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Timestamp: 2019-06-16 08:35:56+00:00

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﻿ Zu den Aufgaben der Musikschulen gehört es den Eingang vertraglich vereinbarter Unterrichtsentgelte regelmäßig zu überwachen
Zu den Aufgaben der Musikschulen gehört es den Eingang vertraglich vereinbarter Unterrichtsentgelte regelmäßig zu überwachen
(sonstige Fürsorgeleistungen an Dienstkräfte) zu finanzieren. Von einem finanziellen Schaden für das Land Berlin wird nicht ausgegangen, allenfalls von einer fehlerhaften Titelzuordnung. Die Entgeltermäßigung wurde dem Mitarbeiter nach Vorliegen der Beanstandung sofort entzogen.
Zu den Aufgaben der Musikschulen gehört es, den Eingang vertraglich vereinbarter Unterrichtsentgelte regelmäßig zu überwachen. Im Fall des Zahlungsverzugs müssen die Musikschulen nach einer ersten Mahnung durch die Bezirkskassen die weiterhin bestehenden Forderungen selbst verfolgen. Die Durchsetzung von Forderungen wird in jedem zweiten Bezirk von den Rechtsämtern unterstützt bzw. umfassend dort wahrgenommen. Ein berlinweit einheitliches Forderungsmanagement für die bezirklichen Musikschulen besteht nicht.
Die Musikschulen bearbeiten Mahnfälle zum Teil unregelmäßig. Dabei wird das gerichtliche Mahnverfahren zumeist erst kurz vor Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist eingeleitet. Zum Zeitpunkt der Prüfung bestanden in den bezirklichen Musikschulen Außenstände von mindestens 160 000. Vier Musikschulen hatten besonders hohe Bearbeitungsrückstände, die vereinzelt noch Forderungen aus den 90er-Jahren betreffen.
Die Musikschule Friedrichshain-Kreuzberg hatte bereits bei der letzten Prüfung im Jahr 2002 erhebliche Rückstände bei der Bearbeitung offener Forderungen, die auf nicht ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln zurückzuführen waren. Sie hatte gegenüber dem Rechnungshof zugesagt, die zeitnahe und kontinuierliche Bearbeitung von Entgeltrückständen künftig sicherzustellen, und dargelegt, dass sie zum Abbau der Rückstände den Bereich Mahnwesen durch zusätzliches Personal verstärkt habe. Tatsächlich ist jedoch eine Vielzahl von Altfällen nicht aufgearbeitet worden. Bis zum Jahr 2008 sind insgesamt 265 Vorgänge mit einem Forderungsvolumen von mehr als 23 000 entweder unbearbeitet geblieben oder nicht abschließend bzw. nicht rechtzeitig bearbeitet worden. Infolgedessen sind zahlreiche Ansprüche verjährt. Bei 143 dieser Vorgänge aus den Jahren 2002 und früher hat die Musikschule Hauptforderungen von 20 000 unbefristet niedergeschlagen bzw. als Abgang ins Soll gestellt, weil die betreffenden Akten angabegemäß schon vor Jahren durch Schmutzwasser vernichtet bzw. stark beschädigt worden sind. Inwieweit in diesen Fällen jemals Maßnahmen des Forderungsmanagements ergriffen worden sind, lässt sich nicht mehr nachvollziehen. Auch diese Vorgänge sind inzwischen verjährt.
An der Musikschule Spandau bestehen hohe Bearbeitungsrückstände, die gleichfalls bereits vor Jahren vom Rechnungshof beanstandet worden waren. Damals hatte das Bezirksamt die Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Mahnwesens gegenüber dem Rechnungshof zugesagt. Die aktuelle Prüfung hat jedoch gezeigt, dass auch dort die Altfälle weder aufgearbeitet worden sind noch die laufende Bearbeitung von Forderungen sichergestellt ist. Mindestens 176 Vorgänge mit einem geschätzten Forderungsvolumen von 40 000 aus den Jahren 1994 bis 2007 waren entweder unbearbeitet, nicht abschließend bzw. nicht rechtzeitig bearbeitet; Forderungen waren teilweise verjährt. Im Rahmen der Aufarbeitung der Rückstände hat die Musikschule zahlreiche Vorgänge mit einem Forderungsvolumen von mindestens 10 000 wegen Verjährung unbefristet niedergeschlagen. Von der weiteren Verfolgung der Ansprüche hat sie unter Hinweis auf unwirtschaftliches Verwaltungshandeln abgesehen.
Die Musikschule Neukölln hat seit dem Jahr 2006 auf Veranlassung der Amts- bzw. Musikschulleitung offene Forderungen nicht mehr verfolgt. Die Bearbeitungsrückstände sind dadurch auf über 200 Vorgänge mit einem Forderungsvolumen von mehr als 56 000 angestiegen. Auch bereits vor dem Jahr 2006 entstandene, noch offene Ansprüche sind teilweise nicht bearbeitet oder nicht weiterbearbeitet worden. Zahlreiche Ansprüche sind bereits verjährt.
