Source: https://www.smartsteuer.de/online/lexikon/e/ehug-gesetz-ueber-das-elektronische-handelsregister-und-genossenschaftsregister-sowie-das-unternehmensregister/
Timestamp: 2020-07-06 05:16:12+00:00

Document:
EHUG, Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister ⇒ Lexikon des Steuerrechts | smartsteuer
EHUG, Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister
1 Rechtlicher Hintergrund der Gesetzesänderung
2 Verfahren der Offenlegung und betroffene Unternehmen
3 Umfang der Aufstellungs- und Offenlegungspflichten&sol;Ausblick BilMoG
4 Materielle Änderungen durch das EHUG
5 Möglichkeiten der Einsichtnahme und Kosten
6 Übergangsfristen
7 Kosten der Veröffentlichung
8 Gestaltungsmöglichkeiten
9 Konsequenzen bei Verstoß gegen die Offenlegungspflichten
10 Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxschreiben und E-Mails
11 Praxistipps für Steuerberater und Unternehmen
1. Rechtlicher Hintergrund der Gesetzesänderung
Am 1.1.2007 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (»EHUG«) in Kraft getreten. Aufgrund der europarechtlichen Vorgaben durch die Publizitätsrichtlinie 68/151/EWG (geändert durch Richtlinie 2003/58/EG) und durch die Transparenzrichtlinie 2004/109/EU war der deutsche Gesetzgeber verpflichtet, die Rahmenbedingungen für die Führung elektronischer Handelsregister und ein zentrales deutsches Unternehmensregister zu schaffen.
Durch das EHUG werden verschiedene Gesetze (HGB, EGHGB, GenG, FGG, Registerverordnungen, BörsZulVO, PublG, UmwG, AktG, GmbHG, VAG) geändert. Dabei betreffen die Gesetzesänderungen nicht nur die formelle Umstellung der Unternehmenspublizität auf elektronische Medien. Vielmehr sind damit auch wesentliche materielle Veränderungen hinsichtlich der Sanktionierung von Verstößen gegen die Offenlegungsvorschriften verbunden.
Die drei Regelungsschwerpunkte des EHUG sind:
die Umstellung des Handelsregisters auf den elektronischen Betrieb,
die Schaffung des elektronischen Unternehmensregisters,
die Neuregelung des Verfahrens und der Sanktionen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen.
Mit dem EHUG will der Gesetzgeber die Unternehmenspublizität entbürokratisieren sowie Eintragungen in das Handelsregister und den Zugriff auf Unternehmensdaten beschleunigen. Mit der Einrichtung eines zentralen Unternehmensregisters stehen nun alle wesentlichen Unternehmensdaten, die in verschiedenen Registern zu veröffentlichen sind, zentral gebündelt unter www.unternehmensregister.de zur Verfügung.
2. Verfahren der Offenlegung und betroffene Unternehmen
Durch die Einführung des EHUG ist der Umfang der Aufstellungs- und Offenlegungspflichten nicht verändert worden, ebenso wenig der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen. Geändert hat sich lediglich das Verfahren. Durch die Neuregelung entfällt hinsichtlich der Publizität die Abstufung zwischen kleinen und mittelgroßen Gesellschaften einerseits und großen Gesellschaften andererseits. Während kleine und mittelgroße Gesellschaften vor Einführung des EHUG lediglich im Bundesanzeiger bekannt zu machen hatten, bei welchem Handelsregister und unter welcher Nummer die Unterlagen eingereicht wurden, sind sie nunmehr hinsichtlich der Publizität insoweit großen Gesellschaften gleichgestellt.
Nach § 325 Abs. 1 HGB sind grundsätzlich alle → Kapitalgesellschaften zur Offenlegung ihrer Daten im elektronischen Bundesanzeiger verpflichtet. Ausgenommen sind lediglich Tochterunternehmen, sofern deren Ergebnisse im Konzernabschluss der Muttergesellschaft erfasst und veröffentlicht werden und auch die weiteren Voraussetzungen der §§ 264 Abs. 3, 264b HGB erfüllt sind.
