Source: https://dokumentation.meinpflegedienst.com/Rechnungen
Timestamp: 2018-10-22 19:17:38+00:00

Document:
Rechnungen - Software für ambulanten Pflegedienst
2 Naviagtion
4 Liste der Rechnungen
5 Rechnungen anlegen
6 Rechnung anlegen ohne Übernahme der Leistungen aus Leistungsplanung
6.1 Besuche hinzufügen
6.2 Leistungen hinzufügen
6.3 Hausbesuchspauschale/Zuschläge ermitteln
6.3.1 Leistungen->Leistungen SGB V->Leistungen SGB XI->Hausbesuchspauschale
6.4 Kostenaufteilung
6.5 Rechnungsübersicht
6.6 Rechnung löschen
7 Rechnung ändern /Datailansicht
8 Rechnungen/ Senden DTA/Übertragungsprotokoll/Aktionen/Drucken/Notiz
9 Rechnung drucken/ Leistungsnachweis drucken
10 Vorrausetzung für Datenträgeraustausch
10.1 E-Mail einrichten
10.2 Datenaustausch
10.3 Kostenträger Krankenkasse
10.4 Kostenträger beim Klient
10.5 Verordnung
10.5.1 Arzt
10.6 Leistungen
10.7 Zertifikat beantragen
11 Rechnungen per DTA senden
12.1 Auswahl der Periode
12.2 Rechnungsstatus
12.3 Statistik
12.3.1 Umsatzstatistik
12.3.2 Umsatzkontrolle für SGB XI §45b und §39
Die Rechnung muss in Textform (schriftlich oder per E-Mail) erfolgen. Eine mündliche Rechnungsstellung genügt nicht.[5] Sie bedarf keiner Unterschrift, noch muss die Schriftform nach § 126 BGB eingehalten werden.[2][6] Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.
Am Ende des Monats, wenn die Leistungen beim Klienten erbracht worden sind, werden Rechnungen auf Basis des Durchführungsnachweises erstellt. meinpeflegedienst.com unterstützt Sie bei der Erstellung der Rechnungen durch eine automatische Rechnungsaufteilung auf Kostenträger, automatische Ermittlung der Hausbesuchspauschalen sowie durch die Übernahme der Leistungen aus der Leistungsplanung. Klicken Sie in der Navigation auf „Rechnungen“, um die Liste der aktuell erstellten Rechnungen (in der ausgewählten Periode) anzuzeigen.
Es gibt folgende Rechnungsarten:
§43b für die Tagespflege
§37 SGBXI
Manche Pflegedienst rechnen über die Abrechnungszentrale ab und erstellen somit keine Rechnungen. Die Rechnungen werden zum Monatsende erstellt.
Rechnungen ist in der Navigation unter RECHNUNGEN zu finden.
Rechnungen wird in folgenden Bereichen verwendet:
In der Klientenmappe können Sie die Rechnung Ihres Klienten verwalten.
Aus der Navigation "RECHNUNGEN" gelangen Sie in der Liste der Rechnungen. In der ersten Ansicht der Rechnungen werden dir erstellten Rechnungen des ausgewählten Monats angezeigt.
Folgende Funktionen sind in der Übersicht der Rechnungen verfügbar:
Auswahl (Kalender) Monat/Jahr
Senden der Sammelrechnung
Rechnungen zum senden vermerken
Rechnungen aus der Leistungsplanung erstellen
BFS facto.dat
Förderbeträge § 9NPflegeG
Lastschriftdatei erzeugen
Rechnungsliste für manuelle Buchungen
Rechnungsliste mit Buchungen
Rechnungen anlegen
In der Rechnungsleiste werden die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung ausgegeben:
Klient nach der Erstellung einer Rechnung in der Übersicht.(Der Name des Klienten ist fett markiert)
Rechnungsart (SGB V/SGBXI)
Rechnungsbetrag in €
Buchungsdatum, an dem die Rechnung bezahlt wurde.
Buchungsbetrag in €
Eine neue Rechnung wird wie folgt angelegt:
In dem angezeigten Dialog ersehen Sie vorab den Monat, für welchen die Rechnung erstellt werden soll, anschließend den Klienten für den, die Rechnungen erstellt werden soll und das kopieren aus der Leistungsplanung auswählen
Nach der Auswahl des Klienten wird der Pflegedialog der Rechnung angezeigt, in dem die Leistungen aus der ausgewählten Leistungsplanung angezeigt werden.
