Source: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32007D0643:RO:NOT
Timestamp: 2014-03-09 18:49:14+00:00

Document:
EUR-Lex - 32007D0643 - RO
Decizia 2007/643/PESC a Consiliului din 18 septembrie 2007 privind normele financiare ale Agenției Europene de Apărare și normele privind achizițiile publice și contribuțiile financiare din bugetul operațional al Agenției Europene de Apărare
JO L 269, 12.10.2007, p. 1-38 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Ediţie specială în limba croată capitol 18 volum 003 p. 32 - 69
a documentului: 18/09/2007
a intrării în vigoare: 18/09/2007; intră în vigoare data documentului a se vedea articolul 2
32005D0821 Selectează toate actele care menționează acest document
privind normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare şi normele privind achiziţiile publice şi contribuţiile financiare din bugetul operaţional al Agenţiei Europene de Apărare
având în vedere Acţiunea comună 2004/551/PESC a Consiliului din 12 iulie 2004 privind instituirea Agenţiei Europene de Apărare [1], în special articolul 18 alineatul (1),
(1) La 13 septembrie 2004, Consiliul a adoptat Decizia 2004/658/PESC privind dispoziţiile financiare aplicabile bugetului general al Agenţiei Europene de Apărare [2].
(2) La 21 noiembrie 2005, Consiliul a adoptat Decizia 2005/821/PESC de modificare a Deciziei 2004/658/PESC [3], care prevedea necesitatea reexaminării sau a modificării, după caz, a acestor dispoziții financiare de către Comitetul director al agenţiei până la 31 decembrie 2006.
(3) La 13 noiembrie 2006, Comitetul director a adoptat Decizia 2006/29 (Cor.), care a modificat şi a înlocuit titlurile I, II şi IV ale "Dispoziţiilor financiare aplicabile bugetului general al agenţiei" existente cu "Normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare".
(4) La 14 decembrie 2006, Comitetul director a adoptat Decizia 2006/34, care a modificat şi a înlocuit titlul III al "Dispoziţiilor financiare aplicabile bugetului general al agenţiei" existente cu "Normele privind achiziţiile publice şi contribuţiile financiare din bugetul operaţional al Agenţiei Europene de Apărare".
(5) Cu ocazia adoptării deciziilor menţionate mai sus, Comitetul director a propus, de asemenea, Consiliului să îi confere, cu titlu permanent, competența de a modifica aceste norme.
(6) Noile norme financiare adoptate de către Comitetul director al agenţiei ar trebui confirmate şi Comitetului director i-ar trebui conferită competența de a reexamina şi modifica aceste norme, în anumite limite, dacă este necesar,
(1) Normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare, precum şi normele privind achiziţiile publice şi contribuţiile financiare din bugetul operaţional al Agenţiei Europene de Apărare sunt prevăzute în anexă. Aceste norme înlocuiesc dispoziţiile din anexa la Decizia 2004/658/PESC, astfel cum au fost modificate de către Comitetul director [4].
(2) Comitetul director reexaminează şi adoptă modificări tehnice ale acestor norme dacă este necesar, în special în vederea asigurării coerenţei cu normele comunitare relevante. Modificările substanţiale, de natură să afecteze domeniul de aplicare şi obiectivul acestor norme, principiile de gestionare bugetară şi financiară şi dispoziţiile generale privind achiziţiile publice, precum şi orice norme noi cu consecinţe bugetare importante sunt supuse aprobării Consiliului.
Adoptată la Bruxelles, 18 septembrie 2007.
[1] JO L 245, 17.7.2004, p. 17.
[2] JO L 300, 25.9.2004, p. 52.
[3] JO L 305, 24.11.2005, p. 43.
[4] Decizia 2005/06 a Comitetului director din 21 iunie 2005.
NORMELE FINANCIARE ALE AGENŢIEI EUROPENE DE APĂRARE
DOMENIU DE APLICARE TITLUL I PRINCIPIILE BUGETULUI GENERAL
Articolul 1 Bugetul general
Articolul 2 Bugetul operaţional
Articolul 4 Adoptarea bugetului general
Articolul 5 Veniturile alocate
Articolul 6 Gestionarea cheltuielilor de către agenţie în numele unui stat membru participant
Articolul 7 Contribuţii
Articolul 8 Excedentul bugetar
Articolul 9 Principiile bugetare
Articolul 10 Principiile contabile
Articolul 11 Reporturi
Articolul 12 Bugetul rectificativ
Articolul 13 Bugetul revizuit
TITLUL II EXECUŢIA BUGETULUI GENERAL
CAPITOLUL 1 Personalul financiar
Articolul 14 Principiul separării funcţiilor
Articolul 15 Rolul ordonatorului de credite
Articolul 16 Atribuţiile ordonatorului de credite
Articolul 17 Separarea sarcinilor de iniţiere şi de verificare
Articolul 18 Proceduri de gestionare şi control intern
Articolul 19 Rolul contabilului
Articolul 20 Atribuţiile contabilului
CAPITOLUL 2 Răspunderea personalului financiar
Articolul 21 Norme generale
Articolul 22 Norme aplicabile ordonatorilor de credite delegaţi
Articolul 23 Norme aplicabile contabililor
CAPITOLUL 3 Venituri
Articolul 24 Punerea la dispoziţie a veniturilor agenţiei
Articolul 25 Estimarea creanţelor
Articolul 26 Constatarea creanţelor
Articolul 27 Ordonanţarea recuperărilor
Articolul 28 Recuperarea creanţelor
Articolul 29 Dobânzi de întârziere
CAPITOLUL 4 Cheltuieli
Articolul 30 Principii generale
Articolul 31 Definiţia angajamentului bugetar
Articolul 32 Procedura de angajament
Articolul 33 Ordonanţarea angajamentului
Articolul 34 Lichidarea cheltuielilor
Articolul 35 Ordonanţarea cheltuielilor
Articolul 36 Plata cheltuielilor
Articolul 37 Termene de plată
CAPITOLUL 5 Sisteme informatice
Articolul 38 Programe de contabilitate
CAPITOLUL 6 Audit intern
Articolul 39 Rolul auditorului intern
Articolul 40 Atribuţiile auditorului intern
TITLUL III RAPORTAREA FINANCIARĂ ŞI AUDITUL ANUAL
Articolul 41 Calendarul bugetar şi de raportare
Articolul 42 Raportarea trimestrială
Articolul 43 Colegiul auditorilor
Articolul 44 Auditul anual
Articolul 45 Articol final
Normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare pun în aplicare şi completează articolele conexe privind aspectele financiare cuprinse în Acţiunea comună 2004/551/PESC a Consiliului din 12 iulie 2004 privind instituirea Agenţiei Europene de Apărare [1] ("AC").
PRINCIPIILE BUGETULUI GENERAL
(1) Bugetul general este compus din veniturile şi cheltuielile pentru un exerciţiu financiar.
(2) Bugetul general respectă pe deplin limitele stabilite în cadrul financiar al agenţiei, aprobat de Consiliu, în conformitate cu articolul 3.
(3) Cheltuielile sunt compuse din credite de personal, de funcţionare, operaţionale şi provizorii. Veniturile sunt compuse din venituri diverse, inclusiv din reţineri din remuneraţiile personalului şi dobânzi provenind din conturile bancare ale agenţiei, şi din contribuţii ale statelor membre participante la agenţie ("state membre participante").
(4) Bugetul de funcţionare este bugetul general, cu excepţia bugetului operaţional, astfel cum este definit la articolul 2.
Bugetul operaţional
(1) Bugetul operaţional face parte din bugetul general şi se compune din credite pentru obţinerea de consiliere externă, în special de analize operaţionale, consiliere care este esenţială pentru îndeplinirea atribuțiilor agenției, precum şi pentru activităţi specifice în domeniul cercetării şi al tehnologiei, în folosul tuturor statelor membre participante, în special studii tehnice de caz şi studii de prefezabilitate.
(2) Directorul executiv informează Comitetul director în mod regulat asupra măsurilor prezente şi viitoare din cadrul bugetului operaţional.
O dată la trei ani, Consiliul aprobă, hotărând în unanimitate, un cadru financiar al agenţiei pentru următorii trei ani. Acest cadru financiar enunţă priorităţi convenite de comun acord şi stabilește o limită maximă obligatorie din punct de vedere legal. Primul cadru financiar corespunde perioadei 2007-2009.
Adoptarea bugetului general
(1) În fiecare an, până la 30 iunie, directorul agenţiei transmite Comitetului director o estimare globală a proiectului de buget general pentru anul următor, respectând pe deplin limitele stabilite în cadrul financiar.
(2) În fiecare an, până la 30 septembrie, directorul agenţiei propune Comitetului director proiectul de buget general. Proiectul cuprinde:
(a) creditele considerate necesare:
(i) pentru finanţarea cheltuielilor de funcţionare, de personal şi pentru reuniuni ale agenţiei;
(ii) pentru obţinerea de consiliere externă, în special de analize operaţionale, consiliere esenţială pentru îndeplinirea de către agenţie a atribuţiilor sale, precum şi pentru activităţi specifice în domeniul cercetării şi al tehnologiei, în folosul tuturor statelor membre participante, în special studii tehnice de caz şi studii de prefezabilitate;
(b) o estimare a veniturilor necesare pentru acoperirea cheltuielilor.
(3) Comitetul director are ca obiectiv să se asigure că creditele menţionate la alineatul (2) litera (a) punctul (ii) constituie o parte importantă din totalul creditelor menţionate la alineatul (2). Aceste credite reflectă necesităţi reale şi permit agenţiei să îşi asume un rol operaţional.
(4) Proiectul de buget general este însoţit de o schemă de personal detaliată şi de documente justificative detaliate.
(5) Hotărând în unanimitate, Comitetul director poate decide includerea în proiectul de buget general a unui proiect sau program specific, atunci când acestea aduc, în mod evident, un beneficiu tuturor statelor membre participante.
(6) Creditele sunt clasificate pe titluri şi capitole în cadrul cărora cheltuielile sunt grupate în funcţie de natura sau destinaţia lor şi subdivizate, după caz, în articole.
(7) Fiecare titlu poate include un capitol intitulat "credite provizorii". Aceste credite sunt introduse în cazul în care există o anumită incertitudine, bazată pe motive justificate, cu privire la suma creditelor necesare sau la domeniul de execuţie a creditelor înscrise.
(8) Veniturile sunt constituite din:
(a) venituri diverse;
(b) contribuţii ale statelor membre participante la agenţie, în funcţie de baremul bazat pe venitul naţional brut (VNB).
Proiectul de buget general conţine linii destinate veniturilor alocate şi menţionează sumele prevăzute, atunci când este posibil.
(9) Comitetul director adoptă proiectul de buget general până la data de 31 decembrie a fiecărui an, în limitele cadrului financiar al agenţiei. În momentul adoptării proiectului de buget, Comitetul director este prezidat de către directorul agenţiei sau de un reprezentant numit de acesta din cadrul Secretariatului General al Consiliului sau de către un membru al Comitetului director invitat de director să exercite această funcţie. Directorul executiv declară că bugetul a fost adoptat şi informează statele membre participante în acest sens.
(10) În cazul în care, la începutul unui exerciţiu financiar, proiectul de buget general nu a fost adoptat, pentru oricare capitol sau subdiviziune a bugetului nu se poate cheltui, în fiecare lună, mai mult de a douăsprezecea parte din creditele bugetare pentru anul precedent. În acelaşi timp, prin această măsură nu se pot pune la dispoziţia agenţiei credite care depăşesc a douăsprezecea parte din cele prevăzute în proiectul de buget general în curs de elaborare. Cheltuielile care depăşesc a douăsprezecea parte pot fi autorizate de către Comitetul director, hotărând cu majoritate calificată la propunerea directorului executiv. Directorul executiv poate solicita contribuţiile necesare pentru finanţarea creditelor autorizate în temeiul acestui alineat, contribuţii datorate în termen de 30 de zile de la trimiterea solicitării.
Veniturile alocate
(1) Pentru finanţarea altor cheltuieli decât cele menţionate la articolul 4 alineatul (2) litera (a) punctul (i), bugetul general al agenţiei poate beneficia, la capitolul venituri alocate pentru un obiectiv specific, de contribuţii financiare:
(a) de la bugetul general al Uniunii Europene, de la caz la caz, în conformitate deplină cu regulile, procedurile şi procesele decizionale aplicabile acestuia;
(b) de la statele membre participante, ţări terţe sau alte părţi terţe.
(2) Veniturile alocate pot fi folosite numai în scopurile precise pentru care sunt atribuite.
Gestionarea cheltuielilor de către agenţie în numele unui stat membru participant
(1) La propunerea directorului executiv sau a unui stat membru participant, Comitetul director poate hotărî ca statele membre participante să încredinţeze agenţiei, pe bază contractuală, gestionarea administrativă şi financiară a unor activităţi care fac obiectul atribuţiilor acesteia.
(2) Prin decizia sa, Comitetul director poate autoriza agenţia să încheie contracte în numele unor anumite state membre participante. De asemenea, comitetul poate autoriza agenţia să strângă în prealabil, de la aceste state membre participante, fondurile necesare în vederea onorării contractelor încheiate.
(1) Calculul contribuţiilor în cazurile în care se poate aplica baremul bazat pe venitul național brut (VNB)
1.1. În cazurile în care se poate aplica baremul bazat pe VNB, repartiţia contribuţiilor între statele membre participante de la care se solicită o contribuţie se stabileşte în conformitate cu baremul bazat pe produsul naţional brut, astfel cum este precizat la articolul 28 alineatul (3) din Tratatul privind Uniunea Europeană, şi în conformitate cu Decizia 2000/597/CE, Euratom a Consiliului din 29 septembrie 2000 privind sistemul de resurse proprii al Comunităţilor Europene [2] sau cu orice altă decizie a Consiliului care o înlocuieşte.
1.2. Datele necesare pentru calcularea fiecărei contribuţii sunt cele care figurează în coloana intitulată "Resurse proprii VNB" din tabelul "Recapitularea finanţării bugetului general pe tip de resurse proprii şi pe stat membru", anexat ultimului buget adoptat de către Comunităţile Europene. Contribuţia fiecărui stat membru căruia i se cere o contribuţie este proporţională cu ponderea VNB-ului acestui stat membru în totalul VNB-urilor statelor membre participante cărora li se cere o contribuţie.
(2) Calendarul plăţii contribuţiilor
2.1. Contribuţiile destinate finanţării bugetului general al Uniunii Europene sunt achitate de statele membre participante în trei rate egale, până la 15 februarie, 15 iunie şi 15 octombrie corespunzând exerciţiului financiar respectiv.
2.2. În cazul adoptării unui buget rectificativ, contribuţiile necesare sunt achitate de statele membre participante în cauză în termen de 60 de zile de la trimiterea solicitării de contribuţii.
2.3. Fiecare stat membru participant achită comisioanele bancare aferente plăţii propriilor contribuţii.
Excedentul bugetar
Orice excedent bugetar apărut pe parcursul exerciţiului financiar, ca rezultat al diferenţei dintre venituri şi cheltuieli, este considerat drept credit la dispoziţia statelor membre participante şi le este restituit sub formă de deducere din cea de-a treia rată a următorului exerciţiu financiar (15 octombrie).
(1) Bugetele, exprimate în euro, sunt documentele care stabilesc şi autorizează totalitatea veniturilor şi a cheltuielilor administrate de agenţie pentru fiecare exerciţiu financiar.
(2) Creditele înscrise într-un buget sunt autorizate pentru durata unui exerciţiu financiar care începe la 1 ianuarie şi se termină la 31 decembrie în acelaşi an.
(3) Fiecare buget este echilibrat în ceea ce priveşte veniturile şi cheltuielile. Toate veniturile şi cheltuielile se înregistrează integral în bugetul corespunzător, fără compensări reciproce.
(4) Bugetul include credite diferenţiate, care sunt compuse din credite de angajament şi credite de plată, precum şi credite nediferenţiate.
(5) Creditele de angajament acoperă costul total al angajamentelor juridice contractate în cursul exerciţiului financiar curent. Cu toate acestea, angajamentele se pot efectua în mod global sau fracţionat, în tranşe anuale. Angajamentele sunt înregistrate în contabilitate pe baza angajamentelor juridice contractate până la 31 decembrie.
(6) Creditele de plată acoperă plăţi efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice contractate în cursul exerciţiului financiar curent şi/sau al exerciţiilor financiare anterioare. Plăţile sunt înregistrate în contabilitate pe baza angajamentelor bugetare efectuate până la 31 decembrie.
(7) Veniturile unui exerciţiu financiar sunt înregistrate în contabilitate pentru exerciţiului financiar corespunzător pe baza sumelor colectate în cursul exerciţiului financiar.
(8) Veniturile şi cheltuielile nu se efectuează decât prin încadrarea într-o linie bugetară şi în limita creditelor prevăzute în cadrul acesteia.
(9) Creditele se folosesc în conformitate cu principiile bunei gestionări financiare, respectiv conform principiilor de economie, eficienţă şi eficacitate.
(10) Înregistrarea contabilă a activelor şi a amortizării: în termeni bugetari, toate cheltuielile legate de achiziţia de active sunt suportate de buget astfel cum au fost efectuate; nu se percepe nicio taxă de amortizare.
(1) Situaţiile financiare sunt întocmite în conformitate cu principiile contabile general acceptate ale Uniunii Europene, în special:
(a) principiul continuităţii activităţii, în sensul că se consideră că agenţia îşi desfăşoară activităţile pe durată nelimitată;
(b) principiul prudenţei, în sensul că activele şi veniturile nu sunt supraevaluate, iar pasivele şi cheltuielile nu sunt subestimate;
(c) principiul permanenţei metodelor contabile, în sensul că structura componentelor situaţiilor financiare şi metodele contabile, precum şi normele de evaluare nu pot fi schimbate de la un an la altul, contabilul nu poate deroga de la principiul permanenţei metodelor contabile decât în cazuri excepţionale, în special atunci când modificarea este efectuată în scopul unei prezentări mai adecvate a operaţiunilor contabile;
(d) principiul informaţiilor comparabile, în sensul că, pentru fiecare poziţie, situaţiile financiare menţionează de asemenea şi cuantumul poziţiei corespunzătoare din exerciţiul anterior. Dacă prezentarea sau clasificarea uneia dintre componentele situaţiilor financiare este modificată, cuantumurile corespunzătoare din exerciţiul financiar anterior sunt modificate pentru a fi comparabile şi reclasificate;
(e) principiul importanţei relative, în sensul că în situaţiile financiare se ţine seama de toate operaţiunile semnificative pentru informaţiile căutate. Importanţa relativă se evaluează în special în funcţie de natura sau cuantumul tranzacţiei;
(f) principiul necompensării, în sensul că nu este permisă efectuarea de compensări între creanţe şi datorii sau între cheltuieli şi venituri, cu excepţia cazului în care cheltuielile şi veniturile provin din aceeaşi tranzacţie, din tranzacţii similare sau operaţiuni de acoperire şi cu condiţia ca acestea să nu fie individual semnificative;
(g) principiul supremaţiei realităţii asupra aparenţei, în sensul că evenimentele contabile înregistrate în situaţiile financiare sunt prezentate în funcţie de natura lor economică;
(h) principiul contabilităţii de angajamente, în sensul că tranzacţiile şi evenimentele se înregistrează în contabilitate atunci când survin, şi nu când sumele sunt efectiv plătite sau recuperate;
(i) principiul trasabilităţii activelor şi a reducerilor de valoare, în sensul că agenţia ţine inventarul tuturor activelor corporale, necorporale şi financiare, cu prezentarea cantităţii şi a valorii acestora, inclusiv al oricăror reduceri de valoare.
(2) Dacă, într-un anumit caz, contabilul consideră că ar trebui să se facă o excepţie de la conţinutul unuia dintre principiile contabile definite la alineatul (1), excepţia în cauză este semnalată şi motivată corespunzător.
(1) Creditele care nu au fost utilizate la sfârşitul exerciţiului financiar pentru care au fost înscrise în buget se anulează.
(2) Cu toate acestea, creditele de angajamente care nu au fost încă angajate la încheierea exerciţiului financiar pot fi reportate în ceea ce priveşte sumele corespunzătoare creditelor de angajamente pentru care majoritatea etapelor pregătitoare ale procedurii de angajament, şi anume selecţia potenţialilor contractanţi, s-a încheiat până la 31 decembrie. Aceste sume pot fi astfel angajate până la data de 31 martie a anului următor.
(3) Creditele de plată pot fi reportate în ceea ce priveşte sumele necesare pentru acoperirea unor angajamente existente sau a unor angajamente legate de credite de angajament reportate, în cazul în care creditele prevăzute pentru liniile relevante ale bugetului pentru exerciţiul financiar următor nu sunt suficiente. Creditele specifice se reportează numai o dată.
(4) Creditele de rezervă şi creditele pentru cheltuielile de personal nu pot fi reportate.
(5) Veniturile alocate neutilizate şi creditele disponibile la 31 decembrie, rezultate din asemenea venituri, menţionate la articolul 5, se reportează automat şi pot fi utilizate doar în scopurile specifice pentru care sunt prevăzute. Creditele disponibile corespunzătoare veniturilor alocate reportate trebuie să fie utilizate cu prioritate.
(6) Directorul executiv înaintează Comitetului director o propunere privind reportările până la 15 februarie. Comitetul director ia o decizie până la 15 martie.
Bugetul rectificativ
(1) În cazul unor circumstanţe inevitabile, excepţionale sau neprevăzute, directorul executiv poate propune un proiect de buget rectificativ în limitele stabilite în cadrul financiar, astfel cum este definit la articolul 3.
(2) Proiectul de buget rectificativ este elaborat, propus, adoptat şi trimis spre notificare conform aceleiaşi proceduri ca şi bugetul general, în limitele stabilite în cadrul financiar. Comitetul director acţionează ţinând cont de urgenţa situaţiei.
(3) În cazul în care limitele stabilite în cadrul financiar ar fi considerate insuficiente din cauza unor circumstanţe excepţionale sau neprevăzute, Comitetul director, respectând pe deplin normele prevăzute la articolul 4 alineatele (2) şi (3), înaintează bugetul rectificativ spre adoptare Consiliului, care hotărăşte în unanimitate.
Bugetul revizuit
(1) Dacă este necesar, directorul executiv poate transmite Comitetului director un buget revizuit al exerciţiului financiar în curs bazat pe cheltuielile reale efectuate în primele nouă luni şi cheltuielile estimative până la sfârşitul exerciţiului financiar, în limitele bugetului adoptat.
(2) Directorul executiv poate efectua transferuri de la un titlu la altul, în cadrul unei limite totale de 10 % din creditele pentru exerciţiul financiar respectiv, sau de la un capitol la altul, sau de la un articol la altul.
(3) Cu trei săptămâni înainte de a efectua transferurile prevăzute la alineatul (2), directorul executiv informează Comitetul director cu privire la intenţiile sale. În cazul în care, în cursul acestei perioade, un stat membru participant invocă motive justificate corespunzător, Comitetul director ia o decizie.
(4) Directorul executiv poate efectua transferuri în cadrul articolelor şi poate propune alte transferuri Comitetului director.
EXECUŢIA BUGETULUI GENERAL
Principiul separării funcţiilor
Funcţiile de ordonator de credite şi de contabil sunt separate şi incompatibile între ele.
Rolul ordonatorului de credite
(1) Directorul executiv exercită funcţia de ordonator de credite în numele agenţiei.
(2) Agenţia stabileşte, în normele sale administrative interne, membrii personalului deţinând un nivel corespunzător cărora directorul executiv le poate delega, conform condiţiilor prevăzute în Regulamentul de procedură al agenţiei, funcţia de ordonator de credite şi cărora le poate stabili sfera competenţelor delegate.
(3) Competenţele de ordonator de credite sunt delegate numai agenţilor recrutaţi direct de către agenţie, cu contracte pe durată determinată, din rândul resortisanţilor statelor membre participante, în conformitate cu articolul 11 alineatul (3) punctul 3.1 din Acţiunea comună 2004/551/PESC.
(4) Ordonatorii de credite delegaţi pot acţiona numai în limitele stabilite de actul de delegare. Ordonatorul de credite delegat competent poate fi asistat în îndeplinirea atribuţiilor sale de unul sau mai mulţi membri ai personalului însărcinaţi cu efectuarea, sub responsabilitatea acestuia, a anumitor operaţiuni necesare execuţiei bugetului şi prezentării conturilor.
Atribuţiile ordonatorului de credite
(1) Ordonatorul de credite este responsabil cu execuţia veniturilor şi a cheltuielilor în conformitate cu principiile unei bune gestionări financiare, inclusiv cu principiile de economie, eficienţă şi eficacitate, şi cu asigurarea respectării cerinţelor de legalitate şi regularitate.
(2) În vederea execuţiei cheltuielilor, ordonatorul de credite delegat realizează angajamente bugetare şi angajamente juridice, lichidează cheltuieli şi ordonanţează plăţi şi desfăşoară activităţile prealabile necesare execuţiei creditelor.
(3) Execuţia veniturilor cuprinde stabilirea previziunilor privind creanţele, constatarea drepturilor de recuperat şi emiterea ordinelor de recuperare. Aceasta include, după caz, renunţarea la creanţele constatate.
(4) Ordonatorul de credite delegat instituie, în conformitate cu standardele minime adoptate de agenţie şi ţinând seama de riscurile asociate mediului de gestionare şi naturii acţiunilor finanţate, structura organizaţională şi procedurile interne de gestionare şi control adaptate executării atribuţiilor sale, inclusiv, după caz, verificări ex post. Înainte ca o operaţiune să fie autorizată, aspectele operaţionale şi financiare ale acesteia sunt verificate de alt membru al personalului decât cel care a iniţiat operaţiunea. Iniţierea şi verificarea ex ante şi ex post ale unei operaţiuni sunt funcţii separate.
(5) Toţi membrii personalului însărcinaţi cu controlul gestionării operaţiunilor financiare posedă competenţele profesionale necesare. Aceştia respectă codul de standarde profesionale al agenţiei.
