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DISPOSIZIONI GENERALI IN MATERIA DI CERIMONIALE - PDF
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Cosima Ricci
1 Comune di Bastia Umbra Provincia di Perugia DISPOSIZIONI GENERALI IN MATERIA DI CERIMONIALE (Approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 319 del 15/12/2009)
2 SOMMARIO TITOLO I REGOLE GENERALI ART. 1 - FINALITA E CONTENUTO ART. 2 - CERIMONIERE ART. 3 - ORDINE DELLE PRECEDENZE DELLE CARICHE PUBBLICHE TITOLO II CERIMONIE, MANIFESTAZIONI, INAUGURAZIONI ART. 4 - SVOLGIMENTO DELLE CERIMONIE CIVILI ART. 5 - CERIMONIE RELIGIOSE ART. 6 - PROCESSIONI RELIGIOSE E CORTEI FUNEBRI ART. 7 - GLI INVITI ALLE CERIMONIE ART. 8 - LA RAPPRESENTANZA ALLE CERIMONIE ART. 9 - LA PARTECIPAZIONE ALLA CERIMONIA ART L ASSEGNAZIONE DEI POSTI ART PRECEDENZE TRA I COMUNI E LE PROVINCE ART REGOLE INTEGRATIVE DELL ORDINE DELLE PRECEDENZE ART LA SUCCESSIONE DEI DISCORSI E DEI MOMENTI DELLA CERIMONIA ART DURATA DELLA CERIMONIA ART LE INAUGURAZIONI TITOLO III VISITE UFFICIALI ART PROGRAMMA DELLA VISITA UFFICIALE ART L ACCOGLIENZA TITOLO IV SOLENNITA PUBBLICHE E PRIVATE ART I GIORNI FESTIVI ART LE SOLENNITÀ CIVILI ART LA BANDIERA NAZIONALE ED EUROPEA ART L ESPOSIZIONE DELLA BANDIERA NAZIONALE ALL INTERNO DELLA SEDE COMUNALE ART L IMBANDIERAMENTO CIVILE ART LO STEMMA E IL GONFALONE ART LA FASCIA TRICOLORE ART L INNO NAZIONALE ART GLI ONORI CIVILI ART IL LIBRO D ONORE ART CASI DI LUTTO ART IL LUTTO PUBBLICO ART. 30 DISPOSIZIONI FINALI
3 TITOLO I REGOLE GENERALI ART. 1 FINALITÀ E CONTENUTO 1. Il presente documento contiene l insieme delle norme e dei principi che riguardano la vita di rappresentanza ufficiale dell ente, le sedute e le manifestazioni pubbliche, le visite ufficiali, gli incontri, gli eventi vari che impongono attuazione di regole di cerimoniale, al fine di garantirne l ordinato svolgimento. 2. Esso disciplina, inoltre: a) la gerarchia delle cariche pubbliche e di rilevanza pubblica; b) l impiego dello stemma e del gonfalone, della bandiera nazionale ed europea in funzione solenne; c) le festività pubbliche ricorrenti ed occasionali ed il lutto cittadino. ART. 2 CERIMONIERE 1. Spetta al cerimoniere, il compito di curare la vita di rappresentanza ufficiale dell ente e dei titolari delle cariche rappresentative, nel rispetto del presente regolamento e delle norme di buon senso. 2. Il Cerimoniere ha cura di seguire tutti gli avvenimenti salienti per l Ente e le ricorrenze significative per proporre iniziative opportune e organizza uno scadenzario aggiornato e particolareggiato degli eventi che riguardano la rappresentanza ufficiale dell ente, anche su incarico del Sindaco o degli Assessori. 3. Per avviare e per gestire l organizzazione del cerimoniale egli dovrà: a) coordinare tutti gli interessati all organizzazione stessa; b) individuare il luogo della cerimonia, i locali interessati, con gli accessi, gli itinerari e le modalità di trasporto; c) informare se necessario - l autorità di pubblica sicurezza preposta per richiedere eventuali servizi d ordine, di sicurezza e di viabilità, e i servizi sanitari e di protezione civile e quelli antincendio; d) stilare il programma e darne informazione interna, e poi esterna; e) affidare gli incarichi e disporre le presenze del personale addetto durante la cerimonia; f) proporre gli inviti e disporne l invio con i contrassegni d accesso (lasciapassare e dischi parcheggio); g) accertare le adesioni, disporre il piazzamento dei posti secondo l ordine delle precedenze; h) nei convegni e manifestazioni pubbliche, comporre il tavolo di presidenza, individuare lo speaker, fornire istruzioni per la distribuzione delle eventuali pubblicazioni; i) esercitare il controllo generale e presiedere gli aspetti organizzativi e formali al momento dell evento. 4. Il Cerimoniere è nominato dal Sindaco, con incarico, a titolo onorifico, di durata pari al mandato del Sindaco, salvo revoca da parte dello stesso. ART. 3 ORDINE DELLE PRECEDENZE DELLE CARICHE PUBBLICHE 1. Nelle cerimonie pubbliche, salvo l ordine delle precedenze stabilito dal protocollo di Stato quando intervengono cariche statali, a livello municipale, la prima autorità è il Sindaco, a cui compete il posto centrale. 2. Alla Sinistra del Sindaco seguono il Presidente del Consiglio Comunale e il Vice Sindaco.
