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Timestamp: 2017-04-23 10:00:34+00:00

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Steuerrechner Rückstellung Archivkosten
Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form
I. Rückstellung dem Grunde nach
Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB , § 147 AO sowie Einzelsteuergesetze) besteht (BFH-Urteil vom 19. August 2002, BStBl 2003 II S. 131 ). Die Passivierungspflicht besteht sowohl in der Handelsbilanz als auch (über den Maßgeblichkeitsgrundsatz) in der Steuerbilanz.
Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht (vgl. H 6.11 – Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – EStH 2014 ).
Rechner Rückstellung Archivkosten
Nutzfläche des Archivs in qm: qm
Kosten pro qm/Monat (ortsübliche Miete und Nebenkosten) Euro
Zukünftige Kostensteigerung %
Sonstige Kosten pro qm/Monat (Reinigung,Hausmeister usw.) Euro
Abschreibung Inventar:
Inventarsumme Euro
Anschreibung in Prozent %
Mit Abzinzung
nach Handelsrecht %
nach Steuerrecht %
Rückstellung Vorjahr nach:
nach Handelsrecht Euro
nach Steuerrecht Euro
Es besteht nicht für alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Einige Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren. Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 4 HGB , § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 3 AO ) sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b UStG). Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 4 HGB , § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 3 AO ). Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwandes kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Dabei kommt es vor allem darauf an, wie sich die aufbewahrten Unterlagen zusammensetzen. Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, bestehen keine Bedenken, für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, einen Abschlag von 20 v. H. von den Gesamtkosten vorzunehmen.
II. Rückstellung der Höhe nach
a) Berücksichtigungsfähige Kosten
Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe b EStG ).
verpflichtet ist, einen Abschlag von 20 v. H. von den Gesamtkosten vorzunehmen.
Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:
• einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagenfür das abgelaufene Wirtschaftsjahr , für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für diefortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (z. B. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen, der entsprechend auch nur anteilig zu berücksichtigen ist.
• Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben. (Es kann wohl davon ausgegangen werden, dass die Archivierung weiterhin mit den vorhandenen Regalsystemen erfolgt.)
• anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume (BFH-Urteil vom 11. Oktober 2012, BStBl 2013 II, S. 676 , Änderung der Rechtsprechung),
• der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstandes ist (Folge aus dem BFH-Urteil vom 11. Oktober 2012, a. a. O).
• die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG ),
• die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und
• die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
b) Berechnung der Rückstellung
Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn). In der Praxis wird die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen üblicherweise nach dieser Berechnungsmethode ermittelt. Eine Unterscheidung zwischen den zehn und sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann in der Regel insoweit aus Vereinfachungsgründen unterbleiben.
Die Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung fallen nur einmal an; sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.
c) Abzinsung der Rückstellung
Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe e S. 2 EStG der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.
d) Handelsrechtlicher Höchstansatz
Mit R 6.11 EStR 2012 ist neu geregelt worden, dass mit Ausnahme von Pensionsrückstellungen die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten darf. Der BFH hat diese Auffassung zwischenzeitlich mit Urteil vom 11. Oktober 2012, a. a. O., bestätigt. Zur genauen Begründung und zeitlichen Anwendung dieser Regelung Hinweis auf ESt-Kartei § 5 EStG Karte 5.3.
III. Bilanzberichtigung
Die hier dargestellten Änderungen der Rechtsprechung (Bildung der Rückstellung dem Grunde nach, BFH-Urteil vom 19. August 2002, a. a. O. und Rückstellungsfähigkeit von Finanzierungskosten, BFH-Urteil vom 11. Oktober 2012, a. a. O.) sind in allen noch offenen Fällen anzuwenden. Bilanzberichtigungen wegen Änderung der Rechtsprechung sind nach der Aufgabe des subjektiven Fehlerbegriffs durch den BFH (Beschluss vom 31. Januar 2013, GrS 1/10 , BStBl 2013 II S. 317 ) im ersten noch nicht bestandskräftig veranlagten Veranlagungszeitraum möglich (vgl. ESt-Kartei § 4 EStG Nr. 3.1)
Eine Vorlage für die Berechnung der Rückstellung findet sich im OFD-Vorlagenverzeichnis/Allgemeine Prüffelder/Passiva/RSt Rückstellung Geschäftsunterlagen.
