Source: https://www.secova.de/funktionsmodule/verbandbuch-unfallerfassung/verbandbuch-faq/
Timestamp: 2019-06-20 00:52:15+00:00

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Verbandbuch FAQ | secova Unternehmensprozesse optimieren mit sam®
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Welche Daten können mit dem elektronischen sam*-Verbandbuch verwaltet werden?
Grundsätzlich alle Daten, die nach DGUV Vorschrift 1 oder verfügbaren Mustern mindestens gefordert sind. Dazu zählen u.a. Name, Verletzungsart, Datum und Uhrzeit sowie Ersthelfereinsatz. Weitere Daten lassen sich beliebig hinzufügen. Mit sam* ist ebenso eine Zuordnung zu Betriebsbereichen gegeben. Alle Daten werden sicher in sam*-internen Datenbanken hinterlegt. Daten, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, werden selbstverständlich nicht gespeichert. So sind Sie stets auf der sicheren Seite.
Warum sollte ich das elektronische sam*-Verbandbuch einsetzen?
Die Erfahrung zeigt, dass auf Papier geführte Bücher, zwar sehr leicht verwendet werden können, in der täglichen Praxis jedoch viele Nachteile mit sich bringen. Zum einen ist der Datenschutz eines "Papier"-Verbandbuches nicht gewährleistet, da dieses öffentlich ausliegen muss und jeder dieses somit auch einsehen kann. Größer ist jedoch das Problem, wenn Einträge unleserlich oder unvollständig sind. Ebenso häufig kommt es vor, dass Verbandbücher verloren gehen oder nicht an den vorgesehen Platz zurückgelegt werden. Diese zuvor genannten Nachteile werden durch das elektronische sam*-Verbandbuch ideal gelöst. Die Bedienung ist einfach und sicher. Zusätzlich besteht mit sam* erstmals die Möglichkeit vollautomatische Statistiken (auch anonym) für das eigene Unternehmen zu führen. Zum Beispiel Art und Häufung von Verletzungen je Betriebsbereich. Mit einen Papier-Verbandbuch eine kaum lösbare Aufgabe. Übrigens können Sie auch Unfallberichte der Berufsgenossenschaften aus sam heraus generieren.
Wie wird der Datenschutz mit dem sam*-Verbandbuch gewährleistet?
sam* arbeitet konform zum Datenschutzgesetz. In sam* ist ein detailliertes Berechtigungskonzept enthalten. Somit können Sie individuell festlegen, wer Zugriff auf das Verbandbuch erhalten soll, für welche Unternehmensbereiche dieses gelten soll und ob bzw. welche Auswertungen möglich sein sollen. Es können keine personenbezogenen Detailauswertungen durchgeführt werden. Ohne Berechtigungen ist beispielsweise überhauptkein Zugriff möglich. Übrigens, haben Sie schon einmal nachgeschaut, ob Sie den Datenschutz bei Führung eines klassischen Papierverbandbuches (z.B. im Verbandkasten) überhaupt erfüllen? Dieses ist in zahlreichen Unternehmen vollkommen unzureichend gesichert. Hier "beissen" sich beinahe verschiedene Forderungen der DGUV Vorschrift 1 mit dem Datenschutzgesetz. Die Lösung? Ein elektronisches Werkzeug wie sam* mit integriertem, elektronischen Verbndbuch.
Für welche Unternehmensgrößen und Branchen kann sam* verwendet werden?
Unser System ist grundsätzlich offen für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Zumeist liegt die untere Grenze oft bei rund 100 Mitarbeiter bis zu mehreren 10.000 Mitarbeitern je System. Alle Unternehmensbereiche können mit sam* zentral oder dezentral verwaltet werden. Die kostenlos in sam*-Unterweisungssystem enthaltenen Themen, sind ebenfalls branchenneutral erstellt.
Alle Arten von Schnittstellen (z.B. SAP, SCORM, CSV-Exports o.ä.) sind mit sam* realisierbar. Lediglich der Umfang wird gemeinsam definiert.
Kann ich das sam*-Verbandbuch testen?
