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du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des EPLE - PDF
du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des EPLE
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1 Circulaire du 27 décembre (Intérieur et Décentralisation : Collectivités locales ; Economie, Finances et Budget ; Education nationale ; Budget et Consommation) Texte adressé aux commissaires de la République de région et de département, aux recteurs, aux trésorierspayeurs généraux, aux inspecteurs d'académie, directeurs des services départementaux de l'education nationale et aux chefs d'établissement. Mise en œuvre du transfert de compétences en matière d'enseignement public. Etablissement public local d'enseignement (collèges, lycées, établissements d'éducation spéciale) : compétences, fonctionnement, régime juridique des actes, organisation financière et comptable. La loi n o du 22 juillet 1983 modifiée portant répartition de compétences entre l'etat et les collectivités territoriales a défini le nouveau statut des collèges, des lycées et des établissements d'éducation spéciale qui deviennent des établissements publics locaux d'enseignement. Le décret n o du 30 août 1985 relatif aux établissements publics locaux d'enseignement a défini les conditions d'application des articles 15-5 à de la loi du 22 juillet 1983 précitée concernant les établissements publics locaux d'enseignement. La circulaire du 30 août 1985 a précisé les modalités de désignation des membres des conseils d'administration, des commissions permanentes et des conseils de perfectionnement et de la formation professionnelle des collèges, des lycées et des établissements d'éducation spéciale. La présente circulaire a pour objet de commenter les dispositions relatives aux compétences et au fonctionnement des organes de l'établissement public local d'enseignement, au régime juridique des actes de l'établissement et enfin à l'organisation financière et au contrôle budgétaire des établissements publics locaux d'enseignement. TITRE PREMIER : Les compétences des organes de l'établissement public local d'enseignement. Sont examinées ci-après les compétences du chef d'établissement, du conseil d'administration, ainsi que celles de la commission permanente et du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle. 1. LE CHEF D'ÉTABLISSEMENT Les compétences du chef d'établissement sont définies par les articles 15-7 et 15-9 de la loi du 22 juillet 1983 et par les articles 5, 7 et 8 du décret n o du 30 août 1985 pris pour l'application de cette même loi. Le chef d'établissement dispose de compétences en tant qu'organe exécutif de l'établissement et en tant que représentant de l'etat au sein de l'établissement LES COMPÉTENCES DU CHEF D'ÉTABLISSEMENT EN TANT QU'ORGANE EXÉCUTIF DE L'ÉTABLISSEMENT Le chef d'établissement représente l'établissement en justice et dans tous les actes de la vie civile Le chef d'établissement, dans le cadre du régime juridique des établissements publics nationaux d'enseignement qui était applicable aux collèges, aux lycées et aux établissements d'éducation spéciale, exerçait déjà ces compétences. Toutefois, désormais, pour intenter une action en justice au nom de l'établissement ou pour signer des conventions ou des marchés, le chef d'établissement doit y être autorisé par une délibération du conseil d'administration de l'établissement (cf. art 8 du décret du 30 août 1985). 1 Un certain nombre de dispositions du présent texte ont été remplacées par les dispositions de la circulaire n du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des EPLE2 Le chef d'établissement préside le conseil d'administration, la commission permanente et le conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle L'article 15-7 de la loi du 22 juillet 1983 confie au chef d'établissement la présidence du conseil d'administration de l'établissement. Le décret n o du 30 août 1985 prévoit également que le chef d'établissement préside la commission permanente et le conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle. En sa qualité de président du conseil d'administration, il revient au chef d'établissement, comme le précise l'article 17 du décret, de convoquer le conseil d'administration au moins une fois par trimestre scolaire. Le chef d'établissement peut également, à son initiative, convoquer le conseil d'administration en session extraordinaire. Il doit obligatoirement convoquer le conseil lorsque cette convocation est demandée par l'autorité académique, la collectivité territoriale de rattachement ou la moitié au moins des membres du conseil. Il revient au chef d'établissement de fixer les dates et heures des séances du conseil d'administration dans les conditions de délais fixées par l'article 17 du décret du 30 août 1985 et de faire tenir dans le même temps aux membres du conseil le projet d'ordre du jour et les documents préparatoires. L'ordre du jour est adopté en début de séance. Toute question proposée à la majorité des membres du conseil d'administration est inscrite à l'ordre du jour, sous réserve du respect des dispositions de l'article 28 du décret du 30 août 1985 concernant l'instruction préalable d'une question par la commission permanente. Si le conseil d'administration ne peut siéger valablement faute d'atteindre le quorum prévu par l'article 17 (troisième alinéa) du décret du 30 août 1985, c'est-à-dire la présence de la majorité des membres du conseil, le chef d'établissement doit procéder dans les conditions de délais fixées par ce même article à une nouvelle convocation du conseil d'administration. En sa qualité de président de la commission permanente, le chef d'établissement décide de la convocation de la commission permanente et fixe les dates et heures des séances. Les règles de quorum prévues pour le conseil d'administration sont applicables pour la commission permanente. L'ordre du jour de la commission permanente est arrêté par le chef d'établissement. Ce dernier, conformément à l'article 28 du décret du 30 août 1985, saisit obligatoirement la commission permanente des questions qui portent sur les domaines de responsabilité de l'établissement définis à l'article 2 de ce même décret avant de les soumettre au conseil d'administration. Le chef d'établissement communique aux membres du conseil d'administration l'avis et les conclusions de la commission permanente. Pour les questions qui ne relèvent pas des domaines définis à l'article 2 précité, le chef d'établissement décide de la saisine, ou non, de la commission permanente en prenant en compte notamment les nécessités d'une instruction préalable approfondie des questions à soumettre au conseil d'administration. En sa qualité de président du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle, le chef d'établissement décide de la convocation de ce conseil et fixe les dates et heures des séances. Les modalités relatives aux délais pour l'envoi des convocations et les règles en matière de quorum fixées pour le conseil d'administration sont applicables pour le conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle. Le chef d'établissement réunit le conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle au moins une fois dans l'année scolaire et préalablement à la saisine du conseil d'administration pour toutes questions sur lesquelles l'avis du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle doit être recueilli (cf. art. 30 du décret du 30 août 1985). Lorsqu'une question doit être soumise pour avis au conseil de perfectionnement et faire l'objet d'un examen par la commission permanente, cet examen précède la consultation du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle Le chef d'établissement est ordonnateur des recettes et des dépenses de l'établissement L'exercice de cette compétence par le chef d'établissement n'est pas modifié par les règles nouvelles qui régissent les établissements publics locaux d'enseignement Le chef d'établissement prépare et exécute les délibérations du conseil d'administration Pour ce qui concerne la préparation du projet de budget ou l'exécution du budget devenu exécutoire, les conditions d'exercice de cette compétence sont précisées dans la partie de la présente circulaire relative à l'organisation financière et comptable des établissements publics locaux d'enseignement. Pour les autres domaines pour lesquels le conseil d'administration doit délibérer ou émettre un avis, les questions soumises au conseil d'administration font l'objet d'une instruction préalable sous la responsabilité du chef d'établissement. Dans son rapport de saisine du conseil d'administration, le chef d'établissement présente les conclusions de cette instruction. Cette phase d'instruction comporte la consultation des différents conseils de l'établissement, des membres de la communauté scolaire et des équipes pédagogiques3 concernés. Pour les questions qui relèvent des domaines définis à l'article 2 du décret du 30 août 1985, la commission permanente, sous la responsabilité du chef d'établissement, a en charge la conduite de la phase d'instruction. Pour les domaines pour lesquels le conseil d'administration possède une compétence décisionnelle (cf. 2.1), il revient au chef d'établissement de prendre les mesures nécessaires à l'application des décisions adoptées par le conseil d'administration. Ces mesures d'application ne peuvent prendre effet que lorsque la délibération du conseil d'administration est devenue exécutoire dans les conditions fixées par l'article de la loi du 22 juillet Le chef d'établissement transmet les actes de l'établissement selon les modalités fixées aux articles 15-9 et de la loi du 22 juillet 1983 aux autorités concernées Les modalités de transmission des actes budgétaires de l'établissement sont précisées par la partie de cette circulaire relative à l'organisation financière et comptable. Pour les autres actes pris par l'établissement, l'article de la loi du 22 juillet 1983 subordonne notamment le caractère exécutoire des décisions prises par le conseil d'administration au respect de l'obligation de transmission selon la nature de ces décisions. Les actes relatifs au contenu et à l'organisation de l'action éducatrice sont transmis à l'autorité