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GUIA PARA LA ELABORACION DE PLANES DE FORMACION, SlideSearchEngine.com
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Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 1 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa © Federación de Empresarios del Metal de Zaragoza C/ Santander, Nº 36, 2ª planta • 50.010 • Zaragoza Teléfono (976) 766 060 • Fax (976) 532 493
2 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa Índice INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 3 1.1. ESTRUCTURACIÓN DE LA GUÍA..................................................... 4 1.2. USO DE LA GUÍA................................................................................. 5 PROCESO DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN CONTINUA............... 7 FASE 1: IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS ............................................................................................ 8 FASE 2: DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN................ 18 FASE 3: EJECUCIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN.............................. 28 FASE 4: EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS E IMPACTO DE LA FORMACIÓN ............................................................................................ 38 FASE 5: ACCIONES DE MEJORA Y CORRECTIVAS ........................... 46 FINANCIACIÓN DE LA FORMACIÓN CONTINUA EN LAS EMPRESAS.................................................................................................. 60 3.1 PROGRAMA DE FORMACIÓN DIRIGIDO A LAS EMPRESAS (INSTITUTO ARAGONÉS DE EMPLEO)................................................ 60 3.2 NUEVO SISTEMA DE FINANCIACIÓN DE LA FORMACIÓN CONTINUA EN LAS EMPRESAS............................................................ 61 3.3. LEGISLACIÓN ................................................................................... 69
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 3 INTRODUCCIÓN Este documento es una síntesis de los resultados obtenidos en el proyecto de investigación “Guía para la elaboración de planes de formación en la PYME” enmarcado en las Acciones complementarias y de Acompañamiento a la Formación del Gobierno de Aragón, convocatoria 2005. La mayoría de las empresas aragonesas son pequeñas y medianas empresas; más concretamente, el 99% de las empresas en Aragón tienen menos de 10 empleados. Sin embargo deben competir en el mercado único europeo con empresas mayores en tamaño y con gran disponibilidad de recursos económicos, humanos y técnicos para ofrecer el mismo producto o servicio. En este entorno, la formación se vislumbra como elemento estratégico, clave para el mantenimiento y mejora de la competitividad ya que, la formación continua tiene como principal objetivo la capacitación y actualización permanente de las competencias (conocimientos, habilidades y destrezas) de los recursos humanos, del personal de una organización; lo que se busca, es, que cada individuo sea capaz de ejecutar sus funciones de manera eficiente y eficaz y esto le permita asimismo desarrollarse profesionalmente, aspectos éstos que repercutirán favorablemente en la propia empresa. La manifiesta desigualdad de los medios de que disponen las PYMES respecto a las grandes empresas, así como la evidente incidencia de la formación continua en la competitividad de las mismas, han hecho aconsejable el desarrollo de instrumentos de apoyo a los responsables de formación de este tipo de empresas al objeto de hacer posible una gestión eficaz y de calidad de la formación continua de su organización. 1
4 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 1.1. ESTRUCTURACIÓN DE LA GUÍA Esta Guía se configura como una herramienta de ayuda a las PYMES para que conozcan y puedan implantar un proceso integral de gestión de la formación continua de calidad. La estructura de esta guía sigue una secuencia lógica en la que se presentan: las fases que componen el proceso integral de gestión de la formación continua y las pautas de ejecución de cada una de las mismas, de forma diferenciada; cada fase se complementa, con un ejemplo de buena práctica de realización identificada en las empresas aragonesas a través de entrevistas en profundidad, o bien con las propuestas de ejecución desarrolladas por el equipo de investigación, y que servirán de modelo para llevar a cabo de cada una de las fases de dicho proceso: • Presentación del proceso de gestión de la formación continua. En primer lugar se presentan las fases que componen el proceso integral de formación continua. Para cada fase se especifican las pautas o factores clave que aseguran una ejecución de calidad de la misma. Para facilitar la comprensión y aplicación de dichas pautas se profundiza en el significado de cada una de ellas y se orienta acerca de la manera en que puede realizarse. Además, las pautas cuya comprensión pudiera resultar más dificultosa, se ilustran con ejemplos concretos de ejecución. Igualmente, se resalta en cursiva y con un asterisco (*) aquellas indicaciones imprescindibles para las PYMES. • Descripción de buenas prácticas. Se describen las buenas prácticas identificadas en el desarrollo del estudio en el que se enmarca la realización de esta guía. Se han identificado buenas prácticas en tres de las cinco fases que componen el proceso de gestión de la formación continua. En concreto en las siguientes - Fase 1: Identificación y análisis de necesidades formativas - Fase 2: Diseño y planificación de la formación - Fase 4: Evaluación de los resultados e impacto de la formación Evidentemente, la exposición de tales prácticas se efectúa de forma diferenciada para cada una de estas fases.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 5 • Descripción de propuestas de buenas prácticas. En las fases en las que el análisis de la muestra de empresas evaluadas no han arrojado resultados que permitan identificar el desarrollo de buenas prácticas en alguna de dichas fases, se ha procedido a elaborar propuestas de realización de las mismas que servirán a las pymes para efectuar una ejecución que asegure unos niveles mínimos exigibles de calidad. Dichas fases son las que siguen: - Fase 3: Ejecución del Plan de Formación (Seguimiento) - Fase 5: Implementación de acciones de mejora y correctivas 1.2. USO DE LA GUÍA Los distintos modos de uso de esta guía dependen de las circunstancias específicas de la empresa que la utilice. En general podemos diferenciar dos modos fundamentales: • Empresas que realizan por primera una aproximación al proceso integral de gestión de la formación continua. Se trata de empresas que, sencillamente, hasta el momento no han realizado ningún tipo de gestión de la formación y que, en el mejor de los casos, se han limitado a aconsejar a sus trabajadores que se inscriban en alguno de los muchos cursos que se ofertan en el mercado (gratuitos o no). Estas empresas únicamente obtendrán utilidad del estudio de tales “formas exitosas de hacer”, si previamente conocen en profundidad dichas fases, los objetivos que persigue cada una de ellas, las pautas que conducen a una ejecución exitosa de las mismas así como la forma en que estas pautas pueden / deben llevarse a cabo. En consecuencia, es imprescindible que, antes de sumergirse en las formas de gestión exitosas, este tipo de empresas realice una lectura detallada de las partes donde se exponen y explican con detenimiento y con un lenguaje sencillo todos los aspectos necesarios para que la PYME pueda obtener el máximo aprovechamiento del conocimiento de las buenas prácticas descritas y/o propuestas.
