Source: http://slideplayer.pl/slide/60357/
Timestamp: 2017-01-17 09:05:17+00:00

Document:
Luty/marzec 2010Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 1 Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Warszawa, - ppt pobierz
Luty/marzec 2010Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 1 Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Warszawa,
OpublikowałJadwiga Skawiński
Prezentacja na temat: "Luty/marzec 2010Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 1 Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Warszawa,"— Zapis prezentacji:
luty/marzec 2010Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 1 Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Warszawa, luty/marzec 2010 r. 2
Szkolenie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko 3
3 Plan szkolenia rejestracja I część szkolenia przerwa kawowa II część szkolenia obiad III część szkolenia 4
4 Informacje zawarte w prezentacji stanowią materiały szkoleniowe i nie mogą być traktowane jako wiążąca interpretacja Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ Treść slajdów pn. Rozwiązanie problemu została przygotowana w oparciu o stan faktyczny przedstawiony w mailach otrzymanych od Beneficjentów W niektórych przypadkach stan faktyczny był przedstawiany bardzo ogólnie i mógł nie zawierać wszystkich istotnych informacji Zmiana jakiegokolwiek istotnego elementu stanu faktycznego może powodować zmianę interpretacji w zakresie kwalifikowalności wydatków 5
5 PODROZDZIAŁ 2.2 WYTYCZNYCH W ZAKRESIE KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW W RAMACH POIiŚ ZAKRES OBOWIĄZYWANIA WYTYCZNYCH 6
6 OPIS PROBLEMU Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku W przypadku, kiedy Wytyczne aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (np. podczas weryfikacji wniosku o płatność bądź kontroli na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta, niż Wytyczne aktualne na dzień poniesienia wydatku, stosuje się Wytyczne obowiązujące na dzień dokonywania oceny wydatku. Czy oznacza to że przy ocenie jednego wniosku o płatność mogą być stosowane różne wersje Wytycznych ? 7
7 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 8
8 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Tak, nie ma zasady, która by wymagała, żeby do jednego wniosku o płatność stosować jedną wersję Wytycznych 9
9 OPIS PROBLEMU Studium wykonalności wymagało poprawy w trakcie oceny wykonalności ekonomiczno-finansowej projektu. Dla poprawy tej analizy zawarto umowę z firmą świadczącą takie usługi tj. na wykonanie analizy CBA i współczynników z niej wynikających do studium wykonalności. Wątpliwości dotyczą zakresu przedmiotowego tego wydatku tzn. czy jest on zgodny i zawiera się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 22 grudnia 2006r. w sprawie ustanowienia programu pomocowego w zakresie regionalnej pomocy publicznej na niektóre inwestycje w ochronie środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 246, poz.1795 z późn. zm.). 10
10 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Można to kwalifikować 11
11 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem 2.2 pkt 2 Wytycznych w przypadku, gdy projekt jest objęty zasadami pomocy publicznej, za kwalifikowalne mogą być uznane tylko te wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w Wytycznych i warunki określone w programie pomocy publicznej albo akcie prawnym przyznającym pomoc indywidualną ad hoc Zgodnie z podrozdziałem 6.1 pkt 1, wydatki poniesione na poprawienie studium wykonalności, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli ich poniesienie jest uzasadnione Zgodnie z podrozdziałem 6.1 pkt 3 warunkiem koniecznym uznania wydatków za kwalifikowalne jest ich wskazanie we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie 12
12 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W opisanym przykładzie wydaje się, że wydatek, poniesiony na poprawienie studium wykonalności, wpisuje się w § 5 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 22 grudnia 2006r. w sprawie ustanowienia programu pomocowego w zakresie regionalnej pomocy publicznej na niektóre inwestycje w ochronie środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 246, poz.1795 z późn. zm.) 13
13 ROZWIĄZANIE PROBLEMU § 5 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 22 grudnia 2006r. w sprawie ustanowienia programu pomocowego w zakresie regionalnej pomocy publicznej na niektóre inwestycje w ochronie środowiska (Dz. U. z 2006 r. Nr 246, poz.1795 z późn. zm.): 1. Do kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą zalicza się koszty poniesione bezpośrednio na: 1)prace przedrealizacyjne, w tym niezbędne studia, ekspertyzy, koncepcje, projekty techniczne, raport oddziaływania na środowisko i inwentaryzację powykonawczą; 14
14 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Jednocześnie należy podkreślić, że zgodnie ze stanowiskiem IZ przedstawionym w piśmie z dnia 27 lutego 2008 r. : wątpliwości powstałe na gruncie przepisów określających warunki udzielania pomocy publicznej powinien rozstrzygać organ właściwy dla ustanowienia danego programu pomocowego w przedmiocie interpretacji rozporządzenia określającego warunki udzielania pomocy publicznej właściwy jest minister upoważniony do jego wydania, a w przypadku rozporządzeń Rady Ministrów minister pełniący rolę wiodącą przy opracowywaniu projektu tego rozporządzenia 15
15 PODROZDZIAŁ 5.3 WYMÓG ZGODNOŚCI Z PROJEKTEM I EFEKTYWNOŚCI 16
16 OPIS PROBLEMU Jednym z wymaganych załączników do faktur jest dokumentacja dotycząca rozeznania rynku przy dokonanych zakupach Regulamin zakupów obowiązujący w spółce reguluje sposób realizacji zakupów. Dla zakupów mniejszych od 100 zł istnieje uproszczona procedura. W związku z tym, czy przy zakupach mniejszych od kwoty 100 zł (np. stemple) istnieje konieczność przedstawiania badania rynku? Czynność ta często jest pracochłonna w stosunku do wartości, zwłaszcza, że kontrahenci przy tak niskich kwotach odmawiają przedstawiania ofert w formie pisemnej 17
17 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 18
18 ROZWIĄZANIE PROBLEMU rozeznania rynku dokonuje się w przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp oraz które nie zostały zawarte w drodze aukcji albo przetargu w rozumieniu przepisów k.c. Rozeznanie rynku powinno być potwierdzone dokumentami, wskazującymi, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. Wytyczne nie wskazują kwoty wydatku, od której rozeznanie rynku należy stosować, a poniżej której rozeznanie takie nie jest konieczne. Zatem konieczność dokonania rozeznania rynku dotyczy każdego wydatku (niezależnie od jego wysokości), o którym mowa w pkt 10 podrozdziału 5.3 ww. wytycznych (z zastrzeżeniem sytuacji wskazanych w podrozdziale 5.5. pkt 5 lit. c i d) 19
19 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Rodzaje dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku zostały określone w pkt 11 podrozdziału 5.3 ww. wytycznych Takimi dokumentami jest nie tylko skierowanie zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców wraz z otrzymanymi ofertami, ale również wydruk ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców Dokumenty te mogą mieć formę pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe, oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy Wydaje się, że przy tak szerokim katalogu form dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, samo rozeznanie rynku nie powinno przysparzać problemów i nie ma potrzeby ograniczać przeprowadzenia rozeznania rynku ze względu na wysokość wydatku 20
20 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych 3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W opinii IZ PO IiŚ nie jest jasne w jaki inny sposób niż poprzez rozeznanie rynku można zapewnić w praktyce zastosowanie się do tej zasady. Dodatkowo, środkami publicznymi należy gospodarować nie mniej oszczędnie niż środkami prywatnymi, a przecież robiąc prywatne zakupy porównujemy najpierw ceny na rynku 21
21 OPIS PROBLEMU Wymagane jest udokumentowane rozeznania rynku w przypadkach, których nie dotyczy ustawa pzp W umowach na roboty budowlane mogą wystąpić roboty dodatkowe, dla których występują ceny jednostkowe ustalone w podstawowej umowie na roboty dodatkowe zawartej w trybie konkurencyjnym. W tym przypadku ponowne rozpoznawanie rynku opóźnia przystąpienie do wykonania 22
22 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Jednoznaczne przyjęcie, że ceny jednostkowe ustalone w umowie podstawowej mają zastosowanie do zamówień dodatkowych zawartych w przypadkach przewidzianych ustawą pzp lub procedurami beneficjenta 23
23 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Umowa dot. robót dodatkowych jest zasadniczo umową objętą zakresem stosowania ustawy pzp W sytuacji, gdy umowa dodatkowa ma niższą wartość niż Euro, należy zasadniczo przeprowadzić rozeznanie rynku Zgodnie z Podrozdziałem 5.5 pkt 10 Wytycznych Podstawą ustalenia wartości umowy, do której nie ma zastosowania ustawa Pzp jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez beneficjenta z należytą starannością. Beneficjent nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp lub w celu uniknięcia stosowania trybu przetargu zgodnie z K.c., dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Zawarcie z dotychczasowym wykonawcą dodatkowych umów nieobjętych umową podstawową, a niezbędnych do jej prawidłowego wykonania, jest możliwe dla usług lub robót budowlanych, jeśli tych dodatkowych usług lub robót budowlanych nie można było wcześniej przewidzieć. 24
24 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Podrozdziałem 5.3 pkt 10 Wytycznych W przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp oraz które nie zostały zawarte w drodze aukcji albo przetargu w rozumieniu przepisów K.c., z zastrzeżeniem postanowień Podrozdziału 5.5 pkt 5 lit. c i d, beneficjent powinien posiadać, o ile to możliwe, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, beneficjent powinien wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. Obowiązek dokonywania rozeznania rynku (jeśli jest to możliwe), w przedstawionych w niniejszym punkcie okolicznościach, powinien być odzwierciedlony w procedurach beneficjenta. 25
25 PODROZDZIAŁ 5.4 Dokumentowanie wydatków kwalifikowalnych 26
26 OPIS PROBLEMU Czy w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem zapłacono gotówką? 27
27 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 28
28 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem, iż zapłacono gotówką lub dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) – zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW 29
29 PODROZDZIAŁ 5.6 PODMIOT DOKONUJĄCY WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH 30
