Source: http://mejsnerbiurorachunkowe.pl/poradniki/zatrudniamy-pracownika.html
Timestamp: 2020-01-17 22:54:05+00:00

Document:
Zatrudniamy Pracownika - Biuro rachunkowe Agnieszka Mejsner
Przedsiębiorca zamierzający zatrudnić pracownika powinien przeprowadzić rekrutację na stanowisko pracy wg punktów zamieszczonych poniżej:
... zgodnie art. 221 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych osobowych:
Ponadto pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych (np. dowodem osobistym, dyplomem ukończenia szkoły). Może również zażądać podania innych danych osobowych, ale tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Nie wolno pytać kandydata m.in. o jego sytuację rodzinną, pochodzenie, przekonania religijne i polityczne, a nawet o miejsce zameldowania i numer telefonu.
Oto lista dokumentów, jakie może żądać pracodawca od kandydata do pracy:
wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
orzeczenie lekarskie stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
inne dokument, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Każda przyjmowana do pracy osoba powinna poddać się wstępnym badaniom lekarskim, które potwierdzą brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Na takie badania pracodawca wdaje skierowanie i pokrywa ich koszt.
Badaniom wstępnym nie podlegają jedynie osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Należy podkreślić, iż pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Podpisanie umowy o pracę (bądź ustne jej zawarcie) oznacza, iż pomiędzy stronami tej umowy: pracownikiem i pracodawcą, nawiązany został stosunek pracy.
Nawiązanie stosunku pracy jest jednoznaczne z tym, iż:
pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a
pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Prawo pracy przewiduje kilka rodzajów umów o pracę.
Umowę o pracę zawiera się na piśmie.Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.
Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków.
Potwierdzenie takie również sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i jeden z nich doręcza pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
Ponadto pracodawca informuje każdego pracownika indywidualnie na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
długości okresu wypowiedzenia umowy,
jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o:
W "Informacjach o kandydacie" pisaliśmy jakie dane i jakie dokumenty może żądać od kandydata pracodawca. Gdy kandydat staje się pracownikiem - ilość danych dostępnych dla pracodawcy nieco się zwiększa.
Oprócz informacji zebranych w toku rekrutacji - pracodawca może żądać od świeżego pracownika:
numeru PESEL pracownika
Również w tym przypadku pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych oraz żądać podania innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
I tak, na podstawie odrębnych przepisów pracodawca - jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, ma prawo żądać od pracownika-podatnika podania jego numeru NIP.
Pracodawca powinien również uzyskać oświadczenie pracownika o tym, czy pozostaje lub nie w rejestrze bezrobotnych. W przypadku, gdy pracownik był zarejestrowany jako bezrobotny - pracodawca ma obowiązek zawiadomić o fakcie jego zatrudnienia powiatowy urząd pracy - na piśmie w terminie 5 dni..
Jakie dokumenty wiążą się z zawarciem i trwaniem stosunku pracy sprawdzić można w punkcie "Dokumentacja pracownicza".
Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca powinien uzyskać od pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią:
z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.)
z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy
a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy
Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
Umowa na okres próbny może poprzedzać każdą z pozostałych umów o pracę. Ten rodzaj umowy obowiązywać może pracownika i pracodawcę tylko jeden raz i to na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.
Umowa na okres próbny jest bardzo często stosowana w praktyce. Pozwala sprawdzić umiejętności pracownika nie wiążąc stron na dłużej. Po pozytywnie zaliczonym okresie próbnym pracownicy zatrudniani są w oparciu o pozostałe formy umów o pracę.
Jest to umowa o charakterze terminowym, zawierana na czas wykonania określonego zadania. Taki rodzaj umowy często pojawia się w sytuacjach, gdy w momencie zawierania umowy trudno jednoznacznie wyznaczyć czas, w którym pracownik będzie wykonywał na rzecz pracodawcy umówioną pracę. W związku z tym zakończenie obowiązywania takiej umowy uzależnia się od zakończenia przez pracownika powierzonej mu pracy.
