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Timestamp: 2019-06-27 09:15:50+00:00

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﻿ CARTA CIRCULAR 71 DE 2006
CARTA CIRCULAR 71 DE 11 DE DICIEMBRE DE 2006
CONTENIDO:ENTES PÚBLICOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES CON RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE CONTABLE DE LA VIGENCIA 2006.
CARTA CIRCULAR 71 DE 2006
Ref.: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2006.
Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones en el período contable (ene. 1º al dic. 31/2006) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se deben seguir las siguientes instrucciones:
La información con corte a 31 de diciembre de 2006 deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 550 de 2005. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma.
Para el corte 31 de diciembre de 2006, todas las entidades del ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública (Res. 400/2000, art. 2º) deberán reportar la información financiera, económica y social a través del sistema consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública, CHIP.
Se relaciona a continuación la información con corte a 31 de diciembre de 2006, que debe ser presentada a más tardar el 15 de febrero de 2007 por las entidades del ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, PGCP, en los términos establecidos en la Resolución 550 de 2005:
Formulario de la categoría notas generales
Es importante precisar que para el corte a 31 de diciembre de 2006, únicamente debe presentarse la siguiente información en forma impresa:
La certificación de que trata el artículo 4º de la Resolución 550 de 2005.
El dictamen del revisor fiscal, para las entidades que estén obligadas por ley o por estatutos.
Formulario CGN2005_001_Saldos_y_movimientos y las notas específicas de los fondos cuenta y fondos especiales.
Presentación de información en medio magnético.
Informe de control interno contable. En cumplimiento de la Resolución 48 de 2004 expedida por la Contaduría General de la Nación, del informe de control interno anual que debe ser enviado al departamento administrativo de la función pública, las entidades contables públicas remitirán a este organismo regulador de la contabilidad pública solamente el anexo denominado “Control interno contable”, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, en medio magnético, y en lo posible dentro del mismo medio que envía la información básica. El Archivo se denominará Icicontable acompañado de la extensión que corresponda al año del reporte (ICICONTABLE_2006.DOC).
Para la elaboración del informe relacionado con la evaluación del sistema de control interno contable debe tenerse en cuenta, como mínimo, los numerales 3º, 4º y 5º contenidos en la Resolución 119 de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, es decir, se analizarán las situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso.
La estructura del informe contendrá la evaluación del sistema de control interno contable donde se resalten las fortalezas y debilidades de este sistema de control. Deben indicarse las recomendaciones que se desprendan de dicha evaluación, y señalar en forma concreta los avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas en períodos anteriores. En este sentido, dicho informe contendrá, en su orden, la evaluación de los controles a que se refiere el numeral 5º de la mencionada resolución.
En este informe también se debe indicar, con relación al saneamiento contable, los siguientes aspectos:
• Estado final del proceso de saneamiento contable realizado por la entidad.
• Actividades adelantadas por la oficina de control interno contable, o quien haga sus veces, para evaluar el cumplimiento del saneamiento contable de la entidad.
Corresponden a todas las de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales; tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.
4.1. Consolidación de las prestaciones sociales.
De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las entidades deben reconocer al cierre de la vigencia, el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.
Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el catálogo general de cuentas, CGC, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN2005_001_Saldos_y_movimientos en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto. Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo establecido en la dinámica contable definida en el PGCP.
Todas las entidades, sean empleadoras o administradoras, que tengan a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, así como las emisoras de bonos pensionales están obligadas a calcular y registrar los pasivos pensionales. Las entidades responsables de las cuotas partes las registrarán una vez hayan sido reconocidas.
8. Proceso de inicio de período contable.
Una vez se tengan los saldos iniciales, es preciso que las entidades trasladen el saldo de la subcuenta 311001–Excedente del ejercicio ó 311002 déficit del ejercicio, a la cuenta 3105-Capital fiscal. Así como de la 320301-utilidad o excedente del ejercicio o 323002 pérdida o déficit del ejercicio a la cuenta 3208-Capital fiscal.
Así mismo, la entidad debe trasladar el saldo de las cuentas 3125-Patrimonio público incorporado y 3255-Patrimonio público incorporado, a la cuenta 3105 o 3208-Capital fiscal, según corresponda .
Igualmente, son objeto de traslado a la cuenta 3105 o 3208-Capital fiscal, según corresponda, los valores acumulados en la cuenta 3127 y 3257-Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público, al inicio del período contable.
Las actividades necesarias para iniciar el proceso contable, se deberán atender teniendo en cuenta lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y el procedimiento que para el efecto se expida.
9. Entidades o fondos en procesos especiales.
Las entidades en las que se ordenó su fusión, escisión o liquidación deberán preparar la información de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 53 de diciembre de 2003, incluida en el numeral 1.3 del manual de procedimientos del PGCP.
