Source: http://gerencia.unal.edu.co/servicios/faq.html
Timestamp: 2017-07-24 00:35:22+00:00

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FAQ - Gerencia Nacional Financiera y Administrativa: Universidad Nacional de Colombia
¿A quien se le solicita la creación de ítems en el catálogo de bienes de la Universidad Nacional de Colombia?
El área de Almacén o quien hace sus veces en cada sede, vía correo electrónico invent_nal@unal.edu.co, puede solicitar la creación de ítems en el Catálogo de Bienes de la Universidad, indicando las características principales y un nombre estándar.
¿Ante quién debo presentar la reclamación de siniestro?
Las reclamaciones se tramitan ante las siguientes áreas:Por daño, hurto o extravío de bienes de propiedad de la Universidad o que se encuentren bajo su responsabilidad, deben ser radicados única y exclusivamente en el área de inventarios de la respectiva Sede.Las reclamaciones por daños al parque automotor de la UN dentro y fuera de los predios de la Universidad, se deben tramitar a través de la Sección de Transportes de la Sede.La pérdida o extravío de dinero y/o títulos valores deben ser tramitada por la Tesorería afectada.Las reclamaciones por gastos de defensa de funcionarios amparados en la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, deben ser reportadas por el funcionario afectado a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional – SGB.Las pérdidas de bienes de propiedad de un tercero afectado en donde exista responsabilidad de la Universidad, podrán ser reportadas directamente a la compañía de seguros.
¿Qué documentos debo aportar para iniciar la reclamación de siniestro?
Una vez identificado el caso del siniestro (pérdida o daño) se debe aportar lo relacionado en el listado de documentos formato U-FT-12.003.025.
¿Quién debe presentar la reclamación de siniestro por el daño o hurto de un bien?
La reclamación de siniestro la debe presentar el responsable de la tenencia y custodia del bien cuando detecta la pérdida de este por daño, hurto o extravío. Sí eventualmente el bien no se encuentra a cargo de responsable conocido o en ausencia de éste, el servidor público que primero haya conocido del hecho.
¿Quién me informa sobre el estado de la reclamación de siniestro?
El estado de la reclamación de siniestro la debe informar el funcionario designado en el área de Inventarios de la Sede para el trámite de siniestros.
No. Solo debe exigirse como requisito previo para las invitaciones presentar oferta que deriven en la elaboración de órdenes contractuales superiores, o para contratos. ¿Es posible elaborar un CDP y una resolución de ordenación de gasto por varios estudiantes?
Si es posible expedir un CDP que tenga el mismo objeto que respalde temporalmente la obligación para el pago de varios estudiantes. A su vez se debe expedir una única resolución de ordenación del gasto que tenga el mismo objeto del CDP y que contenga en forma detallada cada uno de los terceros (nombre, cédula y valor). El registro presupuestal se debe efectuar por cada tercero. Para esto es necesario que se ordene el gasto con el número de la resolución identificando con literales cada tercero para que con éste se efectúe el registro presupuestal. Ejemplo: CDP No. 01 por valor de $1.000.000. Resolución No. 025 de 2015 (que ordena del gasto) y en esta misma se discrimina cada tercero, así: Item Documento de Identidad Nombre Valor Observación 025-a 71.111.111 Pedro Perez $200.000 Registro Presupuestal por cada tercero. 025-b 72.222.222 Juan Rodríguez $500.000 025-c 73.333.333 Maria Ramos $300.000 ¿Se puede expedir un certificado de disponibilidad presupuestal que cubra varios compromisos ?
No. La única excepcion es cuando se requiera cubrir gastos relacionados con el mismo objeto y cuyo compromiso se autoriza mediante resolución de ordenación del gasto como es caso de estudiantes auxiliares y becarios, entre otros.
¿Se puede expedir un certificado de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal correspondiente, después de haber iniciado la actividad o recibido el bien o servicio?
No es posible, toda vez que se requiere haber obtenido previamente el certificado de disponibilidad presupuestal que lo respalde y haber efectuado el registro presupuestal correspondiente, según lo establece los artículos 31 y 32 del Régimen Financiero de la Universidad (Acuerdo 153 de 2014), de no cumplirse se podría configurar como hecho cumplido.
