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Giancarlo Faustino Rosa
1 Top Consult Da piccola azienda a leader di mercato Mauro Parsi
2 Il Documento Informatico obbligo e opportunità per le imprese Top Consult Da piccola azienda a leader di mercato 3 ottobre Verona 4 ottobre Biella 25 ottobre Milano 30 ottobre Roma 6 novembre Torino 7 novembre Varese 20 novembre 2012 Napoli 21 novembre Milano
3 Documento Informatico: obblighi ed opportunità Dobbiamo GESTIRE e CONSERVARE i Documenti Informatici DI D.I. Obblighi normativi GED Gestione Elettronica dei Documenti COS Conservazione Sostitutiva a Norma 3
4 L obbligo normativo: un cammino che parte da lontano Legge n 537 del 24/12/93, art. 2 comma 15 Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico purché le procedure utilizzate siano conformi a regole tecniche dettate dall AIPAl. Legge 489/94 Tremonti 1 del 8/8/1994 art. 7 bis comma 4: modifica l art del Codice Civile, prevedendo che le scritture contabili ed i documenti ivi citati possano essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili comma 9: estende l applicabilità della modifica del 2220 c.c. ai fini delle disposizioni tributarie secondo le modalità che dovranno essere determinate con decreto dal Ministero delle Finanze. L. 15/03/97 n. 59, art. 15 c. 2 - Bassanini 1 Introduce il concetto di DOCUMENTO INFORMATICO Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici o telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. D.P.R. n 445 del 28/12/2000 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Costituisce la legge guida per la Gestione Elettronica dei Documenti) 4
5 L obbligo normativo: un cammino che parte da lontano Il decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23/1/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) E attualmente la norma fiscale di riferimento sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La circolare esplicativa dell Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione sostitutiva ed le altre successive, chiariscono definitivamente la pratica applicabilità della conservazione sostitutiva, su supporti informatici in alternativa ai supporti cartacei, dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano nati informatici o che, nati cartacei, siano stati trasformati in informatici successivamente tramite l acquisizione della loro immagine con uno scanner. Dlgs n.82 7/03/05 - Codice Amministrazione Digitale in vigore dal 1 Gennaio 2006 Rende obbligatoria l innovazione nella PA offrendo ai cittadini il diritto di interagire sempre, dovunque e verso qualsiasi amministrazione attraverso Internet, posta elettronica, reti e stabilendo che tutte le amministrazioni devono organizzarsi in modo da rendere sempre e comunque disponibili tutte le informazioni in modalità digitale. L art. 2 comma 3 stabilisce che le disposizioni sui i documenti informatici, le firme elettroniche, i pagamenti informatici, i libri e le scritture, le disposizioni relative alla formazione, gestione, alla conservazione, nonché le disposizioni relative alla trasmissione dei documenti informatici si applicano anche ai privati. L art. 20 comma 1: Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione i su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui all articolo 71. Dlgs n. 235 del 30/12/2010, GU aggiornamento al Nuovo CAD Finanziaria 2008 / Circolare n.45/e Agenzia Entrate Fatturazione elettronica obbligatoria verso la PAC e possibilità di fatturazione elettronica asimmetrica 5
6 e che a grandi passi sta arrivando alla meta. Decreto Ministero del Lavoro 9 luglio 2008 Istituzione e tenuta del LUL Legge 6 agosto 2008, n. 133 Art. 39. Adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro Gli attestati di malattia e il Libro Unico del Lavoro sono documenti che nascono informatici e quindi devono essere obbligatoriamente Conservati in modalità digitale. L art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa efficacia probatoria di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata. La Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185) stabilisce l obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella PEC e comunicarne obbligatoriamente l indirizzo al Registro delle Imprese (per le società) o all Albo/Collegio per i Professionisti ad esso iscritti. art. 16 comma 9 stabilisce che non è necessario il consenso del destinatario t i per spedire un messaggio PEC. 6
