Source: https://www.epravo.cz/vyhledavani-aspi/?Id=63692&Section=1&IdPara=1&ParaC=2
Timestamp: 2020-05-26 08:58:20+00:00

Document:
Instrukce ze dne 18.7.2006, kterou se vydává skartační řád státního zastupitelství
13.2.2007 | Sbírka: 271/2005-Org | Částka: 2/2007
Nadřazené: 499/2004 Sb., 283/1993 Sb.
Aktivní derogace: 337/2000-OOD
Pasivní derogace: MSP-2/2020-ODKA-MET, 113/2010-OD-ST
271/2005-Org
kterou se vydává Skartační řád státního zastupitelství
Změna: 113/2010-OD-ST
Ministerstvo spravedlnosti podle § 13b odst. 1 a § 13d písm. n) zákona č. 283/1993 Sb., o státním zastupitelství, ve znění zákona č. 14/2002 Sb., § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vydává tento skartační řád:
(1) Tento skartační řád upravuje v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon"), postup při vyřazování dokumentů a razítek státního zastupitelství ve skartačním řízení.
(2) Součástí skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje skartační znaky a skartační lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů. Spisový a skartační plán je obsažen v příloze č. 1 tohoto skartačního řádu.
(1) Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, úřední razítka vyřazená z evidence a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií.
(2) Skartační lhůtou se stanoví doba, po kterou dokument zůstává uložen na státním zastupitelství. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Určuje se počtem let a není-li výslovně stanoveno jinak, začíná běžet od 1. ledna roku následujícího po uzavření příslušného rejstříku nebo evidenční pomůcky, v nichž je dokument evidován. Pokud byl spis vyřízen až po uzavření rejstříku, ve kterém je veden (byl-li rejstřík uzavřen pátým rokem od jeho založení), započne plynutí skartační lhůty od uzavření rejstříku téhož druhu a čísla, k němuž došlo ve stejném roce, kdy byl tento spis vyřízen, případně od vyřízení spisu, jestliže je spis uzavírán samostatně. Skartační lhůty pro jednotlivé druhy agend státního zastupitelství podle spisového plánu jsou uvedeny v příloze č.1 tohoto skartačního řádu. Není-li dále stanoveno jinak, tyto lhůty platí shodně i pro rejstříky a evidenční pomůcky, v nichž jsou dokumenty evidovány.
(3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Kritériem výběru dokumentů za archiválie je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k
(4) Skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartačním znakem "A" se vždy označí dokument, který bude vybrán za archiválii podle zvláštního předpisu.1) Skartačním znakem „A“ se označují pouze dokumenty původce.
(5) Není-li shledán důvod pro zařazení dokumentu mezi archiválie, označí se skartačními znaky "S" nebo "V". Skartační znak "S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jež bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S".
(6) Skartační návrh je písemný návrh na zahájení skartačního řízení. Skartační návrh zašle státní zastupitelství příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií.
(7) Skartační protokol je protokol o skartačním řízení vyhotovený příslušným archivem.
Organizace skartačního řízení
(1) Za řádnou přípravu a provedení skartačního řízení u každého státního zastupitelství odpovídá vedoucí státní zástupce.
(2) Na skartačním řízení se podílí skartační komise určená vedoucím státním zástupcem. Členem skartační komise je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny státního zastupitelství (dále jen "určený zaměstnanec"), který průběh skartačního řízení organizuje a řídí. Skartační návrh vypracuje určený zaměstnanec.
(3) Určený zaměstnanec může, se souhlasem vedoucího státního zástupce a v závislosti na rozsahu prací souvisejících se skartačním řízením, pověřit výkonem těchto prací také další zaměstnance státního zastupitelství. Tito zaměstnanci pomáhají určenému zaměstnanci podle jeho pokynů s pracemi podle odstavce 2.
Základní pravidla skartačního řízení
(1) Dokumenty nepotřebné pro činnost státního zastupitelství lze vyřadit jedině po provedeném skartačním řízení.
(2) Nadpočetné výtisky dokumentů se mohou zničit bez předložení do skartačního řízení.
(3) Ve vztahu k dokumentům vyhotoveným v digitální podobě postupuje státní zastupitelství v souladu se zvláštními povinnosti stanovenými pro tento druh dokumentů.1a) Dokumenty vyhotovené v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklé z činnosti státního zastupitelství musí být zapsány ve formátu, který zaručí jejich neměnnost a umožní jejich následné čtení technickými prostředky používanými u státního zastupitelství. Pokud tuto podmínku nemůže státní zastupitelství zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.
(4) Vedoucí státní zástupce může, podle povahy vyřizovaných dokumentů podat, příslušnému archivu písemnou žádost o vydání trvalého skartačního souhlasu na určitý druh dokumentů.2) Okresní státní zástupce může tuto žádost podat jen po předchozím písemném souhlasu jemu nadřízeného krajského státního zástupce. V žádosti musí být přesně specifikován druh dokumentů, na něž se má trvalý skartační souhlas vztahovat, a konkrétně odůvodněno, proč tyto dokumenty nemají archivní hodnotu. Dokumenty, na něž se trvalý archivní souhlas vztahuje, lze zničit i bez výběru archiválií ve skartačním řízení.
