Source: https://www.slideserve.com/leanne/giorgetta-bonfiglio-dosio
Timestamp: 2018-11-21 07:21:08+00:00

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PPT - Giorgetta Bonfiglio-Dosio PowerPoint Presentation - ID:2116172
Giorgetta Bonfiglio-Dosio PowerPoint Presentation
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Giorgetta Bonfiglio-Dosio - PowerPoint PPT Presentation
Giorgetta Bonfiglio-Dosio. Strumenti di gestione dell’archivio corrente inteso come sistema (seconda parte). (Venezia, 24 marzo 2014). Le attività di gestione documentale. Sono strettamente connesse alle attività amministrative
PowerPoint Slideshow about 'Giorgetta Bonfiglio-Dosio' - leanne
GiorgettaBonfiglio-Dosio
dell’archivio corrente
(Venezia, 24 marzo 2014)
Le attività di gestione documentale
Sono strettamente connesse alle attività amministrative
Sono dinamiche: stratificazione di metadati descrittivi parallela alla stratificazione dei documenti
Hanno rilevanza giuridica: costituzione, attestazione, estinzione di diritti soggettivi
Sono regolate da norme, standard, buone pratiche: sono obbligatorie (come ribadito da dpcm 3 dic. 2013)
L. 241/1990 e succ. modif. DPCM 28 ott. 1999 (D’Alema)
DPCM 31 ott. 2000
D. lgs. 42/2004 e succ. modif.
D. lgs. 82/2005 e succ. modif.
DPCM 3 dic. 2013 e 5 allegati
R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 «Approvazione del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali»
Rilevanti messaggi ancora attuali, se debitamente “tradotti”
Un importante riferimento normativo del passato
Eredità metodologiche del RD 35/1900
Divieto di alterazioni volontarie
“tracciabilità” degli interventi
Documento principale e allegato
Necessità della registrazione
Concetto e definizione di fascicolo
Concetto di smistamento
Concetto di formalità del documento
Strategie di ricerca accolte dalla recente normativa
Riprendere le metodologie degli ultimi due secoli (registratura)
Analizzare la loro persistente validità organizzativa e gestionale
Applicarle nel contesto digitale
Osservare la normativa vigente
Tenere presenti le esigenze del soggetto produttore
Attività obbligatorie per legge
Registrazione (capturing nel sistema)
INVITO METODOLOGICO: pensare sempre a che cosa servono in modo da effettuarle in modo critico e non meramente esecutivo
Individuate e studiate anche dalla teoria archivistica come necessarie
Trattate anche dagli standard internazionali
Sul “registro” di protocollo
Su altri “registri” (repertori)
= memorizzazione delle informazioni essenziali del singolo documento in grado di individuarlo in modo univoco e di poterlo sostituire in caso di perdita accidentale o volontaria
Serve ad attestare in modo inoppugnabile che:
1) quello specifico documento è presente nel sistema
2) è entrato a una data determinata
Caratteristiche del registro di protocollo
È atto pubblico(Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987)
Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge 241/90)
È atto pubblico di fede privilegiata(TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n. 24)
DPR 445/00, art. 53 registrazione di protocollo
numero di protocollo A/I
data di registrazione A/I
mittente/ destinatario I
oggetto del documento I
[numero degli allegati] I
[descrizione degli allegati] I
Prot. 0327452/2014
= atto di “nascita” del documento all’interno del sistema
= nome di battesimo: identificativo univoco
Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (logica numerica del digitale, ma non solo).
AOO . . . . . . . . . . . . . . . . . . – Registratura
Dpcm 3 dic. 2013, art. 9 – Formato della segnatura di protocollo
Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del Testo Unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’articolo 55 del Testo Unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato:
a) codice identificativo dell’amministrazione;
d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’articolo 20, comma 2;
e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’articolo 57 del Testo unico.
La registrazione di protocollo, la segnatura e l’individuazione delle informazioni necessarie
devono essere effettuate dal sistema in unica soluzione
secondo le indicazioni fornite dal dpcm 3 dic. 2013
Identificativo: univoco e persistente (sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione. DublinCore: identificare il documento secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Es: UniformResourceIdentifier (URI), il DigitalObjectIdentifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN)
Data di chiusura: momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile
Oggetto: breve riassunto del contenuto del documento. DublicCore: “Description” che può includere un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto di una rappresentazione grafica o un testo libero del contenuto.
Soggetto produttore: soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico
Destinatario: soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.
Che cosa protocollare?
«Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione»:
devono essere elencati nel MdG
Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate
«1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53 … sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione»
Art. 56 TUDA
«Le operazioni di registrazione e le operazioni di segnatura di protocollo, nonché le operazioni di classificazione, costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni»
Differenti tipi di registrazione: registro di protocollo e repertori (a che cosa servono e a che logiche rispondono): vanno indicati nel MdG
Quali documenti registrare?
Come rilevare le informazioni descrittive?
Nomi di persona e di istituzioni
Riferimento a una riflessione condivisa maturata sul campo
Un esempio di strumento pensato come supporto condiviso per il funzionamento di un sistema:
AURORA (= Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Redazione delle Anagrafiche), progetto archivistico promosso dall’Archivio generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova, volto a formulare uno standard per la registrazione delle informazioni sul protocollo
Ma anche strumenti usati negli archivi storici
ISAAR (CPF) = International Standard ArchivalAuthority Record forCorporate Bodies, Persons and Families
> NIERA (Norme Italiane per l‘Elaborazione dei Record di Autorità archivistici di enti, persone, famiglie)
Regole tecniche 3 dic. 2014
INDIVIDUAZIONE UNIVOCA
di MITTENTE e DESTINATARIO
Facile per le persone,
più difficile per le istituzioni
COMUNQUE SEMPRE operazione critica
Il sistema della registratura è più difficile rispetto a quello della copiatura integrale del documento
capire correttamente il messaggio del documento
estrarre le informazioni essenziali
analisi + sintesi
= il maggior numero di informazioni possibili con il minor numero di parole (+ con -)
Esaustività sostitutiva < libri iurium
5 W + 1 H: del giornalismo
Aneddoto: “sovrintendentizia” con indicato «Allegati: vari»
Nell’allegato quasi sempre c’è la sostanza dell’atto
Se non c’è una descrizione puntuale, possibilità di introdurre falsi
Necessità di descrizione puntuale non ristretta all’indicazione numerica
Agevolati da
definizioni amministrative
Art. 63 «Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documen-tali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema» ./.
Sempre sull’emergenza
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente ./.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emer-genza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei do-cumenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, uti-lizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
La l. 241/90 (generalista) può essere letta in chiave archivistica
economicità, efficacia e pubblicità [trasparenza]
Tempi predeterminati del procedimento
la pubblica amministrazione deve procedere su binari predefiniti, certi e comunicati al cittadino, onde evitare prevaricazioni e arbitri
> Necessità di disporre di uno strumento giuridico che attesti la data certa di inizio di un procedimento (protocollazione)
Nella maggioranza dei casi è possibile:
determinare quali tipi di documenti è necessario produrre per portare a termine un procedimento
fissare regole e procedure
itinerari formativi per il personale
“pensarsi/ripensarsi addosso”
organizzare meglio l’attività
razionalizzare flussi di lavoro e impiego di risorse
il procedimento deve concludersi con l’adozione di un provvedimento espresso (funzione dei documenti e dell’archivio)
I documentiscritti(anche quelli digitali), per avere valenza giuridico-probatoria, devono rispondere a determinate caratteristiche formali
La forma scritta è garanzia di trasparenza
Altre esigenze soddisfatte dal protocollo
Facoltà, riconosciuta dalla legge agli aventi diritto, di intervenire nel procedimento, di prendere visione degli atti e di presentarememorie e documenti
Possibilità per i cittadini di utilizzare l’autocertificazione
Acquisizione, in originale o in copia, da parte del RPA dei documenti, già in possesso della pubblica amministrazione
Accertamento d’ufficio, da parte del RPA, dei fatti, stati e qualità
Esigenze di comunicazione e pubblicità (con forme di comunicazione qualificate e solenni, ove richieste dalla legge)
