Source: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/spisova-sluzba-otazky-odpovedi
Timestamp: 2019-09-17 14:38:07+00:00

Document:
Spisová služba v otázkách a odpovědích - Národní archiv
Domovská stránka > Pro veřejnost > Předarchivní péče > Veřejnoprávní původci > Spisová služba v otázkách a odpovědích
Obecně — Spisový řád — Označování a evidence — Spis — Autentizační prvky (podepisování) —
Ukládání a vyřazování — Transakční protokol — Datové formáty — Konverze a převod dokumentu
— Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“),
— Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“),
— Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 300/2008 Sb.“),
— Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 259/2012 Sb.“),
— Věstník Ministerstva vnitra částka 57/2017, národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „NSESSS“).
Přehled povinností původců podle § 3 a § 63 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (PDF – 77 kB)
Národní archiv zpracoval stanovisko (PDF – 200 kB), jaké povinnosti s ohledem na skartační řízení bude vyžadovat po původcích v jeho předarchivní péči. Rozhodné datum pro plnění všech povinností vyplývajících z platných právních předpisů je 1. srpen 2012. Připojujeme i rozbor ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. a prováděcích právních předpisů (PDF – 103 kB) s ohledem na jejich různá znění a přehled metadat (PDF – 161 kB), která budou vždy vyžadována u dokumentů do 1. srpna 2012.
K problematice aktualizace spisových řádů veřejnoprávních původců v roce 2018 (PDF – 165 kB)
Zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb. (dále citace „zákon“ nebo „vyhláška“) nařizují původcům upravit vždy některé náležitosti výkonu spisové služby ve svém spisovém řádu:
způsob záznamu údajů o kontrole dokumentu v digitální podobě na výstup z převodu tohoto dokumentu, kterým je dokument v analogové podobě; pouze při výkonu spisové služby v analogové podobě (§ 4 odst. 6 vyhlášky)
výčet všech užívaných evidencí dokumentů v členění dle jejich formy – evidence v listinné podobě/v elektronické podobě (§ 8 odst. 4 vyhlášky)
struktura evidenčního čísla v samostatné evidenci dokumentů (§ 11 odst. 2 vyhlášky)
uspořádání dokumentů ve spisu, pokud je odlišné od chronologického (§ 12 odst. 8 vyhlášky)
způsob tvorby spisu (§ 12 odst. 9 vyhlášky)
způsob rozdělování dokumentů podatelnou (§ 13 odst. 1 vyhlášky)
další způsoby vyřízení odchylné od stanovených vyhláškou (§ 14 odst. 2 písm. e) vyhlášky)
podmínky podepisování odesílaných dokumentů včetně podmínek používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečetě, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka a podmínky používání úředních razítek (§ 65 odst. 7 zákona; § 17 odst. 1 vyhlášky)
spisový a skartační plán, který stanovuje způsob ukládání dokumentů ve spisovně (§ 19 odst. 1 vyhlášky); je součástí spisového řádu (§ 66 odst. 2 zákona) a musí obsahovat náležitosti dle § 66 odst. 2 zákona a § 15 vyhlášky
postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně včetně evidence (§ 19 odst. 4 vyhlášky)
způsob přípravy a průběhu skartačního řízení (§ 20 odst. 3 vyhlášky, § 7 – § 10 zákona)
specifické podmínky ochrany osobních údajů a prostředky zpracování údajů ve jmenném rejstříku (§ 64 odst. 3 – 8 zákona, § 25 odst. 4 vyhlášky)
postup spisové rozluky (§ 68a odst. 6 zákona a § 22 vyhlášky)
Ve spisovém řádu má být uvedeno, jak se s e–maily dodanými pracovníku původce zachází. Pokud mají úřední charakter (ve smyslu činnosti původce), musí být označeny a zaevidovány (§ 5 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. poslední věta). U e-mailů doručených na elektronickou adresu podatelny (§ 2 odst. 3 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb.) musí být postupováno vždy dle § 3 a násl. citované vyhlášky. Tyto e–maily je tedy potřeba vždy pokládat za “úřední“.
