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REGOLAMENTO DIPARTIMENTO AZIENDALE - PDF
REGOLAMENTO DIPARTIMENTO AZIENDALE
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Prospero Federici
1 DATA emissione Dott. Salvatore Iannucci UOSD Gestione Processi Amm.vi Aziendali Redatto Verificato Approvato Controllato Direttore dipartimento Amministrativo Dott. Dino Ravaglia Direttore UOC Innovazione e Sistema Qualità Territoriale Dott. Alessandro Scarafuggi Direttore Generale Dott.ssa Monica Piovi RAQ Dipartimento Amministrativo Valenza documentale Aziendale Presidio/ Distretto X Dipartimento Unità operativa Interdipart Interaziend. Livello di diffusione Intranet Lista di presa visione/distribuzione Riunioni X data Numero revisione Tipo di revisione Storia del documento 17/02/ Prima emisione 11/06/ Aggiornamento 29/06/ Aggiornamento 28/12/ Par. Il Comitato di Dipartimento 4 Par. Il Direttore di Dipartimento Pagina 1 di 25
2 INDICE Premessa 3 Definizione 3 Il Profilo del Dipartimento Aziendale 3 Obiettivi del Dipartimento aziendale 4 Criteri di individuazione dei dipartimenti 5 Modalità di istituzione dei dipartimenti 5 Attività del Dipartimento aziendale 5 Risorse del Dipartimento 6 Livelli decisionali 7 1) Il Direttore di Dipartimento 8 2) Il Comitato di Dipartimento 11 Conferenza del Dipartimento 15 Il Direttore di Unità Operativa Complessa 15 Il Direttore di Unità Operativa Semplice Dipartimentale 18 Il Direttore di Unità Operativa Semplice 20 Il coordinatore Professioni Sanitarie di Dipartimento 21 Il coordinatore Professioni Sanitarie e sociale di Area Organizzativa 22 Lo Staff dipartimentale 24 I Gruppi Operativi Inter - Intra Dipartimentali 24 Pagina 2 di 25
3 Premessa Nella realtà della Ausl 11 Empoli la scelta del modello dipartimentale deve tenere conto in particolare: degli assetti organizzativi in essere con riferimento alla implementazione di un modello organizzativo per aree omogenee costituite in modo da favorire la necessaria multidisciplinarietà e la presa in carico multiprofessionale; delle possibili evoluzioni delle singole Unità Operative in relazione alla riorganizzazione della rete di offerta specialistica e della riconversione dei presidi periferici; delle riorganizzazioni delle attività di supporto in corso con particolare riferimento al trasferimento di alcune funzioni ad ESTAV e con la messa a regime delle Società della Salute; dello sviluppo del sistema di Qualità. Definizione Il Dipartimento è un livello organizzativo aziendale costituito da Unità Operative complesse, Unità operative semplici dipartimentali e unità operative semplici afferenti una unità operativa complessa, omogenee, affini o complementari, che perseguono comuni finalità e sono quindi tra loro interdipendenti, pur mantenendo la propria autonomia e responsabilità professionale. Le Unità Operative costituenti il Dipartimento sono aggregate in una specifica tipologia organizzativa e gestionale, volta a dare risposte unitarie, tempestive, razionali e complete rispetto ai compiti assegnati; ed a tal fine adottano regole uniformi e condivise di comportamento. Il Profilo del dipartimento aziendale Il Dipartimento aziendale, coerentemente a quanto previsto dalla L.R. 40/05 e ss.mm. e ii., è di natura tecnico-funzionale ed è costituito da più unità operative interdisciplinari, che mantengono la loro autonomia e indipendenza nel rispetto della responsabilità professionale, concorrendo alla realizzazione di obiettivi comuni. Pagina 3 di 25
4 Per particolari esigenze aziendali, le Unità Operative Complesse che costituiscono il Dipartimento possono essere aggregate in settori, in modo da favorire la gestione in comune delle risorse per le specifiche funzioni. La singola unità operativa complessa o semplice dipartimentale può partecipare all attività di più dipartimenti, ma afferisce in forma strutturata ad un unico dipartimento. Obiettivi del Dipartimento Il Dipartimento ha lo scopo di allineare le attività delle Unità Operative afferenti al dipartimento in modo da indirizzarle al raggiungimento degli obiettivi fissati dalla programmazione regionale, aziendale e locale. Ha inoltre lo scopo di indirizzare l operato del personale assegnato orientandolo a criteri di efficacia, efficienza, economicità, equità ed etica dei servizi. In particolare, l organizzazione è orientata prioritariamente alla centralità dell'utente esterno e interno con particolare attenzione alle prestazioni appropriate e necessarie. A tale scopo, il Dipartimento persegue i seguenti obiettivi: promuovere iniziative rivolte alla centralità del paziente; razionalizzare l'utilizzo delle risorse umane e tecnologiche, degli spazi, dei materiali di consumo e dei servizi intermedi; migliorare l efficienza gestionale dei processi organizzativi attraverso il coordinamento e l'integrazione delle attività delle strutture del Dipartimento per raggiungere il miglior servizio possibile a costi appropriati; assicurare il miglioramento continuo della qualità dei servizi e delle attività a favore del cittadino, degli enti territoriali, degli altri enti pubblici, dell utente interno e dei fornitori dell'azienda; garantire il coordinamento e lo sviluppo delle attività di formazione e aggiornamento delle strutture del Dipartimento; assicurare la razionalizzazione e lo sviluppo dei processi di lavoro per obiettivi; favorire la reingegnerizzazione dell'organizzazione; sviluppare modelli organizzativi innovativi nella gestione della risorsa umana e professionale, favorendo il lavoro di equipe interdisciplinare e multiprofessionale. Pagina 4 di 25
