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Timestamp: 2017-12-13 11:14:11+00:00

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22 Schritte zum erfolgreichen Angebot
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Kategorie: Bieter
Vorgehensweise der öffentlichen Hand: Wer als Bewerber oder Bieter erfolgreich sein will, muss insbesondere wissen, wie die öffentliche Hand bei Vergaben arbeitet oder arbeiten sollte.
Beschaffungsidee: Auslöser des Bedarfs ist in der Regel eine Abteilung X, die eine Beschaffungsidee hat.
Organisation des Einkaufs: Die jeweilige Abteilung X ist die sog. Fachabteilung oder Bedarfsstelle.
Die Vergabestelle ist die jeweilige öffentliche Einrichtung.
Der Einkauf ist die Beschaffungsstelle.
Beschaffungsplanung und Beschaffungsantrag: Auslöser der Beschaffung in der Beschaffungsstelle ist der Beschaffungsantrag der Fachabteilung.
Vor dem Eingang des Beschaffungsantrags werden aber in der Regel bereits die Weichen für die Beschaffung gestellt; denn die Beschaffungsidee wird in der Regel in der Fachabteilung „geboren“. Dort sind auch die Vertriebsaktivitäten der Bewerber und Bieter zu entfalten.
Schritte der Beschaffung: Hieraus ergeben sich folglich diese Schritte:
Beschaffungsidee (nach internem oder externem Impuls),
Haushaltsmittel,
Marktübersicht (Leistungs-, Preis- und Konditionenübersicht) mit Auftragswertschätzung (entscheidend für nationale oder EU-Verfahren – Schätzung nach §§ 1 – 3 Vergabeverordnung),
Zeitrahmen (Dauer und Schritte des Vergabeverfahrens, Ausführungs- und Lieferfristen)
gelegentlich auch bereits eine Risikoanalyse (Nichterfüllungs-, Verzugs- und Einsatzrisiko etc.),
ferner die Festlegung der erforderlichen Nachweise und Erklärungen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit,
in der Regel auch bereits die Festlegung der Vergabeart, die Zulassung von Nebenangeboten, die Aufteilung in Lose etc.
Markterkundung und Marktübersicht: Die Marktübersicht ist durch die Fachabteilung zu belegen (potenzielle Bewerber und Bieter, Leistungen, Produkte, Preise, Konditionen etc.) - vgl. § 28 Vergabeverordnung2016
In einer Matrix ist dies im Regelfall zu belegen (Bieter mit ihren Leistungsmerkmalen <Standardmerkmale, Bandbreitenmerkmale <<z. B. Drucker auf dem Markt mit 60 – 1200 Seiten in der Minute etc.>>, Sondermerkmale (nicht von allen Bietern) sowie Alleinstellungsmerkmale <nur bei jeweils einem Bieter>). Vergabeverfahren zu Zwecken der Markterkundung (z. B. durch „Variantenausschreibung“, Optionen und Bedarfspositionen etc.) sind unzulässig (§ 2 III VOL/A).
Leistungsbeschreibung: Hier werden vielfach erhebliche Fehler gemacht. Insbesondere werden die Vorgaben für die Leistungsbeschreibung (eindeutig, erschöpfend, „produktneutral“ und gleich für alle Bewerber und Bieter verständlich <Grundsätze: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung etc.>) nicht vergabegerecht erarbeitet (§ 7 VOL/A) - vgl. §§ 121 GWB 2016 und 31, 32 Vergabeverordnung2016.
Dokumentation und Begründung: Vielfach werden ohne Dokumentation und Begründung bestimmte Produkte, Leistungen und Anforderungen etc. als „einzig mögliche Lösung“ vorgesehen (§§ 7, 20 VOL/A) - vgl. auch § 8 Vergabeverordnung2016.
Dem versuchen die Dienstanweisungen = Verwaltungsrichtlinien entgegenzuwirken, in dem sie die Fachabteilungen verpflichten, die Beschaffungsstelle, also den „Einkauf“, frühzeitig einzuschalten.
Pflichten der Fachabteilungen: Diese Pflichten bezieht sich auf die Information über Kontakte, Besuch von Messen, Durchführung von Tests, Präsentationen etc.. Auf diese Weise versucht die Beschaffungsstelle unsachlichen Einflussnahmen des Vertriebs durch Bewerber und Bieter gegenzusteuern.
In nicht wenigen Fällen müssen die Markterkundung durch die Beschaffungsstelle nach Eingang des Beschaffungsantrags nachgeholt, Schätzungen des Auftragswerts, Leistungsbeschreibungen korrigiert und der Zeitrahmen gegebenenfalls angepasst werden. Dadurch entstehen erhebliche Zeitverluste und Doppelarbeit.
Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen werden folglich im Team von Beschaffungsstelle und Fachabteilungen bis zur „Vergabereife“ erarbeitet. Ist diese eingetreten, kann das Vergabeverfahren bekannt gemacht bzw. die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden - hierzu § 29 Vergabeverordnung2016.
Beginn des Vergabeverfahrens: Grundsätzlich beginnt das Vergabeverfahren zwar offiziell mit der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die Entscheidungen werden aber im Vorfeld (sog. Beschaffungsplanung mit den oben dargestellten Schritten) erarbeitet - und sind nach der Reform 2016 nach § 8 Vergabeverordnung2016 zu dokumentieren - neu der zusätzliche Vergabevermerk.
Erkenntnis: Erfolgreicher Vertrieb der öffentlichen Hand ist vor allem davon abhängig, dass Bewerber und spätere Bieter in der Markterkundung berücksichtigt werden. Dementsprechend sind Marktforschung, Strategien und konkrete Maßnahmen auszurichten. Vor allem sind konkret und abgeschichtet die Merkmale der eigenen Leistung, Ausführungsfristen und Konditionen darzustellen:
Ihre Standardmerkmale (bei allen Bewerbern vorhanden),
gegebenenfalls Ihre Bandbreitenmerkmale (z. B. Drucker auf dem Markt mit 60 – 1200 Seiten in der Minute etc.),
Ihre Sondermerkmale (nicht von allen Bietern) sowie insbesondere
Ihre Alleinstellungsmerkmale (nur bei jeweils einem Bieter),
Service, Wartung, Pflege, Gewährleistung, Garantien,
Konditionen und Preise etc.
Kenntnis der aktuellen Vergabebestimmungen - Text neues GWB 2016 und Vergabeverordnungen 2016
Neue richtlinien 2014/23/24/25/EU lösen die Richtlinien 2004/17/EG (Sektoren) und 2004/18/EG sowie Richtlinie 2009/81/EG (Bereich Verteidigung und Sicherheit) am 18.4.2016 ab - nunmehr GWB 2016 und Vergabeverordnungen 2016 (VgV16, SektVO16, VSVgv16, KonzVgV16 und StatVgV16)
Schwellenwerte 16-2017: ab 1.1.2016: 1. 209.000 € ("Bund": 135.000 €) - Sektorenbereich: 418.000 € - Bau: 5.225. 000 € -vgl. EU-Verordnungen 2015
Bekanntmachungen - aktuelle Formulare der EU-Kommission für Vergabeverfahren – jeweils aktuelle Version beachten – www.simap.eu.int
GWB – GWB 2016
SektVO – VgV - VSVgV - KonzVgV - StatVgV - Text Vergabeverordnungen 2016
VOL/A – unterhalb der Schwellenwerte - aktuelle Fassung beachten (Änderung 2016 möglich?) - derzeit aktuelle Fassung veröffentlicht (Nr. 196a v. 29.12.2009 – berichtigt in BAnz. Nr. 32 v. 26.2.2010) – Oberhalb der Schwellenwerte bis 18.4.2016 EG VOL/A, dnach in GWB16 bzw. VgV16 aufgegangen und nicht mehr anwendbar
VOB/A 2016 - Abschnitt I - Abschnitte II (EG VOB/A 2016) auch Abschnitt III: VOB/A-VS nach der VSVgV.
VOF 2010 - Freiberufliche Leistungen mit nicht erschöpfend beschreibbarer Leistung oberhalb der Schwellenwerte – bis 18.4.2016 anwendbar - danach in GWB2016 und VgV2016 aufgegangen – Freiberufliche Tätigkeiten unterhalb der Schwellenwerte vgl. § 1 VOL/A (Fußnote:Freiberufler-Leistungen - beachte auch "Erläuterungen zur VOL/A
VOL/B – Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) - Ausgabe v. 3.8.2003 – BAnz. V. 23.9.2003, Beilage Nr. 178a).
