Source: https://www.slideshare.net/nestorras/mini-manual-n-1
Timestamp: 2017-10-24 02:50:53+00:00

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Encuesta estudio unidad documental by Dire King 680 views
, auxiliar mckencei at Banco de Occidente
Luz Diney Quintero Gutierrez at Planeacion Municipal
1. Minimanual Nº 1 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Néstor Zamudio y Nelson Poveda Directrices básicas e instructivas para la elaboración del proceso archivísticoCupotrans Help Logistic S. A. S. Calle 20 Nº 68ª - 23 (1) 742 32 88 18/01/2013
2. 18 de enero de 2013 2 MINIMANUAL No 1
3. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 3 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES MINIMANUAL No 1 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SonLas directrices básicas e instructivas para la elaboración del proceso archivístico DESARROLLADO POR: Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez y Nelson Poveda Cárdenas Basándose en el minimanual 18 de enero de 2013 desarrollado por JULIA GODOY, IMELDA LÓPEZ, CLARA CASILIMAS Y OTROS para el AGN INCLUYE 12 ANEXOS IMPORTANTES SOBRE LA REGLAMENTACIÓN DE ARCHIVO MMXIII Cupotrans Help Logistic S. A. S. Bogota – Colombia
4. 18 de enero de 2013 4 MINIMANUAL No 1
5. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 5 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Tabla de ContenidoINTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 9 Marco Legal _________________________________________________________________ 11 Constitución Política de Colombia ____________________________________________________ 11 Título I de los Principios Fundamentales _____________________________________________ 11 Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes. ________________________________ 11 Ley 594 del año 2000 ________________________________________________________________ 12Tablas de retención Documental (T. R. D.) __________________________________ 15 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ______________________________________________ 15 CONCEPTOS _______________________________________________________________ 16 PRINCIPIOS BÁSICOS ______________________________________________________ 20 PROCESOS TÉCNICOS ______________________________________________________ 21 Identificación ______________________________________________________________________ 21 FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓN _________________________________________________ 21 Valoración _________________________________________________________________________ 21 La Valoración en el ciclo vital ______________________________________________________ 22 Selección __________________________________________________________________________ 22 Eliminación ________________________________________________________________________ 23 PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ____________________________________ 24 Investigación preliminar sobre la institución ____________________________________________ 24 1. Compilación de la información institucional _____________________________________ 24 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. (Ver anexos 10 y 10.1) 24 Análisis e interpretación de la información recolectada___________________________________ 24 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental ________________________ 24 Aplicación _________________________________________________________________________ 25 18 de enero de 2013TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ____________________________________ 27 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ______________________________________________ 27 Archivo de gestión o de oficina _______________________________________________________ 27 Archivo central o intermedio _________________________________________________________ 28 Archivo histórico o permanente ______________________________________________________ 28 REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS ______________________ 28 PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ___________________________ 29
6. 6 Tabla de Contenido Limpieza de la documentación _________________________________________________ 29 Eliminación de material metálico _____________________________________________________ 29 Identificación del material afectado por biodeterioro. ____________________________________ 29 Revisión y Foliación ________________________________________________________________ 30 Unidades de conservación y realmacenamiento. ________________________________________ 30 Cajas ___________________________________________________________________________ 31 Carpetas ________________________________________________________________________ 31 Amarre _________________________________________________________________________ 32 Embalaje. _______________________________________________________________________ 32 Bibliografía__________________________________________________________________ 35 ANEXO 1 _______________________________________________________________ 37 LEY 594 de Julio 14 de 2000 ____________________________________________________ 37 Anexo 2 ________________________________________________________________ 53 Anexo 3 ________________________________________________________________ 55 Anexo 4 ________________________________________________________________ 59 Anexo 5 ________________________________________________________________ 61 Anexo 6 ________________________________________________________________ 65 Anexo 7 ________________________________________________________________ 67 Anexo 8 ________________________________________________________________ 69 ANEXO 8.1 _____________________________________________________________ 71 INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL __________ 71 Anexo 9 ________________________________________________________________ 75 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL ______________________________ 75 ANEXO 9.1 __________________________________________________________________ 8018 de enero de 2013 INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL __________________________ 80 ANEXO 10 ______________________________________________________________ 85 ANEXO 10.1 _________________________________________________________________ 87 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN __________________________ 87 ANEXO 11 ______________________________________________________________ 89 REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION _______ 89
7. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 7 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESANEXO 12 ______________________________________________________________ 91 FORMATO DE ELIMINACIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL________ 91 18 de enero de 2013
8. 8 Tabla de Contenido18 de enero de 2013
9. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 9 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES INTRODUCCIÓNDesde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de RetenciónDocumental (T. R. D.) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el ArchivoGeneral de la Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para losarchivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del SistemaNacional de Archivos.La Junta Directiva del Cupotrans Help Logistic S. A. S., en afanes de mejorar la calidad de lagestión documental, fijó un plazo de diez días para la presentación de las T. R. D. de lasdependencias productoras de documentos. Para realizar este trabajo la entidad buscó lacolaboración de un asesor, para lograr así dar cumplimiento a los requerimientos de la JuntaDirectiva.El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de laadministración, haciendo un resumen significativo de lo que es el proceso archivístico, paranormalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental. Comoobjetivos específicos se señalan los siguientes:  Dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias Documentales.  Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documentales, entre otros.  Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retención en cada entidad.  Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.  Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación cuando fuere del caso.Este manual incluye tres temas:Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los 18 de enero de 2013procedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de términosasociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no estáncontemplados en el Reglamento General de Archivos.Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionándolo con las diferentesfases de archivo (gestión, central e histórico) destacando la responsabilidad del archivocentral para liderar la administración de documentos en cada entidad. También se señalan
10. 10 INTRODUCCIÓN los procedimientos a seguir con miras a realizar la transferencia y tratamiento físico de la documentación para garantizar su conservación. Anexos: Se incluyen, en primer lugar, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995, los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y los Acuerdos 002 y 006 de 1996 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y, en segundo lugar, algunas propuestas de formatos e instructivos, que pueden diligenciarse en el proceso de elaboración de las Tablas de Retención y de las Transferencias Documentales. Este documento fue preparado por Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez y Nelson Poveda Cárdenas, con la colaboración de otros funcionarios, además del apoyo constante de la Junta Directiva de Cupotrans Help Logistic S. A. S.18 de enero de 2013
11. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 11 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Marco Legal Constitución Política de Colombia Título I de los Principios FundamentalesARTÍCULO 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales ynaturales de la nación". Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes. Capítulo I de Los Derechos FundamentalesARTÍCULO 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a subuen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienenderecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demásgarantías consagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo puedenser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidadesque establezca la ley.Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervencióndel Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentosprivados, en los términos que señale la ley".ARTÍCULO 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir supensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..."ARTÍCULO 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..." 18 de enero de 2013
12. 12 INTRODUCCIÓN Capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales ARTÍCULO 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable". Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos como: LEY 80 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones." DECRETO 1777 DE 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos. ACUERDO 07 DEL 29 DE JUNIO DE 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. ACUERDO 09 DEL 18 DE OCTUBRE DE 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995." ACUERDO 12 DE 18 DE OCTUBRE DE 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría." LEY 190 DE 6 DE JUNIO DE 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus18 de enero de 2013 funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨ Ley 594 del año 2000 ARTÍCULO 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes:  Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
13. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 13 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.  Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.  Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.  Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.ARTÍCULO 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionariosde archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo 18 de enero de 2013dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en suartículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados porlos valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar yponer al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado yaquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene laobligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreasrelacionadas con su labor.
