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Timestamp: 2019-12-07 15:27:54+00:00

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Digitale Buchhaltung Checkliste und Leitfaden für Klienten Seite 1
VERFASST VON Tanja Baumgartner, MSc Jahr 2019, Version: 1 URHEBERRECHT-COPYRIGHT, BY GLP STEUERBERATUNG GMBH Diese Broschüre ist urheberrechtlich geschützt. Sämtliche Inhalte, Fotos, Texte und Graphiken dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder ganz noch auszugsweise kopiert, vervielfältigt, übersetzt, veröffentlicht oder elektronisch weiter gegeben werden. © glp steuerberatung gmbh; 2019 Seite 2
Inhalt / 1 / DIGITALE BUCHHALTUNG Intro 1.1 / 1.2 / Digimatisierung und BMD 2 / RICHTIG SCANNEN – SCANANLEITUNG 2.1 / Vorbereitung 2.2 / Digitalisieren der Belege per Scanner 3 / DATENSCHNITTSTELLEN 3.1 / Ausgangsrechnungen 3.2 / Eingangsrechnungen 3.3 / Kassabuch 3.4 / Bankauszugsverbuchung 4 / AUFBEWAHRUNGSPFLICHT VON DIGITALEN BELEGEN 4.1 / Elektronische Rechnung 4.2 / Elektronische Aufbewahrung 5 / BMD.COM – GLP KUNDENPORTAL 5.1 / GLP Homepage 5.2 / Rechnungen hochladen 5.3 / Rechnungen kontrollieren 6 / HAFTUNGSAUSSCHLUSS 4 5 6 8 9 9 10 11 11 12 13 14 15 15 18 19 20 22 23 Seite 3
1 / Digitale Buchhaltung Seite 4
DAS BRINGT DIE DIGITALE BUCHHALTUNG: Kein Postversand oder persönliche Abgabe der Belege mehr 24h/7 Zugriff auf die Auswertungen und Belege Mahnwesen und Zahlungsverkehr möglich somit keine Doppelerfassung mehr Sie gewinnen Zeit für Ihr Kerngeschäft 1.1 / INTRO Im Zug von Automatisierungs- und Digitalisierungs- überlegungen haben wir festgestellt, dass es in vielen Fällen lohnender ist, wenn wir direkt das Rechnungs- wesen für unsere Klienten übernehmen. Wir erledigen nach einer tiefgreifenden Analyse den gesamten Prozess von der Sammlung der Rechnun- gen, Zahlungsverkehr, Buchhaltung bis zu Reporting und Mahnwesen. Somit können wir die gesamte Palette einer „Finanzabteilung“ abdecken. Sie als Klient haben jederzeit den Überblick, erhalten aktuelle aus- sagekräftige Reportings und können sich dabei auf Ihr Geschäft konzentrieren. Es entfallen Doppelerfassun- gen zwischen Steuerberater und Kunden. Sie stellen uns die Belege digital via Kundenportal oder Schnittstellen zur Verfügung. Wir können somit Belege wöchentlich aufarbeiten und hinter jeder Buchung wird der digitale Beleg hinterlegt. Die verbuchten Bele- ge stehen Ihnen jederzeit ortsungebunden zur Verfü- gung und Sie haben diese jederzeit rasch und bequem bei der Hand. Auf Wunsch können wir Ihnen Ihre Auswertungen, wie zum Beispiel OP-Listen, kurzfristige Erfolgsrech- nungen, Saldenlisten, Kostenrechnungen via unserem Kundenportal zur Verfügung stellen. Wir bieten wöchentliche Aufarbeitungen an, damit Ihre Daten stets top-aktuell sind und wir daraufhin den Zahlungsverkehr sowie Mahnwesen vollautomatisch abwickeln können. Seite 5
1.2 / DIGIMATISIERUNG UND BMD In Zeiten zunehmender Digitalisierung setzt man künftig nicht nur auf bloße Digitalisierung, sondern geht sogar noch einen Schritt weiter und verbindet Digitalisierung mit Automatisierung. Das Trendwort lautet: „Digimatisierung“: Zusammengesetzt aus „Digitali sierung“ und „Automatisierung“. Der Schwerpunkt des Arbeitsaufwandes liegt dem- nach künftig kaum mehr beim manuellen Buchen, sondern beim Kontrollieren der automatisch einge- lesenen und verbuchten Daten. WESENTLICHE SÄULEN IM DIGITALEN RECHNUNGS- WESEN SIND: Die neuesten Technologien der Datenverarbeitung bieten hervorragende Möglichkeiten um die Buch- haltung zu automatisieren und zu digitalisieren. Unserer Meinung