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Timestamp: 2020-02-17 18:22:20+00:00

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Boletín del Asesor - La obligación diaria de registrar la jornada laboral de los trabajadores
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Ejemplo: "Obligaciones del empresario"
La obligación diaria de registrar la jornada laboral de los trabajadores
El pasado 8 de marzo se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral. Este decreto regula el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que comunica que desde el pasado 12 de mayo de 2019 entra en vigor la obligatoriedad para todas las empresas de registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, independientemente del tipo de contrato y del tamaño de la empresa. Esta medida ha generado muchas dudas entre las empresas debido a la tendencia cada vez más extendida del teletrabajo, la conciliación o la movilidad frente al tradicional cumplimiento del horario laboral en el lugar de trabajo. Las sanciones por el no cumplimiento de la nueva normativa se han calificado como graves, lo que puede dar lugar a multas de elevado coste.
Desde el día 12 de mayo de 2019 todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores. Es lo que regula el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
La regulación establece que el registro «deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria». Esto supone que el registro es doble: del horario (hora de entrada y salida) y de jornada (número de horas).
Al día siguiente de su entrada en vigor, el Ministerio de Trabajo publicó la Guía de Registro de Jornada, para intentar resolver las dudas suscitadas entre las empresas y posteriormente se ha dado a conocer el Criterio 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada.
La STJUE de 14-5-2019 declaró que el descanso, diario y semanal, solo se puede garantizar si se implanta en la empresa un registro de jornada diaria. Por ello, se considera obligatoria la implantación de un sistema (objetivo, fiable y accesible) que permita computar la jornada laboral diaria realizada.
Otros registros de jornada que ya existían
Recordemos que esta obligación de registro de jornada ya existía para el contrato a tiempo parcial (artículo 12.4.c ET) y para el control de las horas extraordinarias (artículo 35.5 ET).
Para las jornadas especiales, se debe tener en cuenta la disposición adicional 3.ª del Real Decreto 1561/1995, que también regula los casos de trabajadores móviles (artículo 10 bis), trabajadores de la marina mercante (artículo 18 bis) y los trabajadores transfronterizos del transporte ferroviario (disposición adicional 7.ª), con lo que se pretende no solo conocer las horas de trabajo, sino también los tiempos de descanso.
En el caso de los trabajadores desplazados transnacionalmente, el Criterio remite al artículo 6 de la Ley 45/1999, sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios transnacional.
Afecta a todas las empresas, independiente del sector o del número de trabajadores que tenga. Se prevé que el Ministerio de Trabajo establezca especialidades para determinados sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades lo requieran (artículo 34.7 ET).
La obligación de registro de jornada es aplicable a todos los trabajadores cualesquiera sea el grupo profesional al que pertenezcan o las tareas, funciones, especialidades profesionales o responsabilidades que tengan asignadas; siempre y cuando estén incluidos en el ámbito de aplicación del artículo 1 ET, esto es, la obligación empresarial debe cumplirse con todos los trabajadores dependientes y por cuenta ajena vinculados por una relación laboral común.
Quedan excluidos los socios de cooperativas o de las sociedades laborales, aunque sus trabajadores sí están obligados, y las relaciones mercantiles, como los colaboradores familiares de los trabajadores autónomos o los administrados de sociedades mercantiles. Y finalmente, tampoco están obligados a registrar su jornada los funcionarios públicos.
En cuanto a las relaciones laborales especiales, hay que estar a lo previsto en su normativa específica sobre jornada y a las reglas de supletoriedad. En algunas relaciones especiales hay una remisión supletoria al ET y demás normas laborales de general aplicación «en cuanto no sean incompatibles con la naturaleza y características especiales»; así ocurre, por ejemplo, con abogados, deportistas profesionales, servicio del hogar familiar o artistas en espectáculos públicos.
Sin embargo, en el caso del personal de alta dirección, la legislación laboral común, incluido el Estatuto de los Trabajadores, solo se aplica cuando haya una remisión expresa del decreto regulador de la relación especial, algo que no ocurre en materia de jornada; o se haga constar específicamente en el contrato, algo que no parece que vaya a suceder. Por tanto, en el caso del personal de alta dirección la obligación de registro queda completamente excepcionada.
