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Informe de Gestión y Sostenibilidad PDF
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Víctor Manuel San Martín Páez
1 Informe de Gestión y Sostenibilidad 2012 2 Contenido Carta del Director General Perfil de la Entidad Informe de Gestión Gobierno Corporativo Sostenibilidad Innovación Gestión Social Gestión Ambiental Gestión Humana Aspectos Técnicos3 Carta del Director General Desde nuestra estrategia y los diferentes elementos que la componen, tenemos como propósito empresarial la generación de valor sostenible como un compromiso para los mercados y los clientes a las que servimos, donde, con una gestión administrativa, tecnológica y financiera efectiva generaremos relaciones armoniosas con la comunidad, el talento humano, los recursos y las entidades que acompañan la operación de la organización. En 2012, Emtelco mostró resultados sólidos, reflejando un crecimiento en ingresos del 24,5% ($ millones) frente al año anterior, los cuales se situaron en $ millones de pesos. El resultado de ingresos, costos y gastos en efectivo arroja un EBITDA de $ millones y un margen de 11,6%, creciendo un 7,3% frente al resultado del año anterior. Emtelco cierra el año con una planta de 5,857 colaboradores, presentando un incremento respecto al año anterior del 10,20%, donde personas tiene contrato directo, 1,678 por la empresa temporal y 159 tiene contrato de aprendizaje. Se resaltan las actividades de intervención que favorecieron el desarrollo de los colaboradores a través de espacios de formación, capacitación y entrenamiento. Respecto al desarrollo del talento humano, durante el 2012 se invirtieron en promedio 109,6 horas de entrenamiento por colaborador, orientadas a la adquisición de conocimientos necesarios para desarrollar la labor de cada cargo. Se llevaron a cabo 189 ascensos permitiendo así crecer y mejorar su condición laboral. Respecto a la utilidad neta, en 2012 asciende a $7.884 millones con un margen neto del 5,0% (2011 $6.816 millones y 5,3%), presentando un crecimiento de $1.068 millones y 15,7%.4 Carta del Director General Se ejecutó en alianza con la Asociación de Exalumnos del Colegio San Ignacio - Asia Ignaciana el Programa Formación para la Vida Laboral, el cual benefició a 67 jóvenes vulnerables de estratos 1 y 2 de las comunas dos y cinco de la ciudad de Medellín, logrando así contratar en la organización 19 de ellos. Se realizaron alianzas educativas las cuales se incrementaron en un 47,05% respecto al año anterior, beneficiando a 233 colaboradores lo cual se materializa en $101 millones de pesos. En materia de control interno, todos sus órganos de gobierno (Asamblea Accionistas y Dirección) cumplen satisfactoriamente con sus obligaciones conforme a la ley y a los Estatutos de la sociedad. Siguiendo nuestro propósito empresarial y el compromiso que adquirimos, estamos seguros que el mismo es interiorizado en cada uno de los agentes, directivos y proveedores los cuales contribuyen día a día con el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Es así, como la sostenibilidad significa para Emtelco, todas aquellas condiciones económicas, sociales y ambientales que permiten mantener la existencia de la organización, demostrada con hechos concretos de generación de valor para nuestros accionistas y grupos de interés, y aún más importante, hacerlo desde la prestación de servicios de Contact Center y BPO catalogados como uno de los sectores de clase mundial, siendo uno de los ejes fundamentales del desarrollo del país y la sociedad. Confirmamos entonces nuestro compromiso con el cumplimiento de los principios definidos en el Pacto Global, trabajaremos para obtener una excelente calificación de transparencia la cual nos apalanque para construir relaciones de beneficio mutuo con nuestros grupos de interés, garantizar la satisfacción de nuestros clientes y el bienestar de nuestros colaboradores. Quiero invitar a todos nuestros colaboradores y entidades que apoyan la prestación de nuestros servicios para construir un país sostenible en todo sentido. Rodrigo Ignacio Ferreira Londoño Director General EMTELCO S.A. 5 01. Perfil de la Entidad Naturaleza y forma jurídica Marcas, productos y servicios Localización Mercados Cambios relevantes Reconocimientos Directivos Información general En Emtelco estamos convencidos que cuando se crean momentos memorables se es experto en el arte de relacionarse 6 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Número de Empleados Ingresos anuales (COP$) Naturaleza y forma jurídica EMTELCO S.A. es una sociedad de economía mixta con una participación pública superior al 99%, cuyo capital está distribuido completamente entre socios colombianos, que presta servicios de tercerización de procesos de negocios (BPO por su sigla en inglés), hace parte del Grupo Empresarial EPM, el más importante en servicios públicos del país. EMTELCO S.A. a su vez participa como socio facilitador en las empresas del Grupo Empresarial EPM: Aguas Nacionales S.A. E.S.P donde cuenta con una participación de $ , que equivale a 800 acciones con un valor nominal de $ cada una y en Colombia Móvil S.A. E.S.P. donde cuenta con una (1) acción con valor nominal de $ Es una entidad descentralizada de tercer grado, del orden municipal, filial de UNE EPM Telecomunicaciones S.A., sociedad enteramente pública que presta servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Teniendo en cuenta que la actividad económica de la compañía no es una actividad regulada como los servicios públicos domiciliarios o las telecomunicaciones, actividades propias de las demás empresas del Grupo Empresarial, las normas que rigen a la compañía con sus clientes están orientadas principalmente por el derecho privado y sólo tendrán incidencia de normas de derecho público en la medida que el régimen contractual del cliente así lo determine. En materia laboral los trabajadores de la sociedad tienen la naturaleza de trabajadores oficiales y la normatividad especial aplicable es la de la Ley 6 de 1945 y el Decreto 2127 de En materia de contratación de bienes y servicios, a pesar de la naturaleza pública de la sociedad, se cuenta con un régimen especial de contratación en virtud de lo establecido por los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007, regulado expresamente por lo establecido en la Resolución JD , expedida por la Junta Directiva de la sociedad, órgano que estatutariamente tiene la competencia para expedir las normas internas. 7 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Marcas, Productos y Servicios El portafolio de servicios está enmarcado en el relacionamiento de las empresas con sus clientes en el front office y back office, bajo la filosofía de prestar una solución end to end que permita a las empresas proyectar una imagen consistente en sus diferentes puntos de contacto, para esto, Emtelco presta sus servicios desde la preventa, venta y postventa ofreciendo a sus clientes corporativos la posibilidad de contacto con sus usuarios mediante diferentes puntos de contacto: Los servicios de Emtelco están dirigidos al segmento corporativo bajo una misma marca. Es el servicio más representativo dentro del portafolio de la organización, ofreciendo la atención de llamadas inbound, outbound y blending para labores de Servicio al Cliente, Ventas, Cobranza y Soporte Técnico principalmente. Adicional a la atención de s y chats, se ha desarrollado la atención a través de Puntos de Atención Virtual (kioskos) donde los usuarios pueden realizar trámites básicos mediante self service o solicitar el apoyo de un asesor mediante llamada o video llamada. Atención de clientes face to face. Ha tenido un gran desarrollo en los últimos años especialmente en la labor de ventas puerta a puerta y la atención a clientes a través de oficinas. 8 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Localización y ciudades donde tiene operación Regional Nororiental: Bucaramanga Barrancabermeja Cúcuta Con operación presencial Norte: Barranquilla Cartagena San Andrés Con operación presencial Sur: Armenia, Buga Cali Pereira, Cartago Dosquebradas La Virginia Manizales Santa Rosa de Cabal (Operación presencial y telefónica en Pereira) Centro: Bogotá (Sede administrativa y operación presencial y telefónica) 9 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Localización y ciudades donde tiene operación Antioquia Medellín Amagá Apartadó Barbosa Bello Caldas Carepa Chigorodó Ciudad Bolívar Don Matías El Carmen El Peñol El Retiro Entreríos Santafé de Antioquia Guarne Guatapé San Jerónimo La Ceja La Estrella La Unión Marinilla Necoclí Puerto Berrio Rionegro Sabaneta San Cristóbal Itagüí San Pedro Santa Rosa de Osos Envigado Santuario Sonsón Sopetrán Turbo Yarumal Tenemos presencia en 32 municipios (Operación presencial en municipio, Medellin headquarter y operación telefónica)10 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Mercados El principal sector que atiende Emtelco es el de Telecomunicaciones, sector que a nivel Latinoamérica es el mayor consumidor de servicios de Contact Center en particular y servicios BPO en general. Adicional a este sector, se tiene presencia en otros sectores tales como: Telecomunicaciones Utilities Gobierno Financieros y Seguros Comercio Transporte Solidario Emtelco satisface las necesidades de preventa, venta y postventa, en las modalidades de inbound y outbound para los diferentes sectores donde tiene presencia. Ventas En EMTELCO entendemos que los procesos de ventas son vitales para su negocio y que estos requieren un método de trabajo, habilidades, y destrezas especializadas para hacer efectivo cada contacto con sus clientes. Es por esto que ponemos a su disposición nuestra experiencia, conocimiento, tecnología y talento humano para ayudarlo a dinamizar sus relaciones comerciales Servicio al cliente Las buenas relaciones con sus clientes son primordiales para el éxito de su negocio y requieren de procesos y herramientas especializadas en relacionamiento. En EMTELCO entendemos que el núcleo de su negocio exige un aliado experto en este proceso para soportarlo Soporte Técnico En EMTELCO entendemos que su cliente necesita acompañamiento y soluciones ágiles a problemas técnicos que se presenten durante el uso de los productos y servicios adquiridos con su empresa, por lo cual prestamos los siguientes servicios a través de diferentes medios de contacto11 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Mercados Soluciones a Peticiones, Quejas y Reclamos Contamos con las herramientas y el personal especializado para dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes de manera eficiente Gestión de Cartera Cobro preventivo, notificamos a sus clientes con días de anticipación la fecha límite de pago. Recordación de pagos, contactamos a los clientes que se les ha vencido la factura para generar compromisos de pago. Gestión de Datos Digitación logramos que la información recolectada en volantes, encuestas, y cualquier otro documento, quede transcrita y almacenada en formato digital. Tabulación disponemos de las herramientas para organizar eficientemente y de manera precisa y oportuna, los resultados de encuestas de satisfacción, estudios de mercado y prospección de clientes. Bases de datos damos un manejo efectivo a la información que tiene de sus clientes a través de la organización, estandarización, actualización, clasificación y procesamiento de sus bases de datos. Cruce e inteligencia de información analizamos la información que tenemos de sus clientes para identificar relaciones que permitan mejorar procesos y generar nuevos negocios. Estos servicios los prestamos a través de los siguientes canales:12 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Cambios relevantes, durante el periodo de reporte. 1. Cambios en la estructura organizacional, durante el año 2012 se realizaron cambios en la estructura de procesos y organizacional con el propósito de ser más eficientes y fortalecer el soporte a la prestación de servicios, cambios que conllevaron a la reubicación de las áreas de Formación y de Calidad del Servicio, las cuales pasaron a formar parte de la Dirección de Talento Humano y de la Dirección de Gestión respectivamente, esta última creada para darle al Sistema de Gestión Integral un enfoque completo desde la planeación de la Organización hasta la coordinación de las acciones de mejoramiento requeridas para la excelencia en el desempeño y el cumplimiento de metas. 2. Cambios en la gestión de tecnologías de información y comunicación (TIC s), proceso de alto impacto en la organización dado a que es el que soporta la operación del negocio y la implementación de las soluciones que se ofrecen a los clientes. Con el propósito de fortalecer su capacidad operativa y de gestión se dividió la Dirección de Tecnología, creándose la Dirección de Ingeniería y Desarrollo TIC y la Dirección de Operaciones TIC quienes tienen como principal propósito todos los diseños, la arquitectura y el desarrollo de las distintas soluciones requeridas para los clientes y los procesos internos, así como la correcta operación de dichas soluciones, la disponibilidad, la atención y solución de los distintos incidentes que puedan llegar a darse en el día a día de los servicios tecnológicos. 3. Crecimiento de la Operación de Contact Center en Bogotá: a partir de la implementación del servicio con los clientes Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la Secretaría de Industria y Comercio (SIC) el pasado mes de diciembre, se le da apertura a Bogotá como sede alterna de la operación de los servicios de Contact Center de Emtelco. Cabe aclarar que Bogotá antes contaba con personal que atendía servicios presenciales con visitas puerta a puerta, pero no se tenían puestos de trabajo para Contact Center. Esta operación inició con 130 puestos de trabajo pero dado el tamaño de mercado de esta ciudad, se espera un crecimiento importante de la operación, para lo cual se ha previsto una mayor presencia de la fuerza de ventas de la Organización en esta localidad. El crecimiento hacia la ciudad de Bogotá permitirá expandir la base de operaciones de la compañía y contar con los recursos técnicos y administrativos para lograr un contacto directo con los Clientes actuales y potenciales de esa ciudad. 13 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Reconocimientos recibidos en el 2012 Novaventa reconoce a Emtelco como excelentes gestores de cobranza social. Nos hemos convertido en el principal aliado estratégico de nuestros clientes, logrando así una satisfacción general con el servicios de 83,33% donde nos perciben como un aliado que entrega acompañamiento, oportunidad y agilidad en las respuestas. VivaColombia reconoce a Emtelco como su mejor aliado por la destacada gestión de ventas y atención al cliente. 14 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Equipo Directivo 2012 Andrea María Orrego Ramírez Secretaría General Sandra María Jaramillo González Directora Comercial Patricia Hincapié Gil Directora Operaciones Jaime Andrés Gutiérrez Pérez Director Talento Humano Carlos Mario Arango Franco Director Administrativo y Financiero Cesar Augusto Borda Vargas Director Control Interno Ana María Bedoya Vélez Directora de Gestión Juan David Carrasquilla Director de Ingeniería y Desarrollo TIC Jahir Molina Zuleta Director Operaciones TIC Diego Alejandro Balbin Jefe Oficina Outsourcing Director General Rodrigo Ignacio Ferreira Londoño Junta Directiva Principales Marc Eichmann Perret Juan Guillermo Vélez Ospina Juan Fernando Vásquez Duque Suplentes Nibaldo Toledo Takahashi John Jairo Marín López Andrés Vélez Vieira (*) A partir del mes de octubre de 2012 el Dr. Juan Guillermo Vélez Ospina dejó de ser parte de la Junta Directiva, en razón de su retiro de UNE EPM Telecomunicaciones S.A.15 Capítulo 1: Perfil de la Entidad Información General Sitio Web Corporativo: Buzón Corporativo: Fax corporativo nacional: (574) PBX (574) Medellín Sede Administrativa Sector Olaya Calle 14 No 52A Conmutador: (574) Miguel de Aguinaga Calle 53 No Teléfono: Av. Mall Calle 23 No 43A 66 Local 126 Teléfono: Edificio Edatel Calle 41 No Piso 2 Ed. Edatel Teléfono: Edificio Platika Calle 9C Sur No 50Ff 116 Of. 409 Teléfono: Edificio Banco Popular Carrera 50 No Piso 12 Teléfono: Edificio Interbolsa Carrera 46 No EdifIcio Playa Oriental Teléfono: Bello Carrera 50 No Teléfono: Carlos E. Restrepo Carrera 64 A No 52 A 23 Ed. Otrabanda Teléfono: La Aurora Calle 54 No Teléfono: Bogotá Parque Empresarial Normandía Cl B 42 B4 Teléfono: Zona Franca Fontibón Carrera Mz 9 Bg 8 Teléfono: Ed. Nueva Granada Calle 72 No Piso 3 Teléfono: (574) Pereira Ed. UNE-ETP, Piso 2 Carrera 10 No Teléfonos:16 02. Informe de Gestión Entorno macroeconómico Resultados financieros Crecimiento nacional Satisfacción en el servicio Gestión integral Asuntos regulatorios Retos Agradecimientos Marcamos la diferencia en el trato, por eso observamos y escuchamos para ofrecer verdaderas soluciones17 Capítulo 2: Informe de Gestión Informe del Representante Legal y la Junta Directiva de Emtelco S.A. Las proyecciones económicas para el año 2013 sugieren que después de dos años en donde la recuperación de la crisis financiera global no ha sido fuerte, la economía mundial está a punto de entrar en un periodo de profunda desaceleración. Entorno Macroeconómico Todo esto en medio de la dificultad de EEUU y la Unión Europea para adoptar políticas que permitan corregir los desequilibrios. La deuda del sector público en varias naciones europeas aumentó en la segunda mitad de 2011 y agravó la debilidad en los balances de los bancos. El ritmo de crecimiento que ya se había reducido considerablemente en el 2011, especialmente en los países desarrollados, y se prevé siga siendo bajo durante los años 2012 y 2013, lo que significa que este no será suficiente para soportar la continua crisis de empleo de la mayoría de las economías industrializadas y reducirá el aumento de los ingresos de los países en desarrollo. El Fondo Monetario Internacional proyecta que el crecimiento mundial aumentará de 3,2% en 2012 a 3,5% en este 2013 y a 4.1% en el 2014, según la última revisión disponible del pasado 23 de enero. La crisis soberana en el Zona Euro y los problemas fiscales en otros países desarrollados tienen su causa y efecto en el rápido deterioro de la actividad económica de las principales naciones desarrolladas, lo cual tuvo efectos adversos no solo sobre el comercio sino