Source: https://www.smart-law.cz/blog/jak-splnit-informacni-povinnost-dle-cl-13-gdpr-vuci-uchazecum-o-zamestnani
Timestamp: 2020-08-12 08:49:28+00:00

Document:
Zaměstnavatel musí být transparentní vůči uchazeči o zaměstnání
Mezi základní zásady zpracování osobních údajů podle GDPR patří i zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti. Zásada transparentnosti je upravena v čl. 5 odst. 1 písm. a) GDPR. Dle uvedeného ustanovení nařízení musí být osobní údaje ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem.
​Podle čl. 12 odst. 1, čl. 13 a čl. 14 GDPR musí správce poskytnout subjektu údajů, tedy identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (tedy i např. uchazeči o zaměstnání), stručné, transparentní, srozumitelné a snadno přístupné informace o zpracování jeho osobních údajů.
Z výše uvedených ustanovení GDPR plyne, že potencionální zaměstnavatel musí informovat uchazeče o zaměstnání o tom, jaké jeho osobní údaje bude zpracovávat a jakým způsobem. Tyto informace přitom musí být poskytnuty bezplatně, musí být stručné, transparentní, srozumitelné a snadno přístupné, musí být poskytnuty písemně nebo jinými prostředky, včetně ve vhodných případech v elektronické formě, musí být poskytnuty za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.
​Jaké informace musí zaměstnavatel uchazeči o zaměstnání poskytnout?
V případě, že správce získal osobní údaje přímo od subjektu údajů, což je případ, kdy se uchazeč o zaměstnání hlásí na určitou pracovní pozici a sám zašle potencionálnímu zaměstnavateli životopis a motivační dopis, správce musí v okamžiku získání osobních údajů subjektu údajů poskytnout subjektu údajů tyto informace:
oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR,
případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v článcích 46 nebo 47 nebo čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci GDPR, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.
Vedle výše uvedených informací poskytne správce subjektu údajů v okamžiku získání osobních údajů tyto další informace, jsou-li nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování:
pokud je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, existence práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,
Vzor zásad zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání, tedy vzor splnění informační povinnosti podle čl. 13 GDPR vůči uchazečům o zaměstnání, je dostupný zde.
Dokument se na první pohled může jevit dlouhý. Jedná se o vzor, který má být vyčerpávající. Neznamená to však, že správce musí obdobně dlouhý dokument rozeslat všem uchazečům o zaměstnání. V praxi je možné k informování subjektů údajů přistoupit kreativně. Správce nemusí rozesílat elektronický dokument e-mailem, můžu mít webovou stránku, kde si uchazeč rozklikne jen ty informace, o které má zájem. Nebo správce může zasílat zkrácenou verzi dokumentu a delší, komplexnější, bude pro uchazeče o zaměstnání k dispozici ke stažení v odkazu přiloženém v e-mailu či zkrácené verzi dokumentu.
Správce by se rovněž měl zamyslet i nad případnou úpravou formulace textu v závislosti na tom, jaké pozice obsazuje. V některých případech může být vhodnější použít jednodušší jazyk. V jiných nemusí vadit, když použije více právní terminologie. Je totiž rozdíl, zda správce obsazuje pozici právníka nebo zdravotní sestry. U prvně jmenované pozice nebudou mít kandidáti problém s odbornými termíny z oboru práva, zatímco u druhé jmenované pozice se toto nedá předpokládat, a proto by bylo lepší se vyhýbat právní terminologii. Je totiž důležité i to, v jaké oblasti se zaměstnavatel "pohybuje".

References: čl. 5
 čl. 12
 čl. 13
 čl. 14
 čl. 6
 čl. 49
 čl. 6
 čl. 9
 čl. 13