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Timestamp: 2018-10-20 01:57:45+00:00

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Hallazgos Str
Ambiente de Control y Evaluación de Riesgos
Sociedad Minera El Brocal SAA_31DIC12_31DIC11
NIA 400.pptx
ucr eecc2016 speca
II Practica Af (1)
Aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la
actividad u operación objeto de examen del auditor, que requiere ser
documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad
para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe
de auditoría. Estos hallazgos deben ser obtenidos mediante la
aplicación sistemática y profesional de procedimientos de auditoría,
de acuerdo con las mejores prácticas y estándares de trabajo que se
tengan debidamente formalizados y establecidos en los manuales de
trabajo de la auditoría interna y en la aplicación de las normas que
regulan el ejercicio de la profesión.
SUMILLA: CONTROL INADECUADO EN LA TECNOLOGIA DE LA
Durante la indagación en el proceso de auditoría de la Empresa LOS
GENEROSOS SAC, se identificó que controles generales de tecnologías
de información requeridos para proteger los archivos de los datos de
las transacciones diarias son mínimos, por no seguir los
procedimientos establecidos por ley y el manual de funciones.
La Ley 28716, en su artículo 3, establece que el Control tiene como
objetivo mejorar la eficiencia en la captación uso de ingresos, y la
confiabilidad de la información que se genere por los mismos.
SUMILLA: EXISTENCIA DE MAS EN EL SISTEMA DE REGISTRO
Al cierre de la gestión en el proceso de auditoría de la Empresa CRUZ
DEL NORTE S.R.L se identificó la existencia de más de un sistema de
registro informático con información de interés fiscal.
De acuerdo a la Ley 2492 art. 44 numeral 5 inciso e), señala que la
Administración Tributaria podrá determinar la base imponible usando
el método sobre base presunta, solo cuando habiéndolo requerido no
posea base cierta y cuando exista alteración de la información
tributaria contenida en medios magnéticos, electrónicos, ópticos o
informáticos que imposibilita la determinación sobre base cierta o
exista más de un sistema de registros informáticos contables con
no coincidentes para una misma actividad
También se aplica el artículo 177 de la Ley 2492 que señala que es
el que dolosamente,
en perjuicio0 del
derecho de la Administración Tributaria a percibir tributos, por acción
u omisión disminuya o no pague la deuda tributaria. Y la NIA 240
sobre la responsabilidad de auditor frente al fraude en su parágrafo
55 que señala que cuando el auditor obtiene entendimiento de la
. CRITERIO: Reglamento para el Control de Activos Fijos. artículos 1. incluyendo su control interno. el auditor debe considerar si otra información obtenida señala riesgos de representación errónea de importancia relativa debido a fraude. hemos evidenciado que no se lleva un inventario permanente de los activos fijos en la empresa. CONDICIÓN: Como resultado de haber realizado una evaluación a los inventarios de activos fijos. EJEMPLO N° 3 SUMILLA: CONTROL INADECUADO EN ALAMACEN CONDICION En el proceso de auditoría de la Empresa TEXTILES DON JUAN SRL se identifica que en el área de almacén que hay uniformes faltantes de acuerdo a comprobante de pago.entidad y su entorno. debe tener las cualidades necesarias de responsabilidad sobre cada operación que se realice. CRITERIO De acuerdo al manual de procedimientos para el control de almacén establece que la persona encargada de esta área. además de no asignar responsabilidades para que lleven un adecuado control sobre los activos fijos. 15. 9. aprobado en la sesión No. 19. 10. EJEMPLO N° 4 SUMILLA: CONTROL INADECUADO EN LOS ACTIVOS FIJOS.34-09 celebrada el 17 de noviembre de 2009.
EJEMPLO N° 6: SUMILLA: IRREGULAR USO DE LOS FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y/O FONDOS DE CAJA CHICA EN GASTOS POR CONSUMO DE ALIMENTOS EN RESTAURANTES Y OTROS SIN SUSTENTO TECNICO POR UN MONTO DE S/. CRITERIO: Norma técnica de control infringida. por parte de la Gerencia Regional de Administración y de la Dirección de Relaciones Públicas del Gobierno Regional de Lambayeque. del Jefe de la .08 por consumo en restaurantes. 9°. 7°. para el cumplimiento de la misión de la Entidad al mínimo costo posible.EJEMPLO N° 5 SUMILLA: LA EMPRESA NO CUENTA CON SUFICIENTES EQUIPOS DE SEGURIDAD CONDICIÓN: La empresa no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en casos de emergencia (incendios.). pues el área de mantenimiento no le dedica mucho tiempo a las revisiones periódicas. Disposiciones de racionalidad: … “Las Entidades están obligadas a actuar conforme a las siguientes medidas de racionalidad del gasto público: “ a) Ejecutar una revisión de sus procesos y procedimientos operativos que procuren la mayor congruencia de sus acciones con las funciones que les corresponda legalmente. en la ciudad de Chiclayo.08 Como resultado del análisis efectuado a los documentos que sustentan el gasto de los FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y/O CAJA CHICA durante el año 2013. etc..1. 16. “La observancia del cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo es responsabilidad del Titular de la Entidad. en el marco de una simplificación administrativa. se establece que se canceló un importe total de S/.08 protección de bienes de activo fijo. evitando asimismo la duplicidad de funciones”. Art.405. cebicherías. De las responsabilidades 9.405. 300. 16. etc. evidenciando el consumo indiscriminado e imprevisto en restaurantes sin programa de actividades previo que sustenten técnicamente los gastos Con esta situación se incumplió la siguiente normativa: LEY 29951 LEY DE PRESUPUESTO DEL SECTOR PÚBLICO PARA EL AÑO FISCAL 2013 Art.
