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Cours Access 2007 | Microsoft Access | Recherche d'information
très bon support de microsoft acces 2007 avec des applications et des exercices .
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CHAPITRE 1 – ACCESS 2007, BASE DE DONNEES ET OBJETS
ACCESS, ACCEDER
ACCESS EST UN SGBDR
LA BASE DE DONNEES : UN DOMAINE, UN FICHIER
CREER, FERMER, OUVRIR UNE BASE
LE VOLET DE NAVIGATION D’ACCESS 2007
CHAPITRE 2 – TABLES : ANALYSE PREALABLE ET CREATION
EXEMPLE : ANALYSE, TABLES ET ENREGISTREMENTS
TABLES : METHODES DIVERSES DE CREATION
PASSAGE D’UN MODE D’AFFICHAGE A L’AUTRE
CREATION D’UNE TABLE EN MODE CREATION
CREATION D’UNE TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNEES
CREATION D’UNE TABLE PAR IMPORTATION
CREATION D’UNE TABLE A PARTIR D’UN MODELE
ENREGISTRER ET FERMER UNE TABLE
DESCRIPTION ET SAISIE EN MODE FEUILLE DE DONNEES
MISE EN PAGE ET IMPRESSION DES DONNEES D’UNE TABLE
CHAPITRE 4 – TABLE : RECHERCHER ET REMPLACER, TRI ET FILTRE
RECHERCHER ET REMPLACER UNE CHAINE DE CARACTERES
TRI SIMPLE OU TRI AVEC FILTRE
FILTRER LES DONNEES D’UNE TABLE
CHAPITRE 5 – TABLE : GESTION APPROFONDIE DES CHAMPS
Taille du champ, B. Nouvelles valeurs, C. Format, D. Décimales, E. Masque de saisie, F. Légende, G. Valeur par défaut,
Valide si et Message si erreur, I. Null interdit, J. Indexé, K. Aligner le texte
CHAPITRE 6 – RELATIONS ENTRE LES TABLES
L’INTERET DE LIER DES TABLES
CHAMPS IDENTIFIANTS, CLES PRIMAIRES ET CLES ETRANGERES
TYPES DE RELATIONS ET TABLES DE JONCTION
CREATION, MODIFICATION ET IMPRESSION DES RELATIONS
CHAPITRE 7 – TABLES ET ENREGISTREMENTS, EXEMPLES
1. STRUCTURES ET RELATIONS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES
2. ENREGISTREMENTS DES TABLES PRISES EN EXEMPLES
CHAPITRE 8 – LES REQUETES : INTRODUCTION
REQUETES SELECTION ET REQUETES ACTION
L’ASSISTANT, LE MODE CREATION ET LE MODE SQL
CHAPITRE 9 - REQUETE DE SELECTION AVEC UN ASSISTANT
1. « REQUETE SIMPLE » AVEC UN ASSISTANT
2. « REQUETE ANALYSE CROISEE » AVEC UN ASSISTANT
3. « REQUETE TROUVER LES DOUBLONS » AVEC UN ASSISTANT
4. « REQUETE DE NON CORRESPONDANCE » AVEC UN ASSISTANT
CHAPITRE 10 - REQUETE DE SELECTION EN MODE CREATION
FENETRE D’ELABORATION D’UNE REQUETE EN MODE CREATION
AFFICHAGE DES TABLES ET DES CHAMPS
CALCULS EFFECTUES SUR LES DONNEES
LES PROPRIETES DES CHAMPS DANS LA TABLE RESULTAT
CREATION D’UNE JOINTURE ENTRE DEUX TABLES
REQUETE PARAMETREE
CHAPITRE 11 – REQUETE DE SELECTION EN MODE SQL
1. CLAUSES SELECT ET FROM
2. CHAMPS OPERES
3. CHAMP DE FONCTION
4. CLAUSE WHERE
5. DATES ET HEURES
6. REQUETE PARAMETREE
7. TRI DES ENREGISTREMENTS
8. SOUS-REQUÊTES
9. REQUETES DE REGROUPEMENTS
CHAPITRE 12 – REQUETES ACTION
1. REQUETES ACTION EN MODE CREATION
2. REQUETES ACTION EN MODE SQL
CHAPITRE 13 – LES FORMULAIRES
GESTION DES DONNEES D’UN FORMULAIRE
PERSONNALISATION D’UN FORMULAIRE
CREER UN SOUS-FORMULAIRE
CHAPITRE 14 – LES ETATS
CREER UN ETAT
PERSONNALISATION D’UN ETAT
CREER UN SOUS-ETAT
COURS BARDON - ACCESS 2007 / CHAPITRE 1
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microsoftoffice.fr le document suivant :
à Access
FONDAMENTAUX OFFICE 2007 (6 pages – téléchargement gratuit)
Access est un logiciel qui permet d’accéder rapidement aux informations souhaitées concernant des ensembles de données. Ce programme est d’autant plus utile que les données à gérer sont nombreuses, donc difficiles à traiter « à la main ».
 Lancement d’Access 2007
programmes > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007. L’ouverture d’une base de données lance automatiquement Access.
Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de Données Relationnel. Il s’agit d’un système relationnel : les données sont en effet organisées en ensembles structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données d’un ensemble à l’autre, et d’obtenir les informations souhaitées en interrogeant la base de données.
Lancé en 1992, Access est le SGBDR le plus utilisé actuellement. Il existe d’autres SGBDR plus puissants, parmi lesquels Oracle et SQL Server.
Une base de données est un ensemble d’informations structurées, qui concerne un domaine précis.
Les fichiers de bases de données créées sous Access 2007 portent communément l’extension .accdb. Ce sigle signifie access database, c’est-à-dire base de données Access. Exemple : bibliotheque.accdb.
Sous Access 2003, les fichiers de bases de données ont l’extension .mdb. Ce sigle signifie microsoft database, c’est-à-dire base de données Microsoft. Exemple : bibliotheque.mdb.
Il existe deux autres extensions, spécifiques à certains fichiers d’Access 2007 :
- Les fichiers uniquement exécutables, qui ne sont pas modifiables, ont l’extension .accde (e comme execute).
- Les fichiers qui sont des modèles de bases de données portent l’extension .accdt (t comme type, qui signifie modèle).
Sous Access, on utilise souvent le terme objet pour désigner un type d’élément. Une base de données est un objet, pouvant lui-même contenir d’autres types d’objets.
 Les tables
Les tables constituent les éléments essentiels. Elles sont la charpente de la base. Chaque table représente un ensemble homogène de données. Exemple : la base de données concernant la facturation des clients d’une entreprise pourra contenir les tables Client, Produit, Facture et Commande.
 Les requêtes
Dans une base de données, on réalise principalement des requêtes pour interroger la base afin de sélectionner et d’obtenir les informations souhaitées (requêtes de sélection). Exemple : dans la base de données de facturation d’une entreprise, on peut effectuer une requête afin d’obtenir la liste des clients ayant passé une commande dans l’année en cours.
les valeurs ou sur les tables de la
On peut également créer une requête pour agir sur base (requête d’action).
 Les formulaires
S’il affiche des données de la base, la fonction principale d’un formulaire consiste à faciliter la saisie des données.
 Les états
Un état sert de document récapitulatif de données. Il peut contenir également des résultats, tels que totaux ou moyennes. Ce document est généralement réalisé pour être imprimé.
