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XIX. Jornadas de Archivos Municipales. Arroyomolinos, 23 y 24 de mayo de Gestión Documental: Soluciones para la e-administración
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Magdalena Alarcón Bustamante
1 Arroyomolinos, 23 y 24 de mayo de 2013 XIX Jornadas de Archivos Municipales Gestión Documental: Soluciones para la e-administración Ayuntamiento de Arroyomolinos2 3 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE MADRID 34 De la presente edición: Comunidad de Madrid Ayuntamiento de Arroyomolinos Grupo de Archiveros de Madrid De los textos: sus autores Maquetación: BOCM Depósito legal: M5 ÍNDICE Índice... 5 Mención Grupo de Archiveros Municipales de Madrid... 7 Ponencia Grupo de Trabajo de Tipología Documental Catálogo de Tipos Documentales para la Administración Electrónica Ponencia Grupo de Trabajo de Valoración de Series El Gran Reto de la Archivística Contemporánea: La Valoración Ponencia Grupo de Trabajo de Autoridades de Madrid Presentación de la Base de Datos de Autoridades de la Comunidad de Madrid Ponencia D. Raimon Nualart Mercadé iarxiu: Un servicio de archivo y preservación de documentos electrónicos Ponencia D. Antxon Larrañaga Uyarra Dokusi: Sistema de Gestión documental del Gobierno Vasco Ponencia D. Xavier Tarrés Chamorro La conceptualización de la solución de ABSIS para la gestión Documental y el archivo electrónico Mayo Ponencia D. Javier Ruiz Valenzuela Tecsidel: Solución para la gestión integral del archivo Ponencia D. Ferrán Díaz Bou Tao T-Systems: El expediente electrónico es posible. Factores clave y casos prácticos Proyecto e-administración6 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES Ponencia Dña. Roser Latorre Tafanell Metadatos por doquier Comunicación Dña. Nuria Fachal San Rafael, D. Xavier Piñol Esteban y Dña. Montserrat Pons Mascarilla Archivo e Informática mano a mano: Gestión Documental Electrónica en el Ayuntamiento de Lleida Comunicación Dña. Nuria Amérigo La Calidad en los Archivos de Gestión Comunicación D. Antonio Guillermo Martínez. Libnova Preservación Digital Aplicada Comunicación D. Javier Ruiz Astiz Archivo 2.0: Los nuevos retos que plantea la Sociedad de la Información a la práctica archivística7 Grupo de Archiveros Municipales de Madrid D. José María Nogales Herrera Ayto. de Alcalá de Henares Dª Lourdes Arranz Aguirre Ayto. de Alcobendas Dª Paloma Fernández Gil Ayto. de Alcorcón Dª Carmen Guardia Peragón Ayto. de Algete D. Miguel Ángel Gacho Santamaría Presidente de ANABAD Dª. Julia Mª Rodríguez Barredo Representante de ANABAD Dª Magdalena Merlos Romero Ayto. de Aranjuez D. Julio Cerdá Díaz Ayto. de Arganda del Rey Dª Francisca Martín Mateos Ayto. de Arroyomolinos D. José Zumel Álvarez Ayto. de Chinchón Dª. Nuria Sesmero Blas Ayto de Collado Villalba D. Antonio González Quintana Comunidad de Madrid Dª Raquel Sánchez del Hoyo Comunidad de Madrid D. Miguel Díaz Más Comunidad de Madrid Dª Carmen González Vicente Ayto. de Coslada Dª María Victoria Rosado Gutiérrez Ayto. de Daganzo de Arriba Dª Ana Luzón García Ayto. de El Escorial Dª Cristina Cabornero Herrero Ayto. del Molar Dª Luisa Cano Moya Ayto. de Fuenlabrada Dª Isabel Seco Campos Ayto. de Getafe Dª Mercedes García Gutiérrez Ayto. de Griñón Dª Pilar Gómez Aláez Ayto. de Guadarrama Dª Carmen Merino Hernández Ayto. de Hoyo de Manzanares 78 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES D. Eugenio Villarreal Mascaraque Ayto. de Leganes Dª Pilar Baleriola Bassadone Ayto. de Madrid Dª María del Carmen Cayetano Martín Ayto. de Madrid Dª Ángeles Salvador Fernández Ayto. de Navalcarnero D. Alfonso Ruiz Cagigal Ayto. de Pozuelo de Alarcón Dª María Soledad Benito Fernández Ayto. de Móstoles D. Ricardo Herranz Barquinero Ayto. de Paracuellos de Jarama Dª Carmen Cubero Carabantes Ayto. de Parla Dª María Isabel Elvira Nacar Ayto. de Pinto Dª Sonia Crespo Nogales Ayto. de Rivas-Vaciamadrid Dª Susana Torreguitar Búa Ayto. de San Fernando de Henares Dª Rosa Corregidor Torres Ayto. de San Lorenzo de El Escorial D. Miguel López Sanz Ayto. de San Sebastián de los Reyes D. Alfonso Martín López Ayto. de Sevilla la Nueva Dª Valentina Berrocal Margallo Ayto. de Torrejón de Ardoz Dª. Maria Antonia Criado Lázro Ayto. de Torrelodones Dª María Jesús López Portero Ayto. de Valdemoro Dª Inés María Arenas Murillo Ayto. de Villaviciosa de Odón Dª Vicenta Cortés