Source: http://docplayer.pl/26053079-Urzad-miejski-w-slupsku.html
Timestamp: 2018-09-25 14:23:58+00:00

Document:
1 Załącznik do Zarządzenia Nr 836/PRiK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 października 2016r. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU INSTRUKCJA W SPRAWIE WYSTAWIANIA FAKTUR, PROWADZENIA EWIDENCJI, REJESTRU SPRZEDAŻY I ZAKUPU TOWARÓW I USŁUG ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW DLA CELÓW ROZLICZANIA PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG VAT. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 1 / 17
2 ROZDZIAŁ I PODSTAWY PRAWNE 1 Niniejsza instrukcja została opracowana na podstawie niżej wymienionych aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz.710 z późn. zm.), 2) ustawa z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), 3) akty wykonawcze: a) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 9 grudnia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485), b) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 14 marca 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 363), c) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 4 listopada 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544). ROZDZIAŁ II WSTĘP 1. Niniejsza instrukcja reguluje zasady ewidencji i rozliczania w zakresie: 1) wystawiania faktur, 2) odliczania podatku naliczonego, 2 3) prowadzenia ewidencji podatku od towarów i usług w tym: a) rejestry sprzedaży, b) rejestry zakupów, c) deklaracje dla podatku od towarów i usług VAT 7. 4) obiegu dokumentów obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Słupsku w ramach zadań realizowanych przez Wydziały Urzędu Miejskiego oraz w Przedsiębiorstwie Gospodarki Mieszkaniowej Sp. z o. o. działającym jako Zarządca mienia Miasta Słupska na podstawie umowy o zarządzanie, które nie dotyczą działalności prowadzonej przez jednostki budżetowe Miasta Słupska. 2. Rejestry zakupu, rejestry sprzedaży i deklaracje VAT 7 sporządzane w Urzędzie Miejskim w Słupsku i w PGM Sp. z o. o. stanowią cząstkowe dokumenty, które łącznie z cząstkowymi rejestrami i deklaracjami sporządzanymi przez pozostałe jednostki budżetowe Miasta Słupska Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 2 / 17
3 tworzą zbiorcze rejestry i Zbiorczą deklarację VAT 7 dla Miasta Słupska. 3. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o Mieście Słupsk należy rozumieć rozliczenia podatku VAT prowadzone przez wydziały Urzędu Miejskiego i PGM Sp. z o. o. w ramach umowy o zarządzanie. 4. Scentralizowane zasady rozliczeń podatku od towarów i usług przez Miasto Słupsk i Jego jednostki budżetowe zostały określone w Zarządzeniu Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 roku. 5. Agregacji danych, o których mowa w ust. 2 dokonuje Referat Dochodów Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego za pomocą submodułu Portal sprawozdawczy Deklaracje VAT 7 w module Planowanie i Monitorowania Budżetu Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT 2000i. ROZDZIAŁ III ZASADY EWIDENCJI SPRZEDAŻY TOWARÓW I USŁUG 3 1.Urząd Miejski w Słupsku wykonuje na rzecz i w imieniu Miasta Słupska zadania ewidencyjne i rozliczeniowe w zakresie podatku VAT, które nie dotyczą działalności prowadzonej przez jednostki budżetowe Miasta Słupska. 2. Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek (w zakresie swojego działania) prowadzenia kas rejestrujących oraz wystawiania: 1) paragonów fiskalnych lub faktur stwierdzających sprzedaż towarów i usług, 2) faktur korygujących, 3) duplikatów faktur i faktur korygujących według zasad określonych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 9 grudnia 2013 r.(dz. U. z 2013 r. poz. 1485) Faktury i faktury korygujące dotyczące sprzedaży towarów i usług należy wystawić w trzech egzemplarzach, z których: 1) oryginał otrzymuje nabywca, 2) pierwszą kopię otrzymuje Wydział Księgowości, 3) druga kopia pozostaje w aktach wydziału merytorycznego. 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać: 5 Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 3 / 17
