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Timestamp: 2018-08-16 04:06:54+00:00

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Rapport annuel au Parlement 2013-2014 - Loi sur l'accès à l'information - Conseil national de recherches Canada
Rapport annuel au Parlement 2013-2014 - Loi sur l'accès à l'information
Rapport annuel au Parlement 2013-2014 - Loi sur l'accès à l'information (DOCX, 2 834 Ko)
III. Délégation de pouvoirs
VII. Plaintes, enquêtes et cas juridiques
Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le trentième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loiau cours de l'exercice 2013-2014. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Mandat du conseil national de recherches canada
De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d'accès à l'information sont conformes au régime créé par la Loi sur l'accès à l'information. Comme le lui permet l'ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil et coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Au cours de la période visée, le groupe de l'AIPRP faisait partie du Bureau de la secrétaire générale (BSG).
Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du PARI-CNRC, l'agent de liaison en matière d'AIPRP de la DRH, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information.
Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :
Au cours de la période visée, le président a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP).
On trouvera à l'annexe A le décret de délégation de pouvoirs détaillé dûment signé.
L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2013 au 31 mars 2014. Dans la présente section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.
Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu quarante-deux (42) nouvelles demandes d'accès à l'information. L'origine de ces demandes se répartissait comme suit : huit (8) provenaient des médias, cinq (5) d'entreprises, huit (8) d'organismes et vingt-et-un (21) du public en général. Cinq (5) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de quarante-sept (47) demandes à traiter au cours de la période visée.
Description détaillée des nouvelles demandes d'accès à l'information suit
Le CNRC a traité quarante-et-une (41) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de six (6) demandes a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière. Les demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation tels que : les ressources humaines, les subventions et contributions, y compris le programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC), les commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes, les programmes de recherche ainsi que la gestion organisationnelle.
L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuisait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l'article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans dix-sept (17) cas. Les prorogations principalement impliquées par des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie.
En bref, sur quarante-et-une (41) demandes traitées, vingt-huit (28) ont été complétées dans 30 jours ou moins, quatre (4) ont été complétées entre 31 à 60 jours, cinq (5) ont été complétées entre 61 et 120 jours, deux (2) ont été complétées entre 121 et 180 jours, une (1) a été complétée entre 181 et 365 jours et une (1) a été complétée en plus de 365 jours. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.
D'autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements quant à la possibilité de divulguer des renseignements qui émanent du Conseil national de recherches. Au cours de la période de référence, quarante (40) demandes de consultation de ce genre ont été reçues d'autres ministères fédéraux. Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné au CNRC afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.
Les parties 2.2 et 2.3 du rapport statistique sur les exceptions et les exclusions répertorient le nombre de demandes où des exceptions et des exclusions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 16(2)(c), 18(a),(b),(c),(d), 19(1), 20(1)(b)(c)(d), 21(1)(a)(b)(c)(d), 23 et 69(1)(a)(c)(e)(g) re (a) de la Loi.
L'alinéa 16 (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans deux (2) cas. L'alinéa 18 (Intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans huit (8) cas parce que la communication de l'information demandée aurait porté préjudice à la position concurrentielle du CNRC. L'article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué quatorze (14) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu. L'article 20 (Renseignements de tiers) a été invoqué dans dix-neuf (19) cas. L'exception utilisée en vertu de l'article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Les tiers ont été consultés conformément à l'article 27 de la Loi et ont donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements les concernant. L'article 21 (avis, etc.) a été invoqué dans dix-neuf (19) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s'agissait d'avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC, de positions et de plans développés pour de futures négociations de même que des projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration d'une institution fédérale qui n'ont pas encore été mis en œuvre. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d'activités et des stratégies. L'alinéa 23 (enquêtes de sécurité) a été invoqué dans trois (3) cas. La publication de cette information aurait révélé des informations confidentielles fournies par les conseillers juridiques du CNRC. L'article 69 (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) qui prévoit l'exclusion des documents confidentiels du Conseil privé, a été invoqué dans sept (7) cas.
Les statistiques, comme l'indique le graphique à la page suivante, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l'AIPRP.