nach ist es nicht mehr notwendig, in der EDV vorhandene Daten vorher auszudrucken um diese dann wieder manuell einzubuchen. Durch so- genannte Schnittstellen ist es möglich Daten, wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen oder Kassabuchungen von einem Programm in das nächste einzuspielen. Auf Wunsch, stellen wir Ihnen auch Telebanking- dateien (XML Files) zur Verfügung, welche Sie problem- los in Ihr Telebankingprogramm oder Internetbanking importieren können. Folgende Zahlungen können somit durchgeführt werden, ohne manueller Eingabe: Bankauszugsverbuchung mithilfe von elektronischen Bankdaten (Camt.053) Lohn-/Gehaltszahlungen an Ihre Mitarbeiter Digitales Belegwesen (papierlose Buchhaltung) Import von Buchungen über Schnittstellen Automatisierte Belegerkennung durch OCR Erkennungssoftware Umsatzsteuer an das Finanzamt Lohnnebenkosten an das Finanzamt Sozialversicherung an die Gebietskrankenkasse Kommunalsteuer an die Gemeinde Seite 6
1.2.1 Der Prozess der digitalen Buchhaltung im Überblick ER eRECHNUNG TELEBANKING REGISTRIERKASSE WARENWIRTSCHAFTSSYSTEM FAKTURENPROGRAMM DIGITALISIERUNG NICHTDIGITALER DATEN KLIENT AR eRECHNUNG DIGITALE DATENÜBERMITTLUNG STEUERBERATUNGSKANZLEI AR ER BANK KASSA Schnittstelle (Warenwirtschafts- system, Fakturen- programm) Vorerfassung Digitales Belegbild OCR Schnittstelle (Warenwirtschafts- system, Vorerfassung Digitales Belegbild OCR Bankdatenträger (z.B. CAMT.053 oder MT940) Schnittstelle zur Registrierkasse, Mobiles Scannen Vorerfassen Digitales Belegbild WEITERE BELEGKREISE Abschreibung Lohnverrechnung Vorräte usw. DABEI IMMER WICHTIGER: QUALITÄTSKONTROLLE IM RECHNUNGSWESEN AUSWERTUNGEN BWA, OP-Liste, Mahnungen, usw UVA, ZM KLIENT FINANZAMT Seite 7
2 / Richtig Scannen – Scananleitung Seite 8
2.1 / VORBEREITUNG FÜR EIN EFFIZIENTES SCANNEN IST NACH FOLGEN- DEN SCHRITTEN VORZUGEHEN: Scannen von Belegen mit Leerseitenentfernung und Bildverbesserung. Eine Bildverbesserung ist die beste Voraussetzung für bessere OCR Ergebnisse oder QR‐ Code Erkennung. Es gibt daher auch unterschiedliche Einsatzszenarien für Dokumentenscanner. 1 / Belegsortierung nach Belegkreisen, AR, BK, KA, allgemeine Belege 2.2.2 Dokument-Voraussetzungen (Bildverbesserung) 2 / Entfernen von Klammern 3 / Belegsortierung nach Format A4, einseitig, doppelseitig, Kleinformat 4 / Scannen nach Belegformaten Es wird der Einsatz eines Dokumentenscanners mit Bildverbesserungstechnologie empfohlen. Folgende Erfahrungswerte haben gezeigt, dass die Trefferquote zum Einlesen der Metadaten wesentlich erhöht wird, wenn folgende Punkte beachtet werden: 5 / Ablage der gescannten Belege nach Beleg- kreisen in digitale Ordner (Windows Explorer) Scanauflösung: mindestens 300 x 300 dpi (dot per inch) je höher desto besser 6 / Dateien im Kundenportal hochladen 7 / Dateien kontrollieren ob leserlich Die Dokumente sollten nicht zusammengeheftet, mit Textmarker markiert oder Werte mittels Kugelschreiber angestrichen werden. TIPP / In der Praxis hat es sich bewährt Dokumente zuerst zu scannen und bei Bedarf im nächsten Schritt (wenn dieser überhaupt notwendig ist) zu klammern. In der digitalen Buchhaltung empfehlen wir, auf das Klammern generell zu verzichten, um zusätzliche Arbeitsschritte zu vermeiden. 