Source: http://www.dfo-mpo.gc.ca/ae-ve/audits-verifications/12-13/6B245_Internal_Audit_Report_Project_2012-fra.html
Timestamp: 2020-08-12 06:27:16+00:00

Document:
Rapport de vérification interne - Vérification des cartes d’acquisition - Projet 2012-6B245
Vérification des cartes d’acquisition
Projet 2012-6B245
5.0 MÉTHODE DE VÉRIFICATION
6.1 CADRE DES POLITIQUES
6.2 GESTION DES CARTES
6.3 CONTRÔLES FINANCIERS
6.5 EXACTITUDE DES INFORMATIONS FINANCIÈRES
6.6 FORMATION ET SUPPORT AUX EMPLOYÉS
Les cartes de crédit du gouvernement, y compris les cartes d'achat et les cartes de parc automobile, sont des cartes de paiement qui fournissent une méthode avantageuse et pratique d'approvisionnement t et de paiement de biens et de services. Elles permettent également de réaliser des économies de coûts dans le traitement des achats et des paiements. De plus, l'utilisation des cartes de crédit de parc automobile pour l'exploitation et l'entretien des véhicules du gouvernement permet le suivi et la surveillance des dépenses.
Les règles qui gouvernent les cartes de crédit du gouvernement fédéral ont pour objet d'offrir un moyen rentable, sûr et pratique d'acheter et de payer des biens et services gouvernementaux tout en assurant un contrôle financier efficace.
Pêches et Océans Canada a dépensé 187,39 millions de dollars dans plus de 600 000 transactions au cours de la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2012 au moyen des cartes d'achat et les cartes de parc automobile du gouvernement. Le 31 mars 2012, environ 3 675 cartes d'achat et 1 700 cartes de parc automobile du gouvernement étaient en circulation.
La vérification a permis d'évaluer, pour les régions choisies, le niveau de conformité des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile aux politiques qui régissent les programmes analogues du gouvernement, ainsi que la capacité de ces politiques à assurer un traitement efficace, efficient et précis de l'information financière.
Selon les résultats de la vérification, nous sommes d'avis que, de façon générale, les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile du Ministère disposent de contrôles internes adéquats et efficaces permettant d'assurer l'efficacité des processus, la conformité avec les politiques, ainsi que l'efficience et l'exactitude des informations financières. Toutefois, des améliorations devraient être apportées pendant que le Ministère restructure ses opérations pour introduire des modifications aux opérations comptables et d'approvisionnement telles que définies dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012). Les améliorations recommandées sont les suivantes :
Mettre à jour les politiques et les directives du Ministère qui régissent les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile afin qu'elles cadrent avec l'ensemble des politiques, des directives et des documents connexes pertinents du Conseil du Trésor, et avec la nouvelle structure organisationnelle.
Veiller à renforcer la gestion des cartes afin de faire en sorte que les demandes de cartes, signées par le gestionnaire de centre de responsabilité titulaire de pouvoirs délégués selon l'article 34, soient conservées dans le dossier du détenteur de carte.
Améliorer les preuves relatives au contrôle des engagements (article 32) touchant les transactions par carte de crédit.
Réaffirmer l'obligation du gestionnaire de centre de responsabilité de faire preuve de diligence raisonnable quand il s'acquitte de ses responsabilités selon l'article 34 concernant, entre autres, la
vérification de l'exactitude du codage financier.
Mettre en place un système national de surveillance, renforcer l'utilisation des outils de surveillance actuels et s'assurer que les coordonnateurs des cartes de crédit s'acquittent dûment de leurs rôles et responsabilités tel que prévu.
Clarifier les lignes directrices ministérielles sur la surveillance des biens en dépôt, les communiquer aux intervenants et renforcer leur application.
Veiller à ce que les employés responsables de l'utilisation et de la gestion des cartes d'achat et des cartes de crédit de parc automobile reçoivent la formation (y compris la documentation de référence) dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités.
Renforcer les communications et les orientations données par la Direction de la gestion du matériel visant à faciliter la gestion des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile afin d'assurer que les attentes sont clairement énoncées et comprises par tous les intervenants.
Les cartes de crédit du gouvernement, y compris les cartes d'achat et les cartes de parc automobile, sont des cartes de paiement qui fournissent une méthode avantageuse et pratique d'approvisionnement et de paiement de biens et de services. En simplifiant les formalités, elles font réduire les coûts de traitement des achats et des paiements. De plus, l'utilisation des cartes de crédit de parc automobile pour l'exploitation et l'entretien des véhicules du gouvernement permet le suivi et la surveillance des dépenses.
L'utilisation des cartes d'achat du gouvernement est fortement encouragée, et ce, dans l'ensemble du gouvernement. Le montant total dépensé par Pêches et Océans Canada dans le cadre de ces mécanismes d'approvisionnement et de paiement a passé de 79,44 millions de dollars en 2010-2011 à 96,89 millions de dollars en 2011-2012. Il incombe au Ministère de prouver aux contribuables que leur argent est géré et dépensé avec prudence et intégrité.
Les règles qui gouvernent les cartes de crédit du gouvernement fédéral ont pour objet d'offrir un moyen avantageux, sûr et pratique d'acheter et de payer des biens et services gouvernementaux tout en assurant un contrôle financier efficace.
