Source: http://www.slideshare.net/JoanSolerJimnez/20110211-preservacio-registregeneral-vd
Timestamp: 2016-06-26 03:46:48+00:00

Document:
Joan Soler Jiménez, Director
Archivist at Município de Ponte de Lima
Jefe informática archivo histórico en PEMEX
GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE BASES DE DATOS Joan Soler Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa. Marta Munuera Bermejo, Arxiu Administratiu de Terrassa. 11 de febrero 2011
1. Aproximación legislativa a las bases de datos. 2. ¿Dónde está el documento? Registro, entidades intelectuales, modelos datacéntrico y docucéntrico. 3. Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones genéricas. 4. Preservación del Registro General como ejemplo: soluciones concretas.
Aproximación legislativa a las bases de datos
Llei 30/1992 Art. 45.5: Los documentos emitidos, sea cual sea el soporte utilizado , por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las administraciones públicas, o los que estos emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada la autenticidad, integridad y conservación (...).
Ley 11/2007 Artículo 31. Archivo electrónico de documentos 1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo . Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones . La ley habla de preservar el “documento electrónico”. Sistema docucéntrico versus sistema datacéntrico. Migración como estrategia de preservación
Artículo 31. Archivo electrónico de documentos 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos , deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados . En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Ley 11/2007 Necesidades de seguridad para la conservación Desarrollo en el Esquema de Seguridad.
<ul><li>Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos. </li></ul><ul><li>Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirán: </li></ul><ul><li>a. La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes. </li></ul><ul><li>d. La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados al documento electrónico, a lo largo de su ciclo de vida, e incorporación al esquema de metadatos . </li></ul>Esquema Nacional de Interoperabilidad
h. La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, se garantice su conservación a largo plazo, se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, así como la transparencia, la memoria y la identificación de los órganos de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente. […] j. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación , de acuerdo con lo establecido en la legislación en materia de Archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo. Esquema Nacional de Interoperabilidad
l. La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, como de su tratamiento y conservación en archivos o repositorios electrónicos. 2. A los efectos de lo dispuesto en el apartado 1, las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Artículo 22. Seguridad 3. Estas medidas se aplicarán con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos electrónicos, sus soportes y medios , y se realizarán atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos. Esquema Nacional de Interoperabilidad
Esquema Nacional de Interoperabilidad No aparece el concepto “base de datos”. Solamente “datos” en plural. Los datos: se comparten, se protegen, se accede, se utilizan, se modelan, se extraen . Los metadatos: se asocian, se esquematizan. Interoperabilidad técnica, organizativa y semántica de los datos.
<ul><li>Artículo 136. Plazo de protección </li></ul><ul><li>El derecho contemplado en el artículo 133 nacerá en el mismo momento en que se dé por finalizado el proceso de fabricación de la base de datos, y expirará quince años después del 1 de enero del año siguiente a la fecha en que haya terminado dicho proceso. </li></ul><ul><li>2. En los casos de bases de datos puestas a disposición del público antes de la expiración del período previsto en el apartado anterior, el plazo de protección expirará a los quince años, contados desde el 1 de enero siguiente a la fecha en que la base de datos hubiese sido puesta a disposición del público por primera vez. </li></ul><ul><li>3. Cualquier modificación sustancial, evaluada de forma cuantitativa o cualitativa del contenido de una base de datos y, en particular, cualquier modificación sustancial que resulte de la acumulación de adiciones, supresiones o cambios sucesivos que conduzcan a considerar que se trata de una nueva inversión sustancial, evaluada desde un punto de vista cuantitativo o cualitativo, permitirá atribuir a la base resultante de dicha inversión un plazo de protección propio. </li></ul>Ley de propiedad intelectual sobre las bases de datos
¿Dónde está el documento?