6 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa • Empresas que en alguna medida ya realizan algún tipo de gestión (de una o más fases) del proceso de la formación continua pero que consideran que dicha gestión puede mejorase. En función del grado de conocimiento que la PYME en cuestión tenga de la fase que quiere mejorar se presentarán dos opciones: - Adentrase directamente en la descripción de la buena práctica identificada (o propuesta) que le interese en su caso. - Proceder previamente a la lectura, de la fase o fases que le interesan y en la que, tal cual se ha citado con anterioridad, se especifican las pautas o factores clave que aseguran una ejecución de calidad de la/s misma/s. Desde nuestro punto de vista es aconsejable, con independencia del conocimiento previo de la empresa acerca de la fase de que se trate, proceder a la lectura exhaustiva de la misma. Esto en muchas ocasiones favorecerá y hará posible, además de la familiarización con la terminología utilizada que facilita la posterior comprensión de las prácticas descritas, que el lector se abra a otras posibles alternativas que hasta ahora no había contemplado. En cualquier caso confiamos en que la aplicación de esta metodología y las conclusiones obtenidas pueden ser útiles a aquellas empresas que decidan hacer de la formación un proceso más de la misma.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 7 PROCESO DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN CONTINUA El desarrollo del proyecto en el que se ha enmarcado la realización de la presente guía (“Guía para la elaboración de planes de formación en la PYME), ha partido de la consideración de que, dada la importancia que en toda Europa se otorga a la formación continua como elemento fundamental para la mejora y/o mantenimiento de la competitividad (tanto de la empresa como de los trabajadores), la gestión de este tipo de formación debe considerarse como un proceso autónomo que exige una gestión de calidad del mismo. Trasladando la filosofía de los actuales modelos de gestión de calidad (ISO, EFQM) a la Formación Continua, la calidad total significa desarrollar un proceso en el que los trabajadores que participan en el plan de formación disfrutan del aprendizaje, desarrollan totalmente las destrezas y habilidades que adquieren en la formación, y se hacen competentes para aplicarlas al puesto de trabajo, lo cual produce un efecto positivo en el funcionamiento global de la empresa. El desarrollo del proyecto ha permitido determinar las fases que integran el citado proceso de gestión de calidad de la formación continua: - Identificación y análisis de necesidades formativas - Diseño y planificación de la formación - Ejecución del plan de formación (seguimiento) - Evaluación de los resultados e impacto de la formación - Implementación de acciones de mejora y correctivas 2
8 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa FASE 1: IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS Esta primera fase es la base para el desarrollo de un plan de formación, ya que será el punto de partida y de referencia para el resto de etapas del proceso formativo. Para ello es preciso identificar los problemas o puntos a mejorar en diferentes áreas funcionales de la empresa, y decidir si estos problemas se pueden resolver a través de la formación, determinando posteriormente el tipo de acción/es formativa/as necesaria/s en cada caso. La formación tiene sentido cuando las causas de los problemas de una organización, empresa, etc., se centran en los conocimientos, habilidades o destrezas de los empleados; esta necesidad surge generalmente por tres tipos de causas: − Problemas de desempeño de trabajo − Introducción de nuevas tecnologías − Cambios legales o introducción de normas De las causas anteriores, las dos últimas ocasionan a su vez problemas en el desempeño del trabajo debido a las nuevas competencias que la introducción de dichas tecnologías o cambios legales obliga a asumir. En consecuencia, las tres causas anteriores confluyen y pueden resumirse en la primera de ellas. Por tanto, si se llega a la conclusión de que la posibilidad de mejora depende de cambios en la calidad del trabajo y que éstas pueden lograrse a través de la formación continua, hablaremos de necesidades de formación. Las necesidades formativas son, a groso modo, un desfase entre lo que es y lo que debería ser, lo cual viene marcado por los objetivos estratégicos y operativos de la empresa. El análisis y diagnostico de necesidades formativas en la empresa privada está ligado a la mejora organizacional, ya que como se ha comentado con anterioridad el objetivo de la formación continua es, además de que los empleados adquieran nuevos conocimientos, que esto tenga una incidencia positiva en el funcionamiento de la empresa.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 9 La inexistencia de este proceso o su realización de una forma inadecuada conllevará una identificación incorrecta de los objetivos que se quieren conseguir mediante la formación y condicionará de forma negativa todo el proceso, haciendo que la formación sea inútil, con las consiguientes perdidas económicas y de esfuerzo. Es por ello muy importante la implicación de la empresa en esta fase, siendo conveniente incluso, que sea ella misma la que identifique sus necesidades. FACTORES CLAVE Las PAUTAS para un adecuado desarrollo de la fase de identificación y análisis de necesidades formativas son las recogidas en la tabla siguiente. Identificación de las necesidades/objetivos de la organización a corto, medio y largo plazo (enmarcado en situación del mercado, sector…) Análisis de los puestos de trabajo/ocupaciones de la empresa Definición de los conocimientos, habilidades y destrezas (competencias) requeridos para el desempeño adecuado de las tareas incluidas en cada ocupación Análisis comparativo entre las competencias requeridas para el desarrollo de una ocupación con la cualificación real de los trabajadores que la ocupan. Evaluación del desempeño profesional de las tareas que se realizan en cada ocupación. Definición de los puntos o áreas de mejora resultantes de los análisis anteriores. Identificación del colectivo - IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES/OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN A CORTO, MEDIO Y LARGO PLAZO (enmarcado en la situación del mercado, sector…) Es muy importante que la empresa tenga claros sus objetivos generales para saber exactamente qué es lo que se busca y encajar así los pertinentes objetivos de formación dentro de este campo. Para ello la empresa deberá tener en cuenta la situación del entorno, prestando especial atención a las nuevas tendencias y a los posibles cambios
10 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa que puedan acontecer en un futuro próximo y que pudieran influir directamente en su actividad. Para que la PYME pueda seguir esta pauta bastará con que se mantenga informada acerca de la evolución general de la situación económica y la específica de su sector, de los cambios previsibles o que están aconteciendo y que pudieran afectar a su actividad en el horizonte aproximado de uno a dos años, de la competencia y de su propia evolución. Aparte de la información que la empresa dispone acerca de sí misma, actualmente existen abundantes fuentes de información externa: Internet, publicaciones de las organizaciones empresariales, revistas especializadas, etc. *En el caso de las pymes, lo realmente importante es que la empresa, en base a la información de que disponga: • Establezca (preferiblemente por escrito) los objetivos generales que desea conseguir en un horizonte de entre 1 a 3 años. • Establezca (y a ser posible exprese por escrito) los objetivos específicos que desea alcanzar a corto plazo, en un periodo de aproximadamente un año. Ejemplos: aumento de un 5% de la producción para el 30 de septiembre del próximo año, disminución del absentismo laboral un 15% antes del 31 de diciembre del año entrante, etc. Lógicamente estos objetivos específicos deben ser coherentes con los objetivos generales. - ANÁLISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA EMPRESA Analizar (y desarrollar en su caso) el organigrama del centro de trabajo: ocupaciones de la empresa y tareas que se desempeñan en cada una de ellas. *Es importante definir el perfil de cada uno de los diferentes puestos de trabajo. Así sabremos claramente cuales son las tareas que debe desarrollar cada persona. De esta forma se facilitará la tarea de analizar si esta persona esta realizando correctamente las tareas que le corresponden.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 11 Para facilitar este proceso, si la empresa alcanza un mínimo tamaño y tiene subdivisiones, se puede realizar por áreas o departamentos. Asimismo no es necesario tener una ficha de cada trabajador sino de los puestos de trabajo u ocupaciones ya que generalmente esta cifra será menor. *Resulta muy adecuado un formato similar al que sigue: PUESTO DE TRABAJO TAREAS A DESEMPEÑAR RESPONSABLE DE ALMACÉN - Control de la recepción y despacho de mercancías y pedidos de almacén .Gestión del almacén, indicando la forma de realización de los trabajos que ordene. - Elaborar y analizar las estadísticas de recepción, picking, packing y despacho de mercancías y demás operaciones del almacén. - Controlar la selección, formación, rendimiento, disciplina y seguridad del personal a su cargo, ya sea de forma permanente o temporal. - Controlar y gestionar inventarios de existencias. - Comprobar el buen estado del material utilizado por los trabajadores en el almacén. - Participar activamente en el desarrollo de los sistemas de calidad implantados en la empresa. gestión y atención a clientes. - Gestionar de forma integral el almacén mediante soportes y aplicaciones informáticas. - DEFINICIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS (COMPETENCIAS) REQUERIDOS PARA EL DESEMPEÑO ADECUADO DE LAS TAREAS INCLUIDAS EN CADA OCUPACIÓN *Para cada uno de los puestos se deben especificar los conocimientos, habilidades y destrezas que debe poseer la persona que ocupe dicho puesto en la actualidad o en el futuro.