Den Kapitalgesellschaften gem. § 264a HGB gleichgestellt sind Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin, sog. »KapCo-Gesellschaften«. Hierunter fallen insbesondere GmbH & Co. KGs (→ GmbH & Co. KG).
Weiterhin sind alle Unternehmen, welche die Größenmerkmale nach § 1 Abs. 1 PublG erfüllen, gem. § 9 PublG zur Offenlegung ihrer Rechnungslegungsdaten verpflichtet. Ein Unternehmen fällt dann unter das PublG, wenn es an drei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale erfüllt:
die Bilanzsumme einer auf den Abschlussstichtag aufgestellten Jahresbilanz übersteigt 65 Mio. €,
die Umsatzerlöse des Unternehmens übersteigen in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag 130 Mio. €,
das Unternehmen hat in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag im Durchschnitt mindestens 5 000 Mitarbeiter beschäftigt.
Durch das PublG werden – bei entsprechender Größe – somit auch Personenhandelsgesellschaften erfasst, die eine natürliche Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin haben. Ebenso werden Einzelunternehmen erfasst. Dabei gelten für die Berechnung der Größenmerkmale mehrere Handelsgeschäfte eines Einzelkaufmanns auch dann als ein Unternehmen, wenn sie nicht als einheitliche Firma geführt werden (vgl. Christ/Müller-Helle, Veröffentlichungspflichten nach dem neuen EHUG, München 2007, 111).
3. Umfang der Aufstellungs- und Offenlegungspflichten/Ausblick BilMoG
Laut § 325 Abs. 1 und 2 HGB sind die folgenden Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen und zu veröffentlichen:
Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang,
bei prüfungspflichtigen Gesellschaften: Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers oder Vermerk über die Versagung desselbigen,
Vorschlag über die Verwendung des Ergebnisses,
Beschluss über die Verwendung des Ergebnisses unter Angabe des Jahresüberschusses/Jahresfehlbetrages, soweit dieser nicht aus dem Jahresabschluss hervorgeht (Ausnahme: GmbHs brauchen keine Angaben zur Ergebnisverwendung zu machen, wenn sich aus diesen Angaben die Gewinnanteile von natürlichen Personen, die Gesellschafter sind, feststellen lassen),
bei börsennotierten Gesellschaften: nach § 161 AktG vorgeschriebene Entsprechungserklärung zum Corporate Governance Kodex,
nachträgliche Änderungen des Jahresabschlusses sowie – bei prüfungspflichtigen Gesellschaften – der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers im Anschluss an eine Nachtragsprüfung bzw. der Vermerk über die Versagung.
In diesem Umfang sind die vorstehenden Unterlagen jedoch nur von großen → Kapitalgesellschaften bzw. KapCo-Gesellschaften einzureichen.
Für kleine und mittelgroße Gesellschaften bestehen neben Erleichterungen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses (§§ 266, 274a, 276, 288 HGB) weitere Erleichterungen für die Veröffentlichung desselben (§§ 326, 327 HGB). Die Größenklassen sind durch § 267 HGB geregelt. Danach ist eine Kapitalgesellschaft eine kleine oder eine mittelgroße Kapitalgesellschaft, wenn mindestens zwei der drei folgenden Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht überschritten werden:
8 030 000 €
16 060 000 €
32 120 000 €
Abb.: Größenmerkmal kleine oder mittelgroße Kapitalgesellschaft
Unabhängig von der vorstehenden Größeneinteilung gelten → Kapitalgesellschaften gem. § 267 Abs. 3 Satz 2 HGB stets als groß, wenn sie mit den von ihnen ausgegebenen Wertpapieren am organisierten Markt handeln oder einen Antrag darauf gestellt haben.
