Source: https://tse.go.cr/concejo/2018/14-2018-del-20-marzo.html
Timestamp: 2020-07-11 19:56:35+00:00

Document:
14-2018-del-20-marzo
ACTA N.º 14-2018
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veinte de marzo de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.
A) Envío de proyecto de reforma al protocolo del manejo de formularios de seguridad para inscripción de hechos vitales y civiles. De los señores Carolina Phillips Guardado, Jefa a. i. de la Sección de Inscripciones, Alcides Chavarría Vargas, Jefe de la Coordinación de Servicios Regionales, Luis Sáenz Venegas, Encargado de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva y Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, se conoce oficio n.° CE-095-2018 del 16 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Por medio de oficio CE-521-2017 de 27 de octubre del año pasado, el suscrito Contralor Electoral propuso al señor Director General del Registro Civil, la conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario, que revisara e identificara oportunidades de mejora al protocolo sobre el manejo de formularios de seguridad para la inscripción de hechos vitales y civiles, vigente desde 29 de marzo de 2016, según se informó en el oficio STSE-0645-2016.
Esa iniciativa también la comunicó el Contralor Electoral al señor Director Ejecutivo y a usted mediante oficio CE-547-2017 de 03 de noviembre de 2017, y fue oportunamente acogida con las designaciones de quienes suscribimos este oficio.
Posteriormente, el Tribunal en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 108-2017, celebrada el 19 de diciembre de 2017, aprobó el informe y matriz del plan de acción presentado por los titulares de las Direcciones Ejecutiva, General del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica, en el oficio DGRC-1209-2017.
Ese informe surgió del estudio especial n.º IES-004-2017, en el que la Auditoría Interna formuló las correspondientes recomendaciones, algunas de las cuales se relacionaban con disposiciones vigentes del citado protocolo, de ahí que resultaba oportuno que también las buenas prácticas que compensatoriamente tenían lugar formaran parte de una reforma a ese instrumento.
Así, con dicho propósito los suscritos en cinco sesiones de trabajo, en la sede de la Contraloría Electoral, procedimos a la revisión del texto del actual protocolo de seguridad identificando buenas prácticas conocidas y otras que podían determinar su evolución.
La actividad en cada una de esas reuniones fue recogida por la señora Grettel Lizano Araya, en igual cantidad de minutas previamente numeradas y validadas por los integrantes del equipo, cuyos análisis, comentarios y observaciones enriquecieron las decisiones consensuadas tomadas, hasta culminar con la aprobación unánime del proyecto de reforma que nos complace enviar adjunto en soporte físico y digital, cuya circulación recomendamos se mantenga restringida.
Ese instrumento normativo intitulado “Protocolo de Seguridad para la Custodia y Manejo de los Formularios de Declaración de Hechos Vitales y Civiles del TSE”, optimiza los siguientes aspectos del protocolo vigente.
En este ámbito se introducen las siguientes mejoras:
1.1. Codificación documental y cuadro de aprobación según el órgano competente para otorgarla.
1.2. Estructura organizativa a partir de títulos, capítulos y secciones, así como numeración consecutiva del articulado.
1.3. Momento de rige del instrumento
En la parte sustantiva se propusieron los siguientes cambios:
2.1 Identificación del objeto, ámbito de aplicación y destinatarios.
2.2 Clarificación de competencias y responsabilidades.
2.3 Inclusión ordenada de actividades relacionadas al diseño, su custodia interna y respaldo externo, pruebas, producción, transporte, ingreso de los formularios y su eliminación.
2.4 Reafirmación del deber de los contratistas de conocer y aplicar las disposiciones del numeral que precede.
2.5 Introducción del deber de colaboración de los destinatarios en materia de control interno, y de un breve régimen sancionatorio por su deliberado incumplimiento.
De conformidad con lo anterior, queda en manos del señor Coordinador del CDIR este mejorado instrumento normativo, y en tal virtud se proponen respetuosamente las siguientes acciones:
• Estudio previo y aprobación del CDIR según se defina.