Evidenční pomůcky rozeznává vyhláška následující:
Pokud je dokument vyřízen dle § 14 odst. 2 písm. c), d) a e) vyhlášky č. 259/2012 Sb. jejichž výsledkem není vznik dalšího dokumentu, který by bylo možné s jiným dokumentem spojit, lze takový dokument považovat za vyřízený a je možné ho bez tvorby spisu zařadit do věcné skupiny za předpokladu, že je opatřen minimálně jednoznačným identifikátorem a číslem jednacím. Taková věcná skupina by však s ohledem na požadavky Národního standardu elektronické spisové služby (např. 2.1, 2.7.1 atd.) měla obsahovat pouze dokumenty. Již zmíněný požadavek 2.7.1 NSESSS doslova uvádí: „Každý dokument je evidován pod jedinečným pořadovým číslem v rámci určeného časového období. Každý dokument vytvoří spis, nebo je vložen do spisu, nebo do dílu v rámci součásti typového spisu, anebo přímo do věcné skupiny.“ a související 2.7.2 NSESSS „Dokumenty vložené přímo do věcné skupiny jsou evidovány pod číslem jednacím, které zahrnuje jedinečné pořadové číslo. Pokud je nutné, aby byl daný dokument vložen do spisu nebo do typového spisu, dokument je přetříděn.“ Pokud při vyřizování nebo jako součást procesu postoupení vznikne dokument (způsob vyřízení dle § 14 odst. 2 písm. a), b) a e) vyhlášky č. 259/2012 Sb.) nebo se jedná o takové vyřízení, které má za následek vznik dalšího dokumentu (automatické generování odpovědi a podobné funkce informačních systémů na základě datově strukturovaného podání), musí se stát součástí spisu (nebo dílu součásti typového spisu), protože takové alespoň dva dokumenty je nutné dle dikce archivního zákona spojit ve spisu. Nezáleží přitom na tom, zda jsou dokumenty v analogové nebo digitální podobě (v digitální podobě jde o dokument o alespoň jedné komponentě, který je odlišný od podání a je s ním nakládáno ESSL jako se samostatnou entitou). Spisem je tedy i uskupení („základní spisovenská událost“) dle § 11 odstavce 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., kdy k doručenému dokumentu je připojován právě jeden vyřizující dokument pod stejným číslem jednacím.
Export spisu je částečně popsán v NSESSS — zejména požadavky 6.3.4, 6.3.6, 6.3.7, 6.3.20. Předpokládá se použití XML dle přílohy 1 nebo 2 NSESSS (viz požadavek 6.3.1). Export do PDF (resp. ztvárnění do komponenty v PDF/A) je požadován pouze u metadat, transakčního protokolu a dalších údajů, které do struktury dle schématu XML nelze umístit (požadavek 6.3.5). Tato komponenta je pak součástí spisu.
V tomto případě je nezbytné vycházet z funkce čísla jednacího, kterým je uživatelsky snadno vnímatelná (narozdíl od jednoznačného identifikátoru) identifikace dokumentu nebo spisu za účelem komunikace a odkazování. Původní vazba na evidenční pomůcku, resp. zařazení dokumentu do systému evidence, je také přítomna, ovšem je oslabena užitím jednoznačného identifikátoru a dalších metadat, které zmíněnou vazební a evidenční funkci částečně přebírají. V případě tvorby spisu sběrným archem je zpravidla číslo jednací iniciačního dokumentu zároveň základem pro číslo jednací (spisovou značku) spisu (§ 12 odst. 6 písm. a) vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Všechny dokumenty jsou následně do spisu vkládány s číslem jednacím tvořeným číslem (značkou) spisu a pořadovým číslem v rámci spisu; toto pořadové číslo (jedna) obdrží i zmíněný iniciační dokument (§ 12 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Pokud je spis tvořen spojováním dokumentů (tzv. priorací), má každý dokument svoje číslo jednací obdržené při zapsání do evidenční pomůcky (podací deník, elektronický systém spisové služby nebo samostatná evidence dokumentů). Číslo jednací spisu (spisovou značku) lze v tomto případě opět odvodit od prvního — iniciačního — dokumentu. Obdobně lze takto spojovat celé spisy (křížový odkaz mezi nimi). § 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. lze pokládat za použitelný spíše pro spisovou službu vedenou v listinné podobě, jeho využití v elektronických systémech spisové služby vnímáme jako problematické, ne-li nemožné.