4 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) wskazanie podatnika Miasto Słupsk, Plac Zwycięstwa 3, Słupsk; 4) nazwę jednostki (wystawcy faktury); 5) adres jednostki; 6) NIP Miasta Słupska ; 7) oznaczenie nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa) oraz jego adres; 8) NIP nabywcy; 9) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zaliczki lub przedpłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 10) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 11) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 12) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 13) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 14) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 15) stawkę podatku; 16) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 17) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 18) kwotę należności ogółem; 19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT wyrazy metoda kasowa ; 20) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie ; 21) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku wskazanie: Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 4 / 17
5 a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; 2. Fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem art. 106i ust. 2-8 ustawy o podatku od towarów i usług tzw. ustawy o VAT. 3. Faktura wystawiona na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w 3 pkt 1.2). 4. Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych należy prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. 5. Na żądanie nabywcy Wydział merytoryczny dokonujący sprzedaży usługi, towaru jest obowiązany wystawić Fakturę Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) podatnik wystawia Fakturę korygującą w przypadku: - udzielenia obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1, - udzielenia opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1, - dokonania zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, - dokonania zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, - podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. 2. Faktura korygująca powinna zawierać: 1) wyraz FAKTURA KORYGUJĄCA albo wyraz KOREKTA, 2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 5 / 17
6 a) określone w 5 ust.1 pkt. 1-9 niniejszej instrukcji, b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, 4) przyczynę korekty, 5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; 6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji. 7 W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której mowa w 6: 1. powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka; 2. wystawiona na rzecz osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej oraz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych może nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w 5 punkt 1-8) Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w 5 ust. 1 pkt 11-18, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. 2. Nota, o której mowa w ust. 1, wymaga akceptacji wystawcy faktury. 3. Nota, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać: 1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA", 2) numer kolejny i datę jej wystawienia, 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, 4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w 5 ust. 1 pkt 1-9 niniejszej instrukcji, 5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. 4. Przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących. 9 Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz PGM Sp. z o.o. w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek prowadzenia: Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 6 / 17
7 1) rejestrów sprzedaży, w których należy ujmować wystawione faktury wg zasad określonych w art. 109 ust.3 ustawy o podatku od towarów i usług, zawierających: a) numer kolejny w rejestrze, b) numer kolejny faktury, c) datę dokonania sprzedaży, d) datę wystawienia faktury, e) nazwę oraz adres nabywcy, f) podstawę opodatkowania wg stawek VAT (kwota netto), g) VAT należny z wyszczególnieniem stawek podatku, h) sprzedaż zwolnioną z VAT, i) ogólną sumę danych określonych w pkt f-h (kwota brutto), j) kwotę podatku VAT, 2) rejestrów paragonów fiskalnych W rejestrach sprzedaży tworzonych przez wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz PGM Sp. z o.o., o których mowa w 9 należy ujmować chronologicznie oraz wg kolejnej numeracji wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury lub faktury korygujące oraz inne dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu. Rejestry należy sporządzać na kasie fiskalnej lub przy użyciu komputera, za okresy miesięczne w dwóch egzemplarzach. 2. Ilość rejestrów w Wydziałach merytorycznych może być określona w stosunku do potrzeb organizacyjnych. 3. Na koniec każdego miesiąca rejestry należy podsumować oraz sporządzić zestawienie wszystkich rejestrów prowadzonych w danym wydziale. 11 Zestawienie rejestrów powinno zawierać: a) numer rejestru, b) tytuł dochodu (np.: sprzedaż nieruchomości, dzierżawa, wieczyste użytkowanie itp.), c) podstawę opodatkowania (sprzedaż netto), d) podatek VAT należny z wyszczególnieniem stawek podatku, e) sprzedaż zwolnioną z podatku VAT, f) wartość sprzedaży brutto (netto plus VAT), g) podatek VAT od sprzedaży. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 7 / 17
