Source: https://ir.vtg.de/websites/vtgag/German/7000/corporate-governance-bei-der-vtg.html
Timestamp: 2018-12-10 09:28:06+00:00

Document:
Corporate Governance bei der VTG - VTG AG
Corporate Governance bei der VTG
Das Handeln der VTG ist auf langfristigen Erfolg ausgerichtet. Eine verantwortungsvolle und transparente Unternehmensführung hat daher bei VTG einen hohen Stellenwert. Die Corporate Governance ist eine wesentliche Grundlage für das vertrauensvolle Miteinander zwischen Aktionären, Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex wird dabei weitgehend entsprochen.
Gemäß §§ 289f, 315d HGB müssen börsennotierte Aktiengesellschaften eine Erklärung zur Unternehmensführung entweder in ihren Lagebericht aufnehmen oder auf der Internetseite der Gesellschaft öffentlich zugänglich machen. Die Erklärung zur Unternehmensführung muss im Fall der VTG Aktiengesellschaft (1) die Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex gemäß § 161 AktG wiedergeben, (2) relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken, (3) eine Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen, (4) Angaben über die von Vorstand und Aufsichtsrat gemäß § 76 (4) und § 111 (5) AktG beschlossenen Zielgrößen und den Stand von deren Umsetzung, (5) eine Beschreibung des Diversitätskonzepts, der Art und Weise seiner Umsetzung und der im Geschäftsjahr erreichten Ergebnisse bzw. eine Erläuterung, warum kein Diversitätskonzept verfolgt wird, enthalten. Die fünf vorgenannten Bestandteile der Erklärung zur Unternehmensführung finden Sie nachstehend:
Die aktuelle sowie alle bisherigen Entsprechenserklärungen zum Deutschen Corporate Governance Kodex sind im Internet dauerhaft zugänglich auf der Website www.vtg.de (unter der Rubrik Investor Relations – Corporate Governance – Entsprechenserklärung).
Wortlaut der aktuellen Entsprechenserklärung
Vorstand und Aufsichtsrat der VTG AG erklären gemäß § 161 AktG:
Vorstand und Aufsichtsrat der VTG AG haben am 15. Februar 2018 die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG abgegeben. Die VTG hat weitgehend den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ in der Fassung vom 5. Mai 2015 (Kodex 2015) entsprochen, die der Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 14. Februar 2017, die am 8. Juni 2017 aktualisiert wurde, zugrunde lag, und wird zukünftig weitgehend den Empfehlungen der Fassung vom 7. Februar 2017 (Kodex 2017) entsprechen, die am 24. April 2017 im Bundesanzeiger veröffentlicht worden sind. Folgende Empfehlungen wurden bzw. werden nicht angewendet:
1.	Ziffer 3.8 Absatz 3 des Kodex
Die von der Gesellschaft für ihre Aufsichtsratsmitglieder abgeschlossene D&O-Versicherung sieht für die Mitglieder des Aufsichtsrats keinen Selbstbehalt vor. Dies ist auch künftig nicht vorgesehen, weil ein Selbstbehalt nach Ansicht der Gesellschaft nicht erforderlich ist, um Verantwortungsbewusstsein und Motivation der Aufsichtsratsmitglieder bei ihrer Aufgabenwahrnehmung zu steigern.
2.	Ziffer 4.2.2. Absatz 2 Satz 3 des Kodex
Den in Ziffer 4.2.2. Absatz 2 Satz 3 des Kodex enthaltenen Empfehlungen zum vertikalen Vergütungsvergleich wurde nicht entsprochen und es ist auch nicht beabsichtigt, diese Empfehlung des Kodex umzusetzen. Der Aufsichtsrat sorgt gemäß § 87 Absatz 1 Satz 1 AktG bereits von Gesetzes wegen dafür, dass die Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Hierbei berücksichtigt er auch die Vergütung auf nachgeordneten Führungsebenen. Die vom Kodex geforderten Festlegungen für den vertikalen Vergütungsvergleich bringen erhebliche Abgrenzungsschwierigkeiten mit sich. Vor diesem Hintergrund wird das derzeit bestehende flexible, den konkreten Einzelfall berücksichtigende Konzept des Aufsichtsrats ohne derartige Festlegungen für vorzugswürdig gehalten.
3.	Ziffer 4.2.3 Absatz 2 Satz 3 des Kodex 2017
In allen Verträgen mit Vorstandsmitgliedern der VTG ist ein System der variablen Vergütung vorgesehen, das kurz- sowie langfristige Komponenten mit mehrjähriger Bemessungsgrundlage enthält. Der Kodex 2017 stellt das zusätzliche Erfordernis auf, dass die mehrjährige Bemessungsgrundlage „im Wesentlichen zukunftsbezogen“ sein soll. Die langfristigen Komponenten der variablen Vergütungsbestandteile bei VTG knüpfen formal an einen Vergleich mit einem Referenzwert an, der aus den letzten drei Geschäftsjahren ermittelt wird. Die Gesellschaft geht dennoch davon aus, dass die Vergütungsstruktur auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung ausgerichtet ist.
