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⭐FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
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Fernando Moreno Saavedra
1 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO Denominación del servicio: Laboratorio de Aplicaciones Industriales del Láser Vicerrectorado responsable: Vicerrectorado de Ferrol y Relación Universidad Empresa Director: Armando J. Yáñez Casal Dirección: CIT, Centro de Investigaciones Tecnológicas. Campus Ferrol, Esteiro. Universidad de La Coruña. Teléfonos: Ext 3409 Fax: Correo electrónico: Atención al público: 9 a 19 Lunes a Viernes 12 ÍNDICE Ficha técnica del servicio Evaluación del Servicio: Criterios Política y Estrategia Personas Alianzas y Recursos Liderazgo Procesos Resultados en los Clientes Resultados en las Personas Resultados en la sociedad Resultados Clave Resumen de puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora Anexos Anexo I: Plan de Mejoras Anexo II: Plantilla de valoración del cuestionario Anexo III: Tablas de indicadores Anexo IV: Tabla de encuesta al personal 23 ANÁLISIS DESCRIPTIVO Criterio 1 Política y estrategia 1.a. La Política y Estrategia del Servicio están basadas en necesidades presentes y futuras y en las expectativas de los colectivos y personas involucradas, orientándose hacia sus clientes y usuarios, en el marco de la Política y Estrategia global de la Universidad con la que, en todo momento, debe estar alineada. No existe ninguna acta fundacional o documento oficial similar donde se recojan los criterios que han llevado a la creación del Laboratorio de Aplicaciones Industriales del Láser * en el Centro de Investigaciones Tecnológicas de la Universidad de A Coruña, se defina o regule su actividad o se establezcan sus objetivos. El CIT no es un Centro de I+D reconocido por la Xunta de Galicia, ni le es aplicable el reglamento establecido para este tipo de centros (estatutos, convocatorias de ayudas, proyectos, plazas) La única declaración institucional de que se tiene constancia en cuanto a la actividad del CIT y, por extensión, del LAIL, es la descripción que de los Centros Tecnológicos hace la UDC en el Capítulo IV, Artículo 21.3 de sus Estatutos (Evidencia CIT nº 1: Estatutos de la UDC. Capítulo IV, Artículo 21.3). En éstos únicamente describe su actividad como orientada a la investigación, desarrollo, innovación y asesoramiento. La página web del CIT (Evidencia CIT nº 2: Página web el CIT) describe la misión y objetivos del Centro y sus Laboratorios en términos similares. Así pues, la Política y Estrategia del LAIL están dirigidas y diseñada por el Grupo de Investigación de Aplicaciones Industriales del Láser, en función de sus propias capacidades, necesidades y expectativas y de la percepción que de éstas últimas se tiene de la Universidad. Dicha percepción se basa no solo en las evidencias arriba mencionadas, sino también en conversaciones y comunicaciones internas entre el Director/Coordinador del Grupo de Investigación y los Vicerrectorados implicados. La Política y Estrategia del LAIL persigue como objetivo último el establecerse como un Laboratorio de referencia en el campo de las aplicaciones industriales del láser y servir así de apoyo al tejido industrial e I+D del entorno para desarrollo e implantación de procesos competitivos. Para respaldar y acreditar la * En adelante, LAIL En adelante, CIT En adelante, UDC 34 actividad del LAIL en este sentido se ha diseñado una estrategia basada en adquirir un nivel de excelencia en el ámbito científico, académico y de I+D: o Ámbito científico: Alcanzar un ritmo constante y significativo en cuanto a número y calidad de publicaciones, y a la presencia regular en Congresos y Reuniones Nacionales e Internacionales. o Ámbito académico: A través de la participación en Programas de Doctorado, buscando la mención de calidad, de la oferta de proyectos fin de carrera y asignaturas de libre configuración en las titulaciones vinculadas al Área de Ingeniería Mecánica de la UDC. o Ámbito I+D: Establecer un número significativo de convenios y/o proyectos con empresas o centros de I+D relevantes. Intentar certificar una parte importante de los procesos o actividades desarrolladas. Desarrollar patentes y modelos de utilidad. Parte importante en la Política y Estrategia del LAIL, que se percibe como una expectativa de la UDC es alcanzar un nivel suficiente de autofinanciación en su equipamiento y en su personal. El objetivo es que ésta sea en parte de carácter privado (servicios prestados