Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50802.asp?soid=B9096ADCCFF6488B86E196C6F6D0E3BE
Timestamp: 2020-02-22 13:48:31+00:00

Document:
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził w okresie 04-07.2013 r. w Przedszkolu Publicznym Nr 4 przy ul. Ogińskiego 9, zwanego dalej PP - 4, kontrolę w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym
Według danych wykazanych w sprawozdaniach PP - 4 uzyskało w 2012 r. dochody budżetowe w wysokości 76.910,89 zł.,
co stanowiło 128,12% zaplanowanej kwoty, wydatki budżetowe przedszkola wyniosły 923.932,00zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów - 212.945,02 zł, tj. 85,2 % zaplanowanych.
W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo - księgowej nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie drobne uchybienia, głównie w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych oraz przyjętych w PP – 4 procedurach opisujących politykę rachunkowości (ocena pozytywna z uchybieniami). Nieprawidłowości stwierdzono natomiast w procesie archiwizacji dokumentów oraz procedurach dotyczących tego obszaru (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).
W toku kontroli realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2012 r. wyniosło łącznie 1.136.877,02 zł, na podstawie próby w wysokości 160.694,60 zł (tj. 14,1 % wydatków)stwierdzono, że zrealizowane wydatki na zakup towarów i usług dokonywane były w sposób celowy i oszczędny. Ustalono jednak,
że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
- na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych (32) nie było potwierdzenia przeprowadzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330) zwanej dalejuor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości w PP – 4 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.
- przy realizacji umowy nr 4/2012 zawartej w dn. 04.12.2012 r. na wykonanie prac remontowo - konserwacyjnych w budynku PP – 4 dyrektor nie dopilnował wykonania warunków ww. umowy w kwestii dostarczenia przez wykonawcę polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej. Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 umowy, według którego wykonawca w dniu podpisania umowy zobowiązał się dostarczyć zamawiającemu polisę ubezpieczeniową z tytułu odpowiedzialności cywilnej na okres obejmujący czas realizacji przedmiotu zamówienia, a suma ubezpieczenia wynikająca z polisy nie mogła być niższa niż 50.000 złotych.
Według opisu standardów kontroli zarządczej zawartego w grupie C – „Mechanizmy kontroli” punkt 14, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem sprawie standardów kontroli zarządczej, powinny istnieć
W toku kontroli funkcjonującego w PP – 4 systemu rachunkowości stwierdzono, że opracowane w przedszkolu zasady gospodarki finansowej obowiązujące w 2012 r. nie zawierały wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor dyrektor jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.
Kontrola w zakresie realizowanego w 2012 r. planu finansowego (dotyczy budżetu i wydzielonego rachunku dochodów), wprowadzonych do niego zmian oraz sporządzonej sprawozdawczości budżetowej nie wykazała nieprawidłowości. Stwierdzono,
że kwoty wykazane w sprawozdaniach dotyczące ustalonego planu dochodów i wydatków oraz ich wykonania były zgodne
z prowadzoną przez głównego księgowego ewidencją księgową. Sprawozdania budżetowe za 2012 r. zostały ponadto przekazane do Urzędu Miasta Szczecin w określonych przepisami terminach.
Ustalono, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwana dalej uofp, a dyrektor PP – 4 powierzył głównemu księgowemu obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 uofp.
Kontrola w zakresie realizacji Uchwały Nr X/222/11 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie opłaty za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych wykazała drobne uchybienia. Stwierdzono, że w 1. przypadku (na 20. poddanych kontroli) główny księgowy naliczył nadgodziny w ilości 1. godzina (od godziny 13.00 do 14.00), w wysokości 2,90 zł, w czasie trwania tzw. minimum programowego. Było to niezgodne z zapisami §2 pkt 1 umowy cywilnoprawnej, według którego w ramach umowy przedszkole zobowiązuje się do realizacji w godzinach od 9.00 do 14.00 bezpłatnej podstawy programowej wychowania przedszkolnego. Do naliczania opłaty za nadgodziny wykorzystywano w PP – 4 program komputerowy, który pomimo prawidłowych ustawień w zakładkach godzin bezpłatnych dokonał naliczenia nadgodziny. Powyższy błąd systemowy został usunięty przez producenta programu w trakcie trwania kontroli.