(6) Oricare membru al personalului implicat în gestionarea financiară şi controlul tranzacţiilor, care consideră că o decizie pe care superiorul său i-o impune spre aplicare sau acceptare este neregulamentară sau contravine principiilor de bună gestionare financiară sau normelor profesionale pe care este obligat să le respecte, informează în scris ordonatorul de credite. În cazul în care ordonatorul nu ia nicio măsură, acesta informează în scris grupul menţionat la articolul 22 alineatul (3). În cazul oricărei activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie, care ar putea prejudicia interesele agenţiei, ordonatorul de credite informează autorităţile şi organele desemnate de legislaţia în vigoare.
(7) Ordonatorul de credite răspunde în faţa Comitetului director în ceea ce priveşte îndeplinirea atribuţiilor sale sub forma unui raport anual de activitate, însoţit de informaţii financiare şi de gestionare. Raportul indică rezultatele operaţiunilor în raport cu obiectivele stabilite, riscurile asociate acestor operaţiuni, utilizarea resurselor puse la dispoziţie şi modul de funcţionare a sistemului de control intern. Auditorul intern ia act de raportul anual şi de alte elemente de informare identificate.
Separarea sarcinilor de iniţiere şi de verificare
(1) Prin iniţierea unei operaţiuni se înţeleg toate operaţiunile care sunt efectuate în mod normal de membrii personalului menţionaţi la articolul 16 alineatele (4) şi (5) şi care pregătesc adoptarea actelor de execuţie bugetară de către ordonatorul de credite competent, desemnat prin delegare.
(2) Prin verificarea ex ante a unei operaţiuni se înţelege toate controalele ex ante instituite de ordonatorul de credite competent, desemnat prin delegare, în scopul verificării aspectelor operaţionale şi financiare.
(3) Fiecare operaţiune face obiectul a cel puţin unei verificări ex ante. Scopul acestei verificări este de a stabili dacă:
(a) veniturile şi cheltuielile sunt conforme şi respectă normele aplicabile, în special cele ale bugetului şi ale reglementărilor relevante, precum şi ale tuturor actelor adoptate în cadrul punerii în aplicare a tratatelor în cauză, a legislaţiei în vigoare şi, după caz, a condiţiilor contractuale;
(b) se aplică principiul bunei gestionări financiare.
(4) Verificările ex post şi, după caz, la faţa locului ale documentelor urmăresc să stabilească dacă operaţiunile finanţate de la buget sunt executate corect şi, în special, dacă criteriile menţionate la alineatul (3) sunt respectate. Aceste verificări pot fi organizate prin sondaj pe baza unei analize a riscurilor.
(5) Funcţionarii sau alţi agenţi responsabili cu verificările menţionate la alineatele (2) şi (4) sunt diferiţi de cei care execută sarcinile de iniţiere menţionate la alineatul (1) şi nu le sunt subordonaţi.
Proceduri de gestionare şi control intern
Sistemele şi procedurile de gestionare şi de control intern au în vedere:
(a) îndeplinirea obiectivelor politicilor, programelor şi acţiunilor agenţiei în conformitate cu principiul bunei gestionări financiare;
(b) respectarea normelor legislaţiei UE, precum şi a standardelor de control stabilite de agenţie;
(c) protecţia activelor şi a informaţiilor agenţiei;
(d) prevenirea şi detectarea neregulilor, a erorilor şi a fraudelor;
(e) identificarea şi prevenirea riscurilor de gestionare;
(f) asigurarea unei producţii fiabile de informaţii financiare şi de gestionare;
(g) păstrarea documentelor justificative privind execuţia bugetară şi măsurile de execuţie bugetară, precum şi a documentelor ulterioare acestora;
(h) păstrarea documentelor privind garanţiile prealabile solicitate în favoarea agenţiei şi întocmirea unui calendar care să permită o monitorizare corespunzătoare a garanţiilor respective.
Agenţia numeşte un contabil din rândul agenţilor recrutaţi direct de către agenţie, cu contracte pe durată determinată, dintre cetăţenii statelor membre participante, în conformitate cu articolul 11 alineatul (3) punctul 3.1 din Acţiunea comună 2004/551/PESC. Contabilul este numit de Comitetul director, pe baza competenţei sale specifice, confirmate de diplome sau de o experienţă profesională corespunzătoare.
Atribuţiile contabilului
(1) Contabilul este responsabil în cadrul agenţiei cu:
(a) buna execuţie a plăţilor, încasarea veniturilor şi recuperarea creanţelor constatate, inclusiv a dobânzilor de întârziere definite la articolul 29;
(b) întocmirea şi prezentarea conturilor;
(c) ţinerea contabilităţii;
(d) stabilirea normelor şi a metodelor contabile, precum şi a planului de conturi;
(e) stabilirea şi validarea sistemelor contabile şi, după caz, validarea sistemelor stabilite de ordonatorul de credite şi destinate furnizării sau justificării informaţiilor contabile;
(f) gestionarea trezoreriei.
(2) Contabilul obţine de la ordonatorii de credite, care garantează exactitatea acestora, toate informaţiile necesare întocmirii conturilor, care oferă o imagine reală a activelor agenţiei şi a execuţiei bugetare.
(3) Contabilul este singurul abilitat să gestioneze fondurile şi alte active. El este responsabil cu păstrarea acestora.
(4) În cadrul îndeplinirii atribuţiilor sale, contabilul poate delega anumite sarcini unor subalterni din rândul personalului recrutat direct de către agenţie, cu contracte pe durată determinată, dintre cetăţenii statelor membre participante, în conformitate cu articolul 11 alineatul (3) punctul 3.1 din Acţiunea comună 2004/551/PESC. Actul de delegare defineşte sarcinile încredinţate personalului delegat.
Răspunderea personalului financiar
(1) Fără a aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare, calitatea de delegat atribuită ordonatorilor de credite poate fi oricând retrasă, temporar sau definitiv, de către autoritatea care i-a numit.
(2) Fără a aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare, contabilul poate fi oricând suspendat, temporar sau definitiv, din funcţiile sale de către autoritatea care l-a numit.
(3) Dispoziţiile prezentului capitol nu aduc atingere răspunderii penale pe care persoanele menţionate la prezentul articol o pot suporta în condiţiile prevăzute de legislaţia naţională aplicabilă, precum şi de dispoziţiile în vigoare privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene şi lupta împotriva corupţiei care implică funcţionari ai Comunităţilor Europene sau ai statelor membre participante.
(4) Fiecare ordonator de credite sau contabil răspunde disciplinar şi pecuniar. În cazul unor activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie care ar putea prejudicia interesele agenţiei, se sesizează autorităţile şi instanţele desemnate de legislaţia în vigoare.
Norme aplicabile ordonatorilor de credite delegaţi
(1) Ordonatorului de credite i se poate cere să repare total sau parţial orice prejudiciu suferit de agenţie ca urmare a unei abateri grave săvârşite de acesta în exerciţiul atribuţiilor sale sau în legătură cu îndeplinirea acestor atribuţii, în special în cazul în care acesta identifică drepturi de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează o cheltuială sau semnează un ordin de plată fără să respecte prezentele norme financiare. Acelaşi lucru este valabil în cazul în care, ca urmare a unei abateri grave, acesta nu întocmeşte un document care să stabilească o creanţă sau nu emite un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere nejustificată, sau nu emite un ordin de plată sau îl emite cu întârziere nejustificată, prin aceasta atrăgând răspunderea civilă a agenţiei cu privire la părţi terţe.
(2) Ordonatorul de credite delegat, care consideră că îi revine luarea unei decizii neregulamentare sau care contravine principiilor bunei gestiuni financiare, informează în scris autoritatea care l-a delegat. În cazul în care autoritatea care l-a delegat transmite în scris ordonatorului de credite delegat instrucţiuni motivate în sensul luării deciziei menţionate anterior, acesta nu poate fi tras la răspundere. În cazul oricărei activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie, care ar putea prejudicia interesele agenţiei, ordonatorul de credite delegat informează autorităţile şi organele desemnate de legislaţia în vigoare.
(3) Agenţia instituie un grup specializat în domeniul neregulilor financiare, care funcţionează independent şi stabileşte dacă s-a produs o neregulă financiară şi care sunt consecinţele acesteia. Pe baza avizului acestui grup, agenţia decide iniţierea unei proceduri care să atragă răspunderea disciplinară sau pecuniară. În cazul în care grupul constată probleme sistemice, acesta transmite un raport însoţit de recomandări ordonatorului de credite şi ordonatorului de credite delegat, cu condiţia ca acesta din urmă să nu fie persoana în cauză, precum şi auditorului intern.
Norme aplicabile contabililor
Contabilul poate fi obligat să repare, total sau parţial, orice prejudiciu suferit de agenţie ca urmare a unei abateri grave săvârşite de acesta în exerciţiul atribuţiilor sale sau în legătură cu îndeplinirea acestor atribuţii. Acesta răspunde în special în cazul săvârșirii oricăreia dintre următoarele abateri:
(a) pierderea sau deteriorarea de fonduri, active şi documente aflate în păstrarea sa;
(b) modificarea necorespunzătoare a unor conturi bancare;
(c) recuperarea sau plata unor sume neconforme cu ordinele de recuperare sau de plată corespunzătoare;
(d) neîncasarea veniturilor cuvenite.
Punerea la dispoziţie a veniturilor agenţiei
O estimare a veniturilor constituite din venituri diverse şi din contribuţiile statelor membre participante se înscrie în bugetul general şi se exprimă în euro. Contribuţiile statelor membre participante acoperă valoarea totală a creditelor înscrise în bugetul general al Uniunii Europene după deducerea veniturilor diverse.
Estimarea creanţelor
(1) O estimare a creanţelor se face de către ordonatorul de credite competent cu privire la orice măsură sau situaţie de natură să genereze sau să modifice o creanţă a agenţiei.
(2) Ordonatorul de credite competent emite un ordin de recuperare cu privire la creanţele respective.
Constatarea creanţelor
(1) Prin constatarea unei creanţe se înţelege actul prin care ordonatorul de credite delegat:
(a) verifică existenţa datoriei;
(b) stabileşte sau verifică realitatea şi valoarea datoriei;
(c) verifică condiţiile de exigibilitate a datoriei.
(2) Veniturile agenţiei, precum şi orice creanţă identificată drept fixă şi exigibilă sunt constatate printr-un ordin de recuperare transmis contabilului, urmat de o notă de debit adresată debitorului, ambele întocmite de ordonatorul de credite competent.
(3) Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.
Ordonanţarea recuperărilor
(1) Prin ordonanţarea recuperărilor se înţelege actul prin care ordonatorul de credite delegat competent transmite instrucţiuni contabilului, prin emiterea unui ordin de recuperare, în vederea recuperării unei creanţe pe care a constatat-o.
(2) Agenţia poate constata, în mod formal, o creanţă de recuperat de la un alt tip de persoană decât statele, printr-o decizie a cărei executare este reglementată de normele de procedură civilă în vigoare în statul pe al cărui teritoriu are loc această procedură.
(1) Contabilul execută ordinele de recuperare a creanţelor constatate în mod corespunzător de ordonatorul de credite delegat competent. Contabilul acordă atenţia cuvenită pentru a asigura încasarea de către agenţie a veniturilor acesteia şi pentru a asigura protecţia drepturilor acesteia.
Contabilul recuperează creanţele pe baza oricărei solicitări a agenţiei.
(2) În cazul în care ordonatorul de credite competent intenţionează să renunţe la recuperarea unei creanţe constatate, acesta se asigură că renunţarea este reglementară şi conformă cu principiul bunei gestiuni financiare şi al proporţionalităţii, potrivit procedurilor şi criteriilor prevăzute de normele de execuţie. Decizia de renunţare trebuie să fie motivată.
(1) Orice creanţă nerambursată la data scadenţei poartă o dobândă în conformitate cu alineatele (2) şi (3).
(2) Rata dobânzii pentru creanţele nerambursate la data scadenţei este rata aplicată de Banca Centrală Europeană operaţiunilor sale principale de refinanţare, astfel cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C, în vigoare în prima zi calendaristică a lunii datei scadenţei, majorată cu:
(a) şapte procente în cazul în care evenimentul care obligă este un contract de achiziţii publice de bunuri şi servicii;
(b) trei procente şi jumătate în toate celelalte cazuri.
(3) Dobânda se calculează începând cu ziua calendaristică următoare datei scadenţei specificate în nota de debit până în ziua calendaristică a rambursării integrale a datoriei.
(4) Orice plată parţială acoperă mai întâi dobânda determinată în conformitate cu alineatele (2) şi (3).
(5) În cazul amenzilor, dacă debitorul constituie o garanţie financiară care este acceptată de contabil în locul unei plăţi provizorii, rata dobânzii aplicabile de la data scadenţei este rata menţionată la alineatul (2), majorată numai cu un procent şi jumătate.
(6) Pentru a evita plata de dobânzi pentru întârzieri la achitarea contribuţiilor statelor membre participante, aceste state membre primesc de la agenţie originalele semnate ale scrisorilor de apel pentru contribuţii cu cel puţin 30 de zile înaintea scadenţelor, astfel cum sunt definite la articolul 7 alineatul (2) punctul 2.1.
(1) Orice cheltuială este angajată, lichidată, ordonanţată şi plătită.
(2) Angajarea unei cheltuieli este precedată de o decizie de finanţare adoptată de agenţie sau de autorităţile delegate de agenţie.
Definiţia angajamentului bugetar
(1) Angajamentul bugetar constă în operaţiunea de rezervare a creditelor necesare executării plăţilor ulterioare în vederea onorării unui angajament juridic. Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite creează sau constată o obligaţie care determină o cheltuială. Angajamentul bugetar şi angajamentul juridic sunt efectuate de către acelaşi ordonator de credite, cu excepţia cazurilor justificate corespunzător, astfel cum este prevăzut în normele de aplicare.
(2) Angajamentul bugetar este individual în cazul în care beneficiarul şi valoarea cheltuielii sunt cunoscute. Angajamentul bugetar este global în cazul în care cel puţin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual rămâne necunoscut. Angajamentul bugetar este provizoriu în cazul în care este destinat să acopere cheltuielile curente de natură administrativă şi fie valoarea, fie beneficiarii finali nu sunt definitiv stabiliţi.
(3) Angajamentele bugetare pentru acţiuni care se întind pe mai mult de un exerciţiu financiar nu pot fi fracţionate pe mai multe exerciţii financiare în tranşe anuale decât în cazul în care actul de bază prevede acest lucru şi în caz de cheltuieli administrative. În cazul în care angajamentul bugetar este astfel fracţionat în tranşe anuale, angajamentul juridic menţionează această fracţionare, exceptând cazul cheltuielilor de personal.
Procedura de angajament
(1) Pentru orice măsură care poate genera cheltuieli imputabile bugetului, ordonatorul de credite competent procedează în prealabil la un angajament bugetar înainte de a contracta o obligaţie juridică faţă de părţi terţe.
(2) Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale aferente, încheiate până la data de 31 decembrie a anului n + 1.
Sub rezerva dispoziţiilor articolului 31 alineatul (3), angajamentele juridice individuale aferente angajamentelor bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a anului n.
La sfârşitul perioadelor menţionate la primul şi al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente financiare este dezangajat de către ordonatorul de credite competent.
Nivelul fiecărui angajament juridic individual adoptat în urma unui angajament global este înregistrat, înaintea semnării, de către ordonatorul de credite competent în conturile bugetare şi contabilizat în angajamentul global.
(3) Angajamentele juridice contractate pentru acţiuni a căror realizare se întinde pe mai mult de un exerciţiu financiar, precum şi angajamentele bugetare corespondente, exceptând cazul cheltuielilor de personal, au o dată limită de execuţie fixată în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare.
Orice părţi din aceste angajamente care nu au fost executate după şase luni de la această dată sunt dezangajate şi alocările aferente se anulează.
În cazul în care un angajament juridic nu a rezultat într-o plată după o perioadă de trei ani, ordonatorul de credite competent procedează la dezangajarea acestuia.
Ordonanţarea angajamentului
(1) La adoptarea angajamentului bugetar, ordonatorul de credite competent verifică dacă:
(a) cheltuielile au fost înregistrate în contabilitate la poziţia din buget corespunzătoare;
(b) creditele sunt disponibile;
(c) cheltuielile sunt conforme cu dispoziţiile tratatelor, ale bugetului, cu aceste dispoziţii şi cu legislaţia în vigoare;
(d) s-a respectat principiul bunei gestiuni financiare.
(2) La înregistrarea unui angajament juridic, ordonatorul de credite verifică dacă:
(a) angajamentul este acoperit de angajamentul bugetar corespondent;
(b) cheltuiala este obişnuită şi conformă cu dispoziţiile tratatelor, ale bugetului, cu aceste dispoziţii şi cu legislaţia în vigoare;
(c) s-a respectat principiul bunei gestiuni financiare.
(a) verifică existenţa drepturilor creditorului;
(b) determină sau verifică realitatea şi valoarea creanţei;
(c) verifică condiţiile de exigibilitate a creanţei.
Ordonanţarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite competent, după verificarea disponibilităţii creditelor, dispune contabilului, prin emiterea unui ordin de plată, să efectueze plata unei cheltuieli pe care acesta a lichidat-o.
(1) Plata se face la prezentarea dovezii că acţiunea respectivă este conformă cu dispoziţiile actului de bază sau ale contractului şi acoperă una sau mai multe dintre următoarele operaţiuni:
(a) plata întregii sume datorate;
(b) plata în una sau mai multe tranşe intermediare.
(2) Contabilitatea distinge între diferitele tipuri de plată, menţionate la alineatul (1), la momentul efectuării lor.
(3) Plata cheltuielilor este efectuată de către contabil, în limita fondurilor disponibile.
(1) Sumele datorate se plătesc în termen de maximum 45 de zile calendaristice de la data la care departamentul autorizat al ordonatorului de credite competent înregistrează o solicitare de plată admisibilă. Prin data plăţii se înţelege data la care se debitează contul agenţiei.
Cererea de plată nu este admisibilă în cazul în care nu se respectă cel puţin una dintre cerinţele esenţiale.
(2) Fără a aduce atingere dispoziţiilor alineatului (1), termenul de plată prevăzut la acel alineat este de 30 de zile calendaristice pentru plăţile legate de contracte de achiziţii de servicii sau de bunuri, cu excepţia cazului în care contractul prevede altfel.
(3) În cazul contractelor sau al acordurilor prin care plata este condiţionată de aprobarea unui raport, termenele de plată menţionate la alineatele (1) şi (2) nu încep să curgă decât de la data aprobării raportului în cauză, fie în mod explicit, întrucât beneficiarul a fost informat cu privire la aceasta, fie în mod implicit, întrucât termenul pentru aprobare stabilit în contract a expirat fără a fi suspendat printr-un document formal adresat beneficiarului.
Termenul pentru aprobare nu poate depăşi:
(a) 20 de zile calendaristice pentru contracte simple referitoare la contracte de achiziţii de bunuri şi servicii;
(b) 45 de zile calendaristice pentru alte contracte şi acorduri de subvenţionare;
(c) 60 de zile calendaristice pentru contracte care implică servicii tehnice deosebit de dificil de evaluat.
(4) Ordonatorul de credite competent poate suspenda termenul de plată informând creditorii, în orice moment al perioadei menţionate la alineatul (1), că solicitarea de plată nu poate fi onorată, fie datorită faptului că suma nu este exigibilă, fie pentru că nu au fost prezentate documentele justificative corespunzătoare. Dacă intră în posesia unor informaţii care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii care apare într-o solicitare de plată, ordonatorul de credite competent poate suspenda termenul de plată pentru verificări complementare, inclusiv pentru verificări la faţa locului, pentru a determina, înainte de efectuarea plăţii, dacă plata este într-adevăr eligibilă. Ordonatorul de credite informează beneficiarul în cauză cât mai curând posibil.
Termenul pentru efectuarea restului de plată reîncepe să curgă de la data la care cererea de plată formulată corespunzător este înregistrată pentru prima dată.
(5) La expirarea termenelor prevăzute la alineatele (1) şi (2), creditorul poate cere, în termen de două luni de la primirea plăţii cu întârziere, o dobândă în conformitate cu următoarele dispoziţii:
(a) ratele dobânzii sunt cele menţionate la articolul 29 alineatul (2) primul paragraf;
(b) dobânda se plăteşte pentru perioada cuprinsă între ziua calendaristică care urmează expirării termenului de plată şi ziua efectuării plăţii.
Primul paragraf al acestui alineat nu se aplică statelor membre participante.
(1) Programele de contabilitate ale agenţiei respectă principiile enunţate în aceste norme financiare.
(2) Documentele pot fi semnate cu ajutorul unei proceduri computerizate sau electronice securizate.
Rolul auditorului intern
(1) Agenţia creează funcţia de auditor intern care trebuie exercitată în conformitate cu standardele internaţionale corespunzătoare. Auditorul intern, numit de agenţie, răspunde în faţa acesteia pentru verificarea bunei funcţionări a sistemelor şi a procedurilor de execuţie. Auditorul intern nu poate fi nici ordonatorul de credite și nici contabilul.
(2) Agenţia instituie norme speciale aplicabile auditorului intern, urmărindu-se garantarea independenţei totale a acestuia în exerciţiul funcţiunilor sale, precum şi stabilirea răspunderii.
Atribuţiile auditorului intern
(1) Auditorul intern consiliază agenţia în domeniul gestiunii riscurilor, emiţând avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune şi control şi recomandări pentru îmbunătăţirea condiţiilor de aplicare a operaţiunilor şi pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
Auditorul intern este însărcinat în special cu:
(a) evaluarea adecvării şi a eficacităţii sistemelor interne de gestiune, precum şi a performanţelor departamentelor în ceea ce priveşte realizarea politicilor, a programelor şi a acţiunilor în raport cu riscurile asociate acestora;
(b) evaluarea adecvării şi a calităţii sistemelor interne de control şi audit aplicabile oricărei operaţiuni de execuţie bugetară.
(2) Auditorul intern îşi îndeplineşte atribuţiile care îi revin în ceea ce priveşte toate activităţile şi departamentele agenţiei. El beneficiază de acces complet şi nelimitat la toate informaţiile necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor sale, dacă este necesar la faţa locului.
(3) Auditorul intern raportează agenţiei constatările şi recomandările sale. Agenţia asigură luarea de măsuri în urma recomandărilor decurgând din audituri. Auditorul intern transmite, de asemenea, agenţiei un raport anual de audit intern prezentând numărul şi tipul de audituri interne realizate, recomandările formulate şi acţiunile întreprinse în urma acestor recomandări.
(4) În fiecare an directorul executiv transmite Comitetului director un raport care prezintă un rezumat al numărului şi al tipului auditurilor interne efectuate, al recomandărilor formulate şi al măsurilor luate în urma acestor recomandări.
RAPORTAREA FINANCIARĂ ŞI AUDITUL ANUAL
Calendarul bugetar şi de raportare
Agenţia transmite Comitetului director următoarele documente:
(a) până la 15 februarie, o propunere privind reporturile, astfel cum se menţionează la articolul 11;
(b) până la 30 iunie, o estimare globală a proiectului de buget general pentru anul următor, astfel cum se menţionează la articolul 4 alineatul (1);
(c) până la 30 septembrie, un proiect de buget general pentru exerciţiul financiar următor, astfel cum se menţionează la articolul 4 alineatul (9);
(d) dacă este necesar, după primele nouă luni ale exerciţiului financiar, un buget revizuit pentru exerciţiul financiar în curs, astfel cum se menţionează la articolul 13;
(e) rapoarte financiare trimestriale, astfel cum se menţionează la articolul 42;
(f) rapoarte cu privire la bugetul operaţional, astfel cum se menţionează la articolul 2;
(g) raportul financiar auditat, aprobat de Comitetul director la 1 septembrie, astfel cum se menţionează la articolul 44.
Raportarea trimestrială
La fiecare trei luni, directorul executiv prezintă Comitetului director un raport privind execuţia veniturilor şi a cheltuielilor în cursul celor trei luni precedente şi de la începutul exerciţiului financiar.
Colegiul auditorilor
(1) După încheierea fiecărui exerciţiu financiar se efectuează un audit extern al cheltuielilor, inclusiv al bugetului operaţional şi al celui de funcţionare, şi al veniturilor gestionate de către agenţie.
(2) Colegiul auditorilor este format din trei auditori provenind din trei state membre participante diferite, asistaţi de personalul necesar, aflat sub responsabilitatea acestora.
(3) Membrii Colegiului auditorilor sunt numiţi pentru perioada a trei audituri consecutive, cu excepţia membrilor iniţiali, care sunt numiţi pentru trei, două şi, respectiv, un audit. Se va urmări aplicarea unui sistem echitabil de rotaţie între statele membre participante care doresc să trimită auditori.
(4) Comitetul director numeşte membrii Colegiului auditorilor dintre candidaţii propuşi de statele membre participante. Candidaţii sunt, de preferinţă, membri ai instituţiei naţionale supreme de audit din statele membre participante şi oferă garanţii suficiente în ceea ce priveşte securitatea şi independenţa. Aceştia sunt disponibili pentru exercitarea atribuţiilor în numele agenţiei, după cum este necesar. În exercitarea acestor atribuţii, membrii colegiului:
(a) continuă să fie remuneraţi de organismul lor de audit de origine şi nu primesc de la agenţie decât rambursarea cheltuielilor lor de misiune pe o bază identică cu cea prevăzută de normele aplicabile funcţionarilor Comunităţilor Europene de grad echivalent;
