Source: https://www.bfi-gruppe.de/idv-beschaeftigte
Timestamp: 2020-07-07 03:22:23+00:00

Document:
IDV_Beschäftigte | bfigruppe
Informationen zur Datenverarbeitung von Beschäftigten gemäß Art. 13, 14 DS-GVO
mit diesem Schreiben möchten wir Sie darüber informieren, dass wir, die
BFI Unternehmensgruppe (im Folgenden: „BFI Gruppe“)
BFI Informationssysteme GmbH,
BFI IT Service GmbH,
und BFI Innovation GmbH
gemeinsame Anschrift: Ötterichweg 7, 90411 Nürnberg,
Ihre personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeiten.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen der DS-GVO trägt in unserer Unternehmensgruppe unser Geschäftsführer, Herr Helmut Hubrich.
Für Anliegen im Bereich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb der BFI Gruppe wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzkoordination:
datenschutz@bfi-info.de.
Innerhalb der BFI Gruppe ist diejenige Gesellschaft für Sie der Verantwortliche, mit der Ihr Beschäftigungsverhältnis besteht.
Im Verlauf Ihres Beschäftigungsverhältnisses bei uns verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen oder Ihren Angehörigen, Begünstigten und anderen natürlichen Personen.
Bei dem durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich unter anderem, aber nicht ausschließlich, um
Ihre Daten zur Identifikation (z. B. Ihr Name, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Mitarbeiter- oder Abrechnungsnummer);
Ihre Kontaktdaten (z. B. Ihre Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Notfallnummern und/ oder Kontaktdaten der nächsten Angehörigen);
Stellenbezogene Daten (z. B. Titel/ Position, Grad, Status, Vorgesetzte, Arbeitsplatz/ Arbeitsstelle(n), Arbeitsvertrag, Leistungsbeurteilungen, Unterlagen zu Ausbildung und Karriereentwicklung, Unterlagen zu jeglichen Beschwerden oder Disziplinarverfahren, die Sie eingeleitet haben oder in die Sie verwickelt waren, Informationen hinsichtlich beantragtem und genommenem Jahresurlaub, Informationen hinsichtlich jeglicher anderen beantragten und erfolgten Urlaubs (einschließlich Mutterschutz / Vaterschaftsurlaub/ Adoptionsurlaub, Elternzeit, Sabbatjahre usw.) sowie Unterlagen zu Krankheitstagen);
Informationen zu beruflicher Qualifikation, Erfolgen, Fähigkeiten, im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit nötigen Berechtigungen, Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen und / oder Mitgliedschaft in einem Berufsverband;
Nationale oder andere Ausweisdokumente (z. B. Ihr Personalausweis/ Reisepass, Informationen hinsichtlich des „Rechts auf Arbeit", Informationen hinsichtlich jeglicher beantragten Visa sowie die Sozialversicherungsnummer);
Informationen zum Ehe- oder Lebenspartner oder Angehörigen (z. B. Namen, Alter und Kontaktdaten). Unter Umständen muss unsere Unternehmensgruppe im Zuge der Gewährung von Sozialversicherungsleistungen Informationen bezüglich der Gesundheit ihrer Ehe- oder Lebenspartner oder Angehörigen verarbeiten;
Finanzinformationen (z. B. Kontoinformationen, Unterlagen zu Gehalts- und anderen Zahlungen sowie steuerliche Informationen);
Informationen bezüglich Renten und Mitarbeiter-Benefits (z. B. Informationen hinsichtlich Ihrer Rentenberechtigung, Beiträgen zu Arbeitnehmer- und Arbeitgeberrenten, Informationen bezüglich Vorruhestand (falls zutreffend), Zuschüsse zum Fahrzeug oder Vergünstigungen in Form eines Firmenwagens, Lebensversicherungen, privater Krankenversicherung, Einkommenssicherung/ Verdienstausfall-Schutz und Informationen hinsichtlich weiterer angebotener Versicherungen und Vergünstigungen) und
Informationen bezüglich Ihrer Nutzung unserer Systeme, Geräte und unseres Eigentums (z. B. Ihre Computer- und/oder Mobiltelefon- oder andere Geräte-ID, mobile und Festnetz-Telefonnummern, User IDs, IP-Adressen, Logfiles, Software und Hardware Inventories, Cookies, Informationen zu Zutritt unseres Firmengeländes).
