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Manual de Gestão Revisão 12 - PDF
Manual de Gestão Revisão 12
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Ronaldo Aldeia Aires
1 Manual de Gestão Revisão 122 Secretaria Regional de Educação Direção Regional de Qualificação Profissional M T Estrada Comandante Camacho de Freitas Funchal (+352) (+351) DirecaoRegionalDeQualificacaoProfissional3 Manual de Gestão 12 34 Introdução O presente Manual de Gestão descreve como o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Direção Regional de Qualificação Profissional (DRQP), satisfaz as disposições da Norma NP EN ISO 9001:2008 e da legislação aplicável à sua atividade. O Sistema de Segurança Alimentar está descrito no Manual de HACCP, onde estão especificados os requisitos do próprio sistema e o modo como a DRQP os cumpre. O sistema de segurança de informação é suportado pelas normas específicas, elaboradas para descrever os respetivos procedimentos. Os compromissos no domínio da Qualidade e o modo concreto de os satisfazer, assumidos pela DRQP de acordo com as disposições do Manual de Gestão, traduzem-se na aplicação sistemática do ciclo PDCA (sigla em inglês plan, do, check, act, que quer dizer, planear, fazer, verificar e agir) de forma a assegurar que os meios humanos e materiais, promovem a confiança de que os serviços prestados satisfazem as necessidades dos clientes e os requisitos legais aplicáveis. As disposições do SGQ são seguidas pelos Colaboradores da DRQP aquando prestação de serviços aos Clientes/Utentes e na realização de outras tarefas e responsabilidades que lhes estejam atribuídas e que estejam abrangidas pelas disposições do SGQ. A Diretora Regional é a primeira responsável por fazer cumprir as disposições do SGQ da DRQP. A diretora regional delega na chefe de divisão e Gestora da Qualidade, Dra. Sibila Costa, a responsabilidade e a autoridade pela implementação, manutenção e dinamização de ações de melhoria do sistema de gestão da qualidade da DRQP. Periodicamente os dirigentes, reveem as disposições do SGQ de modo a que se mantenham as condições necessárias à melhoria contínua do desempenho da DRQP e à satisfação dos seus clientes e partes interessadas. O manual está estruturado da seguinte forma: apresentação da organização e do contexto, campo de aplicação dos requisitos da norma, a nossa Missão, Visão, Valores, Política, Mapa de Processos e a Matriz de Correlação, entre o SGQ e as cláusulas da norma, e a orgânica. As disposições do Manual de Gestão entram de imediato em vigor e serão verificadas aquando da revisão do SGQ e/ou sempre que a Diretora Regional considere necessário. Após a sua aprovação este é atualizado no sistema informático, sendo de imediato retirada a revisão obsoleta. Os serviços são informados da nova revisão do Manual. 45 Índice 56 1 Apresentação da DRQP 1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A DRQP é um organismo público dotado de autonomia administrativa, que se encontra sob a tutela da Secretaria Regional da Educação e Recursos Humanos. É um organismo dirigido por uma diretora regional, sendo a organização interna dos serviços composta segundo o modelo de estrutura hierarquizada, conforme previsto no Decreto Regulamentar Regional n.9/2012 /M de 21 de junho, que aprova a estrutura orgânica desta direção regional. A Portaria nº 101/2012, de 06 de agosto aprovou a estrutura nuclear da DRQP e o despacho nº 41/2012, de 28 de setembro da Secretaria Regional da Educação e Recursos Humanos aprovou as unidades orgânicas, através das quais são asseguradas as atividades de prestação de serviços, bem como as atividades de suporte. Junto da DRQP funciona ainda, o conselho administrativo. O organigrama é apresentado no capítulo 8 deste Manual. 1.2 LOCALIZAÇÃO A DRQP situa-se na Estrada Comandante Camacho de Freitas, Santo António, a 4 Km do Funchal, não tendo assim serviços descentralizados. 1.3 MAPA DE PESSOAL A DRQP conta com 124 colaboradores, distribuídos pelas várias categorias, nomeadamente, Técnicos Superiores, Docentes, Assistentes Técnicos e Operacionais e Monitores de Formação. 