Source: http://asbl-vzw3.blogspot.com/2007/
Timestamp: 2017-08-23 19:11:47+00:00

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ASBL-VZW3: 2007
ASBL-VZW3
Ce blog est la partie 3 du site http://www.angelfire.com/co/Dochy/ASBL-VZW.htm non remis à jour depuis 2005...
PUBLICITE 2005 relatives aux ASBL, FUP, AISBL et FONDATIONS PRIVEES
LISEZ – ou parcourez – la CIRCULAIRE ci-après du 2 juin 2005 : Texte FR suivi du texte NL !
Dernière mise à jour de cette page en août 2005 . Et la circulaire vient après ceci REPRIS DU SITE DE FISCONET:
Arrêté ministériel exécutant les articles 16, 33 et 54 de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations
Arrêté royal portant exécution de l'article 19bis, alinéa 3 de la loi du 27.06.1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations - M.B. 26.10.2004
Publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées - M.B. 11.10.2004
Avec TABLEAUX mais sa mise à jour devrait être à une autre adresse.
A vérifier en allant à l'adresse suivante:
http://www.fisconet.fgov.be/fr/?frame.dll&root=v:/sites/FisconetFra.2/&versie=04&type=kb-vzw!INH&
et en comparant avec les 5 présents arrêtés…
Arrêté royal relatif aux obligations comptables et à la publicité des comptes annuels de certaines associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif et fondations
Arrêté royal fixant les délais d'entrée en vigueur des dispositions de la loi du 27 juin 1921 accordant la personnalité civile aux associations sans but lucratif et aux établissements d'utilité publique, telle que modifiée par la loi du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations et la loi du 16 janvier 2003 portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions
Accès aux FORM ULAIRES:
http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulaire1asbl.pdf et http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulaire2asbl.pdf
ou en Word :
http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulaire1asbl.doc et http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulaire2asbl.doc
è NL via http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm
Accès NL aux Arrêtés ci-dessus: http://www.fisconet.fgov.be/nl/?frame.dll&root=v:/sites/FisconetNed.2/&versie=04&type=kb-vzw!INH&
TEXTE DEJA MIS A JOUR de l' A.R.du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des associations internationales sans but lucratif et des fondations , avec intitulé modifié par art. 1, AR 31.05.2005 (M.B. 08.06.2005), en vigueur le 20.06.2005. Ces modifications sont clairement renseignées !. http://www.fisconet.fgov.be/FR/?bron.dll&root=v:/sites/FisconetFra.2/&versie=04&amp;file=bronnen/kb-wkh&zoek=000000000&name=26.06.03/1&&&type=2&
Pour autant que de besoin , mais INUTILE en fonction de la mise à jour ci-dessus: A.R. du 31 mai 2005 ( M.B. du 8 juin 2005 )modifiant l'arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées et fixant la date d'entrée en vigueur visée à l'article 290 de la loi-programme du 27 décembre 2004 Accès au texte complet è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2005-06-08&numac=2005009451
2. Circulaire du 2 juin 2005 ( M.B. 8 juin 2005 ) .
Publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations d'utilité publique, des associations internationales sans but lucratif et des fondations privées
TABLE DES MATIERES ( composée à partir du texte ):
3. Modalités du dépôt et de la publication.3.1. Le dépôt.3.2. La publication.
4.1. ASBL, Fondations d'utilité publique, AISBL et Fondations privées existantes.
4.3. Remarques générales.4.3.1. Les signatures.
4.3.5. Les administrateurs, délégués à la gestion journalière, représentant.4.3.6. Le changement de siège social.
4.3.7. Le renouvellement de mandat
5. Les associations et fondations étrangères.
5.2. Convention européenne n° 124 sur la reconnaissance de la personnalité juridique des organisations internationales non gouvernementales faite à Strasbourg le 24 avril 1986
5.3. Traité d'amitié, d'établissement et de navigation entre le Royaume de Belgique et les Etats-Unis d'Amérique, conclu à Bruxelles, le 21 février 1961
6. Procédure relative aux associations internationales sans but lucratif et fondations d'utilité publique.TEXTE de la circulaire
A Monsieur André Van OudenhovePrésident du Collège des Procureurs généraux rue E. Allard 42 1000 BruxellesMonsieur le Président,La loi du 2 mai 2002 (Moniteur belge du 11 décembre 2002) réformant la loi du 27 juin 1921 relative aux associations sans but lucratif a profondément modifié le régime de publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations d'utilité publique et des associations internationales sans but lucratif et a instauré une nouvelle forme juridique « la fondation privée ».Les articles 26novies et 31 de la loi du 27 juin 1921 ont fixés comme lieu de dépôt des actes et documents des ASBL et fondations privées, le greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de l'association ou fondation. Celui-ci est également compétent concernant le dépôt des actes et documents des fondations d'utilité publique et des associations internationales sans but lucratif (cfr. articles 31, § 1er, et 51, § 1er, de la loi du 27 juin 1921, tels que modifiés par les articles 279 et 285 de la loi programme du 27 décembre 2004 (Moniteur belge du 31 décembre 2004)).Afin de faciliter la mise en oeuvre de ces réformes qui semblent susciter quelques difficultés dans la pratique, il me semble nécessaire d'apporter des éclaircissements relatifs à la procédure nouvelle.C'est pourquoi, je porte à votre connaissance quels sont les principes essentiels qui régissent ces formalités.
Conformément à l'arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des ASBL, des fondations d'utilités publiques, les associations internationales sans but lucratif et des fondations privées, le contrôle exercé par les greffes des tribunaux de commerce repose sur quatre principes :- vérifier que la pièce déposée doit faire l'objet d'un dépôt prescrit par la loi;- vérifier que les bons formulaires ont bien été utilisés et correctement complétés;- s'assurer que le mode de paiement a bien été respecté;- vérifier que les mentions destinées à la Banque-Carrefour des Entreprises ont été correctement indiquées.Il s'agit d'un contrôle purement formel. Ni la loi du 27 juin 1921, ni l'arrêté royal du 26 juin 2003 précité ne confient au greffe la mission de contrôler le fonds des actes. Je songe notamment au contenu même des actes dont la publication aux annexes du Moniteur belge est prescrite et qui figure sur le volet B du Formulaire I. Le greffe ne doit pas vérifier la légalité de clauses statutaires ou du contenu d'extraits de procès-verbaux d'assemblées générales ou de conseils d'administration. Il peut attirer l'attention de l'association ou de la fondation sur d'éventuelles inexactitudes mais ne peut refuser le dépôt si toutes les conditions formelles ont été respectées.Si des conditions de fonds de la loi n'ont pas été respectées, elles relèvent de la responsabilité de son auteur. Le greffe ne s'est pas vu attribuer une compétence d'examen du fonds des actes qui lui sont soumis.
Dans ses articles 26novies, 31 et 51, la loi du 27 juin prévoit d'une part le dépôt d'actes et documents et d'autre part la publication de certains de ceux-ci aux annexes du Moniteur belge.Lorsqu'un acte ou document doit seulement être déposé, il est important de souligner qu'à la différence du régime prévu pour les sociétés commerciales, ni la loi du 27 juin 1921, ni l'arrêté royal du 26 juin 2003 ne prescrivent une publication de la mention du dépôt de l'acte ou du document.
Dépôt et Publication : voir les liens en début de site_______Notes(1) Il n'existe pas de membres dans une fondation. Elle est composée uniquement d'un conseil d'administration et le cas échéant de délégués à la gestion journalière ou de représentants.(2) Si l'association ou la fondation privée a procédé à l'adoption de nouveaux statuts, la version coordonnée correspondra alors à ces nouveaux statuts et ne doit donc pas être déposée deux fois.(3) Idem.(4) Idem.(5) Idem.
Tout document de papier déposé doit remplir les conditions suivantes :1° être rédigé sur papier blanc ou ivoire de bonne qualité;2° mesurer 297 millimètres en hauteur et 210 millimètres en largeur (Format A4);3° être couvert d'écriture uniquement au recto (6)4° n'utiliser qu'une seule langue par pièce déposée;5° être dactylographié, imprimé ou photocopié exclusivement en caractères noirs assurant un contraste net entre le texte et le papier et une parfaite lisibilité;6° être signé selon le cas par le notaire instrumentant ou par des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou fondation à l'égard des tiers, en mentionnant le nom et la qualité des signataires (7);7° réserver une zone horizontale blanche d'au moins vingt millimètres en haut de chaque page.Sur tout document déposé sont mentionnés en tête :1° la dénomination de l'association ou fondation telle qu'elle apparaît dans les statuts;2° la forme juridique (8);3° l'adresse précise du siège social (code postal, commune, rue, numéro, éventuellement numéro de boîte);4° le numéro d'entreprise (9);5° l'objet précis de la publication, lorsque la pièce doit faire l'objet d'une publication.Toutes ces prescriptions correspondent au volet B du Formulaire I annexé à l'arrêté royal du 26 juin 2003.Par conséquent, lorsqu'un document doit être déposé soit celui-ci correspond aux prescriptions énoncées ci-dessus, soit il est fait usage d'un ou plusieurs Volet B du Formulaire I.Le greffe délivre un accusé de réception pour tout acte ou document déposé.
