Source: https://www.spolkowy.pl/przepisy-na-temat-archiwizacji-dokumentacji,608,p.html
Timestamp: 2019-03-24 17:49:35+00:00

Document:
Autor: Filip Syrkiewicz • Opublikowane: 2019-02-27
W pierwszej kolejności wymaga podkreślenia, że obowiązek przechowywania dokumentacji po likwidacji powinien wynikać z przepisów szczególnych, regulujących ustrój tego podmiotu. Tytułem przykładu należy wskazać, iż w odniesieniu do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, regulację taką stanowi art. 288 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1577 z późn. zm.), stosownie do którego księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być przechowywane w miejscu określonym w umowie spółki lub orzeczeniu sądu.
Ustrój i postępowanie po likwidacji stowarzyszenia regulują wyczerpująco przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo stowarzyszeń (Dz. U. z 2017 r., poz. 210 z późn. zm.). Akt ten nie normuje w szczególny sposób zasad postępowania z dokumentacją stowarzyszenia. W konsekwencji, rodzaj dokumentów stowarzyszenia oraz zasady ich archiwizacji określają przepisy odrębne.
Stowarzyszenie jest osobą prawną, do której odpowiednio stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 74 ww. ustawy zatwierdzone sprawozdania roczne podlegają trwałemu przechowaniu, a ponadto inne dokumenty przechowuje się co najmniej przez okres:
– karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymagany w przepisach odrębnych, jednak nie krócej niż przez 5 lat,
– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objętych sprzedażą detaliczną,
– dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
– dokumentację przyjętego sposobu rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
– dokumenty dotyczące rękojmi i gwarancji – 1 rok po terminie upływu gwarancji lub rękojmi,
– pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
Jednocześnie, zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości o miejscu przechowywania dokumentacji, po zakończeniu likwidacji, likwidator zobowiązany jest powiadomić organ rejestrowy (właściwy sąd prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy).
Jeżeli stowarzyszenie było płatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), archiwizacji podlegać będą dokumenty związane z poborem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Stosownie do art. 32 § 1a ustawy – Ordynacja podatkowa, po zakończeniu likwidacji na likwidatorze spoczywać będzie obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentacji. Po upływie okresu archiwizacji, płatnik powinien zwrócić podatnikowi dokumenty związane z poborem podatku, a w przypadku gdy nie jest to możliwe – dokonać ich zniszczenia.
W wypadku, gdy stowarzyszenie było pracodawcą, do dokumentacji kadrowej stosuje się przepisy art. 51u i nast. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.).
Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (dokumentacja osobowa) lub od daty wytworzenia (dokumentacja płacowa). Likwidator obowiązany jest wówczas oddać dokumentację na przechowanie podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się działalnością w zakresie archiwizacji.
Dodatkowy obowiązek w zakresie archiwizacji dokumentacji kadrowo-płacowej spoczywa na likwidatorze w odniesieniu do list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ustala się prawo do emerytury.
Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1270 z późn. zm.) okres przechowywania tych dokumentów wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego.
Jeżeli likwidowane stowarzyszenie nie posiada środków na archiwizację dokumentów, dokumentacja może być przekazana do właściwego archiwum państwowego.
Niezależnie od wyżej omówionych reguł postępowania z dokumentacją archiwalną, jeżeli w dyspozycji likwidowanego stowarzyszenia znajdują się jakiekolwiek materiały posiadające wartość historyczną, z chwilą likwidacji podmiotu stają się własnością państwa i podlegają niezwłocznemu przekazaniu do właściwego archiwum państwowego.
Hodowla psów w ramach działów specjalnych produkcji rolnej
Mam pytanie dotyczące hodowli psów w ramach działów specjalnych produkcji rolnej. Aktualnie prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, ale planuję ze znajomą prowadzić hodowlę psów w formie spółki cywilnej. Jakie są możliwości rozliczania tej spółki z urzędem skarbowym? I przede wszystkim, czy mogę skorzystać z norm szacunkowych (dział specjalny produkcji rolnej)?
Brak kontaktu z pracodawcą - co zrobić? Wniosek o egzekucję alimentów bez podziału majątku Odszkodowanie za wypadek a podział majątku Uniknięcie spłacania długów po zmarłym Nadgodziny a równoważny czas pracy Warunki niezbędne do nabycia prawa do świadczenia przedemerytalnego Nagroda w konkursie dla cudzoziemca, jaki podatek? Zapłata wynagrodzenia za służebność drogi koniecznej Co zrobić żeby stać się właścicielem wspólnego domu? Co teraz zrobić, aby zostać najemcą lokalu po ojcu? Wykreślenie budynku z gminnej ewidencji zabytków Czy posiadając brytyjskie prawo jazdy, mogę jeździć w Polsce? Czy brat może przekazać siostrom ziemię?

References: art. 288
 art. 74
 art. 76
 art. 32
 art. 51
 art. 125