también sobre los flujos financieros globales, la volatilidad y la incertidumbre de mercados y consumidores. Esta afectación se podría generar a partir de 4 factores que hoy están ya presentes y que representan cuatro debilidades que se refuerzan entre ellas, generando un círculo vicioso que podría desencadenar una severa inestabilidad financiera y una recesión económica: 1. Los niveles insostenibles de deudas soberanas 2. Sectores bancarios frágiles 3. Débil demanda agregada (asociada al alto desempleo y a las medidas de austeridad fiscal) 4. La parálisis causada por las dificultades políticas para consensuar soluciones y deficiencias institucionales. En el caso de América Latina y el Caribe, las consecuencias dependerán en gran medida de la situación particular de cada nación en cuanto a endeudamiento externo e interno, la incidencia de los precios de los bienes primarios en sus ingresos públicos, las características de su financiamiento externo y sus regímenes de política macroeconómica (fiscal, monetaria y cambiaria).18 Capítulo 2: Informe de Gestión Lo que sí se puede observar es que varios países de esta región tienen condiciones favorables para enfrentar las turbulencias externas esperadas. Comparados con las naciones más desarrolladas se presenta: Bajo endeudamiento externo y público de la región. Incremento en las reservas internacionales. Posibilidad de implementar medidas contra cíclicas, tal como ocurrió en la mayoría de los países latinoamericanos y caribeños durante la segunda mitad del año 2009 y el primer semestre del En cuanto al panorama nacional en el año 2012, el FMI destaca la gestión prudente de la política económica y el sólido marco de las políticas que han respaldado el notable desempeño económico de Colombia en años recientes y la resistencia del país ante los eventos adversos. De acuerdo con la CEPAL las economías de América Latina y el Caribe crecerán en 2012 al 3.7%, la tasa más baja desde 2003, con la excepción de la registrada en La desaceleración respecto del resultado de 2011 afectaría a la gran mayoría de los países, siendo la principal excepción Brasil, que después de la marcada reducción en su ritmo de actividad en 2011 alcanzaría un leve repunte. Aun así, la subregión seguiría con un bajo dinamismo, condicionado por sus estrechos lazos con las economías de Europa y los Estados Unidos, cuya demanda de bienes y servicios se mantendría baja. El Fondo Monetario Internacional proyecta un crecimiento para los países de la Región de un 3.6% para el año 2013 y de 3.9% para el 2014, aclarando que su proyección de cierre para el 2012 es de apenas un 3%. El crecimiento de Colombia se moderó en un 4.5% en 2012, inferior al casi 6% del año anterior, indicó el FMI. A pesar de esta desaceleración el desempeño continúa siendo firme. La inflación bajó a 2.4% al final de 2012, la tasa de desempleo se redujo a 9.2% en noviembre (desde niveles superiores al 16% hace 10 años) y los coeficientes de endeudamiento permanecieron en niveles bajos. Colombia ha estado beneficiándose de las ventajas del alto nivel de precios de las materias primas, la firme credibilidad macroeconómica y mejores condiciones de seguridad. La afluencia de inversión extranjera directa, sobre todo al sector de hidrocarburos, ha afianzado la posición externa y ha sido el factor que más ha contribuido a la reciente apreciación del tipo de cambio. Los principales centros de estudios económicos auguran que este 2013 será un año en el que la economía colombiana continuará por un buen camino: Producto Interno Bruto (PIB) por encima del promedio de los países vecinos Inflación controlada, desempleo en descenso, tasas de intereses estables o a la baja. Buena salud de la actividad bancaria Aumento de la inversión extranjera Buen ritmo del comercio exterior 19 Capítulo 2: Informe de Gestión Aspectos importantes: El Gobierno seguirá aplicando herramientas para estimular la creación o formalización de la fuerza laboral. Uno de sus objetivos es llevar la desocupación a un dígito de forma permanente, lo que hasta ahora ha logrado para algunos meses. Se espera la llegada de inversionistas chilenos, brasileños, mexicanos y venezolanos al sector financiero del País, así como el perfeccionamiento de las movidas colombianas en el exterior. Esto gracias al desarrollo de la bancarización en el país, el crecimiento de la economía, el manejo del empleo y el auge del crédito en sus diferentes modalidades. Aun contando con la desaceleración mundial y principalmente la de China, la cual afecta en forma directa a Colombia, que le ofrece petróleo y carbón a la nación asiática, varias de las más importantes entidades de análisis económico, tanto nacionales como extranjeras, le apuestan a que nuestro país tendrá un crecimiento del Producto Interno Bruto (PIB) no inferior a 4.5%, cifra que refuerza el Fondo Monetario Internacional y que aspira se mantenga estable en varios de los años posteriores. En 2013 las ventas externas tendrán un comportamiento un poco mejor al de este año, teniendo en cuenta que para 2012 se espera que las exportaciones en pesos constantes crezcan 5%, por debajo del 11.4% de También en este año se espera que la inflación se mantenga en la parte baja del rango superior de la meta del Banco de la República (es decir, entre 3% y 3.5%), como resultado de ligeras presiones al alza provenientes de la demanda y de algunos choques de oferta transitorios.20 Capítulo 2: Informe de Gestión Resultados Financieros a) Resultados financieros consolidados Ingresos. Emtelco S.A., obtiene en 2012 ingresos operacionales por $ millones, con un crecimiento de $ millones y 24.5%. Con respecto a la meta planteada en el presupuesto inicial, presenta una sobre ejecución de $6.108 millones y 104%. El crecimiento obtenido es el reflejo de la entrada de nuevos clientes, el incremento de servicios en clientes actuales (base instalada) y la innovación continua en nuevos servicios de BPO. Los ingresos de Emtelco S.A. para presentan unos crecimientos interanuales del 33.3%, mientras que para el sector nacional de Contact center y BPO, los crecimientos actuales y proyectados promedios son del 13%. Tal situación continúa ubicando a Emtelco S.A. como una empresa líder en crecimiento en el sector, afianzando de manera consistente una mayor participación en el mercado. Utilidad. Neta. La utilidad neta de 2012, asciende a $7.884 millones con un margen neto del 5% (2011 $6.816 millones y 5.3%), presentando un crecimiento de $1.068 millones y 15.7%. 21 Capítulo 2: Informe de Gestión 2012 un año de crecimiento nacional El crecimiento de Emtelco en el mercado nacional obtuvo en 2012 excelentes resultados. En este año se llevó a cabo un trabajo importante en el área comercial y operativa lo cual permitió adquirir la operación de 14 clientes nuevos, además de incrementar las cuentas activas en el 2011, lo cual reflejó un crecimiento del 24.5% en las ventas comparado con el 2011, lo cual equivale a $ millones de pesos. En 2012 la atención telefónica y virtual presentó un incremento del 17%. Los servicios de atención presencial crecieron en un 68%. La distribución de ingresos multicanal, es decir por los diferentes puntos de contacto (telefónico, presencial y virtual) dependiendo del tipo de servicio, presentó el siguiente comportamiento:22 Capítulo 2: Informe de Gestión Satisfacción en el servicio El principal elemento en la estrategia competitiva de Emtelco es, sin duda, el servicio. Por lo cual, cada año, la entidad mide el índice de satisfacción de los clientes corporativos en las diferentes unidades de negocio y toma las acciones necesarias que permitan mejorar todos los factores evaluados como aspectos relevantes para la satisfacción. Esta medición se convierte en un dato base para la medición de los futuros años, dado que se dio un cambio de instrumento. En el año 2011 la medición de satisfacción se hizo bajo la metodología de investigación cualitativa con el objetivo de identificar los principales drivers de satisfacción en la prestación del servicio a nivel corporativo, la cual sirvió de insumo para la construcción del cuestionario de evaluación para 2012, en el cual se califican los diferentes atributos que hacen parte integral en la prestación del servicio obteniendo una calificación individual para cada cliente. Las quejas de servicio se atendieron de acuerdo con el indicador de oportunidad, es decir, el 70% de las quejas fueron atendidas en un tiempo inferior a cinco días hábiles. El 73% de las peticiones se atendieron en un promedio menor de diez días calendario, superando el promedio del año anterior, en el cual el 70% de los requerimientos se atendían en un promedio mayor de quince días, gracias a la implementación del agendamiento directo desde el Pool con el cliente y a la implementación de la resolución Quejas: quejas (32 clientes) quejas (16 clientes) Reclamaciones Para el año 2012, Emtelco alcanzo una calificación del 83,3% un nivel de desempeño superior según los estándares Top2Box recomendado por COPC. 23 Capítulo 2: Informe de Gestión Tecnología Durante el año 2012 se desarrollaron y ejecutaron todos los planes y actividades necesarias para atender las exigencias de los clientes internos y externos vía el apoyo a todos los procesos donde se involucra la Tecnología y la Información. De igual manera se realizó la gestión pertinente para dar cumplimiento a los ANS pactados con los clientes relacionados con la disponibilidad, tiempos de respuesta y la atención de solicitudes y requerimientos. También realizó los planes y proyectos estipulados en los planes estratégicos y operativos tendientes a fortalecer el negocio y la relación con nuevos clientes y los de base instalada. Se realizaron una serie de inversiones en infraestructura tecnológica tendientes al aseguramiento de la red corporativa, así como también se diseñaron procesos de seguridad que permitan un manejo confiable de los datos de los tarjetahabientes con el propósito de adquirir la certificación PCI DSS (Payment Card Industry), dicha certificación tiene como finalidad el asegurar los datos de toda transacción que sea llevada a cabo mediante el uso de tarjetas de crédito o débito Se realizó la migración de la infraestructura de contact center en plataforma Interactive Intelligence (ININ) hacia plataforma Avaya, buscando así minimizar las interrupciones con el servicio. Se trasladó el 80% de la operación. El 20% restante será migrado durante el primer trimestre de 2013. 24 Capítulo 2: Informe de Gestión Se desarrolla e implementa el aplicativo BIOEM, es un aplicativo web, el cual permite la administración de capacitaciones, permitiendo la creación, modificación de capacitaciones, sitios de capacitación, sedes de capacitación, formadores. Se cuenta con múltiples fuentes de información que proveen alertas de seguridad como: protección antivirus, protección Anti-Spam, control de contenido, gestión de actualizaciones y parches y auditorías de seguridad. Se realizó la actualización de los componentes de la plataforma Avaya a sus últimas versiones. Se desarrollaron proyectos que permiten salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos, información, datos y servicios de TI de la organización, donde se han definido procesos y estrategias que le permiten minimizar riesgos para la organización y ofrecen un plus al foco del negocio. Dentro de la estrategia del área de Seguridad de la Información se procura la seguridad de los sistemas y servicios de tecnologías de la información. Incluye una lista de riesgos de seguridad y de Controles de Seguridad existentes o planificados para el manejo de riesgos. También se implementan estructuras de control y monitoreo creando así una lista de vulnerabilidades de seguridad conocidas y compiladas gracias a la aportación de proveedores de productos externos. Se realizó la migración de equipos de conectividad tipo Switches y Firewall, soportados en equipos Fortinet de última generación, a menor costo y con mayores capacidades a nivel de rendimiento y características de conectividad. Con este update se deja una plataforma de networking fortalecida y con una amplia capacidad de respuesta a nuevos requerimientos de negocio25 Capítulo 2: Informe de Gestión Gestión Integral Gestión de riesgos El Sistema de Gestión Integral de Emtelco contempla dentro de sus modelos un adecuado tratamiento de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de la estrategia, los objetivos y el desempeño de los procesos. Lo anterior gracias a un modelo que busca: Gestión ambiental El compromiso de Emtelco con la gestión ambiental se hace evidente a través de la herramienta de medición llamada Índice de Gestión Ambiental Empresarial, IGAE, indicador relacionado en el cuadro de mando integral del Grupo EPM, tiene como objetivo monitorear el estado de la gestión ambiental en las empresas y negocios que conforman el Grupo con relación a compromisos asumidos, permitiendo determinar la línea base de la gestión y su evolución, conocer fortalezas y oportunidades de mejora; definir e implementar acciones pertinentes, establecer comparaciones y trazabilidad de la gestión e identificar sinergias y determinar la gestión ambiental en adquisiciones Proteger y conservar adecuadamente los bienes y recursos humanos e intereses de la organización, la comunidad y el medio ambiente que la rodea. Garantizar la prestación de los diferentes servicios en forma eficiente, segura y confiable. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones que le apunten a la Gestión de Riesgos. Realizar una adecuada gestión de riesgos y controles a partir del entendimiento de los procesos de la organización reconociendo el contexto de los mismos hasta su evaluación y monitoreo. Generar responsabilidad en todos los niveles de la Organización y en todos los actores de la misma. En el capítulo de Gobierno Corporativo se especifica el modelo de Gestión de Riesgos definido en Emtelco, sus avances y retos para el 2013. 26 Capítulo 2: Informe de Gestión Certificaciones Recertificación en la Norma ISO 9000 y NTCGP1000 En el año 2012 se llevó a cabo la Auditoría de certificación por parte de ICONTEC que culminó con la renovación de los certificados ISO 9001 y NTC GP1000:2009. De esta manera se demuestra que el Sistema de Gestión está adecuado a los requisitos de dichas normas. El resultado de la auditoría externa fue exitoso y sin hallazgos distintos a recomendaciones de mejora, lo que demuestra una vez más que el Sistema de Gestión Integral es eficiente, eficaz y efectivo, ya que cumple con los objetivos de calidad y se desenvuelve bajo un proceso de mejoramiento continuo, que se hace evidente en el cumplimiento de los retos estratégicos propuestos y en la satisfacción de los clientes. Kenwin- COPC Implementation Partner bajo la Norma COPC PSIC En el año 2012, Emtelco cuenta con personal certificados por Kenwin- COPC Implementation Partner bajo la Norma COPC PSIC, donde: 10 colaboradores recertificados bajo la norma COPC Versión 5.0 año colaboradores certificados en COPC presencial versión 5.0 año 2012 ) 10 colaboradores Certificados como expertos en Centros de atención personalizada F2F. El Sistema de Gestión Integral abarca todos los elementos organizacionales: estrategia, procesos, tecnología, personas y estructura, y medición y resultados. Su mantenimiento se asegura mediante la asignación de presupuesto a los planes de negocio, los planes de gestión de cada Dirección y los proyectos estratégicos, y su ejecución se hace bajo el seguimiento y revisión de la Alta Dirección y su Grupo Primario. De esta manera se puede afirmar que el SGI de Emtelco es conveniente para el logro de los objetivos estratégicos propuestos.27 Capítulo 2: Informe de Gestión Asuntos regulatorios En materia regulatoria, Emtelco no tiene aspectos que le afecten directamente a partir de su actividad económica, la cual no tiene una regulación, vigilancia o controles específicos y está enteramente regida por la forma en que en virtud de la autonomía de la voluntad se configuren las relaciones con sus clientes. El control de este tipo de asuntos y el seguimiento especial que pueda llegar a afectarla, surge por la naturaleza misma de sus propios clientes, quienes normalmente al contar con regulaciones propias, sí demandan vía contractual aquellas condiciones que teniendo que ver con los servicios que presta Emtelco les son exigibles por los órganos de regulación, vigilancia y control. Esta coyuntura ha exigido a Emtelco, a través de su Secretaría General implementar el proceso de vigilancia normativa para efectos de realizar alertas tempranas en aquellos cambios normativos que puedan generar cambios en los servicios prestados a clientes actuales o representen oportunidades de negocios frente a los mismos o frente a clientes potenciales. Así las cosas en el 2012 se realizó el seguimiento de distintas iniciativas normativas, incluso desde el proceso legislativo, debiendo destacar del proceso legislativo, reglamentario y regulatorio de esta anualidad, las siguientes normas: Decreto Anti trámites. Esta norma tiene relevancia para Emtelco, ya que a pesar de no atender ciudadanía o usuarios en general, a partir de la misma se derivó la necesidad de ajustar procedimientos como compras y gestión humana, frente a trámites que de manera general fueron eliminados por dicha norma. Estatuto del Consumidor (entrada en vigencia). Frente al estatuto del consumidor, norma que fue sancionada en 2011, pero que sólo entró en vigencia en el 2012, se adelantaron capacitaciones frente a la relevancia que dicha norma tiene en los servicios que presta la sociedad, afectando de manera general, aspectos asociados a los registros, el manejo de la información que afectan a la entidad a partir de sus compromisos contractuales con clientes que sí son destinatarios de la norma. Capacitaciones que se extendieron incluso a los clientes a fin que los mismos implementarán las acciones pertinentes en atención a los servicios que les presta Emtelco. 