(5) Dokumenty obsahující obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství nebo jinou státem uznanou nebo stanovenou povinnost mlčenlivosti mohou být do skartačního řízení předloženy jedině s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí.3) Nedošlo-li k zániku této povinnosti mlčenlivosti ještě před uplynutím skartační lhůty spisu, který takové informace obsahuje, státní zastupitelství nejpozději před předložením spisu příslušnému archivu k výběru archiválií vydělí takové dokumenty z obsahu spisového materiálu a uloží je odděleně až do vydání rozhodnutí o způsobu naložení se spisem, jehož jsou součástí, ve skartačním řízení. Po vyřazení spisového materiálu ve skartačním řízení se tyto dokumenty zničí; přitom postupuje státní zastupitelství podle § 11 a 12 obdobně.
(6) Dokumenty obsahující osobní údaje se předkládají ke skartačnímu řízení, aniž by k tomu byl vyžadován souhlas osoby, jíž se osobní údaje týkají.4)
Vytvoření podmínek pro řádný průběh skartačního řízení
(1) Určený zaměstnanec je povinen dbát o vhodné uložení dokumentů ve spisovně, přesvědčovat se, zda jsou dodržovány předpisy, které mají usnadňovat vyřazování dokumentů stanovené kancelářským řádem státního zastupitelství,5) a zda jsou v souladu s tímto skartačním řádem označeny příslušným skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení. Dále je rovněž povinen činit vhodná opatření k tomu, aby archivním orgánům byla práce spojená s posouzením trvalé hodnoty dokumentů co nejvíce usnadněna, zejména předkládat jim spisy řádně očištěné a srovnané podle spisových značek, a jde-li o správní spisy, podle hesel (podhesel).
(2) Vedoucí státní zástupce vyhradí archivním orgánům podle možnosti zvláštní místnost a uvolní zaměstnance, který bude archivním orgánům v případě potřeby podle jejich pokynů pomáhat.
(3) Všichni zaměstnanci státního zastupitelství jsou povinni upozorňovat určeného zaměstnance na dokumenty, které by mohly být cenným pramenem pro zjištění skutečností historické povahy a které by z tohoto důvodu neměly uniknout pozornosti archivních orgánů, pokud z jakéhokoli důvodu takové dokumenty nebyly již dříve označeny skartačním znakem.
Vyznačování skartačních znaků a lhůt a označování dokumentů obsahujících chráněné údaje
(1) Státní zástupci a ostatní zaměstnanci státního zastupitelství, kteří vyřizují příslušný spis (dokument), jsou při jeho ukončení a před jeho odevzdáním na spisovnu povinni vyznačit v pokynu kanceláři příslušný skartační znak podle zásad uvedených v § 2 odst. 3 a skartační lhůtu, určenou pro jednotlivé posuzované dokumenty ve skartačním plánu (příloha č. 1). Skartační znak a skartační lhůtu uvedenou vždy tak, aby bylo zřejmé, ke kterému dokumentu (číslu listu) se vztahují (např. č. l. 10 až 25: A - 20, č. l. 33: V - 20, odst.: S - 20). Posoudí-li obsah všech dokumentů založených ve spise podle jejich archivní hodnoty shodně, postačí, uvedou-li v pokynu kanceláři podle předchozí věty tento skartační znak a skartační lhůtu bez označení jednotlivých čísel listů, k nimž se vztahuje.
(2) Na základě pokynu státního zástupce nebo jiného zaměstnance vyřizujícího dokument (spis) doplní kancelář na spisový obal údaje o skartačních znacích a skartačních lhůtách vážících se k těmto znakům, a to skartační znak toho dokumentu ve spise, který má nejvyšší hodnotu, a skartační lhůtu toho dokumentu ve spise, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta. Pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“.
(3) Jsou-li součástí spisu dokumenty obsahující obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství nebo jinou státem uznanou nebo stanovenou povinnost mlčenlivosti (§ 4 odst. 5), která k okamžiku vyřízení věci nezaniká, jsou zaměstnanci uvedení v odstavci 1 povinni při ukončení spisu a před jeho odevzdáním na spisovnu v pokynu kanceláři takové dokumenty označit příslušnými čísly listu s uvedením zkratky, o jaký druh povinnost mlčenlivosti se jedná (např. "č. l. 20 - 22 - bank. taj.", "č. l. 44 - 47 - daň. taj." apod.). Kancelář na základě tohoto pokynu doplní na spisový obal o tyto údaje pod údaje o skartačních znacích a skartačních lhůtách (odstavec 2).
Sestavení seznamů dokumentů určených k vyřazení
(1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence podle zvláštního předpisu.6)
(2) Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud státní zastupitelství potřebuje dokument pro další vlastní činnost.7) Tuto skutečnost oznámí státní zastupitelství příslušném archivu, okresní státní zastupitelství též nejblíže vyššímu krajskému státnímu zastupitelství.
(3) Určený zaměstnanec sestaví vždy do konce května každého následujícího pátého roku po provedení posledního skartačního řízení (tj. např. 2010, 2015, 2020 atd.) skartační návrh, v jehož příloze uvede seznamy dokumentů, u nichž uplynuly skartační lhůty.
(4) V seznamech sestavených podle odstavce 3 se uvedou dokumenty ve stanoveném pořadí rejstříkových značek platných v době uzavření příslušného rejstříku včetně těch, které byly opomenuty v předchozích skartačních návrzích. Přitom se u každého druhu dokumentu uvedou ročníky a počet běžných čísel. Vzory seznamů dokumentů jsou obsaženy v příloze č. 4 tohoto skartačního řádu.