14. 14 INTRODUCCIÓN ARTÍCULO 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. ARTÍCULO 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:  ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.  ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.  ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. ARTÍCULO 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. ARTÍCULO 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.18 de enero de 2013 ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias,  Acuerdo 039 del AGN “Elaboración y Aplicación de T. R. D.”  Acuerdo 042/2002 del AGN “Organización de los archivos”
15. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 15 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Tablas de retención Documental (T. R. D.) DEFINICIÓN E IMPORTANCIALas Tablas de Retención Documental (T. R. D.) son un listado de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia encada ciclo vital de los documentos.La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de RetenciónDocumental ya que estas:  Facilitan el manejo de la información  Contribuyen a la racionalización de la producción documental  Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.  Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:  Permiten el manejo integral de los documentos.  Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.  Identifican y reflejan las funciones institucionales.  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. 18 de enero de 2013
16. 16 Tablas de retención Documental (T. R. D.) CONCEPTOS  Actividad administrativa . Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos. Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.18 de enero de 2013 Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural. Destrucción de Documentos Véase: Eliminación de Documentos.  no están incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en él, se emplean con alcances diferentes
17. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 17 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESDocumento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento defunciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la mismainstitución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de unorganismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento delas funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto,posibilita la reconstrucción de la historia institucional.Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institucióny que cumple funciones de apoyo.Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos ylegales.Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.Disposición final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación,selección por muestreo y/o microfilmación.Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valoradministrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecende relevancia para la ciencia y la tecnología.Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una UnidadArchivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.Gestión de Archivos 18 de enero de 2013 Véase: Administración de ArchivosGestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación. no están incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en él, se emplean encon alcances diferentes
18. 18 Tablas de retención Documental (T. R. D.) Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. Pieza Documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada. Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tablas de Retención. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos18 de enero de 2013 característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva. Tipo documental. Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).
19. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 19 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESUnidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidadarchivística, entre otras: un expediente. Véase: ExpedienteUnidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental.Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterizacióndocumental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólodocumento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productoray al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valorse conservan permanentemente.Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios ysecundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentesfases de archivo. 18 de enero de 2013
20. 20 Tablas de retención Documental (T. R. D.) PRINCIPIOS BÁSICOS La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.18 de enero de 2013
21. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 21 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PROCESOS TÉCNICOSEl desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicosque constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación,Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablasde Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cadauno.IdentificaciónLa identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir ladocumentación motivo de análisis.Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondodocumental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de laentidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en elnivel que se quiere caracterizar y describir.La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera comose realiza la descripción, así:FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓNDebe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por laentidad, pasando por la SECCIÓN y SUB-SECCIÓN que son las agrupaciones documentalesgeneradas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al niveldocumental: {La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solotipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son 18 de enero de 2013la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las seriesconstituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas porla oficina productora en virtud de las funciones asignadas.ValoraciónEl objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite elestablecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de lasfases de archivo.
22. 22 Tablas de retención Documental (T. R. D.) La Valoración en el ciclo vital Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, Semiactivo o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:  La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente.  La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos. Selección La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:  Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo.  Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora.  Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.  Garantizar la conservación documental.18 de enero de 2013 La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación
23. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 23 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESmisional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (licenciasambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas -hospitales, clínicas- etc.).Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunoselementos indispensables para abordar este proceso:  La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.  La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.  La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.  Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo.Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer quédocumentos deben ser eliminados.EliminaciónEs la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para laciencia y la tecnología.  La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.  Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.  Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto  Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las 18 de enero de 2013 transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13 )
24. 24 Tablas de retención Documental (T. R. D.) PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL En la elaboración de las T. R. D. se contemplan cuatro etapas: Investigación preliminar sobre la institución 1. Compilación de la información institucional  Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)  Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.  Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. (Ver anexos 10 y 10.1)  Identificación y definición de unidades documentales.  Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.  Identificación de valores primarios de la documentación. Análisis e interpretación de la información recolectada  Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.  Valoración y Selección Documental, basándose en los ítems Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental  Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las T. R. D. deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su18 de enero de 2013 comprensión y aplicación.  Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.  Remisión de las T. R. D. al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. (Ver anexo 11).
25. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 25 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESSi la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documentalpresentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, parasu aprobación.AplicaciónUna vez elaboradas y aprobadas las T. R. D. debe hacerse su difusión indicando:  Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.  Instructivo para su aplicación  Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la T. R. D. de cada oficina.Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documentaly el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección yvigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. 18 de enero de 2013
26. 26 Tablas de retención Documental (T. R. D.)18 de enero de 2013
27. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 27 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESDEFINICIÓN E IMPORTANCIARemisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo históricode conformidad con las Tablas de Retención Documental (T. R. D.) aprobadas.El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con laspolíticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental dela Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivospertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional.Las transferencias documentales permiten:  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.  Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o deoficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendoen cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las T. R. D. encada entidad, como se explica a continuación.Archivo de gestión o de oficinaEn este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestiónadministrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende 18 de enero de 2013fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las T. R. D., para luegodecidir su traslado al archivo central.Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentalesque hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la T. R. D. correspondiente.Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando lasecuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales,circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.