Lorsqu'une pièce déposée est également destinée à être publiée, elle doit être accompagnée d'une copie signée par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter l'ASBL, la fondation d'utilité publique, l'AISBL ou la fondation privée (organes et/ou mandataire spécial).L'article 5 de l'arrêté royal requiert qu'il soit fait usage du formulaire I.Concrètement, il y aura donc lieu de déposer le formulaire I pour la publication aux annexes du Moniteur belge et une copie de l'acte pour le dossier tenu au greffe du tribunal de commerce.La copie de l'acte qui doit figurer dans le dossier peut prendre la forme d'une copie du volet B du Formulaire I.Une même publication peut comprendre plusieurs objets sans qu'il soit fait usage de plusieurs Formulaires et sans entraîner de coûts de publication supplémentaires. Cela pourrait être par exemple le cas d'une publication qui concernerait à la fois une modification de statuts et de la composition du conseil d'administration.Une ASBL, une fondation d'utilité publique, une AISBL ou une fondation privée peuvent décider de faire publier aux annexes du Moniteur belge l'entièreté de leurs statuts ainsi que des clauses statutaires ou des décisions autres que celles exigées à l'article 26novies, § 2.
Lors du dépôt de certains actes, des données doivent être introduites par le Greffe auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.Lors de la création de l'ASBL, de la fondation d'utilité publique, de l'AISBL ou de la Fondation privée, ces données se retrouveront sur le Formulaire I, Volet A et C.Lorsqu'une des données d'identification à la Banque-Carrefour des Entreprises est modifiée, il doit être fait usage du Formulaire II. Ce formulaire ne comprend qu'un volet A et C. Si la modification nécessite une publication, il sera fait usage du Formulaire I, Volet A et B et dont le Volet C ne sera utilisé que pour la signature en bas de page._______Notes(6) Cette condition ne s'applique ni aux expéditions d'actes authentiques ni à la mention du nom et de la signature des signataires.(7) Cette condition ne s'applique pas au texte des mentions.(8) Le sigle « ASBL » et « AISBL » est accepté.(9) Cette disposition n'est pas d'application aux actes et extraits d'actes de papier relatifs à la constitution de l'association ou fondation.
4.1. ASBL, Fondations d'utilité publique, AISBL et Fondations privées existantes.Pour la consultation du tableau, voir les liens en début de site
_______Notes(10) Uniquement des frais de publication par virement ou versement bancaire, chèque ou mandat postal établi au nom du Moniteur belge.(11) En vertu de l'arrêté ministériel du 30 juin 2003, les montants sont adaptés au 1er janvier de chaque année à l'indice des prix à la consommation. Ces montants sont publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 décembre de chaque année. Les montants indiqués sont donc en vigueur au 1er janvier 2005 jusqu'au 31 décembre 2005. Il conviendra donc de se référer par la suite à ceux publiés par le Moniteur belge.(12) Uniquement des frais de publication par virement ou versement bancaire, chèque ou mandat postal établi au nom du Moniteur belge.(13) Uniquement des frais de publication par virement ou versement bancaire, chèque ou mandat postal établi au nom du Moniteur belge.
4.2. Nouvelles ASBL, Fondations d'utilité publique, AISBL ou fondations privées.Pour la consultation du tableau, voir les liens en début de site
1° Signature du ou des formulaire(s).- Chaque formulaire doit être signé par la ou les personne(s) habilitée(s) à engager l'ASBL, la fondation d'utilité publique, l'AISBL ou la fondation privée (organes et/ou mandataire spécial). Cette ou ces signature(s) doivent être apposées à la fin du VOLET C du Formulaire I ou/et du Formulaire II.- Le volet B du Formulaire I doit également être signé mais uniquement au verso afin que la signature ne se retrouve pas sur le document publié et ne puisse ainsi être utilisée frauduleusement. Au recto du Volet B du Formulaire I figurera uniquement le nom et la qualité de la personne ou des personnes ayant le pouvoir de représenter l'ASBL, la fondation d'utilité publique, l'AISBL ou la fondation privée à l'égard des tiers (organes et/ou mandataire spécial) ou le cas échéant du Notaire instrumentant.Si la signature figure au recto, c'est au risque et péril de l'association ou fondation. Le greffe ne peut refuser le dépôt pour ce motif mais peut attirer l'attention sur les dangers de cette pratique.2° Signature des documents à déposer dans le dossier.Ces documents doivent être signés par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter l'association ou la fondation (organes et/ou mandataire spécial).3° Qui peut signer ?Les formulaires et les documents déposés doivent être signés par une ou plusieurs personne(s) habilitées à représenter l'association ou la fondation (organes et/ou mandataire spécial).Ce sont les statuts de l'association ou de la fondation qui vont déterminer qui peut l'engager vis-à-vis des tiers. Le pouvoir de représentation peut être confié aussi bien à des administrateurs qu'à des tiers. L'assemblée générale ou le conseil d'administration peut également confier un mandat spécial à une ou plusieurs personnes afin d'accomplir les formalités de publicités avec l'usage de la signature y afférente.Sous réserve du pouvoir général du greffe de vérifier l'identité de la personne qui se présente, le greffe ne peut s'immiscer dans l'organisation interne de l'association ou la fondation quant à la détermination de la qualité et du nombre de personnes qui doivent signer les pièces et documents dont la publicité est prescrite.
Lorsque l'acte est également destiné à la publication aux annexes du Moniteur belge (statuts - nomination, démission - dissolution), il peut prendre la forme du volet B du Formulaire I dûment signé.On entend par acte, l'extrait du procès-verbal de la décision qui donne lieu à l'obligation de publication.Exemple : Lorsqu'il s'agit de la nomination d'administrateurs d'une ASBL, l'acte sera donc l'extrait du procès-verbal de l'assemblée générale ayant procédé à la nomination et mentionnera donc, conformément à l'article 9 de la loi du 27 juin 1921, l'identité de ces administrateurs, l'étendue de leur pouvoir et la manière de les exercer.Par conséquent, seul un exemplaire de l'acte qui donne lieu à dépôt peut être exigé. Lorsque la publication aux annexes du Moniteur belge est également requise, il y a lieu de déposer un exemplaire de l'acte qui donne lieu à cette publication qui prendra la forme soit d'un extrait du procès-verbal de la décision soit d'un double du Volet B du Formulaire I. Il faudra également déposer, un exemplaire du Formulaire I et le cas échéant du Formulaire II.Le greffe ne peut exiger d'obtenir une copie de l'intégrité du procès-verbal de l'assemblée générale mais rien ne s'oppose à ce que l'ASBL dépose le procès-verbal dans son entièreté et non un extrait de celui-ci.Pour la consultation du tableau, voir image _______Notes(14) Uniquement des frais de publication par virement ou versement bancaire, chèque ou mandat postal établi au nom du Moniteur belge. Pas d'enregistrement des statuts dans un bureau d'enregistrement du SPF Finances requis.(15) Ce Formulaire s'accompagnera le cas échéant du Formulaire II lorsque des données d'immatriculation à la Banque-Carrefour des Entreprises ont été modifiées.
Personnes physiquesLorsqu'un administrateur ne réside pas en Belgique, il doit communiquer le numéro BIS. Celui-ci se trouve entre autre sur la partie supérieure droite de la carte SIS de la sécurité sociale.Si l'administrateur n'a pas de n° BIS, il y a lieu de compléter la case n° de registre national du Volet C du Formulaire I ou II par la date de naissance et transmettre au greffe une copie d'une pièce d'identité.S'il n'y a pas de n° BIS et qu'il s'agit d'une démission d'administrateur(s), dans ce cas, les personnes qui peuvent représenter valablement l'association ou la fondation signent une déclaration attestant que le(s) administrateur(s) démissionnaire(s)n'a/n'ont ou n'a/n'ont jamais eu de n° BIS.Les dispositions reprises pour un administrateur s'appliquent également aux représentants généraux et aux délégués chargés de la gestion journalière.
