Source: http://www.enre.gov.ar/web/bibliotd.nsf/04256380006cf0060425636f00508108/5e02970412c056b0032571da004670b5?OpenDocument
Timestamp: 2020-02-18 04:09:12+00:00

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Resolución MPFIPyS 1522/2006. Boletín Oficial n° 30.979, miércoles 30 de agosto de 2006, pp. 40-44.
Citas Legales : Ley 19.549, Decreto 00759/1966, Decreto 00333/1985, Decreto 01759/1972 (t.o. 1991), Decreto 01142/2003, Decreto 01172/2003, Decreto 01283/2003
(Nota del Centro de Documentación: Grupo de trabajo para el seguimiento integral de los procesos administrativos, creado por Resolución MPFIPyS 184/07 . Modificada por Resolución MPFIPyS 971/07 . Manual de corrección de estilo, aprobado por Resolución MPFIPyS 2550/2012 )
BUENOS AIRES, 25 DE AGOSTO DE 2006.
VISTO el Expediente Nº S01:0363989/2005 del Registro del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, y
Que resulta necesario establecer un criterio unificador en la interpretación de los principios y formalidades de la reglamentación vigente aplicable en la gestión administrativa de este Ministerio, a fin de lograr garantizar y optimizar una gestión dinámica, fluida, efectiva, económica y transparente.
Que en el marco de la mejora permanente de los procesos administrativos, la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, propicia la implementación de un Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) para las dependencias que funcionan en el ámbito del antes citado Ministerio.
Que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) se constituirá en un nexo de interrelación que mejorará las actuaciones administrativas entre las Dependencias que funcionan en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS.
Que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) comenzará a regir en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, a partir de la fecha de su publicación.
Que la SUBSECRETARIA DE GESTION PUBLICA DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, tomó la intervención que le compete como autoridad rectora expidiéndose favorablemente y considerando conveniente la aplicación del Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) de acuerdo al informe que consta a fojas 22 del expediente citado en el visto.
Que de los Artículos 1º y 2º del Título I del Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto 1759/72 (T.O. 1991) surge que el suscripto podrá dirigir o impulsar la acción de sus inferiores jerárquicos mediante reglamentos internos.
Que el presente acto se dicta en uso de las facultades emergentes del Artículo 2º del Título I del Reglamento de Procedimiento Administrativos Decreto Nº 1759/72 T.O. 1991, del Decreto Nº 1283 de fecha 24 mayo de 2003 y del Decreto Nº 1142 de fecha 26 de noviembre de 2003.
ARTICULO 1º.- Apruébase el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA), el cual como Anexo forma parte integrante de la presente resolución.
ARTICULO 2º.- Establécese que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) aprobado por el artículo 1º de la presente, comenzará a regir en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, a partir de la fecha de su publicación.
ARTICULO 3º.- La entrada en vigencia del Reglamento previsto en la presente resolución no implicará erogación presupuestaria para el Estado Nacional.
ARTICULO 4º.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional de Registro Oficial y archívese.
ARTICULO 1º- El presente reglamento tiene por objetivo constituir un vínculo de interrelación exclusivo de la gestión administrativa entre las áreas, unificando criterio en la interpretación de la reglamentación vigente aplicable en la Administración Pública Nacional, estableciendo unidad de dirección y acción en los procedimientos administrativos a fin de garantizar y optimizar una gestión dinámica, fluida, económica, eficaz y transparente.
ARTICULO 2º- El presente, está basado en los principios y formalidades de los trámites y actos administrativos de la Administración Pública Nacional establecidos por:
a) Ley Nº 19.549 de Procedimientos Administrativos.
b) Decreto Nº 759/66, Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo.
c) Decreto Nº 1759/72, Reglamento de Procedimientos Administrativos T.O. 1991, Decreto 1883/91.
d) Decreto Nº 333/85. Normas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación administrativa
e) Decreto Nº 1172/03
Por ello en caso de duda en la aplicación de lo prescripto por el presente se privilegiará lo establecido en el marco normativo antes indicado.
ARTICULO 3º- Este reglamento, regirá la gestión administrativa de las áreas que dependen del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS.
ARTICULO 4º- Los organismos desconcentrados, que actúan en el ámbito de este Ministerio, deberán implementar la utilización del presente Reglamento.