12 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa *Resulta muy adecuado un formato similar al que sigue: PUESTO DE TRABAJO COMPETENCIAS PRINCIPALES RESPONSABLE DE ALMACÉN Habilidades Técnicas - Conocimientos de ofimática. - Conocer los procesos de distribución. Conocer la gestión y organización de stocks. - Conocer el almacén y el material a utilizar - Conocimientos de trazabilidad. - Saber revisar el estado de la mercancía y conocer el estado idóneo de la misma. Habilidades Personales - Capacidad de liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones y planificación y organización. - Capacidad para dirigir y planificar acciones de trabajo. - Capacidad de análisis y visión de futuro. - Capacidad de adaptación y apertura hacia cambios e innovaciones sectoriales. - Orientación a servicio y cliente –externo y/o interno- - Habilidades comunicativas. - Capacidad de negociación. - Persona resolutiva y flexible con rápida capacidad de reacción. - Tolerancia al estrés. - Persona organizada, metódica y responsable en su trabajo. - Cumplimiento de las normas de seguridad e higiene.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 13 - ANÁLISIS COMPARATIVO DE LAS COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESARROLLO DE UNA OCUPACIÓN CON LA CUALIFICACIÓN REAL DE LOS TRABAJADORES QUE LA OCUPAN *Se realizará una comparación entre los conocimientos, habilidades y destrezas que posee la persona que ocupa un puesto de trabajo con aquellas que se han identificado como necesarias y pertinentes (especificadas en la tabla anterior). Este análisis comparativo puede realizarse elaborando una tabla similar a la anterior en la que se recojan los conocimientos, habilidades y destrezas reales de la persona que se desea evaluar. A continuación bastaría con comparar las dos tablas. - EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL DE LAS TAREAS QUE SE REALIZAN EN CADA OCUPACIÓN Este punto es importantísimo ya que permite saber que carencias tiene una persona en el desempeño de su trabajo para poder establecer así cual es la solución plasmada en formación que se adecua a las necesidades de dicho trabajador. Esta evaluación puede partir de la primera de las tablas anteriores “TAREAS A DESEMPEÑAR” valorando la ejecución de cada tarea. *Un supervisor (el propio empresario, encargado etc.) determinará si cada trabajador está desempeñando adecuadamente las funciones que le han sido asignados y en caso negativo establecerá las causas y las posibles soluciones relativas a formación. Esta evaluación puede realizarse de maneras muy diversas que van, desde la definición previa de diferentes indicadores que informen de la destreza en la ejecución de cada tarea y la posterior recogida de datos y análisis de los mismos, a la valoración (por ejemplo de 1 a 10) de la ejecución de cada tarea en base a la simple “impresión” del supervisor.
14 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa - DEFINICIÓN DE LOS PUNTOS O ÁREAS DE MEJORA RESULTANTES DE LOS ANÁLISIS ANTERIORES El análisis de toda la información precedente aportará el conocimiento suficiente para identificar diversas áreas de mejora, correspondiendo éstas a aquellas competencias en las que se han observado deficiencias subsanables mediante la formación. Esta será la base para la realización del plan de formación de la empresa. - IDENTIFICACIÓN DEL COLECTIVO Este punto se refiere a que el proceso de identificación y detección de necesidades formativas es recomendable realizarlo partiendo de un subgrupo dentro de la empresa, de un colectivo más menos definido y que cuente con características similares: un departamento/ área, una ocupación, etc.. *Un formato de cuadro donde recoger las necesidades formativas puede ser el siguiente: Departamento/Área Necesidad (área de mejora) Nivel de urgencia ALMACÉN - Gestión de pedidos - Planificación
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 15 EJEMPLO DE BUENA PRÁCTICA Como ejemplo de adecuado desarrollo de la fase de Identificación de necesidades formativas se expone la siguiente actuación real de una empresa aragonesa: IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS En la fase de detección e identificación de necesidades de formación la empresa analizada toma en consideración los siguientes aspectos o factores clave: - Necesidades y objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo - Análisis de puestos de trabajo - Competencias profesionales de cada trabajador en cada puesto de trabajo - Evaluación del desempeño profesional Esta organización elabora y dispone de un plan estratégico de formación a tres años, el cual constituye el referente para organizar la formación de sus trabajadores en este periodo, momento en el que elaborará el siguiente. En este documento se analiza, en base a la visión de empresa, qué tipo de formación puede ser interesante para la organización, lo cual permitirá que la formación desarrollada sea coherente con las pretensiones de la misma, lo que quiere ser y hacer en un futuro; es decir, se marcan unas líneas generales de actuación en esta materia así como unos objetivos a conseguir a través de la misma. Teniendo como referencia dicho documento se elabora anualmente un plan de formación. Para ello, se realizarán además, una serie de actuaciones marcadas por el objetivo de realizar una formación continua útil para la empresa y sus trabajadores. Cada uno de los puestos de trabajo de esta empresa tiene una ficha de puesto donde se recoge el perfil requerido, especificando las competencias técnicas, personales y de gestión que debe tener la persona que ocupe dicho puesto de trabajo. Dos veces al año se realiza una evaluación del desempeño de todo el personal de la empresa, descentralizando esta actividad por departamentos. Serán los directores de los mismos los que evalúen al personal que forma parte de su equipo.
