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Timestamp: 2017-09-19 13:39:03+00:00

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9.070 Kassationsordnung (KassO) - Kirchenrecht Online-Nachschlagewerk
9.070 Kassationsordnung (KassO)
§ 4 Aussonderung von Unterlagen der Registratur
§ 5 Vernichtung von Unterlagen (Kassation)
Anlage 1 zur Kassationsordnung (Fristenkatalog)
B. 30 Jahre aufzubewahren sind:
C. 10 Jahre aufzubewahren sind:
Anlage 2 zur Kassationsordnung
Anlage 3 zur Kassationsordnung (Vertrag über die Vernichtung von Unterlagen)
die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation)
kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke
(GVBl. 27. Band, S. 203)
Der Oberkirchenrat hat aufgrund von § 13 in Verbindung mit § 2 des Archivgesetzes vom 26.02.1999 (GVBI. 24. Bd., S. 108) und Art. 118 Kirchenordnung folgende Rechtsverordnung erlassen:
( 1 ) Diese Rechtsverordnung gilt für die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg, Kirchenkreise, Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände sowie für alle kirchlichen Dienststellen, Einrichtungen und Stiftungen, die Unterlagen in Registraturen, Altregistraturen oder Archiven verwalten.
( 2 ) Diese Rechtsverordnung gilt für alle kirchlichen Werke, Einrichtungen und Stiftungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, wenn und soweit die zuständigen Organe die Übernahme dieser Rechtsverordnung beschlossen haben.
( 1 ) Grundsätzlich werden nur solche Unterlagen aufbewahrt, die im eigenen Zuständigkeitsbereich erwachsen und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.
( 2 ) 1 Unterlagen sind geordnet und in geeigneter Weise aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt nach dem jeweils geltenden Aktenplan oder in Absprache mit dem zuständigen Archiv nach archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.
( 2 ) 1 In der Altregistratur werden die Unterlagen aufbewahrt, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. 2 Nicht mehr laufend benötigte Unterlagen sind nach Ablauf der Fristen gemäß den im Archivgesetz festgelegten Bestimmungen dem zuständigen Archiv anzubieten.
( 3 ) 1 Im Archiv werden archivwürdige Unterlagen im Sinne des Kirchengesetzes der Konföderation evangelischer Kirchen in Niedersachsen über die Sicherung und Nutzung kirchlichen Archivgutes aufbewahrt, die von der Verwaltung nicht mehr laufend benötigt werden. 2 Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereichs wahrnehmen.
( 1 ) 1 Das Aussondern der nicht mehr benötigten Unterlagen der Registratur erfolgt nach dem dieser Rechtsverordnung beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Anlage 1), in dem festgelegt ist, welche Unterlagen dauernd oder befristet aufbewahrt werden. 2 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des zuständigen Archivs einzuholen.
( 2 ) Unterlagen, die in die Altregistratur oder in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten (s. Anlage 2) zu verzeichnen.
( 1 ) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen sind in regelmäßigen Abständen zu vernichten (kassieren). 2 Dabei ist nach dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu verfahren. 3 Eine wirtschaftliche Verwertung ist auszuschließen. 4 Das zuständige Archiv ist rechtzeitig vor der Durchführung von der anstehenden Kassation in Kenntnis zu setzen.
( 2 ) Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen nur mit Genehmigung des zuständigen Archivs vernichtet (kassiert) werden.
( 3 ) In einem Kassationsprotokoll (s. Anlage 2) ist festzuhalten, welche Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind.
( 1 ) 1 Das ausgesonderte Schriftgut darf nicht in die Hände Unbefugter gelangen. 2 Es ist datenschutzgerecht zu vernichten.
( 2 ) Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte ist durch schriftliche Vereinbarung (s. Anlage 3) sicherzustellen, dass Unterlagen nicht missbräuchlich verwendet und datenschutzgerecht vernichtet werden.
1 Diese Rechtsverordnung tritt am 01. Januar 2015 in Kraft. 2 Zugleich tritt die Verwaltungsanordnung über das Aussondern und Vernichten von Schriftgut (Kassationsordnung) vom 21. Juli 1971 (GVBI. 17. Bd., S. 96) außer Kraft.
