Source: https://kaarina.tietorekisteri.fi/tietosuojaselosteet/tietosuojaselosteet/hallintopalvelut
Timestamp: 2019-09-17 03:17:29+00:00

Document:
Hallintopalvelut | Kaarinan Kaupunki - Tietorekisteri
Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Hallintopalvelut
Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri
Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus
Kaupungin eri palvelualueilla vireilletulleiden asioiden valmistelun, päätöksenteon, täytäntöönpanon ja tiedottamisen seuranta ja hallinta
Käsiteltäviin asioihin liittyvät
vireilletulotiedot, käsittelyvaiheet, päätöstiedot, täytäntöönpanot ja niihin liittyvät asiakirjat (Diaari),
toimielinten päätökset liitteineen (EPJ),
viranhaltijapäätökset liitteineen (VIPS) sekä
asianosaisten nimi sekä osoite- ja/tai sähköpostitiedot
Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta, kuten vireillepanijalta, käsittelijältä tai valmistelijalta
KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä
Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri
Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Kaarinan kaupunki käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.
Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri (Pegasos): nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
Työsopimukset ja virkamääräykset
Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
Sähköiset ja paperiset työvuorot (Esmikko, Titania, ProConsona, Hellewi, tuntikortit)
Päivittäiset työaikaleimaukset
Koulutustiedot, sertifikaatit
Koulutuksiin osallistujat
Koulutuskulukorvauslaskelma
Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus
Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit
ensisijaisesti rekisteröity itse
henkilöstöhallinnolliset päätökset
Säännölliset luovutukset työterveyshuollolle, Tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille, eläkelaitokselle.
WEB-tallennus, Web-Pala, Pegasos, KuntaHR, Esmikko, sähköiset tiedostot (word, excel), Webpropol
Työsopimukset ja virkamääräykset / säilytetään pysyvästi / JulkL 621/1999, § 24
Määräaikainen työsopimus / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
Viran/toimen vastaanottoilmoitus / 2 vuotta
Tehtäväkuvaukset / voimassaolo
Kehityskeskustelut / voimassaolo / JulkL 621/1999, § 24
Työn vaativuuden arviointi / voimassaolo
Työajan seurantaraportti / 2 vuotta
Etätyösopimus / voimassaolo
Kannustus-, merkkipäivä- ja palvelusvuosilahjat ja palkkiot / pysyvästi
Päätös aloitteen palkitsemisesta / 5 vuotta
Palkkalaskelmat / 50 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31.
Web keskeytykset (vuosiloma, säästövapaa, talkoovapaa) / voimassaolo + 2 vuotta
Lomautusta, irtisanomista ja viran/työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat / voimassaolo + 10 vuotta / Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
Irtisanomisilmoitukset ja eroanomukset / voimassaolo
Päätökset irtisanomisilmoituksiin ja eroanomuksiin / 2 vuotta
Perhevapaisiin, opintovapaaseen, vuorotteluvapaaseen liittyvät hakemukset ja päätökset / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL§ 24
Muut työloma- ja virkavapauspäätökset (mm. sairauslomat) / 2 vuotta
Sairauslomatodistukset / 1 vuosi / 759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
Työterveyshoitajan terveystarkastukset / 1 vuosi / JulkL 621/1999 § 24 kohta 25
Eri lisiin (hk-lisät, työkokemus, kannustus, kieli) liittyvät päätökset / 10 vuotta / JulkL § 24
Matkalaskut / 10 vuotta
Varhainen tuki -keskustelu lomake / palvelussuhteen kesto
Työterveysneuvottelumuistiot ja niihin liittyvät dokumentit
Asiakirjat: lomautus, irtisanominen, viran tai työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat, varoitus, virasta pidättäminen ja muut mahdolliset kurinpidolliset dokumentit / päätöksen lainvoimaisuus + 10 vuotta
Tiedoksi tulleet eläkepäätökset / 2 vuotta
Työ- ja työmatkatapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukset vakuutusyhtiölle / 2 vuotta / kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
Saapuneet päätökset vakuutusyhtiöltä / 20 vuotta / JulkL 621/999 § 24, kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
Koulutuksen osallistujaluettelo / 1 vuosi
Koulutusanomukset ja päätökset / 2 vuotta
Henkilöstövakuutukset (henkilöstön sairaus-, työtapaturmatiedostot) / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 25
Verokortit / 1 vuosi / JulkL 621/999 § 24 k. 23
Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat / palvelussuhteen kesto
Ay-jäsenmaksutilitykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 31
Sähköiset ja paperiset työvuorot / 10 vuotta / TyöaikaL605/1996, KVesL 669/1970, kunnallisen viranhaltijan ja työntekijäin eläkelaki 202/1964 ja JulkL 621/999 § 24, 31