S ohledem na výkon spisové služby v elektronickém systému spisové služby doporučujeme tvořit spis pomocí sběrného archu a prioraci využívat na propojení spisů, resp. tvorbu křížových odkazů mezi nimi, popř. k vřazení dokumentů do dílů typových spisů.
Elektronický systém spisové služby je konstruován právě za tím účelem, aby zajišťoval výkon spisové služby v celé jeho šíři a zajišťoval i tzv. autenticitu dokumentů (i těch, které samy žádnými autentizačními prvky nejsou opatřeny). NSESSS ve svých požadavcích stanovuje řadu povinností, které podporují a svým plněním prokazují tzv. autenticitu a integritu dokumentů. Z nich lze za klíčové uvést např. požadavky 5.3.3 (ztvárnění obsahu transakčního protokolu) a 5.3.2 (ztvárnění metadat dokumentů za celé časové období — rok). Vedle toho některé právní normy vyžadují zaznamenat fakticky jakékoli nakládání s dokumentem (srov. např. § 46 odst. 4 písm. c) zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů), což opět posiluje jejich tzv. autenticitu. Takové informace lze však zaznamenávat pouze prostřednictvím informačního systému, kterým je elektronický systém spisové služby nebo systém obdobný.
Doporučujeme zároveň Stanovisko odboru archivní správy a spisové služby k užívání časového razítka v souvislosti s odesíláním a ukládáním dokumentů v digitální podobě a Stanovisko Ministerstva vnitra k důvodům pro odstranění § 69a odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb
Subjekty definované v § 5 zákona č. 297/2016 Sb. musí dle pravidel stanovených v § 11 zákona č. 297/2016 Sb., v případě elektronického podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem opatřit dokumenty též kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem v případě, že se jedná o právní jednání těchto subjektů (§ 545 a násl. občanského zákoníku).
V ostatních případech, kdy nelze hovořit o právním jednání či není stanoven požadavek elektronického podpisu nebo elektronické pečeti zvláštním zákonem, není nutné používat autentizační prvky, neboť hash (jednoznačný otisk) dokumentu je zaznamenán v transakčním protokolu, jehož denní dávka je opatřena elektronickou pečetí (dříve značkou) a elektronickým časovým razítkem, což dostatečně zajišťuje autenticitu dokumentu.
Převod dokumentu je možné od účinnosti novely vyhlášky č. 259/2012 Sb. (1. ledna 2015) provádět automatizovaně, bez porovnání každého vstupu a výstupu převodu fyzickou osobou (doložka, § 24 citované vyhlášky). Záznamy a dokumenty je nutné převádět při jejich vyřízení (uzavření spisu). Podpis a kvalifikované elektronické časové razítko musí obsahovat vždy (§ 69a odst. 4 zákona). Ustanovení § 69a odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. vyžaduje autentizační prvky založené na kvalifikovaných certifikátech (kvalifikovaný elektronický podpis, kvalifikovanou elektronickou pečeť) a kvalifikované elektronické časové razítko. Místo nich bylo možné po přechodné období stanovené zákonem č. 297/2016 Sb. (do 19. září 2018) používat zaručené elektronické podpisy založené na kvalifikovaných certifikátech, zaručené elektronické pečetě založené na kvalifikovaných certifikátech, zaručené elektronické pečetě založené na certifikátech pro elektronickou pečeť vydané kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru, elektronické značky podle zákona 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu založené na systémových certifikátech vydané kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru a elektronická časová razítka vydávaná kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru (Stanovisko odboru legislativy Ministerstva vnitra (PDF – 1 MB).