Aufbewahrungs- und Kassationsplan für das bei der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg, den Kirchengemeinden, den Kirchenkreisen sowie für alle kirchlichen Dienststellen, Einrichtungen und Stiftungen seit dem Jahr 1950 erwachsene Unterlagen.
Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, die in Registraturen erwachsenen amtlichen Unterlagen auf das notwendige Maß zu beschränken. Nicht mehr benötigte Unterlagen sind je nach ihrem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten (Kassation).
Unterlagen sind Akten, Kirchenbücher und andere Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften. Pläne, Karten, Plakate, Siegel, Petschafte, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige, auch auf maschinenlesbaren Informations- und Datenträgern gespeicherte Dokumente; dazu zählen auch Datenbanken, Fachanwendungen und Websites. Unterlagen sind auch die zur Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme.
Zu Einzelheiten der Kassation wird auf die Aufbewahrungs- und Kassationsordnung verwiesen. Es wird aber noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Entscheidung über Kassation nicht für einzelne Schriftstücke, sondern immer für ganze Akteneinheiten getroffen werden soll. Diese Entscheidung soll vielmehr für den jeweiligen Aktenband insgesamt getroffen werden. Enthält ein Aktenband Vorgänge von sehr unterschiedlichem Erhaltungswert, wird die Entscheidung nach dem überwiegendem Inhalt getroffen, d.h. nach quantitativer Schätzung.
Zudem beziehen sich die folgenden Angaben nur auf Unterlagen, die nach dem Jahre 1950 entstanden sind. Alle Unterlagen, die älter sind oder die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft das Archiv der EV.-Luth. Kirche in Oldenburg. Ebenso darf in Zweifelsfällen nicht ohne Zustimmung des Archivs der EV.-Luth. Kirche in Oldenburg kassiert werden.
Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan bezieht sich immer auf Unterlagen der eigenen Einrichtung. Ausschlaggebend für die Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung ist die Dokumentation der eigenen Arbeit der jeweiligen Körperschaft.
Neben den eigentlichen Unterlagen in den Registraturen werden zuweilen auch historische Nachrichten über die eigene kirchliche Körperschaft gesammelt. Dieses Sammlungsgut (z.B. Zeitungsausschnitte, Abschriften von historischen Quellen oder historische Darstellungen, aber auch Bild-, Film- und Tondokumente von kirchlichen Ereignissen oder von Gebäuden, Kunstwerken und Denkmälern) ist ebenfalls dauerhaft aufzubewahren.
Die in der Anlage unter Ziffern A-D genannten Fristen beginnen jeweils mit Schließen der Akte zu laufen.
0.1. Unterlagen über Gründung, Organisation, Bekenntnisstand, Patronat der kirchlichen Körperschaft
0.2. Satzungen
0.3. Unterlagen zu Wahlen der kirchlichen Körperschaften, ihren Organen und Ausschüssen (nur Wahlvorschläge, Wahlprotokoll mit Wahlergebnis und Unterlagen über Veränderungen während der Wahlperiode; Unterlagen zur Durchführung der Wahlen siehe E. 0.1.)
0.4. Niederschriften und Verhandlungen der kirchlichen Körperschaften, ihrer Organe und Ausschüsse, Protokollbücher
0.5. Visitationsunterlagen
0.6. Unterlagen der kirchlichen Verwaltungsgerichtsbarkeit, Prozessakten
1.1. Unterlagen über Beziehungen zu oder Auseinandersetzungen mit anderen Konfessionen, Religionsgemeinschaften und Weltanschauungen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren
1.2. Unterlagen zur kirchlichen Entwicklungshilfe und Spendenaktionen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren (Sammlungen siehe E. 9.2.)