Alonso Emérita D. Santiago Izquierdo González Emérito SECRETARÍA ARCHIVO MUNICIPAL DE ARROYOMOLINOS Francisca Martín Mateos 89 Grupo de Trabajo de Tipología Documental Dª. Julia Mª Rodríguez Barredo Representante de ANABAD Dª Magdalena Merlos Romero Ayto. de Aranjuez Dª Ana Luzón García Ayto. de El Escorial Dª Isabel Seco Campos Ayto. de Getafe D. Eugenio Villarreal Mascaraque Ayto. de Leganes Dª María Soledad Benito Fernández Ayto. de Móstoles Dª Paloma Fernández Gil Ayto. de Alcorcón Dª Pilar Baleriola Bassadone Ayto. de Madrid S D. Santiago Izquierdo González Emérito Ayto. San Sebastián de los Reyes 910 11 Catálogo de Tipos Documentales para la Administración Electrónica Grupo de Trabajo de Tipología Documental 0. Abstract Se propone un catálogo sistematizado de los modelos documentales que genera la administración española como constancia de sus actos y actuaciones. Los modelos aparecen sistematizados y definidos. Estos prototipos se plantean para la administración municipal pero sirven para cualquiera de las administraciones públicas y también en el acto documentado del ámbito privado. Se plantea la precisión conceptual del tipo documental, los parámetros espaciales y temporales del catálogo y la metodología de trabajo. 1. INTRODUCCIÓN El Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, en las últimas Jornadas, dedicadas al Cuadro de Clasificación de Fondos y al Tesauro como instrumentos necesarios de la e-administración, se comprometió a continuar con las entregas de los instrumentos que las normas internacionales exigían de un gestor integral de documentos. Así es el listado de instituciones y el catálogo de tipos documentales que ahora nos ocupa. Se cumplen ahora veinticinco años de la publicación del primer manual que realizó el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid dedicado al estudio de la tipología documental municipal 1. Entonces, al Grupo le parecía imprescindible el conocimiento en profundidad de las series documentales municipales. Acometió en un principio el estudio de cincuenta y una de ellas, aunque en sucesivas entregas llegó a completar ciento cincuenta y una series. Pero ya en aquella ocasión se expresó la necesidad de conocer y definir de nuevo uno de los caracteres fundamentales de los documentos, que es el tipo. Se decía en aquella ocasión que el tipo do- 1 GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de Tipología Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid,12 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES 12 cumental es la expresión de las diferentes actuaciones de la Administración reflejadas en un determinado soporte y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que determinan su contenido. Los tipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función se traduce en un tipo documental. Así, de la función o actividad de contar se producirá cuenta, de la de empadronar padrón, de la de informar informe Los tipos documentales junto al órgano o la función productora de los mismos originan las series de modo que cada serie será el resultado de la unión del tipo documental y del órgano o función que lo generan 2. Como puede comprobarse ya se sentaban las bases del análisis del tipo documental como modelo, como prototipo. Es más ya se adelantaba la perdurabilidad en el tiempo de los modelos, aunque las series cambien cuando cambia el productor. Por otra parte, los tipos documentales como producto que son de actividades humanas perduran en el tiempo, pues hay funciones que han existido siempre y siempre existirán: comunicar, cobrar, pagar, informar, legislar, sancionar, inspeccionar, denunciar, etc., de modo que puede variar la forma a lo largo del tiempo, pero el contenido permanece. Así pues pensamos que una vez concluido este trabajo que estudia la documentación producida desde hace cincuenta años sería de gran interés estudiar la documentación anterior bajo los mismos criterios. 3 Este es precisamente el ánimo que ha guidado de nuevo al Grupo veinticinco años después. Es decir, el análisis del documento concreto puede servir para el estudio del modelo que ha originado el documento, y a juicio del Grupo, sigue estando vigente. 