Source: http://www.csc-scc.gc.ca/publications/005007-2519-fra.shtml
Timestamp: 2017-10-19 09:01:17+00:00

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﻿ Vérification des salaires et examen des plans d'action de la gestion concernant l'accueil
Vérification des salaires et examen des plans d'action de la gestion concernant l'accueil
378-1-267
4.1 Cadre de gestion pour la paye
4.2 Pertinence et efficacité des contrôles internes des rapports financiers
4.3 Suivi des recommandations découlant de la vérification concernant l'accueil
Selon le Plan d'action fondé sur le risque établi par le Service correctionnel du Canada (SCC) pour 2011 à 2014, le contrôle des rapports financiers est un domaine qui nécessite une attention continuelle, et il est nécessaire de procéder annuellement à une vérification continue des divers contrôles internes concernant les rapports financiers . L'objectif principal de la vérification est donc d'évaluer les contrôles clés des rapports financiers concernant le processus de paye. Pour l'exercice financier 2011­2012, les dépenses salariales se sont élevées à 1,9 milliard de dollars, ce qui représente 73 % de l'ensemble des charges annuelles de fonctionnement de l'organisme, qui se chiffrent à 2,6 milliards de dollars.
évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion en ce qui concerne les contrôles internes des rapports financiers concernant le processus de paye;
évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes clés des rapports financiers concernant le processus de paye;
s'assurer que les plans d'action de la gestion établis en réponse aux recommandations formulées antérieurement par le Secteur de la vérification interne (SVI) au sujet du processus d'accueil sont mis en œuvre comme il se doit.
L'équipe d'évaluation a analysé des directives, des manuels, des lignes directrices et des bulletins relatifs aux finances ainsi que des renseignements connexes. Elle s'est rendue dans des unités opérationnelles de chacune des cinq régions de même qu'à l'administration centrale (AC) afin de procéder à des analyses rigoureuses et de soumettre les opérations de paye à des tests, et elle a interrogé des intervenants clés du processus de paye.
L'équipe de vérification en est arrivée à la conclusion que, dans l'ensemble, les contrôles internes des rapports financiers mis en place pour garantir que les opérations de paye étaient exemptes d'inexactitudes étaient adéquats et efficaces. Cependant, certains aspects peuvent être améliorés :
les rôles et les responsabilités des agents des finances et des conseillers en rémunération en ce qui concerne la vérification et la validation des opérations de paye doivent être clarifiés;
les résultats de la surveillance des contrôles clés appliqués par l'ECFI devraient être présentés plus rapidement;
les contrôles relatifs à l'amorce des interventions de paye devraient être renforcés afin que les documents justificatifs soient présentés aux conseillers en rémunération dans les délais requis;
les contrôles relatifs à la gestion des trop­payés devraient être renforcés afin d'assurer une surveillance efficace et un recouvrement efficient des sommes dues;
les cartes de spécimen de signature doivent être exactes et d'accès facile pour les conseillers en rémunération.
Le rapport comporte des recommandations sur les points à améliorer. La direction a examiné les constatations présentées dans le rapport et les approuve, et un plan d'action de la gestion a été établi en vue de donner suite aux recommandations (voir l'Annexe F).
Le mandat a été réalisé avec un niveau élevé d'assurance.
Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification adéquates et appropriées ont été suivies, et des éléments probants ont été recueillis pour confirmer l'exactitude de l'opinion énoncée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères de vérification convenus par la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec les politiques, les directives et les normes du Conseil du Trésor applicables à la vérification interne, et les procédures respectent les normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes. Les éléments probants étaient suffisants pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur la vérification interne.
En mars 2004, le Conseil du Trésor a annoncé son intention d'obliger tous les ministères et organismes à produire, à compter de 2008­2009, des états financiers vérifiables, conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). Afin de respecter les obligations découlant de cette mesure, le Secteur des services corporatifs du Service correctionnel du Canada a lancé, en 2006, l'Initiative de vérification des états financiers (qu'on appelle maintenant l'Initiative relative aux contrôles financiers internes), dirigée par l'Équipe des contrôles financiers internes (ECFI).
La section 6.8 de la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers du Conseil du Trésor (CT), entrée en vigueur le 1er juin 2010, exige que les ministères prennent les mesures nécessaires pour permettre une vérification fondée sur des contrôles de l'ensemble ou d'une partie de leurs états financiers.
La Politique sur la vérification interne du CT, entrée en vigueur le 1er avril 2012, exige que le dirigeant principal de la vérification fournisse des services d'assurance au sujet de l'efficacité des contrôles internes. En outre, la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, entrée en vigueur le 1er avril 2012, exige du comité ministériel de vérification (CMV) qu'il formule des conseils et des recommandations objectifs à l'intention de l'administrateur général, au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des services d'assurance fournis à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
Rôle de la Direction de la vérification interne
En octobre 2009, le Secteur de la vérification interne (SVI) au SCC a présenté un exposé au CMV afin de fournir des détails sur les exigences découlant de la nouvelle Politique sur le contrôle interne du CT. Afin de satisfaire à ces exigences, le Secteur des services corporatifs du SCC a lancé une initiative destinée à dresser la liste des principaux processus, à recenser les contrôles internes clés de ces processus et à élaborer et à mettre en œuvre des mécanismes de surveillance. On a relevé 19 processus (voir l'Annexe C).
