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Timestamp: 2017-04-24 19:34:57+00:00

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COOPERATIVA DE EMPLEADOS DEL SECTOR MINERO ENERGÉTICO Y ASOCIADOS COOPEMINAS. ACUERDO No. 108 DE 2015 MANUAL DE FUNCIONES ASPECTOS GENERALES - PDF
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Valentín Miranda Montoya
1 COOPERATIVA DE EMPLEADOS DEL SECTOR MINERO ENERGÉTICO Y ASOCIADOS COOPEMINAS. INTRODUCCIÓN ACUERDO No. 108 DE 2015 MANUAL DE FUNCIONES ASPECTOS GENERALES El MANUAL DE FUNCIONES comprende la totalidad de las tareas a realizar por los Empleados de COOPEMINAS, en el cumplimiento de la VISIÓN y MISIÓN, del objetivo principal de la Cooperativa y lo establecido en el Estatuto Social de la misma y el Contrato Laboral. El manual contiene la estructura organizativa de acuerdo con las necesidades que tiene la Cooperativa y para cada uno de los cargos se establece cuál es el funcionamiento principal. OBJETIVOS GENERALES Servir de instrumento a los empleados, en la ejecución de las funciones que les corresponde adelantar en cumplimiento del objeto principal de COOPEMINAS. Agilizar y contribuir en las consultas a quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las funciones realizadas por los empleados y servir de herramienta para que la gerencia evalúe la gestión de cada uno de ellos. Servir como guía de trabajo para los empleados de COOPEMINAS. Que el manual sea un marco de referencia para el diseño de programas de mejoramiento continuo con miras a la optimización de recursos. Establecer en forma detallada las funciones que deben cumplir los empleados y las responsabilidades de cada uno de los cargos. Comprometer individual y colectivamente a los empleados con el fin de mejorar el funcionamiento de la Cooperativa. DESTINO DEL MANUAL Está dirigido a: Gerente y demás empleados, para que a través de él, los órganos de control evalúen la gestión. ALCANCE DEL MANUAL En el Manual se describen las principales funciones que son desarrolladas por los empleados de la Cooperativa en los distintos procesos ejecutados dentro de la entidad y no los exime de la responsabilidad por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, Estatuto y demás normas que tengan relación con las directrices emitidas por la Asamblea General, Consejo de Administración, Organismos de Control y Vigilancia y la Gerencia con el propósito de contribuir en la toma de decisiones.2 PLANTA DE PERSONAL CARGO UBICACIÓN JORNADA LABORAL GERENTE GERENCIA COMPLETO AUXILIAR TESORERIA GERENCIA COMPLETO AUXILIAR ADMINISTRATIVO GERENCIA COMPLETO TOTAL 3 G E R E N C I A DENOMINACIÓN : GERENTE SUPERIOR INMEDIATO : CONSEJO DE ADMINISTRACION PERFIL : EL ESTABLECIDO EN EL ESTATUTO SOCIAL ART 78 FUNCIONES Las funciones de la Gerencia que hacen relación a la ejecución de las actividades, las desempeñará por sí o mediante delegación a los funcionarios y demás trabajadores de COOPEMINAS. 1. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del Consejo de Administración, así como supervisar el funcionamiento de COOPEMINAS, la prestación de los servicios, el desarrollo de los programas asignados y cuidar de la debida y oportuna ejecución y contabilización de sus operaciones. 2. Proponer las políticas administrativas y reglamentarias de los servicios, los programas de desarrollo y preparar el presupuesto del ejercicio económico que deben ser sometidos a consideración de la Asamblea General y del Consejo de Administración para su aprobación. 3. Contratar con el visto bueno del Consejo de Administración, los trabajadores para los diversos cargos, dentro de COOPEMINAS, de conformidad con la planta de personal o los ocasionales o transitorios que sean necesarios y dirigir las relaciones laborales con sujeción a las normas legales vigentes y reglamentos de trabajo. 4. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades especiales que para el efecto se le otorguen por parte del Consejo de Administración. 5. Celebrar contratos dentro del giro ordinario de las actividades de COOPEMINAS y en la cuantía de las atribuciones permanentes señaladas por el Consejo de Administración. 6. Celebrar previa autorización expresa del Consejo de Administración, las operaciones relacionadas con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre inmuebles, cuando el monto de los contratos exceda las facultades otorgadas en el Estatuto. 7. Coordinar el proceso contable y financiero de COOPEMINAS. 8. Controlar y evaluar en forma general las siguientes declaraciones tributarias e informes, los cuales son importantes para el desarrollo del objeto social de la Cooperativa:3 Control de vencimientos De Retención en la Fuente Industria y Comercio Declaración de Renta Reporte a Confecoop Reportes a Supersolidaria Nuevas líneas de Crédito Ejecución de los Fondos Sociales 9. Dirigir y fomentar las relaciones públicas de la Cooperativa, en especial con las entidades que determinan el vínculo de asociación y con otras organizaciones similares a COOPEMINAS. 10. Ejercer por sí mismo o mediante apoderado especial, la representación judicial o extrajudicial de COOPEMINAS y transigir cualquier litigio que tenga la entidad o someterla a arbitramento, previo concepto del Consejo de Administración cuando el negocio exceda sus atribuciones 11. Rendir periódicamente informes al Consejo de Administración relativos al funcionamiento general de COOPEMINAS y el informe anual a la Asamblea General Ordinaria. 