a empresas, convenios con centros privados de I+D) y en parte de carácter público (Convocatorias Públicas de Ayudas a Proyectos de Investigación, Planes Autonómicos, Nacionales y Europeos). El LAIL identifica como sus clientes/usuarios: Clientes/Usuarios internos: El personal docente e investigador del grupo de investigación en cuanto a que gran parte de sus méritos investigadores derivan de la actividad del LAIL. Clientes/Usuarios externos: Los alumnos de la UDC, inscritos en algunas de las asignaturas o programas de Doctorado de las titulaciones vinculadas. Las entidades públicas o privadas que financien la actividad I+D del LAIL. Empresas o centros de I+D que soliciten alguno de los servicios del LAIL. o El LAIL identifica como proveedores: Proveedores internos: La propia UDC en el soporte de las instalaciones y de su mantenimiento (gestión de residuos, seguridad e higiene,...) y el acceso a la información (gestión de red y comunicación informática, bases de datos, biblioteca,...) Proveedores externos: Las empresas implicadas en el suministro de material y equipamiento del LAIL. 1.b. La política y la estrategia del Servicio están basadas en información obtenida por evaluación del rendimiento y a través de las actividades relacionadas con la investigación y la creatividad. El LAIL no tiene establecido ningún tipo de sistema o mecanismo definido que indique las líneas a seguir en la elaboración de su Política y Estrategia. La actividad del LAIL se define a partir de la información recabada en: 45 o Prioridades en el Plan Nacional y Autonómico de I+D. o Publicaciones, Congresos y Reuniones con otros grupos de actividades similares. o Grado de éxito y fracaso en las convocatorias de financiación pública. o Grado de éxito y fracaso en la consecución de convenios y proyectos con empresas y Centros de I+D. Percepción de las necesidades de las empresas a partir de contactos con las mismas o Grado de éxito y fracaso en el número de alumnos matriculados e interesados en las asignaturas y Programas de Doctorado vinculados a la actividad de LAIL. 1.c. La Política y Estrategia del Servicio desarrollan, evalúan, revisan y mejoran. Hasta el momento, la actividad del LAIL ha transcurrido fundamentalmente en el ámbito científico y de I+D, así pues, por definición, está en constante desarrollo, evaluación, revisión y mejora. En la actualidad el personal del LAIL es y desarrolla su actividad de la siguiente forma: o El Director, que coordina la actividad del LAIL, en cuanto a gestión de personal y proyectos y es el interlocutor con la UDC y Coordinación del Centro. o Dos profesores Titulares, que junto con el Director, dirigen, redactan y coordinan los proyectos desarrollados en el LAIL, siendo los Investigadores Principales de éstos. Además son los que tienen un contacto más directo con los responsables de empresas, fundaciones y centros de I+D o PDI de distintas categorías (1 Prof. Interino, 2 Prof. Asociados, 1 Contratado Ramon y Cajal, 1 Contratado Parga Pondal) que se ocupan directamente del desarrollo de los procesos en el LAIL. o Dos investigadores contratados con cargo a distintos proyectos que, junto con los anteriores, centran su actividad en el Laboratorio y desarrollan su Tesis de Doctoral en el grupo de investigación. o Un PAS, técnico medio, cuya principal función es la del manejo y mantenimiento de los sistemas láser de Alta Potencia y además asiste al personal investigador en cuanto al mantenimiento del laboratorio, el contacto con proveedores de material y otras actividades técnicas que fuesen necesarias. El Personal PDI realiza además las actividades académicas y de formación que ofrece el LAIL. Debido a las distintas características de los proyectos en marcha, la actividad y personal del LAIL está distribuida en la práctica en dos subgrupos de desarrollo. Existe una cierta distribución del personal acorde con esta división por razones 56 de eficiencia, pero ésta no es estricta, eventualmente se puede colaborar en ambos y se efectúan reuniones de trabajo conjuntas. Estos subgrupos son: o Subgrupo de desarrollo de procesos basados en la ablación de superficies con láser pulsado de NdYAG (Limpieza de pinturas, residuos, contaminación. Caracterización de piezas arqueológicas, cerámicas.). o Subgrupo de desarrollo de procesos basados en la aplicación de láseres de Alta Potencia de CO2 y NdYAG (corte, soldadura, recubrimientos con aleaciones metálicas de altas prestaciones) Dentro de cada subgrupo el personal investigador tiende a especializarse en