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Gerencia de Planificación
Área de Desarrollo Organizacional
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN
Jefe Área de Desarrollo Organizacional
Responsable de Proceso:
Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano
“Este documento es conforme al original firmado”
500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO
Página No.
I. GENERALIDADES ................................................................................................................. 4
1. Objetivo(s) ........................................................................................................................... 4
2. Alcance................................................................................................................................ 4
3. Definiciones ......................................................................................................................... 4
II. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 5
III. DISPOSICIONES .................................................................................................................. 7
1. Generales ............................................................................................................................ 7
2. Específicas .......................................................................................................................... 7
IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 11
V. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 13
1. Ascensos, selección, contratación e inducción ................................................................. 13
2. Capacitación .................................................................................................................... 17
3. Acciones de personal ....................................................................................................... 19
4. Evaluación del desempeño .............................................................................................. 20
5. Retiro de personal ............................................................................................................ 24
6. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado ................................................ 26
7. Préstamos de seguro médico hospitalario ........................................................................ 29
8. Cobro de hospitales ......................................................................................................... 32
9. Reclamos de seguro médico hospitalario ......................................................................... 34
10. Salud visual ...................................................................................................................... 37
11. Plan de salud dirigido a los padres del personal............................................................... 39
12. Préstamo personal con garantía hipotecaria .................................................................... 41
13. Préstamo personal con garantía fiador ............................................................................. 46
14. Entrega de uniformes y subsidio económico para compra de ropa................................... 49
15. Consulta médica externa .................................................................................................. 51
16. Consulta médica interna ................................................................................................... 53
17. Control de inventario de medicamentos ........................................................................... 54
18. Registro y pago de subsidios por incapacidad.................................................................. 55
19. Ingreso a centros recreativos ........................................................................................... 57
20. Salarios ............................................................................................................................ 58
Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014
Autorizado por: Gerente Administrativo
21. Aguinaldo y gratificación .................................................................................................. 61
22. Retenciones del ISSS ...................................................................................................... 62
23. Retenciones AFP´s .......................................................................................................... 63
24. Retenciones de impuestos sobre la renta mensual .......................................................... 64
25. Retenciones de impuestos sobre la renta anual ............................................................... 65
26. Control tiempo .................................................................................................................. 66
27. Aceptación y custodia de órdenes de descuento .............................................................. 68
28. Tiempo extraordinario ...................................................................................................... 70
29. Registro contable de remuneraciones .............................................................................. 71
30. Ayuda funeraria ................................................................................................................ 73
31. Subsidio alimenticio y transporte ...................................................................................... 74
32. Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar ...................................................... 75
VI. MODIFICACIONES REALIZADAS ..................................................................................... 77
d) Capacitación con evento cerrado Es aquel que se imparte para empleados de una sola institución. Además se definen los aspectos siguientes: a) Administración Superior Se refiere a Presidente y Director Ejecutivo y Gerente General.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO I. 3. Objetivo(s) Establecer los procedimientos para la administración del recurso humano del Fondo. Alcance Este instrumento normativo es aplicable al personal del Fondo bajo Contrato Individual de Trabajo. c) Capacitación con evento abierto Es aquel en el que participan empleados de diferentes instituciones. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 4 Autorizado por: Gerente Administrativo . 2. b) AFP Administradora de Fondo de Pensiones. e) DUI Documento Único de Identidad. Definiciones Para efectos de este instrumento normativo al Fondo Social para la Vivienda se le denominará “Fondo”. GENERALIDADES 1.
coordinando con los involucrados en el proceso. l) NUP Número Único Previsional. RESPONSABILIDADES 1. m) UACI Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional. h) IPSFA Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 5 Autorizado por: Gerente Administrativo . II. j) ISSS Instituto Salvadoreño del Seguro Social. i) ISR Impuesto Sobre la Renta.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO f) INPEP Instituto Nacional de Pensiones de los Empleados Públicos. Del Gerente de Área y Responsable del Proceso a) Monitorear y dar seguimiento al cumplimiento de lo establecido en éste instrumento normativo. g) INSAFORP Instituto Salvadoreño de Formación Profesional. k) NIT Número de Identificación Tributaria.
b) Administrar y desempeñar sus procesos de trabajo con responsabilidad.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO b) Establecer mecanismos de monitoreo y control para tomar acciones preventivas y correctivas. c) Cumplir con lo establecido en el Procedimiento para la Administración de Instrumentos Normativos. de acuerdo a las responsabilidades y disposiciones que les corresponde. utilizándola únicamente para el beneficio de la Institución y para el cumplimiento de las tareas asignadas. d) De conformidad a los artículos 4 literal g) y 5 literal f) de la Ley de Ética Gubernamental. adoptando los mecanismos de evaluación y control de sus procesos. quedando prohibida su reproducción. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 6 Autorizado por: Gerente Administrativo . por lo que deberán usar el presente cuerpo normativo para fines institucionales. Del Personal de la Gerencia/Unidad/Área y los involucrados descritos en los instrumentos normativos a) Participar en la divulgación y capacitación que se imparta relacionada con el desempeño del cargo vinculado con el puesto de trabajo. 2. normativa e información que conozcan por razón de su cargo. distribución y difusión excepto cuando le sea requerida por autoridad competente y en los casos que establece la Ley. c) El personal de la Gerencia/Unidad/Área será responsable del uso de la información que se genere. y artículo 49 literal e) del Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda los empleados deberán guardar la confidencialidad y discreción respecto de los hechos. en función al cumplimento de metas y objetivos.
iii. Ascensos. Evaluación del desempeño. Retiro del personal. b) Administración del recurso humano Se definen todos los procedimientos relativos a la administración del recurso humano. ii. DISPOSICIONES 1. iv. c) Remuneraciones i. Capacitación. 2. Generales a) La asignación de autoridad. selección. debiendo ser reforzados mediante capacitaciones y eventos.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO III. tales como: i. contratación e inducción. Específicas a) Prestaciones El Fondo otorga diferentes prestaciones para el bienestar de los empleados y los miembros del grupo familiar. ámbitos y límites de acción conforme a lo establecido en el Manual de Descripción de Puestos y a la Estructura Organizativa vigente. Las remuneraciones se pagarán conforme al Calendario de Pagos publicado anualmente por el Área de Gestión y Desarrollo Humano: Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 7 Autorizado por: Gerente Administrativo . Los empleados deben hacer buen uso de cada una de ellas. b) Hacer propios los Principios Éticos y los Valores definidos por el Fondo. responsabilidad y/o relaciones de jerarquía se establecerán de forma clara con el detalle de todos los aspectos importantes de las funciones de cada cargo.
Cada jefe es responsable de la supervisión del trabajo realizado durante la jornada extraordinaria. que se convierten en compromisos que el Fondo debe pagar. se calculará de acuerdo a lo establecido en el Código de Trabajo vigente. iii. · Aguinaldo. iv. ii. Se computará. Se considera tiempo extraordinario. d) Tiempo extraordinario i. iii. De no existir este control. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 8 Autorizado por: Gerente Administrativo . Las remuneraciones conllevan a generación de diferentes retenciones y descuentos. · Vacación. el tiempo reflejado en el control de marcación. El pago de tiempo extraordinario será calculado sobre la base del salario asignado a la fecha en que se haya laborado. para efectos de liquidación y pago. No se pagará tiempo extraordinario menor a una hora de trabajo. v. · Descuentos. El Presidente y Director Ejecutivo o Gerente General podrán autorizar que los pagos se efectúen hasta con quince días de anticipación a la fecha de su vencimiento.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO · Salarios. los cuales son: · Retenciones: ISSS. · Otros. · Subsidios. La remuneración por horas extraordinarias. vi. el que se realice en exceso de la jornada ordinaria de trabajo. AFP´s e ISR. el jefe inmediato deberá justificar al Área de Gestión y Desarrollo Humano el tiempo-extra laborado. ii. · Gratificación. detallando la hora de inicio y finalización de dicho período.
Ordenes de descuento externas. así como llevar el control para efectos de los descuentos que fueran aplicables de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda. órdenes de compra. · Embargo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO vii. préstamos personales. Cada jefe inmediato deberá aplicar el régimen disciplinario establecido en el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda. Los Gerentes y Jefes deberán enviar al Área de Gestión y Desarrollo Humano una copia de la acción disciplinaria debidamente firmada de enterado por parte del empleado que ha sido sancionado. e) Ordenes de descuento Clasificación de descuentos: i. hospitalización de padres. Las pausas de trabajo dentro de la jornada extraordinaria serán descontadas para el cálculo del tiempo extraordinario. El Área de Gestión y Desarrollo Humano deberá registrar en expediente del empleado las sanciones acreditadas. óptica. iii. · Procuraduría. entre otras. Ordenes de descuento internas. iv. v. · Préstamos hipotecarios del Fondo. · Préstamos por uso de prestaciones: seguro médico hospitalario. ii. Cooperativas y otros. Todo empleado deberá cumplir y respetar los deberes. El Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano informará a cada jefe inmediato sobre malos usos en el manejo de prestaciones por parte del Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 9 Autorizado por: Gerente Administrativo . · Instituciones Financieras. ii. f) Acciones disciplinarias i. · Fondo de Protección. obligaciones y prohibiciones que establece el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
con el fin que se aplique el régimen sancionatorio del Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda. · Documentación relativa a la formación académica. El Área de Gestión y Desarrollo Humano preservará en archivadores físicos u otros medios electrónicos los expedientes del empleado desde su ingreso hasta su retiro de la Institución. Cada expediente se identificará con el nombre del empleado y la información que deberá archivarse en el expediente de empleado es la siguiente: · Fotocopia de datos generales del empleado. así como el marco de comportamiento que establece el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda. visión y valores vigentes en el Fondo. trasladará al nuevo empleado la misión. · Documentación relativa a aspectos disciplinarios y otros. · Documentación relativa de su ingreso a la Institución. Los Gerentes y Jefes deberán transmitir a los empleados el compromiso a la implementación y manejo de los controles en función del cumplimiento de las normativas existentes que atañen las funciones que realiza. El Área de Gestión y Desarrollo Humano mediante la inducción. · Documentación relativa a la evaluación del desempeño. valores y principios éticos i.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO empleado. · Documentación relativa a movimientos de personal. ii. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 10 Autorizado por: Gerente Administrativo . · Documentación relativa a contratos y liquidaciones. Todo empleado deberá respetar los lineamientos que establecen las pautas de comportamiento dentro de la Institución o fuera de ella cuando actúa en su representación. iii. g) Compromiso. h) Expedientes de personal i. ii. liderazgo.
Realizar la rotación de su personal de acuerdo a las necesidades que se demanden en las distintas Unidades Organizativas. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. · Deberá tomarse en cuenta en la rotación. podrán realizar rotación de personal de acuerdo a las necesidades operativas dentro de su área de trabajo. su expediente será removido a un archivo de expedientes cancelados ubicado en otro espacio físico fuera del Área de Gestión y Desarrollo Humano. Jefes de Unidad/Área/Agencia o Coordinadores. IV. i) Rotación de personal Los Gerentes de Área. además debe proporcionarse la preparación previa para ocupar el puesto en forma temporal o permanente. para lo cual deberán considerar lo siguiente: i. Identificar los puestos de trabajo en los cuales es necesario llevar a cabo una rotación de personal entre las personas que ocupan dichos puestos. Cualquier movimiento de rotación que se desarrolle en un área determinada. tomando en cuenta los siguientes criterios: · Podrá llevarse a cabo rotación de personal en aquellos puestos de trabajo cuya naturaleza de las funciones sea de complejidad similar y/o sean claves para el buen desarrollo del trabajo del área. conocimientos y habilidades de las personas que ocupan los puestos.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO iii. no deberá interrumpir el normal funcionamiento de las tareas a realizar por las personas que ocupen los puestos involucrados en la rotación. Cuando el empleado se retire de la Institución. ii. b) Reglamento Básico de la Ley del Fondo Social para la Vivienda. la experiencia. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 11 Autorizado por: Gerente Administrativo . iii. Normativa interna: a) Ley del Fondo Social para la Vivienda.
