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Timestamp: 2018-11-18 12:29:05+00:00

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Politica de tratamiento de datos personales • Unicentro Palmira
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CENTRO COMERCIAL UNICENTRO PALMIRA, en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, artículo 15 y 20 de la constitución política, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio que regula la protección de datos personales y establecen las garantías legales que se deben cumplir en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, se establece la presente política para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.
Los datos de Centro Comercial Unicentro Palmira, son:
NIT 900.679.442-4
Domicilio principal: Calle 42 # 39 – 68
Línea de atención: 2859915 ext. 109
Correo electrónico tratamiento de datos: administrativo@unicentropalmira.com
Página Web www.unicentropalmira.com
1.1 ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a clientes, visitantes, proveedores, empleados, contratistas, propietarios y tenedores de locales, personas naturales y jurídicas con algún vínculo con Centro Comercial Unicentro Palmira.
1.2 OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El objetivo de la política de tratamiento de datos personales es dar a conocer a los titulares de la información, el tratamiento, uso y finalidad que se le dará a la información personal que nos suministran y que reposa en Centro Comercial Unicentro Palmira y los derechos que tienen los titulares de la información.
Centro Comercial Unicentro Palmira, previo a la recolección de datos del Titular de la información para su posterior tratamiento, solicitará la autorización expresa del Titular de forma libre, voluntaria, previa, expresa, inequívoca e informada, dando a conocer los derechos que le asisten. La autorización se almacenará de forma que permita su posterior consulta.
Centro Comercial Unicentro Palmira, almacenará la información en medios físicos o magnéticos y estos permanecerán bajo custodia con el objetivo de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información recolectada. Se adoptarán las medidas de seguridad físicas y lógicas necesarias.
2.1.3 CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
La conservación de los datos de carácter personal finalizará cuando dejan de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que se obtuvieron, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.
2.1.4 SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular tiene derecho en cualquier momento de solicitar a Centro Comercial Unicentro Palmira, la supresión de sus datos personales cuando:
a) Considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
b) Dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que fueron recolectados.
c) Supere el periodo necesario para el cumplimiento de los fines que fueron recolectados.
La solicitud de supresión de la información y revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo, el Responsable de la información no elimina los datos personales, el Titular tiene derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales.
Los tiempos dispuestos para analizar la situación radicada para la supresión de datos (reclamo) se encuentran en el numeral 5.2 de la presente política.
Los datos personales que se obtienen del Titular de la Información por parte de Centro Comercial Unicentro Palmira, serán objeto de tratamiento. Las bases de datos cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales para llevar a cabo las siguientes finalidades:
2.2.1 CLIENTES Y VISITANTES
Dentro de las actividades de Centro Comercial Unicentro Palmira, se busca la fidelización de clientes y visitantes. La finalidad del tratamiento de la información, es:
Comunicación de información a través de medios físicos o digitales como correos electrónicos o vía telefónica sobre eventos, sorteos, actividades de entretenimiento, comerciales e institucionales, horarios especiales e información general del Centro Comercial.
Comunicación de información a través de medios físicos o digitales como correos electrónicos o vía telefónica sobre ofertas de los establecimientos de comercio ubicados en el Centro Comercial Unicentro Palmira.
Envío de felicitaciones y/u obsequios por fechas especiales a través de medios físicos o digitales como correos electrónicos o vía telefónica.
Análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre perfil del cliente y preferencias de consumo.
Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre eventos, actividades, productos y servicios.
Adecuada atención, resolución y respuesta a peticiones, quejas, reclamos o sugerencias (PQRS).
Contacto para solicitar mayor información si se requiere.
Dejar registro del requerimiento de PQRS y su resolución.
Actualizar las bases de datos del Centro Comercial.
Participación en sorteos y comunicación a ganadores de premios.
2.2.2 PROVEEDORES
Nuestros proveedores están conformados por personas naturales y jurídicas que ofrecen, prestan sus servicios o venden productos a Centro Comercial Unicentro Palmira. Los datos suministrados, además de garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual, tienen las siguientes finalidades:
Fortalecer la relación comercial, manteniendo una eficiente comunicación de la información.
