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Timestamp: 2018-12-19 12:13:33+00:00

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RESOLUCIÓN 121 DE 29 DE ENERO DE 2003
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DIRECCIONAMIENTO, REGISTRO, ENTREGA Y EN GENERAL LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. DEROGA LA RESOLUCIÓN 2926 DE 1995.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 1413 DE 2007 ARTÍCULO 29 DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
“Por la cual se adoptan las normas generales y en especial el Acuerdo 60 de 2001 para la administración de las comunicaciones oficiales en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones de carácter administrativo”.
(Nota: Derogada por la Resolución 1413 de 2007 artículo 29 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)
en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 6º, numeral 12 del Decreto 1133 de 1999, y
Que la Ley 80 de 1989 le asigna al archivo general de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos del manejo general de archivos;
Que la Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del archivo general de la Nación;
Que el Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001 expedido por el consejo directivo del archivo general de la Nación, establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas;
Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el área de correspondencia del ministerio, es necesario adoptar y establecer un procedimiento que permita cumplir con los programas de gestión documental para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos,
ART. 1º—Establecer el procedimiento para la recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega y en general la administración de las comunicaciones oficiales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:
(Nota: Derogado por la Resolución 1413 de 2007 artículo 29 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)
ART. 2º—Objeto. Establecer los principios para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios del ministerio en el trámite de las comunicaciones.
ART. 3º—Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ART. 4º—Definiciones. Para los efectos de la presente resolución, debe entenderse por:
a) Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente al ministerio, independientemente del medio utilizado;
b) Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para el ministerio;
c) Mensaje de datos: Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
d) Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;
e) Documento público: Es el producido o tramitado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención;
f) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual el ministerio asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas y/o enviadas y radicadas a través del grupo de gestión documental. Por lo tanto, ningún funcionario del ministerio puede recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias. Las comunicaciones oficiales del ministerio se clasificarán en recibida, enviada e interna y se les definirá como a continuación se indica:
1) Comunicaciones oficiales recibidas: Son las comunicaciones que ingresan a través del grupo de gestión documental, dirigidas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes, telegramas, fax, etc. Cada año calendario se iniciará una nueva numeración, partiendo de 00001. Este número será el único que identificará el documento.
Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y mensaje de datos.
a) Comunicación reservada o confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través del grupo de gestión documental, dirigidas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia solo se definirá así cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial;
b) Mensaje de datos: Son las comunicaciones que ingresan a la dirección de correo electrónico establecida para tal fin, dirigidas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales.
Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el grupo de gestión documental, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite, como se explica en el parágrafo del artículo 5º de la presente resolución.
2) Comunicación oficial enviada: Es la comunicación que se produce en cualquier dependencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas y se tramitará a través del grupo de gestión documental. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración, partiendo de 00001; este número será el único que identificará el documento.
3) Comunicaciones internas: Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de distintas dependencias del ministerio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los memorandos y las circulares internas.
Las comunicaciones internas generan su propio consecutivo y registro en el sistema de información del ministerio. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración, partiendo de 00001; este número será el único que identificará el documento. Para este efecto, cada dependencia entregará y administrará el conjunto de documentos que genere, de tal forma que garantice el manejo y organización de la documentación producida con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
4) Correspondencia personal: Son aquellas comunicaciones que se reciben en el ministerio a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia solo se definirá así cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite ni responsabilidad para el ministerio.
De la recepción y radicación de las comunicaciones
ART. 5º—Ventanilla única. La recepción de las comunicaciones oficiales siempre se hará a través de la ventanilla única ubicada en el sótano del edificio San Agustín Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
PAR.—Cuando una dependencia del ministerio reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax, etc., está en la obligación de enviarla al grupo de gestión documental, dentro de la hora siguiente a su recibo, para que este proceda a la recepción, registro, radicación y trámite correspondiente. Es responsabilidad del director de cada dependencia velar por el estricto cumplimiento de esta obligación.
ART. 6º—Horario de atención. El horario para la recepción de la correspondencia al público se establece de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes, en días hábiles laborales.
