Source: http://rfcomptable.grouperf.com/article/0458/ms/20180221125608762.html
Timestamp: 2018-08-18 16:19:05+00:00

Document:
La dématérialisation des factures au regard des règles fiscales de numérisation des factures papier
Sommaire n° 458
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Masse salariale pour le calcul des subventions au CE : revirement de jurisprudence
Le don de jours de repos est étendu aux proches aidants
Responsabilité du dirigeant en cas de liquidation judiciaire
RGPD et cabinets d'expertise comptable
Les secrets du nouvel imprimé 2059-E
Procédures de contrôles comptables anticorruption et CAC : la note de position de la CNCC
Réforme de l'audit : la foire aux questions du H3C
1 - Le rapport de gestion et le rapport sur le gouvernement d'entreprise 2018
2 - Informations sur la vie économique dans le rapport de gestion
3 - Informations juridiques dans le rapport de gestion
4 - Informations du rapport sur le gouvernement d'entreprise
5 - Informations RSE du rapport de gestion
RF Comptable n° 458 - mars
Date de parution: 03/2018
Marc Lamort de Gail
expert-comptable, associé Incivo, pilote du groupe de travail « FEC » de l'OEC, pilote du groupe « Contrôle fiscal informatisé » de l'Académie
L'administration fiscale vient de mettre à jour le BOFiP sur les règles de numérisation des factures papier en vue de les archiver avec valeur probante, applicable aux factures émises ou reçues depuis le 30 mars 2017. Ces règles s'appliquent de façon obligatoire à compter du 1er juillet 2018. L’entreprise pourra-t-elle pour autant détruire tous les documents émis à l’origine en format papier sachant d'autres législations ont aussi des exigences de preuves ? Nous faisons le point sur ce qu'elle doit prendre en compte pour élaborer un projet de dématérialisation des factures.
Code civil : les textes de 2016
L’introduction dans le code civil, par l'ordonnance de 2016 portant réforme des contrats, de la copie numérique fiable laissait espérer la possibilité d’utiliser les facultés de dématérialisation des documents ouvertes par l’informatique dans de nombreux domaines, y compris en matière fiscale et sociale : en effet, est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à certaines conditions (c. civ. art. 1379). Le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise les critères techniques à remplir pour que la copie numérique d’un document puisse être admise comme preuve au même titre que le document papier original.
Au plan fiscal, la LFR 2016 a ouvert la numérisation des factures papier
Pour autant, en matière fiscale, le législateur a souhaité ouvrir une modalité différente de dématérialisation des documents papier. Depuis le 30 mars 2017, il possible de numériser les factures papier dès leur envoi ou leur réception (LPF art. L. 102 B, I modifié par loi 2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16). Il en va de même pour les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles de la piste d’audit fiable et la documentation décrivant leurs modalités de réalisation (CGI art. 289, VII, 1°).
Les modalités de numérisation de ces documents ont été fixées par arrêté ministériel et codifiés à l’article A. 102 B-1 du LPF, tandis que celles des factures l’ont été à l’article A. 102 B-2 du LPF.
L'enjeu des commentaires de la DGFiP
L’administration fiscale a publié le 7 février dernier ses commentaires (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-07/02/2018) et a mis à jour plusieurs instructions pour tenir compte de la possibilité de numériser les factures papier et les documents de la piste d'audit (BOFiP-TVA-DED-40-10-10-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-20-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-50-07/02/2018, BOFiP-CF-CPF-10-07/02/2018, BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-07/02/2018).
Cette dématérialisation des factures et documents papier, en constituant des copies fiables susceptibles de servir de justificatif auprès de l’administration fiscale, est sans doute promise à un fort développement. Son premier intérêt est de permettre de répondre aux obligations fiscales de conservation (LPF, art. L. 102 B). Ainsi, il sera possible à l’entreprise d’adresser ces copies au vérificateur lors de demandes de justifications faites durant un examen de comptabilité, puisque le dialogue avec le contrôleur se fait à distance.
