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Timestamp: 2019-10-23 08:38:17+00:00

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Buchhaltung für Anfänger und professionell Rechnung stellen7 min Lesezeit
Erik 23. September 2015
Ich kann mich noch gut an die Anfänge meiner Buchhaltung erinnern. In einem Schuhkarton habe ich bis zum Ende des Jahres alles gelagert. Während alle anderen Weihnachten gefeiert haben, musste ich in einem fünftägigen Marathon sämtliche Belege kopieren und meine Steuererklärung machen – wahrlich Buchhaltung für Anfänger. Ich konnte mir zu dieser Zeit keinen Steuerberater leisten und wusste leider nicht, dass es auch günstige Buchhalter gibt.
Ich habe diesen Blogartikel geschrieben, damit du entspannt in die Weihnachtszeit gehen kannst, ohne das Thema Buchhaltung im Hinterkopf zu haben.
Als Erstes schauen wir uns die Aufbewahrungsfristen und die gesetzliche Regelung nach §257 und §238 HGB an, die dich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung zu etablieren. Im zweiten Teil vergleichen wir einen Buchhalter mit einem Steuerberater. Im dritten Teil gehen wir auf den Jahresabschluss ein und der vierte Teil gibt dir Aufschluss über den Unterschied zwischen Regel- und Kleinunternehmer. Im letzten Punkt gebe ich dir Tipps und empfehle dir Tools, die ich selbst ausprobiert habe. Damit kannst du ganz einfach Rechnungen erstellen und den Überblick über deine Finanzen behalten.
Aufbewahrungsfrist nach §257 HGB und §147 AO
Nach § 257 HGB bist du verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Der § 147 AO regelt die Aufbewahrungsfristen. Generell sind zehn Jahre für Rechnungen und Abschlüsse und sechs Jahre für Angebote und Schriftverkehr vorgesehen. Thermobelege, wie du sie in Restaurants und beim Einkauf bekommst, sollten kopiert werden, da diese in der Regel nach zwei Jahren verblassen und nicht mehr gut lesbar sind. Die Aufbewahrungsfristen findest du unter diesem Link.
Buchführungspflichten und Befreiung
Nach § 238 HGB bist du verpflichtet, Bücher zu führen. Ein Dritter muss sich mit deren Hilfe in angemessener Zeit in deine Geschäftsvorfälle einarbeiten können. Für die Führung der Handelsbücher gibt es in den §§ 238 – 240 HGB eine klare Anweisung, bei dem du als Gründer bereits beim Lesen ins Schwitzen kommen kannst.
Du brauchst jedoch keine Angst zu haben. Ein Einzelunternehmen oder Einzelkaufmann mit einem Umsatz von weniger als 500.000 € oder weniger als 50.000 € Gewinn ist von den §§ 238 – 240 HGB befreit. Sollten dein Gewinn und Umsatz größer sein, wirst du in der Lage sein, dir einen Buchalter und Steuerberater zu leisten.
Wenn du befreit bist, kannst du eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Bei dieser gibt es keine gestalterischen Vorgaben. Du kannst formlos alle Einnahmen und Ausgaben aufstellen. Natürlich musst du hier die steuerlichen Abschreibungen beachten. Ein PKW wird zwei bis drei Jahre abgeschrieben. Wirst du nach § 238 HGB buchführungspflichtig, bist du verpflichtet, eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz aufzustellen.
Wann bist du nach § 238 HGB buchführungspflichtig? Wenn du als Kapital- oder Personengesellschaft und als Einzelkaufmann die Größenordnung überschreitest. Spätestens hier brauchst du aus meiner Sicht einen Steuerberater oder Buchhalter.
Ist ein Steuerberater ein Muss oder reicht ein Buchhalter aus?
Finanziell kann dies einen großen Unterschied machen. Die Steuerberater genießen einen gewissen Staatsschutz und rechnen nach Gebührenordnungen zu feststehenden Preisen ab. So kommen für einen Standard-Anhang, den der Steuerberater mit einfachem Copy & Paste einfügt, beispielsweise dreihundert Euro zusammen. Der Azubi kopiert die Belege und ordnet sie – dennoch habe ich erlebt, dass für solch eine Stunde 75 € in Rechnung gestellt wurden.
