Source: http://jps.go.cr/sites/default/files/manual_de_procedimientos.html
Timestamp: 2020-01-23 00:02:57+00:00

Document:
JUNTA DE PROTECCIÓN SOCIAL DE SAN JOSE
Con el afán de atender lo dispuesto en la Ley No. 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos”, en el siguiente manual se presenta una compilación de los procedimientos relacionados con los trámites que se llevan a cabo en la Junta de Protección Social de San José y los requisitos que se solicitan a las personas que se presentan a realizar tramites relacionados con la obtención de beneficios producto de las loterías que se generan en la Institución, y a la vez orientar a los administrados en las gestiones que deben realizar. Además dejar claro a los usuarios el objetivo que se pretende como es: “mejorar la atención al cliente externo”, aligerando así los procesos a los que se deben someter cuando se presenten a realizar alguna transacción.
A efecto de simplificar la comprensión de los procedimientos y requisitos que se generan en la Junta de Protección Social de San José, se agruparon por Direcciones, a saber:
Dirección Administrativa, Dirección Financiero Contable y Dirección de Producción y Ventas con sus respectivas dependencias y además; los departamentos de Acción Social y Cementerios.
Además, se presenta el fundamento legal que ampara los procedimientos y requisitos en atención a lo dispuesto en la ley citada anteriormente.
1. SOLICITUD DE DOCUMENTOS.
Dependencia que presta el servicio: Archivo Central.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. 3:30 p.m
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal: Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos e inciso XII, acta 33-97, del 31 de julio de 1997.
1. Presentarse en la oficina de archivo central.
2. Se recibe del interesado lo requerido para consulta.
3. Registrarse en el “Registro de Usuario”.
4. Llena y firma la boleta de préstamo (en consultas prolongadas).
5. Cancelar el monto correspondiente( si solicita fotocopias).
1. Se entregan los documentos al usuario.
1. PAGO A PROVEEDORES.
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 30 días.
Fundamento legal: Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
1. Entregar original y dos copias de la factura.
1. Se envían las facturas y documentos al Departamento de Contabilidad.
2. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato (si la documentación e información están completas).
Fundamento legal: Artículo 8 de la ley de Contratación Administrativa (Gaceta No. 156 del 19 de agosto de 1996) y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
1. Retirar y llenar el listado de bienes y servicios y el formulario respectivo.
2. Indicar con una x aquellos bienes y servicios que está en disposición de ofrecer.
3. Copia de la cédula de identidad o jurídica según corresponda.
4. Nombre completo de la persona física o jurídica.
5. Dirección exacta para el recibo de correspondencia.
6. Número de teléfono, fax y apartado postal.
7. Certificación de la naturaleza y propiedad de las acciones y personería jurídica.
8. Certificación del número de inscripción en el Registro Público.
9. Carácter de la firma, sea que actúe a su nombre y por su cuenta, o como distribuidor exclusivo o representante de casas extranjeras.
10.Tipo de actividad a la que se dedica.
11.Nombre del ejecutivo encargado de la cuenta.
1. Si la documentación está completa queda inscrito en el Registro de Proveedores, sino; se conceden 10 días hábiles para completarla.
3.PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES (MONTOS DE Ë 1 MILLON A Ë 2 MILLONES)
Tiempo que tarda el trámite: 10 días hábiles.
Fundamento legal: La ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
1. Estar inscrito en el registro de proveedores.
2. Presentar la cotización.
3. Indicar precios, plazos de entrega, marca del producto y cualquier otra información que considere pertinente.
1. Se prepara el cuadro ofertas.
2. Se analizan ofertas.
3. Se recomienda.
4. Se adjudica.
4.CONTRATACIONES DIRECTAS (MONTOS DE Ë 2 MILLONES A Ë 8 MILLONES Y LICITACIONES (MONTOS SUPERIORES A 8 MILLONES)).
Tiempo que tarda el trámite: El establecido en el cartel según el tipo de contratación.
1. Retirar el respectivo cartel.
2. Llenar las condiciones y requisitos establecidos en el Cartel.
5.SOLICITUD DE FOTOCOPIAS A EXPEDIENTES.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:OO p.m.
Fundamento legal: La ley de Contratación Administrativa y el Reglamento.
1. Cancelar el costo respectivo en el Departamento De Tesorería.
2. Entregar comprobante de pago en Proveeduría.
1. Envío del expediente a la Imprenta para fotocopiar.
2. Se entregan las fotocopias al interesado.
1.RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.
Dependencia que presta el servicio: Departamento Recursos Humanos.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 11:00 p.m.
Fundamento legal: Artículo 7º, 8º y 9º del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Junta de Protección Social de San José e el Enunciado 150.04 aspecto d) del Manual de normas Técnicas de Control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
1. Realizar la entrevista preliminar.
2. Retirar la “oferta preliminar de servicios”.
3. Llenar el formulario “Oferta preliminar de servicios”.
1. Verificar información anotada en el formulario.
2. Observar aspectos como: apariencia, trato, vocabulario, interés y desenvolvimiento.
3. Espera de la oportunidad de alguna plaza vacante.
2.SELECCIÓN DE PERSONAL
Tiempo que tarda el trámite: Un mes.
1. Efectuar entrevista con la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos.
2. Someterse a los exámenes de rigor.
3. Si califica para el puesto vacante, deberá someterse a pruebas ante el psicólogo (previa cita).
4. Si en las pruebas obtienen puntaje mayor a 70 deberá realizar pruebas psicométricas.
5. Presentar:
1) "Declaración Jurada" de no haberse acogido a Movilidad Laboral.
2) Fotocopias de títulos (presentar los originales).
3) Cédula de identidad.
4) 2 fotografías.
6. Retirar y llenar el formulario de “Antecedentes laborales”.
1. Se seleccionan los oferentes para el proceso de selección.
2. Comunicar el día, hora, lugar y temas a evaluar para los exámenes psicológicos o específicos.
3. En caso de aprobar los exámenes se adjuntan a las ofertas preliminares.
4. Comunicar los resultados al interesado.
5. Se archiva el expediente completo en “Elegibles” durante 18 meses, pasado ese lapso la solicitud se desecha.
6. Si existe plaza vacante, se coordina con el jefe respectivo para que entreviste al candidato.
7. Se indica al candidato el día, hora y lugar donde deben presentarse.
8. Si es electo, se notifica por medio telefónico el día y el lugar en que debe presentarse.
3.SOLICITUD Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES DE TIEMPO LABORADO POR EXFUNCIONARIOS EN LA JUNTA DE PROTECCION SOCIAL DE SAN JOSE
Horario de servicio: 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 8 días hábiles.
Fundamento legal: Artículo No.65 Ley General de la Administración Pública y No.35 Código de Trabajo.
1. Solicitar verbalmente la certificación de tiempo laborado para la Junta de Protección Social de San José (si se presenta el interesado).
2. Presentar autorización de la solicitud por escrito (si el que se presenta no es el interesado.
1. Localizar el expediente respectivo.
2. Emitir la certificación.
DIRECCION FINANCIERO CONTABLE
1. CONSTANCIAS DE RETENCIÓN DEL 2% DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Contabilidad, Avenida 10, frente al Cementerio General.
Horario de servicio: De 8:00 a.m. a 3.30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: De dos a cinco días hábiles.
