Source: https://www.mayr-melnhof.com/fuer-investoren/hauptversammlung/
Timestamp: 2020-01-21 21:21:51+00:00

Document:
Hauptversammlung - Mayr-Melnhof Karton AG
Aktienkurs EUR 129,00 13:25 GMT 21.01.2020
Einberufung der 25. ordentlichen
Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zur 25. ordentlichen Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft am
Mittwoch, dem 24. April 2019, um 10.00 Uhr, im Palais Ferstel, 1010 Wien, Strauchgasse 4.
Abstimmungsergebnisse zur 25.ordentlichen Hauptversammlung
Einladung 25. Ordentliche Hauptversammlung
gesonderter nicht-finanzieller Bericht
1. Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2018
5. Beschlussfassung über die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
i) zum Erwerb eigener Aktien gem § 65 Abs 1 Z 8 sowie Abs 1a und Abs 1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10 % des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen Veräu-ßerungsrechts, das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann (umgekehrter Bezugsrechtsausschluss),
ii) gem § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw Verwendung eigener Ak-tien eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den Bezugsrechtsausschluss der Aktionäre zu beschließen,
iii) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen
II. Unterlagen und Informationen
Unterlagen zur Hauptversammlung; Bereitstellung von Informationen auf der Internetseite
Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 03. April 2019 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.mayr-melnhof.com zugänglich:
• Bericht des Aufsichtsrates,
• Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 – 7,
• Bericht des Vorstands gem § 65 Abs 1b AktG iVm § 170 Abs 2 AktG und § 153 Abs 4 S 2 AktG zu TOP 7 – Bezugsrechtsausschluss bzw umgekehrter Bezugsrechtsausschluss, Erwerb eigener Aktien,
III. Nachweisstichtag und Teilnahme
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 14. April 2019 (Nachweisstichtag).
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am 18. April 2019 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss, nachzuweisen:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gem § 17 Abs 8 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 93
Per E-Mail: anmeldung.mm@hauptversammlung.at
(Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000938204 im Text angeben)
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 14. April 2019 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) beziehen.
Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden.
IV. Bestellung eines Vertreters
Möglichkeit zur Bestellung eines Vertreters und das dabei einzuhaltende Verfahren
Per Telefax +43 (0) 1 8900 500 93
Per E-Mail anmeldung.mm@hauptversammlung.at (Vollmachten bitte im Format PDF)
Die Vollmachten müssen spätestens bis 23. April 2019,16:00 Uhr, MESZ,Wiener Zeit, bei einer der zuvor genannten Adressen eingehen, sofern sie nicht am Tag der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle der Hauptversammlung übergeben werden.
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 03. April 2019 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an der Adresse 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III) verwiesen.
Aktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 12. April 2019 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 50136 91195 oder 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder per E-Mail investor.relations@mm-karton.com, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht.
Für den Fall der Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gem § 109 AktG um den Tagesordnungspunkt „Wahlen in den Aufsichtsrat“ gilt folgendes:
Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Be-gründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tages-ordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß § 19 Abs 3 der Satzung das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Be-schränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen.
Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per Telefax an
+43 (0) 1 50136 91195 oder per E-Mail an investor.relations@mm-karton.com übermittelt werden.
+43 (0) 1 50136 91195 oder per E-Mail an investor.relations@mm-karton.com übermittelt wer­den.
Jeder Aktionär ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung.
Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat können nur von Aktionären, deren Anteile zusam-men 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 12. April 2019 in der oben angeführten Weise (Punkt V Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen.
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft, Brahmsplatz 6, A-1040 Wien verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten), um den Aktionären die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten erhält die Mayr-Melnhof Karton AG direkt von den Betroffenen oder auf deren Instruktion von Banken, soweit diese Wertpapierdepots verwalten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DSGVO. Die Verarbei-tung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden.
Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrich-tung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Kar-ton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Auf-sichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesell-schaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.
Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO.
Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse datenschutz@mayr-melnhof.com oder über die folgenden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen:
c/o Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft www.mayr-melnhof.com zu finden.
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 80.000.000,-- und ist zerlegt in 20.000.000 auf Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 20.000.000 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien.
Wien, im März 2019 Der Vorstand

References: § 65
 § 65
 § 65
 § 170
 § 153
 § 10
 § 17
 § 10
 § 109
 § 87
 § 19
 § 119
 § 110
 § 87
 § 10