Source: http://www.guatecompras.gt/info/comoSeUsaGuatecompras.aspx
Timestamp: 2013-05-26 03:02:11+00:00

Document:
Guatecompras - ¿Cómo se usa Guatecompras?
Inicio > Preguntas frecuentes > ¿Cómo se usa Guatecompras?
¿Qué es Guatecompras? Antes de leer el presente documento es altamente recomendable leer el documento ¿Qué es Guatecompras? el cual se encuentra disponible al pie de la página de inicio del Portal www.guatecompras.gt
(Publicado en el Diario de Centroamérica el 6 de abril de 2009)
RESOLUCIÓN N° 30-2009 Guatemala, 6 de abril de 2009
EL DIRECTOR DE LA DIRECCIÓN NORMATIVA DECONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO
Que la Resolución DNCAE 100 emitida el 30 de marzo de 2004, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-, debe ser actualizada para incluir las últimas reformas legales y reglamentarías que se han realizado en las contrataciones
públicas, así como incorporar los últimos avances implementados en el citado sistema.
Con fundamento en el artículo 30 de la Constitución Política de la República de Guatemala y en el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, y en ejercicio de la función que le confiere el artículo 35 literal t) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo y sus reformas, el artículo 41 numerales 1 y 2 del Acuerdo Gubernativo número 394-2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas y el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas:	RESUELVE
NORMAS PARA EL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DECONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO -GUATECOMPRAS-
1. Dirección en Internet. El Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado sistema GUATECOMPRAS, funciona a través de la dirección en Internet www.guatecompras.gt
2. Gratuidad. Todos los servicios que brinda el sistema GUATECOMPRAS son gratuitos, a excepción de las bases de los concursos, las cuales de acuerdo a la Ley y su Reglamento, a criterio de la entidad convocante, en los casos que proceda, pueden ser gratuitas, costar hasta el cero punto cero cinco por ciento (0.05%) del monto de la negociación o bien el uno por ciento (1%) de su precio en papel para aquellos proveedores que las obtengan descargándolas del sistema.
3. Tipos de usuarios. El sistema GUATECOMPRAS es utilizado por los siguientes tipos o perfiles de usuarios:
Perfil deusuario
Personas individuales o jurídicasque pueden utilizar el perfil Comprador
El usuario comprador puede ser identificado en el sistema en la forma siguiente: “Usuario Comprador Padre”, que identifica a la autoridad a cargo de la entidad compradora de que se trate, o quien ésta designe. Este usuario es responsable de asegurar la calidad y pertinencia de la información que se suba al Sistema. “Usuario Comprador Hijo”, es el servidor público o persona individual delegado por el usuario comprador padre para operar en el sistema el procedimiento de compras y contrataciones de bienes, suministros, obras y servicios. Proveedor
Contraloría General de Cuentas Ministerio Público
Congreso de la República Unidades de Auditoria Interna de las entidades públicas compradoras (UDAI)
4. Registro y control de usuarios. Salvo los usuarios con perfil público, el resto de los usuarios debe estar previamente registrado en el sistema GUATECOMPRAS para poder utilizarlo. Los usuarios Comprador y Contralor deben obtener las contraseñas respectivas a través de la DNCAE quien en su calidad de Administrador y órgano rector de sistema GUATECOMPRAS, administra, capacita y entrega las contraseñas de acceso al Sistema. Para el caso de la primera inscripción ésta se otorgará previo a la presentación de la documentación de respaldo que lo acredite para desarrollar el perfil de usuario de que se trate, siendo ésta la siguiente: a. copia de cuentadancia, b. copia de cédula de vecindad o pasaporte y c. solicitud presentada a la DNCAE en donde se indique el perfil que solicita. Para el caso de los usuarios con perfil Proveedor, previo a obtener la contraseña, el interesado debe inscribirse en BANCASAT a través de cualquier banco del sistema.
5. Responsabilidad del Uso y Administración de las Claves de Acceso. Toda persona individual o jurídica, pública o privada que sea usuaria de sistema GUATECOMPRAS, en cualquiera de los perfiles que requiera contraseña, es responsable por el uso e información que publique con su clave de acceso, en consecuencia responderá penal, civil y administrativamente por los daños y perjuicios que causare con ocasión del uso indebido de su contraseña en el Sistema GUATECOMPRAS.
