Source: https://www.personalabteilung.hu-berlin.de/de/themen-a-z/stellenbewertung/studentische-hilfskraefte
Timestamp: 2020-07-05 03:53:01+00:00

Document:
Studentische Hilfskräfte — Abteilung für Personal und Personalentwicklung
Humboldt-Universität zu Berlin | Universitätsverwaltung | Abteilung für Personal und Personalentwicklung | Themen A-Z | Studentische Hilfskräfte
Ausschreibung und Bewerberauswahl
Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung
Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall
Erholungsurlaub/Arbeitsbefreiung/Sonderurlaub
Arbeitsort/Arbeitsplatz/Telearbeit
Arbeitszeit und Zeitzuschläge
Vertretungseinstellung
Tarifliche Grundlage für die Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Tarifvertrag für studentische Beschäftigte III (TV Stud III).
Darüber hinaus sind zu beachten:
- Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)
- Berliner Hochschulgesetz ( BerlHG), insbesondere § 121
- Dienstvereinbarung über die Ausschreibung und das Besetzungsverfahren von Beschäftigungspositionen für studentische Hilfskräfte der Humboldt-Universität zu Berlin (Amtliches Mitteilungsblatt 12/1998)
Grundvoraussetzung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft ist der Status "immatrikulierte/r Student/in". Eine gesonderte Einzelfallprüfung bezüglich der Zugehörigkeit zum Personenkreis der "ordentlichen Studierenden" im sozialversicherungsrechtlichen Sinn erfolgt bei der beabsichtigten Beschäftigung von Studierenden, die das 25. HS-Semester überschritten haben. Promotionsstudentinnen/ -studenten und Studierende in weiterbildenden oder Zusatz-Studiengängen werden nicht als studentische Hilfskräfte beschäftigt.
Die Höchstbeschäftigungsdauer beträgt sechs Jahre, dabei sind gemäß den einschlägigen Regelungen des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes ggf. Vorzeiten, die an anderen deutschen Universitäten und Forschungseinrichtungen verbracht wurden, auf diese Höchstdauer anzurechnen. Im Einzelfall verkürzt sich die Beschäftigungszeit an der HU Berlin entsprechend. Die Beschäftigungsverhältnisse werden in der Regel für zwei Jahre begründet. Sie können in begründeten Fällen verlängert werden. Die Arbeitszeit darf höchstens 80 Monatsstunden betragen, wobei Tätigkeiten als studentische Hilfskraft an anderen Berliner Hochschulen mit berücksichtigt werden. Das Stundenentgelt beträgt für jede arbeitsvertraglich vereinbarte Stunde 12,30 € brutto pro Stunde. Das Stundenentgelt erhöht sich
ab 01. Juli 2019 auf 12,50 €,
ab 01. Januar 2021 auf 12,68 € und
ab 01. Januar 2022 12,96 €.
2. Aufgabenübertragung
Gemäß Schreiben des Kanzlers vom 18.01.2000 sind die dezentralen Bereiche (Fakultäten, Zentralinstitute und Zentraleinrichtungen) für die Verwaltung der zugewiesenen Haushaltsmittel in Form von Beschäftigungspositionen und die Veranlassung von Ausschreibungen zuständig.
3. Ausschreibung und Bewerberauswahl
Gemäß o. g. Dienstvereinbarung sind alle neu zu besetzenden Beschäftigungspositionen auszuschreiben.
Die datenschutzrechtlichen Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auswahlverfahren sind zu beachten.
Vor der Ausschreibung ist die Mitwirkung des Personalrates gemäß § 84 in Verbindung mit § 90 Nr. 6 des Personalvertretungsgesetzes Berlin herbeizuführen. Nur in Abstimmung mit dem Personalrat kann eine Sammlung von Standardausschreibungen angelegt werden. Sofern eine konkrete Ausschreibung in Form einer solchen Standardausschreibung erfolgt, wird gleichzeitig mit dem vorzunehmenden dezentralen Aushang eine Kopie zum zentralen Aushang an die Personalabteilung und eine weitere Kopie an den Personalrat gegeben.
Der PRstud hat in seiner ordentlichen Sitzung vom 15.08.2018 beschlossen, seine Zustimmung zum bisher einvernehmlich praktizierten vereinfachten Verfahren der Standardausschreibung zurückzuziehen.
Damit kann die Veröffentlichung einer Ausschreibung nunmehr in jedem Einzelfall erst nach Abschluss des Personalratsbeteiligungsverfahrens erfolgen. Es ist nur noch der Vordruck für eine individuelle Ausschreibung zu verwenden. Auf dem Vordruck sind mindestens folgende Unterschriften des antragstellenden Bereiches erforderlich:
- Verwaltungsleiter/in bzw. Leiter/in des Bereiches
- Fachvorgesetzte/r (bei Drittmitteln: Projektleiter/in)
- Frauenbeauftragte.
Der Formantrag auf Ausschreibung ist ausschließlich von den hierzu ausdrücklich Vertretungsbefugten der Präsidentin/ des Präsidenten (i. d. R. (Verwaltungs-)Leiter der Fakultäten, Zentraleinrichtungen und Zentralinstitute bzw. Mitarbeiterinnen des Referats Personalwirtschaft) dem Personalrat zur Mitwirkung vorzulegen.
