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POLÍTICAS ESPECÍFICAS De prevención de los Delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo
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Francisco Javier Blázquez Segura
1 POLÍTICAS ESPECÍFICAS De prevención de los Delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo
2 Índice I. INTRODUCCIÓN... 3 II. DEFINICIONES... 4 III. OBJETIVO... 5 IV. ALCANCE DE LA POLÍTICA... 5 V. ENCARGADO DE PREVENCIÓN... 5 VI. MEDIOS Y FACULTADES DEL ENCARGADO DE PREVENCIÓN Comité de ética... 7 VII. SISTEMA PREVENCIÓN DE DELITOS Normativa General de Prevención de Delitos... 7 VIII. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA Medios receptores de denuncias Contenido mínimo de la denuncia Tratamiento de denuncias Comunicación de seguimiento y resultados de denuncia Registro de denuncia IX. SANCIONES X. CAPACITACIÓN XI. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
3 I. INTRODUCCIÓN La presente Política de Prevención de Delitos de Lavado de Activos, Cohecho y Financiamiento del Terrorismo, constituye un instructivo para todo el personal de ABASTIBLE, acerca de la forma de prevenir la comisión de los mencionados delitos en las distintas actividades y procesos realizados por la Empresa en el desarrollo de su actividad. Las disposiciones que se establecen en esta política tienen como límite el respeto a las garantías constitucionales de los trabajadores, en especial las que pudieran afectar la intimidad, la vida privada y la honra de ellos. En diciembre de 2009 se publicó en Chile la Ley N , que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho. Lo anterior, implica que las Empresas deben implementar un Modelo de Prevención de Delitos. En este sentido, la ley señala lo siguiente: Artículo 3.- Atribución de responsabilidad penal. Las personas jurídicas serán responsables de los delitos señalados en el artículo 1 que fueren cometidos directa e inmediatamente en su interés o para su provecho, por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos principales, representantes o quienes realicen actividades de administración y supervisión, siempre que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento, por parte de ésta, de los deberes de dirección y supervisión. Bajo los mismos presupuestos del inciso anterior, serán también responsables las personas jurídicas por los delitos cometidos por personas naturales que estén bajo la dirección o supervisión directa de alguno de los sujetos mencionados en el inciso anterior. Se considerará que los deberes de dirección y supervisión se han cumplido cuando, con anterioridad a la comisión del delito, la persona jurídica hubiere adoptado e implementado modelos de organización, administración y supervisión para prevenir delitos como el cometido, conforme a lo dispuesto en el artículo siguiente. Las personas jurídicas no serán responsables en los casos en que las personas naturales indicadas en los incisos anteriores, hubieren cometido el delito exclusivamente en ventaja propia o a favor de un tercero. Se hace notar que lo anterior es sin perjuicio de las responsabilidades individuales por la comisión de alguno de los delitos señalados, los que de todos modos serán perseguidos legalmente. Para los efectos de la Ley , se considera la designación de un Encargado de Prevención de Delitos y la elaboración de la presente Política de Prevención de Delitos, como parte de un Modelo de Prevención de Delitos, en conjunto con otras políticas de la Empresa, las cuales son referenciadas a lo largo de este documento. 3
4 II. DEFINICIONES Administración de la Persona Jurídica: Según el artículo 4 de la Ley , la Administración de la Persona jurídica es la máxima autoridad administrativa. Sea ésta su Directorio, un Socio Administrador, un Gerente, un Ejecutivo principal, un Administrador, un Liquidador, sus representantes, sus dueños o socios, según corresponda a la forma de administración de la respectiva entidad. Cohecho: El pago o consentimiento de un pago (conocido también como coima o soborno) a un empleado público, en beneficio de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión, en relación a su cargo. Lavado de Activos: El ocultamiento del origen ilícito de determinados bienes, o su adquisición, posesión o uso, con el ánimo de hacerlos aparentar como legítimos, a sabiendas de que provienen de la perpetración de ciertos delitos. Financiamiento del Terrorismo: La facilitación, directa o indirecta, de fondos, para su utilización en la comisión de delitos terroristas. Sistema de Prevención: Conjunto de elementos cuya finalidad es prevenir que los trabajadores de la Empresa se vean involucrados en alguna actividad ilícita relacionada con el Lavado de Activos, el Financiamiento del Terrorismo y/o Cohecho, en los que se pudiera responsabilizar a la Empresa. Los elementos mínimos que debe contemplar el sistema son: identificación de actividades o procesos en que se genera o incrementa el riesgo de comisión de delitos; el establecimiento de protocolos, reglas y procedimientos específicos que permitan prevenir la comisión de los delitos; identificación de los procedimientos de administración y auditoría de los recursos financieros que permitan prevenir su utilización en los delitos; y la existencia de sanciones administrativas internas y de procedimientos de denuncia o persecución de responsabilidades pecuniarias en contra de las personas que incumplan el sistema de prevención de delitos. Operación sospechosa: Todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. 4
