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Timestamp: 2017-01-24 11:19:48+00:00

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⭐ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES
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María Josefa Domínguez Bustos
1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 20152 PÁGINA: 2 de 40 VERSIÓN: 4 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES RECEPCION, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE RECEPCION DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE COMITÉ DE EVALUACIÓN TÉCNICA DE, MUEBLES E INMUEBLE INGRESOS Y REGISTROS DE A LOS INVENTARIOS CLASIFICACIÓN DE LOS GRUPO 1. DE CONSUMO GRUPO 2. ACTIVOS FIJOS O DEVOLUTIVOS ACTIVOS FIJOS O DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO O DEVOLUTIVOS EN SERVICIO CASOS ESPECIALES DE, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO OTROS ACTIVOS RECLASIFICACIÓN DE LOS DEVOLUTIVOS A CONSUMO Y VICEVERSA INGRESOS Y REGISTROS DE ADQUIRIDOS INGRESOS Y REGISTRO DE TRANSFERIDOS POR LOS PROYECTOS INGRESOS Y REGISTRO DE TRANSFERENCIA O DONACIÓN DE INGRESOS Y REGISTRO DE RECIBIDOS EN PRÉSTAMO O COMODATOS INGRESOS Y REGISTRO DE REINTEGRADOS INGRESOS Y REGISTRO DE RECUPERADOS INGRESOS Y REGISTRO DE DADOS EN REPOSICION INGRESOS Y REGISTRO DE ADQUIRIDOS POR CONTRATOS DE SERVICIOS, CAJA MENOR O POR CONTRATOS DE ADECUACION DE INSTALACIONES LOCATIVAS INGRESOS Y REGISTRO DE SOBRANTES DE INVENTARIOS INGRESOS Y REGISTRO DE SOFTWARE Y LICENCIAS EGRESOS DE ALMACEN O SUMINISTRO DE EGRESO O SUMINISTRO DE DE CONSUMO EGRESO O SUMINISTRO DE DEVOLUTIVOS O ACTIVOS FIJOS EGRESO DE ENTREGADOS EN COMODATO RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA PROGRAMA DE SEGUROS (PROTECCION Y PREVENCION DE RIESGOS RESPONSABILIDAD POR PÉRDIDA, DAÑO DE O SINIESTRO DE VEHICULOS ELEMENTOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO TRASLADOS DE INVENTARIOS TRASLADOS DE ENTRE FUNCIONARIOS O CONTRATISTAS TRASLADOS POR RETIRO DE FUNCIONARIOS O CONTRATISTAS BAJA DE DE INVENTARIOS ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO ENAJENACIÓN DIRECTA A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA ENAJENACIÓN A TRAVÉS DE INTERMEDIARIOS IDÓNEOS ENAJENACIÓN DE MUEBLES A TÍTULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES ESTATALES BAJAS POR DESTRUCCIÓN BAJAS DE CUYA DESTINACION FINAL ESTA REGLAMENTADA POR NORMAS AMBIENTALES POR DESTRUCCIÓN BAJAS DE ENTREGADOS EN DACIÓN DE PAGO O PERMUTA BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR3 PÁGINA: 3 de 40 VERSIÓN: BAJAS POR MERMA, ROTURA, DESUSO O VENCIMIENTO INVENTARIO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO CONTROL DE EXISTENCIAS EN BODEGA TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS EN BODEGA CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS EN SERVICIO INMUEBLES ENTREGA DE EN BODEGA CONCILIACION CONTABLE E INFORMES4 PÁGINA: 4 de 40 VERSIÓN: 4 1. OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita unificar los criterios para administrar los bienes muebles e inmuebles que requiere el DNP para su normal funcionamiento y garantizar la correcta recepción, almacenamiento, ingreso, suministros, bajas, registros e inventarios físicos. Establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los bienes, conforme a la normativa aplicable y los criterios definidos por la Subdirección Financiera. Establecer los lineamientos para el ingreso de los bienes a los inventarios del DNP, su almacenamiento y suministro. Establecer los procedimientos para realizar los inventarios físicos de los bienes en servicio en las dependencias y en depósito en la bodega. Establecer los registros y soportes requeridos en las operaciones de bienes. Establecer los procedimientos para retirar tanto física como de los registros contables (baja de bienes), los bienes propiedad de la Entidad que no son requeridos para su servicio. Establecer la responsabilidad, manejo y control de los bienes a cargo de funcionarios y contratistas del DNP. 2. ALCANCE Estos lineamientos está orientados a definir los criterios a seguir por los responsables de la administración, custodia y organización de los bienes en las actividades de recepción, almacenamiento, ingreso a los inventarios, suministros a las dependencias, bajas de bienes del servicio, registros, conciliaciones contables e inventarios físicos, así como las responsabilidades de funcionarios y contratistas a quien se les haya asignado bienes propiedad de la entidad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993 Ley 610 de 2000 Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Decreto 1510 del 2013 Decreto 1737 de 1998 Austeridad del gasto Decreto 2445 del 2000 Austeridad del gasto Decreto 3517 de 2009 Estructura del DNP Resolución 097 de 2004 Grupos Internos de trabajo Resolución 1904 de 2006 Comité de Evaluación Técnica de Bienes muebles e inmuebles. Resolución 354 de 2007 Régimen de Contabilidad Pública 45 PÁGINA: 5 de 40 VERSIÓN: 4 4. DEFINICIONES Activo de menor cuantía. Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición o valor incorporado, puede reconocerse como gasto o depreciarse en el mismo periodo contable en que se adquirió o incorporó, de acuerdo a los montos periódicamente definidos por la Contaduría General de la Nación. Activo fijo. Recurso tangible que posee una entidad para su uso en la producción de bienes y prestación de servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, sin que se tenga prevista su venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y que se espera usar durante más de un periodo contable. Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para que esta cumpla los objetivos misionales. Almacenamiento (ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde la recepción hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo. Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad. Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor. Avalúo Fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo. Avalúo Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo. Avalúo: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho. Bajas de bienes: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma física y de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por estar inservible, por caso fortuito o fuerza mayor o porque siendo servible ha sido donado, vendido, permutado, hurtado o robado. Bajas por venta de bienes por subasta pública: Es un procedimiento establecido para vender cualquier clase de bienes de la Nación, a través de entidades financieras por subasta pública. Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. para efectos de esta guía se consideran como tales, los elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo de la Entidad y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares. Bienes de características técnicas especiales: con base en concepto de expertos. Bienes de características técnicas especiales: Son los bienes que por sus especificaciones técnicas deben ser tratados con base en el concepto de expertos. Bienes de consumo controlado: Son los bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como 56 consumo, la entidad decide que deben ser controlados administrativamente. PÁGINA: 6 de 40 VERSIÓN: 4 Bienes de consumo o cargos diferidos: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. En materia contable el ingreso de los bienes catalogados como de consumo se registra en el grupo de Cargos Diferidos, Materiales y Suministros 1. Bienes devolutivos en servicio en las dependencias: Se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos. Bienes devolutivos o activos fijos: Son la propiedades, planta y equipo que comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública y los recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año 1. Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino. Bienes por adhesión: Bienes incorporados materialmente a un inmueble, para utilidad o beneficio de él, sus características son: No existe por si mismo ya que se incorpora al inmueble y la incorporación es permanente. Bienes recibidos en comodato: Se registran los bienes que se encuentran en préstamo y deben ser devueltos finalizado el término de ejecución del contrato o acto administrativo. Bodega Principal: Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo o cargos diferidos y devolutivos o activos fijos adquiridos y/o donados. Bodega Reintegrados en buen estado: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al Grupo de Adquisiciones y Suministros para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio. Bodega Reintegrados para baja: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al Grupo de Adquisiciones y Suministros por encontrarse en mal estado y no son requeridos para el servicio de la entidad (obsoletos, inservibles e innecesarios), los cuales tienen concepto técnico para dar de baja o retiro físico y de los registros contables de la entidad. Bodega Reintegrados sin concepto técnico: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al Grupo de Adquisiciones y Suministros por encontrarse en mal estado y no son requeridos para el servicio de la entidad (obsoletos, inservibles e innecesarios). Centro de Costos: Distribución del gasto por dependencias funcionales de la entidad. Clasificación administrativa: Es la identificación de los bienes conforme a las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad, para obtener información por ubicación física o por responsable de uso o custodia. 1 Manual de Procedimientos Relativos a las normas técnicas de contabilidad, CGN. 1 Ibid. 67 PÁGINA: 7 de 40 VERSIÓN: 4 Clasificación contable: Es la identificación de los bienes conforme a los lineamientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Costo de Reposición: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. Costo Histórico: Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que estas suceden y está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pública para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo histórico. Costo: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación. Costos de Mantenimiento: Costos en los que incurre la Empresa para cada uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en buen estado. Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Donaciones: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente. Egresos de bienes de Bodega: Es la salida física de los bienes de la bodega, originada por suministro o entrega de elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en préstamo; traspaso a otras entidades públicas. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el costo histórico será el monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de reconocido valor técnico. Enajenación de Bienes: Vender o pasar a otra persona natural o jurídica el derecho sobre un bien. Experto técnico: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Inmuebles: Se registran en un inventario de los bienes inmuebles, precisando con exactitud las características, ubicación, linderos de la propiedad inventariada y los pormenores de su titulación. Inventario Físico: Es la verificación física de los bienes en la bodegas de la entidad, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados. Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. Kárdex: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva, el cual puede ser sistematizado. Debe contener forma de adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante de ingreso, número, fecha, características de los bienes, marca, modelo, número de serie y valor. 78 PÁGINA: 8 de 40 VERSIÓN: 4 Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan. Merma: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales. Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo. Obsolescencia Tecnológica: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. Operaciones de Traspaso de Bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa. Operaciones Interinstitucionales: Cuentas cuya causación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos. Operaciones Reciprocas: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan. Patrimonio: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio está constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones. Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Precio de Mercado: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado. Propiedades, planta y equipo. De acuerdo con la clasificación de los bienes, informa situaciones como: vida útil adoptada o cualquier cambio en su estimación y el método utilizado para las depreciaciones y amortizaciones; metodología aplicada para la actualización de los bienes; bienes de uso permanente recibidos o trasladados entre entidades del gobierno, indicando la entidad que recibió o que trasladó el bien y, si es a una empresa, indica su nombre y el valor reclasificado. Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble. Responsables por pérdida, daño, o deterioro que sufran los bienes: Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, son responsables de la perdida, daño o deterioro que sufran los bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes al desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. Seguros de Bienes: Es una medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las Instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una póliza de seguros. 89 PÁGINA: 9 de 40 VERSIÓN: 4 Sistema de Proveeduría Integral: Es la contratación de un proveedor (Outsourcing), para el suministro de bienes directamente a la dependencia solicitante, luego de la realización de un pedido, con el fin de evitar el almacenamiento y deterioro de los bienes en la entidad. Transferencia: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos. La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Traslados: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor. 5. RECEPCION, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE 5.1 RECEPCION DE Los bienes se reciben en la bodega del DNP y según su origen, pueden ser, por adquisiciones, transferencias de proyectos, donaciones, comodatos, reposiciones, cambio por garantía y traspasos entre entidades, entre otros. No obstante, de acuerdo con la naturaleza de ciertos bienes y lo estipulado en el contrato, se podrán recibir directamente en el lugar donde se utilizarán. En el caso de bienes de consumo como: Impresos y Publicaciones (Folletos, revistas, material POP, libros, cartillas, etc.,), elementos para el funcionamiento y mantenimiento de vehículos (combustibles, lubricantes, llantas, neumáticos, repuestos etc.), elementos de cafetería y aseo, elementos para mantenimiento locativo (bombillas, lámparas, chapas, tornillos, etc.), entre otros; suministrados a través de contratos de servicios y no recibidos por el Grupo de Adquisiciones y Suministros, le corresponde al Supervisor del Contrato implementar y llevar a cabo los controles necesarios que garanticen el adecuado uso y administración de éste tipo de bienes. Los documentos soportes para la recepción de los bienes son: copia del contrato o documento de aceptación de la oferta, remisión o factura o acto administrativo que soporta la entrega, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. La entidad debe establecer el lugar apropiado para la guarda, custodia y conservación de los bienes. 2. Cuando las características e instalación de los bienes requieran el recibido en un sitio diferente de la bodega, deberá estar establecido en el contrato. 3. Para el caso de los bienes adquiridos a través del Sistema de Proveeduría Integral, estos se reciben directamente en la dependencia solicitante a excepción de los que se requiera por necesidad del servicio conservar stock en la bodega, como por ejemplo: tóner y papel. 4. La recepción del software, y/o licencias debe ser realizada por la Oficina de Informática, quién es la dependencia responsable de verificar y aceptar las condiciones establecidas en el contrato. Para formalizar dicho recibo, es necesario el diligenciamiento y envió al Grupo de Adquisiciones y Suministros del formato Ficha técnica software y licencias-f-gads-12 con los soportes correspondientes del Software. 