Obbligo di motivare adeguatamente ogni provvedimento amministrativo: la motivazione deve indicare i presuppostidifatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria
“Portali”
Vanno regolamentati
La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica dei documenti
organizzare logicamente
~ file manager/albero delle directory
Finalità della classificazione(Direttiva D’Alema)
Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.)
Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento ammini-strativo
Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione
Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate(dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
Caratteristiche del titolario
Si sviluppa su più livelli (struttura ad albero): titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria (si raccomanda di attivarne al massimo 3)
È atto di organizzazione e strumento amministrativo-gestionale> va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione
È ricavato dall’analisi delle funzioni/attività
Ha carattere di astrattezza: prevede quello che può esserci > va costruito prima, non dopo
È generale, ma non generico: esigenze lessicali connesse alla tecnicità giuridica
Deve essere omnicomprensivo
Sempre sul titolario
Non può essere retroattivo: organizza il futuro, non il passato
Deve essere stabile, ma dinamico(quindi va modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente)
la classificazione è un’operazione
di reductio ad unum: ricondurre ad unità significa riconoscere gli attributi condivisi da entità differenti
Il titolario è obbligatorio
1) DPR 445/2000: art. 50
Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione
2) Regole tecniche 3 dic. 2013, art. 5 comma m): “sistema di classificazione” integrato con il piano di selezione
Criticità della classificazione
“giustificare” la necessità di classificare (aspetti amministrativi e anche tecnologici)
Come costruire un titolario di classificazione?
Analisi delle attività e delle funzioni
Esigenze logiche stringenti (anche lessicali)
Semplicità che non significa semplicismo
Come addestrare all’uso del titolario
Aspetti psicologici della classificazione
L’operazione della classificazione è una forma di dominio sulla realtà, qualunque essa sia (naturale/artificiale, fisica/incorporea, etc.)
Classificare significa costituire, trovare certezze (ruolo delle serie di telefilm)
Classificare significa essere sicuri di ritrovare qualcosa cui teniamo nel posto in cui lo abbiamo collocato, nel posto che gli abbiamo assegnato
La classificazione è operazione trasversale a tutte le discipline
Pensare è classificareRiccardo Ridi (2001): http://www.iskoi.org/doc/pensare.htm
Riprende le riflessioni di George Perec, Pensare/classificare (1989)
Forma di gestione delle informazioni /documenti
A monte: regola d’oro 1 : 1 > 1 argomento/informazione : 1 documento
Forma di gestione dell’informazione e della comunicazione all’interno di un’organizzazione e da e per l’esterno
Problema di linguaggio > standard e accordi
La collocazione delle entità nei diversi contenitori si basa (direttamente o indirettamente, ma in modo determinante) sulla individuazione di differenze di rilievo tra le entità stesse, cioè su processi di distinzione > teoria degli insiemi/minimo comun denominatore
Libro del genesi, 1
28 - 32 etc. etc. fino al sesto giorno.
Ordinare quasi divinum est (Baldassarre Bonifacio)
Bella lezione di metodo
Separa, distingue in base ad elementi discriminanti
Assegna un nome a ciascuna tipologia di cosa o essere: identificativo univoco
Fare un piano di classificazione è operazione lunga e faticosa
In archivistica si usano classificazioni ad albero o tassonomie (dal generale al particolare)
Il che significa che bisogna ripartire l’insieme dei documenti in sottoinsiemi e ciascun sottoinsieme in ulteriori sotto-sottoinsiemi, ciascuno dei quali raccoglie entità che presentano valori uguali o simili per qualche attributo considerato importante e significativo (elemento condiviso da tutti)
1° livello TITOLO (macro-aree di attività)
2° livello CLASSE (attività)
3° livello SOTTOCLASSE
Per la denominazione di ciascun livello:
Precisione (nomina iuris)
Univocità (non denominazioni uguali)
Difficoltà di slegare la classificazione dall’iden-tificazione con l’ufficio competente anziché con la funzione alla quale ricondurre l’oggetto del documento
Necessità di sradicare l’uso di “spartirsi il titolario tra uffici, quasi fosse una torta (un titolo > un ufficio)
Il fascicolo: questo sconosciuto!
la dottrina archivistica insiste sul fatto che l’attività di fascicolazione è momento strategico all’interno della gestione dell’ar-chivio corrente
ma nella pratica quotidiana il personale addetto a tale attività ha di solito scarsi strumenti metodologici per espletare al meglio tale attività