Preservar una base de datos Metodologías, estrategias y problemáticas Joan Soler, Arxiu Històric de Terrassa Marta Munuera, Arxiu Municipal de Terrassa. Febrero de 2011
<ul><li>¿Qué es preservar? </li></ul><ul><li>¿Podemos confiar en la tecnología? ¿Cuál es el periodo de vida de los soportes físicos? ¿Podemos depender del hardware y software? ¿A qué problemas nos enfrentamos? </li></ul><ul><li>¿Se pueden aplicar los mismos métodos que hasta ahora hemos utilizado con los documentos en papel? ¿Entendemos qué es un documento electrónico? </li></ul><ul><li>¿Sobre qué nos centramos? ¿Los datos? ¿Los documentos? ¿Contiene datos el sistema? ¿Es el sistema mismo una documento? Bases de datos altamente distribuidas y dinámicas. </li></ul><ul><li>¿Cómo aseguramos la autenticidad e integridad? ¿Qué valores esenciales debemos preservar? </li></ul><ul><li>¿Cuál es el ciclo de vida de una base datos? </li></ul>Retos de la preservación
Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones genéricas.
<ul><li>Conjunto de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica, y la protección del contenido intelectual de los objetos digitales para hacerlos recuperables, legibles y utilizables a lo largo del tiempo. </li></ul><ul><li>Preservar versus conservar: </li></ul><ul><li>- Preservación implica acciones preventivas, proteger anticipadamente. </li></ul><ul><li>Conservar implica la aplicación de medidas para garantizar la permanencia y su no alteración. </li></ul><ul><li>Gestión integral de la preservación  des de la creación  todo el ciclo de vida </li></ul>PRESERVACIÓN
<ul><ul><li>Dependencia del software y hardware </li></ul></ul><ul><ul><li>Obsolescencia tecnológica (hardware y software) </li></ul></ul><ul><ul><li>Errores de hardware o software en la escritura o la transmisión  arruinan la integridad </li></ul></ul><ul><ul><li>Obsolescencia de los formatos </li></ul></ul><ul><ul><li>Deterioro del soportes de almacenamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Errores humanos </li></ul></ul><ul><ul><li>Desastres naturales </li></ul></ul><ul><ul><li>Olvidar que significa </li></ul></ul><ul><ul><li>Olvidar que tienes </li></ul></ul>AMENAZAS A LA PRESERVACIÓN
<ul><li>Valores esenciales: </li></ul><ul><li>Fiabilidad </li></ul><ul><li>- Autenticidad </li></ul><ul><li>Integridad </li></ul><ul><li>Identidad </li></ul><ul><li>Capacidad de uso y acceso </li></ul><ul><li>Elementos: </li></ul><ul><li>- Preservar los documentos electrónicos de archivo </li></ul><ul><li>- Preservar las relaciones (expediente electrónico) </li></ul><ul><li>- Metadatos relativos al uso de los documentos dentro del sistema </li></ul><ul><li>En las base de datos identificar y preservar: </li></ul><ul><li>- Datos </li></ul><ul><li>- Estructura (tablas y relaciones) </li></ul><ul><li>- Interfaces de usuario </li></ul>QUÉ PRESERVAR
<ul><li>Establecer un plan de preservación. </li></ul><ul><li>A tener en cuenta: </li></ul><ul><li>- Qué guardar </li></ul><ul><li>- Dónde guardarlo </li></ul><ul><li>- Hasta cuándo </li></ul><ul><li>- Cómo acceder </li></ul><ul><li>- Cómo mantener la integridad </li></ul><ul><li>Cómo evitar la obsolescencia </li></ul><ul><li>Quién es el responsable </li></ul><ul><li>Modelo para crear un plan de preservación : Digital Curation Centre (proyecto de investigación sobre preservación en Inglaterra integrado por varias universidades) </li></ul><ul><li>http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model </li></ul>PLAN DE PRESERVACIÓN
