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Timestamp: 2019-08-23 11:52:20+00:00

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6.4. Provisión cuentas por cobrar derivadas de operaciones de crédito - Consideraciones generales
6.4. Provisión cuentas por cobrar derivadas de operaciones de crédito
CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
La Superintendencia podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que realicen cada una de las organizaciones solidarias, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto, sin perjuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar.
La Superintendencia podrá ordenar recalificaciones de la cartera de créditos (en mayor riesgo) para un sector económico, zona geográfica o para un deudor o conjunto de deudores individuales o cuyas obligaciones deban acumularse según las reglas de cupos individuales de endeudamiento, cuando haya razones que lo justifiquen, de acuerdo con la situación económica que presente dicho sector o región.
Los créditos otorgados deberán permanecer registrados en la cuenta “cartera de créditos” durante el tiempo pactado, es decir desde su desembolso hasta su cancelación total, aún cuando un asociado que se desvincule de la organización solidaria ya sea por retiro voluntario, exclusión u otro motivo llegare a quedar con saldos pendientes de obligaciones crediticias. No se admite una reclasificación en otros rubros como cuentas por cobrar.
Las organizaciones solidarias a que se refiere este capítulo establecerán las políticas de crédito y cartera en reglamentos expedidos por el consejo de administración, la junta directiva o el órgano que haga sus veces. Así mismo, estos órganos definirán los estamentos competentes para la aprobación de créditos, reestructuraciones y demás decisiones inherentes al manejo de la cartera de créditos fijando para cada uno de ellos las atribuciones, de acuerdo con la ley y los estatutos.
En cumplimiento de la función consagrada en el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal presentar oportunamente a la administración o la asamblea de las entidades vigiladas los informes acerca de las desviaciones en el cumplimiento de los instructivos externos o internos, de las deficiencias en los controles internos sobre riesgo de crédito, así como las irregularidades encontradas, que surjan como resultado del examen que sobre esta materia realice. Estos aspectos deberán quedar suficientemente documentados en los papeles de trabajo y en los informes presentados y a disposición de esta Superintendencia para cuando ésta lo requiera.
En el informe que presente a la asamblea general, el revisor fiscal deberá dejar constancia de aquellas debilidades e irregularidades que tienen una incidencia importante en la administración del riesgo de créditos, subsanadas o no por la administración de la entidad vigilada a la fecha de corte del ejercicio respecto del cual el revisor fiscal presenta el informe de cumplimiento y de control interno al que hace referencia el artículo 209 del Código de Comercio.
Así mismo, en desarrollo de las funciones propias del revisor fiscal, según lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde a este órgano de fiscalización verificar el estricto cumplimiento de lo estipulado en el presente capítulo, debiendo incluir pronunciamiento expreso sobre el particular dentro de los informes a los estados financieros de cierre de ejercicio.
CAPÍTULO III - CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar representan derechos a reclamar en efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de algunas operaciones a crédito como los intereses de cartera, deudores patronales y los complementarios en desarrollo de su objeto social tales como comisiones por servicios prestados, anticipos de contratos y proveedores e ingresos por cobrar.
Igualmente, registra adelantos de dinero a empleados, asociados, miembros de administración y de control de los cuales se espera la legalización de cuentas en breve término, por ejemplo: viáticos, asistencia a cursos y demás cuentas por cobrar devengadas por cualquier otro concepto.
Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, se puede autorizar mediante normas especiales o exigir que estos activos se reconozcan o valúen su valor presente.
Para efectos de la evaluación sobre aquellos conceptos a los cuales aplique, la organización solidaria deberá efectuar un seguimiento permanente de sus cuentas por cobrar para lo cual se tratarán por separado los deudores por venta de bienes y por prestación de servicios.
2. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO EN LAS CUENTAS POR COBRAR
El riesgo de crédito es la probabilidad de que una organización incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que sus deudores falten en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los términos acordados en los contratos, facturas, documentos o cuentas. Toda cuenta por cobrar está expuesta a este riesgo, en mayor o menor medida.
2.2 Obligación a evaluar el riesgo de crédito
Las organizaciones solidarias vigiladas deberán evaluar el riesgo de crédito de estas operaciones y la capacidad de pago del respectivo deudor. Esto aplica tanto en el momento de realizar la operación como a lo largo de la vida de la cuenta pendiente de cobro. Para ello, la organización solidaria deberá implementar los instrumentos necesarios para hacer el seguimiento de las cuentas por cobrar.
