Source: https://www.esf-regiestelle.de/informationen/faq/durchfuehrung-des-zuwendungsverfahrens.html
Timestamp: 2019-04-26 08:15:54+00:00

Document:
Durchführung des Zuwendungsverfahrens: ESF-Regiestelle
Fragen und Antworten zur Durchführung des Zuwendungsverfahrens (nach Ablauf)
Antragstellung und Bewilligung über E2
Mittelabrufe und Beleglisten
Zwischennachweise und Verwendungsnachweis
Abschlussbescheid
Was ist e2?
e2 ist das Zuwendungsprogramm des BAFzA. Über das Internetportal von e2 auf https://e2.bafza-online.de können Sie Ihren Zuwendungsantrag und im laufenden Verfahren sämtliche Änderungsanträge, Mittelabrufe und Belege erfassen.
Zurzeit ist e2 noch im Aufbau und nur eingeschränkt nutzbar. Das Fachreferat informiert Sie rechtzeitig darüber, welche Anwendungen bereit stehen.
Die Sachbearbeitung in den ESF-Fachreferaten im BAFzA hat Zugriff auf Ihre eingepflegten Daten und nutzt die Module in e2 zum Beispiel zur Prüfung und Bewilligung Ihrer Anträge, zur laufenden Überwachung der Geldflüsse und für die notwendige Berichterstattung zum Beispiel an das BMFSFJ.
Das Förderportal von e2 ist dialoggestützt. Es enthält selbsterklärende Eingabemasken, Ausfüllhilfen und Bedienungsanleitungen. Weitergehende Fragen beantworten Ihnen die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner Ihres ESF-Fachreferats im BAFzA. Wer zuständig ist, können Sie Ihrer Aufforderung zur Antragstellung entnehmen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die in e2 hinterlegten Ansprechpartner, die Sie unter „Kontakt“ finden.
Wo befindet sich das Onlineportal von e2 im Internet und wie erfolgt die Anmeldung?
Das Benutzerportal von e2 erreichen Sie über die Internetadresse https://e2.bafza-online.de. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ihres Programms gelangen Sie zur Anmeldung. Zugang erhält der von Ihnen vorab genannte Nutzer über die beim BAFzA hinterlegte E-Mail-Adresse und ein Passwort.
Das Passwort kann bei der ersten Nutzung über die „Passwort vergessen-Funktion“ auf der Anmeldeseite von e2 abgerufen werden. Geben Sie hierzu Ihre beim BAFzA hinterlegte E-Mail-Adresse ein und klicken auf „Passwort vergessen“. Nach Eingabe der notwendigen An-gaben erhalten Sie per E-Mail einem Link zu der Programmseite, auf der Sie Ihr Passwort einrichten können.
Anschließend melden Sie sich in e2 mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
Nach der Anmeldung können Sie Ihren Antrag unter dem Punkt Antragsverfahren/Antrag aufrufen. Ihr Antrag ist teilweise mit Angaben aus dem Interessenbekundungsverfahren vorausgefüllt.
Das in e2 zur Verfügung stehende Online-Formular enthält Text- und Zahlenfelder und Kontrollkästchen. Sie fragen alle notwendigen Angaben inklusive einer Projektbeschreibung mit Zielindikatoren und dem Finanzierungsplan ab.
Nachdem Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben, generiert e2 mit Ihren Angaben einen Antrag in einem nicht mehr veränderbaren PDF-Format. Dieser wird Ihnen per E-Mail automatisch zugeleitet. Den ausgedruckten Antrag schicken Sie bitte mit Originalunterschrift der vertretungsberechtigten Person(en) und mit den notwendigen Anlagen versehen an das BAFzA. Vom ESF-Fachreferat im BAFzA erhalten Sie nach Prüfung Ihres Antrags einen Ablehnungs- oder Bewilligungsbescheid.
Weitere Informationen zur Antragstellung finden Sie im Förderleitfaden zu Ihrem Projekt und im Downloadbereich von e2 auf https://e2.bafza-online.de.
