Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-137-de-2002?documento=legcol&contexto=legcol_75992041d0d4f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-11-22 11:11:24+00:00

Document:
﻿ CIRCULAR EXTERNA 137 DE 2002
CIRCULAR EXTERNA 137 DE 06 DE AGOSTO DE 2002
CONTENIDO:ENTIDADES PRESTADORAS DEL SERVICIO DE SALUD. INSTRUCCIONES EN MATERIA DE INFORMACIÓN CONTABLE, ADMINISTRATIVA, ESTADÍSTICA Y MARGEN DE SOLVENCIA. DEROGA LAS CIRCULARES EXTERNAS 58 DE 19937, 25 28 Y 42 DE 19943 DE 199625, 51 DE 199758 DE 199882 DE 1999, DEROGA LAS CIRCULARES 10 DE 199476 DE 199844 DE 199761 DE 1997111 DE 2000 Y 127 DE 2001.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2005 DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
CIRCULAR EXTERNA 137 DE 2002
“Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia”.
(Nota: Derogada por la Circular Externa 16 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)
(Nota: Véase Circular Externa 139 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud)
Asunto: Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia.
en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de su facultad para impartir las instrucciones sobre la manera en que deben cumplirse las disposiciones legales, prevista en el numeral 7º del artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 y con el fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece a través de la presente circular externa las reglas aplicables a la información de carácter financiero, contable y administrativo que las entidades vigiladas deben remitir a esta superintendencia. Para ello, sin perjuicio de la sujeción y cumplimiento de las entidades vigiladas respecto de la normatividad vigente en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se tiene en cuenta que las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, están sujetas a la aplicación de los planes únicos de cuentas, establecidos por el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el sector comercial, la Resolución 400 del 1º de diciembre de 2000 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el sector público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el sector cooperativo.
Respecto de las normas y técnicas contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las entidades vigiladas observar y adoptar las normas consagradas en el Código de Comercio, las leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución 377 de diciembre de 1999 de la Contaduría General de la Nación y el estatuto tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el SGSSS.
Las entidades autorizadas para administrar el régimen contributivo y el régimen subsidiado en especial el título III del libro II de la Ley 100 de 1993, deben tener en cuenta que los planes de contabilidad generalmente aceptados, PCGA, priman sobre cualquier otra norma; no obstante, las entidades vigiladas destinatarias de la presente circular, podrán adoptar las instrucciones que mediante actos administrativos hayan proferido los diferentes organismos de control y vigilancia del Estado; de lo cual deberán informar a esta superintendencia y revelar en las notas a los estados financieros la aplicación de dichas instrucciones.
Las entidades adaptadas, cajas de compensación familiar incluidos los convenios (consorcios y uniones temporales) que administren régimen subsidiado, deberán remitir sólo la información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia, relacionada con el negocio de salud enmarcado dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, presentarán con cortes trimestrales (mar. 31, jun. 30, sep. 30 y dic. 31), el balance general y el estado de pérdidas y ganancias en los formatos que esta superintendencia ha diseñado para tal fin adjuntos a esta circular, diligenciando los anexos incluidos que muestran la desagregación de las cuentas respectivas:
Formato Nombre Página Nº
SNS-EF-00 Relación de formatos a reportar por ámbito de aplicación 56
SNS-EF-01 Balance general consolidado 57-58
SNS-EF-02 Estado de resultados 59-60
SNS-EF-03 Estado de cambios en la situación financiera 61
SNS-EF-04 Estado de flujo de efectivo 62
SNS-EF-05 Estado de cambios en el patrimonio 63
SNS-EF-06 Bancos 64
SNS-EF-07 Inversiones temporales 65
SNS-EF-08 Cuentas por cobrar régimen subsidiado 66
SNS-EF-09 Ingresos por cobrar cuotas planes de prepago y/o planes complementarios 67
SNS-EF-10 Cuentas por cobrar Fosyga y otros ingresos por cobrar 68
SNS-EF-11 Recobros enfermedades de salto costo 69
SNS-EF-12 Vinculados económicos 70
SNS-EF-13 Anticipos y avances 71
SNS-EF-14 Gastos pagados por anticipado 72
SNS-EF-15 Propiedad, planta y equipo 73
SNS-EF-16 Cargos diferidos 74
SNS-EF-17 Cuentas de orden 75
SNS-EF-18 Cuentas de orden acreedoras - facturas devueltas por glosas 76
SNS-EF-19 Obligaciones financieras 77
SNS-EF-20 Cuentas por pagar a prestadores de servicios de salud – margen de solvencia 78
SNS-EF-21 Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – régimen contributivo 79
SNS-EF-22 Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – régimen subsidiado 80
SNS-EF-23 Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – planes de atención complementaria en salud, medicina prepagada, servicios de ambulancia prepagada 81
SNS-EF-24 Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – prestación de atención inicial de urgencias 82
SNS-EF-25 Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – enfermedades de alto costo, enfermedades catastróficas 83
SNS-EF-26 Proveedores 84
SNS-EF-27 Cuentas por pagar Fosyga 85
SNS-EF-28 Provisiones 86
SNS-EF-29 Provisión del 3% de la UPC-S de los gastos de administración 87
SNS-EF-30 Pagos recibidos por anticipado superiores a dos meses 88
SNS-EF-31 Otros ingresos o costos operacionales 89
SNS-EF-32 Costos directos en la prestación de servicios de salud 90
SNS-EF-33 Costos POS 91
SNS-EF-34 Costos por la prestación de servicios entidades de prepago 92
SNS-EF-35 Costos por servicios de ambulancia prepagada 93
SNS-EF-36 Servicios y otros gastos de administración 94
SNS-EF-37 Ingresos y egresos no operacionales 95
SNS-EF-38 Corrección monetaria 96
SNS-EF-39 Ajustes integrales por inflación 97
SNS-EF-40 Indicadores financieros 98-99
SNS-EF-41 Estado de flujo de caja 100
SNS-EF-42 Patrimonio mínimo saneado 101
SNS-EF-43 Patrimonio mínimo EPS indígena 102
SNS-IL-44 Información legal – reformas estatutarias, reglamento emisión y colocación de acciones 103
SNS-IA-45 Información sede principal 104
SNS-IA-46 Información de sucursales o regionales 105
SNS-IA-47 Relación de accionistas para sociedades comerciales (EPS-EMP-SAP) 106
SNS-IA-48 Reporte mensual de recaudo cotizaciones 107
SNS-IE-49 Datos demográficos por sexo y grupo etáreo – régimen contributivo (EPS – EAS) 108
SNS-IE-50 Datos demográficos por sexo y grupo etáreo – régimen subsidiado (ESS – EPS – EPSI – CCF) 109
SNS-IE-51 Datos demográficos por sexo, tipo de contrato y grupo etáreo (EMP – SAP – PACS) 110
SNS-IE-52 Información número de ambulancias 111
SNS-IE-53 Información encargos fiduciarios 112
SNS-IE-54 Reaseguro para enfermedades de alto costo 113
SNS-IE-55 Relación de pagos póliza de reaseguro enfermedades de alto costo 114
Los estados financieros y anexos relacionados deberán allegarse a esta superintendencia en las siguientes fechas:
31 de diciembre 25 de febrero del año siguiente al término del período contable
Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.