4 3. Alla destra del Sindaco seguono Il Comandante dei Vigili Urbani e i rappresentanti delle Forze dell Ordine e il Cerimoniere. 4. Nelle file successive seguono i Consiglieri Comunali, gli Assessori Comunali e i Funzionari Comunali. 5. A tutti i partecipanti alle pubbliche cerimonie è richiesto un abbigliamento confacente. 6. Le autorità vengono di solito precedute dalla bandiera nazionale e dal gonfalone municipale, che è sostenuto da un Vigile Urbano con funzioni di Gonfaloniere e affiancato da altri uno o due Vigili Urbani in alta uniforme. TITOLO II CERIMONIE, MANIFESTAZIONI, INAUGURAZIONI ART. 4 SVOLGIMENTO DELLE CERIMONIE CIVILI 1. Per le manifestazioni civili, cerimonie del 25 Aprile Anniversario della liberazione, 2 Giugno Festa della Repubblica, 4 Novembre festa dell Unità Nazionale l Amministrazione Comunale si riunisce in Piazza Cavour, o nel luogo convenuto e nell orario convenuto. 2. Il corteo si apre con la banda musicale, ove presente, che per l occasione suona idonee marce. 3. Nelle cerimonie di celebrazione del 25 Aprile e del 4 Novembre il corteo è costituito nell ordine da: a) il Gonfalone Comunale, accompagnato dal Corpo di Polizia Municipale; b) l Associazione Nazionale ex Combattenti e Reduci, l Associazione Nazionale Mutilati ed Invalidi di guerra, L Associazione Nazionale Carabinieri in congedo, con la bandiera nazionale ed eventuali bandiere decorate al valor civico o militare ove presenti; c) le bandiere delle Associazioni d Arma ove presenti; d) le bandiere delle formazioni politiche ove presenti; e) il corteo solenne con a capo, le autorità predisposte secondo l ordine delle precedenze indicato nel precedente articolo. 4. Il corteo si raduna presso il monumento ai Caduti presenti nel territorio, nell ordine: Frazione di Costano, Frazione di Ospedalicchio, Capoluogo (Via Roma) e davanti il Monumento a Colomba Antonietti (a fianco la Sede Municipale), davanti la Lapide ai Caduti(Piazza Mazzini), il Sindaco va a deporre una corona d alloro con il nastro tricolore presso ciascun monumento dei Caduti e/o una presso la lapide posta in memoria dei caduti. 5. Presso la Lapide ai Caduti in piazza Mazzini il Sindaco pronuncia un discorso collegato con la celebrazione dell evento. 6. Alle cerimonie è presente una rappresentanza del Consiglio Comunale, delle scolaresche del territorio ed i cittadini interessati. ART. 5 CERIMONIE RELIGIOSE 1. Quando la rappresentanza del Comune prende parte a cerimonie religiose in Chiesa, il Gonfalone civico starà alla destra dell altare. 2. Ai rappresentanti è richiesto un abbigliamento consono. ART. 6 PROCESSIONI RELIGIOSE E CORTEI FUNEBRI
