Source: https://bip.miroslawiec.pl/zarzadzenie/3793/zarzadzenie-nr-12
Timestamp: 2020-04-08 18:30:59+00:00

Document:
w sprawie Regulaminu transmisji i nagrywania obrad Rady Miejskiej w Mirosławcu
Na podstawie art.20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 506, poz. 1309, poz. 1696, poz. 1815) oraz art. 24 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się „Regulamin transmisji i nagrywania obrad Rady Miejskiej w Mirosławcu” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
Regulamin transmisji i nagrywania obrad Rady
Miejskiej w Mirosławcu
1. Obrady Rady Miejskiej w Mirosławcu są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
2. Nagrania z obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej www.bip.miroslawiec.pli na stronie internetowej www.miroslawiec.pl oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, tj. w Biurze Rady Miejskiej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu, ul. Wolności 37, pokój nr 106.
3. Przetwarzanie danych wszystkich osób w związku z uczestnictwem w obradach nie wymaga pozyskania ich zgody, gdyż przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest niezbędność takiego działania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej samorządowi gminnemu, w związku z realizacją zasady dostępu do informacji publicznej.
§ 2. Planowanie pracy organów kolegialnych
1. W przypadku konieczności przetwarzania w ramach prac Rady Miejskiej w Mirosławcu danych osobowych należących do szczególnej kategorii, a więc np. dotyczących stanu zdrowia lub danych o karalności, sprawy takie mogą być rozpatrywane na posiedzeniach komisji, o ile nie mają zastosowania inne regulacje nakazujące procedować je w czasie obrad Rady Miejskiej w Mirosławcu.
2. Planując przebieg obrad należy ocenić, czy informacje i tematyka obrad będą wymagały ujawnienia danych osobowych osób fizycznych ze szczególnym uwzględnieniem kategorii danych wskazanych w art. 9 i 10 RODO.
3. Podczas planowania sposobu transmitowania obrad Rady Miejskiej w Mirosławcu należy uwzględnić odpowiednie ustawienie kamery, tak aby obejmowała ona swoim zasięgiem przede wszystkim osoby publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne biorące udział w obradach.
4. Istotne jest zminimalizowanie zakresu danych pozyskiwanych w związku z transmisją, także poprzez jej wstrzymanie, w przerwach obrad.
5. Pozyskiwane podczas transmisji dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikających z art. 5 ust 1 lit c RODO.
§ 3. Realizacja obowiązku informacyjnego
1. Z uwagi na specyfikę przetwarzania danych w ramach transmisji i udostępniania nagrań z posiedzeń Rady Miejskiej w Mirosławcu, osoby w nich uczestniczące, przed rozpoczęciem tych obrad powinny zostać poinformowane o samym fakcie i miejscu trwania transmisji wraz ze wskazaniem okresu przechowywania znajdujących się w nagraniach danych osobowych, tj. zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
2. Ponadto, zapewnienie odpowiedniej informacji o transmisji, utrwalaniu i dalszym udostępnianiu nagrania z obrad Rady Miejskiej w Mirosławcu powinno się również wiązać z właściwym umiejscowieniem informacji na ten temat (przed wejściem na salę obrad oraz przekazanie informacji ustnej przez Przewodniczącego Rady lub Wiceprewodniczącego Rady na początku sesji).
§ 4. Zapewnienie właściwego sposobu transmisji, utrwalania i udostępniania nagrań w Internecie
1. Obowiązek upublicznienia nagrań w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Gminy nie oznacza prawa do ujawnienia wszystkich danych osobowych przetwarzanych na posiedzeniu.
2. W przypadku danych osobowych zarówno zwykłych, jak i szczególnej kategorii wskazanych
w art. 9 oraz danych w art. 10 RODO, przed publikacją nagrania w sieci (pamiętając o zachowaniu oryginału
nagrania jako dokumentu podlegającego archiwizacji), powinnno się dokonać oceny niezbędności ich
ujawnienia z punktu widzenia celu informacyjnego, któremu ta informacja ma służyć.
3. W razie konieczności dokonuje się anonimizacji danych zgodnie z zasadą minimalizacji wskazaną w art. 5 ust 1 lit c RODO. Zasada ta powinna być wdrażana również poprzez zastosowanie pseudonimizacji.
§ 5. Bezpieczeństwo nagrań umieszczanych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Gminy
1. Realizując zasadę integralności i poufności wskazaną w art. 5 ust 1 lit f RODO należy zapewnić bezpieczeństwo znajdujących się na nagraniach danych osobowych celem wyeliminowania ryzyka nieuprawnionej ingerencji w ich treść, ich zmiany czy nawet zamiany całego pliku.
2. Przetwarzanie danych osobowych przez podmiot zewnętrzny udostępniający Gminie usługi nagrywania, transmisji i przechowywania nagrań powinno się odbywać na podstawie umowy powierzenia, o której mowa w art. 28 RODO.
§ 6. Okres przetwarzania danych zawartych w upublicznionych nagraniach
Należy zapewnić, by dane osobowe zawarte w upublicznionych nagraniach organów kolegialnych były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane.
12 pdf, 199 kB metryczka
Data opublikowania 04.03.2020 09:31
Data ostatniej aktualizacji 04.03.2020 09:31

References: art.20
 art. 24
 art. 9
 art. 5
 art. 9
 art. 10
 art. 5
 art. 5
 art. 28