Unter Berücksichtigung der erforderlichen Personalratsbeteiligung ist auf die Angabe realistischer Daten für die Bewerbungsfrist zu achten.
Eine Ausschreibung unter dem Vorbehalt der Mittelbewilligung ist grundsätzlich möglich.
Da die Bewerber(vor)auswahl auf Basis der in der Ausschreibung enthaltenen Anforderungen zu erfolgen hat, ist für diesbezügliche Formulierungen besondere Sorgfalt erforderlich. Die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind zu beachten. Wird eine Beschäftigung über die Regellaufzeit von 4 Semestern hinaus angestrebt, empfiehlt sich bspw. folgende Formulierung: „Bevorzugt werden Bewerbungen, die mit begründeter Darlegung erwarten lassen, dass ggf. auch eine Beschäftigung für insgesamt 8 Semester möglich ist.“
Die Bewerberinnen und Bewerber erhalten zeitnah Eingangsbestätigungen.
Sind schwerbehinderte Menschen darunter, sind die Schwerbehindertenvertretung und der Personalrat des Hochschulbereiches unverzüglich zu informieren, in jedem Fall bevor Einladungen zu Vorstellungsgesprächen ergehen. Bitte verwenden Sie hierfür das Formular für die Information über den Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Unterlagen zu sichten und es ist darüber zu entscheiden, welche Bewerberinnen und Bewerber in das weitere Auswahlverfahren einbezogen werden. Die Bewerbungsfrist stellt keine Ausschlussfrist dar, d. h. eingehende Bewerbungen sind auch nach dem Ende der Bewerbungsfrist zu berücksichtigen, sofern das Auswahlverfahren dafür noch nicht zu weit fortgeschritten ist. So sind in der Regel Bewerbungen noch einzubeziehen, wenn sie vor Beendigung der Auswahlgespräche eingehen.
Zur schnellen Übersicht über die Inhalte der Bewerbungsunterlagen und zum Zwecke der Dokumentation eines diskriminierungsfreien Auswahlverfahrens sollte eine Bewerberliste erstellt werden, die mindestens die Identifikationsdaten (Namen, Vornamen und Geburtsdaten) sowie das Eingangsdatum der Bewerbung, ergänzt um die Angaben Schwerbehinderung, Geschlecht, enthält. Sie kann sinnvollerweise um Angaben zur Erfüllung der in der Ausschreibung genannten Anforderungen ergänzt werden.
Im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) muss die Vorauswahl auf Grundlage der im Ausschreibungstext benannten fachlichen Anforderungen erfolgen. Auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch kann - bei allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich - verzichtet werden, die die Anforderungen, die im Ausschreibungstext genannt sind, nicht oder nicht vollständig erfüllen.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sind grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Nach § 82 SGB IX ist eine Einladung entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. Von einem offensichtlichen Fehlen der fachlichen Eignung ist nur dann auszugehen, wenn die Person die im Ausschreibungstext benannten Anforderungen eindeutig nicht erfüllt. Es reicht nicht aus, dass die fachliche Eignung zweifelhaft ist, in diesen Fällen muss eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erfolgen. Voraussetzung für eine Nichteinladung ist das Einvernehmen zwischen den für die Auswahlentscheidung Verantwortlichen, der Schwerbehindertenvertretung und dem Personalrat.
In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, sind entweder alle Bewerberinnen oder mindestens ebenso viele Frauen wie Männer zum Vorstellungsgespräch einzuladen, sofern sie die in der Ausschreibung vorgegebene Qualifikation für die Stelle besitzen und Bewerbungen von Frauen in ausreichender Zahl vorliegen.
Dem Personalrat der studentischen Beschäftigten, der zuständigen Frauenbeauftragten und ggf. der Schwerbehindertenvertretung ist Einsicht in alle Bewerbungsunterlagen zu gewähren. Sie sind rechtzeitig, d. h. mindestens sieben Tage vorher, über die Termine der Vorstellungsgespräche zu informieren.
An den Auswahlgesprächen sollten immer mehrere Personen beteiligt werden. Dies fördert zum einen die Objektivität der Auswahlentscheidung und schützt zum anderen die auswählenden Personen durch Anwesenheit von Zeugen vor dem Vorwurf der benachteiligenden Behandlung.
Ablauf und Form des Auswahlgesprächs sind nicht standardisiert. Es kann als klassisches Vorstellungsgespräch, Einzel- oder Gruppengespräch oder strukturiertes Auswahlverfahren durchgeführt werden und eine Arbeitsprobe oder Übung enthalten. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Auswahlgespräche mit allen Bewerberinnen und Bewerbern einheitlich geführt werden. Im Auswahlgespräch sind nur Fragen zulässig, die in direktem Zusammenhang zur angestrebten Tätigkeit stehen. Die aus den Auswahlgesprächen gewonnenen Erkenntnisse sind, neben den Bewerbungsunterlagen, die Argumente für die Auswahlentscheidung. Daher sind die wichtigsten Aspekte zur allgemeinen und besonderen Eignung der einzelnen Personen zu dokumentieren.