Die Einteilung gilt gem. § 264a HGB auch für Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin.
Der Regierungsentwurf des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) vom 21.5.2008 (→ Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)) sieht eine Erhöhung der Schwellenwerte für die Bilanzsumme und die Umsatzerlöse um 20 % vor. Zukünftig könnten daher mehr Unternehmen in den Genuss der bestehenden Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen kommen. Über diese Änderung hinaus sind Erleichterungen hinsichtlich des Umfangs der Aufstellungs- und Offenlegungspflichten im Referentenentwurf nicht vorgesehen.
Die einzelnen Aufstellungs- und Offenlegungspflichten in Abhängigkeit von der Art der Gesellschaft lassen sich den nachfolgenden Tabellen entnehmen.
(§§ 266 ff. HGB)
ja, verkürzt gem. § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB
ja, gem. §§ 325, 326 HGB die nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB verkürzt dargestellte Bilanz
(§§ 275 ff. HGB)
ja, verkürzt gem. § 276Satz 1 und 2 HGB
nein (§ 326 HGB)
(§§ 284 ff. HGB)
ja, verkürzt gem. § 288 Satz 1 HGB
ja, verkürzt gem. §§ 288, 326 HGB
(§ 289 HGB)
nein, § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB
Abb.: Offenlegungs- und Aufstellungspflichten bei kleinen Kapitalgesellschaften
ja, gem. § 266 HGB wie große Kapitalgesellschaften
ja, gem. § 327 Nr. 1 Satz 1 HGB verkürzt wie kleine Gesellschaften, aber mit den zusätzlichen Angaben gem. § 327 Nr. 1 Satz 2 HGB
ja, verkürzt gem. § 276 Satz 1 HGB
ja, verkürzt gem. § 288 Satz 2 HGB
ja, verkürzt nach § 327 Satz 1 Nr. 2 HGB
ja, gem. § 289 HGB wie große Kapitalgesellschaft
ja, § 327 HGB
Abb.: Offenlegungs- und Aufstellungspflichten bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften
Personenhandelsgesellschaften und Einzelkaufleute, die nach dem PublG rechnungslegungspflichtig sind
(§ 266 ff. HGB)
ja, gem. § 5 Abs. 1 PublG unter Anwendung der entsprechenden HGB-Vorschriften
ja, wie große Kapitalgesellschaften, § 9 Abs. 1 i.V.m. § 5 Abs. 1 PublG
(§ 275 ff. HGB)
nein, § 9 Abs. 2 PublG, aber gem. § 5 Abs. 3 PublG zusätzliche Angaben in Anlage zur Bilanz erforderlich
nein (§ 5 Abs. 1 PublG)
nein, § 9 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. § 5 Abs. 1 PublG
Abb.: Offenlegungs- und Aufstellungspflichten bei Personengesellschaften und Einzelkaufleuten
4. Materielle Änderungen durch das EHUG
Das EHUG sieht neben dem Verfahren der Offenlegung auch einige materielle Änderungen vor. Eine kleine Auswahl der materiellen Änderungen wird nachfolgend dargestellt:
Nunmehr sieht § 37 AktG für die Anmeldung einer Aktiengesellschaft vor, dass neben den Urkunden über die Bestellung des Aufsichtsrates eine Liste der Aufsichtsratsmitglieder mit Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort beizufügen ist. Bei Änderungen in den Personen der Aufsichtsratsmitglieder ist nach § 106 AktG eine neue Liste der Aufsichtsratsmitglieder beim Registergericht einzureichen. Das Gleiche gilt für eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Weiterhin ist durch das EHUG das Erfordernis, eine Unterschriftsprobe zu hinterlegen, entfallen. Die in den einzelnen gesetzlichen Bestimmungen enthaltenen Vorschriften zur Zeichnung von Unterschriften wurden aufgehoben. Die elektronische Führung des Handelsregisters könnte zwar auch eingescannte Unterschriften digital aufnehmen, doch würde eine Echtheitsprüfung nicht mehr mit hinreichender Sicherheit stattfinden können. Bei der Gründung einer Gesellschaft ist daher das Zeichnen der Namensunterschrift sämtlicher Vorstandsmitglieder einer AG sowie der später bestellten Mitglieder nicht mehr erforderlich. Entsprechendes gilt für Geschäftsführer einer GmbH, Prokuristen, Liquidatoren und vertretungsberechtigte Gesellschafter einer Personenhandelsgesellschaft.
