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Timestamp: 2016-05-27 16:25:23+00:00

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................... Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Anexos
7 8 10 11 11 12 12 13 17
............... 1...........................................5 Importancia de la aplicación de esta Metodología en la entidad………..... 1......................ÍNDICE
Introducción………………………………………………………………………....1 Propuesta de la Metodología para la evaluación del sistema de control interno EvaSCI………………………………….... 1........................... 1.........................2 Etapas de la Metodología………………………………………………......................... Resultado............ 1.4 Importancia de la Metodología EvaSCI……………………………………...3 Metodología para la elaboración del Informe.........
en la que se conjuguen adecuadamente todos los elementos que actualmente se aplican a la dirección empresarial con la actividad docente. las características específicas y bajo qué nivel de supervisión.
De la existencia de un adecuado Sistema de Control Interno emana la tranquilidad de saber que se cuenta con normativas que permiten a los trabajadores conocer cómo deben desarrollar las operaciones. además. 297-03 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) sobre el Sistema de Control Interno adquiere una significativa relevancia. de manera que se logre un buen control sobre cada uno de los recursos que intervienen en el proceso. Antonio Núñez Jiménez¨.INTRODUCCION En las condiciones actuales de la economía cubana el estudio.
En tal caso la presente investigación estudia como problema científico las insuficiencias presentes en el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno del Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa ¨Dr. capaces de transformar la realidad circundante en beneficio de la sociedad.
Los ejemplos antes citados permiten que el SCI adquiera efectividad en el cumplimiento de metas y objetivos de la entidad.
Dentro de todo el proceso de la administración pública. garantiza que la transmisión de información entre trabajadores y directivos no se pierda en algunos niveles de la organización. le corresponde a las universidades el importantísimo encargo social de formar profesionales altamente competitivos.
La gestión universitaria debe convertirse en una gestión de excelencia. por solo citar un ejemplo. análisis y evaluación de los componentes y las normas de la Resolución No. Por tanto la hipótesis programada es la siguiente: si se elabora una metodología que permita de manera continua la autoevaluación o evaluación del Sistema de Control
Interno. la observación. sus respectivos instrumentos fueron elaborados por el autor de la investigación.
Para el desarrollo del estudio exploratorio se usan como métodos cuantitativos fundamentales. la encuesta. sistémico. donde se han seleccionado del nivel teórico: histórico lógico. la entrevista. Para dar solución al problema planteado se propone como objetivo general del trabajo: elaborar una metodología para la autoevaluación o evaluación del Sistema de Control Interno en toda la estructura organizativa del centro con el fin de perfeccionar nuestro sistema de trabajo. de lo abstracto a lo concreto. además de permitir el procesamiento de la información obtenida durante el estudio.
. inductivo deductivo.
De acuerdo a esta metodología el aporte práctico del estudio está dado por la propuesta de un procedimiento para la autoevaluación y evaluación del Sistema de Control Interno que permita diagnosticar el estado actual del proceso de perfeccionamiento continuo del Control Interno en el ISMMM. el análisis de documentos y el criterio de experto.
Por lo que el objeto de estudio que enmarca esta investigación es: el Sistema de Control Interno del ISMMM y como campo de acción la autoevaluacion y evaluación del Sistema de Control Interno. analítico sintético.
Son diversos los métodos y técnicas aplicables a este tipo de investigación. De nivel estadístico matemático se utilizó la estadística descriptiva que posibilitó la selección de técnicas para elegir la muestra y las variables a medir en la investigación así como la detección de aquellos elementos ajenos que puedan atentar contra la razonabilidad de los resultados. se garantizará eficiencia y eficacia en el sistema de trabajo para la gestión de los procesos universitarios y la cultura organizacional del centro. También se aplicó el cálculo porcentual para determinar evidencias y variaciones originadas en los análisis efectuados.
midiendo el grado de implementación de los componentes de Control Interno. Cuenta con tres documentos primarios: el Patrón de Calidad (anexo1).Propuesta de la Metodología para la evaluación del sistema de control interno (EvaSCI).
¿Qué es una metodología? La metodología es la ciencia que nos enseña a dirigir determinado proceso de manera eficiente y eficaz para alcanzar los resultados deseados y tiene como objetivo darnos la estrategia a seguir en el proceso. y una Matriz de los Componentes del Sistema de
Teniendo en cuenta el criterio anterior en nuestra propuesta definimos como objetivo: organizar e implementar la evaluación del SCI con el fin de favorecer el proceso de perfeccionamiento y mejora continua de la calidad. donde definimos las variables y los indicadores a evaluar. que te permitirán analizar los resultados y seleccionar el tamaño de la muestra si fuera necesario.1.La novedad científica radica en la modelación de un procedimiento que permita la autoevaluación del Sistema de Control Interno acorde a las características de la entidad y sobre la base de los principios de la implementación para establecer las medidas de mejora continua en todo el sistema de forma sistémica y totalizadora reflejando razonablemente la realidad presente.
Este procedimiento se ha estructurado por cada una de las variables (componentes del CI) utilizando un conjunto de indicadores (normas) que en cada caso describen los aspectos esenciales que permiten evaluar las mismas. las Técnicas de Recopilación de Información (anexo2).
quienes por demás serán los artífices del cambio. 2. Se materializa a través de la realización de talleres.Etapas de la metodología:
Esta etapa tiene como objetivo fundamental sensibilizar a la dirección y el resto de los trabajadores en el proceso de la evaluación. 1. las variables seleccionadas (unidad de análisis). Identificación de los problemas más importantes. con previa identificación de dichas necesidades. Se explica a los participantes el significado que tiene la evaluación. que tendrá como función: Definir las tareas básicas a desarrollar en el trabajo. reafirmando el sentido de la misma.Etapa de planificación y organización del proceso: Esta etapa tiene dos propósitos esenciales: Determinar que se cuenta con los elementos previos al proceso que faciliten el éxito del mismo Y.2. los métodos. para fomentar el cambio de actitudes. los alcances y límites del estudio.
columnas(componentes) y filas (normas) datos cuantificables mediante los cuales se puede interpretar la evaluación del SCI y además conocer las vulnerabilidades. así se socializan las bases del proceso de evaluación y se toman acuerdos respecto a su desarrollo.Control
normas. desde la exposición de los objetivos. instrumentos y procedimientos para llevarlo a cabo. por otra. para el establecimiento de los objetivos. 2. Creación del equipo evaluador. todos los implicados. Para ello se proponen los siguientes pasos: 1. donde participen de manera activa y creadora. Definición de las variables de la evaluación. exponer por escrito el proyecto de evaluación que se planea realizar. opiniones y valores. derivados de las áreas o procesos claves y de las recomendaciones dejadas en exámenes anteriores. 3. mediante el debate y la discusión.
. hacia los objetivos y necesidad de la evaluación. así como el cronograma de actividades.
analizar y valorar la información pertinente. instrumentos de recolección y procesamiento de información. elaborar informes parciales de evaluación.
. Asignación de responsabilidades dentro de cada equipo. de los indicadores y criterios. Informar y motivar a los participantes sobre el propósito.).Etapa de ejecución: Consiste en recopilar la información y analizarla. justificación y metodología del proceso de evaluación. 3. etc. Elaborar informes correspondientes. Participar activamente en las deliberaciones de los equipos de trabajo.Etapa de seguimiento y control: Se establece esta fase con el objetivo de verificar el cumplimiento del plan de acción. Síntesis de la información recolectada y conclusiones. Se debe cumplir con las siguientes pautas: Análisis de las variables a comprobar. documentación. Organización de los equipos de trabajo. Diseño del programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecución.
4. 5. Es una etapa dinámica. por parte del equipo evaluador y de los ejecutantes. organizar. sitios de trabajo.Elaborar un plan de acción estratégico a fin con la entidad.Etapa de toma de decisiones y propuesta de mejoras continuas: Corresponde a la ejecución de acciones concretas derivadas de las valoraciones y
recomendaciones realizadas y resumidas en un plan o programa de acción. Análisis de resultados y elaboración de informes parciales de evaluación. que incluso permite rectificar el plan de acción. En tal caso se deberá: recolectar. Aplicación. objetivos. Asegurar recursos e infraestructura de apoyo al proceso de evaluación (información.
Debe consignarse. sí como el objetivo del mismo.
1. entre otros. mencionados en la fase 3 y que se detallan a continuación. Se propone una evaluación del control Interno. el cumplimiento de las regulaciones vigentes y los inconvenientes que atenten contra su desarrollo. Anexos: no pueden faltar las actividades o acciones que sostengan las mejoras del SCI propuestos por la entidad y que propiciarán en el próximo proceso evaluativo. referencia de la documentación que acredita el examen (ya sea del Comité de Control. Recomendaciones: se procede a proponer recomendaciones que den posibilidad de un sistema de mejoras continuas al SCI. Auditores internos. Desarrollo: se exponen los resultados más significativos obtenidos en el examen y que determinen las irregularidades detectadas. tomar como referencia y validar su efectividad. además.3. Generalidades: se precisan los agradecimientos u otros aspectos que sean de interés reflejar. una breve descripción de la entidad y del sistema de control interno.Metodología para la elaboración del Informe:
Introducción: en la introducción debe aparecer el encabezamiento. fecha de la evaluación. nombres y apellidos de los evaluadores. evaluadores externos). Conclusiones: en este apartado se resumirán los resultados que mayor incidencia tienen sobre el SCI y que avalan la evaluación propuesta. De esta manera pudiera constituirse y establecerse una forma de evaluación del sistema de control interno en una entidad que permita lograr la determinación de las
.Al finalizar este complejo proceso. de acuerdo a la violación de las normas del Control Interno y otras normativas relativas al sistema de operaciones del proceso examinado. los resultados de la evaluación deben consignarse en un informe que garantice a la gerencia tomar decisiones en cuanto a las situaciones que se presentan y que garanticen las mejoras continuas del SCI. el cual contiene el nombre de la entidad.
. Determina los aspectos que no alcanzan los estándares mínimos y que por consiguiente deberán ser mejorados.5. para los responsables de las diferentes áreas y procesos.4. así como las
oportunidades y amenazas a las que está sujeta. • El análisis de los rasgos que caracterizan el contexto de la entidad y la determinación de las fortalezas y debilidades propias.Importancia de la Metodología EvaSCI. • Evaluación y retroalimentación permanente del SCI mediante la determinación de nuevas estrategias para alcanzar los objetivos superiores. • El establecimiento de los objetivos de implementación. Formula recomendaciones concretas sobre las acciones prioritarias para introducir ajustes correctivos.
