Source: https://www.niceagency.sk/privacy/
Timestamp: 2019-12-10 02:54:11+00:00

Document:
Ochrana súkromia - huxley
Tieto podmienky vysvetľujú akým spôsobom spracúvame pri poskytovaní našich služieb osobné údaje v rámci spoločnosti
Huxley Nice Agency, s. r. o., so sídlom: Grösslingová 35, Bratislava – mestská časť Staré Mesto, 811 09, IČO: 46824022 (ďalej len „my“). Ak máte akékoľvek otázky, môžete náš kontaktovať e-mailom na office@niceagency.sk alebo poštou na adresu nášho sídla. V našej spoločnosti pôsobí zodpovedná osoba za ochranu osobných údajov (tzv. data protection officer), ktorá je Vašim kontaktným bodom pre prijatie a vybavenia žiadostí dotknutých osôb (tie isté kontaktné údaje ako sú uvedené vyššie). Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (“GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami Zákona o ochrane osobných údajov, ktoré sa na nás vzťahujú (najmä § 78 a § 79) ako aj ďalšími právnymi predpismi.
Ochrana súkromia je pre nás veľmi dôležitá. Je našim cieľom a zámerom poskytovať naše služby takým spôsobom, aby za každých okolností boli dodržané základné zásady a princípy ochrany súkromia a najmä ochrany osobných údajov. Pri revízii našich postupov v oblasti spracúvania osobných údajov pred 25. májom 2018 sme sa rozhodli zaviesť moderné, efektívne a jednoduché opatrenia na zabezpečenie súladu s GDPR.
Komu sú určené tieto podmienky ochrany súkromia?
Tieto podmienky ochrany súkromia slúžia primárne na splnenie informačných povinností podľa čl. 13 a 14 GDPR voči dotknutým osobám, o ktorých spracúvame osobné údaje. Typicky ide najmä o zákazníkov (fyzické osoby) našich klientov (právnické osoby). Z tohto dôvodu tieto podmienky ochrany súkromia vysvetľujú najmä účely spracúvania a naše postavenie voči týmto osobám.
poskytovať naše služby a za týmto účelom spracúvať osobné údaje našich klientov, dodávateľov, obchodných partnerov ich zamestnancov alebo klientov;
chrániť oprávnené záujmy nás, našich klientov a prípadne iných osôb.
Nie každá aktivita spomenutá nižšie predstavuje v každom prípade spracúvanie osobných údajov. Rozhodli sme sa však rozdeliť našu agendu ochrany osobných údajov do nasledujúcich blokov, ktoré nám ako full-servisovej marketingovej agentúre umožňujú prehľadným spôsobom pristupovať ku GDPR.
Naše postavenie z pohľadu GDPR a vysvetlenie
Zasielanie marketingovej komunikácie Súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo § 62 ods. 3 Zákona o elektronických komunikáciách Newsletter najčastejšie zasielame v mene našich klientov ako ich sprostredkovateľ. V takom prípade sa spoliehame na právny základ našich klientov. Newsletter však zasielame aj v našom vlastnom mene ako prevádzkovateľ.
Prevádzkovanie firemných profilov na sociálnych sieťach Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR Ak prevádzkujeme vlastné profily na sociálnych sieťach (Facebook, Instagram, Youtube a LinkedIn), vystupujeme v postavení prevádzkovateľa a spoliehame sa pritom na náš oprávnený záujem: zvyšovanie povedomia o agentúre Huxley Nice Agency v online prostredí. Firemné profily však môžeme prevádzkovať aj v mene našich klientov ako ich sprostredkovateľ, v takom prípade sa spoliehame na právny základ nášho klienta.
Vernostné programy, spotrebiteľské súťaže a registrácie Plnenie zmluvného vzťahu podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo súhlas čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR Vernostné programy, spotrebiteľské súťaže a rôzne iné customer incentive programy alebo registrácie (napr. na eventy) realizujeme alebo podporujeme výlučne v mene našich klientov ako ich sprostredkovateľ. Právnym základom je najčastejšie zmluvný vzťah medzi Vami a našim klientom alebo priamo Váš súhlas.
Organizovanie eventov, tlačových konferencií a kampaní vrátane vyhotovovania foto a video záznamov Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR Eventy, tlačové konferencie a kampane organizujeme alebo podporujeme výlučne v mene našich klientov ako ich sprostredkovateľ. Právnym základom je najčastejšie oprávnený záujem zvolený našim klientom. Ak je to prakticky realizovateľné, požadujeme od osôb na foto a video záznamoch ich súhlas.
