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Timestamp: 2017-09-21 06:41:36+00:00

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Preguntas frecuentes - Conceptos básicos PILA - miplanilla.com
A continuación encontrará las preguntas más frecuentes asociadas a los conceptos básicos asdociados a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Escoja la que más se acerque a su inquietud y conozca más de miplanilla.com.
La planilla única es un formulario inteligente que les permite a las personas y/o empresas liquidar y pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social como lo son EPS, AFP, ARL, CCF, ICBF, SENA, ESAP, MINEDU de forma integral y mediante un solo pago. La planilla única se liquida de acuerdo a varias condiciones como lo son tipo de cotizante (Dependiente, Independiente, Servicio doméstico, pensionado, estudiante, madre comunitaria, etc.), IBC reportado, Novedades mensuales, entre otras.
La planilla electrónica es la que se tramita por medio virtual y cuyo pago a cada una de las administradoras se hace de forma electrónica, conectándose a través de miplanilla.com, con la entidad financiera.
» ¿Quiénes intervienen en el proceso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes?
Intervienen los aportantes, las entidades administradoras, los Operadores de Información y los Operadores Financieros.
» ¿Qué se entiende por centros de trabajo?
A través de los centros de trabajo, es posible que las empresas e independientes creen la tarifa de riesgos laborales que la ARL, le haya asignado a la empresa. Para conocer las categorías de centros de trabajo asignadas por las ARL haga click aquí.
» ¿Pueden existir varios usuarios en la planilla?
La planilla única de aportes miplanilla.com tiene la opción de crear varios usuarios delegados de acuerdo a su perfil, el cual es establecido por el usuario principal o administrador de la planilla.
» ¿miplanilla.com, está disponible las 24 horas del día?
Sí, miplanilla.com está disponible las 24 horas del día, para efectuar cualquier tipo de trámite como, generación de autoliquidación de aportes, generación de certificados de pago, consultas generales de pagos anteriores etc.
» ¿Si una persona que estaba registrada en la base del RIBI con tipo de documento TI, y cambia a CC, en miplanilla.com se realiza un nuevo registro para esta persona con el nuevo documento, pero al generar la planilla el sistema genera error de validación el cual indica que no está registrado en el RIBI, esa actualización quién la realiza, miplanilla.com o directamente la EPS?
La EPS, efectúa la actualización, es necesario que el usuario se dirija a la EPS e informe el cambio.
» ¿Se pueden descontar incapacidades en la planilla a cancelar?
De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1627 de 2012, se confirma que a partir del primero de agosto de 2012 se deberá dar estricto cumplimiento a la prohibición de realizar deducciones de las cotizaciones a salud por cualquier concepto.
» ¿Cómo puede actualizar la información en el FOSYGA?
La información que registra el FOSYGA es actualizada por las administradoras EPS, en el momento de realizar la afiliación a la administradora. Por lo anterior la nueva información reportada debe ser enviada por la EPS, ejemplo cambio de tipos de documentos.
» ¿Es posible generar certificados para ser enviados directamente al correo de los empleados desde miplanilla.com?
Sí es posible, por favor diríjase a la planilla pagada, en la opción Reportes despliegue el filtro y encontrará la opción de certificados por correo, descargue la plantilla ingrese la información solicitada, relacione tipo de documento, números de cédulas y correo electrónico. Guarde este documento en formato CSV (delimitado por comas) y en la misma opción cargue el archivo Excel.
» Cuando se hace un proceso de recordación de clave, ¿se puede usar el mismo correo de recordación de clave para varios procesos de recordación?
No es correcto, siempre que se haga proceso de recordación de clave se debe hacer el trámite completo, de lo contrario no se desbloquea la clave.
» Cuando un empleado no disfruta vacaciones pero se las pagan y sigue trabajando normalmente ¿Es necesario generar novedad de vacaciones o basta solo con aumentar el IBC en Caja de Compensación Familiar?
No es necesario marcar la novedad, basta con aumentar el IBC en Caja de Compensación Familiar debido a que si se reporta la novedad de VAC el sistema solicitará la fecha de inicio del descanso remunerado y esa fecha nunca se dio.
» ¿Puedo cancelar mis aportes el mismo día que se genere el PIN o cuánto tiempo tengo que esperar para que el PIN se active?
Puede efectuar su pago de manera asistida a través de nuestra red de pago en las oficinas del Banco de Occidente, Éxito, Carulla, Baloto, Jumbo Cencosud convenio 102, Tiendas Surtimax y Red de Cajeros ATH; lo puede efectuar el mismo día en que solicite su PIN. Adicionalmente en la ciudad de Bogotá, cuentan con los centros de pago especializados Colpatria. En caso de que usted realice su pago a través del Banco de Bogotá y Banco AV Villas, debe efectuarlo al siguiente día hábil de haber solicitado su PIN .
» Ya pagué a pensión por medio de talonario con Prosperar, pero me falta pagar mi salud, ¿qué puedo hacer?
