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Timestamp: 2020-06-05 02:56:21+00:00

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Passo a passo: como fazer rateio de despesas entre empresas
Marco Aurélio Neves em Artigos Atualizado em 11.03.2020
Tags: rateio de despesas
No Brasil, o rateio de despesas é feito de acordo com o regime de modelo contratual. Segundo conceito, um grupo econômico é um grupo de direito, sendo constituído somente por meio da celebração de instrumentos expressamente previstos em lei. Eles se destacam pela possibilidade da subordinação de interesses individuais ao interesse do grupo. Em contraposição a esses, estão os chamados “grupos de fato”, cuja constituição não é vinculada de forma específica prevista em lei.
Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos.Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito.
De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro, os sócios e a sociedade não se confundem. Por isso, cada uma das empresas do grupo deve ser tratada de forma individual e distinta e deve-se apurar separadamente o seu resultado tributável, formado por receitas e despesas, sendo vedada a contabilização de despesa alheia.
A alocação de despesas por meio do contrato de compartilhamento de custos, ou convênio de rateio de despesas, não é apenas recomendável sob a ótica contábil, é imprescindível para afastar o risco de questionamento da dedutibilidade das despesas incorridas em benefício de terceiros e não compartilhadas.
Vale lembrar que a ausência de rateio pode trazer sérios problemas de natureza tributária àqueles que registram despesas comuns. Isso porque as autoridades fiscais podem reter parte desses encargos, se entenderem que eles não competem à empresa que incorreu no pagamento. Quer saber como adotar a estrutura de compartilhamento de custos, além de seguir os métodos e critérios necessários para a determinação do valor rateado? Continue lendo esse artigo!
Reunimos neste texto os principais tópicos sobre o tema. Confira!
Como fazer o rateio de despesas (ou contrato de compartilhamento de despesas)
O convênio de rateio de despesas é um contrato atípico, já que não tem previsão expressa no ordenamento jurídico nacional, mas encontra fundamento no princípio geral da autonomia da vontade. Na prática, trata-se de compartilhar, entre os contratantes, os recursos materiais e humanos necessários ao desempenho de suas atividades acessórias (“back office”), bem como dividir os respectivos custos e despesas.
Podem ser incluídas no rateio apenas as despesas referentes a custos de pessoal ou outras despesas, cujas atividades efetivamente sejam aproveitadas para mais de uma empresa com atividade empresarial relevante.
O objetivo do rateio de despesas é proporcionar uma economia de escala, com a racionalização dos gastos administrativos das empresas. É celebrado entre pessoas jurídicas de um mesmo grupo econômico, concentrando-se em uma delas todas as atividades de apoio compartilhadas.
Como acontece o rateio de despesas?
A pessoa jurídica centralizadora assume em nome próprio os custos e despesas necessários, efetuando a contratação dos recursos humanos e adquirindo ou disponibilizando os bens e direitos a serem utilizados em benefício coletivo.
Em seguida, como todas as empresas do grupo econômico compartilham e utilizam os mesmos recursos, a sociedade centralizadora do rateio é ressarcida pelas demais mediante reembolso de despesas. Ou seja, tanto as despesas quanto os custos comuns, inclusive referentes à depreciação e/ou à amortização dos bens e direitos alocados ao centro de rateio, são divididos entre todos os contratantes segundo os critérios estabelecidos no convênio.
O objetivo das partes contratantes é compartilhar a estrutura material e os recursos humanos necessários para a execução das atividades administrativas, bem como dividir os custos e as despesas correspondentes.
A pessoa jurídica que se mantém no centro de rateios não pode buscar lucro ou qualquer vantagem patrimonial junto às demais participantes. Afinal, o objetivo final do convênio de rateio é o incremento dos resultados de todas as pessoas jurídicas envolvidas.
Para saber como fazer rateio de despesas, vale destacar ainda que existe diferença entre o contrato de prestação de serviços e o convênio de rateio de despesas. Veja só:
Contrato de prestação de serviços: tem como objeto uma relação de troca entre as partes, sendo que uma delas assume determinada obrigação em troca de uma prestação pecuniária da parte contrária, visando à obtenção de lucro .
Convênio de rateio de despesas: é um acordo plurilateral, visto que permite a participação de mais de duas partes, tendo como objeto a disciplina da utilização e da manutenção econômica da organização comum. Portanto, no convênio de rateio há uma finalidade unitária, de tal modo que ele se consolida como um acordo de colaboração entre empresas visando à redução dos gastos administrativos de todas as empresas participantes.
