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Timestamp: 2017-04-27 01:15:07+00:00

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Posted on Viernes, 29 enero 2016Lunes, 21 marzo 2016 by Paco Fernández C.
Gestión de documentos electrónicos en la ley de procedimiento administrativo	Nota: este texto está relacionado con un ejercicio que he planteado en un curso que imparto estas semanas para la Asociación de Archiveros de Castilla y León (Acal). No es tanto un análisis de la ley desde el punto de vista de los archivos y de la gestión de documentos, o de sus implicaciones sobre los sistemas públicos de archivos, como un mero resumen de las principales disposiciones relativas a estas materias que publico a modo de apuntes a los que poder remitirme en ocasiones futuras.
La nueva ley de procedimiento administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC) ha venido a consagrar al medio electrónico como la principal forma en que las administraciones públicas españolas han de testimoniar su actividad (art. 36.1) y al archivo electrónico único que habrá de constituirse en cada administración, como el principal depositario de los documentos electrónicos que constituyen dicho testimonio (art. 17).
Para este nuevo contexto, la LPAC recoge una serie de disposiciones básicas sobre gestión de documentos, que abordan principalmente cuestiones relativas al diseño, la creación y el registro –en su caso- de los documentos, su agrupación en forma de expedientes y su posterior transferencia o captura en un archivo electrónico único.
El diseño, la creación y el registro de los documentos
Documentos emitidos por la Administración: el documento público administrativo. La nueva LPAC define los documentos públicos administrativos como aquellos “válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”. Dicha emisión habrá de realizarse, en consonancia con lo indicado arriba, “por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia” (art. 26.1). Abundando en ello, el apartado segundo del artículo 26 recoge los requisitos de contenido (información de cualquier naturaleza –aunque preferiblemente escrito, como se indicó antes-), contexto (o más bien, información de contexto: datos de identificación que permitan su individualización; referencia temporal del momento en que han sido emitidos; metadatos mínimos; firmas electrónicas correspondientes) y estructura (soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado) necesarios para la validez jurídica del documento público administrativo.
Documentos recibidos por la Administración. En el mismo sentido, la ley promueve que todos los documentos que hayan de recibir las Administraciones Públicas lo hagan a través de medios electrónicos o previa digitalización en las oficinas de asistencia (art. 16.1 y 16.5). No en vano, las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo (art. 27.4), devolviendo el original a los mismos. De conformidad con el art. 27.3.b:
Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
Para facilitar el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de las Administraciones Públicas o que hayan sido elaborados por estas (art. 53.1.d), se habilita a la administración (art. 28.2) para que pueda recabarlos electrónicamente –siempre que no exista oposición expresa del interesado o que la ley especial aplicable requiera del consentimiento expreso del mismo para ello- a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Una vez capturados y anotados los correspondientes asientos en el Registro Electrónico General, los documentos recibidos por las Administraciones “serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas” (art. 16.1).
Formación de los expedientes electrónicos
Tras su emisión o recepción, los documentos habrán de incorporarse, en su caso, a su correspondiente expediente. El art. 70 define en su primer apartado al expediente administrativo como “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Abundando más en la definición, el apartado segundo del mismo artículo señala que
Por el contrario, no formará parte del expediente administrativo la información auxiliar o de apoyo, entendiéndose como tal (art. 70.4):
la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas;
las notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas;
los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.
La Ley aboga por una instrucción automatizada de los expedientes. Según el art. 75.2:
Una vez finalizados los procedimientos de los que son testimonio, los documentos deberán ser transferidos o capturarse en un archivo electrónico único para cada Administración, “en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (art. 17.1). Es más, “siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (Disposición Transitoria 1ª).
Se entiende que la remisión a “la normativa reguladora aplicable” hace referencia, de forma particular, a:
la legislación reguladora de los distintos sistemas y redes de archivos, incluyendo las disposiciones relativas al reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso de los documentos (exposición de motivos) y a la eliminación, cuando proceda, de los documentos (art. 17.2). En el caso de la Administración General del Estado, dicha legislación está constituida por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo (preámbulo de la LPAC);
la legislación sobre administración electrónica, en especial el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre; el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad; y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (así como las distintas Normas Técnicas de Interoperabilidad que emanan de la misma).
El artículo 17 establece además las condiciones de conservación de los documentos en el archivo electrónico único y las medidas de seguridad requeridas:
“Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones” (art. 17.2).
“Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos” (art. 17.3).
Aunque la fecha general de entrada en vigor de la ley es el 3 de octubre de 2016, el calendario de aplicación en materia de archivo electrónico en la AGE es el siguiente (Disposición final séptima y Disposición transitoria segunda):
3 de octubre de 2017: fecha límite hasta la que se pueden mantener los registros y archivos existentes en el momento de entrada en vigor de la ley; a partir de dicha fecha se dispondrá como máximo, de un archivo electrónico por cada Ministerio.
3 de octubre de 2018: fecha de entrada en vigor de las previsiones relativas al archivo electrónico único.