Asimismo, invítese a los organismos descentralizados a adherirse a implementar el presente instructivo
ARTICULO 5º- Aquellas áreas que tengan acceso al sistema informático denominado COMDOC III deberán utilizar el mismo en forma obligatoria para realizar la gestión administrativa interna de todo tipo de trámites. En consecuencia, la documentación que ingrese a un área deberá ser registrada y derivada a las dependencias de la misma y en éstas a los agentes o funcionarios encargados de efectuar el trámite que corresponda, a través del sistema informatizado antes citado.
Las áreas que no tuvieran acceso al sistema informático COMDOC III, deberán efectuar la derivación de la documentación registrando los movimientos internos de la misma mediante planillas o modalidad que permita conocer, en forma fehaciente, el Area o persona depositaria de la documentación.
ARTICULO 6º-Toda persona responsable de área y/o sector está obligada a conocer y hacer respetar las prescripciones establecidas por el presente.
ARTICULO 7º- La responsabilidad primaria asignada a cada área en las cuestiones que le competen, determina que ésta debe velar por la conclusión del trámite y realizar las gestiones que resulten necesarias para evitar demoras que se pudieran producir en su gestión. Asimismo será la encargada de confeccionar el proyecto del acto administrativo que corresponda.
ARTICULO 8º- Cuando los servicios de mesas de entradas reciban una nota, escrito o actuación por el cual se efectúa un pedido de informe en el marco de lo establecido por el Reglamento de Acceso a la Información Pública, aprobado mediante el Decreto Nº 1172/03, se deberá dar tratamiento preferencial al trámite que se inicie con el mismo. Se colocará un sello que indique que la actuación se encuentra enmarcada en el decreto antes citado y que su vencimiento opera en un plazo perentorio de DIEZ (10) días hábiles para dar repuesta al requerimiento efectuado. Asimismo se deberá elevar copia de lo actuado a la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION.
ARTICULO 9º- Las áreas o dependencias que establecieran pautas especiales exigibles a los administrados para la presentación de documentación relacionada a trámites referentes a inscripción en registros, habilitaciones, consepciones, etc., deberán informar sobre ellas por escrito, a la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio con una antelación no menor a CINCO (5) días hábiles previos a la entrada en vigencia de tales pautas.
ARTICULO 10º- El Area responsable de la administración de los sistemas informáticos de este Ministerio, deberá implementar en la página WWW.MINPLAN.GOV.AR un Link y/o cuenta de correo electrónico, que permita efectuar consultas o dudas en la interpretación de este Reglamento, las que serán evacuadas a través de las Coordinaciones de Mesa de Entradas y Notificaciones y de Despacho, según corresponda en cada caso.
ARTICULO 11º- La Coordinación Mesa de Entradas de la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION y/o áreas receptoras de documentación de este Ministerio, dispondrán y exhibirán en los lugares de atención al público, copia íntegra de este Reglamento para conocimiento, uso del personal interno y del público en general
ARTICULO 12º- La Autoridad Rectora y de Aplicación del presente instructivo será la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION de este Ministerio, quien tendrá a su cargo verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el mismo, a través de las Coordinaciones de Mesa de Entradas y de Despacho, según corresponda en cada caso.
RECEPCION DE LA DOCUMENTACION
ARTICULO 13º- Al solo efecto de la recepción y posterior gestión administrativa correspondiente, toda documentación (notas, escritos, expedientes, etc.) que ingrese en el ámbito de este Ministerio se clasificará en:
a) INTERNA: Toda documentación proveniente de las dependencias y áreas de este Ministerio, entes descentralizados y desconcentrados que actúan en el ámbito del mismo.
b) PUBLICA: Documentación proveniente de la Administración Pública del ámbito Nacional, Provincial y Municipal y de los Poderes Legislativo y Judiciales.
c) PARTICULAR: Documentación presentada por particulares incluyendo a personas jurídicas no públicas
ARTICULO 14º- Toda documentación, cualquiera sea su denominación, cuyo ingreso se efectúe por la Coordinación de la Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio, como asimismo aquellas que correspondan a Areas que actúan en el ámbito del mismo, deberá reunir las siguientes condiciones:
A) INTERNA: Toda documentación Interna que se deriven entre las dependencias y áreas que actúan en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA y SERVICIOS deberán reunir obligatoriamente las siguientes condiciones:
I. FOLIATURA: Cada una de las hojas que componen la documentación presentada deberá encontrarse correctamente foliada. El número correlativo asignado debe estar escrito en forma legible, sin ningún tipo de enmiendas.
II. REFOLIADO: Cuando resultase necesario efectuar una corrección en la numeración de foliado se procederá a refoliar la/s foja/s en cuestión colocando el sello de refoliado de la dependencia que efectúa tal acción en el sitio más cercano al sello de foliado.
