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Timestamp: 2017-10-20 14:22:19+00:00

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Análisis práctico de las actas de las juntas de propietarios en el régimen de propiedad horizontal
1) El contenido del acta.
a) En el régimen estatal de propiedad horizontal.
El objeto del acta no es otro que el de consignar los acuerdos que se adopten en junta de propietarios, ya sea ordinaria como extraordinaria (esto último se desprende del tenor del artículo 19.2). El acta como tal, debe contener acuerdos, siendo las demás cuestiones que se reflejan accesorias, habiendo puesto de manifiesto la doctrina anterior la reforma generada por la Ley 8/1999 que, además, deberán constar en el acta otros datos que afecten a la validez y eficacia de los mismos, como lugar y fecha de la reunión, si es en primera o segunda convocatoria, los asistentes y el resultado de la votación, son los únicos datos que obligatoriamente deben constar en aquel libro por ser productores de efectos jurídicos, no otros anecdóticos como informaciones, opiniones de los propietarios, incidencias, etc. que no constituyen un acuerdo de la comunidad y que no afectan a la vida jurídica de ésta .
El artículo 19 de la LPH recoge de manera pormenorizada las circunstancias que debe contener el acta, y de cuyo contenido estimamos de interés destacar dos características fundamentales que debe contener:
- La enumeración de extremos a contener por el acta tiene carácter imperativo, en cuanto que su deficiente cumplimiento conllevará un evidente perjuicio para la comunidad.
- Es un precepto de "mínimos", que podrá ser ampliado, bien estatutariamente, bien por acuerdo comunitario en Junta 1.
Para que el acta pueda desplegar todo su valor 2 es preciso que reúna ciertos requisitos mínimos, que son los expresamente previstos por la Ley, contrariamente a lo que sucedía en la normativa anterior 3, pudiéndose concretar en los siguientes:
- La fecha y el lugar de celebración.
- El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. Conforme los apartados 1 y 2 del art. 16 de la LPH, la convocatoria de las Juntas la hará el presidente o la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación.
- Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria, precepto que remite al artículo 16 de la LPH.
- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como los propietarios representados. La inclusión de este extremo rompe con la doctrina imperante hasta la entrada en vigor de la reforma y en virtud de la cual no era necesario que se incorporara la representación, sin perjuicio de que pudiera ser examinada por los interesados 4. A este respecto, la sentencia AP de Valencia, sec. 9ª, de 11 de mayo de 2002 matiza que: "analizada el acta que se impugna en parte, comprobamos que en la misma se indica, con toda precisión quienes son los propietarios representados pero no se puntualiza la persona que les representa, ciertamente podemos considerarlo un defecto del acta, pero cuya sanción no puede ser la nulidad de la misma pues la Ley no exige de forma expresa dicha indicación y ninguna objeción se hizo a las representaciones existentes en el momento de celebrarse la junta extraordinaria de propietarios".
En cuanto a la asistencia a la junta, el artículo 15, núm. 1 LPH dispone que "la asistencia a la Junta de propietarios será personal o por representación legal o voluntaria, bastando para acreditar ésta un escrito firmado por el propietario".
La representación legal, como es sabido, tendrá lugar cuando el propietario de un departamento sea menor de edad, o esté legalmente incapacitado, o cuando medie situación de ausencia legal. Por el contrario, la representación voluntaria se rige por las normas propias del mandato, siendo revocable en cualquier momento, sujeta a responsabilidad la actuación del mandatario, etc.
Si el piso o local pertenece pro indiviso a diferentes propietarios éstos nombrarán un representante para asistir y votar en las juntas (artículo 15, núm. 1, pár. 2 LPH). Entendemos que si dichos copropietarios no se ponen de acuerdo en la designación de representante, no podrán ser representados en la junta en cuestión.
En el caso de que el piso o local pertenezca a un matrimonio sujeto a régimen económico de gananciales, en virtud de lo dispuesto en el artículo 71 del Código Civil, uno de los cónyuges requerirá el consentimiento uxoris del artículo 1375 del Código Civil.
- El orden del día de la reunión. La conveniencia de la consignación de este extremo era ya puesta de manifiesto por la doctrina patria.
A este respecto debe tenerse en cuenta la doctrina jurisprudencial 5 interpretativa de lo dispuesto en la anterior redacción del artículo 15.2 de la LPH, en la que se pone de relieve la trascendencia que comporta la redacción clara y precisa del orden del día, con indicación de los asuntos a tratar, para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados, toda vez que habrá de exigirse una perfecta armonía y congruencia entre lo enunciado como tema a tratar y deliberar y lo que en efecto se decida en la Junta, porque de otra forma, siendo que la asistencia a ésta es voluntaria, sería fácil burlar la voluntad de determinados copropietarios.
En concordancia con lo expuesto, no se admite con carácter general la adopción de acuerdos que no estén en el orden del día, ni tan siquiera bajo el epígrafe de ruegos y preguntas, por considerarse sorpresivo para la buena fe de los copropietarios asistentes a la Junta, a no ser que se trate de asuntos no demasiado trascendentes, de orden interno y que, por su naturaleza o importancia económica o jurídica, no merecen una convocatoria especial.
- Los acuerdos adoptados, con indicación de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen 6. El primer extremo es interesante a los efectos de determinar los propietarios (y cuotas de participación) que consiguen mayoría simple o cualificada, así como las personas que se opusieren o abstuvieren.
La inclusión de la última parte de este punto, ha roto con la doctrina imperante hasta el momento, y que, en lo que respecta a las cuotas de participación consideraba innecesaria su constancia al no imponerlo ningún precepto, pudiéndose comprobar las mismas, en su caso, en la escritura de división horizontal 7.
La valoración de la reforma en este punto concreto no puede ser otra que positiva, puesto que -al menos, en teoría- acaba con la laguna legal existente hasta ahora en esta materia. Las exigencias de tipo formal impuestas por el artículo 19 de la LPH habrán de ser cumplidas rigurosamente por quien ostente la presidencia de la comunidad, ya que a la vista de los acuerdos transcritos, con expresión de fecha y hora de celebración, asistentes, cuotas de participación que representan, forma de aceptación de los acuerdos, protestas formuladas, en su caso, y suscripción del acta de los asistentes, se garantiza tanto a la comunidad como a cualquiera de los copropietarios, su disponibilidad de los elementos precisos para el ejercicio de las acciones impugnatorias que la Ley les concede, conocimiento del que carecen si tal asiento no se ha verificado.
Respecto al alcance de la consignación de los acuerdos adoptados es interesante la sentencia AP de Baleares, sec. 3ª, núm. 145/2010, de 14 de abril para la que el artículo 19 de la LPH no exige el detalle ni una determinada extensión de los acuerdos, bastando la expresión suficiente de los mismos 8.