Fundamento legal: La Ley N° 7092 del 21 de Abril de 1988 y Ley Nº 7722 del 15 de Enero de 1998.
1. Solicitar información requerida por medio de nota o fax, e indicar:
Ø Razón social completa.
Ø Número de cédula jurídica.
Ø Periodos fiscales.
Ø A quien debe dirigirse la constancia.
Ø Número de teléfono ó fax donde se pueda comunicar con el interesado.
1. Confeccionar la constancia solicitada.
2. Comunicar vía telefónica al proveedor para su retiro.
1. ENTREGA DE CHEQUE GIRADO A LAS ASOCIACIONES, CENTROS DIURNOS, ASILOS, HOGARES DE ANCIANOS, ESC. ENS ESP.
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días Martes de 8:30 a.m. a 3.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Entre 10 y 15 minutos.
Fundamento legal: Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994 y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
1. Todos tienen que firmar convenio anual.
2. Autorización en caso de que no venga el Presidente.
3. Copia de la cédula del Presidente.
4. Copia de la cédula del autorizado.
5. Recibo de Dinero.
6. Firma de Recibido Conforme.
7. Entrega de Cheques.
1. Se entrega el cheque.
2. CHEQUES COMERCIALES
1. Carta de autorización para el retiro del cheque.
2. Si el pago es mediante Orden de Compra presentar la original de ésta, (si el pago es parcial no debe presentar la Orden de Compra).
3. El recibo de dinero.
3. CHEQUES PERSONAS FÍSICAS.
2. Si no es el beneficiario presentar una autorización para el retiro del cheque.
4. CAMBIO DE PREMIOS A ADJUDICATARIOS.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente de 2 a 3 horas.
Fundamento legal: La Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994 y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
1. Presentar el original y copia del Detalle de Premios Cambiados a Vendedores (con toda la información completa).
2. Entregar la lotería en paquete cerrado:
1. Lotería Nacional, Popular y Tiempos.
2. La lotería Nacional, Popular y Tiempos sellada y firmada.
3. La lotería instantánea raspada en su totalidad.
3. Firmar de recibido el dinero correspondiente a la lotería cambiada.
1. Verificar que el Detalle de Premios cambiados corresponda al paquete entregado.
2. Emitir y firmar el comprobante de lotería por revisar.
3. Se entrega original del comprobante de lotería por revisar al vendedor.
4. Se pasa el paquete para el proceso de revisión.
5. Se revisan las cuentas.
6. Se emite el comprobante de lotería pagada.
7. Se entrega el dinero correspondiente al vendedor, o bien una “Autorización para el Retiro de Lotería”, según lo requiera el mismo.
5. CAMBIO DE PREMIOS AL PÚBLICO
Tiempo que tarda el trámite: Entre 10 y 15 minutos (en pagos menores a ¢500.000.00 por fracción), en premios superiores a ¢500.000.00 por fracción, depende del Banco de Costa Rica ubicado en la Junta de Protección Social de San José.
1. Presentar en la ventanilla la lotería premiada y firmada, con respecto a lotería instantánea, ésta debe presentarse totalmente raspada.
2. Presentar la cédula de identidad, pasaporte o cédula de residencia.
3. Si el premio es mayor a ¢500.000.00 por fracción, firmar el Comprobante de pago premios mayores.
1. Verificar la autenticidad del premio.
2. Pagar el premio correspondiente, si el premio es menor a ¢500.000.00 por fracción.
3. Si el premio es mayor a ¢500.000.00 por fracción, se paga por medio del Banco de Costa Rica.
6. RECLAMO POR LOTERIA MAL PAGADA
Dependencia que presta el servicio: Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Dos días hasta ser enviado el estudio al Departamento de Revisión y Control.
1. Llenar la fórmula “Reclamo de Lotería Mal Pagada”.
3. Fotocopia del voucher de lotería pagada, en el que se identifique el sello del cajero que pagó el premio (cuando el reclamo sea por parte de un vendedor).
4. Presentar el detalle de Premios Cambiados a Vendedores (cuando el reclamo sea por parte de un vendedor).
1. Se envía el reclamo para el respectivo estudio al Departamento de Revisión y Control.
2. Se le informa al reclamante el resultado del estudio.
3. Si el estudio resultó positivo, se emite el cheque correspondiente.
4. Se entrega al cliente copia de hoja de reclamo.
7. RECEPCIÓN DE PAGOS POR COMPRA DE LOTERÍA.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente 5 minutos, respecto a las Cooperativas depende del volumen de las compras.
Fundamento legal: Ley de Loterías Nº 7395, publicada en la Gaceta del viernes 6 de Mayo de 1.994 y su Reglamento publicado el viernes 17 de marzo del 2.000.
1. Presentar carné de la Junta de Protección Social.
4. Si es representante del adjudicatario, debe presentar:
1. Permiso, es decir la autorización provisional del representante.
2. Carné y cédula del adjudicatario.
3. Cédula del representante.
5. Voucher emitido por el Banco (si el pago se realiza por medio del Banco)ó depósitos bancarios con el logotipo de la Junta de Protección Social de San José.
6. Recibo de excedentes (original, en caso de que haya devuelto lotería de un sorteo anterior).
7. La autorización para el retiro de lotería.
8. La autorización de financiamiento.
9. El documento por pagar.
10.Si se presenta cheque debe ser de Gerencia ó certificado(en caso de las Cooperativas).
El requisito No. 6, 7, 8 y 9 se presenta dependiendo del documento que vaya a aplicar.
1. Se revisa la documentación.
2. Se sellan los documentos para que el interesado se dirija al Departamento de Loterías a hacer el retiro respectivo.
8.MATRICULA DE CUENTAS CORRIENTES PARA TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS DE FONDOS.
Horario de servicio: De 8:15 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 6 días hábiles.
Fundamento legal: Manual de Procedimientos de Cuentas por Pagar de la Junta de Protección Social de San José.
1. Solicitud por escrito con firma del representante legal.
2. Llenar el formulario correspondiente.
1. Emitir oficio a la entidad bancaria correspondiente para solicitar la matrícula de la cuenta corriente.
2. Si por algún motivo el trámite no se pudo llevar a cabo en el Banco, se estará comunicando al interesado en término de tres días hábiles posterior a la comunicación bancaria.
3. Posterior a la comunicación del motivo del rechazo de la solicitud, se otorgará 10 días hábiles para que corrija la situación.
4. Aprobada la gestión se comunicará al interesado.
9.CONTROL DE ENVIOS DE LOTERÍA A LAS AGENCIAS BANCARIAS.
Fundamento legal: Ley de Loterías Nº 7395, publicada en la Gaceta del viernes 6 de Mayo de 1.994 y su Reglamento publicado el viernes 17 de marzo del 2.000 y los convenios firmados entre la Junta de Protección Social de San José y el Banco de Costa Rica.