(b) nu pot solicita sau primi instrucţiuni decât din partea Comitetului director; în cadrul mandatului lor de audit, Colegiul auditorilor şi membrii săi sunt complet independenţi şi singurii răspunzători de efectuarea auditului extern;
(c) nu răspund de activitatea lor decât în faţa Comitetului director;
(d) verifică dacă veniturile şi cheltuielile administrate de agenţie au fost efectuate în conformitate cu legislaţia aplicabilă şi cu principiile bunei gestiuni financiare și dacă respectă principiile de economie, eficienţă şi eficacitate.
(5) În fiecare an, Colegiul auditorilor îşi alege preşedintele pentru următorul exerciţiu financiar. Colegiul adoptă normele care se aplică auditurilor efectuate de către membrii săi, în conformitate cu cele mai înalte standarde internaţionale. Colegiul auditorilor aprobă rapoartele de audit întocmite de membrii săi înainte ca acestea să fie transmise directorului executiv şi Comitetului director.
(6) Auditorii asigură respectarea confidenţialităţii informaţiilor şi protecţia datelor de care iau cunoştinţă în cursul misiunii lor de audit, în conformitate cu reglementările aplicabile acestor informaţii şi date.
(7) Auditorii au acces fără întârziere şi fără preaviz la documente şi la conţinutul oricărui suport informaţional referitor la venituri şi cheltuieli, inclusiv la toate tipurile de documente scrise menţionate la articolul 22, precum şi la incintele unde sunt păstrate documentele şi suporturile respective. Auditorii pot face copii. Persoanele implicate în execuţia veniturilor şi a cheltuielilor agenţiei acordă directorului executiv şi persoanelor responsabile cu realizarea auditului acestor cheltuieli asistenţa necesară pentru îndeplinirea sarcinii lor. Cheltuielile legate de acţiunile de audit sunt incluse în bugetul general al agenţiei.
(8) La propunerea directorului executiv sau a unui stat membru, Comitetul director poate desemna în orice moment auditori externi, cărora le stabileşte misiunea şi condiţiile de angajare.
Auditul anual
(1) Până la data de 31 martie care urmează încheierii exerciţiului financiar, directorul executiv transmite un proiect de raport financiar anual Colegiului auditorilor, care îl examinează şi emite un aviz.
Raportul financiar al Agenţiei Europene de Apărare conţine diferite secţiuni, în special:
(a) raportul de activitate, care cuprinde principalele aspecte ale exerciţiului financiar;
(b) contul de gestiune, care indică creditele şi cheltuielile angajate şi plătite pentru fiecare buget administrat de agenţie, precum şi veniturile diverse şi cele provenite de la statele membre participante şi alte părţi;
(c) bilanţul de la sfârşitul exerciţiului financiar, care indică activele şi pasivele agenţiei, ţinând seama de amortizare şi de orice tip de cesiuni.
(2) Până la data de 15 iunie care urmează încheierii exerciţiului financiar, Colegiul auditorilor transmite directorului executiv raportul anual de audit, care include avizul colegiului şi observaţiile cu privire la proiectul de raport financiar menţionat la alineatul (1).
(3) Până la data de 15 iulie care urmează încheierii exerciţiului financiar, directorul executiv transmite Comitetului director raportul financiar auditat şi raportul de audit, însoţite de răspunsurile sale.
(4) Până la data de 1 septembrie care urmează încheierii exerciţiului financiar, Comitetul director aprobă raportul financiar auditat şi acordă descărcarea de gestiune pentru exerciţiul financiar directorului executiv şi contabilului.
(5) După aprobarea acestuia de către Comitetul director, publicarea raportului financiar auditat este anunţată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
(6) Toate situaţiile contabile şi inventarele se păstrează de către contabil timp de cinci ani de la data la care s-a acordat descărcarea respectivă.
Articol final
Aceste norme financiare nu afectează măsurile existente adoptate de statele membre participante în temeiul articolului 296 din Tratatul de instituire a Comunităţii Europene sau al articolelor 10 şi 14 din Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice de lucrări, de bunuri şi de servicii [3].
[3] JO L 134, 30.4.2004, p. 114. Directivă modificată ultima dată prin Directiva 2006/97/CE a Consiliului (JO L 363, 20.12.2006, p. 107).
NORME PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE ŞI NORME PRIVIND CONTRIBUŢIILE FINANCIARE DE LA BUGETUL OPERAŢIONAL AL AGENŢIEI EUROPENE DE APĂRARE ("AGENŢIA")
Articolul 1 Definiţii şi domeniu de aplicare
Articolul 2 Principii de atribuire şi contracte pentru loturi
Articolul 3 Publicarea
Articolul 4 Proceduri de achiziţii publice
Articolul 5 Limitele şi estimarea valorii contractului
Articolul 6 Cererea de oferte
Articolul 7 Participarea la procedurile de licitaţie
Articolul 8 Acordul OMC privind achiziţiile publice
Articolul 9 Criterii de excludere
Articolul 10 Absenţa conflictelor de interese şi a declaraţiilor false
Articolul 11 Baza centrală de date
Articolul 12 Sancţiuni administrative sau financiare
Articolul 13 Criterii de selecţie şi proceduri de atribuire
Articolul 14 Principii generale pentru licitaţii
Articolul 15 Contactele dintre agenţie şi candidaţi sau ofertanţi
Articolul 16 Informarea candidaţilor şi a ofertanţilor
Articolul 17 Anularea sau abandonarea procedurii
Articolul 18 Garanţii
Articolul 19 Vicierea procedurii
CAPITOLUL 2 MODALITĂŢI DE PUNERE ÎN APLICARE
Articolul 20 Acorduri-cadru şi contracte specifice
Articolul 21 Informarea publică privind contractele reglementate de Directiva 2004/18/CE
Articolul 22 Informarea publică privind contractele care nu sunt reglementate de Directiva 2004/18/CE
Articolul 23 Publicarea anunţurilor
Articolul 24 Alte forme de informare publică
Articolul 25 Tipuri de proceduri de achiziţii publice
Articolul 26 Numărul candidaţilor în cadrul procedurilor restrânse sau negociate
Articolul 27 Condiţii pentru procedurile negociate
Articolul 28 Concursurile
Articolul 29 Sistemul de achiziţii dinamic
Articolul 30 Dialogul competitiv
Articolul 31 Utilizarea procedurii negociate fără publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare
Articolul 32 Utilizarea procedurii negociate după publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare
Articolul 33 Cererile de exprimare a interesului
Articolul 34 Contracte cu valoare mică
Articolul 35 Praguri pentru anunţurile de preinformare
Articolul 36 Praguri aplicabile procedurilor în conformitate cu Directiva 2004/18/CE
Articolul 37 Documente referitoare la invitaţia de participare la licitaţie
Articolul 38 Specificaţiile tehnice
Articolul 39 Revizuirea preţurilor
Articolul 40 Sancţiuni administrative şi financiare
Articolul 41 Documente justificative
Articolul 42 Criterii de selecţie
Articolul 43 Capacitatea economică şi financiară
Articolul 44 Capacitatea tehnică şi profesională
Articolul 45 Condiţii şi criterii de selecţie
Articolul 46 Utilizarea licitaţiilor electronice
Articolul 47 Oferte cu costuri anormal de mici
Articolul 48 Termene limită pentru primirea ofertelor şi a solicitărilor de participare
Articolul 49 Termenul prevăzut pentru accesul la documentele de invitaţie la licitaţie
Articolul 50 Termene limită în cazuri urgente
Articolul 51 Metode de comunicare
Articolul 52 Deschiderea ofertelor şi a solicitărilor de participare
Articolul 53 Comisia de evaluare a ofertelor şi a solicitărilor de participare
Articolul 54 Articolul 296 TCE
CAPITOLUL 3 NORME PRIVIND CONTRIBUŢIILE FINANCIARE DE LA BUGETUL OPERAŢIONAL
Articolul 55 Domeniul de aplicare
Articolul 56 Evaluarea propunerilor
Articolul 57 Conţinutul cererilor de propuneri
Articolul 58 Solicitările de contribuţii financiare
Articolul 59 Acordul privind conţinutul contribuţiei financiare
Articolul 60 Documentele justificative pentru solicitările de plăţi
Definiţii şi domeniu de aplicare
(1) Contractele de achiziţii publice sunt contracte cu titlu oneros încheiate în scris de agenţie, care acţionează în calitate de autoritate contractantă, pentru a obţine, contra plăţii unui preţ plătit în întregime sau parţial de la bugetul general, furnizarea de bunuri mobile sau imobile, executarea de lucrări sau prestarea de servicii.
Contractele de achiziţii publice cuprind:
(a) contracte de cumpărare sau închiriere a unui imobil;
(b) contracte de achiziţii de bunuri;
(c) contracte de achiziţii de lucrări;
(d) contracte de achiziţii de servicii.
(2) (a) Contractele privind bunuri imobile au ca obiect cumpărarea, închirierea pe termen lung, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opţiune de cumpărare, de terenuri, clădiri existente sau de alte bunuri imobile.
(b) Contractele de achiziţii de bunuri au ca obiect achiziţia, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opţiune de cumpărare, de produse. Un contract de furnizare de produse care implică, cu titlu accesoriu, lucrări de amplasare şi instalare este considerat un contract de achiziţii de bunuri.
(c) Contractele de lucrări reglementează fie execuţia, fie execuţia şi proiectarea de lucrări sau a unei lucrări aferente uneia dintre activităţile menţionate în anexa I la Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice de lucrări, de bunuri şi de servicii [1], fie realizarea, prin orice mijloace, a unei lucrări corespunzătoare cerinţelor specificate de agenţie. Prin "lucrare" se înţelege rezultatul unor lucrări de construcţie sau de inginerie civilă, privit în ansamblu, care este suficient prin el însuşi pentru a îndeplini o funcţie economică sau tehnică.
(d) Contractele de achiziţii de servicii au ca obiect toate serviciile intelectuale şi nonintelectuale în afara celor care fac obiectul contractelor imobiliare şi a celor de achiziţii de bunuri şi lucrări. Aceste servicii sunt enumerate în anexele IIA şi IIB la Directiva 2004/18/CE.
(e) Un contract care are ca obiect atât produse, cât şi servicii este considerat contract de achiziţii de servicii dacă valoarea serviciilor în cauză depăşeşte valoarea produselor incluse în contract.
Un contract care are ca obiect servicii şi implică lucrări care au doar caracter accesoriu în raport cu obiectul principal al contractului este considerat un contract de achiziţii de servicii.
Un contract care are drept obiect serviciile prevăzute în anexa IIA la Directiva 2004/18/CE şi serviciile prevăzute în anexa IIB la aceasta este considerat a fi reglementat de anexa IIA atunci când valoarea serviciilor enumerate în această anexă depăşeşte valoarea serviciilor enumerate în anexa IIB.
(f) Descrierea diverselor tipuri de contracte se bazează pe nomenclatura de referinţă instituită de vocabularul comun privind achiziţiile publice (CPV) în sensul Regulamentului (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European şi al Consiliului [2].
În eventualitatea unor deosebiri între CPV şi nomenclatorul statistic al activităţilor economice din Comunitatea Europeană (NACE), inclus în anexa I la Directiva 2004/18/CE, sau între CPV şi clasificarea centralizată a produselor (CCP) (varianta provizorie), inclusă în anexa II la directiva respectivă, are prioritate nomenclatura NACE sau, respectiv, nomenclatura CCP.
(g) Termenii "contractant", "furnizor" şi "prestator de servicii" se referă la orice persoană fizică, juridică, entitate publică sau grup de astfel de persoane şi/sau organe care se oferă să execute lucrări, să livreze produse şi, respectiv, să presteze servicii. Termenul "operator economic" include "contractanţii", "furnizorii" şi "prestatorii de servicii". Operatorii economici care depun o ofertă sunt denumiţi "ofertanţi". Cei care solicită permisiunea de a participa la o procedură restrânsă, inclusiv la un dialog competitiv sau la o licitaţie negociată, sunt denumiţi "candidaţi".
(h) Termenul "buget operaţional" face trimitere la articolul 2 din normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare, iar "bugetul de funcţionare" se referă la bugetul general (astfel cum este definit la articolul 1 din normele financiare ale Agenţiei Europene de Apărare), cu excepţia bugetului operaţional.
(i) Termenul "contract în domeniul apărării" se referă la un contract încheiat de agenţie în domeniile în care statele membre pot invoca excepţia prevăzută la articolul 10 din Directiva 2004/18/CE.
Principii de atribuire şi contracte pentru loturi
(1) Toate contractele de achiziţii publice finanţate în întregime sau parţial de la bugetul general respectă principiile de transparenţă, proporţionalitate, tratament egal şi nediscriminare.
(2) Toate contractele de achiziţii publice sunt atribuite prin licitaţie cu participare cât mai largă, cu excepţia cazului în care se utilizează procedura negociată menţionată la articolul 4 alineatul (1) litera (f).
(3) Valoarea estimată a unui contract nu poate fi determinată astfel încât să se sustragă cerinţelor prevăzute în prezentele dispoziţii, iar un contract nu poate fi scindat în acest scop.
(4) Atunci când obiectul unui contract de achiziţii de bunuri, de servicii sau de lucrări este subdivizat în mai multe loturi, fiecare făcând obiectul unui contract individual, pentru evaluarea globală a limitei aplicabile se ia în considerare valoarea fiecărui lot.
Atunci când valoarea globală a loturilor este egală sau mai mare decât limitele stabilite la articolul 36, articolele 3 şi 4 se aplică fiecăruia dintre loturi, cu excepţia celor cu o valoare estimată mai mică de 80000 de euro, în cazul contractelor de achiziţii de servicii sau de bunuri, sau mai mică de un milion de euro în cazul contractelor de achiziţii de lucrări, cu condiţia ca valoarea totală a loturilor în cauză să nu fie mai mare de 20 % din valoarea totală a tuturor loturilor care formează contractul respectiv.
(5) Dacă achiziţionarea planificată de bunuri standard poate da naştere unor contracte simultane în loturi separate, valoarea estimată a tuturor acelor loturi este considerată baza pentru determinarea limitei aplicabile.
(1) Cu excepţia contractelor secrete şi a cazului în care în prezentul document se prevede altfel în ceea ce priveşte contractele în domeniul apărării, toate contractele care depăşesc limitele stabilite în Directiva 2004/18/CE sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Anunţurile sunt publicate în prealabil, cu excepţia contractelor de valoare mică menţionate la articolul 34 şi a cazului în care prezentele norme dispun altfel.
Se poate renunţa la publicarea anumitor informaţii după atribuirea contractului în cazurile în care acest lucru ar constitui un obstacol în calea aplicării legii, ar fi contrar interesului public sau intereselor agenţiei sau ale Uniunii, ar aduce prejudicii intereselor comerciale legitime ale unor întreprinderi de stat sau private sau ar denatura concurenţa loială între acestea.
(2) Contractele a căror valoare este inferioară limitei prevăzute la articolul 34 sunt publicate în mod corespunzător, cu excepţia cazului în care în prezentul document se prevede altfel.
Procedurile de achiziţii publice pot fi de următoarele tipuri:
(a) licitaţie deschisă;
(b) licitaţie restrânsă;
(c) concurs;
(d) sistem de achiziţionare dinamic;
(e) dialog competitiv;
(f) procedură negociată.
Limitele şi estimarea valorii contractului
(1) Cu excepţia cazului în care în prezentul document se prevede altfel în ceea ce priveşte contractele în domeniul apărării, Directiva 2004/18/CE stabileşte limitele care condiţionează:
(a) modalităţile de publicare menţionate la articolul 3;
(b) alegerea procedurilor prevăzute la articolul 4;
(2) Sarcina de a stabili dacă limitele menţionate la alineatul (1) au fost atinse îi revine fiecărui ordonator de credite delegat sau subdelegat.
(3) Pentru calcularea valorii estimate a unui contract, autoritatea contractantă include remuneraţia totală estimată a contractantului.
În cazul în care un contract prevede opţiuni sau posibilitatea reînnoirii, baza de calcul este suma maximă autorizată, inclusiv utilizarea clauzelor de opţiuni şi reînnoire.
Această estimare se face atunci când se trimite notificarea de contractare sau, în cazul în care nu se realizează o astfel de publicitate, atunci când agenţia iniţiază procedura de atribuire.
(4) În cazul contractelor-cadru şi al sistemelor de achiziţii dinamice, valoarea care se ia în calcul este valoarea maximă a tuturor contractelor preconizate pentru întreaga durată a contractului-cadru sau a sistemului de achiziţii dinamic.
(5) Pentru contractele de achiziţii de servicii, se ţine seama de:
(a) prima de plată şi alte tipuri de remuneraţie, în cazul serviciilor de asigurare;
(b) onorariile, comisioanele, dobânda şi alte tipuri de remuneraţie, în cazul serviciilor bancare şi financiare;
(c) onorariile, comisioanele de plată şi alte tipuri de remuneraţie, în cazul contractelor de proiectare.
(6) În cazul contractelor de achiziţii de servicii care nu precizează un preţ total sau al contractelor de achiziţii de bunuri având ca obiect leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate de produse, valoarea considerată drept bază de calcul pentru valoarea estimată este:
(a) în cazul contractelor cu durată determinată:
(i) dacă durata acestora este egală sau mai mică de 48 de luni în cazul serviciilor sau este egală sau mai mică de 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală a contractului pentru durata acestuia;
(ii) dacă durata acestora este de peste 12 luni în cazul bunurilor, valoarea totală, inclusiv valoarea reziduală estimată;
(b) în cazul contractelor cu durată nedeterminată sau, în cazul serviciilor, cu o durată de peste 48 de luni, valoarea lunară înmulţită cu 48.
(7) În cazul contractelor de achiziţii de servicii sau bunuri care sunt atribuite periodic sau care urmează să fie reînnoite într-o perioadă determinată, valoarea contractului se stabileşte pe baza:
(a) costului total real al contractelor similare pentru aceeaşi categorie de servicii sau produse atribuite în cursul exerciţiului financiar anterior sau al ultimelor 12 luni, ajustat, dacă este posibil, în funcţie de modificările anticipate ale cantităţii şi valorii în cursul celor 12 luni ulterioare contractului iniţial; sau
(b) costului total estimat al contractelor succesive din cursul celor 12 luni ulterioare primului serviciu prestat sau primei livrări sau pe durata contractului, dacă aceasta depăşeşte 12 luni.
(8) În cazul contractelor de achiziţii de lucrări, se ţine seama nu numai de valoarea lucrărilor, ci şi de valoarea totală estimată a bunurilor necesare pentru executarea lucrărilor şi puse la dispoziţia contractantului de către agenţie.
Documentele aferente cererii de oferte cuprind o descriere completă, clară şi precisă a obiectului contractului.
Participarea la procedurile de licitaţie
(1) Participarea la procedurile de licitaţie este deschisă, în condiţii de egalitate, tuturor persoanelor fizice şi juridice din cadrul domeniului de aplicare al tratatelor, precum şi tuturor persoanelor fizice şi juridice dintr-o ţară terţă care a încheiat cu Comunităţile un acord special în domeniul achiziţiilor publice, în condiţiile prevăzute de respectivul acord.
(2) Participarea la procedurile de licitaţie pentru contractele în domeniul apărării este deschisă, în condiţii de egalitate, numai persoanelor fizice şi juridice care dispun de o bază tehnologică şi/sau industrială corespunzătoare pentru contractul respectiv pe teritoriul oricărui stat membru al Uniunii Europene sau pe teritoriul oricărei ţări terţe care a încheiat cu agenţia un acord administrativ care să permită participarea persoanelor fizice şi juridice din această ţară la procedurile de licitaţie pentru contractele în domeniul apărării, în condiţiile prevăzute în respectivul acord.
(3) Grupurile de operatori economici sunt autorizate să prezinte oferte sau să fie candidaţi. Este posibil ca agenţia să nu solicite grupurilor să aibă o anumită formă juridică pentru a putea depune o ofertă sau pentru a solicita să participe, dar grupului ales i se poate cere să adopte o anumită formă juridică după atribuirea contractului, în cazul în care această modificare este necesară pentru executarea corespunzătoare a contractului.
Acordul OMC privind achiziţiile publice
Cu excepţia contractelor în domeniul apărării, cărora li se aplică dispoziţiile Acordului multilateral privind achiziţiile publice încheiat în cadrul Organizaţiei Mondiale a Comerţului, cetăţenii statelor care au ratificat respectivul acord pot, de asemenea, prezenta oferte pentru contracte, în condiţiile precizate de acel acord.
(1) Sunt excluşi de la participarea la o procedură de achiziţii publice candidaţii sau ofertanţii care:
(a) sunt în stare de faliment sau fac obiectul unei proceduri de faliment, de lichidare, de reorganizare judiciară sau de concordat preventiv, de suspendare a activităţii, sau se află într-o situaţie asemănătoare care rezultă dintr-o procedură similară prevăzută de legislaţia sau de reglementările naţionale;
(b) au fost condamnaţi printr-o hotărâre care are autoritate de lucru judecat pentru săvârşirea unei infracţiuni privind conduita lor profesională;
(c) au comis, în domeniul profesional, o eroare gravă constatată prin orice mijloc şi care poate fi probată de către agenţie;
(d) nu şi-au îndeplinit obligaţiile privind plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata impozitelor conform dispoziţiilor legale din statul în care sunt stabiliţi sau din statul în care se află agenţia, sau din statul în care trebuie să se execute contractul;
(e) au făcut obiectul unei hotărâri care are autoritate de lucru judecat pentru fraudă, corupţie, participare la o organizaţie criminală sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Comunităţilor sau ale agenţiei;
(f) ca urmare a procedurii de atribuire a unui alt contract finanţat din bugetul comunitar sau bugetul general al agenţiei, s-a constatat că au comis nereguli grave de execuţie prin nerespectarea obligaţiilor contractuale.
(2) Fără a aduce atingere articolului 41, candidaţii sau ofertanţii trebuie să ateste că nu se află într-una dintre situaţiile enumerate la alineatul (1) al prezentului articol.
Absenţa conflictelor de interese şi a declaraţiilor false
Contractele de achiziţii publice nu pot fi adjudecate de candidaţii sau ofertanţii care, în cursul procedurii de achiziţii publice:
(a) se găsesc într-o situaţie de conflict de interese;
(b) au dat declaraţii false cu ocazia furnizării informaţiilor solicitate de agenţie în vederea participării lor la procedura de atribuire a contractelor sau nu au furnizat informaţiile în cauză.
Baza centrală de date
Agenţia instituie o bază centrală de date, cuprinzând detalii despre candidaţii şi ofertanţii care se găsesc într-una dintre situaţiile descrise la articolele 9 şi 10. Singurul scop al bazei de date este acela de a asigura, în conformitate cu normele comunitare privind prelucrarea datelor personale, aplicarea corectă a articolelor 9 şi 10.
Sancţiuni administrative sau financiare
Agenţia poate impune sancţiuni administrative sau financiare împotriva candidaţilor sau a ofertanţilor care se găsesc într-unul dintre cazurile de excludere prevăzute la articolele 9 şi 10, după ce li s-a acordat posibilitatea de a-şi prezenta observaţiile.
Aceste sancţiuni pot consta în:
(a) excluderea candidatului sau a ofertantului în cauză de la contractele finanţate de la bugetul general al agenţiei, pe o perioadă de maximum cinci ani;
(b) plata unor sancţiuni financiare de către contractant, în cazul menţionat la articolul 9 alineatul (1) litera (f), şi de către candidat sau ofertant, în cazurile menţionate la articolul 10, dacă acestea sunt într-adevăr grave şi în limita valorii contractului în cauză.
Sancţiunile impuse sunt proporţionale cu importanţa contractului şi gravitatea abaterii.
Criterii de selecţie şi proceduri de atribuire
(1) Criteriile de selecţie pentru evaluarea capacităţii candidaţilor sau a ofertanţilor şi criteriile de atribuire care permit evaluarea conţinutului ofertelor sunt definite în prealabil şi precizate în cererea de ofertă.
(2) Contractele pot fi atribuite prin procedura de atribuire automată sau prin procedura de atribuire pe baza ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
Principii generale pentru licitaţii
(1) Condiţiile pentru depunerea ofertelor asigură o concurenţă reală şi păstrarea confidenţialităţii cu privire la conţinutul lor până la deschiderea simultană a acestora.
(2) Agenţia poate cere ofertanţilor, în condiţiile prevăzute la articolul 18, să constituie o garanţie în avans pentru a se asigura că ofertele depuse nu vor fi retrase.
(3) Cu excepţia contractelor cu o valoare mai mică sau egală cu suma de 60000 EUR, candidaturile şi ofertele se deschid de un comitet de deschidere desemnat în acest scop. Orice ofertă sau candidatură care, conform declaraţiei comitetului, nu îndeplineşte condiţiile stabilite este respinsă.
(4) Toate candidaturile sau ofertele pe care comitetul de deschidere le declară ca îndeplinind condiţiile sunt evaluate, pe baza criteriilor de selecţie şi de atribuire definite în prealabil în documentele legate de cererea de ofertă, de un comitet desemnat în acest scop, pentru a se propune cui ar trebui să i se atribuie contractul.
Contactele dintre agenţie şi candidaţi sau ofertanţi
(1) În timpul desfăşurării procedurii de achiziţii publice, toate contactele între agenţie şi candidaţi sau ofertanţi respectă condiţiile de transparenţă şi tratament egal, în conformitate cu condiţiile prevăzute la alineatele (2) şi (3). Aceste contacte nu pot duce la modificarea condiţiilor contractului şi nici a condiţiilor licitaţiei iniţiale.
(2) Înainte de data limită pentru depunerea ofertelor, în legătură cu documentele suplimentare şi informaţiile prevăzute la articolul 49, agenţia poate:
(a) la iniţiativa ofertanţilor, să comunice informaţii suplimentare exclusiv în scopul clarificării naturii contractului, astfel de informaţii urmând a fi comunicate la aceeaşi dată tuturor ofertanţilor care au solicitat specificaţiile respective;