8 12 Kopie prowadzonych rejestrów w formie papierowej i elektronicznej wraz z kopiami faktur i faktur korygujących oraz zestawienie rejestrów należy przekazać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12- tego każdego następnego miesiąca do Wydziału Księgowości. ROZDZIAŁ IV ZASADY EWIDENCJI ZAKUPU TOWARÓW I USŁUG Faktura stwierdzająca dokonanie zakupu powinna zawierać co najmniej: 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) wskazanie podatnika Miasto Słupsk, Plac Zwycięstwa 3, Słupsk; 4) nazwę jednostki (wystawcy faktury); 5) adres jednostki; 6) NIP Miasta Słupska ; 7) oznaczenie nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa) oraz jego adres; 8) NIP nabywcy; 9) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zaliczki lub przedpłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 10) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 11) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 12) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 13) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 14) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 15) stawkę podatku; 16) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 17) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 18) kwotę należności ogółem; 19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 8 / 17
9 podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT wyrazy metoda kasowa ; 20) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie ; 21) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku wskazanie: a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; 2. Faktura korygująca to dokument, którym sprzedawca (wystawca faktury) może wprowadzać dowolne zmiany w fakturze pierwotnej. 3. Faktura korygująca powinna zawierać: 1) wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo wyraz KOREKTA, 2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w 13 ust.1 pkt. 1-9 b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, 1) przyczynę korekty, 2) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku naliczonego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku naliczonego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej, 3) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji, 4) przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących. Fakturę korygującą wystawia się w przypadku: 1) zwrotu kupionych towarów, na które została wystawiona faktura pierwotna (źródłowa), 2) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług, 3) udzielenia rabatów, zwrócenia towaru sprzedawcy, zwrócenia nabywcy kwot nienależnych lub zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 9 / 17
10 Mogą one dotyczyć zarówno danych stron transakcji, jak i wartości liczbowych, w tym stawki i kwoty VAT, ceny netto, ceny brutto, itd. Korektą można też zmienić w całości dane nabywcy lub sprzedawcy, gdy w wyniku pomyłki nie są one zgodne z rzeczywistością Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w 13 ust. 1 pkt 11-18, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. 2. Nota, o której mowa w ust. 1, wymaga akceptacji wystawcy faktury. 3. Nota, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać: 1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA", 2) numer kolejny i datę jej wystawienia, 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, 4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w 13 ust. 1 pkt 1-9, 5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. 4. Notą korygującą można skorygować w szczególności: 1) adres odbiorcy lub wystawcy faktury, 2) oznaczenie odbiorcy lub wystawcy faktury, 3) numer NIP, 4) datę sprzedaży, 5) numer faktury, 6) numer rejestracyjny pojazdu, 7) inne rzeczy nie związane z ceną, wysokością podatku, kupowanym towarem lub wykonywaną usługą. 5. Przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących Po otrzymaniu Faktury, Faktury KORYGUJĄCEJ, Noty KORYGUJĄCEJ Wydziały merytoryczne zobowiązane są do przekazania ich do Wydziału Księgowości w celu zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Faktur. 2. Po zarejestrowaniu faktury zakupu w Centralnym Rejestrze Faktur pracownik Wydziału Księgowości przekazuje ją za pokwitowaniem do wydziału merytorycznego. 3. Wydział merytoryczny dokonuje sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym, legalności, Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 10 / 17
