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Timestamp: 2016-07-28 14:39:00+00:00

Document:
Resoluci�n 52 de 2001 Contralor�a de Bogot� D.C.
Fecha de Expedición: 08/11/2001
Fecha de Entrada en Vigencia: 21/11/2001
Medio de Publicación: Registro Distrital 2518 del 21 de noviembre de 2001
RESOLUCI�N REGLAMENTARIA 052 DE 2001
Derogada por el art. 67, Resoluci�n de la Contralor�a Distrital 20 de 2006 Modificada y Adicionada por la Resoluci�n de la Contralor�a Distrital 05 de 2005 Por la cual se reglamenta la Rendici�n de Cuenta, su revisi�n y se unifica la Informaci�n que se presenta a la Contralor�a de Bogot� D.C. EL CONTRALOR DE BOGOTA D.C.
en uso de sus atribuciones constitucionales, legales, reglamentarias; y,
Que el Art�culo 267 de la Constituci�n Pol�tica se�ala que el control fiscal es una funci�n p�blica que se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley, para vigilar la gesti�n fiscal de la administraci�n y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes p�blicos.
Que el Contralor de Bogot�, D. C., en uso de las atribuciones conferidas por los numerales 1 al 4, 6, y 7 del art�culo 268 y art�culo 272 de la Constituci�n Pol�tica, en concordancia con los art�culos 109 del Decreto Ley 1421 de 1993 y 32 del Acuerdo 24 de 2001, est� facultado para prescribir los m�todos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de vigilancia de competencia de la Contralor�a de Bogot�, revisarlas y fenecerlas, llevar el registro de la deuda p�blica, exigir informes sobre su gesti�n, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control interno; presentar informes sobre el estado de los recursos naturales y medio ambiente, certificar la situaci�n de las Finanzas y el Balance de Hacienda del Distrito.
Que el inciso 5 del Art�culo 272 de la Constituci�n Pol�tica y en concordancia con el art�culo 65 de la Ley 42 de 1993 establece que los contralores departamentales, distritales y municipales, ejercer�n en el �mbito de su jurisdicci�n, las funciones atribuidas en el Art�culo 268 Ib�dem al Contralor General de la Rep�blica de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la citada Ley. Que el Art�culo105 del Decreto Ley 1421 de 1993, estipula que la vigilancia de la gesti�n fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contralor�a de Bogot�.
Que el Art�culo 4 de la Ley 42 de 1993, determina que el control fiscal es una funci�n p�blica, la cual vigila la gesti�n fiscal de la administraci�n y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus �rdenes y niveles.
Que de conformidad con lo ordenado en el Art�culo 268 de la Constituci�n Pol�tica y el Art�culo16 de la Ley 42 de 1993, el Contralor de Bogot� D.C. es quien determina las personas obligadas a rendir cuentas y prescribe los m�todos, formas y plazos para ello. Que el inciso segundo del Art�culo 36 de la Ley 42 de 1993 ordena que para configurar la Cuenta del Tesoro se observar�n, entre otros los siguientes factores: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecuci�n presupuestal.
Que la Ley 42 de 1993 en su Art�culo 99 consagra: "Los contralores podr�n imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicaci�n. La amonestaci�n y la multa ser�n impuestas directamente; la solicitud de remoci�n y la suspensi�n se aplicar�n a trav�s de los nominadores". Que el Art�culo 3 del Acuerdo 24 de 2001, establece como objetivo de la Contralor�a de Bogot� D.C., ejercer en representaci�n de la comunidad la vigilancia de la gesti�n fiscal de la administraci�n del Distrito Capital y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Distrito; evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Sector P�blico Distrital, en la correcta, eficiente, econ�mica, eficaz y equitativa administraci�n del patrimonio p�blico. Que el literal e) del Art�culo 4� de la Ley 298 de 1996, establece como una de las funciones de la Contadur�a General de la Naci�n, se�alar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector p�blico en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y caracter�sticas que deben cumplir.
Que se hace necesario que la Contralor�a de Bogot� D.C., adecue los tipos de reporte contables a la estructura de cuentas establecida en el Plan General de Contabilidad P�blica.
Que el inciso 3 del Art�culo 9 de la Ley 358 de 1997, establece que las corporaciones p�blicas y las contralor�as territoriales deber�n vigilar el cumplimiento de los planes de desempe�o. La Contralor�a General de la Rep�blica podr� coordinar y controlar el ejercicio de esta funci�n con las contralor�as del orden territorial.
Que la Corte Constitucional en sentencia No. C-373 de 1997, estableci� "que la articulaci�n de los intereses nacionales y de los intereses de las entidades territoriales puede dar lugar a la coexistencia de las competencias paralelas, que ser�n ejercidas independientemente en sus propios campos, o a un sistema de competencias compartidas, que se ejercer�n de manera arm�nica". Fundamento del control prevalente y concurrente a cargo de la Contralor�a General de la Rep�blica respecto de las Contralor�as Territoriales, cuando se trate de recursos que a cualquier t�tulo transfiera la Naci�n a los Entes Territoriales. Que corresponde al Contralor General de la Rep�blica, conforme al numeral 12� del Art�culo 268 de la Carta Pol�tica, dictar las normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las Entidades P�blicas del orden Nacional y territorial. Que en atenci�n a la disposici�n antes descrita, la Contralor�a de Bogot�, D.C., en acatamiento a las directrices adoptadas en el Sistema Nacional de Control Fiscal �SINACOF�, liderado por la Contralor�a General de la Rep�blica, estima del caso adoptar el presente instrumento a efectos de unificar criterios en materia de vigilancia y control fiscal a nivel nacional, y como un medio eficaz que recoja las pol�ticas y plan de acci�n de la Entidad en procura de la eficiente labor. Que el art�culo 2 de la Ley 42 de 1993, se�ala los sujetos de control fiscal, entre los cuales se encuentran las personas naturales o jur�dicas de car�cter privado que manejen fondos o bienes del Estado.
Que el art�culo 8 ib�dem, espec�fica que la vigilancia de la gesti�n fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que �stos cumplan con los objetivos previstos por la Administraci�n, es decir, cuando administren, recauden o inviertan fondos p�blicos
Que conforme a los art�culos 365 y 367 de Constituci�n Pol�tica de Colombia, en concordancia con los art�culos 5 y 178 de la Ley 142 de 1994, corresponde al Distrito Capital asegurar la prestaci�n general y eficiente de los servicios p�blicos domiciliarios.
Que el art�culo 50 de la Ley 142 de 1994 establece que la vigilancia de la gesti�n fiscal de las empresas de servicios p�blicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gesti�n, de legalidad y de resultados.
Que el Acuerdo 41 de 1993, por medio del cual se reglamenta la prestaci�n del servicio de recolecci�n, barrido y disposici�n final de los residuos s�lidos, faculta al Alcalde Mayor para contratar la prestaci�n de este servicio a trav�s del sistema de concesi�n.
Que el documento de �Requisitos b�sicos recolecci�n, barrido y limpieza, recolecci�n de residuos pat�genos, planta de transferencia�, por el cual el Distrito Capital en las instrucciones generales a los proponentes para la concesi�n del servicio de aseo en sus distintos componentes, numeral 9.2. Nuevo Sistema Comercial, estableci� para los concesionarios, que el �rea comercial estuviese bajo su responsabilidad y manejada por una entidad especializada, definiendo las funciones que tendr�a ese nuevo sistema comercial.
Que los contratos suscritos para la prestaci�n del servicio de aseo n�meros 018, 019, 020 y 021 de 1994 establecieron en la cl�usula 4 Obligaciones del Concesionario, numeral 4.6 la obligatoriedad de cumplir el reglamento de la concesi�n, expedido por el Distrito Capital mediante Decreto 609 del 28 de septiembre de 1994.
Que dicho reglamento, en el numeral 8.8 Administraci�n de los Recaudos, se estableci� en cabeza de los concesionarios la responsabilidad del recaudo y administraci�n financiera de los recursos, funci�n que se efectuar� por intermedio de la entidad comercial que operar� bajo la responsabilidad com�n.
Que los concesionarios de recolecci�n, barrido y limpieza de v�as y �reas p�blicas, crear�n una empresa que se encargar� de las funciones comerciales que le correspond�a prestar al Distrito Capital, lo que implica que el manejo de los dineros recaudados por concepto de las tarifas cobradas por la prestaci�n del servicio mencionado por parte de los concesionarios, corresponde a servicios de los cuales es titular el Distrito Capital.
Que la Corte Constitucional en sentencia C-167 del 20 de abril de 1995, determin� que la funci�n fiscalizadora ejercida por la Contralor�a General de la Rep�blica es una funci�n p�blica que abarca, incluso, a todos los particulares que manejan fondos o bienes de la Naci�n.
Que las atribuciones y el ejercicio de la funci�n p�blica otorgadas a los particulares no modifican per se, la naturaleza privada de las personas jur�dicas, pero en ejercicio de la atribuciones, �stas se hallan sujetas a las reglas propias de la funci�n que ejercen, pues en raz�n del acto de habilitaci�n, ocupan el lugar de la autoridad estatal, con sus obligaciones, deberes y prerrogativas. En consecuencia, para los efectos de la funci�n administrativa, las personas jur�dicas privadas deben actuar teniendo en cuenta las finalidades se�aladas en el ordenamiento jur�dico y utilizando expl�citamente los medios autorizados, tales como, las normas administrativas; por tanto, los recursos econ�micos provenientes del ejercicio de las funciones p�blicas, tienen el car�cter de fondos p�blicos y, por ende, est�n sujetas a controles espec�ficos, entre otros el que ejerce la Contralor�a General de la Rep�blica a trav�s del control fiscal de los particulares que manejen fondos o bienes de la Naci�n.
Que el Concejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Secci�n Segunda - Subsecci�n �A�, en fallo de acci�n de cumplimiento del 10 de marzo de 1999, determin� que.. �la sujeci�n de las empresas prestadoras de servicios p�blicos al r�gimen de derecho privado, seg�n los mandatos de la ley 142 de 1994 en cuanto a sus actos y contratos, no hace que su gesti�n escape al control fiscal, al que constitucional y legalmente est� sometida�.
As� mismo, en la providencia mencionada estableci� que �...corresponde al Estado, por conducto de sus autoridades, ejercer los diversos controles atribuidos por la Carta Fundamental y entre ellos el fiscal, funci�n p�blica - ejercidas por las Contralor�as nacional y territoriales- para vigilar la gesti�n fiscal de la administraci�n y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Naci�n, o de los entes territoriales, seg�n los precisos y perentorios t�rminos de su art�culo 267.�
DEL AMBITO DE APLICACI�N
Art�culo 1�.- Adicionado por el art. 1, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 AMBITO DE APLICACI�N. La presente Resoluci�n aplica a todas las entidades y organismos del orden Distrital y particulares que manejen y/o administren recursos o fondos p�blicos en sus diferentes y/o sucesivas etapas de planeaci�n, conservaci�n, administraci�n, custodia, explotaci�n, enajenaci�n, consumo, adjudicaci�n, gasto, inversi�n y disposici�n, sin importar su monto o participaci�n, dada la competencia que sobre su vigilancia y control fiscal ha sido conferido a la Contralor�a de Bogot�, D. C., por la Constituci�n, la Ley y los Acuerdos.
Par�grafo. Har�n parte integral de esta Resoluci�n, los anexos y/o formatos e instructivos que se hace referencia en la presente normatividad.