28. 28 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central. Archivo central o intermedio A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (Semiactivo). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las T. R. D. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la T. R. D. Archivo histórico o permanente Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para18 de enero de 2013 incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS  Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.  Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
29. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 29 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓNToda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendolos pasos que se enuncian a continuación:Limpieza de la documentaciónEsta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación,iluminación e higiene.  El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.  Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.Eliminación de material metálicoEste proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremocuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliacióny descripción correspondiente.  Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.  Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.  Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina 18 de enero de 2013 blanca.Identificación del material afectado por biodeterioro.  Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
30. 30 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES  Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.  Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito. Revisión y Foliación La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:  Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.  La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.  Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.  Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. Unidades de conservación y realmacenamiento. Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:  La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.18 de enero de 2013  La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas. Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones:
31. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 31 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESCajas  Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón.  Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.  Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.  Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: CÓDIGO (de la entidad) ________________________________ FONDO ______________________________________________ SECCIÓN_____________________________________________ SUBSECCIÓN_________________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________Carpetas  Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).  Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.  Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los 18 de enero de 2013 siguientes datos: FONDO _________________________________________ SECCIÓN ______________ SUBSECCIÓN____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N° DE FOLIOS ___________ N° DE CARPETA _________ N° DE CAJA _____________
32. 32 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya. Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez protegen la documentación del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya. En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de ácido. Amarre Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior. Embalaje. Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así:  Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.  La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.  Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de18 de enero de 2013 otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.  Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.  Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.  Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:
33. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 33 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESo La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1.o En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas. 18 de enero de 2013
34. 34 Validación Validación Esta versión del minimanual fue desarrollada por NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÚDEZ, y presentada por ante el Comité de Archivo de CUPOTRANS HELP LOGISTIC S. A. S. que en cabeza del señor NELSON POVEDA, como Secretario General del comité, autorizo la publicación del mismo ante los funcionarios de la empresa, en constancia de ello firman. NELSON POVEDA CÁRDENAS Gerente Administrativo y Financiero (Secretario General) NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÚDEZ Asesor archivístico INGRID JOHANNA BAQUERO Coordinadora Administrativa18 de enero de 2013 (Asesor de Planeación y/o Información)
35. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 35 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Bibliografía ALBERCH I. FUGUERAS, Ramón. "El tratamiento de la documentación activa y semiactiva: experiencias del Archivo Municipal de Barcelona". Págs. 499 - 513. Archivo General de la Nación de Colombia y Ministerio de Educación y cultura de España. Hacia un diccionario de terminología Archivística. Santa fe de Bogotá, 1997. BOADAS I. RASET, Joan. "Gestión, evaluación, conservación y servicio." Págs. 373-376 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992. 103 p. CONDE VILLAVERDE, María Luisa. "La identificación y valoración de los fondos documentales de la administración estatal: problemas y metodología. Iberoamérica: idéntico tratamiento para una misma realidad." Págs. 15-19. DUPLA DEL MORAL, Ana. "Metodología para la identificación y valoración de Fondos documentales de las administraciones públicas. Concepción y experiencias del Centro Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid". Págs. 417 - 433. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública. Ley 498 de 29 de diciembre de 1998. GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS (G. I. T. A. A.). Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y Perspectivas de una Tradición Archivística. Santafé de Bogotá D.C.: Colombia. Archivo General de la Nación. 1996. 440 p. 18 de enero de 2013 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica: actualizada y aumentada (5 edición). Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1991. 512p. HULL, Félix. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros: Estudio del RAMP y directrices al respecto. Programa General de Información UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura. 1981.
