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Timestamp: 2017-01-18 03:49:32+00:00

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⭐SEGNALAZIONI, ANCHE ANONIME, RICEVUTE DA SAIPEM SPA E DA SOCIETÀ CONTROLLATE IN ITALIA E ALL ESTERO
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1 Pag. 1 di 19 PROCEDURA STANDARD DA SAIPEM SPA E DA SOCIETÀ CONTROLLATE IN ITALIA E ALL ESTERO STD-COR-ANC-001-I MSG DI RIFERIMENTO Anticorruzione Preparato Controllato Approvato Comitato Tecnico Sistema Normativo S. L. Rasini ALECO S.M. Roccuzzo SVOR M. Picutti SIQUA L. Santoro COGE M. Colombo LEGAS M. Colombo LEGAS Approvata in data 21 gennaio 2014 dal Collegio Sindacale di Saipem SpA. Esaminata e approvata in data 26 marzo 2014 dal Consiglio di Amministrazione di Saipem SpA.2 Pag. 2 di 19 Sommario delle Revisioni Data Revisione Preparato Controllato Approvato 28/05/ S. L. Rasini ALECO Comitato Tecnico Sistema Normativo M. Colombo LEGAS Descrizione Revisione 01 La presente Procedura Standard annulla e sostituisce il seguente documento: Segnalazioni Ricevute da Saipem e dalle Società Controllate (Doc. n. STD-COR-ORGA-006-I) del 01/12/2006.3 Pag. 3 di 19 INDICE 1. INTRODUZIONE OBIETTIVI DEL DOCUMENTO AMBITO DI APPLICAZIONE MODALITÀ DI RECEPIMENTO DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 5 2. RUOLI E RESPONSABILITÀ 5 3. DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI ED ACRONIMI 5 4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ PRINCIPI GENERALI MODALITÀ OPERATIVE Canali di Comunicazione Istruttoria REPORTING PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE, TRACCIABILITÀ DIFFUSIONE E RECEPIMENTO TRATTAMENTO DATI PERSONALI AI FINI PRIVACY ALLEGATI 154 Pag. 4 di INTRODUZIONE 1.1 OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Il presente strumento normativo regola il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni da chiunque, Terzi o dipendenti, inviate o trasmesse, anche in forma confidenziale o anonima. La presente Procedura Standard risponde agli adempimenti previsti dal Sarbanes-Oxley Act del 2002, dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n. 231 del 2001 e dalla Management System Guideline (MSG) Anticorruzione di Saipem SpA. La presente Procedura Standard fa parte degli Strumenti Normativi Anti-Corruzione di Saipem previsti dalla MSG Anticorruzione di Saipem SpA. In caso di dubbi da parte di un destinatario della presente procedura sull interpretazione e applicazione della stessa e, in particolare, su qualunque nuovo o accresciuto rischio corruzione o comunque in caso di criticità con riferimento a quanto previsto dalla presente procedura, lo stesso dovrà contattare la Saipem Anti- Corruption Legal Support Unit, che valuterà e suggerirà, se necessario, le possibili azioni/soluzioni. 1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute nella presente Procedura Standard si applicano a tutte le persone Saipem. Saipem userà la propria influenza, per quanto ragionevole secondo le circostanze, affinché le società e gli enti in cui ha una partecipazione non di controllo soddisfino gli standard indicati nella presente procedura, adottando e mantenendo un adeguato Sistema di Controllo Interno in coerenza con i requisiti stabiliti dalle Leggi Anti-Corruzione. A tal fine, i rappresentanti indicati da Saipem in tali società ed enti faranno tutto quanto loro possibile per fare sì che siano adottati gli standard indicati nella presente procedura. Le circostanze rilevanti includono il livello di partecipazione di Saipem nella società o nell ente (joint venture, consorzi) e le leggi e i regolamenti del Paese nel quale la società o l ente sono stabiliti o dove hanno base le relative attività. La gestione delle Segnalazionzioni ed il relativo trattamento dei dati ai fini privacy è effettuata da Saipem SpA anche nell interesse delle società controllate, nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, ivi inclusi, in particolare, i principi di necessità, proporzionalità e liceità del trattamento così come previsti nel Codice Privacy, nonché, in coerenza con quanto previsto al riguardo nell ambito degli specifici strumenti normativi interni. Sono in ogni caso rispettate l autonomia operativa e gestionale delle Società Controllate (come nel seguito definite), nonché le istruzioni impartite dal Titolare del trattamento (ai sensi di quanto previsto al successivo paragrafo 4.7), assicurando le esigenze di riservatezza sottese allo svolgimento delle attività istruttorie. 1.3 MODALITÀ DI RECEPIMENTO La presente Procedura Standard è di applicazione immediata per Saipem SpA. Le società direttamente e indirettamente controllate da Saipem SpA (di seguito, Società Controllate ) assicurano il recepimento della presente Procedura Standard tempestivamente e comunque non oltre 60 giorni dalla sua emissione, tramite deliberazione del Consiglio di Amministrazione (o, in mancanza, del corrispondente organo/funzione/ruolo previsto dalla Governance della Società Controllata), secondo le modalità descritte nella MSG Sistema Normativo. Tutte le Società Controllate devono comunicare all Anti-Corruption Legal Support Unit e alla Funzione Risorse Umane e Organizzazione di Saipem SpA, la data di adozione del presente strumento normativo Anti-Corruzione.5 Pag. 5 di DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Modello 231 di Saipem SpA (che include il Codice Etico) ovvero Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Società definito dalle singole Società Controllate; Management System Guideline Anticorruzione (Doc. n. MSG-COR-LEGA-002-I); Management System Guideline Sistema Normativo (Doc. n. MSG-COR-DSSM-001-I); Management System Guideline Sistema di controllo interno sull informativa finanziaria (Doc. n. MSG- COR-SOA-001-I); Procedura Standard Accertamento di Presunti Comportamenti Illeciti Posti in essere dai Dipendenti Saipem (Doc. n. STD-COR-HR-015-I); Procedura Standard Protezione dei Dati Personali (Doc. n. STD-COR-HR-018-I); Form Modulo e informativa per il trattamento dei dati personali connessi alle segnalazioni (Doc. n. FORM-COR-ANC-001-I). 