Source: https://www.scribd.com/document/3993800/Manual-del-Usuario-Mod-3
Timestamp: 2018-02-25 10:59:46+00:00

Document:
IT CONSULTORES LTDA.
MANUAL DE USUARIO MODULO DE AVANCES SISTEMA DE GESTION FINANCIERA – S.G.F.
1. 2. 3. OBJETIVO ............................................................................................................. 3 ALCANCE GENERAL............................................................................................ 3 OPERATIVO. ......................................................................................................... 7 3.1. SOLICITUD DE AVANCES. ............................................................................... 8 3.2. ANULAR SOLICITUD DE AVANCES............................................................... 13 3.3. AUTORIZAR / DESAUTORIZAR SOLICITUDES............................................. 15 3.4. RESOLUCIÓN DE AVANCES.......................................................................... 18 3.5. AUTORIZACIÓN O DESAUTORIZACIÓN DE RESOLUCIONES.................... 21 3.6. MODIFICACIÓN DE RESOLUCIONES DE AVANCES. .................................. 23 3.7. AUTORIZACIÓN O DESAUTORIZACIÓN RESOLUCIONES MODIFICATORIAS.................................................................................................. 27 3.8. IMPRESIÓN DE LA RESOLUCIÓN. ................................................................ 29 3.9. REINTEGROS DE AVANCES.......................................................................... 32 3.10. LEGALIZACION CONTABLE. ...................................................................... 38 3.11. LEGALIZACIÓN AVANCES.......................................................................... 42 3.12. ANULACION DE LEGALIZACIONES ........................................................... 45 4. CONSULTAS ....................................................................................................... 48 4.1 SOLICITUD DE AVANCE................................................................................ 48 4.2 CONSULTA GENERAL.................................................................................... 51 4.3 LEGALIZACIÓN CONTABLE DE AVANCES. ................................................. 52 4.4 LEGALIZACIÓN DE AVANCES. ..................................................................... 55 4.5. REINTEGROS.................................................................................................. 56 4.6. BITÁCORA DE CAMBIOS................................................................................ 57 5. REPORTES. ....................................................................................................... 58 5.1.FORMATOS DE DOCUMENTOS. .................................................................... 58 SOLICITUDES. ................................................................................................ 58 LEGALIZACIONES. ......................................................................................... 58 DETALLE DE LEGALIZACIONES.................................................................... 59 5.2. LISTADOS........................................................................................................ 61 LISTADO GENERAL DE SOLICITUDES ......................................................... 61 LISTADO DE SOLICITUDES GENERADAS.................................................... 63 LISTADO DE SOLICITUDES ANULADAS ....................................................... 64 LISTADO DE SOLICITUDES AUTORIZADAS................................................. 65 LISTADO DE RESOLUCIONES GENERADAS ............................................... 66 LISTADO DE RESOLUCIONES APROBADAS ............................................... 67 LISTADO DE RESOLUCIONES LIQUIDADAS ................................................ 68 LISTADO DE RESOLUCIONES PAGADAS .................................................... 69 LISTADO DE RESOLUCIONES LEGALIZADAS ............................................. 70
Manual de Usuario Módulo de Avances – Sistema de Gestión Financiera
Administrar y Controlar el proceso de Avances de dinero a través del Sistema de Gestión Financiera y su información relacionada, para gastos y costos de desplazamiento de los funcionarios a sitios diferentes de sus sedes permanentes de trabajo; también los avances para la adquisición de bienes y/o servicios u otros anticipos realizados a nombre o en representación de la Entidad.
2. ALCANCE GENERAL.
El Módulo de Avances para Viáticos y Compras cubre el proceso administrativo de la ejecución del avance en su solicitud, autorización, generación de resolución y autorización de la misma, legalización y posibles reintegros de dinero sobrante del avance ejecutado. No cubre las operaciones asociadas al acto administrativo del Avance como la generación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Compromiso Presupuestal para el avance solicitado, operaciones como la liquidación y autorización de la orden de pago y el registro del egreso, las cuales son soportadas por los módulos de Presupuesto, Cuentas por Pagar y Tesorería, respectivamente. El Módulo para cumplir con su Objetivo y Alcance se encuentra compuesto por las siguientes opciones a nivel del menú principal: • Soporte. • Operativo • Consultas • Reportes
La navegación del módulo de Avances se hace a través del siguiente menú, al cual se accede a través del menú inicial del aplicativo:
El siguiente cuadro ayuda a entender el flujo de información y por ende el orden de los trámites a seguir para la generación, autorización, causación, pago, reintegro y legalización de un avance para compra de bienes o suministros, o para el cumplimiento de una comisión de viáticos.
Solicitud del Avance
Actividad que permite registrar en el sistema la solicitud del avance, generando un consecutivo por vigencia por empresa.
Autorizar Solicitud de Avance
Proceso que permite autorizar la solicitud por un usuario diferente, para que pueda ser validada por el módulo de presupuesto. Además permite reversar las solicitudes que hayan sido autorizadas mediante una Desautorización.
Generar CDP
Generar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Operación a cargo del módulo de presupuesto, el cual valida una a una las solicitudes generadas y autorizadas, relacionándoles el certificado de disponibilidad presupuestal.
Autorizar CDP
Autorizar el Certificado Presupuestal: Operación a cargo del módulo de presupuesto (Parametrizable), donde otro usuario diferente autoriza el certificado de disponibilidad presupuestal anteriormente generado.
Generar la Resolución: La operación continúa en el módulo de avances, validando todas aquellas solicitudes a las que les fue generado un certificado de disponibilidad presupuestal, para así generar la respectiva resolución o comúnmente conocido, como acto administrativo. Por cada resolución generada, el sistema produce un consecutivo (Por vigencia por Empresa), brindando la oportunidad de que se asigne un número interno, relacionado manualmente por el usuario. Tenga en cuenta que hasta que el certificado de disponibilidad presupuestal que soporta la respectiva solicitud, no se haya autorizado, no podrá continuar con el proceso. Sí se desea la resolución podrá ser impresa para anexarse como soporte a los siguientes
Autorizar Resolución
Operación que permite marcar una a una las resoluciones anteriormente generadas y confirmarlas o autorizarlas para que puedan ir de nuevo al módulo de presupuesto por la solicitud del registro Presupuestal. El sistema para soportar las modificaciones al proceso administrativo, genera un nuevo documento asociado a la resolución principal. Proceso que permite autorizar el documento de Modificación de la Resolución, para que pueda ser validada por el módulo de presupuesto y generar el registro presupuestal.
Aprobar Resolución Modificada
Generar Registro Presupuestal
Nuevamente el proceso se desplaza al módulo de presupuesto, el cual valida cada una de las resoluciones generadas y autorizadas, relacionándoles el compromiso o registro presupuestal.
Autorizar Registro Presupuestal
Autorizar el Compromiso Presupuestal: Operación a cargo del módulo de presupuesto (Parametrizable), el cual autoriza por otro usuario el compromiso presupuestal anteriormente generado.
Liquidar Orden de Pago
Proceso a cargo del módulo de Cuentas por Pagar, el cual es el encargado de generar, causar y liquidar todas las órdenes de pago producto de las obligaciones o compromisos adquiridos por la entidad (incluidos los avances)
Autorizar Orden de Pago
Proceso a cargo del módulo de Tesorería, el cual, autoriza uno a uno los pagos o giros, de acuerdo a las necesidades y por ende las disponibilidades de efectivo.
Generar Egreso
Generar el Egreso: Proceso a cargo del módulo de Tesorería, registrando cada uno de los pagos que previamente han sido autorizados
Reintegro de Avances: Cuando el dinero desembolsado en el avance no ha sido Reintegro de utilizado en su totalidad, el usuario puede Avance generar un reintegro, el cual debe ser registrado por el Módulo de tesorería, encargado del recaudo de todos los dineros
a nombre de la entidad.
Legalización Contable
Legalización Contable del Avance: Independiente del anterior proceso, es decir, así no haya lugar a reintegro de dinero y de acuerdo al proceso de causación contable utilizado por la entidad (Afectar la cuenta de anticipos), se genera el proceso de legalización contable, amortizando la cuenta por cobrar Vs. la causación del gasto / costo / inversión y los impuesto debidamente retenidos. La legalización contable, simultáneamente, debe generar la afectación tributaria, cuando haya lugar a ello.
Proceso utilizado exclusivamente para la legalización de avances para comisiones de viáticos, siempre y cuando la entidad adopte un sistema de causación contable directamente al gasto / costo o inversión, en el momento de la liquidación de la orden de pago, es decir, que se maneje la cuenta de anticipos por cobrar.
El menú de SOPORTE se encuentra descrito en forma detallada en el Manual de Parámetros del sistema, por lo que el presente manual se concentra en documentar los tres menús restantes.
Generalidad Funcional.
Mediante éste menú operativo se registran y ejecutan todas las operaciones necesarias para la ejecución del proceso de Avances. Por cada uno de sus submenús, el sistema valida su ejecución, como una secuencia de trámites y autorizaciones, las cuales han sido explicadas en el flujo anteriormente descrito, además el módulo consta de otros submenús con los cuales el sistema soporta la anulación de trámites y documentos realizados en este proceso. A continuación se presenta la lista de Formas Operativas del menú: • • • • • • • • • • Solicitud de Avances. Anular Solicitud Autorizar Solicitud. Resolución de Avances. Aprobar Resolución. Modificar Resolución. Aprobar Resolución Modificada. Legalización Contable. Legalización de Avances. Anular Legalizaciones.
I.T. Consultores Ltda. • Impresión de Legalizaciones.
A continuación se detallan las anteriores funcionalidades:
3.1. SOLICITUD DE AVANCES. Generalidad Funcional.
La solicitud es la primera actividad del Proceso de ejecución de Avances, mediante la cual se identifican los datos básicos de la solicitud, como el Solicitante, Responsable, Objeto, Beneficiarios o Terceros Asociados, Conceptos y Valores, entre otros, permitiendo así crear un documento de solicitud de avance para viático y / o compra, el cual irá a la forma de Autorización de Solicitudes para continuar con la ejecución del Avance. A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la pantalla para la captura de la información:
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se registra la solicitud. Podrá ser listada con la tecla F9, generada y validada por la tabla de creación de empresas del módulo de Contabilidad. La empresa a relacionar en este campo, debe estar registrada en la tabla control de Avances.