L’utilisateur d’une base, qui n’en est pas le concepteur, ne connaît de la base que les formulaires et les états. Il ne voit ni les tables, ni les requêtes.
 Macros et modules
On effectue une macro pour automatiser simplement une ou plusieurs actions basiques. Exemple : réalisation d’une macro permettant, par un clic sur un bouton, d’afficher un formulaire. Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for Applications). Son étude ressort du domaine de la programmation.
 Créer une base de données
On peut créer une base de données :
- Soit vide, c’est-à-dire ne contenant ni données, ni objets
- Soit à partir d’un modèle.
 Création d’une base de données vide
- Si la fenêtre « Prise en main de Microsoft Office Access » est affichée, cliquez sur « Base de données vide ». Sinon cliquez sur le bouton Office (en haut, à gauche) > Nouveau. La fenêtre « Base de données vide » apparait.
- Saisissez le nom de fichier de la future base. Choisissez un nom significatif, afin de le retrouver ensuite facilement.
Gardez l’extension .accdb, caractéristique des fichiers de bases créés sous Access
- Choix du dossier qui contiendra le fichier
Par défaut, il s’agit du dossier Documents, dont l’adresse est indiquée sous le nom du fichier. Vous pouvez choisir un autre dossier, créer un dossier qui comprendra toutes vos bases de données constituées sous Access 2007 :
Affichez la fenêtre « Fichier Nouvelle base de données » : cliquez sur le bouton
(à droite de la saisie du nom du
fichier). A partir de cette fenêtre : soit vous choisissez un dossier préalablement créé, soit vous créez un nouveau dossier. Pour créer un nouveau dossier : cliquez sur le bouton représentant un dossier, d’info-bulle « Créer un dossier », puis nommez ce nouveau dossier.
un emplacement pour votre base de données »
- Après avoir nommé le fichier de la future base de données, et indiqué son dossier d’insertion, il reste à créer la base. Pour cela, dans la fenêtre « Base de données vide », cliquez sur Créer. La fenêtre d’Access s’affiche. Au chapitre suivant, nous verrons comment créer des tables.
 Création d’une base à partir d’un modèle
Cliquez sur le bouton Office > Nouveau. Pour créer une base à partir d’un modèle :
Cliquez sur la catégorie souhaitée (à gauche), puis sur le modèle choisi (à droite).
 Fermer une base de données
Pour fermer la base de donnés seulement (sans quitter Access) : cliquez sur le bouton Office > Fermer la base de données. Pour fermer la base (seule ouverte) et quitter Access : cliquez sur la croix, en haut à
. Pour fermer une ou plusieurs bases et quitter Access : bouton Office > Quitter.
 Ouvrir une base de données
 Deux méthodes d’ouverture d’une base
On peut ouvrir une base de données :
 Soit avec la fenêtre « Prise en main de Microsoft Office Access » : cliquez à droite sur le fichier souhaité. Si le nom de la base n’apparait pas (la base n’ayant pas été récemment ouverte), activez le lien Autres pour afficher la fenêtre « Ouvrir » qui vous permettra de retrouver, puis d’ouvrir le fichier de la base. Vous pouvez cliquer-glisser sur le bord droit de la fenêtre pour l’agrandir. Dans la fenêtre « Ouvrir » :
- Double-cliquez sur le dossier dans lequel se trouve le fichier. Son adresse s’affichera dans la zone de saisie supérieure.
- Le type de fichier recherché est « Microsoft Office Access » (zone de saisie située à droite du nom du fichier).
- Cliquez sur le nom du fichier recherché. Il s’affichera dans la zone de saisie inférieure.
- Cliquez sur Ouvrir, ou bien, dans le cadre principal, double-cliquez sur le nom du fichier.
 Soit avec le bouton Office : cliquez sur la rubrique « Documents récents », puis sur le nom du fichier souhaité. Si le nom n’apparait pas, affichez comme précédemment la fenêtre « Ouvrir », en cliquant à gauche sur Ouvrir. Renseignez-la comme indiqué précédemment.
 Modes d’ouverture d’une base
 Ouvrir est l’option la plus permissive : la base est ouverte en mode partagé. C’est l’option par défaut. La base peut être consultée et modifiée par quiconque.
 Ouvrir en lecture seule : les utilisateurs ne peuvent ouvrir la base qu’en mode Lecture (ils ne peuvent donc pas la modifier).
 Ouvrir en exclusif : pendant que vous utilisez la base, personne d’autre ne peut y accéder.
 Ouvrir en mode lecture seule exclusif : cette option combine les deux options précédentes. D’une part, vous ne pouvez ouvrir la base qu’en mode Lecture ; d’autre part, pendant que vous l’utilisez, personne ne peut y accéder.
6. LE VOLET DE NAVIGATION D’ACCESS 2007
Situé à gauche de la fenêtre d’Access 2007, le Volet de navigation permet d’afficher les principaux objets de la base de données : tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules. Si vous n’avez pas créé d’objet dans la base, le Volet est vide. Double-cliquez sur un objet pour l’ouvrir. Un clic droit sur un objet permet de faire apparaitre une liste de commandes relatives à cet objet. Exemples de commandes proposées pour une table : Ouvrir (il existe plusieurs modes d’ouverture), Importer, Renommer, Copier, Supprimer.
 Modifier la largeur du Volet de navigation
Pour agrandir ou réduire la largeur du Volet de navigation, on dispose de plusieurs méthodes :
 Cliquez sur le bouton fléché en haut du Volet : « pour le réduire, » pour l’élargir.
 Ou bien : appuyez sur la touche F11 du clavier.
 Ou bien : cliquez-glissez sur le bord droit du Volet. Le pointeur prend la forme d’une double flèche  .
 Affichage ou masquage des objets dans le Volet de Navigation
 Options d’affichage des objets
 Le classement des objets : ouvrez le menu déroulant  de la barre de titre du Volet, puis cliquez sur l’option de classement souhaitée. Exemples d’options proposées : affichage par types ou par dates de création.
 La présentation des objets : clic droit sous la liste des objets du Volet ou sur un groupe d’objets > Afficher par. Cliquez sur l’option de présentation souhaitée :
 L’ordre des objets : dans le Volet de navigation, faites un clic droit sous la liste des objets ou sur un groupe d’objets > Ordre de tri. Cliquez sur le critère de tri souhaité.
 Affichage ou masquage des objets
située dans la ligne d’en-tête du groupe : ︾ masquer.
pour afficher les objets du groupe, ︽
- Affichez la fenêtre « Options de navigation » : faites un clic droit sur la barre de titre du Volet de navigation > Options de navigation ;
- Si la case « Afficher les objets masqués » n’est pas cochée, les objets masqués n’apparaissent pas dans le Volet. Si elle est cochée, les objets masqués y figurent sous la forme d’icônes transparentes.
 Description d’un objet dans le Volet de navigation
On peut ajouter une description à un objet du Volet. Cette description s’affichera alors dans la présentation en mode Détails de l’objet (clic droit sous la liste des objets ou sur le groupe d’objets > Affichage par > Détails).
- Dans la zone étiquetée « Description », saisissez le texte souhaité, puis validez (OK ou appuyez sur la touche Entrée).
 Copie d’un objet
On dit « copie » ou « duplication ». Il est intéressant de copier un objet si on veut en créer un autre qui lui ressemble, ou encore par sécurité, avant de le modifier. Pour copier un objet :
- Dans le Volet de navigation, faites un clic droit sur l’objet > Copier ;
- Clic droit dans le Volet > Coller ;
- La fenêtre « Coller (type d’objet) sous » apparaît. Renseignez-la si nécessaire et validez.