5 1. Nelle processioni religiose, il Gonfalone fiancheggia o segue immediatamente il Clero, mentre le altre rappresentanze con o senza vessillo si uniranno secondo il grado gerarchico. 2. Nei cortei funebri, i vessilli fiancheggeranno il feretro od apriranno i cortei stessi. ART. 7 GLI INVITI ALLE CERIMONIE 1. Gli invitati sono scelti in base alla natura della manifestazione ed alle finalità che il promotore intendere realizzare. Spetta, in conformità a ciò, al Cerimoniere proporre ai responsabili dell Ente un elenco d invitati designati congiuntamente in relazione all evento. 2. Degli invitati è steso un primo elenco alfabetico per annotare le risposte d adesione ed i dinieghi. Va quindi steso un elenco in ordine gerarchico, che sarà utilizzato per il piazzamento preliminare dei posti, ed un elenco alfabetico finale di coloro che hanno confermato, sul quale sarà aggiunta l indicazione del posto assegnato a ciascuno. Questo ultimo consentirà alle hostess di accompagnare l ospite o di dare indicazione sulla posizione del posto in sala. Nell antivigilia della cerimonia occorre ottenere, da ciascun invitato che ancora non abbia risposto, conferma certa della presenza o dell assenza, allo scopo di disporre il piazzamento dei posti. 3. Nella redazione degli inviti congiunti, gli invitanti sono affiancati sul cartone d invito se hanno rango paritario (a sinistra il più importante), altrimenti sono stampati nell ordine (il secondo per importanza sotto il primo). Nelle lettere con due firmatari o due invitanti quello di maggiore rango firma sulla destra. Gli inviti e le firme plurimi comportano una pari ordinazione secondo il rango. La carica di maggior livello aprirà l invito. 4. L invitato deve ricevere l invito con congruo anticipo: minimo otto giorni, ma in genere giorni almeno per le manifestazioni più importanti e per gli incontri conviviali. E quindi scortese inviare gli inviti alla vigilia dell evento, salvo casi particolari. 5. Non si spedisce un invito più di trenta giorni prima dell evento. All invito deve essere allegato il programma. 6. La persona invitata può accogliere o declinare l invito. In entrambi i casi è tenuta a dare risposta tempestiva all invitante. Gli inviti ai quali non si è data risposta entro le 48 ore dalla cerimonia, s intendono non accolti. ART. 8 LA RAPPRESENTANZA ALLE CERIMONIE 1. Se la cerimonia è ufficiale, il titolare della carica o dell organo invitato in rappresentanza dell ente o del settore, o della categoria cui appartiene, avrà cura di delegare in caso d indisponibilità un proprio rappresentante, scelto fra il suo pari rango o fra i suoi vicari. 2. La rappresentanza non è ammessa nei pranzi e nei ricevimenti. 3. Non è ammessa neppure nel rendere visita, mentre è ammessa nella restituzione della visita. Della delega deve essere data notizia all invitante. Il rappresentante prende posto in coda alle autorità dello stesso rango del rappresentato. ART. 9 LA PARTECIPAZIONE ALLA CERIMONIA 1. Dopo aver dato conferma tempestiva (prima possibile e in ogni caso almeno 48 ore prima) della propria presenza, l invitato avrà cura di giungere puntualmente alla manifestazione. 2. L invitato non può attendere un posto a sé riservato se non ha dato tempestiva conferma e se non è puntuale.
