Source: https://www.vree.it/modello-di-organizzazione/
Timestamp: 2018-06-25 03:58:19+00:00

Document:
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE - Vree Health Italia S.r.l.
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX
– PARTE GENERALE – ………………………………………………………………………..
IL QUADRO NORMATIVO ………………………………………………………………..
IL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001 N. 231 ……………………………….
La Responsabilità Amministrativa degli Enti………………………………………………..
I reati previsti dal Decreto ………………………………………………………………………….
Le sanzioni comminate dal Decreto …………………………………………………………..
Condizione Esimente della Responsabilità Amministrativa ………………………….
Le “Linee Guida” delle Associazioni di categoria di riferimento ……………………
IL MODELLO ORGANIZZATIVO ……………………………………………………..
IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DIVREE
HEALTH ITALIA S.R.L. …………………………………………………………………………..
Finalità del Modello ………………………………………………………………………………..
Destinatari ……………………………………………………………………………………………..
Elementi fondamentali del modello …………………………………………………………..
Codice Etico e Modello …………………………………………………………………………….
Percorso Metodologico di Definizione del Modello: mappatura delle Aree a rischio reato
Struttura del Modello ………………………………………………………………………………
La Struttura del Sistema di Controllo Interno ……………………………………………..
Procedure operative in ambito 231 …………………………………………………………….
Processi esternalizzati ……………………………………………………………………………..
ORGANISMO DI VIGILANZA …………………………………………………………
Durata in carica, decadenza e revoca …………………………………………………………
Poteri e funzioni dell’Organismo di Vigilanza …………………………………………….
Reporting dell’Organismo di Vigilanza ……………………………………………………..
Flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza ………………………..
Canali dedicati di comunicazione verso l’Organismo di Vigilanza ………………..
SISTEMA SANZIONATORIO …………………………………………………………..
Sanzioni per il personale dipendente ………………………………………………………………
Sanzioni per i lavoratori subordinati con la qualifica di dirigenti ………………………….
Sanzioni per i collaboratori sottoposti a direzione o vigilanza ……………………………….
Misure nei confronti degli Amministratori ……………………………………………………..
Misure nei confronti degli apicali ………………………………………………………………….
DIFFUSIONE DEL MODELLO E FORMAZIONE …………………………………….
ADOZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MODELLO ……………………………….
PARTE GENERALE – IL QUADRO NORMATIVO
Il D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, che reca la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” (di seguito anche il “D.Lgs. 231/2001” o, anche solo il “Decreto”), entrato in vigore il 4 luglio 2001 in attuazione dell’art. 11 della Legge-Delega 29 settembre 2000 n. 300, ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano, conformemente a quanto previsto in ambito comunitario, la responsabilità amministrativa degli enti, ove per “enti” si intendono le società commerciali, di capitali e di persone, e le associazioni, anche prive di personalità giuridica.
Tale nuova forma di responsabilità, sebbene definita “amministrativa” dal legislatore, presenta i caratteri propri della responsabilità penale, essendo rimesso al giudice penale competente l’accertamento dei reati dai quali essa è fatta derivare, ed essendo estese all’ente le medesime garanzie riconosciute al soggetto indagato o imputato nel processo penale.
La responsabilità amministrativa dell’ente deriva dal compimento di reati, espressamente indicati nel D.Lgs. 231/2001, commessi, nell’interesse o a vantaggio dell’ente stesso, da persone fisiche che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, o che ne esercitino, anche di fatto, la gestione e il controllo (i cosiddetti “soggetti apicali”), ovvero che siano sottoposte alla direzione o vigilanza di uno dei soggetti sopra indicati (i cosiddetti “soggetti sottoposti”).
Oltre all’esistenza dei requisiti sopra descritti, il D.Lgs. 231/2001 richiede anche l’accertamento della colpevolezza dell’ente, al fine di poterne affermare la responsabilità. Tale requisito è riconducibile ad una “colpa di organizzazione”, da intendersi quale mancata adozione, da parte dell’ente, di misure preventive adeguate a prevenire la commissione dei reati elencati al successivo paragrafo, da parte dei soggetti individuati nel Decreto.
Si elencano di seguito i reati attualmente ricompresi nell’ambito di applicazione del D.Lgs.
231/2001:
Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico o dell’Unione Europea (art. 316 bis c.p.);
Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato o di altro ente pubblico o dell’Unione Europea (art. 316 ter c.p.);
Truffa in danno dello Stato o di un ente pubblico (art. 640 c.p.);
Corruzione (artt. 318, 319, 319 bis, 320, 321, 322 bis c.p.);
Induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319 quater).
Delitti informatici e trattamento illecito di dati introdotti nel Decreto dalla Legge 48/2008 (art. 24 bis):
Danneggiamento di sistemi informatici e telematici (art. 635 quater c.p.);
Delitti di criminalità organizzata introdotti nel Decreto dalla Legge 94/2009 (art. 24 ter).
Associazione per delinquere, anche diretta a commettere taluno dei delitti di cui agli articoli 600, 601 e 602, nonché all’articolo 12, comma 3-bis, del testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell’immigrazione e norme sulla condizione dello straniero, di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286 (art 416 c.p.);
Associazione per delinquere finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (art. 74 D.P.R. 9 ottobre 1990 n. 309);
Illegale fabbricazione, introduzione nello Stato, messa in vendita, cessione, detenzione e porto in luogo pubblico o aperto al pubblico di armi da guerra o tipo guerra o parti di esse, di esplosivi, di armi clandestine nonché di più armi comuni da sparo( art. 1 Legge 2 ottobre 1967, n. 895).
Reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento, introdotti nel Decreto dalla Legge 409/2001 e modificati con Legge 99/2009 (art. 25 bis):
Uso di valori bollati contraffatti o alterati (art. 464 c.p.);
Contraffazione, alterazione o uso di marchi o segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni (473 c.p.);
Reati societari, introdotti nel Decreto dal D.Lgs. 61/2002, modificati dalla Legge 262/2005 (art. 25 ter) e ulteriormente modificati ed integrati dalla Legge 190/2012 e dalla Legge 69/2015:
Fatti di lieve entità (art. 2621 bis c.c.)
False comunicazioni sociali delle società quotate(art. 2622 c.c.);
Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, introdotti nel Decreto dalla Legge 7/2003 (art. 25 quater):
Associazioni con finalità di terrorismo anche internazionale o di eversione dell’ordine democratico (art. 270 bis c.p.);
Addestramento ad attività con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quinques c.p.);
Misure urgenti per la tutela dell’ordine democratico e della sicurezza pubblica (art. 1 d.l. 15/12/1979, n. 625 conv. con modif. in l. 6/02/1980, n. 15);
Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili, introdotti nel Decreto dalla Legge 7/2006 all’art. 25 quater 1 (art. 583 bis c.p.);
Delitti contro la personalità individuale, introdotti dalla Legge 228/2003 e modificati con la Legge 38/2006 (art. 25 quinquies):
Pornografia virtuale (art. 600 quater.1 c.p.);
Intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro (art. 603-bis);
Adescamento di minorenni (art. 609-undecies).
Abuso di informazioni privilegiate (art. 184 e 187 bis D. Lgs. 58/1998);
Manipolazione del mercato (art. 185 e 187 ter D. Lgs. 58/1998).
Associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (DPR 309/1990, art. 74);
Disposizioni contro le immigrazioni clandestine (D.Lgs. 286/1998, art. 12);
Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 377 bis c.p.);
Reati colposi commessi in violazione della normativa antinfortunistica e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, introdotti nel Decreto dalla Legge 123/2007 (art.
25 septies):
Reati in materia di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro di provenienza illecita nonché autoriciclaggio introdotti nel Decreto dal D.Lgs. 231/2007 (art. 25 octies) e successivamente integrati dalla Legge 186/2014:
Impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 648 ter c.p.);
Autoriciclaggio (art. 648 ter.1).