<ul><li>- Gestión integral de la preservación y la conservación </li></ul><ul><li>Diseño de la arquitectura </li></ul><ul><li>Elección del software/ hardware </li></ul><ul><li>Utilización de metadatos. Documentar para interpretar. </li></ul><ul><li>Validación e identificación de formatos (PRONOM, DROID, JHOVE). Normalización y estandarización. </li></ul><ul><li>Actuar sobre el periodo de creación y transferencia. Ciclo de vida </li></ul><ul><li>Preservación de la fiabilidad, autenticidad, integridad, identidad y acceso </li></ul><ul><li>Identificar las responsabilidades </li></ul><ul><li>- Auditar el sistema </li></ul>QUÉ HAY QUE TENER EN CUENTA
Study 16 (2005) Electronic records: A workbook for archivists (Consejo Internacional de Archivos)
<ul><li>C. Preservación en otro sistema en formato estándar. </li></ul><ul><ul><li>Igual que el D pero la conversión a formato plano está personalizada para cada sistema. </li></ul></ul>Study 16 (2005) Electronic records: A workbook for archivists (Consejo Internacional de Archivos)
<ul><li>Preservar la tecnología DO NOTHING !!! </li></ul><ul><li>Emulación </li></ul><ul><li>Replicar </li></ul><ul><li>Refrescar </li></ul><ul><li>Migración </li></ul><ul><li>Encapsular </li></ul><ul><li>¿Qué estrategia escoger?  Los diferentes tipos de documentación nos llevarán a una u otra estrategia. </li></ul><ul><li>Escoger una estrategia u otra de preservación estará influenciado por (Study 16): </li></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Tipo de sistema de gestión documental y de creación </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>El rol de los archiveros en la creación de los documentos en la organización </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Legislación </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>La infraestructura técnica y recursos del archivo </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>El tipo y cantidad de usuarios </li></ul></ul></ul></ul></ul>ESTRATEGIAS
- Mantener en funcionamiento los equipos. - Hardware y software original. <ul><li>Inconvenientes: </li></ul><ul><li>Mantenimiento del equipo. </li></ul><ul><li>Conocimiento del funcionamiento </li></ul><ul><li>Los chips tiene una vida limitada </li></ul>PRESERVAR LA TECNOLOGÍA
<ul><li>Duplicar las funciones de un sistema en otro para que se comporte de la misma manera. </li></ul><ul><li>Recrear el hardware y software original en el que un objeto digital fue creado. </li></ul><ul><li>Diferentes tipos de emulación: </li></ul><ul><ul><li>- Emular aplicaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>- Emular sistemas operativos </li></ul></ul><ul><ul><li>- Emular hardware </li></ul></ul><ul><li>Jeff Rothenberg como uno de los principales defensores de esta opción: “Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservartion” (1998) </li></ul>EMULACIÓN Windows 2.0x (1987), http://www.guidebookgallery.org
<ul><li>Inconvenientes: </li></ul><ul><li>El coste de diseño del emulador. </li></ul><ul><li>La propiedad intelectual y el copyright </li></ul><ul><li>La obsolescencia del software emulador </li></ul><ul><li>Ventajas: </li></ul><ul><li>Mantienen el “look and feel” original y el comportamiento </li></ul><ul><li>Menos costosa a la larga pese a que el diseño del emulador resulte muy caro. </li></ul><ul><li>Algunos emuladores se han diseñado en formatos abiertos. </li></ul>EMULACIÓN Para poder emular encapsular el documento junto a toda la información del software y hardware. “ Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservartion” (1998)
- Proyecto de los Archivos Nacionales de Holanda conjuntamente con la Biblioteca Nacional (2005-2007) - The dutch testbed: 2000-2003 proyecto de investigación donde se analizaron las diferentes estrategias de preservación. - Conclusiones: - Manera de mantener el software obsoleto funcionando y permitir al usuario ver el documento en su forma original y en su contexto de creación. - Si conservamos el original tenemos más opciones de acceso en el futuro. - Dos opciones de emulación: - Para su renderización - Como paso intermedio para la migración EMULACIÓN: Dioscuri