Cada Agencia bancaria, debe remitir a la Junta de Protección Social, la documentación semanalmente en sobre cerrado:
1. Listado con el detalle de los depósitos recibidos.
1. Los depósitos de los adjudicatarios.
2. Los vouchers emitidos por el Banco (si los depósitos bancarios se realizaron a cuentas corrientes)ó,
3. Formularios con el logotipo de la Junta de Protección Social de San José.
4. Depósito de la lotería entregada como excedente (previa autorización del Departamento de Loterías).
5. Depósito del pago de la lotería instantánea (debe hacerse en depósito separado).
2. Actas de devolución de lotería no retirada por los adjudicatarios, con los siguientes requisitos:
1. Nombre completo del adjudicatario.
2. Monto del paquete.
3. Número de sorteo correspondiente.
4. Firma y sello del cajero que hace la devolución.
3. Recibos de excedentes.
4. Autorizaciones para el retiro de lotería.
5. Autorizaciones de financiamiento.
6. Documentos por pagar.
1. Se revisa la documentación y los valores recibidos.
10.RECLAMOS POR EXTRAVIO DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA Y EMITIDOS INTERNAMENTE.
1. Llenar una fórmula de solicitud de reposición de documento.
1. Depósitos por pagar.
2. Recibos de excedentes.
3. Autorizaciones para retiro de Lotería (cambio de Premios).
2. Presentar su cédula de identidad.
3. Presencia del Gerente de la Cooperativa (si el documento corresponde a un socio de Cooperativa).
1. Localizar y entregar el documento con el visto bueno de la Jefatura del Departamento de Tesorería.
11.RECLAMOS POR EXTRAVIO DE DEPÓSITOS BANCARIOS
3. Presentar la fotocopia del documento extraviado.
4. Presentar u pagaré en blanco.
5. Si el documento corresponde a un socio de Cooperativa, la gestión debe ser realizada por el Gerente de la Cooperativa.
1. Confeccionar el pagaré respectivo.
2. Se entrega el documento al interesado.
12.REINTEGRO DE DINERO POR DOCUMENTOS PENDIENTES A APLICAR (FALLECIMIENTO DE ALGUN ADJUDICATARIO)
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente 2 días.
Fundamento legal: Ley de loterías No. 7395.
Los familiares del adjudicatario fallecido deben presentar:
1. Presentar recibo correspondiente.
2. Solicitud de traspaso de fondos o reintegro de dinero.
3. Copia de la cédula de identidad del adjudicatario y del solicitante.
4. Copia del acta de defunción.
5. Declaración jurada de que no existen más herederos con iguales o mayores derechos y que además eximen a la Institución, de toda responsabilidad.
1. Se realiza el estudio correspondiente.
2. Se emite el entero para confección de cheque.
3. Se remite a la Unidad de cheques para que se reintegre el dinero.
13.RECLAMOS POR DINERO MAL ACREDITADO EN CUENTA CORRIENTE
1. Solicitud de reintegro.
2. Presentación del voucher.
3. Presentación de la cédula de identidad.
1. Se realiza el estudio y se reintegra el dinero.
14.COMPRA DE EXCEDENTES.
Horario de servicio: Días martes, viernes y domingo, de 4:30 p.m. a 5:00 pm. y cualquier otro día y horario que disponga la Junta Directiva de la Institución.
Fundamento legal: Artículo No. 17 de la Ley de Loterías No. 7395 del 5 de Mayo del 1994 y el artículo No. 29, 30 y 34 del Reglamento a la Ley de Loterías del 17 de Marzo del 2000.
1. Presentar el original de cédula de identidad, o el carné que lo acredita como adjudicatario o vendedor o socio de cooperativa u otro documento, que defina la Junta Directiva.
2. Presentar la lotería que no se vendió.
1. Se recibe la lotería.
2. Verificar el total de lotería recibida.
3. Se emite el voucher de compra de excedentes.
15.EMISION DE CERTIFICACIONES:
A) DE PREMIOS DE LOTERIA AL PÚBLICO.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:30 pm
Tiempo que tarda el trámite: 3 días.
Fundamento legal: Artículo No. 262, inciso b) de la Ley General de la Administración Pública.
1. Llenar el formulario que existe para tal efecto.
2. Presentar la cédula de identidad ó pasaporte.
3. Autorización por escrito.(si el interesado no se presenta).
4. Original y fotocopia de la cédula de identidad del autorizado e interesado.( si el interesado no se presenta).
1. Emitir la certificación.
B) SOLICITUDES PARA EFECTOS JUDICIALES.
Fundamento legal: : Artículo No. 262, inciso b) de la Ley General de la Administración Pública.
1. Solicitud de la información que requiere por escrito o por fax, debidamente firmada y sellada por instancias judiciales. (esto lo presentará el Juez o el fiscal).
2. Indicar el nombre de los inspectores que se designan. (en caso que se presenten funcionarios del Organismo de Investigación Judicial).
3. Presentar placa que acredite como funcionario del Organismo de Investigación Judicial y cédula de identidad
2. Entrega de la certificación (ya sea por medio de fax o personalmente).
16.RECLAMOS DE LOTERÍA CON ROTURA SUPERIOR A ¢10.000.00 (DEL PÚBLICO Y
DE ADJUDICATARIOS DE LOTERÍA).
Horario de servicio: De 8:30 am. a 3:30 pm
Fundamento legal: Oficios JD-767-96,G-683-97, G 601-97, G 2445-99, AL 816-99
1. Presentarse personalmente, en caso de imposibilitarse su presencia deberá autorizar a un representante.
2. Llenar el formulario que se utiliza para tal efecto.
3. Firmar la lotería.
4. Copia de cédula de identidad o el original del pasaporte (si es extranjero).
5. Presentar una autorización para realizar el reclamo.(Si el interesado no se puede presentar a realizar el trámite)
1. Se recibe conforme la lotería y los documentos solicitados.
2. Se entrega copia del formulario al cliente.
3. Comunicación por escrito al interesado del resultado. (en caso de que el pago fuere denegado).
4. Se realiza el pago, (ya sea en efectivo ó mediante el Banco Costa Rica.
DEPARTAMENTO DE REVISION Y CONTROL
1. REVISION DE LIQUIDACIONES A DONACIONES DE LA JUNTA DE PROTECCION SOCIAL DE SAN JOSE
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Revisión y Control.
Horario de servicio: De 8:30 a. m a 3:30 p. m
Tiempo que tarda el trámite: De uno a seis meses (dependiendo del cronograma de revisión del Departamento de Revisión y Control).
Fundamento legal: Las leyes Nos. 7395, 7342, 1152.
1.Nota dirigida a la Jefatura del Departamento de Revisión y Control. (debe indicar cuáles documentos se entregan).
2.Presentar cada seis meses una liquidación de las donaciones recibidas de la Junta de Protección Social de San José, (Ultimo día de los meses de enero y julio).
3.Contar con una cuenta corriente exclusiva en un banco estatal para dineros provenientes de la Junta de Protección Social de San José.
4.Adjuntar copia de los estados de cuenta de la entidad.
5.Facturas originales que no presenten dudas de su legitimidad.
6.Presentar desgloce de gastos, según formulario No. 2 adjunto.
7.Presentar liquidación de viáticos según formulario adjunto Anexo 3 ( si se realizan gastos por ese concepto).
8.Ultima Conciliación bancaria.
9.Copia de los cheques girados por el administrado y las respectivas facturas.
1. Revisar los documentos y la liquidación presentada.
2. Preparar informe con el resultado de la revisión.
2.REVISIÓN DE PROYECTOS ESPECIFICOS
Tiempo que tarda el trámite: De 1 a 3 días.