La información debe estar firmada por el representante legal y certificada por el revisor fiscal. La certificación del revisor fiscal es avalada que la información suministrada es cierta y extraída de los registros contables y estadísticos de la compañía y se presenta conforme con las instrucciones técnicas establecidas para el envío de esta información.
La Superintendencia Nacional de Salud tendrá como no recibida la información financiera (trimestral y/o de fin de ejercicio) que no esté debidamente certificada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador de la respectiva entidad.
Las entidades que posean programas de EPS, ARS, SAP, CCF e IPS, deberán presentar los estados financieros correspondientes a dicho programa, en forma independiente de las demás actividades del ente económico de acuerdo con lo establecido en la presente circular.
En atención a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud y la Junta Central de Contadores, los revisores fiscales de los entes vigilados deberán “Emitir con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos”. Este informe debe ser reportado en las mismas fechas que se han fijado en esta circular para el envío de los estados financieros con corte trimestral.
2. Estados financieros de fin de ejercicio.
Para la presentación de estados financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este despacho precisa el contenido mínimo de la información que deben remitir las compañías, en el siguiente orden:
Los estados financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el sector comercial, la Resolución 4444 del 21 de noviembre 1995 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el sector público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el sector cooperativo, de tal manera que las entidades suministren una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, mediante los siguientes estados financieros básicos:
• Balance general (Comparativo con el ejercicio inmediatamente anterior).
• Estado de resultados (Comparativo con el período inmediatamente anterior).
De acuerdo con los siguientes formatos y en los siguientes períodos:
Formato Estado financiero Períodos de presentación
SNS-EF-01 Balance general Trimestral y al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-02 Estados de resultados Trimestral y al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-03 Estados de cambios en la situación financiera Al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-04 Estados de flujo de efectivo Al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-05 Estados de cambios en el patrimonio Al cierre del ejercicio anual
Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, incluyendo como mínimo la siguiente información:
Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros, pero deben constituirse en una herramienta fundamental para revelar claramente los hechos económicos generados durante el respectivo ejercicio contable, no debe ser una simple desagregación de cuentas. Las notas deben ser utilizadas para explicar en forma clara y concisa el comportamiento económico, financiero y contable de la entidad, enfatizando en aquellos rubros que presenten variaciones considerables de un período contable a otro.
Las notas a los estados financieros corresponden al ente económico, no obstante las mismas deben incluir las relacionadas con el programa ARS.
2.3. Estados financieros consolidados.
Las entidades que de conformidad con las normas legales estén obligadas a presentar estados financieros consolidados (subordinación de sociedades) deberán preparar y difundir dichos estados que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados como si fuera un solo ente económico. Estos estados financieros deben ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud y acompañados de los estados financieros de fin de ejercicio, dentro los plazos estipulados en la presente circular.
2.4. Publicación de los estados financieros.
El balance general y el estado de pérdidas y ganancias a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deben ser publicados dentro de los 10 días siguientes, contados a partir de la fecha de autorización por parte del máximo órgano de la entidad debidamente determinado en sus estatutos, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos SNS-EF-01 y SNS-EF-02: balance general y estado de resultados respectivamente, expresados en miles de pesos.
Para el caso de las entidades adaptadas y las cajas de compensación familiar, la Superintendencia Nacional de Salud efectuará el pronunciamiento a que haya lugar, sin perjuicio de trasladar el resultado del mismo al órgano de control competente, para efectos de la evaluación de los estados financieros consolidados.
2.5. Informes adicionales.
Los siguientes informes deberán ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud el 25 de febrero del año siguiente al término del período contable, indicando el medio en el cual se envían (papel, medio magnético):
• El proyecto de distribución de utilidades.
• Extracto del acta de la reunión de junta directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano.
• Informe del representante legal sobre la forma como se llevó a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomienda, así mismo deberá incluir en dicho informe lo establecido en la Ley 603 de julio 27 de 2000.
• Certificación de los estados financieros firmada por el representante legal y el contador público de la entidad, de conformidad con las normas establecidas.
• Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de asamblea general de accionistas o junta de socios.
• Información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio.
El dictamen del revisor fiscal correspondiente al ente económico debe incluir un capítulo por cada programa, dependencia o negocio que administra dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las entidades podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros, con lo cual se evitará la solicitud expresa de información adicional.
2.6. Copia del acta de asamblea general de accionistas o junta de socios, juntas directivas y consejos directivos.
Las sociedades anónimas, limitadas y organismos de carácter cooperativo y asociaciones mutuales, cabildos y/o autoridades indígenas deberán remitir copia auténtica del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas, el acta debe estar elaborada y aprobada conforme lo establecen los artículos 189 (inc. 1º) y 431 del Código de Comercio, y demás normas aplicables y pertinentes según la naturaleza de la entidad respectiva, en este sentido deberá ser enviada a esta superintendencia por el representante legal dentro de los 30 días hábiles siguientes a la reunión de asamblea según lo dispone el artículo 448, acompañada de los documentos que allí se detallan y por el revisor fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión, en cumplimiento del artículo 432 del citado código. El envío del acta puede ser conjunta con la firma del representante legal y el revisor fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea.
2.7. Reclasificación corrección monetaria.
El numeral 6º artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 faculta a la Superintendente Nacional de Salud para “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.
El numeral 9º artículo 7º del mismo decreto que establece: “Fijar con sujeción a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y a las instrucciones del Contador General de la Nación, cuando sea del caso, los mecanismos y procedimientos contables que deben adoptar los hospitales, las entidades de medicina prepagada, las empresas sociales del Estado, las entidades especiales de previsión social, las instituciones prestadoras de servicios de salud y las empresas promotoras de salud, cuando no estén sujetas a la inspección, vigilancia y control de otra autoridad”.
Por lo anterior, las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar, convenios (consorcios y uniones temporales) que administran el régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados deberán cancelar los saldos de la cuenta corrección monetaria y trasladarlos como cargo o abono según corresponda, a la cuenta de revalorización del patrimonio. Este registro deberá realizarse al cierre del respectivo ejercicio contable.
La cancelación de la cuenta corrección monetaria del período contra la revalorización del patrimonio se aplicará a partir del año 2002 y los subsiguientes, hasta cuando sean expedidas nuevas disposiciones al respecto.
