Source: https://actualicese.com/oficio-166-de-23-08-2005/
Timestamp: 2020-06-03 09:57:45+00:00

Document:
OFCTCP / 0166 / 2005
Representante legal RED SALUD
Calle 100 N° 19-61, piso 8
Ref.: Consulta de fecha 16 de febrero de 2005
Radicación: 0058
PREGUNTA N° 1 (Transcripción textual):
“VALIDEZ ESTADOS FINANCIEROS
DE CONFORMIDAD CON LA LEY 222/95, ART. 37 Y 38, LOS ESTADOS FINANCIEROS DEBEN SER CERTIFICADOS Y DICTAMINADOS, ESTO ES HACER UNA MANIFESTACIÓN EXPRESA DENTRO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS O EN CERTIFICACIÓN SEPARADA POR PARTE DEL REPRESENTANTE LEGAL Y CONTADOR BAJO CUYA RESPONSABILIDAD SE PREPARARON EN CUANTO A LA VERIFICACIÓN DE AFIRMACIONES, EXISTENCIA, INTEGRIDAD, DERECHOS Y OBLIGACIONES, VALUACIÓN (SIC) Y PRESENTACIÓN Y (SIC) REVELACIÓN DEL CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL RESPECTIVO PERIODO.
IGUALMENTE EL REVISOR FISCAL DEBE DICTAMINARLOS EMITIENDO UN DICTAMEN (SIC) SOBRE LOS MISMOS Y PLASMAR ANTEPUESTO A SU FIRMA LA EXPRESIÓN “VER OPINIÓN ADJUNTA” U OTRA SIMILAR.
TANTO EL CÓDIGO DE COMERCIO COMO EL DECRETO 2649/93 ESTABLECEN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y SU MANERA DE PRESENTARLOS EN FORMA COMPARATIVA CON EL AÑO ANTERIOR, ACOMPAÑADOS DE SUS NOTAS CUYA PREPARACIÓN Y CONTENIDO MÍNIMO TAMBIÉN ESTÁ INDICADO EL REFERIDO (SIC) DECRETO.
BAJO LAS ANTERIORES CONSIDERACIONES Y A LA LUZ DE LA NORMATIVIDAD QUE LEGISLA LA MATERIA Y LA HACE DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO SOLICITO EN FORMA RESPETUOSA SE CONCEPTÚE SOBRE EL SIGUIENTE INTERROGANTE:
¿LOS ESTADOS FINANCIEROS SIN CERTIFICAR Y DICTAMINAR, Y SIN EL CUMPLIMIENTO DE UNO O VARIOS DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS NORMAS PRECITADAS, SE CONSIDERAN VÁLIDOS??
De otro lado, y con base en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, tenemos:
Adicionalmente, como expresamente lo señala el inciso segundo del trascrito artículo 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados debe suscribirlos el revisor fiscal o, a falta de éste, el contador público independiente que los hubiere examinado, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.
“…El numeral 7º del artículo 207 del citado código (de Comercio) establece como función propia del revisor fiscal “autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o informe correspondiente”.
Se colige de esta disposición que si la atestación o firma de un Contador Público aparece en los informes financieros (Balances no certificados o dictaminados), en su carácter de actos propios de su profesión, dicha firma hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. No obstante lo cual, en tratándose de de balances (Entendidos estos como aquellos certificados o dictaminados), se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance
PREGUNTA N° 2 (Transcripción textual):
PUBLICIDAD ESTADOS FINANCIEROS
ESTABLECE LA LEY 222/95 EN SU ARTÍCULO 34 LA OBLIGACIÓN DE LAS SOCIEDADES DE PREPARAR Y DIFUNDIR SUS ESTADOS FINANCIEROS POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.
ASÍ EL ART.. 44 (SIC) DE LA MISMA LEY DETERMINA LA OBLIGATORIEDAD DE DEPOSITAR COPIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL, JUNTO CON SUS NOTAS Y EL DICTAMEN CORRESPONDIENTE, EN LA CÁMARA DE COMERCIO DEL DOMICILIO SOCIAL, DENTRO DEL MES SIGUIENTE A LA FECHA DE SU APROBACIÓN. ESTO CON EL PROPÓSITO DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN CONTABLE A QUIENES NO TIENEN ACCESO A LOS REGISTROS DE UN ENTE ECONÓMICO.
BAJO ESTAS DISPOSICIONES SE ENTIENDE QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS JUNTO CON SUS NOTAS DEPOSITADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO PARA EFECTOS DE PUBLICIDAD Y CONSECUENTE OPONIBILIDAD FRENTE A TERCEROS SON AQUELLOS QUE A LA LUZ DEL CITADO ART.. 44 (SIC) FUERON LEGALMENTE APROBADOS Y DICTAMINADOS.
