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Timestamp: 2017-12-18 13:26:21+00:00

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Nous vous invitons à participer à l'assemblée générale Ordinaire de notre société qui se déroulera le 23 avril 2014 à 10 h 30 au siège social. - PDF
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1 Bruxelles, le 21 mars 2014 Aux actionnaires - obligataires et porteurs de warrants de la COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE s.a. Madame, Monsieur, Concerne: convocation à l'assemblée générale Ordinaire du 23 avril 2014 Nous vous invitons à participer à l'assemblée générale Ordinaire de notre société qui se déroulera le 23 avril 2014 à 10 h 30 au siège social. Nous annexons à la présente: 1. l'ordre du jour 2. le rapport annuel de l'exercice 2013 (en version «draft») 3. un formulaire à nous faire parvenir complété et signé pour le 17 avril 2014 au plus tard, en vue de confirmer votre participation à l'assemblée 4. un formulaire de procuration à nous faire parvenir complété et signé pour le 17 avril 2014 au plus tard, si vous souhaitez vous faire représenter à l'assemblée 5. un formulaire de demande d envoi de la brochure du rapport annuel un formulaire de modalités de convocation aux assemblées générales et de confirmation du compte bancaire 7. un aide-mémoire sur les modalités pratiques pour participer à l assemblée et sur certains droits des actionnaires repris dans la loi du 20 décembre 2010 publiée au Moniteur belge le 18 avril Afin de faciliter les opérations de pointage de la liste des présences, nous vous remercions de bien vouloir vous présenter 30 minutes avant la séance au siège social de la société. Tous les documents joints à la présente sont disponibles sous forme électronique sur le site de la Compagnie du Bois Sauvage à l adresse suivante : Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués. Bruno Spilliaert Secrétaire Général Pierre-Yves de Laminne de Bex Administrateur
2 S.A. COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE Siège social: Rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles RPM Bruxelles T.V.A. n BE L'assemblée générale ordinaire se réunira le mercredi 23 avril 2014 à 10 h 30 au siège social de la société. ORDRE DU JOUR 1. Rapport de gestion du Conseil d'administration sur l exercice Rapport du Commissaire sur l exercice Approbation de fixer le dividende brut unitaire de l exercice 2013 aux actionnaires à EUR 7,28 4. Approbation des comptes annuels au 31 décembre 2013 et de l affectation du résultat 5. Approbation du rapport de rémunération 6. Décharge à donner aux Administrateurs 7. Décharge à donner au Commissaire 8. Mandats statutaires: - ratification de la cooptation par le Conseil d administration du 30 août 2013, jusqu à l assemblée générale ordinaire du 23 avril 2014, de Madame Isabelle Hamburger au titre d administratrice, en remplacement du mandat mis à la disposition de ce même conseil de Monsieur Vincent Doumier; - nomination, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, de Madame Hamburger, en qualité d administratrice indépendante au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu elle respecte l ensemble des critères énoncés par cet article; - renouvellement, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, du mandat d administrateur de Monsieur Patrick Van Craen qui vient à échéance, en qualité d administrateur indépendant au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu il respecte l ensemble des critères énoncés par cet article. 9. Approbation de l article du Mémorandum de Placement Privé du 20 juin 2013 conformément à l article 556 du Code des sociétés, qui prévoit le remboursement anticipé de l emprunt émis par la Compagnie du Bois Sauvage en cas de changement de contrôle de celle-ci, et de donner pouvoir au Secrétaire Général de la société pour le dépôt de ladite résolution au Greffe du Tribunal de Commerce de Bruxelles 10.Divers. Le Conseil d administration propose d adopter les propositions faites aux points 3 à 9 de l ordre du jour Afin de faciliter les opérations de pointage de la liste des présences, les actionnaires sont conviés à se présenter 30 minutes avant la séance au siège social de Cie du Bois Sauvage. Modalités de participation à remplir Pour les détenteurs d'actions dématérialisées, les actionnaires sont invités à faire enregistrer les actions pour lesquelles ils veulent exercer leur droit de vote et à se manifester, pour le mercredi 9 avril 2014 à minuit (date d enregistrement), auprès de leur institution financière (qui transmettra à Euroclear Belgium). Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d enregistrement auront le droit de participer et de voter à l assemblée générale. Les actionnaires notifieront ensuite à la Cie du Bois Sauvage par courrier, par fax ou par mail, pour le jeudi 17 avril 2014 au plus tard (date de notification), leur intention de participer à l assemblée. Le formulaire de participation est disponible sur le site internet de la société. Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter à l assemblée générale enverront par courrier, par fax ou par mail, pour le jeudi 17 avril 2014 au plus tard, à la Cie du Bois Sauvage, le formulaire de procuration mis à leur disposition sur le site internet de la société.