1.deficiencias que más inciden en su funcionamiento y la propuesta de mejoras continuas para potenciar el perfeccionamiento y continuidad del mismo. en función de las estrategias de control y evaluación. de evaluación y del mejoramiento continuo del SCI.
1. • La reformulación o formulación continua del SCI.
La aplicación de esta metodología en el desarrollo y perfeccionamiento del SCI implicará un conjunto de acciones que favorecerán: • La construcción de una visión integradora de la evaluación (escenarios deseables) que sea asumida por la organización a modo de valores y expectativas compartidas.Importancia de la aplicación de esta metodología en la entidad: • • • Precisa los aspectos en los cuales el SCI cumple o excede los estándares mínimos establecidos en las normativas y regulaciones vigentes. • La formulación de estrategia de evaluación para alcanzar los objetivos.
(la gestión de los cambios. • •
Primeramente tener siempre fijados y actualizados.
Aplicar el procedimiento de esta metodología a todas las áreas y los programas de mejora continua de la calidad de los procesos sustantivos de la universidad
Mantener en constante actualización y vigencia los Planes de Prevención de riesgos y peligros potenciales que puedan provocar actos delictivos y de corrupción. y los externos que afectan el cumplimiento de las metas trazadas. que serán válidas para mantener en constante perfeccionamiento el sistema de trabajo a través del Sistema del Control Interno. es necesario hacer algunas referencias.CONCLUSIONES El estudio desarrollado ha permitido elaborar y establecer una metodología para la autoevaluación y evaluación del Sistema de Control Interno para cada uno de sus componentes y normas. incluyendo las disposiciones de los organismos superiores. identificar cambios con vistas a adoptar las decisiones oportunas) reviste gran importancia por las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos. los objetivos según la Misión de las Universidades. así como de las acciones tomadas para contrarrestarlos. según cambios y exigencias del entorno. es decir. confiabilidad y eficiencia de los procesos que se forman dentro y fuera de este. lo que facilita el perfeccionamiento del sistema de trabajo del centro para mejorar la seguridad.
Que los trabajadores tengan conocimiento de los riesgos que enfrenta la organización donde laboran.
RECOMENDACIONES Después de exponer la metodología de evaluación y autoevaluación para el logro de la eficiencia y eficacia en las operaciones que se desarrollan en las Universidades. Mantener un sistema de información que permita conocer los cambios internos.
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PATRON DE CALIDAD
código de ética. En consecuencia. pero si no existe una cultura de organización sustentada en el comportamiento y la integridad moral de sus trabajadores el sistema de Control Interno no será efectivo.
El ambiente de control es la base para el diseño del Sistema de Control Interno. pueden ser violados. Se planifican y desarrollan eventos para que los
. en él queda reflejada la importancia que da la dirección del ISMMM al Control Interno y la incidencia de esta actitud sobre las actividades y los resultados del centro. aspecto que se promueve y ratifica en cada una de las acciones de preparación y superación de los cuadros y dirigentes. bajo ninguna circunstancia. (ejemplo: valores institucionales.
En la documentación elaborada al respecto se hace hincapié en que los valores éticos van más allá del cumplimiento de las leyes. resoluciones. convenio colectivo de trabajo) y constituyen una parte intangible del ambiente de control.Variables e Indicadores. los valores éticos asumidos por la organización. Se puede tener muchos manuales. en todo momento.
La dirección del centro ha implementado mecanismos para
lograr que todos sus
trabajadores y directivos conozcan y practiquen. los cuadros y dirigentes trasmiten el mensaje de que la integridad y los valores éticos. Para la creación y evaluación de este componente existen normas establecidas cuyo contenido se explican a continuación. decretos.
Un factor clave para este logro es el ejemplo que trasmita la máxima dirección a cada nivel. etc.
hasta el propio trabajador. los documentos de valores institucionales y el convenio colectivo de trabajo. etc. del cumplimiento de la gestión económica a todos los trabajadores.Se aplica un sistema de influencias para que los cuadros se vean con la necesidad de ayuda mutua en el desempeño de una actividad.
Integridad en las funciones de dirección La dirección del centro promueve acciones y mecanismos para lograr una buena comunicación y desempeño íntegro ante sus cuadros y todos los trabajadores. . aquellas tareas que fueron acometidas o acordadas de manera oportuna. donde tanto el dirigente intermedio como el trabajador detecte los problemas que generan pérdidas o insatisfacciones por servicios inadecuados. Para ello: . mediante las informaciones y comunicaciones y principalmente el comportamiento. elevar sus criterios y
recomendaciones.Se elaboran mecanismos para lograr que cada tarea orientada posea un monitoreo constante. orientaciones fuera de término y caprichos. su compromiso para con la integridad y la práctica valores éticos. . por parte de la dirección o el área económica. descendente y transversal. .trabajadores acepten y entiendan ese mensaje.Se realizan actividades. . ello quiere decir que las tareas encomendadas serán realizadas por todos y se busquen soluciones totalmente participativas. donde corresponda. el reglamento interno.Se lleva al Consejo de Dirección las informaciones recibidas del mando o instancia superior de una forma oportuna y lograr la interpretación y valoración de las mejores formas de conformarlas y aplicarlas. pudiendo accionar de inmediato e informar el problema mediante su jefe al que se subordina o por vía de la sección sindical. pudiendo éstos. lo que evitaría sentirse como imprescindibles. ya sea en reuniones
. La dirección del centro demuestra continuamente. lo que no quiere decir que no tengan un responsable. Para que se descentralice a los niveles intermedios. que en cierta medida está plasmado en el código de ética.Existen mecanismos. lo que pudiera igualmente canalizarse por la sección sindical. logrando con ello una retroalimentación ascendente.
Para el desarrollo de esta norma se tienen confeccionado la mayoría del diseño de cada puesto de trabajo. Que a través de un sistema de capacitación y preparación. que incluye desde el puesto de trabajo se van introduciendo las condiciones para lograr los niveles de conocimiento y habilidades necesarios para el buen desarrollo de cada puesto de trabajo.
La dirección del instituto tiene establecido los mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores. capacitación y adiestramiento que se desarrollan una vez aceptado el trabajador. la de Informatización y la Estrategia Maestra
.Existen mecanismos de evaluación de cuadros y dirigentes a todos los niveles de manera indirecta. o sea. La dirección del centro realiza diferentes actividades.
Tercera norma: Atmósfera de confianza mutua.sindicales o en cualquier actividad. donde éstos puedan exponer sus opiniones y soluciones presentes o futuras. donde pueda descargar sus preocupaciones sin temor a no ser escuchado y menos aún reprimido. se tienen definidas y se desarrollan la Estrategia de Comunicación. que el trabajador pueda enviar sus valoraciones sin que medie su firma o apuntes personales. partícipe de las decisiones. que permite identificar las necesidades de superación del
trabajador que lo ocupa o del aspirante al mismo. . Sin lugar a dudas el trabajador en general se sentiría escuchado.
Segunda norma: Competencia profesional.
Para lograr la competencia profesional deseada se trata de que el personal de nueva selección tengan la experiencia necesaria o por lo menos los conocimientos básicos de la actividad donde se va a desempeñar y luego completarlas y consolidarla mediante las actividades de orientación. consultado. sino aquel que él elija personalmente.
A través del desarrollo de actividades sindicales. se realizan sustituciones con la reserva de cuadro y se efectúan análisis y evaluaciones del desempeño de cada trabajador y dirigente.
Relación y trato con trabajadores y terceros Se ha avanzado notablemente en establecer ante todo un clima de entendimiento y desarrollo de relaciones capaces de solucionar tanto los problemas laborales como personales en la medida de las posibilidades. reuniones de dirección. sino sus experiencias y sugerencias sobre el funcionamiento de la dirección en las distintas áreas. un estado de confianza mutua que ayude a materializar el flujo de información que las personas necesitan para tomar decisiones. La gran mayoría de los trabajadores tienen un grado de comprensión tal de cuál es el camino que mutuamente lleva a la prosperidad de las relaciones y con ello de la entidad.
mítines. de los trabajadores y de los terceros.
los canales de información y comunicación atendiendo además al
diseño del puesto de trabajo y que facilita la atmósfera de confianza mutua y la toma de decisiones colegiada con la participación de los trabajadores. conferencias. las relaciones con los trabajadores dentro y fuera del contexto universitario en un ambiente de respeto y de confianza mutua todo lo cual va en beneficio de mejorar el desempeño individual y la cooperación permanente.Principal para crear y fomentar. talleres se promueven acciones para incrementar la educación formal.
De acuerdo a las nuevas misiones asignadas al centro
y para disponer de un
organigrama funcional se perfecciona sistemáticamente la estructura organizativa y los
Todas estas actividades y acciones ha favorecido la participación de los trabajadores en exponer no sólo sus discrepancias.
se aplica la política de delegación de autoridad a las personas que
Cuarta norma: Estructura organizativa.
en ocasiones . capacitación o superación de los ocupantes.
Para realizar modificaciones en las estructura se hace en correspondencia al tamaño y necesidad del área y se garantiza el flujo de informaciones para lograr la máxima efectividad de sus gestión. Estos manuales de normas y procedimientos se localizan en las áreas responsables del establecimiento de las políticas de cada proceso
En consecuencia. Comisión de Cuadros. asambleas de afiliados del sindicato. tanto de la efectividad de la estructura como el desempeño de cada cuadro. reuniones de los núcleos del PCC y Plenos de trabajadores.
Para garantizar el funcionamiento uniforme de la estructura específica.
. dirigente y trabajador a través del Consejo Universitario.
Sexta norma: Políticas y prácticas en personal.en dependencia de la necesidad y mejor funcionabilidad se hacen estructuras virtuales hasta su aprobación definitiva. tanto en la Sede Central como en las SUM se han confeccionado los manuales de normas y procedimientos para la mayoría de los procesos fundamentales que se desarrollan donde quedan claramente establecidas las responsabilidades.
Quinta norma: Asignación de autoridad y responsabilidad. logrando que cada miembro del instituto conozca sus deberes y responsabilidades.
