Source: http://www.enicbcmed.eu/fr/appels-a-propositions/appel-a-projets-strategiques/questions-frequemment-posees
Timestamp: 2019-12-10 14:13:17+00:00

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Questions fréquemment posées | ENI CBC Med
Afin de garantir un traitement équitable des Demandeurs, l’Autorité de Gestion ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un Demandeur, partenaire, projet ou d'activités spécifiques.
Les questions sur le premier appel à projets standards pouvant présenter un intérêt pour les autres Demandeurs, ainsi que les réponses, seront publiées dans cette section. Il est par conséquent recommandé de la consulter régulièrement. Les réponses seront données au plus tard sous 10 jours.
L’Autorité de Gestion ne peut en aucun cas organiser de consultations individuelles avec les Demandeurs conformément au principe de traitement équitable. Les évènements publics sur l’appel seront annoncés sur le site internet du Programme.
Afin de visualiser les réponses à vos questions, veuillez consulter régulièrement le tab « Réponses » dans votre compte sur le site web du Programme.
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A compter du 19 juin 2019, il n'est plus possible de poser de questions sur l'appel à projets stratégiques. Selon la section 3.3 des Lignes directrices à l'intention des Demandeurs, « des questions peuvent être envoyées, en anglais ou en français, au plus tard 15 jours avant la date limite de dépôt des demandes » (à savoir le 3 juillet 2019). Toutes les réponses seront fournies au plus tard 10 jours civils avant la date limite l'appel à propositions (le 24 juin 2019).
1. Informations générales sur l'appel à projets stratégiques
1.1 Un projet peut-il porter sur plus d’une Priorité ?
Publiée le: 16 avril 2019
Non. D’après le paragraphe 4.4.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, une même proposition ne peut traiter plus d’un Objectif Thématique et plus d’une Priorité même s’il existe des effets transversaux avec d’autres Priorités. Le formulaire électronique ne permet pas de choisir plus d’une Priorité.
1.2 Le nombre de propositions pouvant être présentées par un même Demandeur est-il limité?
Oui. D’après le paragraphe 4.4.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, un même organisme peut participer uniquement à une proposition par Priorité en qualité de Demandeur. Cela signifie par exemple que si une Université (indépendamment du nombre de départements qui la composent) peut soumettre en tant que Demandeur UNIQUEMENT un seul projet dans le cadre de chacune des sept priorités de cet appel à propositions. Au contraire, il n’y a pas de limitation quant au nombre de propositions de projet pour les organismes qui participent en tant que partenaire.
1.3 Que signifie le mot « organisme» afin de vérifier le respect de la limite du nombre de propositions de projet pouvant être présentées ?
Une seule proposition de projet pour chacune des 7 Priorités de l’appel peut être présentée par un même Demandeur. D’après le paragraphe 4.4.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, note de bas de page n.16, le mot « organisme » signifie : « Toute entité légale qui, […] conformément aux législations nationales […], est dotée de capacités juridiques, économiques, techniques et humaines engagées par la personne morale dans son ensemble. Ces conditions doivent être étayées par des pièces justificatives (tels que les statuts, documents d’enregistrement, et tout autre document officiel) démontrant la capacité à s’engager juridiquement (signer des contrats), assumer une responsabilité financière et gérer des ressources dans le but de remplir les objectifs fixés par le projet (les administrations publiques ou les universités seront considérées comme UNE seule et même organisation représentées par UNE seule personne morale, et ce malgré l’indépendance fonctionnelle de leurs départements ou unités). La participation de chaque organisation sera vérifiée lors de la phase 1 (Pertinence et Qualité de la proposition) sur la base, notamment des informations suivantes : numéro d´identification national (TVA, matricule fiscal, numéro SIRET, etc.), nom de l´organisme et du représentant légal ».
1.4 Une même organisation peut-elle participer en tant que partenaire à deux propositions de projet portant sur la même Priorité ?
Oui. Il n’y a pas de limite quant au nombre de propositions soumises par un organisme qui participe en tant que partenaire.
1.5 Si le même Demandeur soumet 7 propositions (1 proposition par Priorité), quel est le nombre maximum de subventions qui peut lui être attribué ?
Selon la section 4.4.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, un Demandeur ne peut pas se voir attribuer plus de trois subventions au titre du présent appel à propositions. Dans le cas où plus de deux propositions émanant du même Demandeur seraient sélectionnées, seules les trois propositions les mieux classées seront retenues dans la liste des projets recommandés au financement. Cette règle ne s’applique pas aux partenaires : cela signifie qu’un même partenaire pourrait être impliqué dans plus de trois projets auxquels une subvention a été octroyée.
1.6 Le coordinateur du projet, le responsable financier et le chargé de communication doivent-ils faire partie du personnel du Demandeur ou ses fionctions peuvent-elles être sous-traitées ? Ces fonctions peuvent-elles être confiées à des partenaires ?
Selon la section 2.5 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, afin de garantir une bonne gestion du projet, le Bénéficiaire doit désigner au minimum un coordinateur de projet, un responsable financier et un chargé de communication. Ces postes clé devraient de préférence faire partie du personnel permanent du Bénéficiaire principal. En outre, étant donné que la gestion est considérée comme une responsabilité du Bénéficiaire principal, la totalité de la gestion du projet ne peut pas être sous-traitée. Cela signifie que la coordination globale doit toujours relever de la responsabilité du Bénéficiaire principal qui peut cependant être appuyé par des experts externes. Bien que ces trois fonctions doivent être assurées par le Bénéficiaire principal, cela n'exclut pas pour autant que des partenaires ne soient impliqués dans ces activités.
1.7 Deux organismes ou plus peuvent-ils être impliqués en tant que partenaire unique dans une même proposition de projet ?
Non. Comme l'indique la note de bas de page n. 16 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs qui définit le terme « organisme », la participation de « chaque organisme sera vérifiée lors de la première phase (Pertinence et Qualité de la proposition) sur la base, notamment, des informations suivantes : numéro d'identification national (TVA, matricule fiscal, Numéro SIRET, etc.), nom de l'organisme et du représentant légal ».
1.8 Une pré-évaluation des idées de projet est-elle prévue ?
Non, les idées de projets ne seront pas pré-évaluées par l’Autorité de Gestion (AG). Afin de garantir un traitement équitable des Demandeurs, l’AG ou le STC ne peuvent en aucun cas donner un avis préalable sur l’éligibilité du Demandeur, d’un partenaire, d’un projet ou d’activités spécifiques.
1.9 Quelle est la durée fixée pour les projets dans le cadre de cet appel à projets stratégiques ?
Selon la section 4.4.4 des Lignes directrices, la durée des propositions de projet doite être comprise entre 24 mois et 30 mois. Conformément à l’article 18.3 du RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) No 897/2014 DE LA COMMISSION du 18 août 2014 fixant des dispositions spécifiques pour la mise en œuvre des programmes de coopération transfrontalière financés dans le cadre du règlement (UE) no 232/2014 du Parlement européen et du Conseil instituant un instrument européen de voisinage, « toutes les activités des projets financées par le programme prennent fin au plus tard le 31 décembre 2022 ».
