Source: https://www.businessinfo.cz/cs/clanky/povinnosti-podnikatele-zalozeni-ppbi-118815.html?utm_source=rss&utm_medium=web&utm_content=legislativa-pravo-83&utm_campaign=rss_portal
Timestamp: 2019-11-14 04:17:40+00:00

Document:
﻿ Klíčové povinnosti podnikatele po založení nové obchodní společnosti | BusinessInfo.cz
> Klíčové povinnosti podnikatele po založení nové obchodní společnosti
Kapitola 2 – Zápis do obchodního rejstříku
Kapitola 3 – Datová schránka
Kapitola 4 – Daňová registrace a Povinnost vést účetnictví
Naše pojednání začíná v okamžiku, kdy byla obchodní společnost založena. Nezbytné náležitosti určené zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOK“), tedy byly sepsány společenskou smlouvou nebo zakladatelskou listinou, a to v písemné formě. Byla-li založena kapitálová obchodní společnost (tedy společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost), zakladatelské právní jednání pak musí být sepsáno typicky ve formě notářského zápisu.
Po založení společnosti je na podnikateli, aby provedl všechny kroky nezbytné ke vzniku společnosti z právního hlediska. Ke vzniku společnosti dochází jejím zápisem do obchodního rejstříku; do této doby společnost není nadána právní osobností (tedy nemůže nabývat práva a povinnosti).
Je-li však přesto nezbytné v časovém rozmezí mezi založením společnosti a jejím vznikem za společnost jednat, činí tak zakladatel či zakladatelé, event. též jiná osoba s tím, že jednající osoba je z právního jednání za společnost před jejím vznikem oprávněna a zavázána sama, resp. jedná-li více osob, jsou všechny tyto osoby z jednání oprávněny a zavázány společně a nerozdílně.
Nutno dodat, že jednání za společnost před jejím vznikem není ničím neobvyklým a běžně tímto způsobem bývají uzavírány pracovní smlouvy se zaměstnanci či nájemní smlouvy na prostory k podnikání. Ostatně bez možnosti jednat za společnost už před jejím vznikem by byly přípravy na podnikatelskou činnost společnost v podstatě paralyzovány.
Jsou-li před vznikem společnosti za tuto činěna výše popsaná právní jednání, může společnost ve lhůtě do tří měsíců od svého vzniku účinky těchto jednání pro sebe převzít. Pak platí, že společnost byla z těchto právních jednání oprávněna a zavázána od počátku, a dá všem zúčastněným osobám najevo, že převzetí účinků jednání učinila.
V opačném případě, tedy nepřevezme-li společnost ve lhůtě tří měsíců od svého vzniku účinky právních jednání učiněných před jejím vznikem, zůstanou z těchto jednání zavázány osoby, které za společnost takto jednaly. To však nebrání tomu, aby předmětné pohledávky byly v budoucnu společnosti postoupeny podle obecné úpravy zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „OZ“) o postoupení pohledávek.
Splacení vkladů
Po založení obchodní společnosti jsou zakladatelé povinni plnit jednu ze základních povinností, vyplývajících z účasti na obchodní společnosti, a to povinnost vkladovou.
Předmětem vkladu pak je věc, kterou se společník nebo budoucí společník zavazuje vložit do obchodní korporace za účelem nabytí nebo zvýšení účasti v ní.
Vkladovou povinnost lze splnit splacením v penězích (peněžitý vklad), nebo vnesením jiné penězi ocenitelné věci (nepeněžitý vklad). Nepeněžitým vkladem může být věc movitá i nemovitá, nesmí to však být práce nebo služby. Obsah vkladové povinnosti každého ze zakladatelů vyplývá ze zakladatelského právního jednání – v něm musí být mimo jiné uvedena i výše vkladu nebo vkladů připadajících na podíl nebo podíly jednotlivých členů korporace. Zakladatelské právní jednání obsahuje též údaj o výši základního kapitálu, přičemž ta odpovídá souhrnu všech vkladů. Rovněž musí být v zakladatelském právním jednání uvedena lhůta pro splnění vkladové povinnosti.
Před podáním návrhu na zápis společnosti s ručením omezeným do obchodního rejstříku musí být splaceno celé vkladové ážio (rozdíl mezi cenou nepeněžitého vkladu určenou znaleckým posudkem nebo jeho reálnou hodnotou a výší vkladu) a na každý peněžitý vklad nejméně jeho 30 %.
