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SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS - PDF
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Pablo Duarte Soriano
1 PROCESO ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 1 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
2 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CONTENIDO PAG: 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO OBJETIVO ALCANCE CARGO RESPONSABLE DEL SUBPROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE INSUMOS DEL SUBPROCESO PRODUCTO Criterios de la calidad del producto Trazabilidad del producto CLIENTE RECURSOS INTERACCIONES NORMATIVIDAD 7 2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO INDICADORES DEL SUBPROCESO PARÁMETROS DE CONTROL DE REGISTRO ANEXOS DEFINICIONES 17 CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 2 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
3 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO Nombre del Subproceso: Control de documentos y registros Código: NE P2 S3 1.1 Nivel del Subproceso: Estratégico Proceso al que pertenece: Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Numeral de la norma: 8.2.3, OBJETIVO Establecer las disposiciones para la documentación, estandarización, actualización, distribución y control de los documentos y registros del sistema de gestión de la calidad con el fin de garantizar la disponibilidad de las versiones vigentes ALCANCE Todas las unidades de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez 1.3. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO Directora de Calidad y Control Interno. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 3 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
4 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1.4. DIAGRAMA DE BLOQUE: PROGRAMAR EL AJUSTE DOCUMENTAL EJECUTAR EL AJUSTE DOCUMENTAL VERIFICAR DOCUMENTO EDITADO TRAMITAR APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ELABORAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN APROBAR DOCUMENTO APROBAR DOCUMENTO SIN RESOLUCIÓN COORDINAR LA ACTUALIZACIÓN EN LA RED VERIFICAR LA ACTUALIZACIÓN EN LA RED DISTRIBUIR EL DOCUMENTO APROBADO VERIFICAR DOCUMENTOS ACTUALIZADOS Y DISTRIBUIRLOS EVALUAR LA GESTIÓN DEL PROCESO VERIFICAR EL INFORME RETROALIMENTAR EL SUBPROCESO 1.5 INSUMOS DEL SUBPROCESO Insumos Externos: Informes Icontec, norma NTC 9000:2000, y normatividad vigente. Insumos Internos: Solicitudes de ajuste documental, recomendaciones de informes institucionales, informe de auditoria de calidad, informe de evaluación de control interno. 1.6 PRODUCTO Documentos y registros vigentes. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 4 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
5 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Criterios de calidad del producto De forma: Aplicar la Guía para elaborar y mejorar los documentos y/o procesos del sistema de Gestión de la Calidad, - que el documento esté vigente, - con fecha y resolución registrados en el mismo, - distribuidos oportunamente, - instalados en la pagina web de la entidad, - guardar original y el obsoleto en medio magnético como copia de seguridad, - que estén revisados y aprobados. De fondo: documentos, procesos y subprocesos, con la caracterización, instructivo metodológico, documento de apoyo y anexos con toda su estructura claros y funcionales, incluir los aportes pertinentes de los dueños de proceso para el mejoramiento continuo en tiempo real Trazabilidad del producto Se aplica cuando se elaboran los informes. 