28 Capítulo 2: Informe de Gestión Ley de Habeas Data. La Ley de Habeas Data representa un cambio muy importante frente a la forma en que se gestionan las bases de datos de cara a la prestación de los servicios de la sociedad, aspectos que terminan afectando la forma en que se presentan las ofertas comerciales, las cláusulas que van a reglar la posición de Emtelco en la cadena del tratamiento de datos personales y en general, las medidas operativas y tecnológicas que de cara a garantizar los derechos de los usuarios deben tomarse al interior de la entidad. Código Contencioso Administrativo (entrada en vigencia). Aunque Emtelco no es una entidad que misionalmente tenga a su cargo la gestión de servicios o funciones públicas, el conocimiento de las normas que regulan el derecho de petición y en general aquellas que regulan el procedimiento administrativo, resulta fundamental a la hora de atender los requerimientos que eventualmente lleguen a la sociedad y que dependan de la aplicación de estas normas. En términos generales el proceso de vigilancia normativa comprende según la naturaleza de la norma, el seguimiento del trámite legislativo de las disposiciones, el análisis de impactos de las disposiciones normativas finalmente expedidas, así como las reuniones de acompañamiento con las áreas sobre las que las nuevas normas generan algún tipo de impacto, en los casos en los que tal acompañamiento sea necesario, reuniones de acompañamiento que se extienden en los casos requeridos a nuestros clientes.29 Capítulo 2: Informe de Gestión Modificaciones Resolución 3066 de 2011 y Circular Única de la SIC. Teniendo en cuenta que los clientes prestadores de servicios de telecomunicaciones, entre ellos la matriz y principal accionista, representan porcentualmente la gran mayoría de ingresos de la compañía y siendo conscientes que desde la Superintendencia de Industria y Comercio de manera permanente se han expedido normas de protección al consumidor que afectan considerablemente las actividades de relacionamiento prestadas por Emtelco, ha existido la necesidad permanente de verificar dichos cambios normativos e informar sus efectos a las áreas operativas de la entidad. Reforma Tributaria. Uno de los temas más relevantes de la reforma tributaria, sancionada por la Ley 1607 de 2012, es el relacionado con el CREE (impuesto sobre la renta para la equidad) con el cual se desmonta los aportes parafiscales actualmente del 5% sobre la nómina (3% ICBF 2% SENA), así como la disminución del 4% al aporte en salud. La tarifa del CREE será del 9% en los años 2013 a 2015 y del 8% del año 2016 en adelante y su base corresponde de manera general a ingresos menos deducciones aceptadas fiscalmente. En todo caso el impuesto sobre la renta para la equidad, no puede ser inferior al 3% del patrimonio líquido del año gravable inmediatamente anterior. Los recursos del CREE tienen destinación específica al SENA, ICBF y la salud. La relevancia del CREE dentro del ámbito de la reforma tributaria, se justifica para Emtelco a partir de la disminución de costos que se obtendría en los valores que hoy deben cotizarse por concepto de aportes parafiscales. Lo anterior atendiendo a que el 70% de los costos de Emtelco corresponden a talento humano y los valores que actualmente se pagan por concepto de aportes parafiscales al calcularse sobre la nómina, son mucho mayores que los que se pagarían por concepto de CREE, el cual como se indicó, tiene una fórmula basada en ingresos.30 Capítulo 2: Informe de Gestión Otras iniciativas legislativas Seguimiento otras iniciativas legislativas: durante el 2012, la Secretaría General también hizo seguimiento de proyectos de Ley, los cuales más allá de no haberse concretado efectivamente en Leyes de la República, contemplan temas de interés para la sociedad. A continuación se resaltan los principales proyectos vigilados durante la vigencia: PL 139/2012 Reglamentación ajuste salarial Cámara de representantes: el propósito del mismo es establecer una fórmula de reajuste mínima para salarios mayores al mínimo legal vigente basados en el IPC. De relevancia para la compañía en razón del peso que tiene el costo del talento humano en los servicios. PL 184/2012 Contrato de aprendizaje Cámara de representantes: el objeto del proyecto es modificar el contrato de aprendizaje con el fin de darle una competencia más óptima en el sector productivo basada en la formación práctica y teórica. Dentro de sus disposiciones, contempla el máximo de 2 años continuos o discontinuos como tiempo de prestación del servicio personal en la etapa de práctica, la posibilidad de formar aprendices en las instalaciones de las empresas mediante la creación de unidades vocacionales de aprendizaje, teniendo la posibilidad de solicitar el reembolso del costo de la formación sin que se supere el 50% del valor de aportes parafiscales al SENA, adicional el pago de pensión para los aprendices y practicantes, modifica el número de estudiantes en práctica el profesional. Tema de interés para la sociedad en razón del volumen de aprendices y practicantes que puede llegar a tener la entidad dado el número de trabajadores. PL 093/2011 Horario nocturno y recargo festivo - Senado: el objeto de este proyecto de ley es modificar el horario nocturno para el régimen privado desde las 6 pm, recargo dominical o festivo del 100% y modificar la indemnización por despido sin justa causa y la indemnización por falta de pago, derogando los artículos 25, 26, 28 y 29 de la Ley 789 de De importancia para la compañía, teniendo en cuenta que la equipararía con sus competidores privados en los temas indicados. PL 05/2011 Intermediación Laboral - Senado (81/12 Cámara): el objeto del proyecto es suprimir y prohibir la contratación laboral, mediante cooperativas de trabajo asociado y demás formas de tercerización laboral. De relevancia el seguimiento a este proyecto, a fin de verificar si se incluyen o no el mismo las empresas de servicios temporales, respecto a las cuales no se realiza mención en el texto original del proyecto, a través de las cuales ingresa inicialmente el talento humano para soportar la prestación de los servicios en calidad de trabajadores en misión.31 Capítulo 2: Informe de Gestión PL 146/2011 Regulación actividad de cobranza extrajudicial. Cámara de representantes: el objeto del proyecto es regular la gestión de cobranza que se realiza por fuera de un procedimiento judicial a fin que en todos los casos se respete la dignidad, los derechos fundamentales del deudor y las personas que comprenden su entorno familiar y social. De relevancia para la entidad ya que define los horarios para realizar llamadas de cobro, establece la exigencia de autorizaciones previas para llamar al lugar de trabajo, para dejar mensajes con terceras personas, regula la gestión de cobro presencial; situaciones que podrían impactar la efectividad de la gestión de cobranzas que realizamos para nuestros clientes. 103/2012 Incentivo Generación de empleo Senado: se pretende con esta normativa incrementar el empleo a hombre mayores de 45 años trayendo beneficios tributarios con relación al impuesto sobre la renta y complementarios para la empresa contratante. PL 132/2011 Gastos de gestiones pre jurídicas - Cámara de representantes. Por medio de la cual se regulan los gastos por concepto de gestiones pre jurídicas, cobros extra proceso o cobro persuasivo para los créditos ordinarios, microcréditos y créditos de consumo. Tema que impacta directamente a los clientes a los cuales se realiza gestión de cobro generando pudiendo llegar a generar cambios en los modelos tarifarios actualmente implementados con los mismos. Adicionalmente se realizó seguimiento a diversos temas de interés para la compañía, respecto a los cuales se mantuvo el rastreo legislativo respecto a las iniciativas que se pudieran presentar en torno a los mismos: Recalificación riesgos laborales: lo cual puede implicar una variación en los aportes que por concepto de administradora de riesgos laborales deba hacer la empresa, impactando directamente los costos de la misma. Reglamentación de la Ley de Habeas Data. Reglamentación pendiente del Estatuto del Consumidor. Reglamentación de la Reforma Tributaria. Temas respecto a los cuales se mantendrá la vigilancia normativa.32 Capítulo 2: Informe de Gestión 03. Informe propiedad intelectual, Ley 603 de 2000 Emtelco cumple con las normas de propiedad intelectual que le son aplicables, las acciones que ha encaminado la sociedad durante la última vigencia fiscal se indican a continuación Bienes Protegidos por el Derecho de Autor y Derechos Conexos. Tanto en las obras consideradas como propiedad intelectual, que son creadas por personal interno, así como en aquellas que debe adquirir para el desarrollo de su objeto social, se respetan los derechos de autor, mediante diversos mecanismos de protección, entre los que se encuentran los siguientes: Emtelco cuenta con autorización de los respectivos titulares para fijar y reproducir las imágenes de los empleados fotografiados para efectos de crear la publicidad de la compañía mediante la cual se promociona su portafolio de bienes y servicios. Adquisición de licencias para el empleo de los programas de computador, para el servicio de los empleados o para soportar los procesos de la empresa, incluidas las licencias necesarias para la prestación de los servicios de Contact Center y demás propios del objeto social de entidad, las cuales por su especialidad son adquiridas no sólo de tal manera que se garanticen actualizaciones permanentes (updates), sino evitando colapsos por cambios de versión (upgrades). Titularidad de los derechos patrimoniales de las creaciones de la empresa a partir de las cláusulas de sus contratos laborales, tal como lo establece el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, el cual reformó el artículo 20 de la Ley 23 de 1982, en los siguientes términos: Artículo 20. En las obras creadas para una persona natural o jurídica en cumplimento de un contrato de prestación de servicios o de un contrato de trabajo, el autor es el titular originario de los derechos patrimoniales y morales; pero se presume, salvo pacto en contrario, que los derechos patrimoniales sobre la obra han sido transferidos al encargante o al empleador, según sea el caso, en la medida necesaria para el ejercicio de sus actividades habituales en la época de creación de la obra. Para que opere esta presunción se requiere que el contrato conste por escrito. El titular de las obras de acuerdo a este artículo podrá intentar directamente o por intermedia persona acciones preservativas contra actos violatorios de los derechos morales informando previamente al autor o autores para evitar duplicidad de acciones Así las cosas, a través de los contratos con sus trabajadores, Emtelco establece cláusulas expresas donde los derechos patrimoniales de las creaciones de éstos, pertenecen a la sociedad. La empresa protege como Secreto Empresarial su información privilegiada y sus datos sensibles, mediante la suscripción de Acuerdos y de Cláusulas de confidencialidad, con el propósito de que la persona u organismo que accede a este tipo de información en cumplimiento de un deber o con miras a celebrar o ejecutar un contrato con Emtelco, adquiera la obligación de reserva y quede sujeta a las consecuencias legales que conllevaría su transgresión.33 Capítulo 2: Informe de Gestión Retos 2013 El propósito de Emtelco durante este año continuará siendo el crecimiento sostenible de su mercado y por lo tanto de sus ingresos, manteniendo adecuados márgenes de rentabilidad producto de la revisión y mejoramiento continuo de los procesos que soportan el desempeño de la Organización. Para este año se estiman ingresos por $ millones lo que significará un crecimiento del 42%, con un margen Ebitda del 8.3% equivalentes a $ millones. En cuanto al margen de Ebitda, se presentará una disminución frente al 2012 debido al costo de entrada inicial en nuevos negocios tal y como ocurre con el ingreso de Instalaciones y Reparaciones como nueva línea de negocio. Comercialmente, se buscará llegar al mercado internacional, así como ampliar el mercado en otras ciudades como Bogotá y Cali. Se comenzará a prestar el servicio de Instalaciones y Reparaciones para nuestra casa matriz UNE, lo que abrirá otras posibilidades de mercado bajo esta nueva línea de negocio, la cual tiene unos ingresos estimados de $ millones. En Emtelco se quiere cambiar la percepción que tienen sus clientes sobre la organización y construir una relación fuerte con ellos, donde seamos reconocidos por la pro actividad y el compromiso con los resultados de su negocio. Además, en un mercado tan competido como el de BPO, es necesario afinar continuamente la gestión de los recursos para poder ofrecer precios competitivos y sostener los márgenes de rentabilidad. Es por esto que este año se ha planteado el reto de trabajar por el desarrollo de una cultura y de un sistema que habilite la innovación, el mejoramiento y la excelencia en el día a día de las personas que trabajan en la organización, lo cual se deberá ver reflejado en un aumento importante de la satisfacción de nuestros clientes y en el mejoramiento de nuestros resultados de negocio. Entendemos también que esta empresa debe ser sostenible en el largo plazo y por eso estamos adelantando políticas y programas de responsabilidad social empresarial que garantice la generación de valor económico, social y ambiental. La adherencia al Pacto Mundial es un gran hito dentro de la implementación de nuestra política de Responsabilidad Social Empresarial. El reto más importante aquí es gestionar el servicio a nuestros clientes de manera integral, considerando un solo proceso de relación con el usuario final a lo largo de las etapas de preventa, venta y posventa, es decir, que sin importar el motivo de contacto, el cliente sienta una experiencia de servicio única y homogénea a través de dichas etapas. 34 Capítulo 2: Informe de Gestión Un sentido agradecimiento El 2012 fue un año de resultados positivos para Emtelco, gracias al liderazgo y esfuerzo asumido por el grupo directivo, colaboradores y proveedores, gestionando continuamente para llevar a cabo todos los ajustes necesarios como empresa, lo cual nos permite competir en un mercado dinámico, además continuar fortaleciendo nuestro papel en la industria de Contact Center y BPO. Hoy debemos agradecer a todo el equipo humano y proveedores por su compromiso y trabajo constante, además a nuestros clientes por su confianza. El 2013 será un año de grandes retos organizacionales, enfocados al fortalecimiento de la operación a nivel nacional e internacional, generación de empleo, satisfacción del cliente y relaciones memorables y duraderas, siempre actuando con responsabilidad social. Esta es una responsabilidad que asumimos con gran optimismo y con el convencimiento de conseguirlo, apoyados siempre en nuestros accionistas, junta directiva, colaboradores y por supuesto nuestros clientes. Agradezco de nuevo su apoyo y confianza en nombre de Emtelco S.A y de su Grupo Directivo. Cordialmente, Los miembros de Junta Directiva acogen y hacen suyo el Informe de Gestión del Director General de la Compañía. Junta Directiva 2012 Principales Marc Eichmann Perret Juan Guillermo Vélez Ospina Juan Fernando Vásquez Duque Suplentes Nibaldo Toledo Takahashi John Jairo Marín López Andrés Vélez Vieira Rodrigo Ignacio Ferreira Londoño Director General35 03. Gobierno Corporativo Estructura de Gobierno Informe de Gobierno corporativo Gestión de riesgos y continuidad del negocio Respondemos a las necesidades de nuestros clientes, los acompañamos, entendemos y nos comprometemos poniéndolos siempre en el primer lugar36 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Estructura de gobierno Para los fines de su dirección, administración y representación, Emtelco tiene los siguientes órganos: Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva y Director General. Cada uno de estos órganos ejerce las funciones y atribuciones que les son propias de acuerdo con la ley y con las normas de los estatutos sociales. Asamblea General de Accionistas, es el máximo órgano de dirección de Emtelco. De conformidad con los estatutos sociales puede liberar con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas. Las decisiones se toman con la mayoría de las acciones presentes, con excepción de las que legalmente requieren mayorías calificadas. Cada accionista puede emitir tantos votos cuantas acciones posee, pero todas las decisiones requieren del voto favorable de un número plural de accionistas. Junta Directiva, es el más alto órgano de administración de Emtelco. Está integrada por tres (3) miembros principales, cada uno con sus respectivos suplentes, los cuales son elegidos para períodos de un año con aplicación del cuociente electoral. Ella tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y que no fuere de la competencia de la Asamblea General de Accionistas. La Junta Directiva delibera y decide con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros. Por su tamaño, no cuenta con comités internos. Para el período 2012 se contó con un miembro independiente. Accionista No. acciones % Participación Capital UNE EPM Telecomunicaciones S.A , % Fondo de Empleados Empresas Públicas de Medellín - FEPEP , % ORBITEL Servicios Internacionales S.A. E.S.P 1 0, % EPM Inversiones S.A Fondo de Empleados de UNE - FONDOUNE TOTAL , %37 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Dirección General. La administración de Emtelco, su representación legal y la gestión de los negocios, están a cargo del Director General, designado por la Junta Directiva. Como representante legal tiene facultades para celebrar o ejecutar, sin otras limitaciones que las establecidas en los estatutos, todos los actos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y funcionamiento de la sociedad. Comités internos. Se cuentan en la entidad con los siguientes comités como mecanismos asesores de cara a la toma de decisiones propias de la administración de la compañía: 01. Grupo Primario (Comité de Dirección) Asesorar y servir de órgano consultivo de la Dirección General en la toma de decisiones por parte de está;, así como para la presentación de proposiciones a la Junta Directiva. Diseñar la planeación estratégica de la entidad Velar porque todas las áreas de la entidad se desarrollen dentro de las políticas corporativas definidas 02. Comité Coordinador de Control Interno Recomendar pautas para el mejoramiento permanente del sistema de control interno. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la compañía, dentro de los planes y políticas de la compañía y recomendar los correctivos necesarios. Asesorar en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos. Estudiar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistema de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las áreas de la compañía; Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que correspondan a cada una de las áreas de Emtelco. 