Source: http://www.notarkammer-berlin.de/intern/berufsrecht-notarkammer/donot2017
Timestamp: 2020-07-15 00:42:18+00:00

Document:
DONot2017
Dienstordnung für Notarinnen und Notare - Stand: 1. März 2017
vom 5. Juni 2001 in der Fassung vom 01. März 2017
geändert durch die Verwaltungsvorschriften zur Änderung der DONot vom 25. Februar 2005 (ABl. S. 745), vom 17. September 2007 (ABl. S. 2548), vom 20. November 2008 (ABl. S. 2661), vom 12. November 2009 (ABl. S. 2665), vom 18. August 2011 (ABl. S. 2127), vom 31. Oktober 2011 (ABl. S. 2740), vom 06. September 2013 (ABl. S. 2004), vom 27. Januar 2017 (ABl. S. 744)
§ 1 - Amtliche Unterschrift
1Notarinnen und Notare haben die Unterschrift, die sie bei Amtshandlungen anwenden, der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen. 2Der Vorname braucht in der Regel nicht beigefügt zu werden. 3Bei der Unterschrift soll die Amtsbe-zeichnung angegeben werden.
§ 2 - Amtssiegel
(1) 1Notarinnen und Notare führen Amtssiegel (als Farbdrucksiegel und als Prägesiegel in Form der Siegelpresse und des Petschafts für Lacksiegel) nach den jeweiligen landes-rechtlichen Vorschriften. 2Die Umschrift enthält den Namen der Notarin oder des Notars nebst den Worten „Notarin in ......(Ort)“ oder „Notar in ......(Ort)“.
§ 2 a - Qualifizierte elektronische Signatur
(1) Errichten Notarinnen und Notare Urkunden in elektronischer Form, haben sie hierfür eine Signaturkarte eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters zu verwenden. Sie haben sich im Zertifizierungsverfahren durch eine öffentliche Beglaubigung Ihrer Unterschrift unter den Antrag zu identifizieren. Die Signaturen müssen mindestens dem technischen Standart ISIS-MTT entsprechen.
(3) Bei Verlust der Signaturkarte haben die Notarinnen und Notare eine sofortige Sperrung des qualifizierten Zertifikats beim Zertifizierungsdienstanbieter zu veranlassen. Der Verlust der Signaturkarte ist unverzüglich der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts und der Notarkammer anzuzeigen. Mit der Anzeige ist ein Nachweis über die Sperrung des qualifizierten Zertifikats vorzulegen.
§ 3 - Amtsschild, Namensschild
§ 4 - Verpflichtung der bei der Notarin oder dem Notar beschäftigten Personen
§ 5 - Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung
1. die Urkundenrolle,
2. das Verwahrungsbuch,
3. das Massenbuch,
4. das Erbvertragsverzeichnis,
5. die Anderkontenliste,
6. die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
7. Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
8. im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister.
1. die Urkundensammlung,
3. die Nebenakten,
4. die Generalakten.
(3) 1Die Unterlagen sind in der Geschäftsstelle zu führen. 2Im Rahmen der elektronischen Datenverwaltung bedient sich die Notarin oder der Notar zur automationsgestützten Führung der Bücher und Verzeichnisse der hierfür nach § 27 Absatz 3 betriebenen Systeme und darf die für die Führung dieser Bücher und Verzeichnisse erforderlichen Daten auf diesen Systemen verarbeiten; die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sind durch geeignete Verfahren nach dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. 3Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Systembetreibers darüber einzuholen, dass es sich um ein System nach § 27 Absatz 3 handelt und welche Verfahren zur Anwendung kommen.
4Zur Führung der Unterlagen dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar beschäftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulässig.
- Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge
(§ 18 Abs. 4): 100 Jahre,
- Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
- Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. Verfügungen von Todes wegen getroffen werden,
- Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.
2Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. 3Die vor dem 1. Januar 1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Spiegelstrich 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. 4Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. 5Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
§ 6 - Allgemeines
(3) Muster, welche durch die Dienstordnung vorgeschrieben sind, dürfen im Format (z. B. Hoch- oder Querformat, Breite der Spalten) geändert werden. 2Abweichungen von der Gestaltung bedürfen der Genehmigung der Aufsichtsbehörde.
§ 7 - Bücher
§ 8 - Urkundenrolle
2. Niederschriften gemäß § 36 BeurkG, auch soweit hierfür Sonderregelungen zu beachten sind; ausgenommen sind Wechsel- und Scheckproteste;
- die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens,
- die Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift;
4a. Elektronische Vermerke gemäß § 39 a BeurkG, welche die Beglaubigung einer elektronischen Signatur enthalten;
- sonstige einfache Zeugnisse; ausgenommen sind solche Vermerke gemäß Nr. 5, die
Urschrift oder eine Ausfertigung oder ein damit zu verbindendes Blatt gesetzt werden;
5a. Elektronische Vermerke gemäß 39 a BeurkG, welche enthalten:
7. die Einigung, das Abschlussprotokoll, die Vertragsbeurkundung und die Vertragsbe-stätigung gemäß § 98 Abs. 2 Satz 1, § 99 Satz 1, § 96 Abs. 3 Satz 1 und § 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG.
- bei notariellen Niederschriften nach §§ 8 und 38 BeurkG die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind,
- bei Beglaubigungen (§§ 39, 39 a, 40, 41 BeurkG) diejenigen, welche die Unterschrift, die elektronische Signatur, das Handzeichen oder die Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben,
- bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796 c Abs. 1, § 1053 Abs. 4 ZPO) die Parteien,
- bei Amtshandlungen nach dem Sachenrechtsbereinigungsgesetz (§ 98 Abs. 2 Satz 1, § 99 Satz 1, § 96 Abs. 3 Satz 1, § 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG) die Beteiligten i. S. dieses Gesetzes,
- bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39 a, 43 BeurkG) diejenigen, welche die Beurkundung veranlasst haben. 2Anzugeben sind der Familienname, bei Abweichungen vom Familiennamen auch der Geburtsname, der Wohnort oder der Sitz und bei häufig vorkommenden Familiennamen weitere der Unterscheidung dienende Angaben. 3Sind gemäß Satz 1 mehr als zehn Personen aufzuführen, genügt eine zusammenfassende Bezeichnung. 4In Vertretungsfällen sind die Vertreterinnen und Vertreter sowie die Vertretenen aufzuführen; bei Beurkundungen in gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist auch die Gesellschaft aufzuführen.
(6) 1In Spalte 4 ist der Gegenstand des Geschäfts in Stichworten so genau zu bezeichnen, dass dieses deutlich unterscheidbar beschrieben wird. 2Bei Beglaubigungen ist anzugeben, ob die Notarin oder der Notar den Entwurf der Urkunde gefertigt hat oder nicht; bei Beglaubigungen mit Entwurf ist der Gegenstand der entworfenen Urkunde aufzuführen, bei Beglaubigungen ohne Entwurf kann der Gegenstand der Urkunde aufgeführt
werden. 3Gebräuchliche Abkürzungen können verwendet werden.
(7) 1Urkunden, in denen der Inhalt einer in der Urkundenrolle eingetragenen Urkunde be-richtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben wird, erhalten eine neue Nummer; in Spalte 5 ist jeweils wechselseitig auf die Nummer der anderen Urkunde zu verweisen, z. B. mit den Worten „Vgl. Nr. ...“. 2Wird eine Urkunde bei einer anderen verwahrt (§ 18 Abs. 2), so ist in Spalte 5 bei der späteren Urkunde auf die frühere zu verweisen, z. B. mit den Worten „Verwahrt bei Nr. ...“.
§ 9 - Erbvertragsverzeichnis (1) 1Notarinnen und Notare haben über die Erbverträge, die sie gemäß § 34 Abs. 3 BeurkG in Verwahrung nehmen (§ 18 Abs. 4, Abs. 1, § 20 Abs. 2 bis 5), ein Verzeichnis zu führen. 2Die Eintragungen sind zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung in ununterbrochener Reihenfolge vorzunehmen und jahrgangsweise mit laufenden Nummern zu versehen. 3In das Verzeichnis sind einzutragen:
1. die Namen der Erblasserinnen und Erblasser,
3. der Tag der Beurkundung,
4. die Nummer der Urkundenrolle.
(3) Wird der Erbvertrag später in besondere amtliche Verwahrung gebracht oder an das Amtsgericht abgeliefert (§ 20 Abs. 4 und 5), sind das Gericht und der Tag der Abgabe in das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach Abs. 2 einzutragen.
§ 10 - Gemeinsame Vorschriften für das Verwahrungsbuch und das Massenbuch
- Geldbeträge, die Notarinnen und Notare als Protestbeamtinnen oder Protestbeamte empfangen haben, wenn sie unverzüglich an die Berechtigten herausgegeben werden,
(3) 1Bei bargeldlosem Zahlungsverkehr sind die Eintragungen unter dem Datum des Eingangs der Kontoauszüge oder der Mitteilung über Zinsgutschriften oder Spesenabrechnungen noch an dem Tag vorzunehmen, an dem diese bei der Notarin oder dem Notar eingehen. 2Bei bargeldlosem Zahlungsverkehr über das System der elektronischen Notaranderkontenführung sind die Eintragungen unter dem Datum des Abrufs der Umsatzdaten am Tag des Abrufs vorzunehmen; Notarinnen und Notare haben die Umsätze unverzüglich abzurufen, wenn sie schriftlich oder elektronisch Kenntnis von neuen Umsätzen erlangt haben.“
3Kontoauszüge oder Mitteilungen sind mit dem Eingangsdatum zu versehen.
§ 11 - Eintragungen im Verwahrungsbuch (1) Das Verwahrungsbuch ist nach dem Muster 3 zu führen.
(2) Die Eintragungen sind unter einer durch das Kalenderjahr fortlaufenden Nummer vor-zunehmen (Spalte 1).
(5) 1Das Verwahrungsbuch ist am Schluss des Kalenderjahres abzuschließen und der Abschluss ist von der Notarin oder dem Notar unter Angabe von Ort, Tag und Amtsbe-zeichnung zu unterschreiben. 2Der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ist in das nächste Jahr zu übertragen.
§ 12 - Eintragungen im Massenbuch; Anderkontenliste (1) Das Massenbuch ist nach dem Muster 5 zu führen.
(3) 1Geldbeträge sind für die einzelnen Massen gesondert aufzurechnen (Spalte 4). 2Schecks und Sparbücher sind entsprechend § 11 Abs. 3 Satz 2 zu behandeln. 3Wertpapiere werden nach der Gattung, dem Nennbetrag, der Stückzahl, den Serien
und den Nummern eingetragen, Zins-, Renten- und Gewinnanteilscheine oder Erneue-rungsscheine sind durch Angabe der Fälligkeitstermine oder Nummern näher zu bezeichnen (Spalte 5).
(4) Am Schluss des Kalenderjahres ist für jede nicht erledigte Masse der Saldo von Ein-nahmen und Ausgaben zu bilden; die Summe der Salden ist dem Abschluss im Verwahrungsbuch gegenüberzustellen und entsprechend § 11 Abs. 5 Satz 1 zu unterschreiben.
1. die Anschrift des Kreditinstituts,
2. die Nummer des Anderkontos bzw. Anderdepots,
3. die Nummer der Masse,
4. der Zeitpunkt des Beginns des Verwahrungsgeschäfts.
§ 13 - Namensverzeichnisse
(2) Die Eintragungen im Namensverzeichnis sind zeitnah, spätestens zum Vierteljahres-schluss vorzunehmen.
(4) In das Namensverzeichnis zum Massenbuch sind die Auftraggeber, bei Vollzug eines
der Verwahrung zugrunde liegenden Geschäfts nur die an diesem Geschäft Beteiligten
§ 14 - Führung der Bücher in Loseblattform
(2) 1Das Massenbuch kann auch als Kartei geführt werden. 2In diesem Fall ist das Massenbuch nach dem Muster 6 zu führen. 3Soweit Notaranderkonten elektronisch geführt werden, sind in Spalte 3 des Massenbuches bei Überweisungen vom Notaranderkonto neben dem Namen des Empfängers auch dessen Bankverbindung und der Verwendungszweck der Überweisung und ist bei Einzahlungen auf das Notaranderkonto neben dem Namen des Überweisenden oder des Einzahlers der Verwendungszweck anzugeben 4Zusätzlich zu der Nummer der Masse (§ 12 Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 1) sind die Karteiblätter mit Seitenzahlen zu versehen. 5Die Karteiblätter sind in der Folge der Massenummern sortiert und getrennt nach erledigten und nicht erledigten Massen aufzubewahren.