To, zda má být dokument podepsán, stanoví zvláštní právní předpisy: jako příklad lze uvést § 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. Pokud musí být dle jiného právního předpisu dokument opatřen podpisem, uplatní se pravidla obsažená v § 5 zák. č. 297/2016 Sb. Jestliže tedy právně jedná stát, územní samosprávný celek, právnická osoba zřízená zákonem nebo právnická osoba zřízená nebo založená státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem, případně výše neuvedená osoba při výkonu své působnosti a toto právní jednání podepisuje elektronickým podpisem, musí být digitální dokument podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem (viz § 5, § 11 a § 19 zákona č. 297/2016 Sb.). Toto elektronické časové razítko není možné s ohledem na ust. § 11 zákona č. 297/2016 Sb. nahradit elektronickým časovým razítkem v obálce datové zprávy jestliže je dokument zasílán prostřednictvím informačního systému datových schránek.
Vyhláška č. 259/2012 Sb. uvádí v § 16 odst. 2 písm. g) pro vyhotovovaný dokument jako povinnou náležitost „jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem, stanoví-li tak jiný právní přepis“. Například již citovaný § 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. Podrobnosti podepisování musí být stanoveny ve spisovém řádu (§ 17 odst. 1 citované vyhlášky). V případě výkonu spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí tedy fyzická osoba veřejnoprávního původce vždy disponovat elektronickým podpisem. To znamená, že musí disponovat daty pro vytváření elektronických podpisů (soukromý klíč), která osoba používá k vytváření elektronických podpisů a mít vydaný kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis, jež spojuje data pro ověřování platnosti elektronických podpisů (veřejný klíč) s touto osobou.
Problematiku řeší § 6 odst. 2 a § 20 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Pouze v případě vstupu autorizované konverze (dle zákona č. 300/2008 Sb.) smí původce vykonávající spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby vstup konverze zničit bez skartačního řízení po uplynutí stanovené lhůty, nebrání–li tomu jiný právní předpis.
Odpovědný je statutární zástupce původce (spisový řád schvaluje). Někdy skartační lhůty i spouštěcí události vycházejí z legislativy, někdy si je stanovuje původce sám. Ministerstvo vnitra publikovalo na svých webových stránkách „Přehled právních předpisů stanovujících povinnost ukládat vybrané typy dokumentů“, která je pomůckou pro stanovení skartačních lhůt vybraných typů dokumentů.
Národní archiv požádal o právní názor (PDF – 181 kB) garanta zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů, kterým je Ministerstvo pro místní rozvoj. Z jeho odpovědi vyplývá (PDF – 1,6 MB), že doba uložení dokumentace staveb (skartační lhůta) se řídí spisovým a skartačním plánem původce; není tedy pravda, že stavební úřad musí dokumentaci stavby ukládat „po dobu trvání stavby“ (pokud tak nestanoví ve svém spisové a skartačním plánu). Po dobu trvání stavby naopak musí kompletní dokumentaci ukládat majitel stavby. Nahlížení do dokumentace staveb, která je archiválií, se řídí zákonem č. 499/2004 Sb.
Za vhodný způsob řešení uváděného problému lze pokládat úpravu spisového a skartačního plánu tak, aby spouštěcí událost ve smyslu § 66 odst. 4 zákona byla nastavena na okamžik vyřízení dokumentu nebo vyřízení spisu. V takovém případě je možné skartační lhůtu i dnes uzavíraného spisu, který byl ve skutečnosti vyřízen již před lety, počítat od dřívějšího okamžiku — od jeho vyřízení. Jestliže však spis vzniká až v současné době a dokumenty jsou do něho teprve vkládány, nelze hovořit o jeho vyřízení v minulosti, které navíc není jednoduše prokazatelné. V takovém případě nezbývá, než skartační lhůtu odvozovat od vyřízení nebo uzavření tohoto nového spisu. Otázku vkládání dokumentů do již uzavřených spisů jsme řešili v Oznámení 29/2018 a 30/2018 Informačního listu Národního archivu částka 3, ročník 2018.