1.7 CLIENTES Internos: Todas las unidades de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez Externos: N/A Partes interesadas: Icontec, Consejo Superior. 1.8 RECURSOS Medios tecnológicos: equipo de cómputo, equipo de comunicación. Medios de entrada: recomendaciones de control interno, resultado de auditoria de calidad, informe de evaluación de la gestión, solicitudes de mejoramiento, solicitudes de ajuste documental. Medios logísticos: papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, instalaciones, medios de comunicación. Metodología: Guìa para elaborar y mejorar los documentos y/o procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Mano de obra: Directora de Calidad y Control interno, monitores, auxiliar. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 5 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
6 1.9 INTERACCIONES ENTRADA PROCESO/ SALIDA PROCESO EMISOR RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO SUBPROCESO PROCESO RECEPTOR INFORMACIÓN RESPONSABLE MEDIO TODOS LOS PROCESOS EVALUACIÓN DE CONTROL COORDINADORES UNIDAD DE DIA DE CALIDAD Y CONTROL SOLICITUD DE AJUSTE DOCUMENTAL INFORME DE CONTROL TODOS LOS PROCESO EVALUACIÓN DE CONTROL DOCUMENTOS VIGENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PLAN DE MEJORAMIENTO, AVANCES SOBRE EL PLAN DE MEJORAMIENTO PLANEACION ESTRATÉGICA VICER ACADÉMICO DIRECTRICES FORMULAR ESTRATEGICO UNIDAD PARA PLAN DE PLANEACIÒN ESTRATEGICA PLAN ESTRATEGICO DE UNIDAD, SOLICITUD DE MODIFICACIÓN AUDITORIA DE CALIDAD CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DIA DE CALIDAD Y CONTROL COORDINADORA RECURSOS FÍSICOS DE INFORME DE AUDITORIA DE CALIDAD,, INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIAS DE CALIDAD COMUNICACIONES INFORMACIÓN IMPRESO MAGNÉ TICO E O CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AUDITORIA DE CALIDAD CORRESPONDENCIA ARCHIVO Y ACCIONES PROPUESTAS EFICACES COMUNICACIONES E INFORMACIÓN DIA DE CALIDAD Y CONTROL IMPRESO Y/O MAGNÉ TICO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN VICER ACADEMICO DIRECTRICES PARA ELABORAR EL INFORME DE GESTIÓN DEL PROCESO INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INFORME DE GESTIÓN DEL PROCESO, E INDICADORES DEL SUBPROCESO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COORDINADORA COMUNICACIONES DE COMUNICACIONES INFORMACIÓN E COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIONES INFORMACIÓN PUBLICAR. E A CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 6 DE 18
7 1. 10 NORMATIVIDAD TIPO DE NORMA NORMA ISO NÚMER O FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DENOMINACIÓN DE LA NORMA ARTÍ-CULO NORMAS DE CALIDAD LOS QUE APLIQUEN APLICACIÓN ESPECIFICA TODOS LOS NUMERALES, COMPONENTES Y ELEMENTOS QUE APLIQUEN CODIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 2 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 7 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
