Source: http://finka.pl/help/zgodnoae_z_ustaw.htm
Timestamp: 2017-06-27 05:14:17+00:00

Document:
Zgodność programu Finka-FK z Ustawą o Rachunkowości Program Finka - FK jest zrealizowany zgodnie z wymaganiami Ustawy o Rachunkowości, co jest opisane poniżej:
Ad art. 10 – Dokumentacja
Poniższe rozdziały zawierają elementy dokumentacji systemu informatycznego Finka-FK wymagane ustawą:
•Wykaz programów •Opis procedur, algorytmów i parametrów przetwarzania danych•Programowe zasady ochrony danych•Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury, powiązań i funkcji Ad art. 12 p.5 - Zamknięcie ksiąg:
Operację polegającą na uniemożliwieniu dokonywania zapisów w księgach wykonuje użytkownik w menu -> Administracja / Zamykanie okresu, gdzie należy wpisać:
• zatwierdzenie stanu otwarcia dokumentów księgowych• oraz zamknięcie dokumentów księgowych do ostatniego dnia w roku obrotowym Art. 13 p.1 Zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald:
Dziennik, Księga główna i Zestawienie obrotów i sald są zestawieniami sporządzanymi w menu -> Zestawienia księgowe
Księgi pomocnicze:
•dla środków trwałych, magazynu, płac itp. prowadzi się w innych modułach programu lub poza programem•w programie prowadzi się szczegółowe ewidencje zastępujące księgi pomocnicze dla:o rozrachunków z kontrahentamio ewidencji zakupów i sprzedażyo ewidencji kasowej i bankowej Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) •dla ksiąg pomocniczych prowadzonych poza programem FINKA-FK prowadzi się go także poza programem.•dla ewidencji prowadzonych w ramach FINKA-FK rolę tego wykazu pełnią zestawienia (Obrotów i sald oraz Księgi głównej) dla odpowiednich kont syntetycznych z podziałem analitycznym, a także zestawienia Ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz Rozrachunków•potwierdzeniami stanu rozrachunków są Wezwania do uzgodnienia sald, które w programie Finka-FK można sporządzić i wysłać kontrahentom Ad. art. 13 p.2 Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe:
Opisane są szczegółowo w rozdziale Wykaz zbiorów danych poniżej
Ad. art. 13 p.4 Oznaczenia umieszczane automatycznie na zestawieniach:
Nazwa firmy, rodzaj zestawienia, rok obrotowy, okres sprawozdawczy, data sporządzenia i nazwa programu przetwarzania umieszczone są na górze pierwszej strony, a większość z nich (bez szczegółowych kryteriów wyboru) – na górze każdej strony
Ad. art. 13 p.5 Kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald oraz numeracja stron zestawień:
Kontrola ciągłości zapisów – program automatycznie nadaje kolejne numery księgowe (KG) i Użytkownik nie ma możliwości utworzenia przerw w numeracji. Numeracja stron zastawień - wszystkie zestawienia mają automatycznie numerowane strony – numer drukowany na górze strony obok daty sporządzenia. Oznaczenie strony pierwszej i ostatniej – zapewnione jest przez tryb oznaczania :strona X z Y”
Sumowanie narastająco na każdej stronie. Zestawienia obowiązkowe z punktu widzenia Ustawy (dziennik, księga główna i zastawienie obrotów i sald) są automatycznie sumowane na każdej stronie. Sumowanie to jest prowadzone narastająco w roku obrotowym (obejmuje też sumę zestawień za poprzednie miesiące). Księga główna i zestawienie obrotów i sald sumowane są w ten sposób, jeśli Użytkownik poleci ich sporządzenie „kompletne” - dla wszystkich kont.