5 III. OBJETIVO El propósito de esta Política es establecer un mecanismo de prevención para los delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho, dando cumplimiento al artículo 4 de la Ley Esta Política orienta e instruye a los empleados de ABASTIBLE sobre las medidas tendientes a mitigar los riesgos a que se encuentra expuesta la entidad a este respecto. IV. ALCANCE DE LA POLÍTICA La presente Política se aplicará a todos los usuarios relacionados con Activos de información, es decir a los empleados de ABASTIBLE, al personal externo, vendedores, socios comerciales y personal contratista, no importando la ubicación geográfica de éstos, conforme lo dispuesto en la ley vigente. ABASTIBLE exige a todo su personal, tanto comercial, operativo y de las áreas de apoyo, un comportamiento estricto y diligente en el cumplimiento de las normas sobre Prevención de Delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, toda vez que sus empleados entienden que la responsabilidad en la materia es tarea de todos. Además, en el contexto de una cultura de control interno y cumplimiento de las políticas de prevención de los delitos mencionados, se contemplan programas de capacitación dirigidos a todos los miembros de la organización, que permitan conocer y detectar los riesgos sobre esta materia, profundizar la comprensión de las normas legales que regulan la prevención de dichos delitos y exigir su cumplimiento. Lo anterior, busca también que cada empleado desarrolle la capacidad necesaria para detectar operaciones inusuales o sospechosas a través del adecuado conocimiento del cliente y de sus operaciones. V. ENCARGADO DE PREVENCIÓN Según consta en el Acta de Directorio de ABASTIBLE N 599, correspondiente al 20 de Junio del 2011, el Directorio designó al Contralor, como el Encargado de Prevención de Delitos, según lo estipulado en el artículo 4 de la Ley Este cargo estará vigente por un periodo máximo de tres años, el que podrá prorrogarse por períodos de igual duración, con acuerdo del Directorio. 5
6 VI. MEDIOS Y FACULTADES DEL ENCARGADO DE PREVENCIÓN Los medios para que el Encargado de Prevención realice adecuadamente sus labores son los siguientes: Acceso al Directorio de ABASTIBLE para informarle del cumplimiento de sus labores. Mantener autonomía respecto de la Gerencia General y las demás Gerencias Contar con un presupuesto para iniciativas de prevención de delitos (canal de denuncia, difusión del modelo y del canal de denuncia, capacitaciones respectivas, etc.) y para efectuar revisiones de cumplimiento del Sistema de Prevención de delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Contar con las herramientas básicas para el buen funcionamiento de su labor como oficina, sala de reuniones, computador, entre otros. El Encargado de Prevención es el responsable de: 1. Controlar la ejecución e implementación de las leyes y normas de prevención de los delitos mencionados. 2. Detectar la ocurrencia de una o más transgresiones a las normas éticas (junto a los Gerentes de línea). 3. Promover el diseño de procedimientos adecuados para la prevención y control de los delitos estipulados en la Ley (junto a los Gerentes de línea). 4. Verificar el cumplimiento de ésta Política para prevenir conductas indebidas en el actuar diario de los funcionarios. Esto se debe realizar a través de la entrega acreditada de las Políticas, verificando el desarrollo de capacitaciones al personal sobre éstas materias y la existencia de Reportes de denuncias, entre otros. 5. Iniciar una investigación interna cuando exista una denuncia o una situación sospechosa que lo amerite y emitir un informe al respecto. 6. Reunir los medios de prueba necesarios para efectuar la investigación, incluyendo computadores o medios de registros. 7. Citar al comité de ética. 8. Conocer y mantener comunicación con las autoridades competentes en relación a las materias contempladas en la Ley , reportando los casos que lo ameriten. 6