VOB/B 2016 - Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB/B - Ausgabe 2016
Erreichen einer Sonder- und Alleinstellung als Bewerber (Teilnahmeantrag) oder Bieter (Angebot)
Produkte und Leistungen sind aus Abgrenzungsgründen unterschiedlich. Bekanntlich bilden Produkt-, Preis- und Konditionen-, Distributions- und Kommunikationspolitik die "Aktionsgrundlagen" u. a. für den Vertrieb.
Der "Markt" der öffentlichen Hand als Bestandteil der unumgänglichen "Marktsegmentierung" ist Gegenstand strategischer Markterfassung. Die üblichen Kriterien zur Markterfassung (demographische, psychographische Marktsegmentierung etc. und weitere Ansätze) können nur schwer auf den hier betroffenen Bereich übertragen werden. Der Bedarf der öffentlichen Hand ergibt sich aus der jeweiligen Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (vgl. §§ 7 VOL/A, 8 EG VOL/A - ab 18.4.2016: § 121 GWB, § 31 VI VgV2016) . Die beste Situation erwirbt man sich beim Vertrieb bei der öffentlichen Hand - wie auch sonst - durch
Innovationsleistung - vgl. § 97 III GWB2016.
Gewerbliche Schutzrechte (vgl. §§ 31 VI, 14 IV Nr. 2 c) VgV2016)
Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde (vgl. §§ 6 VOL/A, 122 GWB2016, 42 f VgV2016)
Eine gute Leistung oder eine Spitzenleistung allein reichen indessen nicht aus; denn die Besonderheiten des Vergabewesens erfordern qualifizierte Kenntnisse vom Verfahren und von seinen Abläufen, insbesondere vom Einblick in den Ablauf des Vergabeverfahrens bis zur Vergabe – und im Übrigen durch genaue Beachtung Anforderungen, Fristen etc.
Wichtig ist das Nutzen der Möglichkeiten, die VOL/A bietet: Erläuterungen, Nebenangebote/Änderungsvorschläge (vgl. § 35 VgV2016), Produktpräsentation, Behördenkontakt, Präsenz bei den wichtigen Veranstaltungen der öffentlichen Hand, Ausrichtung der Messestände und Werbematerialien speziell auf die öffentliche Hand etc. Aussagelose Prospekte ohne konkrete Merkmale (Bandbreitenmerkmale, Standard-, Sondermerkmale und vor allem Alleinstellungsmerkmale, die die Konkurrenten nicht aufweisen).
Sachliche vergleichende Werbung ist zulässig.
Die öffentliche Hand benötigt für die unumgängliche Markterkundung und Marktübersicht (vgl. § 2 III VOL/A - § 28 VgV2016) die erforderlichen Informationen. Zumindest sollte man seine charakteristischen Hauptmerkmale übersichtlich und geordnet darstellen.
Schnelle Erfolge sind selten. Entscheidend sind Beharrlichkeit, Geduld und langer Atem. Kurzfristig sind hier meist keine Erfolge zu erzielen.
In vielen Fällen wird auch bei der öffentlichen Hand der angeblich weniger riskante Weg über "große Namen" beschritten, weil man dort nicht selten unberechtigt das größere know-how etc. vermutet.
Wettbewerbsvorteile durch „angemessene Preise“
Von besonderer Bedeutung ist die Preispolitik. Der Preis ist in der Regel das einzige und entscheidende Wertungskriterium. Hierbei sind allerdings die §§ 127 GWB2016, 58 VgV2016 zu beachten: "Zuschlag auf das wirtschaftlichste angebot" = bestes Preis-Leistungsverhältnis - § 127 GWB2016 und § 58 Vergabeverordnung2016).
Die Vorschriften der VOL/A waren und sind hier irreführend, wenn es z. B. in § 18 I VOL/A heißt, dass der Zuschlag unter Berücksichtigung aller Umstände erteilt werden können und der Preis nicht allein entscheidend ist. Nur bekannt gemachte Wertungskriterien dürfen für den Zuschlag berücksichtigt werden (z. B. § 16 VII VOL/A).
„Ungewöhnliche niedrige Preise“ (10 – 15 % unter dem Preis des Bieters mit dem 2. Rang) sind von der Beschaffungsstelle zu prüfen (Feststellung, Aufforderung zur Preiserklärung, Aufklärungsverhandlung, Entscheidung). Auf „unwirtschaftliche Angebote“ (10 bis 15 % über dem „vorletzten zuschlagsfähigen Rang“) darf der Zuschlag nicht erteilt werden (vgl. z. B. § 16 VI VOL/A). Die „Aufgreifschwelle“ für die Beschaffungsstelle liegt also bei ca. 10 – 15 % unter bzw. über dem jeweiligen Preisrang.
Ein niedriger Einstiegspreis ist nicht selten eine gute Basis für zukünftige Geschäftsverbindungen, wenn das Angebot die Preisprüfung besteht und dann die Leistung stimmt. Auf die Preisprüfung sollte der Bieter in diesen Fällen eingerichtet sein (vgl. § 16 VI VOL/A – Konkurrenten - Bieter haben einen Anspruch auf diese Preisprüfung). Kann der Preis auf Anforderung nicht erklärt werden, scheidet der Zuschlag aus. Dass in diesem Bereich auch mit unlauteren Mitteln gearbeitet wird und mit „Hassardeurpreisen“ der Konkurrenz zu rechnen ist, ist nicht auszuschließen.
Neben dem Preis können auch weitere Zuschlagskriterien anzutreffen sein, die allerdings bekannt zu machen sind (Preis mit Gewicht von 60 %, weitere Kriterien mit Gewicht von 40 % - vgl. § 16 VII VOL/A). Derartige Wertungsmatrixen sind im Einzelfall vielfach kritisch zu betrachten, weil die Punkteverteilung etc. sich zur Manipulation bei der Wertung eignet. Auch damit muss gerechnet werden. Wichtig ist freilich in diesen Fällen, dass man zumindest eine Auskunft verlangt, gegebenenfalls recfhtzeitig vor allem im EU-Verfahren rügt - vgl. § 160 GWB 2016 bisher § 107 GWB.
Unumgängliche Bedarfsprognose der Bewerber und Bieter
Hier bestehen u. a. folgende Möglichkeiten:
Orientierung am bisherigen Bedarf (Vorjahre etc.)
Informationen aus dem Haushalt
Informationen aus den Bedarfsstellen
Vorinformationsverfahren nach § 15 VII, VIII EG VOL/A - jetzt § 38 VGV2016
Bekanntmachung des Amts für Veröffentlichungen
Einschaltung spezialisierter Firmen, die die Bekanntmachungen sammeln und auswerten
Vergleichbare Beschaffungen vergleichbarer Einrichtungen der öffentlichen Hand (z. B der vielfach ähnliche oder gleiche Bedarf von Kreisen, Kommunen etc.)
Beschaffung des Adressenmaterials
Wer öffentlicher Auftraggeber ist, folgt unverändert aus § 98 GWB auch § 99 GWB 2016 - Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, auch privatrechtlich organisierte Unternehmen (AG, GmbH, Verband, e.V. etc.) fallen hierunter, wenn sie verkürzt gesagt der staatlichen Kontrolle unterliegen oder überwiegend vom Staat finanziert werden - und natürlich die "Sektorenauftraggeber" (Trinkwasser, Strom, Gas - § 100 GWB 2016 sowie SektVO2016) - mithin ein Riesenmarkt mit einem Bedarf in großer Bandbreite.
Der Nutzer-/Kundenkreis für das jeweilige Bieterprodukt bedarf der teils sehr aufwendigen Feststellung und Erfassung - dies hängt von den jeweiligen Lieferungen und Leistungen ab - eine Arbeit, die keinem Bieter der öffentlichen Hand abgenommen werden kann, wenn er erfolgreich aktiv agieren und nicht nur auf Vergabeverfahren passiv als Anbieter reagieren will.