Welches sind die rechtlichen (Mindest-) Bestandteile eines Zuwendungsantrags?
Ein Zuwendungsantrag muss alle Angaben enthalten, die notwendig sind, um entscheiden zu können, ob Ihre geplanten Ausgaben notwendig und angemessen sowie das inhaltliche Konzept plausibel sind. Ihre Angaben müssen Sie in der Regel durch geeignete Belege nachweisen. Das BAFzA kann ergänzende Unterlagen anfordern.
Mindestbestandteile nach den Verwaltungsvorschriften Nummer 3.2 zu § 44 BHO sind:
eine Erklärung, ob Sie zum Vorsteuerabzug gemäß § 15 Umsatzsteuergesetzt (UstG) berechtigt sind;
ein Finanzierungsplan und die Erklärung, dass Sie mit dem Vorhaben noch nicht begonnen haben und
eine ausreichende Projektbeschreibung mit Angabe der geplanten Ziele.
Was ist ein vorzeitiger Maßnahmebeginn?
Zuwendungen für ein Projekt dürfen grundsätzlich nur dann bewilligt werden, wenn mit dem Projekt noch nicht begonnen wurde. In begründeten Einzelfällen kann die Sachbearbeitung Ihres Fachreferats der ESF-Regiestelle im BAFzA Ausnahmen zulassen.
Sollten Sie darauf angewiesen sein, Ihr Projekt noch vor der Bewilligung zu beginnen, damit zum Beispiel der Projektablauf nicht gefährdet wird, haben Sie die Möglichkeit, einen Antrag auf Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns zu stellen.
Mit der Zustimmung zu einem vorzeitigen Maßnahmebeginn haben Sie weder einen Anspruch auf eine tatsächliche spätere Bewilligung noch auf erste Auszahlungen von Mitteln. Die Zeit vom Maßnahmebeginn bis zur Bewilligung der Zuwendung müssen Sie in jedem Fall mit eigenen finanziellen Mitteln überbrücken.
Das Verbot des vorzeitigen Maßnahmebeginns ist in Nummer 1.3 der VV zu § 44 BHO geregelt.
Ein Finanzierungsplan enthält eine Zusammenstellung aller Ihrer in unmittelbarem Projektzusammenhang stehenden geplanten Ausgaben und eine Übersicht über die geplante Finanzierung dieser Ausgaben (Einnahmen). Die geplanten Ausgaben und Einnahmen eines Finanzierungsplans müssen hinreichend sicher und am Ende ausgeglichen sein. Die Vorgaben der Förderrichtlinie und des Finanztechnischen Förderleitfadens müssen Sie bei der Erstellung beachten.
Der Finanzierungsplan wird nach Prüfung gegebenenfalls in geänderter Form zum Bestandteil des Zuwendungsbescheids und gilt damit für Sie verbindlich.
Zur Zuwendungsfähigkeit einzelner Ausgaben finden Sie Informationen unter „C_Welche Ausgaben sind zuwendungsfähig?...“
Im Zuwendungsprogramm e2 des BAFzA ist ein Finanzierungsplan vorgegeben, den Sie bei der Antragstellung mit Ihren Daten füllen müssen.
Die Projekte des BAFzA werden als
Anteilfinanzierung (siehe VV Nummer 2.2.1 zu § 44 BHO) oder
Fehlbedarfsfinanzierung (siehe VV Nummer 2.2.2 zu § 44 BHO)
Was ist eine Anteilfinanzierung?
Eine Anteilfinanzierung finanziert einen bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben. Verringern sich diese, vermindert sich die Zuwendung anteilig. Zusätzliche Fi-nanzierungsmittel mindern nur dann die Zuwendung, wenn sie aus Projekteinnahmen des geförderten Projekts stammen.
Die Fehlbedarfsfinanzierung deckt den Teil der Finanzierung, den ein Zuwendungsempfänger nicht durch eigene oder fremde Mittel decken kann. Verringern sich die zuwendungsfähigen Ausgaben, verringert sich auch die Zuwendung in gleicher Höhe. Zusätzliche Finanzierungsmittel führen grundsätzlich zu einer entsprechenden Rückforderung.