500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO c) Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Fondo Social para la Vivienda (NTCIE). i) Procedimientos para la Gestión de Compras. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 12 Autorizado por: Gerente Administrativo . h) Manual de Calidad. c) Ley de Impuesto sobre la Renta. i) Reglamento para Aplicación del Régimen del Instituto Salvadoreño del Seguro Social. d) Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social. g) Manual de Descripción de Puestos. j) Procedimientos de Tesorería. Normativa externa: a) Norma ISO 9001: vigente. d) Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda. g) Ley de Prevención de Riesgos en los Lugares de Trabajo. b) Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones. h) Código de Trabajo. f) Ley de Acceso a la Información Pública. 2. e) Ley de Ética Gubernamental. j) Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta. k) Procedimientos para la Aprobación de Créditos. e) Contrato Colectivo de Trabajo. f) Instructivo de Prestaciones.
Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe de Gerente/Jefe. verifica en la base de datos que los candidatos reúnan los requisitos solicitados y continúa con el paso 6. Ascensos. Verifica en la base de datos si entre los empleados existen candidatos que reúnan los requisitos solicitados para cubrir vacante o nuevo puesto de trabajo. En el caso que se realice concurso externo. de acuerdo a la necesidad. 2. la solicitud de gestión para cubrir vacante o nuevo puesto de trabajo (F-300-054). 6. PROCEDIMIENTOS 1. Inscribe a los empleados interesados respetando las bases del concurso. Recluta candidatos externos en caso no existan candidatos a nivel interno. incluyendo la prueba técnica que se aplicará a los concursantes. Técnico Reclutamiento Capacitación en y 3. 4.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO V. elabora invitación a concurso interno. Recibe del Gerente/Jefe solicitante las hojas de vida de los candidatos externos seleccionados para que se inicie la evaluación. 5. 13 Autorizado por: Gerente Administrativo . de acuerdo a la necesidad. tomando como referencia la base de datos de oferentes de trabajo con la que cuenta el Fondo. contratación e inducción Responsable Paso Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 1. bolsas de trabajo electrónicas y/o publicaciones de universidades o periódicos de mayor circulación. En caso de existir candidatos. selección. especificando condiciones y requisitos a cumplir. Aplica prueba(s) técnica(s) y psicológica(s) a empleados o candidatos externos. Califica pruebas psicológicas y remite las pruebas técnicas al Gerente/Jefe solicitante para calificación. envía las hojas de vida de los candidatos al Gerente/Jefe solicitante para que realice depuración preliminar.
0 como mínimo. Realiza lo siguiente: a) Si fue concurso interno. realiza nueva selección interna o externa según corresponda. informa al empleado ganador a través de memorando sobre la fecha de su nuevo nombramiento y sigue al paso 15.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 7. Hace público el nombre de la persona seleccionada producto del concurso interno. b) Si fue concurso externo. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 8. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 10. Firma la acción de personal y gestiona autorización del Presidente y Director Ejecutivo/ Gerente General/Gerente Administrativo para el nombramiento del empleado. Recibe del Gerente/Jefe solicitante las pruebas técnicas calificadas y elabora informe de evaluación psicométrica de los candidatos (F-300-001). Revisa y autoriza propuesta de candidatos y la envía a Gerente/Jefe solicitante para que entreviste a los candidatos y proponga el candidato idóneo a su Jefe Superior. la fecha de inicio de su contratación y le solicita que se presente para el inicio de sus labores. 11. le informa al candidato seleccionado los resultados obtenidos. De no existir candidatos que hayan obtenido notas de 7. completa propuesta de candidatos y guía para obtener referencias laborales en caso de candidatos con experiencia previa (F-300-002 y F-300-003) y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Elabora y remite acción de personal a firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. 12. 13. Recibe del Jefe Superior del solicitante la propuesta de candidatos evaluada y autorizada e instruye a Coordinador de Salarios y Prestaciones que elabore la acción de personal. 9. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad 14 Autorizado por: Gerente Administrativo .
Técnico Reclutamiento Capacitación en y 15. Recibe y atiende a candidato externo en la fecha de inicio de su contrato. NUP). informe sobre la adaptación y rendimiento del empleado en el primer mes de labores y del empleado recibe el formulario de evaluación. Carta de no conflicto de intereses (F-300-005). ii. Revisa evaluaciones. NIT. ya sea por nombramiento. Formularios de seguro médico hospitalario y vida. Declaración jurada de confidencialidad (F-300-006).500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Coordinador Salarios Prestaciones de y Paso Actividad 14. Recibe del Gerente/Jefe solicitante. informa de la evaluación a jefe inmediato del empleado para que se tomen las acciones pertinentes. En caso de evaluación no satisfactoria de la inducción. 15 Autorizado por: Gerente Administrativo . iv. Nota: Toda la información contenida en los literales i) y ii) se actualizará una vez al año. Envía evaluaciones de Jefe y empleado en forma escaneada a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. 16. traslado o ascenso (F300-009). iii. Declaración jurada de origen de fondos de empleados (F-300-055). Hoja de datos personales (F-300-004). b) Complete: i. y le solicita que: a) Firme contrato de trabajo. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Imparte la inducción del Fondo y le solicita que complete declaración de inducción recibida (F-300-007). d) Presente fotocopia de documentos (DUI. v. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 18. Solicita a Gerente/Jefe solicitante o su representante para que induzca al empleado nuevo o nombrado en otro puesto de trabajo e informe sobre la adaptación y rendimiento en el primer mes de labores en dicho puesto (F-300008). Al mismo tiempo le pide que el empleado llene formulario de evaluación sobre inducción recibida después del primer mes de trabajo. Técnico Evaluación Desempeño en del 17. ISSS. c) Aperture cuenta de ahorros en el banco que se le defina.
Auxiliar Prestaciones 20. Técnico Evaluación Desempeño Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 16 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fin.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad en del 19. 21. Archiva en el expediente del empleado. Envía informe de adaptación y rendimiento del empleado (F-300-008) y evaluación sobre inducción recibida en el primer mes de labores (F-300-009) al Auxiliar Prestaciones.
Identifica las necesidades de capacitación del personal. Envía invitaciones de participación a los empleados detallando nombre del evento. Instruye a Técnico en Reclutamiento y Capacitación a ejecutar el plan de capacitación. y entrega a Técnico en Reclutamiento y Capacitación. considerando el apoyo financiero gestionado con INSAFORP. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 17 Autorizado por: Gerente Administrativo . Técnico Reclutamiento Capacitación 7. Capacitación Responsable Técnico Reclutamiento Capacitación Paso en y Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 1. b) Si es un evento abierto. Revisa. Técnico Reclutamiento Capacitación en y 5. Elabora y gestiona autorización del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano de la requisición externa o anexo de contabilidad conforme a lo establecido en Procedimientos para la Gestión de Compras o Procedimientos de Tesorería para cubrir los costos de las capacitaciones programadas y no programadas. firma y lo remite a Gerente Administrativo para autorización. si se refiere a una capacitación técnica. 2. 3. inscribe a los participantes en la empresa correspondiente. Autoriza y envía al trámite de autorización correspondiente. realice evaluación individual de aprendizaje del(os) participante(s). dirección. contacta a la empresa de capacitación seleccionada para organizar y planificar lo relativo a metodología y logística del evento. Elabora plan anual de capacitación con los insumos obtenidos y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Procede a: a) Si es un evento cerrado. 4. que al finalizar el evento. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 6. solicita a la empresa o facilitador.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 2. en y Actividad En ambos casos. fecha y hora.
Elabora notas para evaluación de la eficacia de la capacitación después de un mes de finalizado el evento y envía al Jefe inmediato del empleado. c) Remite comprobante de gasto a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para trámite de pago. hoja de registro de asistencia a eventos del Fondo y/o diplomas de participación. 18 Autorizado por: Gerente Administrativo . 13. cerrada o abierta: a) Recibe y verifica comprobante de gasto. fotocopia de comprobantes de pago. Recibe calificaciones. b) Solicita firma de asistentes en hoja de registro de asistencia a eventos del Fondo. Técnico Evaluación Desempeño en del 11. conforme a lo establecido en Procedimiento para la Administración de Instrumentos Normativos. b) Revisa que todo esté correcto. Posterior a la capacitación. Archiva documentación de capacitación: hoja de registro de asistencia a eventos del Fondo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 8. Envía mensualmente informe de capacitaciones técnicas al Técnico en Evaluación del Desempeño. 9. hoja de registro de asistencia a eventos del Fondo y evaluación de aprendizaje de cada participante (capacitación técnica). para trámite de pago. elabora informe de eficacia de la capacitación y envía al Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. En el caso de recibir diplomas y evaluación de aprendizaje. documento de autorización para realización del evento y monto erogado por el Fondo. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Realiza lo siguiente durante el evento. reproduce fotocopia para expediente de personal y el original lo remite al empleado. Fin. 12. 10. si es cerrado: a) Proporciona el apoyo logístico necesario. adjunta diplomas.
licencia con goce de sueldo. Coordinador Salarios Prestaciones de y 2. Elabora acción de personal. Autoriza y gestiona autorización de Presidente y Director Ejecutivo/Gerente General y Gerente Administrativo. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 3. terminación de contrato. que puede ser por: cancelación. traslado. Acciones de personal Responsable Paso Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 1. 4. Comunica la acción de personal por medio de correo electrónico al personal del Área de Gestión y Desarrollo Humano (solamente en los casos que aplique). Revisa y remite a firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. licencia sin goce de sueldo. suspensiones. 19 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Instruye a Coordinador de Salarios y Prestaciones la elaboración de acción de personal (F-300-012) de acuerdo a la necesidad. promoción. Elabora memorando de notificación de acción de personal para el empleado.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 3. Fin. 6. renuncias y otros. Distribuye copias de acción de personal a Técnico en Salarios y Prestaciones y al Auxiliar Prestaciones para archivo en expediente de empleado. gestiona firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Coordinador Salarios Prestaciones de y 5. ascenso. imprime y adjunta documentación de respaldo. cambio de cargo. contratación interina. emite y archiva documentos.
para lo cual revisa nuevos ingresos. listado de evaluadores y principales indicaciones para dar inicio a la evaluación del período correspondiente. revisa fórmulas y prepara carpeta para recepción de evaluaciones según sea el período a evaluar. 6.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 4. Remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano la plantilla de evaluación de desempeño individual. Revisa y firma. efectúa pruebas de verificación de metas y pesos a evaluar (F-300-048). c) Base para consolidación de evaluación: Prepara base que esté de acuerdo con el personal a evaluar. renuncias. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Evaluación del Desempeño 3. 2. b) Base de objetivos: Incorpora o actualiza objetivos y metas autorizadas por el Presidente y Director Ejecutivo para el período de evaluación. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Prepara bases electrónicas para evaluación del desempeño: a) Base de personas: Revisa el personal que debe ser evaluado en el período. traslados. 5. Verifica que todos los evaluadores tengan la Carpeta compartida de evaluación (W:\) en su PC. Evaluación del desempeño Responsable Técnico Evaluación Desempeño Paso en del 1. Guarda la base en carpeta de evaluación correspondiente. Actualiza plantilla de evaluación de desempeño individual del período a evaluar. Prepara nómina del personal que no será evaluado y remite a firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano (F-300-047). licencias. 4. ausentismos. tomando en cuenta que deben cumplir con el 50% del tiempo laborado. nuevos evaluadores y cambios de cargos. colocando “Base de Objetivos” y “Base de Personas” en dicha carpeta. 20 Autorizado por: Gerente Administrativo .
Técnico Evaluación Desempeño 8. 14. explicar los resultados. 10. realizar diálogo sobre la evaluación con cada uno de sus subalternos. Archiva las evaluaciones recibidas en carpeta de evaluación del desempeño correspondiente al período a evaluar. para revisar. enfatizar fortalezas. 15. enviándola por correo electrónico a cada uno de los evaluadores para proceder a evaluar a cada uno de sus subalternos. Consolida electrónicamente los datos y obtiene los resultados generales del período a evaluar. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Revisa plantilla de evaluación de desempeño individual e indicaciones. 21 Autorizado por: Gerente Administrativo . 11. Remite diariamente informe de evaluaciones recibidas a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para que gestione las evaluaciones pendientes de envío. Verifica cada una de las evaluaciones para que no quede pendiente la evaluación de ningún empleado. las ordena y distribuye en sobre sellado a cada uno de los evaluadores. Verifica informes y solicita a los evaluadores las evaluaciones pendientes de recibir. Verifica los datos e informa a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano los resultados obtenidos. Recibe por correo electrónico de los evaluadores todas las evaluaciones ya completadas para ser consolidadas. 13. oportunidades de mejora y las acciones que se tomarán para mejorar la evaluación del siguiente período. b) El resto de evaluadores proceden a evaluar las competencias del personal bajo su cargo. enviando los resultados alcanzados del período en la plantilla correspondiente. de la siguiente manera: a) El Presidente y Director Ejecutivo evalúa los objetivos institucionales con el apoyo del Gerente de Planificación. en del 9. Jefe Área Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Evaluación del Desempeño 12. Califica e imprime las evaluaciones.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Jefe Área Gestión y Desarrollo Humano 7.
