Source: https://es.scribd.com/document/81750224/DISENO-DE-UN-MANUAL-DE-EFECTIVO-DEFINITIVO-2
Timestamp: 2017-05-30 07:58:48+00:00

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2. con el fin de cumplir los objetivos planteados para la entidad. En cuanto al manejo del fondo de caja chica. con relación al control interno del efectivo plantean lo siguiente: ³Los controles ejercen efectos directos en los estados financieros.en el mes de Agosto de 2010. citado por Petit L. y Separación de funciones. que permita llevar en forma adecuada un manejo y control interno del efectivo. (2001). La custodia del efectivo. las cuentas bancarias no son conciliadas mensualmente. no están exentas. lo cual origina fallas y deficiencias en la operatividad de la misma entre las cuales se destacan las siguientes: 1. Los controles varían de una empresa a otra. que garanticen saber en cualquier momento el movimiento exacto de efectivo. y Autorización de transacciones. Los procedimientos de manejo de entrada y salidas de efectivo no son realizados de la forma más idónea. si son débiles. produciéndose algunas veces extravíos de cheques y soportes de los mismos. lo cual ha traído como consecuencia la emisión de cheques
. Salomón L. la Jefatura de Caja. Generalmente sin fondo. y Otros (1. pero las características de control general usualmente están incorporadas a los sistemas contables: y Acceso limitado a los activos. pueden ocasionar pérdidas de activos e informes incorrectos de la función financiera y la rentabilidad de la empresa. 5. no es realizadas conforme normas que garanticen la protección de este importante activo. Es por ello. en ningún caso de ciertas cantidades de funciones administrativas. no se cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos. 4. que en todo tipo de organización es necesario estructurar unidades que aun cuando pudieran tener un alto perfil técnico. En cuanto al registro no existen reportes (formatos) adecuados. 3. no existen normas y procedimientos establecidos para su control.988).
Seccional Apure? Objetivos de la Investigación Objetivo General .y y y y
Registro de transacciones. Custodia de activos. por el contrario mientras menos tenga. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´. Estas características coinciden en su mayoría con las que aparecen en el planteamiento del problema. Personal capacitado. será más débil.
. en relación al manejo del efectivo?. ¿Cómo debe realizarse el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón? ¿Qué normas y procedimientos de control interno pueden establecerse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´.
Esto permite afirmar que mientras más de estas características posea un sistema de control interno será más fuerte. (p. que corrija dichas debilidades y contribuya a solucionar el problema. Seccional Apure. Del planteamiento formulado anteriormente. como debilidad del control interno. 23). Fianzas de fidelidad´. En este sentido es conveniente indicar que se hace necesario el diseño de un Manual de Normas y procedimientos para el Manejo del Efectivo. ¿Cuáles son la características que presenta la Fundación Regional ³El Niño Simón´. se derivan las siguientes interrogantes.
porque para llevar a cabo sus programas de atenciones a niños. ayude al normal desarrollo de sus actividades. Regional Apure. niñas y adolecentes. Debido a lo anterior la Fundación Nacional ³Niño Simón´. es de gran importancia. que corrija las debilidades de control existentes. para comprobar su cumplimiento. Regional Apure. Regional Apure.
.Objetivos Específicos y Caracterizar la situación actual con relación al manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. necesita el Desarrollo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo. Justificación de la Investigación Toda organización necesita de la implementación de un control interno eficiente y eficaz. Regional Apure. que incremente la protección de los activos. en beneficio de la salvaguarda de los activos. del normal desarrollo de sus actividades y del cumplimiento de objetivos y metas organizacionales planteadas. Regional Apure. y a una mayor credibilidad en la gestión administrativa de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. requiere del manejo de efectivo. No obstante el funcionamiento del sistema de control interno debe ser periódicamente evaluado. y Proponer normas y procedimientos de control interno que deben cumplirse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. en caso de desviaciones aplicar las correcciones correspondientes. y Describir las normas para el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón. En el caso de estudio el rubro de efectivo para la Fundación Nacional ³Niño Simón´.
Se elaborará una propuesta que de ser implementada permitirá corregir las debilidades de control interno que se detecten. principios de contabilidad y de auditoría de aceptación general. y pueblo en general. generándose de esta forma mayor bienestar social. solucionando de esta manera la problemática planteada en pro de mejoras en la gestión administrativa y la atención a los niños. lo cual se traducirá en una mejor utilización de los recursos financieros. ya constituye un aporte de suma importancia para impulsar el fortalecimiento de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Diseñar un Manual De Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. niñas y adolecentes. debe estar en capacidad de diseñar controles adecuados para la protección de los activos. de acuerdo a las normas. niña y adolecente del Estado Apure. básicamente en el aspecto administrativo y del manejo de efectivo de este tipo de institución. vienen a constituir una valiosa fuente de información desde el punto de vista académico. en beneficio de los niños. la cual tiene como propósito fundamental. ubicado en la jurisdicción del Municipio San Fernando de Apure. ya que el profesional de la Contaduría pública. Regional Apure.
. proveedores de bienes y servicios. trabajadores de la fundación.Es por ello que el desarrollo de la investigación es relevante desde el punto de vista social. el cual debe ser el fin último que persigan los gobiernos Los resultados de esta investigación. Alcances de la Investigación La investigación se ubica en el Estado Apure. Regional Apure.
se tiene la poca receptividad que puedan tener las personas que tienen que ver con el manejo del efectivo.
. en cuanto al suministro de información.Limitaciones de la Investigación En cuanto a las limitaciones.
enfocado a la creación de un instrumento que permita una correcta toma de decisiones en el aspecto financiero como lo es el efectivo. En la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Del estudio anterior se evidenció la necesidad del Diseño de un Manual de Procedimientos para el Flujo de efectivo. Regional Apure. elementos fundamentales a la hora de diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de efectivo. permitió conocer los siguientes trabajos: Hernández. el cual permitió conocerse baso en la estructura conceptual del control interno denominado Informe COSO. C. J.
. sin embargo la búsqueda de antecedentes relacionados con la presente investigación. (2007) realizo una investigación denominada ³Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de Efectivo para la Empresa Health Animal.´ que tuvo como finalidad propuesta de un sistema de control interno para el manejo del efectivo. Riesgo de Control y Monitoreo. que permitan mecanismos que contribuyan a la realización efectiva de la actividad administrativa de la empresa Health Animal. (2004) realizaron un trabajo de grado denominado ³Implementación de un Manual de Procedimientos para el Control de Flujo de Efectivo´. Información y Comunicación. lo cual nos permitió manejar con mayor facilidad sus 5 componentes básicos: Ambiente de Control.A.CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación. Nelibeth y Otros. el cual tuvo como finalidad el diseño de un Manual de Procedimientos para Flujo de Efectivo. Damián. no se han realizado investigaciones sobre el tema objeto de estudio. objetivo general de este éste trabajo de aplicación. C. generación y aplicación del mismo mediante proceso debidamente establecido. Actividades de Control.A.