5 promuovere iniziative favorenti lo sviluppo ed il miglioramento del clima interno. Criteri d individuazione dei Dipartimenti L'Azienda è organizzata in Dipartimenti mediante l'aggregazione di strutture sulla base delle seguenti caratteristiche: a) obiettivi comuni da conseguire nell'ambito della programmazione aziendale e regionale; b) aree omogenee per tipologia delle prestazioni, intensità e gradualità delle cure; c) funzionalità e convenienza in termini di rapporto costi-benefici, fermo restando l'obiettivo principale della qualità della prestazione; Modalità d istituzione dei Dipartimenti Il Dipartimento è istituito con provvedimento del Direttore Generale, su proposta del Direttore Sanitario, del Direttore Amministrativo, sentito il Collegio di Direzione. Attività del Dipartimento aziendale Per il raggiungimento dei propri obiettivi il Dipartimento: utilizza in modo ottimale gli spazi, il personale, le tecnologie e le apparecchiature e i materiali di consumo; coordina le attività territoriali, ospedaliere e della prevenzione per la necessaria integrazione dei servizi; utilizza metodiche appropriate finalizzate al miglioramento continuo della qualità delle attività svolte; studia e applica sistemi integrati di gestione, anche attraverso lo sviluppo del sistema informativo allo scopo di favorire l interscambio di informazioni; elabora ed implementa sistemi e protocolli, per conferire la massima omogeneità e sicurezza alle procedure con idonei meccanismi di verifica; sviluppa un sistema orientato al cliente interno nei riguardi dei servizi aziendali; individua e promuove nuove attività o nuovi modelli nello specifico campo di competenza; Pagina 5 di 25
6 individua il fabbisogno di formazione ed aggiornamento del personale operante nell'ambito delle differenti strutture, in armonia con i piani di formazione aziendali e Regionali, concertando le iniziative al fine di perseguire specifici obiettivi nella logica dello sviluppo continuo delle professionalità.; formula proposte relative ai piani di investimento per interventi strutturali, per tecnologie e per l'informatizzazione; esprime pareri e proposte per l istituzione di UU.OO semplici e incarichi professionali. Oltre a quelle menzionate, l'azienda ha la facoltà di assegnare al Dipartimento altre attività con riferimento alla tipologia dello stesso ed alle finalità specifiche. Le attività previste per il Dipartimento vanno effettuate mediante l'impiego delle risorse allo stesso assegnate. Risorse del Dipartimento Sono risorse del Dipartimento: il personale; gli spazi operativi; le tecnologie, le attrezzature e le unità di erogazione dei servizi; i materiali d uso; le risorse economiche assegnate per la realizzazione degli obiettivi attribuiti; le risorse per specifici progetti, ricerca e formazione. Le risorse all interno del Dipartimento possono essere distinte in tre aree: 1) risorse proprie delle singole Unità Operative Complesse e delle Unità Operative Semplici Dipartimentali; 2) risorse necessarie al funzionamento del Dipartimento; 3) risorse in comune con Unità Operative di altri dipartimenti 1) Risorse proprie della Unità Operativa Complessa e della Unità Operativa Semplice Dipartimentale Pagina 6 di 25
7 Le risorse proprie sono: il personale che possiede specifici requisiti di professionalità; il personale dedicato alle attività caratteristiche qualificanti la Unità Operativa; gli spazi occupati per le attività esclusive della Unità Operativa; le attrezzature utilizzate esclusivamente dalla Unità Operativa; le risorse per progetti e piani di lavoro di esclusiva competenza della Unità operativa; 2) Risorse necessarie al funzionamento del Dipartimento Le risorse necessarie sono: il personale non dedicato alle attività caratteristiche delle Unità Operative che costituiscono il Dipartimento; il personale temporaneamente e/o periodicamente non dedicato alle attività caratteristiche delle Unità Operative che costituiscono il Dipartimento; gli spazi operativi di attività, le attrezzature utilizzate e le unità di erogazione dei servizi non esclusive; gli spazi per la direzione e il coordinamento del Dipartimento, il sistema informativo, informatico e telematico del Dipartimento, secondo il piano informatico aziendale; i beni e i servizi necessari al funzionamento del Dipartimento. Per la realizzazione di specifici progetti la Direzione Aziendale può assegnare ulteriori risorse. L insieme delle risorse assegnate ogni anno dalla Direzione Aziendale costituisce il budget di Dipartimento. Livelli decisionali Il Dipartimento prevede due livelli decisionali: 1. Il Direttore di Dipartimento, 2. Il Comitato di Dipartimento, Pagina 7 di 25
8 Il Direttore di Dipartimento Il Direttore di Dipartimento è il Direttore di Unità Operativa Complessa di una delle Unità Operative afferenti al Dipartimento stesso. L individuazione viene effettuata con atto del Direttore Generale tra una terna di nominativi proposta dal Comitato di Dipartimento. La durata dell incarico è triennale con verifica annuale e valutazione finale da parte del Direttore Generale e le relative funzioni sono svolte fino alla nuova nomina del Direttore di Dipartimento.. L incarico di Direttore di Dipartimento può essere revocato anticipatamente, garantito il contraddittorio con l interessato, con provvedimento motivato del Direttore Generale, sentito il Comitato di Dipartimento. Il Direttore di Dipartimento ha funzioni di coordinamento sulle attività delle Unità Operative, pur mantenendo la responsabilità ed autonomia gestionale in rapporto alla propria Unità Operativa. Il Direttore di Dipartimento può essere direttore di un solo