ART. 7º—Radicación de las comunicaciones. Todas las comunicaciones oficiales que ingresen al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deben ser radicadas en la ventanilla única por el grupo de gestión documental. Para el efecto, se cumplirá el siguiente procedimiento:
• Todo sobre, paquete o envío postal será revisado por el detector de metales.
• Se procederá con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas, entre otras:
— Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.
— Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
— Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.
— Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.
b) Abrir la comunicación;
c) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;
d) Revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado, cuando fuere el caso;
e) Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación;
f) Asignar un número consecutivo a cada comunicación, con constancia de fecha y hora de recibo.
PAR. 1º—La correspondencia particular, los folletos, las publicaciones periódicas y el material bibliográfico que no constituya una suscripción institucional, no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
PAR. 2º—Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima. No obstante, se radicará en el sistema de información y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.
PAR. 3º—Está prohibido realizar la reserva de números de radicación. Así mismo, cuando se detecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados, se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la respectiva justificación y firma del jefe del grupo de gestión documental, asegurando de esta forma la aplicación del principio de transparencia en la actuación administrativa.
PAR. 4º—Los títulos judiciales que lleguen a la ventanilla única de correspondencia, no se recibirán allí sino serán direccionados a la dependencia destinataria, quien será la única responsable de su trámite y custodia.
Del direccionamiento, registro y entrega de las comunicaciones
ART. 8º—Direccionamiento de las comunicaciones. Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en la ventanilla única, serán direccionadas por el grupo de gestión documental a la dependencia correspondiente para realizar los trámites pertinentes, utilizando para el efecto la guía de direccionamiento donde se encuentran enunciadas en forma sintetizada las funciones asignadas a las diferentes dependencias del ministerio, según las normas de estructura vigentes.
ART. 9º—Registro de las comunicaciones. Todas las comunicaciones oficiales recibidas deben ser registradas en el sistema de información, ingresando los siguientes datos:
a) Nombre de la persona o entidad remitente;
b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s);
c) Fecha de emisión del documento;
d) Número de anexos;
e) Número de radicación en el origen;
f) Asunto del que trata el documento;
g) Forma de recibo.
PAR. 1º—Registro de comunicaciones reservadas o confidenciales. De este tipo de comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de reservada o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de comunicaciones.
ART. 10.—Entrega de las comunicaciones. Una vez registrada la comunicación en el sistema de información, se imprimirán planillas para cada una de las dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones y se hará la distribución por parte del grupo de gestión documental. Para tal efecto, se utilizarán carpetas identificadas con el código de las oficinas.
PAR. 1º—Las comunicaciones se entregarán y recibirán en las diferentes dependencias del ministerio en el siguiente horario:
Entre 9:00 a.m. y 9:30 a.m.
Entre 11:00 a.m. y 11:30 a.m.
Entre 2:00 p.m. y 2:30 p.m.
Entre 4:00 p.m. y 4:30 p.m.
PAR. 2º—Recepción de las comunicaciones por las dependencias del ministerio. El funcionario competente recibirá la planilla de registro de comunicaciones que se emitirá en original y una copia, verificará los datos registrados en las planillas con los de las comunicaciones y firmará en el renglón de recibido con la fecha y hora en que las recibe, inmediatamente llega el funcionario del grupo de gestión documental.
En el evento de que vengan registradas en la planilla comunicaciones que no sean competencia de la dependencia, este realizará las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente para que el grupo de gestión documental realice el correcto direccionamiento de las comunicaciones.
PAR. 3º—Entrega de las comunicaciones por parte de las dependencias. Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con destino a otras entidades públicas o privadas a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en el mismo horario y frecuencia establecido en el parágrafo 1º del artículo 10, evitando así el desplazamiento de funcionarios al grupo de gestión documental.
PAR. 4º—Distribución y archivo de las planillas de registro de comunicaciones. Los originales de las planillas de registro de comunicaciones se archivarán en el grupo de gestión documental. La copia será conservada por la dependencia receptora por tres (3) años. Cumplido este plazo procederá a su destrucción.
