Source: http://www.docirs.cl/aprobacion_por_correo.htm
Timestamp: 2017-01-20 11:59:28+00:00

Document:
Aprobación desde un Correo Electrónico , Simple-DocIRS
Mark Twain Simple-DocIRS
Aprobación desde un Correo Electrónico
El artículo trata acerca de la funcionalidad "aprobación remota", que se realiza desde un enlace recibido en un correo electrónico enviado automáticamente al usuario pertinente. En efecto, desde el modulo comunicaciones de la
Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS, se pueden asignar etiquetas, tales como Resolución, Entregable, Aprobación, etc.., para que un usuario determinado apruebe dicha acción. Al momento de ingresar el registro en la bitácora, el sistema envía un correo electrónico que lleva un links único, el cual conecta a una pagina Web, donde el usuario aprobador ingresa su clave, la acción se valida y registra exactamente como si fuese sido registrada manualmente desde el interior de la aplicación e informa a los actores involucrados.
Se incorpora la funcionalidad aprobación de una respuesta tabulada desde un correo electrónico personal del usuario aprobador.
El objetivo es facilitar la gestión del negocio de nuestros clientes.
(Ver Calidad de una Aplicación: La aplicación debe ser eficiente).
Nótese que para llegar a aprobar una Resolución o Entregable desde dentro de la plataforma, a veces se requiere de una serie de pasos. Por ejemplo, la siguiente cadena de despliegues en la aplicación
MGMO :
Esta misma cadena de clicks, es la que debe realizar el aprobador para ingresar su determinación. Por tanto, el envío de un correo electrónico especial al usuario pertinente, para que desde allí ingrese su aprobación es más eficiente. Especialmente para aquellos aprobadores que no frecuentan la plataforma.
Con este propósito, describimos el diseño y proceso de la solución dentro de las plataformas, utilizando Simple-DocIRS.
Cada sistema construido con el método simple, cuenta con un Libro de Comentarios, el cual admite rotular con etiquetas el registro de evidencias. El comentario se puede clasificar como transversal o especifico a un tema. Es decir, el Libro de Comentarios, puede ser invocado en forma transversal o en forma específica al contenido de una Ficha (proyecto, subproyecto, formulario, hito, iniciativa, datos del cliente, datos del negocio, etc.. .. )
Las etiquetas pueden ser simples o complejas.
Una etiqueta simple, es aquella que sólo inserta un prefijo en el mensaje y su utilidad es sólo para la clasificación del mensaje. Actualmente se utiliza este concepto como “hashtag” para abrir una conversación en torno a un tema.
una etiqueta compleja, como aquella que es interactiva y es más que un registro de clasificación, pues es transaccional. En efecto, al seleccionar una etiqueta compleja, se debe especificar quién es el destinatario, eventualmente a que grupo pertenece, ingresar fechas de compromiso e incluso exigencia de adjuntar archivo. Ejemplo Etiqueta Compleja
Las etiquetas complejas de tipo aprobación abren un caso, el cual debe ser cerrado dentro del sistema.
Toda etiqueta compleja, avisa mediante un correo electrónico a los usuarios previamente seleccionados, exclusivamente para la Ficha F.
Entonces tenemos etiquetas complejas como:
Aquellas etiquetas que requieren una aprobación, tales como los Entregables o Resoluciones, pueden ser aprobadas o rechazadas (u otras categorías según la plataforma y requerimientos del cliente), desde el propio registro dentro del Libro de Comentarios. . Ahora, desde un correo electrónico personal recibido por el aprobador.
Nótese que la funcionalidad transaccional por correo electrónico, está orientada a aquellos usuarios no operativos, tales como directores y gerentes, quienes no frecuentan ni utilizan la plataforma, pero que sí deben interactuar mediante una decisión oportuna.
Actualmente, la compra de ticket, de reservas en restaurantes y cines se hace mediante un correo electrónico personal, donde el cliente previamente se ha registrado con su contraseña. Este hecho, le permite abrir el “links” enviado e ingresar clave para que la transacción sea exitosa. Por ejemplo, aquellos que operan sobre el flujo de trabajo del Comité Electrónico para la aprobación en diferentes niveles o etapas del proceso.
Las plataformas de DocIRS han contado por varios años de todos los elementos para implementar esta funcionalidad, y no se realizó para mantener el sistema cerrado de transacciones externas. II. ¿Cómo es el proceso de registro para el envío del correo electrónico al aprobador?
Desde el modulo comunicaciones o Libro de Comentarios de la
Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS, se determina una etiqueta y se registra y/o carga el archivo a ser aprobado. Al aceptar el envío, el sistema mediante un algoritmo especial genera un código asociado que junto a otras llaves asegura la unicidad del del enlace aprobación. El cual posteriormente, se utiliza en la verificación de permisos (autenticación y validaciones internas) del proceso de aprobación por correo. III. Proceso Aprobación desde un Correo Electrónico
Flujo Aprobación
Una vez ingresada la Resolución al Libro de Comentarios y entra en espera de su aprobación:
Se envía un correo electrónico al Aprobador, que conlleva un links “APROBACION”
Se registra la evidencia de este envío, insertando un registro de tipo Transversal en el Libro de Comentarios, con el contenido y datos del mensaje de envío.
Se genera un código único y se configura un registro en una Tabla Aprobación de la Base de Datos, con todos los datos asociados a la etiqueta seleccionada.
Contenido del Correo Enviado Cuando el aprobador, - desde su mensaje de correo-, presiona el links APROBACION, - y la
Resolución no está aprobada aun, se abre la siguiente página Web: El aprobador ingresa la contraseña:
i) Si la contraseña es correcta, el sistema valida los datos y actualiza la Tabla Aprobación, Inserta automáticamente la aprobación como respuesta en la Resolución en el Libro de Comentarios y despliega la siguiente ventana:
Ventana Aprobación
Al presionar el botón Salir, se cierra la página.
Internamente, en el comentario Resolución correspondiente, es como haber presionado la aprobación
Y se tiene “APROBADO POR:
Nótese que el proceso sigue el curso normal de la metodología. Es decir, los involucrados recibirán un correo electrónico notificando de la aprobación.,
ii)Si la contraseña es incorrecta, el sistema valida los datos y despliega la siguiente ventana:
Ventana Sesión Expirada
Al presionar el botón Salir o esperar 5 segundos, el sistema re-abre la ventana de Aprobación nuevamente, para que el aprobador ingrese su contraseña.
El ingreso se admite hasta 5 veces, posteriormente el sistema bloquea la sesión.
De acuerdo al curso normal de método simple, el usuario siempre puede recurrir al enlace “¿Olvidó su Contraseña? “, el cual se la enviará por correo electrónico a su dirección declarada en la plataforma.
Cuando se presiona el links APROBACION, - y la Resolución ya está aprobada, se abre la siguiente página web:
Ventana Aprobación Ya Realizada
Nota.- Este proceso de aprobación, también se realiza por mensaje de texto SMS, siempre y cuando el usuario aprobador lo haya solicitado y autorizado expresamente. En ese caso, el mensaje solicitando la aprobación llega directamente,- vía SMS-, a su celular o móvil personal, - cuyo número está previamente declarado en la Plataforma-, si responde SI, el sistema captura la respuesta y ejecuta el curso normal de aprobación. En caso de no responder, significa que no lo aprueba aun. Artículos Relacionados
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