<ul><li>Crear copias de la secuencia de bits original </li></ul><ul><li>Distribución de las réplicas en diferentes entornos </li></ul><ul><li>- Más una estrategia de conservación que no de preservación. </li></ul><ul><li>Inconvenientes: </li></ul><ul><li>Dificultades en las migraciones, versiones y control de acceso </li></ul><ul><li>Ventajas </li></ul><ul><li>Más posibilidades de sobrevivir a problemas de vulnerabilidad de software, fallos de hardware, alteraciones accidentales o catástrofes medioambientales </li></ul>REPLICACIÓN
<ul><li>No confundir con la migración </li></ul><ul><li>Cambiar el soporte original a otro más estable. </li></ul><ul><li>No se modifica el bitstream original. </li></ul><ul><li>Inconvenientes: </li></ul><ul><li>Coste </li></ul><ul><li>Ventajas </li></ul><ul><li>Técnica preventiva para evitar la obsolescencia de soportes </li></ul>REFRESCAR
<ul><li>- Estrategia más utilizada </li></ul><ul><li>Diferentes tipos: </li></ul><ul><ul><li>De una versión a otra (conversión) </li></ul></ul><ul><ul><li>De un formato a otro </li></ul></ul><ul><ul><li>De un sistema operativo a otro </li></ul></ul><ul><ul><li>De un lenguaje de programación a otro </li></ul></ul><ul><li>Proceso: </li></ul><ul><ul><li>Seleccionar la estrategia de migración (qué formato de destino y que aplicación para llevarla a cabo) </li></ul></ul><ul><ul><li>Conversión </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluación de los resultados </li></ul></ul>MIGRACIÓN
<ul><li>Inconvenientes: </li></ul><ul><li>Algunas propiedades originales del documentos pueden no pasarse en condiciones. Pérdida de información </li></ul><ul><li>Afectación de la integridad </li></ul><ul><li>Ventajas: </li></ul><ul><li>Más barato </li></ul><ul><li>Más accesible. </li></ul>- Registrar los datos de cada migración (metadatos) - Diferentes formatos según el ciclo de vida: Formatos de adquisición- formatos de producción- formatos de difusión- formato de conservación/archivo MIGRACIÓN
MIGRACIÓN VERSUS EMULACIÓN - Para documentos textuales la migración puede ser más adecuada. - Para documentos dinámicos la emulación puede ser más interesante. - Pueden ser estrategias complementarias. - Migrar a un estándar y emular.
ENCAPSULAR Encapsular en un objeto digital : información relacionada con el contexto, contenido y estructura del documento electrónico OAIS  Open Archival Information System - Modelo para organizar un sistema seguro de archivo - Utilización de estándares abiertos - Objeto digital formado por el documento original , información sobre el contenido , información sobre la presentación y información relativa a la preservación
PRESERVACIÓN BASES DE DATOS Problemática  carácter compuesto, dinámico y distribuido Dos perspectivas: 1. Orientada a procesos: toda la base de datos 2. Orientada al documento: Identificar los documentos generados y conservarlos Ejemplo: La regulación de transferencia a los Archivos Nacionales de Estados Unidos dice que los ficheros de base de datos se deben transferir en tablas bidimensionales (ASCII, SQL o IRDS), únicamente con las tablas de datos y la documentación de las relaciones y respetando la primera forma.
Proyecto RODA http:// roda.di.uminho.pt /? locale = en#home Demo:
“ Relational database preservation through XML modelling”. J.C. Ramalho. M. Ferreira, L. Faria, R.Castro, 2007
http:// www.bar.admin.ch / dienstleistungen /00823/00825/ index.html?lang =en
SIARD Content file (contenido) + Metadata file (describe la estructura de la base de datos a todos los niveles) -> se comprime en un único fichero (ZIP6) Herramientas: - SiardFromDb : Herramienta para extraer y convertir la base de datos en un archivo SIARD. - SiardEdit: Para editar los metadatos. - SiardToDb: Transforma el archivo SIARD en una visualización de base de datos.