¿Es nula el acta que carece del contenido expuesto? La jurisprudencia menor viene entendiendo que los requisitos que debe contener el acta de forma laxa y que no conllevan per se la nulidad, no ya de los acuerdos, sino del acta misma; así, cabe destacar la sentencia AP de Valencia, sec. 8ª, núm. 185/2009, de 8 de abril, según la cual: "...del apartado segundo del citado artículo 19 y en especial de su último párrafo, se desprende que ni la constancia en el acta del autor de la convocatoria, ni si lo es en primera o segunda convocatoria, constituyen requisitos sin los cuales el acta pudiera considerarse nula, por cuanto la omisión de los mismos es susceptible de subsanación. De otro lado constatamos que, contra lo afirmado, sí consta la votación, la cual viene representada por las firmas de los asistentes y de la expresión de aprobación de los puntos del orden del día de cada una por los asistentes firmantes. Asimismo, es de destacar que el citado artículo 19 no exige el detalle ni una determinada extensión de los acuerdos adoptados, bastando la expresión suficiente de los mismos, lo que así consta en las actas cuya nulidad se pretende. Por otra parte, ni siquiera la falta de subsanación o la omisión de alguno de los datos a que se refiere el citado artículo 19.2.3º LPH permite declarar la nulidad de la misma y de los acuerdos adoptados por no tener el acta carácter constitutivo...". Por su parte, la sentencia AP de Burgos, sec. 2ª, núm. 462/2008, de 23 de diciembre declara que "el acta no se puede declarar nula, pues lo que son nulos serán, en su caso, los acuerdos de la comunidad que se incluyen en ella por ser contrarios a la ley o a los estatutos; y los defectos de redacción del acta no afectan a la validez de los acuerdos, sino solo a su acreditación y a su prueba; y, en nuestro caso, la obtención del acuerdo por mayoría y su reflejo en el libro de actas esta plenamente acreditado, pues lo importante no es tanto la forma de redacción del acta, sino la cuestión de fondo sobre el contenido del acuerdo y la mayoría obtenida para su adopción...".
La sentencia AP de Madrid, sec. 9ª, núm. 99/2010, de 25 de febrero, ha considerado que no conlleva nulidad de la junta por no indicarse en el acta los nombres de los propietarios, sus cuotas de participación y el sentido de sus votos; siendo suficiente -a decir de la sentencia AP de Santa Cruz de Tenerife, sec. 3ª, núm. 74/2010, de 12 de febrero- que en el acta se identifican los propietarios presentes identificados por el número de apartamento, integrándose ese documento con el listado de presencia al que expresamente se alude en dicha acta y en el que se recogen el número de apartamento, nombre del propietario asistente, su firma -entre otras, la de la hoy actora apelante- y el coeficiente o cuota de participación, sin que, en consecuencia, se estime que tal hecho contravenga el artículo 19.3 de la LPH.
b) En el régimen de propiedad horizontal de Cataluña.
El art. 553.27, núm. 3, del Código Civil catalán, por su parte, dice: «3. El acta de la reunión debe redactarse al menos en catalán y en ella deben constar los siguientes datos: a) La fecha y lugar de celebración, el carácter ordinario o extraordinario, el nombre de la persona que ha realizado la convocatoria y si se ha llevado a cabo en primera o en segunda convocatoria. b) El orden del día. c) La indicación de la persona que la ha presidido y de la persona que ha actuado como secretario o secretaria. d) La relación de personas que han asistido a la misma personalmente o por representación y la indicación de la cuota total de presencia. e) Los acuerdos adoptados, con la indicación del resultado de las votaciones, si procede, y si alguno de los asistentes lo solicita, la indicación de los que han votado a favor o en contra».
2) La firma del acta.
El artículo 19.3 de la LPH dispone que el acta "deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario..." 9. Con esta previsión se pone fin a la incertidumbre existente durante la vigencia del anterior artículo 17 de la LPH, que se caracterizó por omitir toda alusión al respecto. Esta circunstancia originaba la existencia de posturas opuestas.
Cierto sector doctrinal consideró que el acta debía ser firmada por todos los copropietarios asistentes a la junta, para que ésta fuera jurídicamente una verdadera voluntad deberá reflejarse en el libro de actas correspondiente para hacerla conocible, puesto que sin esa constancia, a lo sumo, lo que se producía no era un acuerdo, sino una aquiescencia, y que si no existen esas firmas, cualquiera de ellos podría impugnarlo. En el campo jurisprudencial esta tesis también contó con cierto apoyo, sobre todo en una etapa inicial en la que se exigió, para la validez del acuerdo adoptado 10, la firma de todos los asistentes a la Junta.
Opuesta a la anterior estaba la tesis que, coincidente con el criterio legalmente vigente en la actualidad, entendía que el hecho de que el acta no estuviera firmada por todos los asistentes no podía suponer o determinar su nulidad o invalidez, ya que era costumbre reiterada que el acta fuera firmada únicamente por el presidente y el secretario de la Junta 11.
Ahora, de la redacción legal vigente se desprenden, a estos efectos, los siguientes parámetros:
- El acta debe ser firmada por el secretario y el presidente de la comunidad. Por tanto, no es necesario que el acta sea firmada por todos los copropietarios, lo que ha sido recogido por la práctica judicial 12. De cualquier forma, ni decir que la obligación de firmar el acta por parte de los copropietarios asistentes puede establecerse por medio de un pacto que así lo imponga.
- Si el acta de la junta no apareciere firmada siquiera por el secretario de la Junta, la misma carecería de efectos probatorios (nulidad probatoria), pero no perjudica la validez de los acuerdos adoptados que serán plenamente válidos 13. La sentencia AP de Burgos, sec. 2ª, núm 462/2008, de 23 de diciembre desestimó la demanda de nulidad del acuerdo impugnado al carecer el acta de la firma del presidente y secretario constando firmado por los propietarios que votan o discrepan del acuerdo 14.
¿Qué sucede cuando el presidente no está de acuerdo con la redacción del acta llevada a cabo por el secretario? Pues que el acta no se cierra, pero habrá que apreciar en qué basa el presidente su actitud de no firmar el acta, pudiendo incurrir, incluso, en responsabilidad y ser causa de remoción si se aprecia actitud obstativa.
3) Cierre del acta y su levantamiento.
Otro extremo hasta ahora omitido por la LPH de 1960 era el referente al momento en que se debía levantar el acta de la Junta, centrándose la cuestión en saber si la misma habría que serlo justamente tras la finalización de la Junta pero con una misma unidad temporal y espacial, o si por el contrario el Secretario podía levantarla una vez transcurrido cierto tiempo desde su clausura, siendo sentir general de la doctrina que las actas no tenían por qué ser levantadas simultáneamente a la celebración de la Junta de que se trate, y ello porque, analógicamente a lo previsto para la actuación notarial, no puede reputarse requisito de validez el de la unidad de acto en la redacción del acta 15.
Acogiendo esta postura, el legislador ha previsto expresamente en el apartado 3º del artículo 19 de la LPH que "el acta deberá cerrarse... al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes...", mientras que en el régimen de propiedad horizontal de Cataluña es de cinco días a contar del día siguiente de la reunión 16.
Desde el cierre del acta, los acuerdos serán ejecutivos: la LPH parte de la idea de ejecutividad de los acuerdos adoptados en Junta de propietarios, con la única excepción de que los Tribunales acuerden su suspensión previa solicitud de parte (generalmente sustanciada a través de otrosí), facultad ésta cuyos presupuestos no están establecidos, pero que pueden ser otros que los que informan todo el ordenamiento jurídico en cuanto a la suspensión de la eficacia de los actos ejecutables; la idea de perjuicio irreparable.
4) La eficacia del acta.
Determinar el alcance del acta es una cuestión fundamental. Dos son las posturas que sobre esta cuestión se vinieron admitiendo; a saber, en primer lugar, considerar que el acta que se extiende de una junta de copropietarios tiene verdadero valor sustancial de los acuerdos adoptados en la misma, es decir, eficacia "ad solemnitatem", o bien que el valor de dicha acta es meramente un medio de prueba privilegiado de la existencia de los acuerdos que recoge: eficacia "ad probationem".
Aun entendiendo que ciertos autores defienden la primera postura, entendemos más acorde la segunda, es decir la que pasa por entender que el acta es un elemento auxiliar de la junta, no constitutiva de validez de los acuerdos de la misma, sino que "refleja lo que ya existe", pudiendo, en todo caso, servir como prueba preconstituida, pero no la única admisible. Entendemos esto porque el acuerdo de la Junta existe desde el instante en que se adopte válidamente, no pudiéndose hacer depender de la redacción de un documento o escrito en el cual se plasme la existencia de dicho acuerdo.