16 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa En dicha evaluación se valoran, además del desempeño profesional, las competencias que posee cada persona y las que debería poseer en base a su perfil. De esta manera se van detectando las carencias en competencias, en realización y se establecerán las necesidades de formación y posibilidades de mejora. Paralelamente se analizan también inquietudes que pueda haber en los trabajadores y/o en los jefes de departamento. A partir de toda esta información, recogida en un cuestionario, se elabora una ficha personal de cada trabajador. Una vez al año, después de una evaluación del desempeño, cada director de departamento realiza una solicitud de acciones formativas asociadas a cada una de las personas, que será la base del plan de formación, y que se realiza considerando: - El plan estratégico de formación - Análisis los puestos de trabajo - Análisis de competencias profesionales - Los resultados de la evaluación del desempeño. - Las peticiones de los empleados El formato de solicitud es del siguiente tipo: ACCIÓN FORMATIVA PERSONAL AFECTADO NIVEL DE NECESIDAD El objetivo es que cada trabajador realice la formación que realmente necesita y que le ayuda a mejorar, por lo que se intenta que sea lo más individualizada posible.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 17 TABLA DE SÍNTESIS DEL PROCESO DESCRITO - Plan estratégico de formación (REFERENTE) - Análisis ficha de puesto - Análisis de competencias trabajadores - Evaluación del desempeño profesional - Recogida inquietudes trabajadores - Elaboración ficha personal trabajador SOLICITUD ACCIONES FORMATIVAS
18 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa FASE 2: DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN Ferrández y Puente (1990) definen la planificación como "la acción que posibilita poner en situación concreta un proyecto de formación". Para ello la persona encargada del diseño tiene que tomar una serie de decisiones que le ayuden a organizar, ejecutar y controlar una actividad formativa determinada, en un contexto determinado y con un grupo de alumnos concretos. En la planificación de la formación continua es muy importante definir de forma operativa el ámbito en el que debe actuar. La tarea es difícil ya que ello va a depender de las características, objetivos, colectivo… Las actuaciones a ejecutar en la programación de cualquier acción formativa con adultos son: 1) Analizar el grupo de aprendizaje o destinatarios; 2) Establecer los objetivos; 3) Estructurar y organizar los contenidos; 4) Selección de estrategias metodológicas; 5) Selección de recursos didácticos; 6) Establecer criterios de evaluación. Siguiendo a Zabalza (1997) es preciso priorizar las necesidades y para ello podemos utilizar dos estrategias: • Ordenamiento de objetivos dando más importancia a aquellos que resultan más relevantes. • Magnitud de los déficit detectados en comparación con la situación deseada Tras priorizar las necesidades comienza la fase de establecimiento de objetivos que se pretenden alcanzar mediante la formación; es un proceso de reflexión, depuración y explicitación. Para proceder al diseño y planificación de la formación es necesario fijar claramente tales objetivos. En esta fase se especificará el plan de formación para que queden claros las necesidades de la organización, las necesidades de formación y los objetivos que especifican lo que será capaz de hacer el personal tras la realización de la misma. En definitiva los objetivos señalan las metas hacia las que ha de encaminarse la actividad, al definirlos con claridad se está facilitando la selección y la organización
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 19 de los medios didácticos necesarios, marcan y hacen posible los criterios y los contenidos de evaluación. Los objetivos se redactan en términos de capacidades. La capacidad es un potencial o aptitud que posee una persona para llegar a la adquisición de nuevos conocimientos y habilidades. Son las posibilidades que cada persona tiene, que puede desarrollar y que le van a permitir realizar de forma permanente y por sí sólo, nuevos aprendizajes Fue Stenhouse el que propuso la formulación de objetivos como proceso. De esta forma se considera la estructura de actividades que se van a proponer y cuáles son las habilidades o destrezas que los alumnos deben manejar para realizarlas, habilidades que el alumno ya posee y que va acrecentar de forma progresiva. FACTORES CLAVE Estas son las PAUTAS a seguir para desarrollar de forma adecuada la fase de Planificación y Diseño del plan de formación: Identificación de recursos disponibles (financieros, infraestructuras...) y los obstáculos y limitaciones para el desarrollo de formación. Priorización de las áreas de mejora Establecimiento de los objetivos concretos que se pretenden conseguir con la formación. Definición de acciones formativas acordes con los objetivos que se persiguen. Selección del método de formación más adecuado para cada acción formativa Establecimiento del calendario del plan formativo. Selección del proveedor de formación (interno o externo) Elaboración/adquisición del material formativo y toda la documentación que pueda ser útil para el proceso formativo Establecimiento de criterios / formas de evaluación de las acciones/plan de formación.
20 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa - IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS DISPONIBLES (FINANCIEROS, INFRAESTRUCTURAS...) Y LOS OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES PARA EL DESARROLLO DE FORMACIÓN Lo primero que debe hacerse es analizar cuales son los recursos con los que se cuenta para la realización de formación: presupuesto, posibles subvenciones, recursos humanos, instalaciones, etc. - PRIORIZACIÓN DE LAS ÁREAS DE MEJORA En cualquier caso y tal cual se ha expuesto anteriormente es aconsejable que, con independencia de la estrategia que se siga, se seleccionen aquellas áreas que aporten una mayor contribución a alcanzar los objetivos de la empresa y a la mejora de la referida competitividad. La anterior fase de identificación de necesidades formativas ha hecho posible detectar diversas áreas de mejora, correspondiendo éstas a aquellas en las que se han observado deficiencias subsanables mediante la formación. Sin embargo en una empresa NO ES POSIBLE MEJORARLO TODO Y A LA VEZ, por lo que, en coherencia con el predicamento de Zabalza, *es imprescindible seleccionar, de entre todas las áreas en las que se han observado deficiencias, aquellas (normalmente no más de 2 o 3) que la empresa considera que, en caso de subsanarse: • Contribuirán más y mejor a alcanzar los objetivos a corto y medio plazo de la empresa. • Contribuirán más a mejorar la competitividad de la empresa (mejora de la satisfacción de los clientes, del clima laboral, de las ventas, etc.) y de los propios trabajadores formados (aumento de la polivalencia, mayor reconocimiento y prestigio, mayores posibilidades de promoción interna, etc...)
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 21 - ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS CONCRETOS QUE SE PRETENDEN CONSEGUIR CON LA FORMACIÓN Para poder comprobar si realmente la formación es de utilidad es necesario *definir los objetivos a conseguir con la realización de cada acción formativa o grupo de acciones, centrándose en que es lo que se quiere que las personas participantes en la formación sean capaces de hacer una vez recibida la misma (en cuestión de tareas, habilidades…) Un formato adecuado podría ser el siguiente: ACCIÓN FORMATIVA: LOGÍSTICA OBJETIVOS - Poder definir métodos óptimos de almacenaje según el tipo de almacén y el tipo de producto así como la óptima ubicación de la mercancía dentro del mismo; y determinar los equipos de manutención a utilizar. - Identificar los costes de almacenamiento y establecer un sistema de gestión de devoluciones óptimo. - Gestionar, de una forma eficiente, el stock, la zona de expediciones y la preparación de pedidos. - Seleccionar el tipo de embalaje más adecuado para cada sistema de almacenamiento - Determinar los riesgos existentes en el almacén en cuanto a posibles accidentes y conocer las distintas medidas de prevención. - DEFINICIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS ACORDES CON LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN En relación a los objetivos anteriormente marcados, *se deben proponer acciones formativas que permitan que los trabajadores adquieran los conocimientos que les son necesarios para el desarrollo de su trabajo, para la mejora en éste o para su actualización. Para ello hay que definir una serie de contenidos que deberán ser desarrollados durante la acción formativa. Normalmente se acude al mercado (proveedores de formación) para analizar que cursos son los que mejor se adaptan a los objetivos definidos en el punto anterior.