Campo para seleccionar el tipo de operación a realizar (Avance para compras o para viáticos) según corresponda. Podrá ser listada con la tecla F9, generada y validada por la tabla de tipos de operación alimentada por la forma tipos de operación del Menú de soporte de éste mismo Módulo. Manual de Usuario Módulo de Avances – Sistema de Gestión Financiera
Campo para relacionar el código de la Tabla de tarifas de viáticos que deben aplicar para un rango de salarios a tener en cuenta para la liquidación del avance de los beneficiarios a definir. Campo alimentado desde la tabla de tarifas de la Forma Tarifas Definidas para comisiones del Menú de Soporte de este mismo módulo. Campo para relacionar el solicitante del avance. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares, del módulo de contabilidad. Cuando la situación se presente, el funcionario que hace la solicitud podrá ser el responsable del avance. Campo que permite relacionar el responsable del avance para la compra o la comisión, el cual podrá ser el solicitante del mismo. Sobre este tercero recaerá todo el efecto contable y presupuestal del avance y será en cabeza de él que se legalicen los gastos o costos o en su defecto, a nombre de quién se realicen los reintegros de los dineros entregados y no gastados, o los impuestos retenidos. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares del módulo de contabilidad, y necesariamente debe tener en tipo de auxiliar la característica como empleado, ‘EM’. . Campo para relacionar el área responsable del avance. Cumple una función netamente informativa. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de áreas de responsabilidad, del módulo de presupuesto. Campo descriptivo, que permite relacionar o identificar el detalle del avance. Secuencial Interno de identificación del avance generado automáticamente por el sistema inmediatamente se grabe la información en el detalle del beneficiario del avance. Para éste último, el sistema permite la elección del beneficiario cualquiera que sea su condición dentro del proceso del avance: Solicitante, Responsable, Autorizador, Girador o Pagador, etc., el hecho es que éste número es generado una vez se ha terminado de diligenciar la información del primer renglón de los beneficiarios. Una solicitud con solo este número puede ser modificada las veces que se requiera.
Número de Solicitud Número consecutivo generado por el sistema al finalizar de registrar todos los datos de la solicitud y digitar el botón GRABAR, mediante este número el sistema identifica la solicitud generada en los documentos y procesos subsiguientes. Fecha Solic.: Fecha en que se realiza la solicitud, este campo es diligenciado automáticamente por el sistema según su fecha interna.
I.T. Consultores Ltda. Estado:
El usuario mediante este campo puede conocer el estado en el cual se encuentra la solicitud.
Grabada Autorizada
Estado en que se encuentra una solicitud que ha sido generada en el sistema. Estado en que queda toda solicitud generada por el sistema y que se encontraba en estado Grabada. Este estado indica que la solicitud que se encontraba en estado Grabada, se haya lista para que el usuario genere la solicitud de disponibilidad presupuestal. Después que una que la solicitud se encuentre en este estado autorizada, el usuario tiene la opción de desautorizarla, y en dicho caso volverá a quedar en estado Grabada, y no desautorizada, ya que desautorizada no es un Estado que se encuentre programado en el sistema. Significa que el avance tiene disponibilidad presupuestal, liberándola para el módulo de avances, para continuar con el trámite. Indica que a un Avance se le ha relacionado una resolución (como se explica en el ítem 3.1.4. RESOLUCIÓN DE AVANCES). Estado que toma la solicitud al ser Anulada, para la cual no permite ningún tipo de operación.
Sí el tipo de operación que identifica el avance, se encuentra ligado a un proyecto, se despliega un bloque en el cual se debe identificar el código del proyecto y la entidad que financia dicho proyecto.
Al igual que en el ítem anterior, sí el tipo de operación que identifica el avance, hace parte de un contrato, se activará un bloque adicional en el cual se debe identificar el tipo de documento, período y código que identifica el contrato a relacionar.
Confirmados los datos anteriores (de acuerdo a la parametrización), se activa el bloque de Beneficiarios, el cual permite relacionar cada uno de los beneficiarios o terceros quienes recibirán propiamente el avance para la compra y / o el avance de viáticos.
Campo para relacionar cada uno de los terceros o beneficiarios. Podrá ser más de uno, de acuerdo a las necesidades del avance. En caso de que un mismo beneficiario tenga relacionado más de un concepto (Comisión y Tiquetes Aéreos), se deben incluir registros independientes por cada concepto. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares del módulo de contabilidad Campo diligenciado por el sistema, relacionando un código interno del sistema del auxiliar (traído de la tabla de auxiliares de contabilidad) por cada uno de los beneficiarios registrados Campo para registrar los conceptos del avance como (pasajes, hoteles, compras, etc.) a relacionar por cada uno de los beneficiarios. Estos conceptos se crean en la forma Conceptos Avances del menú Soporte del presente módulo. Tenga presente que de acuerdo al concepto seleccionado se activan o inactivan ciertos campos del presente bloque. En caso de seleccionar un concepto que requiera tarifa (Comisión de Viáticos), se activan los campos de fecha inicial y final al igual que los
campos de ciudad origen y destino. La ciudad destino podrá ser más de una. Fecha Inicial: Si para el tipo de concepto seleccionado aplica la definición de una fecha de inicio por su parametrización en la forma de Conceptos de Avances, se registra en este campo la fecha en la que inicia la estadía de un funcionario si el concepto es Hoteles. Campo donde se registra la última fecha para la que aplica el concepto seleccionado. Ejemplo: El último día de estancia en el Hotel. Por medio de este campo registra la ciudad de origen o de partida del solicitante de los viáticos. El usuario al registrar la ciudad origen, el sistema le desplegará la siguiente pantalla en la que debe registrar la ciudad Destino.
Días y Noches:
Campos diligenciados automáticamente por el sistema al registrar el usuario las fechas de inicio y Fin del concepto seleccionado. La base salarial es diligenciada automáticamente por el sistema según la parametrización del cargo que tenga el beneficiario en la tabla de auxiliares y de la base definida por cargo en la forma de bases Saláriales Por Cargo. Para este campo el sistema hace la siguiente validación:
Si la cédula correspondiente al beneficiario digitado en el campo Identificación no tiene relacionado un código que identifique el cargo que ocupa en la empresa como por ejemplo: administrativo, directivo, auxiliar, etc. que se parametriza en la tabla de auxiliares siguiendo la ruta Contabilidad/Soporte/Cuentas/Auxiliares; aparecerá el siguiente mensaje:
El sistema marcará por default la acción Detener. En caso de Continuar con el proceso, la base salarial (en el campo denominado Base Salarial) para ese tercero en particular será, cero (0), la cual podrá ser modificada por el usuario en ésta forma o en su defecto, el sistema calcula el valor de la comisión tomando como base el rango mínimo, de acuerdo al código de la tarifa seleccionada. Valor: Campo calculado automáticamente por el sistema, de la siguiente manera: Compara la base salarial del beneficiario con los rangos de salarios de las tablas de tarifas y asigna según ésta, un valor diario de viáticos, los cuales son multiplicados por el número de días que se han registrado anteriormente. El campo podrá ser modificado de acuerdo a las necesidades en particular. Tenga en cuenta que el valor calculado por el sistema está dado por la totalidad de los días de la comisión más el 50 % de la noche del último día de la misma
En la parte inferior de la pantalla se encuentran cuatro (4) botones, cuya función es la siguiente: Proyecto Asociado: Sólo se activa sí el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un proyecto. Permite visualizar los datos del proyecto que ha sido relacionado para el avance. Sólo se activa sí el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un contrato. Permite visualizar los datos del contrato que ha sido relacionado para el avance. Botón que permite grabar los datos consignados en la solicitud, generando un consecutivo por empresa y por vigencia. Botón que permite hacer el llamado a la impresión del reporte.
Contrato Asociado:
3.2. ANULAR SOLICITUD DE AVANCES.
Generalidad Funcional. Las solicitudes de avances que no hayan sido aprobadas o que hayan quedado registradas erradamente a determinada fecha, pueden ser anuladas de la siguiente manera: 1. En el campo Empresa se selecciona la empresa a la cual pertenece la solicitud a anular. Podrá ser listada con F9 o digitando el código de la empresa correspondiente.
2. Digite la fecha límite hasta la cual desea filtrar las solicitudes en estado grabado, según su Fecha de realización bajo el formato DD-MM-AAAA. El sistema por defecto traerá a este campo la fecha del día en el que se encuentre.
Al terminar de diligenciar estos campos el sistema listará en la tabla todas las solicitudes en estado Grabada, de la empresa seleccionada generadas hasta la fecha registrada. 1. Marque una a una de las solicitudes que vaya a anular con el Mouse u oprimiendo la barra espaciadora sobre el campo denominado (OK). 2. Es necesario que especifique en el campo Observaciones el porque de la anulación, o de lo contrario aparecerá la siguiente advertencia:
El sistema diligencia automáticamente la fecha de anulación en el campo (Fec.Anulac), que corresponde a la fecha en la que se realiza la operación (fecha del sistema); esta fecha no es modificable. Bajo la lista de solicitudes a anular se encuentran tres campos descriptivos los cuales pertenecen a los códigos descritos en los campos de Operación y Responsable de la tabla. En la parte inferior de la pantalla se habilitan dos botones:
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Solicitud del avance que se encuentra seleccionada en la tabla, ésta forma puede utilizarse para confirmar el detalle o la información de la solicitud antes de realizar la anulación. GRABAR: Botón que permite grabar la operación de anulación de todas las solicitudes anteriormente marcadas. Para confirmar la acción de Grabar el sistema genera la siguiente advertencia:
En caso de no estar seguro de anular todas las solicitudes marcadas seleccione la opción ‘Detener’ para poder desmarcar; de lo contrario confirme el proceso con la acción Continuar.