Die Zuwendungen der ESF-Regiestelle werden überwiegend als Fehlbedarfsfinanzierung bewilligt, weil bei ESF-Projekten mit nachträglichen Änderungen der Finanzierung gerechnet wird. Ursache sind zum Beispiel Fehlerkorrekturen oder sonstige nachträgliche Anpassungen der Finanzierungspläne.
Welche Bedeutung hat ein Zuwendungsbescheid?
Bei einem Zuwendungsbescheid handelt es sich um einen begünstigenden Verwaltungsakt im Sinne vom § 35 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG).
Sobald Ihnen der Zuwendungsbescheid zum Beispiel durch Zustellung per Post bekannt gegeben wurde, können Sie mit Ihrem Projekt beginnen. (Es sei denn, der vorzeitige Maßnahmebeginn war vorher bereits zugelassen.)
Innerhalb eins Monats nach Bekanntgabe haben Sie die Möglichkeit, einen Widerspruch gegen den Zuwendungsbescheid einzulegen. Danach ist der Zuwendungsbescheid bestandskräftig. Mit Bestandskraft haben Sie einen Anspruch auf Auszahlung der bewilligten Fördermittel.
Aus dem Zuwendungsbescheid ergeben sich für Sie auch Pflichten, die sie einhalten müssen (Siehe hierzu Rechtsgrundlagen/Allgemein „Wie ist das nationale Zuwendungsverfahren geregelt?“).
Die tatsächliche Förderhöhe ergibt sich aus den von Ihnen verbrauchten und als zuwendungsfähig anerkannten Projektausgaben und aus Ihren Einnahmen (zum Beispiel Kofinanzierungen).
Zuwendungen aus Bundesmitteln können nur dann ausgezahlt werden, wenn genügend Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Diese besondere Nebenbestimmung ist laut Haushaltsgesetz in die Zuwendungsbescheide aufzunehmen. Gleiches gilt für Zuwendungen aus ESF-Mitteln, weil sie mit Bundesmitteln vorfinanziert werden.
Muss eine Auflage erfüllt werden?
Eine Auflage ist eine Bestimmung, durch die ein Tun, Dulden oder Unterlassen vorgeschrieben wird. Eine Auflage ist eine Nebenbestimmung gemäß § 36 Verwaltungsverfahrensgesetz. Sie ist verbindlich und muss erfüllt werden.
Eine nicht erfüllte Auflage kann den Widerruf des erlassenen Zuwendungsbescheids einschließlich der Rückforderung bereits ausgezahlter Mittel und deren Verzinsung zur Folge haben.
Eine auflösende Bedingung ist ein Ereignis, das, wenn es eintritt, die Wirksamkeit des Zuwendungsbescheids auch mit Wirkung für die Vergangenheit auflöst. Beispiele hierfür sind die nachträgliche Ermäßigung der zuwendungsfähigen Ausgaben oder die Änderung der Finanzierung (siehe hierzu Nummer 8.2.3 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung).
Was ist zu tun, wenn sich der Finanzierungsplan während der Projektlaufzeit ändert?
Sollte sich der Finanzierungsplan während der Projektlaufzeit ändern, sind Sie verpflichtet, ohne zeitliche Verzögerung einen Änderungsantrag mit einem geänderten Finanzierungsplan über das Onlineportal von e2 zu stellen. Es sei denn, die Änderungen bewegen sich in einer Höhe von bis zu 20 % der Einzelansätze.
Es ist notwendig, dass Ihr neuer Finanzierungsplan von der Sachbearbeitung geprüft, wenn notwendig korrigiert und angenommen ist. Der geänderte Finanzierungsplan wird in Form eines Änderungsbescheides für verbindlich erklärt. Ansonsten kann es zu hohen Rückforderungen mit gegebenenfalls Verzinsungen kommen.
Welche Konsequenzen hat es, wenn die Kofinanzierung nicht eingebracht wird?
