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Timestamp: 2019-06-25 05:29:49+00:00

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Screenshot eines Kassenbuchprogramms
2 Aufbau des Kassenbuches
3 Rechtsgrundlage in Deutschland
6 Einzelaufzeichnungspflicht
7 Fehlerhafte Kassenbuchführung
8 Hinzuschätzung
9 Bestrafung wegen Steuerhinterziehung
10 Gewerberechtliche Sanktionen
Der Saldo des Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Der sich aus einem Kassenbuch ergebende Sollbestand muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen („Kassensturzfähigkeit“).
Der Endbestand des Kontos „Kassenbuch“ (oder auch „Kasse“) taucht bei der Bilanzierung als aktives Bestandskonto im Umlaufvermögen auf (§ 266 Abs. 2 lit. B IV HGB).
Aufbau des Kassenbuches
Das Kassenbuch ist bei Einzelaufzeichnungen zwingend. In ihm werden die digitalen Erlösaufzeichnungen z. B. aus der Registrierkasse erfasst. Das ist der Gegensatz zu einem Kassenbericht, der nur die Gesamtsumme (Tageslosung) für jeden einzelnen Geschäftstag nach retrograder Ermittlung durch Auszählung enthält. Der Kassenbericht muss also das jeweilige Datum enthalten und handschriftlich erstellt werden. Damit sind die relevanten Angaben, aus denen sich die sogenannte Tageslosung zusammensetzt, in dem täglichen Kassenbericht enthalten. Der Kassenbericht muss täglich erstellt werden, also nicht zeitlich verspätet. Er muss retrograd aufgebaut sein. Es ist unzulässig, mehrere Tage in einem Kassenbericht zusammenzufassen. Alle Kassenberichte bilden zusammen die Kassenaufzeichnungen für das jeweilige Jahr. Soweit Nebenkassen geführt werden, müssen diese Ergebnisse über sogenannte Nebenkassenkladden in den Kassenbericht übernommen werden. Vom Kassenbuch ist der tägliche Kassenbericht zu unterscheiden. Er ist auch dann zu führen, wenn es keine Pflicht zum Kassenbuch gibt. Das ist bei § 4 III Rechnern der Fall. Soweit eine sog. Offene Ladenkasse – also keine Registrierung der Einzelaufzeichnungen durch jeweils eine neue Eingabe – geführt wird, muss ihr Kasseninhalt täglich bei Geschäftsschluss ausgezählt werden (Tagesaufnahme) und der Inhalt des Zählprotokolls in den Kassenbericht übernommen werden. Es ist also fehlerhaft, wenn der Kassenbericht inhaltlich mit dem Kassenbuch gleich gesetzt wird. Bei richtiger Unterscheidung gibt es bei der offenen Ladenkasse einen Kassenbericht und bei Registrierkassen ein Kassenbuch. Hier ist die retrograde Ermittlung der Tageslosung fehlerhaft, da sich die Tageserlöse aus der digitalen Erfassung durch den Z-Bon entnehmen lassen. Sind Einzelaufzeichnungen zumutbar, so sind sie zusätzlich zum Kassenbericht zu führen.
Neben der Aufzeichnungspflicht besteht auch eine Aufbewahrungspflicht für die Kassenberichte und die dazugehörenden Belege. Auch die Zählprotokolle für die Auszählung der Kasse sind aufzubewahren. Eine nur rechnerische Kassenführung reicht nicht aus und führt dazu, dass die Kassenführung fehlerhaft ist, so dass eine Hinzuschätzung gemäß § 162 AO gerechtfertigt ist. Auch wenn kein Kassenbuch zwingend ist, so ist dennoch wegen der Beweisvorsorge die Aufbewahrung aller Aufzeichnungen geboten. Dies gilt sogar dann, wenn die Einzelaufzeichnungen gem. § 148 AO n.F. unzumutbar sind.
