Source: https://trotina.cz/dokumenty/ochrana-osobnich-udaju.php
Timestamp: 2019-04-24 16:50:49+00:00

Document:
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI TROTINA Auto s.r.o.
Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost TROTINA Auto s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s odkupováním a následný prodejem osobních a užitkových vozů, zprostředkováním prodeje těchto vozů, uzavíráním leasingových a úvěrových smluv v souvislosti s nákupem vozidel, při reklamacích, při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.
Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“). Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s uzavíranými obchodními vztahy vozů nabízených na www.trotina.cz nebo nabízených osobně v našem autobazaru TROTINA.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na www.trotina.cz.
Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti TROTINA Auto s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.
Společnost: TROTINA Auto s.r.o., sídlo: Ve Dvoře 3, 503 03 Holohlavy, IČO: 25298861, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 14130 (dále jen „Společnost“).
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:
2.1. Odkup vozidel
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s odkupem vozidel/uzavřením smlouvy o zprostředkováním prodeje, patří tyto:
identifikace vašeho majetku – vozidla,
DIČ v případě podnikající fyzické osoby
číslo účtu prodávajícího pro úhradu kupní ceny.
Tyto údaje jsou součástí každé Smlouvy o odkoupení motorového vozidla / Smlouvy o zprostředkování prodeje a bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smlouvu uzavřít.
Údaje vyžadované pro identifikaci prodávajícího
Naše Společnost je tzv. povinnou osobou dle ust. § 2 odst. 1 písm. j) zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci trestné činnosti, v platném znění, jelikož obchodujeme /zprostředkováváme obchod s použitým zbožím. Podle ust. § 5 a § 8 tohoto zákona jsme povinni o vás vyžadovat a zpracovávat následující identifikační údaje, které uchováváme v elektronické podobě:
u fyzické osoby všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále místo narození, pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství, druh a číslo dokladu totožnosti, orgán, který jej vydal a datum jeho platnosti; jde-li o podnikající fyzickou osobu, též její obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a identifikační číslo osoby,
u právnické osoby obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo, identifikační číslo osoby nebo obdobné číslo přidělované v zahraničí; u fyzické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, údaje ke zjištění a ověření její totožnosti.
V zákonem odůvodněných případech jsme oprávněni zpracovávat rovněž telefonní číslo, e-mailovou adresu či údaje o zaměstnání či zaměstnavateli. Ust. § 9 odst. 8 citovaného zákona nám dává oprávnění činit si rovněž kopie předložených dokladů (včetně občanského průkazu), a to k naplnění účelu tohoto zákona. Pokud jsou na zadní straně dokladu uvedeny údaje o třetích osobách (např. děti, manželka), budou na pořízení kopii tyto údaje znečitelněné.
plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).
2.2.Prodej vozidel
Při uzavření Kupní smlouvy / Smlouvy o koupi motorového vozidla jsou na těchto smlouvách uváděny následující identifikační údaje:
DIČ v případě podnikající fyzické osoby.
Tyto údaje jsou součástí každé Kupní smlouvy / Smlouvy o koupi motorového vozidla a bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smlouvu uzavřít.
Pokud nás zmocníte na základě plné moci k provedení registrace vozidla v registru silničních vozidel, vyžaduje správní orgán následující náležitosti plné moci:
Bez jejich uvedení na plné moci bychom nemohli registraci provést.
plnění uzavřené dohody o plné moci (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
2.3. Uzavření úvěrové/leasingové smlouvy
Pokud budete mít zájem na financování koupě vozidla prostřednictvím úvěru či zájem na sjednání leasingových splátek, je nezbytnou náležitostí těchto smluv uvedení /poskytnutí těchto osobních údajů a dokladů, které vyžadují bankovní instituce:
kopii občanského a řidičského průkazu,
DIČ v případě podnikající fyzické osoby,
potvrzení o příjmu od zaměstnavatele/oznámení o výši důchodů u důchodců,
výpis z bankovního účtu/vyúčtování služeb mobilního operátora (příp. SIPO, vyúčtování za telefon/plyn/elektřinu/nájemné),
Tyto osobní údaje a doklady jsme povinni předat bankovní instituci poskytující úvěr/leasing.
opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost a plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
2.4. Webový formulář „Ocenění vašeho vozu“
Pokud na našich stránkách www.trotina.cz vyplníte formulář „Ocenění vašeho vozu“, zpracováváme o vás pro účely vyřízení této poptávky následující osobní údaje:
identifikaci vašeho vozu.
2.5. Údaje ze vzájemné komunikace
Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s odkupem a prodejem vozidel, sjednáváním úvěru/leasingu, jako např. dodatečné požadavky, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o předání vozů, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte, zpravidla:
Vaši e-mailovou adresu můžeme v této souvislosti využít i v případě, kdy sami projevíte zájem o zaslání slevových poukazů e-mailem v rámci pořádaných akcí.
2.6. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů
Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s dopravci, bankovními institucemi, externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
V případě, že nás kontaktujete na některém z našich telefonních čísel (800 110 500), na začátku budete upozorněni, že hovor může být nahráván. Společnost nenahrává všechny hovory, ale pouze takové, u kterých náš operátor shledá, že vedou k uzavření objednávky a nákupu zboží z vaší strany.
Při používání našich stránek www.trotina.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Více informací o tom, jak používáme cookies, naleznete ZDE.
Pokud nás navštívíte v sídle naší Společnosti či v našem autobazaru, jsou vybrané prostory těchto objektů z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU.
Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.
Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.
Osobní údaje našich zákazníků, obchodních partnerů či dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží. Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).
Pokud jsme byli povinni provést identifikaci prodávajícího dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, jsme povinni dle ust. § 16 tohoto zákona poskytnuté údaje a doklady uchovávat po dobu 10 let od ukončení obchodu nebo smluvního vztahu se zákazníkem.
Pokud jste nám své osobní údaje sdělili při vyplnění webového formuláře na www.trotina.cz, budeme tyto vaše osobní údaje zpracovávat po dobu nutnou k vyřízení vaší poptávky. Po vyřízení poptávky budeme vaše osobní údaje zpracovávat po dobu 3 měsíců a následně je vymažeme, pokud nebudeme mít jiný zákonný důvod k jejich zpracování.
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti uvedenou v bodu 1. těchto Zásad či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.trotina.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

References: § 2
 zákona č. 253
 § 5
 § 8
 § 9
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 zákona č. 253
 § 16