Die durch uns verarbeiteten besonderen Kategorien personenbezogener Daten können insbesondere folgender Art sein:
Informationen, die Ihre Gesundheit betreffen (z. B.: Unterlagen über Arbeitsunfälle, Informationen hinsichtlich Personenschadensklagen, medizinische Zeugnisse, Ergebnisse von arbeitsbezogenen Fitnesstests oder andere berufsbezogene medizinische Untersuchungsberichte und Drogen- und Alkoholtestergebnisse);
(freiwillige) Informationen über Ihr Geschlecht, Ihren Gesundheitszustand, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber der Regierung erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen;
Informationen über ein Sie betreffendes Strafverfahren, die sich im Rahmen einer Prüfung Ihres Vorstrafenregisters oder durch Ihre verpflichtende Mitteilung ergeben und
weitere personenbezogene Daten, die Sie freiwillig im Rahmen Ihrer Arbeit weitergeben (einschließlich der Weitergabe an Ihre Kollegen).
Informationen über Strafverfahren, die sich durch eine Überprüfung der Vorstrafenregister ergeben;
Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (einschließlich Beschäftigungsnachweis) und weitere Informationen hinsichtlich Ihrer Eignung für unsere Unternehmensgruppe, die sich aus von Ihnen und/ oder Drittparteien (Personalagenturen) bereitgestellten Referenzen ergeben;
Weitere Informationen, die wir über externe Agenturen, die von uns mit der Bewerberüberprüfung beauftragt wurden, erhalten;
Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich Ihrer Arbeits- und Leistungsfähigkeit und/ oder Änderungen oder Anpassungen, die laut Ihrem Hausarzt oder einem anderen Facharzt oder Betriebsarzt zu beachten sind;
Informationen, die durch Nutzung unserer Systeme, Geräte und unseres Eigentums, (z. B. Ihre Computer- und/oder Mobiltelefone oder andere Geräte, Informationen zu Zutritt unseres Firmengeländes) erhoben werden;
Bestimmte öffentlich zugängliche Informationen aus öffentlichen Quellen (einschließlich des Internets) und
Informationen hinsichtlich Ihres Anspruchs auf Beteiligung an oder Erhalt von Zahlungen oder Vergünstigungen aus jeglichen Sozialversicherungs- oder Rentenplänen, die von uns, dem entsprechenden Versicherungsträger oder dessen ernannten Agenten angeboten werden.
5. Zweck der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c; 14 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten primär zu Zwecken, die sich aus Ihrem Beschäftigungsverhältnis ergeben. Das gilt z. B. für Ihrem Arbeitsvertrag sowie Diszipli-nar-, Beschwerde-, Leistungs-, Beurteilungs- und andere Mitarbeiter-Unterlagen (um Ihr Beschäftigungsverhältnis mit uns zu verwalten), Ihre Kontodaten, Gehaltsinformationen und Anspruch auf Mitarbeiter-Benefits (so dass wir Sie bezahlen können und Mitarbeiter-Benefits gewähren können) und Informationen über Ihre Angehörigen (als Kontaktperson für Notfälle und im Falle von Mitarbeiter-Benefits).
Wir können zudem Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn es für berechtigte Zwecke notwendig ist, z. B.:
um uns dabei zu helfen, unser Geschäft effizienter und effektiver zu führen (z. B. für die IT-Sicherheit/Management, Buchführung, Kundenservice oder für die Finanzplanung) und
um herauszufinden, ob möglicherweise gesetzliche Verpflichtungen und/ oder unsere internen Richtlinien nicht befolgt wurden– egal, ob durch Sie oder jemand anderen. Ihre Browser-Historie oder Kommunikation oder Standort können z. B. überwacht werden, wenn Sie die Geräte oder Systeme von uns nutzen, falls es Grund zu der Annahme gibt, dass Sie in betrügerische Aktivitäten oder Fehlverhalten oder Aktivitäten, die mit Ihrer Arbeit für uns konkurrieren oder unvereinbar sind, verwickelt sind.