Im Bezirk Treptow-Köpenick ist die Bearbeitung von Mahnvorgängen noch bis zum Jahr 2008 an zwei Musikschulstandorten durchgeführt worden. An einem der beiden Standorte wurden bei mehr als 150 Vorgängen Bearbeitungsrückstände festgestellt. Weil Vorgänge nicht, nicht rechtzeitig oder nicht abschließend bearbeitet wurden, sind Forderungen von mehr als 30 000 nicht konsequent verfolgt worden. Die Musikschule hat in mindestens 124 Fällen die Verjährung festgestellt und den möglichen Schaden mit mehr als 25 000 zuzüglich Zinsen angegeben.
Der Rechnungshof hat die jahrelangen Versäumnisse bei der Beitreibung offener Forderungen durch die Musikschulen beanstandet. Nach § 34 Abs. 1 LHO sind Einnahmen rechtzeitig und vollständig zu erheben. Neben den von der Bezirkskasse durchgeführten Zahlungserinnerungen ist die Dienststelle verpflichtet, die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Zahlungen zu überwachen und ggf. weitere Maßnahmen zeitnah einzuleiten (Nrn. 23.1 bis 23.6 AV § 70 LHO). Insbesondere der Beauftragte für den Haushalt hat nach Nr. 3.3 AV § 9 LHO u. a. darauf hinzuwirken, dass die Einnahmen rechtzeitig und vollständig erhoben werden, sich über den Stand der Haushalts- und Wirtschaftsführung auf dem Laufenden zu halten und ggf. erforderliche Maßnahmen zu veranlassen.
Der Rechnungshof hat darauf hingewiesen, dass auch nach Eintritt der Verjährung weitere Beitreibungsversuche nicht grundsätzlich zu unterlassen sind, weil auch bei bereits verjährten Zahlungsansprüchen Schulden teilweise noch beglichen werden oder von der Verwaltung ein vollstreckbarer Titel erwirkt werden kann. Erst wenn insgesamt angemessene Beitreibungsversuche erfolglos bleiben oder der Schuldner die Einrede der Verjährung tatsächlich erhebt, ist über eine unbefristete Niederschlagung des Anspruchs zu entscheiden.
Mit Blick auf die dem Land Berlin entstandenen finanziellen Schäden hat der Rechnungshof die jeweiligen Bezirksämter zur Prüfung möglicher dienst- und haftungsrechtlicher Maßnahmen auf der Grundlage der Haftungsrichtlinien aufgefordert. Da die festgestellten Mängel nicht allein auf fehlerhafte Sachbearbeitung, sondern auch auf Leitungsentscheidungen der Führungskräfte zurückzuführen sind, wird diese Prüfung auch auf diesen Personenkreis auszudehnen sein. Darüber hinaus hat der Rechnungshof gegenüber allen Bezirksämtern die Erwartung geäußert, dass das Forderungsmanagement der Musikschulen - ggf. durch den Einsatz von IT - rationalisiert und eine zentralisierte Lösung angestrebt wird.
Die Musikschulen haben die Beanstandungen des Rechnungshofs überwiegend anerkannt und begonnen, die Rückstände bei der Forderungsverfolgung aufzuarbeiten, sofern sie die Forderungen noch nicht niedergeschlagen hatten. Hierfür sind teilweise Personalstellen aufgestockt oder zusätzliche Dienstkräfte vorübergehend in der Musikschule eingesetzt worden.
Die Musikschule Neukölln hat ihr Handeln mit dem schwerpunktmäßigen Einsatz des vorhandenen Verwaltungspersonals für die Ausweitung des Musikschulunterrichts im Rahmen der integrativen Schwerpunktsetzung des Bezirks begründet. Daher hätten notwendige Personalkapazitäten im Bereich der Mahnbearbeitung gefehlt. Inzwischen habe sie den Umfang offener Forderungen erheblich reduziert und darüber hinaus in diversen Fällen - trotz bereits eingetretener Verjährung - noch rechtskräftige Vollstreckungsbescheide erwirkt. Dennoch sei in mindestens 39 Fällen ein Schaden von 6 500 entstanden. In weiteren Fällen dauerten die Beitreibungsmaßnahmen noch an, sodass sich die Schadenssumme noch erhöhen könne. Das Bezirksamt prüfe eine eigene softwaretechnische Lösung innerhalb der Abteilung und erwäge auch eine Zentralisierung des Mahnwesens innerhalb des Leistungsund Verantwortungszentrums.
Die Musikschule Treptow-Köpenick hat die Musikschulverwaltung angabegemäß inzwischen an einem Standort zentralisiert. Sie gibt an, dass die Zusammenführung und Anpassung der Aufgabengebiete zwar zu einer erhöhten Arbeitseffizienz führe, aber auch Nachteile hinsichtlich der Hausorganisation und Bürgerfreundlichkeit mit sich brächte. Darüber hinaus weist sie darauf hin, dass die Personalressourcen in der Musikschulverwaltung für ein konsequentes Forderungsmanagement weiterhin unzureichend seien. Dies liege u. a. daran, dass die Zahl der Forderungsvorgänge in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen und die Bearbeitung von Zahlungsrückständen aufwendig und zeitintensiv sei.