12. EJEMPLO N° 7: SUMILLA: INCONSISTENCIA EN SALDO DE RUBRO EXISTENCIAS DEL BALANCE GENERAL DE LA DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA AL 31.08). del Gerente Regional de Administración y del Director de Relaciones Públicas a la vez que se efectuaban compras en las bodegas y supermercados para atenciones de las reuniones de trabajo. como sábados..12. remitido por el Responsable de Almacén al Director de la Oficina de Administración y en el que adjunta el inventario al 31. 16.Fondo para pagos en efectivo inciso 40. En la Evaluación efectuada al rubro EXISTENCIAS.15 DIRECTIVA DE TESORERIA PARA EL GOBIERNO NACIONAL Y REGIONAL Art.13.01. sin detalle y sustento técnico del beneficio para la entidad.12.04. no se refleja el saldo en el Balance General. según corresponda”.Oficina de Presupuesto o el que haga sus veces. Situación producida porque no se ejecutó con racionalidad y disciplina presupuestaria los recursos del ejercicio fiscal 2013. Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la . parrilladas. etc. así como del Jefe de la Oficina de Administración.2 Este fondo es aplicable únicamente cuando en la unidad ejecutora se requiera efectuar gastos menudos que demanden su cancelación inmediata o que. por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. 40º . pollerías. se evidencia que al 31. Además con la R. Los hechos descritos perjudicaron económicamente al Gobierno Regional de Lambayeque en DIECISÉIS MIL CUATROCIENTOS CINCO Y 08/100 (S/.405.13.2013.15 DIRECTIVA Nº 001-2006-EF/77.D. sin embargo. al cancelar las boletas de pago y/o facturas presentadas como prueba de consumo por los funcionarios al haber realizado reuniones no programadas de trabajo en la ciudad de Chiclayo así como agasajos indiscriminadamente tanto en días feriados. que existen bienes en almacén.13. bodegas. consta con Oficio 039-2007-DRA-LA-OA-OLOG/ALM del 23. o el que haga sus veces en la Entidad. permitiendo utilizar indiscriminadamente los Recursos Ordinarios de gastos de Caja Chica para consumo en restaurantes. Lo expuesto ha transgredido la Directiva 002-2006-EF/93. 003-2006-EF/77. domingos y en días particulares.
2014. no legalizado y sólo con la firma del Contador. literal a) “En el Sistema de Contabilidad Gubernamental los Estados financieros se preparan y presentan de conformidad con las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad. sólo con información de Diciembre 2013 y la firma del Contador. generando con ello información no confiable e inconsistente en este rubro y que distorsiona el Balance General del Gobierno Regional La Libertad. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en el país aplicables a la Contabilidad Gubernamental y con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NIC-SP”.2013 y su correspondiente verificación de los registros efectuados en los Libros Contables. EJEMPLO N° 8: SUMILLA: ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL FERREÑAFE CARECEN DE CONFIABILIDAD AL NO SUSTENTARSE EN LIBROS CONTABLES. Inventario Físico de Bienes en Almacén.12. Según consta en el Acta del 19. 3. sólo tiene impresos y sin la legalización correspondiente los siguientes libros: 1. 2.04. Libro de Inventario y Balances.…” Así también: Numeral 13 Elaboración y Presentación de Estados Financieros. literal a) ”Efectuar las pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance. El Contador según Acta. refiere que cuando se hizo cargo del área de Contabilidad no encontró ningún libro contable físicamente y que los libros contables que se mencionan no pueden ser legalizados (excepto el Libro Bancos que sólo requiere de aprobación). La deficiente coordinación entre funcionarios y servidores de la Dirección Regional de Agricultura del Gobierno Regional La Libertad han generado que no se realice la conciliación contable entre los bienes encontrados en almacén y los registros contables. Libro Mayor no legalizado. por encontrarse llenados.Cuenta General de la República que señala en el Numeral 11 Acciones a desarrollar en el Proceso de Cierre Contable. Libro Diario no legalizado. también aclaró que no cuenta con más libros . considerando fundamentalmente lo siguiente: …. sólo con información de Diciembre 2013 y la firma del Contador. Como resultado de la evaluación a los Estaos Financieros de la UGEL Ferreñafe al 31. se aprecia que no cuentan con libros Contables Principales y Auxiliares de acuerdo a los dispositivos legales vigentes.