AfA und Unterhaltskosten für den PC-Arbeitsplatz (anteilige Raumkosten für 2 m 2 zuzüglich anteilige AfA PC-Arbeitsplatz
5,5 =
Das Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in Papierform in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes mit einer Größe von 10 m 2 auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von (vorhandenen) Geschäftsunterlagen zu rechnen:
Anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (10 m 2, jährlich)
x 5,5 =
OFD Niedersachsen v. 05.10.2015 - S 2137 - 106 - St 221/St 222
Top Rückstellung für Archivierungskosten
Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:Handwerkskammer-Zusatzbeiträge: Wann Rückstellungen gebildet werden dürfenHandwerkskammer-Zusatzbeiträge: Wann Rückstellungen gebildet werden dürfen
Die Vollversammlung der Handwerkskammer setzte jeweils a...Handwerkskammer-Zusatzbeiträge: Wann Rückstellungen gebildet werden dürfen
Im Streitfall ergebe sich die hinreichende Konkretisierung zusätzlich aus dem Beschluss der Vollversammlung über die Festlegung des Zusatzbeitrags für das Folgejahr, in dem die Höhe des Beitrags genau und bindend festgelegt wurde. Auch für die beiden Folgejahre sei eine Inanspruchnahme aufgrund der langjährigen Praxis ganz überwiegend wahrscheinlich gewesen, sodass eine Rückstellung in der Bilanz des Klägers zulässig war.Rechnungslegung: Änderung der handelsrechtlichen Vorschriften zur Berechnung der Rückstellungen für Altersversorgungsverpflichtungen
Der Betrachtungszeitraum bei Altersversorgungsverpflichtungen soll gemäß § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB-E auf 10 Jahre verlängert werden; im Übrigen bleibt der Betrachtungszeitraum bei Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr wie bisher bei 7 Jahren.
Quelle: WPK, Mitteilung vom 27.01.2016
Einkommensteuer: Abzinsung von Schadenrückstellungen der VersicherungsunternehmenNach dem BMF-Schreiben vom 16. August 2000 (BStBl I S. 1218) können Versicherungsunternehmen Schadenrückstellungen nach einem Pauschalverfahren abzinsen. Die Anwendbarkeit dieser Pauschalregelung ist zeitlich begrenzt (vgl. BMF-Schreiben vom 12. Juli 2005, BStBl I S. 819, vom 9. September 2009, BStBl I S. 930, und vom 4. November 2013, BStBl I S. 1332).
In Abstimmung mit den obersten Finanzbehö...Nach dem BMF-Schreiben vom 16. August 2000 (BStBl I S. 1218) können Versicherungsunternehmen Schadenrückstellungen nach einem Pauschalverfahren abzinsen. Die Anwendbarkeit dieser Pauschalregelung ist zeitlich begrenzt (vgl. BMF-Schreiben vom 12. Juli 2005, BStBl I S. 819, vom 9. September 2009, BStBl I S. 930, und vom 4. November 2013, BStBl I S. 1332).
In Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder wird die zeitliche Anwendbarkeit der Pauschalregelung zur Abzinsung von Schadenrückstellungen der Versicherungsunternehmen nochmals verlängert. Randnummer 15 des BMF-Schreibens vom 16. August 2000 (a. a. O.) wird wie folgt gefasst:
„III. Zeitliche Anwendung
Die Pauschalregelung kann für Wirtschaftsjahre in Anspruch genommen werden, die vor dem 1. Januar 2017 enden.“
Ärzte dürfen für Honorarrückforderungen der Krankenkassen Rückstellungen bildenZwei Ärzte, die eine Gemeinschaftspraxis betrieben, hatten in ihrem Jahresabschluss Rückstellungen für (ungewisse) Honorarrückforderungen der Kassenärztlichen Vereinigung (KÄV) gebildet, weil sie die Verschreibungsrichtgrößen pro Quartal um 216 %, 198 %, 169 % und 195 % überschritten hatten. Das Finanzamt hatte diese Rückstellungen gewinnerhöhend aufgelöst, die dagegen erhobene Klage war erfolglos...Zwei Ärzte, die eine Gemeinschaftspraxis betrieben, hatten in ihrem Jahresabschluss Rückstellungen für (ungewisse) Honorarrückforderungen der Kassenärztlichen Vereinigung (KÄV) gebildet, weil sie die Verschreibungsrichtgrößen pro Quartal um 216 %, 198 %, 169 % und 195 % überschritten hatten. Das Finanzamt hatte diese Rückstellungen gewinnerhöhend aufgelöst, die dagegen erhobene Klage war erfolglos geblieben.