(5) Určený zaměstnanec v seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem "A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem "S". Dokumenty se skartačním znakem "V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem "A" nebo k dokumentům se skartačním znakem "S", a v rozsahu tohoto roztřídění je uvede jako zvláštní podskupiny dokumentů v seznamu sestaveném podle předchozí věty (příloha č. 4).
(6) Dokumenty se skartačním znakem "S" mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu a pokud to povaha dokumentu dovoluje.
(1) Určený zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení spolu se seznamy dokumentů sestavenými podle § 7. Skartační návrh může být příslušnému archivu zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem.
(2) Skartační návrh obsahuje:
a) označení státního zastupitelství,
Vzor skartačního návrhu je obsažen v příloze č. 2 tohoto skartačního řádu.
(3) Skartační návrh zasílají:
a) okresní státní zastupitelství příslušnému státnímu oblastnímu archivu - okresnímu státnímu archivu sídlícímu v obvodu jejich působnosti,
b) státní zastupitelství vykonávající svoji působnost pouze na území hlavního města Prahy Státnímu oblastnímu archivu v Praze,
c) krajská státní zastupitelství příslušnému státnímu oblastnímu archivu,
d) Vrchní státní zastupitelství v Praze Národnímu archivu v Praze,
e) Vrchní státní zastupitelství v Olomouci Zemskému archivu v Opavě,
f) Nejvyšší státní zastupitelství Národnímu archivu v Praze.
Vyhotovení seznamu dokumentů pro posouzení jejich archivní hodnoty
Po provedené odborné archivní prohlídce dokumentů navrhovaných k vyřazení provedené archivářem na základě předloženého skartačního návrhu8) a podle jeho pokynu sepíše určený zaměstnanec seznam dokumentů určených k uložení v archivu (dokumenty označené skartačním znakem "A") a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení (dokumenty označené skartačním znakem "S") a předá je archiváři pro potřebu připojení těchto seznamů k protokolu o skartačním řízení. Současně s ním dohodne dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.
Skartační protokol
(1) Po provedené odborné archivní prohlídce převezme vedoucí státní zástupce, případně jím pověřený zaměstnanec státního zastupitelství, od příslušného archivu skartační protokol, v jehož přílohách jsou uvedeny dokumenty, které byly archivním orgánem určeny k uložení do archivu (skartační znak "A"), a dokumenty, které mohou být předány ke zničení (skartační znak "S").
(2) Nesouhlasí-li státní zastupitelství s obsahem protokolu, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení.9)
Odevzdání archiválií do archivu
Dokumenty určené k uložení do archivu odevzdá státní zastupitelství v dohodnuté lhůtě na svůj náklad příslušnému archivu spolu se seznamem vyhotoveným podle § 9. O převzetí dokumentů archivem se sepíše předávací protokol, jehož jedno vyhotovení obdrží předávající státní zastupitelství spolu s potvrzením archivu o převzetí dokumentů.
Postup při zničení dokumentů
(1) Dokumenty určené ke zničení se podle pokynů vedoucího státního zástupce předají ke zničení, jakmile příslušný archiv vyhotoví skartační protokol a udělí souhlas ke zničení dokumentů; pokud byla námitka podána, po ukončení řízení o námitce.
(2) Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Při odvozu a ničení těchto dokumentů je nutno zabránit tomu, aby se s obsahem dokumentů mohly seznámit nepovolané osoby.
(3) O zničení dokumentů se sepíše protokol, v němž se uvede:
a) jméno a příjmení vedoucího státního zástupce, který rozhodl o předání dokumentů ke zničení, jméno a příjmení zaměstnance, který zničení dokumentů zajistil, popřípadě jména a příjmení dalších zaměstnanců, kteří při zničení dokumentů spolupracovali,
b) datum, čas a místo (objekt, podnik) zničení dokumentů,
c) druhy a ročníky znehodnocených dokumentů,
d) rejstříky a evidenční pomůcky, v nichž bylo zničení dokumentů vyznačeno,
e) způsob zničení dokumentů.
(4) Protokol podepíší osoby uvedené v něm podle odstavce 3 písm. a).
Evidence dokladů o provedeném skartačním řízení
Skartační návrh (§ 2 odst. 6), skartační protokol (§ 2 odst. 7), předávací seznam (§ 9), předávací protokol a potvrzení o převzetí (§ 11), souhlas ke zničení dokumentů (§ 12 odst. 1) a protokol o zničení dokumentů (§ 12 odst. 3) se založí do správního spisu vedeného pod heslem "Skartace".
Vyznačení výsledků skartačního řízení v evidenci státního zastupitelství
(1) Provedení skartace, odevzdání vybraných dokumentů archivu a další důležité skutečnosti podle tohoto skartačního řádu vyznačí určený zaměstnanec neprodleně v evidenci spisů odevzdaných na spisovnu trvalou poznámkou (např. "Skartováno", "Archiv" atd.).
(2) K poznámce podle odstavce 1 se připojí čísla jednací:
a) protokolu o zničení dokumentů,
b) předávacího soupisu.
Skartační řízení ve zvláštních případech
(1) Dokumenty o provedeném skartačním řízení zůstávají trvale uloženy u státního zastupitelství. Po dobu existence státního zastupitelství u nich skartační lhůty neběží.