Con estos hechos se transgredió la Resolución Contaduría 067-97EF/93. así como los registros y libro contables deben ser legalizados antes de su uso. así como. VIÁTICOS POR COMISION A LA CIUDAD DE LIMA CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2012.01.1. se canceló viáticos por comisión de servicios realizadas en el 2012 por actividades exactamente iguales sin evidenciar que funciones reales. generando el riesgo potencial de no evidenciar el manejo contable de la Entidad. Legalización de Libros contables: “…la legalización de los libros Contables Principales se efectuará de acuerdo a los dispositivos legales vigentes”. Hechos originados por la falta de diligencia y supervisión de mantener los documentos de gestión y evaluación contable al día y de acuerdo a la normativa vigente. Numeral 2. Numeral 3.01. modificado con Resolución Contaduría 180-2005-EF/93.Documentos y Libros Contables. originando con ello que no se pueda satisfacer el análisis de dichos Estados Financieros. tal como consta en el Acta de Existencia y entrega de Libros Contables a la Oficina Regional de Control Interno. Instructivo Nº 1 . se establece que en el ejercicio 2013.70 En la evaluación selectiva de Comprobantes de Pago de la Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL) Chiclayo en el ejercicio 2013. continuas o computarizadas”. Los hechos descritos transgredieron la normativa vigente: Directiva 003-2013-GRL-GGR/GRA “Norma las disposiciones adicionales de . Resolución Superintendencia 132-2001/SUNAT. PARA TRES PERSONAS QUE EVIDENCIAN INFORMES EXACTAMENTE IGUALES POR UN IMPORTE TOTAL DE S/. EJEMPLO N° 9 SUMILLA: UGEL CHICLAYO CANCELO EN EL EJERCICIO 2013. Art. Finalidad: “Establecer la continuidad de la utilización de los documentos fuente y libros contables principales y auxiliares acordes con el Nuevo Plan contable del sistema de Contabilidad Gubernamental a fin de tener una información suficientemente clara y detallada que sustentan los estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situación financiera de la entidad”.437.sólo los ya mencionados y que lo sustenten. incluso cuando estos últimos sean llevados en hojas sueltas. 3º Oportunidad de la Legalización: “Los Libros de Actas.
100. EJEMPLO N° 10 SUMILLA: ESTADOS FINANCIEROS DE LA UGEL CHICLAYO PRESENTAN UN EXCESO DE DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS POR S/..2.911.austeridad y racionalidad en el gasto público para las instituciones y dependencias del Gobierno Regional de Lambayeque. Numeral 6. Dentro de la ejecución de procedimientos y cumpliendo con los objetivos de la Auditoria a los Estados Financieros del GRL.1. se incorporó dentro del análisis a la Unidad Ejecutora: Unidad de Gestión Educativa Local Chiclayo. que en el numeral 6. la comisión de servicio será autorizada por el Director de la Unidad de Gestión Educativa Local Chiclayo. procediendo a revisar y analizar su documentación contable como son sus Estados Financieros al 31. para los intereses institucionales”. .12. mediante la cual a un servidor público se le recomienda una labor específica fuera de su Sede de Trabajo.01 Principio de devengado: El devengamiento del gasto se produce cuando se genera la obligación a favor de terceros por la percepción de bienes o servicios adquiridos por la entidad.13. sin labores específicas. Comisión de Servicio. comisionando a tres personas a la ciudad de Lima a fin de cumplir actividades exactamente iguales. Situación producida porque no se ejecutó con racionalidad y disciplina presupuestaria los recursos del ejercicio fiscal 2013 utilizando indiscriminadamente los Recursos Ordinarios de la UGEL Chiclayo.1.. Al vencimiento de la fecha de pago de una obligación o cuando por un acto de autoridad competente se dispone efectuar una transferencia a terceros.1. es la Acción administrativa del personal de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chiclayo.35.1 dice textualmente “Los viajes por comisión de servicios de los funcionarios y servidores de las Unidades Ejecutoras del Gobierno regional Lanbayeque y Direcciones Regionales Sectoriales serán autorizados por el Titular de su Entidad quienes evaluarán necesariamente la importancia y trascendencia de la Comisión de Servicio.2. Para los Jefes de Área. para el ejercicio fiscal 2013”. Directiva para el otorgamiento de viáticos por Comisión de Servicio y Eventos de Capacitación a nivel nacional e internacional. AL CONSIDERAR DEPRECIACION DE ACTIVOS QUE YA CUMPLIERON SU VIDA UTIL.” Resolución de Contaduría Nº 067-97EF/93.2.1. Numeral 6.