Hacer cumplir las obligaciones contraídas con Centro comercial Unicentro Palmira.
Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales.
Evaluar la calidad y cumplimiento en los servicios y/o productos ofrecidos.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, legales y tributarias.
Verificar estados de cuenta.
Proponer alianzas estratégicas.
Contacto a través de medios telefónicos, electrónicos, físicos y/o personales para invitar a eventos organizados o patrocinados por Centro comercial Unicentro Palmira.
Atender requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
2.2.3 TALENTO HUMANO
2.2.3.1 Procesos de Selección
El Centro Comercial Unicentro Palmira realiza procesos de selección donde recibe hojas de vida de diferentes candidatos. El tratamiento de los datos personales se realiza para diferentes tipos de finalidades, como son:
Solicitar soportes de la hoja de vida.
Solicitar nuevamente la hoja de vida.
Enviar copia de convocatorias al correo electrónico.
Verificar el cumplimiento de requisitos como parte de procesos de selección.
Tener un registro de asistencia y registro de quienes fueron descartados del proceso de selección.
Citar a aplicación de pruebas y entrevistas.
Realizar la evaluación de las pruebas.
Informar resultados generales del proceso de selección en sus diferentes fases.
Archivar los resultados de las pruebas.
Dejar registro de la asistencia a las pruebas y a la entrevista.
Almacenar información personal por seis (6) meses para ser contactado para participar en procesos de selección de personal.
Reportar el ingreso o movimiento por concurso a la instancia pertinente.
Almacenar información personal para ser contactado y confirmar su relación personal o laboral con un referenciado que ha iniciado un proceso de selección de personal.
2.2.3.2 Contratación de Personal
Para la contratación de personal, se fija dentro del contrato una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales de los empleados, la información recolectada tiene como finalidad cumplir las obligaciones laborales y tributarias, así como, comunicar información que se requiera para los fines para los cuales se ha contratado.
2.2.4 PROPIETARIOS Y TENEDORES DE LOCALES
Conservar información de contacto para envío de facturación, circulares, citaciones, cartas y demás información de interés.
Actualizar la matricula interna de las unidades privadas y conservar su histórico de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Verificar su comportamiento financiero y ejecutar las acciones que por Ley se encuentren permitidas.
Verificar la situación legal.
Emitir certificaciones sobre la relación del titular con el Centro Comercial.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones financieras.
2.2.5 CONTRATISTAS
A Centro Comercial Unicentro Palmira ingresan contratistas a desarrollar diferentes labores, bien sea a locales comerciales o zonas comunes. El tratamiento de los datos personales suministrados por dichos contratistas tienen las siguientes finalidades:
Verificar la situación de seguridad social.
Conservar información como soporte en los archivos físicos.
Contacto a través de medio telefónico para resolución de daños que pueda ocasionar en zonas y bienes comunes del Centro comercial Unicentro Palmira.
2.2.6 LOCATARIOS ASESORES COMERCIALES
Los asesores comerciales de locales comerciales interactúan con el Centro Comercial Unicentro Palmira en diversas actividades. El tratamiento de la información tiene las siguientes finalidades:
Dejar registro de asistencia a eventos, actividades informativas, actividades de entrenamiento y capacitaciones.
Participación en sorteos diseñados para el cliente interno y comunicación a ganadores de premios.
Dejar registro sobre las solicitudes tramitadas ante la oficina de administración para realizar labores en locales.
2.2.7 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES
En el proceso de resolución de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes, el tratamiento de esta información tiene las siguientes finalidades:
Contacto para solicitar mayor información si se requiere para resolver la PQRS.
2.2.8 VIDEOVIGILANCIA
Centro Comercial Unicentro Palmira utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos, pasillos, parqueadero y oficina de administración. Los datos recolectados se utilizarán con el fin de garantizar la seguridad del centro comercial, sus empleados, locatarios y la de todos los visitantes. La información será almacenada en los servidores y no se le dará ningún otro tratamiento.
