Source: http://www.sezonnamediacje.pl/?cat=11
Timestamp: 2019-10-23 03:09:34+00:00

Document:
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – Sezon na mediacje
Kategoria: Mediacja w postępowaniu administracyjnym
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – związanie organu ustaleniami protokołu z przebiegu mediacji
Zgodnie z treścią art. 96n § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.
Warto wskazać, że związanie organu prowadzącego sprawę ustaleniami protokołu z przebiegu mediacji zależy od prawidłowego przeprowadzenia całego procesu mediacji. Cały tryb wszczęcia, przeprowadzenia i zakończenia mediacji został omówiony poprzednich moich tekstach. Przepisy k.p.a. nakładają na organ i mediatora konkretne obowiązki, które muszą być przez nich zrealizowane. Dopiero wówczas ustalenia uczestników mediacji (wypracowane w toku mediacji) dotyczące sposobu załatwienia sprawy zawarte w dokumencie kończącym mediacje (tj. protokole z przebiegu mediacji) mogą wywołać skutki prawne określone w art. 96n k.p.a.
Warto zwrócić jednak uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię. Mianowicie ustalony przez uczestników mediacji sposób rozstrzygnięcia sprawy musi znajdować oparcie w zgromadzonym przez organ prowadzący sprawę materiale dowodowym. Należy podkreślić, że przeprowadzenie mediacji w danej sprawie nie zwalnia organu prowadzącego tą sprawę z generalnych obowiązków tj. dokładnego ustalenia stanu faktycznego sprawy (art. 7 k.p.a.), wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego (art. 77 § 1 k.p.a.) oraz oceny tego materiału dowodowego (art. 80 k.p.a.). Oznacza to, że organ prowadzący sprawę ma obowiązek ocenić czy ustalenia poczynione przez uczestników mediacji korespondują z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie. Dopiero gdy organ uzna, że ustalenia uczestników mediacji są zgodne z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie może zastosować art. 96n k.p.a.
Przepis art. 96n § 2 k.p.a. reguluje jakie dokumenty związane z przeprowadzeniem mediacji znajdują się w aktach sprawy prowadzonych przez organ. Zgodnie z treścią tego przepisu do akt postępowania nie włącza się dokumentów i innych materiałów, które nie znajdują się w aktach postępowania, ujawnionych w toku mediacji przez jej uczestników, jeżeli te dokumenty i materiały nie stanowią podstawy do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przebiegu mediacji. Oznacza to, że do akt postępowania załącza się jedynie te dokumenty i materiały ujawnione w toku mediacji przez jej uczestników, które stanowią podstawę do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole mediacji. Regulacja ta jest wyrazem realizacji zasady poufności postępowania mediacyjnego.
Niniejszy tekst jest ostatnim tekstem z cyklu poświęconego mediacji w postępowaniu administracyjnym. Wobec tego w razie pojawienia się pytań lub wątpliwości w tym zakresie zapraszam do zakładki mediacja administracyjna http://www.sezonnamediacje.pl/?cat=11 gdzie znajdują się wszystkie moje dotychczasowe wpisy dotyczące tego rodzaju mediacji.
** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – protokół z przebiegu mediacji
Protokół z przebiegu mediacji jest dokumentem sporządzanym przez mediatora z udziałem uczestników mediacji. Dokument ten zawiera podstawowe dane dotyczące postępowania mediacyjnego, w szczególności wskazuje na wynik mediacji. Mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji niezależnie od tego czy strony osiągnęły porozumienie czy też mediacja zakończyła się brakiem porozumienia. Następnie po sporządzeniu protokołu z przebiegu mediacji mediator przedkłada go do podpisu uczestnikom mediacji. Taki protokół jest na koniec przesyłany przez mediatora do organu prowadzącego daną sprawę.
