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Timestamp: 2019-03-21 10:52:30+00:00

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CONCETTI DI BASE E PROBLEMI DEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO | BLOG di DIRITTO dell' AVVOCATO CESANA
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CONCETTI DI BASE E PROBLEMI DEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO
Scritto il agosto 21, 2016 agosto 21, 2016 da studiolegalecesana
CONCETTO DOCUMENTO INFORMATICO
Occorre in via preliminare determinare il concetto di documento informatico.
Il comune denominatore tra la forma scritta informatica (o comunque tra la possibilità di rappresentare fatti e cose mediante documenti immateriali) e la “carta” è costituito dalla capacità degli uni e degli altri di veicolare informazioni, concetti, manifestazioni di volontà con valore giuridico.
Il legislatore ha definito per la prima volta il concetto di documento informatico con la Legge sull’informatizzazione della P.A. (dlt 39/1993) e con il relativo Regolamento (DPR 513/1997) e tale formula è stata poi recepita dal CAD (Codice della amministrazione Digitale)
IL FILE INFORMATICO E IL “DOCUMENTO”: LE REGOLE E LE SPECIFICHE TECNICHE-
Il CAD all’art 1 lettera p) definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Quindi la legge con detto articolo ha sancito il principio per il quale un documento, inteso quale rappresentazione di fatti giuridicamente rilevanti, può avere una rappresentazione anche informatica, ovvero essere “fatto di bit” piuttosto che di carta intrisa di inchiostro:
Ma come per il documento scritto cartaceo affinché esso assuma rilevanza giuridica occorre che lo stesso rispetti determinate tecniche di redazione, così per il file informatico affinché esso
sia idoneo ad essere considerato un atto giuridico, occorre che siano rispettate determinate regole nella sua predisposizione.[i]
Entrano quindi in gioco le c.d. “regole tecniche” che il CAD prevede all’art. 71, sancendo – come principio generale, al comma 1 ter, introdotto dal decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 – che “Le regole tecniche di cui al presente codice sono dettate in conformità ai requisiti tecnici di accessibilità di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4, alle discipline risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed alle normative dell’Unione europea”.
Quindi possiamo affermare che le regole tecniche sono quelle diposizioni normative che devono essere rispettate affinché il file informatico quale atto rappresentativo di determinati fatti abbia un valore giuridicamente rilevante.[ii]
Le “Regole”, poi, sono completate dalle “Specifiche”, ovvero da Provvedimenti dei Direttori Generali dei dipartimenti interessati volti ad indicare gli aspetti di dettaglio più tecnici. Nel processo civile telematico esistono regole tecniche e specifiche tecniche ad hoc: le prime sono contenute nel DM 44/2011 e le seconde nel Provvedimento del Direttore Generale SIA da ultimo aggiornato il 16/4/2014.
E’ importante precisare che le regole e le specifiche tecniche previste per il processo civile telematico (DM 44/2011) sono state approvate prima di quelle che l’art. 20 del C.A.D., richiamando l’art. 71 dello stesso provvedimento, ha previsto in generale per tutti i documenti informatici. Queste ultime, diventate ormai celebri per via dell’impronta informatica (c.d. hash), sono infatti state approvate solo col DPCM 13.11.2014, entrato in vigore solo l’11/2/2015, dieci anni dopo l’entrata in vigore del C.A.D.!
Per gli “atti telematici” nel processo civile, le norme di riferimento sono gli artt. 12, 13 e 14 del DM 44/2011 e gli artt. 12 (per gli “atti”) e 13 (per gli “allegati”) del Provvedimento del 16/4/2014.
Come sopra detto per alcuni aspetti la disciplina le specifiche tecniche che regolano gli atti telematici possono essere differenti da quelle prescritte in via generale per tutti i documenti informatici, ad esempio se si confronta l’art. 12 delle Specifiche per il PCT, che alle lettere a) e b) prescrive l’utilizzo del pdf “privo di elementi attivi”, si noterà la prima disarmonia rispetto alle regole (e specifiche) previste dal dpcm 13.11.2014 che regola in via generale i documenti informatici, il quale dopo la descrizione delle caratteristiche generali di cui all’art. 36, all’Allegato 2 contempla il pdf tra numerosi altri formati consentiti e, nell’ambito del pdf, predilige il PDF/A[iii] che ha tra le sue caratteristiche, l’assenza di collegamenti esterni, l’assenza di codici eseguibili quali javascript ecc. e l’assenza di contenuti crittografati.