Nach Beendigung der Auswahlgespräche, bestenfalls unmittelbar im Anschluss, erfolgt die Auswertung der gesammelten Erkenntnisse und die Auswahlentscheidung. Es ist sinnvoll, eine Rangfolge der für geeignet befundenen Bewerbungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass bei Absagen ohne weitere Entscheidungsprozesse in der Liste fortgefahren werden kann.
Die ausgewählte Person wird durch den auswählenden Bereich über die Vorentscheidung informiert. Eine rechtsverbindliche Einstellungszusage kann jedoch erst nach Abschluss des kompletten Verfahrens, zu dem auch die Personalratsbeteiligung gehört, durch die Personalstelle gegeben werden.
Die nicht ausgewählten Bewerber und Bewerberinnen sind nach Abschluss des Verfahrens (Übersenden des Arbeitsvertragsangebotes für die ausgewählte Bewerberin/den ausgewählten Bewerber) über das Ergebnis zu informieren. Die Bewerbungsunterlagen mit allen jeweils beigefügten Kopien sind fünf Monate aufzubewahren und danach datenschutzgerecht zu vernichten.
Die befristete Aufbewahrung der Unterlagen ist aus folgendem Grund erforderlich:
Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) verfolgt das Ziel, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.
Nicht nur Beschäftigte, sondern auch Bewerberinnen und Bewerber um einen Arbeitsplatz fallen unter dieses Benachteiligungsverbot.
Nicht berücksichtigte Bewerberinnen und Bewerber um einen Arbeitsplatz haben die Möglichkeit, eventuelle Ansprüche innerhalb von zwei Monaten geltend zu machen. Die Frist beginnt mit dem Zugang der ablehnenden Entscheidung.
Um im Streitfall der Beweislast nachkommen zu können, ist der diskriminierungsfreie Entscheidungsprozess zu dokumentieren. Hierfür ist es ggf. auch erforderlich, die Bewerbungsunterlagen der betroffenen Kandidatinnen und Kandidaten vorzulegen. Demnach hat der Arbeitgeber berechtigtes Interesse, die Bewerbungsunterlagen so lange aufzubewahren, bis er davon ausgehen kann, dass keine Ansprüche abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber geltend gemacht wurden. Daher beinhalten die Ausschreibungsvordrucke den Hinweis, dass keine Rücksendung von Unterlagen erfolgt und daher auf die Herreichung von Bewerbungsmappen zu verzichten ist und ausschließlich Kopien vorzulegen sind.
Soll im Ausnahmefall von der Ausschreibungspflicht abgewichen werden, ist ein Antrag auf Nichtausschreibung mit entsprechender Begründung erforderlich. Der PRstud hat hierfür einen entsprechenden Vordruck auf seiner Homepage bereitgestellt, der sich insbesondere bezieht auf
kurzfristig und kurzzeitig zu erledigende Aufgaben mit gleichzeitiger Ausschreibung der Stelle und Abschluss des Auswahlverfahrens in dieser Zeit
(Ein solcher Ausschreibungsverzicht kann sowohl bei einer nur kurzzeitig notwendigen Erledigung der Aufgaben (für maximal 12 Wochen) als auch bei einem kurzfristigen Bekanntwerden der Notwendigkeit der Aufgabenerledigung (zur Überbrückung von maximal 12 Wochen bis Beschäftigungsbeginn bei gleichzeitiger Sicherstellung der Ausschreibung und des Abschlusses des Auswahlverfahrens für die dann längerfristig vorgesehene Aufgabenwahrnehmung) in Betracht kommen.)
Berücksichtigung weiterer Bewerbungen einer vorhergehenden Ausschreibung.
(Zwischen Bekanntwerden der Notwendigkeit oder Möglichkeit der Beschäftigung und dem Abschluss des vorhergehenden Ausschreibungsverfahrens liegen weniger als 12 Wochen.)
Bitte legen Sie einem eventuellen Einstellungsantrag bei Verzicht auf Ausschreibung den vorangehenden Antrag auf Ausschreibungsverzicht bei.
4. Beantragung von Einstellungen u. a. personellen Maßnahmen wie z. B. Weiterbeschäftigung, Arbeitszeiterhöhung
Entsprechende Maßnahmen sind von einem Bereich per einheitlichem Vordruck (Einstellungsantrag) zu beantragen. Die Antragstellung erfolgt
bei Haushaltsmitteln über die Fakultätsverwaltung direkt an das Referat Personalwirtschaft,
bei Drittmitteln über die Fakultätsverwaltung und das Servicezentrum Forschung (Mittelfreigabe) an das Referat Personalwirtschaft
bei HU-Sonderprogrammen (z. B. Multimedia) über die jeweiligen Mittelverantwortlichen an das Referat Personalwirtschaft.