11 celowości i gospodarności zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (Załącznik Nr 4 do Zasad (polityki) rachunkowości). 4. W celu prawidłowego rozliczenia naliczonego podatku VAT wydziały merytoryczne dokonujące zakupów towarów i usług, zobowiązane są do prawidłowego opisania i kwalifikacji podatku naliczonego do odliczenia. W tym celu na dokumentach, o których mowa w ust. 1 umieszcza się pieczątkę wg wzoru podanego w 3 ust. 5 pkt 3 Załącznika Nr 4 do Zasad (polityki) rachunkowości. 5. Opisywania i kwalifikowania podatku naliczonego do odliczenia Wydziały merytoryczne dokonują wg następujących zasad: 1) prawo do odliczenia podatku naliczonego w 100 % występuje, gdy zakupione towary i usługi mają związek tylko z czynnościami opodatkowanymi, 2) gdy zakup dotyczy czynności opodatkowanych i niepodlegających opodatkowaniu, wysokość podatku naliczonego określa się na podstawie ustalonego prewspółczynnika, 3) gdy zakup dotyczy czynności opodatkowanych i podlegających opodatkowaniu niedających prawa do odliczenia (zwolnionych), odliczenia podatku naliczonego dokonuje się w oparciu o wskaźnik proporcji, o którym mowa w 14 ust. 2 niniejszej instrukcji, 4) gdy zakup dotyczy czynności niepodlegających opodatkowaniu, podlegających opodatkowaniu niedających prawa do odliczenia (zwolnionych) i opodatkowanych, podatek naliczony podlegający odliczeniu ustala się w dwóch etapach, tj. na zasadach określonych w pkt 2, a następnie - na zasadach określonych w pkt 3, 5) gdy zakup dotyczy czynności podlegających opodatkowaniu niedających prawa do odliczenia (zwolnionych) lub niepodlegających opodatkowaniu podatek naliczony nie podlega odliczeniu. 6. Za opis i kwalifikowanie podatku naliczonego do odliczenia odpowiada Dyrektor Wydziału, który realizuje dany wydatek jako dysponent w ramach uchwalonego planu na wydatki w budżecie Miasta. 7. Prawidłowo opisane faktury i inne dokumenty stanowiące podstawę zakupu przekazywane są za pokwitowaniem przez Wydział merytoryczny do Wydziału Księgowości - Centralnego Rejestru Faktur celem sprawdzenia i przygotowania do zapłaty przez Referat Wydatków. 8. Referat Wydatków Wydziału Księgowości dokonuje sprawdzenia faktur i innych dokumentów pod względem formalno-rachunkowym oraz przygotowuje je do akceptacji przez Skarbnika (lub osobę przez niego upoważnioną) i Kierownika jednostki (lub osobę przez niego upoważnioną) celem dokonania zapłaty. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 11 / 17
12 ROZDZIAŁ V ZASADY ROZLICZANIA PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG VAT Miasto Słupsk wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, czynności zwolnione od podatku oraz czynności niepodlegające podatkowi VAT. 2. Miasto korzysta z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wówczas, gdy dokonuje odliczenia jako podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, tj. Miasto może odliczać w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi. 3. W przypadku gdy Miasto dokonało zakupów związanych z czynnościami, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego jak i z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje i jednocześnie nie potrafi wydzielić i przyporządkować podatku naliczonego do tych czynności, zastosowanie mają przepisy art. 86 ust. 2a-2h ustawy o VAT oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 86 ust. 22 ustawy o VAT lub art. 90 ust. 2-6 ustawy o VAT. W tym przypadku Miasto Słupsk może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. 4. Na podstawie art. 90 ust ustawy o podatku od towarów i usług Referat Dochodów Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego wylicza wstępny wskaźnik proporcji do stosowania w danym roku, jak też wskaźnik ostateczny dla zakończonego roku podatkowego. Informację o wysokości tych wskaźników przekazuje do Referatu Wydatków Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego oraz do PGM Sp. z o.o. w terminie do 15 lutego danego roku. 5. Na podstawie art. 86 ust. 2a-2h ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie ust. 22 powołanego artykułu ustawy o VAT Referat Dochodów Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego wylicza wstępny wskaźnik pre-współczynnika VAT do stosowania w danym roku, jak też wskaźnik ostateczny dla roku podatkowego. Informację o wysokości tych wskaźników przekazuje do Referatu Wydatków Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego oraz do PGM Sp. z o.o. w terminie do 15 lutego danego roku. 6. Pracownicy Referatu Wydatków Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz PGM Sp. z o.o. odpowiedzialni za rozliczenia VAT, po zakończeniu roku, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT dokonują korekty kwoty podatku odliczonego w oparciu o rzeczywiste wskaźniki: Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 12 / 17
