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RUPE. Criterios para la validación - PDF
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Ricardo Iglesias del Río
1 Registro Único de Proveedores del Estado RUPE Criterios para la validación Andes 1365 piso Montevideo - Uruguay (+598)
2 Índice de contenido CRITERIOS PARA LA VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS...3 Controles generales:...3 Controles notariales:...3 Controles de contenido:...4 CRITERIOS PARA LA VALIDACIÓN DE DATOS...5 A) Datos de representantes y titulares:...5 B) Datos de cuentas bancarias:...6 ACTIVACIÓN DE PROVEEDORES...7 pág. 2 de 7
3 CRITERIOS PARA LA VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos que incumplan alguno de los criterios mencionados a continuación, deberán ser rechazados. El validador dejará constancia de la observación en el sistema y comunicará al proveedor la causal (recomendamos utilizar ). Controles generales: 1. Los documentos deben estar bien clasificados (ver tabla). 2. Los documento de varias hojas deben estar subidos en un solo archivo. 3. Cuando los documentos contengan certificación notarial, deberán estar escaneados el documento con la certificación y subidos al sistema en un solo archivo. Tipo de documento Certificado de vigencia de la sociedad. Carta Poder y su certificación notarial. Clasificación correcta en RUPE CERTIFICADO NOTARIAL PODERES Y ACTOS MODIFICATIVOS Solicitud de inscripción al RUPE (sola o sin completar el sector de Contrato de adhesión), y su certificación notarial de firma Solicitud de inscripción al RUPE y Contrato de adhesión (incluyendo al menos una cuenta bancaria), y su certificación notarial de firma SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL RUPE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL RUPE Y CONTRATO DE ADHESIÓN A CUENTA BANCARIA Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria (solo), y su certificación notarial de firma CONTRATO DE ADHESIÓN A CUENTA BANCARIA Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria (solo), y su certificación notarial de firma, más constancia bancaria. Documentos que comprueba que un proveedor extranjero se encuentra al día en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y previsionales en su país de origen. CONTRATO DE ADHESIÓN Y CONSTANCIA BANCARIA CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y PREVISIONALES Controles notariales: 1. Todos los documentos firmados por el proveedor requieren certificación notarial de firmas. 2. La certificación de firma debe hacer mención expresa y detallada al documento que certifica. 3. Únicamente titulares o representantes autorizados al efecto podrán firmar. 4. Los documentos que contengan certificación notarial, deben tener ligadas todas sus hojas de forma tal que no queden dudas que esa certificación corresponde a ese documento y no a otro. pág. 3 de 7
4 5. Los certificados no deben tener una vigencia mayor a 30 días 1. Se cuenta desde la emisión del documento hasta la verificación del mismo. Controles de contenido: A) Certificado de vigencia de la entidad Todo tipo de entidad, salvo personas físicas con o sin actividad empresarial, deben subir un certificado de vigencia, sin excepciones. El certificado debe contener todos los requisitos establecidos en el instructivo del tipo de empresa que corresponda. Sólo se valida el certificado si en la pestaña Representantes y titulares están ingresados correctamente todos los representantes mencionados en el documento. El certificado de vigencia de la entidad no podrá ser sustituido en ningún caso con la certificación de firma de algún formulario particular o de la carta poder, aún cuando en el mismo se detalle el contralor de la entidad. Debe surgir del certificado inequívocamente la vigencia de la sociedad y de la representación estatutaria y/o convencional de la misma. B) Poderes y actos modificativos No es obligatorio que la carta poder se ajuste al modelo establecido en los instructivos. El proveedor podrá cargar al sistema poderes generales o especiales de administración. En estos casos, el validador deberá dejar constancia en el recuadro Notas sobre la representación todos los elementos que se consideren necesarios, como por ejemplo, la faltante de alguna facultad en particular. Los poderes deberán estar acompañados de la certificación notarial de firma correspondiente, con un vigencia menor a 30 días, admitiéndose la ampliación para cumplir con el mencionado requisito, pero siempre que se respete al cargarlo el requisito de archivo único (poder + certificación + ampliación). Sólo se valida el documento si en la pestaña Representantes y titulares están ingresados correctamente todos los sujetos mencionados en el documento. C) Formularios RUPE Generalidades: Deben tener todos los datos completos. Debe coincidir la fecha del formulario con la fecha de la certificación. Solicitud de inscripción Debe contener la cláusula de consentimiento informado. Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria Los datos declarados en el contrato deben coincidir con los de la Constancia Bancaria. 1 Para empresas extranjeras se admiten documentos expedidos con hasta 60 días. pág. 4 de 7