W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono również, żew tych samych wydrukach pod nazwą „Wykaz odpłatności” i „Wykaz obecności” z września 2012 r. (grupa I) z programu, dokonanych w różnym czasie, tj. w kwietniu i czerwcu 2013 r. wystąpiły różnice polegające na braku wiersza 23. w wydruku z kwietnia, ten sam wydruk wykonany w czerwcu 2013 r. zawierał wiersz 23. Poza tym dane w wierszu 22. – wydruk z kwietnia 2013 r. różniły się od danych zawartych w tym samym wydruku wykonanym w czerwcu 2013 r. Według oświadczenia producenta nastąpiło to w wyniku błędów systemowych w programie, które usunięto w trakcie trwania kontroli. Powyższe nie powodowało skutków finansowych, odpłatność za miesiąc wrzesień 2012 r. została naliczona prawidłowo.
Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie w PP – 4 obowiązywały aktualne procedury dotyczące naliczania ww. opłat,
a wysokość dokonanych przypisów była zgodna z zapisami umów cywilnoprawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin zawartymi pomiędzy PP – 4 a rodzicami, kwoty wpłat były dokonywane zgodnie
z dokumentami źródłowymi, a za nieterminowe wpłaty naliczano comiesięczne odsetki ustawowe.
W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń oraz obowiązujących w tym zakresie procedur stwierdzono,
że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników, naliczone wynagrodzenia były zgodne z informacjami ujętymi w aktach osobowych, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.
W kwestii prowadzenia dokumentacji kadrowej stwierdzono, że dokumenty w aktach osobowych pracowników poddanych kontroli były przechowywane w teczkach aktowych zgodnie z podziałem na części A, B i C. Do każdej z części sporządzony był odrębny wykaz akt zawartych w danej części. Akta prowadzone były chronologicznie i na bieżąco.
Proces udzielania zamówień publicznych – w PP – 4, były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) - przebiegał prawidłowo. Dokumentacja PP – 4 dotycząca skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia zawierała notatki służbowe, sporządzone na podstawie przeprowadzanej analizy rynku oraz zebrane oferty.
Księgi inwentarzowe PP – 4 prowadzone były w kontrolowanym okresie w sposób kompletny i prawidłowy. Inwentaryzacja składników majątku na koniec 2012 roku przeprowadzona została terminowo oraz z zastosowaniem właściwych metod inwentaryzacji, a prowadzona dokumentacja została podpisana przez upoważnione osoby.
W kwestii prawidłowości zawierania umów z osobami fizycznymi, instytucjami i stowarzyszeniami stwierdzono, że:
- 8. spośród 23. poddanych kontroli umów nie były zaopiniowanych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, podczas gdy taki obowiązek został nałożony na dyrektorów, głównych księgowych i kierowników administracyjnych jednostek oświatowych pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez dyrektora Wydziału Oświaty. Należy nadmienić, że były to umowy
o współpracy zawarte z podmiotami prowadzącymi na terenie PP – 4 odpłatne zajęcia dodatkowe. Pozostałe umowy dotyczące prac remontowych (4) i usług wykonywanych na rzecz PP – 4 (11), dotyczące m.in.: dostarczania energii cieplnej, dostarczania energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i internetu, wywozu nieczystości, dostawy wody i odprowadzenia ścieków, zatwierdzone były pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM;
- 13. spośród 20. poddanych kontroli umów cywilnoprawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin sporządzonych było według wzoru z Załącznika do nieobowiązującego w 2012 r. Zarządzenia Nr 411/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 sierpnia 2011 w sprawie określenia wzoru umowy cywilno - prawnej z zakresu świadczeń realizowanych przez przedszkole, który w §3 ust. 2 wskazany termin, do którego usługobiorca zobowiązuje się wnieść opłaty za świadczenia - 5 każdego miesiąca. Było to niezgodne z zapisami §3 ust. 2 wzoru umowy wprowadzonego Załącznikiem do Zarządzenia Nr 636/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzoru umowy cywilno - prawnej
z zakresu świadczeń realizowanych przez przedszkole, według którego usługobiorca zobowiązuje się wnieść opłaty za świadczenia do 10 każdego miesiąca. Za zawieranie powyższych umów odpowiedzialny był dyrektor PP – 4. Ponadto stwierdzono, że w okresie poddanym kontroli nauczyciele PP – 4 nie prowadzili zajęć dodatkowych na podstawie umów zleceń.