• Valoración filológica para asegurar la calidad formal y pulcritud de su redacción y ortografía.
• Comunicado a la Unidad de Control Interno para que el OTGC actualice el Manual de Calidad, respecto a los requisitos de la documentación y el tratamiento del PNC a cargo de los destinatarios de sus reglas.
• Por el carácter restringido del protocolo, el comunicado de su aprobación comprendería las Direcciones y órganos de control y calidad que el CDIR determine, las jefaturas de las siguientes dependencias: Departamento Civil, Contraloría Electoral, Sección de Inscripciones, Coordinación de Servicios Regionales, Oficinas Regionales, y profesionales y asistentes de ellas con tareas previstas en la materia que tutela dicho instrumento.".
B) Propuesta para reubicar unidades administrativas. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0904-2018 del 20 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con lo conversado en el Consejo de Directores y con la jefatura de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, me permito presentar una propuesta para reubicar diversas unidades administrativas:
1. La Sección de Padrón Electoral se trasladaría a una parte del área que ocupa actualmente el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (edificio Torre).
2. El Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas se reubicaría en el espacio que ocupa actualmente la Auditoría Interna (edificio Torre).
3. Por su parte, la Auditoría Interna se reubicaría en parte del área ocupada actualmente por la Sección de Padrón Electoral y contiguo a dicha dependencia se ubicará también, un estudio de grabación para uso del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.
4. La Oficialía Mayor Electoral se reubicaría en el espacio que ocupa actualmente la Coordinación de Servicios Regionales.
5. La Coordinación de Servicios Regionales se trasladaría al subsuelo (en una parte de lo que fue el Archivo del Registro Civil).
6. En el espacio que ocupa actualmente la Oficialía Mayor Electoral, se reubicaría al Departamento Legal, cuya sala de reuniones se compartiría con las dos oficinas aledañas a este.
7. En el espacio que deja el Departamento Legal en el edificio Thor, se reubicaría la Oficina de Comunicación Organizacional.
8. El área que dejaría la Oficina de Comunicación Organizacional (Edificio Thor), sería asignada a la Contraloría Electoral para que sea utilizada para almacenar los materiales e insumos de seguridad que custodia esa dependencia.
9. La Unidad de Prevención y Salud Laboral (PRESAL) se trasladaría al 3° piso del edificio Torre, frente al Departamento de Recursos Humanos. Para esto será necesario remodelar dicha área, a efecto de ampliar la Dirección General del Registro Civil y reubicar allí a su personal.
10. El Departamento de Servicio al Cliente de TI y la Sección de Servicios Generales se trasladarían al área que ocupó el Archivo del Registro Civil (edificio Plataformas, subsuelo).
11. El espacio que dejaría la Sección de Servicio al Cliente de TI se utilizará para reubicar la Unidad de encuadernación y una bodega para uso de otra unidad institucional.
Con esta propuesta se procura brindar un espacio más adecuado a las unidades administrativas concernidas y una economía de más de ¢56.122.200 anuales, en caso de que se decida rescindir el contrato de alquiler del edificio denominado “Casa Blanca”.
Respecto a las remodelaciones que se han citado en este oficio, es importante señalar que serán atendidas de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria del presente año y se procurará en la medida de las posibilidades, reforzar la subpartida correspondiente del próximo presupuesto institucional, para continuar con las mejoras requeridas.".
