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MODELLO DI GESTIONE SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI RISK MANAGEMENT DEL. Field Marketing Logistics - P.O.P. Communication - PDF
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Davide Lorenzo Zamboni
1 MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI RISK MANAGEMENT2 Indice PARTE GENERALE: IL MODELLO DI RISK MANAGEMENT - Premessa 1. Il Modello di Gestione del Sistema dei rischi Aziendali 1.1 I Destinatari e diffusione del Modello - SEZIONE PRIMA: MODELLO ORGANIZZATIVO EX 231/01 1. La Responsabilità Amministrativa: D.Lgs 231/ I destinatari della Normativa e gli Autori dei Reati 1.2 I Reati disciplinati 1.3 L esimente da responsabilità 2. Il Modello Organizzativo ex 231/01 di DP&V Associati srl 2.1 I protocolli generali e specifici di controllo 2.2 Principi di comportamento e protocolli specifici per la riduzione del rischio di realizzazione dei reati - SEZIONE SECONDA: IL CODICE DEONTOLOGICO - Premessa 1. Linee Guida comportamentali e procedure aziendali per il processo di gestione dei clienti - SEZIONE TERZA: L ORGANISMO DI VIGILANZA - Premessa 1. L Organismo di Vigilanza 1.1. Identificazione dell Odv 1.2. Funzioni ed operatività dell Odv 1.3. Obblighi di informazione verso l Odv 1.4. Reporting dell Odv - SEZIONE QUARTA: IL SISTEMA DISCIPLINARE E SANZIONATORIO 1. Il sistema disciplinare e sanzionatorio 1.1 Violazione del Modello 1.2 Misure nei Confronti dei Dipendenti 1.3 Misure nei confronti dei Dirigenti 1.4 Misure nei confronti del Cda, del Collegio Sindacale, e dell Odv - 2 -3 PARTE SPECIALE:MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI 1. ANALISI E DESCRIZIONE DELLE FATTISPECIE GIURIDICHE RILEVANTI PER DP&V AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001 N Rati Societari 2. Reati di Criminalità Organizzata 3. Reati Informatici 4. Reati Inerenti la Sicurezza sul Lavoro 2. SCHEDE TECNICHE DI RISK MANAGEMENT I. Processo RS1 predisposizione del progetto di bilancio e dei documenti collegati. II. Processo RS2 gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale ed il Revisore Unico III. Processo RS3 gestione e funzionamento degli organi sociali IV. Processo CO1 gestione degli approvvigionamenti V. Processo CO2 gestione delle entrate ed uscite monetarie VI. Processo CO3 gestione degli omaggi e delle spese di rappresentanza VII. Processo CO4 acquisizione di partecipazioni e costituzione di nuove società VIII. Processo SSL1 redazione documento valutazione dei rischi IX. Processo SSL2 processo di nomina dei soggetti cosiddetti rilevanti X. Processo SSL3 Servizio Prevenzione e Protezione XI. Processo RI 1 gestione delle risorse informatiche XII. Mappatura processi aziendali: Relazione informativa al processo di Gestione del Personale ALLEGATI - ALLEGATO A: CATALOGO DEI REATI AGGIORNATO - ALLEGATO B: CODICE ETICO - 3 -4 PARTE GENERALE IL RISK MANAGEMENT ED IL CONNESSO MODELLO DI GESTIONE - 4 -5 Premessa. DP&V attraverso l emanazione di un modello di gestione dei rischi aziendali intende dotarsi di un sistema di Corporate governance funzionale, tra le altre, ad esplicitare in maniera chiara e trasparente un sistema di regole e procedure atte a disciplinare il comportamento di tutti i suoi stakeholders nell intento primario di garantire l essenziale continuità temporale e quindi la concomitante soddisfazione di tutti i portatori di interesse. In tal senso un sistema di Risk management promuove l idoneo modus operandi ispirato al rispetto della legge, dei regolamenti, di uno specifico Codice Etico, del Modello Organizzativo aderente ai dettami del Decreto Legislativo 231/01 e successivi aggiornamenti, di un Codice Deontologico da condividersi con l ambiente esterno nonché alle migliori pratiche aziendali rinvenute sulla base dell esperienza del management supportato da uno specializzato team consulenziale. Da sempre è infatti convincimento dell azienda che posizioni durevoli di equilibrio possano essere raggiunte, e mantenute, solo attraverso l implementazione di un sistema di gestione dei rischi aziendali che spinga l organizzazione tutta verso la più assoluta consapevolizzazione sugli stessi. In primis la volontà espressa dall Organo gestorio si è strategicamente poggiata sull