Pêches et Océans Canada a dépensé 187,39 millions de dollars en effectuant plus de 650 000 transactions au cours de la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2012 au moyen des cartes d'achat et des cartes de parc automobile du gouvernement. Le 31 mars 2012, environ 3 675 cartes d'achat et 1 700 cartes de parc automobile du gouvernement étaient en circulation. Le tableau suivant indique la répartition par région de ces dépenses :
Tableau 1 : Dépenses relatives aux cartes d'achat par région du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Centre et Arctique 24,05 77 000
Golfe 8,01 29 000
Maritimes 34,04 81 000
RCN 8,76 27 000
Terre-Neuve-et-Labrador 31,88 68 000
Pacifique 56,67 161 000
Québec 12,92 43 000
Total 176,33 489 000
Source : Système financier, avril 2012
Tableau 2 : Dépenses relatives aux cartes de parc automobile par région du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Centre et Arctique 1,51 24 000
Golfe 1,11 17 000
Maritimes 2,35 38 000
RCN 0,07 1 000
Terre-Neuve-et-Labrador 2,12 26 000
Pacifique 2,76 39 000
Québec 1,12 20 000
Total 11,06 165 000
L’objectif de la vérification est de fournir l'assurance que les contrôles internes en place, pour les cartes de crédit du Ministère, y compris les cartes d'achat et les cartes de parc automobile, sont adéquats et efficaces et assurent l'efficacité des processus, la conformité avec les politiques, ainsi que l'efficience et l'exactitude des informations financières.
Compte tenu des renseignements obtenus par la Direction générale de la vérification interne dans le cadre de vérifications antérieures, d'un examen de la documentation, d'entrevues auprès des intervenants et d'une analyse des données, la portée de la présente vérification comprend la gestion et les pratiques des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile dans les régions du Pacifique et de Terre-Neuve-et-Labrador du 1er avril 2010 au 31 mars 2012.
Selon les résultats de l'évaluation du risque à l'étape de la planification, l'équipe de vérification a jugé nécessaire d'examiner plus à fond les secteurs les plus à risque suivants :
Cadre des politiques ministérielles;
Gestion des cartes d'achat et de parc automobile;
Utilisation des cartes d'achat et de parc automobile;
Exactitude des renseignements financiers.
5.0 MÉTHODE DE LA VÉRIFICATION
L'équipe de vérification a exécuté son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir une assurance raisonnable que les objectifs de celle-ci sont atteints. La vérification comprenait diverses procédures jugées nécessaires pour fournir cette assurance. Celles-ci ont été conçues afin de tirer des conclusions sur l'existence et l'efficacité des contrôles clés dans les secteurs examinés. Elles ne sont pas censées servir à établir des conclusions pour d'autres secteurs. Ces procédures font appel à différentes techniques, lesquelles comprennent des entrevues, des tests de transactions ainsi que des examens et une analyse de documentation et d'information.
L'utilisation des cartes de crédit et de parc automobile au sein de l'administration publique fédérale offre d'importantes possibilités de réaliser des économies dans le cadre du processus d'approvisionnement et de paiement, selon les circonstances. C'est dans ce contexte que la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor encourage fortement l'utilisation d'une carte d'achat dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués pour exécuter une transaction et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point de vue opérationnel d’y avoir recours (article 3.3).
On reconnaît qu'au cours de cette vérification, le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012) a défini les engagements du Ministère à l'égard de la restructuration de ses opérations, qui vise à apporter des modifications en matière d'approvisionnement et d'opérations comptables. Selon cette restructuration, les tâches des coordonnateurs régionaux de cartes d'achat passeront des régions à un service central relevant du directeur général, Opérations financières et gestion du matériel, à compter de l'automne 2013.
Bien que les constatations présentées ci-dessous soient fondées sur la structure organisationnelle régionale actuelle des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile, les recommandations énoncées dans le présent rapport de vérification devraient être abordées dans le contexte de la transition vers un service central afin de s'assurer que le Programme de cartes d'achat du Ministère est conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, et que les contrôles applicables sont adéquats et efficaces, de manière à garantir un traitement efficace, efficient et précis de l'information financière.
La vérification a été menée selon les secteurs d'intérêt et les critères de vérification définis pendant la phase de planification. Les résultats, présentés par critère de vérification, figurent à l'annexe A. La présente section énonce les observations et les recommandations issues de la vérification effectuée. Les résultats de la vérification s'articulent autour des principaux thèmes suivants :
Gestion des cartes;
Exactitude de l'information financière;
Formation et soutien destinés aux employés.
Selon la vérification effectuée et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l'aide d'une échelle à trois points. Le classement des risques (élevé, modéré, faible) est fonction de l'exposition au niveau de risque possible qui pourrait avoir, selon nous, des répercussions sur la réalisation des objectifs de Pêches et Océans Canada, et indique la priorité que la direction devrait accorder aux recommandations qui relèvent de cette observation. Les critères suivants ont servi à déterminer le niveau d'exposition au risque :
Élevé Les contrôles ne sont pas en place ou sont inadéquats.
Modéré Des contrôles sont en place, mais ne sont pas suffisamment respectés.
Faible Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.
Afin de mettre en place une approche cohérente permettant d'assurer un contrôle financier efficace dans l'administration des cartes d'achat au sein des ministères, la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor énonce, à l'article 6.1, que le dirigeant principal des finances doit veiller à la mise en place de pratiques et contrôles de gestion fondés sur les risques afin de garantir une utilisation économique, efficace et sûre des cartes d'achat. Dans un contexte similaire, les Directives sur la gestion du parc automobile (Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers et Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction) du Conseil du Trésor énoncent les exigences en matière de contrôle concernant les cartes de parc automobile. Dans leurs propres politiques, les ministères élaborent sur ces directives des organismes centraux afin qu'elles tiennent compte du contexte dans lequel ils gèrent les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile.
