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Timestamp: 2020-04-03 10:04:23+00:00

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Cómo registrar la jornada laboral | ✍ Medios, requisitos y obligaciones
Descubre qué dice la ley acerca de cómo registrar la jornada laboral, cómo han de conservarse los registros y qué requisitos han de cumplir en cada caso.
Published 25 febrero, 20204:30 pm
Posteado por El Autónomo Digital en 25 febrero, 2020.
¿Cómo registrar la jornada laboral? Es una pregunta sencilla que, sin embargo, contiene muchos aspectos a tratar. Para los más experimentados en los negocios o los que cuentan con servicios de gestoría laboral será algo rutinario. Pero para otros, especialmente quienes comienzan a contratar, puede convertirse en un quebradero de cabeza.
Ya sabemos que el registro horario en el trabajo es una obligación desde el año pasado y que se deben conservar los registros diarios de todos los trabajadores que tengan una relación contractual con la empresa. Pero es inevitable que surjan muchas dudas a la hora de gestionar los registros y controlar el tiempo efectivo de trabajo. En este artículo, con la ayuda del equipo de Autonomoo y el de Timeok, te desvelamos las claves para que no se te escape nada a la hora realizar el registro horario de jornada.
¿Se considera como tiempo efectivo de trabajo todo el que transcurre entre el registro de inicio y el de finalización de una jornada diaria? ¿Cómo se registran las jornadas partidas o las interrupciones o descansos que tienen lugar durante el tiempo de trabajo? ¿Qué consideraciones se deben tener para registrar la jornada de trabajadores que desarrollen parte de su trabajo en empresas clientes u otros centros de trabajo distintos al habitual?
La obligación formal definida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) es la de registrar diariamente la jornada de trabajo, que debe contener “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Es conveniente, sin embargo, que también queden registradas todas aquellas particularidades de la misma. Especialmente en lo que se refiere a pausas diarias. Tanto las que sean obligatorias y estén previstas por la ley como las voluntarias. De este modo, se evita presuponer que todo el tiempo que medie entre el comienzo y el fin de la jornada constituya tiempo de trabajo efectivo.
Cuando las interrupciones que se produzcan durante de la jornada estén predeterminadas y sean globales a nivel legal, convencional o contractual, el registro diario no requiere la inclusión de dichas pausas. Es decir, se puede prescindir de registrar las particularidades de la distribución de la jornada diaria que se hayan pactado y estén previstos. No obstante, hay que ser más cuidadosos cuando estas interrupciones o jornadas fragmentadas o variables no estén delimitadas por medio de un contrato. En este caso, es recomendable usar un sistema de registro que permita cuantificar estas ausencias. La negociación colectiva o el acuerdo de empresa son medios propicios para la determinación de cuestiones como, por ejemplo, cómo registrar la jornada laboral.
Finalidad del registro de jornada laboral
Antes de centrarnos en cómo registrar la jornada laboral, debemos saber que la regulación del registro de la jornada diaria de trabajo tiene como objetivo establecer un marco de seguridad jurídica para las relaciones recíprocas entre empresarios y trabajadores. También trata de facilitar el control de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Así pues, el propósito último es posibilitar el conocimiento de la jornada real del trabajador a fin de evitar exigencias de tiempo de trabajo superiores a lo legal o contractualmente fijado.
Con el registro horario, además, se consigue constatar las horas extraordinarias para garantizar su compensación en salario o en descansos, así como su cotización a la SS. De esta manera, las horas extraordinarias tendrán que ser abonadas a menos que sean producto de fórmulas de flexibilidad horaria que también contempla el artículo 34 ET.
La obligación de registro, por tanto, no impide la existencia de flexibilidad horaria, diaria o por lapsos superiores. Sin embargo, esta deberá tratarse de forma sistemática e integrarse dentro de los cauces oportunos para cumplir la normativa relativa al tiempo de trabajo.
Partiendo de estas bases, el empresario tiene capacidad para dar instrucciones sobre el cumplimiento y la distribución del tiempo. Siempre y cuando, eso sí, se cumplan las reglas dispuestas por la negociación colectiva o los acuerdos de empresa, si las hay. Si no, lo podrá hacer de forma unilateral previa consulta con los representantes de los trabajadores.
El registro diario de jornada efectiva no cambia en el caso de los trabajadores desplazados a un centro de trabajo diferente al habitual, haya pernoctancia o no. Por ello, este registro no deberá incluir los intervalos de tiempo de puesta a disposición de la empresa. En todo caso, esto no debe afectar al derecho a compensación mediante dieras o suplidos.
Sin embargo, en estos casos es recomendable que el registro deje constancia de la separación entre ambos conceptos temporales, el de trabajo efectivo y el de asistencia al trabajo. En este sentido, sirve como prueba la propia declaración del trabajador. Aunque los poderes directivos de la empresa conservan el control para acreditar que esa manifestación sea verídica.
Por tanto, en el caso de trabajadores desplazados, solo se considera jornada laboral a efectos de registro lo recogido en el artículo 34 ET. Sin embargo, la empresa sí tiene responsabilidad en los trayectos cubiertos hasta el centro alternativo en lo relativo a prevención de riesgos laborales y accidentes de trabajo (in itinere o en emisión).
La norma no obliga a usar una modalidad o método en específico para el registro de la jornada laboral. Se limita a señalar que debe realizarse día tras día y reflejar los momentos de inicio y finalización de la jornada. Para establecer el medio de registro y el resto de elementos configuradores, insta a la autorregulación a través de la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.
