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Timestamp: 2020-05-31 19:46:17+00:00

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﻿ Wir haben der Behörde dazu Folgendes mitgeteilt Nach § 56 Abs
Bericht des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Stellungnahme des Senats wandte. Die verantwortliche Stelle lehnte zunächst eine Entfernung des Vermerks aus der Personalakte mit dem Hinweis ab, der Vermerk enthielte wichtige Hinweise zur persönlichen Eignung des Anwärters im Rahmen der nach § 12 LBG vorzunehmenden Bestenauslese. Folglich müsse der Vermerk auch nicht nach § 56 e Abs. 1 LBG nach einem Jahr vernichtet werden, da es sich um einen Vorgang über krankheitsbedingte Fehlzeiten des Anwärters handele.
Wir haben der Behörde dazu Folgendes mitgeteilt:
Nach § 56 Abs. 1 Satz 2 LBG gehören zur Personalakte alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten).
Dies sind neben Personalpapieren und dienstlichen Beurteilungen Unterlagen, die den Inhalt des Dienstverhältnisses insgesamt oder einzelne aus ihm fließende Rechte und Pflichten verändern oder bestimmen oder die Art und Weise erhellen, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet wurde. Zu den Personalaktendaten gehören dabei selbstverständlich auch Fehlzeiten der Beschäftigten.
Im vorliegenden Fall handelte es sich jedoch nicht nur um die übliche Dokumentation von Fehlzeiten, sondern um einen Gesprächsvermerk zur Abklärung von zunächst unentschuldigten Fehlzeiten. Wie die Verwaltung selbst ausführte, konnte der Petent in diesem Gespräch den Vorwurf eines möglichen Dienstvergehens ausräumen. Damit war der Verdacht eines dienstlichen Fehlverhaltens des Petenten nach § 40 LBG endgültig ausgeräumt. Seine Fehlzeiten waren daher nicht mehr klärungsbedürftig oder gar unentschuldigt und hätten als „normale Fehlzeiten" Eingang in die Personalakte finden müssen. Der Gesprächsvermerk diente auch nicht zur Begründung einer Personalentscheidung oder sonstigen personalrechtlichen Maßname, sondern lediglich zur Aufklärung eines zunächst unklaren Sachverhalts.
Da sich die Behörde im vorliegenden Fall jedoch entschieden hatte, den Sachverhalt personalaktenkundig zu machen, wurde er nach § 56 Abs. 1 LBG Bestandteil der Personalakte, unterlag aber damit der Tilgungsfrist nach § 56 e Abs. 1 Nr. 2 LBG, wonach Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen auf Antrag des Beamten nach einem Jahr zu entfernen und zu vernichten sind, falls sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können.
Etwas anderes hätte gegolten, wenn die Dienststelle ein erhebliches Dienstvergehen festgestellt und ein Disziplinarverfahren gegen den Betroffenen eingeleitet hätte. In diesem Fall hätten sich die Tilgungsfristen nach den Vorschriften des Disziplinarrechts gerichtet.
Die anhaltende Aufbewahrung des Vermerks in der Personalakte war rechtswidrig. Aufgrund unserer Intervention wurde der Gesprächsvermerk aus der Personalakte entfernt.
In unserem letzten Jahresbericht hatten wir ausführlich über das BEM in § 84 Abs. 2 Sozialgesetzbuch ­ Neuntes Buch (SGB IX) berichtet und darauf hingewiesen, dass eine entsprechende Rahmendienstvereinbarung zwischen der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und dem Hauptpersonalrat noch aussteht. Dies führte in der Folgezeit dazu, dass immer mehr öffentliche Stellen des Landes Berlin eigene Leitfäden und Handlungshilfen für die Durchführung des BEM erstellten.
Der Leitfaden eines Bezirksamtes sah vor, dass der Innere Dienst (ID) die jeweilige Leitung des Leistungs- und Verantwortungsbereichs bzw. der Serviceeinheit (LuV/SE) über das Vorliegen der Voraussetzungen für die Einleitung eines BEM im konkreten Einzelfall informiert und die notwendigen Daten (Name der betroffenen Beschäftigten, Hinweis auf geplantes BEM) an die Beschäftigtenvertretungen (Personalrat, ggf. Frauenvertretung, ggf. Schwerbehindertenvertretung) weitergibt. Die LuV-/SE-Leitung sollte dann ggf. in Abstimmung mit den genannten Beschäftigtenvertretungen über die Einleitung des BEM entscheiden. Der Leitfaden sah vor, dass der ID lediglich die erforderlichen Einleitungsschritte organisiert und koordiniert.
Zur Begründung wurde ausgeführt, dass es sich beim BEM um Aufgabe der LuV-/SE-Leitung handele, die diese lediglich aus praktischen Gründen an den ID delegiere, weil dieser in enger Anbindung an die LuV-/SE-Leitung arbeite. Die LuV-/SE-Leitung trage die Ergebnisverantwortung und müsse daher die Richtigkeit der Arbeit seines ID überprüfen können. In diesem Zusammenhang sei es unabdingbar notwendig, die Daten der LuV-/SE-Leitung zu übermitteln.
