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REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI DELL ORDINE DEGLI ARCHITETTI, PIANIFICATORI, PAESAGGISTI E CONSERVATORI DELLA PROVINCIA DI - PDF
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1 REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI DELL ORDINE DEGLI ARCHITETTI, PIANIFICATORI, PAESAGGISTI E CONSERVATORI DELLA PROVINCIA DI TRENTO (Approvato con delibera del Consiglio in data 12 gennaio 2015) INDICE ARTICOLO 1 AMBITO DI APPLICAZIONE ARTICOLO 2 ACCESSO AGLI ATTI ARTICOLO 3 INTERESSE ARTICOLO 4 DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ARTICOLO 5 OGGETTO ARTICOLO 6 ESCLUSIONE ARTICOLO 7 RICHIESTA DI ACCESSO ARTICOLO 8 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO ARTICOLO 9 MODALITÀ DI ACCESSO ARTICOLO 10 NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI ARTICOLO 11 CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO ARTICOLO 12 ACCESSO AI DOCUMENTI DA PARTE DEI COMPONENTI DEL CONSIGLIO ARTICOLO 13 ACCESSO PER VIA TELEMATICA ARTICOLO 14 CONFLITTO DI INTERESSI ARTICOLO 15 DIRITTO ALLA RISERVATEZZA ARTICOLO 16 ANTIRICICLAGGIO ARTICOLO 17 NORMA DI RINVIO2 Articolo 1 AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio ed i casi di esclusione del diritto di accesso agli atti e ai documenti amministrativi formati e/o comunque detenuti stabilmente dal Consiglio e dagli uffici dell Ordine degli Architetti, Pianificatori, Paesaggisti e Conservatori della Provincia di Trento in conformità con le disposizioni della Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i., del D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184, del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (tutela della riservatezza), del d.lgs , n. 231 (antiriciclaggio), e successive integrazioni e modificazioni, al fine di assicurare la trasparenza dell attività amministrativa e la riservatezza dei dati personali nei casi previsti dalla L. 675/96 e s.m.i. Articolo 2 ACCESSO AGLI ATTI 1. Per diritto di accesso agli atti si intende il diritto degli interessati di prendere visione dei documenti amministrativi e di estrarne copia. 2. Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dall Ente. L Ente non è tenuto ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso. Articolo 3 INTERESSE 1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è riconosciuto al fine di assicurare la trasparenza dell attività amministrativa e di favorirne la partecipazione e lo svolgimento imparziale, a chiunque abbia un interesse personale, concreto, attuale e giuridicamente protetto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. Articolo 4 DOCUMENTO AMMINISTRATIVO 1. È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica (ivi compresi disegni, tavole progettuali, planimetrie, etc.), fotografica, fotocinematografica, fonografica, elettromagnetica, digitale, o di qualsiasi altra specie, del contenuto di atti, anche interni, relativi ad uno specifico3 procedimento, formati e/o detenuti dal Consiglio o dagli uffici dell Ordine o comunque utilizzati ai fini della attività amministrativa degli stessi. 2. L accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, se e in quanto risulti anche relativamente ad essi l interesse all accesso e fatte salve le eccezioni di legge o del presente regolamento. Articolo 5 OGGETTO 1. Possono essere oggetto della richiesta di accesso agli atti i documenti amministrativi formati e detenuti ai fini dell attività amministrativa dal Consiglio e dagli uffici dell Ordine degli Architetti, Pianificatori, Paesaggisti e Conservatori della Provincia di Trento di seguito elencati: le deliberazioni del Consiglio; le determinazioni del Presidente; le determinazioni del Dirigente e/o del funzionario con funzioni dirigenziali; le decisioni delle Commissioni istituite ed operanti per legge o per regolamento, in seno all ODA; gli atti (certificati, attestati, dichiarazioni) rilasciati dagli Uffici e sottoscritti dal Presidente, da un Consigliere delegato, dal Dirigente o da un funzionario appositamente abilitato o delegato; gli atti (certificati, attestati, pareri) stabilmente detenuti in originale o in copia autentica e previsti dalla normativa vigente quali elementi costitutivi ovvero richiamati come necessari, del procedimento preordinato all emanazione di un atto amministrativo da parte dell ODA; i verbali dell assemblea degli iscritti e del Consiglio, salvo le esclusioni di cui al successivo art L esame dei documenti è gratuito, mentre il rilascio di copia è subordinato al rimborso dei costi di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo. Su richiesta dell interessato le copie possono essere autenticate, con pagamento dei diritti e delle spese deliberate dal Consiglio.4 Articolo 6 ESCLUSIONE 1. Il diritto di accesso non è consentito in relazione a richieste generiche o di carattere esplorativo. 2. Il diritto di accesso non è ammesso, in generale, in relazione alle informazioni in possesso dell Ordine che non abbiano forma di documento amministrativo, ed in particolare, in riferimento a note interne, verbali delle commissioni, appunti dell organo verbalizzante, bozze di documenti, registrazioni delle sedute finalizzate alla redazione del verbale. 