(b) din proprie iniţiativă, dacă descoperă o eroare, o lipsă de precizie, o omisiune sau orice alt tip de greşeală de redactare în textul anunţului de contractare, al invitaţiei la licitaţie sau al caietului de sarcini, să informeze cu privire la aceasta persoanele interesate, la aceeaşi dată şi prin aceeaşi metodă care s-a aplicat pentru invitaţia iniţială la licitaţie.
(3) Dacă, după deschiderea ofertelor, sunt necesare clarificări cu privire la o ofertă sau dacă trebuie corectate greşeli evidente de redactare în ofertă, agenţia poate să contacteze ofertantul, deşi acest contact nu poate conduce la o modificare a condiţiilor licitaţiei.
(4) De fiecare dată când are loc un contact, se întocmeşte o "notă pentru dosar".
(5) În cazul contractelor pentru servicii juridice în sensul anexei IIB la Directiva 2004/18/CE şi în cazul contractelor legate de apărare, agenţia poate stabili contactele necesare cu ofertanţii pentru verificarea criteriilor de selecţie şi/sau de atribuire.
Informarea candidaţilor şi a ofertanţilor
(1) Ordonatorul de credite decide cui urmează să i se atribuie contractul, în conformitate cu criteriile de selecţie şi de atribuire specificate anterior în documentele legate de cererea de ofertă şi normele privind achiziţiile publice.
(2) Agenţia comunică tuturor candidaţilor sau ofertanţilor ale căror candidaturi sau oferte sunt respinse motivele care stau la baza acestei decizii, iar tuturor ofertanţilor ale căror oferte sunt admisibile şi care fac o cerere în scris, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei câştigătoare şi numele ofertantului căruia i se atribuie contractul. Cu toate acestea, anumite detalii nu trebuie dezvăluite în cazul în care dezvăluirea lor ar constitui un obstacol în aplicarea legii, ar fi contrară interesului public, intereselor agenţiei ori intereselor Uniunii sau ar prejudicia interesele comerciale legitime ale întreprinderilor publice sau private, sau ar putea denatura concurenţa loială între aceste întreprinderi.
În acelaşi timp cu informarea candidaţilor sau a ofertanţilor necâştigători cu privire la neacceptarea ofertelor sau a candidaturilor lor, agenţia informează şi ofertantul câştigător cu privire la decizia de atribuire, precizând că decizia comunicată nu constituie un angajament din partea agenţiei.
Anularea sau abandonarea procedurii
Înainte de semnarea contractului, agenţia poate fie să renunţe la achiziţiile publice, fie să anuleze procedura de achiziţii publice, fără ca ofertanţii sau candidaţii să poată pretinde vreo compensaţie. Decizia trebuie să fie motivată şi adusă la cunoştinţă candidaţilor sau ofertanţilor.
(1) Agenţia poate şi, în anumite cazuri prevăzute în continuare, trebuie să ceară contractanţilor să depună o garanţie în avans pentru:
(a) a asigura execuţia completă a contractului;
(b) a limita riscurile financiare legate de plata anticipată.
(2) Agenţia poate solicita o garanţie de participare la licitaţie reprezentând între 1 % şi 2 % din valoarea totală a contractului. Garanţia de participare la licitaţie este eliberată odată ce contractul a fost atribuit. Garanţia este reţinută dacă nu se depune nicio ofertă până la data limită stabilită sau dacă oferta este retrasă ulterior.
(3) În cazul în care furnizorilor, al contractanţilor sau al prestatorilor de servicii li se solicită să depună o garanţie în avans, suma şi perioada stabilite trebuie să fie suficiente pentru activarea acesteia. Garanţia este oferită de către o bancă sau o instituţie financiară autorizată. Aceasta poate fi înlocuită cu o garanţie personală şi solidară oferită de o parte terţă acceptabilă de către agenţie. Garanţia este exprimată în euro. Prin această garanţie, banca, instituţia financiară sau partea terţă oferă o garanţie irevocabilă sau devin garanţi la prima solicitare pentru obligaţiile contractantului.
(4) Ordonatorul de credite poate solicita o garanţie de bună execuţie în conformitate cu clauzele comerciale uzuale pentru contractele de achiziţii de bunuri şi servicii şi în conformitate cu caietul de sarcini caracteristic contractelor de achiziţii de lucrări. Pentru contractele de achiziţii de lucrări este obligatoriu ca această garanţie să depăşească 345000 EUR. O garanţie corespunzătoare unui procent de 10 % din valoarea totală a contractului se poate constitui prin deduceri din plăţi, la momentul efectuării acestora. Garanţia se poate înlocui cu reţinerea din plata finală a unei sume, astfel încât să se constituie o garanţie până la recepţia finală a serviciilor, a bunurilor sau a lucrărilor. Garanţiile sunt eliberate în conformitate cu prevederile contractuale, cu excepţia cazului în care contractul nu a fost executat sau a fost executat incorect sau finalizat cu întârziere. În astfel de cazuri, se reţine o parte din garanţie proporţional cu gravitatea daunelor suferite.
(5) Se solicită garanţie pentru orice plată anticipată care depăşeşte valoarea de 150000 EUR sau în cazurile prevăzute la articolul 42 alineatul (6).
Cu toate acestea, în cazul în care contractantul este un organism public, ordonatorul de credite competent, în funcţie de rezultatele analizei sale de evaluare a riscurilor, poate oferi derogări de la această obligaţie.
Garanţia se eliberează pe parcurs în momentul deducerii plăţii anticipate din plăţile intermediare sau din plăţile de solduri efectuate în beneficiul contractantului în conformitate cu prevederile contractuale.
Vicierea procedurii
(1) În cazul în care procedura de achiziţii publice sau execuţia contractului sunt viciate de erori sau nereguli substanţiale sau de fraude, agenţia suspendă execuţia contractului. Contractele se suspendă pentru a se verifica dacă presupusele erori sau nereguli substanţiale ori fraude au survenit cu adevărat. În cazul în care acestea nu se confirmă, execuţia contractului se reia cât mai curând cu putinţă (iar agenţia oferă o prelungire a termenelor limită contractuale).
(2) În cazul în care aceste erori, nereguli sau fraude sunt imputabile contractantului, agenţia poate, în afară de aceasta, să refuze efectuarea plăţilor sau poate recupera sumele deja plătite, proporţional cu gravitatea erorilor, a neregulilor sau a fraudelor.
(3) O eroare sau neregulă gravă este o încălcare a unei prevederi contractuale sau de reglementare printr-o acţiune sau omisiune care cauzează sau poate cauza o pierdere la bugetul agenţiei.
Acorduri-cadru şi contracte specifice
(1) Un acord-cadru este un acord între agenţie şi unul sau mai mulţi agenţi economici cu scopul de a stabili clauzele pentru contractele care pot fi atribuite într-o perioadă dată, în special referitor la preţurile şi, după caz, cantităţile avute în vedere. În cazul în care acordul-cadru se încheie cu mai mulţi agenţi economici, numărul acestora trebuie să fie cel puţin egal cu trei, în măsura în care există un număr suficient de agenţi economici care să îndeplinească criteriile de selecţie şi/sau de oferte admisibile care corespund criteriilor de atribuire.
Un acord-cadru cu mai mulţi agenţi economici poate lua forma mai multor contracte, însă încheiate în condiţii identice.
Durata unui acord-cadru nu poate depăşi patru ani, în afară de cazurile excepţionale justificate corespunzător, în special de obiectul acordului-cadru.
Agenţia nu poate utiliza acordurile-cadru în mod necorespunzător sau într-un mod al cărui scop sau efect ar fi împiedicarea, limitarea sau denaturarea concurenţei.
Acordurile-cadru sunt considerate contracte de achiziţii publice în cadrul procedurii de atribuire, inclusiv în ceea ce priveşte anunţarea lor.
(2) Contractele specifice bazate pe acorduri-cadru se atribuie în conformitate cu prevederile acordului-cadru, numai între agenţie şi agenţii economici care au participat iniţial la acordul-cadru.
Atunci când se atribuie contracte specifice, părţile implicate nu pot aduce modificări substanţiale prevederilor respectivului acord-cadru, în special în cazul menţionat la alineatul (3).
(3) Atunci când se încheie un acord-cadru cu un singur agent economic, contractele specifice se atribuie în limitele şi condiţiile stabilite în acordul-cadru.
Pentru atribuirea acestor contracte specifice, agenţia poate consulta în scris agentul economic parte la acordul-cadru, cerându-i să îşi suplimenteze oferta, dacă este necesar.
(4) Contractele specifice bazate pe acorduri-cadru încheiate cu mai mulţi agenţi economici se atribuie în conformitate cu următoarele condiţii:
(a) prin aplicarea prevederilor acordului-cadru, fără relansarea concursului de oferte;
(b) în cazul în care în acordul-cadru nu sunt stabilite toate condiţiile, după relansarea concursului de oferte între părţi pe baza aceloraşi clauze, dacă este necesar reformulate într-o manieră mai precisă şi, după caz, pe baza altor clauze menţionate în caietul de sarcini al acordului-cadru.
Pentru fiecare contract specific care urmează să fie atribuit în conformitate cu condiţiile de la primul paragraf litera (b), agenţia consultă în scris agenţii economici capabili să execute contractul, fixând un termen suficient de lung pentru depunerea ofertelor. Ofertele se depun în scris. Agenţia atribuie fiecare contract ofertantului care a prezentat cea mai bună ofertă, pe baza criteriilor de atribuire enumerate în caietul de sarcini al acordului-cadru.
(5) Numai contractele specifice încheiate în temeiul unor acorduri-cadru sunt precedate de un angajament bugetar.
Informarea publică privind contractele reglementate de Directiva 2004/18/CE
(1) În cazul contractelor reglementate de Directiva 2004/18/CE publicarea include un anunţ de preinformare, un anunţ de contractare şi un anunţ de atribuire.
(2) Anunţul de preinformare este anunţul prin care agenţia face cunoscută, cu titlu orientativ, valoarea totală estimată a contractelor, pe categorii de servicii sau grupe de produse, şi caracteristicile esenţiale ale contractelor de lucrări pe care intenţionează să le atribuie în cursul unui exerciţiu bugetar. Anunţul de preinformare este obligatoriu numai în cazul în care valoarea totală a contractelor este egală sau mai mare decât pragurile prevăzute la articolul 35 şi agenţia intenţionează să facă uz de posibilitatea reducerii termenelor de primire a ofertelor în conformitate cu articolul 48 alineatul (4).
Anunţul de preinformare se transmite Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene cât mai rapid posibil şi, în orice caz, până la data de 31 martie a fiecărui exerciţiu bugetar, pentru toate contractele de achiziţii de bunuri şi servicii, iar în cazul contractelor de achiziţii de lucrări, de îndată ce este posibil după decizia de autorizare a programului pentru respectivele contracte.
În cazul în care publică anunţul de preinformare privind profilul cumpărătorului, agenţia transmite Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene, prin mijloace electronice şi utilizând formatul şi procedurile de transmitere menţionate la punctul 3 din anexa VIII la Directiva 2004/18/CE, o notificare prin care anunţă publicarea anunţului de preinformare privind profilul cumpărătorului.
(3) Agenţia îşi face cunoscută intenţia de a lansa o procedură de achiziţii publice prin anunţul de contractare. Anunţul de contractare este obligatoriu pentru contractele a căror valoare estimată este egală sau mai mare decât pragurile prevăzute la articolul 36 literele (a) şi (c). Acesta nu este obligatoriu pentru contractele specifice atribuite în temeiul unui acord-cadru.
În cazul în care agenţia doreşte să atribuie un contract specific pe baza unui sistem de achiziţie dinamic îşi face cunoscută intenţia printr-un anunţ de contractare simplificat.
În cazul în care toate documentele de cerere de oferă sunt accesibile în mod liber, în totalitatea lor şi în mod direct prin mijloace electronice, în special în cadrul sistemelor de achiziţie dinamice menţionate la articolul 29, în anunţul de contractare se precizează adresa de internet la care aceste documente pot fi consultate.
În caz de procedură deschisă, anunţul de contractare specifică data, ora şi locul de întrunire a comitetului de deschidere, la care au acces toţi ofertanţii, mai puţin în cazul contractelor legate de apărare.
În cazul în care doreşte să organizeze un concurs, agenţia îşi face cunoscută această intenţie printr-un anunţ.
(4) Anunţul de atribuire comunică rezultatele procedurii de achiziţii publice. În cazul contractelor a căror valoare este egală sau mai mare decât pragurile prevăzute la articolul 36, anunţul de atribuire este obligatoriu. Acesta nu este obligatoriu pentru contractele specifice atribuite în temeiul unui acord-cadru.
Anunţul de atribuire se transmite Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene în termen 48 de zile calendaristice de la data semnării contractului.
Cu toate acestea, anunţurile referitoare la contractele bazate pe un sistem de achiziţii dinamic pot fi grupate trimestrial. În aceste cazuri, anunţurile se transmit Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene în termen de 48 de zile calendaristice de la încheierea fiecărui trimestru.
În cazul în care a organizat un concurs de proiecte, agenţia transmite Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene un anunţ privind rezultatele concursului.
(5) Anunţurile se redactează conform modelelor standard adoptate de către Comisie în temeiul Directivei 2004/18/CE.
Informarea publică privind contractele care nu sunt reglementate de Directiva 2004/18/CE
(1) Contractele a căror valoare este mai mică decât pragurile prevăzute la articolele 35 şi 36, contractele de achiziţii de servicii prevăzute în anexa IIB la Directiva 2004/18/EC şi contractele legate de apărare, cu excepţia contractelor secrete, se anunţă public prin mijloacele adecvate pentru a se asigura o licitaţie competitivă şi imparţialitatea procedurii de achiziţii publice. Anunţarea publicului implică:
(a) în absenţa publicării anunţului de contractare menţionat la articolul 21, un anunţ privind cererea de exprimare a interesului pentru contracte având un obiect similar şi o valoare egală sau mai mare decât suma menţionată la articolul 33 alineatul (1);
(b) publicarea anuală a unei liste a contractanţilor, specificând obiectul şi valoarea contractului atribuit, pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare de 25000 EUR.
Publicarea prevăzută la primul paragraf litera (b) nu este obligatorie pentru contractele specifice bazate pe un acord-cadru şi nici pentru contractele legate de apărare.
(2) Se publică anual o listă a contractanţilor cărora li se atribuie contracte privind bunuri imobile, cu indicarea obiectului şi a valorii contractelor atribuite. Se transmite anual o listă cu contractanţii cărora li s-au atribuit contracte declarate secrete în conformitate cu articolul 31 alineatul (1) litera (j) către Comitetul director, cu indicarea obiectului şi a valorii contractelor atribuite.
(3) Cu excepţia contractelor din domeniul apărării, informaţiile referitoare la contracte având o valoare egală sau mai mare decât suma menţionată la articolul 33 alineatul (1) se transmit Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene. Listele anuale de contractanţi se transmit până la data de 31 martie care urmează încheierii exerciţiului financiar.
Anunţarea ex ante şi publicarea anuală a listei contractanţilor pentru celelalte contracte, cu excepţia contractelor secrete, se fac pe site-ul internet al agenţiei; publicarea ex post se efectuează până la data de 31 martie din exerciţiul financiar următor. Publicarea se poate face şi în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Publicarea anunţurilor
(1) Oficiul pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene publică anunţurile prevăzute la articolele 21 şi 22 în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în termen de 12 zile calendaristice de la data expedierii.
Perioada menţionată la primul paragraf se reduce la cinci zile calendaristice în cazul procedurilor accelerate prevăzute la articolul 50.
(2) Agenţia trebuie să poată aduce dovezi privind data expedierii.
Alte forme de informare publică
(1) Pe lângă anunţurile prevăzute la articolele 21, 22 şi 23, contractele pot fi făcute publice în orice alt mod, în special sub formă electronică. Orice astfel de metodă de a face public un contract face referire la anunţul publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în conformitate cu prevederile articolului 23, în cazul în care s-a publicat un astfel de anunţ, şi nu poate precede publicarea respectivului anunţ, numai acesta din urmă fiind considerat autentic.
(2) Aceste metode de a face public un contract nu pot să introducă nicio discriminare între candidaţi sau ofertanţi şi nici să conţină alte informaţii decât cele conţinute în anunţul de contractare, în cazul în care acesta a fost publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Tipuri de proceduri de achiziţii publice
(1) Contractele se atribuie prin cerere de ofertă, utilizându-se licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă sau procedura negociată (inclusiv dialogul competitiv), după publicarea unui anunţ de contractare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, sau prin procedura negociată, fără publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare, dacă este cazul, în urma unui concurs.
(2) Licitaţiile sunt deschise dacă toţi agenţii economici interesaţi pot prezenta o ofertă. Acest lucru se aplică şi în cazul sistemelor de achiziţie dinamice menţionate la articolul 29. Cererile de ofertă sunt restrânse dacă toţi agenţii economici pot cere să participe, dar numai candidaţii care îndeplinesc criteriile de selecţie prevăzute la articolul 42 şi care sunt invitaţi simultan şi în scris de către agenţie pot depune o ofertă sau o soluţie în cadrul procedurii de dialog competitiv prevăzute la articolul 30.
Faza de selecţie se poate repeta pentru fiecare contract individual, inclusiv în cazul unui dialog competitiv, şi poate implica întocmirea unei liste de candidaţi potenţiali în conformitate cu procedura menţionată la articolul 33.
(3) În cadrul unei proceduri negociate, agenţia consultă ofertanţii pe care îi alege ea însăşi şi care îndeplinesc criteriile de selecţie prevăzute la articolul 42 şi negociază clauzele contractuale cu unul sau mai mulţi dintre ei.
În cadrul unei proceduri negociate, după publicarea anunţului de contractare, după cum se menţionează la articolul 32, agenţia invită simultan şi în scris candidaţii selectaţi la negocieri.
(4) Concursurile sunt proceduri care permit agenţiei să achiziţioneze, în special în domeniul arhitecturii şi al construcţiilor civile sau al prelucrării datelor, un plan sau un proiect propus de un juriu şi care a făcut obiectul unui concurs cu premii sau fără premii.
Numărul candidaţilor în cadrul procedurilor restrânse sau negociate
(1) În cadrul unei proceduri restrânse, inclusiv cea prevăzută la articolul 33, numărul de candidaţi invitaţi să prezinte o ofertă trebuie să fie de cel puţin cinci, cu condiţia să existe un număr suficient de candidaţi care să îndeplinească criteriile de selecţie.
Agenţia poate prevedea, de asemenea, un număr maxim de 20 de candidaţi, în funcţie de obiectul contractului şi pe baza unor criterii de selecţie obiective şi nediscriminatorii. În aceste cazuri, categoria vizată şi criteriile se indică în anunţul de contractare sau în cererea de exprimare a interesului prevăzută la articolele 21 şi 22.
În orice caz, numărul de candidaţi invitaţi să liciteze trebuie să fie suficient pentru a se asigura o concurenţă reală.
(2) În cadrul procedurilor negociate şi în cazul procedurilor restrânse în urma unui dialog competitiv, numărul de candidaţi invitaţi la negociere sau la licitaţie trebuie să fie de cel puţin trei, cu condiţia să existe un număr suficient de candidaţi care îndeplinesc criteriile de selecţie.
Dispoziţiile de la primul şi de la al doilea paragraf nu se aplică în următoarele cazuri:
(a) contracte care implică sume foarte mici, conform prevederilor articolului 34 alineatul (3);
(b) contracte pentru servicii juridice în sensul anexei IIB la Directiva 2004/18/CE;
(c) contracte declarate secrete în conformitate cu articolul 31 alineatul (1) litera (j);
(d) cazurile enumerate la articolul 31, cazuri în care agenţia este îndreptăţită să negocieze cu un singur ofertant sau să atribuie contractul unui singur agent economic.
(3) În cazul în care numărul candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie şi nivelurile minime este mai mic decât numărul minim specificat la alineatele (1) şi (2), agenţia poate continua procedura prin invitarea candidatului sau a candidaţilor care posedă capacităţile necesare. Cu toate acestea, agenţia nu poate să includă alţi agenţi economici care nu au cerut să participe sau candidaţi care nu posedă capacităţile necesare.
Condiţii pentru procedurile negociate
În cadrul procedurilor negociate, agenţia negociază cu ofertanţii ofertele depuse de aceştia pentru a le adapta cerinţelor stabilite în anunţul de contractare prevăzut la articolul 21 sau în caietul de sarcini şi în orice fel de documente suplimentare, pentru identificarea ofertei celei mai avantajoase. În timpul negocierii, agenţia asigură egalitatea de tratament faţă de toţi ofertanţii.
În cazul în care agenţia poate atribui contracte, în conformitate cu dispoziţiile articolului 32, utilizând o procedură negociată ulterior publicării unui anunţ de contractare, agenţia poate organiza procedura de negociere în mai multe etape, astfel încât să reducă numărul de oferte care se negociază, dar să aplice, în acelaşi timp, criteriile de atribuire stabilite în anunţul de contractare sau în caietul de sarcini. Se precizează că se va face uz de această posibilitate în anunţul de contractare sau în caietul de sarcini al contractului.
(1) Regulile de organizare a unui concurs sunt puse la dispoziţia celor interesaţi să participe. În orice caz, numărul de candidaţi invitaţi să participe trebuie să fie suficient pentru a se asigura o concurenţă reală.
(2) Juriul este desemnat de ordonatorul de credite competent. Este alcătuit exclusiv din persoane fizice care sunt independente de participanţii la concurs. În cazul în care se cere o calificare profesională specială pentru participarea la concurs, cel puţin o treime din membrii juriului trebuie să aibă aceeaşi calificare sau o calificare echivalentă.
Juriul dispune de autonomie în ceea ce priveşte exprimarea avizului său. Avizul juriului se adoptă pe baza proiectelor depuse cu titlu anonim de către candidaţi şi exclusiv în conformitate cu criteriile enunţate în anunţul de concurs.
(3) Propunerile juriului, bazate pe meritele fiecărui proiect, precum şi observaţiile sale sunt înregistrate într-un raport semnat de membrii săi. Anonimatul candidaţilor se păstrează până când juriul îşi prezintă avizul. Juriul le poate cere candidaţilor să răspundă la întrebările înregistrate în raport pentru clarificarea aspectelor legate de un proiect. Se întocmeşte un raport complet privind dialogul respectiv.
(4) Agenţia adoptă apoi o decizie, precizând numele şi adresa candidatului selectat şi raţiunile care au stat la baza alegerii prin raportare la criteriile enunţate în anunţul de concurs, în special dacă decizia sa diferă de propunerile avansate în avizul juriului.
Sistemul de achiziţii dinamic
(1) Sistemul de achiziţii dinamic menţionat la articolul 1 alineatul (6) şi la articolul 33 din Directiva 2004/18/CE este un proces în totalitate informatizat pentru efectuarea de achiziţii uzuale, care este deschis pe toată durata sa tuturor agenţilor economici care îndeplinesc criteriile de selecţie şi care au depus o ofertă orientativă în conformitate cu caietul de sarcini şi cu orice eventuale documente suplimentare. Ofertele orientative pot fi îmbunătăţite în orice moment cu condiţia de a fi în continuare conforme cu caietul de sarcini.
(2) În scopul instituirii sistemului de achiziţii dinamic, agenţia publică un anunţ de contractare în care se precizează utilizarea unui sistem de achiziţii dinamic şi se include o trimitere la adresa de internet care oferă acces liber, direct şi deplin la caietul de sarcini şi la orice eventuale documente suplimentare, de la data publicării anunţului până la expirarea sistemului.
În caietul de sarcini se indică, printre altele, natura achiziţiilor avute în vedere în cadrul sistemului în cauză şi toate informaţiile necesare referitoare la sistemul de achiziţii, echipamentele electronice utilizate şi modalitatea de conectare şi specificaţiile tehnice ale acesteia.
(3) Agenţia acordă tuturor agenţilor economici, pe durata sistemului de achiziţii dinamic, posibilitatea prezentării unei oferte orientative, în scopul admiterii în sistem în condiţiile menţionate la alineatul (1). Evaluarea se încheie în termen de maximum 15 zile de la data la care s-a prezentat oferta orientativă. Cu toate acestea, agenţia poate extinde perioada de evaluare cu condiţia ca nicio invitaţie de participare la licitaţie să nu fi fost lansată în acest timp.
Agenţia informează ofertanţii cât mai devreme cu putinţă că au fost admişi în sistemul de achiziţii dinamic sau că oferta le-a fost respinsă.
(4) Fiecare contract specific face obiectul unei invitaţii de participare la licitaţie. Înainte de lansarea acestei invitaţii, agenţia publică un anunţ de contractare simplificat prin care invită toţi agenţii economici interesaţi să depună o ofertă orientativă, într-un termen care nu poate fi mai mic de 15 zile de la data transmiterii anunţului simplificat. Agenţia poate demara licitaţia numai după ce a încheiat evaluarea tuturor ofertelor orientative primite până la expirarea termenului respectiv.
Agenţia invită toţi ofertanţii admişi în sistem să prezinte o ofertă într-un termen rezonabil. Agenţia atribuie contractul ofertantului care a prezentat oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, pe baza criteriilor de atribuire enumerate în anunţul de contractare în scopul punerii în aplicare a sistemului dinamic de achiziţie. Dacă este cazul, respectivele criterii pot fi formulate cu mai multă precizie în invitaţia la licitaţie.
