Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/3063-ilpp1-3-4512-150-2016-1-jna
Timestamp: 2018-12-12 07:08:49+00:00

Document:
♦ › Faktura › 3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.JNa
Podatek od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 8 listopada 2016 r. (data wpływu do Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu 8 listopada 2016 r., Biura KIP w Lesznie 14 listopada 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 8 listopada 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej.
„Spółka” należy do międzynarodowej Grupy, której centrala mieści się w B., Niemcy.
Spółka, podobnie jak inne spółki z Grupy, planuje wdrożyć system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących) – tzw. system Workflow.
Wdrożenie systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy zleciła wyspecjalizowanym firmom spółka A z siedzibą w B., Niemcy która jest spółką powiązaną dla Spółki.
System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy funkcjonuje już od wielu lat w innych krajach niż Polska w oparciu o wykorzystywany w tej Grupie system (aplikację) SAP. System SAP zapewnia wzajemną wymianę danych pomiędzy wszystkimi spółkami należącymi do Grupy.
A udostępnia Spółce oraz obsługuje centralne systemy IT Grupy, w tym system SAP, obsługiwane przez serwery centralne zlokalizowane w B., Niemcy. Na serwerach tych zlokalizowane jest również dodatkowe specjalistyczne oprogramowanie, które obok SAP jest niezbędne dla funkcjonowania systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur Grupy.
Elektroniczne przyjmowanie i przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę realizowane będzie według następującej procedury:
Faktura, która dotrze do Spółki w formie papierowej, będzie w pierwszej kolejności na miejscu (w siedzibie Spółki) skanowana do formatu PDF.
Bezpośrednio po weryfikacji (opisanej dalej w punkcie 4), faktury w formie papierowej mają być niszczone przez pracowników Spółki. Spółka zatem zobowiązuje się, że po otrzymaniu przez nią korzystnej interpretacji w ramach niniejszego wniosku, zniszczy wszystkie faktury papierowe, do których zastosuje opisaną procedurę. Także otrzymane w przyszłości faktury papierowe będą niszczone niezwłocznie po ich zeskanowaniu.
Skaner Spółki zapisze zeskanowany dokument na serwerze lokalnym spółki, następnie dokument zostanie zaimportowany do systemu (aplikacji), który będzie bezpośrednio podłączony z serwerem A w B. Powyższe operacje mają miejsce wyłącznie w sieci komputerowej Grupy.
Plik w formacie PDF obejmujący zeskanowaną fakturę, po zeskanowaniu, zaimportowaniu do wskazanej aplikacji i tym samym udostępnieniu na serwerze A, będzie automatycznie otwierany, a dane zawarte na fakturze będą odczytywane przez tę aplikację i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP. Obraz zeskanowanej faktury nie zostanie przy tym usuwany – plik zawierający ten obraz jest zapisywany i przechowywany na serwerze HR w B.
W dalszej kolejności dane zawarte w odpowiednich polach systemu SAP będą szczegółowo weryfikowane przez pracowników Spółki z zeskanowanymi fakturami np.: pod kątem danych dot. identyfikacji nabywcy, prawidłowości jego rachunku bankowego czy też jego numeru NIP itp.
W trakcie weryfikacji faktur i ich księgowania pracownicy działu księgowości Spółki zweryfikują także daty powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT – każda faktura posiada pole wskazujące na datę powstania obowiązku podatkowego. Na tej podstawie generowane będą przez Spółkę następnie rejestry VAT.
Pliki zawierające obrazy zeskanowanych i udostępnionych przez Spółkę na serwerze A w B. faktur początkowo przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP nie będą przyporządkowane do okresów rozliczeniowych – można będzie je jednak sortować w sposób dowolny według różnych dat (np. według daty skanowania, czy też daty wystawienia faktury). Po zakończeniu procesów skanowania, weryfikacji i księgowania faktur w systemie SAP, faktury będą przyporządkowane do okresów rozrachunkowych (np. miesiąca, w którym są zaksięgowane).
Spółka będzie miała ciągły dostęp on-line poprzez system SAP, zarówno do obrazu zeskanowanej faktury, jak i do danych odczytanych z tej faktury i zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP. Na ekranie monitora można będzie zobaczyć obraz każdej faktury otrzymanej przez Spółkę, przechowywanej na serwerze A w B.
Pracownicy Spółki będą mieli możliwość dokonywania poprzez system SAP zmian danych wynikających z faktury, zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP (np. korekta numeru rachunku bankowego błędnie odczytanego z faktury przez system, numeru NIP). Pracownicy Spółki, ani żadne inne osoby, nie będą miały natomiast możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian (jakichkolwiek ingerencji) w treści faktury (obrazu faktury) przechowywanej w formie elektronicznej na serwerze A w B.
Spółka nie będzie umieszczała na otrzymanych fakturach stempla z datą wpływu, gdyż zakłócałoby to proces skanowania (faktury stają się nieczytelne dla skanera). Spółka jednak będzie prowadzić książkę ewidencji korespondencji przychodzącej, gdzie wpisuje nazwę kontrahenta, numer faktury oraz datę jej wpływu.
Faktury, które Spółka będzie otrzymywała w formie elektronicznej, nie będą drukowane, lecz po wpłynięciu na specjalnie do tego celu przeznaczoną mailową skrzynkę odbiorczą Spółki, w niezmodyfikowanym formacie PDF, umiejscawiane będą na serwerze centralnym w Niemczech. Faktury elektroniczne będą archiwizowane przy zastosowaniu identycznej procedury, jak wyżej opisana procedura dla faktur otrzymanych w formie papierowej.
Przyjmowanie przez Spółkę od danego kontrahenta faktur w formacie elektronicznym będzie następowało po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna.