Der Vordruck hat bei Einreichung in jedem Fall folgende Unterschriften zu tragen:
Fachvorgesetzte/r bzw. bei Drittmitteln Projektleiter/in
Verwaltungsleiter/in/Leiter/in des Bereiches bzw. stellv. Verwaltungsleiter/in bzw. zuständige/r Sachbearbeiter/in für Angelegenheiten studentischer Hilfskräfte mit Datum
ggf. Schwerbehindertenvertreter/in
Als Anlagen zu einem Einstellungsantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:
Ausschreibungsantrag individuell
Bewerbungsunterlagen der Person und aller übrigen Bewerber/innen
Auswahlbegründung bzw. im Ausnahmefall Begründung für Nichtausschreibung
Personalfragebogen (mit Lichtbild)
Studienbescheinigung mit Angabe der aktuellen Anzahl von Hochschul- und Fachsemestern
Bescheinigung der Krankenkasse bzw. Erklärung zur Krankenkasse bei Privatversicherten
Erklärung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft an der HU
Angaben zur Bankverbindung und Steuer-ID
Geburtsurkunde (Kinder)
bei Ausländern aus Nicht-EU-Staaten: Aufenthaltserlaubnis/-genehmigung
Nach § 16 Abs. 3 Aufenthaltsgesetz berechtigt die Aufenthaltserlaubnis ohne zeitliche Beschränkung zur Ausübung studentischer Nebentätigkeiten.
Ein Antrag auf Weiterbeschäftigung bzw. Arbeitszeitänderung ist mit dem Vordruck, einer Begründung und einer Erklärung der betroffenen studentischen Hilfskraft vom Bereich auf dem üblichen Weg (s.o.) einzureichen.
Personalanträge sind so rechtzeitig abzusenden, dass sie möglichst 6 Wochen vor dem angestrebten Wirkungsdatum im Referat Personalwirtschaft eingehen. Rückwirkende Einstellungen, Weiterbeschäftigungen usw. sind nicht möglich. Bei der Bearbeitung später eingehender Anträge wird für den Vertragsbeginn das Datum vorgesehen, an dem die Unterzeichnung des Vertrages unter Berücksichtigung von Postwegen und erforderlicher Personalratsbeteiligung als frühestens möglich angenommen wird (i. d. R. der Montag nach dem Mittwoch, für den der Personalratsbeschluss erwartet wird).
5. Geringfügigkeit
Eine besondere Form der geringfügigen Beschäftigung ist die kurzfristige Beschäftigung, für die grundsätzlich keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.
Erklärung für ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis als studentische Hilfskraft
Merkblatt zur geringfügigen Beschäftigung von studentischen Hilfskräften (Mindestlohngesetz)
6. Personalakte
Die studentische Hilfskraft hat das Recht auf Einsicht in ihre vollständigen, in der Abteilung für Personal und Personalentwicklung geführten, Personalakten (ggf. auch durch einen schriftlich Bevollmächtigten) und auf Fertigung von Abschriften oder Ablichtungen aus den Personalakten auf ihre Kosten.
Bei Beschwerden oder nachteiligen Äußerungen über die studentische Hilfskraft ist diese vor Aufnahme in die Personalakte anzuhören und die Äußerung mit in die Personalakte zu nehmen.
7. Arbeitsunfähigkeit aus Krankheitsgründen/Unfall
Nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz sind studentische Hilfskräfte verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzüglich heißt hier „ohne schuldhaftes Verzögern“, d. h. sobald es der studentischen Hilfskraft zumutbar möglich ist. Die Nachricht muss den Arbeitgeber möglichst schnell erreichen, damit der Arbeitsausfall frühzeitig eingeplant und ggf. Ersatz organisiert werden kann. Hierzu sollte die studentische Hilfskraft ihrer oder ihrem Vorge-setzten bzw. deren/dessen Vertreter/in am ersten Krankheitstag - wenn dieser für die Beschäftigungsstelle ein normaler Arbeitstag ist und die Mitteilung während der üblichen betrieblichen Arbeitszeit möglich ist - telefonisch, hilfsweise bei Nichterreichbarkeit per Mail, ihre Erkrankung anzeigen. Sollte die Erkrankung erst nach Ende der üblichen betrieblichen Arbeitszeit auftreten, ist die Meldung am nächsten Tag, der für die Beschäftigungsstelle ein normaler Arbeitstag ist, zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit anzuzeigen. Als Beginn der betrieblichen Arbeitszeit ist i. d. R. der Beginn der Kernzeit für die oder den Vorgesetzten, d. h. 9.00 Uhr, anzusehen. Sollte die Erkrankung erst nach Beginn der betrieblichen Arbeitszeit auftreten, ist die Mitteilung schnellstmöglich zu machen (vgl. Beispiel A).
Erkrankt die studentische Hilfskraft erst am Nachmittag eines Tages, an dem sie bspw. ab 16.00 Uhr Dienst hätte, ist naturgemäß eine Mitteilung zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit nicht mehr möglich. Auch hier gilt, dass die Mitteilung zu erfolgen hat, sobald es der studentischen Hilfskraft zumutbar möglich ist. Dies kann bspw. 2 Stunden vor geplantem Dienstantritt sein, dies kann aber auch – insb. im Falle eines Unfalls – ausnahmsweise erst nach dem geplanten Dienstantritt und ggf. auch durch eine beauftragte Person erfolgen.