2. RUOLI E RESPONSABILITÀ Anti-Corruption Legal Support Unit detta Unità, costituita all interno della Funzione General Counsel, Affari Societari e Governance di Saipem SpA, è responsabile di fornire assistenza specialistica in materia di Anti- Corruzione in relazione alle attività operative gestite direttamente da Saipem SpA e dalle sue controllate. In particolare, ai fini della presente procedura, essa assicura le valutazioni di competenza sulle Segnalazioni SCI, quale unità preposta all assistenza legale in materia di sistema di controllo interno e ai fini della MSG Anticorruzione Saipem. Funzione Internal Audit detta funzione di Saipem SpA, responsabile dell esame e valutazione in maniera indipendente del sistema di controllo interno, verifica che le funzioni, unità e persone di Saipem coinvolte nelle attività descritte nella presente procedura agiscano nel rispetto delle sue previsioni. In particolare, ai fini della presente procedura, INAU riceve le Segnalazioni e assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati, garantisce opportune attività di Audit, monitora lo stato di attuazione di eventuali azioni correttive e rende disponibile relativa reportistica. Funzione HSES funzione di Saipem SpA che, ai fini della presente procedura, è responsabile dell accertamento Segnalazioni che attengono a Tematiche HSE, promuovendo e coordinando le verifiche più opportune a conferma della fondatezza dei fatti segnalati. 3. DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI ED ACRONIMI I termini definiti nella MSG Anticorruzione hanno lo stesso significato nel presente allegato. In aggiunta, i seguenti termini sono così definiti: Codice Privacy Collegio Sindacale eni Collegio Sindacale Saipem Comitato Segnalazioni Il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e sue successive modifiche ed integrazioni. Il collegio sindacale di eni spa. Il collegio sindacale di Saipem SpA. Si tratta di un organismo interno interfunzionale, investito dei compiti e dei ruoli meglio descritti al paragrafo e formato dai seguenti componenti: (i) Senior Vice President General Counsel, Affari Societari e Governance, (ii) Executive Vice President Risorse Umane e Organizzazione (iii) Senior Vice President Internal Audit di Saipem SpA. Per le Segnalazioni Relative a Fatti Rilevanti, il Comitato Segnalazioni è integrato dal Executive Vice President Amministrazione, Finanza e Controllo di Saipem SpA.6 Pag. 6 di 19 DINAU INAU Linee Guida Privacy Organo/i di Controllo e Vigilanza Proposta di Archiviazione Report Trimestrale Segnalazioni Segnalazione/i Segnalazione Anonima Direzione Internal Audit di eni spa. Funzione Internal Audit di Saipem SpA. Sono le linee guida di Saipem per gli adempimenti ai sensi del Codice Privacy, emesse con la Procedura Standard Protezione dei Dati Personali, e loro successive modifiche e integrazioni, ivi inclusi gli eventuali strumenti normativi interni che, successivamente alla pubblicazione della presente Procedura, dovessero abrogarle e sostituirle, incluse le loro successive modifiche e integrazioni. Il collegio sindacale (od organo ad esso assimilabile, in base alla legislazione straniera di volta in volta applicabile) e l organismo di vigilanza di cui all articolo 6 del Decreto Legislativo n. 231 del 2001, istituiti, presso Saipem SpA o Controllate Italiane, ovvero i Compliance Committee istituiti presso Società Controllate estere. È la proposta di archiviazione di una Segnalazione sottoposta all approvazione del Collegio Sindacale Saipem all esito delle attività di istruttoria e contenuta nel Report Trimestrale Segnalazioni. Contiene i fascicoli di Segnalazioni aperti nel trimestre di riferimento, nonché quelli proposti per l archiviazione relativi a Segnalazioni pervenute nello stesso trimestre e/o rivenienti dai periodi precedenti. Tra i fascicoli proposti per l archiviazione vi sono sia quelli contenenti le segnalazioni proposte per l archiviazione dal Comitato Segnalazioni, sia quelli proposti per l archiviazione dal Team Segnalazioni, ivi incluse le segnalazioni circostanziate per le quali il Team Segnalazioni non ha ritenuto necessario avviare l accertamento di cui al par Inoltre il Report include le segnalazioni afferenti alle Società Controllate. Qualsiasi comunicazione ricevuta da Saipem, avente ad oggetto comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili al Personale Saipem o a Terzi posti in essere in violazione (i) del Codice Etico, (ii) di leggi o regolamenti o provvedimenti dell autorità o normative interne o comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d immagine, a Saipem. Ai fini della loro trattazione ed istruzione, le Segnalazioni si distinguono in: Segnalazioni afferenti al Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi (in breve, anche, Segnalazioni SCI ): si considerano, ai fini dell efficace mantenimento del sistema di controllo interno e gestione dei rischi di Saipem, tutte le Segnalazioni aventi ad oggetto il mancato rispetto di leggi e normative esterne, nonché di norme previste nell ambito del sistema normativo interno di Saipem, ivi incluse ipotesi di frodi sul patrimonio aziendale e/o sull informativa societaria, nonché eventi idonei, almeno astrattamente, a cagionare una responsabilità amministrativa della società ai sensi del Decreto legislativo n. 231 del Non sono qualificate come tali le carenze individuate e documentate dalle strutture aziendali nell ambito dei controlli interni operativi e quelli previsti dal Sistema di Controllo Saipem sull informativa finanziaria; Segnalazioni afferenti Altre Materie in Violazione del Codice Etico (in breve, anche, Segnalazioni AM ): si considerano tutte le Segnalazioni afferenti alla violazione di norme e principi contenuti nel Codice Etico (ad esempio, tematiche attinenti l etica di impresa, pratiche di mobbing, molestie, conflitti relativi alla gestione del personale), che non si traducano, altresì, in Segnalazioni SCI. Eventuali comunicazioni che non siano qualificabili come Segnalazioni SCI o Segnalazioni AM non rientrano nell ambito di applicazione del presente strumento normativo e saranno trasmesse alle funzioni aziendali competenti a riceverle e trattarle sulla base delle normative di riferimento. Segnalazione in cui le generalità del segnalante non siano esplicitate, né siano individuabili in maniera univoca.7 Pag. 7 di 19 Segnalazione in Malafede Segnalazione/i Circostanziata/e Segnalazione/i Relativa/e a Fatti Rilevanti SVP Team Segnalazioni Segnalazione che dagli esiti della fase istruttoria si rilevi priva di fondamento sulla base di elementi oggettivi comprovanti la malafede del segnalante, fatta allo scopo di arrecare un danno ingiusto alla persona e/o società segnalata. Segnalazione in cui la narrazione da parte dell autore, di fatti, eventi o circostanze che costituiscono gli elementi fondanti dell asserito illecito (ad esempio, tipologia di illecito commesso, periodo di riferimento, valore, cause e finalità