Faible 6.1.1 Cadre des politiques
Les politiques du Ministère concernant les cartes d'achat et les cartes de parc automobile sont établies et communiquées; toutefois, elles ne concordent pas exactement avec les politiques et les directives du Conseil du Trésor actuellement en vigueur. Dans chacune de ces politiques, il y a des sections qui sont désuètes et qui ont besoin d'être examinées et révisées afin d'assurer la conformité avec les exigences du Conseil du Trésor et la structure organisationnelle actuelle du Ministère. Le Secteur du dirigeant principal des finances est conscient de ces faiblesses et travaille actuellement à mettre à jour les politiques.
La vérification a permis de constater que le Bureau du dirigeant principal des finances a élaboré des politiques pour régir les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile du Ministère. Toutefois, ces politiques sont fondées sur des versions désuètes des politiques et des directives du Conseil du Trésor. La politique du Ministère sur les cartes d'achat date de 2004, tandis que la directive du Conseil du Trésor est entrée en vigueur en 2009. La Politique sur les véhicules automobiles du Ministère remonte à 2002, alors que la directive du Conseil du Trésor est datée de 2006.
Les politiques du Ministère ont été comparées aux politiques et aux directives applicables du Conseil du Trésor qui régissent l'administration des cartes d'achat et la gestion du parc automobile. La comparaison a permis de constater que les politiques ministérielles - concordent généralement avec les directives applicables du Conseil du Trésor, néanmoins des exceptions ont été constatées. Par exemple, la Politique sur les cartes d'achat du Ministère ne décrit pas les rôles et les responsabilités pour la structure organisationnelle actuelle. De plus, la Politique sur les véhicules automobiles du Ministère fait référence au fournisseur de services antérieur.
Puisque les politiques ministérielles régissant les cartes d'achat et de parc automobile ne s’alignent pas avec les directives du Conseil du Trésor et la structure organisationnelle actuelle du Ministère, il y a un risque que les mesures prises, ou non prises par les détenteurs de carte, les gestionnaires de centre de responsabilité et le personnel de gestion des cartes mettent le Ministère en situation de violation des exigences prescrites par les directives pertinentes du Conseil du Trésor.
R-1. À mesure que le Ministère procède à la restructuration de ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables qui ont été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances doit prendre des mesures pour s'assurer que les politiques et les directives du Ministère qui régissent les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile sont mises à jour et s’alignent avec l'ensemble des politiques, des directives et des documents connexes pertinents du Conseil du Trésor.
La politique sur les cartes d'achat de Pêches et Océans Canada sera finalisée d'ici le 31 mars 2013. Une ébauche de la politique de gestion des véhicules du ministère sera rédigée d'ici le 31 octobre 2013, envoyée pour consultation et modifiée selon le besoin par le 31 janiver 2014 et soumise pour approbation par le 31 mars 2014.
Les deux politiques seront cohérentes et s’aligneront avec les politiques, les directives et les documents connexes pertinents du Conseil du Trésor. Elles pourront être consultées par tous les utilisateurs de Pêches et Océans Canada, sur le site Web du dirigeant principal des finances, et elles seront distribuées à l'ensemble des détenteurs de carte d'achat du Ministère.
Bureau de première responsabilité : Le Secteur du Dirigeant principal des finances
Échéance : 31 mars 2013 et 31 mars 2014
Afin de mettre en place une approche cohérente permettant d'assurer des contrôles financiers efficaces dans l'administration des cartes d'achat au sein des ministères, la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor énonce, à l'article 6.1, que le dirigeant principal des finances doit veiller à la mise en place de pratiques et de contrôles de gestion fondés sur les risques afin de garantir une utilisation économique, efficace et sûre des cartes d'achat.
Dans un contexte similaire, les Directives sur la gestion du parc automobile du Conseil du Trésor énoncent l'exigence suivante : Les ministères sont tenus d'attribuer une carte de crédit à chaque véhicule et doivent l'utiliser pour tous les achats de carburant, les réparations et l'entretien du véhicule (article 5.3.5, Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers et article 5.6.1, Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction).
Faible 6.2.1 Gestion des cartes (délivrance, changements de la limite et annulation)
En général, les contrôles relatifs à la gestion des cartes d’achat du gouvernement sont adéquats et conformes avec la directive du Conseil du Trésor et la politique du Ministère. Toutefois, la vérification des dossiers a révélé que ce ne sont pas tous les dossiers des détenteurs de carte qui contenaient un formulaire de demande de carte d'achat signé et/ou un formulaire de Déclaration des responsabilités et des obligations. Dans un nombre limité de dossiers des titulaires de carte, il n'y avait pas de pièces justificatives lorsque des changements étaient apportés à une carte. De plus, le formulaire de demande n’oblige pas que le gestionnaire de centre de responsabilité ayant approuvé la demande ait l’autorité selon l'article 34.
En général, les processus de gestion des cartes de parc automobile sont adéquats et permettent de faire en sorte qu'une carte de crédit de parc automobile distincte soit attribuée à chaque véhicule, comme l'exigent la directive du Conseil du Trésor et la politique du Ministère.
Cartes d'achat (MasterCard)
Actuellement, les processus de gestion des cartes du Ministère (délivrance, changements de la limite et annulation) sont gérés par les coordonnateurs régionaux et ne sont pas documentés sur le plan national. Toutefois, certaines régions ont documenté leurs processus.