Umowę na czas wykonania określonej pracy spotkamy m.in. w pracach sezonowych i dorywczych.
Najistotniejszą cechą tej umowy jest to, iż w jej treści strony z góry określają dokładny termin, w jakim umowa ta będzie je wiązać. Z upływem dnia, do którego umowa została zawarta - stosunek pracy ulega rozwiązaniu.
Od 1 maja 2004 roku ilość umów na czas określony zawieranych z tym samym pracownikiem na następujące po sobie okresy jest ściśle określona. Zgodnie z art. 251 kodeksu pracy:
"zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca."
Należy zaznaczyć, iż wszelkie aneksy i zmiany tego typu umów, które wydłużałyby pierwotnie zapisany czas obowiązywania umowy - uważa się za zawarciekolejnej umowy o pracę na czas określony.
Przepis art. 251 k.p. stosuje się do umów o pracę zawartych lub zmienianych w sposób określony w tym przepisie od dnia wstąpienia Polski do UE. A więc przy "odliczaniu" ilości zawartych umów na czas określony należy wziąć pod uwagę tylko te umowy, które były zmieniane bądź zawierane po 1 maja 2004 roku.
Jest to szczególny rodzaj umowy na czas określony. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności.
Do umowy na zastępstwo nie mają zastosowania przepisy art. 251 kodeksu pracy (patrz: umowa na czas określony).
Najbardziej pożądana przez pracowników, mniej chętnie postrzegana przez pracodawców. Tego typu umowa wiąże strony bezterminowo, przez co daje pracownikowi stabilizację zatrudnienia, pracodawcy zaś pozwala na zbudowanie stałych więzów z cenionym pracownikiem.
Do obowiązków pracodawcy należyprzeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.
Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Należy wyraźnie podkreślić, iż nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ponadto pracodawca powinien zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami BHP dotyczącymi wykonywanych przez nich prac oraz wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Pracownik zaś jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne ma obowiązek zgłosić swojego nowozatrudnionego pracownika do ZUS i odprowadzać za niego odpowiednie składki.
rentowego
wypadkowego
oraz do ubezpieczenia zdrowotnego
Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy orazFundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Tabela obrazuje wysokość poszczególnych składek oraz zasady ich finansowania:
Rodzaj ubezpieczenia Stopa składki
Pracodawca Ubezpieczony
Emerytalne 9,76 9,76 Rentowe 6,5 6,5 Chorobowe - 2,45 Wypadkowe 1,93 * -
Zdrowotne - 8,25 Fundusz Pracy 2,45 -
Fundusz Gwarant. Św. Pracowniczych 0,15 -
*stopa ubezpieczenia wypadkowego dla płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych
Do istotnych zadań pracodawcy należy prowadzenie prawidłowej i pełnej dokumentacji pracowniczej. O tym, jakie dokumenty należy gromadzić w związku z zatrudnianiem pracowników decydują przepisy prawa pracy.
Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów, zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Odzież i środki ochrony indywidualnej
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika z osobna tzw. akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C.
Należy podkreślić, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
A oto szczegółowy spis dokumentów poukładanych wg trzech wspomnianych we wstępie grup.
Część A - tu pracodawca przechowuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
Część B - tutaj umieścić należy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
W tej części gromadzi się m.in. takie dokumenty:
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
przepisami regulaminu pracy,
z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.),
z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Tutaj archiwizować należy:
dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzić powinien dokumentację dotyczącą:
podejrzeń o choroby zawodowe,
wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
Pracodawca zobowiązany jest także do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Osobno dla każdego pracownika założyć i prowadzić należy imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Podobnie jak w poprzednich punktach - i w tym przypadku każdy pracownik powinien mieć swoją kartę ewidencyjną przydziału:
odzieży i obuwia roboczego
wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

References: art. 221
 art. 251
 art. 251
 art. 251
 art. 148
 art. 178
 art. 188