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Timestamp: 2019-12-10 21:02:27+00:00

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Datenschutzerklärung | SMP-Finanzwesen
1. Allgemeines / Kerntätigkeit
Der Schutz personenbezogener Daten verdient ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Absicherung! Nachfolgend möchten wir daher darüber informieren, wie wir Ihre Daten auf unserer Website und im Zuge unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen aufnehmen und verarbeiten. Wir, das ist die Firma smp Finanzwesen Kompetenz Zentrum, Inh. Susanne Simon, Am Rottmannshof 4, 33619 Bielefeld (im Folgenden „smp Finanzwesen“, „wir“ oder „uns“ genannt).
Unsere Kerntätigkeit in der technischen Betreuung betrifft die Lieferung von kaufmännischer Software und Modulen, Vertragsverwaltung und sowie deren Betreuung im Zugriff via Fernwartungssoftware (per PC-Visit oder Teamviewer), Remote Access, VPN-Tunnel, Vor-Ort-Betreuung oder per Datenbereitstellung bzw. –Übertragung mittels Datenträger, Download oder Onlinezugriff.
Unsere Kerntätigkeit im Bereich des Rechnungswesens liegt in der Erbringung des Buchens lfd. Geschäftsvorfälle und der lfd. Lohnabrechnungen im Sinne des § 6 Nr. 3 u. 4 StBerG.
Eine Datenspeicherung erfolgt also im Zuge des Softwaresupport, der Softwarepflege, der Aftersales Betreuung, der Durchführung der laufenden Buchungsfälle und der laufenden Lohnabrechnungen als externes Rechnungswesen sowie des Marketings, der Verwaltung und der Abrechnung unserer Leistungen.
Um unsere Dienstleistung leistungsfähig, unkompliziert und wirtschaftlich abwickeln zu können, nutzen wir wie viele Dienstleistungsunternehmen die elektronische Datenverarbeitung (EDV). Die Erhebung personenbezogener Daten in einer solchen EDV stellt dabei aber nicht allein einen schützenswürdigen Tatbestand dar. Auch manuelle Verfahren zu Datenbereithaltung (Notizen, Schriftstücke, Dokumentenordner, etc.) können zu einem Missbrauch verwendet werden. Letztlich aber ist ein Zugriff auf Daten in einer EDV unter Umständen auch von außerhalb eines Unternehmens möglich, daher ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor missbräuchlichen Handlungen ein sehr wichtiges Augenmerk in der Verarbeitung und Speicherung in unserem Unternehmen.
1.1 Verantwortliche Stelle und Diensteanbieter
Verantwortliche Stelle im Sinne des § 3 Abs. 7 Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) sowie Dienstanbieter im Sinne des § 13 Telemediengesetz („TMG“):
smp Finanzwesen Kompetenz Zentrum
Am Rottmannshof 4
eMail: simon@smp-finanzwesen.de
Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserem Impressum.
1.2 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 DSGVO besteht. Die darin genannten „besonderen Kategorien“ beziehen sich auf Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
Laut § 38 BDSG (neu), ergibt sich, dass die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtend ist,
Als B2B-Unternehmen führen wir keine Kerntätigkeit zu einem dieser Zwecke aus.
Daher werden personenbezogene Daten in unserem Unternehmen nur selten aufgenommen, gespeichert und verarbeitet. In den allermeisten Fällen dienen diese Daten der gewollten und spezifischen Kontaktaufnahme mit dem Beauftragenden im privaten Bereich. Die Daten werden meist nicht erfragt, sondern werden aus Zugriffsgründen in außerdienstlichen Zeiten vom Beauftragenden an uns heran getragen. Werden sie erbeten, geschieht dieses mündlich oder schriftlich mit dem Verweis darauf, dass wir diese Daten in unserem unternehmensweiten EDV-System zum überlassenen Zweck speichern.
Aus diesem Gründen erachten wir die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten als nicht rechtlich vorgeschrieben.
Gleichwohl aber werden adäquate Mittel zum Schutz personenbezogener Daten eingesetzt.
Beim Aufruf dieser Webseite www.smp-finanzwesen.de werden durch den Internet-Browser, den der Besucher verwendet, automatisch Daten an den Server dieser Webseite gesendet und zeitlich begrenzt in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert. Bis zur automatischen Löschung werden nachstehende Daten ohne weitere Eingabe des Besuchers gespeichert:
smp Finanzwesen hat ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung zu dem Zweck,
-> die Verbindung zur Webseite von smp Finanzwesen zügig aufzubauen,
-> eine nutzerfreundliche Anwendung der Webseite zu ermöglichen,
-> die Sicherheit und Stabilität der Systeme zu erkennen und zu gewährleisten und
Die Verarbeitung erfolgt ausdrücklich nicht zu dem Zweck, Erkenntnisse über die Person des Besuchers der Webseite zu gewinnen. Die Daten werden nicht in das betriebsinterne Datenverarbeitungssystem der smp Finanzwesen übertragen.