obiettivo di giungere rapidamente ad un completo adeguamento alla disciplina concernente i profili di responsabilità amministrativa per gli enti e le organizzazioni, così come novellato dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231 e successivi. Ciò si è puntualmente verificato raccogliendo gli stimoli promananti dalla disciplina in oggetto, esaminandosi l empiria nel frattempo disponibile anche con esplicito riferimento alla giurisprudenza ormai abbastanza elevata. Non sono poi mancate specifiche riflessioni sulle composite modalità di creare la pianificata integrazione tra l intero sistema dei rischi aziendali attività, queste, propedeutiche alla generazione dell outcome finale già definito Modello di Risk Management. Nello specifico per la redazione del modello 231 sono state di assoluta rilevanza le indicazioni scaturite dalle Linee Guida emanate da Confindustria soprattutto con particolare riferimento a quanto stabilito per la regolamentazione dell operato dell Organismo di Vigilanza. A livello operativo il progetto che ha condotto al Modello di Risk Management si è snodato sulla puntuale disamina della probabilità che i più ampi e generici i rischi aziendali si possano concretamente raffigurare all interno dei confini DP&V; in dipendenza della loro rilevanza, le - 5 -6 evidenze di rischio riconducibili al Dlg 231/01, hanno quindi trovato giusta collocazione nel modello nelle parti speciali denominate: - Modello Organizzativo ai sensi del decreto legislativo 231/01; - Codice deontologico. 1. IL MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI Il Modello si configura quindi come lo strumento adottato dall azienda per gestire in maniera integrata l intero sistema dei rischi individuabili in: - Rischi di natura giuridica connessi alla disciplina sulla Responsabilità Amministrativa ex D.Lgs 231/01; - Rischi relativi alla gestione dei rapporti con i Clienti; - Rischi inerenti alla gestione del personale con specifico riferimento alla tematica della contrattualistica Dopo opportuna riflessione il team dedicato alla definizione delle linee guida del Risk Management ha caratterizzato l approccio alla mitigazione del rischio attraverso una gestione degli stessi sia di tipo documentale, che reportistico. Da un punto di vista documentale i rischi, come sopra idoneamente classificati, sono stati approcciati in due diverse categorie collocate, ognuna, all interno di un diverso documento, ovvero: 1. i rischi connessi alla disciplina sulla responsabilità amministrativa degli enti e delle organizzazioni Decreto Legislativo 231/01 hanno trovato opportuna collocazione all interno della parte speciale del globale Modello di Risk Management e quindi nella settore denominato Modello di Organizzazione ex 231/01; 2. i rischi generali hanno trovato idonea collocazione all interno del medesimo modello nella parte denominata Codice Deontologico. La struttura del Modello è rappresentata in figura - 6 -7 Figura 1: Struttura Modello di Gestione del Sistema dei Rischi Aziendali Definizione ed Definizione ed individuazione individuazione del sistema rischi del sistema rischi aziendali aziendali D.Lgs D.Lgs 231/01 231/01 Rischi Rischi Giuridici Giuridici Modello Modello Organizzativo Organizzativo ex ex 231/01 231/01 Rischi Rischi Generali Generali Codice Codice Deontologico Deontologico Modello di gestione del sistema dei rischi aziendali Il modello infine si è posto anche il precipuo compito di monitorare l andamento dei diversi ratios misuranti il livello di rischiosità, di diverso ordine e tipo attraverso: 1. l istituzione di un Organismo di Vigilanza, scelta questa prevista dalle norme di legge e dalle linee guida trasversalmente adottate da tutte le aziende che hanno adottato dei semplici Modelli Organizzativi ex Dlg 231/01; 2. l attribuzione all OdV da parte dell organo gestorio di compiti più ampi rispetto a quelli ordinariamente previsti e ponendosi a carico dello stesso anche il ruolo di monitorare e comunicare sistematicamente a tutti gli stakeholders l effettivo rispetto delle linee guida riportate su tutte le parti del modello incluse, quindi quelle deontologiche e relazionali. I principi e le regole di funzionamento dell Organismo di Vigilanza sono oggetto di analitico