5. Cuando se reciban bienes que posean características técnicas especiales, el supervisor del contrato o funcionario experto debe participar en su recepción. Para formalizar el recibo de los equipos informáticos, el supervisor debe diligenciar y enviar al Grupo de Adquisiciones y Suministros el Formulario concepto 910 PÁGINA: 10 de 40 VERSIÓN: 4 técnico F-GADS-11, certificando que el bien cumple con las condiciones técnicas establecidas en el contrato o acto administrativo. En caso de adquisiciones masivas de bienes informáticos y que tengan las mismas especificaciones técnicas, solo se debe diligenciar y enviar un único formato de concepto técnico por la totalidad de mismos. 6. Los bienes recibidos por el Sistema de Proveeduría Integral serán entregados directamente en las dependencias solicitantes, a excepción de los que se requiera conservar stock en la bodega, como es el caso de tóner y papel. 7. Los bienes se reciben en la bodega en el horario: de 8:30 a.m hasta las 12:00 p.m y de las 2:00 p.m. hasta las 5:00 p.m. 8. No se recibirán bienes parcialmente y sin el soporte para su recepción; excepto cuando este recibo parcial este estipulado en el contrato. 9. El Coordinador del Grupo Adquisiciones y Suministros deberá enviar al funcionario de la bodega con anterioridad a la entrega de los bienes, copia de los documentos requeridos e informar la fecha y hora establecida para recibo. 10. Al recibir los bienes, debe verificar que los mismos, cumplan las características, cantidad, calidad, presentación, vencimiento, estado y demás especificaciones estipuladas (contrato, aceptación de la oferta, acto administrativo, factura o remisión). Cuando se requiera se debe relacionar marca, modelo y seriales. 11. De comprobarse diferencias, entre lo físico y lo estipulado en el documento soporte, no se recibirán los bienes y se informará del evento al Coordinador del Grupo de Adquisiciones y Suministros para que se adelante la reclamación y se tomen los correctivos necesarios. 12. El funcionario responsable de la bodega entregará como constancia del recibo acta: factura o remisión firmada al auxiliar administrativo responsable para que proceda a realizar el registro en el aplicativo. 13. En los casos en que se reciban bienes por garantía, dicha recepción debe hacerse en el mismo lugar de funcionamiento del bien anterior, en presencia del supervisor de contrato y un (1) funcionario del Grupo de Adquisiciones y Suministros. 5.2 ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE Una vez recibidos los bienes en la bodega, se procederá a su ubicación y almacenamiento, hasta que se proceda con su entrega, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Aplicar técnicas de almacenamiento que aseguren la conservación y manipulación de los bienes de acuerdo a las clases de elementos y materiales, teniendo en cuenta separar los bienes tóxicos de los consumibles, con el fin de evitar el deterioro y contaminación. 2. Los bienes almacenados con fecha de vencimiento, deben ser suministrados teniendo en cuenta la fecha más reciente a vencerse. 3. Los activos fijos nuevos deben estar almacenados a parte de los bienes usados y de los retirados del servicio por obsoletos, innecesarios e inservibles. 4. Aplicación de las normas de seguridad industrial, como el uso de extintores de incendio. 1011 PÁGINA: 11 de 40 VERSIÓN: 4 5. La clasificación y ubicación de los bienes debe hacerse en lugares accesibles e identificados, se deben utilizar estantes, bandejas, filas, estibas etc., que permitan el manejo, conteo, fácil ubicación, transporte y agilidad en las entregas. 6. Para asegurar la conservación y buenas condiciones de los bienes, deben ser transportados para su entrega en carretillas o vehículos. 7. Los funcionarios asignados a la bodega deberán utilizar los elementos de protección individual, entregados para su seguridad: como botas de seguridad, tapabocas, cinturones ergonómicos en el momento de levantar y transportar cargas, bata blanca y guantes. 6 COMITÉ DE EVALUACIÓN TÉCNICA DE, MUEBLES E INMUEBLE El Comité de Evaluación Técnica de Bienes Muebles e Inmuebles, se creó con la Resolución 1904 del 2006 y su objetivo es velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios del Departamento Nacional de Planeación, este comité está conformado por funcionarios quienes tendrán a su cargo las decisiones para la administración, enajenación, arrendamiento y entrega a cualquier título de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento y de recomendar la celebración de los actos, contratos y demás documentos por medio de los cuales se acojan las decisiones del Comité en cumplimiento de la normativa vigente. Los lineamientos del Comité de Evaluación técnica de Bienes Muebles e Inmuebles pueden ser consultados en la Resolución número 1904 del 2006, como son entre otros: funciones del comité, funciones del secretario técnico del comité y miembros que lo conforman. 