8 2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREAS INICIO DIA DE CALIDAD Y CONTROL 1. ANALIZAR EL AJUSTE DOCUMENTAL PROVENIENTE DE: - RECOMENDACIONES DE INFORMES INSTITUCIONALES. - CAMBIOS NORMATIVOS -ACCIONES DE MEJORA IDENTIFICADAS - SOLICITUDES DE AJUSTE DOCUMENTAL NOMBRE REGISTRO CÓDIGO 1. PROGRAMAR EL AJUSTE DOCUMENTAL 2. ESTUDIAR VIABILIDAD. 3. RESPONDER A QUIENES SOLICITAN AJUSTES SOBRE LA PERTINENCIA O NO DE SU SOLICITUD. 4. PRIORIZAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR O ACTUALIZAR DOCUMENTOS, CON BASE EN LOS INSUMOS ANTERIORES Y DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL PLAN DE ESTRATÉGICO DE UNIDAD VIGENTE O ACTUALIZARLO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES. PLAN ESTRATEGICO DE UNIDAD ACTUALIZADO 5. CONFORMAR EL EQUIPO DE TRABAJO Y CITARLOS A REUNIÓN.. 6. ELABORAR CON EL EQUIPO DE TRABAJO EL CICLO P.H.V.A. DEFINIENDO RESPONSABILIDADES Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 7. ENTREGAR AL EQUIPO DE TRABAJO LA COPIA DEL CICLO P.H.V.A APROBADO. EQUIPO DE TRABAJO 1. RECOPILAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIÓN CONSULTANDO: S DE PROCESOS O DOCUMENTOS, TENIENDO EN CUENTA LOS INSUMOS DE LA ACTIVIDAD 1. CORREO ELECTRONICO CICLO P.H.V.A. ACTA DE REUNIÓN INTERDISCIPLINARIA F1 P2 S3 1.1 F2 P2 S EJECUTAR EL AJUSTE DOCUMENTAL 2. REALIZAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS Y PROCESO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SEGÚN LA NECESIDAD Y LOS CAMBIOS SOLICITADOS, CON UNA PERIODICIDAD NO MAYOR A UN MES. 3. CONVALIDAR CON LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL LOS AJUSTES REALIZADOS. A 1 4. REVISAR EL DOCUMENTO Y/O PROCESO, E INCLUIR LOS AJUSTES PROPUESTOS. 5. REGISTRAR LOS CAMBIOS EN LA PLANILLA DE CONTROL CUANDO SE PRESENTE MODIFICACIONES EN EL DOCUMENTO O PROCESO : NUEVA VERSIÓN, AJUSTES Y CAMBIO DE FORMATOS. PLANILLA DE CONTROL DE CAMBIOS F3 P2 S3 1.1 CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 8 DE 18
9 FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREAS A DIA DE CALIDAD Y CONTROL 1. CONSTATAR QUE EL AJUSTE DOCUMENTAL SE HALLA REALIZADO CONFORME A LO PLANEADO EN EL PHVA Y A LO ESTANDARIZADO EN LA GUIA. 2. VERIFICAR QUE LOS INSUMOS IDENTIFICADOS PARA EL AJUSTE DEL DOCUMENTO, HALLAN SIDO TENIDOS EN CUENTA.. NOMBRE REGISTRO CÓDIGO 3. VERIFICAR DOCUMENTO EDITADO 1 3.VERIFICAR QUE A LOS DOCUMENTOS EDITADOS SE LES HAYA APLICADO LA GUIA PARA ELABORAR Y MEJORAR LOS DOCUMENTOS Y/O PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 4. DILIGENCIAR LA PLANILLA CONTROL DE CALIDAD A LOS DOCUMENTOS MEJORADOS Y COLOCAR V.B SI ESTÁ CONFORME, EN CASO CONTRARIO, COLOCAR EN LA CASILLA DE OBSERVACIONES LA NO CONFORMIDAD SI SE PRESENTA.. PLANILLA CONTROL DE CALIDAD A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA SI CONFORME NO 4. TRAMITAR APROBACIÓN DEL DOCUMENTO DIA DE CALIDAD Y CONTROL 1. PASAR EL DOCUMENTO REVISADO POR EL DUEÑO, AL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDD PARA SU REVISIÓN. MEMORANDO R:S:C REQUIERE RESOLUCI ÓN 2 2. SOLICITAR A LA SECRETARIA GENERAL MEDIANTE MEMORANDO ELABORAR LA RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y/O PROCESO CUANDO SE REQUIERA. B CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 9 DE 18