RENDICI�N DE LA CUENTA Y SU REVISI�N
De la cuenta y su rendici�n
Art�culo 2�.- CUENTA. Se entiende por cuenta el informe acompa�ado de los documentos que soportan legal, t�cnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.
Art�culo 3�.- RENDICI�N DE CUENTA. Es el deber legal y �tico que tiene todo servidor p�blico o persona natural o jur�dica de responder e informar sobre la administraci�n, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos p�blicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido Par�grafo. Para efectos de la presente Resoluci�n se entiende por responder e informar:
a. Responder: Es aquella obligaci�n que tiene todo servidor p�blico y particular que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos p�blicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gesti�n fiscal.
b. Informar: Es la acci�n de comunicar, mensual, semestral anual o de manera ocasional y de acuerdo a las necesidades de la Contralor�a de Bogot� D.C., sobre la gesti�n fiscal desplegada por el manejo de fondos, bienes y/o recursos p�blicos y sus resultados de manera parcial o consolidada.
Art�culo 4�.- RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA. Son responsables de rendir cuenta a la Contralor�a de Bogot� D. C. todos los servidores p�blicos y las personas naturales o jur�dicas que manejen y/o, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogot�.
La informaci�n que se entregue a la Contralor�a, se presentar� en la forma indicada en la presente resoluci�n, debidamente refrendada por los responsables y citando el n�mero total de folios que la conforman.
Art�culo 5�.- RESPONSABILIDAD DE RENDIR CUENTA AL CULMINAR LA GESTION. Los responsables de rendir cuenta de que trata el Art�culo anterior, en caso de retiro definitivo o suspensi�n provisional mayor a treinta (30) d�as, deber�n rendir cuenta de su gesti�n a la Contralor�a de Bogot� D. C. en los t�rminos prescritos en la presente Resoluci�n, de conformidad con su anexo No.1, dentro de los treinta (30) d�as h�biles siguientes al retiro o suspensi�n. El per�odo de rendici�n de la cuenta, abarcar� el t�rmino comprendido entre la �ltima rendici�n de cuenta y la fecha del retiro o suspensi�n, cuando est� comprendida en un t�rmino menor a la anualidad fiscal correspondiente.
Esta rendici�n no exime al nuevo responsable de la presentaci�n que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra informaci�n que sea pertinente.
Par�grafo 1. Cuando el retiro definitivo del responsable de rendir cuenta coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerir� presentar informaci�n adicional, dado que la cuenta de la vigencia ser� presentada por el nuevo responsable.
Par�grafo 2. Para efectos de esta resoluci�n se entiende por gesti�n fiscal; lo se�alado en la ley 610 de 2000:
�El conjunto de actividades econ�micas, jur�dicas y tecnol�gicas, que realizan los servidores p�blicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos p�blicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisici�n, planeaci�n, conservaci�n, administraci�n, custodia, explotaci�n, enajenaci�n, consumo, adjudicaci�n, gasto, inversi�n, y disposici�n de los bienes p�blicos, as� como a la recaudaci�n, manejo e inversi�n de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeci�n a los principios de legalidad, eficiencia, econom�a, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoraci�n de los costos ambientales� CAPITULO III
De la forma, per�odo y t�rminos
Art�culo 6�.- FORMA. Las entidades p�blicas del orden distrital y los particulares sujetos a la vigilancia y control fiscal por parte de la Contralor�a de Bogot� D.C, a trav�s de los responsables de que trata el Art�culo cuarto de la presente resoluci�n, presentar�n una cuenta anual consolidada y una informaci�n mensual, semestral y ocasional, sobre su gesti�n financiera, operativa y de resultados, por transferencia electr�nica de informaci�n, seg�n sea el caso, de acuerdo al desarrollo tecnol�gico de la entidad o en medio magn�tico (disquete) y copia dura (documento f�sico), debidamente certificado, los cuales para efectos fiscales, penales, disciplinarios y/o administrativos constituir�n plena prueba; igualmente para el informe de que trata el Art�culo 5� de esta Resoluci�n.
Par�grafo. La Contralor�a de Bogot�, D.C. a trav�s de la Direcci�n de Inform�tica, precisar� para cada caso, la metodolog�a para acceder a los sistemas de informaci�n y/o bases de datos de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal.
Art�culo 7�.- PERIODO. La cuenta consolidada anual se rendir� por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1 y diciembre 31 de cada a�o.
Adicionalmente todos los sujetos de control deber�n presentar ante la Central �nica de Recepci�n de Informaci�n que trata el T�tulo II, Capitulo IV de la presente Resoluci�n, informaci�n mensual, semestral, anual y de manera ocasional, como parte del deber legal de informar dentro del contexto de la Rendici�n Cuenta, para el cumplimiento integral del ejercicio del control fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, la Contralor�a de Bogot� D.C., a trav�s de las Direcciones Sectoriales solicitar� informaci�n dentro del Proceso de Auditor�a Gubernamental con Enfoque Integral, sobre la gesti�n de los sujetos de control de que trata el Art�culo primero de esta Resoluci�n.
La informaci�n del anterior inciso, sobre la gesti�n de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal, se rendir� por el per�odo y con la oportunidad que sean requeridos por los funcionarios designados como lideres del equipo de auditor�a respectivo.
Si la gesti�n de los responsables de rendir cuenta, es menor a una vigencia fiscal, su informe comprender� el tiempo durante el cual se manejaron los recursos. Art�culo 8�.- Modificado por el art. 2, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002, Modificado por el art. 1, Resoluci�n Contralor�a Distrital 05 de 2005. T�RMINOS. El t�rmino m�ximo para la presentaci�n de la cuenta anual consolidada a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal, ser� hasta el d�a 15 de febrero del a�o siguiente. Para las sociedades de econom�a mixta, la fecha m�xima de presentaci�n ser� el d�a 31 de marzo del a�o siguiente en concordancia con lo establecido en el C�digo de Comercio. Los particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos p�blicos por un t�rmino inferior a una vigencia fiscal, presentar�n su informe dentro de los 30 treinta d�as siguientes a la fecha de culminaci�n de su gesti�n. La informaci�n se rendir� por el per�odo y con la oportunidad que sean requeridos y se�alados en la presente resoluci�n, as�:
a. Mensual dentro de los primeros diez (10) d�as h�biles siguientes al mes reportado. b. Semestral dentro de los primeros diez (10) d�as h�biles siguientes al semestre reportado.
c. Ocasional en la forma y t�rminos requeridos.
Par�grafo 1. La informaci�n Financiera, Econ�mica y Social deber� ser presentada en las fechas y t�rminos establecidos por la Contadur�a General de la Naci�n.
Par�grafo 2. Si la fecha corresponde a un d�a no h�bil, el t�rmino vencer� el d�a h�bil inmediatamente siguiente.
Del Contenido de la Cuenta o Informe
Art�culo 9�.- Modificado por el art. 1, Resoluci�n de la Contralor�a Distrital 37 de 2003 ENTIDADES Y ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACI�N CENTRAL DISTRITAL, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, SECTOR DE LOCALIDADES, FONDOS, ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS Y SOCIEDADES DE ECONOM�A MIXTA CON PARTICIPACI�N IGUAL O SUPERIOR AL 90% DEL TOTAL DEL CAPITAL. Deben incluir lo siguiente:
1. Informaci�n relacionada con la ejecuci�n presupuestal de ingresos, sus modificaciones, notas y anexos. (Los �rganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 2)
2. Ejecuci�n reconocimientos vigencias anteriores. (anexo 2A) 3. Informaci�n relacionada con la ejecuci�n presupuestal de gastos e Inversiones sus modificaciones, notas y anexos. (Los �rganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 3)
4. Ejecuci�n de reservas de la vigencia anterior. (anexo 4)
5. Programa Anual de Caja -PAC-, sus modificaciones, notas y anexos. (Los �rganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 5)
6. Las entidades p�blicas distritales que mantengan compromisos de deuda p�blica interna y externa deber�n remitir los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda y dem�s datos contemplados en el SEUD. (anexo 6)
7. Comportamiento de los indicadores de endeudamiento seg�n Ley 358 de 1997.
8. Informe sobre el portafolio de inversiones Financieras.(anexo 7)
9. Informe sobre recursos de tesorer�a. (anexo 8).
10. Informe sobre disponibilidad de fondos (anexo 8A).
11. Derogado por el art. 12, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Informaci�n correspondiente a las operaciones efectivas de caja seg�n Metodolog�a FOSIT (Fortalecimiento del Sistema de Informaci�n Financiero Territorial.)
12. Informaci�n contractual.
� Sistema de informaci�n contractual Distrital. (anexo 9) El anexo 9, fue derogado por el art. 11, Resoluci�n Contralor�a Distrital 23 de 2005 � Relaci�n de contratos liquidados durante el per�odo. (anexo 10). SEMESTRAL
1. Estados Contables b�sicos. La siguiente informaci�n se presentar� de manera consolidada y comparativa para los estados contables anuales y se acompa�ar� de los formatos CGN 96-001 y CGN 96-002, anexos y notas establecidas por la Contadur�a General de la Naci�n.
� Balance General
� Estado de Actividad Financiera, Econ�mica y Social
� Estado de Cambios en el Patrimonio
� Estado de Flujo de Efectivo 2. Plan de Compras Anual y su ejecuci�n de la vigencia reportada (anexo 11)
3. Avance sobre la ejecuci�n del Plan Indicativo de Gesti�n o Plan Estrat�gico o Corporativo.
4. Modificado por el art. 4, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Informe sobre el Plan de Desarrollo, Plan de Acci�n, avance de proyectos y dem�s informaci�n relacionada seg�n metodolog�a de registro y seguimiento establecido por el Departamento Administrativo de Planeaci�n Distrital. 5. An�lisis de los Indicadores de Gesti�n: Hace referencia al seguimiento y evaluaci�n del comportamiento de los indicadores de Econom�a, Eficiencia, Eficacia, Efectividad, Equidad y valoraci�n de los Costos Ambientales utilizados para el control y medici�n de los resultados de las actividades misionales y las �reas de apoyo de la Entidad.
6. Informe de avance de los planes de mejoramiento (anexo 12)
7. De los recursos entregados en fiducia, anexar estados financieros e informe de gesti�n.
8. Relaci�n sobre peticiones, quejas y reclamos recepcionados y atendidos por la entidad. (anexo 13)
9. Informe sobre austeridad en el gasto que contenga c�digo y rubro presupuestal, estrategias, acciones, resultados y ahorro mensual y acumulado. 10. Informe gastos e inversi�n ambiental, seg�n clasificaci�n funcional. (anexo 14)
11. Informe de gesti�n ambiental. (anexo 15)
12. Informes sobre presuntos detrimentos patrimoniales, p�rdidas, hurtos y/o p�rdidas detectados indicando valor y estado de las actuaciones al respecto.
ANUAL: Adicional a la informaci�n semestral se�alada en este art�culo se deber� remitir la siguiente:
1. Informe del Revisor Fiscal (si la entidad esta obligada a tenerlo).
2. Informe de Auditor�a Externa (si se ha contratado).
3. Informe de Control Interno (anexo 16)
4. Informe de Composici�n Accionaria (Sociedades de Econom�a Mixta)
5. Plan de Compras Anual proyectado para la nueva vigencia (anexo 11).
6. Modificado por el art. 5, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Plan estrat�gico, corporativo o de acci�n proyectado para la nueva vigencia.
