Source: https://www.securitepublique.gc.ca/cnt/rsrcs/pblctns/nnl-rprt-prvc-2010-11/index-fr.aspx
Timestamp: 2019-10-16 14:28:13+00:00

Document:
Rapport annuel de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2010-2011
Faits saillants et réalisations pour 2010-2011
Issue des demandes pour 2010-2011
Sécurité publique Canada assume un rôle de leadership élargi qui permet la coordination des activités des ministéres et organismes responsables de la sécurité publique. La Loi sur le ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile (2005) et la Loi sur la gestion des urgences (2007) établissent deux rôles essentiels pour le Ministére : soutenir le ministre dans ses responsabilités liées à toutes les questions relatives à la sécurité publique et à la gestion des urgences, y compris le leadership national, à l'exception de celles attribuées à un autre ministre fédéral, et coordonner les activités des autres organismes du Portefeuille, ainsi que fournir une orientation quant à leurs priorités stratégiques. Le rôle de leadership du Ministére est reflété dans le résultat stratégique qu'il vise, soit un Canada sécuritaire et résilient, et dans la poursuite des activités de programme suivantes : sécurité nationale, stratégies frontaliéres, lutte contre la criminalité, gestion des situations d'urgence et services internes. Le Ministére, à titre de coordonnateur du Portefeuille, assure la perspective stratégique du programme global de sécurité. Pour remplir son mandat, le Ministére travaille de concert avec d'autres organisations et partenaires : les ministéres et organismes fédéraux, les provinces et les territoires, les organisations non gouvernementales, le secteur privé, les autres pays, le milieu universitaire et les collectivités.
Le portefeuille de la Sécurité publique comprend neuf organisations dont le ministre de la Sécurité publique est responsable. En plus du ministére de la Sécurité publique, le Portefeuille comprend l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le Service correctionnel du Canada (SCC), la Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il renferme également trois organes de surveillance : le Comité externe d'examen de la GRC, la Commission des plaintes du public contre la GRC et le Bureau de l'enquêteur correctionnel. Chaque organisation du Portefeuille gére ses propres programmes d'accés à l'information et de protection des renseignements personnels, conformément aux pouvoirs qui lui sont délégués par le ministre.
La Loi sur la protection des renseignements personnels protége la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents contre toute utilisation ou divulgation non autorisée des renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. Elle accorde également à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.
Selon l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution gouvernementale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de cette loi au cours de l'exercice. Le présent rapport décrit comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels tout au long de l'exercice 2010-2011.
L'Unité de l'Accés à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services exécutifs du Secteur des politiques stratégiques de Sécurité publique Canada. Elle est composée d'une gestionnaire, de deux conseillers principaux, de quatre analystes, d'un analyste subalterne et d'un adjoint administratif. La gestionnaire de l'Unité a agi à titre de coordonnatrice des demandes d'AIPRP du Ministére tout au long de l'année sur laquelle porte le rapport.
L'Unité de l'AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministére doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'Unité est également responsable des demandes formulées en vertu de ces lois, ainsi que de la prestation des services suivants au sein du Ministére :
Préparer les rapports annuels présentés au Parlement;
Coordonner les mises à jour des manuels d'Info Source;
Élaborer et mettre à jour des procédures internes sur l'administration des lois portant sur l'AIPRP pour le Ministére;
Entretenir la salle de lecture de l'AIPRP;
Les responsabilités associées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple lorsqu'il faut aviser les demandeurs que les délais sont prorogés ou lors de la communication des documents aux requérants, sont déléguées aux employés de l'Unité de l'AIPRP au moyen d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L'approbation des exemptions est déléguée au sous‑ministre, au sous‑ministre délégué, aux cinq sous‑ministres adjoints (SMA), à un sous‑ministre adjoint délégué, au directeur général des Communications et à la dirigeante principale de la vérification interne du Ministére.
