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⭐L Archivio Storico della Banca Popolare di Milano
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1 L Archivio Storico della Banca Popolare di Milano2 Sommario Premessa 11 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Il percorso di costituzione dell Archivio Storico: I fondi dell Archivio Storico 31 Il fondo della Banca Popolare di Milano 35 I fondi delle banche acquisite 39 - Banca Popolare di Roma 40 - Banca Popolare Cooperativa Vogherese 41 - Banca Popolare di Bologna e Ferrara 42 - Banca Popolare di Apricena 44 - Banca Briantea 45 - Banca Agricola Milanese 46 - Banca La Biblioteca Luzzatti 49 Appendice Dichiarazione del Ministero dei Beni Culturali 52 Norme per la consultazione 55 Come prendere contatto con l Archivio Storico della Banca Popolare di Milano 55 In copertina Quadro grafico che riassume le principali operazioni della Banca Popolare di Milano dalla fondazione, presentato alla Esposizione Universale di Parigi del 1900.3 L Archivio Storico della Banca Popolare di Milano A cura di Rossella Manzo Silvia Lolli Maria Teresa Sillano4 Dobbiamo molta gratitudine alla Dott.ssa Silvia Lolli, ai suoi Collaboratori e a quanti, all interno e all esterno della Banca, hanno reso possibile l opera di completo riordino dell Archivio Storico. L impegno, durato oltre sei anni,ha richiensto metodo, attenzione a quel particolare entusiasmo che i ricercatori e gli amanti della documentazione storica sanno manifestare quando si dedicano ad un opera che può realizzare il recupero o la salvaguardia di un patrimonio che altrimenti sarebbe destinato a restare dimenticatoo, addirittura, ad andare disperso. Nel nostro caso, metodo, attenzione ed entusiasmo sono stati offerti senza risparmio e il risultato ottenuto ne costituisce la prova più convincente. L Archivio Storico ora è stato riordinato e sistemato, entra nel patrimonio della Banca e sarà disponibile per gli studiosi e per i ricercatori come fonte importante e ricca della lunga vicenda di una Banca che, nella sua operatività, è stata ed è specchio della vita produttiva e sociale del territorio che l ha espressa. I criteri adottati consentono di mantenere costantemente aggiornato il materiale d archivio, evitando che l immensa quantità della documentazione odierna e l effimero delle nuove tecnologie condannino il lavoro dei nostri giorni a non lasciare tracce correttamente leggibili ed esaurienti. Pe accogliere, anche fisicamente, l Archivio Storico è stata predisposta una piccola ma ospitale sede che rappresenta anch essa la volontà di apertura e di servizio a vantaggio della nostra Città. Roberto Mazzotta Presidente Banca Popolare di Milano 55 Nel processo lungo che ha portato le economie occidentali ad uscire dalla spirale dell arretratezza e del sottosviluppo per imboccare la vie della rivoluzione industriale e della crescita economica, le imprese hanno svolto una funzione insostituibile, ponendo il momento economico al centro delle riflessioni e dell azione, di quanti pensavano ed operavano a coniugare benessere con bene, guardando allo sviluppo di tali istituzioni economiche come premessa necessaria alla crescita economica e sociale delle nazioni. La storia economica e sociale dell Occidente negli ultimi due secoli è dunque anche storia delle vicende che videro protagoniste queste organizzazioni; organizzazioni che, tuttavia, molto spesso, operando sul presente e sul futuro, hanno rimosso le testimonianze del passato che si andavano accumulando nei loro archivi, vivendo con fastidio la presenza di una massa crescente di materiali che i più consideravano superati reperti di un mondo finito, capaci solo di interessare qualche erudito o di appassionare qualche archivista e la cui conservazione era giustificata solamente dal punto di vista delle esigenze imposte dalle norme del codice civile; un peso quindi più che un blasone. La distruzione o la dispersione di tali documenti, spesso voluta per mere esigenze di spazio, ha finito quindi per mutilare irrimediabilmente la possibilità di arricchire la storia, non solo economica, di una determinata comunità della viva testimonianza del passato di uno dei protagonisti, favorendo il farsi di una storia ad una sola dimensione, la dimensione di quelle istituzioni che, come quelle pubbliche o quelle ecclesiastiche, avevano da tempo acquisito la cultura del documento. Tale tendenza, per fortuna, in anni più vicini a noi, è andata attenuandosi e sempre più le imprese sono andate scoprendo l importanza dei propri patrimoni documentari, non solo per mere ragioni di immagine, ma perché ci si è andati sempre più convincendo che la lezione del passato può avere importanti ricadute sul piano della ricostruzione della loro storia e sul recupero della loro memoria - e dunque delle loro tradizioni e della