La lectura y análisis de los trabajos de investigación señalados anteriormente permitió verificar que las debilidades del control interno del efectivo influyen negativamente en las operaciones normales de cualquier organización. Regional Apure. Así como también facilitó la Determinación de las actividades y procesos que conforman los procedimientos del control interno del efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa Health Animal.La realización del trabajo de investigación permitió diagnosticar la situación actual indicando las fortalezas y debilidades del manejo del efectivo en la empresa Health Animal. niñas y adolecentes para contribuir a su desarrollo integral. Tomo 19. La Fundación Nacional ³Niño Simón´. Protocolo Primero de los libros de registros respectivos. ya que nos proporciona herramientas para abordar la problemática planteada. Reseña Histórica de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Bases Teóricas. lo cual facilita la orientación de este trabajo de aplicación hacia el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. brindarles
. es una fundación adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación. perteneciente al estado venezolano. C. anotado por el N° 20. cuya acta constitutiva se encuentra debidamente protocolizada por ante la Oficina Subalterna del Primer Circuito de Registro del Municipio Libertador del Distrito Capital. C.A. El objetivo principal de la Fundación es ofrecer atención a niños. y en especial. Todos estos resultados están relacionados con nuestros objetivos específicos de investigación. en fecha 20 de Junio de 2003.A. Regional Apure. Regional Apure.
el cual es aceptado generalmente para pagos de mercancías.
. presupuestaria. De hecho en su artículo 30 de la referida acta constitutiva se establece que las seccionales tienen facultades para financiar todos sus gastos operativos y de gestión administrativa los aportes que reciban y disponer de los bienes. (2001): ³Es el activo más liquido. Tomando en cuenta esta definición podemos decir que el efectivo es el dinero que mantiene toda empresa u organización en su cuenta de caja. I (2010). (p. citado por Petit L. con el fin de cubrir sus necesidades y realizar sus operaciones. que goza de autonomía de gestión financiera. 28). la recepción del efectivo. puede hacerse por tres vías: y Operaciones en el mostrador (ventas) y y Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos. caja chica o en forma de depósito en un banco comercial. La Convención sobre los Derechos del Niño y demás tratados internacionales que haya suscrito y ratificado la República. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite sin ningún tipo de limitaciones´. La Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolecente. de los ingresos que forman parte de su patrimonio. administrativa y contable. Según Feliz. El Efectivo.oportunidades para que disfruten y ejerzan progresivamente todos los derechos contemplados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Esta fundación es una persona jurídica de derecho privado. Según Phillip (1987). obligaciones y servicios.
Importancia del Efectivo. Clasificación del Efectivo. y y Disminuir y prevenir los riesgos y errores en los registros. títulos. y Detectar errores en el uso de caja. 28). el efectivo se clasifica en: y Efectivo en Caja. gozar de descuentos. acciones. Objetivos del Efectivo. L. y Mantener controlados los flujos de efectivo. al ser colocados en el mercado´. con el fin de incrementar los ingresos por otra vía. 28). (P. Satisfacer las exigencias monetarias que surgen debido a las diferentes funciones de venta y producción.
Características del Efectivo. (2001): ³En toda organización debe existir efectivo con el propósito de: y Realizar transacciones como son la compraventa. y Fácil disponibilidad y negociabilidad. (2001). Caja Chica y anticipos de efectivo. y Efectivo en Banco. y Comprar bonos. De acuerdo a Petit. Según Petit. (Pág. y Fondos en avance (Fondo Rotatorio. L. Indagar sobre posibles fraudes y malversaciones en el manejo del efectivo.
. con el fin de prevenir y cubrir situaciones y gastos que puedan presentarse. inversiones.
Garantizar la exactitud de los registros. Control Interno en el área de Caja y Bancos. robos o desfalcos con gran facilidad. Es una partida monetaria. De acuerdo a lo planteado por Petit. Es un instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades. con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa. garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: y División del trabajo y Delegación de autoridad y Asignación de responsabilidades y Promoción de personal eficiente y Identificación del personal con las políticas de la Empresa. el Control Interno en el área de Cajas y Bancos.y y y
Se cometen errores.
Control Interno del Efectivo. Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos. que puedan afectar el manejo del efectivo. (2001).
. tiene los siguientes objetivos: y y y Custodiar y salvaguardar los fondos depositados y recibidos. L. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos. Definir una adecuada segregación de funciones que existe o disminuya el cumplimiento de cualquiera de los objetivos anteriores.
y La persona responsable de la caja chica. Control Interno de Caja Chica. o para su eliminación. Los comprobantes impresos. el monto pagado. según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. no debe tener acceso a la Contabilidad. numerados correlativamente. deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras.
. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. ni a los Cobros. y Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo. y La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. Para llevar a cabo un control adecuado de la caja Chica se deben tener en cuentas las siguientes medidas: y Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.
Caja Chica. ni a la Caja Principal. De acuerdo a Feliz. (2010): ³la caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque´. se deberán pagar con cheques. y El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos. Los que excedan dicho límite.y
Establecer las operaciones conforme a las políticas y criterios establecidos por la sociedad.
. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. El Arqueo de Caja. (2010) dice que la caja: ³Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Indicará el efectivo. la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias". nunca acreedor. suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Feliz. Es una cuenta de saldo deudor o cero.La Caja General. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. durante un lapso determinado. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes. Los auditores o ejecutivos asignados para ello. con respecto a la cuenta de control del libro mayor. cheques o vales. Si no se subsanan estas diferencias. El Arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo. corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo. I. al cierre del ejercicio. cheques o vales que se encuentran en la Caja´.
y Abonos hechos a la Empresa por el Banco. Esta conciliación se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos. Control. por concepto de intereses. y Cargos que el Banco efectúa causados por intereses.La Conciliación Bancaria. impuestos. comisiones. De acuerdo a Feliz. cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto y Errores u omisiones por parte de los Bancos. y Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado. Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado 16
. para preparar los Estados de fin de mes. I. de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos. etc. no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: y Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa´. mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones. (2010) la conciliación bancaria ³Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos. y Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa y Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación y Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. y Los libros de las cuentas corrientes.
. En esta sección se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna. fiscalización. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos. así como su importancia en el desarrollo de las labores de auditoría. personificada en sus órganos de dirección y gerencia. el efecto que produce pueda medirse. consecuentemente. en la medida en que sea tangible y. Ello es importante tener en cuenta. * dominio. el control lo es a la entidad como ente concreto y. En auditoría. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término control tiene dos acepciones: * inspección. y. Por ello. Controlar es una acción. su existencia no es negada. Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría. es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica. por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas. define con mayor precisión al control interno gerencial. Si no se conocen los resultados que deben lograrse. a pesar de ser un ente de carácter abstracto. mando. es tan difícil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que. políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados. intervención. el término control interno comprende la organización. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano. la segunda acepción sobre dominio o mando. así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. metas e indicadores de rendimiento. preponderancia. tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia. específicamente a la administración..
puede resultar su implementación. puede garantizar por si misma. Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. informar al personal de los cambios que se implementen y. la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos. la asignación de deberes y responsabilidades. por muy óptima que sea. Por esta razón. segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas. una gestión eficiente y registros e información financiera integra. especialmente. ni puede estar libre de errores. cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. dar un buen ejemplo a todos respetándolos. Los directivos. Ninguna estructura de control interno. cada uno de ellos con responsabilidades importantes. la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad. exacta y confiable. el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos. promover la eficiencia. obtener información financiera confiable. irregularidades o fraudes. un objetivo imposible y.El control interno es efectuado por diversos niveles. es probable que. eficiencia y economía. El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización. más costoso que los beneficios que se considere obtener de
. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo. Concepto Control Interno.