¿Se puede realizar un contrato u orden contractual con plazo que supere más de una vigencia fiscal?
Si. Siempre y cuando exista una justificación por estrictas necesidades del servicio que requieran la adquisición de un bien o servicio o cualquier forma de asunción de compromisos para garantizar el funcionamiento y las actividades misionales de la Universidad de docencia, investigación y extensión. El ordenador del gasto deberá justificar las circunstancias que originen la constitución de la reserva, previa solicitud motivada del autorizador del gasto. En cualquier caso, la constitución de reservas presupuestales no podrán superar el primer trimestre de la siguiente vigencia.
¿A Que Dependencia solicito la Conciliación Contable y Fiscal?
A la División Nacional de Gestión Contable se solicita mediante correo electronico a divnacc_nal@unal.edu.co
¿A que Dependencia tramita o suministra la información Financiera Consolidada de la Universidad Nacional?
La División Nacional de Gestión Contable reporta la información Financiera de la Universidad por lo cual toda solicitud de dicha información se solicita mediante correo electrónico divnacc_nal@unal.edu.co adjuntando los soportes para verificar las especificaciones requeridas.
¿A quién se solicita Certificado del Pago de Parafiscales?
Se solicita a la División Nacional de Gestión de Tesorería. Ver trámites
¿A quién se solicita copia del RUP?
Se solicita a la División Nacional de Servicios Administrativos. Ver trámites
¿A quién se solicita copia del RUT?
Se solicita a la División Nacional de Gestión Contable. Ver trámite
¿Ante que área solicito la creación de Terceros?
Ingresando a la página de la Gerencia, en el menú solicitudes en línea, dando clic en el ícono "Solicitud creación de terceros"
¿Cómo accedo a los Estados financieros de la Universidad Nacional de Colombia?
Los Estados financieros se encuentran publicados y actualizados en la pagina de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa www.gerencia.unal.edu.co
¿Qué Dependencia expide copia de la Declaración de Ingresos y Patrimonio de la Universidad Nacional de Colombia?
La División Nacional de Gestión Contable entregara copia previa solicitud al correo electronico: divnacc_nal@unal.edu.co
¿Que trámite debo realizar para ser retirado del Boletín de Deudores Morosos del Estado?
Debo solicitar al área responsable del reporte (Bienestar Estudiantil lo referente a Prestamo a estudiantes, y áreas contables de las sedes y/o unidades especiales las deudas por otros conceptos) el diligenciamiento del Formato definido por la Contaduría General de la Nación para el retiro del Boletín. El formato debidamente diligenciado y firmado por el responsable será remitido a la División Nacional de Gestión Contable para el trámite ante la Contaduría General de la Nación. ¿Quién es el responsable de expedir el Certificado de Retenciones?
El responsable de expedirlo es la Tesorería a la cual se vendieron los bienes o prestó el Servicio Tesoreria
El valor mensualizado del contrato, corresponde al valor del contrato sin incluir el valor del Impuesto al valor agregado (IVA), dividido en el número de meses del contrato (desde la fecha de inicio hasta la fecha de terminación). ¿Cómo diligencio el Formato "Certificado para la aplicación de la Ley 1819 de 2016", cuando mi contrato tuvo una prorroga?
En los casos que el contrato presenta una adición, la cual comienza en el mismo mes que termina el contrato inicial, se debe diligenciar la prorroga en un renglón diferente al del contrato, para el pago del mes en que están vigentes simultáneamente el contrato inicial y la adición. En los demás meses solo se debe diligenciar la prorroga vigente. En el caso contrario, que la fecha inicial de la adición no coincida en el mismo mes con la fecha de terminación del contrato inicial, no se requiere el diligenciamiento simultáneo del contrato y la adición por no traslaparse. ¿Cómo sé cuánto debo aportar a seguridad social?
Los aportes a seguridad social se calculan de acuerdo al valor y tiempo de la orden de servicio. Para el cálculo respectivo, puede ingresar la información en el formato "Simulador para el cálculo de aportes al sistema de seguridad social integral” (http://gerencia.unal.edu.co, opción Trámites\Tesorería\Tramitar pagos Orden de Servicios personas naturales) y automáticamente le calculará el valor que debe aportar. ¿Cómo sé hasta cuando puedo radicar cumplidos?