30 OPIS PROBLEMU Wydatki na realizację Projektu ponosi Gmina. Gmina złożyła wniosek o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach II osi PO IiŚ. Po ocenie merytorycznej II stopnia Grupa Robocza oceniająca wniosek wskazała że w myśl Wytycznych MRR w zakresie zasad dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w ramach zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego w gospodarce odpadami Umowa może zostać podpisana ze Spółką Komunalną. Powyższe zostało również zapisane w Potwierdzeniu Instytucji Pośredniczącej w sprawie przyznania dofinansowania dla Projektu. W IV kw. rozpoczęto proces likwidacji Miejskiego Zakładu Składowania Odpadów – Jednostki Budżetowej Gminy, a w dniu 18 grudnia 2009r. został podpisany akt założycielski Miejskiego Zakładu Składowania Odpadów Sp z o.o. 31
31 OPIS PROBLEMU Dotychczasowe nakłady ponoszone na projekt (koszty zarządzania i przygotowania projektu) zostaną wniesione aportem do MZSO Sp z o.o. i docelowo będą wliczane do wartości początkowej środków trwałych wytworzonych w ramach inwestycji Czy wydatki ponoszone przez Gminę przed datą podpisania Decyzji o dofinansowaniu, w przypadku gdy Beneficjentem będzie MZSO Sp. z o.o., będą wydatkami kwalifikowanymi projektu? (Nadmieniam że w Studium Wykonalności i Wniosku Aplikacyjnym zostały one uznane za kwalifikowane) 32
32 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 33
33 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W tym przypadku wydatki poniesione przez gminę przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli gmina zostanie wskazana w umowie o dofinansowanie jako podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków kwalifikowanych – podrozdział 5.6 Może mieć też zastosowanie podrozdział 5.6 pkt 9- w sytuacji, w której inny niż beneficjent podmiot poniósł część wydatków (które beneficjent planuje zadeklarować jako kwalifikowalne) związanych z przygotowaniem bądź realizacją projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a jednocześnie beneficjent nie wskazuje tego podmiotu jako podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków w przyszłości, wydatki poniesione przez ten podmiot mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, że beneficjent dołączy do wniosku o dofinansowanie oświadczenie, w którym potwierdza, że wydatki poniesione przez ten podmiot zostały poniesione zgodnie z warunkami kwalifikowania wydatków i przyjmuje na siebie odpowiedzialność również za prawidłowość poniesienia wydatków przez ten podmiot. 34
34 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W takim przypadku należy we wniosku o dofinansowanie dodatkowo opisać strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu oraz stosować odpowiednio postanowienia niniejszego podrozdziału (w szczególności dotyczące konieczności zawierania umów lub porozumień) Zgodnie z Wytycznymi (Podrozdział 5.6 pkt 3) niezbędne jest, aby Beneficjent dołączył do wniosku o dofinansowanie porozumienie lub umowę z podmiotem upoważnionym oraz oświadczenie, że bierze odpowiedzialność za wydatki poniesione przez ten podmiot Przy zawieraniu umowy/porozumienia współpracy należy kierować się Założeniami do umowy pomiędzy beneficjentem a podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w zakresie realizacji przedsięwzięć współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) Dokument ten jest dostępny na stronach internetowych PO IiS pod adresem w zakładce dokumenty i wytyczne/wzory dokumentów/umowy o dofinansowanie 35
35 PODROZDZIAŁ 5.8 ZAKAZ PODWÓJNEGO FINANSOWANIA 36
36 OPIS PROBLEMU Beneficjent (gmina) w sierpniu 2009 roku wystąpiła z wnioskiem o płatność dotyczącym refundacji poniesionych wydatków w latach w ramach projektu IW poleciła beneficjentowi usunięcie z wniosku o płatność faktury sfinansowanej z GFOŚiGW (podwójne finansowanie) Faktury te zostały usunięte z wniosku, chociaż zdaniem beneficjenta nie występuje tu podwójne finansowanie 37
37 OPIS PROBLEMU Zgodnie z obowiązującym prawem w przypadku GFOŚiW są to środki budżetu beneficjenta (gminy). Nie ma możliwości przekazania środków z wyodrębnionego rachunku (jakim jest GFOŚiGW) do budżetu, bo byłoby to przekazanie środków przez dysponenta funduszu samemu sobie Są zadania inwestycyjne na które wydatkowane są środki i z rachunku GFOŚiGW i rachunku bieżącego Gminy, ale jest to wydatek w ramach jednego budżetu gminy (zaplanowany i uchwalony) 38
38 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 39
39 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Podrozdziałem 5.8 Wytycznych Na potrzeby Wytycznych podwójne finansowanie oznacza: -w przypadku projektów niepodlegających zasadom pomocy publicznej - otrzymanie na dany projekt lub część projektu bezzwrotnej pomocy finansowej ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych lub innych) w wysokości łącznie wyższej niż odpowiednio 100% wartości projektu lub 100 % części projektu; -w przypadku projektów podlegających zasadom pomocy publicznej – otrzymanie na dany projekt pomocy wyższej niż maksymalna intensywność pomocy dla danego projektu lub -zadeklarowanie wydatku, jako kwalifikowalnego w ramach dwóch wspólnotowych instrumentów finansowych 40
40 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W celu zapobieżenia podwójnemu finansowaniu projektu, w przypadku, gdy dodatkowe źródło finansowania finansuje ten sam zakres projektu co PO IiŚ, możliwe są dwa rozwiązania: środki przekazane z innego niż PO IiŚ źródła powinny być uwzględnione w kwocie dofinansowania i powinny rozliczane jako zaliczka na dofinansowanie lub w umowie dotyczącej przekazania tych środków powinno być postanowienie które wprost wskaże, że środki te dotyczą finansowania wkładu własnego beneficjenta. W takim przypadku przekazane środki bezzwrotne nie będą traktowane jako dofinansowanie, ale będą traktowane jako finansowanie wkładu własnego 41
41 PODROZDZIAŁ 6.1 PRZYGOTOWANIE PROJEKTU 42
42 OPIS PROBLEMU W ramach opisu projektu stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie beneficjent wskazał że w ramach kategorii przygotowanie projektu zaplanowano dwa rodzaje wydatków: wydatki na opracowanie dokumentacji technicznej (wydatki związane ze zmianą dokumentacji technicznej) w kwocie ,00 PLN wydatki na Inne dokumenty (wydatki na studium wykonalności) w kwocie ,00 PLN. Ogólna wartość wydatków planowanych w ramach kategorii przygotowanie projektu wynosi ,00 PLN i nie przekracza limitu wydatków w ramach kategorii. Zapisy do umowy oparte zostały na zapisach zawartych we wniosku o dofinansowanie opierającego się ściśle na danych zawartych w studium wykonalności. Wydatki wskazane w ramach studium były zaś wydatkami planowanymi a nie rzeczywiście poniesionymi. 43
43 OPIS PROBLEMU Wydatki poniesione w ramach wskazanej kategorii zostały przedstawione w ramach wniosku o płatność pośrednia. Z faktur przedłożonych do wniosku wynika, iż: wydatki poniesione na zmiany dokumentacji technicznej beneficjent wynoszą ,00 PLN (wydatek poniesiony w ramach 3 faktur z czego jedna faktura opiewa na kwotę wskazaną we wniosku o dofinansowanie tj ,00 PLN) wydatki na studium wykonalności wynoszą: ,00 PLN Ogólna wartość wydatków poniesionych w ramach kategorii przygotowanie projektu wynosi zatem ,00 PLN. Wydatki przedstawione przez beneficjenta w ramach wniosku o płatność: nie zmieniają zakresu rzeczowego w kategorii nie powoduje przekroczenia limitu wydatku w kategorii nie powoduje przekroczenia łącznej kwoty wydatków kwalifikowanych w ramach projektu. 44
44 OPIS PROBLEMU W związku z tym, iż zgodnie z Wytycznymi zmiana planowanej kwoty wydatków kwalifikowalnych w danej kategorii nie wymaga zmiany umowy o dofinansowanie, jeżeli są spełnione łącznie w/w warunki, czy poniesione wydatki w ramach kategorii zostaną zakwalifikowane do zwrotu 45
45 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 46
46 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatki, o których mowa w tym przykładzie mogą być uznane za kwalifikowane, jeśli zostały poniesione zgodnie innymi mającymi zastosowanie zasadami określonymi w Wytycznych 47
47 OPIS PROBLEMU Rozstrzygnięto przetarg na wyłonienie wykonawcy projektu budowlano – wykonawczego, po czym nastąpiła konieczność dostosowania zakresu projektu z uwagi na wymagania UE Czy można z wolnej ręki zlecić uzupełnienie lub modyfikacje tego projektu wykonawczego projektantowi, który wykonał projekt pierwotny i któremu przysługują prawa autorskie? Czy takie wydatki będą stanowić koszty kwalifikowalne w świetle zapisów Wytycznych Sekcji 2 pkt Roboty dodatkowe? 48
48 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 49
49 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Pytanie nie dotyczy interpretacji Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków, ale interpretacji ustawy Pzp Wytyczne ani MRR nie mają kompetencji w zakresie wydawania wiążących interpretacji Pzp Z doświadczeń IZ FS i IZ PO IiŚ wynika, że podobne zamówienia z wolnej ręki są kwestionowane przez KE, a zatem w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących prawidłowości ich zlecenia zaleca się nie deklarowanie takich wydatków jako kwalifikowalnych 50
50 OPIS PROBLEMU Beneficjent przeprowadził procedurę restrukturyzacji Projektu (faza III): podjęto działania polegające na opracowaniu dokumentacji niezbędnej do wystąpienia z wnioskiem o restrukturyzację rzeczową i finansową Projektu, przygotowanie wniosku o zmianę Decyzji w sprawie przyznania pomocy oraz wniosku o zmianę warunków przedsięwzięcia w ramach Funduszu Spójności, przygotowanie wniosku o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach nowego okresu programowania (Faza IV). Na wykonanie przedmiotowej dokumentacji zawarto umowę z firmą konsultingową 51
51 OPIS PROBLEMU Wątpliwości w przypadku powyższej sytuacji, dotyczą samej możliwości zakwalifikowania wykonania niniejszego przedmiotu umowy, czyli opracowania dokumentacji składającej się na wnioski o restrukturyzację (Projektu dofinansowanego w ramach FS ) oraz dofinansowanie w nowym okresie budżetowania (z PO IiŚ ). Jeśli istnieje taka możliwość to czy kwalifikowane powinny być wyłącznie wydatki związane z wykonaniem dokumentacji w ramach nowego okresu programowania, czyli dla nowej IV Fazy, dla której wystąpiono z wnioskiem o dofinansowanie w ramach PO IiŚ ? czy również możliwe jest kwalifikowanie opracowania dokumentacji, dotyczącej restrukturyzacji III Fazy (dofinansowanej w ramach Funduszu Spójności )? 52
52 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Beneficjent brał pod uwagę ewentualność kwalifikowania całości powyższych wydatków w ramach kategorii Przygotowanie projektu lub ewentualnego wydzielenia kosztów dotyczących Projektu realizowanego w ramach PO IiŚ 53
53 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Za kwalifikowalne w ramach POIiŚ mogą być uznane jedynie wydatki poniesione na przygotowanie dokumentacji dotyczącej Fazy IV projektu dla której wystąpiono z wnioskiem o dofinansowanie w ramach PO IiŚ (vide Podrozdział 6.1. Wytycznych) 54
54 PODROZDZIAŁ 6.2 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM 55