Nel pct evidentemente si è preferito restare fuori dal più angusto limite dei PDF/A (probabilmente anche per favorire la stesura di documenti ipertestuali e con collegamenti ai documenti allegati), e si è pertanto adoperata l’equivoca espressione di documenti pdf. “privi di elementi attivi” (elementi attivi vietati che, per la D.G.S.I.A. vanno individuati in “macro o di campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e
alterare valori quando il file viene aperto”, laddove «sono ammessi, invece, elementi quali: figure all’interno del testo, indirizzi mail/pec link a documenti allegati al deposito: consigliati in quanto migliorano la leggibilità e la fruizione dell’intero deposito. Per inserire un link in un testo: selezionare la parola a cui legare il collegamento e selezionare la funzione “inserisci collegamento ipertestuale”; selezionare, quindi, il file (contenente l’allegato) a cui si vuole creare il link; link a siti o risorse esterne: in questo caso al magistrato viene inviata una segnalazione di attenzione che non risulta comunque bloccante».
Dalle osservazioni ora svolte sul confronto tra la norma tecnica in materia di documenti contenuta nel dpcm 13.11.2014 e la norma sugli “atti” del DM44/2011, può forse affermarsi che tra i due sistemi esiste un rapporto di genus a species e persino di sussidiarietà, nel senso che laddove la normativa del DM 44/2011 non contenga alcuna specifica previsione, debba applicarsi la norma tecnica generale di derivazione C.A.D..
E’ importante precisare che il formato pdf non è l’unico nel quale ci si può imbattere trattando di processo telematico: il .pdf testuale o nativo, (cioè derivato dalla trasformazione di un documento informatico testuale e non per esempio dalla scansione di un documento cartaceo) è difatti il formato prescritto per gli atti (c.d. “atti principali”) e per i provvedimenti; per gli “allegati”, invece, ci si può imbattere anche oltre che in pdf (anche come “pdf immagine”) in altri formati, quali: .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml, .eml e .msg (entrambi solo se contenenti file nei formati appena indicati), nonché nei formati compressi (purché contenenti file nei formati previsti e già ricordati) .zip, .rar e .arj (art. 13 del Provvedimento del 16/4/2014).
IL SUPERAMENTO DELLA TRADIZIONALE DICOTOMIA ORIGINALE-COPIA DEI DOCUMENTI ANALOGICI.
Nell’ambito del processo civile telematico è quello dato dalla considerazione che con esso si instaurerebbe sostanzialmente un processo fondato su “copie”: ciò in quanto nel momento in cui l’Avvocato deposita un documento o un atto scansionato, il Giudice si troverà pur sempre di fronte ad una copia per immagine dell’originale e mai all’originale, a meno che questo non sia un documento informatico originale.
N.B.: Questa è stata la ragione per la quale negli ultimi due anni si sono succedute norme su norme, tutte attributive alla figura dell’Avvocato la qualità di pubblico ufficiale col correlato conferimento di poteri di attestazione di conformità.
Al fine di comprendere la questione occorre chiarire il concetto di copia informatica. Vi è una differenza di fondo tra il concetto di “copia” qual è stato tradizionalmente inteso nel mondo giuridico e processuale ossia riferito al documento cartaceo, e di “copia informatica”.
In informatica un file in originale può essere “copiato” (duplicato) un infinito numero di volte senza che sia poi concretamente distinguibile dal suo “originale” (ciò in quanto il file copiato ha la stessa sequenza binaria di bit del file originario). L’utilizzo della funzione informatica di “copia” (inserita alla destra del mouse) restituisce all’utente, in altri termini, un file perfettamente identico e non distinguibile dal primo.
Occorre quindi distinguere il concetto di “copia informatica di un documento” e di “copia di documento informatico” in quanto essi non coincidono.