Sporządzenie i przekazanie do organu prowadzącego sprawę protokołu z przebiegu mediacji wywiera istotne skutki prawne, bowiem kończy postępowanie mediacyjne w danej sprawie. Po otrzymaniu protokołu z przebiegu mediacji organ ma obowiązek dokonania oceny proponowanego przez uczestników mediacji sposobu załatwienia sprawy. Organ powinien również niezwłocznie wydać postanowienie w sprawie ustalenia wysokości kosztów mediacji.
Istotą protokołu z przebiegu mediacji jest przedstawienie okoliczności przeprowadzonej mediacji oraz ustaleń uczestników poczynionych w toku mediacji. Protokół z przebiegu mediacji jest jedynym dokumentem, w którym mogą być zawarte w/w informacje. Żaden inny dokument dotyczący przebiegu mediacji i jej wyników nie może być włączany do akt sprawy administracyjnej. Regulacja ta ma na celu zabezpieczenie zasady poufności mediacji.
Zgodnie z treścią art. 96m § 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) protokół z przebiegu mediacji zawiera: 1) czas i miejsce przeprowadzenia mediacji; 2) imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy (siedziby) uczestników mediacji; 3) imię i nazwisko oraz adres mediatora; 4) dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy; 5) podpis mediatora oraz uczestników mediacji, a jeżeli którykolwiek z uczestników mediacji nie może podpisać protokołu, wzmiankę o przyczynie braku podpisu.
Przepis ten w sposób wyczerpujący określa wszystkie elementy protokołu z przebiegu mediacji. Oznacza to, że poza w/w elementami w protokole z przebiegu mediacji nie mogą się znaleźć inne informacje, w szczególności informacje dotyczące składanych przez uczestników mediacji oświadczeń, propozycji ugodowych oraz merytorycznych stanowisk uczestników mediacji (zasada poufności mediacji).
Najważniejszym elementem protokołu z przebiegu mediacji jest wskazanie ustaleń dotyczących sposobu załatwienia sprawy. Właśnie ten element jest oceniany przez organ prowadzący sprawę przez pryzmat zgodności z prawem. Element ten decyduje o skuteczności mediacji, bowiem wspólne ustalenia uczestników mediacji zgodne z przepisami prawa są wiążące dla organu prowadzącego sprawę. Przez ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy należy rozumieć zgodną propozycję załatwienia sprawy, którą organ może zastosować wprost w swoim rozstrzygnięciu, a nie wszystkie ustalenia poczynione przez uczestników mediacji w toku mediacji.
W przypadku gdy w toku mediacji uczestnicy mediacji nie poczynili żadnych zgodnych ustaleń co do sposobu załatwienia sprawy lub dokonane ustalenia mają wyłącznie charakter ogólny i kierunkowy lub dokonane ustalenia odnoszą się tylko do części przedmiotu sprawy okoliczność ta powinna zostać uwzględniona w protokole z przebiegu mediacji. Okoliczność taka ma znaczenie bowiem organ prowadzący sprawę również w takim przypadku może załatwić sprawę w sposób zgodny z takimi ustaleniami uczestników mediacji.
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – koszty mediacji
Przepis art. 96l kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) do kosztów mediacji zalicza wynagrodzenie mediatora oraz poniesione przez niego wydatki w związku z przeprowadzeniem mediacji w danej sprawie.
Wynagrodzenie mediatora przysługuje mu z racji pracy jaką wykonuje od momentu doręczenia postanowienia o skierowaniu danej sprawy do mediacji aż do chwili przekazania protokołu z przebiegu mediacji. Wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji obejmują wszelkie udokumentowane i niezbędne koszty poniesione przez mediatora w związku z zorganizowaniem procesu mediacji i prowadzeniem mediacji tj. koszty przejazdu, wynajmu pomieszczenia oraz korespondencji.
Kwestie związane z wynagrodzeniem mediatora i zwrotem poniesionych przez niego wydatków reguluje rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2.06.2017r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym. Wynagrodzenie i zwrot wydatków przysługuje mediatorowi niezależnie od wyniku mediacji.