1.10 Où peut-on trouver la liste des Points de Contact Nationaux ?
La liste actualisée des Points de Contact Nationaux peut être consultée ici.
1.11 Que faut-il faire si, lors du dépôt des pièces justificatives, des changements sont intervenus concernant le nom, le numéro d’enregistrement ou le représentant légal d’une institution par rapport au formulaire de demande électronique ?
Les changements concernant le nom du représentant légal ou par exemple le numéro d’enregistrement en raison de la fusion d’une institution avec une autre sont autorisés à condition qu’ils soient expliqués par des pièces justificatives à envoyer pour la vérification de l’éligibilité. En particulier, les pièces justificatives devront attester que l’institution indiquée dans le Formulaire de demande n’a pas changé et justifier les modifications des éléments spécifiés ci-dessus. Par exemple, les copies d’une nouvelle loi expliquant la fusion d’une institution avec une autre, devront donc être fournies. Tous ces changements doivent être expliqués dans une lettre adressée à l’AG et jointe aux pièces justificatives à déposer avant la date limite fixée par l’AG dans la lettre de notification qui sera adressée à tous les Demandeurs des projets admis à l’étape 2 du processus d’évaluation.
2. Eligibilité du Demandeur et des partenaires
2.1 L’Autorité de Gestion (AG) peut-elle donner un avis préalable sur l'éligibilité des Demandeurs et des partenaires si les pièces justificatives sont envoyées en avance ?
Non, l’AG ne peut pas s’exprimer sur ces questions avant la phase de la vérification de l’éligibilité. Si des renseignements supplémentaires sont nécessaires sur l’éligibilité d’un organisme impliqué dans un projet, l’AG enverra une demande de clarification au Demandeur.
2.2 Dans quel cas l’organisme Demandeur doit-il soumettre le rapport d’audit externe mentionné dans la section 5.4.2 des Lignes directrices, rapport certifiant ses comptes pour les deux derniers exercices financiers disponibles ?
L’obligation de fournir un rapport d’audit externe s’applique aux Demandeurs et aux partenaires et ne concerne ni les administrations publiques, ni les organismes de droit public et organisations internationales. Dans le rapport, les informations concernant la capacité financière (pour les entreprises notamment le revenu annuel total, le revenu net - bénéfices et pertes - fonds propres et total du passif) doivent être mises en évidence (voir la section 5.4.2 des Lignes Directrices à l’intention des Demandeurs).
2.3 Une même personne, qui fait partie d’un département différent de celui d’une organisation participant à un projet comme partenaire, peut-elle bénéficier d’un remboursement des frais de déplacement/de séjour en tant qu’associé ?
L’Autorité de Gestion ne peut en aucun cas donner d’avis préalable sur des questions spécifiques concernant l’affectation du personnel qui relève de la seule décision de l’organisme participant au projet. Les associés doivent être considérés comme des organismes représentés par une ou plusieurs personnes qui peuvent être invités à participer à des évènements ou des réunions dans le cadre du projet. En particulier, les associés ne peuvent en aucun cas gérer des ressources financières du projet même si leurs frais de déplacement et de séjour peuvent être pris en charge par le Demandeur ou un partenaire (uniquement si ces coûts sont précisés dans le budget. Le nombre de voyages doit être inclus dans la rubrique « frais de voyages et séjour »).
2.4 Un associé peut-il participer aux appels d’offres lancés par le Bénéficiaire/les partenaires et peut-il se voir attribuer une subvention en cascade ?
Non. Conformément à la section 4.3.2 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, « les associés participent effectivement au projet mais ne bénéficient pas de financement au titre de la subvention ». Par conséquent, le rôle d’associé n’est pas compatible avec celui de sous-traitant ou celui d’organisme bénéficiant d’une subvention en cascade.
2.5 L’audit du Demandeur est-il nécessaire avant de soumettre une proposition de projet ?
Conformément à la section 5.4.2 « Vérification de l’éligibilité du Demandeur et des partenaires » des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, le Demandeur ainsi que les partenaires devront soumettre un rapport officiel d’audit externe réalisé par un contrôleur des comptes agrée, certifiant les comptes annuels de chaque organisme partenaire pour les deux derniers exercices financiers, si disponible. Les entités qui ne sont pas tenues selon la législation nationale pertinente à produire un rapport annuel d’audit devront fournir les comptes annuels pour les deux dernières années financières, signés par le représentant légal.
2.6 Une même organisation peut-elle participer au sein du même projet avec plusieurs départements/unités ?
Non. Selon les Lignes directrices à l’intention des Demandeurs (section 4.4.1, note de bas de page n° 16), « une organisation peut être représentée par UNE SEULE personne morale et ce malgré l’indépendance fonctionnelle de ses départements ou unités ». La même organisation - pourvue d’un représentant légal et d’un seul numéro d’enregistrement - ne peut pas être représentée plus d’une fois au sein d’un même projet.
2.7 Les organisations internationales sont-elles éligibles dans le cadre de cet appel à projets ?
Les organisations internationales peuvent participer dans le cadre de cet appel à projets standard. Diverses règles encadrent la participation des organisations internationales selon les Lignes directrices à l’intention des Demandeurs (section 4.3.2), notamment:
- conformément à l’article 43 des modalités d’exécution du Règlement financier applicable au budget général de l’Union européenne, les organisations internationales s’entendent comme des organisations de droit international public crées par des accords intergouvernementaux, ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci, ces organisations pouvant avoir un champ d’application mondial ou régional. Les organisations régies par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par exemple des ONG nationales avec des antennes dans diverses régions ou divers pays) ;
- la participation des organisations internationales est admise uniquement si elles ont signé un accord de avec le gouvernement du pays dans lequel elles comptent mettre en œuvre les activités du projet ;
- les organisations internationales peuvent participer en qualité de Demandeur ou de partenaires uniquement si elles disposent d’un bureau opérationnel dans les zones éligibles (voir la section 4.3.2 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs). Ce bureau doit avoir la capacité de s’engager juridiquement (signer des contrats) et d’assumer une responsabilité financière.
Enfin, Les organisations internationales ne peuvent donc pas être considérés dans le calcul du nombre minimum de pays représentés au sein d’un partenariat. En ce qui concerne la règle des 50%, si une organisation internationale est basée dans un Pays Partenaire Méditerranéen (PPM), ses coûts directs seront calculés dans le cadre des fonds gérés par les PPM.
2.8 Des sociétés du même groupe (maison mère et filiales basées dans d’autres pays ou dans le même pays) peuvent-elles participer comme partenaires ou comptent-elles comme 1 seul partenaire, même avec des numéros de TVA différents ?