approfondimento nella specifica sezione inserita nel modello di Risk Management. L approccio delineato conduce ad un Modello di governo del rischio in grado di supportare il management nel perseguimento dei seguenti obiettivi: 1) in primis la genesi e l attuazione di un corretto, e trasparente, processo decisionale basato, già nella fase propedeutica all assunzione delle variegate scelte, sulla predisposizione di procedure atte a regolare il comportamento di tutti gli attori aziendali; 2) l istituzione di un Organismo di vigilanza, pur monocratico, che per ruolo, posizione, autonomia ed indipendenza troverà collocazione in seno al funzionigramma d azienda - 7 -8 divenendo soggetto autorevole per rappresentare al mondo esterno indicatori più che plausibili per l auspicata misurazione delle condizioni di rischio aziendale; 3) la previsione di un flusso di informazione e reporting costante, in particolare tra l organo gestorio, detentore della piena responsabilità delle scelte dell azienda e l Organismo di vigilanza, detentore dei compiti di vigilanza sul funzionamento, l osservanza e l aggiornamento del Modello di Risk management; 4) la previsione di un sistema sanzionatorio e disciplinare atto a prevenire e, dove necessario sanzionare, il compimento o il tentato compimento di violazioni alle prescrizioni modellistiche; 5) la previsione di una specifica tutela relativa alle clausole contrattuali disciplinanti i rapporti con i clienti, con particolare riferimento ai principi di riservatezza delle informazioni acquisite. L approccio metodologico seguito nelle fasi operative di predisposizione del Modello, conformemente con le migliori best practice osservate entro i confini nazionali, è quindi così sintetizzabile: a) preliminare analisi del sistema di governance, del sistema organizzativo e delle aree strategiche d affari dell azienda; b) individuazione e definizione del sistema dei rischi aziendali tramite analitica disamina delle potenziali aree a prevalente probabilità di eventi rischiosi; c) classificazione dei rischi come individuati per categoria ed automatica attribuzione ai processi riconducibili; d) interfaccia tra l analisi teorica del sistema dei rischi con la valutazione del sistema dei controlli esistente; e) definizione delle soglie di rischio accettabile; f) aggiornamento e miglioramento del sistema di controllo esistente ed avvio del Risk Management9 1.1 I DESTINATARI E DIFFUSIONE DEL MODELLO. Il Modello, destinato a tutti gli stakeholders aziendali, diviene per tutti vincolante sia con riferimento alla parte generale che a quella speciale. La parte generale, già pubblicata sul sito internet dell azienda assolve, tra l altro, alle seguenti funzioni informative: a) Comunicare a tutti i portatori d interesse l adeguamento dell azienda ai dettami della disciplina sulla Responsabilità Amministrativa D.Lgs 231/01 e successive; b) Rendere edotti tutte le risorse operative di DP&V che l azienda non consente, e disapprova, qualunque comportamento contrario alla Legge, ai regolamenti, al Codice Etico, alle procedure e prassi aziendali consolidate, alle regole di vigilanza ed alle migliori pratiche di direzione gestione e controllo aziendale, al presente Modello di Gestione del Sistema dei Rischi aziendali in ogni sua componente e parte; c) Comunicare in modo esplicito che i contenuti del Modello di Risk Management sono vincolanti ed obbligano tutti gli stakeholders aziendali ad attuare un comportamento conforme alle Leggi, ai regolamenti, al Modello, al codice etico e che la loro violazione comporterà l applicazione di sanzioni disciplinari da parte dell azienda; DP&V attraverso il proprio Consiglio di Amministrazione compierà tutte le attività necessarie per rendere conoscibile a tutti gli stakeholders aziendali il Modello di Risk Management, in particolare: - La parte generale del modello, destinata alla diffusione dello stesso all esterno dell azienda, verrà pubblicata sul sito internet - La parte speciale, destinata ad un solo uso solo interno, stante la sensibilità delle informazioni contenute, sarà oggetto di specifico invio a tutti i Responsabili di funzione. Gli stessi avranno il successivo compito di diramarla e renderla nota con le modalità più consone a tutti i collaboratori. È responsabilità del Consiglio di Amministrazione, adeguatamente supportato dall Odv, curare gli aspetti relativi alla diffusione del modello e di verificarne l effettiva presa visione da parte di tutto il personale d azienda10 PARTE GENERALE MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI. SEZIONE PRIMA MODELLO ORGANIZZATIVO EX 231/01 REDATTO AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001 N. 231 E NORME CORRELATE SUCCESSIVE LA RESPONSABILITA AMMINISTRATIVA DEGLI ENTI E DELLE ORGANIZZAZIONI11 1. LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA: D.LGS 231/01. Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 ha introdotto per la prima volta in Italia la responsabilità amministrativa per gli enti e le organizzazioni che compiono, attraverso persone fisiche che rivestono funzioni di rappresentanza, direzione ed amministrazione, atti pregiudizievoli ai sensi del Decreto. Tale responsabilità, di natura penale, si aggiunge ed affianca quella delle persone fisiche che materialmente sono associabili al fatto compiuto. Affinché il reato possa generare effetti amministrativi, di tipo negativo sull azienda, dovrà essere provato, per ognuno dei reati, un oggettiva susssistenza a favore dell impresa di un reale interesse o vantaggio. Nello specifico si parlerà: 1. se il fatto è stato commesso per favorire l ente indipendentemente dalla circostanza che tale obiettivo sia stato raggiunto di interesse; 2. se il fatto ha portato all ente un vantaggio a prescindere dall interesse di chi lo ha commesso di vantaggio. Con l aggravio amministrativo a carico dell azienda, vera e propria sanzione, il decreto mira dunque a disincentivare comportamenti illeciti in modo più efficace di quanto potevano farlo le sole sanzioni comminate ai singoli agenti del fatto. 1.1 I DESTINATARI DELLA NORMATIVA E GLI AUTORI DEI REATI. Come novellato all art. 1 del Decreto titolato Soggetti le disposizioni si applicano agli enti forniti di personalità giuridica ed alle società ed associazioni, anche prive di personalità giuridica, ad eccezione dello Stato, degli Enti Pubblici Territoriale, degli altri Enti Pubblici non economici e degli altri Enti che svolgono funzioni di rilievo Costituzionale. Per quanto attiene agli autori materiali dei reati, l Art. 5 distingue tra: a) persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano anche di fatto la gestione ed il controllo dello stesso; b) persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a)12 Si tratta quindi di un tentativo, assolutamente riuscito di allargare il novero degli autori anche a coloro che, in assenza di formale delega, di fatto si trovano ad esercitare la gestione o il controllo dell azienda. 1.2 I REATI DISCIPLINATI Il Decreto dall entrata in vigore ad oggi ha subito un notevole ampliamento del novero dei possibili reati. Le motivazioni che spingono il legislatore verso tale ampliamento si leggono nella Lettera di Accompagnamento al Decreto, che recita: favorire il progressivo radicamento di una cultura aziendale della legalità che, ove imposta ex abrupto, con riferimento ad un ampio novero di reati potrebbe fatalmente provocare non trascurabili difficoltà di adattamento. Ad oggi i reati contemplati dal Decreto sono: - Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Artt Reati Informatici Art. 24 bis - Reati di falso nummario Art. 25 bis. - Reati Societari Art 25 Ter. - Reati aventi finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico previsti dal codice penale e dalle leggi speciali posti in essere in violazione di quanto previsto dall Art. 2 della Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento del Terrorismo firmata a New York art 25 quater. - Reati contro la personalità individuale Art. 25 quinquies e 25 quater 1. - Reati finanziari o abusi di mercato Art. 25 sexies ed art 187 quinquies T.U.F.. - Reati trasnazionali art 10 Legge n Reati di omicidio colposo e lesione colpose gravi e gravissime commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro Art. 25 septies. - Reati di ricettazione, riciclaggio e di impiego di beni, denaro o utilità di provenienza illecita Art. 25 octies. - Reati in materia di violazione del diritto d autore Art. 25 novies. - Reati contro l industria e il commercio