A continuación se detallan las cuentas y la forma de diligenciar los valores correspondientes al formato SNS-EF-01, así como los formatos relacionados para cada una de estas cuentas del formato SNS-EF-00.
1.1. Cuentas corrientes y de ahorro - cotizaciones.
Las cuentas recaudadoras (corrientes y de ahorros) de cotizaciones suscritas por el ente económico deberán registrarse en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la entidad. Dichas cuentas deben estar debidamente reportadas al Ministerio de Salud.
1.2. Cuentas corrientes y de ahorro UPC–S.
1.3. Encargos fiduciarios.
Registra el valor de los depósitos constituidos mediante encargos fiduciarios, para el manejo de los recursos derivados de los contratos del régimen subsidiado con las(sic) entes territoriales (departamentos, distritos y/o municipios) cualquiera que sea su denominación, exigidos por el SGSSS para las empresas solidarias de salud.
2. Inversiones temporales.
2.1. Inversiones obligatorias.
4. La venta o redención de los títulos.
3. Deudores.
3.1. UPC–S por cobrar.
Registra la causación mensual de la UPC-S derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales, por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, siempre y cuando la ARS garantice como mínimo: la atención de primer nivel a sus afiliados y haya contratado la póliza de reaseguro para enfermedades de alto costo, conforme con las normas, y según la UPC-S establecida por el CNSSS y ubicación geográfica.
1. Por la causación mensual de la UPC del régimen subsidiado derivada de los contratos con los entes territoriales.
3.2. Ingresos por cobrar cuotas planes de prepago, ingresos por cobrar planes complementarios.
3.3. Deudas de Difícil Cobro (cuotas MP, PAC).
Registra el valor de las cuotas del contrato de planes complementarios y de prepago, en el evento que éstas presenten una mora superior a 60 días. Si dentro de los 60 días siguientes a la fecha de vencimiento de la cuota pendiente no se ha efectuado su pago, se procederá a trasladar dicho valor entre el día 61 y 90 a la cuenta Deudas de Difícil Cobro. Si dentro de los 30 días siguientes a la fecha de registro antes indicado, no se lograre regularizar el pago de las cuotas atrasadas, deberán proceder a constituir una provisión del 100% del importe de las Deudas de Difícil Cobro.
3.4. Cuentas por cobrar Fosyga.
1. Con el resultado deficitario.
3.5. Otros ingresos por cobrar.
4. Por los servicios prestados a los afiliados dependientes, cuando el empleador se encuentra en mora con el respectivo pago de las cotizaciones.
3.6. Recobros enfermedades de alto costo.
3.7. Provisiones.
3.7.1. Provisiones UPC–S por Cobrar.
Registra el valor provisionado por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de la UPC-S por cobrar derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales. Para el efecto se consideran como deudas de difícil cobro de la UPC-S las que sean iguales o superiores a 360 días de vencidas, sobre las cuales la entidad deberá constituir y mantener una provisión del 100%.
3.7.2. Provisiones-cuotas planes de prepago y/o planes complementarios.
2. Por el valor de los ajustes efectuados a los cálculos de la provisión.
5. Cuenta Activa de Reporte-Otros Programas o Negocios de Salud.
Con relación a los contratos de prepago, en el evento del registro de provisiones por cuotas de prepago pendientes por recaudar, se debe reclasificar en cuentas de orden el saldo de dichos contratos, trasladando de la cuenta de orden – contratos vigentes a la cuenta de orden – contratos en mora. Cumplidas las formalidades legales del caso, para poder dar por terminado el contrato respectivo por parte de las entidades, éstas procederán a castigar las cuentas de difícil cobro y reversar las cuentas de orden referentes, sin perjuicio de generar los registros contables que considere apropiados tal como un control de cuentas por cobrar castigadas por vía de cuentas de orden.
7. Por el valor de dos o más meses de intereses moratorios por cobrar a los empleadores o trabajadores independientes correspondiente al pago de(sic) extemporáneo las cotizaciones.
1. Por el pago d e la cuota del contrato de medicina prepagada y/o planes de atención complementaria de acuerdo a la modalidad de pago.
Se debe aplicar el principio contable de causación que establece la obligatoriedad de reconocer los hechos económicos en el período que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
1. Por el valor de la factura y cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios de salud.
1. Por el valor del abono o cancelación de la factura y cuenta de cobro por concepto de prestación de servicios de salud.
2. Por el valor de la glosa aceptada por parte de la IPS, en el evento de que la EPS haya causada(sic) la totalidad de la factura (valor bruto).
3. Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores.
1.1. Alto costo.
1. Por el valor pagado total o parcial de las obligaciones con las instituciones prestadoras de servicios de salud correspondientes al cuarto nivel de atención y/o instituciones especializadas.
2.1. Cuentas por pagar Fosyga.
4. Por el valor total que la entidad promotora de salud haya pagado o autorizado pagar a las afiliadas cotizantes por concepto de licencias de maternidad en el mes inmediatamente anterior, liquidado de conformidad con las normas legales vigentes y aquellas que las adicionen, modifiquen o complementen.
5. Por el valor de la unidad de pago por capitación (UPC) que le sean reconocidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud como pago por el plan obligatorio de salud, POS, por cada uno de sus afiliados, cotizantes y beneficiarios, de acuerdo con los montos establecidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Subcuenta promoción y prevención: Registra las transacciones superavitarias o deficitarias del proceso de compensación, correspondientes a los recursos asignados para atender las actividades de promoción y prevención de la salud. Surtido el proceso de compensación. Finalmente el valor per cápita reconocido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud en cada declaración de giro y compensación deberá contabilizarse como un ingreso operacional de la entidad. Se registra en el formato SNS-EF-27.
2. Por el ajuste a favor que resulte en el proceso de compensación, entre el porcentaje obtenido del IBC y el valor per cápita reconocido por el CNSSS; registrando la cuenta por cobrar al Fosyga, en la subcuenta de promoción y prevención.
2.1.1. Cotizaciones.
1. Por el valor de las cotizaciones recaudadas de los afiliados al régimen contributivo (el 12% del ingreso base de cotización, IBC, el 8% correspondiente a las cotizaciones de los afiliados en huelga o suspendidos, las cotizaciones incompletas o pendientes por identificar) efectivamente recaudadas.
2.2. Cuentas por pagar incapacidades por enfermedad general.
2.3. Otras cuentas por pagar Fosyga.
1. Por el valor correspondiente a los recursos superavitarios de las vigencias 1996 a 1999.
3. Provisiones del SGSSS.
3.1. Provisión régimen subsidiado.
3.2. Provisión 3% de la UPC-S de los gastos de administración.
2. Por el cálculo de la provisión trimestral establecida en el formato SNS-EF-29.
3.3. Provisión glosas.
En el evento en que la entidad promotora de salud, cajas de compensación familiar, empresas solidarias de salud y empresas promotoras de salud indígenas o administradoras de planes adicionales no se pronuncien dentro de los plazos establecidos por el SGSSS para informar a la IPS si acepta o no las explicaciones dadas a la glosa, el ente económico estará obligado a efectuar la correspondiente provisión para el pago de la cuenta dentro del mes siguiente, constituyendo para tal efecto inversiones de alta liquidez.