Como vimos até aqui, os convênios de rateio de despesas não se confundem com os contratos de prestação de serviços, da mesma forma que os reembolsos de despesas não apresentam uma natureza remuneratória. Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para compreender os efeitos tributários dessa modalidade.
Rateio de despesas entre sociedades do mesmo grupo econômico
Para fins tributários, considera-se que o rateio pode ser estabelecido somente entre sociedades integrantes do mesmo grupo econômico convencional, também denominado grupo econômico de direito. Esse grupo é formado pela sociedade controladora e pelas sociedades por ela controladas, por meio de convenção devidamente arquivada perante o registro do comércio. Dessa forma, as empresas firmam compromissos com a finalidade de combinar recursos e/ou esforços para a realização dos respectivos objetos sociais ou para participar de atividades ou empreendimentos em comum (artigo 265 c.c/artigo 271 da Lei n° 6.404/1976).
A legislação societária vigente nada dispõe sobre o Grupo Econômico de Fato existente, mas não formalizado por meio de convenção firmada entre as sociedades que o compõem. Contudo, apresenta a definição para sociedades controladoras, controladas e coligadas. Além disso, veda a participação recíproca entre sociedades e prevê a responsabilidade dos administradores dessas sociedades por descumprimento de obrigação legalmente ou contratualmente a eles imposta, seguindo o que está colocado nos artigos 1.097 a 1.101 da Lei n° 10.406/2002, bem como nos artigos 243 a 246 da Lei n° 6.404/1976.
Os tribunais brasileiros, todavia, vêm reconhecendo a existência não só dos grupos econômicos de direito, como também dos grupos econômicos de fato. Veja, a seguir, a definição de cada um:
O artigo 265 da Lei n° 6404/1976 (LSA) autoriza a constituição formal de grupo econômico entre a sociedade controladora e suas controladas. Tudo deve ser registrado por meio de convenção pela qual elas se obriguem a combinar recursos e/ou esforços, visando à execução das atividades integrantes de seus objetos sociais e/ou a participação de atividades ou empreendimentos comuns. Essa convenção deverá atender a todos os requisitos enumerados no art. 269 da LSA, inclusive e especialmente quanto às relações que serão firmadas entre essas sociedades, a estrutura administrativa do grupo e a coordenação ou subordinação dos administradores das sociedades que o compõem.
Além disso, também deverá ser exercido, direta ou indiretamente e de modo permanente, o controle das demais sociedades participantes do grupo, na condição de titular de direitos de sócio ou, ainda, mediante acordo firmado com outros sócios-quotistas ou acionistas (§1º, artigo 265 da LSA). Em contrapartida,o grupo econômico e as sociedades que o integram serão denominados como “Grupo de Sociedades” ou simplesmente “Grupo”, facilitando a identificação do primeiro em acordo com o artigo 267 da LSA.
Finalmente, é fundamental mencionar que a combinação de recursos e esforços; a subordinação de interesses de uma sociedade aos de outra ou do próprio grupo; e a sua participação em custos, receitas e resultados de atividades ou empreendimentos, somente poderão ser opostos aos sócios minoritários das sociedades integrantes caso estejam assim previstos, de forma clara e precisa, na convenção que constitui o grupo econômico (artigo 276 da LSA). Esse aspecto pode ser observado na Doutrina, especialmente, nas palavras de Nelson Eizirik:
“É a convenção que, em última análise, justifica a subordinação dos interesses da sociedade aos do grupo, afastando a incidência da proibição de favorecimento a uma companhia em prejuízo da outra. Ou seja, os atos praticados em benefício do grupo ou de alguma sociedade em particular e que venham a prejudicar os interesses de outra somente serão legítimos, e deverão ser aceitos pelos seus acionistas minoritários, na medida em que estejam previstos na convenção (art. 276). Daí resulta a importância deste instrumento regular, de maneira clara, completa e precisa, as relações entre as sociedades agrupadas e a forma pela qual cada sociedade deverá colaborar para a consecução dos interesses do grupo”
Grupo Econômico de Fato
O grupo econômico de fato é aquele existente entre sociedades que estão relacionadas em decorrência da participação que uma possui no capital social das outras, sem que haja, todavia, um acordo sobre sua organização formal, administrativa e obrigacional. Como não existe uma regulamentação quanto à organização formal do grupo, as sociedades integrantes devem assegurar o tratamento jurídico autônomo, como se agissem de forma isolada.