Rovněž podle zákonné úpravy akciové společnosti platí, že založení akciové společnosti je účinné, splatil-li každý zakladatel případné emisní ážio a v souhrnu alespoň 30 % jmenovité nebo účetní hodnoty upsaných akcií v době určené ve stanovách a na účet banky určený ve stanovách, nejpozději však do okamžiku podání návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku.
Skutečnost, že byla zakladateli společnosti splněna jejich vkladová povinnost podle podmínek stanovených zakladatelským právním jednáním, je nutno k zápisu společnosti do obchodního rejstříku doložit. K tomu slouží písemné prohlášení správce vkladů o splnění vkladové povinnosti nebo její části jednotlivými vkladateli, vystavené podle § 24 odst. 1 ZOK.
Správce vkladů je osoba, pověřená společenskou smlouvou či zakladatelskou listinou tím, aby před vznikem obchodní korporace (tedy před jejím zápisem do obchodního rejstříku) přijímala a spravovala splacené nebo vnesené předměty vkladů nebo jejich části. Správcem vkladů může být i zakladatel, resp. některý ze zakladatelů. Na činnost správce vkladů se použije právní úprava smlouvy o příkazu podle občanského zákoníku, není-li dohodnuto jinak. Obecně si však správce vkladů při své činnosti musí počínat poctivě a pečlivě, podle svých schopností.
Peněžité vklady do kapitálových společností (s.r.o. a a.s.) se splácí na zvláštní účet u banky nebo spořitelního a úvěrního družstva, který správce vkladů zřídí. Banka s těmito prostředky neumožní nakládat dříve, než společnost vznikne, ledaže se jedná o úhradu zřizovacích výdajů nebo vrácení emisních kursů zakladatelům. Jednou ze základních povinností správce vkladů tedy je zřízení zvláštního účtu pro splácení peněžitých vkladů.
Nepeněžité vklady se do kapitálové společnosti vnáší před jejím vznikem.
Zákon o obchodních korporacích obsahuje též speciální úpravu pro případ, je-li nepeněžitým vkladem nemovitá věc, movitá věc, závod nebo jeho část či pohledávka.
Jestliže správce vkladů uvede v prohlášení o splacení vkladů vyšší částku, než ve které byla vkladová povinnost skutečně splněna, ručí věřitelům společnosti za její dluhy až do výše rozdílu mezi deklarovaným a skutečným splněním vkladové povinnosti. Toto ručení však zaniká, není-li pohledávka vůči společnosti uplatněna u soudu do pěti let od vzniku společnosti.
Pro úplnost je nutno dodat, že po vzniku společnosti jí správce vkladů předá předměty vkladů i s případnými plody či užitky (např. peněžité vklady s úroky), neurčí-li ohledně plodů a užitků zakladatelské právní jednání jinak.
Jestliže společnost nevznikne, tedy není zapsána do obchodního rejstříku, ať již z jakéhokoli důvodu, správce vkladů je povinen vrátit předměty vkladů bez zbytečného vkladu zpět vkladatelům (opět i s případnými plody či užitky).
Jestliže je v zakladatelské listině nebo společenské smlouvě společnosti sídlo společnosti určeno jen názvem obce (např. „Praha“), je nutné, aby statutární orgán společnosti rozhodl o určení konkrétní adresy sídla. Toto písemné rozhodnutí o umístění sídla pak bude podkladem pro zápis do obchodního rejstříku. Jestliže je v zakladatelském dokumentu sídlo určeno konkrétní adresou, není dalšího rozhodnutí třeba.
V každém případě je však nutné doložit jak při zápisu do obchodního rejstříku, tak i při získání podnikatelského oprávnění právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, není-li právní důvod zjistitelný z informačního systému veřejné správy (tj. z katastru nemovitostí). K doložení právního důvodu je nezbytné písemné prohlášení vlastníka nemovitosti (jednotky) s ověřeným podpisem, které při podání návrhu na zápis do obchodního rejstříku nesmí být starší než 3 měsíce.
Právní důvod pro užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, musí mít společnost po celou dobu, po kterou jsou tyto prostory v obchodním rejstříku zapsány jako sídlo.
Sídlo společnosti může být i v bytě, v takovém případě, ale umístění sídla nesmí narušovat klid a pořádek v domě.
K problematice sídla je nutno ještě dodat, že každý se může dovolat skutečného sídla společnosti a společnost nemůže namítat, že má skutečné sídlo jinde, než jak je zapsáno v obchodním rejstříku.