55 OPIS PROBLEMU Ponoszone są opłaty związane z przygotowaniem projektu jak i jego realizacją, które nie były wymienione słownie we wniosku o dofinansowanie (za wycinkę drzew, za delegacje służbowe do IPII/IW, za szkolenia) i równocześnie część opłat wymienionych we wniosku jest niższa. Wytyczne dopuszczają kwalifikowalność takich kosztów pod warunkiem ujęcia we wniosku i umowie 56
56 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Umieścić w Wytycznych (w rozdziale 5) zapis mówiący o możliwości zakwalifikowania wydatków nieujętych we wniosku i umowie pod warunkiem, że ogólna kwota przeznaczona na dany typ wydatków nie będzie zwiększona lub będzie pokryta z oszczędności z innej grupy wydatków. 57
57 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Nie jest możliwe uwzględnienie przedmiotowej propozycji. Zakres projektu jest określony we wniosku o dofinansowanie i w umowie o dofinansowanie Wydatki wskazane w pytaniu dotyczą bądź kategorii roboty budowlane (opłaty za wycinkę drzew), bądź kategorii zarządzanie projektem (delegacje służbowe i szkolenia) W odniesieniu do opłat administracyjnych za wycinkę drzew – nie muszą być wskazane wyraźnie we wniosku o dofinansowanie i w umowie, aby były uznane za kwalifikowalne (vide Sekcja Wytycznych) 58
58 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Niezbędnym warunkiem uznania wydatków związanych z zarządzaniem projektem, jest ich szczegółowe opisanie i uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie oraz wskazanie w umowie o dofinansowanie Nie planuje się zmiany Wytycznych w tym zakresie 59
59 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatki w ramach kategorii zarządzanie projektem powinny być przedstawione we wniosku o dofinansowanie na tyle szczegółowo, aby instytucja oceniająca kwalifikowalność wydatku nie miała wątpliwości co do uznania wydatku za kwalifikowalny Przede wszystkim przedstawiając wydatki we wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii zarządzanie projektem należy kierować się podkategoriami w ramach powyższej kategorii, określonymi w Wytycznych Jeśli chodzi o zmiany kwot planowanych wydatków, to nawet w przypadku pozycji wskazanych w zał. 5 opis projektu, zmiana planowanych kwot nie powoduje co do zasady konieczności zmiany umowy (vide wzór opisu projektu) 60
60 OPIS PROBLEMU W jaki sposób należy udokumentować zasadność kwalifikowania wyjazdu służbowego do WFOŚiGW Czy zapisy na delegacji w pozycji: cel delegacji, że wizyta związana jest realizacją projektu w ramach POIiŚ oraz pieczątka zatwierdzająca delegacje przystemplowana w trakcie wizyty w WFOŚiGW są wystarczającym potwierdzeniem kwalifikowania wyjazdu? Czy też każdy wyjazd wymaga oficjalnego pisemnego zaproszenia ze strony WFOŚIGW? 61
61 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 62
62 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 5 lit. i wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników beneficjentów w związku z realizacją projektu, mogą być uznane za kwalifikowalne. Wydaje się jednak, że opisanie celu delegacji jako wizytę związaną z realizacją projektu w ramach POIiŚ jest niewystarczające, zbyt ogólne – powinien być wskazany faktyczny cel wizyty, np. temat spotkania Odnosząc się do ostatniego pytania, nie jest wymagane każdorazowe oficjalne zaproszenie ze strony wfośigw, jednak musi być wskazany wyraźnie cel wyjazdu 63
63 OPIS PROBLEMU Sposób zapisania w opisie stanowiska (zakresie obowiązków) zmiennej proporcji czasu pracy w projekcie w poszczególnych miesiącach Brak obowiązku zapisu o proporcji w opisie stanowiska (zakresie obowiązków) 64
64 PROPOZYCJA BENEFICJENTA W opisie stanowiska (zakresie obowiązków) winien być zapis ogólnie informujący o rodzaju wykonywanych zadań na rzecz projektu, natomiast proporcja wynikać będzie z faktycznego zaangażowania przy projekcie w oparciu o kartę czasu pracy 65
65 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 3 lit. e zakres zadań danego pracownika w związku z realizacją projektu, jak również informacja na temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu w odniesieniu do pozostałych zadań, powinny być zawarte w opisie stanowiska lub zakresie obowiązków. Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 3 lit. f dopuszcza się również możliwość rozliczania czasu pracy pracownika na podstawie kart czasu pracy. W takim przypadku opis stanowiska (lub zakres obowiązków) nie musi zawierać informacji na temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu w odniesieniu do pozostałych zadań Natomiast również w tym przypadku zakres zadań pracownika powinien być określony w opisie stanowiska lub zakresie obowiązków 66
66 OPIS PROBLEMU Niektóre stanowiska pracy będą zaangażowane przy realizacji zadań związanych z projektem w 10% miesięcznego czasu pracy Brak limitu minimalnego czasu pracy przy projekcie w wytycznych 67
67 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Kwalifikowanie czasu pracy zgodnie z faktycznym zaangażowaniem. 68
68 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Nie ustalono żadnego minimalnego pułapu zaangażowania pracownika w realizację projektu, aby wynagrodzenie było (częściowo) kwalifikowalne – w rezultacie poziom zaangażowania może wynosić 10% Należy jednak pamiętać, że wszystkie składniki wynagrodzenia mogą być kwalifikowalne również w proporcji 10% 69
69 OPIS PROBLEMU Złożoność i zmienność wykonywanych zadań nie pozwala na szczegółową ewidencję czasu pracy przy realizacji zadań na rzecz projektu Brak wskazówek dot. ewidencji czasu pracy dla PO IiŚ (wzoru karty pracy) 70
70 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Proponowany sposób ewidencjonowania czasu pracy (wypełniania karty czasu pracy): Czas pracy w pełnych godzinach, Opis wykonywanych zadań będzie ograniczony do ogólnego zapisu: Praca na rzecz projektu PO IiS zgodna z opisem stanowiska (zakresem obowiązków) lub Praca na rzecz projektu unijnego X zgodna z opisem stanowiska (zakresem obowiązków) lub Praca na rzecz działu zgodna z opisem stanowiska (zakresem obowiązków) 71
71 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Szczegóły dotyczące wypełniania kart pracy powinny być określone przez beneficjenta Wydaje się, że karta czasu pracy powinna wskazywać na zadania wykonywane przez pracownika, a nie jedynie na to, że pracownik danego dnia przykładowo 2 godziny poświęcił na projekt 72
72 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Jeśli postanowienia karty czasu pracy będą tak ogólne jak zaproponowane w opisie problemu należy dodatkowo prowadzić ewidencję spraw, którymi pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych mając na uwadze postanowienia Podrozdziału 6.2 pkt 3 lit j) Wytycznych, zgodnie z którymi: Podczas kontroli danego projektu przeprowadzanej przez uprawnioną instytucję, beneficjent powinien przedstawić dokumenty potwierdzające, że dana osoba wykonywała w określonym zakresie prace związane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ (np. poprzez przedstawienie dokumentów przygotowanych przez daną osobę) Jeśli karta czasu pracy wskazywałaby na konkretne zadania pracownika, prowadzenie takiej ewidencji nie byłoby konieczne 73
73 OPIS PROBLEMU Czy wymagane jest dla potrzeb dokumentowania kosztów osobowych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i zatrudnionych w 100% przy realizacji Projektu sporządzanie miesięczne ewidencji wykonanych prac/czynności? Tj. czy w przypadku braku takiej dokumentacji będą groziły Beneficjentowi jakieś konsekwencje? Wytyczne – 6.2.3)j) – dla celów kontroli zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych 74
74 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 75
75 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Jeśli beneficjent podczas kontroli nie będzie w stanie wskazać (i przedstawić na potwierdzenie np. dokumentów sporządzonych przez pracownika), czym dany pracownik zajmował się w danym okresie za który wynagrodzenie pracownika było uznane za kwalifikowalne – kwalifikowalność takiego wydatku może zostać zakwestionowana Ze względu na potencjalne problemy z odtworzeniem listy spraw, którymi pracownik zajmował się w danym okresie np. po upływie roku lub 2 lat oraz ze względu na normalną rotację pracowników zaleca się prowadzenie takiej ewidencji dla celów kontroli 76
76 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z zał. nr 3 Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ, minimalny zakres kontroli na miejscu realizacji projektu obejmuje m.in.: Kwalifikacja wynagrodzeń – czy dany pracownik zajmuje się w odpowiednim zakresie (tzn. zakresie deklarowanym przy wnioskach o płatność) realizacją PO IiŚ (w tym m.in. poprzez weryfikację opisu stanowiska oraz dokumentów opracowanych przez danego pracownika) oraz czy jako kwalifikowalne zadeklarowano składniki wynagrodzenia kwalifikowalne zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? Zatem brak dokumentów potwierdzających, że pracownik w danym okresie realizował zadania związane z projektem PO IiŚ może stanowić podstawę do zakwestionowania tego typu wydatków 77
77 OPIS PROBLEMU czy może być kosztem kwalifikowanym w ramach doradztwa technicznego wykonanie programu użytkowego, który będzie używany na potrzeby Projektu – przez pracownika Beneficjenta? W sytuacji gdy na przykład Wytyczne w części Pomoc techniczna dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IiŚ przewidują możliwość w wyjątkowych sytuacjach uznania za kwalifikowane wydatków poniesionych na incydentalne zaangażowanie ekspertów w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracownikiem 78
78 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 79
79 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zawieranie umów cywilnoprawnych z pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę (lub mianowania) powinno należeć do sytuacji wyjątkowych Przy określaniu kwalifikowalności takich wydatków można posiłkować się postanowieniami Sekcji Wytycznych, które stanowią, że jedynie w wyjątkowych sytuacjach takie wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli dotyczą incydentalnego zaangażowania ekspertów będących pracownikami danej instytucji w zadania związane z realizacją Po IiŚ oraz jeśli są zgodne z prawem, w tym w szczególności z prawem pracy i ustawą Pzp W przypadku, gdy zaangażowanie ekspertów nie ma charakteru incydentalnego lecz ma charakter powtarzalny, zadania związane z realizacją PO IiŚ powinny być uwzględnione w zakresie obowiązków pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (lub mianowania) 80
80 OPIS PROBLEMU Spółka zatrudnia pracowników w Jednostce Realizującej Projekt na podstawie umów o pracę Czy naliczany fundusz socjalny na pracowników JRP stanowi: wydatek kwalifikowany w wysokości naliczenia czy w wysokości przekazanych pracownikom świadczeń z tego funduszu? Czy naliczenie to stanowi kategorię wydatków kwalifikowanych: Zarządzanie Projektem- wydatki osobowe? 81
81 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 82
82 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Naliczany fundusz socjalny nie stanowi wydatku kwalifikowalnego, gdyż: nie jest to składnik wynagrodzenia (podrozdział pkt a Wytycznych) nie jest to wydatek – tj. nie wiąże się z przepływem środków pieniężnych Natomiast katalog dopuszczalnych kosztów został wprost wskazany w Wytycznych – zgodnie z Wytycznymi mogą być kwalifikowalne wydatki poniesione na składniki wynagrodzenia 83