Técnico Evaluación Desempeño 23. Imprime planilla de pago de bono. Obtiene evaluaciones pendientes firmadas y lo comunica a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano y envía las planillas complementarias 22 Autorizado por: Gerente Administrativo . 20. Prepara base de pago de bono dejando pendientes de pago las evaluaciones siguientes: a) Evaluaciones no firmadas. Recibe de los evaluadores todas las evaluaciones firmadas y selladas. Envía por correo electrónico y en forma impresa la nómina de pago de bono a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano /Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico en Salarios y Prestaciones 21. separa las evaluaciones con firma de acuerdo y desacuerdo del empleado. Elabora planillas y revisa los cálculos de pago respectivos con el Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Verifica firmas y sellos. Revisa. ya sea por ausencia del empleado o por no estar de acuerdo con la evaluación. Informa a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para la respectiva gestión de apelación de las evaluaciones en desacuerdo. solicita autorización del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano y Gerente Administrativo. Aplica abono en la cuenta bancaria de cada empleado y elabora comprobante de pago por cada uno. Gestiona apelaciones en todos los casos de desacuerdos. en del Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 22. 17. 16. 19. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Evaluación del Desempeño 18. b) Evaluaciones de empleados que no obtuvieron los resultados establecidos para tener derecho a bono. firma e instruye a Técnico en Salarios y Prestaciones para la preparación del pago mediante abono a cuenta bancaria de cada empleado. · El empleado firma si está o no de acuerdo con el resultado obtenido.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Notas: · El evaluador deberá solicitar al empleado la firma de aceptación de la evaluación.
Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 32. Fotocopia evaluaciones. f) Nómina del personal no evaluado en el período. Mantiene el archivo y custodia las evaluaciones originales y documento final. Elabora documento final de la evaluación del desempeño del período. Comunica al personal que ya se efectuó el abono respectivo a su cuenta bancaria. el cual contiene: a) Plantillas de objetivos y metas de evaluación debidamente autorizados. 30. Informa a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Da seguimiento a los casos cuyas competencias hayan sido inferiores a 70. 29. b) Informe estadístico de resultados finales. archiva original y remite copia al Auxiliar Prestaciones para archivo en expediente del empleado. 25. Elabora planilla complementaria o recibo de pago de bono. d) Base de personas. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad que se requieran según firmas obtenidas. Instruye a Técnico en Salarios y Prestaciones que aplique pagos. 27. Fin. 23 Autorizado por: Gerente Administrativo . 26. 28. c) Base de objetivos. Elabora e imprime informe estadístico de resultados de evaluación. 33. Envía informe de resultados obtenidos a Gerente Administrativo. 31. e) Base consolidada de calificaciones finales.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Jefe Área Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Salarios y Prestaciones Técnico en Evaluación del Desempeño Paso 24.
ésta será enviada al Área de Tesorería y Custodia para que se pague por medio de cheque. firma y gestiona autorización de Presidente y Director Ejecutivo. 7. 4. Elabora acción de personal y entrega a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Instruye a Coordinador de Salarios y Prestaciones que elabore el recibo de liquidación correspondiente. Actividad Recibe del Presidente y Director Ejecutivo carta de renuncia o la instrucción de la cancelación de contrato del empleado previo informe de las jefaturas correspondientes. etc. Elabora finiquito. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 3. 5. Revisa. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 24 Autorizado por: Gerente Administrativo . Instruye a Coordinador de Salarios y Prestaciones que elabore acción de personal de renuncia o cancelación de contrato del empleado según el caso. Elabora recibo de liquidación y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. gestiona autorización del recibo de liquidación con el Gerente Administrativo. b) Solicita otros saldos diversos con el Fondo como seguro médico hospitalario. 9. Para los casos de renuncia. Gerente General y Gerente Administrativo. firma y devuelve a Coordinador de Salarios y Prestaciones. Nota: Cuando el empleado autorice a terceras personas para firmar el finiquito y la liquidación. Coordinador Salarios Prestaciones de y 6. (F-300-050). Revisa cálculos. 2. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Coordinador de Salarios y Prestaciones 8. ópticas. Realiza lo siguiente: a) Solicita estado de cuenta de aportaciones (laborales y patronales) y préstamo del empleado con el Fondo de Protección. solicita firma del empleado en el finiquito y liquidación.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 5. cargos contables. despensa. activo fijo. Retiro de personal Responsable Paso Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 1.
Realiza el abono electrónico de la liquidación o tramita el pago a través de cheque. Instruye a Coordinador de Salarios y Prestaciones realizar el abono en la cuenta bancaria del empleado. explicándole las causas. Informa al empleado. junto con el Gerente y/o Jefe inmediato. sobre la decisión tomada por la Administración Superior. 11. para los casos de cancelación de contrato.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Jefe Área Gestión y Desarrollo Humano 10. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Elabora trimestralmente memorando con el detalle del personal despedido durante el período y lo remite al Oficial de Cumplimiento. Coordinador Salarios Prestaciones de y 12. Le solicita al empleado la firma en recibo de liquidación y finiquito. Fin. 25 Autorizado por: Gerente Administrativo . 14. 13.
Actividad Prepara lista para habilitación de monto que estará disponible en puntos específicos establecidos por el Área de Gestión y Desarrollo Humano (F-300-015). 2. Envía a Técnico Gestión y Desarrollo Humano archivo de solicitudes de habilitación de monto de los empleados con las que proceden y de acuerdo hasta un monto máximo del disponible del 20% del salario mensual del empleado solicitante. 3. Elabora reporte quincenal para aplicación de descuentos a través del Control de uso de despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado (F-300-013) y envía a Coordinador de Salarios y Prestaciones. firma y envía a Técnico en Salarios y Prestaciones. Coordinador Salarios Prestaciones de y 4. Solicita a empleado anote en lista el valor requerido. monto solicitado y número de pagos en que se realizará el descuento (tomando como base un máximo de 6 quincenas) y envía archivos de solicitudes de habilitación de monto de los empleados y saldos de los empleados a Coordinador de Salarios y Prestaciones. 5. 10. salud visual y otras prestaciones que generen descuentos. Elabora archivo que contiene los montos solicitados y envía a la empresa autorizada para dar el servicio de compras al supermercado. 26 Autorizado por: Gerente Administrativo . Técnico Gestión y Desarrollo Humano 6. Analiza la liquidez. Autoriza descuentos. 7. Aplica descuentos en planilla de salarios.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 6. tomando en cuenta los descuentos programados de otras prestaciones como: préstamo de seguro médico hospitalario. 8. Actualiza la cuenta individual del empleado. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado Responsable Paso Técnico Gestión y Desarrollo Humano 1. Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico en Salarios y Prestaciones Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 9. Anota en hoja electrónica el nombre.
Actualiza la cuenta individual del empleado. 21. Prepara en el mes de diciembre de cada año. Notifica al empleado el valor no aplicado en planilla para que efectúe el pago respectivo en Agencia Bancaria. para dejar con saldo cero. 15. Descarga descuentos de planilla a la cuenta individual del empleado. Revisa recibo de cobro de los montos consumidos por los empleados en el supermercado y envía a autorización de Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano (F-300-013). 19. 14.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Técnico Gestión y Desarrollo Humano Paso 11. Revisa. Cuadra mensualmente con los registros del Área de Contabilidad e informa si existen diferencias. En el caso de existir descuentos no realizados por falta de liquidez de algún empleado continúa. Recibe del empleado la copia del recibo cancelado y aplica descuentos en la cuenta individual del empleado. 20. la planilla con saldos totales de cada una de las cuentas individuales por empleado. 16. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad En caso hubiese cambio en la planilla aplicada. 12. firma y gestiona autorización de páguese con Gerencia Administrativa por trámite de pago. Elabora reporte quincenal de los montos consumidos (F-300-013) y envía al Área de Contabilidad. Recibe de la empresa autorizada. anotando el monto consumido y el porcentaje de descuento por compra (devolución anual). de lo contrario sigue con el paso 14. le notifica por correo electrónico a Técnico Gestión y Desarrollo Humano. 13. Técnico Gestión y Desarrollo Humano 18. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 17. la información por correo electrónico con los montos consumidos por los empleados durante el período de la habilitación inmediata anterior. 27 Autorizado por: Gerente Administrativo . Revisa notificación.
Fin. Recibe del supermercado el último cobro anual y calcula el valor de devolución correspondiente a cada empleado. elabora nómina para pago del porcentaje de descuento y lo remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para la revisión y autorización respectiva. Coordinador Salarios Prestaciones 25. Recibe nómina autorizada y aplica a la cuenta bancaria de cada empleado que ha hecho uso de la despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 24. 27. Revisa.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Coordinador Salarios Prestaciones Paso Actividad 22. Revisa cada cuenta individual. 28. Remite a cada empleado la nómina con el detalle de su descuento por uso de despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado y solicita firma para proceder con la aplicación en su cuenta bancaria. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 28 Autorizado por: Gerente Administrativo . Archiva documentación. de y Técnico Gestión y Desarrollo Humano 26. de y 23. autoriza y gestiona autorización de páguese del Gerente Administrativo en nómina para pago del porcentaje de descuento de supermercado y regresa a Coordinador de Salarios y Prestaciones. del porcentaje de descuento brindado por el supermercado de acuerdo al consumo individual realizado durante todo el año calendario finalizado.
Coordinador de Salarios y Prestaciones/ Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Auxiliar Seguros de Empleados 6. 3. Envía el recibo a firma de Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. que estará disponible en puntos específicos designados por el Área de Gestión y Desarrollo Humano. d) Elabora recibo de préstamos de seguro médico hospitalario (F-300-018) y orden de descuento. Solicita al empleado firma en la orden de descuento y entrega recibo de préstamo junto 29 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 5. 2. Préstamos de seguro médico hospitalario Responsable Auxiliar Seguros de Empleados Paso 1. Revisa. si el valor solicitado es mayor a $114.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 7. 7. Actividad Prepara lista para solicitud de préstamo de seguro médico hospitalario (F-300-053). la solicitud será a través de correo electrónico. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 4. autoriza y remite recibo del préstamo a Secretaria. Recibe lista y/o correo de la solicitud de préstamo de seguro médico hospitalario y realiza lo siguiente: a) Prepara recibo de préstamo. que presente receta médica y cotización de farmacia con firma y sello. Gestiona páguese y remite el recibo del préstamo al Auxiliar Seguros de Empleados Revisa. En el caso de las Agencias Regionales. firma y devuelve orden de descuento al Auxiliar Seguros de Empleados. b) Consulta la capacidad de pago y/o liquidez del empleado con el Técnico en Salarios y Prestaciones. c) Completa el control individual de préstamos en efectivo.29 le pide que presente presupuesto médico y en el caso de medicamentos. Gestiona firma del Coordinador de Salarios y Prestaciones y/o Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano en orden de descuento.
En los casos que después de aplicada la liquidación existiese saldo pendiente. 12. registradas en el formato mantenimiento por descuentos (F-300-019) a 30 Autorizado por: Gerente Administrativo . Informa a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Aplica el valor liquidado en la cuenta individual del empleado. Revisa. b) Actualiza la cuenta individual del empleado.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 8. firma y envía nota de suspensión de prestación al empleado. elabora nota de suspensión de la prestación de acuerdo a lo establecido en el Instructivo de Prestaciones. o entrega al Coordinador de Salarios y Prestaciones para abonar a cuenta en los casos que sea difícil cobrarlo en la Agencia Bancaria. 13. 11. Remite órdenes de descuento o modificación a las mismas. Auxiliar Seguros de Empleados Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Auxiliar Seguros de Empleados 9. se procede a aplicar la orden de descuento. o envía al Área de Tesorería y Custodia para la elaboración del cheque. Para este último se emite recibo de ingreso y revisa las liquidaciones de los reclamos presentados a la compañía aseguradora. Recibe nota de abono de la Compañía Corredora de Seguros del abono a cuenta de la Institución que se realizó o recepción de cheque. el valor total o parcial del monto solicitado en concepto de reintegro. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad con la copia de la orden de descuento para cobro en efectivo en Agencia Bancaria designada por el Fondo. Recibe de Agencia Bancaria o del Área de Tesorería y Custodia los recibos de préstamos cobrados. Realiza lo siguiente: a) Recibe del empleado el comprobante de reintegro con sello de cancelado por la Agencia Bancaria y el reclamo respectivo por el diferencial o total no utilizado. De identificarse que no se justificó en la fecha correspondiente mediante comprobantes de gastos. 10.
