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Timestamp: 2018-11-17 08:57:16+00:00

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Publicado por GRUPO DESING S.A.S
Publicado el Viernes 16 de Junio, 2017
GRUPO DESING S.A.S
NIT. 900.353.536-5
GRUPO DESING S.A.S. NIT. 900.353.536-5, en adelante simplemente “GRUPO DESING” adopta el presente manual para dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el sentido de adoptar e implementar políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento del marco jurídico de la protección de datos personales en Colombia.
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores y Clientes (en lo pertinente) de GRUPO DESING, los cuales sean susceptibles de tratamiento.
a) A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
b) A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
d) A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.
e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
1.1. RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GRUPO DESING se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Las palabras y expresiones objeto de definición tienen el significado que se les da en el presente Manual o en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas complementarias.
Las demás expresiones no definidas expresamente se interpretarán de acuerdo a su sentido literal y obvio, según lo establece el artículo 28 del Código Civil Colombiano.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de su información, en los términos de lo establecido en los artículos 4 y siguientes del Decreto 1377 de 2013.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de recolección, almacenamiento, archivo, actualización y uso.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de GRUPO DESING, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia.
1.3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GRUPO DESING aplicará los siguientes principios específicos, que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
1.3.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
El tratamiento de los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable con contraseñas u otros mecanismos de seguridad, para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de GRUPO DESING será de medio y no de resultado.
En consecuencia, todos los empleados y colaboradores de GRUPO DESING mantendrán en estricta confidencialidad la información, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones dentro de GRUPO DESING. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación laboral con GRUPO DESING.
El Tratamiento de datos personales que GRUPO DESING realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002.
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
GRUPO DESING puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas, gubernamentales y para la investigación, etc).
En los demás casos, GRUPO DESING deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
GRUPO DESING como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
GRUPO DESING garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
GRUPO DESING garantiza la debida diligencia para que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
En todo caso, GRUPO DESING a solicitud del Titular o por iniciativa propia, rectificará y corregirá los registros que no se encuentren ajustados a la realidad o que deban ser actualizados.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad GRUPO DESING frente a su calidad.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, los procesos de recolección, almacenamiento, actualización y uso de datos personales, se someterán a las siguientes reglas.
2.1.1. DATOS PÚBLICOS
GRUPO DESING advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos.
2.1.2. DATOS SENSIBLES
GRUPO DESING restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
GRUPO DESING utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
En adición a lo anterior, GRUPO DESING cumple con las siguientes obligaciones:
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
Así mismo GRUPO DESING, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
e. Cuando el Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.1.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y normas que las adicionen, complementen.
GRUPO DESING, ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
2.2.1. BASES DE DATOS DE CLIENTES
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen información de los clientes de GRUPO DESING, cuyo tratamiento tienen como finalidad cumplir con su objeto social.
En esta base de datos, se incorporan tanta información privada, pública, datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación comercial requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, GRUPO DESING dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con GRUPO DESING, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta información incluye datos personales de empleados y ex empleados.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, GRUPO DESING dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.3. BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por GRUPO DESING, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
2.2.3. BASES DE DATOS DE LOS ACCIONISTAS
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas que tengan participación accionaria dentro de GRUPO DESING.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles y de menores.
2.3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Con el fin de garantizar la adecuada protección de la información que reposa en las bases de Datos Personales, se establecen las siguientes políticas de seguridad:
2.3.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, GRUPO DESING implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.3.2. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN A TERCEROS PAÍSES.
En caso de transmitirse bases de datos a otros países, GRUPO DESING atenderá lo dispuesto en los artículos 26 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, así como sus normas complementarias.
2.3.3. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el artículo 12 del Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No. 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), GRUPO DESING reportará y actualizará en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) el inventario de bases de datos que están bajo su cuidado.
CAPITULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
GRUPO DESING reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO DESING en su condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a GRUPO DESING, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de GRUPO DESING, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
CAPITULO IV. DEBERES DE GRUPO DESING FRENTE AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Por ello, el tratamiento de la información se encuentra enmarcada dentro de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado GRUPO DESING y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Se atenderán los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
h. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
GRUPO DESING garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con GRUPO DESING.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato Individual de Trabajo y la legislación vigente, según el caso.
CAPITULO V. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.1 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRUPO DESING solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.
Se informará al titular de los datos lo siguiente:
GRUPO DESING utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
5.2. DERECHO DE LOS TITULARES
Además de los derechos consagrados en la Constitución y en las leyes, a los Titulares de información personal se les garantizarán los siguientes derechos:
5.2.1. DERECHO DE ACCESO
GRUPO DESING garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
5.2.2. DERECHO DE CONSULTA
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de GRUPO DESING.
En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de GRUPO DESING.
5.2.3. DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
GRUPO DESING se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados.
Al respecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:
b. Se podrán establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en el correo electrónico coordinador.administracion@grupodesing.com u oficinas de GRUPO DESING.
5.2.4. DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial.
Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO DESING.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y GRUPO DESING como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones tributarias o legales de GRUPO DESING.
5.2.5. DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.
a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que se debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, GRUPO DESING deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto. Por ello, GRUPO DESING como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones legales o administrativas de GRUPO DESING.
b. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
5.3. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS DE TRABAJO
En los contratos laborales, GRUPO DESING podrá incluir cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.
Para los contratos de trabajo que se encuentren vigentes a la fecha de expedición del presente Manual, podrá anexarse una autorización otorgada por el empleado para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización se archivará junto con los demás documentos que soporten la relación laboral correspondiente.
5.4. PROTECCIÓN DE DATOS CON CLIENTES
Los Datos Personales de los clientes de GRUPO DESING serán tratados con los más altos estándares de diligencia y confidencialidad.
En caso de ingresar información de clientes en herramientas informáticas, página web, se garantiza el uso de contraseñas, y demás elementos de seguridad que impidan que terceros no autorizados accedan a la información de los Clientes.
De igual forma, en los correos electrónicos que se envíen a los clientes deberá incorporarse el Aviso de Privacidad.
CAPITULO VI. QUEJAS, RECLAMOS, CONSULTAS, PETICIONES DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a coordinador.administracion@grupodesing.com de GRUPO DESING adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, GRUPO DESING podrá poner a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
El plazo para responder quejas, reclamos y solicitudes de los titulares de información personal será de diez (10) días hábiles, que podrán prorrogarse por una sola vez y por un término igual en caso de que GRUPO DESING deba solicitar mayor información al titular o buscar datos en archivos inactivos.
En caso de prorrogar, deberá manifestar por escrito, antes de que transcurran los primeros diez (10) días hábiles su necesidad de ampliar el término de respuesta a un periodo adicional.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de GRUPO DESING , podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
CAPITULO VII. RESPONSABLES DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE GRUPO DESING.
GRUPO DESING designa como responsable del tratamiento de datos personales al Oficial de Protección de Datos Personales, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias encargadas del tratamiento. El Oficial de Protección de Datos deberá liderar la implementación de las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual, así como de las disposiciones normativas pertinentes. De igual forma, dentro de las responsabilidades del Oficial de Protección de Datos Personales, está la de dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que GRUPO DESING dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de GRUPO DESING al correo electrónico: coordinador.administracion@grupodesing.com
El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales han sido elaborados en concordancia con las siguientes normas:
Constitución Política.- Art. 15
Circular No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del dieciséis (16) de junio de 2017 y estará vigente mientras no se derogue expresamente por la aprobación de un nuevo Manual de Protección de Datos Personales.

References: artículo 17
 artículo 28
 artículo 21
 artículo 12
 artículo 17
 artículo 3
 artículo 21