Verfolgen der Bekanntmachungen über zu vergebende Aufträge (vgl. § 12 II VOL/A, § 15 EG VOL/A - § 38 Vergabeverordnung 2016) in den jeweiligen nationalen und europäischen Vergabeplattformen
Verfolgen der Bekanntmachungen über vergebene Aufträge (vgl. § 23 EG VOL/A, 19 II VOL/A etc. - )
Beachtung der Vorinformationsverfahren nach § 15 VII, VIII EG VOL/A - § 38 Vergabeverordnung 2016)
einschlägige Adressen der öffentlichen Verwaltung im Internet (zahlreiche Links öffentlicher Behörden - meist inzwischen mit Angabe der Beschaffungsstellen -
Einkauf entsprechender Adressen bei hierauf spezialisierten Unternehmen
professionelle Schulung der Vertriebsfachleute für die Bedürfnisse der öffentlichen Hand etc.
Leider werden hier vielfach Lieferungen/Leistungen für die Privatwirtschaft den potentiellen Nutzern in der öffentlichen Hand nicht oder erst nach Jahren angeboten.
Viele Leistungen, die ihren Abnehmer in der Privatwirtschaft finden, können auch bei der öffentlichen Hand sinnvoll und wirtschaftlich angeboten werden - und übrigens auch umgekehrt (man denke nur an die vielfachen Forschungs- und Entwicklungsaufträge mit öffentlicher Förderung - vgl. § 116 I Nr. 2 GWB2016).
Wie vorzugehen ist, zeigt sich vor allem auch daraus, dass speziell größere Firmen besondere Abteilungen unterhalten, die sich auf den Absatz der Produkte an die öffentliche Hand spezialisiert haben.
Aufbau einer Vertrauensbasis, persönliche Vertrauensbeziehung, Offenheit und sachliche Ehrlichkeit
und vor allem ständiger Nachweis der Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde - vgl. § 122 GWB2016, §§ 42 f Vergabeverordnung 2016) in laufenden Vertragsabwicklungen - auch bei anderen Behörden - negative Referenzen haben erhebliche Nachwirkungen, u.a. sogar eine Vergabesperre - auch § 126 GWB2016 - zur Folge.
Imagebildende Maßnahmen zur Förderung des Vertrauens in Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde - (vgl. § 121 GWB, §§ 42 f Vergabeverordnung 2016) kommunikationspolitische Maßnahmen (Werbung, PR) – z.B.
Unternehmenspräsentationen - Imageprospekt zur Information der Beschaffungssstellen - Ergebnisinformationen - Marktanteile - Gesamt- und Spartenumsätze - Umsätze bei der öffentlichen Hand insgesamt und in einzelnen Sparten - Referenzen - positive Auskünfte, Auszeichnungen - bekannte und ausgewiesene Mitarbeiter "Fachautoritäten" - Auftraggeber: Privatwirtschaft - öffentliche Hand - Auslands- und Inlandsaktivitäten - Mitarbeiterförderung und -fortbildung - Ausbildungsplätze, Frauenanteil, Förderung von Aufgaben im allgemeinen Interesse, gemeinnützige Tätigkeiten, Umweltorientierung. Der Bieter muss in der Marktübersicht der Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle präsent sein. Insofern sind zielgerichtete Anstrengungen unumgänglich.
Medienarbeit je nach Bereich - speziell Fachzeitschriften für bestimmte Bereiche
Zielgruppe - Fachaufsätze, Analysen, veröffentlichte Kompetenzbelege - Einsatz von Fachautoritäten (Hochschulen, Institute etc.)
Medienarbeit in der allgemeinen Fachzeitschriften der Verwaltung (z.B. Recht im Amt, Behördenspiegel etc.)
Medien/Pressekonferenzen bei geeigneten Veranstaltungen
Produktpräsentationen im Rahmen von Veranstaltungen der öffentlichen Hand
Fachliche Rahmen- und Begleitprogramme bei Versammlungen, Arbeitssitzungen, Treffen, Teilnahme an Arbeitskreisen, Erfahrungsaustauschen und Ausschüssen der öffentlichen Hand
"Erfolgsberichte"
Podiumsdiskussionen mit Vertretern der Bieter und der öffentlichen Hand
Fachseminare mit "externen" Spezialisten, Fortbildungsveranstaltungen, Hochschulveranstaltungen und -kontakte, "neutrale Veranstaltungen" mit Sachinformation
Messen, Ausstellungen, Begleit- und Fachprogramme
Teilnahme an Seminaren für die öffentliche Hand
Vorlesungen, Vorträge und Projekte in Einrichtungen, Instituten und Ausbildungsstätten der öffentlichen Hand
Kooperation mit dem Lehr- und Ausbildungspersonal der Ausbildungsstätten der öffentlichen Hand
Information der Auftragsberatungsstellen "neutrale Einrichtung für die Partner beider Seiten" - Ständige Konferenz der Auftragsberatungsstellen (= zentrales Ansprechorgan gegenüber den öffentlichen Auftraggebern - getragen vom DIHT, IHK, HWK) - Nutzen der Informationsquelle der Auftragsberatungsstellen für die Privatwirtschaft
Ständige Leistungskontrolle eigener Leistungen, die im Einsatz bei der öffentlichen Hand sind, Abfragen von Wünschen, Kritik, Verbesserungsvorschlägen
Präqualifikation (vgl. § 6 IV VOL/A - § 122 GWB - § 50 VgV2016 - Einheitliche Europäische Eigenerklärung)
Vorbereitung der Unterlagen nach § 7 II ff EG VOL/A - § 29 Vergabeverordnung 2016)
Leistungsbeschreibungen - § 121 GWB2016 und § 31 Vergabeverordnung 2016 - und Leistungsnachweise - §§ 42 f Vergabeverordnung 2016)
Printmedien, Offline, Online, CD-Rom, Diskette
Prospekte/Kataloge, Werbeträger
Muster/Proben - § 46 Nr. 11 a) Vergabeverordnung 2016)
Preiserklärungen - Forschungs- und Entwicklungsmaßnahmen - Forschungsaufwand
Dokumentation des Wettbewerbsvorsprungs (Sondermerkmale, Alleinstellungsmerkmale, Patente, urheberrechtlich geschützte Leistungen
Auszeichnungen ("Software des Jahres" - Cebit)
Tests- und Testergebnisse, Prüfprotokolle, Gütesiegel, Materialprüfungsergebnisse
Forschungs- und Entwicklungsergebnisse, neue Produkte und Leistungen, neue Arbeitsmethoden, Innovationsergebnisse
Umweltanalysen, Umweltorientierung, Nachweise zur Erfüllung des Umweltmanagements (vgl. § 7 XI EG VOL/A)
Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Kosten/Nutzenanalyse, Vorteils- und Rationalisierungsnachweise
Technische Dokumentationen, Benutzerhandbuch, Betriebsanleitungen,
Gebrauchsanweisungen, Konstruktionszeichnungen, Reparatur-/Pflege- und Wartungsnachweise
Objektive Leistungsvergleiche
Qualitätszertifikationen vgl. § 46 Nr. 11 b) Vergabeverordnung 2016)
Konstruktionseinsichten und Funktionserklärungen
Nachweise der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Nachweise der Benutzerfreundlichkeit
DIN-, EN-, ISO-, CE- etc. Konformitätszertifikate. Qualitätsnachweisverfahren - vgl. § 46 Nr. 11 b) Vergabeverordnung 2016 etc.
Förderung der Marktübersicht: - vgl. § 28 Vergabeverordnung 2016
Erfassung der potentiellen Auftraggeber
permanente, aktuelle und einschlägige Information
das richtige "Material" an den richtigen Adressaten zum "richtigen Zeitpunkt"
Einladung zu Fachseminaren und –veranstaltungen
Einladung zu Präsentationen
Einladung zu Messen etc. (Messeausweise werden heute zurückgeschickt!)
Nutzung der Besuche im Rahmen von Wartungs- und Pflegeverträgen
Beschaffung von aktuellen Informationen über den Installationsstand des Auftraggebers
Anregungen/Vorschläge für Verbesserungen/Änderungen/Innovationen etc.
Beschaffung der Informationen über Entscheidungsabläufe für die Vorbereitung von Vergabeverfahren - Stand der Vorbereitungen - Anfragen über eventuelle Planung
Wer nicht in der "Marktübersicht" (vgl. § 28 Vergabeverordnung 2016) der Vergabestelle ist, hat keine Chancen oder verschlechtert sie erheblich.