4.	Ziffer 4.2.3 Absatz 2 Satz 6 des Kodex
Die Anstellungsverträge der amtierenden Vorstandsmitglieder sehen betragsmäßige Höchstgrenzen nur hinsichtlich der Festvergütung und der variablen Vergütung, nicht aber hinsichtlich der "Vergütung insgesamt" (einschließlich eines möglichen Ermessensbonus) vor. Nach Auffassung des Aufsichtsrats ist die durch die Kodexempfehlung angestrebte Deckelung der Vorstandsbezüge bereits hinreichend durch die derzeitigen Regelungen sichergestellt. Der Aufsichtsrat wird sein Ermessen bei der Prüfung eines möglichen Ermessensbonus wie in der Vergangenheit pflichtgemäß ausüben. Aus diesem Grund ist auch nicht beabsichtigt, diesen Teil der Empfehlung des Kodex bei neu abzuschließenden Vorstandsverträgen umzusetzen.
5.	Ziffer 4.2.3 Absatz 3 des Kodex
Der Aufsichtsrat hält es für eine angemessene Versorgungszusage nicht für entscheidend, ein angestrebtes Versorgungsniveau festzulegen und behält sich daher vor, Versorgungszusagen zu machen, ohne dass das Versorgungsniveau festgelegt wird. Von dem jährlichen und langfristigen Aufwand für die Gesellschaft kann sich der Aufsichtsrat aufgrund von bestimmten Planungen und Annahmen gleichwohl ein hinreichend präzises Bild machen.
6.	Ziffer 4.2.3 Absatz 4 des Kodex
Die bestehenden Vorstandsverträge enthalten zum Teil keinen „Abfindungs-Cap“. Auch für die Zukunft schließt der Aufsichtsrat nicht aus, Vorstandsverträge mit Regelungen zu schließen, die diesbezüglich dem Kodex nicht entsprechen. Der Aufsichtsrat vertritt die Position, dass im Interesse einer optimalen Vorstandsbesetzung die im gesetzlichen Rahmen bestehende Gestaltungsfreiheit beim Abschluss von Vorstandsverträgen nicht in einzelnen Details vorab beschränkt werden sollte.
7.	Ziffer 4.2.4 des Kodex
Die Gesellschaft hat die Vergütung des Vorstands aufgrund eines entsprechenden Beschlusses der Hauptversammlung vom 5. Juni 2014 nicht individualisiert offen gelegt. Aufgrund dieses Beschlusses wird die Vorstandsvergütung auch in den Jahres- und Konzernabschlüssen der Gesellschaft für die Geschäftsjahre bis einschließlich 2018 nicht individualisiert offen gelegt werden.
8.	Ziffer 4.2.5 Abs. 3 des Kodex
Da aufgrund Beschlusses der Hauptversammlung vom 5. Juni 2014 die Vergütung des Vorstands nicht individualisiert offen gelegt wird, enthält der Vergütungsbericht keine individualisierte Darstellung entsprechend den Vorgaben von Ziffer 4.2.5 Abs. 3 des Kodex und werden die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen nicht verwendet.
9.	Ziffer 5.3.3 des Kodex
Die Gesellschaft hat aufgrund der geringen Größe des Aufsichtsrats von der Einrichtung eines eigenen Nominierungsausschusses abgesehen. Die Aufgaben des im Kodex vorgesehenen Nominierungsausschusses sind dem Präsidialausschuss übertragen, der sich wie der Aufsichtsrat insgesamt nur aus Vertretern der Anteilseigner zusammensetzt.
10.	Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex
Die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung verabschiedeten Ziele sehen weder eine Altersgrenze noch eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat und auch keine konkreten Festlegungen zur Vielfalt (Diversity) vor. Der Aufsichtsrat ist der Ansicht, dass das Alter und die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat keine geeigneten Kriterien für die Auswahl qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten darstellen. Der Aufsichtsrat achtet bei seiner Zusammensetzung auch auf die Vielfalt (Diversity) und steht den diesbezüglich vom Kodex verfolgten Zielen aufgeschlossen gegenüber. Konkrete Festlegungen sind aus Sicht des Aufsichtsrats insoweit jedoch problematisch; eine zweckmäßige und hinreichend flexible Gremienbesetzung wird dadurch erschwert.
11.	Ziffer 7.1.2 Satz 3 des Kodex 2017 (= Ziffer 7.1.2 Satz 4 Kodex 2015)
Die Gesellschaft kommt ihren Veröffentlichungspflichten jeweils innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen nach und informiert ihre Aktionäre am Jahresanfang im Voraus über die Veröffentlichungsdaten aller im Geschäftsjahr zu publizierenden Finanzberichte. Eine darüber hinausgehende Verkürzung der Fristen gemäß Ziffer 7.1.2 Satz 3 des Kodex 2017 (= Ziffer 7.1.2 Satz 4 des Kodex 2015) erachten Vorstand und Aufsichtsrat aus organisatorischen Gründen und angesichts des damit verbundenen Aufwands für nicht sinnvoll.
