas internas, es decir, relacionadas con la propia administración municipal, el Servicio de Archivo pondrá la documenta­ción a disposición de los usuarios. Esta podrá ser sacada a cargo de cada Servicio, Departamento o Negociado siempre que se cumplan los requisitos contemplados en los Artículos 29, 30, 31, 32, 33 y 34 de este Reglamento.
Los documentos se servirán, tanto a nivel interno como al público en general, por riguroso orden de pedido.
El préstamo de documentos, en cuanto a consultas internas, se hará previa firma del peticionario de una hoja de registro de salidas del Archivo Municipal, donde figurará anotada la naturaleza del documento, la fecha de entrega, la fecha máxima de regreso, el código de clasifica­ció, la firma topográfica, el nombre y la firma del solicitante y el departamento donde va dirigido. Cuando el documento o documentos sean devueltos al Archivo Municipal, la persona encargada de hacerlo tendrá que firmar en el lugar correspondiente para que se acredite definitiva­mente que el documento prestado ha sido devuelto a su origen. Se indicará, también, la fecha en que ha sido realizado el regreso.
Cuando los diferentes Departamentos, Secciones, Negociados o responsables del departamento municipales devuelvan al Archivo Municipal los expedientes o documentos que hayan sido prestados para su consulta, lo tendrán que hacer manteniendo las mismas características, orde­namiento, constitución interna y externa, limpieza y condiciones en que estaban cuando los fueran facilidades para su consulta. En caso contrario, no se aceptará su devolución hasta que, en opinión de la cabeza del Servicio de Archivo no se cumplan las mencionadas condiciones. Además, el Archivero Municipal lo comunicará por escrito al Regidor de Cultura para que tomen las medidas oportunas.
Ningún Servicio, Departamento, Negociado o responsables del departamentos municipales no se podrá quedar de manera permanente o inde­fenecida con documentos extraídos del Archivo Municipal para su consulta. El plazo máximo de préstamo no será superior a los 3 meses y sólo en casos necesarios, y previa petición por escrito al Archivero Municipal, se podrá autorizar su permanencia temporal en otro Servicio durante un periodo superior a un año, que se considera el plazo máximo autorizado para una consulta ordinaria.
En caso de superarse este plazo, el Archivero Municipal comunicará al Regidor de Cultura y al Secretario Municipal las infracciones que se estén produciendo para que los documentos sean reintegrados inmediatamente al Archivo Municipal y se adopten las medidas que se consi­deren oportunas contra los responsables de las mencionadas infracciones.
El mismo procedimiento se seguirá en el caso de préstamo de Boletines, publicaciones periódicas, libros y similares, con tal que el plazo máximo del préstamo no será nunca superior a los 3 meses.
Cuando una Unidad Administrativa quiera consultar documentación generada por otra Unidad Administrativa, hará falta la autorización escrita del Secretario Municipal, previo informe del Archivero Municipal.
No se prestarán para su consulta, tanto en cuanto al servicio interno como al público en general, partes de expedientes o documentos separados del conjunto orgánico del cual forman parte. Sólo se facilitarán expedientes completos o de la manera como hayan sido transferidos al Archivo, de acuerdo con el que se indica en los Artículos 17 y 18 de este Reglamento.
Quedan excluidos del ámbito del Archivo Municipal los fondos documentales o de cualquier otra naturaleza que no hayan sido deposi­tados siguiendo el procedimiento indicado en el Capítulo III de este Reglamento, por lo cual no podrán ser servidos ni puestos a disposición del usuario, aunque sean continuación de series, expedientes, colecciones, etc. que se custodien.
El Servicio de Archivo proporcionará a los usuarios la documentación que debidamente clasificada y ordenada esté a su disposición, pero no efectuará investigaciones de documentos, boletines publicaciones, etc., de los cuales no se proporcionen los datos exactos.
En estos casos, el Servicio de Archivo tiene como función el facilitar los instrumentos necesarios para la localización y consulta de la docu­mentación pertinente, pero la investigación irá a cargo de los peticionarios o interesados.
La consulta pública de los fondos documentales será libre y estará abierta a todos los ciudadanos que lo deseen y lo necesiten, siempre y cuando cumplan la normativa contemplada en este Reglamento.
En los casos que se considere oportuno, el personal del Archivo podrá exigir a los usuarios la presentación del DNI, pasaporte o carné de investigador.
La consulta pública de la documentación se hará en la sala de consulta habilitada a tal efecto, llenando previamente un Boletín de pedido para cada unidad documental.
Las consultas externas con finalidades culturales, científicas o de investigación se llevarán a cabo llenando previamente una ficha donde constará el nombre y apellidos, la nacionalidad, la profesión el domicilio, el número de DNI, pasaporte o carné de investigador los datos de la investigación o tema sobre el cual se investiga y la fecha de inicio del trabajo.
Los usuarios del Archivo Municipal no podrán tomar por su cuenta de los estantes o depósitos los documentos que deseen consultar, salvo que por circunstancias especiales y con la autorización del Archivero Municipal, los haya autorizado.
En el caso de utilización de los documentos del Archivo Municipal de caras a su publicación o difusión pública, se tendrá que hacer constar obli­gatoriamente su procedencia. Cuando se trate de documentación en imagen tendrá que constar, además de la procedencia del Archivo, el nombre de su autor si es conocido, sin perjuicio de otras obligaciones que se puedan establecer.
En los depósitos del Archivo Municipal y en las salas de trabajo y de consulta, no estará permitido fumar, hablar en voz alta ni alterar las condiciones normales de trabajo.