Wir haben dem Bezirksamt Folgendes mitgeteilt:
Bei Fehlzeiten der Beschäftigten, insbesondere wenn diese krankheitsbedingt sind, handelt es sich um Personalaktendaten i. S. d. § 56 Abs. 1 LBG, der analog auf alle Beschäftigungsgruppen im öffentlichen Dienst Anwendung findet. Diese Daten unterliegen aufgrund ihrer hohen Sensibilität einer gesteigerten Geheimhaltungspflicht durch den Arbeitgeber bzw. Dienstherrn.
Nach § 56 Abs. 3 LBG dürfen daher nur Beschäftigte Zugang zur Personalakte bzw. zu Personalaktendaten haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der
Gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 Landesbeamtengesetz (LBG) soll die Personalakte nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
Die Dokumentation von Fehlzeiten kann bei Bedarf als Teilakte angelegt werden; diese unterliegt denselben Einschränkungen wie die Grundakte. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden (§ 56 Abs. 2 Satz 2 LBG)
Der rechtliche Rahmen für den Zugang zur Personalakte ergibt sich aus § 56 Abs. 3 LBG. Die grundsätzlich allein zulässige Verwendung des Inhalts der PerBericht des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Stellungnahme des Senats
Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Folglich obliegt es nur der Personalakten führenden Stelle sowie ggf. den Personalverwaltungen innerhalb der Beschäftigungsstelle der Betroffenen (z.
B. Büroleitungen, interne Dienste etc.), Fehlzeiten von Beschäftigten zu dokumentieren. Eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung dieser Personalaktendaten von den internen Diensten an die LuV-/SELeitungen ist nicht ersichtlich. sonalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft kommt nur durch Beschäftigte in Frage, die im Rahmen der Personalverwaltung Personalangelegenheiten zu bearbeiten haben. Dazu gehören auch die Vorgesetzten dieser Beschäftigten bis hin zum Behördenleiter (vgl. schon BVerwG vom 19.08.1964, BVerwGE 19, 179 [185]). Es genügt, dass der Beschäftigte arbeitsteilig nur bestimmte personelle Angelegenheiten zu bearbeiten hat; allerdings darf er dann, falls eine einschlägige Teilakte besteht, nur zu dieser Zugang haben („soweit... erforderlich").
Für die Arbeitsrechtsverhältnisse der Arbeitnehmer des Landes Berlin gelten die allgemeingesetzlichen Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten in der Berliner Verwaltung (BlnDSG). Die zur Durchführung des § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX seitens des Arbeitgebers erhobenen Daten sind auf Grund der genannten Norm, mithin einer besonderen Rechtsvorschrift, zu erheben.
Bei den gemäß § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX erforderlichen Angaben handelt sich um Daten, deren Erhebung der jeweils hierzu ermächtigten Stelle innerhalb der Behörden des Landes Berlin obliegt. Dies ist gemäß § 4 Abs. 3 Nr. 1 BlnDSG diejenige Organisationseinheit, der die Aufgabe durch Geschäftsverteilungsplan zugewiesen ist. Sofern diese Stelle nicht mit der Stelle identisch ist, der die Durchführung des Verfahrens gemäß § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX obliegt, erhält die andere Stelle die Daten unter der Voraussetzung, dass gemäß § 2 Abs. 2 BlnDSG i. V. m. § 28 Abs. 3 Nr. 1
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein berechtigtes Interesse eines Dritten i. S. d. § 4 Abs. 3 Nr. 3 BlnDSG, also einer Person oder Stelle außerhalb der datenverarbeitenden Stelle, gegeben ist. Das „berechtigte Interesse" ist ein besonderer Ausdruck des Erforderlichkeitsprinzips; persönliche Daten dürfen also nur insoweit weitergegeben werden, wie dies zur Aufgabenerledigung erforderlich ist.
Die Erforderlichkeit resultiert aus der verbindlichen Anordnung des § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX.
Eine Einschaltung von LuV-/SE-Leitungen in der ersten Phase des BEM begegnet aber auch aus anderen Gründen erheblichen Bedenken:
Der Gesetzgeber hat mit 84 Abs. 2 SGB IX eine Norm zur Vorbeugung und Überwindung von Arbeitsunfähigkeit der Beschäftigten und damit zur Erhaltung ihrer Arbeitsplätze geschaffen. Wie in dem Leitfaden zutreffend ausgeführt wird, können Bedingungen und Belastungen am Arbeitsplatz zur Entstehung der Krankheit bei den Betroffenen beitragen und diese fördern. Insoweit wäre es wenig sinnvoll und eher kontraproduktiv, wenn diejenige Person oder Stelle, die möglicherweise „das Problem" darstellt, ohne Kenntnis oder gar Einwilligung der Betroffenen über das Vorliegen der Voraussetzung des
Der Senat ist allerdings der Auffassung, dass die jeweiligen Führungskräfte in diesem Verfahren nicht von vornherein ausgekoppelt sein dürfen. In erster Linie sind sie es, die für den sinnvollen und zweckmäßigen Einsatz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Arbeitsergebnisse zuständig und gegenüber dem Arbeitgeber/Dienstherrn verantwortlich sind. Die Personalführung in einer modernen Verwaltung muss daher im Rahmen einer von Vertrauen geprägten "Betriebskultur" in die Lage versetzt sein, gesundheitliche Prävention anbieten und umsetzen zu können.

References: § 56
 § 12
 § 56
 § 56
 § 40
 § 56
 § 56
 § 84
 § 56
 § 56
 § 56
 § 56
 § 84
 § 84
 § 4
 § 84
 § 2
 § 28
 § 4
 § 84