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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA - PDF
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Purificación Plaza Correa
1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014
2 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos de relevancia y oportunidad, que posibilitan la modernización de sus procesos en la toma de decisiones. La ampliación de la calidad y la cobertura de sus servicios, el uso racional de los recursos (estrategia cero papel) y la participación ciudadana se constituyen en garantía de los derechos constitucionales y en testimonio del quehacer de la administración en procura de una perpetúa memoria institucional. Desde esta perspectiva es importante resaltar la organización de los archivos, entendidos estos no como simples depositarios de documentos inservibles y acumulados sin ningún criterio archivístico de selección, clasificación y ordenación, sino como verdaderos centros de información que interactúan conjunta y dinámicamente con la gestión administrativa, en beneficio de la comunidad y salvaguardando la memoria documental institucional cumpliendo con los estándares de calidad en cuanto a gestión documental. El Instituto Nacional de Cancerología ESE tiene como objetivos misionales: ser hospital de IV nivel, centro de investigación y salud pública, centro de docencia, y ente asesor del Ministerio de Salud en el control del cáncer; el Instituto en su política de calidad articulada a una gestión administrativa para el mejoramiento continuo y la satisfacción de los usuarios, propone un programa de gestión documental que responda de manera eficiente a la inflación documental existente y a la administración documental, con el fin de dar cumplimiento al marco legal regulado por el Archivo General de la Nación y también a la normatividad institucional como cumplimiento de la Resolución 722 del 26 de julio de 2001 por la cual se adoptan las tablas de retención documental del Instituto y la Resolución 190 de 2006 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad. Es por esto que la gestión documental es significativa en todas sus etapas, no solo en la conservación, sino en la producción por la importancia donde se tiene que racionalizar el uso de los recursos. Por lo anterior, es importante para el Instituto adoptar los principios y procesos archivísticos, tendientes al manejo eficiente y eficaz de la documentación que se genere en desarrollo de sus funciones. 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo General Definir el conjunto de instrucciones para el desarrollo de los diferentes procesos de la gestión documental, al interior de la Entidad, como son la planeación, la producción, gestión y tramite, organización, transferencias, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración 1.2 Objetivos Específicos - Resaltar la Importancia de los archivos de la administración pública y su aporte a la participación ciudadana, la transparencia y control de la gestión pública. - Estandarizar el proceso de gestión documental logrando una eficiente administración de los archivos en sus diferentes fases. - Clasificar los documentos con el fin de facilitar su normalización e identificación de las unidades de conservación. - Organizar y fortalecer los archivos de la entidad garantizando la conservación del patrimonio documental institucional.
3 - Regular el manejo y administración de documentos y archivos a partir de la responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. - Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. - Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. - Cumplir con la normatividad archivística vigente en cuanto a conservación y disposición final de los documentos manteniendo las Tablas de Retención Documental actualizadas y articulándolas a la herramienta tecnológica del sistema de información de la cual dispone el Instituto Nacional de Cancerología ESE, para la administración de la gestión documental durante todo el ciclo de vida de los documentos, las condiciones de seguridad de la información y los requisitos de calidad. - Racionalizar y controlar la producción documental preservando el medio ambiente. - Establecer procedimientos eficientes para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia. - Recuperar información de manera rápida y oportuna. 2. Programa de Gestión Documental El Programa de Gestión Documental del Instituto es el conjunto de acciones técnicas, administrativas, presupuestales y tecnológicas para la administración del ciclo de vida de los documentos en diferentes soportes y formatos, para contribuir a la eficiencia en la gestión de los procesos misionales de la entidad; a nivel directivo las decisiones sobre las actividades de gestión documental son aprobadas por el Comité de Archivo y Documentación y ejecutadas por la Subdirección Administrativa y Financiera, y pueden ser evaluadas por el Archivo General de la Nación (en su competencia legal de inspección y vigilancia) y el Grupo de Control Interno de ésta entidad. El proceso de gestión documental se inicia con la planeación documental, luego viene la producxión, la gestión y el trámite, la organización, las transferencias, la disposición de documentos, la preservación a largo plazo y finaliza con la valoración documental, la cual se lleva a cabo permanentemente mediante el procedimiento de actualización de tabla de retención documental y su formato de valoración de series/subseries y tipos documentales. 2.1 Características del Programa de Gestión Documental Requiere que las entidades realicen una revisión interna general con la finalidad de conocer qué hace la entidad y cómo lo hace, y establece un modelo conceptual que sirva de base, señalando la relación que media entre los documentos y las actividades de la entidad. 2.2 Público al cual está dirigido El presente Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los funcionarios y contratistas de apoyo a la gestión, y en general a las partes interesadas del Instituto (entes de control, pacientes y ciudadanía), facilitando los mecanismos de participación ciudadana. 3. Definiciones - Programa de Gestión Documental - PGD: conjunto de instrucciones para el desarrollo de los diferentes procesos de la gestión documental, al interior de la Entidad, como son la planeación, producción, Gestión y trámite, organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos, preservación a largo plazo.