Durante el curso se realizan evaluaciones.niveles de autoridad y responsabilidad de cada área. como base para análisis de posibles necesidades de cambios de estructura. para evitar la dualidad y divagación de la responsabilidad. Todos estos cambios son rigurosamente fundamentados. en la misma medida que se establecen las diferentes relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos. las acciones y los
cargos. están definidos los documentos que especifican los niveles de autoridad y el propio alcance de la responsabilidad de cada trabajador o dirigente y de forma colectiva.
Se analizan en los Consejos Universitarios. comportamiento ético y competencia profesional y cuáles son las vías para lograr estos propósitos. a los efectos de que los trabajadores se sientan partícipes de los problemas y ayuden a encontrar mecanismos de prevención. Asambleas de Trabajadores y Claustro de Profesores el desarrollo de las principales estrategias y se adoptan y orientan mecanismos para que los colectivos conozcan de procedimientos inadecuados aplicados y las violaciones específicas. para lo cual: .En todas las inspecciones o auditorias internas y externas realizadas se exige la elaboración del plan de medidas para eliminar las deficiencias detectadas y posteriormente se controla su cumplimiento. del desempeño esperado que tiene cada trabajador en alcanzar estas metas y se enriquezca humana y técnicamente. Claustro de Profesores. Balances de los resultados del cumplimiento de las ARC y objetivos de trabajo . . inducción. además.
Séptima norma: Comité de Control.
Sobre las medidas correctivas y otras en bienestar de la entidad En todas las Reuniones de Rectoría se analizan las incidencias y hechos ocurridos y las medidas administrativas que se aplican y esta información se les da a los trabajadores de las áreas involucradas.
Para ello se han perfeccionado los
procedimientos de selección. rotación y promoción de los recursos humanos y los mecanismos correctivos hacia los incumplimientos y violaciones de las políticas y procedimientos y se establecen medidas rápidas no sólo para sancionar. se informa a todos los trabajadores la proyección de trabajo de cada cuadro o dirigente en su esfera de actuación en materia de integridad. sino para solucionar las
desviaciones que se ocasionan.A través de los Plenos y Asambleas Generales de Trabajadores.
capacitación.En todos os casos de violaciones de procedimientos se les explica a los trabajadores el porque de la medida disciplinaria aplicada.
el proceso de identificación de los riesgos comienza paralelamente con el establecimiento del ambiente de control y del diseño de los canales de comunicación e información necesarios a lo largo y ancho del Instituto. y de las políticas y procedimientos establecidos.
Componentes esenciales de la definición de riesgo
Incertidumbre: El primer componente de la definición de riesgo es la incertidumbre. no se puede evaluar algo que previamente no haya identificado.Por las características del centro y la necesidad de contar con un mecanismo estable de monitoreo del cumplimiento de todo lo establecido acerca del Control Interno se creo el Comité de Control y Prevención para dotar a la máxima dirección de un instrumento de apoyo para la vigilancia adecuada del sistema de Control Interno creado. por lo que cada vez es mayor la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización. independientemente
. pero. normativas y operacionales se modifican de forma continua.
El Comité realiza reuniones con la máxima dirección para evaluar la efectividad del Control Interno. ejecuta chequeos periódicos del cumplimiento de los objetivos de control y la efectividad de las técnicas utilizadas en su desarrollo. se hacen necesarios mecanismos para identificar y minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio. por tanto. la cual puede ser entendida como la imposibilidad de predecir o pronosticar el resultado de una situación en un momento dado. Esta imposibilidad se debe principalmente al desconocimiento o insuficiencia de conocimiento sobre el futuro.
Debido a que las condiciones económicas. industriales.
Una vez creado el ambiente de control se está en condiciones de proceder a una evaluación de los riesgos.
estableciendo una tendencia en el resultado de un evento.
Nivel de riesgo: Como habíamos indicado anteriormente. La relación de frecuencia y severidad puede presentarse de forma diferente según el tipo de riesgo que estemos analizando. el monto de daños o pérdidas ocasionadas por la misma. asumiendo que las condiciones fundamentales permanecen constantes. pues por cada accidente de proporciones considerables suceden decenas de pequeños accidentes.
Entendemos por frecuencia el número de ocurrencias en un período de tiempo definido y por severidad la magnitud de los efectos de la ocurrencia.
Estos dos factores se expresan mediante los conceptos de frecuencia y severidad de la ocurrencia de un riesgo.
Por ejemplo. La primera es una tendencia medible y la segunda nos determina la posibilidad de realización del hecho o no.
La idea de probabilidad se relaciona con la incertidumbre. Si conociéramos con certeza lo que va a suceder no estaríamos corriendo ningún riesgo.
. los accidentes del tránsito tienen generalmente una relación de alta frecuencia y baja severidad. Otra definición es: Estimado de que un suceso ocurra o no.de que este desconocimiento sea reconocido o no por los individuos. aún conociendo la posibilidad de ocurrencia de un hecho siempre existe cierta incertidumbre acerca de cuántas veces y cuánto efecto podrá tener. es decir.
Probabilidad: Es la proporción de veces que un evento en particular ocurre en un tiempo determinado.
Clasificación de los riesgos: Para poder estudiar el riesgo. los accidentes de aviación presentan una relación totalmente inversa. siendo riesgos de baja frecuencia y alta severidad. podemos definir el peligro como la causa primaria que da lugar a una pérdida en una situación dada. veíamos que en ocasiones se utiliza este término para denotar la causa que da origen a una pérdida y en otras ocasiones a los factores que pueden influenciar en el resultado de una situación en un momento dado.Por el contrario.
En otras palabras. en la zona de Miramar las personas suelen decir: "Esa casa está expuesta al riesgo de inundación" o "La cercanía de esa casa al mar es un gran riesgo". sin embargo. los sistemas automáticos de detección y extinción de incendio. la cercanía al mar. existen diferentes criterios al respecto. los sistemas de protección. Nosotros solo comentaremos algunas de ellas:
Factores físicos y factores morales: Los factores físicos son aquellos que tienen relación con las características físicas del riesgo: el tipo de construcción.
Realmente. etc.
Peligro y azarosidad: Cuando revisábamos las diferentes acepciones de la definición de riesgo. en nuestra ciudad.
Por ejemplo. es necesario establecer la clasificación de éste. mientras que la azarosidad es el factor o los factores que influyen (incrementan o disminuyen) en el efecto provocado por la ocurrencia del peligro. de lo que se trata es que en la zona de Miramar existe el peligro de inundación y la cercanía de los bienes al mar sólo incrementa o disminuye la azarosidad de tales inundaciones.
. pues se originan por causas individuales como son: incendio. y afectan de manera particular a individuos.
Riesgos Dinámicos: Están asociados con cambios de los requerimientos humanos y mejoramientos en la maquinaria y la organización. así como los acontecimientos políticos y sociales: guerras. o escoger una carrera.
Riesgos particulares: Los riesgos particulares son más personales en su causa y efecto.
Riesgos fundamentales y particulares: Riesgos fundamentales: Son aquellos que se originan por causas fuera del control de un individuo o grupo de individuos. las pérdidas consecuenciales y hasta la responsabilidad civil pueden ser medidas en términos monetarios.
Riesgos Financieros y No-Financieros: Riesgos Financieros: El riesgo es clasificado como financiero cuando es susceptible de valoración económica en términos monetarios.
Riesgos No-Financieros: Aquellos riesgos que no pueden ser medidos estrictamente en términos monetarios son considerados riesgos no-financieros. la pérdida de una casa. etc. constituyen ejemplos de riesgos fundamentales. terremotos. y tienen un efecto catastrófico y extensivo sobre los mismos.Riesgos estáticos y dinámicos: Riesgos Estáticos: Están conectados con pérdidas causadas por la acción irregular de las fuerzas de la naturaleza o los errores y delitos del comportamiento humano y que resultan una pérdida para la sociedad. pero el resultado final y real sólo puede ser valorado a través de las implicaciones humanas que conllevan estas decisiones. Por ejemplo. En todos los casos pueden existir implicaciones financieras.. etc. inundaciones. etc. explosión. o tener niños. robo. Buenos ejemplos de esta última clasificación son los riesgos que se corren al contraer matrimonio. Podemos agregar que la ocurrencia de los mismos es en cierta forma controlable por los individuos. Todos los riesgos de la naturaleza como son: huracanes. intervenciones.
Es decir. los especulativos son situaciones como una inversión. expansión. sino que se mantenga la situación inicial.
Riesgos Especulativos: Como contraposición a la clasificación anterior existen riesgos especulativos.
Ejemplos de los primeros son los riesgos asegurables. etc.
La identificación de riesgos es la primera etapa del proceso y es sumamente importante. comprar acción en la bolsa de valores. dado que ella nos permite determinar de una manera más exacta la exposición de una empresa o negocio a un riesgo o pérdida. una apuesta. Al considerar la identificación de riesgos. Los riesgo de incendio en una casa. tratar de detallar todas las formas posibles en que los activos de la entidad pueden ser dañados y las formas en que su capacidad de generar ganancia pueda ser afectada. Es necesario determinar no sólo aquellos riesgos que son susceptibles de asegurar o controlar. que es la que va a determinar la existencia de éste y si puede afectar a la empresa o no. son riesgos puros.Riesgos puros y especulativos: Riesgos Puros: Son aquellos que implican una posibilidad de pérdida y que en el mejor de los casos generen una situación donde no se gane. debemos reconocer todas las posibilidades de pérdida de la entidad. los cuales infieren la posibilidad de ganar algo en una situación dada. debemos asumir el punto de vista más amplio posible. Ejemplos de lo anterior son los riesgos del negocio: el precio de los productos. decisiones sobre diversificación. o de un accidente automovilístico.
Para definir un riesgo es necesario conocer su causa. sino también.
Primera Norma: Identificación del riesgo.
. etc. compra de nuevos activos. Por otro lado. cuya realización siempre es un daño o pérdida. la política de marketing y publicidad.
la vecindad u otra causa.
El gerente de riesgos debe ser capaz de analizar la actividad que se realiza en cada etapa del proceso operativo y determinar cómo cada actividad puede resultar potencialmente peligrosa para el resto del proceso. ya sea por una relación comercial.