4 Es verdad que en aquél momento se incidió más en la serie documental y en la mayoría de los casos en expedientes. En este caso se ha ido un poco más allá, al origen diplomático del documento de archivo para examinar su génesis, puesto que de nuevo se ha planteado el reto de actuar en el inicio de la actividad documental. Como se ha dicho más arriba los estudios del Grupo de Archiveros continuaron y se publicaron dos manuales más de tipología documental y un tercero que fue el compendio de los tres, una vez agotadas las ediciones por separado, de cuya edición van a cumplirse quince años ahora. 5 Por lo tanto quede de manifiesto por un lado el interés sucesivo y recurrente del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid por el estudio de la tipología documental y de las series que se han producido en los municipios españoles. Ello hay que unirlo al interés por la gestión electrónica del documento tradicional que ya se ponía de manifiesto en la introducción de este primer manual de tipología: La Informática está comenzando a imponer la necesidad de normalizar, pero aun así en cada ayuntamiento esta normalización se realiza según un criterio individual 2 GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de Tipología Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid, 1988,pp.12 3 GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de Tipología Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid, CORTÉS ALONSO, Vicenta. Nuestro modelo de análisis documental. Boletín de ANABA, DXXVI, julioseptiembre,1986,pp GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Compilación de Manuales de Tipología Documental de los Municipios. Comunidad de Madrid. Consejería de Educación y Cultura. Madrid, 1997.13 PONENCIA: CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES PARA LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA sin aspiraciones de uniformidad, lo que a nuestro juicio constituye un error. Pensamos que la propia Administración debería recoger la sugerencia que aquí apuntamos y considerar que esta normalización redundaría en su propio beneficio y que mediante la colaboración intermunicipal y el apoyo de instituciones autonómicas y estatales el proceso resultaría menos costoso. 6 Las X Jornadas de Archivos Municipales celebradas hace ahora diecinueve años en el Escorial en junio de 1994 se titulaban elocuentemente Archivos, Informática y Nuevos Soportes Documentales: Estudios y Propuestas. 7 El texto de la ponencia, presentada por el Grupo, ponía de manifiesto las dificultades que entrañaba la conservación del documento de archivo en un entorno tan diferente y las posibles pérdidas de patrimonio documental que podrían producirse en un futuro. Se afrontaba el tema de las nuevas tecnologías pero desde el punto de vista del soporte y de las dificultades de conservación de los mismos. Los cambios en los soportes, en los modos de producción del documento, nos inquietaban enormemente. Hasta entonces, los documentos de archivo eran fácilmente identificables atendiendo a sus características específicas, aquellas que los transformaban, pasando de ser mera información a testimonio fehaciente. Así los fondos de los archivos municipales estaban compuestos de unidades íntegras que, después de su creación, no habían sido cambiadas ni en su contenido ni en su soporte ni formato. Además, en todas ellas, aparecían elementos que permitían constatar su autenticidad y el modo en que habían sido transmitidas a lo largo de los años. Los nuevos documentos electrónicos, creados, codificados, transmitidos y conservados por un sistema electrónico, aparecían, desde la óptica del archivero radicalmente distintos, la disociación entre soporte y contenido, la facilidad de copia y modificación, su naturaleza dinámica y compuesta, parecían privarles de la fiabilidad necesaria para ser documentos de archivo, para perdurar en el tiempo con todos los atributos con los que fueron creados. La gestión electrónica podía presentarse como la panacea para muchos problemas de gestión, difusión de la información y almacenamiento. Pero, la desaparición del soporte papel, la supresión de las firmas y providencias innecesarias, no supondrían la eliminación al mismo tiempo de las seguridades jurídicas? No se diluía la naturaleza del documento de archivo hasta dejarlo en un mero elemento informativo? Esa pregunta, esa preocupación estaba muy presente en Incluso en algún momento se pudo pensar, erróneamente, que el producto de las nuevas tecnologías sería una herramienta utilísima para la gestión de información, asimilable a los antiguos