4 - Procesos Archivísticos: En un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): - o Producción de documentos: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia. o Recepción de documentos: identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. o Distribución de documentos: contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. o Trámite de documentos: se refiere al curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa. o Organización de documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. o Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. o Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. o Disposición final de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD. - Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una entidad pública privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. - Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. - Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. - Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. - Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer, que comprende desde la elaboración hasta su eliminación o conservación permanente. - Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. - Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación una caja, un libro, una carpeta, entre otras.
5 - Folio: Hoja. - Foliar: Acción de numerar hojas. - Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación Incluida en los trabajo de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. - Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se enumera. - Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la que no se enumera. - Página: Lo escrito o impreso en una cara. - Paginar: Enumerar páginas. - Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. - Unidad documental / Tipo documental: Elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Resultado físico de alguna actividad llevada a cabo en las unidades administrativas. - Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. - Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. - Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. - Clasificación: Labora intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada grupo documental de acuerdo a la estructura- orgánico funcional de la entidad. - Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. - Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. - Transferencia: Traslado de los documentos el archivo de gestión al archivo central y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental. - Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir los que tienen disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
6 - Eliminación: Disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. - Selección: Actividad de disposición final señalada en las TRD o TVD y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. - Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. - Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica entre otra, que solo puede ser leída o interpretada por computador. - Anexo: Complemento de un documento, integrado por uno o varios folios (mapas, planos, fotografías, legajos, argollados, empastados etc.). - Archivo electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. - Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. - Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. No todas generan trámites para las instituciones. - Documento: Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o individuo en desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales, cualquiera sea su forma o medio utilizado. - Documento público: El que produce, posee o maneja una entidad pública. - Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. - Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. - Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. - Radicación: Es el procedimiento por el medio del cual el Instituto Nacional de Cancerología asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas y enviadas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos establecidos por la ley.
7 - Registro de comunicaciones oficiales: Consiste en la asignación de un número consecutivo a las comunicaciones recibidas y enviadas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos establecidos por la ley. - Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. - Principio de procedencia: este principio determina la organización de un archivo, donde cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede. - Principio de orden original: Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trámite administrativo. 4. Marco Normativo El marco legal del presente documento se fundamenta en el cumplimiento de la normatividad aportada por el Archivo General de la Nación, procesos, procedimientos y política de calidad institucional. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama Ejecutiva de poder público y en otras entidades prestadoras del servicio. Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. Código penal, capítulo tercero: falsificación de documentos públicos (Artículos 286 al 292). Decreto 2363 de 2012 Sobre la firma electrónica. Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI Acuerdos Consejo Directivo Archivo General de la Nación- AGN. 07 de 1994: Reglamento General de Archivos. 46 de 2000: Procedimientos para eliminación de documentos. 47 de 2000: Restricciones por razones de conservación. 49 de 2000: Condiciones de edificios y locales destinados para archivo. 56 de 2000: Acceso a los documentos públicos, requisitos para la consulta. 060 de 2001: (Art. 3, 5, 8,11 y12) Administración de las comunicaciones oficiales. 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos para contratar servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. 038 de 2002: Responsabilidad de los servidores públicos frente a los documentos y archivos. 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la Tablas de Retención Documental.
