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Timestamp: 2020-02-25 08:36:59+00:00

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DDIV_DIGITAL_2019
DDIVDIGITAL AUSGABE 2019 DDIVaktuell SONDERPUBLIKATION WOHNUNGSWIRTSCHAFT DIGITAL Richtungweisend Trends, Tendenzen und Chancen, die Transformation erfolgreich umzusetzen Eine Sonderpublikation des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e. V. und seiner Landesverbände
Ich sorge für Ihren neuen Energieausweis. goldgas bietet den kompletten Service rund um den Energieausweis. Als Immobilienverwalter sind Sie verpflichtet, Energieausweise rechtzeitig zu erneuern bzw. neu ausstellen zu lassen. Gern können wir das für Sie übernehmen! Wir kennen die spezifischen Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft und wollen Sie in allen Belangen unterstützen – auch über unseren individuellen Service in Sachen Energieausweis hinaus. Auf uns können Sie zählen: • Persönliche Ansprechpartner in Ihrer Nähe • Direkter Kontakt – kein Callcenter • Zuverlässige und freundliche Mitarbeiter/-innen im Vertriebsinnendienst • Mehrfach ausgezeichneter Kundenservice Jetzt zum Energieausweis beraten lassen: 06196 / 7740 - 190 immobilienwirtschaft@goldgas.de | www.goldgas.de/immobilienwirtschaft Mengenrabatte exklusiv für Immobilienverwalter – fragen lohnt sich! Weil echtes Kümmern goldwert ist. Über 1.200 Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft zählen auf goldgas. ein Unternehmen der VNG Unsere Partner Premiumpartner im Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. www.ddiv.de Immobilienverband Deutschland IVD Regionalverband West
Digitale Zukunft Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Leserinnen, liebe Leser, am 19. März startete die Auktion der 5G-Fre- quenzblöcke. Mit ihnen soll in Deutschland ul tra- schnelles mobiles Internet ermöglicht wer- den – Daten können in Sekundenbruchteilen abgerufen werden, im Internet of Things die Maschinen untereinander ohne Verzögerung kommunizieren. Die neue Technologie soll auch das autonome Fahren voranbringen: In Ber- lin wurde hierfür jüngst die Straße des 17. Juni zwischen Ernst-Reuter-Platz und Brandenburger Tor digitalisiert, Sensoren erfassen Verkehr, Wet- ter- und Lichtverhältnisse, freie Parkplätze und Ampelphasen. Die Fahrzeuge sollen in Echtzeit miteinander kommunizieren – eine Vorausset- zung, die nur über den neuen schnellen Daten- transfer ermöglicht werden kann. In Schweden ist dank 5G bereits der erste autonome LKW auf den Straßen unterwegs, komplett ohne Fahrer. Der neue Mobilfunkstandard wird einen wesent- lichen Beitrag dazu leisten, die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben – allerdings wird es sich Experten zufolge noch bis 2021 hinziehen, hierzulande das 5G-Netz auszubauen. Bis die Digi- talisierung in Immobilienverwaltungen ihr volles Potenzial entfalten kann, dürfte es sogar noch län- ger dauern. Zwar haben wir heute bereits einige hochgradig digitalisierte Verwaltungen, die einen Großteil der Kommunikation über Portale und Apps abwickeln – wobei allerdings die Vorbehalte einer älteren Wohnungseigentümergeneration berücksichtigt werden müssen. Aber es gibt nach wie vor zahlreiche Verwaltungen, die der Digitali- sierung kritisch gegenüberstehen und sie in ihrem Arbeitsalltag auf ein Minimum begrenzen. Unabhängig von Zurückhaltung und Bedenken gegenüber der Digitalisierung ist die Schnittstel- lenproblematik eines der Haupthindernisse für ihren weiteren Fortschritt in der Branche. Das zunehmend größer werdende digitale Öko- system für Immobilienverwaltungen erfordert praxis orientierte Lösungen für die Umsetzung im Verwalteralltag. Zu diesem Zweck gründete der DDIV bereits vor einiger Zeit die AG Digita- lisierung. Welche Themenfelder können künf- tig vollautomatisiert und ohne immens großen Schnittstellenaufwand bei der Implementierung von neuer Software für integrierte Prozesse in der Verwaltung umgesetzt werden? Wie kön- nen neuartige Produkte von PropTech-Unter- nehmen zur Verbesserung der Dienstleistung und Produktvielfalt integriert werden? Diese und weitere drängende Fragen diskutieren wir in der Arbeitsgemeinschaft – Immobilienverwaltungen, ERP-Softwarehersteller, PropTech- und Abrech- nungsunternehmen an einem Tisch. Für uns steht fest: Eine einheitliche Datenaustausch-Platt- form ist ein entscheidender Schritt für die digitale Zukunft unserer Branche – den der DDIV und die beteiligten Partner mit einer Machbarkeitsstudie voranbringen werden. Schließlich hat es sich der DDIV als Interessenvertretung der Immobilien- verwaltungen zur Aufgabe gemacht, die Digitali- sierung in der Branche aktiv zu begleiten und zu fördern, indem Hemmnisse und Chancen aufge- deckt sowie Pilotprojekte angestoßen werden. Bis die Ergebnisse dieser spannenden Studie vor- liegen, steht der technische Fortschritt selbstver- ständlich nicht still. Mit dieser dritten Ausgabe von DDIVDIGITAL geben wir Ihnen wiederum vielfältige Strategien, Lösungsansätze und Hintergrundwissen an die Hand, um Ihr Unternehmen zukunftssicher auszurichten, Prozesse zu optimieren und von den Chancen der Digitalisierung zu proﬁtieren. Viel Spaß beim Lesen und viele Inspirationen wünscht Ihnen Ihr Martin Kaßler Geschäftsführer Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. DDIVDIGITAL 1 . m o c k c o t s e t t u h S / x f v _ r e t n a p s i © : o t o F
INHALT 20 Energieversorger als Partner der Digitalisierung 26 Datenschutz: Was Arbeitgeber wissen müssen. Mit digitalen Zugangslösungen Komfort und Sicherheit erhöhen 36 2 DDIVDIGITAL DIE DIGITALE VERWALTUNG Der lange Weg Der Status quo und das Ziel Digital transformieren Unternehmen und Mitarbeiter bewegen Pionierarbeit Wir sind heute Wegbereiter. Machbarkeitsstudie Initiative für die Zukunft der Branche Widerstände überwinden Kommunikation wirkt Wunder Dokumentenarchiv Wohin mit dem alten Papier? Mehr Gewinn machen Wie sich Investitionen auszahlen Schulterschluss Neue Kooperationen erschließen Kreativ werden Unternehmen 4.0 brauchen Führung 4.0 MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Digitale Kommunikation Rechtliche Grenzen des technisch Möglichen Vereinbarungssache Die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter Datenpannen Wer muss was und wie melden? HARDWARE & IT-STRUKTUR Schnittstellen ERP-Systeme müssen kompatibler werden. Software Mehrwert durch Vernetzung DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Smart Home Intelligente Systeme verbinden Bewohner. Schließsysteme Investitionen richtig planen Messdienstleistung Neue Perspektiven per Funk Aufzugtechnik Digitalisiert und online in die Zukunft DDIV, Landesverbände, Impressum 4 6 8 10 12 16 18 20 22 24 26 28 32 34 35 36 38 40 41
FÜNF PARTNER - EIN ZIEL: ALLE BEDÜRFNISSE DER IMMOBILIENVERWALTUNG IN EINER CLOUD-LÖSUNG. Alle Dosumente für Eigen- tümer und Mieter wie Ab- rechnungen, Einladungen und Anschreiben vollständig integriert und DSGVO-sonform bereitgestellt. Direster Zugriﬀ auf die Heizsos- tenabrechnung – dans digitaler Integration in das Dosumenten- management Spezialmasler für die Wohnungswirtschaft mit sompletter Komfort- Schadenabwicslung, 24/7 digitaler Schadenaste und Policen-Bereitstellung Serviceorientierter Energie- versorger für die Wohnungs- wirtschaft mit automatisierter Erfassung und Verwaltung der Verbrauchszähler DURCH DIE VERNETZUNG MIT UNSEREN PARTNER- UNTERNEHMEN SCHAFFEN WIR SYNERGIEN, VON DENEN SIE UND VOR ALLEM IHRE KUNDEN PROFITIEREN.
DIE DIGITALE VERWALTUNG Ein langer Weg Wie weit sind wir eigentlich digitalisiert? Wo wollen wir hin, und wo entlang geht es überhaupt? D ie folgende Anekdote spiegelt die Situation in unserer Branche ganz gut wider: Auf seiner Facebook-Seite teilte ein Kollege seinen Kunden freudig mit, dass er ihnen in diesem Jahr eine eigene App zur Verfügung stellen werde. Kommen- tar einer Verwalterkollegin: „Nee, nee. So etwas brauchen wir nicht. Ich habe zum größten Teil Mietobjekte. Da lohnt sich eine eigene App nicht.“ Und einige Kom- mentierungen später war von derselben Kollegin dann Folgendes zu lesen: „Das reden uns die Großen der Branche und unsere Verbände ein. Wir sind ein Betrieb mit gehobener Klientel … Die wird noch von der Cheﬁn persönlich bedient.“ Vielleicht stehen genau deshalb so viele Betriebe unserer Branche noch ganz am DER AUTOR RALF MICHELS Der Geschäfts- führer der A.S. Hausverwaltungs- & Projektent- wicklungs-GmbH ist Präsidiums- mitglied des DDIV und Leiter der AG Digitalisierung. 4 DDIVDIGITAL Anfang der Digitalisierung. Mit dem Ver- sand von E-Mails fühlen sich viele schon ganz weit vorn. Dabei liegt noch ein lan- ger Weg vor uns, und wenn die Bran- che nicht endlich aufbricht in Richtung Digitalisierung, dann kommt das einem Offenbarungseid gleich. Denn in jeder anderen Branche ist es völlig normal, Abläufe vollständig digital abzubilden: Ticketbuchung, Hotelreservierung, Ein- kaufen – all das ist ohne Internet gar nicht mehr denkbar. Und die Immobilien- verwaltung …? Immerhin scheint langsam Bewegung in den Markt zu kommen, die Transformation beginnt. Und das ist auch genau richtig so: Erst einmal anfangen, um in kleinen Schritten vorwärts zu kom- men, denn frei nach Henry Ford: „Der größte Feind der Qualität ist die Eile.“ Fünf Teilgebiete der Immobilienverwal- tung sind wesentlich für die Digitalisie- rung. Jedes bietet genug Potenzial, um den Anfang zu machen, denn die jeweils erzielten Vorteile spornen dazu an: Die digitale Archivierung Alle Dokumente sollten digital archiviert sein. So sind sie jederzeit und von überall einsehbar – vom Sachbearbeiter im Büro wie vor Ort im Objekt, vom Mitarbeiter im Home Ofﬁce oder auch für eine Ver- tretung. Diese Archivierung ist sicher- lich nicht während des Tagesgeschäfts zu schaffen. Also empﬁehlt sich das Outsourcing an professionelle Dienst- leister wie z. B. letterscan. Natürlich ver- ursacht das Kosten. Die übernimmt aber vielleicht die WEG, die es begrüßt, ihre Dokumente in digitaler Form zu bekom- men – und deshalb einem entsprechen- den Beschluss zustimmt. Wenn es nun noch gelingt, die Tagesein- gangspost zu digitalisieren, kann jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz dort ein- richten, wo er sich gerade beﬁndet. Buchhaltung und Abrechnung Online-Banking wird in Deutschland seit 1993 angeboten. Seitdem sahen die ers- ten Hausverwaltungsprogramme auch schon die elektronische Verbuchung von Kontoauszügen vor. Man muss sich also fragen, warum in diesen 26 Jahren elek- tr onische Buchhaltung noch immer nicht selbstverständlich geworden ist. Dabei las- sen sich doch gerade in diesem Bereich Personaleinsatz und -kosten enorm redu- zieren. In Zeiten des Fachkräftemangels eigentlich Ansporn genug. Aber es gibt noch einen Nebeneffekt: Weil so alle Buchungsbelege digital erfasst sind, kann man Beiräten und Hauseigentümern die Unterlagen einfach unterjährig zur Verfü- gung stellen. Die Belegprüfung durch den Beirat kann online erfolgen – schon das mit deutlicher Zeitersparnis. . m o c k c o t s r e t t u h S / n a J C K © : o t o F
Kommunikation Wie oben schon erwähnt: Eine E-Mail macht noch keine Digitalisierung. In abseh- barer Zukunft schon wird die eigene Kun- den-App der Hausverwaltung sicherlich zur Selbstverständlichkeit. Über sie können Eigentümer und Bewohner mit ihrer Ver- waltung kommunizieren: Schadensmel- dungen gleich mit Fotos und Beschreibung aufgeben, Schlüssel bestellen, Termine vereinbaren. Auch in Buchhaltungsfragen ermöglicht sie die Einsichtnahme, um strit- tige Sachverhalte direkt zu klären. Und darüber hinaus kann man über ein vollstän- diges Archiv auch Unterlagen hinterlegen, die so jederzeit zur Verfügung stehen. Dies führt uns gleich zum nächsten Punkt der Digitalisierung: Ticketsystem Möglich ist es, für per App eingehende Schadensmeldungen auch gleich einen internen Vorgang auszulösen: Der benö- tigte Handwerker wird auf elektronischem Weg informiert und direkt mit der Repa- ratur oder zunächst mit der Abgabe eines Angebots beauftragt. Selbst die Meldung, dass der Schaden behoben ist, und die Rechnung liegen elektronisch vor und sind so jederzeit nachvollziehbar. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Im Unternehmen können Mitarbeiter jederzeit den Bearbeitungsstatus all ihrer Projekte und Vorgänge einsehen, selbst Vertretungen sind so stets auf dem Lau- fenden und können übernehmen. Der Kreis lässt sich extern erweitern, sodass auch Eigentümer und Wohnungsnutzer Einsicht in Vorgänge bekommen, oder Beiräte auf diesem Weg die Abarbeitung gefasster Beschlüsse verfolgen können – was allen Beteiligten ebenfalls eine Menge Zeit erspart. Der digitalen Abbildung sol- cher Vorgänge haben sich beispielsweise die DDIV-Kooperationspartner casavi und etg24 bereits angenommen. Controlling Die Digitalisierung hat den positiven Nebeneffekt, dass sich die Rentabilität von Prozessen und Objekten leichter auswerten lässt. Schließlich wurde ja alles bereits elek- tronisch erfasst, sodass sich auch der Zeit- aufwand ermitteln lässt. Indem man zum Beispiel über eine TAPI-Schnittstelle die Telefonanlage mit der Hausverwaltungssoft- ware verbindet, lässt sich jedes Gespräch einem Prozess und damit einem Objekt sowie einem Mitarbeiter zuordnen. Wenn die Zeiterfassung dann noch über die Buch- haltung die Prozesse und Vor-Ort-Einsätze umfasst, lässt sich daraus für jedes Objekt eine komplette Rentabilitätsberechnung erstellen. Und die erlaubt es wiederum, bei Vertragsverlängerungen die tatsächli- chen Aufwendungen nachzuweisen und die Vergütung entsprechend anzupassen. Machen wir gemeinsam den Anfang Wie gesagt, auch einen langen Weg geht man am besten Schritt für Schritt – und vor allem gemeinsam. Wichtig ist, endlich den Anfang zu machen. Ausge- sprochenen Gegnern der Digitalisierung sei dies mit auf den Weg gegeben: Die Digitalisierung verschiedener Prozesse ist Gesetz. Am 24.12.2018 trat die neue Energieefﬁzienz-Richtlinie (EED) in Kraft. Sie verpﬂichtet Gebäudeinhaber dazu, Bewohnern ihre Verbrauchswerte ab 2022 – sofern möglich – unterjährig zur Verfügung zu stellen. Damit müs- sen Wasseruhren, Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler, die ein Funk- modul besitzen, unterjährig ausgelesen und die Daten an die Nutzer übermit- telt werden. Die Übergangsfrist läuft am 31.12.2028 ab. So müssen schon heute alle Wärmemengenzähler, die auf zehn Jahre geeicht sind, mit einem Funksys- tem ausgerüstet werden. Sonst sind sie zum 1.1.2029 – vor Ablauf der Eichfrist – auszutauschen bzw. umzubauen. Ver- walter sollten darauf hinweisen, wenn WEG-Beschlüsse zu Neuausrüstungen anstehen. So schützen sie sich vor even- tuellen Schadensersatzansprüchen. Und die unterjährig ermittelten Verbrauchs- daten? Die verschicken wir dann über die Kunden-App, denn, ja, genau so geht Digitalisierung! Die Zukunft der Immobilienverwaltung Effizient. Vernetzt. Kundenorientiert. Eigenes Onlineportal mit Service-App für Mieter und Wohnungseigentümer Einsparung von bis zu 60 % Portokosten durch elektronischen Briefversand Digitales Vorgangsmanagement unter Einbeziehung von Dienstleistern und Kunden Einfache Anbindung an vorhandene Verwaltungs- und CRM-Software Jetzt kostenlos testen! casavi.de/testen