Rückstellungen in voller Höhe auch bei Zusage einer ÜberversorgungErteilt ein bilanzpflichtiges Unternehmen einem Angestellten eine Versorgungszusage, die unter Anrechnung sonstiger Rentenansprüche mehr als 75 % der letzten Aktivbezüge beträgt (sog. Überversorgung), kann es die entsprechenden Rückstellungen in voller Höhe in seine Bilanz einstellen. Dies entschied das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einem Urteil vom 2. Dezember 2014 (Az. 6 K 6045/12). Der 6....Erteilt ein bilanzpflichtiges Unternehmen einem Angestellten eine Versorgungszusage, die unter Anrechnung sonstiger Rentenansprüche mehr als 75 % der letzten Aktivbezüge beträgt (sog. Überversorgung), kann es die entsprechenden Rückstellungen in voller Höhe in seine Bilanz einstellen. Dies entschied das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einem Urteil vom 2. Dezember 2014 (Az. 6 K 6045/12). Der 6. Senat wendet sich damit gegen die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) und die gegenwärtige Praxis der Finanzverwaltung.
In dem der Entscheidung zugrunde liegenden Fall hatte eine GmbH einem Gesellschafter, der zugleich Geschäftsführer war, ein festes monatliches Ruhegehalt von 6.000 DM ab Vollendung des 65. Lebensjahres zugesichert. In seinem letzten aktiven Jahr als Angestellter arbeitete der Geschäftsführer nur noch in Teilzeit. Dadurch reduzierte sich sein monatliches Gehalt um ein Drittel. Bei Ausscheiden aus dem Angestelltenverhältnis standen ihm neben der betrieblichen Versorgung noch Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung und einer von der GmbH abgeschlossenen Direktversicherung zu. Das klagende Unternehmen stellte in den Streitjahren in seinen Bilanzen Rückstellungen ein, die die Versorgungszahlungen in voller Höhe berücksichtigten. Das Einkommensteuergesetz sieht in § 6a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 Satz 4 vor, dass Werterhöhungen oder Verminderungen der Pensionsleistungen nach dem Schluss des Wirtschaftsjahres, die hinsichtlich des Zeitpunktes ihres Wirksamwerdens oder ihres Umfanges ungewiss sind, bei der Berechnung des Barwertes der künftigen Pensionsleistungen und der Jahresbeträge erst zu berücksichtigen sind, wenn sie eingetreten sind.
Das Gericht entschied nun, dass der zur Entscheidung stehende Fall schon nicht vom Gesetzeswortlaut erfasst sei, weil dem früheren Geschäftsführer eine unabänderliche Versorgungszusage erteilt worden sei, so dass eine Ungewissheit im Gesetzessinne nicht vorliege. Unabhängig davon sei aber auch nicht der Rechtsprechung des BFH zu folgen, die bei einer Überversorgung im oben beschriebenen Sinne immer zu einer Kürzung der Pensionsrückstellung führe.
Diese Rechtsprechung finde keine Stütze im Gesetz, die Grundlagen der Berechnung der Überversorgung seien unklar und führten insbesondere bei der Inanspruchnahme von Altersteilzeit zu ungerechten Ergebnissen, da sich die Berechnungsgrundlage wegen des reduzierten Gehalts zuungunsten des Versorgungsempfängers verschiebe. Dies konterkariere die vom Gesetzgeber gewollte und arbeitsmarktpolitisch sinnvolle Förderung der Altersteilzeit.
Der 6. Senat hat wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Streitsache die Revision zum Bundesfinanzhof in München zugelassen.
Quelle: FG Berlin-Brandenburg, Pressemitteilung vom 14.04.2015 zum Urteil 6 K 6045/12 vom 02.12.2014

References: § 147
 § 147
 § 147
 § 6
 § 5
 § 4
 § 253
 § 6