III. Toda vez que se efectúe un refoliado deberá dejarse constancia de ello al dorso de la última foja refoliada indicando desde que número de foja de procedió a efectuar el refoliado. Esta constancia debe estar firmada por el funcionario o agente que ordenara o efectuara el refoliado con la debida aclaración de firma, cargo (si lo tuviere) y legajo.
IV. Toda fotocopia incorporada a una actuación debe contener el sello foliador y el número correlativo en original. Exceptuándose de esta condición a aquellas de copias fieles autenticadas de Actos Administrativos incorporadas a una actuación por la Coordinación de Despacho.
V. Toda copia o fotocopia que se incorpore a un trámite interno, expediente, etc., deberá estar debidamente autenticada.
VI. Toda reproducción electrónica, duplicados, libros, revista, material impreso, folletería, etc., que se incluya en la documentación que se presenta deberá estar inicialada, en cada una de sus fojas, por el funcionario interviniente.
Imprescindiblemente, la aclaración de firma de quien iníciala debe detallar Cargo o Función y fecha en la última foja. Asimismo, se podrá efectuar una constancia escrita en la cual se detalle el tipo de documento que se adjunta (libro, folleto, revista, etc.) y cantidad de fojas que lo componen. Esta constancia debe estar rubricada con la debida aclaración de firma, detallando Cargo (si lo tuviere) o Función del firmante y fecha.
VII. Los planos deberán cumplir con lo establecido por el Artículo 29 del Decreto 1883/91 Reglamento de Procedimientos Administrativos, Decreto 1759/72. T.O.1991
VIII. Las fotografías deben ser adheridas a una foja, debidamente foliada. Al pie de la misma se debe detallar la cantidad de fotografías que se adjuntan mediante constancia con firma y aclaración del agente o funcionario que ordenara la incorporación de las mismas.
IX. Si en la documentación remitida se adjunta un soporte magnético se debe dejar constancia de ello al dorso de la última foja foliada y en el remito pertinente.
X. En aquellos expedientes en los cuales se agregue un folio o carpeta con la finalidad de que la misma contenga un proyecto de acto administrativo, se deberá dejar constancia de ello, al momento de la incorporación del citado proyecto, mediante nota al dorso de la última foja del expediente. En dicha constancia deberá detallarse: tipo de acto administrativo, cantidad de fojas que lo componen, si posee ANEXO la cantidad de fojas del mismo. Esta constancia debe contener firma, aclaración, fecha y citar denominación del área que incorpora el proyecto en cuestión.
XI. Asimismo, se podrá incorporar una foja al expediente al solo efecto de dar cumplimiento a lo expresado anteriormente debiéndose foliar con el número correlativo pertinente.
B) PUBLICA: Al solo efecto de la recepción de la documentación clasificada como Pública, y a efecto de no entorpecer la gestión de las mismas se establecen dos modalidades de recepción:
I. Recepción Provisoria: se efectuará cuando la documentación no guardara las formalidades requeridas para aquellas catalogadas como Interna, siempre que la misma provenga de la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal y de los Poderes Legislativos y Judiciales, Dada esta circunstancia el área receptora deberá completar el formulario que se adjunta a la presente, el que como ANEXO I forma parte integrante del presente artículo. El original de dicho formulario se incorporará como última foja de las actuaciones como constancia del estado en el cual se recepcionó la documentación foliándose el mismo en forma correlativa a la numeración del expediente confeccionado con la documentación presentada. Un duplicado de este formulario se entregará a quien presenta la documentación. Posteriormente el área que resulte con Responsabilidad Primaria sobre las actuaciones procederá a requerir la regularización de la misma.
II. Recepción Definitiva: para ello la documentación deberá reunir las condiciones establecidas para la documentación Interna, detalladas en el inciso A) del presente artículo, e incluye a la documentación proveniente de la Administración Pública Nacional
C) PARTICULAR:
I. Las notas y/o escritos deben encontrarse imprescindiblemente firmados con la pertinente aclaración y domicilio.
II. Si la nota fuera presentada por una persona jurídica privada, deberá incluir en la aclaración el cargo y/o función de la persona que rubrica los mismos.