10. Saneamiento contable.
De acuerdo con lo establecido en las resoluciones 275 y 381 de 2006, y la Circular Externa 64 de 2006, las cuentas creadas para el reconocimiento de las operaciones propias del proceso de saneamiento contable, deberán ser reveladas sin saldo con fecha de corte 31 de diciembre de 2006.
11. Procedimiento para el cierre del período contable 2006, de las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera, SIIF, Nación.
Las entidades que se encuentran en el ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera, SIIF, Nación, además de las actividades señaladas en los puntos anteriores de la presente carta circular, deben tener en cuenta las siguientes:
Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados en el SIIF-Nación, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la CGN, según lo establecido en el artículo 6º del Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004, no obstante, la entidad adelante procesos de agregación y eliminación de las operaciones al interior de sus unidades, para efectos de generar el reporte a la CGN.
11.1. Actividades mínimas a realizar para el cierre del período contable 2006.
• Incorporación de la información de las unidades internas fuera de línea, UIFL.
• Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería, OAT.
• Proceso de inicio del período contable 2007.
11.2. Incorporación de la información de las unidades internas fuera de línea, UIFL.
El artículo 27 del Decreto 2789 de 2005, establece en cuanto al registro en el SIIF Nación de la ejecución presupuestal de asignaciones internas fuera de línea de las entidades en línea que: “Cuando una unidad ejecutora que esté en línea con el SIIF Nación detalle las apropiaciones de los rubros de gasto por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, adicionales al anexo del decreto de liquidación, el servidor público encargado de ejecutar esa asignación deberá enviar la información presupuestal y contable a la unidad ejecutora para que ella la registre en el sistema a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta”.
En consecuencia, las unidades ejecutoras deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las unidades fuera de línea, UFL. En este sentido, deberán adoptar los procedimientos administrativos, que le permitan garantizar el cumplimiento de la característica de universalidad de la información contable pública la cual “Busca incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales de los diferentes entes”.
11.3. Reclasificación de ingresos.
Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes de clasificar, con situación de fondos, CSF, o sin situación de fondos, SSF. Lo anterior, permite que en el proceso de consolidación las subcuentas 472080, 472290 y 572080, no presenten diferencias en el cálculo de las operaciones recíprocas.
Los saldos netos de los recaudos por clasificar, CSF, no tramitados por las diferentes entidades que conforman el SIIF-Nación, serán reclasificados por la dirección general de crédito público y del tesoro nacional, DGCPTN, a la subcuenta 290580 Recaudos DGCPTN por clasificar, de conformidad con la dinámica de la cuenta 2905-Recaudos a favor de terceros, la cual establece que: “La subcuenta 290580-Recaudos DGCPTN por clasificar, registra por parte de esa dirección, el traslado de los valores netos no clasificados por las entidades que conforman sistema integrado de información financiera, SIIF, al finalizar la vigencia fiscal, los cuales deben ser nuevamente trasladados en la vigencia fiscal siguiente a la cuenta 472080-Recaudos por clasificar.
“La contrapartida (…). La subcuenta 290580-Recaudos DGCPTN por clasificar corresponde a la subcuenta 472080-Recaudos por clasificar”.
11.4. Causación de las cuentas por pagar.
Aunque no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el sistema permite incorporar los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2006, soportados en documentos y de acuerdo con la distribución del PAC de rezago vigencia 2007, conforme lo establece el artículo 24 del Decreto 2789 de 2004 cuando expresa que: “Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación definida por la Contaduría General de la Nación”.
11.5. Confirmación de deducciones.
11.6. Bienes y servicios registrados en almacén-entidades SIIF.
De conformidad con el literal d) del numeral 5.2 de la Circular Externa 20, emitida por el administrador SIIF-Nación, “para las entidades que durante el año fiscal 2006, realizaron ejecuciones presupuestales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, deben cerciorarse que antes del cierre definitivo del módulo de egresos, todas las entradas de bienes o servicios queden obligadas, lo anterior para que en el sistema quede reflejada la constitución real de las cuentas por pagar”.
Por lo anterior, la subcuenta 240103-Bienes y servicios registrados en almacen–Entidades SIIF, la cual “registra en forma transitoria, por parte de las entidades que conforman el sistema, la entrada a almacén de los bienes y servicios adquiridos, los cuales deben ser reclasificados en la etapa de la obligación a la subcuenta 240101, 240102 o 242501 según corresponda”, no debe presentar valor.
11.7. Cancelación de pasivos en forma manual.
Corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que debe ser realizado periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.
11.8. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería, OAT, de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).