3. In ogni caso, in relazione all esigenza di salvaguardare la vita privata o la riservatezza degli iscritti, dei dipendenti e di terzi, persone fisiche e/o giuridiche, gruppi, imprese ed associazioni, sono sottratti all accesso oppure differiti i seguenti documenti relativi: al personale dipendente contenenti notizie sulla situazione familiare, sanitaria, sindacale, reddituale, per la parte relativa ai dati la cui conoscenza può portare alla rilevazione di dati riservati ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati personali; a procedimenti penali, nei limiti del segreto istruttorio; a procedimenti disciplinari riguardanti gli iscritti per le fasi preliminari e compreso l esposto iniziale e quindi fino alla definitiva conclusione del procedimento; a procedimenti disciplinari riguardanti i dipendenti, salvo il diritto all accesso dei diretti interessati; dati o notizie di carattere sanitario o economico presentati da aspiranti iscritti all albo dell ODA; agli elaborati e alle schede di valutazione dei partecipanti a concorsi per assunzioni presso l ODA fino alla conclusione delle singole fasi del procedimento, salvo il diritto del richiedente ai documenti che lo riguardino personalmente; ai pareri professionali resi all Ordine e la cui esibizione possa tradursi in eventuale elemento di prova all interno di possibili giudizi intentati avverso l Ordine e da cui potrebbe derivare un grave danno alla pubblica amministrazione;5 a dati personali sensibili di cui agli artt. 22 e 24 della Legge 675/1996, e successive modificazioni, sempreché l interesse sotteso all istanza di accesso non possa essere agevolmente soddisfatto con il rilascio di copie di atti prive delle parti contenenti i dati di cui sopra; al certificato del casellario giudiziale ed altre certificazioni comunque richieste d ufficio (ad es. carichi pendenti); alla corrispondenza in arrivo e in partenza protocollata riservatamente; agli onorari, compensi e pareri preventivi e di congruità espressi in favore degli iscritti, fatte salve le disposizioni sul ricorso in prevenzione contenute nel Regolamento dell Ordine; agli atti istruttori; alle cartelle personali dei dipendenti, dei consiglieri e dei singoli iscritti; alle procedure di assistenza e previdenza; alle contestazioni fra iscritti e nei confronti delle parti assistite; agli atti di difesa presentati da terzi e comunque agli atti coperti da segreto professionale. 4. Rimane salvo ovviamente il diritto di accesso dell iscritto interessato o del dipendente per i documenti riguardanti il proprio procedimento disciplinare per garantire allo stesso il più ampio diritto di difesa. Articolo 7 RICHIESTA DI ACCESSO 1. Il diritto di accesso si esercita mediante formale richiesta motivata alla Segreteria del Consiglio che ne rilascia ricevuta e provvede a protocollarla e ad inoltrarla al Responsabile del procedimento. 2. Il Responsabile del procedimento fornisce al richiedente tutte le informazioni relative alle modalità dell esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi. 3. La richiesta deve essere sottoscritta dall interessato e deve contenere: a) le generalità del richiedente; b) l indicazione del documento oggetto della richiesta;6 c) la specificazione dei motivi e dell interesse dedotto, con riferimento particolare alla situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare, alla necessità della conoscenza, nonché allo specifico interesse giuridico da curare o difendere. 4. Quando la richiesta risulta redatta ritualmente e non vi sono motivati impedimenti che costringano a differirla è accolta con l immediata esibizione del documento, estrazione della copia ovvero altra modalità idonea. 5. Qualora, invece, la richiesta sia irregolare o incompleta, ovvero non ne sia possibilel accoglimento immediato, ovvero in base alle informazioni e documentazioni fornite sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse, sull accessibilità del documento o sull esistenza di controinteressati di cui al successivo art. 11, il richiedente è invitato a fornire delucidazioni, chiarimenti o integrazioni entro il termine che gli verrà indicato dal Responsabile del procedimento, termine che non può essere inferiore a 15 giorni. 6. Nel caso in cui l Ente riceva richiesta di accesso che avrebbe dovuto essere indirizzata ad amministrazione diversa, deve immediatamente trasmettere la richiesta alla amministrazione competente, dandone contestuale comunicazione all interessato. Articolo 8 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO 1. Responsabile del procedimento di accesso è il Consigliere Segretario oppure un Consigliere o un dipendente appositamente delegato dal Consigliere Segretario o dal Presidente. 2. Il Responsabile del procedimento di accesso provvede: a) alla verifica della legittimazione del richiedente; b) a tutte le operazioni del procedimento di accesso; c) alla comunicazione agli interessati dell eventuale esclusione o del differimento del diritto di accesso nei casi previsti dalla legge o dal presente regolamento; d) all eventuale istruttoria del procedimento di accesso;7 e) nel caso in cui l unità organizzativa competente detenga solo in parte la documentazione di cui è stato chiesto l accesso, provvede a richiedere quella mancante al responsabile dell unità organizzativa presso cui è depositata. Articolo 9 MODALITA DI ACCESSO 1. L atto di accoglimento della richiesta formale di accesso contiene l indicazione del luogo e del tempo (negli orari dell Ufficio) nonché del periodo non inferiore a 15 giorni per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia, in dipendenza della specifica richiesta formulata. 