Interessenten, die über eine eMail-Adresse unseres Unternehmens mit uns Kontakt aufnehmen, erscheinen mit dieser Eingangsmail und Ihrer darin befindlichen Anfrage sowie etwaiger angefügter Anhänge direkt in unserer betrieblichen, unternehmensweiten ERP-Software.
Mit der Zusendung einer eMail an eine eMail-Adresse mit der Endung „@smp-finanzwesen.de“ oder „@smp-synergie.de“ willigt der Besucher in die Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten ein. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck der Abwicklung und Beantwortung von Anfragen und deren Weiterverwendung im Falle einer erneuten Kontaktaufnahme zu diesem oder einem anderen Zweck. Dies geschieht auf Basis der freiwillig erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) DSGVO. Die für die Benutzung des Kontaktformulars erhobenen personenbezogenen Daten werden automatisch gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. anschließende Beauftragung).
Mit der Anmeldung zum Newsletterbezug erklärt sich der Besucher ausdrücklich mit der Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten einverstanden. Für die Anmeldung zum Bezug der Newsletter braucht lediglich eine E-Mail-Adresse des Besuchers eingetragen werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Besuchers zum Zwecke der Versendung von Newslettern ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) DSGVO. Der Besucher kann sich jederzeit vom Empfang zukünftiger Newsletter abmelden. Dies kann über die Verwendung eines speziellen Links am Ende des Newsletters oder durch entsprechende Nachricht per E-Mail an info@smp-finanzwesen.de erfolgen.
Auf unserer Webseite werden sog. Cookies eingesetzt. Das sind Datenpakete, die zwischen dem Server unserer Webseite und dem Browser des Besuchers ausgetauscht werden. Diese werden beim Besuch der Webseite von den jeweils verwendeten Geräten (PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.) gespeichert. Cookies können insoweit keine Schäden auf den verwendeten Geräten anrichten. Insbesondere enthalten sie keine Viren oder sonstige Schadsoftware. In den Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Smp Finanzwesen kann damit keinesfalls unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers der Webseite erhalten. Cookies werden nach den Grundeinstellungen der Browser größtenteils akzeptiert.
Die Browsereinstellungen können so eingerichtet werden, dass Sie vorhandene Cookies löschen, diese auf den verwendeten Geräten nicht akzeptieren, oder dass jeweils ein besonderer Hinweis erfolgt, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Es wird allerdings darauf hingewiesen, dass die Deaktivierung der Speicherung von Cookies in den Einstellungen Ihres Webbrowsers dazu führen kann, dass nicht alle Funktionen der Webseite bestmöglich genutzt werden können. Der Einsatz von Cookies dient dazu, die Nutzung des Webangebots von smp Finanzwesen komfortabler zu gestalten.
So kann beispielsweise anhand von Session-Cookies nachvollzogen werden, ob der Besucher einzelne Seiten unserer Webseite bereits besucht hat. Nach Verlassen der Webseite werden diese Session-Cookies automatisch gelöscht.
Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die o. g. Zwecke zur Wahrung der berechtigten Interessen von Smp Finanzwesen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO gerechtfertigt.
Es werden derzeit keine Analyse-Dienste für Webseiten verwendet.
Es werden derzeit keine Plugins sozialer Netzwerke zur Nutzung angeboten
7.1. Daten zur Leistungserbringung
Wenn Sie die von uns entgeltlich angebotenen Leistungen in Anspruch nehmen möchten, ist es für den Vertragsabschluss notwendig, dass Sie Ihre persönlichen Daten angeben, die wir für die Durchführung des Vertrags und die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen benötigen. Hierfür wird ein Kundenkonto angelegt. Diese Daten erhalten wir entweder über eine von Ihnen gesendete Eingangsmail oder aber wir erfragen sie im Zuge des telefonischen Kontaktes. Eine Verarbeitung Ihrer Daten mittels Registrierungsverfahren über unsere Webseite ist technisch nicht gewollt und vorgesehen.
