Source: https://www.slideserve.com/abel/ewidencja-ksi-gowa-projekt-w-po-ii
Timestamp: 2017-12-18 15:33:53+00:00

Document:
PPT - Ewidencja księgowa projektów PO IiŚ PowerPoint Presentation - ID:3354061
Ewidencja księgowa projektów PO IiŚPowerPoint Presentation
<iframe src="https://www.slideserve.com/embed/3354061" width="600" height="485" frameborder="0" marginwidth="0" marginheight="0" scrolling="no" style="border:1px solid #CCC;border-width:1px 1px 0;margin-bottom:5px" allowfullscreen webkitallowfullscreen mozallowfullscreen> </iframe>
Ewidencja księgowa projektów PO IiŚ. Halina Kędziora Trener Prowadzący. Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim.
Jednym z podstawowych przepisów unijnych jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999
Zgodnie z art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.
Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia też kontrolę prawidłowości ich wykorzystania.
Podstawy prawne projektu w prawie unijnym i polskim
- ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.
ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.).
Podręcznik Wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (wersja 2.0 z marca 2010 r.)
W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące m.in. wyodrębnionej ewidencji księgowej:
(…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedurydotyczące:
- polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem,
W części „Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków” zapisano :
„ (…) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową.
Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań.”
W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach, które cytujemy poniżej:
§ 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych
Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 15. - Kontrola
Wszystkie dokumenty oraz zapisy księgowe związane z realizacją Projektu podlegają kontroli prowadzonej przez Instytucję Wdrażającą, IP, IZ, IC, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe organy kontroli. Beneficjent zobowiązany jest zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym kontrolom.
Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości Beneficjenta. Do zakładowego planu kont należy natomiast wprowadzić odrębne konta syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe w takim układzie, aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania tych środków.
Zasady tworzenia i zakres tych dokumentów są takie same dla wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe
Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych,
2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi
3. Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.)
Ogólne zasady rachunkowości projektu w prawie unijnym i polskim
Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy)
W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (np. należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień, mimo iż mają być wypłacone w styczniu następnego roku podlegają zarachowaniu do kosztów grudnia. Jeśli zgodnie z umową nabywca odebrał sprzedany dla niego towar w końcowych dniach grudnia, a faktura została wystawiona w styczniu roku następnego, to sprzedawca powinien zarachować tę operację do przychodów ze sprzedaży w grudniu roku bieżącego, a nie w styczniu roku następnego
2. Zasada współmiernościprzychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy)
Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasadę współmierności stosuje się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz kosztów i przychodów finansowych. Zasada ta nie ma natomiast zastosowania do pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz do strat i zysków nadzwyczajnych.
Stosując przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku finansowym za okres bieżący uwzględnia się wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne.
(np. koszty audytu)
3. Zasada istotności (art. 4 ust.3)
Powinna być stosowana z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy, uprawniającego jednostkę do stosowania przez nią uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Jednostka powinna, stosując przepisy art. 10 ust. 1 ustawy, posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią - z uwzględnieniem zasady istotności - rozwiązania (zasady) rachunkowości, spośród możliwych, dopuszczonych ustawą do stosowania oraz sprawdzonych przez praktykę i zwyczaje, jeśli wzmacniają rzetelność informacji i skuteczność kontroli wewnętrznej. Zasadę istotności powinno się stosować nie tylko przy doborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg, lecz również jako zasadę rozstrzygającą przy ocenie tych rozwiązań podczas badania rocznych sprawozdań finansowych. Zasada ta odnosi się również do rozwiązań mających wpływ na wycenę aktywów i pasywów zarówno w ciągu roku, jak też na dzień bilansowy.
Zasady ewidencji przychodów z dotacji projektu w prawie unijnym i polskim
1. Metody ewidencji
Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących działalność tych jednostek. W zależności od tych właśnie przepisów systemowych podmioty gospodarcze powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować jedną z dwóch metod:
- metodą kapitałową lub
- metodą wynikową.
Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów projektu w prawie unijnym i polskim
Podmioty gospodarcze ustalając zasady (politykę) rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych powinny mieć na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości zawierający definicję przychodów rozumianych jako: „uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.”
Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 20 reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych dotacji rządowych. Jako pomoc rządowa traktowane jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, które zostały lub dopiero zostaną spełnione.
Zgodnie z MSR dotacje rządowe należy ująć w księgach rachunkowych, w momencie gdy istnieje „dostateczna pewność”, że jednostka spełni warunki uzyskania dotacji
Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.
Ustalając zasady klasyfikacji środków pochodzących z funduszy strukturalnych UE w jednostkach prowadzących różnego rodzaju działalność gospodarczą (m.in. produkcyjną, usługową, handlową, rolniczą) należy mieć na uwadze następujące przepisy ustawy o rachunkowości:
art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g - określający pozostałe przychody operacyjne jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.
Zapisy księgowe dotyczące ujęcia środków z funduszy strukturalnych UE w księgach rachunkowych jednostek stosujących metodę wynikową mogą przebiegać w następujący sposób:
Wn konto 130 "Rachunek bieżący" lub 135 "Inne rachunki bankowe",
Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Środki z funduszy strukturalnych UE)
Ma konto 702 „Inne przychody”
Ma konto 701 „Przychody z działalności statutowej”
Zasady ewidencji kosztów finansowanych dotacją projektu w prawie unijnym i polskim
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości możliwe są trzy podstawowe rozwiązania w zakresie ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej, a mianowicie:
- według rodzajów – na kontach zespołu 4
- według miejsca pochodzenia – na kontach zespołu 5 z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4,
- według rodzajów i równocześnie według miejsca pochodzenia.
Kwalifikowanie środków trwałych projektu w prawie unijnym i polskim
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15) przez środek trwały rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Wartość początkowa środków trwałych projektu w prawie unijnym i polskim
Wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna stanowi cena jego nabycia, za którą uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji. Wartość tę powiększa również VAT niepodlegający odliczeniu.
Wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie - koszt jego wytworzenia.
Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia środka trwałego do używania, w tym również:
- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu
Do kosztu wytworzenia środków trwałych w budowie nie zalicza się m.in.:
kosztów ogólnego zarządu (na przykład wynagrodzenia wraz z narzutami kadry kierowniczej, księgowości, pracowników BHP, niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną budową),
kosztów promocji i reklamy,
kosztów szkoleń pracowników
podatku od nieruchomości oraz opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, na którym ma być wybudowany środek trwały,
kosztów finansowych - w tym odsetek od kredytów i pożyczek oraz prowizji naliczonych po przekazaniu środka trwałego do używania
Odpisy amortyzacyjne projektu w prawie unijnym i polskim
Pojęcie amortyzacji jest nierozerwalnie związane z pojęciem środków trwałych.
Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (okres przewidywanego uzywania). Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego
Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości projektu w prawie unijnym i polskim
Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostka powinna posiadać dokumentację, opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
b) wykazu ksiąg rachunkowych (wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),
c) opisu systemu przetwarzania danych (opisu systemu informatycznego w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera),
Jednym z integralnych elementów polityki rachunkowości jest Zakładowy Plan Kont ustalający:
wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne),
opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej.
Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla celów realizowanych projektów finansowanych dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych).
Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim aktem prawnym funkcjonującym u Beneficjenta (np. zarządzenie, uchwała). Takim samym aktem prawnym powinny być wprowadzane zmiany do polityki.
Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu w prawie unijnym i polskim
Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych
Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki
Metoda mieszana – częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne
Wprowadzenie kont pozabilansowych
Zakładowy Plan Kont projektu w prawie unijnym i polskim
010 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 - 2 Budynki i lokale
010 - 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 – 3 – 1 komputery – działalność podstawowa
010 - 3 - 2 komputery – Projekt A
010 - 3 - 3 komputery – Projekt B
010 - 4 Inne środki trwałe
070-1 Prawa użytkowania wieczystego gruntów
070-2 Budynki i lokale
070-3 Urządzenia techniczne i komputery
070-3-1 komputery – Projekt A
070-3-2 komputery – Projekt B
070-4 Inne środki trwałe
Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych.