ciertas tareas y responsabilizarse de las mismas. Sin embargo, pueden perfectamente intercambiarse o sustituirse en buena parte de los procesos del LAIL. El personal del grupo se reúne asiduamente para valorar el desarrollo de los procesos, revisar y discutir los resultados y aportar mejoras. Estas reuniones son convocadas por el Director del grupo por (Evidencia nº 22: Relación de reuniones de trabajo del LAIL ) y no tienen una periodicidad definida, sino que se convocan en función de la disponibilidad de tiempo o la necesidad de discusión sobre algún tema específico. En todo caso se intenta que estas reuniones tengan una periodicidad al menos mensual y que en todas ellas haya una presentación de alguno de los investigadores sobre el desarrollo y estado de su trabajo. Con la aportación de todos los miembros, en está reuniones se revisa la evolución de la actividad en el LAIL, los objetivos a corto y medio plazo y la estrategia a seguir. 1.d. La Política y la Estrategia del Servicio se comunican. En las reuniones arriba apuntadas, además de revisar y valorar la evolución del trabajo, se discuten y comunica el estado y las acciones a emprender en cuanto a la Política y Estrategia del grupo: Puntos fuertes o Acciones a emprender en cuanto a Convocatorias de Proyectos y convenios con Fundaciones, empresas y Centros de I+D. (Convocatorias abiertas, temas, firmantes, etc.) o Estrategia en relación a Publicaciones y Presentación a Congresos. o Acciones a emprender en cuanto a actividad académica (Cursos ofertados, descriptores, profesores responsables y participantes) o Comunicación del resultado de contactos del Director/es con la Universidad, Empresas, Fundaciones, Coordinador del CIT, etc. o En general, cualquier tipo de información que sea relevante para la actividad del LAIL. o La misión y visión del LAIL se plantea y se desarrolla o Planteamiento y desarrollo de una Política y Estrategia. 67 Puntos débiles o Identificación general de clientes/usuarios y proveedores. o Observación de indicadores para definir la Política y Estrategia o Evaluación indirecta y revisión de la Política y Estratégica o Establecimiento de reuniones de responsables y personal con cierta periodicidad. o La Política y Estrategia se comunican al personal, se revisa y se discute en reuniones de trabajo. o Compromiso del personal y los responsables del LAIL con el desarrollo de sus objetivos. o Alto grado de compromiso del personal /usuarios en el desarrollo de los proyectos Propuesta de mejora o Falta de un Acta Fundacional o documento institucional similar sobre las características y objetivos del CIT y, por extensión, del LAIL o Se discute y revisa la estrategia del LAIL pero no existe un Plan Estratégico explícito, documentado. o Ausencia de un Plan anual, semestral, etc. explícito del plan de trabajo y establecimiento de objetivos o Ausencia de un sistema documental y explícito de evaluación y rendimiento de la actividad del LAIL. o Ausencia de un organigrama de la unidad. o Establecer el lugar que ocupa el CIT en la UDC y definir sus objetivos o Realizar un Plan Estratégico del LAIL o Establecer un Plan Director de Objetivos anual, semestral, o Establecer un sistema que cuantifique el rendimiento de la actividad del LAIL o Realizar un organigrama de la unidad y asignación de responsables. 78 ANÁLISIS CUANTITATIVO AUTOEVALUACIÓN UNIDAD/SERVICIO: CRITERIO 1: POLÍTICA Y ESTRATEGIA Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala: (1)..Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado 1.1. Se analiza y revisa en la Unidad cuál es su razón de ser, es decir, su razón de existir (su misión) y cómo debería evolucionar hacia el futuro (su visión)? 1.2. En la Unidad se ha concretado la estrategia más adecuada y los pasos a seguir (planificación) para alcanzar la imagen de futuro deseada y los objetivos a conseguir en cada fase? 1.3. Para definir la imagen de futuro de la Unidad y los servicios que deberá ofrecer y el modo de ofrecerlos, se ha tenido en cuenta información como: necesidades y expectativas de clientes, proveedores y otras unidades relacionadas con aquella y evolución previsible de estos grupos y de sus demandas en la prestación del servicio opinión, necesidades y expectativas de otros grupos de interés evolución que han tenido otras unidades similares en otras organizaciones avanzadas impacto de las nuevas tecnologías, y cambios previsibles en los procesos de trabajo cambios legales previsibles otros? 