In passato, con il cartaceo, ci si arrangiava come possibile: con il digitale devono scattare logiche serrate e organizzazione condivisa
Fin dal 1996 sottolineava che la fascicolazione è un’attività strategica per la gestione documentale e per la corretta stratificazione dell’archivio
Anche per un uso razionale e proficuo dell’archivio
Stretta connessione tra attività amministrativa e documentazione archivistica:
L’attività amministrativa si esplica attraverso i documenti
I documenti, se opportunamente gestiti e usati, possono influenzare l’attività amministrativa
Rileggere in chiave archivistica la l. 241/90
Tenere presenti i principi di ISO 15489
Regole tecniche 3 dic. 2013
Ma che cos’è un fascicolo?
aggregazione di documenti archivistici
(complesso/ insieme): l’aggregazione tra unità è determinata dalla condivisione di un elemento unificante
unità elementare dell’archivio
elemento di una rete di relazioni reciproche
Archivio non come somma, ma come complesso
Il fascicolo è costituito dai documenti relativi a una determinata pratica, collocati, all’interno di una camicia (o copertina) in ordine cronolo-gico. Il fascicolo costituisce l’unità di base, indivisibile, di un archivio (…)
I documenti sono collocati, all’interno del fascicolo, secondo l’ordine di archiviazione (...) Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono.
ancora Carucci
Camicia: «fa parte integrante del fascicolo e anche quando è rovinata non deve essere distrutta in sede di ordinamento» e non deve essere alterata con aggiunte posteriori di numeri o altro
precisa che «sulla camicia del fascicolo di un archivio ben organizzato» è riportata la classificazione el’indicazione del titolo del fascicolo
Al fascicolo può essere attribuito un numero progressivo che lo individua nell’ambito della categoria (numero di repertorio del fascicolo, detto anche numero di posizione).
I fascicoli possono trovarsi all’interno della partizione senza numero, ma in ordine alfabetico (nomi di persona, di luogo, di ente) o anche secondo un numero di matricola.
complesso delle azioni che si propongono la realizzazione dell’utile e del bene morale
attività rivolta a operare, eseguire o effettuare concretamente
trattative necessarie per conseguire uno scopo o raggiungere un risultato; insieme di documenti relativi a un determinato affare
Pratica/Posizione
Negli uffici pubblici e negli studi privati si dice così quella serie di atti o fogli radunati entro una copertina, o busta, rigettando le voci buone di filza, di inserto, e sia anche fascicolo.
«nella sua accezione generale il termine [affare] è indicativo di qualcosa da fare o da compiere o che interessa»
Precisa: «nel linguaggio amministrativo e archivistico il termine è indicativo dell’insieme degli atti e documenti posti in essere durante la trattazione di uno speciale “oggetto”, iniziato da un organismo della pubblica amministrazione nell’ambito delle proprie competenze»
ancora De Felice
«Materialmente tutta la documentazione di un “affare”, raccolta in una camicia di carta forte (copertina o cartella) forma il fascicolo; pertanto il termine “affare” viene spesso usato come sinonimo di fascicolo, incartamento, pratica»
Attività amministrativa - fascicolo
Esiste un rapporto di causa-effetto tra la conduzione di un affare concreto e il fascicolo, il quale a sua volta è strumento, oltre che residuo, dell’azione amministrativa
«maniera di condurre un’operazione o di risolvere un problema»
descrive il modello ideale ed astratto di come una pubblica amministrazione deve condurre un affare concreto
Procedimento : Affare = Titolario : Fascicolo
l’elenco dei procedimenti prevede le fasi attraverso le quali una pubblica amministrazione deve passare per condurre una certa tipologia di affari e i tempi massimi necessari per concluderli
il singolo affare è l’insieme delle azioni amministrative concrete compiute per risolvere un problema e raggiungere un risultato
il titolario prevede quello che una pubblica amministrazione può produrre in campo documentale
il fascicolo fotografa quello che una pubblica amministrazione effettivamente ha prodotto nel corso della sua attività
il fascicolo, cioè il concreto prodotto archivistico, si riferisce all’affare, che talvolta può (ma non necessariamente deve) coincidere con un procedimento, mentre altre volte comprende più procedimenti o sub-procedimenti
RD 35 del 1900
Capo VI - Formazione dei fascicoli
Art. 34 - Gli atti registrati e classificati sono mandati subito all’archivio per la formazione del fascicolo. Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti pel medisimo affare.
