Source: https://support.valido.app/?lang=fr
Timestamp: 2019-02-16 22:05:11+00:00

Document:
Support Valido
TRAVAILLER AVEC VALIDO
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Conseils et outils pour les membres de l'équipe
et les administrateurs pour utiliser valido
Premiers pas pour les nouveaux membres de l’équipe
Connectez-vous, paramétrages et téléchargement de l’application – commençons ensemble !
Bienvenue chez valido
Paramètres - Profil
Paramètres - Push News
Paramètres - clé matérielle
Télécharger l'application Employé valido
Bienvenue chez valido!
Nous sommes très heureux que vous soyez ici.
valido est une application de communication et d’information dans laquelle vous pouvez mener des conversations, partager des fichiers et travailler ensemble. valido est la nouvelle plate-forme centrale pour la communication interne sécurisée et l’information dans votre entreprise. Tout est au même endroit et cela vous aide à travailler mieux et plus efficacement ensemble, plutôt que de basculer entre les courriels, les groupes WhatsApp (problème de sécurité des données), les SMS et autres programmes. Tout ce qui est défini dans l’application employé est automatiquement archivé.
En plus du Wiki interne, toutes les fonctions pertinentes de WhatsApp & Facebook sont analogiquement – cryptées – mappées à valido avec l’avantage décisif pour vous que toutes vos données et celles de votre entreprise sont sur des serveurs allemands (ISO 27001/RGPD-UE) et qu’aucun marketing externe de vos données générées dans ce système n’a lieu !
Avec valido vous pouvez communiquer en ligne et mobile ou via l’application native pour smartphones et tablettes (iOS et Android) avec votre équipe ou vos partenaires dans un système fermé. Vous bénéficiez d’une plus grande transparence, d’un feedback plus rapide et d’un accès plus facile aux informations, documents et fichiers. valido vous permet un échange rapide, dynamique et interdépartemental, largement dépourvu de hiérarchies. Plus de courriels avec de longues listes de distribution, mais des messages de forum, qui peuvent tous être récupérés si nécessaire.
valido est votre intranet pour votre poche. Nous utilisons les mêmes outils d’interaction rapide et de coordination interne que nous considérons depuis longtemps comme allant de soi dans la communication privée.
Login Browser (TEAM): valido - l'application employé
La connexion est possible en ligne ou via le navigateur. Veuillez entrer https://www.valido-app.com dans votre navigateur, puis entrez la clé client fournie par votre entreprise (par exemple le nom de l’entreprise) et confirmez votre entrée.
Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez personnaliser votre mot de passe dans votre profil après vous être connecté.
Browser version est une application web qui se met à jour automatiquement et régulièrement. Le domaine https://www.valido-app.com peut être marqué d’un signet. La clé client est généralement stockée dans le cache ou doit être définie avant la connexion.
Pour des raisons de sécurité, le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent toujours être saisis à nouveau dans la version PC. Après un délai défini, le système se déconnecte automatiquement.
Login App (iOS et Android)
Après avoir installé et démarré l’application valido employee, veuillez entrer la clé client fournie par votre entreprise (par ex. nom de l’entreprise) et confirmer votre saisie. Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement dans votre profil après vous être connecté.
Pour les appareils mobiles actuels qui ont un scanner oculaire/empreinte digitale, la connexion n’est possible qu’avec un scanner oculaire/empreinte digitale. Si vous refusez, vous devez toujours entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe avant de vous connecter pour des raisons de sécurité. Pour des raisons de sécurité, le code PIN de votre appareil mobile doit toujours être saisi lors de la connexion à des appareils mobiles sans scannage oculaire/empreinte digitale. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont sauvegardés. Nous faisons également correspondre l’ID de l’appareil et la clé client. Versions valides: IOS à partir de 8.0 et Android à partir de 6.0 ou plus anciens appareils mobiles via un navigateur web.
Login Browser (ENTREPRISE) Application employé EXCLUSIVITE & PREMIUM
La connexion est possible en ligne ou via le navigateur. Veuillez entrer https://www.valido-max.com dans votre navigateur, puis entrez la clé client fournie par votre entreprise (par exemple le nom de l’entreprise) et confirmez votre entrée.
Browser version est une application web qui se met à jour automatiquement et régulièrement. Le domaine https://www.valido-max.com peut être marqué d’un signet. La clé client est généralement stockée dans le cache ou doit être définie avant la connexion.
VVous pouvez également vous enregistrer dans l’application employé de votre entreprise après avoir téléchargé l’application ou dans votre navigateur. Pour ce faire, vous avez besoin de la clé client de votre entreprise. Veuillez vous inscrire dans votre application employé. Ce n’est qu’après que l’administrateur de votre entreprise / équipe vous a activé pour le système, vous pouvez utiliser l’application salarié dans la zone fermée en tant qu’utilisateur actif. Pour vous connecter, votre administrateur vous enverra votre mot de passe par courriel.
Dans le profil de l’employé, vous saisissez vos données personnelles telles que le mot de passe, l’image du profil, si vous souhaitez recevoir des notifications. Ci-dessous vous pouvez voir dans quels groupes vous êtes et vos données personnelles listées dans l’application. Il est important pour nous que vous décidiez vous-même si vous recevez des notifications push ou des notifications par e-mail, et non l’entreprise. Vous définissez si votre numéro de téléphone portable privé, votre photo etc. est dans l’application ou non. Vous décidez vous-même de la façon dont vous recevez l’information, que vous consultiez l’application une fois par jour ou que vous obteniez chaque message par pression.
Vous pouvez changer votre mot de passe par défaut dans les Paramètres / Profil. Ensuite, veuillez confirmer votre entrée avec le bouton Enregistrer en bas à droite.
Dans les Paramètres / Profil, vous pouvez télécharger votre photo de profil (avatar). Ensuite, veuillez confirmer votre entrée avec le bouton Enregistrer en bas à droite. Si vous souhaitez modifier votre photo de profil, supprimez d’abord votre photo de profil actuelle, puis téléchargez la nouvelle photo de profil.
Dans Profil / A propos de moi, vous pouvez modifier vos propres données de profil. Si la notification par e-mail est active, vous recevrez un e-mail en plus de pousser sur les appareils mobiles en plus de chaque e-mail. L’adresse e-mail est importante quel que soit le statut si vous avez oublié votre mot de passe et que vous souhaitez demander un nouveau mot de passe à “Mot de passe oublié” avant de vous connecter. Pour des raisons de sécurité, le nouveau mot de passe ne sera pas envoyé à votre appareil mobile, mais seulement à un deuxième appareil et à l’adresse e-mail spécifiée. Vous pouvez enregistrer vos modifications dans les données du profil en cliquant sur le bouton Enregistrer en bas à droite.
Dans les Réglages / Profil, vous pouvez activer ou désactiver les notifications de poussée (définir des périodes de repos), par exemple si vous êtes en vacances et que vous ne voulez pas être dérangé.
Les messages vous seront livrés, mais vous ne recevrez pas de messages push. Cliquez sur Oui/Non pour activer/désactiver les messages push. Veuillez enregistrer vos paramètres en cliquant sur le bouton Enregistrer. Les messages sont toujours transmis par l’intermédiaire de la cloche, mais sans pression.
clé matérielle
Dans la section Paramètres / Clé de périphérique, vous pouvez voir l’appareil Id´s de vos appareils mobiles ou de votre PC. Le système permet un maximum de 3 appareils par utilisateur. Nous pouvons utiliser l’ID de l’appareil pour compresser toutes les données fournies pour votre appareil (par ex. vidéo, PDF) afin de minimiser le volume de données par appareil. Cela signifie que même les grandes vidéos peuvent être appelées très rapidement.
Nous vous demandons de n’utiliser qu’un seul compte par appareil mobile, car l’ID du smartphone correspond à l’identifiant de connexion et les messages push ne sont générés que pour un seul utilisateur par appareil mobile.
télécharger (TEAM): valido - l'application employé
Veuillez télécharger valido – l’application employé PLUS depuis l’App Store (IOS, valide à partir de la version 8.0) ou Google Play Store (Android, valide à partir de la version 6.0). Veuillez autoriser explicitement les notifications de push (vous pouvez désactiver les messages de push plus tard dans votre profil).