http://mixed.dans.knaw.nl/
<ul><li>No hay todavía una estrategia única (ni la habrá) </li></ul><ul><li>Utilizar más de una estrategia de preservación (si se puede) </li></ul><ul><li>Preservar el formato en el que fueron creados originalmente los documentos además de las conversiones o copias posteriores (si es estrictamente necesario) </li></ul><ul><li>Colaboración con el departamento de informática de la organización (no son el enemigo): - Establecer requerimientos para cualquier sistema informático, hardware o software que se adquiera. - Revisar periódicamente los cambios en los sistemas de información. </li></ul><ul><ul><li>- Documentar todas las aplicaciones informáticas. </li></ul></ul><ul><li>Necesidad de un sistema de evaluación dentro de un sistema de gestión documental donde puedas identificar y establecer las características de creación, utilización y disposición (no malgastar recurso en lo que no vale la pena) </li></ul><ul><li>Auditoría constante del sistema (ya no hay marcha atrás) </li></ul>CONCLUSIONES
http:// www.interpares.org /ip3/ ip3 _ index.cfm RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL
<ul><li>http:// www.erpanet.org / </li></ul>2002-2004 Proyecto de la Comisión Europea para estudiar la preservación digital. RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL
http:// www.planets - project.eu / Proyecto co-fundado por la Unión Europea para estudiar temas de preservación digital. RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL
RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL http://www.protage.eu/index.html
RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL http:// www.dcc.ac.uk/
<ul><li>“ Preservation Guidelines. Preserving digital records: guidelines for organizations”. InterPARES 2 </li></ul><ul><li>“ La conservación a largo plazo de documentos electrónicos auténticos. Hallazgos del Proyecto InterPARES”. Luciana Duranti, 2005 </li></ul><ul><li>“ Guidelines for the preservation of Digital Heritage”. UNESCO, 2003 </li></ul><ul><li>“ Study 16. Electronic records: A workbook for archivists”. International Council on Archives, 2005 </li></ul><ul><li>“ Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservartion”. Jeff Rothenberg, 1998 </li></ul><ul><li>“ Relational database preservation through XML modelling”. J.C. Ramalho. M. Ferreira, L. Faria, R.Castro, 2007 </li></ul><ul><li>“ Del bit al logos. Preservar documents electrònics a l’Administració local”. Joan Soler, 2009 </li></ul><ul><li>“ Los documentos electrónicos: qué son y cómo se tratan”. Jordi Serra, 2008 </li></ul>BIBLIOGRAFÍA
Registro General Electrónico de Entrada y Salida de Documentos: el caso de Terrassa Joan Soler i Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa. Marta Munuera, Arxiu Administratiu de Terrassa. 11 de febrero 2011
Gestión del Registro General Electrónico Fase de Producción y de Gestión
Fases de gestión del RGE
CAMPOS NECESARIOS CONDICIONES IDEALES EN UN RGE QUÉ PERMITE? Número de asiento Asignación del sistema; inalterable Disponer un identificador único que evite ambigüedades Fecha de presentación Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa Fecha, hora y lugar del registro Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa Breve descripción del contenido Asignación del funcionario o del sistema; inalterable. Aglutina el epígrafe de la naturaleza jurídica de la acción. Disponer de una breve explicación de la manifestación de voluntad de la parte solicitante. Identificación de la persona física o jurídica interesada Asignación del funcionario y/o del sistema; inalterable. Saber quien solicita i quien tiene que recibir el benefici o de la acción administrativa Identificación de la persona física o jurídica receptora; o del órgano administrativo Asignación del sistema; inalterable Saber qui debe responsabilizarse de la ejecución de la acción administrativa Descripción controlada de los documentos entrantes Asignación del sistema; inalterable Controlar la documentación de soporte que hay que comprovar para continuar o no con la acción administrativa Código de clasificación de la serie documental que se activa Asignación del sistema; inalterable Disponer de un identificador significativo único que permite su gestión en el interior de un SGD Canal de transmisión Asignación del sistema; inalterable Disponer de una medida de control sobre el canal utilizado
Captura de documentos analógicos y electrónicos
PUNTOS CRÍTICOS DE LA CAPTURA SOLUCIONS Diversidad de canales = Presencial, Telemático, E-Mail, Correo Ordinario, Fax, Telegramas, Burofax, etc. Definición de que canales seran los aceptados y que política de seguridad y control habrá que seguir para cada uno. Medidas de control y autenticación diferentes para cada tipo de canal. La comprovación detallada de la autenticidad e integridad de los documentos recibidos. <ul><li>Comprovación personal de la documentación = el funcionario como fedatario. </li></ul><ul><li>Comprovación automatizada de la validez de las firmas electrónicas (en los documentos asociados). </li></ul>Supervisión de si las medidas de control personales y/o tecnológicas se han realizado convenientmente. Sistema que registre las actividades de captura realizadas por el RGE. Existencia de Registros Auxiliares: Telemático, E-mails, registros clandestinos, etc. Localizar todos los registros auxiliares y integrarlos al RGE. Impedir que se utilizen registros paralelos.