3.4. Provisión cubrimiento servicios de salud.
3.5. Provisión copagos régimen subsidiado.
3.6. Provisiones para contingencias.
4. Ingresos recibidos por anticipado.
4.1. Contratos de prepago, contratos planes complementarios.
Una vez se haya recibido efectivamente el valor de la cuota correspondiente, se debita esta subcuenta por el valor mensual proporcional a la cuota causada con crédito al ingreso operacional directo - planes de medicina prepagada y/o planes de atención complementaria.
4.2. Contratos régimen subsidiado.
5. Cuenta pasiva de reporte – otros programas de salud.
Está conformado por las cuentas que representan los bienes y derechos de la entidad, una vez deducidas las cuentas que registran las obligaciones de carácter no patrimonial, contraídas con asociados y terceros.
Comprende las siguientes cuentas: Capital social (aportes de los accionistas, socios o propietarios), fondo social mutual, superávit de capital, reservas, revalorización de patrimonio, fondos de destinación específica, dividendos o participaciones decretados en acciones, resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores, superávit por valorizaciones y el superávit por donaciones.
1. Patrimonio mínimo saneado.
1.1. Régimen subsidiado y contributivo.
1.2. Empresas de medicina prepagada.
1.3. Servicio de ambulancia prepagado.
Rango de usuarios Número ambulancias Patrimonio mínimo en smlmv
Más de 250.000, más cada 80.000 afiliados 11 e incorporar 2 por cada 80.000 afiliados Por cada 80.000, 6.000 + 1.000 afiliados
2. Cuenta patrimonial de reporte – otros programas de salud.
3. Cuentas de orden acreedoras.
Registra el valor total de las glosas correspondientes a la facturación con los prestadores de servicios de salud. Las glosas deben registrarse en el momento en que se presentan, independientemente que sean o no, subsanables.
1. Por el valor total de los contratos por capitación del régimen subsidiado y contributivo suscritos con las instituciones prestadoras de servicios de salud.
2. Por el valor de las glosas realizadas a las facturas de los proveedores de servicios de salud, las cuales deben ser registradas por terceros.
1. Por la amortización de los contratos por capitación con las instituciones prestadoras de servicios de salud.
2. Por la cancelación de los contratos por capitación con las instituciones prestadoras de servicios de salud.
1. Servicios de salud UPC – Régimen contributivo.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, por la organización y garantía de la prestación de los servicios incluidos en el plan obligatorio de salud, POS, para cada afiliado. El Sistema General de Seguridad Social en Salud reconocerá un valor per cápita, que se denominará unidad de pago por capitación, UPC, de acuerdo con su estructura poblacional y una prima adicional por la ubicación geográfica de algunos afiliados, conforme con lo establecido en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Para su reconocimiento se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:
1.1. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 202 de la Ley 100 de 1993 sobre la vinculación al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del pago de una cotización o “ aporte económico previo”, se reitera el concepto del pago anticipado o previo de la cotización en salud por parte de los aportantes para que los usuarios accedan a la prestación de los servicios de salud del plan obligatorio de salud. En consecuencia, efectuado el pago de la cotización a la respectiva administradora de salud, ésta debe observar las siguientes instrucciones para registrar sus ingresos (UPC) resultantes del proceso de compensación, efectuado oportunamente:
1.2. Solamente se podrán causar los ingresos por concepto de UPC, una vez se surta el proceso de compensación de las diferentes declaraciones y sean presentadas al Fosyga. Se podrán registrar contablemente los ingresos por UPC con la presentación de las declaraciones de giro y compensación, incluyendo únicamente la declaración de adición de recaudos de cotizaciones del mes y de meses anteriores, presentados por la entidad el primer día hábil del mes siguiente.
1.3. En razón a que el recaudo de las cotizaciones no pagadas puede ser incierto; y teniendo en cuenta que las entidades promotoras de salud recaudarán las cotizaciones obligatorias de los afiliados por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía, deben tenerse en cuenta los principios contables de realización y prudencia y las normas que establecen en caso de mora superior a un mes, la suspensión de la afiliación de los usuarios a la EPS y la pérdida de antigüedad para efectos de la aplicación de los períodos mínimos de cotización, después de transcurridos seis meses sin que medie pago de cotización en salud. En tal sentido, no se pueden registrar ingresos por UPC derivados de una cotización que no se ha pagado a la administradora de salud respectiva.
1. Por el valor de los ingresos por UPC, una vez presentada la declaración de giro y compensación.
2. Por el valor de los ingresos por UPC de la declaración de adición de recaudos de cotizaciones del mes y de meses anteriores, que se presenta el primer día hábil del mes siguiente.
1. Por los ajustes y objeciones a las declaraciones de giro y compensación, ordenadas por el administrador del encargo fiduciario.
2. Servicios de salud UPC - régimen subsidiado.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, por la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, derivada de los contratos con los entes territoriales para la administración del régimen subsidiado y para garantizar la prestación de los servicios de salud de la población afiliada, la cual está dada de acuerdo con su estructura poblacional y ubicación geográfica, conforme con lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
La causación mensual de la UPC-S derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, que la ARS garantice la atención de primer nivel a sus afiliados y haya contratado la póliza de reaseguro para enfermedades de alto costo, conforme con las normas, y según la UPC-S establecida por el CNSSS mensual y ubicación geográfica.
Para el caso de las cajas de compensación familiar que, siendo autorizadas como ARS y de conformidad con los respectivos convenios con las direcciones de salud, opten por administrar directamente los recursos del subsidio familiar destinados a salud, bien dentro del programa de EPS administrado por la Caja o, dentro del programa ARS, realizarán los ingresos correspondientes a las UPC por la población que alcance a ser afiliada con tales recursos.
Al finalizar cada mes y contando con el correspondiente soporte (contrato de administración suscrito y carnetización) se realizará el ejercicio de calcular el valor de la UPC-S que le reconocerá el sistema al programa por los afiliados debidamente carnetizados, lo cual se constituye en ingresos operacionales por concepto de unidad de pago por capitación subsidiada UPC-S, estos ingresos son el producto de la compensación mensual que efectúan las CCF, conforme a lo dispuesto por el CNSSS.