 Renommer un objet
- Dans le Volet de navigation, faites un clic droit sur l’objet > Renommer ;
 Supprimer un objet
- Dans le Volet de navigation, faites un clic droit sur l’objet > Supprimez ;
Certaines caractéristiques du logiciel sont paramétrables. Pour modifier ces paramètres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fenêtre « Options Access » : activez le bouton Office > « Options Access ».
 Les fichiers de bases de données créées sous Access, sont par défaut enregistrés dans le dossier Documents. Pour que toute nouvelle base soit enregistrée par défaut dans un autre dossier :
- Dans la fenêtre « Options Access », choisissez à gauche la rubrique « Standard ». Renseignez la zone « Dossier de base de données par défaut ».
- Vous pouvez utiliser le bouton « Parcourir » pour rechercher, puis sélectionner le dossier préalablement créé pour ranger les fichiers de base. Validez (OK ou touche Entrée).
- Dans la fenêtre « Options Access », choisissez à gauche la rubrique « Base de données active ».
- Cliquez sur le bouton « Options de navigation » de la zone titrée « Navigation ».
- Cochez la case correspondant à « Ouvrir les objets avec un simple clic ».
- Validez la fenêtre « Options de navigation », également la fenêtre « Options Access ».
COURS BARDON - ACCESS 2007 / CHAPITRE 2
 Nécessité d’une analyse préalable
Comme on l’a dit au chapitre précédent, les tables constituent le pivot central d’une base de données. Les formulaires, les requêtes et les états sont réalisés à partir des tables. La qualité des tables conditionne la qualité de la base. Un consciencieux travail d’analyse du domaine à informatiser s’impose, préalablement à la création des tables avec Access.
 Principe général de l’analyse
Une base de données porte sur un domaine nettement délimité. Il convient d’analyser en détail le domaine à traiter, et de repérer toutes les informations à relever.
- Chaque ensemble homogène d’informations, se rapportant à un sujet précis, correspondra à une table de la base de données.
- Chaque type d’information correspondra au champ d’une table. Une table est composée de champs.
Nom du fournisseur bois Adresse du fournisseur bois Code postal du fournisseur bois Ville du fournisseur bois
Référence du jouet Nom du jouet Poids du jouet Prix du jouet
Nom du client Prénom du client Adresse du client
Ces informations concernent trois sujets : Fournisseur du bois, Jouet et Client. La base de données comprendra donc au moins les trois tables : FOURNISSEURBOIS,
Par exemple, la table JOUET peut être constituée des champs nommés RefJouet, NomJouet, PoidsJouet et PrixJouet.
 En pratique
- Délimitez le domaine à informatiser et élaborez la liste de toutes les informations à prendre en considération ;
- Faites la liste des sujets du domaine, puis numérotez-les. Chaque sujet doit correspondre à un ensemble homogène d’informations ;
- A côté de chaque information, précisez le n° de sujet qu’elle concerne.
 Analyse préalable
On souhaite constituer la base de données d’une bibliothèque (cela peut être nos propres livres). On suppose qu’une personne ne peut emprunter qu’une seule fois un même livre.
On classe les informations relevées en quatre sujets, qui sont numérotés : Livre 1, Auteur 2, Emprunt 3 et Personne 4. On appelle ainsi ce dernier sujet car, une fois le livre rendu, une personne n’est plus qualifiable d’emprunteur. On obtient les valeurs affichées à la colonne droite du tableau.
 Constitution des tables et champs identifiants
Livre, Auteur, Emprunt et Personne. Chaque information relevée (Titre du livre, Nom de l’auteur, etc.) correspondra au champ d’une table.
On obtient les tables suivantes (on a ajouté des « champs identifiants », voir paragraphe ci-après) :
 Champs identifiants
On a ajouté les champs nolivre, noauteur et nopersonne. Ils signifient numéro de livre, numéro d’auteur et numéro de personne. Ces champs permettent d’identifier sans risque d’homonymie un livre, un auteur ou une personne. Ils sont qualifiés d’identifiants.
- Lorsqu’une table comprend un champ identifiant : une valeur de ce champ identifie l’enregistrement correspondant, permettant de connaître ainsi les valeurs des autres champs de l’enregistrement. Exemple Dans la table LIVRE, un numéro de livre identifie le livre correspondant. On peut déduire le titre, le numéro d’auteur et l’éditeur de ce livre.
- Lorsqu’une table comprend un groupe de champs identifiant : un ensemble de valeurs des champs de ce groupe identifie l’enregistrement correspondant, permettant de connaître ainsi les valeurs des autres champs de l’enregistrement. Exemple La table EMPRUNT a pour identifiant le groupe de champs composé de nolivre et de nopersonne. Un numéro de livre et un numéro de personne sont nécessaires pour identifier l’emprunt correspondant. On peut déduire la date d’emprunt et la date de retour de cet emprunt (On a supposé qu’une personne ne peut emprunter qu’une seule fois un même livre).
On verra l’importance des champs identifiants dans la définition des clés primaires, et leur rôle essentiel pour relier les tables entre elles.
Dans une table, un enregistrement est constitué de l’ensemble de ses valeurs de champs. Dans une table en Mode Feuille de données, un enregistrement correspond donc à une ligne de valeurs des champs.
Exemple Voici les deux enregistrements de la table LIVRE correspondant aux numéros de livres 15 et 182 :
Lors de la saisie des valeurs des champs, vous pouvez utiliser la touche Tab 
 Créer d’abord la base de données
Les tables sont des objets inclus dans une base de données. Avant de créer une table, il convient donc de créer d’abord la base de données. La création d’une base de données a été étudiée au chapitre 1 § 5 « Créer, fermer et ouvrir une base ». Vous pouvez commencer par créer une base de données vide, puis l’enregistrer. Une table nommée Table1 est proposée par défaut. Elle est ouverte en Mode Feuille de données, mode mentionné dans le paragraphe ci-après.
 Méthodes de création de table
Il existe quatre méthodes pour créer une structure de table.
 En Mode Création (cf. § 5) : c’est le mode le plus utilisé car il est le plus puissant. C’est le mode habituel pour créer une table, d’où son nom.
 En Mode Feuille de données (cf. § 6) : on entre directement les enregistrements. Par défaut, les champs sont nommés : Champ1, Champ2 … Les éléments qu’Access 2007 génère par défaut, tels les noms des champs, peuvent ensuite être modifiés à convenance.
On passe facilement de l’un à l’autre de ces deux modes : cf. ci-après au § 4 « Passage d’un mode d’affichage à l’autre ».
 En important la structure d’une table provenant d’une autre base de données (cf. § 7). Si nécessaire, on importe également les données de la table issue de l’autre base.
 A partir d’un modèle (cf. § 8) : Access 2007 propose des modèles de tables, qui peuvent ensuite être personnalisés.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs méthodes pour passer du Mode Feuille de données au Mode Création, ou inversement :
1 ère icône,
- ou bien sur la 4 ème icône, qui représente une équerre et une règle : passage au Mode Création
 Avec le ruban
Ouvrez l’onglet Accueil > cliquez sur la partie supérieure du bouton Affichage. On retrouve les icônes précédentes : la grille pour le Mode Feuille de données ou l’équerre pour le Mode Création.