Entrez la clé client de votre entreprise/équipe et cliquez sur “Login”. Veuillez vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
QR-Code & Link-télécharger (ENTERPRISE) l'application employé PREMIUM
Veuillez télécharger valido – l’application employé PREMIUM (IOS, valide à partir de la version 8.0 ou Android, valide à partir de la version 6.0) via le lien https://download.valido.app/downloads/cléclient (clé client de votre entreprise) via votre navigateur web. Veuillez cliquer sur l’icône App Store (IOS) ou Google Play Store (Android) et refermer le navigateur. L’application est alors automatiquement chargée en arrière-plan.
Veuillez autoriser explicitement les notifications de push (vous pouvez désactiver les messages de push plus tard dans votre profil).
Vous devez faire confiance à “valido” dans vos réglages/la gestion générale/des appareils.
Veuillez vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
QR-Code & Link-télécharger (ENTREPRISE) l'application employé EXCLUSIVE- version valido.
Veuillez télécharger valido – l’application employé EXCLUSIVE (IOS, valide à partir de la version 8.0 ou Android, valide à partir de la version 6.0) via le lien https://download.valido.app/downloads/valido via votre navigateur web. Veuillez cliquer sur l’icône App Store (IOS) ou Google Play Store (Android) et refermer le navigateur. L’application est alors automatiquement chargée en arrière-plan.
Vous devez faire confiance à “valido” dans vos réglages/la gestion générale/des appareils. Entrez la clé client de votre entreprise/équipe et cliquez sur “Login”. Veuillez vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Utilisation de l'application via le navigateur
Pour Windows Phone, les appareils mobiles à capacité de performance réduite et les appareils plus anciens, nous vous recommandons d’utiliser la version du navigateur. Ici, vous pouvez vous connecter avec votre appareil mobile via votre navigateur de la même manière qu’avec un PC (voir aussi Login).
L’application employé (TEAM) est mise à jour automatiquement via le magasin.
Avec l’application employé (ENTERPRISE), vous serez invité à installer la nouvelle version ou au lien de téléchargement valido dans le navigateur de votre smartphone/tablette au démarrage. Veuillez cliquer sur l’icône App Store (IOS) ou Google Play Store (Android) et refermer le navigateur. La mise à jour est alors automatiquement chargée en arrière-plan.
En option, vous pouvez sauter 1 Mise à jour de l’application et mettre à jour la version quand cela vous convient.
La version du navigateur est mise à jour automatiquement.
Administration de l’application employé
Connexion, paramètres et permissions – ici vous pouvez personnaliser tous les groupes d’utilisateurs et permissions !
Inscription à valido
Paramètres - Groupes
Paramètres - Membres de l'équipe
Paramètres - Droits
Paramètres - Général
Modèle de courriel pour l'introduction de valido
Connexion (TEAM) Application Employé via PC / Navigateur
L’enregistrement est possible en ligne ou via un navigateur. Veuillez entrer https://www.valido-app.com, vous inscrire ainsi que votre entreprise et confirmer votre inscription.
Après votre inscription, vous recevrez un EMAIL automatisé de valido vous demandant de confirmer votre adresse EMAIL donnée. Vous serez dirigé vers la page de connexion valido.
La clé client que vous fournissez (par exemple, le nom de l’entreprise) doit être saisie par les utilisateurs lors de la connexion. Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement après votre connexion.
La version du navigateur est une application web qui se met à jour automatiquement et régulièrement pendant le fonctionnement. Le domaine https://www.valido-app.com peut être marqué d’un signet. La clé client est généralement stockée dans le cache ou doit être définie avant la connexion.
Pour des raisons de sécurité, le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent toujours être saisis à nouveau dans la version du navigateur. Une déconnexion automatique a lieu au bout de 15 minutes.
Enregistrement (TEAM) Application Employé via Store
Après avoir installé et lancé l’application employé valido à partir de l’App Store / Google Play Store, nous vous demandons de vous inscrire et de confirmer votre inscription. Le nom (titre de l’application) apparaît dans le login et dans l’application comme votre logo (s’il vous plaît max. 11 lettres).
Après votre inscription, vous recevrez un EMAIL automatisé de valido vous demandant de confirmer votre adresse EMAIL donnée.
La clé client que vous fournissez (par exemple, le nom de l’entreprise) doit être saisie par les utilisateurs lors de la connexion. Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules).
Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement après votre connexion.
Enregistrement (ENTREPRISE) Application Employé EXCLUSIVITE et PREMIUM
L’application pour employés (ENTREPRISE) – EXCLUSIVITE et PREMIUM est livrée à nos clients prêts à l’emploi (programmée individuellement en natif dans le CI du client avec logo et couleurs, menu souhaité, libellé, personnel d’importation, zones de service, utilisateurs externes et droits y compris la formation) par valido.
Après vous être connecté au système, nous vous prions de créer d’abord vos “Groupes” et “Membres de l’équipe / Employés” dans les paramètres correspondants. Pour l’utilisation ultérieure des différents modules valido (notifications, informations et chat), le système accède aux groupes que vous avez définis, aux employés des groupes et à leurs droits.
Etape 1 : Créer des groupes et définir les droits des groupes
Etape 2 : Créer des employés (activation : active) et les affecter au(x) groupe(s) respectif(s). Les employés reçoivent automatiquement les droits de leur(s) groupe(s). Les employés peuvent également obtenir des droits différents de votre groupe (puis modifier les droits de groupe par défaut pour chaque utilisateur).
Étape 3 : Vos employés/utilisateurs peuvent commencer maintenant. Téléchargez l’application (ou démarrez-la dans votre navigateur) et entrez votre clé client, puis connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (sans enregistrement). Pour Windows Phone et les appareils mobiles plus anciens, nous vous recommandons d’utiliser la version du navigateur.
Cliquez sur le symbole “+” en bas à droite. Vous pouvez maintenant créer une nouvelle zone de service :
Vous pouvez télécharger une image pour le groupe (cette image est également affichée sous forme d’en-tête de groupe dans les notifications). Nous recommandons le format : 1.500×200 png.
Vous pouvez spécifier le nom de la zone de service / groupe.
Vous pouvez affecter les membres de l’équipe (salariés) au groupe correspondant.
4. vous pouvez définir les droits qui s’appliquent à ce groupe (si un employé fait partie de plusieurs groupes, il obtient les droits de tous les groupes ensemble).
Veuillez enregistrer vos paramètres (bouton Enregistrer en bas à droite).
Veuillez cliquer sur le stylo du groupe à éditer pour les groupes déjà créés. Ici, vous pouvez télécharger l’image du groupe (apparaît dans les Notifications/Team Messenger dans la communication de groupe), changer le nom du groupe, définir les utilisateurs du groupe et définir les droits du groupe (voir aussi Droits).
Privilèges de groupe
Par le biais des droits de groupe, vous pouvez définir quels outils l’utilisateur peut utiliser ou quels droits l’utilisateur a, par exemple pour poster des contributions (voir aussi Paramètres – Droits).
Groupes externes (clients)
Veuillez d’abord créer le nouveau groupe de clients afin de pouvoir communiquer en toute sécurité avec vos clients, fournisseurs, etc. dans un cercle fermé. Ajoutez les participants concernés à ce nouveau groupe, par exemple, les personnes de contact du client et vos employés internes.
Cela permet à vos employés de communiquer directement avec le client, de former un groupe de discussion fermé et d’échanger des informations que seuls vos employés et les contacts du client peuvent voir. Cela facilite la saisie autonome dans le système des dossiers d’échange, des manuels, des rapports d’état, etc. pour différents groupes.
Veuillez définir les droits suivants pour le nouveau groupe : Notifications, Groupes de Notifications, Groupes de Notifications, Messages de Groupe de Notifications, Personnel de Chat, Informations, Paramètres.
Création d'employés / membres de l'équipe
Vous pouvez créer d’autres membres de l’équipe via Paramètres / Employés en cliquant sur le symbole + en bas à droite. Vous pouvez télécharger une photo de profil pour votre employé – en option, l’employé peut le faire lui-même. Tout d’abord, réglez votre nouvel employé sur “actif” afin qu’il puisse se connecter (inactif / verrouillé). Veuillez entrer votre nom d’utilisateur, mot de passe, prénom et nom de famille. En plus des notifications push, l’employé peut également être informé par e-mail des nouveaux messages (actifs). Veuillez entrer votre adresse e-mail afin que l’employé puisse demander un nouveau mot de passe si nécessaire. Vous pouvez également saisir des numéros de téléphone et des informations supplémentaires, telles que le poste, etc. L’employé peut également modifier le profil lui-même.