§ 15 - Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten
(1) 1Die Vorkehrungen zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 und Nr. 8 erste Alternative, Abs. 2 BeurkG genügen § 28 BNotO und den Richtlinien der Notarkammer Berlin vom 10. November 1999 (ABl. 2000 S. 3684) nach § 67 Abs. 2 Satz 3 Nr. 6 BNotO, wenn sie zumindest die Identität der Personen, für welche die Notarin oder der Notar oder eine Person i. S. v. § 3 Abs. 1 Nr. 4 BeurkG außerhalb ihrer Amtstätigkeit bereits tätig war oder ist oder welche die Notarin oder der Notar oder eine Person i. S. v. § 3 Abs. 1 Nr. 4 BeurkG bevollmächtigt haben, zweifelsfrei erkennen lassen und den Gegenstand der Tätigkeit in ausreichend kennzeichnender Weise angeben. 2Die Angaben müssen einen Abgleich mit der Urkundenrolle und den Namensverzeichnissen im Hinblick auf die Einhaltung der Mitwirkungsverbote ermöglichen. 3Soweit die Notarin oder der Notar Vorkehrungen, die diese Voraussetzungen erfüllen, zur Einhaltung anderer gesetzlicher Regelungen trifft, sind zusätzliche Vorkehrungen nicht erforderlich.
(2) 1§ 6 findet keine Anwendung.
§ 16 - Kostenregister
Notarinnen und Notare im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse
in Leipzig führen ein Kostenregister.
§ 17 - Automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse
(1) 1Werden Bücher automationsgestützt geführt, dürfen die jeweils eingesetzten notarspezifischen Fachanwendungen und Ihre Fortschreibungen keine Verfahren zur nachträglichen Veränderung der mit dem Ausdruck abgeschlossenen Eintragungen enthalten. 2Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Erstellers darüber einzuholen, dass die jeweils eingesetzte Anwendung solche Veränderungen nicht ermöglicht. 3Jeweils an dem Tage, an dem bei herkömmlicher Führung die Eintragung vorzunehmen wäre (§ 8 Abs. 3, § 10 Abs. 2 Halbsatz 1, Abs. 3 Satz 1 und 2, Abs. 4 Halbsatz 1, § 12 Abs. 6), müssen die Daten abgespeichert und ausgedruckt werden; wenn dabei Wiederholungen früherer Ausdrucke zuvor nicht abgeschlossener Seiten entstehen, sind diese zu vernichten, im Übrigen die wiederholenden Ausdrucke bereits abgeschlossener Seiten. 4Die vollbeschriebenen Seiten bilden das Buch; für sie gilt § 14.
(2) 1Werden Namensverzeichnisse, Anderkontenliste oder Erbvertragsverzeichnis auto-mationsgestützt geführt, müssen die Daten jeweils an dem Tage abgespeichert werden, an dem bei herkömmlicher Führung die Eintragung vorzunehmen wäre (§ 9 Abs. 1 Satz 2, § 12 Abs. 5 Satz 2 und 3, Abs. 6, § 13 Abs. 2). 2Anderkontenliste und Erbvertragsverzeichnis sind nach der Speicherung, Namensverzeichnisse zum Jahresschluss auszudrucken. 3Frühere Ausdrucke sind zu vernichten.
(3) 1Änderungen in den Büchern sind gemäß § 7 Abs. 2 vorzunehmen, der Vermerk braucht jedoch erst bei Ausdruck der voll beschriebenen oder abgeschlossenen Seite datiert und unterschrieben zu werden.
§ 18 - Aufbewahrung von Urkunden (Urkundensammlung)
(1) 1Die von der Notarin oder dem Notar verwahrten Urschriften (§ 45 Abs. 1, Abs. 3 BeurkG; § 34 Abs. 3 BeurkG; § 796 c Abs. 1, § 1053 Abs. 4 ZPO, § 98 Abs. 2 Satz 1, § 99 Satz 1, § 96 Abs. 3 Satz 1, § 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG), Ausfertigungen (§ 45 Abs. 2 Satz 2 und 3 BeurkG) und Abschriften (§§ 19, 20 Abs. 1 Satz 3 und 4, Abs. 3 Satz 1) sowie die Vermerkblätter über herausgegebene Urkunden (§ 20 Abs. 1 Satz 1 und 2) sind nach der Nummernfolge der Urkundenrolle geordnet in einer Urkundensammlung aufzubewahren. 2Die Urschrift des für vollstreckbar erklärten Anwaltsvergleichs sowie eine beglaubigte Abschrift des Schiedsspruchs mit vereinbartem Wortlaut sind bei der Vollstreck-barerklärung aufzubewahren.
- wenn sie ihrem Inhalt nach mit der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde derart zusammenhängen, dass sie ohne diese von den Beteiligten in zweckdienlicher Weise nicht verwendet werden können (z. B. Vertragsannahme-, Auflassungs- oder Genehmigungserklärungen),
