Source: https://www.scribd.com/doc/37795261/CARTILLA-DE-ARCHIVO-1
Timestamp: 2017-01-18 04:58:17+00:00

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BrowseInterestsBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultBrowse byBooksAudiobooksArticlesSheet MusicBrowse allUploadSign inJoinSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVAMARICELA FARFAN MARTINEZ
AGOSTO 19 DE 2010 BOGOTA D.C. MANEJO DE ARCHIVOS E INFORMACIÓN
1. RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La recuperación de información, llamada en inglés information retrieval (IR), es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda de los mismos documentos, la búsqueda de metadatos que describan documentos, o, también, la búsqueda en bases de datos, ya sea a través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de otras características, de manera pertinente y relevante. La recuperación de información es un estudio interdisciplinario. Cubre tantas disciplinas que eso genera normalmente un conocimiento parcial desde tan solo una u otra perspectiva. Algunas de las disciplinas que se ocupan de estos estudios son la psicología cognitiva, la arquitectura de la información, diseño de la información, el comportamiento humano hacia la información, la lingüística, la semiótica, informática, biblioteconomía y documentación. Los buscadores, tales como Google, Lycos y Copernic, son algunas de las aplicaciones más populares de la recuperación de información. Básicamente hay que construir un Vocabulario, que es una lista de términos en lenguaje natural, un algoritmo que incluya las reglas lógicas de la búsqueda {Tabla de verdad} y una valoración de los resultados o cantidad de información lograda o posible. Este motor de búsqueda es pues el que permite plantear una pregunta con no menos de dos términos (en algunos casos pueden ser menos de dos términos) y mostrar los resultados mínimos y el logaritmo natural de las interacciones será alrededor de 3. Algunos de los estudiosos más destacados dentro de esta subdisciplina son Gerard Salton, W Bruce Croft, Karen Spärck Jones, Keith van Rijsbergen y Ricardo Baeza-Yates. A veces se plantean ciertos problemas a la hora de recuperar información provocados por el uso del lenguaje natural (entre otras razones) como el silencio (debido a la sinonimia), el ruido (debido a la polisemia), homografía, ambigüedad, etc. Recuperación de información El proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se almacena la información estructurada, mediante un lenguaje de interrogación adecuado. Es necesario tener en cuenta los elementos clave que permiten hacer la búsqueda, determinando un mayor grado de pertinencia y precisión, como son: los índices, palabras clave, tesauros y los fenómenos que se pueden dar en el proceso como son el ruido y silencio documental. Uno de los problemas que surgen en la búsqueda de información es si lo que recuperamos es "mucho o poco" es decir, dependiendo del tipo de búsqueda se pueden recuperar multitud de documentos o simplemente un número muy reducido. A este fenómeno se denomina Silencio o Ruido documental. Silencio documental: Son aquellos documentos almacenados en la base de datos pero que no han sido recuperados, debido a que la estrategia de búsqueda ha sido demasiado específica o que las palabras clave utilizadas no son las adecuadas para definir la búsqueda. Ruido documental: Son aquellos documentos recuperados por el sistema pero que no son relevantes. Esto suele ocurrir cuando la estrategia de búsqueda se ha definido demasiado genérica. Concepto de sistema de recuperación de información Proceso donde se accede a una información previamente almacenada, mediante herramientas informáticas que permiten establecer ecuaciones
de búsqueda específicas. Dicha información ha debido de ser estructura previamente a su almacenamiento. Componentes esenciales Documentos estructurados. Es necesario establecer un proceso donde se establezcan herramientas de indización y control terminológico. Bases de datos donde estén almacenados los documentos. Definir lenguajes de interrogación y operadores que soportará la base de datos y, establecer que tipo de ecuaciones serán permitidas.
