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MANUAL DE DOCUMENTACIÓN CIVIL - PDF
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José Miranda Sáez
1 2014 MANUAL DE DOCUMENTACIÓN CIVIL [Asociación Microjusticia Perú]
2 Contenido 1.1 GENERALIDADES DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD RECTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN RECTIFICACIÓN NOTARIAL DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN RECTIFICACIÓN JUDICIAL DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN CANCELACIÓN DE PARTIDAS DE NACIMIENTO CAMBIO DE NOMBRE
3 [Title]- [Secondary text] [additional text] 1.1 GENERALIDADES DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD Información acerca de la específica documentación. Asegúrese que esta información es corta, clara y práctica: 1. Cuáles son los documentos de identidad? El certificado de nacido vivo.- Es el primer documento que entrega cualquier establecimiento de salud luego del nacimiento de una persona, este certificado es un requisito para obtener la Partida de Nacimiento. La partida de nacimiento.- Es el documento que demuestra la existencia de una persona en la sociedad, el hecho del nacimiento se inscribe en el Registro de Estado Civil. La Partida de Nacimiento sirve para: tener derecho a un nombre reconocido, inscribirse en la escuela, el colegio, la universidad, obtener el DNI, prestar el Servicio Militar, recibir atención médica, contraer matrimonio, para demostrar la relación de parentesco entre padres e hijos, obtener un trabajo, ser declarado heredero, exigir asistencia familiar, recibir pensiones, acceder a Programas Sociales, etc. Partida de bautismo.- Es un documento válido que reemplaza a la Partida de Nacimiento para aquellas personas nacidas antes del 14 de noviembre de 1936 y puede ser utilizado para cualquier trámite. Documento nacional de identidad (DNI).- Es un documento público, personal e intransferible. Viene a ser la única cédula de identidad personal para todos los actos civiles, comerciales, administrativos, judiciales y, en general, para todos aquellos casos que por Ley deba ser presentado. También es el único documento para votar (sufragio). El DNI es obligatorio para todos los nacionales al cumplir la mayoría de edad, es decir desde los 18 años. El DNI para menores es opcional, pero es necesario para evitar el tráfico de menores. Partida de matrimonio.- Es el documento que sirve para probar el hecho del matrimonio, celebrado en forma civil ante la Oficina de Registro Civil de la Municipalidad correspondiente. Produce efectos de estabilidad y permanencia, así como también establece los derechos y deberes entre los cónyuges. La Partida de Matrimonio es importante para: El pleno reconocimiento de los derechos y obligaciones entre esposos ante la ley, realizar un proceso de divorcio, solicitar la división y 2
4 partición de bienes, reclamar pensiones o indemnizaciones, cambiar el estado civil en el DNI, solicitar asistencia familiar, etc. Partida de defunción.- Es el documento que demuestra el hecho de la muerte de una persona, que se inscribe en el Registro de Estado Civil de la Municipalidad respectiva. La partida de defunción sirve para realizar diferentes trámites como por ejemplo: solicitar los gastos funerarios, tener acceso a la herencia del fallecido, acceder a los beneficios sociales del fallecido, para evitar la suplantación de persona, etc. 2. Qué trámites no se pueden hacer sin estos documentos? Al estar regulados por la ley todos los actos jurídicos, públicos y privados que las personas realizan, es necesario contar con los documentos que faciliten la realización de estos actos, es así que los documentos de identidad principalmente la Partida de Nacimiento y el Documento Nacional de Identidad DNI, son la llave para el pleno ejercicio de otros derechos y el acceso a programas sociales del Estado, sin ellos no es posible el acceso a estos. También puede verse limitado el ejercicio de un derecho, si en cualquiera de estos documentos existe un error en alguno de sus datos personales, por ejemplo: cómo uno puede demostrar su derecho propietario sobre una casa o terreno, si no puede probar su identidad porque no tiene su Partida de Nacimiento ni su Documento Nacional de Identidad DNI, o, si los tiene, sus datos no son idénticos? 3. Qué necesidades hay en documentos de identidad y estado civil? La inscripción del nacimiento: a) Ordinaria (cuando es dentro de los 30 días de nacimiento) b) Extemporánea de menores de edad (pasado los 60 días de nacimiento hasta los18 años). c) Extemporánea de mayores de edad (pasado los 18 años de edad). Errores u omisiones en la partida de nacimiento. Para solucionar estos problemas, existen varios caminos: a. VIA ADMINISTRATIVO, que se tramita en la Oficina de Registro Civil, que dura menos tiempo y es más económico, pero sólo se puede pedir la regularización o rectificación de la partida cuando el error sea evidente o comprobable con los documentos archivados en el Registro civil. b. VIA JUDICIAL, se tramita en los Juzgados de Paz Letrado, puede durar dos o tres meses y cuesta más. c. VIA NOTARIAL, se tramita ante un Notario Público, dura no más de un mes, pero el costo es mayor que el Judicial o el Administrativo Tener el Documento Nacional de Identidad DNI vigente y válido. a) Por primera vez, para menores y mayores de edad. b) Renovación del DNI c) Duplicado de DNI d) Canje de Libreta Electoral por DNI 3