dell illecito, società/business unit interessata, persone/unità/ società/enti coinvolti, anomalia sul sistema di controllo interno, ecc.) è effettuata con un grado di dettaglio sufficiente a consentire, almeno astrattamente, ai competenti organi aziendali di identificare elementi utili o decisivi ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa. Le Segnalazioni Circostanziate si distinguono a loro volta in: Segnalazioni Circostanziate Verificabili: qualora, considerati i contenuti della Segnalazione Circostanziata, sia possibile in concreto, sulla base degli strumenti di indagine a disposizione, compiere verifiche sulla veridicità della Segnalazione; Segnalazioni Circostanziate Non Verificabili: qualora, considerati i contenuti della Segnalazione Circostanziata, non sia possibile, sulla base degli strumenti di indagine a disposizione, compiere verifiche sulla veridicità della Segnalazione e pertanto procedere alla fase di accertamento di cui al par Segnalazione su anomalie operative e/o frodi: per la quale sia stimabile un impatto in bilancio per Saipem SpA e/o per le Società Controllate uguale o superiore al 20% della "soglia di materialità 1 definita dalla Management System Guideline Sistema di controllo interno Saipem sull informativa finanziaria con riferimento ai parametri di bilancio consolidato e d esercizio di Saipem SpA dell anno precedente; e/o che riguardi membri degli organi sociali di Saipem, top manager 2, membri del Comitato di Direzione di Saipem SpA e delle Società Controllate; e/o che uno o più membri del Comitato Segnalazioni (nell ambito delle segnalazioni ad esso sottoposte dal Team Segnalazioni) ritenga possa avere un impatto significativo sul Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi. Senior Vice President. Si tratta di un organismo interno interfunzionale, investito dei compiti e dei ruoli meglio descritti ai paragrafi e 4.4 e formato da un primo riporto: del Senior Vice President General Counsel, Affari Societari e Governance, dell Executive Vice President Risorse Umane e Organizzazione, del Senior Vice President Internal Audit e del Executive Vice President Amministrazione, Finanza e Controllo di Saipem SpA. Tematiche HSE Temi di salute, sicurezza, ambiente e incolumità pubblica 3. Terzi Soggetti esterni in relazioni d'interesse con Saipem (es. Business Partner, clienti, fornitori, società di revisione di Saipem, consulenti, collaboratori e, in generale, gli stakeholder). 1 La Management System Guideline Sistema di controllo interno sull informativa finanziaria prevede che le soglie di materialità vengano definite a cura della funzione amministrativa di società sulla base di una metodologia formalmente documentata e sono condivise con la società di revisione. La verifica di congruità delle soglie è eseguita con cadenza almeno annuale ed è condivisa e documentata nel corso degli incontri di presentazione agli Organi di controllo degli esiti sull adeguatezza e l efficacia del sistema di controllo interno sull informativa finanziaria. 2 I primi riporti del Presidente del Consiglio di Amministrazione e dell Amministratore Delegato (CEO), i dirigenti con titolo di COO, CFCO, EVP, nonché i Presidenti/CEO/MD delle società controllate. 3 Cfr. Management System Guideline HSE.8 Pag. 8 di DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 4.1 PRINCIPI GENERALI I principi generali con riferimento al processo di gestione delle Segnalazioni sono i seguenti: Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi (SCIGR): il SCIGR è l insieme di strumenti, strutture organizzative, norme e regole aziendali volte a consentire una conduzione dell impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi definiti dal CdA, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, così come attraverso la strutturazione di adeguati flussi informativi volti a garantire la circolazione delle informazioni. Tale sistema è integrato nei più generali assetti organizzativi e di governo societario adottati ed è coerente con le best practice in materia. Un efficace SCIGR favorisce l assunzione di decisioni consapevoli e concorre ad assicurare la salvaguardia del patrimonio sociale, l efficienza e l efficacia dei processi aziendali, l affidabilità dell informazione finanziaria, il rispetto di leggi e regolamenti, dello Statuto Sociale, nonché degli strumenti normativi interni. Indipendenza e professionalità delle attività di internal audit: la Funzione INAU svolge le proprie attività assicurando il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e diligenza professionali, statuite negli standard internazionali per la pratica professionale dell internal audit e nel codice etico emanati dall Institute of Internal Auditors (IIA), nonché nel Codice Etico Saipem. Garanzia di anonimato: tutte le persone di Saipem che ricevano una Segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l identità e l onorabilità delle persone menzionate nelle Segnalazioni, nonché l anonimato dei segnalanti, affinché chi effettua la Segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione, evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a terzi estranei al processo di istruzione e trattazione delle Segnalazioni disciplinato nel presente strumento normativo di Saipem. Fermo restando ciò, la comunicazione di tali informazioni da parte di INAU ai fini dell istruzione e trattazione della Segnalazione, è consentita: nei confronti dei seguenti soggetti/enti: o o o o Comitato Segnalazioni; Team Segnalazioni; posizioni apicali delle aree di attività interessate dalla Segnalazione; posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla Segnalazione; e nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione. Protezione dalle Segnalazioni in Malafede: Saipem auspica che le Persone di Saipem, ad ogni livello, collaborino a mantenere in azienda un clima di reciproco rispetto della dignità, dell onore e della reputazione di ciascuno. Saipem interverrà per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi, discriminatori o diffamatori 4. Pertanto Saipem garantisce adeguata protezione dalle Segnalazioni in Malafede, censurando simili condotte e informando i soggetti/società oggetto di Segnalazione di cui è stata accertata la "malafede". 