Nach § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG müssen die für die Vorbereitung der Hauptversammlung erforderlichen Dokumente (Jahresabschluss, Berichte) nicht mehr in den Geschäftsräumen der Gesellschaft ausgelegt werden, wenn diese für denselben Zeitraum auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich gemacht werden.
Eine weitere Veränderung durch das EHUG ist die Vereinfachung der Eintragung von Zweigniederlassungen. Bisher erfolgte eine Anmeldung der Zweigniederlassung bei dem Gericht des Hauptsitzes der Gesellschaft, von wo das Gericht der Zweigniederlassung unterrichtet wurde. Dies ist wegen der zentralen Abrufbarkeit von Unternehmensdaten nicht mehr sinnvoll, weshalb nunmehr die Eintragung allein bei dem Gericht der Hauptniederlassung erfolgt.
5. Möglichkeiten der Einsichtnahme und Kosten
Das elektronische Unternehmensregister ist ein Zentralregister, über das auf alle publizitätspflichtigen Unternehmensdaten zugegriffen werden kann. Der Zugriff auf den elektronischen Bundesanzeiger, die elektronischen Registerdaten der Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, sowie auf bestimmte Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte erfolgt durch zentralen Zugriff auf die Inhalte der entsprechenden Register. Die Nutzung des Unternehmensregisters ist kostenlos und steht jedem Interessierten ohne vorherige Registrierung offen. Ein besonderes Interesse muss nicht nachgewiesen werden. Folglich bekommt jeder – nicht nur Gesellschafter oder Mitarbeiter, sondern auch Lieferanten, Konkurrenten oder jeder Dritte – nach Eingabe des Unternehmensnamens sämtliche Unternehmensdaten angezeigt. Dazu zählen
alle Eintragungen des Handelsregisters, des Genossenschaftsregisters sowie des Partnerschaftsregisters (das Unternehmensregister dient als Portal zu den einzelnen Handelsregistern);
alle Bekanntmachungen der vorgenannten Register mitsamt den zu diesen Registern eingereichten Dokumenten;
Unterlagen der Rechnungslegung nach § 325 HGB und deren Bekanntmachung;
gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger (z.B. Einberufung von Hauptversammlungen börsennotierter Aktiengesellschaften oder die Liquidation einer GmbH);
kapitalmarktrechtliche Veröffentlichungen und Bekanntmachungen nach WpHG, WpÜG und Börsenzulassungsverordnung sowie Mitteilungen über kapitalmarktrechtliche Veröffentlichungen an die BaFin;
Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte.
Im Gegensatz zur Einsicht im Unternehmensregister fallen bei Zugriff auf die Registerdaten des durch die jeweiligen Registergerichte geführten Datenbestandes Kosten an. Bei Abruf von Daten aus dem Register fallen je Registerblatt 4,50 € an, ebenso sind für den Abruf von Dokumenten aus dem Register pro abgerufener Datei 4,50 € zu entrichten. Ein vollständiger Handelsregisterauszug (aktuell, chronologisch und historisch) kostet 13,50 €. Der Benutzer erhält den Auszug als PDF-Datei und kann diese drucken und abspeichern. Der Abruf von kostenpflichtigen Daten bedarf keiner vorherigen Registrierung, wenn die Zahlung per Kreditkarte erfolgt. Lediglich bei Zahlung im elektronischen Lastschriftverfahren oder per Rechnung ist eine vorherige Registrierung erforderlich.
