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N.º 37, miércoles 24 de febrero de 2016
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ACUERDO de 4 de febrero de 2016, del Consejo de Gobierno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, por el que se aprueba la Normativa de Actualización y Reestructuración de determinadas Comisiones en el ámbito de la Modernización Administrativa.
Primero.– La Normativa de Actualización y Reestructuración de determinadas Comisiones en el ámbito de la Modernización Administrativa fue presentada a este Consejo en sesión de 17 de diciembre de 2015, y quedó abierto el plazo de enmiendas, según dispone el artículo 19 del Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Gobierno de la UPV/EHU (BOPV de 26 de mayo de 2009).
Segundo.– Siguiendo el procedimiento previsto en los artículos 20 y siguientes del citado Reglamento, las enmiendas a la Normativa de Actualización y Reestructuración de determinadas Comisiones en el ámbito de la Modernización Administrativa han sido dictaminadas en sentido favorable por la Comisión de Desarrollo Estatutario y Normativo, dando como resultado el texto que se presenta para su aprobación a Consejo de Gobierno.
Por todo lo anterior, y por los motivos que se expresan en el apartado expositivo de la Normativa, a propuesta del Secretario General, el Consejo de Gobierno
Primero.– Aprobar la Normativa de Actualización y Reestructuración de determinadas Comisiones en el ámbito de la Modernización Administrativa, que se acompaña.
Leioa, a 4 de febrero de 2016.
ACTUALIZACIÓN Y REESTRUCTURACIÓN DE DETERMINADAS COMISIONES EN EL ÁMBITO DE LA MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
El Plan Estratégico 2012-2017 de la UPV/EHU establece, en su eje estratégico IV – Gobernanza y Gestión que la UPV/EHU debe disponer de una estructura institucional que facilite la consecución de sus objetivos. Para ello, establece diversas acciones específicas tales como el desarrollo de un plan de administración electrónica que potencie el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, adecuado a la normativa vigente sobre seguridad y protección de datos que sea capaz de optimizar los procesos de gestión de la universidad, la implantación de un sistema de gestión por procesos en todas las unidades organizativas universitarias así como implementar un modelo propio de carta de servicios.
Tras la reciente puesta en marcha del Servicio de Innovación y Modernización Administrativa se hace necesario reorganizar los órganos colegiados actualmente existentes que participan o tienen relación con el desarrollo de dicho eje así como establecer una estructura más acorde con lo establecido en el Plan Estratégico que garantice que las funciones previstas en dicho plan se llevan a cabo de acuerdo con lo establecido en el citado eje estratégico.
Es objeto de la presente normativa la actualización y restructuración de determinadas comisiones establecidas en Reglamentos y Acuerdos anteriores en el ámbito de la modernización administrativa que, entre otras materias, comprende la administración electrónica y el acceso electrónico a los servicios universitarios, la firma electrónica, la gestión administrativa y documental, la protección de datos, la transparencia y la interoperabilidad, la seguridad de la información y archivo de documentos.
1.– Sin perjuicio de las competencias y funciones de otros órganos o instancias unipersonales, la estructura colegiada para la modernización administrativa se concreta en tres niveles.
2.– La coordinación y operatividad necesaria entre los mismos y con los restantes órganos y personal empleado se procura mediante la participación de algunos de sus miembros en más de un nivel, así como por la participación de otro personal de la Universidad cuyas funciones se desarrollan en este ámbito.
3.– Los niveles en que se estructura la organización colegiada son:
– La Comisión Estratégica de Modernización Administrativa.
– La Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa.
– Los Comités, que podrán ser de carácter permanente o temporal.
Artículo 3.– Comisión Estratégica de Modernización Administrativa.
1.– La Comisión Estratégica de Modernización Administrativa es la encargada de desarrollar la estrategia de la UPV/EHU en dicho ámbito.
2.– Se compone de los siguientes miembros:
– El/la Secretario/a General que la preside.
– El/la Gerente de la Universidad.
– El/la Vicerrector/a encargado en materia de Calidad.
– Dos miembros del equipo de Gobierno del Rector a quienes éste designe.
La Secretaría de la Comisión será acordada en la primera sesión que celebre la misma.