En Colombia. diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
. el eminente tratadista contable Yanel Blanco Luna lo define de la siguiente manera: Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar. por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal. la salvaguarda de los activos. 1992 ]. 1988] Desde el año de 1989 se adelantó un estudio tendiente a establecer un nuevo concepto de Control Interno. incluyendo la adherencia a las políticas administrativas.7 estableciéndose la siguiente definición del nuevo concepto de control interno: Control interno es un proceso. [IMCP. la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a políticas prescritas por la dirección.Un Marco de Trabajo Integrado"[ COSO. la prevención y detección de fraudes y errores. el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de 1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en Washington.El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define el Control Interno así: El control interno comprende de plan de organización con todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos. fue adoptado plenamente por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública. la corrección de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. la conducción ordenada y eficiente de su negocio. [Blanco. el cual realizó un detallado análisis del mismo siendo plasmado en la Declaración Profesional No. en cuanto sea posible. Este estudio titulado "Control Interno . 1982]. ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad. la obtención de información financiera correcta y segura.
y Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida. así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. Por ello. para proporcionar seguridad razonable. reglamentos y otras normas gubernamentales. y Despilfarro. presentada con oportunidad. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento.Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance. . dirección y control de las operaciones en los programas.Efectividad y eficiencia en las operaciones. irregularidad o acto ilegal.. organización.Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables [CTCP. gerencia y otros empleados de la entidad. y Elaborar información financiera válida y confiable. es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades. . y Cumplir las leyes. eficiencia y economía en las operaciones y. La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados. gerentes o administradores. respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes: y Promover la efectividad. se puede decir que el Control interno. uso indebido. en tanto que la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos
. 1999] Por otro lado. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad. la calidad en los servicios. eficiencia y economía. a continuación se define el término Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector público: Es un proceso continuo realizado por la dirección. para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
como por ejemplo.(productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido. reglamentos y otras normas gubernamentales Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales. despilfarro. mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos. aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos. al mínimo costo posible. incluyendo los casos de despilfarro. se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad. apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad. uso indebido. acceso no autorizado a recursos o. cantidad apropiada y oportuna entrega. métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera
. así como es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminución en los costos de los servicios que brinda el Estado. así como concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental. Cumplimiento de leyes. Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial. Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida. La evaluación de los programas de control de calidad en el sector público debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el público beneficiario. La economía. presentada con oportunidad Este objetivo tiene relación con las políticas. irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos públicos. acto irregular o ilegal Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas. adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios. Elaboración de información financiera válida y confiable.
conocida como la Comisión Treadway. brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno. promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. el cual puede ayudar a cualquier entidad a
. cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos. Control Interno en el Sector Público. El informe COSO. Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificación efectuada por el SAS N°55 en 1988. Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales. al igual que se revela razonablemente en los informes. De acuerdo a las anteriores definiciones. desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la información que se generada en las transacciones económicas. el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated).elaborada por la entidad es válida y confiable. este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992. establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate. en tanto que una información confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza. se puede construir el siguiente concepto de Control Interno: Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta dirección.
El interés por este tema en la década de los 70' respondía a dos hechos importantes: en primer lugar.. como en públicas. se posicionen como los propietarios del sistema de control interno. prevenir pérdidas de recursos.alcanzar logros en su desempeño y en su economía. bajo el patrocinio de la Organización de Naciones Unidas e INTOSAI (siglas en inglés de la Organización Internacional de Instituciones Superiores de Auditoría). 3) Actividades de control. en 1971 se define el concepto de control interno. promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política. 5) supervisión.. 2) evaluación del riesgo. el sector público había crecido de manera
. verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables. después de haber sido materia de discusión el tema del control interno en sucesivos Congresos internacionales. definiéndose el control interno de la siguiente manera: Es« El plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados. a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. El concepto de control interno discurre por cinco componentes: 1) ambiente de control. los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control. Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. adoptados dentro de una entidad pública para salvaguardar sus recursos. asegurar la elaboración de informes financieros confiables. así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones. en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos. 4) información y comunicación. tanto en entidades privadas. En el ámbito público. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental realizado en Austria en 1971.
reglamentos y directivas de la dirección. Importancia del Control interno. así como las responsabilidades de cada entidad en la creación. métodos. en 1992. incluyendo la actitud de la dirección que. se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditoría-ISA's. y. las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz. Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditoría realizado en Washington. establece que la estructura de control interno es el conjunto de planes. económicas. dispone una institución para ofrecer una garantía razonable de que han sido cumplidos los siguientes objetivos: a) preservar las operaciones metódicas. a pesar que se encontraban en un escenario distinto. eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad. mediante la implementación de controles internos efectivos. tanto en magnitud como en volumen de operaciones. b) preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro. c) respetar las leyes. Estas directrices fueron instituidas. fijando y evaluando los procedimientos administrativos. fraude e irregularidades. errores. mantenimiento y actualización de su estructura de control interno. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público. d) elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos. abuso. y. en segundo lugar. procedimientos y otras medidas. acorde con la misión que la institución debe cumplir.significativa en los países en desarrollo. con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público.
. mala gestión. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa. contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. INTOSAI.
Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir: y Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. y Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización y Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento
. los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. pasivos. la administración del personal. Estructura del Control Interno. para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. y Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos. incluyendo la actitud de la dirección de una entidad. procedimientos y otras medidas.Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes. métodos. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos. ingresos y gastos.
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye. pero no se limita al plan de organización. estudios de moción y tiempo. Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos. reportes de operaciones. En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de
. pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión. programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes. Control Administrativo.Clasificación del Control Interno. procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.1] Control Contable. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. 1] Componentes de la Estructura del Control Interno. El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así: El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. [SAS. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados. Otro caso.lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. el requisito de que los cheques. y 2) mantener la contabilidad de los activos. órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados. [SAS. Para 30
. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Igualmente. * Autoridad y responsabilidad. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones. * Estructura organizacional. * Actividades de Control gerencial. se establecen los objetivos y estiman los riesgos. el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad. En este contexto.operar la estructura (también sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: * Ambiente de Control Interno. * Evaluación del Riesgo. tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: * Integridad y valores éticos. * Políticas de personal.
. * Sistema de información y comunicación. el que también se conoce como el clima en la cima. constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. Ambiente de Control Interno. al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. * Actividades de Monitoreo.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: * Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. * Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento. Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro. * Evaluación del medio ambiente interno y externo. análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación. constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. procesamiento y reporte de información financiera. alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas. controles de información financiera y controles de cumplimiento. Actividades de Control Gerencial. Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos. 32
. así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. enfoque. Su evaluación implica la identificación.Evaluación del riesgo. * Identificación de los riesgos internos y externos.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la 33
. * Coordinación entre las dependencias de la entidad. Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica. para promover su reforzamiento. Los elementos que conforman el sistema de información son: * Identificación de información suficiente *Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. procesar. Sistema de Información y Comunicación. Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar. Debe orientarse a la identificación de controles débiles. insuficientes o necesarios.Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: * Políticas para el logro de objetivos. * Diseño de las actividades de control. Actividades de Monitoreo. * Revisión de los sistemas de información * Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables. resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son: * Monitoreo del rendimiento. y el control
. * Evaluación de la calidad del control interno. tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. El Control Interno Gerencial. al igual que con la exactitud. * Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. o mediante la combinación de ambas modalidades. Desde hace algunos años se considera que su alcance va mas allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de los departamentos de contabilidad. Aun cuando es difícil delimitar tales áreas. por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control). * Aplicación de procedimientos de seguimiento. procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos. Diferencias entre el alcance del Control Interno Financiero y el Control Gerencial. confiabilidad y siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control interno financiero. El concepto de control interno. dado que incluye también en el mismo concepto aspectos de carácter gerencial o administrativo. interno gerencial. de manera separada. Control Interno Financiero. el plan de organización y los métodos.realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad. El control interno financiero comprende en un sentido amplio.
pueden variar de una entidad a otra. leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones). procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. * Monitoreo del progreso y avance de las actividades * Evaluación de los resultados logrados * Acción correctiva. política. dirección y control de las operaciones de la entidad o programa. Asimismo. el plan de organización. es decir. en los casos que sean requeridos En el ámbito público. principalmente. Control Interno Gerencial. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones. medir y monitorear el desarrollo de las actividades. El Control Interno Gerencial Incluye también las actividades de planeamiento. su cumplimiento y aplicación. el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. sin embargo. organización. segregación de funciones. y complejidad de sus operaciones. políticas y normas. autoridad y responsabilidad). un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: * Determinación de objetivos y metas mensurables. entre las operaciones de registro e información contable. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades públicas. política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía. hasta las normas 35 de los sistemas
. así como el sistema para presentar informes. incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación. los estados financieros de la entidad o programa. según la naturaleza.oportunidad en la presentación de información financiera. comprende desde la Constitución Política (asignación de mandato. Comprende en un sentido amplio. magnitud.
