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Programa de Gestión Documental Cámara de Comercio de Barrancabermeja - PDF
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Fernando Muñoz Acosta
1 Aprobación: Octubre 30 de 2015 Vigencia: Octubre de Octubre de 2017 Instancia de Aprobación: Comité Interno de Archivo Programa de Gestión Documental Cámara de Comercio de Barrancabermeja Autoridad Archivística Institucional: Comité Interno de Archivo Versión de Documento: 0 Responsables de la elaboración del Programa de Gestión Documental: Administrador de Empresas CESAR ALFONSO LOPEZ- Coordinador de Calidad Auxiliar Administrativo Leidy Velásquez Rengifo Auxiliar de Archivo Gescad SAS Equipo Consultor
2 TABLA DE CONTENIDO Introducción QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? Definición OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos RAZONES QUE MOTIVAN A LA CÁMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA PARA ELABORAR E IMPLEMENTAR SU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Beneficios del Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Política de Gestión Documental Metodología General Aplicación del Programa de Gestión Documental Responsables del Programa de Gestión Documental Alcance del Programa de Gestión Documental Público Objetivo Por su ubicación geográfica Por su relación con la entidad PASOS METODOLÓGICOS EN LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Diagnostico documental Análisis Estratégico Matriz DOFA Riesgos de la gestión documental Requerimientos para Desarrollar el Programa de Gestión Documental Normativos Económicos... 15
3 7.3 Administrativos Requisitos Tecnológicos LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Administración Documental Definición Actividades Creación de Documentos Definición Actividades Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, Autenticación y Metadatos Definición Actividades Estructura Documental Definición Actividades Forma de Producción Definición Actividades Competencia en el Trámite Definición Actividades Registro de Documentos Definición Actividades Distribución Definición Actividades Acceso y Consulta... 21
4 8.9.1 Definición Actividades Control y Seguimiento Definición Actividades Clasificación Definición Actividades Ordenamiento Definición Actividades Descripción Definición Actividades Transferencia Documental Definición Actividades Disposición final Definición Actividades Conservación Definición Actividades Fases de Implementación del PGD Actividades PROGRAMAS ESPECÍFICOS PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Objetivo general... 29
5 Objetivos específicos Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos Meta Actividades INDICADORES PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESCENCIALES Objetivo general Objetivos específicos Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos Meta Actividades Indicadores PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Objetivo general Objetivos específicos Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos asociados Meta Actividades Indicadores PROGRAMA DE ARCHIVO DESCENTRALIZADO Objetivo general Objetivos específicos... 42
6 Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos Meta Actividades Indicadores PROGRAMA DE CAPACITACION Objetivo general Objetivos específicos Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos Meta Actividades Indicadores PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo general Objetivos específicos Beneficios Alcance Aspectos críticos y riesgos Meta Actividades Indicadores MAPA DE PROCESOS ANEXOS Anexo1 Diagnóstico Documental Anexo 2 Matriz DOFA... 59
7 Anexo 4 Mapa de Procesos Glosario Bibliografía... 75
8 Pág.8 INTRODUCCIÓN Encaminando la Cámara de Comercio de Barrancabermeja hacia el fortalecimiento de la Política de Gestión Documental, el Programa de Gestión Documental desarrolla un papel importante como herramienta administrativa de la alta dirección para interrelacionar los roles y funciones de las diferentes áreas en la consecución de metas y objetivos del proceso archivístico. Como entidad, reconoce su debilidad en la materia, entiende que el desarrollo de instrumentos archivísticos es la manera más acertada y que minimiza los riesgos que se derivan de implementar tareas y actividades sin la claridad de la planeación. Es así como la Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja ha formalizado el compromiso de actuar en pro del cumplimiento de las obligaciones archivísticas, y ha delegado el personal y recursos suficientes para el fortalecimiento de estas áreas incorporando a las jefaturas de Control Interno, la Jefatura Administrativa y Financiera y la oficina de Gestión Integrada al frente de esta actividad sabiendo que con ello garantizará el éxito en la ejecución de los planes y programas denotando respeto institucional frente a las exigencias actuales de la Superintendencia de Industria y Comercio y la alineación con las directrices del Archivo General de la Nación.
9 Pág.9 1 QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? 1.1 Definición Según el Artículo 21 de la Ley General de Archivos, el programa de gestión documental es entendido como el deber que tienen las entidades para elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos (Archivo General de la Nación, 2000) Adicional a este concepto el Archivo General de la Nación lo amplia en el Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental, página 10 como: Instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la Nación, 2014) El Artículo 3 de la Ley General de Archivos define la gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Archivo General de la Nación, 2000) En la página 12 del Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documenta se define igualmente como el Conjunto de Instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la Gestión Documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos (Archivo General de la Nación, 2014) 2 OBJETIVOS 2.1 Objetivo General Dotar a la Cámara de Comercio de Barrancabermeja de un instrumento archivístico de normalización, que le permita hacer una administración concentrada y unificada de sus documentos físicos y electrónicos, contemplando todo el ciclo vital desde que se generan hasta su disposición final, bajo un
10 Pág.10 esquema integral, sistémico y armonizado de cada uno de los procesos de gestión documental que comprenden la Planeación; Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración. 2.2 Objetivos Específicos Identificar el estado en que se encuentra la Gestión Documental actualmente en la Entidad, con el fin de determinar los aspectos a fortalecer dentro del Programa. Revisar y actualizar los procesos de Gestión Documental de la Entidad, definiendo lineamientos claros y de fácil adopción permitiendo la maximización de los eventos y resultados de la gestión. Revisar y actualizar los roles y los perfiles de los usuarios en el sistema documental, de acuerdo los procesos y procedimientos, así como de los manuales y otros instructivos que para tal efecto tenga la entidad. Estos roles son indispensables para fortalecer la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información Institucional, así como la unidad de criterio que proteja los intereses institucionales. Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones. Divulgar e implementar el programa de Gestión Documental planteado para la entidad. Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás que el gobierno Nacional disponga en lo relacionado con el archivo Institucional Promover la seguridad en los sistemas de información fortaleciendo aspectos como la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. Fijar directrices para dar cumplimento a los principios del Programa de Gestión Documental especialmente en lo relacionado con la planeación, gestión, trámite, transferencia, Disposición final, valoración y preservación. 3 RAZONES QUE MOTIVAN A LA CÁMARA DE COMERCIO DE BARRANCABERMEJA PARA ELABORAR E IMPLEMENTAR SU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Cumplimiento de las exigencias de la Superintendencia de Industria y Comercio Mejoramiento de sus procesos y procedimientos Evitar perdida de información
11 Pág.11 Crear el Archivo especializado de Registro y automatizarlo Mejorar los servicios de cara al cliente 3.1 Beneficios del Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Racionalización del gasto e inversión hacia la gestión de documentos Formulación y consolidación de políticas de gestión de documentos Cultura organizacional hacia el cero papel Alineación de sus sistemas de gestión Cumplimiento de la normatividad archivística 4 Política de Gestión Documental La Cámara de Comercio de Barrancabermeja basará sus procesos de gestión documental en el concepto de archivo total que involucra todo el ciclo vital del documento: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de Documentos, Preservación a largo plazo, Valoración. Igualmente adoptará los principios emitidos por el ente rector en materia de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección al medio ambiente, autoevaluación, Coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al cliente, neutralidad tecnológica y protección de información y datos. Para estandarizar la gestión documental tomará los instrumentos archivísticos que coadyuvará a la materialización de los objetivos trazados. 5 Metodología General El Programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja se elaboró siguiendo los pasos previstos en el Manual para la Implementación de un Programa de Gestión Documental (Archivo General de la Nación, 2014). Elementos: Caratula Cuerpo y contenido Lineamientos para la Gestión Documental
12 Pág.12 Fases Programas Específicos 5.1 Aplicación del Programa de Gestión Documental La Presidencia de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja tiene como compromiso no endosable, el aseguramiento de los recursos físicos y económicos que garanticen la ejecución de los programas específicos que acompañan el Programa de gestión documental. 5.2 Responsables del Programa de Gestión Documental Se definen como responsables todas las áreas que componen la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, sin embargo se aclara que el líder natural del proceso es la Jefatura Administrativa y Financiera quien a su vez soportará los aspectos operativos en el líder de Calidad, todo sobre la base y apoyo permanente del Comité Interno de Archivo para la toma de decisiones. 5.3 Alcance del Programa de Gestión Documental El propósito de la Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja para con el Programa de Gestión Documental es generar lineamientos que estén acorde con la normatividad vigente donde las áreas se integren y se evidencie la influencia transversal que tienen los procesos de gestión documental en toda la entidad y que estos estén debidamente alineados con los Planes estratégicos y de acción y que participen activamente en el SIG Institucional. Es así como el alcance de este programa va mucho más allá de la estructuración de modelos y normas para la entidad, ya que aun cuando se presentan procesos de gestión de documentos físicos y electrónicos se busca que el alcance sea más amplio y que consolide una política compuesta y una visión estratégica futura, como proveedor de información vital e histórica para los comerciantes Barranqueños, convirtiendo a la Cámara de Comercio de Barrancabermeja en un referente de información para la toma de decisiones tanto de la administración pública como de los particulares.
