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Timestamp: 2020-02-27 05:56:54+00:00

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RS 824.095 Ordinanza del 20 agosto 2014 sul sistema d’informazione del servizio civile
824.095 Ordinanza del 20 agosto 2014 sul sistema d’informazione del servizio civile
Ordinanza sul sistema d’informazione del servizio civile
del 20 agosto 2014 (Stato 1° gennaio 2018)
visto l’articolo 80 capoverso 4 della legge del 6 ottobre 19951 sul servizio civile (LSC),
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile da parte delle autorità e da parte dei terzi ai quali sono stati delegati compiti d’esecuzione del servizio civile (incaricati d’esecuzione) ai sensi dell’articolo 79 capoverso 2 LSC.
Art. 2 Organi responsabili
1 L’Ufficio federale del servizio civile (CIVI)1 è responsabile dello sviluppo e della gestione del sistema d’informazione automatizzato del servizio civile (sistema E-ZIVI).
2 Può fare ricorso ad altri servizi federali e a fornitori privati per lo sviluppo tecnico e per la gestione del sistema E-ZIVI.
1 La designazione dell’unità amministrativa è stata adattata in applicazione dell’art. 20 cpv. 2 dell’O del 7 ott. 2015 sulle pubblicazioni ufficiali (RS 170.512.1), con effetto dal 1° gen. 2019. Di detta mod. è tenuto conto in tutto il presente testo.
Art. 3 Scopo del sistema E-ZIVI
Il sistema E-ZIVI serve da sostegno a tutta l’esecuzione del servizio civile:
l’esecuzione della procedura d’ammissione al servizio civile;
l’esecuzione della procedura di riconoscimento degli istituti d’impiego;
la preparazione, l’esecuzione, la gestione, il controllo e la valutazione degli impieghi;
l’esecuzione di ispezioni e di controlli di efficacia negli istituti d’impiego e l’assistenza agli istituti d’impiego;
la preparazione, l’esecuzione, il finanziamento, la gestione, il controllo e la valutazione delle giornate d’introduzione per le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e dei corsi d’istruzione per le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile;
l’esecuzione delle procedure disciplinari e la trattazione delle domande di risarcimento dei danni;
la trattazione delle domande di consulenza delle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile;
la riscossione dei tributi dagli istituti d’impiego e la concessione di aiuti finanziari ai medesimi;
la partecipazione alle procedure di ricorso;
la contabilità creditori e debitori;
l’allestimento di statistiche;
l’autenticazione degli utenti di un Extranet.
1 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 15 nov. 2017, in vigore dal 1° gen. 2018 (RU 2017 6699).
2 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 15 nov. 2017, in vigore dal 1° gen. 2018 (RU 2017 6699).
Art. 4 Pubblicazione di dati di base e possibilità d’impiego
I dati di base e le possibilità d’impiego degli istituti d’impiego riconosciuti possono essere resi pubblicamente accessibili sul sito del CIVI previo assenso degli istituti stessi.
Sezione 2: Struttura del sistema E-ZIVI e trattamento dei dati
Art. 5 Struttura e contenuto del sistema E-ZIVI
1 Il sistema E-ZIVI è composto dai seguenti sottosistemi:
il sistema di gestione (SG);
il sistema clienti (SC);
il «Business Intelligence System» (BIS).
2 Il sistema E-ZIVI contiene dati riguardanti:
le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e quelle soggette all’obbligo di prestare servizio civile;
gli istituti che chiedono il riconoscimento quali istituti d’impiego e quelli già riconosciuti in quanto tali;
gli istituti d’istruzione;
gli istituti d’istruzione e i responsabili dei corsi;
i periodi d’impiego, le giornate d’introduzione e i corsi d’istruzione;
i risultati delle ispezioni e dei controlli di efficacia.
3 Il BIS contiene dati concernenti gli indicatori relativi ai processi e alle attività utilizzati per monitorare, gestire e ottimizzare i processi operativi del CIVI.
Art. 6 Raccolta di dati
I dati contenuti nel sistema E-ZIVI vengono raccolti presso:
gli istituti che chiedono il riconoscimento quali istituti d’impiego e gli istituti d’impiego riconosciuti;
i destinatari dei dati secondo l’articolo 8.
Art. 7 Diritti di accesso e di trattamento dei dati
1 Il CIVI e gli incaricati d’esecuzione hanno accesso ai dati contenuti nel SG nell’ambito dei compiti conferiti loro dalla legge.
2 Le autorità competenti hanno accesso mediante procedura di richiamo ai dati contenuti nel SC nell’ambito dei compiti conferiti loro dalla legge.
3 I dati di persone richiedenti l’ammissione al servizio civile o soggette all’obbligo di prestare servizio civile, di istituti che presentano una domanda di riconoscimento quale istituto d’impiego o di istituti d’impiego riconosciuti possono essere consultati solo se la persona, l’istituto o l’istituto d’impiego in questione ha dato il proprio consenso.
