Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-1-de-enero-2-de-2015?documento=legcol&contexto=legcol_0c181ba24ae70138e0530a0101510138&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-14 06:15:43+00:00

Document:
CIRCULAR EXTERNA 1 DE 02 DE ENERO DE 2015
CONTENIDO:FONDO DE GARANTÍAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS. SEÑALA LOS TÉRMINOS, PLAZOS Y CONDICIONES DEL PAGO DEL MONTO EQUIVALENTE DEL SEGURO DE DEPÓSITOS Y DEL PAGO DEL SEGURO DE DEPÓSITOS, ASÍ COMO TODOS LOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN REQUERIDA A LAS ENTIDADES INSCRITAS PARA EL PAGO DEL MONTO EQUIVALENTE AL SEGURO DE DEPÓSITOS. DEROGA LA CIRCULAR 2 DE 2014.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2017 DEL FONDO DE GARANTÍAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafín
CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2015
(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 2017 del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras)
Asunto: seguro de depósitos
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, en cumplimiento de lo establecido en la resolución del seguro de depósitos expedida por la junta directiva de la entidad, por medio de la presente circular señala los términos, plazos y condiciones del pago del monto equivalente del seguro de depósitos y del pago del seguro de depósitos, así como todos los aspectos relacionados con la información requerida a las entidades inscritas para el pago del monto equivalente al seguro de depósitos.
1. Pago del monto equivalente al seguro de depósitos.
1.1. Reglas generales.
El pago del monto equivalente al seguro de depósitos respecto de las acreencias vigentes a la fecha de la toma de posesión se sujetará a las siguientes reglas:
1. El fondo determinará e informará el monto equivalente al valor del seguro de depósitos de acuerdo con la base de datos que le entregará la entidad intervenida al momento de la toma de posesión para liquidar de la institución inscrita.
2. El fondo pagará el monto equivalente al seguro de depósitos previa presentación por parte del acreedor de la solicitud de pago del seguro de depósitos, la cual deberá estar diligenciada de acuerdo con las instrucciones que, en el momento de la liquidación de la institución inscrita, sean comunicadas por el fondo.
3. El fondo podrá pagar el monto equivalente al valor del seguro de depósitos, a los acreedores que presenten su solicitud de pago a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la expedición por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la respectiva resolución de toma de posesión para liquidar de la institución.
4. Cuando no sea posible realizar el pago en el término previsto en el literal anterior, el fondo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2º y siguientes del presente capítulo, cancelará el valor del seguro de depósitos respecto de las acreencias que hayan sido reclamadas oportunamente y reconocidas en la resolución expedida por el liquidador sobre el orden de restitución y pago, una vez esta se encuentre debidamente ejecutoriada.
1.2. Excepciones al pago del monto equivalente al seguro de depósitos.
No se podrá obtener el pago del monto equivalente al seguro de depósitos en los siguientes casos:
1. Cuando el acreedor no haya presentado la solicitud de pago del seguro de depósitos ante el fondo, de acuerdo con las instrucciones que en el momento de la liquidación de la institución inscrita, sean comunicadas por el fondo.
2. Cuando el nombre del acreedor o su acreencia no aparezca en la base de datos que entregará la entidad inscrita al fondo, al momento de la toma de posesión para liquidar de la institución financiera inscrita.
3. Cuando, por razón de informaciones inconsistentes o incompletas, o por la naturaleza de los documentos aportados, el fondo tenga dudas sobre el saldo de la acreencia o sobre la autenticidad de los soportes que el acreedor entregue al fondo como prueba de su acreencia.
4. Respecto de los acreedores cuyas acreencias hayan sido objeto de medidas cautelares, pero solo respecto de aquellas acreencias objeto de la medida cautelar.
Sin perjuicio de lo anterior, los depositantes podrán adelantar la respectiva reclamación ante el liquidador de la institución financiera inscrita. Una vez quede en firme la orden de restitución y pago de las reclamaciones aceptadas por el liquidador, el fondo pagará el seguro de depósitos de acuerdo con lo dispuesto en la presente circular.
2. Pago del seguro de depósitos.
La solicitud de pago del seguro de depósitos deberá ser presentada ante el fondo por los titulares de las acreencias amparadas o por quienes demuestren tener derecho al pago, a más tardar dentro de los dos (2) años contados a partir de la fecha de ejecutoria de la resolución expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia en la que se decrete la toma de posesión para liquidar la institución. Vencido el término señalado sin que se haya presentado la solicitud de pago, se perderá el derecho a reclamar el seguro de depósitos, sin perjuicio de los derechos que correspondan a cada acreedor frente a la liquidación.