académique. Les actes du conseil d'administration relatifs à la passation des conventions et des marchés, ainsi que les actes relatifs au fonctionnement de l'établissement et qui n'ont pas trait au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice et les actes du chef d'établissement pris pour la passation et l'exécution de conventions et de marchés sont transmis au représentant de l'etat, à l'autorité académique et à la collectivité territoriale de rattachement. Il appartient au chef d'établissement de procéder à ces transmissions dans les conditions commentées au titre III de la présente circulaire Le chef d'établissement conclut tous contrats et conventions au nom de l'établissement et notamment tous contrats relatifs aux actions de formation continue Compte tenu des compétences nouvelles dévolues au conseil d'administration, le chef d'établissement doit recueillir l'autorisation préalable du conseil pour conclure une convention ou un contrat au nom de l'établissement. S'agissant des conventions passées par l'établissement pour la formation continue, le chef d'établissement soumet à l'approbation du conseil d'administration un programme annuel d'activités. Pour la mise en œuvre de ce programme, il conclut et signe chaque convention relative aux actions de formation continue LES COMPÉTENCES DU CHEF D'ÉTABLISSEMENT EN SA QUALITÉ DE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT AU SEIN DE L'ÉTABLISSEMENT Le chef d'établissement a autorité sur l'ensemble des personnels affectés ou mis à disposition de l'établissement L'autorité du chef d'établissement s'exerce à l'égard de l'ensemble des personnels qui interviennent dans l'établissement. Le chef d'établissement nomme aux différentes fonctions au sein de l'établissement pour lesquelles aucune autre autorité administrative n'a reçu de pouvoir de nomination. En particulier le chef d'établissement fixe le service de chacun des professeurs dans le respect du statut de ces derniers et en considération des tâches qu'ils ont à remplir Le chef d'établissement veille au bon déroulement des enseignements ainsi que du contrôle continu des aptitudes et des connaissances Le chef d'établissement est le garant du bon fonctionnement de l'établissement. Il assure la mise en place des enseignements et veille à leur déroulement conformément aux objectifs, horaires et programmes définis par les instructions ministérielles et académiques. Il veille également à la mise en œuvre de l'évaluation des résultats scolaires et des procédures d'orientation des élèves. Le chef d'établissement inscrit les élèves dans l'établissement et les affecte dans les classes ou groupes d'élèves.4 Le chef d'établissement prend toutes dispositions en liaison avec les autorités administratives compétentes pour assurer la sécurité des personnes et des biens, l'hygiène et la salubrité de l'établissement A ce titre, il appartient notamment au chef d'établissement de veiller à la mise en œuvre, au sein de l'établissement, des règles applicables en matière d'hygiène et de sécurité, et de veiller à la bonne information tant des personnels que des élèves Le chef d'établissement est responsable de l'ordre dans l'établissement A cet égard, l'article 15-7 de la loi du 22 juillet 1983 prévoit qu'en cas de difficultés graves dans le fonctionnement d'un établissement, le chef d'établissement peut prendre toutes dispositions nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du service public. Le décret d'application prévoit en son article 9 que s'il y a urgence le chef d'établissement peut : Interdire l'accès des enceintes et locaux scolaires à toute personne relevant ou non de l'établissement ; Suspendre des enseignements ou toutes autres activités au sein de l'établissement. Le chef d'établissement doit informer le conseil d'administration des décisions prises et en rendre compte immédiatement à l'autorité académique, au maire, au président du conseil général ou du conseil régional Le chef d'établissement engage les actions disciplinaires et intente les poursuites devant les juridictions compétentes A l'égard des élèves, le chef d'établissement dispose d'un pouvoir propre en matière disciplinaire. Ainsi il prononce seul les sanctions de l'avertissement ou de l'exclusion temporaire de huit jours maximum de l'établissement, sans préjudice de l'application des sanctions éventuellement prévues par le règlement intérieur. Lorsque le chef d'établissement requiert une sanction plus grave à l'encontre d'un élève, il saisit le conseil de discipline qui se prononce. Il appartient au chef d'établissement, lorsque l'établissement est mis en cause, de déposer une plainte ou de se constituer partie civile auprès des juridictions RELATIONS ENTRE LE CHEF D'ÉTABLISSEMENT ET LA COLLECTIVITÉ DE RATTACHEMENT Dans le cadre de ses différentes compétences qui font de lui le responsable d'un établissement public local, le chef d'établissement est amené à établir des rapports avec la collectivité locale de rattachement. L'article de la loi du 22 juillet 1983 dispose à cet égard que, pour l'exercice des compétences incombant à cette collectivité, le président du conseil général ou régional peut s'adresser directement au chef d'établissement. Pour les questions ayant trait à la gestion courante de l'établissement ou qui sont de nature purement technique, le chef d'établissement peut faire tenir sa réponse directement au président du conseil général ou du conseil régional. Pour la nécessaire information de l'autorité académique qui a la charge de s'assurer de la cohérence du système éducatif, le chef d'établissement transmet simultanément une copie de sa réponse à l'autorité académique. Si la réponse du chef d'établissement a une portée générale concernant le fonctionnement du système éducatif, elle est adressée au président du conseil général ou régional sous le couvert de l'autorité académique. Dans le cas particulier de réunions de travail auxquelles le président du conseil général ou régional demande aux chefs d'établissement ou aux gestionnaires de participer, il revient au chef d'établissement d'en informer préalablement l'autorité académique. 2. LES COMPÉTENCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Les compétences du conseil d'administration sont définies par l'article 15-8 de la loi du 22 juillet 1983 et par les articles 2, 3, 5 et 16 du décret du 30 août Le conseil d'administration dispose de compétences décisionnelles et de compétences consultatives. Les compétences décisionnelles du conseil d'administration sont notablement élargies par rapport à celles dont disposait le conseil d'établissement des établissements publics nationaux d'enseignement. Le conseil d'administration délibère sur le budget et le règlement intérieur de l'établissement. Il lui revient également d'adopter les principales dispositions pour ce qui concerne le domaine de responsabilité de l'établissement en particulier en matière pédagogique et éducative.5 2.1. LES COMPÉTENCES DÉCISIONNELLES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Le conseil d'administration adopte le budget et le compte financier de l'établissement Les nouvelles modalités d'adoption du budget et du compte financier par le conseil d'administration sont commentées au titre IV de la présente circulaire relatif à l'organisation financière et comptable des établissements publics locaux d'enseignement Le conseil d'administration fixe dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur et des objectifs définis par les autorités compétentes de l'etat, les principes de mise en oeuvre de l'autonomie pédagogique et éducative dont disposent les établissements et en particulier les règles d'organisation de l'établissement Cette compétence du conseil d'administration est prévue par l'article 15-8 de la loi du 22 juillet 1983, et les domaines dans lesquels s'exerce l'autonomie pédagogique et éducative de l'établissement sont précisés par l'article 2 du décret d'application du 30 août Ces domaines sont : l'organisation de l'établissement en classes et en groupes d'élèves et les modalités de répartition des élèves, l'emploi des dotations en heures d'enseignement mises à la disposition de l'établissement, l'organisation du temps scolaire, la définition, compte tenu des schémas régionaux, des actions de formation complémentaire et de formation continue destinées aux jeunes et aux adultes, l'ouverture de l'établissement sur son environnement social, culturel, économique, le choix de sujets d'études spécifiques à l'établissement, les activités qui concourent à l'action éducative organisées à l'initiative de l'établissement à l'intention des élèves. Pour ces domaines, l'établissement, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires et des limites définies par le ministre de l'education nationale ou l'autorité académique, a la responsabilité d'adapter son organisation et son fonctionnement pour prendre mieux en compte les besoins des élèves qu'il accueille. Ainsi il revient à l'établissement, dans le cadre des moyens d'enseignement qui lui sont alloués et des horaires d'enseignement fixés pour les différentes filières et niveaux de formation, d'arrêter l'organisation de l'établissement en divisions et groupes d'élèves. Il lui appartient également, lorsque les arrêtés ministériels relatifs aux horaires d'enseignement prévoient des possibilités de modulation selon les disciplines, de définir celles qui seront mises en œuvre dans l'établissement. Les décisions prises par l'établissement dans ces domaines doivent être adoptées par le conseil d'administration sur le rapport du chef d'établissement et avoir fait l'objet d'une instruction préalable par la commission permanente (cf. art. 16 et 28 du décret du 30 août 1985). Il convient de souligner à cet égard que lors de la phase d'instruction préalable, la commission permanente, sous la présidence du chef d'établissement, veille à ce qu'il soit procédé à toutes les consultations utiles et en particulier des équipes pédagogiques intéressées Le conseil d'administration établit chaque année un rapport sur le fonctionnement pédagogique de l'établissement, les résultats obtenus et les objectifs à atteindre Cette compétence du conseil d'administration est instituée par l'article 15-8 de la loi du 22 