2.2 / DIGITALISIEREN DER BELEGE PER SCANNER Farb‐Typ: Schwarz‐Weiß oder Text mit Grafik. Dokument Entzerrung (Umgebogene Ecken, Knitter‐ und Falten‐Entfernung) Schieflagen Korrektur (BMDScan Next Programm kann nur bis maximal 5° korrigieren!) Textglättung und Schärfung bei blassen Schriften (Nadeldrucker oder alte Laserdrucker bzw. ausgebleichte Belege) Textfreistellung: Entfernung von Störungen und Artefakten (Textmarker, Kaffee oder Teeränder, Knitter- falten oder Baustellenschmutz,...) Bildkantenfüllung, Streifen und Lochentfernung, Leerseitenentfernung (optional empfohlen) 2.2.1 Der richtige Dokumentenscanner Dokumentenscanner bieten gegenüber herkömm- lichen Scannern viele Vorteile. Zum Beispiel die Ultraschall‐Mehrfacheinzugserkennung, beidseitiges Durchsuchbare PDF‐Dateien (bereits durchsuchbare PDF-Dateien beschleunigen den OCR Erkennungsvor- gang erheblich) Seite 9
3 / Datenschnitt- stellen Seite 10
3.1 / AUSGANGSRECHNUNGEN 3.2 / EINGANGSRECHNUNGEN Wenn Ausgangsrechnungen über eine Software er- stellt werden, gibt es die Möglichkeit anhand von soge- nannten Datenschnittstellen einen Export in eine Excel Datei, .CSV oder Textdatei .TXT zu exportieren. Bei Eingangsrechnungen empfehlen wir weiterhin die Verbuchung durch unser fachkundiges Buchhaltungs- personal, welches die korrekte Zuordnung der Rech- nungen in die buchhalterischen Konten vornimmt. Diese Dateien sollten eine gewisse Struktur aufweisen, weshalb wir uns diese vorher mit Ihnen gemeinsam ansehen um entsprechende Exportschnittstellen zu schaffen. Es besteht jedoch die Möglichkeit mittels Vorerfassung uns die Belege vorzukontieren. Über unser Kundenportal können Sie problemlos die Eingangsrechnungen an uns übermitteln. Wenn die Exportdateien (oder das Schnittstellenfile) das erforderliche Format aufweisen, können wir auf diesem Weg die elektronischen Daten in unser Buch- haltungssystem aufsetzen. TIPP / Die Datenexporte können Sie über unser Kun- denportal an uns übermitteln, somit ersparen Sie sich das Schreiben von E-Mails. GRUNDSÄTZLICH SOLLTEN INHALTLICH FOLGENDE INFORMATIONEN GEGEBEN SEIN: satzart konto gkonto belegnr belegdatum buchsymbol buchcode prozent steuercode betrag steuer text kost 0 0 200000 200000 4000 4000 1 2 01.08.2014 02.08.2014 AR GU 1 2 20 20 1 1 1200 -1200 -200 200 Rechnung 10 Gutschrift 10 BEI AUSGANGSRECHNUNGEN MIT INNERGEMEINSCHAFTLICHEN LIEFERUNGEN/SONSTIGEN LEISTUNGEN: satzart konto gkonto belegnr belegdatum buchsymbol buchcode prozent steuercode betrag steuer text kost 0 0 200000 4100 200000 4113 3 4 01.08.2014 AR 02.08.2014 AR 1 1 0 0 7 77 1200 1200 0 0 lg. Liefe- rung sonstige Leistung 10 10 Seite 11
3.3 / KASSABUCH Wenn Sie Ihre Kassabewegungen bereits in der EDV (zB Excel) erfassen, können Sie uns diese Datei über- mitteln, damit wir die Daten in die Buchhaltung ein- spielen können. HIER SOLLTE AUF DAS ERFORDERLICHE FORMAT GEACHTET WERDEN: satzart konto gkonto belegnr belegdatum buchsymbol buchcode prozent steuercode betrag steuer text 0 0 4000 5000 2700 2700 1 2 01.08.2014 02.08.2014 KA KA 1 1 20 20 1 2 -100 50 -20 200 Erlöse Aufwand Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit an, dass Sie als unser Klient direkt in unserem Kundenportal ein Kassabuch inkl. digitaler Belegerfassung vorerfassen können. Als sogenannter BAKAWA User können Sie so jederzeit Ihr Kassabuch erstellen. Seite 12
3.4 / BANKAUSZUGSVERBUCHUNG Wir können, die für die Buchhaltung relevanten Daten direkt von Ihrer Bank herunterladen und via CAMT.053 File in unsere Buchhaltungssoftware ein- spielen. Somit können das Ausdrucken sowie Sortieren der Bankauszüge und die Übermittlung an uns unter- bleiben. Daher werden bei Ihnen auch enorme interne Verwaltungsarbeiten und Zeit eingespart. INFO / Unsere Kanzlei kann mit einer bloßen Bankein- sicht KEINE Überweisungen vornehmen, son- dern lediglich auf die elektronischen Bankdaten zugreifen. Wir erhalten nicht mehr und nicht weniger Informationen als bisher in Papierform. 3.4.1 Bankeinsicht Sie haben die Möglichkeit, uns als Ihren Steuerberater eine Bankeinsichtsberechtigung von Ihrem Firmen- konto zu gewähren. Um an eine Bankeinsicht unsererseits zu gelangen ist es notwendig, das von Ihrem Kreditinstitut vorgefertig- te Formular zu unterschreiben. Wir bitten vorher Rück- sprache mit uns zu halten, um die richtigen Angaben zu gewährleisten. Seite 13