7. Modificado por el art. 5, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Plan de Desarrollado proyectado para la nueva vigencia
8. Informe de procesos en contra de la entidad que contenga
� Tipo de proceso
� Despacho de conocimiento (Fiscal�a, Juzgado, Tribunal, etc.), � N�mero de radicaci�n del proceso.
� Demandante (nombres y apellidos y/o raz�n social)
� Pretensiones (valor inicial y valor actualizado)
� Actuaciones adelantadas
� Nombre del (los) abogado(s) que atendieron el proceso. Si es externo indicar: No. de contrato, fecha, valor, objeto.
� Hechos (Breve descripci�n de los hechos que dieron origen al proceso)
� Estado del proceso.
9. Cierre presupuestal de la vigencia y Constituci�n de Reservas y Reconocimientos Presupuestales. 10. Balance Social (anexo 17)
11. Informe de Gesti�n y Resultados.
12. Inventario F�sico y valorizado de propiedad planta y equipo.
13. Informe de la gesti�n realizada con los recursos asignados para participaci�n ciudadana.
OCASIONAL 1. Para efectos de la expedici�n del certificado de registro de deuda p�blica externa e interna las entidades prestatarias del nivel Distrital deber�n presentar a la Contralor�a de Bogot�, D.C., dentro de los cinco (5) d�as h�biles posteriores al perfeccionamiento del contrato de deuda, los siguientes documentos:
� Oficio remisorio con la solicitud de la expedici�n del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripci�n de las normas de autorizaci�n y/o de conceptos requeridos para el cr�dito; el destino que tendr�an los recursos, la fecha de celebraci�n del contrato, y otros contenidos en los formatos que para tal efecto establezca la Direcci�n de Econom�a y Finanzas Distritales o quien haga sus veces en la Contralor�a de Bogot�, D. C.
� Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligaci�n, debidamente perfeccionado.
� Traducci�n oficial en idioma espa�ol del respectivo contrato o documento donde conste la obligaci�n, cuando se trate de empr�stitos externos.
� Proyecci�n de desembolsos, amortizaciones y condiciones financieras del respectivo contrato durante la vigencia del empr�stito a partir de la fecha de su perfeccionamiento
� Fotocopia de la autorizaci�n y/o conceptos contemplados en los art�culos 10 y 13 del Decreto 2681 de 1993.
� Fotocopia del certificado de registro ante la Direcci�n de Cr�dito P�blico del Ministerio de Hacienda para los empr�stitos externos.
� Fotocopia del formulario de registro de pr�stamo en moneda extranjera ante el Banco de la Rep�blica
� Calendario de utilizaci�n y per�odo de disponibilidad de los fondos
2. Suprimido por el art. 10, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Las entidades distritales deber�n reportar los planes de mejoramiento dentro de los quince (15) d�as h�biles siguientes a la presentaci�n del Informe de Auditor�a Gubernamental con Enfoque Integral a fin de permitir su seguimiento y control 3. Copia de la evaluaci�n del control interno contable establecido por la Contadur�a General de la Naci�n, dentro de los t�rminos se�alados para tal fin.
4. Adicionado por el art. 6, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002
Par�grafo 1.: : La Secretaria de Educaci�n Distrital presentar� anualmente y en forma consolidada la informaci�n de los Fondos de Servicios Docentes.
Par�grafo 2. Modificado por el art. 3, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Los Fondos de Servicios Docentes presentar�n a la Contralor�a de Bogot� semestralmente la siguiente informaci�n:
1. Ejecuci�n Presupuestal de Ingresos y Gastos con su modificaciones. (anexos 2 y 3 )
2. Estados Contables, de conformidad con la informaci�n presentada a la Secretar�a de Educaci�n y los lineamientos de la Contadur�a General de la Naci�n.
3. Estado de Tesorer�a (anexo 8 ).
4. Informe del Revisor Fiscal (segundo semestre)
5. Informaci�n Contractual: Sistema de informaci�n contractual Distrital (anexo 9) y Relaci�n de Contratos Liquidados durante el per�odo (anexo 10).
6. Cumplimiento del Plan de Mejoramiento (anexo 12). Art�culo 10�.- SOCIEDADES DE ECONOM�A MIXTA CON PARTICIPACI�N IGUAL O SUPERIOR AL 50% E INFERIOR AL 90% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO. Deben Incluir en su Informaci�n lo siguiente:
1. Estados Financieros b�sicos. La siguiente informaci�n se presentar� de manera consolidada y comparativa para los estados contables anuales y se acompa�ar� de los formatos CGN 96-001 y CGN 96-002, anexos y notas establecidas por la Contadur�a General de la Naci�n
� Estado de Ganancias y P�rdidas � Estado de Cambios en el Patrimonio
� Estado de Flujo de Efectivo
2. Informaci�n contractual.
� Sistema de informaci�n contractual Distrital. (anexo 9)
� Relaci�n de contratos liquidados durante el per�odo. (anexo 10).
3. Plan Indicativo de Gesti�n o Plan Estrat�gico o Corporativo y su ejecuci�n.
4. Informe Gastos e Inversi�n Ambiental, seg�n clasificaci�n funcional (anexo 14)
5. Informe de Gesti�n Ambiental (anexo 15)
ANUAL: Adicional a la informaci�n semestral se�alada en este art�culo deber� remitir la siguiente.
3. Informe de Composici�n Accionaria (Sociedades de Econom�a Mixta)
4. Plan estrat�gico, corporativo o de acci�n proyectado para la nueva vigencia.
5. Informe de Gesti�n y Resultados.
6. Inventario de propiedad planta y equipo OCASIONAL 1. Copia de la evaluaci�n del control interno contable establecido por la Contadur�a General de la Naci�n, o por autoridad competente dentro de los t�rminos se�alados para tal fin
Art�culo 11�.- SOCIEDADES DE ECONOM�A MIXTA CON PARTICIPACI�N INFERIOR AL 50% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO. Deben Incluir en su Informaci�n lo siguiente:
1. Informe de gesti�n de la Gerencia el cual debe incluir aspectos ambientales.
2. Estados Financieros b�sicos y sus notas anexas
3. Informe de Composici�n Accionaria. 4. Informe del Revisor Fiscal, si lo hay.
5. Informe de la Auditor�a Externa, si la hay.
6. Informe de la Auditor�a Interna, si la hay.
Art�culo 12�.- EMPRESAS PRIVADAS O PARTICULARES QUE ADMINISTREN, MANEJEN Y/O INVIERTAN BIENES Y/O RECURSOS PUBLICOS. Presentar�n el siguiente informe respecto de los Recursos P�blicos:
ANUAL. 1. Estados Financieros B�sicos Comparativos y notas
2. Plan de Inversi�n (Detallado por Planes y Programas)
3. Informe del Revisor Fiscal, si lo hay
4. Informe de la Auditor�a Externa, si lo hay
5. Relaci�n de contratos suscritos con recursos p�blicos, que contenga n�mero de contrato, fecha de suscripci�n, contratista, objeto, valor y duraci�n.
Art�culo 13�.- Derogado por el art. 32, Resoluci�n Contralor�a Distrital 24 de 2003 EMPRESA COMERCIAL DE SERVICIOS DE ASEO. LTDA. - ECSA LTDA. -, O DE LA EMPRESA QUE SE CREE PARA TAL FIN, se efectuar� en forma semestral, anual y cuando las necesidades de control fiscal lo exijan, as�:
1. Estados contables con corte a 30 de junio y 31 de diciembre. Texto subrayado fue Derogado por el art. 12, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002
2. Aclarado por el art. 7, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Informes del comportamiento de ingresos y sistemas de recaudo y retribuciones. Comportamiento de las bolsas zonal y de compensaci�n. (anexo 17)
ANUAL. Adem�s de informaci�n anterior:
1. Plan de gesti�n y resultados, con su respectiva evaluaci�n, de conformidad con lo exigido por la Comisi�n de Regulaci�n de Agua Potable y Saneamiento B�sico - CRAP -
2. Estudios de costos y tarifas.
3. Informe del Revisor Fiscal anual. (si lo hay)
4. Informe de la Auditor�a Externa (si la hay)
Art�culo 14�.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS (EMPR�STITOS INTERNACIONALES, BIRF, BID, CONVENIOS PNUD) O CUALQUIER OTRO ORGANISMO INTERNACIONAL, Respecto de estos proyectos presentar�n la siguiente informaci�n:
1. Estados Contables B�sicos del Proyecto en pesos y en d�lares.
2. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados.
4. Estado de Inversi�n por Categor�as
5. Estado de manejo de la Cuenta Especial
6. Informe de procesos en contra de la entidad que contenga
� Radicaci�n del Proceso
� Despacho de conocimiento (Fiscal�a, Juzgado, Tribunal, etc.)
� N�mero de radicaci�n del proceso.
� Pretensiones (valor inicial y valor actualizado - contabilizado)
Art�culo 15�.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS DE COOPERACI�N T�CNICA NO REEMBOLSABLES. Respecto de estos proyectos presentar�n la siguiente informaci�n:
1. Estados Presupuestales y de Tesorer�a
2. Estados Contables B�sicos
3. Plan de Inversi�n 4. Relaci�n de contratos suscritos con recursos p�blicos, que contenga n�mero de contrato, fecha de suscripci�n, contratista, objeto, valor y duraci�n.
5. Relaci�n de Desembolsos Efectuados.
Art�culo 16�.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE LIQUIDACION.
Decretada la disoluci�n e iniciada la liquidaci�n de la entidad, los responsables deber�n rendir a la Contralor�a de Bogot�, D.C. cuenta de su gesti�n dentro de 30 d�as h�biles siguientes.
Para tal efecto, presentar�n:
1. Los estados financieros con sus anexos y soportes, depurados y firmados por el contador y el representante legal. 2. Un informe de gesti�n, que contenga:
� Todo hecho que modifique los resultados del �ltimo ejercicio fiscal posterior a los �ltimos estados financieros. � Relaci�n de los contratos y pagos efectuados por la entidad dentro del a�o inmediatamente anterior al inicio de la liquidaci�n. � Relaci�n de la n�mina vigente y de los contratos de prestaci�n de servicios, indicando el monto total de los mismos, relaci�n detallada de los pasivos laborales y personal jubilado a cargo. � Informe de procesos en contra de la entidad que contenga
- Radicaci�n del Proceso
- Despacho de conocimiento (Fiscal�a, Juzgado, Tribunal, etc.)
- N�mero de radicaci�n del proceso.
- Demandante (nombres y apellidos y/o raz�n social)
- Pretensiones (valor inicial y valor actualizado - contabilizado)
- Actuaciones adelantadas
- Nombre del (los) abogado(s) que atendieron el proceso. Si es externo indicar: No. de contrato, fecha, valor, objeto.
- Hechos (Breve descripci�n de los hechos que dieron origen al proceso)
� Reclamaciones y litigios en curso iniciados contra terceros por la entidad, indicando las pretensiones, el estado procesal y el Despacho que lo conoce a la fecha. � Relaci�n detallada de las obligaciones tributarias, identificando la naturaleza del impuesto, su cuant�a, forma de pago, intereses causados, sanciones impuestas, acompa�ados de las declaraciones tributarias presentadas durante el �ltimo a�o. � Inventario depurado con corte al mes anterior de su presentaci�n, en el cual se detallen y valoren los activos y pasivos de la entidad, indicando su composici�n y los m�todos utilizados para su valuaci�n. � Relaci�n completa de los acreedores, indicando nombre o raz�n social, identificaci�n, direcci�n, cuant�a, naturaleza de los cr�ditos, acompa�ado de los documentos donde consten las obligaciones. � Acta de entrega y recibo de la entidad: El representante legal de la entidad a liquidar remitir� al organismo de control fiscal copia del acta mediante la cual hace entrega de la entidad al liquidador una vez sea nombrado y posesionado, en un t�rmino que no exceda de diez (10) d�as h�biles, la cual contendr� toda la informaci�n contemplada en el siguiente numeral.