6 3. L invito è sempre personale. Non è ammesso pertanto di girarlo ad altra persona, come non è ammesso farsi accompagnare nei casi non previsti. ART. 10 L ASSEGNAZIONE DEI POSTI 1. Fra due posti a sedere vicini, il posto d onore è quello di destra (s intende per chi siede, e in pratica il sinistro per chi guarda dal fronte). Fra tre posti quello d onore è nel mezzo, il secondo è alla destra di chi siede, ed il terzo è a sinistra e via proseguendo. 2. Nelle manifestazioni ufficiali, siedono al tavolo della presidenza la personalità ospitante e gli oratori che hanno un ruolo diretto nella manifestazione. Essi parlano anche dal tavolo. In platea siedono gli invitati, compresi gli oratori. Questi parlano dal leggio o podio, che sarà posto vicino al tavolo della presidenza e che raggiungono al momento dell intervento. ART. 11 PRECEDENZE TRA I COMUNI E LE PROVINCE 1. Nelle cerimonie dove intervengono più Sindaci, è preferito il seguente ordine: a) Sindaco in sede; b) Sindaci delle città capoluogo di regione in ordine alfabetico delle città, con precedenza del Sindaco di Perugia; c) Sindaci delle città capoluogo di Provincia; d) Altri Sindaci in ordine alfabetico dei Comuni. ART. 12 REGOLE INTEGRATIVE DELL ORDINE DELLE PRECEDENZE 1. Se alla cerimonia interviene il Presidente della Repubblica, il Presidente di una Camera, Il Presidente del Consiglio dei Ministri o della Corte Costituzionale, o Alte carche dello Stato, a loro va riservata una poltrona centrale della prima fila (se vi è un corridoio centrale la poltrona è sistemata sul corridoio, che rimarrà libero alle spalle dell autorità intervenuta). 2. Nelle cerimonie ufficiali in cui interviene un Alta Carica dello Stato il protocollo è curato dal cerimoniale della Presidenza del Consiglio dei Ministri. 3. I Cardinali e Vescovi seguono d importanza immediatamente il Capo dello Stato. 4. Per tutte le cariche dello Stato si deve fare riferimento all ordine delle precedenze previsto dal Protocollo di Stato. Tuttavia, la natura della manifestazione o il ruolo particolare di taluno consente una posizione diversa rispetto all ordine delle precedenze. 5. Fra gli appartenenti alla stessa qualifica ha la precedenza il più anziano nella carica e, a parità, il più anziano d età. 6. A parità di rango hanno precedenza gli stranieri e chi è ospitato per la prima volta. 7. Nel caso in cui non si può ricorrere ad alcuna precedenza, si può ricorrere all ordine alfabetico, che, nel caso di rappresentanti ufficiali d enti, fa riferimento all ente. 8. Il consorte segue il coniuge, salvo nelle manifestazioni ufficiali formali ove prende il posto subito dopo il pari rango del coniuge, se non vi è un settore destinato ai consorti. 9. Tutti gli altri invitati, che non rientrano nell ordine delle precedenze, prendono posto secondo l ordine d arrivo, salvo il criterio ausiliario dell età. 10. Se nel corso di una cerimonia vi è una premiazione di rilievo, sarà bene disporre i premiati ed i giurati, distintamente, in posizione separata dagli altri invitati.
7 ART. 13 LA SUCCESSIONE DEI DISCORSI E DEI MOMENTI DELLA CERIMONIA 1. La cerimonia non inizia se non quando la personalità di rango più elevato ha raggiunto il suo posto. La personalità giunge per ultima e si congeda per prima. 2. Il numero dei discorsi deve essere fissato nel programma per evitare che chiunque prenda la parola. 3. L ordine dei discorsi è inverso al rango degli oratori. 4. L introduzione è del responsabile dell organizzazione. Segue il saluto delle autorità locali e gli interventi ufficiali. 5. L oratore, in esordio e in conclusione del proprio discorso, rivolgerà il saluto alla massima o alle massime autorità presenti. 6. Se le funzioni di speaker ufficiale della cerimonia non sono assolte dal promotore della cerimonia, è designato uno speaker fuori campo, che introduce gli oratori. ART. 14 DURATA DELLA CERIMONIA 1. Qualunque tipo di cerimonia ufficiale deve avere una durata contenuta. Occorrerà, pertanto, fissare oltre il numero complessivo degli interventi, anche il tempo di ciascun discorso e d ogni altro momento della cerimonia. 