NOZIONE DI DUPLICATO INFORMATICO E DI COPIA INFORMATICA
La copia informatica di un file che in sé contenga la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti è per il C.A.D. un “duplicato”, mentre la “copia” (per il C.A.D.) di un documento informatico non è un duplicato, in quanto la stessa non è realizzata informaticamente dalla stessa “sequenza di bit”, potendosi quella copia limitarsi a veicolare la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti con l’utilizzo di un linguaggio informatico diverso, in un diverso formato o persino nel medesimo formato ma con una diversa sequenza di bit.
Detto in poche parole: la copia esatta di un file informatico nel CAD è un “duplicato”; la riproduzione del contenuto percepibile dai sensi umani di un documento informatico (per
la scansione di un documento) nel CAD viene definita una “copia”.
ORIGINALI, COPIE E DUPLICATI NEL C.A.D.
Ed ecco allora che il C.A.D., tra le definizioni di cui all’art. 1, introduce quelle di “copie” e quella di “duplicati”, che si riferiscono principalmente alla capacità rappresentativa dei files
informatici, appunto, di “atti, fatti o dati”: con la caratteristica addizionale per i duplicati di essere “fatti” anche della stessa “materia” informatica
L’art. 1 i-bis ad i-quinquies, CAD . contiene le seguenti definizioni:
i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto (ad esempio un verbale trascritto su file con programma scrittura di un verbale cartaceo);
E’ importante evidenziare che nella normativa suindicata è del tutto assente una definizione di “documento originale”: solo alla
lettera i quinquies il C.A.D. parla di “documento originario” ma ciò solo per dire che esso è identico in tutto e per tutto al documento dal quale il duplicato è stato estratto, e dal quale, una volta estratto, non risulta più oggettivamente distinguibile.
Potremmo affermare che la nozione di duplicato informatico e documento originario si riferiscono al medesimo oggetto ossia un documento informatico avente una ben determinata sequenza di valori binari.
Come è stato giustamente evidenziato, “potrei estrarre un duplicato del file “originale” decreto.pdf e chiamarlo duplicato_ decreto.pdf. Ciò è vero, ma nessuno sarebbe in grado di affermare quale dei due sia realmente il file creato prima. Ciò in quanto il “nomefile” può essere modificato a piacimento, senza che nel documento muti perciò la sequenza dei bit che lo compongono.
In altri termini, nel mondo informatico non ha molto senso parlare di “originale”, perché questo è riproducibile un numero illimitato di volte e sempre uguale a sé stesso come “duplicato”.
Il CAD per le ragioni ora esposte più che di documento in originale, si premura di disciplinare in generale il “documento”, distinguendo tra documento informatico semplice, e documento informatico munito di firma elettronica riconducendo alle due diverse tipologie differenti effetti giuridici.
Il documento informatico semplice è disciplinato all’art. 20 CAD (dopo le modifiche ex dlt 235/2010) che stabilisce i criteri di “idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio” che sono “liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’articolo 21.[iv],;
Il documento informatico munito di firma elettronica, è disciplinato all’ art. 21:
«1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio e’ liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita’, sicurezza, integrita’ e immodificabilita’.
L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era gia’ a conoscenza di tutte le parti interessate.
Per la trattazione del tema oggetto del presente post ha rilevanza il dettato del comma 2 dell’articolo citato il quale stabilisce l’efficacia del documento informatico sul quale è apposta una firma elettronica qualificata[v].
Detta norma equipara il documento informatico munito di firma elettronica qualificata alla scrittura privata riconosciuta, conseguentemente in conformità alla disciplina di tale scrittura è attribuito alla parte che risulti aver apposto la firma mediante un dispositivo di firma digitale di operare una sorta di disconoscimento dell’uso (“L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”) della cui prova sarà conseguentemente onerato;
La norma specifica altresì che la firma elettronica qualificata o la firma digitale soddisfano i requisiti di forma scritta ad substantiam richiesti dall’art. 1350 c.c. (per gli atti di cui al numero 13 è sufficiente anche la firma elettronica avanzata).
Quindi un documento informatico al quale è apposta una firma elettronica digitale è del tutto identico quanto a forma e sostanza a un documento cartaceo scritto e sottoscritto.
ESAME DELLE QUATTRO COPIE, DOCUMENTI INFORMATICI alla luce del CAD e specifica normativa, anche regolamentare, che governa il processo civile telematico.