Man tut den Mitarbeitern der Vergabestellen im Übrigen keinen Gefallen, wenn man sie mit "Einladungen" etc. überhäuft, an denen niemand teilnehmen kann, ohne sich selbst ins Zwielicht zu setzen.
allgemein: effektivste Form oder besonders effektive Form
Besonderheiten im öffentlichen Bereich: "Problem der optimalen Besuchspolitik"
Kein Einsatz ohne vorheriges Training und ohne eine qualifizierte Ausbildung, Kommunikationsfähigkeit, Sachkompetenz, Auftreten, Sprache, Gestik, Mimik, Äußeres
Exakte Kenntnisse von Behörde, Aufgabe, Problemen, Ist-Zustand, Struktur, Personal, Entscheidern und Nutzern der Leistung, Entscheidungsabläufen, Haushalts- und Personalsituation, Einsicht in Haushaltsplan, know how in der Behörde selbst sowie bei Beratern und Konkurrenten
Exakte Kenntnis der täglichen Arbeitsweise, des Arbeitsablaufs, der "Sprechzeit", der Mentalität des Gesprächspartners und seiner Mitarbeiter, der Besonderheiten des öffentlichen Kunden, seiner speziellen Bedarf/Bedarfsentwicklung, der vorhandenen persönlichen Kenntnissen und Einsichten, der "Spielregeln" im Verkehr mit Mitarbeitern der öffentlichen Hand
Exakte Kenntnis vom direkten Gesprächspartner (Alter, Aus- und Vorbildung <Techniker, Kaufmann, Beamter, Universität, Fachhochschule, Sonstiges>, Erfahrung, Position, Informationsstand und –mittel, Typ (Beeinflussbarkeit, Persönlichkeitsstruktur, Verhaltensweise, Achtungs- und Geltungsbedürfnisse, Status in der Behörde/Einrichtung etc., personelle Umgebung, Erfolgsinteresse, Motivation, Leistungsstärke etc.)
Vorherige Ausschöpfung interner eigener Informationen (frühere oder laufende Projekte, Wartungs- und Pflegepersonal etc.)
Kenntnis der Mitbewerber, ihrer Vorgehens-, Verhaltens- und Leistungsweise, ihres Images, ihrer Erfolge und Misserfolge, ihrer persönlichen Beziehungen, ihrer Kompetenz
Exakte Gesprächsplanung und -aufbau, Festlegung des Gesprächszieles und der "Gesprächsgrenzen" - Vertrauen in die Leistung, Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, besonderer Kenntnisse und spezieller Erfahrungen,
Unterstützender Einsatz von Kommunikationsmitteln, überzeugende Vorführung/Präsentation der Leistung
Angebot von Tests, Betriebs- und Produktbesichtigung
Erforderlichkeit besonderer Sensibilität und psychologischer Schulung
Kenntnisse vom Verfahren (Haushaltsmittel, Vergabevorbereitung, Vergabeverfahren und Abwicklung)
Kenntnisse über den Status des zu informierenden Mitarbeiters, seine Situation im Umfeld
Unterstützung Mitarbeiters der öffentlichen Hand bei der internen Überzeugungsarbeit in der Behörde ("Überzeugungsballast" - "Vorurteile", "Festlegungen" - vor allem aber schlagende Argumentationshilfen für die interne Unterstützung: Förderung des konkreten und exakten know how des Nutzers, der häufig interne Begründungen vorbringen muss, um zu seinem Produkt zu kommen, das seinem Bedarf entspricht - vor allem dann, wenn er besondere Anforderungen vorsieht, die auf ein bestimmtes Produkt ausgerichtet sind - in vielen Fällen können sich Bedarfsstellen trotz Vorliegens nachweisbarer und konkreter Gründe insofern nicht durchsetzen - es kommt zu überflüssigen Vergabeverfahren - öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung -, obwohl Gründe für die Freihändige Vergabe oder ein "stilles" Verhandlungsverfahren gegeben sind - vor allem bei einem "Monopolbedarf" – (Lose)
Vermittlung von überzeugenden Argumenten und Begründungsaspekten (Zahlen, Daten, Fakten, Preise
Tätigkeit im Vorfeld oder zum Anstoß einer Beschaffung, nicht im Vergabeverfahren selbst - Stufe der Produkt- und Preisinformation - Markterkundung - - vgl. § 28 Vergabeverordnung 2016
Vermittlung von Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit
Besondere Betonung des Sicherheits- und Absicherungsaspekts - Risikoreduzierung bzw. -ausschluß bei Inanspruchnahme der eigenen Leistungen
Objektive Information über Risiken anderer Leistungen (Zeitungsberichte, Ausschnitte, Aktuelles, Erfahrungsberichte, andere Behörden, Referenzen etc.)
Hilfen für die Leistungsbeschreibung - sachlich, eindeutig und vollständig - insbesondere übernahmefähige Leistungsbeschreibungen mit Aufzählung der technischen und sonstigen Merkmale, bei eindeutigem Wettbewerbsvorsprung kann man es sich sogar leisten, die Mitbewerber zu benennen und der Beschaffungsstelle oder auch der wichtigen Bedarfsstelle die Markterkundung oder Marktübersicht erleichtern.
"Informationssammler", Registrierung der aktuellen Bedarfssituation, Erkennen zukünftiger Beschaffungsvorgänge, Initialisierung der Bedarfsanmeldung und Beantragung der Haushaltsmittel - "Beschaffungsimpuls"
Keine Abschlußmöglichkeit, nur Impuls (Bedarfsweckung) und nützliche Information
Im Vergabeverfahren selbst keine oder nur im Ausnahmefall Verhandlungsmöglichkeit (Vertraulichkeitsgrundsatz der VOL/A)
Exakte Gesprächsdokumentation, zukünftige Planung, eindeutige Feststellung des Bedarfs, bevorstehende Vergabeverfahren etc.
Einschaltung im Verfahren als Sachverständiger - Vorsicht bei der Einschaltung als Berater/Planer etc. bei Interesse an einer Realisierungsstufe - vgl. allerdings §§ 6, 7 Vergabeverordnung 2016 zu "Interessenkonflikten" und zur "Mitwirkung bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens"
Vielfach ziehen Auftraggeber im Vorfeld honorierte Kräfte hinzu (Markerkundung, Preisübersicht, Leistungsvergleiche, technische Beratung etc.). Hier können beide Teile in erhebliche Schwierigkeiten geraten, wenn der öffentliche Auftraggeber nicht sicherstellen kann, dass der Wettbewerb nicht durch die Teilnahme des Bieters oder Bewerbers verfälscht wird (vgl. § 6 VI VOL/A).
Insofern müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (z. B. zusätzliche Informationen für die beteiligten Bieter durch einen Anhang, durch Hinweise über die besonderen Probleme etc.).
Es ist immer wieder erstaunlich, dass Unternehmen als Berater engagiert werden, die das Vergabeverfahren vorbereiten sollen, und die sodann als Bieter am nachfolgenden Vergabeverfahren von der Vergabestelle zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden bzw. sich an dem Vergabeverfahren als Bieter beteiligen.
Kritisch ist diese Frage immer dann, wenn es sich z.B. um zwei- oder mehrstufige Leistungen handelt, die nacheinander vergeben und erbracht werden: z.B. Vergabe von Planungsleistungen im Wettbewerb (öffentlich, beschränkt, freihändig oder bei Freiberuflerleistungen nach den haushaltsrechtlichen Bestimmungen - vgl. § 1 VOL/A) und danach erfolgende Vergabe der 2. Stufe, der Realisierungsstufe (Beispiel: BVB-Planung, BVB-Erstellung). Hier stellt sich die Frage, ob der Planungsbieter auch im "Folgevergabeverfahren" Angebote für diese Realisierungsstufe abgeben darf. Das ist nur dann der Fall, wenn die nach § 6 VI VOLLA gebotene „Sicherstellung“ des Wettbewerbs etc. gelingt.