Delitti in materia di violazione del diritto d’autore, introdotti nel Decreto dalla Legge 99/2009 (art. 25 novies):
Immissione su sistemi di reti telematiche, a disposizione del pubblico, mediante connessioni di qualsiasi genere, di un’opera dell’ingegno protetta o di parte di essa (art. 171 comma 1, lett. a bis, Legge 633/1941);
Reati di cui al punto precedente commessi in riferimento ad un’opera altrui non destinata alla pubblicazione, ovvero con usurpazione della paternità dell’opera, ovvero con deformazione, mutilazione o altra modificazione dell’opera medesima, qualora ne risulti offesa all’onore o alla reputazione dell’autore (art. 171, comma 3, Legge 633/1941);
Riproduzione, trasferimenti su altro supporto, distribuzione, comunicazione, presentazione o dimostrazione in pubblico del contenuto di una banca di dati in violazione delle disposizioni di cui agli articoli 64 quinquies e 64 sexies Legge 633/1941, al fine di trarne profitto e su supporti non contrassegnati SIAE; estrazione o reimpiego della banca di dati in violazione delle disposizioni di cui agli articoli 102-bis e 102 ter Legge 633/41; distribuzione, vendita e concessione in locazione della banca di dati (art. 171 bis, comma 2, Legge 633/1941);
Abusiva duplicazione, riproduzione, trasmissione o diffusione in pubblico con qualsiasi procedimento, in tutto o in parte, di un’opera dell’ingegno destinata al circuito televisivo, cinematografico, della vendita o del noleggio, dischi nastri o supporti analoghi ovvero ogni altro supporto contenente fonogrammi o videogrammi di opere musicali, cinematografiche o audiovisive assimilate o sequenze di immagini in movimento; abusiva riproduzione, trasmissione o diffusione in pubblico, con qualsiasi procedimento, di opere, o parti di opere, letterarie, drammatiche, scientifiche o didattiche, musicali o drammatico-musicali, multimediali, anche se inserite in opere collettive o composite o banche dati; detenzione per la vendita o la distribuzione, messa in commercio, concessione in noleggio o comunque cessione a qualsiasi titolo, proiezione in pubblico, trasmissione a mezzo della televisione con qualsiasi procedimento, trasmissione a mezzo della radio, ascolto in pubblico delle duplicazioni o riproduzioni abusive
menzionate; detenzione per la vendita o la distribuzione, messa in commercio, vendita, noleggio, cessione a qualsiasi titolo, trasmissione a mezzo della radio o della televisione con qualsiasi procedimento, di videocassette, musicassette, qualsiasi supporto contenente fonogrammi o videogrammi di opere musicali, cinematografiche o audiovisive o sequenze di immagini in movimento, o di altro supporto per il quale è prescritta, ai sensi della Legge 633/1941, l’apposizione di contrassegno SIAE, privi del contrassegno medesimo o dotati di contrassegno contraffatto o alterato; ritrasmissione o diffusione con qualsiasi mezzo, in assenza di accordo con il legittimo distributore, di un servizio criptato ricevuto per mezzo di apparati o parti di apparati atti alla decodificazione di trasmissioni ad accesso condizionato; introduzione nel territorio dello Stato, detenzione per la vendita o la distribuzione, distribuzione, vendita, concessione in noleggio, cessione a qualsiasi titolo, promozione commerciale, installazione di dispositivi o elementi di decodificazione speciale che consentono l’accesso ad un servizio criptato senza il pagamento del canone dovuto; fabbricazione, importazione, distribuzione, vendita, noleggio, cessione a qualsiasi titolo, pubblicizzazione per la vendita o il noleggio, o detenzione per scopi commerciali, di attrezzature, prodotti o componenti, ovvero prestazione di servizi che abbiano la prevalente finalità o l’uso commerciale di eludere efficaci misure tecnologiche di cui all’ art. 102 quater, Legge 633/1941 ovvero siano principalmente progettati, prodotti, adattati o realizzati con la finalità di rendere possibile o facilitare l’elusione di predette misure; rimozione abusiva o alterazione delle informazioni elettroniche di cui all’articolo 102 quinquies, ovvero distribuzione, importazione a fini di distribuzione, diffusione per radio o per televisione, comunicazione o messa a disposizione del pubblico di opere o altri materiali protetti dai quali siano state rimosse o alterate le informazioni elettroniche stesse (art. 171 ter comma 1, Legge 633/1941);
Riproduzione, duplicazione, trasmissione o abusiva diffusione, vendita o messa in commercio, cessione a qualsiasi titolo o abusiva importazione di oltre cinquanta copie o esemplari di opere tutelate dal diritto d’autore e da diritti connessi; comunicazione al pubblico, a fini di lucro, immettendola in un sistema di reti telematiche, mediante connessioni di qualsiasi genere, di un’opera dell’ingegno protetta dal diritto d’autore, o parte di essa; commissione di uno dei reati di cui al punto precedente esercitando in forma imprenditoriale attività di riproduzione, distribuzione, vendita o commercializzazione, importazione di opere tutelate dal diritto d’autore e da diritti connessi; promozione o organizzazione delle attività illecite di cui al punto precedente (art. 171 ter comma 2, Legge 633/1941);
Mancata comunicazione alla SIAE, da parte di produttori o importatori dei supporti non soggetti al contrassegno di cui all’articolo 181-bis Legge 633/1941, entro trenta giorni dalla data di immissione in commercio sul territorio nazionale o di importazione, dei dati necessari alla univoca identificazione dei supporti non soggetti al contrassegno o falsa dichiarazione sull’assolvimento degli obblighi di cui all’art. 181bis, comma 2 di detti dati (art. 171 septies, Legge 633/1941);
Reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria, introdotto nel Decreto dalla Legge 116/2009 all’art. 25 decies (art. 377 bis c.p.).
Reati ambientali, introdotti nel Decreto dal D.Lgs. 121/2011 (art. 25 undecies) e successivamente aggiornati dalla Legge 68/2015:
Inquinamento ambientale (art. 452 bis c.p.);
Disastro ambientale (art. 452 quater c.p.);
Delitti colposi contro l’ambiente (art. 452 quinquies c.p.);
Traffico e abbandono di materiale ad alta radioattività (art. 452 sexies c.p.);
Scarichi di acque reflue industriali contenenti sostanze pericolose, in assenza di autorizzazione o dopo che la stessa sia stata sospesa o revocata e scarico nelle acque del mare, da parte di navi o aeromobili, di sostanze o materiali per i quali vige il divieto assoluto di sversamento (art. 137 commi 2, 3, 5, 11 e 13 D.Lgs. 152/2006);
Scarichi sul suolo (art. 103 D.Lgs 152/2006);
Scarichi nel sottosuolo e nelle acque sotterranee (art. 104 D.Lgs 152/2006);
Scarichi in reti fognarie (art. 107 D.Lgs 152/2006);
Scarichi di sostanze pericolose (art. 108 D.Lgs 152/2006);
Attività di gestione di rifiuti non autorizzata (art. 256 commi 1, 3, 5 e 6 secondo periodo D.Lgs. 152/2006);
Divieto di abbandono (art. 192 D.Lgs 152/2006);
Omessa bonifica dei siti in conformità al progetto approvato dall’autorità competente (art. 257 commi 1 e 2 D.Lgs. 152/2006);
Traffico illecito di rifiuti (art. 259 comma 1 D.Lgs. 152/2006);
Attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti (art. 260 commi 1 e 2 D.Lgs. 152/2006);
Falsità ideologica del certificato di analisi dei rifiuti, anche utilizzato nell’ambito del SISTRI – Area Movimentazione, e falsità ideologica e materiale della scheda SISTRI – Area Movimentazione (art. 260 bis D.Lgs. 152/2006);
Superamento di valori limite di emissione che determinano il superamento dei valori limite di qualità dell’aria (art. 279 comma 5 D.Lgs. 152/2006);
Importazione, esportazione, riesportazione di esemplari appartenenti alle specie protette di cui agli Allegati A, B e C del Regolamento CE n. 338/97 del Consiglio, del 9 dicembre 1996 e ss.mm.ii.; omessa osservanza delle prescrizioni finalizzate all’incolumità degli esemplari appartenenti alle specie protette; uso dei predetti esemplari in modo difforme dalle prescrizioni contenute nei provvedimenti autorizzativi o certificativi; trasporto e transito degli esemplari in assenza del certificato o della licenza prescritti; commercio di piante riprodotte artificialmente in contrasto con le prescrizioni di cui all’art. 7 par. 1 lett. b) Regolamento CE n. 338/97 del Consiglio, del 9 dicembre 1996 e ss.mm.ii.; detenzione, uso per scopo di lucro, acquisto, vendita, esposizione o detenzione per la vendita o per fini commerciali, offerta in vendita o cessione di esemplari senza la prescritta documentazione (artt. 1 e 2 Legge n. 150/1992);
Falsificazione o alterazione di certificati, licenze, notifiche di importazione, dichiarazioni, comunicazioni di informazioni previste dall’art. 16, par. 1, lett. a), c), d), e), ed l), del Regolamento CE n. 338/97 del Consiglio, del 9 dicembre 1996 e ss.mm.ii. (art. 3 bis Legge n. 150/1992);
Inquinamento doloso di nave battente qualsiasi bandiera (art. 8 D.Lgs. n. 202/2007);
Inquinamento colposo di nave battente qualsiasi bandiera (art. 9 D.Lgs. n. 202/2007).
Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, introdotto nel Decreto dal D.Lgs. n. 109/2012 (art. 25 duodecies):
Lavoro subordinato a tempo determinato e indeterminato (art. 22, comma 12-bis, D.Lgs. 286/1998).
Le sanzioni interdittive, che possono essere comminate solo laddove espressamente previste, anche in via cautelare, sono le seguenti:
Il D.Lgs. 231/2001 prevede, inoltre, che qualora vi siano i presupposti per l’applicazione di una sanzione interdittiva che disponga l’interruzione dell’attività della società, il giudice, in luogo dell’applicazione di detta sanzione, possa disporre la prosecuzione dell’attività da parte di un commissario giudiziale (art. 15 Decreto) nominato per un periodo pari alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata, quando ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
l’interruzione dell’attività può provocare rilevanti ripercussioni sull’occupazione, tenuto conto delle dimensioni della società e delle condizioni economiche del territorio in cui è situata.
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 stabilisce che l’ente non risponde a titolo di responsabilità amministrativa, qualora dimostri che:
individui modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la
1.5. LE “LINEE GUIDA” DELLE ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA DI RIFERIMENTO
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 dispone espressamente che i modelli di organizzazione, gestione e controllo possano essere adottati sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti. La Società ha pertanto preso in considerazione, nella predisposizione del proprio modello, le Linee Guida redatte da Confindustria, le linee guida elaborate da Farmindustria, nonché le linee guida approvate dalla Commissione Direttiva di Assobiomedica aggiornate a novembre 2013.
Quanto alle Linee Guida di Confindustria, esse sono state approvate dal Ministero della Giustizia con il D.M. 4 dicembre 2003. Il successivo aggiornamento, pubblicato da Confindustria in data 24 maggio 2004, è stato approvato dal Ministero della Giustizia, che ha giudicato tali Linee Guida idonee al raggiungimento delle finalità previste dal Decreto. Dette Linee Guida sono state successivamente aggiornate da Confindustria ed approvate dal Ministero della Giustizia più volte fino all’ultimo aggiornamento di marzo 2014 approvato in data 21 luglio 2014.
Nella definizione del modello di organizzazione, gestione e controllo, le Linee Guida di
Confindustria prevedono le seguenti fasi progettuali:
l’adozione di un sistema di controllo idoneo a prevenire i rischi di reato identificati nella fase precedente, attraverso la valutazione del sistema di controllo esistente e il relativo grado di adeguamento alle esigenze di prevenzione espresse dal D.Lgs. 231/2001.
Le componenti più rilevanti del sistema di controllo delineato nelle Linee Guida di Confindustria per garantire l’efficacia del modello di organizzazione, gestione e controllo sono di seguito riassunte:
un sistema organizzativo sufficientemente formalizzato e chiaro, in particolare con riguardo all’attribuzione di responsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e alla descrizione dei compiti;
procedure manuali e/o informatiche che regolino lo svolgimento delle attività, prevedendo gli opportuni e adeguati controlli;
poteri autorizzativi e di firma coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali attribuite dall’ente, prevedendo, laddove opportuno, limiti di spesa;
In considerazione del settore in cui opera la Società, la stessa ha inoltre preso in considerazione, nella definizione del proprio modello, le linee guida approvate dalla Commissione Direttiva di Assobiomedica e i suggerimenti forniti da Farmindustria per la costruzione dei modelli organizzativi.
Le indicazioni fornite dalle associazioni nei menzionati documenti sono state utilizzate, tenendo comunque presenti le specificità della Società e della sua appartenenza al gruppo multinazionale Merck & Co..
IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DIVREE HEALTH ITALIA S.R.L.
Vree Health Italia S.r.l. (di seguito, alternativamente “Vree” o la “Società”) è una società del Gruppo MSD Italia che offre ai cittadini, alle strutture sanitarie e operatori sanitari, ai medici, ed in generale ad enti ed istituzioni, pubblici e privati, soluzioni per l’implementazione di modelli organizzativi innovativi per la Sanità, basati su percorsi di cura integrati e realizzati tramite l’impiego di avanzate tecnologie abilitanti e certificate.
MSD Italia S.r.l. (di seguito alternativamente la “società controllante”) è la consociata italiana dell’azienda farmaceutica americana Merck & Co. Inc. (Kenilworth, NJ, USA), leader nel settore della ricerca, dello sviluppo, della produzione e della commercializzazione di prodotti farmaceutici.
Nel corso del 2010 a seguito della operazione di fusione per incorporazione che ha visto coinvolte, prima in USA, Merck & Co., Inc. (Whitehouse Station, NJ, USA) e Schering- Plough Corporation (Kenilworth, NJ, USA) e, successivamente, tutte le consociate delle due società presenti in oltre 140 paesi – le aziende guidate da Merck & Co. Inc. (Kenilworth, NJ, USA) rappresentano, ad oggi, un gruppo multinazionale farmaceutico tra i primi al mondo.
Vree offre ad aziende sanitarie locali, cliniche private, ed in generale ad enti ed istituzioni, al Sistema Sanitario Nazionale, enti e clienti privati, servizi di assistenza remota per la gestione di pazienti con patologie croniche. Il modello gestionale consiste nell’erogazione ai soggetti destinatari ovvero ai pazienti, di servizi di assistenza di base, socio-assistenziali e socio-sanitari arruolati nell’ambito dei programmi di telemonitoraggio, teleassistenza e telemedicina forniti loro da aziende pubbliche e private. I servizi sono resi dalle aziende anche impiegando dispositivi medici. In particolare, i servizi di differenziano in a) soluzioni di gestione integrata di larghe popolazioni di pazienti cronici a bassa-media complessità con finalità principalmente socio-assistenziali; b) soluzioni di gestione integrata di pazienti cronici a media complessità, polipatologici, tramite anche il telemonitoraggio domicliare e supporto educazionale per il controllo di parametri clinici (quali glicemia, pressione arteriosa, peso, ecc.); c) soluzioni per il monitoraggio dello stato di salute tramite autoanalisi e misurazioni diagnostiche effettuate presso operatori sanitari, strutture sanitarie o parafarmaceutiche.. Le misurazioni sono effettuate dai pazienti in remoto, tramite dispositivi medici certificati di proprietà concessi in uso ai pazienti stessi. La Società è inoltre impegnata nell’esplorazione di soluzioni di telemonitoraggio e prevenzione nel settore in cui opera e per i clienti indicati.
Ciò premesso, Vree, consapevole dell’importanza di adottare ed efficacemente attuare un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 idoneo a prevenire la commissione di comportamenti illeciti nel contesto aziendale, ha approvato, con delibera del Consiglio di Amministrazione in data 16 Dicembre 2013 e successivamente aggiornato in data 23 marzo 2017, il proprio modello di organizzazione, gestione e controllo (nel seguito, il “Modello”), sul presupposto che lo stesso costituisca un valido strumento di sensibilizzazione dei destinatari (come definiti al paragrafo 2.2) ad assumere comportamenti corretti e trasparenti, idonei pertanto a prevenire il rischio di commissione di illeciti penali ricompresi nel novero dei reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti.
consentire alla Società, grazie ad un sistema strutturato di procedure e ad una costante azione di monitoraggio sulla corretta attuazione di tale sistema, di prevenire e/o contrastare tempestivamente la commissione di reati rilevanti ai sensi del Decreto;
promuovere, anche nell’ambito del gruppo multinazionale di appartenenza, l’attenzione e la particolare sensibilità della Società verso le tematiche di compliance normativa, garantendo una sinergia tra le procedure aziendali e le procedure emanate a livello corporate anche in conformità al “Foreign Corrupt Practices Act” (US).