la UGEL Pacasmayo no consideró el tiempo estimado de uso.911. así como la negligencia en el ejercicios de sus funciones tanto en la ejecución como de supervisión por parte de los servidores y funcionarios. 100. 362. Maquinarla y Equipo debe revisarse periódicamente. Sin embargo. Con lo cual se ha incumplido la siguiente normativa: Norma Internacional de Contabilidad . depreciación calculada utilizando el método de LINEA RECTA. por lo tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios”. Método Y Porcentajes de Depreciación y Amortización del Activo Fijo e Infraestructura Pública. . evidenciando un exceso en el cálculo efectuado por el importe de S/ 100. restándoles razonabilidad a los Estados Financieros de la UGEL Chiclayo.NIC-SP 17 Inmueble. 067-97-EF/93.911. Agotamiento y Amortización Acumulada al rubro de Inmuebles.35 y que el Rubro Depreciación y Amortización Acumulada en el Balance General se encuentre incrementado en el mismo importe. Numeral 5.20. Maquinarias y Equipos de la Unidad de Gestión Educativa Local Chiclayo según Estados Financieros correspondiente al ejercicio 2013 se establece que en dicho ejercicio se provisionó por concepto de depreciación el importe de S/.De la evaluación selectiva realizada a la provisión por Depreciación. maquinaria y Equipo – Revisión de la Vida Útil y Revisión del método de Depreciación: “La vida útil de una partida de Inmuebles. R.35 .C. que poseen valor económico.068. Instructivo Nº 2: Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo. así como también su depreciación. depreciando activos fijos que ya cumplieron con el tiempo de vida útil.2: “Una vez que los activos se encuentren 100% depreciados seguirán figurando en libros con su valor residual”. dieron lugar a que el Estado de Gestión muestre un resultado del Ejercicio 2013 en Déficit incrementado en S/.01 que aprueba el Principio contable de Bienes Económicos: “Los estados financieros presentan información relativa a los bienes tangibles e intangibles. La falta de la revisión periódica de la vida útil de los activos fijos que tiene la UGEL Chiclayo.
. razón a esto no se llevó a cabo la actualización del software…. y que dicha actualización no se llevó a cabo por motivos que en este mes tuvo que salir de vacaciones. Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observación ya que al relevarse del cargo al momento de salir de vacaciones se tuvo que comunicar por escrito las tareas pendientes por el área. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El área auditada deslinda la responsabilidad. en los documentos anexados al descargo solo están los documentos que sustentan la salida de vacaciones del jefe del área pero no se adjunta la comunicación de las tareas pendientes e importantes del área.”..DESCARGOS DESCARGO DE HALLAZGO Nº1 Al Señor: Oscar Pereda Pérez. para esto se pudo usar tanto medios escritos y/o digitales (Correo electrónico). expresando en su descargo : “……la actualización no se realizó por motivos que ese mes el responsable tuvo que salir de vacaciones ya habiendo sido programadas e informadas con anticipación al área de recursos humanos. Jefe del área de sistema expone: De acuerdo a los hallazgos se pone en conocimiento que la nueva versión del sistema se debió actualizar en el periodo de mayo. Se responsabiliza a la Srta. programadas con anticipación solicitada al área de recursos humanos. y esta solo es responsabilidad de la Jefatura de Sistemas. Rosa Flores por no comunicarse y también por no prevenir este inconveniente antes de comunicárselo a Gerencia.
es necesario establecer una adecuada delegación de funciones a través de la estructuración de un manual de funciones acorde a las normas de control. el mismo que proporcionará una manera sistemática y visible de conducir y hacer funcionar a la organización y así evolucione continuamente su desempeño. y un código de ética institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditoría. CONCLUSIÓN En la empresa existe un Sistema de Control Interno el cual le hace falta una actualización. y que permita a la Unidad de Auditoría interna medir el grado de eficiencia y efectividad de los funcionarios en el cumplimiento de metas programadas por la empresa. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato. Salida de Vacaciones. DESCARGO DE HALLAZGO Nº 2 . etc. lo que hace imposible establecer responsabilidades directas a quienes ejecutan una actividad. Estos hechos afectan al correcto funcionamiento del área de Sistemas que conlleva a una crisis generalizada en la institución. RECOMENDACIÓN La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas. por lo que existe una mala comunicación de hechos y sobre todo en áreas de vital importancia al momento del gozo de Vacaciones. Reemplazo por enfermedad. Reemplazo por permiso. Tampoco se ha realizado un levantamiento de procesos. Existe delegación de funciones inconsistentes con las Normas de Control. Dicha situación se encuentra en observación ya que hace falta una reestructuración del manual de organizaciones de la empresa. Elevar la calidad del Sistema de Control Interno.Así mismo con este Hallazgo y su respectivo descargo se reconoce que la Empresa no cuenta con un efectivo procedimiento de relevo de cargo en casos de. estos documentos ayudarán al departamento de Auditoría y Control Interno hacer evaluaciones sobre estos aspectos que son de vital importancia para la Empresa.
Así mismo la formación. EVALUACIÓN DEL DESCARGO En el descargo presentado el responsable del área. y un código de ética institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditoría. Jorge Gonzales Vásquez comunica: que se hizo la emisión de una carta al proveedor COMERCIAL HUGO SA solicitando que rectifique el comprobante de pago porque nos entregaron mercadería de más a lo que se había comprado. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato. CONCLUSIÓN Se observó que no se cumplen con los procedimientos previstos por el control interno. es necesario establecer una adecuada delegación de funciones a través de la estructuración de un manual de funciones acorde a las normas de control.el proveedor COMERCIAL HUGO SA nos comunicó mediante un correo electrónico que tiene una factura de venta por 230 unidades de sacos de arroz. No obstante a ello. motivación y calificación del personal contenidos el manual de gestión de la calidad no se está cumpliendo cabalmente. RECOMENDACIÓN La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas. También manifiesta que asume la responsabilidad como Jefe del Almacén. sin embrago entrego 240. Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observación ya que en su descargo solo detalla la forma en como se ha ido incurriendo en errores y desinformaciones del área de Almacén. Estos hechos ponen de manifiesto la falta de comunicación y el atraso en brindar la información del área de Almacén a las diferentes áreas de la empresa.El Sr. en ningún caso se revisó y ejecutó estos procedimientos. manifiesta que: “…. En dicho documento se recomienda llevar a cabo cada uno de los procedimientos para que con esto se eviten observaciones y/u omisiones en el Almacén. .