CON LAS ANTERIORES PRECISIONES PROCEDO A ELEVAR CONSULTA SOBRE LOS SIGUIENTES INTERROGANTES:
¿PUEDE UNA SOCIEDAD PRESENTAR ESTADOS FINANCIEROS DEL MISMO PERIODO CONTABLE Y A LA MISMA FECHA DE CORTE DIFERENTES A LOS DEPOSITADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO?.
2. CUALES SON LOS ESTADOS FINANCIEROS LEGALMENTE ELABORADOS: LOS DEPOSITADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO U OTROS CUALQUIERA Y DIFERENTES?
3 PUEDE UNA ENTIDAD PÚBLICA DENTRO DE UN PROCESO LICITATORIO ACEPTAR COMO ESTADOS FINANCIEROS UNOS DIFERENTES A AQUELLOS QUE SE DEPOSITARON EN CÁMARA DE COMERCIO?”
El Artículo 41 de la Ley 222 de 1995 señala:
“ART. 41. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes.
La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.“
Del texto del citado Artículo 41 se desprende la obligación de todas las sociedades de dar publicidad a los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, mediante el depósito de una copia de los mismos en la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía.
La disposición se refiere solamente a los estados financieros de propósito general, como son los estados financieros básicos (Art. 22 del Decreto 2649/93) y los estados financieros consolidados (Art. 23 ibídem). Dentro de los estados financieros básicos se encuentran el balance general; el estado de resultados, el estado de cambio en el patrimonio y en la situación financiera y el estado de flujos de efectivo.
En ese orden de ideas, si la norma dispone la publicación de los estados financieros de propósito general, serán los antes señalados en su totalidad aquellos que deben ser objeto del depósito en la respectiva Cámara de Comercio, salvo que la empresa se encuentre en la etapa preoperativa, caso en el cual, en algunos casos, no habría lugar a presentar el estado de resultados.
Otra situación claramente establecida en la norma citada, es que los estados financieros deben presentarse “junto con sus notas y el dictamen, si lo hubiere”. La primera obligación no podría ser de otra manera, puesto que las notas conforman un todo indivisible con los estados financieros, según lo señala el artículo 36 de la citada Ley 222, norma que acoge el principio del ordenamiento contable (Decreto 2649/93), que en el artículo 114 expresa que las notas son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros.
La segunda formalidad, será obligatoria en la medida en que se trate de sociedades que por ley o por estatutos deban tener revisor fiscal, puesto que entonces su opinión deberá difundirse junto con los estados financieros, tal como lo prevé el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 en concordancia con el 41 arriba mencionado.
No obstante lo anterior, no esta por demás aclarar que aunque en principio la obligación de difundir los estados financieros cobija en general a todas las sociedades, el legislador facultó a las distintas entidades que ejercen inspección, vigilancia y control para establecer casos en los cuales no se exija tal deposito o se requiera un medio de publicidad adicional, atribuciones de las que no ha hecho uso la Superintendencia de Sociedades.
Conviene analizar en este punto el contenido del Artículo 42 de la misma Ley 222 de 1995, en el cual se ordena:
“ART. 42. AUSENCIA DE ESTADOS FINANCIEROS. Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.
Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.”
La frase “Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar…” contenida en el artículo 42, advierte que además de que los terceros pueden hacer valer cualquier balance como medio de prueba y señala la responsabilidad patrimonial en la que incurren los administradores y el revisor fiscal por los perjuicios que su actuar omisivo cause a la sociedad, asociados o terceros en general (Art. 24 y 42 Ley 222 IbÍdem).
De las disposiciones mencionadas, se desprende que la Superintendencia de Sociedades tiene el deber de velar porque las sociedades comerciales cumplan la ley, los estatutos y las órdenes e instrucciones que la entidad le imparta, de acuerdo con las funciones previstas en los artículos 83, 84, 85 y 86, de la citada Ley 222 de 1995.
Es así como dentro de las funciones asignadas a esta Entidad en el artículo 86 numeral 3º IbÍdem, está la de imponer sanciones o multas, sucesivas o no hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera que sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. Igualmente, conforme al artículo 42 mencionado, la Superintendencia previa evaluación de las razones que dieron lugar a dicho incumplimiento, podrá imponer a los administradores o al revisor fiscal, la correspondiente sanción pecuniaria amén de la responsabilidad derivada de los perjuicios que se causen a la sociedad, a los socios, o a los terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros
Por otra parte, considerando el caso en el cual aparezcan estados financieros de un ente económico que contienen información modificada respecto de aquella contenida en los estados financieros depositados ante la Cámara de Comercio, los cuales corresponden a la información certificada, dictaminada y aprobada por el órgano social competente, se hace pertinente citar lo que este organismo ha expresado, entre otros, en Oficio N° 431 del 17 de diciembre de 2004.