En juin 2010, le SVI a rendu compte des résultats de la première étape de la tâche qu'elle avait entreprise, qui portait sur la pertinence et l'efficacité des contrôles clés relatifs aux processus associés à la paye, aux voyages ou aux provisions pour créances douteuses. Les auteurs du rapport en sont arrivés à la conclusion que, sauf dans le cas des rapports, le SCC avait un cadre de contrôle de gestion approprié pour ces processus. Cependant, les dossiers ne contenaient pas toujours de documents qui confirmaient que les contrôles clés étaient appliqués.
En juin 2010, le SVI s'est engagé à :
continuer à évaluer la mise en œuvre des contrôles et à rendre compte au CMV des progrès après leur mise en oeuvre;
établir, durant l'exercice 2010­2011, une fonction de vérification continue des contrôles internes en place afin d'appuyer l'initiative.
En décembre 2010, le CMV a accepté le recours à une approche hybride à deux volets pour la fonction de vérification continue. L'Annexe D fournit des détails sur cette approche.
En novembre 2011, le SVI a rendu compte des résultats de la vérification du processus de contrôle interne des rapports financiers concernant les dépenses d'accueil. La vérification a révélé que, dans l'ensemble, les dépenses d'accueil testées étaient acceptables. Cela dit, les vérificateurs ont constaté que la documentation du processus de contrôle interne, le degré de compréhension qu'avaient les gestionnaires de budget et le personnel des finances des politiques du CT et des procédures ainsi que la pertinence et l'efficacité des contrôles internes clés mis en place pour le processus pourraient être renforcés.
Au même moment, le SVI a fourni une mise à jour sur la mise en œuvre des mesures de gestion approuvées en réponse aux recommandations formulées au sujet des processus de contrôle interne relatifs aux salaires et aux voyages. Au moment de cette dernière vérification, toutes les mesures avaient été menées à bien.
Processus de paye
Le processus de paye (Cycle de gestion de la paye et du personnel) est constitué d'activités menées par divers groupes, dont les Ressources humaines (RH), la fonction des finances (à l'AC, dans les régions et dans les unités opérationnelles) et les gestionnaires subdélégataires. Dans le cadre du processus de paye, les agents des finances disposent de pouvoirs délégués pour l'application de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les gestionnaires sont subdélégataires pour l'application des articles 32 et 34 de la LGFP.
Pour l'exercice financier 2011­2012, les dépenses salariales se sont élevées à 1,9 milliard de dollars, ce qui représente 73 % de l'ensemble des charges annuelles de fonctionnement de l'organisme, qui se chiffrent à 2,6 milliards de dollars.
s'assurer que les plans d'action de la gestion établis en réponse aux recommandations formulées antérieurement par le SVI au sujet du processus d'accueil sont mis en œuvre comme il se doit.
Les critères associés à chacun des objectifs sont fournis à l'Annexe A.
La vérification, de portée nationale, comprenait des visites d'unités opérationnelles de toutes les régions, où les vérificateurs ont examiné et testé les contrôles clés du processus de paye. Un calendrier des visites effectuées dans les régions est fourni à l'Annexe B. Pour les tests de vérification, des échantillons statistiques et discrétionnaires associés au processus de paye ont été sélectionnés pour la période comprise entre le 1er décembre 2011 et le 31 mars 2012.
Des tests n'ont pas été effectués pour tous les contrôles liés au processus, mais uniquement pour les contrôles considérés comme des éléments clés par le responsable du processus. Les contrôles généraux concernant la technologie de l'information (CGTI) ont été exclus de la vérification, parce qu'ils n'ont pas encore été documentés et que l'efficacité de leur conception n'a pas été évaluée ni testée par l'ECFI.
Des contrôles ont été testés à toutes les administrations régionales (AR) et à l'administration centrale (AC) (se référer à l'Annexe B pour obtenir le calendrier des visites dans les régions). Pour cette partie du travail, des échantillons associés au processus de paye, statistiques et discrétionnaires, ont été sélectionnés pour la période comprise entre le 1er décembre 2011 et le 31 mars 2012.
L'approche adoptée comportait des visites d'unités opérationnelles de toutes les régions et de l'AC, des entrevues avec des membres du personnel des établissements, des régions et de l'AC ainsi qu'un examen des politiques, des lois et des documents pertinents. Elle prévoyait également des tests rigoureux sur un échantillon de 307 opérations salariales et une analyse en profondeur d'un échantillon de 691 opérations salariales provenant de toutes les régions.
L'Annexe E énumère et décrit les techniques utilisées pour recueillir les éléments probants et choisir les échantillons qui ont permis de réaliser la vérification.
4.1.1 Cadre de politiques et cadre législatif
Nous nous attendions à ce que le SCC ait des directives, des guides et des manuels relatifs aux finances, et que ces documents soient conformes aux lois du gouvernement du Canada et aux politiques et directives du CT. Nous nous attendions aussi à ce que ces documents soient transmis aux membres du personnel.
Les directives, les guides et les manuels relatifs aux finances produits par le SCC sont conformes aux lois du gouvernement du Canada et aux politiques et directives du Conseil du Trésor, et ils sont mis à la disposition du personnel.
La vérification a révélé que le SCC avait une série de directives, de guides, de manuels, d'instructions et de bulletins relatifs aux finances qui sont conformes aux politiques et aux directives du CT. Le personnel pouvait consulter ces documents sur l'InfoNet du SCC, à l'exception de la directive sur la vérification de la paye, qui était révisée par les Services corporatifs au moment de la vérification.
Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités du SCC en ce qui concerne le processus de paye soient définis, consignés et communiqués.
