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Timestamp: 2019-10-21 08:01:44+00:00

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Karlsruhe: Archivsatzung der Stadt Karlsruhe
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Archivsatzung der Stadt Karlsruhe
Aufgrund des § 4 Abs. 1 der Gemein­de­ord­nung für Baden-Württem­berg (GemO BW) in der Fassung vom 24. Juli 2000 (GBl. S. 581, berichtigt S. 698), zuletzt geändert durch Gesetz vom 17. Dezember 2015 (GBl. 2016 S. 1), des § 7 Abs. 3 des Lan­des­ar­chiv­ge­set­zes vom 27. Juli 1987 (GBl. S. 230) zuletz­t ­ge­än­dert durch Gesetz vom 17. Dezember 2015 (GBl. S. 1201, 1205) und der §§ 2 und 11 des Kommu­nal­ab­ga­ben­ge­set­zes für Baden-Württem­berg (KAG) in der Fassung vom 17. März 2005 (GBl. S. 206), zuletzt geändert durch Gesetz vom 15. Dezember 2015 (GBl. S. 1147, 1153) hat der Gemein­de­rat der Stadt Karlsruhe am 13. Dezember 2016 folgende Satzung beschlos­sen:
§ 1 Aufgabe und Stellung des Stadt­ar­chivs
(1) Die Stadt unterhält ein Stadt­ar­chiv.
(2) Das Stadt­ar­chiv hat die Aufgabe, alle in der Verwal­tung an­ge­fal­le­nen Unterlagen, die zur Aufga­ben­er­fül­lung nicht mehr ­stän­dig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleiben­dem Wert mit den entspre­chen­den Amtsdruck­sa­chen zu verwahren, zu er­hal­ten, zu erschlie­ßen sowie allgemein nutzbar zu machen. Das Stadt­ar­chiv sammelt außerdem die für die Geschichte und Ge­gen­wart der Stadt bedeut­sa­men Dokumen­ta­ti­ons­un­ter­la­gen und un­ter­hält eine Archiv­bi­blio­thek. Es kann fremdes Archiv­gut ­auf­neh­men.
(3) Unterlagen im Sinne von Absatz 2 sind insbe­son­de­re ­Schrift­stücke, Akten, Karteien, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Ton­ma­te­ria­lien sowie sonstige Infor­ma­ti­ons­trä­ger und ma­schi­nen­les­bar auf diese gespei­cherte Infor­ma­tio­nen und Pro­gramme. Bleibenden Wert haben Unterlagen, denen histo­ri­scher Wert zukommt oder die auf Grund von Rechts­vor­schrif­ten oder ­Ver­wal­tungs­vor­schrif­ten der jeweils zustän­di­gen obers­ten ­Lan­des­be­hörde zur Sicherung berech­tig­ter Belange der Bürge­rin­nen und Bürger oder zur Bereit­stel­lung von Infor­ma­tio­nen für Ge­setz­ge­bung, Verwaltung oder Rechts­pflege dauernd aufzu­be­wah­ren ­sind. Den bleibenden Wert stellt das Stadt­ar­chiv fest.
(4) Die Ämter und Dienst­stel­len der Verwaltung und die Ei­gen­be­triebe bieten alle Unterlagen, die sie zur Erfül­lung ih­rer Aufgaben nicht mehr benötigen, nach Ablauf der durch­ Rechts- und Verwal­tungs­vor­schrift festge­leg­ten Auf­be­wah­rungs­fris­ten, norma­ler­weise jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung, dem Stadt­ar­chiv an. Unterlagen, die auf­grund von Gesetzen oder Rechts­vor­schrif­ten dauern­d auf­zu­be­wah­ren sind, können ins Stadt­ar­chiv übernommen werden, wenn sie zur Aufga­be­ner­le­di­gung nicht mehr benötigt werden. Über die Übernahme entschei­det das Stadt­ar­chiv. Unterlagen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Stadt­ar­chivs vernichtet werden.
(5) Das Stadt­ar­chiv berät die städtische Verwaltung und deren ­Dienst­stel­len in Fragen der Regis­tra­tur und bei der Einfüh­rung ­elek­tro­ni­scher Dokumen­ten­ma­na­ge­ment-, Archi­vie­rungs- und IT-Systeme.