En el evento en que las normas que reglamentan el Sistema General de Seguridad Social en Salud establezcan descuentos a la UPC-S del régimen subsidiado, tales como: los recursos para las actividades de promoción y prevención, interventorías de contratos del régimen subsidiado por parte de los entes territoriales; estos se registrarán como un menor valor de la misma, en el porcentaje y monto determinado por el organismo legislador. Estos hechos económicos deben estar plenamente revelados en las notas a los estados financieros.
1. Por el valor de la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, obtenida de los contratos con los entes territoriales y con prima adicional.
2. Por la causación de la unidad de pago por capitación reconocida por la Caja de Compensación Familiar al programa de régimen subsidiado en virtud de los contratos con los entes territoriales.
1. Por los ajustes y objeciones efectuadas con el ente territorial en la liquidación de los respectivos contratos, así como el resultado de la interventoría de los mismos.
2. Por la cancelación de los saldos al cierre del ejercicio.
3. Servicios de Salud UPC Adicional.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondientes al aporte adicional a cargo del cotizante, equivalente al valor de la unidad de pago por capitación, UPC, establecida por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, según la edad y el género de la persona adicional inscrita en el grupo familiar, que dependa económicamente del cotizante, conforme a las normas establecidas por el SGSSS.
1. Por el valor de la UPC Adicional a cargo del cotizante por los beneficiarios adicionales con derecho a ser inscritos.
1. Por ajustes generados por inconsistencias en el reporte y pago de la UPC adicional.
4. Ingresos planes de prepago.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en la prestación de servicios de salud de los contratos de prepago. Para efectos de la causación del ingreso realizado, mensualmente del rubro ingresos recibidos por anticipado cuotas devengadas se disminuye en aquellas cuotas que se causen y se acreditan a la cuenta de ingresos operacionales ingresos planes de prepago, independientemente de la modalidad de pago.
1. Por el valor de los ingresos en la prestación de servicios de salud.
5. Servicios de salud planes complementarios de salud.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en la prestación de servicios de salud de los contratos de planes complementarios con personas afiliadas al plan obligatorio de salud. Para efectos contables sólo se imputará a la contabilidad del PACS los costos por servicios adicionales o condiciones adicionales al POS, suministrados a través del PACS, las cuentas del POS y del PACS deben estar completamente separadas.
La causación de ingresos por plan complementario se suspenderá para aquellos casos en que la entidad promotora de salud admita pagos periódicos y el afiliado registre 60 o más días de mora en su pago.
1. Por el ingreso realizado que debe estar en función del tiempo expirado, entre la fecha que inicia la prestación del servicio de salud o cubrimiento y la fecha de corte del mes o meses completos que se registran contablemente.
1. Por los descuentos que se otorguen contractualmente con ocasión de pagos anticipados.
6. Recuperaciones.
Corresponde a los dineros reembolsados por las compañías aseguradoras por conceptos tales como: buen manejo, baja siniestralidad, deducibles y demás características de este tipo de productos, en virtud de la contratación de la póliza para enfermedades de alto costo.
Dichos recursos deben imputarse a gastos para la prestación de servicios de salud y en caso de no ser necesaria su utilización deben contabilizarse dentro del porcentaje de la UPC-S no gastada en salud y hará parte de la provisión que deben constituir las ARS en virtud de las normas establecidas por el CNSSS.
1. Por el valor de los reembolsos de las compañías aseguradoras por la contratación de las pólizas de enfermedades de alto costo.
7. Ingresos por copagos.
7.1. Copagos régimen contributivo.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico correspondiente a los pagos compartidos a cargo de los beneficiarios del cotizante que se aplicarán para complementar la financiación del plan obligatorio de salud.
1. Por el valor de los copagos recibidos de los beneficiarios del cotizante, en la prestación de los servicios de salud.
1. Por los ajustes generados.
7.2. Copagos régimen subsidiado.
Registra los ingresos del ente económico correspondientes a los pagos o aportes que realizan los beneficiarios del régimen subsidiado para contribuir a financiar el valor de los servicios de salud que reciben. Dichos copagos son establecidos según los niveles o categorías conforme a lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y al Sisben.
1. Por el valor de los copagos recibidos de los afiliados al régimen subsidiado.
8. Cuotas moderadoras.
8.1. Cuotas moderadoras régimen contributivo.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondiente a las cuotas moderadoras a cargo de los afiliados cotizantes y beneficiarios, establecidas con el propósito de racionalizar el uso de los servicios del Sistema.
1. Por el valor de los ingresos por cuotas moderadoras en la prestación de los servicios de salud.
8.2. Cuotas moderadoras prepago.
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondiente a las cuotas moderadoras a cargo de los afiliados a medicina prepagada.
9. Recobro enfermedades de alto costo.
Registra el valor de las indemnizaciones efectivas y liquidadas, debidamente certificadas por parte de las compañías de seguros, en atención a los reclamos presentados por los entes económicos por sobre enfermedades de alto costo del régimen contributivo y subsidiado.
1. Por el valor de las reclamaciones debidamente liquidadas y certificadas por las compañías aseguradoras.
2. Por el ajuste a las objeciones presentadas y aceptadas por las compañías aseguradoras.
10. Otros ingresos operacionales.
Registra los ingresos operacionales provenientes de conceptos diferentes a los especificados anteriormente, tales como:
El valor per cápita por promoción y prevención reconocido por el sistema general de seguridad social en salud en cada declaración de giro y compensación una vez surtido el respectivo proceso de compensación. Se debe incluir en el formato SNS-EF-31 de los estados financieros.
Las comisiones a cargo de las administradoras de riesgos profesionales por la prestación de los servicios de salud derivados del sistema de riesgos profesionales.
Los rendimientos financieros de las cotizaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Estos rendimientos solamente los reconocerán las EPS hasta el día 18 de junio de 2002; a partir de dicha fecha tales rendimientos pertenecen al Sistema General de Seguridad Social en Salud, conforme a las disposiciones legales.
Los ingresos derivados por la prestación de los servicios de salud a las personas exceptuadas del sistema.
Los ingresos de los rendimientos financieros correspondiente al 85% de la UPC-S destinada a la prestación de servicios de salud.
Los ingresos por concepto de los pagos efectuados por los usuarios que no acreditan los períodos mínimos de cotización.
El valor asumido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud por concepto de las tutelas falladas a favor de los usuarios con cargo al Fosyga.
El valor de los medicamentos autorizados por el comité técnico científico de la entidad promotora de salud con cargo al Fosyga.
Los ingresos por la prestación de servicios de prepago correspondientes a cuotas de inscripción, exámenes de admisión y otros no contemplados en los ítems anteriores.
Los intereses de mora generados por concepto del pago extemporáneo de las cotizaciones por parte de los empleadores y trabajadores independientes.