67 1.4 HISTORIAL DA DRQP Até 1967, a formação profissional na Região era praticamente inexistente, resumindo-se a algumas ações de carácter pontual, normalmente realizadas pelas maiores estruturas empregadoras da Região. Com o surgimento, em 1967, da Escola Bastos Machado foi criada a primeira estrutura física de formação da Região. Nesta escola foram ministrados cursos de curta duração com uma estrutura limitada formando apenas jovens na área da Hotelaria e Turismo. Em 1976, por força da Instauração do regime autonómico, foram transferidas para a Região competências nas áreas do Emprego e Formação Profissional. Tratou-se de um marco histórico, com repercussões determinantes a curto prazo. No mês de outubro de 1979 foi então inaugurado o Centro de Formação Profissional da Madeira que, numa fase inicial, tinha capacidade para formação qualificante de jovens nas áreas de Construção Civil, bem como reciclagem e aperfeiçoamento em diversas áreas, nomeadamente serviços. Em 1988, iniciou-se a Formação em regime de alternância, primeiro sistema que aliava a Educação à Formação. Por força dos apoios consignados no primeiro Quadro Comunitário de Apoio Programa Operacional Plurifundos para a R.A.M no (QCA I PO- PRAM I), verificou-se, a partir de 1990, o grande salto quantitativo neste domínio. Foram postos à disposição da Região, pela Comunidade Europeia, importantes recursos financeiros que operacionalizaram um plano integrado de desenvolvimento, tendo permitido uma substancial intensificação do desenvolvimento socioeconómico, em que a Formação Profissional assumiu um papel nuclear. Posteriormente, o POPRAM II ( ) trouxe a integração de todos os Programas de Formação Profissional, o qual, aliado a um reforço de verbas, promoveu notórias melhorias funcionais e operacionais para a RAM, com repercussões significativas na estrutura de qualificações da Região. Em 1997, a DRQP vê as suas atribuições enriquecidas com o arranque da certificação profissional, inicialmente com a certificação profissional de formadores, e a partir de 2004, com as restantes áreas profissionais. Neste 78 mesmo ano, iniciou-se também, a homologação de ações de formação e a certificação das entidades formadoras. Pretendia-se com estas novas vertentes, melhorar a qualidade da formação e aumentar a transparência das qualificações profissionais na RAM Com o início do QCA III, perspetivou-se um novo ciclo de desenvolvimento no nosso país, designadamente para o período , e sobretudo na Região Autónoma da Madeira, atendendo às características próprias de uma Região ultra-periférica. Desta forma os domínios da Educação e Formação, nomeadamente no que concerne ao âmbito de atuação do F.S.E. foram compatibilizados com o modelo de desenvolvimento da Região, consubstanciado no Plano de Desenvolvimento Regional através do Programa POPRAM III, assim como, em consonância com as orientações da União Europeia relativas à ação do F.S.E, sendo dada prioridade às políticas de Emprego. Toda esta dinâmica veio, não só, introduzir melhorias significativas na estrutura de qualificações da Região, como também constituir o principal instrumento para a criação de hábitos que instituem a Formação e a própria Educação, como vetores essenciais de desenvolvimento. Neste contexto a DRQP, como entidade gestora do Programa POPRAM III, ajustou a sua atuação no sentido de empreender ações que potenciassem as condições para que aquelas políticas essenciais se pudessem efetivamente concretizar, sempre numa perspetiva diligente relativamente à antecipação do futuro Em 2005, a DRQP foi a primeira entidade pública do país, ligada à Educação e Formação Profissional, a receber a certificação do seu SGQ, na globalidade das suas atribuições, de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2000, entretanto renovado de acordo com a NP EN ISO 9001:2008. A DRQP pretendia ver reconhecidos, externamente, o empenho e a dedicação demonstrados diariamente por todos os colaboradores na gestão das atividades designadas, bem como o interesse em alcançar a satisfação das necessidades e expectativas de todos os cidadãos que à direção regional se deslocavam. No mês de novembro de 2006 inaugurou-se o Centro Novas Oportunidades. A sua missão, bem como a de todos os Centros era a de assegurar, a9 todos os cidadãos maiores de 18 anos, uma oportunidade de qualificação e certificação, de nível básico ou secundário, adequada ao seu perfil e necessidades No âmbito do QREN (2007/2013), a DRQP constituiu-se como organismo intermédio do Eixo 1 Educação e Formação do Programa Rumos. A partir de 2010, a DRQP passou a dispor de um instrumento de medição dos objetivos estratégicos e operacionais, Estrutura do SIADAP-RAM1, através do qual é avaliado o desempenho do serviço. Em novembro de 2010, a DRQP certificou o seu Sistema de Segurança Alimentar - HACCP, de acordo com Codex Alimentarius Código de Boas Práticas Internacionais Recomendadas, mérito alcançado após vários anos de implementação de boas práticas nesta área, tendo as mesmas sido controladas por auditorias externas e reconhecidas através da atribuição, pela entidade certificadora, do Selo de Controlo Alimentar Em 2012, a DRQP absorveu a coordenação regional dos Centros Novas Oportunidades, sendo as orientações