Una copia de seguridad o backup en informática es un archivo digital, un conjunto de archivos o la totalidad de los datos considerados lo suficientemente importantes para ser conservados. También se emplea el término a veces como un eufemismo para denominar a cualquier archivo copiado sin autorización. La única diferencia reside en obtener beneficios monetarios (lucro) de la realización de la copia de seguridad, si esa copia se considera propiedad intelectual protegida y no se tienen derechos sobre ella. Fundamentalmente son útiles para dos cosas. Primero, recuperarse de una catástrofe informática. Segundo recuperar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido. La pérdida de datos es muy común. El 66% de los usuarios de internet han sufrido una seria pérdida de datos.1 Ya que los sistemas de backup contienen por lo menos una copia de todos los datos que vale la pena salvar, deben de tenerse en cuenta los requerimientos de almacenamiento. La organización del espacio de almacenamiento y la administración del proceso de efectuar el backup son tareas complicadas. Para brindar una estructura al almacenamiento es conveniente utilizar un modelo de almacenaje de datos. Actualmente (abril de 2010), existen muchos diferentes tipos de dispositivos para almacenar datos que son útiles para hacer backups. También hay distintas formas en que estos dispositivos pueden ser dispuestos para proveer repetibilidad, seguridad en los datos y facilidad de traslado. Antes de que los datos sean enviados a su lugar de almacenamiento se lo debe seleccionar, extraer y manipular. Se han desarrollado muchas técnicas diferentes para optimizar el procedimiento de efectuar los backups. Estos procedimientos incluyen entre otros optimizaciones para trabajar con archivos abiertos y fuentes de datos en uso y también
incluyen procesos de compresión, cifrado, y procesos de deduplicacion, entendíendose por esto último a una forma específica de compresión donde los datos superfluos son eliminados. Muchas organizaciones e individuos tratan de asegurarse que el proceso de backup se efectúe de la manera esperada y trabajan en la evaluación y la validación de las técnicas utilizadas. También es importante reconocer las limitaciones y los factores humanos que están involucrados en cualquier esquema de backup que se utilice. • NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES PARA LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
LEY 594 DE 2000 (julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Congreso de Colombia Ver la Circular de la Procuraduría General 035 de 2009 DECRETA: TITULOI OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. T I T U L O II
• SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos: El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la
cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía. ARTÍCULO 6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así. La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio. T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTÍCULO 7º.Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos. ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 41 de 2002 TITULOV GESTION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002 ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". • • ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: a) Motivos legales; b) Procesos técnicos; c) Exposiciones culturales. PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTÍCULO 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios. ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política. ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite. ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso. ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías. ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la
Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley. ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política. PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes. TITULOX DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos. ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida. T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un
programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas. T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
• Una parte fundamental de un ordenador es su capacidad de leer y almacenar datos. De leer datos porque sin leer datos ni tan siquiera podría ponerse en marcha y de archivar datos porque si no podemos guardar nuestro trabajo ¿para qué queremos el ordenador?. En este tutorial repasaremos los diferentes sistemas de almacenamiento con los que cuenta un ordenador. Antes de continuar, quiero reseñar que el tamaño (físico) de muchos de estos sistemas de almacenamiento se miden en pulgadas (') y su capacidad en bytes. Un byte es igual a 8 bits. La progresión natural de estos es 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512 y 1.024, por lo que un kilobyte (Kb) no son 1.000 bytes, sino 1.024 bytes.
