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2015 P. 1 de 6. Procedimento para a Comunicação de Irregularidades Linha de ética - PDF
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Aníbal de Carvalho Canejo
1 P. 1 de 6 Procedimento para a Aprovado em reunião do Conselho Fiscal de 3.12.2 P. 2 de 6 1. INTRODUÇÃO A Galp Energia, SGPS, S.A. (doravante Galp ) baseia o exercício da sua atividade em princípios de lealdade, correção, honestidade, transparência e integridade, com pleno respeito pela Lei e pelas melhores práticas internacionais, dando particular atenção à criação de regulamentação interna das condutas concretizadoras destes princípios e à formação dos seus colaboradores nestes temas, no conjunto das empresas do Grupo. A aprovação do novo Código de Ética e Conduta da Galp (doravante o Código de Ética ), em reunião do Conselho de Administração da ocorrida no passado dia 24 de julho de, e consequente aprovação do mesmo pelos conselhos de administração das Sociedades Participadas, conforme definido abaixo, constitui uma das principais medidas de implementação da cultura corporativa do Grupo Galp. Por outro lado, constitui competência do Conselho Fiscal, enquanto órgão social responsável pela fiscalização da Sociedade, receber as comunicações de irregularidades apresentadas por colaboradores e demais partes interessadas da Galp, assim como registar, por escrito, as denúncias destes, bem como todas as verificações, fiscalizações e diligências efetuadas e os procedimentos definidos com vista à regularização das irregularidades detetadas. Em face do exposto e da subsequente criação da Comissão de Ética e Conduta da Galp (doravante CEC ) pelo respetivo Conselho Fiscal, sob proposta da Comissão Executiva, torna-se necessário atualizar a Política de Irregularidades do Grupo Galp, aqui redenominada para Procedimento de Ética. O presente Procedimento de Ética do Grupo Galp destina-se a concretizar as disposições do Código de Ética, em linha com as recomendações do código de governo societário da CMVM quanto às atribuições de controlo interno do órgão de fiscalização. 2. OBJETO O presente Procedimento de Irregularidades visa permitir que qualquer parte interessada relacionada com a Galp, nomeadamente os colaboradores, 23 P. 3 de 6 membros de órgãos sociais, acionistas, investidores, clientes, fornecedores ou parceiros de negócio comuniquem ao Conselho Fiscal, através de comunicação dirigida à CEC, o conhecimento ou fundadas suspeitas da ocorrência de quaisquer irregularidades ou situações de incumprimento do Código de Ética, ou de normas que o desenvolvam ou que versem sobre os temas nele elencados, nos domínios da contabilidade, dos controlos contabilísticos internos, da auditoria, da luta contra a corrupção e do crime bancário e financeiro. 3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO 3.1. Para efeitos do presente Procedimento, consideram-se irregularidades todos os atos ou omissões, dolosos ou gravemente negligentes, que sejam imputados à conduta de colaboradores ou membros de órgãos sociais da Galp e Sociedades Participadas, nos domínios da contabilidade, dos controlos contabilísticos internos, da auditoria, da luta contra a corrupção e do crime bancário e financeiro O presente Procedimento aplica-se à Galp e a todas as Sociedades Participadas. Para efeitos do presente Procedimento consideram-se Sociedades Participadas aquelas em que a Galp detenha direta ou indiretamente 50% ou mais do capital social ou nas quais exerce o controlo ou o mandato de gestão, em todas as geografias onde o grupo opera Os representantes indicados pela Galp para Sociedades Participadas deverão promover nessas sociedades a aprovação do presente Procedimento. 4. COMPETÊNCIA ORGÂNICA No âmbito das suas competências, o Conselho Fiscal da Galp atua através da CEC, cujas competências, deveres e funcionamento são objeto de um regulamento próprio. 5. REGRAS DE ATUAÇÃO 5.1. A segurança da informação recebida acerca de irregularidades e dos respetivos registos encontra-se assegurada por normas internas da Galp, em conformidade 34 P. 4 de 6 com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e segurança de informação O tratamento de dados pessoais no âmbito do Procedimento de Irregularidades é realizado ao abrigo da Autorização n.