1. Por los valores causados correspondientes a los ingresos descritos anteriormente.
2. Costos régimen subsidiado POS-S.
3. Costos por prestación de servicios empresas de medicina prepagada.
4. Costos prestación de servicios planes complementarios de salud.
Comprende el monto asignado por el ente económico para la prestación de los servicios incluidos en el plan complementario, discriminados por procedimientos y forma de contratación o prestación directa que no sea en IPS propia, tales como capitación o por eventos y/o por cualquier otra modalidad de contratación.
5. Costos por servicios de ambulancias prepagadas.
1. Por el valor del contrato realizado con la entidad.
6. Prima de seguros enfermedades de alto costo régimen contributivo y régimen subsidiado.
7. Enfermedades catastróficas o de alto costo - eventos régimen contributivo y régimen subsidiado.
8. Provisiones Sistema General de Seguridad Social en Salud.
8.1. Provisión - cuotas planes de prepago.
8.2. Provisión régimen subsidiado.
Registra la constitución trimestral de la provisión correspondiente a favor del Sistema con los recursos que resulten de descontar del porcentaje mínimo de la UPC-S, establecido por el CNSSS para la Prestación de Servicios de Salud, POS-S, los costos POS-S y el valor proporcional de la póliza para enfermedades de alto costo que corresponda al ejercicio.
8.3. Provisión glosas.
8.4. Provisión cubrimiento servicios de salud.
8.5. Otros costos operacionales.
Agrupa las cuentas que representan las erogaciones en que incurre la entidad en el desarrollo de su actividad, en un período determinado.
Mediante el sistema de causación se registrará el gasto con cargo a las cuentas del estado de resultados. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.
Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos y costos se cancelarán con cargo al estado de resultados.
1. Provisión UPC-S por cobrar.
Registra el valor provisionado por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de la UPC–S por cobrar derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales. Para el efecto se consideran como deudas de difícil cobro de la UPC–S las que sean iguales o superiores a 360 días de vencidas, sobre las cuales la entidad deberá constituir y mantener una provisión del 100%.
2. Provisión cuotas planes de prepago y/o planes complementarios.
Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas sobre los ingresos por cobrar de servicios de salud prepagado y/o planes complementarios, con morosidad superior a noventa (90) días, equivalente al 100% del valor de la cuotas en mora.
Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal del programa ARS, incluye entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera.
1. Por los valores causados correspondientes a los ingresos que no tienen relación con la actividad operacional.
Cuenta de reporte de ingresos – otros programas de salud
Registra el total de ingresos correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).
Cuenta de reporte de egresos – otros programas de salud
Registra el total de costos operacionales y no operacionales correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).
• Actividad como entidad promotora de salud.
Registra el total de gastos derivados de la actividad desarrollada por la compañía de medicina prepagada en relación con el programa de la entidad promotora de salud.
• Actividad como institución prestadora de servicios de salud.
Registra el total de gastos derivados de la actividad desarrollada por la entidad promotora de salud respecto de sus instituciones prestadoras de salud, sin personería jurídica independiente.
Programas en proceso de liquidación
Las entidades deben registrar la contabilidad de los programas que se encuentren en liquidación de conformidad con las normas contables reglamentadas en Colombia. Por lo tanto, esta debe manejarse y presentarse separada de los demás programas que posea el ente económico.
Los estados financieros serán presentados a la Superintendencia Nacional de Salud bajo el criterio descrito en la presente circular en las llamadas “cuentas de reporte – otros programas o negocios de salud”.
Nota: Los rubros que no fueron mencionados en la presente circular y que sean utilizados por las entidades, para su manejo contable, deben remitirse a los respectivos planes de cuentas que les apliquen.
Esta superintendencia, en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 6 del artículo 7º del Decreto 1259, se permite impartir las siguientes instrucciones para la acreditación del margen de solvencia por parte de las entidades promotoras de salud, EPS, entidades adaptadas, EAS, entidades promotoras de salud indígenas, administradoras del régimen subsidiado, ARS, empresas de medicina prepagada, EMP y servicios de ambulancia prepagados, SAP, de conformidad con lo ordenado por la Ley 100 de 1993 y los decretos 1485 y 1486 de julio 13 de 1994, 723 del 14 de mayo de 1997, 882 del 13 de mayo de 1998, 46 del 19 de enero de 2000 y 783 del 3 de mayo de 2000.
Se precisa que en virtud del Decreto 882 del 1998, quedaron derogadas las normas generales que consagraban el margen de solvencia para entidades promotoras de salud, EPS, y administradoras del régimen subsidiado, ARS, artículos 8º y 10 del Decreto 1485 de 1994, artículo 3º, Parágrafo 1º del Decreto 1890 de 1995, en lo que se refiere a margen de solvencia y artículo 6º, parágrafo 1º, literal b), del Decreto 2357 de 1995, quedando vigente el artículo 9º del Decreto 1485 de 1994, sobre el margen de solvencia para pagos anticipados. Para las empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, quedaron derogados el artículo 10 del Decreto 1570 de 1993, y el artículo 5º del Decreto 1486 de 1994, y las instrucciones impartidas por este despacho contenidas en la Circular Externa 30 de 1994.
1. Margen de solvencia.
El informe deberá enviar se a la superintendencia a más tardar en los ocho (8) días hábiles siguientes al incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.
A su vez la Superintendencia Nacional de Salud requerirá a la ARS respectiva con el fin de que allegue a este órgano de control: a) Relación de las cuentas por cobrar al ente territorial que se encuentre solicitando el giro sin situación de fondos, respecto de los contratos suscritos a partir del 1º de abril de 2000; b) Relación de las cuentas por pagar a las instituciones prestadoras de servicios de salud, las cuales sólo deben corresponder a la prestación de servicios de salud a los afiliados del régimen subsidiado del ente territorial que solicitó la aplicación de esta norma, amparados bajo los contratos suscritos entre el ente territorial y la ARS, posteriores al 1º de abril de 2000.
La Superintendencia Nacional de Salud evaluará conjuntamente la información allegada por el ente territorial y la ARS, si es del caso se citará a ambas partes, con el fin de emitir su pronunciamiento sobre la viabilidad de dar aplicación al artículo 4º del Decreto 46 de 2000.
Una vez en firme el pronunciamiento de la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial está autorizada para retener por un período no mayor a tres meses los recursos a que tendría derecho la administradora del régimen subsidiado por concepto de unidad de pago por capitación, y los girará a las diferentes entidades contratadas.
Si transcurridos los tres meses, la entidad administradora del régimen subsidiado no ha acreditado el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que celebren a partir del 1º de abril del año 2000 ante la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial estará autorizada a realizar el mismo procedimiento referido en el párrafo anterior, por un período igual;
C. Las empresas de medicina prepagada o servicios de ambulancia prepagados, con cuentas por pagar, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:
3. No podrán afectar el flujo de ingresos provenientes del pago de las cuotas de los contratos de medicina prepagada o ambulancia prepagado para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.
D. Suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento.
El artículo 230 de la Ley 100 de 1993, establece la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedido a una EPS y/o ARS, entre otros casos cuando las entidades dejen de cumplir cualquiera de los requisitos establecidos para el otorgamiento de la autorización, por su parte el artículo 180 de la misma ley determina como uno de los requisitos que deben cumplir las EPS y/o ARS para su autorización la acreditación periódica del margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad; en consecuencia, en lo que se refiere al margen de solvencia, la suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento de una EPS y/o ARS se dispondrá cuando no se acredite periódicamente el margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad.
En desarrollo de la competencia de la Superintendencia Nacional de Salud para adoptar medidas cautelativas, en el ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, de conformidad con el numeral 10º del artículo 335 del Decreto 663 de 1993, la suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento de una entidad promotora de salud, entidad adaptada, administradora de régimen subsidiado, empresa de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado originadas por el incumplimiento del margen de solvencia serán de aplicación inmediata. En consecuencia, el recurso de reposición que proceda contra las mismas no suspenderá la ejecutoriedad del acto administrativo.
2. Publicación de los nombres de entidades con afiliaciones suspendidas.
1. Obligaciones con terceros.
2. Fechas establecidas para el pago o plazo convenido.
2.1. Las entidades podrán convenir la forma de contratación y pago que más se ajuste a sus necesidades e intereses, tales como la capitación, el pago por conjunto de atención integral, el pago por actividad, o la combinación de cualquier forma de éstas o cualquier otra. En todo caso deberán establecer la forma de presentación de las facturas, los términos para el pago de los servicios una vez éstas se presenten, y un procedimiento para la resolución de objeciones a las cuentas.
1. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradoras del régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada deberán comunicar a los prestadores de servicios el período del mes en el cual recibirán las facturas o cuentas de cobro. Este período será durante veinte (20) días calendario del mes, incluido el mes de diciembre (D. 46/2000, art. 8º, par. tercero.)
2. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradora del régimen subsidiado y empresas de medicina prepagada tendrán un plazo de veinte (20) días calendario, contados a partir de la fecha de radicación, para revisar integralmente la cuenta e iniciar el proceso de pago o realizar las objeciones que resulten procedentes. En todo caso la fecha de radicación de la factura debe corresponder a la fecha en la que ésta se presentó por primera vez, ajustada a los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
En ningún caso podrá entenderse que el no cumplimiento de los plazos establecidos, exonera a la entidad promotora de salud, entidad adaptada, administradora del régimen subsidiado o entidad que administra planes adicionales de salud, de cancelar los servicios efectivamente prestados ni a la institución prestadora de servicios de salud el restituir aquellos dineros facturados y objetados o no debidos, que hubieren sido entregados por las entidades promotoras de salud y demás entidades.
Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes de medicina prepagada, servicios de ambulancia prepagados y planes complementarios, deberán constituir una provisión sobre el ciento por ciento de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados hasta por un plazo de cinco (5) meses, fecha a partir de la cual se desmontará la provisión, en caso de no existir la correspondiente factura de cobro. La provisión, la cual tendrá plenos efectos contables, fiscales y tributarios se constituirá dentro del mes siguiente a que se emita la autorización y se llevará al costo médico. Esta provisión deberá estar plenamente constituida al 1º de diciembre del año 2000, siendo obligatorio iniciar su constitución a partir del 1º de febrero del mismo año. De esta forma, las entidades deberán afectar su estado de pérdidas y ganancias con la constitución y reversión de provisiones en los términos expuestos. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes adicionales de salud, podrán utilizar en forma alternativa instrumentos técnicos para el cálculo de la provisión debidamente aprobados por la revisoría fiscal que reflejen en forma plena el criterio expuesto, con demostrada eficacia a la luz de la realidad operativa, financiera y contable de la institución.
2.2. Atención de urgencias. La atención inicial de urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas las entidades públicas y privadas que presten servicios de salud a todas las personas. Para el pago de servicios prestados su realización no requiere contrato ni orden previa y el reconocimiento del costo de estos servicios se efectuará mediante resolución motivada en caso de ser un ente público o pagador. La atención de urgencias en estas condiciones no constituye hecho cumplido para efectos presupuestales y deberá cancelarse máximo en los tres (3) meses siguientes a la radicación de la factura de cobro.
Cuando se trate de entidades que administran el régimen subsidiado, estarán obligadas a realizar la cesión de sus contratos a cualquiera de las administradoras del régimen que tengan capacidad para ello y le trasladarán inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminación del contrato. Cuando la entidad se abstenga de realizar estas operaciones, la Superintendencia Nacional de Salud podrá ordenar la cesión, de conformidad con las normas vigentes, sin perjuicio de que el ente territorial haya realizado o no el pago de la UPC-S correspondiente.
3. Fechas de radicación de la factura.
Se entiende como fecha de radicación de la factura aquella fecha en que la factura es presentada por el proveedor y recibida en la EPS, EAS, ARS, EMP o SAP, y para todos los efectos ésta deberá ser la fecha que se tenga en cuenta para los respectivos registros contables que permitan clasificar la edad de la cuenta, y así efectuar los pagos en los plazos establecidos.
Las entidades promotoras de salud, administradoras del régimen subsidiado y entidades que administren planes de salud, cualquiera sea su naturaleza deberán recibir facturas de las instituciones prestadoras de servicios de salud, durante los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la prestación de servicios.
4. Requisitos para la recepción de facturas por la prestación de servicios de salud en el año inmediatamente anterior.
El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 señala: “ Toda institución prestadora de servicios de salud contará con un sistema contable que permita registrar los costos de los servicios ofrecidos (...)”.
El artículo 52 del Código de Comercio establece: “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”.
El artículo 10 del régimen de contabilidad para entidades públicas señala: Contabilidad pública. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con estos.
El numeral 5.6 del régimen de contabilidad para entidades públicas, referente a las normas generales de contabilidad pública determina respecto a la causación lo siguiente: “El registro de ingresos y gastos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos (…)” .
El artículo 616-1 del régimen del impuesto a la renta y complementarios, adicionado por el artículo 37 de la Ley 223 de 1995, estableció: “La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales (…) ”.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF y UT), IPS y ESE lo siguiente:
4.1. El año o ejercicio contable, es el mismo año calendario que comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre.
4.2. El cumplimiento en materia contable del principio de causación el cual establece la obligatoriedad de reconocer los hechos económicos en el período que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
4.3. Igualmente el cumplimiento de la expedición de las facturas cuando se realicen o presten los servicios y deben contener la fecha en que estos fueron prestados.