Las personas que deterioren libros, documentos o cualquier tipo de objetos habrán de indemnizar, según la valoración que realice el Archivero Municipal, el perjuicio causado.
Los daños ocasionados maliciosamente y las posibles sustracciones se pondrán en conocimiento del Regidor de Cultura y del Secretario de la Corporación y, si procede, de la Autoridad Judicial, a los efectos oportunos.
La utilización de la documentación municipal por personas del público ajenas a los servicios municipales, se tendrá que hacer forzosamente en las dependencias del Archivo Municipal y en presencia del Archivero Municipal o empleado del Servicio de Archivo autorizado con cuyo objeto.
Sólo en casos excepcionales los documentos del Archivo Municipal podrán salir de su lugar habitual de custodia, y habrá que establecer previamente la duración, condiciones de seguridad y garantías que se consideren necesarias. Los casos concretos en los cuales se podrá cono­templar esta posibilidad son fundamentalmente:
1. Para escanear o realizar cualquiera otro tipo de reproducción que no sea posible hacerla a las dependencias municipales.
2. Préstamo para exposiciones, bajo las condiciones establecidas para cada caso.
3. Para realizar tareas de restauración, encuadernación, limpieza o desinfección de los documentos.
4.Por orden judicial
En estos casos, la extracción de documentos del Archivo Municipal se tendrá que hacer con carácter temporal por un plazo establecido y con­venido previamente con el Ayuntamiento con las garantías de seguridad necesarias y, cuando sea conveniente, con el establecimiento de una ase­guranza, según lo determine el Ayuntamiento a propuesta del Archivero Municipal. Cuando se considere oportuno habrá que realizar copia de la documentación solicitada, que irá a cargo del solicitante.
La extracción de documentos del Archivo Municipal, tanto en los casos indicados como en cualesquier otros que se determinen en su momento, nunca se podrá hacer sin la autorización expresa y por escrito del Archivo Municipal o la existencia claramente determinada de un responsable, persona física o jurídica, que se haga cargo del traslado, custodia y regreso de los documentos al Archivo Municipal en el plazo y condiciones establecidas, de acuerdo con la normativa que contemplada en este Reglamento y especialmente, en los Artículos 29,30,32.
El Archivo Municipal estará abierto al público durante la jornada laboral establecida para los varios servicios municipales.
En caso de que por causas excepcionales algún usuario considere necesario consultar los fondos documentales de el Archivo Municipal fuera de este horario, lo tendrá que solicitar por escrito al Regidor de Cultura el cual previo informe del Jefe del Servicio de Archivo decidirá si esta consulta fuera del horario establecido es pertinente. La consulta nunca se podrá hacer sin la presencia del Archivero Municipal o persona del servicio en quien delegue.
La organización de visitas al Archivo Municipal con finalidades pedagógicas o culturales se tendrá que solicitar por escrito con una semana de antelación. Los grupos no podrán ser superiores a 20 personas ni se harán más de dos visitas en una sola jornada laboral. Los grupos habrán de ir acompañados de un profesor, maestro o persona responsable.
CAPITULO VI. DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
No se facilitarán reproducciones fotográficas, fotocopias o microfilmes de aquellos documentos el servicio público de los cuales esté res­tringido o limitado por disposiciones vigentes.
El Archivero Municipal podrá denegar los pedidos de reproducción de documentos cuando su estado de conservación lo haga aconseja­ble. Como norma general, no se harán fotocopias de aquellos documentos que tengan forma de libro. En contrapartida, el Archivo ofrecerá la opción de la microfilmación. En el supuesto de que la documentación objeto de consulta no esté microfilmada, se estudiará la posibilidad que la persona interesada haga las reproducciones fotográficas, siempre en el mismo Archivo y bajo el control del Archivero Municipal, el cual puede pedirle que, a la vez, entregue al Archivo una copia.
La autorización de reproducción de fotocopias, microfilmes, etc., no otorga ningún derecho de propiedad intelectual o industriales a los que las realicen u obtengan.
No se permitida la reproducción de copias de cualquier tipo de documento suministrado por el Archivo Municipal sin la autorización expresa y escrita del Archivero Municipal.
En el supuesto de que la reproducción de documentos o copias suministradas por el Archivo Municipal pueda entrar en el ámbito de aquello que se con­sidere en el Artículo 25 de este Reglamento, el Archivero Municipal podrá denegar provisionalmente la reproducción mientras no se resuelva el dictamen del Secretario Municipal sobre esta cuestión. Una vez dictaminado por el Secretario de la Corporación, el Alcalde o el Regidor/a del área competente en cultura resolverá con carácter definitivo.
El Servicio de Archivo hará fotocopias de los documentos que custodia mediante el pago de los correspondientes derechos municipales.
La realización o remisión de fotocopias por correo se hará previo pago de su valor y de los gastos de remisión correspondientes.
De la reproducción de fondos documentales por cualquiera otro medio que no sea la fotocopia se encargará, por norma general, el mismo Servicio de Archivo, previo cálculo del coste y pago avanzado por parte del solicitante.
Vinaròs, 23 de diciembre de 2011.- El alcalde, Juan Bta. Juan Roig.
Anuncio aprobación definitiva Reglamento municipal Servicios Archivo

References: resolución 
 Artículo 7
 Artículo 4
 resolución 
 Artículo 164
 Real decreto 
 Artículo 57
 Artículo 18
 Artículo 25