dipartimento. Il Direttore di Dipartimento sceglie tra i direttori di Unità Operativa Complessa e di Unità Operativa Semplice Dipartimentale, chi lo sostituisce in caso di impedimento o assenza. Il Direttore di Dipartimento, qualora il Dipartimento sia costituito da più di tre Unità Operative Complesse, può proporre un Vice Direttore a cui attribuire specifiche funzioni e compiti indicati nell ambito di quelli attribuiti al dipartimento. Il Vice Direttore sostituisce il direttore in caso assenza o impedimento e viene nominato dal Direttore Generale. Funzioni del Direttore di Dipartimento Il Direttore di Dipartimento svolge le seguenti funzioni: a. assicura il funzionamento del Dipartimento attuando modelli organizzativi proposti dal Comitato di Dipartimento, compresa l'osservanza delle norme sulla sicurezza ed igiene sul lavoro e la tutela della privacy; b. definisce i criteri di accettazione, gli standard garantiti ed i criteri di completamento del processo dipartimentale e/o di trasferimento del processo inter-dipartimentale da concordare con il Direttore del Dipartimento interessato; Pagina 8 di 25
9 c. promuove le verifiche periodiche sulla qualità, secondo indicatori individuati dal Comitato di Dipartimento e dal Piano di Qualità aziendale. d. promuove lo sviluppo della gestione del rischio e le verifiche periodiche. e. rappresenta il Dipartimento nei rapporti con la Direzione aziendale e con organismi esterni, ove sia previsto che il Dipartimento operi in coordinamento o collegamento con gli stessi; f. gestisce le risorse attribuite per il funzionamento del Dipartimento sentite le proposte del Comitato di Dipartimento g. rappresenta la Unità Operativa Semplice Dipartimentale nei rapporti con la Direzione Aziendale; h. convoca e presiede il comitato di dipartimento i. convoca e presiede la conferenza di dipartimento Oltre alle responsabilità evidenziate, il Direttore di Dipartimento svolge le seguenti attività: a) Risorse strutturali comuni programma l utilizzo degli spazi operativi di attività ed attrezzature non esclusive; coordina, integra e controlla la qualità, la sicurezza e la funzionalità (layout) degli spazi, delle attrezzature e delle apparecchiature e dei materiali/prodotti d uso; coordina e controlla il processo di valutazione della tecnologia sanitaria; segnala e propone le esigenze di manutenzione straordinaria e/o di sostituzione e/o di innovazione tecnologica; coordina, integra e valuta i beni e i servizi in uso al Dipartimento, l andamento dei consumi e delle scorte per tutto il Dipartimento, sulla base delle indicazioni aziendali; definisce i criteri di accettazione, gli standard garantiti ed i criteri di completamento/trasferimento del processo intradipartimentali. b) Risorse umane garantisce il corretto utilizzo degli strumenti di gestione del personale ; valuta il personale secondo gli indirizzi aziendali ed in conformità al piano di sviluppo delle risorse umane del Dipartimento; Pagina 9 di 25
10 definisce le job description e il piano di sviluppo professionale dei Direttori di Unità Operativa Complessa e Semplice Dipartimentali da sottoporre al Direttore Sanitario o al Direttore Amministrativo. c) Budget predispone la proposta di budget di Dipartimento, sentite le singole Unità Operative Complesse e il Comitato di Dipartimento; negozia con il Comitato Budget aziendale la proposta aziendale con quella del dipartimento; effettua la verifica periodica sull andamento complessivo delle attività del dipartimento; concorda con i responsabili di Unità Operativa le azioni correttive da intraprendere e ne controlla lo stato di avanzamento; chiede la revisione del budget del dipartimento e/o di Unità Operativa al Comitato Budget aziendale. Il Direttore di dipartimento è coadiuvato, dal Vice-Direttore, laddove presente e dal Coordinatore infermieristico, e/o ostetrico e/o tecnico sanitario e/o riabilitativo di Dipartimento. Fino alla nomina e l insediamento del Direttore di Dipartimento le relative funzioni sono svolte dal Direttore Sanitario o Direttore Amministrativo o loro delegati. Attribuzioni E facoltà del Direttore Dipartimento di avvalersi, previo accordo con i direttori delle Unità Operative di competenza, del supporto di professionalità di altri dipendenti della Ausl, ancorché non appartenenti alle Unità Operative del Dipartimento, per la soluzione di specifiche problematiche dipartimentali. Rapporti con la Direzione Aziendale Il Direttore di Dipartimento deve riferire con periodicità trimestrale alla Direzione Aziendale sulla attività del Dipartimento in relazione all attuazione degli obiettivi. Pagina 10 di 25
11 Il Comitato di Dipartimento Il Comitato di Dipartimento è presieduto dal Direttore di Dipartimento ed è composto da membri effettivi ed elettivi: Membri effettivi: I Direttori delle Unità operative complesse; I Responsabili delle Unità operative semplici dipartimentali o i dipendenti con posizione organizzativa che svolgono tale funzione in relazione al complesso delle attività di unità operativa semplice dipartimentale amministrativa in assenza di una figura dirigenziale preposta; I coordinatori del personale delle professioni sanitarie delle UU.OO., che contribuiscono all attività del Dipartimento, in numero pari a quello degli altri direttori di UU.OO facenti parte del Comitato. Qualora il numero complessivo sia superiore al numero degli altri direttori delle UU.OO, fanno parte del Comitato di Dipartimento i coordinatori delle strutture con più elevato numero di personale. Il coordinatore sociale, nel dipartimento con presenza della componente professionale sociale, della