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REGISTRO SISTEMATIZADO DE PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS EN LA ORGANIZACIÓN. Manual para el Aprendiz - PDF
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Luis Vega Velázquez
1 REGISTRO SISTEMATIZADO DE PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS EN LA ORGANIZACIÓN Manual para el Aprendiz SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA PROGRAMA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
2 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PRESENTACIÓN Estimados Aprendices: Yo soy DAIRA dicen que en griego significa sabiduría y es la que quiero compartir con ustedes, quiero contarles que una vez alguien me dijo que la Contabilidad es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Juntos como EQUIPO trabajemos en la creación y operaciones que día a día se presentan en una empresa, para esto se ha diseñado este manual que les permitirá afianzar su conocimiento y ayudara a cumplir con su proyecto de una manera más creativa, didáctica e innovadora, y de esta manera fortalecerán sus tres saberes SABER (CONOCIMIENTO), SABER HACER Y SABER SER que rodearan sus TRABAJO EN EQUIPO es coordinar e integrar esfuerzos mancomunadamente a través de estrategias y metodologías que les permita para sacar adelante una meta propuesta, para el manual se trabajara a lo largo de dos años y al final el esfuerzo será recompensado. procesos educativos y productivos de ahora en adelante. Adicionalmente propongo mejorar los procesos Articulados en los Colegios con el llamado trabajo autónomo para así fortalecer el programa Técnico en Contabilización de Operaciones Comerciales y Financieras, aprovechando mejor el tiempo libre. El manual cuenta con un paso a paso, y una serie de conceptos y ejercicios aplicados que van a la vanguardia con la Normatividad Vigente y Técnicas de Información y Comunicación TIC S, también una Inducción a las Normas Internacionales de Contabilidad, de esta manera su Equipo de Trabajo podrá orientarse y darse una idea de cómo deben realizarse cada una de las operaciones, transacciones o simplemente diligenciar formatos que intervienen en una Organización, para esto haremos el recorrido desde que se crea hasta la entrega de informes financieros, que le permitan tomar decisiones y observar los comportamientos contables que se irán desarrollado en su proyecto para y a su vez en un paquete contable. BIENVENIDOS! les º2
3 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS TABLA DE CONTENIDO 1. HORIZONTE INSTITUCIONAL 2. LEGALIZACIÓN 3. INTRODUCCIÓN NIIF 4. FLUJO DE DOCUMENTOS 5. NÓMINA 6. CIERRES Y AJUSTES 7. LIBROS OFICIALES 8. ESTADOS FINANCIEROS º3
4 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 1. HORIZONTE INSTITUCIONAL Con la siguiente información su Equipo de Trabajo construirá el Horizonte Institucional para la Organización: Paso 1: Idea de Negocio: Identifiquen una necesidad en el Mercado, la cual permitirá que ustedes puedan crear un producto (solo para efectos del producto, no aplica para la contabilidad) o mejorar uno actual. Crear un logo llamativo en honor a su idea de negocio. Paso 2: Clasificación: Ubique su empresa de acuerdo al sector, capital y tamaño. Clasificación de las empresas: Permite identificar su Organización de acuerdo a la actividad que va a desarrollar en el mercado, procedencia del capital y el tamaño, de acuerdo a sus necesidades. Escriban el nombre ó palabra clave que desean tener en su empresa y al dar click en consultar, pueden verificar que ya no exista. Listo! Ya cuentan con un nombre para su empresa. Figura 1. Paso 3: Búsqueda del Nombre: Ingresen el link: donde se realizan las consultas de los posibles nombres para su empresa. Horizonte Institucional: Fundamentos teóricos, que especifican el que hacer en una empresa, la proyección a corto y largo plazo. Dentro los cuales se encuentran: Misión, Visión, Objetivos y Organigrama. º4
5 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS Misión: Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa. Y debe responder a: Paso 5: Visión: Elaboren la Visión de su empresa, en un párrafo, describir el tiempo de un futuro deseable, como quieren ver la empresa a largo plazo, esta debe servir como aliciente. Recuerden normas de redacción y coherencia del texto.. Paso 4: Misión: Elaboren la Misión de su empresa en un párrafo, realicen la descripción de su objeto social y para quien se dirige su producto. Recuerden normas de redacción, ortografía y coherencia del propósito que buscan con su Organización. 1. A que se dedica la Organización. 2. Para que lo hace. 3. Y para quién lo va a hacer. Visión: Es el QUERER SER, es la exposición clara que indica hacia donde se dirige la empresa en el mediano o largo plazo (3 a 5 años en adelante), aquí la Objetivos: Son los resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar. Deben ser medibles, claros y alcanzables, se componen de 1 Objetivo General y Mínimo 4 Específicos. pregunta a responder es en dónde queremos estar en los próximos años? a través de una estrategia para lograrlo. Es hora de realizar la Misión, Visión y Objetivos (1 General y mínimo 3 Específicos). No olviden la importancia del rumbo que le van a dar a su Organización. Paso 6: Objetivo General: Construyan un propósito en el largo plazo que se quiera alcanzar y que valla en la misma dirección de la estrategia de la visión, recuerden que debe iniciar en verbo infinitivo (ar, er, ir, oir) y en un solo párrafo. Paso 7: Objetivos Específicos: Construyan mínimo 4 ideas encaminadas hacia a la producción, calidad, publicidad o mercadeo y servicio al cliente. Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Representa las estructuras departamentales, en un esquema de relaciones jerárquicas, de mando, de control y funciones que se encuentren. Paso 8: Organigrama: Grafiquen su empresa, teniendo en cuenta: Diseño: Rectángulos, líneas conectoras sin flechas, Nombre del cargo y jerarquía (mandos altos, intermedios y operativos), como lo muestra la figura 2. Órganos de Control: Cargos creados para el desarrollo de actividades, el órgano principal son los socios y su nombre depende del tipo de sociedad, ejemplo: Junta de Socios y Gerente (Ltda.), Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva, Gerente y Revisor Fiscal (SA o SAS) ó topes que exige la ley de cada año. º5
6 CARGO PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS ÓRGANO DE CONTROL REPRESENTANTE DE LA EMPRESA Realicen su organigrama de acuerdo al TIPO DE SOCIEDAD, identifiquen primero que cargos ó departamentos deben tener en su Organización. DEPARTAMENTO Ó CARGO DEPARTAMENTO Ó CARGO DEPARTAMENTO Ó CARGO DEPARTAMENTO Ó CARGO Figura 2 2. LEGALIZACIÓN 2.1 CONSTITUCION DE LA SOCIEDAD PASO 1: IDENTIFICAR EL TIPO DE SOCIEDAD: Cuando se inicia la legalización de la empresa hay que definir el tipo de sociedad. Sociedad: Es aquella por la cual dos o más personas se obligan en común acuerdo a hacer aportes (especie, dinero o inventarios), con el ánimo de percibir ganancias, a través de la realización de actividades de prestación de servicios y/o venta de productos. Persona Natural: Anímense y conozca más de las Sociedades que actualmente se encuentran vigentes en Colombia, los invito a ingresar en los siguientes links: desempresariales.pdf ó sociedades o bibliotecas virtuales que les permita ampliar su saber En esta clasificación no existen opciones de empresa. Para un emprendedor es la opción ideal, ya que no tendrá que desplegar estructuras jurídicas ni de administración complejas y responderá con su patrimonio ante cualquier acción realizada. Y Código de Comercio: A partir del Art º6
7 RECUERDEN: PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASO 2: LEGALIZAR LA EMPRESA ACTA DE CONSTITUCIÓN: Una vez analizado el tipo de sociedad que van a constituir los socios deben dejar por escrito en una reunión el Acta de Constitución, de acuerdo a los documentos entregados por el SENA elija el documento que soporte la constitución de su sociedad. Acta de Constitución: Documento donde se informa la creación de la empresa y el tipo de sociedad, se especifica el objeto social a desarrollar, los datos de los socios, los aportes y datos de ubicación de la empresa. Anónima Limitada Por Acciones Simplificada PASO 3: LEGALIZAR LA EMPRESA ESCRITURA PÚBLICA: Para darle vida jurídica a la sociedad es necesario legalizar la escritura en la notaría, seleccionen su tipo de sociedad: Anónima Limitada Persona Jurídica: Conformación de dos o más personas o empresas para conformar una sociedad, para esta clasificación existen diferentes tipos de empresa clasificadas como sociedades. Escritura Pública: Documento que le da vida jurídica a la empresa al momento de su registro notarial. En Tres simples pasos, pueden constituir su empresa para la Organización. º7
8 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 2.2 REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES RUES PERSONA NATURAL O JURÍDICA RUES (Registro Único Empresarial y social) Es la primera red nacional de servicios regístrales, que integra y centraliza el Registro Mercantil, el Registro de Proponentes, EL Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades y Juegos de Azar, Registro de Veedurías Ciudadanas, y Registro de Economía Solidaria que administran las Cámaras de Comercio.Es el Principal aliado estratégico del sector empresarial y del Gobierno Nacional, al ofrecer información y operaciones confiables y oportunas para la toma de decisiones comerciales y económicas. El RUES (Registro Único Empresarial y Social) es un requisito establecido por la Resolución de la Superintendencia de Industria y Comercio, desde el 01 de Enero de 2013, garantizando que se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de los usuarios de los registros públicos de todo el país. ENCABEZADO: En el encabezado del formulario RUES encontramos el código de la Cámara y la fecha de diligenciamiento, en el código de la Cámara debe diligenciar el número 04 que corresponde a la Cámara de Comercio de Bogotá, donde se supone Ud. está realizando el tramite, en el caso de la fecha de diligenciamiento debe tener en cuenta la fecha de creación de su empresa y la fecha que coloque en este formulario va a ser la misma de expedición de su matrícula mercantil como persona Natural o Jurídica. PARTE 1 NFORMACIÓN DEL REGISTRO: Para el diligenciamiento del documento se tendrá en cuenta solo la primera casilla que nos habla del registro mercantil, marque con una x en matricula porque está creando una nueva empresa, después asigne un código alfanumérico de 8 dígitos como matricula y escríbalo en el campo de N de Matricula tenga en cuenta que el año que renueva no aplica porque es primera vez. º8
9 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS En la información del registro se encuentran estas dos casillas que no deben ser diligenciadas por su empresa porque no son una entidad sin ánimo de lucro y tampoco van a licitar con una entidad del estado que en cuyo caso si se realizaría el Registro Único de Proponentes. En la información del registro se encuentran estas dos casillas que no deben ser diligenciadas por su empresa porque no son una entidad sin ánimo de lucro y tampoco van a licitar con una entidad del estado que en cuyo caso si se realizaría el Registro Único de Proponentes. PARTE 2: IDENTIFICACIÓN: En esta sección debe escribir la Razón Social solo si es Persona Jurídica (Empresa) junto con la Sigla (es una abreviatura del nombre si no la tiene puede escribir la sigla según el tipo de sociedad SAS, S.A o LTDA) o escribir el Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombres solo si es persona Natural, en cuyo caso escribirá Número de Identificación y seleccionara el tipo de Identificación con una X, escribiendo el país de expedición de dicho documento que en nuestro caso es Colombia, pero si escribió razón Social es decir es una empresa debe escribir el numero del Nit (9 dígitos que comienzan por 800,900,860) con su digito de verificación respectivo (número entre 1-9). Estimado aprendiz recuerde que si usted es una empresa no debe diligenciar los campos de persona Natural, y si es una persona Natural no debe diligenciar los campos de Empresa. Sigue paso a paso para diligenciar correctamente el RUES. Cada documento presentado a continuación puede presentar modificaciones ya que su ciclo no es indefinido. º9
10 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS Diligencie en este campo la dirección donde se encuentra ubicada su empresa este dato se obtiene del acta, minuta o escritura pública. Escriba el nombre del barrio donde se encuentra ubicada su U.E.D Municipio: Diligencie este campo con 001. Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace gov.co/descargas/formularios/2012/municipios.pd f Departamento: Diligencie este campo con 11. Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace co/descargas/formularios/2012/departamentos.pdf SI su U.E.D cuenta con fax o Apartado aéreo diligéncielos en estos espacios de lo contrario deje los espacios en blanco. Diligencie el teléfono fijo de la dirección donde se encuentra ubicada su U.E.D Diligencie el teléfono celular del representante legal y escriba con x en si que es la autorización para el envió de información. Este dato no es de carácter obligatorio y recuerde que es un ejemplo práctico. El correo electrónico es un buzón electrónico de contacto virtual entre su U.E.D y la cámara de comercio. Ej: La página Web es el sitio en internet donde se encuentra la información de su compañía, en la actualidad es una forma más sencilla y actual de tener contacto con los clientes. Ej: º10
11 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 3.2: DATOS DE UBICACIÓN DE NOTFICACIÓN: Si sus datos e información para recibir notificaciones es diferente al paso 4, diligencien este cuadro de lo contrario debe quedar en blanco. PASÓ 3.3: UBICACIÓN DE LA EMPRESA: Señale con una X el tipo de lugar donde se ubica la Organización. PASÓ 4: ACTIVIDADES ECONOMICAS: Estimado aprendiz tenga en cuenta el Dane realizo una adaptación para Colombia del código CIIU(clasificación industrial internacional uniforme), la cual fue tomada por la Dian con su resolución 139 del 01/12/2012, y por la cámara de comercio para consultar su código CIIU consulte el siguiente link, con el cual la secretaria de hacienda distrital adopto los mismos códigos y permite que las entidades hablen en un mismo idioma (Dian, cámara de comercio y secretaria de hacienda distrital) recuerde que este es el mismo código que diligenciara en el Rut y Rit pdf PASÓ 5: INFORMACIÓN FINANCIERA: En la información financiera debe tener en cuenta los aportes de sus socios o accionistas para diligenciar lo que tiene que ver con activo, pasivo y patrimonio porque las pérdidas y ganancias aplican para negocios que se encuentran en funcionamiento y están realizando renovación de matrícula mercantil, tenga en cuenta la ecuación patrimonial (Activo = Pasivo + Patrimonio) para el correcto diligenciamiento de su información así como también el tipo de aportes si son en dinero o en especie, su empresa no puede contar con pasivos, ni ingresos ni costos, ni gastos porque está en proceso de apertura. º11
12 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 5.1: Para nuestro caso nuestra Organización es importadora ni exportadora porque no trae bienes de otros países ni tampoco lleva sus productos a otros países, sus trabajadores van a ser todos a nivel nacional por tal motivo escriba el número y los trabajadores temporales se determinaran cuando realice su nomina por ahora deje en blanco estos campos. PASO 5.2: EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO: Determinen si su Organización es una (Empresa Asociativa de trabajo) E.A.T y diligencie la información de acuerdo con los aportes realizados por cada socio, recuerde que el total de los aportes debe sumar en pesos el 100% de aportes. PASÓ 6.1: CAPITAL SOCIAL: Se debe diligenciar si los aportes son nacionales en un 100% y privado en un 100%, si es que no hay capital extranjero y segundo si no han recibido dinero del estado en la Organización. PASO 7: ESTADO ACTUAL DE LA EMPRESA: Se debe seleccionar en 02 - ETAPA PREOPERATIVA, ya que hasta ahora se está legalizando la empresa. En las próximas renovaciones su estado será ACTIVA ó cualquier otra de las opciones dependiendo del proceso que lleve en los próximos años. PASÓ 7.1: RAZÓN SOCIAL Y Nª DE MATRICULA: Escriba el nombre de la empresa o Persona Natural y el número de matrícula diligenciado anteriormente. Las Empresas Asociativas de Trabajo: Son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, y otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. (Ley 10 de 1991, art. 1 ). La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada. PASÓ 8: TIPO DE ORGANIZACIÓN: De acuerdo al tipo de sociedad que constituyeron con la escritura marque con una X la que corresponde. PASÓ 6: FECHA DE CONSTITUCIÓN: La fecha de constitución así como la duración de la Organización se puede obtener del acta de constitución, minuta o escritura pública. º12
13 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 9: NÚMERO DE ESTABLECIMIENTOS: Escriban el número de establecimientos de comercio donde su Organización desarrolla su objeto social de acuerdo a lo que se dedica. PASÓ 10: REFERENCIAS BANCARIAS Y COMERCIALES: Ingrese los datos de entidades bancarias con las cuales van a realizar transacciones y empresas a las cuales les vallan a realizar compras y ventas. PASÓ 11: DETALLE DE LOS BIENES RAICES QUE POSEA: Realice la descripción de los bienes raíces que posee su Organización de acuerdo con el aporte de los socios o accionistas. º13