7 9. Mantener actualizada la Política de Prevención de Delitos de Cohecho, Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo. Asimismo, verificar que se mantienen actualizadas las Normativas o Procedimientos internos, de acuerdo con los cambios legislativos relevantes del país. 10. Determinar auditorías específicas para la verificación del cumplimiento de este documento. Además, determinar su alcance y extensión. 11. Verificar el diseño y ejecución de un programa de capacitación para el cumplimiento del Sistema de Prevención, dirigido a los trabajadores de ABASTIBLE. 6.1 Comité de Ética Se estableció un Comité, compuesto por el Vicepresidente del Directorio y por el Secretario, por el Gerente General y por el Encargado de Prevención del Delito para supervisar el cumplimiento de las normas de ética. Además tendrá las siguientes funciones: Adoptar las sanciones que correspondan por el incumplimiento de las normas. Adoptar las medidas que procedan para que ABASTIBLE ejerza todas las acciones civiles y penales y, para que persiga la aplicación de todas las sanciones que correspondan a cualquier persona que atente en contra de lo expuesto en las normas éticas o que incurra en los delitos establecidos en la Ley Denunciar los hechos pertinentes ante el Ministerio Público. VII. SISTEMA PREVENCIÓN DE DELITOS 7.1 Normativa General de Prevención de Delitos Contrato de Trabajo de Empleados Se incorporan a los Contratos de Trabajo, cláusulas con obligaciones, prohibiciones y sanciones vinculadas a las materias reguladas por la ley En el caso de los trabajadores vigentes, se incorporan estas cláusulas en un Anexo en sus Contratos de Trabajo. En el caso de los nuevos trabajadores, estas cláusulas están incluidas en sus respectivos Contratos de Trabajo. 7
8 Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad Las prohibiciones, obligaciones y sanciones de los trabajadores en relación a sus conductas para prevenir la comisión de los delitos descritos en la Ley , deben estar claramente establecidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. En el caso que se realicen procedimientos de investigación de posibles conductas delictuales al interior de ABASTIBLE, éstos se deberán realizar a la luz de la normativa relativa a los derechos fundamentales de los trabajadores, de manera de resguardar a ABASTIBLE en caso de reclamos laborales por vulneración a los derechos fundamentales en el curso de dicha investigación. 7.2 Actividades, procesos y negocios que presentan o incrementan el riesgo de comisión de los delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y Políticas asociadas Recaudaciones de dinero en efectivo En el caso de recaudaciones en efectivo que superen las 450 UF, se deberá completar un formulario de declaración de fondos para informar a la UAF. El Encargado de Prevención de Delitos recibirá un reporte de Subgerencia de Finanzas, de todos aquellos depósitos en efectivo que superen las 450 U.F. y/o que para el mismo Rut que se registra como pagador se superen las 450 U.F. al considerar los depósitos en efectivo de los últimos 2 meses. El Encargado de Prevención de Delitos analizará estos casos, determinará si es necesario comenzar una investigación e informará al comité de Ética para que se realicen las denuncias correspondientes en caso de ser necesario. Contratistas, Proveedores, Prestadores de Servicios Se incorporaron en los Contratos de Prestaciones de Servicios con terceros una cláusula referente a la Ley Cada vez que se inicie una relación con un nuevo contratista, proveedor y/o prestador de servicios, se realizará una evaluación de éstos respecto de sus dueños, directores y/o representantes, con las listas asociadas al Lavado de Activos, Terrorismo y/o base de datos negativas históricas. Además, los trabajadores responsables de la incorporación de un nuevo PROVEEDOR, y/o de la mantención de un proveedor actual, serán responsables de consultar al Encargado de Prevención si dicho PROVEEDOR tiene relación con algún PEP (Persona Expuesta Políticamente) y/o pertenece a alguna lista negra. El Encargado de prevención será responsable de mantener un listado de PROVEEDORES evaluados y deberá actualizar dicho listado al menos 1 vez al año. Esta 8
9 evaluación se realizará con los medios tecnológicos que ABASTIBLE disponga, no siendo responsabilidad de ABASTIBLE la realización de investigaciones que exceden el área de sus atribuciones. En caso de que personal de ABASTIBLE tenga conocimiento o sospecha de que algún PROVEEDOR pueda resultar riesgoso en relación a la comisión de alguno de los delitos descritos en la Ley , se deberá reportar esta situación a través de alguno de los medios receptores de denuncias al Encargado de Prevención de Delitos. Los casos reportados, según el párrafo anterior, deberán ser analizados por el Comité de Ética. En caso de que el Comité determine que no se debe seguir operando con el PROVEEDOR, éste deberá ser bloqueado en el sistema y comunicado a las áreas correspondientes. Cliente