Faites un clic droit sur l’onglet de la table dont on souhaite changer le mode d’affichage > Choisissez le mode souhaité : Mode Création ou Mode Feuille de données.
Si vous avez créé une base de données vide, commencez par fermer la table proposée Table1. Par défaut, celle-ci est en effet ouverte en Mode Feuille de données. Pour la fermer, cliquez sur la croix située tout à droite, dans la ligne où est placé l’onglet « Table1 ». Quand on pointe sur cette croix, on peut lire son info-bulle : Fermer « Table1 ».
 Principe de création d’une table en Mode Création
Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Créer > dans le groupe Tables, activez le
bouton Création de table. L’icône de ce bouton contient une équerre et une règle ; ils symbolisent des outils servant à créer un objet structuré. La fenêtre de l’onglet Création s’affiche. Dans cette nouvelle fenêtre, définissez les propriétés de chaque champ.
 Deux zones de définition des propriétés d’un champ
La nouvelle fenêtre comporte à gauche le Volet de navigation (si nécessaire, pour l’élargir, cliquez sur la double flèche »), ainsi que deux zones pour définir les propriétés d’un champ :
 Le cadre supérieur : nom, type et description du champ
- Son type de données
- Eventuellement, une description du champ. Si le nom et le type de données sont des propriétés fondamentales du champ, la description est facultative.
Le cadre inférieur de la fenêtre permet de définir de nombreuses autres propriétés pour chaque champ d’une table. Exemples : Taille du champ, Légende, Valeur par défaut.
Quelques précisions concernant la saisie du Nom du champ, le choix du Type de données et l’utilisation de la zone Description :
 Nom du champ
Dans une même table, on ne peut pas donner le même nom à deux champs. Il est préférable d’éviter les espaces et les accents. Utilisé dans un formulaire ou dans un état, objets principalement utilisés une fois la base créée, le champ peut porter un autre libellé. Exemple : dans la table JOUET, le champ correspondant au poids du jouet peut être nommé par exemple poidsjouet, poidsJ ou encore pdsJ. Dans un formulaire, ce même champ peut être libellé Poids du jouet.
 Type de données
L’expression type de champ qui est souvent utilisée, désigne en fait le type des données se rapportant au champ.
Pour saisir un Type de données, on utilise la liste déroulante proposant les différents types possibles : activez une cellule de la colonne titrée Type de données, puis cliquez sur .
- Texte : le texte d’une donnée peut compter jusqu’à 255 caractères. Il s’agit du type de données par défaut. Exemples d’informations concernées par ce type : nom, adresse, téléphone.
On peut choisir un autre type de données par défaut que le type Texte. Affichez d’abord la fenêtre « Options Access » : activez le bouton Office > « Options Access ». Ouvrez la rubrique « Concepteurs d’objets ». Dans la zone « Création de table »,
choisissez dans la zone de saisie avec  le Type de champ par défaut.
- Mémo : le texte d’une donnée peut compter jusqu’à 65 535 caractères. Les retours à la ligne sont possibles ; le texte peut donc comporter des paragraphes. Exemples : commentaires, remarques.
- Numérique : des calculs peuvent être effectués sur les données de ce type. Remarque : a contrario, on choisira le type Texte pour les champs stockant par exemple des codes postaux ou des numéros de téléphone ; dès lors qu’aucun calcul ne sera réalisé sur ces données, il est en effet inutile de choisir le type Numérique, qui requiert plus de place en mémoire.
- Date/Heure : les données stockées seront des dates ou des heures. Une donnée peut également être composée d’une date suivie d’une heure.
- Monétaire : les données stockées seront des valeurs monétaires.
- NuméroAuto : NuméroAuto est l’abréviation de Numéro automatique.
Ce type est spécial : en effet, dans un champ doté de ce type, c’est Access 2007 qui génère automatiquement la donnée.
enregistrement. On ne peut pas modifier ce numéro. Même si un enregistrement est supprimé, l’incrémentation continue comme s’il n’y avait pas eu de suppression. Ce type de données est souvent choisi pour les champs identifiants des tables. Exemple : dans la table JOUET, on pourra doter le champ refjouet du type NuméroAuto.
- Oui/Non : les données stockées seront des valeurs booléennes. Exemples : oui/non, vrai/faux
- Objet OLE : les données stockées seront des objets OLE. Exemples : documents Word, feuilles de calcul Excel, images.
- Lien hypertexte : les données stockées seront des liens hypertexte. Exemples : adresse email, url de site internet.
- Pièce jointe : les données stockées seront des fichiers.
facultative. Le texte saisi peut compter jusqu’à 255 caractères. Quand on donne une description à un champ, elle apparaît dans la barre d’état (en bas d’écran) quand la table est ouverte en Mode Feuille de données et que le curseur (barre
clignotante) est dans le champ décrit.
Comme on l’a dit précédemment, une table étant l’objet d’une base, une base doit préalablement être créée. Quand on crée une base de données vide, Access propose une table, ouverte en Mode Feuille de données. Sinon, pour créer une table en Mode Feuille de données : dans le ruban, activez l’onglet Créer > dans le groupe Tables, cliquez sur le 1 er bouton Table, dont l’icône est une grille.
 Attributions automatiques d’Access : noms, types des champs, clé primaire
Une table créée sous le Mode Feuille de Données, est dotée d’emblée d’une structure définie par Access 2007. C’est ce qui la différencie d’une table créée sous le Mode Création.
D’office, Access propose de taper une première valeur dans la 2 ème colonne, donc dans le 2 ème champ de la table. Access appellera ce champ Champ1, dès que la saisie sera validée. En effet, Access a déjà nommé N° le 1 er champ, et il lui a attribué le type NuméroAuto (cf. ce chapitre, § 5 « Type de données »). Access définit également ce premier champ comme champ identifiant, et il le dote d’une clé primaire : on le voit par l’affichage de l’icône d’une clé φ en case d’en-tête, si on passe en
Au fur et à mesure de la saisie des valeurs du premier enregistrement (sur la première ligne), Access nomme les champs suivants : Champ2, Champ3, etc.
En fonction de la donnée saisie, Access dote également le champ du type de données qui lui semble approprié. Exemples : le champ dans la colonne duquel on saisit l’expression « jeu de ballon », sera doté du type Texte. Si on saisit le nombre 16, Access donnera au champ le type de données Numérique.
 Noms des champs
Généralement, on renomme à convenance les champs : clic droit sur le nom de la colonne > Renommer la colonne. Ou bien, sous l’onglet Feuille de données, dans le groupe « Champs et colonnes », activez le bouton Renommer. Exemples : dans la table JOUET, le champ N° sera renommé refjouet ; le champ Champ1 sera renommé nomjouet.
 Type de données des champs
Le type de données d’un champ peut être modifié : activez l’onglet Feuille de données, puis dans le groupe « Type de données et mise en forme », ouvrez le menu déroulant  de la zone de saisie du bouton Type de données. Choisissez le type de champ souhaité.
 Propriétés des champs
On a vu précédemment (§ ci-avant « Noms des champs ») qu’on pouvait renommer les champs en étant en affichage Mode Feuille de Données. En règle générale, pour analyser et modifier les propriétés des champs, on passe en Mode Création (voir procédures de passage d’un mode d’affichage à l’autre au § 4 de ce chapitre).
