Source: http://arindec.com.co/politica-de-privacidad/
Timestamp: 2020-07-12 11:37:13+00:00

Document:
Política de privacidad – ARINDEC
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS ARINDEC S.A.S.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás normas concordantes al tratamiento de datos personales, la sociedad ARINDEC S.A.S. (En adelante ARINDEC) identificada con el NIT. 830058608-9, con domicilio en la Avenida Carrera 70 No. 108-25 de Bogotá, Teléfono 5334700, expone su política de tratamiento de datos personales como Responsables y Encargados del manejo de dicha información; expone su política de tratamiento de datos personales como Responsables y Encargados del manejo de dicha información indicando el alcance y finalidad del uso que le da a los mismos en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
ARINDEC pone en conocimiento a sus trabajadores, proveedores, clientes y demás personas que suministren información personal a esta compañía la presente Política de Tratamiento de Datos (En adelante PTD), con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado tratamiento de la información personal que la empresa administra de terceros.
De esta forma, se garantiza el derecho fundamental de habeas data, en especial respecto de los derechos otorgados a los ciudadanos mediante la Ley 1581 de 2012 en lo referente a conocer la legalidad en el proceso de recopilación de sus datos, actualizar, rectificar, emitir, suprimir una autorización expresa, las condiciones de privacidad y seguridad bajo las cuales será tratado su dato personal, su buen manejo, y, en especial, las condiciones relacionadas con la recolección, uso, almacenamiento, circulación, medios de acceso, presentación de quejas o solicitudes relacionadas con sus datos y demás actividades involucradas para tales efectos.
En consecuencia, si para el momento de su solicitud, no existe obligación contractual o legal alguna para que su información permanezca en los archivos de ARINDEC. Usted cuenta con facultades que le permiten, entre otras cosas, consultar, actualizar y solicitar que eliminemos su información de nuestra base de datos.
ARTÍCULO 1. -MARCO JURÍDICO-. La presente PTD se ha elaborado de acuerdo a lo estipulado en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto Unificado 1074 de 2015 y demás normas que tienen que ver con la protección del tratamiento de los datos personales.
ARTÍCULO 2. -APLICACIÓN-. La presente PTD se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad ARINDEC y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales para la obtención de datos personales de terceros.
ARTÍCULO 3. -PERMANENCIA-. En cuanto a la permanencia de los datos, ARINDEC conservará los registros de todos sus clientes, empleados o proveedores o terceros que entreguen a la empresa sus datos personales en los términos estipulados para cada caso, de conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestión Integral HSEQ implementado en la compañía (Instructivo de Manejo y Permanencia de los documentos y Registros de Habeas Data y demás del Sistema) el cual tiene en cuenta para todos los efectos lo establecido en la normatividad vigente para la protección de datos personales.
Su conservación se realizará de conformidad con las finalidades establecidas en la presente PDT para el tratamiento de los datos personales; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la correspondiente base de datos a petición del titular, para lo cual se han designado los canales de atención respectivos así como el procedimiento a seguir por parte del mismo, siempre que no exista una obligación legal o contractual en cabeza de ARINDEC de preservar los mismos en la base de datos.
ARTÍCULO 5. -DEFINICIONES-. Para efectos de una entera comprensión de esta PDT a continuación se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales deben ser tenidas en cuenta por parte de los titulares de la información, así como por parte de ARINDEC.
Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que ARINDEC trate sus datos personales, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTD.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la información
que le serán aplicables por parte de ARINDEC, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.
Titular del dato: Es usted, cuando nos autoriza a tratar sus datos. Es decir, cualquier, cliente proveedor, empleado directo o indirecto y cualquier tercero que haga entrega de sus datos a ARINDEC de conformidad con lo dispuesto en esta PDT y las finalidades establecidas por la compañía para su tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que ARINDEC realice con sus datos. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión de sus datos teniendo en cuenta las finalidades de cada una de las bases de datos de las que es responsable ARINDEC.
Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).
Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños,
niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.
Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. ARINDEC es responsable de la información que reposa en sus bases de datos, en especial, de los datos de sus clientes, empleados, proveedores y cualquier tercero que entregue información.
Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento. El encargado del tratamiento corresponde a un agente externo de ARINDEC.
ARTÍCULO 6. -PRINCIPIOS-. Los principios que a continuación se mencionan son los parámetros básicos a seguir y que serán respetados en su totalidad por ARINDEC frente a los procesos de tratamiento de bases de datos, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.
Principio de Colaboración con la Autoridad: ARINDEC cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes en esta materia.