Nesse sentido, Nelson Eizirik, conceitua o grupo econômico de fato como:
“aquele integrado por sociedades relacionadas tão somente por meio de participação acionária, sem que haja entre elas uma organização formal ou obrigacional. As relações jurídicas mantidas entre as sociedades que integram o grupo devem ser fundamentadas nos princípios e nas regras que regem as relações entre as companhias isoladas.”
As sociedades integrantes do grupo econômico de fato mantêm suas personalidades jurídicas e continuam a ter autonomia patrimonial e administrativa próprias, independentes umas das outras.
O artigo 243 da LSA apresenta as seguintes definições:
Sociedades controladoras: são aquelas que detêm, direta ou indiretamente, participação em outra sociedade, em proporções suficientes para assegurar às primeiras a maioria dos votos em reuniões ou assembleias de sócios e o poder de eleger a maior parte dos administradores da controlada.
Sociedades controlada: são aquelas em que a maior parte de seu capital votante é detido por uma sociedade controladora e a maioria de seus administradores são eleitos pela controladora.
O conceito de sociedades coligadas, por sua vez, definido no artigo 1.099 do Código Civil de 2002, estabelece que é “coligada ou filiada, a sociedade de cujo capital outra sociedade participa com dez por cento ou mais, do capital da outra, sem controlá-la”. Já a LSA considera serem sociedades coligadas aquelas nas quais a investidora tenha influência significativa (§1° do artigo 243 da Lei n° 6.404/1976).
Em resumo, no âmbito do direito societário, configura-se um grupo econômico de direito sempre que a sociedade controladora e as sociedades por ela controladas firmarem uma convenção formal para somar recursos ou esforços visando a realização dos respectivos objetos sociais ou empreendimento em comum. Por outro lado, configura-se um grupo econômico de fato quando se estiver diante de uma sociedade controladora e de suas controladas, ou diante de sociedades coligadas.
Grupo Econômico no Conceito da Instrução Normativa RFB nº 971/2009
De acordo com o artigo 494 da Instrução Normativa nº 971/2009, emitida pela Receita Federal: “caracteriza-se grupo econômico quando 2 (duas) ou mais empresas estiverem sob a direção, o controle ou a administração de uma delas, compondo grupo industrial, comercial ou de qualquer outra atividade econômica”.
Os critérios e a justificativa para saber como fazer rateio de despesas
Os critérios usados para a repartição de custos e despesas são importantes para a confirmação da natureza do convênio de rateio e do regime tributário a ele aplicável.
Para seguir o que estabelece a doutrina e a jurisprudência, os critérios de repartição devem ser expressamente previstos e justificados no convênio, de maneira clara e objetiva, para determinar, o mais precisamente possível, a parcela de custos e despesas incorridos por cada sociedade participante. Conduzindo o rateio de despesas dessa forma, você evita qualquer transferência de resultados entre elas e a obtenção de vantagens de umas em detrimento de outras.
No que diz respeito a como fazer o rateio de despesas, deve-se ter em mente que seu princípio vetor é que cada sociedade deve arcar com os gastos correspondentes ao uso efetivo ou potencial da infraestrutura comum. É possível usar métodos diretos ou indiretos, variando em função da natureza dos recursos materiais e humanos partilhados.
Em qualquer caso, contratar uma empresa independente para certificação é altamente recomendado. Isso porque é possível apresentar a razoabilidade econômica dos métodos adotados, diminuindo o risco de questionamentos fiscais ou societários por meio da emissão de laudos técnicos competentes, que podem ser emitidos com periodicidade mensal, trimestral, semestral ou anual.
A documentação dos reembolsos: como gerenciar as notas de débito
Como já apontamos, os reembolsos de custos e despesas não apresentam natureza remuneratória: eles têm como objetivo garantir a simples recomposição patrimonial da sociedade designada para acolher o centro de rateio, que assumirá gastos em benefício das demais.
Na prática, embora os gastos sejam assumidos integralmente em nome próprio pela sociedade centralizadora, uma parte deles será efetuado por conta e ordem das demais participantes do convênio de rateio, gerando a obrigação do reembolso para a sociedade centralizadora.
Para otimizar a gestão contábil, é importante que os custos e despesas assumidos pela sociedade centralizadora em favor das demais não sejam contabilizados como se fossem gastos próprios, mas como valores pagos por conta e ordem de terceiros, a serem recuperados mediante reembolso.