Personnes moralesLorsqu'une personne morale étrangère est administrateur d'une association ou fondation, le numéro d'entreprise devra être mentionné sur le Volet C pour :1° les personnes morales de droit étranger ou international qui disposent d'un siège en Belgique ou qui doivent se faire enregistrer en exécution d'une obligation imposée par la législation belge;2° toute personne physique, morale ou toute association qui en Belgique :- soit agit en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale;- soit est soumise à la sécurité sociale en tant qu'employeur;- soit est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée;- soit exerce une profession intellectuelle, libre ou de prestataire de services, en qualité d'indépendant;3° les unités d'établissement des personnes visées aux 1°, 2° 3°, pour autant que l'enregistrement de cette unité d'établissement soit nécessaire pour l'exécution de la législation belge.Lorsque la personne morale étrangère n'est pas visée par les points 1°, 2° et 3°, elle ne doit pas mentionner de numéro d'entreprise sur le Volet C mais uniquement sa dénomination et sa qualité (voyez. infra).
Le paiement des frais de publication peut se faire de trois manières :- par chèque établi au nom du Moniteur belge ;- par mandat postal;- par virement ou versement bancaire.Quand l'ASBL, la fondation d'utilité publique, l'AISBL ou la fondation utilise comme mode de paiement le chèque bancaire, celui-ci est joint au document destiné au Moniteur belge.Lorsque le paiement a lieu par mandat postal, la preuve de celui-ci consiste en une copie du talon délivré par la Poste.Lorsque le paiement a lieu par virement bancaire, la preuve de celui-ci consiste, soit dans une copie du bulletin de virement ou de versement au profit du compte du Moniteur belge sur lequel est apposé le cachet de l'institution financière qui a accompli le transfert, soit dans un extrait de compte (ou une photocopie de celui-ci) ou tout autre document (ou une photocopie de celui-ci) attestant que le paiement a bien été effectué.Le paiement par virement bancaire doit mentionner en communication le numéro d'entreprise s'il s'agit d'un acte modificatif ou le nom et l'adresse du siège social s'il s'agit d'une constitution.Le numéro de compte bancaire du Moniteur belge sur lequel la somme doit être versée est le suivant 679-2005502-27
Les Volets C des Formulaires I et II requièrent au 3° et 4° d'indiquer la qualité de l'administrateur, du représentant ou du délégué à la gestion journalière.Les qualités suivantes peuvent être reprises dans le cadre d'une ASBL, d'une fondation d'utilité publique, d'une AISBL ou d'une fondation privée :- administrateur;- représentant non-administrateur (16);- délégué à la gestion journalière;- liquidateur;- représentant légal;- administrateur provisoire.Si le nombre d'administrateurs, délégués à la gestion journalière ou représentants est supérieur à la place disponible sur le Volet C, il convient dans ce cas d'utiliser autant de Volets C que nécessaires pour qu'ils soient tous repris.
Lorsqu'une ASBL, une fondation d'utilité publique, une AISBL ou une fondation privée change l'adresse de son siège social en Belgique, il importe de respecter les principes suivants lors de la rédactions des Formulaires :- Formulaire I, Volet A : indiquer l'ancienne adresse;- Formulaire I, Volet B : indiquer la nouvelle adresse (17);- Formulaire II, Volet A : indiquer la nouvelle adresse.Lorsque l'association ou la fondation transfère son siège social dans un autre arrondissement judiciaire, elle doit déposer les documents relatifs à cette décision au greffe du tribunal de commerce d'origine comme il l'est précisé à l'article 8 de l'arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et fondations privées._______Notes(16) Sous réserve de la création de ce code correspondant par la Banque-Carrefour des Entreprises.(17) La nouvelle adresse doit figurer dans le contenu même du Volet B. La mention « siège » au dessus de l'intitulé de l'objet de l'acte doit reprendre l'ancienne adresse. Il en sera de même en cas de changement de dénomination.
Lorsqu'il s'agit d'un renouvellement de mandat d'administrateur, de délégué à la gestion journalière ou de représentant, il n'est pas requis d'utiliser le Formulaire II puisque celui-ci ne vise que les situations où une modification a été apportée à la situation antérieure.Il conviendra simplement d'utiliser le Formulaire I si la publication mentionnant les identités des administrateurs dont le mandat a été renouvelé indiquait une durée quant à leur mandat.Si les noms des administrateurs dont le mandat est renouvelé sont toutefois repris dans le volet C du formulaire II, il n'y a toutefois pas lieu de refuser le dépôt du formulaire.
Ni la loi du 27 juin 1921, ni l'arrêté royal du 26 juin 2003 n'interdisent qu'une même publication reprenne plusieurs décisions prises à des dates différentes.Exemple : Le Volet B du Formulaire I peut mentionner dans la rubrique « objet de l'acte », « Modifications de statuts et du conseil d'administration » même si les décisions résultent de deux assemblées générales tenues à des dates différentes.Il convient également de remarquer que même si une publication à plusieurs objet, les frais de publication restent uniques et ne peuvent donc être multipliés par le nombre de décisions que la publication comporte.
Sauf dans certains cas, la loi du 27 juin 1921 ne prescrit pas de délai pour le dépôt et la publication. Il est de la responsabilité de l'association ou de la fondation de veiller à ce que ces formalités soient accomplies dans un délai raisonnable.Toutefois, le dépôt de la liste des membres doit avoir lieu dans le mois de la date du premier dépôt des statuts. Pour les ASBL crées avant le 1er juillet 2003, la date anniversaire est celle de la date de publication des statuts aux annexes du Moniteur belge. Le dépassement de ce délai ne peut entraîner le refus du dépôt mais pourrait engager une éventuelle responsabilité de l'association ou fondation.Lorsque l'acte qui donne lieu à dépôt et publication entraîne également une inscription modificative à la Banque Carrefour des Entreprises, l'article 3, § 2, al. 1er, dispose que le Formulaire II destiné à cette fin doit être déposé dans le mois du changement intervenu. Cependant, le dépôt ne peut être refusé pour ce seul motif.
Lorsqu'une association ou fondation souhaite procéder à une publication dans une deuxième langue nationale, elle devra utiliser deux formulaires I de publication. Le premier Formulaire I contiendra dans son Volet B le texte dans une langue et le deuxième Formulaire I contiendra dans son Volet B le texte à publier dans l'autre langue.La langue du Formulaire I en tant que tel doit être celle en usage auprès du greffe du tribunal de commerce auprès duquel la demande de publication a lieu.
Lorsqu'une association ou fondation modifie ses statuts, deux possibilités s'offrent à elle :- soit elle adopte de nouveaux statuts;- soit elle adopte des modifications partielles.Lorsqu'il s'agit de l'adoption de nouveaux statuts, ceux-ci seront repris dans le Volet B du Formulaire I. Il ne sera donc pas nécessaire de déposer en plus une version coordonnée des statuts.
Selon l'article 26octies et l'article 45 (lequel renvoi aux articles 31, §1 et §3 à 6) de la loi du 27 juin 1921, il est tenu au greffe du tribunal de commerce un dossier pour chaque association sans but lucratif et fondation valablement constituée à l'étranger conformément à la loi de l'Etat dont elle relève et qui ouvre en Belgique un centre d'opération.Il s'agit donc de l'hypothèse où une association ou fondation étrangère ayant acquis la personnalité juridique conformément à son droit national désire établir un ou plusieurs sièges d'opération en Belgique. Dans ce cas, elle devra déposer au greffe du tribunal de commerce du lieu de son siège d'opération les documents suivants :1° les statuts de l'association ou la fondation;2° l'adresse du siège de l'association ou la fondation, l'indication des buts et des activités, l'adresse des centres d'opération ainsi que leur dénomination si elle ne correspond pas à celle de l'association ou la fondation;3° les actes relatifs à la nomination des personnes qui ont le pouvoir d'engager l'association ou la fondation à l'égard des tiers et de la représenter pour les activités des centres d'opération ainsi que les actes relatifs à la nomination des personnes déléguées à la gestion journalière; ces actes comportent les indications visées à l'article 3, § 1er, alinéa 2 de l'arrêté royal du 26 juin 2003.Les modifications aux actes et données visés à l'alinéa précédent sont également déposées au greffe du tribunal de commerce pour publication et conservées dans le dossier.Les documents visés doivent, en vue de leur dépôt, être rédigés ou traduits dans la langue ou dans l'une des langues officielles du tribunal où est tenu le dossier.Les associations et fondations de droit étranger doivent également procéder aux formalités de publication des documents repris ci-dessus.