Igualmente, un Megabyte (Mb) es igual a 1.024 Kb y un Gigabyte es igual a 1.024 Kb. Este es el motivo de que, entre otras cosas, los discos duros nunca coincidan con el tamaño que nos dice el fabricante. Este tutorial se va a centrar en los estándares para DOS, Windows. DISQUETES
Es el primer sistema de almacenamiento extraible que se instaló en un PC. Los primeros disquetes salieron al mercado en 1.967 como dispositivos de solo lectura. Posteriormente, en el año 1.976, salieron al mercado los primeros disquetes aplicados a PC, de 5.25', que consistían en un estuche de cartón y en su interior un disco de plástico recubierto de material magnetizado, con una capacidad en los últimos modelos de 1.2 Mb. En el año 1.984 aparecen los primeros disquetes de 3.5”, con un estuche de plástico rígido y un disco de plástico de mayor densidad, lo que a pesar de la reducción de tamaño permitió incrementar la capacidad. Con una capacidad en principio de 360 Kb (una sola cara) pasó en 1.986 al formato DS o Double Side (2 caras x 360 Kb.) y posteriormente, en el año 1.987, a los disquetes de alta densidad (HD o High Density), de 1.44 Mb. (2 caras x 720 Kb.). Estos son los mismos que utilizamos hoy en día, convirtiendo a las disqueteras de 3.5' en el elemento que menos ha evolucionado en la historia del PC, ya que no ha cambiado en nada en los últimos 20 años (de hecho, una disquetera de 1.987 es exactamente igual a una de 2.006 y funciona perfectamente en cualquier ordenador actual, por potente y avanzado que sea, al igual que el disquete correspondiente). Posteriormente salieron unos disquetes de EHD (2.88 Mb), que no tuvieron ningún éxito en el mercado. Los disquetes, aunque cada vez se usan menos, siguen siendo útiles como medio de arranque del PC y para transportar archivos de pequeño tamaño (hasta 1.4 megas). En el año 1.995, Sony sacó al mercado unos discos ópticos denominados LS-120, en formato 3 ½', con una capacidad de 120 Mb, que debido a la lentitud de lectura y al alto precio tanto de los disquetes como de las disqueteras (estas ultimas también podían leer los disquetes de 3
½' normales) y a que eran bastante sensibles al medio (temperatura, polvo, humedad), tampoco tuvieron demasiado éxito. DISCOS DUROS
- Varios discos de metal magnetizado, que es donde se guardan los datos. Un motor que hace girar los discos. - Un conjunto de cabezales, que son los que leen la información guardada en los discos. Un electroimán que mueve los cabezales. - Un circuito electrónico de control, que incluye el interface con el ordenador y la memoria caché. - Una caja hermética (aunque no al vacío), que protege el conjunto. Normalmente usan un sistema de grabación magnética analógica. El número de discos depende de la capacidad del HDD y el de cabezales del numero de discos x 2, ya que llevan un cabezal por cada cara de cada disco (4 discos = 8 caras = 8 cabezales). Actualmente el tamaño estándar es de 3.5' de ancho para los HDD de pcs
Por el tipo de interface o conexión, los discos duros pueden ser IDE (ATA), Serial ATA y SCSI, pudiendo ir estos conectados bien directamente al ordenador o utilizarse como medios externos, mediante una caja con conexiónUSB, SCSI o FireWire. Las principales diferencias entre estos tipos de conexiones son: IDE (ATA / PATA) Son los más extendidos. A partir del estándar ATA/133, con una velocidad de hasta 133 MBps y una velocidad de giro de 7.200 rpm, entraron en competencia directa con los HDD SCSI, con la ventaja de una mayor capacidad y un costo mucho menor. Serial ATA (SATA) Es el nuevo estándar para HDD. Hay dos tipos. SATA1, con transferencia de hasta 150 MBps y SATA2 (o SATA 3Gb), con transferencia de hasta 300 MBps. La velocidad de giro de los discos duros actuales es de 7.200 rpm, llegando a las 10.000 rpm en algunas series de discos duros de alta velocidad. En cuanto a los