2.1. Serán causales de suspensión de pago las contempladas en el artículo 323 literal d) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2.2. De conformidad con el literal g) del artículo 323 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el fondo se reserva el derecho de efectuar el pago de las obligaciones a su cargo por concepto de seguro de depósitos mediante el empleo de otros mecanismos diferentes a la entrega de una suma de dinero, que permitan al acreedor recibir por lo menos un monto equivalente al amparo de su acreencia, en las oportunidades y condiciones que determine el fondo.
3. Pago del monto equivalente al seguro de depósitos y pago del seguro de depósitos sin juicio de sucesión.
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras pagará sin necesidad de juicio de sucesión, el valor del monto equivalente al seguro de depósitos y del seguro de depósitos a quienes puedan aportar prueba sumaria que los acredite como cónyuge, compañero (a) permanente o herederos del beneficiario (a), cuando el valor del mismo no exceda la cuantía a la cual hace referencia el numeral 7º del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, previa entrega de la solicitud de pago del seguro de depósitos diligenciado de acuerdo con las instrucciones que sean comunicadas por el fondo y acompañada con los siguientes documentos:
1. Copia auténtica del documento de identidad del (los) reclamante (s).
2. Copia auténtica del acta de defunción del (los) titular (es) de la acreencia.
3. Copia auténtica de las pruebas de estado civil que acrediten el grado de parentesco que se pretende hacer valer.
4. Copia auténtica de la partida de matrimonio, si quien reclama es el cónyuge.
5. Copia auténtica del documento que constituya prueba idónea para acreditar la calidad de compañero (a) permanente
1. Estructura, periodicidad y composición del formato de depósitos individuales.
1.1. Periodicidad del envío del formato.
Las instituciones inscritas deberán realizar la transmisión oficial del formato en los meses de febrero y agosto de cada año, de conformidad con el siguiente cronograma:
Rango de los 2 últimos dígitos del NIT de la entidad (*) Fecha de corte de la información Fecha de transmisión
00-09 El día calendario inmediatamente anterior a la fecha de transmisión Primer día hábil de febrero y agosto de cada año
10-19 Segundo día hábil de febrero y agosto de cada año
20-29 Tercer día hábil de febrero y agosto de cada año
30-37 Cuarto día hábil de febrero y agosto de cada año
38-39 Quinto día hábil de febrero y agosto de cada año
40-49 Sexto día hábil de febrero y agosto de cada año
50-59 Séptimo día hábil de febrero y agosto de cada año
60-63 Octavo día hábil del mes de febrero y agosto de cada año
64-69 Noveno día hábil de febrero y agosto de cada año
70-79 Décimo día hábil de febrero y agosto de cada año
80-89 Decimoprimer día hábil de febrero y agosto de cada año
90-99 Decimosegundo día hábil de febrero y agosto de cada
A partir del año 2016, las entidades financieras inscritas deberán remitir el formato a Fogafín, en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, teniendo en cuenta la programación para cada mes de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad.
1.1.1. En los eventos en que la entidad financiera inscrita, que cuente con autorización de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, no posea acreencias constituidas a la fecha de transmisión del formato, deberá remitir al fondo a través del servicio “Transmisión de formato” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co, una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad en la que se indique tal situación. Para la suscripción de la comunicación se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por un ente de certificación abierta, debidamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
1.1.2. Las entidades que se inscriban en el fondo con posterioridad a la expedición de esta circular, contarán con un plazo de tres (3) meses para llevar a cabo las pruebas y ajustes que permitan garantizar la correcta transmisión del “Formato de depósitos individuales”. El mencionado plazo iniciará a partir del momento en que se registren en los balances de las entidades financieras inscritas, saldos en las acreencias amparadas por el fondo. Una vez finalizado el plazo establecido para las pruebas, el fondo informará a la entidad el día en el que se deberá realizar la primera transmisión del mencionado formato en producción.
1.1.3. El fondo podrá solicitar, en cualquier momento, la remisión del “Formato de depósitos individuales”, el cual deberá transmitirse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de corte que establezca la solicitud.
1.1.4. Una vez ordenada la toma de posesión para liquidar, el representante legal deberá transmitir o entregar al fondo el “Formato de depósitos individuales” en los términos y condiciones establecidos en la resolución del seguro de depósitos vigente.
1.2. Forma de entrega.
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, pondrá a disposición de las entidades inscritas, a través de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co el servicio de cargue del formato de depósitos individuales en la sección “Transmisión de formato” durante las 24 horas de cada día en que corresponda realizar la transmisión.
Para el ingreso y uso del servicio de cargue del formato de depósitos individuales, se requerirá que las entidades financieras cuenten como mínimo con un usuario registrado en la herramienta tecnológica. Para lo cual, deberán diligenciar y remitir a la dirección de correo electrónico pagosegurodedepósitos@fogafin.gov.co, el formato de novedades de usuarios que se encuentra ubicado en la sección “Información general” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co. Este formato deberá ser remitido en formato PDF/A, el cual deberá estar suscrito digitalmente(1).
