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Timestamp: 2020-04-09 03:38:42+00:00

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﻿ Die Einsichtnahme der im TJM geführten Personalakte der Betroffenen ergab dass im allgemeinen Teil bspw
Aufgrund einer Eingabe einer Bediensteten in einer Justizvollzugsanstalt des Landes wurde im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Kontrolle in die Personalakte nebst Nebenakten Einsicht genommen und diese hinsichtlich der allgemein gültigen Anforderungen überprüft. Nach § 97 Abs. 1 Satz 2 gehören zur Personalakte alle Unterlagen, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nebenakten dürfen nur unter der Voraussetzung des § 97 Abs. 2 Satz 3 geführt werden. In diesen dürfen Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, abgeheftet werden. Dabei ist zu beachten, dass auch diese Unterlagen nur dann abgeheftet werden dürfen, wenn sie für die Aufgabe der nebenaktenführenden Stelle erforderlich sind.
Die Einsichtnahme der im TJM geführten Personalakte der Betroffenen ergab, dass im allgemeinen Teil bspw. Arbeitsgemeinschaftszeugnisse und Studienbescheinigungen abgeheftet waren, die bei der seinerzeitigen Bewerberauswahlentscheidung von der Betroffenen freiwillig übersandt wurden. Da sie mit dem späteren Dienstverhältnis nicht im unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen, wurden sie zwischenzeitlich entfernt. In einer Teilakte war die Kopie eines Teils des Mutterpasses abgeheftet, aus der nur die im Fall einer Schwangerschaft mitzuteilenden Daten zu entnehmen waren. Dagegen ist nichts einzuwenden, wenn anstatt einer konkreten Bescheinigung über die maßgeblichen Umstände, die kostenpflichtig ist, von Betroffenen eine Kopie des Mutterpasses gefertigt wird, aus dem sich auch nur die erforderlichen Angaben ergeben. Eine Vorlage des Mutterpasses dürfte allerdings von einer Personalverwaltung nicht verlangt werden. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass sich in der Personalakte nicht mehrere Kopien einer Unterlage befinden, wie dies im Fall des Mutterpasses vorzufinden war.
Die bisher durchgeführte Praxis, Kopien der an die für die Zahlbarmachung der Bezüge zuständige Zentrale Gehaltsstelle übersandten Unterlagen zum Nachweis der Übersendung ebenfalls in der Personalakte vorzuhalten, war aufzugeben, da eine weitere Aufgabenerfüllung zu den in den Unterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten entfällt. Zum Nachweis der Weiterleitung an die für die Führung der Besoldungsakte zuständigen Zentralen Gehaltsstelle reicht insoweit aus datenschutzrechtlicher Sicht das Übersendungsschreiben aus. Soweit Krankheitsblätter in Personalakten aufbewahrt werden, sind diese nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren zu löschen. Dies kann jedoch zu praktischen Hindernissen führen, wenn fortlaufend Erkrankungen auf einem Blatt vermerkt werden. Die Anregung des das Krankheitsblatt jeweils nur für ein Jahr anzulegen, um es mit den entsprechenden beizufügenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist problemlos löschen zu können, wurde aufgegriffen.
In der von der Justizvollzugsanstalt geführten Personalnebenakte waren umfangreiche Einstellungsunterlagen vorhanden, für die aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Erforderlichkeit bestand, da sich der Werdegang aus dem Personalblatt ergibt. Die Justizvollzugsanstalten werden daher auf Veranlassung des TJM künftig nach Abschluss eines jeden Bewerberausleseverfahrens in die Personalnebenakten nur noch die Bewerbungsunterlagen der eingestellten Anwärter aufnehmen, die zur Aufgabenerfüllung der Vollzugseinrichtung unbedingt erforderlich sind.
Die Frage, weshalb die Kopie eines Versetzungsgesuchs, das letztendlich nicht erfolgreich war, in der Personalnebenakte abgeheftet war, führte zu einer grundsätzlichen Diskussion. Versetzungsgesuche weisen Parallelen zu Bewerbungen auf andere Dienstposten auf. Bewerbungen, die letztendlich nicht erfolgreich sind, können nicht zur Personalakte genommen werden, da sie nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen (6.1). Eine Abheftung eines Versetzungsgesuchs, das letztendlich nicht erfolgreich war, ist auch für die aufgabenerfüllende personalnebenaktenführende Stelle nicht erforderlich, sodass es zu entfernen war. Anders gestaltet es sich allerdings mit der Personalakte. Nach § 134 Abs. 1 der sowohl das Petitionsrecht des Beamten als auch die davon zu unterscheidenden Anträge nennt, gehört es zur Verpflichtung des Beamten, seine Anträge auf dem Dienstweg vorzulegen. Aufgrund
6. Tätigkeitsbericht des 2004/2005 des daraus resultierenden unmittelbaren Zusammenhangs mit dem Dienstverhältnis können damit solche Unterlagen auch zur Personalakte genommen werden.