DIE DIGITALE VERWALTUNG Praktisch begeistern Wie man Unternehmen und Mitarbeiter bewegt D ie Digitalisierung begeistert jeden, der aus technologischen Inno- vationen einen eigenen Nutzen ziehen kann. Ein gutes Beispiel dafür ist mir erst kürzlich wieder begegnet: Am Empfangs- schalter eines etablierten Hamburger Unternehmens wurde ich sehr freundlich von einem Mittfünfziger begrüßt. Da ich noch einige Minuten Zeit hatte, kamen wir ins Gespräch. Nach anfänglichem Small Talk wollte ich von ihm wissen, ob er mir eventuell Fragen zu einer App aus seinem Hause beantworten könne. Die Reaktion: Blank! Er hatte keine Ahnung, wovon ich überhaupt gesprochen hatte. Ich erklärte ihm dann, dass ich im Hause sei, um genau solches Wissen zu ver- mitteln. Nachdem ich ihm die Vorteile der App für Nutzer und ihre Bedienung erläutert hatte, stellte ich ihm zudem in zwei Minuten die Google Translator App vor und wie sich die Echtzeit-Über- setzung mit der Kamera sinnvoll nutzen lässt. Sofort wurde klar, dass die Funk- tion für ihn nicht nur privat, sondern gerade auch beruﬂich von großem Vorteil sei, und er stellte fest: „Ich habe in zehn Minuten gerade mehr gelernt, als im letz- ten halben Jahr! Jetzt habe ich ganz neue DER AUTOR CHRISTOPH BUBMANN Der im Unter- nehmens- management Erfahrene grün- dete als Co-CEO digitransform.de, das sich der digitalen Mobilisierung etablierter Unternehmen verschrieben hat. www.digitransform.de 6 DDIVDIGITAL Gesprächsgrundlagen für unsere Kunden, die hier tagtäglich hereinspazieren.“ Das Aufzeigen des Nutzens digitaler Lösungen im beruﬂichen wie privaten Umfeld ist elementar für die Akzeptanz des digitalen Wandels. Und dabei meine ich wirklich ZEIGEN. Das Beschreiben vermeintlich toller Features einer App bewegt nur wenige, sich tatsächlich damit auseinanderzusetzen. Wenn mir aber jemand haptisch zeigt, wie die Nut- zung funktioniert und wie einfach das ist, dann bin ich eher bereit, selbst aktiv zu werden. Praktische Erfahrung kann viel bewegen Das Wissen um die Möglichkeiten und den geschäftlichen wie persönlichen Nutzen „der Digitalisierung“ ist in den Belegschaften etablierter Unterneh- men noch stark ausbaufähig. Es ist wenig sinnvoll, sich mit agilen Arbeitsprozes- sen oder Design-Thinking-Methoden zu beschäftigen, wenn überwiegend die Grundlagen des digitalen Wandels noch nicht verinnerlicht wurden. Um sich den neuen Herausforderungen stellen zu können, müssen sie im Denken, Aus- druck und Handeln angekommen sein. Die Grundlage für die Umsetzung die- ses Prozesses sind die Personen, die das Unternehmen repräsentieren, jederzeit, beruﬂich wie auch privat: die Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter. Was die Immobilien- wirtschaft bewegt Gerade in der Immobilienwirtschaft hat die Digitalisierung in den letzten Jahren enorm Fahrt aufgenommen. Das Buil- ding Information Modeling (BIM), zu Deutsch: Bauwerksdatenmodellierung, beschreibt einen der wichtigsten Tech- nologie-Trends in der Baubranche. Ver- einfacht ausgedrückt entsteht durch BIM ein digitaler Zwilling eines Gebäu- des, der für alle Akteure die für sie rele- vanten Informationen bereitstellt. Vom eigentlichen Bau über den Vertrieb bis hin zur späteren Verwaltung greifen alle an der Wertschöpfungskette Beteiligten auf konsistente Daten zu und können schneller handeln. Unter dem Label SPIRI.BO verbindet die smurli GmbH Vermieter, Mieter und Service-Anbieter. Mit diesem Wohnser- vice steuert der Mieter alles rund ums Wohnen – von der Bestellung eines Reparaturservices über Smart Home bis hin zur Hausratversicherung. SPIRI.BO ist Teil der meravis Immobiliengruppe und offen für alle Unternehmen der Wohnungswirtschaft. Über die branchenverändernden Trends hinaus steigt monatlich das Angebot an Apps, die einen Bezug zur Immo- bilienwirtschaft haben und Nutzern Mehrwerte bieten. Immowert2Go bei- spielsweise richtet sich an potenzielle Immobilienkäufer, die auf der Suche nach einem Eigenheim sind: Durch simples Fotograﬁeren einer Immobilie ermittelt die App nach Eingabe der geschätzten Wohnﬂäche und des Baujahrs eine Preisindikation. Von 3D-Druckern hat wahrscheinlich jeder schon einmal etwas gehört. Dass man ganze Häuser mit dieser Technolo- gie fertigen kann, wirkt zwar futuristisch, ist aber schon Realität. Eine Art „digitale Betonpumpe“ fertigt stabile Rohbauten ohne manuelle Hilfe. Die Technik hat das Potenzial, die Kosten im Wohnungsbau radikal zu senken und damit mehr Men- schen den Traum von den eigenen vier Wänden zu erfüllen. Es ist nicht schwer, sich die tiefgreifenden Auswirkungen auf
Softwarelösungen für das Immobilienmanagement • • • • • Sichere Abbildung aller immobilienwirtscha lichen Aufgabenstellungen Hoher Automatisierungsgrad durch digitale Prozesse Vollständig integrierte Lösung für technisches Immobilienmanagement inkl. Meldungs- und Au ragsmanagement CRM-Funktionalität Umfangreiches Partnernetzwerk angrenzender Produkte (z. B. DocuWare, casavi, immosolve u.v.m.) iX-Haus - die mehrfach ausgezeichnete ERP-So ware für ganzheitliches Immobilienmanagement Jetzt scannen und kostenlos E-Book laden. dialog.crem-solutions.de/immobilienwirtscha S A V E T H E D AT E F O R U M Z U K U N F T V 2 5 . – 2 6 . M Ä R Z 2 0 2 0 | W E I M A R J E T Z T S C H O N T E R M I N V O R M E R K E N U N D Z U K U N F T S I C H E R N ! T O P - R E F E R E N T E N | E R S T K L A S S I G E S A M B I E N T E | WERTVOLLE IMPULSE | SPANNENDE DISKUSSIONEN Immobilienpreise und Finanzierungsmodelle vorzustellen. Digitale Innovationen werden auch die Immobilienwirtschaft nachhaltig verändern. Es werden sich neue Geschäftsmodelle entwi- ckeln, mit denen wir heute noch nicht rechnen. Vermehrt werden deshalb in den Unternehmen Digitalisierungsstrategien verabschiedet, die als Erfolgsfaktor für die zukünftige Entwicklung gelten. Fit machen für die Digitalisierung Die Immobilienbranche ist geprägt von sehr heterogenen Unternehmensgrößen. Gerade kleinere Unternehmen tun sich oft schwer damit, die für den digitalen Wandel nötigen Schritte einzuleiten. Dabei wäre es gerade für sie wichtig, die Möglichkeiten solcher Innovatio- nen frühzeitig zu nutzen, um Kunden zu begeis- tern, aber auch um von Kostenvorteilen zu proﬁtieren. Wie schafft man es nun, die Beleg- schaften auf diesen Weg mitzunehmen? Die Erfahrung zeigt, dass auf Management- ebene das Wissen der Belegschaft über digitale Themen deutlich zu hoch eingeschätzt wird. Kommunikationsmittel wie E-Mail, WhatsApp etc. werden zwar verbreitet genutzt, geht es jedoch um das Wissen über digitale Branchen- lösungen, sind die Lücken meist groß. Zunächst geht es daher darum, die „digitale Fitness“ zu fördern und Begriffe zu entmystiﬁzieren. Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter entwickeln dabei eine selektive Wahrnehmung: Wo der Vorteil digitaler Hilfsmittel bzw. Lösungen erkannt wird, bilden sie sich aus eigener Motivation weiter. Diese „digitale Mobilisierung“ lässt sich in drei Bereiche gliedern: die Haltung/Einstellung dazu, das Wissen darüber und die Umsetzung im Unternehmensalltag. Es ist wichtig, Themen so aufzubereiten, dass Neuigkeiten direkt anwend- bar werden. Wird der Einsatz der neu erworbe- nen digitalen Fitness durch positive Erfahrungen bei Kunden oder im Kollegenkreis belohnt, stärkt das die positive Einstellung – ein iterati- ver Prozess. Startpunkt zur Mobilisierung Der „Digitale Führerschein“ von digitransform. de setzt hier an: Multimediales E-Learning ver- mittelt sowohl digitale Grundlagen als auch branchenspeziﬁsche Themen in kurzweiligen Lerneinheiten, mit Videos und sofort umsetzba- ren Tricks. Als Lizenzmodell ist es auch für kleine Unternehmen erschwinglich.
DIE DIGITALE VERWALTUNG Packen wir‘s an! Digitalisierung – allein das Wort ist schwer zu begreifen. Finden wir uns damit ab: Wir leisten hier nur Pionierarbeit, sozusagen als Fähnlein Fieselschweif der Digitalisierung. I ndem wir E-Mails nutzen, haben wir noch nicht wirklich etwas bewegt in Sachen Digitalisierung, das ist mittler- weile landläuﬁg. Für die meisten Ver- walter ist der Begriff Digitalisierung inhaltlich so wenig eindeutig zu fassen wie er geradezu inﬂationär benutzt wird. Fakt ist aber, dass wir hinter dieses so vielschichtige und umfassende Thema DER AUTOR J. BERND SCHNEIDER Der Geschäfts- führer der Stadt-Art Haus- verwaltungsge- sellschaft mbH ist stellvertretender Vorstandsvorsitzen- der des VDIV Berlin-Brandenburg. 8 DDIVDIGITAL noch lange keinen Haken machen kön- nen. Wir fangen gerade erst an und sind weit davon entfernt, irgendwo anzukom- men. Als Pioniere der Digitalisierung, zumindest in unserer Branche, sind wir lediglich Wegbereiter, die Weichen stel- len für zukünftige Entwicklungen der Immobilienverwaltung. Das bei Verwaltern oft zwanghafte Prin- zip, Dinge eilig zu erledigen, um sich schnell der nächsten Aufgabe widmen zu können, ist hier nur anwendbar, wenn wir begreifen, dass wir dieses Thema wohl dosiert angehen müssen – weil sonst nichts mehr funktioniert, oder weil wir sonst nichts mehr verstehen, oder weil unsere Kunden uns sonst nicht mehr verstehen. Aber schauen wir mal genauer hin: Wohnungsübergaben Nutzerwechsel sind in der Mietverwal- tung an der Tagesordnung und machen einen Großteil unserer Arbeitsprozesse aus: Mit Eingang der Kündigung und der Bestätigung an den Mieter werden in der Regel Besichtigungen des Mietge- genstandes gefordert, um zum Beispiel notwendige Schönheitsreparaturen zu identiﬁzieren. Im nächsten Schritt – vor Rückgabe der Schlüssel – sind die aus- geführten Arbeiten zu überprüfen. Steht der neue Nutzer bereits fest, so ist der Mietgegenstand erneut zu über- geben und sein Zustand protokollarisch festzuhalten. Für diesen Klassiker der Mietverwal- tung bietet der Markt bereits digitale Lösungen, die die Protokollierung von Wohnungsübergaben und -abnahmen erheblich erleichtern. Wenn die Schnitt- stellen sauber deﬁniert sind, kann auf einem Tablett der Wohnungsbestand (Größe, Ausstattung etc.) bereits vorin- stalliert mitgenommen werden und der Zustand der Wohnung kann vor Ort in . m o c k c o t s r e t t u h S / a k T p o P © i : o t o F
Wort und Bild sauber dokumentiert wer- den. Längst können digitale Übergabe- protokolle auch digital unterschrieben und den Vertragsparteien dann sofort per Mail zur Verfügung gestellt werden. Ob und inwieweit auch der professionali- sierte Hausmeister in Wohnungswechsel mit eingebunden wird, ist Ermessenssa- che. Gemeinsam genutzte Programme erleichtern diesen Schritt jedenfalls erheblich. Wer in diesem Bereich noch keine digitalen Hilfsmittel nutzt, sollte sich schleunigst auf dem Markt umse- hen: Er bietet bereits sinnvolle Unter- stützung, die einiges vereinfacht. Baumaßnahmen Wer für Kunden bei größeren Baumaß- nahmen die Eigenschaft des Bauherrn übernimmt, hat sich natürlich längst mit einem leistungsfähigen Mobiltele- fon oder einem Tablett ausgestattet, um die Baudokumentationen vor Ort vor- nehmen zu können. Der Markt bietet bereits einige Tools, die zwar für Baulei- ter und Architekten gedacht sind, aber auch Verwaltern in Bauherrnfunktion hervorragende Dienste leisten. Verbrauchsdatenermittlung Die rechtzeitige Ermittlung der Zähler- stände zu Jahresbeginn ist ausschlag- gebend für die Einhaltung unseres Zeitplans in den folgenden Monaten. Korrekt müssen die Daten erfasst und möglichst zeitnah verarbeitet werden. Werden hier Fehler nicht vermieden, gerät der ganze Zeitplan erheblich ins Wanken. Es gibt mittlerweile Anbieter am Markt, die Apps zur Verfügung stel- len, mit denen sich Zählerstände nicht nur in Bild und Wort sehr einfach auf- nehmen, sondern auch gleich an das Ver- sorgungsunternehmen zur Abrechnung weiterleiten lassen. Dass dieser Prozess heute nicht mehr vor Ort stattﬁnden muss, ist kein Geheimnis. Die Übertra- gung digitaler Daten verschlankt auch hier die Prozesse. Ein Gespräch mit dem zuständigen Messdienstleister kann wegweisend sein. Über diese Aufgabengebiete hinaus bie- ten auch die Kommunikation mit den Kunden, das Rechnungswesen und die Belegprüfung viel Potenzial für die Trans- formation in digitalisierte Prozesse. Gelingt dies sinnvoll, geordnet und nach- vollziehbar, werden Kundenzufriedenheit, Rentabilität und Efﬁzienz steigen – der dafür erforderliche Zeitaufwand aller- dings wird sinken. Letztlich kommt es nicht darauf an, wo wir beginnen, denn es gibt wirklich sehr viel zu tun. Am Anfang steht immer die Notwendigkeit, digitalisierbare Prozesse zu identiﬁzie- ren, zu analysieren und nach Wegen zu suchen, sie neu zu gestalten. Was hilft, ist die Konzentration auf ausgewählte Berei- che, deren Veränderung man hinreichend Zeit widmet. So machen auch Sie die Digitalisierung zu Ihrem Meisterstück. Software für Immobilienverwaltungen m it denen sich Ihr e Invest it ionen in digit ale Abläuf e auszahlen! www.immobilienver walt ung.softwar e
DIE DIGITALE VERWALTUNG Machbarkeitsstudie: Branchen- standard für den Datenaustausch AG Digitalisierung will technischen Fortschritt in Immobilienverwaltungen voranbringen Von Martin Kaßler, Geschäftsführer des DDIV Die Teilnehmer der Podiumsdiskussion beim Forum Zukunft IV in Weimar, die zugleich die Gründungsmitglieder der AG Digitalisierung sind (v. l. n. r.): Ralf Michels, A. S. Hausverwaltungs- & Projektentwicklungs-GmbH, Dr. André Rasquin, Aareon AG, Slaven Grizelj, inteligy GmbH, Stephanie Baretzky, DOMUS Software AG, Martin Kaßler, DDIV; nicht im Bild: Stephan Kiermeyer, KALORIMETA GmbH D as digitale Öko- system für Immobilienver- waltungen wird zunehmend größer und mannigfaltiger. Die technische Transfor- mation bietet große Poten- ziale für die Steigerung der Effizienz und Optimierung prozessualer Strukturen – doch sie stellt die Branche gleichermaßen vor hohe und bisher nie gekannte Herausforderungen. Als die Interessenvertretung der Immobi- lienverwaltungen hat es sich der DDIV zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung in der Branche aktiv zu begleiten und zu fördern, indem Hemmnisse und Chancen aufge- deckt sowie Pilotprojekte angestoßen wer- den. Zu diesem Zweck gründete er bereits vor einiger Zeit die AG Digitalisierung. Hier eruieren unter Federführung des DDIV ERP-Softwarehersteller, PropTech- und Abrechnungsunternehmen gemeinsam mit Immobilienverwaltungen drängende Fragen der Immobilienverwaltung von morgen, u. a. welche Themenfelder in der Praxis künftig vollautomatisiert und ohne immens großen Schnittstellenaufwand bei der Implementierung neuer Software für integrierte Prozesse in der Verwaltung umgesetzt werden könnten und sollten. Dabei soll es auch möglich sein, neuartige Produkte von PropTech-Unternehmen zur Verbesserung der Dienstleistung und Pro- duktvielfalt zu integrieren. Erfolgsfaktor Branchenstandard Ein wesentlicher Faktor für einen erfolg- reichen Ausbau der Digitalisierung in der Branche ist die Etablierung einer einheit- lichen Datenaustausch-Plattform. Denn 10 DDIVDIGITAL durch fehlende Schnittstellen zwischen den verschiedenen ERP-Systemen und externen Programmen entstehen der Branche bereits heute erhebliche Kos- ten bei Datenmigrationen durch Über- nahme von Verwaltungsmandaten, anorganischem Wachstum durch Zukauf von Unternehmen sowie bei Erhebung, Weiterverwendung und Austausch von Daten. Insbesondere Letzteres ist mit Blick auf die Digitalisierung der Ver- brauchserfassung, wie sie beispielsweise Smart Metering ermöglicht, und die Aus- lagerung spezifischer Prozesse an Prop- Techs, z. B. über Vermietungs-Apps, mit hohem Aufwand verbunden – der pers- pektivisch noch zunehmen wird. Ein einheitlicher Branchenstandard für ERP-Hersteller, PropTechs und Dienstleis- tungsunternehmen könnte die Transakti- onskosten senken sowie die Digitalisierung der Prozessketten innerhalb der Verwal- tungsbranche und angrenzender Bereiche ohne Medienbrüche fördern. Daher erar- beitete der DDIV in Workshops gemeinsam mit ERP-Softwareherstellern, PropTech- und Abrechnungsunternehmen, die alle im DDIV-Partnerkreis organisiert sind, Anfor- derungen an eine Machbarkeitsstudie, die die Potenziale und Voraussetzungen eines Branchenstandards eruieren soll. DDIV beauftragt Machbarkeitsstudie Auch beim Forum Zukunft IV am 20. und 21. März, zu dem über 220 Teilnehmer aus der Branche nach Weimar gereist waren, war die Digitalisie- rung der Immobilienverwal- tung wichtigstes Thema. Im Rahmen einer Podiumsdis- kussion gaben hier der DDIV und in der AG Digitalisierung organisierte Unternehmen bekannt, dass in Kürze ein renommiertes Beratungsunternehmen mit der Erstellung der Machbarkeitsstudie für einen einheit- lichen Branchenstandard beauftragt wer- den soll. Er soll den hohen Kosten- und Personalaufwand minimieren – und durch die so verbesserten Rahmenbedingungen die weitere Digitalisierung der Branche för- dern. Denn eines dürfte klar sein: Je höher der Digitalisierungsgrad eines Unter- nehmens, umso höher die Wertschät- zung beim Kunden sowie der Anstieg des Unternehmenswertes. Derzeit begleiten im Rahmen der AG Digitalisierung folgende DDIV-Partner die Machbarkeits- studie und bekunden damit ihren Willen zur Etablierung eines ein- heitlichen Branchenstandards: Aareon AG • Animus GmbH & Co. KG • casavi GmbH • Chapps NV • Domus Software AG • etg24 GmbH • facilioo GmbH • Giesse + Partner Software GmbH • Hau- fe-Lexware Real Estate AG • inteligy GmbH • KALORIMETA GmbH • letterscan GmbH & Co. KG • UTS innovative Softwaresysteme GmbH