4 / Aufbewahrungs- pflicht von digitalen Belegen Wünschenswert ist eine praktische und elegante Buchhaltung inklusive digitaler Belegverarbeitung, die auch in weiterer Folge von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß anerkannt wird. Dabei stellt sich die Frage, welche rechtlichen Voraussetzungen dafür er- füllt sein müssen. Seite 14
4.1 / ELEKTRONISCHE RECHNUNG § 11 ABS 2 USTG Diese ist seit 1.1.2013 einer Papierrechnung gleich- gestellt. Es kann eine beliebige Übertragungsform gewählt werden, solange der Empfänger der elektro- nischen Rechnungsausstellung zustimmt (zB E-Mail, E-Mail-Anhang, Telefax, Webdownload, Bluetooth oder NFC, usw.). Auch das Einscannen einer Papierrechnung samt anschließender Übermittlung per E-Mail ist zu- lässig. WESENTLICHE PRÜFSCHRITTE: Wurde die Leistung in bestellter Quantität und Qualität erbracht? Hat der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch? Ist die Kontoverbindung korrekt? ACHTUNG / Allerdings darf dann die Papierrechnung nur ausgefolgt werden, wenn darin auf die elektro- nische Übermittlung Bezug genommen wird, sonst Steuerschuld kraft Rechnungslegung! Das gängigste Datenformat ist .pdf, aber auch .txt und .xml Dateien sind möglich. GEWÄHRLEISTET WERDEN SOLLTE ZWINGEND: Die Echtheit der Herkunft (Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers bzw. des Rechnungsausstel- lers) Die Unversehrtheit des Inhalts (der Rechnungsinhalt wurde nicht verändert) Die Lesbarkeit für die Dauer der gesetzlichen Aufbe- wahrungsfrist (idR 7 Jahre) § 11 Abs 2 UStG. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts und somit die Berechtigung zum Vorsteuer- abzug werden sichergestellt durch: die Verwendung einer elektronischen Signatur, eines elektronischen Siegels, die Übermittlung via eigener Plattformen oder durch ein frei wählbares innerbetriebliches Steue- rungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad (= dokumentierter Ablauf) zwischen Rechnung und erbrachter Leistung geschaffen wird, vgl. Rz 1564f-g UStR. 4.2 / ELEKTRONISCHE AUFBEWAHRUNG § 190 ABS 5 UGB, § 132 ABS 2 BAO Die Aufbewahrung von Belegen, Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen kann auf Datenträgern ge- schehen, wenn die… Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete sowie urschriftsgetreue Wiedergabe, bis zum Ablauf der ge- setzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Eine urschriftgetreue Speicherung setzt gem. Rz 1559 UStR voraus, dass auch beschriebene und bedruckte Rückseiten der Belege eingescannt werden. Eine farb- getreue Wiedergabe ist dann erforderlich, wenn beim Einscannen in Schwarz-Weiß Informationen oder Zu- sammenhänge, die nur aufgrund der farblichen Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen würden. Liegen Belege ausschließlich elektronisch vor, zB als xml-Datei, entfällt das Erfordernis einer urschriftge- treuen Wiedergabe. Ausgangsrechnungen, die mithilfe eines EDV-Systems ausgestellt werden, müssen nicht nochmals ausge- druckt werden. Verträge sollten jedoch im Original aufbewahrt werden. Seite 15
