Source: https://www.vp-polska.com.pl/ochrony-danych/
Timestamp: 2020-07-05 06:11:41+00:00

Document:
Informacje dotyczące ochrony danych w grupie VP
Niniejszy dokument informuje na podstawie art. 13 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) o przetwarzaniu danych osobowych przez VP Polska Sp. z o.o.
W zakresie korzystania z naszej strony internetowej patrz deklaracja o ochronie danych pod adresem https://www.vp-polska.com.pl/polityka-prywatnosci/.
1. Podmiot odpowiedzialny oraz inspektor ochrony danych
Podmiot odpowiedzialny w rozumieniu RODO:
e-mail: datenschutz@vp-group.de
2. Przetwarzane dane, cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Otrzymane od Was dane przetwarzane są zasadniczo wyłącznie w celu, dla którego zostały otrzymane lub pobrane. Przetwarzanie tych danych w innych celach odbywa się wyłącznie w przypadku zaistnienia podstawy prawnej.
2.1. Uzasadnienie i wykonanie stosunków umownych
2.1.1. Dostawcy i usługodawcy
Dane przekazane nam przez podmioty będące naszymi dostawcami lub zleceniodawcami przetwarzamy w ramach wyznaczonych przez stosunek umowy. Celem przetwarzania jest przede wszystkim realizacja zleceń i zapłata za ich wykonanie.
Powyższe dotyczy głównie następujących danych: Firma, adres, numer podatkowy, numer w rejestrze handlowym; tytuły, imiona i nazwiska osób kontaktowych; ich dane kontaktowe, takie jak numery telefonów, numer faksu, adresy e-mail; treść umowy lub poszczególnych zleceń; dane dotyczące płatności. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy).
2.1.2. Interesanci i klienci
Dane osób, które żądają od nas przekazania materiału informacyjnego lub oferty lub przekazują nam zapytanie ofertowe, przetwarzamy w celu opracowania zapytania.
Powyższe dotyczy głównie następujących danych: Firma, adres, tytuł, imię i nazwisko osoby kontaktowej; jej dane kontaktowe, takie jak numery telefonów, numer faksu, adres e-mail; treść zapytania Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w celu opracowania sprawy.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (działania poprzedzające zawarcie umowy).
Gdy dojdzie do zawarcia umowy obejmującej oferowane przez nas produkty i usługi, przetwarzamy przekazane nam dane w ramach stosunków handlowych z klientem.
Powyższe dotyczy głównie następujących danych: Firma, adres, numer podatkowy, numer w rejestrze handlowym; tytuły, imiona i nazwiska osób kontaktowych; ich dane kontaktowe, takie jak numery telefonów, numer faksu, adresy e-mail; treść umowy lub poszczególnych zleceń; dane dotyczące płatności.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy).
2.1.3. Osoby zatrudnione i ubiegające się o pracę
Dane osób, które ubiegają się o pracę u nas, przetwarzamy w celu sprawdzenia aplikacji i przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego.
Powyższe dotyczy głównie następujących danych: tytuł, imię i nazwisko, adres, numery telefonów, numer faksu, adres e-mail; dokumenty dostarczone w związku z aplikacją lub później, takie jak życiorys i świadectwa, ewentualnie dane dotyczące płatności w przypadku zwrotu kosztów przejazdu.
Podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 1 zdanie 1 RODO (przetwarzanie w związku ze stosunkiem zatrudnienia, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia decyzji lub uzasadnienia stosunku zatrudnienia).
Przetwarzanie jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Bez przetwarzania takich danych uwzględnienie potencjalnego pracownika w procesie rekrutacji nie jest możliwe.
Jeżeli występuje stosunek nauki zawodu lub pracy lub zatrudnienie według § 26 ust. 8 RODO przetwarzamy przekazane nam dane, jeżeli jest to konieczne w związku z wykonaniem lub zakończeniem stosunku pracy lub wykonania praw i obowiązków Rady Zakładowej.
Podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 1 zdanie 1 RODO (cele dotyczące stosunku pracy).