Videoprodukcia Plnenie zmluvného vzťahu podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo súhlas čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR V mnohých prípadoch uzatvárame s umelcami, hercami a komparzistami licenčné zmluvy alebo získavame ich súhlas so spracúvaním osobných údajov v našom vlastnom mene a následne prevedieme autorské práva k dielu na klienta. V takýchto prípadoch konáme ako prevádzkovateľ. Existujú však prípady, kedy videoprodukcia prebieha „v réžii“ klienta, vtedy môžeme vystupovať ako sprostredkovateľ.
Tvorba webstránok a aplikácií Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR Pre našich klientov vyvíjame rôzne webstránky, e-shopy alebo aplikácie ako ich sprostredkovateľ. Z nášho pohľadu je účel rovnaký, avšak konkrétne nastavenie účelu a právneho základu záleží aj od charakteru webstránky, e-shopu alebo aplikácie, o ktorom rozhoduje klient.
Účtovné a daňové účely Splnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 c) GDPR Aj keď v mnohých prípadoch konáme ako sprostredkovatelia našich klientov, v zmysle účtovných a daňových predpisov konáme ako prevádzkovateľ. Ide napr. o spracúvanie osobných údajov v rámci účtovných a daňových dokladov, ktoré musíme uchovávať v našom mene.
Právna agenda Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR a preukazovanie, obhajovanie a uplatňovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR V ojedinelých prípadoch musíme chrániť, obhajovať a uplatňovať naše právne nároky súdnou alebo mimosúdnou cestou alebo musíme oznámiť určité skutočnosti orgánom verejnej moci (napr. exekútor, OČTK), čo považujeme za náš oprávnený záujem. V takom prípade konáme ako prevádzkovateľ.
Čo znamená prevádzkovateľ a sprostredkovateľ?
Postavenie prevádzkovateľa a sprostredkovateľa podľa GDPR vysvetľuje, kto je primárne zodpovedný a v koho mene sa spracúvanie osobných údajov realizuje. Pri väčšine vyššie uvedených účelov vystupujeme ako sprostredkovateľ (v mene našich klientov) a v takých prípadoch konáme na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR s našim klientom. Táto zmluva okrem iného špecifikuje, či Vás ako dotknutú osobu budeme informovať my (tieto podmienky ochrany súkromia) alebo klient a či Vaše žiadosti podľa GDPR budeme vybavovať my alebo klient. V niektorých prípadoch sme preto povinní neodpovedať na Vašu žiadosť o preposlať ju klientovi.
Vaše osobné údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov. V postavení sprostredkovateľa môžeme Vaše osobné údaje sprístupňovať iným osobám ako našim oprávneným zamestnancom len v prípade, ak nám do dovoľuje zmluva s klientom, so súhlasom klienta alebo ak nám taká povinnosť vyplýva z právnych predpisov. V závislosti od účelu spracúvania a konkrétnych okolností patria medzi typických príjemcov Vašich osobných údajov:
Naši oprávnení zamestnanci v súlade s internou politikou;
Poskytovatelia cloudových služieb;
Poskytovatelia analytických alebo marketingových softvérových riešení;
Prevádzkovatelia sociálnych sietí;
Účtovní alebo právni poradcovia;
Oprávnení zamestnanci vyššie uvedených osôb.
V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame sub-dodávateľov, pred ich poverením overujeme, či spĺňajú požiadavky organizačného a technického charakteru z hľadiska zabezpečenia bezpečnosti spracúvania Vašich osobných údajov podľa GDPR. Ak sme požiadaní orgánom verejnej moci o sprístupnenie Vašich osobných údajov, skúmame legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie a bez preverenia, či sú splnené podmienky Vaše osobné údaje neposkytujeme.