6. Übergangsfristen
Durch die bundesweite elektronische Registerführung müssen sämtliche Anmeldungen und Unterlagen elektronisch übermittelt werden. Zwar war in Art. 61 Abs. 1 Satz 1 EGHGB vorgesehen, dass die Landesregierungen durch Rechtsverordnungen eine Einreichung in Papierform bis längstens zum 31.12.2009 zulassen können, allerdings haben nur vier Bundesländer (Berlin, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt) von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht. Zudem ist selbst die längste der gewährten Übergangsfristen (Niedersachsen, bis zum 31.12.2007) bereits abgelaufen.
Für die Einreichung von Rechnungslegungsdaten beim elektronischen Bundesanzeiger existiert durch Rechtsverordnung des Bundesamts für Justiz (BfJ) eine Übergangsfrist für die Einreichung in Papierform bis zum 31.12.2009. Die Einreichung in Papierform ist jedoch mit höheren Kosten verbunden.
7. Kosten der Veröffentlichung
Die Kosten für die Veröffentlichung von Rechnungslegungsdaten hängen von der Größe der Gesellschaft und dem (Datei-)Format, in dem die Daten eingereicht werden, ab. Am günstigsten ist die Einreichung im XML-Format. Auf der Internetpräsenz des elektronischen Bundesanzeigers steht ein kostenloses Programm zum Herunterladen bereit, mit dem Rechnungslegungsdaten aus Office-Anwendungen in das XML-Format umgewandelt werden können. Bei Einreichung im XML-Format fällt für kleine Gesellschaften eine Pauschale i.H.v. 50 €, für mittelgroße Gesellschaften eine Pauschale von 70 € an. Bei großen Gesellschaften bei Einreichung im XML-Format fällt eine Pauschale i.H.v. 40 € zuzüglich eines Zeichenpreises an. Der Preis pro Zeichen ist dabei nach der Anzahl der Zeichen gestaffelt. Erfolgt die Einreichung in einem anderen Format als XML (möglich sind Word-/Excel-Dateien, PDF, RTF, Papierform) betragen die Kosten pauschal 30 € für kleine, 40 € für alle anderen Gesellschaften zzgl. eines Zeichenpreises, dessen Höhe vom eingereichten Format abhängig ist (eine genaue Kostenaufstellung ist online beim elektronischen Bundesanzeiger abrufbar).
Zusätzlich wird für die Veröffentlichung im Unternehmensregister eine Jahresgebühr fällig. Diese ist ebenfalls von der Größe der Gesellschaft abhängig. Sie beträgt für kleine Gesellschaften 5 €, für mittelgroße Gesellschaften 10 € und für große Gesellschaften 30 €.
Insbesondere Unternehmen, die bisher ihrer Offenlegungspflicht nicht nachgekommen sind, werden fortan bemüht sein, den Umfang der offenlegungspflichtigen Dokumente und Informationen auf das gesetzliche Mindestmaß zu begrenzen. Dies ist weitestgehend jedoch nur im Rahmen der bereits dargestellten gesetzlichen Aufstellungs- bzw. Offenlegungserleichterungen möglich (z.B. Offenlegung einer verkürzten Bilanz und Verzicht auf bestimmte Anhangangaben, § 327 HGB). Ferner sollten gerade kleine Unternehmen darauf bedacht sein, die Schwelle zu den mittelgroßen Unternehmen nicht zu überschreiten (vgl. § 267 HGB).
Daneben bieten die Regelungen der §§ 264 ff., 325 ff. HGB keinerlei Handlungsspielraum zur weiteren Reduzierung der Offenlegungspflichten der Unternehmen.