4 Codice Etico -Capitolo I -par. 5.1.9 Pag. 9 di MODALITÀ OPERATIVE Le attività del processo di gestione delle Segnalazioni sono descritte nei paragrafi che seguono Canali di Comunicazione Saipem, al fine di agevolare la ricezione delle Segnalazioni, predispone tutti i possibili canali di comunicazione, comprendenti posta ordinaria 5, numeri di fax 6, caselle di posta elettronica 7, strumenti di comunicazione sui siti intranet 8 /internet 9 di Saipem. La predisposizione e il mantenimento dei suddetti canali di comunicazione è garantita da INAU 10. Il Personale Saipem che riceva una Segnalazione transitata al di fuori dei canali previsti provvede a trasmetterla tempestivamente, in originale con gli eventuali allegati, ad INAU, nel rispetto di criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l identità e l'onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l'efficacia delle successive attività di accertamento Istruttoria INAU assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati, attraverso una o più delle seguenti attività, garantendo che tali fasi siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto della completezza e accuratezza delle attività istruttorie. Le attività istruttorie si compongono delle seguenti fasi: 1. Verifica preliminare 2. Accertamento 3. Audit 4. Monitoraggio azioni correttive Verifica preliminare Alla ricezione di una Segnalazione INAU: a) provvede all apertura del relativo Fascicolo di Segnalazione e alimenta il Sistema di gestione, monitoraggio e reporting delle Segnalazioni 11 ; Il Team Segnalazioni: b) esamina e classifica le Segnalazioni come Segnalazioni SCI o Segnalazioni AM, sulla base dei loro contenuti; c) identifica tra le Segnalazioni Circostanziate quelle qualificabili come Segnalazioni Circostanziate Verificabili e Segnalazioni Circostanziate Non verificabili; d) propone l archiviazione di quelle: (i) non qualificabili come Segnalazioni Circostanziate (ii) palesemente infondate e delle Segnalazioni in Malafede 12 (iii) contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già archiviate dal Collegio Sindacale Saipem ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica; (iv) delle Segnalazioni Circostanziate Non Verificabili non ritenendo pertanto necessario avviare la fase di accertamento di cui al par , indicandone le motivazioni e valutandone l invio alle unità interessate unitamente, se del caso, a raccomandazioni su eventuali iniziative da intraprendere; 5 All indirizzo: Saipem SpA, Internal Audit, Via Martiri di Cefalonia 67, S. Donato Mil. (MI), Italy. 6 Numero fax: Indirizzo di posta elettronica: 8 Portale Saipem: 9 Indirizzo: 10 Sono fatti salvi i canali informativi dedicati istituiti ai sensi del Modello 231 (Par ). INAU e gli Organismi di Vigilanza/Compliance Committee garantiscono l inoltro reciproco delle Segnalazioni ricevute a seconda della loro competenza. 11 In tale fase INAU protocolla l originale delle segnalazioni con il protocollo elettronico dedicato (vedi anche successivo paragrafo 4.5 Controlli, archiviazione e conservazione della documentazione, tracciabilità 12 Ferme restando, per queste ultime, le azioni previste al successivo paragrafo 4.4 Provvedimenti Disciplinari.10 Pag. 10 di 19 (v) delle Segnalazioni Circostanziate Verificabili per le quali, alla luce degli esiti delle verifiche preliminari condotte, non valuta necessario l avvio della successiva fase di accertamento di cui al par INAU inserisce le proposte di archiviazione del Team Segnalazioni nel Report Trimestrale Segnalazioni che sottopone all esame del Collegio Sindacale Saipem; quest ultimo approva le proposte di archiviazione contenute nel Report, ovvero, ove lo ritenga necessario, richiede a INAU di effettuare ulteriori accertamenti o di attivare un audit spot. Ai fini delle attività del presente paragrafo, il Team Segnalazioni può compiere approfondimenti direttamente presso le strutture aziendali interessate o le persone coinvolte. INAU: in relazione alle Segnalazioni Circostanziate Verificabili residue dopo il punto d): e) inoltra le Segnalazioni AM agli Organismi di Vigilanza/Compliance Committee istituiti presso le Società Controllate che, in base ai contenuti delle stesse, risultino competenti, anche in qualità di Garanti del Codice Etico, alla loro istruzione e trattazione; questi, nel rispetto delle vigenti disposizioni del Modello 231/Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e del Codice Etico, promuovono le verifiche più opportune, valutano le relative risultanze e danno informativa a INAU degli esiti delle proprie attività, ivi inclusa l avvenuta archiviazione delle Segnalazioni stesse; f) dà informativa dell apertura dei fascicoli relativi a Segnalazioni SCI (i) ai competenti soggetti apicali dell eventuale Controllata coinvolta, nonché ai soggetti apicali di Saipem SpA (ii) al Comitato Segnalazioni e (iii) all Anti-Corruption Legal Support Unit per le valutazioni di competenza quale unità preposta all assistenza legale in materia di sistema di controllo interno e ai fini della MSG Anticorruzione Saipem; g) alimenta il Sistema di gestione, monitoraggio e reporting delle Segnalazioni con le informazioni contenute nei Fascicoli di Segnalazioni. In caso di Segnalazioni Circostanziate Verificabili qualificabili altresì come relative a Fatti Rilevanti, 13 INAU informa tempestivamente il Collegio Sindacale Saipem, al fine di consentire allo stesso di valutare l opportunità di un eventuale convocazione di una riunione straordinaria del Collegio. Inoltre, alla prima riunione utile, INAU informa il Collegio Sindacale Saipem della Segnalazione e degli esiti delle prime verifiche e, per le tematiche di competenza, l Organismo di Vigilanza di Saipem SpA. Le attività istruttorie afferenti a fatti segnalati sui quali sia nota l esistenza di indagini in corso da parte di pubbliche autorità (ad esempio, autorità giudiziarie, ordinarie e speciali, organi amministrativi ed authority indipendenti investiti di funzioni di vigilanza e controllo), nonché la trasmissione alle medesime autorità di relazioni di audit, sono soggette a previa valutazione da parte del SVP General Counsel, Affari Societari e Governance di Saipem SpA Accertamento L obiettivo dell accertamento è svolgere verifiche mirate sulle Segnalazioni Circostanziate Verificabili, che consentano di individuare, analizzare e valutare gli eventuali elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati. INAU assicura lo svolgimento delle necessarie verifiche: direttamente, presso le strutture aziendali interessate, ovvero tramite personale di adeguato livello gerarchico eventualmente individuato dai soggetti apicali di Saipem SpA (anche per le Società Controllate che fanno loro capo), acquisendo gli elementi informativi necessari alle valutazioni. In tale fase, il SVP INAU