DIE DIGITALISIERUNG BEGINNT IM HEIZUNGSKELLER ANZEIGE Störungen an Heizkesseln oder Pumpen frühzeitig erken- nen und beheben spart Kosten und erhöht die Wohnqua- lität sowie die Attraktivität der Immobilie. Mit Lemonbeat Lean Building Management steigern Unternehmen der Wohnungswirtschaft mit vergleichsweise wenig Aufwand den Wert ihrer Bestandsimmobilien nachhaltig. Die Lemonbeat-Technologie macht modernes Zähler- und Anlagen-Management wirtschaftlich. Mithilfe von Convertern gelangen Daten der bestehenden Infrastruktur ins Internet. Die kostengünstigen Geräte für Heizkessel, Pumpen, und Balgenzähler sowie zum Anschluss weiterer Sensorik wie beispielsweise Wasserdruck, übertragen die Informationen über eine robuste Funktechnologie an ein lokales Gateway. Von dieser Zentrale aus werden die Daten über das Inter- net an eine cloudbasierte Monitoring-Plattform gesendet. Es müssen weder Kabel verlegt, Wände aufgestemmt noch teure Hardware-Komponenten verbaut werden. Für die digitale Zukunftsplanung ist der Heizungskeller nur das Fundament: Ist die Immobilie erst einmal im Netz, sind die Voraussetzungen für weitere Schritte geschaffen. Submetering, Photovoltaik oder Ladeinfrastruktur – mit Lemonbeat Lean Building Management wächst die Woh- nungswirtschaft organisch in digitale Geschäftsmodelle. Kontaktdaten: Lemonbeat GmbH Guido Vogel ǁ Head of Sales Revierstaße 3 ǁ 44379 Dortmund Tel. +49 (0)231 – 5869 37 60 guido.vogel@lemonbeat.com building.lemonbeat.de Im Neubau des Europäischen Zentrums der Immobilien- und Wohnungswirtschaft (EBZ) in Bochum ist der smarte Heizungskeller bereits Realität. Ebenso wie in den Kellern von mehreren Wohnungsunternehmen. Ü ber 41 Millionen Wohneinheiten existieren in Deutschland. Und alle wollen beheizt, mit Strom, Gas und Wärme versorgt werden. Doch für die Wohnungswirtschaft sind Anlagenzustände und Ver- brauchsdaten oft ein Buch mit sieben Siegeln. Eine Nach- rüst-Lösung ermöglicht es jetzt, diese Informationen zu heben – und davon zu profitieren. Als ersten Schritt in eine digitale Zukunft. Einmal im Jahr werden Zähler abgelesen, häufig sogar noch manuell. Störungen in den Anlagen werden oft erst erkannt, wenn sich die Mieter beschweren. „Daten sind das neue Öl“, hört man immer wieder im Zusammenhang mit der Digitalisierung. Doch in Deutschlands Heizungskel- lern schlummern immer noch Millionen Datenpunkte, die nur darauf warten, gefördert zu werden. „In Deutschlands Heizungskellern schlummern immer noch Millionen Datenpunkte, die nur darauf warten, gefördert zu werden.“ Die Branche läuft Gefahr, sich neue Geschäftsmodelle entgehen zu lassen. Machen am Ende also wieder Dritt- anbieter das Rennen, so wie beim Submetering, also dem Ablesen von Verbrauchsdaten auf Wohnungsebene? Die Digitalisierung ist im Grunde gar nicht so schwer. Wichtig ist, sich realistische Ziele zu setzen. Ziele, die nicht gleich alle Probleme der Welt auf einmal lösen wol- len. Denn all die Geschäftsfelder, die man jetzt nicht selbst anpackt, wird sich früher oder später ein anderer holen. Im Bereich der Wohnungswirtschaft ist das besonders gut umsetzbar. Hier kann mit der Digitalisierung im Heizungskeller schon in sehr kleinem Umfang begonnen werden. Sind die Grundlagen geschaffen und erste Erfahrungen gesammelt, sind dem Ausbau auf Wohnungs- oder Quar- tierebene kaum Grenzen gesetzt. Smarte Heizungskeller, die jederzeit den Überblick über aktuelle Verbrauchs- daten ermöglichen, liefern der Woh- nungswirtschaft wertvolle Informationen. Detaillierte Echtzeit-Daten decken unnö- tigen Energieverbrauch auf und helfen bei der Optimierung von Wartungspro- zessen oder der Planung von Moderni- sierungen. H b m G t a e b n o m e L , e k a n K s i n n e D © : o t o F
DIE DIGITALE VERWALTUNG An einem Strang ziehen Es gibt Widerstände zu überwinden, intern wie extern. Aber die Digitalisierung hat viele Vorteile. Man muss sie erkennen – und kommunizieren. Ein Erfahrungsbericht. A ls wir 2012 zum ersten Mal eine Hausverwaltung von innen sahen – damals als Kunden – war die Verblüffung groß: Berge von Papier, Fax-Geräte auf den Tischen, Nadeldru- cker, Archivmeter über Archivmeter. Hier zeigte sich leicht angestaubtes Image einer Branche mit sehr viel brachliegen- dem Potenzial für zeitgemäßeren Kun- denservice und efﬁzientere Organisation. DER AUTOR MORITZ ERTL Mitgeschäftsfüh- rer der nunovo Immobilienverwal- tung GmbH, die in den Großräumen München und Ulm mit 50 Mitarbeitern ca. 9 500 Wohn- einheiten verwaltet und beim Immobi- lienverwalter des Jahres 2018 des DDIV den zweiten Platz belegte. 12 DDIVDIGITAL Heute gilt noch mehr als damals: Digita- lisierung ﬁndet statt – in allen Branchen und mit zunehmender Geschwindigkeit. Die Wohnungswirtschaft ist davor nicht gefeit. Kunden, gerade die nachrücken- den Eigentümergenerationen, fordern dieselben einfachen digitalen Abwick- lungsprozesse und den Zugang zu Infor- mationen wie sie es von Online-Einkauf, Taxi-App oder anderen digitalen Tools kennen. Das Verständnis für langwierige, analoge und intransparente Prozesse wird immer geringer. Und auch die Komplexi- tät der Verwaltertätigkeit steigt: Gesetze werden komplizierter, Jahresabrechnun- gen aufwendiger, Kunden anspruchsvol- ler und Immobilien betreuungsintensiver. Diesen wachsenden Anforderungen kann man im überladenen Tagesgeschäft nur gerecht werden, wenn man konsequent Prozesse optimiert, Skaleneffekte nutzt und digitalisiert. Die Digitalisierung muss aber keine Mammutaufgabe sein. Schrittweise las- sen sich auch in den kleinsten Verwal- tungsunternehmen Prozesse verbessern. Das ist das Schöne daran: Digitalisie- rungsmaßnahmen können so vielfältig sein und brauchen sich größtenteils nicht gegenseitig. Sie können Ihre Telefonan- lage auf Voice-over-IP mit Softphones umstellen und die Telefone verkaufen. Sie können Ihr Buchhaltungsprogramm gegen eine Cloud-Lösung tauschen. Sie können Ihre Daten künftig online spei- chern und sich den teuren eigenen Ser- ver sparen. Sie können Ihre Mitarbeiter mit Notebooks und Tablets ausstatten und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Sie können Ihr Archiv scan- nen lassen, um benötigte Daten künf- tig noch schneller zur Hand zu haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Tonnen von Papier einsparen Als wir 2014 in die nunovo einstiegen und durch die erste Unternehmens- nachfolge ein kleinerer Bestand auf- gebaut worden war, war es an uns, die erste Phase unserer ganz eigenen Digi- talisierungsstrategie einzuläuten. Wir . m o c k c o t s r e t t u h S / n k h s a S © i : o t o F
Das Archiv ist weg, und im Büro stehen nur noch die Belegordner des laufenden Jahres. entschieden uns damals für drei primäre Bausteine. Zum einen wollten wir das unfassbar große (übernommene) Archiv loswerden. Im Keller türmten sich Regale, große Liegenschaften hatten nicht selten mehr als 100 Archivordner mit in Summe leicht 100 000 Seiten. Das sind übrigens allein für diese eine Liegenschaft etwa 500 Kilogramm Papier, was wiederum mehreren Tonnen Rohholz entspricht. Doch was passiert, wenn man einfach das komplette Archiv und Büro abholen, digi- talisieren und vernichten lässt? Keiner konnte es uns sagen. Logistischer Auf- wand, ungeklärte Kostenfragen und viele andere Punkte wurden ins Feld geführt. Scannen statt stapeln Heute sind wir nicht papierlos, aber papierarm. Das Archiv ist weg, und im Büro stehen nur noch die Belegordner des laufenden Jahres. Ein spezialisierter Dienstleister scannt für uns noch heute alle Ordner dokumentenecht und voll durchsuchbar. Das Team ist zufrieden, da Informationen heute viel schneller ver- fügbar sind und die Archivgänge ent- fallen. Der Beirat ist beeindruckt, weil man ihm in drei Minuten eine Wartungs- rechnung aus dem Jahr 2009 präsentie- ren kann. Die WEG trägt bereitwillig die Kosten und 100 Prozent aller damaligen Kunden haben sich über einen Digitalisie- rungsbeschluss aktiv dafür entschieden. Wie einfach werden zudem Betreuungs- wechsel in Zukunft? Bei Objektabga- ben kann sich der Folgeverwalter binnen Minuten alles herunterladen. Bei Objekt- annahmen nehmen die Akten erst gar nicht den Weg über unser Büro – unser Dienstleister scannt sie vor Ort. Die Akzeptanz wächst Die Digitalisierung von Dokumen- ten eröffnet ganz neue Möglichkei- ten: Wir entschieden uns vor einigen Jahren mit einer gewissen Radikalität, IMMOWARE Immobilien einfach online verwalten. Die Zukunft kommt nicht. Sie ist schon da. Mit Immoware24 ganz entspannt der Digitalisierung in der Hausverwaltungs- branche begegnen. Jetzt kostenlosen Beratungstermin vereinbaren. www.immoware24.de/zukunft
DIE DIGITALE VERWALTUNG Niederschriften nicht mehr per Post zu versenden. Kunden bekommen sie oft noch am selben Abend über das Eigentü- merportal zur Verfügung gestellt. Abwe- sende Kunden schätzen es immens, um 20:00 Uhr per Push-Nachricht auf dem Handy über den Ausgang der Versamm- lung informiert zu werden. Natürlich gab es anfangs auch jede Menge Widerstand von Kunden, die eine Pﬂicht zum pos- talischen Versand sahen. Es war anfangs Pionierarbeit und viel Kommunikation notwendig, um Kunden und Mitarbei- tern die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen und zu vermitteln, dass man durch sie nichts verliert, sondern Flexi- bilität, Verfügbarkeit, Nutzerfreundlich- keit und Transparenz hinzugewinnt. Die Investition lohnt sich: Nach nun zwei Jahren wird Kritik immer seltener, und selbst 80-Jährige schätzen das Sofortpro- tokoll. Als Ergänzung unseres Servicean- gebots sind wir zwischenzeitlich wieder dazu übergegangen, den Postversand als kostenpﬂichtige Option anzubieten. Das praktiziert übrigens fast jede Bank seit zehn Jahren so: Nur nach nicht erfolg- tem Download von Kontoauszügen wer- den diese postalisch versandt – dann auch kostenpﬂichtig. Erfahrungsgemäß braucht es hier den Mut, anfängliche Widerstände zu überwinden. Ihr Team und die Umwelt werden es Ihnen dan- ken: Manuelles Ausdrucken, Sortieren, Frankieren, Kuvertieren entfallen – sofern dies nicht ohnehin schon ein Lettershop übernahm – und es spart sehr viel Papier. Das Eigentümerportal Letzteres führt uns zum dritten Punkt unserer „Frühphasendigitalisierung“. Über unser Eigentümerportal versen- den wir mittlerweile einen beachtlichen Teil der verbleibenden Post, im Wesent- lichen Versammlungseinladungen, nur noch digital. Die deutliche Mehrheit unserer Kunden ist im Eigentümer- portal registriert, davon wiederum hat ein beachtlicher Teil aktiv eine digitale Kommunikationspräferenz angege- ben. Bedeutet in der Praxis: Diese Kun- den erhalten auf eigenen Wunsch keine Briefpost mehr von uns, sondern nur doch digitale Dokumente. Alle anderen und die, die nicht im Eigentümerpor- tal registriert sind, erhalten ihre Einla- dungen weiterhin per Post. Der Clou: Die Versandfunktionalität erkennt die Kundenpräferenz automatisch und ver- sendet den postalischen Teil direkt über einen Versanddienstleister. Der Einladungsversand ist damit deutlich beschleunigt und das Team um eine ein- tönige Tätigkeit entlastet. Der Kunde wiederum erhält seine Einladung in Echtzeit, auch wenn er zum Beispiel im Ausland wohnt. Entscheidende Fragen Allein mit diesen drei ausgewählten Digitalisierungsmaßnahmen, dem Scan- nen, der Postreduktion und dem digi- talen Versand, haben wir in den letzten Jahren unser Unternehmen deutlich Der digitale Wandel muss als Chance, nicht als Risiko gesehen und so auch dargestellt werden. 14 DDIVDIGITAL zukunftsfähiger ausgerichtet. Entschei- den Sie bei der Maßnahmenplanung einfach nach folgendem Schema: Was erhöht den Kundennutzen unmittel- bar? Wie kann ich mein Team entlasten in einer Branche mit sehr angespanntem Personalmarkt? Wie kann ich zusam- men mit den beiden ersten Punkten auch noch meine Prozessabläufe efﬁ- zienter gestalten, damit mehr Zeit für Wichtiges bleibt – oder am Monatsende etwas mehr vom Honorar? Digitalisie- rung geschieht nicht um der Digitalisie- rung willen, sondern um Ihnen, Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern das Leben leichter zu machen. Es bleibt vor allem eine Frage der richtigen Kommu- nikation mit Kunden und im Team. Die Branche würde gut daran tun, hier stär- ker an einem Strang zu ziehen. Wenn irgendwann die Mehrheit der Verwalter in einer Stadt den postalischen Versand reduziert und die Vorteile wie aus einem Mund den Kunden gegenüber kommu- niziert, können wir nicht nur sie gemein- sam abholen, sondern gleichzeitig auch der Umwelt einen wertvollen Dienst erweisen. Der digitale Wandel muss als Chance und nicht als Risiko gesehen und entsprechend auch dargestellt werden. Das sollten wir in den nächsten Jahren gemeinsam hinbekommen. . m o c k c o t s r e t t u h S / n k h s a S © i : o t o F
ANZEIGE Informative Billing Verordnung kommt Was sich hinter dem Schlagwort verbirgt, was es für die Wohnungswirtschaft bedeutet und wie ein junger Berliner Messdienst zeigt, welche Chancen die neue Auflage gleichzeitig bietet. Die Novelle der Energieeffizienz-Richt- linie (European Energy Directive, kurz EED) schreibt es nun verbindlich vor: ab 2020 wird umgestellt und spätestens 2027 müssen alle Endnutzer mindestens monatlich über ihre Wärmenutzung informiert werden. Grund ist das große Energiesparpotential, das im Wärmeverbrauch im Gebäudesektor einer- seits und im Nutzerverhalten andererseits liegt. Zahlreiche Studien zeigen für die in Deutsch- land praktizierte individuelle Abrechnung Ver- brauchsrückgänge zwischen 15 und 30 %. Wird zusätzlich häufiger als einmal im Jahr informiert, sinkt der Energieverbrauch noch weiter – in einem breit angelegten Modellversuch der Deut- schen Energie-Agentur dena beispielsweise um weitere 10 %. Angesichts der gesteckten Klimaziele baut die EU auf diesen Effekt und hat mit Inkrafttreten der EED Novelle Ende 2018 Informative Billing zur Pflicht gemacht. Bis zum 25. Oktober 2020 muss dies entsprechend in nationales Recht umgesetzt sein. Für Geräte, die nur manuell aus- gelesen werden, gelten dabei Übergangsfristen. Jetzt ist die Messdienstbranche am Zug, ent- sprechende Konzepte zu entwickeln. Ein junges Berliner Unternehmen hat vorausgedacht und bereits eine Lösung vorgelegt. „Den Mietern ihre Verbräuche zugänglich zu machen, um Energie zu sparen und lästige Nachzahlungen zu vermei- den, ist der Kern unseres Produkts“, erklärt Simon Stürtz, einer der Gründer von Comgy. „Dafür haben wir im Vergleich zu anderen Messdiensten von Anfang an auf eine vollautomatische, statio- näre Auslesung aller Zähler gesetzt – nicht nur die geforderten 1× pro Monat, sondern tagesak- tuell. Diese Werte gilt es verständlich zu visua- lisieren in einem Medium, das den Nutzer auch erreicht.“ Auf einen Blick verständlich: Die Verbrauchsübersichten von Comgy zeigen wahlweise Vergleichswerte oder eine Orientierung an den Vorjahreskosten. selten hohe Kosten nach sich ziehen. Und so agiert Informative Billing letztlich als Treiber für eine fortschreitende Digitalisierung der Immo- bilie, von der Mieter, Verwalter und Vermieter gleichermaßen profitieren können. Comgy setzt dafür auf online abrufbare Ver- brauchsübersichten, die flexibel auch in beste- hende Apps oder Mieterportale integriert werden. „Wir wollen den Mieter nicht zur 50sten App zwingen. Und für den Bewohneranteil, der nicht regelmäßig das Internet nutzt, verschicken wir auch ganz altmodisch per Post“, schmunzelt Stürtz. „Unsere Lösung macht aber noch mehr möglich.“ Dass manuelle Zwischenablesungen beim Mieterwechsel überflüssig werden, ist nur ein Resultat der hochauflösenden Datengrundlage. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass Ver- brauchsfresser vom System automatisch iden- tifiziert werden und so direkt gegengesteuert werden kann. Typische Beispiele sind die Früh- erkennung einer laufenden Toilettenspülung oder einer Wasserleckage. Schäden, die nicht Informationspflicht nach EED-Verordnung Simon Stürtz Bei manueller Ablesung Bei Fernauslesung ab 25.10.2020 ab 01.01.2022 ab 01.01.2027 Zweimal jährlich Zweimal jährlich Nicht mehr zulässig Zweimal jährlich, auf Anfrage alle drei Monate Mindestens monatlich Mindestens monatlich WEITERE INFORMATIONEN Der digitale Messdienst www.comgy.io
DIE DIGITALE VERWALTUNG Weg damit! Was gilt für digital archivierte Papiere und Unterlagen? E igentlich sollte es an dieser Stelle um die Frage gehen, wie lange denn die Originale digital archivierter Dokumente aufzubewahren sind – und wann sie vernichtet werden dürfen. Um dies zu beantworten, ist etwas weiter DER AUTOR MAXIMILIAN KRUSCHEWSKY Der geschäfts- führende Gesell- schafter der letterscan GmbH & Co. KG beglei- tet schwerpunktmäßig Datenmi- grationen und Projekte als externer Datenschutzbeauftragter. www.letterscan.de 16 DDIVDIGITAL auszuholen: letterscan beschäftigt sich seit über fünf Jahren mit Datenschutz, der Digitalisierung von Unterneh- mensprozessen und den dazugehöri- gen Dokumenten. Schnell kristallisierte sich die Immobilienwirtschaft, speziell aber die Immobilienverwaltung, als Ziel- gruppe für diese Dienstleistung heraus. Denn sie handhabt besonders viele Pro- zesse analog, und es fallen überpropor- tional viele Dokumente an, die archiviert werden müssen. Den branchenübergreifenden Schrei nach Digitalisierung hat man aber auch hier nicht überhört, und viele Unterneh- men nahmen sich des Themas an, indem sie digitale Lösungen für alle erdenk- lichen Bereiche und Aufgaben entwi- ckelten: Property Technologies, die von vielen Verwaltungen erfolgreich einge- setzt werden. Das Gesetz hinkt hinterher Ein entscheidender Player allerdings hat den Zug anscheinend verpasst: der Gesetzgeber. Und das stellt spezi- ell WEG-Verwalter vor einige Probleme. Arbeiten sie doch zum einen mit Doku- menten, die per deﬁnitionem der jewei- ligen Eigentümergemeinschaft gehören, während sie zum anderen stetig neue Dokumente und Unterlagen „produzie- ren“, über deren rechtlich erforderlichen „Aggregatzustand“ sich der Gesetzgeber ausschweigt. Nirgendwo ist festgelegt, ob eine E-Mail ausgedruckt vorliegen muss, um einen die WEG betreffenden Vorgang rechtssicher zu dokumentieren. Und trotz- dem werden Unmengen elektronischer Post auf Papier archiviert. Aber warum? Bei Rechnungen folgt man oft noch der Maxime, dass Buchhaltung auf Papier ins Archiv muss, und druckt sie ebenfalls aus. Dabei greifen hier eigentlich schon seit m o c k c o t s r e t t u h S / p o p r e t s e . j © : o t o F