5.2. Convention européenne n° 124 sur la reconnaissance de la personnalité juridique des organisations internationales non gouvernementales faite à Strasbourg le 24 avril 1986 (18).
Selon cette convention, la personnalité juridique d'une organisation non gouvernementale acquise dans une partie contractante est reconnue de plein droit dans les autres parties contractantes pour autant que l'ONG remplisse les conditions énoncées ci-après :1. Avoir un but non lucratif d'utilité internationale.2. Avoir été créée par un acte relevant du droit interne d'une partie (attestation délivrée par l'autorité compétente désignée par l'Etat au Secrétaire général du Conseil de l'Europe) (19)3. Exercer une activité effective dans au moins deux états et avoir leur siège statutaire sur le territoire d'une partie et leur siège réel (centre de décision ou siège d'administration) sur le territoire de cette partie ou d'une autre partie.Dès l'instant où l'ONG répond à ces conditions, la personnalité juridique et la capacité juridique telles qu'elles sont acquises dans la partie dans laquelle elle a son siège statutaire sont reconnues de plein droit dans les autres parties contractantes.Dans ce cas, l'association de droit étranger doit également déposer au tribunal de commerce du lieu de son siège d'opération les documents énumérés au point 5.1, alinéa 2, ci-dessus, ainsi que procéder aux formalités de publication de ces documents.
5.3. Traité d'amitié, d'établissement et de navigation entre le Royaume de Belgique et les Etats-Unis d'Amérique, conclu à Bruxelles, le 21 février 1961 (20).
L'article 6.7 permet à une association américaine légalement constituée aux Etats-unis d'exercer ses activités en Belgique et, par conséquent, d'établir un siège d'opération, sans formalité préalable, pour autant que la mission statutaire de cette association ait un caractère scientifique, pédagogique, religieux ou philanthropique.Dans ce cas, l'association de droit américain doit également déposer au tribunal de commerce du lieu de son siège d'opération les documents énumérés au point 5.1, alinéa 2, ci-dessus, ainsi que procéder aux formalités de publication de ces documents.
A. Définitions.L'association internationale sans but lucratif est une association, ouverte aux belges et aux étrangers, qui poursuit un but non lucratif d'utilité internationale.Une fondation d'utilité publique est le résultat d'un acte juridique émanant d'une ou plusieurs personnes physiques ou morales consistant à affecter un patrimoine à la réalisation d'une oeuvre à caractère philanthropique, philosophique, religieux, scientifique, artistique, pédagogique ou culturel.
B. Tenue d'un dossier au sein des greffes.Il est tenu au greffe du tribunal de commerce un dossier pour chaque AISBL et F.U.P. ayant leurs sièges dans l'arrondissement (les dossiers tenus au SPF Justice sont transférés aux greffes des différents tribunaux de commerce et ce, en fonction de l'arrondissement du siège social).
L'association internationale sans but lucratif et la fondation d'utilité publique sont constituées par acte authentique.C'est le SPF Justice qui reste, cependant, compétent pour la reconnaissance des AISBL et F.U.P., lesquelles acquièrent la personnalité juridique au jour de la signature de l'arrêté royal de reconnaissance (article 27 de la loi du 27 juin 1921 et article 46 de la loi du 27 juin 1921, tel que modifié par l'article 282 de la loi programme du 27 décembre 2004).Doit être transmis aux greffes :- l'arrêté royal de reconnaissance (ou une copie) attestant de l'acquisition de la personnalité juridique de la personne morale,- les documents visés aux articles 31, § 3, et 51, § 3, à déposer dans le dossier tenu aux greffes,- ainsi que les formulaires en vue de la publication.
Les modifications de la désignation précise du ou des buts en vue desquels l'AISBL ou la F.U.P. est constituée ainsi que des activités qu'elle se propose de mettre en oeuvre pour atteindre ces buts requièrent un arrêté royal (articles 30, § 2, et 50, § 3, de la loi du 27 juin 1921, respectivement modifiés par les articles 278 et 284.2° de la loi programme du 27 décembre 2004). Doit être transmis aux greffes :- l'arrêté royal d'approbation des modifications (ou une copie);- la version coordonnée des statuts suite aux modifications apportées (peut être transmise ultérieurement);- ainsi que les formulaires en vue de la publication._______Notes(18) Ratifié par la Loi du 31 juillet 1990 portant approbation de la Convention européenne sur la reconnaissance de la personnalité juridique des organisations internationales non gouvernementales faite à Strasbourg le 24 avril 1986, Moniteur belge du 21 décembre 1990, p.23673.(19) Voyez liste des autorités compétentes des Etats signataires en annexe.(20) Ratifié par la loi du 30 juillet 1963, Moniteur belge du 21 septembre 1963, p.9211.
Pour les AISBL, les modifications statutaires relatives- aux attributions, mode de convocation et mode de décision de l'organe général de direction de l'AISBL ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance des membres; - les conditions de modification des statuts, de dissolution et de liquidation de l'association ainsi que la destination du patrimoine de l'AISBLdoivent être constatées par acte authentique ( article 50, § 3, de la loi du 27 juin 1921, tel que modifié par l'article 284.2° de la loi programme du 27 décembre 2004).Pour les F.U.P., les modifications statutaires relatives- au mode de nomination, de révocation et de cessation des fonctions des administrateurs, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer,- le mode de nomination, de révocation et de cessation des fonctions des personnes habilitées à représenter la fondation conformément à l'article 34, §
- l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer,- le mode de nomination, de révocation et de cessation des fonctions des personnes déléguées à la gestion journalière de la fondation conformément à l'article 35 l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer,- le mode de nomination des commissaires;- la destination du patrimoine de la fondation en cas de dissolution, qui doit être affecté à une fin désintéressée,- les conditions auxquelles les statuts peuvent être modifiés;- le mode de règlement des conflits d'intérêt.doivent également être constatées par acte authentique (article 30, § 2, de la loi du 27 juin 1921, tel que modifié par l'article 278 de la loi programme du 27 décembre 2004).Doit être transmis aux greffes :- l'acte authentique constatant les modifications apportées,- la version coordonnée des statuts suite aux modifications apportées (peut être transmise ultérieurement),- ainsi les formulaires en vue de la publication.Il y a lieu de rappeler que si des conditions de fonds de la loi n'ont pas été respectées, elles relèvent de la responsabilité du Notaire. Le greffe ne s'est pas vu attribuer une compétence d'examen du fonds des actes qui lui sont soumis.
- 4. Autres modifications que celles visées ci-dessus :
- Les autres modifications aux statuts non visées ci-dessus sont constatées par acte sous seing privé.Doit être transmis aux greffes :- l'acte sous seing privé constatant les modifications apportées;- la version coordonnée des statuts suite aux modifications apportées (peut être transmise ultérieurement);- ainsi les formulaires en vue de la publication.Il y a lieu de rappeler que si des conditions de fonds de la loi n'ont pas été respectées, elles relèvent de la responsabilité de son auteur. Le greffe ne s'est pas vu attribuer une compétence d'examen du fonds des actes qui lui sont soumis.
- D. AISBL et F.U.P. existantes.
- La loi programme du 27 décembre 2004 n'est pas rétroactive : les AISBL et F.U.P. constituées valablement avant l'entrée en vigueur de ladite loi restent valables et devront uniquement appliquer la nouvelle loi pour les actes pris dès l'entrée en vigueur de la loi et non pour les actes antérieurs à l'entrée en vigueur de la nouvelle législation, c'est-à-dire que seules les modifications ultérieures devront être faites selon les règles reprises aux alinéas 5.3.C, points 2 à 4.Exemple :- Une association internationale a été crée par arrêté royal, avant l'entrée en vigueur de la loi programme, sans avoir, au préalable, passé un acte authentique : l'association est valablement constituée.- S'il est, par après, apporté une modification aux conditions de modifications statutaires, cette modification doit faire l'objet d'un acte authentique.- S'il est apporté une modification aux formalités concernant l'admission des membres, celle-ci peut être faite sous seing privé.Je vous saurais gré de bien vouloir porter ce qui précède à la connaissance des greffiers en chef des tribunaux de commerce pour qu'ils puissent en informer leur personnel. La circulaire du 4 octobre 2004 est supprimée et remplacée par la présente.J'insiste pour que cette information soit bien connue par le personnel des greffes des tribunaux de commerce et que son application soit emprunte de suffisamment de souplesse eu égard au fait que la plupart des ASBL, des fondations d'utilité publique, AISBL et fondations privées sont gérées par des bénévoles. Il est également essentiel que ces instructions soient appliquées de manière uniforme par tous les greffes, ainsi qu'au sein de ceux-ci ce soit également le cas. Cette circulaire abroge celle du 4 octobre 2004 portant sur le même sujet.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'assurance de ma considération très distinguée.La Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX
Openbaarmaking akten en stukken VZW en Private Stichtingen
2.*** FISCONET : Koninklijk besluit dd. 26.06.2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen (gewijzigd bij KB dd. 31.05.2005) Opschrift gewijzigd bij art. 1, KB 31.05.2005 (B.S. 08.06.2005),met ingang van 20.06.2005.
