Source: https://www.eporady24.pl/umowy-na-odleglosc-z-kontrahentem-z-pracownikiem,pytania,17,110,18164.html
Timestamp: 2020-05-30 04:11:53+00:00

Document:
Autor: Tomasz Krupiński • Opublikowane: 27.01.2017
Prowadzę działalność gospodarczą, w ramach której mam zamiar zawierać umowy z klientami oraz ze zleceniobiorcami w formie elektronicznej. Chodzi o zawieranie umów na odległość, gdy ja jestem w jednym punkcie, a kontrahent w drugim i zamawia u mnie usługę, ale nie mam możliwości podpisania z nim umowy przy naszej jednoczesnej obecności. Czy jest możliwość podpisania takich umów w formie elektronicznej, np. za pomocą e-mail, albo linka w e-mail? W ten sam sposób chciałbym zawierać umowy z pracownikami, zleceniobiorcami, którzy będą wykonywać dane zlecenie. Czy jest możliwość wysyłania i zawierania z nimi umów, umów-zleceń drogą elektroniczną? Bardzo mi na tym zależy, gdyż pracuję mobilnie w innym mieście i mam utrudniony kontakt bezpośredni z pracownikami oraz z klientami, dlatego szukam takiej formy, aby wszystkie umowy zawierać za pomocą e-mail.
Jak Pan zapewne wie, problematyka zawierania umów regulowana jest – w pierwszej kolejności – przepisami Kodeksu cywilnego (K.c.). Tam znajdują się przepisy dotyczące oświadczeń woli, ich form, wad, trybu zawierania umów, a także przepisy szczegółowo odnoszące się do poszczególnych zobowiązań umownych.
Obok Kodeksu cywilnego (oraz Kodeksu postępowania cywilnego) przepisy dotyczące zawierania umów znalazły się również w takich ustawach, jak ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
Przy niektórych rodzajach relacji między stronami umów należy uwzględniać przepisy dotyczące np. ochrony praw własności intelektualnej (które przewidują szczególne regulacje dotyczące np. możliwości przeniesienia prawa lub udzielenia licencji), a także przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, czy ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.
Powyższe ustawy nie wyczerpują całego katalogu aktów prawnych, które mniej lub bardziej dotyczą problematyki zawierania umów.
Generalnie w polskim systemie prawa obowiązuje zasada swobody umów.
Zgodnie z art. 353 zn. 1 Kodeksu cywilnego – strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Z powyższej zasady swobody umów wynika, że istnieje możliwość podjęcia decyzji o tym, czy umowę się zawiera (swoboda w zawieraniu umowy), z kim taka umowa ma być zawarta (swoboda w wyborze kontrahenta), swoboda kształtowania treści umowy oraz wyboru jej formy.
Powyższe zasady są – w wielu przypadkach – ograniczane przez obowiązujące prawo: w niektórych sytuacjach pojawia się np. przymus zawierania umów, jak np. w ustawie – Prawo telekomunikacyjne, w której znalazły się m.in. przepisy dotyczące umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych, a także takie postanowienia jak stwierdzające, że „operator świadczący usługi powszechne nie może odmówić zawarcia umowy o świadczenie tych usług, jeżeli użytkownik spełni warunki wynikające z regulaminu wykonywania usług telekomunikacyjnych”.
Tego typu przepisy stanowią przełamanie generalnej zasady swobody umów.
W obronie konsumentów wprowadza się zakazy stosowania niektórych postanowień umownych, czasem przepisy wymagają zawarcia umowy w określonej formie (jak np. dla umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych, która powinna być pod rygorem nieważności – zawarta na piśmie).
Ta ostatnia uwaga ma istotne znaczenie dla relacji związanych z gospodarką elektroniczną, gdyż jeśli np. przepisy prawa uznają, że dana umowa – pod rygorem nieważności – powinna być zawarta w formie aktu notarialnego (jak np. umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości), wówczas umowa taka nie może być zawarta „przez Internet”.
Problematyka zawierania umów wiąże się również z zagadnieniem zdolności do czynności prawnej. Czynność prawna dokonana przez osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych, jest nieważna. Jeśli jednak osoba niezdolna do czynności prawnych zawarła umowę należącą do umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego, umowa taka staje się ważna z chwilą jej wykonania, chyba że pociąga za sobą rażące pokrzywdzenie osoby niezdolnej do czynności prawnych.
Należy zaznaczyć, że umowa jest czynnością prawną, a czynność prawna wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, ale również takie, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów.