1) COPIE INFORMATICHE DI DOCUMENTI ANALOGICI
Oltre che dalla definizione contenuta nell’art. 1 lettere i-bis e -ter, le copie informatiche di documenti analogici hanno la loro specifica disciplina nell’art. 22 del CAD., secondo cui: «1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714[vi] e 2715[vii] del codice civile, se ad essi e’ apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformita’ e’ attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71. »
Ricordiamoci la distinzione di cui alle lettere i bis e i ter :
i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e’ tratto.
Il caso disciplinato dal secondo comma, invece, riguarda più esattamente le copie per immagine di documenti originali analogici, per la cui attestazione di conformità è prescritta una “dichiarazione allegata”: sul significato di “allegazione” informatica dell’attestazione di conformità, poi, si soffermerà la regola tecnica generale ex art. 4 dpcm 13.11.2014 e, quanto al processo telematico, il nuovo art. 16 undecies D.L. 179/2012, introdotto dalla L. 132/2015.
L’art. 1, i-quater) definisce la copia informatica di documento informatico come “il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui e’ tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari“.
Viene quindi in rilievo non il file informatico, ma ciò che esso contiene in termini di rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti: documento informatico “originale” e documento informatico “copia” sono totalmente diversi nei bit che lo compongono ma hanno “contenuto identico”
Alcuni esempi chiariranno meglio d’ogni altra cosa questo concetto apparentemente complesso: è possibile affermare con certezza che si tratta di copia informatica, (tale elencazione non è esaustiva)
 quando un documento informatico viene stampato e successivamente scansionato: in tal caso, alla pur fedele riproduzione visiva del documento (contenuto identico) non corrisponde la stessa “composizione” di bit
 quando un documento informatico firmato digitalmente viene privato degli attributi informatici della firma (come nel caso degli atti e dei provvedimenti allorquando i sistemi informatici del MInistero della Giustizia vi appongono la “coccardina”)
 quando l’originale di un documento si presenta in un formato (per esempio: pdf) e se ne crea una copia in altro formato (per es. .tiff))
 quando l’originale di un documento viene sottoposto a procedimenti di compressione irreversibili con l’uso di software che permettono di alleggerirne il peso informatico (attenzione, non è questo il caso dei software che comprimono in .zip, .rar etc., perché in tal caso il procedimento di compressione è reversibile e restituisce all’esito il medesimo documento informatico)
I DUPLICATI INFORMATICI
Il duplicato è definito dall’art. 1, lettera i-quinquies) come “il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”.
All’art. 23 bis, comma 1, del CAD si stabilisce che “I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’ articolo 71″
Le regole tecniche per i documenti (dpcm 13.11.2014), all’art. 5 contiene un ritorno alla definizione di cui alla lettera i-quinquies dell’art. 1, stabilendo che “Il duplicato informatico di un documento informatico di cui all’art. 23-bis, comma 1, del Codice e’ prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine“.
Detto in maniera molto sommaria, il bit è “l’unità di misura dell’informazione (dall’inglese “binary digit”)” ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno (1)” : un qualunque file informatico è composto da sequenze di milioni di bit in multipli di 8 (byte), vale a dire da una serie innumerevole di “0” ed “1”; ed immaginiamo anche che cambiando anche solo la posizione di uno di questi numeri binari (e quindi la “sequenza”) ed avremo una idea di cosa intendono le ricordate norme allorché definiscono il “duplicato”.
Sul piano pratico, va ancora una volta ricordato che uno dei modi più semplici di ottenere il duplicato di un documento informatico è costituito dalla comune funzione “copia” attivata,
per esempio, col tasto destro del mouse dal menu a tendina. Il confronto tra due documenti, allo scopo di verificare se essi presentano la medesima sequenza di bit, avviene con dei calcoli matematici (algoritmi) che restituiscono come risultato una stringa alfanumerica più o meno lunga, chiamata “impronta”
N.B. Nel processo telematico, fino al 30/3/2015, il duplicato era del tutto sconosciuto: tutti i soggetti del processo, tranne l’Avvocato (o l’Ausiliario) depositante in possesso dei file originali fatti oggetto di deposito telematico, avevano a disposizione, ai fini della consultazione, le sole copie degli atti e dei provvedimenti depositati dal Magistrato e dalle altre parti: il controllo della validità delle firme era “delegata” ai sistemi ministeriali e verificabile attraverso la ingannevole “coccardina” sul margine, frutto di una vera e propria manipolazione dei documenti informatici ad opera dei software del DGSIA.