. El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero. aspecto ha considerar para la administración del capital de trabajo. La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios. que genera o recibe durante un período determinado. Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias. que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa. tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales). Precautorio: Prevé los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa. El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez. La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo. 2. las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como: 1. 3.administrativos (presupuesto. Aspectos a considerar en la Administración del Capital de Trabajo. pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas. por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez. Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio. La administración del efectivo. ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización.
Es decir. Según Alonzo. sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago. sin perder ventas futuras.4. prácticas y procedimientos administrativos. Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones. su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades. Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas: y Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible. y Rotar los inventarios tan pronto como sea posible. ya sea de manera conjunta o separada. J (1988) "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas. Definiciones de Manuales. Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria. conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa". y Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible.
. los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa. Los manuales son también instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa.
y Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institución. y Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la planificación. y Facilita la continuidad de los procedimientos aún cuando se sucedan cambios. y Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general. y Dotar a la Institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos. omisiones y desperdicios de insumos. y Reducir errores. bajo el esquema de una especie de libro actualizable. y Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros. Los manuales cumplen los siguientes objetivos: y Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de cada área o de una en especial.Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Dentro de las características de los Manuales se encuentran:
. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados. y Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones. conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa. Características de los Manuales. Objetivos de los Manuales. y Facilitar el pronunciamiento actualizado.
Un alto grado de confianza. para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.
Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos organizacionales. con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial. es decir. sean éstos recursos humanos o materiales.
de cambios. Importancia de los Manuales. que resultará particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso. constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos. orden y consistencia en las acciones a ejecutar.
. a su vez. políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional. Por otra parte. puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento. contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la información así como también minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo. Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan. el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus labores.y Son la base del control operacional contable. ya que en ellos se
describe la información referida a normas. deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades.
redacción en las secciones. y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales.
. Clasificación de los Manuales. mencionado. autoridad y responsabilidad. los objetivos del mismo. Además. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. y Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y . Dentro de los tipos de manuales tenemos: y Manual de Organización: El manual de organización describe la
organización formal. funciones. Los manuales son una fuente importante de información escrita y son un instrumento de acción para el control global de la organización. acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la administración lo que permitirá por una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra.Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. administrativos o financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas. Por ello es importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables.y
La idea de implantar manuales en la empresa es que esta continúe trabajando en la misma eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. son medios viables parta comunicar políticas. y Manual de Políticas: El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. para cada puesto de trabajo. decidir sobre los cambios a implementar.
Manuales de Procedimientos de la Empresa. Manuales de Contenido Múltiple.El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa.y Manual del empleado. actividades que desarrolla. Manuales de Organización de la Empresa.
De acuerdo a su Función Específica: Los manuales pueden ser: y y y y y Manuales de Personal Manuales de Compra Manuales de Producción. etc. Manuales de Finanzas 41
. Según Duhalt M. y que se les entrega en el momento de la incorporación. Manuales de Venta...El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma. los manuales se pueden clasificar: De Acuerdo a su Contenido: Los manuales pueden clasificarse como: y y y y y Manuales de Historia de la Empresa Manual de Políticas de la Empresa. (1997). y Manual de Propósito múltiple. en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento. planes de incentivación y programación de carrera de empleados. derechos y obligaciones.
(1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar: y Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos. ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes. y Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango. y Facilita la coordinación del trabajo y a su vez reduce la duplicación de funciones. y Al estar por escrito.y
. explicaciones. la responsabilidad individual y los procedimientos. y Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa. evitando que se alteren arbitrariamente. Según Duhalt M. ya que evita repetir información.
Ventajas de los Manuales. o instrucciones similares. quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno. y Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución. durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. revelando las diferencias o debilidades. y el registro de las operaciones. y Ahorra tiempo a la organización. y Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo. y Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria. y Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal.
en su forma especifica. así como 43
.y Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria. (1977:27) considera que: "los Manuales contienen. y Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual. y Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos. y Son una fuente permanente de información. (1977:28) se encuentran: y Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen. y Pierden vigencia con mucha rapidez. políticas. historias. así como la responsabilidad individual y en los procedimientos. organización. puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir. y Requiere del personal capacitado para su elaboración. y Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa. Contenido de los Manuales. normas. y El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual. Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt M. El autor Duhalt M. aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan. y Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal. Desventajas de los Manuales. de cada trabajador. lo que implica actualizarlos con el tiempo. y El costo de conformación y revisión puede ser elevado. procedimientos.
modelos de informes y en algunos casos. y Código y catálogo de cuentas. entre otros". y Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada. funciones. los cuales son descritas a continuación: 1. organigramas. y Declaración de objetivos de la Institución. indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos. y Políticas generales de la Institución. alcance de autoridad. y Preparación de informes financieros. y Organigrama representativo de la estructura organizacional. responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff. y Descripción detallada de jerarquías. Detallar cada uno de los asuntos:
. y Registros de contabilidad. flujogramas. y Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos. y Flujograma representativo de los procedimientos descritos. y Utilización de formularios. 2. Los Manuales pueden contener instructivos referentes a: y Prólogo o introducción. Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales. estándares para medir el desenvolvimiento operacional. Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual. Técnicas de Elaboración de los Manuales.formularios.
Manual de Normas y Procedimientos.Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el procedimiento.
Objetivo del Manual de Normas y Procedimientos. así como las normas y pautas específicas que se aplican para la elaboración de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones. Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa. El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de
. Según Catacora F. Características del Manual de Normas y Procedimientos. y Estable pautas o normas específicas. y Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia. Glosario de Términos: Al final del manual se debe incluir los siguientes datos: y Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten. Las características de este tipo de manuales son las siguientes:
y Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa. (1997:101) "Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización". con indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades. y Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido.
con la finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones. la división de responsabilidades. Flujogramas. así como las relaciones interdepartamentales. distribución de documentos y la situación de los registros y archivos de contabilidad. así como garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios. involucradas en esas operaciones". Para Catacora F (1997:77) Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:
universal lo que facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de computadoras en el área de procesamiento de datos. Ventajas del Flujogramas. Los flujogramas para Catacora F.
. desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronológica.la organización. (1997:77) "Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación.
explicaciones y representaciones.
relaciones. Organigramas. duplicidad en operaciones. donde se visualiza el acoplamiento entre sus partes componentes.
y Permite economizar tiempo. se esmeran por obtenerlo. personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la Institución. dependencias y conexiones que pueden existir en la
de la institución. se pueden localizar
con facilidad las zonas deficientes.y Por su forma representativa de las operaciones. así como aplicar los correctivos necesarios. organización". por lo que los trabajadores
. Ventajas del Organigrama. en el sentido de
que reflejan las líneas de mando y autoridad. Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institución en general. de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura. Según Fernando Catacora: (1997:19) los organigramas: "Representan gráficamente la estructura organizativa de la Institución.
y Incentiva a la superación de los trabajadores.
problemas específicos. puesto que al conocer
el rango superior. esfuerzos y recursos.