juillet Elle fait obligation au conseil d'administration d'établir un bilan global annuel d'activités de l'établissement dans le domaine pédagogique, ce bilan devant mettre en perspective les objectifs à atteindre et les résultats obtenus. Lorsque l'établissement a adopté un programme d'actions particulières dans les conditions définies par l'article 16 du décret du 30 août 1985, le rapport annuel de l'établissement comporte un bilan de ce programme d'actions. Ce rapport est préparé par le chef d'établissement assisté de la commission permanente et soumis pour adoption à l'examen du conseil d'administration. Tel qu'adopté par le conseil d'administration, il est transmis à l'autorité académique et à la collectivité territoriale de rattachement par le chef d'établissement. Ce rapport, selon les modalités définies par le conseil d'administration, doit recevoir la diffusion la plus large auprès des membres de la communauté scolaire Le conseil d'administration donne son accord sur le programme des associations fonctionnant au sein de l'établissement, la passation des conventions dont l'établissement est signataire, les modalités de participation de l'établissement aux actions conduites par le groupement d'établissements pour la formation continue S'agissant du programme des associations intervenant au sein de l'établissement (association sportive de l'établissement, association socio-éducative...), celui-ci sera, avant d'être mis en œuvre, soumis pour accord6 au conseil d'administration par le chef d'établissement. Il appartiendra ensuite au chef d'établissement de veiller à ce que les activités de ces associations se déroulent conformément au programme adopté par le conseil d'administration. Il convient de souligner ici que, s'agissant des activités complémentaires organisées et financées par les collectivités locales, elles doivent recueillir l'accord à la fois du conseil d'administration et du chef d'établissement (cf. circulaire du 8 août 1985) Le conseil d'administration délibère sur les questions ayant trait aux domaines sanitaire et social et à la sécurité, à l'information des membres de la communauté scolaire, à la constitution au sein de l'établissement de groupes de travail En matière sanitaire et sociale, le conseil d'administration délibère sur le rapport du chef d'établissement sur les actions à mettre en œuvre dans l'établissement, en particulier sur les différentes actions menées à l'initiative de l'établissement en matière d'éducation pour la santé, ainsi que sur les modalités d'organisation de la médecine de soins (cf. art. 57 du décret du 30 août 1985). En matière d'hygiène et de sécurité, il appartient également au conseil d'administration d'adopter les mesures nécessaires pour la mise en œuvre des règles applicables en ce domaine. Le conseil d'administration doit, par ailleurs, définir les modalités d'information des membres de la communauté, en particulier sur les questions concernant la vie de l'établissement. Enfin le conseil d'administration peut instituer pour une durée limitée un groupe de travail sur un sujet déterminé. Le conseil d'administration fixe la mission et la composition de ce groupe de travail Le conseil d'administration peut définir un programme d'actions particulières L'établissement dispose, tant en matière pédagogique et éducative qu'en matière budgétaire, d'un domaine propre de responsabilité (cf. art. 2 et 16 du décret du 30 août 1985). Il a donc la possibilité de définir et de mettre en œuvre, dans la limite des moyens dont il dispose, des actions spécifiques afin de mieux prendre en compte les besoins des élèves qu'il accueille et de mieux s'adapter à son environnement. Les actions peuvent porter par exemple sur : La prise en charge des élèves en difficulté ; Le développement d'une aide au travail personnel des élèves ; L'ouverture sur l'environnement économique, social et culturel ; Le développement de la lecture ; La recherche d'une meilleure efficacité dans l'utilisation des moyens d'enseignement et de fonctionnement de l'établissement Le conseil d'administration autorise l'acceptation des dons et legs, l'acquisition et l'aliénation des biens S'agissant de l'acquisition des biens, celle-ci doit être effectuée dans le respect des dispositions du livre III du Code des marchés publics. Les décisions de l'établissement en matière d'aliénation des biens ne peuvent concerner que les biens propres de l'établissement. Par ailleurs, l'acquisition de biens à l'initiative de l'établissement ou l'acceptation par celui-ci de dons ou de legs pouvant avoir des incidences sur le budget de l'établissement, il convient que le chef d'établissement informe la collectivité territoriale de rattachement préalablement à l'adoption d'une décision par l'établissement Le conseil d'administration adopte le règlement intérieur Aux termes de l'article 3 du décret, la vie de la communauté scolaire est régie par un règlement intérieur voté annuellement par le conseil d'administration, dans le respect des principes fixés par voie réglementaire, et en particulier ceux rappelés par l'article 3 précité. Il importe que l'élaboration du règlement intérieur fasse l'objet de la concertation préalable la plus large au sein de l'établissement afin que ses dispositions largement débattues puissent être acceptées par tous les membres de la communauté scolaire LES COMPÉTENCES CONSULTATIVES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Outre les compétences décisionnelles précédemment examinées, le conseil d'administration dispose de compétences consultatives.7 En application des articles 25 et 27 de la loi du 22 juillet 1983, le conseil d'administration est obligatoirement consulté pour : 1. L'utilisation des locaux scolaires par le maire de la commune pour l'organisation d'activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif ; 2. La modification par le maire des heures d'entrée et de sortie de l'établissement. A la demande du maire de la commune, le chef d'établissement recueille l'avis du conseil d'administration. Le chef d'établissement informe sans délai le maire de l'avis exprimé par le conseil d'administration. Le conseil d'administration donne également son avis sur les mesures annuelles de créations et de suppressions de sections et options dans l'établissement, ainsi que sur les principes du choix des manuels scolaires. Enfin, le chef d'établissement peut consulter le conseil d'administration sur toute question ayant trait au fonctionnement administratif général de l'établissement. Le conseil d'administration peut, à son initiative, adopter tous vœux sur les questions intéressant la vie de l'établissement. 3. LA COMMISSION PERMANENTE Les compétences de la commission permanente, qui sont d'ordre consultatif, sont définies par l'article 28 du décret du 30 août La commission permanente a notamment pour compétence, sous la responsabilité du chef d'établissement, l'instruction des questions devant être soumises au conseil d'administration. La saisine de la commission permanente est obligatoire, préalablement à la délibération du conseil d'administration, pour les questions qui relèvent du domaine de la responsabilité pédagogique et éducative de l'établissement et qui sont précisées par l'article 2 du décret du 30 août La commission permanente veille notamment à ce que la phase d'instruction comporte toutes les consultations utiles au sein de l'établissement et en particulier celles des équipes pédagogiques intéressées. Les conclusions et avis émis par la commission permanente sont portés à la connaissance du conseil d'administration par le chef d'établissement. TITRE II : Les principales règles de fonctionnement du conseil d'administration, de la commission permanente et du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle A ce titre, doivent être évoquées les règles suivantes : 1. RÈGLES APPLICABLES POUR LA CONVOCATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION L'article 17 du décret du 30 août 1985 fixe les règles de convocation du conseil d'administration et les règles de quorum applicables pour que le conseil d'administration délibère valablement (cf. paragraphe cidessus du titre premier). Si des sièges sont restés vacants par suite du refus d'une ou plusieurs catégories d'électeurs de présenter des candidats, le conseil siège et délibère valablement si le nombre des membres présents est égal à la moitié plus une unité du nombre des membres composant le conseil d'administration. Les suppléants ne sont convoqués au conseil d'administration et n'y participent qu'en cas d'empêchement momentané ou définitif du titulaire. Les séances du conseil d'administration ne sont pas publiques. 2. RÈGLES APPLICABLES AUX DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Lors de sa première séance, le conseil d'administration établit son règlement intérieur. Les votes au sein du conseil d'administration sont personnels, ils interviennent à bulletins secrets, à la majorité des suffrages exprimés, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ne sont pas comptés. En cas de partage égal des voix, la voix du président du conseil d'administration est prépondérante. Les membres du conseil d'administration sont astreints à l'obligation de discrétion pour tout ce qui a trait à la situation des personnes. A la fin de chaque séance du conseil d'administration, est établi, sous la responsabilité du chef d'établissement, un procès-verbal qui retrace les échanges de vues exprimés ainsi que les délibérations et les avis adoptés et les résultats des votes émis.8 Le chef d'établissement transmet le procès-verbal ainsi établi à l'autorité académique et en assure la diffusion aux membres du conseil d'administration. Il établit également un compte rendu des activités du conseil d'administration en vue de l'information des membres de la communauté scolaire. Par ailleurs et pour l'application de l'article de la loi du 22 juillet 1983, qui fait l'objet d'un commentaire dans le titre III de la présente circulaire, il revient au chef d'établissement d'assurer la transmission des actes du conseil d'administration, afin que ceux-ci deviennent exécutoires, d'une part, à l'autorité académique pour les actes relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice et, d'autre part, au représentant de l'etat, à l'autorité académique et à la collectivité territoriale de rattachement pour les actes relatifs à la passation des conventions et des marchés, ainsi que pour les actes relatifs au fonctionnement de l'établissement et qui n'ont pas trait au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice. Le document adressé à l'autorité concernée, pour satisfaire aux obligations de transmissions précédemment décrites, devra notamment faire clairement apparaître l'objet de la délibération du conseil d'administration, l'exposé du contenu de la décision prise par le conseil d'administration (ou de l'avis rendu par le conseil d'administration), les éléments constitutifs de la validité de la délibération (respect des règles de convocation, de quorum...) et les résultats des votes émis. Ce document devra être revêtu de la signature du président du conseil d'administration. 