La administración de la organización deberá efectuar un estricto seguimiento al vencimiento de las facturas o documentos y crear los mecanismos de control que le permitan su recuperación, dentro de los plazos previstos en los instrumentos que implemente para este tipo de cuentas.
3. CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE ALGUNAS CUENTAS POR COBRAR
3.1. Cuentas por cobrar derivadas de operaciones de créditos
En las cuentas por cobrar derivadas de la cartera de créditos deberán observarse las instrucciones sobre calificación, clasificación y provisión descritas en el Capítulo II de la presente Circula.
3.2. De los Deudores por venta de bienes y servicios la clasificación se realiza así
Vencida entre 91 y 180 días
Vencida entre 181 y 360 días
Vencida a más de 361 días
En las cuentas por cobrar derivadas de contratos con la Nación o con Entidades Territoriales, cuando exista el respectivo certificado de apropiación presupuestal, se entenderá que la cuenta por cobrar está exenta de la provisión señalada en el presenta capítulo en caso de que el pago se efectúe en plazos diferentes a los inicialmente pactados.
3.2.1 Criterios mínimos para el plazo de financiación de los deudores por venta de bienes o por la prestación de servicios
Las organizaciones del sector solidario deberán observar, como mínimo, los siguientes criterios para el otorgamiento de los plazos en la venta de bienes o por la prestación de un servicio:
a. Capacidad de pago: Depende del número de días de rotación del ciclo de activos operacionales y de la rotación de los pasivos del negocio al cual se le otorga la financiación.
b. Solvencia del deudor, nivel de endeudamiento y capacidad de una persona natural o jurídica para responder por el pasivo exigible con bienes.
3.3. Créditos a empleados
Cuando de manera excepcional las organizaciones solidarias otorguen créditos a sus trabajadores no asociados, a los excedentes generados en estas operaciones se les dará la aplicación señalada en el artículo 10° de la Ley 79 de 1988.
Los créditos a empleados de la organización deberán registrarse en la cuenta código 1640. Para el proceso de seguimiento, estos créditos se ceñirán a lo dispuesto para la cartera de crédito en el grupo 1400 del PUC.
3.4. Otras cuentas por cobrar
De las otras cuentas por cobrar se tienen las siguientes subcuentas: convenios y contratos por cobrar, prometientes vendedores, anticipos de contratos, convenios y proveedores, anticipos a empleados y trabajadores, pagos por cuenta de asociados, ingresos por cobrar, anticipo de impuestos y otras cuentas por cobrar.
4. REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES
Las organizaciones solidarias vigiladas constituirán provisiones para la protección de sus cuentas por cobrar con cargo al estado de resultados, cuando se establezca la existencia de contingencias de pérdidas probables y razonablemente cuantificables.
Tales provisiones podrán ser igualmente ordenadas en el monto y porcentaje que la Superintendencia de la Economía Solidaria considere necesarias. En todo caso, deberá cumplir como mínimo las indicadas en la ley tributaria para el régimen de provisión general o individual.
Teniendo en cuenta la importancia de algunas cuentas por cobrar dentro de la estructura de activos, se ha determinando establecer en algunos casos las provisiones mínimas para la constitución de las provisiones de las siguientes cuentas por cobrar:
4.1 Provisión de los intereses e la cartera de crédito
La provisión de los intereses de la cartera de crédito se realiza de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.4 del Capítulo II de la presente Circular.
4.2. Provisión de las deudoras patronales
Aquellas partidas que superen los 30 días de contabilizado, se deberán provisionar en un 25%, al cumplir 60 días un mínimo del 50% y al cumplir los 90 días, se provisionará al 100%.
A los 90 días de estar contabilizada la deudora patronal y provisionada al 100%, se deberá suspender la causación de esta cuenta por cobrar, e iniciar a partir de esa fecha, la calificación individual del crédito de conformidad con lo señalado en el numeral 6.2. del capítulo II de la presente circular.
Trascurrido 90 días de estar provisionada al 100% la deudora patronal, la organización solidaria deberá proceder a provisionar el saldo insoluto de la cartera de créditos con libranza al 100%.
Las pagadurías de las entidades a través de las cuales las organizaciones solidarias requieren los descuentos de sus asociados por la prestación de sus servicios, están obligadas a atender los compromisos contractuales adquiridos por los asociados de acuerdo a lo señalado en los artículos 142°, 143° y 144° de la Ley 79 de 1988 y el artículo 55° del Decreto 1481 de 1989 modificado por el artículo 9 de la Ley 1391 de 2010, y la ley 1527 de 2012, en lo que resulte aplicable.