Die Höhe Ihrer ESF-Förderung ist unter anderem von der Höhe der tatsächlich eingebrachten Kofinanzierung(en) unmittelbar abhängig. Nur wenn Sie Ihre im Finanzierungsplan hinterlegte Kofinanzierungsquote tatsächlich erreichen, können Sie Fördermittel im geplanten Umfang erhalten.
Sollten Sie weniger Kofinanzierungen als geplant einnehmen können, weil Ihr Projekt zum Beispiel Ausgaben eingespart hat, müssen Sie Ihren Finanzierungsplan so schnell wie möglich anpassen. Ansonsten kann es zu erheblichen Rückforderungen durch die zusätzliche Reduzierung der EU-Fördermittel kommen.
Bitte stellen Sie einen Änderungsantrag mit geändertem Finanzierungsplan noch bevor Sie Ihren abschließenden Verwendungsnachweis vorlegen. Danach oder im Widerspruchsverfahren ist eine Anpassung des Finanzierungsplans nicht mehr möglich.
Wie funktioniert der Abruf der Fördermittel über e2?
Fördermittel rufen Sie über das Modul Mittelabruf in e2 ab. Füllen Sie die Eingabemaske vollständig aus und geben Sie die benötigte Fördersumme ein.
Sobald Sie die Eingabe abgeschlossen haben, generiert e2 aus Ihren Angaben einen Mittlabruf im PDF-Format. Dieser wird Ihnen per E-Mail zugesandt. Bitte drucken Sie ihn aus und senden ihn von der oder den berechtigten Person(en) unterschrieben im Original mit eventuell notwendigen Anlagen an das ESF-Fachreferat im BAFzA.
Belege laden Sie in e2 hoch. Ausgenommen hiervon sind aus Datenschutzgründen personenbezogene Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Projektpersonal.
Mit der E-Mail können Sie zusätzlich (je nach Auszahlungsverfahren ab dem zweiten Mittelabruf) aufgefordert werden. Kopien bestimmter Belege zur vertieften Prüfung beizufügen, sofern diese Belege noch nicht in e2 hochgeladen wurden.
Weitere Informationen zum Mittelabruf finden Sie im Förderleitfaden und im Downloadbereich von e2.
Gibt es eine Höchstsumme für einen Mittelabruf?
Sie sollten nicht mehr Fördermittel abrufen, als Sie voraussichtlich in den nächsten sechs Wochen ausgeben werden. Fördermittel, die nicht innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung verwendet wurden, können mit 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verzinst werden.
Auf nachträgliche Mittelabrufe im Erstattungsverfahren trifft diese Regelung nicht zu. Im Erstattungsverfahren kann generell nur der für das jeweilige Jahr errechnete Fehlbedarf beziehungsweise Anteil an den gemeldeten Ausgaben angefordert werden.
Unter welchen Voraussetzungen werden Fördermittel ausgezahlt?
Die Fördermittel werden ausgezahlt, wenn
Sie Ihre Belege bis zum Datum des Mittelabrufs vollständig in e2 erfasst haben;
Sie den Mittelabruf mit Originalunterschrift der berechtigten Person(en) beim BAFzA eingereicht haben;
Sie die notwendigen Originalbelege übersandt oder im Regelfall in e2 hochgeladen haben;
diese geprüft wurden und
es keinerlei Beanstandungen gibt.
Welche Belege werden in die Beleglisten von e2 eingepflegt?
In die Beleglisten von e2 müssen Sie sämtliche Ausgabe- und Einnahmebelege einpflegen es sei denn, es handelt sich um pauschal abgerechnete Ausgaben. e2 errechnet die Pauschalen anhand des in Ihrem Projekt vorgegebenen Prozentsatzes von den als direkte Ausgaben definierten zuwendungsfähigen Ausgaben. Die angewendeten Pauschalen variieren je nach Förderprogramm. Einzelheiten finden Sie in Ihrer Förderrichtlinie oder im Finanztechnischen Förderleitfaden. Weitere Informationen finden Sie unter „C_Pauschalen und vereinfachte Kostenoptionen“.