El carácter "ad probationem" de las actas de las juntas es -ahora- evidente. Así lo viene entendiendo la praxis judicial más reciente: la sentencia AP de Zamora, sec. 1ª, de 26 de julio de 2005, según la cual: "...el acta no tiene carácter constitutivo de los acuerdos sino "ad probationem", y sólo se limita a reflejar lo que ya existe, no siendo el único medio de prueba que la Ley permite para evidenciar la realidad de la voluntad comunitaria...", añadiendo la sentencia AP de Murcia, sec. 5ª, de 7 de julio de 2003 que: "...es por ello por lo que se ha de recordar que la jurisprudencia ha venido a calificar el requisito de la redacción del acta como necesario "ad probationem" y no "ad solemnitaten" para la validez de los acuerdos, de modo que incluso la falta de redacción del acuerdo no afecta en absoluto en su existencia y eficacia, sino a la acreditación del mismo en juicio y fuera de él...", tesis corroborada por la SAP de Madrid, sec. 18ª, de 17 de marzo de 2003 que concluye lo siguiente: "...la claridad de tales preceptos no precisa de demasiadas interpretaciones. Podrá discutirse sobre el valor ad probationem de las actas o sobre si el acuerdo fue efectivamente adoptado o no, pero lo que es indiscutible es que las actas "deberán" contener los requisitos mínimos que el art. 19,2 LPH establece y que para que los defectos o errores que contengan puedan ser subsanados es requisito imprescindible que expresen inequívocamente los datos que el art. 19.3 LPH cita y para que esa subsanación sea válida es preciso que se efectúe antes de la siguiente junta y que ésta la ratifique. Por lo tanto si no contienen esos requisitos mínimos, si no expresa inequívocamente, es decir sin duda, las menciones dichas y si no se subsana en tiempo y se ratifica en forma la subsanación el acta carece de valor; y si bien para saber si un acuerdo ha existido o no ha sido así no es imprescindible el acta pudiendo acreditarse su realidad por cualquier medio admitido en derecho, es evidente que para saber si ese acuerdo contó con las mayorías exigibles en cada caso es imprescindible que en acta se exprese inequívocamente quien ha asistido por sí o representado (no en cualquier momento sino precisamente en ese), para saberse quien ha votado a favor, quien en contra y con qué cuota de participación..."; o la sentencia AP de Baleares, sec. 3ª, núm. 145/2010, de 14 de abril: "...de acuerdo con nuestra doctrina jurisprudencial, el valor del acta levantada lo es tan sólo "ad probationen" no "ad solemnitaten", por lo que el acta no es constitutiva de relación jurídica alguna, no acarreando, la inobservancia de los requisitos formales de la misma la nulidad de los acuerdos alcanzados siempre y cuando resulte acreditada su adopción por cualquier medio probatorio, así como las circunstancias que de la misma resultan...".
En definitiva, el acta tiene una finalidad «ad probationem», es la prueba de lo acordado, pero no crea los acuerdos 17, por lo que, entendemos, es necesario extender los acuerdos adoptados en su correspondiente acta a fin de facilitar a la comunidad y a los comuneros la prueba de qué es lo adoptado y por qué mayoría de propietarios y cuotas a los efectos de posibles impugnaciones judiciales.
¿Existe alguna alternativa a la redacción del acta de la forma que venimos exponiendo? El art. 553.27.4 de la Ley 5/2006, de 10 de mayo, del Libro Quinto del Código civil de Cataluña, relativo a derechos reales, prevé la posibilidad de que la presidencia de la comunidad, por iniciativa propia o a solicitud escrita presentada al menos cinco días antes de la fecha de la reunión por una cuarta parte de los propietarios o por menos si representan la cuarta parte o más de las cuotas, puede requerir a un notario o notaria que extienda el acta de la reunión, la cual no necesita aprobación. En este caso -expone el precepto citado- debe hacerse, en el libro de actas, una referencia clara a la fecha de la celebración de la reunión y al nombre y residencia del notario o notaria que asistió a la misma.
Pero, en tal caso, ¿tiene el acta notarial efectos constitutivos? Evidentemente no, tal y como lo ha puesto de relieve la sentencia TS, Sala Primera, núm. 1374/2007, de 5 de enero, referida a una solicitud de presencia notarial en una Junta General de una sociedad mercantil, declarando que: "...la substantividad que en el derecho de sociedades tiene, por razones subjetivas, circunstanciales y funcionales, el acta de la junta en relación con los acuerdos adoptados en ella impide considerarla elemento constitutivo de éstos. Al fin, los acuerdos son la expresión de la voluntad mayoritaria obtenida mediante la suma de declaraciones individuales paralelas, emitidas en las condiciones y forma que establece la Ley. Mientras que el acta no es mas que un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción anterior de unos acuerdos. Por la misma razón, de la exigencia de que el acta de la junta sea levantada por notario no sigue que dicha forma especial cumpla una función constitutiva de los acuerdos o, lo que es lo mismo, que quede convertida en presupuesto de la existencia de éstos...".
Como indica la citada resolución, sólo para las sociedades de responsabilidad limitada las cosas no son totalmente iguales a tenor del artículo 55 de la LSRL de 1995 que convierte a la forma notarial del acta en condición de eficacia de los acuerdos.
5) Que las distintas actas consten, a su vez, en un libro.
Las cuestiones fundamentales en esta sede residen en la necesidad de la existencia de dicho libro de actas y la de su validez.
Del tenor literal del precepto a análisis se desprende la obligación que la Ley impone a las comunidades de contar con un libro donde se hagan constar las actas recogidas en las Juntas 18. El precepto en cuestión es norma de "ius cogens", y por tanto ineludible por la voluntad de las partes 19. La existencia de dicho libro de actas ha sido puesta de manifiesto por la doctrina de Audiencias, entendiendo que los acuerdos de la Junta se formalizarán en el correspondiente libro de actas como dispone la legislación especial de propiedad horizontal.
Ahora bien, la inexistencia del libro de actas, entendemos, no conlleva la nulidad de los acuerdos adoptados en la Junta. Es más, la existencia del mismo es indiferente para la validez o nulidad de la junta de propietarios, del acta o de los acuerdos adoptados, como bien ha declarado la sentencia TS de 25 de febrero de 1988. A este respecto cabe decir que la finalidad última del requisito formal establecido en el artículo 19 de la LPH es la de garantizar que tanto la comunidad como cualquiera de los copropietarios puedan disponer de los elementos precisos para el ejercicio de las acciones impugnatorias que la Ley les concede 20.
La sentencia TS de 7 de octubre de 1999 se pronunció sobre esta cuestión, confirmando lo hasta ahora dicho, en el sentido de que el libro de actas constituye el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos formados con las previsiones legales, pero la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera mucha más laboriosa y difícil.
Es más, la expresión "se reflejarán" del artículo 19 de la LPH no significa que se establezca una forma sustancial para la existencia y validez del acuerdo ni así puede entenderse por su trascendencia, sino una obligación a cumplir por los órganos rectores en beneficio de los comuneros, que pueden exigirles aquel cumplimiento.
De otro lado, y partiendo de la existencia del correspondiente libro de actas, la constatación de la existencia de irregularidades en la llevanza del libro de actas tampoco ocasionará la automática nulidad de los acuerdos adoptados. Así lo puso de manifiesto la sentencia AP de Navarra de 31 de marzo de 1995, para la que el hecho de que los acuerdos de la junta de propietarios no se reflejen en un libro de actas conforme a las prescripciones legales, siendo esto admitido por la actora y acreditándose que durante años el libro de actas no ha sido utilizado por la comunidad, documentándose las actas desde entonces en folios sueltos que iban conformando la documentación de aquélla, tal actuación supone una notoria irregularidad, que sin embargo no implica la nulidad de los acuerdos tomados, ya que los mismos existieron y fueron llevados a cabo por la junta de propietarios y despliegan sus efectos, pese a la deficiente documentación de los mismos.