Przenoszenie obrotów i sald zapewnione jest:
•W danym roku obrotowym – przez jednoczesny zapis dokumentu księgowego oraz obrotów na kontach•Pomiędzy latami obrotowymi – w menu Administracja – Pobieranie danych z poprzedniego roku, przy czym:opobranie stanu otwarcia kont i transakcji można wywołać wielokrotnieokomunikaty z wykonania pobierania stanu otwarcia widoczne są w punkcie -> Administracja – Lista komunikatów Ad. art. 14 Dziennik:
Dziennik księgowań - jest zestawieniem drukowanym w punkcie -> Zestawienia w programie. Numery dziennika - nadawane są automatycznie i drukowane pod nagłówkiem „nr KG”
Zgodność obrotów dziennika z kontami księgowymi - zapewniona jest automatycznie i łatwo sprawdzalna przez porównanie podsumowań zestawień.
Chronologię prowadzenia dziennika można zapewnić:
•drogą wprowadzania zapisów przez Użytkownika w kolejności chronologicznej (numeracja zapewniona jest automatycznie)•lub drogą uporządkowania dokumentów przed ich ostatecznym zaksięgowaniem (zatwierdzeniem) w punkcie „porządkowanie dokumentów”Oznaczenie osoby, która wprowadziła bądź ostatnio zmodyfikowała zapis drukowane jest przy każdym dokumencie w Dzienniku. Osoba wprowadzająca dane musi podać swoje oznaczenie (login) i hasło na początku pracy programu.
Ad. art. 15) Księga główna:
Zestawienie kont księgi w układzie systematycznym można wydrukować w menu Zestawienia księgowe w programie. Wprowadzanie zapisów dokonuje się jednocześnie z ich wprowadzeniem do Dziennika. Zapisy danego konta drukuje się w kolejności numerów dziennika.
Ad. art. 16 i art. 17 Księgi pomocnicze:
•można prowadzić poza programem (np. ewidencja środków trwałych, magazynu, płac). •jeśli elementy programu FINKA-FK (np. ewidencję rozrachunków z kontrahentami, zakupów i sprzedaży, kasową i bankową) uznajemy za księgi pomocnicze, to:oprogram zapewnia samoczynne wprowadzanie obrotów tych ksiąg na konta syntetyczneodo drukowania takich ksiąg służą zestawienia -> Raport obrotów i inne sporządzane dla wybranych kont syntetycznych.odo drukowania zestawień rozrachunków służy punkt -> Finanse - Rozrachunki Ad. art. 18 Zestawienie obrotów i sald lub zestawienie sald:
Można je wydrukować w menu -> Zestawienia księgowe. Zestawienie to – jeśli jest sporządzane dla wszystkich kont – zawiera wymagane podsumowania stanu otwarcia, obrotów w miesiącu oraz obrotów i sald narastająco.
Ad. art. 20 p.5 Zapisy księgowe wprowadzane automatycznie:
Program FINKA-FK zawiera punkt -> Administracja - Import. Użytkownik dokonuje w nim przeglądania i może wprowadzać zmiany zapisów importowanych z zewnętrznych systemów i proponowanych przez program, wobec czego zapisów tych nie uważa się za „wprowadzane automatycznie” wg art. 20u.5 Ustawy.
Ad. art. 23 p.1 i 23 p.5
Trwałość zapisów. Zapisy zatwierdzone są w programie niedostępne do modyfikacji
Modyfikacje mogą dotyczyć wyłącznie zapisów niezatwierdzonych, których nie uważa się za
zaksięgowane. Ochrona przed modyfikacjami lub zniszczeniem. Środki służące do ochrony danych opisano w
rozdziale poniżej.
Ad. art. 23 p.2 Zapisy w programie FINKA-FK zawierają:
•Dane wymienione w art. 23.2: datę operacji, rodzaj, numer
i ew. datę dowodu księgowego, opis operacji, kwotę i datę zapisu. Jeśli data dowodu księgowego jest inna niż data operacji, wpisuje się ją przy opisie operacji.•ponadto: numer pozycji, konta strony winien i ma i ew. inne dane. Ad. art. 23 p.3 Zapisy wyrażone w walutach obcych
W programie FINKA-FK księguje się z równoczesnym podaniem kursu i zaksięgowaniem tej samej operacji w walucie polskiej.
