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Timestamp: 2019-01-21 15:58:14+00:00

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El deber de conservación y custodia de la documentación en materia PRL
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Normativa PRL / Sector PRL
Dada la criticidad de esta cuestión, desde Grupo Preving, y al objeto de velar por la seguridad de nuestros clientes, queremos poner de relieve la importancia de conservar la documentación en materia preventiva el mayor tiempo posible con base a la normativa -nacional y europea- existente que pasamos a exponer.
Conforme al artículo 23 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, se debe conservar a disposición de la autoridad laboral toda la documentación relativa a las obligaciones establecidas en materia de prevención de riesgos laborales, y el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece en su artículo 4.3 la prescripción de las infracciones en prevención de riesgos laborales hasta en 5 años. Así pues, en consecuencia, deviene absolutamente necesario conservar durante, como mínimo, el mismo período, toda la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones al respecto cuyo incumplimiento supone infracción, pues nos puede ser requerida por la autoridad o sernos necesaria para probar nuestro cumplimiento ante cualquier reclamación, demanda o denuncia.
Además existe normativa específica sanitaria -que detallaremos a continuación- sobre la obligación de mantener durante más tiempo los resultados de la vigilancia de la salud de los trabajadores, y ante procesos como un recargo de prestaciones donde la empresa debe certificar que cumplió con sus obligaciones preventivas frente a un trabajador por un accidente que pudiera haber ocurrido hace más de cinco años, cualquier documentación que el empresario presente puede suponer una prueba de descargo.
De hecho, y en la medida en que el artículo 22, relativo a la vigilancia de la salud, de la ya citada Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales señala que <<En los supuestos en que la naturaleza de los riesgos inherentes al trabajo lo haga necesario, el derecho de los trabajadores a la vigilancia periódica de su estado de salud deberá ser prolongado más allá de la finalización de la relación laboral, en los términos que reglamentariamente se determinen.>>, la legislación en materia de salud laboral determina mayores períodos mínimos de conservación de las historias clínicas en función de la naturaleza o sector de trabajo de los afectados, y riesgos que determinadas tareas laborales pueden tener en la salud de los trabajadores teniendo en cuenta la potencial gravedad y tiempo de latencia entre la exposición y la aparición de síntomas. Y así:
El Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el trabajo, obliga a almacenar la lista de los trabajadores expuestos y sus historiales médicos durante un plazo mínimo de diez años después de finalizada la exposición pudiendo ser ampliado este plazo hasta cuarenta años en determinados casos.
El Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes cancerígenos durante el trabajo, dispone que la lista actualizada de los trabajadores encargados de realizar dichas actividades y sus historiales médicos deberán conservarse durante 40 años después de terminada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.
El Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto, obliga a que los datos relativos a la evaluación y control ambiental, los datos de exposición de los trabajadores y los datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de los trabajadores se conserven durante un mínimo de cuarenta años después de finalizada la exposición, remitiéndose a la autoridad laboral en caso de que la empresa cese en su actividad antes de dicho plazo.
El Real Decreto 783/2001, de 6 de julio, por el que se aprueba el Reglamento sobre protección sanitaria contra radiaciones ionizantes, obliga a que el historial dosimétrico de los trabajadores expuestos, los documentos correspondientes a la evaluación de dosis y a las medidas de los equipos de vigilancia, y los informes referentes a las circunstancias y medidas adoptadas en los casos de exposición accidental o de emergencia, se archiven por el titular de la práctica, hasta que el trabajador haya o hubiera alcanzado la edad de setenta y cinco años, y nunca por un período inferior a treinta años, contados a partir de la fecha de cese del trabajador en aquellas actividades que supusieran su clasificación como trabajador expuesto. Además el titular de la práctica tendrá que facilitar esta documentación al Consejo de Seguridad Nuclear y, en función de sus propias competencias, a las Administraciones Públicas, en los supuestos previstos en las leyes, además de a los Juzgados y Tribunales que la soliciten.
El Real Decreto 1316/1989, de 27 de octubre, sobre protección de los trabajadores frente a los riesgos derivados de la exposición al ruido durante el trabajo, que posteriormente fue derogado por el Real Decreto 286/2006, de 10 de marzo, obligaba al empresario a archivar la documentación correspondiente a la salud de los trabajadores expuestos durante al menos treinta años.
Con carácter general, todas estas normas específicas determinaban que si un empresario cesaba en su actividad, el que le sucediera recibiría y conservaría la documentación anterior. Y si el cese de la actividad se produjera sin sucesión, la empresa lo tendría que notificar a la autoridad laboral competente, dándole traslado de toda la documentación que incluyeran historias clínicas.
Asimismo cabe mencionar que en el marco de las distintas normas laborales existen también protocolos de vigilancia sanitaria específica que fijan plazos adicionales de conservación de la documentación sanitaria. Los protocolos no forman parte de la legislación pero tienen un gran valor orientativo para empresarios, trabajadores y sus representantes y administraciones públicas competentes en la materia.
Por otra parte, en materia de subcontratación, es igualmente predecible el obligado plazo de conservación de, como mínimo, 5 años, pues el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la Subcontratación en el Sector de la Construcción, obliga a conservar durante los 5 años posteriores a la finalización de la obra el preceptivo Libro de Subcontratación, libro en el que, entre otros aspectos, se debe reflejar las respectivas fechas de entrega de la parte del plan de seguridad y salud que afecte a cada empresa subcontratista y trabajador autónomo, así como las instrucciones elaboradas por el coordinador de seguridad y salud para marcar la dinámica y desarrollo del procedimiento de coordinación establecido.
Y es que, a mayor abundamiento si cabe, el mismo artículo 30 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el -aun vigente- Código de Comercio, establece que se deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, no eximiendo de esta obligación el cese en la actividad ni siquiera por fallecimiento, recayendo en tal caso dicha obligación en los herederos del difunto.
Asimismo, es importante destacar que todo este escenario normativo nacional, que impone amplios plazos de conservación, en absoluto entra en conflicto con el Reglamento Europeo de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016) y su interés en limitar los plazos de conservación, por cuanto que el mismo condiciona esa limitación a lo que al respecto requiera el derecho de los Estados miembros: <<Artículo 28. Encargado del tratamiento. 3. El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable. Dicho contrato o acto jurídico estipulará, en particular, que el encargado: a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento, y suprimirá las copias existentes a menos que se requiera la conservación de los datos personales en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros.>>.
Salvo mejor opinión fundada en Derecho, y con base a todo lo expuesto, podemos afirmar con rotundidad que, en general, resulta del todo punto recomendable guardar la documentación preventiva un mínimo de 5 cinco años y aspectos relacionados con la vigilancia de la salud un mínimo de 10 años -si no existe normativa específica que obligue a más como la anteriormente señalada-; y, en particular, es conveniente que los recibís de los trabajadores se guarden, aunque sea en formato electrónico escaneado, el mayor tiempo posible.
En Badajoz, a 26 de enero de 2018
Miriam Majadas Gómez
Asesoría Jurídica de Grupo Preving
Francisco 25 agosto, 2018
Excelente artículo. Muy clarificador en esta materia que cuesta, según la disciplina en PRL, tomarle el pulso en aspectos relacionados con los plazos de conservación. Saludos

References: artículo 23
 Real Decreto 
 artículo 4
 artículo 22
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 artículo 30
 Real Decreto