Dans l’étape suivante, veuillez assigner à l’employé le(s) groupe(s) dans lequel il/elle peut utiliser le messager et le chat ou accéder au contenu pour obtenir de l’information. L’employé se voit automatiquement attribuer les droits à son (ses) groupe(s). Contrairement aux droits de groupe, vous pouvez régler individuellement les droits par employé ou utilisateur.
Pour terminer, veuillez enregistrer vos entrées à l’aide du bouton Enregistrer en bas à droite.
Modifier les employés / membres de l'équipe
Veuillez cliquer sur le stylo sous Paramètres / Employés pour pouvoir modifier un employé. Les données saisies à ce jour peuvent être modifiées ou complétées. Si vous réglez un utilisateur sur inactif, l’utilisateur est verrouillé. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite pour enregistrer vos modifications. Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, veuillez cliquer sur la corbeille dans le coin supérieur droit et confirmer votre saisie.
Déverrouiller les employés inscrits / membres de l'équipe
Les employés / membres de l’équipe peuvent s’inscrire dans leur application d’employé en téléchargeant l’application ou dans le navigateur. En tant qu’administrateur, vous pouvez ensuite activer les utilisateurs du système.
Sous Paramètres/Employés, vous voyez 3 symboles (utilisateurs actifs, utilisateurs inactifs et utilisateurs enregistrés) en haut à droite. Ici, vous pouvez, par exemple, définir les utilisateurs inactifs ou les utilisateurs enregistrés comme étant actifs et permettre ainsi aux utilisateurs d’accéder à la zone fermée de l’application employé.
Droits - Groupes
Par le biais des droits de groupe, vous pouvez définir quels outils l’utilisateur peut utiliser ou quels droits l’utilisateur a, par exemple pour poster des contributions.
Si un utilisateur est dans des groupes différents, les droits sont combinés (c’est-à-dire que si l’utilisateur a le droit de supprimer des messages dans un groupe, il peut supprimer des messages dans tous ses groupes).
Les droits peuvent être définis comme suit :
1. administrateur (les utilisateurs du groupe ont tous les droits),
2. les notifications (le module Notifications/Team-Messenger est toujours activé),
3. supprimer des notifications (le groupe/utilisateur peut supprimer des notifications),
Correction des notifications (le groupe/utilisateur peut fixer les messages de la même manière que Facebook, de sorte qu’un message apparaît en haut jusqu’à ce que la fonction soit à nouveau désactivée). Dès que vous éteignez les directions de fixation, le poteau glisse à nouveau dans l’ordre correct dans le temps,
5. les notifications d’entreprise (le groupe/utilisateur peut lire les notifications sur le mur de l’entreprise),
6. les notifications des messages de la société (le groupe/utilisateur peut poster des notifications sur le mur de la société),
7. les groupes de notifications (le groupe/utilisateur peut lire les notifications au sein du groupe),
8. les messages de groupe de notifications (le groupe/utilisateur peut poster des notifications au sein du groupe),
9. la limite du protocole de notifications (activation ou désactivation de la confirmation de lecture),
10. le personnel du chat (le groupe/utilisateur peut chatter),
11. supprimer la limite d’employés du chat (le groupe/utilisateur peut aussi créer ou chatter ses propres groupes de chat en dehors du groupe),
12. les informations sont déverrouillées pour le groupe/utilisateur (selon les droits du groupe),
13. l’administrateur de l’information (le groupe/utilisateur peut créer/supprimer de nouveaux éléments de menu et contenus d’information, indépendamment de son propre groupe),
14. les paramètres (chaque utilisateur peut modifier son propre profil dans le groupe),
15. paramètres Groupes (de nouveaux groupes peuvent être créés et supprimés),
16. paramètres des droits du groupe (les droits du groupe peuvent être modifiés),
Paramètres utilisateur (les paramètres par utilisateur peuvent être définis. Ici, les droits de l’utilisateur peuvent être ajustés individuellement en s’écartant de ses droits de groupe),
18. les droits d’utilisateur (les droits pour chaque module peuvent être définis par utilisateur. Tout d’abord, les droits de son groupe sont transférés à l’utilisateur).
Droits - Employés
Les droits peuvent être ajustés individuellement pour chaque utilisateur. Veuillez cliquer sur Paramètres / Personnel et utiliser le stylo pour ouvrir le profil de l’utilisateur. Les droits de groupe de l’utilisateur sont initialement prédéfinis dans les droits. Les droits de tous les groupes sont combinés (i.e. si l’utilisateur a le droit de fixer par exemple un message dans un groupe, alors l’utilisateur peut le faire dans tous les groupes qui lui sont assignés). Vous pouvez maintenant régler les droits de l’utilisateur individuellement, en déviant des droits de groupe. Veuillez enregistrer vos modifications à l’aide du bouton Enregistrer en bas à droite.
Couleurs (ENTREPRISE) Application employé EXCLUSIVE et PREMIUM.
Dans les Paramètres / Généralités, vous pouvez également personnaliser les couleurs dans l’application après notre configuration. Veuillez enregistrer vos modifications après avoir terminé avec le bouton Enregistrer en bas à droite. Veuillez noter qu’il s’agit d’un nouveau paramètre système, donc veuillez vous déconnecter et vous connecter une fois après l’enregistrement pour pouvoir voir les changements dans les paramètres de couleur. Dans l’application, vous devez également retirer l’application de la mémoire et la redémarrer une fois. Avec une mise à jour automatique, vos modifications sont appliquées directement.
En-tête (ENTREPRISE) Application employé EXCLUSIF et PREMIUM.
Dans les paramètres / Généralités, vous pouvez également personnaliser les en-têtes pour les nouvelles, les notifications, les informations, le chat, etc. dans l’application après notre configuration. Nous recommandons le format optimal 1 500 x 200 png pour les nouveaux en-têtes. Veuillez enregistrer vos modifications après avoir terminé avec le bouton Enregistrer en bas à droite. Veuillez noter qu’il s’agit d’un nouveau réglage du système, donc veuillez vous déconnecter et vous connecter une seule fois après l’enregistrement afin de déterminer les réglages des en-têtes. Dans l’application, vous devez également retirer l’application de la mémoire et la redémarrer une fois. Avec une mise à jour automatique, vos modifications sont appliquées directement.
Modèle de courriel (TEAM) pour télécharger valido - l'application de l'employé à partir des magasins.
comme certains d’entre vous le savent déjà, nous allons maintenant utiliser l’application valido pour la communication interne de notre équipe. valido est une application de communication et d’information dans laquelle nous pouvons avoir des conversations, partager des fichiers et travailler ensemble.
Nous voulons utiliser les meilleurs outils de communication pour rendre notre vie professionnelle plus facile et plus productive. Le fait d’être au même endroit nous aide à travailler mieux et plus efficacement ensemble, plutôt que de basculer entre les emails, les groupes WhatsApp (problème de sécurité des données), les SMS et autres programmes. Tout ce qui est défini dans l’application employé est automatiquement archivé. Ceci crée une archive consultable de tous nos travaux.
Ce que nous voulons réaliser avec valido :
Communication transparente dans toute l’entreprise,
Une rétroaction plus rapide et une meilleure prise de décision,
Accès facile à l’information, aux documents et aux dossiers.
Inscription à valido :
Veuillez entrer https://www.valido-app.com Veuillez saisir la clé client fournie par notre société et confirmer votre saisie. Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement après votre connexion.
(Alternativement via l’inscription : Veuillez saisir https://www.valido-app.com. Veuillez saisir la clé client fournie par notre société et confirmer votre saisie. Veuillez vous inscrire dans notre application pour les employés. Pour l’ouverture de session, nous vous enverrons votre mot de passe par courriel. Veuillez entrer votre nom d’utilisateur et notre mot de passe par défaut (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement après votre connexion).
Veuillez télécharger valido pour les appareils de bureau et mobiles. Vous pouvez trouver l’application dans les magasins (valido – l’application employé).
