Source: https://bip.um.opole.pl/?id=34612&zwin=0
Timestamp: 2019-12-14 04:15:44+00:00

Document:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Zespół Szkół Mechanicznych
KWiA-I-0914/34/08
Opole, 2 grudnia 2008 roku
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 38/08
13.10.2008r. - 18.11.2008r.
główny specjalista WKWiA
Monika Pijanka
inspektor WKWiA
¨ realizacja zasad gospodarki finansowej
¨ realizacja zamówień publicznych
¨ system kontroli wewnętrznej
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. Nr 191, poz. 1957).
12. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
13. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2007r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)
14. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Zespół Szkół Mechanicznych w Opolu od dnia 1.09.2004r. funkcjonuje na podstawie odnowionego aktu założycielskiego, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXVI/222/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004r. w sprawie utworzenia liceów uzupełniających i techników uzupełniających w zespołach szkół, dla których organem prowadzącym jest miasto Opole (akta kontroli Nr 08/38/I/1-4). Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Osmańczyka 22, przekazana w trwały zarząd decyzja Prezydenta z dnia 2.09.2005r. znak: GNGiK-72244/46-8/05 na czas nie określony (akta kontroli Nr 08/38/I/5-14).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły był pan Bogusław Januszko powołany na to stanowisko na okres od 1 września 2004 r. do 31 sierpnia 2009 r. (akta kontroli Nr 08/38/I/15-16). Dyrektor na mocy pełnomocnictwa Prezydenta z dnia 23.08.2004r., udzielonego na czas określony, tj. do 31.08.2009r. - został uprawniony do zaciągania zobowiązań rzeczowych i finansowych, dysponowania majątkiem szkoły i reprezentowania placówki(akta kontroli Nr 08/38/I/17).
W skład Zespołu Szkół Mechanicznych wchodzą:
- Publiczna Zasadnicza Szkoła Zawodowa nr 2
- Publiczne Liceum Profilowane nr V
- Publiczne Technikum nr 4
- Uzupełniające Technikum Mechaniczne dla Dorosłych .
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych szkoły za rok 2007 (akta kontroli 08/38/II/192-196).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 373,40 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S kwotę uzyskano z wygenerowanych na rachunkach bankowych odsetek. Powyższe środki zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0” (akta kontroli Nr 08/38/II/200-201).
Wydatki budżetowe - szkoła
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły w 2007 r. wynosiła:
¨ 4.232.238,00 zł na bieżącą działalność szkoły,
¨ 6.710,00 zł na zadania własne.
Razem 4.238.948,00 zł
Faktycznie wykorzystano kwotę 4.198.737,83 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 40.210,17 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 30.11.2007 r. – 288,13 zł oraz w dniu 28.12.2007 r. – 39.922,04 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/83-89).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/38/II/192-196). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w dwudziestu pięciu paragrafach.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia (§ 4010, 4040, 4110, 4120). Łączna kwota tych wydatków wyniosła 3.461.099,82 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/38/II/181-191):
¨ nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,
¨ ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,
¨ odprawy emerytalne dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,
¨ odprawę rentową dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł,
¨ odprawę na podstawie art. 20 ust. 2 KN –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł.
Zespół kontrolny ustalił, że odprawę w oparciu o art. 20 KN wypłacono, ponieważ zmniejszyła się liczba młodzieży niedosłyszącej i nastąpiła konieczność zredukowania jednego oddziału (akta kontroli Nr 08/38/II/134-135).
Zespół kontrolny poddał analizie dziesięć wyciągów bankowych środków budżetowych za miesiąc grudzień 2007 r. (od nr 99 do nr 108).
Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły środki przekazane przez Urząd Miasta Opola oraz skapitalizowane odsetki, natomiast z rachunku przelewane były środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń, oraz zapłaty za zakupione usługi i materiały.
Wynagrodzenia oraz listy płac
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Szczegółowemu badaniu poddano listy płac za grudzień 2007 r.
Ustalono, że w miesiącu grudniu sporządzono dziewięć listy płac, odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli. Zostały sporządzane przy pomocy programu firmy Vulcan, nie zawierały okresu za jaki dokonano wypłaty oraz nie posiadały chronologicznej numeracji. Ponadto zespół kontrolny stwierdził, że sporządzone listy płac były umieszczone w różnych segregatorach w sposób znacznie utrudniający odnalezienie właściwej listy. Stwierdzono również trzy przypadki wcześniejszej wypłaty świadczeń niż sporządzenie listy płac. Ustalono również, że w grudniu 2007 r. sporządzono dwie listy z umów zleceń (nr 03/zle/12/07 oraz 05/12/zlec). Ustalono, że w obu przypadkach nie było załączonych rachunków oraz nie ma potwierdzenia wykonania zleconych prac.
Ponadto w jednym przypadku w dniu 27.12.2007 r. dokonano wypłaty ryczałtu samochodowego w kwocie 203,28 zł pomimo, iż w umowie zawarto zapis, że wypłata ryczałtu następuje po zakończeniu miesiąca.
W trakcie postępowania strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla siedmiu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 1.
Tabela nr 1 Wynagrodzenia
(akta kontroli nr 08/38/II/159)
Zespół kontrolny stwierdził, że dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) nie sporządzono angażu, uwzględniającego zmiany wynikające z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 kwietnia 2008 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego. Z ustnych wyjaśnień specjalisty ds. pracowniczych wynika, że (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) miała otrzymać poprawny angaż najprawdopodobniej w listopadzie ponieważ w tym czasie mają być sporządzane nowe angaże dla wszystkich pracowników.
Ponadto zespół kontrolny ustalił, że dyrektor jednostki zawarł dwie umowy o używanie pojazdu prywatnego do użytku służbowego. Środki na realizację umowy były nieprawidłowo wypłacane z paragrafu 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ryczałt samochodowy winien być wypłacany z paragrafu 4410 - podróże służbowe krajowe.
