Source: http://docplayer.es/13755005-Universidad-del-magdalena-instructivo-legalizacion-de-avances-grupo-de-contabilidad.html
Timestamp: 2018-10-20 16:33:54+00:00

Document:
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE AVANCES. Grupo de Contabilidad - PDF
Download "UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE AVANCES. Grupo de Contabilidad"
José Manuel Ortiz de Zárate Ortiz
1 Legalización de Avances UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE AVANCES Grupo de Contabilidad
2 Legalización de Avances CONTENIDO CAPITULO 1 ASPECTOS PRINCIPALES A TENER EN CUENTA 1.1. Reglamentación Institucional 1.2. Plazos CAPITULO 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS 2.1 Requisitos documentales Factura, Cuenta de Cobro y Certificación de Pago Formato de Legalización de avances Consignación de Impuestos y/o Dineros no ejecutados Registro Único Tributario (RUT) CAPITULO 3 LIQUIDACION DE IMPUESTOS DEPARTAMENTALES Y NACIONALES 3.1 Normatividad a tener en cuenta 3.2 Listado de Retenciones de impuestos a aplicar 3.3 Tabla de Retención en la Fuente Tabla de porcentajes de Estampillas Departamentales 2012 CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 4.1 Procedimientos pasó a paso para generar recibos de consignación
3 CAPITULO 1 ASPECTOS PRINCIPALES A TENER Legalización de Avances EN CUENTA 1.1. REGLAMENTO INSTITUCIONAL La Universidad del Magdalena reglamentó el procedimiento de otorgamiento, uso y legalización de los avances a través de la Resolución 292 de 13 de Abril de 2012, en donde define el concepto y el uso del avance, las modalidades permitidas, los sujetos, el procedimiento, las prohibiciones, la legalización, el cumplimiento tributario, las garantías, las excepciones, acciones administrativas, responsabilidades y la vigencia de la presente PLAZOS Art. 7. Resolución 292 de 2012 La presentación de los soportes para la legalización de los avances se debe efectuar ante el funcionario responsable del Grupo de Contabilidad de la Universidad, a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la entrega del respectivo giro por parte del Grupo de Tesorería y Pagaduría y se entenderá completamente legalizado el avance con la revisión legal y la expedición del Paz y Salvo por parte del funcionario encargado del Grupo de Contabilidad de la Universidad. Parágrafo: Solo en el caso excepcional, en que la ejecución del avance supere los quince (15) días hábiles, la legalización deberá efectuarse a los cinco (5) días hábiles siguientes del vencimiento del plazo del avance, siempre y cuando haya sido especificado el tiempo de ejecución en el escrito o solicitud motivada por medio del cual se solicitó el mismo. 3
4 Legalización CAPITULO de 2 Avances DOCUMENTOS REQUERIDOS 2.1 REQUISITOS DOCUMENTALES Los documentos que se deben reunir para la legalización de avances son los siguientes: Facturas, Cuentas de Cobro y/o Documentos Equivalentes originales Formato de legalización de avances Firmado Consignación de impuestos originales y de excedentes que no fueron ejecutados. Registro Único Tributario (RUT) FACTURA DE VENTA Es el soporte con valor probatorio en la compra de bienes y/o servicios que se expiden en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestación de servicios. Apellidos y Nombre o Razón Social y NIT del vendedor Estar denominado como Factura de Venta Resolución de Facturación de la DIAN vigente, es decir, no debe superar 2 años de expedición. Fecha de expedición de la operación Razón social del comprador: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA NIT: Numeración Pre impresa, debe encontrarse habilitada en la Resolución de Facturación de la DIAN. Nombre o Razón Social y NIT del Impresor de la Factura, pre impreso. Descripción específica de los bienes o servicios vendidos. Discriminación de IVA Valor Total de la Operación.