Ihre personenbezogenen Daten können zudem in folgenden Fällen ebenfalls verwendet werden:
wenn es im Rahmen von Gesetzen und Verordnungen erforderlich ist, z. B. die Erhebung und Weitergabe von personenbezogenen Daten im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften, Steuer-, Gesundheits- und Antidiskriminierungs-Gesetzen sowie weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften;
mit richterlicher Genehmigung, oder zur Ausübung oder Verteidigung unserer Rechte;
wenn es notwendig ist, um Ihre vitalen Interessen zu schützen (oder die einer anderen Person) – z. B., wenn Sie bei der Arbeit handlungsunfähig werden und ein ärztlicher Notfall eintritt und/ oder
wenn es zu vorbeugenden oder zu arbeitsmedizinischen Zwecken, zur Einschätzung Ihrer Arbeitsfähigkeit oder Diagnose, Behandlungszwecken oder Pflege bei einer Krankheit erforderlich ist (z. B. wenn unsere Unternehmensgruppe einen Mediziner beauftragt, einen Bericht über Ihre Arbeits- und Leistungsfähigkeit zu verfassen).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Beschäftigten ist § 26 BDSG n. F. (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) und Art. 6 Abs.1 Buchstabe b) DS-GVO (Datenverarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages) i.V. m. Art. 6 Abs.1 Buchstabe e) DS-GVO (Datenverarbeitung für eigene Zwecke) nachdem die Verarbeitung zulässig ist. Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO darstellen. Die Verarbeitung kann auch zulässig sein, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).
7. Berechtigte Interessen des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. d; 14 Abs. 2 lit. b DS-GVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden an die für das Beschäftigungsverhältnis zuständigen innerbetrieblichen Stellen und externen Abteilungen unserer Unternehmensgruppe weitergeleitet.
Zudem können Ihre personenbezogenen Daten an unsere Dienstleister (wie z. B.: Zahlungs-, Infrastruktur-, Systemadministrations-, Beratungs-, Entsorgungs- und Datenvernichtungs- sowie Abrechnungsdienstleister) weitergegeben werden. Die von uns beauftragten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) wurden von uns sogfältig ausgewählt und geprüft. Zusätzlich schließen wir mit jedem Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO ab.
Sofern Sie bei uns im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung angestellt sind, können Ihre personenbezogenen Daten – zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Einsatzes – an die jeweiligen Einsatzunternehmen weitergegeben werden.
Zur Durchführung Ihres Anliegens oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht ist unter Umständen die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an andere Dritte erforderlich, wie z. B.: die Krankenkasse, die Rentenversicherung, den Betriebsarzt, die Berufsgenossenschaft, die Handwerkskammer, die Industrie der Handelskammern, einen Steuerberater, einen Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Behörden, Gerichte, Banken und das Finanzamt.
Zudem können Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Parteien weitergegeben werden, wenn die Weitergabe mit Ihrer Einwilligung erfolgt oder erforderlich ist, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, zum Aufbau, Einreichen oder zur Verteidigung einer tatsächlichen oder möglichen Klage oder um Ihre vitalen Interessen (oder die von jemand anderem) zu schützen.
Ihre Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften gespeichert. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur Mitarbeiter des Verantwortlichen, die diese zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses, Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen.
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 13 Abs. 2 lit. c DS-GVO).
Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend machen wollen, dann schreiben Sie uns bitte an BFI Unternehmensgruppe, Ötterichweg 7, 90411 Nürnberg oder senden Sie eine E-Mail an datenschutz@bfi-info.de.
12. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d; 14 Abs. 2 lit. e DS-GVO)
Die Bereitstellung der Daten ist gesetzlich und vertraglich vorgeschrieben bzw. ist für einen Vertragsabschluss erforderlich.
In gewissen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. So wird z. B. verlangt, Dokumente, die Ihr „Recht auf Arbeit“ belegen, einzusehen, zu kopieren und zu prüfen. Zudem ist es notwendig, dass Ihre Daten für einen Vertragsschluss verarbeitet werden. So sind z. B. Ihre Kontodaten, Gehaltsdaten usw. nötig, damit wir Sie bezahlen können.
Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, ist es für uns nicht möglich, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu führen bzw. kann eine ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht gewährleistet werden.
14. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f; 14 Abs. 2 lit. g DS-GVO)
15. Information über eine mögliche Zweckänderung der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 3; 14 Abs. 4 DS-GVO)

References: Art. 13
 § 26
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28