14 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASO 19: FIRMAS: En este último campo se debe escribir el nombre del representante legal designado para la Organización o el nombre de la persona Natural, con su número de identificación, seleccionar con una X el tipo de documento y país de expedición y por último firmar para culminar con éxito. 2.3 INSCRIPCIÓN LIBROS OFICIALES PASO 1: ENCABEZADO: Identificación de la carta Dirigida a la Cámara de Comercio solicitando la inscripción de Libros. Indicar la fecha de radicación. REGISTRO DE LIBROS OFICIALES (Anexo 17): Son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad. Una de las obligaciones de las empresas y de las personas naturales que pertenecen al régimen común es registrar sus libros en la cámara de Comercio a continuación conoceremos como se diligencia el respectivo formato. PASÓ 2: RAZÓN SOCIAL: Diligencie en las líneas el nombre de su Organización o el nombre de la persona Natural Régimen Común. PASÓ 3: MATRÍCULA MERCANTIL: Diligencie el número de la matrícula mercantil que obtiene una vez diligenciado el RUE del contribuyente (Persona Jurídica o Natural). º14
15 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 4: DATOS DE LIBROS A REGISTRAR: El número de registro es de uso exclusivo de la cámara de comercio por lo tanto no diligencie este campo. Cantidad de Hojas a utilizar en cada libro, normalmente son 100 como máximo y mínimo 50. La numeración normalmente es de 1-99 pero depende de la cantidad de hojas que registro en hojas útiles. El número de registro es de uso exclusivo de la cámara de comercio por lo tanto no diligencie este campo. Los nombres de los libros que debe registrar son: Libro de Actas y Libro de Socios o Accionistas. El código es de libre elección por la U.E.D que esta inscribiendo los libros puede ser alfanumérico, por ejemplo el Libro Diario puede tener el código LD2221. PASÓ 5: EN CASO DE COMPRAR LOS LIBROS EN LA CÁMARA DE COMERCIO: Diligencie estos campos en caso de que asuma que le compro los libros a la cámara de comercio de lo contrario, no diligencie ningún campo. Indicar el Formato de Impresión Horizontal ó Vertical. Indicar el Tipo de Papel, para la Cámara de Comercio aplica Blanco. Indicar el Tamaño del Papel Carta u Oficio. Indicar el Tipo de Impresión hojas sencillas (Sueltas) ó Dúplex (Continuas).. º15
16 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 5: FIRMAS: Estos campos deben ser diligenciados por el representante legal de la Organización en donde debe firmar, escribir su nombre y su número de identificación para culminar el diligenciamiento de este documento. Ya tienen los elementos necesarios para registrar sus Libros Oficiales de acuerdo al tipo de Sociedad y las Actividades a Realizar. LIBRO DE SOCIOS O ACCIONISTAS: Este libro identifica la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. LIBRO DE ACTAS: Son documentos que guardan la información sobre temas tratados en reuniones con los órganos de control de cualquier tipo de sociedad, tratando temas administrativos, jurídicos, económicos, financieros o contables. Siempre deben ir finados por un Presidente y Secretario. LIBRO AUXILIARES: Registro de forma detallada las cada una de las operaciones en cada periodo, y de las cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. LIBRO DIARIO: En el cual se registran día a día todas las operaciones ocurridas en el período. LIBRO MAYOR Y BALANCES: Registro de forma resumida los rubros realizados en el periodo anterior, movimientos débitos y créditos del período y finalmente para registrar los nuevos saldos o rubros. LIBRO INVENTARIOS: Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios. º16
17 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 2.4 CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN Y GERENCIA CERTIFICADO DE CONSTITUCIÓN Y GERENCIA (Anexo 18): El certificado contiene información legal de la empresa, organización administrativa de la misma y representación legal. Es expedido por la Cámara de Comercio quien es la que se encarga de recopilar toda esta información importante y plasmarla en este documento. PASO 1: ENCABEZADO: Diligencie la fecha de expedición del certificado de constitución y gerencia, que es la misma en la que le expiden la matrícula mercantil por medio del RUE. Diligencie la fecha de expedición días después ó el mismo día de haber registrado su U.E.D. Diligencie los datos básicos de su U.E.D nombre o razón social, Nit y domicilio, tenga en cuenta que estos datos fueron previamente diligenciados en el RUE. Diligencie el número de matrícula mercantil que le asigno la Cámara y Comercio por intermedio del RUE DE PERSONAS NATURALES Ó JURÍDICAS PASO 2: LA CÁMARA CERTIFICA QUE: Como se constituyo y que actividad realiza. Revisen su Escritura o Documento Privado y escriban los datos de constitución: Tipo de Constitución Escritura o Documento Privado, N, N Notaría, Fecha de Constitución, N Folio y Libro. Razón Social de la U.E.D. Duración de la Sociedad. Objeto Social: Descripción de actividad económica que realiza. º17
18 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 3: CAPITAL SOCIAL: Identifique el tipo de Sociedad y la forma de composición del Capital. 1. Cuotas o Partes y 2. Acciones. 1 2 Tenga en cuenta que el capital es diferente para cada tipo de sociedad, el Certificado de Constitución y Gerencia específica para el caso de las S.A, S.A.S, Cual es su capital Autorizado, suscrito y pagado y de cada uno especificar en cuantas acciones se encuentra representado y que valor nominal tiene cada una, de igual manera en el caso de las sociedades LTDA, debe especificar en cuantas cuotas se encuentra representado su Capital Social y que valor nominal tiene cada cuota. PASÓ 4: NOMBRAMIENTO REPRESENTANTE LEGAL Y FUNCIONES: En esta parte se certifican los nombramientos del representante legal principal y suplente así como el número de identificación de cada uno de ellos, y se suministra la información del acta donde se realizaron dichos nombramientos. Adicional se especifican las facultades y funciones del Representante Legal, que se encuentran estipuladas en los estatutos de la U.E.D que se encuentran en la escritura Pública de constitución. Una de las facultades del representante legal es convocar al principal órgano de Administración de la U.E.D de acuerdo con el tipo de Sociedad, diligencie el nombre de su Órgano Administrativo más importante en estos campos. º18
19 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASO 5: DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN: Diligencie la dirección donde se encuentra ubicada la empresa, recuerde que este dato ha sido suministrado previamente en el RUE de Persona Natural o Jurídica. El Certificado lo pueden solicitar en le Cámara de Comercio, y consultar a todas las empresas que deseen saber su estado, tan solo con el NIT. 2.5 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO- RUT SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN: Donde se escriben datos básicos de la persona Natural o Jurídica, tales como Nombre completo o razón social, así como número de identificación. Tengan en cuenta que cada dato que nos solicita el RUT esta numerado y esta va a ser la guía para aprender sobre su diligenciamiento. Adicionalmente cada vez que realice algún tipo de actualización debe ser informado a la DIAN. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO RUT (Anexo 19): Constituye el único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Consta de TRES secciones: Identificación, Ubicación y Clasificación. SECCIÓN 2: UBICACIÓN: Donde la persona Natural o Jurídica escribe los datos de su país de Ubicación, Departamento, Municipio, Dirección, Correo Electrónico, Apartado Aéreo y Teléfonos. SECCIÓN 3: CLASIFICACIÓN: En esta sección se suministran datos como el código de actividad Económica, la fecha de Inicio de Actividad, el número de establecimientos que tiene la º19
20 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS Empresa o persona Natural y las responsabilidades asignadas por la DIAN, las firmas del representante de la empresa o persona Natural y funcionario DIAN. PASO 1: ENCABEZADO: El encabezado le permitirá iniciar la identificación de los datos de su Organización. Relacione cada uno de los numerales e inicie su diligenciamiento. 2. CONCEPTO: Para la U.E.D. si actuamos como persona natural ó jurídica y lo vamos a registrar por primera vez el código asignado es 01. Inscripción. 4. NÚMERO DE FORMULARIO: Es un número asignado por la DIAN que consta de 12 dígitos para nuestro proyecto es de libre creación por parte de los Grupos de Estudio. 5. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA (NIT): Número asignado por la DIAN, para las UE.D puede empezar con 800, 830, 860 ó 900 y posee nueve dígitos, para el caso de las personas Naturales es el número de cedula de ciudadanía. Ej: DIGITO DE VERIFICACIÓN: Es un número de control que asigna la DIAN a todos los que diligencia el RUT, este número debe estar entre 0 y 9 y debe ser escogido por su U.E.D. 12. DIRECCIÓN SECCIONAL: La DIAN esta divida en Direcciones Seccionales normalmente hay una para cada departamento para nuestro caso si somos una empresa o una persona Natural vamos a utilizar la número 32. Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá, pero en el caso que como U.E.D. se nos asignen la obligación de Grandes Contribuyentes entonces solo para este caso será la 31. Dirección seccional de Grandes Contribuyentes, las direcciones seccionales son importantes para la DIAN porque cada una va a vigilar cada empresa o persona natural comerciante en su departamento. Diligencie el código en al cuadro según corresponda. 14. EL BUZÓN ELECTRÓNICO: Es el correo de su empresa o persona natural donde la DIAN enviara notificaciones. Escríbalo en el espacio en blanco. º20
21 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 2: IDENTIFICACIÓN: Datos correspondientes a la Persona Jurídica o Persona Natural dado el caso. 24. TIPO DE CONTRIBUYENTE: Ante la DIAN y para el caso del RUT están contemplados dos tipos de contribuyentes 1. Personas Jurídicas que aplica para todas las empresas y el 2. Personas Naturales diligéncielo en su RUT como se muestra en la figura y teniendo en cuenta si es empresa o es persona Natural. 25. TIPO DE DOCUMENTO: El tipo de documento le corresponde únicamente a la persona Natural seleccionar el documento con el que desee formalizar este trámite de la siguiente lista: 12. Tarjeta de Identidad 13. Cedula de Ciudadanía 21. Tarjeta de Extranjería 22. Cedula de Extranjería 31. Nit Después de seleccionar alguno de los anteriores tipos de documentos diligencie como se muestra en la figura. 26. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN: Diligencie este campo con el número que figure en el documento de identificación. Si selecciono el número 2 Persona Natural usted debe diligenciar Numérales del 25 al 34 en el Rut los de lo contrario haga caso omiso a los mismos, ya que estos campos no aplican para personas jurídicas. 27. FECHA EXPEDICIÓN: Corresponde a la fecha de expedición del documento de identificación escriba en el recuadro primero el año, luego el mes y por último el día. 28. PAÍS: Normalmente los documentos de identificación son expedidos en el país por eso se diligencia como se muestra en la figura 169. Colombia. 29. DEPARTAMENTO: Diligencie el departamento donde se expidió el tipo de documento de identificación; para Bogotá D.C., seleccione como departamento Bogotá D.C. código 11, de lo contrario si su lugar de expedición en el siguiente enlace: CIUDAD MUNICIPIO: Elija la ciudad/municipio donde se expidió el tipo de documento de identificación si para el caso fue un lugar diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace y diligéncielo como se muestra en la figura: Los numerales y 34: Son para diligenciar los Apellidos y Nombres de la Persona Natural que está en el proceso de expedición de Rut escríbalos en los espacios correspondientes. º21
22 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS El número 1 Persona Jurídica usted debe diligenciar Numérales del 35 al 37 en el Rut. 35. RAZÓN SOCIAL: En este campo se diligencia el nombre asignado para la U.E.D. 36. NOMBRE COMERCIAL: Es un distintivo corto con el que se puede identificar de forma más sencilla y abreviada su U.E.D, las ventajas de este es que crea alta recordación a sus clientes. 37. SIGLA: La sigla es una abreviatura del nombre si no la tiene puede escribir la sigla según el tipo de sociedad SAS, S.A, S EN C, LTDA, ETC. Escriba la abreviatura que identifica a su U.E.D de acuerdo con la información que figure en el documento de constitución o certificado de registro, en caso de poseerla. PASÓ 3: UBICACIÓN: Datos para efectos de notificaciones entre la DIAN y su Organización. 38. PAÍS: Diligencie este campo 169 COLOMBIA ya que se supone que la empresa se encuentra en territorio nacional. 39. DEPARTAMENTO: Diligencie este campo con 11. Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace y diligéncielo como se muestra en la figura: partamentos.pdfhttp 40. CIUDAD/MUNICIPIO: Diligencie este campo con 001. Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace y diligéncielo como se muestra en la figura: unicipios.pdf º22
23 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 4: CLASIFICACIÓN: Datos relacionados con el Tipo de Responsabilidades Tributarias, Aduaneras, Exportadores y Comerciales que realice la Organización. 41. DIRECCIÓN: Diligencie este campo con la dirección donde se encuentra ubicada su U.E.D. 42. CORREO ELECTRÓNICO: Diligencie este campo con la dirección de correo Electrónico que pertenece a su U.E.D. 43. APARTADO AÉREO: Un apartado Aéreo es un código postal de ubicación que manejan las compañías de correo, para nuestro caso no es necesario el diligenciamiento. De lo contrario puede inventarse un número de 5 dígitos. 44. TELÉFONO 1: Es el número telefónico principal donde se puede contactar la U.E.D, en el caso del renglón 45. TELÉFONO 2: Es la segunda alternativa de número telefónico que puede tener la U.E.D. En el renglón 46. CÓDIGO: diligencie el código CIIU seleccionado anteriormente en el formulario del RUES, y que identifica plenamente la actividad que va a desarrollar en su U.E.D de lo contrario consulte su código en el siguiente enlace: FECHA DE INICIO DE ACTIVIDAD, en qué fecha inicio la actividad su empresa, recuerde que el renglón 46 es la actividad principal de su empresa en el renglón 48. Puede seleccionar una actividad secundaria que puede ejercer su U.E.D y la fecha de inicio en el 49. Si tiene alguna duda con respecto a su Actividad económica puede consultar el enlace: sciiu.html 50. OTRAS ACTIVIDADES: Diligencie este campo en caso de tener más de dos actividades Económicas en su U.E.D. De lo contrario déjelo en blanco. 51. OCUPACIÓN (SÓLO PARA PERSONAS NATURALES): Es el conjunto de funciones o tareas desempeñadas por una persona natural relacionadas con su puesto de trabajo, según capacidades adquiridas por educación o experiencia y por las cuales recibe un ingreso en dinero o especie. Los códigos de ocupaciones corresponden a la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones adaptada para Colombia por el DANE -CIUO-88 A.C-, la cual presenta una estructura en diez (10) Grandes Grupos, así: 0 - Fuerzas militares. 1 - Miembros del poder ejecutivo y de los cuerpos legislativos y personal directivo de la administración pública y de empresas privadas. 2 Profesionales universitarios científicos e intelectuales. 3 Técnicos, postsecundarios no universitarios y asistentes. 4 Empleados de oficina. 5 - Trabajadores de los servicios y vendedores. 6- Agricultores y trabajadores agropecuarios y pesqueros. 7 - Oficiales, operarios, artesanos y trabajadores de la industria manufacturera, de la construcción y de la minería. 8 - Operadores de instalaciones, de maquinas y ensambladores. 9. Trabajadores no calificados. Si la persona desempeña varias ocupaciones, debe indicar aquella que le genera los mayores ingresos. 52. NÚMERO DE ESTABLECIMIENTOS: Escriba el número de establecimientos de comercio, que posea su Organización Didáctica, asociados con el ejercicio de la actividad económica que realice. º23