Les rôles et les responsabilités du SCC en ce qui concerne le processus de paye sont définis et consignés, et tous les groupes d'employés peuvent les obtenir sur l'InfoNet. Il y a cependant des possibilités d'amélioration.
L'équipe de vérification a examiné le Cycle de gestion de la paye (section 5.17 du Manuel des contrôles financiers) pour déterminer quels rôles et responsabilités étaient établis pour la gestion du processus de paye. Les rôles et les responsabilités mentionnés ont ensuite été comparés à ce que prévoient les instruments de politique du SCC, pour voir s'il y avait concordance. De plus, l'équipe de vérification a réalisé des entrevues avec des membres du personnel du SCC qui participent au processus de paye afin de déterminer s'ils avaient été informés de leurs rôles et de leurs responsabilités.
La vérification a révélé que les rôles et les responsabilités étaient définis et consignés et que tous les membres du personnel pouvaient les obtenir sur l'InfoNet. Nous avons aussi constaté que les rôles et les responsabilités liés au processus de paye étaient également inscrits dans plusieurs directives financières, manuels et descriptions de travail générique nationales du SCC et qu'il y avait dans tous les cas concordance avec le Cycle de gestion de la paye et du personnel.
La vérification a aussi révélé que les rôles et les responsabilités étaient communiqués officiellement aux membres du personnel au moyen d'instruments de politique et, de manière informelle, au travail : 72 % (41 sur 57) des personnes interrogées ont indiqué que leurs rôles et leurs responsabilités leur étaient communiqués au travail, 4 % (2 sur 57) en ont été informées au moyen d'instruments de politique, alors que les 24 % restants (14 sur 57) ont mentionné les deux méthodes.
Cependant, la vérification a permis de constater que les rôles et les responsabilités des agents des finances et des conseillers en rémunération en ce qui a trait au processus de vérification de la paye devaient être clarifiés afin de réduire le risque que des opérations à risque élevé ne soient pas vérifiées avant le traitement. Nous en sommes arrivés à cette conclusion parce que les résultats de la vérification ont indiqué que 40 % (8) d'un lot de 20 opérations à risque élevé déjà traitées n'avaient pas été soumises à la vérification préalable requise avant d'être autorisées en application de l'article 33. L'équipe de vérification a examiné la situation avec les agents des finances et les conseillers en rémunération, et elle en est arrivée à la conclusion que chacun des groupes croyait que l'autre était responsable de la vérification de ces opérations.
Nous nous attendions à ce que le SCC fournisse à ses employés la formation, les outils, les ressources et les renseignements dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités relatives au processus de paye.
Le SCC fournit à ses employés la formation, les outils et les ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches quotidiennes.
La vérification a révélé que 63 % (36 sur 57) des membres du personnel interrogés considéraient qu'ils recevaient suffisamment de formation pour s'acquitter de leurs tâches quotidiennes. En outre, 83 % (47 sur 57) d'entre eux ont indiqué que le transfert des connaissances aux nouveaux employés se faisait en général en cours d'emploi.
Plus précisément, la vérification a permis de constater que la formation était fournie surtout en cours d'emploi dans le cas des agents des finances, alors que les membres du personnel de la Rémunération et des Ressources humaines devaient suivre la formation en ligne et en classe fournie par l'École de la fonction publique et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
4.1.4 Surveillance et rapports
Nous nous attendions à ce que les contrôles clés recensés par l'ECFI soient testés régulièrement, à ce que l'ECFI rende compte des résultats des tests, à ce que les améliorations à apporter soient cernées et à ce que les changements nécessaires soient apportés et signalés au besoin.
Les contrôles clés définis par l'ECFI sont testés régulièrement, cependant, les rapports sur les résultats ne sont pas produits en temps opportun.
L'équipe de vérification a examiné la documentation et procédé à des entrevues avec des membres du personnel afin de déterminer s'il y avait une surveillance des contrôles clés des opérations de paye, si l'information était consignée, si on en rendait compte et si les améliorations à apporter étaient cernées et mises en œuvre correctement.
La vérification a révélé que les exigences et le processus en matière de surveillance et de rapports étaient partiellement définis dans la directive sur la vérification de la paye du SCC (FM­2008­01) et que les contrôles associés au processus étaient définis davantage dans la section 5.17 du Manuel des contrôles financiers (Cycle de gestion de la paye et du personnel). La documentation comprend les directives sur la méthode d'échantillonnage et l'approche utilisée pour les tests, mais elle ne précise pas comment rendre compte des résultats des tests, la fréquence des rapports ni la façon de résoudre les problèmes cernés.
L'équipe de vérification a constaté que l'ECFI a produit des plans mensuels d'échantillonnage qui comportaient des opérations à risque moyen et à risque élevé, lesquels étaient transmis à chacune des régions. Les régions procédaient aux tests et communiquaient les résultats à l'ECFI.
En ce qui concerne les opérations de paye à risque moyen, les contrôleurs régionaux fournissaient à l'ECFI des registres d'erreurs qui contenaient la confirmation que les erreurs relevées dans le cadre du processus de vérification après paiement avaient été corrigées ou étaient en voie de l'être. L'ECFI examinait les registres d'erreurs pour s'assurer que toutes les erreurs avaient été corrigées ou étaient en voie de l'être. Elle préparait aussi un rapport global national de tous les résultats de la vérification après paiement, qui signalait également les problèmes systémiques et présentait les plans d'action établis pour résoudre ces problèmes. Il s'agit normalement de rapports trimestriels et annuels, mais, pour 2011­2012, le rapport concernant les résultats des trois premiers trimestres devrait paraître en septembre 2012. Par conséquent, la correction des problèmes systémiques relevés lorsque les opérations de paye à risque moyen ont été testées a été retardée.