83 OPIS PROBLEMU Czy do kosztów ogólnych (w związku z zarządzaniem projektem) dotyczących kwalifikowalności kosztów wynajmu i energii można także zakwalifikować pozostałe opłaty związane z wynajmem pomieszczeń dla JRP, czyli np.: koszt wywozu nieczystości, opłaty za wodę i kanalizację 84
84 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 85
85 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 2 do kosztów ogólnych zalicza się art. koszty administracyjne, w tym opłaty czynszowe, za wynajem, za energię, ogrzewanie Do tych kosztów można również zaliczyć koszty wywozu nieczystości, opłaty za wodę i kanalizację 86
86 OPIS PROBLEMU Zawarto umowy z wykonawcami na prace projektowe i nadzór autorski Prace projektowe zostały już rozliczone, natomiast nadzór będzie rozliczany na podstawie tych umów w trakcie robót budowlanych Czy wydatki na nadzór należy kwalifikować w pozycji 6.2. Zarządzanie projektem – wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi? 87
87 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 88
88 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W podrozdziale 6.2 pkt 1 jest wprost wskazane, że wydatki związane z prowadzeniem nadzoru autorskiego nad robotami budowlanymi przez projektanta w zakresie zgodnym z prawem oraz niezbędnym dla realizacji projektu mogą być uznane za kwalifikowalne A zatem wydatki te należy kwalifikować w kategorii wskazanej w pytaniu Należy podkreślić, że wydatki te nie są objęte limitem wydatków w kategorii Zarządzanie projektem 89
89 OPIS PROBLEMU W opisie projektu stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie wyszczególnione zostały i określone kwotowo wydatki dotyczące zarządzania projektem Zgodnie z zał. nr 1 do Wytycznych warunkiem uznania za kwalifikowane niektórych wydatków jest ich wskazanie we wniosku i w umowie o dofinansowanie. Czy można cały limit kosztów kwalifikowanych zarządzania rozliczyć jedną pozycją z opisu projektu znacznie ją przekraczając np. wydatkami osobowymi i nie rozliczać pozostałych wydatków wyszczególnionych w opisie 90
90 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Tak, ponieważ w opisie projektu ważne jest wyszczególnienie określonych wydatków, a nie kwota tych wydatków Nie można przekroczyć limitu kosztów kwalifikowanych dla zarządzania projektem 91
91 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Odpowiedź na pytanie ma dwa aspekty A.Po pierwsze – czy w przypadku opisanej sytuacji trzeba aneksować umowę o dofinansowanie? Zgodnie z postanowieniami załącznika do umowy pn. Opis projektu: Zmiana planowanej kwoty wydatków kwalifikowalnych w danej kategorii nie wymaga zmiany umowy o dofinansowanie, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: a)nie powoduje zmiany zakresu rzeczowego danej kategorii b)nie powoduje przekroczenia odpowiedniego limitu wydatku w danej kategorii c)nie powoduje przekroczenia łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu Należy uznać, że warunek o którym mowa w lit. a) będzie spełniony także w sytuacji, gdy w ramach określonej kategorii, wydatki wskazane w Opisie projektu w ogóle nie zostaną zadeklarowane. Taka sytuacja nie powoduje zmiany zakresu rzeczowego danej kategorii; B.Drugi aspekt to kwestia zasadności tak znacznego przekroczenia wydatków osobowych. Czy np. nie dotyczy to sytuacji, w której znacznie podniesiono wynagrodzenia pracowników w odniesieniu do planowanych? Jeśli tak, mogą pojawić się wątpliwości związane z efektywnością wydatków. 92
92 OPIS PROBLEMU Czy koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych (np. samochodów, komputerów, mebli, drukarek) są wydatkiem kwalifikowalnym – jeżeli dotyczą działań beneficjenta związanych z zarządzaniem projektem w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu? Jeżeli warunkiem uznania za kwalifikowalne kosztów związanych z wykorzystaniem środków trwałych jest ich bezpośrednie wskazanie we wniosku o dofinansowanie (wraz z uzasadnieniem) oraz w umowie o dofinansowanie projektu i obliczenie wartości odpisów amortyzacyjnych w okresie realizacji projektu zgodnie z ustawą o rachunkowości to czy zastosowanie podwyższonej stawki amortyzacji przez beneficjenta jednostkę samorządu terytorialnego dla samochodu osobowego używanego w trudnych warunkach terenowych ze względu na specyfikę projektu jest uzasadnione? 93
93 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 94
94 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 5 lit. g koszty (w wysokości odpisów amortyzacyjnych, przy zachowaniu warunków dotyczących zakupu sprzętu opisanych w podrozdziale 6.5.3) wykorzystania sprzętu wyposażenia, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania, przez pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu, mogą być uznane za kwalifikowalne 95
95 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Należy jednak również zwrócić uwagę zasadę efektywności wydatków W przypadku, gdy kwalifikujemy w całości odpisy amortyzacyjne związane z wykorzystaniem samochodu terenowego na potrzeby projektu, (dodatkowo wykorzystujemy jeszcze możliwość przyspieszonej amortyzacji) powinien być to najbardziej efektywny sposób pozyskania tego samochodu na potrzeby projektu, jak również zakres wykorzystania tego samochodu na potrzeby projektu powinien uzasadniać takie postępowanie A zatem jeśli bardziej efektywny (tańszy) będzie tutaj np. leasing samochodu, to należy wykorzystać leasing Dodatkowo nie powinno być sytuacji, w której kwalifikujemy w całości odpis amortyzacyjny a samochód jest wykorzystywany np. raz w tygodniu – kwalifikowalna część odpisu amortyzacyjnego powinna odpowiadać temu w jakim stopniu dany sprzęt jest wykorzystywany na potrzeby projektu Do kompetencji IZ nie należy rozstrzyganie, czy w danej sytuacji można zastosować podwyższoną stawkę amortyzacji – kwestie te regulują przepisy w zakresie rachunkowości 96
96 OPIS PROBLEMU Umowy o dzieło lub zlecenia na wykonanie robót z osobami fizycznymi, w tym również z pracownikami pracującymi u inwestora na podstawie umowy o pracę u inwestora - Wytyczne pkt 97
97 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Skoro Inżynier nadzoru jest zatrudniony na podstawie kontraktu, umowy o dzieło, zlecenia, to ci ludzie wykonujący prace na podstawie odrębnych umów również ich koszt jest kosztem kwalifikowanym 98
98 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zawieranie umów cywilnoprawnych z pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę (lub mianowania) powinno należeć do sytuacji wyjątkowych Przy określaniu kwalifikowalności takich wydatków można posiłkować się postanowieniami Sekcji Wytycznych, które stanowią, że jedynie w wyjątkowych sytuacjach takie wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli dotyczą incydentalnego zaangażowania ekspertów będących pracownikami danej instytucji w zadania związane z realizacją PO IiŚ oraz jeśli są zgodne z prawem, w tym w szczególności z prawem pracy i ustawą Pzp W przypadku, gdy zaangażowanie ekspertów nie ma charakteru incydentalnego lecz ma charakter powtarzalny, zadania związane z realizacją PO IiŚ powinny być uwzględnione w zakresie obowiązków pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (lub mianowania) 99
99 PODROZDZIAŁ 6.3 NABYCIE NIERUCHOMOŚCI 100
100 OPIS PROBLEMU Poniesiono opłaty związane z ustanowieniem służebności przesyłu W Wytycznych (podrozdział 6.3.6) w punkcie 1) mowa jest o możliwości uznania tych wydatków za kwalifikowalne pod warunkiem spełnienia warunków określonych w punkcie 2) Jednakże w punkcie 2a mowa jest o tym, że ten tytuł prawny musi być zgodny z wymaganiami właściwej IP lub IPII/IW Gdzie są opublikowane te wymagania? I czy jeżeli jest to służebność przesyłu (wymieniona w pkt. 1a) i są spełnione wszystkie pozostałe wymagania zawarte w punkcie 2), to może być wątpliwość co do kwalifikowalności takiego wydatku? 101
101 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Wykreślić z Wytycznych z podrozdziału punkt 2a lub dołączyć do Wytycznych wykaz tych wymagań 102
102 ROZWIĄZANIE PROBLEMU nie planuje się wykreślenia pkt 2 lit. a Sekcji zakres tytułów prawnych wskazany w Sekcji Wytycznych jest bardzo szeroki; zatem IZ przyjęła, że IP lub IPII/IW może określić wymagania w odniesieniu do dopuszczalnych tytułów prawnych dla danego rodzaju inwestycji Biorąc pod uwagę zróżnicowanie projektów realizowanych w ramach POIiŚ, nie jest możliwe, aby IZ określiła szczegółowe wymagania w tym zakresie Wytyczne, są dokumentem określającym zasady kwalifikowania wydatków dla całego programu i nie są dokumentem, gdzie powinny być wskazane wymagania IP/IW dotyczące tytułów prawnych do nieruchomości 103
103 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Pytanie o ewentualne wymagania IP lub IPII/IW w odniesieniu do dopuszczalnych tytułów prawnych dla danego rodzaju inwestycji, beneficjent powinien zadać właściwej IP lub IPII/IW 104
104 OPIS PROBLEMU Czy wydatki poniesione na odszkodowanie związane z uzyskaniem zgody na posadowienie urządzeń, wyrażonej przez właściciela nieruchomości w formie nie będącej ustanowieniem ograniczonego prawa rzeczowego ani też umową o charakterze obligacyjnym mogą zostać uznane za kwalifikowane? Wytyczne – ) dopuszczają nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości w postaci : nabycia ograniczonych praw rzeczowych, tytułów prawnych o charakterze obligacyjnym, oddania nieruchomości w zarząd. 105
105 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 106
106 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Każda taka sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie Postanowienia Sekcji pkt 4 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dają możliwość kwalifikowania wydatków związanych z odszkodowaniami za utracone zbiory, naprawą szkód oraz niezbędnych wydatków związanych z opłatami lub odszkodowaniami za czasowe zajęcie nieruchomości w trakcie realizacji projektu Odszkodowanie nie musi być wypłacane w związku z ustaleniem ograniczonego prawa rzeczowego ani na podstawie umowy o charakterze obligacyjnym. W każdym przypadku należy mieć na uwadze, że każdy wydatek musi być oparty na prawnie wiążących umowach, porozumieniach bądź dokumentach (vide Podrozdział 5.4 pkt 1 Wytycznych) Niezbędne jest również uzasadnienie wysokości odszkodowania np. poprzez uzyskanie wyceny rzeczoznawcy 107
107 OPIS PROBLEMU MPWiK S.A. zawarło umowę (w formie aktu notarialnego) o ustanowieniu służebności przesyłu z określonymi właścicielami nieruchomości, przez które przebiegała będzie budowa układu przesyłowego ścieków Wątpliwości dotyczą samej możliwości zakwalifikowania powyższych wydatków związanych z niniejszą służebnością przesyłu, która ustanowiona została określonym (w różnej kwocie), jednorazowym wynagrodzeniem dla każdego z właścicieli nieruchomości, a także możliwości zakwalifikowania jednej z umów, w stosunku do której nie ma operatu szacunkowego, stanowiącego wycenę dla poszczególnych działek objętych jej przedmiotem 108