24 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 53. CÓDIGO DE RESPONSABILIDADES: De acuerdo con el tipo de empresa que tenga según el rol asignado, seleccione los impuestos y obligaciones que como empresa y/o persona natural comerciante debe tener, recuerde que estas responsabilidades son asignadas por la DIAN. A continuación hablaremos de las más importantes. 05. Impuesto sobre la renta y complementarios régimen ordinario: El impuesto sobre la renta y complementarios es un solo tributo y comprende el impuesto de renta, ganancias ocasionales y remesas. Aplica a las personas jurídicas, naturales y las asimiladas a unas y otras. Grava todos los ingresos realizados en el año, que puedan producir un incremento (neto) en el patrimonio en el momento de su percepción y que no hayan sido expresamente exceptuados. 11. Ventas régimen común: Quienes venden bienes gravados y prestan servicios gravados con IVA y pertenecen al régimen común. Y están obligados a facturar con el lleno de los requisitos legales, entre otras obligaciones. 13. Gran contribuyente: Persona o entidad, catalogada como tal por el Director de la DIAN mediante resolución. 07. Retención en la fuente a título de renta: Esta responsabilidad es propia de las personas naturales o jurídicas, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben efectuar la retención. Para el caso de las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior al gravable tuvieren un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a ( UVT), deberán efectuar retención en la fuente también sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por conceptos de honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, rendimientos financieros y pagos susceptibles de constituir ingresos tributarios. (Artículo del E.T.) 14. Informante de exógena: Persona natural o jurídica obligada a atender los requerimientos de información efectuados por la DIAN. 09. Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas: Tienen esta responsabilidad, quienes adquieran bienes o servicios gravados y estén expresamente señalados como agentes de retención en ventas, entre ellos los responsables del régimen común (personas naturales o jurídicas) cuando adquieran bienes o servicios gravados de personas que pertenezcan al régimen simplificado, y quienes se encuentren catalogados como Grandes Contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA. 35. Impuesto sobre la renta para la equidad CREE: Es el aporte con el que contribuyen las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo, y la inversión social en los términos previstos en la Ley 1607 de Autorretenedor: Persona Jurídica catalogada como tal mediante Resolución por el Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas. Se realiza así mismo la retención en la fuente. 33. Impuesto Nacional al consumo: Son responsables del impuesto al consumo el prestador del servicio de telefonía móvil, el prestador del servicio de expendio de comidas y bebidas, el importador como usuario final, el vendedor de los bienes sujetos al impuesto al consumo y en la venta de vehículos usados el intermediario profesional. º24
25 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS Tenga en cuenta el rol de la U.E.D que constituyo para asignar los impuestos y obligaciones que tiene según las indicaciones dadas por el docente, a continuación vera el ejemplo de cómo debe diligenciar este renglón en él Rut: Este es el ejemplo de las responsabilidades que tiene una persona Natural que pertenece al régimen Común, que tiene patrimonio inferior a UVT. Estimado aprendiz no omita ninguna de las responsabilidades que su Organización debe contener en el RUT de lo contrario este se encontrara diligenciado de forma incompleta. Si es una persona Natural régimen común que tiene un patrimonio superior a o una persona Jurídica que pertenece al régimen Común recuerde que tiene además de las anteriores obligaciones que realizar Retención en la fuente. Si es persona Jurídica Régimen Común con calidad de Autorretenedor tiene las anteriores obligaciones y impuestos además de la de Practicarse así mismo la Retefuente por renta. Si es persona Jurídica Gran contribuyente no autorretenedor tiene las anteriores obligaciones e impuestos excepto la de practicarse así mismo la retención en la fuente por renta y tiene la de ser Gran contribuyente. Si es persona Jurídica Gran contribuyente y autorretenedor su U.E.D tiene todas las obligaciones anteriores es decir las siete en total, porque es un Gran contribuyente que también se hace la retención en la fuente así mismo y a los demás. º25
26 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 54 USUARIOS ADUANEROS EXPORTADORES - Esta sección del RUT de usuarios aduaneros y exportadores es utilizada por aquellas empresas que se dedican a importar y exportar mercancías por lo cual tienen otras obligaciones para el caso de nuestra U.E.D no aplica este campo. Por tal motivo no lo diligencie. En el renglón 59 ANEXOS marque con una X NO, porque no tiene anexos y en número de folios renglón 60 escriba el número 1 porque sólo tiene una página del RUT y no posee anexos. Firma del Solicitante: En este caso el RUT debe ir firmado por el representante legal de la empresa o la persona Natural Comerciante. 2.6 FORMULARIO ADICIONAL DE REGISTROS CON OTRAS ENTIDADES Firma del Funcionario Autorizado: En este espacio firma el funcionario de la DIAN, se escribe su nombre y el cargo, en cargo puede escribir auxiliar DIAN. PASÓ 1: MATRÍCULA MERCANTIL: Datos recogidos de los formularios anteriores. El Número de la matrícula mercantil se obtiene una vez diligenciado el RUE personas naturales o jurídicas, diligéncielo según el número escogido por su Organización. PASÓ 2: INSCRIPCIÓN: Aplica únicamente a entidades sin ánimo de lucro, para el caso su Organización es con ánimo de lucro este código no aplica. FORMULARIO ADICIONAL DE REGISTROS CON OTRAS ENTIDADES (Anexo 20): Con este formulario, la Cámara de Comercio envía la información a la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá con el propósito de llevar a cabo la inscripción en el Registro de Información Tributaria (RIT) siempre y cuando las actividades que va a realizar se lleven a cabo en Bogotá y estén gravadas con el Impuesto de Industria y Comercio (ICA). PASÓ 4: ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN: Cuando se trate de la primera vez que se solicita el documento se escribe una X en ASIGNACIÓN. PASÓ 3: NÚMERO FORMULARIO DIAN: Es el seleccionado por su Organización en el renglón 4 del RUT, por lo tanto transcriba el número asignado en ese campo. º26
27 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 5: DATOS BÁSICOS: Ingrese el Nombre ó Razón Social de su Organización. PASÓ 6: Escriba la fecha en la que su empresa inicio a desarrollar su Objeto Social o Actividad Principal. PASO 8: FIRMAS: Escriba el nombre e identificación del Representante Legal y realice la firma, con esto culmina el proceso de registro del Formulario. PASO 7: INFORMACIÓN DEL CONTADOR: Ingrese en la sección tercera se solicita la inscripción del contador que firma los estados financieros y datos básicos como se pueden apreciar en las imágenes tales como Tipo de Documento si es cédula de ciudadanía escriba 13, si es tarjeta de identidad escriba 12, o si es Nit 31. Escriba el número de identificación del contador si selecciono RUT, escriba también el digito de verificación recuerde que el digito de verificación es una número entre 0 y 9. Escriba el número de la Tarjeta Profesional del Contador porque sin este no podría ejercer su actividad de contador dentro de la Organización. Cree un número de 4 º27
28 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS dígito y después del guión escriba C P (Contador Público) Escriba los nombres Completos del Contador de acuerdo a cada casilla. Escriba el NIT de la Organización. de acuerdo al RUT y la Razón Social. 2.7 REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA RIT RIT - CONTRIBUYENTE REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA (Anexo 21): A través de la Secretaria de Hacienda Distrital se obtienen el RIT que es un mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio, como impuesto Distrital. PASO 1: INCRIPCIÓN: Como es la primera vez que su Organización se esta inscribiendo en la Dirección Distrital de Impuestos deben marcar con una X en inscripción para iniciar con el proceso de diligenciamiento del RIT. PASÓ 2: DATOS DEL CONTRIBUYENTE: 04 TIPO DE DOCUMENTO: Selecciona con una X el tipo de Documento si es persona Natural puede ser C.C. ó T.I, de lo contrario si es persona Jurídica es NIT. Diligencie el número de documento del contribuyente es decir de la persona Natural o jurídica. Diligencie el digito de verificación sólo en el caso que su opción seleccionada en tipo de documento, haya sido NIT. 05 NATURALEZA JURÍDICA: Marque con una X si es persona Natural o Jurídica, recuerde que su U.E.D no es una Sociedad de Hecho. 06 APELLIDOS Y NOMBRES Ó RAZÓN SOCIAL: Diligencie los apellidos y Nombres de la persona Natural o la razón Social de la U.E.D. 07 CÓDIGO DE ORGANIZACIÓN: Solo en el caso que haya marcado con X la opción de Persona Jurídica, en naturaleza Jurídica, diligencié el código de su Tipo de Organización, teniendo en cuenta lo siguiente: 01. Sociedad Colectiva, 02. Sociedad En Comandita Simple, 03. Sociedad En Comandita por Acciones, 04. Sociedad Limitada, 05. Sociedad Anónima, 14. Sociedad por Acciones Simplificada. º28
29 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 08 DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN: Diligencie la dirección de notificación que es donde se encuentra ubicada la U.E.D 09 MUNICIPIO: Diligencie este campo con Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace 10 DEPARTAMENTO: Diligencie este campo con Bogotá D.C, pero si su lugar de ubicación es diferente a Bogotá consulte el siguiente enlace 11 TELÉFONO: Diligencie el número de teléfono de su U.E.D 12- RÉGIMEN TRIBUTARIO: Seleccione con una X únicamente Régimen Común, sea persona Natural o Jurídica, porque el régimen Simplificado es una Persona Natural que no expide Factura, para la U.E.D. están obligados a Expedir Factura. 13 NÚMERO DE MATRÍCULA MERCANTIL DEL CONTRIBUYENTE: Diligencie el código de la ciudad donde diligencia el RIT en este caso es Bogotá 001, y el código de la Cámara de Comercio de Bogotá es 04. Y el número de matrícula dado en el RUE personas naturales o jurídicas FECHA DE LA MATRÍCULA MERCANTIL: Diligencie la fecha de expedición de su Matricula Mercantil, que es la misma en la que se diligencio el RUE persona natural ó jurídica. 15 ESTADO DE REGISTRO MERCANTIL: Marque con una X en matrícula, ya que no está renovando la matricula mercantil. 16 ACTIVIDAD ECONÓMICA DEL CONTRIBUYENTE: El código CIIU se obtiene del RUES, que es la actividad económica previamente escogida por el grupo. De lo contrario consulte el siguiente enlace: SDH pdf 17 FECHA DE INCIO DE ACTIVIDADES: Diligencie la fecha de inicio del objeto social de su U.E.D. 18 CORREO ELÉCTRONICO: Diligencie el correo electrónico de su U.E.D. 19 FAX: Diligencie el fax de su U.E.D, si lo tiene de lo contrario deje el espacio en blanco. 20 APARTADO ÁEREO: Diligencie el apartado aéreo de su U.E.D, si lo tiene de lo contrario deje el espacio en blanco. º29
30 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 3: REPRENSENTACIÓN LEGAL Y REVISORIA FISCAL: Diligencie los nombres y apellidos de su representante legal, principal y suplente y el nombre del revisor fiscal principal y suplente si su U.E.D está obligada a tener Revisor Fiscal. Diligencie el tipo de documento si es C.C o T.I Diligencie el número de identificación. Diligencie el código de representación teniendo en cuenta que 18 es para representante legal principal y 19 para el suplente. Correo electrónico de cada uno de los anteriormente inscritos. PASÓ 4: CESE DE ACTIVIDADES: No diligencie este campo ya que no se está informando el cese de actividades, sino el inicio de ellas. PASÓ 5: FIRMAS: En este recuadro debe firmar el representante legal de la U.E.D, diligencie el nombre completo, seleccione tipo de documento y diligencie el número de documento. En este recuadro debe firmar la persona que realizo el tramite, diligencie el nombre completo, seleccione tipo de documento y diligencie el número de documento. º30
31 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS RIT ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO PASO 1: APERTURA: Como es la primera vez que su Organización realiza la apertura del establecimiento de comercio marque con una X el recuadro de apertura para comenzar con el proceso del diligenciamiento. REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA (Anexo 22): A través de la Secretaria de Hacienda Distrital se obtienen el RIT que es un mecanismo de identificación y ubicación de los Establecimientos de Comercio, en los que se realizan actividades que están gravadas con ICA. PASÓ 2: DATOS DEL CONTRIBUYENTE: Nota: El número del CHIP, es de diligenciamiento exclusivo de la secretaría de Hacienda 04 Distrital. TIPO DEL DOCUMENTO: Si es Persona Natural seleccione C.C. O T.I, si es persona Jurídica seleccione NIT. Diligencie el número del documento, sólo en el caso de haber seleccionado el NIT, diligencie el Digito de Verificación. PASÓ 3: DATOS DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: 05 APELLIDOS Y NOMBRES Ó RAZÓN SOCIAL: Diligencie el nombre del contribuyente Persona Natural o la razón social de la U.E.D. Diligencie el número de la matricula mercantil, que se obtiene del RUE del Establecimiento de Comercio. Diligencie el nombre del Establecimiento de Comercio, que se obtiene del RUES del Establecimiento de Comercio. Diligencie la dirección del establecimiento de comercio, que se obtiene del RUES del Establecimiento de Comercio. Diligencie la fecha de apertura del establecimiento de comercio, que se obtiene del RUES del Establecimiento de Comercio. La de clausura no se diligencie porque se está realizando la apertura. Diligencie el número telefónico del establecimiento de comercio, que se obtiene del RUES del Establecimiento de Comercio. º31
32 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASÓ 4: FIRMAS: En este recuadro debe firmar el representante legal de la U.E.D, diligencie el nombre completo, seleccione tipo de documento y diligencie el número de documento. En este recuadro debe firmar la persona que realizo el tramite, diligencie el nombre completo, seleccione tipo de documento y diligencie el número de documento. 2.8 SOLICITUD SOBRE NÚMERACIÓN DE FACTURACIÓN FORMATO 1302 PASO 1: ENCABEZADO: Datos de la empresa. 01 AÑO: A autorizar la numeración de sus facturas de venta. 02 CONCEPTO: Elija el 1 que es Autorización de nueva numeración, por ser la primera vez que expide realiza la solicitud. 04 Número de Formulario: Es designado por la DIAN para este caso complete los 3 dígitos que le faltan. SOLICITUD SOBRE NÚMERACIÓN DE FACTURACIÓN FORMATO 1302 (Anexo 23): Se debe realizar el formulario (1302) ante la DIAN, para que nos expidan la resolución con la cual podrán facturar las ventas de productos y servicios de su U.E.D. 5 NIT: Diligencie el NIT ó Número de Identificación. 11 Razón Social: Diligencie la Razón Social de su U.E.D en caso de ser Persona Jurídica Nombres: Sólo en el caso de ser persona Natural diligencie el Primer y Segundo Apellido y los Nombres. º32
33 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS PASO 2: FIRMAS: Representante Legal y funcionario DIAN. El Representante legal principal de la U.E.D debe firmar este formulario en este espacio. Diligencie los nombres y apellidos del Representante Legal Principal, en tipo de documento seleccione 12 para T.I y 13. Para C.C, diligencie el número de documento y en código de representación 18 por ser el R.L.P de su U.E.D. Y por último escriba el nombre de la Organización. Diligencie los datos del funcionario de la DIAN, y en el caso del Lugar Administrativo no olvide que es 31. Grandes Contribuyentes y 32. Personas Naturales o Jurídicas no Grandes Contribuyentes. PASÓ 3: HOJA 2: Rangos de solicitud de Facturación, para autorizar. Diligencie los Datos de identificación requeridos en la Hoja 2 teniendo en cuenta lo suministrado en la Hoja 1 y en los formularios anteriores. En modalidad de Facturación elija la forma en la que va facturar si en 1. Papel ó 2 Por Computador. Prefijo: Rango alfa numérico adicional de la numeración, las facturas no es obligación usar prefijos por lo tanto deje el espacio en blanco. Seleccione el rango de numeración que desea habilitar la factura recuerde que siempre debe comenzar con el número 1 por la facturación debe llevar un orden consecutivo. El tipo de solicitud para este caso es 1. Autorizar ya que es la primera vez que se solicita numeración de facturación. º33
34 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 2.9 RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN PASÓ 1: DATOS OBTENIDOS EN LA RESOLUCIÓN: De acuerdo a la información obtenida en la solicitud, la DIAN tramitara la Resolución autorizando RESOLUCIÓN su DE Organización. FACTURACIÓN a (Anexo través 24): de Después un número de realizado para el sus trámite ventas. ante la DIAN y diligenciado el requisito del formulario 1302, la DIAN expide la resolución de facturación con la cual Autoriza la facturación de la U.E.D. A continuación veremos qué datos contiene la resolución Diligencie los datos del Número de Resolución y fecha de expedición. Diligencie los datos de la U.E.D. de acuerdo con la solicitud ya sea persona Natural o Jurídica. Diligencie los datos suministrados en la Solicitud Formato 1302, con el fin de culminar la expedición de resolución de facturación. º34
35 PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 2.10 LICENCIA SANITARIA PASO1: INFORMACIÓN DE LA EMPRESA: Diligencie la fecha de acuerdo con la apertura del Establecimiento de Comercio donde desarrolla el objeto social su U.E.D tenga en cuenta que esta va dirigida a Hospitales que puedan emitir dicho concepto. LICENCIA SANITARIA: La licencia Sanitaria es requisito para la apertura de una establecimiento de comercio, en ella se certifica el buen estado de salubridad del mismo, y el no riesgo al medio ambiente con las actividades realizadas en el mismo. A continuación veremos su diligenciamiento. Los Documentos con otras Entidades son muy importantes y fáciles de diligenciar. Diligencie los datos de su U.E.D de acuerdo con lo suministrado en el RUE, tenga en cuenta que el propietario o Administrador en este caso es el Representante Legal principal. Por último el Representante Legal certifica con su firma la solicitud del concepto Sanitario, y queda en constancia el radicado y recibido de la entidad. º35
