Source: https://www.rp.pl/Rachunkowosc/307179984-Odwolanie-pracownika-z-urlopu-wypoczynkowego---skutki-w-ksiegach-rachunkowych.html
Timestamp: 2019-10-15 16:12:46+00:00

Document:
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego - skutki w księgach rachunkowych - Rachunkowość - rp.pl
Aktualizacja: 17.07.2019, 07:00
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego - skutki w księgach rachunkowych
Pracodawca, który odwołał pracownika z urlopu wypoczynkowego musi wypłacić mu odszkodowanie odpowiadające kosztom, które pozostają w bezpośrednim związku z tym odwołaniem. Skutki przerwanego urlopu należy również ująć odpowiednio w księgach rachunkowych.
Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Urlop ten może być podzielony na części, ale wówczas co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Obecnie większość pracowników, korzystając z przysługujących im urlopów wypoczynkowych, realizuje swoje prawo do dłuższego wypoczynku.
Czytaj też: Odwołanie pracownika z urlopu udzielonego niechcący
Kiedy pracownik musi wrócić z urlopu
Zdarzają się jednak sytuacje, gdy z ważnych dla przedsiębiorcy powodów pracownik musi przerwać urlop i wrócić do pracy. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalne na podstawie art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga zatem aby:
- w zakładzie pracy zaszły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu,
- obecność pracownika w pracy była niezbędna ze względu na zaistniałe okoliczności.
Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują jakie nieprzewidziane okoliczności stanowią podstawę do odwołania pracownika z urlopu. Powszechnie przyjmuje się, że takimi okolicznościami są np.: nagła choroba innego pracownika, którego trzeba zastąpić, nieoczekiwane otrzymanie przez pracodawcę dużego zlecenia, awaria urządzeń niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, do której usunięcia niezbędny jest dany pracownik posiadający odpowiednie umiejętności, doświadczenie oraz uprawnienia, niezapowiedziana kontrola zewnętrzna w firmie itp.
Wysokość zwrotu kosztów
Na pracodawcy, który odwołał pracownika z urlopu wypoczynkowego ciąży obowiązek zrekompensowania kosztów poniesionych przez pracownika związanych bezpośrednio z tym odwołaniem (art. 167 § 2 k.p.). Takimi kosztami mogą być np. wydatki na zakup wczasów albo wycieczki, z których pracownik musiał wrócić przed czasem (jeśli organizator wypoczynku ich nie zwrócił), opłacone, ale niewykorzystane noclegi w hotelu bądź na kwaterze prywatnej, obciążające pracownika koszty podróży w drodze powrotnej do domu. Jeśli z powodu odwołania pracownika z urlopu będzie musiała wrócić z wakacji również jego rodzina (np. małżonek i dzieci), pracodawca będzie zobowiązany pokryć także koszty dotyczące tych osób.
Zwrot kosztów na rzecz pracownika nie obejmuje natomiast wydatków, które są związane z przerwanym urlopem jedynie w sposób pośredni. Dotyczy to np. zakupu żywności przeznaczonej przez pracownika na wyjazd (którą przecież można skonsumować także w miejscu zamieszkania), sprzętu sportowego, akcesoriów biwakowych.
Aby wskazane powyżej koszty podlegały zwrotowi, muszą być przez pracownika odpowiednio udokumentowane (np. fakturami, biletami, dowodami wpłat). Pracodawca musi mieć dowód na to, że pracownik rzeczywiście poniósł stratę w określonej wysokości, którą jest zobowiązany mu zrekompensować.
Rekompensata nie stanowi przychodu
Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów wypoczynku w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej, spowodowany odwołaniem z urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę, nie skutkuje uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT. Nie powoduje on przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, a ponadto nie mieści się w pojęciu świadczeń pieniężnych „ponoszonych za pracownika" oraz „innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Pracownik, występujący z roszczeniem o pokrycie strat, które poniósł z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nie uzyskuje z tego tytułu przychodu ze stosunku pracy, który podlegałby opodatkowaniu.
Brak przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT skutkuje natomiast tym, że odszkodowanie z tytułu odwołania z urlopu zasadniczo nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz – w rezultacie – na ubezpieczenie zdrowotne.
Uwaga! Rekompensata wypłacona pracownikowi za przerwany wypoczynek w sposób określony przez art. 167 Kodeksu pracy jest wolna od obciążeń podatkowo-składkowych.
Dopiero jeśli pracodawca z własnej inicjatywy zdecyduje się zrekompensować pracownikowi przerwanie urlopu w sposób bardziej korzystny niż wynika to z art. 167 k.p. (czyli zasadniczo w wysokości przekraczającej koszty bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu), to wówczas otrzymane w tej części wynagrodzenie będzie stanowiło dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla pracowniczych wynagrodzeń w miesiącu wypłaty (postawienia do dyspozycji) tego świadczenia. Tak będzie wtedy, gdy pracodawca dobrowolnie przyzna pracownikowi dodatkową rekompensatę za przerwany urlop lub zwróci mu koszty obejmujące koszty pośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu. Wypłacone w ten sposób wynagrodzenie będzie podlegało opodatkowaniu PIT oraz składkom ZUS jak „zwykły" składnik wynagrodzenia.
Opisane skutki związane z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego dotyczą także sytuacji, w której pracodawca z ważnych powodów przesuwa ustalony wcześniej termin urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik otrzyma zwrot kosztów poniesionych w związku z przesunięciem urlopu to otrzymana kwota nie będzie dla niego przychodem podlegającym opodatkowaniu. Potwierdził to w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. WSA w Gorzowie Wielkopolskim ( I SA/Go 56/10) orzekając, że: „Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. (...)
(...) zwrot wydatków których dotyczy niniejsza interpretacja nie stanowi przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art.12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".
Pozostałe koszty operacyjne jednostki
Zwrot kosztów dotyczących odwołania z urlopu wypoczynkowego, o których mowa w art. 167 § 2 Kodeksu pracy ma charakter odszkodowania wypłacanego pracownikowi w wysokości kosztów pozostających w odszkodowania bezpośrednim związku z tym odwołaniem. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g uor poniesione i kary – jako związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki – są zaliczane do pozostałych kosztów operacyjnych.
Autorka jest ekspert z zakresu rachunkowości i podatków
Podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1040)
ustawa z 21 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 351)
Odwołanie z urlopu: czy pracownik może odmówić powrotu?

References: art. 167
 art. 12
 art. 12
 art. 4
 art. 167
 art. 167
 art.12
 art. 167
 art. 3