03. Comité de Servicios Aprobar los planes de trabajo y actividades requeridas para el diseño y desarrollo de servicios ofrecidos por la Compañía que por su complejidad requieran del concurso de las distintas dependencias de la entidad. 04. Comité de Inventarios y Activos Fijos Definir provisiones y vida útil de los bienes de la Entidad. Recomendar la baja de activos al Representante Legal. Formular y ejecutar políticas para la baja y venta de los bienes. Estudiar y evaluar las propuestas que sean presentadas al Comité para efecto de darle de baja a los bienes.38 Capítulo 3: Gobierno Corporativo 05. Comité de Crédito 06. Comité de Archivo 07. Comité de Conciliación Definir la administración, los criterios y las condiciones para la asignación de los préstamos del Fondo de Crédito a los trabajadores de Emtelco. Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la sociedad según lo definido en el Decreto 2578 de Estudiar, analizar y formular las políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Fijar las directrices institucionales de manejo de las conciliaciones y demás asuntos litigiosos de la compañía. Procedimiento para resolver conflicto de interés. Las diferencias que ocurran entre los asociados o entre uno cualquiera de estos y la sociedad, con motivo del contrato social, y que no puedan ser solucionadas directamente por las partes, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Medellín. Determinación de aspectos a fortalecer para que la Junta Directiva pueda guiar la estrategia de la organización en los aspectos sociales, ambientales y económicos. Para el cumplimiento de sus funciones y con el fin de reforzar la calidad en el proceso de toma de decisiones de la Junta Directiva y garantizar la objetividad y criterio de negocio en las determinaciones adoptadas, la junta puede solicitar, a su criterio, la contratación de asesor (es) externo (s) independiente (s) sobre determinadas operaciones. La contratación será llevada a cabo por la dependencia que designe la misma Junta, y con los criterios, alcance y objeto por ella especificados, siempre de conformidad con las normas que rigen la contratación en la Emtelco. Evaluación de desempeño económico, ambiental y social. La Junta Directiva autoevalúa su gestión del periodo anterior, de conformidad con las directrices y metodología que defina el Grupo Empresarial.39 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Informe de gobierno corporativo Informe de la Junta Directiva y el Director General a la Asamblea de Accionistas de EMTELCO En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo vigésimo cuarto de los estatutos sociales, la Junta Directiva y el Director General de Emtelco S.A. presentan a la Asamblea General de Accionistas el informe sobre cumplimiento de las medidas y prácticas de Gobierno Corporativo, durante el período comprendido entre el 1 enero y diciembre 31 de 2012 El presente informe se refiere a: Estructura de gobierno El cumplimiento del Gobierno Corporativo Hechos relevantes durante 2012 en relación con el Gobierno Corporativo de la Sociedad. Metodología de evaluación del ejercicio Estructura de gobierno y cumplimiento del Gobierno Corporativo En lo concerniente a los órganos sociales como la Asamblea de Accionistas y Junta Directiva, se han seguido los lineamientos establecidos en los Estatutos, y en los reglamentos internos que regulan dichos órganos, particularmente en cuanto a la convocatoria, quórum, envío de información, orden del día, elaboración de actas y demás aspectos relevantes para el buen gobierno de la sociedad. Durante el 2012 se realizó una (1) Asamblea de Accionistas donde se nombro nueva Junta Directiva para la vigencia 2012, respecto a la Junta Directiva dentro de su labor de seguimiento y control de todos los meses se realizaron un total de once (11) sesiones de Junta. Todo lo acontecido en las reuniones está registrado en las actas que se encuentras archivadas en libros, de forma enumerada y consecutiva firmadas por el presidente y el secretario de la junta y cada hoja cuenta con el sello de la Cámara de la Comercio de Medellín.40 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Las actuaciones de la administración se han tomado dentro de un marco de respeto por los derechos de los accionistas, a quienes se ha dado un trato igualitario y de transparencia en la gestión. Para el caso de Emtelco, si bien es cierto no se está obligado por su naturaleza a la implementación de un código de buen gobierno corporativo, en cumplimiento de la política de Responsabilidad Social Empresarial elaboró un borrador del Código de Gobierno Corporativo, que compila el marco de actuación corporativo de la sociedad, de tal manera que todos los accionistas, proveedores, colaboradores y demás grupos de interés conozcan la pautas, políticas y prácticas de conductas de gobierno que debe de presidir la dirección y administración de la misma y el cual está en proceso de revisión. Con la adhesión al Pacto Global la compañía, viene adelantando la implementación de diferentes prácticas tendientes a dar mayor participación y preponderancia a los diferentes públicos de interés. Hechos relevantes durante 2012 en relación con el Gobierno Corporativo de la Sociedad Durante 2012 se estructuró y elaboró un borrador del Código de Gobierno Corporativo, el cual propone reemplazar el Código de Ética Empresarial. El Código Gobierno corporativo propuesto describe el conjunto de disposiciones, prácticas y medidas que demarcan el adecuado equilibrio entre la propiedad y la gestión de la compañía. Metodología de evaluación del ejercicio La entidad cuenta con el Comité Coordinador de Control Interno, el cual esta reglado por las resoluciones internas P y P El Comité se reunión en el año 2012, donde se trataron temas referentes a: - Informes realizados por auditoria interna - Retroalimentaciones de clientes corporativos - Gestión de riesgos - Orientación respecto a la importancia del control interno en la organización - Verificación al cumplimiento del estatuto anticorrupción. 41 Capítulo 3: Gobierno Corporativo La Dirección de Control Interno realizó la evaluación al sistema del control interno, de conformidad con lo expuesto en la Ley 87 de 1993 y genero los informes solicitados en la Ley 1474 de El informe se hizo bajo los parámetros y el aplicativo del Departamento Administrativo de la Función Pública, cuya base es una encuesta que contiene preguntas que indagan por la existencia de todos los elementos que hacen parte del sistema de control interno de la compañía y clasificados dentro de los componentes estratégico, de control y de evaluación. La respuesta a la encuesta se basa en la evidencia que obtuvo la Dirección en las auditorías realizadas durante el año 2012: Avances Subsistema de Control Estratégico 1. Ambiente de Control: Emtelco S.A. es una empresa de economía mixta, filial de EPM Telecomunicaciones, construyó sus principios y valores de forma participativa, donde se tuvo en cuenta los intereses de todos los stakeholder (grupos de interés, se encuentran documentados y publicados en la Intranet y Web de Emtelco). Para Emtelco S.A. la gestión del talento humano es fundamental en la estratega de negocio, por esta razón cuenta con un proceso dinámico e integral, en el cual se realiza la evaluación de competencias con el fin de determinar las brechas, generar planes para mejoramiento y su respectivo seguimiento, lo anterior nos permite contar con personal COMPETENTE, CAPACITADO Y MOTIVADO. 2. El direccionamiento estratégico de la compañía se encuentra documentado y aprobado por la Junta Directiva, y contempla todos los elementos fundamentales como son pensamiento estratégico, modelo de negocio, estrategia competitiva, planes de largo plazo, planes operativos y presupuesto. Lo anterior soportado en una estructura de procesos que recoge las mejores prácticas, identifica las relaciones de interdependencia entre cada uno e incluye la normatividad que le aplica. Adicionalmente se cuenta con una estructura organizacional flexible y ajustada a los procesos, definiendo claramente las líneas de responsabilidad. 3. Administración del Riesgo: Emtelco realizó el levantamiento del mapa de riesgo con base en el análisis del contexto estratégico de la compañía, cada proceso tiene su mapa de riesgos ajustado a la naturaleza y a los objetivos del mismo. El mapa de riesgos fue realizado bajo los lineamientos tanto del grupo empresarial EPM como de la metodología del DAFP. Se revisó lo dispuesto en la ley 1474 y se analizó el riesgo de corrupción y fraude fortaleciendo los controles ya existentes. A la fecha no se tienen hallazgos penales, fiscales, ni disciplinarios. Dificultades Emtelco no ha tenido dificultades para la implementación del control estratégico42 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Avances Subsistema de Control de Gestión 1. Emtelco cuenta con un Sistema de Gestión Integral, documentado y publicado en la Intranet para uso permanente en el desarrollo de cada actividad de la empresa. El sistema está conformado por las políticas generales y de calidad, una red de procesos, los cuales también cuentan con políticas propias que se materializan en los procedimientos e instructivos donde se detallan las actividades a ejecutar, se identifica el ciclo de ejecución, supervisión y aprobación como actividades propias de un proceso de aseguramiento. Cada proceso cuenta con indicadores tanto para medir la gestión como para generar autocontrol del mismo, lo que permite asegurar la calidad de los productos que cada proceso entrega y los controles para gestionar los riesgos identificados en el proceso. El sistema se encuentra certificado por ICONTEC, con la Norma de Calidad NTCGP 1000 de 2009 y la norma ISO 9001 de 2008, desde 2009 y cada año se ha revalidado la certificación tras un riguroso proceso de auditoria por parte del ente certificador. 2. Información. Emtelco es un empresa que: 3. En temas de comunicación: - Emtelco define su plan de comunicación, tanto interna como externa así como los recursos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos del plan, se tiene definido un proceso donde se integran los canales que permiten la comunicación interna, tales como Intranet, correo electrónico, boletín, chat, SMS, redes sociales, conversatorios, entre otros, los cuales permiten el flujo de la comunicación de forma bidireccional. - En cuanto a la comunicación informativa Emtelco anualmente presenta su informe de gestión dirigido a los accionistas, clientes, bancos y partes interesadas, adicionalmente en concordancia con los lineamientos del Grupo Empresarial publicará el informe de gestión y sostenibilidad para la vigencia 2012 en la WEB. - Ofrece servicios de gestión de procesos, en un mercado abiertamente competitivo, con clientes corporativos tanto del sector público como privado. - Tiene implementados todos los canales para gestionar las peticiones quejas y reclamos de los clientes. Se tienen los mecanismos para recibir toda la información externa relevante para la gestión, incluyendo la generada por asociaciones, proveedores y gobierno. - Cuenta con un procedimiento de gestión documental, que integra los documentos tales como, resoluciones, libros oficiales, actas, comprobantes, correspondencia etc. y ajustada a las tablas de retención de conformidad con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. - Para la prestación de los servicios de Contact Center, cuenta con la implementación de la plataforma AVAYA líder en el mercado, la cual permite la comunicación permanente, clasificación y almacenaje de la misma. - Para el proceso administrativo cuenta con un sistema de información integrado, un sistema para la liquidación de nómina y desarrollos propios que facilitan el trabajo administrativo. - Emtelco rinde información financiera y presupuestal a la Contaduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, DANE, Asociación de Contact Center y rinde cuentas a la Contraloría General de Medellín. - Emtelco no realiza audiencias públicas de rendición de cuentas puesto que es una empresa que está en un sector competitivo, pero si mantiene una comunicación permanente con sus grupos de interés. Dificultades El sistema administrativo y financiero tiene limitantes funcionales propias de un sistema que ya lleva cerca de 12 años desde su implementación y del que solo se está realizando soporte básico para su funcionamiento, dado que se encuentra en un proyecto de cambio para la implementación de las NIIF soportadas en SAP.43 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Subsistema de Control de Evaluación Avances 1.Emtelco aplica una herramienta desarrollada por EPM, la cual es empleada por todas las filiales del Grupo Empresarial EPM, ésta permite autoevaluar los procesos, identificar la calidad de los controles y con base en los resultados se generan planes de acción. Emtelco realiza un seguimiento a la gestión a través de los indicadores definidos en el balance score card y los indicadores de proceso, se verifican los resultados y se analizan las brechas, por último se toman las acciones pertinentes con el fin de asegurar el alcance de los objetivos. 2.La evaluación independiente en Emtelco es realizada a través de la Dirección de Control Interno, quienes coordinan con los líderes de proceso la autoevaluación. Se realiza el informe pormenorizado de control interno conforme a la Ley 1474 de 2011 y se presentan los resultados a la Dirección. Actualmente la entidad tiene documentado el proceso de evaluación del sistema de control interno, en el cual se define y aprueba el programa anual de auditoría interna. Las auditorias se realizan conforme al plan de auditoria definido para cada proceso y la documentación aplicable al mismo. Se evalúan todos los procesos integrando las auditorias de calidad y de control interno y en cada proceso se evalúa la eficiencia y efectividad, se hacen recomendaciones y seguimiento a las observaciones para determinar la realización de la acción correctiva y su efectividad. 3. Planes de Mejoramiento. Emtelco cuenta con un plan de mejoramiento institucional que responde a las observaciones presentadas por la Contraloría General de Medellín. Adicionalmente realiza mejoramiento continuo producto de la revisión permanente de la gestión. Cada proceso genera acciones de mejoramiento como respuesta a las observaciones de control interno y el análisis realizado como parte del autocontrol. Se tienen planes individuales generados en la evaluación de desempeño con el objetivo de cerrar las brechas detectadas y se hace seguimiento. Dificultades Emtelco no ha tenido dificultades para la implementación del control evaluación.44 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Estado general del Sistema de Control Interno 1.El sistema de control interno de Emtelco es efectivo y eficiente y mejora continuamente. 2.Los objetivos misionales se han vendido alcanzando y en varios casos se han superado las expectativas. 3.Los recursos se encuentran identificados, asegurados y se usan eficientemente en el desarrollo ordinario de sus operaciones. 4.Genera información oportuna, confiable y objetiva de conformidad con las normas de la Contaduría Pública. 5.Generar valor para sus grupos de interés así: - Rentabilidad y valorización para sus accionistas. - Mejora la competitividad de sus clientes corporativos con servicios de calidad y eficiencia en los costos. - Genera desarrollo y prosperidad para sus empleados y familias. - Contribuir con el desarrollo social a través de la generación de empleo de calidad y pago de impuestos. - Emtelco cumple con todas las normas e incorporó las normas del pacto mundial, así como los compromisos de responsabilidad social de conformidad con los lineamientos dados por el Grupo Empresarial EPM. Recomendaciones Continuar fortaleciendo sus procesos, continuar con los proyectos estratégicos y de mejoramiento operacional. Diligenciado por: Cesar Augusto Borda Vargas Fecha: 13/02/ :47:40 a.m. Aprobado por: Rodrigo Ferreira Londoño Fecha: 13/02/ :47:21 a.m.45 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Gestión de riesgos y continuidad del negocio Emtelco ha construido procesos y estrategias que permiten reducir riesgos para nuestra organización y ofrecen un plus al foco del negocio. Es así como se han establecido reglas vinculantes para el uso de servicios y de sistemas con miras a mejorar la seguridad de la información y se provee información al sistema de gestión acerca de los procesos de seguridad de la información. Adicionalmente se implementan estructuras de control y monitoreo creado así una lista de vulnerabilidades de seguridad conocidas y compiladas gracias a la aporte de proveedores de productos externos. La metodología empleada recorre el siguiente ciclo: 2. Seleccionar ámbito de aplicación para el análisis El Sistema de Gestión Integral de Emtelco contempla dentro de sus modelos un adecuado tratamiento de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de la estrategia, los objetivos y el desempeño de los procesos, el un modelo que busca: 1. Establecer el contexto 3. Identificar riesgos Proteger y conservar adecuadamente los bienes y recursos humanos e intereses de la organización, la comunidad y el medio ambiente que la rodea. Garantizar la prestación de los diferentes servicios en forma eficiente, segura y confiable. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones que le apunten a la Gestión de Riesgos. Realizar una adecuada gestión de riesgos y controles a partir del entendimiento de los procesos de la organización reconociendo el contexto de los mismos hasta su evaluación y monitoreo. Generar responsabilidad en todos los niveles de la Organización y en todos los actores de la misma. 