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Timestamp: 2020-01-23 12:24:48+00:00

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Archivierung | Fachbeiträge, Kommentare & Arbeitshilfen | Haufe
Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung
Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben / 7.1 Verfahrensdokumentation
Gemäß Tz 10.1 der GoBD vom 28.11.2019 ist das betriebliche DV-System in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des DV-Verfahrensablaufs hat gerade im Taxigewerbe besondere Bedeutung. Daraus müssen sich nachvollziehbar alle Einzelschritte von der Datenerfassung im Taxa...mehr
Belege / 6.1 Belege müssen geordnet aufbewahrt werden
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. E...mehr
Belege / Zusammenfassung
Begriff Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden ...mehr
Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 8 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein. Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar. Die bisher bestehenden ...mehr
Steuer Check-up 2020 / 2.1.4 Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen
Die Finanzverwaltung hat das Recht, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Sie kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die ...mehr
§ 24 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention" fordert, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert wird. Dabei sind folgende Angaben zu erfassen, die die Erste-Hilfe-Leistung nachvollziehbar machen: Angaben zum Unfallereignis: Zeitpunkt, Ort (Unternehmensteil), Unfallhergang bzw. Hergang des Gesundheitsschadens und Art und Umfang von Verletzung oder Erkrankung. Angaben zur Erste-H...mehr
Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 4.1 Grundinformationen
Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebilde...mehr
Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 3.3.4 Sonstige Kosten
Die Archivierung und Aufbewahrung der relevanten (Geschäfts-) Unterlagen erfolgt vielfach durch Verstauen der Unterlagen in Ordner und/oder Kisten oder Verpacken und Lagern in einem (separaten) Archivraum. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung erfolgt in der Praxis auch vermehrt eine Archivierung in elektronischer Form. In die Rückstellungsberechnung sind auch die einmali...mehr
Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 3.3.3 Personalkosten
Die anteiligen Personalkosten, die im Zusammenhang mit der Archivierung und Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen entstehen, sind ebenfalls in die Rückstellungsberechnung mit einzubeziehen. Hierzu zählen z. B. der Personalaufwand für: Lagerverwaltung Hausmeister Reinigung Wachdienst Sicherung und Lesbarmachung der Datenbeständemehr
Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 1.4.1 Datenschutzrechtliche Einwilligung
Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie...mehr
Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsra...mehr
Umsatzsteuer in Portugal / 5.3 Aufbewahrung von Rechnungen
Die Steuerpflichtigen mit Sitz, fester Niederlassung oder Anschrift im Inland sind verpflichtet, ihre Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, einschließlich der Rechnungen, in einer Niederlassung oder Betriebsstätte in Portugal aufzubewahren, außer wenn die Archivierung mit elektronischen Mitteln erfolgt. Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die im Inland...mehr
Bertram/Brinkmann/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Komme ... / 3 Hinterlegung der Bilanz bei Kleinstkapitalgesellschaften (Abs. 2)
Rz. 24 Nach § 326 Abs. 2 HGB kann von KleinstKapG statt der üblichen Offenlegung (Bekanntmachung der Daten als jederzeit abrufbare Information im Internet durch den Betreiber des BAnz) alternativ eine Hinterlegung erfolgen. Bei einer Hinterlegung der Bilanz von KleinstKapG ist diese nur auf Antrag an das Unternehmensregister als kostenpflichtige elektronische Kopie (derzeit:...mehr
Bertram/Brinkmann/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Komme ... / 5 Verfügbarkeit und Lesbarmachung (Abs. 4 Satz 2)
Rz. 56 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 39 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 57 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr
Zusammenfassung Überblick Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO erfordern die Ausarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Löschung personenbezogener Daten. Die Formulierung eines Löschkonzepts ist eine komplexe und umfangreiche Aufgabe. Sie steht in der Praxis etlichen Problemen gegenüber: Neben der Auslegung unbestimmter Rechtsbegriffe stellen die Festlegung des End...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 1 Allgemeines
Die Umsetzung eines Löschkonzepts bietet einen vielseitigen Nutzen. Zunächst dient ein dokumentiertes Löschkonzept der Wahrung der Rechenschaftspflicht ("Accountability") über die Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Bestimmung von Löschfristen setzt eine Auseinandersetzung mit den Unternehmensprozessen voraus. Dies eröffnet die Möglichk...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 5 Regellöschfrist
Es ist zunächst für jede Datenart zu klären, für welchen Zeitraum sie in den Unternehmensprozessen notwendig ist. Der Zeitraum, in dem die Daten aufgrund ihrer Zweckbestimmung oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verfügbar sein müssen, nennt man Vorhaltefrist. Nach Ablauf der Vorhaltefrist müssen die Daten innerhalb einer datenschutzrechtlich vertretbaren Frist, die für ...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 9 Löschklassen