Ein persönliches Angebot, sowie die Beantwortung aller Fragen, erhalten Sie im Rahmen einer persönlichen Präsentation. Soviel sei jedoch bereits an dieser Stelle angemerkt: Sie können sam* bereits für wenige Cent im Monat einsetzen... 😉
Wie greifen Anwender auf sam* zu?
Prinzipiell wird lediglich ein Browser (z.B. InternetExplorer, Firefox o.ä.) benötigt. Eine Installation auf den Arbeitsplätzen ist somit nicht notwendig. Über das Intranet (wahlweise ist auch Internet möglich) können die Anwender auf das sam*-Verbandbuch zugreifen. Besondere Anforderungen an den Arbeitsplatz bestehen nicht.
Wie wird sam* in meinem Unternehmen installiert?
Prinzipiell haben Sie 2 Möglichkeiten sam* einzusetzen. Entweder über das Internet oder innerhalb Ihres unternehmenseigenen Intranets. Beide Methoden haben unterschiedliche Vorteile, die wir Ihnen gerne persönlich erläutern.
Wie hoch ist der zusätzliche Verwaltungsaufwand mit sam*?
Unserer Erfahrung nach, reduziert sich der bisherige Gesamtaufwand bei Einsatz von sam* sehr stark. Ein zusätzlicher Aufwand entsteht meist nicht - ganz im Gegenteil. Die umfassenden Vorteile sprechen dabei für sich.
Was sagen Berufsgenossenschaften bzw. die verschiedenen Verordnungen zu einem Verbandbuch?
Was sagen Berufsgenossenschaften bzw. die verschiedenen Verordnungen zu einem Verbandbuch? In der DGUV Vorschrift 1, §24 Abs. 6 heisst es grundsätzlich: "6) Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln."
Die genaue Form ist an dieser Stelle nicht näher beschrieben. In vielen Betrieben liegen daher oftmals Formblätter bzw. in Papier gebundene Verbandbücher öffentlich in den Verbandkästen aus. Diese Aufbewahrung ist natürlich alles andere "vertraulich".
Ergänzend dazu finden Sie in der DGUV Information 204-022, Punkt 4.4. "Erste Hilfe im Betrieb" folgende Hinweise und Kommentierungen:
Die Unfallverhütungsvorschrift "Grundsätze der Prävention" (DGUV Vorschrift 1) lässt offen, in welcher Form die Erfassung der zu dokumentierenden Daten zu erfolgen hat. Es steht dem Unternehmer frei, ob er die Dokumentation in einem Verbandbuch, auf Karteikarten vornimmt oder sie im Zuge der elektronischen Datenverarbeitung speichert. Für die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistung kann insbesondere das "Verbandbuch" (DGUV Information 204-020) oder der "Meldeblock" (DGUV Information 204-021) verwendet werden.
Es ist dem Unternehmer auch nicht vorgeschrieben, wer oder welche Stelle im Betrieb mit der Dokumentation zu betrauen ist. Sinnvoll erscheint es, diejenigen damit zu betrauen, denen es obliegt, im Einzelfall die Erste Hilfe zu leisten, also Ersthelfer, Betriebssanitäter oder der Betriebsarzt.
Gleichgültig, wer die Aufzeichnungen vornimmt, in jedem Fall handelt es sich um Daten, die gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern sind. Werden die Aufzeichnungen z.B. vom Betriebsarzt vorgenommen oder hat dieser den Verletzten erstversorgt, so können die in der Dokumentation aufgezeichneten Verletzungen dem Unternehmer nicht unter Berufung auf § 203 Abs. 1 Nr. 1 Strafgesetzbuch vorenthalten werden.
