Source: https://docs.preeco.de/funktionen/dokumentation/informationspflichten
Timestamp: 2020-08-05 18:52:51+00:00

Document:
Informationspflicht nach DSGVO | erstellen & veröffentlichen
Übersicht über alle Informationspflichten
Anlegen einer Informationspflicht
Neue, leere Informationspflicht anlegen
Duplizieren von vorhandenen Informationspflichten
Verbundene Informationspflichten erstellen
Inhalt einer Informationspflicht
Bezug auf Verarbeitungstätigkeit
Absicht der Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation
Angaben im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit
Informationspflicht veröffentlichen
Hinweise zur Veröffentlichung per Einbettung-Code oder öffentlichem Link
Erstellen Sie transparente Dokumente für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und/oder Art. 14 der DSGVO. Dabei können Sie Daten aus Ihren vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten automatisch übernehmen. Das fertige Dokument können Sie wahlweise als öffentlichen PDF-Link oder über einen Einbettungscode direkt auf Ihre Website oder z.B. in Ihrer E-Mail Signatur einbinden.
Die Übersicht der Informationspflichten zeigt Ihnen alle im System gespeicherten Dokumente bzgl. Ihrer Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen. Im Detail sehen Sie in der Übersicht folgende Informationen:
Status der Informationspflicht
Status der zugehörigen Verarbeitungstätigkeit
Tags zur leichteren Wiederauffindbarkeit
Informationspflichten können nach den folgenden Aspekten sortiert werden:
Um ein verbundenes Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählen die Option verbundenes Dokument erstellen aus.
Wählen Sie nun aus, welches Dokument des gleichen Typs das Quelldokument für Ihre Verbindung sein soll. Haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen/Behörden, können Sie die Dokumente auch unternehmensübergreifend verbinden.
Die Verbindung ist dauerhaft. Es werden wesentliche Inhalte aus dem Quelldokument in das neu erstellte Dokument übernommen. Zudem sind die Inhalte fortwährend synchronisiert. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus. Beim Bearbeiten des verbundenen Dokuments können Sie nur jene Inhalte editieren, die nicht durch die Verbindung synchronisiert sind. Änderungen an diesen nehmen Sie über das Quelldokument vor.
Bei verbundenen Informationspflichten werden die folgenden Inhalte übernommen und dauerhaft synchronisiert:
Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll. Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:
Ausführlich inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext
In Form einer tabellarischen Darstellung
In einer minimalistischen Darstellung
Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:
Bearbeiten Sie Ihr bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues.
Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf Darstellung.
Das Formular springt an die entsprechende Stelle, wo Sie die Eingabe vornehmen können.
Nun haben Sie die Möglichkeit, hier zwischen den drei Varianten zu wählen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil nach unten, der sich rechts im Eingabefeld befindet.
Geben Sie in diesem Bereich an, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um die betroffenen Personen über die Datenverarbeitung in Kenntnis zu setzen. Dabei stehen Ihnen hilfreiche Textbausteinen zur Verfügung.
Um Ihre Informationspflicht zu erfüllen, können Sie das mit preeco erstellte Dokument direkt aus dem System heraus veröffentlichen. Die Optionen dazu ergeben sich aus den Angaben, die Sie unter Veröffentlichung auswählen. Wollen Sie eine öffentliche URL und/oder einen Einbettungscode nutzen? Ist die Antwort ja, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.
Weitere Details zur Veröffentlichung finden Sie weiter unten in dieser Anleitung.
Geben Sie hier an, wie Ihre Daten erhoben werden. Findet eine Direkterhebung oder eine Erhebung durch Dritte statt? Oder nutzen Sie beide Wege? Die Auswahl hat Auswirkungen auf die im weiteren Formular angezeigten Felder. Das Formular wird um die Inhaltspunkte Datenkategorie und Datenquelle ergänzt, wenn Sie hier eine Auswahl tätigen, die eine Datenerhebung nach Art. 14 der DSGVO inkludiert.
