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Timestamp: 2020-08-09 12:20:14+00:00

Document:
Beschäftigtendatenschutz (DSK-Papier Nr. 14) - Datenbeschützerin Regina Stoiber
Beschäftigtendatenschutz (DSK-Papier Nr. 14)
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Dürfen die Daten der Mitarbeiter noch verarbeitet werden oder benötige ich ein Einwilligung, damit diese als Beschäftigte angemeldet werden dürfen? Wann wird zwingend eine Einwilligung benötigt und wann nicht? Das DSK-Papier beantwortet diese Fragen.
Rechtsgrundlage § 26 BDSG-neu
Begriff „Beschäftigte“
Echte Freiwilligkeit des Beschäftigten?
Verarbeitung außerhalb von Dateisystemen
Welche Folgen resultieren bei Nichtbeachtung des § 26 BDSG-neu?
DSK-Kurzpapier Nr. 14
§ 26 BDSG-neu gilt nicht für Beschäftigte bei Behörden, Kommunen und öffentlichen Stellen
Definition: § 26 Abs. 8 BDSG-neu
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich der Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer im Verhältnis zum Entleiher;
Rehabilitanden;
Freiwillige nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz/Bundesfreiwilligendienstgesetz;
wirtschaftlich unselbstständige Personen;
Personenbezogene Daten dürfen von Beschäftigten dürfen nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, sofern es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung erforderlich ist
Die Verarbeitung ist auch aufgrund von Kollektivvereinbarungen (Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen) zulässig (§ 26 Abs. 1 und 4 BDSG)
Es dürfen auch die Daten der Beschäftigten sofern es für die Rechte und Pflichten für die Beschäftigtenvertretung erforderlich ist unabhängig von Gesetzen, Verträgen, Vereinbarungen (§ 26 Abs. 1 Satz 1 HS 2 BDSG-neu)
Keine Einwilligung für die Verarbeitung der Daten für das Beschäftigungsverhältnis nötig
Mitarbeiter können jedoch in eine Datenverarbeitung einwilligen, wenn diese einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erlangen
Dies ist auch möglich, wenn die Interessen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigte übereinstimmen
Es wird die die Auffassung vertreten, dass eine Einwilligung der Mitarbeiter durch das Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber nie vollständig unabhängig unterzeichnet wird
Die Einwilligung wird deshalb nicht direkt das Arbeitsverhältnis sondern eher Zusatzleistungen (Privatnutzung von Dienstfahrzeugen und EDV-Geräten, Einführung Gesundheitsmanagement, Aufnahme in Geburtstagslisten) betreffen
Auch die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos (intern oder extern) bedürfen einer Einwilligung.
Besondere Datenkategorien dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 26 Abs. 3 BDSG-neu verarbeitet werden
Auch eine Einwilligung für die Verarbeitung der besonderen Datenkategorien ist möglich, sofern sich die Einwilligung ausdrücklich auf diese Daten beruft
Es müssen besondere Maßnahmen bei der Verarbeitung getroffen werden (§ 26 Abs. 5 BDSG-neu i.V.m. Art. 5 DSGVO)
§ 26 BDSG-neu gilt auch für die Verarbeitung außerhalb von Dateisystemen (§ 26 Abs. 7 BDSG-neu)
Somit fallen Papierdokumente, mündliche oder tatsächliche Handlungen (z.B. handschriftliche Notizen) unter die datenschutzrechtliche Bestimmungen
Die Reichweite des § 26 BDSG-neu ist im Einzelfall zu prüfen
Des Weiteren ist Art. 88 DSGVO und § 24 BDSG zu berücksichtigen
Es muss jedoch ein Zusammenhang zwischen der Datenverarbeitung und Verwendungszwecken bestehen (Art. 6 Abs. 4 und 1 lit. f DSGVO)
Eine Verwendung zu anderen Zwecken (z.B. Verkauf an Dritte zu Werbezwecke) bleibt ausgeschlossen
Es kann ein Bußgeld (Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO) verhängt werden. Es können auch strafrechtliche Folgen nach § 42 BDSG-neu drohen.
Grundsätzlich sind alle Verarbeitungstätigkeiten in Bezug auf das Beschäftigungsverhältnis und freiwillige Einwilligungen in das Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Des Weiteren sind die Mitarbeiter über die Verarbeitungstätigkeiten zu informieren.
Freiwillige Einwilligungen sollten durch einen Vermerk (z.B. in der Personalakte) oder durch ein Formular schriftlich festgehalten werden.
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Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden
des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz): https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_14.pdf
Tags: Beschäftigtendatenschutz, Informationspflicht, Verfahrensverzeichnis

References: § 26
 § 26

§ 26
 § 26
 § 26
 Art. 5

§ 26
 § 26
 Art. 88
 § 24
 § 42