5 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS Requisitos Estos son los requisitos de las facturas de venta: (Extractado del Artículo 617 del Estatuto tributario) 1. Estar marcada expresamente como factura de venta 2. Contener los Apellidos y nombres o razón social del vendedor 3. Apellidos y nombres o razón social del comprador de los bienes o servicios (Universidad del Magdalena Nit ), junto con la discriminación del IVA pagado (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64) 4. Llevar un número que corresponda con la numeración consecutiva de las facturas de venta 5. Fecha de expedición 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados 7. Valor total de la venta 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 10. Resolución de Autorización de numeración para facturación Expedido por la DIAN vigente. (La vigencia es de dos años, desde el momento de expedición.) Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales (1), (2), (4) y (8), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. (Modificado Ley 223/95, art. 40) Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares. (Adicionado por la Ley 962 de 2005, art. 45). 5
6 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS CUENTA DE COBRO Fecha: Debe expedirse en una fecha posterior a la de entrega del avance. Santa Marta, DD de MM de AAAA Nombre de Comprador: SIEMPRE debe estar a nombre de la Universidad del Magdalena, NUNCA a nombre del responsable del avance. UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA NIT Nit Del Comprador: SIEMPRE se debe diligenciar con el Nit DEBE A FULANITO DE TAL Nombre del Beneficiario: Nombre Completo del vendedor o prestador de servicios y quien expide la cuenta de cobro. Concepto: Descripción detallada de los bienes o servicios ofrecidos, lugar de realización y nombre del convenio o proyecto si es el caso. Rut No : Concepto especifico que genera la Cuenta de Cobro: Nº RUT: Numero de identificación tributaria expedido por la DIAN. Se debe anexar el documento RUT Valor en letras: Son pesos ml Valor: $ Firma: Rubrica del Beneficiario de la Cuenta de Cobro, especificando C.C., Dirección y Teléfono. FULANITO DE TAL Valor en Letras: Escribir el valor en letras, por ejemplo: Quinientos ochenta mil pesos ml Valor en Numeros: Esta cifra debe coincidir con el valor en letras, por ejemplo: $ C.C. No: Dirección: Teléfonos: Anexo copia del RUT. 6
7 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS CUANDO SE UTILIZA LA CUENTA DE COBRO? La cuenta de cobro reemplaza la factura de venta siempre y cuando sean expedidas por personas naturales del Régimen Simplificado, (los cuales no están obligados a expedir factura), y se encuentren plenamente identificadas en la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales, para lo cual se exige copia del Registro Único Tributario (RUT) CERTIFICACIÓN DE PAGO UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA NIT: CERTIFICACIÓN DE PAGO Ciudad, Depto y Fecha: CERTIFICO QUE: He recibido de: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA Con Nit y/o C.C La suma de: $ En letras: En la realización del trabajo de campo relacionado con: Firma Nota: Si posee RUT, favor anexar copia. Nombre: C.C. Nº Dirección Teléfono 7
8 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS REQUISITOS DEL CERTIFICADO DE PAGO PARA EFECTOS DE LA LEGALIZACIÒN. 1. Apellidos, nombres del vendedor, NIT o CC, dirección de Residencia y Teléfono. 2. Razón social del Adquiriente y Nit (para efectos de legalización siempre debe ser Universidad del Magdalena Nit ). 3. Numeración Consecutiva. 4. Fecha de la operación. 5. Descripción del bien o del servicio. 6. Valor total de la operación 7. Anexar el RUT. CUANDO SE UTILIZA LA CERTIFICACION DE PAGO? Este documento REEMPLAZA EL RECIBO DE CAJA que se venía utilizando, y servirá como soporte de legalización en los pagos menores que se causen en las salidas de campo y cuando se realicen pagos menores a personas que no posean RUT. Este documento solo servirá para certificar pagos por servicios inferiores a $ , y compras inferiores a $ , en caso de superar estos topes no se tendrán en cuenta para los efectos de legalización y deberán ser reemplazados por una cuenta de cobro con copia del RUT respectivo. 8
9 Legalización de Avances CAPITULO 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS 2.3 FORMATO DE LEGALIZACIÓN DE AVANCES NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL AVANCE CEDULA DEL RESPONSABLE DEL AVANCE UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA FORMATO DE LEGALIZACION DE AVANCES Y ANTICIPOS NOMBRE DEL PROYECTO DE INV-EXT O EVENTO REALIZADO RESPONSABLE CEDULA PROYECTO /EVENTO OP No. FECHA LEGALIZACION: FECHA DE CHEQUE: FECHA DE ENTREGA DEL CHEQUE O CONSIGNACION No. FACT. NOMBRE PROVEEDOR NIT CONCEPTO FECHA VALOR IVA VALOR TOTAL RETE FUENTE RETE IVA UNIMAG ESTAMPILLAS HOSPITAL DPTAL VALOR DE LAS ESTAMPILLAS NETO DEDUCCIONES PAGADO TOTAL VALOR RECIBIDO DE ANTICIPO VALOR EJECUTADO TOTAL - VALOR SOBRANTE POR GASTAR - VALOR CONSIGNADO RETEFUENTE - VALOR CONSIGNADO RETEIVA - VALOR CONSIGNADO ESTAMPILLAS - TOTAL DEDUCCIONES Y RETENCIONES - FIRMA DEL RESPONSABLE CORREO ELECTRONICO TELEFONO
10 Legalización CAPITULO de 2 Avances DOCUMENTOS REQUERIDOS Qué se debe contener el formato de legalización de avances? Nombre del responsable del avance. Número de identificación del responsable del avance. Nombre del convenio y/o del proyecto, según sea el caso, o nombre del evento realizado. Número de la obligación de pago Fecha de legalización del avance (entrega de documentos). Fecha de entrega del cheque. Relación de las facturas y/o cuentas de cobro detallando: Número de la factura, nombre del proveedor, Nit del proveedor, concepto de la factura y/o cuenta de cobro, fecha de la factura y/o cuenta de cobro, valor antes de IVA, valor de IVA (ésta discriminación sólo se realiza en el caso de las facturas donde se especifique la pertenencia al régimen común), valor total (suma del subtotal y el IVA), retención en la fuente (según sea el caso, debe remitirse a la tabla de retención en la fuente del año en q se efectúe la operación y verificar si supera las bases para retener), retención de IVA (se retendrá el 50% del IVA pagado), estampillas (toda transacción genera este impuesto, el cual se encuentra distribuido de la siguiente manera: refundación Unimagdalena 1.5%, Pro-hospital 2%, Gobernación 1.6% cuando se trate de servicios o 3.7% cuando se trate de compras), deducciones (suma de la rete-fuente, rete-iva y las estampillas) y neto pagado (Resta del Valor total y las deducciones). Valor del avance. Firma del responsable. Dirección del correo electrónico del responsable. 2.4 CONSIGNACIÓN DE IMPUESTOS Y/O DINEROS NO EJECUTADOS El formato de legalización de avances arroja el valor total de los impuestos que se deben consignar para legalizar el avance (TOTAL DEDUCCIONES Y RETENCIONES), ésta consignación debe realizarse a través de la página pagos.unimagdalena.edu.co ingresando en el link otros formatos de consignación y luego a descuentos de impuestos en avances. Allí sólo deberá diligenciar los siguientes datos: Tipo de documento Número de documento Nombre del responsable del avance.