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Angaben zu Unternehmensführungspraktiken: Compliance / Grundzüge des Compliance Management Systems
Die Unternehmen der VTG-Gruppe kommen bei ihren Aktivitäten mit einer Vielzahl von Rechtsordnungen und Regeln in Berührung. VTG sieht in der Beachtung des geltenden Rechts eine unverzichtbare Grundlage des Handelns der Leitungsorgane, Führungskräfte und Mitarbeiter aller Konzernunternehmen. Um ein einheitliches und vorbildliches Handeln und Verhalten zu gewährleisten, wurde für den gesamten Konzern ein Verhaltenskodex entwickelt, der als Leitbild bei der Bewältigung ethischer und rechtlicher Herausforderungen in der täglichen Arbeit dienen und in Konfliktsituationen Orientierung geben soll. Der Verhaltenskodex kann auf der Website eingesehen werden und wird in deutscher, englischer, französischer und russischer Sprache für die Mitarbeiter der VTG-Gruppe im Intranet zum Download bereit gehalten.
Das Compliance-Management hilft, die im Verhaltenskodex niedergelegten Werte in die Konzernstruktur hinein zu vermitteln und zu verankern und umfasst die Gesamtheit aller Maßnahmen, die die Beachtung der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und der internen Richtlinien durch die Leitungsorgane und Mitarbeiter der Unternehmen des VTG-Konzerns gewährleisten. Das Compliance Management System setzt sich zusammen aus dem Chief Compliance Officer, den Divisional Compliance Officers und dem Compliance Committee. Zur Identifizierung und Überwachung der Compliance-Risiken im VTG-Konzern führt das Compliance-Management in regelmäßigen Abständen Untersuchungen durch (Compliance-Prüfungen). Bei Bedarf können zusätzliche Compliance-Prüfungen auch für Teilbereiche des VTG-Konzerns oder für bestimmte Sachgebiete durchgeführt werden. Das Compliance-Committee bewertet die Ergebnisse und initiiert gegebenenfalls erforderliche präventive Maßnahmen zur Minderung festgestellter Compliance-Risiken. Als wesentliche Compliance-Maßnahmen kommen insbesondere der Erlass von (Konzern-)Richtlinien, Präsenzschulungen, webbasierte E-Learning Programme oder organisatorische Einzelmaßnahmen in Betracht.
Mögliche Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien sind von jedem Mitarbeiter des VTG-Konzerns unverzüglich zu melden. Hierfür hat das Compliance Management ein Hinweisgebersystem eingerichtet, über das Meldungen auf Wunsch auch in vertraulicher Form abgegeben werden können. Kein Mitarbeiter des VTG-Konzerns darf aufgrund der Tatsache, dass er eine solche Meldung gemacht hat, mit Sanktionen belegt oder sonst benachteiligt werden. Problemen und Verstößen wird im Interesse aller Mitarbeiter und des Unternehmens auf den Grund gegangen und geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen ergriffen.
Der Vorstand der VTG veranlasst regelmäßig, mindestens alle drei Jahre, angemessene Maßnahmen zur Überprüfung der Angemessenheit, Funktionsfähigkeit und Effektivität des Compliance Managements im VTG-Konzern durch fachlich qualifizierte und unabhängige Dritte.
Vorstand und Aufsichtsrat werden regelmäßig über den Stand der Compliance im Konzern informiert.
Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens eng und vertrauensvoll zusammen. Der Vorstand unterrichtet den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wesentlichen Fragen der Geschäftsentwicklung und die Lage des Konzerns einschließlich des Risikomanagements sowie über die Compliance. Gemeinsam mit dem Aufsichtsrat erörtert der Vorstand die zukünftige Unternehmensplanung, die Entwicklung der Unternehmensstrategie sowie die Umsetzung von Maßnahmen. Für bedeutende Geschäftsvorgänge beinhaltet die Geschäftsordnung für den Vorstand Zustimmungsvorbehalte des Aufsichtsrats.
Der Vorstand besteht derzeit aus vier Mitgliedern, von denen eines zum Vorsitzenden bestellt ist. Der Vorstand leitet das Unternehmen in gemeinschaftlicher Verantwortung. Die ihnen in dem vom Aufsichtsrat genehmigten Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgaben nehmen die Mitglieder des Vorstands in eigener Verantwortung wahr. Die aktuell gültigen Ressortzuständigkeiten der Vorstandsmitglieder werden auf der Internetseite www.vtg.de (unter der Rubrik: INVESTOR RELATIONS – UNTERNEHMENSPORTRAIT – MANAGEMENT) dargestellt.
Die Sitzungen des Vorstands finden gemäß der vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung nach Möglichkeit zweimal im Monat statt. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst; bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorstandsvorsitzenden den Ausschlag.
Der Aufsichtsrat besteht aus sechs Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Amtszeit aller Mitglieder des amtierenden Aufsichtsrats endet mit der ordentlichen Hauptversammlung 2022. Der Aufsichtsrat kommt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zu ordentlichen Sitzungen zusammen und tagt bei Bedarf auch außerordentlich. Der Aufsichtsrat hat sich eine Geschäftsordnung gegeben.