36 2.11 BOMBEROS BOMBEROS (Anexo 26): El certificado de Bomberos garantiza que el establecimiento de Comercio donde se encuentra ubicada la U.E.D cuenta con todos los elementos de seguridad en sus instalaciones tales como extintores, salidas de emergencia, botiquín de primeros auxilios y demás herramientas que garantizan la seguridad en el mismo. Este formato es diligenciado con los datos del Representante Legal de la U.E.D por ser el administrador principal, así como los datos de la U.E.D. Que se pueden diligenciar en base al RUE personas naturales ó jurídicas. Este documento tiene vigencia de un año. º36
37 2.12 ALCALDÍA LOCAL ALCALDÍA LOCAL (Anexo 27): La licencia de funcionamiento es la autorización que otorga la autoridad competente, para el desarrollo de las actividades económicas, en el establecimiento de comercio propiedad de la U.E.D o la persona Natural. Y se diligencia de la siguiente forma: Diligencie en la alcaldía de que sector de la ciudad está realizando la apertura del Establecimiento de comer los datos básicos de su U.E.D y determine un horario en el que realizaran el desarrollo de su objeto social, para el caso de las actividades a desarrollar seleccione su código de acuerdo a lo que se dedica su U.E.D. y termine el diligenciamiento con el nombre del Representante Legal. º37
38 En este espacio y para culminar el diligenciamiento del trámite el REPRESENTANTE LEGAL DE LA U.E.D. DEBE FIRMAR EL DOCUMENTO, JUNTO CON SU NÚMERO DE CEDULA O IDENTIFICACIÓN. º38
39 2. 13 DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES Es hora de darle rienda suelta a la creatividad, diseñen los formatos de acuerdo a los requisitos de ley para su U.E.D. 2. DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es aquel documento soporte que reemplaza a la factura de venta, en las transacciones económicas realizadas con no Obligados a facturar (Régimen Simplificado - Persona Natural). Entre los cuales se encuentran: Tiquetes de máquinas registradoras, boletas de ingreso a espectáculos, tiquetes de transporte, recibos de pago matriculas y pensiones, pólizas de seguro. Documento Equivalente (Anexo 29) PASO 1: DISEÑAR LOS DOCUMENTOS: Necesarios para realizar las transacciones de acuerdo a los requisitos que hoy se contemplan en la ley. Con tan solo un clic en cada uno de los documentos deberá insertar los requisitos exigibles por la ley y así obtendrán sus propios diseños para su Organización.: DOCUMENTOS CONTABLES: Son elementos necesarios para el registro de la contabilidad de la Organización., pueden presentarse de manera INTERNA (Elaborados por la empresa) ó EXTERNA (Elaborados por terceros), a su vez estos dan soporte a cualquier tipo de transacción comercial. De los cuales encontramos: 1. FACTURA DE VENTA: Documento con valor probatorio, se constituye como titulo valor, donde el vendedor entrega al comprador la constancia que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. Adicional a los requisitos que hoy se contemplan en el art. 617 del ET y del art 774 CC, se contempla la ley 1231 de Factura de Venta 3. COMPROBANTE DE EGRESO: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, gastos generales ó anticipos a proveedores. Comprobante de Egreso (Anexo 30) 4. RECIBO DE CAJA: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas de venta, ingreso de dinero en efectivo ó cheques por otros conceptos y anticipos realizados por parte de los clientes. Recibo de Caja (Anexo 31) 5. RECIBO DE CAJA MENOR: soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Recibo de Caja Menor (Anexo 32) 6. REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Cuando el monto del dinero de caja menor se agota, o llega a un determinado tope, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea º39
40 rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. Reembolso de Caja Menor (Anexo 33) 7. NOTA DÉBITO COMERCIAL: Es el soporte que la Organización. envía a su cliente, con el objeto de informar el aumento en su cuenta por un valor determinado. Algunos casos pueden ser por: corregir errores en la facturación, intereses de mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento de la deuda. Nota Débito Comercial 8. NOTA CRÉDITO COMERCIAL: Es el soporte que la Organización. Envía a su cliente, con el objeto de informar la disminución en su cuenta por un valor determinado. Algunos casos pueden ser por: daño de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. Nota Crédito Comercial 9. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Comprobante de Contabilidad (Anexo 36) 10. CONSIGNACIÓN: Comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al momento de ingresar dineros a una cuenta bancaria. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora. Consignación (Anexo 37) 11. NOTA DÉBITO BANCARIA: Por cuanto es un aumento para el Banco, es un menor valor cargado a la Organización. por concepto de Gastos Bancarios (Compra chequera, Comisiones, Iva, Gravamen a los movimientos financieros, Cuota manejo etc.). Nota Débito Bancaria 12. NOTA CRÉDITO BANCARIA: Por cuanto es una disminución para el Banco, es un mayor valor cargado a la Organización. por concepto de Ingresos Bancarios (Intereses obtenidos, consignación de préstamos, devoluciones de iva, etc.). Nota Crédito Bancaria DOCUMENTOS NO CONTABLES Estos documentos son de carácter informativo, que sirven de soporte a la transacción u operación financiera. 1. CHEQUE: Titulo valor que soporta el retiro de dinero de una cuenta bancaria, girado a un tercero. Chequera 39) (Anexo 2. CUENTA DE COBRO: Soporte al documento equivalente para personas naturales pertenecientes al régimen simplificado, donde se identifica al beneficiario del pago sobre un bien o servicio prestado a la Organización. Cuenta de Cobro (Anexo 40) 3. FORMULARIO CUENTA CORRIENTE: Documento que soporta una apertura de una cuenta en una entidad financiera. Apertura de Cuenta Corriente (Formularios Bancarios) (Anexo 41) º40
41 4. ACTA DE CONSTITUCIÓN: Documento donde se crea el fondo fijo de la caja menor de acuerdo a unas políticas y un responsable del manejo del dinero. Apertura de Caja (Anexo 42) 5. COTIZACIÓN: Documento utilizado por los departamentos de compras para realizar una negociación preventa. 6. ORDEN DE COMPRA: Documento donde se indica al proveedor los bienes que desea comprar, precios y condiciones en los que se pactaron. 7. SALIDA DE ALMACÉN: Soporte que sirve para controlar las salidas de productos vendidos o extraviados en la Organización. 8. REMISIÓN: Se utiliza de base para la entrega de los productos vendidos y sirve de soporte para la preparación de la factura de venta. 9. CONTRATOS: Documento jurídico firmado entre dos partes (Empresa Empleado), con el compromiso de prestar un servicio personal y recibir una remuneración de acuerdo a lo pactado. 10. HOJAS DE VIDA: Resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y experiencia laboral, de correcta elaboración y presentación. 3. INTRODUCCIÒN NIIF Factores que motivan a Colombia a Adaptar las Normas Internacionales de Información financiera Globalización de la Economía Requiere que a nivel mundial las empresas: Sean flexibles y dispuestas a adaptarse a los continuos cambios del entorno Reconozcan las diferencias culturales y estructurales de cada país Se anticipen a las oportunidades globales Ofrezcan productos competitivos e innovadores Mantengan información en formatos que se adapten a los estándares locales Se comparen con los de su clase en mercados globales Entiendan y utilicen los múltiples instrumentos financieros que existen en los actuales mercados Se enfoquen sobre financiamiento real Exploren estructuras alternativas para reducir los riesgos del entorno. Sean agresivas en establecer precios y condiciones del mercado Pongan atención a cambios en las leyes fiscales de los diferentes países donde operan o son mercados potenciales. Adapten las medidas de evaluación al ambiente local º41
42 Experimenten con criterios diferentes al evaluar los resultados de las subsidiarias Consideren la centralización de las funciones de tesorería POR QUÉ LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA? Para el inicio del nuevo siglo (2000) considerando que: La globalización era un hecho irreversible Se incrementaban los negocios internacionales Los inversionistas estaban requiriendo información homogénea. Se necesitaba darle mayor transparencia a los mercados de valores Se requería incentivar los flujos de mercados de capitales y la inversión Se decidió: Modificar el Comité del IASC por uno nuevo con mayor independencia denominado IASB. Su objetivo es desarrollar un nuevo set de estándares contables de calidad, transparencia y Comparabilidad para el mercado mundial de capitales. Promover el uso y aplicación estricta de estos estándares por todo el Mundo. Ampliar el concepto de los estándares de contabilidad a reporte de información financiera, por lo que cambia su nombre de NIC IAS a NIIF IFRS Aspectos generales Fundación IFRS Desarrollar, en el interés público, un solo conjunto de normas contables mundial de calidad, comprensibles y transparentes Promover su uso y aplicación Producir convergencia con normas nacionales La administran 22 personas de diversas partes nombrados por un Consejo de Monitoreo (CEE, IOSCO, SEC, SF JP, BASILEA) nombrados por tres años renovables una vez. La fundación IFRS nombra los miembros del IASB, del IFRIC y del Consejo Asesor Aspectos generales IASB Responsable de emitir las IFRS y aprobar las IFRIC Su sede es Londres. Trabaja con 15 miembros (16 para 2012) de tiempo completo nombrados por cinco años renovables una vez. º42
43 Su selección se basa en competencia profesional y experiencia práctica Para 2012 serán 16 miembros así: 4 Así/Oceanía, 4Europa, 4NA, 1 África, 1 SA y 2 otras regiones. Tiene su propio presupuesto y un equipo amplio de profesionales que los apoyan. Trabajan con el apoyo de: BM, IOSCO, Basilea, OMC, Gobiernos, CEE, SEC, Organismos internacionales, Organismos privados de contadores públicos, Foro de las firmas de auditoria Aspectos generales IFRIC Responsable de preparar las Interpretaciones a las IFRS cuya denominación son las IFRIC (SIC). Trabaja con 14 miembros con derecho a voto y un Presidente sin derecho a voto, de diversas partes del mundo con experiencia técnica y en mercados en aplicación de las IFRS Nombrados por tres años renovables Son nombrados por la Fundación º43
44 Aspectos generales SAC Consejo Asesor Trabaja con 30 o más miembros que se encargan de apoyar los estudios técnicos del IASB. Requiere experiencia profesional y son de diversas partes del mundo. Nombrados por períodos renovables de tres años Aspectos generales Proceso de emisión debido proceso Los Miembros del Comité reciben información Mundial acerca de las tendencias de los negocios o áreas no cubiertas aún o identifican temas de análisis: Consulta al CAN para ser incluido el tema en la agenda Conforma un grupo asesor Publica documento para discusión pública (no siempre) Publica proyecto de norma para opinión pública (todo el que quiera puede opinar) Reciben por escrito la opinión pública Estudian en forma pública el estándar y las opiniones Deciden realizar los ajustes que sean pertinentes Preparan el estándar final Lo divulgan para su aplicación (normalmente dan plazo de 2 años para iniciar su aplicación) Seguimiento y sesiones de entrenamiento º44
45 Aspectos generales Estado actual de la implementación en el mundo De un total de 172 países analizados: 89 lo exigen para todas las compañías 5 para algunas empresas 25 las permiten 33 no están permitidas De 119 que las usan: 89 hablan de conformidad completa con IFRS Resto hablan de IFRS adoptadas por cada país Alcance de las NIIF º45
46 º46
47 CADA NIC NIIF INCLUYE: 1. Introducción 2. Objetivos 3. Alcance 4. Definiciones 5. Contenido 6. Fecha de vigencia 7. Modificaciones a otros estándares 8. Razones para su emisión 9. Guía de implementación 10. Bases de conclusiones º47
48 COMPARACIÓN CONCEPTOS NIIF VS 2649 NIIF 2649 ACTIVO: Es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados; y del que la entidad espera obtener beneficios económicos en el futuro. PASIVO: Obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. PATRIMONIO: Parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. INGRESO: Incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios a este patrimonio. ACTIVO: Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. PASIVO: Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. PATRIMONIO: Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. INGRESO: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital. GASTO: Son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien de nacimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio. GASTO: Representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. COSTO: El importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando sea aplicable, el importe atribuido a ese activo cuando se lo reconozca inicialmente. COSTO: Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. º48
49 COMPARACIÓN CONCEPTOS NIIF VS 2649 NIIF 2649 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y se espera usar durante más de un periodo. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. 3. FLUJO DE DOCUMENTOS 3.1 EL P.UC. PROCESO DE COMPRA Y VENTA Para el desarrollo de esta fase es importante conocer como se contabilizan correctamente, las operaciones de su U.E.D. CUENTAS: Se inicia con el conocimiento y manejo del PUC (Plan Único de Cuentas) para lo cual recordemos la su estructura, naturaleza y su respectiva contabilización. PASO 1: ESCTRUCTURA DEL P.U.C: Recuerden que el PUC se encuentra estructurado de la siguiente forma: Clase: 1er digito Grupo: Dos primeros dígitos Cuenta: Cuatro primeros dígitos Subcuenta: Seis primeros digito Auxiliares: siete en adelante PASÓ 2: CLASES DEL P.U.C.: El PUC tiene 9 clases entre las cuales tenemos. Clase 1 Activo Clase 2 Pasivos Clase 3 Patrimonio Clase 4 Ingresos Clase 5 Gastos Clase 6 Costo de venta Clase 7 Costo de producción Clase 8 Cuentas de orden deudoras (DB): reflejan hechos económicos o circunstancia de las cuales se pueden generar derechos que afectan la estructura de Organización. º49
50 Clase 9 Cuentas de orden acreedoras (CR): registra los compromisos que relacionan las posibles obligaciones que pueden afectar la estructura de su Organización. PASO 3: IDENTIFICACIÓN DE CUENTAS EN COMPRA Y VENTA: Después de tener plenamente identificadas las cuentas en donde va a registrar la compra o venta, tiene que identificar a quien le vende o le compra, porque esto determinara las retenciones que su Organización puede practicar cuando compra, y de la misma forma que retenciones le pueden practicar a su Organización cuando vende bienes o servicios. Ejemplo: VENTA CUENTA DESCRIPCIÓN DÉBITOS CRÉDITOS 41 VENTA XX 24 IVA GENERADO XX 1355 ANT. RETENCIONES XX 1305 CLIENTE XX SUMAS IGUALES COMPRA XX XX CUENTA DESCRIPCIÓN DÉBITOS CRÉDITOS COMPRA XX 24 IVA DESCONTABLE XX 23 ANT. RETENCIONES XX CUENTA X PAGAR XX SUMAS IGUALES XX XX Cada vez que ustedes vayan a registrar una operación de compra o venta de su U.E.D. Debe responder 3 preguntas, 1. Que compran (Activo ó Gasto). 2. A quien le compran 3. Como lo van a pagar. Igualmente pasa con las ventas, 1. Que venden 2. A quien le venden 3. Como le van a pagar. Adicionalmente recuerden que todo ingreso genera una Cuenta por Cobrar y todo Gasto, Costo o Adquisición de Activos nos genera una Cuenta por pagar y/o Obligación con terceros. PASÓ 4: RETENCIONES: Las retenciones son mecanismos anticipados de recaudo a los impuestos de Renta que se liquida anual, de IVA que se liquida de tres formas bimestral, cuatrimestral o Anual, de Industria y comercio que se cancela bimestral, y por último el impuesto para la equidad CREE que se liquida anual. RETENCIÓN DE RENTA G.C REGIMEN COMÚN REGIMEN SIMPLIFICADO RETENCIÓN DE IVA Y DE ICA La gráfica nos expone que la Retención de IVA y de Ica se puede realizar únicamente cuando yo le compro a alguien que está un escalón más abajo del mío es decir el G.C puede practicar retenciones de IVA e Ica a R.C y R.S y el R.C sólo puede aplicarle al R.S, por eso la flecha señala que es hacia abajo. Por ningún motivo en ese orden de ideas les pueden realizar retención de IVA e ICA a los Grandes Contribuyentes. En el caso de la Retefuente en Renta se puede aplicar a aquellos que están un escalón más arriba o más abajo, a excepción del régimen simplificado que no le puede realizar retención por ningún concepto a nadie que esté en el mismo escalón que él ni más arriba. Ejemplo: los Grandes Contribuyentes pueden retener renta cuando compren a Grandes contribuyentes, Régimen Común y Régimen Simplificado. El Régimen Común por su parte puede realizar las retenciones a G. C, R.C y Régimen Simplificado. (Si es una persona Natural comerciante, y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto (activos) o unos ingresos brutos superiores a UVT (Tener en cuenta la UVT del año inmediatamente anterior). Por otra parte existe la figura de los autorretenedores que son personas pertenecientes al régimen común que pueden tener la condición de ser Grandes contribuyentes, la particularidad de ellos es que se practican así mismos la retención en renta cuando venden. Así mismo el régimen común sea o no gran contribuyente debe realizar autorretenciones por conceptos del º50 CREE, el impuesto para la equidad creado por la ley 1607 del 2012, para la generación de nuevos empleos. El régimen simplificado no contribuye a este impuesto.