Le disposizioni del presente Modello sono vincolanti per il Presidente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato, per l’intero Consiglio di Amministrazione, per i Dirigenti e in ogni caso per tutti coloro che rivestono, in Vree, funzioni di rappresentanza, amministrazione e direzione ovvero gestione e controllo (anche di fatto), per i dipendenti e per i collaboratori sottoposti a direzione o vigilanza delle figure apicali della Società (di seguito i “Destinatari”). Per quanto riguarda, invece, consulenti, partner e fornitori in genere, trattandosi di soggetti esterni, gli stessi non sono vincolati al rispetto delle regole previste nel Modello né a questi, in caso di violazione della regole stesse, può essere applicata una sanzione disciplinare.
A questi ultimi, Vree provvederà a distribuire il Codice etico, emanato dalla società controllante ed adottato dalla Società, prevedendo nei diversi contratti di collaborazione/fornitura specifiche clausole risolutive a titolo di sanzione in caso di violazione delle norme contenute nel citato Codice.
Inoltre, per i fornitori coinvolti nei processi e nelle aree a rischio esternalizzate, in tutto o in parte, la Società ha adottato presidi di controllo più stringenti, come esplicitato nel paragrafo 2.7.2.
2.3. ELEMENTI FONDAMENTALI DEL MODELLO
Gli elementi fondamentali sviluppati da Vree nella definizione del Modello, nel prosieguo dettagliatamente trattati, possono essere così riassunti:
un’attività di mappatura delle aree a rischio di commissione del reato e delle relative attività c.d. “sensibili”, con individuazione delle famiglie di reato applicabili a ciascuna area a rischio. L’attività è stata formalizzata nel documento denominato “Mappa delle Aree a Rischio Reato” di cui al paragrafo 2.5;
un corpo procedurale che presidia tutte le attività aziendali, ivi incluse in particolare ai fini del presente Modello quelle attività che, a seguito della menzionata attività di mappatura, sono risultate più esposte ad un rischio potenziale di commissione dei reati di cui al D.Lgs. 231/2001, comprensivo del Codice Etico e del Codice di Condotta di Gruppo (si veda paragrafo 2.4);
l’istituzione di un Organismo di Vigilanza, cui il Decreto attribuisce gli specifici compiti di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello, curandone l’aggiornamento;
la previsione di attività di informazione e formazione sui contenuti del presente Modello;
la previsione di specifici protocolli di controllo volti a regolamentare il corretto svolgimento dei processi inerenti le aree a “richio reato”, in linea con quanto previsto dal Modello.
2.4. CODICE ETICO E MODELLO
Vree, sensibile all’esigenza di improntare lo svolgimento delle attività aziendali al rispetto del principio di legalità, ha adottato il Codice Etico della società controllante MSD (di seguito, alternativamente il “ Codice ” o il “Codice Etico”), totalmente coerente con i principi riportati nel documento “Our Values and Standards – Code of Conduct ”, con il quale Merck & Co., Inc. ha inteso diffondere le proprie linee guida per la conformità legale e la condotta etica presso le consociate del gruppo (di seguito il “Codice di Condotta di Gruppo”).
Il Codice Etico sancisce pertanto una serie di regole di “deontologia aziendale” che la Società riconosce come proprie e delle quali esige l’osservanza da parte sia dei propri organi sociali e dipendenti, sia dei terzi che, a qualunque titolo, intrattengano con essa rapporti.
Il Modello, le cui previsioni sono in ogni caso coerenti e conformi ai principi del Codice Etico, risponde più specificamente alle esigenze espresse dal Decreto ed è, pertanto, finalizzato a prevenire la commissione delle fattispecie di reato ricomprese nell’ambito di operatività del D.Lgs. 231/2001.
Il Codice Etico afferma comunque principi di corretta conduzione degli affari sociali idonei anche a prevenire i comportamenti illeciti di cui al Decreto, acquisendo pertanto rilevanza preventiva anche ai fini del Modello, e costituendo dunque un elemento ad esso complementare.
2.5. PERCORSO METODOLOGICO DI DEFINIZIONE DEL MODELLO: MAPPATURA DELLE AREE A RISCHIO–REATO
Il D.Lgs. 231/2001 prevede espressamente, al relativo art. 6, comma 2, lett. a), che il modello di organizzazione, gestione e controllo dell’ente individui le attività aziendali nel cui ambito possano essere potenzialmente commessi i reati inclusi nel Decreto.
Al fine di individuare le aree “a rischio” all’interno della Società, si è proceduto ad un’analisi della struttura aziendale ed organizzativa di Vree. L’analisi è stata condotta utilizzando la documentazione relativa alla Società, nonché attraverso un metodo di analisi (risk assessment) basato sulla realizzazione di specifici colloqui con gli owner dei processi aziendali, che, in ragione del ruolo ricoperto, risultano provvisti della più ampia e profonda conoscenza dell’operatività del settore aziendale di relativa competenza.
Il coinvolgimento delle figure professionali aziendali ha consentito l’identificazione di quelle aree ove si è ritenuto potesse determinarsi il rischio di commissione dei reati, delle modalità operative e gestionali esistenti e dei controlli aziendali presenti, a presidio delle stesse.
Attraverso le attività di risk assessment, sono stati identificati i reati presupposto ritenuti potenzialmente applicabili e, in relazione a questi ultimi, è stato definito un elenco delle possibili aree “a rischio”, intese come i processi aziendali nei quali potrebbe astrattamente concrettizarsi il rischio di commissione dei reati presupposto.
Nell’ambito di ciascuna delle suddette aree, sono poi state rilevate le atttività “sensibili”, ovvero quelle al cui espletamento è connesso il rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto.
L’esito di tale attività è stata raccolta e formalizzata in una scheda descrittiva, che forma parte integrante del Modello, denominata ”Mappa delle Aree a Rischio Reato”, che individua i reati associabili a ciascuna area “a rischio” e le relative attività sensibili.
Sulla base di tali attività, si è proceduto all’individuazione di eventuali ambiti di miglioramento (c.d. documento di “Gap analysis”) ed alla conseguente definizione di un piano di miglioramento del sistema di controllo interno della Società (c.d. “Action plan”).
La Mappa delle Aree a Rischio Reato è custodita presso la funzione Business Practices & Compliance della società controllante, che ne cura l’archiviazione, rendendola disponibile – per eventuale consultazione – ad Amministratori, Sindaci, Organismo di Vigilanza e a chiunque sia autorizzato dalla Società a prenderne visione.
2.6. STRUTTURA DEL MODELLO
Il presente Modello è costituito da una Parte Generale e da Parti Speciali.
In particolare, la Parte Generale, oltre ad illustrare la ratio ed i principi del Decreto, descrive i principi del sistema di controllo interno, il ruolo dell’Organismo di Vigilanza e, in ossequio al dettato del Decreto, prevede un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello stesso.
Le Parti Speciali sono state predisposte in relazione ad alcune famiglie di reato che, all’esito delle attività di risk assessment, sono state ritenute maggiormente rilevanti in ragione del settore di operatività, dell’organizzazione e dei processi che caratterizzano la Società. In dettaglio, le suddette Parti Speciali, oltre ad individuare i principi generali di condotta, descrivono, per ciascuna area “area a rischio” individuata, i controlli specifici posti a presidio dalla Società.