3. RÈGLES APPLICABLES A LA CONVOCATION ET AU FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION PERMANENTE ET DU CONSEIL DE PERFECTIONNEMENT ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Les règles fixées en matière de convocation et de quorum pour le conseil d'administration sont applicables à la commission permanente et au conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle. Le chef d'établissement, en sa qualité de président du conseil de perfectionnement et de la formation professionnelle, peut inviter aux séances de cette instance, à titre consultatif, toute personne dont la présence est utile, en particulier celle du professeur chef des travaux dans les établissements dispensant des formations préparant à un diplôme attestant une qualification professionnelle. TITRE III : Régime juridique des actes de l'établissement. L'article de la loi du 22 juillet 1983 modifiée définit le régime juridique des actes pris par l'établissement, qu'il s'agisse des actes du conseil d'administration ou des actes du chef d'établissement. Il est apparu en effet que les règles prévues par la loi du 2 mars 1982 relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions, en ce qui concerne le contrôle administratif des actes des collectivités locales et de leurs établissements publics, ne pouvaient être appliquées telles quelles aux établissements publics locaux d'enseignement, compte tenu de leur mission, de la spécificité de certaines de leurs règles de fonctionnement et des responsabilités qui restent dévolues à l'etat. C'est pourquoi l'article de la loi du 22 juillet 1983 a prévu certaines règles particulières. La dérogation ainsi apportée aux dispositions du droit commun de la loi du 2 mars 1982 est double. D'une part, le législateur a opéré une distinction entre les actes qui ont trait au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice, qui sont soumis à une procédure particulière de contrôle, et les autres actes, qui sont soumis aux dispositions de la loi du 2 mars D'autre part, dans les cas où la loi du 2 mars 1982 s'applique, des dispositions particulières ont été prévues, notamment en ce qui concerne la transmission des actes et les délais dans lesquels ceux-ci deviennent exécutoires. Il est en effet apparu nécessaire que, parallèlement au contrôle de légalité de droit commun exercé par le représentant de l'etat, la collectivité de rattachement et l'autorité académique disposent, sous certaines conditions, d'un pouvoir de contrôle sur les actes essentiels du conseil d'administration et du chef d'établissement. Il convient de préciser que ces dispositions particulières ne s'appliquent pas au budget et aux décisions le modifiant qui font l'objet des articles 15-9 à de la loi du 22 juillet 1983 et qui sont commentées au titre IV de la présente circulaire. 1. RÈGLES APPLICABLES AUX ACTES RELATIFS AU CONTENU OU A L'ORGANISATION DE L'ACTION ÉDUCATRICE Les règles applicables aux actes relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice sont fixées par l'article 15-12, dernier alinéa du paragraphe I pour les actes du conseil d'administration, et dernier alinéa du paragraphe II du même article pour les actes du chef d'établissement. Aux termes de ces dispositions, «ces actes sont exécutoires quinze jours après leur transmission à l'autorité académique. Dans ce délai, l'autorité académique peut prononcer l'annulation de ces actes lorsqu'ils sont contraires aux lois et règlements ou de nature à porter atteinte au fonctionnement du service public de l'enseignement».9 Il résulte de ces dispositions que les actes relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice, qu'ils soient pris par le chef d'établissement ou qu'ils aient donné lieu à une délibération du conseil d'administration, sont obligatoirement transmis à l'autorité académique et ne sont exécutoires que quinze jours après leur réception par l'autorité académique. Le recteur fait tenir à l'établissement, par retour du courrier, une attestation de la réception de l'acte. En ce qui concerne les actes du chef d'établissement, il convient de préciser que ne sont soumis à ce titre à l'obligation de transmission que les actes relevant de ses pouvoirs propres, mais non les simples actes d'exécution de décisions relevant de la compétence du conseil d'administration. Il incombe, dans tous les cas, au chef d'établissement d'effectuer la transmission des actes simultanément au recteur de l'académie et à l'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'éducation nationale. Cette transmission doit intervenir dans les meilleurs délais possibles puisqu'en l'absence de transmission l'acte est privé de tout caractère exécutoire. Il revient à l'inspecteur d'académie, compte tenu de sa compétence territoriale vis-à-vis des établissements du département, d'examiner les décisions prises par les établissements et de signaler au recteur les éventuelles irrégularités qui affecteraient ces décisions ou les difficultés qu'à son avis elles sont susceptibles de poser pour le bon fonctionnement des établissements. Dans le délai de quinze jours au terme duquel les actes deviennent exécutoires, le recteur d'académie peut annuler les actes de l'établissement s'ils sont contraires aux lois ou règlements ou de nature à porter atteinte au fonctionnement du service public de l'enseignement. Lorsque l'annulation concerne une délibération du conseil d'administration, la décision de l'autorité académique doit être motivée en vertu des dispositions de l'article 15-12, paragraphe I, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée. Il revient dans ce cas au chef d'établissement d'en informer le conseil d'administration lors de sa plus prochaine séance ou, le cas échéant, de réunir dans les meilleurs délais le conseil d'administration pour lui faire connaître la décision de l'autorité académique. Lorsque le chef d'établissement transmet une délibération du conseil d'administration à l'autorité académique et qu'il estime que cette délibération est contraire aux lois et règlements ou de nature à porter atteinte au fonctionnement de l'établissement, il lui appartient en tant que représentant de l'etat au sein de l'établissement de faire connaître son avis à l'autorité académique lors de la transmission de la délibération ; il en informe alors le conseil d'administration. Lorsque la décision du chef d'établissement ou la délibération du conseil d'administration est devenue exécutoire, le chef d'établissement en assure la publicité au sein de l'établissement, notamment par affichage. Entrent dans le champ des dispositions applicables aux actes relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice le plus grand nombre des décisions qui peuvent être prises au sein de l'établissement d'enseignement. Tel est notamment le cas des décisions prises par l'établissement dans son domaine de responsabilité en matière pédagogique et éducative défini par l'article 2 du décret du 30 août RÈGLES APPLICABLES AUX ACTES QUI NE SONT PAS RELATIFS AU CONTENU OU A L'ORGANISATION DE L'ACTION ÉDUCATRICE Les règles applicables aux actes qui ne sont pas relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice sont fixées par l'article 15-12, paragraphe I, trois premiers alinéas pour les actes du conseil d'administration, et paragraphe II, deux premiers alinéas pour les actes du chef d'établissement. Aux termes de ces dispositions, il convient de distinguer les trois catégories d'actes suivants LES ACTES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION RELATIFS A LA PASSATION DES CONVENTIONS ET DES MARCHÉS, AINSI QUE LES ACTES RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DE L'ÉTABLISSEMENT ET QUI N'ONT PAS TRAIT AU CONTENU OU A L'ORGANISATION DE L'ACTION ÉDUCATRICE Pour ces actes, trois dérogations sont apportées au régime de droit commun du contrôle de légalité prévu par la loi du 2 mars En premier lieu, pour être exécutoires, ces actes doivent non seulement être transmis au représentant de l'etat, mais également à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique. Il convient donc que les transmissions interviennent dans les plus brefs délais. En ce qui concerne la transmission au représentant de l'etat, elle doit se faire au commissaire de la République de région pour les lycées et les établissements d'éducation spéciale, s'agissant d'un établissement public dont la collectivité de rattachement est la région, et au commissaire de la République de département ou au commissaire adjoint de la République de l'arrondissement pour les collèges (cf. circulaire du 22 juillet 1982 relative aux nouvelles conditions d'exercice du contrôle de légalité des actes des collectivités locales, 1.2.1). Sous réserve d'avoir été par ailleurs publiés ou affichés, ces actes ne sont en conséquence exécutoires qu'après la dernière date de réception par ces différentes autorités. Ces actes doivent donc être transmis de façon simultanée par le chef d'établissement au commissaire de la République du département (ou au commissaire adjoint de la République lorsque l'établissement n'est pas situé dans l'arrondissement chef-lieu), s'agissant des collèges et au commissaire de la République de région,10 s'agissant des lycées et des établissements d'éducation spéciale, à l'autorité académique (dans les conditions prévues au 1 ci-dessus) et à la collectivité de