31 MEI 2005 ( B.S. 8/06/2005). - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen en tot de vaststelling van de datum van inwerkingtreding bepaald in artikel 290 van de programmawet van 27 december 2004 è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=nl&caller=summary&pub_date=2005-06-08&numac=2005009451
2 JUNI 2005 ( B.S. 8/06/2005). – OMZENDBRIEF
Openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van stichtingen van openbaar nut, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen
- De heer A. Van OudenhoveVoorzitter van het College van Procureurs-generaalE. Allardstraat 421000 Brussel
- Mijnheer de Voorzitter,De wet van 2 mei 2002 (Belgisch Staatsblad van 11 december 2002) betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen die de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk wijzigt, heeft het stelsel van openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van stichtingen van openbaar nut en van internationale verenigingen zonder winstoogmerk grondig gewijzigd en een nieuwe rechtsvorm ingevoerd, « de private stichting ».De artikelen 26novies en 31 van de wet van 27 juni 1921 bepalen dat akten en stukken van VZW's en private stichtingen moeten worden neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats waar de zetel van de vereniging of stichting is gevestigd. Zij is eveneens bevoegd voor de neerlegging van akten en stukken van stichtingen van openbaar nut en van internationale verenigingen zonder winstoogmerk (cf. artikelen 31, § 1, en 51, § 1, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij de artikelen 279 en 285 van de programmawet van 27 december 2004 (Belgisch Staatsblad van 31 december 2004)).Om de uitvoering te vergemakkelijken van die hervormingen, die in de praktijk enkele moeilijkheden met zich lijken te brengen, is het volgens mij noodzakelijk de nieuwe procedure te verduidelijken.Daarom breng ik u op de hoogte van de wezenlijke beginselen die aan die formaliteiten ten grondslag liggen.
- 1. Aard van de controle uitgeoefend door de griffies
- Overeenkomstig het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van VZW's, van stichtingen van openbaar nut, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen berust de controle uitgeoefend door de griffies van de rechtbanken van koophandel op vier principes :- nagaan of het neergelegde stuk moet worden neergelegd krachtens de wet;- nagaan of de juiste formulieren daadwerkelijk gebruikt en correct ingevuld werden;- nagaan of de betalingswijze daadwerkelijk in acht genomen werd;- nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen correct opgegeven werden.Het betreft een louter formele controle. Noch de wet van 27 juni 1921, noch het voornoemde koninklijk besluit van 26 juni 2003 belasten de griffie met de opdracht de grond van de akten te controleren. Ik denk inzonderheid aan de inhoud van de akten waarvan de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad voorgeschreven is en die voorkomt op luik B van formulier I. De griffie moet de wettigheid van statutaire clausules of van de inhoud van uittreksels uit notulen van algemene vergaderingen of van raden van bestuur niet nagaan. Zij kan de aandacht van de vereniging of van de stichting vestigen op eventuele onjuistheden, maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voorwaarden nageleefd werden.Enkel de steller is verantwoordelijk voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken.
- 2. Stukken die neergelegd en bekendgemaakt moeten worden
- De artikelen 26novies, 31 en 51 van de wet van 27 juni voorzien enerzijds in de neerlegging van akten en stukken en anderzijds in de bekendmaking van enkele ervan in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.Wanneer een akte of stuk enkel moet worden neergelegd, is het belangrijk te onderstrepen dat in tegenstelling tot het stelsel voor de handelsvennootschappen, noch de wet van 27 juni 1921 noch het koninklijk besluit van 26 juni 2003 voorzien in een bekendmaking van de vermelding van de neerlegging van de akte of het stuk.NeerleggingVoor de raadpleging van de tabel, zie beeld BekendmakingVoor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______Nota's(1) Een stichting heeft geen leden. Zij bestaat uitsluitend uit een raad van bestuur en in voorkomend geval uit personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen of uit vertegenwoordigers.(2) Indien de vereniging of de private stichting nieuwe statuten heeft goedgekeurd, zal de gecoördineerde versie overeenstemmen met die nieuwe statuten en dus geen tweemaal neergelegd worden.(3) Idem.(4) Idem.(5) Idem.
- 3. Bepalingen voor de neerlegging en de bekendmaking
- 3.1. Neerlegging
- Elk neergelegd papieren stuk moet aan de volgende voorwaarden beantwoorden :1° op wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit zijn opgesteld;2° 297 millimeter lang en 210 millimeter breed zijn (formaat A4);3° alleen op de voorzijde beschreven zijn (6);4° per neergelegd stuk slechts een zelfde taal gebruiken;5° getypt, gedrukt of gefotokopieerd zijn, uitsluitend in zwarte letters met een scherp contrast tussen tekst en papier en duidelijk leesbaar zijn;6° naargelang het geval ondertekend zijn door de notaris die de akte opmaakt of door personen die bevoegd zijn om de vereniging of stichting tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars moeten worden vermeld (7);7° bovenaan elk blad een horizontale strook van ten minste twintig millimeter open laten.Bovenaan elk neergelegd stuk worden vermeld :1° de naam van de vereniging of stichting zoals die in de statuten voorkomt;2° de rechtsvorm (8);3° de nauwkeurige aanwijzing van de zetel (postcode, gemeente, straat, nummer, eventueel busnummer);4° het ondernemingsnummer (9);5° het precieze onderwerp van de bekendmaking, wanneer het stuk moet worden bekendgemaakt.Al deze voorschriften beantwoorden aan luik B van formulier I dat als bijlage bij het koninklijk besluit van 26 juni 2003 gaat.Wanneer bijgevolg een document moet worden neergelegd, stemt dit overeen met de hierboven opgesomde voorschriften, of wordt gebruik gemaakt van een of meer luiken B van formulier I.De griffie bezorgt een ontvangstmelding voor alle neergelegde akten en documenten.
- 3.2. Bekendmaking
- Wanneer een neergelegd stuk eveneens moet worden bekendgemaakt, moet het vergezeld gaan van een afschrift ondertekend door de perso(o)n(en) bevoegd om de VZW, de stichting van openbaar nut, de i.VZW of de private stichting (organen en/of bijzonder gemachtigde) te vertegenwoordigen.Overeenkomstig artikel 5 van het koninklijk besluit is het gebruik van formulier I vereist.Concreet moet dus formulier I neergelegd worden voor de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en een afschrift van de akte voor het dossier dat gehouden wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel.Het afschrift van de akte dat in het dossier moet worden opgenomen, kan de vorm aannemen van een kopie van luik B van formulier I.Een zelfde bekendmaking kan verschillende onderwerpen bevatten zonder dat verschillende formulieren gebruikt worden en zonder dat bijkomende bekendmakingskosten teweeggebracht worden. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij een bekendmaking die tegelijk betrekking zou hebben op een wijziging van statuten en van de samenstelling van de raad van bestuur.Een VZW, een stichting van openbaar nut, een i.VZW of een private stichting kan beslissen de volledige statuten, alsook statutaire bepalingen of andere beslissingen dan deze vereist in artikel 26novies, § 2, in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad te laten bekendmaken.3.3. Formaliteiten bij de KruispuntbankBij de neerlegging van bepaalde akten moet de griffie gegevens invoeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen.Bij de oprichting van de VZW, de stichting van openbaar nut, de i.VZW of de private stichting zijn die gegevens terug te vinden op formulier I, luik A en C.Wanneer een van de identificatiegegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen gewijzigd wordt, moet gebruik worden gemaakt van formulier II. Dat formulier heeft enkel een luik A en C. Indien de wijziging een bekendmaking vereist, zal gebruik worden gemaakt van formulier I, luik A en B. Luik C van dit formulier wordt enkel gebruikt voor de ondertekening onderaan de bladzijde._______Nota's(6) Deze voorwaarde geldt niet voor expedities van authentieke akten, evenmin als voor de vermelding van de naam en handtekening van de ondertekenaars.(7) Deze voorwaarde geldt niet voor de tekst van de vermeldingen.(8) De afkorting « VZW » en « i.VZW » wordt aanvaard.(9) Deze bepaling is niet van toepassing op akten en uittreksels van papieren akten betreffende de oprichting van de vereniging of stichting.