Die Ihnen überwiesenen Projektfördermittel müssen Sie als Einnahmebelege erfassen.
Wie sind Ausgaben richtig belegt?
Originalbelege sollten nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung folgende Bestandteile mindestens enthalten:
Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers oder Zahlungsempfängers
Steuersatz 7% oder 19 %
eindeutige Zuordnungsmerkmale zum Projekt wie zum Beispiel eine Projektnummer und die Belegnummer aus e2.
Grundsätzlich müssen Sie den tatsächlichen Mittelabfluss können. Bei bargeldlosen Zahlungen weisen Sie dies zum Beispiel durch Vorlage entsprechender Buchungen und Kontoauszüge nach.
Müssen Belege für Ausgaben, die in einer Pauschale enthalten sind, in e2 einpflegt sein?
Nein, Belege für pauschal abgerechnete Ausgaben müssen nicht in e2 erfasst sein. e2 errechnet die Pauschalen mit dem Prozentsatz der direkten zuwendungsfähigen Ausgaben (siehe hierzu die Förderrichtlinie oder den Finanztechnischen Förderleitfaden).
Welche Belege müssen in e2 hochgeladen werden?
Grundsätzlich müssen Sie alle Belege hochladen außer solche, die Personalausgaben betreffen. Belege zu Personalausgaben können Sie per Post einschicken, um sie nicht dauerhaft in e2 zu hinterlegen.
Welche Belege müssen ausschließlich in den Geschäftsräumen aufbewahrt werden?
Nach dem Zuwendungsrecht müssen Sie alle Belege, außer denen, die mit einer Pauschale abgerechnet werden, in Ihren Geschäftsräumen für mögliche Vor-Ort-Prüfungen bereithalten.
Diese Regelung besteht bezieht sich auf das Zuwendungsrecht, unabhängig von abweichenden Vorschriften des Steuerrechts.
Wie oft müssen die Beleglisten in e2 aktualisiert werden?
Die Beleglisten müssen Sie zeitnah, spätestens alle 2 Monate, aktualisieren. Sollten Sie längere Zeit keine Mittel benötigen oder abrufen, müssen Sie das ESF-Fachreferat zeitnah mit Hilfe eines Finanzberichts in e2 hierüber informieren.
Die von Ihnen abgerufenen Fördermittel überweist die Bundeskasse auf Ihr Konto in der Regel innerhalb von bis zu drei Werktagen nach Anweisung durch die Sachbearbeitung im BAFzA.
Wie wird ein Änderungsantrag in e2 gestellt?
Änderungsanträge stellen Sie über e2. Bitte füllen Sie die Formularfelder vollständig inklusive des geänderten Finanzierungsplans aus und begründen Sie Ihre Änderungen.
Sobald Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben, erhalten Sie Ihren Änderungsantrag per E-Mail in einem nicht mehr veränderbaren Dateiformat. Drucken Sie Ihren Änderungsantrag aus und schicken ihn zusammen, gegebenenfalls mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen von der oder den berechtigten Person(en) unterschrieben im Original an das BAFzA.
Von der Sachbearbeitung des ESF-Fachreferates erhalten Sie einen Änderungsbescheid, aus welchen sich ergibt, ob und in welchem Umfang Ihrem Antrag zugestimmt werden konnte. Der geänderte Finanzierungsplan wird für verbindlich erklärt und ersetzt den Vorherigen.
Müssen Änderungen begründet werden?
Änderungen müssen Sie immer begründen, damit die Sachbearbeitung alle für eine Entscheidung notwendigen Angaben zur Verfügung hat.
Was ist der Sinn einer Vor-Ort-Prüfung?
Der Sinn einer Vor-Ort-Prüfung liegt darin, einen persönlichen Eindruck über die reale Abwicklung des Projekts, der Mitarbeiter und die zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten zu gewinnen.
