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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO SDIS - LEY 1474 DE 2011
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Eugenia Pérez Molina
1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO SDIS - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: GUSTAVO RAYO MORALES Período evaluado: 16/11/2013 a 11/03/2014 Fecha elaboración: 12 de marzo de 2014 Subsistema de Control Estratégico Este Subsistema involucra los Componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública. Dificultades Ambiente de control : No se aprecia unificación de las competencias requeridas en el referente de sistemas designado en las Subdirecciones Locales, pues en algunas han designado a la persona que maneja el SIRBE, en otras al encargado de Planeación y en otras a personas relacionadas con la parte administrativa. La alta rotación de los directivos, quienes son los líderes de los procesos, dificulta el seguimiento permanente al funcionamiento y mantenimiento del sistema de control interno. Direccionamiento Estratégico: Falta de reprogramación o actualización de la Política del Talento Humano que fue adoptada mediante Resolución 1522 del 28 de diciembre de 2007 y modificada por la Resolución 1012 del 29 de junio de 2011 la cual no ha sido revisada y/o ajustada para que sea coherente con el actual Plan de Desarrollo Distrital y Estratégico Institucional En las localidades no existe Plan de Contingencia, Plan para el Manejo de Riesgos, ni un Plan de Acción relacionado con el Proceso de Mantenimiento y Soporte de TIC. Los recursos informáticos presentan inconvenientes por inservibles o falta de los mismos. obsolescencia, daños físicos, equipos El plan de contingencia de la Entidad enfocado a cubrir los riesgos informáticos presenta debilidades debido a que no incluye las 2 subdirecciones de la DADE, las actividades propias de cada grupo funcional de las mismas, ni actividades relacionadas con caída de la red en las localidades, lo cual conlleva a utilización de redes externas y uso de equipos personales para cumplir con su trabajo. El Proceso de construcción e implementación de políticas sociales de la SDIS no tiene actualizados los criterios y métodos necesarios que permitan la operación del proceso desde las Subdirecciones Locales
2 y las actividades planteadas en los procedimientos, no tienen una relación clara ni secuencial. Administración de Riesgos: La falta de seguimiento a los riesgos en el proceso de gestión de talento humano, no permite establecer si las acciones y actividades propuestas son las pertinentes o requieren de posibles cambios que permitan la no materialización o mitigación del riesgo. Pese a que la Entidad tiene definido dentro de su Política de Administración de Riesgos los elementos que hacen parte del contexto estratégico, no cuenta con un documento estandarizado que defina los lineamientos base para la identificación de los riesgos en los procesos. Circunstancia que dificulta la adecuada identificación de situaciones del entorno de la organización de carácter social, económico, cultural, ambiental, de orden público, político y legal, entre otros aspectos que podrían afectar el cumplimiento de la función, misión y objetivos tanto institucionales como de los procesos. La Entidad carece de guías de acción que orienten la articulación, controles, coordinación y niveles de responsabilidad de los riesgos según el nivel de categorización, es decir Procesos, Servicios y Proyectos. Lo anterior, dificulta una adecuada administración del riesgo, afectando la buena gestión y el logro de los objetivos institucionales. Los ocho (8) riesgos establecidos para el proceso de Direccionamiento estratégico no cuentan con un plan de manejo, de manera que facilite la aplicación de las medidas preventivas con el fin de evitar, reducir, compartir o transferir y/o asumir el riesgo. Así mismo, los riesgos RD-12 y el RD-14 clasificados como riesgos estratégicos, no cuentan con controles. El primero relacionado con la deficiencia en la implementación del SIG, mientras que el segundo hace referencia a la desarticulación entre la SDIS e IDIPRON en los planes definidos como sector. A su vez, el RD-6 también estratégico y relacionado con el seguimiento improductivo al cumplimiento de metas, a pesar que cuenta con un control, éste no es efectivo. En el marco del proceso de Mejora Continua, se evidencio que los procesos no ajustaron el plan de manejo de riesgos una vez realizada la revaloración de los mismos frente al riesgo de corrupción, por lo cual en el instrumento de acciones de mejora no se encuentran actualizados los riesgos y sus planes de manejo. El proceso de prestación de servicios tiene identificados y valorados cuatro (4) riesgos generales, aplicables para todos los servicios de la Entidad, sin un plan de manejo. Observando que los controles relacionados con los riesgos RPSS-1 Interrupción de los servicios sociales y el RPSS-3 falta de respuesta de atención a las necesidades de la ciudadanía, relacionados con la misión institucional, no son efectivos, situación que ha generado su materialización, afectando el normal desarrollo de la gestión institucional. A nivel de servicios se observa que solo cinco (5) servicios tienen definidos riesgos, sin que se observe la articulación, coordinación, niveles de responsabilidad y categorización para su adecuada