Bene: da meno di un anno – solo per gli “atti principali” e per i provvedimenti del Magistrato (non ad esempio per i documenti allegati) – i soggetti esterni al pct possono estrarre dai registri informatici anche i relativi duplicati, potendo così procedere, ad esempio, alle notificazioni degli stessi omettendo ogni attestazione di conformità dacché l’oggetto della notifica è appunto un duplicato.
Analogamente, l’Avvocato potrebbe depositare, a corredo di un’impugnazione, un duplicato informatico, anziché la copia autentica del provvedimento impugnato.[viii]
L’ALLEGAZIONE INFORMATICA
Quando si tratta di copie informatiche, (in quanto non è depositato l’originale dell’atto ma una copia del medesimo) L’art. 22 comma 2 del CAD richiede l’allegazione dell’attestazione di conformità,
L’allegazione, deve essere definita come operazione di collegamento materiale tra più documenti.
Essa se riferita a documenti cartacei, può essere fatta mediante una semplice pinzatura (o spillatura, che dir si voglia) od anche attraverso rilegature più sofisticate (ma pur sempre meccaniche).
Ed ecco, quindi, che di “allegazione” informatica (e quindi della allegazione della dichiarazione di conformità ai documenti informatici) si occupano gli artt. 4 e 6 del dpcm 13.11.2014 (che ai fini dell’allegazione, entrambi al comma 3, prevedono l’utilizzo dell’impronta dei file quale elemento di giunzione tra due o più documenti informatici).
Ma se ne occupano indirettamente anche altre norme, a cominciare dallo stesso art. 3 del dpcm 13.11.2014, comma 4, lettera c), laddove si prevede (nel caso di allegazione della dichiarazione di conformità mediante invio pec) prendendo atto della realtà fattuale che un documento diventa immodificabile se fatto oggetto di “trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa“: in tal caso, il documento viene di fatto allegato ad un messaggio di posta elettronica che, a sua volta, diventa un allegato della busta di trasporto e, all’esito della consegna, diventerà allegato alla p.e.c. recante la relativa ricevuta, firmata dal gestore p.e.c.: è intuitivo, quindi, che se tale documento (la busta di ricevuta completa di consegna) è considerato dalla norma (giustamente ed inevitabilmente) immodificabile, altrettanto immodificabile saranno gli altri documenti allegati al medesimo messaggio p.e.c. e, conseguentemente, immodificabile sarà pure il legame reciproco tra i documenti. In base a quanto detto, nel caso di documenti inviati via pec, si considererà allegata la dichiarazione di conformità allegata al messaggio di posta elettronica (che come vedremo tale attestazione andrà inserita nella relata di notifica)
Qui sopra abbiamo visto il problema della allegazione della dichiarazione di conformità ai documenti informatici, nell’ ambito di detta tematica, un particolare ulteriore problema presenta la allegazione della procura.
UN CASO PARTICOLARE DI ALLEGAZIONE INFORMATICA: LA PROCURA AD LITEM CARTACEA E LA QUESTIONE DELLA RELATIVA ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’.
L’art. 18, comma 5, DM 44/2011 relativo alla procura, stabilisce che si considera “in calce all’atto cui si riferisce, quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato“.
E’ importante precisare che nel processo civile, prim’ancora che nelle regole tecniche ex DM 454/2011, di copia informatica di documento analogico si parla nell’art. 83, comma 3 c.p.c. a proposito proprio della procura ad litem: « La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica».
Il Legislatore, in altri termini, prende atto di quanto accade nella vita giudiziaria quotidiana, laddove la parte rilascia solitamente al proprio Avvocato una procura cartacea, e prevede
che la stessa venga depositata in copia (copia digitale di documento analogico – art. 1 lettera i-bis del C.A.D.) certificata conforme mediante la sola l’apposizione di firma digitale dell’Avvocato, non essendo richiesta in riferimento a tale psecifico atto l’allegazione di alcuna dichiarazione espressa di attestazione di conformità.
