Source: https://www.experto24.pl/kadry/prawa-i-obowiazki-pracodawcy/podwojna-dokumentacja-osobowa-duzo-problemow-maly-pozytek.html
Timestamp: 2020-07-13 18:47:23+00:00

Document:
Podwójna dokumentacja osobowa – dużo problemów, mały pożytek | Experto24.pl
Array ( [docId] => 26790 )
W niektórych przypadkach pracodawcy stosują podwójną dokumentację osobową pracowników. Przykładowo: oryginalne teczki akt osobowych znajdują się w centrali pracodawcy, a kopie w filii, czy zakładzie terenowym. Albo odwrotnie. Taka podwójna dokumentacja nie przyniesie jednak dużo korzyści, a bywa kłopotliwa.
Zdarzały się w praktyce przypadki, gdy firma prowadząca kadry przechowywała oryginalne akta osobowe, a u pracodawcy znajdowały się kopie dokumentów z tych akt. Podwójna dokumentacja bywa prowadzona po to, by pracodawca miał na miejscu pełny wgląd w akta – mimo, że ich nie prowadzi. Prawo nie zakazuje prowadzenia podwójnej dokumentacji. Jednak niewygody związane z tym często przewyższają korzyści. Przykładowo: w razie kontroli inspektor może zażądać dostarczenia oryginalnych akt.
Poza tym, aby uniknąć zamieszania, trzeba precyzyjnie ustalić, do kogo mają trafiać poszczególne oryginalne dokumenty – do pracodawcy czy firmy przechowującej. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na duże kłopoty.
Przykład: pracownica będąca w okresie wypowiedzenia dostarczyła pracodawcy zaświadczenie, że jest w ciąży (domagając się cofnięcia decyzji pracodawcy o jej zwolnieniu). Przesłała je na adres pracodawcy. Tam przesyłkę odłożono na półkę z dokumentami oczekującymi na przewiezienie do firmy obsługującej kadry. Zanim dokument trafił do tej ostatniej, a następnie zanim powiadomiła ona pracodawcę o treści przesyłki, upłynął okres wypowiedzenia. Pracodawca nie cofnął go, więc było ono wadliwe. Pracownica może domagać się odszkodowania lub przywrócenia do pracy (z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy).
Spotyka się też przypadki, gdy jeden pracodawca prowadzi podwójne akta – np. jedne przechowuje w centrali a drugie w terenowych oddziałach. Problemy są tu podobne. W każdym razie będzie rozliczany z tego czy ma komplet dokumentów w oryginalnej teczce akt osobowych.
art. 47, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 pkt 6 i pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 7 pkt 2 i pkt 4, art. 31 ust. 1, art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r., poz. 404).
Zaświadczenie lekarskie należy przechowywać w oryginale
Więcej na temat, czy przechowywać dany dokument w aktach osobowych, czy nie – można przeczytać w miesięczniku „Aktualności kadrowe”.
Tagi: akta osobowe, dokumentacja kadrowa, dane osobowe

References: art. 47
 art. 94
 art. 281

art. 7
 art. 31
 art. 37

art. 23