Kodeks cywilny reguluje ogólne zasady dotyczące czynności prawnych, wprowadza również pojęcie „oświadczenia woli”.
Zgodnie z art. 60 K.c. – z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Natomiast według art. 61 K.c.:
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.”
Powyższa regulacja określa chwilę skutecznego złożenia oświadczenia woli, a nie przesłanki jego ważności. Chwila ta ma jednak istotne znaczenie również dla ustalenia, czy w ogóle oświadczenie wywarło jakiekolwiek skutki prawne, np. chwila dojścia do adresata wykracza poza termin zawity z art. 88 § 2 K.c.
Z punktu widzenia konkretyzacji adresata oświadczenia woli wyróżnia się: oświadczenia woli składane innej osobie oraz oświadczenia woli nieskładane innej osobie. „Inna osoba” w znaczeniu art. 61 to podmiot prawa cywilnego zainteresowany oświadczeniem woli do niego kierowanym.
Art. 61 K.c. ma charakter dyspozytywny i nie wyłącza możliwości ustalenia przez strony odmiennych zasad składania oświadczeń woli między sobą, a w szczególności, że oświadczenie będzie skutecznie złożone w innej chwili, niż to wynika z art. 61 (W. Dubis, Elektroniczne oświadczenie..., s. 34). Art. 61 § 2 zawiera samodzielną normę poświęconą chwili złożenia oświadczenia w postaci elektronicznej.
Ustawa może wprowadzać wyjątki od tej zasady i – co zostało wskazane wyżej – w wielu relacjach związanych z relacjami internetowymi takie wyjątki są wprowadzane (np. odnośnie wymagań dotyczących szczególnych form zawierania niektórych umów).
Na gruncie tych postanowień kodeksowych zapadło rozstrzygnięcie Sądu Najwyższego, zgodnie z którym „oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych” (postanowienie Sądu Najwyższego Izba Cywilna z dnia 10 grudnia 2003 r., sygn. V CZ 127/03).
Zaznaczam, że umowa może być zawarta w drodze:
złożenia oferty oraz jej przyjęcia,
przetargu (aukcji lub przetargu pisemnego).
Zapewne najczęściej w Pana przypadku będzie dochodziło do zawarcia umów w formie złożenia ofert oraz negocjacji z klientami.
Według art. 66 K.c.:
„§ 1. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.
Stosownie zaś do art. 66 zn. 1 K.c.:
„§ 1. Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.
§ 4. Przepisy § 1-3 nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.”
Nie stosuje się ich także w stosunkach między przedsiębiorcami, jeżeli strony tak postanowiły.
Jak z powyższego wynika, potwierdzenie otrzymania oferty powinno nastąpić niezwłocznie. Terminem początkowym jest złożenie oświadczenia zawierającego ofertę, a więc zgodnie z art. 61 § 2 wprowadzenie oferty do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby adresat mógł się zapoznać z jej treścią. „Niezwłoczność” należy określić jako czas potrzebny do tego, by bez nieuzasadnionej zwłoki zapoznać się z treścią oferty i wysłać potwierdzenie, przy uwzględnieniu rodzaju środka wykorzystanego do jego przesłania. Do czasu złożenia potwierdzenia oferta nie wiąże oferenta. Potwierdzenie niezwłocznie powoduje skutek prawny w postaci związania ofertą. Termin związania ofertą może wynikać z jej treści, a w braku takiego wskazania, ustalany jest na podstawie art. 66 § 2. Natomiast bezskuteczny upływ terminu do potwierdzenia powoduje, że nie powstaje stan związania ofertą.
Art. 66 zn. 1 § 2 i 3 K.c. wprowadzają dodatkowy obowiązek informacyjny na przedsiębiorcę, który w postaci elektronicznej składa ofertę, zaprasza drugą stronę do rozpoczęcia negocjacji, do składania ofert albo zaprasza do zawarcia umowy w inny sposób. Obowiązek ten obejmuje więc wszelkie przypadki złożenia przez przedsiębiorcę (w rozumieniu art. 43 zn. 1 K.c.) w postaci elektronicznej oświadczenia wszczynającego procedurę zawarcia umowy, z wyjątkiem takich oświadczeń składanych pocztą elektroniczną czy za pomocą innego podobnego środka indywidualnego porozumiewania się na odległość oraz składanych w stosunkach między przedsiębiorcami, gdy strony wyłączyły ten obowiązek w stosunkach między nimi.