(5) Durata unui sistem de achiziţii dinamic nu poate fi mai mare de patru ani, în afară de cazurile excepţionale justificate corespunzător.
Agenţia nu poate recurge la acest sistem pentru a împiedica, limita sau denatura concurenţa.
Nu se pot percepe taxe agenţilor economici interesaţi sau participanţilor la sistem.
(1) În cazul contractelor deosebit de complexe, dacă agenţia consideră că aplicarea directă a unei proceduri deschise sau condiţiile existente care reglementează procedura restrânsă nu permit atribuirea contractului ofertei celei mai avantajoase, poate recurge la dialogul competitiv conform prevederilor articolului 29 din Directiva 2004/18/CE.
Un contract este considerat "deosebit de complex" dacă agenţia nu poate să definească în mod obiectiv mijloacele tehnice capabile să satisfacă necesităţile sau obiectivele sau să specifice cadrul juridic sau financiar al proiectului.
(2) Agenţia publică un anunţ de contractare în care îşi face cunoscute necesităţile şi cerinţele, pe care le defineşte în cadrul aceluiaşi anunţ şi/sau într-un document descriptiv.
(3) Agenţia deschide un dialog competitiv cu candidaţii care îndeplinesc criteriile de selecţie prevăzute la articolul 42, în vederea identificării şi a definirii mijloacelor celor mai potrivite pentru a răspunde necesităţilor sale.
Pe parcursul dialogului, agenţia asigură egalitatea de tratament între toţi ofertanţii şi confidenţialitatea soluţiilor propuse sau a altor informaţii comunicate de un candidat care participă la dialog, în cazul în care acesta/aceasta nu consimte la dezvăluirea informaţiilor respective.
Agenţia poate prevedea ca procedura să se desfăşoare în etape succesive, pentru a reduce numărul de soluţii care trebuie discutate în etapa de dialog, aplicând criteriile de atribuire menţionate în anunţul de contractare sau în documentul descriptiv, în cazul în care se face referire la această posibilitate în anunţul de contractare sau în documentul descriptiv.
(4) După informarea participanţilor în legătură cu închiderea dialogului, agenţia le solicită acestora să îşi prezinte ofertele finale pe baza soluţiei sau a soluţiilor prezentate şi specificate pe parcursul dialogului. Aceste oferte conţin toate elementele solicitate şi necesare pentru punerea în aplicare a proiectului.
La cererea agenţiei, aceste oferte pot fi formulate mai clar, mai precis şi perfecţionate, în măsura în care acest lucru nu are ca efect modificarea elementelor de bază ale ofertei sau ale invitaţiei la licitaţie, ale căror variaţii pot denatura concurenţa sau pot avea un efect discriminatoriu.
La cererea agenţiei, ofertantului identificat ca fiind cel care a depus oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic i se poate cere să clarifice aspecte ale ofertei sau să confirme angajamentele din ofertă, cu condiţia ca acest lucru să nu aibă drept consecinţă modificarea aspectelor principale ale ofertei sau ale invitaţiei la licitaţie şi să nu rişte să denatureze concurenţa sau să producă discriminare.
(5) Agenţia poate specifica preţuri sau plăţi participanţilor la dialog.
Utilizarea procedurii negociate fără publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare
(1) Agenţia poate recurge la procedura negociată, fără publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare, oricare ar fi valoarea estimată a contractului, în următoarele cazuri:
(a) în cazul în care nu a fost prezentată nicio ofertă sau nicio ofertă corespunzătoare, sau nicio candidatură, ca răspuns la o procedură deschisă sau restrânsă după încheierea procedurii iniţiale, cu condiţia să nu fie modificate substanţial condiţiile iniţiale ale contractului, astfel cum sunt specificate în cererea de oferte menţionată la articolul 37;
(b) în cazul în care, din raţiuni tehnice sau artistice, sau din raţiuni legate de protecţia drepturilor de exclusivitate, contractul nu poate fi atribuit decât unui anumit agent economic;
(c) în cazul în care, în măsura în care este strict necesar, din raţiuni de urgenţă extremă rezultând din evenimente imprevizibile care nu sunt imputabile agenţiei este imposibil să se respecte, pentru contractele reglementate de Directiva 2004/18/CE, termenele stabilite pentru celelalte proceduri şi prevăzute la articolele 48, 49 şi 50;
(d) în cazul în care un contract de achiziţii publice de servicii se încheie în urma unui concurs şi, conform regulilor aplicabile, trebuie să fie atribuit candidatului declarat câştigător sau unuia dintre candidaţii declaraţi câştigători; în cazul din urmă, toţi candidaţii declaraţi câştigători sunt invitaţi să participe la negocieri;
(e) pentru servicii şi lucrări suplimentare neincluse în proiectul prevăzut iniţial şi nici în contractul iniţial, dar care, datorită unei situaţii neprevăzute, au devenit necesare pentru execuţia serviciilor sau a lucrărilor, sub rezerva condiţiilor enunţate la alineatul (2);
(f) pentru servicii sau lucrări noi constând în repetarea de servicii sau de lucrări similare încredinţate agentului economic căruia agenţia i-a atribuit contractul iniţial, cu condiţia ca aceste servicii sau lucrări să fie conforme cu un proiect de bază şi ca acest proiect să fi constituit obiectul unui contract iniţial atribuit prin procedură deschisă sau restrânsă, sub rezerva condiţiilor prevăzute la alineatul (3);
(g) pentru contracte de achiziţii publice de bunuri:
(i) în cazul livrărilor suplimentare destinate fie înlocuirii parţiale a furniturilor sau a instalaţiilor de uz curent, fie extinderii furniturilor sau a instalaţiilor existente, dacă schimbarea unui furnizor ar obliga agenţia să achiziţioneze echipamente cu caracteristici tehnice diferite care ar cauza incompatibilitate sau dificultăţi tehnice de utilizare şi întreţinere disproporţionate; durata unor astfel de contracte nu poate depăşi trei ani;
(ii) în cazul în care produsele sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării, experimentării, studiului sau dezvoltării, cu excepţia testelor de viabilitate economică şi a producţiei pe scară largă în scopul amortizării cheltuielilor de cercetare şi dezvoltare;
(iii) în ceea ce priveşte bunurile cotate şi achiziţionate de pe o piaţă de mărfuri;
(iv) în ceea ce priveşte achiziţiile în condiţii deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care şi-a încetat definitiv activităţile comerciale, fie de la administratori judiciari sau lichidatori în cadrul unei proceduri de faliment, al unui acord cu creditorii sau al unei proceduri similare prevăzute de legislaţia naţională;
(h) pentru contracte privind bunuri imobile, după prospectarea pieţei locale;
(i) pentru contracte de servicii juridice în sensul anexei IIB la Directiva 2004/18/CE, cu condiţia aceste contracte să fie făcute publice în mod corespunzător;
(j) pentru contractele declarate secrete de către agenţie sau pentru contractele a căror execuţie trebuie să fie însoţită de măsuri de siguranţă speciale, în conformitate cu dispoziţiile administrative în vigoare, sau atunci când acest lucru este necesar pentru protejarea intereselor esenţiale ale agenţiei, ale unuia sau ale mai multor state membre participante sau ale Uniunii;
(k) pentru contracte cu o valoare mai mică sau egală cu suma de 60000 EUR;
(l) pentru contractele de cercetare şi dezvoltare nereglementate de Directiva 2004/18/CE;
(m) pentru contractele nereglementate de Directiva 2004/18/CE, altele decât cele menţionate în altă parte în acest alineat, în cazul în care s-a publicat o cerere de exprimare a interesului;
(n) în cazul în care contractul poate fi atribuit unui agent economic anume, din motive legate de investiţiile preliminare majore referitoare la echipamente sau tehnologii de apărare, la facilităţi specifice unice de apărare, sau pentru a asigura securitatea furnizării de echipamente sau tehnologii de apărare ori în vederea necesităţii de dezvoltare în continuare a unor tehnologii inovatoare de apărare de către agentul economic respectiv;
(o) în cazul în care Comisia Europeană sau o altă organizaţie sau entitate europeană sau internaţională a încheiat un acord cu un anumit agent economic în domeniul cercetării în materie de securitate şi atribuirea unui contract de cercetare din domeniul apărării aceluiaşi agent economic este oportună;
(p) pentru contractele din domeniul apărării ce urmează să fie încadrate într-un program sau un proiect administrat în cooperare cu o altă organizaţie internaţională.
(2) Pentru serviciile şi lucrările suplimentare prevăzute la alineatul (1) litera (e), agenţia poate recurge la procedura negociată fără publicarea prealabilă a anunţului de contractare, cu condiţia ca atribuirea să se facă contractantului care execută contractul:
(a) în cazul în care aceste contracte suplimentare nu pot fi separate din punct de vedere tehnic sau economic de contractul principal fără a cauza inconveniente majore agenţiei; sau
(b) în cazul în care aceste servicii sau lucrări, deşi pot fi separate de execuţia contractului iniţial, sunt strict necesare pentru finalizarea sa.
Cu excepţia contractelor din domeniul apărării, valoarea cumulată a contractelor suplimentare nu poate depăşi 50 % din valoarea contractului iniţial.
(3) În cazurile enunţate la alineatul (1) litera (f), opţiunea recurgerii la procedura negociată este indicată de îndată ce primul contract este scos la licitaţie competitivă, iar valoarea totală estimată a contractelor de servicii sau de lucrări ulterioare este luată în considerare la calcularea pragurilor menţionate la articolul 36. Această procedură nu poate fi aplicată decât pe o perioadă de trei ani de la încheierea contractului iniţial.
Utilizarea procedurii negociate după publicarea prealabilă a unui anunţ de contractare
(a) în eventualitatea depunerii unor oferte care sunt nereglementare sau inacceptabile, în special în raport cu criteriile de selecţie sau de atribuire, în cadrul unei licitaţii deschise sau restrânse sau al unui dialog competitiv, care s-a încheiat, cu condiţia să nu fie modificate substanţial condiţiile iniţiale ale contractului, astfel cum sunt specificate în invitaţia de participare la licitaţie prevăzută la articolul 37, fără a se aduce atingere punerii în aplicare a alineatului (2);
(b) în cazuri excepţionale, atunci când este vorba de lucrări, bunuri sau servicii a căror natură sau riscuri nu permit calcularea prealabilă a preţului global de către ofertant;
(c) dacă, în special în domeniul serviciilor financiare şi al serviciilor intelectuale, serviciul care urmează să fie achiziţionat este de o asemenea natură încât specificaţiile contractuale nu pot fi stabilite cu destulă precizie pentru a permite atribuirea contractului prin selectarea celei mai bune oferte în conformitate cu regulile care guvernează procedura deschisă sau cea restrânsă;
(d) pentru contractele de achiziţii publice de lucrări, dacă lucrările sunt executate exclusiv în scopul cercetării, al experimentării sau al dezvoltării, şi nu în scopul asigurării rentabilităţii sau al recuperării cheltuielilor de cercetare şi de dezvoltare;
(e) pentru contractele de achiziţii publice de servicii prevăzute în anexa IIB la Directiva 2004/18/CE, sub rezerva dispoziţiilor articolului 31 alineatul (1) literele (i) şi (j) şi de la paragraful al doilea;
(f) fără a se aduce atingere dispoziţiilor articolului 31 alineatul (1), în cazul contractelor din domeniul apărării pentru care nu s-a publicat anterior o cerere de exprimare a interesului sau un anunţ de informare.
(2) În cazurile prevăzute la alineatul (1) litera (a), agenţia poate să nu publice un anunţ de contractare dacă include în procedura negociată toţi ofertanţii care îndeplinesc criteriile de selecţie şi care, în cursul procedurii anterioare, au depus oferte în conformitate cu cerinţele formale ale procedurii de achiziţii publice.
Cererile de exprimare a interesului
(1) Cererea de exprimare a interesului constituie un mod de preselecţie a candidaţilor care vor fi invitaţi să prezinte oferte ca răspuns la viitoare invitaţii restrânse la licitaţii pentru contracte cu o valoare de cel puţin 60000 EUR, sub rezerva dispoziţiilor articolului 31 sau 32. Cererea de exprimare a interesului se utilizează, de asemenea, sub rezerva dispoziţiilor articolului 31 sau 32, ca modalitate de preselecţie a candidaţilor care vor fi invitaţi să prezinte oferte ca răspuns la viitoare invitaţii restrânse la licitaţii pentru contracte din domeniul apărării, indiferent de valoarea contractului şi indiferent dacă se aplică procedura restrânsă sau procedura negociată.
(2) Lista întocmită în urma cererii de exprimare a interesului este valabilă cel mult trei ani de la data la care anunţul prevăzut la articolul 22 alineatul (1) litera (a) este transmis Oficiului pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene sau publicat pe site-ul internet al agenţiei. Orice persoană interesată poate depune o cerere în orice moment al perioadei de valabilitate a listei, cu excepţia ultimelor trei luni ale acestei perioade. Astfel de liste pot fi împărţite în subcategorii în funcţie de tipul de contract pentru care sunt valabile.
(3) În cazul în care urmează să fie atribuit un contract specific, agenţia invită fie toţi candidaţii înscrişi pe listă, fie numai pe unii dintre aceştia, pe baza unor criterii de selecţie obiective şi nediscriminatorii proprii contractului, să depună o ofertă.
Contracte cu valoare mică
(1) Se poate recurge la procedura negociată cu consultarea a cel puţin cinci candidaţi pentru contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 60000 EUR finanţate în cadrul bugetului de funcţionare şi cu o valoare mai mică de 137000 euro finanţate în cadrul bugetului operaţional, sub rezerva dispoziţiilor articolului 31 sau 32.
În cazul în care, în urma consultării candidaţilor, agenţia primeşte o singură ofertă valabilă din punct de vedere administrativ şi tehnic, contractul poate fi atribuit cu condiţia să fie îndeplinite criteriile de atribuire.
(2) Procedura negociată cu cel puţin trei candidaţi poate fi utilizată pentru contracte cu o valoare mai mică sau egală cu 25000 EUR finanţate în cadrul bugetului de funcţionare şi cu o valoare mai mică de 60000 EUR finanţate în cadrul bugetului operaţional.
(3) Contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 3500 EUR finanţate în cadrul bugetului de funcţionare şi cu o valoare mai mică de 5000 EUR finanţate în cadrul bugetului operaţional pot fi atribuite pe baza unei singure oferte.
(4) Plata privind cheltuielile care însumează o valoare mai mică sau egală cu 200 EUR poate consta într-o plată efectuată pe baza unei facturi, fără acceptarea în prealabil a unei oferte.
Praguri pentru anunţurile de preinformare
Pragurile pentru publicarea unui anunţ de preinformare sunt următoarele:
(a) 750000 EUR pentru contractele de achiziţii publice de bunuri şi servicii enunţate în anexa IIA la Directiva 2004/18/CE;
(b) 5278000 EUR pentru contracte de achiziţii publice de lucrări.
Praguri aplicabile procedurilor în conformitate cu Directiva 2004/18/CE
Pragurile menţionate la articolul 5 sunt următoarele:
(a) 137000 EUR pentru contractele de achiziţii publice de bunuri şi servicii enunţate în anexa IIA la Directiva 2004/18/CE, cu excepţia contractelor de cercetare şi dezvoltare menţionate la categoria 8 din respectiva anexă;
(b) 211000 EUR pentru contractele de achiziţii publice de servicii enunţate în anexa IIB la Directiva 2004/18/CE şi pentru contractele de cercetare şi dezvoltare menţionate la categoria 8 din anexa IIA la respectiva directivă;
(c) 5278000 EUR pentru contracte de achiziţii publice de lucrări.
Documente referitoare la invitaţia de participare la licitaţie
(1) Documentele referitoare la invitaţia de participare la invitaţie includ cel puţin:
(a) invitaţia de participare la licitaţie sau la negocieri sau de participare la dialog în cadrul procedurii prevăzute la articolul 30;
(b) caietul de sarcini ataşat, la care se anexează clauzele şi condiţiile generale aplicabile contractelor sau, în cazul unui dialog competitiv, conform prevederilor articolului 30, un document în care se descriu necesităţile şi solicitările agenţiei sau se face trimitere la adresa de internet la care se poate consulta respectivul caiet de sarcini sau document;
(c) modelul de contract.
Documentele aferente invitaţiei de participare la licitaţie conţin o trimitere la măsurile de anunţare publică a licitaţiei, prevăzute la articolele 21-24.
(2) Invitaţia de participare la licitaţie sau la negocieri sau de participare la dialog menţionează cel puţin:
(a) normele de depunere şi prezentare a ofertelor, care includ în special data şi ora limită de depunere, eventualele cerinţe legate de completarea formularului-tip de răspuns, documentele care trebuie anexate, inclusiv cele care dovedesc capacitatea financiară, economică, tehnică şi profesională, prevăzute la articolul 42, în cazul în care acestea nu sunt specificate în anunţul de contractare, precum şi adresa la care acestea trebuie trimise;
(b) faptul că depunerea ofertei implică acceptarea caietului de sarcini şi a clauzelor şi a condiţiilor generale prevăzute la alineatul (1) aferente ofertei şi că depunerea ofertei creează obligaţii contractantului căruia i se atribuie contractul, pe parcursul execuţiei acestuia;
(c) perioada de valabilitate a ofertei, în timpul căreia aceasta nu poate fi modificată;
(d) interdicţia oricărui contact între agenţie şi ofertant în timpul desfăşurării procedurii, în afară de cazurile excepţionale şi, dacă se prevede o vizită la faţa locului, stabilirea condiţiilor acestei vizite.
(e) data stabilită şi adresa la care se începe faza de consultare, în cazul unui dialog competitiv.
(3) Caietul de sarcini specifică cel puţin:
(a) criteriile de excludere şi criteriile de selecţie aplicabile contractului, cu excepţia procedurii restrânse, inclusiv în urma unui dialog competitiv şi a procedurilor negociate cu publicarea prealabilă a unui anunţ prevăzute la articolul 32; în aceste cazuri, criteriile menţionate apar numai în anunţul de contractare sau în invitaţia de exprimare a interesului;
(b) criteriile de atribuire şi ponderarea lor relativă sau, dacă este cazul, ordinea descrescătoare ca importanţă în care se aplică criteriile, dacă aceasta nu este precizată în anunţul de contractare;
(c) specificaţiile tehnice prevăzute la articolul 38;
(d) cerinţele minime pe care trebuie să le respecte variantele în procedurile prevăzute la articolul 45 alineatul (2), conform cărora contractul se atribuie pe baza ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, în cazul în care agenţia a precizat în anunţul de contractare că astfel de variante sunt permise;
(e) faptul că se aplică dispoziţiile Deciziei reprezentanţilor guvernelor statelor membre ale Uniunii Europene, reuniţi în cadrul Consiliului, privind privilegiile şi imunităţile acordate Agenţiei Europene de Apărare şi membrilor personalului său din 10 noiembrie 2004, completată de protocolul adiţional dintre Regatul Belgiei şi agenţie;
(f) modalităţile de dovedire a accesului la contracte, conform prevederilor articolului 41;
(g) în cadrul sistemelor de achiziţii dinamice menţionate la articolul 29, natura achiziţiilor avute în vedere, precum şi toate informaţiile necesare referitoare la sistemul de achiziţii, echipamentele electronice utilizate şi modalitatea de conectare şi specificaţiile tehnice ale acesteia.
(4) Modelul de contract precizează în special:
(a) penalizările pentru nerespectarea clauzelor sale;
(b) datele care trebuie cuprinse în facturi sau în documentele justificative relevante;
(c) legea aplicabilă contractului şi instanţa competentă pentru judecarea litigiilor.
(5) Agenţia poate cere informaţii de la ofertant cu privire la orice parte a contractului pe care ofertantul intenţionează să o subcontracteze unor terţi şi cu privire la identitatea subcontractanţilor.
(6) În contextul furnizării de specificaţii tehnice agenţilor economici interesaţi, al selecţiei agenţilor economici şi al atribuirii contractelor, agenţia poate impune cerinţe în vederea protejării caracterului confidenţial sau secret al informaţiilor pe care le pune la dispoziţie.
(7) Fără a aduce atingere dispoziţiilor referitoare la obligaţiile de a face publice contractele atribuite şi de a furniza informaţii candidaţilor şi ofertanţilor, agenţia nu divulgă informaţii care i-au fost înaintate de către agenţii economici şi pe care aceştia le-au indicat ca fiind confidenţiale; aceste informaţii cuprind, în special, secrete de ordin tehnic sau comercial şi aspectele confidenţiale ale ofertelor sau ale solicitărilor de participare. În cadrul schimbului de informaţii dintre agenţie şi candidaţi sau ofertanţi, informaţiile secrete se utilizează, se transmit, se stochează, se prelucrează şi sunt protejate în conformitate cu Decizia 2001/264/CE a Consiliului din 19 martie 2001 de adoptare a regulamentului de securitate al Consiliului [3].
(1) Specificaţiile tehnice permit egalitatea de acces a candidaţilor şi a ofertanţilor şi nu au ca efect crearea de obstacole nejustificate în calea unei licitaţii competitive. Specificaţiile definesc caracteristicile pe care trebuie să le prezinte un produs, serviciu, material sau lucrare în raport cu utilizarea destinată acestora de către agenţie.
(2) Caracteristicile prevăzute la alineatul (1) includ:
(a) nivelurile de calitate;
(b) performanţele ecologice;
(c) ori de câte ori este posibil, criteriile privind accesibilitatea persoanelor cu handicap sau proiectarea pentru toate tipurile de utilizatori;
(d) nivelurile şi procedurile de evaluare a conformităţii;
(e) adecvarea pentru utilizare;
(f) siguranţa sau dimensiunile, inclusiv, pentru furnituri, denumirea comercială şi instrucţiunile de utilizare, iar pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, testarea şi metodele de testare, ambalajul, marcarea şi etichetarea, procedurile şi metodele de producţie;
(g) pentru contractele de achiziţii publice de lucrări, procedurile referitoare la asigurarea calităţii, precum şi normele de proiectare şi calcul al preţului de cost, condiţiile de testare, control şi recepţie a lucrărilor şi metodele sau tehnicile de construcţie şi toate celelalte condiţii tehnice pe care agenţia le poate impune prin reglementări generale sau specifice în ceea ce priveşte lucrările finalizate şi materialele sau subansamblele pe care acestea le implică.
(3) Specificaţiile tehnice se formulează după cum urmează:
(a) prin trimitere la standardele europene sau la avizele tehnice europene, sau la specificaţiile tehnice comune, dacă acestea există, la standardele internaţionale sau la alte materiale de referinţă tehnice elaborate de organisme europene de standardizare sau, în lipsa acestora, echivalentele lor naţionale. Fiecare trimitere este urmată de expresia "sau echivalent"; sau
(b) prin menţionarea performanţelor sau a cerinţelor funcţionale, care pot include caracteristicile de mediu şi care trebuie să fie suficient de detaliate pentru a permite ofertanţilor să determine scopul contractului şi agenţiei să atribuie contractul; sau
(c) prin combinarea acestor două metode de formulare.
(4) În cazul în care agenţia recurge la posibilitatea de a se referi la specificaţiile prevăzute la alineatul (3) litera (a), aceasta nu poate respinge o ofertă pe motiv că aceasta nu este conformă cu aceste specificaţii dacă ofertantul sau candidatul convinge agenţia, prin orice mijloc adecvat, că oferta îndeplineşte cerinţele stabilite în manieră similară.
Mijloacele adecvate pot lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de testare din partea unui organism autorizat.
(5) În cazul în care agenţia recurge la posibilitatea prevăzută la alineatul (3) litera (b) de a prescrie specificaţii în ceea ce priveşte execuţia sau cerinţele funcţionale, aceasta nu poate respinge o ofertă care este conformă cu un standard naţional care transpune un standard european, cu un aviz tehnic european sau o specificaţie tehnică comună, un standard internaţional sau un material tehnic de referinţă elaborat de un organism european de standardizare, dacă aceste specificaţii se referă la cerinţele de execuţie sau funcţionale necesare.
Ofertantul trebuie să convingă agenţia, prin orice mijloace adecvate, că oferta corespunde cerinţelor de execuţie sau funcţionale stabilite de către agenţie. Mijlocul adecvat poate lua forma unui dosar tehnic al fabricantului sau a unui raport de probă din partea unui organism autorizat.
(6) În cazul în care agenţia stabileşte caracteristici de mediu în ceea ce priveşte execuţia sau cerinţele funcţionale, aceasta poate întrebuinţa specificaţii detaliate sau, dacă este cazul, părţi din acestea, astfel cum sunt definite de etichetele ecologice europene, multinaţionale sau naţionale sau de orice alte etichete ecologice, cu condiţia îndeplinirii următoarelor condiţii:
(a) specificaţiile utilizate să fie adecvate definirii caracteristicilor bunurilor sau ale serviciilor care fac obiectul contractului;
(b) cerinţele etichetei să fie stabilite pe baza informaţiilor ştiinţifice;
(c) etichetele ecologice să fie adoptate printr-o procedură în cadrul căreia să poată participa toate părţile interesate, precum organismele guvernamentale, consumatorii, fabricanţii, distribuitorii şi organizaţiile de mediu;
(d) etichetele ecologice să fie accesibile tuturor părţilor interesate.
Agenţia poate indica faptul că se presupune că produsele sau serviciile care poartă etichetă ecologică corespund specificaţiilor tehnice prevăzute în documentele contractului. Agenţia acceptă orice alt mijloc de probă adecvat, precum un dosar tehnic al fabricantului sau un raport de testare întocmit de un organism autorizat.
(7) Un organism autorizat în sensul alineatelor (4), (5) şi (6) este un laborator de testare şi calibrare sau un organism de certificare şi control care respectă normele europene în vigoare.