Osobní společnosti (veřejná obchodní společnost a komanditní společnost) mohou být založeny pouze za podnikatelským účelem nebo za účelem správy vlastního majetku. Kapitálové společnosti (společnost s ručením omezeným a akciová společnost) mohou být založeny i za jiným účelem.
Je-li společnost založena za účelem nepodnikatelským, zapisuje se tento účel do obchodního rejstříku jako předmět činnosti (například výše uvedená správa vlastního majetku či pronájem nemovitostí, bytů a nebytových prostor). Případně je možno společnost založit za účelem jak podnikatelským, tak i nepodnikatelským – v takovém případě bude v obchodním rejstříku zapsán jak předmět podnikání, tak i předmět činnosti.
V drtivé většině případů však bývají společnosti zakládány za účelem podnikatelským. Před zápisem společnosti do obchodního rejstříku tak musí být doloženo, že společnost získala náležité podnikatelské oprávnění. Nejčastěji takovým oprávněním bývá oprávnění živnostenské.
Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon) rozděluje živnosti na ohlašovací (a ty dále na řemeslné, vázané a živnost volnou) a koncesované, k jejichž provozování je nezbytné získání koncese. Rozdělení konkrétních živností do jednotlivých kategorií je obsaženo v přílohách živnostenského zákona.
Ohlášení živnosti je možno provést na kterémkoli živnostenském úřadě, není tedy nutné řídit se místem sídla společnosti či bydliště jednající osoby. Správní poplatek za ohlášení živnosti při vstupu do živnostenského podnikání činí 1000 Kč bez ohledu na to, zda je ohlašována jedna, nebo více živností. K ohlášení živnosti slouží tzv. jednotný registrační formulář. Jeho přílohou je formulář Seznam oborů činností náležejících do živnosti volné „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“.
Formulář obsahuje seznam oborů, které zákon zahrnuje pod živnost volnou, a podnikatel označí křížkem ty obory, kterým se v rámci volné živnosti hodlá věnovat. Vzhledem k tomu, že správní poplatek je jednotný bez ohledu na počet zvolených oborů, z ekonomického a zejména administrativního hlediska je výhodnější při vstupu do živnostenského podnikání označit raději více oborů, kterým by se společnost eventuálně v budoucnu mohla věnovat, než později provádět změnu v ohlášení – rozšíření seznamu oborů živnosti volné.
Zároveň je však nutno si zhodnotit, jak důvěryhodně bude na případné obchodní partnery působit společnost, která se podle zápisu v živnostenském rejstříku věnuje až 80 (!) oborům činnosti, od úpravy nerostů přes pěstitelské pálení až po fotografické služby.
Ohlášení živnosti se při jednání s živnostenským úřadem vyplní elektronicky s referentem na místě.
Kromě výše uvedeného vyplněného jednotného registračního formuláře (včetně případných příloh) je k ohlášení živnosti českou právnickou osobou nutno dále předložit:
doklad totožnosti ohlašovatele nebo zmocněnce, příp. plnou moc zmocněnce (není vyžadováno ověření plné moci);
u živností řemeslných a vázaných také doklady vztahující se k odpovědnému zástupci (odborná způsobilost, bezúhonnost), včetně prohlášení odpovědného zástupce, že souhlasí s ustanovením do funkce (podpis musí být úředně ověřen, neučinil-li odpovědný zástupce prohlášení osobně před živnostenským úřadem);
doklad o tom, že právnická osoba byla zřízena nebo založena (notářský zápis, kterým byla sepsána společenská smlouva či zakladatelská listina);
doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor, v nichž má právnická osoba na území ČR sídlo (postačí písemný souhlas vlastníka); pokud není v zakladatelském právním jednání uvedena konkrétní adresa sídla, bude nutno předložit též rozhodnutí o umístění sídla;
Z výše uvedeného orientačního výčtu předkládaných dokladů vyplývá, že v okamžiku ohlášení živnosti již společnost musí mít určeno konkrétní sídlo (rozhodnutí o umístění sídla), byť by v zakladatelském právním jednání bylo určeno obecně, např. „Praha“.
Průkazem živnostenského oprávnění je výpis z živnostenského rejstříku.
K provozování řady podnikatelských oborů je zapotřebí jiného oprávnění než živnostenského. Živností není například činnost lékařů, farmaceutů, advokátů, notářů, exekutorů, tlumočníků, daňových poradců, autorizovaných architektů a mnoho dalších. Získání oprávnění k provozování těchto neživnostenských činností vyjmenovaných v § 3 živnostenského zákona se řídí speciálními právními předpisy. Průkazem takové jiné podnikatelské činnosti je pak oprávnění vydané příslušným orgánem podle zvláštních právních předpisů.