Zgodnie z treścią art. 96l k.p.a. mediator może wyrazić zgodę na przeprowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Warto wskazać, że w przypadku zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia mediator nadal zachowuje uprawnienie do zwrotu poniesionych wydatków. Zrzeczenie się prawa do wynagrodzenia powinno nastąpić w formie oświadczenia woli spełniającego wymogi ogólne podania w postępowaniu administracyjnym określone w art. 63 § 1-3 k.p.a. Mediator może podjąć taką decyzję nawet przed rozpoczęciem mediacji. Jednak granicznym momentem na zrzeczenie się wynagrodzenia jest chwila przekazania protokołu z przebiegu mediacji.
Ustalenie kosztów mediacji następuje w drodze postanowienia wydanego przez organ prowadzący daną sprawę. Postanowienie to jest wydawane przez organ niezwłocznie po doręczeniu przez mediatora protokołu z przebiegu mediacji. Adresatem tego postanowienia jest mediator oraz strony postępowania – w przypadku gdy w sprawie może być zawarta ugoda, bowiem wówczas strony postępowania są zobowiązane do pokrycia kosztów mediacji.
Na postanowienie w sprawie ustalenia kosztów mediacji nie przysługuje żaden środek zaskarżenia. Takie rozwiązanie nie wydaje się być trafne i powinno zostać zmienione przez ustawodawcę. Postanowienie to wpływa bezpośrednio na sferę majątkową mediatora oraz strony postępowania – w przypadku gdy jest zobowiązana do zapłaty kosztów mediacji. Oznacza to, że w/w postanowienie jest aktem administracyjnym zewnętrznym o charakterze materialnoprawnym, a co za tym idzie należy przyjąć, że na to postanowienie powinno przysługiwać zażalenie.
Zgodnie z treścią art. 96l § 2 k.p.a. koszty wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda – strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej. Oznacza to, że po pierwsze co do zasady to organ opłaca koszty mediacji w danej sprawie. Dopiero w drugiej kolejności koszty mediacji ponoszą strony postępowania ( gdy w sprawie może być zawarta ugoda). Wówczas strony ponoszą koszty mediacji w równych częściach, chyba że strony same uzgodnią inny sposób pokrycia kosztów mediacji.
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – rola mediatora
Zgodnie z treścią art. 96k kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator prowadzi mediację, dążąc do polubownego rozwiązania sporu, w tym przez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych.
Wyróżnia się dwa rodzaje mediacji ze względu na rolę mediatora w postępowaniu mediacyjnym: mediacja wspomagająca oraz mediacja ocenna.
Pierwszy rodzaj mediacji (wspomagająca) zakłada, że mediator ma na celu wspierać uczestników mediacji w samodzielnym wypracowaniu porozumienia. Jednak sam mediator nie proponuje uczestnikom mediacji sposobów rozstrzygnięcia sporu. W takiej mediacji mediator nie bierze bezpośredniego udziału w opracowywaniu merytorycznej treści porozumienia.
Drugi rodzaj mediacji (ocenna) zakłada, że rolą mediatora jest nie tylko organizowanie i prowadzenie rozmów (negocjacji) między uczestnikami, lecz przewiduje również możliwość aktywnego udziału mediatora w wypracowywaniu merytorycznej treści porozumienia, w tym przedstawienie możliwych sposobów rozstrzygnięcia sporu.
Przepis art. 96k k.p.a. nie rozstrzyga jednoznacznie jaki model mediacji został przewidziany przez ustawodawcę dla mediacji administracyjnej. Nie ulega wątpliwości, że do obowiązków mediatora w mediacji administracyjnej należy: organizacja postępowania mediacyjnego, przeprowadzenie procesu wzajemnych uzgodnień między uczestnikami mediacji dotyczących okoliczności faktycznych i prawnych danej sprawy oraz ustalenia sposobu rozstrzygnięcia sprawy.