2. I tempi andranno imposti agli oratori e agli altri protagonisti. ART. 15 LE INAUGURAZIONI 1. Le inaugurazioni, le presentazioni di nuovi beni o di prodotti, di nuova creazione, come pure le sagre locali aventi carattere tradizionale o di promozione dei prodotti agricoli, rappresentano un momento solenne, che va organizzato con grande cura. 2. Un inaugurazione è però anche un momento di festa. Le due componenti: solennità e festosità vanno perciò congiunte con attenzione. Se si tratta di inaugurare un opera pubblica, va aggiunto anche l elemento dell ufficialità. 3. La cerimonia va organizzata sul luogo ove si trova l opera da inaugurare. 4. L area interessata deve essere assolutamente sgombra da persone. Ogni elemento deve essere rigorosamente ordinato. 5. La festosità dello scenario sarà curata con bandiere, festoni, coccarde, palloncini o altro. 6. Per l inaugurazione d opere pubbliche sarà invitata l autorità pubblica competente. Eventualmente va prevista dopo i discorsi, la benedizione dell opera. 7. Durante la benedizione, all Officiante sarà riservata una posizione avanzata. Gli astanti rimangono in silenzio. Segue infine il taglio del nastro, lo strappo del velo o altra forma di simbolica apertura o scoprimento, che dà il senso del primo accesso o dell inizio di un opera. Al termine di tale atto, la banda musicale intona l Inno Nazionale e poi marcette festose che accompagnano l inizio della visita. 8. In conclusione della visita, è offerto un rinfresco. 9. E infine opportuno che il giorno successivo alla cerimonia, l invitante faccia giungere alle massime autorità intervenute alla manifestazione un messaggio di ringraziamento. TITOLO III VISITE UFFICIALI ART. 16
8 PROGRAMMA DELLA VISITA UFFICIALE 1. Il responsabile del cerimoniale deve redigere puntualmente il programma delle visite ufficiali nel Comune, con l indicazione precisa dei tempi e dei luoghi e dei partecipanti ufficiali. 2. Se l incontro o gli incontri avvengono nell ambito di una visita articolata, è d uopo concepire il programma della visita prevedendo momenti di pausa e se gli ospiti non sono della Città possono essere inseriti momenti turistici. 3. Il programma va concordato preventivamente con gli ospiti. ART. 17 L ACCOGLIENZA 1. Gli incontri ufficiali avvengono di solito nella sede ufficiale del Comune o in una sede di rappresentanza. 2. L ospite è ricevuto dal Sindaco o un suo vicario al portone. 3. Se l ospite non viene dalla stessa città, il Sindaco invierà all aeroporto o alla stazione ferroviaria un proprio rappresentante, per l accoglienza. Questi porgerà all ospite il programma della visita e le informazioni utili. Si disporrà, inoltre, l accompagnamento in autovettura per l arrivo, la partenza e gli spostamenti ufficiali. TITOLO IV SOLENNITA PUBBLICHE E PRIVATE ART. 18 I GIORNI FESTIVI 1. Sono giorni festivi quelli stabiliti dagli Organi istituzionali. 2. La giornata del Santo Patrono, San Michele Arcangelo, è considerata, localmente, festiva. Nelle giornate di festa gli uffici pubblici, le scuole e le banche restano chiusi. ART. 19 LE SOLENNITÀ CIVILI 1. Le solennità civili sono quelle stabilite dagli Organi istituzionali. ART. 20 LA BANDIERA NAZIONALE ED EUROPEA 1. La bandiera nazionale, insieme con quell europea e della Regione Umbria vanno esposte in permanenza, su tutti gli edifici pubblici. 2. All interno degli uffici pubblici le bandiere di cui al comma precedente devono essere esposte su aste poste a terra, alle spalle e a destra della scrivania del titolare della carica. 3. Le bandiere vanno esposte in buono stato, in posizione confacente e su di esse e sull asta che le reca non possono essere applicate figure, scritte o lettere d alcun tipo, sia che è esposta all interno che all esterno. 4. Se la bandiera nazionale è esposta insieme con altre ad essa spetta il posto d onore a destra (se sono due) o al centro (se sono di più). Deve inoltre essere issata per prima ed ammainata per ultima.