4.4. En consecuencia la Superintendencia Nacional de Salud, determina como prácticas ilegales o no autorizadas los procedimientos administrativos implementados por las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF UT ), IPS y ESE que vulneren las normas contables de conformidad con lo anteriormente señalado y ordena se suspenda de inmediato la exigencia a los proveedores y prestadores de servicios de salud de expedir facturas con fecha del año siguiente cuando los servicios han sido prestados durante el año inmediatamente anterior.
Procedimiento interno para la acreditación del margen de solvencia
1. Cuantificar el monto mensual de gastos representados por las obligaciones con terceros, es decir, por concepto de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios (adquisición de bienes —compra de equipos, materiales y suministros e impresos y publicaciones— adquisición de servicios) con fundamento en la información contable como fuente única de información confiable y útil para efectos de evaluar y hacer seguimiento a las entidades en la acreditación del margen de solvencia.
2. Establecer los procedimientos y mecanismos de control necesarios que le permitan disponer de la información individual por cada factura recibida de los proveedores, teniendo en cuenta las fechas de radicación, los plazos convenidos para el pago, las fechas de pago, los conceptos y los valores pagados y que a la vez le permitan clasificar por edad, con base en las fechas de vencimiento, las cuentas por pagar a las que se ha hecho referencia.
b) La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones podrá solicitarle a las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP la acreditación del margen de solvencia en cualquier momento.
La presentación de los formatos, implicará que los mismos fueron diligenciados y suscritos por el representante legal, revisor fiscal de la entidad, el contador y/o jefe de contabilidad.
IV 31 de octubre, 30 de noviembre y 31 de diciembre 25 de febrero del año siguiente al término de pede(sic) período contable
En relación con las exigencias de patrimonio mínimo saneado que deben acreditar las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, de conformidad con la normatividad que rige para cada una de las entidades de aseguramiento, esto es, artículo 5º del Decreto 1485 de 1994 para las entidades promotoras de salud; artículo 5º, numeral 5º del Decreto 1804 de 1999 para las empresas solidarias de salud; artículo 14, literal c), de la Ley 691 de 2001 para las entidades promotoras de salud indígenas; el artículo 7º del Decreto 1570 de 1993 para las empresas de medicina prepagada y el artículo 1º del Decreto 1615 de 2001 para los servicios de ambulancia prepagados.
Determinación del patrimonio mínimo saneado
Capital social* XXXXX
Monto de patrimonio mínimo por tipo de asegurador
2. Entidades promotoras de salud que administran régimen subsidiado y empresas solidarias de salud.
3. Entidades promotoras de salud indígenas.
Las entidades promotoras de salud indígenas deberán certificar trimestralmente un patrimonio mínimo equivalente a 150 salarios mínimos legales vigentes a la fecha del reporte por cada 5.000 afiliados según formato SNS-EF-43.
4. Empresas de medicina prepagada.
Las entidades y programas de medicina prepagada con un número menor de 6.000 usuarios deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar un capital mínimo saneado equivalente a los 10.000 smlmv a la fecha que se esté reportando, formato SNS-EF-42. Para un número de usuarios superior del indicado, el monto será el establecido en el párrafo tercero del numeral 1º del artículo 7º del Decreto 1570 de 1993, así:
5. Servicios de ambulancia prepagados.
Los servicios de ambulancia prepagados con un número menor a 5.000 usuarios deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1º, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar un número de 2 ambulancias y un capital mínimo saneado equivalente a los 2.000 smlmv a la fecha de reporte, formato SNS-EF-42. Para un número de usuarios superior al indicado, el monto será el establecido en el artículo 1º del Decreto 1615 de 2001, así:
Usuarios Nº de ambulancias Patrimonio en smlmv*
Más de 250.000 y por cada 80.000 usuarios adicionales 11 e incorporar 2 ambulancias más por cada 80.000 usuarios- 6.000 + 1.000 adicionales por cada 80.000 nuevos usuarios
6. Entidades promotoras de salud que administran planes de atención complementaria en salud, PACS.
Variación del patrimonio
En consecuencia, la entidad que se encuentre en estas circunstancias con anterioridad a la fecha de reporte de la información contenida en esta Circular Externa deberá informar inmediatamente a la Superintendencia Nacional de Salud de tal situación señalando las medidas previstas para superar la deficiencia y enviando un cronograma que contenga la implementación de estas medidas dentro del término establecido de seis (6) meses.
IV 31 de octubre, 30 de noviembre y 31 de diciembre 25 de febrero del año siguiente al término del período contable
Cuando la entidad efectúe reformas de cualquier naturaleza que conlleve a modificación de los estatutos sociales, tales como cambios en la razón social, objeto social, capital, funciones de órganos directivos, incrementos de aportes sociales, ampliación de base social, conformación de órganos directivos y de vigilancia, entre otras, deberá remitirse a este despacho copia auténtica de la escritura pública contentiva de la respectiva reforma y el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva, donde conste la inscripción de la reforma correspondiente.
Lo anterior, sin perjuicio que tratándose de la apertura o cierre de sucursales o cambios en las mismas, a través del mencionado formato se actualice la información, en los eventos de apertura y cambios, del domicilio completo, nombre del gerente o director y número telefónico y demás información contenida en el formato, y en el evento de cierres, las razones fundamentadas que sustenten la decisión adoptada.
Información de encargos fiduciarios para manejo de recursos del régimen subsidiado para las empresas solidarias de salud y las EPS indígenas.
Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas y cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagada deberán remitir la información del número de afiliados al SGSSS para cada uno de los regímenes (contributivo y subsidiado) y los usuarios de los servicios prepagados para lo cual deben diligenciar los formatos SNS-IE-49, SNS-IE-50 y SNS-IE-51 respectivamente, clasificados por departamento y/o municipio, género (sexo) y grupo etáreo.
Información número de ambulancias.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los formatos 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 25 de la Circular Externa 1 de 1996 y la totalidad de las circulares externas 58 de 1993; la 7, 25, 28 y 42 de 1994; la 3 de 1996, la 25, 51 de 1997; la 58 de 1998; la 82 de 1999, deroga la circular 10 de 1994 y la Circular 76 de 1998, Circular 44 de 1997, Circular 061 de 1997, Circular 111 de 2000 y Circular 127 de 2001, su incumplimiento dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.
N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar, convenios (consorcios y uniones temporales) que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.
(Nota: Véase Circular Externa 139 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud).

References: artículo 7
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 448
 artículo 432
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 202
 artículo 7
 artículo 3
 artículo 6
 artículo 9
 artículo 10
 artículo 5
 artículo 4
 artículo 230
 artículo 180
 artículo 335
 resolución 
 resolución 
 artículo 185
 artículo 52
 artículo 10
 artículo 616
 artículo 37
 artículo 5
 artículo 5
 artículo 14
 artículo 7
 artículo 1
 artículo 7
 artículo 1
 artículo 233
 artículo 5