(2) Skartační lhůty u evidence spisů uložených na spisovnu10) počínají běžet od 1. ledna roku následujícího po roce, v němž bylo ukončeno skartační řízení o posledním dokumentu uloženém na spisovně státního zastupitelství.
(3) Skartační lhůta u dokumentů o uložení spisů do úschovy mimo budovu státního zastupitelství započne běžet od okamžiku ukončení skartačního řízení o těchto spisech.
(4) Jsou-li v rejstříku evidovány dokumenty s rozdílnou délkou skartačních lhůt (příloha č. 1), počítá se délka skartační lhůty u rejstříku podle nejdelší skartační lhůty dokumentu, s nímž byl rejstřík uzavřen. Pro běh skartačních lhůt u evidenčních pomůcek platí předchozí věta obdobně.
(5) Skartační lhůty u plánů budov a další stavební dokumentace týkající se staveb ve vlastnictví nebo v užívání státního zastupitelství, pokud dokumentace nebyla předána jinému subjektu v souvislosti se změnou (zánikem) uvedených právních vztahů, začínají běžet od okamžiku zániku stavby, nebo zanikl-li právní vztah státního zastupitelství k takové stavbě, od zániku právního vztahu, na základě něhož mělo státní zastupitelství stavbu ve vlastnictví nebo v užívání.
(6) Skartační lhůty u nájemních a jiných obdobných smluv dokládajících právní vztahy k nemovitostem ve vlastnictví nebo v užívání státního zastupitelství, pokud nebyly předány jinému subjektu v souvislosti se změnou (zánikem) uvedených právních vztahů, začínají běžet až od okamžiku zániku právních vztahů státního zastupitelství k těmto nemovitostem.
Skartace dokumentů dočasně vyjmutých ze skartačního řízení
(1) Dokumenty, které nebyly pojaty do seznamů sestavených podle § 7 odst. 3 a 4, přestože jejich skartační lhůta uplynula (např. z důvodu uvedeného v § 7 odst. 2), se předloží archivnímu orgánu k posouzení jejich trvalé hodnoty a popřípadě odevzdají příslušnému archivu spolu s dokumenty uvedenými v § 11.
(2) Dokumenty vzniklé činností bývalých státních zastupitelství a bývalých prokuratur, u nichž uplynuly skartační lhůty, zařadí státní zastupitelství, v jejichž spisovnách jsou tyto dokumenty dosud uloženy, do nejbližšího skartačního řízení.
Skartace dokumentů obsahujících utajované informace
Pro skartaci písemností obsahujících utajované informace platí tento skartační řád, jen pokud zvláštní předpis nestanoví jinak.11)
Vyřazování úředních razítek
(1) Výběru archiválií podléhají úřední razítka státního zastupitelství, která mají být vyřazena z používání pro ztrátu platnosti nebo v důsledku jejich opotřebování, pokud:
a) jsou opatřena státním znakem, nebo
b) obsahují úplné označení státního zastupitelství a nejsou využívána výlučně ve vnitřním styku mezi útvary státního zastupitelství, které je používá.
(2) Výběr razítek podle odstavce 1 se může provádět i mimo skartační řízení.12)
(3) Návrh na provedení výběru razítek zašle vedoucí státní zástupce příslušnému archivu po vyřazení razítka z používání. Na náležitosti tohoto návrhu a další postup při výběru razítka mezi archiválie se použijí ustanovení § 7 až § 13 přiměřeně, nedohodne-li státní zastupitelství s příslušným archivem jiný postup. Vzor návrhu je uveden v příloze č. 3.
(4) Vedení evidence vyřazených úředních razítek státního zastupitelství upravuje zvláštní předpis.
(1) U dokumentů uložených na spisovnu do doby nabytí účinnosti této instrukce běží skartační lhůty podle dosavadních předpisů. V odůvodněných případech se posoudí běh skartačních lhůt v jednotlivých věcech a je-li toho zapotřebí, prodlouží státní zastupitelství skartační lhůtu podle § 7 odst. 2 obdobně.
(2) Vyznačování skartačních lhůt a skartačních znaků v souladu s touto instrukcí (§ 6) je nutno zabezpečit u všech dokumentů odevzdávaných na spisovnu státního zastupitelství ode dne účinnosti této instrukce.
(3) Archivní hodnotu dokumentů odevzdaných na spisovnu státního zastupitelství přede dnem účinnosti této instrukce posoudí skartační komise v průběhu skartačního řízení. Přitom postupuje podle těchto zásad:
a) je-li takový dokument označen údajem "Vyloučeno ze zničení", posoudí se jako dokument označený skartačním znakem "A",
b) je-li takový dokument označen skartačním znakem "S" nebo jiným údajem, podle něhož by měl být zařazen mezi dokumenty určené ke zničení, posoudí se jeho archivní hodnota jako u dokumentu, označeného skartačním znakem "V", nejde-li o dokument, který lze podle spisového a skartačního plánu v příloze č. 1 zařadit mezi dokumenty určené ke zničení; zničení takového dokumentu však lze provést až po provedeném skartačním řízení a po udělení souhlasu archivu k jeho zničení podle § 12 odst. 1.