Aplica descuentos en control individual. Revisa y entrega el recibo de devolución a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Fin. autoriza y entrega a Secretaria. De existir saldo a favor del empleado elabora recibo de devolución de seguro médico hospitalario (F-300-018) y entrega al Coordinador de Salarios y Prestaciones. Auxiliar Seguros de Empleados 15. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 16. de y Técnico en Salarios y Prestaciones para su aplicación. 17. Coordinador Salarios Prestaciones 19. 20. 18.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Técnico en Salarios y Prestaciones 14. Procesa descuentos en planilla de salarios e informa los descuentos aplicados al Auxiliar Seguros de Empleados. Revisa. Realiza pago electrónico de devolución y entrega copia al Auxiliar Seguros de Empleados. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad 31 Autorizado por: Gerente Administrativo . Gestiona firma de páguese y entrega al Coordinador de Salarios y Prestaciones.
3. Coordinador Salarios Prestaciones/Jefe Área de Gestión Desarrollo Humano Auxiliar Seguros Empleados de y 10. 32 Autorizado por: Gerente Administrativo . y de Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 11. Recibe de la Compañía Aseguradora a través de la Compañía Corredora de Seguros.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 8. Elabora orden de descuento para cobro de hospitales (F-300-019) y la envía a firma. Auxiliar Seguros de Empleados 6. 8. 2. 5. Si está elaborado procede a comunicar a la Compañía Corredora de Seguros para el retiro del mismo y que posteriormente lo remita a la Compañía Aseguradora. 9. Cobro de hospitales Responsable Paso Actividad Auxiliar Seguros de Empleados 1. Verifica los valores cubiertos y valores totales cobrados por la Compañía Aseguradora. el recibo de cobro y las liquidaciones individuales del gasto en hospitales. c) Copia para aplicación en planilla entregada a Técnico en Salarios y Prestaciones. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 4. 7. las revisa y las envía al Área de Tesorería y Custodia. Recibe información del Área de Tesorería y Custodia sobre la emisión de cheque o abono a cuenta. b) Original para el Área de Tesorería y Custodia. gestiona páguese de Gerente Administrativo y envía a trámite de pago. Firma órdenes de descuento y las devuelve al Auxiliar Seguros de Empleados. Solicita firma del empleado en la liquidación y en el compromiso de pago. Recibe de la Compañía Aseguradora “Notas de Caja” a nombre de cada uno de los empleados incluidos en el cobro. Prepara la documentación para dar inicio al trámite de pago del recibo de cobro a favor de la Compañía Aseguradora y se envía a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para su autorización. Sella y distribuye de la siguiente manera: a) Copia para el empleado. Firma recibo de cobro de Compañía de Seguros y remite a Secretaria para trámite. Sella los recibos de cobro de la Compañía Aseguradora.
Registra en la planilla correspondiente y emite reporte de descuentos realizados.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Técnico en Salarios y Prestaciones Auxiliar Seguros de Empleados 12. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 33 Autorizado por: Gerente Administrativo . Recibe reporte de descuentos realizados en planilla y actualiza saldo en la cuenta individual de cada empleado. Fin. 13. 14.
De no estar correcto no lo recibe y se lo devuelve al empleado. fecha de envío del reclamo. nombre del dependiente. firma. Envía para revisión. sellada por el médico y que el diagnóstico se encuentre cubierto por la póliza en vigencia. Reclamos de seguro médico hospitalario Responsable Paso Actividad Auxiliar Seguros de Empleados/Secretaria 1. mes de envío. Recibe del empleado la solicitud de reclamo de seguro médico conteniendo: hoja de reclamo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 9. facturas y procede a revisar lo siguiente: a) Que la hoja de reclamo se encuentre firmada. b) Que la receta se encuentre firmada y sellada por el médico. De estar correcto. diagnóstico. fecha de presentación del reclamo. solicitando la firma del empleado. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano/ Coordinador de Salarios y Prestaciones Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 4. Prepara envío de reclamos a Compañía Aseguradora a través de la Compañía Corredora de Seguros con la información siguiente: nombre del empleado. valor del reclamo (se detalla comentario de las facturas presentadas). 2. recursos (propio o préstamo) y fecha probable de liquidación según lo pactado en póliza vigente. Revisa. 34 Autorizado por: Gerente Administrativo . firma y sello de los reclamos. d) Otros documentos relacionados con el reclamo. sella y remite al Auxiliar Seguros de Empleados. c) Que las facturas correspondan a la receta y a la fecha de la hoja de reclamo. procede a anotar en libro de recepción de reclamos especificando fecha y origen de los fondos del reclamo (propios o préstamo). recetas. 3.
la Compañía Aseguradora informa para ser solventado. 9. d) Analiza de acuerdo a la póliza vigente el caso rechazado. c) Emite recibo de ingreso para los reclamos con recursos prestados por el Fondo. Contacta al empleado para que corrija la inconsistencia del reclamo. Al tenerlo corregido. de existir error en el cheque lo devuelve para su corrección. b) Contacta al empleado para entregarle el cheque. en el caso de no existir error. 7. lo envía nuevamente a la Compañía Corredora de Seguros. si el error se encuentra en la liquidación le informa a la Compañía Corredora de Seguros y le solicita complemento al cheque recibido. Entrega todos los reclamos a la Compañía Corredora de Seguros en las fechas programadas por ambas Instituciones. proporcionando argumentos pertinentes. 6. Si se considera necesario le solicita a la Compañía Corredora de Seguros que gestione la reconsideración de la resolución. quien revisa. Devuelve finiquitos firmados a la Compañía Corredora de Seguros y archiva hojas de 35 Autorizado por: Gerente Administrativo . con la notificación de la Compañía Corredora de Seguros por recepción de cheque o realiza la solicitud de comprobante en el sistema. Bancos y corresponsables/ apoyo administrativo/ transacciones/solicitud de ingresos y egresos 8. entregándolo posteriormente a la Compañía Aseguradora. verifica su contenido y se asegura que todo esté correcto. de ser necesario.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Auxiliar Seguros de Empleados 5. Recibe de Compañía Corredora de Seguros las liquidaciones y los finiquitos: a) Revisa que todo esté correcto. Nota: Si hay alguna inconsistencia en el reclamo. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Solicita firma del empleado en liquidación y finiquito solo en los casos de reclamos presentados con recursos propios y entrega cheque.
modifica de ser necesario la aplicación de las órdenes de descuento o efectúa las devoluciones que existen a favor del empleado.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Paso Actividad 10. liquidación. 36 Autorizado por: Gerente Administrativo . Actualiza saldos. Fin.
8. c) Elabora recibo para pago de salud visual (F-300-018). Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 4. Atiende al empleado que solicita orden de óptica para su persona. Salud visual Responsable Auxiliar Prestaciones Paso Actividad 1. según lo autorizado en el Instructivo de Prestaciones. Realiza lo siguiente: a) Verifica el monto del quedan. 6. esposo(a) o hijos. debe firmar la factura y la hoja de detalle del servicio. c) Fotocopia dos juegos de: facturas. factura y detalle de óptica. Recibe facturas con quedan del Área de Tesorería y Custodia y entrega al Auxiliar Prestaciones. y establece plan de pago para el valor no cubierto según la prestación. Revisa y firma orden para óptica y entrega a Secretaria.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 10. Realiza lo siguiente: a) Verifica el uso que el empleado ha hecho de la prestación según los registros de control interno. 3. Envía orden para óptica a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. 2. aro. b) Obtiene firma del empleado en la original y copia del recibo y en la orden descuento. b) Revisa facturas y registra datos desglosados de cómo se cubrirá la prestación visual en la hoja de detalle. 5. recetas y hojas de detalle. b) Solicita al empleado la hoja de reclamo y receta de los lentes. Realiza lo siguiente: a) Elabora orden de descuento (F-300-019) de acuerdo al plan de pago convenido con el empleado. c) Elabora orden para óptica y anexa receta. especificando valor póliza. Le informa que al recibirlos. uno para el archivo y otro para el trámite de pago. lente. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 37 Autorizado por: Gerente Administrativo . Sella y entrega al empleado para que se presente a la óptica y ordene sus lentes. Auxiliar Prestaciones 7.
Sella y envía para trámite de firma de pago.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad 9. firma orden de descuento y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Auxiliar Prestaciones 15. Fin. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 11. b) Remite copia de orden de descuento a Técnico en Salarios y Prestaciones para que realice aplicación de descuento en planilla de pago. Revisa. 38 Autorizado por: Gerente Administrativo . Auxiliar Prestaciones 13. factura del valor a cubrir por la póliza y la receta médica. Luego la remite para firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. da visto bueno a los documentos. Secretaria 12. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 10. c) Envía al Coordinador de Salarios y Prestaciones documentos para revisión. b) Entrega al Auxiliar Seguros de Empleados original de: hoja de reclamo. 16. Realiza lo siguiente: a) Prepara para trámite de pago factura original de la diferencia del pago de póliza para compra de lentes. firma factura de óptica y demás documentación (a excepción de la orden de descuento) y remite a Secretaria. Revisa. Realiza lo siguiente: a) Registra en control estadístico los detalles de la prestación otorgada. Actualiza control individual por empleado. Procesa el descuento y envía quincenalmente reporte de las aplicaciones al Auxiliar Prestaciones. hoja de detalle y orden de óptica. Técnico en Salarios y Prestaciones 14. (en el caso de la cobertura de póliza se anexa copia de factura y una copia del recibo firmado por el empleado).
recibo de préstamo de gastos de hospitalización y orden de descuento de préstamo hospitalario para padres (F-300-018. Entrega acta firmada a Técnico en Evaluación del Desempeño. c) Solicitar firma del empleado y del fiador en letra de cambio. Técnico en Evaluación del Desempeño Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 7. Plan de salud dirigido a los padres del personal Responsable Técnico Evaluación Desempeño Paso en del 1. orden de descuento y recibo del préstamo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 11. 2. Redacta solicitud de elaboración de contrato de compromiso de deuda y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. adjuntando todos los requisitos según lo establecido en el Instructivo de Prestaciones. Redacta memorando a Gerente General para ser incluido en punto de Junta Directiva. 39 Autorizado por: Gerente Administrativo . Secretaria 6. Revisa y solicita a Jefe Unidad Técnica Legal la elaboración y envío del contrato de compromiso de deuda anexando DUI y NIT del empleado y fiador. Secretaria Técnico Evaluación Desempeño 3. acta de préstamo hospitalario para padres. Recibe punto de acta de Junta Directiva y remite a Técnico en Evaluación del Desempeño. Actividad Recibe del empleado solicitud de préstamo para hospitalización para padres. F-300-019 y F-300-025). Entrega a Secretaria acta y documentos para que gestione las autorizaciones correspondientes: del Comité de Préstamos para hospitalización de Padres de empleados (aprobación previa) y de Junta Directiva. 5. b) Elaborar los siguientes documentos: letra de cambio. Recibe de Secretaria Junta Directiva/Asamblea de Gobernadores referencia de aprobación de Junta Directiva y envía a Secretaria del Área. en del 4. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 8. Procede a: a) Consultar la disponibilidad del empleado y del fiador presentado en la solicitud de préstamo.
emite reporte de descuento realizado en planilla y entrega a Técnico en Evaluación del Desempeño. Aplica el reporte de valor descontado en planilla a cuenta individual del empleado para establecer el nuevo saldo. en del 13. c) Procede a la apertura del control individual de descuento. Procesa orden de descuento de préstamos de hospitalización de padres.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Técnico Evaluación Desempeño Paso en del 9. 40 Autorizado por: Gerente Administrativo . 10. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe de Unidad Técnica Legal el contrato de compromiso de deuda firmado por empleado solicitante y fiador. para que emita cheques de acuerdo a listado aprobado por el Comité y se le entregan los cheque(s) al empleado o abono a cuenta. Técnico Evaluación Desempeño 12. b) Entrega orden de descuento a Técnico en Salarios y Prestaciones. Técnico en Salarios y Prestaciones 11. Fin. Realiza lo siguiente: a) Prepara memorando de remisión al Área de Tesorería y Custodia para pago.
Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe solicitud de empleado sobre información de crédito personal con garantía hipotecaria. Verifica documentos presentados por el empleado y conforma expediente: a) Solicitud de crédito (el monto de la solicitud no deberá sobrepasar el monto autorizado en el Instructivo de Prestaciones). revisa que el empleado cumpla con los siguientes requisitos: a) Tener contrato individual de trabajo con carácter indefinido. Préstamo personal con garantía hipotecaria Responsable Auxiliar Prestaciones Paso 1. NIT. e) Estado(s) de cuenta para cancelación del(los) préstamo(s) activos validados por la instancia administradora correspondiente. f) Si el préstamo es para cubrir caso de emergencia. el cual deberá tener clasificación “A” o constancia de cancelación. 2. le explica la situación en particular y le sugiere posibles alternativas para que reúna los requisitos. se convocará a Comité de Créditos para definir los documentos a solicitar de acuerdo a la emergencia presentada. 3. en caso que el préstamo sea para consolidación de deuda. b) Tener un año de servicio en el Fondo (según lo reglamentado). d) Estado de cuenta emitido por el Área de Préstamos de los créditos respaldados por el inmueble ofrecido en garantía. (en el caso que cumpla con lo descrito en el paso 1) y solicitud a presentar para iniciar el trámite.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 12. b) Comprobantes de pago de las últimas dos quincenas del mes anterior a la fecha del trámite de solicitud. DUI e ISSS. Si no cumple con los requisitos. c) Fotocopia de: Escritura de Compra-Venta inscrita. 41 Autorizado por: Gerente Administrativo . c) No haber registrado amonestaciones o suspensiones en el último año de trabajo. Entrega hoja de requisitos.
detallando los descuentos y remite al Auxiliar Prestaciones. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Pre-analiza el crédito. Revisa disponibilidad del empleado en sistema de planillas. b) Capacidad de pago. del Área de Valúos de Garantías expediente con el informe técnico y reporte de garantía. registra en el sistema e imprime la hoja de análisis con los resultados. Recibe. 8. apertura de garantía y posterior devolución. Técnico en Salarios y Prestaciones 5. Remite el expediente del inmueble ofrecido en garantía al Área de Valúos de Garantías para valúo. caso contrario contacta al empleado y le informa sobre los resultados del análisis. Las causas de denegatoria pueden ser las siguientes: a) Que la garantía no cumpla con los requisitos establecidos en el Instructivo de Prestaciones. 9. c) Tasa de interés aplicable según lo establecido en el Instructivo de Prestaciones. Revisa la documentación. y le devuelve la documentación entregada. comparando que las deudas descontadas de planilla estén incluidas dentro de las que pretende cancelar y que reúne el requisito de endeudamiento que establece el Instructivo de Prestaciones. para que se realicen los reajustes necesarios y continúe el trámite. 7. Auxiliar Prestaciones 6. Estos casos podrán ser presentados por el Presidente y Director Ejecutivo a Junta Directiva para aprobación o denegación. de acuerdo a: a) Condiciones del crédito. Si el análisis es aprobado por el sistema continúa el trámite. caso contrario contacta al empleado para que realice los ajustes necesarios y continúe el trámite. 42 Autorizado por: Gerente Administrativo . en cuyo caso no procede el trámite. Comunica al empleado si el resultado del análisis es una denegatoria.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 4. Solicita a Técnico en Salarios y Prestaciones la revisión de disponibilidad.
apertura solicitud de crédito en sistema. En caso de existir observaciones en el estudio jurídico. carta de aceptación de descuento y anexa al expediente (reporte masivo). 17. Recibe expediente del Área de Escrituración. Notas: · El 90% del valúo del inmueble debe respaldar los saldos de los préstamos garantizados actualmente más el monto solicitado. 19. 43 Autorizado por: Gerente Administrativo . en cuyo caso deberá reajustar dicho monto. caso contrario actualiza datos del cliente. firma y remite al Auxiliar Prestaciones.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Auxiliar Prestaciones Paso Actividad 10. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Recibe del Área de Aprobación de Créditos expediente con la documentación correspondiente debidamente firmada y sellada. Remite expediente al Área de Aprobación de Créditos para verificación y aplicación de la normativa correspondiente (Procedimientos para la Aprobación de Créditos). si el resultado es aprobado. imprime y revisa información. Solicita firma del empleado en la documentación impresa. Imprime órdenes de descuento. 12. 14. Solicita al empleado que tramite una certificación extractada del inmueble ofrecido en garantía para continuar con el trámite. Revisa y remite expediente al Área de Escrituración para Estudio Jurídico. 11. Revisa. b) Que la garantía cubra parcialmente el monto solicitado. anotación preventiva. 15. Elabora acta de estudio previo y listado para emisión de cheques (F-300-052) solicitando revisión y firmas a los miembros del Comité de Créditos de empleados. le comunica al empleado que solvente. 13. 16. 18. Solicita firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano en hoja de análisis. · La tasa de interés asignada al crédito será la vigente a la fecha en que se aperture la solicitud de crédito.
26. Remite a Gerencia General para gestión de aprobación de Junta Directiva y notificación de resolución. Agrega copia al expediente. Remite expediente al Área de Aprobación de Créditos para autorización y firma de anotación preventiva. c) Acta de resolución y d) Acta de estudio previo. anotación preventiva. Auxiliar Prestaciones 25. Remite al Área de Tesorería y Custodia fotocopia de: a) Listado para emisión de cheques. lo siguiente: a) Acta de estudio previo del Comité de Créditos de empleados. 22.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad 20. b) Acta de aprobación de Junta Directiva. 23. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 44 Autorizado por: Gerente Administrativo . orden de descuento y gastos incurridos en la formalización del crédito en los casos que sea necesario. c) Acta de aprobación o denegación de Junta Directiva. Además le solicita que presente solvencia municipal vigente del inmueble dado en garantía. Solicita al Área de Ventas la elaboración de recibos por trámites de inscripción. Remite recibo y anotación preventiva al Área de Registro de Documentos para inscripción. Entrega al empleado recibos para su respectiva cancelación y orden de descuento para que tramite firma y sello de aceptada. Recibe lo siguiente: a) Del Área de Registro de Documentos: la anotación preventiva inscrita. b) Documento de resolución de Junta Directiva. 21. Anexa al expediente. 24. Recibe documentos firmados y registra en el sistema. d) Listado para emisión de cheques. b) Del empleado: la orden de descuento firmada y sellada y solvencia municipal vigente.
b) Monto. Fin. Elabora memorándum autorizado por Coordinador de Salarios y Prestaciones para Jefe Área de Seguros y Gestión Ambiental. el cual debe contener la siguiente información: a) Número de préstamo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad 27. Remite a Técnico en Salarios y Prestaciones orden de descuento para su aplicación. Recibe del Área de Escrituración expediente completo con comprobantes de escrituración. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 45 Autorizado por: Gerente Administrativo . 29. Archiva expediente. Remite el expediente al Área de Escrituración para su formalización. 31. 30. plazo y cuota mensual para que se realice ajuste de cuota mensual de pago. 28.
c) Que el fiador presentado no sea firma solidaria de otro préstamo de la misma naturaleza. Coordinador de Salarios y Prestaciones Auxiliar Prestaciones 5. 2. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Efectúa un análisis preliminar de crédito en base a la capacidad de pago del solicitante y del fiador. Préstamo personal con garantía fiador Responsable Auxiliar Prestaciones Paso 1. Verifica documentación: a) Solicitud de Crédito completa y que el monto sea el establecido en el Instructivo de Prestaciones. Imprime análisis. b) Un año de servicio en el Fondo (según reglamentación). Integración bancaria/modulo general/Servicio al Cliente/ apertura actualización de datos del cliente – registro de cliente natural y/o firmantes. b) Si tiene un préstamo personal activo. Revisa disponibilidad del empleado en sistema de planillas. devuelve al Auxiliar Prestaciones para que notifique al empleado. Remite solicitud de préstamo a Técnico en Salarios y Prestaciones para análisis de disponibilidad. solicita cancelación del préstamo vigente y que anexe constancia de cancelación. Valida. Crea o actualiza el código de cliente del solicitante y fiador. Técnico en Salarios y Prestaciones 4. En caso de no proceder. 3. detallando datos en sello de análisis y remite a Coordinador de Salarios y Prestaciones. revisando que esté completa. la solicitud de préstamo personal con garantía fiador. firma el análisis de disponibilidad y remite al Auxiliar Prestaciones. 46 Autorizado por: Gerente Administrativo . 7. Actividad Recibe del empleado.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 13. 6. Verifica que el empleado solicitante y el fiador cumplan con los siguientes requisitos: a) Ser empleado por Contrato Individual de Trabajo en carácter indefinido.
Colocación. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 8.Autorizacionessolicitud de Crédito. 12. Remite a Junta Directiva: listado para emisión de cheques (F-300-052) y acta de estudio previo impresos para que aprueben o denieguen los créditos presentados.Servicio al ClienteProcesos-Apertura de Solicitudes. 17. Auxiliar Prestaciones 9. 18.Solicitud de Crédito. la incluye a la solicitud de crédito y relaciona la garantía.Servicio al Cliente. 10. Colocando la Subaplicación correspondiente (400). Realiza el inicio y cierre de etapas según lo parametrizado en el sistema. Además se envía la resolución y acta.Procesos. 14. 15. Apertura la solicitud de crédito en el sistema.Inicio y Cierre de Etapas. Realiza inicio y cierre de etapas hasta la etapa previa a la aprobación. Elabora e imprime el acta de resolución de créditos de préstamos personales (F-300-029) para Junta Directiva.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Colocación-Servicio al Cliente-Solicitudes de Crédito/Préstamos Personales/Análisis Garantía Fiador. 13.Inicio y Cierre de Etapas.Solicitud de Crédito. Nodo-Colocación. Colocación. Revisa y firma hoja de análisis y remite al Auxiliar Prestaciones para que se continúe con el trámite. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 PréstamosApoyo Autorizaciones para Notifica por correo electrónico al Área de Préstamos sobre nómina de los préstamos autorizados para apertura en el sistema. Elabora acta de estudio previo y listado para emisión de cheques (F-300-052) y solicita revisión y firmas a los miembros del Comité de Créditos de empleados. 11. imprime garantía. 47 Autorizado por: Gerente Administrativo . Recibe documentación firmada y registra en el sistema ColocaciónSolicitudes de Administrativo. 16.Servicio al ClienteProcesos. Apertura la garantía fiador. Imprime órdenes de descuento y recibos en el sistema.Solicitud de Crédito.
500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Actividad Colocación/Solicitud de Crédito/Servicio al Cliente/ Préstamos Personales /Recibos de Préstamos y/ Ordenes de Descuento de Préstamos. 21. 25. resolución y acta de estudio. Fin. firma los documentos y entrega al Auxiliar Prestaciones. 19. Aplica el descuento de la totalidad de la mora. Remite documentación firmada con la solicitud y análisis a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Revisa. listado. 20. al deudor o al fiador solidario. Remite una copia de orden de descuento a Técnico en Salarios y Prestaciones para su aplicación y archiva demás documentación. 23. recibo y letra de cambio. junto con original de orden de descuento. original y copia de recibos al Área de Tesorería y Custodia para elaboración y entrega de cheques. Aplica orden de descuento en planilla de salarios. Técnico en Salarios y Prestaciones 24. 48 Autorizado por: Gerente Administrativo . Solicita al empleado y fiador firmas en orden de descuento. en el caso que exista mora a la fecha de pago de gratificación o aguinaldo. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Auxiliar Prestaciones 22. 26. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Comunica a los empleados aquellos casos que no fueron aprobados. Sella documentos y remite fotocopias del acta de Junta Directiva.