La règle est que seules les entités légales peuvent participer. Si une antenne est enregistrée en tant qu’entité légale distincte dans un pays différent de celui du siège, elle peut être considérée comme partenaire provenant de ce pays. Comme critère minimum, un partenariat doit représenter 4 pays éligibles différents, dont au moins 2 pays de l’UE et deux pays Partenaire Méditerranéen. Cependant les situations où ce critère minimum est rempli par un partenariat incluant le siège social en Italie et les antennes au Liban, en Egypte et en Espagnedevraient être évitées. Un partenariat doit donc comprendre d’autres partenaires éligibles en plus des antennes si elles participent au projet.
2.9 Où peut-on trouver la liste des régions éligibles et limitrophes ?
La liste des régions éligibles est disponible dans la section 4.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs. Conformément à la section 4.3.1 des Lignes directrices, les Demandeurs ne peuvent pas provenir d’une région limitrophe.
2.10 Un chercheur universitaire peut-il participer à un projet en tant que membre indépendant d’une équipe de recherche ?
Seules les personnes morales (à savoir les organisations) peuvent participer à l’appel à projets stratégiques. Comme les personnes physiques ne sont pas mentionnées dans le Programme Opérationnel Conjoint, elles ne peuvent pas participer à l’appel à propositions en tant que Demandeur ou partenaire (voir section 4.3.2 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, note de bas de page nº 12).
2.11 La participation des partenaires provenant des régions limitrophes est-elle admise ?
Oui. Conformément au Programme Opérationnel Conjoint (section 1.1.2) et aux Lignes directrices à l’intention des Demandeurs (section 4.3.1 et 4.3.2), la participation de régions limitrophes (énumérées dans la section 4.1) peut être permise par le Comité de Suivi Conjoint (CSC) au cas par cas, en tenant compte des bénéfices objectifs qu’une telle participation assurerait à un projet donné et au Programme dans son ensemble. Aussi, afin de permettre au CSC de décider sur cette question, le projet devrait clairement décrire et justifier dans le formulaire de demande la valeur ajoutée qu’un partenaire provenant d’une région limitrophe apportera à la réalisation des résultats escomptés du projet. Les régions adjacentes contribuent à la réalisation de l’exigence minimale de partenariat, c’est-à-dire au moins 4 pays différent incluant au moins deux Pays Méditerranéens de l’UE et deux Pays Partenaires Méditerranéens. Dans tous les cas, le montant des ressources allouées aux partenaires des régions limitrophes, énumérées au paragraphe 4.3.1 des Lignes directrices à l'intention des Demandeurs, ne doit pas dépasser 20% du total des coûts directs budgétés du projet. Le Demandeur (bénéficiaire) ne peut pas provenir d'une région limitrophe.
2.12 Quels sont les critères d’éligibilité concernant le statut juridique du Demandeur et de ses partenaires ?
Les critères d’éligibilité concernant le statut juridique des organismes sont définis dans les Lignes directrices à l’intention des Demandeurs (section 4.3.2). Une liste « non-exhaustive » est également contenue dans la note de bas de page n. 13 des Lignes directrices. Veuillez noter que les personnes naturelles ne sont pas mentionnées dans le Programme Opérationnel Conjoint : aussi, elles ne peuvent pas participer comme Demandeur ou partenaire aux appels à propositions (voir la note de bas de page n. 13 des Lignes directrices). En conséquence, seules les entités légales juridiques établies conformément avec les législations nationales peuvent participer aux appels à propositions. Veuillez noter qu’il est dans l’intérêt du Demandeur et du partenariat de connaître le statut légal correct d'une organisation puisque ceci est pertinent afin de déterminer la capacité financière.
2.13 La participation d’une région limitrophe à un projet est-elle liée à celle d’une région éligible ?
La participation des régions limitrophes est admise au niveau du Programme : elles peuvent donc être impliquées dans un projet indépendamment de la participation de régions éligibles. L’AG rappelle que la participation de régions limitrophes peut être permise par le Comité de Suivi Conjoint (CSC) au cas par cas, en tenant compte des bénéfices objectifs qu’une telle participation assurerait à un projet donné et au Programme dans son ensemble. Aussi, afin de permettre au CSC de décider sur cette question, le projet devrait clairement décrire et justifier dan le formulaire de demande la valeur ajoutée qu’un partenaire provenant d’une région limitrophe apportera à la réalisation des résultats escomptés du projet.
2.14 Des limitations géographiques s’appliquent-elles au Demandeur et aux partenaires ?
Conformément à la section 4.3.1 des Lignes directrices, le Demandeur et ses partenaires doivent provenir d’une des régions éligibles des pays participants au Programme. Le Demandeur ne peut provenir d’une région limitrophe.
2.15 Est-il possible de mettre en œuvre des activités hors de la zone éligible du Programme ?
Toutes les activités financées dans le cadre d’un projet doivent être mises en œuvre dans la zone éligible du Programme ou les régions adjacentes pertinentes si la participation de partenaires provenant de ces régions est admise (voir la section 4.3.1 des Lignes directrices). Cela signifie qu’un événement organisé par exemple en Allemage ou en Ukraine n'est pas éligible.
2.16 Existe-t-il un nombre recommandé de partenaires à impliquer dans un projet ?
Il n’y a pas de nombre recommandé de partenaires puisque cela dépend des objectifs du projet, de ses activités et des résultats à atteindre. Néanmoins, afin d’assurer une bonne gestion du projet, il est recommandé dans le Programme Opérationnel Conjoint (voir le paragraphe 4.4) d’impliquer un maximum de 10 organismes dans le partenariat (le Demandeur et 9 partenaires).
2.17 Existe-t-il un nombre minimum d’organismes à impliquer dans un projet ?
Conformément aux Lignes directrices à l’intention des Demandeurs le nombre minimum de pays devant être représenté dans un partenariat est de 4 (incluant au moins deux Pays Méditerranéens de l’UE et deux Pays Partenaires Méditerranéens).
2.18 Est-il possible de mettre en œuvre des activités dans un territoire éligible dont aucune organisation n’est représentée dans le partenariat ?
Bien que cela ne soit pas recommandé, il n’existe pas de critère formel limitant la réalisation des activités aux régions éligibles où sont établis le Demandeur et les partenaires. Cela doit être cependant clairement mentionné dans la description des activités du projet, en insistant sur la méthodologie et sur les raisons pour lesquelles un projet souhaite mettre en œuvre des activités dans une région éligible qui n’est pas représentée dans le partenariat.
2.19 Est-il possible de prendre part à des évènements organisées par des tiers hors de la zone éligible du Programme ?
Dans ce cas, le Bénéficiaire principal et ses partenaires ne peuvent avoir d’influence sur le lieu où se tient un évènement. Si la participation à de tels évènements (notamment séminaires, formations, conférences, voyages d’études) est pertinente par rapport à la logique du projet et est essentielle pour remplir ses objectifs, elle peut être considérée comme éligible au financement (cette participation devra néanmoins être dûment justifiée dans le Formulaire de Demande).