Nach DSGVO ist mit Daten sparsam umzugehen, dem widerspräche eine doppelte Ablage. „nur“ dem Grundsatz der ordnungsgemä- ßen Verwaltung unterliegt und quasi ein laufendes Arbeitsmittel darstellt, oder ob es bereits als zu archivierendes Dokument der WEG gilt? Pragmatische Betrachtung Ich plädiere für einen pragmatischen Ansatz zur Beantwortung der ein- gangs gestellten Frage, weil die Gesetz- gebung entweder nicht alle für einen Immobilienverwalter relevanten Berei- che abdeckt, oder in ihren Vorgaben den aktuellen Stand der Technik nicht berücksichtigt, oder aber gar Verord- nungen in Kraft setzt, die im krassen Gegensatz zur bisherigen Vorge- hensweise stehen. Die Datenschutz- grundverordnung gibt vor, dass Daten sparsam und bewusst abgelegt werden, also sicherlich nicht mehrfach und mit digital analoger Redundanz. Gleiches Recht für alle Zur Sicherung ihrer Wettbewerbsfä- higkeit müssen sich Immobilienverwal- tungen heute genau wie alle anderen Branchen aller technischen Hilfsmittel und Vorteile der Digitalisierung bedienen können (ECM-Systeme, Kundenportale etc.). Sie müssen auch die Verordnungen einhalten, die für alle anderen gelten. Dass dabei aufgrund einer überholten Gesetzgebung Abstriche an die Gestal- tung digitaler Prozesse in Kauf zu neh- men sind, ist nicht einzusehen. Den wichtigsten Stakeholder, den Kunden, sollte man bei all dem nicht außer Acht lassen. Denn auch die WEG wird unter den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung inzwischen digitalisierte kos- tenoptimierte, efﬁziente Prozesse erwar- ten und nicht auf der konservativsten Auslegung von Gesetzen beharren. Dies zumindest, solange die übertragene Ver- waltertätigkeit nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt und keinerlei Haftungs- risiken entstehen. Und die resultieren sicherlich nicht aus dem digital erstellten fotorealistischen Duplikat eines Papier- dokuments. Damit steht der anfangs erwähnten Vernichtung der Originale nichts mehr im Wege – und nur diesem Vorgehen sollte die WEG zustimmen, um unnötigen Ärger endlich zu vermeiden. 2014 die Grundsätze zur ordnungsmä- ßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten- zugriff (GoBD). Ihnen zufolge muss eine elektronische Rechnung auch elektronisch archiviert werden, nicht ausgedruckt. Und eine an die WEG gerichtete Rechnung gehört wohl auch der WEG. Woran unter- scheidet man nun aber, ob ein Dokument Gemeinsam Zukunft gestalten Innovative Smart- und Submetering-Lösungen für ein effizientes Immobilienmanagement KALO – Regional und deutschlandweit ganz persönlich für Sie da! Sprechen Sie mit uns persönlich! Telefon: 040 – 23 77 50 KALORIMETA GmbH · info@kalo.de · www.kalo.de Folgen Sie uns auch auf Twitter und Xing
DIE DIGITALE VERWALTUNG Eine Chance für Gewinnsteigerungen? Zwei süddeutsche Immobilienverwalter erklären, wo sie ansetzen, damit Investitionen in digitale Prozesse positiv zu Buche schlagen. Von Dr. Ilonka Kunow, Gauting K ann die Digitalisierung ver- hindern, dass sich Verwalter arm arbei- ten? Dem 6. DDIV Branchenbarometer zufolge stieg die durchschnittliche WEG-Bestandsvergütung seit 2010 real nur um 5,8 Prozent, 2017 schrumpfte sie sogar. „Nicht nur die Margen sind zu gering. Die Aufgaben nehmen jedes Jahr erheblich zu, ihre Vielfalt ist erschla- gend und kompetentes Personal schwie- rig zu bekommen“, sagt Gottfried Bock von der Hausverwaltung Bock GmbH. Seit Jahren lotet der Geschäftsführer aus Metzingen die Möglichkeiten der Digita- lisierung aus, als Mitglied des Vorstands des VDIV Baden-Württemberg e.V. und des Kundenbeirats von Haufe führt er zudem viele Gespräche mit Kollegen. „An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei“, sagt er. Doch dafür Eigentümer 18 DDIVDIGITAL direkt zur Kasse zu bitten, sei schwierig. „Ich erkläre meinen Kunden: Wenn wir Einladungen und Abrechnungen anstatt in Papierform elektronisch versenden dürfen, können wir Kostensteigerungen geringer halten. Das akzeptieren sie.“ Effizientere Prozesse bereiten den Boden Segensreich wirkt Digitalisierung dort, wo sie Zeit einspart. Die mittlerweile selbstverständliche digitale Kommunika- tion per E-Mail fällt nicht darunter, denn sie hat Korrespondenzaufkommen und -frequenz drastisch erhöht. Doch es gibt andere Bereiche. „In der Buchhaltung las- sen sich mit relativ geringem ﬁnanziel- len und administrativen Einsatz Abläufe stark optimieren“, so Bock mit Blick auf den integrierten Zahlungsverkehr, der noch nicht überall selbstverständlich ist. Weitere Bereiche sind Informations- verarbeitung und Vorgänge. Für seine Gottfried Bock, Geschäftsführer der Hausverwaltung Bock GmbH Stephan Heufelder, Geschäftsführer der Innova Hausver- waltung GmbH Verwaltung war ein Dokumentenma- nagementsystem (DMS) lange zu teuer. Doch als ein Hagelunwetter im gesamten Bestand Schadensfälle auslöste, machte erst das DMS die unzähligen Vorgänge beherrschbar. Heute hat es sich amor- tisiert. „Wir müssen Belege nicht mehr einzeln zusortieren, greifen mobil darauf zu und sparen uns Autofahrten.“ Hinzu kommt ein weicher Faktor: „Wer kleine Kinder zu betreuen hat, kann von zu Hause aus arbeiten. So halten wir gute Fachkräfte.“ d n a l r e b O o d u t s o t o F , i g n i t r a H o d U ; . m o c k c o t s r e t t u h S / e s a r a d e a W n a m s a h e a W © : s o t o F
Messdienst kann mehr Mit Comgy in die digitale Zukunft der Immobilie Digital bedeutet: Mehr Service ohne Mehrkosten › Tagesaktuelle Verbrauchswerte durch AMR-Funkauslesung › Kein langes Warten mehr auf die Heizkostenabrechnung › Volle Geräteﬂexibilität - Keine Herstellerbindung durch OMS › Fernwartbare Rauchwarnmelder der neusten Generation › Informative Billing - Die neue EU-Auﬂage bereits heute erfüllt › Frühwarnsystem für Leckagen und weitere Monitoringoptionen › Ihr persönlicher Ansprechpartner, ganz analog Lieber selbst abrechnen? Unser modulares System ermöglicht Ihnen in Kombination mit unseren Soft- und Hardwareprodukten Schritt für Schritt den Weg in die Selbstabrechnung. Wir beraten Sie gerne für Ihre passgenaue Lösung. info@comgy.io 030 - 5490 670 0 www.comgy.io Freiräume statt unproduktiver „Zu-Fuß-Arbeit“ Mit einem digitalen Kundenportal ist Ste- phan Heufelder unterwegs. „Jedes Doku- ment, das die Eigentümer online abrufen, spart uns Aufwand und Portokosten“, erklärt der Geschäftsführer der Innova Hausverwaltung GmbH aus Bad Heil- brunn. Mit Technikeuphorie hat das nichts zu tun. „Digitale Prozesse sind dann gut, wenn sie es mir ermöglichen, meine Kun- den optimal zu betreuen“, umschreibt der Verwalter seine Strategie. Die Zahl der betreuten Eigentümergemeinschaften wächst stetig. Für Vertrauen sorgen Qua- litätsservices wie die umfangreichen Jah- resabrechnungen, erstellt mit Hilfe einer sicheren und professionellen Software. „Durch die Automatisierung standardi- sierter Prozesse kann ich mehr Objekte mit dem gleichen Personal verwalten und mich stärker um die Unternehmensfüh- rung kümmern,“ so Heufelder. Bei aller Innovationsbereitschaft – die Kosten der Digitalisierung spürt er natürlich. Diese müsse man bei neuen Verträgen ein- preisen. „Wenn die Eigentümer bei uns moderne Komfortservices wie schnelle Push-Nachrichten geboten bekommen und woanders nicht, dann sind sie auch bereit, dafür zu bezahlen.“ Beide Verwalter wollen den digitalen Weg noch weiter gehen – etwa mit Smart- Meter-Gateways. Momentan benötigt eine Mitarbeiterin der Innova vier Wochen, um die händisch erfassten Zählerstände in die Portale der Versorger einzupﬂegen. „Die Zusammenarbeit mit Messstellenbetrei- bern kann uns Verwaltern künftig großen Mehrwert bringen“, sagt Heufelder. Gott- fried Bock sieht das genauso: „Durch die Digitalisierung wird diese enorm aufwän- dige ‚Zu-Fuß-Arbeit‘, deren Kosten Verwal- ter den Eigentümern bisher nur sehr selten berechnet haben, überﬂüssig.“
DIE DIGITALE VERWALTUNG Digitale Dienstleistung Sinnvolle Unterstützung für Verwaltungen entsteht im Schulter- schluss: Wie Energie versorger zu Partnern der Digitalisierung werden. F ür jeden Verwalter ein leidiges Thema: Zum Jahresende bitten die Ener- gieversorger um die Zählerstände der belieferten Objekte. Wenn nicht bereits funkendes Smart Metering im Einsatz ist, erfordert die Ablesung personelle Res- sourcen. Nachdem Werte erfasst, über- mittelt und geprüft wurden, beginnt die „heiße Phase“: Zahllose Rechnungen gehen beim Verwalter ein, die eine umfas- sende Weiterverarbeitung benötigen. Sie müssen den Objekten zugewiesen, hän- disch erfasst und verbucht werden. Bei großen Wohnungseigentümergemein- schaften ist dieser Prozess besonders auf- wendig. Hinzu kommt die buchhalterische Abgrenzung der Heizkosten. Schließlich sind die Leistungen des Energieversorgers im alten Jahr erbracht worden, die Erstel- lung der Rechnungen erfolgt hingegen im neuen Jahr. Verspätet sie sich, kommt auch noch Zeitdruck hinzu, denn zu den Eigentümerversammlungen sollten DER AUTOR SLAVEN GRIZELJ Der Diplom-Kauf- mann ist Gründer und Geschäftsfüh- rer des Energie- versorgers inteligy GmbH, Köln. www.inteligy.de 20 DDIVDIGITAL einwandfreie Jahresabrech- nungen vor- liegen, was maßgeblich von sauber verarbeite- ten Daten und einer ordent- lich erstellten Energieabrech- nung abhängt. Optimierungspotenziale erkennen Betrachtet man den Prozess der Heiz- kostenabrechnung insgesamt, zeigt sich deutliches Optimierungspotenzial: Die daran beteiligten Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der Erfas- sung und Zuordnung von Daten – ein- tönig, ermüdend und fehleranfällig. Und spätestens an dieser Stelle wird auch die Kritik aus Verwalterkreisen laut, dass die Branche einfach noch zu wenig digita- lisiert ist. Die Digitalisierung von Pro- zessen voranzubringen und überhaupt erst zu initiieren, ist aber eigentlich auch eine Aufgabe moderner Dienstleister. Was allerdings voraussetzt, dass sie die Arbeitsabläufe ihrer Kunden kennen und wissen, wo sie sich efﬁzienter gestalten lassen. Der Schritt in die Zukunft Am 20.12.2018 hat das Bundesminis- terium für Wirtschaft und Energie das erste Smart-Meter-Gateway als ver- kehrstauglich zertiﬁziert und damit einen wichtigen Schritt zur Digitalisie- rung der Energiewende getan. Geprüft wurden insbesondere Datenschutz und Datensicherheit im Rahmen der Über- mittelung von Informationen zu Strom- erzeugung und -verbrauch im Objekt. Mit der neuen Technologie und der ofﬁ- ziellen Inbetriebnahme können sich Ver- waltungen künftig den Aufwand der Zählerablesung sparen. Denn Smart- Meter-Gateways kommunizieren in regelmäßigen Abständen mit allen an der Energieversorgung Beteiligten und übermitteln Informationen in Echtzeit. Der Zählerstand liegt dem Energieliefe- ranten also automatisch am 31.12. vor, pünktlich zur Abrechnung. Bundesweit steckt die Verbreitung von Smart Metering derzeit noch in den Kinderschuhen, erst im kommenden Jahrzehnt wird es ﬂächendeckend ver- . m o c k c o t s r e t t u h S / s k r o w r o m a t e m © : s o t o F
fügbar sein. Bis dahin gilt es, sich anders zu behel- fen. Auf die Immo- bilienverwaltung spezialisierte Ener- gieversorger gehen hier neue Wege, um den zeitlichen Rahmen für die Erstellung der Jah- resabrechnung neu zu deﬁnie- ren: Werden Zäh- lerstände schon Ende November, Anfang Dezem- ber an den Ver- sorger übermittelt, lassen sie sich zum Stichtag 31.12. rea- listisch hochrech- nen. Die Termine für die Zählerable- sung gestalten sich so deutlich ﬂexi- bler, und die Jahres- abrechnung kann Der erste wichtige Schritt zur Digitalisierung der Energiewende ist bereits getan. Aareon Kongress 2019 Next Level: EVOLUTION ohne buchhalterische Abgrenzung im alten Jahr erstellt und verbucht werden. Papierlos und automatisiert Digitalisierung bedeutet unter anderem, mit weniger Papier auf dem Schreibtisch auszukommen. Ist der Versand digitali- sierter Rechnungen per E-Mail also schon fortschrittlich? Es kommt darauf an, wel- chen Aufwand dies erfordert: Denn sinnvoll digitalisierte Prozesse laufen automatisiert und ohne weitere Zuarbeit ab. Die Bereitstellung, Zuordnung, Erfas- sung und Buchung von Rechnungen kann über Schnittstellen direkt in die Software des Verwalters implementiert werden. Dabei werden geringe Datenmengen vom Dienstleister übermittelt und den Objekten entsprechend zugeordnet. Über die gewohnte Objektmaske der Verwaltersoftware können alle abrech- nungsrelevanten Informationen durch wenige Klicks abgerufen werden. Fazit Wenn Verwaltungen die Angebote von Dienstleistern zur Digitalisierung gemeinsamer Prozesse nutzen, zahlt sich das für alle Beteiligten aus: Arbeitsab- läufe werden so deutlich efﬁzienter, und der Mehrwert der Dienstleistung steigt. Eine klassische Win-Win-Situation, die für langfristig angelegte Kooperationen spricht. www.aareon-kongress.de Garmisch-Partenkirchen | 5. bis 7. Juni 2019
DIE DIGITALE VERWALTUNG Ko-kreative Führung Wie Digitalisierung und Industrie 4.0 auf die Unternehmenskultur wirken – und wie man damit umgeht. W ie können Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung und veränderter Marktbedingungen meis- tern? Welche praktischen Veränderungen der Unternehmensleitung dafür erfor- derlich sind, ist oft nicht leicht zu erken- nen. Die Konzentration auf technische und kaufmännische Aspekte greift meist zu kurz und schafft eher neue Probleme, wenn nicht gleichzeitig auch Personalfüh- rung und Zusammenarbeit neu gestaltet werden. Spezialisiert auf Prozesse in der Zusammenarbeit von Teams, setzen wir auf eine Herangehensweise, die das Kön- nen und die Ressourcen aller Menschen im Unternehmen aktiviert – anstatt Deﬁ- zite in den Blickpunkt zu rücken. DIE AUTORIN MARION QUAAS- REINHARD Die Gesellschafts- und Wirtschafts- Kommunikations- wirtin ist als Systemische Bera- terin für Personal- und Organisations- entwicklung tätig und Mitgründerin des Teams CoCreative Facilitation. www.cocreative.de 22 DDIVDIGITAL Mehr Mut zur Veränderung! Aus unserer Zusammenarbeit mit Unter- nehmen der Immobilienverwalterbranche wissen wir, welch enorme Kompetenz für ein sehr vielfältiges und forderndes Betä- tigungsfeld dieser Beruf erfordert, und wir beobachteten zugleich eine gewisse Unﬂexibilität oder Scheu, sich auf Ver- änderungen und Neuerungen einzulas- sen. Das entspricht grundsätzlich dem, was Kunden von Verwaltern erwarten: Zuverlässigkeit, Beständigkeit und Wah- rung von Interessen sind tendenziell posi- tiv-konservative Werte. Nun dreht sich unsere Welt inzwischen etwas schnel- ler und weniger vorhersehbar als früher; Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität haben mit Globalisierung und Digitalisierung Einzug gehalten. Man versucht sich zu wappnen: Kooperatio- nen und Fusionen von Unternehmen sol- len Synergieeffekte erzielen. Und dabei zeigt sich immer wieder eine Schwach- stelle: Sowohl Digitalisierung als auch sol- che Mergers & Acquisitions werden in erster Linie als eher IT- oder ﬁnanztechni- sche Themen begriffen. Dazu ein Beispiel aus der Wirtschaft: Das Board of Manage- ment eines großen Unternehmens lädt seine Bereichsleiter ein, um zu verkün- den: „Wir stellen uns neu auf und gründen den Bereich ‚Digitalisierung & Innova- tion‘. Dafür werden wir Finanz- und Per- sonalressourcen zur Verfügung stellen.“ Man ist sich einig, dass dies ein wichti- ger Schritt für die Zukunft des Unterneh- mens ist. Allerdings werden auch Fragen gestellt: Welche Auswirkung wird das auf die Zusammenarbeit haben? Wie gehen wir mit den Ängsten und Bedenken der Mitarbeitenden zu diesem Thema um? Welche Konsequenzen hat es für mich als Führungskraft, wenn wir Prozesse digitali- sieren? Wir haben die Mitarbeitenden die letzten Jahre auf die Einhaltung von Stan- dards und Efﬁzienz geeicht, jetzt sollen sie plötzlich agiler arbeiten und innovati- ver denken, wie soll das so schnell gehen? Welchen Einﬂuss hat der neue Bereich – müssen wir alles umsetzen, was von dort kommt? Im anschließenden Nachlese-Meeting des Boards reagierte man verärgert auf die Bedenkenträger und wischte die ange- sprochenen Aspekte vom Tisch – ein Feh- ler, wie sich später herausstellen sollte. Heute, eineinhalb Jahre später, hat das Unternehmen dazugelernt: Es ﬁnden Werkstattdialoge statt, in denen Füh- rungskräfte erfahren, wie sie ihr Manage- ment ändern müssen, um Digitalisierung und Innovationskultur umzusetzen. Den Mitarbeitenden werden Methoden des agileren und ko-kreativeren Arbeitens ver- mittelt. Anstatt über Position und Einﬂuss . m o c k c o t s r e t t u h S / n k h s a S © i : o t o F