Cada vez que se realice una operación con alguna institución estatal, debe considerarse la necesidad de tener todos los respaldos que garanticen que dicha operación se ha realizado conforme a la ley y que no constituye una comisión de los delitos de Cohecho. Relación con Entidades Públicas y Conflicto de Interés Los trabajadores no deben ofrecer, prometer, dar o consentir a un empleado público o privado, chileno o extranjero, un beneficio económico, bajo ningún pretexto o circunstancia, o de cualquier naturaleza. Los Directores, Ejecutivos y Empleados de ABASTIBLE deben evitar cualquier conflicto real o aparente entre sus intereses personales y los intereses de la Empresa. Por otra parte, todo trabajador de ABASTIBLE que, en su relación con los empleados de las entidades públicas, tenga o crea tener algún conflicto de interés, está obligado a reportar las situaciones de conflicto al Jefe directo, y éste deberá remitir el caso, junto con su opinión, al Encargado de Prevención de Delitos para su correspondiente resolución. El Encargado de Prevención de Delitos, deberá mantener registro de las declaraciones de conflicto de interés presentadas por los trabajadores, evaluando si quienes declaran corresponden a personas que tienen cargos de dirección, supervisión, manejos de fondos, entre otros, que pudieran aumentar el riesgo de comisión de delito de Cohecho, debido al poder de decisión que el cargo conlleva. Asimismo, evaluará en los casos que el conflicto de interés corresponda a una relación de parentesco con un empleado público, si el cargo del empleado público corresponde a uno en que pudiera otorgar un beneficio a ABASTIBLE por medio de Cohecho, deberá presentar esta información al Encargado de Prevención de Delitos, quien en conjunto con el Comité de Ética deberá decidir si se requiere inhabilitar al trabajador en la relación con la entidad pública involucrada. 9
10 Medidas de Control Relacionadas con Trabajadores La Empresa mantendrá en todo momento un procedimiento estricto de selección y contratación de personal, tanto para cargos permanentes como para cargos temporales. Este procedimiento incluye una verificación de sus antecedentes penales y laborales en cuanto a su potencial relación con los delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. ABASTIBLE debe contar con mecanismos de control, a fin de detectar indicios de una eventual participación de alguno de sus trabajadores en los delitos establecidos en la Ley En caso de encontrarse frente a una situación sospechosa, se deben seguir las acciones indicadas en el PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA. A partir del análisis que haga el Encargado de Prevención de Delitos, se dará curso a las investigaciones que corresponda, siempre respetando la normativa vigente y los derechos fundamentales del trabajador. En caso de comprobarse la participación de un trabajador en algún hecho que pudiera dar lugar a los delitos mencionados en la Ley , se informará al Comité de Ética el cual está facultado para adoptar las sanciones que correspondan por el incumplimiento de las normas. Política de Donaciones El Gerente General y las Gerencia de área, podrán realizar donaciones justificadas, en dinero y especies, hasta un monto total al año de 200 U.F., por todas las Gerencias. Para efectuar una donación por sobre este monto al año, se requerirá la aprobación del Gerente General o Directorio de Abastible. Otras donaciones en dinero como a instituciones de beneficencia (Hogar de Cristo, Pontificia Universidad Católica, Centro Innovación Tecnológica UC, etc.), deben ser aprobadas por escrito por el Directorio de Abastible. Cualquier tipo de donación deberá ser informada al Encargado de Prevención de Delitos, quien deberá llevar un registro de aquellas que sean autorizadas con el fin de efectuar el control de esta Política. El Encargado de Prevención de Delitos podrá solicitar al área correspondiente, los antecedentes que respaldan el destino de la donación. 10
11 Inversión en instrumentos financieros Antes de efectuar una inversión o una operación en instrumentos financieros, el Encargado de Prevención de Delitos debe realizar una revisión de la institución respecto a sus dueños, directores y/o representantes de ésta, con las listas asociadas a Lavado de Activos, Terrorismo, fraude y/o base de datos negativas históricas (listas OFAC). Todo lo anterior cumpliendo con la Política de Inversiones, la cual especifica los instrumentos financieros y los límites de inversión, con la respectiva aprobación del Gerente General. VIII. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA ABASTIBLE espera que sus trabajadores tomen medidas responsables para prevenir incumplimientos al Sistema de Prevención de Delitos, de modo de buscar orientación y plantear situaciones a tiempo, con el fin de evitar que se conviertan en problemas. Para ello se debe considerar, como principio general, que frente a dudas o sospechas respecto a una posible violación de leyes, todo trabajador deberá comunicar esta situación mediante los canales formales que posee ABASTIBLE para recibir este tipo de reportes. 8.1 Medios receptores de denuncias El denunciante que considere la existencia de una situación irregular respecto de lo establecido en el MP, leyes, códigos, reglamentos, políticas procedimientos y normas internas y externas, podrá denunciar tal situación a través de la siguiente vía: El Encargado de Prevención, recibirá la denuncia en forma directa vía correo electrónico, quien decidirá el curso de acción a seguir: - Solicitar más antecedentes. - Consultar al Área respectiva, según la temática recibida. - Iniciar el proceso de investigación. - Presentar el estado de la denuncia al Comité de Ética. - Todo ello manteniendo la confidencialidad respecto al denunciante, a menos que el denunciante estipule lo contrario. El Encargado de Prevención, atendida la complejidad o urgencia de los hechos denunciados, efectuará una recopilación de información preliminar y en base a ésta, determinará el curso de acción a seguir. 11
12 8.2 Contenido mínimo de la denuncia Al hacer la denuncia el personal deberá especificar al menos lo siguiente: Lugar en donde ha sucedido el incidente. Tipo de infracción: Lavado de activo. Financiamiento al Terrorismo. Cohecho a funcionario público nacional o extranjero. Irregularidades relacionadas con Clientes, Proveedores o Contratistas. Hurto. Entrega de Datos confidenciales a Terceros. Conflicto de Intereses. Falsificación de contratos, informes o registros. Infracciones relacionadas con valores o títulos. Robo. Fraude/Malversación. Corrupción. Falta a la ética profesional. Infracción a la legislación antimonopolio. Operaciones con información privilegiada. Deseo de permanecer en el anonimato. Personas comprometidas en la situación (nombre, apellido, cargo y área). Tiempo que se cree que ha estado sucediendo el hecho denunciado. Forma en que se dio cuenta de la irregularidad. Detalles relacionados con la presunta infracción, inclusive las ubicaciones de los testigos y cualquier otra información que pueda ser valiosa en la evaluación y resolución final de esta situación. Adjuntar información de respaldo (por ejemplo: fotos, grabaciones de voz, videos, documentos, entre otros). 8.3 Tratamiento de denuncias Atendida la complejidad o urgencia de los hechos denunciados, el Encargado de Prevención de Delitos, posterior a la recopilación preliminar y en base a ésta, determinará el curso de acción a seguir: Presentar inmediatamente la información al Presidente del Comité de Ética quien decidirá si amerita convocar al Comité para resolver. Presentar la información en la próxima sesión del Comité de Ética para resolver. 12
13 El Encargado de Prevención, realizará la investigación durante un periodo máximo de treinta días hábiles contados desde el día en que se recibió la denuncia, quien podrá interactuar con el denunciante para efectos de recabar mayores detalles y así dar un apropiado y oportuno curso a la investigación. Las actividades a considerar son: - Recopilar información sobre el hecho denunciado. - Entrevistar al personal involucrado en la denuncia. - Analizar la información obtenida mediante la recopilación y entrevistas sostenidas. - Documentar la investigación efectuada (procedimientos y pruebas realizadas) y los resultados obtenidos. - Concluir acerca de la investigación realizada. - Medidas correctivas que se puedan recomendar. 8.4 Comunicación de seguimiento y resultados de denuncia Una vez que sea recibida la denuncia, se enviará inmediatamente y en forma automática a la casilla del denunciante, un correo electrónico con un formulario adjunto. El denunciante deberá revisar el formulario y en la eventualidad que no haya enviado todos los antecedentes solicitados en el formulario, deberá hacerlo en un plazo no superior a tres días hábiles. En cambio, si los antecedentes fueron enviados correctamente en el primer correo electrónico de denuncia, no es necesario repetir la información en el formulario. El Encargado de Prevención de Delitos, tendrá un plazo de cuatro días hábiles contados desde el día en que recibió la denuncia, para responder al denunciante que sus antecedentes fueron recibidos conforme; en función de los antecedentes, se dará curso a la investigación. Por otra parte el Encargado de Prevención de Delitos tendrá un plazo de quince días hábiles para comunicar al denunciante alguno de las siguientes situaciones: Se comprobó la veracidad de su denuncia y por lo tanto se tomarán (o se tomaron) las acciones correctivas necesarias. No se logró comprobar la veracidad de la denuncia, dando ésta por cerrada y archivada. Su denuncia aún está en proceso de análisis, esperando tenerla resuelta en un plazo de 15 días hábiles. 13