2.1. Unterlagen über Beziehungen zu staatlichen, kommunalen und parteipolitischen Stellen, Organisationen und Einrichtungen (nur tatsächlich praktizierte Beziehungen und besondere Vereinbarungen)
2.2. Unterlagen über die eigene gesellschaftspolitische Arbeit (u.a. Friedensarbeit, Menschenrechtsfragen, Asyl- und Ausländerpolitik)
2.3. Unterlagen über Vorgänge zu Wirtschaftsangelegenheiten, Landwirtschaft und Umweltschutz, soweit die Vorgänge die eigenen Körperschaft betreffen
2.4. Unterlagen zum konziliaren Prozess, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen
2.5. Unterlagen zu Kirchentagen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen
2.6. Unterlagen zur diakonischen Arbeit und Fürsorgetätigkeit im eigenen Amts- und Aufgabenbereich
2.7. Unterlagen zu diakonischen Einrichtungen (z.B. Diakoniestationen, Heime), soweit sie sich in eigener Trägerschaft befinden
2.8. Unterlagen über Veranstaltungen der kirchlichen Körperschaft und besondere Ereignisse
2.9. Unterlagen über die Arbeit der Gemeindekreise (Zielsetzung, Veranstaltungen, Arbeitsberichte)
2.10. Unterlagen der eigenen Beratungsstellen (Organisation, Jahresberichte, Statistik, geschützte Unterlagen siehe § 11 Abs. 2 ArchG)
2.11. Unterlagen über die eigene Jugendarbeit und Jugendverbände
2.12. Unterlagen über eigene Kindertagesstätteneinrichtungen und Einrichtungen der Jugendarbeit (Einrichtung und Bau, Verträge, Organisation, Konzeption, Heimaufsicht)
2.13. Unterlagen über die eigene Frauen-, Männer- Familien- und Seniorenarbeit
2.14. Unterlagen über missionarische Dienste, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen
2.15. Unterlagen über kirchliche Vereine und Verbände, soweit sie den eigenen Aufgabenbereich betreffen
3.1. Unterlagen über Errichtung und Besetzung von Pfarrstellen und Stellen für Mitarbeiter
3.2. Stellenpläne
3.3. Akten und Protokolle über Amtsübergaben
3.4. Personalakten von Personen in leitenden Stellungen oder mit wichtigen Funktionen
3.5. Disziplinarakten (sofern die Vorkommnisse von erheblicher Bedeutung für die berufliche Laufbahn des Betroffenen sind oder das Leben der eigenen Körperschaft beeinflusst haben)
3.6. Unterlagen über Prüfungen
3.7. Unterlagen zur Wahl der Mitarbeitervertretung, Rechenschaftsberichte, Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung
4.1. Unterlagen über regelmäßige und besondere Gottesdienste, Beichte, Abendmahlsfeiern, Amtshandlungen
4.2. Kirchenbücher
4.3. Abkündigungen
4.4. Unterlagen über Inhalt und Gestaltung des Religions- und Konfirmandenunterrichts (nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit)
4.5. Unterlagen zu Konfirmationen und Konfirmationsjubiläen
4.6. Unterlagen über die Pflege der Kirchenmusik, kirchenmusikalische Veranstaltungen
4.7. Unterlagen über die Einhaltung oder Verletzung des Sonn- und Feiertagschutzes
4.8. Unterlagen über kirchenmusikalische Prüfungen
4.9. Unterlagen über Seelsorge an verschiedenen Personengruppen und verschiedenen Bereichen, soweit das Beichtgeheimnis die Aufbewahrung nicht ausschließt
5.1. Unterlagen über Beziehungen zur Schule (nur Vorgänge, die die eigene Körperschaft berühren
5.2. Unterlagen über Schulen in eigener Trägerschaft (Organisation, Statistik, Jahresberichte Schulveranstaltungen, Zweitschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse)
5.3. Unterlagen zu Maßnahmen der Erwachsenenbildung (nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit)
5.4. Unterlagen zur Bibliotheksarbeit (nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit)
5.5. Unterlagen zur Öffentlichkeitsarbeit (nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit), Presseberichte (soweit nicht in Sachakte)
5.6. Gemeindebriefe
5.7. Unterlagen über kulturelle Aktivitäten der eigenen Körperschaft
5.8. Unterlagen über die eigene Kirchengeschichte, Jubiläen, Veröffentlichungen, Chronik
5.9. Unterlagen über Volkstum und Brauchtum im lokalen und regionalen Bereich
6.1. Geschäftsordnungen, Dienstanweisungen
6.2. Geschäftsverteilungspläne
6.3. Unterlagen zur Organisation der Datenverarbeitung und Datenschutz (nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit)
