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Timestamp: 2019-10-17 08:54:04+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 181207 DE 2006
RESOLUCIÓN 181207 DE 25 DE SEPTIEMBRE DE 2006
CONTENIDO:ENTIDADES DISTRITALES. SE ADOPTA PARA EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y SU ESTRUCTURA, SEGÚN LO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 1599 DE 2005. DEROGA LA RESOLUCIÓN 80313 DE 2001.
DIARIO OFICIAL N°:46403 DE SEPTIEMBRE 26 DE 2006
RESOLUCIÓN 181207 DE 2006
“Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en el Ministerio de Minas y Energía”.
en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, y en particular las establecidas en los artículos 3º, 6º y 13 de la Ley 87 de 1993; artículo 15 de la Ley 489 de 1998, Decreto 1599 de 2005, y
Que, respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del ministro. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias, de las entidades y organismos”;
Que mediante Resolución 180360 del 27 de marzo de 2006, se crearon y conformaron las instancias para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y desarrollo administrativo del Ministerio de Minas y Energía;
Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al sistema de control interno del ministerio, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz,
ART. 1º—Adopción del modelo estándar de control interno - MECI 1000:2005. Adoptar en el Ministerio de Minas y Energía, el modelo estándar de control interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
4.1. Objetivos de control de cumplimiento. Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa del ministerio, los siguientes:
a) Establecer las acciones que permitan al ministerio garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable;
b) Determinar el marco legal que le es aplicable al ministerio, con base en el principio de autorregulación;
4.2. Objetivos de control estratégico. Constituyen objetivos de control estratégico del ministerio, los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos del ministerio sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del modelo estándar de control interno;
b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional del ministerio, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes;
c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan al ministerio cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
4.3. Objetivos de control de ejecución. Constituyen objetivos de control de ejecución del ministerio los siguientes:
b) Velar porque todas las actividades y recursos del ministerio estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión;
d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera el ministerio de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
4.4. Objetivos de control de evaluación. Constituyen objetivos de control de evaluación del ministerio los siguientes:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión del ministerio por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento;
c) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de la oficina de control interno, como mecanismo de verificación a la efectividad del control interno;
d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión del ministerio, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés;
e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de control fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por el ministerio.
4.5. Objetivos de control de información. Constituyen objetivos de control a la información del ministerio los siguientes:
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde al ministerio suministrar a los órganos de control externo;
c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior del ministerio;
ART. 5º—Estructura de control. Con base en los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993 y con el fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos, se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación del ministerio, configurándose para este fin los subsistemas, componentes y elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos del ministerio así:
ART. 6º—Subsistema de control estratégico. Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional del ministerio.
ART. 7º—Componente ambiente de control. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control al ministerio, influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable al ministerio.
8.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. Elemento de control, que define el estándar de conducta del ministerio. Establece las declaraciones explícitas que, en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos del ministerio, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.
8.2. Desarrollo del talento humano. Elemento de control, que define el compromiso del ministerio, con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar en la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Ministerio de Minas y Energía.
8.3. Estilo de dirección. Elemento de control, que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones del ministerio hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.
ART. 9º—Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta el ministerio, hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y lo conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.
10.1. Planes y programas. Elemento de control, que permite modelar la proyección del ministerio a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
10.2. Modelo de operación por procesos. Elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación del ministerio, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos del ministerio.
10.3. Estructura organizacional. Elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en el ministerio, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión.
ART. 11.—Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten al ministerio evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.
12.1. Contexto estratégico. Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones del ministerio, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
12.2. Identificación de riesgos. Elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control del ministerio, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
12.3. Análisis del riesgo. Elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad del ministerio para su aceptación y manejo.
12.4. Valoración del riesgo. Elemento de control, que determina el nivel o grado de exposición del ministerio a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
12.5. Políticas de administración de riesgos. Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del ministerio.
ART. 13.—Subsistema de control de gestión. Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos del ministerio, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.
ART. 14.—Componente actividades de control. Conjunto de elementos de control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas del ministerio, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
15.1. Políticas de operación. Elemento de control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución del ministerio; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo previamente definidos por el ministerio.
15.2. Procedimientos. Elemento de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación del ministerio. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
15.3. Controles. Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del ministerio.
15.4. Indicadores. Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el ministerio, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5. Manual de procedimientos. Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos del ministerio, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos del ministerio.
ART. 16.—Componente información. Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés del ministerio a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación del ministerio al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
17.1. Información primaria. Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con el ministerio, pero que afectan su desempeño.
17.2. Información secundaria. Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del ministerio, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión del ministerio.
17.3. Sistemas de información. Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en el ministerio.
ART. 18.—Componente comunicación pública. Conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del ministerio con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
19.1. Comunicación organizacional. Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del ministerio para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar del ministerio.
19.2. Comunicación informativa. Elemento de control, que garantiza la difusión de información del ministerio sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
19.3. Medios de comunicación. Elemento de control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el ministerio para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
ART. 20.—Subsistema de control de evaluación. Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno del ministerio; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.
ART. 21.—Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control, que al actuar en forma coordinada en el ministerio, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por el ministerio.
22.2. Autoevaluación a la gestión. Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos del ministerio, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación del ministerio hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ART. 23.—Componente evaluación independiente. Conjunto de elementos de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos del ministerio por parte de la oficina de control interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento del ministerio.
24.1. Evaluación del sistema de control interno. Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos del ministerio.
24.2. Auditoría interna. Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados del ministerio. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
26.1. Plan de mejoramiento institucional. Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo del ministerio. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar el ministerio para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.
26.2. Planes de mejoramiento por procesos. Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos del ministerio en su conjunto.
30.2.(sic) Informes de auditoría interna. El jefe de la oficina de control interno, reporta al ministro y al Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones del ministerio.
Toma como base las normas de auditoría generalmente aceptadas, los métodos y herramientas de auditoría interna que permiten una evaluación independiente cierta sobre la gestión y los resultados del ministerio. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el plan de auditoría establecido y ejecutado formalmente por la oficina de control interno y validado por el Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo.
ART. 31.—Forma y archivo de los informes. Los informes de evaluación del control interno y de auditoría interna, elaborados y presentados por la oficina de control interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte del ministerio y los órganos de control externos cuando estos lo requieran.
Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder de la oficina de control interno y del archivo general del ministerio, conforme a los criterios sobre tablas de retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidas en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.
ART. 32.—Comunicación de resultados sobre la evaluación del control interno. La oficina de control interno comunicará oportunamente por escrito al ministro y al Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo, los resultados de la evaluación del control interno del ministerio con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del sistema de control interno.
ART. 33.—De la aplicación de recomendaciones y correctivos. Con base en lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el ministro, los directivos y el Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del control interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de auditoría externa de los órganos de control fiscal.
ART. 34.—Normas de control interno contable. El Ministerio de Minas y Energía, se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar el ministerio para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ART. 35.—Métodos y procedimientos de control interno. El Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución expedirá a través de un acto administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del sistema de control interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación.
ART. 36.—Ámbitode aplicación, implementación y regulación. La presente resolución le será aplicable a todas las áreas organizacionales del Ministerio de Minas y Energía, su implementación se hará de conformidad con las políticas establecidas y el cronograma aprobado para tal fin por el Comité de coordinación de los sistemas de control interno, de gestión de la calidad y de desarrollo administrativo, dentro del plazo establecido por la ley y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.
ART. 37.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 80313 del 7 de marzo de 2001.

References: RESOLUCIÓN 

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 artículo 15
 artículo 6
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 artículo 32
 artículo 6
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