51 TARIFAS VIGENTES DE IMPUESTOS AUTORRETENCIONES CREE Resumen de Actividades Económicas Tarifa Minería, Generación de Energía, Tratamiento de Aguas 1,60% Servicios en General, Transporte, Mantenimiento 0,80% Comercio, Agricultura, Ganadería, Fabricación 0,40% RETENCIÓN EN LA FUENTE Conceptos Base Mínima en UVT Tarifas Compras generales (declarantes) 27 2,5% Compras generales (no declarantes) 27 3,5% Compras con tarjeta débito o crédito 0 1,5% Compras de bienes o productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial 92 1,5% Compras de bienes o productos agrícolas o pecuarios con procesamiento industrial (declarantes) 27 2,5% Compras de bienes o productos agrícolas o pecuarios con procesamiento industrial declarantes (no declarantes) 27 3,5% Compras de café pergamino o cereza 160 0,5% Compras de combustibles derivados del petróleo 0 0,1% Enajenación de activos fijos de personas naturales (notarias y transito son agentes retenedores) 0 1% Compras de vehículos 0 1% º51
52 Compras de bienes raíces cuya 0 1% destinación y uso sea vivienda de habitación (por las primeras UVT, es decir hasta $ ) Compras de bienes raíces cuya 20 2,5% destinación y uso sea vivienda de habitación (exceso de las primeras UVT, es decir superior a $ ) Compras de bienes raíces cuya 0 2,5% destinación y uso sea distinto a vivienda de habitación Servicios generales (declarantes) 4 4% Servicios generales (no declarantes) 4 6% Por emolumentos eclesiásticos 27 4% (declarantes) Por emolumentos eclesiásticos (no 27 3,5% declarantes) Servicios de transporte de carga 4 1% Servicios de transporte nacional de 27 2,5% pasajeros por vía terrestre (declarantes) Servicios de transporte nacional de 27 3,5% pasajeros por vía terrestre (no declarantes) Servicios de transporte nacional de 4 1% pasajeros por vía aérea o marítima Servicios prestados por empresas de 4 1% servicios temporales (sobre AIU) Servicios prestados por empresas de 4 2% vigilancia y aseo (sobre AIU) Servicios integrales de salud 4 2% prestados por IPS Servicios de hoteles y restaurantes 4 2,5% (declarantes) Servicios de hoteles y restaurantes 4 3,5% (no declarantes) Arrendamiento de bienes muebles 0 4% Arrendamiento de bienes inmuebles 27 2,5% (declarantes) Arrendamiento de bienes inmuebles 27 3,5% (no declarantes) Otros ingresos tributarios 27 2,5% (declarantes) Otros ingresos tributarios (no 27 3,5% declarantes) Pagos o abonos en cuenta 95 Art. 383 ET gravables realizados a personas naturales clasificadas en la categoría tributaria de empleado º52
53 Pagos o abonos en cuenta 128,96 Art. 384 ET gravables realizados a personas naturales clasificadas en la categoría tributaria de empleado (tarifa mínima) Honorarios y comisiones (personas 0 11% jurídicas) Honorarios y comisiones personas 0 11% naturales que suscriban contrato o cuya sumatoria de los pagos o abonos en cuenta superen las UVT Honorarios y comisiones (no 0 10% declarantes) Servicios de licenciamiento o 0 3,5% derecho de uso de software Intereses o rendimientos financieros 0 7% Rendimientos financieros 0 4% provenientes de títulos de renta fija Loterías, rifas, apuestas y similares 48 20% Retención en colocación 5 3% independiente de juegos de suerte y azar Contratos de construcción y 0 2% urbanización Nota: Tenga en cuenta el valor de la UVT vigente al momento de determinar el valor de la base de los impuestos CONTABILIZACIONES Y SOPORTES DE LOS APORTES Y COMPRAS PARA EL USO DE LA EMPRESA PASO 1: APORTES: EFECTIVO: Cuando se realiza la apertura hay algunos socios que aportan efectivo, y otros pagan las acciones suscritas con dinero, para estos dos casos se debe realizar los recibos de caja correspondientes a cada uno de los socios y/o accionistas con lo cual se les certifica que se recibió el pago por parte de ellos. A continuación veremos un ejemplo. Supongan que se constituyo una sociedad Anónima, Régimen Gran Contribuyente no Autorretenedor que se dedicará a la comercialización de prendas de vestir; en este caso, lo primero que se debe hacer es determinar cuál es su capital Autorizado, cuanto Suscribieron los Socios, y de acuerdo a lo Suscrito cuanto pagaron. De acuerdo con la Escritura Pública se constituyo una S.A con un Capital Autorizado º53
54 de $ Representado en 100 Acciones de Valor Nominal de $ C/U, de los cuales los Accionistas Suscribieron 70 Acciones de un valor nominal de $ y pagaron el total de las suscritas en Efectivo., es decir cada accionista suscribió 14 Acciones. Registro Contable: AUTORIZACIÓN CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CAPITAL AUTORIZADO 300,000, CAPITAL POR SUSCRIBIR 300,000,000 SUSCRIPCIÓN CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CAPITALSUSCRITO POR COBRAR 210,000, CAPITAL POR SUSCRIBIR 210,000,000 Soportes del Registro Contable: Después de Suscribir las acciones procedemos a realizar los recibos de caja correspondientes para cada accionista con los cuales soportaremos el pago de las acciones suscritas. Tenga en cuenta que para el reconocimiento contable se determino las cuentas con la lectura del PUC, y en el caso de los asientos de apertura de las Sociedades, las cuentas del patrimonio siempre están acompañadas de una cuenta del activo. recibo de caja y diligenciar la totalidad de sus requisitos. Para el caso de las sociedades en las que su capital se encuentra representado en cuotas o partes el asiento de apertura y las cuentas del patrimonio cambian, en primer lugar porque no se autoriza ni se suscribe, simplemente se paga y todos los aportes en efectivo contra la cuenta 3115 Aportes Sociales. PASÓ 2: CONSIGNACIONES: Los socios o accionistas de su Organización le dieron el dinero a la empresa en cheques o en efectivo, por tal motivo y aprovechando la apertura de cuenta que anteriormente usted hizo para el uso de su Organización este dinero debe ser consignado en su cuenta para un mayor control y mejor manejo del dinero. Para la contabilización de la consignación, simplemente debemos retirar el dinero de la caja que fue a donde ingreso inicialmente y consignarlo en el banco. Registro Contable 2649: DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO BANCOS MONEDA NACIONAL 42,000, CAJA GENERAL 42,000,000 BAJO NIIF -Bajo las NIC-NIIF según NIC 7 párrafo 6 no existe diferencia entre la cuenta de bancos y caja, y se unifican los dos en el concepto de efectivo y se realizaría el registro directamente en el recibo de caja. De esta forma es como se debe elaborar el recibo de caja de acuerdo con los datos que se tienen de cada uno de los accionistas, no olviden realizar las firmas correspondientes del NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO EFECTIVO 42,000,000 CAPITAL EN ACCIONES 42,000,000 º54
55 Soportes del Registro Contable: Lo primero es escoger un proveedor y realizar el pedido con lo cual él nos va a expedir la factura con todos los requisitos de ley. Para la Organización sus Compañeros de los Otros Equipos serán sus Proveedores. Seleccione con X en cuenta corriente, escriba el nombre de la U.E.D que es el titular de la cuenta y el número de cuenta. PASÓ 3: COMPRA DE MERCANCÍAS: Antes de iniciar el proceso de ventas la empresa debe adquirir los productos que va a comercializar, el precio de compra para el ejemplo va a ser el mismo costo del producto. Soportes del Registro Contable: La consignación se diligencia con ciudad, fecha, nombre del depositante que en este caso es el socio, N documento y teléfono. Al iniciar esta fase se habló que lo más importante, es identificar que se va a comprar en este caso son inventarios ya que son aquellas mercancías que se venderán más adelante, los inventarios son un activo para las empresa es decir pertenecen a la clase 1 ACTIVO, grupo 14 INVENTARIOS, cuenta 1435 Mercancía No Fabricada por la Empresa porque no se fabrican los productos y el auxiliar en este caso puede ser 01 es decir nuestra cuenta es (Las subcuentas son de libre creación en las Organización.). Lo primero que debe identificar son el total de los requisitos de la factura, e identificar a quien le compra esto lo hace revisando la información que le suministra la factura, con el fin de identificar las retenciones a que haya lugar. Ya se identificó la cuenta de la compra, ahora se debe tener en cuenta a quien se le compramos porque eso determinara las retenciones que se deben practicar, la compra se realizó a un Gran contribuyente no autorretenedor y usted es un Gran Contribuyente autorretenedor es decir esta en el mismo lado de la pirámide. Por tal motivo no se puede realizar retención de IVA ni de ICA pero si retención en la fuente. El IVA es descontable porque se realiza una compra y se crea una obligación con los proveedores ya que son ellos los encargados de proveer las mercancías que en un futuro se venderán. Para comenzar revisemos cuales son las tarifas y bases vigentes para realizar las respectivas retenciones: RETEFUENTE DE RENTA POR COMPRAS: APARTIR DE 27 UVT 2,5% PARA DECLARANTES RETENCIÓN DE IVA: 15% VALOR DEL IVA NO APLICA EN ESTE CASO AMBOS SON GRANDES CONTRIBUYENTES. RETENCIÓN DE ICA SEGÙN TARIFA FACTURA: PARA ESTE CASO ES EL 11,04/1000 RETEFUENTE POR CREE: DE ACUERDO CON LA ACTIVIDAD ECONOMICA PARA ESTE CASO COMO ES UNA ACTIVIDAD DE COMERCIALIZACIÓN LA TARIFA ES 0,40% PERO NO SE CONTABILIZA PORQUE LA PERSONA QUE NOS VENDE ES AUTORRETENEDOR EN ESTE IMPUESTO. º55
56 Registro Contable 2649: Se compran inventarios por valor de más IVA y se recibe descuento por pronto pago del 10% sobre el valor de la mercancía. DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO MCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 15,340, IVA DESCONTABLE 2,454, RETEFUENTE COMPRAS 61, PROVEEDORES NACIONALES 17,733,040 llevaremos al gasto el consumo de papelería. Lo primero seleccionamos el proveedor que nos vende la papelería y el no expide factura. Soportes del Registro Contable: DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO PROVEEDORES NACIONALES 17,410, DESCUENTOS COMERCIALES CONDICIONADOS 1,534, BANCOS NACIONALES 15,876,900 Registro Bajo NIC-NIIF: Según la NIC 2 párrafo 11 se debe deducir descuentos y otras partidas similares para determinar el costo de adquisición, este ajuste tendría un impacto en los impuestos por eso para efectos prácticos el valor de los impuestos y retenciones queda de la misma manera: NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO MCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 13,806,000 IVA DESCONTABLE 2,454,400 RETEFUENTE COMPRAS 383,500 CUENTA POR PAGAR A PROVEEDOR 15,876,900 NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CUENTA POR PAGAR A PROVEEDOR 15,876,900 EFECTIVO 15,876,900 PASÓ 4: COMPRA DE GASTOS DE PAPELERÍA: Toda Organización necesita de artículos de Oficina para el desarrollo de sus actividades, ya que sin ellos no se podrían hacer muchas de las operaciones o actividades que se llevan a cabo. Para el siguiente ejemplo se realiza una compra de una gran cantidad de papelería que se podría utilizar a lo largo de seis meses para las labores diarias. Si compramos papelería es un gasto para nuestra empresa, pero en este caso lo vamos a utilizar en los seis meses siguientes para este caso será un gasto pagado por anticipado, por eso su contabilización varia porque se convierte en un activo hasta que no usemos la papelería, es decir cada mes Registro Contable: DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 4,635, IVA DESCONTABLE 741, RETEFUENTE COMPRAS 115, RETEIVA 111, RETEICA 51, CUENTAS POR PAGAR 5,098,315 En este caso reconocimos un diferido porque es un gasto pagado por anticipado de una papelería que se va a utilizar en siguientes los siguientes meses, por ello no la llevamos al gasto de forma inmediata pues estaríamos reconociendo algo que ha ocurrido pero sucederá en un futuro cercano. Por otra parte practicamos Retefuente, Reteiva y Reteica porque le adquirimos los productos a un régimen común y somos gran contribuyente. Registro Bajo NIC-NIIF: NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO GASTO POR PAPELERIA 4,635,000 IVA DESCONTABLE 741,600 RETEFUENTE COMPRAS 115,875 RETEIVA 111,240 RETEICA 51,170 CUENTAS POR PAGAR 5,098,315 º56
57 PASÓ 5: COMPRA DE GASTOS DE ASEO Y CAFETRÍA: Toda Organización necesita de artículos de Aseo y Cafetería para el desarrollo de sus actividades, ya que sin ellos no se podrían hacer muchas de las operaciones o actividades que se llevan a cabo al interior de la empresa. Soportes del Registro Contable: Registro Contable: CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO OTROS DIFERIDOS IVA DESCONTABLE RETEFUENTE IVA RETEFUENTE ICA OTROS COSTOS Y GASTOS POR PAGAR En este caso reconocimos un diferido porque es un gasto pagado por anticipado de unos elementos de cafetería y aseo que se va a utilizar en los seis meses siguientes, por ello no la llevamos al gasto de forma inmediata pues estaríamos reconociendo algo que va a ocurrir en un futuro cercano en el presente. Y practicamos Reteiva y Reteica porque le adquirimos los productos a un régimen común Autorretenedor y somos Gran Contribuyente. Registro Bajo NIC-NIIF (Explicación Aplica para paso 4 y 5): Según la NIIF 1 adopción por primera vez no se encuentran catalogados la compra de elementos de aseo y cafetería ni la compra de papelería como un gasto pagado por anticipado porque no se espera recibir flujos futuros por lo tanto esta partida se debe reclasificar bajo norma internacional como gasto del periodo. NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO GASTO POR ELEMENTOS ASEO Y CAFETERIA 2,580,000 IVA DESCONTABLE 412,800 RETEIVA 61,920 RETEICA 28,483 CUENTAS POR PAGAR 2,902,397 NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CUENTAS POR PAGAR 2,902,397 EFECTIVO 2,902,397 PASO 6: COMPRA DE BIENES MUEBLES: Los bienes muebles son aquellos que se pueden trasladar de sitio. Cuando se trate de una compra realizada por la Organización. El registro contable será: Ejemplo: Se compran muebles y enseres por valor de $ más IVA a Gran Contribuyente autorretenedor. El proveedor nos concede descuento del 2% sobre el valor por pago de contado. REGISTRO 2649: DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO MUEBLES Y ENSERES 5,800, CUENTAS POR PAGAR 5,800,000 DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CUENTAS POR PAGAR 5,800, DESCUENTOS COMERCIALES CONDICIONADOS 500, BANCOS NACIONALES 5,300,000 º57
58 Registro Bajo NIC-NIIF: Según la NIC 16 párrafo 16 (a) se debe deducir descuentos y otras partidas similares para determinar el costo de adquisición, este ajuste tendría un impacto en los impuestos por eso para efectos prácticos el valor de los IVA se mantienen según la norma fiscal, en el caso de que el proveedor nos dé días de plazo se debe reconocer el valor presente a una tasa de mercado de la obligación actual la diferencia se debe reconocer como un ingreso/costo financiero. Registro Contable: CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO GASTOS LEGALES - REGISTRO MERCANTIL 790, GASTOS LEGALES 790,000 En la cámara de comercio se cancelan el registro de la escritura de constitución de la U.E.D, el valor de la matricula mercantil y el impuesto de registro del documento. Supongamos para nuestro ejemplo se cancelo $ de inscripción, $ y $ por impuesto de registro. NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO PPYE 5,300,000 CUENTAS POR PAGAR 5,300,000 Deben tener claro si es aporte o compra, y que tipo de BIEN MUEBLE ó INMUEBLE que se va a adquirir. Identifiquen cuales son los BIENES MUEBLES ó INMUEBLES QUE DEBERÍA TENER SU U.E.D. y registre de acuerdo al grupo 15 del P.U.C., Realizar las Retenciones a que haya lugar, para el caso del IVA DESCONTABLE no se podrá descontar ya que para los ACTIVOS FIJOS GRUPO 15, este es un mayor valor de la compra. Los anteriores ejemplos se evidencian cómo se registran los gastos de legalización, si su empresa incurre en algún otro gasto de legalización se sugiere revisar el P.U.C. en las cuentas que se encuentran en la 5140 gastos legales Administrativos ya que hacen parte de las operaciones inherentes a los Administradores. Registro Contable: CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO GASTOS LEGALES - NOTARIALES 500, GASTOS LEGALES 500,000 No olviden soportar los registros que se realicen. PASÓ 8: GASTOS DE LEGALIZACIÓN Y CREACIÓN DE LA EMPRESA: Soportes del Registro Contable: Las notarias expiden recibos de acuerdo a los gastos notariales, que hay a lugar por registros se pueden pagar hasta $ , esto es un gasto para nuestra empresa de carácter legal. º58