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Posted on Martes, 12 enero 2010 by Paco Fernández C.
Dos libros imprescindibles para opositores	Y no solo para opositores, pero es lo que me ha venido a la cabeza tras comenzar a leerlos. El primero es el Manual d’arxivística i gestió documental (Barcelona: AAC, 2009) editado por la Associació d’Arxivers de Catalunya. Se trata de una obra colectiva coordinada por Emília Capell y Mariona Corominas que recoge buena parte de los contenidos de Archivística que suelen exigirse en las pruebas selectivas a puestos de archivero/a -de ahí la recomendación-, bastante actualizados, bien estructurados y redactados por reputados profesionales catalanes.
Aún no he terminado de leerlo -es una obra de referencia, no tengo intención de leerlo del tirón, aunque ya han caído unos cuantos capítulos-, pero puedo destacar lo siguiente:
El primer capítulo (Fonaments teòrics), que gira en torno a la Archivística, sus principios fundamentales y los conceptos de archivo y documento, me ha parecido bastante correcto para una obra como ésta. Y ahora viene el pero: lo he encontrado un tanto clásico (no se si es ésta la palabra adecuada) -estructura y contenidos son similares a los de otros manuales, no se adentra en terrenos resbaladizos y su bibliografía, de hecho, apenas incluye obras de los últimos diez años-. No obstante, entiendo que es lo que toca en un manual, y más siendo el primer capítulo. Además, resume muy bien y de forma fácilmente comprensible las bases del meollo archivístico. Algo que también podría decirse de otros capítulos, como el cuatro (Tècniques de tractament documental), una excelente síntesis sobre el tratamiento archivístico.
Me ha gustado especialmente el capítulo quinto (El sistema de gestió de documents). Y a lo mejor parece una bobada, pero destacaría las páginas dedicadas al cuadro de clasificación, muy recomendable para que los archiveros no quebequeses ni catalanes y poco acostumbrados a la codificación alfanumérica nos acerquemos a la clasificación uniforme de documentos.
En ese capítulo me he quedado. Me falta medio libro, más o menos. Seguro -por cuestiones laborales es lo que toca- que leo el noveno (Arxius, ciutadania i accés a la documentació), escrito por Josep Matas, quien ya habló del Manual en su blog. Además, me interesan los capítulos 6 y 7, dedicados, respectivamente, a La gestió dels documents electrònics y a La gestió informatitzada d’un servei d’arxiu. Lo cual está muy bien porque a veces tengo la sensación de que se confunde lo primero con lo segundo. Y el décimo (Els arxius i la comunicació), del que echo de menos tras repasar el sumario y hojearlo un poco, que dedique más espacio a la referencia archivística -algo bastante habitual, por otra parte, en nuestra bibliografía profesional-.
El otro libro es Los archivos provinciales. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2009), de Ángel Laso Ballesteros. Un nuevo ejemplo de la importantísima labor que viene haciendo Trea al panorama archivístico hispanoparlante, sobre todo desde el lanzamiento de la colección Archivos Siglo XXI que precisamente dirige Joan Boadas, autor de la introducción del Manual de la AAC.
Esta obra, dedicada a los Archivos Históricos Provinciales españoles, consta de dos partes, una primera en la que el autor hace una revisión crítica de la historia y las perspectivas de futuro de estos centros; y una segunda, de carácter más práctico, en la que repasa los principales fondos documentales de estos archivos, dando cuenta de los AHPs en que se encuentra cada uno de ellos (con mención en algunos casos de fechas extremas y volumen) y ofreciendo una breve historia institucional de sus productores. Fundamental para aquellos/as que estén preparando los temas de Fuentes e Historia de las instituciones, pero también para referencistas [nota: el que no se utilice apenas este término en el ámbito archivístico es sintomático -al igual que lo que comentaba antes de la bibliografía- de la poca importancia que se le da generalmente a este servicio]. Lástima que no tenga índices, algo fundamental -desde mi punto de vista- en una obra de referencia como ésta, que puede ser una utilísima herramienta de trabajo y estudio.
En definitiva: dos obras que vale la pena tener en nuestra biblioteca particular, y que recomiendo especialmente a aquellas personas que me piden bibliografía para preparar oposiciones. ¡Feliz año nuevo y feliz lectura!
AHP archivística gestión de documentos manuales	1 comentario
Posted on Miércoles, 17 junio 2009 by Paco Fernández C.
Ponencias de CIGAED 2009: el cambio	Están disponibles las ponencias (los textos y/o las presentaciones, pero también los vídeos, aunque ármese de paciencia si quiere ver alguno) del I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos (CIGAED), organizado por el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela) el pasado mes de marzo. Como siempre, escribo antes de haberlo leído todo -aunque lo prefiero, que luego se me olvida-. La persona que me llamó la atención sobre este recurso, me recomendó con acierto dos de las ponencias. Esas, al menos, sí que las he leído ya. Y no me resisto a re-recomendarlas y a recoger un par de frases.