4 I diritti individuali di accesso e di trattamento dei dati sono definiti nell’allegato.
Art. 8 Comunicazione di dati personali
Il CIVI comunica dati personali ai seguenti organi e alle seguenti persone per gli scopi sottoelencati:
alle FFS, per il conteggio dei tragitti effettuati con i trasporti pubblici dalle persone che prestano servizio civile;
ai servizi pubblici svizzeri e, all’occorrenza, ad altre istituzioni specializzate, per garantire la sicurezza della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile nell’ambito degli impieghi all’estero, per l’esame delle domande di riconoscimento degli istituti d’impiego che vogliono proporre impieghi all’estero o nell’agricoltura e per l’esame delle domande di aiuto finanziario degli istituti d’impiego;
alle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e agli istituti d’impiego, per la preparazione dei periodi d’impiego con l’ausilio del SC;
ai datori di lavoro delle persone che prestano servizio civile, per constatare l’impossibilità di disdire il contratto di lavoro durante i periodi di cui all’articolo 336c capoverso 1 lettera a del Codice delle obbligazioni2;
alle casse malati, per la sospensione dell’obbligo di assicurazione delle persone che prestano servizio civile;
al gestore dell’e-shop del CIVI, per amministrare l’equipaggiamento destinato a contraddistinguere le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile;
all’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica, per gli ordini di stampa;
all’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione, per l’invio in blocco in formato elettronico;
alle strutture alberghiere, per la prenotazione di pernottamenti per le persone che prestano servizio civile;
ai servizi specializzati incaricati dal CIVI di effettuare le visite mediche e stabilire le misure preventive in vista di impieghi all’estero;
alle istituzioni incaricate dagli istituti d’impiego di effettuare test attitudinali in vista di impieghi all’estero;
ai fornitori di prestazioni specializzati in valutazioni: per condurre presso persone richiedenti l’ammissione al servizio civile o soggette all’obbligo di prestare servizio civile, istituti d’impiego e responsabili dei corsi indagini volte a valutare giornate d’introduzione, corsi d’istruzione e impieghi.
1 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 3 giu. 2016, in vigore dal 1° lug. 2016 (RU 2016 1927).
3 Introdotta dal n. I dell’O del 3 giu. 2016, in vigore dal 1° lug. 2016 (RU 2016 1927).
4 Introdotta dal n. I dell’O del 3 giu. 2016, in vigore dal 1° lug. 2016 (RU 2016 1927).
5 Introdotta dal n. I dell’O del 15 nov. 2017, in vigore dal 1° gen. 2018 (RU 2017 6699).
Art. 9 Sorveglianza e coordinamento
1 Il CIVI esercita la sorveglianza su:
il trattamento dei dati personali secondo la presente ordinanza;
il rispetto delle disposizioni in materia di protezione e di sicurezza dei dati da parte dei privati e delle istituzioni che partecipano al sistema E-ZIVI.
2 Esso coordina le sue attività con le autorità della Confederazione che partecipano al sistema E-ZIVI e con i privati e le istituzioni coinvolti.
3 Esso accorda i diritti individuali di trattamento dei dati per il sistema E-ZIVI.
Art. 10 Obblighi di diligenza
1 Le autorità che partecipano al sistema E-ZIVI provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2 I privati e le istituzioni cui sono stati delegati compiti d'esecuzione provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
3 Le autorità, i privati e le istituzioni garantiscono che i dati personali che introducono nei sottosistemi di cui all’articolo 5 capoverso 1 o che comunicano agli organi competenti siano completi, esatti e aggiornati.
Art. 11 Sicurezza dei dati
1 La sicurezza dei dati si fonda su:
gli articoli 8–12 dell’ordinanza del 14 giugno 19931 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;
le disposizioni dell’ordinanza del 9 dicembre 20112 sull’informatica nell’Amministrazione federale;
le istruzioni del Consiglio federale del 1° luglio 20153 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale.4
2 Le autorità, i privati e le istituzioni autorizzati secondo l’articolo 7 adottano i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari secondo le disposizioni in materia di protezione dei dati affinché i loro dati personali siano protetti dalla perdita, dalla sottrazione e da trattamenti o consultazioni non autorizzati.
3 Il CIVI emana un regolamento per il trattamento dei dati che contempla le normative necessarie in materia di misure organizzative e di sicurezza nonché le disposizioni necessarie sul controllo del trattamento dei dati.
4 Esso provvede affinché sia registrato automaticamente quale utente ha effettuato l’ultima modifica dei dati e il momento in cui è avvenuta tale operazione.