10 FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREAS B 5. ELABORAR EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN 6. APROBAR DOCUMENTO 7. APROBAR DOCUMENTO SIN RESOLUCIÓN 8. COORDINAR LA ACTUALIZACIÓN EN LA RED 2 SECRETARIA GENERAL 1. VERIFICAR LOS ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS CON EL DOCUMENTO SI APLICA 2. SOLICITAR LOS AJUSTES PERTINENTES A LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL. 3. COLOCAR CONSECUTIVO DE LA RESOLUCIÓN Y TRAMITAR LA FIRMA DE LA RESOLUCIÓN PARA LA APROBACIÓN ANTE EL. 4. ENVIAR COPIA MEDIANTE MEMORANDO DE LA RESOLUCIÓN A LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL UNA VEZ FIRMADA.. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIA DE CALIDAD Y CONTROL 1. REVISAR RESOLUCIÓN 2. SOLICITAR LOS AJUSTES NECESARIOS SI SE PRESENTAN. 3. FIRMAR RESOLUCIÓN Y DEVOLVER A LA SECRETARÍA PARA LO DE SU COMPETENCIA. 1. REVISAR DOCUMENTO O PROCESO Y LOS CAMBIOS REGISTRADOS EN LA PLANILLA DE CONTROL Y SUGERIR LOS AJUSTES DEL CASO. 2. SOLICITAR LOS AJUSTES DEL DOCUMENTO O PROCESO RESULTANTES DE LA REVISIÓN SI SE PRESENTAN. 3. FIRMAR EL DOCUMENTO EN LA CASILLA CORRESPONDIENTE A LA APROBACIÓN. 1. IMPRIMIR UN ORIGINAL DEL DOCUMENTO, UNA VEZ SE LE COLOQUE EL NUMERO Y FECHA DE LA RESOLUCIÒN. SOLICITAR AL REGISTRAR EN EL DOCUMENTO DEL SISTEMA LA EXPRESION "COPIA CONTROLADA". EN CASO DE QUE EL DOCUMENTO O PROCESO NO REQUIERA RESOLUCION, COLOCAR LA FECHA DE ACTUALIZACION Y LA NUEVA VERSIÓN. 2. IDENTIFICAR LOS DESTINATARIOS A QUIENES SE LES DISTRIBUIRÁ EL DOCUMENTO, PROCESO O SUBPROCESO, 3. ORDENAR REALIZAR LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN, NOMBRE MEMORANDO Y COPIA RESOLUCIÓN FIRMA REGISTRO DOCUMENTO ORIGINAL APROBADO, CD CON VERSIÓN VIGENTE Y OBSOLETO CÓDIGO C 4, ASIGNAR PARA SU DISTRIBUCIÓN. 5. IMPRIMIR ORIGINAL, Y GUARDAR VERSIÓN VIGENTE Y OBSOLETA EN CD COLOCANDO EL NOMBRE, EL NUMERO DE VERSIÓN Y AÑO A CADA UNO. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 10 DE 18
11 FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREAS C 1. ACTUALIZAR ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD EN LA PAGINA WEB DE LA CORPORACIÓN, INCLUYENDO LA PLANILLA DE CONTROL DE CADA DOCUMENTO. NOMBRE ARCHIVO ACTUALIZADO PAGINA WEB) REGISTRO CÓDIGO 9- ACTUALIZAR DOCUMENTOS EN LA RED 10. VERIFICAR LA ACTUALIZACIÓ N EN LA RED CONFORME? D DIA DE CALIDAD Y CONTROL 2. ACTUALIZAR: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, PROCESOS O SUBPROCESOS, INVENTARIO MAESTRO DE REGISTROS DE CALIDAD, TOTAL LISTADO MAESTRO, INVENTARIO F4 F5 P2 P2 S3 S DE DOCUMENTOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS Y FORMATOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. MAESTRO REGISTROS DE DE F6 P2 S3 1.1 CALIDAD, TOTAL DOCUMENTOS, PROCESOS/SUBPROC ESOS DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD. 1. VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS DISTRIBUIDOS ESTEN ACTUALIZADOS EN LA RED, EN EL LISTADO MAESTRO, INVENTARIO DE REGISTRO Y TOTAL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DENTRO DE LOS DOS DÌAS HÀBILES SIGUIENTES A LA APROBACIÒN.. 2.VERIFICAR QUE SE HALLA REGISTRADO EN EL DOCUMENTO ORIGINAL DE CONTROL DE LA RED LA EXPRESIÓN "COPIA CONTROLADA" Y EL NUMERO DE RESOLUCIÓN CALIDAD A LOS QUE APRUEBA EL DOCUMENTO, FECHA Y VERSIÓN DEL MISMO. DOCUMENTOS DEL SISTEMA 3. DILIGENCIAR LA PLANILLA CONTROL DE CALIDAD A LOS DOCUMENTOS Y COLOCAR V.B SI ESTÁ CONFORME, EN CASO CONTRARIO, COLOCAR EN LA CASILLA DE OBSERVACIONES EL TRATAMIENTO QUE SE DARÁ SI SE PRESENTA NO CONFORMIDAD. 