3 administración, además no se evidencia un adecuado seguimiento al plan de manejo establecido para el servicio de atención integral para personas en situación de inseguridad alimentaria y nutricional en comedores comunitarios. De otra parte, los riesgos oficializados mediante las Circulares 8 del 21 de febrero de 2012 y 34 del 21 de septiembre de 2012 para los servicios: Atención Integral a Personas Habitantes de Calle, Atención Integral en Centros de Protección a Personas Adultas con Discapacidad, Atención Integral Externa para Personas Adultas con Discapacidad y Atención Integral a Personas Vinculadas al Fenómeno Social de la Prostitución, no se encuentran publicados en Manual del Sistema Integrado de Gestión- SIG. El Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales tiene identificados, clasificados y valorados cinco (5) riesgos, sin un plan de manejo que permita establecer la efectividad de los controles, ni da cumplimiento con la Política de Riesgos de la Entidad, la cual establece realizar el monitoreo y revisión trimestral de éstos, con el fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios que aseguren un efectivo manejo del riesgo. El proceso de Gestión de Bienes y Servicios tiene identificados siete (7) riesgos, sin embargo no ha generado cambios sustanciales para el mejoramiento, rediseño o eliminación de sus riesgos, debido a que no se han establecido controles adecuados, ni se han realizado seguimiento o revisión de los mismos. Se evidencia la materialización de los riesgos del proceso de Adquisiciones, debido a las deficiencias en el diligenciamiento y actualización de los estudios previos, al mismo tiempo no se han definido los roles de los profesionales que adelantan los procesos de revisión, así como la falta de actualización del Instructivo de elaboración de estudios previos del proceso, del nomograma de la Entidad y de los procedimientos de la Subdirección de Contratación. En el Proceso de construcción e implementación de políticas sociales se estableció que las actividades identificadas en el proceso para el control de los riesgos, no fueron implementadas ni evaluadas, o en su defecto no se documentaron, tampoco fueron formulados planes de manejo para los años 2011, 2012 y 2013, se evidenció que los riesgos del proceso fueron identificados el 22 de noviembre de 2010, sin que a la fecha se haya realizado su revaloración. No se observa la existencia de un plan de manejo de los riesgos del Proceso de Direccionamiento Político. Se evidenció que para los riesgos del proceso de Direccionamiento de los Servicios Sociales, no fueron tenidos en cuenta los controles debido a un manejo deficiente de los mismos. Avances Ambiente de control :
4 En el rol fomento de la cultura del control, la Oficina de Control Interno-OCI con el acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones, durante el mes de noviembre de 2013, realizó la fase de expectativa de la Estrategia Comunicativa Sea un Servidor Estrella invitando a todos los servidores y servidoras a conocer el proceso al que pertenecen y sus respectivos procedimientos, para lo cual la OCI elaboró el material del concurso, realizó la invitación para que los servidores y servidoras de la Entidad, se inscribieran al mismo; concurso que se desarrolló en el mes de diciembre, iniciando su fase clasificatoria en las localidades y nivel central. El 30 de diciembre se realizó la final en la Sala de Juntas del Despacho y finalmente en el mes de marzo del presente año, se llevó a cabo el evento de premiación. Direccionamiento Estratégico: El seguimiento mensual a la planeación anual en las reuniones con los coordinadores de cada grupo funcional de la Subdirección de Investigación e Información facilita la identificación de desvíos y la realización de los ajustes pertinentes. La Secretaría, en cumplimiento de la ley estatutaria anticorrupción elaboró y publicó su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2014 y la Oficina de Control Interno diseñó instrumento para facilitar su seguimiento. Subsistema de Control de Gestión Este Subsistema incorpora los componentes Actividades de Control, Información y Comunicación Pública, asegurando el control en la ejecución de los procesos de la entidad y orientándola a la consecución de los resultados para el cumplimiento de su misión Dificultades Actividades de Control El procedimiento de formulación y seguimiento del plan estratégico institucional vinculado a la etapa I del proceso de Direccionamiento estratégico: adecuar la estructura de operación institucional se encontró que las acciones, relaciones y ordenamiento de las tareas establecidas en el procedimiento se circunscriben fundamentalmente al seguimiento del plan estratégico institucional, sin evidenciar las tareas, actividades y responsabilidades de la formulación e implementación del mismo. De otra parte, se pudo establecer que los indicadores diseñados en el proceso de Direccionamiento estratégico no miden el cumplimiento del objetivo y alcance del proceso, no permiten establecer el comportamiento de las etapas del proceso y no cuenta con un indicador de efectividad que mida el impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Tampoco se realiza reporte de la medición de los indicadores ni la interpretación de los resultados.