Ad. art. 23 p.4:
Powiązanie zapisów w dzienniku księgowań (zapis chronologiczny) i w księdze głównej (zapis systematyczny) dokonuje się przez identyczność numeru księgi głównej i innych danych zapisu.
Ad. art. 24 p.4.3: Parametry. W programie FINKA-FK nie można wpisywać parametrów zmieniających sposób przetwarzania danych. (można w nim wpisywać jedynie pewne parametry, np. rodzaj stosowanej drukarki, nie mające charakteru parametrów przetwarzania danych).
Kompletność zbiorów danych. Kompletność taka jest zapewniona przez algorytmy wprowadzania danych i zabezpieczenia programu. Dodatkowo można ją zweryfikować w punkcie „Sprawdzenie wewnętrzne”.
Ad. art. 25 p.2: Po zatwierdzeniu zapisów w programie FINKA-FK można je poprawiać wyłącznie w drodze wprowadzenia zapisów korekt. Operacja ta jest możliwa, dopóki dane nie są zamknięte do ostatniego dnia miesiąca. Po zamknięciu miesiąca wprowadzanie korekt w tym miesiącu nie jest możliwe.
Ad. art. 71 p.2. Ochrona danych: W programie FINKA-FK polega m.in. na przechowywaniu danych na twardym dysku, wykonywaniu kopii rezerwowych tak, by istniały także wcześniejsze kopie – czemu sprzyja automatyczny system nazewnictwa plików kopii - i ochronie dostępu do programu za pomocą haseł.
Ad. art. 72 Zapisy na nośnikach magnetycznych:
Przechowywane są do czasu sporządzenia zestawień, a także później przez czas nieokreślony. Uważa się, że księgi rachunkowe przechowywane są w zbiorach podanych w wykazie zbiorów tworzących księgi rachunkowe do czasu sporządzenia zestawień miesięcznych, zaś po ich sporządzeniu - w postaci wydrukowanych zestawień.
Na system FINKA-FK składają się:
•program aplikacyjny o nazwie FK.EXE•oraz programy (serwer i klient) do obsługi bazy danych Firebird.Obydwa programy instalowane są podczas standardowej procedury instalacji. Użytkownik kontaktuje się tylko z programem FK, zaś Firebird funkcjonuje w tle.
Opis procedur, algorytmów i parametrów przetwarzania danych
1. Procedury i algorytmy programu Finka-FK są wbudowane:
•w części do programu FK.EXE•w części do bazy danych – program FK.EXE zarządza także algorytmami wbudowanymi do bazy, aktualizując je automatycznie podczas zakładania nowej bazy, otwierania nowego roku lub podczas aktualizacji programu. 2. Parametry przetwarzania danych nie występują.
3. Procedury przetwarzania danych wywołuje się w następujących punktach menu programu FK:
3.1. Menu -> Księgowanie – Dokumenty księgowe: w tym punkcie można wpisać nowy dokument księgowy lub modyfikować istniejący (o ile nie został zatwierdzony), przy czym wykonywany algorytm obejmuje:
•wliczenie wpisanych przez Użytkownika kwot do obrotów kont analitycznych i syntetycznych w tabeli KONOBR•zapisanie dokumentu księgowego (dekretacji) w tabelach DOK i DOKHDG•zapisanie pozycji w ewidencji zakupu lub sprzedaży VAT, jeśli były redagowane w trybie Zakup VAT lub Sprzedaż VAT•zapisanie stanu rozrachunków w tabelach RELS i RELTARGETS, jeśli wystąpiły księgowania na konta rozrachunkowe•sprawdzenie zgodności sum WN i MA w dokumencie, z ostrzeżeniem w razie niezgodności.•dokument zostaje zapamiętany jako niezatwierdzony, czyli nie zaksięgowany ostatecznie. Zatwierdzania dokonuje uprawniony Użytkownik w menu -> Administracja – Zamykanie okresu 3.2. Menu -> Księgowanie – Wyszukiwanie dokumentów księgowych: w tym punkcie można redagować dokumenty księgowe z użyciem algorytmu jak w p. 3.1
3.3. Menu -> Księgowanie – Duplikowanie dokumentu: w tym punkcie można powielić istniejący dokument, wpisując go z nowym numerem, zwykle do innego miesiąca niż dokument źródłowy. Algorytm użyty podczas zapisania dokumentu jest opisany w p. 3.1
3.4. Menu -> Księgowanie – Porządkowanie dokumentów: pozwala na ułożenie numerów księgi głównej według dat, o ile dokumenty nie są zatwierdzone, czyli nie są ostatecznie zaksięgowane.