Przepis ten dotyczy informacji handlowych i ofert składanych w postaci elektronicznej na stronach internetowych WWW (zwanych homepage), skierowanych do nieograniczonego kręgu osób (ad incertas personas), na których przedsiębiorcy reklamują różnego rodzaju towary i usługi, posługując się zazwyczaj zarówno tekstowym, jak i graficznym lub muzycznym sposobem prezentacji. W większości są to prospekty, katalogi, reklamy oraz zaproszenia do transakcji (invitatio ad offerendum) i zakupów dostępnych na indywidualne zamówienie odbiorcy. W razie wątpliwości domniemanie faktyczne przemawia z reguły za informatycznym charakterem ogłoszenia.
W świetle art. 27 ust. 2 Prawa zamówień publicznych – jeśli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, zawiadomienia lub informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza w celach dowodowych fakt ich otrzymania. Oświadczenie wyrażone w postaci elektronicznej jest bowiem złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do ośrodka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 K.c.). Do zawiadomień i innych oświadczeń wiedzy stosuje się odpowiednio przepisy o oświadczeniach woli – zwłaszcza w kwestii okoliczności ich doręczenia. Wynika z tego, że jedynie w zakresie składania ofert powołane przepisy wyłączają ogólny art. 661 K.c. o koniecznej informacji towarzyszącej ofercie elektronicznej oraz o potwierdzeniu otrzymania takiej oferty. W konsekwencji cały przetarg organizowany w celu udzielenia zamówienia jednostkowego ma postać elektroniczną, choć jest to tylko przetarg uwzględniający oferty równolegle wiążące, a nie licytacja czy aukcja elektroniczna. To samo dotyczy elektronicznej postaci umowy – postaci równorzędnej wobec pisemnej (R. Szostak, Udzielanie zamówień...).
Przy składaniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej nawiązujemy kontakt na odległość często z nieznanymi nam osobami. Możliwości identyfikacyjne są często ograniczone, może się więc zdarzyć, że wystąpi błąd co do osoby drugiej strony transakcji (error in persona). Może on dotyczyć tożsamości drugiej strony, może też być wywołany przez nieporozumienia językowe co do oznaczenia danego podmiotu, a także dotyczyć jego cech. W tych przypadkach należy zastosować ogólne przesłanki błędu, czyli sprawdzić, czy był on istotny (J. Byrski, Wadliwość oświadczenia woli..., s. 74).
Według zaś art. 66 zn. 2 K.c.:
„§ 1. W stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty.
Jeżeli oświadczenie o przyjęciu oferty nadeszło z opóźnieniem, lecz z jego treści lub z okoliczności wynika, że zostało wysłane w czasie właściwym, umowa dochodzi do skutku, chyba że składający ofertę zawiadomi niezwłocznie drugą stronę, iż wskutek opóźnienia odpowiedzi poczytuje umowę za niezawartą. Zaś przyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się za nową ofertę.
Stosownie zaś do art. 68 zn. 1 K.c.:
„§ 1. W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.
§ 2. Przepisu paragrafu poprzedzającego nie stosuje się, jeżeli w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń, albo gdy oferent niezwłocznie sprzeciwił się włączeniu zastrzeżeń do umowy, albo gdy druga strona w odpowiedzi na ofertę uzależniła jej przyjęcie od zgody oferenta na włączenie zastrzeżeń do umowy, a zgody tej niezwłocznie nie otrzymała.”
Ważna jest też chwila i miejsce zawarcia umowy. Według art. 70 K.c.:
Oczywiście powyższe kwestie można w sposób odmienny uregulować w umowie.
Dla Pana ważne jest też to, że w polskim prawie wyróżnia się następujące formy zawierania umów:
a) forma ustna,
b) zwykła forma pisemna,
c) z poświadczeniem daty,
d) z poświadczeniem podpisu,
e) akt notarialny,
f) forma elektroniczna.
Faktycznie umowy z przedsiębiorcami może Pan zawierać w formie następującej: najpierw oczywiście negocjować jej warunki (może być drogą elektroniczną), a następnie przesłać do nich gotowy skan podpisany przez Pana w formacie pdf do jej wydrukowania przez zleceniobiorcę lub pracownika i ponowne go zeskanowanie i przesłanie do Pana lub po prostu przesłanie do Pana umowy pocztą.
Zaznaczam od razu pewne wątpliwości odnośnie przesyłania umów jedynie w formie skanu (lepiej, aby Pana kontrahent przesłał Panu podpisany przez siebie dokument pocztą jako oryginał).