Eine Reduzierung der Offenlegungspflichten kann nur durch Umwandlung der Kapitalgesellschaft (→ Kapitalgesellschaften) in eine Personengesellschaft (→ Personengesellschaften) erreicht werden. Dabei muss eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter aufgenommen werden, um eine Anwendung der Rechnungslegungs- und Offenlegungspflichten nach HGB über § 264a HGB zu vermeiden. Den Vorteilen der reduzierten Offenlegungspflicht stehen mithin die Nachteile einer Umwandlung (Aufwand, Verlust der Haftungsbeschränkung, Umwandlungskosten usw.) gegenüber. Zudem müssten die steuerlichen Auswirkungen einer derartigen → Umwandlung einer eingehenden Untersuchung unterworfen werden. Für die meisten Kapitalgesellschaften dürfte eine Umwandlung aus den vorgenannten Gründen daher wohl nicht in Betracht kommen. Für Gesellschaften, die bereits in der Rechtsform der → GmbH & Co. KG existieren und nur aufgrund von § 264a HGB rechnungslegungs- und offenlegungspflichtig sind, kann die Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftender Gesellschafter hingegen eine Option darstellen.
Dabei sollte für die Rolle des persönlich haftenden Gesellschafters eine außenstehende Person gewählt werden. Diese sollte gem. §§ 114, 125 HGB sowohl von der Vertretung, als auch von der Geschäftsführung der KG ausgeschlossen und für die Haftungsübernahme vergütet werden. Um ein bei Bedarf kurzfristiges Ausscheiden dieser Person sicherzustellen, sollte diese bei Eintritt in die Gesellschaft ein unbefristetes und unwiderrufliches Angebot, jederzeit aus der Gesellschaft auszuscheiden, an die übrigen Gesellschafter abgeben, welches diese sodann jederzeit annehmen können.
Bei der Umsetzung einer solchen Gestaltung muss vermieden werden, dass lediglich die Umgehung von Offenlegungspflichten beabsichtigt ist. Eine Mittellosigkeit der betreffenden Person stellt hierbei noch kein Problem dar, denn nach h.M. ist die Stellung eines Komplementärs nicht an ein Mindestmaß finanzieller Leistungsfähigkeit gebunden (vgl. Herrmann, WPg 2001, 271, 272; Winkeljohann/Schindhelm, Das KapCoRiLiG, 2000, 266). Auch ein Ausschluss von Vertretung und Geschäftsführung ist hierbei unproblematisch (vgl. Bitter/Grasshoff, DB 2000, 833, 838; Dorozala/Söffing, DStR 2000, 1567, 1569). Jedoch sind Konstrukte, bei denen der persönlich haftende Gesellschafter kurz vor dem Bilanzstichtag in die Gesellschaft eintritt und nach dem Bilanzstichtag wieder austritt oder gar die Inanspruchnahme darauf gerichteter gewerbsmäßiger Angebote in jedem Fall zu vermeiden. Ebenso sollte darauf verzichtet werden, die Rechtsstellung des Komplementärs bis an die Grenze des gesellschaftsrechtlich Zulässigen zu beschneiden (vgl. Waßner, GmbHR 2002, 412, 420).
Derartige Ausgestaltungen könnten dazu führen, dass dem neu eingetretenen Komplementär die Anerkennung als vollwertiger persönlich haftender Gesellschafter i.S.d. § 264a HGB verweigert wird und die Aufstellungs- und Offenlegungspflicht damit fortbestünde.
9. Konsequenzen bei Verstoß gegen die Offenlegungspflichten
Durch das Inkrafttreten des EHUG können Verstöße gegen die Offenlegungspflichten nun effektiver verfolgt werden. Die Verfolgung solcher Verstöße ist nicht mehr, wie nach § 335a Satz 3 HGB a.F., vom Antrag eines Dritten abhängig. Nunmehr wird gem. § 335 Abs. 1 Satz 1 HGB das zum 1.1.2007 neu gegründete Bundesamt für Justiz (BfJ) von Amts wegen tätig. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers hat gem. § 329 Abs. 1 Satz 1 HGB zu überprüfen, ob ein Unternehmen seiner Offenlegungspflicht fristgemäß und vollständig nachgekommen ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt nach § 329 Abs. 4 HGB eine Meldung an das BfJ, welches das Ordnungsgeldverfahren durchführt. Dieses kann gem. § 335 Abs. 1 Satz 1 und 2 HGB entweder gegen die vertretungsberechtigten Organe einer Kapitalgesellschaft (bei einer nach § 264a HGB verpflichteten KapCo-Gesellschaft gegen den Geschäftsführer der Komplementär-GmbH) oder gegen die Gesellschaft selbst gerichtet werden.