Výstup transakčního protokolu do PDF/A je dosti problematický, s ohledem na všechny logované operace, u některých původců je denní rozsah transakčního protokolu cca 1500 i více stran, přičemž každá zaznamenaná operace představuje jeden řádek. Z tohoto pohledu se jeví jako výhodnější transakční protokol v XML. Platí generování transakčního protokolu v tomto formátu od data nabytí účinnosti nebo je nutné nějakým způsobem zajistit zpětné generování transakčního protokolu?
Problematika výstupního formátu transakčního protokolu byla řešena v rámci Pracovní skupiny pro NSESSS při CNZ (zápis z 5. 3. 2014). Byla potvrzena vhodnost použití transakčního protokolu v datovém formátu XML. Jeho zavedení bylo předmětem novelizace NSESSS (srv. VMV čá. 57/2017 požadavek 5.3.3). S ohledem na povinnost výstupu transakčního protokolu denně nelze retroaktivně generovat starší ztvárnění transakčního protokolu.
Dosud jsme nevytvářeli do PDF/A denní obsah transakčního protokolu, jak vyžaduje požadavek 5.3.3 NSESSS (předchozí 4.2.17 NSESSS VMV čá. 64/2012). Máme transakční protokol ztvárnit zpětně?
Zpětné ztvárňování transakčního protokolu postrádá smysl (ztvárnění se vytváří denně, aby se zamezilo případnému zpochybnění obsahu databáze a dokumentů s odkazem na možnou manipulaci s nimi). V předchozí odpovědi k tomu uvádíme: „S ohledem na povinnost výstupu transakčního protokolu denně nelze předpokládat retroaktivní generování starších ztvárnění transakčního protokolu.“ Pokud však původce uzná, že by zpětné generování bylo vhodné, nelze proti němu nic namítat; pouze již není nutné dodržet onu denní periodicitu, protože postrádá původní smysl. I zpětným vytvořením ztvárnění transakčního protokolu se podpoří autenticita a integrita digitálních dokumentů. Totéž platí také pro důvěryhodnost samotného elektronického systému spisové služby.
Transakční protokol je záznam o činnosti v elektronickém systému spisové služby. Podle platného NSESSS, VMV čá 57/2017, jsou do transakčního protokolu zaznamenávány:
operace týkající se dokumentů, dílů, součástí, spisů/typových spisů, věcných skupin a skartačních režimů, zejména příjem digitálních dokumentů, přetřídění spisu, změny skartačních režimů, úkony při přenosu nebo zničení,
změny učiněné správcovskými rolemi (například přístupová oprávnění uživatelů, zavádění a rušení uživatelů, změny konfigurace transakčního protokolu),
(nepovinně),
výjimečné vložení dokumentu do uzavřeného dílu správcovskou rolí, se zdůvodněním,
rozhraní mezi systémy – záznamy servisních operací správcovské funkce včetně důvodu: zrušení příznaku výhradní správy entity ISSD zejména v případě nefunkčnosti tohoto systému (9.1.29)
Jak se přebírají datové zprávy nebo dokumenty ve formátu ZFO? Máme uchovávat v eSSL doručenou datovou zprávu? Jak postupovat u formulářů z agend řešených právě pomocí ZFO? Postačuje tedy předání obsahu (komponent obsažených v ZFO) ve výstupním datovém formátu bez nutnosti provádět nad ZFO jakoukoliv konverzi obálky do PDF nebo XML? Přidává se soubor ve formátu ZFO do datového balíčku SIP? Podotýkáme, že po dobu uložení dokumentu v naší digitální spisovně je uložen i původní ZFO soubor v rámci SIP balíčku a zároveň všechny komponenty — přílohy v datové zprávě obsažené.