4 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 15 nov. 2017, in vigore dal 1° gen. 2018 (RU 2017 6699).
Sezione 4: Conservazione, archiviazione e statistica
Art. 12 Conservazione
Sono conservati per la durata di cinque anni i dati riguardanti:
le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile, dalla fine dell’obbligo di prestare servizio civile;
gli istituti d’impiego, dall’estinzione del riconoscimento;
gli istituti d’istruzione, dalla fine dell’anno civile in cui si è tenuto il loro ultimo corso d’istruzione;
1 Scaduto il termine di conservazione, il CIVI trasmette all’Archivio federale, rende anonimi o distrugge tutti i dati secondo l’articolo 21 della legge federale del 19 giugno 19921 sulla protezione dei dati.
2 I dati trasmessi all’Archivio federale sono distrutti nel sistema E-ZIVI.
Art. 14 Statistica
Il CIVI comunica all’Ufficio federale di statistica i dati di cui necessita per lo svolgimento dei suoi compiti.
1 La Confederazione finanzia lo sviluppo e la gestione del sistema E-ZIVI nonché l’allacciamento e la gestione delle linee di trasmissione dei dati fino agli organi e alle persone collegati direttamente al SG e al BIS.
2 Gli organi e le persone collegati direttamente al sistema E-ZIVI si assumono i costi di acquisto e di gestione dei loro apparecchi e dei software necessari. Il CIVI fissa le condizioni che tali apparecchi e software devono adempiere.
L’ordinanza del 30 giugno 20041 sul sistema d’informazione del servizio civile è abrogata.
1 [RU 2004 3633, 2007 4525 n. II 9, 2009 1119]
Art. 17 Disposizione transitoria
1 Il sistema d’informazione ZIVI+ deve essere dismesso al più tardi nove mesi dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza.
2 I dati del sistema d’informazione ZIVI+ vengono trasferiti nel sistema E-ZIVI entro i nove mesi successivi all’entrata in vigore della presente ordinanza.
3 Sono eccettuati i dati del sistema ZIVI+ relativi alle persone astrette al lavoro. Questi dati devono essere trasmessi all’Archivio federale o distrutti al massimo nove mesi dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza.
Art. 18 Ordinamento transitorio in caso di gravi malfunzionamenti nella fase introduttiva
Se dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza sopravvengono gravi malfunzionamenti d’ordine tecnico oppure organizzativo per cui è necessario mantenere o rimettere in funzione il sistema d’informazione ZIVI+, l’ordinanza del 30 giugno 20041 sul sistema d’informazione del servizio civile resta applicabile nel tenore previgente per al massimo nove mesi dall’entrata in vigore della presente ordinanza.
La presente ordinanza entra in vigore il 15 settembre 2014.
Dati personali nel sistema E-ZIVI: utenti, accesso, diritto di consultazione e di trattamento
A Utenti con relativa indicazione e diritto di accesso al sistema di gestione e al sistema clienti
Indicati nella tabella con:
Sistema di gestione (SG)
Collaboratore unità Assistenza agli istituti d’impiego (RAI)
Quadro unità Assistenza ai civilisti (AIP)
Collaboratore specializzato Esecuzione
Collaboratore responsabile AIP
Collaboratore unità Introduzione e formazione al servizio civile (IFC)
Responsabile Centro regionale
Collaboratore RAI Centro regionale
Collaboratore AIP Centro regionale
Collaboratore Cancelleria Centro regionale
Controlling strategico-politico (CSP)
SG / SC
Richiedente / persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Istituto richiedente / istituto d’impiego
Autorità cantonali della tassa d’esenzione dall’obbligo militare / Amministrazione federale delle contribuzioni
Organo preposto alle questioni di indennità per perdita di guadagno
B Dati e diritto di consultazione e di trattamento
A = consultazione
B = trattamento (registrazione, mutazione e caricamento dei dati)
1. Dati personali del richiedente / della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
1.1 Registrazione e presentazione della domanda per via elettronica da parte della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Indirizzo (incl. numero di telefono cellulare e indirizzo e-mail)
Cantone d’origine
Numero di assicurato AVS
1.2 Iscrizione e registrazione della domanda
1.3 Dati personali della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Numero di sistema del richiedente / della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Indirizzo (incl. numero di telefono e indirizzo e-mail)
Numero di assicurato AVS vecchio
Numero di assicurato AVS nuovo
Campo annotazioni per informazioni e contatti
Indicazioni relative alla segnalazione e alla revoca in RIPOL
2. Procedura di ammissione
2.1 Presentazione della domanda per via elettronica
Dichiarazione da parte del richiedente di non poter conciliare il servizio militare con la propria coscienza
Dichiarazione da parte del richiedente di essere disposto a prestare servizio civile secondo la LSC
Fotocopia della carta d’identità o del passaporto caricata nel sistema
Conferma da parte del richiedente di aver presentato la domanda
2.2 Presentazione della domanda al di fuori di E-ZIVI
Caricamento nel sistema del modulo di richiesta ufficiale presentato
Data di ricevimento della domanda d’ammissione