discos duros para portátiles, la velocidad de giro es de 5.400 rpm, si bien están saliendo al mercado algunos modelos a 7.200 rpm. SCSI Estos discos deben estar conectados a una controladora SCSI. Han sido mas rápidos que los IDE y de mayor capacidad hasta la aparición del ATA/100, permitiendo una velocidad de trasmisión de hasta 80 MBps, y discos con una velocidad de giro de unas 10.000 rpm. El estandar SCSI ha evolucionado en velocidad a través del tiempo, pero también lo ha hecho la velocidad de los discos duros SATA, relegando a los discos SCSI practicamente al sector de grandes servidores. Básicamente, el disco duro se divide en:
PISTAS Que son un conjunto de circunferencias concéntricas dentro de cada cara. CILINDROS Que es un conjunto de pistas de todas las caras (2 por disco), alineadas verticalmente. SECTORES Que son cada una de las divisiones de las pistas. Actualmente tienen un tamaño fijo de 512 bytes. Antiguamente, el numero de sectores por pista era fijo, con lo que al ser estas circunferencias, se desperdiciaba mucho espacio. Con la aparición de la tecnología ZBR (Zone Bit Recording, o
grabación de bits por zona) se solucionó este problema, al hacer que cada pista tenga mas sectores que la anterior. Esto hace por un lado que la capacidad de los discos, a igual tamaño físico, sea mayor y por otro que la velocidad de lectura se incremente según las pistas se alejan del centro, al leer el cabezal más información en cada giro del disco. Naturalmente, esta información hay que direccionarlo. Hay dos sistemas de direccionamiento. El CHS (Cilindro, Cabeza, Sector), con el que se puede localizar cualquier punto del HDD, pero con el inconveniente de la limitación física para discos de gran capacidad y el LBA (direccionamiento Lógico de Bloques), que consiste en dividir el HDD entero en sectores y asignarle un único número a cada uno. Este es el sistema que se usa actualmente. MASTER BOOT RECORD (MBR) Es un sector de 512 bytes al principio del disco (cilindro 0, cabeza 0, sector1), que contiene información del disco, tal como el sector de arranque, que contiene una secuencia de comandos para cargar el sistema operativo. TABLA DE PARTICIONES Alojada en el MBR, a partir del byte 446. Consta de 4 particiones de 16 bytes, llamadas particiones primarias, en las que se guarda toda la información de las particiones. PARTICIONES Son las partes en que dividimos el disco duro. El tema de las particiones es bastante largo de explicar, por lo que baste decir que un disco solo puede tener 4 particiones, una extendida y 3 primarias, si bien dentro de la extendida se pueden hacer particiones lógicas, que son las que el HDD necesita para que se pueda dar un formato lógico del Sistema Operativo. También existen unos SISTEMAS DE FICHEROS, que para DOS y WINDOWS pueden ser de tres tipos: FAT16 (o simplemente FAT) Guarda las direcciones en clúster de 16 bits, estando limitado a 2 Gb en DOS y a 4 Gb en Windows NT. Para los archivos debe usar la convención 8.3 (nombres de hasta 8 dígitos + extensión de 3, separados por punto), Todos los nombres deben crearse con caracteres ASCII. Deben empezar pon una letra o numero y no pueden contener los caracteres (. ' [ ] : ; | = ni ,). Este sistema de ficheros, por su sencillez y compatibilidad, es el utilizado por todos los medios extraibles de almacenamiento, a excepción de los cds y dvds. FAT32 Guarda las direcciones en clúster de 32 bits, por lo que permite discos de hasta 32 Gb, aunque con herramientas externas a Microsoft puede leer particiones mayores, con un límite en el tamaño de archivo de 4 Gb, lo que lo hace poco apto sobre todo para trabajos multimedia. Apareció con Windows 95 OSR2 y para pasar un HDD de FAT a FAT32 era necesario formatear el HDD hasta que Windows 98 incorporó una herramienta que permitía pasar de FAT16 a FAC32 sin necesidad de formatear.