6. Identificación de las operaciones. Las operaciones electrónicas que se efectúan en el Sistema GUATECOMPRAS, tales como: convocatorias, bases de concursos, inconformidades y registro de inhabilitaciones para ser proveedor del Estado, deben identificar el nombre y apellido de la persona que la realizó, nombre o razón social de la entidad de que se trate, fecha y hora de su realización.
7. Entidades que deben utilizar el sistema GUATECOMPRAS. Deben utilizar el sistema GUATECOMPRAS todas las entidades públicas, privadas o mixtas que publiquen y gestionen las licitaciones, cotizaciones, contrato abierto y otros tipos de concursos, cuyos procedimientos se encuentren regulados en la Ley de Contrataciones del Estado o en la legislación que en cada caso, les sea aplicable con el objeto de proveer bienes, servicios, obras o suministros al Estado y cumplan con una o más de las siguientes condiciones:
(a)	Que reciba, administre o ejecute fondos públicos.
(b)	Que reciba, administre o ejecute fondos externos.
(c)	Que se encuentre sujeta al control de la Contraloría General de Cuentas. Artículo
8. Tipos de contratación y adquisición incluidas en el sistema GUATECOMPRAS. Para los efectos de los tipos de contratación y adquisición incluidos en el sistema GUATECOMPRAS, en la presente Resolución se tendrán en cuenta las definiciones siguientes:
ii. Concurso público: se refiere a todo concurso en el cual puede participar cualquier proveedor que cumpla con los requisitos exigidos en las bases definidas por la Unidad Ejecutora Compradora. Los procedimientos sujetos a concurso público son los siguientes: (a)	Los regímenes de licitación y cotización establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
(b)	Las licitaciones y otros tipos de concursos efectuados al amparo de convenios y tratados internacionales. (c)	Los llamados a precalificación, preselección o registro de proveedor.
(d)	Las invitaciones a presentar manifestación de interés para establecer la calidad de proveedor único.
(e)	Los concursos nacionales o regionales de oferta de precios.
(f)	Otros tipos de concursos donde las personas puedan manifestar interés o presentar ofertas.
(a)	Las licitaciones por lista corta efectuadas al amparo de convenios y tratados internacionales.
(b)	La contratación de estudios, diseño y supervisión de obras y servicios técnicos establecida en la literal “b” del artículo 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
(c)	Cualquier otro tipo de concurso en los cuales la participación está restringida a un grupo limitado de personas previamente invitadas por la entidad compradora.
iv. procedimientos sin concurso: Se refiere a todo procedimiento administrativo regulado en la Ley de Contrataciones del Estado o su reglamento que no requiere concurso, tales como: (a)	El arrendamiento de inmuebles, maquinaria y equipo regulado en el artículo 21 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, cuando a criterio de la autoridad respectiva no aplique el procedimiento de cotización.
(b)	La adquisición de obras a que se refiere el numeral 2.3 del artículo 44 de la Ley y 23 del Reglamento.
(c)	La compra de bienes inmuebles que sean indispensables por su localización para la realización de obras o prestación de servicios públicos que únicamente puedan ser adquiridos de una sola persona de acuerdo al artículo 44, subnumeral 1.8 de la Ley.
(d)	Cualquier otro tipo de procedimiento que no requiera concurso, regulado en la Ley de Contrataciones del Estado o su Reglamento.
En estos casos, una vez recibido el bien, servicio o suministro, se deberá publicar la documentación de respaldo que conforma el expediente administrativo que ampara la negociación realizada. Artículo
9. Procedimiento, Tipo de información y momento en que debe publicarse. Los usuarios deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS las operaciones, documentos y comunicaciones de cada concurso, en la forma y oportunidad que se describe en el cuadro siguiente: Información a publicar
a)Anuncio, convocatoria o invitación: son los anuncios, convocatorias o invitaciones por los que se solicitan ofertas a proveedores en concursos públicos o restringidos. En los anuncios de convocatoria que se publican en el Diario de Centroamérica, Órgano Oficial del Estado y/o en otros medios de prensa escrita o electrónica, deben incluir el siguiente párrafo informativo:
“Las bases del presente concurso pueden obtenerse a través de Internet en la dirección www.guatecompras.gt, consultando el Número de Operación Guatecompras (NOG XXXX).” (a) Para concursos públicos: deben publicarse en el sistema GUATECOMPRAS antes de publicarse en los medios de prensa escrita; (b) En concursos restringidos: Deben publicarse en el sistema GUATECOMPRAS antes de enviar o efectuar la respectiva invitación a las personas seleccionadas como potenciales oferentes. b)	Bases: contienen las condiciones de un concurso, necesarias para preparar y presentar una oferta las cuales deberán incluir, según el caso: especificaciones generales, especificaciones técnicas, disposiciones especiales, planos de construcción, así como cualquier otra documentación anexa que forme parte de las condiciones a las que se sujeta la adquisición o contratación, excepto aquella información que no sea posible obtener por medios electrónicos. (a) En concursos públicos:
Las bases deben publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS antes que la convocatoria del concurso sea publicada en los medios de prensa escrita. (b) En concursos restringidos: Las bases deben publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS antes de enviar las respectivas invitaciones a las personas seleccionadas como potenciales oferentes.