Przedstawienie przez mediatora możliwych propozycji rozwiązania sprawy jak i dokonywanie przez mediatora oceny prawnej propozycji przedstawionych przez uczestników mediacji jest bardziej dyskusyjne. Takie działanie wymaga od mediatora dużej wiedzy prawnej oraz niesie ryzyko zbyt dużej ingerencji mediatora w proces mediacji, w którym to uczestnicy mediacji „osiągają” (negocjują) porozumienie. W niektórych przypadkach może zostać również ocenione przez jednego z uczestników spotkania jako działanie stronnicze, na korzyść jednej ze stron. Wobec tego każdy mediator powinien sam zdecydować czy chce podejmować takie działania, dokonując rzetelnej oceny swojej wiedzy prawnej, indywidualnych predyspozycji oraz własnych przekonań co do doboru odpowiednich (sprawdzonych) metod prowadzenia mediacji.
Przepis art. 96k k.p.a. przewiduje, że propozycje ugodowe powinny zostać ostatecznie uzgodnione przez samych uczestników mediacji. Jednak z drugiej strony wskazuje, że mediator prowadzi mediacje m.in. poprzez wspieranie uczestników w formułowaniu propozycji ugodowych. Z tak ukształtowanego przepisu wynika, że ustawodawca dopuścił aktywną rolę mediatora w procesie mediacji tzn. stworzył mediatorom możliwość ( ale nie obowiązek) przeprowadzenia mediacji ocennej.
Za szerszym zastosowaniem mediacji ocennej w postępowaniu administracyjnym przemawia charakter spraw administracyjnych, w których z reguły sposób ich załatwienia w znacznym stopniu determinują przepisy prawa. Wobec tego należy przyjąć, że w takich sytuacjach pożądane byłoby aby mediator dokonywał wstępnej oceny prawnej rozwiązań proponowanych przez uczestników mediacji. W przypadku zamkniętego katalogu możliwych sposobów rozstrzygnięć danej sprawy wydaje się, że mediator powinien również uświadomić uczestników mediacji jakie są możliwe sposoby rozwiązania danej sprawy. Takie działania mediatora ukierunkują od razu rozmowy mediacyjne uczestników na odpowiednie tory.
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – niejawność mediacji
Poufność mediacji jest jedną z podstawowych zasad mediacji jako polubownej metody rozwiązywania sporów. Niejawność mediacji pozwala uczestnikom mediacji – na tyle na ile jest to możliwe – na swobodne zachowanie w trakcie spotkań mediacyjnych. Pozwala ona na wzajemną wymianę informacji i stanowisk w celu poczynienia ustaleń w zakresie sposobu załatwienia sprawy. Uczestnicy mediacji będąc w sporze mają tym samym zagwarantowane, że w przypadku nieosiągnięcia porozumienia w postępowaniu mediacyjnym bez ich zgody treść rozmów mediacyjnych nie zostanie ujawniona i wykorzystana przez innego uczestnika mediacji w postępowaniu przed organem administracji.
Zgodnie z treścią art. 96j § 1 i 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediacja nie jest jawna tzn. mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Wskazany przepis przewiduje zakaz ujawniania przez wszystkie osoby biorące w jakikolwiek sposób udział w mediacji wszelkich informacji, o których dowiedziały się w trakcie lub w związku z przeprowadzeniem mediacji w danej sprawie.
Z treści art. 96j § 3 k.p.a. wynika, że propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji. Przepis ten ustanawia zakaz wykorzystywania informacji uzyskanych lub wytworzonych podczas postępowania mediacyjnego. Wyjątek dotyczy informacji odnoszących się do ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji.
Można więc powiedzieć, że art. 96j k.p.a. wprowadza do polskiego porządku prawnego tajemnicę mediacji jako odrębną tajemnicę chronioną ustawowo.
Uzupełnieniem omawianej regulacji jest przepis art. 83 § 4 k.p.a. Zgodnie z treścią tego przepisu mediator nie może być przesłuchany w charakterze świadka co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji zwolnią go od obowiązku zachowania tajemnicy mediacji. Oznacza to, że zakresem przedmiotowym tajemnicy mediatora objęte są wszelkie okoliczności faktyczne i prawne danej sprawy, o których mediator powziął wiedzę podczas lub w związku z prowadzeniem mediacji.