L'instrument de délégation actuel est joint à l'Annexe A.
Sécurité publique Canada continue d'améliorer la façon dont il répond aux demandes d'AI, en accélérant le processus de traitement des demandes et en améliorant l'efficacité et la précision. Voici certains des faits saillants :
L'Unité de l'AIPRP a créé des documents didactiques pour aider les employés du Ministére à comprendre la Loi sur la protection des renseignements personnels et le rôle qui en découle. Au total, cinq séances de formation de deux heures ont été données, et 35 employés du Ministére ont reçu ces formations. Les documents didactiques des séances sont mis à la disposition de tous les employés du Ministére sur le site Intranet.
L'Unité de l'AIPRP a veillé à ce que le fonds de renseignements personnels du Ministére contenu dans les fichiers de renseignements personnels habituels, élaborés par le Secrétariat du Conseil du Trésor, soit correctement enregistré et inclus dans la derniére mise à jour d'Info Source. Un fichier de renseignements personnels propre à l'institution a également été créé et enregistré.
Cadre d'évaluation des facteurs liés à la vie privée
L'Unité de l'AIPRP a créé, en collaboration avec d'autres ministéres fédéraux, un Cadre d'évaluation des facteurs liés à la vie privée afin de fournir aux employés de SP l'information et les ressources nécessaires pour mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privé de façon efficace. Ce cadre a été approuvé par le sous‑ministre et sera accessible à tous les employés de SP sur le site Intranet du Ministére.
Comme c'est le cas pour toutes les institutions fédérales, le recrutement et le maintien de professionnels qualifiés en matiére d'AIPRP demeure un défi. Le défi à Sécurité publique Canada est d'autant plus compliqué par l'exigence voulant que bon nombre d'employés de l'AIPRP doivent posséder une cote de sécurité aux plus hauts niveaux étant donné la nature des opérations du Ministére. SP continue d'examiner le niveau des ressources disponibles à l'Unité de l'AIPRP.
Le roulement du personnel élevé au sein du Ministére rend difficile la tenue des dossiers et la gestion des connaissances sur les procédures d'AIPRP.
L'Annexe B fait un survol du rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par Sécurité publique Canada entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011. La présente section fournit un aperçu et une interprétation de cette information.
La charge de travail globale de l'Unité de l'AIPRP a été relativement stable au cours des cinq derniéres années. Les totaux annuels comptent les demandes officielles d'accés à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que les consultations provenant d'autres organismes. Les demandes traitées de façon non officielle ou les autres services que l'Unité de l'AIPRP fournit au Ministére ne sont pas inclues dans ces données.
Le tableau ci-dessous donne une ventilation globale de ces données pour les cinq derniéres années.
Demandes d'accés à l'information reçue par SP
229 296 235 208 298
11 17 12 37 32
177 175 198 136 223
5 7 10 18 9
422 495 455 399 562
Le nombre de demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assez faible comparativement au volume des demandes d'accés à l'information. Sécurité publique Canada ne recueille pas beaucoup d'information directement des Canadiens et ne reçoit donc que trés peu de demandes de renseignements personnels. Toutefois, les organismes du Portefeuille dont le mandat est de nature plus opérationnelle, comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Service correctionnel du Canada (SCC), reçoivent des milliers de demandes chaque année.
Pendant l'année, le Ministére a reçu 32 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cinq demandes avaient été reportées de l'année précédente, pour un total de 37 demandes à traiter durant l'exercice 2010-2011. Parmi ces demandes, 33 ont été réglées pendant l'année, alors que les quatre autres ont été reportées à l'année suivante.
Aux termes de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes s'il n'est pas possible de terminer les recherches de documents dans les 30 jours suivant la réception de la demande, ou si elles doivent consulter d'autres institutions. Au cours de 2010-2011, le Ministére a eu recours à dix prorogations de 30 jours ou moins. Cinq prorogations ont été effectuées en raison d'un nombre élevé de dossiers et d'ingérences dans les opérations, et cinq prorogations ont été effectuées afin de mener des consultations auprés d'autres institutions fédérales.