Art. 35 - Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte, di colore diverso per le diverse classi, alta centimetri 36, larga 28 ed ha un numero d’ordine che rende fissa la sua posizione in archivio.
Art. 36 - Il numero d’ordine dei fascicoli è dato dal repertorio, cioè dall’elenco dei fascicoli via via formati, per ogni classe, dal medesimo titolo di archivio (modello D). Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell’ultimo fascicolo indicato. Nei protocolli per affari il numero della prima registrazione è necessariamente il numero del fascicolo.
Art. 37 - Se l’atto è il primo di un affare, si formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene.
Art. 38 - Sulla copertina del fascicolo, oltre alle indicazioni richieste dalla formola (modello E), si noteranno gli atti che vi saranno inseriti, riferendo, di ciascuno, la data, l’ufficio e il numero di registrazione.
Art. 39 - Se il fascicolo fosse fuori d’archivio, sarà cura dell’archivista di cercarlo e di aggiungervi gli atti arrivati: se avesse data anteriore all’anno corrente, sarà portato fra quelli dell’anno, ricordandone il trasferimento sul repertorio e contro l’ultima registrazione in protocollo colle parole: "passato al N......... dell’anno ........".
Art. 40 - Negli affari che si dicono di personale, ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona, e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra amministrazione.
Art. 41 - I fogli saranno collocati nei fascicoli in guisa che il più recente si vegga primo: saranno ripartiti in più fascicoli ogni qualvolta la quantità ne renda incomodo l’uso o nuoccia alla buona conservazione.
Art. 42 - Una o due volte al giorno, in ore stabilite, gli atti registrati, divisi nelle classi rispettive, sono trasmessi, coi loro fascicoli, i capi degli uffici.
non solo contenitore fisico,
ma anche strumento organizzativo
e mezzo di corredo
Non fornisce una definizione di fascicolo
Non dice come costituire i fascicoli
Non dice che tipi di fascicoli costituire
Ma dà per scontato che i fascicoli si debbano costituire e che essi siano collegati al piano di classificazione
DPR 445/2000, art. 67
Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
anche art. 65 del DPR 445/2000
Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52 [tra cui: c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;], il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
Codice dell’Amministrazione Digitale art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241 , comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.
Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’art- 71. di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo
Comma 2-quater
Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990.
Conclusione operativa metodologicamente fondata
Il fascicolo va organizzato e gestito avvalendosi degli strumenti informatici e telematici disponibili
Bisogna lavorare!
Punti oscuri e cattive pratiche
I fascicoli vengono costituiti, ma
in modo approssimativo e improvvisato
senza una vera progettazione di sistema
senza raccordo con il sistema di gestione documentale
disancorati dal titolario di classificazione >
piano di sviluppo in fascicoli del titolario
in assenza di un censimento dei procedimenti degno di questo nome
senza un’autentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino
In un sistema coesistono
Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione
Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica
Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari
Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate soprattutto per una scelta consapevole delle tecnologie
Ulteriori riflessioni: il CAD
non mette in discussione né la necessità di un’organizzazione dell’archivio né il sistema delle aggregazioni documentarie: anzi rinvia alle norme specifiche
dà per acquisite le norme relative alla forma del documento e alle modalità di espressione e fissazione della volontà (formalismo giuridico)
vuole incidere sulle forme di comunicazione e di informazione, che hanno regole proprie che devono essere tenute presenti (anche a livello linguistico)
L’adozione delle tecnologie non può essere taumaturgica: se si applicano le tecnologie a situazioni disastrose dal punto di vista organizzativo, si amplifica il disastro
La comunicazione può riguardare anche le informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli digitali e documenti “derivati” (ad esempio, certificati)
Si deve procedere a una reingegnerizzazione complessiva dei processi di produzione, gestione e conservazione dei documenti in rapporto alle attività amministrative
Fascicolo informatico (CAD, art. 41)
