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GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS - PDF
GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
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Eliana Beltrão da Costa
2 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
4 Carlos José de Lima Castro Autores Josué José Tobias Carlos Roberto Victorino GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS 2ª Edição Com base na legislação em vigor em novembro de 2007 Prazos para guarda de livros e documentos no âmbito federal Multas aplicáveis no caso de descumprimento de obrigações acessórias Legislação aplicável Índice sistemático Índice alfabético Apêndice: Certificação Digital
5 Autores Carlos José de Lima Castro Carlos Roberto Victorino Josué José Tobias Apêndice: Certificação Digital por Certisign Certificadora Digital S/A Direito dos autores cedidos e reservados à Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), nos termos da Lei nº 9.610, de Reprodução autorizada, desde que citada a fonte. Atualização, Formatação e Diagramação Fontes de Pesquisa: Legislação federal (www.fiscosoft.com.br) Guia de Prazos (SESCAP/PR) Guia de Prazos para guarda e manutenção de livros fiscais e multas de obrigações acessórias (SESCON/SP) Obrigações Acessórias e Multas (SESCON/SP)
6 A P R E S E N T A Ç Ã O É com imensa satisfação que a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon) edita a publicação Guarda e Manutenção de Documentos Fiscais. O trabalho, revisado pela FISCOSoft Editora, visa facilitar o dia-dia dos profissionais da contabilidade ou de outras atividades correlatas. Além disso, a obra pretende mostrar às autoridades a quantidade de obrigações e prazos que as empresas devem cumprir. O livro traz informações detalhadas sobre a legislação vigente no País, esclarece questionamentos e elucida, de forma explicativa, obrigações do empresariado e competências governamentais. Atenta às alterações legais que surgem a cada dia, a Fenacon manterá em seu site uma versão sempre atualizada do guia para a consulta de todos os profissionais. A Federação deseja que esse instrumento facilite o cotidiano das empresas e dê aos profissionais a segurança de estar trilhando o caminho correto, nunca perdendo de vista a missão social e institucional da empresa. Com orgulho, apresentamos essa publicação. Esperamos que ela seja ferramenta essencial no dia-dia dos nossos associados e representados. Obrigado a todos que colaboraram na produção e revisão do guia, em especial os empresários contábeis Carlos José de Lima Castro e Carlos Roberto Victorino, o advogado Josué José Tobias e à FISCOSoft Editora. A vocês devemos o sucesso desta obra. Valdir Pietrobon Presidente da Fenacon
8 S U M Á R I O ÍNDICE ANALÍTICO...7 PARTE I REGRAS GERAIS...11 PARTE II - QUADROS SINÓTICOS (Prazos de Guarda e Obrigações Acessórias)...14 PARTE III - OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS...24 APÊNDICE: CERTIFICAÇÃO DIGITAL...67 ÍNDICE ALFABÉTICO...85
10 Í N D I C E A N A L Í T I C O PARTE I...11 I.1 Introdução I.2 Regras Gerais I.2.1. Comercial e Fiscal I.2.2 Previdenciária I.2.3 Trabalhista I Direito Individual...12 I Administração...12 I.3 Regras Excepcionais I.3.1 Ações cíveis I.3.2 Falência e Recuperação Judicial I.3.3 Comissão de Conciliação Prévia PARTE II...14 II.1 Quadros Sinóticos - Prazos de Guarda II.1.1 Previdenciária II.1.2 Trabalhista II.1.3 Tributária II.2 Obrigações Acessórias - Multas e Prazos II.2.1 Previdenciária - Multas II.2.2 Trabalhista - Multas ) Tabela das Multas Administrativas de Valor Variável (em UFIR)* ) Tabela das Multas Administrativas de Valor Fixo (em UFIR)...18 a) Tabela em UFIR de gradação das multas de valor variável (art. 5º)...19 b) Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicável a todas as infrações...20 c) Tabela em UFIR de graduação de multas de valor variável aplicável aos critérios II e III, Alínea b, da tabela acima II.2.3 Tributária - Multas II.2.4 Prazos de Entrega...22 PARTE III...24 III.1 Previdenciária III.1.1 Documentos III.1.2 Contagem do Prazo III.1.3 Multas III Redução das multas...25 III.1.4 Guia da Previdência Social GPS III.1.5 Pessoas Jurídicas de Direito Privado Beneficentes de Assistência Social III.1.6 Contribuintes Individuais... 27