Igual obligaci�n tendr� el gerente, director o representante legal, en caso de ser nombrado liquidador de la misma.
Publicaci�n del estado de liquidaci�n.
Designado el liquidador, �ste deber� enviar a la Contralor�a de Bogot�, D.C. copia del aviso publicado en un peri�dico de amplia circulaci�n en el Distrito Capital, mediante el cual haya informado a los acreedores y terceros sobre el estado de liquidaci�n en que se encuentra la Entidad, con la constancia de su fijaci�n en lugar visible de las oficinas y establecimientos que tenga la misma.
Rendici�n de cuentas del liquidador.
El liquidador deber� rendir cuenta de sus actuaciones. La cuenta ser� puesta a disposici�n de la Contralor�a de Bogot�, dentro de los quince (15) d�as calendario siguientes al vencimiento de cada trimestre del a�o y estar� integrada por los informes relacionados a continuaci�n:
� Relaci�n de todos los actos, negocios, convenios o contratos que haya realizado tendientes a facilitar la preparaci�n y realizaci�n de una liquidaci�n del patrimonio r�pida y progresiva. � Relaci�n de las gestiones que hubiere realizado para el recaudo de los dineros y la recuperaci�n de los bienes que por cualquier circunstancia deban ingresar al activo a liquidar, as� como las prestaciones accesorias. � Relaci�n de los actos ejecutados necesarios para la conservaci�n de los activos y todos los actos y contratos celebrados requeridos para el desarrollo de la liquidaci�n, incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelaci�n del pasivo. � Relaci�n de los bienes consumibles enajenados. � Relaci�n de los bienes de la entidad enajenados. � Relaci�n de todos los gastos realizados, demandados por la liquidaci�n. � Relaci�n de las cuentas exigidas y comprobadas de la gesti�n a los liquidadores anteriores y a los secuestres designados en los juicios que se incorporen a la liquidaci�n. � Relaci�n de las acciones promovidas de responsabilidad civil, penal, disciplinaria o fiscal, contra los administradores, revisores fiscales y funcionarios de la entidad en liquidaci�n, y en general contra cualquier persona que con su conducta haya lesionado el patrimonio de la entidad en liquidaci�n. � Relaci�n de todas las acciones necesarias adelantadas para la conservaci�n y reintegro de los bienes que conforman el patrimonio a liquidar. � Presentaci�n del plan de pago de las obligaciones, teniendo en cuenta el inventario, la prelaci�n legal de pagos y las normas presupuestales.
Bienes que integran el patrimonio a liquidar.
El patrimonio de la entidad en liquidaci�n est� conformado por la totalidad de los activos que tengan un valor econ�mico y la totalidad de los pasivos. Se except�an los bienes inembargables e intransferibles.
Inventario de liquidaci�n.
El liquidador elaborar� y presentar� ante la Contralor�a de Bogot�, D.C. el inventario de liquidaci�n dentro de los treinta (30) d�as siguientes a la fecha de aceptaci�n del cargo, con base en el acta de entrega.
En el evento en que el liquidador se posesione con una antelaci�n m�nima de (60) sesenta d�as calendario a la finalizaci�n del respectivo trimestre, el inventario de liquidaci�n se presentar� al vencimiento del trimestre siguiente.
a. Contenido y requisitos del inventario. El inventario incluir� adem�s de la relaci�n pormenorizada de todos los activos, la de todas las obligaciones con especificaci�n de la prelaci�n u orden legal de pago, inclusive de las que solo pueden afectar eventualmente su patrimonio como las condicionales, las litigiosas, las fianzas; los avales, entre otros. Este inventario debe ser suscrito por un contador p�blico y por el liquidador.
b. Aval�o de los bienes. El liquidador presentar� los aval�os de los bienes enajenados dentro del trimestre. Trat�ndose de bienes cotizados en bolsa no se requerir� el aval�o.
Presentaci�n de la cuenta final de liquidaci�n.
Dentro de los treinta (30) d�as calendario siguientes a la fecha de haber entrado en vigencia el decreto de liquidaci�n final de la entidad, deber� ser presentada la cuenta definitiva de liquidaci�n por parte del liquidador a la Contralor�a de Bogot� D.C. mediante oficio en el que se indique el lugar donde se encuentran los soportes para su revisi�n, debi�ndose conformar con los siguientes documentos:
1. Decreto de liquidaci�n final de la entidad, suscrito por el Alcalde Mayor y el Secretario de Hacienda. 2. Acta de liquidaci�n final de la entidad. 3. Acta de entrega de los bienes muebles. 4. Acta de entrega de donaci�n de bienes a entidades p�blicas. 5. Acta de entrega de las obligaciones pendientes de pago.
6. Acta de entrega a la Secretar�a de Hacienda de los t�tulos valores, acciones o participaciones que la entidad pose�a al momento de la liquidaci�n. 7. Acta de entrega de los bienes inmuebles a la Secretar�a de Hacienda. 8. Acta de entrega a la Subsecretar�a de Asuntos Jur�dicos de la Alcald�a Mayor de Bogot� D. C., relacionando todas las demandas en las que es parte la entidad. 9. Escrituras de propiedad de los bienes inmuebles que pose�a la entidad, acompa�adas de las copias de las escrituras de traspaso con el correspondiente certificado de libertad y tradici�n actualizado, con vigencia no mayor a 30 d�as.
10. Informe sobre el estado en el que se entregan los bienes inmuebles y el uso actual que se le est� dando a cada uno de los mismos. 11. Estados financieros definitivos con corte a la fecha de liquidaci�n final, se�alando d�nde se encuentran los soportes para su respectiva verificaci�n. 12. Estado de cartera por edades y por deudor, junto con la identificaci�n del propietario y ejecutor actual de la misma. 13. Informe de gesti�n del proceso de liquidaci�n, acompa�ado del seguimiento a las observaciones formuladas por la Contralor�a de Bogot� en las cuentas de per�odos anteriores, que no fueron subsanadas por la Entidad. 14. Movimiento de la cuenta del Fondo de Pasivos, con sus respectivas �rdenes de pago y soportes. 15. Los dem�s documentos que soportan las actuaciones y operaciones realizadas durante el per�odo.
Art�culo 17�.- ENTIDADES EN PROCESO DE TRANSFORMACION, FUSION Y ESCISION. Las entidades que inicien procesos de Transformaci�n, Fusi�n, Escisi�n o se acojan a la Ley 550 de 1999 deber�n presentar cuenta por el periodo comprendido entre la �ltima rendici�n de cuenta y la fecha de promulgaci�n del acto administrativo que ordene tal evento.
La cuenta se rendir� dentro de los 10 diez d�as h�biles siguientes a la fecha del acto administrativo que as� lo decrete y a la culminaci�n de cada una de las etapas o fases previstas.
As� mismo, deben presentar a la Contralor�a de Bogot�, D.C. los estados financieros y la relaci�n de inventarios con que participan en el nuevo ente, dentro del mes siguiente a la fecha en que se adopte la medida.
Art�culo 18�.- CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS. Los responsables del manejo de los recursos destinados a atender el pago de recompensas, operaciones de inteligencia, contrainteligencia y pago de informaci�n especializada que realiza la Polic�a Metropolitana de Bogot�, con cargo al presupuesto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogot� D.C. rendir�n la informaci�n contentiva de la relaci�n de gastos efectuados en el periodo con los soportes correspondientes, el informe de gesti�n y el Estado de Tesorer�a en el cual se consignen todos los movimientos y el saldo del rubro por periodos semestrales, con fecha de cierre a 30 de junio y 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. Esta informaci�n deber� presentarse en el despacho del se�or Contralor Auxiliar, el primer d�a h�bil de los meses de agosto y febrero de cada vigencia respectivamente.
De la presentaci�n
Art�culo 19�.- PRESENTACI�N. La cuenta e informes de que trata la presente Resoluci�n deber�n ser presentados por sus responsables en la Central �nica de Recepci�n de Informaci�n de la Subdirecci�n de Servicios Administrativos de la Contralor�a de Bogot� D.C., salvo la excepci�n consagrada en el art�culo 18� de la presente Resoluci�n.
Par�grafo 1. La informaci�n correspondiente, se reportar� a la Contralor�a de Bogot�, D.C., de conformidad con los anexos mencionados en esta Resoluci�n. Aquella Informaci�n que no se deba rendir a trav�s de anexos, se efectuar� conforme a las normas que le sean aplicables. Par�grafo 2. Los documentos fuente que soporten la gesti�n fiscal, financiera, operativa y de resultados, reposar�n en las correspondientes entidades, a disposici�n de este �rgano de vigilancia y control fiscal, quien podr� solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.
Par�grafo 3. La presentaci�n de la Informaci�n se efectuar� conforme a lo previsto en los art�culos de la presente Resoluci�n; sin el pleno de estos requisitos, se entender� por no presentada. CAPITULO VI
De la revisi�n y su resultado Art�culo 20�.- REVISI�N. La revisi�n de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, t�cnica financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un per�odo determinado, con miras a establecer la econom�a, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La Contralor�a de Bogot�, D.C., mediante el proceso de Auditor�a Gubernamental con Enfoque Integral, revisar� la informaci�n que los responsables presenten sobre su Gesti�n, con el prop�sito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma. Art�culo 21�.- RESULTADO. La Contralor�a de Bogot�, D.C., se pronunciar� a trav�s de los Informes de Auditor�a Gubernamental con enfoque Integral, sobre la gesti�n fiscal de los responsables que deben rendir cuenta, de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos en el Manual de Fiscalizaci�n para Bogot�. El pronunciamiento emitido a trav�s del dictamen integral en el Informe de Auditor�a constar� de una opini�n, sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la Informaci�n Financiera y los conceptos sobre la administraci�n, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos p�blicos asignados y el cumplimiento de metas e impactos de resultados. Par�grafo 1. Si la Contralor�a de Bogot�, D.C. encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisi�n sobre la Gesti�n Fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opini�n razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendr� la connotaci�n de fenecimiento.
En caso contrario, si como resultado de la auditor�a, la opini�n sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la Informaci�n Financiera y/o los conceptos de la administraci�n, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos p�blicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entender� por no fenecida.
Par�grafo 2. La Contralor�a de Bogot�, D.C., tendr� como plazo m�ximo uno (1) a�o contados a partir de la fecha de la presentaci�n de la informaci�n anual consolidada, para emitir pronunciamiento a trav�s de los informes de auditor�a; fecha despu�s de la cual, si no se llegara a producir, se entender� fenecida la cuenta, sin perjuicio de que en un proceso posterior de auditor�a y/o ante hechos evidentes irregulares se pueda levantar dicho fenecimiento, conforme a lo establecido en el Art�culo17 de la Ley 42 de 1993. TITULO III
DEL SUMINISTRO DE INFORMACI�N PARA LA AUDITOR�A DE LOS ESTADOS CONTABLES DEL DISTRITO CAPITAL Y LA CERTIFICACI�N DE LA SITUACI�N DE LAS FINANZAS DEL DISTRITO
Auditor�a del Balance
Art�culo 22�.- Modificado por el art. 8, Resoluci�n Contralor�a Distrital 03 de 2002 Para los fines del informe de auditor�a de los estados contables del Distrito y el control interno financiero y contable del Distrito Capital, la Secretar�a de Hacienda Direcci�n Distrital de Contabilidad, deber� remitir a la Central Unica de Recepci�n de informaci�n, a m�s tardar el 15 de septiembre de cada vigencia la informaci�n del primer semestre y 31 de marzo de la vigencia siguiente al a�o reportado, la siguiente informaci�n.