2.20 Un partenariat peut-il inclure plus d’une organisation d’un même pays ?
Oui, à condition que le critère minimum de partenariat soit rempli, à savoir au moins trois pays différents représentant au moins deux Pays Méditerranéens de l’UE et deux Pays Partenaires Méditerranéens. Cependant, veuillez noter que conformément au paragraphe 4.4. du Programme Opérationnel Conjoint (et au paragraphe 4.4.2 des Lignes Directrices à l’intention des Demandeurs), le partenariat ne pourra pas inclure plus de trois organisations provenant du même pays.
2.21 Quelles sont les règles géographiques s’appliquant aux associés ?
Les associés ne doivent pas satisfaire aux critères fixés dans la section 4.3.1 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs concernant l’éligibilité géographique. Les associés peuvent ainsi être établis dans des pays différents de ceux éligibles au Programme. Les associés ne sont pas des partenaires et ne doivent pas signer la Déclaration de Partenariat. Ils ne peuvent donc en aucun cas être considérés comme contribuant à satisfaire aux critères minimum de partenariat. Ils ne peuvent pas recevoir de fonds du Programme à l’exception des frais de voyage et de séjour (ceux-ci seront payés par le Bénéficiaire ou par un ou plusieurs partenaires). Si les associés jouent un rôle dans la mise en œuvre du projet, une description de leurs tâches devra être contenue dans le Formulaire de Demande et sera prise en compte lors de l’évaluation des projets. Les associés doivent réaliser les activités avec leurs propres fonds (différents de ceux mentionnés ci-dessus). Il n’existe pas de nombre maximum d’associés même s'ils doivent tous signer la Déclaration du Partenaire Associé à télécharger dans le Formulaire de demande électronique. Il est recommandé que les associés signent un protocole d’accord avec le Bénéficiaire et les partenaires afin de définir leur rôle exact et contribution par rapport à la mise en œuvre du projet et qui prendra en charge leurs frais de séjour et de voyage. Les associés ne doivent pas signer la Convention de Partenariat (obligatoire uniquement pour le Bénéficiaire et les partenaires).
2.22 Un Demandeur ou partenaire ayant son siège hors des territoires éligibles mais uniquement un bureau ou une structure décentralisée dans les régions éligibles peut-il soumettre une proposition de projet ?
Oui, la participation des Demandeurs et partenaires n’ayant pas leur siège principal mais uniquement un bureau ou une structure décentralisée enregistré dans les régions éligibles est admise. Ladite structure doit avoir la capacité de s’engager juridiquement (ce qui signifie qu'il doit y avoir une personne responsable de ce bureau qui est indépendante pour pouvoir lancer un appel d'offres, recruter du personnel temporaire et signer des contrats) et assumer une responsabilité financière - par exemple, ladite personne doit être en mesure de signer les ordres de paiement relatifs aux contrats signés avec les prestataires de services, etc.), à condition que ce bureau ait été créé au moins 2 ans avant la date limite fixée pour la soumission du Formulaire de Demande. Ces conditions doivent être étayées par des pièces justificatives (comme les statuts, documents prouvant l’enregistrement et/ou d’autres documents officiels). Les pièces justificatives ne doivent être fournies que sur demande de l'AG telle que prévue à la section 5.4.2 des Lignes directrices à l'intention des Demandeurs. Étant donné que la possibilité de se conformer aux conditions susmentionnées peut varier en fonction des législations nationales, en cas de doute, veuillez vous adresser au Point de Contact National concerné.
2.23 Un Ministère ou une Autorité nationale établi en dehors des territoires éligibles peut-il participer à un projet ?
Oui, conformément au paragraphe 4.3.1 des Lignes Directrices à l’intention des Demandeurs, les Ministères ou les administrations publiques nationales situées dans des zones non éligibles des pays participants peuvent participer aux projets, en tant que Demandeur ou partenaire, à condition que le Ministère ou l’autorité nationale en question ne soit pas représenté dans les territoires éligibles, qu’il ne dispose pas d’une structure locale en mesure d’assumer une responsabilité légale ou financière et à condition que le qu’il puisse démontrer que les activités seront mises en œuvre au bénéfice des régions éligibles au Programme et dans ces dernières. Si un Ministère ou une autorité nationale est représenté au niveau local dans un territoire éligible, les activités du projet doivent être mises en œuvre par cette structure locale. Lors de vérification de l’éligibilité prévue dans le cadre du processus d’évaluation, l’AG pourra éventuellement demander des preuves attestant de la compétence territoriale de l’organisme en question.
2.24 Quelles sont les principales règles s’appliquant aux subventions en cascade ?
Conformément au paragraphe 4.6.3 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, des subventions en cascade peuvent être octroyées par le Bénéficiaire ou les partenaires afin de fournir un soutien financier à des tiers (y compris les personnes physiques) pour mettre en œuvre des activités spécifiques du projet. Les bénéficiaires de subventions en cascade doivent résider ou être établis dans la zone éligible du Programme des pays participants du Demandeur et des partenaires. Ces subventions doivent être dûment justifiées et respecter les règles sur les aides d’État (régime de minimis), telles qu’indiquées à la section 4.5. des lignes directrices à l’intention des Demandeurs.
De plus, selon le paragraphe 4.4 du Programme Opérationnel Conjoint, des limitations financières encadrent l’octroi de subventions en cascade :
- un maximum de € 60 000 peut être accordé à un tiers ;
- 30 % des coûts totaux directs d’un projet peuvent être au maximum consacrés aux subventions en cascade. La part des coûts directs d’un projet consacrée aux subventions en cascade doit être imputé dans la section « Autres coûts » du budget.
Enfin, le Demandeur devra fournir des informations sur la gestion des subventions, les critères de sélection, le montant/nombre indicatif des subventions qui sera accordé, les bénéficiaires finaux et les impacts escomptés. Le Programme ne prévoit pas de critères spécifiques pour sélectionner les bénéficiaires de subventions en cascade. Vu que ces bénéficiaires doivent être sélectionnés, leur nom ne peut pas être indiqué a priori dans le formulaire de demande.
2.25 Les sous-traitants doivent-ils établis dans les territoires éligibles au titre du Programme ?
La participation aux procédures de passation de marché est régie par les règles de nationalité et d’origine établies dans les articles 8 et 9 du Règlement (UE) No. 236/2014. En ce qui concerne la nationalité des sous-traitants, conformément à l´article 12 du Contrat de Subvention, il n'y aucune restriction géographique lorsque le montant du service à engager est inférieur à 100 000€. Par contre, pour des achats d'une valeur supérieure à 100 000€, le Bénéficiaire ou le partenaire du projet devront obligatoirement acheter le service auprès d'un prestataire éligible au titre du Règlement mentionné ci-dessus (art. 8 et art.9).
2.26 Une organisation basée dans la région de Lisbonne peut-elle déposer un projet en tant que Demandeur dans le cadre de l'Objectif Thématique « A.3 Promotion de l'inclusion sociale et lutte contre la pauvreté » ?