rattachement. En second lieu, ces actes ne sont pas immédiatement exécutoires : ils ne le deviennent qu'à l'expiration d'un délai de quinze jours courant à compter de la dernière date de réception. Chacune des autorités doit donc accuser réception. S'agissant du commissaire de la République, cet accusé de réception doit se faire dans les mêmes conditions que pour les actes des collectivités locales. En troisième lieu, pendant ce délai de quinze jours, l'autorité académique ou la collectivité de rattachement peut demander une seconde délibération. Cette demande a pour effet d'empêcher que l'acte ne devienne exécutoire. Dans ce cas, le chef d'établissement convoque le conseil d'administration dans les meilleurs délais pour faire procéder à la seconde délibération demandée. Cette seconde délibération du conseil d'administration, transmise par le chef d'établissement comme indiqué précédemment au représentant de l'etat, à l'autorité académique et à la collectivité locale de rattachement, devient exécutoire quinze jours après ces transmissions. Sous réserve de cette double dérogation, qui a pour objet de permettre à la collectivité de rattachement ou à l'autorité académique d'exercer un contrôle sur les décisions prises par le conseil d'administration, ces actes sont soumis au contrôle de légalité du représentant de l'etat, conformément aux dispositions de la loi du 2 mars Il s'ensuit que le commissaire de la République du département ou de la région, selon le cas, peut, dans les deux mois suivant leur transmission, déférer au tribunal administratif ceux de ces actes qu'il estime contraires à la légalité. L'ensemble des dispositions relatives au contrôle de légalité des actes des collectivités locales prévu par cette loi s'appliquent qu'il s'agisse notamment des modalités de saisine du juge administratif, de l'information, au moment de la saisine du juge, de l'établissement qui a pris l'acte déféré, et des règles de procédure contentieuse. Sur ces différents points, il y a lieu de se référer aux commentaires faits par la circulaire du 22 juillet 1982 mentionnée ci-dessus. En particulier, il convient, comme pour les actes des collectivités locales, d'informer systématiquement le chef d'établissement avant tout recours contre une décision du conseil d'administration, de façon à permettre à celui-ci de réformer tout acte illégal qu'il aurait pu prendre (cf. 3.1 de la circulaire du 22 juillet 1982) LES ACTES DU CHEF D'ETABLISSEMENT PRIS POUR LA PASSATION OU L'EXECUTION DE CONVENTIONS NOTAMMENT DE MARCHES Pour ces actes, trois dérogations sont apportées au régime du droit commun de la loi du 2 mars En premier lieu, pour être exécutoires, ces actes doivent non seulement être transmis au représentant de l'etat dans le département ou la région, selon le cas, mais également à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique. Les indications données ci-dessus pour les actes du conseil d'administration valent donc également pour les actes du chef d'établissement. En second lieu, ces actes ne sont pas immédiatement exécutoires, mais ne le sont que quinze jours après ces transmissions. En troisième lieu, dans ce délai de quinze jours, la collectivité de rattachement ou l'autorité académique «peut assortir son recours d'une demande de sursis à l'exécution soumise aux dispositions du troisième alinéa de l'article 3 de la loi n o du 2 mars 1982». Le législateur a en effet souhaité qu'en raison de l'importance que peuvent revêtir les actes pris par le chef d'établissement pour la passation de conventions et notamment de marchés, la collectivité de rattachement ou l'autorité académique soit en mesure, si besoin est, de demander au juge de surseoir à l'exécution d'un tel acte jusqu'à ce qu'il statue sur son éventuelle illégalité. En pareil cas, conformément aux dispositions du troisième alinéa de l'article 3 de la loi du 2 mars 1982, il est fait droit par le juge à la demande de sursis dès lors que l'un des moyens invoqués dans la requête paraît, en l'état de l'instruction, sérieux et de nature à justifier l'annulation de l'acte attaqué. Sous réserve de ces dispositions particulières, les actes du chef d'établissement pris pour la passation ou l'exécution de conventions sont soumis à l'ensemble des règles du contrôle de légalité par le représentant de l'etat prévues par la loi du 2 mars 1982 (cf. ci-dessus pour les actes du conseil d'administration) LES ACTES DU CHEF D'ÉTABLISSEMENT NON PRIS POUR LA PASSATION DE CONVENTIONS MAIS QUI NE SONT PAS RELATIFS AU CONTENU OU A L'ORGANISATION DE L'ACTION ÉDUCATRICE Ces actes sont pris par le chef d'établissement et sont exécutoires dès leur publication ou leur notification sans qu'il y ait lieu à transmission à une quelconque autorité (cf. 13 de la circulaire du 22 juillet 1982). Ils peuvent en outre être déférés au juge administratif par le commissaire de la République dans les conditions de droit commun applicables à tous les recours contentieux (cf de la circulaire du 22 juillet 1982).11 TITRE IV : Organisation financière et contrôle budgétaire des établissements publics locaux d'enseignement. Les procédures applicables à l'élaboration, à l'adoption et à l'exécution du budget des établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) sont fixées par les articles 15-8 à de la loi n o du 22 juillet Ces dispositions législatives se réfèrent au droit commun de la loi n o du 2 mars Toutefois, elles y dérogent sur différents points pour tenir compte, comme en matière de contrôle de légalité, de la spécificité des établissements publics locaux d'enseignement. Les commentaires qui suivent ont pour objet de décrire la procédure budgétaire applicable aux établissements publics locaux d'enseignement. L'instruction du ministre de l'education nationale n o du 8 septembre 1983 sur l'organisation économique et financière des lycées et collèges, applicable également aux établissements publics nationaux de formation, sera révisée prochainement. Les principaux changements par rapport aux règles antérieurement applicables résultent du partage des compétences entre la collectivité de rattachement et l'autorité académique. La tutelle financière de l'autorité académique devient désormais un contrôle financier exercé conjointement par la collectivité de rattachement et l'autorité académique dans les conditions précisées ci-après. Lorsque le recteur a délégué sa signature à l'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'education nationale, conformément aux dispositions du décret n o du 16 janvier 1962, modifié par le décret n o du 23 décembre 1982 portant délégation d'attribution aux recteurs d'académie, pour l'exercice de la tutelle financière des collèges, l'inspecteur d'académie exerce les compétences dévolues à l'autorité académique en matière de contrôle budgétaire des collèges. A ce contrôle s'ajoute celui de représentant de l'etat qui, en application de l'article 15-11, paragraphe II, de la loi du 22 juillet 1983, exerce sur les budgets des établissements d'enseignement le contrôle budgétaire prévu par les articles 8, 11 et 12 de la loi n o du 2 mars 1982 à l'égard des collectivités locales. Après un rappel des principales caractéristiques de la structure des budgets des établissements et de l'état récapitulatif des emplois dont ils disposent, quatre points sont successivement développés : Les différentes phases de la procédure ; Le contrôle budgétaire exercé par le représentant de l'etat ; L'exécution du budget ; Les conventions entre établissements. 1. PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DE LA STRUCTURE DU BUDGET DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX D'ENSEIGNEMENT Le budget d'un établissement d'enseignement comprend, d'une part, une section de fonctionnement comportant un service général et éventuellement des services spéciaux et, d'autre part, une section d'investissement. En outre, l'établissement présente, le cas échéant, un budget annexe pour chacun des services à comptabilité distincte qui lui sont rattachés. Le service général comporte les chapitres de dépenses suivants : A Activités pédagogiques et éducatives : A 1 financées sur ressources générales ; A 2 financées sur ressources spécifiques. B Viabilisation. C Entretien. D Autres charges générales. E Restauration et internat. F Aides et transferts. G Participation aux services communs dans le cas d'établissements issus de partition. Les chapitres de produits du service général sont les comptes de produits à deux chiffres, à l'exception des subventions qui sont présentées par chapitre à trois chiffres : 70. Ventes et prestations de service. 71. Production stockée. 72. Production immobilisée Subventions de l'etat Subventions de collectivités publiques et d'organismes internationaux Dons et legs.12 748. Autres subventions d'exploitation. 75. Autres produits de gestion courante. 76. Produits financiers. 77. Produits exceptionnels. 78. Reprise sur amortissements et provisions. Les autorisations de dépenses et les prévisions de recettes sont votées par chapitre. Toutefois, le chapitre «Activités pédagogiques et éducatives» est subdivisé en deux articles A 1 et A 2 selon que la dépense est financée sur ressources générales ou sur ressources spécifiques. C'est alors à ce niveau qu'interviennent le vote et l'autorisation de dépense. Les services spéciaux sont des services qui disposent d'un chapitre de charges et d'un chapitre de produits distincts. Le service spécial doit couvrir ses dépenses par ses recettes. Les services spéciaux peuvent contribuer au fonctionnement du service général : la charge comptabilisée au service spécial apparaît comme produit du service général. La section des opérations en capital comprend un chapitre de dépenses et un chapitre de recettes. Les centres de formation d'apprentis et les groupements d'établissements pour la formation continue (GRETA) peuvent être gérés sous forme de services à comptabilité distincte sans personnalité juridique. Exceptionnellement, d'autres services sans personnalité peuvent être suivis budgétairement et en comptabilité sous forme de services à comptabilité distincte. En ce cas, le conseil d'administration, sur proposition du chef d'établissement et sur rapport du gestionnaire et de l'agent comptable, décide du suivi de la comptabilité d'un service sous forme de service à comptabilité distincte. 