5 El procedimiento de Prestación del Servicio Social, para el Servicio Ampliación de Capacidades tiene identificados cuatro puntos de control pero sólo aplica el correspondiente al registro en el SIRBE de las personas que se inscriben a los diferentes cursos y es débil el control que se ejerce entre las personas que se inscriben y las que terminan los cursos, situación que dificulta la identificación de errores o fallas que ocasionan desviaciones entre lo que se ha planeado y los resultados esperados, e impide implantar medidas correctivas requeridas. Aunque el proceso de prestación de servicios tiene identificados cuarenta y uno (41) indicadores que corresponden a 19 servicios, éstos no permiten determinar cómo se está desarrollando y cumpliendo la etapa I del proceso definir los modelos de atención y la etapa II coordinar la atención transectorial. Además, no hay evidencia que la medición de estos indicadores sirva de base para la toma de decisiones en procura de la mejora del Proceso. El Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales carece de procedimientos, pues, si bien es cierto actualmente para la operativización del Proceso se están implementando las directrices emitidas por Secretaría de Planeación relacionadas con el seguimiento a las Políticas Públicas Sociales, esto no reemplaza la necesidad de establecer procedimientos que permitan describir y comprender relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de sus actividades, ni de establecer puntos de control, que permitan conocer el estado de las acciones realizadas en cumplimiento del objetivo del mismo. El Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales no tiene identificados indicadores que permitan medir cambios en el tiempo, facilitar la observación de resultados de acciones o iniciativas, evaluar el desarrollo del proceso y orientarlo a mejores resultados. A pesar de que el Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales cuenta con un lineamiento que determina la creación de un Sistema de Seguimiento y Monitoreo (SSM), para orientar y apoyar los Procesos de Construcción e Implementación, Seguimiento y Análisis de las Políticas, a la fecha no se encuentra construido, pues no se cuenta con una herramienta tecnológica y con la asignación de los recursos humanos, es así como la información es consolidada de manera manual. En relación con el Procedimiento de Mantenimiento de Bienes Muebles y Equipos, del proceso de Gestión de Bienes y Servicios, no se están llevando a cabo las actividades 1, 2 y 3 del procedimiento; por otra parte, en el procedimiento de indemnización por Hurto o Daño de Bienes, el área de Apoyo Logístico no ha determinado guías de acción (políticas de operación) para determinar cómo y quién debe adelantar la gestión para que la SDIS pueda proceder a solicitar la reposición de elementos hurtados o dañados. El proceso de Gestión de Bienes y Servicios cuenta con ocho (8) indicadores definidos y clasificados de acuerdo con las actividades que desarrolla la Entidad, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. En cuanto a la eficiencia, su medición satisfactoria no refleja la realidad, habida cuenta que no se tienen los recursos suficientes (humanos, financiero, físicos e informáticos), como quedo
6 evidenciado en la auditoría interna del proceso, y por consiguiente el tiempo de respuesta de un mantenimiento no puede ser oportuno, toda vez que no se cuenta con los respectivos contratos para su atención. También, se evidencia la falta de análisis de estos indicadores, con base en los resultados arrojados. En las actividades del Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales se diligencian registros y documentos tales como: Instrumento para Consolidar y Realizar el Seguimiento a las Políticas Sociales - Plan Indicativo de la Política - Estrategia Hechos y Derechos Plan de Trabajo Proceso de Análisis y Seguimiento de las Políticas , sin que los mismos hayan sido aprobados (en cuanto a su adecuación), antes de su emisión. Igualmente, se están diligenciando formatos exigidos por la Secretaría de Planeación en la Circular 006 de 2013, sin previa formalización por parte de la Entidad. Los procesos de Construcción e implementación de Políticas Sociales y de Gestión del Conocimiento no cuentan actualmente con indicadores. En el proceso de Gestión de Talento Humano, el indicador de efectividad: Cierre de brecha de conocimiento en los eventos de capacitación, en su análisis muestra un porcentaje de ejecución del 0%. Sin embargo, se pudo establecer que se realizaron capacitaciones al recurso humano de la Entidad, por el Departamento Administrativo del Servicio Civil, las cuales no fueron tenidas en cuenta en la medición, afectando el resultado con respecto al cumplimiento del Plan de Formación y Capacitación Institucional vigencia Así mismo, el indicador de eficacia: Nivel de novedades en la inclusión de nóminas sin inconsistencias, no está reflejando la medición de la gestión realizada previa a la liquidación de la nómina. En el proceso de mantenimiento y soporte de TIC, no se tienen establecidos puntos de control debido a que no cuenta con procedimientos documentados, afectando la gestión del proceso en cuanto al seguimiento al cumplimiento de políticas y lineamientos en TIC; seguimiento y monitoreo a soporte y gestión de requerimientos; seguimiento y Monitoreo a la Infraestructura Tecnológica; Gestión y Atención de Requerimientos; Viabilidad y Evaluación en TIC y el adecuado manejo documental. En el objetivo del Procedimiento de Ejecución del Contrato del proceso de Adquisiciones se evidenció que en su flujograma, no guarda coherencia con el mencionado objetivo, puesto que no contempla las actividades propias de la ejecución, tanto para las personas naturales como jurídicas, así mismo, las actividades descritas en el flujograma solo dan línea al Grupo de Apoyo a la Supervisión de la Subsecretaría, al mismo tiempo se evidenció que los apoyos a la supervisión de contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión entrevistados, en su mayoría: no conocen el Procedimiento de Ejecución del Contrato. Además, el proceso de Adquisiciones cuenta con diez (10) indicadores definidos y clasificados en términos de eficiencia y eficacia y no se cuenta con indicadores de efectividad, al mismo tiempo los objetivos propios de estos indicadores se encuentran desactualizados, los indicadores de eficacia se formulan para medir el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos, éstos han perdido vigencia.