La participation des organisations de la région de Lisbonne est autorisée (en tant que Demandeur et en tant que partenaire) pour les sept Priorités des trois Objectifs Thématiques (A.1, A.2 et A.3) de l'Objectif Primordial 1. Veuillez noter que seules les Priorités A.1.1, A.1.2, A.2.1 et A.3.1 sont abordées par l'appel à projets stratégiques.
2.27 Existe-t-il une liste des entités qui figurent dans la catégorie «Organisme de droit public» au sens de la directive 2014/24/UE ?
Il n'y a pas de liste prédéfinie. Les Demandeurs et les partenaires doivent donc se référer aux critères de Directive UE mentionnés au paragraphe 4.3.2 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs. Étant donné que l'inclusion dans cette catégorie peut dépendre également des législations nationales, veuillez contacter le Point de Contact National respectif du pays participant concerné en cas de doute.
2.28 Les Lignes directrices à l’intention des Demandeurs disposent que les organismes privés doivent avoir été établis depuis deux ans à partir de la date de lancement de l’appel à propositions. Existe-t-il une dérogation concernant les startups ?
Non, selon le par. 4.3.2 des Lignes directrices à l'intention des Demandeurs, « les organismes privés sont éligibles dans le cadre du Programme IEV CTF Med mais ils doivent avoir été créés depuis au moins deux ans à partir de la date du lancement de l'appel à propositions ». Aucune dérogation n'est prévue pour les startups et tout organisme privé doit être établi depuis 2 ans à compter du 21.03.2019, date de lancement de l'appel à projets stratégiques.
2.29 Les organismes algériens provenant de gouvernorats ne faisant pas partie des « territoires éligibles » peuvent-ils participer en tant que régions limitrophes ?
L'Algérie n'ayant pas encore défini les régions limitrophes, seuls les territoires éligibles peuvent être inclus dans les propositions de projet.
3.1 Les sous-traitants ou bénéficiaires de subvention en cascade doivent-ils contribuer au 10 % de cofinancement ?
Publiée le: 29 mai 2019
Conformément au paragraphe 4.4 du Programme Opérationnel Conjoint, le partenariat doit fournir un cofinancement d’au moins 10 % des coûts totaux du projet. Étant donné que les sous-traitants et les bénéficiaires de subventions en cascade ne font pas partie du partenariat, aucun cofinancement ne peut leur être requis. Selon le paragraphe 4.2 des Lignes directrices à l´intention des Demandeurs, le cofinancement peut être fourni avec les ressources propres du Demandeur et des partenaires, ou bien par des ressources publiques ou privées (nationales/régionales/locales) autres que le budget de l'Union européenne ou que le Fonds européen de développement. Veuillez noter que le cofinancement en nature n'est pas éligible. Les dépenses engagées pour le personnel (Ressources humaines) ne sont pas considérées comme des contributions « en nature » et peuvent donc être considérées comme faisant partie de la contribution de 10% à fournir par le projet au titre du cofinancement.
3.2 Est-il possible d'acheter par le biais d’un appel d'offres unique lancé par le Demandeur ou un partenaire l'équipement et les fournitures pour deux ou plusieurs organisations impliquées dans le partenariat ?
Oui, il est possible de lancer un appel d'offres unique pour acheter du matériel ou des fournitures, puis avoir des factures distinctes pour chaque organisation qui paiera sa quote-part respective. Cependant, veuillez noter comme suit:
- chaque organisation doit accepter d'avoir une procédure commune sur une base juridique claire (par exemple, la Convention de Partenariat) ;
- les partenaires doivent s'assurer qu'ils ont la possibilité de payer une facture émise par le fournisseur contracté par une organisation différente (le Demandeur ou le partenaire qui a lancé l’offre selon les règles de passation de marché applicables) ;
- l'utilisation de l'appel d'offres commun doit être mentionnée dans le Formulaire de Demande en décrivant les activités pour lesquelles l'équipement ou les fournitures doivent être achetés. Les coûts devront être indiqués dans le budget conformément à la quote-part de chaque organisation. Lorsque le contractant émet les factures, il devrait y avoir une référence claire au projet et la part détaillée des organisations concernées.
3.3 Existe-t-il des limites budgétaires concernant l'affectation des coûts directs entre les partenaires ?
En général, les coûts directs sont attribués sur la base de l'implication effective de chaque organisation dans la gestion / mise en œuvre du projet et selon certaines limitations financières spécifiques prévues par l'appel à propositions (voir le paragraphe 4.4.3 de la Lignes directrices à l’intention des Demandeurs) :
- pourcentage maximal de coûts directs pouvant être attribué à une même organisation (35%) ;
- pourcentage minimal de coûts directs à consacrer aux activités mises en œuvre dans les territoires des PPM (au moins 50%) ;
- pourcentage maximal des coût directs qui peut être attribué aux organisations provenant de régions limitrophes (20% indépendamment du nombre d'organisations établies dans des régions adjacentes impliquées dans un projet) ;
- pourcentage maximal des coûts directs dédiés au Groupe de Tâches 1 « Gestion » : 20%.
Enfin, veuillez prendre en compte les limitations spécifiques (voir le paragraphe 4.6.3 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs) concernant certains types de coûts (par exemple pour les subventions en cascade : jusqu’à 60 000 euros par tiers et jusqu'à 30% du total des coûts directs) lors de l'attribution des coûts directs à chaque organisation impliquée dans le partenariat.
3.4 Y a-t-il un montant maximal à affecter aux coûts de vérification des dépenses ?
Conformément à la note de bas de page n. 23 des Lignes directrices à l’8iemtion des Demandeurs, « les coûts pour la vérification externe des dépenses ne peuvent pas excéder 3 % du budget total éligible ». Veuillez noter que, conformément aux autres limitations financières contenues dans les Lignes directrices, cela signifie que les coûts de la vérification des dépenses externes ne doivent pas dépasser 3% du total des coûts directs inscrits au budget.
3.5 Dans le cas où une subvention est octroyée à une proposition, un paiement au est-il prévu au début du projet ?
Oui, conformément au paragraphe 4.10 du Programme Opérationnel Conjoint et à l’article 7 du modèle du Contrat de Subvention (publié au titre de cet appel), « Un premier préfinancement [...] correspondant à ...% (40%) de la contribution totale du Programme (telle que spécifiée à l’article 3.2 du Contrat de Subvention) sera versé au Bénéficiaire Principal dans les 30 jours à compter de la date de réception par l’Autorité de Gestion du contrat signé [...] ». Selon les différentes options prévues par ledit art. 7 du modèle du Contrat de Subvention, chaque année, des pourcentages différents de la contribution totale IEV peuvent être versés à titre de préfinancement ou de solde final en fonction de la durée du projet et de la part des dépenses effectivement engagée. En particulier, la part des dépenses financées dans le cadre de la contribution du Programme doit représenter au moins 70% du dernier paiement (et 100% de tout paiement antérieur) tel que soutenu par le rapport intérimaire / final correspondant.