Neben der Prüfung der Originalbelege können vor Ort persönliche Kontakte gepflegt, Fragen geklärt und soweit möglich, Hinweise zur Fehlervermeidung gegeben werden. Die Träger haben die Möglichkeit, ihr Projekt vorzustellen.
Regelmäßige Vor-Ort-Prüfungen sind von der EU vorgegeben; in besonders begründeten Einzelfällen muss anlassbezogen geprüft werden.
Wie werden die Projekte zur Vor-Ort-Prüfung ausgewählt?
Regelmäßige Vor-Ort-Prüfungen finden während der gesamten Programmlaufzeit statt. Die Einrichtungen, die geprüft werden sollen, wählt das Prüfteam der ESF-Regiestelle im BAFzA jedes Jahr stichprobenartig mit Hilfe eines Zufallsgenerators aus.
Wer prüft vor Ort?
Das ESF-Prüfteam der ESF-Regiestelle im BAFzA plant, organisiert und führt die Vor-Ort-Prüfungen verantwortlich durch.
An den Prüfungen sind mindestens zwei Prüferinnen und Prüfer aus dem ESF-Prüfteam beteiligt. Gegebenenfalls kommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem zuständigen ESF-Fachreferat hinzu. Teilweise nimmt an der Vor-Ort-Prüfung auch Personal der fachlich-inhaltlichen Programmbegleitung teil. Das BMFSFJ behält sich vor, Prüfungen zu begleiten.
Wie oft muss mit einer Vor-Ort-Prüfung gerechnet werden?
Zurzeit können Sie mit maximal einer Vor-Ort-Prüfung durch das BAFzA während der Projektlaufzeit rechnen. Weitere Prüfungen, auch durch weitere Prüforganisationen (siehe unter „Gibt es weitere Prüforganisationen, die vor Ort prüfen können?“) sind möglich.
Werden die Prüfungen angekündigt?
Das ESF-Prüfteam der Regiestelle stimmt die Termine üblicherweise einige Wochen vor dem geplanten Prüftermin mit Ihnen ab
Sie erhalten ein Ankündigungsschreiben mit gegebenenfalls einer Liste von Belegen, die im Original bei der Prüfung vorhanden sein müssen.
im Wesentlichen die Originalbelege Ihrer letzten Mittelabrufe und die dazu gehörenden Mittelabflüsse (zum Beispiel durch Kontoauszüge). Welche genau, teilt Ihnen das Ankündigungsschreiben mit;
Ihre Unterlagen zum Teilnehmenden Monitoring. Diese Prüfung entfällt künftig, sobald die Daten elektronisch erfasst werden können.
Darüber hinaus möchte das Prüfteam einen persönlichen Eindruck von Ihnen, Ihren Mitarbeitern und der fachlich-inhaltichen Projektumsetzung in Ihren Räumen gewinnen.
Sie sollten alle notwendigen Unterlagen und Belege nach Ihrem Finanzierungsplan chronologisch sortiert zur Verfügung haben. Die Belege sollten mit der Belegnummer aus e2 beschriftet sein, so dass die in e2 eingepflegten Belege mühelos im Original bei Ihnen auffindbar sind. Falls vorhanden sollte sich Ihre Projektnummer ebenfalls auf den Belegen befinden, um die Belege eindeutig dem Projekt zuordnen zu können.
Bitte sorgen Sie dafür, dass Umlageschlüssel und deren Berechnungsgrundlagen von anteilig auf das Projekt entfallenden Ausgaben vorhanden sind und den Belegen eindeutig zugeordnet werden können.
Gibt es weitere Prüforganisationen, die vor Ort prüfen können?
Bei einem von der EU kofinanzierten Projekt müssen Sie mit Prüfungen durch
die Verwaltungs-, Bescheinigungs- und Prüfbehörde im Bundesministerium für Arbeit und Soziales
die Verwaltungsstelle und Bescheinigungsstelle im BMFSFJ
die Prüfstelle (zum Beispiel im Bundesverwaltungsamt)
und das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung OLAF
Was ist ein Zwischennachweis?