Zwischenfazit: Sie sind somit frei in der Wahl Ihres Werkzeuges. Alle zuvor genannten Vorgaben erfüllt das elektronische Verbandbuch sam* von secova perfekt. Weiterhin heisst es in der DGUV Information 204-022 zum Thema Schutzwürdigkeit der Aufzeichnungen:
Die Tatsache, dass ein bestimmter Mitarbeiter im Betrieb einen Unfall und dadurch eine bestimmte Verletzung erlitten hat, stellt kein Geheimnis im Sinne dieser Strafbestimmung dar. Ein solcher Unfall ist ein betriebliches Ereignis, das nicht nur einem beschränkten Personenkreis zur Kenntnis gelangt, an dessen Weitergabe allein der Verletzte ein Interesse hat und das objektiv nicht geheimhaltungswürdig ist, weil der Betrieb und die Versicherten im Hinblick auf die Arbeitssicherheit ein schutzwürdiges Interesse am Bekanntwerden haben. Soweit der Arzt die Eintragungen im Verbandbuch, auf der Karteikarte oder die Eingabe in die elektronische Datenverarbeitung selbst vornimmt, handelt er nicht als Arzt, sondern als Beauftragter des Unternehmers. Die Angaben über "Art und Umfang der Verletzung bzw. Erkrankung" bei einem Unfall im Betrieb stellen keine Erkenntnisse dar, die der Arzt auf Grund des Vertrauensverhältnisses zwischen Patient und Arzt gewinnt. Sie sind wesentliche Merkmale, die der Berufsgenossenschaft mit der Unfallanzeige zu melden sind, damit diese die notwendigen Feststellungen für das Entschädigungsverfahren treffen kann. Etwas anderes gilt für Tatsachen, die der Arzt anlässlich der Untersuchung des Verletzten feststellt und die nicht zu dokumentieren sind.
Bei der Dokumentation handelt es sich um personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz ist zu beachten. Es gilt für nichtöffentliche Stellen, soweit sie Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen oder in oder aus nicht automatisierten Dateien erheben, verarbeiten oder nutzen. Beispiele für nicht automatisierte Dateien sind Kartei, Verbandbuch, Meldeblock; die elektronische Datei benötigt eine Datenverarbeitungsanlage. Jede Datenverarbeitung, unabhängig vom Zweck, fällt unter das Bundesdatenschutzgesetz; ausgenommen sind lediglich persönliche und familiäre Tätigkeiten.
Zu guter letzt noch einige abschliessende Verfeinerungen aus der DGUV Information 204-022, die sam* ideal erfüllt:
Die Erhebung der Daten in § 24 Abs. 6 Unfallverhütungsvorschrift "Grundsätze der Prävention" (DGUV Vorschrift 1) genannten Angaben ist auch nach § 28 Abs. 1 i.V.m. Abs. 6 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz zulässig.....//....Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln, d.h. Verbandbuch, Kartei, Meldeblock sind vor einer Kenntnisnahme durch Unbefugte zu schützen. Dazu sind nach § 9 Bundesdatenschutzgesetz geeignete Maßnahmen zu treffen, z.B. Aufbewahrung unter Verschluss beim Ersthelfer, Betriebssanitäter oder Betriebsarzt. Wird die Dokumentation in elektronischer Form, z.B. durch den Ersthelfer geführt, ist durch technische Maßnahmen zu gewährleisten, dass nach § 9 Bundesdatenschutzgesetz Anlage Nr. 3 nur Berechtigte darauf Zugriff haben.
Nach fünf Jahren müssen die Dokumente datenschutzgerecht entsorgt werden (z.B. durch professionelle Datenträgervernichtung oder Shredder). Das Verbandbuch wird fünf Jahre nach seiner letzten Eintragung, die Einzeldokumente des Meldeblockes jeweils nach fünf Jahren vernichtet; die Einzelfälle in der automatisierten Datei werden jeweils nach fünf Jahren nach § 35 Abs. 2 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz gelöscht.
Haben Sie die obigen Auszüge der Berufsgenossenschaftlichen Informationen bzw. Vorschriften aufmerksam durchgelesen?
Sehr gut. Dann wissen Sie nun, dass ein elektronisches Verbandbuch wie sam*, welches die Vorgaben und Empfehlungen der Berufsgenossenschaften und Datenschutzgesetze beachtet, eine zulässige, alternative Form darstellt. Mit allen Vorzügen, die gute gemachte, komfortable Lösungen wie sam*, mit sich bringen. sam* erfüllt alle entsprechenden Vorgaben in hervorragender Weise. Testen Sie sam* doch einfach einmal und vereinbaren eine Präsentation mit uns. Hier geht es zum Kontaktformular.

References: §24
 § 203
 § 24
 § 28
 § 9
 § 9
 § 35