registros auxiliares y ficheros de oficina, pero de ninguna manera podría llegar a ser un documento de archivo, a sustituir al documento tradicional. Todavía le ha dedicado el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid otra edición de sus jornadas, concretamente las XVII Jornadas celebradas en Madrid en mayo de 2008, al estudio 6 GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRDID. Manual de Tipología documental de los Municipios. Comunidad de Madrid. Consejería de Cultura. Madrid, 1988, p.14 7 GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Archivos, Informática y Nuevos Soportes documentales. X jornadas de Archivos Municipales (El Escorial, 2.3 de junio 1994). Madrid: Ayuntamiento de El Escorial, GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Archivos, Informática y Nuevos Soportes documentales. X jornadas de Archivos Municipales (El Escorial, 2.3 de junio 1994). Madrid: Ayuntamiento de El Escorial,14 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES por un lado del tipo documental y por otro del documento electrónico 9. En aquél año ya se había publicado la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos 10. El planteamiento del Grupo era distinto. Por ley se daba carta de naturaleza al documento electrónico desde su génesis. Por lo tanto, de nuevo, los estudios de los archiveros tenían que enfocarse hacia la necesidad de aportar su metodología en el análisis del documento que se estaba generando, tramitando, validando, y conservando sólo en soporte electrónico. En aquel momento ya se hizo llamamiento a la comunidad archivística y a la administración en general para que dirigieran sus análisis al momento de creación del documento, a las formas de validar los actos y actuaciones administrativas, a las cautelas en la validación, firma, conservación y recuperación de la documentación que ya sólo iba a estar soportada en una aplicación electrónica. Como resultado de ello se redactaron y se publicaron para la siguiente edición de las Jornadas el Cuadro de Clasificación de Fondos y el Tesauro como pilares de la administración electrónica de documentos dentro del municipio. Es decir si se implementaba la administración electrónica desde el registro general de entrada se entendía que había de dotar al gestor documental de una herramienta, una trama esquemática y válida en el tiempo para colgar de ella toda la documentación que fuera generando la institución. Así se redactó el Cuadro de Clasificación de Fondos. La e-administración obligaba a diseñar sistemas de gestión de documentos que tuvieran incorporada la clasificación de los documentos desde el inicio. Los documentos desde un primer momento debían ir acompañados de una serie de datos que hablasen de la naturaleza de los mismos. El Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, con la actualización del Cuadro pretendía contextualizar el documento en la organización municipal. Desde el inicio no a posteriori como lo venía haciendo hasta entonces. El Cuadro de Clasificación de Fondos servía ahora como instrumento de organización, clasificación y recuperación de documentos. A la vez se pretendía como elemento vertebrador de otros instrumentos necesarios para la implantación de la gestión electrónica como son los catálogos de tipología documental, los inventarios de procedimientos y los diagramas de trámites. Como complemento también se presentaba el tesauro de Archivos Municipales, un instrumento, que puede aplicarse en el momento de la génesis documental o en los programas de descripción y recuperación de la información, así como en cualquier fase de la gestión. Desde la edición de aquellas Jornadas en San Sebastián de los Reyes en mayo de 2010, se han producido cambios sustanciales en la publicación de la legislación de desarrollo de la Ley 11/2007, como el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. 