010 Środki trwale
010 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A
010 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 – 5 – 2 Budynki i lokale
010 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 – 5 – 4 Inne środki trwałe
010 - 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B
010 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
010 – 6 – 2 Budynki i lokale
010 – 6 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
010 – 6 – 4 Inne środki trwałe
070 - 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 - 2 Budynki i lokale
070 - 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 - 4 Inne środki trwałe
070 - 5 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A
070 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 – 5 – 2 Budynki i lokale
070 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 – 5 – 4 Inne środki trwałe
070 - 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B
070 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów
070 – 6– 2 Budynki i lokale
070 – 6– 3 Urządzenia techniczne i komputery
070 – 6– 4 Inne środki trwałe
Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na „podłączanie” do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do ustawy o rachunkowości.
W przypadku projektów inwestycyjnych zdecydowana większość operacji będzie ewidencjonowana na koncie 080 (081, 082 itp.) „Środki trwałe w budowie”. Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń kosztów, a także do rozliczeń kosztów na uzyskane efekty
080 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”
081 „Środki trwałe w budowie – projekt X”
080 „Środki trwałe w budowie”
080 – 1 „Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa”
080 – 2 „Środki trwałe w budowie – projekt X”
095 „Środki trwałe w budowie – projekt X” (konto pozabilansowe)
W przypadku ewidencjonowania kosztów tylko na kontach zespołu 4 alternatywnym sposobem może być założenie kont pozabilansowych, np. zespół 9.
901 - Koszty kwalifikowane związane z projektem A
901-1 Amortyzacja
901-2 Materiały biurowe i energia
901-3 Usługi obce
901-4 Wynagrodzenia
901-5 Narzuty na wynagrodzenia
901-6 Pozostałe koszty
Wyodrębnienie ewidencji księgowej przychodów z tytułu otrzymanej dotacji uzależnione jest od tego, do jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane w jednostce:
- operacyjnej (statutowej), tj. działalności podstawowej
- pozostałej operacyjnej, tj. działalności ubocznej.
Jeżeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub więcej dotacji, dla każdej z nich powinno być założone odrębne syntetyczne konto przychodów lub dodatkowa analityka.
Ewidencja jako przychody operacyjne
701 „Inne przychody określone statutem”
701-1 „Dotacja Projekt A”
701-2 „Dotacja Projekt B”
701-3 „Inne przychody – darowizny”
Można również założyć odrębne konto syntetyczne tylko dla ewidencjonowania dotacji
702 „Przychody statutowe z tytułu otrzymanych dotacji”
702-1 „Dotacja Projekt A”
702-2 „Dotacja Projekt B”
Ewidencja jako pozostałe przychody operacyjne
761 – „Pozostałe przychody operacyjne”
761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego”
761-2 „Przychody z dotacji”
761-2-1 „Dotacja Projekt A”
761-2-2 „Dotacja Projekt B”
761 „Pozostałe przychody operacyjne”
761-2 „Przychody z dotacji Projekt A”
761-3 „Przychody z dotacji Projekt B”
Wyodrębniona ewidencja w jednostkach sfery finansów publicznych
W jednostkach tych wyodrębnienie księgowe operacji dodatkowo wymusza Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem istnieje konieczność stosowania do paragrafów (które są elementem kont analitycznych) – czwartej cyfry:
Jednostki sfery finansów publicznych projektu w prawie unijnym i polskim
0 - w przypadku finansowania wydatku, który nie jest ujęty w budżecie projektu
7 – w przypadku finansowania wydatku ze środków unijnych (budżet środków europejskich)
9 – w przypadku finansowania wydatku kwalifikowalnego ze środków współfinansowania krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujętego w projekcie (budżet państwa)
Integralnym elementem Zakładowego Planu Kont jest:
- opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej.
