Source: https://lafabrique.ville-roubaix.fr/rubrique/reglement-interieur-du-pic-de-roubaix?type=actualite
Timestamp: 2020-08-13 23:15:59+00:00

Document:
Règlement intérieur du PIC de Roubaix | La FABRIQUE
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Réussir son action en trois temps
Évaluation des projets proposés pour le PIC de Roubaix
Logotype du PIC de Roubaix
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 27 septembre 2019 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du 19 décembre 2019 ; en vigueur pour le territoire de Roubaix à partir du 1er janvier 2020. Ce nouveau règlement abroge de fait le précédent établi en date du vendredi 24 novembre 2018.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des objectifs définis aux Contrats de ville 2015-2020, prorogés jusqu’en 2022, et suit les orientations régionales et municipales en matière de Politique de la ville et de Démocratie participative, pour l’émergence et l’accompagnement des initiatives citoyennes.
Le PIC se déploie sur les quartiers prioritaires de la Politique de la ville et a pour but de soutenir des micro-projets portés par des groupes d’habitants ou des associations locales, suivant l’une des dix thématiques listées ci-après :
Insertion par l’économique ;
Lutte contre l’illettrisme ;
Échanges de savoirs, entraide et soutien scolaires ;
Valorisation et découverte du patrimoine et de l’histoire locale ;
Article 4 : Gestion et gouvernance
Les dotations financières dédiées au PIC sont affectées de manière fongible aux cinq secteurs de Roubaix, définis par les périmètres des Mairies de quartiers, lesquels sont chacun dotés d’un Comité d’attribution constitué d’habitants élus qui délibèrent sur les demandes et les aides financières allouées :
La gestion du PIC est confiée par convention à l’organisme ci-après dénommé “ association gestionnaire ”. L’association gestionnaire est responsable au niveau administratif et comptable de la gestion du PIC.
Les représentants des Comités d’attribution, de l’association gestionnaire, de la Région et de la Ville (élus et techniciens) composent la Commission de suivi et d’évaluation qui évalue le dispositif, décide de ses grandes orientations et élabore le présent règlement intérieur.
Article 5 : Critères de financement
La demande est présentée devant le Comité d’attribution compétent. En cas de collectif d’associations, celle-ci est présentée par l’ensemble, mais une seule association percevra l’aide.
La liste des actions étant exclues d’un financement au titre du PIC est portée à l’article 16 du présent règlement.
Article 6 : Procédure de demande de financement
Déposer leur demande sur le portail des démarches en ligne de la Ville à l’adresse suivante : https://services.ville-roubaix.fr/, quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent.[1]
Attendre le retour de pré-instruction validant l’éligibilité de la demande pour une instruction par les membres bénévoles du Comité d’attribution compétent dont le suivi et les décisions sont consultables publiquement sur la rubrique dédiée du site web La FABRIQUE, à l’adresse suivante : https://lafabrique.ville-roubaix.fr/pic.
Titre 3 Instances de gouvernance
Chapitre 1 - Comités d’attribution
Les Comités d’attribution sont des lieux de débat, ouverts à la parole de leurs membres et des habitants et acteurs associatifs qui y sont invités, accompagnés par des agents des services de la Ville. Au nombre de cinq, ils ont une compétence territoriale correspondant aux périmètres des Mairies de quartiers.
Chaque Comité d’attribution du PIC est composé d’au moins sept membres titulaires plus trois membres suppléants à voix délibérative, élus pour une période de trois ans. Il est représenté par un Président secondé dans ses fonctions par un Vice-président.
§1 Membres
Les membres des Comités d’attribution s’engagent à œuvrer en faveur de leurs quartiers, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche citoyenne au service des Roubaisiens, adossée aux valeurs de respect, de tolérance et de dialogue.
Ils écoutent les porteurs de projets, étudient leurs demandes et décident du montant de l'aide éventuelle allouée. Ces décisions résultent de leurs échanges et en constituent la synthèse.
Les membres, dont la qualité s’exerce à titre individuel et bénévolement, sont soit :
habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution ;
membres d’une association dont le siège est situé dans l’un des quartiers entrant dans le champ du Comité d’attribution concerné.
§2 Président et Vice-président
Le Président veille au bon fonctionnement du Comité d’attribution qu’il représente et :
En cas d’absence du Président, le Vice-président prendra sa charge.