Wydatki rzeczowe - budżet
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację księgową dotyczącą wydatków zaewidencjonowanych w trzech paragrafach: 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, 4240 - zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek oraz 4300 - zakup usług pozostałych.
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 102.816,99zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano dwadzieścia dwa wydatki na łączną kwotę 2.577,17 zł. Analizie poddano wszystkie dokumenty dotyczące wydatków będące podstawą przelewów.
Tabela nr 2 Wydatki § 4210
EWN-2047479/2007
aktualizacja płace w firmie
Brak daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym.
Brak podpisu dyrektora
EFA-2229/07
wydawnictwo PZP
S/03005/07
toner, papier wizytowy
Fa00163985/07
Brak podpisu głównego księgowego
ARB-1006872/2007
Fa2007/00110312
CKO-3016680/2007
CUS-8072968/2007
CBH-3061902/2007
07234318
760/07/RF
189959/8024/2007
PA/2268/07
00158544/07
CWN-7051011/2007
CUS-4077168/2007
2 577,17
Zespół kontrolny ustalił, że w powyższym paragrafie nieprawidłowo zaklasyfikowano zakup znaczków pocztowych, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny zostać zaewidencjonowane w paragrafie 4300 – zakup usług pozostałych oraz zakup tonera, który powinien zostać zaewidencjonowany w paragrafie 4750 – zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji.
Ponadto ustalono, że w pięciu przypadkach dokumenty nie zawierały daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, natomiast w trzech przypadkach dokumenty nie były zatwierdzone przez dyrektora jednostki.
Rozdział 80130 § 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 81.787,00zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano siedem wydatków na łączną kwotę 4.691,10 zł. Analizie poddano wszystkie dokumenty.
Tabela nr 3 Wydatki § 4240
751/07/RF
elementy stołów pneumatycznych
750/07/RF
888/PR/07
prenumerata Auto-Expert
886/07/FA
894/07/FA
4 691,10
Zespół kontrolny ustalił, że w trzech przypadkach dokumenty nie zawierały zatwierdzenia dyrektora jednostki.
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 108.175,22zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano dziewiętnaście wydatków na łączną kwotę 4.077,25 zł. Analizie poddano wszystkie dokumenty będące podstawą przelewów.
Tabela nr 4 Wydatki § 4300
02773/07
konserwacja instalacji alarmowej
Brak daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym
551/TK/4/07
Na dokumencie klasyfikacja § 4210
LEK-6011902/2007
abonament e-letter
korekta abonamentu
1911/12/2007/SW
progman - usługi informatyczne
273/0/07
konserwacja środków łączności
07261/07
abonament alarmowy
31/02558044
2007000376
Brak podpisu oraz daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym. Brak opisu.
0055/07/FVS
usunięcie usterki elektrycznej
dopłata do faktury
07734/07
07777/07
4220598657
6 delegacji
delegacje sędziowskie
0060/07/FVS
Brak podpisu oraz daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym.
288/0/2007
4 077,25
Ustalono, że w ww. paragrafie nieprawidłowo zaewidencjonowano wydatki dotyczące konserwacji instalacji alarmowej, udrożnienia kanalizacji, konserwacji drukarki, konserwacji środków łączności oraz usunięcia usterki elektrycznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wydatki te powinny być zaklasyfikowane w paragrafie 4270 – zakup usług remontowych. Ponadto stwierdzono, że w czterech przypadkach dokumenty nie zawierały daty sprawdzenia pod względem merytorycznym, w pięciu przypadkach dokument nie był zatwierdzony przez dyrektora. Jeden dokument nie zawierał opisu.
Wydatki budżetowe - internat
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych z działalności internatu za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/38/II/192). Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej wynika, że dokonywane wydatki dotyczące internatu zostały zaewidencjonowane w dziewiętnastu paragrafach.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia (§ 4010, 4040, 4110, 4120). Łączna kwota tych wydatków wyniosła 1.000.256,18 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
Zespół kontrolny szczegółowej kontroli poddał wydatki zaewidencjonowane w trzech paragrafach: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, 4270 – zakup usług remontowych oraz 4300 – zakup usług pozostałych.
Rozdział 85410 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 86.082,91zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano pięć wydatków na łączną kwotę 35.265,45 zł. Analizie poddano wszystkie dokumenty na podstawie których dokonano przelewów.
Tabela nr 5 Wydatki § 4210
16734/1/07
17 939,56
692/07
15 934,68
RK19/2007
zbiorczo- art. gospodarcze
zbiorczo- art. dla konserwatora
35 265,45
Ustalono, że w dwóch przypadkach dokumenty nie zawierały daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym.
Rozdział 85410 § 4270 – Zakup usług remontowych
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 83.546,66 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano jeden wydatek na kwotę 976,00 zł. Dokumentem księgowym potwierdzającym wydatek była faktura nr FEp00502/2007. Wydatek dotyczył pomiarów dźwigów oraz usunięcia usterki. Stwierdzono, że dokument nie zawierał opisu oraz daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym.
Rozdział 85410 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Według ewidencji księgowej wydatki za 2007 r. wyniosły 58.574,61zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W miesiącu grudniu zaewidencjonowano trzynaście wydatków na łączną kwotę 23.522,02 zł. Analizie poddano wszystkie dokumenty na podstawie których dokonano przelewów.
Tabela nr 6 Wydatki § 4300
566/TK/4/07
Nota księgowa nr 6/2007
Koszty bankowe związane z prowadzeniem PKZP za okres od 01 do 11/2007 (akta kontroli nr 08/38/II/67-68)
S.C.(1)D/5081253/2007
konserwacja instalacji grzewczej
2202/2007/12/MI/3261877
abonament cyfra plus
Videofilmowanie – produkcja filmu Obchody 60-lecia ZSM w Opolu oraz wykonanie kopii
4 330,20
Brak dat oraz podpisów potwierdzających sprawdzenie dokumentu pod wzgl. formalnym i rachunkowym.