2. ÉTAT RÉCAPITULATIF DES EMPLOIS DONT DISPOSENT LES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX D'ENSEIGNEMENT Le budget des collèges, des lycées et des établissements d'éducation spéciale comporte en annexe un état récapitulatif faisant apparaître les emplois dont l'établissement dispose à quelque titre que ce soit. Outre les emplois des personnels directement pris en charge par le budget de l'etat doivent figurer les emplois des différentes catégories de personnels payés sur le budget de l'établissement, si tel est le cas. 3. LES DIFFÉRENTES PHASES DE LA PROCÉDURE BUDGÉTAIRE La loi fixe précision le calendrier budgétaire des EPLE. Il peut arriver cependant que le déroulement normal de la procédure soit interrompu, soit que le budget n'ait pas été voté dans le délai légal, soit que ce budget ait été voté mais ne recueille pas l'accord de la collectivité de rattachement ou de l'autorité académique, à qui il est transmis. Ces différentes possibilités conduisent à distinguer trois cas dans la procédure d'élaboration du budget des EPLE 3.1. LE DÉROULEMENT NORMAL DE LA PROCÉDURE Notification des participations (Art. 15-9, paragraphe I, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée) Avant le 1 er novembre précédant l'exercice, la collectivité de rattachement (le département pour les collèges, la région pour les lycées et établissements de même niveau, la commune ou le groupement de communes compétent en cas d'appel de responsabilité) notifie au chef d'établissement le montant prévisionnel de la participation aux dépenses d'équipement et de fonctionnement de l'établissement. Cette dotation ne peut être réduite lors de l'adoption ou de la modification du budget de la collectivité de rattachement. L'article 15-9, paragraphe VII, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée précise que la collectivité de rattachement doit répartir les dotations entre les établissements dont elle a la charge en se fondant notamment sur des critères tels que le nombre d'élèves, l'importance de l'établissement, le type d'enseignement, les populations scolaires concernées et les indicateurs qualitatifs de la scolarisation. La notification par la collectivité de rattachement de cette dotation est accompagnée des orientations relatives à l'équipement et au fonctionnement matériel de l'établissement arrêtées par l'assemblée délibérante de la collectivité de rattachement. En effet, dans son domaine de compétences, celle-ci peut définir les objectifs qui13 lui sont propres sans que l'affectation des moyens spécifiques à chaque établissement fasse perdre à la dotation son caractère global. Pour le calcul de cette participation, les services académiques peuvent être mis à la disposition, jusqu'à l'éventuel transfert de tout ou partie de ces services, des différentes collectivités de rattachement, par convention passée conformément aux articles 10, 11, 12, 13 et 14 de la loi n o 83-8 du 7 janvier En tout état de cause, l'autorité académique doit être informée des orientations fixées par la collectivité. L'article 15-11, paragraphe IV, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée prévoit que la fixation du montant de cette participation relève de la compétence exclusive de l'organe délibérant de la collectivité de rattachement (conseil général ou conseil régional). En revanche, il est expressément précisé que pour l'exercice des autres attributions qui lui sont dévolues en matière de contrôle budgétaire par la loi du 22 juillet 1983, le conseil général ou le conseil régional peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs au bureau. Le montant prévisionnel de la participation de l'etat au titre des dépenses pédagogiques telles que les définit l'article 2 du décret n o du 25 février 1985 est également notifié par l'autorité académique au chef d'établissement avant le 1 er novembre précédant l'exercice sous réserve de l'adoption définitive de la loi de finances. Ces dispositions ne concernent pas les participations de l'etat et des collectivités territoriales aux dépenses liées à des opérations contractuelles et non systématiquement renouvelables, telles que celles des projets d'action éducative. L'autorité académique et la collectivité de rattachement s'informent mutuellement des montants prévisionnels de participation notifiés à l'établissement Elaboration et vote du budget (Art. 15-9, paragraphes II et III, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée) Le gestionnaire de l'établissement, chargé de la gestion matérielle et de la tenue de la comptabilité administrative, prépare le projet de budget sous l'autorité du chef d'établissement, ordonnateur. La délibération et le vote du conseil d'administration de l'eple doivent intervenir dans un délai de trente jours à compter de la notification de la participation de la collectivité de rattachement. Ce délai court à partir de la date de réception de cette notification. Le chef d'établissement en accuse réception Transmission du budget Art. 15-9, paragraphe IV, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée) Dans les cinq jours suivant le vote, le budget est transmis au représentant de l'etat, à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique en état d'examen et accompagné des pièces justificatives suivantes : Rapport du chef d'établissement ; Procès-verbal de délibération du conseil d'administration ; Etat de développement détaillant les recettes et les dépenses des services spéciaux. Les trois autorités auxquelles ces documents sont adressés doivent immédiatement en accuser réception. Si, au cours de l'examen auquel elles procèdent, il n'apparaît aucun désaccord de la collectivité de rattachement ou de l'autorité académique avec le budget transmis, celui-ci devient exécutoire de plein droit dans un délai de trente jours après la date du dernier accusé de réception par le représentant de l'etat, la collectivité de rattachement et l'autorité académique Publicité Après que le budget est devenu exécutoire, le chef d'établissement est tenu d'en assurer la publicité, selon des modalités déterminées en accord avec le conseil d'administration. Par ailleurs, le chef d'établissement doit remettre le projet de budget à l'agent comptable dès la délibération du conseil d'administration, et le tenir informé de toutes les phases de la procédure et notamment du désaccord éventuel de la collectivité de rattachement et de l'autorité académique.14 3.2. DÉFAUT D'ACCORD DE LA COLLECTIVITÉ DE RATTACHEMENT OU DE L'AUTORITÉ ACADÉMIQUE SUR LE BUDGET TRANSMIS Lorsque la collectivité de rattachement ou l'autorité académique sont en désaccord sur le budget voté d'un EPLE, la collectivité de rattachement ou l'autorité académique, l'une et l'autre conjointement ou séparément, font connaître de façon motivée au chef d'établissement leur désaccord sur le budget. Dès cette intervention, le délai de trente jours au terme duquel le budget devient normalement exécutoire de plein droit est suspendu. Dès lors, ce budget ne peut être exécutoire jusqu'à son règlement par la collectivité de rattachement et l'autorité académique, qui doit intervenir dans un délai de deux mois à compter de la réception du budget : la collectivité de rattachement et l'autorité académique se substituent alors au conseil d'administration de l'eple et règlent conjointement le budget qui est transmis au représentant de l'etat. Si dans le délai de deux mois à compter de la réception du budget la collectivité de rattachement et l'autorité académique ne parviennent pas à un accord pour le règlement conjoint du budget, le représentant de l'etat constate le désaccord et saisit la chambre régionale des comptes qui, dans le délai d'un mois et par un avis public, formule des propositions pour le règlement du budget. Le représentant de l'etat règle et rend exécutoire le budget de l'établissement sur la base des propositions formulées par la chambre régionale, dont il peut s'écarter sous réserve que sa décision soit assortie d'une motivation explicite. Le deuxième alinéa de l'article 15-9, paragraphe V, précise cependant que dans l'éventualité d'un tel règlement le représentant de l'etat ne peut, sauf exceptions liées à l'évolution des effectifs ou à la consistance du parc de matériel et des locaux, majorer la participation à la charge de la collectivité de rattachement par rapport à l'exercice antérieur que dans une proportion n'excédant ni l'évolution du produit de la fiscalité directe de cette collectivité, ni l'évolution des recettes allouées par l'etat et destinées à pourvoir aux dépenses pédagogiques de cet établissement. Lorsque le budget a été réglé, le représentant de l'etat le notifie au chef d'établissement qui accuse réception de cette notification. Dès la date de réception, le budget est exécutoire et doit faire l'objet des mesures de publicité mentionnées au paragraphe ci-dessus ABSENCE DE VOTE DU BUDGET DANS LE DÉLAI LÉGAL (Art. 15-9, paragraphe VI, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée) Lorsque le budget n'est pas voté, quelle qu'en soit la raison, dans le délai légal (trente jours à compter de la date de notification de la participation de la collectivité de rattachement), le représentant de l'etat saisit la collectivité de rattachement et l'autorité académique pour qu'elles règlent conjointement le budget dans un délai d'un mois à compter de cette saisine. Le budget ainsi réglé est transmis au représentant de l'etat et devient exécutoire dans les conditions prévues par la loi n o du 2 mars Toutefois, si dans le délai d'un mois à compter de leur saisine par le représentant de l'etat, la collectivité de rattachement et l'autorité académique n'ont pu parvenir à un accord sur le règlement du budget, le représentant de l'etat constate le désaccord et règle le budget dans les conditions précédemment définies au paragraphe LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE EXERCÉ PAR LE REPRÉSENTANT DE L'ÉTAT (Art. 8, 11 et 12 de la loi du 2 mars 1982 par renvoi de l'article 15-11, paragraphes I et II, de la loi du 22 juillet 1983) Indépendamment du contrôle exercé conjointement par la collectivité de rattachement et l'autorité académique, il