- wenn in ihnen der Inhalt der in der Sammlung befindlichen Haupturkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben wird (vgl. § 8 Abs. 7); werden sie nicht mit der Haupturkunde verbunden, so ist bei der Haupturkunde durch einen Vermerk auf sie zu verweisen; der Vermerk ist in die späteren Ausfertigungen und Abschriften zu über-nehmen.
2Nachweise über die Vertretungsberechtigung, die gemäß § 12 BeurkG einer Niederschrift beigefügt werden, sind dieser anzukleben oder anzuheften (§ 30) sowie mit ihr aufzubewahren.
3In die Urkundensammlung ist an der Stelle der bei der Haupturkunde verwahrten Urkunde ein Hinweisblatt oder eine Abschrift, auf der ein Hinweis auf die Haupturkunde anzubringen ist, aufzunehmen.
(4) 1Erbverträge, die in der Verwahrung der Notarin oder des Notars bleiben (§ 34 Abs. 3 BeurkG), können abweichend von Absatz 1 gesondert aufbewahrt werden. 2Für die Urkundensammlung ist ein Vermerkblatt entsprechend § 20 Abs. 1 oder eine beglaubigte Abschrift zu fertigen; beglaubigte Abschriften sind in verschlossenem Umschlag zur Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Auf-bewahrung schriftlich einverstanden erklären.
§ 19 - Urkunden, deren Urschriften nicht notariell verwahrt werden
(1) Haben Notarinnen oder Notare eine Urkunde entworfen und Unterschriften oder Hand-zeichen darunter beglaubigt, so haben sie eine Abschrift der Urkunde für ihre Urkundensammlung zurückzubehalten; soweit Mitteilungspflichten gegenüber den Finanzämtern bestehen, ist ein Vermerk über die Absendung der Anzeige auf die Abschrift zu setzen.
§ 20 - Verfügungen von Todes wegen und sonstige erbfolgerelevante Urkunden
(1) 1Über jede Verfügung von Todes wegen, welche Notarinnen oder Notare dem Amtsgericht zur besonderen amtlichen Verwahrung abliefern (§ 34 Abs. 1 und 2 BeurkG; § 344 Abs. 1, Abs. 3 FamFG), haben sie für ihre Urkundensammlung ein Vermerkblatt anzufertigen und zu unterschreiben, das Namen, Geburtsdatum, Geburtsort mit Postleitzahl und Wohnort der Erblasserin oder des Erblassers bzw. der Vertragschließenden - gegebenenfalls auch der zweiten Notarin oder des zweiten Notars oder der Urkundenzeugen - enthält sowie Angaben darüber, in welcher Form (§§ 2232, 2276 BGB) die Verfügung von Todes wegen errichtet worden ist und wann und an welches Amtsgericht sie abgeliefert wurde. 2Auf das Vermerkblatt ist die Nummer der Urkundenrolle zu setzen. 3Auf Wunsch der Erblasserin oder des Erblassers oder der Vertragschließenden soll eine beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen zurückbehalten werden. 4Sie ist in einem verschlossenen Umschlag zu der Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklären. 5Die beglaubigte Abschrift ist auf Wunsch den Beteiligten auszuhändigen.
(3) 1Bei der Rückgabe eins Erbvertrages aus der notariellen Verwahrung hat die Notarin oder der Notar die Erfüllung der ihr oder ihm obliegenden Pflichten gemäß § 2300 Abs. 2, § 2256 Abs. 1 Satz 2 BGB auf dem nach § 18 Abs. 4 Satz 2 in der Urkundensammlung verwahrten Vermerkblatt oder der beglaubigten Abschrift aktenkundig zu machen. 2Wurde der Erbvertrag bislang nicht gesondert aufbewahrt, gilt bei der Rückgabe § 18 Abs. 4 Satz 2 entsprechend. 3Die Anfertigung eines Vermerkblattes ist entbehrlich, wenn über die Rückgabe des Erbvertrages eines Urkunde in der gesetzlich vorgesehenen Form errichtet wird. 4Die gemäß Satz 1 zu fertigende Aktennotiz ist von der Notarin oder dem Notar unter Angabe des Datums zu unterzeichnen; sie muss die Personen, an die der Erbvertrag zurückgegeben wird, gemäß § 26 Abs. 2 bezeichnen. 5Ein Ausdruck der Bestätigung der Registerbehörde über die Registrierung der Rückgabe im Zentralen Testamentsregister ist in der Urkundensammlung bei dem Vermerkblatt oder der beglaubigten Abschrift oder bei der Urkunde nach Satz 3 aufzubewahren. 6Rücknahme und der Tag der Rückgabe sind in das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach § 9 Abs. 2 einzutragen.