6.4. Aktenpläne
6.5. Unterlagen zum Archiv, Findbuch, Kassationsprotokolle
6.6. Unterlagen zur Kirchenmitgliedschaft, Verzeichnisse der Kirchenaus- und -übertritte
6.7. Prozesse vor den ordentlichen Gerichten, die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben.
6.8. Statistische Berichte aus dem eigenem Amts- und Aufgabenbereich
7.1. Kirchengrundbuch (früher: Lagerbuch)
7.2. Unterlagen über Erwerb, Veränderungen und Verkauf von Grundvermögen
7.3. Unterlagen über dauernde Berechtigungen und eigene Verpflichtungen (Steuer- und Gebührenfreiheit, Abgaben, Erbbaurechte, Dienstbarkeiten etc.)
7.4. Unterlagen über Anlage, Widmung und Entwidmung von Friedhöfen
7.5. Unterlagen über den Erlass von Friedhofssatzungen
7.6. Unterlagen über die auf dem Friedhof bestatteten Personen
7.7. Unterlagen über die auf dem Friedhof beigesetzten Urnen
7.8. Grundsätzliche Akten der Friedhofsverwaltung
7.9. Anlage-, Übersichts- und Belegungspläne
7.10. Unterlagen über den Erhalt besonderer Grabdenkmäler und Erbbegräbnisse sowie Kriegsgräber
8.1. Unterlagen über Errichtung und bauliche Unterhaltung kirchlicher Gebäude (Bauplanung, Finanzierung, Zeichnungen, Bauberichte, ausgeführte Angebote, Abschlussrechnungen, Inventar, Versicherung, Grundsteinlegung und Einweihung etc.)
8.2. Unterlagen über Nutzung kirchlicher Gebäude (ohne Vermietung)
8.3. Unterlagen über Ausstattungsgegenstände der Kirche (Taufe, Kanzel, Altar, Orgel, Uhr, Bestuhlung, Kunstwerke, Denkmäler etc.)
8.4. Unterlagen über Bestand und Erhaltung der Vasa Sacra, des Kunst- und Kulturgutes
9.1. Haushaltspläne, außerordentliche Haushaltspläne (Kostendeckungspläne)
9.2. Rechnungsbelege zu außerordentlichen Haushaltsplänen ("Dauerbelege")
9.3. Unterlagen über Rechnungsführung, Rechnungslegung und Prüfung der Rechnungen
9.4. Vermögensnachweise, Bilanzen, Lagerbücher (Corpora Bonorum, Inventarien, Patrimonialbücher)
9.5. Unterlagen über Errichtung und Verwaltung von Stiftungen, Stiftungsvermögen
9.6. Unterlagen über Sondervermögen, Schenkungen und Legate
9.7. Summarische Übersichten über Kollekten- und Kirchgeldaufkommen
9.8. Unterlagen über die Berechtigung und Verpflichtung Dritter zu besonderen Leistungen (Baulast, Deputate etc.), Ablösungen
Für folgendes Schriftgut, welches nach 1950 entstanden ist, gilt nur eine befristete Aufbewahrung.
Die angegebenen Jahresfristen sind vom Abschluss der Vorgänge an (= Datum des letzten Schriftstückes im Vorgang) zu berechnen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres zu laufen, aus dem der letzte Vorgang datiert.