9 5. Quando si riceve un ospite straniero (in forma ufficiale), va esposta la bandiera straniera a fianco della bandiera italiana. Per ragioni di cortesia ed in conformità alla consuetudine, nello stretto periodo della visita, alla bandiera straniera può essere ceduto il posto d onore. ART. 21 L ESPOSIZIONE DELLA BANDIERA NAZIONALE ALL INTERNO DELLA SEDE COMUNALE 1. Le bandiere di cui al comma 1 dell art. 20 sono esposte nell ufficio del Sindaco. ART. 22 L IMBANDIERAMENTO CIVILE 1. Oltre ai casi d imbandieramento permanente previsti, l imbandieramento straordinario è stabilito dagli Organi istituzionali. ART. 23 LO STEMMA E IL GONFALONE 1. Il Gonfalone e lo Stemma del Comune sono di proprietà del Comune ed è vietato, in via assoluta, a chiunque, di farne uso salvo autorizzazione condizionata rilasciata, nell interesse pubblico locale, dalla Giunta Comunale, per mezzo del Sindaco. ART. 24 LA FASCIA TRICOLORE 1. Distintivo del Sindaco è la fascia tricolore con lo Stemma della Repubblica e lo Stemma del Comune, da portarsi a tracolla dalla spalla destra. 2. L uso della fascia tricolore è strettamente riservato alla persona del Sindaco, il quale ne può delegarne l uso, tenuto conto anche della celebrazione dei matrimoni civili. 3. La fascia va indossata nelle occasioni ufficiali nelle quali il Sindaco deve essere individuato attraverso questo speciale e solenne distintivo. ART. 25 L INNO NAZIONALE 1. Durante l esecuzione dell inno nazionale, le autorità civili e tutti i presenti sono in piedi, fermi, con le braccia distese lungo il corpo in posizione analoga all attenti militare. 2. Se si vuole manifestare la propria devozione all inno nazionale ed a ciò che esso simboleggia, potrà essere portata la mano destra sul cuore. ART. 26 GLI ONORI CIVILI 1. L Amministrazione Comunale può tributare onori particolari a soggetti o ad eventi di riconosciuta rilevanza pubblica, intitolando vie e piazze o edifici pubblici o istituti o scuole o erigendo monumenti o affiggendo lapidi commemorative. 2. Le delibere che dispongono onori di tale natura, compatibili con le leggi vigenti in materia, devono essere motivate da ragioni conformi ai valori stabiliti dalla carta costituzionale e ai principi universali di libertà, democrazia e diritto.
10 ART. 27 IL LIBRO D ONORE 1. Alle personalità in visita è chiesta la cortesia di apporre la propria firma sul libro d onore, prima di lasciare la sede. 2. Il responsabile del cerimoniale ha pertanto cura di custodire ed aggiornare il libro con l indicazione dei sottoscrittori, l occasione e la data. ART. 28 CASI DI LUTTO 1. In caso di decesso di un ex Sindaco, di uno degli ex Assessori, di un ex Presidente del Consiglio Comunale o di un ex Consigliere Comunale, indipendentemente dall area politica d appartenenza, sul portone del Palazzo Comunale, per la durata di 48 ore, è affisso l avviso di lutto con il nome e cognome del defunto e la carica amministrativa rivestita. 2. In caso di morte di un Amministratore Comunale in carica, il Comune partecipa ai funerali con il gonfalone della Città. ART. 29 IL LUTTO PUBBLICO 1. Per eventi luttuosi che riguardano alcune cariche pubbliche nazionali o straniere o per fatti che coinvolgano tragicamente l intera collettività o parte di essa, può essere deliberato il lutto pubblico. 2. Le forme di manifestazione del lutto sono graduabili. Devono essere esposte anzitutto le bandiere a mezz asta sugli edifici pubblici e possono essere adattate due strisce di velo nero (obbligatorie per le bandiere portate nelle pubbliche cerimonie funebri ed in quelle esposte all interno). Possono essere deliberate in aggiunta, altre forme di manifestazioni come un minuto di raccoglimento nell assemblea consiliare o nelle riunioni di Giunta municipale. 3. Il lutto cittadino è deliberato dall Amministrazione Comunale. ART. 30 DISPOSIZIONI FINALI 1. Gli impegni di spesa che attengono alle cerimonie e manifestazioni contemplate dal presente atto saranno debitamente assunte, a termini delle vigenti disposizioni di legge in materia di contabilità, con espresso riferimento al o ai rispettivi disposti che precedono, mediante formale determinazione da parte del competente organo amministrativo, sulla base di un congruo preventivo che ne giustifichi gli importi.
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