22 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa Un formato adecuado podría ser el siguiente: ACCIÓN FORMATIVA: LOGÍSTICA CONTENIDOS 1. Organización de almacenes. 1.1. Etapas de planificación. 1.2. División del almacén. 1.3. Distribución y manipulación de mercancías en el almacén. 1.4. Costes de Almacenamiento. 1.5. Tratamiento de las devoluciones. 2. Sistema de almacenaje. 2.1. Tipología. 2.2. Análisis de los sistemas en función del producto, servicio y coste. 2.3. Cálculo de costes de aplicación del sistema. 2.4. Diseño del sistema. 3. Políticas de Stock. 3.1. La gestión de stock. 3.2. Factores que afectan al punto de reposición. 3.3. Pedidos y Expediciones. 3.4. Técnicas de preparación de pedidos. 4. Gestión del embalaje. 4.1. Función del embalaje. 4.2. Tipología. 4.3. Factores que determinan la selección del embalaje. 4.4. Señalización y rotulado. 4.5. Materiales de embalajes. 5. Normativa de seguridad e higiene en almacenes. 5.1. Instalaciones. 5.2. Distribución de zonas. 5.3. Ubicación de mercancías. 5.4. Mantenimiento y conservación. 5.5. Ergonomía en la manipulación de cargas. - SELECCIÓN DEL MÉTODO DE FORMACIÓN MÁS ADECUADO PARA CADA ACCIÓN FORMATIVA Aunque actualmente la formación presencial es el método más extendido *es aconsejable considerar cual es el método más adecuado para impartir cada una de las acciones que contienen el plan de formación, atendiendo a las características de sus contenidos así como a las del colectivo a la que va dirigido.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 23 A este respecto hay que considerar que la formación a través de Internet puede ser una buena opción ya que cada vez existen más cursos de calidad en la red. En cualquier caso es conveniente poder conocer previamente estos cursos (al igual que los presenciales) para asegurarse que se ajustan a los objetivos marcados y que no requieren un sobreesfuerzo (más bien al revés) que desanima a los alumnos. Igualmente tampoco es conveniente dejarse “deslumbrar” por la abundancia de recursos multimedia si no está garantizada la pertinencia pedagógica de los mismos. Algunos de los aspectos a valorar son: la facilidad de navegación, las posibilidades de interacción con el tutor y con el programa de manera que éste permita al usuario practicar, realizar ejercicios de refuerzo, evaluaciones etc. Igualmente hay que valorar positivamente los mecanismos de control y seguimiento tanto de propio programa como los puestos a disposición del tutor. Lógicamente, es el proveedor de formación quien debe informarnos de todos los aspectos anteriores. - ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO DEL PLAN FORMATIVO Asimismo *deben establecerse unas fechas y horarios que favorezcan la participación de todo el personal al que atañe el plan de formación. - SELECCIÓN DEL PROVEEDOR DE FORMACIÓN (INTERNO O EXTERNO) A la hora de desarrollar un curso es necesario establecer quien va a impartir esa formación. Si va a ser alguien de la propia empresa *debe ser una persona con suficiente conocimiento y experiencia, que domine la materia en cuestión, pero a su vez que sepa transmitir los conocimientos que posee; si es necesario se puede establecer un plan de formación de formadores, de personas capacitadas para que ellos puedan impartir formación en aquellas materia en las que son expertos. *Cuando el proveedor es externo se debe atender asimismo al conocimiento del mismo de la materia a impartir, de la empresa y del
24 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa sector. Se debe igualmente comprobar referencias profesionales. Es importante conocer al formador ya que, aunque el centro proveedor goce de renombre, el formador debe ser igualmente competente. - ELABORACIÓN/ADQUISICIÓN DEL MATERIAL FORMATIVO Y TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE PUEDA SER ÚTIL PARA EL PROCESO FORMATIVO - ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS / FORMAS DE EVALUACIÓN DE LAS ACCIONES/PLAN DE FORMACIÓN. *Es importante establecer qué se va a evaluar y cómo se va a realizar dicha evaluación. En cuanto a cuáles son los factores a evaluar, estos se exponen en la fase 4 por lo que en ésta, lo importante es determinar cómo se va a realizar la evaluación de cada uno de ellos: definir los aspectos específicos a evaluar relativos a cada uno los factores evaluables, diseñar indicadores de medida, determinar cuando se realizará cada tipo de evaluación etc. Toda esta información a la que se ha hecho referencia en esta fase puede sintetizarse en una tabla como la que sigue: ACCIÓN FORMATIVA LOGÍSTICA DE ALMACENAMIENTO PERSONAL AFECTADO Personal de almacén DURACIÓN 70 horas OBJETIVOS ACCIÓN Proporcionar al participante los conocimientos y técnicas necesarias para gestionar y controlar un almacén de productos terminados para su distribución PROGRAMA 1.Organización de almacenes, 2.Sistemas de almacenaje, 3.Políticas de stocks, 4.Gestión del embalaje, 5. Política de seguridad e higiene en almacenes RECURSOS PREVISTOS Plataforma de telefomación, tutor CALENDARIO EJECUCIÓN Octubre-noviembre 2006 METODOLOGÍA IMPARTICIÓN Teleformación CRITERIOS EVALUACIÓN Evaluación de conocimientos prácticos y teóricos.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 25 EJEMPLO DE BUENA PRÁCTICA Como ejemplo de adecuado desarrollo de la fase de Diseño y Planificación de la Formación exponemos la siguiente buena práctica: DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN En la fase de Diseño y Elaboración del plan de formación esta empresa tiene en consideración los siguientes aspectos o factores clave: - Identificación de recursos disponibles (financieros, infraestructuras...) y los obstáculos y limitaciones para el desarrollo de formación - Priorización de las áreas de mejora - Establecimiento de los objetivos concretos que se pretenden conseguir con la formación - Definición de acciones formativas acordes con los objetivos que se persiguen. - Establecimiento del calendario del plan formativo - Selección del proveedor de formación (interno o externo) - Elaboración/adquisición del material formativo y toda la documentación que pueda ser útil para el proceso formativo - Establecimiento de criterios / formas de evaluación de las acciones/plan de formación. A partir de la identificación de necesidades realizada de manera previa en la primera de las fases que compone el proceso integral de gestión de la formación, se procede a la elaboración propiamente dicha del plan de formación. El Departamento de Recursos Humanos hace una propuesta de plan de formación anual donde incluyen aspectos tales como las acciones formativas que lo componen, los destinatarios, objetivos de la formación, los contenidos, calendario… y que es presentado al equipo directivo y debe ser aprobado por la gerencia, y Cuando en el proceso de detección de necesidades se identifican un número elevado de áreas que requieren formación, se determina la prioridad de las mismas en función de las propias necesidades de la organización, de los recursos disponibles y de
26 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa los objetivos previstos de la formación. Se intenta hacer una previsión real para poder impartir todo lo planificado. Este plan se compone de formación interna y formación externa. Sin embargo, no se trata de un plan cerrado sino que, a partir del mismo, se van realizando las adaptaciones que se consideran necesarias. Para el desarrollo de dicho plan de formación anualmente se establece un presupuesto para formación que se distribuye previamente entre los distintos departamentos en función de las necesidades detectadas en cada una de ellas. La financiación de las acciones formativas contempla tanto recursos propios como la formación bonificada (Fundación Tripartita). Los cursos suelen impartirse en la modalidad presencial pero también se realiza algún con aplicación de la actuales Tecnologías de la Información y la Comunicación. La formación generalmente se desarrolla dentro de horario laboral. La formación interna siempre es dentro de jornada y en la formación externa puede haber combinación de horarios. Generalmente se recurre a personal interno para impartir los cursos ya que predomina la formación en la propia empresa. En los casos en los que resulta necesario, como proveedores de la formación seleccionan eligen a especialistas en la materia, no se dejándose guiar únicamente por referencias. Generalmente el contenido del curso es desarrollado por la persona que va a impartir la formación que a su vez sigue las directrices marcadas por la empresa. El material didáctico que se va a emplear es desarrollado también por el proveedor o persona que va a impartir la formación y será supervisado por el responsable del área implicada y el responsable de Recursos humanos. En esta fase de diseño del plan de formación establecen los criterios de evaluación de las acciones formativas y del propio plan de formación. Para ello se determinan los objetivos que se pretenden conseguir con la formación y se establecen una serie de indicadores de medición de la eficacia de la formación que se valoran a posteriori.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 27 TABLA DE SÍNTESIS DEL PROCESO DESCRITO - Propuesta de plan de formación - Determinación de objetivos - Priorización de necesidades: plan de formación abierto - Determinación de los criterios de evaluación - Diseño de indicadores
