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Timestamp: 2018-06-21 19:44:56+00:00

Document:
ARCHIVOS DE EJECUCIÒN
DONACIÒN DE ARCHIVOS
DECRETO NUMERO 540 DE 2004 (24 FEB. 2004)
Por el cual se reglamenta el artículo 96 de la Ley 788 de 2002
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, especialmente lasotorgadas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Políticay el artículo 96 de la Ley 788 de 2002,
Artículo 1. Aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente Decreto se aplicarán en relación con los fondos o recursos en dinero originados en auxilios o donaciones destinados a programas de utilidad común en Colombia, provenientes de entidades o gobiernos de países con los cuales existan acuerdos intergubernamentales o convenios con el gobierno colombiano.
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CONCEPTO: Un repositorio, depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
CONDICIONES ESTRUCTURALES, DE SEGURIDAD,FUNCIONALES, AMBIENTALES Y TÈCNICAS:
ACUERDO No.037
( Septiembre 20 de 2002 )
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
Que el titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”.
Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
ARTICULO PRIMERO.- Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:
El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS.
1.5 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberan ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberan almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%
La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar
Parágrafo. Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, mas aún cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
1. Conservación integral.
1.1.2. Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales del mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor testimonial esta dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.
1.1.3. Unidad del soporte y de la imagen gráfica. El documento esta conformado por una serie de elementos gráficos que transmiten la información consignada y un soporte, por lo tanto toda intervención debe preservar intacta la información como el soporte.
1.1.4. Integridad física del documento. Toda intervención respetará las calidades y cualidades materiales de la documentación. Previo a cualquier intervención es indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales, para garantizar al máximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
1.1.5. Principios de intervención. Como principios de intervención se tomarán en consideración, el mínimo tratamiento, la utilización de materiales inocuos y compatibles con la tecnología de elaboración del mismo.
1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación. La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo. Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios.
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:
ARTICULO SEGUNDO. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique.
ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.
ARTICULO CUARTO. En ningún caso, la Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y deberán diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y los servicios contratados.
ARTICULO QUINTO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el Acuerdo 05 de Julio 24 de 1997 y los demás que le sean contrarios.
Dado en Bogotá D. C. a los veinte (20) días del mes de Septiembre de dos mil dos (2002).
(FDO) ADRIANA MEJÍA HERNÁNDEZ
(FDO) ELSA MORENO SANDOVAL
Publicado por ariadna en 12:57 No hay comentarios:
Es un documento mediante el cual se hace entrega de uno o vari0s documentos donde se deja constancia de:
Nombre de la Unidad Administrativa.
En la Ciudad de entrega.
siendo las (x) horas del día (x) se reunieron en la oficina (x)
quien deja de ocupar el cargo de (x) con motivo de (x) y señala como su domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presente acta, el ubicado en (x), y el C. (x)
con motivo de la designación de que fue objeto, por parte de (x), para ocupar, con fecha (x), con carácter de (x) el puesto vacante, procediéndose a la entrega-recepción de los recursos asignados a esta Unidad Administrativa, intervienen como testigos de asistencia el C. (x) y el C. (x), manifestando el primero prestar sus servicios en (x), como (x), identificándose con (x) y tener su domicilio en (x), el segundo manifiesta también prestar sus servicios en la misma como (x), identificándose con (x) y tener su domicilio en (x). --------------------------
Se encuentra(n) presente(s) en el acto el C. (x) y el C. (x) comisionado(x) por el Organo Interno de Control en la dependencia (o entidad), mediante oficio (x) fechado el (x) para intervenir en la presente Acta, conforme a lo establecido por el artículo 9o. del Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 septiembre de 2005.
El C. (x) designa al C. (x) quien ocupa el cargo de (x) en la propia Unidad Administrativa, para proporcionar todos los datos, documentación e información relativa a la presente Acta y al informe de los asuntos. Por su parte el C. (x) designa al C. (x) para recibir la documentación y recursos consignados en la presente Acta, así como para solicitar la información y documentación que sea pertinente: ambas personas aceptan en este acto la designación de que fueron objeto, haciéndolo constar mediante sus firmas en el Acta.
METODOLOGÌA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Las transferencias documentales se realizan periódicamente, generalmente los meses de enero y julio de cada año, y de manera extraordinaria, cuando circunstancias especiales así lo exijan. Las transferencias documentales sólo se tramitan con la planilla denominada: Relación de entrega y resguardadas en las Unidades de Conservación (cajas) autorizadas y debe ir acompañada de una descripción de los documentos que se estén transfiriendo (Relación de Entrega) y en soporte magnético(opsional).
INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Las solicitudes de Dictamen de Valoración Documental para concentrar y dar de baja la documentación producida por las unidades administrativas y delegaciones deden ser dirigidas con:
El oficio de solicitud que debe acompañarse de la relación de inventario, debidamente foliada y firmada por el titular del área productora y por el responsable del archivo, y precisar las características de la documentación propuesta para concentrar y/o dar de baja.
El llenado de los espacios del formato se hará de la siguiente manera:
(1) Sello oficial y/o logotipo de la dependencia
(2) Nombre de la Secretaria de Relaciones Exteriores.
(3) Nombre de la unidad productora de la documentación.
(4) Espacio para uso exclusivo del Archivo de Concentraciones.
(6) Título o nombre del expediente procurando que la descripción sea lo más explícita posible.
(7) Señalar si se trata de originales o copias
(8) Indicar el número de la caja donde se encuentran los expedientes descritos.
(9) Anotar la fecha de inicio y conclusión o bien la fecha del último trámite del expediente, o en su defecto, el período que abarca la documentación propuesta para baja o concentración.
(10) Asentar el número consecutivo de folio, ya sea con foliador, máquina eléctrica o mediante otro medio.
(11) Anotar el número de folios del inventario, la cantidad de expedientes y el peso aproximado de la documentación.
(12) Indicar lugar y fecha de elaboración del inventario.
(13) Invariablemente los inventarios deberán requisitarse con las firmas autógrafas de los empleados responsables de la organización y custodia, y de los funcionarios productores de la documentación.
La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".
a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas. Será responsabilidad de cada una de las áreas de LA coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo la permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia Documental.
Publicado por ariadna en 12:31 No hay comentarios:
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS
a) Dede existir el Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.
b) Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad .
c) Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:
1.Limpieza de la documentación
2.Eliminación de material metálico
3.Identificación del material afectado por biodeterioro.
4.Revisión y Foliación
5.Unidades de conservación y realmacenamiento.
6.Embalaje.
Publicado por ariadna en 12:23 No hay comentarios:
NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:
- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.
- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.
En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.
NTC 4702
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References: artículo 96
 artículo 189
 artículo 96

Artículo 1
 artículo 13
 artículo 14
 artículo 14
 artículo 35
 artículo 9
 Artículo 4