11, las Normas Técnicas de Interoperabilidad 12, que crean el Catálogo de 14 9 GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. El archivo y la administración electrónica pág El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica establece, en su disposición adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones15 PONENCIA: CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES PARA LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Estándares, 13 y que desarrollan la creación del Documento Electrónico 14, de Digitalización de Documentos 15, del Expediente Electrónico 16, de Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración de Protocolos de Intermediación de Datos 17, de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Electrónicos, 18 de Modelo de Datos para el Intercambio de Asientos entre las Entidades Registrales 19, de Relación de Modelos de Datos 20,de Reutilización de recursos de la Información, 21 de Gestión de Modelos de Datos, 22 de Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas 23, todas las aparecidas hasta ahora y todas las que van apareciendo en lo sucesivo. Todo ese desarrollo legislativo ha venido a confirmar aquellas sospechas que se planteaban hace veinticinco años: Que la administración electrónica obliga a toda la Administración y que el concepto de documento ha cambiado sustancialmente. Como se ha dicho anteriormente, la electrónica no es una herramienta auxiliar, sino que es la que soporta de forma inextricable el documento administrativo que va a ser el documento de archivo. Por lo tanto hay que tratar de examinar con la metodología a nuestro alcance el nuevo documento para que nutra los archivos del presente y del futuro. De nuevo y en el afán de participar en la creación del documento administrativo que soporta prueba y testimonio de la gestión de la institución municipal, y que será documento de públicas. 13 Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE 31 de octubre), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares. Corrección de errores de la Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares. 14 Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico Manual de usuario de esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos y expedientes electrónicos 15 Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos 16 Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico 17 Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración 18 Resolución de 29 de noviembre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se publica el Acuerdo de aprobación de la Política de Firma Electrónica y de Certificados de la Administración General del Estado y se anuncia su publicación en la sede correspondiente. 19 Resolución de 28 de junio de 2012 (BOE de 26 de julio), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Protocolos de intermediación de datos. 20 Resolución de 28 de junio de 2012 (BOE de 26 de julio), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Relación de Modelos de Datos. 21 Proyecto de Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de información. 22 Resolución de 28 de junio de 2012 (BOE de 26 de julio), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. 23 Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas. 1516 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES archivo, el trabajo de los archiveros municipales de Madrid, aporta su experiencia a la investigación sobre los tipos documentales. Así pues queda expresado el interés y la dedicación del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid tanto en el análisis de la tipología documental como en la creación del documento electrónico. En esta edición ha tratado de aunar ambas experiencias para aportar un nuevo instrumento imprescindible en la implantación de la administración electrónica en los municipios. Se trata del catálogo de tipos documentales. 2. METODOLOGÍA 2.1. Protocolos de Funcionamiento El trabajo ha partido del Cuadro de Clasificación presentado en las Jornadas de Archivos Municipales de San Sebastián de los Reyes de 2010, Pilares para la e-administración: Cuadro de Clasificación de Fondos y Tesauro 24. El Grupo de Trabajo de Madrid está compuesto por 40 archiveros. Además del número elevado de componentes para un trabajo de esta naturaleza, el Grupo se había propuesto de nuevo llevar a cabo tres trabajos paralelos para ir completando las exigencias de la implantación de la e-administración. El que se presenta, de Tipos Documentales para la Administración Electrónica, el listado de autoridades auxiliar del cuadro citado y del tesauro y una tabla de valoración de las series documentales propuestas en el cuadro de clasificación. Ello obligó, como en otras ocasiones, a trabajar divididos en tres grupos que se encargaban de preparar el trabajo que se aportaba a la reunión mensual colegiada. Cada uno de ellos se ha dedicado