En efecto, en resumen ha sostenido este Consejo que en estos casos es necesario analizar el contenido del artículo 59 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:
La norma transcrita meridianamente aclara que el efecto de las informaciones conocidas después de la fecha de cierre deben reconocerse en el período objeto de dicho cierre, siempre que no se hayan emitido los estados financieros y, en todo caso, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que efectivamente existían antes de la fecha de corte como hechos ciertos con plena validez jurídica y contable.
En este orden de ideas, no es correcto que un ente económico que presenta una solicitud para obtener un beneficio o reconocimiento del Estado mediante el cumplimiento de requisitos y procedimiento reglados reclasifique los activos y/o los pasivos que figuran en los estados financieros ya emitidos, vale decir, cuando ya están certificados, dictaminados, aprobados y publicados, pues para proceder en tal sentido, el reconocimiento del eventual error detectado, se debe concretar en el período en el cual se detecte la falencia, sin que ello implique la modificación de los estados financieros de cortes anteriores, tal como se colige de lo establecido en los artículos 56 y 106 del citado Decreto 2649, en los cuales se lee:
La interpretación sistemática de las normas precedentes permite concluir que, en consideración a que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, para proceder al reconocimiento del error contenido en la información financiera divulgada, la corrección se deben incluir en los resultados del período en que éste se advierte. Con ello se da cumplimiento, además, a la norma general sobre revelaciones que establece el Artículo 115 de Decreto 2649 en los siguientes términos:
No puede perderse de vista que es necesario que la información contable de períodos cerrados sea confiable en el sentido de que sobre ella no exista incertidumbre respecto de los cambios que, luego de divulgada, se le puedan introducir, pues de lo contrario, carecería de sentido la obligación de cumplir con los requisitos de publicidad que gravitan sobre los estados financieros, dado que ellos reflejan hechos y situaciones del pasado que aportan elementos de juicio a terceros, como las entidades que ejercen vigilancia y control sobre la empresa, respecto de la situación de la misma, cuya corrección, en caso de errores, se debe reflejar en el período en el cual ellos se detectan y por ende, no requieren la misma dinámica de modificaciones que se aplica, por ejemplo, al registro mercantil cuya estirpe se funda en dar cuenta de condiciones de existencia y representación que sirven da base para actuaciones presentes y futuras.
Sobre estos temas resultan de interés los pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades que se transcriben al final de este documento .
En materia de contratación administrativa, la entidad que convoca a un proceso de selección de contratistas goza de entera autonomía en el diseño del pliego de condiciones o términos de referencia, claro está, dentro del marco de la Ley 80 de 1993, razón por la cual la evaluación de la información financiera y los documentos que le sirvan de base deberán someterse a las consideraciones que al efecto considere conveniente dicha entidad para satisfacer las necesidades de la contratación, el interés general y el deber de selección objetiva.
En este orden de ideas, la evaluación de los criterios de selección, la credibilidad de la información, la posibilidad de sanear fallas de forma de las propuestas y la determinación de cuáles fallas formales no impiden la selección objetiva y si su eventual saneamiento no compromete la integridad de la oferta original, son competencia exclusiva de la entidad pública que formula la invitación.
Finalmente, no sobra puntualizar que las apreciaciones que anteceden permitirán determinar, desde el punto de vista técnico, cuándo los estados financieros aportan efectivamente la información y credibilidad que conforme a la normatividad contable deben caracterizarlos y cuál es la forma y oportunidad correcta para introducirles correcciones. No obstante, será el criterio y competencia de la entidad de vigilancia y control, a la luz de la legislación que regule la materia, determinar si la información contenida en los documentos presentados en la solicitud de renovación de la licencia le son suficientes para establecer fehacientemente la suficiencia de las condiciones y circunstancias particulares del solicitante, en orden a determinar la viabilidad y conveniencia de acceder a la solicitud.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en Sala Técnica conformada por los doctores Carlos Samuel Gómez y José Dagoberto Pinilla y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
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References: artículo 38
 artículo 38
 artículo 207
 ARTÍCULO 34
 Artículo 41
 Artículo 41
 artículo 36
 artículo 114
 artículo 34
 Artículo 42
 artículo 42
 artículo 86
 artículo 42
 artículo 59
 Artículo 115
 artículo 25