Sofern Ihr Projekt über mehrere Haushaltsjahre läuft, müssen Sie nach Ablauf eines jeden Haushaltsjahres eines Zwischennachweis zum Nachweis der Verwendung der bis dahin erhaltenen Fördergelder vorlegen.
Den Termin, zu dem Sie Ihren Zwischennachweis eingereicht haben müssen, können Sie Ihrem Zuwendungsbescheid entnehmen. In der Regel handelt es sich bei den Projekten im BAFzA abweichend von den Regelungen in den Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) um drei Monate nach Abschluss des Haushaltsjahres.
Gebietskörperschaften müssen bei einer überjährigen Projektförderung einen Zwischennachweis nur auf Verlangen der Bewilligungsbehörde in Form des Verwendungsnachweises, vorlegen. In der Regel ist diese Auflage Bestandteil der Zuwendungsbescheide des BAFzA.
Welche Bestandteile hat ein Zwischennachweis?
Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
Ein Sachbericht ist ein Bericht über den Verlauf des Projekts im vergangenen Haushaltsjahr.
Im zahlenmäßigen Nachweis sind Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans summarisch zusammengestellt (keine Beleglisten).
Haben Sie Mittel zur Erfüllung des Zuwendungszweckes an Dritte weitergeleitet, müssen Sie die Zwischennachweise Ihrer Mittelempfänger beifügen.
Ihren Zwischennachweis erfassen Sie bitte über das Eingabeformular Zwischennachweis im Förderportal von e2. Aus Ihren Angaben generiert e2 einen Zwischennachweis, den Sie automatisch per E-Mail als PDF-Datei erhalten. Schicken Sie bitte den ausgedruckten Zwischennachweis im Original unterschrieben und fristgerecht an das Fachreferat im BAFzA.
Mit dem Verwendungsnachweis weisen Sie am Ende Ihres Projektes nach, dass die Fördermittel zweckentsprechend verwendet wurden, ob der Zuwendungszweck erreicht und die Mittel wirtschaftlich eingesetzt wurden. Am Ende des Verwendungsnachweises bestätigen Sie dies mit Ihrer Unterschrift.
Der Verwendungsnachweis dient der Erfolgskontrolle und wird einer abschließenden Prüfung unterzogen.
Im Ergebnis der Verwendungsnachweisprüfung kann es zu Rückforderungen bereits ausge-zahlter Mittel kommen.
Bis zu welchem Termin Sie Ihren Verwendungsnachweis einreichen müssen, ist im Zuwendungsbescheid festgelegt. Sollte ein Verwendungsnachweis nicht, verspätet oder mangelhaft vorgelegt werden, sind Sanktionen bis hin zum Widerruf des Zuwendungsbescheids und entsprechender Rückforderung der Zuwendung möglich.
Welche Bestandteile hat ein Verwendungsnachweis?
Zum Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Der zahlenmäßige Nachweis besteht abweichend zum Zwischennachweis aus einer Belegliste des gesamten Projekts.
Haben Sie Mittel zur Erfüllung des Zuwendungszweckes an Dritte weitergeleitet, müssen Sie die Verwendungsnachweise Ihrer Mittelempfänger beifügen.
Unterhalten Sie als Gebietskörperschaft eine eigene Prüfungseinrichtung, muss diese den Verwendungsnachweis vorher prüfen und die Prüfung unter Angabe des Ergebnisses bescheinigen. Dies gilt nicht bei Zuwendungen des Bundes an ein Land.*
*(Siehe Nummer 7.2 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften (ANBest-Gk).)
Ihren Verwendungsnachweis erfassen Sie bitte über das Eingabeformular Verwendungs-nachweis im Förderportal von e2. Aus Ihren Angaben generiert e2 einen Verwendungs-nachweis, den Sie automatisch per E-Mail als PDF-Datei erhalten. Schicken den ausgedruckten Verwendungsnachweis im Original unterschrieben fristgerecht an das Fachreferat im BAFzA.
Über das Ergebnis der Verwendungsnachweisprüfung erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid nach abgeschlossener Prüfung.