Souhlas zapisovaných osob
K návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku je vyžadován souhlas zapisovaných osob, neplyne-li tento souhlas z jiných k návrhu na zápis dokládaných listin. Navrhovatel tedy musí k návrhu na zápis doložit souhlas členů orgánů společnosti, kteří jsou určeni v zakladatelské listině či společenské smlouvě.
Tento souhlas bývá spojován s čestným prohlášením o splnění podmínek pro zápis osoby jako člena orgánu společnosti do obchodního rejstříku podle zákona o obchodních korporacích (bezúhonnost apod.) a podpis na listině o udělení souhlasu musí být úředně ověřen.
Kontrola obchodní firmy
Obchodní firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán do obchodního rejstříku. Obchodní firma musí obsahovat zákonem určený dodatek označující její právní formu (např. s.r.o., a.s.).
Byť je obchodní firma určena již v zakladatelském právním jednání, lze doporučit, aby navrhovatel před podáním návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku ještě jednou zkontroloval, zda zvolená obchodní firma je skutečně nezaměnitelná, jedinečná, neboť není vyloučeno, že v mezičase mezi založením společnosti a jejím zápisem do obchodního rejstříku vznikne společnost jiná, stejného či obdobného názvu.
Pro tvorbu obchodní firmy platí z hlediska způsobilosti k zápisu do obchodního rejstříku řada pravidel. K tomuto tématu naleznete řadu konkrétních doporučení v článku Základy firemního práva.
Všechny typy obchodních společností, stejně jako družstva, vznikají až dnem zápisu do obchodního rejstříku. Proto tedy v této kapitole hovoříme o povinnostech mezi založením a vznikem společnosti – k založení dochází již zakladatelským právním jednáním (sepsáním notářského zápisu obsahujícího zakladatelskou listinu či společenskou smlouvu), kdežto vznik společnosti odpovídá až datu jejího zápisu do obchodního rejstříku. Zápisem do obchodního rejstříku se společnost stává právnickou osobou způsobilou samostatně právně jednat.
K prvozápisu společnosti do obchodního rejstříku může dojít pouze na návrh oprávněné osoby – navrhovatele, a to buď učiněný vůči rejstříkovému soudu (místně příslušným je krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud osoby, jíž se zápis týká), nebo prostřednictvím přímého zápisu notářem (více informací o přímém zápisu naleznete níže).
Návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku musí být podán nejpozději do šesti měsíců od založení společnosti, nestanoví-li společenská smlouva či zakladatelská listina lhůtu jinou. Není-li návrh v uvedené lhůtě podán, platí, že nastávají tytéž účinky, jako při odstoupení od smlouvy.
Jak bylo uvedeno výše, k návrhu musí být přiložen doklad o tom, že osobě, jíž se zápis týká, vznikne nejpozději dnem zápisu oprávnění k zapisovanému předmětu podnikání či činnosti. Dále je mimo jiné nutno doložit také právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, a souhlasy zapisovaných osob.
Návrh se podává na speciálním formuláři, dostupném na serveru www.justice.cz, a je možné jej podat buď v listinné, nebo elektronické podobě, a to včetně listin, kterými se dokládají skutečnosti, které mají být do obchodního rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin.
Pro prvozápisy společností se stává stále populárnějším přímý zápis notářem. Při přímém zápisu provede zápis přímo notář, který osvědčil zakladatelské právní jednání notářským zápisem, a to po splnění podmínek vyžadovaných pro zápis pomocí dálkového přístupu, přičemž je povinen učinit tak bez zbytečného odkladu po podání žádosti o zápis. Výhodou tohoto způsobu zápisu jsou nižší soudní poplatky za zápis či provedení změny.
Návrh na zápis založené společnosti s ručením omezeným podávají všichni jednatelé.
Soudní poplatek za prvozápis obchodní společnosti do obchodního rejstříku činí 6 000 Kč, za prvozápis akciové společnosti pak 12 000 Kč. Soudní poplatek se hradí bankovním převodem na příslušný účet rejstříkového soudu.
Rejstříkový soud o zápisu společnosti do obchodního rejstříku (je-li návrh bezvadný a doplněný patřičnými přílohami) rozhodne do pěti pracovních dnů, jinak po uplynutí této lhůty nastává fikce zápisu.
