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2. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS. - PDF
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Esther Catalina Vera Muñoz
1 INSTRUCCIONES A SEGUIR EN EL PROCESO DE JUSTIFICACION DOCUMENTAL DE LAS SUBVENCIONES OTORGADAS POR EL SERVICIO CANARIO DE EMPLEO, RELATIVAS A LA CONTRATACIÓN DE AGENTES DE EMPLEO Y DESARROLLO LOCAL (AEDL). La justificación de las subvenciones públicas, en lo que a la unidad de empleo se refiere, ha experimentado un notable cambio, al introducirse, en todos los supuestos, la obligación de aportación de la documentación acreditativa de los gastos ocasionados así como acreditación de sus pagos efectivos. A la vista de este nuevo régimen a aplicar en el proceso de justificación documental, se ha considerado necesario establecer una serie de instrucciones. El propósito del presente documento es establecer algunas pautas de actuación comunes. 1. NORMATIVA GENERAL DE APLICACIÓN La normativa básica de aplicación que nos podrá ayudar a la hora de despejar muchas de las dudas que se puedan generar en el proceso justificativo, además de la que resulte pertinente para este programa concreto, se puede resumir en la siguiente: La Orden Ministerial de 15 de julio de 1999 establece las bases de concesión de subvenciones públicas para el fomento del desarrollo local e impulso de los proyectos y empresas calificadas como I+E (BOE nº 182, de ), modificada por la Orden TAS/360/2008, de 6 de febrero, (BOE nº 40, de ). Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, (BOE nº 276, de ). Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2007, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE nº 176 de ). Decreto 36/2009, de 31 de marzo, por el que se establece el régimen general de subvenciones de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC nº 68 de ). 2. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS. En el supuesto de subvenciones gestionadas, no participadas por el FSE, la obligación de conservación deberá mantenerse durante un plazo mínimo de 6 años, a contar desde el último asiento contable practicado, de conformidad con lo establecido en el artículo 30 del vigente Código de Comercio. Esta obligación de conservación resulta igualmente predicable respecto del expediente que obre en poder del SCE. Destacar que esta obligación de conservación, nada tiene que ver con el plazo de prescripción del derecho a exigir el reintegro de las cantidades no justificadas. Este plazo es de 4 años, aplicándose para su cuantificación los criterios establecidos en el artículo 39.3 de la Ley 38/2003.
2 3. DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DEL GASTO Y DOCUMENTO ACREDITATIVO DE LOS PAGOS, DE LA SUBVENCIÓN POR LA CONTRATACIÓN DE AGENTES DE EMPLEO Y DESARROLLO LOCAL (AEDL). Conforme al art. 10 de la Orden de 15 de julio, en el programa de AEDL se subvenciona los costes laborales totales, incluida la cotización empresarial a la Seguridad Social, ello incluye el importe de la nómina, Sociales (cuota obrera y cuota patronal) e I.R.P.F., por lo que la documentación acreditativa de los gastos a justificar, correspondiente al período subvencionado, es la siguiente: Nóminas. Documentos TC1 y TC2 ( Sociales). Respecto a los TC2, en los que figura la relación de trabajadores por lo que cotiza la empresa. Deberá aportar sólo la/s hojas donde figuren los AEDL subvencionados, destacados de alguna forma. Modelo 110 ó 111 y modelo 190 (I.R.P.F.). Asimismo, cada documento de gasto deberá venir acompañado inexcusablemente por su acreditación de pago, única forma de dar fe de que el documento de pago se corresponde con un movimiento contable de salida de dinero de la entidad, hacia el tercero beneficiario de la misma. Al respecto de las acreditaciones de pago, la forma habitual es copia del extracto bancario donde conste el movimiento de dinero. No es necesario que este documento venga compulsado, entre otras cosas porque lo habitual hoy en día es que se obtengan por la consulta de las cuentas a través de banca electrónica. En el supuesto de pagos iguales o superiores a 300 euros, el pago deberá haberse realizado por transferencia bancaria. En el caso de pagos inferiores, es aconsejable que se haga por este mismo sistema, si bien es muy habitual que pequeños importes sean pagados en efectivo, en cuyo caso la acreditación de su pago se realizará por medio de la presentación de copia del libro diario de caja, o similar, de la entidad, donde conste el pago. Recordar que este libro contable en la actualidad suele ser electrónico, en cuyo caso bastará un volcado de la pantalla respectiva. En el supuesto de pagos que estén englobados en otros pagos, bastará con acreditar el pago en su conjunto (por ejemplo, en la seguridad social, que se suele pagar toda junta: bastará acreditar el pago de la suma total, para acreditar el pago de la parte que corresponde a los trabajadores subvencionados). En el caso de la subvención por la contratación de AEDL, los documentos acreditativos de los pagos para acreditar la salida material de fondos, podrá hacerse mediante extracto bancario donde se detalle cada uno de los pagos o que figure el sello del banco en el documento, teniendo en cuenta lo siguiente:
3 Respecto a las nóminas, se imputa el importe líquido de la misma, por lo que en el extracto bancario tiene que figurar dicho importe, el concepto, el mes al que corresponde el pago, los datos de la entidad, del AEDL subvencionado Los TC1, los Sociales incluye el importe de la cuota obrera y la cuota patronal. Dicho documento tiene que venir sellado por el banco o bien presentar el extracto bancario acreditativo de dicho pago, en el que conste: el concepto, el mes al que corresponde y el importe total del TC1. Igualmente, tiene que constar la diligencia de un sello conforme se establece en el apartado 4, a efectos de imputar el importe que corresponda a la subvención. El I.R.P.F., modelo 110 ó 111, dicho documento tiene que venir sellado por el banco o bien presentar el extracto bancario acreditativo del pago en el que conste el concepto, el mes al que corresponde y el importe total. Igualmente, tiene que constar la diligencia de un sello conforme se establece en el apartado 4, a efectos de imputar el importe que corresponda a la subvención. Igualmente, tienen que aportar los modelos 190, de los años que corresponda, donde se relaciona los trabajadores por los que se ha pagado I.R.P.F. Deberá aportar sólo la/s hojas donde figuren los AEDL subvencionados, destacados de alguna forma. 4. DILIGENCIA CON UN SELLO, DE LOS DOCUMENTOS TC1 Y 110 ó 111. Los documentos, TC1 y el modelo 110 ó 111, deberán diligenciarse con un sello, que deberá ser estampado inexcusablemente en los originales, y después hacer la copia para su compulsa. El tamaño del sello puede variar, debe tener el cuenta que el mismo documento hay que diligenciarlo varias (tantas como expedientes subvencionados), por lo que se recomienda que sea de pequeña dimensión. Respecto del contenido del sello de diligenciado, éste deberá responder al siguiente formato: El presente documento, por importe de. (1) euros, sirve de justificante a la subvención concedida por el S.C.E. a la Entidad..con nº de expediente administrativo (2), por un importe de (3) euros, con cargo al P.I.L.A. (4), y con destino al Programa de Agentes de Empleo y Desarrollo Local. 1: Es el importe imputado a la subvención concedida, si en el mismo expediente figuran dos o más AEDL se suman las cantidades, para cada uno de los conceptos: -Seguridad Social (cuota obrera y cuota patronal), documento TC1. -I.R.P.F., documento 110 ó 111.
4 Es decir, al pago real efectuado por el/los AEDL subvencionados, se le aplica el porcentaje subvencionado, EL RESULTADO DE DICHO IMPORTE ES EL IMPUTADO A LA SUBVENCIÓN. RECORDAR QUE EN EL PRIMER Y ÚLTIMO MES DEL PERÍODO SUBVENCIONADO (que normalmente no corresponde al mes completo), DEBERÁ FIGURAR EL IMPORTE CORRESPONDIENTE A LA PARTE PROPORCIONAL. 2: El nombre de la Entidad y nº de expediente administrativo. 3: Es el importe de la subvención otorgada, conforme figure en el Resuelvo de la resolución de concesión que se justifica. 4: Debe figurar el nº ó 234B4702, conforme conste en el Resuelvo de la resolución de concesión que se justifica. 5. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN POR LA CONTRATACIÓN DE AGENTES DE EMPLEO Y DESARROLLO LOCAL (AEDL). Las Entidades beneficiarias deberán aportar original o una (1) copia compulsada, de la siguiente documentación, correspondiente al período subvencionado: CERTIFICACIÓN DEL GASTO, expedido por el órgano de dichas entidades que tenga atribuidas las funciones de fiscalización o control de los fondos, previas las actuaciones de comprobación que éstos estimen necesarias. INFORME ANUAL sobre la actividad desarrollada por los Agentes de Empleo y Desarrollo Local, especificando los logros conseguidos, debidamente cuantificados, en relación con los objetivos que se pretendían en la memoriaproyecto (apartado 3 de la misma). Modelo DE RELACIÓN DE PAGOS que deberá presentarse firmado en cada una de sus páginas, por el responsable de las funciones de fiscalización, control o administración. Este modelo se remitirá tanto en papel como en medios informáticos (CD y correo electrónico a la dirección Nóminas. Documento acreditativo del pago de las nóminas. TC1. Documento acreditativo del pago de los TC1. TC2. Modelos 110 ó 111. Documento acreditativo del pago de los 110 ó 111. Modelos 190, en el que figure la relación del trabajador/es subvencionados. Igualmente, podrán optar a presentar dichos documentos ajustándose al siguiente procedimiento:
5 - Se presentarán en formato electrónico (preferentemente escaneadas en un CD ROM), acompañado de una diligencia de compulsa o certificación, firmada por un funcionario de la corporación, en el que expresamente se manifieste que los documentos en formato electrónico contenidos en el CD ROM identificado con el nº de serie, se corresponden íntegramente con su original en papel. Respecto a la referencia al nº de serie, todos los CD ROM tienen, alrededor del agujero del centro, serigrafiado, un nº de serie único para cada uno, y que los distingue del resto. Es imprescindible identificar el CD ROM que contiene los datos suministrados, por un lado, a fin de evitar que diligencias de compulsa puedan ser utilizadas en CD que no corresponden, y por el otro, asegurar la relación inequívoca existente entre la diligencia suministrada, y el CD ROM que se adjunta a la misma. Tal actuación es plenamente compatible con la implantación, deseable, de los mecanismos y sistemas informáticos, la aceptación de los documentos electrónicos en el tráfico jurídico, la implementación de la sociedad de la información, y la huída del papel como único sustrato posible del documento administrativo. 6. CUENTA JUSTIFICATIVA La aportación de los documentos de pagos y la acreditación de los mismos, incluso cuando la justificación se hace por auditoría, no exime de la aportación, por parte de la Entidad beneficiaria, de la llamada Cuenta Justificativa o Relación de Pagos. Se adjunta el modelo el cual se facilita en documento excel. Aspectos a tener cuenta para su cumplimentación: Columna 2: Tiene que constar el nº ó 234B4702, dato que se extrae del la resolución de concesión que se justifica. Columna 3: Tiene que figurar el mes y el año al que corresponde el gasto (Ej: Enero-08). EN EL PRIMER Y ÚLTIMO MES DEL PERÍODO SUBVENCIONADO (que normalmente no corresponde al mes completo), DEBERÁ FIGURAR EL PERÍODO CONCRETO (Ej: 27 al 30 Diciembre-07). Columna 12: Debe tener en cuenta que EN EL PRIMER Y ÚLTIMO MES DEL PERÍODO SUBVENCIONADO (que normalmente no corresponde al mes completo), DEBERÁ FIGURAR EL IMPORTE CORRESPONDIENTE A LA PARTE PROPORCIONAL. Columna 13: Tiene que figurar el porcentaje de financiación de la subvención dato que se extrae de la resolución de concesión que se justifica. Columna 14: El total imputado es el resultado de aplicar el porcentaje de la columna 13 al importe total de la columna 12. (El documento excel que se facilita calcula automáticamente la columna 14, una vez cumplimentada la columna 12 y 13). En el supuesto que las pagas extras no estén prorrateadas, sino que se abonen a su vencimiento, sólo se tendrá en cuenta el importe correspondiente a la parte proporcional del período que se justifica.
6 PROYECTO: Nº EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: RELACIÓN DE PAGOS REALIZADOS CORRESPONDIENTES A LOS GASTOS SUBVENCIONABLES QUE SE CERTIFICAN CON CARGO AL PROGRAMA AGENTES DE EMPLEO Y DESARROLLO LOCAL Aplicación presupuestaria del Gobierno de Canarias Proyecto (PI/LA)* Identifica ción de la factura / recibo Breve descripción del gasto Apellidos y Nombre de los trabajadores contratados N.I.F. Partida o cuenta del gasto Nº de operación o Apunte contable Fecha de contabilización Fecha de pago Método de Pago Importe Total % Financiación Total Imputado Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - Nómina -
7 Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - Nómina -
8 Nómina - Nómina - Nómina - Nómina - - TOTAL - *Deberá constar el "proyecto" que figure en la Resolución de Concesión ( ó 234B4702) (nombre, apellidos, sello y firma del responsable de la contabilidad, en todas las páginas) El abajo firmante declara que todos los datos que se indican son ciertos, y certifica haber comprobado los documentos relacionados y verificado las operaciones aritméticas correspondientes. En., a.de de Fdo.:.
22777 III. Otras Resoluciones Consejería de Empleo, Industria y Comercio 3639 Servicio Canario de Empleo.- Resolución de 21 de julio de 2014, de la Presidenta, por la que se aprueba la convocatoria correspondiente

References: Real Decreto 
 artículo 30
 artículo 39
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