Art 25 bis 1. - Reati di criminalità organizzata Art. 24 ter. - Reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria Art. 25 novies. Per un ulteriore approfondimento si rimanda all Allegato A: Catalogo dei Reati aggiornato al 30 settembre13 1.3 L ESIMENTE DA RESPONSABILITÀ. La responsabilità connesse alla commissione dei reati sopra elencati, e quindi le conseguenti sanzioni di carattere amministrativo, sono escluse nel caso in cui la Società possa oggettivamente provare: 2. Di aver adottato, ed efficacemente attuato, antecedentemente alla commissione del reato un modello di organizzazione gestione e controllo idoneo a prevenire i reati stessi; 3. Di aver affidato il compito di vigilanza sull osservanza del modello ad un idoneo organismo di vigilanza (di seguito anche Odv) dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. I Modelli, secondo l Art. 6 del Decreto, dovranno rispondere alle seguenti standard esigenze: a) individuare le attività nel cui ambito possono essere tendenzialmente commessi reati; b) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire; d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli; e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. Ciò fatto ne deriverà che il potenziale autore del reato agirà in violazione fraudolenta del modello all uopo predisposto. L Odv secondo le disposizioni del citato articolo combinate con le indicazioni contenute nelle Linee Guida predisposte da Confindustria dovrà parimenti obbligarsi a: a) Verificare la ragionevole aderenza tra i protocolli ed i comportamenti dei soggetti aziendali; b) Verificare l adeguatezza del modello, ossia la capacità dello stesso di prevenire il consumarsi dei reati; c) Verificare la coerenza temporale del Modello e quindi la sua capacità di mantenere nel tempo i requisiti di efficacia esimente; d) Garantire l aggiornamento del modello in dipendenza di mutamenti nel quadro normativo di riferimento e/o nell organizzazione dell azienda. Resta inteso che spetterà all OdV solo il compito di richiedere gli aggiornamenti che resteranno a carico, e sotto la responsabilità, dell organo gestorio14 L Odv dovrà inoltre essere strutturato in modo tale da garantire un efficace operato. Il tutto dovrà, in particolare essere garantito da: a) autonomia ed indipendenza riferibile rispettivamente all assenza in capo ai membri dell organismo di compiti operativi riferibili all azienda; b) professionalità dei singoli componenti riferibile al possesso di conoscenze adeguate, sia intermini di conoscenza della realtà aziendale sia alla valutazione dei rischi connessi al Decreto; c) continuità d azione riferibile all organizzazione strutturale e sistemica delle attività svolte dall organismo. L Odv può essere un organo monocratico o collegiale. 2. IL MODELLO ORGANIZZATIVO EX 231/01 DI DP&V ASSOCIATI SRL Il modello organizzativo ex 231/01 adottato è stato predisposto in ottemperanza a quanto previsto dal Decreto e secondo le indicazioni contenute nelle Linee Guida per la predisposizione di modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo 231/01 emanate da Confindustria. La genesi del modello ha richiesto l analitica conduzione delle seguenti attività: a) analisi del sistema di business, di governance e dell organizzazione dell azienda al fine di individuare, tra i reati disciplinati, quelli più aderenti al sistema DP&V; b) individuazione dei processi sensibili potenzialmente oscuranti il rischio di compimento dei reati a seguito degli specifici comportamenti illeciti; c) mappatura dei processi sensibili; d) verifica dell esistenza di un sistema di controllo a copertura dei rischi in riferimento ai seguenti standard: i. esistenza procedure scritte; ii. deleghe formalizzate esistenza di un organigramma aziendale; iii. tracciabilità del processo; iv. segregazione dei compiti. e) analisi del sistema di controllo esistente e rilevazione degli eventuali gap; f) predisposizione dei protocolli esimenti. La mappatura dei processi è stata condotta attraverso lo studio della documentazione aziendale specificatamente individuata nelle procedure aziendali, istruzioni operative di lavoro, mansionari e supportata da interviste dirette ai referenti del processo15 Sulla base delle analisi di cui sopra i rischi