loro cultura -, per completare ed arricchire quella dell intera società in cui le stesse hanno avuto la ventura di operare. In questo senso i materiali accumulati nella più che secolare vicenda della Banca Popolare di Milano - e oggi messi a disposizione degli studiosi grazie al mecenatismo e alla lungimiranza dei suoi amministratori - sono in grado di documentare le vicende di una tipica banca di territorio che ormai si potrebbe, a buon diritto, definire l ultima vera banca dei milanesi, un particolare esemplare della popolazione bancaria che, non avendo subito trapianti, né manutenzioni straordinarie, né matrimoni forzosi riesce a coniugare con successo principi che apparivano incompatibili, quali una dimensione ancora adatta a vivere concretamente il radicamento nel territorio e la vicinanza al suo tessuto economico con una rispettabile capacità competitiva ben compresa e apprezzata dal mercato, come ha recentemente ricordato Roberto Mazzotta, e offrire nel contempo importanti contributi alla conoscenza della vita economica e sociale della città e del territorio ai quali la Banca Popolare di Milano è indissolubilmente legata. Marzio Achille Romani Professore Ordinario di Storia economica Direttore Istituto di Storia economica Università Commerciale Luigi Bocconi Milano 76 Sin dalla fine del XIX secolo si afferma, all interno della Banca Popolare di Milano, il principio che devono essere conservati i documenti testimonianti la vita della Banca, i quali recano in sé un interesse storico latente, e cresce la consapevolezza che per scrivere la propria storia e costruire il proprio futuro occorre istituire l Archivio Storico. Acquisita tale consapevolezza, l istituto bancario si è fatto carico del recupero e della conservazione del materiale documentario, dell organizzazione e della gestione dell archivio, dell individuazione di regole certe e condivise per stabilire quali documenti possano essere oggetto di selezione e scarto e dopo quanto tempo. L Archivio Storico così costituito e sedimentatosi nel tempo diventa oggi testimonianza culturale grazie all opera degli archivisti che l hanno riordinato ed inventariato per renderne possibile la consultazione da parte degli studiosi. La grande varietà di approccio alle fonti archivistiche è connessa al processo di formazione dei singoli fondi, alla natura dei documenti e alla tipologia delle serie, alle dimensioni del fondo, allo stato di ordinamento, alla presenza o meno di precedenti strumenti di ricerca; perciò la responsabilità di decidere l intervento più congruo al fine di fornire strumenti che consentano ai ricercatori non solo di reperire le unità archivistiche utili alle loro indagini, ma anche e soprattutto di poterne fare un uso critico, di poterle cioè valutare nel contesto del processo di formazione, va presa dall archivista, incaricato del riordino, col supporto metodologico della Soprintendenza archivistica, che ha esaminato nel dettaglio il progetto di riordino ed inventariazione. Per restituire ordine logico alla documentazione l archivista deve conoscerne il soggetto produttore, le finalità per cui opera, i criteri in base ai quali ha organizzato l archivio, ricordando che l assetto attuale di un complesso documentario dipende dalle regole e dalle procedure di archiviazione applicate nel passato e, negli archivi d impresa, è anche il risultato del lavoro congiunto di quanti operano all interno dell impresa. Nell avviare i lavori di ordinamento e inventariazione, le decisioni vanno prese in relazione agli elementi oggettivi su indicati, che connotano la configurazione dell archivio unitamente alla valutazione di altri fattori quali la predisposizione di una scala di priorità, la domanda degli utenti, il tempo a disposizione per portare a termine il lavoro, la possibilità o meno di poter contare su collaboratori competenti e interni al soggetto produttore. Per inventari più accurati non si intende necessariamente parlare di inventari più analitici, dove cioè la singola unità archivistica è descritta con dovizia di particolari, spesso anzi per archivi o fondi archivistici di grosse dimensioni possono risultare più funzionali inventari mediamente analitici, ma preceduti da un corretto e intelligente riordinamento, questo sì analiticamente descritto nell introduzione all inventario. Eugenio Casanova, nel suo manuale di archivistica, enuncia lo stretto rapporto che intercorre tra il riordinamento del fondo e la compilazione dell inventario che deve fotografare in ogni sua parte l ordinamento e conservarne la struttura. Questo riferimento alla struttura da parte del Casanova è rilevante, ma al tempo stesso vincolante, perché lega rigidamente la descrizione a situazioni oggetti- 87 vamente disomogenee, dal momento che la situazione di ogni archivio o fondo archivistico o sezione d archivio può