5. Según el autor Duhalt. y Se evita repetir información común o general que acepta respuestas individuales. El Artículo 289. así como supervisar.... (l977:156): "los formularios son objetos sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable. Ordinal 5 establece que a la Contraloría General de la República. (1999). le corresponde: ³. entidades y personas jurídicas del sector público sujetos a su control. a quién deben reportar. Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias partes similares o distintas". gastos y bienes. Bases Legales.
relacionados implícitamente con ella con el propósito de detectar fallas o debilidades y corregidas. Ventajas de los Formularios. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Formularios.´
.conocerán a qué departamento dependen. relacionadas con sus ingresos. Ejercer el control de gestión y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y políticas públicas de los órganos. Las ventajas de los formularios es la siguiente: y Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia física de lo que sucede en la empresa. M.
teniendo esta función la alta dirección de cada ente del sector público sujeto a esta Ley. el cual debe ser adecuado a la naturaleza. Este artículo deja señalado claramente a quien corresponde diseñar. las políticas. economía y calidad en sus operaciones. implementar y evaluar el control interno. verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa. los instrumentos que garanticen el funcionamiento adecuado del sistema de control interno. para salvaguardar sus recursos. establecer. en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República. En el Artículo 37 se expone: ³Cada entidad del sector público elaborará. indicadores de gestión. El Artículo 35 dice lo siguiente: ³El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización. objetivos y metas´. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno´. mantener y evaluar el sistema de control interno. En este artículo se define como esta formado el control interno en los entes u organismo del sector publico sujetos a dicha Ley. promover la eficiencia. El Artículo 36 señala: ³Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar.De este articulo nace la necesidad de los organismos llevar un control adecuado de sus gestión para una sana rendición de cuentas. En el anterior artículo se expresa la responsabilidad de elaborar de acuerdo a las normas básicas de la Contraloría general de la República. estructura y fines del ente´. normas. estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión. manuales de procedimientos. 52
. así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley. Así mismo se señalan los objetivos del control interno. las normas.
normas y procedimientos a través de los cuales se presta el servicio de tesorería. El Artículo 107 de la Ley Orgánica de la administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) dice: ³El servicio de tesorería. En el anterior artículo se observa que los referente a custodia de fondos. El Artículo 121 expone que: ³El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios.Ley orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.´ El mencionado artículo permite mostrar que existe un Sistema de Contabilidad Pública. percepción de ingresos y realización de pagos. El Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público señala: ³El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios. en lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos. órganos. deben tener ciertas condiciones funcionales en cuanto al servicio nacional de tesorería. que esta formada por normas y procedimientos que permiten registrar e interpretar las transacciones financieras que afectan el patrimonio de la República y de los entes descentralizados.
.´. entrada de ingresos y pagos deben extenderse a todos los organismos del sector público nacional sea centralizado o descentralizado. normas y procedimientos técnicos que permiten valorar. procesar y exponerlos hechos económico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados.´ Este artículo tiene que ver con las normas y procedimientos que deben regir en el manejo de fondos públicos. en la medida en que se cumpla una evolución progresiva y consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta Ley. se extenderá hasta incluir todo el sector público nacional centralizado y los entes descentralizados de la República sin fines empresariales. órganos.
financiero. presentar información financiera fidedigna. programas y presupuestos. así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. normativos y de gestión. y estará fundado en criterios de economía. En este orden de ideas el Artículo 133 señala: ³El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. financiera y operativa útil. Este artículo tiene que ver con algunos de los principios que deben tener presente un control interno. Así como también busca promover la efectividad y eficiencia. así como la evaluación de programas y proyectos. promoverla eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes. eficiencia y eficacia´.´ Este articulo señala el objetivo del control interno. asegurar la obtención de información administrativa. confiable y oportuna para la toma de decisiones. patrimoniales. confiable y oportuna para la toma de decisiones. como lo es salvaguardar los activos del sector público. El Artículo 132 dice: ³El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado. salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público. estructura y fines de la organización.El Artículo 131 destaca: ³El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales. Dicho sistema incluirá los elementos de control acabo la Contraloría
. para el cumplimiento de sus objetivos. abarcará los aspectos presupuestarios económicos. El control interno de cada organismo del sector público debe funcionar coordinadamente con el control externo que lleva General de la República Finalmente el Artículo 134 establece: ³Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza. en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.
así como la auditoría interna. 55 que deben ser realizadas y la forma en que las mismas deberán ser realizadas.
. Manual de Normas y Procedimientos Administrativo: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas mencionando los diferentes procesos de trabajo. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento en que se necesite.´ En el artículo anterior se establece la potestad a la alta dirección de cada organismo público de implementar y hacer seguimiento a un sistema de control interno adecuado a sus características. estructura organizativa y propósitos. diseñado para proporcionar seguridad razonable. Confiabilidad en la información financiera. los administradores y otro personal de una entidad.
Efectivo: Es el activo más liquido. ya sea en conjunto o separadamente. Manual: Es todo cuerpo sistemático que indica que las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas serán realizadas. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. sin ningún tipo de limitaciones. el cual es aceptado es aceptado generalmente para pagos de mercancías y servicios. Definición de términos Básicos: Control Interno: Es un proceso ejecutado por el consejo de directores. orientado a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones.previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano.
debido a que está orientado a proporcionar solución o respuesta a problemas planteados en una determinada realidad. Para llevar a cabo esta investigación se hace necesario poner en práctica herramientas emanadas en la investigación de campo. sin manipular o controlar variable alguna". Regional Apure. Según Arias. 94)
.. a fin de garantizar un mayor nivel de confianza en la obtención de la información para el desarrollo del estudio. (p. La Investigación de Campo viene dada debido a que los datos de interés se recogerán en forma directa de la realidad. F (2004): "La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios). que tienen que ver con el manejo del efectivo. con apoyo en la investigación documental. con observación directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos de la Fundación Nacional ³Niño Simón.CAPÍTULO III
De acuerdo a la naturaleza el estudio está enmarcado dentro de la modalidad de un proyecto factible.
el diagnóstico estuvo dividido en dos fases: la primera consistió en una profunda revisión bibliográfica con el objeto de determinar la sustentación teórica de la investigación: antecedentes. En la segunda fase se llevo a cabo la aplicación de una encuesta en la modalidad de cuestionario.Investigación Documental: porque la información se obtendrá de materiales bibliográficos. 60). en trabajos previos. En tal sentido. comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis´ (p. textos. Diseño de la Investigación La naturaleza del diseño de la investigación en su primera fase sirve para diagnosticar la necesidad enunciada en el planteamiento del problema: tiene carácter de campo. Según Hernández S. grupos. La relevancia de esta actividad investigativa está dada porque representa la base de todo trabajo escrito y la génesis de la conceptualización teórica de toda investigación. con apoyo principalmente. y Otros (2005) ³los estudios de campo buscan especificar las propiedades importantes de las personas. documentos legales u otros que aportaron conocimientos al problema planteado.