Am besten baust du deine laufende Buchhaltung mit einem freien Buchhalter auf. Dieser hat individuelle, verhandelbare Stundensätze. Ein Richtwert für den Stundenlohn sind 30 € – 45 € exklusive Umsatzsteuer. Die Arbeit eines Buchhalters ist nicht kompliziert.
Dein Buchhalter sollte über eine adäquate Ausbildung verfügen und mindestens IHK-geprüfter Finanzbuchhalter sein. Dem Buchhalter gibst du einmal im Monat die kopierten Thermobelege in einem Ordner mit.
Folgende Reiter machen Sinn:
Kasse | Bar | Kreditkarte | Kosten | Einnahmen
Somit hast du einen permanenten Überblick und läufst nicht Gefahr, dass sich etwas anstaut. Die Rechnungen sollten direkt hinter den Kontoauszug geordnet werden. Somit muss der Wirtschaftsprüfer nicht suchen und ist schnell wieder weg. Gewöhne dir an, nach jeder Bestellung die dazugehörige Rechnung auszudrucken, damit du später nicht suchen musst. Im Nachhinein ist es schwierig, Belege zu finden. Der Buchhalter kann für dich die Umsatzsteuermeldung vorbereiten, die du nur noch unterschreiben musst. Alles in allem eine günstige Lösung.
Jahresabschluss – keine Buchhaltung für Anfänger
Der Buchhalter ist nicht berechtigt, deinen Jahresabschluss zu machen. Das ist Aufgabe des Steuerberaters. Nur dieser darf in Deutschland steuerlich beraten. Das ist Berufsschutz und gleichzeitig eine Geldmaschine für diesen Berufsstand. Du kannst den Jahresabschluss natürlich auch selbst machen, den der Buchhalter für dich vorbereitet hat. Als Geschäftsführer hast du jedoch die Haftung dafür, dass der Jahresabschluss korrekt aufgestellt wird. Überlege dir diesen Schritt genau. Wenn du komplexe Geschäfte tätigst, würde ich dir empfehlen, für den Jahresabschluss einen Steuerberater zu beauftragen. Dieser wird dir zwischen 1.000 € und 2.500 € in Rechnung stellen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Kosten zu sparen.
Wer kann eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnungen durchführen?
Kleine Kapitalgesellschaften, die nach § 267a HGB an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen diese Größenordnungen nicht überschreiten:
• 350.000 Euro Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags (§ 268 Abs. 3 HGB)
• 700.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag
• mehr als zehn Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt
Bei einer verkürzten Gewinn- und Verlustrechnungen wird auf den Anhang verzichtet und nur die Mindestgliederungstiefe der Bilanz erfüllt. Der Abruf der Bilanz durch Dritte ist beim Bundesanzeiger kostenpflichtig anzufragen.
Ich denke, als Startup wirst du nicht mit diesen Größenordnungen konfrontiert werden. Der Steuerberater wird dir diesen Tipp nicht geben, da er mit dem Anhang, der tiefen Gliederung der Bilanz und der Veröffentlichung im Bundesanzeiger gutes Geld verdient. Spreche ihn darauf an. Ich habe von Steuerberatern gehört: „Ich würde mich an Ihrer Stelle nicht als Kleinstunternehmen verstecken.“ Darauf kannst du ihm getrost sagen, dass keiner deiner Kunden in den Bundesanzeiger gucken wird, um deine Firma zu recherchieren. Aus meiner Sicht ist der Eintrag im Bundesanzeiger unwichtig und das Einsparpotential liegt pro Jahresabschluss bei ca. 400 € bis 600 €.
Als Einzelunternehmer brauchst du keine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, wenn du die Größenordnung nach § 241a HGB nicht überschreitest. Diese liegt bei 500.000 € Umsatz oder 50.000 € Gewinn. Meines Erachtens macht es Sinn, den Jahresabschluss selbst aufzustellen, ihn aber mit dem Steuerberater zu besprechen. Es gibt steuerliche Vorschriften und Abschreibungen, die zu beachten sind. Wenn du zu wenig Steuern zahlst und das Finanzamt dies durch den Wirtschaftsprüfer feststellt, wird es die zu gering entrichteten Steuern zurückfordern. Zusätzlich zahlst du Zinsen in Höhe von 6 % über dem Basiszinssatz zurück. Das kann teuer werden.