11 8 ÍNDICE ANALÍTICO III.1.7 Retenção dos 11% ao INSS Pessoas Jurídicas III Obrigações Acessórias da Empresa Contratada...31 III Obrigações Acessórias da Empresa Contratante...32 III.1.8 Salário-Educação III.1.9 Salário-Família III.2 Trabalhista III.2.1 Trabalhador Urbano e Rural - Documentos da Relação Empregaticia III.2.2 Livros ou Fichas de Registro de Empregados III.2.3 Contratos De Trabalho III.2.4 Comunicação de Acidentes do Trabalho CAT III.2.5 Multas III Redução das multas...35 III.2.6 Fundo de Garantia do Tempo de Serviço FGTS III.2.7 Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), e Usuários do Sistema Empresas de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP)...36 III.2.8 Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) III.2.9 Relação Anual de Informações Sociais RAIS III.2.10 Cadastro Geral De Empregados E Desempregados (CAGED) III.2.11 Contribuição Sindical III.2.12 Seguro-Desemprego...38 III.2.13 Segurança e Saúde em Medicina do Trabalho (SSMT) III.3 Comercial e Fiscal III.3.1 Livros e Comprovantes da Escrituração III Livros Obrigatórios...39 III Livros e Documentos Pertinentes a Ações Judiciais ou Administrativas...39 III Comprovantes da Escrituração...40 III.3.2 Documentos relativos a tributos III Comprovante Anual de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte...40 III Arquivos Digitais...41 III.3.3 Declarações e Demonstrativos III Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica DIPJ...43 III Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais DACON...44 III Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DCTF...46 III Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica Simples...48 III Declaração do Simples Nacional...49 III Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa...50 III Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DIRF...51
12 ÍNDICE ANALÍTICO 9 III Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação PER/DCOMP...52 III Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias DIMOB...54 III Demonstrativo de Notas Fiscais DNF...55 III Declaração Especial de Informações - DIF...56 III DIF - Bebidas...56 III DIF - Cigarros...57 III DIF - Papel Imune...58 III Declaração do Imposto Sobre a Propriedade Territorial Rural DITR...58 III Demonstrativo do Crédito Presumido DCP...60 III Declaraçao de Informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal DIPI - TIPI III Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física - DIRPF...62 III.3.4 Outros Documentos III Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos - DECORE...64 III Auditores Independentes...64 III Sociedades Seguradoras, de Capitalização, Entidades Abertas de Previdência Privada e Corretoras de Seguros, Relativos a Contratos...64 III Dos Títulos de Capitalização e dos Contratos de Seguros...64 III Dos Contratos Previdenciários...65 III Sociedades Anônimas...65 III Extinção das debêntures...65 III Títulos ou Contratos de Investimento Coletivo...66
13 PREÂMBULO Neste Guia discorremos sobre os prazos para guarda de livros e documentos, e ainda, tratamos sobre as multas aplicáveis no caso de descumprimento de obrigações acessórias. Alertamos para que o usuário fique atento quanto à abrangência do Guia. Primeiramente, cumpre esclarecer que tudo o que foi tratado refere-se à área federal. Há inúmeras outras obrigações das esferas estaduais e municipais que não estão abrangidas pelo escopo deste trabalho. O universo de obrigações tributárias no Brasil, atualmente, não nos permite o desenvolvimento de um trabalho tão completo quanto gostaríamos, de forma que poderá ser necessária a consulta a outras fontes, para complementar algum aspecto menos usual. Por fim, lembramos que não estão abrangidas neste Guia as obrigações principais, e que o mesmo, tomou por base a legislação em vigor em novembro de Os autores
14 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS PARTE I I.1 Introdução O prazo para guarda de documentos relaciona-se com o prazo decadencial e prescricional relativo a eventuais ações que lhes sejam pertinentes e a constituição de créditos tributários. Assim, nesse primeiro momento, descreveremos os prazos para prescrição e decadência, que em última análise são os mesmos prazos que devemos obedecer para a guarda de documentos. NOTA: Em rápidas linhas, podemos definir a decadência como o prazo que a Fazenda Pública tem para constituir o crédito tributário (p. ex. lavrar o Auto de Infração ou Notificação de Lançamento), logo, atinge o aspecto material do tributo. A prescrição, no entanto, refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte, p. ex.), portanto, refere-se ao direito instrumental ( processual ). I.2 Regras Gerais I.2.1. Comercial e Fiscal Temos, em princípio, três dispositivos legais que tratam do prazo de guarda de documentos, para a área comercial e fiscal: a) Art. 195, parágrafo único do CTN Código Tributário Nacional; b) Art. 37 da Lei nº de 1996; c) Art. 4º do Decreto-Lei nº 486 de O art. 195 do CTN, em