Brak klasyfikacji budżetowej (akta kontroli nr 08/38/III/69-70)
dopłata do videofilmowania
Faktura w wysokości 4.331,00 zł
4220598676
1 598,42
00522/07
1445/2007
FU08/12/07
Brak daty sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym. Brak opisu
zbiorczo - usługi różne
FA/002821/12/2007
Urządzenia do instalacji sieci bezprzewodowej
9 772,20
23 522,02
Ustalono, że w ww. paragrafie nieprawidłowo zaewidencjonowano wydatki dotyczące udrożnienia kanalizacji, konserwacji instalacji grzewczej oraz konserwacji dźwigów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wydatki te powinny być zaklasyfikowane w paragrafie 4270 – zakup usług remontowych. Ponadto ustalono, że urządzenia do instalacji sieci bezprzewodowej powinny został zaewidencjonowane w paragrafie 4210 – zakup materiałów i wyposażenia. Ponadto ustalono, że w siedmiu przypadkach dokumenty nie zawierały daty sprawdzenia pod względem merytorycznym, w jednym przypadku nie zawierały dat oraz podpisów potwierdzających sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, w jednym przypadku dokument nie zawierał opisu.
- 01.01.2008 r. wynosił 106.291,12 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/243).
- 30.06.2008 r. wynosił 79.303,05 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/239-242).
Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniami RB-34 za II kwartał 2008 r. (Dział 854 oraz Dział 801).
Ustalono, że w kontrolowanej szkole środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie dochodów w I półroczu 2008 r. wyniosło ogółem 416.458,66 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/231-238). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego – 106.291,12 zł,
Ø dochody – 310.167,54 zł.
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 307.469,71 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 2.697,83 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na dochody składały się odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym oraz wpłaty z tytułu najmu pomieszczeń.
Zespół kontrolny ustalił, że nieprawidłowo klasyfikowano dochody uzyskane z najmu pomieszczeń szkolnych. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego klasyfikuje się w paragrafie 075.
Ponadto ustalono, że na rachunek dochodów własnych przyjmowano wpłaty pracowników korzystających z telefonów służbowych do celów prywatnych. Takie postępowanie było niezgodne z obowiązującymi przepisami.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdań Rb-34 (akta kontroli Nr 08/38/II/231-238) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 337.155,61 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w siedmiu paragrafach – internat oraz w sześciu paragrafach - szkoła. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionych sprawozdań kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków trzech paragrafów.
Wydatki ogółem wyniosły 98.117,39 zł. Dotyczyły one głównie zakupu środków czystości, wyposażenia oraz materiałów remontowych. Zespół kontrolny ustalił, że w wyżej wymienionym paragrafie ewidencjonowano wydatki poniesione na zakup kawy oraz herbaty zakupionej dla pracowników do użytku wewnętrznego (akta kontroli nr 08/38/II/167-170). Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Wydatki ogółem wyniosły 45.695,86 zł. Wydatki dotyczyły usług związanych z przygotowaniem pomieszczeń do malowania, malowaniem, montażem i demontażem drzwi, wymianą rur instalacji kanalizacyjnej oraz remontem instalacji p. poż. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Szczegółowej kontroli poddano wszystkie dokumenty zaewidencjonowane w ww. paragrafie.
Tabela nr 7 Wydatki § 4270
Zlecona usługa
Nr rachunku/ faktury
Data wystawienia rachunku
Data wykonania zadania (z umowy)
Malowanie – przygotowanie do malowania
06-25.02.
(akta kontroli Nr 08/38/II/212)
Przygotowanie – malowanie pokoi 24 i 311
Przygotowanie i malowanie p. 306
03-14.03.
(akta kontroli Nr 08/38/II/211)
Przygotowanie do malowania. Demontaż drzwi
08-16.05.
Umowa zawarta w dn. 08.05.2008 (akta kontroli Nr 08/38/II/214)
Przygotowanie do malowania, malowanie
28.04-05.05.
(akta kontroli Nr 08/38/II/215)
Przygotowanie, malowanie pok. 210, 211
08.05-04.06.
Umowa zawarta w dn. 19.05.2008(akta kontroli Nr 08/38/II/218)
Przygotowanie, malowanie, montaż, demontaż drzwi, pok. 02
08.05-24.06.
Umowa zawarta 16.06.2008 (akta kontroli Nr 08/38/II/219)
Wymiana rur instalacji kanalizacyjnej
Przelew 11.04.2008
(106 dni po terminie)
(akta kontroli Nr 08/38/II/216-217)
Remont instalacji p. poż.
33.170,00
US/000068
(akta kontroli Nr 08/38/II/220-221)
Na fakturze wpisano § 4300
45.696,86
Zespół kontrolny stwierdził, że w jednym przypadku (poz. 8) zapłacono za usługę 106 dni po terminie. Główna księgowa, po rozmowie z kierownikiem internatu, wyjaśniła, że w przypadku tym zwłoka w zapłacie wynikała z nierzetelnego wykonania prac, a w związku z tym z koniecznością poprawek. Zespół kontrolny stwierdził, że na dokumencie widnieje zapis „Duplikat faktury wystawiono ze względu na niedostarczenie oryginału z przyczyn nam nieznanych. Roboty wykonano zgodnie ze zleceniem”. Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że od zaległości nie było naliczonych odsetek. W jednym przypadku (poz. 4) wystawiony rachunek miał datę wcześniejszą od daty podpisania umowy na wykonanie zadania. W jednym przypadku (poz. 6) rachunek został wystawiony w dniu podpisania umowy. W jednym przypadku (poz. 7) określona w umowie data wykonania zadania była późniejsza od daty zawarcia umowy. W dwóch przypadkach numer wystawionego za usługę rachunku jest taki sam (poz. 4 i 6).
