Source: https://www.fh-erfurt.de/fhe/fachhochschule/aktuelles/informationen-zum-coronavirus/verwaltung-und-mitarbeitende/
Timestamp: 2020-04-05 10:33:57+00:00

Document:
Verwaltung und Mitarbeitende - Fachhochschule Erfurt
Verwaltung und Mitarbeitende
Erforderliche Beschaffungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus
Wie wir bereits mitgeteilt hatten, hat die Hochschulleitung einen Kostenträger zur Abrechnung von Kosten, die im Zusammenhang mit dem Coronavirus entstehen, eingerichtet (Kostenträger des Krisenstabs: 1 91101 03).
Entsprechende Beschaffungsanträge senden Sie bitte vorab digital an den Krisenstab und per Hauspost an das Rektorat.
In Vorbereitung digitaler Lehrangebote wurde beispielsweise festgestellt, dass es unter anderem an Equipment fehlt. Dabei kann die Hochschule lediglich für ihre Beschäftigten die entsprechend benötigte Arbeitsausstattung zentral bereitstellen. Studierende sind, wie sonst auch, für die Sicherstellung ihrer Arbeitsfähigkeit im Studium selbstverantwortlich.
Zum 31. März 2020 sind bereits zahlreiche Beschaffungsbedarfe an den Krisenstab gesendet worden, welche jetzt geprüft werden.
Dabei wird zum einen versucht, einheitliche Standardgeräte zu beschaffen (z.B. einen Typ Headsets und nicht 10 verschiedene), zum anderen wird aber auch kritisch darauf geschaut, ob der Bedarf tatsächlich einen Zusammenhang mit Auswirkungen der Corona-Pandemie aufweist oder es sich um grundsätzlichen Bedarf handelt, welcher dann aus den eigenen Mitteln beschafft werden müsste. Sollten Sie, beispielsweise im Rahmen der Vorbereitung Ihrer Online-Lehrveranstaltungen feststellen, dass es weiteren Bedarf aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie gibt, dann können Sie dem Krisenstab diesen auch gern über Ihre Bereichsadministrator*innen zukommen lassen.
Beim Prozess der Beschaffung müssen die geltenden Gesetze und Regeln auch in dieser Situation eingehalten werden! Dazu gehört insbesondere auch, dass bestehende Rahmenverträge beispielsweise bei EDV-Technik zu bedienen sind.
Insbesondere für Beschaffungen in konkretem Zusammenhang mit der Corona-Pandemie sind diese über den Kostenträger des Krisenstabs zu tätigen und zur Freigabe an den Krisenstab (per Hauspost an das Rektorat) zu senden. Dafür nutzen Sie bitte die üblichen Software-/Hardwareanforderungen an das Hochschulrechenzentrum.
Es wird deshalb darum gebeten, vom Direktkauf Abstand zu nehmen und Beschaffungen vor der Auslösung mit Ihren Bereichsadministrator*innen und dem Hochschulrechenzentrum abzustimmen. Hintergrund ist hier, dass die Beschaffung gleicher Artikel durch unterschiedliche Personen an der Hochschule als ein Gesamt-Beschaffungsprozess bewertet werden, wodurch die Grenze für den Direktkauf in der Gesamtschau dann überstiegen worden wäre.
Sie können sich sicher sein, dass die Kolleg*innen im Dezernat Finanzen und Beschaffung und Hochschulrechenzentrum ihr Möglichstes geben, um die benötigte (technische) Unterstützung so schnell es geht zur Verfügung zu stellen. Bitte haben Sie ein wenig Geduld, Verständnis und Vertrauen.
Und wenn etwas unklar ist, fragen Sie gern bei den Kolleg*innen im Dezernat Finanzen und Beschaffung, im Hochschulrechenzentrum oder beim Krisenstab nach.
Dienstvereinbarung "Corona"
Es wurde eine "Dienstvereinbarung Corona" zur Regelung von mobiler Arbeit und der Flexibilisierung von Arbeitszeitregelungen an der Fachhochschule Erfurt geschlossen.
Download der Dienstvereinbarung
Formulare für die Beantragung von mobiler Arbeit oder Telearbeit
(Hinweis: Sie müssen sich mit Ihrem Zugang in den geschlossenen Bereich der Website einloggen, um die Seite aufrufen zu können.)
Die Zeiten der mobilen Arbeit müssen, wie in der Dienstvereinbarung beschrieben, über den Online-Workflow erfasst werden. Es gibt keine pauschale Anerkennung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.