4. REMITIR EN MEDIO MAGNÉTICO, EL MEMORANDO ANUNCIANDO LA MEMORANDO EN ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO VIGENTE DISPUESTO EN MEDIO MAGNÉTICO LA PAGINA WEB. 5. REGISTRAR LA NO CONFORMIDAD SI SE PRESENTA, PLANTEANDO LAS ACCIONES CORRECTIVAS A REALIZAR E INDICANDO EL MEMORANDO TIEMPO PARA ELLO. EN CASO CONTRARIO, COLOCAR VºBº. EN LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 11 DE 18
12 FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREAS NOMBRE REGISTRO CÓDIGO D 11. DISTRIBUIR EL DOCUMENTO APROBADO 1. RECIBIR Y REVISAR LISTA DE DISTRIBUCIÓN 2. IDENTIFICAR LA UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DONDE SE DISTRIBUIRÁ EL DOCUMENTO 3. HACER FIRMAR LISTA DE DISTRIBUCIÓN POR EL LÍDER DEL PROCESO, SECRETARIA O EL JEFE RESPECTIVO, DENTRO DE LOS CINCO DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA COLOCACIÓN DEL PROCESO O DOCUMENTO EN LA RED. 4. RETIRAR COPIA OBSOLETA SI LA TIENE IMPRESA O ELIMINAR DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO DONDE HAYA SIDO INSTALADA 5. REGISTRAR EN LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN EL TOTAL DE DOCUMENTOS, PROCESOS O SUBPROCESOS OBSOLETOS Y LA ELIMINACIÓN DE ESTOS DE LOS EQUIPOS DONDE SE ENCUENTRE INSTALADO SEGÚN LISTA DE DISTRIBUCIÓN. 6. ENTREGAR AL DI DE CALIDAD Y CONTROL LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN DILIGENCIADA PARA SU RESPECTIVO CONTROL Y ARCHIVO. COPIAS VIGENTE Y OBSOLETA CD) LISTA DE DISTRIBUCIÓN F7 P2 S VERIFICAR DOCUMENTOS ACTUALIZADOS Y DISTRIBUIRLOS DIA DE CALIDAD Y CONTROL 1. VERIFICAR QUE EL CD CON EL ARCHIVO ESTE MARCADO CON EL NOMBRE DEL DOCUMENTO VIGENTE, VERSIÓN Y AÑO AL IGUAL QUE EL OBSOLETO. 2. VERIFICAR LA OPORTUNIDAD EN LA DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO CON EL REGISTRO CORRESPONDIENTE (LISTA DE DISTRIBUCIÓN). VºBº Y FECHA DE LA REVISIÓN CONFORME? E 3. DILIGENCIAR EL FORMATO INDICADORES DE GESTIÓN SEMESTRAL Y ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS. EN CASO QUE NO SE LOGREN LAS METAS SE DEBE PROCEDER A ANALIZAR EL PROBLEMA CON SUS CAUSAS Y DOCUMENTAR ACCIONES DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A MEJORAR LA GESTION DEL SUBPROCESO. INDICADORES DE GESTIÓN CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 12 DE 18
13 FLUJOGRAMA F RESPONSA BLE TAREA 1. ELABORAR INFORME TRIMESTRAL QUE CONTENGA INFORMACIÓN Y DATOS VERACES Y CONFIABLES FRENTE AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DEL PROCESO. NOMBRE REGISTRO CÓDIGO 13. EVALUAR LA GESTIÓN DEL PROCESO DIA DE CALIDAD Y CONTROL 2. DILIGENCIAR EL FORMATO DEL INDICADOR INCLUYENDO EL DE CALIDAD (VER CRITERIOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO / SERVICIO) Y ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS. EN CASO DE QUE NO SE LOGREN LAS METAS O EL RESULTADO NO SEA SATISFACTORIO, ANALIZAR LAS CAUSAS Y DOCUMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A MEJORAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO. VERIFICAR EL INFORME REMITIR EL INFORME DENTRO DE LOS 5 DÍAS DEL MES SIGUIENTE A LA TERMINACIÓN DEL SEMESTRE, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN. 1. VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y SECUENCIAL. 2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD. MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO ACCIÓN DE MEJORA SI CONFORME G NO 3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN. 4. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME., EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME. CONTROL PRODUCTO SERVICIO CONFORME DEL Y/O NO CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 13 DE 18