(8) În afară de cazurile excepţionale, justificate corespunzător de obiectul contractului, aceste specificaţii nu pot face referire la o anumită producție sau proveniență sau la un proces specific de fabricație, sau la mărci, brevete, modele, denumiri de origine, sau la indicații de producţie specifice care ar putea avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor produse sau agenţi economici. În cazul în care nu este posibil să se prezinte o descriere suficient de amănunţită şi inteligibilă a obiectului contractului, referinţa este urmată de cuvintele "sau echivalent".
Revizuirea preţurilor
(1) Documentele aferente invitaţiei de participare la licitaţie trebuie să specifice clar dacă trebuie fixat un preţ ferm, care nu poate fi revizuit.
(2) În caz contrar, documentele aferente invitaţiei de participare la licitaţie prevăd condiţiile şi/sau formulele de revizuire a preţurilor pe toată durata contractului. În astfel de cazuri agenţia ia în considerare în special următoarele aspecte:
(a) obiectul procedurii de achiziţii publice şi conjunctura economică în care aceasta are loc;
(b) tipul şi durata sarcinilor şi a contractului;
(c) interesele sale financiare.
Sancţiuni administrative şi financiare
(1) Fără a aduce atingere penalizărilor prevăzute în contract, candidaţii sau ofertanţii şi contractanţii care au dat declaraţii false sau cu privire la care s-a constatat că au comis abateri grave în îndeplinirea obligaţiilor contractuale în cadrul unei proceduri de achiziţii publice anterioare sunt excluşi de la toate contractele acordate de la bugetul general al agenţiei pe o perioadă de maximum doi ani de la data când s-a constatat abaterea, confirmată după o procedură contradictorie cu contractantul.
Această perioadă poate fi prelungită la trei ani în cazul unei recidive în cursul următorilor cinci ani de la prima abatere.
Ofertanţii sau candidaţii care s-au făcut vinovaţi de declaraţii false primesc de asemenea penalizări financiare reprezentând 2 până la 10 % din valoarea totală a contractului în curs de atribuire.
Contractanţii în cazul cărora s-a constatat că au comis abateri grave de la obligaţiile contractuale primesc penalizări financiare reprezentând 2 până la 10 % din valoarea totală a contractului în cauză.
Această rată poate creşte la 4 până la 20 % în cazul unei recidive produse în următorii cinci ani de la comiterea primei abateri.
(2) În cazurile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) literele (a), (c) şi (d), candidaţii sau ofertanţii sunt excluşi de la toate contractele pe o perioadă de maximum doi ani de la data constatării abaterii, confirmată după o procedură contradictorie cu contractantul.
În cazurile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) literele (b) şi (e), candidaţii sau ofertanţii sunt excluşi de la toate contractele pe o perioadă de minimum un an şi de maximum patru ani de la data notificării hotărârii judecătoreşti.
Aceste perioade pot fi prelungite la cinci ani în cazul unei recidive produse în următorii cinci ani de la comiterea primei abateri sau de la pronunţarea primei hotărâri judecătoreşti.
(3) Cazurile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) litera (e) includ:
(a) cazurile de fraudă prevăzute la articolul 1 din Convenţia privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene, redactată în baza Actului Consiliului din 26 iulie 1995 [4];
(b) cazurile de corupţie prevăzute la articolul 3 din Convenţia privind lupta împotriva corupţiei care implică funcţionari ai Comunităţilor Europene sau funcţionari ai statelor membre ale Uniunii Europene, redactată în baza Actului Consiliului din 26 mai 1997 [5];
(c) cazurile de participare la o organizaţie criminală, astfel cum sunt definite la articolul 2 alineatul (1) din Acţiunea comună 98/733/JAI a Consiliului din 21 decembrie 1998 privind incriminarea participării la o organizaţie criminală în statele membre ale Uniunii Europene [6];
(d) cazurile de spălare a banilor, astfel cum sunt definite la articolul 1 din Directiva 91/308/CEE a Consiliului din 10 iunie 1991 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor [7].
(1) Agenţia acceptă, ca dovadă suficientă că ofertantul sau candidatul nu se află într-una dintre situaţiile descrise la articolul 9 alineatul (1) litera (a), (b) sau (e), prezentarea unui extras recent din cazierul judiciar sau, în absenţa acestuia, un document echivalent recent eliberat de o autoritate judiciară sau administrativă din ţara de origine sau de provenienţă, din care rezultă că aceste cerinţe sunt îndeplinite. Agenţia acceptă, ca dovadă suficientă că ofertantul sau candidatul nu se află într-una dintre situaţiile descrise la articolul 9 alineatul (1) litera (d), un certificat recent eliberat de autoritatea competentă din ţara în cauză.
În cazul în care în ţara în cauză nu se eliberează documentul sau certificatul menţionat la primul paragraf şi în cazul celorlalte cazuri de excludere prevăzute la articolul 9, respectivul document sau certificat poate fi înlocuit de o declaraţie sub jurământ sau, în lipsa acesteia, o declaraţie solemnă făcută de partea interesată în faţa unei autorităţi judiciare sau administrative, a unui notar sau a unui organism profesional calificat din ţara sa de origine sau de provenienţă.
(2) Pentru contractele cu o valoare mai mică de 60000 EUR finanţate în cadrul bugetului de funcţionare şi cu o valoare mai mică de 137000 EUR finanţate în cadrul bugetului operaţional agenţia poate solicita candidaţilor sau ofertanţilor, în funcţie de analiza riscurilor efectuată de ordonatorul de credite, să întocmească doar o declaraţie pe propria răspundere în care să specifice că nu se află într-una dintre situaţiile menţionate la articolele 9 şi 10.
În cazul consorţiilor, oricare ar fi valoarea contractului, agenţia poate accepta ca numai liderul consorţiului să furnizeze documentele solicitate în temeiul alineatului (1) de mai sus, cu condiţia ca respectivul lider să îşi asume răspunderea individual şi solidar cu toţi ceilalţi membri ai consorţiului pe durata procedurii de licitaţie şi pe durata execuţiei eventualului contract; şi, de asemenea, cu condiţia ca ceilalţi membri ai consorţiului să furnizeze agenţiei o declaraţie pe propria răspundere că nu se află într-una dintre situaţiile menţionate la articolele 9 şi 10.
(3) În funcţie de legislaţia naţională a ţării în care este stabilit candidatul sau ofertantul, documentele prevăzute la alineatul (1) se referă la persoane juridice şi/sau fizice, inclusiv, dacă agenţia consideră că acest lucru este necesar, directori de societăţi şi orice persoană cu putere de reprezentare, decizie sau control privind candidatul sau ofertantul.
(4) În cazul în care există îndoieli din partea agenţiei referitoare la eventualitatea ca ofertanţii sau candidaţii să se afle într-una dintre situaţiile de excludere, aceasta poate solicita ea însăşi autorităţilor competente menţionate la alineatul (1) să obţină orice informaţii considerate necesare în legătură cu situaţia respectivă.
(5) Agenţia poate exonera un candidat sau ofertant de obligaţia de a depune documentele justificative menţionate la alineatul (1) în cazul în care astfel de dovezi au fost depuse deja în scopul unei alte proceduri de achiziţii publice, cu condiţia ca documentele să nu fi fost eliberate cu mai mult de un an în urmă şi să fie încă valabile.
În acest caz, candidatul sau ofertantul declară pe proprie răspundere că documentele justificative au fost deja depuse în scopul unei alte proceduri de achiziţii publice şi confirmă că nu au intervenit schimbări în ceea ce priveşte situaţia sa.
(6) Ofertanţii indică statul în care se află sediul sau domiciliul lor şi prezintă documente justificative în acest sens, acceptabile uzual conform legislaţiei statului respectiv.
(1) Agenţia stabileşte criterii de selecţie clare şi nediscriminatorii.
(2) Criteriile de selecţie se aplică în cadrul tuturor procedurilor de achiziţii publice în scopul evaluării capacităţii financiare, economice, tehnice şi profesionale a candidatului sau a ofertantului.
Agenţia poate stabili niveluri minime de capacitate sub care candidaţii nu pot fi selectaţi.
(3) Oricărui ofertant sau candidat i se poate cere să dovedească că are autorizarea să execute contractul conform dreptului naţional, lucru dovedit prin înscrierea în registrul comerţului sau registrul profesional sau de o declaraţie sub jurământ sau certificat, apartenenţa la o organizaţie specifică, autorizare expresă sau înscrierea în registrul TVA.
(4) Agenţia precizează în anunţul de contractare sau în invitaţia de exprimare a interesului, sau în invitaţia de prezentare a unei oferte, referinţele alese pentru a verifica situaţia financiară sau capacitatea juridică a ofertanţilor sau a candidaţilor.
(5) Informaţiile cerute de agenţie ca dovadă a capacităţii financiare, economice, tehnice şi profesionale a candidatului sau a ofertantului şi nivelurile minime de capacitate solicitate în conformitate cu dispoziţiile alineatului (2) nu pot depăşi obiectul contractului şi ţin cont de interesele legitime ale agenţilor economici în ceea ce priveşte în special protejarea secretelor tehnice şi comerciale ale societăţii respective.
(6) Pentru contractele cu o valoare mai mică sau egală cu 60000 EUR finanţate în cadrul bugetului de funcţionare şi cu o valoare mai mică sau egală cu 137000 EUR finanţate în cadrul bugetului operaţional, agenţia poate opta, în funcţie de analiza riscurilor efectuată de ordonatorul de credite, să nu solicite candidaţilor sau ofertanţilor să prezinte documente justificative privind capacitatea lor financiară, economică, tehnică şi profesională. În acest caz nu se pot efectua plăţi anticipate sau intermediare.
(7) Agenţia poate solicita, având în vedere cerinţele specifice pentru execuţia corespunzătoare a contractului, informaţii suplimentare în legătură cu candidaţii sau ofertanţii şi subcontractanţii lor, dacă este cazul: un sistem valabil şi funcţional de anchete de securitate la nivelul adecvat şi autorizaţii de securitate pentru persoanele care vor participa la execuţia contractului, informaţii despre bazele lor tehnologice sau industriale de pe teritoriul oricărui stat membru participant. Aceste cerinţe se indică în anunţul de contractare sau în invitaţia de exprimare a interesului, sau în invitaţia de prezentare a unei oferte.
(8) În cazul contractelor din domeniul apărării, agenţia poate încuraja, în mod transparent şi nediscriminatoriu, consorţiile constituite din agenţi economici care îndeplinesc condiţiile stabilite la articolul 7 alineatul (2) şi promovează principii similare cu codul agenţiei privind cele mai bune practici legate de lanţul de distribuţie, în scopul încurajării concurenţei sporite şi loiale între toţi furnizorii, inclusiv întreprinderile mici şi mijlocii (IMM-uri) în avalul lanţului de distribuţie. Se poate face trimitere la codul agenţiei privind cele mai bune practici legate de lanţul de distribuţie în anunţul de contractare sau în cererea de exprimare a interesului, sau în invitaţia de depunere de oferte.
Capacitatea economică şi financiară
(1) Dovada capacităţii economice şi financiare poate fi furnizată în special prin unul sau mai multe dintre următoarele documente:
(a) declaraţii corespunzătoare de la bănci sau dovezi de încheiere a unei asigurări împotriva riscurilor profesionale;
(b) prezentarea de bilanţuri sau de extrase de bilanţuri pentru cel puţin ultimele două exerciţii încheiate, în cazul în care publicarea bilanţului este cerută de dreptul societăţilor comerciale din ţara în care este stabilit agentul economic;
(c) o declaraţie privind cifra de afaceri globală şi cifra de afaceri referitoare la lucrările, bunurile sau serviciile reglementate de contract în cursul unei perioade care să nu depăşească ultimele trei exerciţii financiare.
(2) În cazul în care, dintr-un motiv excepţional considerat întemeiat de către agenţie, ofertantul sau candidatul nu poate furniza documentele pe care le solicită agenţia, acesta îşi poate dovedi capacitatea economică şi financiară prin alte mijloace, considerate corespunzătoare de către agenţie.
(3) Un agent economic poate, dacă este cazul şi pentru un contract specific, să se bazeze pe capacităţile altor entităţi, indiferent de natura juridică a legăturilor dintre el şi aceste entităţi. În acest caz, trebuie să demonstreze agenţiei că va avea la dispoziţie resursele necesare pentru execuţia contractului, de exemplu, prin prezentarea unui angajament din partea entităţilor în cauză de a pune resursele respective la dispoziţia sa.
În aceleaşi condiţii, un consorţiu de agenţi economici astfel cum este descris la articolul 7 alineatul (2) poate să se bazeze pe capacităţile membrilor consorţiului sau ale altor entităţi.
Capacitatea tehnică şi profesională
(1) Capacitatea tehnică şi profesională a agenţilor economici este evaluată şi verificată în conformitate cu alineatele (2) şi (3). În procedurile de achiziţii publice de bunuri care necesită lucrări de amplasament sau de instalare, de servicii şi/sau de lucrări, această capacitate se evaluează ţinând cont, în special, de cunoştinţele de specialitate (know-how), eficienţa, experienţa şi fiabilitatea lor.
(2) Capacitatea tehnică şi profesională a prestatorului de servicii sau a contractantului poate fi dovedită, în funcţie de natura, cantitatea sau dimensiunea şi scopul bunurilor, serviciilor sau lucrărilor care urmează să fie furnizate, pe baza următoarelor documente:
(a) titluri oficiale referitoare la studii şi calificări profesionale ale prestatorului de servicii sau ale contractantului şi/sau ale personalului său de conducere, în special ale persoanei sau ale persoanelor responsabile pentru prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor;
(b) o listă:
(i) a principalelor servicii prestate şi livrărilor de furnituri efectuate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor şi a beneficiarilor, publici sau privaţi;
(ii) a lucrărilor efectuate în ultimii cinci ani, cu indicarea valorilor lor, a datei şi a locului. Lista celor mai importante lucrări este însoţită de certificate de bună execuţie, specificând dacă au fost efectuate la standarde profesionale şi dacă au fost duse la bun sfârşit;
(c) o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor şi a instalaţiilor care urmează să fie utilizate de prestatorul de servicii sau de contractant pentru execuţia unui contract de servicii sau de lucrări;
(d) o descriere a echipamentelor tehnice şi a măsurilor aplicate pentru asigurarea calităţii bunurilor şi a serviciilor şi o descriere a resurselor de studiu şi cercetare ale prestatorului de servicii sau ale contractantului;
(e) o indicare a tehnicienilor sau a organismelor tehnice implicate, indiferent dacă aparţin direct sau nu prestatorului de servicii sau contractantului, în special a celor responsabili pentru controlul calităţii;
(f) în ceea ce priveşte bunurile: eşantioane, descrieri şi/sau fotografii autentice şi/sau certificate întocmite de institute sau agenţii oficiale pentru controlul calităţii, a căror competenţă este recunoscută şi atestând conformitatea produselor cu specificaţiile sau standardele în vigoare;
(g) o declaraţie indicând cifra medie anuală a forţei de muncă şi numărul persoanelor cu funcție de conducere de care a dispus prestatorul de servicii sau contractantul în ultimii trei ani;
(h) o indicare a proporţiei din contract pe care prestatorul de servicii sau contractantul are eventual intenţia de a o subcontracta;
(i) pentru contractele de achiziţii publice de lucrări şi de servicii şi numai atunci când este cazul, indicarea măsurilor de gestionare a mediului pe care agentul economic le poate aplica pe parcursul execuţiei contractului.
În cazul în care serviciile sau bunurile prevăzute la litera (b) punctul (i) sunt furnizate agenţiei, dovada prestării respectivelor servicii sau a furnizării respectivelor bunuri se face sub formă de certificate emise sau contrasemnate de autoritatea competentă.
(3) Dacă serviciile şi produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepţional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacităţii tehnice şi profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de agenţie sau în numele acesteia de un organism oficial competent din ţara în care este stabilit prestatorul de servicii sau contractantul, cu acordul organului în cauză. Această verificare are ca obiect capacitatea tehnică şi capacitatea de producţie a prestatorului de servicii sau a contractantului şi, dacă este necesar, mijloacele sale de studiu şi de cercetare, precum şi măsurile de control al calităţii.
(4) În cazul în care solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către agentul economic a anumitor standarde de asigurare a calităţii, agenţia face trimitere la sistemele de asigurare a calităţii bazate pe seriile de standarde europene relevante certificate de organisme care respectă seriile de norme europene privind certificarea.
(5) În cazul în care solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către agentul economic a anumitor standarde de mediu, agenţia face trimitere la Schema comunitară de management de mediu şi audit (EMAS), prevăzută prin dispoziţiile Regulamentului (CE) nr. 761/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului [8], sau la standarde de mediu bazate pe standardele europene sau internaţionale relevante certificate de organisme care respectă dreptul comunitar, sau la standardele europene sau internaţionale relevante privind certificarea. Agenţia recunoaşte certificatele echivalente emise de organisme înfiinţate în alte state membre. De asemenea, agenţia acceptă şi alte dovezi ale măsurilor echivalente de gestionare a mediului prezentate de agenţii economici.
(6) Prestatorul de servicii sau contractantul poate, dacă este cazul şi pentru un contract individual, să se bazeze pe capacităţile altor entităţi, indiferent de natura juridică a legăturilor dintre el şi aceste entităţi. În acest caz, acesta demonstrează agenţiei că va avea la dispoziţie resursele necesare pentru execuţia contractului, de exemplu, prin prezentarea unui angajament din partea entităţilor în cauză de a pune resursele respective la dispoziţia sa.
Condiţii şi criterii de selecţie
(1) Fără a se aduce atingere dispoziţiilor articolului 10, contractele se atribuie prin una dintre următoarele două metode:
(a) prin procedura de atribuire automată, în acest caz contractul fiind atribuit ofertei care prezintă cel mai scăzut preţ, satisfăcând în acelaşi timp condiţiile stabilite;
(b) prin procedura de atribuire ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(2) Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic este cea care prezintă cel mai bun raport calitate-preţ, ţinând cont de criteriile justificate de obiectul contractului, precum preţul cerut, valoarea tehnică, caracteristicile estetice şi funcţionale, caracteristicile de mediu, costurile curente, rentabilitatea, termenul de execuţie sau de livrare, serviciile postvânzare şi asistenţa tehnică.
(3) Agenţia specifică în anunţul de contractare sau în caietul de sarcini, sau în documentul descriptiv ponderarea aplicată fiecăruia dintre criterii în determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic. Ponderea poate fi exprimată printr-un punctaj întocmit corespunzător în ceea ce priveşte intervalul dintre maxim şi minim.
Ponderarea aplicată preţului faţă de celelalte criterii nu poate conduce la neutralizarea criteriului preţului în alegerea contractantului, fără a aduce atingere grilei stabilite de agenţie pentru remunerarea anumitor servicii, precum serviciile prestate de experţi în scop de evaluare.
Dacă, în cazuri excepţionale, ponderarea este practic imposibilă, în special datorită obiectului contractului, agenţia precizează numai ordinea descrescătoare a importanţei în care criteriile urmează a fi aplicate.
(4) În cazul contractelor din domeniul apărării, criteriul principal de selecţie a contractantului va consta în alegerea soluţiei celei mai avantajoase din punct de vedere economic pentru exigenţele specifice fiecărui contract, luând în considerare, printre altele, costurile (atât de achiziţionare, cât şi cele aferente ciclului de viaţă), conformitatea tehnică, asigurarea calităţii şi calendarul de livrare, precum şi, dacă este cazul, securitatea aprovizionării şi abordarea propusă cu privire la selecţia surselor de aprovizionare în conformitate cu principiile din codul de bune practici privind lanţul de distribuţie (CoBPSC).
Utilizarea licitaţiilor electronice
(1) În cadrul procedurilor deschise, restrânse sau negociate, în cazul menţionat la articolul 32 alineatul (1) litera (a), agenţia poate decide ca atribuirea unui contract de achiziţii publice să fie precedată de o licitaţie electronică, în conformitate cu prevederile articolului 54 din Directiva 2004/18/CE, dacă specificaţiile contractului se pot stabili cu precizie.
În circumstanţe identice, o licitaţie electronică poate fi utilizată la redeschiderea competiţiei între participanţii la un acord-cadru, conform prevederilor articolului 20, şi la deschiderea competiţiei pentru contracte ce urmează a fi atribuite în cadrul sistemului de achiziţionare dinamic prevăzut la articolul 29.
Licitaţia electronică se bazează fie numai pe preţuri, caz în care contractul se atribuie ofertei cu preţul cel mai scăzut, fie pe preţurile şi/sau valorile caracteristicilor ofertelor indicate în caietul de sarcini, caz în care contractul se atribuie ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic.
(2) În cazul în care agenţia decide să organizeze o licitaţie electronică, precizează acest lucru în anunţul de contractare.
Caietul de sarcini cuprinde următoarele informații:
(a) caracteristicile, valorile care fac obiectul licitaţiei electronice, cu condiţia ca aceste caracteristici să fie cuantificabile şi să poată fi exprimate în cifre sau procente;
(b) eventualele limite ale valorilor care pot fi prezentate, astfel cum rezultă din specificaţiile privind obiectul contractului;
(c) informaţiile care vor fi puse la dispoziţia ofertanţilor în cursul licitaţiei electronice şi, după caz, momentul în care vor fi puse la dispoziţia lor;
(d) informaţiile relevante privind derularea licitaţiei electronice;
(e) condiţiile în care ofertanţii vor putea licita, în special diferenţele minime care vor fi impuse pentru a licita, după caz;
(f) informaţiile relevante privind dispozitivul electronic utilizat, precum şi modalităţile şi specificaţiile tehnice de conectare.
(3) Înainte de iniţierea unei licitaţii electronice, agenţia efectuează o primă evaluare completă a ofertelor, conform criteriilor de atribuire şi ponderilor stabilite.
Toţi ofertanţii care au depus oferte admisibile sunt invitaţi simultan prin mijloace electronice să prezinte preţuri noi şi/sau valori noi; invitaţia conţine toate informaţiile relevante privind conectarea individuală la dispozitivul electronic utilizat şi specifică data şi ora de începere a licitaţiei electronice. Licitaţia electronică poate avea loc în mai multe etape succesive. Licitaţia electronică nu poate începe mai devreme de două zile lucrătoare de la data trimiterii invitaţiilor.
(4) În cazul în care contractul se atribuie pe baza ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, invitaţia este însoţită de rezultatul evaluării complete a ofertei relevante, efectuată în conformitate cu ponderarea prevăzută la articolul 45 alineatul (3) primul paragraf.
De asemenea, invitaţia precizează formula matematică utilizată la licitaţia electronică în scopul stabilirii unor reierarhizări automate pe baza preţurilor noi şi/sau a valorilor noi prezentate. Formula respectivă include ponderarea tuturor criteriilor stabilite pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, menţionată în anunţul de contractare sau în caietul de sarcini; în acest scop, intervalele se reduc, totuşi, în prealabil, la o valoare determinată.
În cazul în care sunt permise variante, se furnizează o formulă separată pentru fiecare variantă.
(5) În cursul fiecărei etape a unei licitaţii electronice, agenţia comunică imediat tuturor ofertanţilor cel puţin informaţii suficiente care să le permită acestora să cunoască, în orice moment, locul lor în clasament. De asemenea, agenţia poate comunica alte informaţii referitoare la preţurile sau valorile oferite, cu condiţia ca acest lucru să fie menţionat în caietul de sarcini. De asemenea, agenţia poate anunţa în orice moment numărul de participanţi la respectiva fază a licitaţiei. Cu toate acestea, agenţia nu poate dezvălui în nici un caz identitatea ofertanţilor, pe durata niciuneia dintre etapele unei licitaţii electronice.
(6) Agenţia închide o licitaţie electronică în unul sau mai multe dintre următoarele moduri:
(a) indică, în invitaţia de participare la licitaţie, data şi ora stabilite în prealabil;
(b) în momentul în care nu mai primeşte preţuri noi sau valori noi care să corespundă cerinţelor referitoare la diferenţele minime. În acest caz, agenţia precizează în invitaţia de participare la licitaţie intervalul de timp acordat de la înregistrarea ultimei înscrieri până la închiderea licitaţiei electronice;
(c) în momentul în care se încheie toate etapele unei licitaţii, stabilite în invitaţia de participare la licitaţie.
Atunci când agenţia decide să închidă o licitaţie electronică în conformitate cu litera (c), eventual prin combinarea cu modalităţile prevăzute la litera (b), se indică în invitaţia de participare la licitaţie calendarul fiecărei etape a licitaţiei.
(7) După închiderea licitaţiei electronice, agenţia atribuie contractul în conformitate cu articolul 45, în funcţie de rezultatele licitaţiei electronice.
Agenţia nu poate recurge la licitaţiile electronice în mod abuziv sau astfel încât să împiedice, să restrângă sau să denatureze concurenţa, sau să modifice obiectul contractului, astfel cum a fost scos la licitaţie în anunţul de contractare publicat şi definit în caietul de sarcini.