§ 21 - Wechsel- und Scheckproteste
1Die bei der Aufnahme von Wechsel- und Scheckprotesten zurückbehaltenen beglaubigten Abschriften der Protesturkunden und die über den Inhalt des Wechsels, der Wechselabschrift oder des Schecks aufgenommenen Vermerke (Art. 85 Abs. 2 des Wechselge-setzes, Art. 55 Abs. 3 des Scheckgesetzes) sind nach der zeitlichen Reihenfolge geordnet in Sammelbänden zu vereinigen. 2Die Protestabschriften sind innerhalb eines jeden Bandes mit fortlaufenden Nummern zu versehen. 3Die Protestabschriften und die Vermerke sind möglichst auf dasselbe Blatt zu setzen.
§ 22 - Nebenakten (Blattsammlungen und Sammelakten)
1. sämtliche Verwahrungsanträge und -anweisungen (§ 54 a Abs. 2 bis 4 BeurkG) im Original oder in Abschrift,
2. die Treuhandaufträge und Verwahrungsanweisungen im Original oder in Abschrift, die der Notarin oder dem Notar im Zusammenhang mit dem Vollzug des der Verwahrung zugrunde liegenden Geschäfts erteilt worden sind (§ 54 a Abs. 6 BeurkG),
3. Änderungen oder Ergänzungen der Verwahrungsanweisungen und Treuhandaufträge im Original oder in Abschrift,
4. die Annahmeerklärungen (§ 54 a Abs. 2 Nr. 3, Abs. 5 BeurkG),
5. die mit der Nummer der Masse versehenen Belege über die Einnahmen und Ausgaben (§ 27 Absatz 4 Satz 6),
6. die mit der Nummer der Masse versehenen Kontoauszüge (§ 27 Absatz 4 Satz 6), sofern das Notaranderkonto elektronisch geführt wird, an deren Stelle die Mitteilungen über neue Umsätze,
7. eine Durchschrift der Abrechnung (§ 27 Absatz 5),
8. eine Durchschrift der an die Kostenschuldnerin oder den Kostenschuldner übersandten Kostenberechnung, wenn die Kostenberechnung nicht elektronisch aufbewahrt wird (§ 19 Abs. 6 GNotKG) und die Kosten der Masse entnommen worden sind.
§ 23 - Generalakten
(1) 1Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, sind Generalakten zu
führen. 2Sie enthalten insbesondere
- Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, z. B. zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen, Vertreterbestellungen,
- die Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den dazugehörenden Schriftwechsel,
- Schriftverkehr mit der Notarkammer und der Notarkasse oder der Ländernotarkasse,
- Schriftverkehr mit dem Datenschutzbeauftragten und sonstige Unterlagen zum Datenschutz,
- Originale oder Ablichtungen der Unterlagen über die Berufshaftpflichtversicherung einschließlich des Versicherungsscheins und der Belege über die Prämienzahlung,
- Niederschriften über die Verpflichtungen gemäß § 26 BNotO, § 1 des Verpflichtungsgesetzes (vgl. § 4 Abs. 1),
- die Anzeigen gemäß § 27 BNotO,
- Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare Erklärungen,
- mit der Zertifizierung verbundene Schriftstücke,
- generelle Bestimmungen gemäß § 5 Abs. 4 Satz 1 dritter Spiegelstrich,
- Erklärungen gemäß § 27 Absatz 4 Satz 4.
§ 24 - Übersichten über die Urkundsgeschäfte
1. Es sind alle in die Urkundenrolle eingetragenen Beurkundungen und Beschlüsse sowie die Wechsel- und Scheckproteste aufzunehmen; jede Urkunde ist nur einmal zu zählen.
2. Urkundenentwürfe sind in die Übersicht (1 a) nur dann aufzunehmen, wenn die Notarin oder der Notar Unterschriften oder Handzeichen darunter beglaubigt hat.
3. Unter 1 c sind alle vom Gericht überwiesenen Vermittlungen von Auseinandersetzungen (förmliche Vermittlungsverfahren) und die in die Urkundenrolle eingetragenen Be-urkundungen und Beschlüsse nach dem Sachenrechtsbereinigungsgesetz (§ 8 Abs. 1 Nr. 7) aufzunehmen; die Beurkundung eines Auseinandersetzungsvertrages, dem ein förmliches Verfahren nicht vorausgegangen ist, ist unter 1 d zu zählen.
