Source: https://tc-abogados.es/que-es-un-documento-electronico/
Timestamp: 2019-11-13 04:01:08+00:00

Document:
Que es un documento electrónico? - Thomás de Carranza Abogados
Es un hecho notorio que nos encontramos plenamente inmersos en la sociedad de los servicios de la información y del comercio electrónico. En el plano judicial, a raíz de la promulgación, hace ya más de 16 años, de la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, de 7 de enero, se abrió una insondable serie de posibilidades probatorias debido a la implantación de un sistema de números apertus de medios probatorios. El avance vertiginoso de la carrera tecnológica impide acotar definitivamente los medios tecnológicos susceptibles de producir prueba plena en el proceso. El sistema de diseñado por el artículo 299 de la Ley de Enjuiciamiento Civil permite la eficacia en el proceso de cualquier medio o soporte creado o transmitido electrónicamente.
El encauzamiento de las relaciones jurídicas a través de la Red de Redes (Internet) ha accedido ya a la categoría de derecho, de tal modo que el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos se ha consagrado en nuestra legislación positiva administrativa como una realidad. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, ha hecho posible la producción electrónica de actos administrativos y el ejercicio electrónico de derechos por parte de los interesados. Una concreción del ejercicio de potestades públicas en el ámbito telemático es la instauración, a partir del 1 de enero del año en curso, del Sistema Lexnet, como medio de comunicación entre las partes y los Tribunales de Justicia. En todo caso, cualquiera que sea la forma de relación del ciudadano con la Administración o con la Justicia, lo cierto es que los documentos electrónicos tienen plena cabida en la actividad probatoria del sistema procesal español.
Nos centraremos aquí en el concepto de documento electrónico como elemento que pueda subvenir a la acreditación de un hecho en sede judicial.
Una certera aproximación al concepto de documento electrónico podemos encontrarla en el artículo 3.5 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que lo define como “la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.” El documento electrónico puede ser soporte de documentos públicos, por estar firmados electrónicamente por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa; o de documentos privados. Su valor y eficacia jurídica será la que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable, pero el soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible como prueba documental en juicio.
Una definición comúnmente aceptada es aquella que declara que un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización. Un documento electrónico presenta información elaborada y, en su caso, procesada electrónicamente, por procedimientos informáticos, en forma legible por un dispositivo electrónico.
Una aproximación técnica al documento electrónico podemos encontrarla en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, en desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad, referido en el artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Esta Norma establece que los componentes de un documento electrónico son: a) Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento; b) En su caso, firma electrónica; y c) Metadatos del documento electrónico.
Es posible la presentación de un documento electrónico en juicio pero ello no garantiza, ni su autoría ni su autenticidad. Para probar la autoría, el contenido y la autenticidad se precisa, o bien la proposición y práctica de otras pruebas (p.e. dictamen pericial), o bien que el documento esté firmado electrónicamente. A tal efecto, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en su artículo 3, distingue tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y reconocida. Sólo la firma electrónica reconocida resulta asimilada legalmente a la firma manuscrita. Una firma electrónica reconocida es una firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere, que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control, está basada en un certificado reconocido y ha sido generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica avanzada contiene los mismos requisitos que la reconocida salvo el haber sido creada a través de un dispositivo seguro de creación de firma. Solo en el caso de la firma electrónica reconocida estaremos en presencia de un documento electrónico original, auténtico y equiparable al documento firmado manuscritamente.
La 3ª acepción del término “copia” en el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, reza: “f. Reproducción literal de un escrito o de una partitura.” A la vista de esta definición, ¿cualquier reproducción de un documento tiene la consideración de copia a los efectos prevenidos en el artículo 324 de la Ley de Enjuiciamiento Civil? En numerosas ocasiones la práctica judicial forense, desconociendo las disposiciones de la ley procesal referentes a la aportación de documentos al proceso confunde el documento electrónico con la copia del documento electrónico e incluso con la mera copia reprográfica del documento electrónico (v. gr., es común el tratamiento de la impresión en papel de un correo electrónico con el propio correo electrónico). Para que el documento sea electrónico debe contener información archivada en un soporte electrónico, ya sea un disco, un ordenador, una tableta, un smartphone, un pendrive, o cualquier otro susceptible de identificación y tratamiento diferenciado de esa información. En realidad, un papel en el que aparece impreso un texto con un determinado orden que se asemeja o recuerda a un correo electrónico, ni siquiera tiene la consideración de documento; no es que no sea documento electrónico, es que, al no haber evidencia de haber sido creado por la voluntad humana, tendría la catalogación jurídica de hecho jurídico y no de acto jurídico, con lo que la autoría del acto se podría poner en cuestión desvirtuando así la eficacia probatoria del hecho.
El artículo 216 del Reglamento Notarial permite que los notarios reciban en depósito documentos que estén extendidos en soporte informático, haciendo referencia a las características del documento electrónico y de su soporte, tales como su fecha, formato y su extensión, si las tiene, la unidad de medida, en su caso, así como las demás características técnicas que permitan identificarlos. El artículo 17 bis de la Ley del Notariado dispone que los instrumentos públicos notariales no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica. Las copias autorizadas de las matrices podrán expedirse y remitirse electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante de la matriz. Vemos que se exige meramente firma electrónica avanzada, y no reconocida. Sin embargo, el artículo 221 del Reglamento Notarial exige firma electrónica reconocida para la firma de escrituras públicas, no solo para la matriz sino también para la expedición de copias, ahora bien cuando se trate de copias autorizadas, deberán ser objeto de autorización de firma electrónica reconocida.
La distinción entre documento electrónico original y copia de documento electrónico la podemos encontrar en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, cuyo artículo 30 regula las denominadas “copias auténticas”. Solo tienen la consideración de copias auténticas y, por tanto, producirán los mismos efectos jurídicos que el original, las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento. Esta definición, referida al ámbito de los expedientes y las relaciones administrativas, nos ofrece las claves de lo que es una copia de un documento electrónico, si bien, existen documentos privados electrónicos para cuya eficacia no necesitan la concurrencia de todos y cada uno de esos requisitos exigidos a las copias “auténticas” de documentos administrativos. Además, las Administraciones Públicas pueden obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Cuando esta operación se realiza automatizadamente, la herramienta empleada es el sello electrónico, que se equipara en cuanto a sus efectos a la firma electrónica avanzada. Cuestión distinta son los soportes en papel que contienen impreso un código de verificación, código que permite acceder al documento original vía internet marcando en un dispositivo electrónico un conjunto de signos alfanuméricos.
La licitud en la obtención de la prueba, su aportación al proceso, la impugnación promovida por la parte a quien pudiera perjudicar, los criterios de admisibilidad, su eficacia probatoria y valoración, son cuestiones que se rigen por las normas generales contenidas en las leyes rituarias que sean de aplicación.
Eduardo Diaz – Meco.

References: artículo 299
 artículo 3
 Resolución 
 artículo 42
 Real Decreto 
 artículo 3
 artículo 324
 artículo 216
 artículo 17
 artículo 221
 artículo 30