Source: https://www.hotelsoratama.com/ENGLISH/?sectionContent=politica-de-privacidad.html
Timestamp: 2019-12-16 11:22:25+00:00

Document:
•	NIT: 800.156.522-5
•	DIRECCIÓN: CARRERA 7 NUMERO 19-20 PEREIRA, RISARALDA
•	PÁGINA WEB: www.hotelsansimon.com
•	TELÉFONO: 57 (1) 3358650
Establecer y divulgar las Políticas de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, implementados por HOTEL SORATAMA S.A., con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política “Habeas Data”; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. La sociedad HOTEL SORATAMA S.A. adopta el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de este precepto y estas regulaciones normativas.
5.1 Artículo 15 de la Constitución Política. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. 5.2 Artículo 20 de la Constitución Política. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Como quiera que HOTEL SORATAMA S.A. es una sociedad que se encarga de recabar la información crediticia de los usuarios a los que se les ofertan servicios mediante sistemas de pago la modalidad crédito y contado, ésta constituye a las denominadas fuentes de información de que tratan el literal (b) del artículo tercero de la Ley 1266 del 2008. (…) “Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos”(…)
7.1 Principios para el tratamiento de datos personales Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por HOTEL SORATAMA S.A. en el proceso de administración de datos personales.
7.1.1 Legalidad en materia de tratamiento de datos El tratamiento de datos, debe sujetarse a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en cualquier norma que desarrolle o reglamente tal disposición.
7.1.2 Finalidad y tratamiento El tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. El tratamiento de datos y la finalidad de la información de las bases de datos de HOTEL SORATAMA S.A., se encuentran fundamentados en la prestación del servicio, la relación contractual, los fines comerciales y/o publicitarios HOTEL SORATAMA podrá transmitir la información a terceros, proveedores y autoridades. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
7.1.3 Veracidad o calidad La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
7.1.4 Transparencia En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener publicitarios HOTEL SORATAMA S.A. o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
7.1.5 Acceso y circulación restringida El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
7.1.6 Seguridad La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7.1.7 Confidencialidad Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho procedimiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
7.2 Categorías especiales de datos 7.2.1 Datos sensibles Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7.2.1.1 Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. b. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. c. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. d. El tratamiento se refiere a datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e. El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. f. En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: •	Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. •	Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
7.2.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
7.2.3 Derechos de los Titulares: 7.2.3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOTEL SORATAMA SA, o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Para que HOTEL SORATAMA S.A. realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral. Las autorizaciones por parte de Titulares se registrarán así: HOTEL SORATAMA S.A. solicita autorización para el tratamiento de la información a todos sus titulares, siempre y cuando dicha recolección implique la realización de un tratamiento de información parte de HOTEL SORATAMA S.A., o terceros (previa autorización), esta solicitud de autorización se realiza al momento de generarse relaciones comerciales con clientes (Ventas Crédito y Contado), compra de productos y servicios con proveedores y contratación de personal para el desempeño de las labores inherentes a la organización. HOTEL SORATAMA SA., adopta los procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del dicho tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por HOTEL SORATAMA S.A., siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la Finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, HOTEL SORATAMA S.A., comunicará estos cambios a los Titulares, como mínimo 3 días antes de la entrada en vigencia de la nueva política, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la Finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización.
•	El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
•	El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas traten sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
•	A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
•	A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•	A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
•	Los Titulares podrán en todo momento solicitar a HOTEL SORATAMA S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
•	La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE HOTEL SORATAMA S.A.
•	El procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.
El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante HOTEL SORATAMA S.A. consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por la Compañía a nivel nacional. HOTEL SORATAMA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.
•	Al menos una (1) vez cada mes calendario.
•	Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas
•	Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, HOTEL SORATAMA S.A., solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
•	Para efectos de responder las consultas, HOTEL SORATAMA S.A., cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.
•	Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
•	Nombre del peticionario.
•	Número de identificación del peticionario.
•	Hechos en que se fundamenta la solicitud.
•	Objeto de la petición.
•	Dirección de envío de correspondencia.
•	Aportar los documentos que pretenda hacer valer.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Dando cumplimiento a lo anterior HOTEL SORATAMA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada. El procedimiento establecido por HOTEL SORATAMA S.A., para presentar reclamos, hacer consultas y/o ejercer sus derechos como titular de la información recogida es el siguiente.
9.2.4.2 También se podrán enviar reclamos o consultas a través de correo electrónico: cartera@hotelsoratama.com o administracion@hotelsoratama.com , de conformidad con el Numeral Segundo, Literal Segundo, ARTÍCULO 16 Ley 1266 del 2008-Numeral Segundo, Artículo 15, Ley 1581 del 2012.
9.2.4.9 En caso de dudas o inquietudes sobre el procedimiento para presentar reclamos, hacer consultas y/o ejercer sus derechos como titular de los datos recogidos por HOTEL SORATAMA S.A se podrá solicitar información general a través del departamento de Servicio al Cliente por medio de la línea 018000126116, y al Correo electrónico cartera@hotelsoratama.com o administracion@hotelsoratama.com.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
HOTEL SORATAMA S.A. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado. Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.
•	Formato autorización consulta y reporte a centrales de riesgo.
•	Formato autorización manejo de la información.
•	Formato autorización para notificación de inclusión de reporte negativo a centrales de riesgos.
MARTHA CECILIA MONTOYA GUTIERREZ REPRESENTANTE LEGAL

References: artículo 15
 artículo 20
 Artículo 15
 Artículo 20
 artículo 6
 artículo 15
 ARTÍCULO 16
 Artículo 15