Im Ergebnis der Feststellungen aus der datenschutzrechtlichen Kontrolle wurden aus der Personalakte und Personalnebenakte die als unzulässig festgestellten Unterlagen entfernt.
Ein weiterer Kritikpunkt im Rahmen der durchgeführten datenschutzrechtlichen Kontrolle war die Praxis des Justizbereichs im Zusammenhang mit dem Recht der Betroffenen auf Widerspruch gegen die Einsichtnahme des in die Personalakten nach § 37 Abs. 2 Die Ausübung des Widerspruchsrechts steht jedem Betroffenen zu. § 37 Abs. 2 Satz 3 sieht eine Unterrichtung der Betroffenen in allgemeiner Form vor. Im Bereich der Justiz war jedoch für den auszuhändigenden Hinweis auf das Widerspruchsrecht ein Empfangsbekenntnis vorgesehen. Darüber hinaus musste festgestellt werden, dass zumindest in einer Justizvollzugsanstalt die Aushändigung des Hinweises auf das Widerspruchsrecht zum Anlass genommen wurde, sich darum zu bemühen, dass die Bediensteten von ihrem Recht Gebrauch machen. Diese Vorgehensweise verkannte, dass die Ausübung des Rechts der Betroffenen nur auf freiwilliger Basis erfolgen kann. Bemühungen einer Dienststelle, dass die Betroffenen von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, müssen daher ausscheiden. Es wurde dem jedoch versichert, dass die Bemühungen tatsächlich nicht sehr groß gewesen sein dürften, da der Anteil der widersprechenden Bediensteten prozentual vergleichbar mit anderen Anstalten war.
Ebenfalls aus Anlass einer Petition gemäß § 11 wurde die Personal- sowie Personalnebenaktenführung für Angestellte des Staatsbauamtes Gera seinerzeit im Ressort des TFM, kontrolliert.
Hierbei wurde festgestellt, dass die Personalakte nicht der Vorgabe der Personalaktenführungsrichtlinie des TIM vom 21.09.1998 1998, S. 1812 f.) entsprach, da sie keine Gliederungsgesichtspunkte erkennen ließ und auch nicht ersichtlich war, dass das TFM gemäß der in Nr. 11 der Personalaktenführungsrichtlinie gegebenen Öffnungsklausel eine eigene Gliederung vorgenommen hatte. Die dort vertretene Auffassung, dass die Personalaktenführungsrichtlinie im Tarifbereich zweckmäßigerweise nicht anwendbar ist, trifft nicht zu, zumal sie mangels anderweitiger Regelungen in anderen Behörden problemlos entsprechend angewendet wird. Weiterhin bemängelt wurde, dass die Personalakte eine Protokollnotiz zu einer Einsichtnahme des Betroffenen in seine Personalakte, Arbeitsaufzeichnungen des Mitarbeiters, die der Eingruppierung zu Grunde gelegt wurden und Unterlagen zu einer erfolglosen Bewerbung enthielt. Da diese Unterlagen nicht im direkten Zusammenhang zur Personalverwaltung und bewirtschaftung stehen, sind sie nicht als Bestandteil der Personalakte zu betrachten (§ 97 Abs. 1 Eine Einsicht des Betroffenen in seine Personalakte ist nicht zu dokumentieren, da aus der Wahrnehmung des Einsichtsrechts keine personalrechtlichen Konsequenzen abgeleitet werden können. Unterlagen zur Dienstunfähigkeit sollten nicht, wie festgestellt, in der Personalakte selbst, sondern gesondert geführt werden. Der Forderung, die Personalakte vollständig zu überarbeiten, wurde nachgekommen.
Nach Wechsel der Ressortzugehörigkeit des habe ich die Angelegenheit in Zusammenarbeit mit dem TMBV weitergeführt. Vom TMBV wurde zunächst die Aufnahme von Unterlagen zu erfolglosen Bewerbungen und zu Bewerbungen auf dem Dienstweg in die Personalakte für erforderlich gehalten. Nach Auffassung des für das Beamtenrecht federführende TIM ist sowohl die Aufnahme von Unterlagen zu erfolglosen Bewerbungen in die Personalakte als auch zu Bewerbungen auf dem Dienstweg als unzulässig anzusehen (6.3). Daher waren die entsprechenden Schriftstücke aus den Personalakten zu entfernen. Unterlagen zu erfolglosen Bewerbungen sind nach Nr. 9 Personalaktenführungsrichtlinie nach Abschluss des Auswahlverfahrens bzw. entsprechender Folgeprozesse dem Bewerber zurückzugeben. Eine weitere Aufbewahrung dieser Unterlagen kommt nur mit Zustimmung des Bewerbers in einem Zeit58
6. Tätigkeitsbericht des 2004/2005 raum von 1- 2 Jahren in Frage. Das TMBV hat zugesagt, die im Ministerium geführten Personalakten der Thüringer Staatsbauämter entsprechend zu überarbeiten.