Dieser Klienten erhält eine Rechnung nach Leistungen SGB V, Leistungen SGB XI, Leistungen §45b SGBXI
Nachdem, Überprüfen Sie die Leistungen mit dem unterschrieben Leistungsnachweis des Klienten. Stellen Sie sicher, dass der Leistungsnachweis mit der Rechnungserfassung übereinstimmt. Vergewissern Sie sich, das die Besuchzeiten zu jeder Rechnungsart eingepflegt sind, ist nämlich relevant für den DTA
Nach der Prüfung der Leistungen betätigen sie den Button "Hausbesuchspauschale/Zuschläge ermitteln, sofern das von ihrem Bundesland vorausgesetzt wird und betätigen den Button Speichern.
In dem Tab-Reiter „Übersicht“ sind alle Rechnungen des jeweiligen Klienten für den Monat angezeigt. Zu jeder Rechnung gibt es einen eigenen Tab-Reiter, in dem die einzelnen Rechnungen angesehen werden können. Weiterhin gibt es zu Leistungen SGB V und Leistungen SGB XI jeweils Tab-Reiter, in denen die erfassten Leistungen angegeben sind.
Rechnung anlegen ohne Übernahme der Leistungen aus Leistungsplanung
Eine Rechnung kann auch ohne Übernahme der Leistungen aus der Leistungsplanung erstellt werden. Nachdem Sie auf „Anlegen“ geklickt haben, um eine neue Rechnung anzulegen, erscheint ein Pop-Up-Fenster, über das Sie eine Rechnung ohne Übernahme der Leistungen aus der Leistungsplanung anlegen können.
Im Gegensatz zur Erstellung einer Rechnung mit Übernahme der Leistungen aus der Leistungsplanung, bleibt das Feld unter „Kopieren von“ leer. Sie müssen lediglich den Monat der Rechnungserstellung, den Klienten auswählen und auf „Anlegen“ klicken.
Besuche hinzufügen
Die Erfassung der Leistungen wird für Leistungen nach SGB V sowie nach SGB XI durchgeführt. Für die Pflege der Leistungen nach SGB V klicken Sie auf den Tab-Reiter „Leistungen SGB V“ und für die Pflege der Leistungen SGB XI klicken Sie auf den Tab-Reiter Leistungen SGB XI. Bei der Eingabe der Leistungen wird zuerst der Besuch hinzugefügt und anschließend die Leistungen zu dem Besuch. Zum Schluss werden die Einsätze für die einzelnen Leistungen angegeben.
Sie können zu jedem Besuch auch die Besuchszeiten angeben, von wann bis wann ein Mitarbeiter bei dem Klienten vor Ort war. Um die Besuchszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf den gewünschten Monatstag. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Besuchszeiten verändern können.
Im angezeigten Dialog bitte die genaue Versorgungsdauer einpflegen und anschließend den Button "Speichern" betätigen.
Beispiel: SGB V von Mo.-So. 08:00h bis 08:05 h mit der Leistung -> Medikamentenverabreichen SGBXI von Mo.-So. 08:05h bis 08:05 h mit den Leistungen -> Ganzkörperwäsche
Um Leistungen hinzuzufügen betätigen Sie, den Button Leistungen hinzufügen.
Im angezeigten Pflegedialog, wählen Sie aus der Liste die Leistungen aus, die Sie für die Rechnungen benötigen.#
Klicken Sie auf „Speichern“, um die Häufigkeit der Leistungen zu sichern um die Rechnungen zu erstellen. In dem Pflegedialog werden Rechnungen angezeigt, die zu dem Klienten erzeugt wurden.
Hausbesuchspauschale/Zuschläge ermitteln
Nachdem die Besuche und Leistungen eingepflegt sind, können Sie die Hausbesuchspauschalen automatisch ermitteln, wenn Sie auf „Hausbesuchspauschale/Zuschläge ermitteln“ klicken. Damit werden diese automatisch hinzugefügt, wenn diese unter Leistungen->Leistungen SGBV/Leistungen SGB XI eingepfelgt sind.
Anschließend betätigen Sie den Button "Speichern" und somit ist die Rechnung automatisch erstellt.
Leistungen->Leistungen SGB V->Leistungen SGB XI->Hausbesuchspauschale
Folgendes muss je nach Bundesland gepflegt werden.
