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Timestamp: 2017-09-20 13:01:42+00:00

Document:
Encinar Administradores de Fincas: Solicitud del Libro de Actas de las Comunidades por las Entidades Financieras
Solicitud del Libro de Actas de las Comunidades por las Entidades Financieras
Publicamos en este artículo la resolución de la consulta efectuada a la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el requerimiento efectuado por algunas entidades financieras, sobre la presentación del libro de actas de las Comunidades, con el fin de formalizar la apertura de una cuenta corriente, o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la Comunidad, y si ello se ajusta a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, sobre la protección de
La resolucion de la Agencia Española de Proteccion de Datos en Informe número 030312009 dice lo siguiente:
"La consulta plantea si la solicitud del libro de actas de la comunidad de propietarios que efectÚan ciertas entidades financieras a los administradores de las mismas, con la finalidad de formalizar ta apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la comunidad, se ajusta a lo dispuesto en la Ley Orgánica 1-5/1-999, de i-3 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), y a su Reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.
Tal como afirma la consultante, el libro de actas de la Junta de Propietarios de una comunidad horizontal, recoge los acuerdos de dicha Junta, debiendo expresar el acta de cada reunión el contenido a que se refiere el artículo 19 de la Ley 46/1-960, de 21 de Julio, de Propiedad Horizontal, dentro del cual figuran los datos de identificación de los correspondientes propietarios, y el piso en el que viven, correspondiendo la custodia de dichos tibros de actas al secretario o al administrador. Así mismo, el acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto por no encontrarse en el momento de celebración de la Junta al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad, conforme establece el artículo 15 de dicha norma. En definitiva, en el acta de la Junta figuran datos de carácter personal conforme los define el artículo 3 a) de la LOPD son "cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables."
El supuesto planteado en la consulta constituye una cesión de datos en los términos que la define el artículo 3.i) de la LOPD: "Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado."
El régimen general de la comunicación de datos aparece regulado en el artículo !L.L de la LOPD que señala: "Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sÓlo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas det cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado." De esta exigencia general del consentimiento sólo se exceptuarán los supuestos contemplados en el número 2 de dicho artículo 11, que establece que no será necesario dicho consentimiento:
c) Cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptac¡ón de una rélación jurídica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros. En este caso la comunicación sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad
que la justifique.
d) Cuándo ía comunicación que deba efectuarse tenga por destinatario al Defensor del pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas. Tampoco será precrso el consentimiento cuando la comunicación tenga como destinatario a instituciones autonómicas con funciones análogas al Defensor del Pueblo o al
En el caso consultado nos encontramos en presencia de una relación jurídica que se entabla entre la entidad financiera que solicita los datos y la Comunidad de propietarios que actúa en el tráfico jurídico representada legalmente, en ¡üicio y fuera de é1, por el presidente de la misma en todos los
asuntos que la-afecten, según establece el artículo 13 de la Ley 49/1-960, de propiedad Horizontal. Por consiguiente, para todos los actos que conlleve la apertura y desenvolvimiento de una cuenta corriente con la entidad financiera será preóiso que ésta tenga conocimiento de los datos de identificación de quién asume esa representación legal y de los cambios que se produzcan anualmente, o cuando fueren removidos de su cargo antes de este período por acuerdo de la Junta en sesión extraordinaria (art. L3.7 LPH), así como los datos personales de aquellos cargos de la comunidad a los que el presidente otorgub la facultad de firma, independiente o conjunta para las operaciones referidas a dicha cuenta de depósito. por consiguiente, para la finalidad pretendida, no será necesario la comunicación de Datos de carácter personal referidos a los propietarlos de la Comunidad en cuestión, comunicación o cesión que se produciria si se le facilitase a la entidad financiera o el Acta de la Junta en que se produjo la renovación y nombramiento de nuevos órganos de gobierno de la Comunidad o el pretendiáo Libro de actas, lo que requeriría el consentimiento de los propietarios afectados, pues no podría ampararse una cesión inconsentida en ninguno de los supuestos referidos del artículo 11.2, ni siquiera en el 1-1.2. c), por cuanto es la Comunidad de propietarios la parte de la relación jurídica entablada con la entidad financiera, y no cada uno de los propietarios que la componen.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que tanto en el tratamiento como en la cesión de datos de carácter personal deben observarse los principios que informan la protección de datos de carácter personal recogidos en el artículo 4 de la LOPD que señala: "Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. 2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos".
Como ya se decía en el informe emitido anteriormente, la STC 29212000 de 30 de noviembre señaló que "el derecho a consentir la recogida y tratamiento de los datos personales no implica en modo alguno consentir la cesión de tales datos a terceros (...) Y por tanto la cesión de los mismos a un tercero para proceder a un tratamiento para fines distintos de los que motivaron la recogida, aún cuando pueda ser compatible con éstos supone una nueva posesión y uso que requiere el consentimiento del interesado."
En el presente supuesto, es clara la finalidad para la que la entidad financiera requiere los datos personales del que ostente la representación legal de la Comunidad de propietarios y de quien tenga poder de firma para intervenir en los diferentes movimientos de la cuenta bancaria de dicha
Comunidad. Ahora bien, tales datos le pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el secretario-administrador de dicha Comunidad u otro documento de apoderamiento legal, de cuya exactitud y veracidad responderán dichos órganos de gobierno de la Comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda a la entidad financiera fiscalizar la
legalidad del funcionamiento de la Comunidad de propietarios, sin perjuicio de que pueda exigir a ésta la responsabilidad en los supuestos que procediere.
Como conclusión, cabe entender que la solicitud del Libro de actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, incluso de terceras personas, para la finalidad concreta perseguida, es innecesaria ya que la certificación aludida puede cumplir con similar eficacia
dicha finalidad y ser idónea, y no supera el juicio de proporcionalidad en sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada, por derivarse de ella más desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho fundamental a la protección de datos de las personas que se citen en las actas de la Junta, que beneficios. Proporcionalidad, que, pese a ser un concepto jurídico indeterminado, la Sentencia del Tribunal Constitucional 20711996 determina que se trata de "una exigencla común y constante para la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de derechos fundamentales."
Etiquetas: banco, entidades bancarias, entidades financieras, libro actas, LOPD, proteccion datos

References: resolución 
 Real Decreto 
 artículo 19
 artículo 15
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 11
 artículo 13
 artículo 11
 artículo 4