risultare diversa a seconda della formazione e delle vicende occorse alle carte. Anche l interpretazione e l applicazione del metodo storico non è univoca: - Se si assume il criterio di ricostruire l ordine originario delle carte, cioè di ricostruire l archivio così come l aveva prodotto il soggetto intestatario, si dovrà tenere conto delle periodizzazioni prodotte quando il soggetto produttore si è trasformato per subentri o accorpamenti e riprodurre le stesse nelle serie, operando collegamenti e rinvii o indicando il trasferimento di carte ad altri soggetti. - Se si privilegia l archivio come si è venuto sedimentando nel tempo, salvaguardando la continuità delle serie, la permanenza di procedure e usi archivistici anche in corrispondenza di mutamenti istituzionali, si appiattisce il quadro istituzionale, si salva la prassi burocratica e si afferma il principio del quieta non movere, considerando storicamente rilevante qualsiasi forma di aggregazione delle carte. Sotto il profilo metodologico i criteri di descrizione, adottati nell inventario dell Archivio Storico della Banca Popolare di Milano, si rifanno a quanto teorizzato da Claudio Pavone e Piero d Angiolini, che nella Guida Generale degli Archivi di Stato italiani hanno operato una profonda innovazione, sganciando la descrizione dei fondi dalla loro configurazione fisica, ancorando tale descrizione alla identificazione cronologica e quantitativa di serie, nuclei di documenti e singole unità, che, pur trovandosi in un determinato titolo, siano riconducibili a diversi soggetti produttori. Tutto ciò prima che le norme ISAD, gli standard internazionali di descrizione archivistica, introducessero la possibilità di descrivere accanto al fondo, in un file distinto, i diversi soggetti produttori le cui carte fossero confluite in quel fondo. Nell Archivio Storico della Banca Popolare di Milano sono confluiti i patrimoni documentari delle sette banche incorporate dal 1957 al 1999 e si sono verificate nel corso del tempo situazioni di disordine, ma non tali da non consentire una ricostruzione delle serie o dei titoli originari, l elaborazione distinta di notizie storico-istituzionali e archivistiche per ognuno dei soggetti produttori. Questo inventario, dunque, si presenta come uno strumento di ricerca, all interno del quale sono descritti i materiali utili ad un approfondimento teorico; l analisi del patrimonio documentario descritto in inventario potrà restituire la memoria delle diverse radici storiche della Banca Popolare di Milano e contribuire alla salvaguardia di un patrimonio culturale che è chiave dello sviluppo economico e fattore positivo nell evoluzione della logica imprenditoriale. Marina Messina Soprintendente archivistico per la Lombardia 98 109 Premessa Il patrimonio archivistico accumulato in 140 anni di attività dalla Banca Popolare di Milano documenta lo sviluppo di una delle maggiori banche popolari italiane. Con la sua valorizzazione si intende mantenere viva la memoria del ruolo svolto da questa Banca nel contesto sociale ed economico della città della quale l istituzione porta il nome, come pure in quello più ampio regionale e nazionale. La cura dei fondi archivistici dell Istituto, e di quelli che nel tempo sono in esso confluiti, contribuisce ad arricchire e a rendere storicamente ancor più rilevante l impegno della Banca nei confronti della propria tradizione. Per meglio adempiere al compito di tutela e valorizzazione, in applicazione della vigente normativa archivistica e sulla base della Dichiarazione di notevole interesse storico (1), l Archivio Storico collabora con gli uffici della Banca al fine di acquisire la documentazione storicamente rilevante per la quale siano scaduti i termini legali e amministrativi di conservazione. Archivio Storico. Archivio Storico. La sala consultazione. Pagina a fronte: Il salone centrale della sede della Banca Popolare di Milano. (1) La Dichiarazione è stata rilasciata dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali attraverso il Soprintendente archivistico per la Lombardia il 20 febbraio Per il testo integrale si veda in Appendice. 