1. Carta de presentación de la liquidación.
2. Detalle de gastos.
3. Las facturas.
4. Estados de cuenta bancaria.
5. La conciliación bancaria.
1. Revisión de la liquidación y de los documentos que la amparan.
2. Informar al interesado.
3. Preparar el informe del resultado de la revisión.
4. Devolver documentación al interesado.
DIRECCION PRODUCCION Y VENTAS
DEPARTAMENTO DE INSPECTORES
1. ASISTENCIA A LA SALA ESTUDIO EN LOS SORTEOS DE LA RUEDA DE LA FORTUNA
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Inspectores.
Horario de servicio: Miércoles de 8.30 a. m. a 3.00 p. m
Tiempo que tarda el trámite: Desde el inicio al final del sorteo
Fundamento legal: Ley de loterías N°7395, Ley de creación de la lotería popular denominada tiempos N°7342 y el Manual de Procedimientos del Departamento de Inspectores.
A. RETIRO DE LA ENTRADA AL SORTEO
1. Presentar cédula de identidad, pasaporte O cédula de residencia
2. Presentar la cantidad de tiquetes de lotería sin premio que se requieran.
B. ASISTENCIA AL SORTEO.
1. Presentar cédula de identidad, pasaporte o cédula de residencia.
2. Presentar el tiquete de lotería Instantánea con el sello del Departamento de Inspectores. ( una hora antes de iniciar el sorteo).
3. Presentar el boleto de entrada personal( una hora antes de iniciar el sorteo).
4. Presentar el carné de ciudadano de oro (en caso de poseerlo, para evitar hacer fila.
5. Presentarse una hora antes de iniciar el sorteo
1. Se entrega el tiquete de lotería instantánea al solicitante para que participe.
2. Se entrega el boleto de entrada sellado.
3. Las personas con carné del ciudadano de oro no harán fila como las otras personas.
4. A las personas con carné de ciudadano de oro se les separa el 20% del total de las entradas.
DEPARTAMENTO DE LOTERÍAS
1.RENUNCIAS DE ADJUDICATARIOS Y SOCIOS DE COOPERATIVAS
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Loterías.
Tiempo que tarda el trámite: 15 días hábiles.
Fundamento legal: Artículo No. 3 de la ley de Loterías N°7395.
1. Carta de renuncia de la cuota de lotería (autenticada por un Notario Público).
2. Si la renuncia es por medio de Cooperativa (la nota la debe enviar la Cooperativa).
3. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados.(*.-)
(*.-) Documentación sujeta a coordinación interinstitucional.
1. Remitir a las unidades administrativas que intervienen en la toma de decisión y la Gerencia, la nota de renuncia de cuota.
2. Comunicar al interesado el resultado de la cancelación solicitada.
(*.-) Documentación sujeta a coordinación Inter-institucional
2.AUTORIZACIONES PROVISIONALES PARA EL NOMBRAMIENTO DE UN REPRESENTANTE PARA EL RETIRO Y VENTA DE LOTERÍAS, ADJUDICACIÓN TEMPORAL DE CUOTA DE LOTERÍA POR MUERTE DEL ADJUDICATARIO, CAMBIOS DE REPRESENTANTE Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE CUOTAS ASIGNADAS.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3.30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 3 días. En el caso de las autorizaciones que requieren visto bueno de Junta Directiva se tarda 2 meses.
Fundamento legal: Ley de Loterías N°7395, artículo 13, el Reglamento a la ley de loterías según Decreto N° 28259-MTSS-MP y artículo No. 262 de la Ley General de la Administración Pública, artículo II, inciso 6) del Acta N° 06-98 de Junta Directiva.
A.AUTORIZACIONES PROVISIONALES PARA EL NOMBRAMIENTO DE UN REPRESENTANTE PARA EL RETIRO Y VENTA DE LOTERÍA (SI SE TRATA DEL CÓNYUGE, COMPAÑERO(A) E HIJOS(AS).
1. Presentar nota de solicitud de autorización autenticada por un notario Público (en caso de que el adjudicatario no se presentar).
2. Constancia de matrimonio ( si el representante es el cónyuge) (*.-
3. Declaración jurada ante un Notario Público (en caso de unión libre)
4. Fotocopia de las cédulas de identidad (*.-)
1. Preparar autorización provisional por el plazo solicitado por el interesado. En caso de que este documento indique un plazo mayor de dos años (según lo establecido en el manual interno del Departamento de Loterías), se extiende la autorización por dicho período y se renueva por igual lapso.
2. Remitir para aprobación y refrendo la autorización provisional.
3. Entrega de la autorización provisional al interesado.
B. ADJUDICACIONES TEMPORALES (POR FALLECIMIENTO DEL ADJUDICATARIO)
1. Presentarse al Departamento de Loterías para que se cancele la cuota del adjudicatario fallecido y registre el adjudicatario temporal. ( el plazo de la adjudicación temporal es de seis meses a partir de la fecha de incorporación).
2. Retiro del carné de adjudicatario temporal.
3. Retirar la cuota de lotería.
1. Confección del carné de adjudicatario temporal.
2. Entrega de carné de adjudicatario temporal al interesado.
C.AUTORIZACIONES PROVISIONALES QUE REQUIEREN ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA (SI EL REPRESENTANTE NO ES HIJO (A), CONYUGUE Ó COMPAÑERO (A) DEL ADJUDICATARIO (A).)
1. Presentar nota de solicitud de autorización autenticada por un notario Público (en caso de que el adjudicatario no se presente).
2. Constancia de matrimonio ( si el representante es el cónyuge) (*.-)
4. Copia de las cédulas de identidad (*.-)
3. Remitir autorización a la Junta Directiva de la Institución para su aprobación.
4. Entrega de la autorización provisional al interesado.
D.CAMBIOS DE REPRESENTANTE.
1. Presentar nota en el departamento de Loterías solicitando cambio de representante(autenticada por un Notario Público, en el caso de que el adjudicatario no se presente).
2. Fotocopias de la cédula por ambos lados (adjudicatario y nuevo representante)(*.-).
3. Constancia de matrimonio ( si el representante es el cónyuge(*.-).
4. Declaración jurada ante un Notario Público (en caso de unión libre).
5. Copia de las cédulas de identidad (*.-).
1. Presentar nota a la Jefatura para visto bueno.
2. Remitir autorización a la Junta Directiva de la Institución para su aprobación.
3. Entrega de la autorización de cambio de representante al interesado.
E. Constancias.
1. Presentar solicitud de la constancia (verbal o por escrito).
2. Presentar la cédula de identidad.(*.-)
3. Presentar el carné de adjudicatario.
1. Emisión de la constancia.
2. Entrega de la constancia al interesado.
(*.-) Documentación sujeta a coordinación Inter-institucional.
3.FINANCIAMIENTO A VENDEDORES DE LOTERÍA, ARREGLOS DE PAGO Y TRAMITES DE COBRO JUDICIAL
Tiempo que tarda el trámite: 3 días hábiles.
Fundamento legal: Artículo 27 de la Ley de Loterías N°7395, el artículo 52 del Reglamento a la ley de loterías según Decreto N° 28259-MTSS-MP y el artículo N° 262 de la Ley General de la Administración Pública.
A. ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE FINANCIAMIENTO A LOS ADJUDICATARIOS.
1. Presentarse en el Departamento de Loterías a retirar y llenar la solicitud y fórmula de control de fiadores.
2. Contar con uno o dos fiadores.
3. Fotocopia de la orden patronal al día.
4. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados (del fiador y adjudicatario) (*.-),
5. Constancia de salario emitida por el patrono al día.
6. Fotocopias de recibos telefónicos o de luz, para verificar la dirección del deudor y del fiador.
7. Nota de Fomuvel que indique que el adjudicatario no tiene deudas o bien que se encuentra al día.
8. Tener más de un año de haber cancelado el préstamo anterior( en caso de haber solicitado un préstamo anteriormente).
9. Letra de cambio (para préstamos en consignación si el crédito fue aprobado).
10.Pagaré (para préstamos corrientes o por diferencia de precios, si el crédito fue aprobado).
11.Presentarse con el(os) fiador (es) cuando
12.Realizar depósito de 1% correspondiente al ahorro de Fomuvel.
Verificar si el interesado sea elegible como interesado.
Preparar la hoja de autorización de financiamiento.
Enviar a firma y revisión de la Comisión de Financiamiento la autorización y el expediente.
Informar a interesado el resultado de la solicitud de financiamiento.
Indicar al interesado que debe presentar pagaré o letra de cambio, según corresponda y fiadores (si el préstamo fue aprobado) }
Firmar pagaré o letra de cambio( interesado y fiador).
Indicar al adjudicatario la fecha del primer abono.
B. SOLICITUDES DE ARREGLO DE PAGO.
1. Presentar nota en el Departamento de Loterías explicando los motivos por los que no continuó pagando sus cuotas.
2. Presentar un nuevo pagaré para firmar (si se aprobó el arreglo de pago).
1. Remitir nota presentada por el adjudicatario a la Comisión de Financiamiento.
2. Comunicar al Departamento de Tesorería la resolución tomada.
C. TRÁMITE DE COBRO JUDICIAL.
1. Presentarse en el departamento de Loterías a fin de efectuar un arreglo de pago.
2. Emitir nota al departamento Legal con la finalidad de efectuar un arreglo de pago, e indicar el motivo para solicitarlo. (en caso de que el adjudicatario se encuentre en cobro judicial).
3. Firmar el documento sobre arreglo de pago.
1. Localizar a los deudores y fiadores para que se presenten a arreglar la situación de morosidad.
2. Inicio del trámite de cobro judicial (en el caso de que no se presenten los deudores o los fiadores).
3. Firmar documento sobre arreglo de pago. (Si se acepta arreglo de pago por la Asesoría Legal)
1. SOLICITUD DE INGRESO AL REGISTRO DE ELEGIBLES Y POSIBLE ADJUDICACIÓN
CUOTA DE LOTERÍA
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Acción Social.
Tiempo que tarda el trámite: 2 meses.
Fundamento legal: Ley N°7395 de loterías, el artículo 11, 21 al 24 de su reglamento y el manual vigente de Normas y procedimientos del Departamento de Acción Social
A. SOLICITANTE NUEVO.
1. Retirar el formulario correspondiente.
2. Retirar la boleta con la lista de requisitos.
3. Posterior a la recepción de la boleta, el interesado cuenta con 3 meses para presentar en el Departamento de Acción Social la solicitud y los requisitos requeridos.(de lo contrario la solicitud queda sin efecto).
4. Presentar solicitud de ingreso y requisitos necesarios en la Cooperativa y organización social que desee.(en caso de tratarse de solicitante por medio de Cooperativa u organización social).
5. Solicitar estudio socioeconómico a la JPS y adjuntar docu-mentos recibidos del interesado.(en caso de tratarse de solicitante por medio de Cooperativa u Organización social).
1. Entregar al interesado constancia de recepción de la solicitud y documentos.( si el trámite es por medio de Cooperativa u Organización social)
2. Se entrega constancia de recibido conforme (si la solicitud está completa)
3. Se realiza el estudio socioeconómico.
4. Se informa al interesado del resultado del estudio socioeconómico y en caso de que éste sea positivo, que pasa a formar parte del Registro de Elegibles.
B. SOLICITUD DE REAJUSTE DE CUOTA.
1. Presentar solicitud de reajuste de cuota (en la JPS si no son socios de Cooperativa u Organización Social y sino ante la Cooperativa u Organización Social respectiva).
2. Retirar el formulario de solicitud de ingreso al Registro de Elegibles (si no cuenta con un estudio social)y presentar los documentos respectivos.
3. Presentar nota para que se les asigne la cuota máxima (en caso de que no estén incluidos en el Registro de Elegibles y tengan un estudio social favorable).
4. Presentar nota solicitando revisión del caso y los documentos requeridos para el trámite correspondiente.(los adjudicatarios que tengan un estudio social desfavorable)
1.Entregar al interesado constancia de recepción de la solicitud y documentos.( si el trámite es por medio de Cooperativa u Organización social)
2.Se entrega constancia de recibido conforme (si la solicitud está completa)
3.Se realiza el estudio socioeconómico.
4.Se informa al interesado del resultado del estudio socioeconómico y en caso de que éste sea positivo que pasa a formar parte del Registro de Elegibles.
5.Análisis del estudio para posible cambio de cuota.(en caso de solicitud de revisión del caso) y se informa al interesado del resultado del mismo.
2. SOLICITUD DE CUOTA POR DEFUNCIÓN O INCAPACIDAD PERMANENTE DE UN ADJUDICATARIO O SOCIO DE COOPERATIVA:
Tiempo que tarda el trámite: 6 meses (en caso de fallecimiento).
Fundamento legal: Artículo No. 20 y 22 de la Ley de loterías No. 7395, artículos 21 a 24 del Reglamento a esta Ley y el Oficio
G-1264 del 26 de abril, 2000 y el Manual de Normas y procedimientos de Acción Social.
A. DEFUNCIÓN DE ADJUDICATARIO O SOCIO ACTIVO DE COOPERATVA.
1. Retirar y presentar la solicitud de cuota. (se cuenta con 60 días hábiles a partir de la fecha del deceso)
2. Fotocopia cédula de identidad del solicitante y cónyuge o compañero(a) o del solicitante y padres en caso de ser soltero y vivir con ellos. (en caso de que no exista en el expediente) y de los dependientes discapacitados mayores de 18 años ( en este último caso la presentación no es obligatoria).
3. Recibo de pago de casa si es alquilada o propia en proceso de pago.
4. Dictamen médico del interesado y de las personas discapacitadas mayores de edad, que dependan de él. (optativos), preferiblemente extendidos por un hospital o clínica de la C.C.S.S.
5. Timbres: ¢19.00. fiscales, ¢5.00 archivos nacionales
6. Constancia de pensión emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a), o bien del interesado y padres si es soltero y vive con ellos. Igualmente de los dependientes discapacitados mayores de edad, en este último caso optativa. (*)
7. Constancia de planillas emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del solicitante y su cónyuge o compañero(a) y en forma optativa de los dependientes discapacitados mayores de edad. De este requisito se exime a las personas de 65 años y más y a los pensionados del RNC e IVM. (*)
8. Constancia de salario de las personas que ejecutan labores remuneradas (obligatoria a nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a))
9. Constancias de nacimiento de los hijos menores de edad. (*)
10. Constancia de matrícula o estudios, fotocopia de cédula, constancia de planillas y de pensión de hijos estudiantes con edades entre los 18 y 25 años y sin ingresos propios. De no presentarlos no se tomarán en cuenta como dependiente.