. el estudio de problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza. ensayos. leyes. información y datos divulgados por medios impresos. Según El Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2005) (Pág.-15) "Se entiende por investigación documental. teorías. y cualquier otro documento vinculado con el tema. cuya finalidad fue describir la situación existente. audiovisuales o electrónico".
fenómeno o grupo con el fin de restablecer su estructura o comportamiento". y tal como lo plantea Arias (2005). En este caso. F (2004): "La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho. en un manual. se resaltaron las normas y procedimientos administrativos de la Fundación Nacional ³Niño Simón´.Nivel de la Investigación El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenómeno. por consiguiente. En el caso pertinente a la presente investigación. una población: ³es el conjunto de todos los casos que concuerdan una serie de especificaciones´ (p. haciendo en primer lugar una descripción y posteriormente el análisis del mismo. Según Arias. La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y sus
características fundamentales es la de prestar una interpretación correcta. (p. Población y Muestra Población Tal como lo plantea Hernández (2004). la población estará conformada por cinco (05) personas que laboran y son directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. 20). Regional Apure. Regional Apure. El nivel de investigación que se aplico es descriptivo ya que trata de informar acerca del problema objeto de estudio. 210). la muestra representa a ³un grupo relativamente pequeño de una población que posee características
. Muestra De acuerdo con Ramírez (2004)..
se pueden indicar: El fichaje: este técnica se emplea para tal fin como lo plantea Sabino (2004) ³ordenar. La Entrevista: Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la entrevista la define como: ³la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. cinco (05) sujetos. En este caso. Técnicas de Recolección de Información En este estudio. se aplicaron varias técnicas. clasificar los diferentes documentos y demás material bibliográfico que servirán para sustentar el marco teórico de una investigación´ (p. 83). La Encuesta: según Tamayo (2001) consiste en ³el instrumento formado por una serie de preguntas formuladas y cuyas respuestas son anotadas por el empadronador´ (p. 210). señala: ³para garantizar la máxima confiabilidad a los resultados es recomendable seguir los requerimientos de la investigación obtenida al máximo de unidades poblaciones´ (p. Con relación a lo planteado Spencer (2004). es decir.´ (p. se efectuó un arqueo de la bibliografía relacionado con la temática en cuestión. debido a las características cuantitativas del universo de integrantes y a la facilidad de acceder a todos se desechó la técnica de selección muestral. la cual representa el 100% de la población.semejantes a la misma´ (p. Entre ellas.123)
. las cuales permitieron obtener la información. por lo cual no fue necesario obtener muestra quedando conformado por el total de los sujetos que integran parte de la investigación. Sin embargo. 91). 186).
para responder a las preguntas como lo realiza. fue necesario obtener una serie de información que sustento el análisis efectuado en el estudio. 238). Validez del instrumento Los instrumentos utilizados en esta investigación fueron sometidos a un proceso de validación. (1998) ³logra que el investigador centre su atención en ciertos aspectos y se sujetas a determinadas condiciones´ (p. el instrumento 60
. Por lo tanto. Regional Apure. 90). Hurtado (2004). Al respecto Hurtado. 44). antes de su aplicación a la población en estudio. para que lo realiza. el cual según Hernández (2004) señala que ³la validez es la eficacia con que un instrumento mide lo que desea medir´ (p. En este sentido. quien lo realiza y porque lo realiza y cuando lo realiza. el cual según Hurtado. sostiene que la guía de entrevista ³es una especie de interrogatorio previamente preparado´ (p.En la entrevista se desea obtener la opinión del entrevistado con respecto a la identificación de los procedimientos administrativos. También se empleó como instrumento de recolección de datos el cuestionario. I y Toro.90). se diseño y administro una guía de entrevista dirigida a los funcionarios directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerrada. J. I y Toro. (1998) nos comentas que las preguntas son: ³cerradas cuando se contesta con un si o un no.´ (p.
Instrumentos de Recolección de Datos Para la realización de la investigación. J. y abiertas cuando se contestan a criterios y juicio al entrevistado. En un cuestionario las preguntas deben ser muy claras.
uno en metodología. redacción y estilo.fue sometido al juicio de expertos los cuales verificaron si los ítems guardan relación con las variables e indicadores del estudio. así como la pertinencia de los contenidos. se realizaron consultas bibliográficas de diversos tópicos para conformar el marco teórico Segunda Fase: Exploración o De Campo. Procedimientos Metodológicos Empleados Adecuando la metodología al problema en estudio se aplico una serie de pasos que permitieron el desarrollo de la investigación. Aplicación de los cuestionarios a la totalidad de la población. Los mismos estuvieron enmarcados en los siguientes momentos: Primera Fase: Revisión Documental. así como el análisis e interpretación de los resultados a fin de elaborar el
. Tercera Fase: Procesamiento Estadístico Se realizo el procesamiento estadístico al que se sometieron los datos. otro en administración y el último en redacción y estilo. Elaboración de los cuestionarios. precisión y calidad. Las acciones principales que se desarrollaron en esta fase fueron las siguientes: Selección y cuantificación de la población. Dicha validez se determina a través de la consulta de tres expertos a saber. Organización. Validación y confiabilidad de los instrumentos. Consiste en hacer una exhaustiva revisión documental de la bibliografía y trabajos afines relacionados con el tema de la investigación. De igual forma. clasificación y tabulación de los datos que obtuvieron a través de los instrumentos.
se utilizaron cuadros que contienen la frecuencia y el porcentaje por cada respuesta.CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Para la presentación y análisis de los resultados.
. con su correspondiente interpretación.
5 100 ENUNCIADO F SI % F .5 100 .5 NO % 100 100
. 13. 2.CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 1. 4. ¿Existe un manual de organización? ¿Existe un manual de funciones? ¿Existe un manual de normas y procedimientos administrativos? ¿Se efectúan pagos a través de caja sin la debida autorización? ¿Se efectúan pagos superiores a los autorizados en el manejo de caja? personas no autorizadas? ¿Están autorizadas por la Junta Directiva. 12. 11.5 100 100 ¿Está restringido el acceso al área de caja a 5 . 8. 3. 5.5 100 5 5 5 100 100 100 . las personas que firman en las cuentas bancarias? ¿El Presidente tiene firma autorizada? ¿El administrador tiene firma autorizada? ¿El jefe de caja tiene firma autorizada? ¿Se realizan pagos sólo con la presencia en los cheques de la firma de la presidenta? ¿Tienen firmas conjuntas la presidenta y el 5 100 .5 100 . 10. 9. 7. 6.5 100 administrador? ¿Existen otras personas con firmas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias? .5 .
16. a pesar de que las personas cumplen con los requisitos mínimos para desempeñarse en su cargo. 15. 19. lo cual viene a constituir una debilidad en el control interno. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 14. 20. Regional Apure. la cual forma parte de las actividades de control que es uno de los cinco componentes del control interno (Informe de Control Interno COSO). pero a pesar de ello los encuestados manifestaron que si están suficientemente segregadas las funciones de caja 65
. 18. están debidamente autorizadas.5 100 100 el Departamento 100 100 . ¿Existe un cajero en el Departamento de 5 5 de 5 5 5 100 100 .manejo del efectivo. cumpliéndose de esta forma con la norma de control interno referente a la autorización de las mismas. 17. Así mismo se pudo constatar que las operaciones relativas al manejo de efectivo en caja y banco en el Departamento de Administración de la Fundación Nacional ³Niño Simón´.5 100 Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de ese cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Existe un contador en Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de su cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Están suficientemente segregadas las funciones de caja y contabilidad? ENUNCIADO F SI % F NO %
Los resultados muestran que no están bien definidas las funciones.