Este análisis tiene como objetivo determinar cada uno de los riesgos que pueda afectar la continuidad de un negocio o empresa. caracterización de los riesgos y establecimiento de las relaciones entre el riesgo y/o las causas que los originan. debe estudiar la interrelación de las actividades propias con la de entidades ajenas que influyen o pudieran influir en su empresa.Organigramas .Estados financieros
Una vez analizados los aspectos fundamentales de la etapa de Identificación podemos definir ésta como: Análisis. Asimismo.
También es importante identificar todo bien o interés de la empresa. y con ello reconocer la posibilidad de una pérdida. alguna de las cuales te relacionamos a continuación:
. ya que los riesgos siempre se relacionan con éstos.Esta tarea requiere de un conocimiento exhaustivo de todas las instalaciones y del proceso operativo de la entidad.
Establecimiento de las herramientas que ayudarán a la identificación de los riesgos: Para poder desarrollar la actividad de la identificación de riesgos existen herramientas.Cuestionarios .Diagramas de flujo . Un inadecuado conocimiento de la entidad conlleva a una incorrecta identificación de los riesgos.
Manuales ..
Esta etapa es la conocida como análisis de riesgos. ya que te permite discriminar la información generada en la fase de identificación y contribuye a establecer las prioridades de solución.Proyectos. Determinar la importancia relativa de los riesgos dentro de la estructura financiera de la entidad.Contratos .
. 2. así como todos los aspectos cualitativos y cuantitativos que realmente sean relevantes para el riesgo que estamos evaluando.Entrevistas .Inspecciones . Objetivos fundamentales: 1. se deben tener en cuenta todas las circunstancias que influyen sobre éstos.
Si atendemos al 1er objetivo que hace referencia a la importancia relativa de los riesgos. . De esto se desprende que la información es clave para la evaluación de los riesgos y la toma de decisiones en cuanto a las herramientas a aplicar. Una vez que los riesgos han sido identificados.
La etapa de evaluación de riesgos es muy importante. Obtener la información necesaria que nos ayudará a la mejor combinación de las herramientas de la Administración de Riesgos. basada en su impacto financiero en la entidad y expresada en términos monetarios.Inventarios.
Esta etapa se define como: La cuantificación de las exposiciones a riesgo. así como las probabilidades de tal ocurrencia. debe ser determinado el impacto potencial que la ocurrencia de los mismos podría tener en la entidad.
Segunda Norma: Estimación del riesgo.
Una vez que se han identificado. y en dependencia del objetivo. Jerarquizar: conociendo los recursos financieros de la empresa. como son: medir y jerarquizar los riesgos.
Una vez medidos y jerarquizados los riesgos. En este proceso de reflexión el Responsable de los Riesgos se está refiriendo a 2 dimensiones fundamentales.¿Qué tan graves pueden ser? .¿Con qué frecuencia ocurren las pérdidas? . Se entiende por: 1. estimado y cuantificado los riesgos.¿Qué se busca con este proceso de reflexión? .
.¿A qué dimensiones nos estamos refiriendo?
La evaluación de los riesgos se relaciona con la frecuencia y severidad de los mismos. el Responsable de los riesgos debe realizarse las siguientes preguntas: . Este trabajo se basa tanto en el estudio de las condiciones físicas del riesgo como en los datos estadísticos de experiencias previas o en análisis teóricos de probabilidades y será objeto de estudio más adelante. Medir: darle un valor al riesgo previamente identificado. establecer un orden de prioridad para la atención de los riesgos. De esta forma podremos determinar cuáles son los más importantes y urgentes que requieren de unas atenciones inmediatas y cuáles los de menor importancia y que podrían ser atendidos posteriormente. 2. que son: severidad y frecuencia.
Tercera Norma: Determinación de los objetivos de control. la máxima dirección y los directivos de cada área deben diseñar los objetivos de control para minimizar los riesgos identificados como relevantes.¿Cuánto pueden atentar contra la estabilidad económica de la empresa? .De la propia importancia de la etapa se desprenden 2 acciones fundamentales que el Responsable de Riesgos debe llevar a cabo.
corregir. Una vez definida la estrategia (qué quiero hacer: prevenir. Las técnicas de control son el conjunto de mecanismos diseñados para minimizar un riesgo y son actividades que tienen como finalidad la prevención.
El diseño del objetivo de control tiene un componente subjetivo motivado por la percepción que tenga la dirección sobre el riesgo a minimizar: Esta percepción es la base para decidir la estrategia a seguir. un programa de computación. etc. interactuar. una cerca perimetral. un extintor de incendio. unidad o sección. analizando qué puede ocurrir incorrectamente y qué me propongo para que no ocurra. El objetivo se genera y enuncia tomando la versión negativa de la amenaza y convirtiéndola en una declaración positiva de deseo. impedir. segregar. Son ejemplos clásicos de técnicas de control una norma. es decir. etc. el propósito de cada departamento.
Al diseñar el objetivo de control.determinar qué técnica(s) de control se utilizarán para implementarlo.) estaremos en condiciones de analizar cuáles instrumentos me permiten llevar esta estrategia a vías de hecho. es poseer un reglamento sobre qué se necesita cumplir para evitar que las amenazas y los hechos no deseados ocurran o causen perjuicio.
Los instrumentos que la organización utiliza para hacer cumplir sus objetivos de control se conocen como las técnicas de control. un agente de seguridad y protección. una alarma. siempre desde una evaluación de su costo-beneficio. detectar. un procedimiento. detección y corrección de errores o fraudes que pueden ocurrir en las actividades de la entidad.
Se garantiza la coherencia de los planes de negocios y los presupuestos con los objetivos globales. los planes estratégicos y las circunstancias actuales de la entidad. y su utilización no tributará eficazmente al objetivo de control trazado.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma.”
“Una etapa fundamental del proceso de Evaluación del Riesgo es la identificación de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su acción.
En la Resolución No. externos y de actividad definidos. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • •
Verificar si se especifican los objetivos de control en función de los riesgos internos. lo bastante específicos respecto a la entidad en concreto.
Cuarta Norma: Detección del cambio. además. 297/03 se consigna:
“Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo.
Los objetivos globales se comunican con efectividad a los trabajadores y al Consejo de Dirección. que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Existe relación y coherencia entre las estrategias y los objetivos globales.Si la técnica de control no disminuye la exposición al riesgo es innecesaria a los efectos del sistema de Control Interno. Los objetivos globales de la entidad proporcionan una descripción y orientación suficientemente amplias de las metas de la misma y son.
b) Nuevos trabajadores. de estructura. d) Crecimiento acelerado. f) Líneas. e) Nuevas tecnologías. Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL 3
. consecuentemente.Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones de dicho entorno.”
Por lo tanto. Se debe establecer la forma de que los cambios que se van efectuando en el proceso tecnológico. deben existir mecanismos para que puedan anticiparse y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecución de los objetivos generales o específicos de la entidad. Por ejemplo:
a) Cambio en el entorno de las operaciones.. g) Reestructuración de la entidad. propiciará nuevos riesgos.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. productos. del personal. actividades y adquisiciones nuevas. c) Sistemas de información nuevos o modificados. necesariamente.
Existen mecanismos para detectar y reaccionar ante los cambios que pueden tener un efecto importante sobre la entidad y que. requieran la atención de la alta dirección. los que deben ser establecidos por los directivos y todo el personal responsable de una actividad determinada. etc. h) Operaciones en el extranjero. se analice con aquellos afectados y el cambio se asuma como una transformación en el entorno de control que. identificar y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecución de los objetivos específicos o globales. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
Existen los mecanismos para anticipar. se comuniquen a los trabajadores.
Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos de supervisión eficaces (observaciones. de lo contrario. con el objetivo de poder asegurar que el Control Interno funcione de forma adecuada y detectar
oportunamente cuánto es de efectiva la actividad de control para.. los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera. las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros. y así sucesivamente. etc. ya que una determinada actividad de control puede ayudar a alcanzar objetivos de la entidad que corresponden a otras áreas. organismo superior. 3
.) realizados de forma permanente por los directivos y los auditores internos si existieran.
Es en este momento cuando se observa con mayor claridad la naturaleza del Control Interno con sus enfoques de prevención y autocontrol. tendrían si ocurrieran. éstas al cumplimiento normativo.
La actividad de monitoreo puede ser efectuada por terceros (auditores externos. etc. para los objetivos de la organización. De este modo. donde la organización será capaz de identificar sus puntos vulnerables y erradicarlos con oportunidad.
Las actividades de control están relacionadas solamente con un área específica. los controles sobre la fiabilidad de la información financiera pueden contribuir al cumplimiento de la legislación aplicable. ser sustituida por otra. cuestionarios. y así el sistema propicia un desempeño integrado. con frecuencia afectan a diversas áreas. las actividades de control en el área de operaciones también contribuyen al logro de una información financiera oportuna y con calidad.) pero siempre será menos efectiva para los intereses de la entidad. revisiones sorpresivas.Después de identificados y evaluados los riesgos podrán establecerse las actividades de control con el objetivo de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el efecto negativo que.
. deben estar recogidas. .
. . cotejos.
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen.
Las cuestiones que se exponen a continuación muestran la amplitud abarcadora de las actividades de control. Contabilidad General y Contabilidad de Costo.Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.Gerenciales o directivos. aunque no constituyen la totalidad de ellas.Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud. recálculos. Estas normas Además.
. debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.Aplicación de indicadores de rendimiento.Segregación de funciones. análisis de consistencia.Controles físicos patrimoniales: arqueos.Preventivo y correctivos .Manuales/Automatizados o Informáticos . en manuales que contengan los procedimientos referidos a: Control Interno. los que en cada caso deben estar elaborados por la entidad (Ver Anexo 1 “Matriz de Control Interno Componentes y sus Normas”). . recuentos.Análisis efectuados por la dirección. como mínimo. . . conciliaciones. prenumeraciones. autorización pertinente: aprobaciones. totalidad. revisiones.Para cada categoría existen diversos tipos de control: .
En este componente deben incluirse todas las normativas vigentes en el país referidas a Control Interno.
y la documentación está disponible para su verificación. todo debe estar documentado en los manuales que se elaboren.
La máxima dirección debe tener identificadas las personas facultadas a autorizar o autorizadas a realizar determinadas actividades dentro del ámbito de su competencia. La autorización quedará plasmada en un documento y será comunicada explícitamente a las personas o áreas autorizadas.
Cuarta Norma: Niveles definidos de autorización.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
La estructura de Control Interno y todas las transacciones y hechos significativos.