Warto pamiętać, że mediator może zostać zwolniony z zachowania tajemnicy mediacji w sytuacji gdy wszyscy uczestnicy mediacji zwolnią go od obowiązku dochowania tej tajemnicy. Oznacza to, że wyłącznym dysponentem tajemnicy mediacji są uczestnicy mediacji. To od nich zależy czy i w jakim zakresie tajemnica mediacji zostanie uchylona.
Opublikowane w Lipiec 12, 2018 Lipiec 13, 2018
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – zapoznanie się mediatora z aktami sprawy
Zgodnie z treścią art. 96i kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator zapoznaje się z aktami sprawy i ma prawo sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, chyba że uczestnik mediacji w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.
W świetle w/w przepisu mediator uzyskuje dwa uprawnienia. Po pierwsze mediator ma prawo zapoznać się z aktami sprawy. Po drugie mediator ma prawo sporządzać z akt sprawy notatki, kopie i odpisy. Uprawnienia te stwarzają wyznaczonemu w sprawie mediatorowi narzędzia do skutecznego przeprowadzenia mediacji. Uprawnienia te są przede wszystkim przydatne mediatorowi do ustalenia kwestii spornych między uczestnikami mediacji oraz poznania stanu faktycznego i prawnego sprawy.
Jednak skorzystanie przez mediatora z w/w uprawnień jest uzależnione od zachowania się uczestników mediacji. Każdy z uczestników mediacji może w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazić zgody na zapoznanie się mediatora z aktami. Brak zgody choćby jednego z uczestników mediacji wyrażony w w/w terminie uniemożliwia mediatorowi zapoznanie się z aktami i co za tym idzie wówczas mediator nie może sporządzać notatek, kopii lub odpisów z akt sprawy. Powyższa regulacja wprowadza domniemanie zgody uczestników na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy, które może być obalone jedynie poprzez złożenie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy. Należy podkreślić, że złożenie po terminie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy nie blokuje mediatorowi możliwości zapoznania się z aktami sprawy.
Odmowa wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy jest oświadczeniem woli strony i wobec tego może zostać złożone w formie i trybie właściwym dla podania w postępowaniu administracyjnym, w szczególności w postaci pisemnej. Oznacza to, że dla zachowania siedmiodniowego terminu, o którym mowa w art. 96i k.p.a. wystarczy nadać pismo w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (tj. Poczcie Polskiej) w ostatnim dni tego terminu. Taka regulacja powoduje w rzeczywistości przedłużenie czasu oczekiwania (powyżej siedmiu dni) mediatora na zapoznanie się z aktami sprawy.
Pożądana byłaby zmiana tej regulacji przez ustawodawcę, tak aby niepotrzebnie nie przedłużać chwili rzeczywistego rozpoczęcia mediacji. Obecnie jednak warto postulować aby organ prowadzący sprawę po upływie terminu siedmiu dni skontaktował się (drogą telefoniczną / mailową ) z uczestnikami mediacji aby ustalić czy skorzystali oni z prawa do odmowy wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy.
Uprawnienie mediatora do zapoznania się aktami sprawy obejmuje dostęp do całości akt administracyjnych danej sprawy. Dostęp ten polega na bezpośrednim wglądzie mediatora do wszystkich materiałów sprawy, który odbywa się w miejscu siedziby organu.
Prawo do sporządzania notatek, kopii i odpisów z akt sprawy realizowane jest przez mediatora samodzielnie. W szczególności mediator może robić własnoręczne notatki, wykonywać fotokopie (zdjęcia) dokumentów. Mediator nie może jednak żądać od organu prowadzącego sprawę ani wydania uwierzytelnionych odpisów akt sprawy, ani sporządzenia kopii akt sprawy.
Prawo do zapoznania się przez mediatora z aktami sprawy wygasa w chwili zakończenia mediacji tj. w chwili sporządzenia przez mediatora protokołu z przebiegu mediacji.