Semestral y Anual comparativo
1. Balance General consolidado del Distrito Capital
2. Estado de Actividad Financiera, Econ�mica y Social
3. Estado de Cambios en el Patrimonio del Distrito Capital
4. Notas a los Estados Contables con sus respectivos anexos y formatos del Distrito Capital
5. Metodolog�a de consolidaci�n empleada
6. Cuadros resumen del Balance General y Estado de Actividad Financiera, Econ�mica y Social sin eliminaciones y con eliminaciones
7. Cuadro de distribuci�n o conformaci�n por sectores tal y como se desarroll� el trabajo de consolidaci�n en la Secretar�a de Hacienda.
8. Informe de control interno del proceso de consolidaci�n
Par�grafo Adicionalmente la Secretar�a de Hacienda pondr� a disposici�n de la Contralor�a, cualquier otra clase de informaci�n que se requiera en el desarrollo de la auditor�a al proceso de consolidaci�n de los estados contables del Distrito Capital.
CERTIFICACI�N DE LA SITUACI�N DE LAS FINANZAS DEL DISTRITO
Art�culo 23� Para los fines del informe de la certificaci�n de la situaci�n de las finanzas del distrito, la Secretar�a de Hacienda, deber� remitir a la Central �nica de recepci�n de informaci�n, a m�s tardar el 15 de febrero de la siguiente vigencia al a�o reportado, la informaci�n que a continuaci�n se relaciona:
1. Situaci�n Fiscal
2. C�lculo de Excedentes
3. Utilidades de las empresas
DE LAS EXCEPCIONES, SANCIONES, PRORROGAS Y DISPOSICIONES VARIAS
Art�culo 24�.- Derogado por el art. 32, Resoluci�n Contralor�a Distrital 24 de 2003 EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS. La forma, per�odo, t�rminos y contenido de la rendici�n de informaci�n de las Empresas de Servicios P�blicos Domiciliarios, sin perjuicio de su naturaleza jur�dica, ser� la contenida en las disposiciones que para tal efecto expida la Contralor�a General de la Rep�blica en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias conferidas por las leyes 142 de 1994 y 689 de 2001 y dem�s normas que las modifiquen
Par�grafo. 1 Igual excepci�n tendr�n en materia de Rendici�n de Cuenta y su Revisi�n aquellos sujetos de control para los cuales la Contralor�a de Bogot�, D.C. expida un reglamento espec�fico. Par�grafo Transitorio: Hasta tanto la Contralor�a General de la Rep�blica expida la nueva reglamentaci�n de que trata el Art�culo 5 de la Ley 689 de 2001 se aplicar� las normas vigentes
Art�culo 25�.- TIPOS DE SANCIONES. En el proceso de rendici�n de cuentas e informes, la Contralor�a de Bogot�, D.C: podr� seg�n el caso, imponer sanciones pecuniarias a los responsables, de conformidad con los procedimientos, causales, t�rminos y competencias consagrados en los art�culos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993 y la Resoluci�n Reglamentaria No. 042 de septiembre 4 de 2001, expedida por la Contralor�a de Bogot�, D.C. y dem�s normas que las modifiquen.
Art�culo 26�.- SUJETOS DE CONTROL. Los responsables de rendir la Cuenta e Informaci�n, de que trata la presente Resoluci�n, podr�n solicitar pr�rroga por escrito debidamente motivada, solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito, dirigida al Director Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control o a la Direcci�n de Econom�a y Finanzas Distritales de esta Contralor�a, seg�n el caso.
Dicha solicitud, deber� ser presentada directamente por los responsables con anterioridad no inferior a cinco d�as h�biles a su vencimiento. El Director podr� otorgar la pr�rroga de los plazos establecidos, por un m�ximo de diez d�as h�biles y tendr� un plazo de tres d�as h�biles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de pr�rroga para resolverla, fecha despu�s de la cual si no existe pronunciamiento, se entender� otorgada. CAPITULO IV
Art�culo 27�.- Establecer en la Contralor�a de Bogot� D.C. la Central �nica de Recepci�n de Cuentas e Informes, dependiente de la Subdirecci�n de Servicios Administrativos- Direcci�n Administrativa y Financiera, bajo la supervisi�n de la Direcci�n de Planeaci�n, quien impartir� las instrucciones del caso y ejercer� vigilancia permanente por el buen desarrollo de esta gesti�n.
Art�culo 28�.- OTRA INFORMACI�N. La Contralor�a de Bogot�, DC. podr� solicitar en cualquier tiempo a las entidades p�blicas del orden Distrital o particulares que administren, manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos p�blicos, cualquier otra informaci�n diferente a la que se refiere la presente Resoluci�n que se requiera para el cumplimiento de la misi�n del Organismo de Vigilancia y Control Fiscal.
Art�culo 29�.- La Contralor�a de Bogot� tendr� acceso a los sistemas de informaci�n automatizados que utilice la administraci�n.
Par�grafo. La Secretar�a de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeaci�n Distrital, en particular, deben garantizar el acceso a los sistemas de informaci�n y computaci�n que registren y manejen informaci�n relativa al presupuesto, al PAC, a los proyectos de inversi�n, al Plan de Desarrollo Distrital, la Contabilidad Consolidada del Distrito y los dem�s sistemas de informaci�n de administraci�n financiera del Distrito Capital.
Art�culo 30�.- Los sujetos de control de que trata esta Resoluci�n, por principio de econom�a, pondr�n a disposici�n de la Contralor�a para ser consultada en la fuente, toda aquella informaci�n que reportan a otras autoridades distritales o nacionales.
Art�culo 31�.- Cuando la informaci�n sea enviada en medio magn�tico, o correo electr�nico las entidades remitentes deber�n solicitar a la Direcci�n T�cnica de Inform�tica, las especificaciones de compatibilidad en cuanto a lenguaje y programas.
Art�culo 32�.- CERTIFICACI�N DE LA INFORMACI�N Los documentos donde conste la informaci�n financiera, presupuestal, estad�stica y de endeudamiento p�blico por cada entidad, deber�n ser firmados por el representante legal y por el respectivo Jefe de la Oficina que los elabore, identificando su nombre completo y c�dula de ciudadan�a y tel�fono.
Par�grafo. Cuando el representante legal delegue la presentaci�n de la informaci�n a que se refiere �ste articulo, remitir� junto con la informaci�n respectiva el acto administrativo por el cual se produce dicha delegaci�n.
Art�culo 33�.- DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resoluci�n deroga la Resoluciones Reglamentaria 035 de octubre de 1999, 013 de septiembre de 1998 y 009 de abril de 1999 y dem�s disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su expedici�n y publicaci�n.
Par�grafo Transitorio. La informaci�n mensual y semestral de que trata el Art�culo noveno (9) de esta Resoluci�n deber� ser remitida a partir de la vigencia fiscal 2002.
Dada en Bogot�, D. C., a los 8 d�as del mes de Noviembre de 2001
Contralor de Bogot�, D.C.
ANEXOS Disponibles en el Registro Distrital 2518 del 21 de noviembre de 2001.
INFORME DE RENDICI�N DE CUENTA AL CULMINAR LA GESTION
El informe que tienen que rendir los responsables de que trata la presente resoluci�n, al culminar su gesti�n fiscal, debe incluir lo siguiente:
1. Per�odo que cubre:
Con corte al 30 del 30 del mes inmediatamente a su retiro
3. Informaci�n Presupuestal (anexos 2 , 2A, 3, 4, 5, )
4. Relaci�n de Contratos (anexos 9.y 10)
5. Relaci�n de los Proyectos de Inversi�n.
Se debe relacionar el estado de los proyectos de inversi�n en ejecuci�n o que hayan sido terminados, el periodo que est� informando 6. Informe de Gesti�n y Resultados ANEXO No. 11 PLAN DE COMPRAS ANUAL La informaci�n solicitada en el presente anexo se refiere al plan de necesidades y al presupuesto de compras que proyecta la Entidad para el desarrollo de sus actividades en cumplimiento de su Misi�n Organizacional; esta informaci�n debe contemplar los siguientes aspectos:
1. Plan de Necesidades Hace referencia a la formulaci�n del Plan de Necesidades que la entidad ha expedido como soporte y fundamento para la elaboraci�n del Plan de Compras adoptado para la vigencia fiscal que se reporta. Esta informaci�n debe detallar:
� Principales Pol�ticas de Compras
� Metodolog�a para la Formulaci�n del Plan de Compras
El Plan de Compras tiene que ver con la especificaci�n que en cumplimiento con las normas vigentes sobre la planeaci�n y programaci�n, las entidades deben presupuestar para la adquisici�n de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de todas sus dependencias tanto misionales como de apoyo. Dicha programaci�n debe formularse teniendo como marco la consideraci�n por los principios de Econom�a, Eficiencia. Eficacia y Equidad dentro de unos t�rminos de calidad, cantidad y oportunidad. Esta Informaci�n debe incluir:
� Cobertura.
Con base en la estructura de la entidad se debe identificar la composici�n del plan de compras tanto para el Nivel Central como para el Seccional o Regional (seg�n la estructura organizacional y descentralizada que tenga la entidad)
� Per�odo
Se debe especificar cual fue la periodicidad de su ejecuci�n (Mensual, bimestral, Trimestral o Semestral.)
� Composici�n
Se debe detallar por rubros (Compra de Equipos, Materiales y Suministros, etc.) los diferentes Items de compra, cantidad, modalidad de adquisici�n, asignaci�n presupuestal, sus modificaciones y su valor ejecutado ( en valores absolutos y porcentuales) � Procedimiento
Describa el procedimiento seguido para la elaboraci�n y ejecuci�n del Plan de Compras y sus Responsables. Nota: Este mismo formato se utilizar� para el reporte del Plan de Compras proyectado para la nueva vigencia.
INFORMACI�N SOBRE EL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Este anexo orienta la presentaci�n sobre los avances alcanzados por la administraci�n de acuerdo al �ltimo Plan de Mejoramiento, que sobre la vigencia anterior se ha comprometido realizar la entidad, seg�n las recomendaciones y observaciones formuladas por Contralor�a de Bogot� a trav�s del informe efectuado por la auditoria; esta informaci�n debe contemplar los siguientes aspectos:
1. Fecha en que se suscribi� el Plan de Mejoramiento Hace referencia al d�a en que la Administraci�n fue notificada de la conformidad de los aspectos formales del Plan de Mejoramiento
2. Periodo que cubre o cubri� el Plan de Mejoramiento
Se debe especificar el periodo que se plane� realizar, es decir el d�a que se inicio y se determin� terminar. (Anexar el cumplimiento de los cronogramas detallando las actividades ejecutadas por �reas, ciclos o procesos entre otros �tems, definidos dentro de los componentes del Plan de Mejoramiento presentado)
En este punto se determina:
* Cumplimiento del objetivo general del Plan de Mejoramiento
* Cumplimiento de los objetivos espec�ficos del Plan de Mejoramiento
* Cumplimiento de las actividades previstas para la operacionalizaci�n del Plan de Mejoramiento (determinando las �reas, ciclos o procesos que se involucraron en el plan de mejoramiento, estrategia, cumplimiento de las actividades, fuente de los recursos, ejecuci�n econ�mica, tiempo de ejecuci�n programado, tiempo tomado, indicador de cumplimiento, responsables).