13 1) proporcji (art. 90) 2) prewspółczynnika (art. 86) na zasadach określonych w art. 90 c i art. 91 ustawy o VAT. 7. Wyniki dokonanych korekt ujmuje się w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następujący po roku podatkowym, za który dokonuje się korekty. 8. Referat Wydatków Wydziału Księgowości prowadzi rejestry zakupów dla każdego miesiąca osobno na podstawie otrzymanych faktur zakupu, które dają prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku naliczonego. 9. Rejestry zakupów VAT prowadzi się z podziałem na: 1) rejestry zakupów dla nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów; 2) rejestry zakupów dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej przekraczającej PLN; 3) rejestry zakupów dla pozostałych towarów i usług oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub mniejsza niż PLN. 10. Rejestr zakupów prowadzony jest w formie elektronicznej w module Należności i Zobowiązania Zintegrowanego Systemu Zarządzania KSAT 2000i. 11. Rejestr zakupów po podpisaniu przez Kierownika Wydatków przekazywany jest w formie papierowej do Referatu Dochodów w terminie do 12 go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. 12. Miesięczny rejestr zakupów pobierany jest elektronicznie w systemie KSAT 2000i przez Referat Dochodów Wydziału Księgowości i weryfikowany z wersją papierową. 13. Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Spółka z o.o. działające jako Zarządca mienia Miasta Słupska na podstawie umowy o zarządzanie prowadzi ewidencję (rejestry) zakupów i sprzedaży opodatkowanej VAT zgodnie art. 109 ustawy o VAT z zachowaniem zasad określonych w niniejszej Instrukcji. 14. Na podstawie rejestrów sprzedaży i zakupów PGM Sp. z o.o. sporządza miesięczną deklarację VAT-7 w wersji papierowej, którą po podpisaniu przez osobę upoważnioną składa wraz z kopiami rejestrów sprzedaży i zakupów potwierdzonymi za zgodność z oryginałem w Wydziale Księgowości Urzędu Miejskiego w terminie do 12-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który jest sporządzana deklaracja. W/w deklaracja wraz z kopiami rejestrów jest przekazywana do Referatu Dochodów Wydziału Księgowości Urzędu Miejskiego. 15. Referat Dochodów z otrzymanych rejestrów (sprzedaży, zakupów) złożonych przez PGM Sp. z o.o., wydziały Urzędu Miejskiego i Referat Wydatków oraz deklaracji VAT-7 złożonej przez PGM Sp. z o. o. sporządza zbiorcze zestawienie. Na podstawie w/w zestawienia Referat Dochodów Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 13 / 17
14 sporządza Zbiorczą Deklarację VAT-7 dla Miasta Słupska i przekazuje do Urzędu Skarbowego w ustawowym terminie. 16. PGM Sp. z o.o. zgodnie z zapisami art b Ordynacji podatkowej zobowiązane jest do przekazywania do Wydziału Księgowości w terminie do 12 go każdego miesiąca za miesiąc poprzedni informację o prowadzonej ewidencji zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193 a 2 Ordynacji podatkowej w formie JPK_VAT. 17. Referat Dochodów Wydziału Księgowości dokonuje importu JPK_VAT z PGM Sp. z o.o. w module Planowanie i Monitorowanie Budżetu. Po agregacji z JPK_VAT Urzędu Miejskiego przekazuje w postaci jednolitego pliku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów w terminie do 25- go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. 18. Referat Wydatków Wydziału Księgowości oraz PGM Sp. z o.o. obowiązane są przechowywać oryginały Faktur, oryginały Faktur korygujących i Not korygujących, a także duplikaty tych dokumentów w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym otrzymano lub wystawiono fakturę, fakturę korygującą lub notę. 19. Wszelkie korekty rejestrów zakupu bądź deklaracji VAT-7 muszą być składane w wersji elektronicznej i papierowej wraz z uzasadnieniem ich korekty do Wydziału Księgowości. Na tej podstawie Referat Dochodów sporządza korektę zestawienia, a następnie korektę deklaracji VAT-7 za wskazany okres. Korektę w/w deklaracji przekazuje do Urzędu Skarbowego w Słupsku wraz z pismem uzasadniającym przyczynę korekty. 20. Wraz z korektą deklaracji VAT 7 Referat Dochodów sporządza korektę JPK_VAT. ROZDZIAŁ V ZASADY EWIDENCJI Księgowanie zdarzeń dotyczących dochodów (sprzedaży) związanych z działalnością podlegającą opodatkowaniu (opodatkowaną i zwolnioną) i wydatków (zakupów) dających prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku naliczonego odbywa się w następujący sposób: 1) dochody: a) przypis należności: sprzedaż - wartość netto: WN / konto zespołu 7 MA - wartość podatku VAT: WN / MA b) wpłata należności - wartość netto: WN / MA Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 14 / 17