di reato considerati rilevanti per il sistema DP&V sono quelli riportati in tabella 1: Tabella 1 FATTISPECIE GIURIDICA REATI SOCIETARI Art. 25 TER DELITTI DI CRIMINALITA' ORGANIZZATA art 24 ter SICUREZZA SUL LAVORO art 25 septies REATI INFORMATICI art 24 bis ALTRE FATTISPECIE DI REATO Co d. PROCESSO SENSIBILE RS 1 Predispopsizione del progetto di bilancio e dei documenti collegati RS 2 Gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e il revisore Unico RS 3 Gestione e funzionamento degli Organi Sociali CO 1 Processo di gestione degli approvvigionamenti CO 2 Processo di gestione della clientela CO 3 Processo di Entrato ed Uscita dei flussi finanziari CO 4 Processo Gestione Omaggi e Spese di Rappresentanza CO 5 Processo di Acquisizione di partecipazioni - costituzione di nuove società SSL 1 Processo di redazione del Documento di Valutazione dei Rischi SSL 2 Processo di nomina dei soggetti cosiddetti rilevanti SSL 3 Servizio Prevenzione e Protezione RI 1 Processo di gestione delle risorse informatiche AF 1 Processo di gestione dei Contenziosi giudiziali e stragiudiziali (art 25 novies D.Lgs 231/01 dichiarazione mendaci all'autorità)) AF 3 Processo di gestione delle risorse finanziarie ( Art. 25 Octies - ricettazione e riciclaggio) 2.1 I PROTOCOLLI GENERALI E SPECIFICI DI CONTROLLO. Il Modello ex 231/01 è costituito da un sistema strutturato ed organico di protocolli generali e specifici di controllo reputati idonei a conseguire i caratteri di esimenza come prescritto dal Decreto. Sono protocolli generali quegli strumenti di controllo che per loro natura sono idonei ad agire trasversalmente sull organizzazione risultando allora efficaci a regolamentare tutti i processi sensibili individuati. Sono protocolli specifici quelli appositamente destinati a regolare ogni singolo processo aziendale. Tra i protocolli generali sono stati individuati: a) Lo Statuto aziendale che in conformità con le disposizioni di Legge vigenti, contempla le norme e le regole relative alla governo dell azienda volte ad assicurare il corretto svolgimento dell attività di direzione e controllo;16 b) Il Codice Etico aziendale contenente le Linee Guida essenziali per l attuazione dell auspicato comportamento da parte di tutti gli stakeholder conforme alle prescrizioni giuridiche; c) L Organigramma aziendale periodicamente aggiornato e messo a conoscenza del personale aziendale; d) Il sistema di Procedure aziendali, regolamenti interni ed istruzioni operative di lavoro volte a disciplinare e regolare i comportamenti dei soggetti cui sono destinate; e) Le clausole contrattuali 231/01 destinate ai rapporti con fornitori, dipendenti, partners e clienti. f) I contratti di service regolanti le prestazioni e le forniture di servizi di cui l azienda si avvale in outsourcing. 2.2 PRINCIPI DI COMPORTAMENTO E PROTOCOLLI SPECIFICI PER LA RIDUZIONE DEL RISCHIO DI REALIZZAZIONE DEI REATI. È vietato porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che possano integrare le fattispecie di reato così come indicate in tabella 1. Sono altresì proibite le violazioni ai principi ed alle procedure aziendali regolanti gli specifici processi, nonché quanto disposto nel Codice Etico e più in generale quanto stabilito dai protocolli generali. Nello specifico: a) al fine di evitare il verificarsi dei Reati Societari così come disciplinato all art. 25 ter del D.Lgs 231/01 tutti i destinatari del Modello dovranno: mantenere una condotta improntata ai principi di correttezza, trasparenza, e collaborazione nello svolgimento delle procedure connesse alla formulazione del bilancio d esercizio; fornire informazioni veritiere ed appropriate sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società; osservare scrupolosamente tutte le norme di legge poste a tutela ed integrità del capitale sociale; assicurare il regolare funzionamento degli organi societari, agevolando e garantendo ogni forma di controllo interno; rispettare in caso di riduzione del capitale sociale, di fusione, di scissione le norme poste a tutela dei creditori e dei soci;17 Per ogni processo sensibile individuato dovrà parimenti essere garantito il pieno rispetto dei seguenti protocolli esimenti: - processo di predisposizione del progetto di bilancio: o o o o o o