PUNTOS CRÍTICOS DE LA CAPTURA SOLUCIONES Formularios poco exhaustivos y diversos. Formularios controlados = Introducción de datos de calidad. Vocabularios descontrolados en la identificación de documentos asociados. Vocabulario controlado = Catálogo de tipologías documentales. “ Temas de registro” aleatorios, repetitivos, redundantes, irreales, innecesarios. Catálogo de los “temas de registro” = Cuardo de Clasificación. Digitalización: en el momento en que se presenta la documentación o a posteriori? Estudio previo y planificación del procedimiento de digitalización: evaluación de si se mejora el rendimento o no. Cambios organizativos. Formación y capacidad docente.
Perfil documental (1) <ul><li>Registro (Aplicación informática): </li></ul>PERFIL DE REGISTRO Identificador del Registro / Código de referencia Título del Registro Fecha de apertura Fecha de cierre Fecha de transferencia a sistema de archivo Nombre del productor responsable Órgano productor Código de clasificación y serie documental Descripción del objecto del Registro Calendario de conservación Corroboración y eventual firma electrónica Asientos relacionados
Gestión del Registro General Electrónico Aplicación de soluciones
Total temas: 488 temas . Total asientos de entrada (2008-2010) : 248.620 asientos . Total asientos de entrada (2008-2010) sin tema: 13.594 asientos. Total asientos de salida (2008-2010) : 194.502 asientos . Total asientos de salida (2008-2010) sin tema: 59.261 asientos.
Procedimiento en la Generación del Libro Oficial de Registro General de documentos en PDF 1.- Generar el libro oficial de Registro de cada año desde la aplicación de Registro (PDF) 2.- Crear un expediente electrónico en la aplicación de Gestión de Expedientes (tipología de expediente RGOF) 3.- Abrir trámite y añadir el documento PDF. Cerrarlo y validarlo. 4.- Automáticamente se genera el trámite “Validación del secretario”. El Secretario recibe un correo electrónico informando de la generación del trámite para que valide el libro oficial. 5.- Se crea el trámite “Arxivament” y un correo electrónico hacia el Archivo Administrativo que validará el trámite. 6.- Se cierra el expediente.
<ul><li>Diciembre 2009 - Marzo 2010 -> Se llevo a cabo un estudio de funcionalidades. </li></ul><ul><li>Objetivo: analizar las mancances del actual aplicativo, evaluar los principales problemas detectados, y presentar propuestas de mejora. </li></ul><ul><li>Grupo de trabajo: </li></ul><ul><li>Atención Ciudadana </li></ul><ul><li>Oficina de proyectos </li></ul><ul><li>Innovación y Procedimentos </li></ul><ul><li>Arxiu Municipal </li></ul><ul><li>Desarrollo informático </li></ul>El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (5)
<ul><li>Resultado : </li></ul><ul><li>- Estudio de los requerimientos funcionales para un aplicativo de Registro. </li></ul><ul><ul><ul><li>Formulario necesario: datos de los asentamientos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clasificación de los asentamientos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Digitalitzación y compulsa de la documentación aportada </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Control de la autenticidad y de la fiabilidad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Requisitos técnicos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Accesibilida y usabilidad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preservación a largo plazo </li></ul></ul></ul>El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (6)
- Propuestas de mejora del actual aplicativo. - 2 productos: - Instrucciones de uso y normativa interna del RG. (aprovada por Resolución de la Regidora del Área de Govierno el 26 de julio de 2010) - Propuesta de classificación de los actuales temas del Registro. QdC = Catálogo de procedimentos Temas = Catálogo de tràmites El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (7)
<ul><li>Octubre- Diciembre 2010  Puesta en marcha del proyecto de modificaciones del RG para la aplicación del Cuadro de clasificación. </li></ul><ul><li>Diciembre 2010  Sesiones de información a 600 trabajadores del Ayuntamiento para presentar los nuevo cambios (incluída una pequeña formación sobre Gestión Documental y Cuadro de Clasificación) </li></ul><ul><li>Enero 2011  Aplicación de los nuevos cambios. </li></ul>El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (8)
¡¡¡PRESERVANDO EL FUTURO!!!

References: Artículo 31

Artículo 31
 artículo 22
 Artículo 22
 artículo 133
 Resolución