59 Soportes del Registro Contable: 3.3. CAJA MENOR PASO 1: APERTURA CAJA MENOR: Para legalizar la apertura de la caja menor es necesario girar el cheque a nombre del responsable con su respectivo comprobante de egreso. PASÓ 2: GASTO DE CAJA MENOR: Formato para gastos menores. Si en el proceso de compra de gastos menores es entregado tiquete no es necesario hacer Recibo de Caja Menor. º59
60 CAJA MENOR: Son aquellos gastos menores en los que incurre la empresa como lo son: transporte, fotocopias, aseo ó cafetería. Pasos a tener en cuenta: 1. Acta de Creación de la Caja Menor. 2. Giro de Cheque con el comprobante de Egreso por el monto de la Caja Menor. 3. Realizar gastos de la caja de acuerdo a políticas. 4. Realizar el Reembolso de Caja Menor. 5. Solicitar el monto de acuerdo al Reembolso. RECIBO DE CAJA MENOR No. 01 CIUDAD: BOGOTÁ DIA MES AÑO 4 SEP 2012 PAGADO A: Jose Díaz $ POR CONCEPTO DE: Transportes para radicar facturas de Ventas N 004 y 006 VALOR EN LETRAS: CINCO MIL PESOS MCTE CODIGO CUENTAS DEBITOS CREDITOS FIRMA DE RECIBIDO : TAXIS Y BUSES $ CAJA MENOR $ APROBADO CONTABILIZADO CC NIT NO 3.4. PROCESO DE VENTAS Y COSTO DE VENTAS Lista de Precios: Antes de iniciar el proceso de venta, se debe tener en cuenta que según los costos del producto debemos generar en la venta una utilidad que me permita cubrir el costo de dicha mercancía, más los gastos que tenga en mi U.E.D y que aun así me quede plata de utilidad para los socios o accionistas. A continuación se muestra un Ejemplo de Lista de Precios PASO 1: LISTA DE PRECIOS: Creen su tabla de precios de compra y precio de venta. Para obtener el precio de venta en este ejemplo, se propone darle un margen de utilidad con relación al costo del 55%, para lo cual multiplicamos el valor del costo por 1.55 para que nos genere el precio de venta. PASÓ 2: PROCESO DE VENTA: Al realizar sus procesos de venta deben generar sus facturas de venta, contabilizar al respaldo de cada factura y si el pago es de contado al momento de recibir el dinero ó cheque se debe realizar el recibo de caja y la consignación respectiva del cheque. Registro Contable: DEBITO NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO CLIENTES NACIONALES 13,493, ANTICIPO DE IMPTOS RETEFUENTE COMPRAS 297, ANTICIPO DE IMPTOS CREE 47, AUTORRETENCIÓN CREE 47, IVA GENERADO 1,902, COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 11,888,500 BENAVIDES Y CIA S EN C LISTA DE PRECIOS REFER ARTÍCULO Y/O SERVICIO CANTIDAD COSTO UNITARIO PRECIO DE VENTA CAMISAS PARA DAMA ,000 74, CAMISAS PARA CABALLERO 80 48,000 74, PANTALONES PARA CABALLERO , ,850 º60
61 SOPORTES REGISTRO CONTABLE: Antes de realizar el reconocimiento contable se debe determinar que retenciones nos van a practicar para registrarlas las cuentas del activo la 1355 de Anticipo de Impuestos identificando el tipo de Retención que nos practicaron los adquirientes de los bienes y servicios. PASÓ 3: PAGO DEL CLIENTE: El valor del cheque y del recibo de caja debe ser siempre el mismo por el que se constituyo la cuenta por cobrar porque si nos practican retenciones nos van a descontar del valor inicial de nuestra factura por ultimo realice la consignación. Registro Contable: PASÓ 4: COSTO DE VENTAS: Hace parte de las facturas de venta recuerden que de acuerdo a la lista de precios que se realizo, el costo se debe multiplicar por las unidades vendidas y por el resultado es el valor a retirar del inventario contra la cuenta de costos de venta. En el ejemplo de la venta el costo se determina así: BENAVIDES Y CIA S EN C LISTA DE PRECIOS REFER ARTÍCULO Y/O SERVICIO CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL CAMISAS PARA DAMA 50 48,000 2,400, CAMISAS PARA CABALLERO 40 48,000 1,920, PANTALONES PARA CABALLERO 50 67,000 3,350,000 7,670,000 CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO COSTO DE VENTAS PRENDAS DE VESTIR 7,670, MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 7,670,000 Con el precio de compra registramos nuestro costo, y con el precio de venta nuestros ingresos. º61
62 3.5. PROCESO DE COMPRAS Recuerden: Al realizar sus procesos de compra en los otros Equipos de Trabajo deben identificar que van comprar, para que lo van a utilizar, a quien se lo van a comprar y como se va a realizar el contado o crédito. PASO 1: COMPRAS: Muchas de las compras que realicen entre los demás Equipos de Trabajo, se pueden dar como GASTO, ACTIVO FIJO ó INVENTARIO, tengan muy presente para que lo van a utilizar para que así mismo le den una clasificación. De acuerdo a estas posibles situaciones el siguiente ejemplo supone que se compraron cuadernos para donar a una fundación de caridad, estos se le compraron a un régimen común por tal razón se debe practicar retefuente Renta, Retefuente CREE, Reteiva y reteica. Registro Contable: PASÓ 2: PAGO: Para realizar el pago se debe generar un cheque y soportarlo con un Comprobante de Egreso por el valor que se determino en la cuenta por pagar. CUENTA No NIT: CHEQUE No CHEQUE No CUENTA No FECHA: 11/10/2012 FECHA: 11/10/2012 $ ,00 CONCEPTO: PAGO DE FACTURA N PÁGUESE A LA ORDEN DE: REMATE COLOMBIA LTDA A FAVOR DE: REMATE COLOMBIA LTDA A SUMA DE: DOS MILLONES SEISCIENTOS OCHO MIL SETECIENTOS CUATRO Saldo anterior PESOS MCTE Consignación Suma -este cheque Saldo que pasa FIRMA Y SELLO 07 º62
63 LOGO DATOS DE LA EMPRESA ADQUIRIENTE COMPROBANTE DE EGRESO CIUDAD: BOGOTA No. 005 PAGADO A: REMATE COLOMBIA LTDA FECHA: Valor $ DIRECCIÓN: KR 68 N 12A - 17 C.C./ N.I.T La suma de (en letras): Dos Millones seiscientos ocho mil setecientos cuatro pesos mcte Por concepto: PAGO DE FACTURA N CODIGO CONCEPTO DÉBITOS CREDITOS OTROS COSTOS Y GASTOS POR PAGAR BANCOS MONEDA NACIONAL Es importante recalcar que bajo NIC- NIIF los métodos de valuación permitidos son el PEPS O FIFO y el Promedio Ponderado, para efectos del reconocimiento del costo de ventas de los inventarios vendidos se debe realizar utilzando el método del promedio ponderado. CHEQUE No. BANCO. CUENTA No. SUCURSAL. OBSERVACIONES EFECTIVO FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO BANCOLOMBIA CALLE 57 C.C. / N.I.T. FECHA RECIBIDO: PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO 3.6. CUENTA DE COBRO Y DOCUMENTO EQUIVALENTE La cuenta de cobro debe tener las siguientes características: Fecha de la radicación de la cuenta de cobro El nombre de la empresa deudora Nit de la empresa deudora Nombre del beneficiario del dinero Monto adeudado Bien y/o servicio prestado Firma y cedula del beneficiario PASÓ 2: DOCUMENTO EQUIVALENTE: Se realiza cuando se adquieren bienes y/o servicios a personas del régimen simplificado. En la contabilización tenga en cuenta el tipo de bien o servicio e identifique la clase, el grupo, la cuenta y subcuenta donde registrara la operación, establezca el tipo de régimen, y determine las retenciones correspondientes. º63
64 PASO 1: CUENTA DE COBRO: Es entregada por la persona del régimen simplificado que realizó ó presto el bien y/o servicio a la Organización. De acuerdo al bien o servicio adquirido realice el pago teniendo en cuenta los datos de la persona prestadora del bien o servicio. Para la contabilización tenemos que determinar que es para nuestra empresa, un activo, un costo o un gasto. PASÓ 4: PAGO: El documento equivalente debe tener los siguientes requisitos: Persona natural quien presta el bien, Nit de la empresa prestadora del servicio, fecha de la operación, descripción de la operación, valor de la operación, tarifa del IVA, IVA teórico, y las retenciones del IVA y el Ica. Con los datos suministrados en la cuenta de cobro diligencie los campos de identificación. Ver Ejercicio práctico N 1. Para el reconocimiento contable tenga en cuenta que debe disminuir el pasivo porque esta cancelando una obligación y acreditar el banco REEMBOLSO DE CAJA MENOR PASO 1: REEMBOLSO DE GASTOS DE CAJA MENOR: Formato para relacionar los gastos menores de acuerdo a las políticas de reembolso que se tienen en el Acta de Caja Menor, el tope de Reembolso por lo general está entre el 70% y 80%. º64
65 FECHA DE SOLICITUD: VALOR REEMBOLSO: (en Letras) SOLICITUD REEMBOLSO PARA CAJA MENOR No. 001 $ PASÓ 2: SOLICITUD DEL REEMBOLSO DE CAJA MENOR: CONCEPTO: CAFETERÍA FECHA PAGADO A NIT SUBTOTAL IVA TOTAL CODIGO PUC SUBTOTAL CONCEPTO: ASEO FECHA PAGADO A NIT SUBTOTAL IVA TOTAL CODIGO PUC SUBTOTAL CONCEPTO: TRANSPORTES FECHA PAGADO A NIT SUBTOTAL IVA TOTAL CODIGO PUC 04-sep-12 JOSE DIAZ SUBTOTAL 5.000,00 CONCEPTO: FOTOCOPIAS FECHA PAGADO A NIT SUBTOTAL IVA TOTAL CODIGO PUC SUBTOTAL TOTAL 5.000,00 SOBRANTE FIRMA ENCARGADO CAJA MENOR: PREPARADO REVISADO APROBADO FALTANTE TOTAL REEMBOLSO 5.000,00 FIRMA SUPERVISOR CAJA MENOR: CONTABILIZADO Por ejemplo el reembolso fue de para la caja menor, el soporte del comprobante de egreso, debe registrar la salida de ese dinero de su U.E.D. contra la Caja Menor o Cuenta por Pagar del Responsable de la Caja Menor. PASÓ 3: SOPORTES DE CAJA MENOR: Los soportes de caja menor son la factura o los recibos de caja, Por ejemplo se cancelo por caja menor se compro 4 bombillos de valor $ c/u. más IVA. Podemos observar la factura con todos los requisitos. Esta factura es un soporte de un pago por caja menor. º65
66 RECIBO DE CAJA MENOR No. 01 CIUDAD: BOGOTÁ DIA MES AÑO 4 SEP 2012 PAGADO A: Jose Díaz $ POR CONCEPTO DE: Transportes para radicar facturas de Ventas N 004 y 006 Debe llevar todas las firmas correspondientes. Tanto del beneficiario como los de la empresa. VALOR EN LETRAS: CINCO MIL PESOS MCTE CODIGO CUENTAS DEBITOS CREDITOS FIRMA DE RECIBIDO : TAXIS Y BUSES $ CAJA MENOR $ APROBADO CONTABILIZADO CC NIT NO 4. NÓMINA 4.1. PROCESO DE CONTRATACIÓN En la actualidad los procesos de contratación del personal requerido deben estar muy afianzados a las necesidades del Recurso Humano, por tal razón en su organización, se debe establecer los candidatos idóneos y eficientes para desarrollar un cargo determinado dentro de su empresa, los siguientes pasos, le darán las pautas necesarias para realizar la contratación, afiliación al Sistema de Seguridad Social, Liquidación de Nómina; Pagos, Provisiones y contabilización para sus empleados: Sistema de Seguridad Social Afiliación al Sistema General de Riegos Laborales - ARL: Entidades encargadas de la atención de los riesgos derivados de la riesgos que se puedan ocasionar en el desarrollo de la profesión (Enfermedad Profesional) ó accidente laboral. La empresa es la encargada de elegir una entidad para todos sus empleados. Afiliación a las Entidades Promotoras de Salud - EPS: Entidades encargadas de la atención de servicios de salud a sus afiliados y beneficiarios. Esta es de libre elección por el empleado. Afiliación a Fondos de Pensión: Entidades encargadas de cubrir las contingencias futuras derivadas de la vejez, invalidez o muerte, reconociendo una pensión para él trabajador o sus beneficiarios. Esta es de libre elección por el empleado. Afiliación a Caja de Compensación Familiar: Entidades encargadas de promover el mejoramiento del nivel de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad, para lo cual proporcionan bienes y servicios, como son: Subsidio para los hijos, Subsidio de Vivienda, Recreación y Deporte. La empresa es la º66
67 encargada de elegir una entidad para todos sus empleados. 4.2 PROCESO DE Pasó 1: Flujograma: Realicen un Flujograma donde se evidencie el proceso de contratación y afiliación al sistema de seguridad social realizado para 5 empleados de su Organización. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Pasó 2: Hojas de Vida: De acuerdo al proceso de contratación realizado en su Organización, seleccione 5 Hojas de Vida de los empleados que va a contratar. Pasó 3: Contratos: De acuerdo a los 5 empleados seleccionados realicen los respectivos contratos de acuerdo a los siguientes tipos: Indefinido Fijo menor a un año Salario Integral Fijo de uno a tres años SALARIO MÍNIMO: El salario mínimo es una remuneración establecida legalmente, para cada periodo laboral Recuerde que el próximo año el Salario Mínimo cambia por el efecto de la inflación por tal motivo La Hoja de Vida es el primer filtro de la empresa y de su excelente presentación dependerá su continuación en el proceso de contratación.. AUXILIO DE TRANSPORTE: Tiene por objeto facilitar al empleado llegar al sitio de labor pero no constituye una remuneración por su trabajo. Siendo así las cosas, el auxilio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social. º67
68 adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle. LIQUIDACION DE LA NOMINA: En este link encontrara un video guía para el diseño de la nomina en Excel. Recuerde que; La Nomina es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales CONCEPTOS BÁSICOS DE LA NOMINA: DEVENGADOS SALARIO BÁSICO: Hace referencia a la parte de salario que es fija, que se pagará sin importar que cumplan determinadas condiciones, sin importar que se presenten hechos o circunstancias Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acorado, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que AUXILIO DE TRANSPORTE: Este se paga a los empleados perciban un ingreso igual o menor a dos salarios mínimos legales mensuales COMISIONES: Esta figura es de gran aplicación en las empresas comercializadoras, que suelen pagar a sus empleados una comisión por venta realizada, lo que de alguna forma asegura el buen desempeño de sus vendedores, en la medida en que su remuneración depende de su desempeño. El pago se puede pactar mediante un básico mas comisiones, o sólo comisiones HORAS EXTRAS: El trabajo extra o trabajo suplementario como también se le conoce, se refiere a las horas de trabajo adicionales a la jornada laboral ordinaria pactada entre las partes. Si las partes acordaron una jornada diaria de 8 horas y se trabajan 9 horas, una de ellas será extra, o trabajo suplementario. º68