W dalszej części przedstawia się przykład opisu który powinien się znaleźć w zakładowym planie kont, i który powinien być taki sam bez względu na formę organizacyjną Beneficjenta oraz sektor (transport i energetyka, środowisko, nauka, zdrowie, kultura)
Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu „ System gospodarki odpadami” w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych
Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu „ Internetowa biblioteka zbiorów zabytkowych” w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych
Przykładowe opisy w zakładowym planie kont
Konto 070 „Umorzenie środków trwałych”
W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego 070-4
070-4-1 Umorzenie urządzeń technicznych i wyposażenia finansowanych z własnych środków
070-4-2 umorzenie komputerów finansowane w projekcie XXXX
Konto 080 „Środki trwałe w budowie”
W związku z finansowaniem kosztów budowy środka trwałego ze środków dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się do konta analitycznego 080-1-1 „Budowa obiektu Y” trzeci poziom analityki
080-1-x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami własnymi
080-1-x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami z dotacji unijnej w ramach projektu XXXX
W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnych przekazanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na zakup wyposażenia biura wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego 010-5
010-5-1 Wyposażenie finansowane z własnych środków
010-5-2 Wyposażenie – finansowane dotacją z MRR
Kod księgowy projektu w prawie unijnym i polskim
Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten może przyjmować dwie postacie:
- kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego
- kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym
Kod księgowy w ramach systemu księgowego
Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące „zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu”.
Używanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być jednak odpowiednio skonfigurowany, żeby zapewnić uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki udzielające dotacji.
Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp.
W trakcie księgowania operacji, przed wydaniem polecenia „zaksięguj” można wydać polecenie „oznacz kodem” (cechą, znacznikiem). Podczas oglądania dokumentu w systemie, ale również na różnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie księgowym, dziennik księgowań it.p) przy dokumencie pojawia się odpowiednie oznaczenie. Można również wydać polecenie aby system pokazał i wydrukował tylko pozycje oznaczone odpowiednim symbolem (kodem).
Oczywiście takim samym kodem należy w takiej sytuacji oznaczyć sam dokument.
W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia żadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych.
Ponieważ jednak metoda ta jest stosowana w ramach funkcjonującego systemu księgowego, wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe opisanie jej w polityce rachunkowości.
W związku z otrzymaniem dotacji z Ministerstwa Infrastruktury na realizację projektu „Rozwój inteligentnych systemów transportowych” wprowadza się aneks do polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX o następującej treści:
„ Dla wszystkich operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX stosuje się oznaczenie tych operacji w systemie finansowo-księgowym literą „T”.
Stosowany system finansowo-księgowy zapewni aby oznaczenie kodem „T” znajdowało się przy danej operacji na wydrukach zapisów kont księgowych oraz dziennika księgowań. Oznaczenie kodem będzie się znajdowało również na edytowanych w programie finansowo-księgowym dokumentach”
Kod księgowy poza systemem księgowym
Regulację tego problemu wskazuje Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiując pojęcie kodu księgowego:
„Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych:
- nr dokumentu źródłowego,
- nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu,
- kwotę netto dokumentu,
- kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu.
Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) - Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.”
Metoda ta nie powoduje konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie księgowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie dokumentów odbywa poza tym systemem. Niemniej jednak w polityce rachunkowości należy wpisać informację o tym sposobie ewidencji pozaksięgowej.
Należy jednak zwrócić uwagę, że wspomniana wyżej definicja została sformułowana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jedynie w „Zasadach finansowania PO KL” (dokument dostępny na stronie POKL). Biorąc jednak pod uwagę, że Ministerstwo jest Instytucją Zarządzającą zarówno w przypadku PO KL jak i PO IiŚ wydaje się, że nie będzie błędem odniesienie tej definicji również do innych programów operacyjnych.
W przeciwnym przypadku niemożliwe byłoby w żadnym przypadku finansowanie wydatków poniesionych przez Beneficjenta w latach poprzedzających podpisanie umowy o dofinansowanie. Ponadto uniemożliwiałoby to realizację projektów przez Beneficjentów nie zobowiązanych w ogóle do prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. parafie, związki wyznaniowe itp.)