Auch wenn eine studentische Hilfskraft an einem Wochenend- oder Feiertag erkrankt, an dem in ihrer jeweiligen Beschäftigungsstelle kein regulärer Dienst stattfindet, hat sie den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren. Hilfsweise genügt hier eine Information am ersten Tag danach, an dem in der jeweiligen Beschäftigungsstelle ein regulärer Dienst stattfindet, zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit (s.o.), wenn abzusehen ist, dass sie ihren nächsten vorgesehenen Dienst krankheitsbedingt nicht antreten kann, auch wenn dieser erst nachmittags oder an einem Folgetag beginnen würde.
Erkrankt eine studentische Hilfskraft vormittags an einem Freitag, an dem sie Urlaub oder regulär keinen Dienst hat, so hat sie - wenn möglich - noch an diesem Tag den Arbeitgeber von der Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten, wenn abzusehen ist, dass sie am ersten für sie regulären Arbeitstag, bspw. dem Montag, nicht arbeiten kann.
Zu beachten ist die Verpflichtung, schon bei der Krankmeldung mitzuteilen, wie lange die Arbeits-unfähigkeit voraussichtlich dauern wird. Ist noch kein Arztbesuch erfolgt, muss die Angabe auf Grundlage einer eigenen Prognose gemacht werden.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat die studentische Hilfskraft - ergänzend zu der Verpflichtung der (erneuten) unverzüglichen Information - eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Zu beachten ist, dass durch die Regelung "Kalendertage" auch Samstage und Sonntage als Krankheitstage zählen.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, hat die studentische Hilfskraft - ergänzend zu der Verpflichtung der (erneuten) unverzüglichen Information - eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.
Die Gesundmeldung erfolgt stets über die Bereiche an die Gehaltsstelle. Auf die ergänzenden Ausführungen unter /themen-a-z/arbeitsunfaehigkeit wird verwiesen.
Bei Unfällen während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfällen ist sofort die Beschäftigungsstelle zu informieren und das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Eigenunfallversicherung zu veranlassen.
8. Erholungsurlaub/Arbeitsbefreiung/ Sonderurlaub
Nach § 10 Abs. 1 TV Stud III besteht bei Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf 5 Tage in der Kalenderwoche ein Anspruch auf Erholungsurlaub im Umfang von 30 Arbeitstage jährlich. Bei einer anderen Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit als auf fünf Tage in der Woche erhöht oder vermindert sich der Urlaubsanspruch entsprechend.
Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im Laufe eines Jahres, erhält die studentische Hilfskraft als Erholungsurlaub für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses ein Zwölftel des Urlaubsanspruchs.
Ruht das Arbeitsverhältnis, so vermindert sich die Dauer des Erholungsurlaubs einschließlich eines etwaigen gesetzlichen Zusatzurlaubs für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel.
Verbleibt bei der Berechnung des Urlaubs ein Bruchteil, der mindestens einen halben Urlaubstag ergibt, wird auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet.
Der Erholungsurlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt werden, er kann auch in Teilen genommen werden.
Soweit Unterrichtsaufgaben wahrgenommen werden, soll der Erholungsurlaub grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit genommen werden.
Im Falle der Übertragung muss der Erholungsurlaub bis zum 30. September des folgenden Jahres genommen werden.
a) nur bei Arbeit nach Dienstplan
Ist eine studentische Hilfskraft dienstplanmäßig an zwei Tagen in der Woche tätig, so reduziert sich der Urlaubsanspruch auf (30 / 5 *2 =) 12 Tage.
Wird die Arbeitsleistung bspw. regelmäßig montags und donnerstags erbracht, so sind für einen Urlaub von zwei vollen Wochen (Montag bis Sonntag) in der Regel 4 Urlaubstage erforderlich. Abweichend wären bspw. dann nur drei Urlaubstage erforderlich, wenn in die zwei Urlaubswochen der Pfingstmontag (gesetzlicher Feiertag) fällt.
Wird die Arbeitsleistung dagegen regelmäßig dienstags und donnerstags erbracht, so sind auch bei Einschluss des Pfingstmontags in den Urlaubszeitraum 4 Urlaubstage erforderlich.