3.– Funciones:
– Asesorar al Consejo de Gobierno y al Rector de la UPV/EHU en materia de innovación y modernización administrativa para la mejora de los servicios administrativos ofrecidos por la UPV/EHU en todas sus actividades, y en cualquiera de sus vertientes (tanto física y como electrónica), considerando de manera integral todos los aspectos aplicables.
– Velar por el cumplimiento de las líneas del plan estratégico relacionadas con la modernización administrativa.
– Proponer al Consejo de Gobierno los planes de modernización administrativa, para su aprobación.
– Proponer al Consejo de Gobierno, para su aprobación, el plan estratégico de administración electrónica.
– Priorizar las líneas de actuación en materia de modernización administrativa, prestando especial atención al desarrollo de los procedimientos electrónicos.
– Impulsar la utilización de las TIC para mejorar y modernizar la administración universitaria e incrementar el respeto de los derechos y garantías de la ciudadanía y de los miembros de la comunidad universitaria.
– Evaluar anualmente las medidas de modernización e informar al Consejo de Gobierno de la memoria de actuación y del plan de actividades.
4.– La Comisión Estratégica de Modernización Administrativa se reunirá al menos dos veces al año.
Artículo 4.– La Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa.
1.– La Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa se encarga de dirigir las acciones que se desarrollen en este ámbito así como de la supervisión de las mismas.
– El/la Responsable de Coordinación de la Secretaría General.
– El/la Responsable de Innovación y Modernización de la Secretaría General.
– El/la Vicegerente de TICs.
– El/la Responsable de Seguridad en la Información.
– El/la Asesor/a del Área de Normativa y Procesos.
– El/la Directora/a del Servicio de Calidad.
Actuará como Secretario/a del Comité el /la Jefe/a de Secretaría General con voz pero sin voto.
– Desarrollar los planes de modernización administrativa, atendiendo a los criterios y priorizaciones establecidas por la Comisión Estratégica de Modernización Administrativa.
– Elevar al Consejo de Gobierno, para su aprobación, las normativas y proyectos que procedan en su ámbito.
– Plantear convenios y acuerdos de colaboración con otras universidades, instituciones y empresas.
– Velar por el debido cumplimiento de las exigencias legales en todos aquellos ámbitos relacionados con la administración electrónica y el acceso electrónico a los servicios universitarios, la firma electrónica, la gestión administrativa y documental, la protección de datos, la transparencia y la interoperabilidad, la seguridad de la información y archivo de documentos.
– Acordar las líneas específicas de acción necesarias para mejorar y modernizar la actividad de la UPV/EHU en los ámbitos citados.
– Hacer el seguimiento de las actuaciones contempladas en los planes de modernización administrativa y administración electrónica determinando las medidas necesarias para corregir las desviaciones.
– Crear grupos temporales de trabajo o en su caso comités, adicionales a los permanentes, que considere oportunos.
– Proponer al/a la Secretario/a General el nombramiento de los miembros temporales de los grupos de trabajo o de los comités que cree.
– Coordinar las tareas de los de los grupos y comités, de cara a optimizar la actividad de cada uno y los resultados en conjunto.
– Revisar y aprobar los procesos y procedimientos operativos que se determinen en cualquiera de los ámbitos contemplados.
– Supervisar la evolución de la carta de servicios de la UPV/EHU con el fin de que sea coherente con el desarrollo de la administración electrónica y los procesos y procedimientos definidos.
– Integrar las cartas de servicios de las áreas implicadas con los planes de modernización.
– Dictaminar sobre la clasificación de la documentación de la UPV/EHU así como sobre su archivado y ciclo de vida.
– Velar por el cumplimiento de las directrices establecidas en todo lo relacionado con la modernización administrativa.
– Estudiar las problemáticas e incidencias relevantes que se vayan produciendo en la implantación del plan de modernización administrativa, de cara a proponer mejoras.
– Promover la mejora continua de la administración universitaria, definiendo las acciones específicas a llevar a cabo para su optimización, haciendo seguimiento de los indicadores asociados.
– Interpretar y resolver los conflictos que puedan surgir en su ámbito de actuación incluyendo los derivados del ejercicio de las funciones de los órganos y /o del personal en su mismo ámbito.
– Comunicar a los órganos competentes los incumplimientos de las políticas y normativas vigentes e instar, en su caso, la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes.
– Divulgar todos aquellos aspectos relativos a su ámbito de actuación y difundir entre la comunidad universitaria los conocimientos asociados.