6. Monitorear y revisar 5. Aplicar medidas de tratamiento 4. Analizar y evaluar riesgos46 Capítulo 3: Gobierno Corporativo Durante el 2012 en el frente de continuidad del negocio se han logrado avances en iniciativas como: Implementación del NOC, centro de monitoreo remoto para la plataforma Avaya desde Brasil, Plan de pruebas para todos los aplicativos de contingencia, esto incluye los enlaces de los proveedores de comunicaciones, Implementación de las plataformas de la operación en el IDC, cumpliendo con las normas de seguridad y protección internacionales, esto incluye acceso seguro, sistemas de detección de incendio, cámara de seguridad y alarmas de monitoreo remoto, entre otros. Adicionalmente se ha avanzado en la documentación de procesos y sensibilización al interior de la organización. Retos 2013 Asegurar que la Dirección es informada, en forma rutinaria, de los riesgos extremos y altos y del progreso de los planes en marcha para reducir estos riesgos. Continuar con la implementación de prácticas adicionales de gestión de riesgos, para mejorar la calificación en relación con otras organizaciones, considerando aspectos de la dinámica del negocio. Rediseño de la herramienta de monitoreo Open Manager para cubrir todas la plataforma críticas de la compañía. Consolidación de infraestructura y migración de las aplicaciones que hoy residen en Olaya, para las instalaciones de IDC. Certificación en la norma PCI-DSS Payment Card Industry Data Security Standard según el alcance de las transacciones y procedimientos procesan, almacenan y/o transmiten datos de tarjetahabientes. Focalizar los esfuerzos en los riesgos extremos o altos para mejorar su nivel de gestión, incorporando nuevos controles para su mitigación. Realizar valoración de los riesgos y controles con métodos cuantitativos a riesgos extremos ya identificados.47 04. Sostenibilidad Política de Responsabilidad Social Empresarial. Evolución de la Responsabilidad Social Emtelco. Focos de Sostenibilidad. Grupos de interés. Pacto Global de la ONU. Vamos más allá, convertimos los retos de nuestros clientes en nuestras metas 48 Capítulo 4: Sostenibilidad Sostenibilidad En EMTELCO, desde la formulación estratégica y los diferentes elementos que la componen, se ha tenido como propósito empresarial la generación de valor sostenible, entendiendo la sostenibilidad como el conjunto de condiciones económicas, sociales y ambientales que hacen posible la existencia en el largo plazo de la organización. Es importante que la Responsabilidad Social Empresarial RSE, sea demostrada con hechos concretos de generación de valor para nuestros grupos de interés, y aun más importante, hacerlo desde la prestación de servicios de Contact Center y BPO catalogados dentro de los sectores de clase mundial, y uno de los ejes fundamentales del desarrollo del país y la sociedad. De la definición de sostenibilidad se deriva el concepto de nuestra RSE, definida como aquellos compromisos de origen obligatorio o voluntario que Emtelco asume en su relación con sus grupos de interés, conservando como objetivo principal la sostenibilidad. Todos estos elementos reflejan la gestión de RSE como parte del Grupo Empresarial EPM, que se ratifica en la adopción de la política de nuestra casa matriz y sus lineamientos.49 Capítulo 4: Sostenibilidad Política de Responsabilidad Social Empresarial Política La Responsabilidad Social Empresarial debe ser el marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM, para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental, acogiendo temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales. La actuación empresarial socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del reconocimiento de los impactos de sus decisiones sobre los grupos de interés; está articulada con el Gobierno corporativo y se gestiona desde el quehacer diario de la Empresa y las personas que la integran. Responsabilidad Social Empresarial como elemento de la estrategia. Importancia de los grupos de interés internos. Universalización y desarrollo, foco de la actuación socialmente responsable Responsabilidad Ambiental, elemento de la Responsabilidad Social Empresarial Uso de fortalezas propias como palanca Relación de mutuo beneficio con la sociedad Sinergias y alianzas para la actuación Ejercicio desde el rol de prestador de servicios públicos Medición de la gestión y los impactos. La política de Responsabilidad Social del Grupo EPM fue adoptada y está en proceso de implementación en EMTELCO a través de su Sistema de Gestión Integral, en el que se hace explicito su compromiso con el objetivo corporativo Actuar con Responsabilidad Social y Ambiental.50 Capítulo 4: Sostenibilidad Evolución de la Responsabilidad Social Empresarial en Emtelco En el marco de trabajo conjunto con UNE y EPM (casa matriz), EMTELCO aplicó las herramientas de autodiagnóstico y definición de trayectorias, dichas herramientas están construidas a partir de los manuales United Nations Environment Programme (UNEP), y las directrices del Instituto ETHOS de Brasil. Resultados para Emtelco Herramienta de autodiagnóstico sostenibilidad casa matriz UNE y EPM Las herramientas cubren cinco dimensiones divididas en 21 aspectos que monitorean la adopción de principios y prácticas de Sostenibilidad en el quehacer diario de la organización. A la fecha se han realizado dos evaluaciones de estas dimensiones, obteniendo la línea base y la evolución de la RSE en EMTELCO, a continuación se muestra los resultados obtenidos:51 Capítulo 4: Sostenibilidad Focos de Sostenibilidad Con el objetivo de profundizar en los diferentes aspectos de Sostenibilidad que son relevantes para Emtelco, se realizó un autodiagnóstico que permitió determinar el desempeño de la organización frente a estos aspectos y evidenciar las oportunidades de mejora en cada uno de ellos. Este autodiagnóstico, fue realizado por un grupo interdisciplinario de la organización y validado por la Dirección General, que comprende las siguientes etapas: Etapa 1 Identificación de grupos de interés Identificación de temas claves para una empresa sostenible Resultados autodiagnóstico: 2 1 La compañía busca ser reconocida como una empresa que aporta al desarrollo de soluciones de CC y BPO, como expertos en relacionamiento para los clientes y las empresas Ser reconocidos como una empresa comprometida con el crecimiento profesional y personal, la calidad de vida de nuestros colaboradores y el desarrollo sostenible en las ciudades donde operamos los clientes y las empresas Este autodiagnóstico arrojó como resultados los principales asuntos relacionados a la sostenibilidad, que la compañía debe fortalecer acorde con su gestión, la estrategia, la cultura y el día a día de la actividad empresarial. Los temas claves identificados han quedado agrupados en dos focos que direccionarán la gestión sostenible de la organización entre el 2012 y el Etapa 2 Análisis de temas claves sostenibilidad: Evaluación capacidad organizacional Como aprender de otros Evaluación de relaciones actuales Perfiles de los grupos de interés Márgenes maniobra Definición de focos de sostenibilidad para EMTELCO. Evaluación de la capacidad respuesta de la organización. 52 Capítulo 4: Sostenibilidad Grupos de interés Emtelco ha identificado los diferentes grupos de interés, con el objetivo de desarrollar y fortalecer los diferentes mecanismos de relacionamiento, procurando la generación de valor para cada uno de ellos Colaboradores Estado Clientes Durante el 2012 se trabajaron diferentes formas de inclusión y relacionamiento con los grupos de interés. En la siguiente tabla se describen los mecanismos empleados: Medios de Comunicación Competidores o colegas Proveedores Socios Comunidad53 Capítulo 4: Sostenibilidad Mecanismos de relacionamiento con los grupos de interés 1. Mecanismos de Relacionamiento 2. Temas de Dialogo 3. Grupos de Interés 4. Observaciones Buzón Contáctenos Peticiones, quejas y reclamos Gestión Ambiental Comunidades El buzón ubicado en la página web Facebook Emtelco Información Comercial Información relevante de interés general Comunidad General Colaboradores 3391 Usuarios Activos a diciembre de Actividades Push 222 Actividades de pull Totales Me Gusta Conéctate con la Dirección Obtener información directamente de los colaboradores, sobre diferentes aspectos claves de la satisfacción laboral Colaboradores Reuniones de Contacto Directo Obtener información directamente de los colaboradores, sobre diferentes aspectos claves de la satisfacción laboral. Colaboradores Ruedas de prensa, encuentros con medios, boletines de prensa Resultados y proyectos Medios de Comunicación En 2012 se generaron más de 2 boletines que informaron a la comunidad sobre distintos temas de la organización54 Capítulo 4: Sostenibilidad 1. Mecanismos de Relacionamiento 2. Temas de Dialogo 3. Grupos de Interés 4. Observaciones Diagnóstico Clima Organizacional Diagnósticos de clima organizacional, a la devolución de sus resultados Colaboradores Nivel de Satisfacción de Clientes Estudio satisfacción de Clientes Clientes Reuniones Seguimiento Operación Resultados de la operación Nuevos servicios y productos Nuevas tendencias de relacionamiento de clientes y usuarios Clientes La cuenta principal en Twitter Nuevos servicios y productos Nuevas tendencias de relacionamiento de clientes y usuarios 430 tweets 440 Seguidores option=com_contrataciones Normatividad Procesos en tramite Procesos concluidos Aspirantes a proveedores Contrato Celebrados Proveedores En 2012 se generaron más de 2 boletines que informaron a la comunidad sobre distintos temas de la organización55 Capítulo 4: Sostenibilidad Pacto Global de la ONU A finales de 2012, como una muestra más del compromiso con la sostenibilidad, Emtelco se adhirió al Pacto Global y sus diez principios, con el fin de ratificar el compromiso con la construcción de una sociedad más justa y equitativa en su entorno. 1. La empresa debe apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados en el ámbito internacional. 2. La empresa debe asegurarse de no ser cómplice en abusos a los derechos humanos. 3. La empresa debe respetar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva 4. La empresa debe eliminar todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio. 5. La empresa debe abolir de forma efectiva el trabajo infantil. 6. La empresa debe eliminar la discriminación con respecto al empleo y la ocupación. 7. La empresa debe apoyar los métodos preventivos con respecto a problemas ambientales. 8. La empresa debe adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental. 9. La empresa debe fomentar el desarrollo y la difusión de tecnologías inofensivas para el medio ambiente. 10. La empresa debe trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno.56 Capítulo 4: Sostenibilidad Principios 1 y 2 Derechos Humanos Principio 3 Relaciones laborales Principios 4,5 y 6 Relaciones laborales Principio 7 Medio Ambiente Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados en el ámbito internacional y deben asegurarse de no ser cómplices en abusos a los derechos humanos. Por una sociedad de economía mixta del orden municipal, con mayoría de capital público, Emtelco es cumplidora en todas sus actuaciones de la normativa legal, desde la Constitución Política especialmente en los que tiene que ver con sus principios fundamentales. Así como los acuerdos supranacionales, como la Declaración de los Derechos Humanos. Al interior de Emtelco el compromiso con este principio se evidencia, en sus contratos laborales y en la declaración de sus valores corporativos, como el Respeto y Flexibilidad así mismo en el objetivo corporativo Actuar con Responsabilidad Social y Empresarial Las empresas deben respetar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva. Emtelco no cuenta con sindicatos y convenciones colectivas. Sin embargo dentro de la organización se ha respectado la libre asociación y negociación colectiva. Las empresas deben eliminar todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio; las empresas deben abolir de forma efectiva el trabajo infantil y deben eliminar la discriminación con respecto al empleo y la ocupación. Por ser una sociedad de economía mixta del orden municipal, con mayoría de capital público, tiene como política de estricto cumplimiento de los derechos humanos, la dignidad de las personas y la protección de los menores; por lo tanto, es política de la compañía que al contratar menores de edad damos cumplimiento a la normatividad aplicable para este tipo de situaciones y garantizar el trabajo en condiciones libres y dignas. En cumplimiento de las leyes que protegen a discapacitados y población vulnerable, Emtelco cuenta actualmente con seis trabajadores que presentan limitaciones físicas, para los cuales se proveen todas las herramientas necesarias para una correcta ejecución de sus actividades laborales. Las empresas deben apoyar los métodos preventivos con respecto a problemas ambientales. La implementación de programas manejos integral de residuos sólidos, uso eficiente y ahorro de agua, uso racional y eficiente de energía eléctrica, gestión de Sustancias Agotadoras de la capa de Ozono, la reducción de consumo de combustibles y otros materiales e insumos son algunas de las acciones que se incluyen en nuestra gestión ambiental y materializan el compromiso con este principio del Pacto Global.57 Capítulo 4: Sostenibilidad Principios 8 y 9 Medio Ambiente Principio 10 Lucha contra la corrupción Las empresas deben adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental. La ejecución de una gestión ambiental integral significa el desarrollo de un conjunto de acciones para la prevención, mitigación, corrección y/o compensación de los impactos negativos y la potenciación de los impactos positivos sobre los componentes físico, biótico y social, desde la planificación de los proyectos, obras o actividades y de los impactos que éstos puedan recibir del medio, estableciéndose así dentro de sus compromisos un lineamiento claro de promoción de una mayor responsabilidad ambiental. Las empresas deben fomentar el desarrollo y la difusión de tecnologías inofensivas para el medio ambiente. Bajo la ejecución de los cuatro programas ambientales, se implementaron diferentes proyectos piloto que buscan incorporar tecnologías limpias dentro de la operación de Emtelco. Iniciativa puntuales que evidencia el cumplimiento de este principio: Modelo de Teletrabajo para la operación de Contact Center Ecoprácticas ofimáticas para el ahorro de energía Las empresas deben trabajar contra la Corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno. Para el caso de Emtelco, si bien es cierto no se está obligado por su naturaleza a la implementación de un código de buen gobierno corporativo, en cumplimiento de la política de Responsabilidad Social Empresarial se elaboró el primer borrador del Código de Gobierno Corporativo, que compila el marco de actuación corporativo de la sociedad, de tal manera que todos los accionistas, proveedores, colaboradores y demás grupos de interés conozcan las pautas de conducta, políticas y prácticas de gobierno que deben presidir la dirección y administración de la misma.58 Capítulo 4: Sostenibilidad Asociaciones en las que participa Mesa sectorial de logística, mercadeo y BPO del Sena Emtelco participa como experto técnico Asociación Colombiana de Contact Center y BPO Emtelco participa como miembro de la Junta Directiva59 Capítulo 4: Sostenibilidad Distribución de valor agregado generado Se presenta a continuación la información del valor agregado generado en el desarrollo de las operaciones y la distribución de éste, mostrando no solo la rentabilidad de los accionistas, sino los beneficios distribuidos a los grupos de interés. Dicha información se encuentra conciliada con registros contables, integrando la gestión social y ambiental con la económica y permitiendo reconocer el impacto a la sociedad en general Cifras en millones de pesos colombianos) 2012 % Ingresos % Costos Directos (5.155) -3% Valor Operacional Generado % Partidas Contables (1.756) -1.15% 12,83% 0,39% 0,06% 6,11% Valor Agregado Generado (VAG) % Reinversiones % Empleados % 1,47% Reinversiones Empleados Estado % Proveedores de Bienes y Servicios % Comunidad y Medio Ambiente 596 0,39% Proveedores Financieros 88 0,06% Estado Valor Agregado Distribuido (VAD) 152, ,00% Proveedores de Bienes y Servicios Comunidad y Medio Ambiente Proveedores Financieros 79,13%60 Capítulo 4: Sostenibilidad Notas sobre la generación y distribución de valor agregado Nota 1. Valor agregado generado En Emtelco S.A., el valor agregado generado se obtiene en un 100% principalmente de la prestación de servicios de Contact Center y BPO en Colombia, y es el resultado de tomar los ingresos operacionales y no operacionales efectivos del periodo, ascendiendo estos a $ millones, menos costos directos asociados a la prestación del servicio por $5.155 millones, compuestos generalmente por arrendamiento de inmuebles, y se restan aquellas partidas contables donde no hay una generación real de efectivo por $1.756 millones, llegando a un valor agregado generado de $ millones. Nota 2. Reinversión. Durante el 2012 la Compañía adelantó reinversiones con recursos propios por $9.324 millones, de los cuales $1.044 se destinaron para planes que impactan la comunidad y el medio ambiente y el valor restante que corresponde a inversiones de tipo tecnológico (SW y HW), requeridos para la operación de Contact Center Nota 3. Empleados. Para la Compañía El principal componente en materia de costos y gastos es su recurso humano, el cual se constituye en pieza fundamental para la maximización del valor en cada interacción que se realiza con los usuarios finales de nuestros clientes. Para el presente año, implicó obligaciones a cargo por $ millones, los cuales incorporan los salarios, prestaciones, aportes a seguridad social y actividades de bienestar social. Para este periodo se emplearon cerca de personas directa e indirectamente a la planta de personal de la Compañía Nota 4. Estado. La retribución que la Compañía tiene con el estado se traduce en $2.243 millones, representados en impuestos de índole nacional y municipal. De manera complementaria se encuentra el impuesto a las ventas neto a pagar (generado menos descontable), el cual ascendió a $ millones en el año y está directamente ligado a los crecimientos en ingresos que la Compañía obtuvo en 2012.61 Capítulo 4: Sostenibilidad Nota 5. Proveedores de bienes y servicios. Para la Compañía, sus proveedores son aliados estratégicos que están comprometidos con sus objetivos y motivados con la prestación de un servicio de excelencia. Los proveedores suministran especialmente servicios de arrendamiento de infraestructura física, de muebles y enseres (puestos de trabajo). Comprende igualmente todos los servicios de apoyo requeridos para el normal funcionamiento de los site de la Compañía. De esta forma las obligaciones por este concepto ascendieron a $ millones durante el 2012, lo cual trae implícitamente la generación de empleo y desarrollo económico para el país Nota 7. Proveedores financieros. La Compañía durante los últimos años ha gozado de unos niveles óptimos de capital de trabajo, los cuales han permitido atender directamente los proyectos de crecimiento y reinversión, sin necesidad de recurrir a endeudamiento financiero, no obstante se cuenta con estrechas relaciones con el sector bancario, quienes se constituyen en el medio para que la Compañía obtenga los recaudos por sus ventas y se puedan igualmente por intermedio de ellos cumplir con las obligaciones con empleados, estado y proveedores Nota 6. Comunidad y medio ambiente. El enfoque de la gestión ambiental está en el uso racional de los recursos, de tal manera que se identifiquen los temas que impactan de forma significativa las diferentes actividades que desarrollamos. Para el 2012 la Compañía a través de sus programas ambientales, realizó una inversión de $596 millones, que promueve el trabajo en equipo y la conciencia ambiental en las ciudades donde operamos. Así mismo alineado con la política de responsabilidad social empresarial generó programas para el beneficio de la comunidad, tales como aprendices y practicantes, el programa formación para la Vida Laboral, agregando valor a estas comunidades con las que interactuamos generando conocimiento y capacitaciones para un mejor futuro. 