5 Sólo se valida el contrato si la Constancia de cuenta bancaria ya está validada anteriormente o si ese documento viene incluido en el mismo archivo que el contrato. Sólo se valida el contrato si en la pestaña Cuentas Bancarias están ingresadas correctamente todas las cuentas enunciadas en el contrato. D) Constancia de cumplimiento de obligaciones tributarias y previsionales (sólo para sociedades y asociaciones extranjeras) Ver punto 5 del instructivo aquí Debe surgir del documento que la entidad se encuentra al día en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y previsionales en su país de origen, así como la vigencia de la referida acreditación, conforme con la legislación de su país de origen. Legalización y traducción -esta última si corresponde- La declaración deberá tener las firmas certificadas por escribano público. CRITERIOS PARA LA VALIDACIÓN DE DATOS A) Datos de representantes y titulares: La representación se controla con el certificado de vigencia de la entidad y, eventualmente, con un documento relacionado a poder (esto último, únicamente en el caso de existencia de apoderados y mandatarios). Como validador, debe controlar: 1. Todos los representantes y titulares mencionados en los documentos deben figuran en la pestaña Representantes y titulares. En caso contrario dejar pendiente de validación el documento. Completar el campo de Comentarios con los errores encontrados y avisar al proveedor que los corrija (solicitarle respuesta cuando el error esté solucionado). 2. La vigencia ingresada para cada representante debe coincidir con la del documento (si se menciona). En caso contrario rechazar el dato, anotando en el campo de Comentarios. Lista de roles: ADMINISTRADOR MINISTRO SUPLENTE APODERADO PRESIDENTE TESORERO CONSEJERO PRO-SECRETARIO TITULAR DIRECTOR PRO-TESORERO VICEPRESIDENTE INTEGRANTE DE COMISIÓN FISCAL INTEGRANTE DE COMISIÓN ELECTORAL MANDATARIO REPRESENTANTE DE ENTIDAD NO RESIDENTE SECRETARIO SOCIO VOCAL OTRA REPRESENTACIÓN (esta categoría es residual y surge para contemplar casos no previstos) pág. 5 de 7
6 B) Datos de cuentas bancarias: Los datos de las cuentas bancarias se contrastan con el contenido del Contrato de adhesión a cuenta bancaria y la Constancia de cuenta bancaria. Como validador, debe controlar: 1. Todas las cuentas bancarias incluidas en el contrato deben figurar en la pestaña Cuentas Bancarias, debiendo coincidir los datos ingresados con los que surgen del contrato de adhesión. En caso contrario dejar pendiente de validación el documento y el dato. Completar el campo de Comentario con los errores encontrados y avisar al proveedor que los corrija (solicitarle respuesta cuando el error esté solucionado). 2. El número de la cuenta bancaria debe tener el formato indicado en el instructivo de cuentas bancarias. Ver instructivo En caso contrario dejar pendiente de validación el documento y el dato. Completar el campo de Comentarios con los errores encontrados y avisar al proveedor que los corrija (solicitarle respuesta cuando el error esté solucionado). Se debe prestar especial atención a las cuentas bancarias migradas del SIIF. Las cuentas bancarias migradas del SIIF quedaron validadas en RUPE para recibir pagos a través de SIIF, no teniendo el proveedor titular que presentar documentación alguna si desea mantener la cuenta en las mismas condiciones. Por lo que no se le exigirá contrato de adhesión ni constancia bancaria para estas cuentas si no hay cambios en ellas. Algunas observaciones: 1. En algunos casos el formato del número de cuenta puede no coincidir con el formato establecido actualmente en la guía de RUPE. Sin embargo esto no significa que se deba alterar el dato. 2. En Usuario figurará MIGRA, lo que resulta un identificador fácil de este tipo de cuentas. Solamente en el caso que el proveedor desee ampliar el alcance de la cuenta, para recibir pagos de otros organismos del Estado fuera de SIIF, deberá firmar y presentar un nuevo contrato de adhesión. Para este caso se dan dos situaciones: 1. Que el proveedor desee asociar la cuenta a todos los organismos del Estado. pág. 6 de 7
7 Controlar que: a) En el contrato de adhesión declare alcance Todo el Estado b) En la pestaña CUENTAS BANCARIAS esté ingresada nuevamente la cuenta, con los mismos datos, pero con alcance "Todo el Estado", sin eliminar la línea migrada de SIIF. 2. Que el proveedor desee adicionar algunas Administraciones Públicas Estatales al alcance. a) En el contrato de adhesión debe declarar en el alcance aquellas Administraciones Públicas Estatales que se adicionan. b) En la pestaña CUENTAS BANCARIAS deberá ingresar nuevamente la cuenta, con los mismos datos, pero con el alcance adicional (sólo los organismos que se agregan y figuran en el contrato de adhesión), sin eliminar la línea migrada de SIIF. ACTIVACIÓN DE PROVEEDORES Para poder activar a un proveedor, se tienen que dar necesariamente dos condiciones: 1. El proveedor tiene que tener aprobados todos los documentos y datos que le son exigibles conforme a los instructivos, según el tipo de entidad que corresponda. 2. No debe tener datos ni documentos pendientes de verificación o validación, de ningún tipo pág. 7 de 7
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References: artículo 211
 artículo 13
 artículo 39
 Real Decreto 
 artículo 45
 Artículo 1

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