* Mecanismos de seguimiento interno aplicados (determinando las �reas, ciclos o procesos que se involucraron en el plan de mejoramiento, estrategia, cumplimiento de las actividades, fuente de los recursos, ejecuci�n econ�mica, tiempo de ejecuci�n programado, tiempo utilizado, indicador de cumplimiento, responsables). * Se describen las actividades o estrategias propias de cada �rea, ciclo o proceso
* Cumplimiento de las acciones previstas a desarrollar para subsanar las observaciones a sus estados contables (determinando el cumplimiento de los compromisos resultantes del desarrollo de los componentes contenidos para este �tem dentro del Plan de Mejoramiento.) * Cumplimiento de las acciones previstas a desarrollar para subsanar las observaciones a su gesti�n (determinando el cumplimiento de los compromisos resultantes de desarrollo de los componentes contenidos para este �tem dentro del Plan de Mejoramiento.) 4. Relaci�n de actividades pendientes a realizar por �reas o dependencias.
Describen las actividades que no se han realizado y los tiempos en que pretenden alcanzar.
5. Las observaciones sobre la ejecuci�n del Plan de Mejoramiento
Referencia a las limitaciones o adelantos alcanzados y los aspectos importantes obtenidos en la ejecuci�n del Plan de Mejoramiento. CONTRALORIA DE BOGOTA
DIRECCI�N SECTORIAL DE RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE
EL INFORME DE GESTI�N AMBIENTAL
Deben contener una informaci�n que determine la manera como cada entidad o localidad ejecutan su Plan de Gesti�n Ambiental, teniendo en cuenta que este se constituye en un instrumento program�tico que fija el marco mediante el cual se desarrolla la actividad ambiental tendiente al manejo sostenible de los recursos naturales y el medio ambiente. Debe contener e indicar como m�nimo el desarrollo de los siguientes puntos:
� Su Misi�n y Visi�n Institucional
� Pol�ticas Ambientales � Plan de Acci�n Ambiental
� Programas Ambientales
� Proyectos Ambientales
� Objetivos y Metas ambientales.
� Justificaci�n para su Desarrollo (Diagn�sticos y priorizaci�n de problemas ambientales)
� Los Recursos Econ�micos Destinados a la Gesti�n Ambiental relacionados en la Clasificaci�n Funcional del Gasto e Inversi�n en Protecci�n Ambiental � El Cat�logo de Responsabilidades
� El Cronograma de Actividades para la Gesti�n Ambiental
� Indicadores de Gesti�n, Indicadores de Calidad Ambiental e Indicadores de Sostenibilidad que miden el desarrollo y avance del proyecto o actividad
� Los Controles (Auditor�as ambientales, interventor�as e informes de control interno) � Avances y Resultados Esta informaci�n deber� indicar si esta gesti�n fue planeada con base en diagn�stico de la situaci�n ambiental y evidenciar si los proyectos, actividades y metas solucionaron total o parcialmente los problemas ambientales m�s agudos:
La gesti�n ambiental debe propender por el cumplimiento de todos los aspectos considerados en las normas ambientales vigentes o el cumplimiento de los requerimientos de la autoridad ambiental competente. Por eso los planes de gesti�n deben considerar las normas que rigen el desarrollo de las actividades contempladas y los requisitos que deben cumplir cada una de ellas. El informe debe especificar los recursos econ�micos asignados y el movimiento de los mismos, durante el per�odo, de tal forma que permita conocer la asignaci�n inicial, las modificaciones efectuadas y las ejecuciones efectuadas. Es importante para el desarrollo de la gesti�n ambiental fijar un protocolo de responsables de cada una de las actividades que se desprendan del accionar ambiental de la entidad; debe relacionarse el cronograma de ejecuci�n; esta informaci�n muestra no solo el avance, sino adicionalmente qui�n fue o es el responsable de la interventor�a, coordinaci�n o seguimiento. ANEXO No. 16 INFORME DE CONTROL INTERNO
El presente anexo requiere informaci�n en dos aspectos, as�: primero, una s�ntesis del �ltimo informe sobre el sistema de control interno; segundo, un informe sobre la Directiva Presidencial No. 002 de Agosto 28 de 2000 I. El informe sobre el Sistema de Control Interno es el producido por la correspondiente Oficina de Control Interno, de conformidad con los par�metros adoptados por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, establecidas mediante Circular 01 de 2000 suscrita por el Presidente de dicho Consejo complementada por el Decreto No. 1537 del 26 de Julio de 2001, el cual debe incluir como m�nimo los siguientes aspectos:
1. Car�tula, Portada, Indice o Tabla de Contenido
2. Introducci�n:
* Objetivo y Origen de la Evaluaci�n del Sistema de Control Interno.
* Alcance del Informe
Se debe Indicar la cobertura y per�odo durante el cual se realiza la evaluaci�n.
* Metodolog�a
Descripci�n de la t�cnicas aplicadas en la evaluaci�n.
3. Resumen Gerencial:
* Concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno.
Descripci�n del nivel de desarrollo del sistema de control interno, una vez evaluadas cada una de sus fases con sus componentes y determinada su respectiva ponderaci�n. As� mismo deber� incluir los aspectos relativos al sistema de control interno contable.
* Relaci�n de las fortalezas y debilidades del sistema as� como las acciones de mejoramiento emprendidas durante el per�odo y por ejecutar.
* Relaci�n de los hallazgos relevantes resultantes de las actividades de evaluaci�n realizadas durante el per�odo.
Relaci�n de los principales hallazgos (positivos y negativos) que fueron determinados como producto del proceso de la evaluaci�n, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificaci�n si esta �ltima esta determinada.
* Austeridad del Gasto
Breve exposici�n sobre las medidas de austeridad que en cumplimiento de la normatividad vigente ha adoptado la entidad y los resultados obtenidos.
* Las entidades a que se refiere la Directiva Presidencial 09 de 1999, deben incluir breve exposici�n de los avances logrados en la implementaci�n de las herramientas para la transformaci�n de la Administraci�n P�blica.
4. Cuerpo del Informe:
Corresponde a la descripci�n de las acciones llevadas a cabo dentro de la organizaci�n y que sirven de base para el concepto en relaci�n con la evaluaci�n del Sistema e incluye las fases de: Ambiente de Control, Administraci�n del Riezgo, Operacionalizaci�n de los elementos del sistema, documentaci�n y retroalimentaci�n consolidados en la matriz para la calificaci�n del sistema de control interno. II. Un informe sobre el cumplimiento de las directrices se�aladas por el Se�or Presidente de la Rep�blica en la Directiva No. 02 de agosto 28 de 2000, que hace referencia sobre "Gobierno en l�nea" .
INSTRUCTIVO ANEXO 2 Y 2A
A continuaci�n se indica la definici�n de Reconocimientos, y los lineamientos para diligenciar los formatos que se adjuntan con el fin de que la informaci�n sea registrada correctamente.
Definici�n de Reconocimiento
Son recursos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorer�a, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudaran en una fecha posterior al 31 de diciembre. Estos Reconocimientos se registran como ejecutados o causados en el presupuesto de Ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. En este grupo se podr�n incluir los empr�stitos que respalden compromisos de la vigencia que se cierra, pero que no han sido desembolsados y que estan soportados en el cupo global de endeudamiento autorizado.
Tambi�n se incluyen las cuotas pendientes de recibir por concepto de Transferencias de la Naci�n, o de otro ente u organismo estatal de cualquier orden, siempre y cuando se obtenga la certificaci�n correspondiente.
Los Reconocimientos deben demostrarse mediante certificaci�n suscrita por parte de la persona natural o jur�dica, p�blica o privada en la cual se originan los recursos, o mediante c�lculos efectuados con base en disposiciones legales vigentes. (Tomada del Instructivo de Cierre Presupuestal Vigencia 1999, Secretar�a de Hacienda Distrital).
Lineamientos para diligenciar formatos
1. Formato Informe de Ejecuci�n Presupuesto de Ingresos
La columna 11 se diligencia �nicamente al cierre de la vigencia fiscal actual (mes de diciembre), cuando se tengan las certificaciones que los sustenten, discriminando de acuerdo con su naturaleza (Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital).
En el rengl�n de Reconocimientos A�o anterior que figura al final del formato, por fuera del reporte presupuestal del periodo vigente, se registrar�n mensualmente el total de los recaudos de los mismos que se hayan ejecutado en la vigencia actual, para lo cual se diligenciara esta fila, columnas 3 a la 9.
2. Formato 2A Informe de Ejecuci�n Reconocimientos Vigencia Anterior
En este formato se detallar�n mes a mes los movimientos, recaudos y afectaciones de los Reconocimientos de la vigencia precedente, que en el formato 2 figuraban solamente en la fila TOTAL Reconocimientos A�o Anterior.
Esto con el objetivo de llevar una estad�stica pormenorizada del cumplimiento efectivo de estos ingresos.
INSTRUCTIVO ANEXO 4 RESERVAS PRESUPUESTALES
Las Reservas Presupuestales que se deben constituir de conformidad con el decreto 1064 de 1998, son las obligaciones y compromisos que al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, est�n legalmente contra�das y hayan desarrollado el objeto de la apropiaci�n afectada.
Las reservas presupuestales se clasifican seg�n el objeto del gasto as�:
� Gastos de Funcionamiento: servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento.
� Servicio de la deuda: Interna y Externa.
� Gastos de Inversi�n: Inversi�n directa y transferencias para inversi�n.
El registro contable de esta cuenta en la contabilidad financiera se har� como cuenta de orden. Las obligaciones pendientes de pago a 31 de dic. De cada a�o, no har�n parte del presupuesto de la vigencia siguiente.
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RESERVAS
1. C�digo: En esta columna se registrara el n�mero correspondiente a la nomenclatura de la cuenta de acuerdo al Plan de Cuentas respectivo.
2. Concepto: Se utilizara la denominaci�n de la cuenta del Plan de Cuentas
3. Reservas: Registra el valor de la reserva constituida a dic. 31 de cada a�o.
4. Anulaciones: Se registran los valores de acuerdo a las actas de anulaci�n de reservas. 5. Reserva Definitiva: Es la diferencia entre los valores de las reservas constituidas menos las anulaciones
6. Autorizaci�n de Giro mes: es el valor correspondiente a lo girado en el mes del reporte.
7. Autorizaci�n de Giro acumulada: Sumatoria de los giros de los meses corridos a la fecha del reporte.
8. Ejecuci�n autorizaci�n giro: Es igual a los giros acumulados sobre las reservas definitivas por 100
9. Reserva sin autorizaci�n de giro: Es la diferencia entre la reserva difinitiva y las autorizaciones de giros acumuladas
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL ANEXO No. 6.1
CR�DITOS REGISTRADOS
1. DEPARTAMENTO: Escribir el nombre del departamento que informa. Ej.: Antioqu�a, Amazonas.
2. PRESTATARIO: Escribir el nombre de la parte interesada que figura en el contrato como receptora del pr�stamo y a cuyo cargo se encuentra la responsabilidad del servicio de la deuda.