3 Droit des actionnaires Les informations détaillées sur les droits des actionnaires visés aux articles 533ter et 540 du Code des sociétés, respectivement de requérir l inscription de sujets à traiter à l ordre du jour pour le mardi 1er avril 2014 à minuit et/ou de transmettre ses questions écrites pour le jeudi 17 avril 2014 auprès de Cie du Bois Sauvage, sont disponibles sur le site internet de la société. Le cas échéant, l ordre du jour complété sera publié le mardi 8 avril Documents disponibles Toute information ou document relatif à l assemblée générale peut être obtenu gratuitement auprès de la Cie du Bois Sauvage par téléphone au +32 (0) ou sur son site internet à l adresse www-bois-sauvage.be. Tous les documents sont à envoyer par l actionnaire à la Cie du Bois Sauvage, dans les délais cités ci-avant, soit par courrier : rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles soit par fax : +32 (0) soit par mail : à l attention de M. B. Spilliaert. LE CONSEIL D ADMINISTRATION
4 ANNEXE 3 : A renvoyer au plus tard le 17 avril 2014 à COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE s.a. Fax : 02/ Rue du Bois Sauvage 17 Tél. : 02/ Bruxelles Mail : Messieurs, Je vous prie de noter que conformément à l article 19 des statuts, j ai fait enregistrer :... part(s) sociale(s) nominative(s)... part(s) sociale(s) dématérialisée(s) en pleine propriété, en nue-propriété, en usufruit (1) de votre société en vue de participer à l'assemblée générale Ordinaire du 23 avril Je joins à la présente : - l attestation délivrée par l intermédiaire financier certifiant le nombre de parts sociales produites à la date d enregistrement ou par le teneur de comptes agréé ou par l organisme de liquidation certifiant le nombre d actions dématérialisées inscrites à mon nom à la date d enregistrement, pour lequel j ai déclaré vouloir participer à l assemblée générale - la procuration à utiliser par mon mandataire conformément à l article 547bis du Code des sociétés, en cas d'absence de ma part. (1) biffer les mentions inutiles Date: Signature: Nom: Adresse:
5 ANNEXE 4 : A renvoyer au plus tard le 17 avril 2014 au siège social de la Compagnie du Bois Sauvage PROCURATION (en vertu de l article 547 bis du Code des sociétés)... soussigné(e)(s)... domicilié(e)(s)... propriétaire de... part(s) sociale(s) de la COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE s.a. dont le siège social se situe à 1000 Bruxelles, rue du Bois Sauvage 17 déclare constituer pour...mandataire spécial à l'effet de... représenter à l'assemblée générale Ordinaire des actionnaires de cette société convoquée pour le 23 avril 2014 à 10 h 30 M.... et lui donner pouvoir d'émettre tous votes sur tous objets figurant à l'ordre du jour, accepter toutes modifications à cet ordre du jour et tous amendements qui seraient apportés aux propositions qui en forment l'objet, passer et signer tous procès-verbaux, élire domicile, substituer et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour l'exécution du présent mandat, promettant ratification au besoin. Le présent pouvoir conservera tous ses effets pour toutes assemblées successivement réunies à l'effet de délibérer sur le même ordre du jour en cas de remise pour défaut de quorum ou toute autre cause. ORDRE DU JOUR 1. Rapport de gestion du Conseil d'administration sur l exercice Rapport du Commissaire sur l exercice Approbation de fixer le dividende brut unitaire de l exercice 2013 aux actionnaires à EUR 7,28 4. Approbation des comptes annuels au 31 décembre 2013 et de l affectation du résultat 5. Approbation du rapport de rémunération 6. Décharge à donner aux Administrateurs 7. Décharge à donner au Commissaire 8. Mandats statutaires: - ratification de la cooptation par le Conseil d administration du 30 août 2013, jusqu à l assemblée générale ordinaire du 23 avril 2014, de Madame Isabelle Hamburger au titre d administratrice, en remplacement du mandat mis à la disposition de ce même conseil de Monsieur Vincent Doumier; - nomination, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, de Madame Hamburger, en qualité d administratrice indépendante au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu elle respecte l ensemble des critères énoncés par cet article; - renouvellement, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, du mandat d administrateur de Monsieur Patrick Van Craen qui vient à échéance, en qualité d administrateur indépendant au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu il respecte l ensemble des critères énoncés par cet article. 