- 4. Overzichtstabel van het gebruik van de formulieren
- 4.1. Bestaande VZW's, stichtingen van openbaar nut, i.VZW's en private stichtingen.Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______Nota's(10) Enkel kosten voor de bekendmaking met een bankoverschrijving of storting, cheque of postwissel op naam van het Belgisch Staatsblad.(11) Krachtens het ministerieel besluit van 30 juni 2003, worden de bedragen telkenmale aangepast op 1 januari van ieder jaar aan de index der consumptieprijzen. Deze bedragen worden ten laatste op 15 december van ieder jaar in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt. De aangegeven bedragen zijn dus van kracht van 1 januari 2005 tot 31 december 2005. Het is dus noodzakelijk nadien ieder jaar de tarieven van het Staatsblad te raadplegen.
- 4.2. Nieuwe VZW's, stichtingen van openbaar nut, i.VZW's en private stichtingen.Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
- 4.3. Algemene opmerkingen
- 4.3.1. Ondertekening
- 1° Ondertekening van het of de formulier(en)- Elk formulier moet worden ondertekend door de perso(o)n(en) gemachtigd om de VZW, de stichting van openbaar nut, de i.VZW of de private stichting te verbinden (organen en/of bijzonder gemachtigde). Deze handtekening(en) moet(en) geplaatst worden onderaan luik C van formulier I en/of van formulier II.- Luik B van formulier I moet eveneens ondertekend worden, maar enkel op de achterzijde, zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt en aldus geen frauduleus gebruik ervan kan worden gemaakt. Op de voorzijde van luik B van formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de VZW, de stichting van openbaar nut, de i.VZW of de private stichting ten aanzien van derden te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde), of desgevallend van de instrumenterende notaris.Indien de handtekening op de voorzijde voorkomt, is dat op risico van de vereniging of stichting. De griffie kan de neerlegging om deze reden niet weigeren maar kan de aandacht vestigen op de gevaren van deze handelwijze.
- 2° Ondertekening van de documenten neer te leggen in het dossierDeze documenten moeten worden ondertekend door de perso(o)n(en) die bevoegd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde).
- 3° Wie mag tekenen?De neergelegde formulieren en documenten moeten ondertekend worden door een of meer personen die gemachtigd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde).De statuten van de vereniging of van de stichting bepalen wie haar mag verbinden ten aanzien van derden. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan zowel aan bestuurders als aan derden opgedragen worden. De algemene vergadering of de raad van bestuur kan een of meer personen tevens ermee belasten de formaliteiten voor de bekendmaking te vervullen door gebruik te maken van de daaraan verbonden handtekening.Hoewel de griffie bevoegd is om de identiteit na te gaan van de persoon die zich aanmeldt, mag de griffie zich niet mengen in de interne organisatie van de vereniging of de stichting inzake de bepaling van de hoedanigheid van en het aantal personen die de stukken en documenten moeten ondertekenen die bekendgemaakt moeten worden.
- 4.3.2. Exemplaar neer te leggen in het dossier
- Wanneer de akte ook bestemd is om te worden bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (statuten - benoeming, ontslag - ontbinding), kan hij de vorm aannemen van luik B van formulier I, op de gepaste wijze ondertekend.Onder akte wordt verstaan : het uittreksel van de notulen van de beslissing die de bekendmaking verplicht maakt.Voorbeeld : Wanneer het de benoeming betreft van bestuurders van een VZW, zal de akte dus het uittreksel zijn van de notulen van de algemene vergadering die tot de benoeming is overgegaan en zal zij, overeenkomstig artikel 9 van de wet van 27 juni 1921, de identiteit van die bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen vermelden.Bijgevolg mag enkel een exemplaar van de akte die aanleiding geeft tot neerlegging geëist worden. Wanneer de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad eveneens vereist is, moet een exemplaar neergelegd worden van de akte die aanleiding geeft tot die bekendmaking in de vorm van een uittreksel van de notulen van de beslissing of de vorm van een dubbel van luik B van formulier I. Er moet ook een exemplaar van formulier I en desgevallend van formulier II neergelegd worden.De griffie kan geen kopie eisen van de volledige notulen van de algemene vergadering, maar niets belet de VZW de volledige notulen in plaats van een uittreksel neer te leggen.Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______Nota's(12) Enkel kosten voor de bekendmaking met een bankoverschrijving of storting, cheque of postwissel op naam van het Belgisch Staatsblad. Geen registratie van de statuten op een registratiekantoor van FOD Financiën vereist.(13) Dit formulier gaat desgevallend vergezeld van formulier II wanneer gegevens van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen gewijzigd werden.
- 4.3.3. Nummer van de niet-verblijfhouders
- Natuurlijke personenWanneer een bestuurder niet in België verblijft, moet hij het BIS-nummer vermelden. Dit bevindt zich in de rechterbovenhoek van de SIS-kaart van de sociale zekerheid.Indien de bestuurder geen BIS-nummer heeft, moet in het vakje rijksregisternummer van luik C van formulier I of II de geboortedatum ingevuld worden en moet een kopie van een identiteitsbewijs aan de griffie overhandigd worden.Bij gebrek aan een BIS-nummer en in geval van ontslag van (een) bestuurder(s), ondertekenen de personen die de vereniging of stichting rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen een verklaring waaruit blijkt dat de ontslagnemende bestuurder(s) geen BIS-nummer hebben of gehad hebben.De bepalingen voor een bestuurder gelden eveneens voor de algemene vertegenwoordigers en voor de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen.RechtspersonenWanneer een buitenlands rechtspersoon bestuurder is van een vereniging of stichting, moet het ondernemingsnummer vermeld worden op luik C voor :1° de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die beschikken over een zetel in België of die zich moeten registreren overeenkomstig een verplichting opgelegd door de Belgische wetgeving;2° iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging die in België :- hetzij een handels- of ambachtsonderneming voert;- hetzij als werkgever onderworpen is aan de sociale zekerheid;- hetzij onderworpen is aan de belasting over de toegevoegde waarde;- hetzij als zelfstandige een intellectueel beroep, een vrij beroep of een dienstverlenend beroep uitoefent;3° de vestigingseenheden van de personen bedoeld in 1°, 2° en 3°, voor zover de registratie van die vestigingseenheid noodzakelijk is voor de uitvoering van de Belgische wetgeving.Wanneer de punten 1°, 2° en 3° niet van toepassing zijn op de buitenlandse rechtspersoon, moet die het ondernemingsnummer niet vermelden op luik C maar enkel zijn benaming en zijn hoedanigheid (zie infra).
- 4.3.4. Betalingsmiddelen
- De betaling van de bekendmakingskosten kan op drie wijzen gebeuren :- met een cheque op naam van het Belgisch Staatsblad ;- met een postwissel;- met een bankoverschrijving of storting.Wanneer de VZW, de stichting van openbaar nut, de i.VZW of private de stichting een bankcheque als betalingsmiddel gebruikt, wordt deze bij het document bestemd voor het Belgisch Staatsblad gevoegd.Indien de betaling gebeurt met een postwissel, geldt een kopie van het strookje van De Post als bewijs daarvan.Wanneer de betaling geschiedt met een bankoverschrijving bestaat het bewijs hetzij in een afschrift van het formulier van de overschrijving of de storting op de rekening van het Belgisch Staatsblad waarop de stempel is aangebracht van de financiële instelling die de overschrijving heeft verricht, hetzij in een rekeninguittreksel (of een fotokopie daarvan) of in een ander document (of een fotokopie daarvan) dat bevestigt dat de betaling daadwerkelijk is verricht.De betaling met een bankoverschrijving moet in geval van een wijzigende akte het ondernemingsnummer vermelden, of in geval van een oprichting de naam en het adres van de zetel.Het bankrekeningnummer van het Belgisch Staatsblad waarop de som moet worden gestort is :679-2005502-27
- 4.3.5. Bestuurders, met het dagelijks bestuur belaste personen, vertegenwoordiger
- Krachtens 3 en 4° moet in de luiken C van de formulieren I en II de hoedanigheid worden vermeld van de bestuurder, de vertegenwoordiger of de persoon belast met het dagelijks bestuur.De volgende hoedanigheden kunnen worden vermeld in het kader van een VZW, een stichting van openbaar nut, een i.VZW of een private stichting :- bestuurder;- vertegenwoordiger niet-bestuurder (15);- persoon belast met het dagelijks bestuur;- vereffenaar;- wettelijke vertegenwoordiger;- voorlopige bestuurder.Indien er meer bestuurders, personen belast met het dagelijks bestuur of vertegenwoordigers zijn dan er plaats beschikbaar is op luik C, moeten zoveel luiken C gebruikt worden als nodig zijn om iedereen te vermelden.