Kleinunternehmer und die Umsatzsteuer
Die Kleinunternehmerregelung kannst du in Anspruch nehmen, wenn du unmittelbar nach Gründung auf dem steuerlichen Erfassungsbogen das Wort Kleinunternehmerregelung angekreuzt hast. Wenn du Regelunternehmer gewählt hast, kannst du nicht wechseln. Bitte verwechsle nicht die Kleinunternehmerregelung mit dem Kleinstunternehmen aus der Vereinfachung des Jahresabschluss.
Was besagt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UstG?
1. bei einem Umsatz von unter 17.500 € im Vorjahr
2. und 50.000 € im gleichen Jahr
muss KEINE Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Das hat den Vorteil, dass du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen musst. Somit brauchst du auch keine monatliche Umsatzsteuermeldung. Der Nachteil ist, dass du keine Vorsteuer abziehen kannst. Vorsteuer ist die Steuer, die du als Unternehmer bezahlst. Diese kannst du dir wieder zurückholen. Nehmen wir an, du kaufst einen Laptop über die Firma für 1000 € zzgl. 190 € USt.. Dann kannst du dir die 190 € wieder holen. Verrechnet wird diese mit deinen Einnahmen, falls du welche hast. Nehmen wir an, du hast 1000 € Einnahmen, dann musst du als Regelunternehmen 190 € USt. erheben und an das Finanzamt abführen. Gerade bei hohen Gründungs- und Anschaffungskosten macht ein Regelunternehmen Sinn, da du mehr USt. zurück erstattet bekommst, als du abführst. Ziehe das für dein Liquiditätsmanagement in Betracht.
Rechnung stellen – was muss ich dabei beachten
Wenn du eine Rechnung schreibst, ist es wichtig, dass du folgendes beachtest:
1. Gebe die komplette und korrekte Rechnungsanschrift sowie deine Anschrift als Versender an.
2. Achte darauf, dass deine Steuernummer auf der Rechnung ist. Gib am Besten die Umsatzsteuer-ID an, da diese gleich bleibt. Die Steuernummer ändert sich bei nämlich bei Umzug und Zuständigkeit des Finanzamtes.
3. Verwende eindeutig fortlaufende Rechnungsnummern.
4. Weise die Umsatzsteuer bei Regelunternehmen aus. Es gibt verschiedene Umsatzsteuersätze. Bei Nahrung sind es 7 % und bei Dienstleistungen 19 %. Hier kannst du nachlesen, welche Produkte und Dienstleistungen mit welchem Mehrwertsteuersatz versteuert werden.
Als ich vor neun Jahren startete, wusste ich diese Dinge nicht. Ich musste rückwirkend alle Rechnungen ändern, was mich eine gute Woche Zeit gekostet hat. Meine Empfehlung ist, ein Programm zu nutzen. Ich habe gute Erfahrungen mit Fastbill gemacht. Du bezahlst 5 € im Monat und kannst Angebote schreiben, Rechnungen stellen und Mahnungen verschicken. Fastbill ist optisch ansprechend und gut gestaltet. Eine kostenlose Alternative ist sevDesk. Ich finde die Menüführung nicht gleichwertig, aber es reicht aus.
Ich hoffe, dass ich dir hiermit die Grundlagen für das Thema Buchführung vermitteln konnte. Falls du Fragen oder Anregungen hast, lasse es mich wissen und schreibe mir gerne eine Mail.
Mit den besten Gründer-Grüßen aus Hamburg
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18. April 2017 17:04
Ich habe eine Frage zur Umsatzsteuer explizit in meinen Fall.
Zu uns: Wir sind Betreiber einer sozialen Plattform wie Facebook, Instagramm, Twittter, ….
Allerdings versuchen wir dabei alles auf Regionaler und Ortsabhänginger Basis zu betreiben. So sieht man z.B in München einen anderen Feed als ich Hamburg.