1.4. En el proceso de definición de la imagen de futuro de la Unidad y la estrategia para conseguirla se ha tenido en cuenta: las opiniones y necesidades del personal de la Unidad los recursos y personal disponible en la Unidad los resultados de indicadores internos de rendimiento de la Unidad y las autoevaluaciones realizadas en las Unidades? Se ha definido en la Unidad los valores que sus miembros deben asumir para alcanzar los objetivos previstos? La visión, objetivos planteados en la Unidad son coherentes con los de la Universidad? Se comunica al personal la visión, valores y planificación de la Unidad? La estrategia y objetivos planificados en la Unidad se revisan periódicamente? En la Unidad se definen en objetivos anuales, de mejora, cuantificados y consensuados con el personal, especificándose los responsables de su cumplimiento, los plazos y la priorización de actividades? Los objetivos de mejora definidos apoyan el desarrollo la Unidad hacia la excelencia, y están dirigidos a satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos? Se revisa el cumplimiento de dichos objetivos y se introducen acciones correctivas en función de dicho cumplimiento?9 ANÁLISIS DESCRIPTIVO Criterio 2 Personas 2.a. Planificación y mejora del personal del servicio El LAIL siempre ha contado con personal adecuado para las necesidades del servicio dado que en su mayoría es personal docente e investigador especializado en la actividad que en él se desarrolla. Desde la dirección del LAIL se ha procurado siempre la contratación de más personal dentro de las posibilidades de financiación. Esta financiación procede en su mayor parte de los Proyectos de investigación y Programas de becas, bolsas y ayudas para la contratación de Personal Investigador. Debido a su actividad, el LAIL ofrece al personal un ambiente interno de motivación y de oportunidad de desarrollo y formación profesional en el ámbito científico y de I+D. 2.b. Desarrollo de la capacidad, conocimientos y desempeño del personal del Servicio La capacidad del personal viene acreditada por las características de su selección: convocatorias de personal PDI y PAS de la Universidad, convocatorias nacionales y autonómicas de personal investigador en programas competitivos y convocatorias de otros programas públicos (Plan Labora). Los contratados del proyecto son personas con las que ya se ha establecido contacto (contratos previos, alumnos) y de las que se ha constatado su adecuación a las tareas a desarrollar. El desarrollo y actualización de los conocimientos se realiza a través de las fuentes de información que ofrece la UDC (Servicio de Biblioteca), y la asistencia a congresos y reuniones (Evidencia nº 8: Relación de Asistencia a Congresos).Para mantenerse al tanto de las últimas innovaciones tecnológicas se anima al personal investigador y técnico a acudir a Ferias y Eventos relacionados con la actividad del LAIL Cuando se estima necesario se procura la asistencia del personal a cursos de especialización (Evidencia nº 9: Relación de Asistencia a Cursos de Especialización). Además se anima a acudir a los cursos que ofrece la UDC para su personal docente investigador y PAS en distintos programas de formación (Evidencia CIT nº 4: Programa de Formación de PAS de la UDC). 910 Tanto el personal investigador como el técnico participa activamente en el desarrollo de la actividad del LAIL, se consulta su opinión y se tienen en cuenta sus ideas y propuestas de mejora de los procesos No existe ningún tipo de sistema de evaluación o indicador del rendimiento de la actividad del personal que no sea el que cada persona individualmente se imponga en función de las expectativas propias y los objetivos del grupo. 2.c. Delegación de funciones a las personas y comunicación La proximidad del puesto del trabajo y la regularidad de las reuniones de trabajo mantenidas facilitan la comunicación entre el personal. Existe un intercambio de opiniones y de consulta permanente y fluido. Como ya se ha comentado, no existe una jerarquía estricta ni una asignación específica de tareas. Sin embargo, bien por su experiencia, formación o circunstancias del trabajo, el personal tiende a especializarse y responsabilizarse de ciertos procesos. La comunicación entre el personal y la confianza en el trabajo del otro potencia la delegación e intercambio de tareas. 