5 Rectificación de datos en el DNI a) Procedimiento administrativo que se tramita en RENIEC para rectificar el estado civil, nombre, instrucción, domicilio, etc. 4. Instituciones implicadas El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil- RENIEC. Realiza su trabajo a través de varias Oficinas: a) La Jefatura Regional de RENIEC de Puno, se encuentra en la ciudad de Puno, tiene como funciones: Dicta resoluciones de trámites administrativos que dan solución a problemas con las partidas y DNI como en el caso de cancelaciones, reconstitución de partidas, etc. con informe de la Unidad de Fiscalización. b) Las Agencias de RENIEC, que se encuentran en cada provincia del departamento de Puno: Oficina donde se tramita la Obtención del Documento Nacional de Identidad. c) Los Registradores Civiles de las Oficinas de Registro del Estado Civil, ubicado en las Municipalidades Provinciales, Distritales y de Centros Poblados, tienen las siguientes tareas: Están facultados para inscribir nacimientos, matrimonios, defunciones y cualquier acto que modifique el estado civil. Están autorizados a otorgar transcripciones o copias certificadas de las actas inscritas. Resuelven las solicitudes de rectificaciones o regularizaciones administrativas de partidas en primera instancia. Recepciona las solicitudes de cancelaciones, reposiciones y reconstituciones de partidas y las eleva a la Oficina Regional del RENIEC para su resolución. El registrador Civil es una persona designada por el Alcalde de la Municipalidad, es un funcionario que depende administrativamente de la Municipalidad; sin embargo funcionalmente depende del RENIEC, quien lo fiscaliza en su buen funcionamiento y por eso debe acatar todas sus disposiciones. 5. Principales causas de la indocumentación 1. La obtención del certificado de nacido vivo, como este es un documento emitido por un Centro de Salud, muchas mujeres no acuden a estos centros para ser atendidas en el parto, y cuando se acercan al Centro de Salud luego del nacimiento, deben pagar un monto para obtener el certificado de nacido vivo del niño, lo mismo sucede cuando la madre no hace su control prenatal en el centro de Salud. En consecuencia, la falta de recursos económicos hace que muchas madres no soliciten este documento para sus hijos. 2. Por costumbre en las zonas rurales, es el padre quien hace la inscripción del niño en el registro civil porque las mujeres permanecen en cama por más de un mes, entonces las madres solteras muchas veces no hacen la inscripción dentro del plazo de 30 días, y cuando acuden al Registro Civil, el trámite para la inscripción requiere de más documentos y ya no es gratuita, (la mayoría de las Municipalidades ha establecido un costo por la inscripción extemporánea de nacimiento). 4
6 3. Así también, las madres solteras desconocen que ellas solas pueden realizar la inscripción de su hijo dando el nombre del padre y que no es necesario que él esté presente, con la Ley 28720, en la que se autoriza a que un solo padre puede dar el nombre del otro y de esta forma el niño puede llevar los dos apellidos tanto de la madre como del padre. Asimismo, las madres solteras esperan a realizar la inscripción de su hijo junto con el padre, y muchas veces si no aparece el padre no hacen la inscripción perjudicando al niño. 4. Otra de las causas por las cuales surge el problema de indocumentación es por el hecho de que en el artículo 37º de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, Ley No se exigía como requisito indispensable para la obtención de DNI la Libreta Militar y muchas personas no habían prestado el servicio militar por lo que no tenían ni siquiera la Boleta Militar; sin embargo, esto ha cambiado porque mediante ley 28316, se modifica el artículo y recientemente con la nueva Ley de Servicio Militar a los 17 años se obtiene el DNI y con ésta se tramita la Boleta Militar. 5. Los registros civiles siniestrados, durante el conflicto armado interno se destruyeron los Registros de Estado Civil, muchas municipalidades fueron destruidas, incendiadas y en otros casos sufrieron deterioro, eso dejó a un número considerable de peruanos sin una Partida de Nacimiento. 6. La falta de recursos económicos, ya que excluyendo a la inscripción de nacimiento los otros trámites tienen un costo que debe asumir el ciudadano. 7. La lejanía de zonas, falta de tiempo. 