– Cuantas otras le sean encomendadas por los Órganos de Gobierno y, aquellas que en su ámbito no estén atribuidas a otros órganos, así como en su caso, las de las Comisiones y Comités suprimidos por esta normativa y que no corresponda a otros niveles contemplados en la misma.
4.– La Comisión se reunirá cuantas veces disponga su Presidente.
Además de sus miembros en las sesiones podrán participar como invitados las personas que el Presidente convoque.
Artículo 5.– Los Comités.
1.– Se establecen cuatro Comités de carácter permanente con la composición y funciones previstas en los artículos siguientes. Dichos Comités son:
– El Comité de Servicios Electrónicos e Interoperabilidad.
– El Comité de Procedimientos Administrativos.
– El Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo.
– El Comité de Seguridad de la Información y LOPD.
2.– El nombramiento de sus miembros corresponde al/a Secretario/a General que también designará al secretario/a. Su composición podrá ser modificada por el/la Secretario/a General.
3.– La participación en las sesiones será indelegable pudiendo contar con los invitados que el/la presidente convoque.
Artículo 6.– Comité de Servicios Electrónicos e Interoperabilidad.
1.– La composición del Comité de Servicios Electrónicos e Interoperabilidad de la UPV/EHU es la siguiente:
– Estará presidida por el/la Vicegerente de las TICs como representante y enlace de la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa y como responsable de los medios electrónicos de la UPV/EHU.
– Un/a técnico/a de la Administración Electrónica.
– Un miembro que pertenezca a la Vicegerencia de las TICs propuesto/a por el/la Vicegerente de TICs.
– Un miembro que pertenezca al Servicio de Ordenación Académica, propuesto/a por el/la Vicerrector/a competente en la materia.
– Un técnico de Mejora de la Gestión.
2.– Funciones.
El Comité de Servicios Electrónicos e Interoperabilidad de la UPV/EHU ostenta las siguientes funciones:
– Articular y llevar a cabo los planes de modernización administrativa relacionados con la implantación y despliegue de servicios electrónicos así como con su interoperabilidad interna y externa.
– Velar por que las desviaciones de las actuaciones relacionadas con la implantación y despliegue de servicios electrónicos y con la mejora de la interoperabilidad de las aplicaciones que los implementan sean adecuadamente identificadas y corregidas.
– Reportar periódicamente a la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa los resultados de las actuaciones que se van ejecutando en torno a la implantación y despliegue de servicios electrónicos interoperables.
– Adaptar la carta de servicios de la UPV/EHU de acuerdo a los planes de modernización establecidos.
– Potenciar el uso de los servicios electrónicos de la UPV/EHU en general y de la sede electrónica en particular.
– Velar por que los servicios electrónicos desarrollados sean completamente accesibles e interoperables, de acuerdo a los estándares y regulaciones vigentes.
– Establecer las condiciones mínimas que debe cumplir la Política de Firma Electrónica y Certificados de la UPV/EHU desde el punto de vista del cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables en materia de seguridad e interoperabilidad.
– Cuantas otras le sean encomendadas por la Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa de la UPV/EHU.
Artículo 7.– Comité de Procedimientos Administrativos.
– Estará presidida por el/la Responsable de Innovación y Modernización Administrativa como representante y enlace de la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa y como responsable de la automatización de los procedimientos administrativos de la UPV/EHU.
– Un/a técnico/a de Mejora de la Gestión.
– El/La Jefe/a de Técnicos-Letrados.
– Un miembro que pertenezca al Servicio de Calidad, propuesto/a por el/la Vicerrector/a competente en la materia.
– Articular y llevar a cabo los planes de modernización administrativa relacionados con la mejora y automatización de procedimientos administrativos.
– Velar por que las desviaciones de las actuaciones relacionadas con la mejora y automatización de procedimientos administrativos sean adecuadamente identificadas y corregidas.
– Reportar periódicamente a la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa los resultados de las actuaciones que se van ejecutando en torno a la mejora y automatización de procedimientos administrativos.
– Evolucionar el catálogo de procedimientos administrativos de la UPV/EHU de acuerdo a los planes de modernización establecidos.
– Desarrollar el catálogo de información administrativa a partir de las series y tipos documentales de la UPV/EHU.
– Desarrollar los procesos y procedimientos operativos que se determinen, así como su integración con otros sistemas u aplicaciones existentes.