III. Complementariamente se podrá requerir:
b) Número telefónico.
c) Que las copias, duplicados, fotocopias e impresiones originales de sistemas informáticos se encuentren firmados por la persona que efectúa la presentación, ya sea al pie o al dorso de cada una de las hojas que integran la documentación presentada. En la última foja, la firma debe contener imprescindiblemente la aclaración respectiva.
d) Las notas que se presentan como inherentes a un expediente u otro tipo de trámite, deberán citar dicho número en el ángulo superior derecho.
No obstante lo indicado en los puntos precedentes la documentación podrá ser recibida y posteriormente, si resultase necesario, dado el progreso de las actuaciones, se citará al interesado o causante a la sede administrativa correspondiente para que regularice la documentación.
IV. El Acuse de Recibo le será entregado al particular que presente la documentación, a efecto de la posterior ubicación del trámite iniciado. Se le informará al interesado que con ello podrá averiguar el estado a través de los sistemas telefónicos e informáticos consignados en el mismo. El acuse de recibo se ajustará al diseño cuyo modelo se incorpora al presente Reglamento como ANEXO II
ARTICULO 15º- Toda diligencia y/u oficio judicial dirigidas al MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL INVERSION PUBLICA y/o a las Secretarías o Subsecretarías que de él dependen, deberán ser giradas inmediatamente a consideración de la Subsecretaria Legal de este Ministerio para conocimiento, intervención y posterior remisión al área que corresponda.
ARTICULO 16º- A los Oficios Judiciales, una vez confeccionado el expediente, se procederá a estamparle en su carátula un sello con el texto “URGENTE PLAZO JUDICIAL DIAS” en DOS (2) líneas y dentro de un rectángulo de 7 cm. de base por 2 cm. de altura y que sus caracteres ocupen el interior de su superficie.
SOBRE LA PRESENTACION DE FACTURAS
ARTICULO 17º- Toda factura que se presentase para gestionar la respectiva cancelación deberá tramitarse bajo los siguientes recaudos:
a) Si la factura fue emitida como consecuencia de una orden de compra, la misma debe citarse expresamente en ella debiéndose adjuntar una copia de la orden de compra.
b) Cuando la dependencia que recepcionó la factura deba solicitar la apertura del expediente para tramitar, la cancelación de la misma deberá requerir la conformación del mismo mediante nota dirigida a la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones. En dicha nota se deberá detallar: emisor, numeración e importe de la factura y número de expediente por el cual se tramitó la compra.
c) Cuando la cancelación de la factura debe efectuarse bajo la modalidad de legítimo abono ésta debe presentarse indefectiblemente en el Area que generó su emisión.
d) El área que reciba una factura cuya cancelación se debe efectuar en la modalidad citada en el inciso c) deberá adjuntar los antecedentes correspondientes y requerir la apertura de expediente observando lo establecido por el inciso b).
e) En el supuesto caso que la factura fuera de dimensión reducida (ticket), se deberá adherir a una hoja tipo A4. Al pie de la factura y sobre la hoja en la cual se encuentra adherida, se dejará constancia de su agregado y se indicará emisor, numeración e importe de la misma. La constancia debe estar firmada con la aclaración respectiva.
f) En todos los casos las facturas serán conformadas por el funcionario del Area que originó la emisión de la factura.
CONFECCION DE EXPEDIENTE
ARTICULO 18º- Todas las áreas que oficien de Mesa de Entradas o como oficinas de recepción de documentación, de las diversas dependencias de este Ministerio ubicadas en la Sede Central del mismo, deberán solicitar la apertura de expediente indefectiblemente a la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio.
ARTICULO 19º- Se dispone adoptar como carátula identificatoria de los expedientes iniciados por la Mesa General de Entradas del Ministerio al diseño descripto en el ANEXO III del presente.
La mencionada carátula será confeccionada en cartulina de color celeste. La dimensión será de una hoja tamaño oficio o legal y en cuyo centro se adicionará, en espacio exclusivo para ello, mediante pegamento la foja impresa correspondiente a la adjudicación de numeración del sistema CUDAP. La misma se deberá sellar, en la parte central del lateral derecho, con el sello Receptor de la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones (este sello debe indicar dependencia, fecha y hora) de manera tal que la mitad superior de dicho sello quede impreso en la carátula de cartulina y la mitad inferior en la carátula emitida por el sistema.