Postionsnummer
Uhrzeit gelten
Bei den Bundesländern die in SGB V nach Leistungsgruppen vergüten, haben für die SGB V Leistungen keine Hausbesuchpauschale.
Die Rechnung wird laut den von Ihnen vorgenommenen Eingaben aufgeteilt. Die beim Klienten eingegebene Rechnungsaufteilung können Sie hier nochmals überprüfen und eventuell ändern. Hierfür betätigen Sie den Button „Kostenaufteilung “ und es folgt ein Pflegedialog, in dem Sie die Prüfung bzw. Änderung vornehmen können:
Nach dem die Rechnung erstellt wurde, wird Ihnen in der Übersicht alle Rechnunung für die bestimmten Leistunsgarten angezeigt, in dem Sie auf die folgenden Tab-Reiter klicken.
Rechnung Krankenkasse §37.2 SGB V
Rechnung Pflegekasse SGB XI
Rechnung Privat SGB XI
Die kompletten Rechnungen kann nur aus der Rechnungsübersicht komplett gelöscht werden, indem Sie den Button "Aktionen" betätigen.
Jede Rechnung kann gelöscht werden. Nachdem Sie die entsprechende Rechnung aufgerufen haben, klicken Sie auf „Aktionen“ und danach auf „Löschen“. Die Rechnung wird damit gelöscht.
Rechnung ändern /Datailansicht
Aus der Detailansicht einer Rechnung heraus können Sie folgendes ändern:
Rechnunsgnummer
Rechnungstesxt
Indem man den zuerst den Button „Bleistift“ neben der zu ändernden Stelle anklickt. Es erscheinen die (jeweiligen) entsprechende Pflegedialoge, in denen man notwendige Änderungen vornehmen und speichern kann.
Für die Rechnungsadresse:
Für die Rechnungsnummer:
Für das Rechnungsdatum:
Für den Rechnungsstatus:
Für den Rechnungstext
Rechnungen/ Senden DTA/Übertragungsprotokoll/Aktionen/Drucken/Notiz
Eine Rechnung kann auch gebucht und wieder storniert werden. Nachdem Sie den Button „Aktionen“ angeklickt haben, treffen Sie die Auswahl, ob die Rechnung gebucht oder storniert werden soll. Bei einer Buchung erscheint der folgende Pflegedialog, in dem Sie den Betrag und das Datum eingeben können. Der Vorgang wird mit Betätigen des Buttons „Buchen“ abgeschlossen.
Bei einer Stornierung müssen Sie nur noch die Stornierung mit „Ja” bestätigen.
Rechnung drucken/ Leistungsnachweis drucken
Aus der Detailsicht einer Rechnung heraus kann diese gedruckt werden. Um eine Rechnung auszudrucken, klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Drucken“ und anschließend auf „Rechnung”.
Die Rechnung erscheint im PDF-Format und mit Betätigung des Drucksymbols und nochmaliger Bestätigung wird diese ausgedruckt.
Aus der Detailansicht der Leistungen kann der Leistungsnachweis gedruckt werden.
Klicken Sie den Button „Drucken“ an und es erscheint eine PDF-Datei, die ausgedruckt werden kann.
Vorrausetzung für Datenträgeraustausch
Es gibt einige grundlegende Voraussetzungen, damit der Datenträgeraustausch mit den Kostenträgern erfolgen kann. Die Beschreibung dazu finden Sie hier DTA.
Weitere Voraussetzung damit eine Rechnung gesendet werden kann sind:
Für SGB V Rechnungen muss die Verordnung vorhanden und genehmigt sein
E-Mail Adresse einrichten (DTA)
Abrechnungscode/Tarifkennzeichen einpflegen (DTA)
Kostenträger einpflege
Verordnung muss genehmigt sein
Leitungen müssen eine Positionnummer beinhalten (Bei der Leistungserfassung für die Rechnungen müssen die Besuchszeiten zwingend angegeben werden, sonst kann keine Datenübertragung erfolgen. (Leisitungen)
Zertifikat muss über uns beantragt werden (DTA/Zertifikat)
E-Mail einrichten dient dazu, um das Versenden der E-Mail aus meinpflegdienst.com ermöglicht wird.
Bitte klicken Sie auf den Briefumschlag, daraufhin erscheint ein Pop-Up Fenster. Bitte geben Sie folgende Daten ein:
Email: E-Mail-Adresse des Pflegedienstes
Servername (Können Sie bei Ihren Provider erfragen)
Passwort (Bitte das Passwort der o.g. Email-Adresse eingeben)
Verbindungssicherheit: Wählen Sie aus, nach dem Sie diese Information vom Provider erhalten haben und klicken Sie bitte auf speichern.