El registro diario de jornada para trabajadores tradicionales, que siempre prestan sus servicios en el mismo centro de trabajo, con una jornada regular y un horario fijo y rígido, no presenta especiales dificultades para su implantación. Sin embargo, cuando no se da alguno de estos requisitos pueden plantearse algunos problemas. Veamos algunos casos.
a)Trabajadores con pacto de libre disponibilidad del tiempo de trabajo
Los mandos intermedios, cargos de confianza, etc., dada su responsabilidad en la empresa, es posible que tengan acordado un pacto de plena disponibilidad horaria. Siempre y cuando no sean personal de alta dirección, también están sometidos al registro diario de jornada. Salvo que se acredite abuso de derecho, debe entenderse que la mayor retribución que percibe este colectivo de trabajadores compensa de manera proporcionada la mayor exigencia de tiempo de trabajo. Por lo que si se acredita este régimen pactado de disponibilidad horaria, haría que se quedaran al margen del registro de trabajo, pero estos casos habrá que analizarlos uno por uno.
b)Trabajadores con flexibilidad horaria y distribución irregular de la jornada
Razones de conciliación de la vida laboral y familiar o necesidades organizativas de la empresa requieren que algunos trabajadores disfruten de una flexibilidad horaria o que a la empresa le interese una distribución irregular de la jornada. Según los casos, no todos los días se entrará o finalizará la jornada a la misma hora, o no todos los días o semanas se trabajarán las mismas horas. Todo ello no es óbice para que también en ambos casos sea obligatorio el registro diario de jornada. Registro en el que singularmente deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en períodos temporales superiores al día, siempre que quede acreditado que no se superan los límites de jornada máxima que deriven de la ley o del convenio colectivo.
En el caso singular de la distribución irregular de la jornada estática o prevista, es aconsejable que conste claramente en el calendario laboral tanto a disposición de los trabajadores como de la Inspección de Trabajo, ante una eventual visita para controlar el registro diario de jornada.
c)Trabajadores que prestan sus servicios a distancia o desde sus casas
El teletrabajo tampoco impide la llevanza de un registro de la jornada. Aquí la cuestión es determinar el sistema del registro. En estos casos, seguramente el mejor sistema de registro es uno telemático, fichando el trabajadora través de su conexión a un ordenador, tableta o teléfono inteligente, etc. También es posible que la empresa dé por buena la firma de los trabajadores en hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del trabajador a distancia; sin perjuicio de que la empresa pueda controlar la veracidad de ese documento elaborado por el trabajador.
d)Trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo
Estos trabajadores normalmente invierten un tiempo en desplazarse y puede que pernocten en lugar distinto del domicilio habitual. Aquí únicamente debe registrarse el tiempo de trabajo efectivo. Los tiempos de desplazamiento y períodos que pasan fuera de su domicilio no computan, sin perjuicio de que puedan ser compensados mediante dietas. A efectos de registro, en estos casos debe distinguirse claramente los tiempos de trabajo efectivo de aquellos que no lo son (desplazamientos, pernoctar fuera del domicilio, etc.); para ello puede ser un medio adecuado la declaración documentada de los trabajadores, sin perjuicio de la capacidad de control empresarial para verificar la realidad de lo manifestado por los trabajadores.
¿Es necesario el registro de todas las pausas que se produzcan durante la jornada?
Durante la jornada laboral se pueden producir diversas pausas, unas obligatorias, previstas legal o convencionalmente, como puede ser el descanso para el bocadillo, y otras voluntarias, sin regulación legal o convencional habitual, por ejemplo, pausa para fumar, ir al baño, etc.
Para eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y la finalización de la jornada es tiempo de trabajo efectivo, es aconsejable que se lleve un registro de estos tiempos. Aquí, debe ser relevante el papel de la negociación colectiva, mediante los convenios colectivos o los acuerdos de empresa, para delimitar claramente si esos tiempos forman parte o no de la jornada.
¿Cómo organizar y documentar el registro?
La norma establece la obligación empresarial de llevar un registro diario de jornada, pero no concreta cómo se llevará a cabo. Las diferencias en la organización, en la forma de desempeñar el trabajo, etc., no permiten fijar un régimen uniforme, sino que se deja al ámbito concreto de aplicación la forma de organizar y documentar el sistema de registro.
En principio, la negociación colectiva o el acuerdo de empresa serán los instrumentos encargados de implementar el sistema de registro de la jornada. Dado que el sistema de registro se aplicará en las empresas o centros de trabajo, lo más conveniente es que, por la cercanía y conocimiento de las circunstancias concretas, sean bien los convenios colectivos de empresa, bien los acuerdos de empresa los que instauren el sistema de registro. También es competencia de la Inspección comprobar que el sistema de registro de jornada implementado ha ido precedido de un proceso de negociación o de consulta con los representantes de los trabajadores (se podrá verificar, por ejemplo, a través de las actas de las reuniones).
En su defecto, la decisión corresponde al empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Se trata de una decisión empresarial, previa consulta, que no requiere acuerdo, con los representantes de los trabajadores. Por tanto, realizada la consulta, con acuerdo o sin él, el empresario debe instaurar el sistema de registro de la jornada.