Oferte cu costuri anormal de mici
(1) În cazul în care, pentru un anumit contract, ofertele par să fie anormal de mici, înainte de a respinge ofertele în cauză numai din acest motiv, agenţia solicită în scris detalii privind elementele constitutive ale ofertei pe care le consideră relevante şi verifică aceste elemente constitutive, după audierea părţilor, ţinând cont de explicaţiile primite. Aceste detalii se referă în special la respectarea dispoziţiilor privind protecţia muncii şi condiţiile de muncă aflate în vigoare în locul unde se urmează să se execute lucrarea, serviciul sau furnizarea de bunuri.
Agenţia poate lua în considerare în special explicaţiile privind:
(a) economia procesului de fabricaţie, a prestării de servicii sau a metodei de construcţie;
(b) soluţiile tehnice adoptate sau condiţiile extrem de favorabile de care dispune ofertantul;
(c) originalitatea ofertei.
(2) Dacă agenţia constată că o ofertă este anormal de mică datorită ajutorului de stat oferit, aceasta poate respinge oferta în cauză numai din acest motiv doar dacă ofertantul nu poate dovedi, într-un termen rezonabil stabilit de agenţie, că ajutorul în cauză a fost acordat definitiv şi în conformitate cu procedurile şi deciziile menţionate în normele comunitare privind ajutoarele de stat.
Termene limită pentru primirea ofertelor şi a solicitărilor de participare
(1) Termenele pentru primirea ofertelor şi a solicitărilor de participare, fixate în zile calendaristice de către agenţie, sunt suficient de lungi pentru a permite părţilor interesate să dispună de un termen rezonabil şi adecvat pentru întocmirea şi depunerea ofertelor lor, ţinând seama în special de complexitatea contractului sau de necesitatea unei vizite la locaţie, sau de consultarea la faţa locului a documentelor anexate la caietul de sarcini.
(2) În cadrul procedurilor deschise pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât pragurile fixate la articolul 36, termenul limită pentru primirea ofertelor este de minimum 52 de zile de la data transmiterii anunţului de contractare.
(3) În cadrul procedurilor restrânse, inclusiv în cazurile în care se recurge la dialogul competitiv menţionat la articolul 30, şi în cadrul procedurilor negociate în care se publică un anunţ de contractare, pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât pragurile fixate la articolul 36, termenul limită pentru primirea solicitărilor de participare este de minimum 37 de zile de la data transmiterii anunţului de contractare.
În cadrul procedurilor restrânse pentru contractele cu o valoare egală sau mai mare decât pragurile fixate la articolul 36, termenul limită pentru primirea ofertelor este de minimum 40 de zile de la data transmiterii invitaţiei de participare la licitaţie.
Cu toate acestea, în cadrul procedurilor restrânse şi al procedurilor negociate care urmează unei cereri de exprimare a interesului conform articolului 33, termenul limită pentru primirea ofertelor este de minimum 21 de zile de la data transmiterii invitaţiei de participare la licitaţie.
(4) Dacă agenţia a transmis spre publicare sau a publicat, în conformitate cu dispoziţiile articolului 21 alineatul (2), un anunţ de preinformare privind profilul cumpărătorului, termenul limită pentru primirea ofertelor poate fi redus, în general, la 36 de zile, dar în nici un caz la mai puţin de 22 de zile de la data transmiterii anunţului de contractare sau a invitaţiei la licitaţie.
Termenele limită reduse menţionate la primul paragraf sunt permise numai dacă anunţul de preinformare îndeplineşte următoarele condiţii:
(a) cuprinde toate informaţiile necesare pentru anunţul de contractare, în măsura în care aceste informaţii sunt disponibile la momentul publicării anunţului;
(b) a fost transmis spre publicare cu o perioadă de timp cuprinsă între 52 de zile şi 12 luni înainte de data la care s-a transmis anunţul de contractare.
(5) Termenele limită pentru primirea ofertelor pot fi reduse cu cinci zile în cazul în care se asigură accesul liber şi direct, prin mijloace electronice, la toate documentele care constituie cererea de ofertă, de la data publicării anunţului de contractare sau a invitaţiei de exprimare a interesului.
Termenul prevăzut pentru accesul la documentele de invitaţie la licitaţie
(1) Cu condiţia ca solicitarea să fi fost făcută în timp util înainte de data limită pentru depunerea ofertelor, caietul de sarcini sau documentele descriptive în cadrul procedurii menţionate la articolul 30 şi documentele suplimentare se trimit, în termen de şase zile calendaristice de la primirea solicitării, tuturor agenţilor economici care au solicitat caietul de sarcini sau şi-au exprimat interesul de a lua parte la un dialog sau de a depune o ofertă, sub rezerva dispoziţiilor alineatului (4). Agenţia nu are obligaţia de a răspunde cererilor formulate cu mai puţin de cinci zile lucrătoare înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor.
(2) Cu condiţia să fi fost solicitate în timp util înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor, informaţiile suplimentare referitoare la cererea de oferte sau la cererea de solicitări de participare sunt furnizate simultan tuturor agenţilor economici care şi-au exprimat interesul de a lua parte la procedură, cu cel puţin şase zile înainte de data limită relevantă sau, în cazul unor solicitări de informaţii primite cu mai puţin de opt zile calendaristice înainte de data limită, cât mai curând posibil după primirea solicitării. Agenţia nu are obligaţia de a răspunde solicitărilor de informaţii suplimentare formulate cu mai puţin de cinci zile lucrătoare înainte de termenul limită relevant.
(3) În cazul în care, dintr-un motiv oarecare, caietul de sarcini şi documentele sau informaţiile suplimentare nu pot fi furnizate în termenele prevăzute la alineatele (1) şi (2) sau în cazul în care ofertele nu pot fi întocmite decât în urma unei vizite la faţa locaţie sau după consultarea la faţa locului a documentelor anexate la caietul de sarcini, termenele pentru primirea ofertelor prevăzute la articolul 48 se prelungesc pentru a permite tuturor agenţilor economici să ia cunoştinţă de toate informaţiile necesare pentru întocmirea ofertelor. Această prelungire de termen se face publică în mod adecvat, în conformitate cu prevederile articolelor 21-24.
(4) În cadrul procedurii deschise, inclusiv pentru sistemele de achiziţii dinamice menţionate la articolul 29, în cazul în care se asigură accesul liber, direct şi deplin prin mijloace electronice la toate documentele de cerere de ofertă şi la orice documente suplimentare, alineatul (1) nu se aplică. În anunţul de contractare menţionat la articolul 21 alineatul (3) se precizează adresa de internet la care pot fi consultate aceste documente.
În astfel de cazuri, orice documente şi informaţii suplimentare devin la rândul lor accesibile în mod liber, complet şi direct pentru toţi agenţii economici care au solicitat caietul de sarcini sau şi-au exprimat interesul de a depune o ofertă.
Termene limită în cazuri urgente
(1) Dacă o urgenţă bine justificată face impracticabile termenele limită prevăzute la articolul 48 alineatul (3) în cadrul procedurii restrânse şi în cadrul procedurii negociate în cazul publicării unui anunţ de contractare, precum şi în cadrul procedurii negociate fără publicarea unui anunţ pentru contractele din domeniul apărării, agenţia poate stabili următoarele termene limită, exprimate în zile calendaristice:
(a) un termen de primire a solicitărilor de participare de cel puţin de 15 zile de la data transmiterii anunţului de contractare sau de cel puţin 10 zile, în cazul în care anunţul este transmis către Oficiul pentru Publicaţii Oficiale ale Comunităţilor Europene pe cale electronică;
(b) un termen de primire a ofertelor de cel puţin 10 zile de la data invitaţiei de participare la licitaţie.
(2) În cadrul procedurilor restrânse şi în cadrul procedurilor negociate accelerate, informaţiile suplimentare privind caietul de sarcini sunt comunicate, cu condiţia să fi fost solicitate în timp util, tuturor candidaţilor sau ofertanţilor cu cel puţin patru zile calendaristice înainte de data limită pentru primirea ofertelor.
(1) Modalităţile de depunere a ofertelor şi a solicitărilor de participare se stabilesc de către agenţie, care poate opta pentru o metodă exclusivă de depunere. Ofertele sau solicitările de participare pot fi transmise prin poştă sau prin mijloace electronice. Solicitările de participare pot fi transmise, de asemenea, prin fax. Solicitările de participare transmise prin fax sau poştă electronică se confirmă prin scrisoare înainte de expirarea termenelor limită stabilite la articolul 48.
Mijloacele de comunicare alese sunt nediscriminatorii şi nu au drept efect restrângerea accesului agenţilor economici la procedura de atribuire.
Mijloacele de comunicare alese asigură îndeplinirea următoarelor condiţii:
(a) fiecare document depus să cuprindă toate informaţiile necesare evaluării sale;
(b) să fie păstrată integritatea datelor;
(c) să fie păstrată confidenţialitatea ofertelor şi agenţia să examineze conţinutul ofertelor numai după expirarea termenului limită fixat pentru depunerea acestora.
Agenţia poate solicita ca ofertele electronice să fie însoţite de o semnătură electronică avansată, în sensul Directivei 1999/93/CE a Parlamentului European şi a Consiliului [9].
(2) Dacă agenţia autorizează depunerea ofertelor şi a solicitărilor de participare prin mijloace electronice, instrumentele utilizate şi caracteristicile tehnice ale acestora trebuie să fie nediscriminatorii, în general disponibile şi interoperabile cu produsele de tehnologie a informaţiei şi a comunicaţiilor de uz general. Informaţiile referitoare la specificaţiile necesare pentru prezentarea ofertelor şi a solicitărilor de participare, inclusiv criptarea, se pun la dispoziţia ofertanţilor sau a candidaţilor.
În plus, dispozitivele de recepţie electronică a ofertelor şi a solicitărilor de participare trebuie să fie conforme cu cerinţele din anexa X la Directiva 2004/18/CE.
(3) Dacă depunerea se face prin scrisoare, ofertanţii pot opta să depună solicitări de participare sau oferte:
(a) fie prin scrisoare recomandată, caz în care data depunerii se consideră data efectivă la care agenţia primeşte scrisoarea recomandată (în timpul orelor de program); sau
(b) fie prin livrare directă la sediul agenţiei, personal de către candidat ori ofertant sau de către un mandatar, inclusiv un serviciu de curierat, caz în care agenţia specifică departamentul la care trebuie depuse solicitările de participare sau ofertele contra unei confirmări de primire semnate şi datate şi faptul că data depunerii se consideră data efectivă la care agenţia primeşte solicitarea de participare sau oferta (în timpul orelor de program).
(4) Pentru menţinerea secretului şi evitarea oricăror dificultăţi în cazul în care ofertele sunt expediate prin poştă, invitaţia de participare la licitaţie trebuie să includă următoarea menţiune:
"Ofertele trebuie depuse într-un plic sigilat, introdus la rândul său într-un alt plic sigilat. Pe plicul interior trebuie să fie înscrise, pe lângă denumirea departamentului căruia îi este adresat, după cum se indică în invitaţia de participare la licitaţie, cuvintele Invitaţie de participare la licitaţie – A nu se deschide de către serviciul de poştă. Dacă se utilizează plicuri autocolante, acestea trebuie sigilate cu bandă adezivă, iar expeditorul trebuie să semneze peste bandă."
Deschiderea ofertelor şi a solicitărilor de participare
(1) Toate solicitările de participare şi ofertele care îndeplinesc cerinţele prevăzute la articolul 51 alineatele (1) şi (2) se deschid.
(2) Dacă valoarea contractului este mai mare de 60000 EUR, ordonatorul de credite competent numeşte un comitet de deschidere a ofertelor.
Comitetul de deschidere este format din cel puţin trei persoane reprezentând cel puţin două entităţi organizatorice ale agenţiei fără o legătură ierarhică între ele, dintre care cel puţin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Aceste persoane evită orice situaţie de conflict de interese.
(3) Dacă solicitările de participare sau ofertele sunt expediate prin poştă sau printr-un serviciu de curierat rapid, unul sau mai mulţi membri ai comitetului de deschidere parafează documentele care atestă data şi ora de primire a fiecărei oferte.
Aceştia parafează de asemenea:
(a) fie fiecare pagină din fiecare ofertă; fie
(b) pagina-copertă şi paginile care conţin detaliile financiare ale fiecărei oferte, integritatea ofertei iniţiale fiind garantată prin orice tehnică adecvată utilizată de un departament care este independent de departamentul ordonator.
În cazul în care contractul este atribuit prin procedura de atribuire automată, în conformitate cu articolul 45 alineatul (1) litera (a), preţurile menţionate în ofertele care îndeplinesc cerinţele se fac publice.
Membrii comitetului semnează procesul-verbal de deschidere a ofertelor primite, care identifică acele oferte care îndeplinesc cerinţele şi pe cele care nu le îndeplinesc, precizând temeiurile de respingere a ofertelor pentru neconformitate, prin invocarea modalităţilor de depunere a ofertelor prevăzute la articolul 51.
Comisia de evaluare a ofertelor şi a solicitărilor de participare
(1) Toate solicitările de participare şi ofertele declarate conforme cerinţelor sunt evaluate şi ierarhizate de către o comisie de evaluare instituită pentru fiecare dintre cele două etape, pe baza criteriilor de excludere şi de selecţie anunţate în prealabil şi, respectiv, pe baza criteriilor de atribuire.
Comisia de evaluare este numită de ordonatorul de credite competent pentru a da un aviz consultativ pentru contractele cu o valoare peste pragul menţionat la articolul 34 alineatul (2).
(2) Comisia de evaluare este formată din cel puţin trei persoane reprezentând cel puţin două entităţi organizatorice ale agenţiei în cauză fără o legătură ierarhică între ele, dintre care cel puţin una nu este subordonată ordonatorului de credite competent. Aceste persoane evită orice situaţie de conflict de interese. Comisia de evaluare poate avea aceiaşi membri ca şi comitetul de deschidere a ofertelor.
În temeiul unei decizii a ordonatorului de credite competent, comisia poate fi asistată de experţi externi. Ordonatorul de credite competent se asigură că nu există conflicte de interese legate de experţii respectivi.
(3) Solicitările de participare şi ofertele care nu îndeplinesc toate cerinţele esenţiale stabilite în documentaţia pentru invitaţiile de participare la licitaţie sau cerinţele specifice prevăzute în această documentaţie sunt eliminate.
Cu toate acestea, comisia de evaluare sau agenţia pot solicita candidaţilor sau ofertanţilor să furnizeze materiale suplimentare sau să clarifice aspecte din documentaţia depusă, în legătură cu criteriile de excludere sau de selecţie, în termenele stabilite.
(4) În cazul ofertelor anormal de mici prevăzute la articolul 47, comisia de evaluare solicită orice informaţii relevante privind conţinutul ofertei.
Articolul 296 TCE
Prezentele norme financiare nu afectează măsurile existente adoptate de statele membre în temeiul articolului 296 din Tratatul de instituire a Comunităţii Europene sau al articolelor 10 şi 14 din Directiva 2004/18/CE.
NORME PRIVIND CONTRIBUŢIILE FINANCIARE DE LA BUGETUL OPERAŢIONAL
(1) Agenţia are dreptul să contribuie, de la bugetul său operaţional, la proiectele destinate să sprijine îndeplinirea unui obiectiv care face parte din programul de lucru anual al agenţiei, executate şi cofinanţate de entităţi private sau publice din orice stat membru participant sau în cooperare cu orice altă instituţie europeană sau organizaţie internaţională.
(2) Comitetul director stabileşte suma care va fi alocată contribuţiilor financiare de la bugetul operaţional. Un proiect poate beneficia de o singură contribuţie financiară atribuită de către agenţie.
(3) Contribuţiile financiare din partea agenţiei sunt reglementate de un acord scris cu beneficiarul.
(4) Contribuţiile financiare se atribuie în urma cererilor de propuneri, cu excepţia cazurilor în care Comisia Europeană sau o altă organizaţie sau o entitate europeană sau internaţională a încheiat un acord cu un anumit agent economic în domeniul cercetării în materie de securitate sau în domeniul apărării şi este oportună pentru agenţie atribuirea unei contribuţii financiare aceluiaşi agent economic.
(5) O contribuţie financiară poate fi atribuită pentru un proiect deja demarat numai în cazul în care solicitantul poate demonstra necesitatea de a fi demarat proiectul înainte de semnarea acordului. În astfel de cazuri, nu pot fi eligibile pentru finanţare cheltuielile efectuate înainte de data depunerii solicitării de contribuţie financiară, în afară de cazurile excepţionale motivate corespunzător. Nu se poate acorda nicio contribuţie financiară retrospectiv, pentru proiecte deja realizate.
(6) Contribuţiile financiare nu pot acoperi în întregime costurile proiectului. Proiectul trebuie să includă cofinanţare. Beneficiarul oferă dovezi privind cofinanţarea oferită, fie din resurse proprii, fie sub forma unor transferuri financiare de la terţi. În cazuri excepţionale motivate corespunzător ordonatorul de credite poate accepta cofinanţarea în natură. Valoarea unor asemenea contribuţii nu poate să depăşească, în astfel de cazuri, costurile reale suportate şi justificate corespunzător de documente contabile.
(7) Contribuţia financiară nu poate avea ca scop sau ca efect producerea unui surplus de încasări faţă de costurile proiectului în cauză dacă solicitarea se face pentru plata finală a unei contribuţii financiare pentru un proiect.
(8) Următoarele dispoziţii se aplică mutatis mutandis procedurii de atribuire a unei contribuţii financiare şi semnării unui acord cu beneficiarul: articolul 2 alineatul (1) şi articolele 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 şi 53, în cazul în care regimul aplicat contribuţiilor financiare este, în funcţie de aplicabilitate, regimul pentru contractele din domeniul apărării.
(1) Propunerile sunt evaluate de către o comisie de evaluare instituită în acest scop, pe baza criteriilor de selecţie şi de atribuire anunţate în prealabil, în vederea desemnării propunerilor care pot fi finanţate.
(2) Criteriile de selecţie se publică în cererea de propuneri şi sunt stabilite astfel încât să permită evaluarea capacităţii financiare şi operaţionale a solicitantului de a finaliza programul propus. Solicitantul trebuie să dispună de surse de finanţare stabile şi suficiente pentru a-şi menţine activitatea pe tot parcursul perioadei de desfăşurare a proiectului sau a exerciţiului financiar pentru care se atribuie contribuţia financiară şi pentru a participa la finanţarea proiectului respectiv. Solicitantul trebuie să deţină competenţele profesionale şi calificările necesare realizării proiectului propus.
(3) Criteriile de atribuire sunt stabilite astfel încât să permită atribuirea de contribuţii financiare proiectelor care maximizează eficienţa globală a programului de lucru anual al agenţiei pe care îl pun în aplicare. Aceste criterii se definesc astfel încât să se asigure faptul că fondurile agenţiei sunt gestionate corespunzător şi că este posibilă efectuarea unei evaluări ulterioare.
(4) În urma realizării evaluării sale, ordonatorul de credite competent selectează beneficiarul şi stabileşte contribuţia financiară, pe baza acestei evaluări.
Conţinutul cererilor de propuneri
(1) În cererile de propuneri se specifică:
(a) obiectivele urmărite;
(b) criteriile de eligibilitate, de selecţie şi de atribuire şi documentele justificative;
(c) condiţiile de finanţare de către agenţie;
(d) condiţiile şi data limită de depunere a propunerilor, data posibilă de demarare a proiectelor şi data planificată pentru încheierea procedurii de atribuire.
(2) Cererile de propuneri se publică pe site-ul internet al Agenţiei Europene de Apărare şi, de asemenea, după caz, în alte moduri, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în vederea asigurării unei informări cât mai bune a potenţialilor beneficiari.
Solicitările de contribuţii financiare
(1) Cererile se întocmesc în formatul specificat şi în conformitate cu criteriile stabilite în cererea de propuneri.
(2) Din cerere rezultă că solicitantul există ca persoană juridică şi are capacitatea financiară şi operaţională să finalizeze proiectul propus. În acest scop, ordonatorul de credite solicită o declaraţie pe propria răspundere potenţialilor beneficiari. Contul de profit şi pierderi, bilanţul pentru ultimul exerciţiu financiar încheiat şi orice alt document justificativ solicitat în cererea de propuneri, în funcţie de analiza riscurilor de management efectuată de ordonatorul de credite competent, se anexează, de asemenea, cererii.
(3) Bugetul pentru proiect şi bugetul operaţional anexat la solicitare este echilibrat în privinţa cheltuielilor şi a veniturilor şi să prezinte clar costurile eligibile pentru finanţare de la bugetul agenţiei.
(4) Pentru contribuţiile financiare de peste 25000 EUR solicitarea este însoţită de un raport de audit extern efectuat de un auditor autorizat. Raportul trebuie să certifice conturile pentru ultimul exerciţiu financiar disponibil şi să ofere o evaluare a viabilităţii financiare a solicitantului. Dispoziţiile acestui paragraf se aplică doar în cazul primei solicitări înaintate de un beneficiar unui ordonator de credite în timpul unui exerciţiu financiar. În funcţie de analiza riscurilor de management, ordonatorul de credite competent poate să deroge organismele publice, instituţiile europene şi organizaţiile internaţionale de această obligaţie.
(5) Solicitantul indică sursele şi valorile oricăror alte subvenţii primite sau solicitate pe parcursul aceluiaşi exerciţiu financiar pentru acelaşi proiect sau pentru orice alt proiect şi pentru activităţi de rutină.
Acordul privind conţinutul contribuţiei financiare
Acordul privind conţinutul contribuţiei financiare stabileşte în special:
(a) obiectul;
(b) beneficiarul;
(c) durata, şi anume:
(i) data la care intră în vigoare şi data la care se încheie;
(ii) data de începere şi durata proiectului;
(d) valoarea maximă a contribuţiei financiare; şi
(e) o descriere detaliată a proiectului;
(f) clauzele şi condiţiile generale aplicabile tuturor acordurilor de acest tip, precum DPI, stabilirea legii aplicabile, instanţa competentă pentru rezolvarea litigiilor şi acceptarea de către beneficiar a auditurilor efectuate de Agenţia Europeană de Apărare şi auditorii săi şi a normelor de publicare ex post prevăzute la articolul 3;
(g) contribuţia financiară estimată şi detaliile privind costurile eligibile ale proiectului;
(h) ritmul plăţilor, ţinând cont de riscurile financiare implicate, durata şi stadiul de derulare a proiectului şi de costurile suportate de către beneficiar;
(i) responsabilităţile beneficiarului, în special în ceea ce priveşte buna gestiune financiară şi depunerea de rapoarte financiare şi de activitate;
(j) condiţiile şi termenele limită pentru aprobarea rapoartelor respective şi pentru plata de către Agenţia Europeană de Apărare;
(k) dispoziţiile în conformitate cu care Agenţia Europeană de Apărare şi auditorii săi îşi exercită competenţele de control, al documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor contractanţilor şi subcontractanţilor care au primit fonduri de la agenţie.
Documentele justificative pentru solicitările de plăţi
(1) Pentru fiecare contribuţie financiară, în cazul în care finanţarea este divizată, fiecare nouă plată este condiţionată de consumarea a cel puţin 70 % din valoarea totală a unei prefinanţări anterioare. Pentru a justifica solicitarea unei noi plăţi se prezintă desfăşurătorul de cheltuieli al beneficiarului.
(2) Beneficiarul certifică, pe propria răspundere, că informaţiile cuprinse în solicitările de plată sunt complete, corecte şi reale. Beneficiarul certifică, de asemenea, că, în conformitate cu acordul privind contribuţiile financiare, cheltuielile suportate pot fi considerate eligibile şi că solicitările de plată sunt justificate de documente adecvate, disponibile pentru verificare.
(3) Ordonatorul de credite competent poate solicita, în funcţie de analiza riscurilor, un audit extern al situaţiilor financiare şi al conturilor relevante, efectuat de un auditor extern autorizat, în vederea oricărei plăţi. În cazul unei contribuţii financiare pentru un proiect sau în cazul unei contribuţii financiare operaţionale, raportul de audit se anexează solicitării de plată. Scopul acestuia este certificarea faptului că valorile referitoare la costurile declarate de beneficiar în situaţiile financiare, în baza cărora se face solicitarea de plată, sunt reale, exacte şi eligibile în conformitate cu prevederile acordului privind contribuţiile financiare.
În funcţie de analiza riscurilor, ordonatorul de credite competent poate, de asemenea, să deroge organismele publice, alte instituţii europene şi organizaţiile internaţionale de obligaţia de a fi supuse unui audit extern.
(4) Valoarea contribuţiei financiare nu se stabileşte în mod definitiv decât în urma acceptării de către instituţie a rapoartelor şi a conturilor finale, fără a se aduce atingere controalelor ulterioare.
[1] JO L 134, 30.4.2004, p. 114. Directivă modificată ultima dată prin Directiva 2006/97/CE a Consiliului (JO L 363, 20.12.2006, p. 107).
[2] JO L 340, 16.12.2002, p. 1.
[3] JO L 101, 11.4.2001, p. 1. Decizie modificată ultima dată prin Decizia 2007/438/CE (JO L 164, 26.6.2007, p. 24).
[4] JO C 316, 27.11.1995, p. 48.
[5] JO C 195, 25.6.1997, p. 1.
[6] JO L 351, 29.12.1998, p. 1.
[7] JO L 166, 28.6.1991, p. 77. Directivă modificată prin Directiva 2001/97/CE a Parlamentului European şi a Consiliului (JO L 344, 28.12.2001, p. 76).
[8] JO L 114, 24.4.2001, p. 1.
[9] JO L 13, 19.1.2000, p. 12.