Der Aufsichtsrat hat einen Präsidialausschuss und einen Prüfungsausschuss gebildet. Die Ausschüsse bestehen jeweils aus drei Mitgliedern einschließlich des jeweiligen Vorsitzenden. Die Ausschüsse tagen mehrmals jährlich nach Bedarf. Der Präsidialausschuss, der zugleich die Aufgaben des Nominierungsausschusses übernimmt, bereitet die Bestellung von Vorstandsmitgliedern einschließlich der Bedingungen der Anstellungsverträge und der Vergütung vor. Er erarbeitet Vorschläge für (neue) Kandidaten zur Wahl in den Aufsichtsrat. Weiterhin überprüft der Präsidialausschuss regelmäßig die Effizienz der Tätigkeit des Aufsichtsrats. Der Prüfungsausschuss ist insbesondere mit der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, der Abschlussprüfung sowie der Compliance befasst.
Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern und deren Behandlung.
Zielgrößen für den Frauenanteil in Aufsichtsrat, Vorstand und Führungsebenen sowie Stand der Umsetzung
Das "Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst" vom 24. April 2015 hat das Aktiengesetz sowie eine Reihe weiterer Gesetze geändert.
Für die VTG AG ergaben sich aus dem Gesetz insbesondere folgende Verpflichtungen:
Festlegung von Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat der VTG AG durch den Aufsichtsrat,
Festlegung von Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand der VTG AG durch den Aufsichtsrat,
Festlegung von Zielgrößen für den Frauenanteil in der ersten und zweiten Führungsebene der VTG AG durch den Vorstand.
Nach eingehender Prüfung und unter Berücksichtigung des seit der ersten Zielsetzung erreichten Standes haben der Aufsichtsrat mit Beschlussfassung vom 15. Februar 2018 und der Vorstand mit Beschlussfassung vom 15. Februar 2018 dazu folgende Beschlüsse gefasst:
Für den Frauenanteil im Aufsichtsrat wird für den Referenzzeitraum (bis 30. Juni 2022) die Zielgröße „0“ festgelegt.
Für den Frauenanteil im Vorstand wird für den Referenzzeitraum (bis 30. Juni 2022) die Zielgröße „0“ festgelegt.
Für den Frauenanteil in der VTG AG wird für den Referenzzeitraum (bis 30. Juni 2022) in der ersten Führungsebene eine Zielgröße von 8% und in der zweiten Führungsebene eine Zielgröße von 30% festgelegt.
Aufsichtsrat und Vorstand der VTG AG sehen die genannten Zielgrößen derzeit als ausnahmslos erfüllt an.
Erklärung zum Diversitätskonzept für Vorstand und Aufsichtsrat
Konkrete Festlegungen hinsichtlich der Diversität der Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat im Sinne von Quotenregelungen sind aus Sicht von Vorstand und Aufsichtsrat problematisch. Eine zweckmäßige und hinreichend flexible Gremienbesetzung wird dadurch bei der gegenwärtigen Größe der beiden Gremien erschwert. Die Gesellschaft verfolgt daher kein spezifisches Diversitätskonzept (§ 289f Abs. 5 HGB).
Corporate Governance Bericht 2017 Download PDF
Corporate Governance Bericht 2016 Download PDF
Der Aufsichtsrat der VTG Aktiengesellschaft ist im Berichtsjahr den ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Verpflichtungen nachgekommen. Wir haben die Arbeit des Vorstands auf Grundlage seiner Berichte, die uns zeitnah und umfassend in schriftlicher und mündlicher Form erstattet wurden, regelmäßig überwacht und beratend begleitet. Darüber hinaus fand zwischen dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Vorsitzenden des Vorstands ein regelmäßiger Informationsaustausch statt. Auf diese Weise war der Aufsichtsrat stets über die Lage der Gesellschaft und des Konzerns informiert.
Gegenstand der Berichterstattung waren regelmäßig insbesondere die aktuelle Lage des Konzerns und die Geschäftsentwicklung in den einzelnen Segmenten, die Unternehmensplanung und -strategie, die Rentabilität der Gesellschaft, die Risikolage, das Risikomanagement und das Compliance-Management. Über wichtige Geschäftsvorfälle in den Unternehmensbereichen hat der Vorstand uns informiert und diese mit uns erörtert. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen wurden uns im Einzelnen erläutert.
Der Aufsichtsrat ist auch in alle für das Unternehmen bedeutsamen Entscheidungen einbezogen worden. Der Vorstand stimmte die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit uns ab. Maßnahmen, die nach der vom Aufsichtsrat beschlossenen Geschäftsordnung des Vorstands der Zustimmung des Aufsichtsrats bedurften, haben wir vor Beschlussfassung eingehend erörtert.
Kontinuierliche Beratung und Überwachung des Vorstands
Im Berichtsjahr haben vier reguläre Sitzungen sowie vier zusätzliche Sitzungen und zwei Telefonkonferenzen des Aufsichtsrats stattgefunden. Daneben wurden bei Bedarf Entscheidungen im schriftlichen Verfahren gefasst. Die Mitglieder des Aufsichtsrats, die nur in einem Teil des Berichtsjahres dem Aufsichtsrat angehörten, haben jeweils an mehr als der Hälfte der in ihre Amtszeit fallenden Sitzungen teilgenommen. Alle übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats haben an mehr als der Hälfte aller Sitzungen teilgenommen.