La transferencia de datos personales a terceros, solamente se realiza cuando existe un contrato de transferencia de datos entre Centro Comercial Unicentro Palmira y aliados estratégicos, previa autorización del titular de los datos personales a tratar.
2.4 TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
La transmisión de datos personales a terceros, solamente se realizará cuando exista un contrato de transmisión de datos entre Centro Comercial Unicentro Palmira y los aliados estratégicos como encargados, previa autorización del titular de los datos personales a tratar.
2.5 TRATAMIENTO A DATOS PERSONALES SENSIBLES
Centro Comercial Unicentro Palmira no tratará datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización informada, explícita y previa a dicho tratamiento, teniendo presente que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos personales sensibles.
Por disposición legal, la historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones que a esta le regulan y está sometida a reserva y sólo puede ser conocida con previa y expresa autorización del paciente.
2.5.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
Centro Comercial Unicentro Palmira requerirá el tratamiento de datos personales de menores de edad. El tratamiento de la información tendrá las siguientes finalidades:
Participar en eventos, sorteos, rifas, actividades de entretenimiento, comerciales e institucionales.
Divulgar a través de medios físicos y/o digitales como correos electrónicos, videos, fotografías, medios televisivos, redes sociales, páginas web, con fines publicitarios y/o relativos a las actividades que realiza el Centro Comercial Unicentro Palmira.
El tratamiento de datos personales estará autorizado por el representante legal del niño, niña o adolescente. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
2.5.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR VINCULACION LABORAL
Centro Comercial Unicentro Palmira requerirá el tratamiento de datos personales de para vinculación laboral mediante contrato de trabajo donde el empleado autoriza el tratamiento de sus datos sensibles contenidos en la cédula, con la finalidad de garantizar la identidad personal, la imagen personal con la finalidad de carnetizar, realizar control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones y para emplearla en fotografías, videos publicitarios, promociones de productos y/o servicios, videos institucionales informativos a través de medios físicos y/o digitales de comunicación.
Los derechos de los Titulares de los datos personales están contenidos en el artículo 8 de la ley 1581:
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
g) Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
4. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de Coordinación Administrativa.
Centro Comercial Unicentro Palmira pone en conocimiento de los titulares de la información, el procedimiento para ejercer sus derechos.
De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten al titular de los datos, se podrán utilizar ante Centro Comercial Unicentro Palmira, cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
Atención Telefónica: Teléfono 2859915 ext. 109; Horario de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y 2:00 pm a 6:00 pm
Radicación de consultas, solicitudes y reclamos: Oficina de Administración, Calle 42 Nro. 39 – 68, Palmira – Valle.
Correo Electrónico: administrativo@unicentropalmira.com
5.1 PARA CONSULTAS
Los titulares o apoderados podrán consultar la información personal del Titular que reposa en las bases de datos de Centro Comercial Unicentro Palmira, quien como responsable del tratamiento suministrará a los titulares o sus apoderados, toda la información que se encuentra contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será formulada a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Centro Comercial Unicentro Palmira, los cuales se describen en el numeral 5.3 de la presente política. Las consultas deben ser radicadas por escrito, en el cual conste el tipo de consulta a realizar, dirección de notificación y fotocopia de los documentos que soporten su consulta, deberá radicarse ante el Oficial de Protección de Datos Personales, para lo cual deberá identificarse plenamente.
5.2 PARA RECLAMOS
Los titulares o los apoderados que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de Centro Comercial Unicentro Palmira, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Centro Comercial Unicentro Palmira, como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Centro Comercial Unicentro Palmira, a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Centro Comercial Unicentro Palmira, con la identificación del Titular, fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y anexando los documentos que se quiera hacer valer. Deberá radicarse ante el Oficial de Protección de Datos Personales, para lo cual deberá identificarse plenamente.
2. Si el reclamo resulta incompleto, Centro Comercial Unicentro Palmira requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso que la persona quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una etiqueta que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. La solitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En este caso Centro Comercial Unicentro Palmira, suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la finalidad autorizada.