b) für alle Fälle
Unabhängig davon, ob die gemäß Arbeitsvertrag zu leistenden Monatsstunden nach einem festen Dienstplan erbracht oder jeweils individuell abgestimmt werden, empfiehlt es sich aus Praktikabilitätsgründen, den jährlichen Urlaubsanspruch nach folgender Regel in Stunden umzurechnen:
Urlaubsanspruch (Stunden im Jahr) =
Arbeitszeit x Anzahl volle Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 30 Url.tage
52,14 Wochen im Jahr x 5 Arbeitstage pro Woche
40 Mo-h x 12 Monate 480
---------------------------------- x 30 Url.tage = ------- = 55,24 Stunden
52,14 Wochen x 5 Arbeitstage 260,7
41 Mo-h x 12 Monate 492
---------------------------------- x 30 Url.tage = ------- = 56,62 Stunden
60 Mo-h x 12 Monate 720
---------------------------------- x 30 Url.tage = ------- = 82,85 Stunden
80 Mo-h x 12 Monate 960
---------------------------------- x 30 Url.tage = ------- = 110,47 Stunden
Abweichend davon wird der Urlaubsanspruch für studentische Hilfskräfte mit ganzjährig mindestens fünfzigprozentiger Schwerbehinderung wie folgt ermittelt:
Urlaubsanspruch =
Arbeitszeit x Anzahl voller Beschäftigungsmonate
-------------------------------------------------------------- x 35 Urlaubstage
Insbesondere für die tageweise Inanspruchnahme von Erholungsurlaub ist dann in einem nächsten Schritt der hierfür erforderliche Urlaubsverbrauch (in Stunden) zu ermitteln.
Ein Jahr hat 52,14 Wochen (365 / 7 Tage), in Schaltjahren, die im Weiteren vernachlässigt werden, 52,29 Wochen.
Die durchschnittlich pro Woche zu leistende Arbeitszeit hängt von der individuellen Arbeitszeit ab.
Bei 80 Monatsstunden sind demnach 18,41 Stunden pro Woche zu leisten (80 Mo-h x 12 Monate / 52,14 Wochen).
Für eine volle Urlaubswoche werden 5 Urlaubstage oder - bei 80 Monatsstunden, verteilt auf 5 Arbeitstage - 3,68 Urlaubsstunden pro Werktag (18,41 h / 5 Tage) verbraucht.
Folgende tabellarische Übersicht mit gerundeten Werten ergibt sich.
Arbeitszeit (Mo-h)
Arbeitszeit (Wo-h)
Urlaubsstunden pro Jahr
Stunden pro Urlaubstag
Diese Stunden sind demnach pro Urlaubstag von der im betreffenden Monat insgesamt laut Vertrag zu leistenden Arbeitsstundenzahl abzuziehen.
Wenn nun bspw. bei vereinbarten 40 Monatsstunden die Arbeitszeit üblicherweise montags und dienstags im Umfang von jeweils ca. 4,6 Stunden zu erbringen ist, so würde sich bei Inanspruchnahme von zwei Urlaubstagen (Montag und Dienstag zu je 1,8 Stunden) die in diesem Monat zu leistende Arbeitszeit auf 36,4 Stunden reduzieren (40 – 2 x 1,8 Urlaubsstunden), die rechnerisch in dieser Woche entstandenen „Fehlstunden“ im Umfang von 5,6 Stunden (9,2 – 2 x 1,8 Urlaubsstunden) wären also zeitversetzt noch abzuleisten.
Oder wenn bspw. bei vereinbarten 40 Monatsstunden die Arbeitszeit üblicherweise montags und dienstags im Umfang von jeweils ca. 4,6 Stunden zu erbringen ist, so würde sich bei Inanspruchnahme von einem Urlaubstag (Montag zu 1,8 Stunden) die in diesem Monat zu leistende Arbeitszeit auf 38,2 Stunden reduzieren (40 – 1,8 Urlaubsstunden), die rechnerisch in dieser Woche entstandenen „Fehlstunden“ im Umfang von 2,8 Stunden (9,2 – 1,8 Urlaubsstunden - 4,6 Arbeitsstunden) wären also zeitversetzt noch abzuleisten.
Würde dagegen bei vereinbarten 40 Monatsstunden und einer üblicherweise montags im Umfang von 4 Stunden und dienstags im Umfang von 5,2 Stunden erbrachten Arbeitsleistung vier Urlaubstage (Dienstag bis Freitag zu jeweils 1,8 Stunden) in Anspruch genommen, so würde sich die in diesem Monat zu leistende Arbeitszeit auf 32,8 Stunden reduzieren (40 – 4 x 1,8 Stunden), die rechnerisch in dieser Woche entstandenen 2,0 „Plusstunden“ (9,2 – 4 Arbeitsstunden – 4 x 1,8 Urlaubsstunden) wären durch spätere Freizeit auszugleichen.
Aus folgenden Gründen hat die studentische Hilfskraft einen zeitlich begrenzten Anspruch auf Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung der Vergütung:
Niederkunft der Ehefrau: 1 Arbeitstag
Tod des Ehegatten, eines Kindes oder Elternteils: 2 Arbeitstage
eines Angehörigen, soweit er in demselben Haushalt lebt: 1 Arbeitstag/Jahr
eines Kindes, das das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, wenn im laufenden Kalenderjahr kein Anspruch nach § 45 SGB V besteht oder bestanden hat: bis zu 4 Arbeitstage/Jahr
Dazu ist der Personalstelle eine Bescheinigung der Krankenkasse vorzulegen, dass kein Anspruch auf Krankengeld zur Pflege des erkrankten Kindes besteht und eine Bestätigung des Beschäftigungsbereiches, dass die studentische Hilfskraft an den Tagen der Krankschrift regulär im Dienst gewesen wäre.
einer Betreuungsperson, wenn die studentische Hilfskraft deshalb die Betreuung ihres Kindes, das das 8. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen körperlicher, geistiger oder seelischer Behinderung dauernd pflegebedürftig ist, übernehmen muss: bis zu 4 Arbeitstage
Eine Freistellung erfolgt nur, soweit eine andere Person zur Pflege oder Betreuung nicht sofort zur Verfügung steht und der Arzt die Notwendigkeit der Anwesenheit der studentischen Hilfskraft zur vorläufigen Pflege bescheinigt. Die Freistellung darf insgesamt 5 Arbeitstage im Kalenderjahr nicht überschreiten.