7 INGRESOS Y REGISTROS DE A LOS INVENTARIOS Los bienes que se ingresan a los inventarios del DNP según su origen, puede ser por adquisiciones, transferencias de proyectos, traspaso, donaciones, prestamos (bienes recibidos en comodato), reposición o recuperación. El documento soporte para el ingreso según su origen es: Adquisiciones: Copia del contrato, factura o remisión. Transferencia de proyectos: Acta y documento de transferencia. Donaciones: Acta y documento de donación. Prestamos: Contrato de comodato o acto administrativo. Traspasos: Acta y documento de traspaso de propiedad. Reposiciones: Documento legalización de la indemnización. Recuperación: Documento de informe sobre la recuperación del bien Si el bien posee características técnicas especiales, el supervisor del contrato o funcionario experto debe participar en su recepción y diligenciar el formato concepto técnico para bienes de TIC-F-GADS-11, detallando las características de los elementos establecidas en el contrato o acto administrativo. El auxiliar administrativo responsable debe asegurarse que la documentación esté completa, que cumple con lo aprobado en las tablas de retención documental, así como que los bienes fueron recibidos y los registra en el aplicativo dispuesto para tal fin, clasificándolos de acuerdo a sus características, uso, clase, naturaleza y destino. Cuando se trate del ingreso de activos fijos, se debe asignar a cada bien, una placa de identificación por código de barras para facilitar el control de los mismos, imprimirla en los rótulos de poliéster plata y adherirla al bien. En los casos en que no se pueda adherir la placa, el número se manejará en el registro del aplicativo, con el fin de garantizar el seguimiento. 1112 PÁGINA: 12 de 40 VERSIÓN: 4 Al comprobante de ingreso, se anexa los documentos soporte y se archivan previamente firmados por el Coordinador Grupo de Adquisiciones y Suministros y el auxiliar administrativo. Nota 1: El ingreso de los bienes a los inventarios se considera perfeccionado cuando el Coordinador del Grupo de Adquisiciones y Suministros y el auxiliar administrativo firman el comprobante de ingreso, que es el registro soporte del ingreso a los inventarios del DNP y para efectuar los registros en contabilidad, este comprobante proporciona evidencia del registro en inventarios. El comprobante de ingreso a los inventarios de los bienes adquiridos constituirá un soporte para reconocer y pagar la obligación al proveedor. El auxiliar administrativo debe relacionar trimestralmente los bienes ingresados que deben ser asegurados y proyectar el oficio para reportar las novedades al Corredor de Seguros. Esto aplica solo en los casos en que se presenten ingresos de bienes de activos fijos. Nota 2: Cuando se adquieran bienes y estos deban ser almacenados en la bodega, el supervisor del contrato deberá diligenciar el formato F-GADS-13 Programación suministro de los bienes adquiridos, especificando la fecha de salida del almacén de los bienes adquiridos. Lo anterior con el fin de evitar la materialización del Riesgo de Daño o Deterioro, que se puede dar al tener mucho tiempo almacenados bienes nuevos en bodega. 8 CLASIFICACIÓN DE LOS Los bienes de propiedad del Departamento Nacional de Planeación, se clasifican por sus características, uso, clase, naturaleza y destino o aplicación en los siguientes grupos: Grupo Nombre del Grupo Cuenta Contable 1 Elementos de Consumo Otros activos, Cargos Diferidos-Materiales y Suministros. 2 Activos Fijos o Bienes Devolutivos Activos Fijos-Propiedad Planta y Equipo 3 Inmuebles Inmuebles Los anteriores grupos tienen una relación contable de acuerdo a las cuentas establecidas en el Régimen de la Contabilidad Pública y al movimiento asociado. Cuando el DNP, adquiera elementos se debe revisar el catálogo de bienes, con el fin de evitar la duplicidad. En caso de presentarse elementos duplicados, el Coordinador de Adquisiciones y Suministros aprobará los ajustes respectivos para corregirlo. Los bienes se dividen a su vez en las siguientes agrupaciones: 8.1 GRUPO 1. DE CONSUMO Cuenta contable: OTROS ACTIVOS - CARGOS DIFERIDOS MATERIALES Y SUMINISTROS Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen (se acaban) con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma y entran a constituir o integrar otros bienes. En materia contable el ingreso de los bienes catalogados como de consumo se registra en el grupo de cargos diferidos, materiales y suministros. 1213 PÁGINA: 13 de 40 VERSIÓN: 4 Las propiedades, planta y equipo que sean adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, podrán registrasen afectando directamente el gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos 2. Los subgrupos manejados en el DNP son: Grupo Inventario Subgrupos Contables SEVEN Descripción 1910 Cargos Diferidos Materiales y Suministros Elementos y Materias Primas para construcción Papelería útiles de Escritorio y Dibujo Suministros para cafetería Repuestos, Accesorios y Similares Utensilios de uso Doméstico o Personal Herramientas Otros Materiales y Suministros Dotación a Trabajadores Dotación a trabajadores En caso de que la entidad adquiera elementos nuevos y no estén en las cuentas anteriormente enunciadas, se procederá a revisar con el Grupo de Contabilidad para establecer la respectiva clasificación administrativa y contable. Los cambios de las cuentas Nota: Los cambios a las cuentas contables deberán ser informados por el Grupo de contabilidad al Grupo de Adquisiciones para que se realice el respectivo ajuste. 8.2 GRUPO 2. ACTIVOS FIJOS O DEVOLUTIVOS Cuenta contable: ACTIVOS FIJOS - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La norma técnica de propiedades, planta y equipo definida en el numeral del Plan General de Contabilidad Pública vigente a partir del 1 de enero de 2007 establece: 165. Noción. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública y los recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. (Subrayado fuera de texto). Los bienes propiedad, planta y equipo se registran por el costo histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o importe original adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable publica para la prestación del servicio en la formación y colocación de los bienes en condición de utilización o enajenación. Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes harán parte del costo histórico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes el costo histórico será el monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de reconocido valor técnico. 2 Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos, numeral 14, p14 PÁGINA: 14 de 40 VERSIÓN: 4 En el curso de la vida del bien, el costo puede tener variaciones ocasionadas por hechos o circunstancias físicas o económicas, que inciden en su estado de conservación. Por ejemplo: deterioro, mejora, adición, valorización o desvalorización. Las propiedades, planta y equipo que sean adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, se registre como activos aplica el procedimiento de depreciación para los activos de menor cuantía 3. El Grupo 2 manejan los siguientes subgrupos: ACTIVOS FIJOS O DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO Grupo 2 - Activos Fijos en Depósito o Bienes Propiedad, Planta y Equipo en Depósito Los bienes propiedad, planta y equipo nuevos y que ingresan a la bodega de la entidad se agrupan en la cuenta 16 y de acuerdo con su estado y las características de los bienes, pueden ser susceptibles de afectarse las siguientes cuentas: Bienes Muebles en Bodega: En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. En esta cuenta NO se deben registrar los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente 1635 Bienes Muebles en Bodega Maquinaria y Equipo Equipo para Construcción Equipo de Recreación y Deporte Herramientas y Accesorios Otros Maquinaria y Equipo en Bodega Equipo Médico y Científico Equipo de Investigación Equipo de laboratorio Otros Equipos Médico y Científico Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Mobiliario y Enseres Equipo y Máquinas de Oficina Otros Muebles, Enseres y Equipos de Oficina Equipo de Comunicación y Computación Equipo de Comunicación Equipo de Computación Equipo de Transporte, Tracción y Elevación Terrestre Vehículo Terrestre Motocicletas y Otros Otros Equipos de Transporte, Tracción y Elevación Redes, Líneas y Cables Líneas y Cables de Interconexión Líneas y Cables de Transmisión 3 Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos, numeral 14, p15 Líneas y Cables de Telecomunicaciones Otras Redes, Líneas y Cables Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería Maquinaria y Equipo de Cafetería Otros Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería Otras Bienes Muebles en Bodega PÁGINA: 15 de 40 VERSIÓN: ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO O DEVOLUTIVOS EN SERVICIO Grupo 2 - Activos Fijos en Depósito o Bienes Propiedad, Planta y Equipos en Servicio Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del DNP, que se encuentran en uso del personal (funcionarios o contratistas), para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando se aplique la depreciación por componentes 4. La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. También se considera vida útil el número de unidades de producción o unidades de trabajo que la entidad contable pública espera obtener del activo 5. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, se reflejan en forma separada. Por su parte cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones se reflejan igualmente de manera separada. Depreciación: La depreciación se calcula sobre el 100% del valor del activo reexpresado para cada bien individual y de ello se lleva un registro permanente en Kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable. Los activos depreciables, cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a la menor cuantía, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o se incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación puede registrarse en el momento de la adquisición o incorporación del activo o durante los meses que resten para la terminación del período contable se podrá afectar la depreciación total en un solo registro, sin considerar la vida útil del activo adquirido 6. Activos no sujetos a depreciación: Los bienes que por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio, al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal. Años de vida útil de activos depreciables o amortizables: En todos los casos, la vida útil de un activo depreciable o amortizable debe definirse, en relación con el servicio esperado del activo. Para el DNP, el método de depreciación utilizado es el de línea recta y se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período contable, y consiste en determinar alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil estimada. 4 Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos, p Ibid. p Ibid. p16 PÁGINA: 16 de 40 VERSIÓN: 4 La vida útil de un activo depreciable o amortizable debe definirse por parte de la entidad, considerando los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio del activo y se toma como referencia 7 las siguientes vidas útiles: AÑOS DE VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS Edificaciones 50 Maquinaria y Equipo 15 Equipo médico y científico 10 Muebles, enseres y equipos de oficina 10 Equipos de comunicación y accesorios 10 Equipo de transporte, tracción y elevación 10 Equipo de Comedor, cocina, despensa y hotelería 10 Equipo de Computación y accesorios 5 Revisión de la Vida Útil: La vida útil de las propiedades, planta y equipo debe revisarse anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnológicos, políticas de mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores, podrá