4.2.1 Aufbewahrungsarten Elektronische Rechnung wird gedruckt und als Papier- rechnung aufbewahrt → ok. Papierrechnung wird ge- scannt und ausschließlich elektronisch aufbewahrt → unveränderte Wiedergabe ist technisch sicherzustellen (zB durch nur einmalig beschreibbare WORM-Platten oder ein revisionssicheres Archiv, siehe dazu unten). BEI AUFBEWAHRUNG AUF DATENTRÄGERN MUSS DER UNTERNEHMER gem. § 132 Abs 3 BAO auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen und Platten) oder spezielle, festplattenbasierte Archivsoft- ware in Frage. Darüber hinaus gibt es auch Dienstleis- ter, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten. 4.2.3 Aufbewahrungspflicht Verschiedene Belege und Dokumente müssen für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden. Die Aufbe- wahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapie- re, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.). Ge- mäß § 212 Abs. 1 UGB haben alle buchführungspflichti- gen Unternehmer gem. § 189 UGB Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lagebe- richten, Konten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschrif- ten der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen geordnet aufzubewahren. (nur) soweit erforderlich, müssen auch ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergaben beigebracht werden. Das Steuerrecht erweitert den Kreis der betroffenen Unternehmer gem. § 131 Abs. 1 BAO auch auf den Ein- nahmen-Ausgaben-Rechner und Überschussrechner. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, sind diese auf Datenträger zur Verfügung zu stellen. Da die Aufbewahrungsdauer im Ausnahmefall bis zu 22 Jahre beträgt, sollte in der Praxis ein gängiges Datenformat gewählt werden. Daneben ist sicherzu- stellen, dass auch die Software zum Öffnen der Datei- en entsprechend archiviert wird. 4.2.2 Revisionssicheres Archiv Ein revisionssicheres Archiv erfüllt genau die Voraus- setzungen, die gem. UGB, und BAO erforderlich sind, um eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der gesetz- lichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Das bloße Einscannen und Abspeichern von pdf-Datei- en auf einer normalen Festplatte (zB im Windows- Explorer) ist für ein revisionssicheres Archiv nicht aus- reichend, da jederzeit Dateien einzeln gelöscht, umbe- nannt, geändert oder in ihrer Reihenfolge verschoben werden können. Die revisionssichere elektronische Belegablage erfolgt zB über eine Archivsoftware, ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS). In den Metadaten der dort abgelegten Dokumente ist unter anderem BAO- und GoB-konform protokolliert, wer was wann geändert hat. Für die Revisionssicherheit kommen nur einmalig be- schreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blu-ray, WORM Seite 16 4.2.4 Aufbewahrungsfrist Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten Unter- lagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Diese Frist verlängert sich, wenn diese Bücher bzw. Aufzeichnun- gen in einem abhängigen gerichtlichen bzw. behörd- lichen Verfahren, wie zB im Zuge einer Außenprüfung, noch benötigt werden. Der Fristenlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg be- zieht. Des Weiteren bestehen verlängerte Aufbewahrungs- fristen für Aufzeichnungen und Unterlagen in Zusam- menhang mit Grundstücken (22 Jahre gem. § 18 UStG), iZm MOSS-Umsätzen (10 Jahre gem. § 25 Abs 12, Art 25a Abs 10 UStG) iZm hinterzogener Abgaben (10 Jahre gem. § 207 Abs 2 BAO) und iZm Rechten gegenüber Dritten (30 Jahre gem. §1479 ABGB). 4.2.5 EU-Datenschutzgrundverordnung Die Datenschutzgrundverordnung ist mit 25. Mai 2018 in Kraft getreten und regelt die Verarbeitung von per- sonenbezogener Daten durch Unternehmen, die bei einer Digitalisierung der Buchhaltung zwangsläufig er- folgen wird. Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung jederzeit nachweisen können. Angesichts von drohenden Straf- zahlungen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – unabhängig davon,