7 e che a grandi passi sta arrivando alla meta. Decreto Salva Italia (Gennaio 2012) all art.10 ha esteso l obbligo di fatturazione elettronica anche ai fornitori della PAL oltre che a quelli della PAC Decreto Semplifica Italia (Aprile 2012) all art.47 obbliga le imprese e la PA, a partire dal 1/1/2014, a comunicare esclusivamente tramite canali informatici o PEC ripresa all art. 63 dell aggiornamento al CAD D.M. 19 ottobre concernente "Attuazione dell'articolo 62 del D.L. 24 gennaio 2012, n. 2, convertito, con modificazioni, dalla Legge 24 marzo 2012, n 27. Settore Agroalimentare. Art. 5 comma 3 Ai fini della determinazione degli interessi dovuti al creditore in caso di ritardo di pagamento di cui all art. 62 comma 3 la data di ricevimento della fattura è validamente certificata solo nel caso di consegna della fattura a mano, di invio a mezzo di raccomandata A.R., di posta elettronica certificata (PEC) o di impiego del sistema EDI o altro mezzo equivalente, come previsto dalla vigente normativa fiscale. D.lgs 9/11/2012 n.192 (g.u. n267 del 15/11/2012) Recepita la Direttiva Europea n.7/2011 sui tempi di pagamento delle transazioni commerciali per le PA e per le Imprese. Dal 1/2013 la scadenza sarà di 30/60 giorni per i pagamenti poi interessi automatici senza necessità di costituzione in mora. Tasso BCE + 8% + 40 per spese pratica. 7
8 l ultimo atto Agenda Digitale Italiana DECRETO-LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179 Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese. GU n. 245 del Suppl. Ordinario n.194 Artt. 1 e 4 - Identità digitale e servizi al cittadino Documento digitale unificato - Domicilio digitale del cittadino dal 1/1/2013 (casella PEC facoltativa) Art. 5 Posta elettronica certificata Obbligo PEC per Imprese Individuali e Artigiane Indice nazionale degli indirizzi Pec Imprese e Professionisti Artt. 6,7,8 e 9 - Amministrazione digitale Procedure digitali acquisto beni e servizi - Comunicazioni solo telematiche tra PA e tra PA - Privati e Imprese Pubblicazione dati e documenti in formato digitale Artt. 10 e 11- Istruzione digitale Fascicolo elettronico studenti universitari dall anno accademico 2013/14 e flussi elettronici tra atenei Libri di testo digitali e Centri scolastici digitali con collegamenti telematici per gli studenti Artt. 12 e 13 - Sanità digitale Fascicolo sanitario elettronico (FSE) è la storia clinica del cittadino Cartelle cliniche anche solo digitali Prescrizioni mediche in formato digitale con validità nazionale dal 1/1/2014 Artt. 16 e 17 - Giustizia digitale Nei procedimenti civili via PEC tutte le comunicazioni e notificazioni delle cancellerie e segreterie uff. giudiziari Stessa procedura nei procedimenti penali alle persone diverse dall imputato Uso della PEC nelle procedure fallimentari (fallimento, concordato preventivo, liquidazione coatta amm.) Es: indicazione dell indirizzo PEC obbligatorio per i creditori nelle domande di ammissione al passivo 8
10 La conseguenza degli obblighi è che: Presto verrà a mancare la carta! E nato da tempo il Documento Informatico, sta sostituendo quello cartaceo e in molti casi obbligatoriamente. Qualunque processo basato sulla carta dovrà quindi cambiare. Gli strumenti che utilizziamo tutti i giorni per gestire gli attuali processi diventano inadeguati. La domanda è: Come ottemperare ai nuovi obblighi di legge? Come mantenere l efficacia probatoria senza la carta? 10
11 Considerazioni Conoscevate il Problema Cosa avete fatto Lavorate già senza la carta 11
12 La nuova entità: Il Documento Informatico La definizione dal punto di vista normativo? Dal CAD p) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Firmato digitalmente in modalità diverse p-bis) documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Firmato autografo 12
13 La nuova entità: Il Documento Informatico Che cosa è dal punto di vista tecnico? Oggetto informatico + Dati di indice = DOCUMENTO INFORMATICO Gestire documenti informatici significa legare i DATI e i DOCUMENTI rendendone facile la loro ricerca 13
14 La Filosofia della GED La G.E.D. non è solo informatica! L informatica è uno strumento per realizzarla! La G.E.D. è una filosofia organizzativa ed operativa! La G.E.D. è una modalità di lavoro a cui DOVREMO tendere tutti tti in modo globale l adeguando d i nostri ti processi perché cambiano le cose che dobbiamo gestire. 14
15 Cosa abbiamo fatto fino a oggi?? L evoluzione dei Sistemi Informatici e di quelli Informativi in Azienda GED 15
16 La Gestione dei Documenti Creare Archiviare I 4 verbi su cui gira la Gestione Documentale in azienda Distribuire Ricercare 16
17 GED strumento indispensabile METADATI FILE DOCUMENTO INFORMATICO PRODOTTI ALL INTERNO PROVENIENTI DALL ESTERNO 17
18 Top Consult: Gestione Elettronica dei Documenti dall intuizione del 1992 nasce l Application Integration Integrare i documenti con i dati dei programmi gestionali del mondo Host, Client Server, Web, OA ecc Dati Top Media NED Documenti 18