En este caso miplanilla.com no puede generar planilla para aporte a salud únicamente al tipo de cotizante 33 (Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional), pues también es necesario el aporte a pensión de acuerdo a la Resolución 1747 de 2008, por lo anterior el afiliado debe confirmar con el Consorcio Prosperar el método mediante el cual podrán realizar los dos aportes en una sola planilla.
» Si mi hijo(a) tiene 18 años puedo afiliarlo(a) como UPC adicional, ¿es posible hacer ese pago por mi planilla?
Sí, este pago se realiza por medio de un registro de UPC adicional como tipo de cotizante 40, se genera un PIN vitalicio con el cual puede cancelar mensualmente, pero es necesario que se active siempre en la última semana del mes.
» Yo hago mis aportes por miplanilla.com, pero quiero ingresar a mi empleada y cancelar con ustedes su seguridad social, pero que sea en una planilla aparte ¿Qué debo hacer?
Por medio de miplanilla.com usted puede registrar a su servicio doméstico y generar la planilla por separado, ya que el sistema brinda la opción de generar una planilla para independiente y para empleado por separado.
» Si yo me afilio con ustedes ¿Siempre tengo que venir hasta acá para cancelar o puedo hacerlo en otro lugar?
miplanilla.com maneja convenios con las siguientes entidades para facilidad de sus pagos y que pueda hacerlo cerca a su hogar o su trabajo: Centros Especializados de Pago CEP COLPATRIA, Puntos VIA - Baloto, Banco de Bogotá, Almacenes Grupo éxito - Surtimax - Pomona, Jumbo Cencosud, Banco Av. Villas - RedCERCA, Banco de Occidente.
» Voy a viajar fuera del país y no tengo con quien dejar recomendado el pago de mis aportes ¿Qué opción tengo para cancelar?
Puede manejar la opción de pago electrónico, usted ingresa a la página www.miplanilla.com, con su usuario y clave y puede debitar desde su cuenta bancaria, no importa el lugar donde se encuentre.
» ¿Puedo yo como independiente solicitar el descuento de una incapacidad por medio del pago que hago a través de miplanilla.com?
Por este medio se marca la novedad de incapacidad, mas no se genera ningún tipo de descuento, este trámite se hace directo con la EPS según Decreto 4023 de 2011: "Los descuentos de incapacidades y licencias de maternidad no se pueden descontar por PILA, el descuento se debe efectuar directamente en la administradora de salud".
» ¿Qué es el Registro de Independientes de Bajos Ingresos?
El Registro de Independientes de Bajos Ingresos - RIBI es una base de datos construida por las EPS gracias a la información recibida por los aportantes que hayan declarado bajo gravedad de juramento su estatus laboral como independiente de bajos ingresos.
Anteriormente dicha notificación se hacía mediante un extrajucio elaborado en notaría, pero con los cambios de ley que abolieron ese tipo de trámite, las EPS manejaron formatos especiales para que dichas personas efectuaran esta declaración. El trámite aplica para inscripción en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) como Cotizante 42, el cual paga únicamente aportes a Salud con IBC equivalente al salario mínimo vigente.
» ¿Cuáles son mis fechas límites de pago?
La fecha límite de pago se establece según los últimos dos dígitos de su NIT o Cédula de Ciudadanía, según lo establecido por el Decreto 1670 del 14 de mayo de 2007.
Este pago se puede hacer, cargando una planilla tipo N (corrección a un pago ya efectuado), siempre y cuando este pago se haya generado por este mismo operador, y sea un pago mayor al ya efectuado.
» Cuando una persona natural es contratista y más adelante es vinculado directamente por la empresa ¿Por qué las EPS le siguen haciendo cobro como independiente?
Tal como lo define el Decreto 1703 de 2002, ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud, mientras el cotizante independiente no reporte la novedad de retiro, seguirá siendo considerado aportante bajo ese perfil. Por lo tanto, si no se presentan pagos, acumulará deuda por los meses que no pague como también le serán tasados intereses de mora.
La vinculación del usuario por parte de una empresa como aportante dependiente no lo exime del deber de reportar su retiro como independiente, figura a la cual se afilió voluntariamente por lo tanto es su deber oficializar su salida.
» ¿Es posible efectuar los pagos a la seguridad social, después de la fecha de pago?
Si es posible, sin embargo, la planilla generará los intereses moratorios estipulados por la Superintendencia Financiera de Colombia en cumplimiento al Artículo 23 de la Ley 100 de 1993 y el Artículo 8 parágrafo 1 del Decreto 806 de 1998.
» Si realizo un traslado de EPS ¿puedo generar esta novedad por medio de miplanilla.com?
Sí, la novedad se efectúa antes de realizar el pago del correspondiente mes, previa confirmación de la administradora que haya aceptado dicho traslado.
» ¿miplanilla.com cuenta con la opción de calcular intereses de mora proyectando una fecha determinada?
Por medio de la opción Proyectar intereses que se encuentra en la opción Reportes, es posible consultar intereses a futuro, seleccionando una rango de fecha específico.
» ¿Es posible que los trabajadores de una empresa obtengan los certificados por correo electrónico?