Hilfestellung des Providers
Einstellungen für die bekannten Provider:
T-online [1] [2] [3]
Gmx [4]
Google Mail [5] Konto aktivieren [6] Weniger sichere Apps aktivieren [7] Zugriff auf Google-Konto gewähren [8]
Hotmail [9]
Yahoo [10] Weniger sichere Apps aktivieren [11]
Vodafone [12]
1&1 [13]
freenet [14]
Host Europe [15]
Nach dem erfolgreichen speichern, erhalten wir (dealsoft) an unsere E-Mail-Adresse (info@dealsoft.de) eine Benachrichtigung.
Zuerst müssen bei den Firmendaten die notwendigen Angaben für den Datenträgeraustausch eingegeben worden sein. Die folgenden Firmendaten sind für den Datenträgeraustausch erforderlich:
Abrechnungscode/Tarifkennz. nach SGB V
Abrechnungscode/Tarifkennz. nach SGB XI
Die Daten können Sie ersehen, indem Sie auf die Stammdaten → Firmendaten gehen und den Tab-Reiter „Datenaustausch“ öffnen.
Dieser Abrechnungscode/Tarifkennzeichen ist die Preisvereinbarung im deutschen Gesundheitswesen zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern, diesem ist ein eindeutiger Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) zugeordnet. Der siebenstellige Schlüssel setzt sich aus dem Abrechnungscode (AC) und dem Tarifkennzeichen (TK) der Preisvereinbarung zusammen.
Um einen Kostenträger Krankenkasse einzupflegen, gelangen Sie über die NAVIGATION->Kostenträger->Krankenkasse
Kostenträger Daten für den DTA sind folgend:
Name: (Name der Kasse)
Kassennummer (Diese finden Sie auf der Verordnung des Klienten)
Kassenarterkennung richtig auswählen(ist relevant für den DTA)
Abrechnungsart richtig auswählen
Hessen, Bayern, Rheinland-Pfalz, vergüten nach -> Einzelleistungsvergütung
Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Hamburg, vergüten nach ->Leistungsgruppenvergütung
Bei der Pflege der Allgemeindaten der Kostenträger (Krankenkassen) in unserem Programm ist darauf zu achten, dass beim jeweiligen Kostenträger 1 die Kassennr. und 2 die Kassenartkennung eingetragen sind, beim Datenaustausch 3 „Ja“ vorgewählt ist, sowie bei 4 die Datenaustauschart eingestellt ist.
Kostenträger beim Klient
Nachfolgende Klienten-Daten sind Voraussetzung für den Datenträgeraustausch:
Diese Daten können ersehen werden, wenn man „Klienten“ wählt und den entsprechenden Klienten anklickt. Die Versicherungsnummer 1 und der Status 2 sind bei jedem Versicherten in seiner Krankenversicherungskarte zu finden und werden beim jeweiligen Kostenträger des Klienten eingetragen. Wenn man den gewünschten Kostenträger zweimal anklickt, erscheint das folgende Dialogfeld, aus dem man die Angaben entnehmen kann:
Kosten SGB V
Kosten SGB XI
Kosten §45b SGB XI
Kosten §43b SGB XI
Der Pflegegrad ist bei den persönlichen Daten des Klienten einzusehen:
Für die Verordnungen ist es wichtig, das Genehmigungsdatum und das Genehmigungskennzeichen einzugeben.
Bei den Daten zum Arzt sind die Arzt-Nr. und die Betriebsstätten-Nr. unbedingt einzupflegen, da diese für die Datenübertragung zwingend erforderlich sind.
(Diese Daten können Sie anhand der ärtztlichen Verordnung sehen.)
Eine Voraussetzung für den Datenträgeraustausch ist auch die richtig eingetragene Positionsnummer. Dorthin gelangen Sie unter Navigation —> Stammdaten —> Leistungen SGB V und Leistungen SGB XI.
Für einen Datenträgeraustausch ist ein Zertifikat erforderlich, welches Sie über uns beantragen können. Nach erfolgreicher Beantragung, erhalten Sie von uns eine E-Mail, in der auch ein Antrag beigefügt ist. Den Antrag müssen Sie ausdrucken, ausfüllen und gemeinsam mit Ihrer Ausweiskopie per Fax an ITSG senden. Seitens ITSG bekommen Sie eine E-Mail mit dem Zertifikat, das dann in meinpfegedienst.com integriert wird.