struttura con più elevato numero di personale. Membri elettivi nei Dipartimenti sanitari: a) due rappresentanti della Dirigenza medica (di differente disciplina) e veterinaria ovvero da un rappresentante della dirigenza medica e veterinaria e da un rappresentante della dirigenza SPTA ove presente, eletti tra gli appartenenti al Dipartimento; b) due rappresentanti del personale delle professioni sanitarie e/o del personale di assistenza sociale, nonché, per il Dipartimento Prevenzione, del personale del Ruolo Professionale, eletti tra il personale afferente al Dipartimento. Nei Dipartimenti in cui non sia presente una delle componenti professionali sopra menzionate la componente elettiva sarà costituita da quattro rappresentanti eletti tra gli appartenenti a ciascun Dipartimento interessato rientranti, a seconda dei casi, nei profili della dirigenza Medica o Veterinaria o del personale delle professioni sanitarie e/o di assistenza sociale. c) un rappresentante eletto fra i titolari di Unità Operativa Semplice, sub articolazione di Unità Operativa Complessa, alla data di svolgimento delle elezioni (ivi compresi i casi di incarichi di coordinamento delle attività delle UU. OO. SS. medesime). A tale elezione concorrono unitariamente per ciascun Dipartimento i Responsabili delle rispettive UU. Pagina 11 di 25
12 OO. SS. (ivi compresi gli incaricati del coordinamento delle attività delle UU. OO. SS. medesime). La presente disposizione troverà applicazione anche per i Dipartimenti non Sanitari che si trovino nelle condizioni di avere al loro interno UU. OO. SS. sub articolazioni di Unità Operativa Complessa. Nei dipartimenti dove il numero dei Direttori di unità operativa complessa è inferiore a quattro i punti a) e b) di cui sopra vengono come di seguito modificati, al fine di equilibrare la componente di diritto e quella elettiva: da un rappresentante dei dirigenti medici/sanitari eletti fra gli stessi da un rappresentante della categoria professionale del comparto numericamente più rappresentata. La componente elettiva resta in carica tre anni. Alle sedute del Comitato di Dipartimento sono invitati, in qualità di rappresentanti della Direzione Aziendale nelle problematiche di funzione il Direttore della Specialistica, il Direttore del Territorio, il Direttore delle Professioni Sanitarie, il Direttore del Dipartimento Amministrativo. Possono essere invitati altri esperti qualora risulti utile ed opportuna la loro consultazione. Nel caso del Dipartimento delle Professioni Sanitarie la componente elettiva è data dal rappresentante delle Professioni Sanitarie che ha ottenuto il maggior numero di preferenze per ciascun dipartimento (appartenente alla Rete Territoriale, alla Rete Specialistica, e al Dipartimento della Prevenzione) e da due rappresentante eletti tra gli appartenenti alle strutture direttamente afferenti alla direzione del dipartimento (ivi comprese la UOC Formazione Continua e la UOC Formazione Universitaria). Membri elettivi nei Dipartimenti Amministrativi: quattro rappresentanti del personale amministrativo e professionale eletti tra tutti gli appartenenti al Dipartimento inquadrati nel ruolo amministrativo e nel ruolo professionale, salvo il caso di dipartimenti con meno di quattro unità operative complesse, in relazione ai quali vengono eletti 2 rappresentanti; un rappresentante eletto fra i dirigenti responsabili di Unità Operativa Semplice, alla cui elezione concorre tutto il personale del ruolo amministrativo e professionale appartenente al Dipartimento; Pagina 12 di 25
13 Membri elettivi nel Dipartimento Tecnico: due rappresentanti del personale amministrativo eletti tra tutti gli appartenenti al Dipartimento inquadrati nel ruolo amministrativo; due rappresentanti del personale tecnico e professionale, eletti tra tutti gli appartenenti al Dipartimento inquadrati nel ruolo tecnico e nel ruolo professionale. Compiti del Comitato di Dipartimento Al Comitato di Dipartimento, in relazione ai risultati attesi dalla Direzione Aziendale, compete l individuazione delle linee di indirizzo necessarie per il rispetto della missione dipartimentale con riferimento ai criteri di: gestione delle risorse necessarie al funzionamento del dipartimento; gestione delle risorse in comune con unità operative di altri dipartimenti definizione del referente clinico e del referente assistenziale sperimentazione e adozione di modalità organizzative volte al miglioramento dell efficienza e all integrazione delle attività delle strutture del Dipartimento stesso per raggiungere il miglior servizio al miglior costo; coordinamento con le attività di aree connesse alle funzioni del Dipartimento; individuazione degli specifici indicatori di qualità a sostegno e sviluppo del Piano di qualità aziendale Il Comitato di Dipartimento contribuisce alla costruzione della proposta di budget di Dipartimento da negoziare con la Direzione Aziendale. Inoltre il Comitato di Dipartimento formula proposte e pareri relativamente a: istituzione di UU.OO semplici e incarichi professionali; istituzione di Gruppi Operativi Inter/Intra Dipartimentali (G.O.I.); Pagina 13 di 25