Des tutoriels sur notre application pour les employés sont également disponibles à l’adresse suivante : https://support.valido.app/?lang=fr
Modèle de courriel (ENTREPRISE) pour télécharger l'application PREMIUM de l'employé via le lien / QR-Code.
Veuillez entrer https://www.valido-max.com Veuillez saisir la clé client fournie par notre société et confirmer votre saisie. Pour vous connecter, veuillez entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (attention aux majuscules et minuscules). Vous pouvez ajuster le mot de passe individuellement après votre connexion.
Veuillez télécharger valido pour les appareils de bureau et mobiles. Veuillez télécharger l’application valido – l’application employé PREMIUM via le lien https://download.valido.app/downloads/votre clé client via votre navigateur web. Veuillez autoriser explicitement les notifications de push (vous pouvez désactiver les messages de push plus tard dans votre profil).
Vous devez faire confiance à “valido” dans vos réglages/la gestion générale/des appareils. Veuillez vous connecter avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Nouvelles et sonnerie, messagerie d’équipe, wiki, chat et calendrier – apprenez exactement comment valido – l’application employé fonctionne !
Nouvelles et clochette
Informations / Wiki
Chat & discours au texte
Dans la zone des actualités, les derniers messages sont automatiquement générés à partir du système en un coup d’œil. Ainsi, ce module affiche toujours de manière dynamique les dernières notifications, informations, messages de discussion et entrées de calendrier qui viennent d’être créées pour vous personnellement ou qui sont destinées aux groupes auxquels vous appartenez.
En cliquant sur les nouvelles, vous accédez directement à l’article en cours. Tant que vous n’avez pas encore cliqué sur les nouvelles individuelles, elles restent en couleur. Vous pouvez également accéder aux contributions en cliquant sur la cloche (en haut à droite). Tous les nouveaux messages y seront affichés.
Vous pouvez appeler le menu à l’aide de diverses méthodes. Soit via les 3 barres en haut à gauche ou via les onglets (dans iOS ci-dessous, dans Android ci-dessus) ou avec un doigt à gauche ou à droite.
Les dossiers qui sont marqués comme favoris dans l’information / wiki apparaissent également mis à jour sur la page des nouvelles.
La cloche affiche les derniers messages des sections “activity stream”, “Information” et “Chat” dans l’ordre chronologique. En tapant sur la touche, vous accédez au dossier correspondant. Les nouveaux messages sont marqués par le bouton “nouveau”. La cloche indique le nombre de messages non lus avec un numéro.
Dès que vous avez reçu un message push ou que vous êtes déjà à l’intérieur de l’application, la cloche (en haut à droite) affiche toutes les nouvelles qui vous sont destinées personnellement. Les nouveaux messages sont tous surlignés en couleur. Cliquez sur un message pour aller directement à ce message. Vous pouvez également marquer tous les messages comme lus en cliquant sur la “double flèche”.
Dès que de nouvelles informations, des chats ou des messages sont mis à votre disposition personnellement dans l’application employé, l’application ou la version PC est automatiquement mise à jour via la cloche et les nouvelles. Il n’est pas non plus nécessaire de mettre à jour le site Web (ce qui conduit à la déconnexion automatique).
Notifications d'entreprises
Assurez-vous que les membres de votre équipe ne manquent pas d’informations importantes, telles que des nouvelles, des vidéos, des photos ou des documents, avec activity streams et des messages push. Dans la zone Notifications, vous pouvez poster des articles, par exemple un article intéressant, un événement (interne et externe), etc. Ces contributions peuvent être commentées à l’aide de la fonction de commentaire. La fonction commentaire permet un échange à votre contribution. De cette façon, vous recevez un retour d’information sur les différents sujets. Les commentaires sont visibles pour tous les membres du groupe. Les notifications sont toujours affichées avec le message le plus récent dans une vue courte avec un texte accrocheur. En appuyant sur, vous accédez à la vue détaillée.
Veuillez cliquer sur l’icône PLUS en bas à droite pour afficher un avis (si vous ne voyez pas d’icône PLUS, vous n’avez pas le droit de le faire). Sélectionnez d’abord Société comme groupe cible pour envoyer une notification à tous les utilisateurs du système. Veuillez entrer le titre et le texte. Veuillez éventuellement télécharger un ou plusieurs fichiers.
En option, vous pouvez également envoyer un message push. Si vous activez le message push, les utilisateurs sont informés par push et/ou e-mail. Si vous n’activez pas le message Push, le message sera toujours affiché dans la cloche et dans les nouvelles. Vous pouvez planifier l’avis. Vous pouvez définir des dates de début et de fin. Si vous omettez la date de fin, l’écriture reste en vigueur. Les dates de début et de fin sont affichées à l’auteur et la date de fin est affichée au lecteur. Dès que la date de fin est atteinte, le message sera supprimé pour les utilisateurs (l’auteur continuera à utiliser les messages comme preuve). Dans la version PC, l’aperçu détaillé (à droite) simule l’aspect “live” du message.
Si vous en avez le droit, vous pouvez également corriger et/ou supprimer vos messages dans le coin supérieur droit de l’en-tête. Une fois fixé, le poteau reste en haut de tous les poteaux jusqu’à ce que vous le détachiez. Les messages du module Notifications ne peuvent plus être traités rétroactivement après leur envoi, car la confirmation de lecture se réfère au contenu posté. Les écritures des 3 derniers mois sont affichées dans le système.
Téléchargement de photos et de fichiers
En option, vous pouvez également télécharger des fichiers, des photos et des vidéos dans votre message. Cliquez sur l’icône de la caméra (mobile) ou sélectionnez l’icône des fichiers (en ligne) et téléchargez les fichiers souhaités. Par exemple, si vous téléchargez 4 images, elles seront affichées sous la forme d’une galerie de photos dans le message. Dans le message, la 1ère image sera affichée avec un bouton gris en haut à droite avec le chiffre “3” pour d’autres images. En cliquant dessus, la galerie de photos s’ouvre et les 4 photos sont affichées l’une en dessous de l’autre. Les données, vidéos, etc. que vous avez définies dans l’application employé sont compressées par le système via l’ID de l’appareil sur le PC en taille originale et individuellement pour chaque appareil mobile sans perte de qualité afin de minimiser le volume de données utilisé. La sauvegarde des documents est empêchée par le système. Formats valides : mp4, mov, jpg, jpeg, jpeg, gif, png, pdf.
Vue détaillée, confirmation de lecture et Likes
Dans les notifications, un symbole Like, une confirmation de lecture et un symbole de commentaire apparaissent dans le message sélectionné dans le coin supérieur droit. Dès que vous cliquez sur le symbole de commentaire, vous accédez à la vue détaillée. Ici vous pouvez maintenant LIKEN et/ou COMMENTAIRE. Si vous souhaitez LIKEN un message ou un commentaire, veuillez cliquer sur le symbole “Pouce vers le haut. Vous pouvez facultativement retirer le même. Si vous souhaitez commenter, veuillez cliquer sur le bouton Commentaire en bas à droite (voir aussi Commentaire). Dans la version PC, l’aperçu détaillé (à droite) simule l’aspect “live” du message.
Si vous souhaitez faire un commentaire, veuillez cliquer sur le bouton commentaire dans la vue détaillée en bas à droite.
Vous pouvez maintenant écrire un commentaire, télécharger un fichier et éventuellement générer un message push pour le commentaire.
Dans la version PC, l’aperçu détaillé (à droite) simule à quoi ressemblera le commentaire en direct.
Groupes de notifications
Les notifications peuvent également être enregistrées dans des groupes sélectionnés. Les groupes sont toujours affichés uniquement pour les membres du groupe qui ont les droits appropriés. Les groupes restent invisibles pour les autres utilisateurs.
Veuillez ouvrir la sélection de groupe (3 points) dans le module Notifications dans le coin supérieur droit de l’en-tête. Les groupes auxquels vous êtes affectés sont proposés ici. En cliquant sur le groupe concerné, vous pouvez rejoindre les membres de ce groupe ici.
Poster des notifications à des groupes
Dès que vous êtes dans le groupe désiré et qu’il est affiché dans l’en-tête, veuillez cliquer sur le symbole PLUS en bas à droite pour afficher une notification dans un ou plusieurs groupes (si aucun symbole PLUS n’est affiché, vous n’avez pas le droit).