Rozdział 80130 § 4170 – Wynagrodzenia bezosobowe
Wydatki ogółem wyniosły 1.018,00 zł. Na podstawie przedłożonego rejestru umów ustalono, że w dniu 14.01.2008 r. zostały zawarte dwie umowy o dzieło na zadanie montaż szafek indywidualnych do pokoi mieszkalnych wychowanków internatu ZSM w Opolu. Szafki do montażu zostały zakupione w dniu 13.12.2007 r. Zespół kontrolny stwierdził, że ww. zadanie nie powinno być przedmiotem umowy o dzieło, ponieważ przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła. W związku z powyższym w tym przypadku właściwe byłoby zawarcie umowy zlecenia (akta kontroli Nr 08/38/II/77-82).
Za wykonanie zadania zostało ustalone wynagrodzenie w wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) brutto ((Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł). Na podstawie przedłożonych rachunków, w dniu 24.01.2008 r. wypłacono wynagrodzenie na rzecz wykonawców w kwocie netto (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł ((Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))). Ustalono, że rachunki nie posiadały podpisu osoby dokonującej wypłaty. Ponadto ustalono, że w sprawozdaniu RB-34 za I półrocze 2008 r. została wykazana kwota wydatków w łącznej kwocie netto, czyli (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł. Ustalono, że podatek został zapłacony ze środków budżetowych w dniu 20.02.2008 r., a refundacja ze środków dochodów własnych nastąpiła 30.06.2008 r.
Ponadto ustalono, że wydatek powinien być w całości zaewidencjonowany w rozdziale 85410 – internaty i bursy szkolne natomiast kwota netto - (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł została zaksięgowana w rozdziale 80130 – szkoły zawodowe.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 5.277,30 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/273). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/38/II/256).
W 2007 r. w kontrolowanej szkole dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 174.300,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 08.05.2007 r. – 130.725,00 zł,
Ø 07.09.2007 r. – 43.575,00 zł,
RAZEM 174.300,00 zł
Kontrola prawidłowości naliczenia na 2007 r. odpisów na ZFŚS wykazała, że w jednostce został zaniżony odpis. Główna księgowa nie dokonała korekty podstawy wyliczenia odpisu. Do wyliczenia odpisu przyjęto następujące podstawy:
Tabela nr 8 Podstawa naliczenia ZFŚS
1.885,59
2.145,59
Ponadto wyliczony odpis powinien zostać skorygowany o liczbę osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty zgodnie z przyjętym arkuszem organizacyjnym na rok szkolny 2007/2008.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 13.903,99 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/38/II/274).
Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy w kontrolowanej jednostce ponosi specjalista ds. księgowości pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). W teczce akt osobowych ww. znajduje się deklaracja odpowiedzialności za powierzoną gotówkę z dnia 01.09.2004 r.
W dniu 29.10.2008 r. strona kontrolująca w obecności głównej księgowej oraz dwóch pracownic księgowości przeprowadziła kontrolę kasy. Protokół z tej kontroli stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły oraz internatu. Sposób prowadzenia gospodarki kasowej w kontrolowanej jednostce reguluje Zarządzenie dyrektora nr 6/2004 dotyczące obiegu i kontroli dokumentów.
Dyrektor zarządzeniem wewnętrznym nr 1/2007 ustalił dopuszczalny limit gotówki w kasie tzw. pogotowie kasowe odpowiednio dla środków:
- budżetowych – 4.000,00 zł,
- dochodów własnych – 5.000,00 zł (akta kontroli Nr 08/38/II/160).
Szczegółowej kontroli poddano raport kasowy nr ZSM-DW-000001/2008 sporządzony za okres od 01 do 31 stycznia 2008 r. (akta kontroli Nr 08/38/II/163-164).
Tabela nr 9 Raport kasowy nr ZSM-DW-000001/2008
pobranie "pogotowia kasowego"
i zaliczek stałych
dowód bankowy
Na wnioskach brak podpisów głównego księgowego i dyrektora. Dokumenty nie zostały sprawdzone pod wzgl. formalno-rachunk. Brak podpisu kasjera oraz daty wypłaty zaliczki
wpłata - monografia szkoły
wpłata - najem pomieszczeń
wpłata - duplikat legitymacji
Zaprzychodowano również w RK środków depozytowych
odprowadzenie gotówki do banku
25 212,66
wypłata za niezrealizowane obiady
Opis pod tabelą
(235,00+95,00)
faktury - zbiorczo
108,00 piłki do kosza
249,00 encyklopedia drogowa
wyżywienie na dyskotekę
15 019,62
34 faktury
4 306,65
Szczegółowy wykaz faktur
przedstawia tabela nr
art. remontowe
2 397,10
38 619,26
33 439,26
Ustalono, że pod raportem został umieszczony kwitariusz nr AF 0883848 z dnia 15.01.2008 r. na kwotę 587,00 zł wystawiony tytułem zapłaty za czynsz przez przedsiębiorstwo(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Kwota ta została dopiero zaprzychodowana w następnym raporcie kasowym nr ZSM-DW-000002/2008 za luty 2008 r.
Zespół kontrolny stwierdził brak kwitariusza nr AF 0883844ji, który stanowił podstawę zaprzychodowania 30,00 zł (poz. 9). Główna księgowa wyjaśniła, że nie są jej znane przyczyny braku oryginalnego dokumentu, na dowód okazała kserokopię znajdującą się w księdze kwitariuszowej. W terminie późniejszym główna księgowa przedłożyła stronie kontrolującej oryginalny dowód, który został omyłkowo podpięty pod raport grudniowy.
Ponadto stwierdzono, że w raporcie został zaksięgowany kwitariusz nr AF 0883850 z dnia 18.01.2008 r. na kwotę 9,00 zł (poz.14). Ten sam dokument stanowił dowód zaprzychodowania środków depozytowych w raporcie kasowym nr ZSM-DEP-000001/2008 (akta kontroli Nr 08/38/II/161).