8 042 de 2002: Establece criterios para la organización de archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 002 de 2004: Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. 005 de 2013: Establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. 002 de 2014: Se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Circulares AGN Circular Externa Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. Circular Externa Recomendaciones procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel. Circular Externa Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013 Microfilmación. Decreto 2527 de Decreto 3354 de Ley 39 de Código de Comercio, art Ley 6a de 1992, art 74. Decreto 2620 y 2649 de Decreto 2150 de 1995, art 26. Ley 270 de 1996, art 95. Ley 527 de 1999, ley de comercio electrónico. Decreto 1747/.Reso.26930/2000 certificadores. Ley 588 de 2000, Parágrafo art 1 y 9. Normas Técnicas Colombianas y 4080 Microfilm Descripción archivística Medición de archivos Permanencia y durabilidad de los soportes, como el papel Permanencia y durabilidad de los soportes como papel aplicable a los soportes digitales. NTC-ISO 9000:2005 Vocabulario y Definiciones NTC-ISO 9001:2008 Requisitos para los sistemas de gestión. NTC-ISO Gestión de Documentos NTC-GP1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Norma de Moreq Gestión electrónica de los documentos LEY 190 DE 1995 Estatuto anticorrupción. LEY 734 DE 2002 Código único disciplinario deberes. Art 34. (Núm. 1). Deber de cumplir y hacer cumplir las normas. (Núm. 5). Custodiar y cuidar la documentación e información. (Núm. 22). Responder por la conservación de los documentos. Decreto 1382 de 1995 TRD. Resolución 617 del 07/09/2004 Comité de Archivo y Documentación INC-ESE. Acuerdo No. 007 del 27 de Febrero de 2001 Archivo General de la Nación AGN: Mediante el cual se aprueban las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Cancerología. Resolución del 26 de julio de 2001.
9 Resolución 0902 Mediante el cual se aprueba el Manual de Calidad y de Procesos del INC-ESE. Circular Interna No del 06/01/2009. Instructivo para la organización y transferencia al archivo central. Guías de Gestión Documental del Archivo General de la Nación - AGN (Manual de Archivística). 5. Lineamientos para el proceso de Gestión Documental La gestión documental del INC se realizará bajo los siguientes principios: 5.1 Planeación. La creación de documentos está precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si se crea o no un documento. 5.2 Eficiencia. En la entidad solo deben producirse los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. 5.3 Economía. En todo momento se deben evaluar los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. 5.4 Control y seguimiento. Se debe asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir desde la planeación hasta la disposición final. 5.5 Oportunidad. Se deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. 5.6 Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios del INC. 5.7 Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. 5.8 Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite, según las tablas de retención y el cuadro de clasificación documental. 5.9 Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. De esta manera la gestión documental debe contribuir a mejorar los índices de eficiencia de la política de cero papel implementada en la entidad Autoevaluación. El Programa de Gestión Documental y sus elementos deben ser evaluados periódicamente, con el fin de garantizar su actualización y mejora continua Coordinación y acceso. Las dependencias actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para evitar la duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
10 5.13 Cultura archivística. Los funcionarios responsables de las dependencias productoras colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución Modernización. Se propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones Interoperabilidad. Se deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas, de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambio de información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de interoperabilidad para el gobierno en línea) Neutralidad tecnológica. La entidad garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen tecnologías de la información y las comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible Protección de la información y los datos. El INC debe garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 6. Estructura del Programa de Gestión Documental El Programa de Gestión Documental de la entidad está conformado por los siguientes elementos: - El Comité de Archivo y Documentación quien lidera el programa al interior de la entidad. - Instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 y sus normas reglamentarias. - Procedimientos para la administración del ciclo de vida de los documentos. - Inventarios documentales en los diferentes archivos y repositorios de información. - El sistema de información de la nueva versión de la plataforma de gestión documental, para la administración y gestión de los documentos, que ingresan digitalizados y aquellos que se generen digitalmente. - Los programas que complementan el Programa de Gestión Documental. 7. Formulación del Programa de Gestión Documental Institucional 7.1 Diagnosticar la gestión documental: Teniendo como marco los procesos archivísticos, se debe realizar un diagnóstico integral que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental.
11 7.2 Identificar los requerimientos de la gestión documental: - Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. - Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. - Normativos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. - Tecnológicos - Gestión del Cambio: - Talento Humano 7.3 Formular los procesos de la Gestión Documental: Según las etapas, principios, características y metadatos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 y a partir del contexto funcional del Instituto se deben formular los siguientes procesos: - Planeación. - Producción. - Gestión y trámite. - Organización. - Transferencias. - Disposición de documentos. - Preservación a largo plazo. - Valoración. 7.4 Definir las fases de la implementación: - Elaboración: Se debe hacer un análisis y contextualizar las estrategias y recomendaciones identificadas en el diagnóstico, y convertirlas en actividades que deben alinearse con el plan de acción anual del Instituto. Se debe construir un plan de trabajo que contenga como mínimo, cronograma de tiempos, metas, hitos, actividades, roles y responsabilidades. - Ejecución y Puesta en Marcha: Elaborar de común acuerdo con el área de planeación del Instituto, un protocolo de sensibilización y capacitación como mecanismo de apropiación del PGD. Garantizar la disponibilidad del personal y de los recursos físicos, técnicos y tecnológicos requeridos para la implantación del PGD. - Seguimiento: Validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo. Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad del PGD.