3.3. AUTORIZAR / DESAUTORIZAR SOLICITUDES
Generalidad Funcional. Este es el segundo trámite o tarea que se debe realizar en el proceso de ejecución de un avance, mediante el cual se permite autorizar a cada una de las solicitudes que ya han sido generadas; para así continuar con el siguiente trámite del proceso, el cual estará a cargo del módulo de Presupuesto, donde se relacionará o asignará el certificado de disponibilidad presupuestal. Tenga presente que las solicitudes no podrán ser validadas por el módulo de presupuesto, hasta tanto no hayan sido autorizadas. La opción también permite la reversión de las Solicitudes Autorizadas ejecutando la operación de desautorización, la cual cambia el estado de la solicitud pasándola de Autorizada a grabada. A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la pantalla para la captura de la información:
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se desea hacer la autorización o desautorización de las solicitudes. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de control del módulo de avance. Campo para seleccionar o marcar la acción a ejecutar con el Mouse, El sistema con este parámetro filtra a esta forma las solicitudes en estado grabada. Al autorizar la solicitud del avance, ésta irá al módulo de Presupuesto para que le sea asignado el Certificado de disponibilidad Presupuestal bajo el nuevo estado que toma, de Autorizada. Campo para seleccionar o marcar la acción a ejecutar con el Mouse, al seleccionar esta operación, el sistema filtrará todas las solicitudes en estado Autorizadas para reversarlas. Campo para filtrar las solicitudes que se encuentran en estado Grabada a la fecha seleccionada en formato (DD/MM/AAAA). Campo para relacionar el tipo de operación por ejecutar (Viáticos / Compras). Campo diligenciado automáticamente por el sistema, validando el usuario con el cual se realiza la operación de la tabla de Autorizadores de Avances alimentada por la forma de igual nombre en el menú de soporte de este módulo. En caso de que un usuario ingrese a la forma para autorizar o desautorizar y éste no se encuentre creado como autorizador; al definir el tipo de operación a generar, el sistema genera el siguiente mensaje:
Generadas al:
Rango de valores de avances en el cual el autorizador tiene facultad para ejecutar la aprobación; información validada de la tabla de Autorizadores de Avances alimentada por la forma de igual nombre en el menú de soporte de este módulo.
Al finalizar de registrar esta información, el sistema listará en el siguiente bloque las solicitudes en estado Grabada, detallando por cada una la siguiente información: Número consecutivo de la solicitud, Fecha en que se generó, Tipo de operación de Avance, Nit del responsable de la solicitud, código interno del responsable de la solicitud o Auxiliar, descripción del nombre del responsable y valor total por el cual se realizó la solicitud de avance. OK Mediante este campo, el usuario ejecuta la operación que se haya seleccionado (Autorizar o Desautorizar). En este campo el sistema diligencia automáticamente la Fecha en la que se registra la autorización.
Fec.Autoriza:
En la parte inferior de la pantalla se ubican dos botones, los cuales tienen la siguiente función: VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar en modo de consulta la Forma de Solicitud del avance, del ítem seleccionado en la tabla anterior. GRABAR: Botón que permite grabar la operación de autorización o desautorización, de todas las solicitudes anteriormente marcadas. Confirmada la acción de grabar el sistema genera la respectiva alarma (Ver siguiente imagen) de sí confirma o no la grabación de la operación.
En caso de no estar seguro de las solicitudes marcadas, selecciona la acción ‘Detener’ para hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando la acción ‘Continuar’. Confirmada la anterior operación (Autorización), el proceso continúa en el módulo de presupuesto, en donde se genera el certificado de disponibilidad presupuestal, a cada una de las solicitudes generadas y autorizadas.
Cada certificado de disponibilidad presupuestal sólo podrá validar o referenciar una solicitud de avance para compra o para viático. Para la generación del certificado presupuestal afectando la solicitud de avance, debe remitirse al manual del módulo de presupuesto, por lo cual el comentario de dicho proceso se omite en el actual manual.
3.4. RESOLUCIÓN DE AVANCES
Generalidad Funcional. Una vez generado y autorizado el certificado de disponibilidad presupuestal para la solicitud del avance en el módulo de Presupuesto (sí aplica según parametrización); el proceso vuelve nuevamente a validarse en el módulo de Avances, para generar la resolución o acto administrativo. La Resolución se resume como la creación de un acto legal administrativo por el cual se valida, confirma o se autoriza la ejecución de un avance y con el cual se solicita el registro Presupuestal, el sistema permite crear este documento con un número consecutivo propio digitado por el usuario y relaciona éste documento a la solicitud de avance fuente. Por medio de esta forma el usuario también tiene la facultad de Anular una Resolución de Avances que no requiera (Para ejecutar la anulación se debe seleccionar la opción ANULA de esta pantalla; se explica más adelante en este documento). Veamos cada uno de los campos que deben ser operados en la actual forma
I.T. Consultores Ltda. Empresa:
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se desea generar o anular la resolución de avance. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de control del módulo de avances Campo que el usuario debe marcar si requiere realizar una operación de Crear una Resolución. Al seleccionar ésta operación, el sistema filtrará a la Forma, las solicitudes en estado autorizadas con o sin el Certificado de Disponibilidad presupuestal (dependiendo de la parametrización). El usuario al marcar esta operación filtrará en la forma, los avances con Resoluciones ya generadas para ser seleccionadas y anuladas. Campo para filtrar las solicitudes que han sido autorizadas hasta la fecha a seleccionar, con certificado de disponibilidad presupuestal ( si aplica), a las cuales se les generará o anulará Resoluciones ya existentes.
Autorizadas al:
Al registrar la fecha filtro de Solicitudes, el sistema diligenciará la siguiente información de las solicitudes a procesar: (número consecutivo, fecha de Solicitud y de autorización, Tipo de operación solicitada, persona responsable y su código auxiliar en el sistema, valor total solicitado en avance, entre otros). En caso de seleccionar la acción ‘Generar’, el cursor se ubica automáticamente en el campo ‘Resol. Gral’ para que el usuario ingrese manualmente el número de la resolución (no podrá repetirse por empresa por vigencia), confirmado el número de resolución, el cursor se ubica en el campo ‘OK’ para marcar con el Mouse o la barra espaciadora la resolución a generar. Tenga en cuenta que el sistema genera un Número consecutivo independiente, por cada resolución generada. En el campo Fec.Resol, el sistema generará automáticamente la fecha en que se realizó la Resolución. En caso de seleccionar la acción ‘Anular’ el cursor se ubica automáticamente en el campo ‘Resol. Gral’ y trae diligenciado el campo ‘OK’, el cual indica que una resolución ya ha sido Generada para la solicitud de avance enlistado, y al desmarcar el Check Box, dará la orden de Anular la resolución asociada a la solicitud del avance enlistado. Cabe anotar que para Anular una resolución ya Autorizada, el usuario debe primero desautorizarla en la forma de Autorización de Desautorización de Resoluciones. Sí el documento presupuestal asociado a la solicitud marcada para generar la resolución, no ha sido autorizado, la resolución no podrá ser generada, ante lo cual el sistema genera el siguiente mensaje. (Ver imagen Anexa).
En la parte inferior se habilitan dos (2) botones, que cumplen las siguientes funciones: VER SOLICITUD: Permite desplegar la Forma de Solicitudes de Avances en modo de consulta. Permite confirmar o grabar la operación de autorizar las solicitudes marcadas o anular las resoluciones de las solicitudes de avances desmarcadas.
Confirmada la acción de grabar el sistema genera la respectiva alarma (Ver siguiente imagen) de sí confirma o no la grabación de la operación.
En caso de no estar seguro de las solicitudes marcadas o desmarcadas, seleccione la acción ‘Detener’ para hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando la acción ‘Continuar’ ante lo cual el sistema genera la siguiente alarma.
Sí la acción que se está autorizando corresponde al de ‘Anulación’ se generan las alarmas comentadas anteriormente, pero haciendo alusión al proceso de anulación.
3.5. AUTORIZACIÓN O DESAUTORIZACIÓN DE RESOLUCIONES.
Generalidad Funcional. Trámite mediante el cual se autoriza o desautoriza una resolución ya generada, bien sea para continuar con el proceso del avance (el registro presupuestal) o para detener el mismo, en el caso de Anular una Resolución ya Autorizada. A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la pantalla para la captura de la información:
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se desea hacer la autorización o desautorización de las resoluciones. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de Control Por Empresa del módulo de avances. Al marcar este campo seleccionará la opción de Autorizar, y por ende filtrará a la forma, las solicitudes de avances con sus resoluciones ya generadas. Al marcar este campo seleccionará la opción de Desautorizar, y por ende filtrará a la forma, las solicitudes de avances con sus resoluciones ya Autorizadas, con el fin de reversar la autorización de la Resolución hecha para la solicitud de Avance. Campo para filtrar las solicitudes con Resoluciones que han sido realizadas hasta la fecha a seleccionar en Formato (DD/MM/AAAA). Campo para filtrar Solicitudes de Avances según el tipo de operación solicitado (Viáticos / Compras).
I.T. Consultores Ltda. Autorizador:
Campo diligenciado automáticamente por el sistema, validando el usuario con el cual se realiza la operación de la tabla de Autorizadores de Avances alimentada por la forma de igual nombre en el menú de soporte de este módulo. En caso de que un usuario ingrese a la forma para autorizar o desautorizar y éste no se encuentre creado como autorizador; al definir el tipo de operación a generar, el sistema genera el siguiente mensaje:
De acuerdo a la acción que se haya seleccionado ‘Autorizar’ o ‘Desautorizar’ se enlistan en la forma las solicitudes de Avance con su respectiva Resolución detallando la siguiente información: Datos Solicitud: (número consecutivo de la solicitud de Avance, fecha de Solicitud y de autorización, Tipo de operación solicitada, persona responsable y su código auxiliar en el sistema y valor total solicitado en avance.) Datos Resolución: (Número consecutivo del sistema para la Resolución, Fecha de registro de la Resolución, Número asignado por la entidad a la Resolución como Res. Gral). Fec.Res La fecha de Autorización de la Resolución, es generada automáticamente por el sistema al registrar la operación de grabar las autorizaciones y es traída por el sistema cuando la operación seleccionada es desautorizar. Marque con el Mouse una a una las resoluciones por afectar, en el campo (OK). En la parte inferior de la pantalla se habilitan dos botones, los cuales tienen la siguiente función: VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Forma Solicitud de Avance en modo de consulta. GRABAR: Botón que permite grabar la operación de autorización o desautorización, de todas las resoluciones anteriormente marcadas. Confirmada la acción de grabar el sistema genera la respectiva alarma (Ver siguiente imagen) de sí confirma o no la grabación de la operación.