Consultando los requisitos en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en la opción "Trámites \ Tesorería” ¿Cómo se solicita Certificado de Parafiscales?
En los siguientes casos:Para los programas de pregrado: únicamente en el caso de doble consignación.Para los programas de posgrado: a) En el caso de doble consignación y, b) La no apertura del programa al cual se inscribió.
Se gira como anticipo antes de finalizar la comisión y como gasto si el giro se hace con posterioridad a la comisión. ¿Cuánto es el tiempo máximo para legalizar un avance?
Para Nivel Nacional, Tumaco y Regalías se debe radicar en la ventanilla de la División Nacional de Gestión de Tesorería ubicada en el Edificio Uriel Gutiérrez Oficina 477. Para las demás sedes de la Universidad Nacional, en el área respectiva de radicación de documentos para pago.
Los requisitos que deben cumplir las facturas de venta o documentos equivalentes, están establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, así:Estar denominada expresamente como factura de venta.Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.Fecha de su expedición.Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.Valor total de la operación.El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Para obtener la base mensual de retención en la fuente de los pagos realizados a personas naturales pertenecientes a la cédula rentas de trabajos, se pueden disminuir los siguientes factores: 1. Los ingresos que la Ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional; es decir, los aportes obligatorios al sistema de seguridad social en salud y pensión.
- Pagos por intereses de crédito de vivienda, y los pagos por planes complementarios y seguros de salud, sin que superen (16) UVT mensuales. - Pago por dependientes, sin que supere (32) UVT mensuales.
- Aportes voluntarios al sistema de seguridad social en pensiones, y los Aportes a cuentas Ahorro para el Fomento a la Construcción – AFC, sin que la sumatoria de los dos superen el 30% del ingreso laboral o ingreso tributario del año, ni los 3.800 UVT anuales. - 25% de renta exenta.
Estos casos, deberán ser informados por el jefe de la dependencia encargada de efectuar la legalización, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia. ¿Qué pasa si no se utiliza la totalidad del avance aprobado?
De acuerdo a lo establecido en el parágrafo 2 del Artículo 387 del Estatuto Tributario, tendrán la calidad de Dependientes: Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientos sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
A la cédula de rentas de trabajo pertenecen las personas naturales que perciban ingresos por los conceptos señalados en al artículo 103 del Estatuto Tributario (Artículo 335 E.T.); es decir, por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales. Para efecto de retención en la fuente, a las personas naturales que se les realicen pagos por concepto de honorarios y por compensación por servicios personales, y que informen que no han contratado o vinculado 2 o más trabajadores asociados a la actividad, se les aplicará la tarifa que resulte de la tabla de retención en la fuente para pagos laborales gravados, establecida en el Artículo 383 del Estatuto Tributario.
Según el artículo 38 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, si, en caso de que el saldo de la orden contractual no alcance a cubrir el valor de los gastos de transporte y estadía, se podrá autorizar el avance a nombre de un docente o administrativo, quien se responsabilizará del avance y de su legalización, para lo cual deberá firmar el formato de descuento de avance no legalizado que se haría efectivo en caso de que el servidor público no lo legalice oportunamente. ¿Se puede conceder avances para adquisición de bienes y servicios, a contratistas, estudiantes, docentes o cualquier miembro de la comunidad universitaria?
Debe ingresar a la solicitud en línea: Creación o modificación de usuarios en el SGF-QUIPU, por medio del siguiente link: Otros servicios administrativos
¿Cuál es la normatividad que regula la ordenación del gasto y el funcionamiento de los Fondos Especiales?
Principalmente las delegaciones de ordenación del gasto y el funcionamiento de los Fondos Especiales se encuentran en la Resolución 040 de 2001 y sus resoluciones modificatorias las cuales puede consultar en el siguiente link: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=38564 ¿Dónde puedo consultar el régimen financiero?
Debe ingresar al siguiente link: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=69351 Régimen LegalTalento humanoContrataciónOfertas de empleoRendición de cuentasConcurso docentePago VirtualControl internoCalidadBuzón de notificaciones

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 Resolución 
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 artículo 617
 Artículo 387
 artículo 103
 Artículo 383
 artículo 38
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