ARTICULO 20º- Aquellas dependencias que no pudieran efectuar la apertura de expediente a través de la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones y tengan acceso al sistema informático Comunicaciones Documentales (COMDOC III) deberán conformar los expedientes observando las siguientes pautas:
a) Emitida la carátula (impresión del Sistema Informático) se deberá llevar a cabo el procedimiento descripto en el último párrafo del artículo 19º) del presente reglamento. Asimismo se deberá colocar en el ítem Organismo un sello que indique claramente la denominación de la Dependencia que origina o lleva a cabo la apertura del expediente. (Ejemplo: Organismo: MINPLAN C.N.R.T.)
b) El sello receptor deberá colocarse en la primera y última foja de la documentación (apertura - cierre) y en la primer foja se transcribirá el número de expediente asignado. Ejemplo CUDAP EXPS01: XXXXXXX/200X.
c) No debe sellarse ni foliarse la carátula de expediente de otras dependencias de la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal, sí se deberá sellar la última foja de éste como prueba de la fecha de recepción.
d) Deberá controlarse que la documentación reúna todas las condiciones exigidas para la documentación interna conforme lo dispuesto por el presente Reglamento.
ARTICULO 21º- Los únicos casos en los cuales se podrán confeccionar expediente copia son los siguientes:
a) Cuando se compruebe el extravío de un expediente, cumplida la gestión de búsqueda (ver Artículo 25º del presente capítulo), se procederá a su reconstrucción basándose en reproducciones certificadas y un informe que explique tal situación, suscripto por la autoridad que solicita la reposición. En este caso en la carátula del nuevo expediente se deberá citar en el ítem Número Original el número del expediente extraviado y seguidamente la palabra reconstruido. Ejemplo: CUDAP EXP-S01: XXXXXXX/200X RECONSTRUIDO.
b) Cuando otras dependencias remitan documentación en copias certificadas, siempre se deberá hacer constar el tipo y número de registro de ingreso e indicar en el ítem Número Original a qué documentación corresponde la copia. Ejemplo: CUDAP EXP-S01: XXXXXXX/200X COPIA, ACTUACION Nº XXXXXX-XX-X-X COPIA, EXPJEFGABMI EX Nº XXXX/200X COPIA, etc.
ARTICULO 22º- El responsable de la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio podrá disponer que con la documentación que se recepciona en la misma se confeccione:
a) Expediente.
b) Trámite Interno
Aquella documentación que fuera registrada en el sistema informático (COMDOC III) como Trámite Interno posteriormente podrá constituirse como expediente a solicitud y criterio del funcionario responsable del área con responsabilidad primaria sobre el trámite interno.
ARTICULO 23º- Toda área que fuera depositaria de expedientes, cuyo último cuerpo se hubiera constituido con más de DOSCIENTAS (200) fojas, deberá proceder a regularizar esta situación. Previamente se deberá constatar que en el cuerpo de expediente en cuestión se hubiera superado la cantidad de fojas antes mencionada con la finalidad de evitar el corte de un texto único. Si éste fuera el caso, se deberá constituir un nuevo cuerpo a partir de la finalización del texto completo y se procederá de la siguiente manera:
a) Reimprimir la carátula del expediente. Proceder a constituir el nuevo cuerpo, que será encabezado por dicha carátula, sin que ésta sea foliada
b) El nuevo cuerpo de expediente continuará con la numeración correlativa de foliatura.
c) En la carátula que encabeza el nuevo cuerpo se deberá inscribir el número de cuerpo que corresponda en números romanos, con caracteres cuyo tamaño permitan una fácil individualización.
ARTICULO 24º- Toda solicitud de apertura de expedientes deberá efectuarse por nota a la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones. La nota de solicitud de apertura de expediente y la documentación que se adjunte deberá cumplir con lo establecido por el presente reglamento, en cuanto a los requisitos que debe cumplir la documentación catalogada como interna. (Art. 14º Inciso A)
ARTICULO 25º- Ante el extravío de un expediente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
a) El Area Depositaria deberá requerir la búsqueda intensiva del expediente extraviado a las diferentes áreas del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS y a las diversas áreas del Ministerio de Economía y Producción (en virtud de lo establecido por el Decreto 1142/2003) mediante circular emitida por el Sistema Comunicaciones Documentales y en soporte papel de la misma.
b) En caso de que el extravío o pérdida del expediente fuera advertido por un tercero ante un área que no fuera la depositaria deberá informar inmediatamente a ésta para que proceda a la búsqueda y/ o reconstrucción del mismo.
c) Las áreas que hayan intervenido en la formación del expediente, extraviado, tienen la obligación de realizar la misma, inclusive si así se considerase bajo el control de una persona designada por el área que formalizó el pedido de búsqueda.
d) Las áreas que intervengan en la búsqueda deberán informar por escrito acerca del resultado de la misma.