L’inciso finale della norma (nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica) richiama evidentemente la normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione digitale (gli artt. 24 e ss. del CAD ed il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, recante le relative regole tecniche) nonché D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata), e non anche le regole tecniche sui documenti informatici.
il Legislatore colloca la copia digitalizzata (e firmata digitalmente) della procura nel novero delle copie ex art. 22 comma 1 del CAD ed esattamente nel novero dei “documenti informatici contenenti copia di scritture private” cui “…e’ apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale”, e si accontenta di tanto nell’ambito del PCT sul presupposto che “Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte”, pacifica essendo l’attribuzione della qualità di pubblico ufficiale all’Avvocato che compie la certificazione di autografia in calce alla procura (è questa la ratio che giustifica la deroga alla regola generale che vuole le copie informatiche sempre bisognose i attestazione di conformità espressa)
Per completare la disamina del caso della procura ad litem, va aggiunto che le regole tecniche per il pct se ne occupano solo ai fini delle notificazioni in proprio degli Avvocati, all’art. 18 comma 5, DM 44/2011, sopra richiamato, affermando che «La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine»
In tale norma viene quindi in rilievo quindi la sola fictio di collocazione della procura “in calce” mediante allegazione all messaggio di posta elettronica ai fini di un’armonizzazione con le norme del codice di rito, mentre le “specifiche tecniche” di cui al Provvedimento del 16/4/2011 prescrivono per la procura una specifica “definizione” negli schemi dedicati al deposito (“PL”) e l’obbligo di apposizione di firma digitale.
LE ATTESTAZIONI DI CONFORMITA’ DA ANALOGICO A DIGITALE NEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO
a) L’ATTO ANALOGICO NOTIFICATO IN VIA TELEMATICA
La vecchia formulazione del comma 2 dell’art. 3 bis prescriveva infatti che «Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformita’ all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi
al messaggio di posta elettronica certificata». Il comma 6, poi, prevedeva (e prevede) che l’attestazione di conformità fosse inserita nella relata di notifica, da redigersi come documento separato rispetto all’atto notificato.
Ricordiamo infatti che l’art. 22, comma 2, del CAD richiede l’attestazione di “conformita’…con dichiarazione allegata al documento”.
Ciò si diceva fino al momento in cui non sono entrate in vigore le regole tecniche ex dpcm 13.11.2014.
All’art. 4 di queste si prevede infatti, al comma 3, che:
«… L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
La disciplina in parola è stata innovata con la discussa norma di cui all’art. 16 undecies DL 179/2012, introdotta dall’art. 19 DL 83/2015 dopo le modifiche apportate dalla Legge di conversione che introduce una disciplina sostanzialmente unitaria (ancorché confusa) per le attestazioni di conformità, siano queste riferite a copie informatiche di documenti analogici che a copia informatiche di documenti informatici.
Occorre sottolineare che ex art 22 CAD le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non e’ espressamente disconosciuta.
Le copie formate ai sensi dei primi tre commi sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
L’ATTO ANALOGICO DA DEPOSITARE TELEMATICAMENTE: I CASI PREVISTI DAL C.P.C. – L’ART. 16 DECIES DL 179/2012
Il problema più evidente ricorre(va) allorché si fosse trattato di depositare telematicamente la copia informatica di un originale analogico costituito, ad esempio, da un atto di vocatio in ius notificato a mezzo Ufficiale Giudiziario, attesa la centralità del
controllo della regolarità del contraddittorio, controllo che va notoriamente eseguito sull’atto originale.
E, a maggior ragione, il problema sussiste(va) nel momento in cui, con il DL 83/2015, è stato introdotto il comma 1 bis dell’art. 16 bis del DL 179/2012, con la conseguente facoltà di depositare telematicamente i c.d. “introduttivi” (i.e.: iscrizione a ruolo dei processi introdotti con citazione).
“Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale, quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto formato su supporto analogico e notificato, con modalità non telematiche, dall’ufficiale giudiziario ovvero a norma della legge 21 gennaio 1994, n. 53, attestano la conformità della copia al predetto atto. La copia munita dell’attestazione di conformità equivale all’originale dell’atto notificato. Le disposizioni del presente articolo si applicano anche all’atto consegnato all’ufficiale giudiziario o all’ufficio postale per la notificazione.