12 - Mejora: Tener en cuenta la política de gestión documental para promover el desarrollo y aplicación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Establecer un plan de mejora, orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos y prever acciones relacionadas con los cambios significativos de la entidad. Las fases de implementar el PGD están incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones: a. Alineado con los objetivos estratégicos. El Programa de Gestión Documental se encuentra alineado con del Plan Estratégico Institucional b. Metas de corto, mediano y largo plazo. Metas en el corto plazo: Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental de la entidad. Capacitar a los administradores de archivo en la implementación del programa. Publicar el programa de gestión documental en la página web institucional. Metas en el mediano plazo: Implementar el programa de gestión documental. Realizar el seguimiento y actualización del programa. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. Metas en el largo plazo: Realizar acciones tendientes a la preservación de los soportes documentales. Preparar transferencias y eliminaciones primarias y secundarias de documentos en soportes electrónicos. Implementar los mecanismos para adecuar la gestión documental a los cambios tecnológicos y normativos que se presenten. c. Recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. El Instituto debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del programa de gestión documental. Dichos recursos serán gestionados por la Subdirección General de la Gestión Administrativa y Financiera. El Programa de Gestión Documental se encuentra articulado con el Sistema Integrado de Gestión y la política de cero papel de la entidad. 7.5 Programas Específicos Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. El programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos específicos en el sistema de información de la nueva versión de la plataforma Sertisoft, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados.
13 7.5.2 Programa de documentos vitales o esenciales. El programa de documentos vitales se encuentra contemplado en el Programa Integrado de Conservación. Se conceptúan como documentos vitales aquellos que poseen un valor crítico para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; Así considerados, los documentos vitales son los más importantes que produce, gestiona y conserva la entidad y en razón de dicha trascendencia, deben ser identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación Programa de gestión de documentos electrónicos. El programa de gestión de documentos electrónicos se encuentra asegurado en los diferentes procedimientos diseñados y que forman parte de este documento Programa de archivos descentralizados. La entidad tiene contratado el servicio de custodia y almacenamiento de documentos, que deberá ser actualizado permanentemente Programa de reprografía. La entidad cuenta con sistema de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos, los cuales están siendo ajustados de acuerdo con las especificaciones definidas en el programa de gestión documental Programa de documentos especiales. La entidad cuenta con documentos en otros soportes (cd, carpetas compartidas) que deben ser sometidos a procesos de migración en diferentes momentos Plan institucional de Capacitación. El responsable de la Coordinación del Programa de Gestión Documental debe articular los programas de capacitación y entrenamiento en materia de gestión documental alineado al Plan institucional de capacitación, el cual debe contemplar la realización de mínimo 1 sesión de capacitación en cada semestre Programa de auditoría y control. El responsable de la Coordinación del Programa de Gestión Documental debe programar auditorías de seguimiento a la implementación del programa mínimo 1 vez por semestre. Esta programación debe ir enmarcada en el plan integral de auditorías institucionales.