§3 Perte de la qualité de membre
I. Démission ou révocation
Lorsqu’un membre souhaite démissionner, il notifie sa démission par courrier au Comité d’attribution dont il émane. Cette démission est effective à la date de réception du courrier par la Mairie de quartiers.
Lorsqu’un membre, ayant voix délibérative est absent à trois réunions consécutives, sans excuse, il reçoit un courrier de demande d’explication du Comité d’attribution dont il émane. Sans réponse de sa part dans le mois suivant la date de réception dudit courrier, il est révoqué sur décision du Comité d’attribution. S’il répond sans se présenter à l’une des trois réunions suivantes du Comité d’attribution dont il émane, il reçoit un courrier d’information de ce dernier lui notifiant sa révocation.
Le membre, à voix délibérative, démissionnaire ou révoqué, est remplacé par cooptation d’un membre suppléant ou d’un porteur ayant déjà un projet soldé à son actif ou d’un conseiller citoyen du secteur jusqu’à la prochaine élection.
II. Exclusion
Le non-respect du présent règlement, les propos ou les actes qui porteraient atteinte à toute personne prenant part au PIC, tout comme ceux qui entacheraient l’image ou nuiraient aux intérêts du dispositif, constituent des motifs graves d’exclusion.
La décision d’exclusion d’un membre pour motif grave est prise par le Comité d’attribution dont il émane, statuant à la majorité de ses membres. Elle est notifiée par ce Comité d’attribution au membre intéressé après que ce dernier ait été invité à lui présenter ses explications dans le respect du principe contradictoire. Le membre intéressé peut être assisté de la personne de son choix.
§4 Quorum et pouvoir de délibération
Le quorum permettant la validité des délibérations du Comité d’attribution est de la moitié de ses membres : par exemple le quorum d’un Comité d’attribution de sept membres sera de quatre membres présents ou représentés.
§5 Exceptions à la règle du quorum
Si le quorum n’est pas atteint après la première convocation du Comité d’attribution, le président ou le vice-président doit indiquer sur le relevé des décisions que le Comité d’attribution ne s’est pas trouvé en nombre pour délibérer et que la séance est renvoyée à une date ultérieure immédiatement précisée. Cette instance exceptionnelle pourra être organisée dans le plus bref délai, et les décisions rendues valables, quel que soit le nombre de membres présents.
§6 Engagement de confidentialité
§7 Gestion des conflits d’intérêts
Les décisions des membres du Comité d’attribution ne doivent pas être entachées de conflit d’intérêts ni d’apparence de conflit d’intérêts.
La notion de conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle un membre pourrait être en position de tirer profit de sa décision aux dépens du bon fonctionnement du PIC ou perdrait l’impartialité nécessaire à la prise de cette décision.
Tout membre en situation potentielle de conflit d’intérêts avec les missions qu’il exerce au sein du Comité d’attribution[2] doit se signaler aux autres membres, avant qu’ils ne se réunissent pour décider.
Un membre en situation de conflit d’intérêts concernant une demande déposée par un porteur de projet ne peut participer aux débats ni à la prise de décision du Comité d’attribution.
Si le Président et le Vice-président étaient reconnus en situation de conflit d’intérêts, les autres membres du Comité d’attribution désigneront une tierce personne en leur sein pour présider à la décision.
§8 Secrétariat
I. Les Mairies de quartiers
Les Mairies de quartiers, par l’intermédiaire de leur secrétariat :
centralisent les demandes éligibles sur le site web La FABRIQUE ;
organisent, en lien avec les membres et l’association gestionnaire, les réunions des Comités d’attribution (envoi des convocations des membres des Comités d’attribution et des porteurs de projet et envoi des notifications des décisions des Comités d’attribution aux porteurs et à l’association gestionnaire) ;
II. La Direction Politique de la ville et Vie associative,
La Direction Politique de la ville et Vie associative, par l’intermédiaire des chefs de projet et du chargé de mission thématique, assure :
le contrôle d’éligibilité des demandes reçues ;
la coanimation des Comités d’attribution ;
la promotion du dispositif auprès des habitants ;
la coordination du dispositif (suivi des demandes, organisation conjointe avec les secrétariats des Mairies de quartiers, relations avec l’association gestionnaire et les cofinanceurs, suivi budgétaire) ;
le respect du présent règlement intérieur.