Le processus de délivrance commence par la soumission d'un formulaire de demande de carte par un détenteur potentiel. Ce formulaire doit comporter la signature d'un « gestionnaire de centre de responsabilité » non spécifique. Toutefois, la politique de Pêches et Océans sur les cartes d'achat stipule que c’est le gestionnaire de centre de responsabilité chargé du budget qui est redevable d'approuver la demande de délivrance d'une carte de crédit. Le formulaire de demande doit être passé en revue afin de faire cette distinction.
Les résultats de l'examen des dossiers mené par l'équipe de vérification ont permis de constater que sur 70 dossiers de détenteur de carte, 33 ne comportaient pas de formulaire de demande de carte d'achat signé. Dans un nombre limité de dossiers, le formulaire de Déclaration des responsabilités et des obligations (un dossier) ou la documentation à l'appui des changements de la limite de la carte (cinq dossiers) était manquant. Cela pourrait être en partie dû au fait qu’un bon nombre des cartes ont été émises il y a des années et les processus pourraient avoir été différents dans le passé ou que certaines parties du dossier pourraient avoir été archivées. De plus, il n'y a pas de processus courant par lequel les coordonnateurs des cartes examinent les dossiers des détenteurs de cartes pour s'assurer qu'ils contiennent toute l'information requise. Dans le cas des dossiers contenant le formulaire de demande, celui-ci était généralement signé par un gestionnaire de centre de responsabilité.
Lorsque le dossier ne contient pas de formulaire de demande dûment signé, il y a un risque qu'une carte d'achat soit délivrée à un employé sans qu'un gestionnaire de centre de responsabilité ayant le pouvoir délégué en ait donné l'autorisation. Ce risque est atténué par le fait que les transactions sont codées dans le budget d'un centre de responsabilité et que les gestionnaires de centre de responsabilité doivent certifier les frais liés aux cartes d'achat.
Cartes de parc automobile (ARI)
Selon la directive du Conseil du Trésor et la politique du Ministère, les cartes de parc automobile doivent être utilisées pour les dépenses liées au véhicule. Le Guide sur la gestion du parc automobile du Conseil du Trésor recommande qu'une carte de crédit distincte soit attribuée afin de pouvoir retracer les transactions pour chaque véhicule. Aucune autre exigence officielle concernant la gestion des cartes n'est énoncée.
Actuellement, la délivrance des cartes de parc automobile par le Ministère fait partie du processus d'acquisition des véhicules. La carte est commandée au nom du véhicule dès que l'information sur ce dernier est rendue accessible aux coordonnateurs de parc automobile. Toutes les cartes comportent une limite de 1 000 $ pour les transactions; tout changement nécessite une autorisation préalable du gestionnaire de centre de responsabilité et du coordonnateur de parc automobile. Les cartes de parc automobile sont annulées quand les véhicules sont mis hors service.
R-2. À mesure que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables ayant été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances doit s'assurer que lorsqu'une nouvelle carte d'achat est délivrée, la demande est signée par le gestionnaire de centre de responsabilité titulaire du pouvoir délégué prévu à l'article 34, et est conservée dans le dossier du détenteur de carte. À mesure que le Ministère procède à la restructuration de ses opérations d'approvisionnement et de ses opérations comptables, tel qu'il a été annoncé dans le budget de 2012, il passe en revue le processus de délivrance des nouvelles cartes d'achat, annule les cartes (au besoin) et en modifie les limites, dans le cadre de la mise à jour de la politique sur les cartes d'achat. Une liste de contrôle sera créée afin de vérifier l'intégralité des dossiers. Le nouveau processus et la liste de contrôle pourront être consultés par tous les utilisateurs de Pêches et Océans Canada, sur le site Web du dirigeant principal des finances.
Échéance : 31 mars 2013
R-3. Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que, lorsque des modifications sont apportées aux cartes d'achat (par exemple, changements de la limite), la documentation qui justifie le changement est remplie et signée par le gestionnaire de centre de responsabilité titulaire du pouvoir délégué prévu à l'article 34, et est conservée dans le dossier du détenteur de carte.
À mesure que le Ministère procède à la restructuration de ses opérations d'approvisionnement et de ses opérations comptables, tel qu'il a été annoncé dans le budget de 2012, il passe en revue le processus de délivrance des nouvelles cartes d'achat, annule les cartes (au besoin) et en modifie les limites, dans le cadre de la mise à jour de la politique sur les cartes d'achat. Une liste de contrôle sera créée afin de vérifier l'intégralité des dossiers. Le nouveau processus et la liste de contrôle pourront être consultés par tous les utilisateurs de Pêches et Océans Canada, sur le site Web du dirigeant principal des finances.
La Loi sur la gestion des finances publiques réglemente la mise en œuvre des contrôles financiers tels que ceux décrits aux articles 32 et 34 de la Loi afin de renforcer les contrôles financiers sur les dépenses au sein du gouvernement. Comme les cartes d'achat et de parc automobile constituent le principal outil pour le paiement des transactions quotidiennes, leur utilisation relève de la Loi sur la gestion des finances publiques.
6.3.1 Contrôles financiers
Actuellement, il n'y a aucune preuve documentée que l'article 32 est exécuté par les personnes détenant le pouvoir délégué dans le cas des transactions par carte de crédit. Le Secteur du dirigeant principal des finances mène présentement des discussions sur les options visant à renforcer ce contrôle.
Alors que l'ensemble des registres de cartes d'achat examinés comprenaient une signature apposée en vertu de l'article 34, quelques documents à l'appui (p. ex., factures, reçus) étaient manquants dans un nombre limité de registres. De plus, des erreurs de codage et des transactions non conformes étaient présentes, lesquelles n'avaient pas été décelées par les gestionnaires de centre de responsabilité ayant certifié conformément à l'article 34.