Tercera Norma: Documentación.
La entidad debe poseer la documentación referida al sistema de Control Interno y la relacionada con transacciones y hechos significativos.
Quinta Norma: Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. están claramente documentados. quienes quedarán responsabilizados de ejecutar las tareas de acuerdo a lo regulado en el documento.•
Los funcionarios y trabajadores consideran las implicaciones y repercusiones de sus acciones en relación con la entidad. Estos manuales pueden aparecer en cualquier tipo de soporte y la documentación debe estar disponible de forma tal que permita verificar si los controles descritos en los manuales de procedimientos son aplicados realmente y de la forma debida. lo que supone consultas dentro y entre las entidades.
pase para acceso. desde su inicio hasta su conclusión. tendiendo a la importancia. a través de seguros. etc. registros y comprobantes.
El acceso a los recursos. debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas.
Asimismo. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho. una vez procesados. periódicos. activos.
Sexta Norma: Acceso restringido a los recursos. sistemas de alarma.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. deben estar debidamente registrados y periódicamente se cotejarán las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. • Se realizan conteos físicos. o lo más inmediato posible.Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
Se registran y clasifican de manera oportuna las transacciones
importantes. relevancia y utilidad que ello tiene para la presentación razonable de los saldos en los estados financieros. de los activos y se concilian con los registros contables.
Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia. almacenaje. deberán clasificarse adecuadamente para que. para garantizar su relevancia y utilidad. activos y registros. puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables. facilitando a directivos y terceros la toma de decisiones.
Todo el mecanismo de seguridad estará en correspondencia con la necesidad que exista del mismo. quincenal o mensual. determina aquellas tareas o actividades con una mayor probabilidad de que se cometan irregularidades.
La dirección. Revisar que el plan de prevención elaborado ha tenido en cuenta el diagnóstico de los riesgos internos o peligros potenciales.
Séptima Norma: Rotación del personal en las tareas claves. deben emplearse en otras funciones. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • •
Existen dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. los ejecutantes y los responsables de su control. en el proceso de identificación de riesgos. con el cambio frecuente de los códigos de acceso u otras medidas.
Se deben crear controles sobre la seguridad informática. pudiendo ser ocasional.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. siempre observando la relación costo/beneficio.frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo. periódicamente. el análisis de las causas que lo provocan o propician y las propuestas de medidas para prevenir o contrarrestar su ocurrencia. define el tiempo o los momentos de ejecución. errores o fraudes.
Los trabajadores a cargo de estas actividades. semanal.
Comprobar que el plan de prevención. en cada una de las acciones.
además. es importante destacar que la eficacia de esta actividad de control está en la correcta identificación de los riesgos en la entidad.
El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones y operaciones generales de la entidad. ya que poner a rotar al personal de tareas no claves conlleva un costo que pudiera afectar la eficiencia del trabajo. de los resultados obtenidos. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
Se cumplen los planes de rotación en el desempeño en las tareas claves del personal involucrado y se desarrollan con calidad
Verificar que la dirección efectúe análisis periódicos y sistemáticos. con los presupuestos y planes aprobados y otros niveles de análisis que les sean útiles.Con esta rotación se elimina el concepto de “hombre imprescindible” y.
La rotación de empleados propicia.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. se adopta una estrategia de prevención ante hechos que puedan propiciar actos adversos. que el trabajador alcance un conocimiento integral de las actividades que se realizan en cada puesto de trabajo del área donde se desenvuelve y conozca cómo el resto de los puestos de trabajo contribuyen al control de su labor y viceversa. comparándolos con períodos anteriores. Octava norma: Control del sistema de información. aunque se confíe en la solidez ética de todos los trabajadores.
Novena Norma: Control de la tecnología de información.financieros.La toma de decisiones en la entidad debe estar sustentada en la base del sistema de información. almacenamiento y salidas. en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. y a mantener datos financieros.
El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad. procesos.
El sistema ha de demostrar en su funcionamiento que ayuda a controlar todas las actividades de la entidad.
. a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
El sistema de información es flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección.
El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas. y a mantener datos financieros. mediante la aplicación de índices e indicadores de rendimientos y análisis económicos. a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma.
incluyendo la totalidad de sus componentes. También abarcan las medidas y procedimientos manuales que permiten garantizar la operación continua y correcta del sistema de información. y garantizar que las iniciativas den apoyo a los planes a largo plazo de la entidad. Puntos donde centrar las acciones Desarrollar un plan estratégico que optimice la Inversión de la entidad considerada en su conjunto y su utilización. microcomputadoras y redes.
Las actividades de control general de la tecnología de información se aplican a todo sistema de información. instalaciones y personal. confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de tecnología de información. sistemas de aplicación.Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su misión. Hacer participar a los usuarios en el desarrollo y
. desde la arquitectura de procesamiento de grandes computadoras. hasta la gestión de procesamiento por el usuario final.
La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad.
La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnología de información agrupados naturalmente. tecnología asociada.
La información que necesitan las actividades de la entidad es provista mediante el uso de recursos de tecnología de información. Estos abarcan: datos. a fin de proporcionar la información necesaria que permita a cada trabajador cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas.
Ejemplo de tecnología de información: Objetivos Utilizar tecnología informática para llevar a cabo los planes estratégicos de la entidad Riesgos Interrelación insuficiente en gestión financiera y operativa para el desarrollo de planes estratégicos.
proyecto o actividad. . Estos indicadores pueden ser cuantitativos y cualitativos.
La dirección de una entidad.
La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos y acción y el mejoramiento del rendimiento. debe conocer cómo marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo. es decir. es decir. ejercer el control.Diseño de sistema general. tamaño. nivel de competencia de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan. procesar y mantener la información de manera completa y exacta y entregársela a las personas correspondientes para permitir cumplir con sus responsabilidades
Sistemas diseñados arreglo a necesidades del usuario o adecuadamente Implementados.
no con las no
Mantenimiento del plan estratégico.
La máxima dirección y los directivos a todos los niveles deben diseñar un sistema de indicadores que les permitan evaluar el comportamiento de su gestión. Crear una fase de desarrollo de sistemas que incluya los siguientes aspectos o fases claves: . proceso productivo.Obtener. programa. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características. los indicadores cuantitativos se expresan de manera que permitan su aplicación objetiva y razonable. . analizar las siguientes preguntas y/o aspectos:
.Petición de diseños de sistemas.Estudio de viabilidad. bienes y servicios que entrega.
La unidad de auditoria interna. hayan sido establecidas. informando oportunamente a aquella sobre su situación.
Algunas tareas de la Auditoria Interna. los mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno protegen aspectos específicos de la operatoria.
Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las adecuaciones que. así como la observancia de los componentes en que se fundamenta. Las unidades de auditoria interna (o auditores internos) deben brindar sus servicios a toda la organización constituyendo un “mecanismo de seguridad” con el que cuenta la dirección para estar informada. determinando su calidad. verificaciones y pruebas que considere necesarios en las distintas áreas o ciclos de operaciones. que tributan a su función preventiva. para la entidad. son: •
Comprobar el cumplimiento del sistema de Control Interno y sus adecuaciones autorizadas.
Oncena Norma: Función de Auditoria Interna independiente.
La auditoria interna debe vigilar. autoridad y responsabilidad en cada ciclo de operaciones. con razonable certeza. eficiencia y fiabilidad.•
Existe un sistema de indicadores de rendimiento implementado en la entidad para la puesta en marcha de acciones correctivas que disminuyan o eliminen las desviaciones importantes. puede practicar los análisis. sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de Control Interno. en representación de la dirección. inspecciones. el adecuado funcionamiento del sistema. para brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por alcanzar los objetivos de la organización. Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo y observar el cumplimiento de las funciones. debe estar subordinada al primer nivel de dirección.
que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización. de existir auditores internos. con énfasis en el aseguramiento de la calidad de su Control Interno y validación. y se ha puesto en funcionamiento. Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo. instrucciones. fiabilidad y oportunidad de la información que rinde la entidad. realizando los análisis correspondientes de los indicadores de desempeño.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. donde se de información desde la alta dirección a todo el personal de forma clara para
. también reflejan acontecimientos externos y otros datos necesarios para la toma de decisión. como por los niveles superiores de la economía y el Estado.•
Verificar la calidad. emitidas tanto internamente. resoluciones. utilizándose y respetándose los resultados de la Auditoria Interna. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
Se ha desarrollado un plan de Auditoría Interna.
Es necesario hacer una comunicación eficaz.
Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-financiera vigente. etc.
Para que el trabajador pueda cumplir con sus responsabilidades es necesario comunicar la información necesaria en el tiempo requerido y para ello el sistema informativo (SI) de la institución es decisivo. de arriba hacia abajo y a la inversa. eficiencia y confiabilidad de los sistemas de procesamiento electrónico de la información. Como regla general hoy el SI esta apoyado en los sistemas informáticos que permiten producir informes con información operativa para dirigir y controlar la entidad.
Verificar la calidad. Estos sistemas no solo manejan datos e informes internos. circulares.
tiene que haber una comunicación eficaz con terceros La información relevante debe ser captada. las fuentes emisoras y receptoras.que los trabajadores puedan comprender cuál es su papel en el sistema de Control Interno. escrita. oral o electrónica. tiene un significado intencional o mensaje. El mensaje genera una respuesta en la persona que lo recibe.
También es necesaria la existencia de medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La señal establece un momento de relación.
El desarrollo a mediano y corto plazo del sistema de información y comunicación del ISMM se recoge en la estrategia de comunicación del centro donde aparecen definidos los canales de comunicación.
Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. siendo producida por
agentes externos a las personas.. La
. así como las vías medios para el acceso al exterior del sistema con las responsabilidad que existe en ello por cada una de las áreas del centro. descendente y transversal). 3. Por ello al ser un proceso debe tener tres niveles: 1. 2.
La información es considerada como fenómeno o
Primera Norma: Información y responsabilidad. Una señal externa con forma material. confiable y oportuna. incluyendo una circulación multidireccional (ascendente. Asimismo.
Los riesgos que afronta la entidad se reducen en la medida que la adopción de las decisiones se fundamente en información relevante.
los factores críticos y situaciones más relevantes.
El ISMM posee mecanismos para obtener la información externa y controlar cambios significativos.