Alle Fragen rund um die Dienstvereinbarung beantwortet Ihnen Frau Güth, Vorsitzende des Personalrates.
Professor*innen und wissenschaftliche Beschäftigte müssen selbstverständlich keinen Antrag auf mobile Arbeit stellen.
Alle, die bereits einen mobilen oder Telearbeitsplatz beantragt oder genehmigt bekommen haben, können von ihrem Dienst-Laptop oder auch vom privaten Rechner aus über den web-basierten NetStorage-Dienst auf das Hochschulnetz zugreifen.
Um die E-Mails auch vom privaten Endgerät bearbeiten zu können, nutzen Sie bitte den Web-Zugriff auf GroupWise.
Nur Personen, die mit besonders schützenswerten Daten arbeiten, sollten sich beim Hochschulrechenzentrum bzgl. der Erstellung eines „VPN-Zuganges“ melden. Damit können Sie auf das Netzwerk auch außerhalb der Fachhochschule Erfurt sicher zugreifen. Senden Sie dazu einfach eine entsprechende E-Mail an das Service-Desk.
In diesem außergewöhnlichen Jahr ist es eine besondere Herausforderung, die Arbeitsfähigkeit der Hochschule sicherzustellen. Wir freuen uns, dass viele Struktureinheiten und Fakultäten durch die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens für sich Wege gefunden haben, dies effektiv zu realisieren.
Dennoch wird noch einmal darauf hingewiesen, dass Sie selbstverständlich einen Anspruch auf Urlaub haben und dieser nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz auch im Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Bei der Urlaubsplanung zu Beginn des Jahres fanden in allen Bereichen umfangreiche Abstimmungen statt. Es wird davon ausgegangen, dass Sie Ihren Urlaub im geplanten Zeitraum erhalten werden und auch antreten.
Uns allen ist klar, dass der Urlaub bei vielen aktuell nicht so ausgestaltet werden kann, wie Sie es ursprünglich geplant hatten und deshalb möglicherweise auch weniger attraktiv erscheint. Bitte beachten Sie, dass Sie auch wenn geplante Reisen, Besuche bei Verwandten oder Bekannten etc. nicht durchgeführt werden können, den Urlaub nutzen sollten, um sich zu erholen und neue Kraft zu tanken. Gerade in dieser ungewissen, schwierigen Zeit ist das wichtig.
Wir hoffen, dass sich in den nächsten Jahren wieder mehr Spielräume für Änderungswünsche ergeben und danken Ihnen für Ihr Verständnis.
Das Online-Terminal der Zeiterfassung wurde an die Einführung mobiler Arbeit angepasst. Diese Anpassung erfolgte, da mobile Arbeit auch nach der Corona-Pandemie weiterhin (ggf. unter anderen Voraussetzungen) ermöglicht werden soll.
Beim Beginn der mobilen Arbeit oder auch der Telearbeit melden Sie sich über den Button "mobile Arbeit Beginn" an und wenn Sie die Arbeit beenden über "mobile Arbeit Ende" wieder ab. Die Zeiten werden als Arbeitszeit erfasst. Bitte melden Sie sich auch ab und ggf. wieder neu an, wenn Sie die mobile Arbeit unterbrechen.
Beim Arbeiten in den Räumen der Hochschule ändert sich nichts. Sie können sich weiterhin über die Terminals in den Hauseingängen oder über das Online-Terminal mit "kommt in FH" und "geht aus FH" an- und abmelden. Eine Abmeldung ist beim Verlassen der FH auch dann erforderlich, wenn Sie später mobil weiterarbeiten wollen. Der Weg von der FH zur mobilen Arbeit zählt nicht als Arbeitszeit.
Der neue Button "Dienstgang Ende" ermöglicht eine Buchung des Endes eines Dienstgangs über mobile Geräte und reduziert dadurch Buchungskorrekturen.
Was passiert, wenn die Betreuungseinrichtung für mein Kind schließt?
Aufgrund behördlicher Maßnahmen im Rahmen des IfSG wurde Schließung von Kindertagesstätten, Schulen oder anderen Einrichtungen bis 19. April 2020 angeordnet. ln diesen Fällen besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Arbeits- bzw. Dienstbefreiung.