Dabei wird dem offenlegungspflichtigen Unternehmen bzw. dessen Organen unter Androhung eines Ordnungsgeldes aufgegeben, der Verpflichtung zur Offenlegung innerhalb einer Frist von sechs Wochen nachzukommen (§ 335 Abs. 3 Satz 1 HGB). Gem. § 335 Abs. 3 Satz 2 HGB sind dem Betroffenen bereits mit der Androhung die Kosten des Verfahrens (50 €) aufzuerlegen. Gegen die Androhung kann gem. § 335 Abs. 3 Satz 1 HGB innerhalb der sechswöchigen Frist Einspruch erhoben werden. Der Einspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung (§ 335 Abs. 3 Satz 6 HGB).
Das angedrohte Ordnungsgeld liegt im Ermessen des BfJ, jedoch mindestens bei 2 500 €, höchstens bei 25 000 € (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Kommt ein Unternehmen der Offenlegungspflicht nicht innerhalb der sechswöchigen Frist nach, wird gem. § 335 Abs. 3 Satz 4 HGB das angedrohte Ordnungsgeld festgesetzt und zugleich ein weiteres, eventuell höheres Ordnungsgeld angedroht. Hierbei gilt wiederum eine sechswöchige Frist. Dieser Ablauf wiederholt sich so lange, bis das betroffene Unternehmen seiner Offenlegungsverpflichtung nachkommt. Bei mehrfacher Versäumung der Frist können also Ordnungsgelder in Höhe eines Vielfachen von 25 000 € zusammenkommen, eine Höchstgrenze für die kumulierten Ordnungsgelder ist in § 335 HGB nicht vorgesehen.
Gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes ist eine sofortige Beschwerde beim für das BfJ zuständigen Landgericht Bonn innerhalb einer zweiwöchigen Frist möglich. Zuständig ist die Kammer für Handelssachen, deren Vorsitzender abschließend über die Beschwerde entscheidet (§ 335 Abs. 5 Satz 2 und 3 HGB). Eine weitere Beschwerde findet gem. § 335 Abs. 5 Satz 4 HGB nicht statt.
Da das gesamte Ordnungsgeldverfahren nahezu vollständig automatisiert abläuft, ist davon auszugehen, dass zukünftig jeder Verstoß gegen die Offenlegungspflichten ein Ordnungsgeldverfahren nach sich zieht. Bisher wurden bereits 350 000 Verfahren eingeleitet. Das angedrohte Ordnungsgeld in der ersten Androhungsverfügung wird sich zumeist auf den Mindestbetrag beschränken (2 500 €). Bei Folgeandrohungsverfügungen ist mit einem höheren Ordnungsgeld zu rechnen.
10. Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxschreiben und E-Mails
Entsprechend der bislang herrschenden Auffassung, dass Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen auch bei geschäftlichen Mitteilungen in Form von E-Mails und Faxschreiben verwendet werden müssen, erzielt der Gesetzgeber durch das EHUG eine Klarstellung. Durch die Neufassungen der §§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG sind u.a. Firma, Gesellschaftssitz, zuständiges Registergericht und Vertretungsorgane als Pflichtangaben von Kaufleuten, einschließlich Personenhandelsgesellschaften, GmbH und AG bei allen Formen der Geschäftskorrespondenz anzugeben.
