Source: http://www.zarzadca.pl/wzory-uchwal-i-umow/uchwaly/1959-ewidencja-pozaksiegowa-wspolnoty-mieszkaniowej
Timestamp: 2019-11-21 20:08:44+00:00

Document:
NAWIGACJA Wzory uchwał i umów Uchwały Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej
Czwartek, 04 kwiecień 2013 17:42
Wspólnoty Mieszkaniowej nieruchomości położonej przy ul. Narożnej 1 w Warszawie podjęta na zebraniu ogółu właścicieli lokali w dniu ................
w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej
Działając na podstawie art. 22 ust. 2 i 3 pkt 10 ustawy o własności lokali właściciele lokali postanowiają w drodze niniejszej uchwały określić następujący sposób i zakres prowadzenia ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej.
I. Zakres prowadzenia ewidencji pozaksięgowej.
W celu ustalenia wielkości należności i zobowiązań (rozrachunków), stanu środków pieniężnych, a także sporządzania deklaracji podatkowych ewidencja pozaksięgowa będzie obejmowała swym zakresem rejestrację:
- kosztów zarządu nieruchomością wspólną i zaliczek uiszczanych na ich pokrycie,
- kosztów i zaliczek z tytułu opłat na utrzymanie lokali rozliczanych bezpośrednio przez wspólnotę mieszkaniową,
- rozliczeń tych kosztów a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
II. Sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej
1. Ewidencja prowadzona będzie przy użyciu komputera, obejmuje zbiory zapisów zdarzeń gospodarczych dokonywanych kolejno, chronologicznie na podstawie dowodów księgowych w rozumieniu art. 21 ustawy o rachunkowości a także salda i rozrachunki.
2. Zapisy, o których mowa punkcie poprzedzającym zostaną pogrupowane w postaci kont dla poszczególnych kosztów i przychodów, zestawienie kont stanowi załącznik do niniejszej uchwały. Zapisy te winny być sporządzane kolejno, chronologiczne, w sposób ciągły, umożliwiający ich sprawdzenie, natomiast salda narastająco, od początku do końca roku kalendarzowego.
3. Wszelkie przychody i koszty dotyczące roku kalendarzowego należy ująć w ewidencji pozaksięgowej dotyczącej tego roku niezależnie od terminu zapłaty
4. Rozliczenia kosztów wody, odprowadzania ścieków oraz zakupu paliwa gazowego rozliczane będą w sposób wynikający z zatwierdzonych uchwałąmi regulaminów.
III. Sprawozdanie finansowe.
1. Sprawozdanie obejmuje rok obrachunkowy i sporządzane jest na koniec roku kalendarzowego, zawiera informacje o przychodach, w szczególności naliczone zaliczki należne od właścicieli, należności z innych tytułów a także koszty utrzymania nieruchomości wspólnej oraz utrzymania lokali ponoszone bezpośrednio przez wspólnotę mieszkaniową, tj. zakupu paliwa gazowego, wody i odprowadzania ścieków. Winno również zawierać informację o stanie środków pieniężnych i zobowiązań a także o wyniku finansowym stnaowiącym różnicę pomiędzy poniesionym kosztami a przychodami.
2. Nadzór nad prawidłowością sporządzenia sprawozdania sprawuje zarząd wspólnoty mieszkaniowej, sprawozdanie winni podpisać wszyscy jego członkowie a w razie odmowy złożenia podpisu – należy uzasadnić na piśmie jej przyczyny.
IV. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji finansowej.
Dokumentację finansową wspólnoty mieszkaniowej należy przechowywać w miejscu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, sposób jej przechowywania określa szczegółowo umowa zawarta z podmiotem, który tę ewidencję prowadzi.
1. Do 2000 roku wspólnoty zobowiązane były prowadzić rachunkowość w formie ksiąg rachunkowych. Po nowelizacji przepisów ustawa o własności lokali umożliwia tym jednostkom dokumentowanie gospodarki finansowej w formie ewidencji pozaksięgowej.
Wspólnoty mieszkaniowe nadal obowiązane są stosować przepisy ustawy o rachunkowości, jednak w ograniczonym zakresie.
Art. 22 ust. 3, pkt. 10 ustawy o własności lokali „określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej” stanowi czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Natomiast art. 29 ust. 1 uwl zawiera zobowiązanie zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, do prowadzenia dla każdej nieruchomości wspólnej, określonej przez wspólnotę mieszkaniową ewidencji kosztów, zaliczek i innych rozliczeń na rzecz nieruchomości wspólnej. Przepisy ustawy o rachunkowości należy zatem stosować odpowiednio, czyli z uwzględniem cytowanych powyżej norm wynikających z ustawy o własności lokali, tzn. nie będą się do wspólnoty mieszkaniowej odnosiły te zapisy, które regulują prowadzenie księgowości z uwagi na możliwość zapisywania zdarzen w formie ewidencji pozaksięgowej ustalonej przez właścicieli lokali w formie uchwały.
2. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 stycznia 2009 roku, sygn. akt: II FSK 1508/07 wskazał, iż wspólnota mieszkaniowa jako podatnik podatku od osób prawnych obowiązana jest prowadzic zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.pl ewidencję rachunkową „zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16 m. Tymi odrębnymi przepisami ustalającymi zasady prowadzenia rachunkowości są przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepis art. 52 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku stanowi, iż wszyscy członkowie wieloosobowego organu winni podpisać sprawozdanie finansowe. Jeżeli zatem dokumentu tego nie podpisał zarząd, to od zarządu on nie pochodzi i nie może być podstawą udzielenia absolutorium z jego działalności wynika natomiast z wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Aca 282/99 - OSA 2001/1, poz. 7, str. 47.
3. W wyroku z dnia 9 października 2012 r., sygn. akt I A Ca 990/12 Sąd Apelacyjny we Wrocławiu orzekł, że sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej winno spełniać wymogi ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 – tekst jednolity ze zmianami) , m.in. art. 52 ust. 2 , który stanowi, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
4. Sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej winno pochodzić od zarządu wsplnoty i być podpisane przez zarząd wspólnoty - wyrok Wyrok I ACa 282/99 w Warszawie z dnia 28 czerwca 1999 roku.
5. Sprawozdanie zarządu wspólnoty winno zawierać również opis działań zarządu, aby właściciele mieli możliwość zapoznania się z ich skutkami - wyrok I Aca 601/08 we Wrocławiu z dnia 7 sierpnia 2008 roku.

References: art. 22
 art. 21

Art. 22
 art. 18
 art. 29
 art. 18
 FSK 
 art. 9
 art. 16
 art. 2
 art. 3
 art. 80
 art. 82
 art. 52
 art. 52