Pour créer une table, on peut également copier la structure d’une table provenant d’une autre base. Si nécessaire, on importe également les données de la table importée.
- Dans le ruban, activez l’onglet Données externes > dans le groupe Importer, cliquez sur l’application d’où provient la table à copier.
- Importez la base. La fenêtre « Importer des objets » s’affiche. Sélectionnez la ou les tables à importer. Access 2007 importe par défaut la structure et les données de la table. Pour
8. CREATION D’UNE TABLE A PARTIR D’UN MODELE
Access 2007 propose des modèles de tables, qui sont ensuite personnalisables, par exemple en ajoutant ou en supprimant des champs.
Pour créer une table à partir d’un modèle :
- Dans le ruban, ouvrez l’onglet Créer > dans le groupe Tables, cliquez sur
« Modèles de tables » ;
- Choisissez un modèle dans la liste proposée.
La nouvelle table s’affiche en Mode Feuille de données.
9. ENREGISTRER ET FERMER UNE TABLE
Pour fermer une table : faites un clic droit sur son onglet > Fermer. Pour fermer une table active, on peut cliquer sur la croix située à droite de sa ligne de
Si la table est enregistrée pour la première fois, la fenêtre « Enregistrer sous » est affichée. On peut y renommer la table. S’il vous est proposé de créer une clé primaire, refusez pour l’instant. Il est nécessaire d’attribuer à certains champs une clé primaire pour pouvoir établir des relations entre les tables. Relations et clés primaires seront étudiées chapitre 6 – RELATIONS ENTRE LES TABLES. Pour enregistrer la table les fois suivantes, cliquez sur le bouton Enregistrer  de la barre d’outils Accès rapide (tout en haut de la fenêtre), ou bien cliquez sur le bouton Office > Enregistrer.
COURS BARDON - ACCESS 2007 / CHAPITRE 3
 Afficher et saisir des données
 Ouvrir une table en Mode Feuille de données
- Soit vous créez et ouvrez une nouvelle table en mode Feuille de données : dans le ruban, activez l’onglet Créer > dans le groupe Tables, cliquez sur le 1 er bouton Table, dont l’icône est une grille . Une table, nommée Table1, est ouverte en Mode Feuille de données.
- Soit, la table étant affichée en Mode Création, vous passez en Mode Feuille de données : cf. chapitre 2 § 4 « Passage d’un mode d’affichage à l’autre ».
 Description de la feuille de données d’une table
Les en-têtes des colonnes : ils constituent la liste des champs de la table. Dans la feuille de données, un champ est désigné :
 soit par son nom,
 soit par sa légende si cette propriété a été définie (dans ce cas, le champ a un nom et une légende). Cette propriété Légende est définie en Mode Création, sous l’onglet « Général » du cadre « Propriétés du champ ».
Les lignes, contenant les valeurs des champs. Chaque ligne correspond à un enregistrement. Dit autrement : chaque cellule contient la valeur, quand elle existe, du champ de l’en-tête pour l’enregistrement de la ligne.
10 Frimousse
12 Choupette
Il y a quatre champs : NumAnimal, Nom de l’animal, Date de naissance et NumPropriétaire. Trois enregistrements sont affichés. On peut dire par exemple que la donnée « Choupette » est la valeur du champ « Nom de l’animal » de l’enregistrement affiché en dernière ligne, qui est identifié par NumAnimal = 12.
o La ligne de boutons en bas de la feuille de données
 Des boutons permettant de se déplacer d’un enregistrement à un autre.
 Le rang de l’enregistrement actif sur le nombre d’enregistrements. Exemple :
 Le bouton d’info-bulle « Nouvel enregistrement (vide) » :
 Une indication précisant si un filtre a été appliqué aux données.
 Une zone de saisie permettant la recherche d’une donnée dans la feuille :
écrivez-y la donnée recherchée. Si elle est présente sur la feuille, elle apparait en surbrillance. Pour une nouvelle recherche de la même donnée, appuyez sur la touche Entrée.
 Quand le nombre de champs devient important (occupant toute la feuille), un curseur ainsi que deux flèches et apparaissent, permettant de « naviguer » vers la gauche ou vers la droite de la feuille.
 Saisie d’une valeur de champ ou d’un enregistrement à la table
Pour saisir une nouvelle valeur de champ ou un nouvel enregistrement, il est rapide d’utiliser la touche Tab  ou la touche Entrée.
 Saisie de données de type NuméroAuto, Date/Heure et Lien hypertexte
 Les valeurs d’un champ de type NuméroAuto sont attribuées par Access 2007. Par défaut, elles sont incrémentées de 1.
cliquez sur son icône, qui apparaît à droite de la zone de saisie. Par défaut, le calendrier affiche le mois de l’année en cours. Vous pouvez vous servir du calendrier même, des flèches et, ainsi que du bouton étiqueté « Aujourd’hui ». Si vous cliquez sur une date du calendrier, elle s’affichera dans la cellule. Les flèches et permettent de passer au mois précédent ou au mois suivant.
Pour afficher le calendrier du mois d’une date (vous pouvez ainsi connaître le jour d’une date quelconque, comme celui de votre année de naissance…) : saisissez la date, cliquez hors de la cellule pour valider la saisie, puis cliquez à nouveau dans la cellule et activez le calendrier.
 La saisie d’une adresse email permet, à l’ouverture du lien, d’afficher la fenêtre « Nouveau message », dans laquelle est indiquée comme adresse du destinataire celle qui a été mentionnée dans la cellule. Pour être sûr de saisir l’url exacte d’un site internet :
- Ouvrez le site, et copiez son adresse (exemple : http://www.coursbardon- microsoftoffice.fr),
- Puis collez-la dans la cellule.
 Affichage d’une ligne de dièses ##### à la place de la valeur saisie
Pas de panique ! Les valeurs sont toujours là. Il suffit d’ailleurs de cliquer dans une cellule contenant des dièses pour afficher à nouveau la valeur saisie. Une ligne de dièses ##### apparaît dans une cellule contenant une valeur de type Numérique, Date/Heure ou Monétaire lorsque la colonne n’est pas assez large. Cliquez-glissez sur le bord droit de la case d’en-tête de la colonne pour élargir celle-ci. Le pointeur prend la forme d’une double-flèche  . Quand la colonne est suffisamment large, les signes dièses laissent place à la valeur saisie.
 Ajout d’enregistrements en provenance d’une autre table
On peut ajouter à une table des enregistrements en provenance d’une autre table, en utilisant une requête d’ajout d’enregistrements (cf. chapitre 12 §1 «Ajout d’enregistrements»).
 Modification et mise en forme de données dans une table
 Trois astuces
 Pour
 Pour modifier la valeur d’un champ de type Lien hypertexte, affichez la fenêtre « Insérer un lien hypertexte » : clic droit dans la cellule > Lien hypertexte > Modifier le lien hypertexte.
(même champ, donc
au-dessus) :
 Modification de la mise en forme des caractères
Les modifications effectuées affectent automatiquement toutes les données de la feuille de données active, et seulement cette feuille. Exemple : si vous changez la taille de la police d’un seul caractère d’une donnée, toutes les données de la feuille acquerront cette taille. Testez différentes mises en forme. Exemples : vous pouvez mettre les données en gras, centrer les données dans les cellules, changer la couleur des caractères.