(4) Při provádění skartačního řízení u dokumentů odevzdaných na spisovnu státního zastupitelství přede dnem účinnosti této instrukce postupuje státní zastupitelství vždy v úzké součinnosti s příslušným archivem. Po dohodě s příslušným archivem se v takovém případě může v odůvodněném rozsahu odchýlit od ustanovení této instrukce, je-li to nezbytné k zabezpečení řádného průběhu skartačního řízení.
Zrušuje se Instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 18. září 2001, č. j. 337/2000-OOD, kterou se vydává skartační řád státního zastupitelství.
Tato instrukce nabývá účinnosti dnem 1. srpna 2006.
JUDr. Pavel Němec, v. r.
I. Dokumenty určené k odevzdání do trvalé archivní péče (skartační znak "A")
Všechna státní zastupitelství*)
Agenda           Druhy spisů                                                       Skartační   Poznámka
v počtu let
SPR, SE,         Spisy týkající se vedení a organizace státního                    10
... ZN,         zastupitelství bez ohledu na druh spisů, dokumentující:
a) organizační strukturu,
b) systemizaci míst,
c) porady včetně porad se zástupci jiných státních orgánů,
d) aktivity orgánů státních zastupitelství v mezinárodních
vztazích, zejména působení státních zástupců
v mezinárodních institucích (vč. institucí EU - např.
EUROJUST, AFCOS, atd.) a při uzavírání dohod o spolupráci
na mezinárodní úrovni, bez ohledu na druh spisů
SL, SPR          Spisy dokumentující činnost státního zastupitelství na úseku      10          Mezi dokumenty uvedené
a SE             legislativy (nejde-li o dokumenty bez podstatnějšího významu,                 pod písm. a), b) náleží
např. toliko legislativně technické nebo formulační připomínky                i spisy týkající se návrhů
k návrhům dílčích a nevýznamných novel), pokud jde o:                         věcných záměrů nebo koncepcí
těchto právních úprav
a) připomínky k návrhům změn Ústavy ČR, trestního zákona,
trestního řádu, občanského zákoníku, občanského soudního
řádu, zákona o rodině, obchodního zákoníku, zákoníku práce,
b) připomínky k návrhům právních předpisů upravujících
postavení a činnost státního zastupitelství a pracovněprávní
vztahy státních zástupců,
c) návrhy právních předpisů zpracované státním zastupitelstvím
pro vyšší státní zastupitelství, Ministerstvo spravedlnosti
nebo jiný státní orgán
x                Výkazy a přehledy resortní statistiky bývalé prokuratury          10
a rozbory k nim provedené - bez ohledu na druh spisů
x                Zprávy o činnosti a zvláštní zprávy (bez ohledu na druh spisů)    10
SPR              Sbírka pokynů obecné povahy                                       10
SPR              Sbírka stanovisek nejvyššího státního zástupce ke sjednocení      10
výkladu zákonů a jiných právních předpisů při výkonu
působnosti státního zastupitelství
SPR              Sbírka opatření vedoucích státních zástupců                       10
SPR              Spisy ve věcech plánování                                         10          Lhůta se počítá od skončení
plánovacího období
*) Od  1. ledna  2005 jsou  v souladu  s novým  kancelářským řádem
spisové  značky  u  státního  zastupitelství označovány velkými
-------------------------------------- -------------------------------------------------------------
X  Rejstříky                             x  Lhůta   pro  skartaci  rejstříku  běží  od  1.  ledna
následujícího   kalendářního   roku    po    uzavření
rejstříku  -  viz § 2. Od tohoto data rovněž  běží  i
skartační lhůta pro spisy v nich evidované.
X  Evidenční  pomůcky  -  kniha  vazeb,  x  Lhůta  pro  skartaci  běží od 1. ledna  následujícího
kniha  úschov, seznam úschov,  kniha     kalendářního roku po jejím uzavření -  viz  §  2.  Od
trestních  depozit,  Sbírka   pokynů     tohoto  data rovněž běží i skartační lhůta pro  spisy
obecné  povahy  nejvyššího  státního     v nich evidované.
zástupce,     Sbírka     výkladových
stanovisek    nejvyššího    státního
zástupce,  Sbírka opatření vedoucího
státního  zástupce, Sbírka  opatření
krajského  státního zástupce  včetně
přehledů  ke sbírkám vedených,  list
odposlechu,    evidence     úředních
X  Seznamy  jmen nebo kartotéky,  příp.  x  Skartační  lhůta je shodná se lhůtou  stanovenou  pro
jiné  pomůcky  sloužící  k  evidenci     rejstříky, pro které je určena.