25. 29. 28. ¿Existe libro auxiliar de banco? ¿Esta actualizado el libro auxiliar de banco? ¿Existen registros contables? ¿Están actualizados los registros contables? ENUNCIADO F 5 5 5 5 SI % F 100 100 100 100 NO % -
. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1
Representación según nivel de respuesta N° Ítem 21. 26. 23. 22. ¿Es depositado el mismo día el dinero que ingresa a caja? ¿Se efectúan pagos con cheque? ¿Se efectúan pagos con efectivo? ¿Se efectúan arqueos de caja sorpresivos? ¿Se efectúan cierres de caja diario? ¿Cuándo se producen cambios de firma autorizados.5 100 100 . 24. al no depositar el mismo día el dinero que ingresa a caja.y contabilidad.5 .5 100 100 100 ENUNCIADO F SI % F NO %
A través de los resultados del análisis se pudo confirmar debilidades en el control interno presentes en el manejo del efectivo en cuanto a la seguridad de los activos. 30. la cual esta establecida en el Informe COSO. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 27. la notifica al banco? 5 100 5 5 . no realizar arqueos de caja sorpresivos y cierres de caja diario.
Del análisis de los resultados se obtiene que una de las actividades de control interno como lo es el registro oportuno y adecuado de las operaciones. en cuanto a manejo de efectivo. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 31. conforme a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. ¿Se concilian mensualmente las cuentas bancarias? ¿Son realizadas las conciliaciones bancarias por personas diferentes a las autorizadas para firmar en las cuentas bancarias? 33. señalado en el Informe de Control Interno COSO.
. ¿Son realizadas las conciliaciones por una persona diferente al Jefe de Caja? 5 100 5 100 ENUNCIADO F 5 SI % F 100 NO % -
Del análisis se desprende el cumplimiento de una de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. se esta efectuando debido a mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. lo cual permite conocer el monto exacto del mismo. 32.
Esta situación disminuye el riesgo de pérdida del efectivo en su manejo. ya que el efectivo que entra y sale de caja no se deposita en el banco en el mismo día. se originaron las siguientes conclusiones: 1. antes situaciones que deberían estar normalizadas y que por el hecho de no estarlo.CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones: Después de la presentación. En lo referente a la seguridad de los activos. Existen registros de entrada y salidas de efectivo. se convierten en debilidades de control interno que propician la apropiación indebida del efectivo y que pudieran producir desfalcos a la institución. los arqueos de caja no se realizan sorpresivamente y los cierres de caja no se efectúan a diario. análisis e interpretación de los resultados relacionados al funcionamiento del control interno en el manejo de efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. los pagos en efectivos se realizan con frecuencia. Regional Apure. 2. es insuficiente para protegerlos del uso indebido que pudiera ocasionar su pérdida. permitiendo el libre albedrío.
. conforme a lo señalado en el Informe de Control Interno COSO al mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. lo cual facilita determinar con certeza el saldo que posee la institución. Inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que orienten a las personas en el cumplimiento de sus funciones. los cuales se encuentran actualizados. tanto en caja como en banco. y si se produce es fácil determinar su cuantía. 4. debido a las debilidades de control interno existente. 3. específicamente del efectivo en caja. Existe un registro oportuno y adecuado de las operaciones.
y El anterior Manual podrá ser complementado con un Manual de Organización. niñas. Recomendaciones: Dentro de las recomendaciones se sugiere: y Poner en práctica lo antes posible el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. de acuerdo a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. directivos y público en general. familias. adolecentes.5. lo cual va permitir orientar a las personas en el cumplimiento de sus funciones. en pro de mejorar la gestión administrativa y la prestación de un mejor servicio a niños. Regional Apure.
. empleados. Se observa el cumplimiento de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. reduciendo las debilidades de control interno encontradas. ya que en la actualidad carece de este importante instrumento administrativo. proveedores.
Marelys. Aquino Yorman.
Elaborado por: Pineda.
.............................................................. Instrucciones para su uso.................... Normas para el manejo del efectivo de caja (entradas)................................. Procedimientos para el manejo del efectivo (entradas)............................... Anexos (Formatos)........... Objetivo............................... Glosario de términos.......................................................... Procedimientos para el manejo del efectivo (salidas)...........
Elaborado por: Pineda.. Normas para el manejo del efectivo de caja (salidas)...................... Marelys....................................................................GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
Asunto: Índice Introducción.......................
............................................................................................. Aquino Yorman.............................................................
mediante la aplicación de las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual. lo cual proporcionará protección al efectivo y mejorará la gestión en pro de una mejor atención a los niños(as) del Estado apure.
. Aquino Yorman. El manual ha siso estructurado de la siguiente manera: Capítulos I II III IV V VI VII VIII IX Titulo Introducción Objetivo Instrucciones para su uso Glosario de Términos Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Normas para el manejo del efectivo en Caja (Salidas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) Anexos (Formatos)
mediante las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual. las cuales al ser aplicadas redundarán en mayor protección al efectivo contra pérdidas o apropiación indebida.
Elaborado por: Pineda. más celeridad en el tramite administrativo y generar mayor confianza en la gestión administrativa de la Directiva. en pro de un mejor servicio en beneficio de la salud física y mental de los niños.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
Asunto: Objetivo Contribuir al fortalecimiento del Control Interno Administrativo en el manejo del Efectivo en Caja de la Fundación Regional ³El Niño Simón´ del Estado Apure. Aquino Yorman. niñas y adolecentes del Estado Apure.
. Marelys.
Aquino Yorman.
Elaborado por: Pineda. 2.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
Asunto: Instrucciones para su uso 1. lo cual le facilitará tener una noción clara de donde se ubica un determinado contenido al momento de una consulta. Se recomienda leer primero la introducción. ya que estos son complementos de las normas. Comience por leer las normas y luego los procedimientos. 3. Lea cuidadosamente el índice para conocer el orden del manual.
. el objetivo y el glosario de términos antes del resto de temas que integran el manual. Marelys.
Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite. permitirá aclarar dudas o afianzar sus conocimientos sobre el significado de algunos de estos términos en beneficio de un mejor desempeño en su trabajo. los administradores y otro personal de una identidad.
Efectivo: Es el activo más liquido. Elaborado por: Pineda. Control Interno: Es un proceso ejecutado por el Concejo de Directores. Manual de Normas y Procedimientos: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. sin ningún tipo de limitaciones. establece niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizaran las funciones administrativas. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:
. Marelys. Aquino Yorman. Organización: Según Melinkoff (1986) define a la organización como ³un proceso de la administración que crea la estructura orgánica. el cual es aceptado para pagar bienes y servicios. Confiabilidad en la Información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. diseñado para proporcionar una seguridad razonable con vía a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. las obligaciones y atribuciones que correspondan. sus actividades.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
Asunto: Glosario de Términos Conceptualizar los términos utilizados en este manual. los deberes.
El efectivo que se reciba en caja. Aquino Yorman. posterior a su cierre debe quedar en esta hasta el día hábil siguiente. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al día.
Elaborado por: Pineda. monedas y/o billetes) coincida con el monto del recibo de ingreso a entregar. Deben verificarse que los datos contenidos en el cheque sean correctos. 4. Debe restringirse el acceso a caja de personas no autorizadas.