28 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa FASE 3: EJECUCIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN (SEGUIMIENTO) Una vez que se han planificado todos los aspectos del programa y del proceso formativo el siguiente paso es la puesta en práctica de todo lo planificado. Una importante labor que según los expertos debe realizarse de forma previa, es concienciar a los empresarios para que faciliten la realización de la formación en horario de trabajo; aunque siempre teniendo en cuenta que existen sectores en los que dadas sus características (tamaño, horarios de laborales, etc.) esto puede resultar especialmente complicado. Durante esta fase lo fundamental será mantener un intenso seguimiento sobre el cumplimiento de los objetivos operativos planteados. Es importante asimismo que cada empresa cuente con su propio sistema de control. Para ello, la persona que se responsabilice de la formación, deberá mantener un seguimiento continuo del proceso formativo; asistir ocasionalmente a los cursos para comprobar como se desarrollaban las acciones formativas (hablar con los alumnos y el profesor...) así como los responsables de departamentos si los hubiere. Es importante una colaboración estrecha entre empresa y proveedor de formación, independientemente de que este sea interno o externo, lo cual favorecerá sin duda un desarrollo adecuado del proceso formativo.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 29 FACTORES CLAVE Las PAUTAS a seguir para desarrollar de forma adecuada la fase de ejecución del plan de formación (seguimiento) son las siguientes: Entrevista previa con el formador para informarle de las características de la empresa y peculiaridades del colectivo al que va dirigida la formación así como de los medios disponibles para el desarrollo de la misma. Apoyo al proceso formativo: dotación de los medios materiales e instalaciones necesarios, favorecer la flexibilidad laboral horaria para los trabajadores en formación Control los siguientes aspectos del proceso formativo: . La planificación general de la acción formativa que realiza el formador . La documentación facilitada . La preparación de cada sesión de impartición de la acción formativa . La competencia técnica/ dominio de la materia . La adecuación de los contenidos impartidos a las necesidades del trabajador / empresa. . La capacidad de comunicación y claridad en las exposiciones . La accesibilidad al profesorado . La capacidad para motivar al alumnado y despertar su interés . La resolución de dudas y preguntas . La aceptación de sugerencias e iniciativas de los alumnos . La capacidad de dirección de grupos . La capacidad de resolución de problemas/conflictos . La adaptación al nivel del grupo . El cumplimiento de horarios - ENTREVISTA PREVIA CON EL FORMADOR PARA INFORMARLE DE DIVERSOS ASPECTOS RELATIVOS A LA FORMACIÖN *La empresa debe informar al formador de de las características de la empresa y peculiaridades del colectivo al que va dirigida la formación así como de los medios disponibles para el desarrollo de la misma., de manera previa al inicio de la acción formativa. En los casos en los que no sea posible entrevistarse con el formador dicha información podría transmitirse por escrito.
30 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa - APOYO AL PROCESO FORMATIVO *La empresa debe dotar de los medios materiales e instalaciones necesarios y favorecer la flexibilidad laboral horaria de los trabajadores en formación. - CONTROL DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS DEL PROCESO FORMATIVO: planificación general de la acción formativa realizada por el formador, la documentación facilitada a los alumnos, la preparación de cada sesión de impartición de la acción formativa, la competencia técnica/ dominio de la materia, la adecuación de los contenidos impartidos a las necesidades del trabajador / empresa, la capacidad de comunicación y claridad en las exposiciones, la accesibilidad al profesorado, la capacidad para motivar al alumnado y despertar su interés, la resolución de dudas y preguntas, la aceptación de sugerencias e iniciativas de los alumnos, la capacidad de dirección de grupos, la capacidad de resolución de problemas/conflictos, la adaptación al nivel del grupo, el cumplimiento de horarios. *Durante el desarrollo de la acción formativa, un responsable de la empresa, controlará el desarrollo adecuado de la misma; supervisará la marcha del curso pudiendo corregir de esta forma las posibles deficiencias en cuanto a metodología, actividades programadas, recursos utilizado etc; es decir, detectar problemas y realizar los reajustes oportunos de forma inmediata. La ventaja de realizar un seguimiento continuo del desarrollo de la acción formativa es que permitirá rectificar durante el desarrollo de la misma, mientras que si exclusivamente se realizara una evaluación al final se podrían realizar mejoras en acciones posteriores, pero no en la actual.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 31 EJEMPLO DE BUENA PRÁCTICA: En esta fase no se han identificado buenas prácticas en las empresas, por lo que se ha elaborado una PROPUESTA para su completo desarrollo que permitirá a la PYME realizar esta fase de forma adecuada siguiendo criterios de calidad. EJECUCIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN (SEGUIMIENTO) Resumen Una vez diseñado el plan de formación, el siguiente paso es poner en marcha todo lo planificado. Para el adecuado desarrollo de esta fase, la propuesta que sigue se configura en torno a los siguientes elementos principales: Información al formador sobre los detalles relativos a la formación (objetivos, colectivo,…), apoyo de la empresa al proceso formativo, facilitando los recursos necesarios y favoreciendo la flexibilidad laboral para facilitar la participación de sus trabajadores y seguimiento por parte de un responsable de la misma del desarrollo de las acciones formativas para asegurar la calidad del proceso y su correcta realización. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA Esta propuesta esta compuesta por tres actuaciones: - Informar al formador: Previamente al comienzo de la acción formativa, el responsable de formación de la empresa hacer llegar al formador una serie de informaciones relativas tanto a la acción formativa como a la propia empresa; si fuera posible es aconsejable que se realice mediante una entrevista personal: - Objetivos generales de la empresa. Pueden estar plasmados en el plan estratégico en caso de que la empresa lo posea, o como líneas generales en las que se exponga hacia donde va la empresa, que quiere conseguir. - Objetivos concretos que se persiguen con la realización de esa acción formativa. Qué se pretende que sean capaces de hacer las