devono essere rispettate le procedure aziendali concernenti la verifica delle schede contabili, del piano dei conti, della formazione dell attivo e del passivo di bilancio; devono essere rispettate le procedure relative alla fatturazione attiva; devono essere rispettate le procedure relative al ciclo passivo di fatturazione; tutti i documenti contabili devono essere archiviati in maniera ordinata e conservati, a cura della funzione competente, con modalità tali da non permetterne la modificazione successiva; l accesso ai documenti di cui sopra sia sempre motivato e consentito solo a soggetti competenti o che abbiano avuto formale delega, ed in ogni caso deve essere consentito l accesso al Collegio Sindacale, al Revisore Unico e all Organismo di Vigilanza; non dovrà inoltre esservi identità soggettiva tra coloro che assumono, o attuano le decisioni, ed i delegati a dare evidenza contabile delle operazioni nonché coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalle legge o dalle procedure aziendali; - processo di gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale ed il Revisore Unico: o deve essere garantita la massima collaborazione di tutti i dipendenti alle richieste avanzate dal Collegio Sindacale e dal Revisore Unico; o deve essere garantita la massima collaborazione con la Segreteria del Collegio Sindacale per la predisposizione dell agenda degli incontri; o la Segreteria del Collegio Sindacale deve provvedere ad inviare a tutti i partecipanti alle adunanze l Ordine del Giorno in tempi ritenuti utili; o deve essere assicurata la massima collaborazione per le verifiche periodiche effettuate dal Revisore Unico, compresa tutta la documentazione che nell espletamento della sua attività sia richiesta; o deve essere predisposta, ed archiviata, dalla funzione competente tutta la documentazione così come viene richiesto dal Collegio Sindacale secondo le disposizioni di Legge. - processo di funzionamento degli organi sociali:18 o deve essere garantito il corretto e regolare funzionamento degli organi sociali nel particolare con riguardo ai modi, ai tempi di convocazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, e più in generale, a quanto stabilito dalle regole di valida costituzione dello stesso e di validità delle deliberazioni assunte, secondo le norme contenute nel TITOLO IV dello Statuto aziendale Amministrazione; o deve essere garantito il corretto e regolare funzionamento dell assemblea dei soci con riguardo ai modi, ai tempi di convocazione della stessa sia in sede orinaria che straordinaria, alle regole di costituzione della stessa e di validità delle deliberazioni assunte così come disciplinato dal TITOLO III dello Statuto aziendale Assemblee. - processo di gestione degli utili, delle riserve ed operazioni sul Capitale Sociale: o deve essere garantito un processo di gestione degli utili trasparente che consenta all Assemblea di prendere decisioni in relazione alla distribuzione degli utili in conformità a quanto definito nello Statuto aziendale al Titolo VI Esercizio Sociale Bilancio Utili art. 23; o tutte le operazioni relative alla gestione delle riserve e al Capitale Sociale devono essere poste in essere nel rispetto della legge e in ogni caso devono essere tutelati gli interessi dei soci e dei creditori. b) al fine di evitare il verificarsi dei delitti di criminalità organizzata così come disciplinato all art. 24 ter del D.Lgs 231/01 tutti i destinatari del Modello devono attenersi alle seguenti condotte: deve essere mantenuta una condotta trasparente e corretta nella gestione dei rapporti con tutti gli stakeholders aziendali ed in particolare deve essere mantenuta una condotta corretta nelle attività riguardanti la selezione dei fornitori; deve essere mantenuta una condotta trasparente e corretta nella gestione dei rapporti con società collegate, controllate o comunque partecipate dall azienda; le operazioni intergruppo devono essere ispirate a principi di correttezza e trasparenza e la gestione delle risorse finanziarie intergruppo deve essere documentabile e sempre autorizzata dalla funzione od organo competente; tutti i flussi finanziari, in entrata ed in uscita, devono essere motivati da documenti che ne comprovino l entrata monetaria o l uscita