En caso de no estar seguro de las resoluciones marcadas, seleccione la acción ‘Detener’ para hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando con la acción ‘Continuar’. En caso de que el usuario que ingrese a la forma para autorizar o desautorizar, y éste no se encuentre creado como autorizador; tan pronto se define el tipo de operación a generar, el sistema genera el siguiente mensaje:
Al confirmar la operación de Autorización, el proceso continúa en el módulo de Presupuesto, donde se genera el compromiso presupuestal, a cada una de las resoluciones generadas y autorizadas. Cada compromiso presupuestal sólo podrá validar o referenciar una resolución de avance para compra o para una comisión de viático. Los siguientes pasos o etapas hasta llegar a realizar el desembolso por el avance; como lo es la generación del compromiso Presupuestal, la liquidación y autorización de la orden de pago y el registro del egreso, se deben consultar en los manuales de los módulos de Presupuesto, Cuentas por Pagar y el Módulo de Tesorería, respectivamente.
3.6. MODIFICACIÓN DE RESOLUCIONES DE AVANCES.
Generalidad Funcional. La Forma de Modificación de Resoluciones de Avances, como su nombre lo indica, tiene la funcionalidad de registrar modificaciones para el Acto Administrativo, con la particularidad de que el arreglo no se realiza sobre el mismo documento, si no que se realiza en otro Acto Administrativo independiente relacionando la Resolución a la cual pertenece éste nuevo documento modificatorio.
Al ingresar a la forma, ésta se encuentra en modo de consulta y el cursor azul en el campo de Número de ID, donde el usuario debe seleccionar el número de identificación del Proceso de Avance que tiene una resolución ya generada y para la cual se requiere del Registro de Una Modificación. Como forma en modo de consulta, el usuario puede diligenciar cualquiera de los campos, ya sea solo el número de la resolución o simplemente la empresa que genera el proceso de Solicitud del avance, como recomendación se deben diligenciar campos que traigan de una sola vez la Resolución a Modificar. La forma trae el siguiente detalle del proceso: Empresa: Empresa generadora del Proceso de Solicitud del Avance. (NO modificable). Tipo de operación del avance Solicitado (Viáticos / compras). (NO modificable). Código de la Tabla de tarifas de viáticos seleccionada en la solicitud del Avance. (NO modificable). Persona o tercero quien realizó la solicitud de Avance. (NO modificable). Persona o tercero registrado en la solicitud de Avance, como responsable de la operación. (NO modificable). Número de la solicitud de Avance hecha y documento fuente de la Resolución a Modificar. (Informativo). Fecha en que se realizó la Solicitud de Avance del proceso consultado. (Informativo).
Solicitante: Responsable:
Número Solic:
Fecha Solic:
Número Res:
Número de la Resolución del Proceso de Solicitudes de Avances a Modificar. (Informativo). Estado en el que se encuentra el proceso de Solicitudes de Avances, en este campo y para ésta forma siempre debe venir Con Resolución. (Informativo). Área a la cual se encuentra adscrito el responsable de la Solicitud del Avance. (NO modificable). Descripción del objeto hecha de la solicitud del Avance. (NO modificable).
Bloque Beneficiarios. En este bloque el usuario puede efectuar los cambios que requiera de la Resolución, como por ejemplo el cambio de beneficiarios, fecha inicial y final, ciudades origen y destinos, etc. El único campo que no se puede modificar es el de Valor de la Resolución. (La frase: “NO altere el valor de la Resolución”, es para recordarle al usuario que los valores ($) en la resolución son INMODIFICABLES.) Identificación: Campo para relacionar cada uno de los terceros o beneficiarios. Podrá ser más de uno, de acuerdo a las necesidades del avance. En caso de que un mismo beneficiario tenga relacionado más de un concepto (Comisión y Tiquetes Aéreos), se deben incluir registros independientes por cada concepto. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de terceros o auxiliares del módulo de contabilidad. (Modificable). Campo diligenciado por el sistema, relacionando un código interno del sistema del auxiliar (traído de la tabla de auxiliares de contabilidad) por cada uno de los beneficiarios registrados (No Modificable). Campo para registrar los conceptos del avance (pasajes, hoteles, compras, etc) a relacionar por cada uno de los beneficiarios. (No Modificable). Si para el tipo de concepto seleccionado aplica la definición de una fecha de inicio por su parametrización en la forma de Conceptos de Avances, se registra en este campo la fecha en la que inicia la estadía de un funcionario si el concepto es Hoteles. (Modificable. Siempre y cuando los días Totales de la liquidación Original NO cambien). Campo donde se registra la última fecha para la que aplica el concepto seleccionado. Ejemplo: el último día de estancia en el Hotel. (Modificable. Siempre y cuando los días Totales de la liquidación Original NO cambien. Es importante aclarar que NO es posible cambiar los días totales de la liquidación original).
I.T. Consultores Ltda. Origen:
Por medio de este campo registra la ciudad de origen o de partida del solicitante de los viáticos. (Modificable). El usuario al registrar la ciudad origen, el sistema le desplegará la siguiente pantalla en la que debe registrar la ciudad Destino. La ciudad destino podrá ser más de una. (Modificable)
Campos diligenciados automáticamente por el sistema al registrar el usuario las fechas de inicio y Fin del concepto seleccionado. (NO pueden cambiar respecto de la resolución Original). La base salarial es diligenciada automáticamente por el sistema según la parametrización del cargo que tenga el beneficiario en la tabla de auxiliares y de la base definida por cargo en la forma de bases Saláriales Por Cargo. (No modificable). Valor total de la resolución de Avances. (No Modificable).
A continuación se describen los botones ubicados en la parte inferior de la pantalla: PROYECTO ASOCIADO:
Se activa y permite consultar el proyecto asociado a una Resolución de avances.
Se activa y permite consultar el Contrato asociado a una Resolución de avances.
VER MODIFICACIONES: Permite ver una relación de TODAS las Modificaciones realizadas a la resolución de Avances que se este trabajando ó se invoquen para su consulta. GRABAR: Permite salvar los cambios realizados a la Resolución de Avances.
I.T. Consultores Ltda. IMPRIMIR:
Permite la impresión del documento soporte de la Modificación de la resolución de Avances.
3.7. AUTORIZACIÓN MODIFICATORIAS.
Generalidad Funcional. Trámite mediante el cual se autoriza o desautoriza una Resolución Modificada, en esta forma solo se filtran los procesos con Resoluciones Modificadas para su aprobación o para la reversión de una Autorización hecha, mediante una desautorización. A continuación se detalla el contenido y operación de cada uno de los campos que posee la pantalla para la captura de la información:
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se genera el proceso de Solicitud de Avance y por ende la Resolución Modificada. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de Control Por Empresa del módulo de avances. Al marcar este campo seleccionará la opción de Autorizar, y por ende filtrará a la forma, las Resoluciones de avances Modificadas.
I.T. Consultores Ltda. Desautorizar:
Al marcar este campo seleccionará la opción de Desautorizar, y por ende filtrará a la forma, las Resoluciones de Avances Modificadas ya Autorizadas, con el fin de reversar la autorización de la Modificación. Campo para filtrar las solicitudes con Resoluciones Modificadas que han sido realizadas hasta la fecha a seleccionar en Formato (DD/MM/AAAA). Campo para filtrar Resoluciones de Avances Modificadas según el tipo de operación solicitado. (Viáticos / Compras). Campo diligenciado automáticamente por el sistema, validando el usuario con el cual se realiza la operación de la tabla de Autorizadores de Avances alimentada por la forma de igual nombre en el menú de soporte de este módulo. En caso de que un usuario ingrese a la forma para autorizar o desautorizar y éste no se encuentre creado como autorizador; al definir el tipo de operación a generar, el sistema genera el siguiente mensaje:
De acuerdo a la acción que se haya seleccionado ‘Autorizar’ o ‘Desautorizar’ se listan en la forma las solicitudes de Avance con su respectiva Resolución detallando la siguiente información: Datos Solicitud: (número consecutivo de la solicitud de Avance, fecha de Solicitud y de autorización, Tipo de operación solicitada, persona responsable y su código auxiliar en el sistema y valor total solicitado en avance.) Datos Resolución: (Número consecutivo del sistema para la Resolución Modificada, Fecha de registro de la Resolución Modificada, Número asignado por la entidad a la Resolución Modificada como Res. Gral). Fec. Autoriza: La fecha de Autorización de la Resolución Modificada, es generada automáticamente por el sistema al registrar la operación con su grabación de las autorizaciones. Es traída por el sistema cuando la operación seleccionada es desautorizar. Marque con el mouse las resoluciones modificadas por afectar, en el campo OK. En la parte inferior de la pantalla se habilitan 2 botones, con la siguiente función:
VER SOLICITUD: Botón que permite desplegar la Forma Solicitud de Avance en modo de consulta. GRABAR: Botón que permite grabar la operación de autorización o desautorización, de todas las Resoluciones Modificadas anteriormente marcadas. Confirmada la acción de grabar el sistema genera la respectiva alarma (Ver siguiente imagen) de sí confirma o no la grabación de la operación.
En caso de no estar seguro de las Resoluciones modificadas marcadas, seleccione la acción ‘Detener’ para hacer las debidas correcciones, de lo contrario confirme el proceso seleccionando con la acción ‘Continuar’. En caso de que el usuario que ingrese a la forma para autorizar o desautorizar, y éste no se encuentre creado como autorizador; tan pronto se define el tipo de operación a generar, el sistema genera el siguiente mensaje:
Al confirmar la operación de Autorización, el proceso continúa en el módulo de presupuesto, donde se genera el compromiso presupuestal, a cada una de las resoluciones generadas y autorizadas.
3.8. IMPRESIÓN DE LA RESOLUCIÓN.
Es la forma que permite adicionar ciertos datos (Objeto, Considerando, Parágrafos y Artículos Adicionales) a la resolución de avances ya generada, para luego ser impresa y validarse como documento soporte en los posteriores procesos del avance. Veamos la operación de la forma: Empresa: Campo para seleccionar la empresa generadora de la Resolución que se desea imprimir. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de control del módulo de avances. Campo para filtrar las Resoluciones que han sido realizadas hasta la fecha a seleccionar, en Formato (DD/MM/AAAA).