Pour ce qui est des opérations à risque élevé, l'ECFI a testé l'efficacité du fonctionnement de la vérification préalable des opérations de paye dont le risque est élevé. Elle en est arrivée à la conclusion que le contrôle était inefficace, en grande partie parce que la documentation n'était pas adéquate. Le rapport sur ces constatations est à l'état d'ébauche et n'a pas encore été transmis aux responsables concernés du processus, dont les contrôleurs régionaux et les responsables de la gestion des ressources humaines. Par conséquent, la mise en œuvre du plan requis avant d'entreprendre des mesures correctives a été suspendue.
La vérification a révélé que, malgré les tests réalisés, la production des rapports qui permettraient de faire connaître les erreurs et de prendre des mesures correctives prenait du temps.
La vérification a révélé que les directives, les guides et les manuels du SCC relatifs aux finances, concordaient avec les lois du gouvernement du Canada et les politiques et les directives du CT, et que le personnel y avait accès. Les rôles et les responsabilités étaient définis et consignés. Les employés du SCC avaient accès aux outils, aux ressources et aux renseignements dont ils avaient besoin pour s'acquitter de leurs tâches.
La vérification a également révélé qu'il y avait peu de directives sur le processus de vérification de la paye en application de la section 34 de la LGFP, ce qui peut faire augmenter le risque de traiter des opérations non autorisées.
La vérification a révélé qu'il y avait de la surveillance. Cependant, les rapports n'étaient pas produits dans les délais requis, ce qui retardait la résolution des problèmes cernés.
Recommandation 1 1
La commissaire adjointe, Gestion des ressources humaines (CAGRH), et la commissaire adjointe, Services corporatifs (CASC), devraient voir à ce qu'une orientation et des directives soient effectivement communiquées aux agents des finances et aux conseillers en rémunération au sujet de leurs rôles et responsabilités respectifs en ce qui a trait à la vérification et à la validation des opérations de paye. En outre, la CASC devrait examiner le processus d'opérations par lot, conformément au point 4.2.2, afin de réduire le risque associé au traitement d'opérations à risque élevé sans vérification préalable.
Recommandation 2 2
La CASC devrait voir à ce que les résultats des examens de la conformité et des tests d'efficacité opérationnelle soient transmis en temps opportun afin qu'il soit possible de corriger les lacunes relevées.
L'équipe de vérification a testé rigoureusement 307 opérations de paye (échantillon statistique) et a analysé 691 opérations de paye (échantillon discrétionnaire) traitées pendant la période comprise entre décembre 2011 et mars 2012. L'objectif global de ces tests était de déterminer si les contrôles étaient appliqués comme prévu pour garantir que les opérations étaient traitées correctement et avec exactitude.
4.2.1 Existence, réalité et exhaustivité
Nous nous attendions à ce que les contrôles en place permettent de garantir que toutes les opérations de paye sont enregistrées dans le Système de gestion des salaires (SGS) et le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM) en temps opportun et pour la période dans laquelle elles ont été exécutées. Plus précisément, nous nous attendions à ce que toutes les opérations traitées et enregistrées pendant la période visée correspondent à des activités qui s'étaient bel et bien produites au cours de cette période et à ce que toutes les opérations exécutées pendant la période en question aient été enregistrées.
Les contrôles en place ne permettent pas de garantir que toutes les dépenses salariales sont enregistrées dans le SGS et le SIGFM en temps opportun ou à la période dans laquelle elles ont été engagées.
Les tests rigoureux auxquels a été soumis l'échantillon statistique ont permis à l'équipe de vérification de constater que toutes les opérations étaient enregistrées dans le SGS et le SIGFM en temps opportun et à la période dans laquelle elles s'étaient produites.
Cependant, lorsque l'équipe de vérification a analysé l'inscription des dépenses salariales entre le 1er décembre 2011 et le 31 mars 2012, elle a constaté que 3,4 % (17 931 sur 535 186) des opérations de paye étaient des montants négatifs, dont le total représentait 5,5 millions de dollars. Ces opérations négatives correspondaient à des montants qui avaient été ou qui devaient être recouvrés à la suite de trop-payés. L'équipe de vérification a examiné 95 opérations de paye négatives qui faisaient partie de l'échantillon discrétionnaire. Il s'agissait de recouvrements de montants payés en trop au cours d'exercices financiers antérieurs. Les chefs de la rémunération interrogés ont indiqué que ces trop-payés étaient dus au fait que des gestionnaires délégataires n'avaient pas soumis en temps opportun les documents relatifs à l'intervention de paye aux responsables de la rémunération.
Ces dépenses n'ayant pas été saisies ni enregistrées dans le délai requis, il y a un risque que la situation entraîne des versements excédentaires et une surévaluation des dépenses salariales.
La vérification a également révélé qu'il n'y avait pas de procédures ni de mécanismes officiels en place pour centraliser le recouvrement des paiements salariaux versés en trop, assurer un suivi et recouvrer les sommes dues. Nous avons constaté que 2 des 17 opérations analysées de notre échantillon de vérification étaient irrécouvrables; un des employés avait déclaré faillite et un autre n'était plus à l'emploi du SCC.
Par suite du transfert de la fonction de la rémunération du SCC au centre d'expertise de TPSGC à Miramichi, au Nouveau-Brunswick, il est encore plus important de s'assurer que la somme payée est exacte, afin de réduire le risque de versement excédentaire et d'avoir, éventuellement, à procéder à des recouvrements difficiles.