(6) Das Stadt­ar­chiv fördert die Erfor­schung und die Kenntnis der Stadt­ge­schichte. Außerdem erarbeitet es eigene ­stadt­ge­schicht­li­che Beiträge und gibt Veröf­fent­li­chun­gen, unter an­de­rem in eigenen Schrif­ten­rei­hen, heraus.
§ 2 Benutzung des Stadt­ar­chivs
(1) Jede Person kann nach Maßgabe dieser Satzung das Archiv­gut nach Ablauf der Sperr­fris­ten nutzen, soweit sich aus Rechts­vor­schrif­ten oder Verein­ba­run­gen mit derzei­ti­gen oder frü­he­ren Eigen­tü­me­rin­nen und Eigen­tü­mern des Archivguts nichts an­de­res ergibt.
(2) Als Benutzung des Stadt­ar­chivs gelten:
a) Auskunft und Beratung durch das Archiv­per­so­nal,
b) Einsicht­nahme in die Findbücher und sonstigen Hilfs­mit­tel,
c) Einsicht­nahme in Archivgut,
§ 3 Benut­zungs­er­laub­nis
(1) Die Benutzung des Stadt­ar­chivs wird auf Antrag zugelassen, soweit Sperr­fris­ten nicht entge­gen­ste­hen.
(2) Die Antrag­stel­le­rin oder der Antrag­stel­ler hat sich auf Ver­lan­gen über ihre oder seine Person auszu­wei­sen und einen ­Be­nut­zungs­an­trag auszu­fül­len.
(3) Die Benutzung des Stadt­ar­chivs ist einzu­schrän­ken oder zu ver­sa­gen, soweit
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bun­des­re­pu­blik Deutsch­land oder eines ihrer Länder gefähr­det würde,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutz­wür­dige Belan­ge Drit­ter entge­gen­ste­hen,
c) der Erhal­tungs­zu­stand des Archivguts gefährdet würde,
d) ein nicht vertret­ba­rer Verwal­tungs­auf­wand entstehen würde o­der
e) Verein­ba­run­gen mit derzei­ti­gen oder früheren Eigen­tü­me­rin­nen o­der Eigen­tü­mern des Archivguts entge­gen­ste­hen.
(4) Die Benutzung des Stadt­ar­chivs kann auch aus anderen wich­ti­gen Gründen einge­schränkt oder versagt werden, insbe­son­dere wenn
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Stadt­ ­ver­letzt würde,
b) die Antrag­stel­le­rin oder der Antrag­stel­ler wiederholt oder schwer­wie­gend gegen die Archi­vord­nung verstoßen oder ihr oder ihm erteilte Auflagen nicht einge­hal­ten hat,
c) der Ordnungs­zu­stand des Archivguts eine Benutzung nicht ­zu­lässt,
d) Archivgut aus dienst­li­chen Gründen oder wegen gleich­zei­ti­ger an­der­wei­ti­ger Benutzung nicht verfügbar ist,
e) der Benut­zungs­zweck ander­wei­tig, insbe­son­dere durch­ Ein­sicht­nahme in Druckwerke oder in Repro­duk­tio­nen erreicht wer­den kann.
(5) Die Benut­zungs­er­laub­nis kann mit Neben­be­stim­mun­gen (zum ­Bei­spiel Auflagen, Bedin­gun­gen, Befris­tun­gen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurück­ge­nom­men werden, insbe­son­de­re wenn
a) Angaben im Benut­zungs­an­trag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträg­lich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Be­nut­zung geführt hätten,
c) die Benutzerin oder der Benutzer gegen die Archi­vord­nung ­ver­stößt oder ihr oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
d) die Benutzerin oder der Benutzer Urheber- und Per­sön­lich­keits­rechte sowie schutz­wür­dige Belange Dritter nicht ­be­ach­tet.
§ 4 Ort und Zeit der Benutzung, Verhalten im Forschungs- und Lesesaal
(1) Das Archivgut kann nur im Forschungs- und Lesesaal währen­d ­der festge­setz­ten Öffnungs­zei­ten eingesehen werden. Das Betre­ten ­der Magazine durch Benut­ze­rin­nen oder Benutzer ohne Beglei­tung ei­ner Archiv­mit­ar­bei­te­rin oder eines Archiv­mit­ar­bei­ters ist un­ter­sagt.