Le Comité d’attribution compétent pour instruire les projets présentés est celui du secteur auquel se rattache le lieu de résidence des porteurs. Lorsque l’association porteuse du projet est domiciliée en dehors du territoire de Roubaix, le secteur compétent est déterminé par le lieu de réalisation de l’action.
II. Circonstances particulières
§3 Décision des aides allouées
Le Comité d’attribution compétent décide souverainement, dans le cadre du présent règlement intérieur et notamment des dispositions relatives aux critères et procédures de financement par le PIC, de l’octroi des aides allouées aux projets entrant dans sa compétence territoriale. Pour ce faire, il :
Chaque candidature porte sur un des cinq secteurs de Roubaix suivant son lieu de résidence ou celui de l’association qui la mandate. Une candidature portant sur plusieurs secteurs est recevable.
un représentant par association du quartier, uniquement les bénévoles et non les salariés de ladite association.
les candidatures doivent être déposées au plus tard quinze jours avant la date de l’élection auprès du chef de projets (en main propre ou voie postale en Mairie de quartiers) ou par courriel : lafabrique@ville-roubaix.fr
Chapitre 2 - Commission de suivi et d’évaluation
La Commission de suivi et d’évaluation du PIC se réunit périodiquement au minimum trois fois par an, sous la coprésidence des élus en charge du PIC, représentant la Ville et d’un membre du collège des cinq Comités d’attribution.
Titre 4 : Procédure de versement des aides allouées
L’aide apportée par le fonds de soutien du PIC est limitée à une somme plafonnée de mille cinq cents euros (1 500 €) par demande.
L’association gestionnaire du PIC assure l’exécution des décisions d’allocation d’aide prononcées par les Comités d’attribution dans les conditions prévues ci-après. Le versement des aides allouées, conditionné à la présentation d’un dossier, suit une procédure en deux temps, avec un acompte au démarrage du projet puis un solde après sa réalisation, sur présentation d’un bilan.
En utilisant le PIC, le demandeur et les porteurs de projets acceptent que leur dossier soit diffusé publiquement sur le site web La FABRIQUE, de manière anonyme pour les personnes physiques qu’ils y ont identifiées, en reconnaissant être seuls responsables de son contenu et des conséquences de sa diffusion. Les décisions s’y rapportant sont détaillées en termes de délais et de sommes allouées.
Les porteurs bénéficiaires du PIC de Roubaix ont obligation d’en faire la publicité en apposant le logo du PIC de Roubaix sur les documents, affiches et tracts qu’ils utilisent pour promouvoir les actions et les événements concernés. Ils s’engagent à faire connaître par tous les moyens la participation financière de la Ville et de la Région.
Article 13 : Conditions d’instruction
La demande d’aide est transmise directement par téléprocédure par les porteurs sur le portail des démarches en ligne de la Ville[3]. Elle est vérifiée par les chefs de projets ou le chargé de mission thématique, rattachés au service Politique de la ville. Cette demande contient la fiche porteur, la fiche action, le budget prévisionnel de l’action, les devis et les pièces justificatives des dépenses et recettes renseignées.
Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du bilan entraîne une décision d’ajournement ou la perte du solde de l’aide allouée et le remboursement des sommes perçues à titre d’acompte.
§3 Droit de recours
Chaque porteur dont le dossier a été refusé ou approuvé pour un montant significativement inférieur à sa demande peut contester la décision rendue par le Comité d’attribution ayant instruit son dossier, s’il estime que le présent règlement intérieur n’a pas été respecté.
Ce recours s’exerce directement auprès du Comité d’attribution, représenté par son Président. Le recours est à présenter auprès du chef de projet du secteur du Comité d’attribution instructeur du dossier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec accusé de réception, dans les deux mois à partir de la publication du relevé de décision.
Le Président du Comité d’attribution peut :
présenter à nouveau le dossier devant le Comité d’attribution suivant ;
demander un arbitrage de la Commission de suivi et d’évaluation.
Il peut se faire accompagner par le chef de projet de secteur pour l’examen de ce recours. La décision du Président du Comité d’attribution est communiquée au porteur de projet par courriel. Sans réponse dans les deux mois suivant la présentation du recours, celui-ci est automatiquement inscrit à l’ordre du jour de la Commission de suivi et d’évaluation la plus proche.
Article 14 : Conditions de versement
Le versement des aides allouées suit une procédure en deux temps, avec un acompte au démarrage du projet puis un solde après sa réalisation, sur la base du bilan présenté.