a uno de estos nuevos trabajos y se reunía en convocatorias aparte de las mensuales del conjunto de los archiveros municipales. El grupo encargado de la redacción del catálogo de tipos documentales se ha reunido en más de cincuenta ocasiones, para preparar los trabajos que hoy se presentan en el archivo municipal de Alcorcón, en el archivo municipal de Leganés, en la sede de ANABAD, y en el Archivo de Villa de Madrid. Desde aquí, el agradecimiento del Grupo a todas estas instituciones que les han acogido calurosamente y han puesto sus medios y sus instalaciones a su disposición. En las reuniones mensuales se exponía en común el trabajo de los subgrupos. El Catálogo de Tipos documentales que se presenta es una herramienta abierta y flexible, que está sujeta a cambios, a ampliaciones, a modificaciones a variaciones. Sobre todo si se pretende que tenga incidencia en la aplicación de la gestión integral de documentos electrónicos desde su entrada en la administración municipal. Por lo tanto no hay que defraudarse si no se encuentra el reflejo de un tipo documental concreto, una agrupación mejor definida o un entorno más pertinente. Siempre está abierto a cualquier incorporación, variación o supresión, si así se considera. En este caso como en todos los anteriores del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid se hacen propuestas de metodología con ejemplos, nunca se da el tema por concluido GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. XVIII Jornadas de Archivos Municipales. Pilares de la e-administración: Cuadro de Clasificación y Tesauro. Comunidad de Madrid, 2010.17 PONENCIA: CATÁLOGO DE TIPOS DOCUMENTALES PARA LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA En las agotadoras reuniones realizadas se ha vuelto reiteradamente a estudiar términos, si eran o no tipos documentales, si eran actuales o había que relegarlos a la documentación histórica, si eran verdaderamente genéricos o constituían series, si se podían expresar sólo con el enunciado del modelo de documento o iban a resultar excesivamente abstracto. Todas esas discusiones y muchas más se han tenido pretendiendo ofrecer un listado abierto, flexible e inteligible para la comunidad de archiveros. De lo que se trata en esta primera entrega es de exponer modelos documentales que se generan en la administración española como constancia de sus actos y actuaciones. Modelos, prototipos propuestos para la administración municipal, pero que se ha constatado su presencia en cualquiera de las administraciones públicas y también en el acto documentado del ámbito privado. Lo que le conferirá en términos generales su condición de público o privado, será su autor. Por lo tanto son prototipos de documentos producidos por la administración o recibidos a diario y que fundamentalmente son los que han nutrido los archivos y lo seguirán nutriendo en el futuro. Su presentación física en agrupaciones entornos y frecuencia de uso no son sino clasificaciones y por lo tanto susceptibles de enmienda. Se seguía, pues, el mandato del Grupo con arreglo a los trabajos anteriores. Es decir, se presentaba en primer lugar una estructura orgánica y funcional para ir colgando de ella toda la documentación que se reciba, se genere o salga de la institución municipal. Así se hizo con, la presentación del Cuadro de Clasificación. A continuación se añadía un listado de términos por materias para tratar de recuperar los documentos incluidos en la clasificación o bien el contenido informativo de dichos documentos, que era lo que se pretendía con el Tesauro. Este es un nuevo nivel de análisis que habla de uno de los datos fundamentales en la identificación del documento desde su génesis: el tipo de documento que se va a crear. En la redacción del propio tesauro ya nos surgía con mucha frecuencia el dilema de si incluir actas, órdenes, informes, certificados, traslados, decretos, resoluciones, y se llegó a la conclusión de que era otra categoría de identificación y descripción del documento, por ello se decidió confeccionar un índice o un catálogo complementario tanto del Cuadro de Clasificación como del Tesauro. Vino a reforzar esa apreciación del Grupo la publicación de las Normas de Interoperabilidad, concretamente la norma que habla del documento, en la que el tipo documental se consigna como uno de los metadatos fundamentales del documento que se está generando. Esta vez de forma genérica, abstracta o modélica como se prefiera. E incluso en los ejemplos que sugiere la propia Norma ya se recogen algunos de los que había propuesto el Grupo para su inclusión en este catálogo. Tipo documental Descripción del tipo documental del documento. 