Opublikowane w Lipiec 5, 2018 Lipiec 13, 2018
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – przekazanie mediatorowi danych uczestników mediacji
Zgodnie z treścią art. 96h kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji publicznej niezwłocznie przekazuje mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, jeżeli je posiada.
Wskazany przepis nakłada na organ prowadzący sprawę obowiązki informacyjne wobec mediatora wyznaczonego do przeprowadzenia mediacji. Regulacja ta odpowiada idei odformalizowanego charakteru mediacji. Odformalizowanie mediacji dotyczy m.in. możliwych do zastosowania sposobów komunikowania się mediatora z uczestnikami mediacji i organem administracji, który nie przystąpił do mediacji jako jej uczestnik. Sposób komunikowania pomiędzy w/w podmiotami powinien być możliwie szybki i swobodny, nie musi on przebiegać w sposób uregulowany w przepisach k.p.a. dotyczących doręczania korespondencji pomiędzy organem a stroną postępowania.
Organ prowadzący sprawę jednocześnie z wydaniem postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji powinien przekazać wyznaczonemu mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji i ich pełnomocników, które są w jego posiadaniu. Wspomnianymi danymi kontaktowymi są: adresy korespondencyjne, numery telefonów i adresy poczty elektronicznej.
Jednak z obecnie obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek gromadzenia przez organ prowadzący daną sprawę wszystkich wyżej wymienionych danych kontaktowych. Organ ma obowiązek ustalić jedynie adresy korespondencyjne wszystkich stron postępowania. Obowiązek posiadania przez organ adresu strony postępowania wynika z brzmienia art. 63 § 2 k.p.a. i art. 64 § 1 k.p.a.
Wobec tego należy stwierdzić, że w każdym przypadku organ bez problemu wskaże wyznaczonemu mediatorowi adresy korespondencyjne uczestników mediacji. Tak samo bez problemu wskaże adresy korespondencyjne pełnomocników uczestników, bowiem oni zawsze w momencie przystąpienia do sprawy klienta podają taki adres.
Organ prowadzący sprawę powinien jednak dążyć do uzyskania innych danych kontaktowych wymienionych wprost w treści art. 96h k.p.a. tj. numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej. W szczególności gdy nosi się z zamiarem skierowania danej sprawy do mediacji. Uzyskanie takich danych spowoduje przyśpieszenie całego procesu mediacji, a co za tym idzie przyczyni się do realizacji zasady szybkości postępowania administracyjnego. Ponadto takie sposoby komunikacji (telefon, mail) nie generują praktycznie żadnych kosztów w przeciwieństwie do korespondencji tradycyjnej.
Opublikowane w Czerwiec 28, 2018 Lipiec 13, 2018
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – bezstronność mediatora (część II)
Treść art. 96g kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) nakłada na mediatora wyznaczonego do przeprowadzenia mediacji obowiązki związane z zachowaniem przez niego bezstronności. Po pierwsze wyznaczony mediator ma obowiązek zbadania czy w jego przypadku nie zachodzą jakiekolwiek okoliczności, które mogłyby wzbudzić uzasadnioną wątpliwość co do jego bezstronności. Po drugie gdy okoliczności mogące budzić wątpliwość co do jego bezstronności się pojawią to musi ujawnić je uczestnikom mediacji i organowi prowadzącemu postępowanie w danej sprawie. Po trzecie jednocześnie z ujawnieniem tych okoliczności mediator powinien odmówić przeprowadzenia mediacji w danej sprawie.
Powyższe obowiązki powstają z chwilą wydania przez organ prowadzący sprawę postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji i trwają przez cały tok mediacji, aż do jej zakończenia. Przepisy k.p.a. nie określają w jakiej formie i w jakim trybie wyznaczony mediator ma odmówić przeprowadzenia mediacji. Oznacza to, że może być ona wyrażona w formie dowolnej – uzgodnionej przez mediatora, uczestników mediacji oraz organ administracji prowadzący sprawę (który nie jest uczestnikiem mediacji). Jednak wydaje się, że dla właściwego udokumentowania zaistniałej sytuacji mediator powinien złożyć oświadczenie o odmowie przeprowadzenia mediacji w formie pisemnej. Takie działanie byłoby również zgodne z zasadą pisemności postępowania administracyjnego.