Faktická realizace provedení zápisu (tedy jeho přenesení do elektronického systému) musí proběhnout do dvou dnů ode dne, kdy nastala fikce zápisu. Rejstříkový soud zapíše společnost do obchodního rejstříku ke dni provedení zápisu, případně ke dni určenému v návrhu (tento den nesmí předcházet dni provedení zápisu). Rozhodne-li rejstříkový soud usnesením, pak je zápis proveden až ke dni právní moci usnesení.
Je-li zápis společnosti do obchodního rejstříku úspěšně proveden, nelze jej již zrušit (resp. zrušit rozhodnutí o zápisu), ani se domáhat určení, že společnost nevznikla. V zákonem stanovených případech však je možno domáhat se určení neplatnosti společnosti.
Ode dne vzniku společnosti pak počínají běžet některé důležité lhůty:
8 kalendářních dnů k registraci u Okresní správy sociálního zabezpečení, má-li společnost zaměstnance;
8 dnů k registraci u zdravotních pojišťoven, rovněž za předpokladu, že má společnost zaměstnance;
15 dnů k registraci u správce daně.
Jednotlivé povinnosti budou rozebrány v článku dále.
Ihned po vzniku společnosti doporučujeme podnikatelům seznámit se blíže s problematikou datových schránek. Lze se tím vyhnout situaci, kdy budou společnosti ze strany státních orgánů doručovány písemnosti, aniž by o tom její zástupci věděli. Ignorování datové schránky, respektive jejího obsahu totiž může způsobit velký problém.
Datové schránce bývají v očích veřejnosti často přiznávány podobné vlastnosti, jako má běžná e-mailová schránka; tato představa je však značně nepřesná. Datová schránka je jakousi poštovní schránkou v elektronické podobě, ale dle jejich zřizovatele – Ministerstva vnitra ČR – není možné její funkce a nástroje zaměňovat se schránkou e-mailovou.
Datová schránka je elektronickým úložištěm dat, kde datový prostor je vyhrazen jednotlivým uživatelům datových schránek (orgánům veřejné moci a soukromým osobám), kterým je datová schránka zřizována povinně ze zákona nebo na žádost. Datová schránka je určena zejména k doručování písemností orgánů veřejné moci a k provádění úkonů vůči nim.
Jak již bylo uvedeno, zřizovatelem a správcem celého systému datových schránek je Ministerstvo vnitra ČR. Provozovatelem systému je Česká pošta, s. p.
Zprávy, zasílané prostřednictvím systému datových schránek, jsou při odeslání zašifrovány a k jejich rozšifrování dojde až v okamžiku doručení zprávy adresátovi. Tedy ani provozovatel, ani zřizovatel systému nemají k dispozici obsah zasílaných zpráv; tyto subjekty obdrží pouze údaje o odesílateli a adresátovi.
Ke každé zřízené datové schránce je přidělen jednoznačný identifikátor, který odlišuje datové schránky jednotlivých osob.
Problematika datových schránek je upravena zejména zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.
Nově vzniklá obchodní společnost, tedy právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku, je ze zákona subjektem, který je povinen mít datovou schránku zřízenou a používat ji zejména při komunikaci s orgány veřejné správy.
Datové schránka nově vzniklé společnosti je zřízena Ministerstvem vnitra ČR bezodkladně poté, kdy byla společnost zapsána do obchodního rejstříku. Ministerstvo vnitra tak učiní automaticky a bezplatně; o zřízení datové schránky tedy v tomto případě není třeba jakkoli žádat.
Přístupové údaje k datové schránce zašle Ministerstvo vnitra ČR statutárními orgánu nebo členovi statutárního orgánu (případně vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku) právnické osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena, a to do vlastních rukou bez možnosti náhradního doručení. Údaje o těchto osobách (zejm. adresu bydliště) Ministerstvo vnitra ČR čerpá z údajů zapsaných v obchodním rejstříku.
Přístupové údaje k datové schránce nově vzniklé společnosti jsou oprávněným osobám (statutárnímu orgánu, resp. jeho členům) zaslány neprodleně po zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Členům statutárního orgánu tak lze doporučit kontrolovat pravidelně poštovní schránku v místě svého trvalého bydliště. Pokud oprávněné osobě nejsou údaje doručeny, doporučujeme kontaktovat informační linku datových schránek na tel. čísle 954 200 200, případně využít služeb ePoradny.