Rechnungen per DTA senden
Wenn alle Voraussetzungen für den Datenträgeraustausch erfüllt sind, d.h. Sie das Zertifikat erhalten haben und die entsprechenden Daten in meinpflegedienst.com eingegeben wurden, können Daten an die entsprechenden Kostenträger übertragen werden. Derzeitig erfolgt die Datenübertragung nur an die Krankenkassen. Damit Rechnungen an die Kostenträger übermittelt werden können, müssen diese erstellt und gespeichert sein. Nachdem Sie zur Übersicht der Rechnungen eines Klienten gelangt sind, wählen Sie die Art der Rechnung (SGBV oder SGB XI) aus, die übertragen werden soll. Hierfür klicken Sie auf den entsprechenden Tab-Reiter:
Um eine Rechnung zu versenden, klicken Sie auf „Senden“, danach wählen Sie „direkt“ aus und bestätigen mit „Ja“. Sie können auch eine Rechnung zum Senden „vermerken“, damit diese dann als Sammelrechnung gesendet wird.
Nach dem Versenden können Sie ein Übertragungsprotokoll erhalten, in dem Sie „Übertragungsprotokoll“ anklicken.
Einige Krankenkassen verlangen, dass man die Rechnungen nicht einzeln sondern als Sammelrechnung versendet. Diese Rechnungen werden zuerst vermerkt nachdem alle Rechnungen, die zum Senden vorgesehen sind, auch vermerkt worden sind, als Sammelrechnung übertragen. Wenn alle vorgesehenen Rechnungen vermerkt sind, geht man zurück zur Liste der Rechnungen und klickt „Aktionen“ an. Danach wählt man „Senden der Sammelrechnungen“.
Nach dem Versand wird in der Rechnungsliste automatisch der Status geändert.
Danach erscheint ein Dialog, in dem die vermerkten Rechnungen zu finden sind. So können Sie noch eine letzte Überprüfung der Sammelrechnung vornehmen. Falls diese Ihren Vorstellungen entspricht, wird die Rechnung durch das Anklicken von „Senden“ und nochmaliger Bestätigung mit „Ja“ an den Kostenträger übertragen.
Die Urbelege (Begleitzettel) für die Krankenkasse können Sie ausdrucken, indem Sie den Tab-Reiter „gesendete Sammelrechnungen“ betätigen und „Drucken Begleitzettel“ anklicken. Durch Bestätigung mit „Ja“ wird der Urbeleg ausgedruckt, den Sie dann per Post an die Krankenkasse schicken können.
Auswahl der Periode
Um die Rechnungen aus einer anderen Periode anzuzeigen, klicken Sie auf („Kalender“) und wählen Sie den gewünschten Monat.
Eine Rechnung kann folgenden Status annehmen:
in Bearbeitung, Rechnung wird bearbeitet
gedruckt, Rechnung wurde gedruckt
gesendet, Rechnung wurde via Datenaustauschträger gesendet
gebucht, Rechnung wurde gebucht
storniert, Rechnung wurde storniert
In der Rechnungsliste können Sie die Statistik zu den Umsätzen aufrufen.
Umsatzkontrolle für SGB XI §45b und §39
In der Umsatzkontrolle ist für Sie ersichtlich, wie hoch der Umsatz des jeweiligen Klienten anhand der Leistungsarten pro Monat sowie im gesamten Jahr umgesetzt wird bzw. wurde. Die Ausschöpfung wird prozentual pro Klienten und Leistungsart angezeigt. Falls Sie Beträge vom Vorjahr übertragen haben, tragen Sie diese direkt ein. Somit erhöht sich Ihr möglicher Gesamtbetrag für das Jahr.
In der Liste ist der Gesamtbetrag die Summe aus dem Übertrag vom Vorjahr und dem maximalen Betrag.
Der maximale Betrag ist die Summe die in einem Jahr für die Leistungsart verrechnet werden darf.
Übertrag vom Vorjahr einpflegen
Der Übertrag vom Vorjahr lässt sich für jeden Klienten zu jeder Leistungsart einpflegen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Zeile, in die Spalte für den Übertrag können Sie den Betrag eintragen und anschließend klicken Sie auf "übernehmen".
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Diese Seite wurde zuletzt am 30. November 2017 um 16:09 Uhr geändert.
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