ärztliche Behandlung der studentischen Hilfskraft, wenn diese während der Arbeitszeit erfolgen muss: erforderliche nachgewiesene Abwesenheitszeit einschließlich erforderlicher Wegezeiten
Soweit es die dienstlichen Verhältnisse zulassen, wird die studentische Hilfskraft am 24. Dezember und am 31. Dezember unter Fortzahlung des Entgelts von der Arbeit freigestellt. Kann die Freistellung nicht erfolgen, ist entsprechender Freizeitausgleich innerhalb von 3 Monaten zu gewähren.
Gemäß § 11 TV Stud III können weitere Freistellungsregelungen Anwendung finden.
Studentischen Hilfskräften kann bei Vorliegen eines wichtigen Grundes Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden.
Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen.
Auf Antrag der studentischen Hilfskraft hat diese Anspruch auf Gewährung einer Elternzeit.
9. Arbeitsort/Arbeitsplatz/Telearbeit
Die Beschäftigung der studentischen Hilfskräfte erfolgt in den örtlichen Dienststellen der Humboldt-Universität im Land Berlin. Sofern dies zur jeweiligen Aufgabenerfüllung notwendig ist, ist für jede studentische Hilfskraft der Zugang zu einem angemessen ausgestatteten Arbeitsplatz zu gewährleisten, der auch die dafür erforderliche Hard- und Software umfasst. Ein vom vertraglich vereinbarten Regelfall abweichender Arbeitsort ist im Rahmen einer Dienstreise oder eines Dienstgangs bzw. im Rahmen der Dienstvereinbarung über die alternierende Telearbeit an der häuslichen Arbeitsstätte möglich.
Die alternierende Telearbeit ist eine räumlich flexibilisierte Alternative zur bestehenden Form der Erbringung von Arbeitsleistung.
Durch die Dienstvereinbarung über die Alternierende Telearbeit (DV
Telearbeit) wird der organisatorische Rahmen für die Anwendung
alternierender Telearbeit an der HU festgelegt. Insbesondere regelt sie Antragstellung, Finanzierung, Einrichtung der häuslichen Arbeitsstätte und datenschutzrechtliche Fragen.
unmittelbare Dienstvorgesetzte
Stellungnahme der/des Dienstvorgesetzten
10. Arbeitszeit und Zeitzuschläge
Die Arbeitszeit wird in Monatsstunden vereinbart. Nach § 5 TV Stud III darf sie an Universitäten nicht weniger als 40 Monatsstunden betragen. Nach § 121 Abs. 3 BerlHG darf die gesamte wöchentliche Arbeitszeit der studentischen Hilfskräfte die Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit nicht erreichen. Dementsprechend sind 80 Monatsstunden das Maximum der hochschulrechtlich zulässigen Beschäftigung einer studentischen Hilfskraft. Zur Vermeidung von Differenzen wird dringend empfohlen, für jeden einzelnen Arbeitstag den Beginn, die Dauer und das Ende der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu erfassen und die Aufzeichnung am Monatsende von studentischer Hilfskraft und Vorgesetztem gegenzuzeichnen.
Für die Abgeltung angeordneter Arbeit erhalten studentische Hilfskräfte zusätzlich zum Stundenentgelt Zeitzuschläge gem. § 6 TV Stud III in folgender Höhe
a) für Nachtarbeit (zwischen 21:00 und 06:00 Uhr): 20 v. H.
b) für Sonntagsarbeit: 25 v. H.
c) bei Feiertagsarbeit:
- mit Freizeitausgleich 35 v. H.
d) für Arbeit am 24. und 31. Dezember (ab 06:00 Uhr): 35 v. H.
e) für Arbeit an Samstagen von 13:00 bis 21:00 Uhr: 20 v. H.
des Stundenentgelts. Es wird jeweils nur der höchste Zeitzuschlag gezahlt.
11. Dienstreisen
Für studentische Hilfskräfte gilt die Dienstreiseordnung der HU. Ausführliche Informationen finden Sie unter dem Stichwort Dienstreisen der Haushaltsabteilung.
12. Vertretungseinstellung
Bei Inanspruchnahme einer Beurlaubung ohne Fortzahlung der Vergütung (z. B. Mutterschutz, Elternzeit) kann der Bereich eine Vertretungseinstellung beantragen. Diese kann mit oder ohne Ausschreibung erfolgen. (siehe Pkt. 3 und 4.)
13. Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
Das Beschäftigungsverhältnis einer studentischen Hilfskraft endet im Regelfall – sofern keine Weiterbeschäftigung erfolgt - mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Frist.
Ein vorzeitiges Ende ist in folgenden Fällen möglich:
Ein entsprechender Antrag ist über die Verwaltungsleitung an das Referat Personalwirtschaft zu richten.
Unter Einhaltung der tarifvertraglichen Kündigungsfrist (nach Ablauf der Probezeit 6 Wochen zum Monatsende) kann das Beschäftigungsverhältnis jederzeit ohne Angaben von Gründen gekündigt werden. Dabei stellt der Kündigungszugang in der Personalabteilung den Anfangspunkt der Fristberechnung dar.
Aus einem wichtigen Grund kann das Beschäftigungsverhältnis innerhalb von 2 Wochen gekündigt werden.
Wird die studentische Hilfskraft vor Ablauf der im Arbeitsvertrag bestimmten Frist exmatrikuliert, endet das Beschäftigungsverhältnis mit der Exmatrikulation, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
e) Studienabschluss
Abweichend von Buchstabe d) endet das Beschäftigungsverhältnis mit Ablauf des Semesters, in dem die studentische Hilfskraft die abschließenden Studienleistungen erbracht hat. Das Datum ist dem Referat III C unverzüglich mitzuteilen. Ein bestehendes Arbeitsverhältnis wird jedoch ohne Unterbrechung fortgeführt, wenn die studentische Hilfskraft unmittelbar nach Abschluss eines Studiums ein weiteres Studium (mit Ausnahme eines Promotionsstudiums oder eines berufsbegleitenden Weiterbildungsstudiums) aufnimmt. Die Mitteilung über die abschließende Studienleistung ist auch erforderlich, wenn die letzte Prüfung in einem Bachelor-Studiengang absolviert wurde und ein nachfolgendes Masterstudium beabsichtigt ist.
Die Hochschulausbildung im Sinne der Anwendung des Werkstudentenprivilegs endet mit Ablauf des Monats, in dem der Studierende vom Gesamtergebnis der Prüfungsleistung unterrichtet worden ist (i. d. R. Ausstellungsdatum des Abschlusszeugnisses). Um die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge prüfen zu können, übersenden Sie dem Referat IIIC bei Erhalt des Zeugnisses während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses eine Durchschrift vom Deckblatt.
Es ist sicherzustellen, dass zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses keine offenen Urlaubsansprüche mehr bestehen und Plus- oder Minus-Minuten entsprechend ausgeglichen wurden.
14. Zeugnisse
Die studentische Hilfskraft hat einen Anspruch auf die Ausstellung eines Zeugnisses über Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Antrag der studentischen Hilfskraft kann dieses auch Aussagen über Führung und Leistung enthalten. Die Erstellung von Zeugnissen erfolgt in dezentraler Verantwortung.↑
Weitere Auskünfte bezüglich der Angelegenheiten studentischer Hilfskräfte z. B. zu bereichsinternen Verfahrensregelungen erhalten Sie in der Verwaltungs- bzw. Abteilungsleitung der jeweiligen Fakultät/des Bereiches bzw. bei der zuständigen Sachbearbeiterin im Referat Personalwirtschaft - III C.
Dienstvereinbarung über die Ausschreibung und das Beschäftigungsverfahren für Studentische Hilfskräfte
Tarifvertrag (TV Stud III)
Dienstvereinbarung über die Alternierende Telearbeit
Forum "Gute Arbeit an den Berliner Hochschulen" - Kriterienkatalog
Merkblatt zur kurzfristigen Beschäftigung von studentischen Hilfskräften (Mindestlohngesetz) 04.07.2016
Datenschutzrechtliche Hinweise / Informationen gem. Art. 12, 13 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten an der Humboldt-Universität zu Berlin im Rahmen von Stellenausschreibungen
Angaben zur Bankverbindung und ELStAM
Information über den Eingang von Bewerbung schwerbehinderter Menschen
Erklärung zur Krankenkasse (SHK)
Erklärung für eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft an der Humboldt-Universität
Erklärung über Zeiten der Kinderbetreuung (SHK) nur für studentische Beschäftigte
Nachweis- und Zahlungsauftrag für Zeitzuschläge an studentische Hilfskräfte
Antrag auf Abschluss eines Auflösungsvertrages (SHK)
Personalfragebogen für studentische Hilfskräfte
Ausschreibungsantrag SHK - individuell (Aufgabengebiet und Anforderungen sind nur beispielhaft enthalten und können individuell angepasst werden.)
Antrag auf Einstellung für studentische Hilfskräfte - Formantrag
Telearbeit - Individuelle Vereinbarung
Telearbeit - Stellungnahme der/des Dienstvorgesetzten
Sachbearbeiterinnen für studentische Hilfskräfte
zuletzt verändert: 31.03.2020 vk

References: § 121
 § 84
 § 90
 § 82
 § 16
 § 5
 § 10
 § 45
 § 11
 § 5
 § 121
 § 6
 Art. 12