Ejemplo práctico en el que se ha puesto de manifiesto la relevancia del libro de actas lo hallamos en la sentencia AP de Jaén, sec. 1ª, núm. 52/2009, de 25 de febrero para la que: "...ello implica que se ha incumplido el deber documental impuesto por el artículo 19 de la LPH ya que al no existir Libro diligenciado y al no haberse aportado documento de convocatoria ordinaria o extraordinaria con expresión del orden del día correspondiente a la Junta referenciada, se impide la acreditación de la realidad y contenido del acuerdo que permite reclamar judicialmente la deuda así como la certificación de su liquidación, incumbiendo al Secretario conforme al artículo 19 apartado 2º o al Administrador en su caso conforme al artículo 20 f) de la misma Ley la custodia de los Libros de Actas de la Comunidad y su documentación...".
¿Cuál es el valor de las actas, de los libros y de las certificaciones? No es un documento público al no estar autorizado por Notario o funcionario público. El Registrador, con su diligenciamiento, confiere como señala Sapena Tomás 21, garantía al continente y no al contenido, a fin de evitar interpolaciones o sustituciones de folios. Como consecuencia de ello, si se discute la autenticidad de las actas, el Juez contemplará los asientos como lo que son, meros documentos privados, sin que el libro diligenciado, como la Ley determina, presuponga otra cosa que su expresión está materialmente hecha donde debiera ser: un complemento de formalidades que puede influir psicológicamente -el respeto al papel y al sello- mas no como prueba de la veracidad de lo escrito. Sigue afirmando el citado autor que la "sobriedad formalista del legislador no puede menos que encomiarse. La práctica demuestra que los libros se llevan bien o mal o que no se llevan, pero que esto no depende del rigor de las sanciones ni de la efectividad de los acuerdos, sino de la importancia o complejidad del edificio o del modo de ser de los condueños".
El libro de actas -y las certificaciones que se expiden de él 22- constituye el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos adoptados con sujeción a las previsiones legales, pero la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera más laboriosa y difícil, lo que puede ser conseguido, como acontece, en el caso, por cualesquiera otros medios de prueba admisibles en derecho 23.
Para concluir este apartado entendemos relevante destacar que, en materia de prueba, el acta no es sino un documento privado (artículo 324 de la LEC) de carácter probatorio, no constitutivo, por lo que siempre existirá la posibilidad de acreditar, por cualquier otro medio de prueba, la existencia del acuerdo de la junta de propietarios 24. Como ha señalado reiteradamente la jurisprudencia 25, la fuerza probatoria de los documentos privados está influida por la apreciación global de las pruebas y así, el artículo 1225 del Código Civil no quiere decir que el reconocimiento de la autenticidad de un documento privado hecha por aquellos a quienes afecta sea el único medio para probar su legitimidad, porque ello sería tanto como dejar subordinada a la voluntad de las partes la eficacia de un documento por ellas suscrito.
En conclusión, tal y como ha expuesto la sentencia AP de La Coruña, sec. 3ª, núm. 415/2010, de 29 de octubre: "...el libro de actas constituye el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos formados con las previsiones legales, pero la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera mucho más laboriosa y difícil...".
6) Los libros han de ser diligenciados por la persona y forma reglamentariamente previstas.
La finalidad perseguida al foliar y sellar los libros de actas es la de otorgar a estos libros autenticidad. Sólo puede diligenciarse un libro por comunidad, salvo que existan subcomunidades -v. gr. garajes- o haya otro órgano colectivo especial permanente -v. gr. si unos gastos se distribuyen entre determinados pisos-, en cuyo caso se diligencian los correspondientes a estos últimos 26.
En cuanto al diligenciado del libro de actas, los únicos requisitos que impone la Ley son los referidos, en primer lugar, al funcionario encargado para tal labor: Registrador de la Propiedad, y de otro lado, el procedimiento a seguir por éste para hacerlo, que será el que reglamentariamente se disponga.
A este respecto, cabe decir que la Ley 10/1992, de 30 de abril, de Medidas Urgentes de Reforma Procesal, reformó la anterior redacción del artículo 17 de la LPH (hoy 19), y con el único objetivo de descargar a los órganos jurisdiccionales de funciones que no tenían la condición de tales, encomendó a los Registradores de la Propiedad la tarea de diligenciar los libros de actas de las comunidades de propietarios, en la forma que reglamentariamente se determinara. Y en base a tal mandato, el artículo 415 del Reglamento Hipotecario desarrolla detalladamente el modo de proceder del Registrador imponiéndole dos tareas: La práctica de la diligencia en si, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para efectuarlo, y el control sucesivo del número de orden de los libros, todo ello referido, con un amplio criterio, a comunidades, subcomunidades y conjuntos inmobiliarios, tanto para el caso de que tales entidades aparezcan inscritas, o como para las no inscritas mediante la extensión de una nota marginal en el folio abierto en el libro de inscripciones al edificio o conjunto sometido a propiedad horizontal en el primer caso, o bien consignando los datos del libro en un libro fichero, cuando no apareciera inscrita la comunidad.
Conforme el artículo 415 del Reglamento Hipotecario (en su redacción dada por la Ley 10/1992, de 30 de abril -no viéndose afectada por el Real Decreto 1867/1998 de modificación del Reglamento Hipotecario-), los libros de actas de las juntas serán diligenciados con arreglo a las siguientes reglas:
- Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización.
- Será competente para la diligencia el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.
- La solicitud de la diligencia se efectuará mediante instancia en la que se expresarán:
* La identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la comunidad.
* Las menciones que identifiquen a la respectiva comunidad de propietarios y, en su caso, los datos de su identificación registral.
* Las fechas de la apertura y cierre del último libro de actas. No serán necesarias estas circunstancias si el solicitante afirma, bajo su responsabilidad, que no ha sido antes diligenciado ningún otro libro.
- Presentada la instancia y el libro, se practicará en el Diario el correspondiente asiento. En el asiento se harán constar la fecha de la presentación y la identificación del solicitante y de la comunidad de propietarios.
- La diligencia será extendida en la primera hoja con expresión de la fecha, datos de identificación de la comunidad -incluyendo, en su caso, los datos registrales-, número que cronológicamente corresponda al libro dentro de los diligenciados por el Registrador en favor de la comunidad, número de hojas de que se componga y que todas ellas tienen el sello del Registrador, indicándose el sistema de sellado. La diligencia será firmada por el Registrador. En el caso de que haya sido diligenciado un nuevo libro sin haberse presentado el libro anterior por alegarse que se ha extraviado o perdido, en la diligencia se expresará esta circunstancia y que en el anterior, aunque aparezca, no podrán extenderse nuevas actas.
- El Registrador practicará la diligencia dentro de los cinco días siguientes a la solicitud realizada en debida forma, o de los quince días si existiere justa causa.
Contra la denegación cabe recurso directamente, durante quince días hábiles, ante la Dirección General.
- Practicada la diligencia, se pondrá en el folio abierto en el Libro de inscripciones al edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, nota marginal expresiva del número de orden del libro diligenciado, hojas de que se compone y, en su caso, que se expide en sustitución de uno anterior desaparecido. De no estar inscrita la comunidad, se consignarán estos datos en un libro-fichero, que podrá llevarse por medios informáticos.