De même, la transmission de ces copies devrait faciliter les échanges de pièces avec les OGA en cas d’examen périodique de sincérité.
Distinguer les factures papier, numérisées et électroniques
Selon l’administration fiscale, ce sont les modes d’émission (fichier informatique ou impression papier) et de transmission (par courrier ou électroniquement) au client qui caractérisent le type de facture (voir RF Comptable 452, septembre 2017 « La facture : établir, transmettre, recevoir et archiver »).
Une facture de vente en format papier peut au choix :
-être créée de façon manuscrite en utilisant éventuellement un pré-imprimé ;
-être créée sous forme informatique grâce à un logiciel et transmise sur support papier. En effet, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 80-07/02/2018).
Une facture de vente en format électronique (CGI art. 289, VI) est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 70-07/02/2018). Cela suppose que l'intégralité du processus de facturation soit électronique. Aussi, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 80-07/02/2018).
Transmission électronique des factures de vente : dispositions transitoires
À titre transitoire, une facture de vente créée sur papier, numérisée puis envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) est considérée comme une facture électronique à la condition de numériser cette facture en respectant les dispositions de l'article A. 102 B-2 du LPF (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§§ 90 et 95-07/02/2018).
Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue, uniquement sous format dématérialisé (CGI, ann. III, art. 96 F bis).
Cette tolérance est valable jusqu’au :
-jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés, d’une part, et CA n’excédant pas 50 M€ ou total de bilan n’excédant pas 43 M€, d’autre part) ;
-jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés, d’une part, et CA ou total de bilan n’excédant pas 2 M€, d’autre part).
Numérisation des factures papier pour archivage
Règles de numérisation des factures papier (achats et ventes) à respecter
La possibilité ouverte par la LFR 2016 précitée de numériser les factures de vente et d’achat en format papier dans le but d’en assurer la conservation imposée par l’article L. 102 B du LPF est soumise à l'obligation de respecter les conditions édictées à l'article A. 102 B-2 du LPF.
Les conditions suivantes à respecter lors de l’opération de numérisation pour garantir une reproduction identique à l'original, c’est-à-dire une copie conforme, sont les suivantes (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018) :
-reproduction des couleurs identiques à l’original. Cette exigence s’applique impérativement si les codes couleur sont porteurs de sens, ce qui est par exemple le cas si les montants négatifs sont en rouge ou si la facture comporte des signatures, des mentions manuscrites ou encore une impression couleur par un tampon encreur. À l’inverse, la couleur d’un logo n’a pas de signification fiscalo-comptable ;
-absence de dispositif de traitement de l'image ;
-en cas de recours à la compression de fichier, obligation de ne pas perdre d’informations ;
-conservation de la facture en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti :
-soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile,
-soit d'une empreinte numérique,
-soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS une étoile,
-soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL) ;
-horodatage de la copie numérique par au moins une source interne datant les différentes opérations réalisées ;
-documentation de l’organisation mise en place pour numériser les factures d’achat et/ou de vente. Cette documentation doit décrire les différentes phases de la numérisation, ainsi que les contrôles internes pour assurer la disponibilité et l’intégrité des factures numérisées.
Cette méthode de numérisation des factures papier en vue de leur conservation est applicable aux factures papier émises à compter du 30 mars 2017 et par mesure de tolérance aux factures papier émises antérieurement à cette date (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 107-07/02/2018). Elle ne dispense pas pour autant des contrôles de la piste d'audit fiable (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-20-§ 30-07/02/2018).
Tolérance pour la conservation des factures de vente émises « papier » jusqu'à fin juin 2018
Pour conserver les factures de vente émises en format papier, les entreprises peuvent conserver un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 10-07/02/2018).
Elles peuvent aussi opter pour la constitution d’un « double électronique » de cette facture. À cette fin, jusqu’au 30 juin 2018, elles peuvent créer un fichier transcrivant le contenu, la mise en forme, et la représentation graphique des factures créées informatiquement. Ce fichier doit être créé en utilisant un dispositif technique permettant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique » depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 30-07/02/2018). Le « double électronique » doit ainsi reproduire fidèlement et durablement l’original de la facture adressée au client sur support papier. Le fichier ainsi constitué doit transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement.