Portanto, é fundamental entender que os valores reembolsados não devem ser tratados pela sociedade centralizadora como tendo sido “faturados” contra as demais sociedades participantes. Ou seja, os valores cobrados não devem gerar emissão de faturas, mas de outro instrumento que represente a sua efetiva natureza.
Para fazer o reembolso de despesas à sociedade centralizadora do rateio, o ideal é usar as notas de débito. No rateio, esse é o documento gerado pela sociedade centralizadora para fundamentar os seus lançamentos contábeis e avisar às demais empresas contratantes sobre a existência do débito. Enfim, o valor cobrado como ressarcimento de despesa tem natureza meramente indenizatória, não devendo ser contabilizado como faturamento ou como receita, podendo ser documentado através de notas de débito ou ser demonstrado por qualquer outro meio de prova em direito admitido.
O CARF já se manifestou favorável à utilização das notas de débito. Dessa forma, as empresas podem usar o recurso com a certeza de que ele será aceito pelas autoridades fiscais.
“NOTAS DE DÉBITO (VALIDADE) – Identificam-se como despesas operacionais aquelas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora de receitas. Se o fisco nada questiona sobre a necessidade ou legitimidade da despesa, sobre sua realização ou sobre o rateio, improcede a glosa que se amparou unicamente no fato de ter o contribuinte se utilizado de “Notas de Débito”, mormente que se considera que essas Notas de Débito são documentos contábeis hábeis (Ac. 1º CC 101-85.116/93 – DO 15/03/1995)”
É fundamental saber que, para fazer o rateio de despesas usando a emissão de nota de débito, os valores têm natureza meramente indenizatória e não acréscimo patrimonial. A orientação é jamais usar fatura para fazer o rateio do reembolso das despesas assumidas pela sociedade centralizadora em proveito das demais.
A fim de garantir a dedução das despesas, as notas de débito devem ser instruídas com planilhas e mapas demonstrativos analíticos, precisos e sem rasuras, que comprovem inequivocamente a natureza e o valor de cada despesa rateada, apontando a quantia imputada a cada um dos participantes. É importante destacar que o rateio deve ser conduzido com apoio dos critérios definidos entre as partes contratantes no convênio escrito.
Como fica o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido no rateio de despesas?
Sabendo que, no convênio de rateio de despesas, a sociedade centralizadora assume custos e despesas não apenas em benefício próprio, mas em proveito de todas as empresas contratantes, é importante deixar claro que ela deve computar como dedutível apenas a parcela dos gastos que assumiu em benefício próprio na apuração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Além disso, é indispensável que as despesas incorridas pela centralizadora e que serão objeto de rateio sejam comprovadas por meio de documentos hábeis e idôneos. Embora a sociedade centralizadora não seja obrigada a anexar cópias desses documentos às notas de débito emitidas para fins de reembolso dos custos e despesas comuns, é imperativo que tais documentos fiquem sob a sua guarda, de forma organizada, perfeitamente vinculados às notas de débito correspondentes e em local de fácil recuperação. Tudo isso deve facilitar o seu imediato provimento a qualquer um dos participantes do rateio, para qualquer finalidade, inclusive de comprovação para fins fiscais.
Ademais, é de extrema importância que fique expressamente consignado no convênio escrito, de forma clara e objetiva, os critérios escolhidos para se efetuar o rateio das despesas. Essa compreensão visa impedir que o rateio de despesas seja utilizado pelas partes envolvidas como instrumento de manipulação dos resultados contábeis, mediante a alocação de mais despesas para as empresas lucrativas e menos para as deficitárias. A Receita Federal do Brasil por meio da Solução de Divergência nº 23 – COSIT, de 23 de setembro de 2013, aborda este tema:
“É possível a concentração, em uma única empresa, do controle dos gastos referentes a departamentos de apoio administrativo centralizados, para posterior rateio dos custos e despesas administrativos comuns entre empresas que não a mantenedora da estrutura administrativa concentrada.
Para que os valores movimentados em razão do citado rateio de custos e despesas sejam dedutíveis do IRPJ, exige-se que correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas; que sejam calculados com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados, formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes; que correspondam ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços; que a empresa centralizadora da operação aproprie como despesa tão-somente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, e contabilize as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar; e, finalmente, que seja mantida escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas.”
Seguindo a mesma mesma linha, o CARF manifestou-se positivamente a respeito da adoção do compartilhamento de despesas num grupo econômico no Acórdão 1302-003.219, de 20/11/2018, dispondo o seguinte:
“IRPJ E CSLL. DESPESAS COM RATEIO. REQUISITOS.