3.5. Menu -> Księgowanie – Różnice kursowe na dzień bilansowy:, dostępne po zakupie licencji do księgowań dewizowych, wywołuje algorytm:
•wyliczania różnic, sporządzenia i wydrukowania zestawienia (raportu) z wyliczenia•i zapisania księgowania zgodnie z algorytmem z p. 3.1 3.6. Menu -> Administracja – Import danych: wywołuje algorytm:
•pobrania pliku zewnętrznego z programu współpracującego z Finka-FK•uzgodnienia danych (np. przysłanych kontrahentów i kont z istniejącymi w FK)•i zaksięgowania dokumentów w trybie zgodnym z p. 3.1 3.7. Menu -> Administracja – pobieranie danych początkowych z poprzedniego roku wywołuje algorytm:
•pobrania danych o kontach analitycznych i syntetycznych z biegłego roku, z możliwością ponownego pobrania (aktualizacji)•pobrania sald kont albo stanu rozrachunków (transakcji), z możliwością ponownego pobrania (aktualizacji)•i zaksięgowania tych sald w trybie zgodnym z p. 3.1, z tym, że wliczają się one jako B.O. kont, a nie obroty w poszczególnych miesiącach. 3.8. Menu -> Księgowanie – Bilans otwarcia: pozwala na redagowanie stanu otwarcia kont albo rozrachunków i zaksięgowania ich w trybie zgodnym z p. 3.1, z tym, że wliczają się one jako B.O. kont, a nie obroty w poszczególnych miesiącach.
3.9. Menu -> Administracja – Zamykanie okresu: uruchamia algorytm zapisania daty zamknięcia, skutkujący zablokowaniem wprowadzania, modyfikacji oraz usuwania dokumentów księgowych do tej daty włącznie.
3.10. Menu -> Zestawienia księgowe –> Zestawienie obrotów i sald, Dziennik księgowań, Księga główna w układzie systematycznym wywołują algorytmy:
•pobrania danych z dokumentów księgowych bądź obrotów kont•i sporządzenia wybranego zestawienia w postaci wymaganej przez Ustawę o Rachunkowości•zestawienie nie jest zapamiętywane w bazie danych, użytkownik może je jednak wydrukować albo zapisać w pliku (PDF bądź innym), m.in. celem utrwalenia w postaci elektronicznej 4. Kontrola księgowań. Kontrolę wykonuje się:
•przez sporządzanie zestawień i deklaracji roboczych na podstawie dokumentów, które nie są ostatecznie zaksięgowane (p. 3.9 powyżej)•program wykonuje kontrolę zgodności danych z zasadą podwójnego zapisu, dając komunikat w razie wprowadzenia dokumentów niezbilansowacych Programowe zasady ochrony danych
1. Ochronę przed niepowołanym dostępem zrealizowano za pomocą systemu haseł. Każdy użytkownik ma swój unikalny login i hasło. W menu -> Administracja – Użytkownicy / Uprawnienia można wpisać ograniczenia dostępu do funkcji programu dla niektórych użytkowników.