69 DESCRIPCIÓN Trabajo Nocturno entre las 10 p.m. y las 6 a.m. Hora Extra Diurna entre las 6 a.m. y las 10 p.m. Hora Extra Nocturna entre las 10 P.M. y las 6 A.M. Hora ordinaria, Dominical o Festivo Hora Extra Diurna en dominical o Festivo. Hora Extra Nocturna en Dominical o Festivo FORMULA Hora ordinaria X 0.35 x Nª H. TRAB. SALARIO DIARIO X 1,25 x Nª H. TRAB. SALARIO DIARIO X 1,75 x Nª H. TRAB. SALARIO DIARIO X 1,75 x Nª H. TRAB. SALARIO DIARIO X 2 x Nª H. TRAB. SALARIO DIARIO X 2,5 x Nª H. TRAB TOTAL DEVENGADO: Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos DESCUENTOS POR PENSION: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el (12%) y el trabajador aporta el restante (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena) PRESTAMOS A Eso quiere decir que mi trabajo fuera del horario normal será remunerado un dinerito extra que bien DEDUCCIONES DESCUENTOS POR SALUD: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. EMPLEADOS: Corresponde a los valores que se descuentan por nomina por dineros desembolsados a los trabajadores por concepto de préstamos, este puede ser directamente empresa-empleado a o a través de una libranza que es un mecanismo de recaudo en el cual un trabajador que adquiere un crédito con un tercero autoriza a su empleador a que le retenga un valor determinado de su salario, y se lo traslade al banco para cubrir la cuota que debe cubrir del crédito adquirido por el trabajador. º69
70 (-) Aportes promedio EPS 4% RETENCION EN LA FUENTE SOBRE SALARIOS: La retención en la fuente se deben aplicar al momento del pago o abono en cuenta, el hecho que ocurra primero, y en la cotidianidad de las empresas, siempre ocurre primero la causación, pero en el caso de la retención por salarios, esta se practica cuando efectivamente se paga al trabajador. Existen tres procedimientos para determinar el valor de dicho impuesto a continuación hablaremos de dos de ellos. = Subtotal 2: Ingresos Gravados. (-) Rentas Exentas 25%. = Base Gravable Base Gravable/Valor de la Uvt = Ingreso Labora expresado en Uvt PROCEDIMIENTO 3 RETENCIÓN MINIMA MENSUAL PROCEDIMIENTO 1 PARA LIQUIDAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES: Aplicar la Tabla Art. 383 del Estatuto Tributario a la Base Gravable después de realizar el siguiente procedimiento: PROCEDIMIENTO DE RETENCIÓN PAGOS MENSUALIZADOS INGRESOS LABORALES PAGO MENSUALIZADO (-) PENSIÓN OBLIGATORIA 4% (-) FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL Entre el 1% - 2% (-) SALUD POS 4% = BASE GRAVABLE $ INGRESO LABORAL EXPRESADO EN UVT = Ingreso Laboral/Vr. Uvt RETENCIÓN MINIMA MENSUAL EN UVT Según tabla Art. 384 E.T. RETENCIÓN EN PESOS COL = Retención en UVT * Vr. Uvt Total pagos laborales del mes (-) Rentas Exentas Numerales 1-9 Aportes pensiónales obligatorios 4% Aportes Fondo pensiónales 1-2% Aportes a Pensión Voluntaria Aportes a AFC (=)Subtotal 1 La sumatoria de las Rentas Exentas no puede exceder el 30% de los Ingresos Laborales Nota: Estimado aprendiz tenga en cuenta que debe escoger la retención que resulte ser mayor entre el procedimiento 1 y el de la retención Mínima Mensual. Y tener en cuenta cambios que por disposición de ley se fijen. (-) Pago Intereses Crédito de vivienda (hasta 100 UVT) (-) Dependientes (hasta 32 UVT mensuales) (-) Pago de Medicina Prepagada (hasta 16 UVT) º70
71 de salario integral, tiene todo el derecho de disfrutar sus vacaciones plenamente según lo estipulado por el código sustantivo del trabajo FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL: El Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) es una cuenta especial de la Nación, que no tiene personería jurídica, adscrita al Ministerio de la Protección Social, destinada a subsidiar las cotizaciones para pensiones de los grupos de población que por sus características y condiciones socioeconómicas no tienen acceso a los Sistemas de Seguridad Social, así como el otorgamiento de subsidios económicos para la protección de las personas en estado de indigencia o de pobreza extrema. BASE EN SMMLV % FSP De 4 hasta 16 1% De 16 hasta % Más de 17 hasta % Más de 18 hasta % Más de 19 hasta % Superiores a 20 hasta 25 2% TOTAL DEDUCIDO: Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos descontados a un empleado como son: salud, pensión, préstamos, retención en la fuente entre otros. SALARIO INTEGRAL: El Salario integral es aquel salario en el que se considera que ya está incluido dentro del valor total del salario, además del trabajo ordinario, las prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan en dicha estipulación. Dentro del salario integral, no se considera incluidas ni remuneradas las vacaciones, por lo que un empleado, aun con la figura El salario integral mínimo para el 2013 es de $ , incluyendo el factor prestacional que como mínimo debe ser del 30%. Tenga en cuenta que el valor del salario Integral se actualiza cada año con el incremento del salario mínimo mensual. Según el artículo 132 del código sustantivo del trabajo, el salario integral ha de ser como mínimo de 10 salarios mínimos mensuales, a lo que hay que sumarle un factor prestacional que debe corresponder como mínimo al 30% de dicho valor. Para determinar el salario mínimo integral para el presenta año debe consultar primero el valor del SMLV, tomar ese valor y multiplicarlo por 10 al valor calculado multiplicarlo por el 30%, y suma las dos partidas para determinar el valor. º71
72 4.4 APROPIACIONES Pasó 1: Identificación: De acuerdo a la liquidación de nómina realizada en su Organización. de los 5 empleados, se debe realizar los procesos de apropiaciones de acuerdo a lo establecido por la ley. Pasó 2: Entidad: Las Entidades de Seguridad Social son las empresas de SALUD, PENSIÓN ARP, CAJA COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E ICBF. Pasó 3: Base: La base para calcular las Apropiaciones es el TOTAL DEVENGO AUX. DE TRANSPORTE. Pasó 4: Tarifas: Las apropiaciones comprenden las siguientes tarifas: SEGURIDAD SOCIAL EPS 8,5% PENSIÓN 12% De ARP acuerdo a tabla PARAFISCALES CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR - CCF 4% SENA 2% ICBF 3% Apropiaciones: Se encuentran a cargo de la empresa, consta de Seguridad Social y Parafiscales estos junto a las deducciones de la nómina es el valor unificado y pagado a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes PILA. NOTA: Tenga en cuenta que si su empresa contribuye al impuesto para la equidad (CREE), no es necesario cancelar aportes al SENA NI ICBF, como tampoco el aporte patronal a salud del 8.5%. º72
73 Pasó 6: Cálculo: Es hora de aplicar a cada empleado sus apropiaciones. El siguiente es un ejemplo de un Empleado que gana $ mensuales en salario integral es decir posee más de 10 SMLV. TRABAJADOR 1 CONCEPTO BASE FACTOR CONCEPTO VALOR EMPLEADOR EMPLEADO VACACIONES ,17% SALUD ,50% PENSION ,00% F.S.P ,00% A.R.L ,522% SENA ,00% ICBF ,00% CCF ,00% PROVISIONES Pasó 1: Identificación: De acuerdo a la liquidación de nómina realizada en su Organización. De los 5 empleados, se debe realizar los procesos de provisiones de acuerdo a lo establecido por la ley. Pasó 2: Base: La base para calcular las Apropiaciones es el TOTAL DEVENGO, para el caso de las VACACIONES se resta el Auxilio de Transporte. Provisiones: Su Organización se enfrentara a una serie de deudas futuras con sus empleados de acuerdo a lo establecido en la ley, y como el futuro es incierto el ideal es prepararnos en el presente para lograr cumplir con los empleados. Pasó 3: Tarifa: Las provisiones sociales y vacaciones, que comprenden lo siguiente: º73
74 Ejemplo: Pepito Pérez devenga un salario de y al culminar el mes de febrero se debe realizar la respectiva provisión del mes. PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES Y VACACIONES PCGA * 4.17% = PRIMA CESANTÍAS INTERESES DE CESANTÍAS VACACIONES Pago semestral o proporcional. Correspondiente a un 15 días de salario. Consignación en el Fondo de Cesantías, correspondiente a un salario mensual por un año laborado o proporcional. Pago anual o proporcional, corresponde al 12% sobre el valor de las cesantías. Pago a 15 días hábiles de descanso remunerado por un año de trabajo. 8,33% 8,33% 1% 4,17% BAJO NIC * 5.83% = En este caso se presenta una diferencia en la provisión que afectaría directamente los resultados por valor de $ , para el caso de este empleado, este es uno de los mayores impactos en los beneficios a empleados a corto plazo cuando se cuenta con más de 50 empleados. Ahora vamos a desarrollar un ejemplo que nos permita desarrollar todo el proceso de nómina para entenderlo de una manera más fácil. Pasó 4: Cálculo: Las provisiones de prestaciones sociales se calculan mensualmente sobre el total devengo por cada empleado y las vacaciones sobre el total devengo menos el auxilio de transporte. IMPACTO BAJO NIC-NIIF Bajo la NIC 19 Beneficios a Empleados se reconocen como beneficios a corto plazo, difiere en el tema de la provisión que se realiza para el caso de las vacaciones, porque bajo NIC se deben estimar los días que va a disfrutar y sobre estos liquidarle la provisión. En las compañías para los empleados que tienen horario de trabajo de lunes a viernes se le cancelan 21 días a los empleados porque les deben de pagar sábados y domingos la explicación en un ejemplo a continuación: TRABAJADOR 1: SALARIO INTEGRAL $ TRABAJADOR 2: SALARIO MINIMO TRABAJO 1 DÍA EN JORNADA NOCTURNA, 2 HORAS EXTRAS DOMINICALES NOCTURNAS, 4 HORAS EXTRAS NOCTURNAS, 3 HORAS EXTRAS DIURNAS. º74
75 PASÓ 1: REALICE LAS LIQUIDACIONES DE HORAS EXTRAS: EMPLEADO:TRABAJADOR 2 VR. HORA N HORAS TIPO H.E FACTOR VR. HORA E. 2,567 8 RECARGO NOCTURNO ,187 2,567 2 H.E DOMINICAL NOCTURNO ,833 2,567 4 HORAS EXTRAS NOCTURNAS ,967 2,567 3 HORAS EXTRAS DIURNAS ,625 47,612 PASÓ 2: REALICE LAS LIQUIDACIONES DE CADA UNO TRABAJADOR 1 CONCEPTO BASE FACTOR CONCEPTO VALOR EMPLEADOR EMPLEADO VACACIONES 9,000, % 375, ,300 0 SALUD 6,300, % 787, , ,000 PENSION 6,300, % 1,008, , ,000 F.S.P 6,300, % 63, ,000 A.R.L 6,300, % 32,886 32,886 0 SENA 6,300, % 126, ,000 0 ICBF 6,300, % 189, ,000 0 CCF 6,300, % 252, ,000 0 TRABAJADOR 2 CONCEPTO BASE FACTOR CONCEPTO VALOR EMPLEADOR EMPLEADO CESANTIAS 735, % 61,276 61,276 0 INT. CESANTIAS 735, % 7,356 7,356 0 PRIMA 735, % 61,276 61,276 0 VACACIONES 663, % 27,673 27,673 0 SALUD 663, % 26, ,544 PENSION 663, % 106,178 79,633 26,544 A.R.L 663, % 3,464 3,464 0 SENA 663, % ICBF 663, % CCF 663, % 26,544 26,544 0 º75
76 PASÓ 3: LIQUIDACIÓN DE RETENCIÓN: PROCEDIMIENTO 1 TOTAL INGRESOS 9,000, (-) INCRNG - (-) RENTAS EXENTAS <=30% I.L (315,000.00) PENSION OBLIGATORIA 252, FSP 63, PENSION VOLUNTARIA - AFC - SUBTOTAL 1 8,685, SALUD PREPAGADA 16 UVT - dependientes 32 uvt - INTERES VIVIENDA 100 UVT - SALUD POS (PROMEDIO AÑO ANTER) (252,000.00) SUBTOTAL 2 8,433, RENTA EXENTA 25% (2,108,250.00) BASE GRAVABLE 6,324, VR. UVT 27, IL UVT RETENCIÓN EN UVT VR RETENCIÓN 705, EN MILES DE IMPUESTOS 706, RETENCIÓN MINIMA MENSUAL P3 TOTAL INGRESOS 9,000, (-)SALUD POS 252, (-)PENSION OBLIGATORIA 315, BASE GRAVABLE 8,433, VR. UVT 27, IL UVT RETEFUENTE MINIMA MENSUAL 10.8 VR RETENCIÓN 297,113 EN MILES DE IMPUESTOS 297, PARA EL CASO DE LA RETENCIÓN POR SALARIOS SE TOMA LA MAYOR DE LOS DOS PROCEDIMIENTOS ES DECIR $ PASÓ 4: LIQUIDACIÓN NOMINA: DEVENGADOS NOMBRE DE EMPLEADO SALARIO AUX. TRANSP. H. EXTRAS TOTAL DEVENGADO TRABAJADOR 1 9,000, ,000,000 TRABAJADOR 2 616,000 72,000 47, ,612 º76
77 DEDUCIDOS SALUD PENSION FSP RETEFUENTE TOTAL DESCTOS NETO A PAGAR 252, ,000 63, ,000 1,273,000 7,727,000 26,544 26, , , , ,929 78, ,000 1,747,858 13,142,865 PROVISIONES DE PRESTACIONES SOCIALES NOMBRE DEL EMPLEADO CESANTIAS INT. DE CESANTIAS PRIMA VACACIONES TRABAJADOR ,300 TRABAJADOR 2 61,276 7,356 61,276 27,673 APROPIACIONES NOMBRE DEL EMPLEADO SALUD PENSION A.R.L TRABAJADOR 1 535, ,000 32,886 TRABAJADOR ,633 3,464 PARAFISCALES NOMBRE DEL EMPLEADO SENA ICBF CCF TRABAJADOR 1 126, , ,000 TRABAJADOR , PAGO NÓMINA EMPLEADOS Recuerden pagar a sus empleados por el servicio prestado, de acuerdo al pacto que se evidencie en el contrato (Quincenal o Mensual). º77
78 Pasó 1: Recolección de datos: De acuerdo a la liquidación de Nómina verifiquen la casilla de NETO A PAGAR por cada uno de sus empleados. Pasó 2: Comprobantes de Nómina: Diligencie los formatos de Comprobantes de Nómina por cada uno de los empleados, este paso es muy importante para el empleado ya que en el formato cada uno de sus empleados podrán observar que descuentos se le realizaron y finalmente cuánto dinero va a recibir. Pasó 3: Proceso de Pago: Realicen los Comprobantes de Egresos con los respectivos cheques de los empleados de su Organización. de acuerdo al siguiente ejemplo: 4.7 PAGO PLANILLA INTEGRAL DE LIQUIDACIÓN DE APORTES - PILA NO LO OLVIDEN! Es hora de pagar la PILA, recuerden este pago se debe realizar mensualmente. Si no corren el riesgo de dejar desprotegidos a los empleados de cualquier calamidad que llegase a presentarse. º78
79 Pasó 1: Recolección de datos: De acuerdo a la liquidación de Nómina realizada para sus 5 empleados contratados tome los datos de las deducciones: EPS, PENSIÓN y FONDO DE SOLIDARIDAD, y de las Apropiaciones EPS, PENSIÓN, CAJA DE COMPENSACIÓN, SENA E ICBF, de acuerdo a cada Entidad. Ejemplo: Pepe Pérez se encuentra afiliado a EPS: Su Salud EPS y Pensiones: Mi Vejez SA y adicional cumple los topes para Fondo de Solidaridad Pasó 2: Totalice los valores por Entidad: Unifiquen los valores por cada entidad. Ejemplo Pasó 3: Diligencie el formato PILA: En una plataforma virtual este proceso será de acuerdo a un archivo plano del total de los empleados o digitalización por cada uno y cada mes se realizaran las respectivas novedades. Para la Organización. se realizara totalizando a los empleados de acuerdo a la entidad que Correspondan según paso 2., en la PLANILLA PILA. Pasó 4: Proceso de Pago: Realicen un Comprobante de Egreso donde se relacionará cada entidad y el valor total a pagar de acuerdo a la Planilla. Es un sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Protección Social, que busca facilitar a los aportantes realizar los pagos a la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de Educación, a través de transferencias electrónicas. Fecha de Pago 9/1/ :00:00 AM Periodo Cotización Salud SEPTIEMBRE Empre sa XX Ltda. NIT Sucursal o Dependencia Número de Radicación Número Autorización Número de Administradoras 6 Número de Empleados 1 Total Pagado Medio de Pago CHEQUE Ba nc o BANCOLOMBIA Código EPS- 001 PENSION- 001 ARP- 001 CCF- 001 SENA- 001 ICBF- 001 *Núme ro de V a lor de sc onta do inc a pa c ida d(e s) y/o NIT Nombre e n inc a pa c ida d Total Pagado Num. Afiliados lic e nc ia (s) de y/o licencia inc a pa c ida d SU SALUD EPS MI VEJEZ SA POSITIVON COMFAMILIAR SENA ICBF Si descontó incapacidades o notas crédito debe informar a la administradora correspondiente los descuentos. º79
80 El pago de la planilla para el caso de su organización se debe realizar en cheque girado a la entidad recaudadora. 4.8 PROCESO DE CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA, PROVISIONES, APROPIACIONES CONTABILIZACIÓN NÓMINA, PROVISIONES Y APROPIACIONES: FECHA: 31 DE ENERO 2015 No. 003 CONCEPTO TERCERO CODIGO CUENTAS DEBITOS CREDITOS SALARIO INTEGRAL NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 9,000, VACACIONES NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 375, APORTES A.R.L NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 32, APORTES A E.P.S NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 535, APORTES A FONDOS PENSIONES NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 756, APORTES CAJAS DE COMPENSAC. NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 252, APORTES ICBF NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 189, APORTES SENA NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 126, SALARIOS Y PAGOS LABORALES NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 706, APORTES A E.P.S NOMINA ENE/15 SANITAS E.P.S 787, APORTES A.R.L NOMINA ENE/15 POSITIVA A.R.P 32, APORTES SENA, ICBF, CAJAS CF NOMINA ENE/15 SENA 126, APORTES SENA, ICBF, CAJAS CF NOMINA ENE/15 ICBF 189, APORTES SENA, ICBF, CAJAS CF NOMINA ENE/15 COLSUBSIDIO CCF 252, APORTES A PENSIONES NOMINA ENE/15 COLPENSIONES 1,071, SALARIOS POR PAGAR NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 7,727, VACACIONES NOMINA ENE/15 TRABAJADOR 1 375,300 Recuerde que; Los ejemplos son aplicados de manera independiente, se toman de diferentes datos, ya que ustedes lograran analizar la información de manera consolidada y aplicarla para su Organización. No olviden los soportes para los respectivos pagos (Comprobante de Egreso + Cheques) y el Registro Contable (CxP vs el Banco). º80