Ponadto w dwóch przypadkach (poz.19) podstawą do wypłacenia środków z kasy był dokument Polecenia wypłaty/przelewu. Zespół kontrolny stwierdził, że na jednym dokumencie nie wpisano komu należy wypłacić gotówkę w wysokości 95,00 zł. Podpis osoby kwitującej odbiór należności jest nieczytelny. Dokument wystawił kierownik internatu, zatwierdził dyrektor szkoły (akta kontroli Nr 08/38/II/165-166).
Ponadto poddano szczegółowej kontroli wszystkie dokumenty (32 faktury) rozliczone w ww. raporcie w pozycjach 24, 25, 26.
Tabela nr 10 Dokumenty księgowe umieszczone w raporcie kasowym nr ZSM-DW-000001/2008
0/0/0010/010002
0/0/0010/010004
489/M/08
0/0/0003/002011
0/0/0006/015006
0/0/0002/017012
szampon do włosów, dzbanek
kołdra, poduszki, koc
0/0/0003/016010
0/0/0006/017006
0/0/0006/008011
0/0/0006/008007
0/0/0005/022014
2820080124015955
pilarka, olej
0/0/0002/024032
wyposażenie, fotel skórzany
2820080130046604
zasłony, akcesoria
13605/8024/2008
0092/08/F
0/0/0010/010005
00086/01/2008
0/0/0006/008010
0/0/0005/022015
49/SO/2008
48/SO2008
F.00166/08
6/c/08
0/0/0003/030017
0/0/0015/029009
0/0/0015/029006
0/0/0003/030016
7 410,67
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, ze w czterech przypadkach dokumenty nie posiadały podpisu potwierdzającego poddanie dokumentów kontroli merytorycznej.
Ponadto na podstawie kartoteki konta 101 stwierdzono, że w okresie od stycznia do czerwca 2008 r. dwukrotnie zostało przekroczone pogotowie kasowe środków dochodów własnych (w styczniu oraz w kwietniu).
Stwierdzono również, że udzielane pracownikom zaliczki były ujmowane w księgach rachunkowych na koncie rozrachunkowym 234, do którego nie było prowadzonej analityki co uniemożliwiło stronie kontrolującej sprawdzenie właściwego rozliczenia pobranych zaliczek. Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że księgowe zapisywały na odrębnej kartce lub ołówkiem na kartotece kwoty pobranych zaliczek a następnie rozliczały zaliczki poszczególnymi dokumentami.
Gospodarka rzeczowymi składnikami majątku
Zespół kontrolny ustalił, że w Zespole Szkół Mechanicznych nie określono procedur dotyczących gospodarowania mieniem. W kontrolowanej jednostce ewidencję środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych prowadzono w pięciu księgach inwentarzowych (oddzielnie dla szkoły i dla internatu). Zespół kontrolny ustalił, że trzy księgi nie posiadały daty założenia, dwie pozostałe odpowiednio 2004 oraz 2005 r. W księgach z internatu ostatnie zapisy były umieszczone w roku 1998. Stwierdzono pojedyncze wpisy z 2000 r. oraz 2001 r. Poza tym we wszystkich księgach nie umieszczano dat przychodu oraz rozchodu, nie nadawano symbolu oraz nie wpisywano numeru dokumentu na podstawie którego dokonano zakupu. Tylko w jednej księdze wskazywano miejsca znajdowania się przedmiotów. We wszystkich przypadkach nie umieszczano wartości zaewidencjonowanych środków.
Ustalono, że w szkole nie prowadzi się ewidencji szczegółowej do konta 013 - Pozostałe środki trwałe, co uniemożliwia szczegółowe ustalenie wartości środków trwałych oddanych do używania oraz osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe. Stwierdzono również, że nie prowadzono analityki do konta 021 – wartości niematerialne i prawne.
W zakresie inwentaryzacji jednostka posługuje się Instrukcją wewnętrzną o inwentaryzacji obowiązującą w szkole od dnia 01.06.1996 r.
Z okazanych do kontroli dokumentów wynika, że ostatnią inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzono w 2005 r. Poprzednia inwentaryzacja środków trwałych była przeprowadzona w 1998 r., czyli w odstępie 7 lat, co było niezgodne z obowiązującymi przepisami.
W 2005 r. inwentaryzację przeprowadzono w oparciu o zarządzenie wewnętrzne dyrektora nr 12/2005 z dnia 15 czerwca 2005 r. Dokumentem tym dyrektor powołał dwie stałe komisje: inwentaryzacyjną oraz komisję do spraw likwidacji składników majątkowych. Dyrektor nie ustalił terminu przeprowadzenia spisu oraz nie wskazał terminu rozliczenia inwentaryzacji.
W dokumentacji inwentaryzacyjnej nie stwierdzono pisemnych oświadczeń osób odpowiedzialnych majątkowo stwierdzających, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzacyjnych składników majątku zostały przekazane do księgowości.
Zespół kontrolny stwierdził, że będące na stanie jednostki środki trwałe nie posiadają oznakowania wskazanego w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Ponadto pozostałe środki trwałe nie są w żaden sposób ocechowane, co w jednostce wielkości Zespołu Szkół Mechanicznych uniemożliwia rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury.
Inwentaryzację przeprowadzono w dwóch okresach. W lipcu oraz w sierpniu w internacie oraz w grudniu w szkole. Postępowanie takie było niezgodne z przepisami ustawy o rachunkowości.
Z okazanych do kontroli zbiorów dokumentów inwentaryzacji pozostałych środków trwałych wynika, że na arkuszach spisowych z inwentaryzacji nie wpisywano miejsca przeprowadzania spisu. Ponadto stwierdzono, że wpisy na arkuszach dokonano w takiej samej kolejności oraz w takiej samej ilości poszczególnych składników, w jakiej były zapisywane w księgach inwentarzowych (akta kontroli nr 08/38/II/8-21, 26-34).