(2) Die Benut­ze­rin­nen oder die Benutzer haben sich im For­schungs- und Lesesaal so zu verhalten, dass keine andere oder kein anderer behindert oder belästigt wird. Zum Schutz des Ar­chiv­guts ist es insbe­son­dere untersagt, im Forschungs- und Le­se­saal zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Taschen, Mappen, Mäntel und derglei­chen dürfen nicht in den Forschungs- und Le­se­saal mitge­nom­men werden. Geräte jeglicher Art (zum Beispiel ­Ka­me­ras, Diktier­ge­räte, Notebooks) dürfen nur mit vorhe­ri­ger ­Zu­stim­mung verwendet werden. Weiter­ge­hende Regelungen, die dem Schutz des Archivguts und einem geordneten Ablauf der Nutzung ­die­nen, werden in einer Lesesaal­ord­nung bestimmt, die Be­stand­teil dieser Satzung ist.
(1) Das Stadt­ar­chiv kann den Umfang des gleich­zei­tig vor­zu­le­gen­den Archivguts beschrän­ken; es kann die Bereit­hal­tung ­zur Benutzung zeitlich begrenzen.
(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher ­Ord­nung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätes­tens am Ende der täglichen Öffnungs­zeit wieder­ ­zu­rück­zu­ge­ben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschä­di­gen oder zu verändern, insbe­son­de­re
a) Bemer­kun­gen und Striche anzubrin­gen,
b) verblasste Stellen nachzu­zie­hen,
c) darauf zu radieren, es als Schreib­un­ter­lage zu verwenden oder ­Blät­ter heraus­zu­neh­men.
(3) Bemerkt die Benutzerin oder der Benutzer Schäden an dem Ar­chiv­gut, so hat sie oder er diese unver­züg­lich dem Auf­sichts­per­so­nal anzuzeigen.
(4) In Ausnah­me­fäl­len kann Archivgut an andere Archive und zu Aus­stel­lungs­zwe­cken ausge­lie­hen werden.
(5) Die vorste­hen­den Regelungen gelten entspre­chend für die Ar­chiv­bi­blio­thek.
(1) Die Benutzerin oder der Benutzer haftet für die von ihr oder ihm verur­sach­ten Verluste oder Beschä­di­gun­gen des überlas­se­nen Ar­chiv­guts sowie für die sonst bei der Benutzung des Stadt­ar­chivs verur­sach­ten Schäden. Dies gilt nicht, wenn sie oder er nachweist, dass sie oder ihn kein Verschul­den trifft.
(2) Die Haftung der Stadt Karlsruhe für Sach- und Ver­mö­gens­schä­den, die der Benutzerin oder dem Benutzer durch­ ­man­gel­hafte Leistungen bei der Vorlage von Archivgut oder der Fer­ti­gung von Repro­duk­tio­nen entstehen, ist auf Vorsatz und grobe Fahrläs­sig­keit beschränkt. Eine Haftung für Man­gel­fol­ge­schä­den ist grund­sätz­lich ausge­schlos­sen. Eine Haf­tung für die Richtig­keit, die Vollstän­dig­keit und Quali­tät ei­ge­ner oder in Auftrag gegebener Repro­duk­tio­nen ist ebenfalls ­aus­ge­schlos­sen.
Bei der Auswertung des Archivguts sind die Rechte und schutz­wür­di­gen Interessen der Stadt, die Urheber- und Per­sön­lich­keits­rechte Dritter und deren schutz­wür­dige Inter­es­sen zu wahren. Die Benutzerin oder der Benutzer hat die Stadt von An­sprü­chen Dritter freizu­stel­len. Beleg­stel­len sind anzugeben.
§ 8 Beleg­ex­em­plare
(1) Werden Arbeiten unter wesent­li­cher Verwendung von Archiv­gut ­des Stadt­ar­chivs verfasst, sind die Benutzerin oder der Benut­zer ­ver­pflich­tet, dem Stadt­ar­chiv kostenlos und unauf­ge­for­dert ein Be­leg­ex­em­plar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.
(2) Beruht die Arbeit nur zu einem geringen Teil auf Archiv­gut ­des Stadt­ar­chivs, so hat die Benutzerin oder der Benutzer die Druck­le­gung mit den genauen biblio­gra­fi­schen Angaben anzuzei­gen und dem Stadt­ar­chiv kostenlos Kopien der entspre­chen­den Seiten zur Verfügung zu stellen.