con lo que reconoce la observación mencionada.. sin embargo el proveedor por hecho fortuito entrego un día antes de la fecha programada ocasionando el faltante de 40 uniformes ya que el personal que recepcionó la mercadería no tomo las precauciones de la verificación física de los uniformes…. y que permita a la Unidad de Auditoría interna medir el grado de eficiencia y efectividad de los funcionarios en el cumplimiento de metas programadas por la empresa. Estos hechos ponen de manifiesto la falta de comunicación y el atraso en brindar la información del área de Almacén a las diferentes áreas de la empresa. manifiesta que: “….Elevar la calidad del Sistema de Control Interno.”. Javier Flores López comunica: que se hizo la emisión de una carta al proveedor TEXTIL SAN CRISTOBAL SA solicitando que se repongan los uniformes faltantes. motivación y calificación del personal contenidos el manual de gestión de la calidad no se está cumpliendo cabalmente. el mismo que proporcionará una manera sistemática y visible de conducir y hacer funcionar a la organización y así evolucione continuamente su desempeño. Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observación ya que en su descargo solo detalla la forma en como se ha ido incurriendo en errores y desinformaciones del área de Almacén.el proveedor TEXTIL SAN CRISTOBAL SA nos comunico mediante un correo electrónico que la fecha programada de entrega de los 400 uniformes seria el 27/06/2013. También manifiesta que asume la responsabilidad como Jefe del Almacén. DESCARGO DE HALLAZGO Nº 3 El Sr. EVALUACIÓN DEL DESCARGO En el descargo presentado el responsable del área. Así mismo la formación. los que se entregaron el día 30/06/2013. .
y que permita a la Unidad de Auditoría interna medir el grado de eficiencia y efectividad de los funcionarios en el cumplimiento de metas programadas por la empresa. es necesario establecer una adecuada delegación de funciones a través de la estructuración de un manual de funciones acorde a las normas de control. y un código de ética institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditoría. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El área auditada deslinda la responsabilidad. en ningún caso se revisó y ejecutó estos procedimientos. el mismo que proporcionará una manera sistemática y visible de conducir y hacer funcionar a la organización y así evolucione continuamente su desempeño. Jefa del área de sistema expone: De acuerdo a los hallazgos se pone en conocimiento que la nueva versión del sistema de registros de activos fijos se debió actualizar en el periodo de agosto. En dicho documento se recomienda llevar a cabo cada uno de los procedimientos para que con esto se eviten observaciones y/u omisiones en el Almacén. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato. Elevar la calidad del Sistema de Control Interno. y que dicha actualización no se llevó a cabo por motivos que en este mes tuvo que salir de vacaciones. programadas con anticipación solicitada al área de recursos humanos. RECOMENDACIÓN La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas. expresando en su descargo : “……la actualización no se realizó por motivos que ese mes el responsable tuvo que salir de vacaciones ya habiendo sido programadas e informadas con anticipación al área de recursos . DESCARGO DE HALLAZGO Nº 4 A la Señora: Marta Miranda Leyva.CONCLUSIÓN Se observó que no se cumplen con los procedimientos previstos por el control interno. No obstante a ello.
humanos. razón a esto no se llevó a cabo la actualización del software…. para esto se pudo usar tanto medios escritos y/o digitales (Correo electrónico). Salida de Vacaciones. RECOMENDACIÓN La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas. y esta solo es responsabilidad de la Jefatura de Sistemas.”. etc. por lo que existe una mala comunicación de hechos y sobre todo en áreas de vital importancia al momento del gozo de Vacaciones. Existe delegación de funciones inconsistentes con las Normas de Control. Por lo tanto el equipo auditor se ratifica en la observación ya que al relevarse del cargo al momento de salir de vacaciones se tuvo que comunicar por escrito las tareas pendientes por el área. estos documentos ayudarán al departamento de Auditoría y Control Interno hacer evaluaciones sobre estos aspectos que son de vital importancia para la Empresa. en los documentos anexados al descargo solo están los documentos que sustentan la salida de vacaciones del jefe del área pero no se adjunta la comunicación de las tareas pendientes e importantes del área. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato. Reemplazo por enfermedad. Dicha situación se encuentra en observación ya que hace falta una reestructuración del manual de organizaciones de la empresa.. Así mismo con este Hallazgo y su respectivo descargo se reconoce que la Empresa no cuenta con un efectivo procedimiento de relevo de cargo en casos de. y un código de ética institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditoría. Reemplazo por permiso. CONCLUSIÓN En la empresa existe un Sistema de Control Interno el cual le hace falta una actualización. Estos hechos afectan al correcto funcionamiento del área de Sistemas que conlleva a una crisis generalizada en la institución. Tampoco se ha realizado un levantamiento de procesos. es necesario establecer una . lo que hace imposible establecer responsabilidades directas a quienes ejecutan una actividad.