valuta l eventuale attivazione di un intervento di audit spot (vedi par ) dandone informativa al Chief Executive Officer (CEO) e agli Organi di Controllo di Saipem SpA. 13 Vedi par. 3 Definizioni, abbreviazioni, acronimi. Se la segnalazione appartenente alla tipologia fatti rilevanti riguarda una società controllata, INAU provvede ad informare il relativo Collegio Sindacale e l Organismo di Vigilanza.11 Pag. 11 di 19 Al termine degli accertamenti, INAU predispone e trasmette la proposta di archiviazione per il Comitato Segnalazioni, il quale può: approvare l inserimento della proposta di archiviazione nel Report Trimestrale Segnalazioni 14 da sottoporre all approvazione del Collegio Sindacale Saipem; ovvero richiedere ulteriori accertamenti/approfondimenti 15. Una volta ottenuto il parere positivo del Comitato Segnalazioni sulle proposte di archiviazione, INAU le inserisce nel Report Trimestrale Segnalazioni che sottopone all esame del Collegio Sindacale Saipem; quest ultimo approva le proposte di archiviazione contenute nel Report ovvero, ove lo ritenga necessario, richiede a INAU di effettuare ulteriori accertamenti o di attivare un audit spot 16. Il Report Trimestrale, per i soli fascicoli di competenza Saipem SpA, è sottoposto all esame dell Organismo di Vigilanza di Saipem SpA, il quale, per le tematiche riguardanti la responsabilità amministrativa della società ex D.Lgs. 231/01, può richiedere a INAU di effettuare ulteriori accertamenti o di attivare un audit spot (vedi par ). Se la Segnalazione attiene a Tematiche HSE l accertamento è richiesto per competenza alla Funzione HSES di Saipem SpA che, (i) promuove e coordina le verifiche più opportune, anche avvalendosi delle funzioni HSE delle aree di business competenti, in linea con le previsioni della MSG HSE e (ii) ne valuta le relative risultanze. Di tali risultanze, la Funzione HSES di Saipem SpA fornisce informativa a INAU, ai fini del Report Trimestrale Segnalazioni, fatto salvo il sistema di reporting previsto dalla MSG HSE e dagli strumenti normativi aziendali in materia. Per le Segnalazioni attinenti alle Tematiche HSE, a valle delle rispettive risultanze, INAU integra il Fascicolo con i relativi esiti e lo trasmette per informativa di archiviazione al Comitato Segnalazioni TeamPeg Nel caso in cui vi sia l individuazione di una Segnalazione (anche anonima) che, indipendentemente dall esistenza o meno di procedimenti avviati da parte dell autorità giudiziaria (anche se nella loro fase preliminare e/o di indagine), riguarda: reati presupposto della responsabilità degli enti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231 del 2001e/o rilevanti ai fini del Sarbanes-Oxley Act, idonei a coinvolgere la responsabilità di Saipem SpA e/o delle Società Controllate, e/o illeciti (reati od illeciti amministrativi) idonei a coinvolgere la responsabilità di Saipem SpA o a cagionare, anche in via potenziale, un danno all immagine e/o alla reputazione di Saipem e/o eni; e a fronte delle quali, i competenti organi e funzioni di Saipem abbiano ritenuto di dover svolgere una verifica di dettaglio con l avvio di uno specifico audit, i soggetti coinvolti ne danno comunicazione al Comitato Segnalazioni che informa prontamente il TeamPeg di Saipem che a sua volta informerà prontamente il TEAMPEG di eni spa Audit L obiettivo delle attività di audit sulle Segnalazioni è di procedere ad accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, nonché di formulare eventuali raccomandazioni in merito all adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati dalla Segnalazione, a fronte delle quali i responsabili redigono uno specifico piano di azione. 14 I flussi relativi al Report Trimestrale Segnalazioni sono descritti nel dettaglio al par. 4.3 della presente Procedura Standard. 15 Eseguiti gli ulteriori accertamenti/approfondimenti il flusso delle attività riprende dal punto Il Collegio può incaricare, anche avvalendosi delle strutture della Società, consulenti indipendenti o altri esperti nella misura dallo stesso ritenuta necessaria all espletamento dei propri compiti. In tal caso il flusso riprende dal par12 Pag. 12 di 19 Le attività di audit svolte su Segnalazioni 17 sono eseguite da INAU, anche eventualmente a mezzo e/o con il supporto di consulenti, con priorità rispetto agli altri audit previsti dal Piano annuale, tenendo in considerazione i principi e le modalità di svolgimento disciplinate dal quadro normativo di riferimento in tema di Attività di Internal Audit 18. Tali audit sono valutati dal SVP INAU e distribuiti nel rispetto di quanto previsto dal citato quadro normativo di riferimento. A valle dell esame da parte degli Organi di Controllo e Vigilanza di Saipem SpA dei rapporti di audit emessi a seguito di Segnalazioni, l unità preposta di INAU integra il fascicolo con i relativi esiti e lo trasmette per informativa di archiviazione al Comitato Segnalazioni Monitoraggio azioni correttive Se dalle fasi dell istruttoria emerge la necessità di azioni correttive sul sistema di controllo interno 19, è responsabilità del management delle funzioni/processi oggetto di verifica redigere un piano delle azioni correttive per la rimozione delle criticità rilevate. INAU ne monitora il relativo stato di attuazione. 4.3 REPORTING INAU assicura la predisposizione di un Report Trimestrale sulle Segnalazioni. Il Report viene trasmesso: al Presidente di Saipem SpA; al Chief Executive Officer di Saipem SpA; al Collegio Sindacale di Saipem SpA; alla Società di Revisione di Saipem SpA; ai membri del Comitato Segnalazioni di Saipem SpA; all Anti-Corruption Legal Support Unit di Saipem SpA. Il Collegio Sindacale Saipem, in fase di esame del Report Trimestrale Segnalazioni, valuta l eventuale trasmissione al Comitato per il Controllo e Rischi dei fascicoli di Segnalazioni ritenuti significativi ai fini dell impatto sul Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi. Inoltre, a valle dell esame da parte del Collegio Sindacale Saipem, il Report Trimestrale Segnalazioni viene trasmesso, per le Segnalazioni di rispettiva competenza, a: Organismo di Vigilanza di Saipem SpA; Chief Operating Officers di Saipem SpA; Chief Financial and Compliance Officer di Saipem SpA, limitatamente alle Segnalazioni Relative a Fatti Rilevanti risultate fondate o a tematiche riguardanti contabilità, revisione contabile, controlli interni sull informativa finanziaria e frodi inerenti tali aspetti 20. Con riferimento alle Segnalazioni riguardanti le Società Controllate, a valle dell esame del Report Trimestrale Segnalazioni da parte del Collegio Sindacale Saipem, lo stesso, per la parte di competenza, viene trasmesso ai Vertici 21 di ciascuna società controllata interessata, nonché ai relativi Organi di Controllo e di 17 INAU avvia la verifica del contenuto delle segnalazioni tramite intervento di audit procedendo preliminarmente a: i) verificare se sia pianificato o in corso un audit sull attività interessata dalla segnalazione; ii) in caso negativo, avviare un audit spot o, se compatibile con i tempi, inserire l audit nel piano dell anno successivo; iii) in caso positivo, valutare se sia possibile ricomprendere l analisi del contenuto delle segnalazioni nell audit a piano, tenendo conto dell inerenza delle asserzioni contenute nelle segnalazioni con gli ambiti dell audit a piano e del numero/portata delle segnalazioni da esaminare. 