9. Approbation de l article du Mémorandum de Placement Privé du 20 juin 2013 conformément à l article 556 du Code des sociétés, qui prévoit le remboursement anticipé de l emprunt émis par la Compagnie du Bois Sauvage en cas de changement de contrôle de celle-ci, et de donner pouvoir au Secrétaire Général de la société pour le dépôt de ladite résolution au Greffe du Tribunal de Commerce de Bruxelles 10.Divers. Le Conseil d administration propose d adopter les propositions faites aux points 3 à 9 de l ordre du jour
6 Pour toute résolution sans indication de vote, il sera émis en mon nom un vote favorable à l'adoption des propositions de décision présentées ou agréées par le Conseil d'administration. Indications de vote: Le mandataire exercera le droit de vote du mandant dans le sens suivant : PREMIERE RESOLUTION: Approuver la fixation du dividende brut unitaire de l exercice 2013 aux actionnaires à EUR 7,28. DEUXIEME RESOLUTION: Approuver les comptes annuels au 31 décembre 2013 de la Compagnie du Bois Sauvage s.a. et l affectation des résultats tels qu ils sont proposés dans le rapport annuel de l exercice TROISIEME RESOLUTION: Approuver le rapport de rémunération de l exercice QUATRIEME RESOLUTION: Donner décharge aux Administrateurs pour l'exercice CINQUIEME RESOLUTION: Donner décharge au Commissaire pour l'exercice SIXIEME RESOLUTION: Ratifier la cooptation par le Conseil d administration du 30 août 2013, jusqu à l assemblée générale ordinaire du 23 avril 2014, de Madame Isabelle Hamburger au titre d administratrice, en remplacement du mandat mis à la disposition de ce même conseil de Monsieur Vincent Doumier. SEPTIEME RESOLUTION: Nommer, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, de Madame Hamburger, en qualité d administratrice indépendante au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu elle respecte l ensemble des critères énoncés par cet article. HUITIEME RESOLUTION: Renouveler, pour une durée de 4 ans venant à échéance à l issue de l assemblée générale ordinaire de 2018, du mandat d administrateur de Monsieur Patrick Van Craen qui vient à échéance, en qualité d administrateur indépendant au sens de l'article 526 ter du Code des Sociétés, dès lors qu il respecte l ensemble des critères énoncés par cet article. NEUVIEME RESOLUTION: Approuver l article du Mémorandum de Placement Privé du 20 juin 2013 conformément à l article 556 du Code des sociétés, qui prévoit le remboursement anticipé de l emprunt émis par la Compagnie du Bois Sauvage en cas de changement de contrôle de celle-ci, et de donner pouvoir au Secrétaire Général de la société pour le dépôt de ladite résolution au Greffe du Tribunal de Commerce de Bruxelles. Le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter nouveaux qui seraient inscrits à l ordre du jour en vertu de l article 533 ter du Code des sociétés: (1) oui / non (1) biffer les mentions inutiles Fait à..., le Dater et faire précéder la signature des mots manuscrits "Bon pour pouvoir"
7 ANNEXE 5 FORMULAIRE DE DEMANDE D ENVOI DE LA BROCHURE DU RAPPORT ANNUEL 2013 Vu les délais imposés par la législation relative à l envoi des convocations aux assemblées générales des sociétés, la version brochée définitive du rapport annuel 2013 n est pas encore sortie de presse au moment de l envoi de la convocation à l assemblée générale du 23 avril En conséquence, une version «draft» est jointe à la convocation. L actionnaire qui souhaite se procurer la version finale du rapport annuel de l exercice 2013 peut l obtenir, soit sous forme : - électronique sur le site de la Compagnie du Bois Sauvage à l adresse suivante : onglet rapport annuel - papier par demande écrite à formuler à partir du 8 avril 2014 : par l envoi du bon ci-après au siège social de la société à 1000 Bruxelles, rue du Bois Sauvage 17 ou par fax au +32 (0) par mail à l adresse électronique : - papier par sa présence à l assemblée. Sans réponse de l actionnaire, la Compagnie du Bois Sauvage ne fera pas d envoi automatique de la brochure du rapport annuel Je soussigné(e) : Domicilié(e) à : Souhaite obtenir la version brochée définitive du rapport annuel de la Compagnie du Bois Sauvage de l exercice 2013 dès qu elle sera disponible.., le.. Signature :