Il fascicolo come premessa indispensabile per realizzare:
metadati minimi del fascicolo informatico o dell’aggregazione documentale informatica
Identificativo univoco e persistente: sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al fascicolo o aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l’identificazione. DublinCore: sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l’UniformResourceIdentifier (URI), il DigitalObjectIdentifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN) ./.
Amministrazione titolare del procedimento: cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo (Codice IPA)
Amministrazioni partecipanti all’iter del procedimento (Codice IPA)
Oggetto: breve riassunto del contenuto
Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo, che ne consentono la reperibilità.
Premessa circa i criteri di ordinamento
è una forma di aggregazione organizzata dei documenti
rispetto al titolario costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto in relazione a un quadro previsionale costituito dal titolario
costruzione di un edificio comunale (titolo VI, classe 5)
realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6)
effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1)
Il fascicolo per affare ha
una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare
una data di chiusura
Registro cartaceo o base di dati informatica su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).
Deve essere integrato nel sistema di gestione documentale
Funzione del repertorio dei fascicoli
È assolutamente necessario che sia previsto e usato nel sistema di gestione documentale
Nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III.
Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).
Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone (fisiche o giuridiche) restano correnti per molti anni.
Rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’amministrazione pubblica e la persona.
identicaclassifica
Ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili)
È un’aggregazione di secondo livello
Può essere una forma differente di registrazione, parallela al registro di protocollo
Può essere una forma di organizzazione e di ordinamento dei documenti su base cronologica
NB: i documenti che compongono il repertorio hanno classifiche differenti in riferimento al contenuto informativo
Nel suo complesso non può essere classificato perché è un’aggregazione di documenti e non un singolo documento
La fascicolazione è essenziale
Anche ai fini della conservazione a lungo termine degli documenti digitali e degli archivi ibridi > concetto di contesto archivistico e di posizione logica del singolo documento all’interno del sistema
GBD fascicolo nel sistema
Contesto archivistico
Costituzione delle aggregazioni stabili che indicano il contesto originario, messo in discussione dai documentalisti e reso instabile dal Web interattivo e dal riuso
Ma fattore ineludibile per determinare l’autenticità e affidabilità del singolo documento e delle informazioni in esso contenute
Si rivela fondamentale il censimento dei procedimenti
nome del procedimento ed eventuale codice identificativo interno all’ente
normativa di riferimento (leggi e regolamenti)
tipi di documenti prodotti in ciascuna fase
UOR responsabile del procedimento
UOR coinvolte (e a che titolo) nel procedimento
modalità di organizzazione del fascicolo
UOR responsabile della costituzione e conservazione del fascicolo
tempi di conservazione di ciascun documento
The solar cycle response of the middle and upper atmosphere: Simulations with HAMMONIA -. hauke schmidt 1 , guy brasseur 2 , marco giorgetta 1 , and aleksandr gruzdev 3 1 : max planck institute for meteorology, hamburg, germany 2 : now at national
International Education at Radford University -. group contributors: laura bonfiglio john fitzgerald john hillegass ashley pidal presenters: brittany jeglum lauren miller. overview. dominant themes of focus groups dominant themes of
Sensations , Emotions and Experiences as Marketing Levers -U niversitÀ degli s tudi di p avia f acoltÀ di l ettere e f ilosofia, s cienze p olitiche, g iurisprudenza, ingegneria , e conomia. sensations , emotions and experiences
A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana -. giorgetta bonfiglio-dosio l’amministrazione sanitaria italiana dopo l’unità (padova, 11 aprile 2007). perché questa lezione? in un corso sugli archivi delle aziende

References: art. 53
 art. 9

Art. 54

Art. 56

Art. 63
 art. 50
 art. 5

Art. 34

Art. 35

Art. 36

Art. 37

Art. 38

Art. 39

Art. 40

Art. 41

Art. 42
 art. 67
 art. 65
 art. 41
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