3. C�DIGO CR�DITO: El n�mero asignado por la Direcci�n de Cr�dito P�blico del Ministerio de Hacienda. DCP, al momento del registro.
4. PRESTAMISTA: Escribir el nombre del establecimiento de cr�dito o entidad que otorga el pr�stamo o suministre los bienes o servicios.
5.1.Moneda: Escriba la sigla de la moneda original en la cual se pact� el cr�dito. Ver tabla de monedas.
5.2 Monto Cr�dito: Escriba el valor originalmente contratado.
5.3 Fecha Firma: Escriba el d�a, mes y a�o en el que, de acuerdo con el contrato se firm� el pr�stamo.
5.4 Garant�a: Escriba el n�mero que corresponda al tipo de garant�a seg�n los c�digos del recuadro. La casilla del porcentaje se utiliza en pignoraciones.
5.5. Redescuento: Escriba la sigla o acr�nimo de la entidad que realiza la operaci�n y el margen de redescuento. Ej.: FINDETER-85%.
5.6Tipo de Cr�dito: Escriba el n�mero que corresponda al tipo de cr�dito contratado seg�n el recuadro.
5.7Vigencia: Escriba la letra que corresponda al estado en que se encuentra el cr�dito seg�n el recuadro.
7.8 y 10: Escriba el nombre y la firma correspondiente.
9. Fecha: Escriba la fecha de elaboraci�n del informe.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL ANEXO No. 6.2
1, 2 Y 3 Se diligencian igual al anexo No. 1
4. TRAMO: Es la porci�n del cr�dito que var�a en un contrato cuando se presentan las siguientes:
1) Por moneda: El cr�dito es desembolsado en diferente monedas y se paga en la moneda desembolsada.
2) Por inter�s: El cr�dito tiene pactados intereses diferentes para diferentes montos del cr�dito.
3) Por plazo: El cr�dito tiene pactados diferentes plazos para pagos.
4)Por Prests: Cuando existan varios prestamistas y �stos selecionan diferentes fechas de pago.
No: Se escribe el n�mero del tramo teniendo en cuenta las estipulaciones anteriores.
Mda: Se escribe la moneda pactada para cada tramo.
Monto: Se escribe el valor estipulado para cada tramo.
5. TABLA: Se utiliza esta columna de tabla para los cr�ditos que tengan suscritos varios pagar�s.
No. Pagar�: Se escribe el n�mero consecutivo que internamente se le asigne seg�n la fecha de suscripci�n.
No: Se escribe el n�mero preimpreso del pagar� si lo tiene.
Monto: En esta casilla se escribe el valor del pagar�.
6. AMORTIZACI�N A CAPITAL
No. Se escribe el n�mero total de cuotas pactadas en el contrato para el pago del cr�dito.
Igual (S/N/F/G): En esta columna se escribe la letra que corresponda seg�n la clase de cuota pactada.
S= iguales N= diferentes F= Condiciones Findeter G= Graduales.
PER: Periodicidad. Escriba la letra seg�n corresponda.
S= Semestral
T= Trimestral
SM= semanal
NN= No periodicidad
M= Mensual
B= bimensual.
Fecha Inicial: La fecha en la cual se pact� el primer pago de amortizaci�n.
Fecha Final: La fecha de pago de la �ltima cuota de amortizaci�n.
Pago en d�a: Si el pago cae en d�a festivo escriba:
F= Se paga el mismo d�a
D= Se paga el d�a h�bil despu�s
A= Se paga el d�a h�bil anterior al pago.
Fecha primer pago: Esta columna se diligencia en el evento que el d�a de pago cae en d�a festivo y la fecha inicial sufre variaci�n.
7.INTERESES. En esta columna se escribe la letra que corresponda seg�n las estipulaciones del contrato de la siguiente manera:
C= Inter�s corriente
M= Inter�s de Mora
F= Inter�s fijo
N= Inter�s variable
V= La aplicaci�n del inter�s es al vencimiento
A= La aplicaci�n del inter�s es anticipado
E= La tasa de inter�s es efectiva
N= La tasa de inter�s es nominal.
C1= Meses comerciales = 360 d�as
C2= Meses corrientes = 365 d�as
PER: Periodicidad de acuerdo como se pact� el pago de los intereses.
Clase: Se escribe la sigla seg�n lo pactado en el contrato y teniendo en cuenta el numeral 8 as�:
DTF= Dep�sito a t�rmino fijo
IPC= �ndice de precios al consumidor
FEN= Tasa especial fijada para cr�ditos con redescuento en la FEN.
TCC= T�tulos canjeables por certificados de cambio
Otras= Escribir que otra clase de inter�s se pact� diferente a las enunciadas.
Margen: Los puntos adicionales a la clase de inter�s pactado. Ej.: DTF+2
D�as Base: Los d�as tomados como base para la liquidaci�n y pago de los intereses.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR ANEXO 6.3 COMISIONES
1,2 y 3: Se diligencian igual a los anexos 1 y 2
4. TIPO: Se escribe la clase de comisi�n pactada en el contrato de pr�stamo.
C�digo: Se escribe el n�mero que corresponda seg�n el recuadro.
Nombre: Se escribe el nombre de la comisi�n en el evento de utilizar el c�digo 07 Ej.: 07= Comisi�n de Vigilancia.
5. P/taje: Se escribe el porcentaje contractualmente estipulado.
6. Fecha Inicio de: Se escribe la fecha en la cual se debe realizar el Causaci�n pago de la comisi�n.
7. Fecha primer pago: Se escribe la fecha en la cual se realiz� el pago.
8. Moneda: Se escribe la moneda de pago teniendo en cuenta la sigla o el c�digo correspondiente de acuerdo con el listado anexo al final de estos instructivos.
9. Valor: Se escribe el valor a pagar de la comisi�n de acuerdo con el porcentaje estipulado.
10. Periodicidad: En esta columna se escribe la manera como se va a cancelar la comisi�n.
C�digo: Escriba la letra seg�n corresponda, de acuerdo al cuadro.
D�as Base: Se escribe el n�mero de d�as sobre los cuales se va a liquidar la comisi�n.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR ANEXO No. 6. 4
1. C�digo Cr�dito: C�digo �nico asignado por Minhacienda
2. Mda. Cr�dito: Escriba la moneda original en la cual se va a cancelar el pr�stamo.
3. Monto Cr�dito: Escriba el valor total del cr�dito contratado.
4. N�mero Tabla: Escriba el n�mero correspondiente a la tabla en el evento que se hagan varias tablas para un mismo cr�dito.
5. Monto Tabla: Escriba el valor correspondiente a la tabla, dependiendo del n�mero de tablas.
6. No. Amortizaciones: Escriba el n�mero de cuotas teniendo en cuenta el plan de amortizaci�n. Ej.: 16 cuotas.
7. Periodicidad: Escriba la periodicidad para el pago de las amortizaciones. Ej: T= Trimestral.
8. Fecha de diligenciamiento: Escriba la fecha correspondiente al per�odo que est� informando. Ej: 31-01-96.
No.: Escriba el n�mero y secuencia de la cuota.
Fecha de pago Pactada: Escriba la primera fecha en la cual debe realizarse el primer pago y as� sucesivamente. Ej.: 31-03-97 31-12-00
Monto Pactado: Escriba el valor de cada una de las cuotas de amortizaci�n.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR ANEXO No. 6. 5
SISTEMA UNIFICADO DE INFORMACI�N DE MOVIMIENTOS DE CR�DITOS
1. DEPARTAMENTO: Escriba el nombre del departamento al cual pertenece la entidad territorial que informa.
2. ENTIDAD PRESTATARIA: Escribir la sigla o acr�nimo de la entidad que informa.
3. ESTADO EN EL MES DE: Escriba el mes y el a�o a que corresponde el informe.
4. DILIGENCIADO POR: Nombre de la persona que elabora el informe.
5. TEL�FONO: El n�mero de la dependencia con el fin de cualquier aclaraci�n.
6. C�DIGO DEL CR�DITO: C�digo �nico asignado por la DCP al registro.
7. TRAMO (tr.): N�mero del tramo al que corresponde la transacci�n, conforme a lo estipulado en el anexo No.2.
8. FECHA DE VENCIMIENTO: (d�a, mes, a�o): Escriba la fecha en la cual se vence contractualmente la obligaci�n que se informa.
9. FECHA DE OPERACI�N: (d�a, mes, a�o): fecha en la cual se ejecuta o efect�a la transacci�n.
10. TIPO DE TRANSACCI�N: Escriba el n�mero a que corresponde la transacci�n informada, teniendo en cuenta los c�digos del recuadro.
11. DOCUMENTO: Clase: Escriba el nombre del soporte de la transacci�n seg�n el recuadro.
N�mero: N�mero del documento que respalda la transacci�n.
12. TASA DE INTER�S: Valor porcentual de la tasa de inter�s efectivamente pagada al prestamista.
13. MOVIMIENTO DEUDA:
Moneda Tramo: Escriba sigla de la moneda original en la cual se pact� el cr�dito y que corresponde a la transacci�n informada.
Valor Tramo: Escriba el monto correspondiente a la transacci�n equivalente a la moneda tramo.
Moneda Pago: Escriba sigla de la moneda con la que se efect�a la transacci�n, en el caso que sea diferente a la del tramo. Ej.: cr�ditos del Birf y Bid en canasta de monedas.
Valor Pago: En el caso que la moneda del tramo sea diferente a la de pago, escriba e monto pagado correspondiente a la moneda de pago. Ej.: Cr�dito Birf y Bid.
14. ACUMULADOS: Escriba el monto acumulado por tipo de transacci�n en la moneda tramo hasta la fecha de corte informado.
15. TASA DE CAMBIO USD: Corresponde a la tasa de cambio de la moneda original a d�lares, de acuerdo a la efectivamente pagada o desembolsada en d�lares.
16. TASA DE CAMBIO A PESOS COLOMBIANOS: Corresponde a la tasa de cambio en la fecha de operaci�n de d�lares a pesos colombianos en la fecha en que se efectu� la transacci�n informada.
17. SALDO DEUDA EN MONEDA ORIGINAL: Escriba saldo de deuda a capital en moneda tramo a la fecha de corte informado despu�s de efectuar transacci�n tipo 05 (desembolso) y/o 06 (amortizaci�n) 18. SALDO DEUDA PESOS COLOMBIANOS: Escriba saldo de deuda a capital en moneda tramo a la fecha de corte informado despu�s de efectuar transacci�n tipo 05 (desembolso) y/o 06 (amortizaci�n) a la tasa representativa del mercado para fin de mes.
19. RECURSOS PARA EL PAGO: Escriba el n�mero seg�n la lista de los recursos utilizados para el pago.
Los datos a consignar en los anexos 1, 2, 3, 4 y 6 se tomar�n directamente de los contratos y se diligencian solamente cada vez que se suscriba un cr�dito nuevo.
Se debe presentar en forma separada informe de deuda interna e informe de deuda externa.
Debe incluir en la informaci�n de movimientos de los cr�ditos (Anexo No.5) todos los cr�ditos tengan o no movimiento.
No necesariamente se deben diligenciar todas las columnas. Se llenar�n las que de acuerdo al contrato sean necesarias.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR ANEXO No. 6.6
DESTINOS 1,2 Y 3: Se diligencia igual a los anexos 1, 2, 3 y 4
4. PROYECTO: Se especifica en estas columnas los proyectos que se van a financiar con el valor del empr�stito.
Nombre: Se escribe el nombre del proyecto espec�fico.