11. Constancia de nacimiento o de matrimonio, si el solicitante es el cónyuge o hijo(a) del adjudicatario.
12. Si el interesado es el compañero(a) del adjudicatario o alguna otra persona: presentar declaración jurada protocolizada ante notario público, en que conste el parentesco.
13. Declaración del interesado en que conste la relación de dependencia económica hacia el difunto.
14. Certificado de defunción del concesionario extendido por el Registro Civil.(*)
(*).-Documentación sujeta a coordinación interinstitucional.
1.Realizar estudio social y en caso de requerirse se solicita el critero legal.
2.Realizar entrevista al dependiente directo previa entrega de la solicitud de la cuota.
3.Remitir estudio social a la Gerencia para su resolución.
B.INCAPACIDAD PERMANENTE DEL ADJUDICATARIO.
1. Retirar la solicitud y la boleta del listado de documentos requeridos. (el solicitante cuenta con tres meses para presentar la solicitud)
2. Presentar por escrito la petición de la cuota ante la jefatura del Departamento.(cuando el adjudicatario no cuente con capacidad mental para decidir el destino de su cuota)
3. Fotocopia cédula de identidad del solicitante y cónyuge o compañero(a) o del solicitante y padres en caso de ser soltero y vivir con ellos. Esto en caso de no existir en el expediente. Asimismo de los dependientes discapacitados mayores de 18 años, en este último caso la presentación no es obligatoria.
4. Recibo de pago de casa si es alquilada o propia en proceso de pago
5. Dictamen médico del interesado y de las personas discapacitadas mayores de edad, que dependan de él. (optativos), preferiblemente extendidos por un hospital o clínica de la C.C.S.S.
6. Timbres: ¢19.00. fiscales, ¢5.00 archivos nacionales
7. Constancia de pensión emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a), o bien del interesado y padres si es soltero y vive con ellos. Igualmente de los dependientes discapacitados mayores de edad, en este último caso optativa. (*)
8. Constancia de planillas emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del solicitante y su cónyuge o compañero(a) y en forma optativa de los dependientes discapacitados mayores de edad. De este requisito se exime a las personas de 65 años y más y a los pensionados del RNC e IVM. (*)
9. Constancia de salario de las personas que ejecutan labores remuneradas (obligatoria a nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a))
10.Constancias de nacimiento de los hijos menores de edad. (*)
11.Constancia de matrícula o estudios, fotocopia de cédula, constancia de planillas y de pensión de hijos estudiantes con edades entre los 18 y 25 años y sin ingresos propios. De no presentarlos no se tomarán en cuenta como dependientes
12.Constancia de nacimiento o de matrimonio, si el solicitante es el cónyuge o hijo(a) del adjudicatario.
13.Si el interesado es el compañero(a) del adjudicatario o alguna otra persona: presentar declaración jurada protocolizada ante notario público, en que conste el parentesco.
14.Declaración jurada del posible nuevo concesionario en que conste su compromiso de brindar protección económica al adjudicatario incapacitado permanentemente.
1.Solicitar el criterio de la Asesoría Legal.
2.Entrega al interesado constancia de recibo de documentos.
3.Realizar un estudio socioeconómico de los interesados (as).
4.Enviar a la Gerencia el resultado de los estudios con recomendación favorable.
5.Se comunica el resultado al interesado.
6.Realizar entrevista y entregar solicitud al dependiente más directo. (para asignarle cuota temporal por seis meses).
7.Envío al Departamento de Loterías la “Motivación razonada” para la adjudicación temporal.
8.Proceder a cancelar la cuota.(en caso de que las personas interesadas en la adjudicación no califiquen)
3.ASIGNACIÓN DE RECURSOS A SUJETOS PRIVADOS.
Tiempo que tarda el trámite: Dos meses.
Fundamento legal: Artículos 101, 102, 103 y 106, 109, 111, 113 del Reglamento a la Ley de Loterías 7395, la ley 7243 y 7997. Además la circular No. 14299 de la Contraloría General de la República.
NECESIDADES BÁSICAS AREA DE ADULTO MAYOR Y PROYECTOS ESPECIFICOS.
1.Retirar la solicitud de valoración social de donación. (en calidad de ante-proyecto, del 02 de enero al 15 de marzo de cada año, se debe presentar a más tardar el último día hábil del mes de abril)
2.Presentar copia de cédula.
3.Presentar Personería jurídica.
4.Presentar Estatutos y sus reformas (si no existen en el expediente)
5.Presentar copia de la cédula de identidad del representante legal de la organización.
6.Presentar una cotización del bien o servicio que desean adquirir con la donación.
7.Presentar declaración de que el programa o proyecto será ejecutado bajo la exclusiva responsabilidad de la organización, que los gastos no han sido ejecutados ni existen sobre ellos compromisos legales de ninguna naturaleza.
8.Presentar declaración de que la organización cuenta con capacidad administrativa adecuada para desarrollar el programa o proyecto, de manera eficiente y eficaz.
9.Presentar el Acuerdo de Junta Directiva en el que se establezca el compromiso de cumplir con los principios de la Ley de Contratación Administrativa (Anexo #2).
10.Presentar fotocopia del Plan de Trabajo y Presupuesto anual.
11.Presentar fotocopia del acuerdo del órgano superior del sujeto privado con la aprobación del plan de trabajo del proyecto y el respectivo presupuesto, autenticada por un Notario Público.
12.En el caso de los sujetos privados beneficiarios de la Ley 7997, copia de la cédula de identidad de todos los miembros del órgano superior, sus datos personales y un juego de timbres por cada uno de ellos: ¢19.00 timbres fiscales, un timbre de ¢5.00 de archivos nacionales.
13.Certificación del ente rector, según área que corresponda.
14.Si la donación solicitada es inferior a los cuatro millones de colones, deben presentar:
1. Libros diario, mayor e inventarios (además copia de los últimos folios escritos de cada uno de estos libros)
2. Conciliación bancaria (original y copia)
3. Balance de situación financiera y estado de resultados (no más de tres meses de atraso)
15.Si la donación solicitada supera los cuatro millones de colones, deben presentar:
1. Copia de los informes contables del año anterior, firmados por el Tesorero, cuya firma deberá ser autenticada por un Notario Público, y de los últimos estados financieros auditados.
2. Justificación de que no poseen recursos propios para lograr adquirir los bienes y servicios requeridos.
3. Constancia del cumplimiento de principios de Ley de Contratación Administrativa: copia de la invitación a participar en la contratación, elección del oferente que cumple con las expectativas de la organización
4. Constancia de la Caja Costarricense del Seguro Social, de que la organización está al día como patrono o bien no aparece registrada como tal. (*)
6. Nota de Junta Directiva donde se consigne la contrapartida o documento donde conste el monto que se aportará, en los casos en que existe contrapartida.
7. Lista de beneficiarios con excepción de las organizaciones con programas que tengan cobertura nacional, o que no tengan definidos sus beneficiarios.