monetaria e devono essere autorizzati dalla funzione od organo competente;19 tutte le spese di rappresentanza devono essere autorizzate dalla funzione competente e comunque è vietato riconoscere rimborsi spese che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico svolto; Devono inoltre essere garantiti per ogni processo sensibile individuato il pieno rispetto dei seguenti protocolli esimenti: - processo di gestione degli approvvigionamenti: o la selezione dei fornitori deve avvenire nel rispetto delle procedure aziendali ed in particolare deve essere garantita una scelta fondata su procedure chiare, certe e non discriminatorie accertandosi dell identità della controparte, sia essa persona fisica o giuridica, e dei soggetti per conto dei quali la stessa possa eventualmente agire; o tutti i rapporti con i fornitori di beni, servizi o prestazioni devono risultare da apposito contratto di fornitura; o deve essere verificato l effettivo adempimento della prestazione oggetto del rapporto contrattuale; o deve essere richiesto a tutti i fornitori di beni, servizi o prestazioni professionali l impegno a rispettare rigorosamente le leggi ed i regolamenti nonché i contenuti del Modello; o deve essere assicurata la corretta archiviazione di tutta la documentazione ed in particolare i compensi devono essere liquidati in maniera chiara e trasparente, sempre documentabile e ricostruibile ex post; o tutte le spese relative ai contratti di fornitura devono per poter essere liquidate autorizzate dalla funzione od organo competente. - processo di gestione delle spese di rappresentanza e degli omaggi: o le spese di rappresentanza devono essere congrue all incarico ricoperto e devono sempre essere autorizzate dalla funzione od organo competente; o gli omaggi, come disposto da Codice Etico, devono essere sempre autorizzati dalla funzione o organo a ciò preposto e, seppur ammessi, devono essere di modesto valore; o la consegna di omaggi a clienti, partener, fornitori o più in generali a tutti gli stakeholder aziendale deve essere sempre gestita secondo i principi di oggettiva trasparenza;20 o di ogni omaggio e spesa di rappresentanza deve essere tenuta traccia documentale atta a ricostruire il processo anche ex-post; processo di gestione dei flussi monetari in entrata ed in uscita: o le disposizioni di pagamento, gli impegni e il rilascio di garanzie della Società a favore di terzi devono essere effettuati solo previa autorizzazione da parte dei soggetti dotati di idonei poteri; o non possono essere effettuati trasferimenti di denaro contante o libretti di deposito bancario o postale al portatore in euro o in valuta estera se il valore dell operazione anche frazionata sia maggiore od uguale ad 5.000,00; o la funzione competente deve, con cadenza regolare, verificare la congruenza delle operazioni effettuate sui conti correnti bancari; o devono essere verificati con cadenza regolare gli scadenziari dei debiti e dei crediti; o di tutte le entrate e le uscite monetarie deve essere tenuta traccia documentale ordinatamente archiviata dalla funzione competente funzionale, alla bisogna, a consentire la ricostruzione dell intero processo generante la movimentazione monetaria anche ex post; o La riconciliazione dei conti correnti deve essere effettuata secondo le regole e procedure definite dall azienda. - processo di acquisizione di partecipazioni e/o costituzione di nuove società: o l acquisizione di partecipazione e/o costituzione di nuove società deve essere sempre deliberata dall organo competente; o l acquisizione di partecipazione in società esistenti e/o la costituzione di nuove società deve essere sempre subordinata ad una verifica dell identità delle controparti con cui eventualmente si viene in rapporto siano esse persona fisiche e/o giuridiche; o deve essere richiesto a tutti i soggetti persone fisiche e/o giuridiche con cui si viene in rapporto il rispetto delle leggi, dei regolamenti e del presente modello; o prima di entrare in rapporto con soggetti persone fisiche e/o giuridiche deve essere verificata la leicità dell attività che viene posta in essere dall organizzazione esistenze o dalla futura organizzazione, l eventualità Vedere altro
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