zu streiten, hat das Board of Management das „Prinzip Augenhöhe“ eingeführt. Was seither im digitalen Innovationsbereich erarbeitet wird, muss zunächst Menschen in den relevanten Abteilungen des Unter- nehmens für sich gewinnen, bevor es zum Rollout für die ganze Firma kommt. Fazit: Unter neuen Rahmenbedingun- gen braucht es auch eine neue Führung und eine neue Art der Zusammenarbeit, damit ein Unternehmen die Notwendig- keit von Veränderungen begreift und not- wendige Transformationen gemeinsam mit der Belegschaft bewältigt. Was Führungskräfte können sollten Führungskräfte, die Entscheidungen ein- sam treffen, ohne sie mit Stakeholdern wie z. B. der Belegschaft, den Chefs, dem Betriebsrat, im Kollegenkreis, den Kun- den etc. vorab zu erproben, werden es in Zukunft schwer haben. Sie alle wollen nämlich in ihrer jeweiligen Rolle als Teil des Ganzen wertgeschätzt werden. Füh- len sie sich verstanden, sind sie sicherlich auch bereit, für das gemeinsame Projekt mehr zu geben und anstehende Verän- derungen mit zu tragen. Zuhören und Verstehen sind Schlüssel- kompetenzen guter Führungskräfte, die ja auch ein wesentlicher Faktor für die Mitarbeiterbindung sind. In Zeiten des Fachkräftemangels erweist sich gute Führung als Vorteil im Wettbewerb um gutes Personal. Ko-Kreativität und Agilität Ko-Kreativität bezeichnet den Synergie- effekt, der entsteht, wenn ein Team in konstruktiver Zusammenarbeit mehr bzw. bessere Ergebnisse erzielt, als zusammen- genommen die, die alle einzeln erreicht hätten. Führungskräfte können dafür sor- gen, dass eine solche Arbeitsweise mög- lich ist. Dafür bedarf es der Wertschätzung und Anerkennung jedes einzelnen Team- mitglieds sowie seiner Fähigkeiten. Andere Sicht- und Denkweisen werden als hilf- reich erkannt und Fehler als Lernchance betrachtet. Wenn in einem Team alle auf Augenhöhe miteinander arbeiten, kann jeder das, was er am besten kann, zum gemeinsamen Projekt beitragen. Agil sind Arbeitsprozesse dann, wenn sich Teams auch untereinander vernet- zen, einzelne Mitglieder mal hier, mal dort eigenverantwortlich etwas zur Gemein- schaftsaufgabe beitragen – und so stetig dazulernen. Dass man sich auf Augen- höhe begegnet und kommuniziert, ist hier besonders wichtig. Agile Teams organisie- ren sich vornehmlich selbst und brauchen die Führungskraft vor allem, aber nicht Neue Rahmenbedingungen erfordern auch neue Führung und eine neue Art der Zusammenarbeit. nur, als Facilitator, den Prozessbegleiter, der Veränderung initiiert und fördert. Ko-kreative Führungskräfte stabilisie- ren Unsicherheiten in einem komplexen Umfeld und geben die grobe Richtung vor. Sie ermöglichen Mitwirkung, geben Verantwortung ab, vertrauen in die Leis- tung des Teams und reﬂektieren sich selbst. Ko-kreative Führungskräfte sind Enabler, die erforderliche Ressourcen bereitstellen, als Coach fürs Team sowie für jedes seiner Mitglieder fungieren und als Mittler zwischen Teamaktivität und Unternehmensstrategie. Fazit Das neue WAS der Digitalisierung braucht ein neues WIE der Führung, um die Trans- formation nicht nur technisch, sondern gemeinsam mit den Menschen zu gestal- ten. Ko-kreative Unternehmer und Mana- ger haben verstanden, dass sie weniger im System und mehr am System arbei- ten müssen. Sie konzentrieren sich nun da rauf, die Säge zu schärfen, anstatt zu sägen. Sie sind angesichts der aktuellen Herausforderungen Wegbereiter und ermächtigen Führungskräfte und Mitar- beitende, diesen Weg selbstbewusst und ko-kreativ, also gemeinsam, zu gehen. Die Entscheidungsmacht liegt weiterhin bei der Führungskraft, lediglich der Weg zur Entscheidung und wie man sie umsetzt, verändert sich, indem interessierte Mit- arbeitende ko-kreativ einbezogen werden. Das verändert Unternehmenskultur und gewinnt Menschen, Herausforderungen gemeinsam anzupacken. Intelligente Lösungen für Zugang und Abrechnung in Ihren Immobilien Sicherer Zugang Einfaches Bezahlen Flexible Services Automatisierte Prozesse www.paco-unlimited.de Telefon: 06103 988 09 20
MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Technisch möglich, rechtlich erlaubt? Was gilt für die Kommunikation über digitale Plattformen, CRM- Systeme und Mieterportale? D ie Digitalisierung eröffnet neue Wege in der Kommunikation zwi- schen Vermietern/Verwaltern und Mie- tern oder Mietinteressenten. Rechtlich geht freilich nicht alles, was technisch möglich ist. Vermietungsplattformen & automatisierte Entscheidungen Bei der Anbahnung eines Mietvertra- ges über eine Vermietungsplattform verdient der Datenschutz und insbe- sondere der Einsatz von Algorithmen besondere Aufmerksamkeit. Art. 22 Abs. 1 DSGVO verbietet eine auto- matisierte Entscheidung, soweit sie für den Betroffenen rechtliche Wirkungen entfaltet oder ihn in ähnlicher anderer Weise erheblich beeinträchtigt. Hier- unter fällt eine automatische Vorsor- tierung oder Vorstrukturierung des Bewerberfelds (z. B. durch eine Rang- liste) noch nicht. Anders könnte es sein, wenn der Algorithmus bestimmte Bewerber endgültig so aussortiert, dass der Vermieter bzw. Verwalter keinen Zugriff mehr darauf hat. Ein gänzlich DER AUTOR PROF. DR. FRANK WEILER Lehrstuhl für Bür- gerliches Recht, Gewerblichen Rechtsschutz und Wirtschaftsrecht der Fakultät für Rechtswissenschaft an der Universität Bielefeld 24 DDIVDIGITAL automatisierter Vertragsschluss ist jedenfalls nur zulässig, wenn die betrof- fene Person ausdrücklich eingewilligt hat (Art. 22 Abs. 2 lit. c DSGVO). Selbst dann dürfen bestimmte Daten (u. a. rassische und ethnische Herkunft, poli- tische Meinung, religiöse oder welt- anschauliche Überzeugung, sexuelle Orientierung) nur bei Einhaltung wei- terer Voraussetzungen genutzt werden (Art. 22 Abs. 4 DSGVO). Befristete Mietverträge Der nicht automatisierte, digitale Ver- tragsschluss ist für unbefristete Verträge ohne Weiteres möglich. Für befris- tete Mietverhältnisse mit einer Lauf- zeit von mehr als einem Jahr muss jedoch die Schriftform eingehalten wer- den (§ 550 S. 1 BGB), sonst gilt der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Da die klassische Schriftform bei einem voll- ständig digitalisierten Vertragsschluss nicht gewahrt werden kann, kommt nur eine Ersetzung durch die elektronische Form (§ 126a BGB) in Betracht. Dafür ist aber auf beiden Seiten die Benut- zung einer qualiﬁzierten elektronischen Signatur erforderlich, die bislang keine Verbreitung gefunden hat. Bei befriste- ten Wohnraummietverträgen erscheint es hinnehmbar, dass sie faktisch nicht digital geschlossen werden können, weil Zeitmietverträge ohnehin nur in bestimmten, eng umgrenzten Fällen zulässig sind (§ 575 Abs. 1 BGB). Schwe- rer wiegt das bei Gewerberaummietver- trägen, bei denen die Parteien oft eine Befristung wollen. Hier muss auf den digitalen Vertragsschluss verzichtet wer- den, um einen unbefristeten Vertrag zu vermeiden. Nutzungszwang für Mieterportale Die ökonomischen Vorteile von Mieter- portalen und anderen CRM-Systemen können am besten genutzt werden, wenn die Kommunikation mit möglichst allen Mietern hierüber gebündelt werden kann. Ein Benutzungszwang für den Mie- ter bedarf der vertraglichen Regelung, die vorrangig durch AGB erfolgen wird. Eine Pﬂicht zur aktiven Nutzung, d. h. zur Abgabe eigener Erklärungen und Mittei- lungen, kann dem Mieter jedoch nicht durch AGB auferlegt werden, wenn er Verbraucher ist, da solche Klauseln gegen § 309 Nr. 13 BGB verstoßene Form- und Zugangserfordernisse darstellen. Bei gewerblichen Mietern bestehen weni- ger Bedenken, da § 309 Nr. 13 BGB keine Indizwirkung für die Beurteilung der Klausel nach § 307 Abs. 1 BGB hat. Eine passive Nutzung als Empfangsvor- richtung für Erklärungen und Mitteilun- gen des Vermieters oder Verwalters kann vertraglich vereinbart werden. Das gilt . l m o c k c o t s r e t t u h S / e b i s s o p g n h t y r e v e © i : o t o F
gestaltet ist, dass der Empfänger die Erklärung aufbewahren oder speichern kann. Zusätzlich muss das Portal geeignet sein, die Erklärung unverändert wieder- zugeben (§ 126b S. 2 Nr. 2 BGB). Dazu muss die Möglichkeit einer nachträgli- chen Veränderung durch den Vermieter technisch ausgeschlossen sein. Es spricht viel dafür, dass es hierfür genügt, wenn der Zugang zum Mieterpostfach durch Benutzername und Passwort abgesichert ist. Das gilt auch bei einem Betrieb auf einem eigenen Server, sofern das Pass- wort verschlüsselt abgelegt wird und dem Vermieter nicht zugänglich ist. Ein Rest Unsicherheit verbleibt allerdings; bis zur gerichtlichen Klärung mögen vor- sichtige Vermieter bzw. Verwalter daher von der Nutzung des Mieterportals für Erklärungen in Textform absehen. Betriebskostenabrechnungen Bei preisgebundenem Wohnraum ist eine schriftliche Betriebskostenabrech- nung gesetzlich vorgesehen; sie kann daher nicht über das Portal erfolgen. Bei preisfreiem Wohnraum und Gewerbe- räumen besteht kein Formzwang, aber die Abrechnung muss allgemeinver- ständlich und nachvollziehbar sein. Dafür muss aber die Schriftform des § 126 BGB (Urkunde und eigenhändige Namens- unterschrift) nicht eingehalten werden. Genügend sind auch andere Formen der schriftlichen Darstellung wie die Text- form, die auch über ein Mieterportal gewahrt werden kann. Ob die Einsicht des Mieters in die Belege auch über das Portal realisiert werden kann, ist zweifelhaft. Da Originalbelege vorzulegen sind, ist schon unsicher, ob die Bereitstellung eingescannter Doku- mente genügt; die Rechtsprechung ist sich nicht einig. Da aber mittlerweile auch elektronische Rechnungen zulässig sind (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG), bei denen eine Einsicht des Mieters in das Original den Zugriff auf die Originaldatei erfor- dert, spricht viel dafür, allgemein eine elektronische Bereitstellung zuzulassen, wenn der Vermieter nachweislich Vor- kehrungen gegen Verfälschungen durch die Digitalisierung getroffen hat. DDIVDIGITAL 25 auch, wenn andere Kommunikations- wege ausgeschlossen werden, sofern der Mieter der Nutzung des für ihn einge- richteten Postfachs als Empfangsvorrich- tung zugestimmt hat. Bei Zustimmung durch AGB ist zu bedenken, dass damit gleichsam eine Überwachungsobliegen- heit für den Mieter geschaffen wird. Bedenken gegen die Wirksamkeit einer Zustimmungsklausel können vermindert werden, wenn der Vermieter sich ver- pﬂichtet, den Mieter von der Einstellung einer Erklärung in das Postfach zu infor- mieren (z. B. per E-Mail oder SMS). Zugang von Erklärungen Ein rechtswirksamer Zugang der Erklä- rung setzt voraus, dass dem Vermie- ter technisch keine Möglichkeit zur Löschung der Erklärung zur Verfügung steht, da das Mail-Postfach sonst nicht zum Machtbereich des Mieters gerech- net werden kann. Umgekehrt sollte dem Mieter die Möglichkeit eingeräumt wer- den, die Erklärung zu löschen oder auf anderen Medien zu speichern. Probleme bereitet die Frage, wann die Erklärung dem Mieter zugeht, da von ihm nicht erwartet werden kann, das Mieterpost- fach regelmäßig abzurufen. Auch deshalb ist eine Information über die Einstel- lung einer Erklärung in das Postfach sinn- voll. Ist diese Information dem Mieter zugegangen, kann auch bei einem Ver- braucher mit einem Abruf am nächsten Werktag gerechnet werden; das ist dann der Tag des Zugangs. Einhaltung von Formerfordernissen Das Mieterportal eignet sich nicht für Erklärungen, die gesetzlich in Schriftform erfolgen müssen. Es genügt in diesen Fällen auch nicht, das unterschriebene Dokument einzuscannen und in das Mie- terpostfach einzustellen, da der Zugang der formgerechten Originalurkunde notwendig ist. Für Erklärungen, die in Textform (§ 126b BGB) erfolgen müssen, kann das Portal genutzt werden, wenn es so
MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Streng vertraulich! Sind Mitarbeiter auch unter der DSGVO noch auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu verpflichten? R egelmäßig werden wir gefragt, was die EU-Datenschutzgrund- verordnung (DSGVO) in Bezug auf die Verpﬂichtung von Mitarbeitern zur Ein- haltung datenschutzrechtlicher Vorgaben vorsieht. Bisher hatte das alte Bundes- datenschutzgesetz (BDSG) auf Basis der EU-Richtlinie 95/46/EG die Rege- lung des Datengeheimnisses in § 5 for- muliert. Hier war der Verantwortliche im Sinne des § 4 Nr. 7 BDSG (alt) dazu aufgefordert, seine Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut waren, zur Einhaltung des Datengeheimnisses zu verpﬂichten. Der Gesetzgeber hatte hier also eine expli- zite Vorgabe gemacht. Um sie zu erfül- len, wurden Mitarbeiter in der Regel mit einer entsprechenden Standard vorlage in Verbindung mit einer Schulung zum DER AUTOR SEBASTIAN HARRAND Der Mitgründer der TERCENUM AG ist zertiﬁzier- ter Datenschutz- beauftragter (IHK), Datenschutz-, ISMS- und Lead Auditor. www.tercenum.de 26 DDIVDIGITAL Datenschutz auf die Einhaltung des Datengeheimnisses verpﬂichtet. Was ändert die DSGVO? Im Wesentlichen nichts! Eine explizite Regelung für eine solche Verpﬂichtung des eigenen Personals ﬁnden wir auf den ersten Blick in der DSGVO nicht. Jedoch lässt sich aus Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO, dem Grundsatz zur Vertraulichkeit, eine entsprechende Verpﬂichtung ableiten. Die Grundsätze des Datenschutzes sind in Art. 5 DSGVO formuliert und setzen sich wie folgt zusammen: Absatz 1 \ lit. a) Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz \ lit. b) Zweckbindung \ lit. c) Datenminimierung \ lit. d) Richtigkeit \ lit. e) Speicherbegrenzung Die Verpﬂichtung zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten aus Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO richtet sich zunächst an den Arbeitgeber als Ver- antwortlichen im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Arbeitgeber wiederum weist seinen Mitarbeiter an, personen- bezogene Daten für ihn zu verarbeiten. Aus dem Weisungsrecht des Arbeitge- bers lässt sich auch die Verpﬂichtung auf die Vertraulichkeit ableiten, die somit per arbeitsrechtlicher Weisung den Mitarbei- ter bindet. Zudem ergibt sich dies auch aus der Rechenschaftspﬂicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Der Verantwortliche ist heute anders als nach der alten Regelung im Rahmen der Beweislastumkehr dazu aufgefordert, sowohl gegenüber der Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, als auch gegenüber der Auf- sichtsbehörde im Bedarfsfall nachzuwei- sen, dass er alles unternommen hat, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorga- ben im Unternehmen sicherzustellen. \ lit. f) Integrität und Vertraulichkeit In Absatz 2 heißt es: „Der Verantwortli- che ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Ein- haltung nachweisen können („Rechen- schaftspﬂicht“).“ Insofern sind Verantwortliche gut bera- ten, wenn sie interne Datenschutzschu- lungen und die Verpﬂichtungen zur Einhaltung der Vertraulichkeit entspre- chend dokumentieren, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass diese Maß- nahmen durchgeführt wurden. . m o c k c o t s r e t t u h S / z c i w o h c e r K b u k a J © : o t o F
Weitere Anforderungen Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt vom Auftragsverarbeiter, welcher in der Regel nicht der Immobilienverwalter ist, „… dass sich die zur Verarbeitung der personenbe- zogenen Daten befugten Personen zur Ver- traulichkeit verpﬂichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegen- heitspﬂicht unterliegen“. Das bedeutet, dass jeder Dienstleister eines Immobilienverwal- ters, sofern dieser als Auftragsverarbeiter tätig wird, die Verpﬂichtung seines Perso- nals entsprechend sicherzustellen hat. In der Regel sind dies beispielsweise IT-Dienst- leister, Lettershops, Aktenentsorger etc. Achtung: falsche Referenzierung! Die DSGVO als Europäische Verordnung (EU 2016/679) regelt in den Artikeln 2 und 3 den sachlichen und räumlichen Anwen- dungsbereich. Außerdem sind diverse Klauseln formuliert, die dem jeweils natio- nalen Gesetzgeber Möglichkeiten geben, bestimmte Themen im nationalen Gesetz zu konkretisieren (erweiterte Regelungs- möglichkeiten). Dies ist die Basis unseres neuen BDSG (Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz – DSAnpUG). Im BDSG neu beﬁnden sich in den §§ 1 bis 44 diverse Regelungen für den deut- schen Rechtsanwender (Verantwortlicher als private Stelle). Die §§ 45 ff. enthalten Bestimmungen für Verarbeitungen zu Zwecken gemäß Art. 1 Abs. 1 der Richt- linie (EU) 2016/680. Die Vorschriften dieses Teils gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung oder Ahndung von Strafta- ten oder Ordnungswidrigkeiten zuständi- gen öffentlichen Stellen, soweit sie Daten zum Zweck der Erfüllung dieser Aufgaben verarbeiten, also Justiz- und Strafverfol- gungsbehörden. Insofern ist § 53 (Daten- geheimnis) nicht anwendbar, da diese Regelung nicht für private Stellen vorge- sehen ist, sondern für die vorgenannten Behörden. Immer wieder haben wir Vorla- gen bei Verantwortlichen und im Internet gefunden, die sich auf diese in unserem Falle nicht anwendbare Regelung bezie- hen – und sie werden auch von professio- nellen Anbietern vertrieben. Fazit Mitarbeiter eines Verantwortlichen im Sinne des Datenschutzes sind auch nach der neuen Regelung (DSGVO) zur Vertrau- lichkeit zu verpﬂichten. Es hat sich hier nur die Formulierung geändert: Aus „Datenge- heimnis“ wurde „Vertraulichkeit“. Inhaltlich gibt es keine wesentlichen Abweichungen. Auch wenn sie nicht ausdrücklich als For- derungen formuliert sind, die oben auf- geführten Grundsätze des Datenschutzes sind rechtlich bindende (absolut norma- tive) Anforderungen, also ein unumgäng- liches Muss. Es ist weder für Arbeitgeber noch für Arbeitnehmer verhandelbar, sondern verpﬂichtend umzusetzen.
MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Datenpanne? Wann liegt ein Verstoß gegen die DSGVO vor, und was ist zu tun, wenn man ihn bemerkt? E s ist schnell passiert: Das E-Mail-Programm vervollständigt auto- matisiert das eingegebene Fragment einer Mail-Adresse, ein Klick auf Senden, und schon landet die elektronische Post beim falschen Empfänger. Ist dies schon ein Verstoß gegen den Datenschutz? Muss er gemeldet werden? Wem? Und was muss eine solche Meldung ent- halten? Diese Fragen sollte man zügig beantworten können, denn meldepﬂich- tige Verstößen müssen innerhalb von 72 Stunden angezeigt werden. Art. 33 und Art. 34 DSGVO sehen Mel- depﬂichten für sogenannte Datenschutz- vorfälle oder Datenpannen vor. In Art. 33 Abs. 1 S. 1 DSGVO heißt es: „Im Falle einer Verletzung des Schutzes personen- bezogener Daten meldet der Verantwort- liche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, diese der […] zustän digen DIE AUTORIN KATHARINA GÜNDEL Die Fachanwäl- tin für Miet- und WEG-Recht ist in der Kanzlei Groß Rechtsanwälte tätig. www.gross.team 28 DDIVDIGITAL Aufsichtsbehörde, es sei denn, dass die Verletzung des Schutzes personenbe- zogener Daten voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freihei- ten natürlicher Personen führt.“ Art. 34 DSGVO verpﬂichtet den Verantwortli- chen darüber hinaus, die betroffene Per- son unverzüglich zu benachrichtigen, wenn die Verletzung des Schutzes perso- nenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten zur Folge hat. Auffallend sind hier die Formulierung „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ und der Begriff „Risiko“. Was ist ein Datenschutzvorfall? Nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO liegt eine Verletzung des Schutzes personenbe- zogener Daten dann vor, wenn sie zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Ver- änderung oder zur unbefugten Offen- legung von Daten führt. Alles sehr abstrakt, deshalb einige Beispiele zur Verdeutlichung: \ Verletzung der Vertraulichkeit: Gab es im Unternehmen einen Hacker- angriff? Haben in den Büroräumen Unbefugte Akten oder Dokumente gesehen oder gelesen? Wurden Bil- der von Mitarbeitern ohne deren frei- willige Einwilligung auf die Homepage oder andere Portale hochgeladen? Wurden versehentlich E-Mails an fal- sche Adressen versandt oder viele Mail-Adressen offen in cc gesetzt? \ Verletzung der Verfügbarkeit: Wurde schon einmal ein Mobilte- lefon oder auch nur ein USB-Stick des Unternehmens verloren? Sind die Daten darauf verschlüsselt? Sind Datenbanken oder EDV über meh- rere Stunden oder Tage ausgefallen? \ Verletzung der Integrität: Wurden versehentlich Daten, z. B. der Hei- zungsablesung oder zur Lage der Wohnung, geändert? Wenn etwas derartiges in Bezug auf personenbezogene Daten passiert, liegt eine Verletzung des Schutzes dieser Daten vor, und es besteht grundsätz- lich Meldepﬂicht. Das Gesetz unter- scheidet zwischen der Meldung an die Aufsichtsbehörde und der Meldung an die betroffene Person. An die Aufsichts- behörde muss jeder Datenschutzvor- fall gemeldet werden, es sei denn, dass die Verletzung voraussichtlich ohne Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen ist. An die betroffene Per- son muss ein Datenschutzvorfall gemel- det werden, wenn ein hohes Risiko besteht. Nach dem Kurzpapier Nr. 18 der Daten- schutzkonferenz bedeutet Risiko, dass die Möglichkeit eines Schadeneintritts oder eines Ereignisses, das zu einem Schaden führen kann, besteht. Der Scha- den kann materiell, immateriell oder physisch sein. Die Risikoabschätzung geht wie folgt vor: m o c k c o t s r e t t u h S / n a i r d a H © . : o t o F
Im 1. Schritt erfolgt die Identiﬁkation des Risikos. Welche Schäden können für natürliche Personen auf Grundlage der zu verarbeitenden Daten entstehen? Welche Ereignisse können zum Schaden führen? Durch welche Handlungen und Umstände kann es zum Eintritt dieser Ereignisse kommen? Im 2. Schritt geht es um die Abschät- zung der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Schäden. Zur begriff- lichen Abstufung schlägt die Datenschutz- konferenz „geringfügig“, „überschaubar“, „substanziell“ und „groß“ vor. Die Einord- nung ist zu begründen, wobei die Art der betroffenen Daten zu berücksichtigen ist. Verletzungen des Schutzes von Daten nach Art. 9 DSGVO, wie Gesundheits- daten, biometrischen Daten (z. B. Fotos), dürften dabei zu schwereren, also subs- tanziellen oder großen Schäden führen. Im 3. Schritt erfolgt die Zuordnung zu Risikoabstufungen. Wenn Eintrittswahr- scheinlichkeit und Schwere der Schäden geschätzt sind, werden diese in Rela- tion zueinander gesetzt, so führt eine geringfügige Eintrittswahrscheinlichkeit mit geringfügigen Schäden zu geringem Risiko, ein substanzieller Schaden auch bei geringfügiger Eintrittswahrschein- lichkeit zu einem substanziellen Risiko und eine hohe Eintrittswahrscheinlich- Weil es heute schon 5 vor 12 ist Höchste Zeit für das Schindler Notrufsystem Bis 2020 müssen alle Aufzüge mit einem Notrufsystem ausgestattet sein. Allerhöchste Zeit, die fach männische Umrüstung Ihrer Anlage zu beauftragen*. Handeln Sie jetzt und erfüllen Sie alle ab 2020 gültigen gesetzlichen Vorschriften schon heute! Mehr Infos unter: www.schindler.com/notruf2020 *Beachten Sie, dass bei später Beauftragung erhebliche Wartezeiten anfallen können. www.schindler.de
MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Die zu ergreifenden Maßnahmen hängen im Einzel- fall von der Schwere des Schadens ab. Betroffene informiert werden, und zwar mindestens mit den folgenden Angaben: \ Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten keit eines großen Schadens zu einem hohen Risiko. \ Kurze Beschreibung der Daten- \ Beschreibung der wahrscheinlichen schutzverletzung Folgen des Datenschutzvorfalls Das richtige Vorgehen Liegt ein derartiger Verstoß vor, muss zunächst einmal der Verantwortliche im Unternehmen davon erfahren. Er bzw. der Datenschutzbeauftragte muss also infor- miert werden. Das bedeutet, alle Mitar- beiter eines Unternehmens sind dafür zu sensibilisieren, dass auch schon vermeint- liche Kleinigkeiten wie Fehler bei E-Mails oder vorübergehende Ausfälle von Soft- oder Hardware Datenschutzverstöße dar- stellen können, die besser zu melden sind als sie zu verschweigen. Über eine Panne informierte Verantwortliche wer- den gemeinsam mit dem Datenschutz- beauftragten eine Risikoabschätzung vornehmen und Maßnahmen einleiten, die das identiﬁzierte Risiko eindämmen. Die Risikoabschätzung ist zu dokumentie- ren. Besteht kein Risiko für die Rechte und Freiheiten von Betroffenen, z. B. wenn der vorübergehende Ausfall der EDV behoben ist und keine weiteren Auswirkungen hat als den verzögerten Versandt des News- letters, ist mit dieser Dokumentation auch schon alles getan. Liegt ein Risiko aber vor, wenn z. B. mehrere Mail-Adressen im „cc“ statt im „bcc“ einer E-Mail auftauchen und für jeden Empfänger lesbar sind, ist die- ser Datenschutzverstoß an die Behörde zu melden. Diese Meldung muss folgende Informationen enthalten: 30 DDIVDIGITAL \ Angaben zu den Datenkategorien, Anzahl der Datensätze, Kategorien und Anzahl der Betroffenen \ Beschreibung der Maßnahmen der Behebung des Datenschutzvorfalls und der Eindämmung des Risikos \ Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten \ Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen des Datenschutzvorfalls \ Beschreibung der Maßnahmen der Behebung des Datenschutzvorfalls und der Eindämmung des Risikos \ Zeitpunkt der Verletzung bzw. Zeit- punkt der Feststellung der Verletzung \ Ggf. Angabe, ob und wie Betroffene bereits informiert wurden Die Meldung an die Behörde muss binnen 72 Stunden erfolgen, nachdem dem Ver- antwortlichen der Vorfall bekannt wurde. Allerdings muss der Verantwortliche soge- nannte TOMs – technische und organisa- torische Maßnahmen – getroffen haben, um sofort festzustellen, ob Datenschutz- verletzungen vorliegen. Die Frage, wann die Verletzung dem Verantwortlichen bekannt wird, ist immer eine Frage des Ein- zelfalls. Besteht ein hohes Risiko für einen Schadenseintritt, muss meist auch der Ausnahmsweise muss keine Information an den Betroffenen erfolgen, wenn technische und organisatorische Maßnahmen ergrif- fen wurden, um die Rechte des Betroffe- nen zu schützen, oder wenn keine Risiken mehr bestehen, weil die Maßnahmen zur Eindämmung erfolgreich waren. Wenn die Benachrichtigung mit einem unverhält- nismäßig hohen Aufwand verbunden ist, reicht eine öffentliche Bekanntmachung. PRAXISTIPP Schaffen Sie in Ihrem Unter- nehmen ein Bewusstsein dafür, wann ein Datenschutz- vorfall vorliegt und wie damit umzugehen ist! Checklisten für die Risikobewertung und Muster für die Meldung von Verstößen sichern das rich- tige Vorgehen im Falle einer Datenschutzverletzung. Ihr Datenschutzbeauftragter wird Sie dabei unterstützen. m o c k c o t s r e t t u h S / n a i r d a H © . : o t o F
ANZEIGE Breitbandausbau in den Kommunen G lasfaser ist das Zukunftsmedium. Wir soll- ten nicht länger auf veraltete Technik set- zen Regionale Netzbetreiber setzen starke Akzente im Breitbandausbau: In Zusammen- arbeit mit Wohnungsunternehmen und Kom- munen realisieren sie eigenverantwortlich Glasfaserprojekte. Warum dieses Vorgehen vielversprechend ist, erklärt Stefan Tiemann, Geschäftsführer der RFT kabel Brandenburg GmbH, im Interview. Herr Tiemann, die RFT kabel setzt sich seit mehr als 10 Jah- ren für einen konsequenten Glasfaserausbau ein. Warum? Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass die Breitband- entwicklung weit über den gegenwärti- gen Bedarf an Datenvolu- men hinausgehen wird. Um den Anstieg zu bewältigen, benötigen wir leistungs- starke Kommunikationsinfrastrukturen. Mittler- weile herrscht breiter Konsens darüber, dass nur Glasfasernetze die digitalen Bedürfnisse der Zukunft abdecken können. Das ist erfreu- lich! Doch über die geeignete Form des Netz- ausbaus gibt es noch immer unterschiedliche Ansichten. Wir setzen folgerichtig auf Glasfaser, denn alles Andere ist zu kurzfristig gedacht. Kommunen entscheiden sich häufig für eine Zwischenlösung. Es ist ihnen zwar bewusst, dass Glasfaser das notwendige Zukunftspo- tential besitzt. Ein entsprechender Ausbau lässt sich jedoch in finanzieller Hinsicht meist nicht realisieren. Das ist ein beliebtes Argument, doch es ist in sich nicht stimmig. Der reine Glasfaserausbau ist im Vergleich zu anderen Ausbaumethoden ähnlich teuer. Denn wir dürfen nicht verges- sen, dass Zwischenschritte auch erhebliche Kosten verursachen. Hier muss unbedingt ein Umdenken stattfinden. Wer sich schon jetzt für einen FttB- bzw. FttH-Ausbau entscheidet, d. h. glasfaserbasierte Netzanbindungen bis in die Gebäude bzw. in die einzelnen Wohnungen ver- legt, holt sich schon heute die Zukunft ins Haus. Unsere Kunden haben das erkannt. Die RFT kabel ist im Land Brandenburg aktiv. Welche Projekte verfolgen Sie gegenwärtig? Ab 2019 wird die RFT kabel erstmalig alte HFC-Netze überbauen. Beginnen werden wir in unserer Heimatstadt Brandenburg an der Havel. Die Planungen sehen ein hochperfor- mantes FttB-Netz vor, bei dem die Netzstruktur vorsorglich mit Ressourcen für einen sukzes- siven FttH-Ausbau ausgestattet wird. Bis Mitte 2020 werden so ca. 9.000 WE an das RFT-Netz angeschlossen. Danach geht es schrittweise weiter, bis schließlich alle rund 40.000 Wohn- einheiten über Glaserfaser angebunden sind. Das bedeutet, auch wenn unsere verbliebe- nen HFC-Netze bisher hinreichend Bandbrei- tenreserven bieten, werden wir diese dennoch zukunftsorientiert aufstellen. Dem Netzprojekt in Brandenburg an der Havel folgt direkt der FttB-Ausbau in der Stadt Bad Belzig. Bei sämtlichen Planungen haben wir jeweils die gesamte Breitbandentwicklung der Städte im Auge, wie auch den nachträglichen Ausbau unserer Netze von FttB zu FttH. Den Breitbandausbau in Bad Belzig starten wir in Zusammenarbeit mit der Wohnungsgenossen- schaft Klinkengrund. Anschließend folgt die Netzanbindung der Wohn- und Geschäftsein- heiten der Bad Belziger Wohnungsgesellschaft mbH (BEWOG). Als Partner der Wohnungswirtschaft begleiten wir entsprechende Sanierungen und Umbauten. Das Interview führte Hanna Schaube. www.rftkabel.de
HARDWARE & IT-STRUKTUR Die digitale Zukunft braucht Standards Die allumfassende Branchenlösung erfordert einheitliche Arbeitsabläufe und die Kooperationsbereitschaft der ERP-Systemhersteller. Von Holger Rings, Hamburg M ittelständische Verwal- ter stehen vor der Aufgabe, Abläufe und Prozesse zu digitalisieren. Nur so sichern sie ihre unternehmerische Überlebens- fähigkeit im immer härteren Verdrän- gungswettbewerb. Dafür brauchen sie dringend Unterstützung von den Soft- ware-Herstellern. Denn die sind auf- grund ihrer Rolle und ihrer Größe dazu prädestiniert, Standards zu setzen und Verwaltern auf dem Weg in die digitale Zukunft ein gutes Stück Arbeit abzu- nehmen. Dafür braucht es allerdings ein neues Rollenverständnis der ERP-Sys- temhäuser: Branchenweite Lösungen für digitale Prozesse kann es nur durch gemeinsam entwickelte verbindliche Standards geben, die offen sind für die Anbindung von Spezial lösungen. Im Wettbewerb um Kunden und qua- liﬁzierte Mitarbeiter führt für mittel- 32 DDIVDIGITAL ständische Verwaltungen kein Weg an der Strukturierung und Digitalisierung interner Abläufe vorbei. Je schneller, desto besser. Denn nur mit transparen- ten Angeboten für Kunden, efﬁzienten internen Abläufen für Mitarbeiter und erstklassigem Online- und Mobil-Ser- vice für alle Beteiligten können sie ihre eigene Zukunft sichern und junge Kun- den gewinnen, die ja die nächste Gene- ration ausmachen. Aufruf an die Software-Hersteller Diese Mammutaufgabe alleine den Ver- waltungen überlassen zu wollen, wäre zu kurz gedacht. Denn sie brauchen die Unterstützung der erfahrenen ERP- Systemhäuser. Aktuell sind nämlich nahezu alle Software- Lösungen für Ver- walter modular aufgebaut. Mehr oder weniger autarke Programm- Module für die Buchhaltung, Stammdaten- pﬂege oder Eigentümerversammlungen ermöglichen mit Blick auf den aktuel- len Bedarf zwar efﬁzientes Arbeiten. Mit Blick auf die Zukunft aber wird eine noch stärkere Vernetzung aller Module erforderlich sein – als Grund- voraussetzung, um Verwalter durch komplexe und modulübergreifende Prozesse wie eine digitale Wohnungs- übergabe oder -abnahme zu leiten. Denn hier sind in den aktuellen Soft- ware-Lösungen mehrere Module gleich- zeitig betroffen. Sachbearbeiter in den Im Wettbewerb um Kunden und Fachkräfte führt für mittelständische Verwaltungen kein Weg an der Struk- turierung und Digitalisierung interner Abläufe vorbei. . m o c k c o t s r e t t u h S / r o t c e v y p m u p © : o t o F