13 Pág Público Objetivo Podemos separar o segmentar el público objetivo según sus características de la siguiente manera: Por su ubicación geográfica Es importante recordar que la Cámara de Comercio de Barrancabermeja tiene un área de influencia geográfica que comprende diversos Municipios Por su relación con la entidad Aunque en su etapa inicial el Programa de Gestión Documental busca satisfacer las necesidades archivísticas de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, su fin último es el de fortalecer su capacidad de convertirse en una fuente de información tanto para propios como para extraños. Los grupos más representativos son en su orden: Empleados y Contratistas de la Entidad. Incluye a las Oficinas Receptoras. Afiliados Empresarios en General Público en General En etapas más avanzadas de la implementación del PGD Institucional, su alcance podrá extenderse fuera de la zona de influencia, aprovechando precisamente el manejo dado a los documentos electrónicos y que permiten incorporar servicios de consulta web y otros servicios que favorecen a las Academias y Estudiantes, a empresas de estudios sectoriales o de mercados y otros más interesados en el producto que puede resultar de todo este ejercicio. 6 PASOS METODOLÓGICOS EN LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 6.1 Diagnostico documental Antes de proceder a elaborar el PGD, se debe verificar que la entidad cumple con los requisitos descritos en el Artículo 6 (Componentes de la política de gestión documental) del Decreto 2609 de Ver Anexo1.
14 Pág Análisis Estratégico Matriz DOFA Se ha elaborado una matriz DOFA exponiendo las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que se presentan en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja con respecto a la Gestión Documental. Ver Anexo Riesgos de la gestión documental Se relaciona la matriz de riesgos de la gestión documental según algunos aspectos importantes para su calificación como lo son las bajas, los aspectos normativos, los asuntos de inversión y los aspectos climáticos. Ver Anexo 3. 7 Requerimientos para Desarrollar el Programa de Gestión Documental 7.1 Normativos Leyes Ley 527 de 1999 Acceso y uso de mensaje de datos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Ley 962 de 2015 Racionalización de trámites administrativos Ley 1581 de 2012 Protección de Datos personales Ley 1727 de 2014 Reforma Código de comercio Decretos Decreto 019 de 2012 Anti tramites Decreto 2364 de Firma Electrónica Decreto 2578 de 2012 Sistema Nacional de Archivo Decreto 2609 de 2012 Disposiciones en materia de gestión documental Decreto 103 de 2015 Reglamenta Ley 1712 Decreto 106 de 2015 Reglamenta título III de la Ley General de Archivos
15 Pág.15 Confecámaras Circular 1042 de 2014 Ley Transparencia Circular 1097 de 2014 Avances Resolución 8934 de 2014 Circular 1114 de 2015 Resolución 723 de 2015 Circular 1124 de 2015 Implementación Ley 1712 de 2014 Circular 1126 de 2015 Implementación PGD Presidencia de la Republica Directiva 04 de 2012 Cero Papel Superintendencia de Industria y Comercio Resolución 8934 de 2014 Resolución 723 de 2015 Acuerdos Archivo General de la Nación 060 de 2001 Comunicaciones oficiales 016 de 2002 Política Archivística y otras disposiciones en Cámaras de Comercio 002 de 2014 Conformación de Expedientes 005 de 2013 Criterios de clasificación, ordenación y descripción 003 de 2015 Lineamientos Archivos electrónicos 7.2 Económicos Los recursos económicos deben ser previstos por la Presidencia y plasmados en el presupuesto oficial de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, igualmente se verá reflejado en un centro de costos para todos los procesos de gestión documental.
16 Pág Administrativos Uno de los aspectos administrativos necesarios para el programa de gestión documental es la planeación. Para ello el Archivo General de la Nación ha promovido la construcción de una serie de herramientas que permiten la distribución adecuada de los recursos humanos y físicos en un período de tiempo. Estas herramientas son actualizables y fácilmente duplicables, por ello se consolidan como los pilares de la gestión documental a nivel institucional. Como herramientas archivísticas tenemos: Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos Gestión Integrada: Identificar formatos Sistemas: Seleccionar sujetos de transformación - Implementar herramienta tecnológica Jefe Administrativa y Financiera: Apoyo a la planeación y ejecución. Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. Programa de Documentos Vitales o Esenciales Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar series Sistemas: Implementar herramienta tecnológica Jefe Administrativa y Financiera: Apoyo a la planeación y ejecución. Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar Procedimientos a modernizar Sistemas: Implementar herramienta tecnológica Jefe Administrativa y Financiera: Apoyo a la planeación y ejecución. Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. Programa de Archivos Descentralizados, Centralizados y Tercerizados Jefe Administrativo y Financiero Definir Alcance y series sujetas al proceso. Apoyo a la planeación y ejecución.
17 Pág.17 Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. Programa de Digitalización Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar series sujetas al proceso Sistemas: Proyectar herramientas TI Jefe Administrativa y Financiera: Apoyo a la planeación y ejecución. Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. Programa de Capacitación Gestión Documental Gestión Integrada Identificar líneas temáticas Gestión Humana Ejecutar Plan de Capacitación Jefe Administrativa y Financiera: Apoyo a la planeación y ejecución. Presidencia Ejecutiva: Aprobación Final y destinación de recursos. 7.4 Requisitos Tecnológicos Los requisitos Tecnológicos para el Programa de Gestión Documental están asociados principalmente a la implementación de los Programas de Formas y Formularios Electrónicos, Programa de Digitalización, Programa de normalización de formas y formularios, y la automatización de los procesos empresariales por la puesta en marcha de los flujos de trabajo. En la actualidad la Cámara de Comercio de Barrancabermeja cuenta con las siguientes herramientas de software: Docuware: Es un sistema Alemán de gestión de documentos y contenido empresarial. La Cámara de Comercio de Barrancabermeja cuenta con los módulos de contabilidad, registro público, hojas de vida y conciliación y arbitraje. Para las firmas digitales y el estudio de documentos por parte de la oficina Jurídica se cuenta con el software Workflow. Para la gestión Administrativa y Financiera la entidad cuenta con el Sistema ERP JSP7 de la Empresa ASP Solutions S.A el cual cumple funciones en el área de Contabilidad.