e) Comprobada la pérdida o extravío de un expediente el responsable del área depositaria ordenará dentro de los DOS (2) días su reconstrucción y la formación de sumario administrativo, a efecto de deslindar responsabilidades.
f) Se solicitará a las áreas que hayan intervenido en el expediente en reconstrucción, en el expediente extraviado o perdido, mediante nota del sistema informático de Comunicaciones Documentales y mediante nota formalmente rubricada, que generen y remitan copias de los escritos, documentación, informes y dictámenes producidos, y si se hubiera dictado resolución se agregará copia autenticada de la misma, prosiguiendo las actuaciones según su estado
g) Finalizada la tarea de reconstrucción del expediente, se dispondrá que el mismo ha sido reconstruido en forma parcial o total, dictándose el correspondiente acto administrativo.
AGREGADOS, ANEXOS DE EXPEDIENTES Y OTROS
ARTICULO 26º- Déjase establecido que para la incorporación de un expediente a otro se deberá observar:
a) Cuando se tratase del mismo tema y del mismo causante, el expediente se incorporará al principal (madre) como una única foja en su totalidad, es decir que se incorpora como Agregado Acumulado. Debiéndose efectuar la constancia de agregación en la última foja de ambos, detallando en la misma la cantidad de fojas del principal y la cantidad de fojas que componen el expediente acumulado.
b) Cuando los expedientes a agregarse tratasen el mismo tema pero distintos causantes se deberán agregar sin acumular. Es decir que se tramitará junto a un principal (madre), mediante una cuerda y/o hilo en forma ordenada por fecha de creación, evitando la separación del principal.
c) Cualquiera sea la modalidad de agregado, de la constancia deberá desprenderse el número original, si lo tuviere, sumado al número CUDAP, es decir que deberán constar ambos números en caso de tenerlos.
d) En todos estos casos, se respetará su fecha de creación, con excepción de los creados por otros organismos para los cuales se considerará la fecha de ingreso a este Ministerio, a fin de dilucidar el trámite en forma correcta.
ARTICULO 27º- Para aquellos expedientes en los cuales se considere necesario anexar copias de otro/s expediente/s (copias certificadas) como antecedente del tema del que se trata, éstos se constituirán como Anexos. Los mismos deberán ser identificados escribiendo la palabra ANEXO Nº .... (con numeración romana) correspondiente a Expediente Nº ....................
ARTICULO 28º- Los antecedentes que se tramitan como anexos de un expediente serán numerados y foliados en forma independiente al mismo. Deberá dejarse constancia de su condición tanto en la última foja del anexo como del expediente detallándose la cantidad de fojas que componen el anexo.
ARTICULO 29º- Cuando para la prosecución del trámite corresponda agregarse entre sí documentación de menor jerarquía (trámite interno, nota, memorándum, etc.) para constituirse en expediente, los elementos serán incorporados en forma correlativa sobre la base de la fecha de origen de las mismas, foliando las carátulas de éstos. Se confeccionarán similares constancias que a los expedientes a fin de representar la cantidad de fojas que compusieran la documentación incorporada. Se deberán observar las siguientes pautas:
a) Entre trámites Internos (de TRI a TRI) Se deberá incorporar en forma manual el TRI con fecha más actual al de fecha más antigua. (Ejemplo: TRI Nº 1 de fecha 01/12/04, TRI Nº 2 de fecha 01/01/05 y TRI Nº 3 de fecha 15/07/05 El TRI que encabeza el trámite es, en este caso, el Nº 1 al que se le deberá incluir el Nº 2 y posterior a éste el Nº 3)
b) Se refolia el TRI incorporado desde la carátula hasta la última foja continuando con la numeración correlativa de folio del TRI de fecha más antigua.
c) Se incluyen los mismos por sistema informático respetando el punto a)
d) Para el caso en que se deba incorporar un TRI a un Expediente se deberá cumplir con el mismo procedimiento de los incisos; a), b) y c). Siempre se incorporará el TRI al Expediente sin considerar la fecha de origen de los mismos.
e) Para la incorporación de una Nota a un TRI se deberá cumplir con el procedimiento del inciso d)
f) Cuando se pretenda incorporar una nota a otra se deberá primero registrar en el sistema informático como TRI a la nota de fecha más antigua y luego cumplir con el inciso e)
ARTICULO 30º- Cuando se incorpore un Trámite Interno o una Actuación de este Ministerio o Nota registrada en el sistema Comdoc III a un expediente, éste debe ser foliado siguiendo la numeración correlativa del expediente, incluyendo las carátulas de tales trámites, las que también deberán ser foliadas.