4.3. Provisión de los créditos a empleados o trabajadores
Las provisiones a los créditos otorgados a empleados o trabajadores se realiza de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.2 del Capítulo II de la presente Circular.
4.4. Provisión de otras cuentas por cobrar
Las otras cuentas por cobrar que no han sido discriminadas en los anteriores párrafos se provisionarán, como mínimo, de la siguiente manera:
5% para cuentas por cobrar entre 91 y 180 días de vencidas.
10% para cuentas por cobrar entre 181 y 360 días de vencidas.
15% para cuentas por cobrar más de 360 días de vencidas.
O una provisión individual:
33% para cuentas por cobrar vencidas más de 360 días.
En tal sentido, las entidades deben realizar el cálculo de las dos opciones y constituir la de mayor valor y, al cabo de los tres años, deberá estar 100% provisionadas.
Lo anterior no aplica para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito donde las cuentas por cobrar que superen 180 días se deben provisionar al 100% con base en la discrecionalidad dispuesta en el artículo 35 y en el numeral 22 del artículo 36° de la Ley 454 de 1998.
La utilización de provisiones para el castigo de cuentas por cobrar se efectuará de conformidad con las disposiciones vigentes.
Parágrafo: Las organizaciones solidarias a nivel de balance no podrán compensar provisiones entre cartera, cuentas por cobrar y otros activos. Se deberá precisar cada una de las provisiones, si es del caso, y constituir la nueva provisión (reintegrar o recuperar en el estado de resultados) según sea el concepto o rubro y aplicando la dinámica contable para reflejar sus efectos en el balance.
Cuando se trate de recuperación de cartera de crédito, inversiones, otras cuentas por cobrar, se debe registrar como un ingreso por recuperaciones cuando esta provisión corresponda a ejercicios anteriores; de lo contrario si hay recuperación de provisiones del ejercicio en curso la contabilización es la reversión de la provisión disminuyendo el gasto.
5. CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Sin perjuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revisar las calificaciones y provisiones que realicen cada una de las organizaciones solidarias, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto.
La Superintendencia podrá ordenar recalificaciones y provisiones distintas que a su juicio se requieran por vencimientos de los deudores por venta de bienes y servicios para un sector económico, zona geográfica o para un deudor o conjunto de deudores cuyas obligaciones deban acumularse según las reglas de cupos individuales de endeudamiento.
6. PROCESO DE SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO Y REVISORÍA FISCAL
6.1 Proceso de seguimiento y control
El objetivo de este proceso es identificar el riesgo de las cuentas por cobrar originado por desmejora de la capacidad de pago y solvencia del deudor que las respalda, por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento de su otorgamiento y determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones.
Para tal efecto, las organizaciones solidarias deberán evaluar permanentemente las cuentas por cobrar y, por lo menos una vez al año, las correspondientes a venta de bienes y servicios según los días de vencimiento que estas tengan y demás criterios que apoyen esta evaluación. Para ello deberán diseñar un cronograma de evaluaciones dentro del año, labor que será desarrollada por el comité de evaluación de cartera creado conforme lo establecido en el numeral 1.4.1, capítulo II de esta Circular, designado por el consejo de administración, junta directiva u órgano que haga sus veces, según el caso.
No obstante, el comité de evaluación de cartera de créditos, junto con el representante legal deberán supervisar cuidadosamente tales evaluaciones y presentar informes mensuales al consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, asumiendo responsabilidad personal por las mismas.
6.2 Reglamentación Interna
Las organizaciones solidarias a que se refiere este capítulo establecerán las políticas de otorgamiento de cuentas por cobrar por venta de bienes y servicios en reglamentos expedidos por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, según el caso. Así mismo, estos órganos definirán los estamentos competentes para la aprobación y demás decisiones inherentes al manejo de la cuentas por cobrar, fijando para cada uno de ellos las atribuciones, de acuerdo con la ley y los estatutos.
6.3 Responsabilidad del revisor fiscal
En desarrollo de las funciones propias del revisor fiscal según lo dispuesto en el artículo 207, numerales 3°, 5° y 6° del Código de Comercio, corresponde a este órgano de fiscalización verificar el estricto cumplimiento de lo estipulado en el presente capítulo, debiendo incluir pronunciamiento expreso sobre el particular dentro de los informes a los estados financieros de cierre de ejercicio en las organizaciones solidarias donde sea representativa la participación de las cuentas por cobrar con relación al total de activos. En los demás casos, se hará solo cuando se presenten incumplimientos significativos.