Técnico Clima Organizacional 5. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Salarios y Prestaciones 3. Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico en Salarios y Prestaciones Técnico Clima Organizacional 8. Técnico Clima Organizacional 7. solicita firma del empleado y entrega recibo original a Coordinador de Salarios y Prestaciones. Revisa el recibo e instruye a Técnico en Salarios y Prestaciones el abono en cuenta. Revisa e instruye el pago de subsidio de ropa. 4. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 6. Cada año elabora base definitiva para el pago de subsidio de ropa. 9. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad 49 Autorizado por: Gerente Administrativo . 12. 13. Da mantenimiento a base para subsidio de ropa y uniformes. b) Los requerimientos técnicos en bases de licitación y espera hasta la adjudicación. Realiza junto con el Comité de Uniformes: a) Los diseños de uniformes para incluirse en las bases de licitación. una vez se realice la adjudicación de la elaboración de uniformes correspondientes para cada año. Remite para trámite de pago. Informa a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano de la nómina del personal que recibirá subsidio de ropa. Realiza abono a cuenta. 10. Solicita revisión/autorización del Jefe Área Gestión y Desarrollo Humano y lo remite al 11. Elabora recibo para abono a cuenta para el personal que ingrese después del pago de planilla de ropa y en los 6 meses posteriores. Procesa el pago de subsidio de ropa del personal remitido por el Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Realiza trámite de pago. Prepara detalle de pago complementario para el personal que utiliza uniforme.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 14. Revisa y autoriza el recibo y evaluación de primer mes del empleado. Efectúa proceso de elección de Comité de Uniformes para elaboración de diseño de uniformes para el proceso de adquisición de acuerdo a Instructivo de Prestaciones. Archiva recibo de subsidio de ropa. 2. Entrega de uniformes y subsidio económico para compra de ropa Responsable Técnico Clima Organizacional Paso 1.
c) Notifica el calendario de uso y lo distribuye al personal. 15. 50 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Técnico en Salarios y Prestaciones para aplicación del pago. De requerirse ajustes se regresan prendas para arreglos y se entregan posteriormente al personal. Fin. Realiza junto con el Comité de Uniformes: a) Convocan al personal para toma de medidas de uniformes con las empresas adjudicadas. b) Reciben los uniformes de la empresa proveedora dentro del período contractual y proceden a entregárselos al personal.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 14.
Nota: En el caso de la especialidad odontológica la programación de citas será enviada a los empleados semanalmente. Enfermera 3. 4. Notifica a los empleados. solicitud de consulta con los siguientes datos: a) Fecha de solicitud de cita médica. b) Nombre del paciente. · En caso de beneficiarios: Cónyuge e hijos con edades según el Instructivo de Prestaciones. Actividad Recibe de paciente (empleado). Registra en hoja de programación médica (F-300-031): a) Nombre del empleado. firma.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 15. Notas: · La fecha de la cita se asignará según previa evaluación de urgencia. d) Fecha y hora de consulta. Completa formularios de orden(es) de consulta (F-300-032. Consulta médica externa Responsable Auxiliar Médico Consultorio Paso 1. 7. b) Código de empleado. c) Nombre del médico. Auxiliar Médico Consultorio 5. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 51 Autorizado por: Gerente Administrativo . Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Auxiliar Consultorio Médico 6. Envía la programación al Auxiliar Consultorio Médico. e) Fecha probable de consulta. sella y devuelve las órdenes de consulta al Auxiliar Consultorio Médico. Envía a Enfermera el listado de solicitudes de citas odontológicas y elabora las órdenes del resto de especialidades médicas. a criterio de la enfermera del consultorio médico y/o según requerimiento médico o cupo. que retiren del Consultorio Médico las órdenes solicitadas para las diferentes especialidades médicas. d) Nombre del(os) paciente(s). c) Nombre del médico y/o especialidad. 2. Recibe. F-300-033 y F-300-034) y las remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Programa citas odontológicas según orden de solicitud.
Nota: El paciente dispondrá de un tiempo máximo de 48 horas para notificar al Consultorio Médico si no podrá asistir a la consulta asignada. 15. Fin. Recibe. 12. 14. la hoja de orden de consulta médica de tratamiento dental debidamente completo (F300-033). Firma factura de médicos. Recibe facturas de cobro de consulta verificando las órdenes atendidas y el tratamiento realizado (caso odontólogos). En caso que el médico odontólogo evalúe nuevas citas. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Recibe del empleado. 52 Autorizado por: Gerente Administrativo . Consultorio 10. verifica y digita las ordenes y facturas en el control de consulta externa. Sella facturas y remite a trámite de pago del mismo. Actividad Entrega al empleado órdenes de consulta médica y solicita firma de recibido en listado de control de órdenes de consulta médica (F-300035).500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 8. Enfermera Auxiliar Médico 9. 11. Envía factura con órdenes adjuntas y hoja de costeo contable (F-300-036) de las mismas a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano para su autorización y trámite respectivo. Posteriormente costea los valores de las consultas. se reprograma según sea el orden de recibido. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 13.
examina. Nota: En caso de paciente con diarrea o síntomas de ésta. exámenes de laboratorio. curaciones. cuidos. Recibe al paciente y realiza lo siguiente: a) Solicita el expediente. Recibe a paciente y realiza lo siguiente: a) Le toma los signos vitales. etc. b) Registra los signos vitales en el expediente. con boletas de exámenes y/o recetas.00 a. b) Revisa y completa las boletas de recetas y/o exámenes. deberá presentar muestra de heces antes de las 9. Notifica a paciente que se presente al Consultorio Médico para cita. b) Entrevista.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 16. (previa consulta médica). ultrasonografías. e) Despacha al paciente y le indica que entregue expediente a la Enfermera. medicamentos. 6. biopsias. d) Orienta e indica al paciente sobre dosificaciones.m. Fin. gabinete e incapacidades.) c) Registra indicaciones en el expediente. Enfermera 5. d) Remite expediente al Médico. 7. d) Entrega al paciente el expediente firmado según sea el caso. 2. Actividad Recibe paciente que solicita consulta personalmente o vía telefónica detallando el síntoma o dolencia. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Recibe a paciente y realiza lo siguiente: a) Registra en el cuadro diario de consultas. incapacidades. etc. Solicita a paciente firma en el registro de suministro de medicamento. según el caso. 3. Consulta médica interna Responsable Enfermera Paso 1. etc. 53 Autorizado por: Gerente Administrativo . c) Registra el suministro de medicamentos y otros servicios como inyecciones. exámenes de laboratorio y/o gabinete según sea el caso (radiografías. Médico 4. c) Le indica que está próximo a pasar consulta según el orden. diagnostica e indica tratamiento.
Realiza mensualmente lo siguiente: a) Registra y controla compras. Fin. en el Control de Movimiento de Medicamentos.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 17. 54 Autorizado por: Gerente Administrativo . en la cuenta que se contabilizan las provisiones de Productos Farmacéuticos y Medicinales. e) Emite nuevo reporte conciliado y envía por correo al Área de Contabilidad. según el centro de costo. Actividad Informa diariamente la entrega de medicamentos al Auxiliar Consultorio Médico (F-300-037). Nota: El Informe de entrega de medicamentos es la base de información para la elaboración del informe mensual de gastos de medicamentos e informe de movimiento de medicamento mensual. b) Emite reporte por centro de costos y lo concilia con el Área de Contabilidad. Auxiliar Médico Consultorio 2. 3. 4. de acuerdo a los resultados de la conciliación. c) Controla material para uso de curaciones. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Revisa el informe diario de entrega de medicamentos y registra el movimiento de salida de cada medicamento. en el control mensual de gastos de medicamentos (documento en Excel). d) Realiza los ajustes que sean necesarios. Control de inventario de medicamentos Responsable Enfermera Paso 1. existencias y salidas de medicamentos diarios.
el 25% hasta el límite superior cotizable y para aquellos salarios superiores al máximo cotizable. Para lo anterior se otorgará un subsidio por un monto equivalente al sueldo de hasta los tres primeros días de incapacidad. Actividad Recibe de empleado incapacidad ISSS o de médico particular por el Gerente/Jefe inmediato. de acuerdo al tipo de riesgo de la incapacidad. Revisa y aplica en sistema de planilla de salarios y realiza pago de subsidio complementando la prestación pecuniaria que otorgará el ISSS hasta por una cantidad equivalente al salario que estuviere devengando el trabajador a la fecha que ocurra la incapacidad.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 18. se cancelará el 100% de la diferencia entre dicho límite y el salario 55 Autorizado por: Gerente Administrativo . se cancelará el 100% de la diferencia entre dicho límite y el salario asignado. Registro y pago de subsidios por incapacidad Responsable Auxiliar Tiempo Control Paso 1. 2. a más tardar el segundo día hábil a partir de la fecha de inicio de incapacidad. b) Enfermedad y accidente común: El 100% del salario asignado de los primeros tres días. y a partir del segundo día. y a partir del cuarto día el 25% hasta el límite superior cotizable y para aquellos salarios superiores al máximo cotizable. Técnico en Salarios y Prestaciones Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 3. c) Enfermedad profesional o accidente de trabajo: El 100% del salario asignado del primer día. El diferencial que resulte de la prestación pecuniaria otorgada por el ISSS y la cantidad equivalente al salario asignado será de acuerdo al detalle siguiente: a) Maternidad: Para aquellos salarios superiores al máximo cotizable. Revisa y aplica incapacidad en sistema de control tiempo y chequea el período a partir de la primera incapacidad y el tipo de riesgo de la misma y la pasa a Técnico en Salarios y Prestaciones. se cancelará el 100% de la diferencia entre dicho límite y el salario asignado.
8. Técnico en Salarios y Prestaciones 7. Recibe del empleado documento de incapacidad del ISSS luego de ser sustituida por incapacidad del médico particular. Aplica a control tiempo y a planilla de acuerdo a la incapacidad emitida por el ISSS. Recibe del empleado recibo de pago del banco del subsidio respectivo. Firma incapacidad del ISSS. Fin. 11. Verifican que los datos del documento de incapacidad emitido por el ISSS sean idénticos a los datos del documento de incapacidad del médico particular. De existir diferencia se analiza cual de ambos documentos tiene error. donde verifica si el empleado ha recibido el 100% de su salario durante el período de incapacidad. Complementa diferencia en la siguiente planilla de salarios. Remite copia a Técnico en Salarios y Prestaciones para adjuntar al expediente. Realiza cualquier ajuste por diferencias.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Paso 4. devuelve original al empleado para trámite de cobro y la copia la traslada al Auxiliar Control Tiempo y al Técnico en Salarios y Prestaciones. Revisa pago realizado por el ISSS y de existir devolución a favor del empleado elabora Documento de liquidación por incapacidad (F-300-038). Emite informe “Liquidación por Incapacidad” y envía a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 9. Técnico en Salarios y Prestaciones 10. ya sea en valores pagados o de retenciones. 56 Autorizado por: Gerente Administrativo . Auxiliar Control Tiempo/Técnico en Salarios y Prestaciones 6. y se le devuelve al empleado para que tramite su corrección. Autoriza “Liquidación por Incapacidad” y envía copia al empleado. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad asignado. 5.
Envía a la UACI para quedan verificando que sea entregado el cheque al proveedor. Sella. verifica en base el grupo familiar y el uso mensual de la prestación. Revisa y tramita firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano y Gerencia Administrativa. Ingreso a centros recreativos Responsable Técnico Clima Organizacional Paso 1. elabora orden de ingreso (F-300-039) y solicita firma de Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. 57 Autorizado por: Gerente Administrativo . Revisa y firma orden de ingreso a las instalaciones de centro recreativo y envía a Secretaria. Recibe del centro recreativo la factura de cobro. 6. incluyendo todas las órdenes del mes. Técnico Clima Organizacional 5. 2. Secretaria 4. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 3. Recibe solicitud para elaborar ingreso a centro recreativo seleccionado por el empleado. deberá firmar de recibido el servicio. 7. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Elabora y tramita anualmente requisición de servicios de instalaciones de centros recreativos. Fin. entrega al empleado la orden de ingreso a centros recreativos y le comunica que luego de haber asistido al mismo.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 19.
recibe memorado de Gerencias/Unidades/Áreas responsables de la supervisión. descuentos de despensa. De acuerdo a la quincena en la que se aplicará el pago por destajo se procede de la siguiente manera: a) En aplicaciones en la primera quincena: i.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 20. Autoriza los documentos para aplicación en planillas. Revisa y codifica los documentos que serán aplicados en la Planilla Institucional. Si el valor es mayor al salario mínimo quincenal. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe documentos para aplicación que contienen: a) Acciones de personal. detallando el pago a realizar en la quincena correspondiente. Revisa valores a pagar en los memorandos de pago por destajo. c) En el caso de pago a destajo. Salarios Responsable Paso Técnico en Salarios y Prestaciones 1. procede a pagar el valor reportado en el memorando. b) Cálculos de comisiones. pagos por instrumentos otorgados en exceso y pago por reposición de libro de protocolo revisados y autorizados por Jefes y Gerentes de Área para pago de las variables antes descritas. 3. ii. 4. subsidio alimenticio y subsidio de transporte revisados por Coordinador de Salarios y Prestaciones. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano/ Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico en Salarios y Prestaciones 2. b) En aplicaciones en la segunda quincena: i. previamente revisados y autorizados por Gerente/Jefe correspondiente. cuota de transporte por desempeño de funciones. procede a ajustar dicho valor para pagarle un salario mínimo. Si el valor es menor al salario mínimo quincenal. Si el valor es menor al salario mínimo 58 Autorizado por: Gerente Administrativo . gratificaciones por cumplimiento de metas.