Angebotserstellung - vgl. § 53 Vergabeverordnung 2016
Das Angebot wird zwar von dem Bieter erstellt. Im Hinblick auf § 7 I (Eindeutigkeit, Erschöpfungsgrundsatz, Wettbewerbseignung) VOL/A bzw. § 2 III VOL/A (kein Vergabeverfahren zu Zwecken der Markterkundung) ist es nach dem Modell der VOL/A so, dass der Bieter die Vergabeunterlagen grundsätzlich unverändert in sein Angebot zu übernehmen und letztlich lediglich seinen Preis hinzufügen hat. Das setzt freilich voraus, daß die Leistungsbeschreibung vollständig und eindeutig ist, sowie von allen Bewerbern gleich verstanden wird. Leider ist das in vielen Fällen nicht der Fall – an sich ein schwerer Fehler im Vergabeverfahren, sofern nicht wirklich nur eine Funktionale Leistungsbeschreibung im Ausnahmefall - vgl. § 7 II VOL/A in Betracht kommt - vgl. zur Leistungsbeschreibung § 121 GWB bzw. §§ 31 f Vergabeverordnung 2016.
Das - die ideale Leistungsbeschreibung - ist nach aller Erfahrung häufig nicht der Fall. Die Ursachen hierfür sind vielfältig. Diese Fehler können beruhen auf
fehlender Beratung bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und eigenem fehlendem technischen, kaufmännischen und rechtlichem know-how
Zeitproblemen
Bewerber und Bieter sollten beachten, dass der „Einkäufer“ der öffentlichen Hand eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte zu beschaffen hat, aber er häufig nicht die erforderlichen Marktkenntnisse hat. Nicht selten handelt es sich um „Erstbeschaffungen“, für die die Erfahrung fehlt und wie regelmäßig auch nicht von anderen Behörden abgerufen werden kann. Vertriebsleute demgegenüber kennen ihre Produkte. In manchen Fällen handelt es sich auch um Beschaffungen, die im Berufsleben des öffentlichen Einkäufers nur einmal oder in großen Zeitabständen zu beschaffen sind. Ferner darf nicht vergessen werden, dass wegen der Korruptionsgefahr Rotation vorgesehen ist. Wenn die Beschaffer einen Teilmarkt beherrschen, werden sie versetzt. Dabei ist Einkauf vor allem Erfahrung. Die aber fehlt vielfach – leider ist auch die Ausbildung nicht so, wie dies bei der Bedeutung der Beschaffung zu erwarten wäre. Das bietet aber auch besondere Chancen für den Vertrieb durch geeignete Unterstützung.
Die überholte und falsche Leistungsbeschreibung - vgl. zur Leistungsbeschreibung § 121 GWB bzw. §§ 31 f Vergabeverordnung 2016.
Nicht selten sind die Leistungsbeschreibungen auch nicht auf dem neuesten Stand. So wird z.B. eine Leistung mit 43 cm ausgeschrieben, die auf dem gesamten Markt nur noch mit mindestens 44 cm produziert wird..
Die Bieter ist hier in einer problematischen Situation, da er z.B. die technisch veraltete Lösung nicht mehr anbieten kann. Er könnte damit lediglich ein Angebot abgeben, das von den Vergabeunterlagen abweicht, das dann nach § 16 III d VOLLA zwingend wegen Abänderung der Vergabeunterlagen auszuschließen wäre - vgl. insofern zum zwingenden Ausschluß § 57 I Nr. 4 Vergabeverordnung 2016.
Der richtige Wege bestünde im Einholen einer „Auskunft“ mit entsprechenden Hinweisen (früher in § 17 Nr. 6 VOL/A a. f. geregelt – in der aktuellen VOL/A entfallen, gleichwohl nach wie vor noch möglich). Das kann zwar ein "taktischer Fehler" sein, weil entsprechende Auskünfte bei Erheblichkeit für Preis etc. allen anderen Bietern gleichzeitig erteilt werden müssen und diese dann vielleicht auf ein nicht erkanntes "Problem" hingewiesen werden.
Immerhin könnte man insofern auch ein Angebot mit einer nur unerheblich abweichenden Leistung erstellen und es riskieren, diese Leistung nach Zuschlag zu erbringen. Wenn es eine Verbesserung ist, wird sich vermutlich niemand hiergegen wenden. "Sauber" ist die Sache allerdings nicht. Denn diese Dinge gehören nicht in das Angebot, sondern in Änderungsvorschläge oder Nebenangebote (sofern nach §§ 8 IV VOL/A, 9 V EG VOL/A ausdrücklich zugelassen - vgl. zu Nebenangeboten § 35 Vergabeverordnung 2016.).
Besonders kritisch ist es, wenn die „Verdingungsunterlagen“ (in VOL/A Vergabeunterlagen) in EU-weiten Verfahren Verstöße gegen das Vergabeverfahren enthalten und man die Rüge anbringen muss bzw. ein Angebot erstellen muss - gewissermaßen ohne Beachtung des Verstosses. Das muten einige Entscheidungen der Vergabekammern den Bietern zu. Unterbleibt ein Angebot oder die unverzügliche Rüge, so fehlt es u.U. an der Antragsbefugnis im Vergabeüberprüfungsverfahren – vgl. § 160 GWB 2016. - ein problematischer Zustand, der den Bietern erhebliche Spezialkenntnisse abverlangt.
Wichtig ist freilich, dass der öffentliche Auftraggeber selbst seine Fehler heilen kann – er könnte ja auch z. B. von der Vergabekammer dazu gezwungen werden, Fehler zu beseitigen. Dann kann er den rechtmäßigen Zustand auch selbst herstellen. Solange der öffentliche Auftraggeber nicht das eingeleitete Verfahren so erheblich verändert, ergeben sich keine Probleme. Die Änderungen etc. sind dann wiederum allen Bietern mitzuteilen. Sie erhalten dann Gelegenheit zur Überprüfung und Neueinreichung der Angebote mit angepasster Angebotsfrist.
Nebenangebote und Änderungsvorschläge - vgl. hierzu § 35 Vergabeverordnung 2016.
Denkbar ist, sofern nicht Nebenangebote und Änderungsvorschläge ausdrücklich ausgeschlossen sind (8 IV VOL/A, § 9 V EG VOL/A VOL/A), dass der Bieter sein Angebot in einem gesonderten Teil erläutert (vgl. früher § 21 Nr. 1 (1):"beifügen" – nicht mehr in VOL/A 2009 enthalten, gleichwohl sind Erläuterungen wohl noch zulässig - ausdrücklich außerhalb des Angebots!).
Ferner kann er – falls zugelassen - auf besonderer Anlage Nebenangebote und Änderungsvorschläge vorlegen. Diese sollten, obwohl in VOL/A 2009 eine entsprechende Bestimmung im Gegensatz zu früher) diese nach wie vor als solche "deutlich" kennzeichnen.
Wichtig sind in diesem Zusammenhang die Nachweise der Gleichwertigkeit der Lösung/Leistung. Das erschwert und verteuert die Erstellung der "innovativen Nebenangebote", die Wettbewerbsvorteile bringen können. Zugelassene Nebenangebote sind den Bietern dringend bei größeren Aufträgen zu empfehlen, auch wenn dies zu erheblichem Aufwand führt.
Nach dem EuGH waren und sind wegen der Transparenz die "Mindestanforderungen" für die Nebenangebote/Änderungsvorschläge den Bewerbern und Bietern bekannt zu geben (nur im EU-Verfahren nach § 9 V EG VOL/A, nicht im nationalen Verfahren (§ 8 IV VOL/A). Die Bewerber/Bieter sollen wissen, unter welchen Voraussetzungen Nebenangebote/Änderungsvorschläge erfolgreich sein können.
Sind in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen keine angaben über Nebenangebote anzutreffen, so sind keine Nebenangebot zugelassen – Schweigen zu diesem Punkt führt zur Nichtzulassung und Ausschluss von der Wertung (vgl. §§ 8 IV VOL/A, 9 V VOL/A – fern § 16 III g VOL/A). Bewerber und Bieter, die dies nicht akzeptieren wollen, müssen gegenüber der Vergabestelle konkret und bestimmt rügen und gegebenenfalls bei nicht hinnehmbarer Begründung der Zurückweisung der Rüge im EU-Verfahren die Vergabekammer innerhalb von 15 Kalendertagen anrufen (§ 107 III Nr. 4 GWB). Bei Fristversäumnis ist der Antrag an die Vergabekammer unzulässig.