Pues bien, la diversidad de las situaciones fácticas que pueden surgir a lo largo del tiempo para la organización de las comunidades de propietarios análogas a las que recaen sobre los elementos comunes de un edificio en régimen de propiedad horizontal y que puede no hayan tenido el adecuado reflejo registral, unido a la razón inspiradora de la redacción del citado precepto -que no fue otra que el desahogo de los jueces en funciones no jurisdiccionales y que recuérdese, nunca tuvieron a la vista los libros del registro para diligenciarlos-, hacen necesario que las actas, reflejo de los acuerdos, puedan revestirse de oficialidad mediante el diligenciado correspondiente de sus libros, siempre y cuando de la instancia presentada se vea claramente que el libro está llamado a reflejar acuerdos propios de un régimen de propiedad horizontal, subcomunidad o conjunto inmobiliario o afecte a acuerdos de un órgano colectivo de tal índole que recoja intereses específicos.
Como casos prácticos de lo hasta este momento expuesto, se aprecia la Resolución de la DGRN de 21 de mayo de 1997 que aplicó analógicamente las disposiciones especiales de la LPH, y en concreto el artículo 17 (ahora 19); o la Resolución de 17 de abril de 1997 que denegó la inscripción registral ante un supuesto de inexistencia de Comunidad.
Por otro lado, la propia Dirección General ha reconocido la posibilidad de diligenciar un libro de actas de una comunidad parcial, entendiendo que no hay inconveniente en diligenciar un libro especial relativo a las actuaciones del órgano colectivo específico de la comunidad parcial de intereses que constituyen determinados propietarios, dentro de la comunidad total, que tienen que soportar determinados gastos.
Cuestión que en la práctica se suscita con frecuencia es la relativa a la legalización del libro con posterioridad a que tenga reflejo en el mismo algún acuerdo adoptado previamente. En este sentido, la doctrina tiene declarado que, una vez diligenciado el libro se debe entender subsanado el defecto del que adolecía, desplegando éste plenos efectos probatorios.
¿Perjudica a la validez del libro de actas el no estar diligenciado? No, a decir de la sentencia AP de Santa Cruz de Tenerife, sec. 1ª, núm. 341/2006, de 9 de octubre, según la cual: "...no puede desconocerse que el hecho de que no conste diligenciado el libro de actas por el Registrador de la Propiedad no puede conllevar que el mismo carece de validez, cuando ello puede ser simplemente una irregularidad administrativa que no priva de eficacia a los acuerdos que se adopten en el seno de la comunidad...".
7) Remisión del acta.
Esta es una cuestión apenas abordada por la doctrina que comenta la LPH tras la reforma dada por la Ley 8/1999, cuando entendemos que es de indudable trascendencia, sobre todo en lo relativo al inicio del cómputo del plazo de caducidad de la acción de impugnación de acuerdos comunitarios.
Dispone el apartado 3º del artículo 19 que: "El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios ausentes, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9".
De este precepto cabe destacar los siguientes puntos:
- El acta solo se remitirá a los propietarios; no a los ocupantes del departamento por cualquier otro título (véase: derechos personales: arrendamiento..., derechos reales: habitación, uso o usufructo...). Por tanto, en puridad de términos, el usufructuario no estará autorizado para recepcionar el acta.
- Dichos propietarios no han debido asistir a la Junta, porque si no serían ausentes, presupuesto ineludible para que la remisión del acta de la junta tenga lugar, estén o no corrientes del pago de las cuotas.
- Esta remisión se sustanciará por el procedimiento establecido "ex novo" en el artículo 9.1, h) pár. 2º de la LPH, es decir "...intentada la notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior (domicilio designado por el mismo), se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de Secretario de la comunidad, con el visto bueno del Presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales".
A este respecto, nótese la diferencia, al menos en el tenor legal, con la anterior redacción de la LPH, cuando exigía (art. 16) que los propietarios que, debidamente citados, no hubieren asistido a la Junta serían notificados de modo fehaciente y detallado del acuerdo adoptado por los presentes, haciendo depender, en principio, el inicio del cómputo de la caducidad de la impugnación del acuerdo en cuestión el dicha recepción fehaciente, para lo cual se plantearon dudas, en la práctica, de si dicha notificación tenía que sustanciarse a través de fedatario público, telegrama o cualquier otro medio fehaciente del contenido de la comunicación.
En cambio, el paso del tiempo, y la práctica diaria de las comunidades de propietarios, en aras a evitar los indudables gastos que dichas notificaciones suponían así como por meras razones de comodidad, tomó cuerpo otra forma de notificación, cual era la exposición de los acuerdos en un lugar visible y de paso obligado por los vecinos (portal del edificio, zaguán...), admitiéndose que esta "exposición pública" cumplía con el requisito de la notificación fehaciente.
Con todo esta cuestión suscitaba gran inseguridad jurídica, puesto que los diversos criterios, respecto a la fehaciencia, utilizados por las distintas Audiencias Provinciales daban cobertura a la actitud incívica e insolidaria de aquellos copropietarios que sin asistir a las juntas ni delegar en otros copropietarios obstaculizan los esfuerzos de las Comunidades por notificarles el resultado de dichas juntas.
Así, v.gr., se entendía que si la comunidad remitía al propietario ausente carta certificada con acuse de recibo, y éste la rehusaba sin causa justificada, debía pechar con las consecuencias de actuar negligente, que no es otra que la efectiva notificación.
En cambio, entendemos que la nueva redacción del artículo 19, en relación con el 9.1 de la LPH, modifica sustancialmente dicho marco de relaciones, favoreciendo el buen régimen diario de las comunidades.
8) La subsanación de defectos del acta.
Como hemos visto, el cierre tiene lugar con la firma del acta por parte de las personas autorizadas. Tal y como contempla la nueva redacción legal, el plazo de cierre, es de diez días naturales a contar desde la conclusión de la reunión.
Dispone el apartado 3º del artículo 19 que: "...serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente supongan y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación".
Este precepto ha sido objeto de críticas por parte de la doctrina, y su aplicación práctica también viene presentando problemas.
Cerrada el acta ésta es ejecutiva por imperativo legal. Si se apreciaren defectos materiales, aritméticos o de mero hecho en la redacción o transcripción de la misma, éstos pueden ser subsanados en cualquier momento, sin que ello impida la ejecución del acuerdo. Compartimos la opinión de Domínguez Luelmo 27 de que la finalidad de este precepto no es otra que la de los acuerdos sean ejecutivos a pesar de los defectos cometidos en el acta, a través de dicha subsanación.
Por el contrario los errores de concepto solamente podrán ser corregidos si los copropietarios así lo entendieren oportuno en una nueva junta convocada al efecto. La sentencia AP de Madrid, sec. 11ª, de 28 de abril de 2005 ha destacado que: "...las votaciones no pueden ser objeto de subsanación y el acuerdo adoptado mediante una votación en la que pudieran haberse producido anomalías, solo puede ser modificado por la Asamblea votando sobre el mismo asunto que constituyó su objeto...". De todas formas hay que matizar la anterior tesis; así Dorrego de Carlos 28 pone de manifiesto que "no parece razonable que la subsanación de errores en el acta esté limitada a los aspectos formales del documento y que no se extienda también a los esenciales, que son los que realmente pueden ser objeto de contestación por los propietarios. De acuerdo con ello, si el secretario de la comunidad interpreta incorrectamente la voluntad de la junta respecto de algún acuerdo... y el presidente firma dicho acta, se convierte en inamovible, aunque resulte con toda claridad que se trata de un error...".
Ahora bien, ¿qué sucede cuando un propietario, tras recibir el acta de la junta celebrada, comprueba que existen graves defectos o errores e interesa del administrador su subsanación y éste no lo verifica o no le contesta?, ¿qué cauce le queda al comunero?, ¿impugnar, sabido que tiene un plazo de caducidad de tres meses, salvo el de un año? ¿Localizar a propietarios que sumen el 25% de cuotas o una cuarta parte de propietarios para postular la convocatoria de una junta extraordinaria? 29. La respuesta por unanimidad de todos los colaboradores se concreta en la siguiente:
"- La inadmisión de una subsanación conlleva la necesidad de que tal cuestión se debata en la junta posterior como parte del Orden del día, debiendo eso sí justificar la comunicación anterior al Secretario-Administrador y la negativa de subsanación.