Przepisy k.p.a. nie przewidują możliwości złożenia przez uczestnika mediacji wniosku o wyłączenie mediatora jak ma to miejsce w przypadku zaistnienia podstaw do wyłączenia pracownika od udziału w sprawie. Oznacza to, że tylko mediator wyznaczony do przeprowadzenia mediacji jest władny dokonać wiążącej oceny co do swojej bezstronności. Uczestnik mediacji może jedynie zasygnalizować mu swoje wątpliwości co do jego bezstronności. Gdy jego wątpliwości nie zostaną podzielone przez mediatora, uczestnik może jedynie w ogóle odstąpić od udziału w mediacji.
Myślę, że warto byłoby się zastanowić nad stworzeniem możliwości złożenia przez uczestnika mediacji wniosku o wyłączenie mediatora, tak aby uniknąć sytuacji w której to mediator ocenia sam siebie i nikt poza nim nie może wyłączyć go od udziału w sprawie. Pozwoliłoby to uniknąć ekstremalnych sytuacji, w których uczestnik mediacji rezygnuje z mediacji w danej sprawie jedynie dlatego, że obawia się stronniczości wyznaczonego w sprawie mediatora.
W przypadku gdy wyznaczony mediator odmówi przeprowadzenia mediacji organ prowadzący sprawę obowiązany jest wydać kolejne (nowe) postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji, w którym wskaże innego mediatora. Przy wyznaczaniu nowego mediatora organ kieruje się takimi samymi przesłankami jak za pierwszym razem.
Opublikowane w Czerwiec 21, 2018 Lipiec 13, 2018
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – bezstronność mediatora (część I)
Zgodnie z treścią art. 96g § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji i niezwłocznie ujawnić okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności, w tym odpowiednio okoliczności, o których mowa w art. 24 § 1 i 2.
Bezstronność mediatora jest jedną z podstawowych zasad mediacji. Mediator prowadzący daną sprawę powinien zachować neutralność zarówno w stosunku do stron jak i do sprawy. Neutralność mediatora oznacza, że nie jest on w żaden sposób uzależniony (powiązany) od jednej ze stron mediacji oraz nie ma interesu w określonym rozstrzygnięciu sprawy. Równocześnie mediator powinien w równym stopniu wspierać każdego z uczestników mediacji w dążeniu do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. Bezstronność mediatora jest fundamentem zaufania uczestników mediacji do mediatora jak i samej mediacji jako sposobu rozwiązywania sporów.
Przepis art. 96g § 1 k.p.a. ani nie wymienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do bezstronności mediatora ani nie definiuje pojęcia bezstronności mediatora.
Należy uznać, że okoliczności o których mowa w w/w przepisie obejmują okoliczności faktyczne i prawne dotyczące osoby mediatora, które mogłyby potencjalnie wskazywać na pozostawanie mediatora w relacji zależności z uczestnikiem mediacji lub sprawą skierowaną do mediacji, która mogłaby potencjalnie wpływać na sposób prowadzenia mediacji przez mediatora, a co za tym idzie na wynik mediacji.
Wpływ opisanych wyżej związków mediatora z uczestnikiem mediacji lub samą sprawą skierowaną do mediacji na zachowanie mediatora nie musi być obiektywny i rzeczywisty. Wpływ taki może być subiektywny i potencjalny. Wobec tego należy stwierdzić, że bezstronność mediatora wyłączają wszelkie okoliczności, które w świetle doświadczenia życiowego i zasad logicznego myślenia mogą wywołać u uczestnika mediacji przekonanie co do prowadzenia mediacji przez mediatora w sposób korzystny dla drugiego uczestnika mediacji. Takie szerokie ujęcie bezstronności mediatora jest uzasadnione tym, że bez zaufania wszystkich uczestników mediacji mediator nie przeprowadzi w prawidłowy sposób mediacji, a co za tym idzie osiągnięcie celów mediacji w danej sprawie będzie znacznie utrudnione.