14 FLUJOGRAMA G RESPONSA BLE TAREA 1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REGISTRO NOMBRE MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO CÓDIGO 2. DOCUMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA DE IMPACTO INSTITUCIONAL O ESCALONADAS QUE CONSIDEREN IMPORTANTES: "- CORRECTIVAS (PROBLEMAS RECURRENTES). ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVA O PREVENTIVA 14. RETROALIMENTAR EL SUBPROCESO DIA CALIDAD CONTROL DE Y "- PREVENTIVAS (PROBLEMAS POTENCIALES). - MEJORA (NUEVAS METAS O PROPÓSITOS, CAMBIOS SUSTANCIALES QUE IMPACTEN POSITIVAMENTE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA O LA UNIDAD) 3. IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA QUE LE SEAN NOTIFICADAS Y SEAN DE SU COMPETENCIA. 4. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES Y ARCHIVAR EN LA CORRESPONDIENTE LOS SOPORTES RESPECTIVOS PARA POSTERIOR VERIFICACIÓN POR LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL. MEMORANDO 5. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA, CADA QUE SEA NECESARIO PARA SU ANÁLISIS E IMPLEMENTACIÓN. FIN CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 2 PAGINA 14 DE 18
15 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 3. INDICADORES DEL SUBPROCESO CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 1 FECHA: 09/08/09 PAGINA 14 DE 18
16 4. PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS IDENTIFICACIÓN RECUPERACIÓN NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE DE ARCHIVAR FRECUENCIA AGRUPAR ORDENAR ACCESO UBICACIÓN CONSER- VACIÓN DISPO- SICIÓN PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD CICLO P.H.V.A F1 P2 S3 1.1 MEMORANDO POR CORREO ELECTRÓNICO. CADA VEZ QUE SE REQUIERA PROCESO POR CRONOLÓGICO DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, TRES AÑOS ELIMINA-CIÓN ACTA DE REUNIÓN INTERDISCIPLINARIA PLANILLA DE CONTROL DE CAMBIOS F2 P2 S3 1.1 F3 P2 S3 1.1 CADA VEZ QUE SE REQUIERA CADA VEZ QUE EL DOCUMENTO CAMBIE DE VERSIÓN PROCESO PROCESO POR POR PROCESO DOS AÑOS SEGÚN VIGENCIA ELIMINACIÓN ELIMINACIÓN PLANILLA CONTROL DE CALIAD A LOS DOCUMENTOS MEJORADOS REGISTRO DE NO CONFORMIDADES.. MEMORANDO. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN. DOCUMENTO APROBADO EL ASIGNADO CADA VEZ QUE SE REQUIERA CADA VEZ QUE SE GENERE CADA VEZ QUE SE GENERE CADA VEZ QUE SE GENERE PROCESO FOLDER POR CRONOLÓGICO CRONOLÓGICO CRONOLÓGICO POR PROCESO DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, ARCHIVO DE DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL TRES AÑOS DOS AÑOS PERMANENTE DOS AÑOS ELIMINA-CIÓN ARCHIVO GENERAL ELIMINA-CIÓN PERMA-NENTE LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS VIGENTES F4 P2 S3 1.1 CADA VEZ QUE SE ACTUALICE EN LA RED POR NIVEL DE PROCESOS SEGÚN VIGENCIA ELIMINACIÓN INVENTARIO MAESTRO DE REGISTROS DE CALIDAD F5 P2 S3 1.1 CADA VEZ QUE SE ACTUALICE EN LA RED POR NIVEL DE PROCESOS DIRECCION DE CALIDAD Y CONTROL, EQUIPODE COMPUTO DE LA DIRECCIÒN DE CALIDAD Y CONTROL SEGÚN VIGENCIA ELIMINA-CIÓN CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 1 PAGINA 15 DE 18