Por lo tanto el equipo auditor no se ratifica en la observación ya que es obligación del gerente general velar por el cuidado de los muebles e inmuebles de la empresa. expresa: De acuerdo a los hallazgos se pone en conocimiento que se asume la responsabilidad de este suceso y que por lo tanto se compromete que en el plazo de 15 días se tendrá todas las medidas de seguridad para el cuidado de los activos fijos y de toda la entidad. EVALUACIÓN DEL DESCARGO El área auditada deslinda la responsabilidad. Dicha situación se encuentra en observación ya que hace falta una reestructuración del manual de organizaciones de la empresa. lo que hace imposible establecer responsabilidades directas a quienes ejecutan una actividad. DESCARGO DE HALLAZGO Nº 5 El gerente de la empresa.”. expresando en su descargo : “……que por compromiso del gerente a solucionar este hallazgo se desliga de responsabilidad.. es necesario establecer una adecuada delegación de funciones a través de la estructuración de un manual de funciones acorde a las normas de control. RECOMENDACIÓN La Empresa debe elaborar y/o mejorar los manuales y procedimientos en las gerencias y jefaturas. Augusto De La Cruz Agapito. salvo incumpla compromiso…. y un código de ética institucional conforme a los requerimientos y observaciones ubicadas a lo largo de la auditoría. DESCARGO DE HALLAZGO N° 06 . el Sr. Se debe definir adecuadamente las funciones y actividades que se realizaran por cada proceso y se debe comunicar de manera escrita al jefe inmediato.adecuada delegación de funciones a través de la estructuración de un manual de funciones acorde a las normas de control. CONCLUSIÓN En la empresa existe una delegación de funciones inconsistentes con las Normas de Control.
Idelfonso Llanos Mostacero) controlados. confirmando que no procedía su pago con los Fondos en Efectivo y Caja Chica pues dichos Fondos son para pagos menudos. no fueron irregulares sino que fueron programados. firma que se evidencia y con lo cual confirma que tenía conocimiento de cada uno de los comprobantes presentados por los funcionarios por concepto de consumos por reuniones de trabajo y gastos por atención de reuniones de trabajo. así mismo señala que para la atención de los comprobantes de pago.. éstos tendrían que contar con la firma mancomunada del Gerente Regional de Administración y el Sub Gerente de Tesorería del GRLL. supervisión y control de los sistemas administrativos... Recalco que:”La supervisión y control no correspondía al suscrito según la normativa vigente y sólo me correspondía efectuar el VºBº después de haberse efectuado todo su trámite.. teniendo en cuenta el MOF respecto al control de los recursos económicos y financieros. por las Sub Gerencias que conformaban la Gerencia Regional de Administración y por los responsables establecidos en la Directiva pertinente para su administración y se ejecutaron con racionalidad y disciplina presupuestaria al primer semestre del año 2013 al no perjudicar económicamente al GRL. Se debe indicar que si se . en atención a las necesidades propias de la administración y gestión pública del GRL. programados y supervisados.”. nombre y N° del TAP que recibió el bien o servicio y los requisitos para que el pago sea asumido por el fondo.El Señor Idelfonso Lambayeque expone: Llanos Mostacero. estos corresponden a los efectuados por la misma Dirección y por la Presidencia Regional en el cumplimiento de sus funciones EVALUACIÓN: La presente evaluación también se realiza en base a la Directiva Nº 001-2014-GR-LGGR/GRA que el mismo señor menciona. controlados y supervisados. urgentes y no programables. fueron (según el Sr.. tales como: Firma. Además señalo que los gastos por consumo para reuniones de trabajo con cargo al Fondo detallados. Los gastos detallados. “Respecto a los gastos con Cargo al Fondo efectuados por la Dirección de Relaciones Públicas descritos. incluso comprobantes cuyo beneficiario es el mismo Gerente Regional de Administración. Gerente Regional de De acuerdo al presente hallazgo nos menciona que los gastos no son irregulares por que fueron supervisados por el área de tesorería y contabilidad para su registración respectiva y siguieron los pasos respectivos del control previo del área de contabilidad.
en su oficio 108-20114-DRA-LAM-OA recepcionado el 09. “Para el caso del punto A estos artículos han sido enviados del Ministerio de Agricultura sin valor.gastaba con fondos en efectivo y Caja Chica por reuniones de trabajo.2014 comenta que “. no desvirtuando la observación. ésta Dirección de . Si bien es cierto contaban con la firma (en algunos casos) del Gerente General Regional y del Presidente Regional no se evidencia por parte de la administración el control del recurso económico y financiero en cumplimiento con las normas y dispositivos legales vigentes. CONCLUSION En la Municipalidad Regional de Lambayeque no se está cumpliendo con las normas y dispositivos legales vigentes.. RECOMENDACIÓN En la Municipalidad Regional de Lambayeque deben orientar a los funcionarios de la entidad a tener un Código de Ética que trabajen en busca de objetivos sociales y hacer un uso debido y cumplir con las normativas de los recursos económicos y financieros. por lo que no se le puede incluir en los Estados Financieros”. “Para los puntos B y C. (.05. o en su defecto si se estaba gastando en gaseosas y bocaditos por concepto de atenciones en reuniones de “trabajo” no debieron cancelarse los consumos en restaurantes por el mismo concepto.la oficina de almacén presenta un inventario al 31 de diciembre del 2013. C) Existe Material que no se utilizó en las obras de Defensas Ribereñas y es considerado como saldo de material en cancha y queda en custodia en el almacén para ser utilizados en otras obras”. lo que hace que no se esté haciendo uso apropiado de los recursos económicos y financieros. con existencia de bienes en almacén que no guarda relación con los Estados Financieros por los siguientes puntos: A) Existen artículos en almacén que han sido enviados por la Oficina del Ministerio de Agricultura para ser entregados a los Productores Agrarios. ya no cabían gastos por compra de alimentos para atenciones en reuniones de trabajo. Director de Administración DRAL. B) Existen material que ha sido utilizado en las obras de Defensas Ribereñas. Almibar Ramírez Estuardo.. DESCARGO DE HALLAZGO N°07 Ing. que al término de la obra regresan como custodia al almacén.