OTROS REQUISITOS PARA:
A)COMPRA DE VEHÍCULO:
1. Tres cotizaciones del mismo modelo de diferente casa comercial.
2. Si la organización está exonerada del pago de impuestos, las ofertas deben indicar los precios sin impuestos.
3. Transcripción del acuerdo donde conste el compromiso asumido por la Junta Directiva, para el pago de seguros.
4. Avalúo del vehículo en uso, si se ofrece como contrapartida.
B)COMPRA DE LOTE O CASA CONSTRUIDA:
1. Tres opciones de venta con período de vigencia de la oferta. Los inmuebles no deben contar con gravámenes.
2. Plano catastro de cada propiedad
3. Constancia de impuestos al día (*)
4. Estudio registral de las propiedades cotizadas.(*)
5. Transcripción del acuerdo de la Junta Directiva donde conste el compromiso de asegurar el inmueble contra incendio y desastres naturales, así como brindar el cuidado y mantenimiento requeridos.
6. En caso de que el inmueble sea para la atención de menores de edad o adultos mayores, debe contar con el visto bueno del Ministerio de Salud, en relación con las Normas de Habilitación.
C)CONSTRUCCIÓN O REMODELACIÓN CON UN COSTO SUPERIOR A ¢2.000.000.00.
1. Planos constructivos aprobados. (En proyectos de remodelación de áreas existentes, deben presentar únicamente un croquis)
2. Copia del plano Catastro.
3. Copia de la escritura o bien garantía de uso por 99 años.
4. Transcripción del acuerdo de Junta Directiva con el compromiso de pago de pólizas contra incendios y desastres naturales, así como de brindar el cuidado y mantenimiento requerido.
5. Tres presupuestos de la obra (mano de obra u obra total). Ver formulario en anexo #3.
6. Si se solicita únicamente para materiales: Tres cotizaciones de la lista materiales (misma cantidad y calidad).
7. Cronograma del proceso de la obra y flujo de necesidades de efectivo.
8. Permisos municipales de construcción.
D)REMODELACIÓN Y AMPLIACIÓN CON UN COSTO INFERIOR A ¢2.000.000.00
1. Copia de la escritura o bien garantía de uso por 99 años.
2. Tres cotizaciones de maestro de obras por el costo total, detallando cantidad y calidad de los materiales. Ver formulario en anexo #3.
3. Croquis de la obra.
4. Si se solicita únicamente para materiales: Tres cotizaciones de la lista materiales (misma cantidad y calidad).
5. Si la organización se encarga de comprar los materiales deberá presentar mínimo tres facturas proforma con el mismo detalle.
6. Permisos de construcción de la Municipalidad.
E)REPARACIÓN, PINTURA DEL EDIFICIO, CAMBIO DE INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y OTROS
1. Mínimo tres presupuestos de mano de obra y materiales especificando cantidad, calidad y costos, (y el total de metros cuadrados si es pintura).
2. En caso de que la organización solamente contrate mano de obra, deberá presentar mínimo tres proformas de los materiales en igual cantidad y calidad.
3. Copia del plano eléctrico o croquis de la reparación, si el caso lo amerita.
4. Si se trata de tapia o malla, presentar además copia del plano catastro.
F)PROYECTO PRODUCTIVO
1. Visto bueno Ministerio de Salud.
2. Estudio de factibilidad.
3. Además, si el caso lo requiere, presentar los requisitos de construcción
G)ALIMENTACIÓN.
1. Lista detallada de necesidades mensuales: producto, cantidad, calidad, costo.
2. Menú mensual.
3. Copia del control de Proveeduría.
H)ALQUILER DE PLANTA FÍSICA
1. Contrato de alquiler.
2. Último recibo pagado.
I)ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS (MATERIAL DIDÁCTICO, MEDICAMENTOS, VESTIDO, SERVICIOS PROFESIONALES, MOBILIARIO, EQUIPO, AYUDAS TÉCNICAS).
1. Tres facturas proforma de cada artículo, extendidas por diferente casa comercial, a excepción de aquellos producidos o distribuidos en el país por una sola empresa o casa comercial, en este caso el cotizante debe hacer la aclaración.
2. Acuerdo de la Junta Directiva sobre las medidas de protección y conservación que se van a seguir con respecto al bien.
3. Constancia de que la planta física cuenta con las condiciones técnicas para la instalación del equipo. Si se trata de equipo tipo industrial o semi-industrial deben aportar el informe técnico, que certifique la existencia de las condiciones requeridas para su instalación.
4. La organización beneficiaria debe firmar un convenio de utilización de recursos, para un mejor control de los recursos asignados, en el Departamento Legal. Asimismo, se compromete a presentar un informe de liquidación, en un plazo no mayor de seis meses.
5. La organización debe contar con una cuenta bancaria exclusiva, para el manejo de los recursos que gire la Junta.
6. En el caso de organizaciones que solicitan equipo a favor de hospitales, indicar el servicio donde se ubicará.
7. En las solicitudes de Ayudas técnicas debe adjuntarse además, receta médica emitida por un especialista, dictamen médico y estudio socioeconómico de cada beneficiario.
Vigencia de los documentos: Se consideran vigentes los documentos que se adjunten a una solicitud, que tengan el período máximo de emitidos, con respecto a la fecha de recibida la solicitud, según el siguiente detalle:
Un mes: Constancia de pago de impuestos, recibo de pago de alquiler, constancia de patrono al día.
Tres meses: asientos contables de los libros diario, mayor e inventario, opciones de venta de bienes inmuebles, cotizaciones, avalúos de bienes, estudios de factibilidad.
Seis meses: lista de beneficiarios, recetas médicas, presupuestos constructivos, flujo de necesidades de efectivo y cronograma.
Un año: aval del ente rector, informes técnicos sobre condiciones de instalación.
(*-.) Documentación sujeta a coordinación Interinstitucional.
1. Llevar a cabo el estudio social.
2. Rendir informe y comunicar el resultado por escrito a la organización, en un plazo máximo de dos meses a partir del recibo conforme de la solicitud. (Ley General de la Administración Pública, Artículo 261)
3. Presentar ante la Comisión de Aplicación de Fondos de Premios Prescritos el resultado del estudio.
4. Someter a aprobación de Junta Directiva la incorporación de la organización como beneficiaria
5. Realizar la ponderación.
6. Comunicar por escrito a los interesados la resolución final.
7. Realizar análisis de anteproyectos recibidos.
8. Comunicar a las Organizaciones interesadas el resultado del análisis (si el anteproyecto fue aceptado o no).
9. Realizar cronograma de proyectos a financiar.
10.Comunicar a las organizaciones los documentos que deben presentar
ADMINISTRACION DE CEMENTERIOS
Dependencia que presta el servicio: Administración de Cementerios
Horario de servicio: De 8:15 a.m. a 3:00 p.m (de lunes a viernes) y de 8:00 a 12.00 m.d.( feriados)
Tiempo que tarda el trámite: Dos horas.
Fundamento legal: Decretos Ejecutivos Nos. 21384-S, 22183-S, 28253-S, 28769-C, artículo No. 11 del decreto No. 22183-S y la Ley 704
1.INHUMACIONES, EXHUMACIONES, TRASLADOS DE RESTOS INTERNOS Y ALQUILER DE NICHOS.