En ce qui concerne les cartes de parc automobile, la vérification a révélé des différences régionales par rapport à la rigueur avec laquelle les processus de rapprochement et de certification de l'article 34 sont appliqués pour les factures des cartes de parc automobile. Dans certains cas, la facture et les reçus à l'appui étaient absents, ou la facture était certifiée en vertu de l'article 34, et ce, même si tous les reçus n'étaient pas présents. Dans d'autres cas, la facture de la carte de parc automobile ne comportait pas de signature en vertu de l'article 34.
En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'approbation aux termes de l'article 32 est requise avant qu'un marché ou un autre engagement prévoyant un paiement puisse être passé. La vérification des dossiers n'a pas révélé de preuves documentées indiquant que l'article 32 avait été appliqué. Les entrevues nous ont appris que le pouvoir en vertu de l'article 32 avait été implicite ou délégué verbalement aux détenteurs de cartes par leurs gestionnaires de centre de responsabilité. Le manque de preuves à l'appui de l'application de l'article 32 entraîne un risque que des dépenses soient engagées et payées malgré un manque de fonds. Des discussions visant à trouver une façon d'appliquer et de documenter les mesures selon l'article 32 pour les transactions de cartes de crédit sont en cours au sein du Secteur du dirigeant principal des finances.
Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, l'application de l'article 34 est obligatoire pour s'assurer que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus. Il incombe au gestionnaire de centre de responsabilité de s'assurer que l'ensemble des politiques sont respectées en procédant à un examen des transactions, en rapprochant les reçus et les relevés des vendeurs de cartes et en certifiant conformément à l'article 34.
Tous les registres de cartes d'achat examinés ont été signés par un gestionnaire de centre de responsabilité titulaire du pouvoir prévu à l'article 34. Les dossiers comportaient une signature en vertu de l'article 34, toutefois, l'examen de ceux-ci a permis de constater divers écarts avec les registres qui avaient été certifiés, notamment des factures originales manquantes et des cas de mauvais codage. La vérification a également révélé quelques cas de transactions non conformes telles que des achats de carburant effectués par carte d'achat, des achats liés au déplacement et un double paiement.
En février 2010, des processus de rapprochement pour les cartes de parc automobile ont été lancés par la Gestion ministérielle du matériel, en collaboration avec la Comptabilité ministérielle. Dans le cadre de ces processus, les gestionnaires de centre de responsabilité doivent rapprocher la facture mensuelle des cartes de parc automobile en comparant l'ensemble des reçus du vendeur avec les transactions énumérées. Les gestionnaires doivent ensuite certifier en vertu de l'article 34 en signant la facture mensuelle et en s'assurant que celle-ci et les reçus à l'appui sont conservés dans le dossier. Notre examen des dossiers a révélé que, dans certains cas, la facture de la carte de parc automobile et les reçus à l'appui n'étaient pas fournis, ou la facture de la carte était certifiée en vertu de l'article 34, même si tous les reçus à l'appui n'étaient pas joints. Dans d'autres cas, la facture de la carte de parc automobile ne comportait pas de signature en vertu de l'article 34.
Dans l'ensemble, le nombre d'exceptions constatées au cours de la vérification des dossiers révèle un manque de diligence raisonnable chez certains gestionnaires de centre de responsabilité dans l'exécution de leurs responsabilités prévues à l'article 34. Par exemple, 35 des 296 transactions par carte d'achat comportaient des erreurs de codage, et il manquait au moins un reçu à l'appui pour 15 des 40 factures mensuelles de cartes de parc automobile. Il y a un risque que le Ministère paie automatiquement des soldes de cartes de crédit, lesquels pourraient comprendre des transactions qui ne sont pas appuyées par une facture et qui n'ont pas été examinées d'une manière répondant aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques.
R-4. À mesure que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement qui ont été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances devrait renforcer les preuves indiquant que l'article 32 est appliqué dans le cas des transactions par carte de crédit.
Le Ministère modifiera le formulaire de demande en y intégrant un libellé et une signature du gestionnaire de centre de responsabilité afin de répondre à l'exigence juridique de l'article 32. Le formulaire sera renouvelé chaque année.
R-5. Le 27 juillet 2012, le Secteur du dirigeant principal des finances a lancé des « Outils de vérification des comptes pour les gestionnaires de centre de responsabilité titulaires du pouvoir délégué de signer prévu à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ». À mesure que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables ayant été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances devrait continuer à réitérer l'obligation du gestionnaire de centre de responsabilité de faire preuve de diligence raisonnable quand il s'acquitte des responsabilités prévues à l'article 34.
Un message sera préparé pour publication dans Au courant afin de rappeler aux gestionnaires de centre de responsabilité leur obligation de faire preuve de diligence raisonnable quand ils s'acquittent des responsabilités prévues à l'article 34.
En vertu de la Directive sur les cartes d'achat et de la Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor, le dirigeant principal des finances est responsable de […] la mise en œuvre et de la surveillance de cette directive au sein de ses ministères […]. Cette responsabilité s'applique à la surveillance des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile.
Modéré 6.4.1 Surveillance
Actuellement, aucun système national de surveillance n'est en place. La surveillance des transactions par les coordonnateurs de cartes d'achat nationaux et régionaux afin d'assurer la conformité avec les politiques et les directives des organismes centraux et du Ministère se fait de façon improvisée, sauf dans une région, où elle est effectuée régulièrement. Cette faiblesse a été relevée par la Direction générale de la vérification interne, dans sa vérification de 2003.
