Source: http://bip.bialystok.rio.gov.pl/index.php?r=11&s=125&v=43
Timestamp: 2020-04-02 00:36:55+00:00

Document:
Data utworzenia: 2004-09-13 03:11
Data modyfikacji: 2004-09-13 03:11
Data publikacji: 2004-09-13 03:11
przeprowadzona w Ośrodku Kultury Fizycznej w Łapach
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 kwietnia 2004 roku (znak: RIO.I.6012 - 9/04), o treści jak niżej:
Ośrodka Kultury Fizycznej
W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2003 r., przeprowadzonej w Ośrodku Kultury Fizycznej w Łapach, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Przeprowadzona kontrola dotyczyła m. in. prawidłowości gospodarki pieniężnej. Jak wskazuje opis na stronie 8 protokołu kontroli, dyrektor Ośrodka Kultury Fizycznej jest jednocześnie kasjerem, do czego został zobowiązany przez Burmistrza Łap pismem z dnia 2 maja 1995 roku. Z ustaleń wynika, że dyrektor-kasjer zajmuje się obsługą obrotu gotówkowego w kasie (przyjmuje i wypłaca gotówkę), ale nie wystawia dowodów wpłaty K-103 i nie sporządza raportów kasowych. Raporty kasowe sporządza i podpisuje główny księgowy. Pozostają one niesprawdzone i niepodpisane na dowód sprawdzenia.
Wpłaty gotówkowe za świadczone usługi z zakresu kultury fizycznej są przyjmowane na tzw. „listy osób wpłacających” zawierające imię i nazwisko wpłacającego, adres jego zamieszkania, kwotę wpłaty, Natomiast, jak wskazuje opis na stronie 16 protokołu kontroli, w wielu przypadkach brak jest daty wpłaty gotówki i podpisu usługobiorcy.
Powyższe ustalenia wskazują na brak lub niekompletność procedur wewnętrznej, kontroli finansowej przez co należy rozumieć stosowany przez jednostkę regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych, określający w sposób wyczerpujący wszystkie elementy służące wykonywaniu wewnętrznej kontroli finansowej. Wskazać należy w szczególności na konieczność precyzyjnego ustalenia osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz dostateczne określenie rodzaju stosowanych w jednostce dokumentów finansowo-księgowych oraz schematu obiegu dowodów, który dawałby możliwość prześledzenia ich drogi od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki, do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej.
Przepisy art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku, Nr 15, poz. 148 ze zm.) ustanawiają generalną zasadę odpowiedzialności kierownika jednostki sektora finansów publicznych za całość gospodarki finansowej oraz wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W związku z tym, każdy kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej w swojej jednostce, odpowiadający wymogom art. 35a ustawy, tj. winien ustalić procedury kontroli finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych. Zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy procedury te powinny być ustalone w formie pisemnej i obejmować wszystkie podejmowane w jednostce operacje dotyczące wskazanych procesów. Zasadnicze znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej ma m.in. właściwy przydział czynności poszczególnym pracownikom jednostki.
Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Ośrodka Kultury Fizycznej w Łapach wykazała, że jednostka opracowała tylko zakładowy plan kont, zawierający wykaz kont syntetycznych i podział tych kont na konta analityczne. Dokument ten nie zawiera wykazu wszystkich kont syntetycznych używanych do prowadzenia rachunkowości a zawartych w księdze głównej. Nie zawarto w nim również szczegółowych zasad ujmowania na kontach syntetycznych operacji gospodarczych – strona 5 protokołu kontroli.
Postanowienia opisujące przyjęte zasady rachunkowości nie odpowiadają w pełni przepisom art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nieprawidłowości w zakresie przestrzegania ogólnych zasad rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych polegały na:
- nie określeniu roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz wykazu ksiąg rachunkowych – strona 5 protokołu kontroli.
- nie prowadzeniu wszystkich ksiąg rachunkowych wymaganych przepisami art. 13 ust. 1 ustawy, a mianowicie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, będącym jednym ze sprawdzianów poprawności księgowań (zasady prowadzenia księgi zestawienia obrotów i sald określają przepisy art. 18 ustawy) – s. 6 protokołu kontroli,
- nie zatwierdzaniu dowodów obrotu środkami pieniężnymi przez głównego księgowego – strona 11 protokołu kontroli,
- braku kwalifikowania pojedynczych dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie sposobu ich ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych, zgodnie z wymaganiami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – s. 11 protokołu kontroli,
- braku powiązania dowodów obrotu kasowego z raportem kasowym – strona 11 protokołu kontroli,
- nie ujęciu w zakładowym planie kont uproszczeń w prowadzeniu konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, pomimo występowania operacji podlegających ewidencji na tym koncie – strona 11 protokołu kontroli,
- opłaceniu w badanym roku faktur wystawionych przez dostawców w roku ubiegłym, nie wykazanych wcześniej jako zobowiązania, co naruszyło zasadę memoriału wynikającą z treści art. 6 ust. 1 oraz normę zawartą w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – strona 13 protokołu kontroli,
- naruszaniu art. 20 ust. 1 ustawy, polegającym na nie wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych danego miesiąca faktur dostawców z przełomu miesięcznych okresów sprawozdawczych, powodujących zobowiązania OKF – strona 13 protokołu kontroli,
- nie prowadzeniu kont analitycznych do konta 400 „Koszty”.