Parte Speciale A, relativa ai reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 del Decreto) e al reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 25 decies del Decreto);
Parte Speciale B, relativa ai reati societari (art. 25 ter del Decreto);
Parte Speciale B bis, relativa ai reati di corruzione tra privati (art. 25 ter comma 1 lett. s bis del Decreto);
Parte Speciale C, relativa ai reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio (art. 25 octies del Decreto);
Parte Speciale D, relativa ai reati di omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime, commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro (art. 25 septies del Decreto);
Parte Speciale E, relativa ai delitti informatici ed al trattamento illecito dei dati (art. 24 bis del Decreto);
Parte Speciale F, relativa ai reati ambientali (art. 25 undecies del Decreto);
Parte Speciale G, relativa ai principi generali di controllo che trovano applicazione con riferimento alle seguenti famiglie di reato per le quali le attività di risk assessment hanno portato a ritenere applicabili ma di minore rilevanza la concreta possibilità di commissione:
delitti di criminalità organizzata (art. 24 ter del Decreto);
reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25 bis del Decreto);
delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (art. 25 quater del Decreto);
delitti contro l’industria e il commercio (art. 25 bis.1 del Decreto);
delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25 novies del Decreto);
reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25 duodecies del Decreto).
Infine, l’esame del contesto e delle attività aziendali ha condotto a ritenere non rilevante o non applicabile la possibilità di commissione:
dei reati contro la personalità individuale in materia di pornografia, integrità sessuale femminile e prostituzione minorile, dei reati in materia di riduzione o mantenimento in schiavitù, tratta di persone, acquisto e alienazione di schiavi (artt. 25 quater.1 e quinquies del Decreto);
degli abusi di mercato (art. 25 sexies del Decreto);
dei reati transnazionali (Legge 146/06).
La Società si impegna a svolgere un monitoraggio continuo volto a consentire l’adeguatezza del Modello nel tempo, e garantire l’attualità delle Parti Speciali previste rispetto ad eventuali cambiamenti significativi dei settori di attività, della struttura organizzativa e dei processi della Società.
2.7. LA STRUTTURA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Nella predisposizione del Modello, e sulla base dei processi aziendali risultati rilevanti in chiave 231, la Società ha riesaminato il proprio sistema di controllo interno, strutturato in una serie di presidi di livello locale e di Gruppo, al fine di valutarne l’idoneità a prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto nelle aree di attività aziendale identificate a rischio, ed individuare eventuali ambiti di miglioramento.
In particolare, il sistema di controllo interno di Vree si basa, oltre che sulle regole comportamentali e sui protocolli di controllo declinati nelle Parti Speciali, anche sui seguenti elementi:
il quadro normativo e regolamentare applicabile, cui la Società si attiene rigorosamente;
il Codice Etico, che – come sopra già rappresentato al paragrafo 2.4 – è coerente con il Codice di condotta di Merck & Co. Inc.;
il sistema di deleghe e procure, coerente con la struttura organizzativa;
la struttura gerarchico-funzionale (cfr. organigramma aziendale);
il set di procedure (specifiche della Società e di Gruppo) a copertura di tutte le attività aziendali, ivi comprese quelle ritenute rilevanti in ambito 231 di cui alle Parti Speciali del Modello;
i protocolli di controllo declinati, per le attività sensibili di ciascuna famiglia di reato, nelle specifiche Parti Speciali del presente Modello;
il principio di collegialità delle decisioni relative a talune operazioni o iniziative aziendali significative;
il sistema di Corporate Grant Of Authorities, nell’ambito del quale sono definiti i sistemi di firma singola e abbinata, in base all’importo della singola transazione;
l’implementazione di sistemi informativi integrati, orientati alla segregazione delle funzioni, nonché ad un elevato livello di standardizzazione dei processi e alla protezione delle informazioni in essi contenute, con riferimento sia ai sistemi gestionali, che ai sistemi a supporto delle attività operative connesse al business;
il supporto della direzione Regulatory Affairs e delle altre direzioni e funzioni della società controllante nella gestione delle attività che coinvolgano profili di compliance con normative specifiche di settore, olvvero implichino rapporti con il Ministero della Salute, unitamente alla trasmissione di documentazione e del materiale informativo/promozionale e pubblicitario da sottoporre ad approvazione dello stesso;
le attività periodiche di verifica dell’effettiva operatività dei controlli secondo quanto definito dai piani di audit corporate e locali.
L’attuale sistema di controllo interno di Vree, inteso come apparato volto a gestire e monitorare i principali rischi aziendali, assicura il raggiungimento dei seguenti obiettivi:
affidabilità delle informazioni, da intendersi come comunicazioni tempestive e veritiere a garanzia del corretto svolgimento di ogni processo decisionale.
Alla base di detto sistema sono posti i seguenti principi, ripresi e declinati nelle procedure aziendali e nei protocolli di controllo:
ogni operazione, transazione e azione deve essere verificabile, documentata, coerente e congrua;
il sistema garantisce, anche attraverso una coerente attribuzione di poteri e deleghe e di livelli autorizzativi di Gruppo, l’applicazione del principio di segregazione dei compiti (per il quale nessuno deve poter gestire un intero processo in autonomia) e indipendenza funzionale;
il sistema di controllo interno documenta l’esecuzione dei controlli, anche di supervisione.
La responsabilità in ordine al corretto funzionamento del sistema dei controlli interni è rimessa a ciascuna direzione/funzione per tutti i processi di cui essa sia responsabile.
La struttura dei controlli aziendali esistente si articola in:
controlli di linea, svolti dalle singole funzioni aziendali sui processi di cui hanno la responsabilità gestionale, finalizzati ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni;
attività di monitoraggio periodico di secondo livello svolta dalla funzione Business Practices & Compliance della società controllante;
attività di internal audit svolta dalla deputata funzione corporate della società controllante;
2.7.1. PROCEDURE OPERATIVE IN AMBITO 231
All’esito dell’avvenuta identificazione dei processi strumentali e funzionali, Vree, attenta ad assicurare condizioni di correttezza e trasparenza nella conduzione delle attività aziendali e, in particolare, di prevenire la commissione di comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del Decreto, ha proceduto ad una rilettura del corpo procedurale esistente di Gruppo con più specifico riferimento a quelle procedure che regolano le aree aziendali connesse al core business risultate di fatto più esposte a rischi 231.
Di conseguenza, Vree ha provveduto ad adottare le procedure di Gruppo già esistenti, ritenute indispensabili per una più ampia prevenzione dei possibili rischi di realizzazione dei reati ricompresi nel D.Lgs. 231/2001, nonché a predisporne di nuove, laddove il rischio sia risultato meno presidiato, o sia risultato necessario predisporre procedure operative più specifiche per la realtà aziendale.
Le procedure adottate e/o prediposte dalla Società contengono le regole da seguire nello svolgimento delle attività, nonché i presidi di controllo volti a garantire la verifica ex ante e la ricostruzione ex post di ciascun processo decisionale e delle relative fasi, idonee a governare anche profili di rischio in chiave 231.
Le procedure formano parte essenziale del presente Modello.
2.7.2. PROCESSI ESTERNALIZZATI
Con particolare riferimento ai processi, o parti di processo, esternalizzati da Vree Health Italia S.r.l. verso la società controllante o altre società fornitrici, è stata definita la politica delle estenalizzazioni, individuando:
le attività estenalizzate e il relativo perimetro;
i criteri di selezione dei fornitori;
i metodi per la valutazione del livello delle prestazioni del fornitore (c.d. service level agreement).
La Società, nel rispetto dei criteri su esposti, ha stipulato contratti di outsourcing per la regolamentazione dei rapporti con altre società, sia facenti parte del Gruppo che non. In particolare, i contratti prevedono:
le specifiche attività oggetto della cessione, le modalità di esecuzione e il relativo corrispettivo;
che il fornitore/società controllante informi tempestivamente la Società di qualsiasi fatto che possa incidere in maniera rilevante sulla propria capacità di eseguire le attività esternalizzate in conformità alla normativa vigente e in maniera efficace ed efficiente;
che il fornitore provveda adeguatamente alla fornitura delle attività esternalizzate nel
rispetto della normativa vigente in materia e delle disposizioni della Società;
che il fornitore garantisca la riservatezza dei dati relativi alla Società e di quelli sensibili rispetto alla normativa vigente in materia;
che la Società abbia diritto di controllo e accesso all’attività e alla documentazione del fornitore;
che il contratto non possa essere oggetto di sub-cessione senza il consenso della Società;
che la Società possa recedere dal contratto senza oneri sproporzionati o tali da pregiudicare, in concreto, l’esercizio del diritto di recesso.