Pour modifier la mise en forme des caractères, servez-vous des boutons du ruban d’Access 2007 : sous l’onglet Accueil, utilisez les boutons du groupe Police.
afficher la fenêtre « Mise en forme de la feuille de données ». Elle offre davantage de possibilités de mise en forme, par exemple l’effet 3D. Renseignez-la à convenance, puis validez (OK ou touche Entrée) pour appliquer la nouvelle mise en forme aux données de la table active. Astuce : le nombre de polices proposées étant élevé, il peut être préférable, au lieu de cliquer sur un nom, de saisir son ou ses premiers caractères. Par exemple, il suffit de saisir la lettre V pour obtenir la police Verdana.
Pour changer la mise en forme proposée par défaut par Access 2007 :
- Activez le bouton Office > Options Access.
- Cliquez à gauche sur Feuille de données, puis modifiez les paramètres de mise en forme.
 Navigation d’un enregistrement à un autre
- Avec la souris
- En utilisant les raccourcis clavier
- En utilisant les boutons de déplacement situés en bas de la feuille de données.
Le 1 er enregistrement
 Sélectionner des données
La sélection est une opération préalable à divers traitements, comme la modification ou la suppression de données.
Sélection d’une valeur dans un champ : placez le pointeur sur un bord intérieur de la cellule contenant la valeur à sélectionner. Quand il prend la forme d’une croix blanche, cliquez.
Sélection d’un rectangle de valeurs juxtaposées : sélectionnez une valeur comme indiqué précédemment, puis glissez sur les autres valeurs à sélectionner (ne cliquez pas à nouveau).
Sélection d’une ligne (une ligne correspond à un enregistrement) : cliquez sur la case d’en-tête de la ligne (le pointeur prend la forme ).
Cette case est appelée sélecteur d’enregistrement. On ne peut pas sélectionner une ligne vide.
Sélection d’une colonne (une colonne correspond à toutes les valeurs prises par le champ dans la table) : la procédure est similaire à la précédente. Cliquez sur la case d’en-tête de la colonne (le pointeur prend la forme ). Cette case est appelée sélecteur de champ. On ne peut pas sélectionner une colonne vide.
Sélection de lignes ou de colonnes juxtaposées : cliquez-glissez sur les sélecteurs (c’est- à-dire sur les cases d’en-tête). Ou bien sélectionnez une ligne (ou une colonne), puis appuyez sur la touche Maj (Shift) et sélectionnez la dernière ligne (ou colonne). On ne peut pas sélectionner des lignes ou des colonnes non juxtaposées.
Sélection de toutes les lignes, de toutes les colonnes : faites Ctrl + A, ou bien cliquez sur la case d’en-tête de la 1 ère ligne, où sont inscrits les noms des champs.
 Suppression d’enregistrements
supprimer).
Pour supprimer des enregistrements en fonction de critères définis, on utilise une requête de suppression d’enregistrements (cf. chapitre 12 § 1 Suppression d’enregistrements).
Si la table est en relation avec une autre table, la suppression d’un enregistrement peut nécessiter au préalable la suppression de cette relation. Les relations entre les tables seront
 Hauteur de ligne et largeur de colonne
 Par cliqué-glissé (le pointeur prend la forme d’une double flèche)
- Hauteur des lignes de la feuille : en effectuant un cliqué-glissé entre deux sélecteurs d’enregistrements (cases d’en-tête des lignes), on modifie toutes les hauteurs des lignes.
- Largeur d’une colonne : en effectuant un cliqué-glissé sur le bord droit du sélecteur du champ (case d’en-tête du champ), on modifie la largeur de la colonne de ce champ. Les largeurs des autres colonnes restent inchangées.
 Avec la fenêtre « Hauteur de ligne » ou la fenêtre « Hauteur de colonne »
Sélectionnez les lignes ou les colonnes dont on souhaite modifier les dimensions. Pour afficher la fenêtre « Hauteur de ligne » (ou « Hauteur de colonne ») : faites un clic droit sur les sélecteurs d’enregistrements (ou sélecteurs de champs) > Hauteur de ligne (ou Largeur de colonne).
 Champs et colonnes
La fenêtre de l’onglet
« Feuille de données » comprend le groupe
« Champs et
Les trois premières actions (Renommer un champ, Ajouter ou Supprimer un champ) qui seront étudiées ci-après modifient la table. Les trois actions suivantes (Déplacer un champ, Figer ou Masquer une colonne) modifient uniquement la présentation des données sur la feuille.
; pour revenir en Mode Feuille de données, cliquez
icône de la barre d’état, en bas à droite
sur la 1 ère icône de la barre d’état
 Renommer un champ
- Ou bien, placez le curseur (barre clignotante) dans le champ. Puis, à l’onglet « Feuille de données », dans le groupe « Champs et colonnes », cliquez sur le bouton « Renommer ». Saisissez le nouveau nom du champ. La valeur de la propriété « Nom » du champ a été modifié. Les autres propriétés du champ, notamment sa légende, restent inchangées. Vous pouvez le vérifier en ouvrant la table en Mode Création.
 Ajouter un nouveau champ
En Mode Feuille de données, l’ajout d’un champ correspond à l’ajout d’une colonne. Pour insérer une nouvelle colonne :
- Faire un clic droit dans la case d’en-tête, à droite de la colonne à créer > Insérer une colonne.
- Ou bien, placez le curseur dans la colonne à droite de celle à créer. Puis, à l’onglet « Feuille de données », dans le groupe « Champs et colonnes », cliquez sur le bouton « Insérer ».
« Champ1 ».
§ précédent « Renommer un champ »).
Il est également possible de choisir un champ prédéfini parmi les modèles proposés par Access 2007. Cette méthode est aussi valable pour créer un champ à droite des champs existants. Pour ajouter un champ prédéfini à droite de l’emplacement du curseur, procédez ainsi :
- Sous l’onglet « Feuille de données », dans le groupe « Champs et colonnes », activez le bouton « Nouveau champ ».
- Choisissez votre modèle. Faites un cliqué-glissé jusqu’à l’emplacement souhaité. Vous pouvez redéfinir à convenance le champ ainsi créé.
 Supprimer un champ
- Appuyez sur la touche Suppr (ou Del).
- Ou bien à l’onglet « Feuille de données », dans le groupe « Champs et colonnes », cliquez sur le bouton « Supprimer ». La confirmation de la suppression est demandée.
 Déplacer un champ
- Cliquez sur le sélecteur du champ (la case d’en-tête correspondant à sa colonne). Le champ est ainsi sélectionné.
Le déplacement d’un champ dans la feuille de données n’affecte pas la structure de la table. Le champ garde sa position au sein de la table.
 Figer une colonne
Pour figer une colonne : faites un clic droit sur sa case d’en-tête > Figer les colonnes. Pour la libérer : clic droit > Libérer toutes les colonnes. Plusieurs colonnes peuvent être figées.
- La colonne figée reste visible, à gauche de la fenêtre, ce qui est pratique quand la table a de nombreux champs. Par exemple, dans une table PRODUIT, on peut garder sur la gauche les champs ReferenceProduit et NomProduit.
- Une colonne figée ne peut pas être déplacée par cliqué-glissé. Afin de pouvoir déplacer la colonne, il faut d’abord la libérer.
 Masquer une colonne
- Faites un clic droit sur la sélection effectuée > Masquer les colonnes.
- Clic droit sur une case d’en-tête quelconque de colonne > Afficher les colonnes.