62 05. Innovación Trabamos, sentimos y vivimos lo que hacemos, buscamos siempre dejar una grata experiencia en cada interacción Trabajamos de la mano, nos empoderamos y esforzamos para lograr la satisfacción de nuestros clientes 63 Capítulo 5: Innovación Innovación Para el 2012 desde el área de Diseño y Desarrollo se trabajó en diferentes frentes para fortalecer el portafolio de productos, mejorar la experiencia del cliente corporativo y aumentar la productividad, adicional al trabajo de largo plazo para desarrollar el horizonte 3. Dentro de las principales implementaciones se pueden destacar las siguientes: 1. Captura de datos con movilidad para la fuerza de ventas. Permite obtener información en tiempo real de la gestión que realiza el grupo de puerta a puerta, así mismo permite controlar el ajuste de las visitas realizadas al cronograma previamente establecido y la obtención de estadísticas que facilitan el seguimiento y control de la operación. 2. Kioskos o puntos de atención virtual. Facilita el acceso a los servicios del cliente corporativo desde diferentes puntos de gran afluencia de público mediante dispositivos de auto atención para la gestión de trámites estandarizados, de igual manera permiten acceder mediante llamada o video llamada a asesoría personalizada. 3. Teletrabajo. Permite la atención de llamadas desde las casa de los asesores con las mismas condiciones que se tienen en la empresa, este proyecto contribuye a la flexibilidad de crecer y decrecer la capacidad operativa disminuyendo las inversiones a realizar, de igual manera contribuye con la Responsabilidad Social Empresarial para la inclusión de población vulnerable, aportando a la movilidad de la ciudad, a la calidad del medio ambiente y a la satisfacción laboral de los empleados. 4. Agilizador de procesos. Mediante la automatización de tareas rutinarias que deben ser realizadas por los asesores, se obtienen importantes reducciones en el tiempo de atención a los usuarios lo que redunda en mayor satisfacción y menores costos.64 06. Gestión Social Formación para la vida laboral. Teletrabajo Saludamos, estrechamos las manos, sonreímos y miramos a ojos; hacemos de esto un arte 65 Capítulo 6: Gestión Social Formación para la Vida Laboral Como parte de la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial de la organización, por segundo año consecutivo Emtelco lideró en alianza con la Asociación de Exalumnos del Colegio San Ignacio - Asia Ignaciana el Programa Formación para la Vida Laboral, el cual benefició a jóvenes vulnerables de estratos 1 y 2 de las comunas dos y cinco de la ciudad de Medellín. Este programa busca brindar nuevas alternativas de vida a estudiantes y contar con una fuente de reclutamiento cualificada; a su vez los beneficiarios son capacitados para su incursión en el mundo laboral, minimizando el conflicto urbano que actualmente afecta a nuestra ciudad, lo que contribuye al objetivo de la Gobernación Antioquia la más Educada y el de la ciudad Medellín un hogar para la vida. Nuestro programa es incluyente, no discrimina ningún sector de la población sin importar situación social, económica, religiosa, o cultural siendo eje de respeto, tolerancia y convivencia en nuestra ciudad. En 2013 esperamos: Ampliar la cobertura 3 colegios Temáticas: Servicio al cliente Habilidades comunicativas Ortografía, redacción y dicción Inserción a la vida laboral Generalidades de Contact Center Habilidades en ventas y cobranzas Seminario de proyecto de vida. Jóvenes que fueron contratados por Emtelco: Estudiantes beneficiados: Tener una incursión máxima del 20%. 66 Capítulo 6: Gestión Social Teletrabajo Emtelco enfocado en promover la generación de empleo digno, el desarrollo integral de los colaboradores y sus familias, y el equilibrio ambiental en la prestación de sus servicios, para garantizar la sostenibilidad, desarrolló un programa de Teletrabajo para la prestación de servicios de Contact Center y BPO. En el 2012 inició la implementación del programa con cuatro colaboradores de la operación, con el cual se obtuvieron beneficios sociales y ambientales para la compañía. El teletrabajo permite una mayor rentabilidad de los recursos empleados en la consecución de un fin determinado, tanto por parte del colaborador como por parte de la organización. La aplicación generalizada de este programa tiene impactos muy positivos en lo social y al medio ambiente, derivando principalmente la mejora de la calidad de vida de los colaboradores y la reducción en la generación de emisiones de CO2 a la atmosfera. Beneficios Sociales Desde el punto de vista social, los colaboradores y la compañía obtienen los siguientes beneficios: El teletrabajo mejora la calidad de vida del colaborador. El teletrabajo permite a la compañía reducir costos, mientras que el colaborador ve rentabilizados sus ingresos ya que ahorra en lo que hasta ahora tenía que aportar para realizar su trabajo, como transporte, alimentación, vestuario, entre otros.67 07. Gestión Ambiental Política ambiental. Índice de gestión ambiental empresarial IGAE Acciones emprendidas frente al cambio climático. Uso eficiente de recursos Cultura Ambiental Emtelco. Inversiones Ambientales. Hacemos lo posible por crear, construir y mantener relaciones duraderas68 Capítulo 7: Gestión Ambiental Política ambiental EMTELCO adopta de la casa matriz EPM la política Ambiental integrándola con su pensamiento estratégico, a través de su Política de Gestión Integral y su objetivo estratégico Actuar con responsabilidad social empresarial y ambiental donde hace explícito su compromiso con la sostenibilidad ambiental. Uno de los pilares ambientales es gestionar los aspectos positivos y negativos generados por EMTELCO, que implica: cumplir la legislación ambiental y compromisos voluntarios, el uso racional de los recursos que emplea, la mejora continua del desempeño ambiental, la promoción y el fortalecimiento de la cultura ambiental y la comunicación transparente de su gestión ambiental. Su implementación se viene desarrollando bajo el proceso de Gestión Ambiental, estructurado en cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 14001:2004. En el 2012, se avanzó en la identificación de los aspectos e impactos ambientales en el desarrollo de las actividades de cada proceso de EMTELCO, la calificación y valoración de los impactos, la formulación de programas orientados a mitigar, corregir, prevenir, compensar y controlar los impactos ambientales más relevantes generados al medio ambiente durante el desarrollo de las actividades de Contact Center y BPO, y la verificación y control de los programas ambientales, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a EMTELCO.69 Tabla de Contenido Capítulo 7: Gestión Ambiental Índice de gestión Ambiental Empresarial IGAE El Índice de Gestión Ambiental Empresarial IGAE hace parte de los indicadores de primer nivel de Cuadro de Mando Integral, CMI, del Grupo EPM. Dicho índice tiene como objetivo monitorear el estado de la gestión ambiental en las empresas y negocios que conforman el Grupo, con relación a compromisos asumidos, permitiendo determinar la línea base de la gestión y su evolución, conocer fortalezas y oportunidades de mejora; definir e implementar acciones pertinentes, establecer comparaciones y trazabilidad de la gestión, e identificar sinergias y determinar la gestión ambiental en adquisiciones. El IGAE se determina anualmente y su indexación se hace sobre puntos posibles, distribuidos en 25 preguntas en 5 ejes o temáticas. El compromiso de EMTELCO con la gestión ambiental se hace evidente a través de la herramienta de medición llamada Índice de Gestión Ambiental Empresarial, IGAE. Temáticas valoradas en IGAE y puntuación Dirección, enfoque y soporte de la Gestión Legislación ambiental y compromisos voluntarios Gestión de aspectos ambientales y desempeño Cultura, participación y comunicación ambiental Cambio climático 70 Capítulo 7: Gestión Ambiental Los resultados se califican con una escala cualitativa y cuantitativa, así: Rangos de calificación Grupo EPM Rojo X 35% Amarillo 35% < X < 70% Verde X 70% Puntos Puntos Puntos Puntos EMTELCO ha presentado el IGAE al grupo EPM por cuatro años consecutivos: 2009, 2010, 2011 y Para el año 2012 obtuvo 92 puntos en la calificación, 12 puntos por encima del año anterior y 10 puntos por encima de la meta, superando así no sólo el rango de calificación sino las expectativas para la vigencia. Índice de Gestión Ambiental Empresarial IGAE Emtelco 2009, 2010, 71 Capítulo 7: Gestión Ambiental Acciones emprendidas frente al cambio climático Durante el año 2012, EMTELCO trabajó de la mano con UNE en la determinación del Inventario de Gases Efecto Invernadero GEI emitidos por EMTELCO en los años 2011 y EMTELCO tuvo en cuenta para el cálculo del inventario GEI las emisiones de alcance 1 y alcance 2 y fue elaborado con base en el protocolo de Gases Efecto Invernadero del World Business Council for Sustainable Development WBCSD y el World Resources Institute WRI. Tomando como referencia la metodología trabajada por UNE, EMTELCO calculó la huella de carbono para el periodo Emisiones de CO2 Emtelco ton de CO2 eq ton de CO2 eq 1. El aumento tan drástico en los gases efecto invernadero durante el año 2012, aumento del 12,40% en comparación con las emisiones del 2011, obedece a un cambio muy importante en los factores de emisión del Sistema de Interconexión Nacional, ya que para el año 2011 el factor de emisión fue de tco2/mwh, mientras que para el año 2012 el factor de emisión fue tco2/mwh.72 Capítulo 7: Gestión Ambiental 01, Emisiones de CO 2 que EMTELCO dejo de emitir con las jornadas de 5 Ss En el año 2012 como iniciativa voluntaria EMTELCO realizó tres jornadas de la campaña de 5 Ss en las diferentes sedes de la ciudad de Medellín y en la ciudad de Bogotá. EMTELCO con la recolección de los materiales reciclables pudo cuantificar el ahorro que hizo en la utilización de los recursos naturales y la mitigación de los impactos generados por las actividades que son necesarias para la fabricación del papel. Los inventarios de Gases de Efecto Invernadero (GEI) y las jornadas de la campaña 5 SS ayudan a la organización a enfocar sus esfuerzos a la contribución en la disminución en su huella de carbono y, por lo tanto contribuir al cambio climático. EMTELCO es consciente de las implicaciones y los riesgos asociados al cambio climático, principalmente en lo que se refiere a la prestación de sus servicios en cuanto a disponibilidad energética y operación de la infraestructura necesaria. Sede Cliente Kg Material Kg Madera requerida Lt de agua requerida Kw/hora requerida Kg CO2 Mitigado * MABE Bogotá 6, Olaya , Av Mall , Mitigación de emisiones de CO Kg Kg MAG , TOTAL ,030 20,73 Capítulo 7: Gestión Ambiental 02, Teletrabajo, un buen aporte ambiental Beneficios ambientales del teletrabajo Con esta iniciativa EMTELCO aporta al medio ambiente, al mitigar el impacto ambiental, con la reducción de los desplazamientos de los teletrabajadores, y disminuyendo el consumo de energía, agua y papel, principales recursos naturales para el desarrollo de las actividades de la compañía. Optimizar el entorno del trabajo en espacio, ruido, ventilación, y confortabilidad Año Colaboradores en Teletrabajo Huellas de carbono mitigado en movilidad por Programa Teletrabajo Kg * Kg * El cálculo aproximado de emisiones de CO2 por movilidad se realizó en por el transporte urbano de los cuatros tele trabajadores. Disminución en tiempo, costos y emisiones por desplazamiento. Reducción de la polución atmosférica por combustibles Contribuir a descongestionar la ciudad y las carreteras. Disminución en consumo de los recursos naturales (Energía, Agua y papel)74 Capítulo 7: Gestión Ambiental 03, Uso eficiente de los Recursos Uso eficiente de los recursos Papel Es un recurso bastante utilizado en la compañía. Se usa en las actividades administrativas principalmente para la impresión de documentos y control de procesos. En 2012 se incrementó el uso del papel dado el incremento en el proceso de selección y vinculación, con un consumo promedio de 79 resmas/mes Actualmente existe una iniciativa para disminuir el consumo de papel, dentro de los cuales se encuentra la automatización de procesos con una herramienta BPMS (Business Process Management System), la cual disminuiría la impresión de formatos y aprobaciones físicas Total papel consumido en actividades administrativas (hojas):75 Capítulo 7: Gestión Ambiental Energía Dentro de los programas ambientales de Emtelco, tenemos el Programa Uso Racional y Eficiente de la Energía (PUREE), cuyo objetivo principal es lograr un uso racional y eficiente de la energía en la organización. Se ha establecido como meta para el 2012 el consumo de 90 Kwh/mes/persona en el consumo de energía eléctrica. El programa de Uso Racional y Eficiente de Energía comprende diferentes actividades, como: iluminación de alta eficiencia lumínica, reemplazo de equipos de cómputos de energía eléctrica de baja eficiencia, practicas ofimáticas, entre otros. Durante el 2012 el inventario en la iluminación de alta eficiencia lumínica es de disminuyó con respecto al año 2011 un 44% con los traslados de la sede Poblado y Edatel a la sede Olaya. Los valores correspondientes al 2012 en consumo de energía desglosado por fuentes se presentan a continuación: Consumos de energía por tipo de fuente Unidades Consumo directo de energía directa adquirida ACPM (Galones) Consumo directo energía directa vendida N/A N/A N/A Consumo directo energía directa Producida N/A N/A N/A Consumo indirecto de energía desglosado por fuente primaria Energía eléctrica comprada (KWh)76 Capítulo 7: Gestión Ambiental En el 2012 se presentó un incremento en el consumo de Energía que está directamente relacionado con el aumento del número de colaboradores en el año 2012 que fue del 19% con respeto al 2011 y la entrada en operación de dos torres de enfriamiento de aire acondicionado para complementar el sistema de aires en la sede Olaya. Concepto Consumo de Energía KW/h No Colaboradores Consumo KW/persona/año Actualmente existen varias iniciativas para disminuir los consumos indirectos de energía, dentro las cuales se encuentran un sistema básico de automatización para encendido temporizado o sensorizado de luminarias donde la ocupación es temporal, parcial, o la demanda de iluminación no es permanente y un sistema básico de automatización para el encendido temporizado de aires acondicionados. 