A) Integración de Registros de Elegibles para Trabajador/a Misceláneo 1 y Conductor/a 1. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0494-2018 del 16 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Este departamento recibió nota suscrita por varias personas colaboradores de estos organismos electorales dentro de ellas el señor Andrés Fonseca Gómez, quien labora para el Tribunal desde el 1º de setiembre de 2017. En total son 57 los suscribientes que actualmente ocupan cargos de manera temporal en la institución y lo que pretenden es manifestar su interés por conformar el próximo Registro de Elegibles para ocupar cargos de Trabajador/a Misceláneo/a 1, en virtud de que el actual registro de ese tipo de puestos tuvo vigencia desde el 23 de enero de 2014 y hasta el 22 de enero de 2018, esto de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, que literalmente dice: “Los Registros de Elegibles tendrán una vigencia de cuatro años y su regulación y control son responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos…”
En la nota, de la cual se adjunta copia a este memorial, quienes muestran interés para ello indican “…lo que no quisiéramos es que se nos dejara de lado en este nuevo proceso, esto debido a que nuestro nombramiento se termina el 31 de mayo de este año y si el examen se realiza después de esta fecha y de manera interna no tendríamos el privilegio ni la oportunidad de pertenecer a este registro…”. Efectivamente la mayoría de las plazas que estas personas ocupan se encuentran presupuestariamente autorizadas hasta el mes de mayo. Además, es importante mencionar que algunos han laborado interinamente para la institución por diferentes periodos y poseen la experiencia requerida.
Así las cosas, de conformidad con lo que establece el artículo 7ª del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil, lo solicitado por las personas que muestran interés por formar parte del registro de elegibles de cita, fue conversado con los señores Francisco Rodríguez Siles y Gustavo Fitoria Mora, Director Ejecutivo y Jefe de Servicios Generales, respectivamente y, ambas jefaturas, manifestaron su anuencia en el sentido de tramitar un concurso interno que propicie la participación del personal institucional y con ello la posibilidad pretendida por los suscribientes de la nota. Lo anterior fue ratificado por el Director Ejecutivo, según lo infiere este departamento, mediante oficio DE-0799-2018 del pasado 9 de marzo.
En virtud de que este proceso concursal no forma parte de la programación aprobada por el Consejo de Directores (CDIR) y dado que se considera razonable aprovechar ese recurso humano que no solo conoce las tareas a ejecutar, sino que también el quehacer de estos organismos electorales en general, este departamento considera viable elevar la gestión al CDIR a efectos de que valore la inclusión del citado concurso interno dentro de la calendarización del primer cuatrimestre de 2018, puesto que no se encuentra programada la conformación de dicho registro en los concursos ya aprobados para darles trámite. En ese mismo orden de ideas, es importante informar que el Registro de Elegibles para ocupar puestos de Conductor/a 1 vence el próximo 1º de abril, razón por la cual este departamento queda a la espera de lo que al respecto indique ese Consejo, sin embargo, se sugiere que, en este caso también se genere un concurso interno dado que existe personal institucional que bien le pudiera interesar.
Finalmente, no omito manifestar que, de acuerdo con los registros que custodia este departamento, a la fecha, solo hay una plaza vacante de Trabajador/a Misceláneo/a 1 perteneciente a la clase Auxiliar Operativo 1 pendiente de ser ocupada con nombramiento indefinido y, en lo que respecta al cargo de Conductor/a 1 -clase Auxiliar Operativo 2-, es inexistente puesto alguno que pueda ocuparse en propiedad.".
Se dispone: Proceda el Departamento de Recursos Humanos a incluir en la planeación del presente cuatrimestre la conformación de los registros de elegibles de Trabajador Misceláneo 1 y Conductor 1. ACUERDO FIRME.
A) Recomendación de aplicación del artículo 208 del RLCA a la contratación 2015LN-000004-85001. De los señores Allan Herrera Herrera, Proveedor y Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0858-2018 del 15 de marzo de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En atención al oficio número CDIR-0070-2018 de fecha 13 de marzo de 2018, que comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria No. 13-2018, celebrada en dicha fecha por el Consejo de Directores, que dispone atender este particular y rendir informe con la respectiva recomendación, se indica lo siguiente:
La modificación unilateral del contrato 2015LN-000004-85001 - “Compra de insumos para producción de tarjeta de identidad de menores (TIM)”, específicamente a la disminución del insumo “Duragard”, según consta en oficio DE-0161-2018 del 18 enero de 2018, cuenta con el consentimiento del contratista para la reducción en la cantidad de estos insumos pactados originalmente. Asimismo, según dicho documento, esta modificación reúne todos los requisitos y presupuestos jurídicos, formales y técnicos que establecen el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativo y 208 de su Reglamento, por lo que una vez tomada la decisión y siendo que dicho contrato esta originado en el antiguo sistema de compras Compr@RED, contando con la avenencia respectiva, solo queda trasladarlo al Departamento Legal para la elaboración de la adenda.