12. Ejecutar las sanciones disciplinarias que corresponda aplicar como máximo director ejecutivo y las que expresamente le determine los reglamentos. 13. Garantizar que los Asociados reciban información oportuna sobre los servicios y demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos. 14. Velar por el cumplimiento de los procedimientos y políticas establecidos en el código ético del buen gobierno aprobado por la Asamblea General Ordinaria para COOPEMINAS. 15. Verificar el cumplimiento del cronograma de evaluaciones de cartera definido por el comité evaluador de cartera y presentar los informes sobre los resultados de las evaluaciones realizadas al consejo de administración. 16. Cumplir las siguientes funciones como Empleado de Cumplimiento designado por el Consejo de Administración de acuerdo con el Acta 430 del día 29 de septiembre de 2014: a) Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza Coopeminas. b) Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realicen ante Coopeminas. c) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de Coopeminas. d) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la UIAF el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo. e) Realizar la inscripción ante la UIAF a través de la página web. f) Solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación, información necesaria para ingresar al Sistema de Reporte en Línea SIREL. g) Mantener actualizados los datos de Coopeminas con la UIAF.4 h) Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL. i) Revisar periódicamente como fuente de consulta, la página web de la UIAF donde se publican anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del sector. 17. Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo al interior de COOPEMINAS, que oriente, ejecute y evalúe las acciones encaminadas a asegurar el bienestar integral de todos sus trabajadores. 18. Todas las demás que la Asamblea y el Consejo de Administración le asignen. AUXILIAR DE TESORERIA DENOMINACIÓN : AUXILIAR DE TESORERIA SUPERIOR INMEDIATO : GERENCIA PERFIL : CONOCIMIENTOS DEL SOFTWARE CONTABLE, CONTABILIDAD, TESORERIA, NOMINA, NORMAS SARLAFT. ACTITUD DE SERVICIO, AGILIDAD Y DESTREZA EN DIGITACION, MANEJO DE WORD, EXCEL E INTERNET. PUNTUALIDAD Y RESPONSABILIDAD. FUNCIONES 1. Elaborar las novedades quincenales y mensuales, tanto de aportes como de créditos para cada una de las empresas donde laboran los asociados e informar a la Gerencia para su revisión y firma 2. Llevar el control de los libros de caja general, caja menor, y de bancos de las diferentes cuentas, conciliando mensualmente con los extractos. 3. Elaborar la nómina de los funcionarios de COOPEMINAS, con la liquidación de los descuentos y de las obligaciones de la cooperativa, derivadas de la misma esto es, los aportes por salud, pensión, cajas de compensación, Sena, ICBF, etc. 4. Brindar atención e información sobre el estado y condiciones de los créditos a los asociados. 5. Radicar los créditos con las diferentes líneas, en orden de llegada, revisando que los documentos exigidos por los reglamentos se encuentren completos y que las garantías del mismo cumplan con los requisitos estatutarios, reglamentarios y de ley 6. Remitir en orden de radicación los créditos de competencia de la Gerencia para su estudio y aprobación. Los que correspondan al Comité de crédito hacer la remisión para firma de la Gerencia junto con los documentos soporte (estado de cuenta, reporte CIFIN, certificaciones, desprendibles de nómina, etc.) a dicho Comité para su estudio. 7. Elaborar las liquidaciones y pagare de los créditos aprobados tanto por la Gerencia como por el Comité de Crédito. 8. Elaborar los comprobantes de egreso y de los cheques correspondientes a los créditos, proveedores y demás gastos ordenados por la Gerencia. 9. Elaborar los comprobantes de ingreso por todo concepto, y de la respectiva consignación, para ser entregada al Auxiliar Administrativo para lo de su competencia.5 10. Elaboración mensual y presentación a la Gerencia del flujo de efectivo y de caja para sus proyecciones. 11. Verificar con los listados de cada entidad que los descuentos correspondientes a cada quincena se realizaron e informar de las inconsistencias a la Gerencia. 12. Presentar a la Gerencia informe mensual sobre los asociados que se encuentren en mora, por los diferentes conceptos. 13. Manejar y custodiar la Caja Fuerte, de los títulos valores de propiedad de la Cooperativa, las chequeras, Licencias de los programas de los Computadores y demás documentos y valores que se le entreguen. 14. Manejar la Caja Menor, de Acuerdo con Reglamento establecido por el Consejo de Administración. 15. Informar oportunamente a los asociados, proveedores y funcionarios, sobre el giro de cheques, para que sean reclamados y entregarlos a los mismos. 16. Atender a los asociados, personas e instituciones en sus consultas y solicitudes tanto telefónicas como personales de forma cordial y responsable dando cumplimiento a las políticas establecidas en el código ético de buen gobierno. 