2. L interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. 3. La visione delle deliberazioni, degli atti e di documenti avviene alla presenza del Responsabile del procedimento e/o di un dipendente da questi delegato. 4. Nel fare effettuare la visione devono essere oscurate le parti dell atto, della deliberazione o del documento che non riguardano l oggetto della richiesta. 5. E vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni o comunque alterarli in qualsiasi modo. 6. L esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata e munita di delega scritta, le cui generalità devono essere riportate in calce alla richiesta. Il richiedente può essere assistito o rappresentato da persona da lui incaricata di cui vanno specificate le generalità. 7. Le copie dei dati informatizzati possono essere rilasciate sugli appositi supporti forniti dal richiedente, previa adozione di tutte le misure atte a salvaguardarne la distruzione, la perdita accidentale nonché la divulgazione non autorizzata. 8. La copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento dei costi di riproduzione stabiliti. Articolo 10 NOTIFICA AI CONTROINTERESSATI 1. Qualora la decisione positiva sull istanza di accesso possa arrecare grave pregiudizio alla riservatezza dei terzi e/o l Ente individui soggetti8 controinteressati alla richiesta di accesso, l amministrazione verifica se sussistono le condizioni per procedere alla comunicazione di cui all art. 7 della Legge 241/90 agli stessi mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica per coloro che abbiano consentito a tale forma di comunicazione. 2. Entro quindici giorni dalla ricezione della comunicazione di cui al comma 1, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, l Ente provvede sulla richiesta accertata la ricezione della comunicazione di cui al comma 1. Articolo 11 CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO 1. Il procedimento di accesso deve svolgersi in modo tempestivo e comunque deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta, salvo che vi sia stato motivato differimento del termine ai sensi dell art. 7, comma sesto, del presente regolamento. 2. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell accesso sono motivati a cura del responsabile del procedimento di accesso con riferimento specifico alla normativa vigente, alla individuazione delle categorie di cui all art. 6 del presente regolamento, alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta. 3. Trascorso inutilmente il termine di cui al comma 1 senza che l Ordine abbia dato risposta alla richiesta, la stessa si intende rifiutata. 4. In caso di diniego esplicito o tacito, o di differimento del diritto di accesso, il richiedente può presentare ricorso al TRGA di Trento, ai sensi dell art. 25, comma 5, della Legge 241/ Il differimento dell accesso è disposto ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all art. 24, comma 6, della Legge n. 241 del 1990 o per salvaguardare specifiche esigenze di riservatezza dell Ente, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell azione amministrativa. L atto di differimento deve indicarne la durata.9 6. Il differimento può essere, inoltre, disposto quando si verifichino documentabili difficoltà per l acquisizione dei documenti amministrativi richiesti, e quando l alto numero delle richieste, in rapporto alla dotazione degli uffici che le devono soddisfare non consente il loro accoglimento nel termine prescritto. 7. L atto che dispone il differimento dell accesso ne indica la durata che deve essere motivata in relazione alle difficoltà di cui al comma precedente. 8. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta e siano state richieste delucidazioni, chiarimenti o integrazioni il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della nuova richiesta con quanto fornito dall interessato. 9. Avverso le determinazioni concernenti il diritto di accesso è dato ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale nei termini di legge. Articolo 12 ACCESSO AI DOCUMENTI DA PARTE DEI COMPONENTI DEL CONSIGLIO 1. I componenti del Consiglio hanno diritto di accesso a tutte le deliberazioni, atti, provvedimenti e documenti amministrativi nonché di ottenere tutte le notizie e le informazioni utili all esercizio del loro mandato. Articolo 13 ACCESSO PER VIA TELEMATICA 1. L Ordine assicura che il diritto di accesso possa essere esercitato anche in via telematica. Le modalità di invio delle domande e le relative sottoscrizioni sono disciplinate dalla normativa vigente. Articolo 14 CONFLITTO DI INTERESSI 1. I Consiglieri dell Ordine non possono richiedere in forza della loro funzione istituzionale documenti per la tutela di interessi o diritti personali. Articolo 15 DIRITTO ALLA RISERVATEZZA10 1. L esercizio del diritto di accesso agli atti non deve ledere il diritto alla riservatezza dei terzi e pertanto in caso di conflitto sulla richiesta di accesso agli atti provvede il Consiglio dell Ordine con delibera motivata. Articolo 16 ANTIRICICLAGGIO 1. L esercizio del diritto di accesso agli atti deve conformarsi alla normativa vigente in materia di antiriciclaggio e pertanto in caso di conflitto sulla richiesta di accesso agli atti provvede il Consiglio dell Ordine con delibera motivata. Articolo 17 NORMA DI RINVIO 1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si applicano le disposizioni vigenti. Documenti analoghi
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