W kwestii prowadzenia archiwizacji dokumentów, zasad prowadzenia na terenie PP – 4 składnicy akt i obowiązujących w tym zakresie regulaminów i procedur wewnętrznych stwierdzono, że:
- Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w przedszkolu (załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej) wprowadzonej zarządzeniem nr 29/2012 dyrektora PP – 4 z dnia 10.10.2012 r., zwana dalej instrukcją archiwalną , nie była uzgodniona z dyrektorem miejscowego archiwum państwowego, co naruszało art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (j.t. Dz. U. z 2011, Nr 123, poz. 698 ze zm.), według którego w samorządowych jednostkach organizacyjnych, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1 (powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz nadsyłanej
i składanej do nich dokumentacji) wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji. Należy jednak podkreślić, że w trakcie trwania kontroli dyrektor PP – 4 złożył Instrukcje: kancelaryjną i archiwalną oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt do zaopiniowania i zatwierdzenia przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie i zgodę taką w dniu 05.07.2013 r. otrzymał (pismo z dnia 25.06.2013 r.);
- zapisy w Instrukcjach: kancelaryjnej i archiwalnej, dotyczące rodzajów tworzonej i przechowywanej w PP – 4 dokumentacji nie były tożsame. Według Rzeczowego wykazu akt zawartego w Instrukcji kancelaryjnej, w PP – 4 tworzona była dokumentacja o kategoriach archiwizacji „A” - archiwalna i „B” - niearchiwalna, co było niezgodne z zapisami rozdziału 2 § 3 Instrukcji archiwalnej, według których dokumentacja przechowywana w składnicy akt PP – 4 stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”;
- dokumentacja przechowywana w składnicy akt w PP – 4 we wszystkich 10. poddanych kontroli przypadkach nie była archiwizowana w sposób określony w obowiązujących w trakcie kontroli procedurach wewnętrznych PP – 4, tzn. była umieszczona w segregatorach o różnej grubości, dokumenty były pozszywane, pospinane: zszywaczami i spinaczami, nie było naniesionych numerów stron, we wszystkich 10. przypadkach brak było adnotacji na wewnętrznej stronie segregatora o ilości stron, miejscu, dacie wraz podpisem osoby porządkującej akta, ponadto w 7. na 10. przypadków teczki aktowe nie zawierały wykazu akt. Powyższe było niezgodne
z zapisami § 9 pkt 1 Instrukcji archiwalnej, według którego należy m. in.: „ …umieścić dokumentację w teczkach (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, usunąć z dokumentacji części metalowe i plastikowe,ponumerować strony zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera….stron kolejno ponumerowanych (miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta)”, ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt”. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie składnicy akt w PP – 4 był dyrektor przedszkola.
Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne
i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.
W toku kontroli rozliczeń PP - 4 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono, że wszystkie płatności
z wymienionych tytułów uregulowane zostały zgodnie z deklaracjami i w ustawowych terminach zapłaty.
W 2012 r. dyrektor PP - 4 zrealizował zadania dotyczące sporządzaniai przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
Każdorazowego wskazywania na dowodach księgowych (wyciągach bankowych) stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.
Sporządzenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz
z określeniem wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz datą wprowadzenia do eksploatacji.
Skutecznego egzekwowania zapisów umów zawieranych w imieniu Gminy Miasto Szczecin na wykonywanie prac remontowo – budowlanych, w kwestii posiadania przez wykonawców polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej.
Opiniowania zawieranych umów o współpracy na prowadzenie zajęć dodatkowych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.
Archiwizowania akt w składnicy PP – 4 zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2013/10/10, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2013/10/10 13:37:19
Tomasz Wawrzyńczak 2013/10/10 13:37:19 nowa pozycja
liczba wizyt: 80518218 / aktualna strona: 60728 / najczęściej odwiedzane strony

References: art. 21
 art. 10
 art. 10
 art. 54
 art. 54
 art. 6