II. Dokumenty dokumentárně bezcenné (skartační znak "S")
Všechna státní zastupitelství
Evidenční pomůcky
x                1. Kalendář                                                        5
x                2. Kniha přijatých poštovních zásilek                              5
x                3. Kniha odeslaných poštovních zásilek                             5
x                4. Doručná kniha                                                   5
x                5. Kniha slibů                                                    20
x                6. Lhůtník                                                         5
III. Dokumenty, které lze skartovat až po posouzení jejich dokumentární hodnoty (skartační znak "V")
I. Spisy bývalé prokuratury a bývalých státních zastupitelství
včetně rejstříků a evidenčních pomůcek
KPt, GPt, FGPt   Spisy pro trestní věci vyřizované krajskou prokuraturou,          20
Generální prokuraturou ČSR a Generální prokuraturou
ČSFR jako prokuraturou nadřízenou
Pz, FPz          Spisy týkající se podnětů k přezkoumání pravomocných              20
rozhodnutí ve věcech trestních a občanskoprávních
Pc, Kc, Gc, FGc  Spisy ve věcech občanskoprávních                                  10
Pd, Kd, Gd, FGd  Spisy ve věcech všeobecného dozoru                                10
Pn, Kn, Gn, FGn, Spisy ve věcech zapsaných do všeobecného rejstříku                10
Vpn, Vkn, Vgn,
Po, Pv, Kv, Gv,  Dozorové spisy bývalé prokuratury v trestních věcech              20
FGv, Vp, Vk,     a deníky vyšetřovatele prokuratury, zápisníky prokurátora
Vg, FVg          i trestní spisy skončené na prokuratuře
x                Spisy bývalých státních zastupitelství a krajských                30
prokuratur od 1. února 1949 a spisy bývalé státní
prokuratury bez ohledu na druh spisů a druh agendy
x                Dozorové spisy rehabilitační agendy bez ohledu na druh            30
spisů a agendu
2. Spisy státního zastupitelství
A. Okresní státní zastupitelství
ZT, ZK, SV, SZK  Dozorové spisy, deníky vyšetřování, trestní                       20
(vyšetřovací) spisy
ZC               Spisy o účasti v občanském soudním řízení                         10
ZDU              Spisy pro dozor nad výkonem ústavní nebo ochranné výchovy         10
ZP               Všeobecné spisy (bez ohledu na druh spisů)                        10
ZN, SZN          Všeobecné spisy o ostatní agendě nepatřící do jiných              10
SIN              Spisy o poskytování informací                                     10
B. Krajská státní zastupitelství
KZV              Dozorové spisy, trestní (vyšetřovací) spisy                       20
KZZ              Přezkumné spisy         ve věcech trestních                               20
KZT              Odvolací spisy a spisy pro dohled ve věcech trestních             20
a o informacích vyžadovaných u nižších státních zastupitelství,
nad nimiž vykonává krajské státní zastupitelství dohled
KZO              Spisy v trestních věcech pro dovolání                             20
KZC              Spisy o účasti v občanském soudním řízení                         10
KDT, KDV         Spisy pro dozor nad výkonem trestu odnětí svobody                 10
a spisy pro dozor nad výkonem vazby
KDU              Spisy pro dozor nad výkonem ústavní nebo ochranné výchovy         10
KZN              Všeobecné spisy s výjimkou spisů o agendě patřící                 10
do jiných rejstříků
KDD             Spisy   pro  dozor  nad   výkonem  zabezpečovací detence          10
KZM             Spisy  pro  mezinárodní  justiční spolupráci                      20
C. Vrchní státní zastupitelství
VZV              Dozorové spisy, trestní (vyšetřovací) spisy                       20
VZT              Odvolací spisy, spisy pro dohled ve věcech trestních              20
nad nimiž vykonává vrchní státní zastupitelství dohled
VZZ              Přezkumné spisy ve věcech trestních                               20
VZO              Spisy pro vyřizování dovolací agendy (bez ohledu                  20
na druh spisů)
VZC              Spisy o účasti v občanském soudním řízení                         10
VDT, VDV         Spisy pro dozor nad výkonem trestu odnětí svobody                 10
VDU              Spisy pro dozor nad výkonem ústavní nebo ochranné výchovy         10
VZN              Všeobecné spisy s výjimkou spisů o agendě patřící                 10
SL               Spisy pro analytiku a legislativu                                 10
VDD              Spisy   pro  dozor  nad  výkonem zabezpečovací detence            10
VZM              Spisy pro mezinárodní spolupráci                                  20
D. Nejvyšší státní zastupitelství
NZO              Přezkumné spisy v trestních věcech, pokud byl obviněnému          50
pravomocně uložen výjimečný trest na doživotí
NZZ              Přezkumné spisy v trestních věcech, pokud byl obviněnému          50
NZO              Přezkumné spisy v trestních věcech, pokud byl obviněnému          30
pravomocně uložen jiný výjimečný trest
NZZ              Přezkumné spisy v trestních věcech, pokud byl obviněnému          30
NZO              Přezkumné spisy v ostatních trestních věcech                      20
NZZ              Přezkumné spisy v ostatních trestních věcech                      20
NZV              Dozorové spisy, trestní (vyšetřovací) spisy, spisy                20
v trestní věci
NZT              Spisy v trestních věcech, spisy o agendě dohledu ve věcech        20
trestních a spisy o agendě právního styku s cizinou
v trestních věcech bez ohledu na druh spisů
NZA              Přezkumné spisy v trestních věcech                                20
NZC              Spisy o účasti v občanském soudním řízení                         10