Die Musikschule Spandau hat mitgeteilt, dass sie vor der Entscheidung über eine mögliche Niederschlagung nunmehr auch bei bereits verjährten Forderungen ein Mahnschreiben an die Schuldner sende und deren Reaktion abwarte. Die zeitnahe Erinnerung an noch offene Forderungen habe Signalwirkung bei den Schuldnern und zu einer verbesserten Zahlungsdisziplin geführt. Um das Verwaltungsverfahren effizienter zu gestalten, plant das Bezirksamt Spandau, die Kosteneinziehungsstellen von Musikschule und Bibliotheken zusammenzulegen.
Als langfristiges Ziel befürworten die meisten Musikschulen die Vereinheitlichung des Mahnwesens durch ein geeignetes IT-Verfahren. Hinsichtlich der haftungsrechtlichen Konsequenzen haben die Bezirksämter die Prüfung eingeleitet. Ergebnisse liegen noch nicht zu allen Musikschulen vor. zu T 75 bis 85: Das Mahnverfahren der Berliner Musikschulen wurde in 4 Bezirken grundlegend kritisiert. Dazu gehört auch die Musikschule FriedrichshainKreuzberg. Die im Bericht genannten Altfälle wurden inzwischen abschließend bearbeitet. Eine Haftungsrechtliche Prüfung wurde im Jahr 2009 eingeleitet, das Ergebnis liegt seit Anfang 2010 vor. Da aufgrund des Wasserschadens keine Akten mehr vorliegen und somit nicht ermittelt werden konnte, ob und in welcher Höhe ein finanzieller Schaden entstanden ist, wurde auf die Geltendmachung einer Schadenshaftung verzichtet. Das Bezirksamt hat jedoch dienstrechtliche Maßnahmen ergriffen.
Gemäß der vorliegenden Hinweise der bezirklichen Innenrevision werden die Verfahrensabläufe überprüft und Mitarbeiter/innen geschult. Seit dem Frühjahr 2009 erfolgt darüber hinaus ein zusätzliches Controlling der Außenstände und des Forderungsmanagements des Fachbereiches Musikschule direkt im Amt für Weiterbildung und Kultur.
Durch die Prüfung wurden der Amtsleitung des BA Neukölln die Probleme im Bereich des Mahnwesens bekannt. Es wurde unmittelbar begonnen, Verjährungen von Forderungen zu verhindern, das Mahnwesen neu zu strukturieren sowie schnellstmöglich und kontinuierlich die Aufarbeitung von Mahnfällen - auch durch Einsatz einer zusätzlichen Dienstkraft sowie abteilungsintern erstellten Bearbeitungsanweisungen - vornehmen, was zwischenzeitlich zu einer Verringerung von offenen Forderungen (fallzahlbezogen und betraglich) geführt hat. Es ist gewährleistet, dass Forderungen zeitnah und kontinuierlich verfolgt und ggf. gerichtlich durchgesetzt werden. Die in der Prüfung beanstandeten Mahnfälle wurden ausnahmslos aufgearbeitet.
Zu der Aussage unter T 79, die Musikschule Neukölln habe auf Veranlassung der Amts- bzw. Musikschulleitung seit 2006 offene Forderungen nicht mehr verfolgt, wird festgestellt, dass eine solche Entscheidung von der Amtsleitung nie getroffen wurde und auch nie erfolgt wäre. Richtig ist, dass das Mahnverfahren u. a. durch die Ausweitung des Musikschulunterrichtes, die nicht möglichen Besetzungen von Stellen des Verwaltungs- und pädagogischen Personals als auch durch die Zunahme von weiteren Aufgaben (z. B. Qualitätssystem Musikschule QSM u. a.) nicht mehr kontinuierlich bzw. nur noch vereinzelt bearbeitet wurde. Das Rechtsamt Neukölln hat als Ergebnis einer Prüfung festgestellt, dass durch Verjährung von Forderungen tatsächlich ein Schaden von 6.300 entstanden ist. Für alle weiteren Forderungen liegen vollstreckbare Titel vor. Bei den verjährten Forderungen konnten durch intensive Nachbearbeitung durch Vollstreckungsbescheide oder Ratenzahlungsanträge rund 1.300 gesichert werden, so dass der Schaden mit Stand 10.06.10 noch rund 5.000 beträgt.
Durch konsequente Anwendung der Bearbeitungsanweisungen werden die Vorschriften des § 70 LHO (Nr. 23.1 bis 23.6 AV zu § 70 LHO) umgesetzt und durch kontinuierliche Berichterstattung an die Amtsleitung die Einhaltung der Vorschrift des § 9 LHO (Nr. 3.3 AV § 9 LHO) gewährleistet.
Zu T 82 wird berichtet, dass alle Mahnvorgänge, insbesondere die „beanstandeten", grundsätzlich weiter verfolgt werden. Die Vorschriften des § 59 LHO werden beachtet. Die Musikschule konnte durch die beharrliche Weiterverfolgung der „alten" Forderungen vollstreckbare Titel bzw. Schuldanerkenntnisse trotz Verjährung erwirken.

References: § 34
 § 70
 § 9
 § 70
 § 70
 § 9
 § 9
 § 59