Sélectionnez d’abord le(s) groupe(s) cible(s) auquel(s) vous voulez envoyer un avis. Veuillez entrer le titre et le texte. Veuillez éventuellement télécharger un ou plusieurs fichiers.
Vous pouvez éventuellement générer un message push pour le(s) groupe(s) cible(s) sélectionné(s). Si vous activez le message Push, les membres du ou des groupes cibles sont informés par push et/ou e-mail (en fonction des paramètres du profil). Si vous n’activez pas le message Push, le message sera toujours affiché dans la cloche et dans les nouvelles. Vous pouvez planifier l’avis. Vous pouvez définir des dates de début et de fin. Si vous omettez la date de fin, l’écriture reste en vigueur. Les dates de début et de fin sont affichées à l’auteur et la date de fin est affichée au lecteur. Dès que la date de fin est atteinte, le message sera supprimé pour les utilisateurs (l’auteur continuera à utiliser les messages comme preuve).
Dans la version PC, l’aperçu détaillé (à droite) simule l’aspect “live” du message. Les messages du module Notifications sont affichés dans le système pour les 3 derniers mois.
Toutes les données et informations pertinentes de l’entreprise (p. ex. journal numérique des employés, tableau d’affichage, instructions de travail, tableaux de service, normes ISO, graphiques, vidéos, liens, etc.) sont fournies pour un nombre quelconque de divisions, sites, départements, groupes de projets, etc. Vous pouvez accéder au Wikipedia interne (y compris la fonction de recherche plein texte – également dans les fichiers) en ligne et mobile à tout moment. En cliquant sur l’étoile, vous pouvez créer des favoris pour les dossiers. Les favoris sont alors tous affichés au niveau le plus élevé de l’information. Cela permet à chaque employé d’assembler son propre menu. Si vous le souhaitez, vous pouvez prédéfinir la fourniture d’informations en termes de temps et envoyer des messages de poussée individuels aux membres de votre équipe. Cela signifie que les employés qui travaillent à temps partiel, sont en double formation ou en congé de maternité, par exemple, peuvent toujours avoir accès à des informations actualisées sur l’entreprise. L’intégration des nouveaux employés est également facile à mettre en œuvre.
En fonction de l’attribution des droits, vous pouvez créer vous-même des dossiers ou des messages. Il est logique de concevoir la création de l’information avec des phrases courtes et de joindre des fichiers PDF ou des images pour une meilleure illustration. Contrairement à l’avis, vous ne pouvez pas commenter ou comparer ici. Si le dossier coloré ou les boutons d’information ne sont pas disponibles, ils n’ont pas de droits de réglage, mais seulement des droits de lecture. Si vous avez besoin d’un accès en écriture à certains dossiers, veuillez contacter votre administrateur.
Les actions interactives peuvent être effectuées directement en ajoutant des liens, des numéros de téléphone ou des adresses e-mail. Si un numéro de téléphone est sélectionné sur le téléphone mobile, le numéro est appelé immédiatement. Avec les adresses e-mail, vous pouvez initier un nouveau mail directement. Veuillez inclure l’indicatif régional pour les numéros de téléphone fixe.
Créer une page / un dossier
Si vous souhaitez créer un nouveau dossier / page, veuillez cliquer sur le symbole de dossier en bas à droite (si aucun symbole de dossier n’est affiché, vous n’avez pas le droit). Tout d’abord, vous pouvez définir le groupe cible ou les groupes cibles pour lesquels le dossier est visible. Pour les autres groupes cibles, le dossier est alors invisible ou n’existe pas. Vous pouvez définir des agents supplémentaires pour le dossier, qui peuvent ensuite modifier le dossier ou saisir le contenu. Sélectionnez maintenant l’en-tête / titre du dossier et, le cas échéant, téléchargez une image pour le dossier. L’image sera affichée pour le dossier et dans l’en-tête dès que vous êtes dans ce dossier (nous recommandons le format : 1.500×200 png pour les images pour un affichage optimal sur tous les appareils). Vous pouvez également définir le dossier comme sous-dossier d’un autre dossier. Les droits sont transférés de sorte que seul le groupe cible sélectionné peut encore voir le dossier. Les éditeurs doivent être redéfinis pour chaque dossier (les droits ne sont pas hérités).
Sur le côté droit de l’aperçu de la page, vous pouvez voir à quoi ressemblera le dossier en direct. Pour créer le dossier, veuillez cliquer sur le bouton Enregistrer en bas à droite pour enregistrer vos données. Les dossiers/contenus du module Information sont affichés en permanence dans le système.
Modifier la page / Dossier
Si vous voulez éditer un dossier existant, cliquez sur le dossier désiré. Cliquez maintenant sur le stylo dans l’en-tête du dossier. Vous pouvez maintenant éditer le contenu et sauvegarder vos modifications. Si vous voulez échanger une image de dossier, supprimez d’abord l’image existante en cliquant sur le x pendant le téléchargement du fichier (fichier existant). Dans l’en-tête, vous pouvez également supprimer le dossier entier en cliquant sur la corbeille.
Création de contenu et téléchargement de photos et de fichiers
Si vous souhaitez entrer du contenu dans le dossier sélectionné, veuillez cliquer sur ce dossier. En bas à droite, vous voyez deux boutons (si vous ne voyez pas de boutons, vous n’avez pas le droit). Le bouton inférieur est positionné pour créer des dossiers supplémentaires, le bouton supérieur pour créer du contenu. Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessus et vous pouvez commencer à insérer du contenu. Tout d’abord, spécifiez le type, c’est-à-dire texte, texte avec image ou liste de fichiers (avec ou sans texte). Cliquez sur l’icône de la caméra (mobile) ou sélectionnez l’icône des fichiers (en ligne) et téléchargez les fichiers souhaités. Dans le cas d’un texte avec une image, l’image et l’en-tête et le texte en dessous sont positionnés en premier. Pour le texte avec pièces jointes, la pièce jointe est placée sous l’en-tête et le texte. Vous pouvez décider pour le contenu si vous souhaitez également générer un message push pour les membres de l’équipe lors du téléchargement du contenu. L’information est également affichée dans la cloche et dans les nouvelles sans message de poussée.
Les dossiers/contenus du module Information sont affichés en permanence dans le système. Les données, vidéos, etc. que vous avez définies dans l’application employé sont compressées par le système via l’ID de l’appareil sur le PC en taille originale et individuellement pour chaque appareil mobile sans perte de qualité afin de minimiser le volume de données utilisé. La sauvegarde des documents est empêchée par le système. Formats valides : mp4, mov, jpg, jpeg, jpeg, gif, png, pdf.
Si vous souhaitez modifier un contenu déjà créé, veuillez cliquer sur le dossier désiré. Dans le contenu déjà posté, veuillez cliquer sur le crayon. Vous pouvez maintenant éditer le contenu et sauvegarder vos modifications. Dans l’en-tête, vous pouvez également supprimer tout le contenu en cliquant sur la poubelle. Vous pouvez également définir l’ordre dans lequel le contenu est affiché. Le dernier contenu est automatiquement placé en tant que premier message. En cliquant sur le bouton haut/bas, vous pouvez changer l’ordre du contenu.
Les dossiers qui sont marqués comme favoris dans l’Information / Wiki apparaîtront également comme favoris sur la page News.
Surtout avec l’introduction de la RGPD-UE, l’utilisation du chat dans l’application est d’une grande importance. Vous pouvez facilement envoyer des informations importantes, des documents, des photos et des vidéos en ligne et sur mobile, et mener des discussions individuelles et de groupe, similaires à Whatsapp, mais dans un environnement sécurisé. Un grand avantage, à notre avis.
Le chat fonctionne de la même manière que les services de messagerie connus dans iOS ou WhatsApp. Tous les chats ouverts sont listés par date et la dernière phrase écrite est affichée.
Veuillez cliquer sur le bouton +couleur dans le module Chat pour commencer un nouveau chat. Vous pouvez maintenant sélectionner les participants à ajouter au chat (les droits définissent qui peut chatter avec qui. Voir Paramètres – Droits). Veuillez cliquer sur le bouton Enregistrer en bas à droite pour spécifier les participants du chat. L’historique des chats montre que vous avez démarré le chat et que les participants au chat sont affichés avec un symbole +. Puisque vous avez commencé le chat et défini les participants, vous êtes aussi l’administrateur du chat et votre nom apparaît comme le nom du chat.