17. Avalar con su firma el desembolso de recursos (Cheques, transferencias, medios magnéticos, pagos en efectivo, etc.), aceptaciones, cancelaciones, renovaciones y endoso de pagarés y demás títulos valores a favor de la Cooperativa, colocar los sellos secos y restrictivos en los títulos valores y cheques. 18. Levantar los sellos restrictivos a solicitud escrita del asociado, con la debida autorización de la gerencia. 19. Elaborar y entregar oportunamente los informes de tesorería, documentos en custodia y demás informes que le sean solicitados. 20. Elaborar los arqueos y cuadres del efectivo y cheques en caja al cierre de operaciones. 21. Coordinar con el Auxiliar los trámites de mensajería que sean necesarios para el desenvolvimiento normal de Tesorería. 22. Llevar al día los documentos de la Tesorería. 23. Informar a la Gerencia de acuerdo con el Manual del SARLAFT, las operaciones sospechosas e inusuales en transacciones y manejo de efectivo realizadas por los asociados. 24. Preparar y presentar a la gerencia los informes de las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. 25. Cumplir con lo concerniente al Sistema de gestión y Seguridad en el trabajo. 26. Las demás funciones que le sean asignadas, de acuerdo con la categoría y la naturaleza del cargo.6 A U X I L I A R ADMINISTRATIVO DENOMINACIÓN : AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUPERIOR INMEDIATO : GERENCIA PERFIL : BACHILLER, CONOCIMIENTO EN SISTEMAS, EXCELENTES RELACIONES INTERPERSONALES. 1. Informar el estado de cuenta a los asociados de acuerdo a peticiones de los mismos. 2. Enviar cada cuatro meses el estado de cuenta a cada uno de los asociados mediante correo electrónico o correo físico. 3. Ingresar los nuevos asociados al programa contable. 4. Llevar el libro de registro de asociados al día. 5. Llevar al día el libro de correspondencia entrante y saliente en cuadro de Excel y organizar y distribuir la correspondencia que sale y entra de la Cooperativa, dejando constancia de su entrega o envío en los archivos correspondientes. 6. Entregar oportunamente ya sea vía correo electrónico o en las oficinas correspondientes las novedades quincenales o mensuales que generen los asociados. 7. Enviar vía correo electrónico las citaciones al Consejo de Administración, con los respectivos documentos y obtener las constancias correspondientes y archivarlos. 8. Reclamar los cheques a favor de la Cooperativa. 9. Efectuar las consignaciones y reclamar los extractos en los bancos, retirar las chequeras, verificando que los cheques estén completos, Efectuar los pagos correspondientes o consignaciones que se generen; seguros, impuestos, contribuciones, servicios públicos, afiliaciones, arriendos, etc. 10. Registrar los libros oficiales, tanto en la parte administrativa como en la financiera, ante la Cámara de Comercio o cualquier otra entidad que la Ley exija. 11. Apoyar a la gerencia en la impresión de los libros oficiales las actas de: Asamblea General de Asociados, Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Comités. 12. Tomar las fotocopias de los distintos documentos que sean necesarios. 13. Llevar los archivos de las hojas de vida de cada asociado que debe contener la solicitud de admisión, aprobación del ingreso, correspondencia y solicitudes de crédito o liquidaciones ya canceladas. 14. Colaborar con los trabajos de digitación y elaboración de documentos de la cooperativa cuando sea necesario. 15. Atender a los asociados, personas e instituciones en sus consultas y solicitudes tanto telefónicas como personales de forma cordial y responsable dando cumplimiento a las políticas establecidas en el código ético de buen gobierno.7 16. Realizar las compras autorizadas por la Gerencia, de los elementos que sean necesarios para el funcionamiento. 17. Revisar diariamente el Correo Electrónico de la Cooperativa y pasar informe a la Gerencia. 18. Realizar los trámites correspondientes a las afiliaciones a seguridad social (EPS, pensión, y ARL) y caja de compensación de los funcionarios de la cooperativa. 19. En ausencia del Tesorero, colaborar con las labores que se le encomienden relacionadas con este cargo. 20. Confirmar la información suministrada por los asociados en los formularios de afiliación y crédito e informar a la gerencia las inconsistencias encontradas. 21. Consultar que los asociados no se encuentren reportados en las listas vinculantes de acuerdo con el Manual del SARLAFT. De encontrar reporte positivo informar de manera inmediata a la gerencia. 22. Cumplir con lo concerniente al Sistema de gestión y Seguridad en el trabajo. 23. Y las demás que le asigne la gerencia relacionadas con el cargo. El presente Acuerdo No. 108 (Manual de Funciones) rige y surte efectos a partir del 25 de julio de 2015, según Acta No 440 del Consejo de Administración y deroga los anteriores Manuales de Funciones existentes. Para constancia, se firma el presente documento en Bogotá a los veinticinco (25) días del mes de julio del año dos mil quince (2015) JORGE ADRIAN RODRIGUEZ BEDOYA Presidente Consejo de Administración. GRACIELA TORRES MORENO Secretario Consejo de Administración Documentos relacionados
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 Artículo 1
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 ARTÍCULO 25
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 ARTÍCULO 1
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