fijarse una vida útil diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio. No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada no corresponde con la realidad (deterioro, uso, obsolescencia, avance tecnológico), podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Financieros. Depreciación de bienes usados recibidos por traspaso: La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se reciben y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos o con base en el valor por el cual se reciben o, el determinado mediante avalúo técnico. Amortización: El gasto por amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente público inicia su usufructo. El método de amortización aplicable en el DNP es el de Línea recta, cada caso debe estar de acuerdo con la naturaleza del activo amortizable. CUENTAS CONTABLES UTILIZADAS EN EL DNP PARA EL MANEJO DE LOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO: GRUPO CUENTA DESCRIPCION 1640 Edificaciones Oficinas Urbanas Parqueaderos y Garajes 1650 Redes, Líneas y Cables Sistema de Cableado Estructurado 1655 Maquinaria y Equipo Equipo y máquinas para Construcción Equipo de Recreación y Deporte Herramientas y Accesorios 1660 Equipo Médico y Científico Equipo de Laboratorio 1665 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Muebles y Enseres Conjunto Oficina Abierta 7 Ibid, p17 PÁGINA: 17 de 40 VERSIÓN: Equipo y Máquinas de Oficina 1670 Equipo de Comunicación y Computación Equipo de Comunicación Equipo de Computación 1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación Automotores Herramientas y Accesorios Vehículos Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 1680 Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería Equipo de Cafetería Libros y Publicaciones de Inv Libros en servicio Software en Servicio Los cambios a las cuentas contables enunciadas deberán ser realizados conforme a los lineamientos estipulados por el Régimen de la Contabilidad Pública. Actualización: El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización 8. Por su parte el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante avalúo técnico, el cual debe considerar, entre otros criterios, la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. Tratándose de terrenos destinados a adelantar proyectos de construcción podrá aplicarse el método (técnica) residual, como aplicación del valor presente neto que consiste en descontar los costos totales y la utilidad esperada del proyecto, al monto total de las ventas proyectadas. La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costobeneficio para la entidad contable pública, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien. 8.3 CASOS ESPECIALES DE, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO OFICINA ABIERTA O DIVISIONES MODULARES Los bienes muebles identificados como oficina abierta o divisiones modulares debido a su posible desarticulación, nueva ubicación o reasignación a otras dependencias en las que inicialmente fueron instaladas, deben incorporarse a la subcuenta Muebles y Enseres 9. El registro se hará por el valor de la adquisición, instalación y demás erogaciones necesarias para ser puestos en servicio. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control administrativo, el Grupo de Adquisiciones y 8 Contaduría General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos, numeral 18, p Doctrina Contable Pública, <tomo 2. Concepto 0030 de enero de 1998 P18 18 PÁGINA: 18 de 40 VERSIÓN: 4 Suministros registrará el conjunto los módulos y paneles y se le asignara un código de placa como conjunto y las adiciones que se realicen se incorporan al aplicativo como una mejora. Cuando en los contratos de obra o de servicios como el de mantenimiento, el proveedor suministre mobiliario de oficina abierta o divisiones modulares, el supervisor del contrato deberá informar al Grupo de Adquisiciones y Suministros la relación, detalle y ubicación para realizar el ingreso a los inventarios del DNP. Los elementos que componen el puesto de trabajo entre otros, sillas y cajoneras quedaran a cargo del funcionario o contratistas quién los tenga en uso. Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el número de piezas o metros serán descargados del código correspondiente y asignado al nuevo receptor. COMPUTADORES COMO UNIDAD ADMINISTRATIVA Los computadores se deben registrar en las subcuentas de Equipo de Cómputo y se manejará el equipo completo como unidad y no por partes, es decir se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su funcionamiento, entre otros, Monitor, C.P.U, teclado y Mouse. Se asignará un código de placa principal y en los registros de activos del aplicativo se relacionarán las series de los componentes. Físicamente la placa se adhiere al equipo en una o varios de sus partes. El registro y control de las licencias del software de los equipos se debe: Cuando se trate de licencias preinstaladas (OEM), es decir aquellas que son adquiridas en la compra del equipo de cómputo nuevos con software legalmente preinstalado, hacen parte del equipo y no se realizarán registros por separado. Estas licencias no se podrán traspasar a otro equipo, ni siquiera en los casos en que el equipo haya sido dado de baja. Para los casos de licencias no preinstaladas; estas se deben registrar en forma separada y su tratamiento atenderá lo previsto para el manejo del software establecido en el capítulo 8.13 INGRESOS Y REGISTRO DE SOFTWARE Y LICENCIAS. ACTIVOS FIJOS SUMINISTRADOS