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Timestamp: 2020-05-29 11:27:55+00:00

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Resolución de 15 de marzo de 2019, de la Subsecretaría, por la que se aprueban los calendarios de conservación y se autoriza la eliminación de series documentales
El artículo 46 de la Constitución Española obliga a los poderes públicos a garantizar la conservación y promover el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y su titularidad.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, considera en su artículo 49.2 que una parte integrante del mismo es el Patrimonio Documental, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público.
Por otra parte, el artículo 52.1 de dicha norma exige a todos los poseedores que custodian bienes del patrimonio documental y bibliográfico que garanticen su conservación y protección, su destino a un uso que no impida su conservación y su mantenimiento en lugares adecuados. Asimismo, el artículo 55.1 prevé que se recabe autorización de la Administración competente para excluir o eliminar todo o parte de los bienes del Patrimonio Documental contemplado en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública. No obstante, el artículo 55.2 contempla que en ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Finalmente, el artículo 58 de la citada Ley 16/1985, de 25 de junio, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
La Ley 16/1985, ha sido desarrollada a través de diferentes disposiciones. En primer lugar, el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, lleva a cabo la regulación de la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. Este real decreto, en su artículo 6.1, atribuye al titular de la Subsecretaría de los Departamentos la competencia para autorizar, motivadamente, la eliminación de documentos y, en su caso, disponer su conservación en soporte distinto del original.
En la reunión plenaria de 16 de octubre de 2012 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, se creó el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, siguiendo lo previsto en el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. El cometido de este Grupo de Trabajo es la realización de estudios de identificación y valoración de series comunes; así como de estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación, con el fin de elaborar propuestas de conservación, eliminación y calendarios de conservación.
Entre las series dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos destacan doce series documentales de gestión de recursos humanos, consideradas comunes para la Administración General del Estado que fueron aprobadas en las reuniones de 21 de mayo de 2013 (dictámenes 47-50/2013), de 13 de junio de 2014 (dictamen 11/2014), de 17 de diciembre de 2014 (dictamen 46/2014), de 9 de julio de 2015 (dictámenes 5-10/2015) y de 14 de marzo de 2017 (dictamen 18/2017) a propuesta del Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado.
De acuerdo con lo anterior, corresponde ahora, en el ámbito del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, aprobar los calendarios de conservación de las doce series comunes de gestión de recursos humanos custodiadas por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y que han sido dictaminadas hasta la fecha, así como ordenar su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Primero. Ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de los calendarios de conservación resultantes de los dictámenes 47-50/2013, 11/2014, 46/2014, 5-10/2015, y 18/2017 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que figuran en el anexo de esta Resolución.
Segundo. Autorizar la eliminación de los documentos, cuando proceda según los referidos calendarios de conservación, sujeta a las formalidades, plazos y muestreos contenidos en los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Tercero. El proceso de destrucción se hará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para las series señaladas en el anexo, quedando autorizadas por la presente resolución las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación, previa comunicación de conformidad de la Secretaría General Técnica.
Cuarto. La unidad responsable deberá hacer llegar a la Secretaría General Técnica un ejemplar del acta de destrucción, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación eliminada en metros de estantería y régimen de custodia interna o externa de la documentación conforme al modelo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos disponible en su web:
Asimismo, conforme al apartado 3 del artículo 7 del Real Decreto 1164/2002, se deberá hacer llegar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones, un ejemplar de dicha acta.
Quinto. No podrá eliminarse la documentación que forme parte de expedientes objeto de recurso administrativo o judicial que estén pendientes de resolución o sentencia.
Sexto. El proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación, estando protegida contra intromisiones externas. El método empleado será el adecuado para imposibilitar la reconstrucción de la documentación y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Séptimo. Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 6.2 b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de esta resolución queda demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en dicho plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma.
En caso de que la resolución fuese impugnada no podrá procederse a la destrucción o transferencia de documentos de acuerdo a los calendarios de conservación recogidos en su anexo, hasta que la misma adquiera firmeza.
Octavo. Contra la presente resolución podrá interponerse recurso de alzada ante la Ministra de Industria, Comercio y Turismo en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

References: artículo 46
 artículo 49
 artículo 52
 artículo 55
 artículo 49
 artículo 55
 artículo 58
 Real Decreto 
 artículo 6
 artículo 3
 Real Decreto 
 artículo 6
 Real Decreto 
 resolución 
 artículo 7
 Real Decreto 
 resolución 
 artículo 39
 artículo 6
 Real Decreto 
 resolución 
 resolución 
 resolución