La información contable se origina en el área de contabilidad financiera se centra específicamente en la identificación de los informes mensuales con el estado de ingresos y gastos.
Existe un mecanismo interno.
La información de gobierno relacionada con los objetivos y las normas permiten adoptar decisión atendiendo a las metas que pretende alcanzar el centro a través de planeación estratégica y las ARC. La misma aparece en soporte digital e impreso en las diferentes áreas responsables. exponiendo el resultado de la gestión.información es relevante para un usuario. en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significación.
La información básica y la elemental sobre los procedimientos se realizan de forma oral y documentada para el uso de los trabajadores y estudiantes. Aquí la contabilidad administrativa proporciona información relativa a los costos de personal. distribución de los gastos generales entrarían dentro del epígrafe de información relativa a la contabilidad. donde los jefes de áreas y/o departamentos reciben las informaciones necesarias para su desempeño.
procedimientos y reglas de funcionamiento establecidas) y la externa es aquella que se genera en el entorno en el que el ISMM está situado y desarrolla su actividad. La información contable es de suma trascendencia y por ello es llevada al CU y a los claustros del centro. La información interna (que se produce en el interior así como las normas. donde identifica y presenta con regularidad la información que se genera dentro de ella al Consejo de Dirección y al colectivo de trabajadores. Por su parte también existe la información administrativa como
. gastos de operaciones.
Para el caso de los niveles directivo. los informes deben relacionar el desempeño con los objetivos y metas fijados.
El flujo de información debe circular en todos los sentidos. Como se muestra en la Fig. horizontal y transversal donde la Web y el uso de correo electrónico constituyen un elemento decisivo para la conducción y control al poder disponer de la información satisfactoria. conocimiento y toma de decisiones. sino que esté en correspondencia con los objetivos de la centro. el diseño de los objetivos de las ARC durante su proceso de
Segunda Norma: Contenido y flujo de la información. descendente. ascendente. 1 que expresa de forma resumida el flujograma de la información en el ISMM esta tiene carácter ascendente (líneas discontinuas) al llegar a los niveles de dirección correspondiente para su aprobación.
Por la importancia que reviste para alcanzar las metas que el centro se propone a corto y mediano plazo.subproducto del proceso de contabilidad que es elaborada de forma resumida para mostrar resultados generales y tendencias de interés que es expuesta en la rectoría. a tiempo y en el lugar necesario.
Aquí se mueve información del MES y de las áreas centrales del centro con el detalle necesario no sólo para el entendimiento de quienes la utilizarán.
La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones. así como con su misión y visión.
El flujo informativo y su funcionamiento adecuado constituyen preocupaciones centrales para los directivos de la entidad por su importancia en la toma de decisiones. También se manifiesta su carácter descendente al llegar al nivel inferior para su realimentación directa y cruzada para lograr distintas interpretaciones y análisis del problema en la búsqueda de soluciones adecuadas y colegiadas.
precisión. se ha diseñado un flujograma para esta actividad en particular.
Tercera Norma: Calidad de la información. formato único y la comunicabilidad.
Están declaradas por la dirección del centro las pautas de calidad para los informes que se envían al Mes y a los órganos centrales del centro con vista a garantizar la relevancia. se realizan esfuerzos por obtener un grado adecuado de cada uno de los atributos mencionados anteriormente y para ello existe un sistema de control y emulación de las páginas web del centro y áreas por ser este el principal canal de interna y externa. adecuación. proyecta y da seguimiento a la estrategia de comunicación (ver anexo) que establece las prioridades determinadas por las áreas y la responsabilidad de estas con vista a evitar los elementos inadecuados que pueden surgir en el sistema. Estos elementos se encuentran recogidos en los diferentes manuales de normas y procedimiento del ISMM.
Como parte del Control Interno en el centro. actualización.
El ISMM a través del departamento de extensión universitaria identifica.
debe cumplir los atributos de contenido apropiado.
También el plan estratégico recogido en la estrategia de comunicación refleja en conjunto de acciones a realizar para asegurar esta norma de calidad. exactitud y accesibilidad.
.conformación y conciliación.
informes que se circulan por la red o se discuten en los diferentes niveles y órganos de dirección del centro o en las asambleas de trabajadores. También
. proveedores y organismos de control.
El calendario de actualización y ajuste de esto se recoge en el cronograma de implementación de la 297 que existe a nivel de centro. clientes.
El mismo se apoya en la informatización a través de software como SIGENU. la misión. objetivos y programas de trabajo. ACED y aplicaciones para la gestión y las páginas Web. la política y los objetivos.
Quinta Norma: El sistema de información. El sistema esta diseñado para apoyar la estrategia.
Existen elementos formales e informales para la información a través de los despachos con trabajadores. Aquí se utiliza también la información sobre hechos. estudiantes. lo que esta en correspondencia con el objeto social.
El sistema de información es revisado y actualizado en cada curso para superar las deficiencias detectadas en su funcionamiento y productos o cuando se realizan los cambios en la proyección estratégica.contables y a las actividades operativas internas.
El sistema de información se utiliza para el procesamiento de datos generados internamente. actividades internas y externas recogidas en formas de relatoría de talleres.
El sistema de información esta diseñado atendiendo a la estrategia y al programa de funcionamiento de la centro. relativos a las operaciones económicas .Cuarta Norma: Flexibilidad al cambio.
así como los de su misión. al comprender el rol importante que esto desempeña para el correcto desenvolvimiento de los deberes y responsabilidades en el centro. políticas.
El proceso de comunicación del ISMM realiza la difusión y sustentación de sus valores éticos. los objetivos del curso y los balances anuales de las ARC y estrategias. confiable y oportuna. capaz de transmitir información relevante. multidireccional.
Sexta Norma: Compromiso de la dirección. valores de la organización y estrategias.
Es por ello en los Consejos universitarios y rectorías se analizan con periodicidad (según el cronograma del curso) los elementos referentes al sistema de comunicación e informatización.resulta valiosa la información obtenida en los seminarios y claustros con trabajadores y en los encuentros con estudiantes. objetivos y resultados de su gestión expuestos en la planeación estratégica.
Para ello se realiza un proceso de comunicación abierto.
Séptima Norma: Comunicación.
El compromiso de la dirección con el sistemas de información es explicito y se refleja en las asignación de recursos suficientes (ver estrategia de comunicación) para su funcionamiento eficaz.
Los órganos de dirección del centro a nivel central y de área.
reuniones en los colectivos de trabajos. las informaciones recogidas en las encuestas de estudiantes y trabajadores que relazan con periodicidad la VRD y recursos humanos en cada curso académico. considerando quejas.
Existe una apertura de los canales de comunicación con los estudiantes. la solicitud de despachos directos.
Octava Norma: Canales de comunicación. dando incluso respuesta por escrito a éstos en los casos requeridos. sin tener que pasar por un superior directo como es el caso del sindicato.
Existen formas de comunicarse con los niveles de dirección superior de la entidad. de formación. El sistema de comunicación del ISMM se estructura en canales de transmisión de datos e información donde se conectan diferentes emisores y receptores para asegurar la comunicación con los trabajadores y estudiantes. para el cumplimiento de las tareas y metas. o por medio de los auditores internos o asesores de las diferentes áreas de dirección.Como principales vías de comunicación son
formales e informales. el sindicato de las áreas. proveedores y otras personas externas para transmitir información sobre los cambios que se producen de sus necesidades. Los trabajadores conocen los objetivos de su actividad y su derivación hasta el plan de resultado que posee cada uno donde se declaran sus tareas lograr su aporte al cumplimiento de sus objetivos y por consiguiente los de la organización. le dan seguimiento a los acuerdos para las acciones de análisis y la solución inmediata de los problemas.
facultades y sedes universitarias municipales) ya que es importante monitorear el control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente. los diagnósticos para medir la implementación de la resolución 297/03 en las áreas .Componente 5: SUPERVISIÓN O MONITOREO La Supervisión o Monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. así como velar por la adecuada realización. directamente por las distintas estructuras de dirección.
Algunas de las cuestiones a tener en cuenta son: • • • • • •
Constitución del Comité de Control y Prevención del centro integrado por: Presidente: Andrés Alberto Fonseca Hernández Miembro: Sergio Breff López Miembro: Maritza Rodríguez Gamboa Miembro: Jorge Suárez Zapata Miembro: Erislaidi
El objetivo central del Comité de Control y Prevención del centro es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo. y por supuesto la encargada de evaluar el control interno en el instituto. así como el trabajo del plan de prevención realizadas en ella. ejecución y control del plan de prevención en el centro y áreas del instituto.
Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria. •
Dado la gran complejidad del sistema del centro y su extensa estructura le entidad cuenta con la existencia de una unidad de auditoría interna con
. incluyendo sus dependencias adscritas (vicerrectorias. como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos.
La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan. la competencia y experiencia de quienes los controlan y los resultados de la supervisión continuada.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales o recurrentes.
En cuanto a las evaluaciones puntuales. vicerrectores y otros dirigentes. la cual está integrada por: Yamilia Edith Loforte Manuel Galbán Estupiñán Jefe de Grupo de Auditoria Asesor de la CANEC Asesor de la CANEC
El objetivo general es asegurar que el control interno funcione adecuadamente. jefes de áreas.suficiente grado de independencia y calificación profesional. estén formalizados. las que se encuentran incluidas en el planeamiento (plan de autocontrol del centro) o solicitadas especialmente por la dirección y los auditores externos. a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. prima una disciplina apropiada y principios insoslayables. corresponden las siguientes consideraciones:
Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que estos entrañan. aunque los enfoques y técnicas varíen. por la auditoría interna y por los miembros del Comité de Control y Prevención del centro. Constituyen todo un proceso dentro del cual. que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos y que resulten aptos para los fines perseguidos. jefes de departamentos.
. Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión. generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes. que. ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión. inherentes al trabajo de decanos.
Las tareas de los auditores internos y externos.
Se confeccionó el plan de acción o autocontrol del centro el cual contempla los siguientes aspectos: Alcance de las evaluaciones realizadas en el centro. si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes. Indicadores para Evaluar el Componente
Primera Norma: Evaluación del Sistema de Control Interno. metodología y herramientas de control.Responden a una determinada metodología con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos. Presentación de conclusiones y documentación de soporte. Áreas o asuntos de mayor riesgo. se aplican correctamente y son eficaces.
. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren un mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros. Las actividades de supervisión continuadas existentes. con este propósito se han creado en el centro Comités de Control y Prevención en las áreas de mayor complejidad. las que coordinan sus actividades con el Comité del Centro. aunque no estén documentados. Programa de evaluaciones. Existen controles informales que. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad del área del centro en cuestión.
La dirección de la entidad ha orientado a los funcionarios que son responsables de áreas evaluar periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados a las autoridades competentes. Evaluadores.
Envío de Aviso de diagnóstico al Sistema de Control Interno del área planificada. Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas diagnosticadas para eliminar las deficiencias detectadas.Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando en la entidad proporciona a la máxima dirección y a demás administrativos. entre otros aspectos. c) Presentación del informe de diagnóstico. las auditorias internas planificadas por los auditores. las actividades de inspección a las áreas por el Comité de Control y Prevención para evaluar el sistema de control interno y el plan de prevención. el cual agrupa.
1. d) Toma de Acuerdos de la discusión del informe y cumplimiento del plan de medidas para eliminar las insuficiencias detectadas. o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento. la discusión de los informes donde se analiza las deficiencias detectadas y las medidas que deben controlarse deficiencias. 3. 4. Discusión del informe del resultado del diagnóstico en Consejo de Dirección del centro o área administrativa en caso de realizarse la inspección por el Comité de Control y Prevención de este nivel organizativo. a) Presentación del Sistema de Control Interno y Plan Prevención del área. 2.
Para el logro de este objetivo se realizó el Plan de Autocontrol o de Acción. con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los inspectores. para erradicar las
Procedimiento para la realización de diagnóstico al Sistema de Control Interno en las áreas del instituto llevada a cabo por el Comité de Control y Prevención del centro y de las áreas administrativas.
. Realización del diagnóstico al área. la tranquilidad de un adecuado funcionamiento. coordinado con ell plan del Comité de Control y Prevención del centro. b) Principales logros y deficiencias del área.
directivos de las áreas inspeccionadas y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias.
Esta norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno.Realización de reunión con los inspectores. procedimientos y actividades de controlen por de lograr la eficiencia y eficacia de su Sistema de Control Interno. reglamentos y cualquier tipo de normativa.
Segunda Norma: Eficacia del Sistema de Control Interno. basándose en las tres materias del control:
Las operaciones. La información financiera. decretos. El mismo contiene los siguientes documentos: • Pan de Discusión de la 297-03 del MFP y Plan de Prevención en las áreas del centro
. El cumplimiento con las leyes.
El Plan de Acción fue elaborado por el Comité de Control y Prevención del Instituto el cual controla el cumplimiento de las actividades planificadas en él.
El instituto cuenta con un Plan de Acción que tiene como objetivo principal la administración de todos los planes.
El Sistema de Control Interno en el Instituto Superior Minero metalúrgico de Moa se considera efectivo en la medida en que este cuente con una seguridad razonable en:
La información acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia
La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros El cumplimiento de la legislación y normas vigentes.
estrategias y los procedimientos emanados de la propia entidad. incluida las políticas.
• Resolución 13-06 del MAC. planificadas y controladas por el Plan de Acción.
Las áreas o asuntos de mayor riesgo están contenidas en el Plan de Prevención del centro. Las actividades de supervisión continuadas existentes son conformadas. Cronograma de actividades para la elaboración. ATM. • Normas de la Auditoria Generalmente Aceptadas.
Además de estas fuentes se le adiciona: Cronograma de Implantación de la 297-03 en el ISMMM. destacándose las áreas Dirección Económica. • Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2008. tengan conformada esta estructura y los
Los métodos para la evaluación del Sistema de Control Interno y Plan de Prevención son: • Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2004.
Las tareas de los auditores internos es agrupan en el Plan Anual de las Acciones de Control. los miembros del Comité de Control y Prevención de las áreas que auditores internos del instituto. las cuales se coordinan con el rector y el Presidente del Comité de Control y Prevención para el año fiscal vigente.
Los evaluadores establecidos en el centro para el Sistema de Control Interno son los miembros del Comité de Control y Prevención del centro. Transporte y Recursos Humanos.
.• Plan de Auditoria Interna 2009 • Plan de Prevención del centro • Plan del Comité de Control y Prevención. ejecución y control del plan de prevención en las áreas.
La auditoría del centro se
ajusta a un método objetivo y sistemático que. extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno varían en función del nivel de riesgo determinado por el Cronograma de Riegos elaborado en el centro para cada año y de la ponderación de la importancia del control para reducirlo. 7. incrementa la probabilidad de la formación de un juicio acertado. Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas auditadas para eliminar las deficiencias detectadas.
Procedimiento para la realización de la actividad de auditoria en las áreas. con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los auditores.
5. Realización de auditoría por los compañeros competentes.
. permiten obtener una opinión técnica válida sobre el estado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno en el centro.
Estos exámenes. las que informan sobre la eficacia y eficiencia del mismo. 6. proporcionando recomendaciones para su fortalecimiento si correspondiera.
razonablemente. practicados sobre bases de normas y procedimientos generalmente aceptados. materializándose en los informes contenidos en el Expediente Único de Auditoria que se generan de la
actividad. Realización de reunión (Consejo de Dirección) para la discusión informe de los resultados de la auditoría realizada por los compañeros auditores.
El centro planifica auditorías hacia su Sistema de Control Interno (Anexo H).Tercera Norma: Auditorías al Sistema de Control Interno del ISMMM.
La naturaleza. a los cuales se les da un estricto seguimiento y control en pos de eliminar las deficiencias encontradas.
Recursos Humanos. control y cumplimiento en estos niveles organizativos. Posgrado y Capacitación de Cuadros. Realización de reunión con los auditores. evaluaciones mensuales. Definido como Áreas de Resultados Claves. Aseguramiento Material y Financiero.
Al finalizar cada curso y cada año fiscal. los cuales son derivados a facultades. dándole especial cumplimiento al cronograma del plan de las actividades de control organizado para el año.
Cuarta Norma: Validación de los supuestos asumidos.8. los cuales se encuentran en estrecho vinculo con los supuestos validados por el centro. Defensa y Protección (ocho objetivos) a cumplir en el curso y en el año fiscal. Ciencia y Técnica.
El Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa valida de supuestos que sustentan los objetivos de la organización. el instituto planifica sus objetivos de trabajo.
Los objetivos y los elementos de control que respaldan su logro descansan en supuestos fundamentales acerca de cómo funciona su entorno. la entidad califica el trabajo de auditoria realizado por los consultores de la CANCEC. y trabajadores docentes y no docentes para su estricta planificación. departamentos docentes. los cuales son :
Formación de Profesional.
forma periódica. semestrales y de fin de curso. con el propósito de medir el grado de cumplimiento de los objetivos trazados.
Quinta Norma: Tratamiento de las deficiencias detectadas. áreas administrativas. auditados y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias.
Se realizan tanto a las áreas administrativas de todos los niveles organizativos y trabajadores docentes y no. Extensión Universitaria. Universalizalición.
pero la orientación general llega finalmente a la autoridad que puede tomar la acción correctiva.
Están establecidos los procedimientos que determinan sobre qué asuntos. por medio de reclamos.Las deficiencias que afectan o pueden llegar a afectar la efectividad del Sistema de Control Interno son informadas a los niveles y estructuras establecidas según la
gravedad y complejidad del tema. demandas. la supervisión y la evaluación. analizándose luego por las instancias competentes designadas en la entidad (Consejo de Dirección.
. en qué forma y ante quién se presentará la información a tratar. Comité de Control y Prevención y Jefes e Áreas) .
La comunicación de las deficiencias siguen normalmente el camino que conduce al inmediato superior. son rápidamente detectadas y comunicadas.
Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno. verificaciones y auditorías externas e internas.
La identificación de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio control interno. dada su importancia. a través de la relación con terceros. inspecciones. También.
suficientes y competentes que le permitan formar un juicio profesional y objetivo. área. los movimientos diarios. desde el ángulo que el actor necesita. y Cuestionarios.
. Encuestas. Esta técnica permite tener una visión de la organización. los procesos. o sea.
Verbales: Obtención de información oral. la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos. Las técnicas oculares se clasifican de la forma siguiente: Observación. prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. actividad. proyecto o transacción de la entidad bajo exámen. que facilite la calificación de los hallazgos detectados en la materia examinada. las instalaciones físicas.
Las técnicas de recolección de información son procedimientos especiales utilizados para obtener y evaluar las evidencias necesarias.TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION. etc. programa. la relación con el entorno.
Las técnicas verbales pueden ser: Entrevistas. sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos. para examinar cualquier operación.
Oculares: verificar en forma directa y paralela. mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad.
El actor debe seleccionar la técnica más apropiada. mediante los cuales la entidad evaluada ejecuta las actividades objeto de evaluación.
Análisis. programa. Muestro estadístico: La selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos. sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución. Conciliación. mediante la selección de muestras que a juicio del auditor. Cálculo. Esta técnica se aplica de las formas siguientes. Documentales: Obtener información escrita. y. y Tabulación. para soportar las afirmaciones. análisis o estudios realizados por los actores. área. Revisión analítica.
La aplicación de las técnicas de auditoria. Estas pueden ser: • • • Físicas: Reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica de la inspección. evaluación o verificación. para lo cual se emplea los procedimientos siguientes:
Pruebas selectivas: Consisten en simplificar la labor total de medición. El auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional.
. Revisión selectiva Rastreo. conduce al desarrollo de
habilidades por los actores.Comparación o confrontación. Comprobación. lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población. Confirmación.
Escritas: Refleja toda la información que se considera importante para sustentar los hallazgos del trabajo realizado por el actor. proceso o actividad examinada.
por lo que se deben preparar con anticipación teniendo en cuenta lo siguiente: .Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación. y . .Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación en función de los objetivos previstos en la auditoria.Revisión de la información disponible.Entrevistas: Representan fuentes primarias de información para los equipos de auditoria.Selección cuidadosa de los entrevistados. para asegurar la participación de los entrevistados.
Manual R. Atmósfera y confianza mutua.