8 ANNEXE 6 FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODALITES DE CONVOCATION ET DE CONFIRMATION DU COMPTE BANCAIRE Je soussigné(e) : Nom + Prénom : Accepte de recevoir à l avenir les convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires de Compagnie du Bois Sauvage ainsi que les documents annexes (liens vers le site internet de la société) par courrier électronique en lieu et place d un courrier ordinaire (mentionner votre svp); Souhaite encore recevoir les convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires de Compagnie du Bois Sauvage ainsi que les documents annexes par courrier ordinaire. Je coche une des deux formules qui sera à appliquer par Cie du Bois Sauvage jusqu à révocation de ma part. Coordonnées à compléter: Adresse pour le courrier : Rue + numéro : Code postal et ville : Pays : Langue : Adresse Tél. et/ou GSM : Fax : Pour les dividendes: Numéro de compte : code BIC : code IBAN: Fait à, le 2014 Signature: Merci de joindre à la présente une copie recto-verso de votre carte d identité.
9 ANNEXE 7 AIDE-MEMOIRE SUR LES MODALITES PRATIQUES POUR PARTICIPER A L ASSEMBLEE GENERALE DU 23 AVRIL 2014 ET SUR CERTAINS DROITS DES ACTIONNAIRES CONFORMEMENT A LA LOI DU 20 DECEMBRE 2010 PUBLIEE AU MONITEUR BELGE LE 18 AVRIL 2011 I. CONDITIONS D ADMISSION Conformément à l article du Code des sociétés les actionnaires ne seront admis et ne pourront voter à l assemblée générale que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies : 1) Compagnie du Bois Sauvage doit pouvoir déterminer, sur base de preuves soumises en application de la procédure d enregistrement décrite ci-dessous, que ces actionnaires détenaient au mercredi 9 avril 2014 à minuit (heure belge) («Date d Enregistrement»), le nombre de parts sociales pour lesquelles ils ont l intention de participer à l assemblée générale, et 2) ces actionnaires doivent confirmer explicitement au plus tard le jeudi 17 avril 2014 qu ils souhaitent participer à cette assemblée générale. A. ENREGISTREMENT La procédure d enregistrement se déroule comme suit : Pour les détenteurs de parts sociales nominatives Les détenteurs de parts sociales nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives de Compagnie du Bois Sauvage le mercredi 9 avril 2014 à minuit (heure belge) pour le nombre de parts sociales pour lequel ils souhaitent être enregistrés à la Date d Enregistrement et pour lequel ils souhaitent prendre part à l assemblée générale. Pour les détenteurs de parts sociales dématérialisées Les détenteurs de parts sociales dématérialisées devront notifier à leur établissement financier, au plus tard le jour de la Date d Enregistrement, soit le mercredi 9 avril 2014 à minuit (heure belge), le nombre de parts sociales pour lequel ils souhaitent être enregistrés et pour lequel ils souhaitent prendre part à l assemblée générale. L établissement financier transmettra l information requise à Euroclear Belgium dans le même délai. La constatation de la détention du nombre de parts sociales dématérialisées à la date d enregistrement sera confirmée à Compagnie du Bois Sauvage par Euroclear Belgium. B. CONFIRMATION DE PARTICIPATION En supplément de la procédure d enregistrement décrite ci-dessus les actionnaires devront au plus tard le jeudi 17 avril 2014 explicitement confirmer à Compagnie du Bois Sauvage (à l attention de M. Bruno Spilliaert, Compagnie du Bois Sauvage SA, rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles - fax +32 (0) qu ils souhaitent participer à l assemblée générale. Les détenteurs de parts sociales dématérialisées pourront le cas échéant donner instruction à leur établissement financier, qui transmettra cette information à Euroclear Belgium, de confirmer à Compagnie du Bois Sauvage leur intention de participer à l assemblée générale simultanément avec la notification de leur enregistrement.