NDT              Spisy pro dozor nad výkonem trestu odnětí svobody                 10
NDV              Spisy pro dozor nad výkonem trestu odnětí svobody                 10
NDU              Spisy pro dozor nad výkonem vazby                                 10
NZN              Všeobecné spisy s výjimkou spisů o agendě patřící                 10
KI               Spisy Kolegia na úseku ochrany utajovaných skutečností            20
NDD              Spisy   pro  dozor  nad  výkonem zabezpečovací detence            10
NZP              Spisy pro odposlechy                                              20
3. Agenda správní (SPR) - všechna státní zastupitelství
A. Rozdělení agendy podle hesel a podhesel (spisový plán)*)
Bytové věci
Dočasné přidělení státních zástupců
Evidence nepřítomnosti zaměstnanců
Hmotně investiční majetek
a) Budovy cizí
b) Budovy vlastní
c) Drobný hmotný investiční majetek
d) Dohoda o hmotné odpovědnosti
e) Inventarizace
f) Nákup
g) Správa majetku - energie
h) Všeobecné pokyny
i) Výpočetní technika
j) Vyřazování, převody
Hospodářské plány
a) Návrhy na jejich projednání
b) Plán investic
c) Plán zaměstnanců a mezd
d) Plnění počtu zaměstnanců v přepočtených stavech
e) Pokyny a směrnice
f) Revize hospodaření
h) Statistika
b) Výkaznictví
a) Vybavení výpočetní technikou a programy
b) Porady a semináře
Informační systém státního zastupitelství (ISYZ)
Jiné kontakty se zahraničím
a) Nákup knih
b) Nákup periodik
d) Výpůjčky z jiných knihoven
e) Vyřazování a nabídka knih
Konference a semináře v ČR
a) Plán jízd
c) Pohonné látky
d) Provoz
e) Opravy
Mzdové věci
a) Mzdové věci
c) Změny platů
d) Ekonomika mezd
e) Čerpání mzdových prostředků
f) Dělené směny řidičů
a) Pracovní neschopnost, OČR
a) Kontrolní činnost
b) Opatření vlastní
c) Opatření jiných státních zastupitelství
d) Specializace státních zástupců
e) Jiné písemnosti
Ostatní výplaty fyzickým osobám
Plány práce (úkolů)
b) Ostatních státních zastupitelství
a) Mezirezortní
Přeložení státních zástupců
a) Administrativa (ostatní)
b) Státní zástupci
Publikační činnost státních zástupců
Rozbory, vyhodnocení
b) Jiných státních zastupitelství
c) Pro jiné orgány
d) Jiných orgánů
a) Všeobecné předpisy a pokyny
b) Provádění skartace
Služební průkazy státních zástupců
a) Poštovné
b) Poštovní novinová služba
c) Spoje
Statistické výkazy a přehledy
Statistika a výkaznictví
Stížnosti na státní zástupce
Styk a spolupráce s jinými orgány
Styk a spolupráce se sdělovacími prostředky
a) Limity
b) Rozpočtová opatření
Unie státních zástupců ČR
a) Justiční akademie ČR
b) Vlastní akce
Výkladová stanoviska Nejvyššího státního zastupitelství
a) Státní zástupci
Zprávy a rozbory
Zprávy o činnosti, zvláštní zprávy, vyhodnocení, informace
b) Od nižších státních zastupitelství
c) Informace od Ministerstva spravedlnosti
d) Informace podávané Ministerstvu spravedlnosti
*) V souladu s kancelářským řádem státního zastupitelství (Pokyn obecné povahy nejvyššího státního zástupce poř. č. 7/2004, jímž se vydává kancelářský řád státního zastupitelství, ve znění pozdějších změn) mohou být u jednotlivých státních zastupitelství z rozhodnutí vedoucího státního zástupce prováděny dílčí změny v seznamu hesel a podhesel.
B. Zařazení spisů z agendy správní (SPR) do skartačního řízení (skartační plán) - všechna státní zastupitelství
Skartační        Druh tiskopisu (spisu)                          Poznámka
5               Karty a pro drobné a krátkodobé předměty        Lhůta začíná běžet od okamžiku vyřazení těchto předmětů
5               Inventární knihy pro základní prostředky        Lhůta začíná běžet od okamžiku vyřazení investičních
a investiční karty budov a staveb               prostředků z používání
5               Inventurní soupisy (§ 30 odst. 1 zák. č.        Lhůta se počítá ode dne, kdy byl inventurní soupis
63/1991 Sb., o účetnictví, ve znění             podepsán osobou odpovědnou za provedení inventarizace
pozdějších předpisů)                            a nesmí skončit dříve, než uplyne lhůta podle § 29
odst. 4 zákona o účetnictví
10               Plány budov a další stavební dokumentace        Skartační lhůta počíná běžet od okamžiku zániku stavby,
týkající se staveb ve vlastnictví nebo          nebo, zanikl-li právní vztah státního zastupitelství
v užívání státního zastupitelství               k takové stavbě, od zániku právního vztahu, na základě
něhož mělo státní zastupitelství stavbu ve vlastnictví
nebo v užívání (§ 15 odst. 3)
10               Nájemní a jiné obdobné smlouvy dokládající      Skartační lhůta počíná běžet od okamžiku zániku
právní vztahy k nemovitostem ve vlastnictví     právních vztahů státního zastupitelství k nemovitostem
nebo v užívání státního zastupitelství          (§ 15 odst. 4)
30               Evidenční listy zaměstnanců, bývalé osobní      Lhůta se počítá od vzniku pracovního poměru. Dokumenty
výkazy, mzdové listy                            se uchovávají po dobu 10 let od odchodu zaměstnance
do důchodu, nejméně však po dobu 30 let od vzniku
pracovního poměru ke státnímu zastupitelství
50               Osobní spisy prokurátorů, vyšetřovatelů         Lhůta se počítá od zániku pracovního poměru
prokuratury, ostatních zaměstnanců
bývalé prokuratury
50               Kárné spisy prokurátorů, vyšetřovatelů          Lhůta se počítá od právní moci rozhodnutí, jímž bylo
a ostatních zaměstnanců bývalé prokuratury      kárné řízení skončeno
50               Osobní spisy státních zástupců a ostatních      Lhůta se počítá od zániku pracovního poměru
zaměstnanců státního zastupitelství
50               Kárné spisy státních zástupců                   Lhůta se počítá od právní moci rozhodnutí, jímž bylo
kárné řízení skončeno
50               Záznamy a protokoly o výsledku zkoušek
všeho druhu (vysvědčení, dekrety apod.)