18 Linee di indirizzo del Consiglio di Amministrazione di Saipem SpA in tema di attività di Internal Audit, approvate con delibera del 22 aprile 2009 ed aggiornate dallo stesso organo in data 8 gennaio Si evidenzia che le azioni correttive emerse a seguito di segnalazioni possono riguardare, oltre al miglioramento del sistema di controllo interno, azioni gestionali/disciplinari verso i dipendenti e/o azioni gestionali nei confronti dei terzi. 20 INAU assicura al CFCO che tutte le informazioni relative alle frodi accertate a seguito di segnalazioni di cui alla presente normativa, siano rese disponibili ai fini del "Fraud risk assessment". 21 CEO o posizione assimilabile.13 Pag. 13 di 19 Vigilanza 22. Inoltre INAU: trasmette a DINAU copia delle Segnalazioni ricevute e la comunicazione di apertura del relativo fascicolo; assicura lo svolgimento delle attività di istruttoria, informando DINAU dei relativi esiti; assicura la trasmissione a DINAU, ai fini dell inclusione nel Report Trimestrale trasmesso al Collegio Sindacale eni, del Report Trimestrale approvato dai propri Organi di Controllo e Vigilanza, con indicazione delle eventuali Segnalazioni valutate di maggiore impatto sul sistema di controllo interno. 4.4 PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI Saipem provvederà a sanzionare ogni comportamento illecito, ascrivibile al Personale Saipem, che dovesse emergere a seguito di attività di verifica di Segnalazioni condotte ai sensi del presente strumento normativo, secondo quanto previsto ai seguenti capoversi del presente paragrafo. Saipem, in ogni caso, compirà ogni ragionevole sforzo al fine di impedire eventuali condotte che violino le Leggi Anti-Corruzione e/o la presente Procedura Standard da parte del medesimo Personale Saipem. In riferimento all applicazione del presente strumento normativo, nel caso in cui dagli esiti della fase di istruttoria: emergano Segnalazioni in Malafede, il Team Segnalazioni su proposta della Funzione Risorse Umane e Organizzazione di Saipem, quando si tratti di dipendenti, decide le eventuali azioni da intraprendere nei loro confronti, ne monitora l'attuazione e assicura che siano informati tempestivamente il soggetto e/o società segnalati; si evidenzino presunti comportamenti illeciti o irregolari da parte di uno o più dipendenti Saipem, INAU inoltra le risultanze delle verifiche alle unità/posizioni competenti ai sensi dello strumento normativo in materia di accertamento di presunti comportamenti illeciti. Saipem prenderà adeguati provvedimenti disciplinari, secondo quanto disposto dal Modello 231/Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e dai contratti collettivi di lavoro o dalle altre norme nazionali applicabili, nei confronti del Personale Saipem che: (i) a seguito delle attività di verifica su Segnalazioni, risulti responsabile della violazione di Leggi Anti-Corruzione, della MSG Anticorruzione e/o di altre normative interne od esterne rilevanti ai fini delle Segnalazioni SCI e/o delle Segnalazioni AM, e/o (ii) ometta volutamente di rilevare o riportare eventuali violazioni o minacci o adotti ritorsioni contro altri che riportano eventuali violazioni. I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno giungere sino alla risoluzione del rapporto di lavoro. 4.5 CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE, TRACCIABILITÀ INAU esaminerà e valuterà indipendentemente i controlli interni per aiutare a verificare il rispetto di quanto richiesto dalla presente Procedura Standard, sulla base del proprio programma annuale di audit approvato dal Consiglio di Amministrazione di Saipem SpA. Tutte le unità e funzioni coinvolte nelle attività disciplinate dal presente strumento normativo assicurano, ciascuna per quanto di propria competenza e anche mediante i sistemi informativi utilizzati, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso. Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività di istruttoria, INAU predispone e aggiorna il Sistema di gestione, monitoraggio e reporting delle Segnalazioni, nel quale registra i Fascicoli di Segnalazione, assicurando l'archiviazione di tutta la relativa documentazione di supporto. 22 Tale informativa viene data quale contributo ai compiti di controllo e di vigilanza propri di tali Organi. Le verifiche svolte dall Internal Audit di Saipem SpA non modificano le prerogative e l autonomia propria degli Organi di Controllo e di Vigilanza della società interessata ai sensi delle normative aziendali e di Legge. Per le tematiche riguardanti la responsabilità amministrativa della società ex D.Lgs. 231/2001, come previsto dal par. 3.3 del Modello 231 gli Organismi di Vigilanza delle società controllate, ove necessario, possono ricorrere a risorse esterne per l esecuzione dei controlli nella misura dagli stessi ritenuta necessaria secondo gli autonomi poteri di iniziativa e controllo spettanti ex art. 6 comma 1 lett. b) del d.lgs. 231/2001.14 Pag. 14 di 19 A tale scopo, INAU garantisce la conservazione della documentazione originale delle Segnalazioni in appositi archivi cartacei/informatici, con i più elevati standard Saipem di sicurezza/riservatezza. La documentazione in originale, cartacea e/o elettronica, deve essere conservata per almeno 10 anni. Le carte di lavoro relative agli audit riferiti alle Segnalazioni sono conservate nell'archivio generale INAU. È tutelato, ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni. 4.6 DIFFUSIONE E RECEPIMENTO Il presente strumento normativo ha la massima diffusione possibile. A tal fine, ferme restando le forme di diffusione e recepimento del documento ai sensi della MSG Sistema Normativo, lo stesso è inviato a: ogni membro