L’enregistrement des informations composant la facture doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’opération d’impression de l’original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.
L’intégrité du « double électronique » de la facture doit être assurée à l’aide de « procédés électroniques logiques » (signature électronique avancée au sens de l'article 2, point 2, de la directive 1999/93/ CE du 13 décembre 1999) ou en archivant ce fichier sur un support physique non réinscriptible (disques optiques WORM ou supports magnétiques non réinscriptibles).
À compter du 1er juillet 2018, la conservation sur support informatique ne sera possible qu’en respectant les conditions édictées par l'article A. 102 B-2 du LPF et déclinées au BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018, que nous avons présentées ci-avant.
Valeur justificative de la copie numérique de la facture respectant l'article A. 102 B-2 du LPF
En principe, seule la facture d’origine, c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format initial, constitue la pièce justificative pour la déduction de la TVA. Cependant, la copie numérique, dont le caractère identique à l’original est assuré en respectant les exigences de l’article A. 102 B-2 du LPF, constitue une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.
S’il s’avérait que ces conditions n’étaient pas remplies, il resterait au contribuable la possibilité de présenter la facture papier, sous réserve de l’avoir conservée. En l’absence de justificatif valable, la déduction de la taxe est susceptible d'être remise en cause (BOFiP-TVA-DED-40-10-10-§ 55-07/02/2018).
Numérisation des autres documents émis « papier »
L’obligation de conservation édictée par l’article L. 102 B du LPF concerne aussi d’autres documents que les factures d’achat ou de vente (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 1-07/02/2018) :
-livres, registres, documents et pièces accessibles dans le cadre des contrôles de déclaration et de comptabilité ;
-documents soumis au droit de communication ;
-pièces justificatives d'une déduction de TVA ;
-registres spéciaux de l'article 286 quater du CGI ;
-documents nécessaires à l'établissement des DEB.
Le délai de 6 ans fixé (LPF art. L. 102 B) court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sur support informatique pendant les 3 premières années et au choix sur support informatique ou papier les 3 années suivantes (le cas de la documentation de la piste d'audit fiable suit un régime particulier).
Lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent également être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée de 6 ans (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 109-07/02/2018).
Numérisation des éléments de la piste d’audit fiable
Au titre de l’article 289 V du CGI, les factures papier émises ou reçues doivent faire l’objet de contrôles destinés à assurer une PAF. L’assujetti doit aussi documenter ces contrôles et conserver les informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d'information permettant de réaliser ces contrôles. Ces éléments peuvent être conservés sur tout support (papier ou informatique) quelle que soit leur forme originale (LPF art. L. 102-B, I bis ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 175-07/02/2018).
Depuis février 2016, lorsqu’ils sont établis ou transmis sous forme papier, ils peuvent être numérisés à tout moment en vue de leur conservation en respectant les critères de l’article A. 102 B-1 du LPF : le document ainsi numérisé doit être la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique, notamment en cas de mise en place d'un code couleur.
Toutefois, par mesure de tolérance, l'administration précise que la numérisation en respectant le code couleur n'est exigée que dans le cas où les couleurs sont porteuses de sens (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 175-07/02/2018).
Dématérialisation des factures : quel choix faire ?
Comprendre les enjeux du projet : factures papier numérisées versus factures électroniques
L’entreprise qui veut dématérialiser ses factures de vente et d’achat émises en format papier a intérêt à faire l’inventaire de tous les documents, livres, registres qu’elle est susceptible d'avoir à présenter à l’administration lors d’un contrôle fiscal ou au titre du droit de communication. Cette définition du champ d’application des processus de dématérialisation doit s’accompagner d’une réflexion sur le périmètre et la durée d’archivage.