Zu der im geführten Personalnebenakte wurde gefordert, alle Unterlagen und Doppel zu entfernen, die nicht zwingend beim benötigt werden, da nach § 97 Abs. 2 Satz 3 Nebenakten nur Unterlagen enthalten dürfen, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der betreffenden Behörde erforderlich ist. Daher waren Unterlagen, die an die ZG weiterzuleiten sind, nicht in Kopie vorzuhalten, da dem hierzu keine weiteren Aufgaben zukommen. Zur Aufgabenerfüllung des sind lediglich der Personalbogen, sowie Unterlagen zu Urlaub und zur Schwerbehinderteneigenschaft (Kopie des Ausweises) erforderlich. Die Mängel in der Führung der Personalnebenakten wurden gemäß § 39 Abs. 1 Satz 1 beanstandet. Ebenfalls wurde beanstandet, dass in der Geschäftsstelle des neben einer Niederschrift eines Personalgesprächs mit dem Betroffenen, als ausschließlicher Bestandteil der Personalakte, Doppel von Schriftstücken aus der Personal- bzw. Nebenakte des Betroffenen geführt wurden, da die Führung von personenbezogenen Akten außerhalb der Personalakten unzulässig ist. Meiner Forderung, die Nebenakten und die Unterlagen der Geschäftsstelle daraufhin zu überprüfen, ob sich vergleichbare Mängel auch in Bezug zu anderen Beschäftigten zeigen und alle Akten kurzfristig zu überarbeiten, wurde entsprochen.
Einsichtnahme in Personalakten kostenpflichtig?
Ein Landesbediensteter wandte sich an den mit der Frage, ob es zulässig sei, dass die für ihn zuständige personalaktenführende Stelle seine dortige Akteneinsicht in seine Personalakte in Rechnung gestellt hat.
Der vertrat hierzu gegenüber der personalaktenführenden Stelle die Auffassung, dass eine solche Einsicht kostenfrei zu erteilen ist. In ihrem Antwortschreiben bestand die Stelle aber weiterhin darauf, dass die In-Rechnung-Stellung der Einsichtnahme rechtmäßig sei.
Daraufhin wandte sich der an die zuständige oberste Landesbehörde und bat dort um eine Stellungnahme zum Sachverhalt. Nachdem zunächst die Rechtsauffassung der personalaktenführenden Stelle bestätigt wurde, hat der in einem weiteren Schreiben auf Nr. 1.1 verwiesen, wonach Amtshandlungen im Rahmen eines bestehenden oder früheren öffentlich-rechtlichen Dienst- oder Amtsverhältnisses einschließlich eines Widerspruchsverfahrens gebührenfrei sind. Nach Auffassung des ist die Gewährung der Einsichtnahme in Personalakten durch den Bediensteten zweifelsohne eine solche Amtshandlung.
Unstrittig hingegen ist die Kostenerhebung von Auslagen, etwa für Kopien oder Abschriften.
Sowohl die Regelung des § 90 c BBG als auch die fast wortgleiche Regelung des § 100 setzt das jederzeitige rechtliche Interesse des Beamten an der Einsicht in seine vollständige Personalakte als gegeben voraus. Dies gilt in entsprechender Anwendung auch für Bedienstete im Angestelltenverhältnis.
Die oberste Landesbehörde hat in einer nochmaligen Stellungnahme dem bestätigt, dass die Ermöglichung der Einsichtnahme eines Bediensteten in seine Personalakte zu den gebührenfreien Amtshandlungen im Sinne der Thüringer Allgemeinen Verwaltungskostenordnung zählt. Dies wurde auch der personalaktenführenden Stelle zur Kenntnis gegeben. Die Stelle hat daraufhin von einer weiteren Verfolgung der strittigen Kosten abgesehen.
Auskunftserteilung aus alten Personalakten
Aufgrund einer Anfrage beschäftigte sich der erneut mit der Frage der Aufbewahrungsdauer und der Zulässigkeit der Benutzung von Personalakten in öffentlichen Stellen des Freistaats Thüringen, die vor 1990 abgeschlossen wurden und für die Aufgabenerfüllung der betreffenden Stelle nicht mehr benötigt werden. Eine Löschung bzw.

References: § 97
 § 97
 § 134
 § 37
 § 37
 § 11
 § 97
 § 39
 § 90
 § 100