18 Pág.18 De manera general, se establece que la Cámara de Comercio de Barrancabermeja deberá preparar su presupuesto para la incorporación de los siguientes equipos y actualizaciones tecnológicas: Estaciones de digitalización adicionales, primordialmente para dedicarlas a los asuntos de ventanilla de correspondencia, inventario de archivo central y otros asuntos de gestión de la Unidad de Archivo y correspondencia. Unidades de almacenamientos de documentos electrónicos y la ampliación de las funcionalidades del software Docuware, actualmente usado. Esto último debe hacerse con el proveedor, el cual puede suplir la necesidad futura de la entidad sin que con ello se vayan a causar traumatismos en el sistema actual. Es importante considerar como elemento propio de la planeación, el Modelo para la administración de documentos electrónicos el cual debe encontrar congruencia con la plataforma tecnológica futura. 8 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Dentro del Programa se establecen los diferentes aspectos y actividades que deben ser desarrollados por la Cámara de Comercio de Barrancabermeja para la correcta implementación de las actividades de Gestión Documental. 8.1 Administración Documental Definición La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente Actividades Mantener actualizados y vigentes la totalidad de los instrumentos archivísticos. Mantener vigente y funcional el Comité Institucional de Archivo Definir el Plan de Intervención del Fondo Documental soportado en Tablas de Valoración Documental Identificar documentos vitales y emprender acciones para su restauración o preservación Identificar documentos públicos y los privados, con carácter de reserva.
19 Pág Creación de Documentos Definición Se entiende como las actividades encaminadas a la elaboración de los documentos desde su estructura física hasta las cualidades de normalización y presentación. La correcta creación de documentos ofrece una uniformidad en la elaboración lo que impide que los funcionarios y contratistas hagan sus propias versiones o adaptaciones de los documentos sin considerar cuanto puede esto afectar la imagen institucional frente a terceros Actividades Establecer políticas de creación de documentos Establecer los canales de recepción y medio de producción interna de documentos 8.3 Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, Autenticación y Metadatos Definición Es un marco normativo relacionadas con los documentos electrónicos, su preservación a largo plazo, los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo, la interoperabilidad y las firmas digitales; toda vez que estas normas servirán de base para la formulación y adopción de procesos, procedimientos y actividades conducentes a la optimización de la administración, manejo, uso, disponibilidad, seguridad, autenticidad, confiabilidad, inalterabilidad y preservación de la información generada en medios electrónicos Actividades Validar procedimientos vs tablas de retención documental vs listados maestros Aplicar las tablas de retención documental a documentos electrónicos Digitalizar todo aquello establecido por TRD o TVD Administrar cuentas de correo electrónico Establecer mecanismos claro para la identificación de productores de los documentos Priorizar series o documentos sujetas a firma electrónicas Establecer tabla de caracterización de metadatos por serie o subseries documental
20 Pág.20 Vincular los metadatos de documentos electrónicos a la estructura de Gestión Documental provista en el Software de administración documental. 8.4 Estructura Documental Definición Es la manera como se ordenan jerárquicamente los documentos a fin de obtener un modelo estructural de los mismos. Estas estructuras son aplicables a documentos físicos y electrónicos lo cual evita que haya duplicidad documental Actividades Estructura de Gestión documental para medios físicos y electrónicas idéntica Identificar por TRD Duplicidad documental y suprimirla en los procedimientos Simplificar la estructura documental y los formatos usados 8.5 Forma de Producción Definición Permite establecer una única unidad de producción para cada uno de los documentos, y así evitar que estos se presenten en medios no autorizados por la entidad o que no se corresponden con las necesidades y las políticas documentales instauradas en la misma Actividades Socializar los medios de producción de documentos para hacer más racional el proceso Evitar reproducir documentos que se encuentren en soporte electrónico Incorporar a la estructura de gestión documental los correos corporativos Identificar mi cliente interno y externo de documentos 8.6 Competencia en el Trámite Definición A través de este medio se puede hacer el aseguramiento de la información desde la producción, ya que permite establecer los productores, modificadores, duplicadores y consultores de la información
21 Pág.21 sin que otros no autorizados puedan acceder a la misma y darle uso inapropiado, o producir documentación con origen externo que no se ajuste a las políticas establecidas por la entidad Actividades Reconocimiento de las series y subseries asignadas por cada uno de los trabajadores Mesas de trabajo para simplificación de trámites Definir workflow a la totalidad de procedimientos 8.7 Registro de Documentos Definición La oficialización de los documentos hace que la entidad pueda rastrear su producción y trámite, así como la recepción desde fuentes externas de otros tipos documentales Actividades Dar cabal cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001 Entrenar al personal que registra las comunicaciones en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja 8.8 Distribución Definición Es el conjunto de actividades encaminadas a establecer una cultura de movimiento de documentos conforme a las políticas institucionales y a favorecer la interacción entre los productores evitando gestiones burocráticas o intencionalmente lentas Actividades Establecer horarios y protocolo para distribuir comunicaciones Reconocer el Acuerdo de nivel de servicio con el operador externo Considerar los horarios de distribución dentro de los flujos de trabajo 8.9 Acceso y Consulta Definición
22 Pág.22 Busca establecer las normas generales de acceso a la información y su consulta. Los documentos producidos por la entidad no son necesariamente del acceso a todos los funcionarios, ni al público en general. La entidad debe saber quiénes, cuando y como se hace la consulta y que entidades externas tiene acceso a la misma y en que situaciones especialmente Actividades Generar protocolo y espacio para el control de acceso y consulta Poner a disposición los archivos digitales para su consulta, restringiendo las impresiones en los casos que sea conveniente 8.10 Control y Seguimiento Definición Son primordialmente actividades de auditoría. Buscan generar maneras de llevar más adelante el programa de gestión documental, y hacerlo evolucionar conforme como crece y lo hace la entidad Actividades Auditar los procedimientos establecidos en los diferentes instrumentos archivísticos Generar planes de mejora ante incumplimientos Establecer mecanismos persuasivos y coercitivos para asegurar el cumplimiento 8.11 Clasificación Definición Permite agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden natural Actividades Separar documentos de archivo y de apoyo de conformidad con las TRD y TVD Orientar la estructura documental electrónica a la establecida por TRD Intercambiar documentos entre áreas según corresponda su responsabilidad de serie documental
23 Pág Ordenamiento Definición Son las actividades que buscan establecer la ubicación física de los documentos dentro de la respectiva clasificación y orden previamente definido y acordado en las Tablas de Retención Documental Actividades Los documentos en su totalidad deben ser ordenados siguiendo los principios de procedencia y orden natural Es necesario respetar la unión entre un documento principal y sus anexos 8.13 Descripción Definición "El objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales." "La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar." (Cruz Mundet, 1999) Actividades Diligenciar el Inventario Documental en las diferentes fases de archivo Adoptar la norma técnica colombiana Transferencia Documental Definición La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo establecido por la Comisión de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación documental. (Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, 2015)
24 Pág Actividades Transferir de manera obligatoria los documentos agotados los tiempos en las respectivas fases Proveer los elementos necesarios para la organización previa a la transferencia Identificar documentos sujetos a transferencias secundarias 8.15 Disposición final Definición Son todas las actividades relacionadas con la manera como se tratan los documentos una vez han cumplido su tiempo de retención. Las Tablas de Retención Documental son el mejor referente para esta actividad, ya que para su elaboración se realizó una evaluación de los valores documentales primarios y secundarios de los documentos y por los tanto, se tiene ya una clara política para la disposición de cada una de las series Actividades Aplicar disposición definida en TRD y TVD Contar siempre con el aval del Comité Interno de archivo Garantizar la conservación total en documentos definidos de esta manera Convalidar disposición de series importantes mediante concepto Mantener Actualizados las instrumentos archivísticos 8.16 Conservación Definición Los procesos de conservación son de vital importancia para el mantenimiento de los acervos documentales ya que tanto físicos como electrónicos, los documentos pueden sufrir alteraciones por conducto de las condiciones ambientales o las catástrofes naturales o causadas por el hombre. Un archivo físico que tiene altos valores históricos debe ser conservado cuidadosamente con el fin de permitir su consulta hasta pasado mucho tiempo desde su creación.