En vertu de la politique du Ministère sur les cartes d'achat, la surveillance des achats fait partie des responsabilités des coordonnateurs des cartes d'achat. Ces derniers doivent surveiller de façon régulière et continue l'utilisation des cartes d'achat dans la région, au minimum, par rapport aux aspects suivants :
La présence d'éventuels fractionnements de marchés;
La présence d'opérations restreintes.
La vérification a révélé que la fréquence des activités de surveillance varie d'une région à l'autre. Dans certaines régions, aucune surveillance n'était effectuée ou elle se faisait de façon improvisée, Cependant dans une autre région, elle était menée périodiquement. L'ampleur et la portée de la surveillance varient également selon les régions. Certains coordonnateurs régionaux des cartes d'achat utilisent des scripts informatisés afin de générer des rapports, tandis que d'autres passent en revue manuellement toutes les transactions l'une après l'autre, pour une période donnée, sur le site Web du fournisseur de cartes. Dans une autre région, on réalise un examen mensuel à partir d'un échantillon d'une dizaine de détenteurs de carte, lorsque la charge de travail le permet.
Ces techniques de surveillance, en plus de varier d'une région à l'autre et d'être coûteuses en temps, ne permettent pas d'effectuer une analyse des tendances (c.-à-d. une analyse des profils d'utilisation des cartes). La surveillance est importante afin de fournir à la direction une assurance que les achats sont conformes aux politiques. Un système de surveillance bien conçu permettrait de repérer et de consigner les erreurs répétitives et les utilisateurs récalcitrants. Il permettrait également de favoriser les ajustements à apporter aux contrôles internes (renforcement ou assouplissement) et d'encourager les mesures disciplinaires.
Cartes de parc automobile(ARI)
L'utilisation des cartes de parc automobile est surveillée à deux niveaux, d'abord, par le fournisseur de cartes, puis par les gestionnaires de véhicules régionaux qui doivent surveiller régulièrement la consommation de carburant et les coûts d'entretien. Toutefois, le niveau des activités de surveillance menées par les gestionnaires de véhicules varie d'une région à l'autre.
Dans l'ensemble, le manque de surveillance nuit à l'identification des risques potentiels et des manquements aux procédures, ce qui empêche la mise en œuvre de contrôles plus efficaces ou l'ajout d'améliorations visant à accroître l'efficacité des processus de cartes de crédit. Cette situation pourrait faire en sorte que des achats non conformes ne soient pas détectés et mener à une mauvaise utilisation répétée des cartes, voire à de la fraude.
R-6. À mesure que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement qui ont été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances devrait mettre en place un système national de surveillance, renforcer l'utilisation des outils de surveillance actuels et s'assurer que les rôles et responsabilités des coordonnateurs des cartes d'achat sont dûment exécutés.
Un message sera préparé pour publication dans Au courant afin de rappeler aux personnes concernées par les cartes d'achat que toutes les autres politiques ministérielles, y compris celles liées à la délégation des pouvoirs et à la vérification des comptes, doivent être respectées lors de l'utilisation des cartes d'achat.
En outre, à compter du 1er mars 2013, sur une base annuelle, un courriel sera envoyé directement à tous les gestionnaires de centre de responsabilité et les détenteurs de carte d'acquisition pour se rappeler des règles reliées à l'utilisation des cartes d'achat. Ainsi, sur une base annuelle, à compter du 1er mars 2013, les chefs de secteur auront à rappeler à leurs employés leurs responsabilités en ce qui concerne la surveillance de l'utilisation des cartes.
À mesure que le Ministère procède à la restructuration de ses opérations d'approvisionnement et de ses opérations comptables, tel qu'il a été annoncé dans le budget de 2012, une stratégie normalisée de surveillance nationale visant à surveiller la conformité de l'utilisation des cartes d'achat pour les transactions d'approvisionnement est en cours d'élaboration.
6.5 EXACTITUDE DES INFORMATIONS FINANCIERES
La Directive sur la vérification des comptes énonce les responsabilités concernant la certification selon les conditions énoncées à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle stipule que les personnes ayant reçu le pouvoir délégué de confirmer et de certifier le bien-fondé ont la responsabilité de vérifier si le codage financier a été fourni, et s'il est complet et exact.
La Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor énonce ce qui suit à l'article 6.1.6 : Le dirigeant principal des finances doit veiller à la mise en place de pratiques et de contrôles de gestion fondés sur le risque afin de garantir une utilisation économique, efficace et sûre des cartes d'achat. S'assurer que les opérations sont comptabilisées correctement lorsque les cartes d'achat sont utilisées pour l'achat de biens immeubles.
Modéré 6.5.1 Exactitude des Information Financières
Le processus de codage concernant les transactions par carte d'achat se fait manuellement. D'après l'échantillon de la vérification, les transactions par carte d'achat n'étaient pas toujours enregistrées avec exactitude. Le processus souffre d'un manque de rigueur de la part des gestionnaires de centre de responsabilité lors de la vérification du codage dans le cadre de leur processus de certification selon les conditions de l'article 34. Dans le cas des transactions par carte de crédit de parc automobile, le codage se fait automatiquement. Ainsi, les erreurs de codage sont inexistantes.
La désignation des actifs de faible valeur (moins de 10 000 $) ne se fait pas de façon uniforme parce que les responsables sont incapables de s'entendre et de formuler des pratiques ministérielles nationales pour la codification, l'enregistrement et la déclaration des actifs.