108 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Ewentualna możliwość zakwalifikowania wydatku w ramach kategorii Nabycie nieruchomości, podkategorię Nabycie innych tytułów pranych do nieruchomości 109
109 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatki związane z ustanowieniem służebności przesyłu mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli zostały spełnione wszystkie warunki określone w podrozdziale pkt 2 Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność przy nabyciu innych tytułów prawnych do nieruchomości, o których mowa w Podrozdziale Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, na wniosek IW/IP należy dołączyć do wniosku o płatność: dokumenty potwierdzające, że suma płatności dokonanych w okresie realizacji projektu nie przekracza rynkowej wartości tej nieruchomości (np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia tego warunku) dokumenty potwierdzające, że wydatek zadeklarowany jako kwalifikowalny nie przekracza wartości rynkowej danego prawa, za okres którego dotyczy (np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia tego warunku) 110
110 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W związku z powyższym oraz biorąc pod uwagę postanowienia podrozdziału pkt 2 lit. c i d, można stwierdzić, że operat szacunkowy nie jest koniecznym dokumentem, jeśli beneficjent przedstawi inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia ww. warunków 111
111 OPIS PROBLEMU Budowa sieci wodno-kanalizacyjnej (przejście pod torami) odbywa się na terenie będącym własnością PKP. PKP za możliwość wykonania robót pobrało jednorazową opłatę. W jednym wypadku jest to zł, w drugim zł. W Wytycznych nie ma oczywistej pozycji dotyczącej opłat administracyjnych za wykonanie robót w terenie nie będącym własnością gminy lub beneficjenta. Są tylko opłaty za zajęcie pasa drogowego (podrozdział 6.8.1) lub wydatki związane z nabyciem nieruchomości (rozdz. 6.3). A ta opłata nie jest za nabycie nieruchomości W podrozdziale sekcja 3 punkt 3) ujęte są wydatki związane zuzyskaniem prawa dostępu do terenu budowy…, lecz umieszczenie go w rozdziale pod tytułem Wydatki związane z nabyciem nieruchomości budzi wątpliwości czy powołując się na ten zapis można te wydatki uznać za kwalifikowalne. A może wydatki te należy zakwalifikować do rozdziału 6.8 punkt 7) wydatki poniesione na opłaty administracyjne…? 112
112 PROPOZYCJA BENEFICJENTA W rozdziale 6.8 w punkcie 7) przytoczyć kilka przykładów takich opłat lub wprowadzić podrozdział (art ), w którym ujęte będą art. tego rodzaju opłaty 113
113 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Opłata pobrana przez PKP za możliwość wykonania robót na terenie będącym własnością PKP przez beneficjenta, nie jest opłatą administracyjną, więc do kwalifikowania wydatków nie może mieć zastosowania podrozdział 6.8 pkt 7 W opinii IZ wydatki poniesione na ww. opłatę mogą być uznane za kwalifikowalne na podstawie podrozdziału pkt 4 zgodnie z którym wydatki związane z opłatami lub odszkodowaniami za czasowe zajęcie części nieruchomości w trakcie realizacji projektu będą mogły być uznane za kwalifikowalne, jeżeli będą niezbędne do realizacji projektu Należy jednak przedstawić dokumenty uzasadniające wysokość wypłaconego odszkodowania 114
114 PODROZDZIAŁ 6.4 ROBOTY BUDOWLANE 115
115 OPIS PROBLEMU W trakcie realizacji robót pojawiły się roboty uzupełniające. Roboty te były uwzględnione w ogłoszeniu i SIWZ W Wytycznych (podrozdział 6.4.2) mowa jest o robotach dodatkowych innych niż te określone w ustawie Pzp art. 67 ust. 1 pkt 5 Natomiast roboty uzupełniające w ustawie Pzp zawarte są w art. 67 ust. 1 pkt 6 Czy wobec tego roboty uzupełniające będą mogły być uznane za kwalifikowalne? 116
116 PROPOZYCJA BENEFICJENTA W podrozdziale napisać, że w Wytycznych pod pojęciem robót dodatkowych rozumie się także roboty uzupełniające 117
117 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W Wytycznych jest jedynie mowa, że robót dodatkowych nie należy utożsamiać z pojęciem zamówień dodatkowych, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp Natomiast w Sekcji pkt 2) a) Wytycznych jest mowa, że roboty dodatkowe inne niż tzw. różnice obmiarowe stanowią zawsze nowe zamówienia, które podlegają odrębnej procedurze, np. przy zastosowaniu instytucji zamówień dodatkowych lub uzupełniających (art. 67 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy pzp) 118
118 OPIS PROBLEMU W zabytkowym centrum miasta budowana będzie kanalizacja sanitarna w istniejącej drodze W warunkach uzgadniających projekt budowy, zarządca drogi wskazał, iż należy odtworzyć nawierzchnię do innej niż poprzednio użytkowana. Warunki takie wydano w związku z zaleceniami konserwatora zabytków Czy koszt wykonania innej nawierzchni może zostać uznany za kwalifikowalny? Zgodnie z punktem Odtworzenie nawierzchni drogi: wydatki poniesione na prace związane z odtworzeniem pasa drogowego w zakresie wynikającym z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego mogą być uznane za kwalifikowane, jeśli są zgodne z pozostałymi warunkami dot. kwalifikowania 119
119 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Uznać za kwalifikowany koszt wykonania nawierzchni innej, niż poprzednia z zastrzeżeniem, iż wydatek taki musi być efektywny tj. zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach 120
120 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z podrozdziałem pkt 2 Wytycznych wydatki związane z odtworzeniem nawierzchni drogi innej niż poprzednio użytkowana, mogą być uznane za kwalifikowalne, gdy zezwolenie na zajęcie pasa drogowego w celu prowadzenia robót nałoży na beneficjenta taki obowiązek IZ POIiŚ zakłada, że instytucje publiczne wydające Decyzje o zajęciu pasa drogowego działają zgodnie z prawem, które mówi o przywróceniu do stanu poprzedniej użyteczności Dopóki decyzja administracyjna o pozwoleniu na zajęcie pasa drogowego obowiązuje, wydatki poniesione na jej podstawie mogą być uznane za kwalifikowalne 121
121 OPIS PROBLEMU Zaprojektowano kanalizację sanitarną w drodze – wzdłuż jednego pasa ruchu Projekt zakładał wykonanie przedmiotowej kanalizacji metodą tradycyjną – rozkopu Na etapie projektowania uzyskano warunki techniczne Zarządcy Drogi, które określały, że w przypadku prowadzenia trasy kanalizacji w drodze należy przewidzieć odtworzenie warstw bitumicznych na całej szerokości jednego pasa ruchu, wzdłuż którego prowadzona jest kanalizacja Trasa projektowanej kanalizacji została uzgodniona pozytywnie przez Zarządcę Drogi decyzją wydaną w oparciu o art. 21 ust. 1a oraz art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych (stan na dzień r.) Decyzja zezwalała na realizowanie robót budowlanych zgodnie z wydanymi wcześniej warunkami technicznymi tj.: odtworzenie warstw bitumicznych na całej szerokości jednego pasa ruchu. 122
122 OPIS PROBLEMU W trakcie realizacji zadania, ze względu na organizację ruchu – brak możliwości zamknięcia drogi, a co za tym idzie brak możliwości wykonania odcinka kanalizacji wykopem otwartym, zaszła konieczność wykonania odcinka kanalizacji metodą bezwykopową – przewiert sterowany Projektant wyraził zgodę na zmianę technologii. Na odcinku wykonanym metodą bezwykopową nawierzchnia drogi została naruszona punktowo- wykonanie komór przewiertowych, studzienek przyłączeniowych i przyłączy poprzecznych do nieruchomości Pomimo tego, że na w/w odcinku nawierzchnia nie została naruszona w sposób ciągły jak przy wykopie otwartym, inwestor ze względu na liczne (z częstotliwością co 20 m) punktowe naruszenia nawierzchni, przewiduje odtworzenie jednego pasa ruchu (tak, jak przewidywały to warunki wydane przez Zarządcę Drogi dla prowadzenia robót wykopem otwartym) 123
123 PROPOZYCJA BENEFICJENTA W przypadku, gdy Zarządca Drogi podtrzyma swoje stanowisko, co do odtworzenia nawierzchni całego pasa ruchu na odcinku, gdzie kanalizację ułożono metodą bezwykopową (ze względu na częstotliwość punktowych naruszeń nawierzchni), koszty poniesione na odtworzenie nawierzchni przedmiotowego odcinka uznać za kwalifikowane 124
124 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Wytycznymi wydatki poniesione na odtworzenie nawierzchni mogą być uznane za kwalifikowalne, w zakresie wynikającym z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (jeśli będą zgodne z pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków) 125
125 OPIS PROBLEMU W trakcie realizacji kanalizacji i wodociągu należy wykonać odcinki sieci wykraczające poza zakres dokumentacji projektowej dołączonej do SIWZ W przypadku wynagrodzenia kosztorysowego: czy jest to robota dodatkowa określona w sekcji ppkt 1 wymagająca zmiany umowy o dofinansowanie i wtedy wydatki takie mogą być uznane za kwalifikowalne? czy jeżeli zostaną spełnione warunki zgodności z ustawą Pzp i postanowieniami umowy z wykonawcą, to będą kwalifikowalne zg. z sekcją ppkt.2a? czy muszą być wypełnione obydwa powyższe warunki aby wydatek mógł być kwalifikowalny? 126
126 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Wydatek ten powinien być kwalifikowany zg. z sekcją pkt 2a i sfinansowany z rezerwy bez konieczności zmiany umowy o dofinansowanie 127
127 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Podrozdział pkt 1 określa warunek ogólny odnoszący się do wszystkich robót dodatkowych, zgodnie z którym: w przypadku robót dodatkowych, aby wydatki związane z ich wykonaniem mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą być zgodne z zakresem projektu zatwierdzonym umową o dofinansowanie w przypadku robót dodatkowych wykraczających poza zakres projektu określony umową o dofinansowanie, do czasu ewentualnej, odpowiedniej zmiany umowy, wydatki związane z wykonaniem takich robót nie mogą być uznane za kwalifikowalne Wydatki poniesione na roboty dodatkowe w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli spełnione są dodatkowo warunki określone w pkt 1 i 2 lit. a podrozdziału Wytycznych 128
128 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z art. 140 ustawy Pzp nie można uwzględniać w umowie zakresu rzeczowego wykraczającego poza opis przedmiotu zamówienia ustalony w SIWZ W części wykraczającej poza ten zakres umowa podlega unieważnieniu Tym samym zakres obmiaru robót wykonanych, stanowiący podstawę obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, może dotyczyć tylko robót uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia, a więc dokumentacji projektowej dołączonej do specyfikacji Nie jest natomiast możliwe uwzględnienie przy rozliczaniu kosztorysowym robót stanowiących wprawdzie niezbędny element zamówienia, ale nieprzewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia. Roboty tego rodzaju stanowią zawsze nowe zamówienia, które podlegają odrębnej procedurze A zatem wydaje się, że w sytuacji opisanej przez beneficjenta należy udzielić nowego zamówienia publicznego 129