no pueden ser legalizados porque ya se encuentran llenados. los mismos que fueron revisados y debidamente auditados por la Contaduría Pública de la Nación.05. Almibar Ramírez Estuardo.Administración ha coordinado con las áreas de Logística y Contabilidad para que realicen el Alta y su incorporación a los Estados Financieros”. lo cual demuestra una vez más que dichos Estados Financieros son confiables y evidencia el acertado manejo contable de dicho proceso a través de este sistema. no generado con esto riesgo potencial de no evidenciar el manejo contable de la entidad.07 comenta: “Es preciso hacer notar que la contabilidad del Ejercicio Fiscal 2013. Jaime Martos Saucedo. deja constancia. CONCLUSION: En la Municipalidad Regional de Lambayeque se evidencia una deficiente comunicación entre las áreas antes mencionadas para poder reflejar razonablemente la situación de la municipalidad lo que se está incumpliendo con las normas contables y los principios. Director UGEL en documento s/n recepcionado el 16. se advierte que la observación se mantiene por cuanto el Director de Administración acepta que existen bienes en almacén cuya situación está pendiente de darle de Alta e incorporarlos a los Estados Financieros. EVALUACIÓN: Del descargo realizado por el Sr. en virtud que en ninguna de las normas mencionadas.2013 a fin de que los Estados Financieros reflejen contablemente el importe total de las existencias físicas en Almacén.12. RECOMENDACIÓN: En la Municipalidad Regional de Lambayeque debe implementarse un ambiente de control basado en una comunicación efectiva y eficaz y estar al margen de la Ley para poder reflejar razonablemente la imagen fiel de la entidad. Además el contador. fueron presentados oportunamente a nuestro pliego Gobierno Regional. que los libros contables del año 2013. lo que debió efectuarse al 31. estipula o precisa que la NO Legalización. cayéndose en una subjetividad.”. origina riesgo potencial. . DESCARGO DE HALLAZGO N°08 Abog. no teniendo ninguna observación al respecto. lo cual se está regularizando en la apertura del presente año 2014.
las partidas presupuestales. como el pago de viáticos presentado con anterioridad.. los cuales no posee la UGEL Ferreñafe. RECOMENDACIÓN: La UGEL de Ferreñafe debe implementar un control interno en el área respectiva para poder seguir acorde con la normativa vigente. “. si ésta se realizó en el 2012. ya existían pagos pendientes y comprometidos para dicho mes.”.14... para este caso demostrar ese uso a través de los libros contables.. dichos Estados financieros son presentados a la Sede del Gobierno Regional Lambayeque para su consolidación y posteriormente dicha información es enviada a la Contaduría Pública de la Nación que es el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad no siendo su función auditar dicha información sino elaborar la Cuenta General de la República... en donde manifiesta lo siguiente: “.de viáticos y asignaciones así como la de pasajes y .06... CONCLUSION: La UGEL de Ferreñafe no está cumpliendo con las normas contables en cuanto a que los libros deben estar debidamente legalizados para ser fiable y transparente. que fue el mes de Diciembre. para hacer resaltar la transparencia de la gestión.se canceló en el ejercicio 2013 viáticos por comisión de servicios a la Ciudad de Lima.. por cuanto en sus comentarios le resta importancia a los Libros contables justificando el hecho con el debido cumplimiento de la presentación oportuna de los Estados Financieros y por el cual comenta no ha tenido ninguna observación al respecto indicando que fueron auditados en la Contaduría Pública de la Nación.. y así demostrar el verdadero desempeño de los órganos de apoyo en cuanto a la gestión de la UGEL. Diego Alzamora Cotrina. Recalcando que la UGEL Ferreñafe presentó Estados Financieros sin el sustento de Libros Contables legalizados según normatividad vigente.EVALUACIÓN: El funcionario no supera la observación. DESCARGO DE HALLAZGO N°09 Prof. con Oficio 7692014-E-UGEL-CHOD recepcionado con fecha 21. asimismo... las razones obedecen a que en la fecha en que se realizó la Comisión así como a la fecha del rendimiento de los informes respectivos. por cuanto los Estados Financieros se sustentan en Libros Contables. demostrando desconocimiento en los hechos. debiendo velar por el desempeño eficiente de los recursos asignados a su administración. Director UGEL Chiclayo.