Article 15 : Modalités de versement
Le chèque reste à disposition du porteur en Mairie de quartiers pendant un mois. Si le porteur de projet n’a pas récupéré son chèque, la Mairie de quartiers alerte l’association gestionnaire qui mettra en œuvre une procédure d’annulation de l’aide allouée et en informera le Comité d’attribution compétent.
Article 16 : Règles de financement
prévoyant l’acquisition de matériels (à l’exception des fournitures consommables) pour un usage personnel ou exclusif. L’acquisition de matériaux permettant la fabrication collective par les habitants d’un matériel nécessaire à la réalisation de l’action est en revanche autorisée ;[4]
entrant dans la compétence légale obligatoire d’un organisme public ;[5]
non-présentés par les porteurs de projets en Comité d’attribution à l’issue d’une invitation et dont l’absence n’aurait pas été excusée, sauf cas de force majeur à motiver par écrit à la présidence du Comité d’attribution dans les 48 heures suivant la date de l’invitation ;
de voyages dont le contenu et les objectifs ne seraient ni pédagogiques, ni citoyens (parc d’attraction, voyage touristique, …) ;
liés à l’exercice direct d’un culte.
Sont inéligibles à un financement au titre du PIC les dépenses prévues ou engagées :
pour l’achat de boissons alcoolisées ;
pour le paiement d’amendes ou de pénalités ;
pour l’acquisition de vaisselles à usage unique, dans le cadre de la démarche Zéro déchet ;
pour la réalisation d’une action secondaire. Le financement du PIC est destiné à couvrir les dépenses de l’action principale exclusivement. Si l’action principale génère des recettes supplémentaires, celles-ci peuvent être reversées par le porteur sur un autre projet qui devra avoir fait l’objet d’une présentation préalable au Comité d’attribution.
Article 17 : Modalités de recouvrement
Les porteurs qui n’auraient pas pu réaliser l’action qu’ils avaient projetée, sont tenus de rembourser l’acompte qu’ils ont reçu en guise de premier versement auprès de l’association gestionnaire dans le mois suivant la date de réalisation prévue.
Les porteurs qui n’auront pas justifié dans un délai de trois semaines, après une lettre de rappel du Président du Comité d’attribution, de la réalisation de l’action ayant reçu une aide du PIC ou omis de rembourser les sommes qui leur auraient été indûment versées, recevront une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de la part de l’association gestionnaire du PIC.
[1] Afin d’ouvrir le PIC aux personnes n’ayant ni accès à un ordinateur, ni à une connexion à l’Internet, il est possible de retirer, auprès de la Mairie de quartiers du secteur du Comité d’attribution compétent un formulaire de demande sur support papier. Ce formulaire devra être rempli et déposé dans ladite Mairie de quartiers quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent, afin d’évaluer l’éligibilité du projet pour une instruction par celui-ci.
[2] Exemple : un membre adhérent d’une association portant un projet, un membre ayant des liens familiaux avec un porteur de projets, etc.
[3] Elle peut être éventuellement transmise au format papier au secrétariat de la Mairie de quartiers du Comité d’attribution compétent.
[4] Exemple : pour la tenue d’un carnaval il pourrait être nécessaire de confectionner des éléments de costumes ou un géant. Le processus de fabrication impliquant les habitants dans leur réalisation s’inscrit pleinement dans les objectifs du dispositif pour le renforcement des échanges entre les habitants comme la promotion de leurs capacités à s’organiser.
[5] Exemple : la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives du secrétariat général pour l’administration (SGA/DMPA) et la direction générale de l’enseignement scolaire (DGESCO) du ministère de l’éducation nationale soutiennent financièrement un certain nombre de projets et voyages pédagogiques liés aux conflits contemporains. Le PIC n’a pas pour vocation à se substituer à leur action.
Règlement intérieur établi en assemblée le 27 septembre 2019
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 27 septembre 2019 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du 19 décembre 2019 ; en vigueur...
Projet d'Initiative Citoyenne, PIC, Règlement intérieur
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le samedi 24 novembre 2018 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du 7 février 2019 ; en vigueur pour...
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 19 janvier 2018 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du 8 février 2018 ; en vigueur...

References: §1

§2

§3

§4

§5

§6

§7

§8

§3

§3