§ 9 Repro­duk­tio­nen, Editionen, Veröf­fent­li­chun­gen
(1) Das Stadt­ar­chiv stellt seine Bestände und Sammlungen zur Ein­sicht und Auswertung zur Verfügung und liefert Vorlagen zu Pu­bli­ka­ti­ons­zwe­cken. Die Erlaubnis einer Veröf­fent­li­chung von Schrift­stücken, Bildern oder Drucken erfordert grund­sätz­lich ei­nen schrift­li­chen Antrag. Bei Objekten, die Rechte Dritter ­be­rüh­ren (zum Beispiel Urheber­rechte, Persön­lich­keits­rech­te), muss zur Veröf­fent­li­chung eine schrift­li­che Geneh­mi­gung der Drit­ten oder des Dritten bezie­hungs­weise ihrer Rechts­nach­fol­ge­rin oder seines Rechts­nach­fol­gers vorliegen.
(2) Die Objekte dürfen nur für den jeweils verein­bar­ten Zweck ­ver­wen­det werden. Jede Art der Verwendung bedarf der Zustim­mung ­des Stadt­ar­chivs. Ohne vorherige Zustimmung darf repro­du­zier­tes Ar­chiv­gut nicht gespei­chert, nochmals repro­du­ziert, archiviert, dupli­ziert, kopiert, verändert oder auf andere Weise (zum ­Bei­spiel Weitergabe an Dritte) genutzt werden. Bei jeder ­Ver­öf­fent­li­chung von repro­du­zier­tem Archivgut ist folgen­der Quel­len­nach­weis aufzu­neh­men: Stadt­ar­chiv Karls­ru­he (­Be­stands­si­gna­tur). Die Wieder­ver­wen­dung eines repro­du­zier­ten Ar­chi­vale ist erneut geneh­mi­gungs- und gebüh­ren­pflich­tig. Die se­kun­däre Repro­duk­tion bezie­hungs­weise die Weiter­ver­wen­dung auf der Basis eines bereits beste­hen­den Druckwerks oder eines online ­ver­füg­ba­ren Objekts bedarf ebenfalls der Geneh­mi­gung durch das Stadt­ar­chiv.
(3) Von jeder Veröf­fent­li­chung einer Repro­duk­tion ist dem Stadt­ar­chiv ein Beleg­ex­em­plar kostenlos zu überlassen.
§ 10 Gebüh­ren­pflicht
Für die Inanspruch­nahme einzelner Leistungen des Stadt­ar­chivs er­hebt die Stadt Karlsruhe Gebühren nach Maßgabe dieser Satzung und des Gebüh­ren­ver­zeich­nis­ses, das Bestand­teil dieser Satzung ist.
§ 11 Gebüh­ren­höhe
(1) Die Höhe der Verwal­tungs­ge­bühr richtet sich nach dem Gebüh­ren­ver­zeich­nis, das Bestand­teil dieser Satzung ist.
(2) Sofern die der Gebüh­re­ner­he­bung zugrunde liegen­den ­Leis­tun­gen der Stadt zukünftig einer Steuer­pflicht unter­lie­gen, erhöhen sich die im Gebüh­ren­ver­zeich­nis ausge­wie­se­nen Beträge um den entspre­chen­den Umsatz­steu­er­satz.
§ 12 Gebüh­ren­schuld­ne­rin­nen und Ge­büh­ren­schuld­ner
(1) Zur Zahlung der Gebühr ist verpflich­tet:
a) wer die Leistungen des Stadt­ar­chivs beantragt hat,
b) wer die Gebüh­ren­schuld der Stadt gegenüber durch schrift­li­che ­Er­klä­rung übernommen hat oder für die Gebüh­ren­schuld eines an­de­ren kraft Gesetzes haftet.
(2) Mehrere Gebüh­ren­schuld­ne­rin­nen oder Gebüh­ren­schuld­ner haften als Gesamt­schuld­ne­rin­nen oder Gesamt­schuld­ner.
§ 13 Gebüh­ren­be­frei­ung
(1) Gebühren werden nicht erhoben für Leistungen, die
a) nachweis­bar wissen­schaft­li­chen, heimat­kund­li­chen und un­ter­richt­li­chen Zwecken dienen,
b) im Rahmen der Amtshilfe erbracht werden,
c) von gering­fü­gi­ger Natur sind, insbe­son­dere einfache mündli­che und schrift­li­che Auskünfte.
(2) Die Befreiung nach Absatz 1 tritt nicht ein für Leistun­gen nach laufender Nummer 3 (Repro­duk­tio­nen) des Ge­büh­ren­ver­zeich­nis­ses.
