Source: http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d_i=92979
Timestamp: 2020-02-22 15:59:32+00:00

Document:
Fecha de entrada en vigencia: 14/02/2019
RESOLUCIÓN 0094 DE 2019
QUE las cajas menores son los fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.
QUE en concordancia con los principios de celeridad y economía contenidos en el numeral 12 y 13 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, se deben impulsar oficiosamente los procedimientos, e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.
QUE una vez concluido y evaluado el plan piloto viabilizado mediante la Resolución de Rectoria No. 1140 de 2018 se hace necesario modificar y actualizar el contenido de la Resolución de Rectoría No. 1722 de 2010.
QUE es necesario adoptar las disposiciones vigentes que permitan el adecuado manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia.
Giro del reembolso:
Artículo 7. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a través una Tarjeta Débito Prepago que entregará la Universidad a cada servidor público responsable de la caja menor. Los recursos girados a la tarjeta débito prepago no podrán superar el monto asignado en la Resolución de constitución de la Caja Menor.
La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa emitirá los lineamientos a tener en cuenta para el manejo, administración y control de la tarjeta debito prepago.
Parágrafo: A la tarjeta débito prepago de la Caja menor, sólo podrán ingresar los dineros correspondientes a este fondo.
a. Libro General: En este libro, el responsable debe registrar el valor autorizado de la caja menor mediante la resolución de constitución y los gastos efectuados, detallando en cada adquisición la siguiente información: fecha, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, número de factura, valor y saldo.
b. Libro de Presupuesto: En este libro el responsable deberá llevar el control de las apropiaciones presupuestales por rubros, de acuerdo con los autorizados en la resolución de constitución, detallando lo siguiente: las apropiaciones aprobadas por cada uno de los rubros presupuestales, fecha de la operación, número consecutivo de la operación, proveedor y/o beneficiario, concepto, valor del gasto efectuado, y el saldo.
Parágrafo 1. Los registros de la información deberán consignarse en el libro correspondiente, inmediatamente ocurran las operaciones. Sin perjuicio del diligenciamiento de los libros anteriores, el responsable podrá llevar controles adicionales que considere pertinentes, para garantizar el adecuado manejo y control de los recursos.
c. Los reembolsos se harán por la cuantía de los gastos ejecutados, en los siguientes casos:
· Cuando se haya ejecutado más del 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal.
· Cuando se adquieran bienes y servicios gravados con IVA independiente del porcentaje de ejecución de los gastos. Lo anterior para efectos de la solicitud de devolución de IVA bimestral a la que tiene derecho la Universidad.
Artículo 11. Legalización de gastos: Para la legalización de los gastos por efectos de reembolso o de cierre definitivo de la caja menor por finalización de la vigencia presupuestal, se tendrán en cuenta lo siguiente:
b. El gasto debe haberse efectuado después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales.
c. Los demás lineamientos a tener en cuenta para la legalización de los gastos de la caja menor serán emitidos por la
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
Artículo 12. Responsabilidades: El ordenador del gasto será el responsable de la solicitud y constitución de las cajas menores de acuerdo con las necesidades de su unidad ejecutora, ajustándose al buen uso de las mismas, a las normas de austeridad y al cumplimiento de las directrices emitidas en la presente resolución.
c. Mantener disponible en forma permanente los recursos de la caja menor depositados en la tarjeta débito prepago, efectivo temporal, vales provisionales de efectivo entregados para atender un gasto, así como los documentos soportes de los gastos realizados. No deben existir dineros faltantes ni sobrantes.
e. Efectuar las retenciones en la fuente a título de renta, IVA e ICA a que hubiere lugar conforme a las normas tributarias vigentes y llevar el control de las retenciones efectuadas.
f. Expedir los vales provisionales soporte de los dineros entregados para atender un gasto los cuales deben legalizarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de expedición.
h. Efectuar el trámite de entrada de almacén cuando se adquieran elementos devolutivos por caja menor.
i. Verificar que la legalización de los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se efectúe dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen.
j. Custodiar y cuidar la tarjeta débito prepago, la clave y usuario que le fueron asignados para el manejo de los recursos de la caja menor, por encontrarse éstos bajo su responsabilidad.
k. Responder disciplinaria, fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento del manejo del dinero que se encuentre a su cargo y por la legalización oportuna, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiese lugar.
j. Efectuar compras internacionales y por internet utilizando la tarjeta débito prepago como medio de pago.
Artículo 14. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor se deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar el saldo de los fondos que se recibieron a la tesorería correspondiente.
En los casos en que el responsable de la caja menor se encuentre en alguna situación administrativa que implique ausencia parcial o temporal de sus funciones, a discreción del ordenador del gasto se podrá:
a) Mediante resolución designar a otro servidor público para que asuma esta responsabilidad, en este caso, el responsable de la caja menor deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar el saldo de los fondos que se recibieron a la tesorería correspondiente.
b) Mediante la autorización de un avance, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen, designar a otro servidor público para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos. Situación que no implica cambio de responsable de caja menor y es independiente al manejo de la misma.
En cualquiera de estos casos, se atenderán los lineamientos que establezcan la Gerencia Nacional Financiara y Administrativa para el manejo, administración y control de la tarjeta débito prepago.
Artículo 15. Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la tesorería correspondiente, atendiendo los lineamientos que establezca la Gerencia Nacional Financiara y Administrativa para el manejo, administración y control de la tarjeta débito prepago.
Artículo 16. Vigilancia y control. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan a los movimientos efectuados, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa mediante resolución establecerá los responsables de efectuar arqueos periódicos y sorpresivos a las cajas menores de las dependencias, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina Nacional de Control Interno.
Artículo 17. La presente Resolución deroga las Resoluciones No. 1722 del 23 de diciembre de 2010 y No. 1140 del 27 de septiembre de 2018 de Rectoría, y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Artículo 18. La presente resolución empezará a regir a partir de la fecha de publicación, en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 070 de 2012 del Consejo Superior Universitario.
Dada en Bogotá D.C., a los once (11) días del mes de febrero de 2019

References: RESOLUCIÓN 
 artículo 3
 Resolución 
 Resolución 

Artículo 7
 Resolución 
 resolución 
 resolución 

Artículo 11

Artículo 12
 Resolución 

Artículo 14
 resolución 
 Resolución 

Artículo 15

Artículo 16
 resolución 

Artículo 17
 Resolución 

Artículo 18
 resolución 
 artículo 7