El cierre de la vigencia deberá efectuarse cuando se hayan legalizado totalmente las OAT por los conceptos de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).
11.9. Reintegros.
Las partidas relacionadas con el concepto de reintegros deben ser aplicadas en el sistema. Para que el efecto del reintegro se revele en el período 2006, los recursos deben consignarse en cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional en el año 2006 y clasificarse, cuando los módulos de egresos e ingresos se encuentren en período de transición, o antes de iniciarse el mencionado período.
11.10. Registro de ejecución del plan de desarrollo y del presupuesto de ingresos y gastos, en la clase cero (0).
No obstante, las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el PGCP, de tal manera que les permita conformar el reporte del formulario CGN2005_001_Saldos y movimientos, en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.
El proceso de cierre de las cuentas del plan plurianual de inversiones debe realizarse al terminar la vigencia del plan de desarrollo, en consecuencia no son objeto de cierre en este período.
11.11. Incorporación de las inversiones patrimoniales de las empresas.
Las entidades de la administración central nacional, ACN, deben aplicar los procedimientos definidos en la Circular Externa 51 del 8 de octubre de 2002, referente a las inversiones patrimoniales. En este sentido, debe tenerse en cuenta que para el caso de las inversiones que presentan pérdida en el momento de su actualización, requieren ser provisionadas hasta el 100% de las mismas y si existe diferencia negativa se constituirá una provisión adicional como pasivo contingente. Los saldos en estas cuentas se reportan en el formato de operaciones recíprocas, indicando la participación patrimonial.
11.12. Excedentes financieros.
11.13. Incorporación de asientos manuales periódicos.
Las entidades deberán incluir mediante asientos manuales los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, valorizaciones, reclasificaciones y ajustes.
11.14. Condiciones necesarias para el proceso de cierre anual provisional y definitivo.
11.14.1. Cuentas de resultado del ejercicio (311000, 323000) en cero.
Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 311001-Excedente del ejercicio o 311002-Déficit del ejercicio, a la cuenta 3105-Capital fiscal. Así como de la 320301-Utilidad o excedente del ejercicio o 323002 Pérdida o déficit del ejercicio a la cuenta 3208-Capital fiscal.
11.14.2. Saldo cero en la cuenta 5905-Cierre de ingresos, gastos y costos.
Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año fiscal 2006, la cuenta 5905-Cierre de ingresos, gastos y costos debe tener saldo cero. Lo anterior, teniendo en cuenta que el sistema cancela las cuentas de actividad, financiera, económica y social, utilizando como contrapartida las subcuentas que conforman esta cuenta.
Este proceso genera un lote automático (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que correspondan, según la unidad ejecutora, bien sea del grupo 31-Hacienda pública o 32-Patrimonio institucional.
11.14.3. Costos de producción.
Las entidades que utilizan sistemas de costos de producción y revelan esta información en las cuentas de la clase 7-Costo de producción, deben proceder a su cierre teniendo en cuenta que este se efectúa contra la subcuenta “Traslado de costos (Cr)”.
11.15. Fechas de cierre y reporte de información.
Las fechas de cierre de los módulos del SIIF fueron definidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, y comunicadas por el administrador del SIIF-Nación, mediante Circular 20 de noviembre de 2006.
La fecha de reporte de información a la CGN corresponde a la establecida en la Resolución 550 de diciembre 2005, es decir, el 15 de febrero de 2007.
11.15.1. Período de transición.
Durante este período el sistema quedará abierto con fecha del último día hábil de diciembre, con el fin de que las entidades efectúen en forma manual los registros contables de la vigencia 2006. Para lo cual deberán utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el último día hábil del mes (dic. 29) y entrar al sistema por la vigencia 2006.
El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2007.
Una vez cerrado el módulo contable, no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2006. Con este proceso concluye el período de transición, el cual corresponde al 26 de enero de 2007, de conformidad con el literal d) del numeral 2º de la Circular 20 emitida por el administrador SIIF-Nación.
11.15.2. Cierre provisional y definitivo anual, para el año 2006. Y cierres diarios definitivos 2007.
11.15.2.1. Cierre provisional Anual-Ultimo día contable anual-
El sistema sólo da la opción para que se realicen cierres de manera provisional para el período 2006, de tal forma que permite imprimir reportes para analizar las cuentas y efectuar las reclasificaciones y ajustes a que haya lugar.
11.15.2.2. Ejecución del proceso de cierre contable anual de la entidad.
El cierre contable puede ser provisional o definitivo y consiste en debitar las cuentas de ingresos y acreditar las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida la cuenta 5905-Cierre de ingresos, gastos y costos, transfiriendo el saldo neto a la cuenta patrimonial “Resultado del ejercicio”.