appartient au représentant de l'etat d'exercer un contrôle sur le budget des EPLE dans les conditions de droit commun définies par la loi du 2 mars 1982, applicable aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics. Il convient donc de préciser le champ d'application de ce contrôle, ses modalités pratiques ainsi que les procédures de redressement à mettre en œuvre LE DOMAINE DU CONTRÔLE BUDGÉTAIRE Le domaine du contrôle budgétaire est strictement défini. Il ne concerne que les actes budgétaires au sens strict, c'est-à-dire le budget de l'établissement ainsi que les décisions modificatives, cela tant pour le budget principal que pour les budgets annexes (services à comptabilité distincte) s'il en existe.15 Toutefois, il ne s'applique pas aux actes qui, tout en ayant une incidence financière, ne constituent pas pour autant des actes budgétaires (comme par exemple la passation des marchés). Il porte exclusivement sur : L'équilibre réel du budget (art , paragraphes I, II et III, de la loi du 22 juillet 1983 et art. 8 de la loi du 2 mars 1982, par renvoi) ; L'inscription et le mandatement des dépenses obligatoires (art.15-11, paragraphes I et II, de la loi du 22 juillet 1983 et art. 11 et 12 de la loi du 2 mars 1982, par renvoi) LE CONTRÔLE DE L'ÉQUILIBRE RÉEL L'article 15-11, paragraphe III, de la loi du 22 juillet 1983 prévoit que «le budget de l'établissement est exécuté en équilibre réel» et doit donc être voté en équilibre réel ; dans le cas contraire, une procédure de redressement est mise en œuvre La définition de l'équilibre réel Est en équilibre réel le budget qui remplit les trois conditions suivantes : L'équilibre doit être réalisé section par section ; Les recettes et les dépenses doivent être évaluées de façon sincère, c'est-à-dire qu'elles doivent avoir fait l'objet d'une évaluation excluant toute majoration ou minoration fictive ; L'équilibre des recettes et des dépenses du service d'hébergement, lorsqu'il existe, doit être réalisé : ce service doit en effet couvrir par ses ressources la totalité des charges qu'entraîne son fonctionnement Les vérifications à effectuer Ces vérifications portent sur chacun des trois points qui viennent d'être évoqués L'équilibre section par section Cette vérification consiste à veiller à ce que, pour la section de fonctionnement comme pour la section d'investissement, le montant des recettes couvre rigoureusement l'ensemble des prévisions des charges. De plus, il convient de veiller à ce que les propositions de prélèvement sur le fonds de roulement n'aient pas pour effet de priver les établissements des moyens nécessaires à leur bon fonctionnement La sincérité de l'évaluation des recettes et des dépenses Le contrôle à effectuer à ce titre implique deux types de vérifications. Il s'agit ensuite d'abord d'un contrôle de conformité des inscriptions budgétaires par rapport aux notifications faites au chef d'établissement par la collectivité de rattachement de l'autorité académique, mais également par rapport aux obligations qui résulteraient pour l'établissement des contrats ou des conventions passées avec des tiers. Il s'agit ensuite d'un contrôle de vraisemblance portant à la fois sur : Les recettes propres et notamment les recettes de pension et demi-pension, le produit de la vente des objets confectionnés dans les ateliers, de la taxe d'apprentissage, des conventions de formation professionnelle et des conventions d'occupation des locaux et concessions ; Les dépenses, notamment celles qui ont pour objet les activités pédagogiques éducatives, le chauffage et l'éclairage, l'entretien des matériels et des locaux, les charges générales, la restauration et l'internat. Pour procéder à ce contrôle, il convient de rapprocher les inscriptions portées au budget de celles figurant dans le budget de l'exercice précédent en tenant compte de l'évolution des salaires et des coûts telle qu'elle est prévue dans les documents annexés à la loi de finances et des mesures prises au titre de la dernière rentrée scolaire. Enfin, il importe de vérifier l'inscription au budget de l'établissement des crédits nécessaires au paiement de toutes les dépenses obligatoires connues à la date de vote du budget. Si ces crédits n'étaient pas prévus, le budget de l'établissement ne serait pas en équilibre réel L'équilibre du service d'hébergement Il convient de s'assurer que le montant des ressources propres de ce service est égal au montant total des charges qu'entraîne sont fonctionnement.16 De plus, la participation du service annexe d'hébergement aux dépenses communes doit être déterminée notamment compte tenu de la taille des établissements, du nombre des rationnaires par rapport à l'effectif total des élèves, des besoins alimentaires de ceux-ci, de la structure des locaux. Le chef d'établissement, dans son rapport de présentation du budget, commente et justifie le choix du pourcentage qu'il propose LA PROCÉDURE DE REDRESSEMENT DE L'ÉQUILIBRE BUDGÉTAIRE Si, au cours de ces vérifications, il apparaît que le budget de l'établissement n'a pas été voté en équilibre réel, le représentant de l'etat saisit la chambre régionale des comptes, même en l'absence d'un désaccord de la collectivité de rattachement ou de l'autorité académique sur le budget voté. Il en informe le chef d'établissement, mais cette démarche n'a pas pour effet de suspendre le délai de trente jours au terme duquel le budget devient normalement exécutoire. La lettre de saisine du président de la chambre régionale des comptes doit être motivée et être accompagnée du budget voté, de l'ensemble des documents utilisés pour son élaboration ainsi que de l'ensemble des documents sur lesquels s'est fondé le représentant de l'etat pour apprécier le déséquilibre. La collectivité de rattachement doit être également informée. Dans le délai de trente jours à compter de sa saisine, la chambre régionale des comptes devra constater que le budget a été ou n'a pas été voté en équilibre réel et, dans le second cas, formuler par avis public des propositions tendant au rétablissement de l'équilibre. Ces propositions sont notifiées au représentant de l'etat ainsi qu'à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique. Une décision conjointe de ces deux dernières autorités, rectifiant le budget initial, doit intervenir dans un délai d'un mois à partir de la communication des propositions de la chambre régionale des comptes. Si cette décision n'est pas intervenue dans le délai prescrit, ou si elle ne comporte pas de mesures de redressement jugées suffisantes par la chambre régionale des comptes, qui se prononce sur ce point dans un délai de quinze jours à partir de la transmission de la décision conjointe des deux autorités en cause, le budget de l'établissement est réglé et rendu exécutoire par le représentant de l'etat, sur la base des propositions de redressement formulées par la chambre régionale des comptes, dont il peut s'écarter, sous réserve que sa décision soit assortie d'une motivation explicite. L'article 15-11, paragraphe I, de la loi du 22 juillet 1983 modifiée précise, dans ce cas également, que dans l'éventualité d'un tel règlement, le représentant de l'etat ne peut, sauf exceptions liées à l'évolution des effectifs ou à la consistance du parc de matériel ou des locaux, majorer la participation de la collectivité de rattachement par rapport à l'exercice antérieur que dans une proportion n'excédant ni l'évolution du produit de la fiscalité directe de la collectivité de rattachement, ni l'évolution des recettes allouées par l'etat et destinées à pourvoir aux dépenses pédagogiques de cet établissement. Le représentant de l'etat notifie le budget ainsi réglé au chef d'établissement qui accuse réception de cette notification et pourvoit aux mesures de publicité nécessaires L'INSCRIPTION D'OFFICE ET LE MANDATEMENT DES DÉPENSES OBLIGATOIRES (Art. 11 et 12 de la loi du 2 mars 1982 par renvoi de l'article 15-11, paragraphes I et II, de la loi du 22 juillet 1983) En application de l'article 11 (1 er alinéa) de la loi du 2 mars 1982, ne sont obligatoires pour les EPLE que les dépenses nécessaires à l'acquittement des dettes exigibles ou celles pour lesquelles la loi l'a expressément décidé. Si l'examen du budget révèle qu'une dépense obligatoire n'a pas été prévue, une procédure d'inscription d'office est mise en œuvre Constatation du défaut d'inscription budgétaire Le second alinéa de l'article 11 de la loi du 2 mars 1982 précise que la chambre régionale des comptes peut être saisie, soit par le représentant de l'etat, soit par le comptable public concerné, soit par toute personne y ayant intérêt (ce peut être le cas notamment de la collectivité de rattachement ou de l'autorité académique). La chambre dispose d'un délai d'un mois à compter de sa saisine pour se prononcer sur la recevabilité de la demande, constater l'absence ou l'insuffisance des crédits nécessaires à la couverture de la dépense obligatoire et mettre en demeure le chef d'établissement de faire ouvrir lesdits crédits, par une décision modificative qui doit être soumise au vote du conseil d'administration.17 Dans ce délai, le président de la chambre régionale des comptes informe le chef d'établissement de la demande dont il a été saisi et fixe la date limite à laquelle celui-ci pourra présenter ses observations, soit oralement, soit par écrit. Dans le délai d'un mois à compter de la notification de la mise en demeure qui lui a été adressée, le chef d'établissement transmet à la chambre le document établissant l'ouverture des crédits. A défaut, la chambre demande au représentant de l'etat d'inscrire d'office les crédits nécessaires au budget et propose, s'il y a lieu, les mesures nécessaires au maintien de l'équilibre budgétaire. Il appartient alors au représentant de l'etat de régler et de rendre exécutoire le budget rectifié en conséquence. Comme dans les autres cas, il doit, s'il écarte des propositions de la chambre régionale des comptes, assortir sa décision d'une motivation explicite. Compte tenu des dispositions de l'article 11 de la loi du 2 mars 1982, il se peut que le représentant de l'etat soit saisi, en cours d'exercice et après le vote du budget, par un tiers, d'une demande d'inscription d'office au budget des crédits nécessaires à l'acquittement d'une dette dont l'établissement lui est redevable. Il lui appartient alors de transmettre la requête au président de la chambre régionale et au comptable et d'en informer le chef d'établissement ainsi que le requérant en lui demandant de se mettre directement en rapport avec la chambre régionale des comptes Mandatement des dépenses obligatoires (Art. 12 de la loi du 2 mars 1982, par renvoi de l'article 15-11, paragraphe II, de la loi du 22 juillet 1983) Si le mandatement d'une dépense obligatoire et inscrite au budget n'est pas effectué, il appartient au représentant de l'etat de mettre en demeure le chef d'établissement de procéder au mandatement de cette dépense. A l'expiration du délai d'un mois, il procède au mandatement d'office. Le délai d'un mois est porté à deux mois si le montant de la dépense est supérieur à 5 % du montant de la section de fonctionnement du budget. 