c)	Solicitudes de aclaraciones: Son las preguntas que efectúan las personas interesadas sobre las bases de un concurso. La persona interesada debe escribir sus preguntas directamente en el Sistema GUATECOMPRAS, al menos tres (3) días hábiles antes de la fecha establecida para presentar las ofertas.
d)	Aclaraciones: Son las preguntas que efectúan las personas interesadas sobre las bases de un concurso. Las Unidades Ejecutoras Compradoras deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS sus respuestas aclaratorias a más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de ofertas. e)	Modificación de bases: La autoridad superior o administrativa correspondiente podrá modificar las bases, ya sea por iniciativa propia o en atención a una solicitud de aclaración o inconformidad. Las modificaciones a las bases serán publicadas en el Sistema GUATECOMPRAS y formarán parte integral del expediente. Cuando se modifiquen las bases se deberá otorgar un plazo razonable no menor de ocho (8) días hábiles para que los oferentes puedan adecuar sus ofertas. f)	Lista de invitados (válido sólo en concursos restringidos):
Es el listado de potenciales oferentes invitados a participar en un concurso.
La unidad ejecutora compradora responsable del expediente debe publicar en el sistema GUATECOMPRAS la lista de invitados, a más tardar el día hábil antes de la fecha fijada para la presentación de las ofertas.
g) Acta de Apertura de Ofertas:
Es el acta administrativa que contiene el listado de las personas que presentaron ofertas y los respectivos montos ofertados.
La Junta adjudicadora debe asegurarse que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS el acta de apertura de ofertas, a más tardar al día hábil siguiente de la apertura de ofertas.
h)	Aclaraciones solicitadas por la Junta sobre las ofertas presentadas:
Una vez recibidas y analizadas las ofertas, la Junta podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando sean económicas y físicamente posibles. Así como los requisitos no fundamentales que no hubieren sido presentados oportunamente.
Cuando se solicite una aclaración o documentación complementaria, la Junta publicará en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del expediente electrónico del concurso, un oficio titulado “Solicitud de aclaración, documentación complementaria o muestra”.
Para este propósito, la Junta establecerá por escrito, el plazo máximo que otorgará a los oferentes para atender lo solicitado. i) Acta y Resolución de Adjudicación: Son los documentos que emite una Junta respectiva con el objeto de adjudicar o declarar desierto un concurso. El resultado de un concurso debe notificarse a los interesados dentro de los tres días de emitido el documento.
Al día hábil siguiente de la última notificación la Junta adjudicadora debe asegurarse que se publiquen los documentos en el Sistema GUATECOMPRAS. j) Resolución de aprobación, improbación o de prescindir: Es el documento que emite la autoridad compradora en donde hace constar la aprobación definitiva del resultado de un concurso.
La autoridad compradora debe asegurar que la decisión definitiva de un concurso se notifique a los interesados y se publique en el Sistema GUATECOMPRAS dentro del plazo máximo de diez (10) días hábiles después de la última notificación.
l) Contrato: Es el documento que contiene el pacto o convenio suscrito entre el adjudicatario y la entidad compradora.
La Unidad Ejecutora Compradora debe asegurar que el contrato, con su respectiva aprobación, así como el oficio que contiene la remisión de éste al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, como plazo máximo al día hábil siguiente de la remisión al referido Registro.