welche Summe höher ist – ist die DSGVO insbesondere auch bei Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts zu berücksichtigen. 4.2.6 Richtige Beschlagwortung und Kontrolle Neben den technischen Rahmenbedingungen muss ein einheitliches Vorgehen für alle Rechnungen fest- gelegt werden und die Mitarbeiter entsprechend ge- schult werden. Wesentlich dabei ist auch die richtige Beschlagwortung der Dokumente. Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicher zustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. ACHTUNG / Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Sonder- bestimmung für Grundstücke im Sinn des § 2 Grunderwerbsteuergesetzes. Danach sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die solche Grundstücke betreffen 22 Jahre aufzubewahren. Weiters kennt das Umsatzsteuergesetz noch eine zusätzliche Aufbewahrungsfrist für jene Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leis- tungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One- Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. 4.2.7 Aufbewahrungspflichten – FAQ Antworten auf die wichtigsten Fragen: Was ist aufzubewahren? Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgaben- erhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren. ACHTUNG / Auch alle elektronischen Aufzeichnungen iZm der elektronischen Registrierkasse (Registrier- kassenpflicht seit 1.1.2016) unterliegen der gesetz- lichen Aufbewahrungspflicht (z.B. Datenerfas- sungsprotokoll, Startbeleg, Monatsbeleg usw.) Wie lange muss aufbewahrt werden? Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre hin- durch aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind zB die Be- lege des Kalenderjahres 2011 bis Ende des Kalenderjah- res 2018 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. In welcher Form sind Belege aufzubewahren? Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikro- film, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Wobei hier eine Sicherung mittels Worm-Speicher erfolgen muss, lediglich das Scannen alleine reicht nicht aus um die Belege unveränderbar aufzubewahren. Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Daten- trägern zu beachten? Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der ge- setzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informa- tionen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden. Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungs- stellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wie- dergaben. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzube- wahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusam- menhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Auf- zeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis ergeben. Was passiert bei Nichtaufbewahrung? Seite 17
5 / bmd.com – glp Kundenportal Seite 18
https://www.glp-steuerberatung.at/leistungen/ 5.1 / GLP HOMEPAGE EINSTIEG KUNDENPORTAL Einstieg über unsere GLP Home- page unter > Kundenportal oder unter dem Punkt > Leistungen Anmeldedaten eingeben Seite 19
5.2 / RECHNUNGEN HOCHLADEN Unter FIBU Rechnungen, die vorher am Computer ge- speichert wurden uploaden in der Taskleiste oben „Papierloses Buchen“ oder für BAKAWA User „Vorerfassung“ auswählen Seite 20
