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Timestamp: 2018-05-22 00:42:51+00:00

Document:
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.029
PROCEDIMIENTO: Formalizar autorizaciones para avances Página: 1/1
OBJETIVO: Tramitar la autorización de avances para desarrollar actividades tendientes a garantizar el cumplimiento de los fines misionales de la Universidad Nacional de Colombia, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
ALCANCE: Inicia con la verificación del tercero creado en el SGF-QUIPU y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para autorizar avances. Aplica para las áreas Financieras y Administrativas en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.
Normatividad asociada al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances
1. Decreto Anual del Departamento Administrativo de la Función Pública. Por medio del cual se fija la escala de viáticos para funcionarios públicos.
2. Acuerdo No. 67 de 1996 del Consejo Superior Universitario, capítulo VII. Estatuto del Personal Administrativo.
3. Acuerdo No. 35 de 2002 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia”.
4. Acuerdo No.11 de 2005 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia”.
5. Acuerdo No. 22 de 2007 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se determinan los tipos de Comisión que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia”.
6. Acuerdo No. 24 de 2007 de Consejo Superior Universitario, “Por el cual se reglamentan las Comisiones que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia”.
7. Resolución de Rectoría No. 040 de 2001 "Por la cual se delegan funciones y se dictan otras disposiciones para los efectos del funcionamiento del Nivel Nacional y las Sedes, Facultades y Centros e Institutos de la Universidad Nacional de Colombia.” Modificada por las Resoluciones número: 2030 de 2002, 425, 793 y 980 de 2004 de Rectoría.
8. Resolución de Rectoría No. 1494 de 2009 “Por la cual se unifica la normatividad interna en materia de delegaciones y competencias en asuntos de personal académico y administrativo”.
9. Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia". Modificada por la Resolución de Rectoría No.040 de 2010.
Instructivos asociados al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances
Instructivo Verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances
Formatos y anexos asociados al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances
Formato Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta
Formato Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas
Formato Declaración explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas
Formato Declaración explícita Otros conceptos - Para uno o más de un beneficiario
Formato Declaración explícita para viáticos de funcionarios docentes y administrativos
Formato Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios
2. Se podrán tramitar avances para el pago de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios en la Universidad Nacional de Colombia.
3. Todos los actos administrativos definidos para trámite de avances y que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean destinados a ningún otro fin. En consecuencia, no se podrán adquirir bienes o servicios, ni autorizar viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, apoyos económicos, gastos de transporte y estadía sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.
4. Para la movilización en desarrollo de comisiones o actividades encomendadas, se deberán utilizar medios de transporte público o institucional en los viajes oficiales, a menos que el Rector o el ordenador del gasto autoricen otro medio de transporte.
5. Para los viajes por vía aérea se autorizará el uso de pasajes en la clase económica o, en su defecto, la tarifa más baja disponible en el mercado y se reconocerá el valor de los impuestos y/o tasas aeroportuarias. Si el beneficiario desea utilizar un servicio más costoso al autorizado, deberá asumir el excedente. Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, sin justificación, y esto genere un sobrecosto, el beneficiario deberá asumir el gasto con sus propios recursos.
6. Únicamente se podrá autorizar el uso de pasajes en clase ejecutiva a personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística lo exijan como condición para asistir a los eventos a los cuales la Universidad los haya convocado.
7. El comisionado podrá recibir viáticos y gastos de viaje de otra entidad o institución, cuando la entidad externa asuma parcialmente los conceptos que configuran los viáticos o gastos de viaje (alojamiento, alimentación y transporte o movilización dentro del perímetro urbano o rural), el respectivo ordenador del gasto podrá autorizar proporcionalmente, de acuerdo con la escala establecida en el Decreto del Departamento Administrativo de la Función Pública, el gasto relativo al concepto de viático o gasto de viaje no asumido por la entidad externa.
8. Si ocurriere la cancelación o suspensión de una comisión o actividad objeto del avance, o si fuera cumplida en un término inferior al previsto, el beneficiario del avance se obliga a reintegrar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a su retorno el valor de los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje que no hayan sido ejecutados. En este caso se requiere derogar o modificar la resolución que ordenó el gasto, indicando los nuevos valores y períodos, según corresponda.
9. Los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje autorizados para viajes al exterior se liquidarán y pagarán con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se registre presupuestalmente el gasto, lo cual deberá quedar indicado en la resolución de ordenación del gasto. En todo caso, el valor a pagar no podrá superar el valor del registro presupuestal.
10. No se autorizarán viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje superiores a un día para salir un viernes o un día previo a festivo, salvo cuando se trate de asistencia a actividades o eventos cuya realización esté programada en forma tal que exija la presencia de los asistentes durante el fin de semana o día festivo o cuando en desarrollo de actividades docentes sean necesarias tales como salidas de campo, prácticas académicas con estudiantes, o se programen actividades con fines investigativos durante esos días. Esta excepción debe ser autorizada por quien otorga el avance.