Esmikko työajan seurantaraportti / 2 vuotta
Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri / 10 tai 11 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23. SVL-päiväraha-asiakirjat, Kela / 2 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
Opettajien pelusivut/vuositarkisteet / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31
Siviilipalvelusopimukset / voimassaolo + 2 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
Sivutoimilupahakemukset / voimassaolo + 2 vuotta
Sivutoimilupahakemuksen päätös / säilytetään pysyvästi
Sivutoimi-ilmoitukset / voimassaolo + 2 vuotta
Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
Kaarinan kaupungin järjestö- ja yhdistysrekisteri
Kaarinassa toimivien järjestöjen ja yhdistysten yhteystietojen ylläpito ja hallinta.
- Järjestöjen ja yhdistysten yhteyshenkilöt
Järjestöjen ja yhdistysten yhteystiedot
Tiedot saadaan järjestöiltä ja yhdistyksiltä itseltään
Kaarinan kaupungin viralliset internet sivut / www.kaarina.fi
Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen yhteystiedot poistetaan.
Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri
Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito
Luottamustehtävään valitun luottamustehtävät, asema ja aika tehtävässä
Luottamushenkilön nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattipuolue, ruoka-aineallergiat sekä tiedot ansio- ja kunniamerkeistä ym. huomionosoituksista
Toimielinten kokoonpano- ja yhteystiedot
Valinnan tehneen toimielimen päätösasiakirja.
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään.
Kaarinan kaupungin palauterekisteri
Palautteiden vastaanotto ja käsittely
Asianosaisen nimi ja yhteystiedot
Tiedot saadaan palautteen antajalta
Trimble palautepalvelu
Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri
Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito
- Potentiaalinen henkilökunta
nimi, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, sotu, yhteystiedot, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi (kuntarekry)
työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
työntekoa rajoittavat tekijät
haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot
tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset
Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään.
Rekrytointiprosessia ja haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot järjestelmään vie rekrytointisuunnittelija, rekrytoiva esimies tai hänen valtuuttamansa asiantuntija.
Kuntarekry.fi -palvelu
Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin KL-Kuntarekry Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.
Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n ja JulkL 24 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.
Hakijoista laaditut yhteenvedot / 10 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
Valitun hakemus liitteineen / säilytetään pysyvästi / JulkL §24, k. 29, 31, 32. Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/443/01
Valintapäätös / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
Valitsematta jääneiden hakemukset / 2 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
Haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot / 10 vuotta / JulkL § 24, k. 29
tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
määräaikaiset sijaiset: hakemus liitteineen, päätös valinnasta / palvelussuhteen kesto + 2 vuotta / JulkL § 24, k. 29, 31, 32
Avoimen keikoille kuntiin hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta. Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 uorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.
Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.
Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta. Työnantajat vastaavat mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä omien arkistonmuodostussuunnitelmiensa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 § huomioiden.
Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset ”keikkatyöhön”. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan ”Ei käytettävissä”, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ”ei käytettävissä”. Jos sijainen on tilassa ”Ei käytettävissä” kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.
Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri
Kaupungin sopimusten hallinta
Asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus
Tiedot saadaan asiakkaalta ja asian käsittelijältä/valmistelijalta
Tdoc -sopimustenhallinta
Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri
Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.
Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.
ostolaskujen toimittajarekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu, pankkitili
ostoreskontralistat ja saldolistat
ostolaskut ja maksutositteet
ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
ostolaskujen maksatusluettelo
ostolaskujen kuittausluettelo
hyvityslaskujen kohdistusluettelot
myyntilaskujen asiakasrekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu
laskutusluettelot
myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
suoritusluettelot
maksukehotus- ja perintäluettelot
ulosottoasiakirjat
velkajärjestelyasiakirjat
luottotappiolistaukset
Säännölliset luovutukset perintätoimistoon ja ulosottovirastoon.
Intime Plus, Purchase to Pay, sähköiset tiedostot (word, excel)
YEL-todistukset / voimassaolo
ostoreskontralistat ja saldolistat /10 vuotta
ostolaskut ja maksutositteet / 13 vuotta
ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon / 10 vuotta
ostolaskujen maksatusluettelo / 10 vuotta
ostolaskujen kuittausluettelo / 10 vuotta
hyvityslaskujen kohdistusluettelot / 10 vuotta
laskutusluettelot / 10 vuotta
myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset / voimassaolo
saldoluettelo / 10 vuotta
laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon / 10 vuotta
suoritusluettelot / 10 vuotta
maksukehotus- ja perintäluettelot / 10 vuotta
ulosottoasiakirjat / 10 vuotta
velkajärjestelyasiakirjat / voimassaoloaika + 10 vuotta
luottotappiolistaukset / 10 vuotta
Kaarinan kaupungin tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
Kuntokoulun ilmoittautumiset
Asianosasten nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot
Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi ja yhteystiedot poistetaan.
Kaarinan kaupungin tutkimuslupahakemusrekisteri
Kaupungin myönnettyihin tutkimuslupiin liittyvien tietojen ylläpito
- Tutkijat
Tutkijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tutkimuksen ohjaaja, organisaatio, tutkimuksen nimi, kohdeyksikkö, tutkimuksen kuvaus, toteutussuunnitelma, päätös tutkimusluvan myöntämisestä
Henkilötiedot saadaan tutkimusluvan hakijalta.
Excel, Word tiedostot
- Paperinen aineisto
Kaupunginarkiston asiakasrekisteri
Tietopalvelu:
asiakkaan / asianosaisen nimi, osoite, tarvittaessa puhelinnumero
tiedot pyydettävistä asiakirjakopioista / -tiedoista
asiakirjojen kopiomäärä, laskutustiedot (taksa, laskunnumero)
tiedot lainattavista asiakirjoista
Tutkijapalvelu:
asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköposti
käyntipäivä
tiedot tutkittavista asiakirjoista
Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta ja pyynnön käsittelijältä
Tietohallinnon laiterekisteri
Kaarinan kaupungin henkilökunnan työasema- ja puhelinkaluston sekä puhelinliittymien hallinta ja ylläpito, sisäinen laskutus.
Käyttäjätiedot: Nimi, yksikkö, sijainti, puhelinnumero, kustannuspaikka
Laitetiedot: Laitteen yksilöivä tunniste, mallitiedot
Työasemakaluston tiedot inventoituvat automaattisesti laiterekisteriin SCCM:n välityksellä.
Altiris (laiterekisteri)
Remedyforce (laiterekisteri)
AlarmConnect (hälytysjärjestelmä)
OrangeContact (kontaktienhallintajärjestelmä)
OmaElisa (puhelinliittymien hallinta)
Telia yritysportaali (puhelinliittymien hallinta)
Airwatch (mobiililaitteiden hallinta)
MobileIron (mobiililaitteiden hallinta)
Tietoverkon asiakasrekisteri
Kaarinan kaupungin henkilökunnan sekä asiakkaiden käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta ja ylläpito.
Henkilökunnan sähköpostiryhmien hallinta ja ylläpito.
Käyttäjätiedot: Nimi, henkilönumero, titteli, käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet.
Henkilönumero ja titteli siirtyvät automaattisesti henkilöstöhallinnon järjestelmästä Active Directoryn tietokantaan.
Active Directory (Toimialueet)
Microsoft Exchange (Sähköpostijärjestelmä)

References: § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 §24
 §24
 §24
 § 24
 § 24