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Timestamp: 2018-01-20 01:04:45+00:00

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14. November 2017 | Service
Ordnungsgemäße Kassenführung: Das müssen Sie beachten:
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist nicht nur für Unternehmen relevant, die überwiegend Barumsätze tätigen. Dies zeigen zahlreiche Betriebsprüfungen. Denn kommt es hier zu Beanstandungen, drohen oft erhebliche Hinzuschätzungen. Damit die Kasse in der nächsten Betriebsprüfung nicht zum Stolpersteinwird,sollten die folgenden Aspekte unbedingt beherzigt werden.
Beachten Sie: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich aber auch für Einnahmen-Überschussrechner aus § 22 UStG (= Umsatzsteuergesetz) ergeben. Danach sind Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufzuzeichnen.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nun auch gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung abdem 29.12.2016.
MERKE: Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle inihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Eine bestimmte Form der Kassenführung schreiben weder der Gesetzgeber noch die Gerichte vor. Somit besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, eine„offene Ladenkasse“ (auch Schubladenkasse
genannt) zu führen.
In der Praxis findet man diese Form überwiegend in Kleinstbetrieben oder bei Außer-Haus-Veranstaltungen (Bier- und Weinstände auf Volks- und Stadtfesten, Außer-Haus-Verkauf in Eisdielen
oder Wurst- und Getränkestände in Fußballstadien). Dabei werden als Behältnisse herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder ähnliche Aufbewahrungsutensilien genutzt.
Sinn und Zweck eines Kassenberichts ist demzufolge die richtige und nachvollziehbare
Ermittlung der Bareinnahmen. Ein Kassenbericht kann z. B. wie folgt aussehen:
Beachten Sie: In einigen Bereichen (z. B. bei Discotheken) sind Bargeldbestände in fünfstelliger Höhe aber durchaus als normal anzusehen. Auch wird es von der Betriebsprüfung kritisch hinterfragt, wenn hohe Kassenbestände bei gleichzeitiger hoher Überziehung des Bankkontos vorliegen.
Im Übrigen ersetzt ein Kassenbuchauch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. Es würde an einer vorgeschalteten Berechnung fehlen.
Der Bundesfinanzhof (BFH-Beschluss vom 16.12.2016, Az. X B 41/16) hat klargestellt, dass die Anfertigung eines Zählprotokolls für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung bei einer offenen Ladenkasse weiterhin nicht erforderlich ist. Nach der Entscheidung ist bei Bareinnahmen
mittels einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht, der auf Grundlage eines täglichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, erforderlich – aber auch ausreichend.
Auch wenn ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist, ist die lückenlose Führung eines Zählprotokolls zu empfehlen. Der tägliche Zählnachweis sollte unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben werden. So wird dokumentiert, dass die Zählung nach Geschäftsschluss vorgenommen wurde.
Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen geführt, erfordert die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung das Vorliegen von Nebenkassenbüchern für jede
einzelne Sonderkasse.
• handschriftlich als gebundenes Kassenbuch in Buchform oder
• als Loseblattsammlung in Form aneinandergereihter,retrograd aufgebauter Kassenberichte oder
• mithilfe spezieller „Kassenbuch“Software (mit täglicher Festschreibungder Daten, so dass diese unveränderbar sind).
Ungeachtet der rechtlichen Möglichkeit, eine offene Ladenkasse zu führen, empfiehlt sich eine Registrierkasse spätestens vor dem Hintergrund der Aufzeichnungspflichten
nach § 22 UStG.
Beachten Sie: Dieses Zugeständnis war aber zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss
schleunigst in eine finanzamtskonforme Kasse investiert werden.
• 3 Weizenbrötchen für 0,45 EUR
pro Stück = 1,35 EUR
• 3 Sesambrötchen für 0,40 EUR
pro Stück = 1,20 EUR
• 3 Croissants für 1,10 EUR
pro Stück = 3,30 EUR
Bei PC-(Kassen-)Systemen ist davonauszugehen, dass ausreichende Speicherkapazitäten vorhanden sind, um sämtliche Änderungsdaten auf einer internen Festplatte zu speichern. Aber auch bei diesen Systemen besteht die Möglichkeit der externen Datenspeicherung, ggf. auf besonderen Archivsystemen.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der EDV-Registrierkassen und PC-(Kassen-)Systeme sind zu protokollieren und diese Protokolle sind aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63
Abs. 1 UStDV (= Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)).
Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitungen, Struktur- und Verfahrensdokumentation sowie sonstige Anweisungen zur Programmierung) müssen aufbewahrt werden.
Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich
der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
Ab 2018 besteht für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.
• Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs
protokolliert und später nicht unerkannt verändert werden können.
• Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
• Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.
Präzisiert werden die Anforderungen des § 146a AO durch eine sogenannte Kassensicherungsverordnung. Diese sieht u. a. vor, dass elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Eine Ausweitung auf andere
Aufzeichnungsgeräte (z. B. Taxameter) soll nicht erfolgen.
Beachten Sie: Die vom Bundesfinanzministerium erstellte Verordnung wurde Anfang Mai dieses Jahres an den Deutschen Bundestag weitergeleitet. Erst wenn dieser und der Bundesrat zugestimmthaben, werden die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung durch das Bundesamt für Sicherheit
in der Informationstechnik im Benehmen mit dem Bundesfinanzministerium festgelegt.
Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann dürfen diese Kassen bis zum 31-12.2022 weiter verwendet werden. Voraussetzung: Sie entsprechen den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) und sie können bauartbedingt nicht aufgerüstet werden, sodass sie die neuen Anforderungen des § 146a AO (u. a. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) nicht erfüllen. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber den Katalog der Steuergefährdungsvorschrift (§ 379 AO) erweitert. Aufgenommen wurde u. a., dass derjenige ordnungswidrig handelt, der vorsätzlich oder leichtfertig ein in § 146a Abs. 1 AO benanntes elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet.
Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend der 2. Kassenrichtlinie aufbewahrt,kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel sein, der zu einer Hinzuschätzung berechtigt (vgl. Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 158 AO).
Diese exemplarischenEntscheidungen zeigen, dass Unternehmer (insbesondere mit hohen Bareinnahmen) gut beraten sind, sich „an die Spielregeln" für eine ordnungsgemäße Kassenführung zu halten.
Der Inhalt des Rundschreibens ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr
auszuschließen. Das Rundschreiben ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung.

References: § 22
 § 22
 § 145
 § 63
 § 146
 § 146
 § 146
 § 158