Source: http://bitacora-laboral.blogspot.com/2013/11/puede-utilizar-el-empleador-la-firma.html
Timestamp: 2018-07-17 01:53:12+00:00

Document:
Bitácora del Derecho Laboral : ¿Puede utilizar el empleador la firma digital en las boletas de pago de remuneraciones?
En la actualidad para muchas empresas de las diferentes actividades económicas, que se desarrollan en un marco de la tecnología de la información, es importante que exista una regulación –en el ámbito laboral- de la utilización de la firma digital. Dado que, estando en pleno siglo XIX, muchas de ellas se ven obligadas a firmar de forma manuscrita las boletas de pago; ello constituye una de las consultas recurrentes por parte de las empresas, en especial de aquellas que manejan una planilla de más de 100 trabajadores, dado la magnitud de trabajadores hace inviable dicha obligación, teniendo en consideración que muchas de ellas tienen trabajadores en diferentes sucursales a nivel nacional.
Ante ello, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (en adelante, MTPE) se ha visto en la necesidad de pronunciarse al respecto, mediante el Informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1, a propósito de la consulta formulada por una empresa.
2. Informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1: Análisis y comentarios
Previamente a desarrollar el Informe del MTPE, debemos hacer hincapié en la regulación que se ha dado a la boleta de pago, tanto en su contenido, como en el plazo para su entrega y otras disposiciones relacionadas, a efectos de evitar posibles infracciones que pueden ser impuestas por la Autoridad de Inspección Laboral ante una fiscalización.
2.1. Boleta de pago de remuneraciones
La boleta de pago constituye un documento que permite acreditar el pago de la remuneración a los trabajadores, por lo el empleador se encuentra en la obligación de entregar el mismo a cada trabajador. Y en esa línea el artículo 18 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo N°009-2011-TR, estableció lo siguiente:
El pago de la remuneración se acredita con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente o mediante el empleo de tecnologías de la información y comunicación. En los casos en que el pago de la remuneración se realice a través de las empresas del sistema financiero, el pago se acredita con la constancia de depósito en la cuenta de ahorros a nombre del trabajador.
a. Pago realizado a través de entidades financieras
Cuando el pago es realizado mediante una entidad financiera[1] (sea un banco, financiera, caja municipal, entre otros), la constancia del pago lo constituye el depósito realizado en la cuenta de ahorros del trabajador.
2.1.1. Contenido de la boleta de pago
Inicialmente se estableció que la boleta de pago debía contener los mismo datos que figuran en la planilla electrónica, conforme lo establece el artículo 18 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo N°009-2011-TR. Sin embargo, para mayor amplitud se ha dispuesto, mediante el artículo 1 de la Resolución Ministerial N° 020-2008-TR, que la información mínima de la boleta de pago es la siguiente:
2.1.2. Oportunidad para entregar la boleta de pago
El plazo para entregar la boleta de pago de remuneraciones está determinada por la Resolución Ministerial N° 020-2008-TR, que dispone que debe ser entregado, a más tardar, el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago.
Por ejemplo, Marcos es un trabajador que percibe su remuneración con una periodicidad mensual, y habiendo laborado todo el mes de octubre, su empleador deberá abonarle su remuneración al 31 de octubre, y consecuentemente, hasta el día 6 de noviembre tiene plazo para hacer entrega de la boleta de pago de remuneraciones, conforme lo dispone la norma.
2.1.3. Medio para entregar la boleta de pago
La boleta de pago puede ser entregada a los trabajadores mediante un formato físico o impreso. Opcionalmente, puede entregarse mediante el uso de tecnologías de información y comunicación, es decir, a través del correo electrónico proporcionado por la empresa, intranet, comunidad virtual u otro mecanismo de similar naturaleza, para lo cual debe cumplir con dos condiciones:
1. Primero: Exista previo acuerdo con el trabajador respecto a la entrega de la boleta de pago por medios digitales.
2. Segundo: Siempre y cuando se deje constancia de su emisión por parte del empleador y se garantice la efectiva recepción por parte del trabajador.
Es importante señalar que es el empleador quien tiene la carga de la prueba respecto a la entrega de la boleta de pago al trabajador.
2.1.4. Firma del trabajador en la boleta de pago
La firma del trabajador será obligatoria cuando se entregue la boleta de pago por medios físicos y, sólo en el supuesto que el trabajador no supiera firmar se realizará, mediante la impresión de la huella digital.
Asimismo, se tiene la opción de que la firma del trabajador sea opcional, siempre que el empleador lo considere conveniente, es decir, el empleador deberá establecer como política de la empresa que no es requisito indispensable la firma del trabajador en cada emisión de boleta de pago, conforme lo dispone el artículo 19 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo N°009-2011-TR.
3. Firma del empleador
Mediante el artículo 18 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo N°009-2011-TR, se estableció que:
En los casos que el empleador cuente con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.
En ese sentido, de acuerdo al gráfico siguiente, son condiciones para que se utilice la firma digital:
Respecto a las dos primeras condiciones para utilizar la firma digital, no existe ninguna dificultad cumplir con las mismas, sin embargo, en cuanto a la última condición que dispone la inscripción en el registro de firmas del MTPE, esta es imposible jurídicamente en tanto que, en la actualidad, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo no ha implementado dicho Registro den Firmas Digitales a efectos de que los empleadores puedan hacer uso de dicho mecanismo electrónico.
De otro lado, la regulación incompleta de las firmas digitales en las boletas de pago ha generado, la necesidad, de precisar la diferencia que existe entre las firmas digitales y las firmas digitalizadas por lo que a continuación desarrollaremos las definiciones planteadas por la normativa nacional.
3.1. Firma digital
La firma digital, conocida también como firma electrónica, ha sido definida por el artículo 3 de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, cuyo texto es el siguiente:
La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.
Y en términos sencillos, la firma electrónica como “cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autentificar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita”[2].
Cabe señalar que la firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que la firma electrónica, dado que representa la manifestación de la voluntad.
Sin embargo, para que la firma digital puede ser utilizada por el empleador en las boletas de pago, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo deberá implementar un Registro de Firmas de los representantes del empleador y, en la actualidad, no habiéndose regulado dicho registro, consecuentemente, no sería legal la utilización de la firma digital, por lo que los empleadores que hagan uso de dicho mecanismo serán sancionados por la Autoridad Administrativa de Trabajo ante una eventual inspección.
3.2. Firma digitalizada
La firma digitalizada conocida, también, como firma escaneada es aquella que resulta del traslado de un documento de soporte físico a un formato electrónico (escaneo). Y su utilización en las boletas de pago es posible, mediante la aplicación supletoria del Código Civil, en su artículo 141-A:
En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.
En ese sentido, conforme la opinión del Ministerio de Trabajo -en el Informe materia de comentario-, “la firma digitalizada se encontraría dentro de los mecanismos a través de los cuales puede manifestarse la voluntad o firmarse un documento, conforme a las normas civiles, por lo que podría ser aplicable a la firma de boletas de pago”.
Conforme lo desarrollado, el empleador deberá sellar y rubricar de forma manual o mediante una firma ológrafa o manuscrita las boletas de pago de las remuneraciones, cuando tenga hasta 100 trabajadores en su empresa. Y en el caso de empresas que cuente con más de 100 trabajadores, podrán utilizar de forma opcional las firmas digitalizadas, mediante el escaneo de la firma ológrafa, dado que las firmas digitales no pueden utilizarse en tanto que el Ministerio de Trabajo no ha realizado la implementación del Registro de Firmas Digitales.
[1] Conforme con el artículo 4 Decreto Supremo N° 150-2007-EF, Texto Único Ordenado de la Ley para la lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía, se dispone que las obligaciones que se cumplan mediante el pago de sumas de dinero cuyos importe son a partir de tres mil quinientos nuevos soles (S/.3,500) o mil dólares americanos (US$ 1,000) deberá utilizarse los Medios de Pagos como los depósitos en cuentas, giros, transferencias de fondos, órdenes de pago, entre otros.
[2] Conforme al artículo 1 de la Ley Nº 27269.
Publicado por Clotilde Atahuaman Sumarán en 14:05
Cuanto tiempo mas hay que esperar????
Ya esta la Ley 27269 (Ley de Firmas) y los Srs.del Mintra la desconocen!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Cuando esta BURROCRACIA cambiara!!!
Capacitación online, Cursos virtuales 14 de abril de 2015, 11:12
Excelente aporte Clotilde
En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.
Jaime Hablutzel 4 de mayo de 2015, 13:55
¿No podría usarse lo siguiente como justificación para no esperar la implementación del Registro de Firmas?.
En el DS N° 009-2011-TR dice:
Artículo 2º.- Implementación del Registro de Firmas
El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, en
un plazo no mayor de noventa (90) días hábiles, aprobará
las disposiciones para la implementación del registro de
firmas al que hace referencia el artículo 1° del presente
Pero, ¿se aprobaron aquellas disposiciones? No soy un experto en leyes, pero si ellos hubieran fallado en cumplir con los plazos, ¿No se podría utilizar esto como justificación para proceder al uso de la firma digital?.
Además, sobre la base del contenido de los certificados digitales (utilizados para firmar digitalmente) mencionado en el DS Nº 052-2008-PCM:
b) Para personas jurídicas:
• Número de RUC
• Nombres completos del suscriptor
• Número de documento oficial de identidad delsuscriptor
• Tipo de documento del suscriptor
• Facultades del suscriptor
• Correo electrónico del suscriptor
• Dirección oficial de correo electrónico del suscriptor
• Dirección oficial de correo electrónico de la persona jurídica
Nótese donde se indica que en un certificado digital se pueden incluir las "Facultades del suscriptor", así en este campo se puede incluir la facultad requerida para firmar las boletas de pago, ej. "Gerente de RRHH" o "Gerente General", y por lo tanto dotar a los certificados digitales de un medio que permita identificar que estos pertencen a alguno de los representanes del empleador.
¿Puede utilizar el empleador la firma digital en l...
La Ley Nº 30056 y sus modificaciones laborales al ...
SE DISPONEN FACILIDADES PARA LOS TRABAJADORES QUE ...

References: artículo 18
 artículo 1
 artículo 18
 artículo 1
 artículo 1
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 19
 artículo 1
 artículo 18
 artículo 1
 artículo 3
 artículo 141
 artículo 4
 artículo 1

Artículo 2
 artículo 1