(3) Gebühren werden nicht erhoben für Auskünfte und Nach­for­schun­gen, die den Nachweis eines sozial­ver­si­che­rungs- oder versor­gungs­recht­li­chen Anspruchs zum Ziel haben.
(4) Von der Entrich­tung der Gebühren sind, soweit ­Ge­gen­sei­tig­keit besteht, befreit
a) das Land Baden-Württem­berg,
b) die Bundes­re­pu­blik Deutsch­land,
c) die Gemeinden und andere juris­ti­sche Personen des öf­fent­li­chen Rechts.
(5) Auf eine Gebüh­re­ner­he­bung kann im Einzelfall verzich­tet wer­den, wenn die Benutzung bezie­hungs­weise Wiedergabe des Ar­chiv­guts im überwie­gen­den Interesse der Stadt Karlsruhe liegt ­so­wie bei einer im Archiv­in­ter­esse liegenden aktuel­len ­Be­richt­er­stat­tung.
§ 14 Entstehung, Fälligkeit, Zahlung, Sicher­heits­leis­tung
(1) Die Gebüh­ren­schuld entsteht mit Beendigung der Leistung, für die sie erhoben wird.
(2) Die Gebühr wird durch schrift­li­chen oder mündlichen Beschei­d ­fest­ge­setzt und ist mit der Bekannt­gabe der Gebüh­ren­fest­set­zung an die Schuld­ne­rin oder den Schuldner fällig.
(3) Schrift­stücke oder sonstige Sachen (zum Beispiel CDs, Digi­ta­li­sa­te) können bis zur Entrich­tung der Gebühr ­zu­rück­be­hal­ten oder an die Gebüh­ren­schuld­ne­rin oder den Ge­büh­ren­schuld­ner auf deren oder dessen Kosten unter Nachnah­me ­der Gebühr übersandt werden.
(4) Die Vornahme einer Leistung kann davon abhängig gemacht wer­den, dass die Gebühr ganz oder teilweise voraus­ge­zahlt oder für sie Sicherheit geleistet wird. Von der Anfor­de­rung einer Vor­aus­zah­lung oder der Anordnung einer Sicher­heits­leis­tung ist ab­zu­se­hen, wenn dadurch eine für die Gebüh­ren­schuld­ne­rin oder den Gebüh­ren­schuld­ner unzumut­bare Verzö­ge­rung entstehen würde oder dies aus sonstigen Gründen unbillig wäre.
§ 15 Auslagen
(1) In der Gebühr sind, soweit nichts anderes bestimmt ist, die der Stadt Karlsruhe erwach­se­nen Auslagen inbegrif­fen. Soweit sie jedoch das übliche Maß des gewöhn­li­chen Geschäfts­auf­wands ­über­stei­gen, sind sie zu ersetzen. Als Auslagen, die das übliche ­Maß des gewöhn­li­chen Geschäfts­auf­wands überstei­gen, gelten ins­be­son­dere:
a) Porto und Entgelte für Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­dienst­leis­tun­gen,
b) Vergü­tun­gen und Entgelte an andere juris­ti­sche oder na­tür­li­che Personen für deren Liefe­run­gen und Leistungen,
c) besondere Aufwen­dun­gen für Versi­che­run­gen und Ver­pa­ckungs­ma­te­rial.
(2) Die Auslagen sind in der tatsäch­lich angefal­le­nen Höhe oder in Höhe eines im Gebüh­ren­ver­zeich­nis bestimmten Pauschal­be­tra­ge­s zu erstatten.
(3) Die Auslagen werden durch mündlichen oder schrift­li­chen ­Be­scheid festge­setzt und sind mit der Bekannt­gabe an die Schuld­ne­rin oder den Schuldner fällig. Im Übrigen sind auf die Er­stat­tung von Auslagen die für Verwal­tungs­ge­büh­ren gelten­den Vor­schrif­ten, mit Ausnahme des § 13, entspre­chend anzuwenden.
§ 16 Geltungs­be­reich
Diese Archivsat­zung gilt auch für der Stadt Karls­ru­he ­über­las­se­nes Archivgut anderer Stellen, soweit mit den ab­ge­ben­den Stellen keine andere Verein­ba­rung getroffen wurde.
§ 17 Inkraft­tre­ten
Gleich­zei­tig tritt die Archivsat­zung der Stadt Karlsruhe vom 23. April 2002 außer Kraft.

References: § 4
 § 7

§ 1

§ 2

§ 3

§ 4

§ 8

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14

§ 15
 § 13

§ 16

§ 17