1. Presentarse 2 horas antes de efectuarse el funeral.
1. Los restos a exhumar deben haber cumplido 5 años después de su primera inhumación.
2. Presentar la cédula de identidad, ó autorización por escrito autenticada por un abogado (o en su lugar fotocopia de la cédula de identidad del arrendatario).
3. Presentar título de propiedad, escritura, el nombre del arrendatario o de la última persona sepultada en la bóveda, ó la fecha cuando fue sepultada (si se trata de trámites en el Cementerio General).
4. Indicar el nombre del arrendatario(si se trata de trámites en el Cementerio Metropolitano).
5. Certificado de defunción (o en su defecto el certificado médico y cédula de identidad del occiso) ó Permiso original del Ministerio de salud (inhumación o alquiler de nicho) y las cartas correspondientes si se trata de una exhumación.
6. Firmar la boleta de autorización.
7. Cancelar gastos de sepultura.
1. Confeccionar el certificado de defunción (en caso de que se presente el certificado médico y cédula del occiso).
2. Enviar al registro civil el certificado de defunción confeccionado por la Administración de Cementerios.
3. Confeccionar boleta de autorización del trámite.
4. Informar al encargado de campo.
2.ARRIENDOS DE PROPIEDADES (CEMENTERIO METROPOLITANO)
1. Presentar la cédula de identidad.
2. Firmar el contrato de arriendo.
3. Cancelar el costo contrato de arriendo.
1.Generar el contrato de arriendo.
2.Informar al cliente que debe retirar el contrato tres días después de haber cancelado su costo.
3.Entregar original del contrato al interesado.
4.Firmar de recibido conforme el contrato.
3.TRASPASOS DE PROPIEDADES MEDIANTE TRÁMITE ADMINISTRATIVO Y ESCRITURA.
1. El mausoleo debe estar cancelado y libre de restos.
2. Presentar original y fotocopia de la escritura ( si el arrendatario está en vida).
3. Presentar nota de solicitud de traspaso de propiedad, indicando nombre completo y calidades del firmante(si el adjudicatario falleció).
4. Certificación Notarial o Registral demostrando parentesco con el arrendatario y/ó copias de otros documentos que prueben el parentesco.
5. Fotocopia o certificación de la cédula de identidad del solicitante.
6. Declaración jurada de que no existen otros herederos que reclaman el traspaso.
7. Presentarse a la Administración del Cementerio con fotocopia de la publicación del edicto (quince días posterior a la publicación).
8. Firmar el contrato de traspaso.
9. Toma de traspaso (3 días después de recibida la escritura)
1. Emitir recibo por el costo del traspaso (si el trámite fue mediante escritura pública).
2. Entregar formato del testimonio.
3. Remitir la escritura a Asesoría Legal para visto bueno.
4. Confeccionar edicto y contrato de traspaso.
5. Comunicar al interesado que debe publicar el edicto en la Gaceta.
6. Indicar al interesado la fecha de retiro del original de la escritura.
4.NOMBRAMIENTOS O CAMBIOS DE BENEFICIARIOS Y AUTORIZADOS Y RECLAMA-CIONES DE DERECHO
A. NOMBRAMIENTO O CAMBIO DE BENEFICIARIOS.
1.Presentar carta notarial. (El arrendatario deberá haber fallecido).
2.Indicar en la carta notarial:
1.Ubicación de la propiedad.
2.Tomo y folio respectivo.
3.Calidades de los interesados.
B. NOMBRAMIENTO O CAMBIO DE AUTORIZADOS.
1.Solicitar y llenar la boleta de “Autorización de derechos sobre criptas”
2.Fotocopias de las cédulas de identidad de las personas a quienes autoriza.
3.Solicitud mediante nota (si desea cambiar de autorizado).
4.Fotocopia de la cédula del arrendatario. (si desea cambiar de autorizado).
C. RECLAMO DE DERECHOS.
1.Presentar nota autenticada por abogado con:
2.Papel oficio.
3.Timbres que disponga la administración.
2.El arrendatario debe haber fallecido.
3.El interesado debe ser descendiente directo o familiar más cercano del arrendatario.
5.CERTIFICACIONES DE PROPIEDADES
1.Presentar en papel de oficio y por escrito la solicitud de la certificación.
2.Cancelar el monto correspondiente.
1.Confeccionar certificación.
2.Entregar certificación.
6.PERMISOS PARA REPARAR BÓVEDAS Y PEGAR PLACAS.
1.Solicitar permiso (para reparar bóveda)
2.Presentar placa de mármol: con medidas respectivas (si se pegará en el Cementerio Metropolitano).
3.Presentar ubicación de la propiedad.
4.El arrendatario debe presentarse con la persona que va a realizar el trabajo para que se le extienda el permiso correspondiente. (posterior al visto bueno del encargado de campo del Cementerio General)
5.Firmar la solicitud de reparación de bóveda.
1.Acompañar al cliente al lugar específico para dar el visto bueno(lo acompaña el encargado de campo).
2.Emitir recibo por costo de pegar placa.
3.Colocar la placa.
4.Confeccionar la fórmula solicitud de reparación de bóveda.
NUMERO____________________Ante mí,_______________________ notario con oficina en _______________________comparece el señor (a) _____________________________________________calidades, quien (es) advertido (s) con las penas que la Ley castiga por los delitos de Falso Testimonio y Perjurio, bajo la fe del juramento que ha (n) rendido declara (n): Que el señor (a) __________calidades, falleció_________y era propietario del mausoleo número_________ubicado en el cuadro ______lado________línea______Inscrito al tomo______Folio______. Que no existen otros herederos con mejor o igual derecho al que reclamo (s), eximiendo por ello de toda responsabilidad a la Junta de Protección Social de San José.
Declaro que conozco el Reglamento de Cementerios, Decreto Ejecutivo Número veintiún mil trescientos ochenta y cuatro – S, publicado en la Gaceta del diez de julio de mil novecientos noventa y dos. Es todo.
Extiendo un primer testimonio, Leído lo escrito al (los) compareciente (s), lo encuentra(n) conforme, lo ratifica(n) y firmamos en __________a las______horas del_______________del mes de_______________del año _________(firmas).
LO ANTERIOR ES COPIA FIEL Y EXACTA DE LA ESCRITURA NUMERO______VISIBLE AL FOLIO__________DEL TOMO _____________DE MI PROTOCOLO,____________CONFRONTADA QUE FUE CON SU ORIGINAL, RESULTO CONFORME Y LO EXPIDO COMO PRIMER TESTIMONIO.
AUTORIZACION DE DERECHOS SOBRE CRIPTA
Arrendatarios o beneficiarios de un derecho de arriendo de la propiedad:
Ubicada en el Parque Cementerio Metropolitano, en Pavas, manifestamos expresamente que estamos en común acuerdo que cualquiera de nosotros pueda efectuar inhumaciones (entierros), exhumaciones u otros, sin autorización expresa de los demás.
Además, indicamos que la persona responsable (s), en caso de ausencia temporal del arrendatario es:
Las anteriores personas quedan autorizadas ante la administración para realizar cualquier trámite en este lote.
Firmamos en la ciudad de San José, el día _____del mes de____________del año____.

References: Artículo 8
 Artículo 7
 artículo 13
 Artículo 27
 artículo 52
 resolución 
 artículo 11
 Artículo 261
 resolución