Formát ZFO je kontejnerový formát, který a jako takový není definován ve výstupních formátech dle § 23 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb. Do 31. 12. 2014 ukládal tehdejší § 3 odst. 5 citované vyhlášky určenému původci povinnost uložit doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena. Tato povinnost s novelou vyhlášky s účinností od 1. 1. 2015 odpadla, přičemž např. § 4 odst. 1 odlišuje dokument a datovou zprávu (datovou zprávu tedy nelze považovat za dokument). Zároveň však původce musí zkontrolovat autentizační prvky (uznávaným elektronický podpis, uznávanou elektronickou pečeť, uznávanou elektronickou značku nebo kvalifikované elektronické časové razítko) i u datové zprávy a výsledek zaznamenat (§ 4 odst. 4 a násl. vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Pokud je celý datový soubor ZFO doručen jako příloha dokumentu, nejedná se již o datovou zprávu ve smyslu definice, ale o dokument. Zde musí původce při vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu také provádět převod do výstupního datového formátu, stejně jako u formulářů v datovém formátu ZFO (§ 19 odst. 2 písm. f). Stejně se přistupuje i k doručenkám generovaným Informačním systémem datových schránek. Doručenka je dokument, a pokud je v datovém formátu ZFO, je ji nutné převést do výstupního datového formátu PDF/A.
Uchovávání datových zpráv a dokumentů ve formátu ZFO v eSSL (včetně elektronické spisovny) není při dodržení výše uvedených legislativních požadavků povinné, ale původce může jejich uchováním podpořit autenticitu jím doručených a uložených dokumentů. Jejich předání jako komponent v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu je také možné, ovšem s atributem „originál“, přičemž zároveň musí být předána komponenta s atributem „originál ve výstupním formátu“ (výsledek převodu).
Shoda s PDF/A 1-b je dostačující z hlediska § 23 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Na vstupu digitálního archivu proběhne kontrola souladu s příslušnou verzí standardu PDF/A. Ovšem s ohledem na nařízení EP a Rady (EU) č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (nařízení eIDAS), je nutné v případě použití kvalifikovaných autentizačních prostředků (kvalifikovaný podpis, kvalifikovaná elektronická pečeť a kvalifikované časové razítko) u dokumentů použít verzi PDF/A-2 nebo PDF/A-3, jinak autentizační prvky neodpovídají zmíněnému nařízení. Jestliže je pro ztvárnění do výstupního datového formátu použita verze PDF/A-3, nesmí obsahovat komponenty v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, pokud není současně vloženo ztvárnění těchto komponent ve výstupním datovém formátu (požadavek 5.3.11 NSESSS).
Výstup z autorizované konverze má stejné právní účinky jako vstup, je tedy specifickým dokumentem, který má právní účinky ověřené kopie a v některých úředních úkonech může mít i právní účinky stejnopisu, ale nestává se z něj originál dokumentu. (§ 22 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). Oproti tomu výstup z převodu dokumentu podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. má právní účinky ověřené kopie. K tématu srv. Stanovisko odboru archivní správy a spisové služby – výstup z konverze dokumentů.
Dokument je doručen úřadu prostřednictvím portálu, nemá uznávanou elektronickou značku, uznávaný elektronický podpis ani kvalifikované časové razítko. Předaný soubor je ve formátu PDF s textovou vrstvou. Lze jej považovat za dokument?
Publikováno: 12. 1. 2015 | Aktualizace: 28. 5. 2019

References: § 3
 § 63
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 § 17
 § 66
 § 15
 § 7
 § 10
 § 25
 § 22
 § 3
 § 14
 § 14
 § 11
 § 11
 § 46
 zákona č. 110
 § 69
 zákona č. 499
 § 5
 zákona č. 297
 § 11
 zákona č. 297
 § 24
 § 69
 zákona č. 499
 § 69
 zákona č. 500
 § 5
 § 5
 § 11
 § 19
 zákona č. 297
 § 11
 zákona č. 297
 § 16
 § 69
 zákona č. 500
 § 6
 § 20
 zákona č. 300
 zákona č. 183
 § 66
 § 23
 § 3
 § 4
 § 23
 zákona č. 300
 § 69
 zákona č. 499