Nejsou-li údaje oprávněným osobám doručeny, je nutné to aktivně řešit a žádat nápravu, neboť doručení přístupových údajů ani aktivace datové schránky nejsou podmínkou pro to, aby do datové schránky mohlo být doručováno. Lze si tedy představit situaci, kdy jednatel nově vzniklé společnosti s ručením omezeným dlouhodobě nepřebírá na adrese svého bydliště uvedené v obchodním rejstříku poštu; nejsou mu tedy doručeny přístupové údaje k datové schránce, ta není aktivována a jednatel společnosti včas nezjistí, že do datové schránky mu již jsou ze strany orgánů veřejné správy doručovány zásadní písemnosti.
Nastane-li fikce doručení (více informací o ní naleznete níže), není pak možné se bránit tím, že o doručení písemností nevěděl, resp. ani vědět nemohl, jelikož neměl k dispozici přístupové údaje k datové schránce. Je tedy na odpovědnosti každého člena statutárního orgánu, aby si ohlídal doručení přístupových údajů, a také aby obsah datové schránky průběžně kontroloval.
Každé právnické osobě je Ministerstvem vnitra ČR zřízena vždy jen jedna datová schránka.
Oprávnění k přístupu do datové schránky má pouze statutární orgán příslušné právnické osoby, resp. všichni členové jejího statutárního orgánu, případně vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Každé oprávněné osobě je zřízen její vlastní přístup a vydán příslušný přístupový kód (jedinečné uživatelské jméno).
Přístup do datové schránky je umožněn po přihlášení na internetové adrese www.mojedatovaschranka.cz. Přístupovými údaji pro přihlášení je uživatelské jméno a bezpečnostní heslo.
První heslo, zaslané oprávněné osobě Ministerstvem vnitra ČR, je funkční pouze pro prvních pět přihlášení; je tedy nezbytné si heslo včas změnit. Heslo je pak nutné dle úvodního nastavení schránky z bezpečnostních důvodů měnit každých 90 dnů; toto nastavení však je možno změnit.
Je zřejmé, že leckdy není v silách členů statutárního orgánu společnosti zajistit vyzvedávání datové schránky a veškerou další práci s ní. K tomu, aby do datové schránky mohly vstupovat též jiné osoby, slouží institut pověřené osoby a administrátora.
Pověřenou osobou je taková osoba, kterou společnost nebo administrátor zmocní k vyzvedávání zpráv z datové schránky, a to buď po určité období, nebo ve vztahu k některým typům dokumentů (prosté zprávy, zprávy do vlastních rukou). Pověření se uděluje přímo v datové schránce nastavením oprávnění (přístupové údaje již osoba může mít k dispozici). Nastavení pověřené osoby bývá využíváno zejména pro krátkodobý „zástup“ například po dobu dovolené.
Administrátorem pak je osoba, kterou majitel datové schránky pověří tím, aby datovou schránku dlouhodobě spravovala, vybírala datové správy, případně pověřovala další osoby manipulací s datovou schránkou. Jeho práva se tak velmi blíží právům majitele datové schránky.
Jak již bylo uvedeno výše, ignorovat existenci datové schránky se nevyplácí.
Uživatelům datových schránek, tedy i obchodním společnostem, jsou ze strany orgánů veřejné moci doručovány písemnosti právě do datové schránky. Výjimkou je doručování veřejnou vyhláškou či na místě.
K doručení písemnosti, dodané do datové schránky, dojde v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má vzhledem k rozsahu svého oprávnění k dodané písemnosti přístup. V takovém okamžiku je odesílateli automaticky vystavena také doručenka s datem a časem doručení, přičemž není rozhodné, zda byla zpráva skutečně otevřena a přečtena.
K doručení zpráv tedy dochází již přihlášením do datové schránky ze strany oprávněné osoby; žádného dalšího úkonu není zapotřebí.
Navíc existuje institut náhradního doručení tzv. fikcí doručení, aby nebylo možno se nevybíráním datové schránky vyhnout doručování písemností. Fikce doručení nastává tehdy, nepřihlásí-li se do datové schránky její uživatel do deseti dnů ode dne, kdy byla písemnost do datové schránky dodána; pak se dokument považuje za doručený posledním dnem uvedené desetidenní lhůty. Náhradní doručení fikcí doručení se nepoužije pouze tam, kde je náhradní doručení vyloučeno.
V určitých specifických případech (např. náhlá hospitalizace) lze požádat o určení neúčinnosti doručení fikcí; použijí se při tom jednotlivé procesní předpisy.