Beneficjent stosując odpowiedni kod księgowy, odpowiednio oznacza dokumenty oraz sporządza ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu.
Beneficjent realizuje trzy projekty finansowane ze środków unijnych. Jeden z projektów, realizowany w ramach PO IiŚ oznaczył kodem „C”
W aneksie do polityki rachunkowości opisującym zasady ewidencji wydatków z danego projektu umieścił odpowiednią adnotację o kodzie nadanym wydatkom w realizowanym projekcie, dotyczącym lat poprzednich, np.:
„Operacjom gospodarczym, które miały miejsce w latach 2007 – 2009 zostaje przyporządkowany kod C, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane w projekcie”. Wydatki te zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu”.
Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg wyodrębnienia operacji zaznacza, że ma to dotyczyć wszystkich operacji związanych z projektem, ale jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Zasadą, która może wprowadzać ograniczenia w wyodrębnianiu zapisów księgowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy nie później niż w ciągu 3 miesięcy (do 31 marca roku następnego).
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Beneficjent w 2010 r. nie ma żadnej prawnej ani technicznej możliwości aby wyodrębnić zapisy księgowe dotyczące wydatków z lat 2007-2009. są już na pewno nieodwracalnie zamknięte.
Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać przeksięgowań, Beneficjent może zastosować odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu
Wyodrębnienie operacji mających miejsce w trakcie i po zakończeniu projektu
Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. Może też powstać sytuacja odwrotna, że wydatek nie został wykazany przez Beneficjenta chociaż jest niezbędny dla realizacji projektu.
W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat zatwierdzonych – należy zastosować pozaksięgowy wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub niezatwierdzonego – należy dokonać stosownych przeksięgowań.
Należy zwrócić uwagę na sposób przeksięgowań. Dokumenty ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być usuwane. Nie należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych poprzez zmianę tych zapisów w księgach, a co za tym idzie zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (Polecenie księgowania) na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.
W ramach realizacji projektu mogą być generowane wydatki niekwalifikowalne, chociaż są one niezbędne do realizacji projektu.. W projektach inwestycyjnych często pojawiają się wydatki na różnego rodzaju roboty dodatkowe. Wydatki te nie są kwalifikowalne ale zwiększają wartość projektu. Rozporządzenie 1083 stanowi, że wyodrębnione księgowo mają być wszystkie operacje związane z projektem, a więc również i te.
K (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych)onsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji
W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące beneficjentów projektów.
- trybu wyboru wykonawcy oraz zawierania umów w ramach projektu realizowanego w ramach POIiŚ – zgodne z zasadami obowiązującymi w POIiŚ (patrz rozdział 7, punkt d – Zawieranie umów dla zadań objętych projektem),
- weryfikacji, czy roboty, usługi lub dostawy za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową,
- przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodnie z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego,
- archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.
Paragraf 17 umowy o dofinansowanie
W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi zostało:
wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;
wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy realizacji Projektu;
podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
Stosowanie cyfr „7”, „8”, „9” (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych)
Obowiązek oznaczania poniesionych wydatków czwartą cyfrą 7, 8 lub 9 (klasyfikacji budżetowej) dotyczy podmiotów sektora finansów publicznych. Podmioty te mają obowiązek sporządzać roczne sprawozdania Rb-WS, w których wykazują wydatki strukturalne (z krajowych środków publicznych poniesione w związku z realizacją celu )
Celem tego sprawozdania jest dostarczenie informacji o kształtowaniu wydatków w obszarach strukturalnych do UE
Są to wszystkie wydatki z końcówką „9" (środki krajowe). Jeżeli w ramach projektu wystąpiły wydatki niekwalifikowane (z końcówką paragrafu „0") należy je również włączyć do tego sprawozdania w celu zaprezentowania całości wkładu krajowego poniesionego na realizację projektu.
Sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca za rok poprzedni. Jednak w sprawozdaniu tym muszą być zamieszczone wydatki na cele strukturalne faktycznie poniesione w danym roku sprawozdawczym (ujęcie kasowe). Z tego powodu nie ma możliwości korygowania pod tym kątem wydatków zaksięgowanych w poprzednim roku budżetowym. Wszystkie wydatki, które zostały poniesione do 31 grudnia muszą pozostać z taką cyfrą z jaką zostały wydatkowane.
W przypadku państwowych jednostek budżetowych możliwość przeksięgowania z „7” na „9” nie istnieje również w trakcie roku budżetowego. Dotyczy to sytuacji gdy zostanie stwierdzona niekwalifikowalność wydatków w zakresie projektów PJB. W takiej sytuacji ryzyko pokrycia wydatków niekwalifikowalnych obciąża budżet państwa, co oznacza, iż PJB nie zwraca wydatków poniesionych w ramach wydatków budżetu środków europejskich.
Z uwagi na fakt poniesienia wydatków poprzez rachunek BGK do obsługi płatności nie jest również możliwe dokonanie przeksięgowania tych wydatków i np. zaewidencjonowanie ich w paragrafach z czwartą cyfrą „0”. W przypadku projektów gdzie beneficjentem jest inny podmiot niż PJB w przypadku stwierdzenia niekwalifikowalności wydatku beneficjent powinien dokonać zwrotu środków stanowiących wydatki niekwalifikowalne lub instytucja powinna dokonać potrącenia weryfikując kolejny wniosek o płatność.
Zakwestionowanie obowiązkowych procedur, w tym brak wyodrębnionej ewidencji może skutkować obowiązkiem zwrotu całej dotacji.
Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej sytuacji „trybu zastępczego” w postaci pozaksięgowego wyodrębnionego kodu do wszystkich operacji (w tym również tych, co do których miał możliwość ich wyodrębnienia) wydaje się ryzykowne.
Zasady, zakres oraz metodyka przeprowadzania kontroli Beneficjenta zostały uregulowane w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.
Kontrole projektów na miejscu
Istotą prowadzenia kontroli projektów na miejscu jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Minimalny zakres kontroli projektu na miejscu został określony w Załączniku nr 3 do Wytycznych. Zgodnie z nim jednym z obowiązkowych elementów kontroli jest ustalenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową przed akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola na zakończenie realizacji projektu powinna obejmować co najmniej:
a) weryfikację wniosku o płatność końcową przekazanego przez beneficjenta i sprawdzenie jego zgodności z poprzednimi wnioskami o płatność, jeżeli były składane przez beneficjenta,
b) sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
Jednym z podstawowych dokumentów określającym właściwą ścieżkę audytu jest polityka rachunkowości opisująca sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej. Na podstawie tego dokumentu (w konfrontacji z danymi wynikającymi z wniosków o płatność) kontrolujący wie jakie zestawienia (wydruki) z ewidencji księgowej powinien zażądać od Beneficjenta (zapisy na kontach księgowych, dziennik księgowań, sprawozdania). Zapisy na kontach księgowych dają z kolei informację o dokumentach jakie należy sprawdzić.
1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont .
Podczas kontroli należy skonfrontować numery kont, na których dokonywane są księgowania z wykazem kont określonym w zakładowym planie kont. Nieprawidłowości należy usunąć poprzez aktualizację planu kont.
Podczas kontroli stwierdzono, że wydatki związane z realizacją inwestycji (środki trwałe w budowie) były ewidencjonowane na koncie
011 – 2 -2. Kontrolujący stwierdził, że w zakładowym planie kont takie konto nie występuje. Wydano zalecenie aktualizacji zapisów w zakładowym planie kont.
2. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów.
Przepisy wymagają aby wszystkie operacje w projekcie były księgowo wyodrębnione. Podczas kontroli należy przeanalizować czy operacje związane z zakupem środków trwałych, operacje kasowe, operacje związane z przychodami z tytułu dotacji również zostały prawidłowo wyodrębnione. W tym celu podczas kontroli dokumentów źródłowych należy zwrócić szczególną uwagę na dekretację na dokumentach. Na tym etapie kontroli często można wykryć błędy w tym zakresie.