32 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa personas participantes tras realizar la acción formativa). - Colectivo: perfil de los trabajadores, puesto de trabajo que ocupan (tareas que desempeñan), motivaciones, posibles conflictos/problemas internos… - Medios disponibles para el desarrollo de la acción formativa. - Apoyo por parte de la empresa al proceso formativo Durante el desarrollo de la acción formativa, aunque la impartición corresponda al proveedor de formación (sea interno o externo) la empresa deberá prestar un total apoyo a la realización de la misma: aportando los recursos y materiales necesarios, facilitando la flexibilidad laboral de los trabajadores participantes en la formación, atendiendo quejas, reclamaciones e incidencias…y sobre todo asegurándose de la calidad de dicho proceso. - Seguimiento de la empresa del desarrollo de la formación Se realizará un seguimiento de la acción formativa por parte de un responsable de la empresa (responsable de formación, responsable del área implicada, encargado…), para comprobar que se ésta se desarrolla de acuerdo con la planificación establecida y los objetivos marcados: contenidos, número de horas, calendario... Se controlará la marcha del curso pudiendo corregir de esta forma las posibles deficiencias en cuanto a metodología, actividades programadas, recursos utilizados…; es decir, detectar problemas y realizar los reajustes oportunos de forma inmediata. Hay que conocer igualmente en qué medida los participantes consideran que el curso está respondiendo a sus necesidades y expectativas. Es necesario verificar que la información está llegando de forma correcta a los participantes en esa formación. Estos son los aspectos principales que se recomienda controlar durante el desarrollo de la acción: - Preparación de las sesiones - Dominio de la materia
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 33 - Claridad en la exposición, capacidad de comunicación - Capacidad de resolución de dudas y consultas - Capacidad de motivar al alumnado y despertar su interés - Capacidad de dirección del grupo - Relación profesor – alumno - Ambiente y clima del curso - Instalaciones y materiales… El seguimiento permite a su vez comprobar en qué medida se van subsanando los problemas detectados. Convendría realizar dos visitas (como mínimo) por parte del responsable de la empresa, para realizar este control o seguimiento. En caso de acciones formativas de muy escasa duración bastaría con una visita. El observador recogerá información sobre: - La actuación del formador. - La actuación de los participantes. - La interacción formador-participantes. - Los recursos y medios utilizados - Las incidencias producidas Para ello hay que elaborar un modelo para recogida de datos; se puede usar como herramienta una plantilla de seguimiento donde se anotará la valoración de todos los puntos a analizar. Es conveniente adaptar dicho modelo a cada caso particular, ya que no siempre se perseguirán los mismos objetivos. Estos serán los pasos a seguir en cada caso: - Delimitar los aspectos a considerar - Determinar el tiempo durante el cual se va a llevar a cabo la observación: sesión o sesiones - Elaborar el protocolo de observación - Realizar la observación - Analizar e interpretar la información recogida. Es conveniente que las visitas se realicen en dos momentos intermedios de desarrollo de la acción formativa evitando que coincidan con el principio o el final de la misma ya que el objetivo de las mismas es el control y no la evaluación. Dichos
34 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa momentos se elegirán dependiendo de la duración de la acción formativa y se adaptarán en cantidad en caso de ser necesario. *Aquí se expone un modelo que se puede tomar como ejemplo para su elaboración. PLANTILLA DE SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN FORMATIVA Se recogerá aquí la percepción del responsable/observador en relación a los siguientes aspectos de la acción formativa, siendo 0 el valor más bajo (valoración nula) y 5 el más alto (valoración excelente) 0 1 2 3 4 5 FORMADOR Planificación general del curso* Preparación de la sesión** Aplicación adecuada del programa Adecuación de las actividades a los objetivos del curso Capacidad de comunicación y claridad expositiva Capacidad de motivación Dominio del contenido/materia Adecuación de las tareas a los objetivos del curso Capacidad para fomentar el trabajo en grupo Capacidad para mediar y resolver situaciones de conflicto Resolución de dudas y consultas Aceptación de sugerencias e iniciativas de los alumnos Cumplimiento horarios/calendario MATERIALES Documentación facilitada Condiciones aula/instalaciones Utilización de los medios previstos PARTICIPANTES Se implican con interés en el curso Ambiente de cooperación en las actividades en grupo Perciben que las actividades del curso son productivas Cumplimiento de horarios INCIDENCIAS REGISTRADAS *se comprobará en este caso que el formador tenga preparada y visible a los participantes la programación del curso **se comprobará que el formador tenga un esquema con el desarrollo de la sesión donde aparezcan como mínimo: contenidos, desarrollo de los mismos y material a emplear.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 35 La información recabada a través de estas observaciones (plantilla) se deberá complementar con un cuestionario a cumplimentar por los participantes para recoger/contrastar información que tal vez no se ha podido obtener de forma clara mediante la observación (Como se puede deducir de la información que aquí se pretende recoger se combinan los elementos de observación directa e indirecta). . CUESTIONARIO PARA LOS PARTICIPANTES EN LA ACCIÓN FORMATIVA Los alumnos deberán valorar una serie de aspectos que se contrastarán y complementarán la información recogida mediante las visitas a la formación (coinciden con los aspectos valorados al finalizar la acción formativa para valorar la satisfacción de los trabajadores participantes en la misma). CONTENIDOS 1.- Los textos, apuntes utilizados son… Poco interesantes→Muy interesantes 0 1 2 3 4 5       2.- Los conceptos introducidos son… Poco aprovechables→Muy aprovechables 0 1 2 3 4 5       3.- El temario se imparte de forma practica No estoy de acuerdo →Estoy de acuerdo 0 1 2 3 4 5       4.- El tiempo asignado para el desarrollo No estoy de acuerdo →Estoy de acuerdo de cada tema es el adecuado 0 1 2 3 4 5       5.- Tengo la impresión de que aprovecho No estoy de acuerdo →Estoy de acuerdo el tiempo 0 1 2 3 4 5       METODOLOGÍA 6.- En mi opinión la forma de enseñanza Inadecuada → → → Muy adecuada utilizada es 0 1 2 3 4 5      
36 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 7.- La participación de los asistentes está No estoy de acuerdo→Estoy de acuerdo siendo activa 0 1 2 3 4 5       8.- Los ejercicios y casos prácticos No estoy de acuerdo → Estoy de acuerdo realizados están bien planteados 0 1 2 3 4 5       PROFESORADO 9.- La disposición del profesor para Nula → → → → → → → Excelente el diálogo es… 0 1 2 3 4 5       10.- Los conceptos e ideas fundamentales Con vaguedad → Con gran claridad mentales son desarrollados… 0 1 2 3 4 5       11.- El profesor sabe mantener a los Aburridos →→ Altamente interesados participantes… 0 1 2 3 4 5       12.- El profesor favorece la participación No estoy de acuerdo → Estoy de acuerdo de los alumnos 0 1 2 3 4 5       13.- Creo que el profesor ha preparado Superficialmente →→Profundamente la clase… 0 1 2 3 4 5       DOCUMENTACIÓN 14.- El material adicional utilizado es No estoy de acuerdo→ Estoy de acuerdo suficiente y útil 0 1 2 3 4 5       ORGANIZACIÓN 15.- La organización del curso me parece… Nula → → → → → → Excelente 0 1 2 3 4 5       INSTALACIONES 16- Las condiciones del aula/instalaciones Inadecuadas → → → Muy adecuadas me parecen… 0 1 2 3 4 5      
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 37 Una vez recogida la información proveniente de las dos fuentes, se procederá a establecer valores medios de cada uno si la visita se ha realizado en más de una ocasión. Se compararán posteriormente los valores que correspondan a los mismos aspectos y se analizará si hubiera alguna discrepancia muy acusada, y si hubiera aspectos que “salen” muy mal valorados. Con este procedimiento obtenemos la información necesaria para poder tomar medidas o desarrollar acciones inmediatas en caso que las valoraciones no sean satisfactorias. Algunos ejemplos de estas acciones inmediatas pueden ser: - Cambio de horario por dificultades de la mayoría - Cambio de aula por deficiencias en las instalaciones - Sustitución del formador - Modificación/adaptación de alguna parte del programa - Etc.