Verwaltungen müssen daher selbst genau wissen und stets richtig ent- scheiden, welche Aufgaben (noch) zu erledigen sind. Sonst wird die Arbeit schnell inefﬁzient, langsam und feh- leranfällig. Eine intelligente – weil ver- netzte – Software könnte hier sinnvolle Hilfestellungen leisten: Beispielsweise indem sie bei einer Wohnungsübergabe automatisch darauf hinweist, dass noch Angaben zum neuen Mieter fehlen, der Schimmel im Bad noch entfernt und auch der Handwerker zur Reparatur des Laminatbodens vom Mieter beauftragt werden muss, die Kaution daher noch nicht freigegeben werden kann. Auch bei Krankheitsvertretungen böte vernetzte Software deutlich mehr Unter- stützung als bisher: Die einspringende Vertretung könnte in allen Bereichen jederzeit den aktuellen Bearbeitungs- status einsehen und dank einer modul- übergreifenden „To-do-Liste” Aufgaben nahtlos übernehmen – ob Buchhal- tung oder Handwerker-Beauftragung. Transparenz nach innen und außen ist einer der Schlüssel zum künftigen Erfolg einer Verwaltung. Von der Digitalwirtschaft lernen Bei anderen digitalen Anwendungen ist dieser Ansatz bereits Standard: In Online-Netzwerken wie Xing oder Face- book leitet das Programm Neukunden durch die Registrierung. Es teilt konti- nuierlich mit, wie vollständig ein gerade angelegtes Proﬁl bereits ist und gibt ste- tig Empfehlungen ab, welche Schritte noch erforderlich sind, um es zu 100 Pro- zent zu vervollständigen. So muss auch eine Software für Immobilienverwal- tungen in Zukunft funktionieren, wenn sie digital arbeitende Verwalter sinnvoll unterstützen soll. Der Schlüssel: gemeinsam entwickelte Standards Eine der Herausforderungen für Soft- ware-Hersteller besteht darin, dass nahezu jeder Anwender Standardpro- zesse wie Wohnungsübergaben anders bearbeitet, manchmal unterscheiden In vielen Bereichen der Digitalwirtschaft sehen wir den Trend zur Vereinheitlichung durch Standard setzende Unternehmen. Nur so kann es übergreifende und effiziente digitale Prozesse geben. sich die Vorgehensweisen sogar unter- nehmensintern. Nun ist es eine Sache, die Arbeitsabläufe einer Verwaltung zu ordnen und digital abzubilden – dies für eine ganze Branche zu tun, eine andere. Um eine digitale Branchenlösung zu schaffen, müssen aber alle Prozesse branchenweit standardisiert werden – auch Software-übergreifend. Denn ohne Standardisierung gibt es keine efﬁzi- ente Digitalisierung. Für die Entwicklung dieser branchenweiten Standards brau- chen ERP-Systemhäuser den operativen Blick der Verwalter, das Know-how und die Kooperationsbereitschaft der Soft- ware-Hersteller sowie die Kompetenz der Verbände der deutschen Immobi- lienwirtschaft. Denn nur gemeinsam las- sen sich Standards deﬁnieren, die für alle Seiten sinnvoll sind. Und nur sinnvolle Prozesse werden sich im Markt durchset- zen können. Partnerschaft für den Wissenstransfer Erste Ansätze dafür gibt es bereits: In der vom DDIV initiierten Arbeitsge- meinschaft Innovation & Digitalisierung haben sich Systemhäuser wie Aareon AG und DOMUS Software AG zusammen- gefunden, um über solche Standards zu sprechen. Zusätzlich müssen Verwalter und Verbandsmitglieder ihr Know-how aus dem operativen Geschäft einbrin- gen und so die Systemhäuser in die rich- tige Richtung leiten. Software-Anbieter müssen den bisherigen Wettbewerbsge- danken weiterentwickeln zu einer Part- nerschaft für den Wissenstransfer. In vielen Bereichen der Digitalwirtschaft sehen wir den Trend zur Vereinheitli- chung durch Standard setzende Unter- nehmen wie Google, Amazon und Apple. Nur so kann es übergreifende und efﬁziente digitale Prozesse geben. So entstehen letztlich auch Freiräume für veränderte Geschäftsmodelle. Öffnung für Speziallösungen von PropTechs In Deutschland herrscht ein harter Ver- drängungswettbewerb, und das Wachs- tum durch neue Kunden ist begrenzt. In den Systemhäusern selbst wird man sich die Frage stellen müssen, wie die Zukunft aussehen soll. Der Schlüssel liegt klar in der Kooperation. Sie wird es auch ermöglichen, Dritthersteller wie die zahlreichen PropTechs standardisiert in die digitalen Prozesse einzubinden und an integrierte Softwarelösungen anzu- docken. Junge Start-ups bringen „von unten” Bewegung in die Immobilien- branche, indem sie sich Spezialthemen widmen, für die es derzeit noch keine (ausreichende) Unterstützung durch Sys- temhäuser gibt. Als Beispiel sei hier Lift Guardian genannt: eine Sensor-Box, die in jedem Aufzug nachgerüstet werden kann, um wertvolle Daten über Auslas- tung und Abnutzung von Aufzügen zu erhalten, und die Personeneinschlüsse erkennen kann. Diese und ähnliche Daten von immer mehr smarten Gerä- ten wie Heizkörpern, Garagentoren oder Stromzählern werden in Zukunft stark zunehmen und müssen sinnvoll in eine Verwaltungssoftware integriert werden. Verwalter haben die Wahl Und hier kommen die Verwalter wieder ins Spiel: Sie sind es, die durch ihre Nach- frage entscheiden, welche Software-An- bieter sie unterstützen. Mit Blick auf ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit und somit ihre Zukunft sollten sie Anbieter wäh- len, die die Entwicklung branchenweiter Standards fördern und die Standardisie- rung von Prozessen in ihren Produkten aktiv vorantreiben. DDIVDIGITAL 33
HARDWARE & IT-STRUKTUR Eine für alles! Bleibt die Vernetzung der digitalen Infrastruktur ein Wunschtraum? W er wünschte es nicht, alles immer bequem aus einer Hand zu bekommen? Die Software eines Anbie- ters, die alle Prozesse abdeckt und sinn- voll zusammenführt, wäre ein Traum. Als vor Jahrzehnten die ERP-Systeme auf- kamen, entstanden große, erfolgreiche Software-Unternehmen, wie zum Bei- spiel die Aareon AG, die Haufe Group oder die GAP Group. Seither sind viele neue Teilbereiche hinzugekommen, die von spezialisierten Unternehmen abge- deckt werden. Hier sind gut funktionie- rende, offene Schnittstellen zwischen den Systemen entscheidend. Die fortschreitende Digitalisierung ermöglicht es zunehmend, Prozesse, die bisher ofﬂine oder mit Unterstützung von beispielsweise Excel-Tabellen geführt werden, mit Hilfe innovativer Software abzubilden. Die Vielzahl technologischer Anwendungen hat immer mehr Spezia- listen hervorgebracht, die sich auf die Digitalisierung einzelner Prozesse kon- zentrieren, etwa die Vermietung oder die Kommunikation mit Bestandsmietern. DER AUTOR NICOLAS JACOBI Geschäfts führer der Immomio GmbH 34 DDIVDIGITAL In der Folge haben sich im Markt rund um die angebotenen ERP-Systeme viele Lösungen für digitale Prozesse angesie- delt, die von den klassischen Dienstleis- tern nicht vollständig abgebildet werden. Viele Kunden dieser Dienstleister wün- schen sich, dass solche Lösungen ebenfalls in das ERP-System integriert werden – was jedoch in den meisten Fällen nicht oder nur mit erheblichem Zeit- und Kos- tenaufwand realisierbar ist. Der Grund: Die meisten neuen Prozesse beziehen sich auf Interaktionen mit unternehmens- externen Nutzern, beispielsweise Mie- tern, Interessenten oder Handwerkern. Diese können über Cloud-Anwendun- gen mit Vermietern interagieren, indem sie einen Schaden melden oder einen Besichtigungstermin vereinbaren. Mehrwert durch Kooperationen Um ihren Kunden mehr zu bieten, set- zen ERP-Anbieter daher auf Partner- schaften mit den digitalen Spezialisten. Die Kooperationen von Immomio mit der Haufe Group, Aareon sowie der GAP Group sind gute Beispiele dafür. Über Schnittstellen können Daten wie etwa die einer zu vermietenden Wohnung aus dem ERP-System in die Vermietungslö- sung übertragen und Mieterdaten wie- der zurückgespielt werden. So lassen sich Arbeitsprozesse im Unternehmen ohne Medienbrüche abbilden, auch wenn mit verschiedenen Software-Oberﬂächen gearbeitet wird. Allerdings führt dies unausweichlich zur Bildung sogenannter „Insellösungen“ rund um das ERP-System. Funktionierende Schnittstellen Besser wäre es, und das wird auch von vielen Kunden gewünscht, wenn alle Pro- zesse in einer Arbeitsoberﬂäche bear- beitet und gesteuert werden könnten. Über moderne Schnittstellen, soge- nannte REST-APIs, wäre die Einbindung der Funktionalitäten der meisten Spezial- anwendungen in die Arbeitsoberﬂächen der ERP-Systeme grundsätzlich mög- lich. Allerdings verhindern derzeit noch die veralteten technologischen Funda- mente der ERP-Systeme solche Inte- grationen. Aufgrund der Komplexität und der langen Entwicklungszyklen der ERP-Systeme wird sich an dieser Situa- tion in absehbarer Zeit wenig ändern. Bleibt also die Erkenntnis: Wer seine Pro- zesse digitalisieren will, wird in Zukunft nicht darum herumkommen, verschie- dene Spezial-Softwares als Ergänzung in das ERP-Universum aufzunehmen. Umso wichtiger ist es daher, dass die Software über funktionierende Schnittstellen mit dem verwendeten ERP-System verfügt. Andernfalls droht redundante Mehrar- beit, und auch die Gefahr von inkonsis- tenten Datensätzen steigt erheblich an. . m o c k c o t s r e t t u h S / t e r o c e d s © : o t o F
DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Das intelligente Gebäude Ein digitales Assistenzsystem vernetzt Wohnungen und Gebäudetechnik und steigert so die Effizienz der Bewirtschaftung und den Wohnkomfort. D ie Anforderungen an die Entwicklung und Bewirtschaftung von Immobilien verändern sich mit den ver- änderten Nutzerbedürfnissen und tech- nologischen Möglichkeiten enorm. Im gleichen Maße wie es für Nutzer bzw. Mieter von Immobilien komforta bler und einfacher wird bzw. werden soll, steigt die Komplexität der von Eigen- tümern oder Verwaltungen zu mana- genden Prozesse und Anforderungen. In der Folge gilt es, für jedes Gebäude speziﬁsche immobilienwirtschaftliche Aufgaben, energiewirtschaftliche Anfor- derungen und ein stetig steigendes Volumen zu übermittelnder und zu ver- arbeitender Daten sinnvoll zusammen- zuführen. Wie aber sieht eine solche Lösung für intelligente Gebäude aus? Intelligente Assistenz für 3 000 Wohnungen Eine Lösung für den Einsatz in mehrge- schossigen Wohn- sowie Gewerbeimmo- bilien, die nicht nur im Neubau einsetzbar ist, hat die GETEC media GmbH gemein- sam mit der IOLITE GmbH, einem Spin- Off der TU Berlin, der Berliner facilioo GmbH und weiteren führenden Techno- logie-Partnern entwickelt. Sie kann ohne invasive Baumaßnahmen oder neu zu verlegende Kabel auch im Bestand nach- gerüstet werden. Integriert wurden aus- schließlich energieautarke Komponenten ohne Batteriebetrieb, und zwar zunächst in rund 3 000 Wohnungen der Deutsche Wohnen SE in Berlin. Unter dem Namen MiA, Meine intel- ligente Assistenz, bietet das System vielfältige Möglichkeiten: Neben der obligatorischen Steuerung von Heizung (im Gewerbe-Umfeld auch Kühlung), Verschattung und Licht in jedem ein- zelnen Raum dient es auch dem Emp- fang und Transport der Verbrauchsdaten funkbasierter Wärme-Messeinrichtun- gen (z. B. Heizkostenverteiler). Gene- rell können Messdaten unterschiedlicher Sparten visualisiert werden. Interaktiver Kommunikationskanal Mit Hilfe der Anbindung an die Verwal- terplattform von facilioo steht darüber hinaus ein bidirektionaler Kommunikati- onskanal zwischen Bewohnern, Hausver- waltung sowie weiteren an Betrieb und Bewirtschaftung der Immobilie Beteilig- ten zur Verfügung. Meldet ein Bewohner über MiA beispielsweise einen Schaden, kann der Verwalter diesen unter Rückgriff auf sämtliche facilioo Lösungen direkt digi- tal weiterverarbeiten und an die zuständi- gen Gewerke versenden. Gleichermaßen lassen sich auf diesem Weg Daten digital an den Bewohner zurückspielen. Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. MiA fügt sich dabei nahtlos in die System- landschaft von facilioo ein und lässt sich pro blemlos in Kombination mit anderen facilioo Kommunikationskanälen wie der Kunden-App oder Messenger betreiben. Mindestens genauso wichtig wie ein gro- ßes Leistungsspektrum ist der Schutz der Nutzerdaten. Aus diesem Grund wurden alle Funktionen mit Datensicherheits- experten der TU Berlin und im Einklang mit aktuellsten Datenschutz-Bestimmun- gen entwickelt. Um der individuellen Situation eines Eigentümers oder Ver- walters möglichst gut gerecht werden zu können, stehen unterschiedliche Ausbau- stufen zur Verfügung: Von einer intelli- gent vorbereiteten Immobilie ohne aktiv ausgeprägte Funktionen bis hin zum ver- netzten Ökosystem, in dem unterschied- lichste Dienste verschiedener Anbieter auf einer Plattform gebündelt werden. Perspektivisch können weitere wichtige Anwendungsgebiete und globale Trends einfach integriert werden. Dazu zählen ins- besondere schlüssellose Zugangssysteme oder Video-Gegensprechfunktionen. Display Voice Interface Kunden-App Messenger E-Mail Digitaler Hausaushang MiA Gateway CRM & ERP von Verwalter & Eigentümer facilio Dritte CRM & ERP von Dienstleistern und Partnern DER AUTOR MAIK WINKEL- MANN Leiter des Bereichs Marketing bei der Berliner facilioo GmbH, die sich auf digi- tale Lösungen für den Betrieb und die Bewirtschaftung von Immobilien spezialisiert hat. DDIVDIGITAL 35
DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Wie man‘s richtig macht Digitale Schließanlagen erhöhen den Komfort und Wohnwert. Auch Eigentümern und Verwaltung machen sie das Leben leichter – wenn man ein paar mögliche Stolpersteine umgeht. E ine analoge Schließanlage in Wohngebäuden ist für viele Vermieter immer noch die erste Wahl, wenn es um die Erstausstattung oder den Ersatz einer bestehenden Anlage geht. Begründet ist dies vor allem in der Vertrautheit mit der Technologie und den gegenüber der Erst- anschaffung neuer digitaler Zugangslö- sungen vergleichsweise niedrigen Kosten. Was viele nicht wissen: Die Total Costs of Ownership, also die Kosten über den gesamten Nutzungszeitraum, fallen bei digitalen Anlagen oft sogar niedriger aus. Digitale Zugangslösungen für Wohnge- bäude gibt es bereits seit vielen Jahren, DER AUTOR DIPL.-KFM. ARMIN HEIL Vorstand der PACO unlimited AG www.paco- unlimited.de 36 DDIVDIGITAL erst in jüngster Zeit sind sie durch die stei- gende Wahrnehmung von PropTechs und digitalen Innovationen für die Branche in den Fokus gerückt. Für viele Vermieter stellen sie nun eine pragmatische Lösung zur Digitalisierung in Wohngebäuden dar. Die Vorteile digitaler Zugangslösun- gen liegen auf der Hand: mehr Komfort, gelebte Modernität, vereinfachte Verwal- tungsprozesse, jahrelange Schließplan- und Erweiterungsﬂexibilität und vor allem stark erhöhte Sicherheit. Gerade dieser Aspekt auch moderner analoger Schließ- anlagen wird aktuell durch Internetschlüs- seldienste und den einfachen Zugang zu 3D-Druckern stark strapaziert. Hinzu kommt das altbekannte Problem verlo- rener Generalschlüssel. Im Unterschied dazu stellt der verloren gegangene Gene- ralzugangstransponder einer elektroni- schen Schließanlage kein Sicherheitsrisiko dar, weil er umgehend gesperrt werden kann. Trotz aller Vorzüge gibt es ein paar Stolpersteine, die man tunlichst umgehen sollte: Parallele Analogschließung Wo elektronische Hauszugänge erstma- lig zum Einsatz kommen, wird der neuen Technologie häuﬁg noch nicht so recht getraut. Was, wenn der Strom ausfällt? In der Folge wird oft die bestehende Ana- logschließung lediglich um eine digitale ergänzt. Das trägt zwar den Ansprüchen an Komfort und Modernität Rechnung, die Sicherheit bleibt aber auf der Stre- cke. Dabei ist das Misstrauen gegenüber der Technologie unbegründet, denn das Risiko eines Stromausfalls lässt sich tech- nisch eliminieren. Erfahrene Anbieter und langjährige Marktakteure wissen, wie's geht. Es gibt also keinen Grund, die mit einer digitalen Anlage hinzugewon- nene Sicherheit durch eine parallele Ana- logschließung außer Kraft zu setzen. Technologiewechsel des Anbieters Investitionsschutz ist wichtig. Im Zuge der Digitalisierung sind die Märkte der- zeit stark in Bewegung: Produkte wer- den neu eingeführt und sind nach kurzer Präsenz bereits technisch überholt. Wie stellt man sicher, dass eine elektronische Zugangslösung sich auch nach Jahren noch erweitern lässt? Wo Investitions- schutz anbieterseitig ernstgenommen wird, wird man auch 15 Jahre nach dem . m o c k c o t s r e t t u h S / d r a o b k c a B © l : s o t o F
Einbau noch Erweiterungen für Anlagen zu aktuellen Listenpreisen bekommen. Aber es gibt eben auch Anlagen, für die der Herstel- ler, wie es im Analogbereich üblich ist, alle paar Jahre die Technologie wechselt und Produkte auslistet oder nur noch sehr teuer anbietet. Fehlende Prioritäten Preistreiber bei digitalen Zugangslösungen ist oft die Annahme, man müsse alle Schließun- gen in einem Objekt digital ausstatten. Das ist zwar möglich und bietet im Sinne der Idee „ein Transponder für alles“ auch viel Komfort. Als Vermieter sollte man jedoch Prioritäten setzen und dem Budget entsprechende Ziele deﬁnie- ren. An erster Stelle steht die Sicherung nach außen: Haupteingang, Nebeneingänge und ggf. Zugänge aus Tiefgaragen. An zweiter Stelle stehen die Technikräume und sensible, schüt- zenswerte Bereiche wie Heizungsanlagen, Auf- zugmaschinenräume oder Hausanschlussräume. Hier geht es um die leichte Zugänglichkeit für Hauswarte und Wartungsﬁrmen. Als Drittes kommen Türen zu Gemeinschaftsﬂächen wie Kellerﬂure, Gemeinschaftsräume, Waschkü- chen, Fahrradräume etc., um dort Vandalismus oder Verunreinigungen zu verhindern. Nach- rangig sind die Wohnungstüren. Sinnvoll ist ihre Ausstattung nur, wenn es beispielsweise um barrierefreie Zugänge in Spezialimmobilien wie Seniorenheimen geht oder wenn Wohnungs- nutzer selbst für den Komfortgewinn aufkom- men – allerdings auch in Immobilien mit hoher Fluktuation wie Studentenwohnheimen oder Boarding-Houses: Von Mietern nicht zurückge- gebene Transponder werden einfach gesperrt und der Nachmieter erhält einen neuen. Die Know-how-Falle im Unternehmen Viele Anbieter legen die Verwaltung der digita- len Anlage in die Hand der Vermieter, andere betreiben die Rechteverwaltung aktiv als Dienstleistung und hosten die Verwaltungs- software in einer Cloud-Umgebung. Nur sel- ten muss an solchen Schließanlagen mal etwas geändert werden. Und so kommt es leider vor, dass sich plötzlich niemand mehr erinnert, wie man den Transponder nun sperrt oder den Schließplan ändert. Wer hier auf die Dienst- leistung des Herstellers setzen kann, ist klar im Vorteil, weil im Falle eines Falles ein Ansprech- partner alle notwendigen Schritte einleitet und entsprechende Anleitung gibt. Connect now. Zukunftssicher vernetzt. Die smarte Funklösung Minol Connect macht die Abrechnung für Sie ab sofort genauer, einfacher und sicherer denn je. Dank offenem Übertragungsstandard LoRaWANTM sind wir bereit für alle vernetzten Anwen- dungen der Zukunft. Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? minol.de/connect
DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Die Mess- dienstleistung wird digital Pilotprojekte in Rüsselsheim und Berlin zeigen Chancen und Perspektiven innovativer Funktechnologien. E ine einheitliche Infrastruktur vernetzt Smart Metering, Smart Home, Smart Building und Submetering über das Smart-Meter-Gateway – so können sämtliche Verbrauchsdaten automatisch übermittelt und verarbeitet werden, und es entsteht eine umfassende Datenba- sis als Grundlage für die Entwicklung und das Angebot intelligenter Anwendungen und Services. Ermöglicht wird digitalisierte Messdienst- leistung durch für OMS-zertiﬁzierte Geräte (Open Metering System) und AMR-Funk- technologie (Automatic Meter Reading). OMS-zertiﬁzierte Geräte ermöglichen dank offener Funkstandards die Daten- übertragung zwischen unterschiedlicher Hardware. AMR sorgt für die automatische und verschlüsselte Funkübertragung der Verbrauchsdaten von Wärme und Was- ser aus den Liegenschaften. Im Zusam- menspiel entsteht ein nicht-proprietäres Funksystem, bei dem der Kunde jederzeit Herr über seine Daten bleibt. Wird zudem die Übermittlung der Verbrauchsdaten gemeinsam mit den Daten der Energie- lieferung über ein Smart-Meter-Gate- way gebündelt, können Ablesung und die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenab- rechnung erheblich beschleunigt werden. Die durchgängig elektronische Über- tragung mit integrierter Validierung der Daten stellt zudem eine erhöhte Daten- qualität über den gesamten Prozess sicher. Digitalisiert und automatisiert in die Zukunft Von dieser Technologie proﬁtiert heute schon die Berliner Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft. Für DER AUTOR CORNELIUS NAPP Leiter Marketing KALORIMETA GmbH m o c k c o t s r e t t u h S / s c i h p a r g J M © . 38 DDIVDIGITAL : o t o F
Im Zusammenspiel von OMS und AMR entsteht ein nicht-proprietäres Funksystem, das die Datenhoheit der Kunden gewährleistet. sie stattet KALO seit Ende 2018 rund 18 000 Wohneinheiten mit modernster AMR- und OMS-Technik aus. Die Vorteile des so entstehenden Funksystems lassen sich am Beispiel der Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung aufzei- gen: Es ermöglicht die vollautomatische Übertragung der Verbrauchsdaten in das KALO-Netzwerk, wo sie vielfältigen Plau- sibilitätsprüfungen unterzogen werden. Anschließend werden Ergebnismitteilun- gen erstellt, die über eine gemeinsam genutzte Datenplattform automatisch in das System der Gewobag eingespielt wer- den. Dort kann dann direkt die Erstellung der ﬁnalen Heizkostenabrechnung erfol- gen. Der automatisierte Prozess zeichnet sich nicht nur durch seine Efﬁzienz aus, sondern erhöht auch die Datenqualität. In Kombination mit den verschiedenen Plausibilitätsprüfungen wird eine schnelle Erstellung der Abrechnung erreicht, die vor allem auch rechtssicher ist. Darüber hinaus hat die Datenplattform weitere Funktionen: Sie zeigt den Mon- tage- und Gerätestatus der Mess- und Erfassungstechnik an und beauftragt ggf. automatisiert den technischen Kun- dendienst. Alle Daten, die zwischen den Unternehmen über die Datenplattform ausgetauscht werden, sind verschlüsselt und damit sicher. Der Einsatz der Daten- plattform und die Datenhoheit des Kun- den bieten vielfältige Vorteile. Auf Basis der erhobenen Daten können gemeinsam neue intelligente Anwendungen entwickelt werden, die Kunden Mehrwert bieten. Gleichzeitig erhält die Gewobag die Flexibi- lität, eigene Anwendungen zu entwickeln, zum Beispiel Mieterportale oder Apps. Interoperable Mess- und Kommunikationsinfrastruktur Dass auch die spartenübergreifende Datenbündelung nicht nur Zukunftsmu- sik ist, zeigt sich derzeit in Rüsselsheim, wo KALO das Know-how der Schwes- terunternehmen aus der noventic group nutzt. Dort baut die Allegron-Gruppe, ein Bad Emser Immobilienentwickler, die frühere Hewlett-Packard-Zentrale zur Wohnimmobilie um und stattet sie mit zukunftsweisender, interoperabler Mess- und Kommunikationsinfrastruktur aus. Mit der digitalen Lösung erhalten Woh- nungsnutzer hier regelmäßig Auskunft über ihren Energieverbrauch, und zwar unterjährig und direkt, nicht wie bisher im Jahresrückblick und verbunden mit zahl- reichen Ableseterminen. Dazu werden spartenübergreifend die Verbrauchsdaten- erfassung und die Abrechnung über ein Smart-Meter-Gateway des strategischen Partners PPC gebündelt. Das Unterneh- men erhielt Ende 2018 als erster Hersteller die gesetzlich vorgeschriebene Common Criteria- Zertiﬁzierung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Auf Basis dieser Informationen visuali- siert die von der noventic-Tochter Keep- Focus eigens entwickelte App „Cards“ das Verbrauchsverhalten der Nutzer. Durch kontinuierliche Darstellung des eigenen Verbrauchs und Benchmark-Sets zu Ver- gleichswerten aus dem Wohnquartier soll die App zum sparsamen Umgang mit Energie motivieren. Die hochverfügbare und sichere Kommuni- kationsinfrastruktur kann aber noch mehr: Neben Smart-Home- und Smart-Build- ing-Diensten lassen sich auch Ambient- Assisted-Living-Angebote kostenneutral einbinden und ebnen so dem Einsatz soge- nannter Wohnassistenzsysteme für Ältere und Menschen mit Behinderung den Weg. Den Blick in die Zukunft richten Die Beispiele aus Berlin und Rüsselsheim zeigen neue Perspektiven der digitalisierten Messdienstleistung auf, die der Wohnungs- wirtschaft zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnen: Es geht nicht mehr nur um die Efﬁzienz der unternehmensinternen Pro- zesse, sondern auch um die Erweiterung der Angebote für Eigentümer und Mie- ter, letztlich um die Steigerung der Wohn- qualität. Dass dies nicht allein das Thema der Zukunft großer Verwaltungsunter- nehmen ist, macht die im Dezember 2018 verabschiedete EU -Energieefﬁzienzricht- linie (EED) mehr als deutlich. Wird damit ab Oktober 2020 fernauslesbare Mess- technik beim Neueinbau Pﬂicht und auch die regelmäßige unterjährige Information über Verbrauchswerte, sind AMR und die App zur Visualisierung der Verbrauchsda- ten schon heute soweit, diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. DDIVDIGITAL 39
DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR I m Zuge der Digitalisierung fahren Aufzüge ins Internet, sie kommunizie- ren und liefern Betreibern sämt- liche Informatio- nen rund um die Anlage. Dies dient zum einen der prä- ventiven Wartung. Zum anderen wird der Aufzug zum Kommunikations- medium. Ermög- licht wird das alles durch die Platt- form Schindler Ahead. Ein Ele- ment dieser digi- talen Plattform ist die DoorShow. Sie projiziert mithilfe eines netzwerkfä- higen Projektors Bilder und Videos auf die Schachttü- ren. Sie lassen sich so für Informa- tionen, aber auch für Werbezwecke nutzen. Wird die Werbeﬂäche ver- mietet, kann der Aufzug über die Werbeeinnahmen reﬁ- nanziert werden. Als weitere Services laufen bei Schindler das CommBoard und das Actionboard über die Plattform. CommBoard, ein digitales schwarzes Brett neben dem Aufzug, informiert Bewoh- DER AUTOR JAN STEEGER Schindler Deutschland 40 DDIVDIGITAL bleme und Störun- gen im Voraus und verhindert Ausfälle, weil die Software die zuständigen Techniker auto- matisch infor- miert und eine präventive War- tung auslöst. Schneller ankommen Um Nutzer insbe- sondere in größe- ren Gebäuden mit mehreren Aufzug- anlagen schneller ans Ziel zu bringen und den Betrieb efﬁzienter zu gestalten, kommt bei Schindler eine Zielrufsteuerung zum Einsatz. Über sie gibt man schon vor dem Betreten der Kabine seine Wunschetage an. Personen mit dem gleichen Ziel wird derselbe Aufzug zugewiesen. Durch diese Vermeidung von Zwischen- stopps wird die Anlage besser aus- gelastet. Die dazu- Aufwärts in die Zukunft Künstliche Intelligenz und das Internet of Things machen Aufzüge zu modernen Kommunikations- medien, die sich sogar selbst beobachten. ner und Besucher über alles Wissenswerte rund um den Aufzug und das Gebäude. Mit dem Actionboard können Betrei- ber an jedem Ort der Welt in Echtzeit auf die Aufzugdaten zugreifen und haben im Blick, ob die Anlagen laufen, ein Techniker vor Ort ist oder eine Wartung ansteht. Probleme im Voraus erkennen Im Vergleich zum bisher bekannten Remote Monitoring werden nun detaillier- tere und gezieltere Informationen über die gesamte Anlage über Sensoren gesammelt und mit der Cloud-basierten Software von General Electric analysiert und verarbeitet. Das System erkennt sich anbahnende Pro- gehörige App geht noch einen Schritt weiter: Indem sich autorisierte Gebäu- denutzer über Smartphone oder Tablet identiﬁzieren, stellt das System den Auf- zug schon beim Betreten des Gebäudes bereit und leitet den Bewohner auf dem kürzesten Weg zum Ziel. Über ein sta- tionäres Terminal in der Wohnung oder per App können Bewohner mit ihren Besuchern am Eingang per Videochat kommunizieren und mit Klick auf die Ein- ladungstaste die Tür öffnen. Gleichzeitig weisen sie damit den richtigen Aufzug zu, der Besucher automatisch in die richtige Etage bringt. Für Besucherverwaltungen von Büromietern ist das ebenfalls möglich. l d n a h c s t u e D l r e d n h c S i : o t o F
Geschäftsstelle: Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. Leipziger Platz 9 • 10117 Berlin Tel.: 030-3009679-0 info@ddiv.de • www.ddiv.de Geschäftsführer: Martin Kaßler Mitgliedsverbände Verband der Immobilienverwalter Baden-Württemberg e. V. Berliner Straße 19 • 74321 Bietigheim-Bissingen Tel. 07142-76-296 info@vdiv.de • www.vdiv.de Geschäftsführerin: Diana Rivic Vorstandsvorsitzender: Wolfgang D. Heckeler Verband der Immobilienverwalter Bayern e. V. Sonnenstraße 11 • 80331 München Tel. 089-5998845-0 info@vdiv-bayern.de www.vdiv-bayern.de Geschäftsführender Vorstand: Walter Plank Vorstandsvorsitzender: Marco J. Schwarz Verband der Immobilienverwalter Berlin-Brandenburg e. V. Neue Grünstraße 9 • 10179 Berlin Tel. 030-27907090 info@vdivbb.de www.vdivbb.de Geschäftsführender Vorstand: Roswitha Pihan-Schmitt Vorstandsvorsitzende: Sylvia Pruß Verband der Immobilienverwalter Hessen e. V. Dreiherrnsteinplatz 16 • 63263 Neu-Isenburg Tel. 06102-5745216 Hausverwalter@Hausverwalter.de www.Hausverwalter.de Vorstandsvorsitzender: Werner Merkel Verband der Immobilienverwalter Niedersachsen / Bremen e. V. Gneisenaustraße 10 • 30175 Hannover Tel. 0511-2139873 info@vdiv-nds-bremen.de www.vdiv-nds-bremen.de Geschäftsführender Vorstand: Thomas Eick Vorstandsvorsitzende: Cornelia Noack Verband der nordrhein-west- fälischen Immobilienverwalter e. V. Vaalser Straße 148 • 52074 Aachen Tel. 0241-51835040 info@vnwi.de • www.vnwi.de Vorstandsvorsitzender: Dr. Michael Casser Stv. Vorsitzender: Dr. Klaus Vossen Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz / Saarland e. V. Mundenheimer Straße 141 • 67061 Ludwigshafen Tel. 0621-5610638 Geschäftsstelle Dirmstein: Metzgergasse 1 • 67246 Dirmstein Tel. 06238-9835813 office@vdiv-rps.de • www.vdiv-rps.de Geschäftsführender Vorstand: Markus Herrmann Vorstandsvorsitzender: Oliver Philipp Kehry Verband der Immobilienverwalter Mitteldeutschland e. V. Wehlener Straße 46 • 01279 Dresden Tel. 0351-255070 info@immobilienverwalter- mitteldeutschland.de www.immobilienverwalter- mitteldeutschland.de Geschäftsführender Vorstand: Dr. Joachim Näke Stv. Vorsitzender: Alfred Rothert Verband der Immobilienverwalter Sachsen-Anhalt e. V. Geschäftsstelle Halle: Willy-Brandt-Straße 65 • 06110 Halle Hauptgeschäftsstelle Magdeburg: Klausener Straße 35 • 39112 Magdeburg Tel. 0391-5558948 info@vdiv-sa.de • www.vdiv-sa.de Geschäftsführender Vorstand: Mirko Wild Vorsitzender: Axel Balzer Verband der Immobilienverwalter Schleswig-Holstein / Hamburg / Mecklenburg-Vorpommern e. V. Geschäftsstelle Schleswig-Holstein: Düppelstraße 71 • 24105 Kiel Tel. 0431-84757 Geschäftsstelle Hamburg: Dorotheenstraße 144 • 22299 Hamburg Tel. 040-69691168 Geschäftsstelle Mecklenburg-Vorpommern: Zur Steinbeck 1 • 18225 Kühlungsborn Tel. 038293-60100 info@immoverwalter.org www.immoverwalter.org Geschäftsführender Vorstand: Wolfgang Mattern Vorsitzender: Holger Zychski Impressum Herausgeber: Chefredaktion: Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) Leipziger Platz 9 10117 Berlin Tel.: +49 30 3009679-0 Fax: +49 30 3009679-21 info@ddiv.de www.ddiv.de Steffen Haase (verantwortlich) redaktion@ddivaktuell.de Verlag und Redaktionsanschrift: und Produktion GmbH AVR Agentur für Werbung Arabellastraße 17 81925 München Tel.: +49 89 419694-0 Fax: +49 89 4705364 info@avr-werbeagentur.de www.avr-werbeagentur.de redaktion@ddivaktuell.de www.ddivaktuell.de Geschäftsführung: Thomas Klocke Redaktionsleitung: Andrea Körner Projektleitung: koerner@ddivaktuell.de Anita Mayrhofer amayrhofer@avr-werbeagentur.de Redaktionsbeirat: Dr. Michael Casser, Steffen Haase, Autoren dieser Ausgabe: Wolfgang D. Heckeler, Martin Kaßler, Wolfgang Mattern Christoph Bubmann, Moritz Ertl, Slaven Grizelj, Katharina Gündel, Sebastian Harrand, Armin Heil, Nicolas Jacobi, Martin Kaßler, Maximilian Kruschewsky, Dr. Ilonka Kunow, Ralf Michels, Cornelius Napp, Marion Quaas-Reinhard, Holger Rings, J. Bernd Schneider, Jan Steeger, Prof. Dr. Frank Weiler, Maik Winkelmann Anzeigenleitung: Susanne Meier Tel.: +49 89 419694-82 smeier@avr-verlag.de Art Direction und Bildredaktion: Patricia Fuchs Graﬁk: Anna Spinnen-Riemath Composing: Udo Karohl, Stefan Samabor Titelbild: Druck: © piick / Shutterstock.com hofmann infocom GmbH Emmericher Straße 10 90411 Nürnberg Hinweis: Beiträge freier Autoren geben nicht in jedem Fall die Meinung der Redaktion wieder. Verleger zugleich Anschrift aller Verantwortlichen Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. Nachdruck oder sonstige Vervielfältigungen – auch auszugsweise – sind nur mit Genehmigung des Verlages gestattet. Für unaufgefordert einge- sandtes Redaktions material übernimmt der Verlag keine Haftung. © AVR GmbH 2019
27. DEUTSCHER VERWALTERTAG 12 13 SEPTEMBER 2019 ESTREL BERLIN NOCH MEHR NE TZWERKEN: Warm-up-Veranstaltung am 11. September 2019 im Fußballstadion des Kultvereins 1. FC Union Berlin FÜR ALLE, DIE MITREDEN WOLLEN. JETZT ANMELDEN ZUM GRÖßTEN BRANCHENEVENT DES JAHRES WWW.DEUTSCHER ؏ VERWALTERTAG.DE ESSENZIELLE THEMEN IN PANELS, VORTRÄGEN UND FACHFOREN: Beschlussvorbereitung und -formulierung | Obacht bei der Sondereigentumsverwaltung | Rechtssichere Modernisierungs- ankündigung | Mietminderungsquoten im Spiegel der Recht- sprechung | Aktuelle WEG- und Mietrechtsprechung | Zukunft der E-Mobilität in deutschen Städten | Brand- und Bestands- schutz im Gebäude | Strategien für Eigentümerversammlungen | Baumaßnahmen im Wohnungseigentum | Forderungsmanage- ment und Räumung | Haftung von Immobilienverwaltungen HOCHKAR ÄTIGE REFERENTEN: Freuen Sie sich auf Prof. Dr. Klaus Bogenberger, Steffen Groß, Prof. Dr. Martin Häublein, Michael Juch, Carsten Küttner, Prof. Dr. Arnold Lehmann-Richter, Dr. Klaus Lützenkirchen, Dr. Karin Milger, Hermann Scherer, Anne Schlosser, Dr. Jan-Hendrik Schmidt, Helge Schulz, Raphael Stenzhorn, Dietmar Strunz, Stephan Volpp

References: Art. 22
 § 309
 § 309
 § 307
 § 126
 § 5
 § 4
 Art. 5
 Art. 5
 Art. 5
 Art. 4
 Art. 5
 Art. 28
 Art. 1
 § 53
 Art. 33
 Art. 34
 Art. 33
 Art. 34
 Art. 4
 Art. 9