5.3 CANALES HABILITADOS
a. Página web www.unicentropalmira.com
b. Correo electrónico admnistrativo@unicentropalmira.com
c. Oficina principal: Palmira, Valle. Calle 42 Nro. 39 – 68 Piso 2, Área de Coordinación Administrativa, Oficina de Administración.
6.1 ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Los Encargados del tratamiento de datos personales deben realizar tratamiento de los mismos de acuerdo a lo establecido por El Responsable, en el marco de los servicios contratados y descrito en negociaciones, contratos, acuerdos, entre otros. Igualmente, no podrá utilizar la base de datos con un objeto diferente de prestar los servicios contratados, ni con finalidades distintas a las establecidas por El Responsable, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a terceras personas, por último, se obliga a cumplir con lo establecido en el régimen de protección de datos personales, específicamente en lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 884 de 2012 y la Circular 002 de 2015 y el contrato de transferencia de datos personales que ha suscrito con Centro Comercial Unicentro Palmira.
6.2 MEDIDAS PERMANENTES
En el tratamiento de datos personales, Centro Comercial Unicentro Palmira de manera permanente verificará sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas de acuerdo a la legislación vigente y que salga periódicamente, en especial, con las autorizaciones para el tratamiento de datos personales de los clientes.
6.3 CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Centro Comercial Unicentro Palmira garantiza los principios generales para el tratamiento de datos personales, en desarrollo de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales son: de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.
6.4 ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Centro Comercial Unicentro Palmira se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento “Política de Tratamiento de Datos personales” como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra, se anunciará y publicara el nuevo documento de: “Política de Tratamiento de Datos Personales” a través de la página web www.unicentropalmira.com, para que los titulares conozcan la política y los cambios que se produzcan en ella.
6.5 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de tratamiento de datos personales entró en vigencia el dos (2) de mayo de 2017 y fue aprobada por la Junta Directiva el 25 de abril de 2017.
6.6 PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
6.6.1 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES Y VISITANTES
Los datos personales de los clientes se conservarán en las bases de datos por un año, actualizándose cada año. Esta información se podrá suprimir en el momento que el titular del dato lo solicite.
6.6.2 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES
El tiempo de conservación de los datos personales en las bases de datos de proveedores es el mismo de la duración de la relación contractual.
6.6.3 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES EN PROCESOS DE TALENTO HUMANO
6.6.3.1 Procesos de Selección
Los datos personales de los candidatos a un proceso de selección son conservados por el tiempo de duración del proceso que finaliza al seleccionar el candidato apto para la vacante. Los datos personales de los candidatos descartados son destruidos al finalizar el proceso de selección al igual que la información obtenida por referencias personales de candidatos.
6.6.3.3 Contratación de Personal
En la contratación de personal, la información recolectada se conservará mientras exista la relación contractual.
6.6.4 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES DE CLIENTE INTERNO, PROPIETARIOS Y TENEDORES DE LOCALES
La información sobre propietarios y tenedores de locales se conservará por un año y se actualizará cada año.
6.6.5 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS
Los datos personales de contratistas se conservan por dos (2) años.
6.6.6 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES DE LOCATARIOS, ADMINISTRADORES Y ASESORES DE VENTA.
Los datos personales de locatarios que realizan solicitudes ante la oficina de administración son conservados por el mismo tiempo de duración de la relación contractual y/o comercial.
6.6.7 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES EN PROCESOS DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES
En el proceso de resolución de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes se almacenan datos personales por dos (2) años.
6.6.8 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES POR VIDEOVIGILANCIA
Los registros capturados se conservarán por 15 días calendario.
6.6.9 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
Centro Comercial Unicentro Palmira requerirá el tratamiento de datos personales de menores de edad, estos se conservaran en las bases de datos por un año, actualizándose cada año. Se podrán suprimir en el momento que el representante legal del menor lo solicite.

References: artículo 15
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 artículo 7
 artículo 8
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