- 4.3.6. Wijziging van zetel
- Wanneer een VZW, een stichting van openbaar nut, een i.VZW of een private stichting het adres van haar zetel in België wijzigt, is het van belang dat de volgende beginselen in acht genomen worden bij het invullen van de formulieren :- Formulier I, luik A : het oude adres vermelden;- Formulier I, luik B : het nieuwe adres vermelden (16);- Formulier II, luik A : het nieuwe adres vermelden.Ingeval de vereniging of de stichting haar zetel naar een ander gerechtelijk arrondissement overbrengt, moet zij de documenten met betrekking tot deze beslissing neerleggen ter griffie van de oorspronkelijke rechtbank van koophandel, zoals bepaald in artikel 8 van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen._______Nota's(15) Onder voorbehoud van de invoeging van deze overeenstemmende code door de Kruispuntbank van Ondernemingen.(16) Het nieuwe adres wordt vermeld in de bekend te maken tekst zelf van luik B. De vermelding « zetel » bovenaan de titel van het onderwerp van de akte, moet het oude adres bevatten. Het zelfde geldt bij naamswijziging.
- 4.3.7. Verlenging van het mandaat
- In geval van de verlenging van het mandaat van een bestuurder, een persoon belast met het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger, moet formulier II niet gebruikt worden omdat dit formulier enkel aangewend wordt ingeval een wijziging aangebracht werd in de vroegere situatie.Formulier I kan worden gebruikt wanneer in de bekendmaking die de identiteit vermeldt van de bestuurders waarvan het mandaat werd verlengd, de duur van hun mandaat is aangegeven.Indien de namen van de bestuurders van wie het mandaat is verlengd echter in luik C van formulier II werden opgenomen, is er evenwel geen reden om de neerlegging van het formulier te weigeren.
- 4.3.8. Aantal beslissingen in een bekendmaking
- Noch de wet van 27 juni 1921, noch het koninklijk besluit van 26 juni 2003 verbieden dat een zelfde bekendmaking diverse beslissingen bevat die op verschillende data genomen werden.Voorbeeld : Luik B van formulier I kan in de rubriek « onderwerp van de akte » vermelden : « Wijzigingen van statuten en van de raad van bestuur » zelfs ingeval de beslissingen genomen werden tijdens twee algemene vergaderingen gehouden op verschillende data.We wensen tevens te onderstrepen dat zelfs indien een bekendmaking verschillende onderwerpen betreft, de bekendmakingskosten eenmalig blijven en dus niet mogen vermenigvuldigd worden met het aantal beslissingen in de bekendmaking.
- 4.3.9. Termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking
- Behalve in sommige gevallen bepaalt de wet van 27 juni 1921 geen termijn voor de neerlegging en de bekendmaking. De vereniging of de private stichting moet ervoor zorgen dat die formaliteiten binnen een redelijke termijn vervuld worden.De neerlegging van de lijst van de leden moet echter geschieden binnen een maand te rekenen van de datum van de eerste neerlegging van de statuten. Voor de VZW's die voor 1 juli 2003 werden opgericht, is de verjaardag de datum van bekendmaking van de statuten in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. De overschrijding van deze termijn kan er niet toe leiden dat de neerlegging geweigerd wordt maar de vereniging of stichting zou eventueel aansprakelijk gesteld kunnen worden.Wanneer de akte die leidt tot neerlegging en bekendmaking eveneens een wijziging van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen meebrengt, is in artikel 3, § 2, eerste lid, bepaald dat het daartoe bestemde formulier II binnen een maand na de wijziging moet worden neergelegd. De neerlegging mag echter niet alleen om die reden geweigerd worden.
- 4.3.10. Tweetalige bekendmakingen
- Wanneer een vereniging of stichting een bekendmaking in een tweede landstaal wil doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, luik B van het tweede formulier I de bekend te maken tekst in de andere taal.De taal van formulier I als dusdanig moet de taal zijn die gebruikt wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel waarbij om de bekendmaking verzocht wordt.
- 4.3.11. Statutenwijzigingen
- Wanneer een vereniging of stichting haar statuten wijzigt, zijn daartoe twee mogelijkheden :- of zij neemt nieuwe statuten aan;- of zij neemt gedeeltelijke wijzigingen aan.Wanneer het de aanname van nieuwe statuten betreft, worden deze hernomen op luik B van Formulier I. Het is dan bijgevolg ook niet meer nodig een gecoördineerde versie neer te leggen van de statuten.
- 4.3.12. Adres van de bestuurders
- Luik B van Formulier I kan het beroepsadres van de bestuurder vermelden rekening houdend met het feit dat het privaat adres bekend is via de opgave van het rijksregisternummer van de natuurlijke personen op Luik C van formulieren I of II.
- 5. Buitenlandse verenigingen en stichtingen.
- 5.1. Artikelen 26octies en 45 van de wet van 27 juni 1921
- Krachtens artikel 26octies en artikel 45 (waarin wordt verwezen naar de artikelen 31, § 1, en §§ 3 tot 6) van de wet van 27 juni 1921 wordt op de griffie van de rechtbank van koophandel een dossier gehouden voor iedere vereniging zonder winstoogmerk en stichting die op geldige wijze in het buitenland is opgericht overeenkomstig de wet van de Staat waartoe zij behoort en die in België een centrum van werkzaamheden opent.Het betreft dus het geval waarin een vereniging of buitenlandse stichting die overeenkomstig haar nationaal recht rechtspersoonlijkheid heeft verworven een of meer centra van werkzaamheden in België wil vestigen. In dat geval moet zij ter griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar centrum van werkzaamheden gevestigd is de volgende documenten neerleggen :1° de statuten van de vereniging of de stichting;2° het adres van de zetel van de vereniging of de stichting, de opgave van de doeleinden en van de activiteiten, het adres van de centra van werkzaamheden alsook de naam ervan ingeval die niet overeenstemt met de naam van de vereniging of de stichting;3° de akten betreffende de benoeming van de personen gemachtigd om de vereniging of de stichting ten aanzien van derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen voor de activiteiten van de centra van werkzaamheden, alsook de akten betreffende de benoeming van de personen belast met het dagelijks bestuur; deze akten bevatten de gegevens bedoeld in artikel 3, §1, tweede lid, van het koninklijk besluit van 26 juni 2003.De wijzigingen in de akten en gegevens bedoeld in het vorige lid worden eveneens neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel en bewaard in het dossier.De bedoelde stukken moeten met het oog op de neerlegging ervan worden opgesteld of vertaald in de taal of in een van de officiële talen van de rechtbank waar het dossier wordt gehouden.De verenigingen en stichtingen naar buitenlands recht moeten eveneens overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van de hierboven vermelde documenten.
- 5.2. Europese Overeenkomst nr. 124 inzake de erkenning van de rechtspersoonlijkheid van internationale niet-gouvernementele organisaties opgemaakt te Straatsburg op 24 april 1986 (17).
- Naar luid van deze overeenkomst wordt de in een verdragsluitende Partij verkregen rechtspersoonlijkheid van een niet-gouvernementele organisatie van rechtswege erkend in de andere verdragsluitende Partijen voorzover de NGO aan de volgende voorwaarden voldoet :1. Een niet-winstgevend doel met internationaal nut hebben.2. Opgericht zijn bij een akte die onder het intern recht van een Partij valt (attest uitgereikt door de bevoegde overheid aangewezen door de Staat aan de Secretaris-generaal van de Raad van Europa) (18).3. In ten minste twee Staten werkelijk activiteiten uitoefenen, en de statutaire zetel moet zich op het grondgebied van een Partij bevinden en de werkelijke zetel (beslissingscentrum of zetel) dient op het grondgebied van deze Partij of van een andere Partij te zijn gevestigd.Zodra de NGO die voorwaarden vervult, worden de rechtspersoonlijkheid en de rechtsbevoegdheid die de NGO heeft verkregen in de Partij waar zich de statutaire zetel bevindt in de andere Partijen van rechtswege erkend.In dit geval moet de vereniging naar buitenlands recht eveneens de documenten bedoeld in punt 5.1, tweede lid, supra, op de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar zetel van werkzaamheden gevestigd is neerleggen, en moet zij overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van die documenten.