Štandardne (by default) obmedzujeme akékoľvek cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko), ak to nie je nevyhnutné. Avšak, niektorí našich sud-dodávatelia a vyššie uvedení príjemcovia osobných údajov môžu byť usadení alebo ich servre sa môžu nachádzať v Spojených štátoch amerických, ktoré – ako také – predstavujú tretiu krajinu, ktorá nezaručuje ochranu osobných údajov primeranú ochrane v EÚ. Avšak, spoločnosti, ktoré sa certifikovali v rámci tzv. EU-US Privacy Schield mechanizmu sú podľa rozhodnutia Komisie EÚ považované za poskytujúce primeranú ochranu osobných údajov ako v EÚ. Ak predsa len vykonávame prenos osobných údajov do tretích krajín, robíme tak len na základe rozhodnutia Komisie EÚ o primeranosti (ako napr. EU-US Privacy Schield) alebo vyžadujeme splnenie iných záruk na ochranu osobných údajov (napr. uzatvorenie tzv. zmluvných doložiek).
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. V prípade ak konáme ako sprostredkovateľ o tom nerozhodujeme my, ale náš klient, pričom našou povinnosťou je po ukončení zmluvy o spracúvaní osobných údajov s klientom osobné údaje buď vymazať alebo vrátiť klientovi. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime zaužívanými zvyklosťami pri poskytovaní služieb v našej oblasti. Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať na daný účel. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej spracúvať na iné účely najmä ak ide o splnenie zákonných povinností. Napríklad podľa § 35 ods. 3 písm. b) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve sa „účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.“ Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom internej politiky alebo registratúrnym poriadkom / plánom. Nami stanovená všeobecná doba uchovávania osobných údajov bola podľa všeobecnej premlčacej doby stanovená na 3 roky.
Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je získanie osobných údajov dobrovoľné a nejde o zákonnú povinnosť poskytnúť údaje. Osobné údaje nám môžete poskytnúť rôznymi spôsobmi napr.:
interakciou cez sociálne siete;
v procese uzatvárania zmluvy s našou spoločnosťou alebo našim klientom;
komunikáciou s nami alebo našim klientom;
používaním webstránok nás alebo našich klientov;
účasťou v súťaži, vernostnom programe, registráciou na tlačovej konferencii alebo evente a pod.;
prihlásením na odber noviniek o službách, produktoch a aktivitách nás alebo našich klientov;
pričom v niektorých prípadoch je poskytnutie osobných údajov nevyhnutné na uzatvorenie zmluvné vzťahu s nami alebo s našim klientom.
Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania alebo ak je spracúvania založené na právnom základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
GDPR ustanovuje všeobecné podmienky výkonu Vašich jednotlivých práv. Ich existencia však automaticky neznamená, že pri uplatňovaní jednotlivých práv im bude z našej strany vyhovené nakoľko v konkrétnom prípade sa môžu uplatňovať aj výnimky. Vašou žiadosťou týkajúcou sa konkrétneho práva sa budeme vždy zaoberať a skúmať z hľadiska právnej úpravy a uplatniteľných výnimiek. Ako dotknutá osoba máte najmä:
Odporúčame Vám oboznámiť sa s podmienkami ochrany súkromia poskytovateľov platforiem sociálnych médií, cez ktoré spolu komunikujeme. Naše podmienky ochrany súkromia vysvetľujú len základné otázky týkajúce sa správy našich profilov alebo profilov našich klientov. Máme iba typické administrátorské oprávnenia pri spracúvaní Vašich osobných údajov cez naše alebo klientske profily. Predpokladáme, že používaním sociálnych sietí rozumiete, že Vaše osobné údaje sú primárne spracúvane poskytovateľmi platforiem sociálnych sietí (ako Facebook, Instagram, Twitter a Youtube) a že nad týmto spracúvaním, ďalším poskytovaním Vašich osobných údajov tretím stranám a cezhraničným prenosom do tretích krajín, ktoré vykonávajú daní poskytovatelia platforiem sociálnych sietí, nemáme žiadnu kontrolu a nezodpovedáme zaň.
Je našou povinnosťou chrániť Vaše osobné údaje primeraným spôsobom a ich ochrane venujeme náležitú pozornosť. Naša spoločnosť implementovala všeobecne akceptované technické a organizačné štandardy za účelom zachovania bezpečnosti spracúvaných osobných údajov najmä pred ich stratou, zneužitím, neautorizovanej úprave, zničením alebo iným dopadom na práva a slobody dotknutých osôb. V prvom rade máme implementovanú internú politiku ochrany osobných údajov.
Huxley Nice Agency, s. r. o.
Huxley Nice Agency, s. r. o.,
811 09 Bratislava – mestská časť Staré Mesto
office@niceagency.sk

References: § 78
 § 79
 čl. 13
 čl. 6
 § 62
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 9
 čl. 28
 § 35