8. La falta de preocupación o interés de los padres, sobre todo en zonas rurales. 6. Principales problemas de indocumentación 1. Falta de partidas de nacimiento. 2. Partidas de nacimiento con borrones, enmendaduras o espacios en blanco. 3. Omisión de datos, sellos o firmas del registrador 4. Partidas mutiladas o destruidas total o parcialmente durante el conflicto armado interno. 5. Errores en las Partidas de Nacimiento. El error es un dato incorrecto en su nombre, apellido, fecha, lugar de nacimiento, sexo, etc. Los errores más comunes en las partidas de nacimiento son: Error en la escritura del nombre, por ejemplo: Paul por Paulo Error en los apellidos, por ejemplo: Callapa por Canllapa, Poma por Puma. Error en la fecha de nacimiento. Error en el lugar de nacimiento. Error en el sexo. Error al interpretar la letra o escritura del Registrador Civil, por ejemplo: n por u. Cuando en la partida de nacimiento colocan la fecha de nacimiento antes que la persona nazca. Cambio de nombre. Doble Partida de Nacimiento. 6. Los errores más comunes en el Documento Nacional de Identidad DNI son: Los datos del DNI son diferentes a los datos de la Partida de Nacimiento. Error en una letra del nombre o apellido. 5
7 Error en el lugar de nacimiento. Error en la fecha de nacimiento. Por qué necesita corregir estos errores? Los errores tanto en las Partidas de Nacimiento como en los DNI, perjudican a la persona titular del documento, en primer lugar porque el documento no está acorde con la identidad real de la persona, y en segundo lugar porque la persona durante el desarrollo de su vida realizó o realizará diversas actividades y cada una de ellas tendrá un documento de respaldo y saldrá a su nombre, como por ejemplo inscribirse al colegio, universidad, comprar, vender, solicitar un préstamo, un trabajo, etc. Imagínese que compró un terreno con el nombre de Paúl Ticona López pero luego RENIEC le emite el DNI con el nombre de Paulo Ticona López, sería el dueño del terreno?, es allí donde surgen los problemas, por eso es necesario tener nuestros documentos de identidad de forma real, igual y conforme a nuestras actividades. Si mi partida de nacimiento tiene datos diferentes a mi DNI cuál debo rectificar? La idea principal es que todos los demás documentos nacen de la Partida de Nacimiento por lo tanto se debe rectificar el DNI. Por qué hay errores en los documentos civiles? Son diferentes las causas por los que hay errores en los documentos de identidad, las principales son: a) Errores en documentos civiles que dependen de Registro Civil (Partida de Nacimiento, Matrimonio o Defunción): b) Por error del Registrador Civil, quien no registro bien los datos personales de las personas intervinientes. c) El Registrador Civil se olvida de sellar y firmar las partidas. d) El Registrador Civil no indica que corrigió un error de la partida. e) Por error de la misma persona, porque al inscribirse dio mal sus datos f) Con el transcurso del tiempo la persona prefirió cambiar sus datos personales g) La persona inscribió más de una vez su nacimiento. h) La persona nunca tramitó el certificado de defunción de un familiar. i) Errores en el DNI que depende de RENIEC: j) Mala transcripción de la fecha, de nombres o, lugar de nacimiento. k) Cuando saca su DNI con una partida de nacimiento con errores pero con el tiempo corrigen los errores en registro civil y se olvidan de rectificar los datos en el DNI. 7. Cómo solucionar los errores en los documentos de identidad? Cómo solucionar los errores en las Partidas de Nacimiento? Hay tres formas de poder hacer la rectificación de un error en las Partidas de Nacimiento, matrimonio y defunción: Mediante rectificación administrativa, notarial o judicial. Cómo solucionar los errores en el Documento Nacional de Identidad DNI? 6
8 La rectificación de errores en el DNI está a cargo del RENIEC y se realiza con la presentación de las partidas o aquel documento que avale y sustente los datos correctos que deben estar en su DNI, por ejemplo; si usted se apellida Huanca y en su DNI le pusieron Huanco deberá presentar su Partida de Nacimiento. Asimismo, cuando la rectificación no sea posible administrativamente se realiza por sentencia judicial que ordena la rectificación. 1.2 RECTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN. La rectificación administrativa procede cuando se compruebe con la revisión de la propia acta o de su confrontación de ésta con los documentos de sustento archivados. Se tramita en las Oficinas de Registro Civil de las Municipalidades Provinciales, Distritales y de Centros Poblados. a) Se tramita la rectificación en los siguientes casos: b) Error en la consignación de datos en cualquier de los campos del acta registral atribuible al registrador que efectuó la inscripción, ya sea en el cuerpo principal o en el rubro de anotaciones marginales o textuales c) Omisión de cualquier otro dato, incluyendo firmas y selladuras del registrador, en el acta registral, en que hubiera incurrido el registrador de la época en el cuerpo principal o en el rubro de anotaciones marginales o textuales. d) La omisión de salvedad de cualquier de los datos consignados en el acta, con excepción del (de los) prenombre (s) del titular del acta de nacimiento e) Omisión de prenombre en el cuerpo del acta, cuando este obra en el margen o sumilla de la misma. f) Inclusión de las letras a, e, i, y, ó de consignados para vincular los prenombres y/o apellidos de su (s) titular (es). 