NTFS Diseñado para Windows NT, esta basado en el sistema de archivos HPFS de IBM/Microsoft, usado por el sistema operativo OS/2 de IBM. Permite definir clúster de 512 bytes, que es lo mínimo en lo que se puede dividir un disco duro, por lo que a diferencia de FAT y FAT32 desperdicia poquísimo espacio. Debemos tener en cuanta que la unidad básica de almacenamiento es el clúster, y que en FAT32 el clúster es de 4 Kb, por lo que un archivo de 1 Kb ocupará un clúster, del que se estarán desperdiciando 3 Kb. Además, NTFS admite tanto compresión nativa de ficheros como encriptación (esto a partir de Windows 2000). NTFS tiene algunos inconvenientes, como que necesita reservarse mucho espacio del disco para su uso, por lo que no se debe usar en discos de menos de 400 Mb, no es es accesible desde MS-DOS ni con sistemas operativos basados en el y es unidireccional, es decir, se puede convertir una partición FAT32 a NTFS sin formatear ni perder datos, pero no se puede convertir una partición NTFS a FAT32. Reseñar que el programa Fdisk, utilizado para crear las particiones, al estar basado en DOS, reconoce las particiones NTFS como Non-DOS. LAPICES DE MEMORIA
Creados por IBM en 1.998 para sustituir a los disquetes en las IBM Think Pad, los lápices de memoria (también llamados Memory Pen y Pendrive) funcionan bajo el Estándar USB Mass Storage (almacenamiento masivo USB). Los actuales Pendrive usan el estándar USB 2.0, con una transferencia de hasta 480 Mbit/s, aunque en la práctica trabajan a 160 Mbit/s. Están compuestos básicamente por:
Un conector USB macho - Un controlador USB, que incorpora un pequeño micro RISC y mini memorias RAM y ROM Uno o varios chips de memoria Flash NAND - Un cristal oscilador a 12 Mh para el control de flujo de salida de datos Dependiendo de su capacidad (pueden llegar hasta los 60 Gb), se puede trabajar con ellos como si de un disco duro se tratase, incluso (si la placa base del ordenador lo permite) arrancando desde ellos. Tienen grandes ventajas sobre otros sistemas de almacenamiento, como su rapidez, resistencia al polvo, golpes, humedad, etc. (dependiendo de la carcasa que contenga el Pendrive) y estabilidad de los datos. Como inconveniente, resaltar que por la propia naturaleza de las memorias Flash, tienen una vida útil limitada (aunque esta es bastante larga, de millones de
ciclos), por lo que con el paso del tiempo se van volviendo mas lentos. Su bajo coste actual los convierten en el 3er sistema de almacenaje más económico en relación capacidad/precio (por detrás de los discos duros y de los cd,s y dvd,s, aunque con grandísimas ventajas sobre estos últimos). Actualmente quizás sea la forma más cómoda y compatible de transportar datos. Puede tener diferentes formas y tamaños, por lo que es bastante fácil de llevar, son bastante seguros, con capacidades de hasta 4 Gb en los formatos más habituales, aunque en continuo crecimiento, y al ir conectadas por puerto USB y reconocerse como unidad de almacenamiento masivo, en los ordenadores con SO actuales (Windows XP) no necesita drivers especiales, por lo que se puede conectar a cualquier ordenador sin problemas. Una variante de los lápices de memoria son los reproductores de MP3 y MP4. Estos no son más que lápices de memoria a los que se les ha incorporado una pila, una pantallita, una salida de audio y un chip programado para leer y reproducir ciertos archivos, de música en el caso de los MP3 y de música y video en los MP4, y controlar las demás funciones. Evidentemente, un MP3 también nos puede servir para transportar datos de un ordenador a otro, ya que, en la inmensa mayoría de los casos, los ordenadores lo reconocen como sistema de almacenamiento masivo. TARJETAS DE MEMORIA
Secure Digital (SD) Con una capacidad de hasta 4 Gb, son las mas empleadas. Basadas en las MMC, algo anteriores en su creación, son físicamente del mismo tamaño, aunque algo mas gruesas las SD. También son mas rápidas que las MMC y tienen una pestaña anti sobre escritura en un lateral.
TransFlash o Micro Usadas en telefonía Móvil.
SD para lectores
Compact Con una
Multimedia Con una
Card capacidad
Mini MMC Usadas sobre todo en telefonía móvil. Con adaptador para lectores de tarjetas.