19 COS: Conservazione Sostitutiva dei Documenti Insieme di procedure legali e informatiche regolamentate dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Le procedure permettono di sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato dal punto di vista di forma, contenuto t e tempo attraverso: FIRMA DIGITALE Garantisce integrità, provenienza e non ripudio e permette di rendere immodificabile un documento informatico MARCA TEMPORALE Permette di datare in modo certo e opponibile a terzi il documento digitale 19
20 Considerazioni E chiaro D.I. = Obblighi E chiaro D.I. + GED + COS = Opportunità 20
21 Documento Informatico: ambiti di applicazione PAL/PAC Corrispondenza AZIENDA Decreto Semplifica Italia (Aprile 2012) all art.47 obbliga le imprese e la PA, a partire dal 1/1/2014, a comunicare esclusivamente tramite canali informatici o PEC ripresa all art. 63 dell aggiornamento al CAD 21
22 Documento Informatico: esempi pratici oggi PAL/PAC Fatturazione elettronica AZIENDA AZIENDA Decreto Salva Italia (Gennaio 2012) all art.10 ha esteso l obbligo di fatturazione elettronica anche ai fornitori della PAL oltre che a quelli della PAC. D.M. 19 ottobre 2012 concernente "Attuazione dell'articolo 62 del D.L. 24 gennaio 2012, n. 2, convertito, con modificazioni, dalla Legge 24 marzo 2012, n 27. Settore Agroalimentare. Art. 5 comma 3 Ai fini della determinazione degli interessi dovuti al creditore in caso di ritardo di pagamento di cui all art. 62 comma 3 la data di ricevimento della fattura è validamente certificata solo nel caso di consegna della fattura a mano, di invio a mezzo di raccomandata A.R., di posta elettronica certificata (PEC) o di impiego del sistema EDI o altro mezzo equivalente, come previsto dalla vigente normativa fiscale. D.lgs 9/11/2012 n.192 (g.u. n267 del 15/11/2012) Recepita la Direttiva Europea n.7/2011 sui tempi di pagamento delle transazioni commerciali per le PA e per le Imprese. Dal 1/2013 la scadenza sarà di 30/60 giorni per i pagamenti poi interessi automatici senza necessità di costituzione in mora. Tasso BCE + 8% + 40 per spese pratica. 22
23 Documento Informatico: esempi pratici oggi Attestati Malattia AZIENDA LUL Decreto Ministero del Lavoro 9 luglio 2008 Istituzione e tenuta del LUL Legge 6 agosto 2008, n. 133 Art. 39. Adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro Gli attestati di malattia e il Libro Unico del Lavoro sono documenti che nascono informatici e quindi devono essere obbligatoriamente Conservati in modalità digitale. 23
24 Documento Informatico: ambiti di applicazione PAL PAC AZIENDE Rapporto Clienti/Fornitorii/F i i Gestione attivo/passivo Attestati Malattia AZIENDA Rapporto BANCHE Rapporti Contenziosi Legale 24
25 Qual è la strada giusta da seguire? Dobbiamo GESTIRE e CONSERVARE i Documenti Informatici DI D.I. Obblighi normativi GED Gestione Elettronica dei Documenti COS Conservazione a Norma 25
26 Qual è la strada giusta da seguire? Ma è una strada nuova! E fondamentale per prima cosa scegliere il Partner giusto per farsi guidare e affiancare nell inevitabile evoluzione organizzativa che condurrà all ottimizzazione dei processi lavorativi.
27 Top Consult: 25 anni di crescita Più di 500 clienti in Italia Francia Inghilterra Belgio Portogallo Germania e Svizzera 25 anni di Gestione Elettronica dei Documenti Sede centrale e laboratorio software a Torino, Area Manager e Partner in tutta Italia 20 anni di software TOP MEDIA 27
28 Alcuni Clienti
29 Top Consult: offerta Software più consulenza tecnica e legale per la sua implementazione e manutenzione, l offerta è duplice: Progetti Top Media NED Enterprise Pacchetti Applicativi Top Media NED 29
30 In conclusione Nessun Sistema Informativo degli anni 201X può prescindere dalla GED che ne è il naturale completamento. Integrare i documenti con i dati dei programmi gestionali su Mainframe, Client Server, Web, Office automation Dati Documenti dall intuizione del 1992 nasce l Application Integration di Top Consult 30
31 In conclusione Bisogna introdurre la Gestione e la Conservazione Elettronica dei Documenti per ottemperare all obbligo di conservazione dei Documenti Informatici mantenere l efficacia probatoria dei processi lavorativi in caso di contenzioso cogliere le opportunità di efficienza e di risparmio che ne derivano 31
32 In conclusione Fatelo con il partner giusto che vi guidi e vi affianchi nel percorrere la nuova strada. TOP CONSULT con la sua esperienza è il Partner che fa per voi!!! Partner che fa per voi!!! Grazie per l attenzione Mauro Parsi

References: art. 2
 art. 7
 art. 15
 art. 2
 art. 20
 articolo 71
 Art. 39
 art. 48
 art. 16
 art.10
 art.47
 art. 63
 Art. 5
 art. 62
 Art. 5
 art.47
 art. 63
 art.10
 Art. 5
 art. 62
 Art. 39