2.d. Atención y reconocimiento a las personas No existe ningún tipo de reconocimiento al personal que vaya más allá de la felicitación o reconocimiento personal de su trabajo. El Responsable del servicio ha evidenciado su interés en trasladar a la UDC u organismo competente las necesidades e inquietudes de su personal en relación con su contratación, en particular con el personal de contratación eventual y con los contratados con cargo a los Programas Ramón y Cajal y Parga Condal. El Servicio de Prevención de Riesgos Laborales es responsable de las condiciones de trabajo del personal del LAIL (Evidencia CIT nº 5: Información del Servicio de Riesgos Laborales). Por su actividad el LAIL cuenta con medidas de seguridad específicas (Evidencia nº 24: Instalación de señalizaciónes y avisos según la normativa de Instalaciones con Láser). El personal es consciente de la necesidad de estas normas y se implica en garantizar su cumplimiento (Evidencia nº 21: Solicitud de Intervenciones en materia de seguridad en riesgos laborales a la UDC). Puntos fuertes o Adecuación de la preparación y formación del personal a sus tareas o Ambiente de motivación en el entorno de trabajo o Oportunidad de desarrollo personal en cuanto a formación. o Se facilita la asistencia del personal a jornadas de formación, congresos y cursos de especialización. 1011 o Atención a las propuestas y sugerencias de personal, fomento de su iniciativa. o Ambiente de colaboración y comunicación fluida. o Atención a las necesidades del personal en aspectos laborales por parte de los responsables. o Vigilancia del cumplimiento de las normas de seguridad de riesgos laborales. Puntos débiles o Inestabilidad en la contratación temporal o Falta de un organigrama de trabajo con asignación específica de tareas Propuestas de mejora o Mejorar la situación de los contratos temporales o Realizar un Plan de trabajo con asignación específica de tareas. 1112 ANÁLISIS CUANTITATIVO AUTOEVALUACIÓN UNIDAD/SERVICIO: CRITERIO 2: GESTIÓN DE LAS PERSONAS Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala: (1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado 2.1. Identifica de manera sistemática la Unidad aquellas capacidades del personal (conocimientos y comportamientos requeridos) que son imprescindibles para el desarrollo del trabajo en la Unidad? 2.2. Se contrastan los conocimientos y competencias del personal con los necesarios para el desarrollo de la gestión de la Unidad, y se diseñan, desarrollan y fomentan, las actividades de formación para el personal? 2.3. Se imparten actividades de formación y se trasladan las necesidades de formación a los Servicios Centrales competentes? 2.4. Se evalúa el impacto que la formación ha tenido en la mejora de la capacitación de las personas en el desarrollo de su trabajo? 2.5. La Unidad promueve actuaciones que fomenten la participación del personal, en acciones de mejora, y proporciona la suficiente autonomía para llevarlos a cabo? 2.6. Se evalúa regularmente el trabajo y predisposición de las personas de la Unidad, y se definen, acuerdan y proponen en su caso, a la Gerencia acciones de mejora de la política del sistema de evaluación del rendimiento? 2.7. El Responsable de la Unidad traslada a los Servicios competentes ideas que puedan ser tenidas en cuenta en la definición de políticas de Recursos Humanos sobre aspectos tales como ascensos, remuneración, reconocimientos, etc.? 2.8. Existen en la Unidad canales de comunicación (tales como reuniones periódicas, impresos de recogida de sugerencias...) que garanticen el diálogo dentro de la Unidad y con otras Unidades? Se evalúa la eficacia de la comunicación que se produce dentro de la Unidad y con otras Unidades? Se reconocen a tiempo las contribuciones del personal de la Unidad, con incentivos tales como premios u otro tipo de reconocimientos con el fin de aumentar el grado de motivación y el compromiso con la mejora continua? Fomenta la Unidad la concienciación e implicación de su personal en temas de seguridad e higiene, medio ambiente, y se sensibiliza al personal sobre el impacto que tiene su actividad en la sociedad?13 ANÁLISIS DESCRIPTIVO Criterio 3 Alianzas y recursos 3.a. Gestión de los recursos financieros del Servicio En general, y dado que en su mayor parte de la financiación a los proyectos de investigación, la gestión eficaz de los recursos financieros del servicio está garantizada. La propuesta del proyecto exige un estudio previo de los medios necesarios en equipamiento y personal. Los sucesivos informes de la evolución del proyecto y el informe final, favorecen la valoración y justificación de los mismos (Evidencia nº 25: Informes Finales e Informes de seguimiento de Proyectos de Investigación). El personal participa identificando proponiendo el