14 El Encargado de Prevención tiene la obligación de informar el estado de avance de la denuncia a los denunciantes dentro de un período de tiempo razonable, el cual dependerá del tipo de denuncia de que se trate. Si al concluir el proceso, el denunciante no queda satisfecho con la decisión comunicada, puede replantear por escrito la denuncia nuevamente al Encargado de Prevención de Delitos, quien debe comunicarlo al Comité de Ética. Se analizará si es pertinente una nueva investigación, informando oportunamente sobre la decisión adoptada al denunciante. 8.5 Registro de denuncia El Encargado de Prevención de Delitos mantendrá un registro de las denuncias recibidas, a través de una planilla Excel. En dicha planilla se registrará la totalidad de las denuncias recibidas, especificando: - Fecha. - Materia de la denuncia. - Estado (pendiente, en proceso, en investigación, resuelta o cerrado). - Descripción de la denuncia. La información establecida en este registro será presentada al Comité de Ética. IX. SANCIONES Las sanciones a los trabajadores por participación en algún hecho que pudiera dar lugar a los delitos mencionados en la Ley , están definidas e incorporadas en las normas de ética y en los Contratos de Trabajo. Estas sanciones podrán ir desde una amonestación hasta la desvinculación del trabajador. Debe quedar claramente estipulado que el trabajador que participe en la comisión de alguno de los delitos descritos en la Ley , además de ser procesado directamente por la justicia, está poniendo en riesgo a ABASTIBLE y, por lo tanto, la Empresa sancionará administrativamente al trabajador de acuerdo a lo estipulado en el punto anterior. Las sanciones por incumplimientos, por parte de trabajadores de Empresas prestadoras de servicios, relativas a lo señalado en los puntos precedentes, pueden ser: amonestación verbal, amonestación escrita, multa en dinero, suspensión de labores sin goce de sueldo, término contrato de trabajo y ejercicio de acciones civiles y penales. Todo lo anterior, según la normativa legal aplicable. 14
15 X. CAPACITACIÓN Para que esta política sea integrada a las labores cotidianas de cada trabajador, se efectuarán capacitaciones a objeto de transmitir los conocimientos mínimos necesarios sobre la materia y la aplicación de sus procedimientos. La capacitación de los funcionarios en materia de prevención deberá ser coordinada por el Encargado de Prevención de Delitos y quien éste determine. La capacitación deberá contemplar, como mínimo, los siguientes contenidos: Definición de los delitos de Cohecho, Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. Legislación sobre: Responsabilidad, Sanciones, Elementos mitigantes. Rol del Encargado de Prevención de Delitos. Señales de alertas, ejemplos de situaciones de riesgo de comisión de estos delitos. Políticas específicas de prevención (por ejemplo viajes, regalos, donaciones, pagos, etc.). Reglamentación interna y normativa: Principios de Comunidad, Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, entre otros. Antecedentes necesarios de conocer en la relación con clientes, proveedores, prestadores de servicio y de los trabajadores de la Empresa. Canales de denuncia. Sanciones disciplinarias, ante el incumplimiento de la normativa interna y externa en materia de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho. Todo trabajador de ABASTIBLE deberá ser capacitado quedando un registro de esto, en los documentos del Encargado de Prevención de Delitos, indicando última capacitación realizada, y deberá guardar los respaldos y/o registros de dichas capacitaciones De ser necesario, ya sea por cambios en el Modelo de Prevención, en las áreas de riesgo, en la ley, etc. éstas capacitaciones deberán ser actualizadas para todos aquellos cuyos cambios afecten en sus labores. La necesidad de realizar esta actualización deberá evaluarse al menos cada 3 años (en conjunto con la reevaluación del modelo). XI. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA El Encargado de Prevención de Delitos deberá incluir en el Plan Anual de Auditoría, la ejecución de auditorías específicas para la verificación de la operación de los controles implementados para la mitigación del riesgo de comisión de los delitos establecidos en la Ley en forma periódica. Con ello, definirá los elementos de auditoría necesarios, 15
16 tales como tipos de auditorías a realizar, materias a revisar, frecuencia de las auditorías, controles a auditar, etc. Se deberán registrar todas las operaciones que hayan dado origen a una investigación por la comisión de algunos de los delitos individualizados en el presente manual. Dicho registro debe conservarse por un plazo de cinco (5) años. 16
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