Exactitude du codage
Le codage pour les transactions par carte d'achat est entré par les détenteurs de carte ou leur personnel administratif. Il est ensuite vérifié par les gestionnaires de centre de responsabilité, dans le cadre de la certification selon les conditions de l'article 34. Quand la transaction comporte un risque élevé ou est choisie pour faire partie de la sélection d'échantillons à faible risque, elle est examinée par les agents financiers responsables de la vérification des comptes. Malgré la présence de ces contrôles, la vérification des dossiers a révélé de nombreux cas d'erreurs de codage dans les articles d'exécution. Il y avait également une variation importante dans l'utilisation des articles d'exécution pour les transactions similaires.
Afin de renforcer la surveillance de l'exactitude du codage, le Secteur du dirigeant principal des finances a publié à l'été 2012 un manuel contenant des instructions et des listes de contrôle qui souligne la nécessité pour les gestionnaires de centre de responsabilité de vérifier le codage financier lors de l'examen de chaque paiement, au moment de la certification selon les conditions de l'article 34.
Codification et enregistrement des actifs de faible valeur
Actuellement, le Ministère ne dispose pas d'une politique approuvée pour la codification et l'enregistrement des actifs de faible valeur. L'équipe de vérification a observé des opinions divergentes entre le personnel ministériel de l'administration centrale et celui des régions au sujet de méthodes reconnues de codification et d'enregistrement des actifs de faible valeur. Dans les deux régions visitées, les transactions présentaient de nombreux cas d'actifs de plus de 1 000 $ ou de moins de 10 000 $ qui n'étaient pas enregistrés, ce qui va à l'encontre de la position de l'administration centrale sur l'enregistrement des actifs de faible valeur. Ce manque d'uniformité dans l'enregistrement des actifs de faible valeur est en partie dû au manque de directives de la part de l'Administration centrale nationale. Les faiblesses dans l'enregistrement de ces actifs entravent la surveillance et la protection de ceux-ci et ont une incidence négative sur leur gestion des actifs. Cette lacune pourrait mener à la perte d'articles attrayants ou de valeur.
R-7. À mesure que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables ayant été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances devrait continuer à réaffirmer l'obligation du gestionnaire de centre de responsabilité de vérifier l'exactitude du codage financier quand il s'acquitte des responsabilités prévues à l'article 34.
Un message sera préparé pour publication dans Au courant afin de rappeler aux gestionnaires de centre de responsabilité leur obligation de vérifier l'exactitude du codage financier quand ils s'acquittent des responsabilités prévues à l'article 34.
Échéance : Messages pour publication dans Au courant deux fois par an.
R-8. Le dirigeant principal des finances devrait clarifier les lignes directrices ministérielles sur la surveillance des biens en dépôt et les communiquer aux intervenants.
La directive de Pêches et Océans Canada sur les biens meubles sera finalisée d'ici le 31 mars 2014. Celle-ci comprendra des lignes directrices ministérielles pour la surveillance des biens en dépôt dans le système financier. La directive pourra être consultée par tous les utilisateurs du MPO, sur le site Web du dirigeant principal des finances. Elle sera également communiquée par l'entremise du bulletin d'information Au courant.
Afin de mettre en place une approche cohérente permettant d'assurer un contrôle financier efficace dans l'administration des cartes d'achat au sein des ministères, la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor énonce, à l'article 6.1, que le dirigeant principal des finances doit veiller à la mise en place de pratiques et de contrôles de gestion fondés sur les risques afin de garantir une utilisation économique, efficace et sûre des cartes d'achat, en fournissant la documentation et la formation aux détenteurs de carte.
Faible 6.6.1 Formation et Support aux Employés
Il n'y a aucune approche nationale quant à la prestation d'une formation sur les cartes d'achat et les cartes de crédit de parc automobile destinée aux détenteurs de carte, aux gestionnaires de centre de responsabilité et aux coordonnateurs des cartes. Certaines régions ont créé leur propre matériel didactique, et il y a de la documentation sur les fournisseurs de services pour les cartes de parc automobile.
Le soutien, les conseils et les communications entre tous les intervenants des programmes de cartes de crédit sont faits de façon improvisée.
La Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor énonce, à l'article 6.1, que le dirigeant principal des finances a la responsabilité de fournir la documentation et la formation aux détenteurs de carte. La vérification a révélé qu'il n'y a pas de documents de formation à l'échelle nationale pour les détenteurs de carte, les gestionnaires de centre de responsabilité et les coordonnateurs régionaux des cartes. La principale méthode de formation consiste en de la formation en cours d'emploi et en du mentorat de la part des collègues de travail. Les entrevues menées auprès de la Gestion du programme ont révélé que celle-ci pense qu'une formation n'est pas nécessaire, étant donné la simplicité du programme et le niveau d'expertise actuel au sein de l'organisation.
Le site Web « Finance et administration 101 » contenait bel et bien de l'information sur les cartes d'achat; toutefois, celle-ci était périmée et comportait des renseignements erronés. L'information a donc été retirée au cours de l'été 2012. Le site Web ne comprenait aucune information sur les cartes de parc automobile. La vérification a permis de constater qu'il y a quelques régions qui ont créé leurs propres documents de formation destinés aux détenteurs de carte. Un guide provenant du fournisseur de cartes de parc automobile est remis aux détenteurs de ce type de carte.