4.2.2 Autorisations
Nous nous attendions à ce que les opérations de paye soient autorisées par les personnes qui disposaient du degré approprié d'autorisation pour la signature des documents financiers et que les conseillers en rémunération vérifiaient la validité de la transaction et les documents justificatifs.
Dans l'ensemble, les contrôles clés fonctionnaient comme prévu, mais il n'y avait pas suffisamment de documents à l'appui de la vérification.
Le travail accompli par l'équipe de vérification lui a permis de constater que, pour 20 % (61 sur 307) des opérations examinées, il n'y avait pas d'éléments probants à l'appui de la vérification ou de la validation effectuée par les conseillers en rémunération en application de l'article 34 de la LGFP. Dans 80 % des cas, même si les initiales du conseiller en rémunération et les dates figuraient sur les documents justificatifs, rien ne confirmait qu'il avait vérifié, en consultant la carte de spécimen de signature (CSS), que l'article 34 avait été respecté.
L'équipe de vérification a également constaté qu'il n'existait pas de méthode centralisée ni normalisée entre les régions pour la gestion des CSS. Chaque région conserve ses propres CSS sur son disque partagé, et les conseillers en rémunération ont indiqué qu'ils n'avaient souvent pas accès à ces dossiers électroniques.
L'examen de l'échantillon statistique a permis de constater que l'aspect concernant les documents justificatifs pouvait être considérablement amélioré. Pour 47 % (145 sur 307) des opérations examinées, il n'y avait pas d'éléments probants pour étayer la vérification effectuée, comme des modèles de calcul pour l'indemnité de départ ou la rémunération d'intérim, des impressions d'écrans du Système régional de paye, etc.
Afin de déterminer si l'absence de documents justificatifs permettait de supposer qu'il y avait des erreurs dans les opérations de paye, l'équipe de vérification a fait le calcul des opérations pour lesquelles la documentation présentait des lacunes, et aucune erreur n'a été trouvée.
Néanmoins, une inquiétude subsiste en ce qui concerne les opérations à risque élevé dont il est question à la section 4.1.2, compte tenu du manque de clarté qui entoure les rôles et les responsabilités des agents des finances et des conseillers en rémunération en ce qui concerne le traitement des opérations de paye par lot (en série). Cette situation augmente le risque associé au fait de traiter des opérations à risque élevé sans vérifier au préalable si l'approbation requise a été donnée.
Valeur, exactitude, présentation et communication de l'information
Nous nous attendions à ce que les contrôles en place permettent de garantir que toutes les opérations sont codées correctement, qu'elles sont mathématiquement exactes et qu'elles sont décrites, triées et classifiées comme il se doit.
La vérification a révélé que la totalité (307 sur 307) des opérations testées étaient mathématiquement correctes, qu'elles étaient codées, triées et classifiées correctement et que leur description était juste.
Bien que les contrôles clés des rapports financiers concernant le processus de paye fonctionnent comme prévu pour garantir que les dépenses salariales sont appropriées, l'équipe de vérification a constaté que certains contrôles clés destinés à s'assurer que toutes les opérations sont enregistrées en temps opportun ne fonctionnaient pas comme prévu. Elle a également constaté qu'il n'y avait pas suffisamment de documents à l'appui de la vérification des interventions de paye.
Recommandation 3 3
La CAGRH devrait renforcer les contrôles en place pour assurer la présentation en temps opportun des documents nécessaires aux interventions de paye et mettre en œuvre un mécanisme officiel destiné à assurer la surveillance et le recouvrement des trop-payés.
Recommandation 4 4
La CASC devrait améliorer les mécanismes en place pour la gestion des cartes de spécimen de signature, notamment l'accès au système pour les conseillers en rémunération, afin qu'il soit possible de s'acquitter correctement des tâches de vérification et de validation requises pour l'application de l'article 34 de la LGFP.
L'objectif du suivi des recommandations découlant de la vérification concernant l'accueil était d'évaluer les progrès accomplis par les Services corporatifs dans la mise en œuvre des plans d'action établis en réponse à ces recommandations.
Au moment de la vérification, les Services corporatifs avaient mis en œuvre 60 % (6 sur 10) des mesures proposées. Les quatre dernières mesures progressent (la mise en œuvre devrait être terminée d'ici à novembre 2012).
L'équipe de vérification a procédé à un examen approfondi des documents et des éléments probants fournis par les Services corporatifs afin de déterminer si le plan d'action de la gestion présenté au comité de vérification le 29 novembre 2011 était mis en œuvre comme prévu.
La vérification a révélé ce qui suit.
La CASC devrait renforcer la stratégie actuelle de communication afin de diffuser avec efficacité l'information concernant les dépenses d'accueil, plus particulièrement aux gestionnaires de budget et aux spécialistes des finances. Un système de rappels réguliers devait être mis en place afin que les employés du SCC soient au courant des règlements en vigueur et de la nécessité de respecter les directives les plus récentes.
Au départ, la direction a proposé cinq mesures en réponse à la recommandation. Au moment de la vérification, quatre mesures liées à la mise à jour et à la diffusion de la politique relative à l'accueil étaient terminées. L'achèvement de la mesure suivante a été retardé : (1) examiner la Directive financière intitulée Vérification des dépenses de frais d'accueil afin de s'assurer qu'elle concorde avec la nouvelle politique, y compris en ce qui concerne les exigences concernant les documents justificatifs. Cette mesure doit être terminée en novembre 2012.