Inoltre, in materia di responsabilità amministrativa degli enti, è previsto che le parti si impegnino al rispetto rigoroso dei propri Modelli (qualora adottati anche dagli outsourcers), con particolare riguardo alle aree di rischio che presentano rilevanza ai fini delle attività gestite mediante contratto di outsourcing, e si impegnino, altresì, a darsi reciprocamente notizia di eventuali violazioni, che dovessero verificarsi e che possano avere attinenza con il contratto e/o la sua esecuzione. Più in generale, le parti si impegnano ad astenersi, nell’espletamento delle attività oggetto del rapporto contrattuale, da comportamenti e condotte che, singolarmente o congiuntamente ad altre, possano integrare una qualsivoglia fattispecie di reato contemplata dal Decreto.
Con riferimento a tali rapporti contrattuali, la Società e gli outsourcers hanno identificato i relativi “Gestori del Contratto”. Essi sono responsabili della corretta esecuzione contrattuale e rappresentano il riferimento dei contratti stipulati all’interno delle società e verso i terzi.
Il Decreto richiede che l’Organismo di Vigilanza svolga le sue funzioni al di fuori dei processi operativi della Società, riferendo periodicamente al Consiglio di Amministrazione, svincolato da ogni rapporto gerarchico con il Consiglio stesso e con i singoli responsabili delle Direzioni.
In ossequio alle prescrizioni del D.Lgs. 231/2001, il Consiglio di Amministrazione di Vree, in data 16 dicembre 2013 ha istituito, contestualmente alla data di approvazione del proprio Modello, un Organismo di Vigilanza monocratico, funzionalmente dipendente dal Consiglio medesimo.
Autonomia e indipendenza: requisito garantito dal fatto che l’Organismo di Vigilanza non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo. Detto requisito è inoltre assicurato dall’attività di reporting direttamente al Consiglio di Amministrazione, senza tuttavia vincolo di subordinazione gerarchica rispetto a detto organo.
Professionalità: requisito questo garantito dal bagaglio di conoscenze professionali, tecniche e pratiche dell’Organismo di Vigilanza, in tema di conoscenze dei principi e delle tecniche di controllo e monitoraggio, nonché della specifica normativa, anche regolamentare, concernente il settore farmaceutico e i dispositivi medici.
Continuità d’azione: con riferimento a tale requisito, l’Organismo di Vigilanza è tenuto a vigilare costantemente, attraverso poteri di indagine, sul rispetto del Modello da parte dei Destinatari, a curarne l’attuazione e l’aggiornamento, rappresentando un riferimento costante per tutto il personale di Vree.
L’Organismo di Vigilanza resta in carica tre anni ed è in ogni caso rieleggibile. L’Organismo di Vigilanza è individuato tra soggetti in possesso di un profilo etico e professionale di indiscutibile valore e che non abbiano rapporti di coniugio o parentela entro il quarto grado con i Consiglieri di Amministrazione.
Possono essere nominati componenti dell’Organismo di Vigilanza dipendenti della Società e professionisti esterni. Detti ultimi non debbono avere con la Società rapporti tali da integrare ipotesi di conflitto di interessi e da pregiudicarne l’indipendenza.
I compensi dell’Organismo di Vigilanza non costituiscono ipotesi di conflitto di interessi.
Non può essere nominato componente dell’Organismo di Vigilanza, e, se nominato decade, l’interdetto, l’inabilitato, il fallito o chi è stato condannato, ancorché con condanna non definitiva, ad una pena che importi l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi, ovvero sia stato condannato, anche con sentenza non definitiva o con sentenza di patteggiamento, per aver commesso uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001.
Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza instauri un rapporto di lavoro subordinato con la Società, decade automaticamente dall’incarico.
Il Consiglio di Amministrazione può revocare, con delibera consiliare, sentito il parere del Collegio Sindacale, l’Organismo in ogni momento ma solo per giusta causa.
Costituiscono giusta causa di revoca per l’Organismo di Vigilanza:
l’omessa comunicazione al Consiglio di Amministrazione di un conflitto di interessi che impedisca il mantenimento del ruolo di Organismo;
Qualora la revoca avvenga senza giusta causa, l’Organismo revocato potrà chiedere di essere immediatamente reintegrato in carica.
Costituisce causa di decadenza dell’Organismo di Vigilanza:
L’Organismo può recedere in ogni momento dall’incarico con preavviso scritto di almeno 30 giorni, da comunicarsi al Presidente del Consiglio di Amministrazione a mezzo di raccomandata A.R., che riferirà in Consiglio di Amministrazione.
coordinarsi e collaborare con le funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per il miglior monitoraggio delle attività aziendali identificate nel Modello come aree a rischio reato;
verificare l’istituzione e il funzionamento/operatività degli specifici canali informativi “dedicati” (es.: indirizzo di posta elettronica, numero verde o di fax), diretti a facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l’Organismo;
effettuare verifiche mirate su determinate operazioni o su atti specifici, posti in essere nell’ambito delle aree di attività aziendale individuate a potenziale rischio di reato, anche con il supporto delle funzioni aziendali a ciò preposte;
verificare l’effettivo svolgimento delle iniziative di informazione e formazione sul Modello intraprese dalla Società, supportando Vree – su richiesta – nella verifica della relativa adeguatezza;
segnalare immediatamente al Consiglio di Amministrazione eventuali violazioni del Modello, ritenute fondate, da parte di figure apicali della stessa;
segnalare immediatamente al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale eventuali violazioni del Modello, ritenute fondate, da parte degli Amministratori della Società.
emanare disposizioni e ordini di servizio intesi a regolare le proprie attività e predisporre e aggiornare l’elenco delle informazioni che devono pervenirgli dalle funzioni aziendali;
disporre che i responsabili delle funzioni aziendali, e in ogni caso tutti i Destinatari, forniscano tempestivamente le informazioni, i dati e/o le notizie loro richieste per individuare aspetti connessi alle varie attività aziendali rilevanti ai sensi del Modello e per la verifica dell’effettiva attuazione dello stesso;
Per un miglior svolgimento delle proprie attività, l’Organismo può delegare uno o più compiti specifici. In merito ai compiti delegati, la responsabilità da essi derivante ricade sull’Organismo nel suo complesso.
Il Consiglio di Amministrazione della Società assegna all’Organismo di Vigilanza un budget di spesa annuale nell’importo proposto dall’Organismo stesso e, in ogni caso, adeguato rispetto alle funzioni ad esso rimesse. L’Organismo delibera in autonomia le spese da sostenere nel rispetto dei poteri di firma aziendali e, in caso di spese eccedenti il budget, dovrà essere autorizzato direttamente del Consiglio di Amministrazione.
3.3. REPORTING DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Come già anticipato, al fine di garantire la piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle relative funzioni, l’Organismo di Vigilanza comunica direttamente al Consiglio di Amministrazione della Società.
Segnatamente, l’Organismo di Vigilanza riferisce lo stato di fatto sull’attuazione del Modello e gli esiti dell’attività di vigilanza svolta nelle seguenti modalità:
annualmente al Presidente del Consiglio di Amministrazione, per garantire un costante allineamento con il vertice aziendale in merito alle attività svolte;
con cadenza annuale nei confronti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, attraverso una relazione scritta, nella quale vengano illustrate le attività di monitoraggio svolte dall’Organismo stesso, le criticità emerse e gli eventuali interventi correttivi o migliorativi opportuni per l’implementazione del Modello;
L’Organismo di Vigilanza potrà essere convocato in qualsiasi momento sia dal Consiglio di Amministrazione che dal Collegio Sindacale e, a sua volta, potrà richiedere a tali organi di essere sentito qualora ravvisi l’opportunità di riferire su questioni inerenti il funzionamento e l’efficace attuazione del Modello o in relazione a situazioni specifiche.