1110 11 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Pagina a fronte: La sede della Banca in via san Paolo all incrocio con piazza Crispi (attuale piazza Meda), anni 30. A destra: Regolamento d Archivio (18 maggio 1883).12 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Trascorsi oltre dieci anni dalla sua fondazione, il Consiglio di Amministrazione della Banca Popolare di Milano sentì la necessità di affrontare in modo sistematico il problema della documentazione che si andava progressivamente accumulando. Il compito di elaborare proposte concrete in merito a un piano di riordinamento venne affidato al consigliere Carlo Antonini. Nella relazione, presentata al termine dei suoi lavori di indagine il 25 agosto del 1882, Antonini sottolineava come: Lo sviluppo meraviglioso che, nel volgere di pochi anni, presero le operazioni del nostro istituto, fu cagione per la quale s agglomerasse nei locali della Banca tale una quantità di carte, registri e documenti da superare ogni previsione. Le richieste per soddisfare ai bisogni dei singoli uffizi crebbero per necessità contemporaneamente; le innovazioni pel moltiplicarsi degli affari, per le diverse interpretazioni delle leggi e per la sopravvenienza di nuove, imposero incessante successione di varianti e non raramente di nuovi moduli. Antonini, incaricato della gestione economica, si rese subito conto di come fossero urgenti non soltanto dei provvedimenti, ma una radicale riforma dell Economato e l ordinamento dell Archivio (2). Nel portare a termine la sua indagine, constatò che le difficoltà riscontrate nella realizzazione di un tale progetto erano da attribuire alla mancanza di un impiegato che Salone per il pubblico del Palazzo Corio-Casati in via San Paolo, sede della Banca dal 1872 al13 fosse destinato a raccogliere e a ordinare le carte inviate dai diversi uffici, all insufficienza dei locali e ai frequenti traslochi. Infatti, quella di via san Paolo, dove la Popolare di Milano si trovava dal 1872, era già la terza sede della Banca. Il problema dello spazio in cui sistemare la documentazione si risolse nel 1880, quando si liberarono dei locali precedentemente dati in affitto, mentre la nomina del rag. Luigi Magrotti a economo della Banca portò a uno sviluppo positivo delle attività organizzative e di controllo sulla gestione dei fondi sino a quel momento raccolti. Il passo successivo fu quello di identificare le diverse tipologie di documenti accumulati, al fine di predisporre delle regole di generale applicazione per le modalità e i tempi di conservazione o scarto. La prima difficoltà incontrata fu di carattere pratico: si trattava di una massa polverosa di pacchi slegati, di carte d ogni colore e sparse per ogni dove, di fascicoli, libri, registri, mastri e documenti d ogni sorta, che giaceva ammonticchiata nella gran sala ( ) Era il disordine che inevitabilmente aveva seguito ai ripetuti traslochi ed all incessante materiale che vi si agglomerava a scarico degli uffizî, dove lo spazio veniva reclamato dalle sopravvenienze. Quindici anni d esercizio!! V erano certamente motivi da scoraggiarsi dall impresa. Si decise di procedere mettendo ordine fra i vari documenti: Col signor Magrotti stabilii anzi tutto che si avesse a procedere per sommarie ripartizioni della massa in diverse sezioni, per poscia continuare ad una seconda, ad una terza rivista d ogni singola sezione, rintracciando quanto mi occorreva per riempire le lacune che si dovevano successivamente verificare. In quell ammasso la partita dei dubbi, degli incerti, degli incogniti contribuì ad elevare il più grosso monte, nel quale poi coi signori Magrotti e Mauri, volontario sorvenuto al 21 dicembre 1880, andavamo scavando quello che ci premeva di riparacciare. Da una parte dunque cominciarono a raccogliersi oltre ventimila libretti di risparmio, i libri di controllo e tutti quelli relativi a codesta sezione. Altrettanto successivamente facemmo dell uffizio Azioni, delle Sovvenzioni, dei Conti Correnti, dei Mandati e Reversali, della Direzione, dell uffizio Sconti, della Cassa, della Contabilità e L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Giuseppe Casazza, consigliere della Banca Popolare di Milano. Commissario d Archivio dal 1885 al (2) Nella sua relazione Antonini sottolineava come l apporto dell economo fosse risultato di fondamentale importanza: le qualità del signor Magrotti, istruito di tutti i servizi della Banca, alla quale apparteneva da nove anni, e vi aveva prestato opera intelligente in diversi uffizi e poscia quale capo-uffizio del Risparmio, mi infervoravano alla più pronta attuazione del mio concetto, organizzazione cioè dell Economato ed ordinamento dell Archivio. 1514 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: dell Economato, ecc. Ciò fatto, abbiamo intrapreso il regolare, paziente e più scrupoloso ordinamento di sezione per sezione, consultando i diversi capi d uffizio e gli stessi impiegati. Stefano Labus, consigliere della Banca Popolare di Milano. Commissario d Archivio dal 1888 al Una volta individuata e ordinata la documentazione già giacente in archivio si cercò, grazie alla collaborazione dei capi-ufficio e degli stessi impiegati, di identificare anche quei documenti che per il loro frequente uso non potevano essere custoditi in archivio. Al termine di questo meticoloso lavoro, Antonini divise l intera documentazione prodotta dalla Banca nelle seguenti sezioni d archivio: Consiglio di amministrazione Segreteria del Consiglio d amministrazione Direzione e sua segreteria