Source: http://univis.fau.de/form?__s=2&dsc=anew/rechtliches&print=1&anonymous=1&sem=2019w&__e=233
Timestamp: 2019-12-06 13:02:23+00:00

Document:
Präsident der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,
E-Mail: mailto:poststelle@fau.de
Postanschrift: Schloßplatz 4, 91054 Erlangen
Zweck der Datenverarbeitung im UnivIS
Das UnivIS dient der Hochschule oder Universität als Betreiber zur Verwaltung und Veröffentlichung von Organisationsstruktur, Personalinformationen von Angehörigen des Betreibers wie Tätigkeiten, dienstlicher Addresse und Telefonnummer, Veranstaltungsverzeichnis für Lehr- und sonstige Veranstaltungen, Prüfungen, Stellenangeboten, Publikationen, internationalen Kontakten und Examensarbeiten sowie als Angebotsplatform für abzugebende Möbel und Rechner. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit in den genannten Bereichen sind hierbei die Personalinformationen mit den anderen Datenarten verknüpft, beispielsweise werden zu einer Lehrveranstaltung die Lehrenden und zu einem Raum die Raumverantwortlichen verknüpft und angezeigt. Die Veröffentlichung erfolgt über das Internet erreichbar weltweit im Rahmen der Aussendarstellung des Betreibers, den öffentlichen Aufgaben des Betreibers unter anderem in Forschung und Lehre (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO), zur Erfüllung von Informations- und Auskunftspflichten (Art. 86 und 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, in Verbindung mit §11 und §5 Abs. 4 IFG und §2 Abs. 1 oder 3 BSDG oder analoger Vorschriften der Länder oder der Europäischen Union) oder auf besonderen Wunsch oder mit Zustimmung des Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ausserdem dient das UnivIS als Archiv vergangener Stände der genannten Daten (Art. 89, Art. 17 Abs. 3 lit. a, b und d DSGVO) im öffentlichen Interesse.
Zur Behebung von Fehlern und aus Sicherheitsgründen zur Vermeidung von Angriffen erhebt das UnivIS Protokolldaten insbesondere auch von Zugriffen per Web und durch andere Schnittstellen. Diese Protokolle beinhalten die anonymisierte IP-Addresse, Zeitpunkt und URL des Aufrufs sowie Zustands- und Fehlerinformationen zur Anfrage.
Für die Datenpflege und die Beschränkung von Zugriffen speichert und verarbeitet das UnivIS Passworte oder Verknüpfungsdaten anderer Authentifizierungsdienste.
Zur Erstellung von Stundenplänen und Modulplänen speichert das UnivIS diese Pläne in Cookies im Browser des Nutzers, beim späteren Wiederaufruf dieser Pläne werden diese Cookie-Daten wieder ans UnivIS übermittelt.
Weitergabe und Herkunft der Daten
Die vorgenannten Datenkategorien werden organisationsintern erhoben und von Datenpflegern die den jeweiligen Organisationseinheiten zugeordnet sind eingegeben. Soweit beim Betreiber weitere Systeme zur Speicherung und Verarbeitung der oben genannten Datenkategorien vorhanden sind kann das UnivIS mit diesen Systemen automatisch Daten innerhalb der Betreiberorganisation austauschen und abgleichen. Daten die zur Veröffentlichung bestimmt sind werden weltweit über das Internet zur Verfügung gestellt.
Das UnivIS wird von der Config e.G. (http://www.config.de) technisch betreut. Im Rahmen dieser Tätigkeit besteht ein Zugriff der Config e.G. auf interne (z.B. Protokolldaten) wie auch öffentliche Daten des UnivIS zum Zweck dieser technischen Betreuung. Ebenso haben technische Betreuer des Betreibers Zugang zu internen wie öffentlichen Daten.
Protokolldaten werden maximal für die Dauer von einem Jahr gespeichert, ausser deren längere Aufbewahrung ist zur Aufklärung eines konkreten Sachverhaltes unbedingt notwendig, dann wird die Aufbewahrung verlängert solange die zur Aufklärung nötig. Andere Datenkategorien werden solange aufbewahrt wie deren genannter Zweck gegeben bleibt.
Es bestehen Betroffenenrechte auf Auskunft, soweit die gewünschten Daten und Informationen nicht sowieso öffentlich oder für den Betroffenen sichtbar sind, und Korrektur von Daten. Soweit Daten aufgrund einer Einwilligung gespeichert sind besteht auch das Recht auf Löschung. Für Daten, die ausschliesslich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeitet werden besteht ein Einschränkungs- und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Bei Vorliegen besonderer Situationen Betroffener kann ausserdem ein Widerspruchsrecht gegen ausschliesslich nach Art. 89 Abs. 1 DSGVO verarbeitete Datenverarbeitung vorliegen, wenn keine im öffentlichen Interesse liegende Aufgabe entgegensteht.
Betroffene haben ein Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Zur Wahrnehmung von Rechten und vor der Einreichung von Beschwerden empfehlen wir zur schnelleren und einfacheren Bearbeitung Ihres Anliegens eine Kontaktaufnahme mit dem Betreiber. Eine entsprechende Kontaktaddresse erhalten Sie nach Drücken der Schaltfläche "Kontakt" rechts oben unter dem Punkt "Kontakt".

References: §11
 §5
 §2
 Art. 17
 Art. 6
 Art. 89