36. 36 Bibliografía  MANRIQUE REYES, ALFREDO. Fundamentos de la organización y del Funcionamiento del Estado colombiano. Gobernación de Cundinamarca. 1997.  TORREBLANCA LÓPEZ, Agustín "El tratamiento de la documentación económica en las administraciones públicas." Grupo de trabajo de Archivos Administrativos. Págs. 215 - 224.  VÁZQUEZ, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª edición actualizada. Santa Fe de Bogotá, A. G. N., 1992.  Manual de Tipología Documental de los Municipios. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. Archivos - Estudios- 2. Madrid, Consejería de Cultura, Secretaría Técnica, 1988.  Terminología archivística propuesta por el Grupo Iberoamericano. s.f.  "La gestión de documentos desde la perspectiva del Grupo Ibero-Americano: Diseño de un nuevo modelo y su implantación en los países del área." Ponencia presentada al 5º Congreso de la Asociación Portuguesa de Bibliotecarios, Archiveros y Documentalistas. Lisboa, 1994.  Declaración de Principios relativos a la descripción documental en archivos adoptada por el equipo Ad Hoc sobre Descripción de Archivos, en el marco del Proyecto Normatividad Básica sobre Archivos en Colombia, con el asesor canadiense Louis Garon. Santafé de Bogotá.  Manual General de Archivos. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica con los asesores mexicanos: Juan Manuel Herrera y José Antonio Ramírez Deleón. Santafé de Bogotá, A. G. N., 14 al 18 de septiembre, 1995.18 de enero de 2013  Normalización de la Gestión Administrativa. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica del Archivo General de la Nación con la asesora francesa Agnes Etienne Magnien. Santafé de Bogotá, A. G. N., 11 al 15 de septiembre, 1995.
37. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 37 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ANEXO 1 LEY 594 de Julio 14 de 2000Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.ARTÍCULO -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principiosgenerales que regulan la función archivística del Estado.ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Públicaen sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y losdemás organismos regulados por la presente Ley.ARTÍCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos,así:ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio einformación a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentesde la historia.También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestiónadministrativa, la información, la investigación y la cultura.ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales yaquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. 18 de enero de 2013ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, lainvestigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por ellegislador.ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos ensu ciclo vital.DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por unaentidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
38. 38 ANEXO 1 FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTÍCULO 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes:  Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular18 de enero de 2013 los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.  Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
39. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 39 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así 18 de enero de 2013 mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
40. 40 ANEXO 1  Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.  Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTÍCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:  Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos  Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.  El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad18 de enero de 2013 normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.  El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de
41. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 41 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.  Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.  El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.ARTÍCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional deArchivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación yprogramación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimientoy coordinación, así:  La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.  La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.  La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. 18 de enero de 2013 TITULO III CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOSARTÍCULO 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Losarchivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:  Archivo General de la Nación  Archivo General del Departamento
42. 42 ANEXO 1  Archivo General del Municipio  Archivo General del Distrito PARÁGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. ARTÍCULO 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:  Archivos de Entidades del Orden Nacional  Archivos de Entidades del Orden Departamental  Archivos de Entidades del Orden Distrital  Archivos de Entidades del Orden Metropolitano  Archivos de Entidades del Orden Municipal  Archivos de Entidades de Orden Local  Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley  Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle. ARTÍCULO 9. Los Archivos según la organización del Estado.  Archivos de la Rama Ejecutiva  Archivos de la Rama Legislativa  Archivos de la Rama Judicial  Archivos de los Organismos de Control  Archivos de los Organismos Autónomos ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS18 de enero de 2013 ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
43. Cupotrans Help Logistic S. A. S. 43 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESARTÍCULO 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizarlos espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición oarriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas dearchivos.ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Ladocumentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y ésteejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un biende uso público, no son susceptibles de enajenación.PARÁGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales ojurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentosde archivo.PARÁGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos coninstituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.PARÁGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condicionesque deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito,custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo oadministración de archivos históricos.ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Losservidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos yarchivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientosque establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de laresponsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de lasEntidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual osuperior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos 18 de enero de 2013públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad yfidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de suorganización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.ARTÍCULO 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios dearchivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuestoen la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a lasleyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una
44. 44 ANEXO 1 sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTÍCULO 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:  Organización archivística de los documentos.  Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.18 de enero de 2013 ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARÁGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
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References: ARTÍCULO 74
 Artículo 27
 ARTÍCULO 4
 ARTÍCULO 22
 ARTÍCULO 23
 ARTÍCULO 24
 ARTÍCULO 26
 ARTÍCULO 32
 ARTÍCULO 35
 resolución 
 artículo 32
 Artículo 4
 ARTÍCULO 4
 ARTÍCULO 5
 ARTÍCULO 8
 ARTÍCULO 9
 ARTÍCULO 10
 ARTÍCULO 11
 ARTÍCULO 12
 artículo 15
 ARTÍCULO 18
 ARTÍCULO 19
 ARTÍCULO 20