- Dans la fenêtre « Afficher les colonnes », cochez les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez afficher.
Avant d’imprimer le document contenant les données de la table, il convient de vérifier la mise en page et de la modifier si nécessaire.
 Aperçu avant impression et mise en page
Pour être en mode d’affichage « Aperçu avant impression », activez le bouton « Aperçu avant impression », dont l’icône représente une loupe sur une feuille :
- Soit directement, en cliquant sur le bouton
rapide. Si le bouton n’est pas dans cette barre, ajoutez-le : cliquez sur la flèche de la barre > Cochez la case « Aperçu avant impression ».
- Soit (vous ne souhaitez vraiment pas mettre le bouton précédent dans la barre d’outils Accès rapide…) : cliquez sur le bouton Office > Survolez l’option Imprimer, puis cliquez sur « Aperçu avant impression ».
 Affichage du document
Pour modifier l’affichage (non la mise en page) du document visualisé en mode « Aperçu avant impression », utilisez les boutons de commandes du groupe Zoom. On peut également modifier le facteur de zoom en déplaçant le curseur de zoom, situé sur la barre d’état (en bas).
 Mise en page du document
Pour modifier la mise en page du document, utilisez les boutons du groupe « Mise en page » de la fenêtre sous l’onglet « Aperçu avant impression ». Pour afficher la fenêtre « Mise en page », cliquez sur le lanceur de ce groupe (petit bouton situé à droite du nom du groupe).
 Fermeture du mode « Aperçu avant impression »
Pour fermer la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le dernier bouton, étiqueté « Fermer l’aperçu avant impression ».
 Impression
Il est possible de lancer directement l’impression du document : cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d’outils Accès rapide.
Si le bouton Imprimer n’est pas dans cette barre et si vous souhaitez l’ajoutez : cliquez
à droite de la barre > Cochez la case « Impression rapide ».
nécessaire, modifier les paramètres d’impression (en indiquant notamment les pages à imprimer) :
- Etant en mode d’affichage « Aperçu avant impression » (cf. § précédent), activez le bouton Imprimer (1 er bouton).
- Ou bien : activez le bouton Office > cliquez sur Imprimer. Renseignez la fenêtre « Imprimer ».
 Importation de données
On peut créer une table par importation, et importer soit uniquement sa structure, soit également ses données : cf. chapitre 2 § 7 « Création d’une table par importation ».
 Exportation de données
On peut aussi exporter des données d’une base vers un autre fichier. A l’onglet « Données externes », dans le groupe « Exporter », cliquez sur le format dans lequel doivent être exportées les des données. D’autres formats sont disponibles en cliquant sur le bouton « Plus ». La fenêtre « Exportation – (type de fichier) » s’affiche. Sélectionnez le nom du fichier, éventuellement son format, vers lequel seront exportées les données. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Parcourir pour ouvrir la fenêtre Enregistrer afin d’y sélectionner le fichier de destination des données. Choisissez si nécessaire les options d’exportation. En activant le bouton PDF ou XPS, on peut enregistrer les données sous forme d’un fichier de ce format.
Excel). Affichez la table en mode Feuille de données. A l’onglet « Données externes », dans le groupe Exporter, activez le bouton Excel. Access crée un fichier nommé (NomDeLaTable).xlsx. Pour le changer d’emplacement, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le dossier ou le classeur souhaité. Cliquez sur Enregistrer. Validez.
 On souhaite exporter les données d’une table dans un document Word. Affichez la table en mode Feuille de données. A l’onglet « Données externes », dans le groupe Exporter, activez le bouton Word. Access crée un fichier nommé (NomDeLaTable).rtf. Pour le changer d’emplacement, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le dossier souhaité. Cliquez sur Enregistrer. Validez.
Après ouverture du fichier créé, contenant les données de la table, vous pouvez directement faire un copier/coller dans le document Word, ou l’enregistrer d’abord sous le format Word (activez le bouton Office > Enregistrer sous > Document Word) avant d’effectuer un copier/coller dans le document de destination.
COURS BARDON - ACCESS 2007 / CHAPITRE 4
Une chaîne de caractères est une suite de caractères quelconques. On peut rechercher, et si nécessaire remplacer, une chaîne de caractères qui est une valeur de champ, ou bien une chaîne qui est une partie de valeur de champ. Exemple : on peut rechercher jasmin jaune, jasmin, ou jas.
 Rechercher une chaîne de caractères dans une feuille de données
Il existe plusieurs méthodes pour rechercher une chaîne de caractères dans une feuille de données :
- Directement, « à la main », si nécessaire en utilisant le curseur vertical à droite (en cas de nombreux enregistrements) ou le curseur horizontal en bas de la fenêtre (en cas de nombreux champs). Plutôt fastidieux…
- En utilisant la zone de saisie située en bas de la feuille (par défaut, elle affiche « Rechercher ») : tapez la chaîne recherchée. Si celle-ci est présente sur la feuille, elle est mise en évidence. Pour une nouvelle recherche de la chaîne, appuyez sur la touche Entrée.
- Avec la fenêtre « Rechercher et remplacer », à l’onglet Rechercher. Nous allons voir ci-après cette troisième méthode.
- Vous pouvez sélectionner la chaîne de caractères à rechercher. Cette chaîne apparaîtra alors dans la fenêtre, dans la zone étiquetée « Rechercher ». Sinon, saisissez-la.
- Si la recherche s’effectue dans un champ précis, cliquez dans sa colonne. Il sera ainsi proposé dans la fenêtre « Rechercher et remplacer », dans la zone étiquetée « Regarder dans ».
Pour afficher la fenêtre « Rechercher et remplacer » : activez l’onglet Accueil > dans le groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher. Elle s’affiche à l’onglet Rechercher.
 « Rechercher » : la chaîne peut contenir des caractères de substitution :
remplace un
chiffre, espace, etc.). Exemple : en recherchant s?cré, on peut localiser les mots sacré et sucré. - Le signe dièse # remplace un chiffre. Exemple : en recherchant 19##, on peut localiser les années 1900.
quelconque (lettre,
- Le point d’interrogation ?
recherchant bon*, on peut localiser les valeurs bon, bonjour et bon voyage. Pour rechercher les cases vides de la table ou d’un champ, tapez Null dans la zone « Rechercher » et choisissez l’option « Champ entier » dans la zone « Où ».
zéro ou
 « Regarder dans » : la recherche peut s’effectuer dans toute la table, ou bien dans le champ préalablement sélectionné.
 « Où » :
champ pour être localisée. Exemple : si on recherche la chaîne 05/12/1954, la date 5/12/1954 ne sera pas repérée.
- « Début de champ » : la chaîne recherchée doit être le début d’une valeur de champ, elle peut être une valeur entière de champ.
 « Sens » :
La recherche est effectuée par rapport à la position du curseur (barre clignotante) :
Haut : uniquement avant le curseur / Bas : uniquement après le curseur. Tout : dans tout le champ ou dans toute la table, en fonction de l’option choisie dans « Regarder dans ».
 « Respecter la casse » : la recherche distingue lettres minuscules et lettres majuscules. Exemple : si on recherche Quartz, le mot quartz ne sera pas repéré.
Renseignez cette fenêtre, puis activez le bouton « Suivant » pour lancer la 1 ère recherche. Réactivez-le si nécessaire pour des recherches successives. Localisée, la chaîne est mise en évidence.