25 Pág Actividades Caracterizar la totalidad de series y asuntos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Capacitar los miembros del Comité Interno de Archivo en Valoración Documental Contar con la participación de terceros expertos en las sesiones del Comité de Archivo Realizar investigación en centros de documentación regional Identificar Series de impacto institucional o regional Crear el archivo histórico de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Realizar actividades de detención del deterioro de series históricas Adquirir y utilizar unidades de conservación elaboradas con materiales neutros para las series documentales históricas 9 Fases de Implementación del PGD. 9.1 Actividades Las actividades de implementación del PGD están determinadas en la implementación individual de los programas asociados de forma específica y tienen sus propios calendarios de actividades. Sin embargo, el PGD cuenta con su propio sistema de actividades que deben cumplir con los siguientes lineamientos: a. Las actividades, su planeación y ejecución deben estar de acuerdo con los objetivos y planes estratégicos anuales formulados por la entidad. b. Debe realizarse a través de Metas de corto, mediano y largo plazo que permitan dividir la labor en fases alcanzables y medibles. Como Metas en el corto plazo se tienen las siguientes: Sensibilizar, capacitar y empoderar a los encargados de la gestión documental, así como a los responsables de la implementación del PGD para el logro de los objetivos. Publicar y socializar los alcances del Programa de Gestión Documental entre el grupo general de funcionarios y contratistas con el fin de garantizar su participación activa en las labores programadas y que a través de ello entiendan los beneficios que representa para su labor y para la eficiencia y eficacia administrativa la ejecución de las labores propias del Programa.
26 Pág.26 Todas aquellas metas de este nivel que hayan sido propuestas en los calendarios específicos de actividades para el PGD y los programas complementarios. Como Metas en el mediano plazo se consideran las siguientes: Implementar, hacer el seguimiento y actualización al programa de gestión documental. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las observaciones realizadas por los funcionarios, por las normas internas, las normas Nacionales e Internacionales aplicables a la gestión documental y a las prácticas que se vayan generando durante la implementación. Todas aquellas metas de este nivel que hayan sido propuestas en los calendarios específicos de actividades para el PGD y los programas complementarios. Como Metas en el largo plazo se establecen las siguientes: Implementar los mecanismos para incorporar los cambios tecnológicos, tendientes a la conservación y preservación de los soportes documentales y normativos planeados o que se presenten durante el desarrollo de implementación del programa. Planeación Aplicación Actualización Medición Actividades de Planeación: Evaluación de la situación actual.
27 Pág.27 Determinación de objetivos y políticas. Desarrollo conceptual de los modelos aplicables al Programa en General y de los Programas específicos. Propuestas metodológicas de aplicación según las características propias de la entidad (DOFA) Acercamiento a las planeaciones cronológicas de aplicación según las matrices de importancia y riesgo institucional. Actividades de Aplicación: Jornadas de capacitación, inducción y re inducción en temas específicos. Aquí se incluyen todos los temas de sensibilización y gestión del cambio. Desarrollo funcional de la metodología planteada. Participación activa de la Presidencia Ejecutiva, el comité Institucional y otros actores relacionados con la gestión documental en la entidad con el fin de garantizar los recursos físicos, humanos y financieros, así como la normatividad y los parámetros para dar camino a las modificaciones normativas y funcionales planteadas en el PGD. Incorporación del Programa de Gestión Documental como parte de la cultura organizacional a través de los programas de gestión del cambio y modernización de la función misional. Aprovechamiento de los resultados obtenidos por otras entidades del mismo orden para la retro alimentación y corrección de rumbos en la aplicación de la política y de los objetivos del PGD. Actividades de Medición Uso apropiado y control de los indicadores de gestión. Seguimiento continuo a los eventos de aplicación del PGD y de los programas específicos. Determinación de otros indicadores capaces de definir de mejor manera la cuantificación de los valores que llevan a la toma de decisiones. Aplicación de las actividades preventivas y correctivas sobre los eventos que han marcado un descenso o un comportamiento irregularmente bajo en las mediciones de eficiencia y eficacia. Actividades de Actualización Lectura de los balances de gestión hasta las fechas de corte para replantear o re estructurar los diferentes escenarios de aplicación.
28 Pág.28 Incorporación de nuevas normativas internas y externas que permitan el cumplimiento de las directrices archivísticas. Apropiación de nuevos métodos productivos evaluados por los usuarios y los funcionarios de la entidad en procura de una mejor prestación de los servicios archivísticos. Estas modificaciones deben hacerse a partir de la información recopilada en las mediciones, entrevistas, no conformidades y otras situaciones que permitan evidenciar falencias en la dirección hacia donde apuntan los diferentes escenarios de aplicación y que no se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia requeridos por la entidad. A continuación se presenta un cronograma condensado de las actividades a desarrollar en la aplicación de los programas asociados al PGD de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Los calendarios individualizados están disponibles en el texto de los mismos programas. Este calendario solo es indicativo de los valores a cubrir en el plan a cuatro años que la administración ha deseado construir para la aplicación de todas los planteamientos archivísticos. Los calendarios presentados deben ajustarse según las necesidades, apuntando siempre a mantener la ejecución dentro del plazo planeado. ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Programas Específicos Programa de Normalización de Formas y Formularios Programa de Capacitación Programa de Documentos Vitales Programa de Documentos Electrónicos Programa de Auditoria Programa de Digitalización Flujos de Trabajo Documental Fase Metodológica Implementación
29 Pág.29 Las fases de medición y actualización no se incluyen en este diagrama debido a que son actividades que deben desarrollarse continuamente desde el mismo momento del inicio de la aplicación. El Programa de Gestión Documental debe ser dinámico y su ejecución no debe salirse de los parámetros planeados para el período Aquellas situaciones que generen dificultades en la aplicación de los planes y programas e impidan su normal desarrollo por causas ajenas a la voluntad de la Administración deben evidenciarse, documentarse y replantearse con el fin de cubrir la necesidad del objetivo sin desvincular su aplicación de la programación, salvo que estas hayan sido modificadas, suspendidas o alteradas por cambios normativos externos o por requerimiento de autoridad mayor a la ejercida por la Presidencia Ejecutiva. 10 PROGRAMAS ESPECÍFICOS Dentro de la estructura del Programa de Gestión Documental, son los elementos de planeación que materializan los grandes objetivos y actividades archivísticas y comprometen las actividades de otras áreas en favor del modelo de gestión PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Objetivo general El programa de normalización de formas y formularios electrónicos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, busca transformar los documentos físicos o digitales en formas y formularios electrónicos debidamente estructurados y controlados por el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a las tablas de retención documental Objetivos específicos Desmontar gradualmente el uso de archivo físico. Optimizar los procesos y uso de formas y formularios. Mejorar la captura de datos a través de las formas y formularios electrónicos. Reducir los tiempos en producción y recuperación de los documentos electrónicos Beneficios Disminución en los costos de almacenamiento de documentos físicos. Reducción de los tiempos de elaboración de los documentos.
30 Pág.30 Aumento en la velocidad de uso y tratamiento de los documentos electrónicos. Recopilación de datos me manera más efectiva. Búsqueda y recuperación más rápida de los documentos. Reducción en los gastos por la utilización de papel y consumibles Alcance El programa de normalización de formas y formularios electrónicos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja está dirigido a todos los documentos creados con anterioridad a la implementación del mismo y para aquellos documentos que sean creados posteriormente. Este programa se aplica en todas las oficinas y seccionales de la Entidad. Los documentos normalizados deben estar alineados con el Sistema de Gestión de la Calidad Aspectos críticos y riesgos Haciendo una evaluación de la situación actual de los documentos objeto de la aplicación de este programa se pueden evidenciar los siguientes aspectos críticos, para los cuales se determina un nivel de riesgo actual o potencial: ASPECTO CRÍTICO Algunos documentos se imprimen para su elaboración y luego se digitalizan para su envío por correo electrónico. Algunos documentos no se encuentran en formato electrónico. Algunos documentos se acceden en formatos editables. RIESGOS Aumenta la posibilidad de duplicidad y transferencias de documentos innecesarios. Genera mayor consumo de papel y tintas. Ralentiza la gestión del documento. Aumenta el uso y acumulación de documentos impresos. Facilita la presencia de problemas de seguridad por modificaciones no autorizadas.