14 modifiche e/o variazioni del presente regolamento. Il Comitato di Dipartimento redige, annualmente, apposita relazione di sintesi sulle attività svolte ed i risultati conseguiti. Modalità di funzionamento Il Direttore Amministrativo o Il Direttore Sanitario secondo le rispettive competenze provvedono ad avviare le procedure finalizzate alla elezione della componente elettiva e alla convocazione della prima seduta. Il Comitato di Dipartimento è convocato dal Direttore di Dipartimento o su richiesta del Direttore Sanitario/Direttore Amministrativo ogni qualvolta sia ritenuto necessario e comunque almeno una volta ogni trimestre, mediante avviso scritto contenente il luogo, la data e l ora d inizio delle riunioni, nonché l ordine del giorno. L avviso di convocazione, di norma, è recapitato con almeno cinque giorni di preavviso. L avviso di convocazione contenente l ordine del giorno deve essere inviato per conoscenza alla Direzione Aziendale. Nei casi d urgenza la convocazione può essere fatta verbalmente con un preavviso di almeno 24 ore. Il Comitato di Dipartimento può essere convocato in via straordinaria: su richiesta di almeno metà più uno dei suoi componenti; dalla Direzione Aziendale. I componenti del Comitato di Dipartimento devono anticipatamente comunicare al Direttore di Dipartimento l eventuale assenza o impedimento a partecipare alla seduta. Le riunioni del Comitato di Dipartimento sono da ritenersi valide quando è presente la maggioranza semplice dei membri effettivi. Le decisioni vengono assunte, se necessario, a maggioranza semplice dei membri presenti. Il voto è palese per appello nominale o per alzata di mano. In caso di parità prevale il voto del Direttore di Dipartimento. Le decisioni adottate vanno comunicate per iscritto alla Direzione Aziendale entro sette giorni dalla seduta. Pagina 14 di 25
15 Delle sedute è redatto verbale. Il verbale è sottoscritto dal Direttore di Dipartimento e approvato dal Comitato. Copia del verbale deve essere trasmessa alla Direzione Aziendale. Il Comitato di Dipartimento organizza la propria attività in gruppi di lavoro e commissioni professionali sui temi di interesse. Conferenza di dipartimento Il Direttore di Dipartimento convoca almeno una volta l anno la conferenza del Dipartimento. Alla conferenza partecipa tutto il personale del Dipartimento. Le conferenze di Dipartimento sono strumento di partecipazione e momento d informazione diffusa, al fine di: riportare i risultati raggiunti valutare lo stato di attuazione dei piani di azione comunicare e condividere i criteri di impostazione dei nuovi programmi. Il Direttore di Unità operativa complessa Il Direttore di Unità Operativa Complessa svolge le seguenti funzioni: definisce i criteri di accettazione, gli standard garantiti ed i criteri di completamento/trasferimento del processo della Unità Operativa da concordare e condividere con il Comitato; definisce le job description ed il piano di sviluppo del personale della propria unità operativa da sottoporre al Direttore del Dipartimento; assicura la gestione unitaria ed integrata del percorso dell utente interno/esterno; assicura la gestione delle risorse assegnate e la loro integrazione con le risorse del Dipartimento; garantisce le funzioni e le attività, per tipo e per volume, ed il controllo dei costi sostenuti rispetto a quanto programmato all'interno del budget; monitorizza la coerenza tra la casistica afferente al dipartimento e gli output e outcomes raggiunti; Pagina 15 di 25
16 assicura il coordinamento, l'integrazione e il controllo organizzativo ed economico per la propria Unità Operativa; stabilisce le linee di applicazione dei modelli per la verifica e la valutazione della qualità dei risultati indicati dal Comitato di Dipartimento con particolare attenzione alla logica del cliente-utente interno; stabilisce le linee di applicazione dei modelli per la verifica e la valutazione della qualità Programmata, Prodotta e Percepita, indicati dal Comitato di Dipartimento, con particolare attenzione alla centralità del cliente-utente e al Piano di Qualità Aziendale; definisce, attua e verifica protocolli e procedure per la gestione del rischio; propone, promuove e attua progetti di qualità e di ricerca, di marketing e benchmarking, di acquisizione e di trasferimento del know how; assicura, per la parte di competenza, i livelli organizzativi necessari per la gestione dell'urgenza ed emergenza interna, secondo gli indirizzi della Direzione sanitaria; assicura la gestione della sicurezza ed igiene sul lavoro e della tutela della privacy; programma l inserimento del neo-assunto/neo-inserito all interno dell Unità Operativa; contribuisce alla formulazione delle proposte, in sede di Comitato di Dipartimento, per il piano di sviluppo e valorizzazione delle risorse umane del Dipartimento; individua, secondo gli indirizzi definiti dal Comitato di dipartimento, le priorità d intervento per lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane della Unità operativa complessa; provvede, secondo le linee di indirizzo della Direzione Generale, alla valutazione del Personale, secondo quanto previsto dai vigenti accordi contrattuali; facilita e sviluppa le modalità integrate di comunicazione tra gli operatori e gli utenti, nel rispetto della centralità dell utente, all'interno della propria area organizzativa e tra quelle del Dipartimento, gestendo relazioni interpersonali e conflitti, negoziando e presidiando il clima; sostiene lo sviluppo e il buon funzionamento del Sistema Informativo di Dipartimento e aziendale ed in particolare coordina il monitoraggio e la validazione dei dati e delle informazioni raccolte con particolare attenzione ai dati di attività e consumo delle risorse; Pagina 16 di 25