3.6 Comment calculer les coûts de personnel pour remplir le budget par Groupe de Tâches?
Selon le paragraphe 4.5.3 des Lignes directrices à l’intention des Demandeurs, le coût des ressources humaines doit correspondre aux «salaires bruts annuels (TTC) et aux autres coûts relatifs aux rémunérations du personnel affecté au projet ». Afin de remplir le budget, les Demandeurs et partenaires doivent inclure les coûts indicatifs du taux unitaire pour les postes ayant un niveau de rémunération similaire (postes senior ou junior), en fonction des coûts réels estimés.
Cela signifie que si le projet a besoin de deux postes senior (un chargé de gestion technique et un chargé de gestion financière, par exemple) avec un niveau de rémunération similaire, le Demandeur ou le partenaire concerné peur simplement indiquer, dans une ligne du budget, le nombre total de jours de travail nécessaires pour ces poses. En ce qui concerne le coût unitaire, le coût devrait être la moyenne pondérée des coûts réels totaux sur le nombre total de jours de travail.
- 400 jours à 500 euros par jour pour le chef de projet ;
- 340 jours à 540 euros pour le chargée de gestion financière ;
- Nombre de jours à indiquer : 740 ;
- Coût unitaire = coûts réels totaux/ nombre total de jours.
Par conséquent = [(400 * 500) + (340 * 540)] / 700 jours = 518 euros.Dans le cas où le Demandeur ou un partenaire ne souhaite pas inclure dans une seule ligne des postes similaires, ils peuvent ajouter une ligne spécifique pour chaque poste prévu.Lors de la vérification des dépenses encourues, l’auditeur vérifiera le montant réel décaissé et si les dépenses respectent les règles d'éligibilité établies par l'art. 48 du Règlement d'exécution IEV 897/2014, notamment qu’elles ne dépassent pas les coûts normalement soutenus par le Bénéficiaire et les partenaires.
3.7 Existe-t-il des seuils budgétaires s’appliquant aux différents Groupes de Tâches ou aux catégories de coûts directs ?
De façon générale, il n'y a pas de budget maximum ou maximum pour les différents Groupes de Tâches (GT), à l’exception du GT1 « Gestion » dont le budget ne peut être supérieur à 20% du total des coûts directs d’un projet.
En ce qui concerne les coûts directs, les plafonds suivants s’appliquent :
seuil de 10 000 euros pour les coûts préparatoires (seuls les frais de voyage et de séjour sont admissibles au titre du GT0) ;
plafond de 60 000 euros par tiers et budget maximal 30 % des coûts totaux directs d’un projet pour les subventions en cascade.
Aucun plafond n'est prévu pour les autres catégories de coût.
3.8 Les partenaires italiens peuvent-ils obtenir le cofinancement de 10% via le « Fondo di Rotazione » comme dans le cadre d’autres programmes communautaires (programmes CTE, etc.) ?
Le décret CIPE n. 10/2015 indique que les Demandeurs / partenaires italiens des projets IEV CTF Med peuvent obtenir un cofinancement national en accédant au mécanisme national « Fondo di Rotazione » géré par le Ministère de l'Economie et des Finances (IGRUE) et correspondant à un maximum de 10% de leur propre budget. Le cofinancement national ne peut être accordé aux organismes privés. Les modalités d'accès au cofinancement national (les fonds seront remboursés à la fin du projet) seront définies dans un note spécifique à publier sur le site web du Programme.
3.9 De quelle manière le cofinancement doit-il être partagé entre les partenaires ?
Selon le paragraphe 4.4 du Programme Opérationnel Conjoint, un cofinancement minimum d'au moins 10% des coûts totaux du projet doit être fourni par le partenariat au niveau du projet. Cela signifie que le pourcentage de cofinancement choisi dans le budget sera le même pour chaque organisation impliquée dans le partenariat. En outre, selon le paragraphe 2.4 des Lignes directrices à l’intention des demandeurs, le cofinancement peut être fourni avec les ressources propres du Demandeur et des partenaires ou avec des sources publiques ou privées (nationales / régionales / locales) autres que le budget de l'Union européenne et le Fonds européen de développement. Veuillez noter que le cofinancement en nature n'est pas éligible. Les dépenses pour le personnel (ressources humaines) ne sont pas considérées comme des contributions « en nature » et peuvent donc être considérées comme faisant partie de la contribution de 10% à fournir par le projet au titre du cofinancement.
3.10 Une proposition de projet peut-elle contenir le nom des sous-traitants ?
Non. Etant donné que l'achat de tout bien, travail ou service est soumis à des procédures de passation de marchés spécifiques, le nom des sous-traitants ne peut être connu à l'avance. Pour plus de détails sur les procédures de passation de marchés, veuillez consulter l'art. 15 du Contrat de Subvention et les articles de 52 à 56 du Règlement d'exécution IEV 897/2014.
3.11 Le pourcentage de la contribution de l’UE à un projet est-il lié au statut juridique d’un organisme ?
Non, le Programme finance jusqu’à 90% du total des coûts éligibles d’un projet, et ce indépendamment du statut juridique d’un organisme (les ONG et les entreprises peuvent donc également bénéficier de cette contribution).
3.12 Est-ce que l’Autorité de Gestion peut donner une opinion préalable sur les type de coûts à inclure comme coûts indirects afin de remplir le document sur le calcul des coûts administratifs ?
Non, l'Autorité de Gestion ne peut pas donner de détail sur ces éléments spécifiques. Étant donné que dans le document de calcul des coûts administratifs vous devez utiliser les données de votre dernier exercice financier, vous devriez utiliser ce que l'organisation enregistre comme « coûts indirects » dans ses comptes.
3.13 L'achat ou la location d'équipement est-il sujet à la dépréciation ?
Non, la dépréciation n’est pas prévue car elle n’est pas mentionnée dans le texte de l’appel à propositions.
3.14 Les partenaires grecs peuvent-ils, comme c'est le cas dans d'autres programmes européens (programmes de CTE, etc.) bénéficier des 10% de cofinancement à travers le « Programme pour les Investissements Publics » ?
Conformément à la décision ministérielle Commune numéro 300488/?1244 pour la période de programmation 2014-2020, dénommée « Σύστημα διαχείρισης και ελέγχου των προγραμμάτων συνεργασίας του στόχου - ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΔΑΦΙΚΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ » (articles 5 - 12), tous les partenaires grecs recevront le cofinancement national à l’exception des entités privées à but commercial ou industriel. Après l'approbation des projets, le Point de Contact National du Programme pour la Grèce donnera davantage d'instructions au sujet du cofinancement national. Pour plus d'informations ou pour des clarifications en ce qui concerne les quotas à inclure dans le plan financier, veuillez vous référer au Point de Contact National grec (voir la section « Contacts » du site web du Programme).
3.15 Est-il possible pour un partenaire de l'UE d'allouer un budget pour les subventions en cascade à mettre en œuvre dans les Pays Partenaires Méditerranéens afin d'atteindre le seuil de 50% ?