Mandati e Reversali Uffizii: Azioni e buoni fruttiferi Sconti Risparmio e piccolo risparmio Sovvenzioni e depositi Conti correnti Cassa Economato Contabilità Avvisi e stampati. Con l enumerazione dei diversi uffici e l accenno ai servizi resi da ognuno di essi, Antonini si proponeva di evidenziare quale fosse l importanza attribuita ai vari documenti presenti nell archivio, al fine di facilitare il compito alla Commissione che sarebbe stata nominata dal Consiglio per la redazione di un regolamento d Economato e d Archivio. Risolto il problema dell identificazione delle diverse tipologie di documenti, si passò a quello relativo alla ricerca di locali adeguati: aspetto, questo, che giustificava l attribuzione della gestione dell archivio all ufficio Economato (3). Nella seduta consiliare del 25 agosto 1882, il presidente Lisiade Pedroni diede notizia dell avvenuto ordinamento dell Archivio. Si procedette, quindi, alla nomina della Commissione per l esame del progetto di Regolamento d Archivio (4) ; furono incaricati il consigliere Giovanni Casnati e il sindaco Guglielmo Bonistabile e lo stesso Antonini che, scomparso poco dopo, venne sostituito dal consigliere Giuseppe Casazza. La redazione di tale regolamento aveva lo scopo di consentire 16 (3) ( ) l ampio salone destinato esclusivamente a quest ultimo [l archivio], sebbene misuri una superficie di 57 metri quadrati, e comodi e solidi scaffali si elevino dal piano fino alla soffitta per un altezza di metri 3,75, addossati alle pareti per una non interrotta percorrenza di 33 metri e mezzo, riescirebbe insufficiente, qualora si decidesse la continuazione come figura dalle esistenze attuali. Dunque, o ridurre a più stretti limiti la conservazione dei documenti, escludendo quelli che non si credono necessarî o riducendo la durata per molti altri, oppure provvedere al possibile ampliamento che si potrebbe effettuare con lieve spesa, aggiungendo nuovi locali all Archivio esistente. (4) Tra il 1885 e il 1943 ricoprirono questo incarico i consiglieri Giuseppe Casazza ( ), Giovanni Casnati ( ), Stefano Labus ( ), Leopoldo Cova ( ).15 l ordinata sistemazione dei documenti fin dal momento della loro produzione da parte dei vari uffici, prevedendo le modalità con cui si sarebbero evase le varie richieste attraverso regole precise inalterabili a garanzia dell ordine, dell interesse e del decoro dell istituto. In breve tempo la Commissione giunse alla formulazione di un Regolamento d Archivio che venne approvato dal Consiglio di Amministrazione il 18 maggio Nella seduta del Consiglio del 23 giugno 1893, considerando la necessità di sgravare l archivio di carte vecchie per far luogo a nuove, per le quali non ci sono altri locali disponibili, si procedette all analisi delle proposte circa lo scarto d archivio coinvolgendo il consigliere addetto alla sua sorveglianza, la Commissione legale per il controllo dei termini di legge e il capo contabile (5). Nella discussione che si aprì (6) vennero delineandosi due fronti: da una parte coloro che erano favorevoli alla conservazione di tutta la documentazione, dall altra quelli che giudicavano lo scarto lo strumento più adatto a sostenere una più efficiente ed efficace gestione (7). L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: (5) La Commissione fece riferimento all art. 8 del Regolamento d Archivio del 18 maggio 1883 e al Codice di Commercio 1882 artt. 26 e 919 in merito alla tenuta e ai termini di conservazione della documentazione obbligatoria. (6) Consiglio di Amministrazione 23 giugno 1893: Aperta la discussione, il cons. Perelli Paradisi si mostra spiacente in massima che si distruggano carte giacenti in archivio. Vorrebbe che le carte vecchie fossero riposte in casse e queste depositate in cantina o altro locale. Il sindaco Della Porta riconosce la necessità di procedere ad uno scarto, necessità del resto già prevista dal regolamento. Rispetto alla qualità dello scarto, opina che non si debbano scartare documenti originari, ma si possano scartare ricapiti che hanno soltanto un valore di comodità interna transitoria. Aggiunge che si dovrebbe aver riguardo all interesse che possono avere i clienti della Banca alla conservazione di documenti anche al di là del termine legale. Il cons. Barbetta per la Commissione legale avverte che nelle proposte di scarto si è largheggiato in favore della conservazione. Il consigliere Labus avverte che lo studio di conservare anche le carte inutili, può nuocere alla conservazione di quelle necessarie. Ora manca lo spazio nell archivio per collocarvi altre carte, e non sarebbe neanche prudente di sopraccaricare l archivio di un maggior peso. Il Presidente riassume la discussione, propone che, riconosciuta in massima la necessità di procedere ad uno scarto, e potendo esservi disparere soltanto sui limiti, si dia mandato ampio