2.3 Amministrazione procedura d’ammissione
Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per il richiedente / la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Ultimo grado militare ottenuto dalla persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Giorni di servizio militare prestati, computabili e ancora da compiere nonché categoria di conteggio IPG
Status al momento dell’ammissione: persona soggetta all’obbligo di prestare servizio militare / persona soggetta all’obbligo di leva
Riconsiderazione a seguito di una non entrata in materia o di un rigetto della domanda
Coinvolgimento della giustizia militare
Osservazioni in merito alla domanda d’ammissione
Prenotazione per via elettronica delle giornate d’introduzione
Prenotazione delle giornate d’introduzione da parte del CIVI
Amministrazione delle giornate d’introduzione
Conferma della domanda (per via elettronica)
Caricamento della conferma della domanda (in caso di ricevimento al di fuori di E-ZIVI)
Data di ricevimento della conferma della domanda
Decisione relativa alla domanda d’ammissione
Giorni di servizio civile da prestare
Incartamento del richiedente con la documentazione completa della procedura d’ammissione
Corrispondenza tra la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile e il CIVI
3. Impieghi
Elenco delle presenze ai corsi di formazione (presenza e osservazioni)
Dati personali del responsabile del corso (cognome, nome, sesso, telefono cellulare e indirizzo e-mail)
Corsi di formazione del CIVI
Prenotazione per via elettronica dei corsi di formazione
Collaboratore responsabile delle registrazioni
Status dei militari in ferma continuata
Numero di giorni supplementari di servizio prestati volontariamente
Esonero dal servizio ai sensi dell’art. 13 LSC
Foto formato passaporto per la tessera di legittimazione del servizio civile
Osservazioni relative alla persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Valutazione della capacità al lavoro
Visita effettuata dal medico di fiducia
Risultato della verifica della reputazione della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Risultato della verifica dell’idoneità della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Comunicazione tra la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile e l’istituto d’impiego in caso di convenzione d’impiego
Indicazioni relative all’impiego (convenzione d’impiego)
Giorni di servizio civile previsti e prestati
Comunicazione dei giorni di servizio civile prestati
Motivo del congedo
Procedimento disciplinare e procedura penale
Esclusione da prestazioni di servizio civile
Esclusione dal servizio civile
Licenziamento ordinario dal servizio civile
Licenziamento anticipato dal servizio civile
Incartamento con la documentazione completa della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile, esclusa la documentazione relativa all’ammissione, alla visita effettuata dal medico di fiducia e a procedimenti disciplinari o a procedure penali
Convenzione relativa al licenziamento posticipato dal servizio civile
Interruzione dell’impiego
Cassa malati della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Coordinate bancarie della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Certificato di lavoro rilasciato dopo l’impiego nel servizio civile
Indicazioni relative a domande di risarcimento dei danni
4. Istituti richiedenti / istituti d’impiego
Numero d’identificazione dell’impresa (IDI)
Ambito d’attività dell’istituto d’impiego secondo l’art. 4 LSC
Elenco dei mansionari e delle rispettive attività
Requisiti particolari per quanto concerne la reputazione della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Requisiti particolari per quanto concerne l’idoneità della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Dati interni: forma giuridica, valutazione finanziaria, aiuto finanziario, verifiche, status, descrizione, destinatario della decisione
Dati necessari per la trattazione della domanda
Obbligo di pagare i tributi
Dati per la domanda di aiuto finanziario
Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per l’istituto d’impiego
Dati concernenti le ispezioni
Dati concernenti l’assistenza
Incartamento con la documentazione completa concernente l’istituto d’impiego
Corrispondenza tra l’istituto d’impiego e il CIVI
5. Procedura di ricorso
5.1 Procedura di ricorso in materia d’ammissione
Presentazione e oggetto d’impugnazione del ricorso
5.2 Procedura di ricorso in materia d’impiego
Ricorrente (persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile o istituto d’impiego)
5.3 Procedura di ricorso in materia di riconoscimento
Ricorrente (istituto d’impiego o autorità cantonale preposta al mercato del lavoro)
1 Nuovo testo giusta il n. II dell’O del 15 nov. 2017, in vigore dal 1° gen. 2018 (RU 2017 6699).
RU 2014 2781
Ordinanza del 20 agosto 2014 sul sistema d’informazione del servizio civile
Ordinanza del 30 giugno 2004 sul sistema d’informazione del servizio civile
Ordinanza del 14 agosto 1996 sul sistema d’informazione del servizio civile

References: Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 14

Art. 17

Art. 18