In preeco können Sie eine Informationspflicht optional auf eine Verarbeitungstätigkeit beziehen und durch diesen Bezug automatisch Daten aus der Verarbeitungstätigkeit in die Informationspflicht übernehmen. Übertragbare Felder werden nicht automatisch ausgefüllt. Tragen Sie hier eine Verarbeitungstätigkeit ein, erhalten Sie bei bestimmten Rubriken per Checkbox die Option, die Felder anhand dieser Verarbeitungstätigkeit zu befüllen.
Sofern Sie eine generische Informationspflicht erzeugen möchten, lassen Sie diese Auswahl frei und tragen Sie die gewünschten Informationen manuell in das Formular ein.
Tragen Sie hier die Adress- und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und die Ansprechpartner für weitere Fragen zur Datenverarbeitung ein.
Sofern Sie den Bezug zu einer Verarbeitungstätigkeit weiter oben ausgewählt haben, können Sie durch das Setzen der Checkbox Datenübernahme aus Verarbeitungstätigkeit automatisch die Daten der Verarbeitungstätigkeit in das Dokument einfügen. Das Ergebnis sehen Sie immer direkt in der Live-Vorschau in der Seitenleiste.
Tragen Sie hier die Adress- und Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten oder der mit dem Datenschutz betrauten Person in Ihrem Unternehmen ein.
Optional können Sie auch diese Information direkt aus der Verarbeitungstätigkeit übernehmen. Dafür müssen Sie die Informationspflicht zuvor mit einer Verarbeitungstätigkeit in Beziehung gesetzt haben.
Übernehmen Sie die Zwecke der Datenverarbeitung entweder direkt aus der Verarbeitungstätigkeit oder fügen Sie die nötigen Informationen mithilfe von Textbausteinen an dieser Stelle in Ihr Dokument ein.
Informieren Sie die betroffenen Personen auch über die rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung. Verwenden Sie für diese Inhalte die Textbausteine oder übernehmen Sie diese Informationen ebenso aus der Verarbeitungstätigkeit.
Die Angaben unter Berechtigte Interessen bezieht sich auf den Zweck der Datenerhebung beziehungsweise die Nutzung der Daten. Die hier nutzbaren Textbausteine beziehen sich folglich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Sofern es Datenempfänger gibt, die sich außerhalb des Unternehmens/ der Behörde befinden, geben Sie diese bitte in das Freitextfeld ein. Alternativ übernehmen Sie diese Informationen aus der Verarbeitungstätigkeit.
Die Übermittlung personenbezogener Daten an eine "internationale Organisation" (Vgl. Begriffsbestimmung Art. 4 Nr. 26 DSGVO) oder an Verantwortliche, Auftragsverarbeiter oder sonstige Empfänger in einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) birgt aus Sicht der betroffenen Person besondere Datenschutzrisiken.
Geben Sie deshalb in diesem Bereich an, ob eine Absicht der Übermittlung an in ein Drittland oder eine internationale Organisation besteht und ob Sie dies ggf. auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission beziehen können. Ebenso ist es wichtig, darüber zu informieren, welche Punkte im Bereich Garantien und Erhalt der Garantien genannt werden können.
Informieren Sie die betroffenen Personen über die Dauer der Datenspeicherung. Optional übernehmen Sie diese Information auch aus den Angaben zu Regelfristen für die Löschung aus der Verarbeitungstätigkeit.
Geben Sie an, welche Rechte eine betroffene Person wahrnehmen kann und ggf. auch warum bestimmte Rechte hier nicht wirksam sind bzw. durch andere Rechtsnormen negiert werden. Sie können Informationen zu folgenden Rechten eintragen:
Möchten Sie nicht in dieser Ausführlichkeit informieren?