Die unvollständige und nicht eindeutige Leistungsbeschreibung
Obwohl eine Konkretisierung möglich wäre, wird die Leistungsbeschreibung "offen" gestaltet - funktionale Leistungsbeschreibung, die es im Grunde nur im Ausnahmefall geben dürfte (vgl. § 7 II VOL/A), nämlich nur dann, wenn die Leistung oder Leistungsteile "nicht hinreichend beschreibbar sind". Das ist, wie gesagt, meist nicht der Fall, sondern beruht in der Regel in einer unvollständigen oder fehlenden Bedarfsermittlung sowie fehlender Planung (z.B. im EDV-IT-Bereich). Auch insofern ist auf die Anforderung einer Auskunft zu verweisen. Es kann in diesen Fällen vielfach auch ein unkalkulierbares ungewöhnliches Wagnis aufgebürdet sein, das die Konkurrenz eingeht und das einen nach ordentlichen kaufmännischen Grundsätzen kalkulierenden Unternehmer von der Angebotsabgabe abhält. Hier muss der Bieter auch taktisch denken und gegebenenfalls die in der Leistungsbeschreibung "fehlenden" Leistungen bei der Kalkulation "abziehen", die dann bei der Abwicklung als Zusatzauftrag nach Anzeige der Behinderung und Unterbrechung und Bedenkenmitteilung wieder berücksichtigt werden müssen, weil andernfalls der Auftrag nicht weiter ausgeführt werden kann. Der Bieter befindet sich in einer "Zwickmühle" und muss sich genau überlegen, was er unternimmt. Jedenfalls ist der Verzicht auf ein Angebot sicherlich der schlechteste Weg, wenn man sich auch nur annähernd gute Chancen ausrechnen kann. Wie immer ist im EU-Verfahren die Rüge nach § 107 III GWB und die Anrufung der Vergabekammer denkbar und in einigen Fällen nicht zu vermeiden. Insofern liegen hinreichende Entscheidungen zur unzulässigen Gestaltung der Vergabeunterlagen vor – vgl. unkalkulierbares ungewöhnliches Wagnis
Vor der Abgabe eines Angebots ist die Kenntnis der Konkurrenzpreise unumgänglich. Man kann sie natürlich herausfiltern. Preislisten sind meistens greifbar. In manchen Bereichen liegen Qualitäts- und Preistests vor. Im übrigen muss eine entsprechende Erfahrung vorliegen. Das gilt auch für das Preisverhalten des Konkurrenten. Ohne eine konkrete Preisübersicht der Marktpreise kann nicht professionell gearbeitet werden. Man muss sich de facto in ähnlicher Weise verhalten, wie die Beschaffungsstellen bei der Erstellung der Marktübersicht
Ob man mit seinem Preis "richtig" liegt, erfährt man im EU-weiten Vergabeverfahren spätestens durch die Information nach § 101a I GWB. Darauf hin kann der Bieter die Wertungsergebnisse konkret rügen und die Vergabekammer anrufen. Ein ohne Information der nichtberücksichtigten Bieter ohne Mitteilung der Gründe der Nichtberücksichtigung und Angabe des Gewinners erteilter Zuschlag ist nach § 101b GWB unwirksam.
Der Zuschlag wird nach § 18 I VOL/A "unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt - "Der niedrigste Angebotspreis ist nicht allein entscheidend."
Das klingt für den Bieter zunächst erfreulich; denn im Grunde kommt das Prinzip der "Wirtschaftlichkeit" zum Tragen, so dass man glaubt, auf den ersten Blick darauf zählen zu können, dass das "Qualitätsangebot" Gegenstand des Zuschlags ist. Das dürfte sich freilich in der Mehrzahl der Fälle als "Irrtum" herausstellen. Bei besonders niedrigen Preisen, insbesondere den an sich grundsätzlich nicht ausgeschlossenen Unterkostenangeboten, besteht zwar die Pflicht des Auftraggebers (EuGH), die Preisbildung vierstufig zu überprüfen und insbesondere die Seriosität des Angebots festzustellen.
Wenn die Wertung nach § 16 III – VIII VOL/A, gegebenenfalls nach Aufklärung nach § 15 VOL/A - vgl. auch §§ 56 f Vergabeverordnung 2016 - in folgenden Stufen durchgeführt ist,
Wertung nach § 16 III VOL/A – zwingender Ausschluss
Nichtberücksichtigung nach §§ 16 IV i. V. m. § 6 V VOL/A (Ermessen)
Feststellung der fehlenden „Eignung“ nach § 16 V VOL/A - Ermessen
Nichtberücksichtigung wegen unwirtschaftlichen Preises nach § 16 VI VOL/A - Aufgreifschwelle 15 – 20 % unter dem noch wirtschaftlichem Bieterpreis
Nichtberücksichtigung des „ungewöhnlich niedrigen Preises“ nach § 16 VI VOL/A - Aufgreifschwelle 15 – 20 % unter dem Bieter mit 2. Preisrang
bleibt für die letzte Stufe der Wertung nach § 16 VII VOL/A (nur bekannt gemachte Zuschlagskriterien!) grundsätzlich "nur der zulässige niedrigste Preis" übrig.
Anders ist dies nur dann, wenn neben dem Preis (z. B. Gewicht 60 %) weitere Kriterien (z. B. 40 % „Qualität“ etc. vgl. § 16 VIII VOL/A) bekannt gemacht worden sind (was von vielen Bietern begrüßt wird, weil der reine Preiswettbewerb von vielen als ruinös angesehen wird – folglich keine Rügen, aber nicht selten Aufgreifen dieser Kriterien durch die Vergabekammern von Amts wegen nach § 110 I GWB wegen Manipulationsverdachts bzw. fehlender Transparenz des Zuschlags etc.).
Wenn auch dieses System (Preis und Wertungsmatrix) – enthalten in Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen – zunächst nicht angegriffen wird, so wird die Wertung mit Punkten etc. sehr häufig nach Erhalt der Information nach § 101a I GWB gerügt und dann gewissermaßen im letzten Augenblick vor dem Zuschlag die Vergabekammer angerufen. Dann kann sich wegen der Amtsermittlung nach § 110 GWB durch die Vergabekammer manche Überraschung „zu guter Letzt“ ergeben (Zurückversetzung in den Zeitpunkt der Wertung – Neuwertung mit Auflagen!).
Vergabestellen stehen hier teils vor der schwierigen Aufgabe, die Ablehnung der erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit durch Daten und Fakten zu belegen. Andernfalls bleibt der Bieter im Wettbewerb - mit seinem vielleicht nicht belegbaren Dumpingpreis, der allerdings nach hier vertretener Ansicht nicht durch Hinweise z. B. auf "Unterkostenangebote" oder Kapazitätsauslastung, sondern nur durch Vorlage der erforderlichen Belege etc. nach § 16 VI VOL/A – früher § 25 Nr. 2 II VOL/A nachzuweisen ist - hierzu § 60 Vergabeverordnung 2016..
Das begründet auf der Hand liegende erhebliche Gefahren vor allem für den betriebswirtschaftlich vernünftig kalkulierenden Bieter, aber auch für die Vergabestelle; denn die Erfahrung zeigt, das "Preishassardeure" nicht selten Projekte nicht erfolgreich zu Ende führen können.
Einige Vergabestellen haben hier schon erhebliches "Lehrgeld" zahlen müssen, was letzlich darauf zurückzuführen ist, dass es "einfacher" ist, den Zuschlag auf den "niedrigsten Preis" zu erteilen, als den betreffenden Bieter z.B. aus anderen Gründen auszuschließen oder nicht zu berücksichtigen. Insoweit ist im übrigen auch darauf hinzuweisen, dass die Aufträge nach § 2 I VOL/A zu "angemessenen Preisen" zu vergeben sind - mithin zu Preisen, die im Leistungswettbewerb betriebswirtschaftlich nachprüfbar belegbar sind (§ 16 VI VOL/A – bieterschützende Bestimmung). „Geschickte Bieter“ werden sich nicht selten mit Kapazitätsauslastung oder Aufwand für den Marktzutritt herausreden. Die Beschaffungsstellen kämpfen „intern“ im Übrigen durchaus mit anderen Abteilungen, die es möglicherweise nicht einsehen wollen, dass der Zuschlag nicht auf den „ungewöhnlich niedrigen Preis“ erteilt wird.
Es gibt also erheblichen Begründungszwang für die Beschaffungsstellen nicht nur in Richtung Bieter, sondern auch gegenüber den Fachabteilungen etc.
Die Ausnahme des echten "Dumpingpreises" z.B. lediglich mit dem Ziel, den Mitbewerber infolge der Marktmacht wirtschaftlich zu beseitigen oder zu behindern, wird kein Bieter der Vergabestelle offenbaren. Entsprechende Tatsachen etc. dürften der Vergabestelle wohl nicht oder nur selten ersichtlich sein.