Ej.: 1) Remodelaci�n Centro de Salud
2) Pavimentaci�n calle 26
3) Compra instalaciones Colegio Municipal
Porcentaje: Escriba el porcentaje que seg�n la distribuci�n autorizada va a asignar para cada uno de los proyectos. Ej.: 1) 25%
Monto: Escriba el valor resultante de aplicar los diferentes porcentajes al total del pr�stamo.
5. TIPO DE GASTO: Escriba F= Funcionamiento
I= Inversi�n
S= Servicio de la deuda, seg�n la destinaci�n del empr�stito.
6. SECTOR ECON�MICO: Nombre: Escriba el n�mero correspondiente de acuerdo con la tabla de sectores econ�micos. Ej.: 1) 0900
3) 0800
Porcentaje: Se escribe los mismos porcentajes seg�n nuestro ejemplo.
Monto: Igual a lo estipulado en el proyecto.
7. LOCALIZACI�N GEOGR�FICA: Se escribe la regi�n, departamento o ciudad a la cual est� beneficiando el proyecto.
Porcentajes y montos: Se diligencia de la misma forma que los anteriores.
Marco Alem�n
Florin Holand�s
Franco Franc�s
Peseta Espa�ola
Libra Italiana
Bol�var Venezolano
Chel�n Austr�aco
Nuevo Cruzado
Marco Holand�s
Derechos Esp. de Giro
D�lar Equiv. a pesos
D�lar equiv. a Bol�var
D�lar equiv. a Cruzado
D�lar equiv. a peso mex.
Unidad moneda Europea
D�lar equiv. a Austral
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO ANEXOS 6.7 Y 6.8
Los formatos del informe mensual y acumulado de Deuda P�blica Interna y Externa se diligenciaran de la siguiente manera:
(1) (2) Mes y a�o en el cual se produce el informe.
(3) Nombre de la Entidad que presenta el informe
(4) N�mero de orden de los diferentes cr�ditos que se relacionan.
(5) (6) C�digo y nombre que identifica la Entidad prestamista.
(7) Indica el n�mero del contrato.
La siguiente informaci�n deber� registrarse en miles de pesos:
(8) Para el informe mensual: Se indicar� el saldo de capital del primer d�a del mes que se est� reportando.
Para el informe acumulado: Se indicar� el saldo de capital del primero de enero. En el caso de obligaciones en divisas se debe convertir al tipo de cambio legal vigente.
(9) Para el informe mensual: Se indicar�n los aumentos de capital ocurridos durante el mes que se est� reportando.
Para el informe acumulado: Se indicar�n los aumentos del capital efectuados desde el primero de enero hasta el periodo de emisi�n del informe.
(10) Para el informe mensual: Se indicar�n exclusivamente las variaciones ( crecientes o decrecientes) presentadas durante el mes de por diferencia en el tipo de cambio ( divisas, UVR, etc.). Para el informe acumulado: Se indicar�n exclusivamente las variaciones ( crecientes o decrecientes) presentadas por diferencia en el tipo de cambio, desde el primero de enero hasta el periodo de elaboraci�n del informe.
(11) Para el informe mensual: Se indicar�n los pagos efectuados durante el mes reportado, por concepto de amortizaci�n a capital.
Para el informe acumulado: Se indicar�n los pagos efectuados desde el primero de enero hasta el periodo de emisi�n del informe, por concepto de amortizaci�n a capital. (12) Para el informe mensual: Se indicar�n exclusivamente los pagos efectuados durante el mes por concepto de intereses corrientes.
Para el informe acumulado: Se indicar�n los pagos efectuados desde el primero de enero hasta el per�odo de elaboraci�n del informe, por concepto de intereses corrientes.
(13) Para el informe mensual: Se indicar�n los pagos efectuados por concepto de comisiones, durante el mes reportado.
Para el informe acumulado: Se relacionan los pagos efectuados por concepto de comisiones, desde el primero de enero hasta el per�odo de elaboraci�n del informe.
(14) Para el informe mensual: Se indicar�n los pagos efectuados durante el mes por conceptos diferentes a los mencionados en los numerales 11, 12 y 13.
Para el informe acumulado: Se se�alar�n los pagos efectuados desde el primero de enero hasta la fecha de corte del informe, por conceptos diferentes a los mencionados en los numerales 11, 12 y 13.
(15) Se indicar� el saldo de capital al t�rmino del mes reportado. En el caso de obligaciones en divisas, se debe reflejar el saldo al tipo de cambio legal vigente.
(16) Sumatoria vertical de las columnas 8 a la 15 en lo que respecta a la deuda interna.
(17) Sumatoria vertical de las columnas 8 a la 15 en lo que respecta a la deuda externa.
(18) Sumatoria vertical de los totales anotados en deuda interna y externa.
(19) Informaci�n adicional que la Entidad considere pertinente anotar.
(20) Firma del Jefe de la oficina responsable de la informaci�n de la deuda p�blica.
(21) Firma del Gerente o Director.
(22) Firma del Revisor o Auditor Fiscal. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMENTO INFORME DE DEUDA PUBLICA - CONDICIONES FINANCIERAS
El formato de condiciones financieras se diligenciar� de la siguiente manera:
(1) (2) Mes y a�o al cual corresponde el informe.
(3) Nombre de la entidad que presenta el informe.
(4) N�mero asignado por el Ministerio de Hacienda y Cr�dito P�blico.
(5) Nombre de la Entidad prestamista.
(6) Indicar el n�mero de contrato del empr�stito.
(7) Moneda con la cual se adquiri� la deuda, la cual debe estar especifica en el contrato. Especificar cuando se trate de UVR u otro tipo de unidad.
(8) Nombre de persona natural o jur�dica que otorga el respaldo para adquirir la deuda.
(9) En caso de que la garant�a sea pignoraci�n de rentas, indicar el porcentaje pignorado.
(10) Fecha en que se suscribi� el contrato de empr�stito.
(11) Se indicar� la fecha del primer desembolso realizado por la Entidad prestamista.
(12) Especificar la fecha l�mite, que indica el contrato para la utilizaci�n del cr�dito.
(13) Indicar la fecha en que se efectu� el primer pago a capital.
(14) Especificar de acuerdo con las condiciones del contrato, el d�a, mes y a�o en que se debe terminar de amortizar el pr�stamo.
(15) Indicar el valor por el cual fue otorgado el cr�dito, en la moneda de origen.
(16) Si el contrato a sido modificado indicar la cuant�a en moneda de origen en que fue adicionado o disminuido.
(17) Valor que ha desembolsado la Entidad prestamista, hasta el per�odo de presentaci�n del informe.
(18) Indicar el porcentaje de la tasa de inter�s pactada en el contrato.
(19) Indicar la modalidad convenida para el pago (T.A., T.V., S.A., S.V., etc.)
(20) Especificar las obras o finalidad a la(s) que se aplicaron o aplicar�n los recursos del cr�dito contratado.
(21) Espacio para la informaci�n adicional que la Entidad considere pertinente anotar.
(22) Firma del Jefe de la oficina responsable de la informaci�n de deuda p�blica.
(23) Firma de Gerente o Director de la Entidad que reporta el informe.
(24) Firma del funcionario de la Auditoria Fiscal que haya revisado el informe.
(25) Fecha en la cual es diligenciado el formato. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR ANEXO 8 RECURSOS DE TESORERIA
ENTIDAD FINANCIERA: Corresponde a la entidad donde se mantienen los recursos monetarios para atender obligaciones de giro permanente, ll�mese banco, corporaci�n de ahorro y vivienda u otros.
N�MERO DE CUENTA CORRIENTE: Hace referencia al n�mero asignado por la entidad financiera, para identificar la propiedad de los recursos depositados por el cuentadante.
SALDO ANTERIOR: Corresponde al saldo del �ltimo mes reportado con que cerraron las cuentas tanto corrientes como de ahorro, en cada una de las entidades financieras.
MOVIMIENTO DE INGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de ingresos consolidados mensualmente en cada cuenta, recibidos por todo concepto.
MOVIMIENTO DE EGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de egresos consolidados mensualmente de cada cuenta, causados por los pagos o giros por todo concepto, correspondientes en la misma vigencia.
SALDO SEG�N TESORERIA: Identifica al saldo final mensual de cada cuenta con corte al periodo reportado.Corresponde al resultado de la diferencia entre el movimiento de ingresos menos el mivimiento de egresos. FECHA ULTIMA CONCILIACION: Hace referencia a la fecha de la �ltima conciliaci�n bancaria practicada.
NOTA: Los registros de cada cuenta deben hacerse separadamente.Ejemlo:
Los de cuentas corrientes deben identificar a los diferentes bancos donde se mantienen recursos depositados. Los de cuentas de ahorro hacen referencia a los recursos depositados en corporaciones de ahorro y vivienda o dep�sitos de ahorro en otros bancos. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR ANEXO 8 A � DISPONIBILIDAD DE FONDOS�
ENTIDAD: Hace referencia a la Entidad Distrital
FECHA: Corresponde al �ltimo d�a de cada mes y recoge los saldos de los movimientos presentados en el mismo periodo.
I. FONDOS EN MONEDA NACIONAL: Hace referencia a la sumatoria de los saldos de recursos depositados en cajas menores y principal, cuentas corrientes, ahorro e inversiones financieras temporales en las distintas entidades del sector financiero colombiano. II. FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Corresponde a la sumatoria de los saldos de los recursos depositados en bancos del exterior, ya sea a trav�s de cuentas corrientes, ahorro e inversiones en otro tipo de moneda. Su valor debe darse en pesos y por lo tanto deben calcularse a la Tasa Representativa del Mercado al cierre de cada mes.
TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE TESORERIA: Es la sumatoria de los Items I + II.
ACREEDORES VARIOS: Hace referencia a las obligaciones que presenta la Entidad con terceros, por lo tanto son recursos que mantiene el sujeto de control pero no corresponde a recursos propios, as�:
a) FONDOS DE TERCEROS: Son recursos que maneja la Entidad pero corresponden a terceros Ej: Fondos de Pensiones.
b) RECAUDOS DE TERCEROS: Son recursos que la entidad mantiene, en raz�n a los convenios celebrados con otras entidades para su correspondiente recaudo.
c) TESORERIAS DE TERCEROS: Son recursos de las distintas entidades de la Administraci�n, que por su naturaleza y funci�n son manejados por la Tesorer�a Distrital.
TOTAL DISPONIBILIDAD ORDINARIA: Es el resultado de la diferencia entre los fondos disponibles de tesorer�a y los acreedores varios.
INVERSIONES PERMANENTES: Corresponden a las inversiones en acciones que mantienen las Entidades del Distrito en otras entidades tanto del sector p�blico como privado valoradas al costo.
RECURSOS COMPROMETIDOS: Son los compromisos adquiridos por las Entidades a�n no cancelados, como por Ej: las reservas. NOTA: El anexo 9, fue derogado por el art. 11, Resoluci�n Contralor�a Distrital 23 de 2005 HOJA DE VIDA DEL DOCUMENTO
Adicionado por el art. 1, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 8�
Modificado por el art. 2, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Modificado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 9�, numeral 4
Adicionado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 9�, Par�grafo 2. Modificado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 13�, Semestral 1, texto subrayado
Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 13�, Semestral 2, Aclarado por el art. 7, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Art�culo 22�
Modificado por el art. 8, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Ir al Inicio

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