(SM) 256
Este medio esta en plena evolución, por lo que las capacidades son solo orientativas. Entre ellas existen diferencias, tanto de velocidad de transmisión de datos (incluso entre tarjetas del mismo tipo) como, sobre todo, de forma y tamaño. Es un medio practico de transportar iuformación debido a su tamaño y capacidad, pero tiene la desventaja sobles los lápices de memoria de que es necesario un adaptador para poder leerlas. UNIDADES ZIP
En el año 1.994, la empresa Iomega saca al mercado un sistema de almacenamiento denominado ZIP, con un formato de 3 ½”, pero bastante más gruesos (casi el doble) que un disquete. Con una capacidad en principio de 100 Mb y posteriormente de 250 Mb, pronto se convirtió en una excelente solución para el trasporte de archivos y copias de seguridad, al ser mucho mas rápidos que los disquetes, mas resistentes y mucho mas estables en las grabaciones. En la actualidad, en su formato domestico, hay ZIP de hasta 1.44 Gb (750 Mb sin comprimir). La salida de los ZIP, en buena parte, impidió el desarrollo de los LS120, ya que eran mas económicos, mucho mas rápidos y menos sensibles al
medio que estos. El ZIP, al igual que el disquete, se puede usar como si fuero un disco mas, pudiéndose ejecutar programas desde el (incluso SO, arrancando desde el ZIP), trabajar con los datos almacenados en el, etc. El ZIP esta formado por un estuche de plástico rígido y en su interior un disco de materias plástico magnetizado, mucho mas denso que el utilizado en los disquetes. Necesitan unas unidades lectoras especiales, que pueden ser tanto internas (conectadas a IDE o SCSI) como externas (tanto paralelo como USB), lo que las hace mas interesantes aun. Estas unidades, en el ámbito profesional, son de una gran importancia, ya que unen a una excelente velocidad de acceso una gran capacidad de almacenamiento (hay sistemas ZIP con una capacidad de hasta 1.6 Tb (1 Terabyte (TB) = 1 Gb x 1024), lo que las hace ideales para copias de seguridad masivas, sustituyendo a los sistemas STREAMER de cinta, que si bien tienen una gran capacidad, son extremadamente lentos (comparados con los discos duros y con las unidades ZIP) y, al ser cintas magnéticas, bastante propensas a dañarse (al igual que una cinta de casete o de video, basta con que estén cerca de una fuente imantada, como un altavoz, para que se puedan dañar los datos que contengan). Si bien para su uso profesional son sumamente interesantes, para el uso domestico nunca han tenido una gran difusión, debido a la aparición en el mercado de los cds grabables y, posteriormente, de los dvd´s. CDs
Desde su aparición para uso en ordenadores en 1.985 han evolucionado bastante poco. Algo en capacidad (los más usados son los de 80 minutos / 700 Mb), aunque bastante en velocidad de grabación, desde las primeras grabadoras a 1x (150 Kb/s) hasta las grabadoras actuales, que graban a una velocidad de 52x (7.800 Kb/s). Los cds se han convertido en el medio estándar tanto para distribuir programas como para hacer copias de seguridad, grabaciones multimedia, etc., debido a su capacidad relativamente alta (hay cds de 800 mb y de 900 Mb) y, sobre todo, a su bajo coste. Es el medio idóneo para difundir programas y datos que no queramos que se alteren, ya que una vez cerrada su grabación, esta no se puede alterar, salvo en los cds del tipo regrabable, que nos permiten borrarlos para volver a utilizarlos, con una vida útil (según el fabricante) de unas 1.000 grabaciones. Dado el sistema de grabación por láser, el cual detecta tanto tamaño como forma, hay en el marcado gran variedad de formatos. Desde el estándar redondo de 12 cm y los de 8 cm, de 180 mb de capacidad, hasta sofisticados cds de diversas formas, empleados sobre todo en publicidad. Si bien los cds tienen de momento un buen futuro, no pasa lo mismo con las grabadoras de cds, que con la aparición de las grabadoras de dvds y la
compatibilidad de estas para grabar cds han ido desapareciendo poco a poco. DVDs
Por su mayor capacidad (de 4.5 Gb en los normales y de 8,5 Gb en los de doble capa) y mayor calidad en la grabación, es el medio ideal para multimedia de gran formato y copias de seguridad de gran capacidad. Existen dos tipos diferentes de e DVD: DVD –R y DVD +R. Ambos tipos son compatibles en un 90% de los lectores y su diferencia se debe mas a temas de patentes que a temas técnicos (aunque existen algunas pequeñas diferencias). En cuanto a los grabadores de DVD, si bien en un principio salieron a unos precios altísimos, en muy poco tiempo son totalmente asequibles, y al poder grabar también cds han desplazado al tradicional grabador de cds. Al igual que ocurre con los cds, una vez cerrada su grabación, esta no se puede alterar, pero también existen DVDs regrabables, tanto +R como –R. Hay también DVD de 8 cm. que son usados por algunas videocámaras digitales en sustitución de la tradicional cinta de 8 mm. Mención especial en este apartado merecen los DVD-RAM, muy poco difundidos, pero que permiten trabajar con ellos como si de una unidad más de disco se tratara (leer, modificar, grabar...).
Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos almacenan información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa. De todos modos, la mayoría de los programas llevan otros archivos que resultan necesarios aparte del ejecutable. Estos archivos adjuntos que requieren los programas son necesarios para su buen funcionamiento, y aunque puedan tener
formatos distintos no pueden ser separados de su programa original. O al menos si queremos que siga funcionando bien. Dentro de los archivos de datos se pueden crear grupos, especialmente por la temática o clase de información que guarden. Así lo haremos en este tutorial. Separaremos los grupos en archivos de imágenes, de texto, de vídeo, comprimidos... y nombraremos algunos programas asociado
El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes. Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida. Las tecnologías digitales consisten en la conversión de información a señales codificadas con base en series de dígitos (ceros y unos), los cuales son interpretados por procesadores electrónicos y almacenados en soportes electromagnéticos (discos duros y disquetes) o soportes ópticos basados en la tecnología láser: Disco óptico numérico (DON), videodiscos, discos compactos (CD-A, CD-ROM), y DVD. Las principales ventajas de estas tecnologías son la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información de naturaleza mixta (texto, sonido, imágenes fijas, video) en muy poco espacio, lo cual implica la recuperación precisa y rápida de esa información, el acceso en línea y la fácil y poco costosa reproducción. Si se comparan las posibilidades y capacidades del soporte en papel con el CDROM se encuentran las siguientes características: En cuanto al peso del soporte para la misma cantidad de información, mientras un CD-ROM pesa 19,8 gr., en papel significa unas 4 toneladas. Un CD-ROM almacena 650 megabytes de información, equivalentes a unas 500.000 páginas de texto impresas. El tamaño del papel es variable en tanto que el del CD-ROM es normalizado, 12 cms. de diámetro. Respecto al precio, el papel es cada vez más caro y su producción acarrea problemas ecológicos, mientras que la tecnología del CD es cada vez más barata. La duración del papel es variable, entre 50 y 100 años según la calidad, el CDROM puede durar más de cien años según los fabricantes, pero algunos estudios técnicos sólo auguran un promedio de 20 años.