Toutes les catégories de coûts directs, à l’exception des ressources humaines et des frais de voyage et de séjour, peuvent être utilisées par les organisations de l'UE pour mettre en œuvre des activités dans les Pays Partenaires Méditerranéens afin de respecter la règle des 50%. Par conséquent, les subventions en cascade (qui doivent être indiquées dans la catégorie « Autres ») peuvent également contribuer à atteindre le seuil de 50%.
3.16 Les organismes (privés et publics) participant à une proposition sont-ils tous obligés d'inclure dans le budget du projet les coûts (jusqu'à 3% du total des coûts budgétaires éligibles) liés à la vérification externe des dépenses ?
Oui, chaque organisme doit disposer de son propre budget pour la vérification des dépenses. En effet, il n'est pas possible d'avoir un seul auditeur pour l'ensemble du partenariat en raison de la nécessité de valider les auditeurs sélectionnés au niveau national par le biais des points de contact de contrôle des pays participants. Plus de détails sur la validation des auditeurs seront fournis lors de la mise en œuvre du projet.
4.1 Est-il obligatoire pour une proposition de projet de traiter tous les indicateurs de résultat et de réalisation au titre de la Priorité choisie ?
Les projets sont invités à traiter au moins un indicateur de résultat et un indicateur de réalisation dans le cadre de la Priorité retenue.
4.2 En ce qui concerne les informations générales à indiquer pour le Demandeur et chaque partenaire, à quoi le numéro d'enregistrement national fait-il référence ? Le numéro de TVA peut-il être indiqué ?
Le numéro d'enregistrement dépend de la législation nationale et peut correspondre au numéro de TVA, au matricule fiscal ou au code de sécurité sociale, etc. Veuillez vérifier auprès de votre Point de Contact National pour plus d'informations (coordonnées disponibles ici).
4.3 En référence au document « Calcul des coûts administratifs », le demandeur et chaque partenaire doivent-ils remplir et soumettre un document séparé ? Le document doit-il être signé ?
Non, un seul fichier contenant les informations requises pour le demandeur et chaque partenaire doit être soumis. La signature n'est pas prévue. Veuillez noter que les informations fournies doivent être exactes et correspondre aux données réelles, car l'auditeur vérifiera l'exactitude de la méthode de calcul si le projet est approuvé. Ce contrôle sera effectué dans le cadre du premier rapport de vérification des dépenses.
4.4 Quels organismes doivent remplir la grille d'auto-évaluation sur les aides d'État ?
Cette grille doit être remplie par tous les organismes provenant de l'UE, de l'Égypte, de la Tunisie et de la Jordanie. Le cachet et la signature desdites organisations ne sont pas nécessaires. Veuillez noter que si pour les sections 1.1 et 1.2 la case « Non » a été sélectionnée, la case 2 n'est pas à remplir. Les sections 3 et 4 doivent toujours être remplies tandis que la section 5 ne doit être remplie que par les organisations provenant des Pays Partenaires Méditerranéens mentionnés ci-dessus et pour lesquels le régime sur les aides d'État s'applique. Le Demandeur devra télécharger un fichier pdf unique, contenant les documents numérisés de chaque organisme concerné, Chaque fichier doit être téléchargé dans la section « Documents » du formulaire de demande électronique.
4.5 Où puis-je trouver le formulaire de demande électronique ?
Le formulaire de demande électronique est disponible ici et constitue le seul moyen de soumettre un projet dans le cadre de l'appel à projets stratégiques. Si vous avez déposé une proposition dans le cadre de l'appel à projets standard, veuillez noter que vous devrez créer un nouveau compte pour pouvoir participer à cet appel à propositions.
4.6 Certaines Priorités de l’appel comprennent plus d’un résultat attendu. Une proposition de projet doit-elle cibler un seul résultat attendu ou prendre en compte tous les résultats attendus d’une même Priorité ?
Comme exigence minimale, les propositions de projet doivent tenir compte d'au moins un résultat attendu et inclure un indicateur de résultat et un indicateur de réalisation. Toutefois, le partenariat peut choisir d’aborder plus d’un résultat attendu dans le cadre d’une même Priorité (par exemple de la Priorité A.1.1 compte trois résultats attendus). Dans ce cas, la liste des indicateurs de résultats et de réalisation devrait être intégrée de manière cohérente.
4.7 Dans quelle mesure le cadre logique fait le lien entre ma proposition de projet et la stratégie du Programme ?
Le cadre logique fait le lien - dans une logique de cause à effet - entre, d´une part, l’objectif général et l'objectif spécifique du projet, et d'autre part, l’objectif thématique et la priorité du Programme. En outre, chaque projet doit sélectionner au moins un résultat (attendu) du Programme et y associer jusqu'à 4 Groupes de Tâches techniques (GT 3, 4, 5 et 6) afin de garantir sa contribution à la stratégie du Programme. Enfin, chaque Groupe de Tâches doit inclure au moins une réalisation de projet dont le coût et la date de réalisation devront être estimés. Toutes les activités nécessaires pour compléter les réalisations identifiées doivent être ensuite décrites au sein des Groupes de Tâches.
4.8 Au moment de la quantification des valeurs cibles des résultats sélectionnés et des indicateurs de réalisations, quelle type d’information dois-je considérer ?
Vos indicateurs permettront de mesurer les résultats/réalisations (attendus) quantifiables indiqués par votre projet. Ils doivent être quantifiés de façon réaliste et doivent être atteints au terme du projet (indicateurs de résultat et de réalisation). Ils sont la principale référence pour le suivi de la performances des projets et pour estimer si des ajustements techniques ou financiers sont nécessaires. Le Plan indicatif de suivi et d'évaluation fournit des informations détaillées sur tous les indicateurs du Programme, y compris une description de chaque indicateur et les valeurs cibles indicatives au niveau du Programme.
4.9 Quelle est la différence entre le GT0, le GT1 le GT2 et les « Groupes de Tâches techniques » (jusqu’à 4) que je peux inclure dans mon projet ?
Les GT0, GT1 et GT2 sont considérés comme des Groupes de Tâches(GT) « transversaux » concernant la préparation (GT0), la gestion (GT1) et la communication (GT2). En particulier, le GT0 est facultatif et peut être inclus au cas où - après la publication de l'appel et jusqu'à son échéance - vous auriez effectué des activités préparatoires (voyages pour participer à des réunions de partenariat) impliquant des frais de préparation jusqu'à un montant de 10 000 euros (voir les lignes directrices). Ces coûts seront admissibles uniquement dans le cas où votre projet serait sélectionné pour un financement. Les GT1 et GT2 sont des GT obligatoires et aucun projet ne peut être financé sans ces deux groupes. Veuillez noter que vous pouvez trouver une liste indicative des réalisations techniques à inclure dans ces GT (voir le modèle de formulaire de demande). Enfin, les GT qui vont du GT3 au GT6 sont liés aux résultats attendus sélectionnés dans la section « Cadre logique » du formulaire de demande électronique. Vous pouvez trouver les résultats attendus obligatoires par priorité et une liste indicative des réalisations dans le Programme Opérationnel Conjoint IEV CTF MED 2014-2020. Cependant, vous pouvez identifier avec vos partenaires vos propres réalisations et les inclure dans votre proposition de projet, même si ces réalisations ne sont pas mentionnées dans les listes contenues dans le Programme Opérationnel Conjoint.