11. Praxistipps für Steuerberater und Unternehmen
Die praktische Umsetzung der Offenlegungspflichten ist auf den ersten Blick relativ unproblematisch. DATEV etwa ermöglicht die Umwandlung der bestehenden Jahresabschlussdaten in das XML-Format und sendet diese an das DATEV-Rechenzentrum. Von dort aus werden die Daten einmal täglich an den elektronischen Bundesanzeiger versandt. Alternativ bietet sich das vom elektronischen Bundesanzeiger kostenlos zum Download bereitgestellte Umwandlungsprogramm an. Auch hier lässt sich ein Jahresabschluss im XML-Format aus Office-Anwendungen erstellen. Die Einreichung der Daten und Unterlagen erfolgt über die dazu vom elektronischen Bundesanzeiger eingerichtete Publikations-Service-Plattform. Hierfür ist eine Registrierung erforderlich, die auf der genannten Homepage vorgenommen werden kann.
Zunächst ist in diesem Formular ein Ansprechpartner einzutragen, also diejenige Person, die sich registriert und an die die Zugangsdaten (Benutzername/Passwort) übermittelt werden sollen. Die Übermittlung der Zugangsdaten erfolgt wahlweise per Post, Fax, SMS oder E-Mail. Sofern Daten zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger bzw. zur Einreichung in das Unternehmensregister übermittelt werden sollen, ist die Passwortübermittlung per E-Mail aus Sicherheitsgründen nicht ausreichend. In diesen Fällen ist für das Passwort die Versandart Fax oder SMS auszuwählen. Die Registrierung ist abgeschlossen, sobald der Nutzer das Passwort erhalten hat. Bei Zustellung des Passwortes auf dem Postweg ist mit der üblichen zeitlichen Verzögerung zu rechnen.
Nach erfolgreicher Registrierung hat der Nutzer mit seinen Zugangsdaten Zugriff auf die gesamte Serviceplattform. Erforderlich ist lediglich die Anmeldung mit den Zugangsdaten. Fortan können Unternehmensdaten über die Publikations-Service-Plattform eingereicht werden.
Auch wenn die Registrierung und die anschließende Veröffentlichung der Daten – ein gewisses IT-Grundverständnis vorausgesetzt – als durchaus lösbare Aufgabe erscheint, so zeigen die ersten Praxiserfahrungen leider das Gegenteil. Häufig bringt gerade die Erstellung eines Dokumentes im XML-Format eine ganze Reihe von Problemen mit sich. Gerade kleinen und mittelgroßen Unternehmen fehlen häufig Kenntnisse oder Ressourcen zur reibungslosen Veröffentlichung der Unternehmensdaten. In diesen Fällen ist die direkte Konsultation von Beratern und Spezialisten regelmäßig die letztlich kostengünstigere und ratsame Alternative.
Christ/Müller-Helle, Veröffentlichungspflichten nach dem neuen EHUG, München 2007, 111; Waßner, GmbHR 2002, 412, 420; Herrmann, WPg. 2001, 271, 272; Bitter/Grasshoff, DB 2000, 833, 838; Dorozala/Söffing, DStR 2000, 1567, 1569; Winkeljohann/Schindhelm, Das KapCoRiLiG, 2000, 266.

References: § 325
 § 264
 § 1
 § 9
 § 325
 § 161
 § 267
 § 267
 § 264
 § 266
 § 266
 § 276
 § 288
 § 264
 § 266
 § 327
 § 327
 § 276
 § 288
 § 327
 § 289
 § 327
 § 5
 § 9
 § 5
 § 9
 § 5
 § 9
 § 5
 § 37
 § 106
 § 175
 § 325
 Art. 61
 § 327
 § 267
 § 264
 § 264
 § 264
 § 335
 § 335
 § 329
 § 329
 § 335
 § 264
 § 335
 § 335
 § 335
 § 335
 § 335
 § 35
 § 80