Les Services corporatifs devraient prendre les mesures nécessaires pour que les agents des finances soient en mesure de suspendre le règlement des réclamations non étayées et pour mettre à la disposition des agents des finances un mécanisme de renvoi au palier supérieur dont ils pourront se servir au besoin.
Au départ, la direction a proposé deux mesures en réponse à la recommandation. Au moment de la vérification, ces deux mesures, qui concernaient les responsabilités relatives à la « fonction d'examen critique » des agents des finances, avaient été mises en œuvre.
Toutes les dépenses d'accueil doivent être préapprouvées et, par conséquent, toutes les approbations données ultérieurement doivent être des exceptions et elles doivent s'appuyer sur des justifications écrites et substantielles.
Au départ, la direction a proposé une mesure en réponse à la recommandation. Au moment de la vérification, la mesure était en cours. Elle concernait la révision de la Directive financière intitulée Vérification des dépenses de frais d'accueil, destinée à renforcer la nécessité de préapprouver toutes les dépenses d'accueil. Le délai fixé est novembre 2012.
Les Services corporatifs devraient clarifier les circonstances dans lesquelles les dépenses d'accueil des membres du groupe EX­04 et des titulaires de postes de niveau supérieur doivent être énumérées et divulguées conformément à la politique du CT sur la divulgation proactive et devraient mettre en place des contrôles pour s'assurer que les divulgations sont complètes.
Au départ, la direction a proposé deux mesures en réponse à la recommandation. Au moment de la vérification, la mise en œuvre de ces deux mesures était en cours : (1) recenser les pratiques exemplaires et demander des clarifications au CT au sujet de la stratégie de communication relative à la divulgation proactive des dépenses d'accueil; (2) documenter officiellement le processus en vigueur au SCC et consigner le calendrier des divulgations proactives trimestrielles, y compris l'approbation par les cadres supérieurs de ce qui sera divulgué. Le délai de mise en œuvre des deux mesures en cours est novembre 2012.
les contrôles relatifs à la gestion des trop-payés devraient être renforcés afin d'assurer une surveillance efficace et un recouvrement efficient des sommes dues;
1. Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion en ce qui concerne les contrôles internes des rapports financiers concernant le processus de paye. 1.1 Cadre de politiques :
Les directives, les guides et les manuels relatifs aux finances du SCC sont conformes aux politiques du CT, aux lois et aux diverses dispositions législatives ainsi qu'aux conventions collectives qui concernent le processus de paye;
Les politiques et les directives du SCC qui concernent le processus de paye sont communiquées en temps opportun;
1.2 Les rôles et les responsabilités du SCC en ce qui concerne le processus de paye sont définis, consignés et communiqués;
1.3 Le SCC fournit à ses employés la formation, les outils, les ressources et les renseignements dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités dans ce domaine;
1.4 La surveillance et les rapports sont adéquats et efficaces :
Les contrôles clés recensés par l'Équipe des contrôles financiers internes (ECFI) sont testés régulièrement;
L'ECFI rend compte des résultats des tests comme il se doit;
Les améliorations à apporter sont cernées par le responsable du processus;
Les changements nécessaires sont apportés et signalés au besoin par le responsable du processus.
2. Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes clés des rapports financiers concernant le processus de paye. 2.1 Existence et occurrence - Les opérations sont enregistrées en temps opportun dans le SGS et le SIGFM, et elles correspondent à des activités qui se sont bel et bien produites au cours de la période visée par la vérification.
2.2 Exhaustivité - Toutes les opérations exécutées pendant la période en question ont été enregistrées.
2.3 Autorisations - Toutes les opérations de paye (y compris celles qui concernent les heures supplémentaires et les autres prestations) sont autorisées par les personnes qui disposent du degré approprié d'autorisation pour la signature des documents financiers.
2.4 Valeur et exactitude - Toutes les opérations sont codées correctement et sont mathématiquement exactes.
2.5 Présentation et communication de l'information – Toutes les opérations sont décrites, triées et classifiées comme il se doit.
3. S'assurer que les plans d'action de la gestion átablis en réponse aux recommandations formulées antérieurement par le SVI au sujet du processus d'accueil sont mis en œuvre comme il se doit. 3.1 Mise en œuvre des plans d'action de la gestion :
Des mesures sont prises pour donner suite aux recommandations;
Des réalisations confirment que les mesures ont été prises;
Les mesures prises pour donner entièrement suite aux recommandations sont menées à bien dans le délai proposé au départ ou officiellement modifié.
EMPLACEMENT DES UNITÉS OPÉRATIONNELLES QUI ONT FAIT L'OBJET D'UN EXAMEN
Le tableau suivant précise quels bureaux régionaux et quelles unités opérationnelles ont été visités au cours de la vérification. Des tests ont été effectués sur place, et il y a eu des entrevues sur place et par vidéoconférence.
Finances (gestion de la paye), à l'AC
Services corporatifs, à l’AC
LISTE DES PROCESSUS DE CONTRÔLE INTERNE
Le tableau suivant présente l'état de mise en œuvre des processus de contrôle interne.