Im Februar 2017 hat der Aufsichtsrat zunächst einen Beschluss im schriftlichen Verfahren gefasst. Gegenstand des Beschlusses war die Verabschiedung des Corporate-Governance-Berichts einschließlich der gemeinsamen Erklärung von Vorstand und Aufsichtsrat gemäß § 161 Aktiengesetz über die Befolgung der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex.
Zur Vorbereitung der Bilanzsitzung fand am 3. März 2017 eine zusätzliche Sitzung des Aufsichtsrats statt, an der auch der Abschlussprüfer teilgenommen hat. Der Vorstand berichtete uns zunächst über den Geschäftsverlauf im letzten Quartal des vergangenen Geschäftsjahres sowie die Ergebnis- und Finanzsituation der Gesellschaft und des VTG-Konzerns zum Bilanzstichtag. Der Abschlussprüfer berichtete über den Verlauf der Prüfung, stellte dem Aufsichtsrat seinen Berichtsentwurf vor und beantwortete Fragen hierzu. Weiterhin haben wir den Vorstand um eine Erläuterung seiner Position zur Dividendenpolitik der Gesellschaft gebeten und diese ausführlich mit ihm diskutiert.
In der Bilanzsitzung am 30. März 2017 wurde uns vom Vorstand nochmals ein zusammenfassender Bericht über die Ergebnis- und Finanzsituation und die wesentlichen Geschäftsereignisse der Gesellschaft und des VTG-Konzerns sowie der Gemeinschaftsunternehmen im Geschäftsjahr 2016 erstattet. Anschließend haben wir nach umfassender Erörterung mit dem Vorstand und dem Wirtschaftsprüfer den Jahres- und den Konzernabschluss 2016 nebst Lageberichten gebilligt. Weitere Themen der Sitzung waren die Verabschiedung der Tagesordnung und der Beschlussvorschläge für die ordentliche Hauptversammlung 2017. Außerdem hat uns der Vorstand in dieser Sitzung den Compliance-Bericht für das Jahr 2016 vorgelegt und erläutert und auch über das Risikomanagement und die Aktivitäten der internen Revision sowie die Analyse von Sicherheitsthemen im VTG-Konzern berichtet. Weiter hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand vorgeschlagenen Maßnahmen im Zusammenhang mit einem Joint-Venture sowie ergänzenden Budget-Maßnahmen zugestimmt. Schließlich hat der Vorstand uns in dieser Sitzung über ein grundsätzliches Erwerbsinteresse und die erfolgte Abgabe eines indikativen Angebotes für die zum Verkauf stehende Nacco-Gruppe informiert.
In einer Telefonkonferenz am 3. Mai 2017 wurde der Aufsichtsrat vom Vorstand über den Stand der zwischenzeitlich aufgenommenen Verhandlungen mit dem Verkäufer der Nacco-Gruppe und die Durchführung einer Due Diligence informiert. Weiterhin hat uns der Vorstand bei dieser Gelegenheit über die Ergebnisentwicklung und die wesentlichen Geschäftsereignisse im ersten Quartal des laufenden Jahres berichtet.
In einer zusätzlich terminierten Sitzung am 30. Mai 2017 hat der Vorstand dem Aufsichtsrat weitere Informationen über den Stand der Verhandlungen über den Kauf der Nacco-Gruppe, die Ergebnisse der Due Diligence sowie die angedachte Finanzierungsstruktur gegeben. Weiterhin hat der Aufsichtsrat in dieser Sitzung der Verlängerung einer existierenden Kreditlinie zur Deckung des allgemeinen Betriebsmittelbedarfs zugestimmt.
Eine weitere Sitzung des Aufsichtsrats fand unmittelbar vor der ordentlichen Hauptversammlung am 8. Juni 2017 statt. In dieser Sitzung hat der Vorstand ergänzend über die bisherige Geschäftsentwicklung im Jahr 2017 und den Fortgang der Verhandlungen über den Kauf der Nacco-Gruppe berichtet.
Im Anschluss an die Hauptversammlung hat sich der neu gewählte Aufsichtsrat konstituiert. Neben dem Präsidialausschuss wurde erstmalig auch ein Prüfungsausschuss gebildet. Im Hinblick auf die Einrichtung des Prüfungsausschusses wurde zudem eine Aktualisierung der Entsprechenserklärung zum Deutschen Coporate Governance Kodex beschlossen. Weiter wurde die Beauftragung des von der Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2017 gewählten Wirtschaftsprüfers beschlossen.