Analizując poprawność ujmowania operacji gospodarczych na poszczególnych kontach zakładowego planu kont, w oparciu o przepisy rozporządzenia ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... stwierdzono, że:
- zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonuje się z naruszeniem zasady czystości obrotów, w myśl której do zwrotów, nadpłat, błędnych zapisów wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny,
- ewidencję dochodów i wydatków budżetowych prowadzi się na koncie 130, nie uszczegóławiając jej analitycznie poprzez prowadzenie subkonta dla oddzielnego ewidencjonowania pobranych i rozliczanych przez OKF dochodów budżetowych oraz odrębnie dla wydatków budżetowych – strona 7 protokołu kontroli,
- część dochodów budżetowych jednostka naliczyła z pominięciem konta 750 „Przychody i koszty finansowe” i rozliczyła je poprzez przekazanie do Urzędu Miejskiego w Łapach z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, a dochody w tej kwocie nie zostały zaksięgowane na koncie 800-„Fundusz jednostki” – strona 17 protokołu kontroli,
- zawyżono wynik finansowy jednostki o kwotę 302895,67 zł przyjmując błędną metodę jego ustalenia, polegającą na niewłaściwym księgowaniu wartości sprawozdania Rb-28S z wydatków za 2002 r. na stronę Ma konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” zamiast na stronę Ma konta 800-„Fundusz jednostki” – strona 6 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku ustalono, że jednostka nie przyjęła kryterium wartościowego dla środków trwałych, co utrudnia prawidłową kwalifikację majątku trwałego odpowiednio do środków trwałych i pozostałych środków trwałych – strony 22 i 23 protokołu kontroli.
Jak wynika z opisu na stronie 21 protokołu kontroli, badanie zagadnień z zakresu zamówień publicznych pozwoliło ustalić, że jednostka, pomimo braku konieczności stosowania ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 roku Nr 72, poz. 664) – art. 6 ust. 7 – zamówienie o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 3000 euro, w postępowaniu o zamówienie publiczne na zakup oleju opałowego, zastosowała tryb zapytania o cenę. Dokonano wyboru oferenta proponującego najwyższą cenę, stosując przy wyborze inne niż cena kryteria. Z treści art. 69 ust. 2 wskazanej ustawy wynika, iż jedynym i decydującym kryterium przy dokonywaniu zamówień publicznych w trybie zapytania o cenę jest wyłącznie cena wynikająca z oferty. Nie może być ona negocjowana, zakazane jest również stosowanie przy wyborze innych kryteriów.
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej.
Stosownie do postanowień art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywania obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi jej kierownik.
Na kierowniku jednostki spoczywa też obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji obowiązującej w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, postanowień myśl postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ustawy o rachunkowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do obowiązków głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego sektora finansów publicznych określone są przepisami art. 35 ustawy o finansach publicznych.
Kierownik jednostki ustala także procedury kontroli finansowej, obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki odpowiedzialne za badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:
- pobierania i gromadzenia środków publicznych,
- zaciągania zobowiązań finansowych,
- dokonywania wydatków ze środków publicznych,
- zwrotu środków publicznych (art. 35a ust. 2 pkt 2).
1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości o elementy wymagane art. 10 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości.
2. Prowadzenie wszystkich ksiąg rachunkowych wymaganych art. 13 ust. 1 ustawy.
3. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów, jednostki samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych poprzez:
- prawidłowe dokonywanie zapisów na koncie 130-„Rachunek bieżący jednostek budżetowych” mając na względzie zachowanie zasady czystości obrotów,
- prowadzenie ewidencji rozliczenia dochodów budżetowych za pośrednictwem konta 222-„Rozliczenie dochodów budżetowych”,
- ewidencjonowanie na koncie syntetycznym 201-„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” rozrachunków z kontrahentami, w sposób zapewniający przestrzeganie zasady wyrażonej przepisem art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
- księgowanie okresowo, na podstawie sprawozdań o wydatkach budżetowych Rb-28S, kwoty wydatków w korespondencji kont Wn 223-„Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 800-„Fundusz jednostki”,
- prowadzenie, w ramach ewidencji wydatków, ewidencji analitycznej kosztów w obrębie zespołu 4 „Koszty wg rodzajów”,
- ustalenie kryterium czasowo-wartościowego dla środków trwałych w myśl art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości.
4. Uwzględnianie obowiązujących przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy stosowaniu poszczególnych trybów zamówień.
Odsłon dokumentu: 116550096
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116550096 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |

References: art. 1
 art. 5
 art. 28
 art. 35
 art. 35
 art. 10
 art. 13
 art. 18
 art. 21
 art. 6
 art. 20
 art. 20
 art. 6
 art. 69
 art. 28
 art. 4
 art. 10
 art. 35
 art. 10
 art. 13
 art. 20
 art. 3