11. Los docentes que se encuentren en año sabático tendrán derecho a viáticos y gastos de viaje, solamente en desarrollo de proyectos académicos iniciados antes de esta situación administrativa, siempre y cuando exista autorización expresa del Consejo de Facultad respectivo, de conformidad con lo dispuesto en el literal h del numeral 6 del artículo 39 del Acuerdo No. 35 de 2002 del Consejo Superior Universitario.
12. Se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo, el giro de los recursos se realizará siempre y cuando los avances anteriores estén debidamente legalizados ante la División Nacional de Gestión de Tesorería.
13. Podrá adicionarse en tiempo y/o valor el acto administrativo que ordena el gasto, previo al vencimiento del plazo establecido y siempre que se haya justificado una situación específica que así lo exija. En estos casos, deberá expedirse un nuevo acto administrativo que modifique el primero y que deberá contar con la disponibilidad y registro presupuestal correspondiente al valor adicionado, en caso de haberse requerido.
14. Cuando, por situaciones de las aerolíneas o para viajes al exterior, se requiera viajar con anticipación al inicio del evento y el retorno se deba efectuar con posterioridad a la fecha del mismo, el valor de los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje, cubrirán desde la fecha de salida del viaje hasta la fecha de regreso.
15. Se podrán conceder avances a contratistas para sufragar gastos de alojamiento, alimentación y transporte. El interventor o supervisor de la orden contractual ejercerá el control sobre el cumplimiento del objeto del avance autorizado al contratista. En la orden de servicio se debe especificar que se le pueden reconocer gastos de transporte y estadía
16. Se podrá conceder avances para adquisición de bienes y servicios, únicamente a docentes y administrativos.
17. Los docentes, administrativos y contratistas a quienes se les concedan avances, tendrán responsabilidad fiscal, pecuniariamente y disciplinariamente por el manejo de los recursos entregados y por incumplimiento de la legalización oportuna.
18. Se podrá elaborar una sola resolución de ordenación del gasto para cubrir varios desplazamientos a una misma persona, cuando el período de tiempo entre uno y otro sea inferior al plazo establecido para trámite de legalización del avance, es decir, cinco (5) días hábiles. En tal caso, se entenderá como un solo avance.
1 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU	Verificar si el tercero del beneficiario del RAG esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Jefe de dependencia o Director de proyecto.
2 Diligenciar y radicar solicitud de autorización de avance Diligenciar y radicar en el área de Presupuesto o quien haga sus veces el formato de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal, teniendo en cuenta el tipo de avance que aplique. Para todo trámite es requisito obligatorio adjuntar el formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado y la documentación que soporte lo solicitado en dicho formato. -----------------------------Ir al Procedimiento:“Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal” Jefe de dependencia o Director de proyecto.
Formato de Solicitud de Autorización para Comisión y Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Avances para Personal de Planta; Formato Solicitud de Autorización y Disponibilidad Presupuestal para Gastos de Estadía Contratistas; Formato Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal; Formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado. ------------------------------------- Ir al Procedimiento:“Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”
3 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte de avance Recibir y verificar la solicitud de avance con sus respectivos soportes.---------------------- ¿La solicitud de avance y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la RAG? Si, Adelantar actividad No. 5 No, Adelantar actividad No. 4 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
Solicitud debidamente diligenciada, firmada; CDP y Formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado.
5 Elaborar y remitir la RAG Elaborar y remitir la RAG para aprobación por parte del Jefe del área Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
6 Aprobar y suscribir la RAG Aprobar la RAG mediante firma por parte del Ordenador del Gasto. Una vez suscrita la resolución debe ser enviada al Área Administrativa y/o Financiera para llevar su respectivo control y solicitar registro presupuestal. ------------------------ Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales del compromiso” Ordenador del gasto
RAG con sus respectivos soportes--------------- Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales del compromiso”
7 Comunicar y remitir copia de la RAG Comunicar y remitir a la dependencia o proyecto solicitante y al área de Comercio Exterior (si el gasto corresponde a un pago de un servicio en el exterior) copia de la RAG debidamente registrada, para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería. ------------------ Ir al procedimiento “Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”. Jefe áreas Administrativas y/o Financieras responsables
RAG registrada.-------------- Ir al procedimiento “Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.
9 Solicitar adición y/o prórroga y/o modificación Solicitar a las áreas Administrativas o Financieras la elaboración del documento de adición y/o prórroga y/o modificación de la RAG y realizar las actividades de la 1 a la 9. Jefe de dependencia o Director de proyecto solicitante
Archivo U.PR.12.002.029_formalizar_autorizaciones_avances__1_.pdf

References: Resolución 
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 artículo 39
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