129 OPIS PROBLEMU W kosztorysie przewidziane jest odtworzenie nawierzchni dróg w pasie prowadzonych robót tj do szer. 1,5 m drogi W sekcji określono, że wydatki na odtworzenie nawierzchni poza pasem robót będą wydatkami kwalifikowalnymi, jeżeli zezwolenie na zajęcie pasa nakłada obowiązek odtworzenia nawierzchni poza pasem prowadzonych robót Czy należy zastosować zasady dotyczące robót dodatkowych, aby ten wydatek mógł być wydatkiem kwalifikowanym? 130
130 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Wydatek ten powinien być uznany za roboty dodatkowe, kwalifikowalny zg. z sekcją pkt 2a i sfinansowany z rezerwy bez konieczności zmiany umowy o dofinansowanie 131
131 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Podrozdziałem Wytycznych wydatek poniesiony na prace związane z odtworzeniem pasa drogowego w zakresie wynikającym z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego będą mogły być uznane za kwalifikowalne, jeżeli będą zgodne z pozostałymi warunkami dotyczącymi kwalifikowania wydatków obowiązującymi w PO IiŚ Również w przypadku, gdy zezwolenie na zajęcie pasa drogowego w celu prowadzenia robót nałoży na beneficjenta PO IiŚ obowiązek odtworzenia nawierzchni drogi poza pasem prowadzonych robót, to wydatki związane z odtworzeniem pasa drogowego poza pasem prowadzonych robót będą mogły być uznane za kwalifikowalne 132
132 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Jednakże, żeby wydatek ten mógł być uznany za kwalifikowalny to musi być poniesiony zgodnie z pozostałymi zasadami, w tym zasadami ogólnymi wskazanymi w Wytycznych, a więc m.in. zgodnie z Pzp i zasadami dotyczącymi robót dodatkowych. Jeżeli dana robota nie była przewidziana w zamówieniu podstawowym, powinna stanowić nowe zamówienie Z opisu problemu nie wynika aby wykonanie tej roboty budowlanej stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia. Jest to szczególnie istotne, jeśli zamówienie to miałoby być udzielone jako zamówienie dodatkowe w trybie z wolnej ręki Jeżeli zamawiający nie udowodni powyższego to wydatek poniesiony na sfinansowanie tego zamówienia w trybie z wolnej ręki nie może być uznany za kwalifikowalny ponieważ nie została wypełniona jedna z przesłanek prawidłowego udzielenia tego zamówienia (art. 67 ust. 1 pkt ustawy pzp) 133
133 OPIS PROBLEMU Według projektu budowy kanalizacji w ciągu ulic odtworzenie powierzchni polegać miało na wykonaniu podbudowy z tłucznia oraz wykonaniu jednej warstwy asfaltowej grubości 5 cm W zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego właściciel drogi (Gmina) zobowiązał inwestora do wykonania konstrukcji drogi wg wytycznych zawartych w katalogu typowych konstrukcji (KR1), tj.: podbudowy z kruszywa naturalnego stabilizowanego mechanicznie, grubości 20 cm, wykonania warstwy asfaltowej wiążącej grubości 5 cm oraz warstwy asfaltowej ścieralnej grubości 4 cm. Krawężniki mają być ustawione na ławie betonowej z oporem Po wejściu na plac budowy i rozebraniu części nawierzchni, okazało się, że pod warstwą asfaltu zamiast kruszywa jest żużel Zakres robót wynikający z warunków wydanych przez właściciela drogi wykracza poza zakres umowy podpisanej z wykonawcą Czy zwiększony zakres robót może być zrealizowany w ramach przedsięwzięcia współfinansowanego z Funduszu Spójności i czy wszystkie koszty mogą być uznane za kwalifikowalne 134
134 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatki poniesione na odtworzenie nawierzchni mogą być uznane za kwalifikowalne, w zakresie, w którym wynikają z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego W tym przypadku dana robota, jeżeli nie była przewidziana w zamówieniu podstawowym, powinna być zlecona jako nowe zamówienie Jednakże, żeby wydatek ten mógł być uznany za kwalifikowalny to musi być poniesiony zgodnie z pozostałymi zasadami wskazanymi w Wytycznych, w tym zgodnie z zasadami ogólnymi, a więc m.in. zgodnie z Pzp, jak również z zasadami dotyczącymi robót dodatkowych W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowości zlecenia roboty dodatkowej zaleca się nie deklarowanie takich wydatków jako kwalifikowalnych we wnioskach o płatność 135
135 OPIS PROBLEMU Projektant zaprojektował na sieci kanalizacyjnej studnie rewizyjne betonowe o średnicy Ø1000 mm i Ø800 mm. Rurociąg zaprojektowany został pomiędzy dwoma istniejącymi rurociągami (wodociągiem i kanalizacją deszczową). Po wykonaniu wykopów stwierdzono, że w wielu miejscach oba rurociągi przebiegają w mniejszych odległościach niż to przedstawiono na planie sytuacyjnym i nie ma miejsca na wbudowanie zaprojektowanych studni betonowych. Istnieje natomiast możliwość wbudowania studni o mniejszej średnicy PVC Ø425 mm. Wprowadzona zmiana nie generuje dodatkowych kosztów. Projektant dla zadania jw. zaprojektował szereg przepompowni ścieków. Do przesyłu sygnałów monitorujących prace przepompowni na oczyszczalnie ścieków, gdzie znajduje się centrum monitoringu, zaprojektowany został przewód elektryczny miedziowy. Wnioskowanie o zmianę przewodu na przewód światłowodowy o znacznie większych możliwościach przesyłu sygnałów. Wnioskowana zmiana generuje wzrost kosztów, lecz w niewielkim zakresie, nie bez znaczenia również pozostaje fakt, iż pozwoliłaby to wprowadzić na odległe tereny wiejskie np. sygnał internetowy. 136
136 OPIS PROBLEMU W specyfikacji przetargowej i w dokumentacji budowlanej wskazany jest inny materiał, z którego mają być wykonane elementy zamówienia niż być powinny zdaniem zamawiającego Czy zmiana rodzaju materiału może być dokonana, a wydatki z tym związane za wydatki kwalifikowalne 137
137 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Proponujemy uznać wydatki za kwalifikowalne do wysokości ustalonej w postępowaniu przetargowym. Różnicę kosztów powstałych w konsekwencji zmiany, Beneficjent pokryłby z środków własnych, traktując je jako wydatki niekwalifikowalne. 138
138 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatek ten aby mógł być uznany za kwalifikowalny to musi być poniesiony zgodnie z zasadami ogólnymi wskazanymi w Wytycznych, a więc m.in. zgodnie z Pzp (art. 140 ustawy!) Sytuacja ta powinna być analizowana w kontekście przepisów ustawy pzp postanowień Sekcji Wytycznych Roboty dodatkowe Wytyczne nie stanowią komentarza do ustawy prawo zamówień publicznych! 139
139 PODROZDZIAŁ 6.8 NIEZBĘDNE OPŁATY I INNE OBCIĄŻENIA 140
140 OPIS PROBLEMU Opłaty za zajęcia pasa drogowego na czas prowadzenia robót ponosi bezpośrednio Wykonawca na rzecz gminy nie będącej beneficjentem i pokrywa je z tzw. kosztów ogólnych Pośrednio opłaca je beneficjent – przedsiębiorstwo wodociągowe W Wytycznych (podrozdział 6.8.1) w punkcie 2b mowa jest, że opłaty za zajęcie pasa drogowego będą uznane za kwalifikowalne jeżeli ponosi je beneficjent na rzecz gminy Czy jeżeli faktycznie poniósł je Wykonawca i nie są one wymienione w fakturze, bo stanowią element kosztów ogólnych Wykonawcy (zgodnie z SIWZ), to nie będą uznane za kwalifikowalne? 141
141 PROPOZYCJA BENEFICJENTA W podrozdziale punkt 2) umieścić zapis, że także opłaty za zajęcie pasa drogowego ponoszone bezpośrednio przez Wykonawców na rzecz gminy nie będącej beneficjentem, będą uznane za kwalifikowalne jeżeli koszty te Wykonawca musiał uwzględnić w kalkulacji ceny swojej oferty, co wynikało z zapisów w SIWZ, niezależnie czy stanowiły one oddzielną pozycję w kosztorysie ofertowym, czy też ujęte były w kosztach ogólnych, w zależności od zapisów w SIWZ 142
142 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Nie jest konieczne uzupełnianie podrozdziału w sposób zaproponowany przez beneficjenta W przypadku, gdy Wykonawca ponosi opłaty za zajęcie pasa drogowego, Wytyczne należy stosować odpowiednio, tak jakby ponoszącym wydatki był beneficjent (uznajemy w tej sytuacji, ze wykonawca działa w imieniu beneficjenta) 143
143 OPIS PROBLEMU Poniesiono opłaty związane z przyłączeniem przepompowni ścieków do sieci elektroenergetycznej W Wytycznych (podrozdział 6.8.2) postawiony jest wymóg uzyskania od odpowiedniego Zakładu Energetycznego kalkulacji wysokości takiej opłaty Jaka jest zasadność tego wymogu Beneficjent ani też IP czy IPII/IW nie są upoważnieni do weryfikacji tych kalkulacji Beneficjent wnioskujący o podłączenie do sieci nie ma możliwości nie zgadzania się z wysokością podanych opłat i tym samym nie podpisania umowy przyłączeniowej, bo po prostu nie uzyska przyłączenia bez wniesienia opłat 144
144 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Wykreślić z Wytycznych ten wymóg (dwa ostatnie akapity w podrozdziale 6.8.2). 145
145 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Dokumenty przedstawiające sposób obliczenia opłaty za przyłączenie do sieci elektroenergetycznej lub gazowej, o których mowa w podrozdziale Wytycznych, mają na celu jedynie udokumentowanie elementów, które składają się na opłatę, tak aby było wiadomo czego dokładnie dotyczy opłata W związku z powyższym nie planuje się zmian Wytycznych w zaproponowanym zakresie Szkolenie nie ma charakteru konsultacji Wytycznych! Projekty zmian do Wytycznych są konsultowane na stronach internetowych Przypuszczalnie w 2010 r. zostanie przygotowana kolejna aktualizacja, która będzie przedmiotem konsultacji i będzie można zgłaszać uwagi do treści Wytycznych 146
146 OPIS PROBLEMU MPWiK S.A. uzyskało decyzję Prezydenta m.st. Warszawy na usunięcie drzew kolidujących z budową układu przesyłowego ścieków (rosnących przy konkretnych ulicach), ustanawiającą jednocześnie określoną kwotę za ich usunięcie Zapytanie dotyczące możliwości zakwalifikowania powyższego wydatku wyłącznie na podstawie decyzji Prezydenta m.st. Warszawy Czy samą usługę wycinki drzew, na której wykonanie zawarta została odrębna umowa z wykonawcą, można uznać za wydatek kwalifikowany? Jeśli tak to w jaki sposób powinna być ona zakwalifikowana skoro jest to wydatek okołokontraktowy (jako roboty dodatkowe w ramach danego kontraktu)? 147
147 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Propozycja zakwalifikowania wydatku pod kategorią Niezbędne opłaty i inne obciążenia, podkategoria Opłaty za usunięcie drzew i krzewów 148
148 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatek poniesiony na opłatę za usunięcie drzew może być uznany za kwalifikowalny na podstawie podrozdziału pkt 1 (Opłaty za usunięcie drzew i krzewów) Wydatek poniesiony na usługę wycinki drzew może być uznany za kwalifikowalny na podstawie podrozdziału 6.4 (roboty budowlane). Umowa w tym zakresie powinna być zawarta zgodnie z zasadami zawierania umów określonymi w podrozdziale 5.3 i 5.5 oraz przy zachowaniu zasad, o których mowa w Sekcji Wytycznych (roboty dodatkowe) Aby wydatek był uznany za kwalifikowany powinny być spełnione zasady ogólne oraz zasady dotyczące danej kategorii wydatku Wydaje się, że opisany przypadek nie spełnia przesłanek z art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp 149
149 INNE KWESTIE 150