2.1. Pflege- bzw. Krankenhausdokumentation (bei verstorbenen Erwachsenen 10 Jahre, bei verstorbenen Minderjährigen 20 Jahre)
3.1. Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche möglich ist (von der letzten Versorgungsleistung an)
7.1. Unterlagen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern (2 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrecht)
9.1. Unterlagen über Hypotheken und Darlehen nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch
9.2. Unterlagen über Versicherungen und über die Abwicklung einzelner Versicherungsfälle (nur Haftpflicht- und Unfallschäden nach Beendigung des Versicherungsverhältnisses)
9.3. Prozessakten, sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind
3.1. Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt (von der letzten Versorgungsleistung an)
3.2. Unterlagen über Reisekostenabrechnungen und Erstattungen
6.1. Unterlagen über ADV-Programmierung
7.1. Unterlagen über Pacht- und Mietverhältnisse, auch Dienstwohnungsakten (nach Beendigung der Mietverhältnisse)
9.1. Unterlagen über die Aufstellung der Haushaltspläne; Jahresrechnungen (Haushaltspläne siehe A. 9.1. )
9.2. Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse, soweit keine anderen Fristen vorgeschrieben sind
9.3. Unterlagen über Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuern (nach Abschluss der Einzelfälle)
9.4. Unterlagen im Zusammenhang von Kirchensteuerkappungen (bei der Kirchensteuersteile)
9.5. Unterlagen über Versicherungsfälle, soweit sie Sachschäden betreffen (nach Abschluss der Regulierung)
9.6. Belege - soweit keine Dauerbelege - , Nachweise der nicht abgewickelten Verwahrgelder und Vorschüsse (nach Entlastung). Z. B. Rechnungsbelege, Kontoauszüge
3.1. Personalakten kirchlicher Mitarbeitenden, die überwiegend nur mit Sachbearbeiterfunktionen, unselbständigen und Hilfsfunktionen betraut waren (von Todesjahr an bzw. nach Fortfall von Versorgungsansprüchen)
3.2. Personalbeiakten über Beihilfen, Unterstützungen, Urlaub, Dienstbefreiung, Vertretungen, Krank- und Gesundmeldungen
3.3. Werkverträge
0.1 Unterlagen über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften nach Ablauf der Amtsperiode (siehe auch A. 0.3.)
2.1. Rundschreiben überörtlicher kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine, soweit nicht von der eigenen Körperschaft herausgegeben
2.2. An- und Abmeldungen zum Kindergarten und zum kirchlichen Unterricht (nach Verlassen bzw. Abschluss), zu Gemeindekreisen und Vereinen
3.1. Urlaubslisten, Arbeitszeitlisten
4.1. Anlagen zu den Kirchenbüchern (nach Bescheinigung der Vollzähligkeit der Kirchenbucheintragungen durch den Kirchenbuchführer bzw. die Kirchenbuchführerin)
9.2. Unterlagen über Haus- und Straßensammlungen
Einladungen zu Veranstaltungen, an denen die Körperschaft nicht selbst beteiligt ist
o Aktenverzeichnis / o Abgabeverzeichnis / o Kassationsprotokoll*
Übergabe an die Altregistratur
Abgabe an das kirchl. Archiv am
Vernichtet am/durch
Anlage 3 zur Kassationsordnung
(Vertrag über die Vernichtung von Unterlagen)
- im folgenden Auftraggeber genannt·-
die Unterlagen unverzüglich (innerhalb von ..... Wochen / bis zum ............ ) in seinen eigenen Betriebsräumen zu vernichten,
alle im Rahmen des Datenschutzrechtes erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Unterlagen zu treffen und entsprechend zu beachten. Er ist nicht berechtigt, Dritte mit der Durchführung des Vertrages zu beauftragen.
( 3 ) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zusätzliche Sicherungsmaßnahmen, die vom Auftraggeber hinsichtlich des Datenschutzes und Gesundheitsschutzes der Mitarbeiter gefordert werden, zu erfüllen (z.B. Transport in geschlossenen Containern bei Schimmelpilzbefall). Diese zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen sind vom Auftraggeber schriftlich anzuordnen.
( 1 ) Die gemäß Vertrag zu vernichtenden Unterlagen sind in der Anlage 1 zum Vertrag (Anlage 2 zu § 4 Abs. 4 Kassationsordnung) vom Auftraggeber aufzuführen.
( 1 ) Bei Verletzungen von Bestimmungen dieses Vertrages mit Schadensfolge hat der Auftragnehmer neben den zivilrechtlichen Ansprüchen auf Schadensersatz an den Auftraggeber eine Vertragsstrafe in einer dem Schadensfall angemessenen Höhe, mindestens jedoch 500,-- € zu zahlen. Hat der Auftragnehmer aus der Vertragsverletzung Vorteile erlangt, so beträgt die Vertragsstrafe mindestens das Zweifache des dem Auftragnehmer zugeflossenen wirtschaftlichen Vorteils.
Besondere Auflagen I abweichende Vereinbarungen:
___________ , den _____
Auftragnehmer Auftraggeber

References: § 4

§ 5
 § 13
 § 2
 Art. 118
 § 11
 § 4