equipamiento y material más apropiado e identificando los más rentables. En este sentido, el personal considera que el procedimiento establecido para la compra de material (presentación de factura, asignación a partidas presupuestarias) es ineficiente e inadecuado para el material de bajo costo, que resulta en tiempos de espera y gasto superiores a los necesarios. Sería deseable un procedimiento más rápido y flexible, así como un manual de procedimiento. Este sistema también ha causado en ocasiones considerables retrasos en el pago a proveedores. El inventario del material, equipamiento y mobiliario se gestiona en su mayor parte por el servicio de inventariado de la Universidad. Además, existe un inventariado propio gestionado por el LAIL (Evidencia nº 26: Inventario del LAIL), aunque no está completo. 3.b. Gestión de la información y el conocimiento La documentación que genera el servicio no está centralizada. En general se encuentra distribuida entre el personal de servicio. En la práctica esto general una cierta ineficiencia a la hora de elaborar proyectos, informes, etc., ya que obliga a una consulta constante entre los usuarios internos. No existe un sistema de centralizado para el almacenamiento de la información ni un procedimiento establecido para elaborar copias de seguridad de qué y con qué frecuencia. Cada persona gestiona la seguridad de la información de su trabajo con las herramientas que estén a su alcance y la periodicidad que estime conveniente. Existen algunos servicios de backup ofrecidos por la UDC pero no resultan suficientes. La dotación del LAIL tampoco es la adecuada (no hay servidores de backup, una grabadora de DVD y pero no en red,...) 1314 No existe una pagina web estructurada y con contenidos adecuados que presente la actividad del LAIL a los clientes/usuarios sus posibilidades y la información que éste genera. Sólo existe una página colgada de la del CIT con una descripción genérica sobre sus objetivos y equipamiento (Evidencia CIT nº 2: Página web el CIT). 3.c. Gestión de los inmuebles, equipos, tecnología y materiales del Servicio. En general, la gestión de las instalaciones del LAIL en cuanto a cumplimiento de normativa, seguridad, alarmas, etc. las realiza el servicio competente de la Universidad. El cumplimiento de la normativa relativa a instalaciones con Láser es gestionado el propio LAIL. Parte de su personal ha realizado la instalación de las etiquetas y señales de aviso oportunas (Evidencia nº 24: Instalación de señalizaciónes y avisos según la normativa de Instalaciones con Láser). Las faltas observadas se hacen llegar a la UDC a través de la secretaria del centro. Por ejemplo, se ha transmitido la situación irregular de las puertas de algunos de los laboratorios, de la necesidad de campanas extractores de gases. (Evidencia nº 21: Solicitud de Intervenciones en materia de seguridad en riesgos laborales a la UDC) Con cierta frecuencia se producen problemas y retrasos en la aplicación del mejoras en materia de seguridad y desarrollo procesos debido a que el edificio del CIT se encuentra bajo una normativa de protección arquitectónica. Aunque estos inconvenientes consiguen solventarse, en el futuro habría que plantearse la idoneidad de los edificios rehabilitados para realizar actividades de I+D. El personal intenta aprovechar al máximo la utilización de los recursos disponibles: enviando material a los ciclos de reciclaje correspondientes (papel, tóner,..) y reutilizando y compartiendo componentes para distintos procesos (sensores, equipamiento informático,...). 3.d. Gestión de los recursos externos, incluidas las alianzas Este es uno de los puntos fundamentales de la política y estrategia del LAIL que se busca y fomenta de forma continua en todos los aspectos de la actividad del Laboratorio: o Se ha establecido un acuerdo con una empresa de suministros para la facturación de algunos de los servicios de corte con láser que aporta el LAIL y que permite agilizar y simplificar la gestión administrativa en este aspecto (Evidencia nº 11: Convenio con AGINSU, Maneiro Castro S.L.). o Se han establecido alianzas con otros grupos de investigación de la UDC para la propuesta de planes de doctorado conjuntos (Evidencia nº 10: Relación de Actividad Académica). También se ha participado en la elaboración y propuesta de un Programa de Doctorado InterUniversitario(Evidencia nº 10: Relación de Actividad Académica) 1415 o Se han establecido convenios de colaboración con otros empresas y centros de I+D para la propuesta conjuntos de