º 7924/, conferida pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), cujas condições e limites são os fixados na referida Autorização e na Deliberação n.º 765/2009 da CNPD ou da que a substitua A informação comunicada ao abrigo do presente procedimento será utilizada apenas para as finalidades nele previstas É assegurado à pessoa identificada pela denúncia o direito de informação sobre a entidade responsável, os factos denunciados e a finalidade do tratamento, bem como o direito de acesso aos dados que lhe respeitam e o direito de requerer a sua retificação ou supressão se forem inexatos, incompletos ou equívocos A Galp e Sociedades Participadas garantem que as entidades que comuniquem a prática ou suspeita de qualquer irregularidade ou forneçam informação no âmbito da investigação de comunicações de irregularidades apresentadas não serão sujeitas a qualquer ação de retaliação, intimidação ou discriminação, incluindo ação disciplinar ou retenção ou suspensão de pagamentos A utilização abusiva ou de má-fé do mecanismo de comunicação de irregularidades é suscetível de originar procedimento disciplinar ou judicial, conforme aplicável, caso a conduta o justifique conforme disposto no Código de Ética Não serão consideradas as reclamações apresentadas quanto à qualidade dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados Em caso de arquivamento liminar do processo, o Conselho Fiscal assegurará a destruição da informação comunicada e recolhida. Os dados pessoais objeto de denúncia serão de imediato destruídos caso se revelem inexatos ou inúteis. Quando não haja lugar a procedimento disciplinar ou judicial, os dados serão destruídos no prazo de 6 meses a contar da conclusão do processo Em caso de procedimento disciplinar ou judicial, os dados serão conservados por um período máximo de 6 meses subsequentes ao termo desse procedimento. 45 P. 5 de 6 6. COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES 6.1. A comunicação de irregularidades por qualquer parte interessada deve ser efetuada por escrito, através de correio eletrónico ou carta dirigidos à CEC, para o seguinte endereço: Endereço Eletrónico: Endereço Postal: Comissão de Ética e Conduta da Galp Edifício Galp Energia, Torre A Rua Tomás da Fonseca Lisboa 6.2. As comunicações de irregularidades devem: a) adotar um formato que garanta a sua confidencialidade até à receção pela CEC; b) identificar o autor, cuja identidade será mantida confidencial; c) conter uma descrição sobre todos os factos e informações que possam suportar a apreciação da irregularidade comunicada, ou caso se trate de uma sugestão, elementos concretos que possam evitar ou diminuir a probabilidade de uma irregularidade Para os efeitos previstos neste Procedimento, o contacto com a CEC deve ser realizado através dos canais de comunicação atrás referidos, sem prejuízo da possibilidade de a CEC solicitar os contactos presenciais necessários ao apuramento das informações recebidas O colaborador que tenha denunciado irregularidades fica obrigado a prestar à CEC todas as informações de que disponha e a colaborar no respetivo processo de averiguação. 56 P. 6 de 6 7. CONFIDENCIALIDADE 7.1. Cada processo de reporte de irregularidades será tratado como confidencial, ficando todas as pessoas com acesso a informação constante nos processos de alegadas irregularidades obrigadas a, sobre ela, guardar sigilo Em razão da sua confidencialidade apenas têm acesso aos processos de comunicação de irregularidades os membros do Conselho Fiscal, os membros da CEC e, numa base de estrita necessidade, os membros da Comissão Executiva e os colaboradores ou consultores externos expressamente designados para apoiar o trabalho da CEC. 8. DISPOSIÇÕES FINAIS 8.1. Sem prejuízo do disposto no Código de Ética, o presente Procedimento de Irregularidades tem natureza voluntária, pelo que a sua não utilização não acarreta penalidades O presente Procedimento de Irregularidades revoga a Política de Irregularidades aprovada pelo Conselho Fiscal em 7 de novembro de O presente Procedimento de Irregularidades foi aprovado em reunião do Conselho Fiscal de 3 de dezembro de, ficando sujeito a divulgação interna junto de todos os colaboradores da Galp e Sociedades Participadas através dos meios de comunicação normais, bem como externa através do website oficial da Galp. 6 Documentos relacionados
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