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: Siempre trataremos
sus datos de conformidad con las disposiciones de ley.
Principio de Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley y de lo autorizado por usted, tal y como se enmarcan dentro de la actividad económica desplegada por ARINDEC.
Principio de Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos
clientes, proveedores o empleados. En el caso puntual de los terceros cuyos datos personales estaban a cargo de la compañía antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 del 27 de junio 2013, ARINDEC se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, desplegando todos los mecanismos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de Junio de 2013.
Principio de Transparencia: Siempre podrá solicitarnos información sobre sus datos personales. De esta manera ARINDEC pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentren consignados en sus bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.
Principio de Privacidad: ARINDEC garantiza que sus datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto de su derecho a la privacidad.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sus datos solo podrán ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente a ARINDEC o por aquellos terceros que la empresa haya establecido como encargados del tratamiento de la información en al alguna de sus etapas, nunca los expondremos en medios públicos o de fácil acceso a terceros no autorizados.
Principio de Seguridad: ARINDEC desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información. De igual forma ARINDEC se encargará de establecer las responsabilidades de los encargados del tratamiento de los datos personales en relación con las medidas de seguridad para la protección de los datos personales que se encuentran bajo su tratamiento por cuenta del encargo otorgado a éstos por ARINDEC.
Principio de Confidencialidad: ARINDEC garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán susceptibles de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden el tratamiento. Para dar cumplimiento a lo anterior, se suscribirán contratos de confidencialidad que sean necesarios para dar un correcto tratamiento de sus datos personales.
ARTÍCULO 7. -AUTORIZACIÓN-. En concordancia con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de ARINDEC debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que ARINDEC lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. No obstante, ARINDEC hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de junio de 2013.
ARTÍCULO 8. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN-. Respetando los derechos de los titulares, ARINDEC pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales. La obtención y archivo de la autorización se realizará de conformidad con lo dispuesto para dicho caso en el Sistema de Gestión Integral HSEQ implementado en la compañía.
ARTÍCULO 9. -AVISO DE PRIVACIDAD-. El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico en el cual se pone en conocimiento del titular la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo por parte de la empresa.
De conformidad con esta PDT y con los lineamientos normativos que la sustentan, los titulares de los datos que maneja ARINDEC cuentan con los siguientes derechos:
Solicitar la supresión de la información en caso de que no desee que repose en las bases de datos de ARINDEC y así detener el tratamiento de los datos personales, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual para preservar la misma.
Solicitar a ARINDEC la carta de autorización de tratamiento de datos personales.
Tener conocimiento de las modificaciones a que dé lugar la mencionada
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones de ARINDEC respecto de las disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos personales.
Tener fácil acceso a la base de datos de la que es responsable ARINDEC en aras de
ejercer los derechos del titular de la información.
Tener fácil acceso a la política de tratamiento de datos personales.
Conocer cuál es el canal de atención y la persona encargada de la empresa a la que
podrá contactar respecto de la información tratada.
DEBERES DE ARINDEC
En todo momento ARINDEC en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos.
En estricto sentido, ARINDEC solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de datos personales. A continuación, se presentan los deberes que tiene ARINDEC respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.
Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto
de sus derechos referidos a sus datos personales.
Informar al titular de la información el contenido de la presente PDT a través de los medios idóneos para lograr su publicidad, de acuerdo a la estructura y organización de la compañía. En todo caso, la PDT se publicará en el portal web http://www.arindec.com.co/ .
Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a ARINDEC.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de
sus labores como empleados de ARINDEC deban tener dicho acceso.
Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio en esta materia.
ARINDEC maneja información tal como nombre, identificación, dirección, dirección de correo electrónico, números de teléfono, información financiera, datos biométricos, datos relacionados con la salud de sus trabajadores, entre otros, respecto de sus empleados, proveedores y clientes.
Para hacer efectiva la PTD, ARINDEC expone las finalidades por las cuales se rige, las cuales se describen a continuación, y por las que deberán regirse los terceros que por motivos de ley deban acceder a ella.
5.1. Clientes de ARINDEC
Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por ARINDEC para la realización de cualquier actividad referente al ejercicio de la ingeniería, la arquitectura y servicios inmobiliarios. La contratación y ejecución de proyectos, construcción de cualquier clase de edificación, obra de urbanismo y obras civiles en general. Prestar servicios de dirección, asesoría, ingeniería de consulta, diseños arquitectónicos, diseños eléctricos, diseños estructurales de interventoría y gerencia de proyectos. Prestar servicios inmobiliarios,
de comercialización de inmuebles, maquinaria o equipo, muebles, avalúos, arrendamientos y administración de propiedad horizontal, entre otros.
Informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos
que sean de su interés con relación a la gestión adelantada por ARINDEC.
Contactar a los clientes de ARINDEC con el propósito de establecer relaciones comerciales en desarrollo de la actividad de la compañía, de hacer seguimiento a las que se encuentran vigentes, presentar reportes de la gestión, indicadores de cumplimiento de ejecución de proyectos, medir indicadores de satisfacción.
Llevar a cabo el control de clientes de ARINDEC para el desarrollo de la gestión administrativa, contable y fiscal de la compañía, en relación con la emisión de facturas, cobros y reporte de pagos. Para el caso particular, la empresa adquirió una licencia del software LEGISSOFT-ERP, cuya información se almacena en un servidor propio ubicado en las instalaciones de la compañía.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de
información y bases de datos de ARINDEC.
5.2. Proveedores de ARINDEC
Contactar y contratar a proveedores de productos o servicios que ARINDEC requiera
para el normal funcionamiento de su operación.
Recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener
actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.
Levantar registros contables y/o estadísticos. Para el caso particular, la empresa adquirió una licencia del software LEGISSOFT-ERP, cuya información se almacena en un servidor propio ubicado en las instalaciones de la compañía.
5.3. Empleados de ARINDEC
Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador en torno a lo establecido en el Sistema de Gestión Integral HSEQ.
información y bases de datos de la ARINDEC.
Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al
Conocer información personal con ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en ejercicio de las labores desarrolladas por el trabajador.
Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de la compañía y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos de los empleados.
Efectuar un control de las condiciones de seguridad al interior de la empresa a través de un circuito cerrado de grabaciones de las distintas áreas de la misma. Las imágenes allí contenidas no serán utilizadas para ninguna finalidad distinta.
ARTÍCULO 12. -OBJETIVO-. Definir la metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano de la gestión adelantada por ARINDEC y que tengan que ver con el ciclo de tratamiento de sus datos personales.
ARTÍCULO 13.- PROCEDIMIENTO-. Los titulares de la información cuentan con procedimientos para la protección de sus datos personales respecto del tratamiento que efectúe ARINDEC de los mismos. El canal de atención dispuesto por ARINDEC para adelantar dichos procedimientos es el correo electrónico datospersonales@arindec.com.co. Este procedimiento se consignará en el en el Sistema de Gestión Integral HSEQ.
13.1. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de las que es responsable la empresa. ARINDEC deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por ARINDEC (datospersonales@arindec.com.co) y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
13.2. Reclamos. En caso de que el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante ARINDEC el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
13.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ARINDEC, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Es importante que ARINDEC se encargué archivar todos los reclamos atendidos en materia de datos personales, llevando un registro claro de los mismos.
ARTÍCULO 14.- VIGENCIA-. La presente PDT entrará en vigencia a partir de suscripción, la misma será publicada en el portal web http://www.arindec.com.co/ con el fin de socializarla con los titulares de la información. Las bases de datos de ARINDEC, se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, lo que ordene la ley y lo que dispongan otras normas en materia de retención documental, así como lo indicado en el Sistema de Gestión Integral HSEQ.
ARTÍCULO 15.- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES-. La función de tratamiento de datos personales estará a cargo de ARINDEC, para cualquier información relacionada con sus datos, y el estado de los mismos puede
contactarse al e-mail datospersonales@arindec.com.co . Este último será el canal de atención dispuesto para la compañía con el fin de resolver los temas relacionados con el tratamiento de datos personales de los que es responsable.
ARTÍCULO 16.- CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS-. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en nuestras bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los correos electrónicos de los clientes, proveedores, o empleados que hubiesen suministrado dicha información a ARINDEC. De igual forma, se actualizará la PDT en el portal web http://www.arindec.com.co
JULIO CESAR CASTILLO VERGARA Representante Legal ARINDEC S.A.S.

References: ARTÍCULO 1

ARTÍCULO 2

ARTÍCULO 3

ARTÍCULO 5
 artículo 3

ARTÍCULO 6
 artículo 10

ARTÍCULO 7
 artículo 10

ARTÍCULO 8

ARTÍCULO 9

ARTÍCULO 12

ARTÍCULO 13

ARTÍCULO 14

ARTÍCULO 15

ARTÍCULO 16