Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-187-2018-1-jf
Timestamp: 2018-06-18 03:45:41+00:00

Document:
0114-KDIP1-3.4012.187.2018.1.JF | Interpretacja indywidualna
♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.187.2018.1.JF
Prawo do odliczenia z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 za zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 kwietnia 2018 r. (data wpływu 11 kwietnia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.
W dniu 11 kwietnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Spółka (Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT, członkiem międzynarodowej grupy M. będącej globalnym dostawcą innowacyjnych usług transferu pieniędzy.
Spółka posiada w Polsce centrum usług wspólnych. Świadczy usługi wsparcia na rzecz spółek z grupy ze Stanów Zjednoczonych i Zjednoczonych Emiratów Arabskich, w szczególności świadczy usługi wspierające z zakresu finansów, informatyki oraz szeroko rozumianego wsparcia operacyjnego.
Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Przedmiotowe dokumenty źródłowe otrzymywane są przez Spółkę w wersji papierowej bądź elektronicznej (w przypadku faktur elektronicznych po wcześniejszym wyrażeniu na to zgody przez Spółkę).
Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka ponosi wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników, do których należą m.in. koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków spożywanych przez pracowników podczas podróży służbowych, koszty parkingów i opłaty za autostrady. W celu rozliczenia przedmiotowych wydatków, pracownik dostarcza Spółce dowód wystąpienia danego wydatku (w szczególności fakturę, paragon, rachunek) w postaci w jakiej go otrzymał, zgodnie z procedurą Spółki. Pracownicy są upoważnieni do odbioru dokumentów w imieniu Wnioskodawcy. Ww. dokumenty są wystawiane na Wnioskodawcę lub imiennie na pracownika.
Obecnie Wnioskodawca przechowuje wszelkie dokumenty źródłowe m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp., w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, a dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi.
W konsekwencji, Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych. W tym celu, dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu lub zdjęcia).
Spółka planuje, aby dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, rachunki, paragony oraz noty księgowe („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami jak i rozliczeń podróży służbowych pracowników, otrzymane zarówno elektronicznie jak i papierowo były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w przypadku Dokumentu papierowego – w postaci jego skanu bądź zdjęcia) na dysku/serwerze /w odpowiednim systemie informatycznym.
Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej (w przypadku dokumentów otrzymanych w postaci papierowej - jako ich skany lub zdjęcia), co skutkować będzie niemożnością modyfikacji ich zawartości. Przejrzystość zdigitalizowanych Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć - pracownicy Spółki otrzymają instrukcje w zakresie technicznych i systemowych wymagań. Treści zamieszczone na obrazie nie będą odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. A zatem, zarchiwizowane elektronicznie Dokumenty będą dostępne co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.
Sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do Dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.
W przypadku gdyby Dokumenty były przechowywane poza Polską np. na serwerach znajdujących się poza jej granicami, sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał uprawnionym organom dostęp on-line do Dokumentów, za pomocą środków elektronicznych.
Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na dysku/serwerze/w systemie, Wnioskodawca mając na celu ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, planuje jej utylizację.
Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż będzie gromadził dodatkowo dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (polecenia odbycia podróży służbowej, zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, dokumenty magazynowe, itp.).
Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów i innych dokumentów źródłowych) odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zutylizowane?
Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży służbowych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego (natomiast ich wersje papierowe zostaną zutylizowane)?
W ocenie Spółki, stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów oraz not księgowych) odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.
w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
integralność treści i
czytelność tych faktur.
Definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT. Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. O integralności treści faktury można mówić natomiast wtedy, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinno zawierać faktura”. Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym, w ocenie Spółki, przykładowo zmiana formatu pliku (w tym zmiana sposobu przechowywania z formy papierowej na elektroniczną), w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowego wymogu.
Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.
Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.
Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN) termin „kontrola biznesowa” należy intepretować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.”
Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.l.RD wskazał „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.
Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. Nr 0112-KDILl-3.4012.6.2017.1.AP) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.
Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.
Tym samym, przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w ich oryginalnej postaci. Co prawda, art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej daje możliwość państwom członkowskim UE nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niemniej jednak polski ustawodawca z przedmiotowej możliwości nie skorzystał.
W konsekwencji należy uznać, że przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:
podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.
W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. W konsekwencji zdaniem Spółki nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.
Analiza wdrażanego przez Wnioskodawcę sposobu przechowywania Dokumentów
W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.
Przechowywanie i dostęp do dokumentów
Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.
Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych faktur (lub ich duplikatów) oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.
Co więcej, w przypadku gdyby Dokumenty były przechowywane na serwerach poza Polską sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał ww. organom dostęp on-line do tych Dokumentów za pomocą środków elektronicznych.
Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz pełna czytelność.
Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych wynika ona bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie Jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółką, Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany dokument oraz jego treści.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ramach procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż dò upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wnioskodawca wskazuje także, że planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność zdigitatizowanych Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółka otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.
Kontrote biznesowe i ścieżka audytu
Wnioskodawca podkreśla, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli kontrahentów. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: weryfikacja Kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.
W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.
Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów Źródłowych w formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów źródłowych, ich integralność oraz czytelność zawartych treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji dokumentów źródłowych odbywać się będzie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukania wybranych dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp.
W ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów Źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Wnioskodawca, wskazuje, że prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w:
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2JN, w której organ uznał, iż „Wnioskodawca będzie mógł przechawywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawco będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.l.RD, w której organ stanął na stanowisku, iż „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ wyraził pogląd, iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala no stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.”;
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 marca 2017 r. sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1013.2016.3.BW, gdzie organ podatkowy podkreślił, że: „przechowywanie dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej - w sposób opisany przez wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. sygn. nr IPPP3/4512-497/16-3/RD, w której organ uznał, że: „Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektronicznej”).
Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Konieczne jest więc, aby Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej).
Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373) regulujące kwestie wystawiania rachunków również nie wskazują na formę archiwizowania tych dokumentów otrzymanych od kontrahentów.
W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji podatkowej jak i rozporządzeń wykonawczych do niej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.
Zdaniem Spółki, będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży służbowych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego (natomiast ich wersje papierowe zostaną zutylizowane).
Zdaniem Spółki, przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT (zakładając, że dokumentują one wydatki dające jej prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej.
Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”. Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.
Natomiast w myśl art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Mając na uwadze powyższe przepisy podmiot jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:
w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
towary lub usługi, w związku z nabyciem których podatek VAT został naliczony, są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT,
podatnik otrzymał fakturę/dokument celny dokumentującą tę transakcję.
Ponadto, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.
Biorąc pod uwagę powyższe, regulacje ustawy o VAT nie warunkują prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) otrzymana została faktura ani też w jaki sposób jest archiwizowana. W konsekwencji, forma w jakiej Spółka przechowuje faktury, w związku z którymi przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, dokumentujące nabywane towary i usługi (w tym np. dotyczące wyjazdów służbowych), nie powinna mieć wpływu na powstanie, realizację czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.
W świetle powyższego, Spółka wskazuje, że prawo do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:
w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę (czynnego podatnika VAT) towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
Spółka otrzymała fakturę VAT/dokument celny dokumentującą tę transakcję,
nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.
Natomiast forma archiwizowania Dokumentów źródłowych przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.
W konsekwencji, archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur VAT otrzymanych papierowo, na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym, daje Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).
Stanowisko Spółki zostało potwierdzone w licznych interpretacjach prawa podatkowego, przykładowo w:
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDILl-3.4012.6.2017.1.AP w której organ uznał, że „należy stwierdzić, że (...) postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. (...) Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy - przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT - będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.”;
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 marca 2017 r., sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN, w której organ stwierdził, że „w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą stanowiły prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”;
interpretacji indywidualnej z dnia 19 października 2015 r., sygn. nr IBPP2/4512-718/15/BW wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, że: „(...) faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach (...)”.
Spółka wskazuje, że planuje przechowywanie otrzymywanych dokumentów księgowych (faktur, faktur korygujących) dotyczących rozliczeń z kontrahentami oraz rozliczeń podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (w przypadku Dokumentu papierowego – w postaci jego skanu bądź zdjęcia) na dysku, serwerze w odpowiednim systemie informatycznym.
Przejrzystość zdigitalizowanych Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają instrukcje w zakresie technicznych i systemowych wymagań). Po dokonaniu działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, zapisaniu i zabezpieczeniu ich na dysku, serwerze, w systemie, Wnioskodawca planuje jej utylizację. Wnioskodawca będzie gromadził dodatkowo dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (polecenia odbycia podróży służbowej, zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, dokumenty magazynowe, itp.).
Wątpliwość Spółki dotyczy dopuszczalności w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) obiegu i przechowywania otrzymanych Dokumentów (faktur VAT, faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zutylizowane.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Dokumentów przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy archiwizacji Dokumentów.
Jak Spółka wskazuje - otrzymane Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej (skany lub zdjęcia) z niemożnością modyfikacji ich zawartości (planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w podziale na okresy rozliczeniowe, z umożliwieniem szybkiego odszukania i bezzwłocznego dostępu do Dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Przy czym zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli kontrahentów polegające na weryfikacji Kontrahentów, gromadzeniu dokumentów uzupełniających takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą. Każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.
Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.
Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży służbowych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego (natomiast ich wersje papierowe zostaną zutylizowane).
Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że przepisy ustawy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT od formy (elektronicznej czy papierowej) otrzymanej faktury ani od sposobu archiwizacji. Tut. Organ podziela zdanie Spółki, że forma, w jakiej Spółka przechowuje faktury, w związku z którymi przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, dokumentujące nabywane towary i usługi (w tym np. dotyczące wyjazdów służbowych), nie powinna mieć wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego.
W konsekwencji uznać należy, że Spółka będzie posiadała prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży służbowych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego (natomiast ich wersje papierowe zostaną zutylizowane).
Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do odliczenia oraz sposobu przechowywania faktur i faktur korygujących. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę rachunków, paragonów i innych dokumentów źródłowych.
Wskazać ponadto należy, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie kwestii będącej przedmiotem zapytania i nie rozstrzyga pozostałych spraw związanych z prawem do odliczenia podatku naliczonego (w tym prawidłowości wystawionych faktur).
0114-KDIP1-3.4012.187.2018.1.JF
IPPP3/4512-497/16-3/RD | Interpretacja indywidualna

References: art. 13
 art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 247
 art. 112
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 88
 art. 88