Sądy bowiem stoją na stanowisku, że przesłanie za pośrednictwem faksu dokumentu zawierającego oświadczenie woli, na którym został złożony własnoręczny podpis, nie spełnia warunku podpisu własnoręcznego, ponieważ faks jest jedynie kopią danego pisma, czyli również kopią złożonego na nim podpisu, na co zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 23 listopada 2007 r. (wyrok SN z dnia 23.11.2007r., sygn. IV CKS 228/07, ponadto wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 29 grudnia 2006 r. sygn. akt I ACa 1589/06). Przesłanie za pośrednictwem faksu podpisanego przez stronę dokumentu ma skutek taki, jak poinformowanie drugiej strony o fakcie podpisania umowy. W żadnym wypadku przesłanie faksem obrazu umowy nie może być utożsamiane z przekazaniem stronie powodowej oświadczenia woli w formie pisemnej.
Nie jest to więc forma pisemna, a raczej jej jedynie potwierdzenie. Będzie to ważne wtedy, kiedy dla ważności oświadczeń stron umowa będzie wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Co więcej, do zawarcia umowy konieczna jest wymiana dokumentów podpisanych przez każdą ze stron.
Zgodnie z art. 77 K.c.:
„§ 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
Natomiast według art. 77 zn. 1 K.c. – w wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
Według zaś art. 78 K.c.:
„§ 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Tak więc przesłanie obrazu umowy faksem lub w formie elektronicznej nie stanowi zawarcia umowy w formie pisemnej.
Co do umowy o pracę – jej zawarcie może nastąpić na odległość i w takim przypadku pracodawca ma obowiązek potwierdzić pracownikowi warunki pracy (w tym określić strony umowy, rodzaj umowy i pozostałe warunki jej świadczenia i wynagrodzenia).
Potwierdzenie wymagane przez prawo może zostać wyrażone na trwałym nośniku, zaś przez trwały nośnik ustawa rozumie materiał lub narzędzie umożliwiające przechowanie informacji oraz dostęp do nich w przyszłości. Bez wątpienia trwałym nośnikiem jest umowa utrwalona w postaci pliku PDF, w którego treści przedsiębiorca i konsument potwierdzili treść umowy.
Jeżeli chciałby mieć Pan pewność, że przesłana przez Pana umowa jest zawarta w formie elektronicznej (równej w skutkach formie pisemnej) opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Pojęcie podpisu elektronicznego nie jest szczegółowo uregulowane w Kodeksie cywilnym.
Wymogi dotyczące podpisu elektronicznego zostały szczegółowo określone w ustawie z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 262). W świetle przepisów tej ustawy nie da się przyjąć poglądu, że podpis elektroniczny jest podpisem własnoręcznym. Należy więc przyjąć, że mamy tu do czynienia z zastępczym (zamiennym) sposobem składania podpisu.
Należy tu zwrócić uwagę, że samo złożenie podpisu drogą elektroniczną przy wykorzystaniu poczty elektronicznej nie wywołuje skutków cywilnoprawnych, równoznacznych z podpisem własnoręcznym, bowiem nie da się w takiej sytuacji jednoznacznie zidentyfikować osoby składającej oświadczenie woli. Stąd też ustawodawca wprowadził w art. 78 § 2 K.c. przesłanki prawnej doniosłości podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny wywołuje tylko wtedy skutki prawne równorzędne z podpisem własnoręcznym, gdy stanowi on tzw. bezpieczny podpis elektroniczny.
Reasumując, umowę może Pan podpisać w każdej formie, chyba że przepisy szczególne lub umowa wymagają formy szczególnej. W stosunkach między przedsiębiorcami powinien Pan dla swojego bezpieczeństwa zadbać o podpis zleceniobiorcy na wydruku umowy, na której został już naniesiony podpis zleceniodawcy (umowa pisemna podpisana przez zleceniodawcę, zeskanowana na plik pdf przesłana do kontrahenta, wydrukowana przez niego i podpisana i jej oryginał przesłany do Pana).

References: art. 353
 art. 60
 art. 61
 art. 88
 art. 61

Art. 61
 art. 61
 Art. 61
 art. 66
 art. 66
 art. 61
 art. 66

Art. 66
 art. 43
 art. 27
 art. 661
 art. 66
 art. 68
 art. 70
 art. 77
 art. 77
 art. 78
 art. 78