La norma tampoco da indicación alguna sobre la forma de documentación del registro. El sistema ha de ser objetivo, fiable y accesible, que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador (STJUE 14-5-19, C-55/18).
En principio, es válido cualquier sistema: manual (hoja de registro), telemático (ordenador o teléfono inteligente) o biométrico (huella dactilar o reconocimiento facial) que proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable tanto por el empresario como por el trabajador, sobre los momentos de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, así como de las pausas durante la misma. El medio utilizado debe garantizar el rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.
Sin embargo, debemos tener muy en cuenta que los medios utilizados para el control de la jornada no supongan una intromisión en la intimidad y vida personal de los empleados y respeten las reglas de protección de datos (por ejemplo, en medios como videovigilancia, geolocalización, huella dactilar o reconocimiento facial). Es importante que el sistema que se implante cumpla con su finalidad, que es el control de la asistencia, sin olvidar el principio de proporcionalidad y minimización de datos, es decir, que el dato solo sea objeto de tratamiento para el cumplimiento de la finalidad perseguida.
Tampoco podemos olvidar que el sistema que se establezca no vaya contra la desconexión digital, el derecho de los trabajadores a la intimidad en relación con el entorno digital (artículo 20 bis ET).
No se aceptarán la acreditación del registro de jornada mediante la presentación de calendarios laborales o cuadrantes de horarios para determinados períodos, puesto que se han realizado previamente bajo criterios de previsión, pero no reflejan las horas efectivamente realizadas cada día, que nos indicará qué entra dentro de jornada y qué excede.
¿Quién controla la jornada de los trabajadores que realizan trabajos para otra empresa? Casos de ETT y subcontratas
En contratas y subcontratas (artículo 42 ET), la obligación de registrar cae sobre el contratista o subcontratista que es el titular de la relación laboral, no sobre la empresa principal. No obstante, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.
En el caso de las Empresas de Trabajo Temporal, como corresponde a la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral de los trabajadores puestos a disposición durante el tiempo en que estos presten servicios en su ámbito (artículo 15.1 Ley 14/1994), será la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del deber de registro diario de la jornada, incluida la conservación de los registros. Como corresponde a la ETT el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados (artículo 12.1 Ley 14/1994), ambas empresas, ETT y usuaria, deben establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones.
La empresa está obligada a conservar los registros durante 4 años, tiempo en el que los representantes de los trabajadores, delegados de personal e Inspección de Trabajo podrán solicitar su consulta. La obligación de la empresa es de registro, no de informar mensualmente al trabajador; obligación que sí existe para el registro de las jornadas parciales, en que hay que entregar, junto a su hoja de salario, el resumen mensual de las horas complementarias realizadas, según establece el artículo 12.4.c ET. Y lo mismo, para las horas extraordinarias, de acuerdo con el artículo 35.5 ET. El registro tiene que estar siempre conservado y ubicado físicamente en el centro de trabajo y no en otros lugares como gestorías u oficinas centrales.
Es importante destacar que no hay que llevar registros distintos para los contratos a tiempo parcial o tiempo completo, y de quienes hagan horas extraordinarias y de los que no, sirve el mismo registro. El hecho que la hora extraordinaria se compense con tiempo libre o se remunere no exime para que se registren.
¿Qué información debe estar disponible para la Inspección de Trabajo?
En principio la Inspección debería solicitar los informes de registro donde consta la hora de entrada y de salida y si se han realizado horas complementarias o extraordinarias.
No se trata solamente de registrar la jornada, sino también de demostrar que se han pagado las posibles horas de más que se hayan realizado, es decir, deben constar en la nómina del mes respectivo.
Inspección de Trabajo ha adelantado su intención de no quedarse con el mero control de la jornada, entrarán a valorar otros elementos configurativos internos que puedan clarificar el cómputo de las horas, como pueden ser los contratos de trabajo, acuerdos, calendarios, etc.
El incumplimiento de la obligatoriedad del registro de la jornada se considera infracción grave con una multa que oscila entre 626 o 6.250 euros, en función de la gravedad de los hechos (artículo 7 LISOS).
Tras esta infracción podemos encontrarnos otras que pueden aflorar si el Inspector de Trabajo solicita la documentación sobre el control del registro de la jornada, y es que aparezcan contratos a tiempo parcial con jornadas de contratos a tiempo completo, lo cual conllevaría tener que pagar la diferencia de cotización por los períodos anteriores no cotizados, o que se acrediten horas extraordinarias no remuneradas ni cotizadas.
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References: artículo 34
 artículo 34
 Real Decreto 
 artículo 6
 artículo 1
 artículo 12
 artículo 35