7 Dentro del Proceso de construcción e implementación de políticas sociales se genera incoherencia entre la implementación de estrategias y las disposiciones de operación de la Entidad (Resolución 604 del 21 de mayo de 2010), y dificulta en las Subdirecciones Locales el control administrativo, la toma de decisiones y la orientación del desempeño de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecución de actividades de territorialización de la política social, de acuerdo al plan estratégico. Por otra parte, como resultado de la auditoría interna realizada en el año 2012, se estableció que los indicadores correspondientes al Proceso fueron declarados obsoletos. Igualmente se evidenció que no se realizaron mediciones para los años 2012 y 2013, razón por la cual se desconoce el valor agregado generado por el Proceso durante estos años. Dentro del Proceso de Direccionamiento Político, el diagrama de flujo del procedimiento para la Formulación e Implementación de Agendas Estratégicas se indica como responsables de las actividades a equipos informales de trabajo como son: Equipo Direccionamiento Político, Instancias de Coordinación o Articulación Transectorial y Referentes delegados para asistir a espacios de coordinación transectorial, sin que se indique la (s) dependencia(s) en la(s) cual(es) se ubican estos equipos; Igualmente, dentro del SIG, no se identifica acto administrativo de conformación y asignación de responsabilidades para estos equipos. Por otra parte el procedimiento para la Formulación de Agendas Estratégicas, en su diagrama de flujo tiene definidos cinco (5) puntos de control, sin embargo, se observó que los numerales 22 y 32 no corresponden propiamente a actividades, sino a toma de decisiones; así mismo, se evidencia falta de correspondencia entre los puntos de control y el numeral 7 del mismo procedimiento que hace relación a los criterios de aceptación para el producto o servicio no conforme. Como resultado de la auditoría interna realizada en el año 2012 se evidenció que la medición de los indicadores del Proceso de Direccionamiento Político se realizó hasta diciembre de 2011 y que en el año 2012 se identificaron nuevos indicadores que debían ser implementados, no obstante, se observó que no se realizaron mediciones para los años 2012 y 2013 y por tanto se desconoce el valor agregado que los nuevos indicadores debían aportar al Proceso Dentro del Proceso Direccionamiento de Servicios Sociales y respecto a la Actividad 8 del Procedimiento de Formulación de Estándares de calidad de Servicios Sociales del Distrito Capital, se define como un punto de control PC. Proyecta el Estándar para el Servicio Social, a cargo de las Mesas de Construcción Participativa, sin embargo, se observó que estas mesas no están contempladas en la estructura orgánica de la Entidad, ni han sido reglamentadas, pues no figuran en la Resolución que establece el funcionamiento y organización del Consejo para la Gestión Social Integral. Por otra parte se observa que en la elaboración de los estándares aprobados y adoptados mediante acto administrativo, no se tuvo en cuenta el Procedimiento de Formulación de Estándares de Calidad de Servicios Sociales del Distrito Capital, versión 2 de fecha 29-Jun-12, vigente a la fecha y publicado en la Intranet. Se encontró que para el Direccionamiento de los Servicios Sociales, se elaboraron (7) siete indicadores,
8 los cuales presentan inconsistencias en las fórmulas de cálculo, dado que los elementos a comparar son diferentes entre sí, así mismo la fórmula de cálculo para el indicador Estándares de calidad de los servicios sociales, es diferente al objetivo del indicador. Información: Dentro del Proceso de Gestión del Conocimiento no se generan estadísticas de control válidas para lograr una calidad en los datos reportados por las Subdirecciones Locales, toda vez que se encontraron listados y/o reportes que no contienen un análisis que especifique las variables cualitativas y/o cuantitativas reales que se deben tener en cuenta en una estadística, a fin de comunicar a las Subdirecciones los errores encontrados para realizar la respectiva depuración de la información. En el proceso de Gestión de Talento Humano se continúa realizando la liquidación del trabajo suplementario de manera manual para luego incluirlo en el aplicativo de SOLREDES para generar la resolución de pago. Actividad que arroja constantes diferencias en los valores, por lo que se hace obligatorio revisar y liquidar nuevamente el valor correcto. Dentro del Proceso Direccionamiento de Servicios Sociales, la actividad 8 del procedimiento aparece como responsable de su desarrollo la Mesa de Construcción Participativa, a pesar que los registros los debe hacer la Subdirección Técnica (actas y documento). Dependencia que a su vez debe hacer control, utilizando el instrumento F-IM-PRO, el cual no es conocido por esta Subdirección. Comunicación Pública: Falta de una orientación focalizada a la caracterización del proceso de gestión del conocimiento, sus procedimientos, instructivos, manuales, protocolos, circulares y demás elementos que lo componen, pues la implementación del Proceso, únicamente