Anschließend bei den Kacheln (Barbelege, Eingangs- rechnungen, Ausgangsrechnungen, Allgemein) per Drag & Drop die jeweiligen Dateien aus dem Windows Explorer ziehen oder auswählen über den Button: „Durchsuchen…“ im Windows Explorer: ODER Anschließend kann man die hochgeladenen Doku- mente in der CRM unter BMD.COM Databox nochmals ansehen und kontrollieren. Dokumente können hier nicht mehr gelöscht werden! Das GLP Logo dient als HOME Button: Seite 21
5.3 / RECHNUNGEN KONTROLLIEREN Es besteht die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Hierzu auf den Button „BMD.COM Databox“ klicken und „Bearbeiten“, dann wird das Feld „Beschreibung“ freigeschaltet um Notizen zu erstellen. (STRG+S) zum Speichern. Seite 22
6 / Haftungsausschluss Die glp steuerberatungsgmbH sowie glp linz steuerbe- ratungsgmbH (in weiterer Folge GLP genannt) über- nimmt keinerlei Haftung für die Aktualität, Korrekt- heit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auf der Homepage zu finden sind. Haftungsansprüche gegenüber GLP, welche sich auf Schäden beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Alle Angebote sind freibleibend und unverbindlich. GLP behält es sich ausdrücklich vor, Berechtigungen, Teile des Angebots oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, kostenpflichtig zu machen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig ein- zustellen. Die GLP ist bestrebt, ihren Kunden ein attraktives Online-Kundenportal via BMD.COM zur Verfügung zu stellen. Die Leistungen und Services im Rahmen des Online- Kundenportals stehen Kunden von GLP unter norma- len Voraussetzungen jederzeit zur Verfügung. Die Weiterleitung, Abwicklung und Verbuchung von Belegen erfolgt in der Regel unter Einhaltung der Finanzvorschriften. In folgenden beispielhaften Ausnahmefällen kann keine Abwicklung der steuerlichen Leistung gewähr- leistet werden: Fehlerhafte Kommunikation zwischen Kunden und dem Kundenportal Wir sind bemüht, die EDV-Systeme weiterzuentwickeln und diese dem aktuellen Stand der Technik anzupas- sen. Die ausnahmslose Verfügbarkeit oder Funktions- tüchtigkeit kann jedoch nicht gewährleistet werden, da mit allen technischen Systemen ein Ausfalls- und Störungsrestrisiko verbunden ist. Die GLP übernimmt des Weiteren keine Haftung für hochgeladene Dateien und deren gesetzlichen Auf- bewahrungspflichten im Sinne des UGB auch hin- sichtlich der Beschädigung oder Unleserlichkeit der digitalen Belege. Die Kunden haben die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten und eigenständig dafür Sorge zu tragen, dass dieser Pflicht nachge- gangen wird. (Siehe hierzu Punkt: 4. Aufbewahrungs- pflichten von digitalen Belegen ab S. 14) Hinzukommt, dass die GLP keinerlei Haftung für fehlerhafte, unvollständige oder inhaltlich fragwürdige Datensätze übernimmt, die von Kunden bereitgestellt werden. Dies betrifft sowohl die Steuerpflicht, wie auch die Unternehmerpflicht, eine Dokumentation wie Datensätze generiert werden muss bei etwaigen Finanzprüfungen gewährleistet sein. GLP Klientennummer Name Ausfall der EDV- oder Telekommunikations- Infrastruktur Datum, Ort Störungen seitens unseres Anbieters (BMD Systemhaus GmbH) Unterschrift Seite 23
NIEDERLASSUNGEN 4050 / Traun Neubauerstraße 26 T: +43 7229 90 60 90 F: +43 7229 90 60 960 4020 / Linz Huemerstraße 21 T: +43 732 600 878 F: +43 732 600 878 9 traun@glp-steuerberatung.at linz@)glp-steuerberatung.at www.glp-steuerberatung.at

References: § 11
 § 11
 § 190
 § 132
 § 132
 § 212
 § 189
 § 131
 § 18
 § 25
 § 207
 §1479
 § 2