11 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS Valor (cifra arrojada en el formato de legalización de avances, en la casilla total deducciones y retenciones) Valor en efectivo (será la misma cifra registrada en la casilla de valor) Se procede a generar reporte el cual abrirá un archivo de PDF que deberá ser impreso para ser presentado en el BANCO DE OCCIDENTE. (PARA MAYOR ILUSTRACION VER CAPITULO 4 - PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS) 2.5 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN. El NIT es el Número de Identificación Tributaria que asigna la DIAN por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. La conformación del NIT es de competencia de la DIAN. 11
12 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS EJEMPLO DE RUT PERSONA JURIDICA REGIMEN COMUN 12
13 Legalización CAPITULO de Avances 2 DOCUMENTOS REQUERIDOS EJEMPLO DE RUT PERSONA NATURAL REGIMEN SIMPLIFICADO 13
14 CAPITULO 3 LIQUIDACION DE IMPUESTOS Legalización de Avances DEPARTAMENTALES Y NACIONALES 3.1 Normatividad a tener en cuenta Impuestos Nacionales: Decreto 624 De 1989, Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales Libro segundo: Retención en la fuente, Artículos Impuestos Departamentales: Ordenanza 003 de 9 Junio 2006 Ordenanza 019 de 18 Septiembre Listado de Retenciones de impuestos a aplicar Nacionales: Retención en la fuente a titulo de renta Retención en la fuente a titulo de IVA Departamentales: Estampilla Pro-Hospital Estampilla Pro-Refundación Estampilla Gobernación 14
15 CAPITULO 3 LIQUIDACION DE IMPUESTOS Legalización de Avances DEPARTAMENTALES Y NACIONALES 3.3 Tabla de Retención en la Fuente Tabla de porcentajes de Estampillas Departamentales
16 CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y Legalización de Avances REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 4.1 PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA GENERAR RECIBOS DE CONSIGNACIÓN 1. Ingresar a la página pagos.unimagdalena.edu.co 2. Seleccione la opción Otros Formatos De Consignación pagos.unimagdalena.edu.co 16
17 CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y Legalización de REINTEGRO Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS 3. Seleccione la opción Descuentos de impuestos en avances Esta opción se utiliza cuando el responsable del avance desea consignar los impuestos (Retenciones y Estampillas) unicamente. 4. Diligencie los datos requeridos: Tipo de documento = Cédula Documento = Número de cédula del Responsable del Avance Nombre = Nombre del Responsable del Avance Valor = El valor arrojado en el Formato de Legalizacion de Avances, Total Deducciones Y Retenciones Valor en Efectivo = digitar la misma información del campo Valor 17
18 Legalización de Avances CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 18
19 Legalización de Avances CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 19
20 Legalización de Avances CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 20
21 CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y Legalización de REINTEGRO Avances DE DINEROS NO EJECUTADOS 5. Seleccione la opción Reintegro de Avances no Ejecutados. Esta opción se utiliza cuando el responsable del avance desea consignar los dineros sobrantes del avance unicamente. 6. Y continue con el paso 4 21
22 Legalización de Avances CAPITULO 4 PAGO DE IMPUESTOS RECAUDADOS Y REINTEGRO DE DINEROS NO EJECUTADOS 22
INSTRUCTIVO FACTURA ELECTRONICA
Santiago, 14 de Julio del 2015 INSTRUCTIVO FACTURA ELECTRONICA Correcta Emisión de la Factura Electrónica TABLA DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. DEFINICIONES... 2 4. RESPONSABILIDADES...

References: Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 617
 Resolución