L'Administration centrale nationale communique peu avec les régions. Les communications se limitent à des téléconférences nationales et à des messages périodiques du bulletin d'information « Au courant ». Dans certaines régions, les coordonnateurs des cartes communiquent avec les détenteurs de carte par courriel. Une fois que les politiques auront été mises à jour, une formation et des directives devront être mises en place et communiquées aux intervenants.
L'absence de formation, de soutien et d'orientation entraîne un risque que les détenteurs de carte interprètent incorrectement les pratiques acceptables ou soient mal informés sur celles-ci. Cela pourrait faire en sorte que des employés du Ministère commettent des actions contraires aux exigences des politiques et des directives du Ministère ou du Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans le cadre de la vérification détaillée des transactions, des infractions aux politiques ont été observées.
R-9. À mesure que le Ministère procède à la restructuration de ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables qui ont été annoncées dans le cadre des engagements ministériels dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012), le dirigeant principal des finances doit prendre des mesures pour s'assurer que les employés responsables de l'utilisation et de la gestion des cartes d'achat et des cartes de parc automobile reçoivent la formation (y compris la documentation de référence) dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités. De plus, des mesures devraient être prises afin de renforcer les communications et les directives de la Direction de la gestion du matériel visant à faciliter la gestion des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile, pour s'assurer que les attentes sont clairement énoncées et comprises par tous les intervenants.
Une fois que la politique sur les cartes d'achat sera finalisée, d'ici le 31 mars 2013, le Ministère mettra à jour le matériel de formation connexe et offrira des séances d'information à l'échelle nationale aux détenteurs de carte d'achat actuels. Le matériel de formation et la documentation de référence seront mis en ligne sur le site Web du dirigeant principal des finances, et de l'information sera régulièrement communiquée à l'échelle nationale par l'entremise du bulletin Au courant.
Compte tenu des constatations de la vérification, nous sommes d'avis que, dans l'ensemble, les programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile du Ministère disposent de contrôles internes adéquats et efficaces permettant d'assurer un traitement efficace, efficient et précis de l'information financière et la conformité aux politiques. Toutefois, des améliorations devraient être apportées pendant que le Ministère restructure ses opérations afin d'apporter les modifications aux opérations d'approvisionnement et aux opérations comptables définies dans le Plan d'action économique de 2012 du gouvernement du Canada (budget de 2012). Il faut garder à l'esprit que, comme les changements sont apportés aux processus du Ministère liés aux cartes d'achat et aux cartes de parc automobile, ceux-ci devront continuer à être conformes aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor et du Ministère. De plus, les changements devront être communiqués aux intervenants prenant part aux programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile. Les améliorations qui devraient être apportées à mesure que le Ministère se restructure sont les suivantes :
Veiller à renforcer la gestion des cartes afin de faire en sorte que les demandes de cartes, signées par le gestionnaire de centre de responsabilité titulaire du pouvoir délégué prévu à l'article 34, soient conservées dans le dossier du détenteur de carte.
Réaffirmer l'obligation du gestionnaire de centre de responsabilité de faire preuve de diligence raisonnable quand il s'acquitte des exigences énoncées à l'article 34 concernant, entre autres, la vérification de l'exactitude du codage financier.
Mettre en place un système national de surveillance, renforcer l'utilisation des outils de surveillance actuels et s'assurer que les coordonnateurs des cartes de crédit s'acquittent dûment de leurs rôles et responsabilités.
Renforcer les communications et l'orientation de la Direction de la gestion du matériel visant à faciliter la gestion des programmes de cartes d'achat et de cartes de parc automobile afin de s'assurer que les attentes sont clairement énoncées et comprises par tous les intervenants.
À la lumière d'une combinaison d'éléments probants recueillis au moyen d'examens de la documentation, d'analyses et d'entretiens, chaque critère de vérification présenté ci-après a été évalué et a donné lieu à une conclusion qui repose sur les définitions suivantes :
Élément d'enquête 1
Fournir l'assurance que le ministère dispose d'un processus efficace d'élaboration des politiques qui mène à une orientation stratégique rigoureuse et pertinente qui établit la discipline, les normes et la structure dans lesquelles les activités opérationnelles doivent avoir lieu.
Critère 1.1 : Les politiques de gestion financière sont établies et communiquées. Elles sont examinées régulièrement et révisées au besoin pour assurer la conformité avec les politiques de gestion financière des organismes centraux. 2 6.1
Fournir l'assurance que la gérance du Ministère des programmes des cartes d'achat et des cartes de parc automobile est rendue possible à l'aide de contrôles. Les activités de contrôle sont établies pour toutes les fonctions et décrivent la façon dont les activités devraient être réalisées, et interdisent les mesures non conformes.
Critère 2.1 : La délivrance de la carte, la modification de la limite et les approbations d'annulations sont conformes aux exigences des politiques et des directives des organismes centraux et du Ministère. 2 6.2
Critère 2.2 : Les achats sont conformes aux politiques et directives des organismes centraux et du Ministère, et un système de suivi efficace est en place et fonctionne comme prévu. 3 6.3 et 6.4
Critère 2.3 : Les achats effectués avec les cartes d'achat du gouvernement et les cartes de parc automobile sont reflétés de façon appropriée dans les systèmes financiers du MPO, y compris la codification et l'enregistrement des actifs. 3 6.5
Élément d'enquête 3
Fournir l'assurance que les employés possèdent les connaissances nécessaires pour contribuer à l'atteinte des objectifs organisationnels.
Critère 3.1 : L'organisme fournit aux employés les formations, les outils, les ressources et les renseignements dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches. 2 6.6

References: l'article 34
 l'article 34
 l'article 6
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 l'article 32
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