Les tendances indiquent une diminution du nombre de demandes d'accès à l'information reçues, mais la complexité des demandes a augmenté. Le nombre de pages qui devaient être examinées par le bureau d'AIPRP a augmenté de façon remarquable. En raison de la façon dont les demandes sont écrites par les demandeurs, le bureau de l'AIPRP doit récupérer les documents de beaucoup plus de personnes (employés) et d'unités opérationnelles. En conséquence, les analystes ont dû examiner une très grande quantité de documents, qui se sont souvent révélés des copies et des chaînes de courriels. Il y a aussi eu plus de consultations avec d'autres ministères et des tierces parties.
Nombre de demandes reçues et traitée
reçues 67 66 42
traitées 64 68 41
reportées 4 5 6
En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau d'AIPRP a traité quatorze (14) demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l'accès à l'information) pendant la période visée, comparativement à trois (3) en 2012-2013, zéro (0) en 2011-2012 et deux (2) en 2010-2011.
Description détaillée des demandes informelles d'accès à l'information suit
Dans le cadre de ses rôles et responsabilités générales, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de soixante-seize (76) questions parlementaires reçues en 2013-2014.
Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels utilise un système de traitement des demandes informatisé qui lui permet de consigner les demandes reçues au CNRC. Ce système a été développé pour suivre les délais imposés par les lois. Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent une fois par semaine pour discuter des demandes et des activités dans lesquelles le bureau d'AIPRP est impliqué.
Le rapport statistique annuel 2013-2014 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B Note de bas de page 1.
Au cours de l'exercice, six sessions de formation ont été offertes. La première a été offerte le 29 avril 2013 à 24 personnes sur l'AIPRP et l'information d'entreprise. La seconde a été offerte le 14 mai 2013 sur les processus et les exigences reliés à l'AIPRP. La troisième session a été offerte le 18 juillet 2013 à 24 personnes sur l'AIPRP et sur la gestion de l'information d'entreprise. La quatrième session de formation a été donnée le 13 mars 2014 à 30 participants sur l'essentiel des lois et les meilleures pratiques. La cinquième session du 24 mars 2014 a été donnée à 13 personnes sur l'AIPRP au CNRC. Enfin, la sixième session de formation a été offerte le 27 mars 2014 pour un petit groupe sur l'AIPRP au CNRC. Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à la protection des renseignements personnels qui sont aussi rapportés dans le rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l'accès à l'information en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, les agents ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues, où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur l'accès à l'information.
Le CNRC affiche sur son site Web, les résumés des demandes d'accès à l'information qui ont été complétées ainsi que les rapports annuels conformément à la directive révisée concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information qui a été émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor en février 2012.
Trois (3) plaintes ont été déposées contre le CNRC en 2013-2014. Le motif de ces nouvelles plaintes en regard à l'application de la Loi sur l'accès à l'information concerne l'application des articles 19(1), 21(1) et 23 au sujet du refus d'accès aux documents ou à certaines parties de ceux-ci, demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Ces trois plaintes sont en traitement au Bureau du Commissaire à l'information.
Il n'y a pas eu de cas juridiques en 2013-2014.
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels Sections 7(a), 8(1), 9, 11(2) to (6), 12(2)(3), 26, 27(1) and (4), 28(1), (2) and (4), 29(1), 22, 37(4), 43(1), 44(2) Section 8(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 18(2), 31, 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b)
Période visée par le rapport: 01/04/2013 to 31/03/2014
Reçues pendant la période visée par le rapport 42
Fermées pendant la période visée par le rapport 41
Reportées à la prochaine période de rapport 6
Communication totale 9 9 1 0 0 0 0 19
Communication partielle 0 6 3 4 2 1 1 17
Tous exemptés 0 0 0 1 0 0 0 1
Total 13 15 4 5 2 1 1 41
15(1) ‑ I.A.Table note 1 0
15(1) ‑ Def.Table note 2 0
15(1) ‑ S.A.Table note 3 0
16(2)c) 2
18b) 3
18c) 1
18d) 2
20(1)b) 8
20(1)d) 6
21(1)b) 5
I.A.: Affaires internationales .
Communication totale 19 0 0
Communication partielle 16 1 0
Communication totale 508 498 19
Communication partielle 4999 3305 17
Tous exemptés 198 0 1
Communication totale 18 201 1 297 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 8 360 8 2137 1 808 0 0 0 0
Total 30 561 9 2434 1 808 0 0 0 0
Communication totale 2 8 9 0 19
Communication partielle 0 1 1 0 2
Total 2 10 11 0 23
1 à 15 jours 10 0 10
16 à 30 jours 15 0 15
31 à 60 jours 0 4 4
Total 25 13 38
Communication totale 0 1 1 0
Communication partielle 1 1 4 8
Tous exemptés 0 0 1 0
Total 1 2 6 8
9(1)c) 9(1)c)
30 jours ou moins 1 0 2 3
61 à 120 jours 0 1 2 1
Présentation 41 $205 0 $0
Total 41 $205 0 $0
Reçues pendant la période visée par le rapport 40 611 2 194
Total 40 611 2 194
Fermées pendant la période visée par le rapport 38 566 2 194
Reportées à la prochaine période de rapport 2 45 0 0
Plus de 365 days
Communiquer en entier 23 3 0 0 0 0 0 26
Communiquer en partie 8 1 0 0 0 0 0 9
Total 35 5 0 0 0 0 0 38
5.3 ecommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
31 à 60 0 1
61 à 120 2 0
Salaires 90 895 $
Biens et services 7 520 $
Autres 7 520 $
Total 98 415 $
Employés à temps plein 1,00 0,65 1,65
Total 1,00 0,65 1,65

References: l'article 72
 l'article 72

L'article 9
 l'article 27
 L'article 19
 L'article 20
 l'article 20
 l'article 27
 L'article 21
 L'article 69