38 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa FASE 4: EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS E IMPACTO DE LA FORMACIÓN La evaluación de la formación es vital dentro de los esfuerzos para lograr una formación de calidad, es decir, una formación adaptada a las necesidades reales y que se lleve a cabo adecuadamente, sea efectiva, eficaz, y rentable. El desarrollo del proyecto en el que se enmarca la elaboración de la presente guía ha permitido comprobar que, en la mayoría de las empresas y especialmente en las PYMES, las prácticas de evaluación de la formación continua se encuentran en un grado de desarrollo poco avanzado. Estas prácticas se limitan generalmente a la evaluación de la satisfacción de los participantes en la formación, sin profundizar en otros niveles que permitan generar información para estimar la pertinencia, eficacia o eficiencia de los procesos formativos de la empresa. Se han considerado posibles causas de este hecho las siguientes: - Desconocimiento de cómo llevar a cabo exactamente la evaluación, cómo desarrollar los instrumentos de recogida de información y cómo analizarla. - Falta de recursos humanos y materiales para llevar a cabo esta actividad. - La creencia de que la evaluación no es necesaria, principalmente porque no se sabe cómo ni para qué utilizar los resultados que se obtienen de la misma. Recogiendo la opinión de diversos expertos hay que incidir en que para realizar adecuadamente el proceso de evaluación, se deben de valorar, además de la satisfacción de los participantes, los siguientes aspectos: diseño y planificación; proceso de impartición; conocimientos adquiridos; aplicación de éstos en el puesto de trabajo; impacto de la formación en las empresas y en los trabajadores.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 39 FACTORES CLAVE A continuación se especifican las PAUTAS a seguir para desarrollar de forma adecuada la fase de evaluación de resultados del plan de formación. Evaluación de la satisfacción de los participantes Evaluación del aprendizaje: conocimientos adquiridos Evaluación de la transferencia (aplicación de la formación al puesto de trabajo) Evaluación del impacto de la formación en los trabajadores Evaluación del impacto de la formación en la organización Evaluación del grado de satisfacción de la empresa/superiores con la formación recibida por sus trabajadores Evaluación del grado de ejecución del plan de formación Tal cual se ha especificado con anterioridad, en la fase de diseño del plan de formación se debe haber establecido previamente cómo se va a realizar la evaluación de cada uno de los factores clave recogidos en la tabla anterior. - EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LOS PARTICIPANTES Consiste en analizar la valoración que hacen los participantes de la acción formativa. *En este análisis se deben contemplar aspectos relativos al contenido, al formador a las instalaciones y la percepción de utilidad y aplicabilidad de la formación por parte de los participantes, lo cual se puede contemplar a través de un cuestionario donde recojan y valoren tales aspectos. Habitualmente la evaluación se efectúa nada más finalizar la acción formativa aunque también es conveniente realizarla durante su transcurso, aunque esto suele variar en función de la duración de la misma. Un modelo sencillo de cuestionario para las pymes podría ser el expuesto en la descripción de la buena práctica propuesta para el desarrollo de la fase 3 de ejecución, control y seguimiento (CUESTIONARIO PARA LOS PARTICIPANTES EN LA ACCIÓN FORMATIVA)
40 Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa - EVALUACIÓN DEL APRENDIZAJE: CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS Se trata de saber si los participantes en la formación han adquirido los conocimientos previstos. *Lo habitual efectuar pruebas teóricas o practicas a través de las cuales los alumnos demuestren sus nuevos conocimientos. Lógicamente es el formador quien elabora las pruebas de evaluación y las valora posteriormente. Sin embargo la empresa deberá solicitar al formador (interno o externo) un informe con los resultados de tales pruebas. - EVALUACIÓN DE LA TRANSFERENCIA *Además se saber si el trabajador ha aprendido, hay que verificar si aplica realmente esos conocimientos y lo hace de una manera adecuada a la hora de realizar las tareas previstas. Esta es una cuestión más dificultosa de observar y suele requerir dejar transcurrir un tiempo prudencial antes de evaluar si los trabajadores formados aplican provechosamente los nuevos conocimientos y destrezas. Hay que tener en cuenta que pueden ser muchas y muy distintas las razones por las que realmente no se aplican tales conocimientos y destrezas: todavía la empresa no dispone de la nueva máquina que espera a adquirir y p ara cuyo manejo se ha formador al trabajador, es necesario reestructurar previamente el departamento para aplicar dichos conocimientos, resulta más cómodo hacer las cosas tal como se hacían, el trabajador no cuenta con el apoyo de la empresa para introducir los cambios necesarios para introducir las “nuevas formas de hacer” etc.. Una forma sencilla de realizar la evaluación de la transferencia es evaluar el desempeño profesional de las nuevas tares recogidas en la tabla inicial de objetivos previstos en la acción formativa.
Guía sobre la Formación en la Pequeña y Mediana Empresa 41 *Un formato adecuado puede ser el siguiente: ACCIÓN FORMATIVA: LOGÍSTICA TAREAS PREVISTAS AL FINALIZAR LA ACCIÓN (OBJETIVOS) Evaluación del desempeño (de 1 a 10) - Poder definir métodos óptimos de almacenaje según el tipo de almacén y el tipo de producto así como la óptima ubicación de la mercancía dentro del mismo; y determinar los equipos de manutención a utilizar. - Identificar los costes de almacenamiento y establecer un sistema de gestión de devoluciones óptimo. - Gestionar, de una forma eficiente, el stock, la zona de expediciones y la preparación de pedidos. - Seleccionar el tipo de embalaje más adecuado para cada sistema de almacenamiento - Determinar los riesgos existentes en el almacén en cuanto a posibles accidentes y conocer las distintas medidas de prevención. - EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA FORMACIÓN EN LOS TRABAJADORES Un punto importante también en este tipo de evaluación es cómo impacta la formación en los propios trabajadores. Diversos estudios demuestran que la formación puede tener un impacto positivo en diversos aspectos relativos a los trabajadores, fundamentalmente los siguientes: la motivación, el clima laboral, la polivalencia, la mejora del “prestigio” del trabajador en la empresa (mejor consideración), la promoción, la estabilidad laboral. *Serán por tanto estos aspectos los que deban evaluarse. Puede realizarse una evaluación tanto subjetiva (la consideración del empresario y/o de los encargados o supervisores acerca de los mismos) como objetiva mediante el análisis de diversos
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