81 5 CIERRE Y AJUSTES 5.1 CONCILIACIÓN BANCARIA Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Los valores que encuentre entre el libro de bancos y el extracto tienen el nombre de partidas conciliatorias, para el caso de los libros pueden encontrarse consignaciones pendientes por contabilizar, Notas debito por gravámenes, comisiones, IVA de comisiones y pagos de cuotas de créditos, en el caso del extracto cheques pendientes de cobro, y otras partidas contabilizadas y no cobradas en el banco. º81
82 Identificación de partidas conciliatorias Tenga en cuenta que el banco expide las notas al final del mes junto con el extracto y con ellas realizamos la contabilización de estos gastos pendientes por reconocer contablemente. º82
83 Al realizar la conciliación bancaria el saldo en libros debe ser el mismo saldo del extracto. NOTAS DEBITO: Entre ellas tenemos el Gravamen al Movimiento Financiero, Comisiones, Cobro de Chequera, IVA de Comisiones, así como el pago de cuotas de obligaciones bancarias que se realicen por descuento automático. NOTAS CREDITO: Entre ellas tenemos las consignaciones, devoluciones de Gravamen al movimiento financiero y desembolsos de crédito en la cuenta corriente. º83
84 5.2 AMORTIZACIONES A DIFERIDOS Gasto Pagado por Anticipado: Cuando se contrata un servicio y el tercero solicita una cantidad de dinero que requiere como adelanto o que se gastara en los insumos necesarios para realizar el servicio y ya solo al terminar se paga el servicio prestado. Ejemplo: Honorarios, Arriendos, Servicios. Cargos Diferidos: De acuerdo al Decreto 2649/93: Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Ejemplo: Publicidad, Impuestos, Propaganda, Dotación entre otros Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en que se van gastando o consumiendo. Diferente al caso de la depreciación de activos fijos, la amortización de activos diferidos no está sujeta a la vida útil, sino que por lo general, se amortizará según se vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la amortización se podrá hacer un unos meses o en varios años, según la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto. CARGO DIFERIDO: Tomemos el caso de la papelería y los elementos de aseo y cafetería que se adquirieron para seis meses, para este caso a medida que se vaya consumiendo se reconocerá el gasto y se disminuirá el activo diferido que se utilizo al momento de la adquisición. Siga el procedimiento: Costo de la Papelería 4,135,000 Tiempo de amortización Valor a amortizar por Mes 689,167 Reconozca contablemente la amortización. 6 Meses CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 689,167 Divida el costo total en el tiempo y calcule el valor del mes para amortizar MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA 689,167 º84
85 GASTO PAGADO POR ANTICIPADO: Tomemos el caso en el cual se contrata a un Asesor Jurídico el cual llevara la demanda ocasionada por un ex trabajador, para lo cual solicita un adelanto para los trámites judiciales. Honorarios $ Anticipo $ Saldo deuda $ Reconozca contablemente el Anticipo. El Gasto Pagado por Anticipado corresponde al adelanto que se le da. CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO HONORARIOS BANCOLOMBIA DEPRECIACIONES VIDA ÚTIL: La vida útil depende del tipo activo fijo que se compró en la empresa para el uso del desarrollo del objeto social. Inmuebles(edificaciones): 20 años Maquinaria y equipo y Bienes muebles: 10 años Autos, computadores: 5 años MÉTODOS: Existen varios métodos para calcular la depreciación: Línea Recta. Suma de dígitos del año. Reducción de Saldos. Unidades de Producción. Saldos decrecientes. VALOR DE SALVAMENTO: la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil. DEPRECIACIÓN: Es un mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste MENSUAL que sufre un bien por el uso que se haga de él. Las depreciaciones se aplican para los ACTIVO FIJOS (cuenta 15), excepto los terrenos. º85
86 MÉTODOS: PROGRAMA ARTICULACIÓN CON LA MEDIA LÍNEA RECTA: El método de la línea recta es el método más sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. Por ejemplo, su Organización. Adquiere un vehículo para transportar los productos hasta sus clientes, por valor de y se decide que el valor de salvamento es del 20% ósea $ Como ya sabemos la vida útil de vehículos es 5 años, entonces: CALCULO: ACTIVO FIJO - AUTOMOVIL VALORES COSTO HISTORICO - COMPRA $ VALOR DE SALVAMENTO $ VALOR A DEPRECIAR $ VALOR DE DEPRECIACIÓN MENSUAL ( /60 MESES)= CONTABILIZACIÓN MENSUAL: La contabilización queda Debe Haber 5160xx Gasto depreciación Automóvil xx Depreciación acumulada - Automóvil SUMA DE DÍGITOS DE LOS AÑOS: Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. Por ejemplo, su Organización. adquiere Equipo de Oficina para la Secretaria por un valor de $ CALCULO: º86
87 ACTIVO FIJO EQUIPO DE OFICINA VALORES COSTO HISTORICO COMPRA $ VALOR DE SALVAMENTO $ 0 VALOR A DEPRECIAR $ SUMA DE DÍGITOS 5 AÑOS= = 15 AÑOS DE DEPRECIACIÓN / SUMA DE DÍGITOS VALOR A DEPRECIAR MENSUALMENTE 1er AÑO VALOR A DEPRECIAR MENSUALMENTE 2do AÑO 5 / 15 = 0,33 ( *33%)= ( *26%)= CONTABILIZACIÓN MENSUAL: La contabilización queda Debe Haber 5160xx Gasto depreciación Equipo de Oficina xx Depreciación acumulada Equipo de Oficina MÉTODO DE LA REDUCCIÓN DE SALDOS: Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método. MÉTODO DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIÓN: Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. El Método lo eligen cada U.E.D. de acuerdo a la necesidad de desgaste que le cree a su ACTIVO FIJO. º87
88 5.4 PROVISION DE CARTERA Cuando en una empresa se dificulta realizar el recaudo de las cuentas por cobrar de las ventas realizadas se debe proceder a realizar la provisión de acuerdo a los métodos que existen actualmente y son avalados por la DIAN. El método individual se realiza en aquellas cuentas por cobrar que tienen más de un año de vencimiento por tanto se fija una provisión anual del 33% para aquellas deudas de difícil cobro hasta que la provisión iguale el valor de la cuenta por cobrar se puede proceder a castigar dicha cartera. El método general realiza provisión a las deudas vencidas que tengan los siguientes vencimientos: TIEMPO DE VENCIMIENTO % PROVISIÓN MAYOR A 3 Y MENOR O IGUAL A 6 MESES 5% MAYOR A 6 MESES Y MENOR A 1 AÑO 10% MAYOR A 1 AÑO 15% Ejemplo: La CIA S.A reporta al cierre del ejercicio las siguientes cuentas por cobrar, realice la provisión de acuerdo al método general. TIEMPO DE VENCIMIENTO VALOR PROVISIÓN MAYOR A 3 Y MENOR O IGUAL A 6 MESES 38,000,000 1,900,000 MAYOR A 6 MESES Y MENOR A 1 AÑO 57,000,000 5,700,000 MAYOR A 1 AÑO 45,000,000 6,750,000 14,350,000 REGISTRO CONTABLE: CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO GASTO POR PROVISIONES 14,350, PROVISIÓN DEUDORES 14,350,000 CAMBIO BAJO NIC-NIIF Bajo las NIC-NIIF no se reconocen provisiones por este concepto porque no se encuentran bajo el alcance de la NIC 37 Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes, este es el típico caso del deterioro del valor de un activo, en cuyo caso las compañías deben diseñar una política de º88
89 deterioro, para este caso se debe calcular el valor futuro de la cartera con la tasa de mercado y traer el flujo a valor presente con una tasa libre de riesgo esto medido bajo el alcance de la NIIF 11 Instrumentos Financieros, NIC 36 Deterioro del valor de los Activos y NIC 39 Instrumentos Financieros Reconocimiento. Como se muestra en el siguiente ejemplo: TIEMPO DE VENCIMIENTO VALOR DETALLE VF TASA 26.5% VA TASA 6% DETERIORO MAYOR A 3 Y MENOR O IGUAL A 6 MESES 38,000,000 Esta cartera se recupera dentro de los 6 meses siguientes en un $ 9,877, $ 3,460, ($ 34,539,461.42) 70%. El 30% en el año siguiente. MAYOR A 6 MESES Y MENOR A 1 AÑO 57,000,000 Esta cartera se recupera en un año en un 50%. El 30% en 2 años y $ 14,816, $ 5,190, ($ 51,809,192.13) el 20% en tres años. MAYOR A 1 AÑO 45,000,000 Esta cartera se recupera en un $ 11,697, $ 4,098, ($ 40,901,993.79) 20% en un año. El valor de la tasa de usura del mercado se encuentra en un 26.5%. CUENTA DEBITO CREDITO GASTO POR DETERIORO 127,250,647 DETERIORO DEUDORES 127,250, DEPRECIACIONES BAJO NIIF Para el caso de las depreciaciones el cambio más significativo es la vida útil de los activos, porque es política de cada organización determinar las vidas útiles de los activos, de acuerdo a las necesidades de la compañía, siempre conservando razonabilidad en la vida útil estimada y también se puede realizar depreciaciones por componentes siempre y cuando cada componente sea identificable y se pueda medir con fiabilidad la vida útil de cada uno de estos. Las valorizaciones de los activos fijos se convierten en un mayor valor de los mismos por tal motivo sus depreciaciones pueden variar si están utilizando el método de línea recta, así mismo esta podría disminuir si se estimara que se presento un deterioro en el valor de los activos siempre que estos sean reconocidos al valor neto realizable todo esto bajo el alcance de la NIC 16. º89
90 6. LIBROS OFICIALES Los libros de contabilidad le permiten a la empresa además de cumplir una obligación establecida por las leyes comerciales, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones que permitan la toma de decisiones por parte de los dueños o administradores. 1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de cada uno de los ejercicios siguientes. Su utilización es anual. Después de efectuar el inventario general inicial y el comprobante de diario de apertura, se traslada CODIGO: NOMBRE:: LIBRO DE INVENT ARIOS Y BALANCES No CÓDIGO DETALLE PARCIAL TOTAL ésta información al libro de inventarios y balances, el cual debe contener por lo menos la siguiente información: Cantidad. Se registra la cantidad de artículos inventariados. Cuentas y detalle. Se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si la información es muy extensa, se deben utilizar anexos. Valor unitario. El valor que corresponde a cada artículo relacionado. Valor parcial. Se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas. En el caso de las mercancías la cantidad por el valor unitario. Valor total. Se registra el valor correspondiente a cada cuenta, ejemplo: el total del Activo, el total del Pasivo, etc. º90
91 En éste libro se refleja la ecuación patrimonial. Para corregir algún error cometido en éste libro, se debe anular la página y asentar los valores correctos en la siguiente hoja. 2. LIBRO DIARIO COLUMNARIO: En él se registran en orden cronológico los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Está diseñado en columnas dobles para registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan del resumen de las transacciones, los cuales se totalizan y se trasladan No. FECHA COMPROBANTE No. DIARIO COLUMNARIO DEPRECIACION 1105 CAJA VEHICULOS CUENTAS VARIAS FOLIO 1 DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO luego al libro Mayor y Balances. Para corregir un error cometido en éste libro al registrar un valor en una cuenta, éste debe corregirse en la fecha que se detecta, por medio de un contra-asiento. Se escribe en un renglón, entre paréntesis el valor errado en la misma columna y en otro renglón, el valor correcto en la columna correspondiente. En el detalle se explica la anulación y corrección del error cometido. 3. LIBRO MAYOR Y BALANCES: Es un libro principal, en el que se registra en forma resumida el movimiento mensual de las cuentas. Consta de las siguientes columnas: Código. Se registra en orden el número de la cuenta principal (4 dígitos). Nombre de las cuentas. Saldos iniciales o anteriores. Se registran los valores de las cuentas que se utilizaron para la apertura, o los saldos de un ejercicio anterior. Movimiento del mes. Se registran los totales del libro Diario Columnario (Débitos y Créditos). Saldos (Balance de prueba). Se registran los saldos finales de las cuentas teniendo en cuenta la columna de saldos iniciales y la del movimiento del mes, así: 11 No. º91
92 Si la cuenta es de naturaleza débito, se suman los débitos y se restan los créditos. Si la cuenta es de naturaleza crédito, se suman los créditos y se restan los débitos. Movimiento de Ajustes. Se registran los débitos y los créditos de las cuentas a las que se les efectuaron ajustes. Saldos o Balance Ajustado. Se registran los saldos teniendo en cuenta la columna de Balance de prueba y la columna de Ajustes, siguiendo el mismo procedimiento que se hizo para obtener el Balance de Prueba. Movimiento de cierre. Se registra el comprobante de cierre, cancelando las cuentas transitorias y estableciendo la utilidad o la pérdida del ejercicio. Saldos o Balance General. Se registran los saldos de las cuentas reales. En todas las columnas se deben sumar los débitos y los créditos para obtener sumas iguales y poder pasar a la siguiente. No. CODIGO NOMBRE DE LAS CUENTAS MAYOR Y BALANCES SALDOS ANTERIORES MES DE: MOVIMIENTO FOLIO 1 DE SALDOS DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO 4. LIBROS AUXILIARES: Son libros que sirven para registrar en forma detallada, clara y precisa, las transacciones desarrolladas por la empresa, facilitando la verificación y el análisis de los movimientos en los libros mayores. º92
93 La empresa determina la cantidad de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y la actividad que desarrolle, por ejemplo se deben llevar los auxiliares de caja, bancos, clientes, proveedores, impuesto a las ventas, retención en la fuente, gastos e ingresos. Se debe elaborar una hoja control con el número de la cuenta LIBRO AUXILIAR FECHA DETALLE COD. DEBITOS CREDITOS SALDO principal (4 dígitos), cuyo saldo debe ser igual a la suma de los auxiliares y al saldo del libro mayor y balances. 7. ESTADOS FINANCIEROS ECUACIÓN PATRIMONIAL: Todos los bienes y derechos que posee la empresa (Activo), son iguales a la suma de todo lo que debe a terceros (Pasivo), más todo lo que le corresponde a los dueños (Patrimonio). Esta afirmación se representa en forma de ecuación así: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO º93
94 BALANCE GENERAL: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio. ESTADO DE RESULTADOS: Por medio del cual se obtiene la Utilidad ó Pérdida de la Empresa en un periodo determinado. EMPRESA XXX LTDA. NIT Estado de Resultados del 1 al 31 de Mayo de 2013 INGRESOS OPERACIONALES XXX - COSTO (XX) = UTILIDAD BRUTA XX - GASTOS OPERACIONALES (XX) = UTILIDAD OPERACIONAL XX + INGRESOS NO OPERACIONALES XX - GASTOS NO OPERACIONALES (XX) = UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS XX - IMPUESTO DE RENTA 25% (XX) = UTILIDAD NETA XX Gerente Contador º94

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 artículo 132