Zinsen werden von möglichen Erstattungsansprüchen oder gegebenenfalls auch wegen nicht alsbaldiger Verwendung innerhalb der 6-Wochen-Frist erhoben. Nach Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung erfolgt die Prüfung der möglichen Verzinsung über das Zinsmodul in e2 im BAFzA.
Erstattungsansprüche werden mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz jährlich verzinst (siehe § 49 a Absatz 3 Satz 1 VwVfG).
Die Höhe der Erstattungsansprüche, die Zinsberechnung und die Zahlungsfrist werden Ihnen in einem Rückforderungsbescheid bekannt gegeben.
Nur wenn keine Rückforderungsansprüche (mehr) bestehen und alle möglichen Forderungen inklusive der Zinsen ausgeglichen wurden, erhalten Sie einen Abschlussbescheid.
Wann kann ein Erstattungsanspruch entstehen?
Erstattungsansprüche können entstehen, wenn der Zuwendungsbescheid ganz oder teilweise für die Vergangenheit unwirksam geworden ist. Unwirksam kann er durch
den Eintritt einer auflösenden Bedingung gemäß § 36 Abs. 2 Nummer 2 VwVfG (zum Beispiel Verringerung der Gesamtausgaben bei einer Fehlbedarfsfinanzierung, Ziff. 2 ANBest-P);
einen Widerruf- und Rückforderungsbescheid wegen der
nicht alsbaldigen Verwendung der Mittel (zum Beispiel wenn die Mittel nicht innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt verbraucht wurden) oder
nicht zweckentsprechenden Verwendung der Mittel (zum Beispiel bei nicht anerkannten Ausgaben, Teilnehmerreduzierung) gemäß § 49 Abs. 3 Nummer 1 VwVfG beziehungsweise oder
Nichterfüllung von Auflagen gemäß § 49 Abs. 3 Nummer 2 VwVfG (zum Beispiel bei Nichteinhaltung des Finanzierungsplans, Verstoß gegen Mitteilungspflichten);
die Rücknahme des Zuwendungsbescheides gemäß § 48 VwVfG (zum Beispiel wenn festgestellt wird, dass ein Zuwendungsempfänger falsche Angaben bei der Antragstellung gemacht hatte)
Welche Funktion hat der Abschlussbescheid?
Wenn die Prüfung des Verwendungsnachweises zu keinen Beanstandungen geführt hat oder sämtliche Forderungen ausgeglichen sind, wird Ihnen schriftlich mitgeteilt.
Die Anerkennung der Ausgaben erfolgt vorbehaltlich weiterer Prüfungen durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend oder seiner Beauftragten, dem Bundesverwaltungsamt, der Europäischen Kommission sowie dem Bundes- beziehungsweise dem Europäischen Rechnungshof.
Der Schlussbescheid enthält in der Regel die Fristen, bis wann Sie die Förderunterlagen und Belege aus dem Projekt aufbewahren müssen. Ansonsten gilt die im Zuwendungsbescheid geregelte Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ab Datum des Schlussbescheids.
Wie sind die Aufbewahrungszeiten für die Förderunterlagen und Belege eines Projekts?
Für Prüfungen müssen Sie alle Projektunterlagen bis fünf Jahre ab dem Prüfbescheid zum Verwendungsnachweis aufbewahren, sofern nicht aus nationalen Vorschriften wie die Steuergesetzgebung eine längere Belegaufbewahrung erforderlich ist.
Ein davon abweichender Termin wird Ihnen spätestens im Prüfbescheid mitgeteilt.
Aufbewahren müssen Sie die Originalbelege oder mit den Originalen übereinstimmende bescheinigte Fassungen auf allgemein anerkannten Datenträgern.
Belege für Ausgaben, die mit einer Pauschale abgerechnet werden, müssen Sie aus Sicht des Zuwendungsrechts nicht aufbewahren.

References: § 44
 § 15
 § 44
 § 44
 § 44
 § 35
 § 36
 § 49
 § 36
 § 49
 § 49
 § 48