Sí es posible, miplanilla.com cuenta con la opción envío de certificados por correo electrónico, al relacionar el correo de cada uno de los empleados con el número de Cédula de Ciudadanía será enviado un certificado en el que se informará los pagos de aportes a seguridad social.
» ¿Por medio de miplanilla.com se pueden hacer consultas históricas de los aportes efectuados a un empleado?
Sí es posible, miplanilla.com cuenta con la opción certificado nómina o certificado por empleado, es necesario seleccionar el rango de fecha para consultar el reporte histórico.
» ¿Cuáles son las opciones con las que cuenta miplanilla.com para verificar que la información esté correcta?
miplanilla.com cuenta con la opción ver planillas y descargar la información de los aportes en diferentes presentaciones en Excel de acuerdo a la necesidad de la empresa.
» ¿Es posible crear varias sucursales en miplanilla.com?
Sí es posible, esta opción permite a las empresas hacer pagos en cada una de las sucursales de forma individual.
» ¿Es posible habilitar varios usuarios los cuales tengan permisos para acceso a la página de miplanilla.com en un rango de horario en específico?
La herramienta cuenta con la opción de usuarios, en la cual se puede registrar la información de las personas que pueden ingresar al registro de la empresa y se les puede asignar permisos para consultar, modificar y generar, al igual que los permisos de acceso donde se puede establecer la hora en la cual se pueden realizar consultas en la página.
» ¿miplanilla.com cuenta con una opción para aprobar planillas que se han cargado previamente en el sistema?
El sistema tiene la opción de flujos de aprobación en la cual se cuenta con uno o dos usuarios que tienen los permisos habilitados en el sistema para generar las planillas y aprobarlas luego de la elaboración.
» ¿El sistema cuenta con un reporte el cual pueda generarse según las necesidades de la empresa?
La herramienta cuenta con una opción de crear certificado por cada planilla generada, seleccionando filtros los cuales se pueden ajustar a las necesidades de la empresa donde se pueden tener las siguientes opciones: Por tipo de cotizante, tipo de administradora, novedades, departamento, centro de trabajo. Esta funcionalidad permite que las empresas puedan seleccionar los parámetros sobre los cuales quieren generar sus certificados.
» ¿Es posible efectuar el pago de mi seguridad social a través de cualquier operador de información?
Sí, la empresa es libre de escoger el Operador de Información con el cual desee efectuar los aportes.
» En el caso de salario integral ¿quién debe determinar el IBC para aplicar la exención de parafiscales?
El empleador deberá determinar que IBC reportar para validar si aplica exención o no de aportes a SENA e ICBF. En miplanilla.com no habrán validaciones de salario pues no conoce con exactitud la forma en que fue pactado el salario devengado por cada trabajador, esta información sólo la conoce el empleador.
» ¿Qué es la cotización por semanas?
Es una modalidad para efectuar el pago de aportes a la Seguridad Social por fracción de semana únicamente a los sistemas de Pensión, Subsidio Familiar y Riesgos Laborales para aquellas personas que trabajan por periodos inferiores a un mes y que devenguen menos de un salario mínimo legal mensual vigente.
» ¿A qué subsistemas de la Seguridad Social deben ser afiliados las personas que realicen cotización por semanas?
La afiliación de esta población se hará de manera obligatoria y por parte del empleador al sistema general de pensiones, Sistema General de Riesgos Laborales y Sistema General de Subsidio Familiar. No aplica afiliación al sistema de salud puesto que esta población deberá estar vinculada al régimen subsidiado y tampoco aplica aportes a SENA e ICBF.
Los aportes se realizarán a través de la PILA mediante el tipo de cotizante 51 reglamentado en la Resolución 5094 de 2013 que se define como "Trabajador de tiempo parcial afiliado al Régimen Subsidiado en Salud".
» ¿Qué población específica pueden realizar cotización por semanas?
La normatividad toma en cuenta a aquellos trabajadores dependientes mencionados en la Ley 100 de 1993 Artículo 6: empleados del servicio doméstico, campesinos, indígenas, artistas, deportistas y aquellos catalogados como trabajadores informales.
» ¿Qué condiciones debe cumplir la persona para acceder a la cotización por semanas y cómo se calcula el IBC para la liquidación de aportes a la Seguridad Social?
Las personas deben reunir los siguientes requisitos: Que se encuentre vinculado laboralmente, que el contrato sea parcial (que dentro del mismo mes sea contratado por periodos inferiores a 30 días), que la remuneración obtenida sea inferior a un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), deberá estar vinculado al Régimen Subsidiado en Salud a través del SISBEN.
Este tipo de cotizante exigirá aportes a Pensión con tarifa del 16% y Caja de Compensación Familiar con tarifa del 4% con el siguiente ingreso base de cotización (IBC) de acuerdo a los días laborados dentro del mes de acuerdo a esta tabla.
El aporte a riesgos laborales se exigirá con un IBC de un (1) SMMLV sobre 30 días. Esto quiere decir que para este tipo de cotizante no se exigirá aportes unificados como lo ordena la Ley 1393 de 2010 Artículo 33.

References: Resolución 
 Artículo 23
 Artículo 8
 Resolución 
 Artículo 6
 Artículo 33