proyectos (Evidencia nº 12 : Convenio con AIMEN, Evidencia nº15: Convenio con Palladium Estudio de Arqueología S.L., Evidencia nº 14: Convenio con ASTIFER S.A.). o Se han establecido contactos con otros grupos de investigación europeos con el fin de integrase en un a Red Europea de desarrollo de aplicaciones industriales del láser y elaborar propuestas conjuntas (Evidencia nº 20: Correspondencia con Prof. A. Kaplan, Lulea University of Technology) o Se han establecido un convenio con empresas y fundaciones para la dotación de la infraestructura del LAIL y la divulgación de su actividad en el entorno industrial de la comarca (Evidencia nº 17: Convenio con Fundación Río do Pozo, Evidencia nº16: Convenio con UNION FENOSA S. A.). o Se solicitan a menudo servicios a otros talleres y laboratorios del propio centro CIT para el desarrollo de algunos de los procesos (Evidencia nº 18: Servicios solicitados a otros laboratorios del CIT) Puntos fuertes Puntos débiles o Gestión eficaz de los recursos financieros o Preocupación por identificar los recursos más rentables o Equipamiento y material inventariado o Vigilancia del cumplimiento de la normativa en cuanto a riesgos Laborales o Preocupación por la optimización del uso de recursos y el reciclaje o Optimización de recursos mediante el desarrollo de alianzas con otros Laboratorios y otros Centros. o Inventariado incompleto o Procedimiento ineficaz para la compra de material de bajo costo. o Dispersión de la información generada o Ausencia de un sistema centralizado de backup e insuficientes recursos de almacenamiento de información 1516 o Ausencia de una página web adecuada para recoger la información generada o Detectados algunos fallos en el cumplimiento de la normativa de seguridad Propuestas de mejora o Completar inventariado. o Establecer un sistema para la compra de material de bajo costo o Elaborar un sistema para archivar la información generada. o Elaborar un sistema de backup y aumentar los recursos de almacenamiento. o Mejorar y desarrollar la página web del LAIL o Rectificar los fallos en normativa de seguridad 1617 ANÁLISIS CUANTITATIVO AUTOEVALUACIÓN UNIDAD/SERVICIO: CRITERIO 3: ALIANZAS Y RECURSOS Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala: (1)..Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado 3.1. Se ha elaborado el presupuesto de la Unidad de manera coherente para el desarrollo de los objetivos definidos, estableciendo indicadores que permitan analizar si la gestión ha sido eficiente? 3.2. Las compras e inversiones en la Unidad son coherentes con los objetivos de la misma y se lleva un control de las mismas? La información que genera la Unidad está organizada adecuadamente y se actualiza periódicamente? Se dispone de un proceso estructurado de identificación de necesidades de información del personal, clientes y proveedores? 3.5. Se prepara en la Unidad la información teniendo en cuenta las necesidades del personal, clientes y otras Unidades involucradas? Se protegen eficazmente los datos de carácter personal? Se garantiza y mejora la validez, integridad y seguridad de la información? Identifica la Unidad los productos o servicios con mejor relación preciocalidad previamente a su adquisición o contratación y evalúa los servicios prestados por los proveedores? Elabora y actualiza el inventario de mobiliario y enseres? Existen planes de rendimiento y reposición que garanticen el óptimo funcionamiento de instalaciones y equipos? Optimiza el consumo de energía y suministros y recicla los productos adecuados? Se gestionan adecuadamente las instalaciones de la Unidad permitiendo trabajar bien al personal y atender adecuadamente las necesidades de los clientes de la Unidad? Se tiene en cuenta el impacto del equipamiento, instalaciones técnicas, etc., de la Unidad en temas de seguridad e higiene, ruidos, etc.? Promueve la Unidad uso común y generalizado de sistemas y aplicaciones que faciliten la gestión de los procesos y el uso de datos de manera homogénea e integrada? Se establecen en la Unidad relaciones de cooperación con clientes, proveedores y otras Unidades internas y externas con el fin de intercambiar conocimientos y desarrollar programas conjuntos de mejora de procesos, preestableciendo acuerdos de calidad?18 ANÁLISIS DESCRIPTIVO Criterio 4 Liderazgo 4.a. Los responsables del Servicio demuestran visiblemente su compromiso con una cultura de excelencia en la gestión Los responsables fomentan y transmiten los objetivos y el avance en la actividad del LAIL, bien en las reuniones de trabajo o bien personalmente. Además se fomentan la innovación y la creatividad. Sin embargo no se elabora de forma explícita ningún plan estratégico sobre al actividad del LAIL. Se realizan informes anuales del estado del desarrollo del proceso bien para el centro CIT o para las entidades financiadoras correspondientes, pero no se analiza de forma explícita (tablas, gráficas, tendencias,...) el grado de consecución de los objetivos propuestos. 