se limita al diligenciamiento en un contexto específico de ficha SIRBE. La información publicada en la Intranet del proceso de Gestión de Talento Humano, se encuentra desactualizada. Los cambios importantes del proceso de mantenimiento y soporte de TIC, no son socializados a las partes interesadas por considerar que esto se logra al ser publicados en los documentos asociados al Proceso, pero únicamente el gestor ubica la información (por ej. Controles) en la Intranet. No se ha publicado de manera pertinente en el marco del SIG, la normatividad emitida por la Secretaría de Planeación y la información relacionada con el Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales. Dentro del Proceso de Direccionamiento Político se observó que en el SIG no se encuentran publicadas las agendas estratégicas adoptadas por la administración, lo cual dificulta el conocimiento por parte de
9 los directivos y demás servidores públicos de las orientaciones y propósitos misionales establecidos. Avances Actividades de Control En cumplimiento de la política de gestión de talento humano, la Secretaría realizó en el primer trimestre del 2014 campañas comunicativas dirigidas a todos los servidores y contratistas orientadas al mejoramiento de las condiciones de trabajo y Clima Laboral en la Secretaria, como jornadas de vacunación contra el virus del papiloma humano, diligenciamiento de la ficha personal de todos los/as Servidores/as Públicos/as de cada piso y dependencia.para casos de Emergencia, jornada de donación de sangre, presentación del reglamento operativo del Fondo educativo SDIS-ICETEX a través del cual la Secretaría brindará apoyo educativo a los servidores. Se realizó jornada de formación y entrenamiento de los/as Brigadistas de Nivel Central, con los profesionales de la ARL POSITIVA, en aspectos del Plan de Emergencias y prácticas de los principales procedimientos para atención de Emergencias. Igualmente, en desarrollo del Programa de Bienestar Social se realizó convocatoria al torneo deportivo: Copa Pre-Mundialito SDIS 2014 de fútbol masculino y femenino. Información En el proceso de Mantenimiento y soporte de TIC, se fortaleció la mesa de ayuda (Help desk), la cual facilita el soporte a los usuarios mediante el software Discovery, reduciendo los tiempos de respuesta y la productividad de éstos, así mismo, se presentan avances significativos relacionados con la informática, como: Niveles de protección de la Información institucional digital; Creación de políticas, directrices, lineamientos y mecanismos de control informático; y Lineamiento en cuanto a que la información creada, procesada o modificada haciendo uso de los sistemas y servicios informáticos proporcionados por la SDIS a los usuarios del sistema para el cumplimiento de sus labores contractuales, son y permanecerán como propiedad de la Secretaria Distrital de Integración social La Secretaría ha tomado en arriendo una bodega con las condiciones apropiadas para la conservación, organización y administración de archivos con el objeto de trasladar allí la documentación generada por el DABS y la SDIS que se encuentra en las Unidades Operativas de la Entidad en diferentes lugares de la Ciudad.
10 Subsistema de Control de Evaluación El Subsistema de Control de Evaluación incorpora los componentes Auto Evaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. Dificultades Autoevaluación En el proceso de gestión de talento humano, a los funcionarios provisionales, durante el transcurso de su vida laboral no hay un mecanismo que le permita a la Entidad hacer seguimiento al cumplimiento de sus funciones, por cuanto no son sujetos de evaluación del desempeño. En el marco del Sistema Integrado de Gestión y dentro del proceso construcción e implementación de políticas sociales, la Secretaría mediante circular 12 de 2010, actualizó y aprobó el procedimiento de Lectura de Realidades, el cual establece las actividades que se deben realizar para analizar las realidades de un territorio. Esta circular también establece que el procedimiento debe ser conocido, implementado y controlado por sus equipos de trabajo en todas las acciones que involucre a su dependencia, el procedimiento anteriormente señalado, define como responsables de las actividades del 2 al 10 a las Subdirecciones Locales. No obstante, en las entrevistas realizadas a los equipos de las subdirecciones se evidenció que estas actividades no se realizan, ni se aplica el punto de control allí establecido. También, se observó que las subdirecciones realizan periódicamente caracterizaciones y/o recaracterizaciones de los territorios y que las actividades que adelantan no se ven reflejadas en el procedimiento de lectura de realidades. Es así que en la actividad 5 referente a Conformar el equipo transectorial, las subdirecciones desarrollan las actividades en el marco de las instancias existentes en la localidades como son las UAT, los CLOPS y el Gobierno Zonal. Planes de Mejoramiento En los Planes de mejoramiento de la Entidad, las accione establecidas para subsanar los hallazgos, varias de ellas se encuentran abiertas y vencidas, tal como se describe a continuación: Al verificar el Plan de Mejoramiento del Proceso de Direccionamiento Político frente al procedimiento de Acciones de Mejora, se observa lo siguiente: del año 2010 permanecen abiertos dos (2) hallazgos cuyas acciones de mejora debían quedar implementadas a 31 de julio de 2011, y del año 2012 continúan abiertos once (11) hallazgos, con fecha de finalización 30 de diciembre de 2013, los cuales no presentan ningún avance; así mismo, no se ha designado un gestor del proceso que promueva su mejora continua, acompañe las acciones que al respecto se adelanten y atienda las solicitudes de información del equipo de seguimiento de la Oficina de Control Interno, al mismo
