Source: https://www.icbf.gov.co/portafolio-de-servicios-icbf/licencia-de-funcionamiento
Timestamp: 2020-01-17 16:38:16+00:00

Document:
Licencia de Funcionamiento | Portal ICBF - Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF
La Licencia de funcionamiento es el acto administrativo mediante el cual el ICBF autoriza a la persona jurídica por un término establecido, para que desarrolle el programa o modalidad para la cual ha dado cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, técnico administrativos y financieros, establecidos en la ley y la Resolución No.3899 de 2010 que fue modificada y adicionada parcialmente por la Resolución No. 3435 de 2016.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 3899 de 2010 modificada y adicionada por la Resolución No. 3435 de 2016 para poder obtener una licencia de funcionamiento, la persona jurídica deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Tener los estatutos vigentes conforme a las especificaciones dispuestas en el numeral 2 del artículo 7o de la mencionada resolución.
Contar con representación legal vigente, expedida por la autoridad competente, con la aceptación de la elección, nombramiento o cargo, junto con la fotocopia del documento de identidad.
Presentar los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
Contar con los documentos soportes de la conformación de la Junta Directiva, Consejo de Fundadores o quien haga sus veces, con aceptación de la elección o nombramiento o cargo, junto con fotocopia del documento de identidad, y los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
Presentar los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales, de todo el personal vinculado al servicio, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
Tener los comprobantes de cumplimiento de compromisos fiscales de la persona jurídica. De acuerdo a lo estipulado en el artículo 574 del Estatuto Tributario, se citan los siguientes compromisos fiscales que debe presentar la Persona Jurídica: Declaración Anual de Impuesto de Renta y Complementarios, Declaración Bimestral de Impuesto a las Ventas, Declaración Mensual de Retención en la Fuente, Declaración de Impuesto de Timbre, Declaración Bimestral de Industria y Comercio, Declaración de Impuesto Predial.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, deberán presentar una declaración anual de ingresos y patrimonio.
Contar con los recursos financieros y fuentes de sostenimiento para la prestación del servicio.
Cuando se trate de Fundaciones deberá anexarse certificación de los bienes afectados.
Llevar la contabilidad por Programa o por modalidad. Cuando la persona jurídica desarrolle en diferentes sedes un mismo programa o modalidad y administre sus recursos técnicos, administrativos y financieros de manera independiente, deberá llevar contabilidad separada por sede.
Presentar compromiso en la que se establezca que la totalidad de los recursos comprometidos y generados en esta actividad, serán destinados al desarrollo de sus objetivos estatutarios, según lineamientos y estándares del ICBF.
Tener el presupuesto debidamente aprobado por la instancia definida en sus estatutos.
Destinar los recursos públicos y/o privados que obtengan para el cumplimiento de su objeto social.
Los anteriores requisitos deberán ser certificados por Auditor Externo a través de dictamen, en el que se exprese en forma clara e inequívoca, que:
La persona jurídica cumple con los requisitos financieros exigidos por el ICBF
Que los estados financieros, con sus notas explicativas cumplen con las normas contables
Que presenta una sólida situación financiera y un sistema efectivo de control financiero interno
Que está basado en las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia
Auditor Externo deberá ser Contador Público titulado, con Tarjeta Profesional vigente y contar con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, adjuntando los soportes documentales correspondientes.
Requisitos Específicos Programa Protección Integral a Niños, Niñas, Adolescentes y sus Familias
Encontrarse habilitados por la autoridad competente en salud cuando el programa o modalidad para el cual se solicita la licencia de funcionamiento así lo exija.
Contar con la autorización y licencia de funcionamiento de educación cuando el programa o la modalidad para la cual se solicita licencia de funcionamiento al ICBF incluye el desarrollo directo de servicios de educación.
Tener concepto sanitario favorable y vigente, expedido por la autoridad competente, para las sedes en donde se prestará el servicio, éste no aplicará para el otorgamiento de la licencia inicial, por cuanto para la expedición de dicho requisito se requiere que la Entidad se encuentre prestando efectivamente el servicio.
Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15; bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o aportar el certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido otorgada o reconocida por autoridad diferente.
Requisitos Técnico - Administrativos
Para desarrollar el Programa de Protección Integral a los Niños Niñas Adolescentes y sus familias, las personas jurídicas deberán certificar que cumplen con los siguientes requisitos técnico-administrativos:
Contar con un Proyecto de Atención Institucional – PAI, que incluya como mínimo la caracterización de la población, los objetivos el marco conceptual y metodológico, sea coherente con la perspectiva de derechos, la definición del proceso de atención con sus respectivas etapas e indicadores y las estrategias de evaluación. Este debe ser coherente con el objeto social que figura en los estatutos.
Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a lo establecido en los estándares de estructura definidos para el programa o la modalidad de que trata la solicitud.