- Si no se rectifica en esa junta nos encontramos ante un Acuerdo emanado de la junta de propietarios, y como tal susceptible de impugnación por la vía del art. 18 LPH, pero será ejecutivo. De poderse convocar una nueva junta dentro del plazo hábil de impugnación, la cuestión podría venir debidamente resuelta.
- No es necesario que el comunero impugne el acuerdo a la par que interesa la rectificación del acta. Cuando se impugne la no rectificación, la estimación de la impugnación contra el Acuerdo de no rectificar el acta, conduce a plasmar realmente el acuerdo adoptado.
- De todos modos, técnicamente, -pese al claro efecto anterior de impugnar el acuerdo de la junta siguiente- la petición que pueda dirigirse al Presidente o Administrador de la Comunidad para la rectificación o subsanación de errores en el acta de la junta no supone la suspensión del plazo para recurrir el acuerdo".
Es decir, la posibilidad de subsanación recuerda a la corrección de errores de las resoluciones judiciales; entendemos que con esta medida, el legislador pretende conferir a las actas cierto grado de fidelidad, sin que puedan verse alteradas, al menos en lo sustancial, en cualquier tiempo y forma.
En cualquier caso, la falta de subsanación de errores no supondrá la nulidad de los acuerdos adoptados, tal y como ha declarado la sentencia AP de Valencia, sec. 8ª, de 25 de octubre de 2004: "...el artículo 19.3 párrafo 3º de la LPH, admite la subsanación del acta siempre que cumpla una serie de previsiones mínimas, pero, caso de que no se subsane o que no contenga las exigencias que en ella se establecen, no procede la nulidad de la misma y de los acuerdos adoptados. La lógica hubiera impuesto que lo solicitado hubiese sido simplemente la subsanación de los defectos del acta, pues estos no son determinantes de su nulidad, ni de los acuerdos adoptados, en cuanto que el acta no tiene carácter constitutivo de los acuerdos sino meramente probatorio, y es por ello por lo que el indicado artículo 19 admite la posibilidad de subsanación...".
9) La custodia y exhibición del libro de actas.
Dispone el artículo 19.4 de la LPH que: "El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones"30.
La actual legislación determina como derecho básico de los consumidores y usuarios la información correcta sobre los diferentes productos o servicios y la vivienda constituye uno de estos productos de uso ordinario y generalizado, de suerte que su utilización mediante compra o en arrendamiento, constituye una actividad no sólo cotidiana, sino de gran trascendencia en la vida del consumidor, así lo establece el Real Decreto 515/1989, de 21 abril.
Imaginemos que los propietarios pretenden vender o arrendar su vivienda y el posible adquirente o arrendatario quiere conocer la situación actual de la comunidad de propietarios y en particular, su situación económica, no nos cabe duda que para facilitarle toda la información requerida el propietario acceder a la documentación pertinente, siquiera sea con una mera exhibición.
Pero aun en el supuesto de que se persiga simplemente un derecho de información sin otra trascendencia la propia LPH exige que dicha documentación sea conservada y esté a disposición de los miembros de dicha comunidad.
En suma, bien sea el Presidente quien además ostenta las funciones o cargo de secretario y/o administrador, bien sea persona distinta- otro copropietario o persona cualificada- está claro que si la documentación de la comunidad está a disposición de sus titulares, ningún impedimento existe para que se les exhiba a los actores o se les haga las oportunas fotocopias 31.
Por su parte, en Cataluña, respecto de la custodia, dispone su artículo 553.28.2, un aspecto destacable cual es la obligación que tienen los secretarios de custodiar los libros de actas conservándose durante treinta años mientras exista el inmueble. Asimismo, se dispone que deberá conservarse durante diez años las convocatorias, comunicaciones, poderes y demás documentos relevantes de las reuniones.
La documentación de la comunidad, y en concreto los libros de actas, deben estar siempre a disposición de los miembros de la comunidad, incluso cuando haya un cambio en la persona del administrador-secretario de la misma; no son aceptables situaciones en las que, activa o pasivamente, se pretende retener la documentación con el argumento de no haber cobrado los honorarios de parte de la comunidad; situación ésta analizada por la sentencia AP de Las Palmas, sec. 5ª, núm. 268/2010, de 9 de junio, que declara a este respecto que: "...el apelante viene afirmando que no se niega a entregar tales documentos pero no lo ha llevado a cabo y de sus palabras se deduce una suerte de derecho de retención de lo requerido hasta que obtenga el pago de los honorarios exigidos, lo cual es jurídicamente inadmisible en cuanto habiendo sido cesado de su cargo como Secretario-Administrador de la comunidad de propietarios apelada, de inmediato, debió restituir el libro de actas de la comunidad, y la documentación relevante de las reuniones de la junta de propietarios a que se refiere el art. 19.4 LPH , obrantes en su poder por razón del cargo de secretario de la comunidad de propietarios apelada por lo que una vez cesado como secretario su retención carecía de cobertura legal, y debía igualmente rendir cuentas de su gestión como administrador (art. 1720 CC) poniendo a disposición de aquéllas los papeles y documentos requeridos una vez fue resuelto el contrato de prestación de servicios...".
10) ¿Puede incurrir en responsabilidad el administrador en tal caso?
Como es sabido, la relación jurídica existente entre el administrador y la comunidad de propietarios como de contrato de mandato, o como de un mandato "sui géneris", por tanto, constituirán deberes esenciales el de llevar a cabo la gestión encomendada y cumplir con el mandato (art. 1.718 del Código Civil), por lo que será causa de responsabilidad el incumplimiento de los deberes de gestión que le son propios, así cómo la realización de actos de manera distinta a la encomendada o diferente a la que razonablemente cabía esperar 32.
De ahí que el Administrador deba evitar cualquier deterioro o destrucción de la documentación, siendo, por tanto, responsable de los daños y perjuicios que se ocasionen, cuando cualquiera de tales circunstancias se produzcan.
11) ¿Puede ser causa de remoción del cargo de administrador la deficiente redacción de las actas?
Dependerá de la trascendencia y reiteración o no de la infracción; trascendencia en cuanto a la causación de daños y perjuicios a la comunidad de propietarios y reiteración o no por cuanto que un error puntual no puede conllevar una consecuencia tan drástica como la de la remoción. En el caso analizado por la sentencia AP de Alicante, sec. 5ª, núm. 217/2004, de 15 de marzo, la comunidad de propietarios actora pretendía la remoción del administrador concurriendo justa causa a los pocos meses de haber sido nombrado el mismo con el argumento de deficiencias en la redacción de las actas comunitarias. Mientras el Juzgado "a quo" estimó la demanda, recurrida ésta, fue revocada por la Sala "ad quem" declarando al respecto lo siguiente: "...cabe citar la sentencia de esta Sección 5ª de la Audiencia Provincial de Alicante núm 460, de 17 de Julio de 2002, en la que se argumenta que "...en la sentencia impugnada se alega como justa causa que excluye el derecho a ser indemnizado por el cese anticipado la redacción deficiente de las actas aportadas por el demandado-reconviniente como documentos números 2 y 3 de su escrito de contestación donde resulta evidente la infracción de lo dispuesto en el artículo 19 LPH al no constar las cuotas de participación correspondiente a los propietarios asistentes y representados. Esta Sala no comparte la justa causa invocada por la Juzgadora de instancia por las razones siguientes: 1.-) esa deficiente redacción de las actas nunca fue invocada por la Comunidad reconvenida para justificar el cese anticipado del Administrador sino que fue introducido ex novo en la Sentencia sin permitir la contradicción; 2.-) en ningún momento se ha acreditado que esa deficiente redacción de las actas haya causado un perjuicio a la Comunidad.