Sécurité publique Canada a répondu à 20 des 33 demandes en 30 jours ou moins. Il a fallu de 31 à 60 jours pour répondre à trois demandes, de 61 à 120 jours pour répondre à sept demandes, et 120 jours ou plus pour traiter trois demandes.
Parfois, des demandes relatives à la protection des renseignements personnels qu'a reçues l'Unité de l'AIPRP de Sécurité publique Canada étaient adressées à l'un des organismes du Portefeuille, comme la GRC, le SCC, l'ASFC ou le SCRS. Il était impossible pour le Ministére de traiter ces demandes puisqu'il ne possédait pas les documents demandés. Des 33 demandes effectuées, huit n'ont pas pu être traitées par le Ministére.
Des dossiers ont été complétement divulgués en réponse à sept demandes, et 12 ont été divulgués en partie. Deux demandes ont été abandonnées, et quatre ont été transférées à d'autres institutions, avec le consentement du demandeur.
Le Ministére coordonne les activités des institutions fédérales et celles relevant du portefeuille de la Sécurité publique; c'est ainsi qu'il se penche de plus en plus sur les dossiers traités par ces institutions.
En 2010-2011, neuf demandes de consultation ont été présentées au Ministére en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le Commissariat à la protection de la vie privée a avisé Sécurité publique Canada qu'en 2010-2011, il a reçu deux plaintes concernant le refus de l'accés à des renseignements personnels. L'une des enquêtes portant sur ces plaintes a été résolue au cours de l'exercice et l'autre est en cours.
Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice.
L'Unité de l'AIPRP a créé des documents didactiques pour aider les employés du Ministére à comprendre la Loi sur la protection des renseignements personnels et le rôle qui en découle. Au total, cinq séances de formation de deux heurs ont été données au cours de l'exercice visé par le rapport, et 35 employés du Ministére ont reçu ces formations.
Les documents didactiques des séances ont été mis à la disposition de tous les employés du Ministére sur le site Intranet.
Dépôt direct de paiements de nature non salariale
Le Ministére a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour le dépôt direct des paiements de nature non salariale dans les comptes bancaires des employés de Sécurité publique Canada. Les dépôts visent le remboursement de paiements de nature non salariale, comme le remboursement des dépenses et les avances de voyage effectués au moyen du Systéme intégré de gestion financiére (SAP).
L'évaluation a été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Sécurité publique Canada n'a pas encore commencé à publier les résumés des évaluations sur son site Web, mais il examine la possibilité de le faire au cours de l'exercice 2011‑2012.
Conformément à l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être communiqués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée, ou encore lorsque ce responsable juge que la personne concernée en tirerait un avantage certain.
Pendant la période visée par le rapport, aucun renseignement personnel n'a été divulgué par Sécurité publique Canada conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Annexe A: Divulgation d'information conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique et Protection civile délégue aux titulaires des postes sous mentionnés, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.
Sous-ministres adjoints, Sous-ministres adjoints délégués, Directeur général des communications, Dirigeant principal de la vérification
Conseillers principaux et analystes en matiére d'AIPRP
Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
Avis le de communication en vertu de 8(2)(m)
Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée (plaintes)
Régles spéciales (auditions)
Réglements sur la protection des renseignements personnels
Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice
Reçues pendant la période visée par le rapport 32
En suspens depuis la période antérieure 5
Traitées pendant la période visée par le rapport 33
Reportées 4
Traitement impossible 8
Abandon de la demande 2
Art. 22(1)(a) 1
Art. 26 12
Art. 27 4
30 jours ou moins 20
De 31 à 60 jours 3
De 61 à 120 jours 7
121 jours et plus 3
Interruption des opérations 5 0
Consultation 5 0
Traductions préparées - Du français à l'anglais 0
Copies de l'original 19
Corrections demandées 0
Administration (fonctionnement et maintien) 1
Années-personnes (nombre décimal) 0.45

References: l'article 72
 l'article 15
 l'article 73

Art. 22

Art. 26

Art. 27