De este modo, tendrá validez cualquier sistema o medio, sea telemático o en papel, que sea apto para el cumplimiento de la legalidad. Es decir, que proporcione información fiable, veraz y que no se pueda modificar o manipular con posterioridad. Ni por el empresario ni por el propio trabajador. Para conseguir estos requisitos, la información de la jornada debe quedar constatada en algún instrumento digital o físico, o mixto. Este debe garantizar la trazabilidad y el rastreo invariables del registro de la jornada de trabajo.
En el supuesto de que el sistema de registro horario establecido requiera acceder a dispositivos digitales o utilizar sistemas de videovigilancia o geolocalización, deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad. Estos están previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, el cual remite a la Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
En ciertas situaciones, las empresas pueden decidir cómo registrar la jornada laboral sin consensuarlo. Pero para ello tiene que darse el caso de que no exista convenio o acuerdo colectivo. Además, el sistema elegido para el registro horario debe pasar por el filtro de los representantes legales de los trabajadores. Si tampoco existe representación legal de los empleados, la organización y documentación del registro de la jornada estará a manos del empresario. Este deberá cumplir estrictamente con los requisitos y objetivos que establece la norma. Es decir, aunque no exista negociación colectiva ni acuerdo de empresa, el registro diario de la jornada sigue siendo exigible a todos los efectos.
El artículo 34.9 ET indica que han de ser la negociación colectiva o los acuerdos de empresa los que se encarguen de la organización y documentación del registro horario. Se da por incluido todo lo que no esté expresamente regulado en dicho artículo, como por ejemplo el sistema específico (plataformas digitales, introducción manual, tornos…) o la forma de cumplimentar los registros (datos supletorios necesarios para que el sistema cumpla con el objetivo legal).
La norma no entra en detalles en cuanto al sistema de registro con un sentido: posibilitar que los diferentes tipos de empresas, sectores y profesiones hagan la adaptación más oportuna del sistema a las características de su modelo organizativo o su actividad. De modos que, de acuerdo a las definiciones contenidas en el convenio, se regulen condiciones particulares como interrupciones, pausas, flexibilidad o similares.
¿Qué se entiende por consulta con los representantes legales?
Según el artículo 64.1 ET, la consulta debe permitir a los representantes de los trabajadores intercambiar opiniones y abrir un diálogo entre empresario y comité de empresa. El comité, de hecho, tiene capacidad para emitir un informe previo a la puesta en marcha de las medidas para cumplir la norma. Además, se debe tener en cuenta el artículo 64.6 ET, el cual prevé que el empresario facilite al comité de empresa la información necesaria para que los representantes de los trabajadores puedan preparar la consulta y redactar el informe.
La consulta debe permitir a los trabajadores, en base a la información recibida, reunirse con el empresario, recibir una respuesta justificada por parte de este y poder discutir las cuestiones que se indican en el apartado 5 del artículo 35 ET. No obstante, el empresario conservará las facultades que tiene en relación a dichas cuestiones. En todo caso, la consulta debe garantizar que el criterio o la opinión del comité sea de conocimiento del empresario antes de adoptar las decisiones que procedan. Los informes del comité deben elaborarse en un plazo de quince días como máximo desde que haya recibido la información correspondiente al registro de jornada.
¿Cómo deben conservarse los registros?
Aparte de saber cómo registrar la jornada laboral, también es importante conocer cómo han de conservarse. ¿Hay que disponer de algún medio concreto? ¿Qué es exactamente lo que se debe conservar? Según la normativa, vale cualquier medio de conservación que garantice la preservación, la fiabilidad y la invariabilidad a posteriori del contenido de los registros. Tanto si se trata de soporte físico como electrónico.
A diferencia de los registro de los contratos a tiempo parcial, el deber legal implica que se conserven los registros diarios. No sirven aquellos que contabilicen el tiempo en periodos más largos.
Accesibilidad de los registros de jornada laboral
Los registros deben estar en todo momento a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y también de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. ¿Qué significa esto exactamente? Esta exigencia debe interpretarse como la posibilidad efectiva de que estos tres actores puedan acceder a los registros en cualquier momento que los soliciten. El empresario debe garantizarlo, ya que está obligado por la Ley y la obligación no está sujeta a ninguna condición.
Por lo tanto, “permanecer a disposición” significa en este caso estar y permanecer en el centro de trabajo físicamente y ser accesibles desde este de forma inmediata. Esta obligación evita que la documentación pueda ser creada a posteriori, manipulada o alterada. En cuanto a la forma concreta para la entrega, a diferencia de lo registros de jornada de los contratos a tiempo parcial, los de trabajadores móviles o las horas extraordinarias, la norma no obliga a entregar copias. En cambio, el trabajador y su representante sí tienen derecho a poder consultar los registros horarios en cualquier momento.
En lo referente al registro de las horas extraordinarias, el Real Decreto-ley 8/2019 mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias del artículo 35 ET, incluido su apartado 5. Este señala que para contabilizar las horas extraordinarias, la jornada de trabajo tendrá que registrarse día a día y deberá totalizarse en el periodo determinado para el abono del salario. Además, hay que entregar copia del resumen al trabajador en el recibo que corresponda.
Así pues, el registro diario de jornada laboral y el registro de horas extraordinarias son ambos obligaciones legales independientes y compatibles. Sin embargo, el registro definido en el artículo 34.9 ET puede utilizarse al mismo tiempo para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias del artículo 35.5 ET.
Las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor, según el artículo 35 ET, deben computarse y retribuirse como tales. Sin embargo, son obligatorias, ya que prevalece la necesidad empresarial frente a la voluntariedad del trabajador.
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References: artículo 34
 artículo 34
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 artículo 20
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 artículo 64
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 artículo 35
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