2.2. Obrona uprawnionych interesów
2.2.1. Sprawy ogólne
Jeżeli to wymagane, przetwarzamy dane w zakresie przekraczającym wykonanie umowy, o której mowa powyżej, w celu obrony uprawnionych interesów należących do nas lub podmiotów trzecich. Do tych uprawnionych interesów należą w szczególności: Customer-Relations-Management; analiza zapotrzebowania; dalszy rozwój i poprawa jakości naszych usług; dochodzenie i obrona przynależnych nam praw; zapewnienie bezpieczeństwa naszego zakładu; reklama bezpośrednia.
2.2.2. Osoby zatrudnione i ubiegające się o pracę
Jeżeli to wymagane, przetwarzamy dane również w związku z zapobieganiem wykroczeniom i wyjaśnianiem popełnionych wykroczeń, podstawę prawną stanowi § 26 ust. 1 zdanie 2 RODO
Ponadto przetwarzamy Twoje dane również w związku z obroną uprawnionych interesów. Podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 6 litera f) RODO (obrona uprawnionych interesów). Do tych uprawnionych interesów należą w szczególności: dochodzenie i obrona przynależnych nam praw
2.2.3. Reklama bezpośrednia
Bez Twojej jednoznacznej zgody przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu wysyłki reklamy drogą pocztową. Reklama telefoniczna, faksowa lub za pośrednictwem poczty elektronicznej wymaga Twojej jednoznacznej zgody.
W przypadku subskrybowania newslettera przetwarzamy Twoje nazwisko i adres e-mail w celu wysyłki newslettera. Możliwe jest w każdej chwili odwołanie wydanej zgody.
Wyjątek stanowi reklama za pośrednictwem poczty elektronicznej według § 7 ust. 3 UWG: Jeżeli otrzymaliśmy Twój adres e-mail w związku z umową dotyczącą towarów lub usług , możemy wysłać na Twój adres e-mail reklamę podobnych towarów lub usług wyłącznie wtedy, gdy nie zgłosisz w tej sprawie sprzeciwu, informacja o możliwości zgłoszenia sprzeciwu zawarta jest w każdej reklamie, nadesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej.
2.2.4. Prawo do sprzeciwu
Na podstawie art. 21 ust. 2 RODO możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw w zakresie przetwarzania Twoich danych w celu reklamy bezpośredniej.
Możesz w każdej chwili wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, odbywającego się w celu obrony uprawnionych interesów, z przyczyn, wynikających ze szczególnej sytuacji, według art. 21 ust. 1 RODO. W razie braku przeciwwskazań prawnych zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych w tym celu.
2.3. Wykonanie zobowiązań prawnych
Ponadto przetwarzamy Twoje dane również wtedy, gdy jest to konieczne wykonania zobowiązań prawnych. Dzieje się tak w szczególności w przypadku zapisywania Państwa danych, również w sprawach przekraczających zakres stosunku umowy, z uwagi na prawny obowiązek przechowywania dokumentów według prawa handlowego i podatkowego oraz udzielania informacji sądom i placówkom urzędowym, np. urzędowi finansowemu.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 litera c) RODO (wykonanie zobowiązań prawnych).
Jeżeli jest to wymagane w jednym z celów wyszczególnionych powyżej, przekazujemy dane podmiotom trzecim.
3.1. Klienci
W ramach realizacji umowy przekazujemy Twoje dane podmiotom trzecim, jeżeli jest to wymagane na mocy zobowiązań umownych, w szczególności usługodawcom realizującym wysyłkę w celu dostawy towarów. Przekazujemy Twoje dane podmiotom trzecim, jeżeli jest to wymagane na mocy zobowiązań umownych, w szczególności usługodawcom realizującym procedury płatności. Wymóg ten uzależniony jest od określonej treści umowy.
3.2. Kandydat
Bez Twojej zgody przekazujemy Twoje dane podmiotom trzecim wyłącznie w następujących przypadkach:
Jeżeli jest to wymagane w celu podjęcia decyzji o uzasadnieniu stosunku zatrudnienia, w szczególności w razie pytań kierowanych do pracodawców, podmiotów realizujących nauczanie zawodu oraz wykazywanych referencji. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku art. 26 ust. 1 zdanie 1 RODO.
Jeżeli jest to uzasadnione obroną uprawnionych interesów. Nasze uprawnione interesy obejmują w szczególności dochodzenie i obronę naszych praw. Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
W celu niezwiązanym z żadną z powyżej wymienionych podstaw prawnych przetwarzamy Twoje dane wyłącznie za Twoją zgodą, w celach głównie reklamowych.