In einer zusätzlich anberaumten Sitzung am 29. Juni 2017 hat uns der Vorstand über den erreichten Verhandlungsstand über den Kauf der Nacco-Gruppe berichtet und uns über die aus seiner Sicht bestehenden Chancen und Risiken sowie die geplanten Maßnahmen zur Finanzierung der Transaktion (Kredit- und Hybridfinanzierung und teilweise Refinanzierung über eine Kapitalerhöhung) informiert. Nach ausführlicher Diskussion hat der Aufsichtsrat zugestimmt, dass der Vorstand die Verträge mit dem Verkäufer und der finanzierenden Bank endverhandelt. Gleichzeitig wurde entschieden, die finale Beschlussfassung über die Zustimmung zu den endverhandelten Verträgen auf den Präsidialausschuss zu delegieren, die dieser sodann unmittelbar vor Unterzeichnung der Verträge am 1. Juli 2017 erteilt hat. In der Sitzung am 29. Juni 2017 hat der Aufsichtsrat außerdem noch einer Finanzierungsmaßnahme für das Nordamerika-Geschäft des Konzerns zugestimmt. In einer weiteren zusätzlich anberaumten Sitzung am 1. September 2017 hat der Vorstand mit uns Einzelheiten geplanter Finanzierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Kauf der Nacco-Gruppe erörtert. Weiter hat der Aufsichtsrat in dieser Sitzung der erneuten Bestellung von Herrn Dr. Kai Kleeberg und Herrn Mark Stevenson zu Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft zugestimmt.
In einer weiteren zusätzlich anberaumten Sitzung am 1. September 2017 hat der Vorstand mit uns Einzelheiten geplanter Finanzierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Kauf der Nacco-Gruppe erörtert. Weiter hat der Aufsichtsrat in dieser Sitzung der erneuten Bestellung von Herrn Dr. Kai Kleeberg und Herrn Mark Stevenson zu Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft zugestimmt.
Im Vorfeld zu der weiteren Sitzung am 21. September 2017 fand wie in den Vorjahren eine Klausurtagung statt, in der uns der Vorstand die mittel- und langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens und die hierfür erforderlichen Maßnahmen erläutert und diese ausführlich und intensiv mit uns diskutiert und abgestimmt hat. Einen Schwerpunkt bildete dabei die in der Umsetzung befindliche Digitalisierungsstrategie. In der Sitzung selbst hat der Vorstand uns neben einem Überblick über die Geschäftsentwicklung in den ersten acht Monaten des Jahres einen Bericht über die Weiterentwicklung der Risiko-Berichterstattung im VTG-Konzern gegeben. Zudem hat uns der Vorstand hinsichtlich der Nacco-Transaktion über den Stand der eingeleiteten Fusionskontrollverfahren in Deutschland und Österreich unterrichtet. Er hat uns weiter erläutert, dass zur teilweisen Finanzierung des Erwerbs der Nacco-Gruppe eine Kapitalerhöhung geplant sei, wobei deren Zeitpunkt und Ausgestaltung unter anderem von den laufenden Fusionskontrollverfahren und den Marktbedingungen abhingen. Zur Sicherstellung der jederzeitigen Handlungsfähigkeit des Aufsichtsrats hat der Aufsichtsrat die Bildung eines zeitlich und sachlich begrenzten Kapitalerhöhungsausschusses beschlossen, der im Hinblick auf die Verzögerung der Nacco-Transaktion zwischenzeitlich gegenstandslos geworden ist.
In der Sitzung am 23. November 2017 wurde dem Aufsichtsrat vom Vorstand die Jahresplanung einschließlich Finanz-und Investitionsplanung für das Geschäftsjahr 2018 sowie die Investitionsplanung der Vorschaujahre vorgestellt und erläutert. Wir haben diese nach ausführlicher Erörterung beschlossen. Weiter hat uns der Vorstand über die bei den Prüfungen der Nacco-Transaktion durch die Kartellbehörden in Deutschland und Österreich eingetretenen Verzögerungen informiert. Außerdem wurden dem Aufsichtsrat in dieser Sitzung die vom Vorstand eingeleiteten Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit vorgestellt. Schließlich hat der Aufsichtsrat den Beschluss gefasst, die erstmalig zu erstellende nichtfinanzielle Konzernberichterstattung der VTG Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2017 durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen.
Mitte Dezember 2017 hat der Aufsichtsrat aufgrund der weiteren Entwicklung in dem Hauptprüfverfahren des Bundeskartellamts wegen der Nacco-Transaktion im schriftlichen Verfahren einem Vorschlag des Vorstands für die Unterbreitung eines freiwilligen Auflagenvorschlags an das Bundeskartellamt zugestimmt.
In einer Telefonkonferenz am 29. Dezember hat der Vorstand uns darüber informiert, dass aufgrund der unvorhergesehen langen Dauer der Kartellverfahren eine Anpassung des mit dem Verkäufer der Nacco-Gruppe geschlossenen Vertrages erforderlich geworden war, um eine Fortsetzung der Transaktion zu ermöglichen. Der Aufsichtsrat hat dies zustimmend zur Kenntnis genommen.