1. Quién debe solicitar el trámite? El titular del acta o su apoderado. Si es menor de edad o incapaz su representante legal. En caso de fallecimiento sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, es decir, los padres, abuelos, tíos, hermanos, primos. Por el Ministerio Público, si el fallecido no tiene parientes, herederos ni legatarios. 7
9 2. Cuál es el trámite? El interesado debe solicitar por escrito al Jefe de la Oficina de Registro Civil de la Municipalidad, la rectificación del acta, indicando de forma concreta y precisa la omisión o error que existe, adjuntando copia simple de su DNI y la partida que se quiere rectificar. Una vez presentado el escrito, el registrador Civil verificará la existencia del error u omisión incurrida y la procedencia de la rectificación registral en mérito de la evaluación de los medios probatorios. Esta exonerada de la publicación, es decir no se pública. El Registrador Civil emite la resolución dentro de los 5 días hábiles posteriores a la presentación de la solicitud, asimismo tratándose de rectificaciones calificadas posteriormente se procederá efectuar la notificación de nota, realizándose el asiento de rectificación en el rubro de anotaciones marginales o textuales. En caso de denegatoria, la resolución que así lo declara, deberá ser notificada al domicilio del solicitante. El solicitante puede presentar reconsideración o apelación contra la resolución que resuelve su solicitud, dentro del plazo de 15 después de notificado. El recurso deberá resolverse dentro del plazo de 30 días. Medios probatorios a) En caso de Actas de Nacimiento: La propia acta materia de rectificación. Certificado de nacido vivo que obra en el archivo local. Resolución judicial que dispuso inscripción supletoria. El mandato de adopción judicial, notarial o administrativo que obre en el archivo local. Expediente administrativo que genero la inscripción extraordinaria administrativa o extemporánea según corresponda. Resolución judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones textuales o marginales. b) En caso de Actas de Matrimonio: La propia acta materia de rectificación. Acta de celebración. Declaración, pliego o expediente. De existir dispensa judicial de la presentación de alguno de los documentos exigidos por Ley, no podrá aportarse estos como medio probatorio. Resolución judicial que dispuso la inscripción supletoria. Acta de celebración en el caso de matrimonio celebrado por el párroco u ordinario y/o en los matrimonios en inminente peligro de muerte. Acta de celebración traducida oficialmente en los casos de inscripción de matrimonio celebrado fuera de territorio de la República. Resolución judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones textuales y marginales. 8
10 c) En caso de Actas de Defunción: La propia acta materia de rectificación. Certificado de fallecimiento que obre en el archivo local. En los casos de muerte violenta. El producto de necropsia, certificado médico legal. Parte policial o parte judicial que obre en el archivo local. En los casos de inscripción supletoria y/o muerte presunta. Resolución judicial que dispuesto a inscripción supletoria y/o que estableció la muerte presunta. Resolución judicial y documentos de sustento que dispongan anotaciones textuales o marginales. 3. Cuál es el costo del trámite? El costo a pagar, dependerá si la Municipalidad ha establecido el pago por derechos de trámite, el cual deberá estar señalado en el TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) de dicha Municipalidad. 4. Cuánto tiempo demora el trámite? En ningún caso el trámite debe exceder de 30 días hábiles. 1.3 RECTIFICACIÓN NOTARIAL DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN Se realizan rectificaciones de errores que resulten evidente del tenor de la propia partida o de otros documentos probatorios a.- En qué casos se pueden realizar las rectificaciones en la notaria? En la vía notarial tan solo se tramitan las rectificaciones que tengan por objeto corregir los errores y omisiones de nombre, apellidos, fecha de nacimiento, de matrimonio, defunción u otros que resulten evidente del tenor de la propia partida o de otros documentos probatorios. Se debe tener presente que RENIEC ha adoptado como criterio que en ningún caso el Notario puede rectificar los datos principales de la partida como el nombre del titular, su fecha de nacimiento y sexo. Ejemplo: Si la partida dice Manuel Hanco Pérez no puede rectificarlo por Manuel Hancco Pérez. En ningún caso se podrá seguir el trámite notarial para cambiar el nombre de la persona o sus apellidos, el sexo u otra información contenida en la partida que no surja de un error evidente. 9