De esta forma y para el caso que nos ocupa, en el caso de que el Consejo de Directores avale la recomendación, salvo mejor criterio, deberá instruirse lo siguiente:
• Que la Dirección Ejecutiva tome nota de la modificación para efectos presupuestarios.".
B) Resolución contractual. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0853-2018 del 14 de marzo de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 16 de marzo de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a las funciones que competen a esta Unidad como la principal fiscalizadora y verificadora del proceso de ejecución de las contrataciones administrativas del Tribunal Supremo de Elecciones, ante los presuntos incumplimientos en los que los contratistas pudieran haber incurrido, ya sea por entregas tardías o anticipadas, defectos en la ejecución del objeto o por entregas parciales o por la no entrega de los bienes adjudicados, así como la atención de las solicitudes planteadas por las contrapartes usuarias o técnicas, se tiene el oficio RH-0418-2018 del 8 de marzo del presente año, en el cual el Departamento de Recursos Humanos, comunica en su calidad de contraparte técnica, la situación presentada con la contratación 2017CD-000224-0012300001 denominada “CAPACITACIÓN - CURSO MS PROJECT 2013 BÁSICO INTERMEDIO”. Al respecto se tiene la siguiente relación de hechos:
PRIMERO: En el sistema de compras públicas SICOP el día 28 de julio de 2017, se publicó, el aviso de la contratación directa del curso MS Projet 2013 Básico-Intermedio, con el número de contratación 2017CD-000224-0012300001, que posteriormente, resultó en la adjudicación a la empresa CTE Global S.A., con la notificación del contrato el día 10 de agosto del 2017.
SEGUNDO: Según la regulación cartelaria, el curso debía impartirse del 4 al 11 de setiembre según los oficios RH-2238-2017 del 27 de junio y DE-1854-2017 del 29 de junio ambos del 2017.
TERCERO: La fecha para impartir la capacitación, que nos ocupa, sufrió una serie de reprogramaciones, por parte de la contratista, aduciendo en todas las ocasiones imposibilidad de impartirlo debido a que no se lograba la cantidad mínima de participantes necesaria, razón por la cual se fijaron las fechas del 2 al 9 de octubre de 2017, del 20 de noviembre al 1 de diciembre de 2017 y del 4 al 11 de diciembre de 2017.
CUARTO: Siendo que el presupuesto para el pago de dicha contratación estaba aún disponible, se gestionó que se impartiera en una nueva fecha correspondiente al año 2018 fijándose para esto los días 5, 7, 9, 12, 14 y 16 de marzo, presentándose de nuevo la situación antes expuesta en cuanto a que por falta de participantes no se logró el cupo mínimo necesario y se trasladó de nuevo la fecha ahora para el mes de abril del 2018.
QUINTO: La contraparte usuaria atendiendo las reprogramaciones que de forma reiterada se han presentado, solicita se dé por cancelada la contratación.
SEXTO: Que lo procedente a luz de la solicitud del oficio RH-0418-2018 es la aplicación de lo que dispone la normativa que rige la contratación administrativa en sus artículos 11 de la ley de Contratación Administrativa y 218 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa; a saber:
Artículo 212.-Resolución contractual.
“La Administración, podrá resolver unilateralmente los contratos por motivo de incumplimiento imputable al contratista. Una vez firme la resolución contractual se procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento y cualesquiera otras multas, si ello resulta pertinente, sin ningún procedimiento adicional. En el evento de que la [sic]
Administración haya previsto en el cartel cláusulas de retención, se podrán aplicar esos montos al pago de los daños y perjuicios reconocidos. De ser las garantías y retenciones insuficientes, se adoptarán las medidas en sede administrativa y judicial necesarias para obtener la plena indemnización.”