15 - wartość podatku VAT: WN / MA c) wpłata podatku VAT do Urzędu Skarbowego: konto WN / * ( + ) kwota podatku VAT należnego za dany miesiąc * ( - ) kwota podatku VAT naliczonego za dany miesiąc d) przeksięgowanie podatku VAT naliczonego za dany miesiąc na pozostałe dochody 0970: MA / WN * ( - ) kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia za dany miesiąc WN / MA * ( + ) wpłata podatku VAT naliczonego do odliczenia za dany miesiąc WN / MA * ( - ) zapis techniczny e) przypis należności pozostałe dochody dotyczące VAT naliczonego: WN / konto zespołu 7 MA Wyżej wskazane konta oznaczają: wpłata na rachunek bankowy - wartość netto, wpłata na rachunek bankowy - wartość podatku VAT, przelew - odprowadzenie podatku VAT do Urzędu Skarbowego, przypis należności netto, przypis podatek VAT, wpłata należności netto, wpłata podatku VAT, przypis podatku VAT od sprzedaży towarów i usług, odprowadzenie podatku VAT do Urzędu Skarbowego 2) wydatki: a) wartość netto zakupu oraz kwota podatku naliczonego VAT nie podlegająca odliczeniu: konto zespołu 4 WN / MA b) podatek naliczony VAT do odliczenia w 100%: konto zespołu 4 WN / MA konto: WN / MA c) podatek naliczony VAT do odliczenia przy zastosowaniu wskaźnika proporcji i prewspółczynnika: Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 15 / 17
16 konto zespołu 4 WN / MA konto: WN / MA d) zapłata zobowiązań konto: WN / MA e) VAT naliczony do odliczenia konto: WN / MA ( - ) WN / MA konto: WN / MA ( - ) WN / MA konto: WN / MA ( - ) WN / MA Wyżej wskazane konta oznaczają: zapłata z rachunku bankowego wartość brutto, zobowiązanie - wartość brutto, konta zespołu 4-ewidencja - kosztów bez naliczonego podatku VAT podlegającego odliczeniu, podatek VAT do odliczenia w 100%, podatek VAT do odliczenia wg wskaźnika proporcji, podatek VAT do odliczenia wg wskaźnika proporcji i prewspółczynnika, fundusz jednostki W analityce do konta 225 stosuje się odrębne konta dla naliczonego podatku VAT do odliczenia w 100 %, oraz do odliczenia przy zastosowaniu prewspółczynnika i wskaźnika proporcji. ROZDZIAŁ VII POZOSTAŁE POSTANOWIENIA Jeżeli faktura lub faktura korygująca ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w tej fakturze. 2. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca a drugi pozostaje w aktach Wydziału merytorycznego. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 16 / 17
17 3. Wydziały merytoryczne w zakresie faktur sprzedaży i Wydział Księgowości w zakresie faktur zakupu obowiązane są przechowywać faktury, faktury korygujące i noty korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym wystawiono lub otrzymano faktury, faktury korygujące lub noty Miasto Słupsk posługuje się dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług VAT numerem identyfikacyjnym nadanym przez Urząd Skarbowy w Słupsku decyzją z dnia 18 kwietnia 1995 r. 2. Faktury wystawiane przez Urząd Miejski i PGM Sp. z o. o. oraz otrzymywane od ich kontrahentów powinny zawierać następujące dane podatnika (sprzedawcy) lub nabywcy (odbiorcy). Faktura sprzedaży Sprzedawca Miasto Słupsk Plac Zwycięstwa Słupsk NIP: Wystawca j.w Faktury zakupu Nabywca Miasto Słupsk Plac Zwycięstwa Słupsk NIP: Odbiorca j.w 3. W związku z wprowadzoną od 01 stycznia 2017 r. centralizacją rozliczeń VAT czynności wykonywane pomiędzy Urzędem Miejskim a jednostkami budżetowymi Miasta oraz pomiędzy jednostkami budżetowymi a Urzędem Miejskim dokumentowane są za pomocą not księgowych i nie są ujmowane w ewidencji sprzedaży. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 836/PRiK/2016 z r. Strona 17 / 17
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr OR-I Prezydenta Miasta Opola z dnia 2 stycznia 2017 r.
z dnia 2 stycznia 2017 r. Procedura obiegu dokumentów podatkowych między Miastem Opolem a jego Jednostkami organizacyjnymi w celu przygotowania i złożenia scentralizowanej deklaracji VAT Miasta Opola 1.

References: art. 19
 art. 106
 art. 106
 art. 29
 art. 29
 art. 106
 art. 109
 art. 19
 art. 86
 art. 86
 art. 90
 art. 90
 art. 86
 art. 86
 art. 90
 art. 91
 art. 109
 art. 109
 art. 193