Nicméně z výše uvedeného vyplývá, že je nezbytné „vybrat“ datovou schránku nejméně každých deset dnů, jinak může dojít k nepříjemným následkům.
K výše uvedenému je nutno dodat, že existují různé komerční administrativní programy pro správu datových schránek, které umí mimo jiné také stáhnout pouze hlavičku datové zprávy, a tedy uživatel datové schránky může zjistit, že mu byla doručena konkrétní zpráva, aniž by viděl její obsah, a aniž by se musel do datové schránky přihlásit, a tím způsobit doručení.
Jak již bylo uvedeno výše, od vzniku společnosti, tedy od zápisu společnosti do obchodního rejstříku, se odvíjí povinnost daňové registrace. Ta je obecně upravena zákonem č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Podle daňového řádu vzniká registrační povinnost daňovému subjektu, kterému vznikne povinnost podat přihlášku k registraci k jednotlivé dani.
Speciální úprava registrační povinnosti je pak obsažena v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, dále v zákoně č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a v zákoně č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů.
Dojde-li pak ke změně údajů, které je povinen daňový subjekt uvádět při registraci, je povinen tuto změnu oznámit správci daně do 15 dnů ode dne, kdy nastala (případně požádat o zrušení registrace, jsou-li pro to dány důvody). Ke splnění této oznamovací povinnosti slouží výhradně tzv. oznámení o změně registračních údajů.
Každá právnická osoba je podle zákona poplatníkem daně z příjmů a má odpovídající registrační povinnost.
Poplatník daně z příjmů právnických osob je povinen podat přihlášku k registraci k dani z příjmů právnických osob u příslušného správce daně do 15 dnů od svého vzniku.
Má-li společnost zaměstnance, je coby zaměstnavatel plátcem daně z příjmů (na vlastní majetkovou odpovědnost odvádí správci daně daň vybranou od poplatníků nebo poplatníkům sraženou), a má tak též zvláštní registrační povinnost plátce daně z příjmů.
Plátce daně je povinen podat přihlášku k registraci k dani z příjmů fyzických nebo právnických osob u příslušného správce daně nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy mu vznikla povinnost vykonávat zákonem stanovené povinnosti plátce daně (tedy ode dne, kdy se společnost stala zaměstnavatelem).
Ve stejné lhůtě je plátce daně povinen podat přihlášku též za plátcovu pokladnu (má-li plátce daně organizační jednotku, kde dochází k výkonu povinností stanovených daňovými zákony, zejména vybírání, srážení nebo zajištění daně, a kde jsou k tomu uloženy potřebné doklady).
Podle právní úpravy zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, je několik možností, jak se stát osobou registrovanou k dani z přidané hodnoty. Zákon rozlišuje registraci plátce, a to zákonnou (povinnou) a dobrovolnou, a registraci identifikované osoby, rovněž zákonnou a dobrovolnou.
Důvody vzniku povinné registrace plátce jsou různé. Nejběžnější z nich se zakládá na výši obratu plátce – jestliže tedy společnost se sídlem v ČR má za nejvýše 12 bezprostředně předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců obrat přesahující 1.000.000 Kč (s výjimkou osoby, která uskutečňuje pouze plnění osvobozená od daně bez nároku na odpočet daně), stane se ze zákona plátcem DPH od prvního dne druhého měsíce následujícího po měsíci, ve kterém překročila stanovený obrat.
Společnost pak je povinna podat přihlášku k registraci do 15 dnů po skončení kalendářního měsíce, ve kterém stanovený obrat překročila.
Dobrovolnou registraci k DPH může učinit osoba povinná k dani se sídlem nebo provozovnou v ČR, která uskutečňuje nebo bude uskutečňovat plnění s nárokem na odpočet daně, a to podáním přihlášky k registraci. Plátcem se pak osoba stává ode dne následujícího po dni oznámení rozhodnutí, kterým je registrována.
Aby bylo zabráněno účelové registraci osob k DPH s cílem vytvářet řetězce obchodních transakcí k organizovanému podvodu na DPH, jsou přihlášky k registraci k DPH důsledně a cíleně prověřovány. Správce daně přistoupí k prověření u osob, u kterých jsou pochybnosti o správnosti nebo úplnosti registračních údajů.
V takovém případě může správce daně daňový subjekt požádat o předložení zejména dokladů prokazujících samostatné uskutečňování reálné ekonomické činnosti, eventuálně též vykonávání přípravné podnikatelské činnosti (např. předložení věrohodného a konzistentního ekonomického záměru, podnikatelského plánu, dokladů prokazujících investiční výdaje).