CAPITULO IV - ACTIVOS DIFERIDOS
Los gastos anticipados son aquellos en que incurre la organización solidaria en desarrollo de su actividad para obtener servicios en el futuro. La amortización de los gastos pagados por anticipado se debe efectuar durante el período en que se reciben los servicios.
Así, los intereses se causarán durante el período prepagado en la medida en que transcurra el tiempo; los seguros durante la vigencia de la póliza; los arrendamientos durante el período prepagado; el contrato de mantenimiento y los demás durante su vigencia.
Entre otros, corresponde a gastos pagados por anticipados, los siguientes:
La amortización de los gastos pagados por anticipado se realizará directamente al gasto respectivo.
Los cargos diferidos son aquellas erogaciones en que incurre la organización solidaria y le representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en períodos futuros.
En las organizaciones solidarias vigiladas por esta Superintendencia no tendrán el tratamiento de cargos diferidos aquellos pagos realizados durante el mes calendario cuya cuantía en su conjunto o individual sea igual o inferior a la siguiente escala en proporción al total del activo de la organización solidaria.
TOTAL DE ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
TOPES EN S.M.L.M.V.
De $ 0 a $500.000.000
3 (tres) Salarios mínimos mensuales
$500.000.001 a $1.000.000.000
5 (cinco) Salarios mínimos mensuales
$1.000.000.001 en adelante
10 (diez) Salarios mínimos mensuales
2.1. Amortización de los cargos diferidos
La amortización de los cargos diferidos debe reconocerse a partir de la fecha en que contribuyan a la generación de ingresos y su contabilización se debe realizar en las cuentas del gasto 512010 o 526520, teniendo en cuenta lo siguiente:
Los cargos diferidos por concepto de organización y preoperativos, relacionados con la puesta en marcha de la organización solidaria, se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado para su recuperación en el estudio de factibilidad y la duración del proyecto específico que lo originó, sin que exceda, en todo caso, de cinco (5) años.
Los programas para computador (software) se amortizarán en un período no mayor a tres (3) años; las adiciones o actualizaciones a los mismos que no cumplan con los topes señalados no se podrán diferir.
Sin embargo, cuando se trate de programas de avanzada tecnología que constituyan una plataforma global que permita el crecimiento futuro de la organización solidaria acorde con los avances del mercado y cuyos costos de desarrollo o adquisición, incluido el hardware, superen el 30% del patrimonio técnico en las cooperativas que ejercen actividad financiera o patrimonio total en las organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera, previo concepto de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se podrán diferir, sin incluir el hardware, a cinco (5) años a partir del momento en que cada producto inicia su etapa productiva, mediante un programa gradual y ascendente con porcentajes del 10%, 15%, 20%, 25% y 30%, respectivamente, o mediante alícuotas iguales.
Los gastos incurridos en investigación y desarrollo de estudios y proyectos serán diferibles siempre que los costos y gastos atribuibles se puedan identificar separadamente, su factibilidad técnica esté demostrada y existan planes definidos para la producción y venta y su mercado esté razonablemente definido. Su amortización se hará en un período no mayor de dos (2) años.
Los cargos diferidos por concepto de remodelación se amortizarán en un período no mayor a dos (2) años.
Los cargos diferidos por concepto de útiles y papelería se amortizarán en función directa con el consumo.
Los cargos diferidos por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prórrogas) y su vida útil.
Los cargos diferidos por concepto de descuento en colocación de títulos de inversión se amortizarán durante el plazo para la redención o conversión de los títulos.
Los cargos diferidos por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período igual al establecido para el ejercicio contable.
Sin embargo, tratándose de gastos de publicidad y propaganda que correspondan a campañas de promoción que se realicen con ocasión de la constitución de la organización solidaria, de posicionamiento institucional, que tengan su origen en el lanzamiento de productos nuevos o en el cambio de marca o de nombre de la organización o de sus productos, el período de amortización no podrá exceder del término de tres (3) años. En todo caso solamente podrán diferirse durante el período aludido los gastos que se efectúen dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de las situaciones referidas.
Los cargos diferidos por concepto de contribuciones y afiliaciones se amortizarán durante el período prepagado pertinente.
La dotación legal a empleados se amortizará durante el periodo anual de la vigencia a que corresponda la misma.
Las comisiones pagadas en la colocación de títulos de inversión (bonos) emitidos por la organización solidaria se amortizarán durante el plazo de redención o conversión, siempre y cuando su redención o conversión sea superior a un (1) año.