al Consigliere delegato unitamente al Sindaco rag. Della Porta e al cons. Perelli Paradisi di rivedere l elenco suindicato e far luogo agli scarti che crederanno convenienti. (7) Nel corso delle operazioni di riordino del Fondo Banca Popolare di Milano è stato ritrovato, tra gli atti degli Affari riferiti in Consiglio dell anno 1893, il documento relativo alla proposta di scarto: per ogni tipologia di documenti considerati si stabiliva il periodo di conservazione e la modalità per l effettuazione dello scarto annuale. Affari riferiti in Consiglio: Scarto d Archivio,16 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Regolamento d Archivio 18 maggio 1883 Bozza del Regolamento d Archivio, Art. 1. L archivio è affidato ad un archivista direttamente soggetto alla sorveglianza di un Consigliere d Amministrazione delegato; Art. 2. Il locale d archivio deve rimanere chiuso a chiave, della quale esisteranno due gemelle, l una affidata all archivista, l altra al Direttore. Nessuno può accedere all archivio, se non accompagnato dall archivista. È vietato a chicchessia di fumare o di entrare nell archivio con lume acceso; Art. 3. Ogni richiesta di documenti, anche per semplice ispezione, deve essere fatta su Modulo e firmata dal richiedente. L archivista risponderà soltanto alle richieste che gli venissero fatte dai Membri del Consiglio, dai Sindaci, dal Direttore, dall Ispettore, dal Segretario del Consiglio e dai Capi d ufficio. Alle richieste di questi ultimi non sarà dato corso se non dopo la chiusura degli sportelli, salvo che si tratti di affare urgente; Art. 4. La richiesta rimane presso l archivista, che ne trascrive la data, l oggetto su un apposito libro. Le dichiarazioni di ricevuta di documenti vengono fatte in calce alla richiesta. La richiesta sostituisce provvisoriamente il documento asportato; Art. 5. Ritardandosi oltre il prevedibile bisogno la restituzione del documento asportato, l archivista ne reclama il rinvio. Seguita la restituzione, se ne fa annotamento sul registro di cui all articolo precedente, e la richiesta viene annullata col taglio di un angolo del modulo sul quale fu stesa; Art. 6. Ogni capo d ufficio deve tosto trasmettere all archivio i registri ed i documenti che più non gli occorrono, accompagnandoli con una distinta contenente l indicazione precisa dei medesimi; Art. 7. L Archivista, dopo aver riscontrata la regolarità della consegna che gli viene fatta, registra sul libro generale di carico dell archivio i libri e i documenti a lui trasmessi; Art. 8 Il Consigliere delegato, quante volte si rendesse necessario, sentita la Commissione legale, farà al Consiglio le proprie proposte per la distruzione delle carte delle quali non occorresse l ulteriore conservazione. La distruzione si eseguirà nei modi deliberati dal Consiglio. Di ogni documento distrutto si farà lo scarico nel registro, indicando la data del provvedimento che ordinò la distruzione; Art. 9. Le funzioni di archivista saranno, sino a contraria deliberazione, disimpegnate dall Economo, coadiuvato dall occorrente personale. Per la sorveglianza dell Archivio il Consiglio delega il Consigliere Casazza, che accetta, esonerandolo dal far parte della Commissione dei Prestiti sull onore. 1817 L incremento delle attività della Banca rese particolarmente rilevante il tema dello scarto d archivio; lo conferma il verbale della seduta consiliare del 6 marzo 1899, nel quale il direttore richiamava l attenzione sulla necessità di sgravare l archivio di carte la di cui conservazione manca di interessi. Ricorda che già nel giugno il Consiglio discusse l argomento e diede ampio mandato al consigliere delegato com. Labus unitamente al Sindaco Della Porta e all ora defunto [sic] cons. Perelli Paradisi di far luogo agli scarti che credessero convenienti. Il Consiglio decise quindi di affidare al consigliere Stefano Labus, soprintendente all Archivio, l incarico di provvedere, secondo il suo prudente criterio, agli scarti periodici ritenuta la necessità della conservazione, quando questa è prescritta dalla legge o giustificata da un interesse storico. Per la prima volta è testimoniata l esigenza di conservare le carte prodotte nello svolgimento delle attività amministrative sulla base di una nuova motivazione, non legata esclusivamente a fattori di ordine giuridico-economico; si prendeva infatti in considerazione la necessità di mantenere viva la memoria documentata della Banca. Si trattava di ponderare le esigenze di carattere organizzativo con quelle dell interesse storico per il ruolo che l Istituto aveva assunto, sia nel contesto dell economia locale sia in quello più ampio del credito mutuo popolare italiano. Successivamente, per la formulazione delle proposte di scarto venne L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Affari riferiti in Consiglio: Scarto d