 Remplacer une chaîne de caractères dans une feuille de données
Pour remplacer une chaîne de caractères, on utilise la même fenêtre « Rechercher et remplacer » que précédemment, à l’onglet Remplacer cette fois. Les indications du paragraphe précédent s’appliquent. Comme précédemment, avant d’afficher la fenêtre :
- Vous pouvez sélectionner la chaîne de caractères à rechercher. Elle apparaîtra dans la zone « Rechercher » de la fenêtre.
- Si la recherche s’effectue dans un champ précis, cliquez dans sa colonne, afin que son nom soit présent dans la zone « Regarder dans » de la fenêtre.
activez l’onglet Accueil > dans le groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Remplacer. Elle contient les mêmes zones qu’à l’onglet Rechercher, également d’autres zones, en particulier la zone de saisie « Remplacer par ».
Suivant » : permet de lancer la recherche de la chaîne. Localisée, elle est mise en surbrillance.
« Remplacer » : permet de remplacer la chaîne mise en évidence.
« Remplacer tout » : permet d’effectuer en bloc tous les remplacements.
 Tri et filtre
- Un tri permet l’affichage des enregistrements en fonction des valeurs ordonnées d’un ou de plusieurs champs. Exemple : tri d’enregistrements en fonction de l’ordre alphabétique des valeurs du champ « Nom ».
- Un filtre permet l’affichage sélectif d’enregistrements, en fonction de critère(s) défini(s). Contrairement au tri qui affiche tous les enregistrements, l’application d’un filtre permet un affichage d’enregistrements choisis. Exemple : filtre qui ne garde que les enregistrements dont le champ « Ville » a pour valeur Paris ou Marseille.
 Tri simple sur une ou plusieurs colonnes juxtaposées
Le tri des enregistrements peut s’effectuer sur les données d’une seule colonne (c’est-à- dire sur un seul champ). Exemple : tri des enregistrements par ordre alphabétique des noms. On peut également réaliser un tri des enregistrements en fonction des données de plusieurs colonnes (c’est-à-dire sur plusieurs champs). Exemple : tri des enregistrements par ordre alphabétique des noms, puis par ordre alphabétique des prénoms. Des personnes portant le même nom seront classées en fonction de leur prénom. Le tri porte successivement sur le champ Nom, puis sur le champ Prénom.
- Utiliser les trois boutons de gauche du groupe « Trier et Filtrer » de l’onglet Accueil,
Si plusieurs colonnes ont été sélectionnées, le tri est effectué de la colonne la plus à gauche vers celle la plus à droite.
activez le bouton « Effacer tous les tris » dont l’icône représente une gomme
 Tri sur une ou plusieurs colonnes quelconques, avec ou sans filtre
Si le tri porte sur une ou plusieurs colonnes juxtaposées, sans application de filtre, voir le paragraphe précédent. Pour trier sur une ou plusieurs colonnes quelconques, avec ou sans application de filtre :
à l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, activez le bouton « Options avancées » > « Filtre/tri avancé ».
Une nouvelle fenêtre appelée (nom de la table)Filtre1 s’affiche. Le cadre supérieur affiche la table active avec les noms de ses champs. Le cadre inférieur comporte quatre lignes :
- Dans la 1 ère ligne, on indique le champ sur lequel portera le tri et/ou le filtre. Utilisez le menu déroulant .
- Dans la 2 ème ligne, on peut préciser un type de tri. Utilisez le menu déroulant .
- Les 3 ème et 4 ème lignes servent à indiquer les critères souhaités pour filtrer les enregistrements. Peu importe la casse (majuscules ou minuscules).
La fenêtre ayant été renseignée, cliquez sur le bouton « Appliquer le filtre » du groupe « Trier et filtrer ». Son icône représente un filtre
. La table résultat s’affiche en Mode Feuille de données. En bas de la fenêtre, apparait un bouton marqué « Filtré », portant la même icône d’un filtre. Cliquez sur ce bouton permet d’afficher la table avec ou sans filtre (il indiquera « Filtré » ou « Non filtré »).
Exemple Le nom de la table est CONTACT. Nous vous invitons à la créer afin de réaliser les exemples qui suivent.
Cliquez sur le bouton « Options avancées » > « Filtre/tri avancé ». Dans la fenêtre ContactFiltre1, on applique tri et filtres suivants :
Les enregistrements sont triés par ordre alphabétique des noms. On n’a retenu que les habitants de Bordeaux de plus de 50 ans, ainsi que les habitants de Lyon de moins de 50 ans. (Pour afficher ceux de Paris, il faudrait ajouter cette ville à la ligne suivante, dans la colonne Ville).
 Annulation de tris
Pour annuler un tri, cliquez sur le bouton « Effacer tous les tris » filtrer ».
Pour activer ou désactiver temporairement un filtre : dans le groupe « Trier et filtrer », cliquez sur le bouton « Supprimer/Appliquer le filtre »
. Ou bien cliquez sur le bouton de même icône, indiquant « Filtré » ou « Non filtré », en bas de la feuille de données.
 Pour annuler tous les filtres :
Dans le groupe « Trier et filtrer », activez le bouton « Options avancées » > « Effacer tous les filtres ».
 Pour annuler les filtres concernant un seul champ :
Sélectionnez ce champ, puis activez le bouton Filtre du groupe « Trier et filtrer » > « Supprimer le filtre dans (nom du champ sélectionné) ».
Pour filtrer les enregistrements, il existe d’autres méthodes que celle étudiée dans le paragraphe précédent.
 Filtrer en cochant certaines valeurs de champs
Si on filtre en cochant certaines valeurs de champs, seuls les enregistrements ayant ces valeurs de champs apparaîtront dans la table résultat.
- Sélectionnez le champ dont on souhaite ne retenir que certaines valeurs : cliquez sur sa case d’en-tête ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, utilisez les cases à cocher. Par défaut, toutes les cellules du champ sont sélectionnées.
Reprenons la table CONTACT de l’exemple précédent. On ne souhaiter afficher que les habitants de Lyon et de Paris. Sélectionnez le champ Ville, puis activez le bouton Filtrer. Décochez la case Bordeaux (en cliquant dessus) et cochez les cases Lyon et Paris :
 Sélectionner tout
 (Vides)
 Bordeaux
 Lyon
 Paris
On peut filtrer de la même manière les valeurs d’autres champs. Les filtres se cumuleront, restreignant le nombre d’enregistrements.
 Filtrer en utilisant une expression
Pour filtrer les enregistrements, on peut également utiliser une expression dépendant des valeurs d’un champ.
- Commencez comme précédemment par sélectionner le champ (cliquez sur sa case d’en-tête) ;
Dans la fenêtre, activez l’option « Filtres de … (type de données du champ) ». Les opérateurs et expressions proposés diffèrent en fonction du type de données du champ. Ils seront par exemple différents pour des filtres de texte, des filtres de chiffres et des filtres de dates.
 Pour des chiffres, sont proposés des opérateurs tels que « Est égal à », « Est plus petit que », « Entre ».
 Pour des dates, sont proposés d’autres opérateurs, également des expressions telles que « Demain », « Cette semaine », « L’année prochaine ».
Reprenons la table CONTACT de l’exemple précédent. Sélectionnez le champ Nom. Activez le bouton Filtrer > Filtre de texte > Commence par… Dans la zone de saisie de la fenêtre « Filtre personnalisé », tapez R, puis validez.

References: § 5
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