2. Seg. Políticas y prácticas en personal.
1.5 1. Estructura organizativa. Humanos. Humanos. Protección (Plan de Prevención Res/13). Manual Control Interno. Manual Control Interno.1 18 2.5 4
Manual R.MATRIZ DE CONTROL INTERNO COMPONENTES Y NORMAS
No.6 1. Asignación de autoridad responsabilidad. Manual Control Interno Todos los manuales.1 1.5 4 5. y
3 2. Humano y Organización.4 1 AMBIENTE DE CONTROL 25 1. COMPONENTE Valor Norma Añadido No. Todos los manuales Manual R. Identificación del riesgo.3 1. Mapa de Riesgos.5 4.5 2 3. específicamente Manual de Calidad.2 Estimación del riesgo. Competencia profesional.2 1.7 EVALUACIÓN DE RIESGOS 2. Mapa de Riesgos.3
Determinación de los objetivos de control. Comité de Control.
Manual Sistema Informativo.5 2. Todos los manuales Manual de la Organización. El sistema de información. Todos los manuales.8 1.5 4. Tecnología de la Información Manual de R.4 3. de
3. Todos los manuales
Documentación.5 4. Rotación del personal en las tareas claves.5
3. activos y registros. Indicadores de desempeño. valores 6 de la
5 2.8 3.10
1.2 3.2 4.3 3. Contenido y flujo de la información. Manual de Contabilidad. Separación de tareas responsabilidades.5 3.7 3. Calidad de la información Flexibilidad al cambio. Coordinación entre áreas.5 2 1 0. Manual Sistema Informativo Manual de Organización. Manual de Auditoria Manual Sistema Informativo y de Calidad. y
3 4 3 3.2.7
Función de Auditoria Interna independiente. Manual Sistema la
. Control de la tecnología información.1 4.11 4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 12 4.8 1.6 3 ACTIVIDADES DE CONTROL 30
Detección del cambio. Humanos.9 3.3 4. Manual de Calidad. Niveles definidos de autorización.5 0.4 4.1 3. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos Acceso restringido a los recursos. Información y responsabilidad. Comunicación. Humanos. Compromiso de la dirección.6 4. Control del sistema de información.9
Manual R.5 2
Todos los manuales.5 1.7 0.4 3.5 1.
4.5 2 3. de Control de Control 1.organización y estrategias.5 100
Informativo y de la Organización. Evaluación del Sistema Interno. Auditorias al Sistema Interno Validación de los asumidos.
. Tratamiento de las detectadas.2 5 SUPERVISIÓN Y MONITOREO 15 5.5 Total 5 100 35 Canales de comunicación.8 5.1 5.3 5. Manual Sistema Informativo
de Control supuestos deficiencias
Manual de Control Interno y de Auditoria. Eficacia del Sistema Interno.8 4 3 2.4 5.
5 0.5 0.
Documentos por normas.
AMBIENTE DE CONTROL 1..5
1.-Organigrama de la entidad..4 0. 4.
1.-Planeacion estratégica de la entidad.-Manual de organización. 5.-Actas de las Reuniones 2.8 0.5 1
1.3 –Atmósfera confianza mutua.5 0.5.-Actas de Rendición de cuenta. 4. 2..Procedimiento para la selección de los RH.Código de conducta de ética (existencia y firma.5 2 2 1.4 0.5 4.
Valor Desagregado.
Integridad y valores éticos.5 0.Evidencias por normas
2. 3. 2.7 0..
1. 1.-Canales de comunicación definidos.Procedimiento para la evaluación y promoción de los RH. 3.Control del cumplimiento de los acuerdos por los responsables.Registro de sanciones actualizado.5 0.Diseño y contenido del puesto de trabajo.. 1.5 0.Asignación autoridad responsabilidad de y
3.... 1.Procedimiento para la formación de los RH.7 1.
1.-Deberes y derechos de cada trabajador. 2.5 0.5
1.-Reglamentos establecidos en la entidad 3.Procedimiento para la capacitación de los RH.2Competencia profesional.Acta de responsabilidad material.) 2. 3.. 1.1-
Norma No.4Estructura organizativa.
8 1. EVALUACIÓN DE RIESGOS
1. 3. los que se pueden reducir.Detección cambio..-Inventario de riesgo 2.Determinar los objetivos de control de acuerdo a los riesgos identificados y estimados.Mapa de riesgo por procesos.. 1.-Planificación.Estimación riesgo.1. 4.Informe de evaluación de las áreas.5
1.Acta de asignación de tarea. 1.-Sistema de información para evaluar el riesgo. 3.5 2 2
2.-Diferencias entre los riesgos que pueden ser evitados. 1. 3
2 1.5 1 2 2 2 2
2.Acta de constitución del comité de control..Separación de DE tareas y CONTROL responsabilidades. 2..2. 2..Determinación de los objetivos de control.1.-Informe de evaluación del funcionamiento del comité de control.5 1 1.
2.Identificaron de los riesgos de la entidad...-Procedimientos de control de los riesgos. 2..1..
2...Acta de división del trabajo.5
ACTIVIDAD 3.-Evidencias de las revisiones periódicas a los levantamientos de los riesgos.4 1. 1..
1.Comprobar si en la identificación de los riesgos se expuso la valoración de la perdida (monetaria) si es posible. los que hay que compartir. 3.Identificación del riesgo.4.Comité de Control
5.Clasificación de los riesgos 3. 2. y los que debemos aceptar.7. 1. 1.Sanciones acordes a la legislación laboral vigente. 2.Actualización y cumplimiento de los procedimientos de desempeño laboral.6Políticas y prácticas en personal. 2.3.Procedimientos de realización de tareas.6 1.
.-Validación del ordenamiento de los activos con los registros contables.-Clasificación y registro correcto de las transacciones de la entidad.. del de
3.Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos 3.Diseño del sistema informativo de la entidad.5
0. 1.5 0. 1.5 2 1.5
3.2Coordinación entre áreas.-Control de la actualización de los niveles de acceso.4. 2.Documentación.8Control sistema información..3.-Control de los procesos de elaboración y emisión de los sistemas informativos. 3.Acceso restringido 2 a los recursos.-Funciones y atribuciones entre áreas.8
0. activos y registros.Niveles definidos de autorización
2.5 1 3 1. 2.5
3. 2.Aprobación de las normas de los niveles de autorización.3.-Acta de entrega y recibo del relevo de responsabilidad.
4.La documentación cumple con los requisitos de elaboración y aprobación establecidos.5 0.-Definición de los niveles de autorización y transacciones relevantes. 2. 3.Acta de la rotación efectuada con la evaluación de resultados obtenidos.Cumplimiento con la legislación vigente. 4.-Documento que exprese la interrelación entre las áreas.5.7Rotación del personal en las tareas claves. 1. 2.5 1 1.4 0. 1.-Conservación de la documentación de acuerdo a las condiciones y plazos establecidos.3 0. 2.5 0. 1.Niveles de acceso definidos 2.. 1. 3.5
1.-Actualización de los niveles de acceso....-Plan de rotación del personal en tareas claves.5 1.
10.6 0.Acta de que la información que se brindan no 7
0.. 1.5
3. 3.Procedimiento para el control del sistema.8 1..Plan de auditoria o de supervisión. 2.-Existencia y actualización del expediente único de auditoria..5 0.5 0.Actualización de los flujos de información.Diseño de los flujos de información. 1.Indicadores de desempeño que permitan medir la gestión y el control de los recursos.5 5
4. 4... 3.4 0.. 2.Resolución de nombramiento de los auditores o la comisión de control interno.3. 3.-La información externa es recibida y emitida en tiempo.Información responsabilidad..Indicadores de desempeño. 4.5
0.1.3 0.3 1.7 1.Acta de validación del funcionamiento del sistema informativo por auditorias competentes.11Función de Auditoria Interna independiente
0.Acta de suministro de información necesaria para con las responsabilidades del solicitante.Actualización de los sistemas de información. 1.Acta del control de cumplimiento del plan de auditoria.5
0..3Calidad de la
0.2.Control tecnología información de la de 1. 3.-Procedimientos que avalen los manuales.4
0.5 0..9.5
.Existencia de documentos debidamente autorizados para la utilización del sistema de información....Certificación del Sistema Informático de la entidad.Contenido y flujo de la información. 1.Definir alcance y funciones del personal con acceso al sistema informativo. 4.8
2. Acta de este proceso.. 4.7 0. 2.5 0.5 1 1. 3. 1.5 1 1.
3 0.1. desde el punto de vista normativo como organizacional. 2. corto y mediano plazo. valores de la organización y estrategias.El sistema información..Evaluación de los resultados de las comprobaciones de los aspectos del plan de prevención.Registros de la opinión de los usuarios.Planes de medidas y control de su cumplimiento.Actualización de la información de acuerdo al cambio.-Implementación del sistema.9
1.. 4. 2.-Guía de validación de la eficacia del sistema de control interno. 3.8 4
1 1 0.Plan de auditoria para el sistema de control interno.5 1
0. 1. 1. 1. 1.5.Condiciones del mercado interno y externo. 4.. estrategia. que permita el cumplimiento de los objetivos de trabajo y los criterios de medida a largo.. 1.5
.información 4.5 1.Control del cumplimiento del plan de auditoria e informe de resultado. política y objetivos de la entidad.8 4
0.Evaluación periódica del sistema de control interno..7Comunicación.5 1
4. 1.Validación de que el sistema cumple los requisitos de apoyar la misión... 1.2Eficacia del Sistema de Control Interno.9 1. 2.-Eficacia de los canales interno y externo de comunicación.3 0..
0. 4.3Auditorias al Sistema de Control Interno
2..6.Acta de asignación de recursos por la dirección para el funcionamiento eficaz del sistema. 5.Evaluación del Sistema de Control Interno.4. 3.8Canales de comunicación...Flexibilidad cambio.
0. 2. 1.Diseño de un sistema de información fiable. 5.Compromiso de la dirección.
contiene errores y esta actualizada.
5 3. 5.-Actualización de los procedimientos.5. 5.7 1 0.Actualización de los riesgos.5 1
.Acta de análisis de las deficiencias detectadas en el consejo de dirección.Validación de los supuestos asumidos..
1.-Adopción de medidas disciplinarias. 1. 92 0. administrativas o fiscales de acuerdo con la deficiencia detectada.
0.. 4.Introducción de cambios si fuera necesario.Detección oportuna de las deficiencias a partir del plan elaborado 2.Evaluación periódica de los supuestos 2.3 0..Tratamiento de las deficiencias detectadas.4..5.
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