Las entidades financieras deberán firmar digitalmente el formato de depósitos individuales que será reportado(2). Este certificado deberá estar asignado a la entidad financiera inscrita y/o a su representante legal.
El sistema verificará, posterior a la trasmisión del formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad financiera; así como, el cumplimiento de la estructura del archivo descrita en esta circular. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del formato trasmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará a la entidad financiera mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por el fondo confirmará la recepción exitosa del formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que Fogafín realizará sobre la calidad y el contenido de la información reportada.
Las entidades financieras podrán realizar varios envíos del formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por la entidad financiera, el cual será cargado en la base de datos del fondo. Posteriormente, los archivos transmitidos serán eliminados automáticamente mediante un algoritmo de borrado seguro.
1.2.1. Procedimiento Alterno en Caso de Contingencia.
Para el suministro de esta información se cuenta con un procedimiento alterno, el cual se activará únicamente cuando existan fallas en los servicios de comunicaciones en las entidades financieras inscritas o en el fondo. Para este caso se recibirá el formato mediante un DVD, el cual deberá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar a las 5:30 p.m. del día siguiente a la fecha de transmisión establecida en esta circular o en la fecha que establezca el fondo, tratándose de una solicitud eventual del formato. Para lo anterior, la entidad deberá realizar el siguiente procedimiento:
• Crear el archivo plano con la estructura definida.
• Validar el archivo plano, para lo cual se debe utilizar el validador disponible en la sección “Descargas” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co, así como el instructivo que describe su funcionamiento.
• Cifrar el archivo firmado mediante un aplicativo el cual genere un archivo en formato ZIP que utilice el algoritmo AES; con una clave compleja de mínimo 12 caracteres.
• Calcular el HASH del archivo cifrado, utilizando para ello el algoritmo SHA 1.
• Enviar al correo electrónico pagosegurodedepósitos@fogafin.gov.co, el HASH calculado, la clave que permita descifrar el archivo ZIP y el archivo generado por el validador, el cual debe indicar que la validación del archivo fue exitosa.
• Remitir al director del fondo a través de una comunicación escrita, el DVD con el archivo cifrado. Esta comunicación deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad y deberá contener el HASH calculado; así como el detalle del inconveniente técnico en las comunicaciones, que obligó el reporte del formato por este medio.
Cuando al momento de la intervención de una entidad financiera no sea posible firmar el archivo con un certificado digital vigente o adecuado, se deberá implementar el procedimiento alterno mencionado sin necesidad de firma digital. Así mismo, la entrega del formato, por parte del representante legal de la entidad inscrita objeto de liquidación, se podrá realizar a través de la suscripción de un acta, en la cual se incluirá el HASH calculado y la clave que permita descifrar el archivo ZIP.
El formato de depósitos individuales deberá ser remitido a Fogafín únicamente a través de los canales dispuestos en esta circular. Lo anterior a fin de velar por la confidencialidad, integridad, custodia y buen manejo de la información.
1.3. Reglas generales.
El archivo plano debe tener las siguientes características técnicas:
• Debe ser un archivo de texto plano en formato ASCII, utilizando explícitamente el conjunto de caracteres latin1 (IS0-8859-1).
• El tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).
• El código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).
• Fecha de corte de la información reportada DDMMAAAA, donde DD corresponderá al día, MM al mes y AAAA al año.
• En todos los datos numéricos, que correspondan a valores con decimales, se debe separar la parte entera de la decimal por medio del signo de puntuación punto”.
Así mismo, Fogafín verificará el cumplimiento de las siguientes reglas en el contenido de la información remitida por las entidades financieras inscritas:
• Los productos de depósito del mismo tipo, no deben tener en el registro tipo -2 el número de identificación de producto duplicado o repetido.
• Los registros en los que los productos son marcados como individuales, no deben tener información de cotitulares.
• Un registro en el que el producto sea marcado como conjunto, colectivo o alterno debe tener la información de los correspondientes cotitulares en el registro tipo -3.
• Un depositante no debe ser reportado como titular y cotitular del mismo producto de depósito.
• No deben existir registros tipo -3 sin su correspondiente registro tipo -2.
• La información correspondiente a las personas naturales y las personas jurídicas, deberá ser consistente con las opciones seleccionadas para completar la información en los campos del formato previsto para cada tipo de persona. Por ejemplo, si un registro de tipo -2 tiene como opción en el campo 6, un tipo de cliente igual a O (persona natural), en el campo 7 necesariamente se deberá utilizar la opción “NA” puesto que otro valor sería inconsistente.