Debe tenerse en cuenta que este proceso se realizará una vez efectuado el proceso de cierre definitivo de los demás módulos del sistema. En consecuencia, una vez efectuado el proceso de cierre contable definitivo, el sistema no da la opción de incorporar más ajustes del año 2006.
Una vez la entidad tenga la seguridad de haber incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo la correspondiente a las unidades fuera de línea, UFL, cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría de centralización de la información, firmada por el contador y el jefe del área financiera.
La anterior solicitud debe consultar los literales j) y k) del numeral 2º de la Circular 20 emitida por el administrador SIIF-Nación.
11.15.2.3. Cierres diarios definitivos para el período 2007.
Para la vigencia 2007 el sistema no realizará cierres diarios definitivos durante el período de transición. Por lo tanto, es importante recordar que el análisis de las operaciones y ajustes se hará en forma simultánea a las transacciones del año 2006 y 2007, según se vayan realizando.
11.16. Análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas.
• Las administradoras de pensiones y salud, son la entidad recíproca para reportar los aportes a salud y pensiones
• La DIAN es la entidad recíproca de los conceptos de impuestos nacionales.
11.16.1. Reporte de operaciones recíprocas.
En la actualidad el SIIF no cuenta con una funcionalidad que genere el reporte CGN96.002 o CGN2005_002_Operaciones reciprocas, en consecuencia, para la vigencia 2006 las entidades deberán derivar este reporte de sus sistemas complementarios.
11.17. Preparación de la información contable de los fondos cuenta y/o fondos especiales.
Las entidades que administran fondos cuenta y/o fondos especiales, además de consignarlo de manera discriminada en las notas a los estados contables, deberán preparar la información contable en la forma desagregada que determina el PGCP-formato CGN96.001 o formulario CGN2005_001_Saldos y movimientos y notas a la información contable, para efectos del control fiscal y presupuestal.
11.18. Sistemas de información complementarios y reporte a la CGN.
También se consideran sistemas complementarios los que permiten a la entidad que a partir de la información generada en SIIF-Nación, se agregue la de las diferentes unidades que conforman una entidad contable pública y se eliminen las operaciones entre las diferentes unidades, con el fin de generar el reporte de información a la CGN como un único ente.
Lo anterior, significa que para efectos de reporte a la CGN, no se deben utilizar los sistemas paralelos, porque las entidades deben reportar con base en la información generada por el aplicativo SIIF-Nación, única fuente de información, de conformidad con los artículos 4º y 6º del Decreto 2789 de 2004.
En consecuencia, no deben existir diferencias entre la información reportada en el formulario CGN2005_001_Saldos_y_movimientos a la CGN y el balance de prueba generado por el SIIF-Nación.
11.19. Proceso de inicio de período contable, previa autorización de la CGN.
Este proceso será autorizado por la CGN una vez efectuado el cierre definitivo y se hará en forma gradual, asignando fecha para cada unidad, de la misma forma como se realizó el cierre del período contable 2006.
Con este proceso el sistema traslada al año 2007 los saldos iniciales de las cuentas de balance, generando el lote contable número 1. En consecuencia, el sistema recalculará los saldos a partir del primer cierre contable del año 2007.
Una vez se tengan los saldos iniciales, es preciso que las entidades trasladen el saldo de la subcuenta 311001–Excedente del ejercicio o 311002 déficit del ejercicio, a la cuenta 3105-Capital fiscal. Así como, de la 320301-Utilidad o excedente del ejercicio o 323002-Pérdida o déficit del ejercicio a la cuenta 3208-Capital fiscal.
Así mismo, la entidad debe trasladar el saldo de las cuentas 3125-Patrimonio público incorporado y 3255-Patrimonio público incorporado, a la cuenta 3105 o 3208-Capital fiscal, según corresponda.
Igualmente, son objeto de traslado a la cuenta 3105 o 3208-Capital fiscal, según corresponda, los valores acumulados en la cuenta 3127 y 3257 “Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público”, al inicio del período contable.
11.20. Apertura de cierres definitivos en SIIF-Nación.
Cuando en cumplimiento del principio de contabilidad pública “Hechos posteriores al cierre”, se requiera “levantar” en el sistema la marca de cierre definitivo, el representante legal de la entidad pública debe enviar comunicación dirigida al Contador General de la Nación sustentando dicha solicitud y con la descripción de la operación o ajuste que se vaya a incorporar o eliminar, copia de la misma debe ser enviada a la Contraloría General de la República, a la delegada que corresponda.
11.21. Saneamiento contable.
N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 4
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 6
 artículo 27
 artículo 24
 artículo 30
 Resolución