La recuperación de la información en el soporte impreso se realiza de manera secuencial y lenta, en tanto el CD permite una recuperación directa y rápida. Los requerimientos personales para acceder al CD son tener conocimientos del manejo del computador y del lenguaje de interrogación de las bases de datos; para acceder al soporte de papel sólo se requiere saber leer. Como desventajas de estas tecnologías se han mencionado la fragilidad, inestabilidad y vulnerabilidad de la información digital, la exigencia de ambientes especiales para la producción y la conservación de los soportes, la incompatibilidad de los equipos tecnológicos, el almacenamiento inadecuado sin clasificación ni ordenación previos y sin sistemas de recuperación, y la obsolescencia tecnológica. El equipo básico para la digitalización de la información se compone de: un computador, un escáner, el software de reconocimiento óptico de caracteres, de proceso y recuperación de datos, reproductora láser, juke-box o unidades lectoras de discos ópticos, e impresora láser. El proceso de digitalización y grabación sobre un soporte óptico consta básicamente de tres etapas: 1. Digitalización de la información mediante un escáner que recoge la información: una ráfaga de luz ilumina el soporte impreso (Texto, fotografía, etc.) y los sensores foto-eléctricos traducen las intensidades reflejadas. 2. Una vez que el texto o la imagen está digitalizada en un formato digital (ASCII, PDF, DOC, BMP, GIF, JPG) pasa al manipulador de datos del sistema. 3. Almacenamiento de los archivos en un disco óptico por medio de un grabador de discos. El OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) es una herramienta de software que convierte los caracteres alfanuméricos capturados por medio del escáner en códigos ASCII, con el fin de posibilitar el proceso de indexado de lo que se almacena en el disco óptico. Rojas Panesso advierte que "si se guardan los documentos en bruto, la búsqueda de los documentos sería imposible y causaría mayor daño, como si el documento se extraviara". El reconocimiento óptico de caracteres permite la búsqueda y recuperación del texto digitalizado. Los tipos de información presentada en los CD-ROM van desde texto completo, información numérica, bibliografías, directorios, catálogos de productos, imágenes, audio, multimedia, software, etc. Estas tecnologías del disco compacto, integradas a las aplicaciones de procesamiento y recuperación de la información posibilitan la gestión electrónica de documentos, ofreciendo grandes ventajas para las organizaciones, tales como el ahorro de espacio, la velocidad y precisión en la recuperación de la información, seguridad en su preservación y facilidad de reproducción. Algunos estudios indican que mediante los sistemas de gestión integrada de los documentos, las organizaciones han logrado ser más competitivas. Las principales funciones que pueden abarcar los sistemas de gestión integrada de la documentación son: • La gestión de imágenes mediante el escáner. • Tecnologías de almacenamiento óptico, que se plantea cada vez más como la solución que acompaña a los sistemas de gestión documental. • Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
Software de gestión de documentos: programas de bases de datos que permitan la construcción de índices para la recuperación de la información. Software de gestión de los flujos de trabajo: ayudan al personal de una organización a trabajar en conjunto, a compartir información, a hacer más rápido los procesos y a mejorar su productividad. Software para trabajo en grupo: Edición y gestión compartida de documentos, correo electrónico, videoconferencias, etc.
En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser robada, borrada o saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo. La información es poder y a la información se le conoce como: Critica: Es indispensable para la operación de la empresa. Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso. Sensitiva: Debe de ser conocida por las personas autorizadas Existen dos palabras muy importantes que son riesgo y seguridad: Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos La seguridad de la información abarca muchas cosas, pero todas estas giran entorno a la información. Por ejemplo la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos. Precisamente los riesgos es uno de los mayores problemas en la seguridad, ya que de TI debe de tener tres planos uno en el peor de los casos, otro un estado medio y un estado favorable. Ya que de esta manera se podrá mitigar el daño que se pueda provocar por que ya se tomaron medidas. No se puede decir que la seguridad teda un 100% de tranquilidad ya que cada día aparece un código nuevo o un ataque diferente, etc. pero tienes menos conflictos y un sistema en condiciones de producir. Seguridad de la Información tiene como fin la protección de la información y de los sistemas de la información del acceso, uso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada.1 El termino Seguridad de Información, Seguridad informática y garantía de la información son usados con frecuencia y aunque su significado no es el mismo, persiguen una misma finalidad al proteger la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información; Sin embargo entre ellos existen algunas diferencias sutiles. Estas diferencias radican principalmente en el enfoque , las metodologías utilizadas, y las zonas de concentración. La Seguridad de la Información se refiere a la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información y datos, independientemente de la forma los datos pueden tener: electrónicos, impresos, audio u otras formas.
Las Tablas de Retención Documental es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico. La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales. Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así: PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales. “Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.” SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. “Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no
vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.” TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. “El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.” CUARTA ETAPA. Aplicación “Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.” ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
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