1.4. Estructura del archivo.
• Registro tipo 3: se usa cuando el producto tiene más de un titular (los datos del principal son consignados en el registro tipo-2).
1.4.1. Descripción detallada de los registros.
Los dos primeros campos de cada registro corresponderán a su número de secuencia y al tipo de registro. El incremento en la secuencia de los registros se debe hacer en unidades.
1.4.1.1. Registro tipo 1: control y encabezado de la información.
Debe existir un único registro tipo-1 al comienzo del archivo con los siguientes campos:
4 Numérico 6 Código de entidad - asignado por la SFC
para transmisión de información
6 Numérico 8 Número de registros que contiene el archivo (incluye los registros tipo-1, tipo-2, tipo-3 y tipo-9)
7 Numérico 20 Total del saldo de capital al corte más los intereses corrientes causados y no pagados al corte contenidos en el registro tipo-2.
1.4.1.2. Registro tipo 2: datos generales del depósito y del titular principal
Debe existir un registro tipo-2 por cada producto que se encuentre vigente al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:
6 = Carnet diplomático
9 =Registro civil de nacimiento o NUIP
5 Alfanumérico 1 Digito de chequeo que corresponde al número de identificación del titular principal
N= cuando no aplique
09 = Otros fondos administrados 1O= Sociedades fiduciarias
01= Depósitos simples
05= Depósitos especiales
08= Bonos hipotecarios
09= Depósitos electrónicos
14 Alfanumérico 25 Código de identificación del producto
1 =Conjunta
0= Local
18 Alfanumérico 1 “+” si el saldo al corte de la columna 17 es mayor o igual a cero o “-” si el campo es menor a cero.
19 Numérico 20 Saldo de los intereses corrientes causados
y no pagados al corte
6 =No aplica
Total 235 Caracteres
Celular del titular principal*: corresponde al número de teléfono celular o móvil del titular principal que se encuentra registrado en las bases de datos de la entidad financiera.
Correo electrónico del titular principal*: corresponde a la dirección de correo electrónico del titular principal que se encuentra registrada en las bases de datos de la entidad financiera.
Código de identificación del producto: corresponde al número de identificación de la cuenta o producto de depósito.
Las entidades financieras que registran productos de depósito utilizando el mismo número para varios titulares (ISIN, cuenta PUC, entre otros), deberán definir un sistema de codificación que les permita reportar un único número de identificación por titular para cada tipo de producto. Esta regla deberá ser tenida en cuenta al momento de diligenciar la información de los cotitulares en el registro tipo 3, en caso de ser necesario.
Tipo de cuenta: corresponde al tipo de acreencia amparada: (i) individual, es la que tiene un solo titular, (ii) conjunta (y) es la que se abre a nombre de dos o más personas, sus firmas se registran y todas son indispensables para el manejo de la cuenta y (iii) colectiva/alterna (o), es la que abre a nombre de dos o más personas y cualquiera de los titulares puede manejar la cuenta independientemente.
1.4.1.3. Registro tipo 3: datos de los otros titulares.
Debe existir un registro tipo-3 por cada titular adicional o cotitular de los productos reportados en el registro tipo-2, vigentes al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:
5 Alfanumérico 1 Digito de chequeo que corresponde al número de identificación del titular adicional
9 Alfanumérico 25 Código de identificación del producto
10 Numérico 10 Celular del cotitular*
12 Numérico 2 Tipo de producto
Total 186 Caracteres
Nota: aplican las condiciones y descripciones establecidas en el numeral 1.4.1.2 para los campos descritos en este numeral.
1.4.1.4. Registro tipo 9: fin de archivo.
1.5. Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales.
Sin perjuicio del cumplimiento de la remisión del formato descrito en esta circular, las entidades inscritas deberán remitir al fondo, dentro de la primera quincena de diciembre de cada año, una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, indicando que la entidad cuenta con la capacidad de generar el “Formato de depósitos individuales”.
Para lo anterior, las entidades podrán usar el formato contenido en el anexo 1 de la presente circular.
La presente circular rige a partir de su publicación y deroga la Circular 002 del 23 de julio de 2014.
N. del. D.: La presente circular externa va dirigida a depositantes y representantes legales de entidades inscritas en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras.
(1) Para esta firma se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por un ente de certificación abierta, debidamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Carrera 7 Nº 35-40
En cumplimiento de la Circular Externa xxx del xx de xxx de 201x, emitida por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, los suscritos representante legal y revisor fiscal de (NOMBRE DE LA ENTIDAD INSCRITA), certificamos que a la fecha, esta entidad cuenta con la capacidad técnica y operativa para generar el formato de depósitos individuales en las condiciones establecidas en dicha circular.

References: resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 323
 artículo 323
 artículo 127
 resolución