150 OPIS PROBLEMU W umowie o dofinansowanie w załączniku nr 5 Opis projektu wyszczególnione zostały poszczególne kategorie wydatków kwalifikowanych wraz z przyporządkowanymi do nich określonymi kwotami w ramach Projektu Zapytanie dotyczy ewentualnej możliwości późniejszego przesuwania kwot pomiędzy konkretnymi kategoriami, bez zmiany umowy o dofinansowanie (przy czym łączna kwota wydatków kwalifikowanych pozostaje bez zmian) Analogiczna sytuacja dotyczy ewentualnej możliwości przesuwania kwot pomiędzy kontraktami (wyszczególnione w zał. nr 3 Harmonogram realizacji Projektu) 151
151 PROPOZYCJA BENEFICJENTA Możliwość przesuwania kwot wydatków kwalifikowanych pomiędzy kategoriami oraz kontraktami bez zmiany umowy o dofinansowanie (bez zmiany kwoty dofinansowania). 152
152 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W świetle zapisów opisu projektu nie ma potrzeby aneksowania umowy w sytuacji, gdy zmiany dotyczą jedynie wysokości wydatków w poszczególnych kategoriach wydatków wskazanych w pkt VIII załącznika nr 5 "Opis projektu", pod warunkiem, że zmiana: nie powoduje zmiany zakresu rzeczowego danej kategorii nie powoduje przekroczenia odpowiedniego limitu wydatku w danej kategorii nie powoduje przekroczenia łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu W Harmonogramie realizacji projektu można przesuwać wydatki między poszczególnymi zadaniami 153
153 OPIS PROBLEMU W niektórych zadaniach mamy przekroczone wydatki kwalifikowane w stosunku do harmonogramu Czy można przesuwać wydatki między poszczególnymi zadaniami. Jeśli tak to do ilu % 154
154 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 155
155 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Pytanie nie dotyczy Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków! Harmonogram, projektu powinien być zaktualizowany w tym zakresie Nie występują ograniczenia %, jedyne ograniczenie to takie, iż suma wydatków kwalifikowanych nie może przekroczyć maksymalnej wartości wydatków kwalifikowalnych określonych w umowie o dofinansowanie oraz dodatkowo nie może dojść do przekroczenia limitów wydatków określonych w opisie projektu (zgodnie z Wytycznymi) Wydatki przekraczające kwotę wydatków kwalifikowalnych lub limity wydatków określone w Wytycznych powinny być ujęte w harmonogramie jako niekwalifikowalne 156
156 OPIS PROBLEMU Beneficjent we wniosku o dofinansowanie projektu może określić zarówno wydatki kwalifikujące się do wsparcia (czyli wydatki kwalifikowalne), jak również wydatki nie kwalifikujące się do wsparcia (czyli wydatki niekwalifikowalne) Potwierdzenie wysokości planowanych do poniesienia wydatków kwalifikowalnych następuje w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem PO IiŚ Jeżeli beneficjent jednostka samorządu terytorialnego nie posiadająca osobowości prawnej nie planuje w danym projekcie wydatków niekwalifikowanych czy niezaplanowane wydatki niekwalifikowane poniesione w trakcie realizacji projektu należy ująć we wniosku o płatność w tabeli nr 13 Postęp Finansowy Realizacji Projektu kolumna 2 i 4? 157
157 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 158
158 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wydatki niekwalifikowalne powinny być ujęte w tabeli 13 we wniosku o płatność niezależnie od tego czy były planowane czy też nie Dodatkowo należy zastanowić się nad ujęciem takiej informacji w zaktualizowanym harmonogramie projektu IZ pozostawia jednak powyższą kwestię do rozstrzygnięcia instytucji weryfikującej wniosek 159
159 OPIS PROBLEMU Wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli spełniają warunki obowiązujące dla danej kategorii oraz warunki ogólne Warunkiem koniecznym uznania wydatków poniesionych w związku z zarządzaniem projektem za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie oraz uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie Wydatki kwalifikowane we wniosku o płatność należy przyporządkować do podstawowych kategorii (szczegółowych podkategorii) Dlaczego w Tabeli H.1 wniosku o dofinansowanie nie przewidziano kategorii Zarządzanie projektem? 160
160 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 161
161 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Nazewnictwo we wzorze wniosku o dofinansowanie jest zgodne z wzorem wniosku, który został określony w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (…) Jednak w Instrukcji do wypełnienia formularza wniosku wskazano jak przyporządkować kategorie wydatków z Wytycznych do kategorii określonych we wniosku o dofinansowanie Informacja na ten temat jest zawarta w Rozdziale 6 pkt 3) Wytycznych W przypadku kategorii zarządzanie projektem należy ją uwzględnić w 7 wierszu tabeli H.1 pn. Pomoc techniczna, ale z wyłączeniem podrozdziału 6.2 pkt 1 Wytycznych pn. Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi powinny być ujęte w wierszu 9 tabeli H.1 pn. Nadzór budowlany 162
162 OPIS PROBLEMU Czy przy dokumentowaniu wydatków z tytułu amortyzacji wystarczy załączyć: dokumenty księgowe odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów potwierdzone przez upoważnione osoby, potwierdzenie wpisu do rejestru środków trwałych beneficjenta, oświadczenie, iż zakup środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby zarządzania projektem? 163
163 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 164
164 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wymagania odnośnie dokumentowania wydatków poniesionych z tytułu amortyzacji zostały określone w Instrukcji do wypełnienia wniosku o płatność, zgodnie z którą w przypadku amortyzacji do wniosku o płatność należy dołączyć: dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów i potwierdzone przez upoważnione osoby i odpowiednio opisane zgodnie z wymogami dotyczącymi opisywania dowodów księgowych w projektach POIiŚ oświadczenie, iż zakup środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej (nie dotyczy sytuacji, w której dotacja została przyznana na pokrycie wkładu własnego w ramach wkładu publicznego), w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby projektu (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje środek trwały na potrzeby projektu, ale nie chce bądź nie może zrefundować kosztów zakupu) 165
165 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Należy pamiętać, że podczas kontroli na miejscu powinno być weryfikowane, czy środki trwałe (w tym wartości niematerialne i prawne) wykorzystywane w okresie realizacji projektu, w przypadku których odpisy amortyzacyjne są kwalifikowalne w ramach projektu są wykorzystywane na potrzeby projektu w takiej proporcji w jakim odpisy amortyzacyjne są uznane za kwalifikowalne? 166
166 OPIS PROBLEMU Czy przy dokumentowaniu wydatków na wynagrodzenie pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie i realizację projektu wystarczy załączyć: oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem: w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ kwalifikowanej kwoty wynagrodzenia listę płac, bez nazwisk, ale z możliwością jednoznacznego zidentyfikowania stanowisk finansowanych w ramach projektu) dowody zapłaty (wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu)? 167
167 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 168
168 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Wymagania odnośnie dokumentowania wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników beneficjenta, zaangażowanych przygotowanie i realizację projektu, zostały określone w Instrukcji do wypełnienia wniosku o płatność, zgodnie z którą przy dokumentowaniu wydatków na wynagrodzenia co najmniej należy dołączyć: oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia listę płac (listy płac mogą wskazywać same stanowiska pracy – bez nazwisk, ale w taki sposób, aby można było jednoznacznie zidentyfikować stanowiska finansowane w ramach projektu) 169
169 ROZWIĄZANIE PROBLEMU dowody zapłaty instytucja zarządzająca/pośrednicząca/wdrażająca może wprowadzić dodatkowo obowiązek przekazywania opisów stanowisk pracowników/zakresów czynności pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu Należy zwrócić uwagę, że dowody księgowe (czyli np. listy płac) powinny być odpowiednio opisane zgodnie z wymogami opisywania dowodów księgowych w projektach POIiŚ 170
170 OPIS PROBLEMU Czy Beneficjent będący jednostka samorządu terytorialnego nie posiadającą osobowości prawnej powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność kartę wzorów podpisów? Jeżeli tak to jaki urząd jest uprawniony do przyjęcia i zatwierdzenia karty wzorów podpisów? 171
171 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 172
172 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Pytanie nie dotyczy treści Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków! Tak, beneficjent powinien wraz z pierwszym wnioskiem o płatność złożyć kartę wzorów podpisów (szerzej patrz też treść Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ) W karcie tej beneficjent wskazuje osoby, które uprawnione będą do dokonywania określonych czynności związanych z wnioskowaniem o płatność, w tym przynajmniej podpisywania wniosku na ostatniej stronie Skoro beneficjent jest stroną umowy o dofinansowanie i to on składa wobec instytucji wdrażającej wszelkie oświadczenia, tak samo przedkłada kartę wzorów podpisów 173
173 OPIS PROBLEMU Czy elementy opisu faktury mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, która będzie zawierała numer faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego ona dotyczy ? 174
174 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 175
175 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: 1)Jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) - krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. Dodatkowo jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną 2)numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek 3)numer umowy o dofinansowanie 4)numer zadania/kontraktu w ramach którego poniesiono wydatek 176
176 ROZWIĄZANIE PROBLEMU 5)w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej 6)kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane) 7)jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia) 8)kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT 9)w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych 177
177 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie, o którym mowa w punkcie 3 natomiast w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowalny jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej – także w zakresie, o którym mowa w punkcie 8 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny) Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do danej faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W tym przypadku na kartce tej należy dodatkowo podać numer faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego ona dotyczy Zatem zawsze na odwrocie faktury musi znaleźć się przynajmniej informacja wyróżniona tłustym drukiem powyżej 178
178 OPIS PROBLEMU Czy w przypadku dokumentowania płatności za usługi (wykonanie dokumentacji projektu) konieczne jest załączenie dokumentu potwierdzającego zakres faktycznie wykonanych usług? 179
179 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 180