ARTICULO 31º- En los casos indicados en los artículos 29º y 30º del presente capítulo, además de las correspondientes constancias escritas, todo cambio se deberá (obligatoriamente) reflejar y confirmar electrónicamente por el Sistema de Comunicaciones Documentales (COMDOC III)
ARTICULO 32º- Se prohíbe la incorporación de documentación impresa en papel de fax en los Expedientes, Trámites Internos y Actuaciones Administrativas que se gestionan en el ámbito de este Ministerio.
Por ello, al recepcionarse un fax cuyo texto contenido fuera de tal relevancia para determinado trámite y por el cual resultase imprescindible la incorporación del fax a un expediente u otro tipo de actuaciones, se deberá proceder de la siguiente manera:
a) Recibido el fax se procederá a fotocopiar el mismo en DOS (2) ejemplares.
b) Se procederá a autenticar las copias del fax recibido, incluyendo el pertinente reporte de recepción.
c) Se incorporará una copia autenticada del fax al trámite pertinente, procediendo a foliar dicha copia con el número correlativo de foja que corresponda. Al dorso de ésta se dejará constancia del área que procedió a efectuar la incorporación y se declarará el destino dado al original del fax (archivo en dependencia, elevación para conocimiento o intervención de otra área).
d) En el dorso de la segunda copia autenticada del fax, se deberá dejar constancia sobre el número de expediente o actuación a la cual se ha incorporado la otra copia autenticada. En el caso de que el original del fax sea archivado en el área que recepcionó el mismo, se deberá hacerlo adjuntando a éste la segunda copia autenticada.
ARTICULO 33º- Todo remito de documentación debe ser firmado con aclaración de firma, fecha de recepción y en el mismo se deberá colocar el sello de la dependencia que recibe la documentación. Queda prohibido efectuar la recepción de los remitos mediante iniciales de firma y/o la transcripción del nombre de personas.
ARTICULO 34º- Se resuelve implementar la modalidad de Recepción Provisoria de los expedientes como modalidad previa a la recepción definitiva que se realiza por sistema COMDOC III. Esta modalidad se realizará llevando a cabo las siguientes etapas:
a) La dependencia que remite los expedientes confeccionará TRES (3) remitos por el sistema COMDOC III.
b) En uno de los TRES (3) remitos impresos se deberá inscribir la leyenda de RECEPCION PROVISORIA A REVISAR. En este remito se deberá incluir el número interno de teléfono del área remitente.
c) La dependencia destinataria procederá a constatar: la numeración del expediente o expedientes remitidos, la cantidad de cuerpos, anexos y que la última foja del último cuerpo exprese el número de fojas declaradas en el remito.
d) La dependencia destinataria conformará mediante rúbrica del remito indicado en el punto b. (con debida aclaración de firma) indicando fecha y hora.
e) Queda prohibido efectuar la recepción de los expedientes por sistema COMDOC III, sin que se haya formalizado la recepción definitiva por remito papel.
f) Posteriormente a esta recepción provisoria, el área destinataria realizará la revisión de estilo (la que deberá efectuarse en un plazo no mayor a CINCO (5) días hábiles de la fecha de entrega de los expedientes).
g) Si corresponde, se procederá a efectuar la recepción definitiva por sistema e informar de ello a la dependencia remitente, quien deberá hacer entrega del Remito de Recepción Provisoria a Revisar a la dependencia receptora a fin de que ésta proceda a entregar, en su lugar, el remito de recepción definitiva.
h) Cuando se efectuase el rechazo de un expediente u otro tipo de actuación siempre se deberá expresar en forma escrita las causas o motivos que impulsaron el rechazo.
ARTICULO 35º- De todo desglose que se efectúe se deberá dejar constancia mediante providencia en el lugar de la/s foja/s retirada/s. Esta constancia deberá estar firmada, con aclaración, fecha, cargo, dependencia y legajo, por el funcionario que determinara el desglose en cuestión.
Para el caso de ser varias las fojas, se confeccionará una sola constancia, que reemplazará a las fojas retiradas y en el interior del sello foliador se las representará de la siguiente manera: primera hoja barra (“/”) última hoja desglosada.
Ejemplo: suponiendo que se desglosó la foja Nº 5 hasta la Nº 9, se debe representar de la siguiente forma: 5/9, se considerará que se está citando el primer y último número incluidos en el desglose.