Confirmada la fecha para traer las resoluciones a imprimir se diligencia el bloque ‘Datos Resolución’ en el cual se visualizan los datos del número de solicitud de Avance, fecha de autorización de la solicitud del Avance, nit y Nombre del responsable, valor solicitado y el campo ‘OK’ para marcar las resoluciones asociadas a éstas solicitudes para su impresión. El usuario debe completar la Resolución diligenciando los siguientes campos para imprimirlo: Objeto General de la Resolución: Bloque descriptivo, en el cual se pueden registrar todas las observaciones necesarias para detallar el objeto del avance. Considerando: Bloque descriptivo, en el cual se pueden registrar todas las observaciones necesarias para detallar el considerando del avance. PARAGRAFOS: Botón que activa bloque para registrar el consecutivo y detalle de los parágrafos de la resolución.
ARTICULOS: Botón que activa bloque para registrar el código y el detalle de los artículos adicionales de la resolución. Tenga en cuenta que por estándar, la resolución, siempre genera dos artículos de forma automática.
CIUDAD DESTINO: Campo que se activa cuando en la solicitud del avance se ha detallado la ciudad o ciudades destino, que relaciona la comisión.
GRABAR: Botón que permite almacenar todos los datos adicionales (Objeto, Considerando, Parágrafos y Artículos adicionales) que han sido insertados en el proceso de la impresión de la resolución.
Artículo 1 y 2: Estos artículos forman parte integral de la estructura del reporte solicitado por la Universidad Nacional; así que el usuario SOLO podrá anexar y/o modificar articulados posteriores a estos dos (2). IMPRIMIR: Botón que permite hacer el llamado del reporte de todas las resoluciones que han sido marcadas. El botón sólo se activa, hasta que se haya marcado el campo ‘Ok’ del bloque ‘Datos Resolución’.
3.9. REINTEGROS DE AVANCES.
Cumplida la comisión del viático o realizadas las compras de los bienes y servicios, objetos del avance, se debe cumplir un siguiente paso, correspondiente al reembolso de los dineros sobrantes o de aquellos dineros no girados a cada uno de los proveedores, representados en los impuestos retenidos, por parte del responsable del respectivo avance. El recaudo de los reintegros se puede hacer por dos formas diferentes, las cuales se detallan a continuación. a. Desde la forma operativa de reintegros por el módulo de tesorería Ruta Acceso: (TESORERIA / OPERATIVO / MOVIMIENTO / REINTEGROS)
Campo para seleccionar la empresa sobre la que se desea hacer el reintegro de los dineros. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de control del módulo de tesorería. Campo diligenciado por el sistema, relacionando el código de la ciudad a la cual pertenece la empresa, según la tabla de creación de empresas
del módulo de contabilidad. Es informativo, sin afectar la operación del reintegro. Fecha: Campo diligenciado por el sistema, relacionando por defecto la fecha del sistema, la cual podrá ser modificada por el usuario de acuerdo a las necesidades propias del reintegro y por ende a las validaciones contables en cuanto los períodos cerrados. La fecha registrada, será la que aplique para todos los efectos contables, presupuestales y tributarios del reintegro. Campo para relacionar el tipo de comprobante contable genérico en el cual se relaciona el efecto contable del reintegro. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de tipos de comprobante por forma, del módulo de tesorería. Campo para relacionar el tipo de comprobante contable específico en el cual se relaciona el efecto contable del reintegro. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de tipos de comprobante por forma, del módulo de tesorería.
Tipo Gen.:
Tipo Esp.:
Diligenciados los campos anteriores, el cursor se ubica en el bloque ‘Movimiento’ para continuar con el proceso del reintegro Tpmv: Campo para seleccionar el tipo de movimiento de tesorería para registrar el reintegro. Podrá ser listado con la tecla F9, validado de la tabla de parametrización de movimientos Vs comprobantes, del módulo de tesorería, siempre y cuando esté parametrizado para que referencie el módulo de avances.
Cuenta Bancaria o Caja:
Campo para relacionar la cuenta bancaria en la cual se ingresan los valores reintegrados. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de entidades bancarias del módulo de tesorería. Campo en el cual se diligencia el detalle u observación del reintegro. Campo para relacionar el beneficiario (responsable de la resolución) o tercero que está efectuando el reintegro. Campo para relacionar el valor a reintegrar.
Descripción: Beneficiario:
Confirmados los anteriores campos, se activa forma especial que permite identificar la resolución base del reintegro. Veamos el diligenciamiento de la forma:
Campo para relacionar el número de la resolución sobre la cual se hace el reintegro. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de resoluciones que correspondan al tercero o beneficiario que está efectuando la consignación.
Confirmado el número de la resolución, el sistema relaciona ciertos datos básicos de la misma (Número de avance, fecha de la solicitud, estado, valor del avance y valor a reintegrar), ubicando el cursor en el campo ‘Valor Impuesto’. Valor Impuesto: Campo de validación, que permite identificar, (Marcar con mouse) sí del total del valor a reintegrar, existe algún monto que corresponda a impuestos.
En caso afirmativo, el cursor solicitará el valor de impuestos a reintegrar, (capturado por el usuario) de lo contrario se ubica en el bloque siguiente, en el cual se detallará el efecto presupuestal y contable del reintegro. Valor Reintegro: Campo para identificar cada uno de los valores que se devuelven o reintegran presupuestalmente. El valor a reintegrar presupuestalmente, será la diferencia entre el valor total del reintegro menos el valor a reintegrar por impuestos.
Tenga en cuenta que los datos presupuestales relacionados en el bloque (Área, Imputación, Recurso y Valor) son validados del documento en que se registró el compromiso presupuestal. El efecto presupuestal a generar, en cuanto tipo de documento y movimiento presupuestal, será validado de la parametrización hecha en la tabla de tipos de movimiento de tesorería,
según los campos ‘Gdoc’ (Genera Documento de Presupuesto), ‘Gmov’ (Genera Movimiento Presupuestal). Confirmados los valores presupuestales a reintegrar, el cursor se ubica en el bloque ‘Reintegros Cptos’, para diligenciar el reintegro contable. Veamos: Cpto: Campo para seleccionar el concepto contable en el cual se hace el reintegro. Podrá ser listado con la tecla F9, validado exclusivamente de los conceptos por los que fue liquidada la orden de pago, soporte de la resolución a reintegrar. Campo para relacionar el valor a reintegrar por cada concepto contable. El valor a reintegrar contablemente, será la diferencia entre el valor total del reintegro menos el valor a reintegrar por impuestos.
Confirmados los valores contables por reintegrar, oprima el botón ‘GRABAR’ el cual almacena los valores contables y presupuestales del reintegro. Acto seguido oprima el botón ‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal del reintegro por sí desea ingresar información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima el botón ‘PROCESAR’ generando alarma de confirmación de la generación del comprobante de tesorería. Sí desea hacer alguna corrección, a los datos consignados oprima el botón ‘DETENER’ del bloque de alarma, de lo contrario, oprima el botón ‘CONTINUAR’ permitiendo así generar el comprobante del reintegro. En la parte inferior se activan los botones ‘Comprobante’ y ‘Presupuesto’ los cuales permiten hacer el llamado a las consultas del comprobante contable y documento presupuestal generados, respectivamente. El botón ‘Imprimir’ permite hacer el llamado al reporte estándar del recibo de caja generado. Tenga en cuenta que la contabilidad generada, está dada por la entidad bancaria en la cual se ingresa el reintegro, los conceptos contables reintegrados (tomados de la parametrización de conceptos de liquidación, del módulo de Cuentas por Pagar) y la cuenta temporal de impuestos (sí aplica) asociada al tipo de movimiento de tesorería con el cual se ha identificado el reintegro, parametrizada en la forma de comprobantes Vs. movimientos, del módulo de tesorería.
Desde la forma operativa de recibos de caja por el módulo de recaudos
Ruta Acceso: (RECAUDOS / OPERATIVO / MOVIMIENTOS) Empresa: Campo para relacionar la empresa recaudadora. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de la tabla de control de empresas, del módulo de recaudos. Campo diligenciado por el sistema, indicando el código de la caja recaudadora. Está directamente relacionada al usuario / cajero, autorizado para operar la caja.
I.T. Consultores Ltda. Empr. Dest:
Campo para relacionar la empresa beneficiara del recaudo. El campo podrá ser nulo, en caso de que el reintegro de avance, corresponda a la misma empresa recaudadora. Caso contrario, capture el código de la empresa, dueña del avance por reintegrar. Campo para relacionar el tercero que efectúa la consignación. Tratándose de un reintegro, el tercero debe ser el titular o responsable de la resolución de avance a reintegrar. Campo diligenciado por el sistema, indicando la fecha en que se efectúa la consignación del recaudo. Campo descriptivo, para relacionar el detalle u observaciones del reintegro. Campo para relacionar el concepto de recaudo. Tratándose de reintegros de avances, el concepto a recaudar debe estar parametrizado para que afecte o valide información del módulo de avances (Ver creación de conceptos de recaudo). Podrá ser listado con la tecla F9,
validado de la tabla de conceptos de recaudo, asociados a la empresa beneficiaria del recaudo. Cen Costo: Campo diligenciado por el sistema, relacionando el centro de costo parametrizado al concepto a recaudar. Podrá ser modificado por el usuario, de acuerdo a las necesidades. Campo diligenciado por el sistema, relacionando el área de responsabilidad parametrizada al concepto a recaudar. Podrá ser modificada por el usuario, de acuerdo a las necesidades. Sólo aplica en las operaciones de recaudo, asociadas a conceptos que tengan un valor base. En el caso de reintegros, se asume que el Manual de Usuario Módulo de Avances – Sistema de Gestión Financiera
concepto de recaudo no tiene base definida, en cuyo caso, el sistema, diligencia el campo con cantidad ‘1’. Valor Unitario: Campo para relacionar el valor a reintegrar.
Confirmado el valor del recaudo, validando que el concepto a recaudar está parametrizado para relacionar información con avances, el sistema habilita el bloque del reintegro, en el cual se identifica la resolución por afectar. Tenga presente las siguientes observaciones: 1. Sí el concepto de recaudo tiene parametrizado un tipo de movimiento y documento presupuestal a generar, (Según la tabla de parametrizaciones de los conceptos de recaudo) el sistema deduce que el reintegro tiene efecto presupuestal y contable y por ende el bloque que activa corresponde a la imagen siguiente, en la cual además de relacionar la resolución se detallan los valores presupuestales y contables a reintegrar. Resolución: Campo para relacionar la resolución sobre la que se realiza el reintegro. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de las resoluciones asociadas al tercero que efectúa la consignación. Campo para identificar cada uno de los valores que se devuelven o reintegran presupuestalmente.
