Source: http://www.pk.gov.pl/rejestry-ewidencje-i-archiwa-640/rejestry-ewidencje-i-archiwa-44.html
Timestamp: 2017-09-22 02:37:53+00:00

Document:
Strona główna » Prokuratura » Jednostki podległe » Prokuratura Regionalna w Białymstoku » Prokuratura Okręgowa w Olsztynie » Rejestry, ewidencje i archiwa
Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, w Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz jednostkach rejonowych jej podległych, prowadzi się następujące repertoria, rejestry oraz wykazy kontrolne:
„Ds" – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych-skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
„Pc" – dla inicjonowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.
„Pa" – dla inicjonowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki
„ENO.P.r” – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;”
dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
„Nps” – dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki
„Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych
„Oz.r” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych
„Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach
„Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium „Ds”;
„Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki;
„Zo” – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności przez inne organy, wynikające z przepisów: art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2015 r. poz. 355, z późn. zm.), art. 23 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2015 r. poz. 1929 i 2023 oraz z 2016 r. poz. 147), art.14 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411, z późn. zm.), art.73 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 990, z późn. zm.), art. 11c ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 553, z późn. zm.), art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1383, z 2014 r. poz. 486 oraz z 2015 r. poz. 1335), art. 11 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1402, z późn. zm.) oraz innych;
„DE” – dla doręczeń i ekspedycji
„Rz” - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;
„Ds.u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.;”,
„W” - dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.
„ENO.P.w.” – dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;
W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz w podległych jej prokuraturach rejonowych wdrożono System Informatyczny Prokuratury „Libra 2”, za pomocą którego prowadzi się w formie elektronicznej repertoria i rejestry dotyczące spraw karnych.
Sprawy z zakresu administracji prokuratora okręgowego i poszczególnych prokuratorów rejonowych rejestrowane są według zasad obowiązujących w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym z właściwym Archiwum Państwowym.
W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie prowadzona jest biblioteka, której księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych.
Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dotyczący korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.
Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru jedynie w pomieszczeniach prokuratury.
W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie jest prowadzone archiwum zakładowe, do którego jest przyjmowana po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki.
Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy:
Zarządzenie Nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury,
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Tytuł III, Dział II, Oddział 4 „Archiwum Zakładowe” ) ,
( Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U z 2015r. , poz. 1743).
inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczonej do kategorii B po upływie terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego
Część wytworzonej dokumentacji o trwałej wartości historycznej, naukowej, kulturowej, dowodowej lub praktycznej dla gospodarki narodowej stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w archiwum zakładowym materiały archiwalne przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie.
Natomiast pozostała dokumentacja niearchiwalna po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.
Prokuratura Okręgowa w Olsztynie dokumentację wytworzoną w wyniku swej działalności przechowuje w archiwum zakładowym według następujących kategorii:
„A” – materiały archiwalne, które mając trwałą wartość historyczną podlegają przekazaniu po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym do właściwego terytorialnie archiwum państwowego,
„B” – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
„BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego terytorialnie archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.
Zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173, z późn.zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia), regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 156, poz. 970).
Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych, winny złożyć we właściwej jednostce organizacyjnej prokuratury wniosek, który powinien zawierać:
nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającego się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, typ materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy,
cel i przewidywany sposobu wykorzystania materiału archiwalnego.
Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wyżej wymienione materiały.
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym reguluje Rozdział 7 Zarządzenia Nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury
Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostepnienia (art. 17 Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczegółowe wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w powyższym artykule.

References: art. 15
 art. 23
 art.14
 art.73
 art. 11
 art. 20
 art. 11
 art. 397