seu parágrafo único, determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. Ou seja, por esse dispositivo, o prazo de guarda de documentos segue o prazo de prescrição dos tributos. O art. 37 da Lei nº de 1996 dispõe que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. Por sua vez, o art. 4º do Decreto-Lei nº 486 de 1969, estipula que o comerciante é obrigado a conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se referiram atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. Dessa forma, para sabermos o prazo de guarda de documentos, é preciso adentrar nos prazos para decadência e prescrição. No CTN, o prazo de decadência encontra-se previsto no art. 173, enquanto que o prazo prescricional, consta no art. 174, a seguir transcritos:
15 12 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS I.2.2 Previdenciária Art O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados: I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado. Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento. Art A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. (...) Na esfera previdenciária, conforme o disposto na Lei nº de , a forma de inicio de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), distinguindo-se o prazo prescricional da Previdência Social, que terra direito de apurar e constituir seus créditos em até 10 (dez) anos. (art. 45 da Lei 8.212/1991). I.2.3 Trabalhista I Direito Individual São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, ação quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de 05 (cinco) anos e até o limite de 02 (dois) anos após a extinção do contrato de trabalho, conforme disposto no artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal e artigo 11, I, da CLT. A contagem dos prazos retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com o prazo de 05 (cinco anos), podem, em regra, ser inutilizados para fins reclamatórios, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas deste prazo, a contar da data do ingresso da ação. Contudo, deve estar à disposição da fiscalização do INSS por um período de 10 (dez) anos. Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos, esse terá inicio a contar da data da extinção do contrato de trabalho. I Administração Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda tem regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos, para os documentos relacionados ao FGTS. Alusivos documentos, para efeitos de comprovação do de tempo de serviço de empregados e ex-empregados, podem ser guardados por tempo indeterminado. I.3 Regras Excepcionais Não obstante a norma geral regular prazos decadenciais e prescricionais bem como suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papeis relacionais devem ser guardados enquanto não prescrito os prazos de interposição das eventuais ações.
16 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS 13 I.3.1 Ações cíveis 1. Quanto aos prazos das ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 205), as ações prescrevem em 10 (dez) anos, se a lei não lhe houver fixado prazo menor (artigo 206), não havendo mais distinção de prazos para ações entre presentes ou entre ausentes. No caso da execução, de acordo com a Súmula 150 do STF: prescreve a execução no mesmo prazo da prescrição da ação. 2. Quanto às ações que visam a cobrança do crédito tributário, o prazo prescricional é aquele previsto no artigo 174 do CTN, qual seja, 05 (cinco) anos, contados da constituição definitiva do crédito, podendo ocorrer à interrupção da contagem no caso de citação pessoal feita ao devedor; pelo protesto judicial; por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor. Quanto aos tributos sujeitos ao lançamento por homologação, como já dito anteriormente, existem interpretações divergentes quanto à contagem de seu prazo decadencial. Esta questão merece a devida atenção. Senão vejamos: O STJ tem externado o posicionamento de que o prazo decadencial para que a Fazenda constitua o crédito tributário, na hipótese de tributos sujeitos ao lançamento por homologação, seria de 10 (dez) e não de 05 (cinco) anos conforme determina o CTN em seu artigo 150, 4º. Tal interpretação surge da conjugação do artigo 150, par. 4º, do CTN. Contudo em ambos julgados, esse entendimento foi ratificado quando não houve o pagamento antecipado do tributo, fato este que descaracteriza o lançamento por homologação. Concluímos, portanto, que: nos tributos sujeitos ao regimento de lançamento por homologação, o prazo para constituir o crédito tributário se rege pelo artigo 150, 4º, do Código Tributário Nacional, isto é 05 (cinco) anos a contar da ocorrência do fato