50               Evidence spisů uložených na spisovnu            Skartační lhůta počíná běžet od 1. ledna roku
následujícího po roce, v němž bylo ukončeno
skartační řízení o posledním dokumentu uloženém
na spisovně státního zastupitelství (§ 15 odst. 2)
50               Dokumenty o uložení spisů do úschovy            Skartační lhůta započne běžet od okamžiku ukončení
mimo budovu státního zastupitelství             skartačního řízení o těchto dokumentech
10               Všechny ostatní dokumenty týkající se           U správních spisů bývalé prokuratury věcných počíná
správní agendy zaměstnanců                      lhůta od jejich skončení
10               Všechny ostatní dokumenty týkající se           Kromě dokumentů zařazených do skupiny "A" a "S"
správní agendy státního zastupitelství
(včetně ostatní správní agendy zaměstnanců)
20               Spisy k navrhované osobě pro účely určení       Skartační lhůta počíná běžet ode dne zániku platnosti
pro styk s utajovanými skutečnostmi             určení
.... SPR ......../20..                        V ..... dne ......
Adresa příslušného archivu
Příloha: Seznam písemností (2x)
Podle § 18 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech
výkonu spisové služby, předkládáme návrh na vyřazení dokumentů.
Do  skartačního  řízení  byly  zahrnuty  dokumenty  okresního
státního  zastupitelství  z  let   .....  s  prošlými  skartačními
lhůtami,  které  nejsou  nadále   potřebné  pro  činnost  státního
Dokumenty   jsou  uloženy   ve  spisovně   Okresního státního
zastupitelství (adresa).
Přiložený seznam je uspořádán  podle skartačního plánu, který
je součástí skartačního řádu státního zastupitelství.
Žádáme  o  provedení  odborné  archivní  prohlídky navržených
dokumentů  a  navrhujeme  provedení  skartačního  řízení v termínu
Funkce a podpis
(vedoucí státní zástupce nebo určený zaměstnanec)
Skartační  návrh  a  seznam  písemností  navržených ke skartačnímu
řízení se  pořizuje ve třech vyhotoveních.  Prvopis spolu s jedním
stejnopisem  se  zašle  příslušnému  archivu,  jeden  stejnopis se
ponechá ve spise SPR.
Příloha: Seznam úředních razítek (2x)
Podle  § 18 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech
výkonu  spisové služby, a podle § á odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.,  o  archivnictví  a spisové službě a  o  změně  některých
zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., předkládáme návrh  na
vyřazení úředních razítek.
Jedná  se o následující úřední razítka státního zastupitelství
vyřazená z evidence podle § 17 odst. 1 citované vyhlášky.
Razítka  jsou  uložena  u  Okresního  státního zastupitelství
(adresa),  u   .....  (uvede  se  telefonní   popř.  faxové  číslo
zaměstnance, který  má vyřazená úřední  razítka v úschově,  a jeho
e-mailová adresa).
razítek  a  navrhujeme  provedení  skartačního  řízení  v  termínu
Skartační návrh a seznam  razítek navržených ke skartačnímu řízení
se  pořizuje  ve  třech   vyhotoveních.  Prvopis  spolu  s  jedním
Vzor seznamu dokumentů
Poř. číslo       Druh dokumentu        Skartační lhůta*)       Množství
(počet spisů)
Skupina "A", která byla vytříděna ze skupiny "V"
Poř. číslo       Druh dokumentu       Skartační lhůta*)        Množství
Poř. číslo       Druh dokumentu       Skartační lhůta*)       Množství
Skupina "S", která byla vytříděna ze skupiny "V"
*) Skartační  lhůta  se  určuje  počtem   let  od  1.  ledna  roku
následujícího po  uzavření rejstříku nebo  evidenční pomůcky, v
níž je dokument evidován.
1a) § 69a zákona.
2) § 15 odst. 3 zákona.
3) § 13 odst. 2 zákona.
4) § 13 odst. 3 zákona.
5) Pokyn obecné povahy nejvyššího státního zástupce poř. č. 7/2004, jímž se vydává kancelářský řád státního zastupitelství, ve znění pozdějších předpisů.
6) § 6 odst. 4 písm. a) a c) vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
7) § 8 odst. 1 zákona.
8) § 9 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
9) § 10 odst. 3 zákona.
10) § 166 kancelářského řádu.
11) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
12) § 11 odst. 1 písm. b) zákona per analogiam.

References: § 13
 § 13
 zákona č. 283
 zákona č. 14
 § 66
 zákona č. 499
 § 11
 § 2
 § 7
 § 9
 § 7
 § 7
 § 11
 § 7
 § 13
 § 7
 § 12
 § 2
 §  2
 § 29
 § 18
 § 18
 zákona č. 499
 zákona č. 190
 § 17
 § 69
 § 15
 § 13
 § 13
 § 6
 § 8
 § 9
 § 10
 § 166
 § 11