En cliquant sur les 3 points dans la version PC (au-dessus du chat dans la barre) ou dans l’application sur le bouton Paramètres, vous pouvez maintenant définir un nouveau nom de groupe et télécharger un avatar pour le groupe (si vous êtes le créateur du chat). De plus, vous seul, en tant que créateur du chat, pouvez ajouter des personnes au chat ou supprimer des personnes (les personnes sont affichées avec une icône dans l’historique du chat). Vous pouvez également quitter la conversation vous-même. Le chat de groupe reste pour les participants restants du chat. Si vous voulez que votre groupe de chat soit complètement supprimé, veuillez d’abord supprimer tous les membres du chat et ensuite quitter le chat après l’avoir confirmé deux fois. Vous pouvez télécharger des fichiers, des photos et des vidéos dans le chat.
Chaque participant au chat peut voir tous les participants de ses chats ou de ses groupes de chat et peut quitter ces chats lui-même.
Les messages vocaux sont automatiquement convertis en messages texte afin que tous les articles, mots-clés, etc. puissent être trouvés via la recherche plein texte.
Prochainement : vidéoconférence.
En option, vous pouvez télécharger des fichiers supplémentaires, des photos et des vidéos sur votre chat. Cliquez sur l’icône de la caméra (mobile) ou sélectionnez l’icône des fichiers (en ligne) et téléchargez les fichiers souhaités. Les données, vidéos, etc. que vous avez définies dans l’application employé sont compressées par le système via l’ID de l’appareil sur le PC en taille originale et individuellement pour chaque appareil mobile sans perte de qualité afin de minimiser le volume de données utilisé. La sauvegarde des documents est empêchée par le système. Formats valides : mp4, mov, jpg, jpeg, jpeg, gif, png, pdf.
Vous pouvez trouver ici les données que les salariés ont validées. Vous pouvez téléphoner ou envoyer un courriel directement, etc. Vous pouvez rechercher directement les salariés à l’aide de la fonction de filtrage.
Les applications déjà utilisées, telles que Dopbox, PDF Expert ou iCloud Drive, etc. peuvent être connectées très facilement. Les documents externes peuvent être mis en œuvre via le téléchargement de fichiers dans l’application et placés dans les zones d’information souhaitées – messagerie d’équipe, information ou chat.
Prochainement : Saisissez tous les rendez-vous pour votre entreprise, vos sites, vos zones de service et vos employés (avec des droits individuels, y compris les notifications de push) dans le système. Par exemple, les demandes de congés peuvent être remplies directement par les salariés et automatiquement saisies de manière transparente dans le calendrier après confirmation par le supérieur hiérarchique. La participation aux formations est également transférée directement dans le calendrier après confirmation par le salarié. Synchronisez automatiquement vos entrées de calendrier avec le calendrier Exchange.
Le concept de sécurité et de protection des données de l’application employé (Release 2018) a été développé en collaboration avec VR-Bank conformément à RGPD-UE. La connexion à votre application d’employé natif n’est possible qu’avec une empreinte digitale et/ou un code PIN ainsi qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour des raisons de sécurité, l’ID de votre appareil mobile et la clé client sont également comparés. Les données, vidéos, etc. que vous saisissez ou récupérez dans l’application employé sont comprimés par le système via l’ID de l’appareil sur le PC en taille originale et pour chaque appareil mobile individuellement sans perte de qualité afin de minimiser le volume de données. Le système empêche le stockage de documents sur des appareils mobiles. Une connexion Internet est nécessaire pour utiliser l’application employé.
Seuls 3 appareils par utilisateur (par ex. iphone, iPad et PC) sont autorisés. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe ne sera envoyé au deuxième appareil que par poussée ou au troisième appareil (PC) par e-mail sur demande. Les mises à jour régulières avec de nouvelles fonctionnalités sont automatiques. Dans la version en ligne, le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent être saisis avant chaque connexion pour des raisons de sécurité. Après un délai défini, le système se déconnecte automatiquement.
Nous sommes heureux d’être là pour vous !
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Imprint · Disclaimer · GTC
We offer the software “Max-Toolbox” (hereinafter “Software”). The software is used for digital communication within a company. This software can be used as an app or as a desktop version. In the following,”software” refers to both the app and the desktop version.
The following notes provide a simple overview of what happens to your personal data when you use our software. Personal data are all data with which you can be personally identified. Detailed information on the subject of data protection can be found in our data protection declaration listed under this text.
Data processing when using our software is carried out by
Steinacher road 6-10
Phone: +49 (0)911 / 93 02 – 300
Fax: +49 (0)911 / 93 02 – 623
and by the company owner who has booked the software for their company.
On the one hand, personal data is collected by you giving it to us yourself (e.g. in the registration form). Other data is automatically collected when our IT systems use our software. For example, it is possible to analyze how many ideas and suggestions for improvement were submitted by the employees of a company. Details can be found in the data protection declaration under III.
You have the right to receive information about the origin, recipient and purpose of your stored personal data free of charge at any time. You also have the right to request the correction, blocking or deletion of this data. For this and other questions on the subject of personal data, you can contact the person responsible for data processing at any time. You also have the right of appeal to the competent supervisory authority.
Yes. Our services use encryption. This is to prevent unauthorized persons from accessing your data.
II. collecting data when using our software
III Additional data collection when using our app
This data protection declaration explains data processing when using the”Max-Toolbox” software (hereinafter”software”).
We treat your personal data confidentially and in accordance with the statutory data protection regulations and this data protection declaration. We point out that data transmission on the Internet (e.g. communication by e-mail or chat) can have security gaps. A complete protection of data against access by third parties is not possible.
The responsible office for data processing when using the software is valido GmbH, Steinacher Straße 6-10, 90427 Nürnberg-Boxdorf, Phone: +49 (0)911 / 93 02 – 300
Fax: +49 (0)911 / 93 02 – 623, e-mail: info@valido-consult.com and the company that books our software for its employees.
We have concluded a contract for order processing / order data processing with the customer of this software and fully implement the strict requirements of the German data protection authorities.
Certain data processing processes may only be possible with your consent. We will expressly obtain these from you prior to the start of data processing. You can revoke this consent at any time. All you need to do is send us an informal e-mail. The legality of the data processing processes carried out up to the revocation remains unaffected by the revocation.
You are informed that you have a right of appeal to the responsible supervisory authority in the event of data protection violations. The responsible supervisory authority for data protection issues is the data protection officer of the federal state in which our company has its headquarters. A list of data protection officers and their contact details can be found on the following link:
Users have the right to have data which we process automatically on the basis of their consent or in fulfilment of a contract handed over to themselves or to another person responsible in a common, machine-readable format. If the users request the direct transfer of the data to another person responsible, this will only take place if it is technically feasible.
Our services use encryption. This is to prevent unauthorized persons from accessing your data.
Our security mechanisms meet the requirements of the ISO 27001 standard. This is an international standard that specifies the requirements for setting up, implementing, maintaining and continuously improving a documented information security management system. The servers are maintained directly by us.
Users have the right to free information about their stored personal data, their origin and recipients and the purpose of data processing and, if necessary, a right to correction, blocking or deletion of this data at any time within the scope of the applicable legal provisions. Users can contact us at any time at the address given in the imprint if they have any further questions on the subject of personal data.
The processing of personal data in the context of the use of the software is based on Art. 6 Para. 1 lit b with respect to our contractual partner. DSGVO (contract).
With respect to employees of the Purchaser of the software whose data are recorded, the data processing is based on Art. 6 para. 1 lit f DSGVO. The customer of the application (company owner) has a legitimate interest in effective company management and communication. At the same time, we have a legitimate interest in the effective provision of our services.
This does not unduly restrict the interests of our contractual partner’s employees, as mainly company-related information is exchanged via the applications. The application is therefore most comparable to e-mail and telephone communication in the company, so that the interests or fundamental rights and freedoms of employees do not prevail.
Your personal data will be stored on our servers as long as the contract with the customer of our software is running. After termination of the contract, your personal data will be deleted, provided that there are no legal deletion obligations to the contrary.