10. Categorías de los concursos. Al publicar concursos en el sistema GUATECOMPRAS, el usuario comprador debe clasificarlo en la categoría que más se ajuste a los bienes o servicios requeridos. Si un concurso incluye renglones de diferentes categorías el usuario comprador puede asociarlo a más de una categoría. Artículo
11. Estatus de un concurso. Cuando un usuario comprador carga un concurso en el sistema GUATECOMPRAS, éste toma automáticamente el estatus denominado Vigente y lo mantiene hasta que se alcanza la fecha límite para presentar ofertas. Luego de alcanzada dicha fecha límite, el concurso toma automáticamente el estatus denominado
En Evaluación. Finalmente, cuando el usuario comprador adjudica el concurso, debe asignar manualmente el estatus denominado Terminado Adjudicado y adjuntar el documento de respaldo que acredita la acción. Si el concurso se anula (prescindido), el usuario comprador debe manualmente asignar al concurso el estatus Terminado Anulado, a mas tardar el día hábil siguiente de notificada la decisión adoptada. En caso que no se hubiere presentado ninguna oferta o todas las ofertas recibidas no hubieren llenado los requisitos solicitados en las bases, el concurso se declara desierto, el usuario comprador debe manualmente asignar al concurso el estatus Terminado Desierto. Un concurso En evaluación debe cambiar de estatus en el sistema GUATECOMPRAS a más tardar al día hábil siguiente de notificada la decisión adoptada por la Junta (adjudicado o desierto). La falta de actualización de un concurso en el sistema genera una responsabilidad de carácter administrativo.
12. Objetivo y funcionamiento. La inconformidad es una práctica administrativa que tiene por objeto prevenir impugnaciones legales que retardan el procedimiento, por medio del establecimiento en línea a través del sistema GUATECOMPRAS de una comunicación informal entre las partes que participan en el procedimiento de compra, para que en forma oportuna puedan ser depurados los errores u omisiones, en los que se puede incurrir durante el diligenciamiento de las diferentes fases que integran el procedimiento de compra, que atenten contra los derechos de los interesados. Por la vía de la inconformidad, previo a la aprobación definitiva, la entidad compradora puede subsanar el procedimiento, si fuera procedente
Las personas inconformes por cualquier acto que contravenga los procedimientos regulados por la Ley o por los reglamentos que en ella se establecen, pueden presentar sus inconformidades a través del sistema GUATECOMPRAS. En las inconformidades, los interesados pueden solicitar cambios, criticar o reclamar sobre cualquier acto administrativo relacionado con una compra o contratación. En ellas se debe detallar los hechos reclamados en forma precisa, incluyendo la documentación de respaldo, cuando se considere necesario. Por cada inconformidad presentada, el sistema GUATECOMPRAS crea un expediente electrónico de acceso libre al público y ésta electrónicamente se anexa al Número de Operación de GUATECOMPRAS (NOG) correspondiente, o en su defecto debe asociarse a la respectiva entidad compradora. Son punibles conforme la Ley Penal, la manifestación de hechos falsos por parte de cualquiera de las personas que intervienen en el expediente electrónico de una inconformidad y sujeta a sanción conforme a las disposiciones que fueren aplicables.
13. Participación de la Contraloría.
Por cada inconformidad que se presenta en el sistema GUATECOMPRAS, la Contraloría General de Cuentas podrá realizar las investigaciones que considere pertinentes y publicará dentro del citado expediente electrónico los comentarios y acciones respectivas a seguir.
14. Plazos de una inconformidad. Los usuarios deben publicar las inconformidades y sus respuestas en la forma y oportunidad que se describe en el cuadro siguiente:
b) Respuesta a una inconformidad: Es la respuesta que efectúa la Junta adjudicadora o la entidad compradora responsable de un evento de compra.
La respuesta a una inconformidad debe brindarse a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles a partir de su recepción.
15. Notificación por Publicación en el sistema GUATECOMPRAS. En aplicación de los principios de celeridad, sencillez y eficacia del trámite que inspiran los expedientes administrativos y que se encuentran regulados en el artículo 2 del Decreto 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo, un oferente podrá solicitar que la resolución de adjudicación de la Junta adjudicadora, la respectiva aprobación o improbación de la Autoridad
Superior y cualquier otra acción relacionada con un concurso publicado en el sistema GUATECOMPRAS, se le notifique publicando dicha acción en el citado sistema, dentro del expediente electrónico del respectivo concurso. Dentro de la misma solicitud, el oferente debe aceptar como bien hechas y válidamente celebradas por acuerdo entre las partes, las notificaciones que por dicho medio electrónico se le haga, la cual para efectos legales de plazo comenzarán a regir al día hábil siguiente de su publicación en el sistema.