se procede a revisar lo pagado en la primera quincena. Da control de calidad a variables aplicadas. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Salarios y Prestaciones Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 9. ii. Si la suma de ambas quincenas es superior al salario mínimo mensual. Notas: El sistema calcula el pago de salarios de la siguiente manera: · Total devengado es igual a: (salario quincenal + subsidio por incapacidad + horas extras + otros pagos) . Si la suma de ambas quincenas reportadas en memorando fuese menor al salario mínimo se le paga el valor del salario mínimo quincenal. 59 Autorizado por: Gerente Administrativo .500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 5. Revisa planilla. 11. Revisa y ajusta los sobregiros en casos de licencias sin goce de sueldo o incapacidades. 6. · Total retenciones y descuentos es igual a: ISR +AFP+ISSS + descuentos. · Líquido a pagar es igual a: Total devengadoretenciones y descuentos + subsidio alimenticio y transporte. Imprime planilla de empleados y reportes anexos y envía a trámite de autorización de Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. 10. se ajusta dicho valor debiendo pagar el valor residual del reportado en ambas quincenas menos el salario pagado en la primera quincena. Genera en Excel reportes del sistema de planillas y revisa variables ingresadas. 7. Ingresa el resto de las variables al sistema de planilla. Remite planilla a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano y a Coordinador de Salarios y Prestaciones. Actividad quincenal. 8. Revisa la información ingresada y realiza la importación de datos en el sistema de salarios. Si el valor reportado es mayor al salario mínimo quincenal. de identificarse errores instruye que se corrijan luego autoriza el pago. se procede a revisar lo pagado en la primera quincena.licencias sin goce de sueldo.llegadas tardías – reintegros .
Autoriza planilla de salarios de empleados y colonos de Finca La Bretaña y remite a Técnico en Salarios y Prestaciones para gestionar firma de Páguese de Gerente Administrativo. Informa a Jefe Área de Tesorería y Custodia para que autorice el desembolso. 13. 19. clasifica y distribuye reportes para las diferentes Gerencias/Unidades/Áreas del Fondo. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Elabora planilla de colonos de Finca La Bretaña (F-300-040) y envía planilla a trámite de pago a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Genera archivo para depósitos en cuentas bancarias de empleados por medio de banca electrónica o manda recibo de planilla individual al Área de Tesorería y Custodia. 20. reportes anexos y efectúa respaldos. Técnico en Salarios y Prestaciones 14. Archiva planillas. 17. 60 Autorizado por: Gerente Administrativo . 16. Instruye a Técnico en Salarios y Prestaciones que realice el pago de planilla de empleados o elabore recibo de planilla individual para que se pague por medio electrónico al personal con contrato interino. 15. Envía planilla de colonos de la Finca La Bretaña a trámite de pago. Fin. 18. Genera.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 12. Imprime y organiza por centro de costos los comprobantes de pago para ser entregados al personal.
61 Autorizado por: Gerente Administrativo . 4. Genera archivo para depósitos en cuentas bancarias de empleados por medio de banca electrónica. 3. Coordinador de Salarios y Prestaciones Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 5. 12. Verifica planilla previa en pantalla. Da control de calidad de variables aplicadas y entrega a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe documentos para aplicación. Autoriza documentos y margina copias a Técnico en Salarios y Prestaciones. tales como órdenes de descuento y otros durante un semestre y remite para autorización del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. b) Variables ingresadas al sistema de planillas. Envía planilla de empleados y colonos de Finca La Bretaña para trámite de pago. Revisa lo siguiente: a) Documentación marginada por Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Fin. o manda recibo de planilla individual al Área de Tesorería y Custodia. Imprime y organiza por centro de costos los comprobantes de pago para ser entregados al personal. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Salarios y Prestaciones 2. 6. Aguinaldo y gratificación Responsable Paso Secretaria 1.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 21. ajusta sobregiros y emite planilla y reportes. Técnico en Salarios y Prestaciones 10. 11. Genera. 13. Elabora planilla de empleados de Finca La Bretaña. 9. Autoriza planilla de colonos de Finca La Bretaña y las remite a Técnico en Salarios y Prestaciones para gestionar firma de páguese de Gerente Administrativo y la instrucción para realizar el pago electrónico de planilla de empleados. 8. Revisa y autoriza planilla de salarios de empleados. Archiva documentos. clasifica y distribuye reportes para Área de Tesorería y Custodia y remite a Técnico en Gestión y Desarrollo Humano para contabilizar dicha planilla. Técnico en Salarios y Prestaciones Coordinador de Salarios y Prestaciones/ Técnico en Salarios y Prestaciones 7. Informa al Jefe Área de Tesorería y Custodia para que autorice el desembolso.
Exporta planillas prueba a Excel para revisar planilla del ISSS y verificar en pantalla lo retenido en planilla de salarios. las planillas. Retenciones del ISSS Responsable Técnico en Salarios y Prestaciones Paso 1. 11. 12. para la revisión de dicha institución. revisa nuevamente y realiza los ajustes necesarios y emite planilla. Genera archivo por medio magnético con especificaciones del ISSS. Técnico en Salarios y Prestaciones 8. Efectúa la cuadratura de las cotizaciones y retenciones de cada quincena y recibos. 5. si la planilla está correcta. Secretaria 7. 2. posterior a la revisión del ISSS. 4. Continúa con el trámite. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Procesa planillas de retenciones en sistema de planillas de salarios. contra los valores reportados en planillas mensuales de cotizaciones. Fin. Recibe en sobre cerrado. 62 Autorizado por: Gerente Administrativo . Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico en Salarios y Prestaciones 9. en los tiempos especificados por la Ley del ISSS. considerando las remuneraciones afectas correspondientes a la primera y segunda quincena de cada mes. 3. los recibos de pago y los certificados patronales. 10. 6. Genera informe de centro de costos para ser contabilizados. Realiza la cuadratura de los valores totales reportados y detallados en los recibos de pago del ISSS. Revisa y autoriza planillas para pago de cotizaciones. si hay diferencias. Adiciona en forma manual los pagos por recibos de ese período. Envía al Área de Tesorería y Custodia el recibo de ingreso por cotizaciones.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 22.
Continúa con el procesamiento. Para las planillas del IPSFA. Verifica y cuadra que los valores en el sistema de planillas previsionales sean los mismos que los retenidos en planilla de salarios. Revisa planilla preliminar a través de consultas en pantalla. Envía planillas en medio magnético e impresas. revisa nuevamente y realiza las correcciones necesarias. solicita por medio de memorando el trámite de pago correspondiente. 5. Ejecuta el cálculo del sistema de planilla de cotizaciones previsionales. Retenciones AFP´s Responsable Técnico en Salarios y Prestaciones Paso 1. 63 Autorizado por: Gerente Administrativo . si hay diferencias. 4. 7. 12. de AFP´S. 13. si la planilla está correcta. 3. 10. Fin. Genera el cálculo definitivo de cada planilla y genera archivo e imprime planillas de cada Administradora de Pensiones. 2. Genera informe de centro de costos para ser contabilizados. Archiva las planillas. 11.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 23. IPSFA e INPEP al Área de Tesorería y Custodia para efectos de pago. 8. Elabora en forma manual planilla del IPSFA. 6. Efectúa respaldos de datos. Verifica el pago al IPSFA. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Realiza mensualmente migración de datos del sistema de planillas de salarios hacia sistema de planillas de cotizaciones previsionales. Exporta planilla a Excel para revisar y verificar en pantalla lo retenido en planilla de salarios. 9. en el sistema planillas previsionales. Adiciona en forma manual los pagos por recibos del período.
Adiciona en forma manual los pagos por recibos de ese período. Elabora la nota de informe. Revisa y cuadra planillas de retención mediante consulta en pantalla. Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico en Salarios y Prestaciones 5. Revisa información ingresada. se efectúen de acuerdo a las reformas de la Ley de Impuesto sobre la Renta. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Procesa mensualmente la planilla de retenciones desde sistema de planillas de salarios. 10. 3. Retenciones de impuestos sobre la renta mensual Responsable Técnico en Salarios y Prestaciones Paso 1. 9. Si hay diferencias la revisa nuevamente y efectúa las correcciones necesarias. 2. si la planilla está correcta. Autoriza nota de informe. Fin. 64 Autorizado por: Gerente Administrativo . 6. para verificar lo retenido contra planilla de salarios. Envía al Área de Tesorería y Custodia para efectos de pago. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 8. 4. Revisa que los valores retenidos en el mes de junio y diciembre de cada año. Elabora nota de informe para la declaración mensual de impuestos sobre la renta y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 24. 7.
25. Retenciones de impuestos sobre la renta anual
Procesa anualmente planilla de retenciones
desde el sistema de planillas de salarios.
Revisa planillas de retención, mediante
consulta en pantalla, para verificar lo retenido
contra planilla de salarios.
Ejecuta fusión de datos de pagos por salario y
honorarios (pagados por el Área de Tesorería y
Custodia) para elaborar una sola declaración
requerida anualmente por el Ministerio de
Coteja los valores del informe anual contra la
sumatoria de declaraciones mensuales.
Modifica los datos necesarios, tales como
nombres y NIT y unifica los registros
Realiza la generación de archivos de acuerdo a
lo requerido por el programa del Ministerio de
Corrige si existen errores hasta presentar la
declaración correcta en el Ministerio de
Hacienda como fecha límite 31 de enero de
Elabora y emite constancias individuales de
constancias para autorización y entrega a
responsable del Área de Tesorería y Custodia.
26. Control tiempo
Recibe del empleado/Asistente de Intendencia
y Transporte documentos justificativos de
ausencia autorizados por el Jefe inmediato del
empleado (F-300-041).
Revisa, clasifica y ordena documentos que
justifican los ausentismos (F-300-041).
Da mantenimiento a la base de empleados del
sistema de control tiempo: ingresos, renuncias,
traslados, etc.
Migra diariamente marcaciones de relojes al
sistema de control tiempo y analiza las pausas,
entradas y salidas existentes por cada
empleado, incluyendo las entradas y salidas de
ordenanzas y motoristas (F-300-042).
Emite del sistema el reporte total de horas por
Ejecutivo y revisa que hayan completado 8
Recibe solicitud de permiso de personal
ejecutivo por medio de correo electrónico o
documento autorizado y procede a registrarlos.
Procesa en el sistema control tiempo todos los
documentos que justifican los diferentes tipos
de ausentismos dentro de la jornada,
incluyendo las pausas que generan viáticos.
Imprime todos los casos de inconsistencias no
justificadas y solicita al empleado su
Elabora reporte preliminar de ausentismos para
aplicación de descuentos.
Elabora :
a) Reporte de llegadas tardías, envía por
correo electrónico e imprime para su
aplicación de descuento en planilla de
b) Reporte de permisos sindicales en exceso a
los autorizados, para aplicación de
descuento en planilla.
Revisa el reporte de llegadas tardías y el
reporte de permisos sindicales en exceso a los
autorizados. (y envía a Jefe Área de Gestión y
Desarrollo Humano)
Jefe Área de Gestión
Técnico en Salarios y
Autoriza el reporte de llegadas tardías y
autorizados para aplicación de descuentos en
Entrega incapacidades a Técnico en Salarios y
Aplica incapacidad en el sistema de planillas y
devuelve al Auxiliar Control Tiempo.