7.2 Rückmeldung über die Speicherung
Wir verwenden für die Speicherung Ihrer Daten ein Rückmeldeverfahren. Nach der Zusendung Ihrer Daten schicken wir Ihnen an die von Ihnen angegebene eMail-Adresse eine Bestätigungsmail. In dieser Datenspeicherungserklärung wird Ihnen bestätigt, dass Ihre Daten in unserem unternehmensweiten EDV-System gespeichert wurden. Sofern Sie Ihre Anmeldung zurückziehen möchten, senden Sie uns über die zugesendete Datenspeicherungserklärung eine Bitte auf Löschung zu. Die Daten werden dann binnen 7 Tagen ab dem Tag des Maileingangs in unserer kaufm. Unternehmenssoftware BüroWARE aus unserer Datenbank gelöscht.
7.3 Ablage und Weitergabe Ihrer Daten
Die von Ihnen in der Anmeldung angegebenen Daten verarbeiten wir zum Zwecke der Vertragserfüllung. Ihre Daten speichern wir in unserer unternehmensweiten ERP-Software BüroWARE und ggf. in weiteren im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten, die zur Abwicklung Ihres Auftrages notwendig sind. Ihre Zahlungsdaten und die dazugehörigen Rechnungsdaten übermitteln wir ggf. zur Zahlungsabwicklung zudem an unsere Hausbank. Letztere verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten können wir zudem dafür verarbeiten, um Sie über wichtige Neuerungen oder Änderungen unserer Produkte oder über weitere interessante Produkte aus unserem Portfolio zu informieren. Zudem verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen eMails mit technischen Informationen zukommen lassen.
7.4 Pflichten zur Aufbewahrung Ihrer Daten
Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern. Sobald die Verarbeitung der vorstehenden Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung nicht mehr erforderlich sind, nehmen wir am Ende des 3. vollen Kalenderjahres nach der Leistungserbringung eine Einschränkung der Verarbeitung vor, wodurch Ihre Daten nur noch zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt werden.
Dieser Vorhaltezeitraum mag im Vergleich zu anderen Datenspeicherungserklärungen hoch gegriffen wirken. Die Vorhaltung der Daten dient neben der gängigen kaufmännischen Nachbereitung von Kundendaten insbesondere aber zwei verschiedenen Sachverhalten:
der Durchsetzung von Forderungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfrist auf Forderungen mittels der festgehaltener Leistungsdokumentationen und
dem Rückgriff auf Supportwissen, da wir in der Anwendungsbetreuung der Softwareprodukte häufig auf „Altfälle“ angewiesen sind, die „so etwas schon einmal hatten“. Hierzu gehören insbesondere Online-Support-Dokumentationen und ausformulierte Tätigkeitsberichte.
Sollten Sie eine vorzeitige Eingrenzung oder Löschung wünschen, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie uns dies unter der Mailadresse „info@smp-finanwesen.de“ mitteilen!
Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen bei uns verarbeitet werden. Kein Auskunftsrecht besteht, wenn die Erteilung der begehrten Informationen gegen eine berufliche Verschwiegenheitspflicht (z.B. § 83 StBerG) verstoßen würde oder die Informationen aus sonstigen Gründen, insbesondere wegen eines überwiegenden berechtigten Interesses eines Dritten, geheim gehalten werden müssen. Hiervon abweichend kann eine Pflicht zur Erteilung der Auskunft bestehen, wenn insbesondere unter Berücksichtigung drohender Schäden Ihre Interessen gegenüber dem Geheimhaltungsinteresse überwiegen. Das Auskunftsrecht ist ferner ausgeschlossen, wenn die Daten nur deshalb gespeichert sind, weil sie aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden dürfen oder ausschließlich Zwecken der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle dienen, sofern die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordern würde und die Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist. Sofern in Ihrem Fall das Auskunftsrecht nicht ausgeschlossen ist und Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden, können Sie von uns Auskunft über folgende Informationen verlangen:
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO) oder auf einem Vertrag beruht, dessen Vertragspartei Sie sind und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Das Recht auf Datenübertragbarkeit enthält in diesem Fall folgende Rechte, sofern hierdurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden:
Sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) oder auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten) beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Das gilt auch für ein auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e) oder Buchst. f) DSGVO gestütztes Profiling. Nach Ausübung des Widerspruchsrechts verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung einlegen. Das gilt auch für ein Profiling, das mit einer solchen Direktwerbung in Verbindung steht. Nach Ausübung dieses Widerspruchsrechts werden wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verwenden. Sie haben die Möglichkeit, den Widerspruch telefonisch, per eMail oder an unsere zu Beginn dieser Datenschutzerklärung aufgeführte Postadresse formlos mitzuteilen.

References: § 6
 § 3
 § 13
 § 38
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 83
 Art. 9
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6