3.4. FLUSSI INFORMATIVI NEI CONFRONTI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Il D.Lgs. 231/2001 enuncia, tra le esigenze che il Modello deve soddisfare, l’istituzione di specifici obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza da parte delle strutture aziendali della Società, diretti a consentire all’Organismo stesso lo svolgimento delle proprie attività di vigilanza e di verifica.
su base periodica, informazioni, dati, notizie e documenti che costituiscano deroghe e/o eccezioni rispetto alle procedure aziendali, previamente identificati dall’Organismo di Vigilanza e da quest’ultimo formalmente richiesti alle singole funzioni (c.d. flussi informativi), secondo le modalità e le tempistiche definite dall’Organismo medesimo;
nell’ambito delle attività di verifica dell’Organismo di Vigilanza, ogni informazione, dato, notizia e documento ritenuto utile e/o necessario per lo svolgimento di dette verifiche, previamente identificati dall’Organismo e formalmente richiesti alle singole funzioni;
su base occasionale, ogni altra informazione, di qualsivoglia natura, attinente l’attuazione del Modello nelle aree a rischio reato, nonché il rispetto delle previsioni del Decreto, che possano essere utili ai fini dell’assolvimento dei compiti dell’Organismo (c.d. segnalazioni). A tale riguardo, i Destinatari devono infatti riferire all’Organismo di Vigilanza ogni informazione relativa a comportamenti che possano integrare violazione delle prescrizioni del Decreto e/o del Modello, nonché specifiche fattispecie di reato.
A tal fine la Società ha istituito un canale dedicato di comunicazione per la consultazione dell’Organismo di Vigilanza che consiste in un indirizzo di posta elettronica, reso noto al personale aziendale, al quale potranno essere inviate le eventuali segnalazioni, il cui accesso è riservato alla segreteria tecnica dell’Organismo di Vigilanza con obbligo di riservatezza (si veda paragrafo 3.5). Tali modalità di trasmissione delle segnalazioni sono volte a garantire la massima riservatezza dei segnalanti anche al fine di evitare atteggiamenti ritorsivi o qualsiasi altra forma di discriminazione o penalizzazione nei loro confronti.
L’Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni pervenutegli anche in forma anonima, e potrà convocare, qualora lo ritenga opportuno, sia il segnalante per ottenere maggiori informazioni, che il presunto autore della violazione, dando, inoltre, luogo a tutti gli accertamenti e le indagini che siano necessarie per appurare la fondatezza della segnalazione.
per le violazioni poste in essere dal personale dipendente, ne dà immediata comunicazione per iscritto alla funzione aziendale competente per l’avvio delle conseguenti azioni disciplinari;
per violazioni del Modello, ritenute fondate, da parte di figure dirigenziali e/o apicali, ne dà immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione;
per violazioni del Modello, ritenute fondate, da parte degli Amministratori della Società, ne dà immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale.
provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, anche amministrativa, che vedano il coinvolgimento della Società o di suoi apicali, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D.Lgs. 231/2001, fatti salvi gli obblighi di riservatezza e segretezza legalmente imposti;
richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti e/o dai dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per reati ricompresi nel D.Lgs. 231/2001 e posti presuntivamente in essere nello svolgimento delle mansioni lavorative;
modifiche nel sistema delle deleghe e delle procure, modifiche statutarie o dell’organigramma aziendale e di quello della sicurezza sul lavoro;
esiti delle eventuali azioni intraprese a seguito di segnalazione scritta dell’Organismo di Vigilanza di accertata violazione del Modello, l’avvenuta irrogazione di sanzioni disciplinari per violazione del Modello, nonché i provvedimenti di archiviazione con le relative motivazioni;
segnalazione di infortuni gravi (omicidio colposo o lesioni colpose gravi o gravissime, in ogni caso qualsiasi infortunio con prognosi superiore ai 40 giorni) occorsi a dipendenti, collaboratori di Vree, e più genericamente a tutti coloro che abbiano accesso alle strutture della Società.
L’Organismo, con il supporto della Società, definisce le modalità di trasmissione di tali informazioni, dandone comunicazione alle funzioni tenute al relativo invio. L’omesso invio di informazioni all’Organismo di Vigilanza integra violazione del presente Modello.
Tutte le informazioni, la documentazione, ivi compresa la reportistica prevista dal Modello, e le segnalazioni raccolte dall’Organismo di Vigilanza – e allo stesso pervenute – nell’espletamento dei propri compiti istituzionali, devono essere custodite a cura dell’Organismo in un apposito archivio istituito presso la sede della Società e conservate per dieci anni.
3.5. CANALI DEDICATI DI COMUNICAZIONE VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA
Al fine di agevolare l’attività di vigilanza di detto Organismo e il flusso di comunicazione verso l’Organismo stesso da parte di tutti i soggetti che potrebbero venire in possesso di informazioni rilevanti indicate nel Modello, ovvero di notizie relative alla commissione di reati
o “pratiche” non in linea con il Modello stesso e/o con il Codice Etico di Gruppo o con il Codice Corporate Merck & Co “Our Values and Standards – Code of Conduct” – quest’ultimo reperibile all’indirizzo http://one.merck.com/pub/org/ethics/Pages/ovs.aspx – Vree ha istituito quale canale di comunicazione dedicato con l’Organismo di Vigilanza il seguente indirizzo di posta elettronica: organismo231@vree.it.
Tale indirizzo e-mail, che garantisce la possibilità di comunicare con l’Organismo di Vigilanza in forma del tutto anonima, è utilizzabile da ciascun dipendente.
La Società ha, inoltre, istituito un web site interno di compliance al seguente indirizzo: http://teamspace.merck.com/sites/PdCIT/default.aspx che fornisce informazioni su procedure, policy e altro materiale di formazione per tutto il personale dipendente.
comportamenti che integrano una mancata attuazione colposa delle prescrizioni del Modello, ivi comprese direttive, procedure o istruzioni aziendali;
comportamenti che integrano una trasgressione dolosa delle prescrizioni del Modello, tale da compromettere il rapporto di fiducia tra l’autore e la Società in quanto preordinata in modo univoco a commettere un reato.
In relazione al personale dipendente, la Società deve rispettare i limiti di cui all’art. 7 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e le previsioni contenute nel Contratto collettivo nazionale di lavoro per gli addetti all’industria chimica, chimico-farmaceutica, delle fibre chimiche e dei settori ceramica, abrasivi, lubrificanti e GPL (di seguito solo “CCNL del settore chimico-farmaceutico”), sia con riguardo alle sanzioni comminabili che alle modalità di esercizio del potere disciplinare.
L’inosservanza – da parte del personale dipendente – delle disposizioni del Modello, e di tutta la documentazione che di esso forma parte, costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro ex art. 2104 cod. civ. e illecito disciplinare.
Più in particolare, l’adozione, da parte di un dipendente della Società, di un comportamento qualificabile, in base a quanto indicato sopra, come illecito disciplinare, costituisce inoltre violazione dell’obbligo del lavoratore di eseguire con la massima diligenza i compiti allo stesso affidati, attenendosi alle direttive della Società, così come previsto dal vigente CCNL del settore chimico-farmaceutico.
Al personale dipendente possono essere comminate le seguenti sanzioni:
multa in misura non eccedente l’importo di 3 ore della normale retribuzione;
sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un periodo massimo di tre giorni;
iv) licenziamento.
incorre nel provvedimento disciplinare del richiamo verbale il dipendente che violi, per mera negligenza, le procedure aziendali, le prescrizioni del Codice Etico o adotti, nello svolgimento di attività nelle aree a rischio, un comportamento non conforme alle prescrizioni contenute nel Modello, qualora la violazione non abbia rilevanza esterna;
incorre nel provvedimento disciplinare dell’ammonizione scritta il dipendente che:
risulti recidivo, durante il biennio, nella commissione di infrazioni per le quali è applicabile il richiamo verbale;
violi, per mera negligenza, le procedure aziendali, le prescrizioni del Codice Etico o adotti, nello svolgimento di attività nelle aree a rischio, un comportamento non conforme alle prescrizioni contenute nel Modello, qualora la violazione abbia rilevanza esterna;
incorre nel provvedimento disciplinare della multa in misura non eccedente l’importo di tre ore della normale retribuzione il dipendente che:
risulti recidivo, durante il biennio, nella commissione di infrazioni per le quali è applicabile l’ammonizione scritta;
la reiterata inosservanza degli adempimenti previsti dalle prescrizioni indicate nel Modello, nell’ipotesi in cui riguardino un procedimento o rapporto in cui è parte la Pubblica Amministrazione;
incorre nel provvedimento disciplinare della sospensione dalla retribuzione e dal servizio per un massimo di tre giorni il dipendente che:
risulti recidivo, durante il biennio, nella commissione di infrazioni per le quali è applicabile la multa in misura non eccedente l’importo di tre ore della normale retribuzione;
violi le procedure aziendali;
incorre nel provvedimento disciplinare del licenziamento il dipendente che:
eluda fraudolentemente le prescrizioni del Modello attraverso un comportamento inequivocabilmente diretto alla commissione di uno dei reati ricompreso fra quelli previsti nel D.Lgs. 231/2001;
violi il sistema di controllo interno attraverso la sottrazione, la distruzione o l’alterazione di documentazione ovvero impedendo il controllo o l’accesso alle informazioni e alla documentazione ai soggetti preposti, incluso l’Organismo di Vigilanza in modo da impedire la trasparenza e verificabilità delle stesse.