31 Pág Meta Se establece como meta la normalización de formas y formularios electrónicos descritos como formatos internos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad en la entidad para el final del segundo semestre del año Actividades Para el desarrollo del programa de normalización de formas y formularios se requiere ejecutar las actividades en tres fases primordialmente, una fase de planeación, una fase de implementación y una fase de seguimiento: FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Reconocimiento por parte del área de Sistemas de todas las series, sub-series y tipos documentales establecidos en las Tablas de Retención Documental. Definir puntualmente el calendario de ejecución de las actividades del programa. Inventario de formas y formularios internos y externos (Sistemas de Gestión, Tablas de Retención Documental, Documentos Externos, etc.). Definir el proceso y los procedimientos de creación de formas y formularios electrónicos. Analizar y evaluar herramientas (Hardware y Software) necesarias para gestionar apropiadamente las formas y formularios electrónicos. Vinculación o desvinculación de formas y formularios de las Tablas de Retención Documental. Líder de Feb 2016 Sistemas Líder de Calidad Líder de Mar 2016 Sistemas Líder de Calidad Líder de Calidad Mar 2016 Líder de Abr 2016 Sistemas Líder de Calidad Líder de Abr 2016 Sistemas Líder de Permanente a Sistemas partir de Abr2016 Líder de Calidad
32 Pág.32 Elaborar un plan de medios que oriente la producción documental hacia el uso de formas y formularios electrónicos. Aprobación del presupuesto para el programa de formas y formularios. Líder de Calidad May 2016 Alta Gerencia Jun 2016 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Implementación del proceso y los procedimientos para la creación de formas y formularios electrónicos. Actualización de Hardware requerido para las formas y formularios electrónicos. Instalación o actualización de Software para el proceso de formas y formularios electrónicos. Actualización y configuración de controles de acceso para los sistemas de información. Fortalecimiento esquemas de seguridad de la información y protección de datos personales. Transformación de documentos y creación de formas y formularios electrónicos. Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Sistemas Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Ene2017, Feb2017, Mar2017 Abr2017, Abr2018 Abr2017, Abr2018 Abr2017, Oct2017, Abr2017, Oct2017 Feb2017, May2017, Ago2017, Nov2017, Feb2018, May2018, Ago2018, Nov2018 Año 2017
33 Pág.33 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Informar y capacitar a los usuarios en los nuevos medios y maneras de trabajar con los documentos (formas y formularios electrónicos). Líder de Sistemas Líder de Calidad Feb2017, Abr2017, Jun2017, Ago2017, Oct2017, Dic2017 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Auditoría Interna Abr2017, Ago2017, Dic2017, Abr2018, Ago2018, Dic2018 Actualización del programa de formas y formularios. Líder de Sistemas Ene2017, Líder de Calidad May2017, Sep2017, Ene2018, May2018, Sep2018
34 Pág INDICADORES Para la medición de avance del programa de normalización de formas y formularios se evaluará la cantidad de documentos identificados en la fase de planeación contra aquellos documentos debidamente normalizados. I = Indicador del Programa de Normalización de Formas y Formularios. A = Documentos Normalizados. B = Formas y Formularios Existentes. Formula: I = A 100(%) B Para el cumplimiento de la meta establecida en este Programa se debe completar el 100% de la conversión para el final del segundo semestre del año La periodicidad debe establecerse según el tiempo disponible para la implementación que se establezca en el calendario de ejecución del programa. Se estima que el objetivo de medición debe ser trimestral PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESCENCIALES Objetivo general Identificar y disminuir los riesgos asociados a la conservación de documentos vitales para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Los documentos denominados vitales o esenciales, son aquellos que han sido identificados dentro de las TRD de la entidad como de alto valor histórico. Además de estos, existen otros documentos que son vitales para la organización y este programa busca visibilizar y reconocer estos documentos ya que su premisa principal es la de dar continuidad al negocio en situaciones en la cuales se presenten eventos que impidan la normal realización de las actividades en el sitio original de funcionamiento Objetivos específicos Identificar planes necesarios para mejorar las condiciones de almacenamiento Garantizar el manejo, administración y custodia de los documentos esenciales de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja
35 Pág Beneficios Protección de la historia institucional Aplicación objetiva de inversiones en gestión documental Alcance La Cámara de Comercio de Barrancabermeja determina que los documentos vitales o esenciales son todos aquellos asociados a los instrumentos TRD y TVD, cuya disposición final es la Conservación Total Aspectos críticos y riesgos Haciendo una evaluación de la situación actual de los documentos objeto de la aplicación de este programa se pueden evidenciar los siguientes aspectos críticos, para los cuales se determina un nivel de riesgo actual o potencial: ASPECTO CRÍTICO Aplicación equivocada de la Eliminación de documentos RIESGOS Pérdida total Determinación equivocada de los valores secundarios en TRD o TVD Condiciones de almacenamiento, estructurales y climatológicas extremas Pérdida Parcial o total Pérdida parcial o total por deterioro Meta Se establece como meta la identificación y separación locativa de aquellas series documentales que tienen impacto vital o esencial sobre el funcionamiento de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Esto es, realizar la separación de las áreas de archivo para favorecer los procesos de custodia otorgándoles una valoración numérica por su importancia. Otro de los aspectos que hay que evaluar
36 Pág.36 con los productores como meta es determinar un valor numérico para los documentos vitales o esenciales y que permitan la continuidad del negocio. La valoración numérica de ambos aspectos permitirá dar un solo valor a cada documento y determinará su importancia como documento vital o esencial Actividades Para el desarrollo del programa de documentos vitales o esenciales se requiere ejecutar las actividades en tres fases primordialmente, una fase de planeación, una fase de implementación y una fase de seguimiento: FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Inventario Sintético de Series vitales o esenciales Gestión Integrada Dic2015 Identificación espacio y unidades adecuadas de Dirección Administrativa Ene2016 conservación documental y Financiera Proyecto de Acondicionamiento de áreas Dirección Administrativa Marz2016 y Financiera Plan de mantenimiento o restauración de Gestión Integrada Abril2016 documentos vitales o esenciales FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Clasificación de documentos vitales o esenciales Gestión Integrada Jul2016 Acondicionamiento de Área y Adquisición de Dirección Administrativa Ago2016 unidades adecuadas y Financiera Traslado de series al área acondicionada Gestión Integrada Oct2016 Aplicación del plan de mantenimiento o restauración Gestión Integrada Dic2016
37 Pág.37 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Actualización del programa de documentos vitales o esenciales. Auditoría Interna Comité de archivo Gestión Integrada Dic2015, Abr2016, Ago2016, Dic2016, Abr2017, Ago2017 Ene2016, May2016, Sep2016, Ene2017, May2017, Sep Indicadores Para la medición de avance del programa de documentos vitales o esenciales se evaluará la cantidad de documentos identificados en la fase de planeación contra aquellos documentos debidamente. I = Indicador del Programa de Normalización de Formas y Formularios. A = Documentos trasladados (expresado en metros lineales). B = Documentos vitales. (Expresado en metros lineales). Formula: I = A 100(%) B Para el cumplimiento de la meta establecida en este Programa se debe tener identificado y trasladado a un lugar con unidades adecuadas el 100% de los documentos que reposan actualmente en el archivo central para el final del segundo semestre del año La periodicidad debe establecerse según el tiempo disponible para la implementación que se establezca en el calendario de ejecución del programa.