Der Präsidialausschuss hat im Berichtsjahr insgesamt 6 Sitzungen abgehalten. Themen waren unter anderem Vorstandsangelegenheiten, das Vergütungssystem für den Vorstand, die Zusammensetzung des Vorstands, die langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand und die Führungskräfteplanung des Unternehmens sowie die Erteilung der Zustimmung zur Übernahme von Ämtern, die der Einwilligung des Aufsichtsrats gemäß § 88 AktG bedurften. Ferner wurde die Struktur und Höhe der Aufsichtsratsvergütung überprüft und diskutiert. Interessenkonflikte von Mitgliedern des Vorstands oder des Aufsichtsrats waren vom Präsidialausschuss im Berichtsjahr nicht zu behandeln.
In seiner Funktion als Nominierungsausschuss hat der Präsidialausschuss im Berichtsjahr zudem Wahlvorschläge an die Hauptversammlung für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern vorbereitet.
Der am 8. Juni 2017 erstmalig gebildete Prüfungsausschuss hat im Berichtsjahr noch zwei Sitzungen abgehalten (davon eine als Telefonkonferenz). Er hat unter anderem den Halbjahresbericht und die Quartalsmitteilung nach neun Monaten sowie die Planung für das Geschäftsjahr 2018 vorab mit dem Vorstand erörtert und die Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung für das Geschäftsjahr 2017 festgelegt. Ferner hat er zwei Umlaufbeschlüsse zu Nicht-Prüfungsleistungen durch den Abschlussprüfer gefasst.
Der am 21. September 2017 gebildete Kapitalerhöhungsausschuss hat eine Telefonkonferenz am 27. September 2017 abgehalten. In dieser wurde der Kapitalerhöhungsausschuss vom Vorstand über den Stand der Vorbereitungen für die im Zusammenhang mit der Nacco-Transaktion geplante Kapitalerhöhung informiert.
Prüfung von Jahresabschluss, Konzernabschluss und der jeweiligen Lageberichte sowie des nichtfinanziellen Konzernberichts
Die von der Hauptversammlung zum Abschlussprüfer für das vergangene Geschäftsjahr gewählte Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart, hat den gemäß HGB-Grundsätzen aufgestellten Jahresabschluss der VTG Aktiengesellschaft und den gemäß IFRS erstellten Konzernabschluss einschließlich der jeweiligen Lageberichte für das Geschäftsjahr 2017 geprüft und uneingeschränkte Bestätigungsvermerke erteilt. Weiter hat der Prüfer bestätigt, dass das vom Vorstand eingerichtete Risikomanagement-System den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Gegenüber dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats hat der Abschlussprüfer vor dessen Beschlussfassung über die Empfehlung an den Aufsichtsrat betreffend den Wahlvorschlag an die Hauptversammlung versichert, dass keine geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Prüfer und seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Unternehmen und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Die Unterlagen betreffend den Jahres- und Konzernabschluss und die Verwendung des Bilanzgewinns wurden in der Sitzung des Prüfungsausschusses am 2. März 2018 zur Vorbereitung der Prüfung und Behandlung dieser Unterlagen im Aufsichtsrat im Beisein des Abschlussprüfers, der über die Ergebnisse seiner Prüfung sowie über die Prüfungsschwerpunkte berichtete, sowie des Vorstands intensiv behandelt und erörtert. Der Prüfungsausschuss konnte sich dabei von der Ordnungsmäßigkeit der Prüfung und des Prüfungsberichts überzeugen und hat dem Aufsichtsrat empfohlen, das Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zustimmend zur Kenntnis zu nehmen und den Jahresabschluss sowie den Konzernabschluss zu billigen.
Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss, den Konzernabschluss, den Lagebericht und den Konzernlagebericht auch selbst geprüft. Die Prüfberichte samt Jahres- und Konzernabschluss sowie Lageberichten lagen allen Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig vor und wurden in der heutigen Sitzung intensiv mit dem Vorstand und dem anwesenden Abschlussprüfer diskutiert. Der Aufsichtsrat hat sich dem Ergebnis der Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses sowie der Lageberichte durch den Abschlussprüfer angeschlossen und den Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2017 in der heutigen Sitzung gebilligt. Nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses und der Lageberichte durch den Aufsichtsrat sind Einwendungen nicht zu erheben.
Aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten vom 11. April 2017 (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz), hat der Vorstand im Berichtsjahr einen nichtfinanziellen Bericht erstellt und zwar nicht als Teil des Konzernlageberichts, sondern als gesonderten nichtfinanziellen Konzernbericht. Dieser wurde gemäß Beschluss des Aufsichtsrats in seiner Sitzung vom 23. November 2017 einer freiwilligen externen inhaltlichen Überprüfung zur Erlangung begrenzter Sicherheit unterzogen. Auf Basis dieser Überprüfung erteilte PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt, ein uneingeschränktes Prüfungsurteil. Der Aufsichtsrat hat den gesonderten nichtfinanziellen Konzernbericht auch selbst geprüft und die Ergebnisse der externen inhaltlichen Überprüfung in der heutigen Sitzung behandelt und erörtert und hat sich dem Ergebnis der Prüfung des externen Prüfers angeschlossen und festgestellt, dass keine Einwendungen gegen den nichtfinanziellen Konzernbericht des Vorstands zu erheben sind.
Dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns, der die Zahlung einer Dividende von 0,90 € je Aktie und den Vortrag des verbleibenden Betrages auf neue Rechnung vorsieht, schließen wir uns an.