. 2. 6. Cuando se reciban monedas y/o billetes debe verificarse que sean de curso legal y estén en condiciones de seguir circulando. 5.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. 7. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador. 9. 8. Debe contactarse que el monto recibido ( cheques. Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos. 3. 10. Marelys. Objetivo: Controlar la entrada de Efectivo en Caja. Debe efectuarse la apertura de caja al menos una vez al día. El cheque debe estar acompañado de su documentación soporte correspondiente (aporte de la Gobernación del Estado Apure u otros entes). se determinará su monto para ver si coincide con el monto a pagar o a entregar. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) 1.
la documentación soporte respectiva. Relación de Cheques en Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Administración. Procedimientos:
1. Si hay efectivo del día anterior se revisa la relación de cheques en caja en original (Jefe de caja) y copias a (contabilidad) y se procede a realizar el depósito. Aquino Yorman. Jefatura de Caja. el jefe de caja usa el formato Movimiento en Caja en original (Jefe de Caja) y Jefatura de caja. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Entra efectivo. 2. conjuntamente con el duplicado (administración) y Relación de Cheques en triplicado (contabilidad) del recibo de ingreso. y guarda Administración. Movimiento de Caja. copias a (administrador) y (contabilidad). Movimiento de Caja. Recibo de Ingreso.
. Marelys. caja. Documentación Soporte.
Elaborado por: Pineda. El procedimiento se inicia cuando el administrador y el Jefe de Caja aperturan la caja usando el Formulario de Movimiento de Caja en original (Jefe de Caja) y copias a administrador y contabilidad.
Relación de Cheques en caja. Marelys. el original de la documentación del soporte del efectivo va a contabilidad. Procedimientos:
3. Aquino Yorman. . Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Jefatura de caja. el original del movimiento de caja y la relación de cheques en caja se archiva en la jefatura de Caja y una copia al administrador. Contabilidad Movimiento de Caja. Recibo de Ingreso. Documentación Soporte.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. al igual que las copias de los recibos de ingresos. El administrador y el jefe de caja hacen el cierre de caja. . Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. Administración.
el día hábil bancario siguiente. 6. Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado. Si el cheque se elabora a mano. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 1. 8. además d el vouchers. tachaduras y mutilaciones en algunos de sus datos. Los cheques o depósitos deben contener en el reverso la leyenda ³Solo para ser depositado en la Cuenta N° XXXX del Banco XXXX a nombre de la Fundación Regional del Niño Simón del Estado Apure´. 14.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSPARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. la tinta debe ser negra o azul. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estén correctos. Deben conservarse los cheques anulados. No deben emitirse cheques posdatados. El cheque debe tener la expresión ³NO ENDOSABLE´. El Jefe de Caja es el responsable de la caja. No deben emitirse cheques en blancos o con algunos de los datos sin llenar. Toda salida de efectivo debe estar autorizada. o en caso justificado. Marelys. El cheque no debe presentar enmendaduras. 5. Al pagarse un cheque debe conservarse la fotocopia de este. 11. Todo efectivo que entra a Caja debe ser depositado el mismo día. Elaborado por: Pineda. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. 7. 10. 4. 13. 2. No debe emitirse cheque sin disponibilidad bancaria. 3. Aquino Yorman. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:
. 12. No deben emitirse cheques al portador. 9. 15.
Elaborado por: Pineda. 24. 22.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. por compromisos previamente presupuestados y en función del tiempo que tengan vencidos y del momento que se presenten a cobrarlos. Deben conservarse los cheques devueltos. Debe efectuarse al menos un cierre de caja diario. Los pagos deben efectuarse. al día siguiente. Debe llevarse un libro auxiliar de entradas y salidas de efectivo de caja actualizado. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 16. 18. Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus respectivos talones de pagos. Deben efectuarse arqueos de cajas sorpresivos. 20. 17. Deben efectuarse conciliaciones bancarias mensualmente. A los cheques emitidos debe colocarse la fecha de caducidad. Debe llevarse un Libro Auxiliar de Banco actualizado. 23. Aquino Yorman. Marelys. 19. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. 21. o en casos justificados.
Marelys. el original le queda al jefe de caja y la Copia va a contabilidad. 2. y el original de la documentación soporte va a Contabilidad. Objetivo: Describir como se controla la salida de Efectivo en Caja. El procedimiento se inicia cuando después de recibir la lista de cheques autorizados para pagar de la Administración. Documentación Soporte. Movimiento de Caja.
Elaborado por: Pineda. Jefatura de caja. usando el formato Movimiento de Caja en Original y Copia. Aquino Yorman. Documentación Soporte. paga recibiendo la documentación soporte del pago y la guarda. Relación de Cheques en Caja. la relación de depósitos enviados al banco.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. El Administrador y el Jefe de caja hacen el cierre de caja. Jefatura de caja. Relación de Cheques en caja. Administración. Relación de depósitos enviados al banco. Movimiento de Caja. El jefe de Caja elabora los depósitos bancarios. Contabilidad. Jefatura de Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salida) Responsables y Formularios que intervienen: Administración. la original le queda al Jefe de caja y la copia al Administrador. Procedimientos:
TOTAL MONEDAS Bs. _______________ Total Bs. 20. 0. 0. 50. 100.125 Total Bs.00 De Bs.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
De Bs. 1. _____________ Vales de Caja Chica Por Bs. _______________ Total Bs.00
Total Bs.00 De Bs. 10. _______________ MONEDAS: ___________ ___________ ___________ ___________ De Bs.25 De Bs._______________ Encargado:
.00 De Bs.00 De Bs. _______________
TOTAL BILLETES Bs. _______________ Total Bs. _______________ Comprobantes de Caja Chica Del N° _____________ Al N° ______________ TOTAL Bs.
TOTAL Bs. _______________ Total Bs.50 De Bs.00 De Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ TOTAL FONDO DE CAJA CHICA Bs. 2. _______________ Total Bs.
10 Monedas de Bs.00 Billetes de bs.00 Billetes de bs. 0.
TOTAL DESEMBOLSOS POR CAJA DEPÓSITOS Banco OBSERVACIONES Monto en BS. DESEMBOLSOS REALIZADOS POR CAJA Por Concepto de: N° de Monto en Documento Bs. 20.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
DENOMINACIÓN TOTAL BS. TOTAL MOVIMIENTO DE CAJA BS.50 Monedas de Bs 0.
TOTAL CHEQUES Bs. 2.
.05 TOTAL EFECTIVO Bs.25 Monedas de Bs 0.00 Billetes de Bs.00 Billetes de Bs. Billetes de Bs.00 Monedas de Bs. 100. 10.00 Monedas de Bs 0. 50.125 Monedas de Bs. 1. 0. CHEQUES BANCO BENEFICIARIO MONTO EN BS.
Por Bs. He recibido de: ________________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Recibido con Cheque N° _________ Banco______________ Cuenta N°___________________________ Ordenado por:
Procedimientos Contables. F. (2004). (2004).Sistema y Caracas. Ballestrini (2001) Metodología de la Investigación. Ediciones Universidad Santa María. Editorial Episteme BARRETO.860 Caracas. Damián. (2001). (2003). Azuaje. Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de Efectivo para la Empresa Health Animal.Gaceta oficial Nro. Arias. Declaración de Principios Contabilidad Nro. caracas. (1977). Caracas: Episteme. Instituto Nacional de Contadores Públicos. Universidad de México. 0. Normas Nacionales e Internacionales de Contabilidad. Fidias.(2004). J. (2007). N. Clásicos de Administración Moderna. (2000). C. Blanco. 36. (1977). Caracas. O. Fernando. Editora Atas. Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas. El proyecto de investigación: Guía para su elaboración 4ta edición. Y. Administración de Empresas. Miguel. Venezuela.A. Diseño de Sistemas Administrativos y Contables: Vigésima segunda edición. Buenos Aires Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
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References: in fine
 artículo 30
 Artículo 289
 Artículo 37
 Artículo 35
 Artículo 36
 Artículo 107
 Artículo 121
 Artículo 105
in fine
 Artículo 133
 Artículo 132
 Artículo 131
 Artículo 134