Data collection in the context of the use of the application
When using the software, personal data that the user himself or his employer / colleagues have entered is stored on our servers located in Germany. This includes the following data in particular
Team affiliations and position
Vacation days, dates, events and other data from calendars, provided that these are synchronized with the application
The data collected in this way is used exclusively for software applications.
Our statistics tool can be used to analyze internal processes that were carried out using the application. For example, it is possible to analyze how many ideas and suggestions for improvement were submitted or from which area, broken down to each employee and which implementation quotas with potential for savings were generated. Further functions of the statistics tool can be viewed on our website.
There is no external marketing of employee data.
Our software is able to send you so-called push notifications. This is information that can be displayed on your computer even if the app or desktop application is not open.
Push messages are only sent to inform you of relevant internal company events. Employees can, for example, be informed whether their project has been approved or rejected. If questions arise in the project group or a status change occurs, the project members are also immediately informed by means of a push message.
To be able to send the push messages to the right people, the people must be categorized accordingly. As a user, you, too, may therefore be classified into certain categories.
In order to send push messages to your mobile device, we have to store the device key of your device.
ntegration of third-party modules
Our software may integrate external services, platforms and functions of third parties. Various interfaces (e.g. to Whatsapp, Facebook, Dropbox, etc. – hereinafter referred to as third-party modules) are available for this purpose. These can be used in conjunction with our software.
Please note that these third-party applications are not our applications. We cannot guarantee that the linked applications will function without errors.
Please note that when using third-party modules, data can be exchanged between the software and the third-party module. The data protection and contractual provisions of the third-party module providers also apply here. We have no control over how these third parties handle your information once it has been transferred. Claims under data protection law must therefore also be asserted against the third party provider.
The following section also applies to the use of our app. The app collects basically the same data as the desktop application. In this respect, reference can be made to the general data protection declaration. In addition to this, the following explanations also apply when using the app:
To provide our software via the app, we need the access rights listed below, which allow us to access certain functions of your device.
(1) Location data
(2) Contacts in your contact list
(3) Photos, videos, other files
(5) Device key
(6) Device identification
(7) Mobile phone microphone for audio communication
(8) IP address
On the one hand, your data is collected by communicating it yourself. This can be data that you enter in a contact form or when ordering a newsletter.
When you visit our website, your surfing behaviour can be statistically evaluated. This is done primarily with cookies and so-called analysis tools. The analysis of your surfing behaviour is anonymous and cannot be traced back to you. You may object to this analysis or prevent it by not using certain tools. Details can be found in our data protection declaration under the heading”Third-party modules and analysis tools”.
With other data we can statistically analyse your user behaviour on the Internet (e.g. via so-called cookies). Such analyses are anonymous and cannot be traced back to you. You can object to this analysis. Details can be found in our data protection declaration under the heading”Third-party modules and analysis tools”.
You have the right to receive information about the origin, recipient and purpose of your stored personal data free of charge at any time. You also have the right to request the correction, blocking or deletion of this data. You can contact us at any time at the address given in the imprint if you have any further questions on the subject of personal data. You also have the right of appeal to the competent supervisory authority.
The responsible body for data processing on this website can be found in the imprint. Responsible body is the natural or legal person who alone or together with others decides on the purposes and means of processing personal data (e.g. names, e-mail addresses, etc.).
Many data processing processes are only possible with your consent. We will expressly obtain these from you before you give your consent. You can revoke this consent at any time. All you need to do is send us an informal e-mail. The legality of the data processing processes carried out up to the revocation remains unaffected by the revocation.
Visitors to the website are informed that they have a right of complaint to the responsible supervisory authority in the event of breaches of data protection law. The responsible supervisory authority for data protection issues is the data protection officer of the federal state in which our company has its headquarters. A list of data protection officers and their contact details can be found on the following link:
You have the right to have data which we process automatically on the basis of your consent or in fulfilment of a contract handed over to you or to another person responsible in a common, machine-readable format. If you request the direct transfer of the data to another person responsible, this will only take place if it is technically feasible.
After conclusion of a payable contract, you are contractually obliged to provide us with your payment data (e.g. account number for direct debit authorization). This data is required for payment processing. If you do not provide us with this data, we may withdraw from a concluded contract and claim damages from you.
Cookies, which are necessary to carry out the electronic communication process or to provide certain functions desired by you (e.g. shopping basket function), are stored on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO. The website operator has a legitimate interest in the storage of cookies for technically error-free and optimal provision of his services. As far as other cookies (e.g. cookies for the analysis of your surfing behaviour) are stored, these will be treated separately in this data protection declaration.
These data are not combined with other data sources. We reserve the right to check these data subsequently if we become aware of concrete indications of an illegal use. This data is collected on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO. The website operator has a justified interest in the technically error-free and optimal presentation of his website – for this the server log files must be recorded.
The data entered in the contact form will be processed exclusively on the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a DSGVO). You can revoke this consent at any time. All you need to do is send us an informal e-mail. The legality of the data processing processes carried out up to the revocation remains unaffected by the revocation.
The data entered during registration will be processed on the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a DSGVO). You can revoke your consent at any time. All you need to do is send us an informal e-mail. The legality of the data processing processes already carried out remains unaffected by the revocation.
The collected customer data will be deleted after completion of the order or termination of the business relationship, but not before the legal retention periods have expired.
The basis for data processing is Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO, which permits the processing of data for the fulfilment of a contract or for the implementation of pre-contractual measures.
Data transfer upon conclusion of contract for services
Wordpress Stats uses cookies which are stored on your computer and which allow an analysis of the use of the website. The information generated by the cookies about the use of our website is stored on servers in the USA. Your IP address will be made anonymous after processing and before storage. “Wordpress stats” cookies remain on your device until you delete them.
The storage of “Wordpress Stats” cookies is based on Art. 6 Par. 1 lit. f DSGVO. The website operator has a legitimate interest in the anonymised analysis of user behaviour in order to optimise both his website and his advertising.
(hereinafter”Provider”)
for using the Max-Toolbox
1 General provisions and subject matter of the service
1.1 The provider offers his customers the MAX-Toolbox developed by him for internal company communication and employee management. The MAX-Toolbox is available as app and as desktop version (when “SOFTWARE” is used in the following, both the app and the desktop version are meant). The specific scope of services depends on the packages booked by the customer.
1.2 These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contracts between the provider and his customers. Deviating general terms and conditions, which are used by the customer, are expressly not recognized by the provider – subject to express consent.
2. conclusion of contract exclusively with entrepreneurs
The services offered by the provider are directed exclusively at entrepreneurs within the meaning of § 14 BGB (natural or legal person or a partnership with legal capacity who, when concluding a legal transaction, acts in the exercise of their commercial or self-employed professional activity) and freelancers. No contracts are concluded with consumers within the meaning of § 13 BGB.
3 Subject matter of the contract (software transfer)
3.1 The subject matter of the contract is the temporary transfer of the SOFTWARE developed by the provider. The SOFTWARE can be used as an app or as a desktop version. The provider provides the customer with the current version of the SOFTWARE for a fee for the duration of the concluded contract. For this purpose the customer can set up / install the SOFTWARE on his mobile and stationary devices. For an additional fee, the customer can instruct the provider to set up the SOFTWARE (setup); details and prices can be found in the service overview.
3.2 The current functional scope of the SOFTWARE results from the respectively valid service description for the respectively booked service package. This is made available to the customer prior to conclusion of the contract. Individual service enhancements can be agreed upon if necessary.
3.3 The provider provides the services in accordance with the respective state of the art. The provider shall immediately eliminate all software errors in accordance with the technical possibilities. An error exists if the SOFTWARE does not fulfill the functions specified in the service description, delivers faulty results or otherwise does not function properly, so that the use of the SOFTWARE is impossible or restricted.
4 Rights to use the SOFTWARE
4.1 The provider grants the customer the non-exclusive and non-transferable right to use the SOFTWARE for the duration of the contract and in accordance with the booked package.
4.2 The customer may only process the SOFTWARE if this is covered by the intended use of the SOFTWARE according to the current service description.
4.3 The customer may only copy the SOFTWARE if this is covered by the intended use of the SOFTWARE according to the current service description.
4.4 The customer is not entitled to make the SOFTWARE available to third parties for use against payment or free of charge. The customer is expressly prohibited from subletting the SOFTWARE. The intended passing on to employees is permitted within the scope of the booked service package.