del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e dell Organismo di Vigilanza, anche in qualità di Garante del Codice Etico, di Saipem SpA, da parte del SVP General Counsel, Affari Societari e Governance di Saipem SpA; ogni membro del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e dell'organismo di Vigilanza, anche in qualità di Garante del Codice Etico, delle singole Società Controllate, da parte del CEO/Managing Director (o posizione assimilabile) delle stesse; ogni dipendente di Saipem mediante affissione negli spazi dedicati alle comunicazioni aziendali. La presente Procedura Standard è inoltre pubblicata sui siti intranet e internet di Saipem SpA e delle stesse Società Controllate. I soggetti suindicati assicurano, per quanto di competenza, l aggiornamento della consegna o dell invio del presente strumento normativo in occasione di avvicendamenti di personale e/o di variazione degli assetti societari partecipativi. Le funzioni Risorse Umane e Organizzazione di Saipem SpA e delle Società Controllate assicurano, per quanto di competenza, la consegna del presente strumento normativo ai dipendenti all atto dell assunzione. 4.7 TRATTAMENTO DATI PERSONALI AI FINI PRIVACY Il Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 4, comma 1, lett. f, e art. 28 del Codice Privacy (di seguito, il Titolare ) nella gestione delle Segnalazioni è individuato nella persona giuridica (Saipem SpA o società controllata italiana o estera) in relazione alla quale insiste la titolarità del/i rapporto/i cui afferiscono ai dati stessi in conformità alle regole dettate dallo strumento normativo in materia di protezione dei dati personali. Nel caso di Società Controllate aventi sede presso paesi non appartenenti all Unione Europea, queste ultime provvedono alla nomina del Rappresentante in Italia, ai sensi e per gli effetti di cui all art. 5, comma 2, del Codice Privacy. Il Responsabile del trattamento di cui all art. 29 del Codice Privacy (di seguito, il Responsabile ), è individuato nel responsabile della funzione di Saipem preposta alla gestione delle Segnalazioni (alla data di emissione della presente Procedura Standard rappresentata dalla Funzione INAU), mediante apposito atto di nomina redatto dal Titolare in conformità alle previsioni di legge e alle regole dettate dallo strumento normativo in materia di protezione dei dati personali. Il Responsabile effettua il trattamento dei dati in osservanza della normativa vigente, dello strumento normativo in materia di protezione dei dati personali e sulla base delle istruzioni impartite dal Titolare. Le istruzioni impartite dal Titolare regolano gli adempimenti in materia di privacy che il Responsabile pone in essere nell ambito del processo di ricezione, analisi e trattamento, nonché conservazione, custodia ed archiviazione delle Segnalazioni. Si allegano a tal fine il testo di informativa (art. 13 del Codice Privacy) per il trattamento dei dati personali connessi alle Segnalazioni (Allegato 2) e quello per la raccolta del relativo consenso (Allegato 1), nella versione ultima aggiornata alla modifiche legislative.15 Pag. 15 di 19 Il testo dell informativa (Allegato 2), da utilizzarsi nei modi e termini previsti nelle istruzioni impartite dal Titolare, è allegato al presente strumento normativo anche al fine di assicurare la più ampia pubblicità, diffusione, pubblicità e conoscenza da parte delle persone Saipem. I Titolari del trattamento trasmettono immediatamente e, comunque, senza ritardo, le Segnalazioni ricevute ad INAU, secondo le forme e le modalità fissate dal presente strumento normativo. 5. ALLEGATI Allegato 1 - Modulo per la raccolta del consenso per il trattamento dei dati personali connesso alle segnalazioni Allegato 2 - Informativa ex art. 13 d.lgs. n. 196/2003 per il trattamento dei dati personali connesso alle segnalazioni16 Pag. 16 di 19 Allegato 1 (Ref. Doc. FORM-COR-ANC-001-I) Modulo per la raccolta del consenso per il trattamento dei dati personali connesso alle segnalazioni Spett.le Saipem SpA 23 Oggetto: autorizzazione e consenso ai fini del D.Lgs. n. 196 del 2003 Ricevuta l informativa ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. n. 196 del 2003, in allegato alla presente dichiarazione, in relazione ai dati personali di cui [Saipem SpA 24 ] entra in possesso nell ambito della gestione della segnalazione, il sottoscritto consente espressamente il trattamento dei propri dati personali, anche sensibili, per le finalità e modalità indicate nell informativa, ivi inclusa la comunicazione e/o diffusione nei modi ed ai fini sopra indicati. Luogo e Data Firma 23 Inserire la denominazione sociale di Saipem SpA o della società controllata titolare del trattamento. 24 Inserire la denominazione sociale di Saipem SpA o della società controllata titolare del trattamento.17 Pag. 17 di 19 ALLEGATO 2 (Ref. Doc. FORM-COR-ANC-001-I) Informativa ex art. 13 d.lgs. n. 196/2003 per il trattamento dei dati personali connesso alle segnalazioni Gentile Signore/a, Le comunichiamo che il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 ( Codice in materia di protezione dei dati personali ) prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali (art. 4, lett. i). Ai sensi dell art. 13 d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ed in relazione ai dati personali di cui [Saipem SpA 25 ] entrerà in possesso nell ambito della Procedura Standard sulle Segnalazioni, anche anonime, ricevute da Saipem SpA e da società controllate in Italia e all estero e successivi aggiornamenti, La informiamo di quanto segue: 1. Finalità del trattamento dei dati. Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa gestione della Procedura Standard denominata Segnalazioni, anche anonime, ricevute da Saipem SpA e da società controllate in Italia e all estero, emessa da Saipem SpA con [ ] e recepita da ciascuna società controllata con atto formale e di tutte le attività successive e conseguenti. La predisposizione di uno strumento normativo da seguire per le segnalazioni risponde a precise esigenze di controllo interno della società e di monitoraggio dei rischi aziendali, specificamente dettate dalla legge. 2. Titolare del trattamento. Il Titolare del trattamento è dei dati personali è [Saipem SpA 26, con sede legale in.] 3. Responsabile del trattamento. Responsabile del trattamento dei dati inerenti alle Segnalazioni, in virtù dell atto di nomina emesso dal titolare del trattamento, è il responsabile della specifica funzione di Saipem preposta ai rapporti con gli Organi di Controllo nell ambito della Funzione Internal Audit di Saipem SpA 27 che, tra l altro, assicura l attività di gestione delle segnalazioni ricevute da Saipem SpA e da società controllate in Italia e all estero. 