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Timestamp: 2020-03-31 20:34:48+00:00

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ACUERDO 003 DE 2015 | Normatividad AGN
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| ACUERDOS | 0 comentarios | 17 febrero, 2015 | 2
“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, los Decretos 2126 de 2012 y 2609 de 2012, el A cuerdo 09 de 2012 y,
Que la elaboración de programas de gestión de documentos públicos electrónicos, debe ajustarse a lo ordenado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con la Ley 1712 de 2014, especialmente lo reglamentado en el inciso 2° del artículo 4 °, implementando procesos archivísticos.
Artículo 1°. Objeto: El presente Acuerdo tiene como objeto reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley 1437 de 2011.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación: El presente Acuerdo se aplica a las diferentes entidades del Estado definidas en la Ley General de Archivos y específicamente las autoridades definidas en el artículo segundo de la Ley 1437 de 2011 y los particulares cuando cumplan funciones administrativas.
Artículo 3°. Definiciones generales: Para efectos de lo establecido en este Acuerdo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Medio electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.
Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan .
Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes electrónicos.
Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos administrativos.
Documentos e electrónicos de archivo
Foliado electrónico.
índice electrónico.
Firma del índice electrónico.
Metadatos o información virtual contenida en ellos.
Artículo 10°. Cierre y archivo del expediente electrónico: Cuando finalice la actuación o procedimiento administrativo, la autoridad deberá cerrar el expediente y firmar el índice.
PARáGRAFO: Se deben aplicar los mecanismos técnicos idóneos para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad del índice electrónico durante los tiempos de retención del expediente electrónico o serie documental.
Artículo 12°. Estándares, Los estándares técnicos de documentos electrónicos, folio, expediente e índice electrónico serán establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por su parte, los estándares de gestión documental de los documentos electrónicos serán los que señale el Archivo General de la Nación.
Artículo 13°. Garantías de conservación y preservación a largo plazo: Los documentos electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure su originalidad, así como la autenticidad, la integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesaria para reproducirlo. Así mismo la autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen la conservación y preservación a largo plazo, el acceso y la disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental.
Artículo 14°, Disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo: Los documentos electrónicos de archivo se pondrán a disposición de las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura, comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de las disposiciones legales de reserva legal, en concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014.
Artículo 15°, Preservación a largo plazo: Las autoridades deberán garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de la verificación del certificado electrónico con el que se hubieran firmado, para lo cual se deben tener en cuenta principios de neutralidad tecnológica.
Artículo 16°. Preservación digital: Las autoridades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares necesarios para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos de archivo, independientemente del sistema informático que los generó, tramitó o en el cual se conservan, para facilitar su consulta en el tiempo.
Artículo 17°. Repositorios digitales confiables de expedientes electrónicos: Las autoridades y las empresas que presenten servicios de archivo electrónico a entidades públicas, deberán garantizar la utilización de repositorios digitales confiables, para la preservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos de archivo de acuerdo con los tiempos de conservación establecidos en la Tabla de Retención Documental, mientras se encuentren bajo su custodia y deberán garantizar como mínimo:
El acceso a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo producidos por las autoridades.
El monitoreo, planeación y mantenimiento de todos los documentos electrónicos de archivo generados
El mantenimiento así como la estrategia para la implementación de programas de preservación a largo plazo.
PARÁGRAFO 1°: Corresponderá al Archivo General de la Nación definir los lineamientos y requisitos para el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente artículo.
PARÁGRAFO 2°: El Archivo General de la Nación podrá ofrecer servicios como custodio confiable a las entidades públicas que no cuenten con infraestructura tecnológica para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el presente artículo.
PARÁGRAFO 1°: Corresponderá al Archivo General de la Nación definir los requisitos que deben cumplir las entidades y empresas que presten servicios de custodia electrónica y almacenamiento de documentos electrónicos públicos.
Artículo 18°. Eliminación de documentos y expedientes electrónicos. Los documentos y expedientes electrónicos de archivo de valor temporal deberán eliminarse mediante procedimientos de borrado permanente y seguro, una vez hayan cumplido su tiempo de retención documental, de conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, para lo cual se dará cumplimiento a las normas que sobre esta materia haya establecido el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO: Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir el tiempo de retención documental establecido en las Tablas de Retención Documental, así como tampoco podrán destruirse documentos originales con el argumento de que han sido digitalizados.
Artículo 19 °. Transferencias secundarias de documentos y expedientes electrónicos. Las autoridades y entidades públicas, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1515 de 2013, en cuanto a la obligación de realizar las transferencias secundarias de documentos electrónicos de valor permanente al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales Departamentales, Distritales y Municipales, según su competencia, y cumplir los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación en esta materia.
Expedido en Bogotá D.C., 17 FEB 2015
Revisaron Arturo Daniel L6pez- Abogado Dirección General
Carlos A Zapata Cárdenas- Director General
Diego Andrés Triana Trujillo- Jefe Oficina Asesora Jurídica
Jhon Alexander González Flórez- subdirector TIADE
Natasha Eslava Vélez- Subdirectora de Gestión del Patrimonio Documental
Archivado en. Acuerdos Consejo Directivo

References: artículo 21
 artículo 21
 artículo 4

Artículo 1

Artículo 2

Artículo 3

Artículo 10

Artículo 12

Artículo 13

Artículo 14

Artículo 15

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19