Por el contrario, esta Sala no observa la acreditación de una justa causa que motive el cese anticipado del Administrador entendiendo por justa causa un incumplimiento grave y reiterado de sus obligaciones que causen o puedan causar un perjuicio a la Comunidad...", por lo que no pueden acogerse esas argumentaciones, debiendo por último indicarse que tampoco tiene la incidencia que se pretende la circunstancia de que la Comunidad llevara tiempo funcionando sin contratar administrador...".
1. Según dispone la STS, Sala 1ª, de 22 de octubre de 2008, el Estatuto tiene como finalidad la de que se puedan establecer derechos y facultades esenciales, como la exoneración de gastos, la autorización o prohibición de que en las viviendas o locales haya establecimientos profesionales, comerciales o industriales, la posibilidad de división, segregación o agrupación, la determinación de qué elementos comunes son para todos, o cuales para determinados propietarios, la utilización privativa de terrazas en áticos o patios, etc.; no cabe hacer una enumeración de todas las cuestiones que puede contener el estatuto, pues la posibilidad de fijar reglas es amplísima si no vulneran las disposiciones de la propia Ley. No es fácil establecer, con carácter general y "a priori" las reglas que integran los estatutos puesto que dependerá de las circunstancias del caso en particular; así, ante la dificultad de sentar un criterio general que delimite el contenido de los estatutos, Vintró y Llor (en "Propiedad de Fincas y Apartamentos". Nauta. Barcelona, pág. L.3) hacen una cita con carácter enumerativo que incluye la posibilidad de establecer mayores requisitos para la redacción del acta.
2. Cuestión que veremos más adelante.
3. Ante la incertidumbre que el antiguo artículo 17 de la LPH suponía Mariano Martín-Granizo Fernández mantenía que debían hacerse constar los siguientes extremos: a) El orden del día de la Junta. b) Los acuerdos adoptados respecto de cada uno de los diversos temas tratados. c) Los propietarios que hubieren asistido, así como sus cuotas de participación, indicándose si la asistencia ha sido personal o por medio de representante. d) Quienes votaron a favor y quienes en contra de cada uno de los acuerdos adoptados.
Por su parte Juan Ventura Fuentes Lojo, además del acuerdo en sí, entendía necesario que el acta consignara los siguientes extremos: la fecha en que la asamblea se reúne; si es en primera o segunda convocatoria; el número y circunstancias personales de los distintos propietarios, así como las cuotas que representen cada uno de ellos; el apartamento de que sean propietarios; la citación efectuada conforme a los requisitos legales; orden del día; la forma de votación para la formación de la mayoría o la unanimidad, y el objeto de éste con el detalle suficiente para que aparezca con claridad.
4. Claro ejemplo de esta tesis era la SAP de Madrid, sec. 18ª de 1 de marzo de 1993, según la cual: "no es preciso consignar en el acta de la Junta de propietarios los que acudieron personalmente y los que estuvieron representados, ya que <no existe ningún mandato legal que obligue hacer tal referencia en el acta>, sin perjuicio de las acciones que pueda ejercitar cualquier comunero, si estima que existieron defectos u omisiones en las representaciones invocadas".
5. SSTS de 14 de diciembre de 1993 y de 31 de julio de 1995.
6. El art. 553.27.3,d) de la Ley 5/2006, de 10 de mayo, del Libro Quinto del Código civil de Cataluña, relativo a derechos reales, dispone que el acta deberá contener "los acuerdos adoptados, con la indicación del resultado de las votaciones, si procede, y, si alguno de los asistentes lo solicita, la indicación de los que han votado a favor o en contra".
7. En este sentido se pronunciaba, v.gr., la SAT de Valladolid de 31 de marzo de 1982: "...no es necesario, por no imponerse en ningún precepto, que se tengan que señalar las cuotas de participación de los asistentes, las cuales pueden comprobarse, en su caso, por los que intenten la impugnación con las escrituras de división horizontal...".
8. Cabe destacar, en este sentido, también la SAP de Burgos, sec. 2ª, núm 462/2008, de 23 de diciembre (EDJ 2008/356219), para la que: "...es cierto que no se hace una relación de los propietarios que votan a favor o en contra con sus respectivas cuotas, pero no debe de olvidarse que, por un lado, este requisito solo debe de considerarse, conforme al art.19-2-f LPH, cuando afecte a la validez del acuerdo y en nuestro caso consta que se adopto por amplia mayoría aunque no por unanimidad y consta que se formulo discrepancia expresa en el acta por dos propietarios. Es decir, el resultado de la votación y de la aceptación o rechazo de lo acordado se refleja en el acta, así como la identificación de los propietarios discrepantes, por lo que la falta de relación expresa de votantes a favor o en contra no afecta a la eficacia del acuerdo. Lo relevante es la constatación de la voluntad de la comunidad y su reflejo en el libro de actas, pues, como recuerda la SAP de Madrid, sec. 18ª de 8 de marzo de 2006, la omisión de los votos en el acta no anula el acuerdo cuando no afecta a las mayorías alcanzadas; y, en nuestro caso, por las firmas incorporadas al acta es claro que la voluntad mayoritaria era favorable al nuevo sistema de cálculo del gasto de calefacción por cuota fija, aunque no era unánime, cuyos efectos se analizaran con posterioridad...".
9. En el régimen de propiedad horizontal de Cataluña también se exigen las firmas del secretario y del presidente.
10. SSTS de 9 de mayo de 1944 y de 23 de junio de 1983, la SAP de Vitoria de 8 de julio de 1975 y la SAP de Barcelona de 13 de junio de 1991.
11. Joaquín Sapena Tomás (en "Los órganos de la propiedad horizontal. Forma y eficacia de sus resoluciones". RCDI, marzo-abril, 1978. pág. 329) nos decía que "lo usual es que firmen todos los asistentes en las comunidades pequeñas o cuando los asuntos son de mayor importancia, especialmente si requieren el acuerdo unánime de los condueños. Pero nada empece a que firmen sólo el presidente y el secretario o administrador, como muchas veces se hace, si bien esto dificultará la prueba de su adecuación a la verdad si fuere discutida". En la jurisprudencia menor cabe destacar en este sentido la SAP de Lleida de 16 de junio de 1997 y la SAP de Granada, sec. 4ª, de 17 de abril de 1996.
12. Tales son los casos de la SAP de Cantabria, sec. 3ª, de 16 de marzo de 2000 y de la SAP de Barcelona de 7 de mayo de 1998.
13. SAP de Castellón, sec. 3ª, de 6 de febrero de 2006. Por su parte, la SAP de Málaga, sec. 4ª, núm 63/2008, de 4 de febrero (EDJ 2008/125950): "...la ausencia de las firmas requeridas por la nueva redacción del art. 19,1 de la LPH, no priva de virtualidad a los acuerdos dotados de la necesaria legalidad; la firma tiene significación formal de representar un elemento confirmatorio de las declaraciones emitidas y recogidas en los documentos que hayan producido las partes obligadas. El supuesto incumplimiento de los requisitos formales en el acta de la reunión, tales como que no consta la firma de éstos, no afectan esencialmente a la validez de la reunión, pues no se produce indefensión para cualquiera de los comuneros. De lo que se desprende la conclusión de que la ausencia de firmas en el acta de reunión de la Junta de propietarios no provoca la nulidad de los acuerdos adoptados, siempre que su realidad quede cumplidamente acreditada. Entendiéndose que sólo se consideran vicios de entidad suficiente para producir la nulidad de los acuerdos adoptados en Junta los que expresamente señala el art. 18.1 de la LPH. La mencionada circunstancia de falta de firma del acta provocará su ineficacia a los meros efectos probatorios, sin que provoque necesariamente la nulidad de los acuerdos, que, acreditada su realidad y contenido, serán plenamente válidos...".