La Società non potrà adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del dipendente senza il rispetto delle procedure previste nel CCNL del settore chimico-farmaceutico per le singole fattispecie.
comportamento complessivo dell’autore della violazione, con riguardo alla sussistenza o meno di precedenti disciplinari nei termini previsti dal CCNL del settore chimico-farmaceutico;
Sanzioni per i lavoratori subordinati con la qualifica di dirigenti
L’inosservanza – da parte dei dirigenti – delle disposizioni del Modello, e di tutta la documentazione che di esso forma parte, ivi inclusa la violazione degli obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza e di controllo sui comportamenti dei propri collaboratori, determina l’applicazione delle sanzioni di cui alla contrattazione collettiva per le altre categorie di dipendenti, nel rispetto degli artt. 2106, 2118 e 2119 cod. civ., nonché dell’art. 7 della Legge 300/1970.
L’accertamento di eventuali violazioni, nonché dell’inadeguata vigilanza e della mancata tempestiva informazione all’Organismo di Vigilanza, potranno determinare a carico dei lavoratori con qualifica dirigenziale, la sospensione a titolo cautelare dalla prestazione lavorativa, fermo il diritto del dirigente alla retribuzione, nonché, sempre in via provvisoria e cautelare per un periodo non superiore a tre mesi, l’assegnazione ad incarichi diversi nel rispetto dell’art. 2103 cod. civ.
Nei casi di gravi violazioni, la Società potrà procedere alla risoluzione anticipata del contratto di lavoro senza preavviso ai sensi e per gli effetti dell’art. 2119 cod. civ.
Sanzioni per i collaboratori sottoposti a direzione o vigilanza
L’inosservanza – da parte dei collaboratori sottoposti a direzione o vigilanza delle figure apicali della Società – delle disposizioni del Modello, ivi inclusa la violazione degli obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza determina, in conformità a quanto disciplinato nello specifico rapporto contrattuale, la risoluzione del relativo contratto, ferma restando la facoltà della Società di richiedere il risarcimento dei danni subiti in conseguenza di detti comportamenti, inclusi i danni causati dall’applicazione delle misure sanzionatorie previste dal D.Lgs. 231/2001.
In caso di violazione accertata delle disposizioni del Modello, ivi incluse quelle della documentazione che di esso forma parte, da parte di uno o più Amministratori, l’Organismo di Vigilanza informa tempestivamente l’intero Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale, affinché provvedano ad assumere o promuovere le iniziative più opportune ed adeguate, in relazione alla gravità della violazione rilevata e conformemente ai poteri previsti dalla vigente normativa e dallo Statuto sociale.
In caso di violazioni delle disposizioni del Modello, ivi incluse quelle della documentazione che di esso forma parte, ad opera di uno o più Amministratori, dirette in modo univoco ad agevolare o istigare la commissione di un reato rilevante ai sensi del D.Lgs. 231/2001 ovvero a commetterlo, le misure sanzionatorie (quali a mero titolo di esempio, la sospensione temporanea dalla carica e, nei casi più gravi, la revoca dalla stessa) dovranno essere adottate dall’Assemblea, su proposta del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale.
Misure nei confronti degli apicali
DIFFUSIONE DEL MODELLO E FORMAZIONE
Vree, consapevole dell’importanza che gli aspetti informativi e formativi assumono in una prospettiva di prevenzione, ha definito programmi di comunicazione e di formazione volti a garantire la divulgazione ai Destinatari dei principali contenuti del Decreto e degli obblighi dallo stesso derivanti, nonché delle prescrizioni del Modello.
Le attività di informazione e formazione nei confronti del personale sono organizzate con il supporto della funzione Business Practices & Compliance della Capogruppo, prevedendo diversi livelli di approfondimento in ragione del differente grado di coinvolgimento del personale nelle aree a rischio reato e in relazione alle rispettive attribuzioni e responsabilità.
Con riguardo alla diffusione del Modello nel contesto aziendale, Vree:
invia una comunicazione a tutto il personale avente ad oggetto l’avvenuta adozione del presente Modello;
pubblica il Modello sulla intranet aziendale (sezione “Team Site Compliance”) e su qualsiasi altro strumento di comunicazione ritenuto idoneo;
organizza attività formative dirette a diffondere la conoscenza del D.Lgs. 231/2001 e delle prescrizioni del Modello, nonché pianificare sessioni di
formazione per il personale in occasione di aggiornamenti e/o modifiche del Modello, nelle modalità ritenute più idonee.
In ogni caso, l’attività di formazione finalizzata a diffondere la conoscenza del D.Lgs. 231/2001 e le prescrizioni del Modello, è differenziata nei contenuti e nelle modalità di divulgazione in funzione della qualifica dei Destinatari, del livello di rischio dell’area in cui gli stessi operano e del fatto che gli stessi rivestano o meno funzioni di rappresentanza e gestione della Società.
L’attività di formazione coinvolge tutto il personale in forza, nonché tutte le risorse di volta in volta inserite nell’organizzazione aziendale. A tale proposito, le relative attività formative sono previste e concretamente effettuate sia al momento dell’assunzione, sia in occasione di eventuali mutamenti di mansioni, nonché a seguito di aggiornamenti e/o modifiche del Modello.
Vree eroga formazione continua e obbligatoria a tutti i dipendenti (anche ai neo-assunti) non solo in ambiti strettamente attinenti alla “compliance 231” ma anche con riguardo ad argomenti e tematiche comunque connessi con gli obiettivi di prevenzione del Decreto. A mero titolo di esempio, si richiamano, tra le molte iniziative, in particolare le seguenti:
la formazione in aula sui principi del D.Lgs. 231/2001, sul Codice Etico aziendale e sul documento “Our Values and Standards – Code of Conduct” di Merck & Co., Inc., nonché sulle policy e procedure di gruppo in materia di rapporti con i funzionari pubblici e sui contenuti del “Foreign Corruption Practice Act”;
i training on line specificamente dedicati al D.Lgs. 231/2001 ed al modello organizzativo aziendale;
i training on line – richiesti da Casamadre – aventi a specifico oggetto il “Foreign Corruption Practice Act”, la Privacy, il Codice Etico di Gruppo e la Financial Stewardship.
La documentazione relativa alle attività di informazione e formazione è conservata a cura del Dipendente o della funzione Compliance, disponibile per la relativa consultazione dell’Organismo di Vigilanza e di chiunque sia autorizzato a prenderne visione.
L’adozione del Modello costituisce responsabilità del Consiglio di Amministrazione di Vree Health Srl. Le successive modifiche e/o integrazioni del presente Modello sono rimesse alla competenza del Consiglio di Amministrazione della Società.
Qualora si rendano necessarie modifiche al Modello di natura esclusivamente formale l’Amministratore Delegato, sentito l’Organismo di Vigilanza, può provvedervi autonomamente. Di tali modifiche è data successiva comunicazione all’intero Consiglio di Amministrazione.
Le modifiche delle procedure aziendali necessarie per l’attuazione del Modello avvengono ad opera delle Funzioni aziendali interessate. L’Organismo di Vigilanza è costantemente informato dell’aggiornamento e dell’implementazione delle nuove procedure operative e può esprimere parere sulle proposte di modifica. Qualora l’approvazione di nuove procedure aziendali dovesse rendere necessario procedere a modifiche al Modello, vi può procedere l’Amministratore Delegato, ferma ratifica del Consiglio di Amministrazione, nel corso della prima riunione utile.

References: art. 1
 art. 74
 art. 12
 art. 102
 art. 6
 sentenza 
 sentenza 
 art. 2104