Wählen Sie unter Darstellung entweder die tabellarische oder minimalistische Darstellung, um nur die ausgefüllten Informationen in das erzeugte Dokument zu integrieren. Nur in der ausführlichen Darstellung werden alle Kapitel angezeigt, auch wenn diese nicht befüllt sind.
Geben Sie in diesem Bereich an, ob für die Verarbeitung der Daten automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling verwendet werden. Es kann auch eine wichtige Information sein, dass keine entsprechenden Verarbeitungen durchgeführt werden.
Sofern die Informationspflicht für eine Verarbeitung gedacht ist, die einer Gemeinsamen Verantwortlichkeit unterliegt, können Sie weitere Informationen angeben. Um den Vorgang leichter zu gestalten, ist es in preeco möglich, einige der nötigen Angaben aus einem Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit zu übernehmen.
Wählen Sie die Checkbox Ja, zusätzliche Informationen für Gemeinsame Verantwortlichkeiten hinzufügen, um den Bereich freizuschalten.
Sofern Sie Bezug auf einen Vertrag nehmen möchten, wählen Sie diesen bitte im Feld Gemeinsame Verantwortlichkeit aus. Durch diese Auswahl können Sie die Angaben zu den Gemeinsam Verantwortlichen und auch die Definition und Verteilung der Prozessschritte und Verantwortlichen automatisch übernehmen. Alternativ können Sie diese Daten in die entsprechenden Textfelder eintragen.
Für die Information Zusätzliche Informationen für die Datenverarbeitung gemäß Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO stehen Ihnen wieder praktische Textbausteine zur Verfügung.
Die in preeco erstellen Informationspflichten können Sie direkt aus preeco heraus veröffentlichen. Wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen per Ceckbox in der Bearbeiten-Ansicht unter Veröffentlichung aus:
Öffentliche URL bereitstellen?
Sie erhalten nach dem Speichern und Freigeben einer Informationspflicht einen Link, der immer zur letzten freigegebenen PDF-Version der Informationspflicht führt. Diesen Link rufen Sie in der Lese-Ansicht unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung ab. Sie können diesen sowohl per E-Mail versenden als auch auf einer Internet- oder Intranet-Seite einbauen.
Einbetten erlaubt?
Aktivieren Sie diese Checkbox, um in der Lese-Ansicht einen Einbettungs-Code für das Dokument zu erhalten. Diesen Einbettungs-Code können Sie anschließend auf Ihrer Internet- oder Intranet-Seite einfügen. An der Stelle, an der Sie den Code einfügen, wird automatisch zur Ladezeit der Seite der Inhalt der zuletzt freigegebenen Version Ihrer Informationspflicht als HTML ausgegeben. Das Erscheinungsbild kann dabei von Ihren seitenindividuellen Stylesheets bestimmt werden.
Beide Möglichkeiten bieten Ihnen den Vorteil, bei Änderungen am Dokument außer einer Freigabe in preeco keine weiteren Schritte mehr durchführen zu müssen, um die Dokumente zu veröffentlichen. Der Klick Freigeben in preeco genügt und der Link oder Einbettungscode führt immer zur aktuellsten Version.
Der Einbettungs-Code und der öffentliche Link zu einem Dokument werden erstellt, wenn die Optionen im Dokument angehakt sind und das Dokument gespeichert wird. Es wird ab diesem Zeitpunkt immer die letzte Revision angezeigt. Auch wenn Sie das Dokument wieder auf einen Status wie z.B. in Bearbeitung setzen, ist der Link/Code folglich nicht deaktiviert, sondern zeigt immer die letzte Revision. Möchten Sie den öffentlichen Link deaktivieren oder die Einbettung beenden, deaktivieren Sie die Option in Dokument und speichern es erneut.
Hinweis Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.
Informationspflichten können Daten sowohl aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen als auch Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit als Quelle für automatische Datenübernahmen heranziehen.

References: Art. 13
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 6
 Art. 4
 Art. 26