77 Capítulo 7: Gestión Ambiental Eco practicas ofimáticas Durante el 2012 se dio continuidad a las prácticas ofimáticas definidas en el 2010, con la configuración de los equipos de cómputo a hibernar cuando este en desuso, y así reducir el consumo de energía. Teniendo como objetivo alcanzar beneficios económicos y para el medio ambiente. En el 2012 se realizó la configuración de equipos equivalentes al 20% más que en el año 2011: Año Equipos de computo configurados En el 2012 Emtelco realizó reemplazos de equipos de cómputo CRT por equipos con LCD con sello ENERGY STAR, buscando siempre contribuir con la mitigación al cambio climático: Año Computadores reemplazados Computadores reemplazadas En el 2012, Emtelco evitó emitir Ton de CO2 equivalente78 Capítulo 7: Gestión Ambiental Agua Emtelco sólo utiliza agua para las actividades de uso doméstico y para torres de enfriamiento de los equipos de aire acondicionado. Emtelco cuenta con el Programa de uso Eficiente y Ahorro de Agua (PUEAA), cuyo objetivo principal es hacer un uso eficiente y ahorro del agua en la organización. Actualmente se tienen un total de 290 dispositivos ahorradores de agua instalados en baños y cocinas. Los cuales periódicamente se les realizan mantenimiento preventivo y se reemplazan los dispositivos que dejaron de cumplir con su funcionamiento. Volumen Aguas Superficiales Volumen Aguas Subterráneas Volumen Aguas Pluviales Total de Agua Captada en M Volumen de aguas suministrado por Terceros En el 2012 se presentó un incremento en el consumo de agua que está directamente relacionado con el aumento de la capacidad operativa y administrativa de la Compañía que fue del 19% con respeto al 2011 y la entrada en operación de dos torres de enfriamiento de aire acondicionado para complementar el sistema de aires en la sede Olaya Año Consumo de agua M 3 N Colaborador/ Año Consumo M 3 / Colaborador/ Año79 Capítulo 7: Gestión Ambiental Residuos Sólidos Emtelco cuenta con el programa de programa Manejo Integral de Residuos Sólidos (PMIRS), cuyo objetivo es efectuar un adecuado manejo de los residuos sólidos y semisólidos de carácter ordinario, aprovechables y peligrosos generados por la empresa, Que van desde la minimización en la generación, la separación en la fuente, el tratamiento y la disposición final de los residuos. En el año 2012 con el fin de ejecutar el programa eficientemente se crearon dos indicadores Generación de Residuos Sólidos y Aprovechamiento de Residuos Sólidos, también se continuó con el fortalecimiento frente a los residuos de pilas, baterías y luminarias a través de la vinculación a las campañas nacionales realizadas por las empresas gestoras de pilas y baterías TRONEX, MAC y Lumina. Total residuos generados y gestionados en kg Tipo de Residuos (Kg) Total de residuos generados Total de residuos aprovechados Papel generado Plástico generado Vidrio generado Total de residuos ordinarios e inertes Lámparas fluorescentes Baterías plomo ácido, pilas y baterías UPS Total residuos especiales Chatarra ferrosa - 8 Madera - 20 Aparatos Eléctricos y Electrónicos 80 Capítulo 7: Gestión Ambiental Con relación al año 2011 se observa un aumento en la generación de residuos sólidos del 2% lo que puede verse relacionado con el aumento de la capacidad operativa y administrativa de la compañía. Para el año 2013 dentro del servicio de aseo y cafetería se incluirá el aprovechamiento de residuos. Tipos de Residuos 2011 Kg 2012 Kg % Total residuos generados % Aprovechamiento % Tratamiento % Disposición final % Almacenamiento % Emtelco con el propósito de gestionar adecuadamente los residuos, se instalaron puntos de recolección de pilas y baterías en las diferentes sedes de la ciudad de Medellín, en Mabe Bogotá y ETP Pereira estas dos últimas sedes de clientes. Se recolectaron kg de pilas y baterías post-consumo, las cuales fueron entregadas para su adecuado tratamiento y disposición final a empresas autorizadas, minimizando el impacto ambiental.81 Capítulo 7: Gestión Ambiental Cultura Ambiental Emtelco En el 2012 se dio continuidad a las campañas y sensibilización ambiental asociada con cada uno de los programas ambientales de la organización, estas campañas tiene como alcance llegar a cada uno de los colaboradores para fomentar hábitos responsables con el medio ambiente, que además apalanquen el cumplimiento de las metas de los programas de energía, agua y residuos sólidos. Con el objetivo de generar cultura ambiental EMTELCO realizó en el 2012 la segunda jornada de la semana ambiental, educando a colaboradores con actividades ambientales tales como: conferencias, concurso de fotografía, Stand ambiental entre otros; actividades que fueron apoyadas por nuestros clientes y proveedores. Otras actividades relacionadas con la cultura ambiental desarrollaron en 2012 fueron: que se Divulgación de temas relacionados con los programas ambientales de la compañía y buenas prácticas ambientales en nuestro lugar de trabajo en la intranet Zona E. Jornadas de sensibilización para colaboradores y clientes con un concurso de elaboración de silletas con materiales reciclables durante la feria de flores de Medellín En el Día de la Familia EMTELCO, realizó un recorrido ecológico con la finalidad de lograr impactar a los colaboradores y sus familias en temas ambientales. Capacitaciones para colaboradores en uso inteligente de los servicios públicos dictado por la casa matriz EPM, Cero Papel Cámara de Comercio y capacitación en residuos especiales y peligrosos (RAEE) Gaia Vitare En Diciembre se realizó un concurso de árboles navideños elaborados con materiales reciclables o materiales que cumplieran con los criterios de las tres R, logrando la participación de todos los colaboradores de las diferentes sedes.82 Capítulo 7: Gestión Ambiental Inversiones Ambientales Tipo de acción Proyecto Acción Producto Ejecutado Meta ejecutada Procedimiento Gestión Ambiental Programa Sustancias Agotadoras de Capa Ozono (SAO) Programa Uso Racional y Eficiente de Energía (PUREE) Definición y formulación de programas ambientales estableciendo los aspectos e impactos ambientales y los requisitos legales asociados. Acompañamiento en la implementación, ejecución y mantenimiento de los programas ambientales formulados. Seguimiento y evaluación de los programas ambientales implementados. Atención de requerimientos ambientales internos y externos a la empresa. Implementación de iniciativas Teletrabajo Mantenimientos en los sistemas de aires acondicionado Suministro de equipos de cómputo para el reemplazo de equipos CRT Adecuado manejo de los aspectos ambientales de la empresa, a través de una correcta gestión del medio Ambiente que involucre la prevención, la mitigación, el control y la compensación, garantizando así el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y los compromisos asumidos al respecto, dentro de un marco de actuación que permita su competitividad. Sistemas de aires acondicionados Equipos de cómputo con alta eficiencia energética $ $ $ Cumplimiento del 100% de las metas de los programas ambientales. IGAE-Índice de Gestión Ambiental Empresarial 82%. Ejecución presupuestal del 100% en Gestión Ambiental. Reducción de los desplazamientos laborales y emisión de contaminantes a la atmósfera Esta actividad genera ahorros en los consumos de Energía Presupuesto Objetivo ambiental logrado (beneficio) Prevención, mitigación, control y compensación de los impactos ambientales negativos y potencializarían de los positivos a partir de la adecuada gestión de los aspectos ambientales generados en la empresa. Se dejó de emitir 874,0 kilos de Co2 al año de 4 personas con la iniciativa de teletrabajo. Hacer un uso racional y eficiente de la energía directa e indirecta de fuentes primarias en la organización. $ Esta actividad genera ahorros en los consumos de Energía83 Capítulo 7: Gestión Ambiental Tipo de acción Proyecto Acción Producto Ejecutado Meta ejecutada Presupuesto Objetivo ambiental logrado (beneficio) Servicio de recolección, transporte, tratamiento y/o disposición final de residuos especiales y peligrosos generados. Recolección, transporte, tratamiento y/o disposición final de residuos especiales y peligrosos generados. $ 29 Recolección, transporte, tratamiento y/o disposición final del 100% de los residuos especiales y peligrosos generados. Para la disposición final de las pilas, baterías y luminarias, Emtelco hace parte de los programas pos- consumo (Lumina, Recopila de Tronex, logística reversiva de MAC) Programa Manejo Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) Suministro de recipientes para la separación selectiva de pilas, instalados en sedes administrativa, operativas y del cliente. Servicios públicos de tasa de aseo (recolección, transporte y disposición final de residuos ordinarios). Recipientes recolectores de pilas y baterías. Servicios públicos de tasa de aseo (recolección, transporte y disposición final de residuos ordinarios). $ $ recipientes para la recolección y separación selectiva de pilas y baterías Recolección, transporte y disposición final del 100% de los residuos ordinarios generados por la Empresa. Meta a 2013: alcanzar un aprovechamiento del 20% del total de residuos generados. Programa de Uso Eficiente de Ahorro de Agua (PUEAA) Servicios públicos de saneamiento (alcantarillado y Tratamiento de aguas residuales domésticas). Servicios públicos de saneamiento (alcantarillado y tratamiento de aguas residuales domésticas). $ 0 Tratamiento del 100% de las aguas residuales generadas por la Empresa en sedes conectadas a sistemas de alcantarillado público. Reducción en la generación de agua residual por colaborador (incluye actividades administrativas y operativas). El mantenimiento de los dispositivos los realiza el personal de mantenimiento de EMTELCO. TOTAL $ 1.08084 08. Gestión Humana Selección y retención del Talento Humano. Desarrollo Profesional. Gestión del desempeño. Gestión clima laboral. Beneficios entregados a los empleados. Clima organizacional. Seguridad y salud en el trabajo. Derechos humanos. Interactuamos con calidez, sinceridad y respeto, esto es lo que hace que seamos confiables y referentes en la industria 85 Capítulo 8: Gestión Humana Selección y Vinculación del talento humano Para Emtelco S.A. su principal activo es el Talento Humano debido a que es el soporte principal de la operación y satisfacción de servicio a nuestros clientes, por esta razón nuestra compañía cuenta con un proceso de selección por competencias que permite Elegir y Contratar candidatos para desempeñar los cargos y roles de trabajo, de acuerdo con los perfiles, políticas y procedimientos de la organización, dándole la oportunidad a las personas que les interesa cubrir una de nuestra vacantes tener acceso a una actividad de acuerdo a sus expectativas, además de contribuir con su desarrollo profesional. Durante el 2012 se proporcionó a la compañía el Talento Humano idóneo para apoyar las actividades de cada una de las áreas en las que había necesidad de cubrir vacantes que aportaron a su gestión y cumplimiento de objetivos. EMTELCO S.A. cierra el año 2012 con una planta de 5.857, donde: 4.020, son personas con contrato laboral directo, contratados a través de la temporal y 159 con contrato de Aprendizaje.86 Capítulo 8: Gestión Humana En el siguiente cuadro se describe como fue el comportamiento de los requerimientos que recibió el área en las diferentes ciudades donde EMTELCO S.A tuvo presencia durante el 2012: Proceso de selección - solicitud de vacantes por ciudad: Ciudad Vacantes solicitadas Personal contratado Armenia Barranquilla Bogotá Bucaramanga Buga 1 1 Cali Cartagena Cúcuta La ceja 4 4 La unión 2 2 Manizales Medellín Pereira El retiro 2 2 Rionegro 5 4 San Andrés 2 2 San jerónimo 4 1 Santa rosa de osos 1 0 Sopetrán 20 0 Zona Urabá Yarumal 1 0 Total general Al área de selección se le solicitaron requerimientos para suplir todas las vacantes de personal tanto administrativo como operativo.87 Capítulo 8: Gestión Humana En el siguiente cuadro se puede identificar el Número de vacantes solicitadas por medio de requerimientos realizados al área de selección durante el Debido a la dinámica de la compañía y teniendo en cuenta la necesidad de la Operación en algunos casos fue necesario cancelar o suspender el ingreso de personal. Proceso de selección - solicitud de vacantes por ciudad Tipo de convocatoria Ciudad Vacantes Personal Externo Externo Interno solicitadas contratado mujeres hombres mujeres Interno hombre Armenia Barranquilla Bogotá Bucaramanga Buga Cali Cartagena Cúcuta La ceja La unión Manizales Medellín Pereira El retiro Rionegro San Andrés San jerónimo Santa rosa de osos Sopetrán Zona Urabá Yarumal Total general Es de anotar que algunos requerimientos realizados durante el 2012 tienen fecha de ingreso para el 201388 Capítulo 8: Gestión Humana En el siguiente cuadro se describe la distribución de los empleados en las ciudades donde EMTELCO S.A. tuvo presencia en el 2012 y se destaca el género y el porcentaje, donde se resalta que la mayoría de los empleados durante este año fueron mujeres con un 61.4% de participación. Distribución de empleados por ciudad y genero Ciudad Genero Porcentaje Total Femenino Masculino Femenino Masculino Apartado ,3 16,7 Armenia ,0 50 Barranquilla ,3 66,7 Bogotá ,0 33 Bucaramanga ,4 70,6 Cali ,7 73,3 Carepa ,8 18,2 Cartagena ,6 71,4 Cartago ,0 0 Chigorodo ,7 33,3 Cúcuta ,0 100 Don Matías ,0 0 Dosquebradas ,0 25 El retiro ,0 0 La ceja ,0 0 Manizales ,9 32,1 Medellín ,6 38,4 Necoclí ,7 33,3 Penol ,0 100 Pereira ,4 46,6 Puerto Berrio ,0 100 Rionegro ,0 20 San Andrés ,0 50 San jerónimo ,0 100 Santa rosa de cabal ,0 100 Sonsón ,0 0 Turbo ,6 29,4 Virginia ,0 0 total general ,4 38,689 Capítulo 8: Gestión Humana En cumplimiento de DECRETO NÚMERO 933 DE 2003, durante el 2012 EMTELCO S.A. le dio la oportunidad de hacer parte de la compañía, como apoyo en su formación académica, a estudiantes de diferentes carreras Técnicas, Tecnológica y Profesionales. Distribución de empleados por genero y rango de edades Rango de edad Femenino Masculino TOTAL en adelante Total general Distribución de empleados por tiempo de servicios Antigüedad Femenino Masculino Total 0 a 6 meses a 12 meses a 24 meses a 36 meses a 48 meses a 60 meses a 72 meses a 84 meses Proceso de selección aprendices Sena Clasificación Femenino Masculino TOTAL Aprendiz Sena Estudiante en practica Total general a 108 meses a 120 meses meses en adelante Total general Incluye empleados de Planta, Temporales y Aprendices y Estudiantes SENA090 Capítulo 8: Gestión Humana En el siguiente cuadro se muestra la distribución de cargos de los empleados que estuvieron activos durante el 2012, por cargo, género incluidos empleados de Planta, Temporales y Aprendices y Estudiantes SENA. Clasificación empleados por categoría y género Cargo Genero Femenino Masculino Total Abogados Administrador Agente de soporte en sitio Analista Aprendiz Sena Asesor Asistente Auditor Auxiliar Consultor Contador Coordinador Digitador Director Diseñador Ejecutivo Encuestador Cargo Genero Femenino Masculino Total Formador Gerente operaciones Bogotá Gestor Implementador Ingeniero Jefe de oficina Líder Monitor Oficial de seguridad Profesional Psicólogo Secretaria general Sectorizador Soporte Supervisor Total general91 Capítulo 8: Gestión Humana EMTELCO S.A. permite a sus empleados crecer y mejorar su condición laboral posibilitando tener mejor salario y estatus, durante el 2012 estos fueron los Ascensos que se presentaron: Distribución de ascensos por ciudad y género Ciudad Femenino Masculino Total general Barranquilla Bogotá Bucaramanga Cali 1 1 Medellín Pereira Total general Con respecto a las tasa de rotación del personal en la organización se tiene los siguientes resultados: Retiros del personal durante el 2012 Año Femenino Masculino Total general ,287 1,577 3,864 92 Capítulo 8: Gestión Humana Desarrollo Profesional Emtelco como organización orientada a la prestación de servicios y soluciones efectivas, mediante una atención que maximice el valor de cada contacto, reconoce en la adecuada gestión del talento humano la clave de su éxito empresarial. Este enfoque centrado en el desarrollo integral de competencias, ha resultado clave para contribuir a la competitividad y sostenibilidad de la organización. La articulación sistematizada de personas, procesos e infraestructura física y tecnológica, al modelo de competencias corporativo y estrategia organizacional nos ha permitido responder efectivamente a las nuevas demandas del mercado (cambios tecnológicos, organizacionales, globalización), así como, lograr un equilibrio entre las necesidades de las personas, la organización y la sociedad en general. Actualmente el compromiso de Emtelco se enfoca en la búsqueda de niveles de rendimiento superior, sustentados en una cultura corporativa caracterizada por nuestros valores y un adecuado clima laboral. Para alcanzar este propósito, se implementan estrategias que favorecen el desarrollo del SER, del SABER y el HACER. En cada frente se implementan diversos programas que buscan el desarrollo profesional de los colaboradores, fundamentado en las competencias corporativas y especificas (funcionales) y los conocimientos técnicos que se requieren para un óptimo saber-hacer.93 Capítulo 8: Gestión Humana A continuación se detallan los datos correspondientes a las horas de formación y entrenamiento por empleado, correspondientes al año 2012: Promedio de horas de entrenamiento por año y por empleado Año 2011 Año 2012 Horas totales de entrenamiento ,8 Empleados a 31 de diciembre * Horas promedio de entrenamiento por empleado por año , 6 Promedio de horas de entrenamiento desglosado por género para 2012 Emtelco cuenta con actividades de desarrollo profesional ajustadas a las características y necesidades de nuestros grupos de trabajo y acordes a la etapa de crecimiento organizacional en la que se encuentran los colaboradores Mujer Hombre Horas totales Horas promedio 109, * Estas cifras incluye empleados en Misión, aprendices y practicantes. Promedio de horas de entrenamiento por categoría de empleado para 2012 Directivos Coordinación Profesionales Operativos Horas Totales , , ,8 Promedio 3 1,5 11,5 100,394 Capítulo 8: Gestión Humana Inducción Inicial: Nuestro principal objetivo es que el nuevo colaborador de los diferentes grupos de cargos, se integre a la cultura corporativa, entregándole de manera general la información asociada a la estrategia y estructura organizacional, características del negocio, beneficios, aspectos legales, ambientales, de responsabilidad social empresarial, entre otros, que son necesarios para facilitar su adaptación al entorno organizacional. Entrenamiento especifico: A través del proceso de entrenamiento especifico se orientó a los colaboradores de nivel administrativo sobre cómo hacer su trabajo de acuerdo a lo establecido por la organización y sus clientes; este proceso comprende la socialización con los jefes inmediatos y compañeros, así como la capacitación en lo referente a objetivos, tareas y funciones relacionadas con el cargo, y la especificidad del producto según el cargo a desempeñar. Entrenamiento en producto: Este proceso busca proporcionar a las personas las herramientas e información necesaria para desempeñar sus funciones, favoreciendo el dominio de aplicativos, políticas y procedimientos específicos del cliente Corporativo en pro de garantizar un servicio acorde con las necesidades de los usuarios de nuestros clientes. Integra información de nuevos productos, servicios, procesos y otras variables definidas por el área de calidad de la organización. Este proceso no sólo se ejecuta durante la etapa de entrenamiento inicial, sino que es recurrente y permite al personal operativo contar con las bases necesarias para enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias y de esta forma cumplir con las expectativas de nuestro cliente. Entrenamiento especializado SENA: Con el objetivo de brindar las herramientas de dirección y gestión orientadas a incrementar la productividad y optimizar los recursos, se ejecutaron los seminarios Entrenador de Contact center y Back office con personal de niveles de coordinación y profesional en el marco del proyecto de formación especializada SENA, en convenio con la Asociación Colombiana de Contact Center y BPO. Plan Carrera Escuela de Supervisores: Este programa centrado en la formación integral de nuestros colaboradores, permite no sólo mejorar la productividad, sino conservar nuestro Know how. A partir del año 2012 se formalizó la ruta de carrera para el grupo de asesores, facilitándoles espacios de formación que les permitirán ascender a supervisores; además, con el ánimo de cualificar los actuales y nuevos supervisores, esta estrategia de capacitación se extendió a ellos, lo que ha permitido el desarrollo de las competencias y habilidades necesarias para un desempeño efectivo en las operaciones que lideran. Como resultados, se logró un cumplimiento del 100% de los cronogramas propuestos en los escenarios de futuros y nuevos supervisores, abordando todos los módulos planteados; en el escenario de actuales supervisores se alcanzo un cumplimiento del 77% del cronograma, el porcentaje restante será ejecutado en el primer trimestre del año 2013.95 Capítulo 8: Gestión Humana Gestionar capacitaciones: Este programa focaliza la identificación y ejecución de capacitaciones necesarias para la actualización o fortalecimiento de conocimientos necesarios para el óptimo desempeño de funcionarios de nivel directivo, profesional y de coordinación, en alineación a la estrategia organizacional. Durante el año 2012, el programa anual permitió la ejecución de cuarenta y cinco (45) capacitaciones, dando cumplimiento al 71.4% del programa aprobado, lo que refleja un aumento del 42.4% en el indicador de cumplimiento, en relación al resultado obtenido en el año Foros de Conocimiento: Con el propósito de gestionar el aprendizaje organizacional, desde el año 2011 se implementó este programa que se orienta a capitalizar y hacer tácito el conocimiento a través de capacitaciones dictadas por expertos de la compañía, en temas específicos que generan valor al negocio. Este programa benefició a personal de los diferentes grupos de cargos de la organización. De igual manera, se realiza un programa de formación virtual continua enfocado al afianzamiento de temas de interés corporativo, ejemplo de ello son los cursos en redacción empresarial y norma PCI DSS. Fortalecimiento del liderazgo: Con el objetivo de potenciar la gestión del líder al interior de la organización, de cara a los retos actuales de la organización, impactando positivamente el desempeño, competitividad, vocación de servicio y el clima laboral se logro la construcción del modelo de liderazgo corporativo y entrenamiento a un primer grupo de colaboradores de nivel Directivo y de coordinación. Adicional, se implementaron estrategias de entrenamiento personalizado en feedback y tutorías en los puestos de trabajo, que permiten a los colaboradores con personal a cargo, la ejecución de encuentros de realimentación positivos y efectivos con sus colaboradores. Desarrollo de grupal e individual de competencias: Con el objetivo de conducir a los grupos de trabajo hacia un desempeño superior, se llevaron a cabo con colaboradores de niveles de coordinación o profesionales, intervenciones grupales e individuales que permitieron potencializar el rendimiento laboral e impactar positivamente el clima y la cultura organizacional. Las competencias que se focalizaron con mayor frecuencia en estas intervenciones fueron: liderazgo, respeto y orientación a resultados. 