Die in § 146 Abs. 1 S. 1 AO n.F. enthaltene Einzelaufzeichnungspflicht gilt auch für offene Ladenkassen. Das verlangt schriftliche Aufzeichnungen, also nicht nur Strichlisten oder die Aufbewahrung von Chips bis zur Auszählung der Tageslosung und ihrer Übernahme in den Kassenbericht. Es ist also nötig, den schriftlichen Einzelbeleg für den konkreten Geschäftsfall zusätzlich zu dem Tagesbericht aufzubewahren und abzuheften. Das greift immer ein, wenn der Kunde namentlich bekannt ist. Ein Verzicht auf diese Pflicht war ertragssteuerlich bisher für den Einzelhandel bei Cent -Beträgen (geringfügigen Beträgen) möglich. Diese Rechtsprechung[2] ist jedoch auch für die Ertragssteuern überholt, da die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten gemäß § 22 UStG auch für die Einkommensteuer gelten, so dass auch hier für den Einzelhandel, die Gastronomie etc. eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht.[3] Der Bundesfinanzhof (BFH) hat dies ausdrücklich aufgeführt. Damit ist die frühere Rechtsprechung – nicht nur bei Taxis – überholt. Wegen der Maßgeblichkeit der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflicht ist die ertragssteuerliche Einzelaufzeichnungspflicht damit nie unzumutbar. Dieses Kriterium ist seit der neuen Rechtsprechung[4] überholt. Es ist außerdem unzutreffend, dass bis 15.000 Euro keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Bei einzelnen Einzahlung über 15.000 Euro muss zusätzlich ergänzend eine Einzelaufzeichnung mit der Identität des Geschäftspartners nach dem Geldwäschegesetz (GwG) erfolgen (§ 10 Abs. 3 GwG). Eine besondere Aufzeichnungspflicht folgt aus § 22 UStG und gilt dann auch für die Einkommensteuer. Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen müssen als Aufzeichnungspflicht auch für die Einkommensteuer beachtet werden. Die Kassenführung und damit die Buchführung ist – auch für die Einkommensteuer – nicht ordnungsgemäß gem. § 158 AO, wenn der Unternehmer für Leistungen und Lieferungen zu verschiedenen Steuersätzen nur eine einheitliche Ladenkasse führt, ohne dass damit die Entgelte zu den unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufgezeichnet werden. Eine Erfassung ohne Trennung ist fehlerhaft, wenn die Lieferungen unterschiedlichen Steuersätzen (Regelsteuersatz, ermäßigter Steuersatz, steuerbefreit) unterliegen. Dies Problem kann nur erfolgreich vermieden werden, indem eine Registrierkasse mit den verschiedenen Steuersätzen verwendet wird. Wird eine Registrierkasse benutzt, so müssen alle Einnahmen und Erlöse ausnahmslos und losgelöst vom Wert durch Eingabe registriert werden, weil bei Registrierkassen zwingend eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Die Einzelaufzeichnungen sind somit bei der Registrierkasse ohnehin aufzubewahren. Bei der offenen Ladenkasse müssen sie aufbewahrt werden, da sonst ein formeller Fehler gem. § 158 AO vorliegt. Bei bargeldintensiven Betrieben wird dieser schwere formelle Fehler zu einem materiellen Fehler.
Fehlerhafte Kassenbuchführung
Ein Kassenbuch ist nur schwer zu führen, weil dabei viele Fehlerquellen möglich sind. Das Kassenbuch ist nicht ordnungsgemäß i. S. v. § 158 AO, wenn es elektronisch mit einer veränderbaren Datei wie z. B. Excel geführt wird. Das ist von den Anforderungen mit einem elektronischen Fahrtenbuch vergleichbar. Ferner darf es nicht nur rechnerisch geführt werden. Das ist an Kassenfehlbeträgen und an fehlenden Zählprotokollen erkennbar. Das Kassenbuch ist falsch, wenn die Nebenkassen oder Sonderkassen nicht in die Kassenberichte eingeflossen sind. Besteht – wie fast immer – eine Einzelaufzeichnungspflicht, so ist nur ein Gesamtbetrag als sogenannte Tageslosung nicht ausreichend. Das Kassenbuch stellt nur auf die gesamte Tageslosung ab. Das Kassenbuch ist nicht ausreichend, wenn dadurch die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jeder einzelnen Betriebseinnahme verletzt worden ist. Die Kassenführung ist also unzureichend, wenn – auch wenn kein Kassenbuch nötig ist – die dennoch nötigen Einzelaufzeichnungen nicht chronologisch geführt werden. Eine weitere Folge ist der Konzessionsverlust, wenn keine oder nur unplausible Aufzeichnungen (Schichtzettel bei Taxis) geführt werden.
Bestrafung wegen Steuerhinterziehung
Das Kassenbuch ist nur eine Eigenaufzeichnung und hat damit keinen hohen Beweiswert. Ist das Kassenbuch vorsätzlich fehlerhaft geführt worden, so kann das den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung gemäß § 370 AO auslösen. Das ist stets der Fall, wenn dem Finanzamt bekannt wird, dass die dort aufgeführte Tageslosung (der Tagesumsatz) bewusst falsch eingetragen ist. Diese positive Kenntnis kann sich aus der Schattenbuchführung (Schwarze Kassen), aus der Beschäftigung von Schwarzarbeitern, aus Testkäufen, aus Kontrollmitteilungen, durch die sogenannte Summarische Risikoprüfung (SRP) oder aus der Nachkalkulation ergeben.
Wiktionary: Kassenbuch – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen
↑ BFH, Urteil vom 12. Mai 1966, Az.: IV 472/60, BStBl III 1966, 371
↑ BFH, Urteil vom 26. Februar 2004, Az.: XI R 25/02, BFH/NV 2004, 858
↑ BFH, Urteil vom 2. März 1982, Az.: VIII R 225/80, BStBl II 1984, 504
Normdaten (Sachbegriff): GND: 4571905-6 (OGND, AKS)

References: § 4
 § 162
 § 148
 § 146
 § 22
 § 22
 § 158
 § 158
 § 158
 § 370