11 b.- Qué pruebas se puede presentar para realizar el trámite notarial? Cualquiera de los siguientes documentos, donde los datos que tienen errores figuren de modo correcto, pueden ser: Partida de nacimiento (prueba principal para probar el nombre). Documento Nacional de Identidad (prueba secundaria). Certificado de inscripción en el Registro Electoral o RENIEC (dependiendo del caso). Documentos de Identidad de los padres (DNI, L.E., L.M., Pasaporte, etc). Certificado de nacido vivo (necesario para probar la fecha de nacimiento y el nombre). Partida de Bautismo (Reemplaza a la partida de nacimiento si nació antes del 14 de noviembre de 1936 y secundario fuera de esta fecha) Acta, escritura pública o testamento de reconocimiento de hijo. Libreta militar. Partida de matrimonio. Partida de defunción. Carnet de vacunas. Certificado de estudios. Carnet de algún seguro, etc. c.- Quién puede realizar este trámite? El mismo interesado si es mayor de edad. Los padres o representantes legales de un menor de edad o de incapaz, o los parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, es decir (padres, abuelos, tíos, primos, hermanos). d.- Pasos para realizar el trámite notarial de rectificación de partida Debe ir a una Notaría Pública del lugar donde se encuentra inscrita el acta de nacimiento o donde reside, llevando aquellos documentos que sirvan para determinar los datos de forma correcta, allí usted le indicará el problema que hay en la Partida que quiere rectificarse. En la notaria, harán su solicitud de rectificación de partida dirigido al Notario Público con firma de abogado. Deberá pagar el costo del trámite que es aproximadamente de S/ a S/ nuevos soles (esto dependerá de la tarifa del Notario). El Notario Público mandará a publicar un extracto de la solicitud de rectificación, en el diario oficial El Peruano y un diario local autorizado El Correo por una sola vez para que los posibles perjudicados se opongan al trámite. Transcurridos diez (10) días útiles desde la publicación del aviso, el notario elevará a escritura pública la solicitud, insertando los instrumentos (pruebas) que acrediten su pedido, debiendo firmar el solicitante y luego cursará mediante Oficio los partes a la oficina de Registro Civil respectiva para que se haga la rectificación de partida. 10
12 El parte notarial debe ser llevado y presentado a la Oficina de Registro Civil por el interesado y pagar el derecho de trámite, que en cada Municipalidad estará señalado en su TUPA. e.- Cuánto cuesta el trámite en la vía notarial? Todo el trámite cuesta entre S/ nuevos soles. f.- Cuánto dura el trámite en la vía notarial? El beneficio que tiene esta vía es el de ser mucho más rápida que la vía judicial, aunque el costo sea mayor, aproximadamente entre 15 a 20 días. 1.4 RECTIFICACIÓN JUDICIAL DE ACTAS DE NACIMIENTO, MATRIMONIO Y DEFUNCIÓN Se realizan rectificaciones de errores de las actas de nacimiento, matrimonios y defunciones, que no proceden rectificar vía administrativa Procede cuando el registrador de la época en que se hizo la inscripción no tiene responsabilidad o porque no obra documento alguno en el Registro Civil para probar el error en la Partida; normalmente en esta vía se realizan las rectificaciones de partidas muy complejas. Sin embargo, eso no significa que los casos simples no se puedan tramitar ante el Poder Judicial, eso dependerá de cada caso concreto y si conviene al interesado. a.- En qué casos es necesario realizar un trámite judicial? En general, cuando se haya variado un dato o cometido un error en la partida que afecte el nombre del titular, de sus padres, fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, etc. A continuación algunos supuestos: Cuando existen errores que varíen el nombre y/o los apellidos del titular de la partida, es decir errores manifiestos o evidentes comprobables con otros documentos. Ejemplos: Dice Paulo Hanco, debe decir Pablo Hancco. Dice Julia Humpire Chambe, debe decir Julia Humpiri Chambi. Cuando los nombres y apellidos son diferentes. Ejemplos: Dice Albino Cama Cama, debe decir Alan Aguilar Ccama. Cuando varíe el sexo, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, etc. Cuando se hizo enmendaduras, borrones, raspaduras y otros. Aquellos casos en los que el error no sea obvio o evidente y amerite un mayor estudio. 11