Para que seja admitido o aproveitamento de despesas rateadas entre empresas coligadas ou pertencentes ao mesmo grupo econômico, devem ser cumpridos e comprovados pela entidade:
(i) Que as despesas correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas ou incorridas;
(ii) Que os critérios de rateio sejam razoáveis e objetivos, devendo estar alinhados com o preço real do serviço prestado;
(iii) Que o rateio seja previamente formalizado entre as partes, através de instrumento contratual, em que reste previsto expressamente os critérios, formas de remuneração e justificativas para que as despesas sejam rateadas;
(iv) Que a empresa centralizadora da operação aproprie como despesa tão somente a parcela que lhe cabe;
(v) Que a empresa descentralizada, beneficiária dos bens e serviços, aproprie como despesa tão somente a parcela que lhe cabe, de acordo com o critério de rateio; e
(vi) Que a contabilidade das entidades envolvidas reflita de forma fidedigna as operações.
Não sendo comprovado algum destes requisitos, correta é a glosa da despesa pela fiscalização.”
Do mesmo modo, a Receita Federal, por meio da recente Solução de Consulta COSIT nº 94, de 25 de março de 2019, também se manifestou recentemente na mesma linha positiva, conforme segue:
“LUCRO REAL. CUSTOS E DESPESAS COMPARTILHADOS ENTRE EMPRESAS DO MESMO GRUPO ECONÔMICO. DEDUÇÃO. POSSIBILIDADE.
Para que os valores movimentados em razão do citado rateio de custos e despesas sejam dedutíveis na apuração do IRPJ, exige-se que correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas; que sejam calculados com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados, formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes; que correspondam ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços; que a empresa centralizadora da operação aproprie como despesa tão somente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, e contabilize as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar; e, finalmente, que seja mantida escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas.”
É preciso calcular PIS e Cofins no rateio de despesas?
A contribuição para o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) incidem sobre o faturamento ou sobre a receita bruta da pessoa jurídica. O conceito de receita pressupõe a adição de um elemento novo ao patrimônio do contribuinte, não se considerando o recebimento de valores a título de mera recomposição patrimonial, ou seja, de valores que visem apenas repor o patrimônio do contribuinte ao seu estado anterior. Dessa maneira, os valores reembolsados à sociedade centralizadora do rateio de despesas não devem ser considerados como faturamento ou receita, já que apresentam natureza meramente indenizatória. Existem bons argumentos para sustentar o fato de que os valores recebidos não estão sujeitos à incidência de PIS e COFINS. Afinal, neste caso, não há receita na acepção jurídica do termo, mas puro ressarcimento ou reembolso de despesas assumidas por conta e ordem de terceiros.
A RFB, por meio da Solução de Divergência nº 23 – COSIT, de 23 de setembro de 2013, aponta para a não-incidência de PIS e COFINS sobre o rateio de despesas. A seguir, um trecho da ementa da Solução de Divergência em questão:
a) Os valores auferidos pela pessoa jurídica centralizadora das atividades compartilhadas como reembolso das demais pessoas jurídicas integrantes do grupo econômico pelo pagamento dos dispêndios comuns não integram a base de cálculo das contribuições em lume apurada pela pessoa jurídica centralizadora;
b) A apuração de eventuais créditos da não cumulatividade das mencionadas contribuições deve ser efetuada individualizadamente em cada pessoa jurídica integrante do grupo econômico, com base na parcela do rateio de dispêndios que lhe foi imputada;
c) O rateio de dispêndios comuns deve discriminar os itens integrantes da parcela imputada a cada pessoa jurídica integrante do grupo econômico para permitir a identificação dos itens de dispêndio que geram para a pessoa jurídica que os suporta direito de creditamento, nos termos da legislação correlata.”
O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS – deve ser incluído no rateio de despesas?
A relação entre a sociedade centralizadora e as demais empresas não se dá por um contrato de prestação de serviços. Trata-se apenas de um rateio de custos comuns às organizações participantes. Na prática, o rateio de despesas é um ajuste atípico de cooperação entre empresas, que não pode ser confundido com o contrato de prestação de serviços. Com efeito, no convênio de rateio não há que se falar em prestação de serviços, mas na comunhão de recursos materiais e humanos em benefício comum de todas as empresas participantes.
Ao contrário do contrato de prestação de serviços, no rateio de despesas não há cobrança de preço, apenas o ressarcimento de despesas, afastando-se, portanto, a incidência do ISS.