5. EXÉCUTION DU BUDGET Les dispositions législatives et réglementaires consécutives à la décentralisation ne modifient pas les rôles respectifs du chef d'établissement ordonnateur, du gestionnaire et de l'agent comptable pour l'exécution du budget. Lorsque le budget d'un EPLE n'est pas voté ou n'est pas exécutoire au début de l'exercice, les opérations de recettes et de dépenses sont effectuées temporairement sur la base de l'exercice précédent. L'ordonnateur peut toutefois, avec l'accord de la collectivité de rattachement et de l'autorité académique, tenir compte de l'incidence des mesures prises au titre de la dernière rentrée scolaire pour la détermination des limites d'engagement des dépenses LES DÉCISIONS BUDGÉTAIRES MODIFICATIVES Les modifications apportées au budget initial en cours d'exercice sont adoptées et deviennent exécutoires dans les mêmes conditions que le budget, lorsqu'elles concernent des crédits limitatifs. Sont limitatifs, les crédits inscrits aux chapitres budgétaires et, plus généralement, les crédits auxquels une disposition législative ou réglementaire a donné ce caractère. Les autres modifications qui interviennent à l'intérieur d'une dotation limitative peuvent être décidées par le chef d'établissement qui en informe le conseil d'administration, lors de sa plus prochaine séance. En outre, par exception aux dispositions du premier alinéa du présent paragraphe 5.1, cette même procédure simplifiée est employée pour retracer au budget, après consultation de la commission permanente, les augmentations de crédits limitatifs consécutives à la mise en place de ressources affectées. La notion de «ressources affectées» s'entend de recettes que la partie versante (Etat, autres organismes publics, organismes privés, particuliers) s'engage par contrat, convention ou en application d'une décision unilatérale (décision de subvention, dons ou legs...) à verser à l'établissement, à charge pour celui-ci d'utiliser les fonds ainsi reçus conformément aux directives de la partie versante. Le plus souvent, cette pré-affectation entraîne que la recette ne devient un produit définitivement acquis à l'établissement qu'à concurrence du montant des charges constatées conformément à l'engagement pris. Aussi, les chapitres de dépenses qui doivent enregistrer une augmentation de crédits consécutive à de tels contrats ou décisions sont-ils prédéterminés par les directives de la partie versante.18 5.2. RÈGLES COMPTABLES Les agents comptables des EPLE sont nommés par le ministre de l'education nationale parmi les personnels de l'administration scolaire et universitaire. Ils prêtent serment devant la chambre régionale des comptes. L'autorité académique informe la collectivité de rattachement de la nomination de chaque agent comptable avant l'installation de celui-ci. L'agent comptable peut être chargé de la comptabilité d'un ou de plusieurs établissements, mais il est toujours gestionnaire de son établissement d'affectation. Par ailleurs, les dispositions législatives et réglementaires consécutives à la décentralisation ne modifient pas les règles applicables à la comptabilité administrative, à la comptabilité générale, aux inventaires et à la comptabilité matière des EPLE 5.3. LE COMPTE FINANCIER Le structure du compte financier des EPLE n'est pas modifiée. En revanche, la procédure de présentation est déterminée par la loi et le décret d'application. Le chef d'établissement soumet le compte financier au conseil d'administration avant le 30 juin suivant la clôture de l'exercice. Le compte arrêté, accompagné éventuellement des observations du conseil d'administration consignées dans un procès-verbal de délibération, et de celles de l'agent comptable, est transmis à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique avant le 31 juillet. L'agent comptable adresse le compte financier avant le 31 août au comptable supérieur du Trésor territorialement compétent qui le met en état d'examen avant de la transmettre à la chambre régionale des comptes. Dans le cas d'un groupement comptable, il est recommandé de transmettre de manière groupée les comptes de chaque établissement. 6. CONVENTIONS ENTRE ÉTABLISSEMENTS Sans exclure d'autres formes de coopération, les EPLE sont amenés à se regrouper notamment pour la constitution de groupements comptables et de groupements de services. Des conventions fixent les modalités de fonctionnement de ces groupements GROUPEMENTS COMPTABLES Les décisions relatives à la constitution des groupements comptables sont prises en application de l'article 39 du décret du 30 août 1985 par l'autorité académique avec l'accord de toutes les collectivités de rattachement des établissements concernés, après consultation d'un groupe de travail académique et délibération des conseils d'administration des établissements concernés. Le groupe de travail académique est composé : De quatre chefs d'établissement issus des commissions consultatives paritaires ; De quatre membres des personnels d'administration scolaire et universitaire, issus des commissions administratives paritaires académiques, et de préférence chargés de la gestion d'établissement ; De quatre membres du comité technique paritaire, désignés par l'autorité académique parmi les représentants du personnel, en fonction de l'ordre du jour ; De six membres de l'administration désignés par l'autorité académique ; De six membres désignés par les collectivités de rattachement concernées par l'ordre du jour. Les travaux de ce groupe, ultérieurement soumis au comité technique paritaire académique, peuvent conduire à élaborer une carte des groupements, notamment pour les groupements de comptabilité. Après avis de l'agent comptable et consultation des personnels concernés, chaque conseil d'administration délibère sur le projet de convention. En exécution de la délibération des conseils, les chefs d'établissement signent un acte d'engagement qui précise : Le lieu d'implantation du centre de groupement ; Le nombre et la qualité des fonctionnaires de l'administration scolaire et universitaire et des personnels d'administration (catégories C et D) mis à la disposition du centre de groupement, ainsi que la répartition de leur service entre leur établissement d'origine et l'agence comptable. Une convention fixant les modalités de répartition des dépenses de fonctionnement du centre de groupement (papeterie, frais de bureau, petit matériel, dépenses d'énergie, indemnité d'usage ou de maintenance de matériel...) doit être annexée à l'acte d'engagement.19 La convention de participation à un groupement de comptabilité, accompagnée de l'acte d'engagement, est adressée à l'autorité académique et aux collectivités de rattachement. La dissolution ou la réorganisation éventuelle d'un groupement intervient (par adjonction ou retrait d'un établissement), dans les mêmes formes que sa constitution et, en tout état de cause, après avis du groupe de travail académique. Les dispositions sur le fonctionnement des agences comptables, au regard du rôle des personnels et de l'équipement en matériel, restent en vigueur GROUPEMENTS DE SERVICE Plusieurs collèges, lycées ou établissements d'éducation spéciale peuvent, par convention, instituer des groupements de service ou une gestion commune (art. 6 du décret du 30 août 1985). Si l'organisation financière et comptable des EPLE n'a pas été profondément modifiée par les lois du 7 janvier 1983 et 22 juillet 1983 modifiée et complétée par la loi du 25 janvier 1985, les procédures d'élaboration et de contrôle du budget ont été, en revanche, entièrement redéfinies par ces lois. Dans tous les cas où la chambre régionale des comptes sera amenée à intervenir, il convient de veiller à ce que sa saisine soit très explicitement motivée et accompagnée de tous les éléments nécessaires à la complète information de la chambre. De façon plus générale, l'autorité académique et le représentant de l'etat doivent s'efforcer, dans un esprit d'étroite collaboration et de concertation, d'apporter aux présidents de chambre et à leurs collaborateurs tous les moyens et toute l'aide matérielle dont ils pourraient avoir besoin pour assurer leur mission dans les meilleures conditions. A ce titre, les modalités d'une transmission systématique des instructions élaborées par les services exerçant le contrôle devront être arrêtées avec les présidents de chambre. Vous voudrez bien porter la présente circulaire à la connaissance des élus locaux et signaler toute difficulté d'application au ministre de l'intérieur et de la Décentralisation (direction générale des Collectivités locales), au ministre de l'economie, des Finances et du Budget (direction de la comptabilité publique), et au ministre de l'education nationale (direction générale des Enseignements scolaires et direction générale des Finances et de la Modernisation. (JO du 31 décembre 1985 et BO n os 4 du 30 janvier 1986 et spécial 3 du 6 février 1986.) SIGNALE : Certaines références à des lois, règlements ou instructions contenues dans le présent texte sont susceptibles d'avoir été abrogées et, le cas échéant remplacées, par des références nouvelles (codes, lois, règlements ou instructions postérieurs). Montrer encore
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 l'article 2
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 art. 57
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