Im übrigen ist auch die VO PR 30/53 (vgl. § 2 IV VOL/A) zu beachten (Selbstkostenfestpreis bei Kalkulationsmöglichkeit vor Angebotsabgabe, ansonsten "vorläufiger Preis“: Selbstkostenrichtpreis oder als Ausnahmefall Selbstkostenerstattungspreis nach Auftragsdurchführung – Achtung: Bieter müssen rechnen mit Preisprüfung - Rückzahlungsverpflichtung, Ordnungswidrigkeit, "Vergabesperre"). Die genannte Verordnung hat freilich eine andere Zielrichtung, nämlich die „spätere“ Preisprüfung der Aufträge z.B. bei Streit zwischen Vergabestelle und Bieter über die Angemessenheit des Preises. Allerdings findet sich in den entsprechenden Leitsätzen die Anleitung für betriebswirtschaftliche Kalkulation des Preises, die auch hier als Anhaltspunkt für die Beurteilung des Preises eine mögliche Basis bilden kann. Die Preisprüfung ist nicht Sache der Vergabestelle, sondern der Preisprüfungsstellen (z. B. der Länder etc.).
"Dumpingpreise" der "skrupellosen Konkurrenz"
Hier stellt sich nicht selten das Problem, daß der Konkurrent sich schlicht über alle Bedenken hinwegsetzt und ein Angebot mit einem relativ günstigen Preis abgibt und darauf spekuliert, daß sich die Vergütung schon bei "Vervollständigung" der Leistungsbeschreibung erhöhen lassen wird.: "Erst mal den Auftrag......." Der Zuschlag an einen "Abenteurer" wird natürlich für den sorgfältig arbeitenden Kaufmann schwierig erkennbar sein.
Auch hier sollte der Bieter mit Erläuterungen auf die Problematik hinweisen und so versuchen, z.B. eine mögliche Aufklärung nach § 15 VOL/A zu erzwingen, um die Vergabestelle zur Preisprüfung nach § 16 VI VOL/A veranlassen.
Beispielhaft für diese Fälle der "vorbeugenden Information" sind etwa Hinweise auf die eigene, noch angemessene, allerdings knappe Kalkulation".
Diese können dann für die Vergabestelle insbesondere bei besonders niedrigen Preisen der Konkurrenten Anlass sein, von den Konkurrenten mit niedrigeren Angebotspreisen nach § 16 VI VOL/A z. B. entsprechende Nachweise/Belege zu verlangen.
Unzulässig ist der Zuschlag an den „Preisbrecher“, sofern dieser den öffentlichen Auftraggeber nicht bei der Preisprüfung überzeugt.
Wettbewerbsfremde Leistungsbeschreibung - vergabefremde Kriterien
Nicht selten ist der Fehler anzutreffen, dass die Leistungsbeschreibung nicht "neutral" ist, sondern sich auf bestimmte Leistungen/Produkte bezieht. Auch das ist im Grunde nur im Ausnahmefall zulässig (vgl. § 7 III, IV VOL/A).
In diesen Fällen der gegen § 7 I VOL/A verstoßenden Leistungsbeschreibung stellt sich die Frage der Rüge und der Anrufung der Vergabekammer.
Gegebenfalls kann auch – falls zugelassen – mit der Vorlage der Nebenangebote/ Änderungsvorschläge reagiert werden. Sind selbst Nebenangebote nicht zugelassen, so wird der Bieter zunächst Auskunft beantragen und gegebenenfalls "rügen", da andernfalls der Antrag zur Überprüfung an die Vergabekammer nach § 107 II GWB unzulässig sein kann. In diesen Fällen kommt noch hinzu, dass der Bieter vorträgt, er könne wegen de Verstoßes kein Angebot abgeben, sofern nicht ein Angebot abgeben trotz des Verstosses abgegeben werden kann. Andernfalls kann es an der Antragsbefugnis nach § 107 II GWB fehlen. Schweigen oder verspätete Rügen führen hier zur Unzulässigkeit des Antrags an die Vergabekammer.
Unbedingt erforderlich ist im übrigen, dass man speziell bei EU-weiter Vergabe die "Wertungskriterien", die nach § 16 VII VOL/A in den Vergabeunterlagen oder in der Vergabebekanntmachung anzugeben sind, genau erfaßt und das eigene Angebot anhand dieser Kriterien einer simulierten Wertung - ähnlich der Einholung eines "simulierten Angebots" der Vergabestelle - unterwirft. Man überprüft sein Angebot auf diese Weise vor Abgabe. Die Checklists sind hierfür hilfreich und sollten unbedingt genutzt werden.
Einschränkung des Bewerber-/Bieterkreises durch vergabefremde Kriterien
Nach § 97 III S. 2 GWB - vgl. § 97 III GWB2016 bzw. § 58 II Vergabeverordnung 2016 - können zusätzliche Anforderungen an Auftraggenehmer gestellt werden, die betreffen
innovative Aspekte.
Allerdings setzt dies voraus, dass diese Aspekte „in Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand“ stehen (vgl. hierzu § 127 III GWB2016 bzw. §8 II Vergabeverordnung 2016.. Die Herstellung dieses Zusammenhangs ist durchaus problematisch und kritisch zu betrachten. Sehr problematisch ist die hieraus foglende Einschränkung des Bewerberkreises durch diese früher so genannten "Vergabefremde Kriterien". Insofern wird auf § 97 II (Gleichbehandlungsgebot) und IV GWB (über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hinausgehende Anforderungen nur auf der Basis von Bundes- oder Landesgesetz) hingewiesen.
Das gilt z.B. für
die "Tariftreuererklärung"
Erklärungen zum Ausbildungsplatzangebot etc.
Alleridings hat die Reform 2016 hier mehr Klarheit geschaffen (vgl. § 97 III, 127 I, III GWB2016 bzw. § 58 II Vergabeverordnung 2016).
Insofern ist ferner nicht nur unterhalb der Schwellenwerte auf die einschlägigen Landesgesetze zu verweisen. Hier sind die Vorschriften sehr unterschiedlich – von „Null-Regelung“ dieser Fragen bis zu detaillierten Festlegung ist alles anzutreffen (vgl. z. B. Thüringer Vergabegesetz).
Handelt es sich um eine abgeforderte unzulässige Erklärung, so hat der Bieter die Möglichkeit – auch unterhalb der Schwellenwerte z. B. in Thüringen - die Möglichkeit, Rechtsschutz in Anspruch nehmen (Rüge) - im EU-Verfahren: Rüge, Vergabekammer, OLG - vgl. §§ 160 f GWB2016..
Der Mitarbeiter der Vergabestelle ist an seine Vorgaben gebunden und kann nicht nach Gutdünken verfahren - Selbstbindung bei entsprechenden Vorgaben in den Vergabeunterlagen.
Jedenfalls sollte auch für Klarheit gesorgt und insbesondere eine Auskunft eingeholt werden (früher § 17 Nr. 6 VOL/A – jetzt nicht in der VOL/A enthalten), ob Bewerber, die die Erklärung nicht abgeben, ausgeschlossen werden. Dann bleibt immer noch der Weg zur Vergabekammer, der mit diesem Schritt allerdings angekündigt werden kann und muss. Eine unverzügliche Rüge ist unverzichtbar, wenn Rechtsschutz erfolgreich in Anspruch genommen werden soll.
Bewerber und Bieter entwickeln hier meist keine oder zu wenig Phantasie oder verzichten auf ein Angebot, obwohl gute Chancen bei Ausschöpfung der Möglichkeiten gegeben sind.
Die Angst vor einer Benachteiligung durch entsprechende Schritte infolge späterer "Voreingenommenheit" der Vergabestelle und ihrer Mitarbeiter ist vielfach eine von frustrierten Bietern aufgebaute "Fata Morgana", die allerdings nicht vollständig von der Hand gewiesen werden kann. Aber auch die Vergabestellen wollen nur die erfolgreichen Lösungen und keinen "Ärger". Man sollte die Chance nutzen, und ihnen dabei "helfen". Es ist zwar nicht auszuschließen, dass sich ein Beamter aus subjektiven Gründen für einen "gefährlichen Zuschlag" entscheidet. Die Gefahren, einschließlich eventueller Presseberichte, Revisionen, Rechnungshöfe etc. sowie der persönlichen Betroffenheit bei Misserfolg, sind hinreichender Anlass für jeden vernünftigen Bediensteten der öffentlichen Hand von "kritischen Maßnahmen" zu lassen.