11 tiempo tampoco se evidencia la realización del seguimiento y revisión al cumplimiento y efectividad de las acciones de mejora establecidas, persistiendo las mismas debilidades señaladas en anteriores auditorias. En el proceso de gestión de talento humano, las acciones de mejora formuladas como resultado de los 16 hallazgos establecidos en la auditoría interna OCI 2012, cinco (5) de ellas se encuentran vencidas. En el proceso de gestión del conocimiento, falta de apropiación en la ejecución de las acciones de mejora resultantes de la auditoria interna realizada al proceso en el 2011, puesto que continúan abiertas seis acciones a pesar de estar vencida la fecha de ejecución desde el El Plan de mejoramiento del proceso de Direccionamiento estratégico presenta 18 hallazgos de auditorías internas, 7 corresponden a la vigencia 2011 y los 11 restantes al 2012, sin que haya evidencia del seguimiento mensual a la ejecución de las acciones de mejora por parte del líder o responsable del proceso pues hay hallazgos cuyo plazo de ejecución está vencido, además, no se tomaron en cuenta los hallazgos establecidos en auditorias anteriores en la recaracterización del proceso, realizada en 2012, las cuales estaban encaminadas a realizar ajustes para el mejoramiento del mismo. De la revisión de las acciones de mejora del proceso de prestación de servicios se encontró que se presentan 17 hallazgos abiertos de auditorías internas anteriores: 5 corresponden a la vigencia 2011 y los 12 restantes al 2012 y como resultado se estableció que no hay evidencia del seguimiento mensual a la ejecución de las acciones de mejora por parte del (a) Líder o responsable del Proceso, de acuerdo con el Procedimiento y Resolución de Acciones de Mejora 571 de 2013 y no se formula un plan de choque para garantizar el cumplimiento de las acciones de mejora vencidas; también se estableció que existen debilidades en la coordinación con los responsables involucrados para la ejecución de las acciones de mejora establecidas. Algunas acciones de mejora producto de los hallazgos de auditorías realizadas en los años 2010, 2011 y 2012 al proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales se encuentran abiertas y vencidas, hallazgos que nuevamente se evidencia en la presente auditoría y que están relacionados con la falta de estándares de control necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso en el marco del SIG tales como: ausencia de procedimientos caracterizados, indicadores, riesgos y flujos de información. Queda en evidencia la debilidad presentada en el seguimiento por parte del Líder del Proceso de Adquisiciones a la ejecución de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento ya que no produjo impacto, no presenta avance y cierre en lo atinente a medidas tomadas en los casos específicos referenciados. En el Proceso de construcción e implementación de políticas sociales, se establece lo siguiente: del año 2010 permanecen sin ejecutar las acciones de mejora correspondientes a cinco (5) hallazgos
12 del 2009, cuya fecha de finalización esperada era el 31 de diciembre de 2010; del año 2011 permanecen abiertos doce (12) hallazgos, con fecha de cierre prevista para el 30 de julio de 2012; y once (11) hallazgos del 2012, sin que se evidencie algún avance en las acciones formuladas, se detecta que persisten las mismas debilidades señaladas en anteriores auditorias; De acuerdo con lo observado, se evidencian debilidades en el seguimiento al plan de mejoramiento y desconocimiento de las actividades de control establecidas en el procedimiento de acciones de mejora. En el proceso de Mejora Continua, se presentan acciones de mejora del periodo de auditoría 2011 y 2012 abiertas o con plazo de ejecución vencido, lo que ocasiona que el proceso no mejore aspectos ya identificados. Avances Autoevaluación El equipo del proceso de Mejora Continua es altamente calificado, competente y comprometido, dado que se vienen realizando actividades permanentes de autoevaluación, obteniendo ajustes a los documentos del proceso en aras del cumplimiento de su objetivo. Evaluación Independiente Se ejecutó el Programa Anual de Auditorias 2013 El Equipo de la Oficina de Control Interno analizó diferentes insumos para elaborar la Propuesta de Programa de Auditoría Interna 2014, que será presentado para la aprobación del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. De acuerdo con la Propuesta de Programa, se planea iniciar las auditorias a mediados del mes de marzo y terminar en el mes de noviembre Planes de Mejoramiento La Dirección Poblacional instaló una Mesa de Mejora desde agosto de 2013, con el objeto de analizar, ajustar y/o actualizar el Proceso de Construcción e implementación de políticas sociales, los procedimientos, indicadores, riesgos y demás documentos asociados a este, con lo que se espera una ejecución y seguimiento oportuno de las acciones de mejora En cumplimiento de las acciones de mejora establecidas en el Plan de mejoramiento institucional se destacan las siguientes actividades: Con origen en la Auditorías Internas:
13 EL Proceso Gestión de Talento Humano- Incluye en el SIG: el Instructivo de manejo de incapacidades y licencias de maternidad, actualiza el formato solicitud creación de usuario para el aplicativo de nómina oficializado. Culmina la definición y socialización de los procedimientos generales para la prestación de los servicios sociales en los CPS Bosque Popular, y Bello Horizonte. Se implementó el control para los gastos realizados por Caja Menor de los documentos equivalentes a la factura en las operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado, Se actualiza y aclara el Procedimiento Formulación de Estándares de Calidad de Servicios Sociales del Distrito Capital- Mediante circular 32 del 03/12/2013 Con Origen en las Auditorias externas: En el marco de la Estrategia del Gestión Integral Social se elaboró el "Documento de Orientación para la incorporación del enfoque diferencial en la SDIS, el cual se desarrolla en los planes de acción de las políticas de: Infancia, Juventud, Adultez, Vejez, Discapacidad y Familia Se elaboró la Guía de aplicación del Sistema Integrado de Conservación en los archivos de la SDIS. Por medio de un LINK los servidores pueden consultarla, también se consolida el grupo de referentes documentales, conformado por un representante de cada una de las dependencias. Se realizan programas de sensibilización a los referentes de gestión ambiental en el uso eficiente de los materiales y cultura ambiental, al personal a cargo de los Centros de Atención en las subdirecciones Técnicas "Adultez, Vejez, Infancia, Familia y Juventud". Se retiraron canecas que no cumplen con lo establecido en el PIGA e instalaron los puntos ecológicos que se requieran, en las instalaciones de propiedad de la Secretaría. Se estableció como obligación contractual que los predios tercerizados cumplan con la implementación de herramientas estratégicas de gestión ambiental "PIGA y PLAN DE ACCION INTERNO PARA EL APROVECHAMIENTO DE LOS RESIDUOS SOLIDOS ". Se realizó el seguimiento a la implementación y cumplimiento en el uso eficiente de los materiales y cultura ambiental en los centros de atención administrados por la SDIS y Tercerizados, en coordinación con el Equipo de Apoyo a la Supervisión o Interventoría. Se estandarizaron formatos para la verificación del cumplimiento de los lineamientos ambientales
14 institucionales. Se adquirieron 300 Balanzas digitales tipo gancho para el pesaje de lo reciclado y lo reutilizado conforme al Programa de Reciclaje. Estado General del Sistema de Control Interno De acuerdo al seguimiento realizado por la OCI al avance de las acciones de mejora resultado de los informe de auditoría, se establece que: En general, los procesos carecen de Plan de manejo de los riesgos y no cuentan con controles o éstos no son efectivos, lo que pone en evidencia que no se cuenta con controles y/o actividades encaminadas a prevenir la materialización del riesgo y evitar los efectos desfavorables que se puedan presentar en el normal desarrollo de la gestión de la Entidad. Se observa que los procesos institucionales de la Secretaría tienen diseñados indicadores, sin embargo no son utilizados para observar periódicamente los cambios y comportamiento de los mismos y su tendencia en relación con el logro de los objetivos y metas ni para identificar alertas o detectar las oportunidades de mejora e implementar las acciones preventivas para el mejoramiento continuo de los procesos, al mismo tiempo dichos indicadores presentan deficiencias en su formulación. En cuanto a los procedimientos en la Entidad, se observaron dificultades en los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades establecidas, dificultando describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en los procesos y la coordinación de las actividades. El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento de los procesos internos de Entidad, no se están desarrollando de forma eficiente pues no se está cumpliendo con las acciones correctivas y preventivas acordadas, lo cual no permite el fortalecimiento de la toma de decisiones que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Recomendaciones Realizar actividades de capacitación o entrenamiento, a la(s) persona(s) que sirva(n) como referente(s) del proceso de Mantenimiento y Soporte de TIC, en las subdirecciones locales, de tal forma que obtengan las competencias necesarias para atender oportuna y eficientemente las necesidades que se presentan en este sentido y poder contar con planes de contingencia y con un Plan de Acción relacionado con el Proceso de Mantenimiento y Soporte de TIC.