Ponadto na arkusze wpisano osiem przedmiotów, których następnie nie wyceniono, ponieważ stwierdzono ich brak. W dokumentacji znajduje się zestawienie różnic inwentaryzacyjnych na siedem biurek i chłodziarkę oraz pisemne wyjaśnienie osoby odpowiedzialnej materialnie, która nie zna przyczyny wystąpienia ww. braków. Na ww. zestawieniu stwierdzono brak określenia terminu stwierdzonego braku oraz brak podpisu osoby sporządzającej zestawienie (akta kontroli nr 08/38/II/26-36).
Stwierdzono, że w przedłożonym zbiorze dokumentów nie ma protokołu z ustaleń komisji inwentaryzacyjnej. Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że nie pamięta czy protokół był. Przypuszcza, że w trakcie przeprowadzki mógł zaginąć.
Pomimo opracowania i wprowadzenia do użytku Instrukcji wewnętrznej o inwentaryzacji w jednostce nie została przeprowadzona inwentaryzacja spełniająca wymogi ustawy o rachunkowości. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z art. 18 ustawy o odpowiedzialności za naruszanie dyscypliny finansów publicznych, jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
Ponadto zespół kontrolny ustalił, że w 2008 r. dyrektor szkoły wypłacił dwie odprawy w oparciu o art. 20 ust. 1 pkt. 2 Karty Nauczyciela:
¨ w dniu 01.09.2008 r. -(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),
¨ w dniu 03.11.2008 r. - (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))(akta kontroli nr 08/38/II/142-147).
W trakcie postępowania kontrolnego ustalono, że w Zespole nie ma opracowanych procedur dotyczących sposobu rozliczania paliwa. W celu ustalenia sposobu rozliczania paliwa zespół kontrolny pobrał pisemne wyjaśnienia od pracowników szkoły oraz internatu (akta kontroli nr 08/38/II/89,90) .
Z wyjaśnień kierownika gospodarczego szkoły wynika, że szkoła dysponuje dwoma samochodami służbowymi: Fiatem 126P oraz Polonezem 1500. Fiat nie jest użytkowany od stycznia 2007 r. Użytkowany jest jedynie Polonez, do wyjazdów w celu zaopatrzenia szkoły w drobny materiał dla warsztatu konserwatora. Zakupu paliwa do samochodu dokonuje konserwator. Przeważnie jest jedno tankowanie w ilości około 22 l na miesiąc. Faktury za paliwo są rozliczane w ramach stałej zaliczki. Wpis ilościowy stanu paliwa dokonywany jest w karcie samochodu służbowego. Ponieważ wyjazdy są sporadyczne, więc rozliczenie dokonywane jest raz na półrocze. Zużycie paliwa w samochodzie marki Polonez, wg fabrycznych ustaleń, wynosi 11l/100 km. Ze względu na stan techniczny samochodu oraz jazdę po mieście głównie na ssaniu (op.cit.), zużycie faktyczne jest dużo większe.
Dokumenty będące podstawą rozliczenia paliwa w 2007 r. przedstawiono w tabeli nr
Tabela nr 11 Dokumenty poświadczające rozliczenie paliwa w szkole w 2007 r.
przed wyjazdem (l)
po powrocie (l)
Przebieg wykazany
w kartach (km)
Brak podpisu osoby zlecającej oraz stwierdzającej przyjazd. Brak podpisu osoby wystawiającej kartę. Brak podpisu kierowcy
Brak podpisu kierowcy
01.10-31.12.
Brak podpisu osoby zlecającej oraz stwierdzającej przyjazd. Brak podpisu kierowcy
Zespół kontrolny ustalił, że w 2007 r. sporządzono trzy karty drogowe. Z kart tych wynika, że w okresie tym przejechano 1.862 km. Przedłożona do kontroli karta z poz. 1 powyższej tabeli nie zawiera ilości zakupionego paliwa. Ze sporządzonego przez kierownika rozliczenia zbiorczego wynika, że w okresie tym zakupiono 96,45 l paliwa. Ponadto zestawienie zawiera zapis, iż rozliczono przy normie 11 l /100 km + 20% za jazdę po mieście.
Stwierdzono również, że ww. karty nie posiadają wyszczególnienia dotyczącego dokładnych dat używania pojazdu oraz przejechanych tras.
Z pisemnych wyjaśnień specjalisty ds. administracyjno-gospodarczych wynika, że internat dysponuje samochodem marki Skoda pick-up. Tankowania dokonuje kierowca-zaopatrzeniowiec i na podstawie faktury rozlicza się w ramach stałej zaliczki. Miesięczne zużycie paliwa to ok. 93 l. Wyjaśniono również, że karty drogowe winny być prowadzone codziennie i rozliczane na koniec miesiąca.
Tabela nr 12 Dokumenty poświadczające rozliczenie paliwa w internacie w I pół. 2007 r.
pobrane (l)
przed wyjazdem (km)
po powrocie (km)
Różnica wg stanu licznika
Różnica km
Km wykazane w zestawieniu miesięcznym
1599622
1599623
(Akta kontroli nr 08/38/II/102)
1599629
1599630
1599632
(Akta kontroli nr 08/38/II/114)
1599638
1599648
1599646
(Akta kontroli nr 08/38/II/132)
Zespół kontrolny ustalił, że w okresie od stycznia do czerwca 2007 r. w internacie sporządzono dwadzieścia dziewięć kart drogowych. Ze sporządzonego wyżej zestawienia wynika, że w miesiącach: styczniu, marcu oraz czerwcu w sporządzonych kartach drogowych wykazano większy przebieg łącznie o 303 km, niż wynika to ze wskazań licznika. Natomiast pomiędzy sporządzonymi zestawieniami zbiorczymi a wskazaniami licznika stwierdzono różnicę w wysokości 460 km.
Ponadto z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że w jednostce nie ma prowadzonej ewidencji nabytego paliwa, ani nie ma wyodrębnionych kont księgowych umożliwiających ustalenie ilości zakupionego paliwa.