Valor Reintegro:
Tenga en cuenta que los datos presupuestales relacionados en el bloque (Área, Imputación, Recurso y Valor) son validados del documento en que se registró el compromiso presupuestal. El efecto presupuestal a generar, en cuanto tipo de documento y movimiento presupuestal, será validado de la tabla de parametrización de conceptos de recaudo, según los campos ‘TMP’ (Tipo de Movimiento Presupuestal) y ‘TDP’ (Tipo de Documento de Presupuesto). Confirmados los valores presupuestales a reintegrar, el cursor se ubica en el bloque ‘Reintegros Cptos’, para diligenciar el reintegro contable. Veamos:
I.T. Consultores Ltda. Cpto:
Campo para seleccionar el concepto contable en el cual se hace el reintegro. Podrá ser listado con la tecla F9, validado exclusivamente de los conceptos por los que fue liquidada la orden de pago, soporte de la resolución a reintegrar Campo para relacionar el valor a reintegrar por cada concepto contable.
Confirmados los valores contables por reintegrar, oprima el botón ‘GRABAR’ el cual almacena temporalmente los valores contables y presupuestales del reintegro. Acto seguido oprima el botón ‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal de captura del recibo de caja, por sí desea ingresar información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima el botón ‘CONTINUAR’ para determinar la forma y los valores en que son recaudados los dineros objeto del reintegro. Sí el concepto de recaudo ‘NO’ tiene parametrizado un tipo de movimiento y documento presupuestal a generar, el sistema deduce, que el reintegro ‘NO’ tiene efecto presupuestal, entendiendo que el reintegro, corresponde exclusivamente a impuestos retenidos y por ende el bloque que activa corresponde a la imagen siguiente, en la cual simplemente, se identifica la resolución sobre la que se hace la devolución o reintegro de impuestos y por ende el valor a consignar. Resolución: Campo para relacionar la resolución sobre la que se realiza el reintegro. Podrá ser listada con la tecla F9, validada de las resoluciones asociadas al tercero que efectúa la consignación. Campo para relacionar el valor del reintegro por impuestos.
Confirmado el valor del reintegro, el cursor se ubica en el botón ‘GRABAR’ que al ser confirmado, almacena temporalmente el valor del reintegro. Acto seguido oprima el botón ‘RETORNAR’, activando nuevamente la pantalla principal de captura del recibo de caja, por sí desea ingresar información de nuevos reintegros, de lo contrario, oprima el botón ‘CONTINUAR’ para determinar la forma y los valores en que son recaudados los dineros objeto del reintegro. Tenga en cuenta que la contabilidad, sólo se produce hasta generar el proceso de cierre de la caja recaudadora y está dada por la caja recaudadora en la cual se ingresa el reintegro, los conceptos contables reintegrados (tomados de la parametrización de conceptos de liquidación, del módulo de Cuentas por Pagar) y la cuenta temporal de impuestos (sí aplica) asociada al concepto de recaudo con que se ha identificado el reintegro por impuestos validada en la forma de parametrización de conceptos.
3.10. LEGALIZACION CONTABLE.
Generalidad Funcional. Mediante esta opción se realiza la legalización contable del avance ya pagado, es decir a esta forma se filtrarán solo los avances a los cuales se les haya generado y autorizado la orden de pago en el módulo de cuentas por pagar, además de haber sido cancelado por el módulo de Tesorería. Esta Legalización Contable del Avance se realiza de acuerdo al proceso de causación contable utilizado por la entidad (Afectar la cuenta de anticipos), amortizando la cuenta por cobrar Vs. la causación del gasto / costo / inversión y los impuestos debidamente
retenidos. La legalización contable, simultáneamente generará la afectación tributaria, en caso de ser requerido por la entidad. Para la legalización del Avance, no deben existir cuentas pendientes, es decir, si el dinero no se gastó en su totalidad, antes de legalizar el avance, deben realizarse los pertinentes reintegros como se explicó anteriormente. Es importante enunciar que siempre que existan reintegros de los avances, la legalización debe realizarse en esta Mediante una Legalización contable.
Al entrar a la forma el usuario debe llamar el proceso de Avance para el cual requiere hacer la legalización, diligenciando los siguientes campos: Empresa: Campo para digitar la empresa a la que corresponde el avance a legalizar. La empresa podrá ser listada utilizando la tecla F9. Digite la fecha de la legalización. Esta fecha corresponde a la fecha en que quedará registrado el comprobante contable soporte de la legalización. Seleccione con F9 o digite el número de la cédula del responsable de todo el Proceso de Avance desde la solicitud, es decir, la persona en cabeza de quien se relacionó todo el efecto contable y presupuestal del avance, quien será el mismo para la legalización. Marque este campo si el valor a legalizar es superior al saldo. Digite el número de la Resolución soporte del avance a legalizar.
Fecha legalización:
Legaliza más del Saldo: Resolución:
Con la anterior información registrada el sistema diligenciará la siguiente información del Proceso del avance filtrado. Nro. Avance: Fecha Avance: Tipo: Número de Solicitud de Avance. Fecha en la que se realizó la solicitud del Avance. Tipo de comprobante usado para la legalización de Avances; parametrizado en la forma de Control de Avances. Se asigna automáticamente por el sistema en este campo. En caso de formalizarse la legalización, el sistema generará un número de comprobante contable en el tipo de comprobante del campo anterior y este será mostrado aquí. Vigencia de la orden de pago generada, en formato (AAAA/MM). Número de la orden de pago, que se realizó para el avance. Valor Neto de la Orden de Pago. Valor Bruto por el cual se realiza en avance, mediante la orden de pago. Fecha en que se pagó el avance a los Beneficiarios, Información validada del módulo de tesorería. Valor por el que se hizo la solicitud del avance. Valor del reintegro de dinero que se hicieron por parte del avance no ejecutado. Valor que es calculado automáticamente por el sistema teniendo en cuenta el dinero desembolsado, los impuestos y los reintegros realizados. Para Validarlo con los valores de las facturas que se relacionan en el siguiente bloque.
Vigen.ORPA: Nro ORPA: Vr Neto: Vlr Bruto:
Vlr. Avance: Reintegros:
Saldo a legalizar:
Bloque Facturas. Mediante este bloque se relacionan las facturas soporte de los gastos de compra o de adquisición de un bien o servicio por el cual se haya ejecutado el Avance. Indique si esta legalización maneja facturas Si se maneja facturas el cursor se posicionará en el campo Tercero o Acreedor, donde se debe registrar el Nit del tercero a quien se le realizó la adquisición, prefijo – número (hju1245), fecha y valor de la factura correspondiente a cada uno de los proveedores, a quienes se les compro el bien, o quienes prestaron el servicio.
Bloque Conceptos En este Bloque se indica la contabilización que se debe ejecutar para la legalización y último trámite del Avance.
Dependiendo de la contabilidad que se requiere generar se selecciona el tipo de concepto a aplicar. Existen estas tres opciones: gastos (G), costo (K) o activo (A). Seleccione con F9 el tipo de concepto a contabilizar dependiendo de la factura y el proveedor asociado en la parte superior (Facturas). Al seleccionar este concepto el sistema relacionará en el campo Cta. Mayor la cuenta contable que corresponde según el tipo de concepto asociado en el campo Tp. Seleccione con F9 el centro de costo correspondiente. Los centros de costos que aparecen en este campo son todos los correspondientes a la estructura de centros de costos que se haya parametrizado en la estructura asociada a la empresa según la ruta Contabilidad/Soporte/Empresas. Este valor lo trae por defecto dependiendo del valor de la factura asociado en la parte superior. Este valor lo calcula el sistema teniendo en cuenta lo asociado en el campo valor y valor iva de bloque anterior denominado Facturas. Si tiene descuentos tributarios, se debe seleccionar en éste campo la letra (S) para manejar un detalle adicional, en la siguiente pantalla. Los datos registrados en esta pantalla alimentan los reportes de tributarios que se imprimen por el módulo de Contabilidad.
En la anterior tabla de acuerdo al tipo de retención a que pertenezca el proveedor y al valor base de la factura el sistema guiará sobre los impuestos a liquidar. En ellos se asigna el concepto de liquidación que trae asociado un porcentaje de retención, que calcula respecto al valor base el valor de las retenciones. Después de asociar las facturas y conceptos correspondientes se oprime el botón PROCESAR, que despliega el siguiente mensaje:
3.11. LEGALIZACIÓN AVANCES
Esta opción permite legalizar los avances para comisiones de viáticos que se hayan realizado por el sistema y que hayan afectado las cuentas contables del costo, gasto o inversión contra la cuenta de Anticipos por Cobrar; esto en el momento de la causación del avance; es decir en la realización de la Orden de Pago (Módulo Cuentas por Pagar). La operación de Legalización Contable y de Avances es excluyente una de la otra, y por parametrización del tipo de operación del avance, se determina cual aplica. Así el sistema valida el tipo de operación con que fue realizado el avance para que NO obligue a la legalización contable del avance (campo Legava de la forma Avmstpop a la cual se puede llegar siguiendo la ruta Avances/Soporte/Tipos de operación). Es preciso aclarar que la legalización de Avances, solo se debe realizar para avances realizados por viáticos a las personas que realizan un viaje para sus gastos de manutención fuera de su ciudad, por lo tanto con esta operación no se genera ningún movimiento contable ni de presupuesto, pues para éste tipo de operación de Avances ya han sido generados, es solo a modo de control de los viáticos ejecutados a los beneficiarios.
Se parte del principio de que solo se podrán legalizar avances que hayan sido girados previamente; y se deberá diligenciar la siguiente información:
Campo para digitar la empresa a la que corresponde el avance a legalizar. La empresa podrá ser listada utilizando la tecla F9.
Solicitudes Generadas al: Campo para indicar la fecha límite hasta la cual revisar los avances que no hayan sido legalizados. Para indicar esta fecha se debe digitar la fecha siguiendo el formato DD-MM-AAAA.