17 concorre con il Dipartimento a sviluppare i livelli di integrazione con le altre Unità Operative nell'ambito dei rapporti intra/interdipartimentali; elabora le proposte di atti e provvedimenti adottati dalla Direzione Aziendale; adotta gli atti di attuazione e/o esecuzione nelle materie di competenza della Unità Operativa secondo quanto previsto dagli atti e regolamenti aziendali; collabora attivamente alla attività del Dipartimento, anche in qualità di membro di diritto del Comitato di Dipartimento; rappresenta la unità operativa nei rapporti con la Direzione Aziendale; assicura la continuità Ospedale - Territorio. In relazione alle risorse assegnate, il Direttore di Unità Operativa Complessa svolge i seguenti compiti: sorveglia la manutenzione ordinaria degli spazi e attrezzature/apparecchiature e dei materiali/prodotti d uso propri; gestisce il processo di valutazione delle tecnologie (technology assessment), ed assicura la qualità, la sicurezza e la funzionalità (layout) degli spazi, delle attrezzature e delle apparecchiature e dei materiali/prodotti d uso, nonché la sicurezza ed igiene sul lavoro, la tutela della privacy valuta il personale appartenente alla unità operativa, in accordo con gli indirizzi per la valorizzazione delle risorse umane stabilite dal Dipartimento, secondo gli indirizzi della Direzione Aziendale. In relazione al budget, il Direttore di unità operativa complessa svolge i seguenti compiti: rileva e analizza la domanda evidenziando i miglioramenti realizzabili nella efficienzaefficacia e nella qualità delle prestazioni appropriate e necessarie individua i prevedibili sviluppi del proprio settore in termini di modificazioni dell offerta e/o d introduzione di nuove metodiche e strumentazioni impiegate; Pagina 17 di 25
18 contribuisce alla predisposizione della proposta di budget di dipartimento in relazione alla propria Unità Operativa esegue le attività programmate per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nel budget di Dipartimento, per la parte di competenza della unità operativa; predispone la proposta di variazione del budget della unità operativa; predispone i piani di attività. Per l'espletamento di dette funzioni e compiti, i Direttori di unità operativa complessa sono coadiuvati, oltre che dai Coordinatori delle Professioni Sanitarie della propria Struttura, dal personale amministrativo del Dipartimento. Il Direttore di Unità Operativa Complessa è nominato dal Direttore Generale, secondo quanto previsto dalle disposizioni normative contrattuali di settore nonché dal regolamento aziendale in materia di incarichi dirigenziali. Il Direttore di Unità operativa semplice dipartimentale Il Direttore di Unità operativa semplice dipartimentale è diretto e coordinato dal Direttore di Dipartimento e svolge le seguenti funzioni: assicura la gestione unitaria ed integrata del percorso dell utente interno/esterno; assicura la gestione delle risorse assegnate e la loro integrazione con le risorse del Dipartimento; garantisce le funzioni e le attività, per tipo e per volume, ed il controllo dei costi sostenuti rispetto a quanto programmato all'interno del budget con il Direttore del Dipartimento; monitorizza la coerenza tra la casistica afferente al dipartimento e gli output e outcomes raggiunti; assicura il coordinamento, l'integrazione e il controllo organizzativo ed economico della propria Unità Operativa con il direttore del dipartimento; stabilisce le linee di applicazione dei modelli per la verifica e la valutazione della qualità dei risultati indicati dal Comitato di Dipartimento con particolare attenzione alla logica del cliente-utente interno; Pagina 18 di 25
19 stabilisce le linee di applicazione dei modelli per la verifica e la valutazione della qualità Programmata, Prodotta e Percepita, indicati dal Comitato di Dipartimento, con particolare attenzione alla centralità del cliente-utente e al Piano di Qualità Aziendale; definisce, attua e verifica protocolli e procedure per la gestione del rischio; assicura, per la parte di competenza, i livelli organizzativi necessari per la gestione dell'urgenza ed emergenza interna, secondo gli indirizzi del Direttore di Dipartimento; assicura la gestione della sicurezza ed igiene sul lavoro e della tutela della privacy; programma l inserimento del neo-assunto/neo-inserito all interno dell Unità Operativa; contribuisce alla formulazione delle proposte, in sede di Comitato di Dipartimento, per il piano di sviluppo e valorizzazione delle risorse umane del Dipartimento; individua, secondo gli indirizzi definiti dal Comitato di dipartimento, le priorità d intervento per lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane del Dipartimento; provvede, secondo le linee di indirizzo della Direzione Aziendale, alla valutazione dei Personale, secondo quanto previsto dai vigenti accordi contrattuali; facilita e sviluppa le modalità integrate di comunicazione tra gli operatori e gli utenti, nel rispetto della centralità dell utente, all'interno della propria area organizzativa e tra quelle del Dipartimento, gestendo relazioni interpersonali e conflitti, negoziando e presidiando il clima; sostiene lo sviluppo e il buon funzionamento del Sistema Informativo di Dipartimento e aziendale ed in particolare coordina il monitoraggio e la validazione dei dati e delle informazioni raccolte con particolare attenzione ai dati di attività e consumo delle risorse; concorre con il Dipartimento a sviluppare i livelli di integrazione con le altre Unità Operative nell'ambito dei rapporti intra/interdipartimentali; adotta gli atti di attuazione e/o esecuzione nelle materie di competenza della Unità Operativa secondo quanto previsto dagli atti e regolamenti aziendali; collabora attivamente alla attività del Dipartimento, anche in qualità di membro di diritto del Comitato di Dipartimento; Pagina 19 di 25