ARTICULO 36º- Cuando se efectúe el desglose de documentación original, cuya trascendencia fuera de vital importancia para la resolución del trámite, a criterio de quien ordenara el desglose, se procederá al reemplazo de tales originales por fotocopias autenticadas
ARTICULO 37º- En los supuestos casos en que la foja desglosada, descripta en el artículo precedente, y que por su tramitación es necesaria la conformación de otro expediente u otro tipo de trámite con la misma, en su respectiva constancia de desglose se hará mención de esta situación y se detallará el número de trámite u otro dato que permita su ubicación.
ARTICULO 38º- En el caso de que un expediente (u otro tipo de trámite) se encuentre incorporado a otro como agregado acumulado o sin acumular, al ser desglosado se deberá dejar la constancia pertinente junto a la de su agregación. Si la actuación desglosada fuera incorporada a otro trámite deberá informarse de ello en dicha constancia. Esto deberá constar en ambos trámites.
ARTICULO 39º- Cuando se genere un expediente u otro tipo de trámite cualquiera fuera su denominación, con foja/s desglosadas se hará constar los datos del trámite originario del que fue desglosado.
SOBRE LA APLICACION DEL DECRETO 333/1985
ELABORACION REDACCION Y DILIGENCIAMIENTO
DE LOS PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
ARTICULO 40º- En la redacción de los proyectos de actos administrativos que se originan en el ámbito de este Ministerio en conformidad a lo establecido por el Decreto 333/1985, deberán observar las siguientes pautas:
a) Tipo de letra: Arial
b) Tamaño de letra: 12
c) Se escribirá con mayúsculas sostenidas las siguientes expresiones y/o palabras:
I) Constitución Nacional (EJ: CONSTITUCIÓN NACIONAL)
II) Estado Nacional
III) Poder Ejecutivo Nacional
IV) Anexo
V) Mención de Ministerios
VI) Mención de Secretarías
VII) Mención de Subsecretarías
VIII) Mención de organismos descentralizados y autárquicos.
IX) Nombres de Provincias
X) Pesos y la cantidad en letras Ej.: PESOS TRESCIENTOS ($ 300).
XI) Nombres de personas jurídicas
XII) La palabra artículo en la parte dispositiva del proyecto
XIII) La palabra visto, excepto cuando se escriba en los considerandos.
d) Se escribirá con inicio en mayúscula seguida de minúscula:
I) La palabra visto, provincia, gobierno nacional, artículo, ejercicio (cuando se cita el año) en los considerandos.
II) Nombres de personas físicas.
III) Cuando en el artículo de forma se cite a la Dirección Nacional del Registro Oficial.
IV) Direcciones Generales, con excepción de la Dirección General de Asuntos Jurídicos.
e) Se escribirá en minúscula:
I) La palabra inciso.
II) La palabra considerandos cuando esté citada en el texto.
III) La palabra ejercicio cuando esté citada en el texto sin el año.
IV) La palabra artículo cuando se la cita en el texto.
V) Las leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones y disposiciones cuando se las cita sin su número.
VI) La palabra expediente cuando se menciona en el texto sin número.
f) Los países: deberán citarse con su denominación Oficial. Ej. REPÚBLICA FEDERATIVA DEL BRASIL.
g) Acentuación: las mayúsculas deben ser acentuadas.
i) Anexos: en caso que de exista un solo anexo, se denominará “ANEXO”. Si hay más de uno, se los deberá identificar con la palabra ANEXO seguida de números romanos. Ej. “ANEXO I”, “ANEXO II”.
j) Para la cita de normas se deberá observar el siguiente orden de prelación:
Constitución Nacional Leyes (Ej. Ley Nº 25.871)
Decretos (Ej. Decreto Nº 333 de fecha XX de febrero de 1985)
Decisiones Administrativas (Igual a los Decretos)
Convenios (Igual a los Decretos) Resoluciones (Igual a los Decretos)
Disposiciones (Igual a los Decretos)
Este orden deberá tenerse en cuenta para la mención en el visto.
j) Dependencias: las dependencias de los distintos organismos deberán citarse en forma completa la primera vez que se los cite en los considerandos y cuando se los mencione en la parte dispositiva. Deberán citarse con su denominación completa. Ej. “Dirección Nacional de Vialidad, organismo descentralizado actuante en la órbita del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS”.

References: Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 2
 artículo 1
 resolución 
 Artículo 29
 artículo 19
 Artículo 25
 resolución 
 resolución