Una vez seleccionada la empresa y la fecha filtro, el sistema enlista las Resoluciones de Avances de Viáticos pendientes por legalizar. OK: Marque una de las resoluciones de avance a legalizar con el Mouse sobre el campo denominado OK. Al realizar la selección el sistema despliega la siguiente pantalla (Detalle de legalizaciones): Pantalla Detalle de Legalizaciones En esta pantalla el sistema enlistará los beneficiarios que recibieron un dinero por concepto de Viáticos, y por cada uno de ellos los conceptos de gasto, los días y las noches de su estancia y las ciudades visitadas; para los cuales se deben completar la siguiente información:
Oficio: Fec. Inic:
Número del oficio mediante el cual se acuerda legalizar los avances. Se digita la fecha inicial del periodo que se esta legalizando, entendiendo el periodo como los días que se encontraron por fuera de la ciudad los beneficiarios, el sistema validará que la fecha no sea menor a la fecha de la solicitud del avance. Se digita la fecha Final del periodo que se esta legalizando, el sistema validará que la diferencia en días entre la fecha inicial y la fecha final no sea mayor a la cantidad de días que se encuentran reportados en el avance.
Fec. Final:
Al digitar el botón Retornar el sistema validará el manejo de fechas antes mencionado; en caso de no ser acordes enviará el siguiente mensaje:
Luego de corregidos las fechas respectivas el sistema volverá a la pantalla principal donde deberemos digitar el botón de GRABAR para finalizar la legalización del Avance, En este momento el sistema también validará que si existe un reintegro de Impuestos NO se soportará la legalización por esta opción, así que deberá realizarla por la forma Legalización Contable.
Si efectivamente la información es validada por el sistema y no genera ningún mensaje de error se procederá a solicitar al usuario una confirmación para dar por terminado el proceso de Legalización de Avances.
En caso de no estar seguro de Legalizar la resolución de avance marcada debe seleccionar la opción ‘Detener’, de lo contrario confirme el proceso seleccionando la acción ‘Continuar’. VER SOLICITUD: Este botón que se encuentre en la parte inferior de la pantalla permite hacer el llamado a la consulta de Resolución del Avance.
DETALLE: Este botón llevará a la ventana descrita anteriormente donde podemos detallar el número del oficio de legalización y las fechas de legalización inicial y final del avance.
3.12. ANULACION DE LEGALIZACIONES
Mediante este trámite, el sistema soporta la anulación de las Legalizaciones Contables y de Avances tramitadas, reversando los asientos contables ejecutados.
La anulación se realiza diligenciando los siguientes campos: Empresa: Seleccione con F9 o digite el código correspondiente a la empresa a la que Pertenezca legalización del Avance a anular. Digite la fecha a la que se han realizado las Legalizaciones a Anular, utilizando el formato DD-MM-AAAA.
Responsable: Digite el número de cédula correspondiente al tercero o beneficiario responsable del avance. Si no conoce el número de cédula lo puede seleccionar haciendo un llamado a la forma de Auxiliares con F9, luego limpie la pantalla con F7 y digite el nombre del responsable entre signos porcentajes sobre el campo descripción; ejemplo %SUAREZ%PATRICIA%., y después digite la tecla F8 para que se realice la búsqueda. Resolución: Seleccione con F9 la resolución correspondiente a la legalización. El sistema filtrará todas las Resoluciones con legalizaciones hechas a la fecha digitada anteriormente, y que correspondan al tercero o beneficiario digitado en el campo anterior. Al avanzar luego de diligenciar los anteriores campos, el sistema tramitará automáticamente los campos correspondientes a los bloques Datos de la Solicitud de Avance y Datos de la Legalización. En el Bloque datos de la solicitud de avance se describen los campos número de la solicitud, Fecha de la Solicitud, Número de Avance Generado y su valor del Avance. A su derecha se encuentra el botón Ver solicitud, el cual despliega la forma de la Solicitud asociada a la resolución seleccionada. En el bloque datos de la Legalización, el sistema describe los campos de Tipo de Comprobante contable, Periodo en el que se generó, Número consecutivo del Comprobante y el número de la Legalización. A su derecha los siguientes dos botones:
VER CONTABILIDAD: Botón que presenta la información contable correspondiente a la legalización. VER LEGALIZACIÓN: Botón que presenta la información correspondiente a los conceptos contables asociados, descuentos tributarios, terceros y facturas asociadas a la legalización.
Después de verificar la información se procede a ANULAR, oprimiendo el botón de este mismo nombre. Al oprimir éste botón, el sistema mostrará mediante la siguiente forma, el comprobante General y Específico donde quedará registrada la anulación y en ésta misma el usuario debe diligenciar los campos de:
Fecha de Anulación: La fecha que se digita en este campo será la fecha en que quedará registrada la anulación del comprobante contable de la legalización; el sistema verifica que la fecha digitada no corresponda a un período contable ya cerrado. Para la fecha siga el formato DD-MM-AAAA. Observación: El usuario debe detallar el porque de la realización de la anulación. Este comprobante es asignado en la parametrización en el módulo de Contabilidad para ello siga la siguiente ruta Contabilidad/Soporte/Comprobantes/Definir comprobantes.
Al diligenciar estos dos campos se debe oprimir el botón Procesar, y con esta operación el sistema procesará la reversión contable pertinente a la anulación de la legalización.
Después de procesar la anulación en la parte inferior de la pantalla denominada Comprobante de Anulación se diligenciarán los datos del tipo de comprobante de anulación, número de comprobante, período, fecha de anulación y la observación anteriormente registrada. Si se requiere detallar el comprobante contable generado en la anulación se puede acceder el icono VER CONTABILIDAD localizado en la parte inferior derecha de la pantalla. Si necesita realizar otra anulación oprima el botón NUEVA ANULACIÓN, de lo contrario seleccione el botón TERMINAR/SALIR.
En este menú se encuentran todas las consultas que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos realizados en el día a día en el módulo de avances.
3.13. 4.1
SOLICITUD DE AVANCE.
Por medio de esta pantalla se podrá detallar minuciosamente todo lo correspondiente a las solicitudes de avances.
Para acceder a esta pantalla se puede digitar cualquiera de los siguientes campos: empresa, tipos de operación, tarifa, solicitante, responsable, fecha de solicitud, área o estado de la solicitud; después de digitarlos para llevar a cabo la consulta se debe necesariamente confirmar la acción de búsqueda anterior, digitando la tecla F8. En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que se interrelacionen. Por ejemplo si se requiere conocer todas las consultas de solicitudes de avance de la empresa 1 que se encuentren Con Resolución se digita sobre los siguientes campos: • • Empresa: Digite el código que identifica a la empresa, este campo se puede listar con la tecla F9. Estado: En este campo se puede seleccionar el estado de la solicitud de avance; en este caso se debe seleccionar Con Resolución. Los posibles estados de las solicitudes de avance son los siguientes: Grabada, autorizada, con disponibilidad presupuestal, con resolución y anulada.
Si lo que se quiere es identificar todas las solicitudes de avances en todas las empresas cuyo responsable sea determinado beneficiario, por ejemplo: PEDRO PEREZ, solamente digite sobre el siguiente campo: • Responsable: Digite el número de cédula del tercero o beneficiario responsable. Si no conoce el número de cédula lo puede seleccionar haciendo un llamado a la forma de Auxiliares con F9, luego limpie la pantalla con F7 y digita el nombre del responsable
entre signos porcentajes sobre el campo descripción; ejemplo %PEREZ%PEDRO%., y después digite la tecla F8 para que se realice la búsqueda. En la parte inferior de la pantalla aparecen los siguientes iconos: PROYECTO ASOCIADO: Sólo se activará si el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un proyecto. Por medio de este icono podrá visualizar el detalle de los datos del proyecto. CONTRATO ASOCIADO: Sólo se activará si el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un contrato. Por medio de este icono se podrá visualizar los datos del contrato relacionado.
Campo que se activa cuando en la solicitud del avance se ha detallado la ciudad o ciudades destino, que se relacionan en la comisión.
En esta consulta se puede ver el cubrimiento total; detalla todos los pasos o etapas que se cumplieron o se han cumplido en el proceso de ejecución de un Avance; es decir, detalla si ya se realizó la solicitud de avance, si esa solicitud ya fue autorizada, si ya tiene asociado una disponibilidad, presenta también el estado en el que se encuentra el documento presupuestal, se puede observar si ya se generó la resolución, se puede detallar el documento presupuestal asociado a esta resolución; etc.
Para acceder a esta consulta basta digitar la información sobre alguno de los siguientes campos: empresa, tipos de operación, solicitante, responsable, fecha de solicitud, área o estado de la solicitud; después de digitarlos para llevar a cabo la consulta se debe necesariamente confirmar la acción de búsqueda anterior digitando la tecla F8. En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que se interrelacionen, se trabaja igualmente con el esquema de la consulta de solicitudes. En la parte inferior de esta pantalla se presentan los siguientes iconos: PROYECTO ASOCIADO: Sólo se activará si el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un proyecto. Por medio de este icono podrá visualizar el detalle de los datos del proyecto. CONTRATO ASOCIADO: Sólo se activará si el tipo de operación que identifica el avance ha requerido la identificación de un contrato. Por medio de este icono se podrá visualizar los datos del contrato relacionado.
ORDEN DE PAGO: Sólo se activará este icono si ya ha sido causada desde el módulo de Cuentas por Pagar la obligación o compromiso que asocie un avance. PRESUPUESTO: registros presupuestales respectivamente. Presenta detalladamente las disponibilidades y compromisos o asociados a las solicitudes y resoluciones de avances
LEGALIZACIÓN: Presenta la legalización del avance realizado. Si se efectuó legalización contable muestra al detalle las facturas, proveedores y los conceptos contables y tributarios asociados a esta; de lo contrario estos datos aparecerán en blanco. REINTEGRO: Cuando el dinero del avance no haya sido utilizado en su totalidad se debe reintegrar, esta operación se realiza desde el módulo de Tesorería, y se podrá detallar el efecto presupuestal y contable generado. TESORERIA: registro del avance. Presenta el detalle del comprobante de egreso realizado para el
LEGALIZACIÓN CONTABLE DE AVANCES.
Mediante esta forma el usuario puede consultar una a una y en detalle, todas las legalizaciones hechas hasta la fecha. El detalle descrito por la forma, consiste principalmente en los valores de solicitud de avance, de reintegros si hubo, y el saldo legalizado según las facturas relacionadas, además de los conceptos contables ejecutados con la operación, los descuentos tributarios y el comprobante contable generado con la legalización.