gerador; a incidência da regra supõe, evidentemente, hipótese típica de lançamento por homologação (aquela em que ocorrer o pagamento antecipado do tributo). No entanto, se o pagamento do tributo não for antecipado, já não será o caso de lançamento por homologação, hipótese em que a constituição do crédito tributário deverá observar o disposto no artigo 173, I do CTN conforme o entendimento dos julgados do STJ. I.3.2 Falência e Recuperação Judicial Ocorrendo falência ou deferimento do processamento de recuperação judicial fica suspenso o curso da prescrição bem como todas as ações e execuções em face do devedor, inclusive aquelas dos credores particulares do sócio solidário. O prazo prescricional relativo às obrigações do falido recomeça a correr a partir do dia em que transitar em julgado a sentença do encerramento da falência (artigo 6º e 157, da Lei nº /05). Ressalta-se que esta lei não se aplica a: empresa pública e sociedade de economia mista; instituição financeira pública ou privada, cooperativa de crédito, consórcio, entidade de previdência complementar, sociedade operadora de plano de assistência à saúde, sociedade seguradora, sociedade de capitalização e outras entidades legalmente equiparadas às anteriores (artigo 2º da Lei nº /05).
17 14 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS I.3.3 Comissão de Conciliação Prévia Com a interposição de demanda perante a Comissão de Conciliação Prévia o prazo prescricional será suspenso e recomeçará a partir da tentativa frustada de conciliação, conforme disposto no artigo 625-G da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com redação dada pela Lei nº 9.958/2000, ou no término do prazo de 10 (dez) dias da interposição da demanda, conforme disposto no artigo 625-F da mencionada CLT. PARTE II II.1 Quadros Sinóticos - Prazos de Guarda II.1.1 Previdenciária Documento Guarda Página Comunicação de Acidente de Trabalho CAT 10 anos 25 Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes Indeterminado individuais 28 Comprovante de pagamento - ou a declaração apresentada pelo contribuinte 10 anos individual para fins de apresentação ao INSS 28 Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional 10 anos 25 Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência 10 anos Social de Notificação Fiscal de Lançamento de Débito (NFLD) 25 Comprovante de pagamento ou declaração do segurado 10 anos 25 Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos 25 Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços 10 anos 28 Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária 10 anos 27 Folha de pagamento 10 anos 26 Guia da Previdência Social (GPS) 10 anos 27 Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias 10 anos 25 Salário-Educação documentos relacionados ao benefício 10 anos 32 Salário-Família documentos relacionados ao benefício 10 anos 32 II.1.2 Trabalhista Documento Guarda Página Acordo de compensação de horas* 5 anos 33 Acordo de prorrogação de horas* 5 anos 33 Adiantamento salarial* 5 anos 33 Atestado de Saúde Ocupacional 20 anos, no mínimo, após o desligamento do 38 trabalhador. Autorização de descontos não previstos em lei* 5 anos 33 Aviso prévio comunicado* 5 anos 33 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED 36 meses 37 Carta com Pedido de Demissão* 5 anos 33 Comissão Interna de Prevenção de Acidentes CIPA processo eleitoral 5 anos 38 Comunicação de Acidente do Trabalho CAT 10 anos 34
18 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS 15 Documento Guarda Página Contrato de Trabalho* Indeterminado 34 Controles de ponto* 5 anos 33 Folha de Pagamento* 10 anos 33 Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) depósitos e documentos relacionados Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana GRCSU (para as contribuições não recolhidas não há prazo prescricional) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) 30 anos 35 5 anos anos 36 Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) 30 anos 36 Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho LTCAT* 20 anos 39 Livro Registro de Segurança das caldeiras e vasos sob pressão* Existência do equipamento Indeterminado Livro de Inspeção do Trabalho* Indeterminado 39 Livros ou fichas de Registro de Empregados* Indeterminado 34 Mapa Anual de Acidentes do Trabalho - SESMT 5 anos 39 Pedido de demissão* 5 anos 33 Perfil Profissiográfico previdenciário PPP 20 anos 39 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PCMSO 20 anos 38 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PPRA 20 anos 39 Recibo de entrega do Vale-transporte 5 anos 33 Recibos de pagamentos de férias* 5 