Plan d'évaluation du SCC pour les années à venir
(y compris le processus budgétaire et
le processus de prévision budgétaire) 2012-2013 2013-2014 2014-2015 À déterminer
SIGFM 2012-2013 2013-2014 2014-2015 À déterminer
Salaires (tous les contrôles clés) Terminé Terminé 2012-2013 À déterminer
Voyages Terminé Terminé 2012-2013 2013-2014
Accueil Terminé Terminé 2012-2013 2013-2014
entre le SCC et CORCAN Terminé Terminé 2013-2014 2014-2015
Comptes de banque ministériels Terminé Terminé Terminé À déterminer
Règlements interministériels 2012-2013 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Approvisionnement/contrats 2012-2013 2012-2013 2013-2014 À déterminer
Créditeurs/paiements 2012-2013 2012-2013 2013-2014 À déterminer
Immobilisations corporelles 2012-2013 2013-2014 2013-2014 À déterminer
Amortissement 2012-2013 2013-2014 2014-2015 À déterminer
Clôture des états financiers 2012-2013 2013-2014 2014-2015 À déterminer
Fonds de fiducie des détenus 2014-2015 2014-2015 2015-2016 À déterminer
Inventaire 2013-2014 2013-2014 2014-2015 À déterminer
Actifs en construction 2012-2013 2013-2014 2013-2014 À déterminer
Rapprochements/ajustements au GL 2012-2013 2013-2014 2014-2015 À déterminer
Ventes/débiteurs/reçus 2013-2014 2014-2015 2014-2015 À déterminer
Provision pour créances douteuses Terminé Terminé Terminé 2012-2013
Passifs éventuels 2013-2014 2014-2015 2014-2015 À déterminer
Passifs environnementaux 2014-2015 2014-2015 2015-2016 À déterminer
SIGFM : Système intégré de gestion des finances et du matériel
APPROCHE ADOPTÉE POUR LA FONCTION DE VÉRIFICATION CONTINUE
Lorsque le plan de surveillance d'un processus n'aura pas encore été élaboré, la direction des Services corporatifs demeurera responsable de la description du processus, de l'évaluation des risques et de la détermination des contrôles clés. Le SVI sera responsable de vérifier l'exactitude, la pertinence et l'efficacité de la surveillance assurée par la direction des Services corporatifs et recommandera des améliorations au besoin. Le SVI examinera également les descriptions du processus et la liste des contrôles clés avant le lancement du processus. Cependant, aucune assurance de l'exhaustivité et de la pertinence des contrôles clés ne sera fournie à cette étape. Après une période de transition, le SVI élaborera le plan de surveillance et exécutera les tests de contrôle. Les résultats des tests qui auront permis de cerner des lacunes dans les contrôles clés seront transmis à la direction pour qu'il soit possible d'y remédier. Le plan de surveillance sera alors transféré à la direction pour la mise en œuvre d'une surveillance continue.
Lorsque le plan de surveillance aura déjà été élaboré par la direction (comme c'est le cas pour les salaires, les voyages, la provision pour créances douteuses), le SVI évaluera l'exactitude, la pertinence et l'efficacité du plan de surveillance exécuté par la direction. Dans le cas des processus pour lesquels le plan de surveillance aura été élaboré mais ne sera pas encore mis en œuvre, le SVI effectuera la première ronde de tests des contrôles clés. Le plan de surveillance sera alors transféré à l'ECFI en vue de la mise en œuvre d'une surveillance continue et le SVI s'assurera constamment de l'exactitude, de la pertinence et de l'efficacité du plan de surveillance appliqué par les Services corporatifs.
APPROCHE ADOPTÉE POUR LA VÉRIFICATION ET MÉTHODE D'ÉCHANTILLONNAGE
Le travail de vérification s'est fait en trois étapes, qui sont présentées ci-dessous.
Étape de la planification :
L'équipe de la vérification a examiné les documents sur les processus et les évaluations des risques et a interrogé les membres de l'ECFI et le personnel des Finances et de la Rémunération à l'AC et aux administrations régionales (AR);
Les plans de vérification (y compris les tests, la méthodologie et les procédures) et les outils ont été élaborés en fonction du processus de paye décrit dans le Manuel des contrôles financiers du SCC;
L'équipe de vérification s'est servie d'IDEA (un logiciel statistique), pour les procédures d'analyses préliminaires destinées à cerner les situations d'exception possibles et pour la sélection des échantillons.
Étape de l'examen :
Il y a eu des tests de contrôle à l'AR de chaque région et à l'AC (se référer à l'Annexe B pour obtenir le calendrier des visites dans les régions). Pour cette tâche, des échantillons statistiques et discrétionnaires du processus de paye ont été sélectionnés dans la période comprise entre le 1er décembre 2011 et le 31 mars 2012.
Étape du rapport :
Le rapport final sera présenté lors de la réunion du CMV du 25 septembre 2012.
L'équipe de vérification s'est servie de la méthode d'échantillonnage par attributs et du jugement professionnel pour la sélection des échantillons, ce qui a permis de tenir compte de la nature des contrôles internes en fonction des facteurs suivants 5 :
l'évaluation du risque associé aux contrôles internes : élevé, moyen ou faible;
le fait que le contrôle soit manuel ou automatisé;
la fréquence du contrôle : annuel, trimestriel, mensuel, quotidien ou ponctuel.
À partir de ces critères et du jugement professionnel des membres de l'équipe de vérification, la taille de l'échantillon statistique a été établie à 307 opérations.
L'équipe de vérification a également appliqué des procédures analytiques préliminaires à l'ensemble des opérations de paye qui ont été effectuées du 1er décembre 2011 au 31 mars 2012 afin de détecter les opérations inhabituelles. Voici les types d'opérations relevées :
Existence de deux codes d'identification du dossier personnel (CIDP) pour certains employés;
Deux CIDP distincts pour des employés portant le même nom;
Paiement d'un montant excessif pour des opérations relatives aux heures supplémentaires;
Montants négatifs pour la paye normale;
Indemnités de départs multiples;
Plus que neuf opérations de paye normale pendant la période de vérification;
Indemnité de facteur pénologique supérieur à la limite fixée par les conventions collectives;
Paiement d'un montant excessif en remplacement d'un congé.