References: articolul 2
 articolul 18

Articolul 1

Articolul 2

Articolul 4

Articolul 5

Articolul 6

Articolul 7

Articolul 8

Articolul 9

Articolul 10

Articolul 11

Articolul 12

Articolul 13

Articolul 14

Articolul 15

Articolul 16

Articolul 17

Articolul 18

Articolul 19

Articolul 20

Articolul 21

Articolul 22

Articolul 23

Articolul 24

Articolul 25

Articolul 26

Articolul 27

Articolul 28

Articolul 29

Articolul 30

Articolul 31

Articolul 32

Articolul 33

Articolul 34

Articolul 35

Articolul 36

Articolul 37

Articolul 38

Articolul 39

Articolul 40

Articolul 41

Articolul 42

Articolul 43

Articolul 44

Articolul 45
 articolul 3
 articolul 2
 articolul 4
 articolul 28
 articolul 5
 articolul 3
 articolul 4
 articolul 11
 articolul 22
 articolul 16
 articolul 11
 articolul 29
 articolul 11
 articolul 7
 articolul 29
 articolul 11
 articolul 4
 articolul 4
 articolul 13
 articolul 42
 articolul 2
 articolul 44
 articolul 22

Articolul 1

Articolul 2

Articolul 3

Articolul 4

Articolul 5

Articolul 6

Articolul 7

Articolul 8

Articolul 9

Articolul 10

Articolul 11

Articolul 12

Articolul 13

Articolul 14

Articolul 15

Articolul 16

Articolul 17

Articolul 18

Articolul 19

Articolul 20

Articolul 21

Articolul 22

Articolul 23

Articolul 24

Articolul 25

Articolul 26

Articolul 27

Articolul 28

Articolul 29

Articolul 30

Articolul 31

Articolul 32

Articolul 33

Articolul 34

Articolul 35

Articolul 36

Articolul 37

Articolul 38

Articolul 39

Articolul 40

Articolul 41

Articolul 42

Articolul 43

Articolul 44

Articolul 45

Articolul 46

Articolul 47

Articolul 48

Articolul 49

Articolul 50

Articolul 51

Articolul 52

Articolul 53

Articolul 54
 Articolul 296

Articolul 55

Articolul 56

Articolul 57

Articolul 58

Articolul 59

Articolul 60
 articolul 2
 articolul 1
 articolul 10
 articolul 4
 articolul 36
 articolul 34
 articolul 34
 articolul 3
 articolul 4
 articolul 9
 articolul 10
 articolul 18
 articolul 49
 articolul 42
 articolul 35
 articolul 48
 articolul 36
 articolul 29
 articolul 36
 articolul 21
 articolul 33
 articolul 31
 articolul 33
 articolul 50
 articolul 29
 articolul 42
 articolul 30
 articolul 33
 articolul 42
 articolul 32
 articolul 33
 articolul 31
 articolul 31
 articolul 21
 articolul 1
 articolul 33
 articolul 42
 articolul 37
 articolul 36
 articolul 37
 articolul 22
 articolul 5
 articolul 30
 articolul 42
 articolul 32
 articolul 38
 articolul 45
 articolul 29
 articolul 9
 articolul 9
 articolul 9
 articolul 1
 articolul 3
 articolul 2
 articolul 1
 articolul 9
 articolul 9
 articolul 9
 articolul 7
 articolul 7
 articolul 32
 articolul 29
 articolul 45
 articolul 45
 articolul 36
 articolul 30
 articolul 36
 articolul 36
 articolul 30
 articolul 48
 articolul 29
 articolul 21
 articolul 48
 articolul 48
 articolul 51
 articolul 45
 articolul 51
 articolul 34
 articolul 47

Articolul 296
 articolul 2
 articolul 3