Archivio,18 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: coinvolta anche la Direzione (8) ; le proposte per il così detto sfollamento dell Archivio riguardavano le carte suddivise in due categorie: A) da considerare senza limite di tempo e B) da distruggere dopo cinque anni dall ultima registrazione. La prassi prevedeva che le decisioni in merito allo scarto si sarebbero dovute prendere di volta in volta sulla base di una relazione della Direzione, munita del visto del soprintendente all Archivio e della Commissione legale sulle carte d archivio destinate a essere mandate a una cartiera per esservi distrutte. Lo scarto sarebbe stato eseguito a mano a mano che saranno compiuti i periodi, indicati nel suddetto elenco, di permanenza nell Archivio (9). Nel 1912, per favorire una maggiore ponderazione in merito ai tempi di conservazione dei documenti, il direttore della Banca, Polidoro Redaelli, avanzò l ipotesi di trasmettere ai consiglieri le proposte di scarto, con relativa relazione, con qualche giorno di anticipo rispetto alla seduta in cui si sarebbero dovute prendere le deliberazioni (10). La necessità di procedere con cautela derivava anche dalla crescente complessità delle operazioni della Banca e dall aumento del volume della documentazione cartacea conseguentemente prodotta. Dalla lettura dei verbali del Consiglio di Amministrazione, risulta chia- Commissione Prima, anni (8) Consiglio di Amministrazione 15 maggio (9) Consiglio di Amministrazione 15 gennaio 1909 e 14 maggio (10) Consiglio di Amministrazione 23 febbraio (11) Consiglio di Amministrazione 30 dicembre 1926, proposte della Commissione Prima del 15 dicembre (12) In particolare gli artt. 3, 6 e 8 venivano modificati come segue: Art. 3. Ogni richiesta di documenti, anche per semplice ispezione, deve essere fatta sul modulo e firmata dal richiedente. L archivista risponderà soltanto alle richieste che gli venissero fatte dai membri del Consiglio, dai Sindaci, dalla Direzione Generale, dal Segretario del Consiglio, dai Procuratori, dall Ispettore e anche dai Capi d ufficio che dovranno però essere debitamente autorizzati dalla Direzione. Alle richieste di questi ultimi non sarà dato corso se non dopo la chiusura degli sportelli, salvo che si tratti di affare urgente; Art. 6. Gli uffici della Sede dovranno trasmettere all archivio tutti i registri e tutti i documenti che più loro non occorressero, ordinatamente due volte all anno e precisamente nella prima quindicina del mese di Gennaio e di Luglio. Le Agenzie trasmetteranno invece all archivio i registri e i documenti soltanto in Gennaio. Le consegne verranno accompagnate da due elenchi dettagliati dei quali uno verrà ritornato, firmato dall archivista all ufficio presentatore; Art. 8. Il Consigliere delegato, quante volte si rendesse necessario, sentita la Commissione legale, farà al Consiglio le proprie proposte per la distruzione delle carte delle quali non occorresse l ulteriore conservazione. La distruzione si eseguirà nei modi deliberati dal Consiglio. Il Consigliere delegato, tutti gli anni esaminerà l elenco dei moduli e dei registri di nuova istituzione che gli verrà fornito dall ufficio Economato e farà al Consiglio la relativa proposta per la conservazione in archivio di detti moduli e registri. Di ogni documento distrutto si farà lo scarico nel registro, indicando la data del provvedimento che ordinò la distruzione.19 ro che, se inizialmente l attenzione veniva posta sui documenti scegliendo accuratamente quelli da conservare e quelli da mandare al macero, in seguito furono le problematiche legate alla mancanza di spazi adeguati a giustificare i diversi interventi. Intorno alla metà degli anni Venti, dopo sei decenni di attività, la Banca fu interessata da un piano di riorganizzazione interno guidato dal nuovo direttore generale Gerolamo Pirinoli. In questo contesto il Consiglio deliberò, sulla base delle proposte della Commissione Prima, alcune modifiche al Regolamento d Archivio e a quello per l Economato (11). Tali aggiustamenti evidenziano un rinnovato interesse per una maggiore tutela del documento e il tentativo di introdurre criteri di razionalità nelle procedure di trasferimento della documentazione dagli uffici della sede e dalle agenzie all archivio generale, prevedendo, a tal fine, la redazione di una lista di versamento e l invio della documentazione, già ordinata, a scadenze regolari (12). Nei decenni successivi il controllo sulle attività dell archivio rimase affidato a commissioni permanenti e lo scarto venne attuato sulla base di elenchi definiti. I provvedimenti emanati in seguito ebbero per oggetto le modalità di consegna all archivio di registri, di pacchi di documenti e di recapiti da conservare (13). Nelle circolari le disposizioni venivano definite provvisorie, in attesa della riforma in corso