10 Seules les personnes actionnaires de Compagnie du Bois Sauvage à la Date d Enregistrement seront autorisées à participer et à voter à l assemblée générale. II. VOTE PAR PROCURATION Les actionnaires peuvent se faire représenter à l assemblée générale par un mandataire. Les actionnaires désigneront leur mandataire en utilisant la formule de procuration mise à disposition par Compagnie du Bois Sauvage. La désignation du mandataire par l actionnaire est faite par écrit ou par voie électronique et doit être signée par l actionnaire, le cas échéant sous la forme d une signature électronique conforme aux exigences légales en vigueur. Les formules de procuration peuvent être obtenues au siège social de la société (Téléphone 32 (0) ), sur le site internet de la société : (www.bois-sauvage.be) ou auprès de leur établissement financier, par l intermédiaire d Euroclear Belgium. La procuration signée doit parvenir à Compagnie du Bois Sauvage (à l attention M. Bruno Spilliaert, Compagnie du Bois Sauvage s.a., rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles - fax +32 (0) au plus tard le jeudi 17 avril Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter, doivent se conformer à la procédure d enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus. III. DROIT D AJOUTER DES POINTS A L ORDRE DU JOUR ET DE DEPOSER DES PROPOSITIONS DE DECISION - DROIT DE POSER DES QUESTIONS En vertu de l article 533ter du Code des sociétés les actionnaires possédant seul ou conjointement au moins 3% du capital social de Compagnie du Bois Sauvage et qui en établissent la possession en vertu du même article, ont le droit : 1) de requérir l inscription de sujets à traiter à l ordre du jour, et 2) de déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l ordre du jour. Par ailleurs, en vertu de l article 540 du Code des sociétés, tous les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et au commissaire avant l assemblée générale ou oralement pendant ladite assemblée. Les questions par écrit doivent être soumises à l avance, il y sera répondu pour autant que les actionnaires en question aient satisfait aux conditions d enregistrement et de confirmation de participation à l assemblée générale. Les propositions de nouveaux points à l ordre du jour et les propositions de décisions doivent parvenir à Compagnie du Bois Sauvage (à l attention de M. Bruno Spilliaert Compagnie du Bois Sauvage s.a., rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles - fax +32 (0) au plus tard le mardi 1er avril 2014 à minuit (heure belge). Compagnie du Bois Sauvage publiera un ordre du jour modifié au plus tard le mardi 8 avril 2014 si au cours de la période mentionnée ci-dessus une ou plusieurs demandes d'ajouter de nouveaux points ou de proposer de nouvelles résolutions à l'ordre du jour ont été reçues.
11 Les questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire doivent parvenir à Compagnie du Bois Sauvage (voir références plus haut) au plus tard le jeudi 17 avril 2014 à minuit (heure belge). IV. MISE A DISPOSITION DES DOCUMENTS Tous les documents concernant cette assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de Compagnie du Bois Sauvage (www.bois-sauvage.be) à partir du vendredi 21 mars 2014 au soir. A compter de cette même date, les actionnaires pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d ouverture des bureaux, au siège social de Compagnie du Bois Sauvage SA, rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles, et/ou obtenir gratuitement les copies de ces documents. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées par écrit ou par voie électronique (à l attention de M. Bruno Spilliaert Compagnie du Bois Sauvage s.a., rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles - fax +32 (0) Le Conseil d administration

References: l'article 526
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