Adotar critérios para saber como fazer o rateio de despesas é essencial
Para fazer um rateio de despesas justo e correto, é preciso que o compartilhamento de despesas seja calculado com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados. Eles devem ser formalizados por meio de um instrumento firmado entre os intervenientes, correspondendo ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços.
Neste contexto, usualmente os critérios de rateio são definidos tomando como base elementos da realidade vivida pelo grupo econômico, com o objetivo de refletir a melhor forma de alocação dessas despesas compartilháveis em cada uma das sociedades do grupo. Por exemplo, para o departamento de contabilidade, seria usado um número de lançamentos contábeis efetuados; para o departamento de informática, um número de usuários de equipamentos de informática; para o departamento jurídico, um número de processos judiciais. Ou seja, indicadores diferentes que revelariam o esforço consumido por cada conveniada.
Para garantir transparência ao rateio, é importante elaborar um breve descritivo das atividades desempenhadas por cada um dos funcionários, bem como uma relação dos elementos que evidenciam o esforço consumido por cada uma das empresas conveniadas.
Com base nessas informações, o percentual de rateio de cada um dos funcionários pode ser avaliado, sendo que:
o percentual individual corresponde à quantidade de tarefas executadas por cada um dos funcionários no período em análise;
o percentual de rateio referente a cada departamento corresponderia à média aritmética dos percentuais dos funcionários alocados em cada departamento.
Na prática, o percentual departamental seria então empregado para o rateio efetivo dos custos e despesas comuns relativos ao setor. Usando esse procedimento para definição do critério de rateio de despesas, se torna mais fácil apontar, de maneira adequada, o esforço consumido por cada uma das empresas do grupo com atividade empresarial relevante, representando um critério suficientemente objetivo à luz dos precedentes do CARF.
Contudo, é fundamental que esse critério seja periodicamente reavaliado, visando eliminar eventuais distorções, principalmente se houver alteração na estrutura material ou pessoal dos departamentos de “back office”. Aliás, é importante que essa avaliação seja feita por um revisor independente e que um laudo completo seja apresentado. Para viabilizar a implementação do controle do compartilhamento do rateio das despesas de pessoal, também é possível usar o mecanismo de “time sheet”. Ainda que sua implementação seja mais custosa, é uma alternativa a ser considerada.
Boas práticas para um rateio de despesas equitativo
Muito além de saber como fazer rateio de despesas, é importante que a administração das sociedades dedique esforços para garantir a implementação de um sistema mais equitativo de compartilhamento de despesas entre as empresas do mesmo grupo econômico. Assim, também é possível evitar questionamento por parte das autoridades fiscais em relação à dedutibilidade de despesas para fins do IRPJ e da CSLL, levando sempre em consideração algumas boas práticas:
As contas devem corresponder aos custos e às despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas ou incorridas;
Os critérios de rateio precisam ser razoáveis e objetivos, devendo estar alinhados com o preço real do serviço prestado;
O rateio deve ser previamente formalizado entre as partes por meio de um instrumento contratual no qual constem os critérios, formas de remuneração e justificativas para que as despesas sejam rateadas;
A empresa centralizadora da operação pode apropriar como despesa exclusivamente a parcela que lhe cabe;
A empresa descentralizada, beneficiária dos bens e serviços, pode apropriar como despesa tão somente a parcela que lhe cabe, de acordo com os critérios de rateio; e
A contabilidade das entidades envolvidas deve refletir as operações de forma fidedigna.
Além disso, vale destacar que outra prática valiosa é a contratação de serviços especializados na emissão de relatórios e laudos. Esse tipo de consultoria pode validar o sistema equitativo de rateio de despesas, assegurando a observância dos critérios previamente definidos. Assim, as empresas do grupo econômico passam a ter uma documentação apropriada e mais robusta aos olhos das autoridades fiscais.
A consultoria oferece todo o suporte necessário para a organização dos processos e da documentação referente à gestão do rateio de despesas. Tudo o que a sua empresa precisa para atender com tranquilidade a todos os critérios exigidos pela lei e permanecer em dia com as autoridades fiscais.
Com uma equipe altamente qualificada, a APSIS pode apoiar a sociedade centralizadora e as demais participantes do rateio de despesas.
Jorge de Valois disse:
Parabéns, estarei compartilhando.
Gostei muito. Bem claro.

References: artigo 265
 artigo 265
 artigo 267
 artigo 243
 artigo 1
 artigo 243
 artigo 494