Správce daně může požadovat vysvětlení, jakou konkrétní ekonomickou činnost bude daňový subjekt uskutečňovat, jak bude tato činnost zabezpečena po stránce personální, materiální, technické, finanční apod. Doklady prokazující reálnou ekonomickou činnost daňového subjektu mohou být pro urychlení procesu přiloženy již k samotné přihlášce.
Správce daně rozhodne o registraci do 30 dnů ode dne podání přihlášky (případně ode dne odstranění jejích vad). Výjimečně, ve zvlášť složitých případech, může nadřízený správce daně tuto lhůtu prodloužit.
Přihláška k registraci plátce se podává pouze elektronicky, a to včetně příloh.
Po registraci k DPH je pak subjekt povinen plnit též povinnosti vztahující se ke kontrolnímu hlášení.
Jestliže jsou obchodní společností používaná silniční motorová vozidla, registrovaná v ČR, resp. provozovaná v ČR, je nutná registrace též k dani silniční. Příslušný vyplněný formulář se doručuje finančnímu úřadu prostřednictvím datové schránky daňového subjektu.
Zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů, uvádí některé výjimky z povinnosti platit daň – od silniční daně jsou osvobozena vozidla na alternativní pohon (CNG, LPG, elektřina, hybridní pohon), nebo například vozidla zabezpečující linkovou osobní vnitrostátní přepravu.
Skutečnost, že je konkrétní vozidlo od silniční daně osvobozeno, však nemá vliv na povinnost podat daňové přiznání k silniční dani.
Obchodní společnost se sídlem na území České republiky je právnickou osobou, a tedy podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, má povinnost vést účetnictví.
Podnikatelé již v současné době nemohou vést tzv. jednoduché účetnictví, a to ani podnikatelé – fyzické osoby. U těch jednoduché účetnictví nahradila tzv. daňová evidence.
Účetnictví musí podvojnými zápisy zachycovat informace o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření, to vše při respektování právních norem upravujících účetnictví.
Při vedení účetnictví sice pomáhají specializované účetní programy, nicméně je nutné znát jednotlivé účetní principy apod. Proto bývá pro podnikatele po vzniku společnosti zpravidla jedním z prvních kroků angažování zkušené účetní, ať již do zaměstnaneckého poměru, nebo externě.
Jakmile se obchodní společnost stane zaměstnavatelem, tedy vstoupí do smluvního vztahu s nejméně jedním zaměstnancem – ať již je jejich vztah založen pracovní smlouvou, či některou z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tedy dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce, vyvstane tím pro něj řada povinností. Kromě povinností obecných – např. zajištění rovného zacházení se zaměstnanci či zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci – má i povinnosti konkrétní s velmi krátkými lhůtami.
Registrace u OSSZ
Má-li společnost zaměstnance již před svým zápisem do obchodního rejstříku, resp. ke vzniku vztahu mezi společností a zaměstnanci došlo zároveň se zápisem společnosti do obchodního rejstříku, je po svém vzniku společnost povinna do 8 kalendářních dnů provést registraci u Okresní správy sociálního zabezpečení. Stejná lhůta pro registraci je stanovena i v případě, nastoupí-li zaměstnanec či zaměstnanci kdykoli po vzniku společnosti.
Registrace u zdravotních pojišťoven
Stejně tak do 8 dnů je společnost povinna k registraci u zdravotních pojišťoven, přičemž tato lhůta běží opět buď od vzniku společnosti, případně kdykoli později po nástupu konkrétního zaměstnance.
Z tohoto důvodu je také zaměstnanec povinen v den nástupu do zaměstnání sdělit zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn. Stejně tak změní-li zaměstnanec pojišťovnu v době trvání zaměstnání, je povinen tuto skutečnost zaměstnavateli oznámit, a to do 8 dnů ode dne změny zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci písemně potvrdit přijetí tohoto sdělení.
Pokud zaměstnanec svou oznamovací povinnost vůči zaměstnavateli nesplní nebo ji splní opožděně a zaměstnavatel v důsledku toho musí zdravotní pojišťovně zaplatit penále za opožděnou platbu pojistného, má zaměstnavatel právo požadovat na zaměstnanci úhradu tohoto penále.

References: zákona č. 89
 § 24
 § 3
 soud 
 soud 
 soud 
 soud 
 zákona č. 235
 zákona č. 563