El usuario puede filtrar la consulta desde uno o varios de los siguientes campos:
Empresa: Fecha legalización: Responsable: Campo para digitar la empresa a la que corresponde el avance a legalizar. La empresa podrá ser listada utilizando la tecla F9. Digite la fecha en la que se realizó la legalización. Seleccione con F9 o digite el número de la cédula del responsable de todo el Proceso de Avance desde la solicitud, es decir, la persona en cabeza de quien se relacionó todo el efecto contable y presupuestal del avance, quien será el mismo para la legalización. Digite el número de la Resolución soporte del avance legalizado. Número de Solicitud de Avance soporte o fuente de la Resolución. Fecha en la que se realizó la solicitud del Avance. Vigencia de la orden de pago generada, en formato (AAAA/MM). Número de la orden de pago, que se realizó para el avance. Valor Neto de la Orden de Pago. Valor Bruto por el cual se realiza en avance, mediante la orden de pago Fecha en que se pagó el avance a los Beneficiarios. Valor por el que se hizo la solicitud del avance. Valor del reintegro de dinero que se hicieron por parte del avance no ejecutado. Valor por el cual se legalizó el avance.
Resolución: Nro. Avance: Fecha Avance: Vigen.Orpac: Nro ORPA: Vr Neto: Vlr Bruto: Fecha Pago.: Vlr. Avance: Reintegros.: Saldo a legalizar: Bloque Facturas
Mediante este bloque se relacionan las facturas soporte de los gastos de compra o de adquisición de un bien o servicio por el cual se haya ejecutado el Avance.
Bloque Conceptos En este Bloque se muestra el tipo de concepto, la cuenta Mayor y el centro de costo afectado en la contabilización que se ejecutó para la legalización del Avance. Además de los valores por los cuales se realizaron.
Mediante el Botón Detalle Cpto, el sistema despliega la forma con los Impuestos pagados por el avance, con su respectivo porcentaje y valor.
Con el botón Comprobante, el sistema permite al usuario consultar al detalle el Comprobante Contable generado con la legalización, desplegando la forma de Consultas de Comprobantes del Módulo de Contabilidad.
LEGALIZACIÓN DE AVANCES.
Esta opción permite revisar todos los avances de comisiones de viáticos legalizados hasta la fecha, enlistando en esta forma las resoluciones con sus respectivos Responsables, valores y la fecha en la cual se legalizó.
El usuario debe entrar a la forma y seleccionar la empresa y la Fecha a consultar.
Campo para digitar la empresa que ha generado las legalizaciones de los avances a consultar.
Solicitudes Generadas al: Campo para indicar la fecha límite hasta la cual revisar los avances legalizados. Para indicar esta fecha se debe digitar la fecha siguiendo el siguiente formato DD-MM-AAAA. Una vez seleccionada la empresa y la fecha filtro, el sistema enlista las Resoluciones de Avances de viáticos Legalizados hasta la fecha seleccionada en el anterior bloque.
Botón Detalles
En esta pantalla el sistema enlistará los beneficiarios que recibieron un dinero por concepto de Viáticos, el valor total recibido y por cada uno de ellos los conceptos de gasto, los días y las noches de su estancia y las ciudades visitadas, el número del oficio con el cual se acordó legalizar el avance y el periodo que el beneficiario estuvo fuera de la ciudad laborando en nombre de la entidad.
Botón Ver Solicitud Este botón lleva al usuario a la consulta General de Avances.
4.5. REINTEGROS.
En esta forma podemos observar el efecto presupuestal generado de la captura del reintegro del avance desde el módulo de Tesorería o de Recaudos; al igual que el Comprobante de Ingreso asociado a ese reintegro. Si el avance no tiene efecto presupuestal solo aparecerá activo el icono del Comprobante de Ingreso.
Para acceder a esta pantalla se pueden digitar cualquiera de los siguientes datos: • Empresa: Código con el que se identifica la empresa. Se puede listar con F9.
I.T. Consultores Ltda. • • •
Resolución: Campo para relacionar el número de la resolución sobre la cual se realizó el reintegro. Nro Avance: Campo para relacionar el número del avance sobre el cual se realiza el reintegro. Fec.Reintegro: Si se conoce la fecha exacta del reintegro se puede digitar siguiendo el formato DD-MM-AAAA. Para realizar la búsqueda de los diferentes reintegros ejecutados durante todo un mes por ejemplo en Marzo, se puede hacer de la siguiente forma se digita %/03/2003, y el sistema filtrará todos los correspondientes al mes de Marzo.
Después de digitar cualquiera de los datos anteriormente descritos para llevar a cabo la consulta se debe necesariamente confirmar la acción de búsqueda anterior, digitando la tecla F8. En esta pantalla se pueden hacer todas las consultas necesarias combinando los campos que se interrelacionen y se conozcan. COMPROBANTE DE INGRESO: Permite hacer el llamado al Comprobante de Ingreso generado en el momento de realizar el reintegro bien sea desde el Módulo de Tesorería o de Recaudos.
3.14. 4.6.
Esta consulta es muy práctica y en ella puedo observar el estado en el que se encuentra una solicitud de avance. Los posibles estados por los que puede pasar una solicitud son los siguientes: Grabada, Autorizada, Con Disponibilidad Presupuestal, con Resolución y Anulada.
En la parte inferior de la pantalla se puede observar la descripción de los siguientes campos correspondientes a la solicitud donde me encuentre posicionado el cursor: Nombre de la
empresa, Descripción de la Operación, Nombre del Solicitante, Identificación ó cédula del Solicitante, Nombre del Responsable, Identificación ó cédula del Responsable y Objeto del avance. PROYECTO ASOCIADO: Sólo se activará este icono si la solicitud consultada se realizó con un tipo de movimiento para el que fuera obligatorio el Proyecto. CONTRATO ASOCIADO: Sólo se activará este icono si la solicitud consultada se realizó con un tipo de movimiento para el que fuera obligatorio el contrato.
3.15. 5.1. FORMATOS DE DOCUMENTOS.
SOLICITUDES. En este reporte se puede observar el número de la solicitud de avance, valor, solicitante, área responsable, fecha de solicitud, código y descripción del proyecto asociado, tipo y número de contrato, observaciones de la solicitud. Además presentará el nombre, identificación y cargo de cada uno de los beneficiarios. Para generar este reporte se debe digitar la empresa, fecha (siguiendo el formato DD-MMAAAA) y número de la solicitud. LEGALIZACIONES. Ruta Acceso: (AVANCES / REPORTES / DOCUMENTOS/ LEGALIZACIONES) Este reporte presenta el número de legalización, fecha del comprobante contable donde se registró la legalización, identificación y descripción del responsable, número de avance y número de resolución. En el Detalle del avance aparece cédula y descripción del beneficiario del avance, concepto del avance (hospedaje, peaje, manutención, etc) y valor. Y en el Detalle Presupuestal de los Reintegros aparecerá solo si el avance tuvo reintegros; detallando el número del reintegro; el rubro presupuestal, área, recurso y valor afectado. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y el número de legalización.
DETALLE DE LEGALIZACIONES El sistema con éste reporte genera un documento donde se describe mediante un formato, la principal información de la Legalización por Beneficiario de los avances realizados. Es decir, si un avance contiene varios Beneficiarios, mediante éste reporte se individualiza la legalización que se generó del avance por cada uno de los beneficiarios y sus respectivos valores.
El sistema con éste reporte genera un documento donde se describe mediante un formato, la principal información de la Resolución Original de los avances realizados.
El sistema con éste reporte genera un documento donde se describe detalladamente la relación de modificaciones realizadas a una resolución de Avances, incluyendo la información original de la resolución.
LISTADO GENERAL DE SOLICITUDES Reporte que presentará de forma detallada en un rango de fechas la siguiente información, que corresponde a las solicitudes de avances realizadas: Fecha de Solicitud, Número de solicitud asignado por el sistema, Estado en el que se encuentra la solicitud (Grabada, Autorizada, Con Disponibilidad, Con Resolución o Anulada), Fecha de Autorización, Número de Resolución, Fecha de Resolución, Estado en el que se encuentra la Resolución (Generada, Aprobada, Con Compromiso Presupuestal, Liquidada, Pagada y Legalizada). Para generar este reporte se debe digitar la empresa y el rango de fecha que se va a revisar; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO SOLICITUDES PERIODO
Reporte que enlista las solicitudes de Avances que se han realizado en el sistema, organizadas por su fecha de realización en un periodo seleccionado (Desde Fecha Hasta Fecha). El presente reporte también filtra las solicitudes hechas por varias empresas y personas. Información del listado: Solicitante, Fecha en que se realizó la solicitud, Número consecutivo de la Solicitud, estado de la Solicitud de Avance, Fecha en que se autorizó, Número consecutivo de su Resolución (Si tiene), Estado en el que se encuentra la Resolución, Fecha de aprobación de la Resolución, tipo de operación para Avance y el valor por el cual se realizó la solicitud del Avance. Para generar este reporte se debe digitar desde la empresa y hasta la empresa de las que se deseen las solicitudes de Avances, desde y hasta las personas que las realizaron y el periodo en el que lo hicieron.(Desde Fecha hasta Fecha DD-MM-AAAA).
LISTADO DE SOLICITUDES GENERADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las solicitudes Generadas por el sistema Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE SOLICITUDES ANULADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las solicitudes Anuladas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE SOLICITUDES AUTORIZADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las solicitudes Autorizadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE RESOLUCIONES GENERADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las Resoluciones Generadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
I.T. Consultores Ltda. LISTADO DE RESOLUCIONES APROBADAS
Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las Resoluciones Aprobadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE RESOLUCIONES LIQUIDADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las Resoluciones Liquidadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE RESOLUCIONES PAGADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las Resoluciones Pagadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor. Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
LISTADO DE RESOLUCIONES LEGALIZADAS Reporte que presentará de forma detallada a determinada fecha la siguiente información de las Resoluciones Legalizadas. Fecha de la Solicitud, Número de la Solicitud, Tipo de Operación realizada (Viáticos o Compras), Nit o Cédula del Beneficiario de la Solicitud, Ciudad Origen, Ciudad Destino, Fecha Inicial, Fecha Final y Valor No. Egreso, Cheque, No. legalización, No. comprobante de legalización Para generar este reporte se debe digitar la empresa y la fecha hasta la cual se requiere la información; para esta fecha se debe seguir el formato DD-MM-AAAA.
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