14. Así se expresa la citada resolución: "...el hecho de que el acta no se cierre por el Presidente y Secretario sino con la expresión de la firma de los vecinos y la expresión de los discrepantes no supone por si misma la nulidad del acta, pues se cerrara de una u otra forma o la firma se obtuviera después de la junta no impide conocer la verdadera voluntad de los vecinos sobre el tema del pago de la calefacción y es manifiesto que el acuerdo se adoptó con la firma de una mayoría de vecinos, lo que supone el voto favorable de los vecinos que no manifestaron su discrepancia o que no salvaron su firma y su voto con una manifestación de discrepancia como lo hicieron los vecinos que añadieron a su firma la expresión "no estoy de acuerdo"; lo que supone a los efectos del art.18.2 LPH una manifestación evidente de que votaron en contra y además de que salvaron su voto. En definitiva, la firma en el acta con indicación de la comunidad y vivienda supone la manifestación de la voluntad de los comuneros y, por lo tanto, de su voto; tanto para los que votaron sin objeción, como de los que votaron en contra y salvaron su voto, pues de seguirse la tesis del recurrente de que solo se hablo y no se voto, lo reflejado en el acta, su demanda y su recurso deberían de ser inadmitidos, pues si no hubo voto, no puede haber impugnación a los efectos del art.18.2 LPH...".
15. En este sentido se pronunció la sentencia AP de Madrid de 25 de octubre de 1994 para la que la LPH no prescribe la obligatoriedad de que las actas se levanten simultáneamente a la celebración de la Junta de que se trate, sin que pueda reputarse requisito de validez el de la unidad del acto en la redacción del Acta de la Junta, pudiendo redactarlas el Secretario-Administrador con base y fidelidad a las notas tomadas durante el desarrollo del acto, con posterioridad a su terminación, siempre, claro está, que se acompasen a lo realmente acontecido en ellas y sin omisión en sus decisiones y votaciones. Sigue afirmando la sentencia AP de Madrid de 3 de abril de 1995 que no es imprescindible redactar en su totalidad las actas en el momento de celebrarse la junta sin poder levantarse la sesión hasta que no se haya efectuado la lectura de aquellas y la firma de todos los propietarios presentes, sin que sea causa de nulidad el tomar unos apuntes, extender el acta seguidamente y comunicársela a los comuneros sin dilaciones.
16. Art. 553.27.1 de la Ley 5/2006, de 10 de mayo, del Libro Quinto del Código civil de Cataluña, relativo a derechos reales.
17. Sentencia AP de La Coruña, sec. 3ª, núm. 415/2010, de 29 de octubre.
18. En el régimen de propiedad horizontal de Cataluña (art. 553-28 de la Ley 5/2006, de 10 de mayo, del Libro Quinto del Código civil de Cataluña, los acuerdos de la junta de propietarios deben transcribirse en un libro de actas que debe legalizar el registrador de la propiedad que corresponde al distrito donde se halle el inmueble.
19. SSTS de 10 de octubre de 1985, 11 de noviembre de 1988 y 9 de octubre de 1993.
20. STS de 10 de octubre de 1985.
21. "Los órganos de la propiedad horizontal. Forma y eficacia de sus resoluciones". RCDI, marzo-abril, 1978. pág. 329. En el mismo sentido se pronunció Ventura Traveset en cuanto que las actas no son documentos públicos, aunque lo sean los estatutos u ordenanzas protocolizados por notario, sino privado, al igual que las certificaciones de las mismas expedidas por el secretario con el visto bueno del presidente.
22. Joaquín Sapena Tomás (Los órganos... Ob. cit. pág. 330), a este respecto, afirma que la certificación tiene, frente al libro, el mismo valor que toda copia o traslado respecto a su original. En caso de duda habrá de cotejarse con aquél, cuyo contenido prevalecerá sobre el de la certificación.
23. Así, la sentencia TS de 7 de octubre de 1999 y la sentencia AP de Vizcaya de 15 de junio de 2001.
24. La sentencia AP de Cádiz de 13 de octubre de 1992 declara que: "...el acta levantada no es sino un documento privado cuyo contenido puede ser impugnado porque puede tener algún error y del conjunto de la prueba practicada en el procedimiento hay que obtener un resultado que será positivo o negativo pero sin inclinarse previamente por su validez fundándose en ser un documento privado". Por su parte, Storch de Gracia y Asensio (en "Acerca de la documentación y notificación de los acuerdos de las Juntas de propietarios en régimen de propiedad horizontal". La Ley, 1985-4, pág. 779) afirma que: "la naturaleza jurídica de tal Libro de Actas, empero, no es más que la de un simple documento privado, recogido en un libro del tipo al que se refiere el párr. 2º del art. 602 de la LEC".
25. Sentencias TS de 27 de enero, 11 de marzo y 29 de mayo de 1987 y 15 de marzo de 1991.
26. RDGRN de 15 de noviembre de 1994.
27. Comentario al art. 19 de la LPH, en la obra colectiva coordinada por Vicente Guilarte Gutiérrez: "La reforma de la propiedad horizontal". Valladolid, 1999. Pág. 379.
28. Alberto Dorrego de Carlos en "Todo sobre la nueva Ley de Propiedad Horizontal". Madrid, 1999. Pág. 127.
29. Estas cuestiones tan interesantes se propusieron en el Foro Abierto titulado "La subsanación de defectos en el acta del artículo 19.3 LPH", en Boletín de Propiedad Horizontal y Derechos Reales. Abril de 2006, coordinado por Vicente Magro Servet.
30. Enrique Luis Brioso Escobar, en "Los Estatutos, Reglamentos y Juntas de la Propiedad Horizontal". Revista de Derecho Notarial, año XXX. Abril-junio 1983, pone de relieve que pondera Ventura Traveset la sagacidad de la Ley, la cual, para evitar preceptos de papel o letra muerta en la misma por su normal inobservancia, adopta el sistema de libertad de documentación, pero, no obstante, los estatutos de los regímenes de Propiedad Horizontal son muy prolijos en las exigencias de documentación a llevar, que corrientemente es objeto del mayor y más reiterado incumplimiento. Sin embargo, es aconsejable llevar además del libro de actas, entre otros documentos: una relación de propietarios, con nombre, apellido, domicilio señalado a efectos de notificaciones, y teléfono; talonario de recibos con matriz, para los cobros, por el administrador; libro de contabilidad sencillo para ingresos y gastos; los documentos oficiales de los servicios; los recibos pagados; duplicados de citaciones, etc.
31. Sentencia AP de Albacete, sec. 2ª, núm. 204/2008, de 7 de noviembre.
32. Sentencia AP de Alicante, sec. 9ª, núm. 84/2010, de 17 de febrero.
Este artículo ha sido publicado en el "Boletín de Propiedad Horizontal", el 1 de junio de 2012.

References: artículo 19
 artículo 19
 artículo 16
 artículo 15
 artículo 71
 artículo 1375
 artículo 15
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
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 artículo 19
 artículo 19
 artículo 17
 artículo 19
 artículo 55
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 20
 artículo 1225
 artículo 17
 artículo 415
 artículo 415
 Real Decreto 
 Resolución 
 artículo 17
 Resolución 
 artículo 19
 artículo 9
 artículo 9
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 Real Decreto 
 artículo 553
 artículo 19
 artículo 17
 artículo 19