38 Pág PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Objetivo general El programa de digitalización de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, busca optimizar los mecanismos empleados para digitalizar los documentos físicos y controlar el flujo de información de documentos electrónicos así como facilitar su recuperación y consulta para la gestión de los funcionarios internos y para los clientes externos Objetivos específicos Optimizar el proceso de digitalización. Desmontar gradualmente el uso de archivo físico. Asegurar la autenticidad en los documentos electrónicos Beneficios Aumento en la velocidad de uso y tratamiento de los documentos. Disminución en los costos de almacenamiento de documentos físicos. Reducción en los gastos por la utilización de papel Alcance El programa de digitalización de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja está dirigido a todos aquellos documentos físicos identificados en las tablas de retención documental que deben ser digitalizados y conservados de acuerdo a su necesidad y requerimiento histórico. Este programa se aplica en todas las oficinas de la Entidad Aspectos críticos y riesgos asociados ASPECTOS CRÍTICOS El volumen de documentos físicos que requieren ser digitalizados y conservados. Capacidad de almacenamiento limitado para la cantidad de archivos generados. RIESGOS ASOCIADOS Insuficiente capacidad técnica y operativa para cumplir con los tiempos establecidos. Pérdida de información.
39 Pág.39 Infraestructura limitada para el alcance. Retraso o incumplimiento en la digitalización de documentos Meta Se establece como meta la implementación de procesos y tecnología asociada al programa de digitalización en la entidad para el final del segundo semestre del año Actividades El programa de digitalización se desarrolla a través del conjunto de actividades clasificadas en las etapas de planeación, implementación y seguimiento definidas a continuación: FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Dimensionar el volumen de digitalización requerida para cubrir el archivo central, el archivo de gestión y el archivo histórico. Proyectar la infraestructura tecnológica y recurso humano necesario para cubrir las necesidades de digitalización. Definir puntualmente el calendario de ejecución de las actividades del programa. Definir cambios en el proceso y los procedimientos de digitalización certificada, consulta y preservación. Analizar y evaluar herramientas (Hardware y Software) necesarias para gestionar apropiadamente la digitalización. Elaborar un plan de medios que oriente la optimización y producción digital. Caracterización de metadatos para los documentos digitalizados. Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Ene2016 Feb2016 Mar2016 Abr2016 May2016 Jun2016 Año 2016
40 Pág.40 FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Aprobación del presupuesto para el programa de digitalización. Alta Gerencia Nov2016, Nov2017, Nov2018 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Actualizar y optimizar el proceso y los procedimientos de digitalización documental. Actualización de Hardware requerido para el proceso de digitalización. Instalación o actualización de Software para el proceso de digitalización. Actualización y configuración de controles de acceso para los sistemas de información. Fortalecimiento esquemas de seguridad de la información y protección de datos personales. Actualización, configuración y parametrización de los sistemas de información "Docuware" con los requisitos de las Tablas de Retención Documental. Digitalización Incorporación de documentos obtenidos a partir de digitalización en las Tablas de Retención Documental. Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Sistemas Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Líder de Sistemas Líder de Calidad Recurso Humano Líder de Calidad Feb2016, Jun2016, Oct2016 Abr2016, Abr2017 Abr2016, Abr2017 Abr2016, Oct2016, Abr2017 Feb2016, May2016, Ago2016, Nov2016, Feb2017, May2017, Ago2017, Nov2017 Abr2016, Abr2017 Permanente a partir de Abr2016 Abr2016, Ago2016, Dic2016,
41 Informar y capacitar a los usuarios en los nuevos medios y maneras de trabajar el proceso de digitalización. Líder de Sistemas Líder de Calidad Pág.41 Abr2017, Ago2017, Dic2017 Feb2016, Ago2016, Feb2017, Ago2017 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Auditoría Interna Dic2015, Abr2016, Ago2016, Dic2016, Abr2017, Ago2017 Actualización del programa de digitalización. Líder de Sistemas Líder de Calidad Ene2016, May2016, Sep2016, Ene2017, May2017, Sep Indicadores Incorporación Tecnológica: Digitalización: %Incorporación Tecnológica sobre Presupuestada = %Digitalizados sobre población total = Cantidad Adquirida 100 (%) Cantidad Requerida Cantidad Digitalizada Total x100 (%) Cantidad Inventariada Total
42 Pág.42 Durante la aplicación del proceso de digitalización de los archivos que se encuentran ya en los fondos se debe hacer un control de evolución mensual, ya que necesitamos determinar su avance positivo sobre la gestión y con ello detectar oportunamente los cuellos de botella posibles en la producción: Digitalización mes Tasa de Evolución mensual = (( ) 1) 100 (%) Digitalización mes 1 Esta tasa debe ser positiva. El valor admisible de la tasa debe ser proporcional a la necesidad de avance sobre la muestra total, esto es: Cantidad Ejecutada 100 %Tasa admisible = (( ) 100 (%)) + Tasa crecimiento mensual% Cantidad Total Requerida Así entonces, la tasa admisible será equivalente al valor porcentual resultante de la división entre la cantidad de imágenes digitalizadas sobre la población total mas una tasa de crecimiento que la entidad puede fijar en un valor representativo que asegure la continuidad positiva del ejercicio considerando que algunos meses la ejecución puede variar negativamente por motivos físicos, técnicos o tecnológicos PROGRAMA DE ARCHIVO DESCENTRALIZADO Objetivo general Definir una política clara de archivo descentralizado, tercerizados o centralizado para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja en cumplimiento de las normas que para ello ha definido el AGN. La descentralización o tercerización consiste en entregar a una empresa calificada para la custodia, los documentos que la empresa considere convenientes haciendo más fácil las labores de custodia al interior de la entidad y favoreciendo actividades como las de controles ambientales u otras incluso como la restauración Objetivos específicos Establecer la viabilidad de la política que se establezca para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Ajustarse a los requerimientos normativos frente a la custodia de documento
43 Pág Beneficios Aporta mayor confiabilidad en la conservación de documentos que reposan en las fases central e histórica Facilita la administración de documentos por parte de Cámara de Comercio de Barrancabermeja Alcance Este programa aplica a todos los documentos que generen cada una de las oficinas que la Cámara de Comercio de Barrancabermeja establezca en sus municipios de Jurisdicción Aspectos críticos y riesgos ASPECTO CRÍTICO Mala aplicación de los recurso físicos y económicos destinados a conservación RIESGOS No cobertura de la totalidad de los archivos Incumplimiento de la normatividad archivística Sanciones Deterioro progresivo de la documentación Administración ambigua de los documentos Lugar sin administrador y seguridad Meta Establecer la viabilidad técnica y económica de mantener o mejorar las condiciones de custodia de documentos por parte de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja o un tercero Actividades Para el desarrollo del programa de archivos descentralizados se requiere ejecutar las actividades en tres fases primordialmente, una fase de planeación, una fase de implementación y una fase de seguimiento:
44 Pág.44 FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Identificación de las necesidades en volumen y Gestión Integrada Dic2015 características Diagnóstico de recursos existentes para almacenar Gestión Integrada Ene2016 documentación Sondeo de mercado frente a servicios de custodia Gestión Integrada Feb2016 Proyecto de adecuación y administración de archivo central e histórico Gestión Integrada Abril2016 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Definición de política centralizar descentralizar - centralizar Autorizar traslado o mejoramiento a lugar con mejores condiciones de almacenamiento Definir responsable operativo de la administración de documentos en fase central e histórica Dirección Administrativa y Financiera Presidencia Dirección Administrativa y Financiera Mar2016 Jun2016 Sep2016 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Auditoría Interna Comité de archivo Actualización del programa de archivos descentralizados Gestión Integrada Abr2017, Ago2017, Dic2018, Abr2018, Ago2018 Ene2017, May2017, Sep2017,
45 Pág.45 Ene2018, May2018, Sep Indicadores Siendo netamente un programa de planeación estratégica no se han definido indicadores para la ejecución. Sin embargo, en uso y aplicación del programa se pueden evaluar indicadores como: Económicos: Este indicador busca establecer la eficiencia en la disposición de recursos económicos frente a los costos internos asociados a la misma ejecución. De esta forma, la entidad puede valorar desde un punto de vista objetivo si las inversiones realizadas para la tercerización son mayores que aquellas adquiridas con entes externos. Esto es, la valoración en costos provenientes de la adecuación de microclima, insumos, personal, planta y equipos necesarios para satisfacer la custodia, contra el valor contratado para los mismos fines, donde se evalúan subidas y bajadas de archivo, traslados, insumos, reproducción y otros asociados a la contratación de custodia. Igualmente se puede evaluar un indicador que permita conocer el aprovechamiento de los espacios para ser destinados a otras actividades, como por ejemplo, la cantidad de espacio de almacenamiento (en metros cúbicos) utilizado, contra la cantidad de espacio disponible para las labores de la entidad (en metros cúbicos). Este indicador nos dará una clara señal de los costos asociados al mantenimiento de archivos en estado semi activo e inactivo, frente al potencial que este espacio tiene para el desarrollo de otras actividades que la entidad puede considerar mucho más beneficiosas para el objeto misional o para su beneficio económico (sub arriendo, espacios de conferencias, capacidad para instalar nuevas dependencias, etc) 10.5 PROGRAMA DE CAPACITACION Objetivo general Alinear la cultura organizacional de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja con las exigencias normativas en materia de gestión documental.