20 In relazione alle risorse assegnate, il Direttore di Unità Operativa Semplice Dipartimentale svolge i seguenti compiti: sorveglia la manutenzione ordinaria degli spazi e attrezzature/apparecchiature proprie; gestisce il processo di valutazione delle tecnologie (technology assessment), la sicurezza ed igiene sul lavoro, la tutela della privacy e la qualità; valuta il personale appartenente alla unità operativa, in accordo con gli indirizzi per la valorizzazione delle risorse umane stabilite dal Dipartimento, secondo gli indirizzi della Direzione Aziendale. In relazione al budget, il Direttore di Unità Operativa Semplice Dipartimentale svolge i seguenti compiti: rileva e analizza la domanda evidenziando i miglioramenti realizzabili nella efficienzaefficacia e nella qualità delle prestazioni appropriate e necessarie individua i prevedibili sviluppi del proprio settore in termini di modificazioni dell offerta e/o d introduzione di nuove metodiche e strumentazioni impiegate; presenta al Direttore di Dipartimento la proposta di budget della propria Unità Operativa esegue le attività programmate per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nel budget di Dipartimento, per la parte di competenza della unità operativa; predispone la proposta di variazione del budget della Unità Operativa da sottoporre al Direttore di Dipartimento; predispone i piani di attività concordati con il Direttore di Dipartimento. Il Direttore di Unità Operativa Semplice Dipartimentale viene nominato dal Direttore Generale sulla base della proposta di una Commissione composta dal Direttore Sanitario o dal Direttore Amministrativo, dal Direttore di Dipartimento e da un Direttore di Unità Operativa Complessa afferente al dipartimento individuato dal Comitato di Dipartimento. Il Direttore di Unità Operativa Semplice Il Direttore di Unità Operativa Semplice è diretto e coordinato dal Direttore di Unità Operativa Complessa e svolge le seguenti funzioni: Pagina 20 di 25
21 coordina l attività e le funzioni affidatagli dal Direttore della Unità operativa complessa; gestisce le risorse umane, strutturali e tecnologiche assegnategli dal Direttore di Unità Operativa Complessa; collabora con il Direttore di Unità Operativa Complessa nell'ambito della valutazione del personale assegnato. Il Direttore di Unità Operativa Semplice viene nominato dal Direttore Generale sulla base della proposta di una Commissione composta dal Direttore Sanitario o dal Direttore Amministrativo, dal Direttore di Dipartimento e dal Direttore di Unità Operativa Complessa a cui afferisce la Unità Operativa Semplice. Il Coordinatore Professioni Sanitarie di Dipartimento. Il Coordinatore Professioni sanitarie del Dipartimento è nominato con provvedimento del Direttore Generale, sentito il Direttore di Dipartimento delle Professioni Sanitarie ed è scelto, su proposta del Comitato di Dipartimento, tra i Coordinatori delle aree organizzative che costituiscono il Dipartimento stesso. Il Coordinatore Professioni Sanitarie di Dipartimento dipende gerarchicamente dai Direttore della Unità Operativa di riferimento del Dipartimento delle Professioni Sanitarie. E membro effettivo del Comitato di Dipartimento. La durata dell'incarico è di tre anni con verifica annuale e valutazione finale ed è rinnovabile. Il Coordinatore di Dipartimento può essere rimosso, prima della scadenza dell'incarico, dal Direttore Generale con provvedimento motivato, sentito il Direttore di Dipartimento delle Professioni Sanitarie. Il Coordinatore Professioni Sanitarie di Dipartimento svolge i seguenti compiti: collabora con il Direttore di Dipartimento per lo sviluppo dei processi di integrazione tra unità operative, costituisce il riferimento ed il supporto dell U.O. di riferimento del Dipartimento delle Professioni Sanitarie con il quale collabora per la predisposizione ed attuazione degli interventi riferiti alla programmazione, organizzazione e valutazione delle attività e delle risorse implicate nei processi assistenziali, tecnici e riabilitativi; Pagina 21 di 25
22 assicura, secondo gli indirizzi dell UO di riferimento del Dipartimento delle Professioni Sanitarie, i meccanismi di flessibilità nell impegno del personale nell ambito delle singole aree organizzative assicurando l ottimizzazione allocativa delle risorse interne al Dipartimento; effettua costanti valutazioni di congruità delle risorse rispetto ai piani ed ai programmi, in relazione anche ad emergenze ed a picchi di attività, elaborando proposte finalizzate alla razionalizzazione ed ottimizzazione; partecipa attivamente al processo di budgeting anche allo scopo di garantire lo sviluppo della qualità attraverso la progettazione e la gestione di interventi di miglioramento; concorre a verificare, insieme ai Coordinatori delle altre aree organizzative, i processi di approvvigionamento e di gestione delle scorte dei materiali economali, farmaci e presidi; concorre a rilevare i bisogni formativi per la predisposizione del piano aziendale; gestisce gli stage formativi e partecipata attivamente alla predisposizione e valutazione dei tirocini degli studenti; coordina la raccolta, il monitoraggio e la validazione dei dati di attività; propone, promuove e attua progetti di qualità e di ricerca, di marketing e benchmarking, di acquisizione e di trasferimento del know how; monitorizza l indice di presenza e l indice di Impegno Assistenziale e/o tecnico e/o riabilitativo per una efficace assegnazione, anche giornaliera del personale; monitorizza la coerenza tra la casistica afferente al dipartimento e gli output e outcomes raggiunti; propone acquisizione/sostituzione di arredi ed attrezzature di competenza; predispone l inserimento del personale secondo le indicazioni del Direttore dell UO di riferimento del Dipartimento delle Professioni Sanitarie; assicura la continuità Ospedale - Territorio. Il Coordinatore Professioni Sanitarie e sociale di area organizzativa Il Coordinatore Professioni Sanitarie e sociale di area organizzativa è individuato secondo le modalità previste dai CCNL e CCIA e svolge i seguenti compiti: Pagina 22 di 25