Durch die Verwendung von Standardlöschfristen und abstrakten Startzeitpunkten können differenzierte Löschregeln formuliert werden. Eine Kombination von Standardlöschfrist und abstraktem Startzeitpunkt bildet eine sogenannte Löschklasse. Alle Datenarten können den Löschklassen einfach und effizient zugeordnet werden. In einer Löschklasse werden alle Datenarten mit gleicher Lö...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / Zusammenfassung
Überblick Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO erfordern die Ausarbeitung und Umsetzung eines Konzepts zur Löschung personenbezogener Daten. Die Formulierung eines Löschkonzepts ist eine komplexe und umfangreiche Aufgabe. Sie steht in der Praxis etlichen Problemen gegenüber: Neben der Auslegung unbestimmter Rechtsbegriffe stellen die Festlegung des Endes von Prozesse...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 8 Abstrakte Startzeitpunkte
Auch die Startzeitpunkte sollten auf wenige abstrakte Kategorien begrenzt werden. So kommt beispielsweise der Zeitpunkt der Datenerhebung als Startzeitpunkt für die Löschfrist bei Mietinteressenten infrage. Auch das Ende eines Vertragsverhältnisses kann Startzeitpunkt sein. Bei Mietern wäre dies der Zeitpunkt der Beendigung des Mietverhältnisses und auf genossenschaftlicher ...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 6 Löschregeln
Das Löschkonzept soll eine systematische und planmäßige Löschung von Daten gewährleisten. Für jede Datenart muss eine datenschutzkonforme Löschregel formuliert werden. Löschregeln enthalten die Löschfrist, nach deren Ablauf die Daten gelöscht werden müssen und den Startzeitpunkt, ab dem die Löschfrist zu laufen beginnt.mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 3 "Löschen"
Die DSGVO definiert den Begriff "Löschen" nicht. Dem Grunde nach darf nach der Löschung keine Möglichkeit mehr bestehen, die Daten zu lesen oder zu rekonstruieren. Dies kann auf verschiedenen Wegen realisiert werden. So kann die Löschung durch das Überschreiben von Daten auf Datenträgern erreicht werden. Die Löschung kann auch durch die Vernichtung des kompletten Datenträgers...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 7 Standardlöschfristen
Bei der Formulierung von Löschregeln für einzelne Datenarten kann ein hoher Analyseaufwand entstehen. Um den Aufwand möglichst gering zu halten und die begrenzten Kapazitäten zu schonen, empfiehlt es sich, Standardlöschfristen festzulegen. Die Zahl der Standardlöschfristen sollte auf ein Minimum begrenzt werden. Dies trägt zur Verringerung der Komplexität des Löschkonzepts u...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 2 Löschverpflichtung
Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet worden sind, nicht mehr erforderlich sind. Eine Datenspeicherung ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO nur in einer Form zulässig, die eine Identifizierung des Betroffenen so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für welche die Daten v...mehr
Löschkonzepte und Archivierung von Daten / 10 Exkurs: Sicherungskopien und Archive
Bei der Betrachtung des Löschkonzepts muss eine klare Trennung von Sicherungskopien und Archiven erfolgen. Die Zwecke der Datenhaltung sind verschieden. Sicherungskopien Sicherungskopien ("Backup") dienen primär dem Schutz vor einem ungewollten Datenverlust. Aus den Sicherungskopien soll im Fall einer unbeabsichtigten Änderung oder Löschung der ursprüngliche Datensatz wiederhe...mehr
Datenschutz bei technischen Einrichtungen (Videoüberwach ... / 3.1 E-Mail
Sofern die private Nutzung erlaubt oder geduldet wird, war bisher strittig, ob neben dem BDSG a. F. zusätzlich das strengere Telekommunikationsgesetz (TKG) zu beachten ist. Die Aufsichtsbehörden vertreten hierzu die Auffassung, dass bei einer erlaubten Privatnutzung neben den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zusätzlich die Vorschriften des TKG bzw. das Telemediengesetz zu ...mehr
Dokumentationspflichten der Wohnungsunternehmen / 1.5 Löschungskonzept
Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO kann ein Betroffener die Löschung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten nur verlangen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder die Einwilligung zur Verarbeitung zurückgezogen wird. In der Regel erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten in Wohnungsunternehmen aufgrund einer rechtlichen Grundla...mehr
Beschäftigtendatenschutz / 2 Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Es steht in der Verantwortung des Wohnungsunternehmens, deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zugang zu diesen Daten dürfen nur Personen besitzen, die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren direkt beteiligt sind. Bereits bei der Erhebung von personenbezogenen Date...mehr
Zeitarbeit als Personalmanagementinstrument / 5.1.5 Werkverträge
Eine Alternative zum Einsatz von Fremdmitarbeitern über Zeitarbeit ist die Vergabe von komplexen Aufgaben, ganzen Bereichen und auch Abteilungen an externe Dienstleister im Rahmen von Werkverträgen. Hier erbringt der Dienstleister nicht nur die Arbeitsleistung mit seinen Mitarbeitern, er garantiert auch noch den Erfolg. Beispiele für Übertragung von Dienstleistungen an exter...mehr
Weilbach, GrEStG § 22a Ermächtigung
1 Stand der Vorbereitung einer Rechtsverordnung i. S. v. § 22a GrEStG Das Bundesministerium der Finanzen hat bisher noch keine Rechtsverordnung für die nähere Bestimmung eines Verfahrens zur elektronischen Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde im Sinne des § 18 GrEStG erlassen. Die elektronische Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde im Sinne ...mehr
Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden. Dabei gelten als Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax, elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdatei...mehr

References: § 24
 § 267
 § 26
 § 34
 Art. 15
 § 326
 § 257
 Art. 17
 Art. 5
 Art. 17
 § 22
 § 22
 § 18