13 b.- Qué Juzgado debe conocer las rectificaciones de partidas? El Juzgado de Paz Letrado donde domicilia el interesado. c.- Que pruebas puede presentar para realizar el trámite judicial? Cualquiera de los siguientes documentos, donde los datos que tienen errores figuren de modo correcto, que pueden ser: Partida de nacimiento de los padres (prueba principal para probar los apellidos). Partida de nacimiento a rectificar (prueba principal). Documento Nacional de Identidad (prueba secundaria). Certificado de inscripción en el Registro Electoral o RENIEC (dependiendo del caso). Documentos de Identidad de los padres (DNI, L.E., L.M., Pasaporte, etc.). Certificado de nacido vivo (necesario para probar la fecha de nacimiento y el nombre). Partida de Bautismo (Reemplaza a la partida de nacimiento si nació antes del 14 de noviembre de 1936 y secundario fuera de esta fecha) Acta, escritura pública o testamento de reconocimiento de hijo. Libreta militar. Partida de matrimonio. Partida de defunción. Carnet de vacunas. Certificado de estudios. Carnet de algún seguro. d.- Quién puede realizar este trámite? El mismo interesado. Los padres, o representantes legales del menor de edad o incapaz, o los parientes dentro del cuarto grado de consaguinidad y segundo de afinidad, es decir (padres, abuelos, tíos, primos, hermanos). Un apoderado, con poder especial otorgado por Escritura Pública. El Ministerio Público cuando el fallecido no tiene parientes. e.- Pasos para realizar el trámite judicial de rectificación de partida 1. Primero se debe pagar en el Banco de la Nación la tasa judicial por ofrecimiento de prueba y por cédula de notificación indicando que el Proceso es no contencioso y se tramitará ante el Juzgado de Paz Letrado; y le entregarán dos recibos de pago con los montos indicados. 2. Luego, se debe presentar una demanda (solicitud) de rectificación de partida con firma de abogado, acompañando todas las pruebas necesarias y la tasa judicial, a mesa de partes única del Poder Judicial y se debe tener listo una copia de toda la demanda para que sirva como cargo (prueba de recepción). Todas las pruebas deben ser originales, o copias legalizadas por Notario Público o Juez de Paz, o certificadas por el Registrador Civil. 3. El Juez calificará la demanda y tiene las siguientes opciones: 12
14 a) No admitir la demanda y disponer se subsane las observaciones en el plazo que señale. b) Declarar improcedente la demanda en cuyo caso se archivará el caso. c) Declarar fundado de plano (sin publicación ni audiencia) la solicitud de rectificación en los siguientes casos: Cuando en las partidas figuren por error entre sus nombres y apellidos la palabra "de" o las letras "y", "i", "e" o "a", u otro error manifiesto de ortografía, de sexo o similar que fluya del propio documento. d) Admitir la demanda. 4. Si la solicitud ha sido admitida, el Juez ordenará que se realice la publicación de la solicitud por única vez en el diario oficial El Peruano y en un diario local autorizado Correo y se deberá entregar por escrito los ejemplares del periódico donde sale la publicación en el tiempo que ordene el Juez. 5. Luego de ello fija fecha para la Audiencia de Actuación y Declaración Judicial en un plazo que no debe ser más de 15 días hábiles. Una vez terminado la etapa probatoria el Abogado puede hacer uso de la palabra para indicar sus conclusiones y a continuación se expedirá sentencia. 6. Una vez leída la sentencia el Juez preguntará al solicitante si está conforme, y de ser afirmativa la sentencia queda consentida y ya no procede ningún recurso contra éste. 7. Luego de ello se solicita a secretaría el Oficio anexado con la sentencia para ser presentado en la Oficina de Registro Civil donde se encuentra inscrita la Partida, para que se proceda a su rectificación. 8. Finalmente tendrá que pagar en la Oficina de Registro Civil por derecho de rectificación de partida, de acuerdo a lo señalado en su TUPA municipal. f.- Cuánto tiempo demora? De 03 meses a más. 1.5 CANCELACIÓN DE PARTIDAS DE NACIMIENTO Cancelar una partida de nacimiento significa anular una o más inscripciones de nacimiento en el registro civil, porque una persona solo puede tener inscrito su nacimiento una sola vez. 1. Por qué una persona inscribe más de una vez su nacimiento? Son diversos los motivos, las principales son: Puede suceder que sus padres no le informaron que ya tenía registrado su nacimiento, luego Ud. inscribe su nacimiento. Otras personas inscriben su nacimiento más de una vez por desconocimiento de la norma, no saben que basta inscribir solo una vez su nacimiento. 13