46 Pág Objetivos específicos Sensibilizar a los trabajadores de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja de manera que facilite los procesos de implementación Elevar el nivel de importancia y compromiso de los trabajadores de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja con los documentos que administra. Reconocer y contrarrestar las falencias detentadas en las actividades propias de archivo Beneficios Instrumento que apoya el cambio de la gestión de documentos en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Mejoramiento de la organización y volúmenes de documentos que son transferidos al archivo central Disminución de costos asociados a procesos de organización documental Alcance El programa de Capacitación de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja está dirigido a todos los trabajadores de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Las líneas temáticas incluyen los procesos de producción, recepción, trámite, consulta, organización y preservación; así mismo considera en la etapa inductiva de todo nuevo trabajador, el conocimiento de la política y reglamento interno Aspectos críticos y riesgos Haciendo una evaluación de la situación actual de los documentos objeto de la aplicación de este programa se pueden evidenciar los siguientes aspectos críticos, para los cuales se determina un nivel de riesgo actual o potencial:
47 Pág.47 ASPECTO CRÍTICO Escasa oferta de formación a nivel local RIESGOS Personal no formado en gestión documental Aplicación de procedimientos inadecuados Bajo interés en la formación por parte de los trabajadores Cultura archivística institucional débil Concentración de responsabilidad en pocas personas Ejecución de procesos archivísticos errados Uso desmesurado de papel Tendencia a guardar documentos de apoyo o con bajos valores, de manera permanente Meta Identificar grupos objetivo y capacitarlos dentro de la vigencia del año Identificar nuevas necesidades y líneas temáticas al finalizar cada anualidad Actividades Para el desarrollo del programa de capacitación se requiere ejecutar las actividades en tres fases primordialmente, una fase de planeación, una fase de implementación y una fase de seguimiento: FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Definición de Líneas temáticas y grupos objetivo Jefe UAF Oct2015, Oct2016,Oct201 7 Plan de Trabajo para actualizar procedimiento de Jefe UAF Coordinador Noviembre 2015 Inducción y Re inducción de Gestión Integral Cronograma Coordinador de Gestión Diciembre 2015 Integral Presupuesto Jefe UAF Diciembre 2015
48 Pág.48 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Actualizar el procedimiento de Inducción y Re inducción Coordinador de Gestión Integral Ene2016 Ejecutar Inducción y Re inducción Talento Humano Por evento Ejecutar las capacitaciones Apoyo Outsourcing, Coordinador de Gestión Integral, Auxiliar Administrativa. Ejecutar Evaluaciones Teórico - Práctica Coordinador de Gestión Integral Ene2016, Dic2016 Ene2016, Dic2016 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Auditoría Interna Dic2015, Abr2016, Ago2016, Dic2016, Abr2017, Ago2017 Actualización del programa de capacitación Gestión Humana Ene2016, May2016, Sep2016, Ene2017, May2017, Sep2017
49 Pág Indicadores Para la medición de avance del programa de capacitación se evaluará la cantidad de documentos identificados en la fase de planeación contra aquellos documentos debidamente normalizados. I = Indicador del Programa de Capacitación. A = Trabajadores Capacitados. B = Total Trabajadores de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. I = A B x 100 (%) Para el cumplimiento de la meta establecida en este Programa se debe completar el 100% de la conversión para el final del segundo semestre del año La periodicidad debe establecerse según el tiempo disponible para la implementación que se establezca en el calendario de ejecución del programa PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo general Incorporar el tema de gestión documental en el programa y plan de auditorías de gestión integrada, para identificar las no conformidades frente a objetivos y normatividad archivística nacional en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Objetivos específicos Aplicar auditorias de gestión documental en la totalidad de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Generar referentes que permita establecer actividades encaminadas al mejoramiento continuo Beneficios Control sobre los documentos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Corregir y afianzar los instrumentos archivísticos a la situación real y actual de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja
50 Pág Alcance Aplica a todos los procesos e instrumentos archivísticos con que cuente la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Aspectos críticos y riesgos Haciendo una evaluación de la situación actual de los documentos objeto de la aplicación de este programa se pueden evidenciar los siguientes aspectos críticos, para los cuales se determina un nivel de riesgo actual o potencial: ASPECTO CRÍTICO RIESGOS No contar con personal idóneo para la Resultados importantes aplicación de la auditoria No aplicación de auditoria Perdida de importancia del tema de gestión documental en la entidad Meta Realizar mínimo 2 auditorías internas de gestión documental en el año Mantener informado de las debilidades encontradas en Cámara de Comercio de Barrancabermeja al equipo directivo. Establecer planes de mejora Actividades Para el desarrollo del programa de capacitación se requiere ejecutar las actividades en tres fases primordialmente, una fase de planeación, una fase de implementación y una fase de seguimiento: FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Integrar la temática al Programa de Auditoria de Calidad Gestión Integrada Dic 2015 Dic 2016
51 Pág.51 FASE DE PLANEACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Dic 2017 Definir un cronograma de auditorias Gestión Integrada Dic 2015 Dic 2016 Dic 2017 Presupuesto de auditoria Dirección Dic 2015 Administrativa y Dic 2016 financiera Dic 2017 Formación de auditores internos Gestión Integrada Feb 2016 FASE DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Aplicación de Auditorias Gestión Integrada May2016 Oct2016 May2017 Oct2017 Informe y planes de acción derivados Gestión Integrada Jun2016 Nov2016 Jun2017 Nov2017 FASE DE SEGUIMIENTO RESPONSABLE(S) CRONOGRAMA Verificación efectividad del programa. Auditoría Interna Dic2016 Dic2017 Actualización del programa de auditoria Auditoría Interna Dic2016 Dic2017
52 Pág Indicadores Los indicadores están intrínsecamente relacionados en el plan de auditorías y extraídos de los diferentes procesos de gestión documental MAPA DE PROCESOS. Ver Anexo 4 11 ANEXOS Anexo1 Diagnóstico Documental DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL PRERREQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD Requisito Aplica o No Aplica? Marco conceptual para la gestión de información No física Marco conceptual para la gestión de información No electrónica Conjunto de estándares para la gestión de No información en cualquier soporte Metodología para creación, uso, mantenimiento, No retención, acceso y preservación de información Existe cooperación, articulación y coordinación Si entre las áreas de Planeación, Archivo y Oficinas Productoras? La responsabilidad sobre la gestión documental No está asignada a un área específica? En cuál? Cuenta con profesionales calificados en No archivística? Cuántos? Están identificados los aspectos críticos de la Si gestión documental en la Entidad? Cuáles son?