Avant d’engager ce projet, le contribuable assujetti à la TVA gagnera à s’interroger sur l’opportunité d’émettre directement des factures de vente électroniques, conformes au VI de l’article 289 du CGI, plutôt que de numériser des factures papier en vue de leur conservation.
Outre les économies d’impression et de courrier, les factures électroniques ne sont pas soumises aux contrôles de la piste d'audit. De plus, ce format devient progressivement obligatoire pour les opérations effectuées avec la sphère publique : il sera généralisé dans les échanges avec l’État à compter du 1er janvier 2020, quelle que soit la taille de l’entreprise prestataire.
Définir les modalités du process de numérisation
Afin d’unifier le processus de numérisation et de le fiabiliser, le contribuable peut avoir intérêt à numériser en couleur les PDF et à les signer avec une signature de niveau au moins une étoile selon le référentiel RGS. Celle-ci constitue le dénominateur commun aux articles A. 102 B-1 et A. 102 B-2 du LPF, les autres attentes de la DGFiP étant exprimées de façon très proche dans ses instructions.
Comme pour les factures, il faudra documenter les différentes phases de la numérisation et les contrôles qui sécurisent le processus de dématérialisation.
L’entreprise pourra s’inspirer de la norme NF Z42-026, élaborée par la FNTC avec l’AFNOR, pour mettre en œuvre la copie fiable du code civil. Cette norme, non obligatoire, précise les exigences fonctionnelles et techniques liées notamment à la qualification et au paramétrage de la chaîne de numérisation et au processus de numérisation. Elle décompose ainsi le processus de transformation numérique du document papier :
-la collecte des documents à numériser ;
-la numérisation proprement dite, éventuellement en lots, et son contrôle qualité ;
-les traitements post-numérisation ;
-l’indexation des documents numériques ;
-la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés ;
-leur contrôle et leur validation et la potentielle destruction définitive du papier.
Elle peut aussi sous-traiter le processus de numérisation à des prestataires respectant cette norme.
Analyser quels originaux papier sont à conserver
La numérisation des documents et factures papier doit être nécessairement accompagnée d’une politique d’archivage garantissant leur conservation durant les délais exigés par la réglementation.
Il faudra répondre à la question suivante : quelles copies fidèles seront conservées et durant combien de temps ? À cet égard, les délais fiscaux ne sont pas les seuls à prendre en compte. La réflexion doit être menée avec une approche pluridisciplinaire, car les autres législations peuvent imposer des délais de conservation plus longs, voire des supports différents.
L’URSSAF n’accepte pas les justificatifs de notes de frais dématérialisés, même si l'entreprise respecte les règles de constitution d’une copie numérique probante pour la DGFiP.
En outre, pour pouvoir envisager une destruction des originaux papier, il faudra évaluer le risque que le processus utilisé ne génère pas des copies fiables au sens fiscal, auquel cas l’original papier des factures d’achat devrait être produit pour justifier du droit à déduction de la TVA.
En résumé, si pour la plupart des documents courants, l’original papier peut être détruit après numérisation sans risque majeur, ce n’est pas nécessairement le cas des documents propres à certaines activités ou bien de ceux qui représentent des enjeux financiers importants en cas de contentieux. Les risques induits par la destruction de l’original papier devront être évalués avec l’aide d’un expert spécialisé.
La tolérance admise du « double électronique » comme original d'une facture « papier » envoyée au client expire fin juin 2018.
À partir de juillet, les factures « papier » numérisées devront impérativement respecter les règles de l'article A. 102 B-2 du LPF pour être probante au plan fiscal.
En amont d'un projet de dématérialisation des factures, l'entreprise doit analyser les modes d'émission, puis définir le périmètre et la durée d'archivage des documents concernés.
Contrairement à la conservation dématérialisée des factures « papier », l'émission de factures « électroniques » au sens fiscal ne nécessite pas de piste d'audit fiable.

References: art. 1379
 art. 16
 art. 289
 art. 289
 art. 96
 l'article 2
 l'article 286