del Regolamento dell Archivio, riforma di cui il Consiglio si occupò molti anni dopo. La Commissione archivio, formatasi alla fine dell Ottocento e in seguito legata a quella per l economato, mantenne i propri compiti nei termini L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: Cause definite, anni (13) La Circolare 706 del 19 agosto 1938 disponeva: Premesso che i registri, recapiti e documenti della Banca sono soggetti ad una durata di conservazione che varia a seconda della loro importanza e funzione, si dispone che ad agevolare il compito di chi attende al carico, alla classificazione ed allo scarico del materiale di archivio gli Uffici della Banca e le Dipendenze si attengano alle seguenti norme nel rimettere all Archivio stesso il materiale da conservare: 1 ) Per ciascuna specie di recapito o documento di una medesima annata dovrà essere confezionato un pacco distinto. A tale norma si potrà fare eccezione soltanto nel caso in cui plausibili ragioni pratiche consiglino il raggruppamento di recapiti e documenti diversi (per esempio: giriconto, mandati e reversali provenienti dai Conti Correnti); 2 ) I registri, i libri, i blocchi e bollettari di qualsiasi specie dovranno portare una etichetta indicante il titolo e la data d inizio dell uso, nonché quella dell ultima annotazione fattavi; 3 ) Le matrici degli assegni bancari liberi, quelle degli assegni di corrispondenti del Banco di Napoli e del Banco di Sicilia e quelle dei nostri assegni circolari dovranno essere confezionate in pacchetti distinti; 4 ) Le cartoline delle rubriche e le cosiddette buste-posizioni dei correntisti e dei depositanti (mod. 306, 306-a, 342, 711 ed altri del genere) dovranno portare la data di estinzione della partita. 2120 L Archivio e la sua regolamentazione all interno della Banca Popolare di Milano: previsti fino al 1944, quando si decise di ridurre a due le commissioni permanenti: la Commissione di Presidenza (a cui si attribuirono le funzioni precedentemente assegnate alle commissioni legale, tecnica, di economato e di beneficenza e al Comitato direttivo delle esattorie e tesorerie comunali) e la Commissione del Personale. La funzione di archiviazione della documentazione si svolgeva a livello centrale: sia la sede sia le diverse agenzie trasferivano periodicamente la propria documentazione, secondo le disposizioni previste da regolamenti e circolari di volta in volta emanati, a un archivio generale. Dagli anni Sessanta si iniziò a dare maggiore rilevanza all archivio, inteso come luogo fisico dove sistemare i documenti, e nei due decenni successivi, a causa della crescente mole di documentazione e della ridotta disponibilità di locali adeguati, si attuò un processo di decentralizzazione con la predisposizione di diversi depositi. La gestione dell archivio corrente spinse le strutture della Banca a impegnarsi in una complessa attività logistica: La situazione attuale dell archivio generale della Banca, dove come noto sono conservati obbligatoriamente i vari documenti riguardanti l intera vita delle operazioni bancarie per l arco di dieci anni, documenti fra l altro suscettibili di frequenti consultazioni, è quanto mai precaria, sia per le dimensioni ormai insufficienti sia per l ubicazione eccessivamente frazionata in diversi punti della città e delle zone limitrofe che comportano notevole dispendio di tempo e di costi. [ ] le necessità in termini di spazio sono state individuate in capannoni di tipo industriale per complessivi mc. 22 Si avverte che, d ora in avanti, l Archivio non prenderà in carico, ma respingerà all Ufficio o alla Dipendenza interessata, quel materiale che non venisse confezionato in conformità alle disposizioni suddette. E ancora la circolare 926 del 23 dicembre 1941: Premesso che le richieste di documenti devono essere sempre effettuate con mod. 158, per meglio disciplinare la loro restituzione all Archivio viene istituito un Libretto protocollo d archivio da servire come segue: - Gli Uffici e le Dipendenze presenteranno all Archivio, con la richiesta mod. 158, il nuovo libretto sul quale avranno elencati i singoli documenti richiesti. L Archivista indicherà la data di consegna sul libretto che restituirà all Ufficio richiedente. - All atto della restituzione dei documenti il libretto dovrà essere nuovamente presentato all Archivio perché sia annotata la data della restituzione; l Archivista firmerà per ricevuta. L Ispettorato Amministrativo, nelle sue periodiche ispezioni, si accerterà che i documenti non rimangano presso gli Uffici e le Dipendenze oltre il tempo strettamente necessario. L Ufficio Economato è incaricato della distribuzione dei libretti. (14) Commissione di economato 13 luglio (15) Consiglio di Amministrazione 20 dicembre I primi tre articoli del nuovo Vedere altro
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