53 Pág.53 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Se encuentra establecido el Comité de Archivo Si de la Entidad? Se tienen identificados en el mapa de riesgos lo No temas inherentes a la gestión documental? Cuáles? Están elaboradas y aprobadas las tablas de Si. Desde el 2002 por la Junta Directiva retención documental TRD? Desde cuándo? Están elaboradas y aprobadas las tablas de No valoración documental TVD? Qué periodo cubren? ASPECTOS GENERALES Requisito Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la Entidad? El PGD se articula con la misión de la Entidad? El PGD se articula con los objetivos institucionales? El PGD se articula con las metas estratégicas de la Entidad? Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respectado los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información? Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respetando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales? INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Requisito Se tiene identificada la historia de la Entidad? Aplica o No Aplica? Si Si Si Si Si Si Aplica o No Aplica? Si
54 Pág.54 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL La misión institucional se encuentra Si actualizada? La visión institucional se encuentra Si actualizada? Existe política de calidad? Si La gestión documental está definida como un No proceso transversal en el Sistema de Gestión de Calidad? El área responsable de la gestión documental No figura dentro de la estructura orgánica? ALCANCE Requisito Aplica o No Aplica? Se tiene previsto a que público debe estar dirigido Si, en el PGD en el punto de igual denominación el PGD? En caso afirmativo regístrelos. Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de Si información debe ser aplicado el PGD? El PGD puede ser alineado con el plan Si estratégico institucional? El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su adecuado funcionamiento? En caso afirmativo Está en trámite la creación del centro de costos de Gestión Documental para la Vigencia El valor no ha sido asignado aún. indique el valor y las vigencias. En relación con requerimientos tecnológicos La Entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental? En caso afirmativo indique cual es y que módulos tiene. Se cuenta con un software llamado DOCUWARE para la gestión documental y para las firmas y estudio de documentos se usa el WORKFLOW. Actualmente se tienen los siguientes módulos: 1. Registro Público 2. Contabilidad 3. Hoja de Vida 4. Conciliación y Arbitraje.
55 Pág.55 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Requisito Aplica o No Aplica? La Entidad ha formulado disposiciones internas SI tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la gestión documental? La entidad cuenta con los instrumentos No archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012? En caso afirmativo regístrelos en el formato Existen series documentales de preservación a SI largo plazo? Se cuenta con un Sistema de Gestión de No Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA? En caso afirmativo indicar el nombre Se utiliza la firma electrónica? En caso Si afirmativo indique cuales son los criterios de uso. Se tienen definidos los metadatos para los No documentos electrónicos? LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PRODUCCIÓN Requisito Aplica o No Aplica? Existe procedimiento para la producción No documental? Existen modelos para la para la elaboración de No documentos internos y externos? Se tiene definido el número de copias que se No generan cuando se generan documentos internos y externos?
56 Pág.56 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Existe un área responsable de la recepción, De recepción de documentos si, y cada área distribución y conformación de los consecutivos emite su consecutivo de correspondencia oficial. oficiales de correspondencia? LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN Y TRÁMITE Requisito Aplica o No Aplica? Existe procedimiento para la gestión y trámite? No Se utilizan planillas de control para la entrega de documentos? Existen horarios definidos para la distribución de la correspondencia interna y externa? Existen mecanismos que garanticen el acceso a los documentos tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central? Se garantiza el control y seguimiento a los trámites internos y externos y los tiempos de respuesta? En caso afirmativo de qué forma. Si No No No LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Requisito Aplica o No Aplica? Existe procedimiento para la organización No documental? Se lleva a cabo clasificación documental? No Se lleva a cabo ordenación documental? No Se lleva a cabo descripción documental? No LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Requisito Aplica o No Aplica?
57 Pág.57 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Existe procedimiento para las transferencias No documentales? Se elabora un cronograma anual de No transferencias documentales primarias? Se llevan a cabo transferencias documentales No secundarias? En caso afirmativo explique. Las áreas realizan la preparación física de las No series y subseries documentales a transferir? El área responsable de validar la transferencia No realiza control de calidad? LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Requisito Aplica o No Aplica? Existe procedimiento para la disposición de los No documentos? Hay documentos de conservación total? SI Realizan selección documental? No Se usan medios alternativos para garantizar la Algunas Series conservación en un formato diferente? Se llevan a cabo eliminaciones documentales? No En caso afirmativo explique cómo se lleva a cabo el proceso. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESERVACION A LARGO PLAZO Requisito Aplica o No Aplica? Existe procedimiento para la preservación No documental a largo plazo? Se cuenta con un sistema integrado de No conservación tanto de documentos físicos como de documentos electrónicos?
58 Pág.58 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Se garantiza la seguridad y conservación de la Si información electrónica generada por la Entidad? Se realiza migración de información? No LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL VALORACIÓN DOCUMENTAL Requisito Existe procedimiento para la valoración documental? Cuándo se integra una nueva serie o Subserie documental a las tablas de retención documental, realizan valoración primaria y secundaria? Existe un equipo interdisciplinario para llevar a cabo la valoración primaria y secundaria de nuevas series y subseries documentales que se integran a las tablas de retención documental? Equipo de Trabajo Interdisciplinario Externo Aplica o No Aplica? No No No
59 Pág.59 Anexo 2 Matriz DOFA Factores Internos Factores Externos Oportunidades Amplitud del marco normativo como referencia Mano de obra operativa Asesorías Especializadas Amenazas Copias de seguridad concentradas Incumplimiento del marco normativo MATRIZ DOFA Fortalezas Compromiso de la Alta Dirección Voluntad para la incorporación de nuevas tecnologías de información Factibilidad de alinear los modelos de gestión institucional Espacio suficiente para almacenar documentos No existe resistencia al cambio FO (MAXIMIZAR MAXIMIZAR) Generar alianzas con el Sena para la aplicación de procesos archivísticos Afianzar relaciones de colaboración y comercial con empresas especializadas FA (MAXIMIZAR MINIMIZAR) Viabilizar proyectos aplicados en los programas específicos Incorporar herramientas tecnológicas orientadas a uso y conservación de documentos electrónicos Debilidades Ausencia de unidad específica de gestión documental No existe ventanilla única de correspondencia Software para administración de documentos electrónico básico No estandarización en la producción y administración de documentos electrónicos Falta de Políticas claras en las etapas de gestión documental El área de depósito de archivo no está adecuada para trabajo de personal Ausencia de Políticas de Digitalización de Documentos DO (MINIMIZAR MAXIMIZAR) Outsourcing para el acompañamiento en el afianzamiento de la política y procedimientos de gestión documental Adoptar y aplicar normas que ayuden a la estandarización de los procesos que tienen que ver con documentos físicos y electrónicos DA (MINIMIZAR MINIMIZAR) Crear el área de gestión documental y asignar responsable Robustecer los procedimientos e instrumentos archivísticos Crear el archivo central e histórico de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja
60 Pág.60 Anexo 3 Matriz de Riesgos Documental RIESGO Baja Subjetiva de Documentos Desactualizaci ón por cambios normativos permanentes Inversión en Tecnología Inadecuada Condiciones Climatológicas y riesgo de desastre en la región. Actividad Sísmica Descripció n Es posible que el hecho se present e Es muy factible que el hecho se present e Es posible que el hecho se present e Es posible que el hecho se present e Análisis Valoració Causa Efecto Clasificació n n Probabilida Políticas CALIFICACIO EVALUACIO d de N N impacto Vs. Controles Falta TVD y Pérdida de Alto 4 4 alta TRD - TVD TRD memoria institucional AGN Incumplimien Moderado 3 1 Bajo Crear to normativo - Departamen sanciones to Gestión Documental Cambios Perdida de Alto 4 2 Bajo Modelo de Tecnológic dinero Requisitos os de permanente Documentos s electrónicos Ubicación Deterioro Grave 5 4 Alto Condiciones Geográfica especiales archivo histórico
61 Anexo 4 Mapa de Procesos Pág.61

References: Artículo 21
 Artículo 3
 Artículo 6
 Resolución 
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