(3) 1Ist eine Notarin oder ein Notar im Laufe des Jahres ausgeschieden oder ist der Amts-sitz verlegt worden, so ist die Übersicht der Geschäfte von der Stelle (Notariatsverwalterin oder -verwalter, Amtsgericht, Notarin oder Notar) aufzustellen, welche die Bücher und Akten in Verwahrung genommen hat. 2Für Notariatsverwalterinnen und -verwalter ist die Übersicht besonders aufzustellen; Satz 1 gilt entsprechend.
§ 25 - Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte
(1) 1Notarinnen und Notare haben nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres der Präsi-dentin oder dem Präsidenten des Landgerichts eine Übersicht über den Stand ihrer Verwahrungsgeschäfte nach dem Muster 8 bis zum 15. Februar einzureichen. 2Die Präsidentin oder der Präsident des Landgerichts lässt den Notarinnen und Notaren die erforderlichen Vordrucke zugehen.
1. unter I 1 der Bestand der am Jahresschluss verwahrten Geldbeträge soweit die Notaranderkonten elektronisch geführt werden ausweislich der letzten Eintragungen im Verwahrungs- und Massenbuch, im Übrigen ausweislich der am Jahresschluss vorliegenden Kontoauszüge;
2. unter I 2 der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben (§ 11 Abs. 5 Satz 2);
3. unter I 3 der Bestand der verwahrten Geldbeträge, nach den einzelnen Massen gegliedert;
4. unter II der Bestand der verwahrten Wertpapiere und Kostbarkeiten, nach Massen gegliedert; die Wertpapiere sind nur nach Gattung und Gesamtbetrag zu bezeichnen, Zinsscheine und dgl. sind kurz zu vermerken.
§ 26 - Feststellung und Bezeichnung der Beteiligten bei der Beurkundung
§ 27 - Verwahrungsgeschäfte
(4) 1Die Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. 2Eigenbelege der Notarin oder des Notars einschließlich nicht bestätigter Durchschriften des Überweisungsträgers sind auch in Verbindung mit sonstigen Nachweisen nicht ausreichend. 3Bei Ausgaben durch Überweisung von einem Notaranderkonto ist die schriftliche Bestätigung des beauftragten Kreditinstituts erforderlich, dass es den Überweisungsauftrag jedenfalls in seinem Geschäftsbereich ausgeführt hat (Ausführungsbestätigung); die Ausführungsbe-stätigung muss allein oder bei Verbindung mit anderen Belegen den Inhalt des Überweisungsauftrages vollständig erkennen lassen. 4Satz 3 gilt nicht, wenn das beauftragte Kre-ditinstitut vor erstmaliger Einrichtung eines elektronisch geführten Notaranderkontos schriftlich und unwiderruflich erklärt hat, dass es mit jeder elektronischen Bereitstellung der Umsatzdaten über die Ausführung einer Überweisung gleichzeitig bestätigt, den Überweisungsauftrag mit den in den Umsatzdaten enthaltenen Informationen in seinem Geschäftsbereich ausgeführt zu haben 5Hinsichtlich der Belege bei Auszahlungen in bar oder mittels Bar- oder Verrechnungsscheck wird auf § 54 b Abs. 3 Satz 7 BeurkG hingewiesen. 6Die Belege über Einnahmen und Ausgaben und die Kontoauszüge werden mit der Nummer der Masse bezeichnet und zur Blattsammlung genommen (vgl. § 22 Abs. 2 Satz 2 Nrn. 5 und 6).
§ 28 - Allgemeines
§ 29 - Herstellung der Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften
- blaue oder schwarze Tinte und Farbbänder, sofern sie handelsüblich als urkunden- oder dokumentenecht bezeichnet sind, z. B. auch unter Einsatz von
Typenradschreibmaschinen oder Matrixdruckern (Nadeldruckern),
- blaue oder schwarze Pastentinten (Kugelschreiber), sofern Minen benutzt werden, die eine Herkunftsbezeichnung und eine Aufschrift tragen, die auf die DIN 16 554
oder auf die ISO 12757-2 hinweist,
- in klassischen Verfahren und in schwarzer oder dunkelblauer Druckfarbe hergestellte Drucke des Buch- und Offsetdruckverfahrens,
- in anderen Verfahren (z. B. elektrografische/elektrofotografische Herstellungsverfahren) hergestellte Drucke oder Kopien, sofern die zur Herstellung benutzte Anlage
(z.B. Kopiergeräte, Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) nach einem Prüfzeugnis der Papiertechnischen Stiftung (PTS) in Heidenau (früher der Bundesanstalt für
Materialforschung und –prüfung in Berlin) zur Herstellung von Urschriften von Urkunden geeignet ist,