- 5.3. Verdrag van Vriendschap, Vestiging en Scheepvaart tussen het Koninkrijk België en de
- Verenigde Staten van Amerika, ondertekend op 21 februari 1961, te Brussel. (19)
- Krachtens artikel 6.7 is het voor een Amerikaanse vereniging op wettelijke wijze opgericht in de Verenigde Staten mogelijk activiteiten in België uit te oefenen en bijgevolg een zetel van werkzaamheden te vestigen, zonder voorafgaandelijke formaliteit, voorzover de statutaire opdracht van die vereniging verband houdt met wetenschap, onderwijs, godsdienst of liefdadigheid.In dit geval moet de vereniging naar Amerikaans recht eveneens de documenten bedoeld in punt 5.1, tweede lid, supra, neerleggen op de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar zetel van werkzaamheden gevestigd is, en moet zij overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van die documenten.
- 6. Procedure met betrekking tot de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen van openbaar nut
- A. DefinitiesDe internationale vereniging zonder winstoogmerk is een vereniging, toegankelijk voor Belgen en vreemdelingen, die een niet-winstgevend doel van internationaal nut nastreeft.Een stichting van openbaar nut wordt opgericht door een rechtshandeling van één of meer natuurlijke personen of rechtspersonen waarbij een vermogen wordt aangewend ter verwezenlijking van een werk van filantropische, levensbeschouwelijke, religieuze, wetenschappelijke, artistieke, pedagogische of culturele aard.
- B. Houden van een dossier op de griffiesOp de griffie van de rechtbank van koophandel wordt een dossier gehouden voor iedere i.VZW en son die hun zetels hebben in het arrondissement (de dossiers die op de FOD Justitie worden gehouden worden overgedragen aan de griffies van de verschillende rechtbanken van koophandel, zulks op grond van het arrondissement van de zetel).
- C. Documenten die aan de griffies moeten worden bezorgd
- 1. Verkrijging van rechtspersoonlijkheid en neerlegging van de documenten op de dag van de erkenning :
- De internationale vereniging zonder winstoogmerk en de stichting van openbaar nut moeten bij authentieke akte worden opgericht.De FOD Justitie blijft evenwel bevoegd voor de erkenning van de i.VZW's en son's, die rechtspersoonlijkheid verkrijgen op de dag van de ondertekening van het koninklijk besluit tot erkenning (artikel 27 van de wet van 27 juni 1921 en artikel 46 van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 282 van de programmawet van 27 december 2004).Moet aan de griffies worden bezorgd :- het koninklijk besluit tot erkenning (of een afschrift) waaruit het verkrijgen van de rechtspersoonlijkheid van de rechtspersoon blijkt,- de documenten bedoeld in de artikelen 31, § 3, en 51, § 3, die moeten worden neergelegd in het dossier dat op de griffies wordt gehouden,- alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking.
- 2. Wijziging van de statuten die een koninklijk besluit vereist :
- De wijzigingen van de precieze omschrijving van het doel of de doeleinden waarvoor de i.VZW of de son is opgericht, alsook van de activiteiten die zij beoogt om die doeleinden te bereiken vereisen een koninklijk besluit (artikelen 30, §2, en 50, §3, van de wet van 27 juni 1921, respectievelijk gewijzigd bij de artikelen 278 en 284, 2°, van de programmawet van 27 december 2004). Moet aan de griffies worden bezorgd :- het koninklijk besluit tot goedkeuring van de wijzigingen (of een afschrift);- de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd),- alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking._______Nota's(17) Bekrachtigd bij de wet van 31 juli 1990 houdende goedkeuring van de Europese Overeenkomst inzake de erkenning van de rechtspersoonlijkheid van internationale niet-gouvernementele organisaties, opgemaakt te Straatsburg op 24 april 1986, Belgisch Staatsblad van 21 december 1990, blz. 23673.(18) Zie lijst van de bevoegde overheden van de ondertekenende Staten in bijlage.(19) Bekrachtigd bij de wet van 30 juli 1963, Belgisch Staatsblad van 21 september 1963, blz. 9211.
- 3. Wijzigingen van de statuten die een authentieke akte vereisen :
- Voor de i.VZW's, de wijzigingen van de statuten met betrekking tot- de bevoegdheden van het algemeen leidinggevend orgaan van de i.VZW, en de wijze van bijeenroeping en van besluitvorming ervan, alsook de voorwaarden waaronder haar beslissingen aan de leden ter kennis worden gebracht; - de voorwaarden voor statutenwijziging, voor ontbinding en vereffening van de vereniging alsook de bestemming van het vermogen van de i.VZWmoeten bij authentieke akte worden vastgesteld (artikel 50, § 3, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 284, 2°, van de programmawet van 27 december 2004).Voor de son's, de wijzigingen van de statuten met betrekking tot :- de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen,- de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de personen gemachtigd om de stichting overeenkomstig artikel 34, § 4, te vertegenwoordigen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen,- de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de personen aan wie overeenkomstig artikel 35 het dagelijks bestuur van de stichting is opgedragen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen,- de wijze van benoeming van de commissarissen;- de bestemming van het vermogen van de stichting bij ontbinding, dat tot een ideëel doel moet worden aangewend;- de voorwaarden waaronder de statuten kunnen worden gewijzigd;- de wijze van regeling van belangenconflictenmoeten eveneens bij authentieke akte worden vastgesteld (artikel 30, § 2, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 278 van de programmawet van 27 december 2004).Moet aan de griffies worden bezorgd :- de authentieke akte waarin de aangebrachte wijzigingen worden vastgesteld,- de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd),- alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking.Er moet worden onderstreept dat enkel de notaris verantwoordelijk kan zijn voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken.
- 4. Andere dan de hierboven bedoelde wijzigingen :
- De andere supra niet bedoelde wijzigingen van de statuten worden bij onderhandse akte vastgesteld.Moet aan de griffies worden bezorgd :- de onderhandse akte waarin de aangebrachte wijzigingen worden vastgesteld;- de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd);- alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking.Er moet worden onderstreept dat enkel de steller verantwoordelijk kan zijn voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken.
- D. Bestaande i.VZW's en son's
- De programmawet van 27 december 2004 heeft geen terugwerkende kracht : de i.VZW's en son's die op geldige wijze werden opgericht voor de inwerkingtreding van voornoemde wet blijven geldig en moeten de nieuwe wet enkel toepassen voor de handelingen gesteld vanaf de inwerkingtreding van de wet en niet voor de handelingen die aan de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving voorafgaan, met andere woorden enkel de latere wijzigingen moeten worden aangebracht volgens de regels vermeld in lid 5.3, C, punten 2 tot 4.Voorbeeld :Een internationale vereniging werd bij koninklijk besluit opgericht voor de inwerkingtreding van de programmawet, zonder vooraf een authentieke akte te hebben verleden : de vereniging is op geldige wijze opgericht. Nadien brengt ze een wijziging aan aan de voorwaarden voor statutenwijziging -> deze wijziging moet in authentieke vorm. Nog later brengt ze een wijziging aan de formaliteiten betreffende de toetreding van de leden -> dit kan onderhandsGelieve de hoofdgriffiers van de rechtbanken van koophandel in kennis te stellen van het voorgaande zodat zij dit aan hun personeel kunnen meedelen.Ik dring erop aan dat het personeel van de griffies van de rechtbanken van koophandel deze informatie goed kent en dat de toepassing ervan voldoende soepel gebeurt, gelet op het gegeven dat de meeste VZW's, stichtingen van openbaar nut, i.VZW's en private stichtingen door vrijwilligers beheerd worden. Het is ook essentieel dat alle griffies deze instructies op uniforme wijze toepassen en dat zulks binnen de griffies eveneens het geval is. Deze rondzendbrief heft deze van 4 oktober 2004 met hetzelfde onderwerp op.
- Met bijzondere hoogachting,De Minister van Justitie,Mevr. L. ONKELINX
Publié par Leon Dochy à 05:18 Aucun commentaire:
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References: l'article 19
 art. 1
 l'article 290
 § 1
 § 1
 l'article 26
 § 2
 l'article 9
 l'article 8
 l'article 3
 § 2
 l'article 26
 l'article 45
 §1
 §3
 l'article 3
 § 1

L'article 6
 l'article 282
 § 3
 § 3
 § 2
 § 3
 § 3
 l'article 284
 l'article 34
 l'article 35
 § 2
 l'article 278
 art. 1
 § 1
 § 1
 § 2
 § 2
 § 1
 §1
 § 3
 § 3
 §2
 §3
 § 3
 § 4
 § 2