Contar con talento humano correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa o la modalidad de que trata la solicitud, incluyendo cargos, perfiles y funciones y en proporción suficiente para el número de beneficiarios que se proponga atender.
Contar con la dotación institucional y básica correspondiente a los estándares de estructura definidos para la modalidad de que trata la solicitud y en cantidad suficiente para el número de beneficiaros que se proponga atender.
Contar con un sistema de archivo para las Historias Integrales de los niños, niñas y adolescentes, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.
Contar con Historia Integral para cada niño, niña o adolescente, que incluya los registros y soportes de la etapa de atención en la que se encuentre cada niño, niña y adolescente.
Tener establecidos los ciclos de menús correspondientes a la minuta patrón definida por el ICBF, y tener las tablas de intercambio de alimentos de acuerdo con la guía alimentaria para población menor de dos (2) años y para mayores de dos (2) años, según el requerimiento nutricional propio de la modalidad de que trata la solicitud.
Requisitos Específicos Programa de Adopción
Para desarrollar el programa de adopción la persona jurídica deberá estar organizada como Institución sin ánimo de lucro y destinar la totalidad de sus recursos al desarrollo de sus objetivos estatutarios.
La persona jurídica que desarrolle Programas de Adopción deberá cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:
Contar con el programa del servicio de adopción, donde se describan y desarrollen las actividades y temas a abordar, la metodología, los tiempos y responsables de los componentes siguientes: preparación, el acompañamiento, evaluación y seguimiento posadopción a las familias solicitantes, de conformidad con el Lineamiento Técnico del Programa de Adopciones.
Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a los criterios establecidos por el ICBF definidos para el programa de que trata la solicitud.
Contar con talento humano idóneo, incluyendo cargos, perfiles y funciones que permitan conformar el comité de adopciones, desarrollar los procesos de atención propios del programa y las funciones administrativas del mismo, conforme a lo establecido por el ICBF.
Contar con la dotación institucional que permita el desarrollo del programa, conforme a lo establecido por el ICBF.
Contar con un sistema de archivo y conservación de la información relativa a la situación del niño, niña o adolescente y de las familias adoptantes, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.
La persona jurídica que desarrolle Programas de Adopción deberá cumplir con los siguientes requisitos financieros, los cuales deberán estar certificados por el Auditor Externo:
Mantener los costos de servicios discriminados y totales, frente al proceso de selección, preparación y evaluación de las familias.
Mantener los costos de servicios a disposición del público.
Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15; bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido reconocida por autoridad diferente.
Requisitos Programa Casa de Madres Gestantes
La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes deberá cumplir con los siguientes requisitos legales:
Autorización y licencia de funcionamiento de educación, cuando la persona jurídica que solicita licencia de funcionamiento al ICBF incluye el desarrollo directo de servicios de educación.
Concepto sanitario favorable y vigente, expedido por la autoridad competente, para las sedes en donde se prestará el servicio.
Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15, bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido reconocida por autoridad diferente.
La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes, deberá cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:
Contar con un Proyecto de Atención Institucional – PAI, que incluya como mínimo: caracterización de la población, los objetivos, el marco conceptual y metodológico coherente con la perspectiva de derechos, la definición del proceso de atención con sus respectivas etapas e indicadores, y las estrategias de evaluación. El proyecto de atención institucional debe discriminar la atención para las madres menores y mayores de edad.
Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a lo establecido en los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud.
Contar con talento humano correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud, incluyendo cargos, perfiles y funciones y en proporción suficiente para el número de cupos que se proponga atender.
Contar con la dotación institucional y básica correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud y en cantidad suficiente para el número de cupos que se proponga atender.
Contar con un sistema de archivo de las Historias de Atención de las madres gestantes y sus hijos o hijas, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.
Contar con Historia de Atención para cada niño, niña o adolescente, que incluya los registros y soportes de la etapa de atención en la que se encuentre cada niño, niña y adolescente.
Tener establecidos los ciclos de menús correspondientes a la minuta patrón definida por el ICBF y tener las tablas de intercambio de alimentos de acuerdo con la guía alimentaria para población menor de dos (2) años, mayor de dos (2) años y madres gestantes, según el requerimiento nutricional propio del programa de que trata la solicitud.
Mantener en un lugar visible a la entrada, un aviso donde exprese claramente que el ingreso de la madre al programa no la obliga, de ninguna manera, a entregar a su hijo para adopción y, que la conservación de su hijo no estará sujeta a ningún pago de dinero por los servicios prestados.
Mantener registro de información de las madres gestantes, de los hijos o hijas que ingresan con ella y de los nitos y niñas una vez nazcan.

References: Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 7
 artículo 574
 artículo 15
 resolución 
 artículo 15
 resolución 
 artículo 15
 resolución