Procedura dot. zamówień publicznych jest realizowana w oparciu o Regulamin zamówień publicznych, obowiązujący od 1.01.2005r. Regulamin wskazuje na czynności proceduralne i nie zastępuje ustawy Prawo zamówień publicznych. Procedury przewidują powołanie komisji przetargowej, jeżeli wartość zamówienia przekracza 60.000 Euro. Przewidziano doraźność funkcjonowania komisji przetargowych. Ich tryb postępowania reguluje Regulamin Pracy Komisji Przetargowej w ZSM w Opolu. Do badanych postępowań nie została powołana komisja przetargowa (akta kontroli Nr 08/38/I/18-31).
Zgodnie z § 25 Regulaminu Zamówień Publicznych dokumentacja badanych postępowań przechowywana jest przez kierownika Internatu.
W wybranym do badania okresie przeprowadzono 6 postępowań o zamówienia publiczne w trybie przetargu nieograniczonego – Wykaz: (akta kontroli Nr 08/38/I/32-33).
Przetargi w 2007r.:
1. Przetarg 1/07 - Dostawa żywności (27.986 Euro)
2. Przetarg 2/07 - Dostawa żywności (17.469 Euro)
3. Przetarg 3/07 - Remont sanitariatów (26.192 Euro)
4. Przetarg 4/07 - Remont sanitariatów (29.900 Euro)
Przetargi w 2008r.
5. Przetarg 1/08 - Dostawa żywności (33.370 Euro)
6. Przetarg 2/08 - Remont korytarzy (16.663 Euro)
Przetarg 1/07 - Dostawa żywności (27.986 Euro)(akta kontroli Nr 08/38/I/34-45).
Zamówienie zostało podzielone na 6 części, z których zawarto 2 umowy, dot. części: I, V,
Natomiast powtórzono przetarg do Części VI (Przetarg 2/07), który został unieważniony, na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych, czyli z powodu ceny oferenta przekraczającej możliwości zleceniodawcy.
Z postępowania wykluczono jednego wykonawcę i z tego powodu w trybie art. 24 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy oraz zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 5 jego oferta została odrzucona.
Przetarg 2/07 – Dostawa żywności (17.469 Euro)(akta kontroli Nr 08/38/I/46-55).
Zamówienie podzielone na 5 części. Rozstrzygnięto przetarg na dostawę pieczywa (przetarg 1/07 w tym zakresie unieważniony). W Części 4 przetarg unieważniono na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4, tj. z powodu przewyższania przez najkorzystniejszą ofertę kwoty, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W Części 5 przetarg unieważniono na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, tj. z powodu niezłożenia żadnej oferty. W pozostałych Częściach przetarg rozstrzygnięto w oparciu o wcześniej przyjęte kryteria. Zawarto 3 umowy.
Przetarg 3/07 – Roboty budowlane (26.192 Euro) (akta kontroli Nr 08/38/I/56-62).
Przetarg został unieważniony na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, tj. z powodu niezłożenia żadnej oferty.
Przetarg 4/07 – Roboty budowlane (29.900 Euro) (akta kontroli Nr 08/38/I/63-71).
Przetarg został przeprowadzony. Zawarto umowę w dniu 1.08.2007r. W tym samym dniu przekazany został protokolarnie plac budowy. Prace budowlane zostały podzielone na 2 etapy. Przedłużono obustronnie termin zakończenia robót budowlanych na dzień 17.09.2007r. – aneks z dnia 23.08.2007r. do umowy. Zgodnie z aneksowaną umową w dniu 19.09.2007r. nastąpił końcowy odbiór robot. Z czynności sporządzono protokół, w którym nie stwierdzono usterek.
Przetarg 1/08 – Dostawa żywności (33.370 Euro) (akta kontroli Nr 08/38/I/72-95).
Zamówienie podzielono na 5 Części. W Części I przetarg unieważniono na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4, tj. z powodu przewyższania przez najkorzystniejszą ofertę kwoty, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W Części 2 przetarg unieważniono na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, tj. z powodu niezłożenia żadnej oferty. Do pozostałych Części wybrano najkorzystniejszą ofertę i zawarto 3 umowy. Umowa zawarta do części III została rozwiązana przez ZSM w Opolu z powodu niewykonania dostaw zgodnie z ofertą.
Przetarg 2/08 – Roboty budowlane (16.663 Euro) (akta kontroli Nr 08/38/I/96-105).
Wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Na wykonanie zamówienia została zawarta umowa.
We wszystkich zbadanych przypadkach wszczęcie postępowania nastąpiło poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie ZSM oraz na stronie internetowej i w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wartość zamówień nie wymagała przekazania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.
Ogłoszenia spełniały wymagania, o których mowa w art. 41 Prawa zamówień publicznych, tj. zawierały:
Tab. nr 13 Treść ogłoszeń
Biorąc pod uwagę wartość zamówienia oraz art. 45 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nie istniał obowiązek wniesienia wadium. Jednakże w świetle ww. artykułu zamawiający mógł zażądać wadium, a art. 41 pkt 8 ww. ustawy wymagał zawarcia w ogłoszeniu informacji na temat wadium.
W żadnym z przypadków nie przewidziano aukcji elektronicznej, nie ustanowiono dynamicznego systemu zakupów, nie planowano zawierania umów ramowych, stąd nie istniała konieczność zawierania tych informacji w ogłoszeniu.
Każdorazowo informowano w ogłoszeniu, ze specyfikację istotnych warunków zamówienia udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia - zgodnie z art. 42 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 43 ust. 1 Prawa zamówień publicznych termin składania ofert został ustanowiony z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, tj. dla dostaw nie był on krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Dla robót budowlanych warunek 20-dniowego terminu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty nie został dochowany w 1 przypadku (Przetarg 3/07).
Tab. nr 14 Terminy składania ofert
Termin składania ofert w dniach
>7 dni
<20 dni
>20 dni
W każdym przypadku otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu.
Oferty składano w formie pisemnej zgodnie z art. 82 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Ich treść odpowiadała zamówieniu. Każdorazowo sporządzono pisemny protokół, wg wzoru:
¨ Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – Druk ZP-2
¨ Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego - Druk ZP-2/PN.