Spółka będzie prowadzić archiwum skrzynki mailowej dzięki czemu możliwe będzie wskazanie, kiedy Spółka otrzymała fakturę drogą elektroniczną – możliwa jest zatem do ustalenia data wpływu faktury.
Omawiane faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Pracownicy właściwych organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mogli (np. w trakcie kontroli prowadzonej w Spółce) każdorazowo uzyskać niezwłoczny dostęp on-line za pośrednictwem systemu SAP do otrzymanych przez Spółkę faktur przechowywanych na serwerze A w B. Dostęp ten będzie możliwy wyłącznie z komputerów Spółki znajdujących się w siedzibie Spółki. Nie będzie natomiast możliwe uzyskanie przez pracowników ww. organów dostępu do faktur Spółki przechowywanych na serwerze A w B. z komputerów nienależących do Spółki, znajdujących się poza siedzibą Spółki.
Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, będą mogli:
obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
wydrukować fakturę na drukarce połączonej z tym komputerem,
zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych (np. pendrive).
Czy opisany w stanie faktycznym sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT?
Zdaniem Wnioskodawcy, opisany w stanie faktycznym sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
Z przepisów art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT wynika, że podatnik, który zamierza przyjmować i przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, zobowiązany jest spełnić następujące warunki:
zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym:
„autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
„integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
przechowywanie ewidencji prowadzonej dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
przechowywanie otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu on-line do tych faktur/poboru tych faktur umożliwiającego tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Sposób przyjmowania i przechowywania przez Spółkę faktur otrzymywanych przez nią od kontrahentów spełnia wszystkie ww. warunki, tj.:
Planowany system zapewnia „autentyczność pochodzenia” faktur. Z treści tych faktur można będzie bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Planowany system zapewni „integralność treści” faktur. Nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur. Możliwości tej nie będą mieli ani pracownicy Spółki, ani pracownicy A wzgl. osoby trzecie. „Integralność faktury” będzie zapewniona poprzez stosowanie bezpiecznego formatu zapisu zeskanowanych papierowych faktur lub otrzymywanych przez Spółkę faktur w formie elektronicznej – tj. format PDF.
Spełnienie warunku zapewnienia „czytelności faktur” w przypadku ich przechowywania w postaci plików elektronicznych należy zatem uznać za oczywiste.
Spółka spełni ten warunek – dane zawarte na fakturze – odczytywane przez przeznaczoną do tego aplikację, zweryfikowane przez pracownika Spółki i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP, ale także obraz zeskanowanej faktury będzie przechowywany dla celów rozliczania podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT. Zdaniem Spółki obowiązek przechowywania otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe będzie spełniony. Pliki zawierające obrazy zeskanowanych i udostępnionych przez Spółkę na serwerze A w B. faktur początkowo przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP nie będą przyporządkowane do okresów rozliczeniowych – można będzie je jednak sortować w sposób dowolny według różnych dat (np. według daty skanowania, czy daty wystawienia faktury)
Natomiast już po zakończeniu procesów skanowania, weryfikacji i księgowania faktur w systemie SAP, faktury będą przyporządkowane do okresów rozrachunkowych (np. miesiąca, w którym są zaksięgowane).
Dostęp do faktur będzie następował poprzez nowoczesny system SAP, który będzie gwarantował w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury.
Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami, np. w trakcie kontroli podatkowej w Spółce) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny na komputerach Spółki zlokalizowanych w siedzibie Spółki, zlokalizowanej na terytorium kraju. Pracownicy tych organów będą mogli przetwarzać dane zawarte w fakturach (np. poprzez wydrukowanie faktur poprzez system SAP i następnie analizowanie danych zawartych na wydrukowanych fakturach wzgl. poprzez analizowanie danych zawartych na fakturze wyświetlonej na monitorze komputera).
Należy podkreślić, że przedmiotowe przepisy nie wymagają, by pracownicy ww. organów mieli zapewniony dostęp do przechowywanych faktur on-line z komputerów zlokalizowanych poza siedzibą Spółki (np. w siedzibie organu).
Przepisy te należy bowiem interpretować przy uwzględnieniu przepisów regulujących zasady uzyskiwania przez organy dostępu do dokumentacji podatnika (np. w trakcie kontroli podatkowej). W szczególności należy tu uwzględnić przepis art. 285b Ordynacji podatkowej, który przewiduje prowadzenie kontroli podatkowej w siedzibie organu podatkowego wyłącznie za zgodą kontrolowanego.
Stanowisko Spółki przedstawione w niniejszym wniosku jest zgodne ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym m.in. w:
interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 21 stycznia 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1206/14-2/MC);
interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 4 lutego 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1137/14-3/IG);
interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r. (sygn. IPPP1/4512-376/15-2/MK).
System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur opisany w stanie faktycznym zdaniem Spółki będzie spełniał wszystkie warunki wymienione powyżej w punktach 1-4.
W konsekwencji należy uznać, że opisany w stanie faktycznym sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie :
Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).
W tym miejscu należy zaznaczyć, że duplikaty faktur, faktury korygujące oraz duplikaty faktur korygujących są rodzajami faktur, do których również zastosowanie mają powyższe wymogi.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka planuje wdrożyć system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących). Przyjmowanie przez Spółkę od danego kontrahenta faktur w formacie elektronicznym będzie następowało po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna. Planowany system zapewni autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur. Faktury będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozrachunkowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
Ponadto Spółka wskazała, że pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny wyłącznie na komputerach Spółki zlokalizowanych w jej siedzibie na terytorium kraju. Pracownicy tych organów będą mogli przetwarzać dane zawarte w fakturach.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.
Podsumowując, opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.JNa

References: art. 14
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 285
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112