. como lo señala el Sr. esto obedece. Director) que detalle su actuación. Asimismo debido a la “estrechez presupuestal” (por la cual no se puedo cancelar con fondos del 2012).gastos de transporte para ese año. No son claras las acciones que realizó la Sra.. de otra forma estar incumpliendo con el verdadero fin de la UGEL.. dada las necesidades y requerimientos propios de las acciones administrativas y técnico pedagógicos. por tanto esos viáticos no son justificables. como si lo tienen los dos señores que son integrantes del Comité.. resultaban exiguas en comparación con los compromisos adquiridos. quien no integra el Comité encargado de evaluar el concurso público 2012 y que no reúne el perfil técnico para conformar dicha comisión.. Director no era justificable comisionar a una servidora de la institución que no pertenecía a dicho comité sin recomendarle labores específicas fuera de su sede de trabajo. a los siguientes motivos: se trata de un informe a nivel de comisión. “En cuanto a la supuesta Transgresión de la Directiva 003-2006-GR así como los demás que se señalan... RECOMENDACIÓN: La UGEL de Chiclayo debe llevar en comisiones a personas que cumplan con el perfil adecuado. para que los gastos que se hacen sean compensables. Blanca Rioja Jiménez. CONCLUSION: La UGEL de Chiclayo no debió enviar a un servidor que no tiene el perfil técnico como los demás integrantes.” EVALUACIÓN: Evaluado sus comentarios y documentos presentados por la Directora se mantiene el hallazgo. . por cuanto autoriza a la secretaria a viajar en Comisión de Servicios Sra. debo indicar que mi despacho sí autorizó la comisión de servicios a los señores integrantes de la Comisión de Concurso en el Ministerio de Educación a fin de garantizar que el proceso de concurso se lleve a cabo con transparencia y eficiencia.. cada servidor cuenta con su informe personal en el que se talla individualmente las acciones realizadas en esta comisión”. Blanca Rioja Jiménez en dicha comisión ya que los tres presentan informes exactamente iguales no evidenciando otro informe personal (como lo menciona el Sr. “en cuanto al porque aparece los tres informes similares de los tres servidores comisionados. de mi representada y por efectos de esta estrechez presupuestal los pagos generalmente se prorrogan para el mes siguiente”.
Presidenta del Comité de Gestión Patrimonial UGEL Chiclayo.” EVALUACIÓN: Los comentarios efectuados por la Presidenta del Comité de Gestión Patrimonial no desvirtúan el hecho observado. inclusive como Presidenta del referido comité he realizado las funciones de monitoreo a los trabajos de inventario y las depreciaciones se trabajó en conjunto con la Oficina de Contabilidad. 11º Funciones y Atribuciones del Comité de Gestión Patrimonial literal a) Recopilar toda la información.S. es por ello que originó que se depreciara Activos que ya cumplieron su vida útil.DESCARGO DE HALLAZGO N° 10 Edith Beatriz Cueva Ysla. . por cuanto la fecha de constitución del Comité de Gestión Patrimonial y las otras funciones específicas que desempeñan los miembros del Comité de Gestión Patrimonial no es justificación para dejar de efectuar adecuadamente las depreciaciones de los bienes. administrativa. documental y técnica del patrimonio sobre el que la entidad pública que representan ejerce algún derecho real o personal. como lo es la Señorita Contadora.C. registral. con Oficio 006-2014-UGEL..vale decir que no hubo un trabajo detallado exclusivamente a los inventarios ya que el nuevo Comité de Gestión Patrimonial de la UGEL –Chiclayo se conformo el 07 de Agosto del 2013 según Resolución Directoral UGELChiclayo 1026-2013 de fecha 18 de Agosto del 2013 y que las personas que conforma el Comité de Gestión Patrimonial de la UGELCHICLAYO tienen otras funciones específicas y no están dedicadas exclusivamente a las funciones que conlleva dicho Comité. comenta lo siguiente: “Resulta que en los Estados Financieros de la UGEL CHICLAYO que presentan un exceso de Depreciación al considerar depreciación de Activos que ya cumplieron su vida útil . y. que sólo tiene a un personal laborando. en los casos que corresponda. Nº 042-2013-EF Art. es por ello que se procederá a regularizar el tratamiento respectivo para trasladar los bienes muebles que han sobrepasado su vida útil es decir los bienes que se encuentren depreciados en 100% a las Cuentas de Control para que figuren en los libros contables con su valor residual. literal w) Valorizar mediante tasación los bienes muebles que carecen dela respectiva documentación sustentatoria de su valor para su incorporación al patrimonio de la entidad. sus comentarios evidencian desorganización en el trabajo de dicho Comité del cual es la presidenta incumpliendo sus funciones señaladas en D. aquellos que van a ser objeto de disposición final.
CONCLUSION: La UGEL de Chiclayo no existe un control riguroso en cuanto al manejo del activo fijo. pues las áreas están desorganizadas. RECOMENDACIÓN: La UGEL de Chiclayo debe de implementar un mejor ambiente en la institución para que exista una comunicación fluida y organizativa a fin de evitar estas deficientes cálculos. .
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References: artículo 3
 artículo 177
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