Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ippp1-443-888-14-2-jl
Timestamp: 2018-03-21 16:56:25+00:00

Document:
Spółka nie ma obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć. Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych tylko w formie elektronicznej – w zakresie, w jakim towary/usługi wykazane w fakturach będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
IPPP1/443-888/14-2/JLinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2014 r. (data wpływu 4 sierpnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.
W dniu 4 sierpnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie organizacji podróży służbowych i usług turystycznych. W ramach działalności nabywa usługi od kontrahentów zagranicznych z całego świata, jak i bardzo wielu dostawców krajowych, będących podatnikami podatku VAT. W związku z tym Spółka otrzymuje miesięcznie ogromną ilość faktur kosztowych w formie papierowej oraz elektronicznej.
W celu uproszczenia sytemu archiwizacji faktur VAT, rachunków zagranicznych oraz zmniejszenia kosztów przechowywania w formie papierowej, Spółka przygotowuje się do zakupu nowego narzędzia umożliwiającego pełny obieg dokumentów w postaci elektronicznej. Procedura przechowywania faktur VAT i rachunków zagranicznych będzie przebiegała w następujący sposób:
Sprzedawca/dostawca usług nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej.
Oryginalna faktura papierowa będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę i wprowadzona do obiegu.
Scan faktury będzie potwierdzany za zgodność z oryginalną wersją papierową przez upoważnionego pracownika Spółki w nowym systemie obiegu dokumentów z użyciem znacznika czasu.
Scan faktury będzie akceptowany pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym przez upoważnionych pracowników Spółki.
Na podstawie stanu faktury Spółka dokona zapisu -ujęcia w systemie finansowo-księgowym.
Wersja elektroniczna (scan) faktury przechowywana będzie na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze z zachowaniem procedury bezpieczeństwa.
Po umieszczeniu faktury VAT na serwerze, otrzymana wersja papierowa nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.
Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany wyżej sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego z zapewnieniem autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania z podziałem na okresy sprawozdawcze.
Czy dopuszczalne jest przechowywanie scanu faktur zakupowych/kosztowych w opisany powyższy sposób a następnie niszczenie tych faktur, otrzymanych w wersji papierowej...
Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego...
Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT tylko w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim zarchiwizowaniu ich na serwerze ...
Zdaniem Spółki żadne przepisy prawa podatkowego nie nakazują sposobu przechowywania faktur a jedynie dopuszczają za możliwy zarówno sposób papierowy jak i sposób elektroniczny gromadzenia dokumentów po spełnieniu odpowiednich wymogów. Dlatego Wnioskodawca uważa, że będzie mógł zastosować opisane rozwiązanie, gdyż jest zgodne z przepisami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w rozporządzeniu o sposobie przechowywania faktur.
Zdaniem Spółki, opisana powyżej procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych oraz elektronicznych.
Zdaniem Spółki zgodnie z art. 86, art. 106, art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT oraz w świetle rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r. Dz.U. nr 68, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ będzie spełniać wymogi narzucone w ww. przepisach.
Według Spółki żadne przepisy prawa podatkowego nie nakazują sposobu przechowywania faktur a jedynie dopuszczają za możliwy zarówno sposób papierowy jak i sposób elektroniczny gromadzenia dokumentów.
Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, w ramach której nabywa usługi od kontrahentów zagranicznych, jak i dostawców krajowych będących podatnikami VAT. W związku z tym, że Spółka otrzymuje miesięcznie ogromną ilość faktur kosztowych w formie papierowej oraz elektronicznej, przygotowuje się do zakupu nowego narzędzia umożliwiającego pełny obieg dokumentów w postaci elektronicznej. Procedura przechowywania faktur VAT i rachunków zagranicznych będzie przebiegała w następujący sposób:
Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Spółka nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć.
W świetle przedstawionych regulacji należy stwierdzić, że w kwestii prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego z otrzymywanych faktur bez znaczenia jest fakt, że po zeskanowaniu tych faktur i umieszczeniu ich na serwerze, zostaną one zniszczone. Należy zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji prawa do odliczenia faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Jak wskazano wcześniej, prezentowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur jest prawidłowy, a ponadto ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury.
Tym samym Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych tylko w formie elektronicznej – w zakresie, w jakim towary/usługi wykazane w fakturach będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
Stanowisko Spółki przedstawione we wniosku jest zatem prawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > IPPP1/443-888/14-2/JL

References: art. 88
 art. 14
 art. 86
 art. 106
 art. 112
 art. 106
 art. 88