Sofern die Beaufsichtigung bzw. Betreuung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat bzw. behindert und auf Hilfe angewiesen ist oder die Betreuung eines pflegebedürftigen Angehörigen zu gewährleisten ist und eine andere in dem Haushalt lebende Person das Kind oder den pflegebedürftigen Angehörigen nicht beaufsichtigen bzw. betreuen kann, werden folgende Festlegungen getroffen:
Den Tarifbeschäftigten wird gemäß § 29 Abs. 3 Satz 1 TV-L bis zu längstens drei Tagen bezahlte Arbeitsbefreiung gewährt. Darüber hinaus wird unbezahlte Freistellung gemäß § 29 Abs. 3 Satz 2 TV-L bewilligt. lm Übrigen können Erholungsurlaub, Sonderurlaub statt Jahressonderzahlung beansprucht oder die Möglichkeiten aus den flexiblen Arbeitszeitregelungen genutzt werden.
Den Beamten wird gemäß § 25 Abs. 2 Satz 2 ThürUrIVO bis zu längstens drei Tagen Sonderurlaub unter Fortzahlung der Besoldung gewährt. Darüber hinaus wird gemäß § 26 Abs. 1 Satz 1 ThürUrIVO Sonderurlaub unter dem Fortfall des Anspruchs auf Besoldung gewährt werden. Im Übrigen können Erholungsurlaub, Sonderurlaub unter anteiliger Einbehaltung vom künftigen Grundgehalt beansprucht oder die Möglichkeiten aus den flexiblen Arbeitszeitregelungen genutzt werden.
Personen, die einen Antrag auf drei Tage Sonderurlaub nach § 29 Abs. 3 TV-L stellen, müssen diesen entsprechend triftig begründen. Die Genehmigung des Sonderurlaubs erfolgt durch den Krisenstab und ist eine Ermessensentscheidung.
Bitte beachten Sie, dass Ihr(e) Kind(er) nicht mit auf Arbeit gebracht werden dürfen.
Sollte es zu Einschränkungen bezüglich der Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes kommen, informieren Sie bitte Ihre*n direkten Vorgesetzte*n sowie Dezernat Personal und Recht. Wird in der eigenen Wohnung oder an einem anderen Ort eine Quarantäne verhängt, greifen das Infektionsschutzgesetz und die dort getroffenen Regelungen zur Entschädigung bei Verdienstausfall (§ 56 IfSG).
Sechs Wochen wird das Entgelt von der Fachhochschule Erfurt fortgezahlt. Ab der 7. Woche erhalten die Betroffenen eine Entschädigung in Höhe des Krankengeldes direkt von der zuständigen Behörde (in der Regel das Gesundheitsamt). Es ist deshalb zwingend erforderlich, dem Dezernat Personal und Recht umgehend einen Nachweis über die Anordnung der Quarantäne sowie Beginn und Ende zuzuleiten.
Mit Studierenden ist im Quarantänefall ein Ersatz- oder Ausweichtermine für Prüfungen zu finden, um eine Studienzeitverlängerung der Studierenden zu vermeiden.
Wie ist die Prozesskette bei Meldung einer Corona-Infektion einer*eines Beschäftigten?
Wenn sich ein*e Beschäftigte*r mit einer nachgewiesenen Corona-Infektion beim Dezernat Personal und Recht (DPR) melden sollte, ist als erstes zu klären, mit welchen weiteren Personen die Person zuletzt in Kontakt war.
Danach ist umgehend die*der direkte Vorgesetzte (möglichst schriftlich und telefonisch) zu informieren.
Die*der Vorgesetzte ist dann dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass möglichst alle mit der positiv getesteten Person in Kontakt gewesenen Personen über das Infektionsrisiko zu informieren.
Bitte achten Sie darauf, trotz der angespannten Lage die Persönlichkeitsrechte jeder*jedes Einzelnen zu wahren und bei der Information weiterer Beteiligter möglichst auf die Nennung von Namen zu verzichten. Dabei ist die Nennung des Namens bei der Information an den*die Vorgesetzte*n selbstverständlich ausgeschlossen.
Aktueller Stand: 3. April 2020, 17:25 Uhr
Download der Dienstvereinbarung "Corona"
Formulare des DPR zur Beantragung von mobiler Arbeit bzw. Telearbeit
Beschaffungen "Corona"
Tabelle zur Erfassung der Bedarfe
Richtlinie für Beschaffungen
www.fh-erfurt.de/index.php?id=5729

References: § 7
 § 29
 § 29
 § 25
 § 26
 § 29