96 Capítulo 8: Gestión Humana Espacios de Desarrollo: Emtelco en alianza con sus socios de aprendizaje (instituciones que entregan a la organización horas de formación con facilitadores especializados en diferentes temáticas), diseñó un cronograma anual de conferencias y talleres en temáticas de interés para los colaboradores de la organización, buscando favorecer competencias propias del ser. Durante todo el año se dictaron 27 encuentros de desarrollo en las ciudades de Medellín y Pereira, enfocados en los siguientes temas: Marketing personal Técnicas de negociación y manejo de objeciones Gestión del cambio Cómo desarrollar el pensamiento positivo Resolución de Diferencias Liderazgo en crisis. Actitud y empoderamiento Cómo realizar reuniones productivas Reinventando el servicio al cliente Técnicas de creatividad Proyecto de vida Pasos de la Comunicación Sensibilización al servicio Actitud comercial: Momento de verdad Manejo de objeciones Tipologías de clientes y su abordaje Entendiendo mi comunicación El Arte de Servir Programación Neurolingüística97 Capítulo 8: Gestión Humana Certificación de Competencias Laborales (SENA) Adhiriéndonos a las estrategias gubernamentales orientadas a incrementar la calidad empresarial, Emtelco emprendió durante el año 2012 procesos de certificación de competencias laborales (SENA). La noma establece el estándar de competencia laboral y por ello esta estrategia permite reconocer mediante el organismo certificador acreditado, que nuestros colaboradores cumplen con los requisitos establecidos por los expertos, para desempeñar labores productivas con altos estándares de calidad en los diferentes contextos laborales. Este proceso favoreció la participación de colaboradores de coordinación, operativos y profesionales (59 en total), quienes alcanzaron exitosamente algunas de las siguientes certificaciones, según la actividad productiva en la que se desempeñan: Prestar servicios básicos de Contact Center, en BPO o inhouse, de acuerdo con los requerimientos del cliente Recuperar cartera en Contact Center BPO o inhouse, de acuerdo con normas legales y procedimientos Realizar las ventas de productos y servicios de acuerdo con las necesidades de los clientes y objetivos del plan de mercadeo : Desarrollar programas de inducción y / o reinducción de acuerdo con el direccionamiento estratégico, roles de trabajo y normatividad vigente : Administrar el plan de capacitación y desarrollo del talento humano, de acuerdo con el direccionamiento estratégico, procedimientos y normatividad vigente Preseleccionar candidatos que cumplan con las políticas y requerimientos especificados por la organización, para vincularlos a la empresa o a nuevos roles de trabajo seleccionar candidatos para desempeñar los cargos y roles de trabajo, de acuerdo con los perfiles, políticas, normas legales vigentes y procedimientos de la organización Proveer información del talento humano de acuerdo con la normatividad y los procedimientos establecidos vigentes. 98 Capítulo 8: Gestión Humana Gestión del Desempeño Con el propósito de garantizar que cada unidad de soporte tenga una estrategia que se oriente a la mejora del desempeño organizacional, en el marco de la estrategia corporativa, a partir del año 2012 se realizó la implementación del proceso de Gestión del desempeño con el personal de nivel administrativo; esta evaluación permite definir para cada cargo, metas puntuales de resultados asociadas a los indicadores de proceso y metas de desarrollo enfocadas al cierre de brechas en las competencias funcionales. Actividad Participantes (Evaluados / Evaluadores) Horas Invertidas Gestionar el desempeño * Datos a 31/12/2012, este proceso cierra su primer ciclo en febrero 2013, con la evaluación final que permitirá definir el nivel de cumplimiento de metas de resultado y desarrollo. 99 Capítulo 8: Gestión Humana Gestión del Clima Laboral Con el objetivo de conocer el grado de satisfacción que tienen los colaboradores de la organización con los diferentes aspectos relacionados con su trabajo en Emtelco, se realizó durante el año 2012, la encuesta de satisfacción laboral. Se contó con la participación de colaboradores a nivel nacional y se utilizó una metodología virtual y voluntaria convocando la participación de todos los colaboradores. Las variables consideradas fueron: Satisfacción General Relaciones jefe colaborador Calidad en las relaciones Contenido del trabajo Área física Comunicaciones Oportunidades de desarrollo Salario Los resultados generales de la encuesta, arrojaron la siguiente información: Ninguna de las áreas u operaciones de cliente, presentan niveles de satisfacción general por debajo del 80%. Como aspectos a mejorar están los relacionados con los beneficios, la comunicación, condiciones del área de trabajo, las oportunidades de desarrollo y el salario. En conclusión se observó que en Emtelco se presenta un alto nivel de satisfacción laboral por parte de 89% de los empleados, destacándose positivamente la satisfacción en lo relacionado con los jefes, la calidad de las relaciones interpersonales y el contenido de la labor a realizar. También en la variable de compromiso se identifica altos niveles como son; el sentido de pertenencia, el orgullo de pertenecer a Emtelco y la percepción estabilidad laboral. 100 Capítulo 8: Gestión Humana Intervenciones de Microclima: conscientes de que las dinámicas internas de los equipos de trabajo operan de manera específica en el marco de la cultura organizacional, según las interacciones que en los equipos se presenten en términos de confianza, comunicación y relaciones interpersonales, durante el año 2012 se adelantaron intervenciones con veinte (20) equipos de trabajo, orientadas a intervenir aspectos que afectan el clima laboral y desempeño esperado de los colaboradores. Gestión del Cambio, para Emtelco la flexibilidad es uno de sus valores pilares, por ello contamos con un proceso que permite acompañar a nuestros colaboradores en las diferentes etapas que implican los procesos de cambio. Los procesos de cambio que se acompañaron, estuvieron asociados a traslados de sede, cambios de tecnología, implementación de nuevos esquemas salariales, entre otros; en total, durante el año colaboradores participaron en estrategias de gestión del cambio, minimizando los impactos negativos generados por cambios al interior de la organización 101 Capítulo 8: Gestión Humana Retos para el año 2013 Dar continuidad al proceso de gestión del desempeño para el personal administrativo, implementando el segundo ciclo de esta medición ampliando la cobertura de mismo en términos de evaluadores y personal evaluado y articulando a este proceso los planes individuales y grupales de desarrollo. Implementar el proceso de gestión cultural en Emtelco, para determinar la cultura deseada y las estrategias que permitan a la organización interiorizarla. Propender por la calidad de vida de los colaboradores, generando planes de acción que permitan la intervención de las variables que se encuentren impactadas conforme a los resultados que arroje la medición del riesgo psicosocial. Dar continuidad a los procesos de certificación en normas de competencia laborales a fin de cualificar el perfil profesional de los colaboradores y por ende desempeño organizacional. Implementar acciones de mejora que contribuyan a mejorar el grado de satisfacción de los colaboradores, enfocando la intervención en las siguientes variables: beneficios, la comunicación, condiciones del área de trabajo y las oportunidades de desarrollo. 102 Capítulo 8: Gestión Humana Beneficios entregados a nuestro talento humano El objetivo del área de Bienestar Laboral es diseñar y ejecutar programas y planes de promoción y prevención en los ejes: salud, recreación, familia y cultura, con el propósito de incrementar la calidad de vida laboral de nuestro talento humano y facilitar herramientas para el desarrollo humano en la Organización. En el 2012 se ejecutaron diferentes programas con el fin de elevar los niveles de satisfacción, motivación, identificación y pertenencia del Talento Humano de acuerdo con los lineamientos y políticas corporativas establecidas para tal fin. Adicionalmente, Emtelco interesado en ofrecer a nuestros colaboradores la posibilidad de acceder a líneas de crédito para la adquisición de bienes o servicios, que van a mejorar su calidad de vida, cuenta con el Fondo de Crédito con bajas tasas de interés, comparadas con el mercado financiero. Durante el 2012 el uso del fondo de crédito tuvo un incremento del 46% en comparación con el año 2011, siendo la línea de crédito de Educación la más utilizada durante los dos años. Concepto Beneficios Entregados Valor Beneficios Entregados Valor Educación Prestamos educativos 12 $ $ Actividades Deportivas Competencias deportes en: Bolos, Futbol y Tenis de Mesa. 656 $ $ Actividades de Recreación Festival de Cometas, Vacaciones Recreativas, Día de la familia, concurso de silletas, Concurso 6,921 $ ,803 $ de Navidad. Actividades Reconocimiento Reconocimiento público de sus méritos y logros, 253 $ $ Vivienda Préstamos de vivienda 5 $ $ Préstamos calamidad domesticas, préstamo de Otros beneficios vehículos, Reforma de vivienda, obligación 24 $ $ hipotecaria TOTALES 7,871 $ ,623 $103 Capítulo 8: Gestión Humana Emtelco interesado en ofrecer a nuestros colaboradores la posibilidad de acceder a programas técnicos, tecnológicos y profesionales estableció convenios con un total de 25 instituciones educativas para que los colaboradores y sus familias obtengan descuentos en sus matriculas con el fin de iniciar o continuar con sus estudios: Nuestras Alianzas educativas se incrementaron en un 47.05% durante el 2012 Concepto Descuentos con las instituciones que ofrecen programas técnicos, tecnológicos y profesionales. Número de Colaboradores beneficiados Valor Número de Colaboradores beneficiados Valor 233 $ N/A Total 233 $ N/A104 Capítulo 8: Gestión Humana Orientación psicológica Intervenciones de Clima Laboral Intervenciones de Gestión del Cambio Orientación Vocacional Conéctate con la Dirección Contacto Directo Clima Organizacional Emtelco interesado por el bienestar de sus colaboradores, realiza actividades de acompañamiento individual y grupal para todos nuestros colaboradores, con el fin de contar con condiciones laborales favorables, para el adecuado desempeño de sus funciones. Concepto Posibilitar un lugar de palabra y escucha a los colaboradores de la compañía que requieran y demanden el servicio Acompañamiento grupal, para evaluar e intervenir factores que afecten motivacionalmente el colaborador Acompañamiento en la adaptación de cambio vinculados con las condiciones laborales Identificar sus preferencias, habilidades y actitudes para la elección en los estudios superiores que deseen iniciar Facilitar a los colaboradores entregar feedback a funcionarios, diferentes a su jefe inmediato que ejercen el rol de líder o Directivo en la organización. Beneficios Entregados Valor Beneficios Entregados Valor 113 $ 753, $ 2,026, N/A 851 N/A 15 N/A 6 N/A 15 $ 373,296 9 $ 239, $ 306, $ 673,266 Totales 1728 $ 1,434, $ 913,242 Retos 2013 La participación en Género en orientación psicológica es: 73% mujeres y el 27% restante lo solicitan hombres. Gestionar beneficios a nivel nacional en todas las ciudades donde Emtelco tenga operación. Incrementar el nivel de participación de los colaboradores en los beneficios educativos que la organización les ofrece. Implementar el proceso de gestión de cambio en la organización. 105 Capítulo 8: Gestión Humana Seguridad y salud del trabajo En la actualidad, Emtelco cuenta con un sistema de gestión de seguridad y salud definido, estructurado y desarrollado, con el objeto de prevenir los riesgos ocupacionales, garantizando un alto nivel de bienestar físico y mental en sus trabajadores, evitar el desmejoramiento de la salud causada por condiciones de trabajo, una política de Seguridad y salud que resalta el compromiso por parte de la gerencia con el desarrollo de actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de sus colaboradores, su medio laboral y el entorno. Además de contar con una política de prevención de consumo de sustancias psicoactivas, estamos comprometidos con el fomento de estilos de vida saludable, propendiendo por el mejoramiento de la calidad de vida y trabajando en pro de salvaguardar la salud integral de los miembros de la familia Emtelco. Emtelco en cumplimiento de la ley y la gestión del bienestar integral de los colaboradores, cuenta con un Comité Paritario de Salud Ocupacional actualmente capacitado para realizar y cumplir con todas funciones.106 Capítulo 8: Gestión Humana Durante el año 2012, desde el proceso de seguridad y salud del trabajo se realizaron las siguientes actividades que permitieron contribuir cada día con el Bienestar integral de los colaboradores de la organización: Evaluaciones por medico ocupacional para intervención de personal ausentista. Visiometrías: Programa de prevención e intervención Riesgo Visual Entrega de termos del programa de hidratación y prevención de trastornos de la voz Evaluaciones por Fonoaudiólogo para prevención e intervención de personal con trastorno de la voz Estudios ergonómicos de puestos de trabajo Asistentes a capacitaciones y sensibilizaciones con énfasis en prevención en aspectos de atención de emergencias Evaluaciones de riesgo cardiovascular Inspecciones de condiciones de seguridad en los lugares de trabajo. Personas certificadas en Trabajo seguro en alturas nivel avanzado aplicado al proceso de mantenimiento Brigadistas y coordinadores de evacuación capacitados y entrenados en primero auxilios y bomberotecnia. 112 Intervenciones ergonómicas para prevención de trastornos segmento mano- muñeca Asistentes a capacitaciones y sensibilizaciones con énfasis en prevención, Autocuidado, seguridad vial, riesgo público, riesgo ergonómico, riesgo biológico, riesgo auditivo prevención de consumo de sustancias y manejo de cargas 107 Capítulo 8: Gestión Humana Retos para el 2013 Integrar el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo en todas las áreas de la organización para lograr un mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo. Mejoramiento Continuo del Sistema: Indicadores del proceso Indicadores de AT que incluyen Riesgo Público Año Número AT sin Incapacidad Número AT con Incapacidad Número total AT Tasa de Frecuencia Tasa de Severidad Índice de Lesión Incapacitante 108 Capítulo 8: Gestión Humana Derechos Humanos En todos sus espacios de interacción, Emtelco S.A. propende por la adopción de mejores prácticas que redunden en el respeto de los derechos humanos contenidos en la Declaración Universal de Derechos humanos, desde su núcleo esencial. Al interior de la organización, promovemos la creación de espacios de libre participación que se constituyan en canales de comunicación de doble vía. Promulgamos una profunda observancia de todas las prerrogativas laborales que amparan a nuestros trabajadores y, aunque no contamos con un sindicato, manifestamos nuestro más profundo respeto por las iniciativas de asociación. Rechazamos tajantemente cualquier práctica discriminatoria o que atente contra la dignidad humana, así como el trabajo infantil y el trabajo forzoso. En cambio, cimentamos nuestra gestión en principios de respeto, transparencia, autonomía y gestión responsable Mostrar más
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Contenido I. Nuestra Empresa 3 II. Misión Visión 4 III. Junta Directiva 5 IV. Personal Ejecutivo 6 V. Informe de la Presidencia 7 VI. Informe de Gerencia 9 VII. Resultados Operativos 10 VIII. Estados Financieros Más detalles TABLA DE CONTENIDO 4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO... 5

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 artículo 20
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