Wettbewerbswidriges Verhalten von Konkurrenten
Konkurrenten versuchen, sich Vorteile in Vergabeverfahren zu verschaffen z.B. durch
Überlassen wertvoller Geräte oder Leistungen etc. (etwa Überlassen von teuren Geräten über eine erforderliche Testzeit hinaus, "unentgeltliche Beratungs- und Unterstützungsleistungen" über Maßnahmen hinaus, die die Markterkundung unterstützen usw.); darin können Verstöße gegen das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb), das GWB sowie das Strafrecht gesehen werden;
Es könnte ein Verstoß gegen das UWG vorliegen - unentgeltliche Zuwendungen ("Marktstörung")
Denkbar ist eine unzulässige "Probegabe" ("Erprobungszweck als Vorwand" - "Behinderungswettbewerb“)
Verstöße gegen § 20 I, II GWB
Straftaten nach den §§ 298 ff StGB - Straftaten gegen den Wettbewerb
Straftaten nach den §§ 331 ff StGB - Straftaten im Amt
Ankündigung von Preisnachlässen im Fall des Zuschlags (möglicher Verstoß gegen die VO PR 30/53 - Angebotspreis ist nicht "angemessen", sondern überhöht).
Auch hier kann der benachteiligte Bieter
rügen (vgl. §§ 107 III GWB - vgl. ab 18.4.2016 §§ 160 f GWB2016.)
die Vergabekammer anrufen (§§ 102 GWB - §§ 160 f GWB2016) und den Zuschlag vereiteln (Vorsicht: § 125 GWB - § 180 GWB2016): Schadensersatz bei Rechtsmissbrauch)
den Sachverhalts an die Staatsanwaltschaft zur Überprüfung unter allen rechtlichen Aspekten weiterleiten.
Bei diesen Verstößen ist der Bieter keineswegs schutzlos.
Angebotsunterlagen und Angebote – Übersicht - vgl. § 53 IV, - IV, VII - IX Vergabeveordnung2016.)
Begleitschreiben/Anschreiben zum Angebot auf besonderer Anlage - neutraler Briefbogen ohne Hinweise auf eigene AGB etc. - vgl. § 16 III d VOL/A - vgl. § 57 I Nr. 4 Vergabeverordnung2016.)
Angebot gekennzeichnet und in verschlossenem Umschlag ( vgl. § 53 V, VI VgV2016) bei Ausschreibungen, immer an richtige Stelle - vgl. § 13 I, II VOL/A - ansonsten in Textform mithilfe elektronischer Mittel - siehe hierzu §§ 10, 53 I VgV 2016)
Vollständigkeit des Angebots – Abgabe aller Erklärungen und Nachweise entsprechend Nachweisliste gemäß § 8 III VOL/A - jetzt § 29 I VgV2016 - zur Nachforderung § 56 II - V VgV2016).
Geforderte Angaben, Nachweise und Erklärungen - vgl. §§ 6 III, V, 12 II l), 16 II, III a VOL/A - von der Vergabestelle übersandte Vordrucke und Muster benutzen - ab 18.4.2016 zur Nachforderung § 56 II - V VgV2016).
Bei Erforderlichkeit Erläuterungen des Angebots außerhalb des Angebots - vgl. § 21 Nr. 1 S. 2 VOL/A a. F. – nicht mehr in VOL/A enthalten, wohl aber nach wie vor noch zulässig - Beifügung auf besonderer Anlage
Muster und Proben als zum Angebot gehörig gekennzeichnet - vgl. früher § 21 Nr. 1 IV VOL/A2006 – in VOL/A 2009 nicht mehr enthalten - - allerdings § 46 Nr. 11 a) VgV2016).für die Kennzeichnungen von der Vergabestelle übersandte Vordrucke benutzen
Nebenangebote und/oder Änderungsvorschläge auf besondere Anlage und als solche deutlich gekennzeichnet - vgl. § 21 Nr. 2 VOL/A a. F. – in VOL/A 2009 nicht mehr enthalten, Regelung des § 35 VgV2016) beachten. - Nachweis der Gleichwertigkeit durch plausible, nachvollziehbare und lückenlose Unterlage – Erfüllung der Mindestanforderungen
Bei entsprechendem Verlangen der Vergabestelle: Angabe, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder von anderen beantragt sind - vgl. § 13 V VOL/A 2009 – früher 21 Nr. 3 I VOL/A 2006 - jetzt allerdings § 53 VIII VgV2016)..
Bei Arbeitsgemeinschaften/Bietergemeinschaft: Benennung der Mitglieder sowie Angabe eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages - § 13 VI VOL/A – früher § 21 Nr. 4 VOL/A a. F. - bei Fehlen: Beibringung vor Zuschlag - vgl. § § 21 Nr. 4 VOL/A - vgl. jetzt § 53 IX VgV2016).
Verlangen der Rückgabe von Entwürfen, Ausarbeitungen, Mustern und Proben für den Fall der Nichtberücksichtigung - vgl. § 21 Nr. 5 VOL/A a. f. – in VOL/A 2009 nicht mehr enthalten - ebenso nicht in den Reformvorschriften 2016.
Eventuelle Rügen - Wiederholung, sofern bereits vorgetragen - vgl. § 107 III GWB - § 160 GWB2016).
Bezugnahme auf erteilte Auskünfte - vgl. § 17 Nr. 6 VOL/A a. f. – in VOL/A 2009 und den Reformvorschriften nicht mehr enthalten
Antrag auf Ortsbesichtigung Einsichtnahme in Unterlagen - vgl. § 12 VII, IX EG VOL/A – früher 18 a Nr. 2 IV VOL/A a. f. - zur angemessenen Fristverlängerung z. B. für Angebote bei notwendiger Ortsbesichtigung etc. vgl. § 20 II V VgV2016
Im Vergabeverfahrenkönnen vorsätzlich oder fahrlässig unzutreffende Erklärungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit etc. zum Ausschluß führen - § 16 IV i. V. m. 6 V e) VOL/A - vgl. auch § 124 I Nr. 9 c) GWB2016).
Hier muss äußerste Vorsicht an den Tag gelegt werden - fachkundiger Rechtsrat ist auf jeden Fall einzuholen.
Die anderen Bieter können als Beteiligte des Vergabeüberprüfungsverfahrens nach § 111 GWB Akteneinsicht beantragen - nach neuem Recht § 165 GWB2016).

References: § 28
 § 8
 § 29
 § 8
 § 1
 § 121
 § 31
 § 97
 § 35
 § 2
 § 28
 § 127
 § 58
 § 18
 § 16
 § 16
 § 16
 § 16
 § 160
 § 107
 § 15
 § 38
 § 98
 § 99
 § 100
 § 12
 § 15
 § 38
 § 23
 § 15
 § 38
 § 116
 § 122
 § 126
 § 121
 § 6
 § 122
 § 50
 § 7
 § 29
 § 121
 § 31
 § 46
 § 7
 § 46
 § 46
 § 28
 § 28
 § 28
 § 6
 § 1
 § 6
 § 53
 § 7
 § 2
 § 7
 § 121
 § 121
 § 16
 § 57
 § 17
 § 35
 § 160
 § 35
 § 9
 § 21
 EuGH 
 § 9
 § 16
 § 7
 § 107
 § 101
 § 101
 § 18
 § 16
 § 15
 § 16
 § 6
 § 16
 § 16
 § 16
 § 16
 § 16
 § 110
 § 101
 § 110
 § 16
 § 25
 § 60
 § 2
 § 2
 § 15
 § 16
 § 16
 § 7
 § 7
 § 107
 § 107
 § 16
 § 97
 § 97
 § 58
 § 127
 §8
 § 97
 § 97
 § 58
 § 17
 § 20
 § 125
 § 180
 § 53
 § 16
 § 57
 § 53
 § 13
 § 8
 § 29
 § 56
 § 56
 § 21
 § 21
 § 46
 § 21
 § 35
 § 13
 § 53
 § 13
 § 21
 § 21
 § 53
 § 21
 § 107
 § 160
 § 17
 § 12
 § 20
 § 16
 § 124
 § 111
 § 165