– Cuantas otras le sean encomendadas por el Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa de la UPV/EHU.
Artículo 8.– Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo.
1.– La composición del Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo de la UPV/EHU es la siguiente:
– Estará presidida por el/la Responsable de la Coordinación de la Secretaría General como representante y enlace del Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa y como responsable de Secretaria General.
– El/la jefe del Servicio de Innovación y Modernización Administrativa
– Un miembro técnico de Archivo General.
– Un/a técnico/a de Administración Electrónica.
– Un/a miembro que pertenezca a la Vicegerencia TIC, propuesto/a por el/la Vicegerente de TICs.
2.– El Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo de la UPV/EHU debería ostentar las siguientes funciones y competencias:
– Articular y llevar a cabo los planes de modernización administrativa relacionados con la mejora de la gestión, el archivo documental y la transparencia.
– Velar por que las desviaciones de las actuaciones relacionadas con la mejora de la gestión y el archivo documental sean adecuadamente identificadas y corregidas.
– Reportar periódicamente al Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa los resultados de las actuaciones que se van ejecutando en torno a la mejora de la gestión y el archivo documental.
– Identificar las series y tipos documentales generados por la UPV/EHU.
– Determinar el ciclo de vida de cada una de las series y tipos documentales generados, desarrollando el Cuadro de Clasificación y los Calendarios de Conservación de los documentos de la UPV/EHU.
– Coordinarse con la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación de Euskadi, u órgano que le sustituya, en temas relacionados con la documentación de titularidad de la UPV/EHU e integrante del Patrimonio Documental de Euskadi y sus normas reguladoras de evaluación, conservación y acceso.
– Proponer los criterios para la información y publicidad activa de la Universidad y para los procedimientos de acceso y tratamiento de cada una de las series y tipos documentales.
– Cuantas otras le sean encomendadas por la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa de la UPV/EHU.
Artículo 9.– Comité de Seguridad de la Información y LOPD.
1.– La composición del Comité de Seguridad de la Información y LOPD de la UPV/EHU es la siguiente:
– Estará presidida por el/la Responsable de Seguridad de la información como representante y enlace del Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa y como responsable de la seguridad de la UPV/EHU.
– El/la jefe/a de Secretaría General.
– Un miembro que pertenezca a la Vicegerencia TIC, propuesto por el/la Vicegerente de TICs.
– El/la Responsable de Seguridad LOPD.
– Un/a Técnico de Secretaría General.
2.– El Comité de Seguridad de la Información y LOPD de la UPV/EHU ostentará las siguientes funciones:
– Articular y llevar a cabo los planes de modernización administrativa relacionados con la mejora de la seguridad de la información de la UPV/EHU.
– Velar por que las desviaciones de las actuaciones relacionadas con la mejora de la seguridad de la información en general y los datos personales en particular sean adecuadamente identificadas y corregidas.
– Reportar periódicamente al Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa los resultados de las actuaciones que se van ejecutando en torno a la mejora de la seguridad de la información de la UPV/EHU.
– Velar por el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad de la información, y en particular por que las exigencias de la Ley Orgánica de Protección de Datos y el Esquema Nacional de Seguridad sean apropiadamente satisfechas.
– Elaborar los procedimientos e instrucciones técnicas de seguridad necesarias para desarrollar las políticas y normativas existentes en materia de seguridad de la información.
– Hacer el seguimiento del nivel de cumplimiento de las medidas de seguridad establecidas tanto de manera general como de forma específica por el Reglamento de protección de datos de la UPV/EHU, comunicando al Comisión Ejecutivo de Modernización Administrativa los incumplimientos identificados.
– Realizar el seguimiento de las solicitudes de ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, así como de las revocaciones de consentimientos e impugnaciones de valoraciones que se puedan realizar.
– Supervisar la gestión de incidentes de seguridad, velando por que sean registrados, resueltos y evaluados.
– Cuantas otras le sean encomendadas por el Comité Ejecutivo de Modernización Administrativa de la UPV/EHU.
Quedan suprimidos.
– La Comisión de Administración Electrónica.
– La Comisión de Archivo o de Valoración y Expurgo.
– El Comité de Seguridad de la Información.
– La Comisión para la Protección de Datos.
– El Comité de Seguridad Informática y Gestión Documental.
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOPV.

References: artículo 19

Artículo 3

Artículo 4

Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 8

Artículo 9