De la radicación y registro de las comunicaciones enviadas
ART. 11.—Radicación de las comunicaciones oficiales enviadas. Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deberán ser radicadas en el grupo de gestión documental para ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenido y el grupo de gestión documental deberán:
a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre, cargo, entidad, dirección, piso, apartado aéreo, fax, ciudad, departamento y país;
b) Confrontar el número de anexos;
c) Constatar que se proporcionen copias del original para la serie documental consecutivo general de correspondencia y para la dependencia solicitante;
d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias;
e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada;
f) El grupo de gestión documental asignará un número consecutivo para cada comunicación, con constancia de fecha y hora de radicación.
ART. 12.—Procedimiento para la radicación y registro de las comunicaciones enviadas por parte de las dependencias:
a) Ninguna comunicación debe ser fechada ni numerada. La fecha y el número lo genera el sistema de información en el momento de su radicación. No se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones en el sistema de radicación de la entidad;
b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al grupo de gestión documental, en el número indicado;
c) Cuando en una comunicación se utilizan más de dos hojas, se deben coser los juegos correspondientes;
d) Debe citarse en la parte inferior izquierda de las comunicaciones, como actos administrativos, oficios y memorandos la cantidad de folios y cantidad de anexos que los acompañan;
e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de entrada a la entidad en el asunto de la misma;
f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos;
g) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas sin excepción a la oficina correspondiente por parte del grupo de gestión documental en los recorridos establecidos para la entrega y recepción de comunicaciones.
ART. 13.—Registro de las comunicaciones oficiales enviadas. Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del grupo de gestión documental en el sistema de información, ingresando los siguientes datos:
a) Nombre de la persona o entidad destinataria;
b) Nombre de la dependencia de origen;
c) Nombre del funcionario que firma el documento;
d) Asunto del que trata el documento;
e) Forma de envío;
f) Número de anexos;
g) Número de radicación del antecedente (si existe).
De la gestión de correo
ART. 14.—La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará el ministerio a través de un operador de correo cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto del mundo y con mensajeros urbanos cuando el destino sea Bogotá, D.C.
Las dependencias deben indicar al grupo de gestión documental el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:
— Correo normal. Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional. El tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano; de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas.
— Correo certificado. Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales. El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano; de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas.
— Correo internacional. Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países. Está sujeto a convenios internacionales y el tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante, dependiendo del país a enviar.
PAR. 1º—La correspondencia urbana se entregará por mensajeros urbanos con dedicación exclusiva al ministerio, observando el siguiente procedimiento:
— Las comunicaciones oficiales a entregar en las horas de la mañana, deben llegar al grupo de gestión documental en el horario de 2:00 p.m. a 4:30 p.m. del día anterior.
— Las comunicaciones oficiales a entregar en las horas de la tarde, deben llegar al grupo de gestión documental en el horario de 9:00 a.m. a 11:30 a.m. del mismo día.
Recorridos. Habrá dos recorridos diarios de rutina para la entrega de las comunicaciones oficiales a nivel urbano por parte del operador de correos en los siguientes horarios:
— El primer recorrido inicia a las 8:30 a.m. y culmina a las 12:00 m.
— El segundo recorrido inicia a la 1:00 p.m. y culmina a las 5:30 p.m.
Relación de envíos y prueba de entrega. Los envíos se relacionarán en la planilla control de entrega de comunicaciones urbana y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural, según sea el caso.
ART. 15.—Devolución de comunicaciones. Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicita un reenvío o se archiva. Se dejará constancia de la devolución en la copia del consecutivo general de correspondencia.
ART. 16.—El Ministerio de Hacienda y Crédito Público adoptará mediante circular interna de la secretaría general, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales del ministerio son los responsables de la aplicación y estricto cumplimiento de las normas aquí establecidas.
ART. 17.—Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas adoptadas se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización del nuevo documento, labor que coordinará el grupo de gestión documental.
ART. 18.—Las comunicaciones oficiales que se proyecten enviar a destinatarios externos, sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la planta del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
1. Ministro.
2. Viceministro.
5. Subdirector.
Para las comunicaciones internas serán los cargos anteriores, más los que se citan a continuación:
6. Jefe de unidad.
7. Jefe de oficina.
8. Jefe de división.
9. Coordinadores de grupo.
PAR. 1º—Los funcionarios con delegación expresa no se someten a lo estipulado en este artículo.