anos 33 Recibos de pagamentos de salários* 5 anos 33 Recibos de pagamentos do 13º salário* 5 anos 33 Recibos de pagamento de abono pecuniário* 10 anos 33 Relação Anual de Informações Sociais RAIS 5 anos 36 Relação dos depósitos bancários e salários* 5 anos 33 Resumo Estatístico Anual 3 anos 39 Seguro Desemprego - Comunicação de Dispensa - CD e Requerimento do Seguro-Desemprego - SD 5 anos contados a partir da dispensa do empregado Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho* 5 anos 33 * Para estes casos não há fundamentação legal, trata-se de entendimento. Todavia, a empresa poderá permanecer com tais documentos por prazo superior, se julgar necessário. II.1.3 Tributária Documento Guarda Página Arquivo digital (sistema de processamento de dados) 5 anos 43 Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção na Fonte 5 anos 43 Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 10 anos 39 Contratos de seguros de bens documentos originais 5 anos 64 Contratos de seguros de pessoas documentos originais 20 anos 65 Contratos Previdenciários Privados 20 anos 65 Declaração de Ajuste Anual IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores 5 anos
19 16 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS Documento Guarda Página Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos - DECORE 5 anos 64 Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DCTF 5 anos 48 Declaração de Imposto de Renda DIRF 5 anos 52 Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias - DIMOB 5 anos 55 Declaração de Informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal DIPI-TIPI 33 5 anos Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural - DITR 5 anos 60 Declaração Especial de Informações DIF DIF Bebidas DIF Cigarros DIF Papel Imune 5 anos Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica DIPJ 5 anos 44 Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa 5 anos 51 Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica - Simples 5 anos 49 Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais DACON 5 anos 46 Demonstrativo de Notas Fiscais DNF 5 anos 55 Demonstrativo do Crédito Presumido DCP 5 anos 61 Documentos, papéis de trabalho, relatórios e pareceres relacionados aos serviços 5 anos realizados pelo Auditor Independente 64 Extinção das debêntures livros 5 anos 65 Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro Diário 5 anos permanente 39 - Livro Razão 10 anos Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas 10 anos 40 Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de 5 anos Compensação PER/DCOMP 53 Sociedades Anônimas S/A Títulos ou contratos de investimento coletivo 8 anos 66 Títulos de Capitalização documentos originais 20 anos 65 II.2 Obrigações Acessórias - Multas e Prazos de Entrega II.2.1 Previdenciária Multas Obrigação Multa Página Apresentar informações inexatas, incompletas ou omissas, ou dados não relacionados aos fatos geradores de contribuições previdenciárias em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) Falta de informação mensal ao INSS, por intermédio da GFIP, dos dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuições e outras informações de interesse do mesmo Deixar de preparar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados e seus serviços, de acordo com os padrões normas estabelecidas pelo INSS Deixar de se matricular no INSS, dentro de 30 dias contados da data do início de suas atividades, quando não sujeitos a inscrição no CNPJ 5% do mínimo (1.195,13) por campo com informações inexatas, incompletas ou omissas a partir de R$ 1.195,13 a partir de R$ 1.195,13 a partir de R$ 1.195,
20 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS 17 Obrigação Multa Página Deixar a empresa de descontar da remuneração paga aos segurados a seu serviço importância proveniente de dívida ou responsabilidade por eles contraída junto à seguridade social, relativa a benefícios pagos indevidamente. Deixar a empresa de matricular no INSS obra de construção civil de sua propriedade ou executada sob sua responsabilidade no prazo de 30 dias do início das respectivas atividades Deixar o Titular de Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais de comunicar ao Instituto Nacional do Seguro Social, até o dia 10 de cada mês, a ocorrência ou a não-ocorrência de óbitos, no mês imediatamente anterior, bem como enviar informações inexatas, conforme o disposto no art. 228 do Decreto 3.048/1999 Deixar a empresa de efetuar os descontos das contribuições devidas pelos segurados a seu serviço Deixar de inscrever o segurado empregado perante o INSS Deixar de lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e