Na wszystkich etapach postępowania stosowano druki wg wzoru z Załącznika 3 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606) oraz z
z dnia 24 października 2007r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 202, poz. 1463).
Osoby biorące udział w postępowaniu, w każdym z postępowań, złożyły stosowne oświadczenia na wymaganym druku ZP-11: Oświadczenie kierownika zamawiającego/pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynność/członka komisji przetargowej/biegłego/innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
W żadnym z postępowań nie wniesiono protestów i odwołań.
Zawarto umowy do wszystkich zamówień rozstrzygniętych. Każdorazowo i we właściwym terminie informowano oferentów o unieważnieniu przetargu, o wykluczeniu oferentów oraz o rozstrzygnięciu przetargu.
Do rozstrzygniętych przetargów zawarto umowy w formie pisemnej, podpisywane przez dyrektora ZSM oraz oferenta, który wygrał przetarg. Pod nieobecność dyrektora umowy były podpisywane przez osoby umocowane w drodze stosownego pełnomocnictwa do wykonania tej czynności.
Wszystkie umowy zawarto na czas oznaczony zgodnie z art. 142 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Umowy były zgodne z treścią oferty. Umów nie zabezpieczano w trybie art. 147 i nast. Prawa zamówień publicznych.
Zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym (akta kontroli Nr 08/38/I/106-127) w placówce funkcjonuje system podziału kompetencji i nadzoru. Nadzór wykonują: dyrektor oraz wicedyrektorzy :
¨ ds. kształcenia ogólnego i spraw wychowawczo-opiekuńczych
¨ ds. kształcenia i kształcenia na wydziale dla dorosłych
Stanowiska wicedyrektorów w strukturze organizacyjnej, stanowiącej załącznik do Regulaminu Organizacyjnego zostały nazwane inaczej niż przedstawia to sam regulamin organizacyjny:
¨ ds. dydaktycznych i kształcenia dorosłych
¨ dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych
Nadzór w zakresie spraw finansowych sprawowanych jest przez głównego księgowego.
W strukturze nadzoru w bezpośredniej podległości wobec dyrektora znajdują się wicedyrektorzy, osoby znajdujące się na stanowiskach kierowników oraz specjaliści. Nadzór jest zatem wykonywany w ramach struktury hierarchicznej. Jest przejrzysty. Podział kompetencji został określony w Regulaminie organizacyjnym, stąd nie budzą wątpliwości zakresy obowiązków i uprawnień osób zatrudnionych w kontrolowanej jednostce.
Ponadto w ZSM istnieje internat, który prowadzi zakwaterowanie i wyżywienie uczestników szkoły oraz osób, będących uczestnikami imprez masowych organizowanych w Opolu. Internat jest placówką wspomagającą i uzupełniającą prace szkoły. Internatem kieruje osoba, bezpośrednio podlegająca dyrektorowi ZSM. Kierownik internatu nadzoruje bezpośrednio pracę wychowawców, obsługi oraz specjalisty ds. administracyjno-gospodarczych. Organizację pracy Internatu określa Regulamin (akta kontroli Nr 08/38/I/128-130).
W placówce obowiązuje Regulamin kontroli wewnętrznej jednostek obsługiwanych pod względem finansowo-księgowym przez ZSM w Opolu. Podstawę ww. Regulaminu stanowi rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz ustawa o rachunkowości. Zdaniem zespołu kontrolującego właściwa podstawę stanowi Regulamin kontroli w Urzędzie Miasta Opola oraz standardy kontroli wewnętrznej określone w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58) (akta kontroli Nr 08/38/I/131-134).
Podmioty uprawnione do sprawowania kontroli wewnętrznej to; dyrektor, główny księgowy oraz upoważnieni przez dyrektora i głównego księgowego pracownicy. Biorąc pod uwagę problematykę finansową, a w szczególności inwentaryzację i gospodarowanie majątkiem istniejący system kontroli jest nieszczelny, czego skutkiem są poważne nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem szkoły. W tym zakresie żaden element kontroli, wymagany regulaminem, tj.:
¨ samokontrola,
¨ kontrola wstępna
¨ kontrola bieżąca
¨ kontrola następna
nie przyniósł pożądanych efektów, tj. nie wyeliminował zachowań prowadzących do naruszeń prawa.
Badany regulamin obowiązuje od dnia 1.09.2003r. i swoim planem obejmuje jedynie sekretariat szkoły, archiwum szkoły i kadry szkoły. W planie tym nie uwzględniono komórek finansowych. Brak planu kontroli na każdy rok.
System kontroli wewnętrznej nie funkcjonuje w ZSM prawidłowo. Brak w nim uregulowań systemowych, dających racjonalną pewność, że jednostka funkcjonuje prawidłowo. Obowiązująca w placówce kontrola jest szczątkowa, przypadkowa i nie pozwala wykryć błędów na początkowym etapie ich realizacji.
Zgodnie z § 5 ust. 2 Statutu Szkoły dyrektor w ramach jednoosobowego kierownictwa sprawuje nadzór, kieruje i ponosi odpowiedzialność za całokształt pracy administracyjno-gospodarczej szkoły (akta kontroli Nr 08/38/I/135-138).
Załączniki do pobrania: 2009-05-06 11:01:37 - Wnioski pokontrolne (110.00 kB)
2009-05-06 11:05:59 - Wystąpienie pokontrolne (100.50 kB)
Data wytworzenia informacji: 2009-05-06 10:49:37
Data udostępnienia informacji: 2009-05-06 10:49:37
Data ostatniej aktualizacji: 2009-05-06 11:08:35

References: art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 20
 art. 5
 art. 20
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 18
 art. 20
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 93
 art. 24
 art. 89
 art. 93
 art. 93
 art. 93
 art. 93
 art. 93
 art. 41
 art. 45
 art. 41
 art. 42
 art. 43
 art. 82
 art. 11
 art. 11
 art. 142
 art. 147