15 Gestionar un adecuado tratamiento de los riesgos garantizando la aplicación de los controles. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION: Armonizar el procedimiento de acciones de mejora con la resolución 571 de 2013, ya que se presta para confusión de los lideres y gestores de procesos del SIG. Gestionar la medición del proceso de gestión del conocimiento mediante los indicadores. Revisar los indicadores del proceso Mantenimiento y Soporte de TIC y en especial los verificados en el desarrollo de la auditoria, con el fin que éstos generen valor agregado e identifiquen alertas para la toma oportuna de decisiones. Asimismo, estudiar la posibilidad de crear un indicador que mida los logros y avances al cumplimiento del Plan de Formación y Capacitación Institucional. En el proceso de Gestión de Talento Humano tomar decisiones urgentes frente al aplicativo SOLREDES, el cual no es confiable frente a la ejecución de las operaciones internas, debido al alto margen de errores que ha presentado, los cuales han sido evidenciados en auditorias anteriores, por otra parte estudiar la conveniencia de crear un procedimiento para las novedades (reconocimiento, trámite y pago del trabajo suplementario), que constituya un estándar de control, describa las relaciones entre áreas y flujos de información y garantice la efectividad, eficiencia y eficacia de la labor desempeñada por el grupo de nóminas. Diseñar los procedimientos necesarios o pertinentes del proceso de mantenimiento y soportes de TIC- MYSTIC, de tal forma que abarque todas las actividades asignadas a las áreas de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y demás dependencias o procesos relacionadas con MYSTIC. Realizar revisión al proceso Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales, con el fin de alinearlo a las directrices emitidas por la Secretaría de Planeación, en armonía con el SIG, lo que permitirá dar a conocer la actividad y responsabilidad que debe realizar cada una de las áreas involucradas en cumplimiento de su objetivo. Así mismo, identificar procedimientos e indicadores que permitan ordenar y coordinar las tareas, establecer puntos de control, comprender las relaciones entre áreas y controlar la emisión e implementación de los documentos y registros de origen interno y externo y subsanar los hallazgos identificados en las auditorías internas de años anteriores. Se hace necesario que la Entidad avale una herramienta tecnológica y los recursos humanos que permitan la creación de un Sistema de Seguimiento y Monitoreo (SSM), que sirva de apoyo a los Procesos de Construcción e Implementación y Seguimiento y Análisis de las Políticas Sociales de la SDIS. En tal sentido, se debe gestionar ante la Alta Consejería para la TICS de la Alcaldía Mayor, la aprobación un proyecto en este sentido. Es evidente la necesidad en el Proceso de Gestión de bienes y servicios de revisar los procedimientos de Mantenimiento de Bienes Muebles y Equipos e Indemnización por Hurto o Daño de Bienes, para establecer de forma adecuada las actividades e instrucciones para llevarlas a cabo, su tiempo de ejecución y los respectivos registros. Definiendo políticas de operación, e identificando aquellos eventos
16 que pueden poner en riesgo la adecuada ejecución del proceso. Revisar por parte del Líder del Proceso de adquisiciones, el Procedimiento de Ejecución del Contrato, para que incorpore e identifique todas las actividades necesarias para el logro de su objetivo, y en lo posible se incluyan las diferentes modalidades contractuales tanto en lo administrativo como misional, al mismo tiempo se evidencia la necesidad de revisar y redefinir mecanismos de evaluación adecuados y orientados a una gestión por resultados. Dentro del proceso de Construcción e Implementación de Políticas Sociales estima recomendar al Consejo para la Gestión Integral Social, actualizar las políticas de operación contenidas en la Resolución 604 de 2010, Con base en el Decreto 689 de 2011,por otra parte se recomienda al líder del proceso, revisar la caracterización y procedimientos del proceso y determinar si es necesario redefinirlos, replantearlos o eliminarlos, realizar ejercicios periódicos de autoevaluación y ajuste al proceso y sus controles, en los cuales participen los servidores que lo dirigen y ejecutan, según el grado de responsabilidad y autoridad, para que su implementación y desarrollo sea eficiente, eficaz y efectivo. Se recomienda para el Proceso de Direccionamiento Político reglamentar el funcionamiento de las instancias articuladoras del Sistema de Coordinación de la Secretaría tanto a nivel interno como sectorial, conformando y/o fortaleciendo las secretarías y mesas técnicas; igualmente, se sugiere que cada Consejo establezca su propia planeación, se considera conveniente que se haga una revisión y análisis del proceso, responsabilidades, procedimientos y productos que garanticen la definición de las líneas orientadoras para la acción de gobierno en todos los niveles de la Entidad y su posterior divulgación y apropiación, finalmente, realizar acciones de mejora para la atención de los derechos de petición y/o requerimientos ciudadanos. Se estima recomendar al Líder del Proceso Direccionamiento de Servicios Sociales, utilizar el Procedimiento vigente para la formulación de Estándares de Calidad, así como realizar las actividades para su socialización, revisar los estándares formulados frente al procedimiento vigente para no generar incumplimientos normativos; continuar con la formulación de los estándares de calidad de los Servicios Sociales, socializar los riesgos y darles un manejo adecuado, socializar el Plan de Mejora, revisar la pertinencia y aplicabilidad de los indicadores del Proceso. Evaluar los diferentes instrumentos de registro de los requerimientos de los ciudadano-as (PQRS), tales como Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, Sistema de Correspondencia, bases de datos propias y cuaderno de registro de correspondencia recibida y entregada para que esté registro se realice una sola vez y por ende se evite la duplicidad de esfuerzos al tener que utilizar varios instrumentos al mismo tiempo, unificar criterios para la elaboración de las repuestas a los requerimientos de los ciudadano-as a fin de que estas sean pertinentes con lo solicitado, lenguaje sencillo y fácil de entender por quien hizo la solicitud. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN: Realizar evaluación y análisis de la (s) causa (s) de los hallazgos encontrados en los procesos, con el fin
17 de realizar los ajustes que garanticen la mejora, de tal manera que contribuya al cumplimiento en forma efectiva de la Misión Institucional. Partiendo de la base que dichos hallazgos están relacionados con el desarrollo de los elementos requeridos para el funcionamiento de los procesos, tales como: gestionar el tratamiento de los riesgos; garantizar la medición de los indicadores, aplicar los procedimientos y los puntos de control definidos; liderar y promover la autoevaluación del desempeño del Proceso y aplicar las acciones de mejora. ( Original Firmado) GUSTAVO RAYO MORALES Jefe Oficina Control Interno

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