W razie przetwarzania danych osobowych za Twoją zgodą przysługuje Ci w każdej chwili prawo odwołania tej zgody ze skutkiem w przyszłości.
5.1. Sprawy ogólne
Przetwarzanie danych odbywa się, dopóki trwają okoliczności uzasadniające ich przetwarzanie w określonym celu. W przypadku ustawowych obowiązków przechowywania dokumentów – np. według prawa handlowego lub podatkowego – odnośne dane podlegają gromadzeniu na czas objęty obowiązkiem przechowywania dokumentów . Po upływie czasu objętego obowiązkiem przechowywania dokumentów nastąpi sprawdzenie konieczności dalszego przetwarzania danych. W razie braku takowej konieczności nastąpi usunięcie danych. W razie gromadzenia danych w celu obrony uprawnionych interesów poprzez dochodzenie i obrona przynależnych nam praw czas przechowywania danych zależny jest od ustawowych terminów przedawnienia roszczeń. Regularny termin przedawnienia roszczeń trwa według §§ 195 i dalsze BGB trzy lata od ostatniego dnia roku, w którym roszczenie powstało, a podmiot dochodzący roszczeń dowiedział się o okolicznościach je uzasadniających. W szczególnych przypadkach termin przedawnienia roszczeń jest dłuższy.
5.2. Dokumenty rekrutacyjne
Przechowujemy dane, dopóki jest to konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Zasada ta nie dotyczy danych, których usunięcie nie jest możliwe na mocy zobowiązań ustawowych. W celu dochodzenia i obrony przynależnych nam praw przechowujemy dane najwyżej 6 miesięcy od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego.
W razie potrzeby zapytamy Cię, czy możemy przechowywać Twoje dane w celu związanym z rekrutacją w przyszłości. Dokumenty rekrutacyjne przechowujemy wyłącznie po udzieleniu nam przez Ciebie jednoznacznej zgody. Możliwe jest w każdej chwili odwołanie wydanej zgody.
Zasadniczo około końca każdego roku kalendarzowego dokonujemy kontroli danych w odniesieniu do wymogu ich dalszego przetwarzania. Z uwagi na ilość danych kontrola ta odbywa się według specyficznych rodzajów danych lub celów ich przetwarzania.
6. Realizacja zleceń
Korzystamy z usług kilku usługodawców technicznych, którzy przetwarzają Twoje dane na nasze zlecenie, wyłącznie według naszych wytycznych (podmioty przetwarzające dane na zlecenie). Podstawę prawną stanowi w każdym przypadku umowa z podmiotem, przetwarzającym dane na nasze zlecenie według art. 28 RODO.
Przetwarzanie Twoich danych odbywa się wyłącznie w UE, a więc w obszarze obowiązywania RODO. Podmioty, przetwarzające dane na nasze zlecenie posiadają siedzibę w Niemczech. Poniżej zestawienie podmiotów, przetwarzających dane na nasze zlecenie:
SGH Service GmbH, Daimlerring 53, 31135 Hildesheim (Outsourcing, np. wysyłanie rachunków)
Agentur triebwerk GmbH, Rollnerstraße 59, 90408 Nürnberg (agencja reklamowa, projektowanie stron internetowych)
PBS Network GmbH, Rosensteinstr. 9 , 70191 Stuttgart (rozwiązania e-commerce)
All for One Steeb AG, Gottlieb-Manz-Straße 1, 70794 Filderstadt (wsparcie IT)
Bosch Sicherheitssysteme GmbH, Robert Bosch Ring 5-7, 85630 Grasbrunn (bezpieczeństwo zakładu)
Hermann Kaiser Bürotechnik e.K., Industriestraße 9, D-91522 Ansbach (wsparcie IT)
Możliwe jest w każdej chwili odwołanie wydanej przez Ciebie zgody.
W zakresie prawa do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) należy zwrócić szczególną uwagę na punkt. 2.2.4.
Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza prawo o ochronie danych, możesz złożyć skargę do organu nadzorującego (art. 77 RODO). Właściwą lokalnie placówką nadzoru jest Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Telefon: +48(0) 22 531 03 00, Faks: +48 (0) 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@giodo.gov.pl.

References: art. 13
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 21
 art. 21
 art. 6
 art. 26
 art. 6
 art. 28