1 Cadena de caracteres Documentos de decisión: - Resolución. - Acuerdo. - Contrato. - Convenio. - Declaración. Documentos de transmisión: - Comunicación. - Notificación. - Publicación. - Acuse de recibo. Documentos de constancia: - Acta. - Certificado. - Diligencia. Documentos de juicio: - Informe. Documentos de ciudadano: - Solicitud. - Denuncia. - Alegación. - Recursos. - Comunicación ciudadano. - Factura. - Otros incautados18 XIX JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES No sólo las Normas de Interoperabilidad, que obligan para la Administración Española. En todas las normas Internacionales de gestión de la documentación y de descripción 26 el primer dato que indican para recabar del documento es el tipo. Lo mismo ocurre con los Modelos publicados de recuperación de los documentos electrónicos 27 : La primera, la necesidad de que la tipología documental aparezca asociada como metadato al documento electrónico. Ello facilitará las búsquedas, la indización y otras operaciones posteriores. Al documento hay que decirle lo que es. Ello obligará, en el proceso de implantación, a elaborar un listado de tipologías documentales suficientemente amplio, aunque no excesivamente extenso. En la ordenanza, basta con decir: cada documento electrónico llevará asociado un metadato con su tipología documental. 28 Para aceptar o rechazar un determinado término como tipo documental genérico se ha seguido el análisis metodológico propuesto en las Jornadas de Madrid, que la archivística toma prestado de la diplomática: Para abordar este análisis siguen estando vigentes, a nuestro juicio, las herramientas conceptuales y metodológicas de los diplomatistas, sea cual sea el soporte del documento. El análisis de los caracteres externos y de los caracteres internos del documento, es decir, el análisis diplomático de la forma documental puede ser usado con diferentes fines, desde el origen mismo del documento, la génesis documental, pasando por la autenticación, la descripción, el acceso, la conservación del documento o la posibilidad de su eliminación. Todas las utilidades que venía prestando la diplomática unidas a las del método archivístico. Precisamente en la actualidad es más necesaria la constatación de la autenticidad y la validación de los documentos tanto probatorios como informativos. La aplicación de la Diplomática contemporánea se dirige fundamentalmente a comprobar la autenticidad de los documentos sean electrónicos o en soporte tradicional. Ella misma ha desarrollado a través del tiempo los principios y las reglas que deben guiar la investigación de quien quiera verificar la autenticidad del documento. Como toda ciencia ha desarrollado teoría, método y práctica: La teoría describe la naturaleza del documento y sus componentes(soporte, forma, autor, acto..., lo que con influencia de los métodos de las ciencias naturales del siglo dieciocho clasifica en caracteres externos y caracteres internos de los documentos para poder determinar las clases de documentos, es decir, para clasificar. Establecidos previamente estos elementos, el método señala el procedimiento a seguir en el análisis de un documento; la práctica, llamada también Diplomática especial aplica teoría y método a documentos concretos. 29 Como se proponía entonces, para la identificación de la tipología, se ha ido analizando cada uno de los elementos del modelo de documento para ver cuál de ellos le denomina. A veces se descarta por eliminación, no lo define, o bien de forma afirmativa, el tipo documental está definido por el elemento dispositivo de a forma interna nfpb=true&_pagelabel=p &langpae=es [Consultado el ] 27 [Consultado el ] 28 Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local. Requisitos Archivísticos en la Implantación de la Administración Electrónica en las Administraciones Locales. Enornet, Sistemas de Información, S.L., Oviedo Isabel Seco Campos. Identificación del documento electrónico: Método y modelo de análisis. pág , XVII Jornadas de Archivos Municipales de Madrid,29 y 30 de mayo de 2008 Mostrar más
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