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Timestamp: 2020-07-16 16:29:19+00:00

Document:
Políticas de Tratamiento Web – Polifuncionales
(+57 - 1) 635 1142
Análisis de riesgo psicosocial
1.Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013,por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Polifuncionales S.A.S en los términos y condiciones recogidos en la misma.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fineshistóricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el RegistroCivil de las personas.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Polifuncionales S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: calle 77 # 13 47 oficina 302 BOGOTÁ D.C.,
Correo electrónico: servicioalcliente@Polifuncionales.com.co
Teléfono: (57-1) 635 1142
Polifuncionales S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
7. Coolies o web bugs
Derechos de quejas y reclamos:La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
-Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
-Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
-Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
-Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
-Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento
El Oficial de Protección de Datos de Polifuncionales S.A.S será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.
Telefono: (57-1) 635 1142
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Polifuncionales S.A.S solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Polifuncionales S.A.S enviado, mediante correo electrónico a: servicioalcliente@Polifuncionales.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 302 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por Polifuncionales S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, Polifuncionales S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
10.2Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Polifuncionales S.A.S. Enviado, mediante correo electrónico servicioalcliente@Polifuncionales.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 302 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Polifuncionales S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Polifuncionales S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, Polifuncionales S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por Polifuncionales S.A.S, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (I, II, III, IV).
1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados,borrados o destruido.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos. 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
2. Lista actualizada de usuarios y accesosautorizados. 1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se aproducido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidascorrectoras.
2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias. 1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento. 1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal.
2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del ratamiento.
3. Autorizacióndel responsablepara la salida de documentos o soportes pormedio físico o electrónico.
4. Sistema deetiquetado oidentificación deltipo deinformación.
5. Inventario de soportes. 3. Mecanismospara evitar elacceso a datoscon derechosdistintos de los Autorizados.
4. Concesión,alteración o anulación depermisos por elpersonalautorizado 3. Divulgaciónentre el personal de las normas yde Lasconsecuencias delincumplimiento delas mismas
Conservación delInforme a disposición de la autoridad.
1. Registro de entrada y salida de documentos y
soportes: fecha, emisor yreceptor, número, tipo de
información, forma de envío,responsable de la Recepcióno entrega.
1. Control deacceso al lugar o
lugares donde seubican los sistemasde información.
1. Mecanismo quelimite el número deintentos reiteradosde acceso noautorizados.
1. Registro de losprocedimientos derecuperación de los datos,persona que los ejecuta,datos restaurados y datos grabados manualmente.
2. Autorización delresponsable del tratamientopara la ejecución de losprocedimientos derecuperación.
Registro de accesos: usuario, hora, base de datosa la que accede, tipode acceso, registro al que accede.
Control delregistro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.»
Las bases de datos responsabilidad de Polifuncionales S.A.S serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. Polifuncionales S.A.S procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello,dicha base de datos ha sido creadasin un periodo de vigenciadefinido.
“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-25.”
Calle 73 N° 22-06 Barrio San Felipe -BogotáPBX: (57-1) 635 1142
Biapps © 2020.

References: artículo 13
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 9
 artículo 10
 artículo 14
 artículo 4