emitidas pela Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional (ANQEP), e pela tutela (Secretaria Regional da Educação e Recursos Humanos SRE). A responsabilidade da coordenação seria a de transmitir essas orientações a todos os CNO`s da RAM. No âmbito do Sistema de Regulação de Acesso a Profissões (SRAP), entre os vários diplomas legais que foram revogados encontra-se a legislação relativa à emissão de Certificados de Aptidão Profissional (CAP) e Carteiras Profissionais. A Direção Regional de Qualificação Profissional deixa de ser a entidade certificadora para as seguintes áreas: Construção Civil e Obras Públicas, Indústria Gráfica, Madeiras e Mobiliário, Metalurgia e Metalomecânica, Serviços Administrativos e Serviços Pessoais - Penteado e Estética. A DRQP continua a ser a entidade certificadora para a certificação de Competências Pedagógicas de Formador (CCP) e é a entidade que autoriza/homologa os cursos de Formação Pedagógica Inicial de Formador, atividades regulamentadas pela Portaria nº 214/2011, de 30 de Maio. Em dezembro foram extintos os Centros Novas Oportunidades da RAM. Em janeiro é autorizado o funcionamento do Centro para a Qualificação e o Ensino Profissional da DRQ, cuja organização e respetivo funcionamento seguem os trâmites da Portaria nº 135/A/2013 de 28 de março. 910 2 Responsabilidade e Atribuições da Direção Regional de Qualifição Profissional Atendendo ao Decreto Regulamentar Regional n.9/2012 /M de 21 de Junho, a DRQP prossegue as seguintes atribuições: a) Promover e desenvolver ações no âmbito das diversas modalidades de formação profissional; b) Contribuir para a definição da política de qualificação profissional e para a elaboração da respetiva legislação; c) Recolher, analisar e facultar informação sobre as necessidades de qualificação e promover a sua discussão com vista à definição das prioridades de intervenção neste setor; d) Propor programas integrados de formação profissional, tendo em conta a situação e perspetivas do mercado de emprego e as características dos grupos socioprofissionais prioritários; e) Promover a certificação de entidades formadoras sedeadas na Região, nos termos das normas e regulamentação aplicáveis; f) Autorizar o funcionamento e acompanhar os cursos de formação inicial pedagógica e o acesso à certificação profissional na área da educação e formação; g) Definir e orientar políticas relativas ao sistema de reconhecimento, validação e certificação de competências na Região Autónoma da Madeira; ca das ações de formação profissional; l) Proceder à divulgação das possibilidades de financiamento do Fundo Social Europeu (FSE); m) Garantir a gestão dos assuntos do FSE, no âmbito das competências atribuídas nesta matéria; n) Definir metodologias e padrões de certificação, avaliação e validação técnico-pedagógica dos sistemas de formação, de forma contínua, sistemática e global; o) Participar e promover o intercâmbio de formas de cooperação e colaboração, bem como outro tipo de relações com outras entidades regionais, nacionais e internacionais em matérias da sua competência; p) Colaborar com a Direção Regional de Educação (DRE) nas ações profissionalizantes e de informação e orientação escolar; q) Gerir e autorizar em articulação com a DRE a oferta formativa de educação e formação inicial na RAM; r) Gerir e autorizar o funcionamento dos cursos de aprendizagem na RAM; h) Promover processos de reconhecimento, validação e certificação de competências, a nível escolar e/ou profissional, na sua área de atuação; i) Assegurar a implementação e o desenvolvimento do Sistema Nacional de Qualificação na RAM no âmbito das suas competências; s) Representar os interesses regionais de acordo com as competências inerentes à DRQP, designadamente em matérias de qualificação, formação e certificação profissional e FSE; t) Colaborar com as entidades competentes, no âmbito do rendimento social de inserção; 10 j) Promover e desenvolver o Sistema de Acesso a Profissões (SRAP) na RAM; k) Promover e implementar sistemas de auditoria e validação da qualidade da formação profissional e assegurar a sua representação em equipas de acompanhamento e avaliação técnico-pedagógi- u) Organizar o campeonato regional das profissões e promover a participação da Região nos campeonatos nacionais e internacionais das profissões; v) Elaborar estudos e prestar apoio técnico sobre assuntos da sua área de intervenção.11 3 Contexto organizacional 3.1 MISSÃO Gerir de forma legal e racional os recursos disponíveis; É nossa missão: assegurar a execução da política regional definida pelo Governo Regional para o sector da Qualificação, Formação e Certificação profissional e para a gestão do Fundo Social Europeu, no âmbito das competências atribuídas nesta matéria. Promover todos os serviços que o contexto permitir; Atender cordialmente quem nos procura; Facilitar o acesso aos serviços; Desenvolver relações de entreajuda; 3.2 VISÃO Ser reconhecida como organização de excelência, a nível europeu, em todas as vertentes dos serviços da Direção Regional de Qualificação Profissional. 