POR CONTRATOS DE ADECUACION DE INSTALACIONES LOCATIVAS Cuando en los contratos de adecuación de instalaciones, el proveedor suministre activos fijos, estos deben ser ingresados a los inventarios de la entidad, aun cuando hayan sido recibidos directamente en el lugar de utilización. Teniendo en cuenta lo anterior, el supervisor del contrato debe informar al Coordinador del Grupo de Adquisiciones y Suministros el detalle y ubicación de los activos para que se realice el ingreso a los inventarios del DNP, entregando copia de la factura. El Coordinador de Adquisiciones y Suministros debe asegurarse que la documentación esté completa, que los bienes fueron recibidos, plaqueteados y registrados en el aplicativo. CABLEADO ESTRUCTURADO El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza y la imposibilidad de desarticularlo en términos físicos, debe tratarse como bienes por adhesión y se registran en las cuentas contables del gasto y no se ingresan a los inventarios del DNP. INMUEBLES SIN LEGALIZAR19 PÁGINA: 19 de 40 VERSIÓN: 4 ( )Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documentaría que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación, como el caso de los bienes muebles o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediten 10 Una vez se tengan los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarán las cuentas de orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, efectuando los ajustes y las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar. LIBROS DE LA BIBLIOTECA Cuando se ingresen libros y enciclopedias que tienen el propósito de fomentar la cultura, deben registrarse en la cuenta DE ARTE Y CULTURA en la siguiente cuenta: 1960 Bienes de Arte y Cultura Libros de lectura y consulta Si se trata de códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS. 8.4 OTROS ACTIVOS INTANGIBLES El Software, licencias y derechos, se incorporan en la subcuenta de intangibles así: 1970 Intangibles Derechos Software Software en Depósito Software en Servicio Debido a que la amortización corresponde al periodo durante el cual se espera que el intangible pueda ser usado por la entidad, los parámetros para amortizar el software y licencias serán los establecidos en el formato Ficha técnica software y licencias-f-gads-12 diligenciado por la Oficina de Informática. ACTIVOS INSERVIBLES Los activos que son retirados del servicio por inservibles, se incorporan en la subcuenta deudoras de control así: 83 Deudoras de Control 8315 Activos Totalmente depreciados, agotados o amortizados Propiedad, planta y equipo (débito). 89 Deudoras de Control por contra 8915 Deudores de Control por Contra Activos retirados (crédito) 10 Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios. 1920 PÁGINA: 20 de 40 VERSIÓN: 4 ENTREGADOS Y RECIBIDOS DE TERCEROS Los activos recibidos o entregados para uso permanente y sin contraprestación, de otros entes públicos, se incorporan como propiedades, planta y equipo, en la subcuenta que corresponda. 8.5 RECLASIFICACIÓN DE LOS DEVOLUTIVOS A CONSUMO Y VICEVERSA Cuando por su naturaleza, uso, destino o aplicación que se dé a los activos fijos, éstos se conviertan en bienes de consumo o viceversa, se producirá su traslado al grupo contable que corresponda, y su contabilización y movimiento en los inventarios y cuentas, se hará por medio de un movimiento de ingreso y de baja con base en los comprobantes respectivos. El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el mismo instante de la adquisición del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, se podrán registrar como gasto. Con base en el catálogo de clasificación de bienes emitido por la entidad, se determinará cuáles bienes o elementos devolutivos son susceptibles de trasladarse a los grupos de bienes de consumo. Se deben elaborar los registros contables necesarios para los respectivos traslados de cuentas en forma coordinada con el Grupo de Contabilidad. Para los elementos devolutivos totalmente depreciados sobre los cuales se ha determinado su reclasificación como bienes de consumo, se deben cancelar las cuentas de los activos respectivos contra las depreciaciones correspondientes. 8.6 INGRESOS Y REGISTROS DE ADQUIRIDOS La recepción de los bienes adquiridos por el DNP debe ser realizada conforme a lo establecido en los numerales 5.1 y 5.2. de este documentos. La información de los bienes adquiridos se registran en el aplicativo correspondiente y se genera un comprobante de ingreso a la entidad, cuyos soportes se deben adjuntar y se archivan previamente firmados por el Coordinador Grupo de Adquisiciones y Suministros. Los documentos soporte son: copia del contrato, copia factura o remisión, recibo a satisfacción y comunicación escrita por parte del Supervisor del contrato, si se requiere. A los activos fijos se debe asignar una placa de identificación por código de barras para facilitar el control de los mismos. 8.7 INGRESOS Y REGISTRO DE TRANSFERIDOS POR LOS PROYECTOS Toda transferencia de bienes al Departamento Nacional de Planeación debe hacerse previa solicitud por parte del proyecto, además tener en cuenta los siguientes criterios: 1. Las licencias de software que adquieran los proyectos, deben quedar a nombre del Departamento Nacional de Planeación, con el fin de evitar inconvenientes referentes al propietario de los derechos de utilización del licenciamiento. 20 Mostrar más
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 Artículo 76
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