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Timestamp: 2019-08-21 22:44:49+00:00

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﻿ CIRCULAR EXTERNA 201-000009 DE NOVIEMBRE 24 DE 2016
CIRCULAR EXTERNA 201-000009 DE 24 DE NOVIEMBRE DE 2016
CONTENIDO:SOCIEDADES EXTRANJERAS Y EMPRESAS UNIPERSONALES CLASIFICADAS EN EL GRUPO 1 DE PREPARADORES DE INFORMACIÓN Y QUE APLICAN EL TÍTULO I DE LA PARTE I DEL LIBRO I DEL DECRETO 2420 DE 2015. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES CON RESPECTO A LA SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016.
TEMAS ESPECÍFICOS:SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SOCIEDAD EXTRANJERA, EMPRESA COMERCIAL UNIPERSONAL, NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA, SOCIEDAD DE CONTADORES PÚBLICOS, CONVERGENCIA A NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA, APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA ENTES DEL GRUPO 1, CLASIFICACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL GRUPO 1
Circular externa 201-000009 de noviembre 24 de 2016
Referencia: Solicitud de estados financieros año 2016.
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “Entidades Empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.
1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2016 y documentos adicionales.
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin). Para el efecto, se deberá seleccionar alguna de las siguientes opciones, según corresponda:
• Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016-10 NIIF Plenas Individual
• Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio – Corte 2016-20 NIIF Plenas Separado
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, en este caso a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.
Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las Entidades Empresariales sometidas a inspección de esta Superintendencia, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo concreto dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva.
Se exceptúan de lo anterior aquellas Entidades Empresariales sometidas a inspección que estén en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “Grupo de Informes Empresariales: Informe 01–Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016 – Sociedad en liquidación voluntaria”.
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia permanente de la Superintendencia, que estén en liquidación voluntaria, deberán remitir la información financiera en el Informe 16 – Estado de Liquidación Voluntaria, a través del sistema Storm. Para el efecto, la información financiera deberá estar preparada de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2649 de 1993 y su reporte deberá hacerse conforme lo dispone la Circular Externa que se expida para el efecto.
1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, separados e individuales, según NIIF Plenas.
Los estados financieros separados e individuales con corte a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2017, dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla número 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV):
01-10 Lunes 27 de marzo de 2017 51-60 Lunes 3 de abril de 2017
11-20 Martes 28 de marzo de 2017 61-70 Martes 4 de abril de 2017
21-30 Miércoles 29 de marzo de 2017 71-80 Miércoles 5 de abril de 2017
31-40 Jueves 30 de marzo de 2017 81-90 Jueves 6 de abril de 2017
41-50 Viernes 31 de marzo de 2017 91-00 Viernes 7 de abril de 2017
Los estados financieros de fin de ejercicio deberán reportar certificados y dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Los estados financieros de fin de ejercicio solo se entenderán recibidos en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.
En el evento de que los documentos no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Presentación Informes Empresariales”, subsección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www. supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
1.3.1 Las Entidades Empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:
b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c) El dictamen del revisor fiscal.
a) El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
2. Presentación de estados financieros consolidados y documentos adicionales.
Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del numeral primero anterior, deberán presentar, además de los estados financieros separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 23 de mayo de 2017.
Para este efecto, deberán diligenciar el Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016-30 NIIF Plenas – Consolidados, mediante la herramienta XBRL Express, o cualquiera otra que soporte el lenguaje estándar XBRL. Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos y presentarse por el Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).
Las Entidades Empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados deberán reportar dicha información a través del Informe 01–Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016-30 NIIF Plenas – Consolidados, a más tardar el 23 de mayo de 2017.
Junto con los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:
c) Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual deberá asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
Los estados financieros consolidados solo se entenderán recibidos oportunamente en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales que los complementan. En el evento de no ser aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.
3. Información financiera de fin de ejercicio para entidades empresariales en acuerdos recuperatorios.
La Entidades Empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país y las Entidades Empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1° de enero al 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2017, dentro de las fechas señaladas en la Tabla número 1 anterior, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV). Para tales efectos, se deberá utilizar el Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016-10 NIIF Plenas Individual en caso de que los estados financieros sean individuales, o el Informe 01– Estados Financieros de Fin de Ejercicio– Corte 2016-20 NIIF Plenas Separado, en caso de que sean separados.
Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de ejercicio, los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, según corresponda.
Adicionalmente, estas Entidades Empresariales deberán reportar la información específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el “Informe 03A-20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación”, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).
Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016 mencionadas.
4. Debido proceso especial
Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada de la Entidad Empresarial.
5. Registro y presentación de información en Sirfin
La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos adicionales, deberá efectuarse mediante la sección “Presentación Informes Empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co
Tan pronto como se envíe el archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la subsección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.
6.1. Sobre el programa XBRL Express.
El sistema solo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:
Mis Documentos \ Mis archivos XBRL
Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento.
6.2 Sobre el reporte de información.
La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.
Los estados financieros reportados por las Entidades Empresariales estarán a disposición del público en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a partir del 15 de junio de 2017.
La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www.supersociedades.gov.co
• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a. m. a 11:00 a. m., a partir del 27 de marzo de 2017)
- Bogotá: 3245777-2201000 Ext. 7177.
- Barranquilla: 3858069-3858094-3858076 y 3858173.
- Bucaramanga: 6381544-6781541-6781533.
- Cartagena: 6646051-6642429-6646052.
- Cali: 6880404.
- Medellín: 3506000-3506001-3506002-3506003.
- Manizales: 8847393-8847810-8847987.
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a Representantes legales, Contadores, Revisores fiscales, Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales clasificadas en el Grupo 1 de preparadores de información y que aplican el Título I de la Parte I del Libro I del Decreto 2420 de 2015.

References: artículo 7
 artículo 10
 artículo 289
 artículo 83
 artículo 46
 artículo 37
 artículo 38
 artículo 29
 artículo 86
 artículo 5
 artículo 289
 artículo 474