À partir de ces situations, un échantillon supplémentaire de 691 opérations a été établi en ayant recours au jugement professionnel pour relever les opérations inhabituelles.
Vérification continue de la mise en œuvre de contrôles internes des rapports financiers
Plan d'action de la gestion (PAG)
La commissaire adjointe, Gestion des ressources humaines (CAGRH ), et la commissaire adjointe, Services corporatifs (CASC), devraient voir à ce qu'une orientation et des directives soient effectivement communiquées aux agents des finances et aux conseillers en rémunération au sujet de leurs rôles et responsabilités respectifs en ce qui a trait à la vérification et à la validation des opérations de paye. En outre, la CASC devrait examiner le processus d'opérations par lot, conformément au point 4.2.2, afin de réduire le risque associé au traitement d'opérations à risque élevé sans vérification préalable.
___ Acceptée __________ Acceptée en partie __________ Rejetée
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?
Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises
De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation?
Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?
Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?
La Rémunération ministérielle élaborera et diffusera des procédures internes, en consultation avec les bureaux régionaux de la rémunération, en vue de l'application uniforme de processus de vérification entre pairs des opérations de rémunération qui respectent le Cadre de contrôle de la vérification de la paye du SCT.
Des procédures internes ont été élaborées et transmises à tous les conseillers en rémunération.
Fournit à tous les conseillers en rémunération, des procédures écrites pour la vérification et la validation des opérations de paye.
La Rémunération ministérielle communiquera avec toutes les régions et exigera que les vérificateurs de la Rémunération du SCC suivent la formation sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers visés par l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les vérificateurs de la Rémunération devront également remplir des cartes de spécimen de signature (CSS) qui seront ensuite enregistrées dans la base de données des spécimens de signature du SCC.
Les vérificateurs de la paye de la Rémunération auront réussi la formation sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et auront rempli la CSS. La formation aura été fournie par les Finances.
Les vérificateurs de la paye de la Rémunération auront reçu une formation en bonne et due forme sur les responsabilités relatives à la vérification des opérations de paye visées par l'article 34 de la LGFP.
CAGRH et CASC
La Direction générale du contrôleur verra à ce que les résultats des tests soient transmis aux responsables des processus et à la direction dans les trois mois suivant la fin des tests.
Les responsables des processus et la direction reçoivent les résultats des tests dans les trois mois suivant la fin des tests.
L'établissement de délais permettra de faire en sorte que les lacunes relevées au cours des examens de la conformité et des tests de l'efficacité opérationnelle soient signalées en temps opportun.
La Rémunération ministérielle et les Finances examineront les processus actuels de surveillance et de suivi des paiements salariaux versés en trop, en se concentrant sur les rôles et les responsabilités de chacun des groupes. À la suite de l'examen, des instructions permanentes seront transmises à tous les conseillers en rémunération et aux membres du personnel des Finances qui participent au processus au SCC.
Production et distribution d'instructions permanentes concernant les paiements salariaux versés en trop qui assurent une surveillance régulière et des suivis au SCC.
Les conseillers en rémunération et les membres du personnel des Finances qui participent au processus lié aux paiements salariaux versés en trop connaissent leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui a trait à la surveillance et au suivi auprès des employés (et des employés qui ont quitté l'organisme) en cas de trop­payés non recouvrés.
La CAGRH produira une note de service qui rappellera à tous les gestionnaires du SCC l'importance de présenter tous les documents concernant les congés non payés et les formulaires dûment remplis à la Rémunération en temps opportun. Un processus de surveillance sera également mis en place pour faire rapport sur son application. Cette mesure permettra à la Rémunération d'avoir suffisamment de temps pour traiter le congé dans les délais requis et permettra d'éviter les trop-payés.
Une note de service destinée à tous les gestionnaires du SCC, soulignant l'importance de présenter à la Rémunération, dans les délais requis, tous les documents relatifs aux congés non payés. Un processus de surveillance sera en place.
Les gestionnaires du SCC sauront qu'il est important de soumettre les documents à la Rémunération dans les délais requis pour éviter les trop-payés.
Des mesures seront prises pour que les conseillers en rémunération aient accès aux cartes de spécimen de signature (CSS) de leurs régions respectives. Dans le cadre de ces mesures, la Direction générale du contrôleur coordonnera le développement d'une base de données électronique nationale et normalisée des CSS qui contiendra toutes les cartes de spécimen de signature. La création de cette base de données coïncidera avec la production de la nouvelle matrice des pouvoirs de signer des documents financiers, qui devrait être disponible d'ici six mois.
Tous les conseillers en rémunération auront accès à toutes les cartes de spécimen de signature de leurs régions respectives. Les données seront à jour et disponibles en temps opportun.
Permet à tous les conseillers en rémunération d'avoir accès aux cartes de spécimen de signature de leurs régions respectives.
1 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
2 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
3Cette recommandation exige l’attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
4 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
5 Conformément aux Normes canadiennes d'audit NCA 330 – Réponse de l'audit à l'évaluation des risques , l'équipe de vérification a élaboré ce guide selon les normes de l'industrie et l'expérience de ses membres.
6 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
7 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
8 Cette recommandation exige l’attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
9 Cette recommandation exige l’attention de la direction ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

References: l'article 33
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34