15 2. En qué casos procede la cancelación de partidas? Sólo procede en los siguientes casos: Cuando se ordene mediante resolución judicial firme. Cuando la justificación o motivo de la cancelación resulte clara y manifiesta de los documentos que se presentan al solicitarla mediante Resolución debidamente motivada del registrador (RENIEC). De oficio, por disposición de RENIEC, cuando existan razones indubitables 3. Quién debe solicitar el tramite? El titular del acta. Si es menor de edad o incapaz su representante legal. En caso de fallecimiento sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, es decir, los padres, abuelos, tíos, hermanos, primos. Por el Ministerio Público, si el fallecido no tiene parientes, herederos ni legatarios. 1. Cancelación de partidas en la Vía Administrativa Es la primera instancia para solicitar la cancelación de partidas cuando existe un error u omisión que no se puede subsanar. Ejemplos. Tiene más de una partida de nacimiento, inscribieron su nacimiento como ordinario cuando debió inscribirse como extemporáneo, inscribió el nacimiento de su hijo antes de haber nacido, etc. a) Cuáles son los requisitos para solicitar la cancelación de una partida? Copia del documento de Identidad del solicitante. Copia legalizada de la Libreta Militar. Copia certificada de la partida de nacimiento (la primera y la segunda de ser el caso). Copia certificada del expediente administrativo que generó la inscripción. Una copia certificada de la partida de nacimiento anterior y posterior a la partida cuestionada. Pago por derechos de trámite. b) Cuáles son los pasos que se debe seguir para cancelar una partida? Se debe hacer y presentar un escrito dirigido al Jefe de la oficina de Registro Civil de la Municipalidad donde se encuentra la partida en cuestión solicitando la cancelación de la partida especificando el error u omisión insubsanable que se cometió adjuntando todos los requisitos necesarios. Una vez presentado el escrito, el registrador Civil debe elevar la solicitud más un informe detallado adjuntando copia certificada y legible del acta de nacimiento que se pretende cancelar, a la Oficina Regional de RENIEC en Puno. La Unidad de Fiscalización de RENIEC Puno, luego de revisar la solicitud puede pedir mayor información al Registrador Civil u ordenar una verificación personal del acta, luego 14
16 de ello se emite la Resolución Registral que resuelve cancelar la partida o declarar improcedente la solicitud. Luego, mediante un oficio envía la Resolución Registral al Registrador Civil para que notifique al solicitante. c) Cuánto tiempo demora cancelar una partida? Dependiendo de la lejanía de la Oficina de Registro Civil. Aproximadamente entre tres meses y cuatro meses. 2.- Cancelación de partidas Vía Judicial Procedimiento para el trámite de cancelación de las actas registrales por mandato judicial. Cuando es declarado improcedente la solicitud de cancelación en la vía administrativa, no queda más remedio que recurrir a la vía judicial. a) Cuáles son los requisitos para solicitar la cancelación de una partida? Copia del documento de Identidad del solicitante. Copia legalizada de la Libreta Militar. Copia certificada de la partida de nacimiento (la primera y la segunda de ser el caso). Copia certificada del expediente administrativo que generó la inscripción. Una copia certificada de la partida de nacimiento anterior y posterior a la partida cuestionada. b) Cuáles son los pasos que se debe seguir para cancelar una partida? Primero se debe pagar en el Banco de la Nación la tasa judicial por ofrecimiento de prueba (S/ ) y por cédula de notificación (S/. 3.70) indicando que el Proceso es no contencioso y se tramitará ante el Juzgado Mixto; y le entregarán dos recibos de pago con los montos indicados. Luego, se debe presentar una demanda (solicitud) de cancelación de partida de con firma de abogado, acompañando todas las pruebas necesarias y la tasa judicial, a mesa de partes única del Poder Judicial y se debe tener listo una copia de toda la demanda para que sirva como cargo (prueba de recepción). Todas las pruebas deben ser originales, o copias legalizadas por Notario Público o Juez de Paz, o certificadas por el Registrador Civil. El Juez calificará la demanda y tiene las siguientes opciones: o No admitir la demanda y disponer se subsane las observaciones en el plazo que señale. o Declarar improcedente la demanda en cuyo caso se archivará el caso. Admitir la demanda. Si la solicitud ha sido admitida, el Juez ordenará que se realice la publicación de la solicitud en el diario oficial El Peruano y en un diario local autorizado Correo y se deberá entregar por escrito los ejemplares del periódico donde sale la publicación en el tiempo que ordene el Juez. 15
17 Luego de ello se fija fecha para la Audiencia de Actuación y Declaración Judicial en un plazo que no debe ser más de 15 días hábiles. Una vez terminado la etapa probatoria el Abogado puede hacer uso de la palabra para indicar sus conclusiones y a continuación se expedirá sentencia. Una vez leída la sentencia el Juez preguntará al solicitante si está conforme, y de ser afirmativa la sentencia queda consentida y ya no procede ningún recurso contra éste. Luego de ello se solicita a secretaría el Oficio anexado con la sentencia para ser presentado en la Oficina de Registro Civil donde se encuentra inscrita la Partida, para que se proceda a su rectificación. Finalmente tendrá que pagar en la Oficina de Registro Civil por derecho de