Weitgehende Beachtung der Kodex-Empfehlungen
Vorstand und Aufsichtsrat haben am 15. Februar 2018 eine Entsprechenserklärung nach § 161 AktG abgegeben und diese auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht. Die VTG Aktiengesellschaft hat weitgehend dem Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 entsprochen, der der Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 14. Februar 2017, die am 8. Juni 2017 aktualisiert wurde, zugrunde lag, und wird zukünftig weitgehend dem Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 entsprechen, der am 24. April 2017 im Bundesanzeiger veröffentlicht worden ist.
Personelle Besetzung von Aufsichtsrat und Vorstand
Nachdem durch die Amtsniederlegung des früheren Vorsitzenden des Aufsichtsrats, Herrn Dr. Wilhelm Scheider, zum Ablauf des 31. Dezember 2016 eine Vakanz entstanden war, wurde auf Antrag des Vorstands Herr Karl Gernandt durch Beschluss des Amtsgerichts Hamburg vom 13. Januar 2017 bis zum Ablauf der nächsten Hauptversammlung zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Mit Ablauf der Hauptversammlung am 8. Juni 2017 endete ferner die Amtszeit der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats. Mit Ausnahme von Herrn Andreas Goer, der nicht wieder zur Wahl stand, wurden alle bisherigen Mitglieder des Aufsichtsrats von der Hauptversammlung erneut in das Gremium gewählt. Zusätzlich wurde Herr Dr. Markus Hottenrott von der Hauptversammlung zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt. Wir bedanken uns bei Herrn Goer für seine mehrjährige verdienstvolle Mitarbeit im Gremium.
In der konstituierenden Sitzung des Aufsichtsrats vom 8. Juni 2017 wurde ich als Vorsitzender des Aufsichtsrats und Herr Dr. Klaus-Jürgen Juhnke als mein Stellvertreter bestätigt. Darüber hinaus wurden in dieser Sitzung die Mitglieder des Präsidialausschusses wiedergewählt. Neben mir, als Aufsichtsratsvorsitzendem, sind Herr Dr. Klaus-Jürgen Juhnke und Herr Dr. Christian Olearius Mitglieder des Präsidialausschusses. In der konstituierenden Sitzung wurde außerdem erstmalig ein Prüfungsausschuss gebildet. Zum Vorsitzenden des Prüfungsausschusses wurde Herr Karl Gernandt gewählt, weitere Mitglieder sind Herr Dr. Christian Olearius und ich selbst. In der Sitzung des Aufsichtsrats vom 21. September 2017 wurde zudem ein Kapitalerhöhungsausschuss bestehend aus drei Mitgliedern gebildet, der zwischenzeitlich gegenstandslos geworden ist. Vorsitzender des Kapitalerhöhungsausschusses war ich selbst, weitere Mitglieder waren Herr Dr. Klaus-Jürgen Juhnke und Herr Dr. Bernd Malmström.
Durch Beschlüsse des Aufsichtsrats vom 1. September 2017 wurden Herr Dr. Kai Kleeberg mit Wirkung vom 1. Mai 2018 für die Zeit bis zum 31. Dezember 2018 sowie Herr Mark Stevenson mit Wirkung vom 1. Februar 2018 für die Zeit bis zum 31. Dezember 2019 erneut zu Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft bestellt.
Wir danken dem Vorstand sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Konzerns für ihren Einsatz und die im Geschäftsjahr 2017 geleistete erfolgreiche Arbeit.
Hier können Sie den gesonderten nichtfinanzellen Konzernbericht der VTG Aktiengesellschaft herunterladen.
Gesonderter nichtfinanzieller Konzernbericht 2017 Download PDF
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Hier können Sie die Satzung der VTG Aktiengesellschaft herunterladen.
Satzung der VTG Download PDF
Meldungen über Eigengeschäfte von Führungskräften sowie in enger Beziehung zu ihnen stehende Personen gemäß Artikel 19 der EU-Marktmissbrauchsverordnung (MMVO).
Mitteilungspflichtiger
30. November 2018 Heiko Fischer
30. November 2018 Kai Kleeberg
Es wurden keine Einträge für 2017 gefunden.
12. Dezember 2016 Wilhelm Scheider
02. Dezember 2016 Wilhelm Scheider
13. Oktober 2016 Andreas Goer
30. Mai 2016 Christiane Fischer
03. Juni 2015 Christiane Fischer
Es wurden keine Einträge für 2014 gefunden.
12. Dezember 2011 Jürgen Hüllen
12. Dezember 2011 Heiko Fischer Dr.
12. Dezember 2011 Kai Kleeberg Dr.
01. Oktober 2008 Bernd Malmström Dr.
05. September 2008 Wilhelm Scheider Dr.
28. März 2008 Wilhelm Scheider Dr.
28. Januar 2008 Wilhelm Scheider Dr.
06. Juli 2007 Jürgen Hüllen
02. Juli 2007 Wilhelm Scheider Dr.

References: § 161
 § 76
 § 111
 § 161
 § 161
 § 87
 § 161
 § 88
 § 161