180 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Instrukcją do wypełniania wniosku o płatność, przy dokumentowaniu wydatków związanych z kontraktem na usługi konieczne są: dokument(y) potwierdzający(e) zakres faktycznie wykonanych usług – dokumenty te powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres usług jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie oraz kontraktem 181
181 OPIS PROBLEMU Czy zostanie opracowana szczegółowa lista dokumentów, które powinny być załączone do wniosku o płatność dla priorytetu III działania 3.1? 182
182 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 183
183 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Instrukcją do wniosku beneficjenta o płatność: Ze względu na złożoność i różnorodność projektów realizowanych w ramach POIiŚ, powyższa lista nie jest wyczerpująca i może nie obejmować wszystkich typów wydatków. IP lub IW powinna, o ile to możliwe, opracować szczegółową listę dokumentów (wskazującą w miarę możliwości konkretne nazwy dokumentów, w zależności od specyfiki danego działania), które powinny być załączane do wniosków o płatność dla poszczególnych priorytetów lub działań Od decyzji IP lub IW zależy czy taka szczegółowa lista powstanie. Zatem pytanie powinno być skierowane do tych instytucji 184
184 OPIS PROBLEMU Na jakim etapie IW powinna powiadomić beneficjenta indywidualnego projektu w ramach III priorytetu 3.1 działania o możliwości (obowiązku) stosowania nowego systemu rozliczeń kontraktów na roboty budowlane ? 185
185 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 186
186 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z Zaleceniami do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej… w przypadku projektów indywidualnych, IW powinny informować beneficjentów o możliwości bądź obowiązku stosowania nowego systemu rozliczeń na jak najwcześniejszym etapie przygotowania projektu O wprowadzeniu ww. możliwości ostatecznie zdecyduje jednak właściwa IW mając przy tym na uwadze szczególne okoliczności realizacji projektów w tym m.in. zasadność i możliwość zastosowania nowego systemu w odniesieniu do określonego typu projektów, stan zaawansowania realizacji kontraktów budowlanych w projekcie indywidualnym, możliwości wynikające z przepisów prawa (np. z ustawy Pzp) itp. 187
187 OPIS PROBLEMU Problematyczne jest kwalifikowanie kosztów działań związanych z np. rozruchem instalacji (np. koszt prób, odbioru i nadzoru autorskiego) do odpowiedniej kategorii określonej we wniosku o dofinansowanie 188
188 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 189
189 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Jeśli takie działania nie mieszczą się w kategorii Roboty budowlane, to zawsze można skorzystać z postanowień Podrozdziału 6.9 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiS, zgodnie z którym: Kategorie wydatków wykraczające poza opisane w Podrozdziałach i mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli konieczność ich poniesienia wynika bezpośrednio ze specyfiki realizowanego projektu i jeśli zostaną wskazane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie oraz Podrozdziału 6 pkt 5) W przypadku gdy ze specyfiki projektu wynika konieczność poniesienia wydatku w innej kategorii niż wskazana w Tabeli H.1 wniosku o dofinansowanie, wydatki związane z tą inną kategorią wydatków powinny być zawsze uwzględnione w kategorii Roboty budowlane Tabeli H.1 wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem i wyjaśnieniem w pkt B.4 Opis projektu wniosku o dofinansowanie. 190
190 OPIS PROBLEMU Czy dokonane płatności dot. zadania wchodzącego w skład projektu ze środków budżetowych z końcówką "0" mogą być objęte wnioskiem o płatność jeżeli zapłata miała miejsce po dniu 1 stycznia 2007 r. i wynikała z podpisanej umowy z wykonawcą jeszcze przed umieszczeniem projektu na liście indykatywnej? Jeżeli tak, to czy zapisy księgowe dotyczące takiej faktury i zapłaty za nią też trzeba ująć w "odrębnej informatycznej ewidencji księgowej" i w którym momencie - pod jaką datą? Jeżeli nie należy ujmować w tej ewidencji, to czy nie musi być zgodności pomiędzy wartością projektu wykazaną we wnioskach o płatność a wydatkami ujętymi w ewidencji? 191
191 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 192
192 ROZWIĄZANIE PROBLEMU We wniosku o płatność mogą być ujęte wydatki poniesione ze środków budżetowych z końcówką 0, przed umieszczeniem projektu na liście indykatywnej, ale po dniu 1 stycznia 2007 r. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami Niezależnie zatem czy ponoszony jest wydatek kwalifikowalny czy niekwalifikowalny, ale objęty danym projektem, to konieczne jest spełnienie obowiązku, o którym mowa powyżej 193
193 OPIS PROBLEMU Czy jedna faktura może mieć różne źródła finansowania np. środki PO IiŚ, środki z dotacji NFOŚiGW, środki WFOŚiGW, partycypacja Zakładu Energetycznego itp.? 194
194 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 195
195 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Nie ma zasady zgodnie z którą faktura musi mieć jedno źródło finansowania Natomiast w zakresie w jakim wydatek jest uznany za kwalifikowalny musi być zgodny z zasadami dotyczącymi podwójnego finansowania (Podrozdział 5.8 Wytycznych) 196
196 OPIS PROBLEMU Czy zapisy dotyczące kosztów i wydatków niekwalifikowanych a dotyczące realizowanego projektu powinny być ujęte w tzw. "odrębnej informatycznej ewidencji księgowej" Jeżeli nie, to jak będzie ustalana, ewentualnie sprawdzana wartość całego projektu, która stanowi podstawę do ustalania pewnych kwot granicznych na pewne rodzaje wydatków np. na materialne przygotowanie dokumentacji projektowej koszt kwalifikowany wynosi do 8% całkowitej wartości projektu? 197
197 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 198
198 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z art. 60 lit. c rozporządzenia 1083/2006 beneficjenci i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektu powinni utrzymywać odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z operacją Rozporządzenie nie wyłącza spod tego wymogu wydatków niekwalifikowalnych Całkowite wydatki projektu powinny być wykazywane w tabeli 13 wniosku o płatność 199
199 OPIS PROBLEMU Czy Gospodarstwo Pomocnicze pjb może być wykonawcą robót realizowanych w ramach przedsięwzięcia? Na obecnym etapie prac beneficjent nie jest w stanie określić w jakim zakresie rzeczowym i finansowym możliwe byłoby skorzystanie z zakupu usług od Gospodarstwa Pomocniczego przy realizacji projektu, tym bardziej, że wprowadzone zmiany w ustawie o finansach publicznych (m.in. założenie likwidacji GP lub ich przekształcenie w terminie do r.) mogą doprowadzić do sytuacji, że w chwili przystąpienie do robót budowlanych (zakładany w harmonogramie termin 2011 r.) GP nie będzie lub będzie działało na innych warunkach trudnych w tej chwili do przewidzenia 200
200 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 201
201 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Gospodarstwo Pomocnicze pjb może być wykonawcą robót realizowanych w ramach przedsięwzięcia Dla uznania wydatków za kwalifikowalne istotne jest przeprowadzenie przez beneficjenta rozeznania rynku, z którego wynika, że gospodarstwo pomocnicze przedstawiło najkorzystniejszą ofertę (vide Podrozdział 5.3. pkt 10 Wytycznych) 202
202 OPIS PROBLEMU W przypadku wezwania przez IW do złożenia poprawionego wniosku o płatność, beneficjent zobowiązany jest przedstawić poprawione dokumenty w terminie 7 dni. W jaki sposób należy liczyć w/w termin (czy tylko dni robocze; termin ulega radykalnemu skróceniu w przypadku świąt)? 203
203 PROPOZYCJA BENEFICJENTA BRAK 204
204 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Zgodnie z § 8 ust. 13 wzoru umowy o dofinansowanie w razie złożenia wniosku lub załączników zawierających błędy, lub niekompletnych beneficjent jest zobowiązany, na wezwanie Instytucji Wdrażającej, do złożenia poprawionego dokumentu w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania Powyższy termin dotyczy dni kalendarzowych 205
205 Dodatkowe kwestie zgłoszone podczas szkolenia Czy wydatki całkowite przedstawiane w tabeli 13 wniosku o płatność powinny być wykazywane w kwocie brutto, a więc uwzględniając VAT, również w sytuacji, gdy VAT nie jest wydatkiem kwalifikowalnym i możliwe jest jego odzyskanie Czy limit 8% wydatków na przygotowanie projektu w odniesieniu do wydatków całkowitych powinien być liczony od kwoty wydatków całkowitych z uwzględnieniem VAT niezależnie od tego, czy VAT jest możliwy do odzyskania, czyli czy faktycznie jest kosztem w projekcie 206
206 ROZWIĄZANIE PROBLEMU Tak, całkowite wydatki projektu wykazywane w tabeli 13 wniosku o płatność powinny być wykazywane w kwotach brutto (czyli z uwzględnieniem VAT) niezależnie od tego, czy możliwe jest odzyskanie VAT, czy też nie Takie podejście jest zgodne ze stanowiskiem KE, zgodnie z którym całkowity koszt projektu powinien uwzględniać VAT niezależnie od tego, czy jest on faktycznie kosztem (tj. czy można go odzyskać) czy też nie 207
207 Dodatkowe kwestie zgłoszone podczas szkolenia Czy w przypadku projektów objętych zasadami pomocy publicznej konieczne jest wykazywanie dochodów incydentalnych, w tym kar umownych zapłaconych odrębnym przelewem przez wykonawcę na zasadach dotyczących projektów, w których dofinansowanie jest obliczane na podstawie tzw. luki finansowej? 208
208 ROZWIĄZANIE PROBLEMU W przypadku projektów podlegających zasadom pomocy publicznej, w których nie jest liczona luka finansowa, a poziom dofinansowania jest uzależniony wyłącznie od kwoty wydatków kwalifikowalnych bez uwzględnienia dochodów – nie jest konieczne monitorowanie dochodów incydentalnych, w tym kar umownych, chyba że z innych przepisów dotyczących pomocy publicznej wynika taki obowiązek. A zatem zasadniczo beneficjent nie musi przedstawiać dokumentów wskazujących na co został wykorzystany dochód incydentalny (kara umowna) W przypadku projektów podlegających zasadom pomocy publicznej w przypadku których dofinansowanie jest obliczane przy wykorzystaniu metody tzw. luki finansowej, dochody incydentalne (w tym kary umowne) należy monitorować i rozliczać na zasadach dotyczących projektów, w których nie występuje pomoc publiczna, a zatem zgodnie z Sekcją pkt 2) Wytycznych W każdym przypadku, gdy kara umowna jest potrącana z płatności za daną fakturę za wydatek kwalifikowalny może być uznany jedynie wydatek faktycznie poniesiony 209
Pytania ? 210
Departament Wsparcia Programów Infrastrukturalnych Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Dziękuję za uwagę Pobierz ppt "Luty/marzec 2010Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - 1 Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Warszawa,"
Podobne prezentacje Wnioski o płatność i zaliczki w ramach RPO WP Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata Departament Programów Regionalnych.

References: art. 44
 art. 67
 art. 67
 art. 67
 art. 21
 art. 39
 art. 140
 art. 67
 art. 60