- Formblätter, die in den genannten Druck- oder Kopierverfahren hergestellt worden sind.
§ 30 - Heften von Urkunden
(2) In gleicher Weise sind Schriftstücke, die nach § 9 Abs. 1 Satz 2 und 3 BeurkG, §§ 14, 37 Abs. 1 Satz 2 und 3 BeurkG der Niederschrift beigefügt worden sind, mit dieser zu ver-binden.
§ 31 - Siegeln von Urkunden
(2) 1Die Notariatsverwalterin und der Notariatsverwalter führen das Amtssiegel (§ 2) mit der Umschrift „.... Notariatsverwalterin in ...(Ort)“ oder „Notariatsverwalter in ...(Ort)“. 2Die Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter sollen ihrer Unterschrift einen sie kennzeichnenden Zusatz beifügen. Das Notariatsverwalterattribut muss bei der Erstellung elektronischer Urkunden neben der Notariatsverwaltereigenschaft auch den Amtssitz, das Land, in dem das Verwalteramt ausgeübt wird, und die zuständige Notarkammer enthalten. Der Nachweis kann auch durch eine mit qualifizierter elektronischer Signatur der zuständigen Bestellungsbehörde versehene Abschrift der Verwalterbestellungsurkunde oder eine elektronische beglaubigte Abschrift der Verwalterbestellungsurkunde geführt werden.
(4) Der Nachweis der Stellung als Notarvertreterin oder Notarvertreter muss bei der Erstel-lung elektronischer Urkunden den Namen der vertretenen Notarin oder des vertretenen Notars, den Amtssitz und das Land, in dem das Notaramt ausgeübt wird, enthalten. Der Nachweis kann durch eine mit qualifizierter elektronischer Signatur der zuständigen Aufsichtsbehörde versehene Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde oder eine elektronische beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde geführt werden und ist mit dem zu signierenden Dokument zu verbinden.
1Diese Dienstordnung tritt am ersten Tage des sechsten auf ihre Verkündung folgenden Kalendermonats in Kraft; zugleich tritt die Dienstordnung für Notare (DONot) in der Fassung vom 2. Februar 1985 (ABl. S. 104) außer Kraft. 2Laufende Bücher und Verzeichnisse sind erst ab dem Beginn des auf das In-Kraft-Treten folgenden Kalenderjahres nach den Vorschriften dieser Dienstordnung zu führen; bis zu diesem Zeitpunkt gelten insofern die bisherigen Bestimmungen fort. 3Für alle Massen, die vor diesem Zeitpunkt angelegt worden sind, kann das Massenbuch nach den bis dahin geltenden Vorschriften fortgeführt werden. 4Verwahrungsbuch, Massenbuch und die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte dürfen bis zum 31. Dezember 2001 in DM geführt werden; die Umstellung auf Euro erfolgt nach den von den Landesjustizverwaltungen hierzu erlassenen Bestimmungen. 5Anderkonten und Anderdepots sind bis zum Vorliegen entsprechender Beschlüsse der Vertreterversammlung der Bundesnotarkammer nach den Empfehlungen der Spitzenverbände der Deutschen Kreditwirtschaft zu den Bedingungen für Anderkonten und Anderdepots einzurichten und zu führen.
Inkrafttreten der Achten Verwaltungsvorschriften zur Änderung der Dienstordnung für Notarinnen und Notare vom 27. Januar 2017 (ABl. S. 744):
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 01. März 2017 in Kraft.
Muster 1 - Urkundenrolle Deckblatt
Muster 2 - Urkundenrolle Loseblatt
Muster 3 - Verwahrungsbuch
Muster 4 - Verwahrungsbuch Loseblatt
Muster 5 - Massenbuch
Muster 6 - Massenbuch Karteiform
Muster 7 - Übersicht Urkundsgeschäfte
Muster 8 - Übersicht Verwahrungsgeschäfte

References: § 1

§ 2

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5
 § 27
 § 27
 § 16

§ 6

§ 7

§ 8
 § 36
 § 39
 § 98
 § 99
 § 96
 § 96
 § 1053
 § 99
 § 96
 § 96

§ 9
 § 34
 § 20

§ 10

§ 11

§ 12
 § 11
 § 11

§ 13

§ 14

§ 15
 § 3
 § 28
 § 67
 § 3
 § 3

§ 16

§ 17
 § 10
 § 12
 § 14
 § 12
 § 13
 § 7

§ 18
 § 34
 § 796
 § 1053
 § 98
 § 99
 § 96
 § 96
 § 8
 § 12
 § 20

§ 19

§ 20
 § 344
 § 2300
 § 2256
 § 18
 § 18
 § 26
 § 9

§ 21
 Art. 55

§ 22

§ 23
 § 26
 § 1
 § 4
 § 27
 § 5
 § 27

§ 24

§ 25

§ 26

§ 27
 § 54
 § 22

§ 28

§ 29

§ 30
 § 9

§ 31