Source: http://www.ref-ag.ch/wikiref/registrierung_und_archivierung.html
Timestamp: 2018-01-23 16:07:43+00:00

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Die Archivierung und Registrierung dient dem Ziel, Ordnung in die vielfältigen Geschäfte und Themen einer Kirchgemeinde zu bringen. Eine Vernachlässigung dieser Themen ist häufig nicht sofort, sondern erst mit den Jahren oder Jahre später spürbar. Dann kann ein solches Versäumnis hohe Aufwände für die Ehrenamtlichen und die Mitarbeitenden bringen und zu erheblichen Kosten führen. Eine sorgfältige Archivierung und Registrierung ist deshalb dringend zu empfehlen.
Register und Registrierung
Die Kirchenordnung verlangt vier Register, die eine Kirchgemeinde führen muss:
▪Taufen
▪Konfirmationen
▪Trauungen
▪Bestattungen
▪Austritte
▪Eintritte
Von diesen Registern zu unterscheiden ist die Registrierung von Geschäften und Beschlüssen. Sie dient folgenden Zwecken:
▪Reduktion der Informationsflut auf das Wesentliche
▪Vereinheitlichung der Aktenbildung und damit Erleichterung der Wiederauffindbarkeit
▪Klärung des Zugangs zu den Dossiers
▪Hilfe bei dezentraler Verwaltung
▪Sicherstellung der Aufbewahrungs- und Schutzfristen
▪Sicherstellung der Kontinuität bei Stellvertretungen und Stellenneubesetzungen sowie Wechseln der Amstinhaberinnen und Amtsinhaber
▪Gewährleistung der Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit
▪Sicherung des kulturellen Erbes
Registrierung und Archivierung erfolgen nicht nur nach Sitzungsdaten, sondern auch nach Sachgeschäften.
Über die Art und Weise der Registrierung bestehen keine Weisungen. Es ist den Kirchgemeinden überlassen, wie sie diese vornehmen. Sehr hilfreich ist der "Geschäftsstruktur- und Archivplan für Reformierte Kirchgemeinden".
§ 64 Kirchenordnung
Geschäftsstruktur- und Archivplan für Reformierte Kirchgemeinden
Nützliche Informationen und Bezugsquellen eines privaten Anbieters
Unbefristet aufzubewahren sind:
▪Protokolle der Kirchgemeindeversammlung
▪Protokolle der Kirchenpflege
▪Verträge
Für Personalakten gilt:
▪Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Anstellungsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Anstellungsverhältnisses erforderlich sind (vgl. Datenschutzgesetz). Dies bedeutet, dass Daten grundsätzlich nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses vernichtet werden müssen. Ausgenommen sind:
▪Daten, die aus sozialversicherungs- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen
▪Angaben, die zur Wahrnehmung der sogenannten "nachvertraglichen Fürsorgepflichten" von Bedeutung sind. Das sind zum Beispiel die Ausstellung oder spätere Berichtigung eines Zeugnisses oder die Erteilung von Referenzauskünften. Dafür ist es notwendig, z.B. den Funktionsbeschrieb, Zwischen- und Abschlusszeugnisse sowie die Protokolle von Mitarbeitendengespräche aufzubewahren sowie allenfalls Unterlagen über längere Krankheiten oder strafbares Verhalten.
▪Bewerbungsunterlagen bleiben im Eigentum des Arbeitnehmers und sind diesem spätestens bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses herauszugeben.
Für alle übrigen Akten bzw. Geschäftsunterlagen gilt:
▪Die Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre, entsprechend den Regeln über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung im OR
▪Die Aufbewahrungsfristen von Finanzunterlagen (Rechnung, Buchhaltung etc.) sind im Finanzreglement geregelt.
Art. 328b und 958f Obligationenrecht (OR)
§ 47 Finanzreglement
Zuständigkeiten bei der Archivführung
Die Verwaltung des Archivs ist grundsätzlich Sache der Pfarrerin oder des Pfarrers. Die operativen Archivarbeiten werden aber in vielen Kirchgemeinden vom Sekretariat oder der Kirchengutsverwaltung geleistet, die das Archiv auch häufig mehr brauchen. Die Archivverwaltung ist in diesem Fall nach Sach- und Fachgebieten oder Verantwortungsbereichen zu unterteilen. Dazu ist ein Kirchenpflegebeschluss notwendig oder eine Regelung im entsprechenden Funktionsbeschrieb. Auch wenn die Archivarbeiten ganz oder zum Teil delegiert werden, trägt die Pfarrerin oder der Pfarrer (und bei mehreren Pfarrämter die Pfarrerin oder der Pfarrer, die oder der dazu bestimmt ist) die Verantwortung für das Archiv.
§ 17 Archivordnung und § 31 DLD
Beispiel für eine Aufgabenteilung
Aktuariat oder Sekretariat:
▪Kirchenpflegearchiv
▪Kommissionen / Arbeitsgruppen
▪Kirchgemeindeversammlungen
Pfarrerin, Pfarrer:
▪Taufrodel
▪Kirchgemeindemitglieder
Kirchengutsverwaltung oder Sekretariat:
▪Budget
▪Rechnungen
▪zweckgebundene Güter
▪Versicherungen / Policen
Elektronische Führung der Register
Die elektronische Führung der Register ist möglich. Die Angaben müssen aber regelmässig ausgedruckt und in dieser Form archiviert werden. Sinnvoll scheint folgendes Vorgehen: Die Blätter werden regelmässig per Laserdrucker auf alterungsbeständiges Papier (ISO-Norm 9706 für Langzeitarchivierung) ausgedruckt und nach einigen Jahren gebunden. Die Register werden also letztendlich als Bücher archiviert. Wichtig ist, dass für die elektronischen Daten eine tägliche Sicherung stattfindet, damit keine Daten bis zum nächsten Ausdruck verloren gehen.
§ 3 Abs. 3 Archivordnung
Die Archivordnung regelt detailliert, wer zu welchem Zeitpunkt Einsicht in die Register erhält. Damit ist einerseits der Datenschutz sichergestellt, andererseits wird den berechtigten Interessen von Einzelpersonen und der historischen (Familien-)Forschung Rechnung getragen.
§ 4 und 5 Archivordnung
Entscheidungshilfe für Kirchgemeinden für Akteneinsichtsgesuche

References: § 64

Art. 328

§ 47

§ 17
 § 31

§ 3

§ 4