ART. 19.—El grupo de gestión documental radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios relacionados en el artículo anterior.
Codificación de dependencias
ART. 20.—Se adopta la siguiente codificación para las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en lo referente a las comunicaciones oficiales del mismo:
0 Despacho del ministro
0.1 Oficina de asesores Confis
0.2 Unidad jurídica asesora
1. Despacho del viceministro general
2 Despacho del viceministro técnico
3 Secretaría general
3.1 Oficina de asuntos disciplinarios
3.2 Dirección administrativa
3.2.1 Subdirección financiera
3.2.1.1 Grupo de presupuesto
3.2.1.2 Grupo de pagaduría
3.2.1.3 Grupo de contabilidad
3.2.2 Subdirección de servicios
3.2.2.1 Grupo de almacén
3.2.2.2 Grupo de gestión documental
3.2.2.3 Grupo provisión y apoyo logístico
3.2.2.4 Grupo operativo de transporte
3.2.3 Subdirección de recursos humanos
3.2.3.1 Grupo administración de personal
3.2.3.2 Grupo de capacitación y estímulos
3.2.3.3 Grupo de nominas y prestaciones sociales
3.2.4 Subdirección jurídica
3.2.4.1 Grupo de asuntos laborales y sentencias
3.2.4.2 Grupo de cobro coactivo
3.2.4.3 Grupo de contratos
3.2.5 Dirección general de tecnología
3.2.5.1 Subdirección de administración de recursos tecnológicos
3.2.5.2 Subdirección de ingeniería de software
4 Dirección general del presupuesto público nacional
4.1. Subdirección de estudios fiscales y consolidación presupuestal
4.1.1 División de política fiscal
4.1.2 División de consolidación presupuestal
4.2 Subdirección de infraestructura y desarrollo económico
4.2.1 División de comunicaciones y transporte
4.2.2 División de desarrollo económico
4.2.3 División de minas y energía
4.3 Subdirección de administración general del Estado
4.3.1 División de administración general
4.3.2 División de planificación central
4.3.3 División de defensa y seguridad
4.3.4 División de hacienda y finanzas territoriales
4.4 Subdirección de desarrollo social
4.4.1 División de seguridad social
4.4.2 División de justicia
4.4.3 División de educación
4.4.4 División de salud
5 Dirección general del tesoro nacional
5.1 Subdirección operativa
5.1.1 División de caja y giros nacionales
5.1.2 División de giros al exterior y deuda pública
5.1.3 División de tesorerías y cuentas corrientes
5.2 Subdirección del programa anual de caja
5.3 Subdirección de planeación del tesoro nacional
5.3.1 División de análisis y evaluación
5.3.2 División de programación y seguimiento
5.3.3 División administración del programa anual mensualizado de caja
5.4 Subdirección financiera
5.4.1 División de operaciones nacionales
5.4.2 División de operaciones internacionales
6 Dirección general de crédito publico
6.1 Oficina de participación privada
6.2 Subdirección de mercado de capitales externos
6.3 Subdirección de mercado de capitales interno
6.4 Subdirección de financiamiento
6.4.1 División de financiamiento interno
6.4.2 División de financiamiento externo
6.5 Subdirección de políticas de riesgo
6.5.1 División de pasivos contingentes
6.6 Subdirección de operaciones
6.6.1 División de financiamiento interno
6.6.2 División de servicio de deuda
6.6.3 División de estadísticas
6.6.4 División de registro
7 Dirección general de apoyo fiscal
7.1 Subdirección técnica
7.2 Subdirección de apoyo
8 Dirección general de política macroeconómica
9 Dirección general de regulación financiera
10 Dirección general de regulación de la seguridad social
10.1 Subdirección de salud y riesgos profesionales
10.2 Subdirección de pensiones
11 Dirección general del patrimonio público
ART. 21.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo 491 de la Resolución 250 de 1991 y la Resolución 2926 de 1995.

References: RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 29
 Resolución 
 artículo 29
 artículo 6
 Resolución 
 artículo 29
 artículo 5
 artículo 10
 resolución 
 artículo 491
 Resolución 
 Resolución