dos totais recolhidos Deixar a empresa de apresentar ao INSS e à Secretaria da Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização Deixar a empresa de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas no Decreto 3.048/1999 ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira; Deixar a empresa de afixar cópia da GPS, quando recolhida, no quadro de que trata o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovado por meio do Decreto-lei nº 5.542/43 Deixar a empresa de encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional de seus empregados, até o dia dez de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior; e Divergência entre os valores informados pela empresa e pelo Instituto Nacional do Seguro Social sobre as contribuições recolhidas na mesma competência; ou Contratada na cessão de mão-de-obra ou empreitada que sofreu retenção do 11% que não elaborar folha de pagamento distinta por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando; GFIP ou demonstrativo mensal Contratante na cessão de mão-de-obra ou empreitada que reteve 11% da contratada que não mantiver arquivados por 10 anos as notas fiscais, faturas ou recibos de prestação de serviços e correspondentes GFIP s II.2.2 Trabalhista Multas A partir de R$ 1.195,13 A partir de R$ 1.195,13 A partir de R$ 1.195,13 A partir de R$ 1.195,13 De R$ 1.195,13 por segurado não inscrito a partir de R$ R$ ,21 a partir de R$ ,21 a partir de R$ ,21 De R$ 157,24 a R$ ,15 De R$ 157,24 a R$ ,15 De R$ 157,24 a R$ ,15 Entre R$ 1.195,13 e R$ ,33 Entre R$ 1.195,13 e R$ ,33 Obrigação Multa Página Deixar a empresa de elaborar e manter atualizado perfil profissiográfico (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento; Deixar a empresa de manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou de emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo; e a partir de R$ 1.195,13 a partir de R$ ,
21 18 GUARDA E MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS Obrigação Multa Página Deixar de comunicar acidente ocorrido com segurado empregado, por via do formulário de Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP)com dados não correspondentes aos fatos geradores, seja em relação às bases de cálculo, seja em relação às informações que alterem o valor das contribuições, ou do valor que seria devido se não houvesse isenção ou substituição, quando se tratar de infração cometida por pessoa jurídica de direito privado beneficente de assistência social em gozo de isenção das contribuições previdenciárias ou por empresa cujas contribuições incidentes sobre os respectivos fatos geradores tenham sido substituídas por outra Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) com informações inexatas, incompletas ou omissas, nos dados não relacionados aos fatos geradores de contribuições previdenciárias 1) Tabela das Multas Administrativas de Valor Variável (em UFIR)* Natureza Multa Mínima Multa Máxima Segurança do Trabalho 630, ,4745 Medicina do Trabalho 378, ,8472 FGTS: omitir informações sobre a conta vinculada do trabalhador FGTS: deixar de computar parcela de remuneração 2,0000 5, , ,0000 FGTS: falta de depósito 10, ,0000 Entre o mínimo e o máximo do salário de contribuição (R$ 380,00 até R$ 2.894,28 Portaria MPS nº 142/ % do valor devido à contribuição não declarada, respeitado o limite do valor da contribuição prevista no art. 287, I, da Decreto 3.048/1999 5% do valor mínimo previsto o art. 283, I, do Decreto 3.048/1999 (R$1.195,13), por campo omisso ou incorreto. Observações Valor máximo na reincidência, resistência, artifício, simulação Valor máximo na reincidência, embaraço, resistência, artifício, simulação Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício, ardil, resistência, embaraço ou desacato Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício ardil, resistência, embaraço ou desacato Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício ardil, resistência, embaraço ou desacato Seguro desemprego 400, ,0000 Dobrado na reincidência, oposição ou desacato RAIS: não entregar no prazo previsto, entregar com erro, omissão ou declaração falsa 400, ,0000 2) Tabela das Multas Administrativas de Valor Fixo (em UFIR) Dobrado na reincidência, oposição ou desacato Gradação conforme Port. Mtb Nº 319, de (art. 6º) e 1.127, de Natureza Falta de anotação na CTPS Falta de registro de empregado Base legal Multa UFIR CLT, art ,2847 CLT, art ,2847 Observações Por empregado, dobrado na reincidência
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 artigo 11
 artigo 174
 artigo 150
 artigo 150
 artigo 150
 artigo 173
 artigo 625
 artigo 625
 artigo 74