In sede di conversione, tuttavia, il Legislatore ha allargato il novero degli atti da depositare muniti di attestazione di conformità, cancellando l’ultimo inciso e riformulando la norma nei termini che seguono:
“Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale, quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme attestano la conformità della copia al predetto atto. La copia munita dell’attestazione di conformità equivale all’originale o alla copia conforme dell’atto o del provvedimento”
Ne discende che qualsivoglia copia informatica di atto processuale di parte o di provvedimento del giudice, ove depositata in copia informatica, (se oggetto di notifica per mezzo Ufficiale Giudiziario e servizio postale) andrà corredata dell’attestazione di conformità nelle modalità stabilite dall’art. 16 undecies dello stesso provvedimento: tal è, ad esempio, il caso del deposito del decreto ingiuntivo notificato a mezzo ufficiale giudiziario (od anche a mezzo del servizio postale ai sensi della Legge 53/94) a corredo dell’istanza di esecutorietà, ovvero il caso dell’iscrizione a ruolo
telematica di un giudizio introdotto con citazione notificato nelle stesse modalità (in tal caso, poiché l’atto generato da scansione non risponde al dettato ex art. 12 Provv. 16/4/2014, andrà a mio modo di vedere formata anche una copia testuale dell’atto notificato, da trasformarsi nativamente in pdf e da utilizzarsi come “atto principale”).
COPIE ED ESTRATTI INFORMATICI DI DOCUMENTI INFORMATICI
Le copie informatiche di documenti informatici, quale definite dall’art. 1, lettera i quater del CAD (“contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari”), sono disciplinate dal comma 2 dell’art. 23 bis del CAD ((norma introdotta dal dl 30 dicembre 2010, n. 235), che al comma 1 si occupa dei duplicati: collocazione sistematica questa che testimonia del carattere ibrido (informaticamente parlando) di una copia informatica che non sia identica, nel suo contenuto informatico, all’originale.
«Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, (dichiarazione di conformità e sua allegazione) hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta.
Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico»
COPIE ED ESTRATTI INFORMATICI DI DOCUMENTI INFORMATICI NEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO
Come sopra ricordato, fino al 30/3/2015, i registri informatici erano strutturati in modo tale che tutti i soggetti del processo civile telematico (Cancellieri, Avvocati, Magistrati, gli Ausiliari del Giudice e le parti che fossero a tanto abilitate perché munite di dispositivo di autenticazione) potevano accedere da remoto ai fascicoli informatici ed estrarre i relativi atti e documenti. I Magistrati attraverso la Consolle Magistato, i Cancellieri attraverso gli applicativi SICID-SIECIC e gli altri soggetti (esterni) grazie ai PdA (Punti di Accesso), previa identificazione con i certificati digitali di autenticazione contenuti nei medesimi dispositivi di firma digitale.
Quella tipologia di atto (tuttora estraibile dai registri informatici) era e restava una copia informatica di documento informatico, ovvero un documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari.
Il Ministero della Giustizia provvide a modificare il ricordato art. 15 del DM 44/2011: ciò avvenne col DM 209/2012 che con l’art. 2, comma 1, lettera b) aggiungendo l’ultimo inciso dell’art. 15, comma 4, ovvero le parole «e provvede a depositarlo nel fascicolo informatico, apponendovi la propria firma digitale»: firma il cui rilievo è stato sminuito dal comma 9 bis dell’art. 16 bis (introdotto con l’art. 52 del DL 90/2014) secondo il quale:
Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice»
Con ciò, per un verso, contraddicendo l’art. 15 DM 44/2011 e, per altro verso, dando la possibilità all’utilizzo, da parte degli Avvocati (principalmente, ma anche da parte degli altri soggetti esterni), delle copie di qualsiasi atto e provvedimento presente nel fascicolo informatico delle quali tali soggetti sono conseguentemente autorizzati ad attestare la conformità per qualsivoglia uso consentito, vale a dire (senza pretesa di esaustività dell’elencazione):
I più ritennero che i commi 2 e 6 andassero interpretati estensivamente e con riferimento, quindi, anche alle copie informatiche di documenti informatici, nel senso che anche per
queste ultime l’attestazione di conformità dovesse essere contenuta nella relata di notifica: si è registrata però una pronuncia del settembre 2014 della Sezione Feriale del Tribunale di Napoli che ritenne valida una notificazione telematica nella quale l’attestazione era contenuta in un documento informatico separato, diverso ed ulteriore rispetto alla relata di notifica.