Los Impuestos al patrimonio, predial, de vehículos e industria y comercio, correspondientes al periodo fiscal, se amortizarán durante el mismo.
Los cargos diferidos por otros conceptos se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados. No obstante, resulta conveniente efectuar las siguientes precisiones en relación con algunos gastos, a saber:
Bonificaciones reconocidas al personal en cumplimiento de programas de retiro voluntario o de índole similar.
Se entenderán como programas de retiro voluntario de personal aquellos que tengan como finalidad primordial readecuar su estructura de personal así como la redefinición de sus costos laborales.
Dicho programa debe traducirse, necesariamente, en un mejoramiento en la eficiencia de la organización solidaria, producto de la reducción significativa que deberá observarse en su carga laboral.
Para diferir este tipo de gastos deberá obtenerse autorización individual de la Superintendencia. Para ello, además de sustentar adecuadamente lo señalado en el párrafo anterior, junto con la solicitud del diferido, informarán el tipo de programa, costo, alcance del mismo (número de empleados que se retiran y que permanecen), reducción estimada de la carga laboral por año, durante tres (3) años, y el tiempo en el cual se propone diferir. Dicho período de amortización, en todo caso, no podrá exceder de tres (3) años.
Cuando se trate de programas que se desarrollen con ocasión de procesos de fusión, transformación, conversión o escisión, los gastos de liquidación del personal se sujetarán al procedimiento indicado en este literal.
Es claro que para aceptar su diferido, las organizaciones solidarias deberán comprometerse a mantener un nivel de personal adecuado a sus actuales necesidades, acorde con el programa. Igualmente, que la suma que se pretende diferir no podrá ser superior al valor presente de los gastos futuros que se ahorran, circunstancia que deberá demostrar la entidad solicitante.
Bonificaciones a empleados con salario integral.
Corresponde a las bonificaciones que se otorguen a empleados que opten por el nuevo régimen de cesantías o por el régimen de salario integral contemplados en la Ley 50 de 1990. Los gastos correspondientes podrán diferirse en tanto los empleados bonificados continúen laborando en la institución. No obstante, en el caso en que se haya convenido el descuento de la porción no causada de la bonificación al momento del retiro, ésta se registrará como gasto pagado por anticipado código 1810. En todo caso, la amortización del gasto pagado por anticipado no excederá de tres (3) años.
Teniendo en cuenta que la permanencia de los empleados bonificados da sustento al beneficio futuro que permite diferir el gasto, el saldo de las bonificaciones reconocidas (pendientes de diferir) de los empleados que se retiren en el lapso de la amortización se cargará en su integridad a resultados en el período en que ocurra su desvinculación.
Las organizaciones solidarias que determinen diferir los citados conceptos informarán a la Superintendencia de la Economía Solidaria la ocurrencia de tales gastos, indicando el período estimado de amortización, el cual no podrá exceder del tiempo de recuperación, y en ningún caso los tres (3) años.
Gastos directos necesarios en los procesos de fusión, transformación, conversión o escisión.
Tratándose de aquellos gastos y costos que tengan relación directa y sean necesarios o indispensables para llevar a cabo procesos de fusión, transformación, conversión o escisión, respecto de los cuales se puedan obtener con razonable seguridad beneficios futuros, igualmente podrán diferirse durante el período en que se estima van a ser recuperados, el cual no podrá exceder de tres (3) años, a partir de la fecha en que se culmina el proceso.
Se entenderán también como gastos directos, entre otros, los derivados de los estudios contratados para justificar la decisión correspondiente y para definir las relaciones de intercambio, cuando a ello haya lugar.
Igual tratamiento podrá darse a las primas o indemnizaciones que deban reconocerse con ocasión de las devoluciones anticipadas de locales donde funcionen las oficinas que deban cerrarse.
Cuando la organización solidaria incurra en los gastos contemplados en los dos acápites precedentes, junto con los estados financieros del período en que empiecen a tener ocurrencia, se deberá remitir información detallada de los mismos, acompañados de su justificación técnica
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se produzca incumplimiento de los compromisos o se modifiquen las condiciones necesarias para diferir los costos y gastos respectivos, la organización solidaria deberá proceder a cargar a resultados el saldo pendiente por diferir, sin que para ello requiera orden de la Superintendencia.

References: artículo 207
 artículo 209
 artículo 207
 artículo 10
 artículo 55
 artículo 9
 artículo 35
 artículo 36
 artículo 207