Na fakturze zakupu komputera jest dekretacja wskazująca, że operację zaksięgowano na koncie 010- 5 -2. Sugeruje to, że operacja została prawidłowo wyodrębniona. Podczas kontroli stwierdzono, że zapisy w zakładowym planie kont wymieniają konta:
010 – 5 Urządzenia techniczne i komputery
010-5 -1 Urządzenia techniczne i komputery – dział sprzedaży
010-5-2 Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji
To oznacza, że brak jest wyodrębnionej ewidencji dla komputerów finansowanych dotacją
Powinna być utworzona dodatkowa analityka:
010- 5 -2 Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji
010-5-2-1 Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – działalność podstawowa
010-5-2-2 Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – Projekt XXXX
Wydano zalecenie wyodrębnienia księgowego tej operacji
3. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji na kontach pozabilansowych bez zapewnienia odpowiednich procedur systemowych
Brak odpowiednich procedur powinien powodować kwestionowanie tej metody jako niewiarygodnej, a co za tym idzie obowiązek zastosowania innej metody.
Księgowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga stosowania tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczeństwo popełniania błędów. Może się zdarzyć, że ujmiemy operację na tym koncie a „zapomnimy” ująć ją na kontach bilansowych lub wynikowych. Dlatego aby dozwolone było wyodrębnianie ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu księgowego aby nie dopuszczał on możliwości księgowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub wynikowym.
4. Pomyłki w księgowaniach.
Zdarza się to zwłaszcza przy bardzo rozbudowanej ewidencji analitycznej. W przypadku gdy ewidencja analityczna jest rozbudowana do czterech, pięciu poziomów należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość księgowania. Ewentualne pomyłki muszą być naprawiane. Może to jednak powodować problemy w przypadku gdy projekt trwa dłużej niż rok, a błąd zostanie zauważony po zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w którym został on popełniony. Nie ma wtedy możliwości poprawy błędu w księgach rachunkowych.
Podczas kontroli stwierdzono, że koszt wynagrodzeń został zaksięgowany na koncie
405- 1-2-1. Powinien być zaksięgowany na koncie 405-1-2-2. Stwierdzono, że jest to oczywista pomyłka przy księgowaniu. Pomyłka zdarzyła się w tym samym roku, w którym była kontrola. Wydano polecenie przeksięgowania wydatku na prawidłowe konto. Gdyby kontrola była w roku następnym i nie byłoby już możliwe przeksięgowanie należałoby się zastanowić czy nie pozwolić Beneficjentowi na zastosowanie kodu księgowego.
5. Nie wyodrębnianie środków trwałych w ewidencji środków trwałych. Wyodrębnienie zakupu środków trwałych tylko na kontach księgowych może powodować problemy z prawidłowym wypełnieniem obowiązku utrzymania trwałości projektu. Zwłaszcza w przypadku niskocennych środków trwałych których amortyzacja rozłożona jest na okres krótszy niż okres trwałości projektu lub które są amortyzowane jednorazowo w trakcie realizacji projektu
Gdy Beneficjent nie ma już obowiązku utrzymywania wyodrębnionej ewidencji może nie pamiętać, że nie wolno mu zbyć tego środka w okresie trwałości. Odpowiednia adnotacja w rejestrze środków trwałych skutecznie temu zapobiega. W przypadku braku takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to uzupełnić podczas kontroli. W tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych.
6. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (w tym wydatków niekwalifikowanych).
Nieprawidłowość tą można naprawić poprzez sporządzenie odpowiedniego zestawienia – kodu księgowego również podczas kontroli. Nie ma w tym zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych
7. Niewyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w projekcie
Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki:
a) w latach zatwierdzonych – należy zastosować kod księgowy
b) w latach niezatwierdzonych – należy dokonać korekty księgowań
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego

References: art. 60
 art. 7
 art. 4
 art. 10
 art. 3

Art. 41

art. 3
 art. 32
 art. 10
 art. 12
 art. 90
 art. 19
 art. 207