2. Zwiększony poziom ochrony wymagany przez Ustawę o ochronie danych osobowych program zapewnia opcjonalnie, po włączeniu parametru w punkcie -> Parametry wspólne – Czy są przetwarzane dane osobowe. Należy wpisać „TAK”, jeśli Użytkownik stosuje program także do przechowywania danych osobowych. Program przypomina o tym w razie przypisania danych osobowych do konta księgowego
3. Ochronę danych przed modyfikacją zrealizowano przez wprowadzenie menu -> Aministracja – Zamykanie okresu, w którym określa się datę zamknięcia – skutkuje to zablokowaniem wprowadzania, modyfikacji oraz usuwania dokumentów księgowych do tej daty włącznie oraz systemem nadawania uprawnień (dostępu do opcji programu) uzytkownikom.
4. Ochronę danych przed zniszczeniem realizuje się przez wykonywanie kopii danych. Narzędzie wykonywania kopii jest wbudowane do programu i program przypomina o potrzebie jego użycia.
Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury, powiązań i funkcji
Zbiory danych zawarte są w bazie danych o nazwie FKxxxxxxx.FDB . Nazwy zawierające dane poszczególnych firm i lat widoczne są na panelu startowym programu po wywołaniu -> Opcje – Pokaż nazwy plików. 1. Lokalizacja zbiorów danych zależy od miejsca instalacji programu i jest podawana na panelu startowym programu po wywołaniu -> Zmień połączenie.
2. Struktura, powiązania i funkcje zbiorów danych:
a. Tabela DOK – dekretacje księgowe
Funkcje i powiązania
iorigid
Klucz główny zapisu
dModDate
Data i godzina ostatniej modyfikacji iUserId
Klucz obcy – wskazanie użytkownika zmieniającego lub wprowadzającego
sSrcSystem
System, z którego pochodzi zapis – jeśli pochodzi z modułu innego niż Finka-FK.
DokHdgOrigid
Klucz obcy – powiązanie do DokHdg
DokSub. DokSub2
Numer pozycji w ramach dokumentu
Data dokumentu, jeśli inna niż data w DokHdg
DokOpis
DokKonWnOrigid
Klucz obcy – powiązanie do konta WN w tabeli KONTO
DokKonMaOrigid
Klucz obcy – powiązanie do konta MA w tabeli KONTO
DokSuma
DokDewOrigid
Klucz obcy – powiązanie do słownika walut, jeśli dekretacja dewizowa
DokDewSuma
Kwota w dewizach, jeśli dekretacja dewizowa
DokDewKurs
Kurs pomnożony przez 10000, jeśli dekretacja dewizowa
b. Tabela DOKHISTORIA – historia zmian dekretacji księgowej
Struktura identyczna jak dla tabeli DOK
c. Tabela DOKHDG – nagłówki dokumentów księgowych
DokHdgPozKG
Numer w księdze głównej
DokHdgDataKs
DokHdgRokMc
Rok i miesiąc obrotowy dokumentu
DokHdgRodzDokOrigid
Klucz obcy – do słownika rodzajów dokumentów (PK, RK, itd.)
DokHdgNrStr
Numer w ramach rodzaju dokumentu
DokHdgZbilans
Czy dokument zbilansowany (dokumenty niezbilansowane nie mogą zostać zatwierdzone)
d. Tabela KONTO - konta księgowe
KonNrStd
Klucz sortowania wg numeru konta
KonNazStd
String Klucz sortowania wg nazwy konta
KonKliOrigid
Klucz obcy – odesłanie do danych adresowych kontrahenta lub osoby
KonSynTN
Czy konto syntetyczne (w księgowaniach mogą występować wyłącznie konta nie-syntetyczne)
KonRozlTN
Czy dla konta prowadzi się dodatkową ewidencję należności lub zobowiązań i zapłat
KonPzbTN
Czy konto pozabilansowe (księgowania na konta pozabilansowe nie są wliczane do ogólnej sumy WN – MA)
KonDewTN
Czy konto walutowe (z wartościami w walucie i w PLN)

References: art. 10
 art. 12
 Art. 13
 art. 13
 art. 13
 art. 13
 art. 14
 art. 15
 art. 16
 art. 17
 art. 18
 art. 20
 art. 20
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 24
 art. 25
 art. 71
 art. 72