16. Contenido. Los productos incluidos en el Catálogo Electrónico de Contrato Abierto “GUATECOMPRAS EXPRESS” son los bienes y suministros que han sido requeridos por el sector público del Estado y que se han sujetado a Concurso Público de Oferta de Precios de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 46 de la Ley y 25 de su Reglamento. Antes de publicar un evento de compra, las unidades ejecutoras compradoras deben consultar el catálogo electrónico de productos adjudicados en Contrato Abierto, para asegurarse que el bien, servicio o suministro no está disponible en dicho catálogo.
El acceso al sitio www.guatecompras.gt
se realizará bajo la estricta responsabilidad del usuario. Cuando no se logre utilizar el sistema GUATECOMPRAS por problemas en el sistema o por cualquier otra circunstancia, no generará responsabilidades para el Estado guatemalteco. El Estado de Guatemala realiza el mayor esfuerzo para que el sistema GUATECOMPRAS esté disponible el 100% del tiempo. Sin embargo, no está en condiciones de predecir ni controlar el momento en que se produzcan interrupciones del servicio debido a fallas mecánicas, de telecomunicaciones, de software, de hardware, de proveedores externos, por trabajos de mantenimiento o por cualquier otra causa y tampoco puede controlar la duración de tales eventos. No obstante, hará los esfuerzos razonables para proveer en el plazo más corto posible los mecanismos alternos para la restauración de los servicios afectados. Artículo
18. Uso de la información. Cada usuario deberá responder por el uso ilegal, contrario a la ética o distinto a los fines para los cuales han sido creadas las herramientas del Sitio www.guatecompras.gt
19. Virus. El Estado guatemalteco ha tomado medidas para prevenir ataques de virus electrónicos. Aún así, no acepta ninguna responsabilidad por cualquier daño causado por virus en el Sistema. Artículo
20. Boletines. El sistema GUATECOMPRAS envía oportunamente diferentes tipos de boletines electrónicos al usuario que se inscribe a los mismos. No se generará responsabilidad alguna para el Estado guatemalteco por problemas de recepción de los boletines electrónicos correspondientes. Artículo
21. Modificación de contenidos. El Estado guatemalteco se reserva el derecho de modificar o actualizar la presentación e información de las herramientas electrónicas de la estructura informática de los servicios que ofrece el Sitio www.guatecompras.gt
, haciendo públicas dichas modificaciones por medio del sistema GUATECOMPRAS.
22. Sanciones por infracciones en la normativa de uso del Sistema. La Contraloría General de Cuentas, cuando se trate de servidores públicos o entidades privadas o mixtas que manejen, administren o ejecuten fondos públicos, fiscalizará y sancionará cualquier infracción que se origine por incumplimiento a esta normativa. Cuando se trate de particulares la entidad afectada denunciará a la autoridad pública correspondiente de acuerdo a la materia de que se trate. Lo anterior en aplicación de los artículos 82, 83 y 88 del Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, así como el artículo 55 del Decreto número 72-2008, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal Dos Mil Nueve, ambos del Congreso de la República o la que en su caso estuviere vigente. CAPÍTULO VIII
23. Derechos reservados. La marca “GUATECOMPRAS” se encuentra inscrita en el Registro de la Propiedad Intelectual, a nombre del Ministerio de Finanzas Públicas, bajo el expediente número 2003-02919. El dominio www.guatecompras.gt
se encuentra registrado a nombre del Ministerio de Finanzas Públicas, en la Universidad del Valle de Guatemala, en su calidad de ente Registrador de Nombre de Dominio de Internet del nivel superior correspondiente al código de Guatemala (.gt).
24. Derogatoria.
Se deroga la Resolución DNCAE 100 emitida por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, el 30 de marzo de 2004.
25. Vigencia. La presente resolución empieza a regir ocho días después de su publicación en el Diario de Centroamérica, Órgano Oficial del Estado.

References: RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 30
 artículo 35
 artículo 41
 artículo 8
 Artículo
8
 Resolución 
 artículo 22
 artículo 21
 artículo 44
 artículo 44
 Artículo
9
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo
11
 artículo 2
 resolución 
 artículo 46
 Artículo
18
 Artículo
20
 Artículo
21
 artículo 55
 Resolución 
 resolución