23 favorisce i processi di integrazione assistenziale ed organizzativi dipartimentali; concorre per quanto di competenza, alla formulazione e al raggiungimento degli obiettivi specifici e di area organizzativa; organizza le risorse umane dell area organizzativa assegnando la casistica in coerenza con il modello organizzativo previsto dal Dipartimento di appartenenza; programma, gestisce e valuta i piani di lavoro in relazione agli obiettivi definiti; verifica i carichi di lavoro individuali in base all Indice di Impegno Assistenziale e/o tecnico e/o riabilitativo e/o sociale, al numero di casi e alla casistica trattata; verifica l indice di adesione a linee guida, protocolli, procedure, piani di lavoro, piani di inserimento valuta e monitorizza le competenze ed il livello di performance del personale assegnato in termini di conoscenze, abilità e comportamento organizzativo; programma l inserimento del neo-assunto/neo-inserito all interno dell area organizzativa e ne valuta i risultati; organizza, coordina e controlla le attività alberghiere; gestisce, secondo criteri di costi/efficacia, i materiali assegnati e assicura la manutenzione ordinaria della attrezzature e apparecchiature; concorre, con il Coordinatore infermieristico e/o ostetrico e/o tecnico-sanitario e/o riabilitativo e sociale di Dipartimento ed il Direttore dell UO di riferimento, alla valutazione della qualità erogata e/o delle prestazioni fornite dalla area organizzativa, con particolare attenzione alla centralità dell utente ed all'etica dell'organizzazione ed all'acquisizione e trasferimento del know how; facilita e sviluppa le modalità integrate di comunicazione tra gli operatori e gli utenti, nel rispetto della centralità dell utente, all'interno della propria area organizzativa e tra quelle del Dipartimento, gestendo relazioni interpersonali e conflitti, negoziando e presidiando il clima; sostiene lo sviluppo ed il buon funzionamento del Sistema Informativo di area organizzativa, di Dipartimento e di Azienda; monitorizza e valida la raccolta dei dati, i bisogni formativi del personale, i progetti di qualità e di ricerca specifici dell area organizzativa; Pagina 23 di 25
24 sviluppa l immagine, la fiducia e la credibilità dell area organizzativa coordinata all interno e verso l ambiente esterno Lo Staff Dipartimentale All interno di ciascun dipartimento sono individuate le seguenti funzioni di staff al fine di assicurare la massima integrazione tra governo clinico ed economico dell Azienda: Qualità/ Formazione/Innovazione Controllo di Gestione/Analisi degli scostamenti/flussi Informativi I referenti delle suddette funzioni sono individuati, dai Direttori di Dipartimento per le relative competenze. La Direzione aziendale può assegnare ulteriori risorse professionali in base a specifici programmi di attività o di sviluppo del dipartimento. I Gruppi Operativi Inter-Intra Dipartimentali In considerazione dell esigenza di assicurare la migliore integrazione di tutti i processi assistenziali e di ricerca dell azienda possono essere costituiti Gruppi Operativi Interdipartimentali o Intradipartimentali (G.O.I.), permanenti o temporanei, allo scopo di gestire: i processi assistenziali di ricerca ad elevato contenuto specialistico e/o tecnologico, che necessitano del contributo di Unità Operative appartenenti a Dipartimenti diversi o allo stesso Dipartimento, ma che richiedono un rilevante sforzo di coordinamento; i progetti ad elevata complessità, con valenza strategica, e con la necessità di coordinare il contributo fornito da unità operative appartenenti a Dipartimenti differenti o allo stesso Dipartimento. I GOI sono proposti dai Comitati di Dipartimento, sentito il Collegio di Direzione. Il coordinamento dei GOI è affidato a un referente, nominato dal o dai Direttori di Dipartimento interessati, dotato di professionalità e capacità dimostrate nel campo specifico di riferimento allo scopo di coordinare tutti i professionisti che concorrono al perseguimento degli obiettivi assegnati. Glossario Settore Sono strutture organizzative funzionali del dipartimento che aggregano più unità operative complesse Pagina 24 di 25
25 Unità Operative Complesse Le Unità Operative Complesse sono strutture dotate di autonomia professionale e gestionale, ovvero con attribuzione di responsabilità di gestione di risorse. Unità Operative Semplici di Dipartimento Le Unità Operative Semplici a valenza dipartimentale sono strutture dotate di autonomia professionale e gestionale, ovvero con attribuzione di responsabilità di gestione di risorse concordate con il direttore di dipartimento. Unità Operative Semplici di Unità Operativa Complessa Le Unità Operative Semplici sono articolazioni delle Unità Operative Complesse, con caratteristiche di peculiarità funzionale ed operativa e con autonomia clinico/professionale, che possono essere individuate nell ambito del Dipartimento. Area Organizzativa Ambito organizzativo, individuato dal Dipartimento Professioni Sanitarie, in relazione all esigenza di coordinamento di uno specifico settore di erogazione di attività o parte di questa anche su base territoriale. Pagina 25 di 25
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