En primer lugar, la conferencia inaugural de Antonia Heredia: “La e-Administración y la e-Gestión Documental. Aproximación a una realidad” (tras un buen rato de espera, acabo de descargar el vídeo, pero no me funciona el audio…). En ella, entre muchas otras cosas, habló de cambio:
El factor que introduce la novedad, no es otro, que la aplicación de las nuevas tecnologías a una y a otra [la gestión administrativa y la gestión documental] que afectan a sus metodologías, a los procesos, pero no a la respectiva esencia de ambas. Lo que no quiere decir, ¡que no haya cambio! –claro que los hay, y mucho- empezando por las responsabilidades, las corresponsabilidades, el compromiso mutuo y la inversión.
Y, en segundo lugar, la presentación de la ponencia de José Gregorio Silva, “Archiveros y computistas. Integrar dos conocimientos para la definición de sistemas de gestión documental en las organizaciones”, en la que habla de trabajar con otros profesionales, de integrar nuestros conocimientos, de transdisciplinaridad. De archiveros y Arquitectura de la Información, de Web 2.0 y Archivos 2.0. De ser visionarios.
“Los problemas son los mismos, sólo cambia el formato”. No es verdad. En realidad, hay problemas diferentes en todos lados. Estamos en un punto de inflexión importante. Entre los que nos hablen de una nueva etapa de la historia habrá muchos charlatanes… Entre los que nos hablen de ella habrá muchos ciegos, muchos distraídos, y muchos que no quieren ver…
Reconocer el cambio, afrontar el cambio, participar del cambio. En un momento (que es también personal) de cambios, la actitud con la que se afronten es fundamental. Así que, por mi parte, trataré de abrir los ojos y estar atento. Porque quiero ver. Aunque a veces me engatusen (o me deje engatusar por) los charlatanes. ¡Buena lectura!
cambio CIGAED coloquio gestión de documentos	6 comentarios
Posted on Jueves, 7 mayo 2009Martes, 19 mayo 2009 by Paco Fernández C.
Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?	Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.
En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:
Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.
Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.
Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):
Había que probar esto de las encuestas, ¿no?
Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)
documentos electrónicos e-Administración encuesta gestión de documentos	5 comentarios
Posted on Miércoles, 21 enero 2009Sábado, 31 enero 2009 by Paco Fernández C.
Bibliografía, Recordkeeping, TIC y archivos
Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan (reseña)	Estas Navidades, mientras buscaba algún libro para regalar, me topé con el libro Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2008). Aunque es un tema que me llama la atención, no puedo decir que sepa mucho sobre ello. Por eso, y porque había leído otras cosas de su autor, Jordi Serra (página personal en la UB y ficha del directorio EXIT) -uno de los máximos especialistas de nuestro país en la materia-, que me habían gustado, pensé que podría estar bien comprarlo para echarlo un vistazo “un día de estos”. Creo que no me equivoqué. Después de una primera lectura, tengo la impresión de que el libro de Serra es de lo mejorcito que se ha publicado en los últimos tiempos en lo que a bibliografía archivística se refiere.
Se trata de un librito de no muchas páginas, en la línea de lo que ha venido saliendo en la colección Archivos Siglo XXI (lleva hasta la coletilla “Qué son y cómo se tratan”, como otros títulos de la misma colección). Consta de tres capítulos: en el primero (¿Por qué nos preocupan los documentos electrónicos?) se tratan cuestiones básicas sobre el documento electrónico, la problemática y los retos que plantea su gestión… Quizás, los temas que más se han repetido en la bibliografía española al respecto, aunque en esta ocasión tratados de forma sencilla en apenas quince páginas. El segundo (¿Cómo gestionar los documentos electrónicos?), que es el que más me ha gustado, aborda la gestión a lo largo de todo el ciclo de vida: objetivos, recursos necesarios, metodología y tratamiento archivístico. Y el tercer capítulo (¿Cómo conservar los documentos electrónicos?), referido a la conservación a largo plazo, me ha resultado la parte más árida, quizás porque trataba aquello de lo que menos había leído con anterioridad.
Que los contenidos están muy bien organizados.
Que está escrito desde un punto de vista más práctico que teórico y más pragmático que dogmático. Además, en un estilo bastante directo: no se pierde dándole vueltas a un único concepto ofreciendo infinitas definiciones, sino que explica de forma sencilla la significación que pretende y así consigue avanzar en un discurso coherente y de fácil (por lo general) aprehensión.
Que está muy actualizado en lo que a bibliografía y proyectos (internacionales en ambos casos) se refiere.
Que en ocasiones se echan de menos algunas notas ampliatorias y explicativas, e incluso un mayor número de referencias.
Hay algunas partes que tengo que releer; por ejemplo, la referida a la valoración, así como el citado tercer capítulo. No obstante, no puedo sino recomendar este libro. A mí por lo menos me está ayudando bastante a (empezar a) ponerme al día en este tema.
¿Hay alguien por ahí que también lo haya leído?
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References: artículo 26
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 Real Decreto 
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 artículo 17