Archiva documentos y reportes procesados
68 Autorizado por: Gerente Administrativo . c) Copias para el Área de Gestión y Desarrollo Humano. identifica órdenes de descuento canceladas con recursos propios e informa a Coordinador de Salarios y Prestaciones. Autoriza orden de descuento y entrega a Secretaria.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 27. sella la orden. cooperativas. quien las firma y distribuye. 5. Aplica descuento. Remite órdenes de descuento a Jefe Área de Tesorería y Custodia. Técnico en Salarios y Prestaciones 7. entre otras). si no procede se devuelve al empleado. b) Originales duplicadas para la institución financiera. anota los códigos de acreedores. Coordinador Salarios Prestaciones 8. firma sello de análisis y traslada a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. préstamos personales y préstamos por uso de prestaciones como seguro médico hospitalario. embargo. Remite copia de las órdenes de descuento a Técnico en Salarios y Prestaciones. 2. Revisa en el sistema la disponibilidad del 20% del empleado. Informa a Oficial de Cumplimiento la identificación de cancelaciones de préstamos con recursos propios. Envía órdenes recibidas a Técnico en Salarios y Prestaciones. óptica. así: a) Originales para archivo del Área de Tesorería y Custodia. en caso que proceda el descuento. Aceptación y custodia de órdenes de descuento Responsable Paso Secretaria 1. las cuotas que afectan dicha disponibilidad y las observaciones correspondientes. hospitalización de padres. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Secretaria 4. de y Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe órdenes de descuento: a) Internas (préstamos hipotecarios. Fondo de Protección y otros). instituciones financieras. Técnico en Salarios y Prestaciones 3. 6. b) Externas (Procuraduría General de la Republica.
Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano 10. firma y envía a Oficial de Cumplimiento.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Paso 9. Revisa. 11. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Elabora trimestralmente memorando con el detalle del personal que posee liquidez hasta el 10% de su salario y remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Fin. 69 Autorizado por: Gerente Administrativo .
Genera informe de centro de costos para ser contabilizados. y formulario de reporte individual de tiempo extraordinario (F-300-046) de acuerdo al control de marcación y respetando los límites establecidos en la autorización. 2. Tiempo extraordinario Responsable Técnico en Salarios y Prestaciones Paso 1. incluyendo pago en planilla de salarios. Valida con el registro de marcas y/o con las autorizaciones respectivas. 4. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe de Gerente/Jefe autorización de trabajo en tiempo extraordinario (F-300-045).500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 28. Fin. 70 Autorizado por: Gerente Administrativo . 3.
quien posteriormente remite al Área de Contabilidad indicando el concepto que refiere la liquidación y fecha en que se registró. 5. el Área de Contabilidad devuelve al Área de Gestión y Desarrollo Humano.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 29. devolviendo a Técnico Gestión y Desarrollo Humano. 7. las cuales quedan bajo la custodia del Técnico Gestión y Desarrollo Humano. Coordinador Salarios Prestaciones de y 8. Técnico Gestión y Desarrollo Humano 4. como por las de registro diario. con excepción de las planillas de salarios y provisión de aporte de Fondo de Protección. De encontrar inconsistencias. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 71 Autorizado por: Gerente Administrativo . Actualiza control en Excel de la liquidación de cuentas transitorias por provisiones del mes anterior. 6. provisiones y otras erogaciones que respaldan el pago de las remuneraciones como la distribución del gasto por centros de costo. Imprime y prepara las partidas elaboradas en el sistema con su respectivo soporte. Actividad Elabora reportes de planilla. de las erogaciones diarias y provisiones mensuales. Autoriza partidas de remuneraciones para ser remitidas al Área de Contabilidad para revisión. 2. Entrega a Técnico Gestión y Desarrollo Humano los reportes de las transacciones por remuneraciones realizadas en la fecha de su ejecución. 3. Entrega al Área de Tesorería y Custodia la documentación relacionada con la operación y que respaldan el pago en el banco de las remuneraciones o prestaciones que se cancelen. Revisa y realiza ajustes en documentación recibida si es necesario o la regresa al Área de Tesorería y Custodia con observaciones para ser corregidas. Prepara en Excel el comprobante para mantenimiento del módulo de contabilidad gubernamental y elabora movimientos de diario en el sistema. Registro contable de remuneraciones Responsable Paso Técnico en Salarios y Prestaciones 1.
Fin. 72 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Realiza las correcciones necesarias (en caso existan) y devuelve la información al Área de Contabilidad. 10.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Técnico Gestión y Desarrollo Humano Paso 9.
7. 5. verificando el nombre de la(s) persona(s) fallecida(s). o del empleado mismo. Solicita firma del Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. y tramita ayuda funeraria según contrato colectivo. Revisa. 73 Autorizado por: Gerente Administrativo .500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 30. 9. entrega al Área de Tesorería y Custodia y archiva copia. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe noticia de muerte de padre. 8. Gestiona autorización del Gerente Administrativo. 6. 2. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Consulta en base de datos u hoja de datos vigente. Tramita con el Área de Tesorería y Custodia la emisión de cheque o abono a cuenta. conyugue o hijos del empleado. Emite recibo de ayuda funeraria (F-300-018) de acuerdo a la cuantía autorizada por Junta Directiva y a la prestación que le corresponde según el caso. 3. Si el fallecido es el empleado consulta con Técnico en Salarios y Prestaciones para confirmar el salario. firma recibo y entrega a Técnico Clima Organizacional. Recibe partida de defunción junto con la copia de recibo de ayuda funeraria y envía al expediente del empleado. Ayuda funeraria Responsable Técnico Clima Organizacional Paso 1. Técnico Clima Organizacional 4. madre. Fin. Solicita firma en recibo de ayuda funeraria del familiar o empleado.
copias de reporte de cobro de viáticos y reporte de ausentismo. 6. Archiva informe de subsidio alimenticio y transporte. Subsidio alimenticio y transporte Responsable Técnico Evaluación Desempeño Paso en del 1.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 31. 2. el informe de asistencia a capacitaciones que conlleven a descuento de subsidio. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Revisa y autoriza informe de subsidio alimenticio y transporte para aplicación en planilla. 7. 3. Elabora informe de subsidio alimenticio y transporte y remite al Coordinador de Salarios y Prestaciones. Revisa informe y envía al Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Fin. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Determina subsidio alimenticio y de transporte a pagar de acuerdo al número de días hábiles de la quincena. devuelve incapacidades y copias de reporte de cobro de viáticos al Auxiliar Control Tiempo. 74 Autorizado por: Gerente Administrativo . en del 5. Técnico Evaluación Desempeño. b) Del Técnico en Reclutamiento y Capacitación. las incapacidades. 4. Coordinador de Salarios y Prestaciones. Recibe: a) Del Auxiliar Control Tiempo. Remite al Técnico en Evaluación del Desempeño.
firma y gestiona autorización del Gerente Administrativo para trámite de pago. solicita firma de cada empleado y envía al Supermercado por correo electrónico el archivo para actualización de saldos de la tarjeta personal. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Actividad Recibe del empleado autorización para pago mensual del subsidio para la compra de productos de la canasta alimenticia familiar. Revisa. anotando el monto consumido mensualmente y el porcentaje de descuento por compra. Revisa el cobro de los montos consumidos por los empleados en compras de supermercado.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 32. 10. 75 Autorizado por: Gerente Administrativo . Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano/ Coordinador de Salarios y Prestaciones. 2. Revisa y autoriza planilla de empleados a los que se les pagará el subsidio del mes correspondiente y devuelve al Técnico Gestión y Desarrollo Humano. Reporte de control de uso de despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado (F-300013) y envía al Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Solicita al Supermercado por correo electrónico la información con los montos consumidos por los empleados durante el período de vigencia mensual del subsidio. 9. Actualiza la cuenta individual de cada empleado. Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar Responsable Técnico Gestión y Desarrollo Humano Paso 1. Técnico Gestión y Desarrollo Humano 3. 7. Actualiza el listado de recepción del subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar. para que sea abonado a una tarjeta personal del(os) supermercado(s) vigentes para esta prestación para el año en curso. 4. Cuadra mensualmente con los registros del Área de Contabilidad e informa si existen diferencias. 5. Elabora archivo que contiene planilla del monto autorizado de subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar y lo remite al Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano/Coordinador de Salarios y Prestaciones. Distribuye listado. 6. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano Técnico Gestión y Desarrollo Humano 8.
15. Archiva documentación. 16. firma y gestiona autorización del Gerente Administrativo en nómina para pago del porcentaje de descuento de supermercado y regresa al Coordinador de Salarios y Prestaciones. elabora nómina para pago del porcentaje de descuento y lo remite al Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano. el último cobro del año y calcula el valor de devolución correspondiente a cada empleado. Recibe nómina autorizada y aplica pago del porcentaje de descuento a la cuenta bancaria de cada empleado. Recibe del Supermercado. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 76 Autorizado por: Gerente Administrativo . 13. 17. Coordinador de Salarios y Prestaciones Técnico Gestión y Desarrollo Humano 14. Revisa. Revisa cada cuenta individual.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Responsable Coordinador Salarios Prestaciones. Remite a cada empleado la nómina con el detalle de su descuento por consumo del subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar. Fin. de y 12. Paso Actividad 11.
Queda sin vigencia 500 300 305 320 Procedimientos para la Administración del Recurso Humano de fecha 20 de octubre de 2008. 29 de abril de 2006. Gerente Administrativo. Fecha de vigencia: 25 de marzo de 2008. 2. Modificaciones: · Actualización por cambio de Denominaciones en Estructura Organizativa. Queda sin vigencia 500 300 305 320 Procedimientos para la Administración del Recurso Humano de fecha 25 de marzo de 2008. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 77 Autorizado por: Gerente Administrativo . · Incorporación de observaciones realizadas al procedimiento en Auditorías de Calidad. Fecha de vigencia: 20 de octubre de 2008. Queda sin vigencia: 4000 5000 Procedimientos para la Administración del Recurso Humano de fecha 29 de abril de 2006. Creación. III Disposiciones y IV Documentos de referencia. Versión Descripción de la modificación 1. · Actualizar documentos en gestión · Actualizar procedimiento de capacitación. Gerente Administrativo. Modificaciones: · Estandarización de II Responsabilidades. Gerente Administrativo. Modificaciones: · Agregar disposición sobre rotación de personal.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO VI. 15 de diciembre de 2008. 3. 25 de marzo de 2008. 4. · Actualización del formato del documento y los procedimientos por Sistema de Gestión de la Calidad. órdenes de compra y reclamos de seguro. MODIFICACIONES REALIZADAS Referencia de autorización Gerente Administrativo. 20 de octubre de 2008.
Analista: Elsy Benítez de Mancía. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 78 Autorizado por: Gerente Administrativo . Fecha de última modificación: 16 de enero de 2012. · Recodificación del instrumento normativo: 500 300 305 320 por 500 300. Descripción de la modificación Fecha de vigencia: 02 de enero de 2009. Fecha de vigencia: 16 de enero de 2012. Versión 5. Queda sin vigencia 500 300 305 320 Procedimientos para la Administración del Recurso Humano de fecha 02 de enero de 2009. · Actualización del proceso de trabajo. · Fecha de vigencia: 27 de abril de 2011.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Referencia de autorización Gerente Administrativo. Gerente Administrativo. 6. · Actualización de estándares y procedimientos. Gerente Administrativo. · Actualización de Estándares del Sistema de Gestión de la Calidad. · Fecha de vigencia: 10 de octubre de 2011. · Actualización por cambio de Denominación en Estructura Organizativa vigente. · · 7. · Eliminación de registro F-300-017. Analista: Coralia Meardi. · Separación de formatos de registros. 11 de enero de 2010. · Revisión y/o mejoras de redacción. · Actualización de Procedimientos y Anexos. · Fecha de última modificación: 10 de octubre de 2011. · Actualización del proceso de trabajo. · Fecha de última modificación: 27 de abril de 2011. · Incorporación de procedimiento de ayuda funeraria. Fecha de vigencia: 11 de enero de 2010. Analista: Esmeralda Najarro de Artiga. Analista: Esmeralda Najarro de Artiga. Gerente Administrativo. 8.
Versión 9. Descripción de la modificación · Recodificación de instrumento normativo: 500 300 por 500. · Creación de registros F-300-054 “Solicitud de gestión para cubrir vacante o nuevo puesto de trabajo y F-300-055 “Declaración jurada de origen de fondos de empleados del Fondo Social para la Vivienda”. · Fecha de vigencia: 15 de marzo de 2013. Elaborado por: Coralia Meardi. · Actualización de estándares y proceso de trabajo. “Aceptación y custodia de órdenes de descuento” y “Salarios”. · Incorporación de Procedimiento de Subsidio Alimenticio y Transporte y de registro F-300-053 “Solicitud de Préstamo de Seguro Médico Hospitalario”. “Préstamo personal con garantía fiador”. Elaborado/actualizado por: Coralia Meardi. Gerente Administrativo. selección. contratación e inducción”. · Actualización de estándares. · Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014. · Actualización de Procedimientos: “Ascensos. “Evaluación del Desempeño”. Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 79 Autorizado por: Gerente Administrativo . 10. · Creación de procedimiento “Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar”.500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Referencia de autorización Gerente Administrativo.
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