14 8. Procesos de la Gestión Documental 8.1 Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, de acuerdo con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. 8.2 Producción documental Es la generación de documentos en las instituciones, y comprende aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO La producción documental se da a través de formatos, creación y diseño de documentos, medios y técnicas de producción e impresión, determinación y selección de soportes documentales, determinación de tamaños, calidad y tipos de soporte, instructivo para diligenciamiento de formularios, determinación de uso y finalidad de documentos, imagen corporativa o logotipo, adecuado uso de la reprografía. 8.3 Gestión y Trámite: Oficina de Comunicaciones / Oficina de Planeación / Grupo de Organización y Métodos Manual de Control de documentos del INC GAD-P01-M-01 Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
15 8.3.1 Recepción de Documentos: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que el Instituto debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Recepción de todos los documentos que ingresan al Instituto incluidos los FAX y los Grupo Procedimiento documentos enviados a través de correo Gestión Documental Gestión de electrónico perteneciente a la cuenta corporativa del Instituto o bajo el radicación y registro de documentos. y Correspondencia Correspondencia GAD-P Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen al destinatario. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Los documentos objeto de distribución son los externos, internos y/o enviados, en los cuales se tiene en cuenta labores de clasificación, organización, enrutamiento a la dependencia competente, reasignación de documentos mal direccionados, registro de control de entrega de documentos recibidos, registro en el sistema de gestión documental Sertisoft y registro de envíos por el servicio postal. Grupo Gestión Documental y Correspondencia - Planillas TP2 -Planillas TP_URB - Planillas de envío por servicios externos - Formato Planilla Control Entregas Extraordinarias GAD-P03-F-02 Sistema de Gestión Documental Sertisoft Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO SIAPINC III (Intranet) Solicitud de información, consulta y respuesta de búsqueda en un listado maestro de documentos del Sistema de Desempeño Institucional Solicitud de la consulta, estrategia de búsqueda, prestamos documentales y respuesta a la consulta. Oficina de Planeación/ Grupo de Organización y Métodos Grupo Gestión Documental y Correspondencia Formato solicitud y control de préstamo de documentos GAD-P02-F-14 Trámite de Documentos: Es el curso dado de los documentos desde su etapa de producción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Grupo Revisión, registro, asignación y distribución. Para Gestión Documental la respuesta se contemplarán actividades como Procedimiento y análisis de la solicitud, compilación de la Gestión de Correspondencia información, preparación de la respuesta y envío Correspondencia / teniendo en cuenta los tiempos máximos GAD-P03 Responsable cada establecidos para el trámite oportuno. área
16 8.4 Organización de Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos del Instituto como parte integral de los procesos archivísticos. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Clasificación (series y subseries documentales), ordenación (ubicación física y labores Manual de Gestión Funcionario asignado archivísticas) y descripción documental Documental de cada área (inventarios documentales, organización y GAD-P02-M-01 entrega de transferencias, disposición final TRD) 8.5 Transferencias documentales: Conjunto de operaciones adoptadas por el Instituto para transferir los documentos durante las fases de archivo. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Descripción de Actividad para Realizar Transferencias Funcionario asignado Documentales de cada área GAD-P02-D-01 Todas las unidades productoras o cada área deben preparar los documentos a transferir al archivo central (cuando aplique), de acuerdo a los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental vigente. 8.6 Disposición de Documentos: Inventario Documental GAD-P02-F-13 Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Formulación de la consulta: Determinación de la necesidad y precisión de la consulta, competencia de la consulta, condiciones de acceso, disponibilidad de información teniendo en cuenta las restricciones por reserva o por conservación, reglamento de consulta. Estrategia de búsqueda: Disponibilidad de expedientes y de fuentes de información, establecimiento de herramientas de consulta y ubicación de los documentos Respuesta a consulta: Atención y servicio al usuario, infraestructura de servicios de archivos, sistemas de registro y control de préstamo, uso formatos para el control Grupo Gestión Documental y Correspondencia Bases de Datos Sigma, Acces, SAP Manual de Historia Clínica GAD-P02-M-02 Bases de Datos Inventarios documentales Manual de Gestión Documental GAD-P02-M-01
17 de devolución del préstamo, implantación de medios para localizar la información. 8.7 Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Establecer procesos o actividades como Manual de Gestión diagnóstico, sensibilización, prevención, Documental Grupo inspección y mantenimiento, monitoreo y control, GAD-P02-M-01 Gestión Documental limpieza de áreas y documentos, control de Programa de y plagas, apoyo a la producción documental y Sistema Integrado Correspondencia manejo de correspondencia, apoyo a la de Conservación reproducción y planes de contingencia. SIC En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: - Diagnóstico integral. - Sensibilización y toma de conciencia. - Prevención y atención de desastres. - Inspección y mantenimiento de instalaciones. - Monitoreo y control de condiciones ambientales. - Limpieza de áreas y documentos. - Control de plagas. - Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. - Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). - Apoyo a la reproducción. - Intervenciones de primeros auxilios para documentos. - Establecimiento de medidas preventivas. - Implantación de Planes de contingencia. - Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. 8.8 Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
18 ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO Aplicación de Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental (las TVD está en proyecto de creación). Grupo Gestión Documental y Correspondencia / Responsable cada área Manual de Gestión Documental GAD-P02-M-01 Todas las directrices e instrucciones suministradas en el presente programa, están establecidas en los documentos como procedimientos, manuales, descripciones de actividad, instructivos mencionados para cada proceso y estarán bajo la supervisión del Grupo Área Gestión Documental y Correspondencia.

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