Opisywany przepis jako przykładowe okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do bezstronności mediatora wskazuje na podstawy do wyłączenia pracownika organu prowadzącego sprawę określone w art. 24 § 1 i 2 k.p.a. Należy jednak zaznaczyć, że katalog sytuacji określonych w art. 24 § 1 i 2 k.p.a. nie wyczerpuje wszystkich przesłanek wyłączających bezstronność mediatora. Przepis art. 24 § 1 i 2 k.p.a. stosowany odpowiednio do mediatora wskazuje na przypadki, w których z mocy prawa mediator obowiązany jest odmówić przeprowadzenia mediacji.
Opublikowane w Czerwiec 14, 2018 Lipiec 13, 2018
Mediacja w postępowaniu administracyjnym – mediator
Zgodnie z treścią art. 96f kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.
Omawiany przepis określa wymogi, które powinna spełnić osoba będąca mediatorem w postępowaniu administracyjnym. Wymogi te odnoszą się do pewnych podstawowych cech osoby mediatora tj. pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych. Przepis ten należałoby jednak interpretować w powiązaniu z art. 96d § 2 k.p.a. zgodnie z którym organ prowadzący sprawę wybierając mediatora bierze pod uwagę posiadaną przez daną osobę odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju. Wymogów stawianym osobom mającym pełnić funkcję mediatora nie powinno się bowiem ograniczyć tylko i wyłącznie do generalnych cech posiadanych przez prawie wszystkich pełnoletnich obywateli, które zostały wskazane w art. 96f § 1 k.p.a. Mediator powinien mieć bowiem wiedzę i doświadczenie dotyczące spraw, w których ma zostać wyznaczony do przeprowadzenia mediacji.
Biorąc pod uwagę wyłącznie literalne brzmienie art. 96f k.p.a. mediatorem może być każda osoba fizyczna, która spełnia łącznie dwa warunki. Po pierwsze osoba ta musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych tzn. jest to osoba pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona. Po drugie osoba taka musi korzystać z pełni praw publicznych tzn. nie została pozbawiona praw publicznych prawomocnym wyrokiem sądu i nie została ubezwłasnowolniona.
Jednak w sytuacji gdy to organ dokonuje wyboru mediatora do danego postępowania mediatorem może zostać osoba posiadająca wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju (art. 96d § 2 k.p.a.). Dodatkowe wymogi są również stawiane wobec mediatora w postępowaniu mediacyjnym w którym to organ administracji publicznej jest uczestnikiem mediacji. Wówczas mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. (art. 96f § 2 k.p.a.). Ustawodawca w sposób jednoznaczny wskazuje, że osoby wpisane na w/w listy będące w posiadaniu prezesów sądów okręgowych są najbardziej kompetentnymi do prowadzenia mediacji administracyjnej.
Zgodnie z treścią art. 96f § 3 k.p.a. mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie. Wyłączenie to jest warunkiem zachowania bezstronności mediatora – podstawowej zasady mediacji. Warto podkreślić, że wyłączenie to dotyczy postępowania mediacyjnego prowadzonego zarówno pomiędzy organem a stroną jak i pomiędzy samymi stronami.
Uwzględniając fakt, że rozwiązanie to ma służyć realizacji jednej z podstawowych cech mediacji pojęcie pracownika organu administracji publicznej należałoby rozumieć możliwie szeroko. Wydaje się, że powinno ono obejmować nie tylko pracowników organu lecz także osoby wykonujące pracę na jego rzecz na podstawie innych stosunków prawnych np. na podstawie umów cywilnoprawnych. Warto pamiętać, że ograniczenie to dotyczy tylko aktualnych pracowników organu, nie dotyczy byłych pracowników organu.

References: art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 63
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 83
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 63
 art. 64
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 24
 art. 96
 art. 24
 art. 24
 art. 24
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96
 art. 96