rectificación de partida, de acuerdo a lo señalado en su TUPA municipal. c) Cuánto tiempo demora cancelar una partida? Demora dependiendo de la lejanía de la Oficina de Registro Civil. Aproximadamente entre tres meses y cuatro meses. Requisitos obligatorios Oficio y partes judiciales conteniendo copia certificada de la resolución judicial firme recaído en el proceso. Pago por derechos de trámite. d) Cuál Partida de Nacimiento se debe cancelar? Se debe cancelar la segunda partida y se queda con vigencia la primera partida. Pero si la inscripción de su segunda partida de nacimiento fue ordenada por un proceso judicial, esta se queda vigente. e) Qué se hace si los datos de la fecha de nacimiento son diferentes? En este caso se soluciona a través de un proceso judicial. 1.6 CAMBIO DE NOMBRE En principio el cambio de nombre (prenombres o apellidos), solamente procede cuando existe un motivo justificado. Se burlan constantemente del nombre de una persona, causa risa, se presta a malas interpretaciones. Ejemplos: Se llama Karol pero es varón, lleva solo los apellidos de la madre, apellida Supo Tito, etc. a.- Qué Juzgado debe conocer el proceso de cambio de nombre? El Juzgado Mixto donde domicilia el interesado. 16
18 b.- Que pruebas puede presentar para realizar el trámite de cambio de nombre? Los siguientes documentos, dependiendo del caso: Requisitos obligatorios Partida de nacimiento (prueba principal para probar el nombre) o partida de bautismo para los nacidos antes del 14 de noviembre de Copia legalizada del DNI del solicitante. Cualquier documento que pruebe el motivo justificado para cambiar de nombre y otros que sustentan el nuevo nombre (Evaluación psicológica, partidas de nacimiento de sus hermanos, abuelos, bisabuelos, grados y títulos profesionales, certificados de estudios, etc). 02 testigos que declaren sobre el motivo justificado para cambiar de nombre. 02 Tasas judiciales. Requisitos adicionales principalmente para mayores de edad Certificado de antecedentes policiales. Certificado de antecedentes penales. Certificado de antecedentes judiciales. d.- Quién puede realizar este trámite? El mismo interesado, si es mayor de edad. Su representante legal, de ser el caso. Su apoderado, con poder especial otorgado por Escritura Pública. e.- Pasos para realizar el trámite judicial de rectificación de partida Primero se debe pagar en el Banco de la Nación la tasa judicial por ofrecimiento de prueba y por cédula de notificación indicando que el Proceso es no contencioso y se tramitará ante el Juzgado Especializado en lo Civil (en caso de la Región Puno Juzgado Mixto); y le entregarán dos recibos de pago con los montos indicados. Luego, se debe presentar una demanda (solicitud) de cambio de nombre con firma de abogado, acompañando todas las pruebas necesarias y la tasa judicial, a mesa de partes única del Poder Judicial y se debe tener listo una copia de toda la demanda para que sirva como cargo (prueba de recepción). Todas las pruebas deben ser originales, o copias legalizadas por Notario Público o Juez de Paz, o certificadas por el Registrador Civil. El Juzgado calificará la demanda y tiene las siguientes opciones: o Admitir la demanda. o No admitir la demanda y disponer se subsane las observaciones en el plazo que señale. o Declarar improcedente la demanda en cuyo caso se archivaré el caso. Si la solicitud ha sido admitida, el Juez ordenará que se realice la publicación de la solicitud por única vez en el diario oficial El Peruano y en un diario local autorizado Correo y se deberá entregar por escrito los ejemplares del periódico donde conste la publicación en el tiempo que ordene el Juez. 17
19 Luego de ello fija fecha para la Audiencia de Actuación y Declaración Judicial en un plazo que no debe ser más de 15 días hábiles. Una vez terminado la etapa probatoria el Abogado puede hacer uso de la palabra para dar a conocer sus conclusiones y a continuación se expedirá sentencia. Excepcionalmente, el Juez puede reservarse la expedición de la sentencia en cuyo caso no debe exceder de tres (03) días hábiles. Una vez leída la sentencia el Juez preguntará al solicitante si está conforme, y de ser afirmativa la sentencia queda consentida y ya no procede ningún recurso contra éste. Luego de ello se solicita a secretaría el Oficio anexado con la sentencia para ser presentado en la Oficina de Registro Civil donde se encuentra inscrita la Partida, para que se proceda a la anotación marginal de cambio de nombre. Finalmente tendrá que pagar en la Oficina de Registro Civil por derecho de inscripción de cambio de nombre, de acuerdo a lo señalado en el TUPA de la municipalidad. f.- Cuánto tiempo demora? Aproximadamente 03 meses a mas dependiendo de la carga procesal del Juez 18
20 MICROJUSTICIA PERÚ Av. Túpac Amaru Nº 876, 3er Piso Teléfono: (+51) Comas - Lima, Perú

References: artículo 37
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