LA REDUCTIO AD UNUM DELLE ATTESTAZIONI DI CONFORMITA’ CON LA LEGGE 132/2015: ASPETTI PROBLEMATICI
La norma aggiunge, al comma 3, la previsione della possibilità che l’attestazione sia fatta in un documento separato, ma in tal caso «l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia ».
Il comma 3, infine, si chiude con la previsione: «Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformà è inserita nella relazione di notificazione».
 posto che l’attestazione di conformità per le notificazioni ex art. 3 bis L. 53/94 deve essere contenuta necessariamente in un documento separato qual è la relata di notifica;
 posto altresì che per le attestazioni di conformità fatte su documento informatico separato «l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia»;
 constatato che il Provvedimento del 16/4/2014 non contiene alcuna specifica al riguardo e che pertanto non si può che attendere un aggiornamento delle stesse ai fini della completa operatività della norma ex art. 3 bis L. 53/94, se ne è ricavata la conclusione che dal 21/8/2015 non sembrerebbe più possibile notificare copie digitali di originali analogici ma solo originali (ad esempio l’originale dell’atto di citazione redatto e convertito in pdf) o duplicati informatici (ossia duplicati stratti dal fascicolo del pct).
In conclusione io non potrò più notificare copie informatiche di documenti informatici (dove cambia la combinazione binaria) ma soprattutto ed è qui la rilevanza pratica (poiché per gli atti originariamente in formato digitale io avrò sempre l’originale in quanto documento informatico nativo o in quanto duplicato informatico se estratto dal PCT) mentre se il documento è in originale analogico io potrò avere solo una copia informatica che come sopra evidenziato per la mancata emanazione delle nore tecniche non può essere oggetto di notifica telematica.
[i] così come lo scritto “inchiostro-su-carta” a aveva richiesto determinate regole tecniche ad esempio dell’inchiostro nero indelebile e della chiarezza espositiva, così la percepibilità dei contenuti con i sensi umani di documenti immateriali richiede l’applicazione di regole certe.
[ii] Le regole tecniche ex art. 71 CAD stanno ai documenti informatici come l’art. 6 del r.d.l. 19/12/1936 n. 2380 e succ. modd. stanno allo scritto su carta.
[iii]“sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali”
[iv] Ciò significa che se sono rispettati i suddetti requisiti (di qualità, sicurezza. Integrità e immodificabilità, il documento informatico è equiparato ad un documento scritto è sul piano probatorio il suo contenuto è liberamente valutabile dal giudice.
Un breve accenno al concetto di “firma elettronica”, tenendo presente che, ai fini delle sottoscrizioni digitali di atti e provvedimenti nel PCT si adopera la firma digitale, ovvero la quarta di esse.
“q) firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad
altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;
“q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento
informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al
firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta
firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
“r) firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato
qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
“s) firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema
di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata
e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
[vi] Le copie di atti pubblici spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati fanno fede come l’originale [2716] (1).
La stessa fede fanno le copie di atti pubblici originali, spedite da depositari pubblici di esse, a ciò autorizzati (2).
[vii] “Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte”
[viii] È importante precisare che sul duplicato informatico non compare la coccardina che invece compare sulla copia informatica ma le“scritte in blu” (le segnature di protocollo impropriamente dette in tal caso).
PROCESSO CIVILE TELEMATICO COPIA INFORMATICA, DOCUMENTI INFORMATICI, DUPLICATO INFORMATICO, NOTIFICA TELEMATICA, PROCESSO CIVILE TELEMATICO

References: art. 21
 art. 4
 art. 16
 articolo 71
 art. 3
 art. 1
 art. 22
 art. 12
 art. 15
 art. 3
 art. 3
 art. 71