Nun zu meiner Frage: Wir finanzieren uns momentan noch großteils aus Privater Tasche. Wir fangen aber nun auch an zunehmend Einnahmen aus Werbeanzeigen zu generieren.
Gerne würden wir als Regelunternehmen künftig tätig sein. Somit müssten wir für Büroausrüstung, Marketing, und Co. doch keine Vorsteuer bezahlen bzw. würden diese wieder vom Finanzamt zurück bekommen. Oder sehe ich das falsch?
Weiteres Problem ist, dass wir momentan keinerlei Rechnungen schreiben. D.h. wir bekommen unsere Einnahmen aus Werbung z.B auf ein Google-Konto gutgeschrieben von dort können wir es auf ein Bankkonto buchen.
Laut meiner Interpretation würden wir immer die Vorsteuer vom Finanzamt kriegen, ohne aber nur irgendwann Umsatzsteuer Überwiesen zu haben.
Das kann doch nicht so richtig sein oder? Was gibt es für uns hierbei zu Beachten?
19. April 2017 12:10
erstmal vielen Dank für dein Kommentar zum Thema Buchhaltung für Anfänger .
zu allererst ist gesagt das Werbeeinnahmen Einkünfte aus Gewerbebetrieb sind und somit zu versteuern. Als Regelunternehmer hat man eigentlich auch Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Der Ort der Erbringung der Werbeleistung ist aber nicht in Deutschland sondern bei Google in Irland und somit nicht nach § 1 UStG in Deutschland steuerbar. Nach dem Reverse-Charge-Verfahrens muss Google die Umsatzsteuer für die Leistung in Irland abführen. Deswegen ist man aber nicht von der deklarationspflicht bereit. In der Umsatzsteuervoranmeldung müssen diese Umsätze mit angegeben werden. In der Umsatzsteuerjahreserklärung muss die Anlage UR mit abgegeben werden.
Als Regelunternehmer kann man sich die Vorsteuer auf gezahlte Rechnung Rückerstatten lassen. Im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahren wurde auch von Leistungsempfänger die USt in Irland abgeführt. Eine Abrechnung von Google ist gleichzeitig eine Deklaration der Einnahmen sofern alle notwendigen Daten wie bei einer Rechnung ersichtlich sind. Regelunternehmer Status macht unter Umständen bei hohen Anfangsinvestitionen sinn.
Da ich hier nur eine allgemeine Antwort geben konnte würde ich euch definitiv einen Steuerberater empfehlen der euch eine Fallbezogene und individuelle Antwort geben kann. Eine Beratungsstunde kostet etwa 150€. Ich denke das ist gut investiertes Geld 🙂
23. Oktober 2018 10:52
Eine Freundin von mir ist sehr gut in Buchhaltung und fragte sich, was ein Buchhalter verdient. Ich wusste nicht, dass er individuelle, verhandelbare Stundensätze hat. Interessanter Artikel, vielen Dank
Danke für die Tipps zur Buchhaltung. Mein Bruder hat auch ein Start-up gegründet und macht die Buchhaltung noch selber. Gut zu wissen, dass man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann und dann keine Umsatzsteuer ausweisen muss.
10. Mai 2019 10:28
Ich habe ein wirklich kleines Geschäft und ich betreibe zur Zeit die Buchhaltung aber ich bin schon länger dabei zu überlegen mir einen Steuerberater oder einen Buchhalter zu beauftragen meine Finanzen zu machen. Es ist wirklich gut zu wissen, dass man erstens gehaftet wird als Geschäftsführer für den Jahresabschluss aber auch dass der Buchhalter nicht berechtigt ist einen Jahresabschluss zu machen.
13. Mai 2019 10:31
Mein Cousin hat eine kleine Firma gegründet. Er hat mich darum gebeten ihm in der Buchhaltung zu unterstützen. Danke für den Hinweis zur Aufbewahrungsfrist und das Kopieren einiger Belege.

References: §257
 §238
 §257
 §147
 § 257
 § 147
 § 238
 § 238
 § 238
 § 267
 § 241
 § 19
 § 1