Source: http://www.sunat.gob.pe/legislacion/oficios/2001/oficios/i0782001.htm
Timestamp: 2018-10-22 03:02:49+00:00

Document:
SUMILLA: Los libros de actas, así como los registros y libros contables que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas, deben ser legalizados antes de ser usados.
Se señala que la Resolución de Superintendencia N° 086-2000-SUNAT no indica cuántas hojas sueltas, continuas o computarizadas en blanco se deben legalizar por cada libro o registro contable, por lo que consulta, con relación al empastado de los mismos, si las hojas legalizadas que no fueron utilizadas en el registro de las operaciones del ejercicio del que se trate también deben empastarse, o si es que formarían parte del siguiente libro, en cuyo caso recién se legalizarían nuevas hojas cuando se terminen de utilizar todas las hojas anteriormente legalizadas.
Al respecto pone como ejemplo el siguiente caso:
Si se mandó a legalizar 2000 hojas y al 31 de diciembre sólo se han utilizado 1300, se consulta si sólo debe empastarse hasta dicho número incluyendo las hojas que fueron inutilizadas en ese bloque y si el siguiente libro debe comenzar con la hoja 1301 hasta agotarse y recién entonces se legalizarían nuevas hojas.
- Texto Único Ordenado del Código Tributario aprobado mediante Decreto Supremo N° 135-99-EF, y normas modificatorias (en adelante, TUO del CT)
- Resolución de Superintendecia N° 086-2000/SUNAT
El numeral 16 del artículo 62° del TUO del CT establece que en el ejercicio de la función fiscalizadora, la SUNAT dispone de la facultad de autorizar los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados con asuntos tributarios, que el contribuyente deba llevar de acuerdo a ley.
El segundo párrafo del citado numeral señala que el procedimiento para la autorización será establecido por la SUNAT mediante Resolución de Superintendencia; y que a tal efecto, podrá delegarse en terceros la legalización de los libros y registros antes mencionados.
Ahora bien, el artículo 1° de la Resolución de Superintendencia N° 086-2000/SUNAT dispone que los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios serán legalizados, a elección del contribuyente, por los notarios públicos o los jueces de paz letrados, quienes para ello, consignarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:
- Número de legalización asignado por el notario o juez de paz letrado, según sea el caso;
- Nombres y apellidos, o denominación o razón social del contribuyente, según sea el caso; así como el número de Registro Único del Contribuyente - RUC;
- Denominación de libro o registro;
- Número de folios de que consta;
- Fecha y lugar en que se otorga; y,
- Sello y firma del notario o juez de paz letrado, según sea el caso.
Asimismo, dicho artículo señala que el notario público o juez de paz letrado, según sea el caso, deberán sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas.
Finalmente, el último párrafo del citado artículo establece que tanto los notarios públicos como los jueces de paz letrados llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los nombres y apellidos, o la denominación o razón social del contribuyente, el número de Registro Único del Contribuyente - RUC, la denominación del libro o registro que se ha legalizado y la fecha en que se otorga la legalización.
Por su parte, el artículo 2° de la citada Resolución dispone que los libros de actas, así como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de ser usados, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas. En estos últimos casos, las hojas deben ser empastadas dentro de los tres primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél al que pertenecen las operaciones registradas, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas e inutilizándolas de manera visible.
El referido artículo señala también que para la legalización del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominación, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior, o que se ha perdido o destruido. En estos últimos casos, se deberá presentar la comunicación a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 106-99-SUNAT.
Los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de ser usados, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas.
Tratándose de las hojas sueltas, continuas o computarizadas correspondientes a una misma denominación, para la legalización de las mismas, cuando haya habido una legalización anterior, bastará acreditar que se ha concluido con las anteriores(1), es decir, que las hojas legalizadas anteriormente hayan sido totalmente utilizadas.
En cuanto al empastado de las hojas sueltas, continuas o computarizadas correspondientes a una misma denominación, no será necesario que se incluya en él las hojas que no hubieran sido utilizadas para el registro de las operaciones del ejercicio del que se trate(2), por lo que las mismas pueden ser empleadas para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Lima, 04 de mayo de 2001
[1] O que se han perdido o destruido.
[2] Cabe señalar que las hojas que hayan sido anuladas sí deben ser empastadas, para lo cual se procederá a tacharlas e inutilizarlas de manera visible.
6-A0360-D1

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 62
 Resolución 
 artículo 1
 Resolución 
 artículo 2
 Resolución 
 Resolución