3.3 VALORES Competência; Criatividade; Espírito de Equipa; Ética Profissional; Otimismo; Responsabilidade. Orientar/analisar/encaminhar profissionalmente os processos; Inovar as práticas de trabalho; Preservar a imagem da DRQP. 3.5 PRINCIPAIS CLIENTES E PARCEIROS Atendendo à missão que esta direção regional prossegue, os principais clientes e parceiros são: Na área da Formação Profissional, são clientes da DRQP: os jovens a partir dos 15 anos de idade com o 9º ano de escolaridade completo e que pretendam concluir o ensino secundário e/ou obter uma qualificação profissional; os adultos com idade superior a 18 anos e que pretendam concluir o ensino básico ou secundário e obter uma qualificação profissional; 3.4 POLÍTICA DA QUALIDADE Prestar um excelente serviço a todos os interessados, de forma responsável, transparente, racional e eficaz. Para concretizar a política definiram-se orientações a ter em conta no desenvolvimento das atribuições da DRQP: Os adultos encaminhados pelos Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional; Os adultos com percursos formativos de nível secundário incompletos que pretendem ter acesso a modalidades especiais de conclusão do nível secundário de educação e respetiva certificação; Os ativos que procuram uma formação de reciclagem na área dos serviços pessoais (cabeleirei- 1112 ro e estética): e ainda os adultos que pretendem aprofundar as suas competências profissionais e relacionais, tendo em vista o exercício de uma ou mais atividades profissionais, uma melhor adaptação às mutações tecnológicas e organizacionais e o reforço da sua empregabilidade. Nesta área, a DRQP conta com os seguintes parceiros: empresas que colaboram na componente da Formação Prática em Contexto de Trabalho (FPCT); IEM - Instituto de Emprego da Madeira; IEFP - Instituto de Emprego e Formação Profissional; ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional, IP; ISSM Instituto de Segurança Social da Madeira; centros de formação profissional franceses: Afforbat Vendée e Esfora e DRE - Direção Regional de Educação. No âmbito da autorização de funcionamento de cursos de formação, são clientes os profissionais que procuram uma autorização como formadores e as entidades formadoras com cursos de formação pedagógica de formadores. DRE - Direção Regional de Educação; diversas Escolas; ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional, IP; Na área da Coordenação da Rede Regional dos Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional RAM, a DRQP possui como clientes os 3 CQEP S existentes na RAM. Para poder desenvolver um serviço de qualidade, foram estabelecidas parcerias com as seguintes entidades: ANQEP Agência Nacional para a Qualificação e Ensino Profissional, IP; DRE - Direção Regional de Educação; Instituto de Emprego da Madeira e CSSM Centro de Segurança Social da Madeira. Na vertente da Certificação de Entidades Formadoras, os principais clientes são as entidades que pretende certificar e/ou alargar o âmbito de certificação da sua atividade formativa. O parceiro fundamental é a Direção Geral de Emprego e das Relações do Trabalho (DGERT). 12 Como parceiros a DRQP conta com o Centro Nacional de Qualificação de Formadores/Instituto de Emprego e Formação Profissional nomeadamente, na partilha da Plataforma NETFORCE, o Portal para a Formação e Certificação de Formadores e a Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional (ANQEP). Na área do Centros para a Qualificação e o Ensino Profissional, a DRQP possui como clientes, os adultos com mais de 18 anos ; Para poder prestar um serviço adequado e abranger o máximo de cidadãos, foram estabelecidas parcerias com as seguintes entidades: Zona Militar da Madeira; Instituto de Emprego da Madeira; Para o Fundo Social Europeu, os clientes são as entidades públicas e privadas que pretendem obter financiamento para promoverem ações de formação profissional. Os principais parceiros são o Instituto de Desenvolvimento Regional (IDR), a Direção Regional de Educação (DRE); a Agência Regional para o Desenvolvimento da Investigação, Tecnologia e Inovação (ARDITI); Agência para o desenvolvimento e Coesão (ADC); a AC- CENTURE, empresa responsável pela manutenção da aplicação informática que faz a gestão dos projetos candidatos. Outras partes interessadas: A DRQP identificou como seus clientes indiretos, todas as empresas que operam na RAM e a Socie-13 dade em geral sendo estes os últimos avaliadores da atuação desta direção regional. MODELO DE GESTÃO DA DRQP Com o propósito de alinhar as orientaçoes da tutela e as atribuições aos objetivos estratégicos, à satisfação dos clientes e demais partes interessadas, a DRQP considera o seguinte modelo de gestão:14 3.7 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Os objetivos estratégicos para o período são os seguintes: Diminuir os níveis de abandono escolar precoce, pelo reforço das ofertas profissionalizantes e aumentar o número de jovens que frequentam formações de dupla certificação de nível básico e secundário; Aumentar a taxa de participação dos adultos, em especial com baixas qualificações, em processos de aprendizagem ao longo da vida, sejam formativos ou de reconhecimento de competências; Apoiar através do Eixo I Educação e Formação do Programa RUMOS todas as medidas de educação e formação previstas na Estratégia Europa Os objetivos operacionais bem como os indicadores de desempenho encontram-se descritos na Estrutura do SIADAP-RAM 1. 4 Campo de Aplicação da norma NP EN ISO 9001:2008 Para apoiar, de forma sistemática, na gestão das orientações quer da tutela quer internas, bem como das decorrentes das exigências legais, regulamentares e dos clientes, foi implementado um sistema de gestão da qualidade de acordo com a Norma NP EN ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade. 14 A DRQP aplica a totalidade das cláusulas da norma, na promoção e desenvolvimento de ações no âmbito dos diversos sistemas de formação profissional, na promoção do reconhecimento, validação e certificação de competências a nível escolar e/ou profissional, na promoção do sistema de regulação de acesso a profissionais nas áreas da sua competência, na autorização de funcionamento de cursos de formação, na promoção da certificação de entidades formadoras e na gestão do Fundo Social Europeu.15 5 Mapa de Processos 1516 16 6 Matriz de Correlação17 7 Organigrama 1718 8 Conclusão Com a aprovação deste documento a DRQP vê cumprida a subcláusula da NP EN ISO 9001:2008: A organização deve estabelecer um Manual da Qualidade que inclua: a) O campo de aplicação do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificações para quaisquer exclusões; b) Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade ou referência aos mesmos; c) A descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade. (in NP EN ISO 9001:2008). Funchal, 15 de maio de 2015 DIRETORA REGIONAL 18 Sara Estudante Revas19 MOTIVOS DE ALTERAÇÃO: R1: Introdução do PGQ.31 Gestão do Eixo I Educação e Formação e alteração da estrutura do Mapa de Processos; R2: Eliminação da exclusão do Campo de Aplicação da certificação do SGQ e ainda reflexão da fusão dos PGQ s 12 e 15, no Mapa de Processos; R3: Atualização da norma NP EN ISO 9000:2008; R4: Eliminação do PGQ.19 - Análise, Aprovação e Acompanhamento de Pedidos de Financiamento de Ações de Formação pelo FSE e consequente alteração da estrutura do Mapa de Processos; R5: Introdução do PGQ.32 - Emissão da Autorização de Funcionamento de Cursos de Aprendizagem, CEF e EFA e consequente alteração da estrutura do Mapa de Processos; R6: Atualização do Historial, da Matriz de Correlação: da designação dos PGQ s. 01, 02 e inclusão do PGQ. 33 Preparação, Confeção e Serviço de Refeições. Eliminação dos PGQ.03 e 27; R7: Atualização do organigrama. Inclusão do PGQ. 34 Coordenação da Rede Regional de Centros de Novas Oportunidades no Mapa de Processos e atualização dos objetivos do triénio ; R8: Reflexão da nova orgânica e inclusão da atribuições da DRQP; Inclusão da Coordenação Regional dos CNO s no historial da DRQP; Eliminação dos PGQ 24 Certificação Profissional e PGQ.28 Programa Eurodisseia; Alteração da designação do PGQ.20 Homologação de Cursos para Autorização de Funcionamento de Cursos de Formação Pedagógica Inicial de Formadores e Certificação de Competências Pedagógicas; Atualização do n.º de colaboradores; - Foram efetuadas pequenas correções em todo o documento; R9: Alteração da Política e do âmbito de aplicação da Norma e inclusão do PGQ.03 Gestão Orçamental. R10: Eliminação do PGQ.30 - Centro Novas Oportunidades. Introdução do PGQ.08 - Centro para a Qualificação e o Ensino Profissional. Atualização dos textos e Inclusão do Modelo de Gestão. R11: Atualização dos principais parceiros e clientes dos CQEP s. R12: Alteração do logotipo da SRE. 19 Documentos relacionados
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References: artigo 30
 artigo 12
 artigo 8
 Artigo 1
 Artigo 2
 Artigo 3
 Artigo 4
 Artigo 1