5.1 The provider may provide the customer with a certain amount of storage space on a server for storing his data. The maximum storage capacity results from the booked service package or is agreed individually.
5.2 The provider ensures that the stored data can be accessed via the Internet.
5.3 The customer is not entitled to transfer part or all of the storage space to a third party for use, whether for payment or free of charge.
5.4 The customer undertakes not to store any content on the storage space whose provision, publication or use violates these GTC, applicable law or agreements with third parties.
5.5 The provider is obliged to take appropriate precautions against data loss and to prevent unauthorised access to the customer’s data by third parties. For this purpose, the provider will make daily backups and install state-of-the-art firewalls.
5.6 In any case, the customer remains the sole owner of the data and can therefore demand the surrender of individual or all data at any time.
5.7 Upon termination of the contractual relationship, the provider will immediately surrender to the customer all data stored on the storage space allocated to him.
5.8 The customer may choose to surrender the data either by handing over data carriers or by transmission via a data network. The customer has no right to receive the SOFTWARE suitable for the use of the data.
5.9 The provider has neither a right of retention nor the statutory lessor’s lien (§ 562 BGB) with regard to the customer’s data.
6th Support
Application or software problems are handled by the provider within the scope of support. Support services are to be requested for the purpose of the fastest possible processing via the communication channels provided for this purpose on the website of the provider (usually e-mail and telephone). Support requests are processed chronologically during regular business hours, in the order in which they are received by the provider.
7. interruption / impairment of accessibility
7.1 Adjustments, changes and additions to the contractual services as well as measures which serve to determine and rectify malfunctions will only lead to a temporary interruption or impairment of accessibility if this is absolutely necessary for technical reasons.
7.2 The basic functions of the contractual SOFTWARE are monitored daily. The maintenance of the SOFTWARE is basically guaranteed from Monday to Friday 09:00 – 18:00. In case of serious errors – the use of the SOFTWARE is no longer possible or seriously restricted – the maintenance is carried out within 3 hours after knowledge or information by the customer. The supplier will immediately inform the customer of the maintenance work and carry out the technical conditions in the shortest possible time. If it is not possible to correct the error within 12 hours, the provider will inform the customer by e-mail within 24 hours, stating the reasons and the period of time that can be expected for the correction of the error.
7.3 The agreed services shall be available for an annual average of 97.5{a6410d41623baceaefcb94af7ecb561f374f56e6e15b5ca10c03664ecc39b048}, including maintenance work, but availability may not be impaired or interrupted for more than two consecutive calendar days.
8. integration of third-party modules
Our applications are able to integrate services, platforms and functions of third party companies. Various interfaces (e.g. to WhatsApp, Facebook, Dropbox, etc.; hereinafter”third-party modules”) are available within the application. We would like to point out that these are applications from third party companies. We cannot guarantee that the linked applications will function without errors. Please note that when using third-party modules, data can be exchanged between the application and the third-party module. The data protection and contractual provisions of the third-party module providers also apply here. We have no control over how these third parties handle your information once it has been transferred.
9. obligations of the customer and extraordinary termination
9.1 The customer undertakes not to store any illegal content that violates the laws, official requirements or the rights of third parties on any storage space made available.
9.2 The customer is obliged to prevent unauthorized access to the protected areas of the SOFTWARE by appropriate precautions.
9.3 Irrespective of the provider’s obligation to back up data, the customer himself is responsible for entering and maintaining the data and information required to use the SOFTWARE.
9.4 The customer is obliged to check his data and information for viruses or other harmful components before entering them and to use state-of-the-art virus protection programs for this purpose.
9.5 The contents stored by the customer on the storage space intended for him may be protected by copyright and data protection laws. The customer hereby grants the provider the right to make the contents stored on the server accessible to the customer during his queries via the Internet and, in particular, to reproduce and transmit them for this purpose and to be able to reproduce them for the purpose of data backup.
9.6 In the event of violations of this clause, the provider is entitled to block the customer account and in serious cases to terminate the contract without notice. The respective sanction measure is at the discretion of the provider and depends on the type, severity and duration / number of violation(s).
10.1 The customer undertakes to pay the provider the agreed monthly fee plus statutory VAT for the provision of the SOFTWARE and the provision of storage space. Unless otherwise agreed, the remuneration is based on the price list of the provider valid at the time the contract is concluded.
10.2 The customer must raise objections to the billing of the services provided by the provider within a period of eight weeks after receipt of the invoice in writing at the office indicated on the invoice. After expiry of the aforementioned period, the invoice shall be deemed to have been approved by the customer. The provider will specifically inform the customer of the importance of his behaviour when sending the invoice.
11. warranty for defects / liability
11.1 The provider guarantees the functionality and the operational readiness of the SOFTWARE according to the regulations of this contract.
11.2 In the event that the Provider’s services are used by unauthorized third parties using the Customer’s access data, the Customer shall be liable for any resulting fees within the scope of civil liability until receipt of the Customer’s order to modify the access data or report the loss or theft, provided that the Customer is at fault for the access of the unauthorized third party.
11.3 The provider is entitled to immediately block the storage space if there is reasonable suspicion that the stored data is illegal and/or violates the rights of third parties. A justified suspicion of an illegality and/or an infringement exists in particular if courts, authorities and/or other third parties inform the provider of this. The provider has to inform the customer of the block and the reason for this immediately. The block shall be lifted as soon as the suspicion is invalidated. The customer is responsible for invalidating the suspicion.
11.4 The provider is liable without limitation for damages caused intentionally or negligently from injury to life, body or health by the provider, his legal representatives or vicarious agents.
11.5 The Provider shall only be liable for slight negligence if one of the essential contractual obligations has been violated by the Provider, his legal representatives or executive employees or vicarious agents. The provider is only liable for foreseeable damages, the occurrence of which must typically be expected. Essential contractual obligations are such obligations which form the basis of the contract, which were decisive for the conclusion of the contract and on the fulfilment of which the customer may rely.
11.6 In all other respects, the liability of the provider is excluded. This exclusion of liability also applies to the vicarious agents and legal representatives of the provider.
12.1 Duration of the contract and periods of notice result from the respectively valid service description for the respectively booked service package. This is made available to the customer prior to conclusion of the contract.
12.2 The right of each contracting party to terminate the contract without notice for important reasons remains unaffected. The provider is especially entitled to terminate without notice if the customer fails to make due payments despite a reminder and setting a grace period or violates the contractual provisions on the use of the SOFTWARE. In any case, termination without notice presupposes that the other party receives a written warning and is requested to eliminate the alleged reason for termination without notice within a reasonable period of time.
13 Data protection and secrecy
13.1 The customer himself is responsible for the declarations of consent required by the provisions of data protection law by his customers and his contractual partners.
13.2 The provider undertakes not to disclose or otherwise exploit any confidential transactions, in particular the customer’s business or trade secrets, which come to its knowledge in the course of the preparation, execution and performance of this contract. This applies to any unauthorized third parties, i.e. also to unauthorized employees of both the provider and the customer, insofar as the passing on of information is not necessary for the proper fulfilment of the contractual obligations of the provider. In cases of doubt, the Provider shall obtain the Customer’s consent prior to such disclosure.
13.3 The provider undertakes to agree with all employees and subcontractors employed by him in connection with the preparation, execution and fulfilment of this contract a provision of the same content as described in paragraph 2 above.
14.1 The contracts concluded between the provider and the customer are subject to the substantive law of the Federal Republic of Germany to the exclusion of the UN Sales Convention.
14.2 If the customer is a merchant or does not have a general place of jurisdiction in Germany, the parties agree that the place of jurisdiction for all disputes resulting from this contractual relationship is the registered office of the provider. Sentence 1 does not apply if an exclusive place of jurisdiction is established for the dispute.
14.3 The provider is entitled to amend these GTC for objectively justified reasons (e.g. changes in jurisdiction, legal situation, market conditions or corporate strategy) and within a reasonable period of time. Existing contractual partners will be notified of this by e-mail at least two weeks before the change takes effect. If the existing contractual partner does not object within the period set in the notification of change, his consent to the change shall be deemed to have been given. Notification of the intended amendment of these GTC will indicate the period and consequences of the objection or its absence.
14.4 Should provisions of these GTC be or become invalid in whole or in part, the remaining provisions shall remain unaffected.

References: Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 14
 § 13