SÉPTIMO: En la contratación en cuestión no existe Garantía de Cumplimiento para cubrir eventuales daños y perjuicios, ni se proyectó cláusula penal ni multas.
OCTAVO: La contraparte usuaria en la consulta realizada por esta Unidad sobre la existencia de daños y perjuicios por la no ejecución del contrato indicó que no se generaron ninguno de los dos, por lo que éstos no se pueden cobrar.
NOVENO: Por lo dicho anteriormente se traslada para consideración del Consejo de Directores la recomendación de resolver de pleno derecho el contrato derivado de la contratación 2017CD-000224-0012300001 denominada “CAPACITACIÓN - CURSO MS PROJECT 2013 BÁSICO INTERMEDIO” adjudicada a la empresa C T E GLOBAL SOCIEDAD ANONIMA. Lo anterior según regula el artículo 14 inciso o) del Reglamento de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, Decreto N° 3-2017 y en específico: ARTÍCULO 14.- Atribuciones de la Unidad. Además de las ya indicadas en esta normativa, la Unidad tendrá las siguientes funciones, sin que ellas constituyan una lista taxativa, pues se consideran numerus apertus: (…) o) Recomendar al CDIR, con amplia fundamentación, sobre la resolución unilateral de un contrato. De aprobarse la recomendación, el Consejo ordenará a la Inspección Electoral tramitar el procedimiento administrativo ordinario para ese efecto.".
C) Adjudicación “Servicio de limpieza de oficinas regionales del Tribunal Supremo de Elecciones (incl uido insumos)”, trámite n.° 2017LN-000006-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0192-2018 del 16 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
2017LN-000006-00123000001 “Servicio de limpieza para oficinas regionales del TSE (con insumos)
1, 5, 11 y 25
Mantenimiento Total S A L
¢21.711.600,00
2, 3, 4, 6, 7,8,9,13,14,16,17,18,19,20,21,22,23,24,28,30 y 31
Compañía de Servicios Múltiples MASIZA S.A.
¢102.938.933,88
15, 27 y 29
Servicios Múltiples Especializados SERMULES S.A.
¢14.013.000,00
10, 12, 26 y 32
ALAVISA de Cañas S A L
¢15.840.000,00
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento del Departamento Legal, la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero quien aparece designado en calidad de Administrador del Contrato desde la solicitud de contratación, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, y del señor Alcides Chavarría Vargas, órgano técnico y así como de la Auditoría Interna.
D) Infructuosidad por inopia, trámite 2018CD-000014-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0195-2018 del 19 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante solicitud de contratación número 0062018002800005 se requirió la iniciación de la contratación directa 2018CD-000014-0012300001 con THYSSENKRUPP ELEVADORES SOCIEDAD ANONIMA para el “MODERNIZACIÓN DE ASCENSOR “G”, Modelo FRECUENCYDINE, Marca SUR, amparada al artículo 139, inciso a, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
De conformidad con esa solicitud de contratación, la disposición presupuestaria dispuesta en la reserva para este trámite y el inicio del procedimiento respectivo, la Proveeduría Institucional, de conformidad con su competencia, señaló la apertura de las ofertas para el 03 de febrero, a las diez horas con diez minutos; sin embargo, transcurrido el plazo, esa sociedad no presentó oferta.
Se sugiere que la Dirección Ejecutiva valore la necesidad de promoverla nuevamente, con la aclaración de que los recursos presupuestarios (¢28.500.000,00) retornaron al disponible de la subpartida.".
E) Adjudicación “Vehículo tipo sedán”, trámite 2018LA-000007-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0197-2018 del 19 de marzo de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
2018LA-000007-0012300001
Franz Amrhein & Co. Sociedad Anónima
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señora Suellen Rebeca Díaz Sanabria, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

References: artículo 29
 artículo 7
 artículo 208
 artículo 12
 Resolución 

Artículo 212
 resolución 
 artículo 14
 ARTÍCULO 14
 resolución 
 artículo 139