4.b. Los responsables trabajan activamente con personas de la Universidad o de fuera, para promover y desarrollar los intereses de todas las partes involucradas y satisfacer sus expectativas. Los responsables se encargan de identificar los clientes/usarios, establecer contacto con éstos, recoger y analizar sus necesidades y expectativas y trasladarlas al personal del LAIL. Son accesibles tanto a los usuarios internos como externos. Estimulan la formación del personal promoviendo su asistencia a cursos de especialización o congresos, bien proponiéndolos o bien atendiendo las propuestas del personal. No existe ningún tipo de programa de formación, simplemente se produce según las necesidades del desarrollo del proceso y la aparición de propuestas. Los responsables conocen y se comunican con las otras unidades del centro CIT y de la UDC para conseguir mejoras. El Director asiste asiduamente a las reuniones de la coordinadora del centro CIT (Evidencia CIT nº 6: Actas de Reuniones de Comisión Gestora del CIT). A partir de las reuniones y conversaciones con el Vicerrectorado de Investigación y los Servicios Xerais de Apoio a Investigación se intenta gestionar eficazmente la utilización de equipamiento. Algunos de sus responsables han participado activamente en la evaluación de la calidad de la titulación de Ingeniero Naval y Oceánico (Evidencia nº 27: Participación de miembros del LAIL en actividades de Calidad). 4.c. Los responsables garantizan que la estructura del servicio está desarrollada para sustentar la eficaz y eficiente aplicación de la política y la estrategia, en armonía con los valores y la cultura del mismo y de la Universidad. 1819 Los responsables se ocupan personalmente de seguir el desarrollo de los procesos, fomentando las reuniones y consultando al personal. Además participan activamente en el desarrollo de algunos de éstos (redacción de proyectos, contactos con empresas, colaboración en el laboratorio). Su presencia en el Laboratorio y el contacto con el personal es prácticamente diaria. 4.d. Los responsables garantizan que los procesos del servicio se gestionan y se mejoran sistemáticamente Como ya se ha dicho, son los interlocutores con los clientes/usuarios externos, analizan sus necesidades y expectativas y las transmiten al personal. Hasta ahora no existe ningún proceso en el LAIL acreditado de acuerdo a un estándar. Sin embargo se considera que alguno de los procesos en desarrollo puede ser objeto de este tipo de acreditación. Los responsables son conscientes de la importancia de la implantación de estos sistemas para fortalecer el servicio del LAIL a empresas. Se han realizado consultas a la Unidad Técnica de Calidad de la UDC a este respecto. Puntos fuertes Puntos débiles o Alto grado de compromiso de los responsables con los objetivos del servicio o Participación en la actividad desarrollada o Atención a las necesidades del personal en formación, desarrollo de su actividad, condiciones de trabajo,. o Los responsables comunican los objetivos a alcanzar, las decisiones adoptadas y las acciones a emprender en este sentido, aunque no de forma explícita en un documento. o Los responsables consideran las propuestas del personal, fomentan su iniciativa, tienen en cuenta su opinión en las decisiones o Contacto directo diario con el personal o Interés en la gestión de los los procesos desarrollados de acuerdo a sistemas de calidad o Trato personal con clientes externos y otros servicios y unidades de la comunidad universitaria. o Falta de un organigrama de la Unidad o Ausencia de un Plan Director de Objetivos 1920 o Falta de un sistema de análisis de la evolución de la actividad y grado de consecución de objetivos. Propuestas de mejora o Establecer un organigrama explícito de la unidad. o Establecer un Plan Director de Objetivos explícito, en un documento. o Establecer un método de evaluación sistemática, con medidores cuantificables de la evolución del desarrollo de la actividad y análisis del grado de consecución de objetivos. 20 Mostrar más
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