4. Modalità del trattamento dei dati. a) Il trattamento è realizzato per mezzo delle operazioni o complesso di operazioni indicate all art. 4, comma 1, lett. a, Codice Privacy: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati; b) il trattamento delle informazioni che La riguardano sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza; c) le operazioni possono essere svolte con o senza l ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati; d) il trattamento è svolto dal titolare e/o dal responsabile del trattamento; e) il titolare del trattamento garantisce l adozione di misure di sicurezza volte ad assicurare la protezione dei dati personali identificativi, sensibili e giudiziari. 25 Inserire la denominazione sociale di Saipem SpA o della società controllata titolare del trattamento. 26 Inserire la denominazione sociale di Saipem SpA o della società controllata titolare del trattamento. 27 Alla data di nomina del responsabile del trattamento la Funzione sopra citata è denominata Internal Audit. Pertanto, si fanno salve le eventuali successive modifiche di denominazione.18 Pag. 18 di Tipologia dei dati trattati. Il trattamento dei dati potrà riguardare, oltre che dati personali comuni, anche dati personali sensibili (informazioni idonee a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, art. 4, comma 1, lett. d, del Codice sulla privacy) o giudiziari ( i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all art. 3, comma 1, lett. da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 c.p.p., art. 4, comma 1, lett. e, del Codice sulla Privacy). 6. Conferimento dei dati. Ferma restando la sua natura facoltativa, il conferimento di dati personali comuni, sensibili e giudiziari è strettamente necessario ai fini dello svolgimento delle attività di cui al punto 1. L eventuale rifiuto da parte dell interessato di conferire dati personali nel caso di cui al punto 5 comporta l impossibilità di adempiere alle attività di cui al punto Trattamento dei dati personali. I suddetti dati verranno trattati nel senso stabilito dall art. 4, comma 1 lett. a) del Codice Privacy, presso il titolare del trattamento e/o presso Saipem SpA dalla funzione aziendale designata al riguardo e preposta alla gestione del processo delle segnalazioni, che provvederà a tutte le operazioni necessarie ai fini del trattamento, anche attraverso l inserimento dei dati stessi in banche dati informatizzate e/o cartacee. 8. Comunicazione e diffusione dei dati. I dati personali contenuti nelle Segnalazioni possono essere comunicati e/o diffusi agli organi sociali e soggetti agli uffici e funzioni interne individuati dalla Procedura Standard sulle Segnalazioni, anche anonime, ricevute da Saipem SpA e da società controllate in Italia e all estero, così come all Autorità Giudiziaria ed alla Funzione General Counsel, Affari Societari e Governance di Saipem SpA e/o delle sue società controllate, per l attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla Segnalazione, ad altra società, italiana o estera, controllata da Saipem presso cui il dato può costituire interesse o oggetto di valutazione, alla società di auditing/revisione e/o consulenti di Saipem SpA o di sua società controllata. Sono fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti del titolare o delle persone (fisiche o giuridiche) comunque interessate e/o coinvolte nella Segnalazione. 9. Conservazione dei dati. La documentazione in originale, cartacea e/o elettronica, relativa alle Segnalazioni è conservata per almeno dieci anni. 10. Trasferimento dei dati all estero. I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi dell Unione Europea e verso Paesi terzi rispetto all Unione Europea nell ambito delle finalità di cui al punto 1.19 Pag. 19 di Diritti dell interessato. L art. 7 del Codice Privacy conferisce all interessato l esercizio di specifici diritti, tra cui quello di ottenere dal titolare la conferma dell esistenza o meno di propri dati personali, anche se non ancora registrati, e la loro messa a disposizione in forma intelligibile; l interessato ha diritto di avere conoscenza dell origine dei dati, della finalità e delle modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare, del responsabile del trattamento ove designato e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati; l interessato ha inoltre diritto di ottenere l aggiornamento, la rettificazione e l integrazione dei dati, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione della legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati, nonché l attestazione che le operazioni precedenti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; il titolare ha il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano. Le modalità di esercizio dei predetti diritti sono disciplinate dagli art. 8 e 9 del Codice Privacy, così come recepiti nell ambito delle relative disposizioni normative interne di Saipem. Per esercitare i diritti di cui all art. 7 del Codice, l interessato potrà rivolgersi al Responsabile del trattamento al seguente indirizzo: Responsabile Funzione Internal Audit, Saipem SpA, Via Martiri di Cefalonia 67, San Donato Milanese, (Milano), oppure scrivere alla casella di posta elettronica 12. Pubblicità Saipem SpA e società controllate assicurano la pubblicazione (sui siti intranet e internet di Saipem SpA e delle società controllate, nella sezione dedicata alle Segnalazioni, ove disponibili) e la diffusione della presente informativa. Si allega fac-simile di Dichiarazione, da restituire debitamente firmata per consenso ed autorizzazione al trattamento dei dati conferiti ivi compresa la comunicazione e/o diffusione ai soggetti indicati. [luogo], lì Vedere altro
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 art. 28
 art. 5
 art. 29
 art. 13
 art. 13
 art. 13
 art. 13
 art. 4
 art. 4
 art. 3
 art. 4
 art. 4
 art. 7
 art. 8
 art. 7
 ART. 13
 Art. 1
 Articolo 1
 art. 54
 art. 1
 articolo 54
 articolo 54
 ARTICOLO 1
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 art. 13
 art. 15
 art. 13
 Art. 4
 Art. 13
 Art. 1
 Art. 2
 Art. 3
 Art. 4
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 Art. 1
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 Articolo 1
 Art. 1
 Art.1
 Art.2
 ARTICOLO 1
 Articolo 1
 art. 2
 Articolo 1
 Articolo 1
 art. 1
 Art. 1
 Art. 2
 Art. 3