17 IDENTIFICACIÓN RECUPERACIÓN NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE DE ARCHIVAR FRECUENCIA AGRUPAR ORDENAR ACCESO UBICACIÓN CONSER- VACIÓN DISPO- SICIÓN DOCUMENTO O BOLETO (MEDIO MAGNÉTICO). CADA VEZ QUE SE ACTUALICE EL DOCUMENTO POR VERSIÓN Y POR AÑO POR PROCESO CINCO AÑOS TOTAL DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD F6 P2 S3 1.1 CADA VEZ QUE SE REQUIERA EN LA RED POR NIVEL DE PROCESOS SEGÚN VIGENCIA LISTA DE DISTRIBUCIÓN F7 P2 S3 1.1 DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL, ARCHIVO DE LA DIRECCIÒN DE CALIDAD Y CONTROL SEGÚN VIGENCIA ELIMINA- CIÓN QUEMAR PLANILLA CONTROL DE CALIDAD A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN. CADA VEZ QUE SE GENERE POR FUNCIONARIO CRONOLÓGICO 2 AÑOS INFORME DE GESTIÓN DEL PROCESO. INDICADORES DE GESTIÓN. SEMESTRAL CRONOLÓ GICO CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÓN: 1 PAGINA 16 DE 18
18 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 5. ANEXOS 5.1 FORMATOS F1 P2 S3 1.1 F2 P2 S3 1.1 F3 P2 S3 1.1 F4 P2 S3 1.1 F5 P2 S3 1.1 F6 P2 S3 1.1 F7 P2 S3 1.1 Ciclo PHVA Acta de reunión interdisciplinaria Planilla de Control de cambios. Listado maestro de documentos vigentes del Sistema de Gestión de la Calidad. Inventario maestro de registros de calidad Total documentos y registros del Sistema de Calidad Lista de distribución. Planilla control de calidad los documentos del Sistema 6. DEFINICIONES Acceso: establece quiénes pueden acceder a un registro determinado. Almacenamiento (ubicación): sitio específico donde están los registros del sistema de calidad. Clasificación (agrupar): es la forma como se agrupan los registros de calidad de un proceso, puede ser por tipo de registro, área o proyecto etc. Conservación: es el tiempo de retención de los registros en el archivo activo. Disposición: es lo que se hace con el registro al cumplir el período de conservación (archivo inactivo) Identificación: es la forma única de reconocer los registros de calidad. (código más nombre). - Indización (ordenar): es la forma como se ordenan los registros de calidad de un proceso, puede ser en forma alfabética, cronológica etc. Lista de distribución: formato para controlar la distribución de los documentos del sistema de calidad. Listado maestro: relación de documentos vigentes propios del sistema de calidad. Recolección: define el responsable de recoger los registros y con que frecuencia debe hacerse. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 1 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 17 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.
19 SUBPROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Recuperación: son las disposiciones que permiten la consulta de los documentos y registros de calidad. para recuperar los registros de calidad se han definido dos criterios Registro: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades o de los resultados alcanzados. CÓDIGO: NE P2 S4 1.1 VERSIÒN: 1 ELABORÒ: DORIS ORREGO R. REVISÒ: DORIS ORREGO R. PAGINA 18 DE 18 APROBÒ: JORGE A. VALENCIA V.

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