4.10 Combien de réalisations doivent être associées à chaque Groupe de Tâches ?
Il n'y a pas de nombre de réalisations préétabli par Groupe de Tâches (GT). Toutefois, il doit y avoir au moins une réalisation par GT. Comme recommandation générale, vous devriez indiquer 4/5 réalisations pour chaque GT.
4.11 Les documents relatifs à la vérification de l'éligibilité figurant au paragraphe 5.4.2 des lignes directrices pour les Demandeurs doivent-ils être fournis lors du dépôt de la proposition ?
Non, ces documents ne doivent pas être fournis au moment du dépôt de la proposition. En effet, conformément au paragraphe 5.4.2 des lignes directrices « Ces documents seront réclamés par l'AG uniquement aux Demandeurs et partenaires dont les propositions ont été présélectionnées au titre de l’étape 2 ».
4.12 Quel est le nombre maximal de Groupes de Tâches (GT) qui peuvent être inclus dans le Formulaire de Demande ?
Le nombre maximal de GT est de 7, y inclus le GT0 - Préparation (ce GT est optionnel) et deux GT obligatoires (GT1 - Gestion et GT2 - Communication). Cela signifie qu’un projet peut ajouter jusqu’à 4 GT techniques. Veuillez noter qu'au moins 1 GT technique doit être inclus. Le GT0 ne doit être inclus uniquement si les coûts de préparation (à savoir uniquement les frais de voyage et de séjour jusqu’à 10 000 euros) seront réclamés.
4.13 Est-ce qu’une seule activité peut être liée à plusieurs réalisations au sein du même Groupe de Tâches ?
Veuillez noter que le système de dépôt des projets en ligne ne permet pas d'associer une activité à plus d’une réalisation. En effet, vous devez décrire et planifier une activité (ou plus) pour compléter une seule activité. Cette méthodologie suit l'approche du cadre logique comme suit: Activités -> Réalisation(s) -> Groupe de Tâche(s) -> Résultat(s) attendu(s) -> Objectif(s) spécifique(s) -> Objectif général.
4.14 Existe-t-il une liste d'objectifs spécifiques / généraux prédéfinis à choisir lors de la rédaction d'une proposition de projet ?
Non, il n’existe pas de liste prédéfinie d'objectifs spécifiques et généraux à choisir, tandis que les résultats attendus, les indicateurs de résultats / réalisations doivent être sélectionnés parmi ceux contenus pour chaque Priorité du Programme Opérationnel Conjoint et disponibles dans le Formulaire de demande électronique.
4.15 Si les comptes d’un organisme sont exprimés dans une autre devise que l'euro, quel taux de change annuel faut-il utiliser ?
Il est recommandé d’utiliser le taux de change annuel moyen du système de la Commission européenne appelé « InforEuro ».
4.16 Que signifie le terme « partenaires locaux » au point 20 de la déclaration du partenaire (et mentionné à l'article 22.5 du contrat de subvention) ?
Vu que cet article fait référence à l'obligation de transférer les équipements et les véhicules (dont la valeur unique est supérieure à 5 000 euros) achetés par les organisations européennes aux bénéficiaires situés dans les Pays Partenaires Méditerranéens (PPM), le terme « partenaires locaux » désigne les « partenaires du projet établis dans les PPM ».
4.17 Dans le fichier sur la justification des coûts administratifs, dans quel cas la cellule "OUI" doit-elle être sélectionnée dans la colonne « subvention de fonctionnement » ?
La cellule « OUI » doit être sélectionnée dans le cas où le demandeur ou une organisation partenaire dispose d'une subvention de fonctionnement, comme par exemple un autre contrat financé par d'autres programmes de l'UE qui ne permet pas de réclamer des frais administratifs supplémentaires sur des projets financés par d'autres instruments de l'UE.
4.18 De quelle manière les organisations de grande dimension comprenant plusieurs départements/services doivent-elles renseigner les coûts administratifs ?
En règle générale, chaque organisation devrait posséder un règlement interne indiquant quelle méthodologie est utilisée pour le calcul des coûts administratifs dans les comptes annuels. Le critère le plus fréquent est le nombre de mètres carrés ou le nombre d'employés de chaque département. Au cas où une telle méthodologie n'est pas disponible, l'organisation peut établir sa propre méthodologie qui sera vérifiée, si le projet est approuvé, par l'auditeur chargé de contrôler les dépenses relatives au premier rapport intermédiaire.
4.19 Est-il possible de déposer 2 propositions ou plus avec le même accès (c’est-à-dire avec le même nom d’utilisateur et email) ?
Non. Un nouveau compte doit être créé pour chaque proposition à soumettre en utilisant une adresse email différente. Cette solution permet d’assurer la vérification automatique de la règle concernant la soumission d'une seule proposition par priorité en tant que Demandeur et permet la notification au Demandeur concerné en cas de possible risque de soumission de plus d'une proposition dans le cadre de la même priorité. Le compte ne doit être utilisé que par le Demandeur et il ne doit être exploité que dans le cadre d’un seul accès. Le système peut ne pas enregistrer les informations incluses dans le formulaire de demande si plusieurs accès sont effectués en même temps. L’AG n'est pas responsable de l'utilisation inappropriée du compte.
4.20 Quels documents doivent être téléchargés lors du dépôt d’une proposition de projet ?
Chaque proposition - en fonction de la priorité sur laquelle elle porte et du niveau d'information requis pour le contrôle environnemental - doit inclure toutes les informations requises dans le formulaire de demande électronique. En outre, les documents obligatoires suivants doivent être téléchargés dans le formulaire de demande électronique (section « Documents ») :
Déclaration du Demandeur ;
Déclaration du partenaire ;
Déclaration des organisations internationales (à soumette uniquement si une ou plusieurs organisations internationales sont impliquées dans le projet. Si une organisation internationale présente une proposition de projet en tant que Demandeur, elle devra aussi soumettre la « Déclaration du Demandeur » en plus de la « Déclaration des organisations internationales ») ;
Déclaration du partenaire associé (à soumette uniquement si un ou plusieurs partenaires associés sont impliqués dans le projet) ;
Évaluation de la capacité financière ;
Grille d'auto-évaluation sur les aides d'État ;
Calcul des coûts administratifs.
Après la date limite de l’appel à propositions, l'Autorité de Gestion pourra demander des documents et des informations complémentaires.
4.21 Si la date limite de l’appel n’e pas encore expiré, puis-je modifier le contenu de ma proposition même si je l’ai déjà soumise ?
Oui. Vous pouvez modifier le contenu de la proposition jusqu’à la date limite de l'appel, même dans le cas où celle-ci a déjà été « soumise » en utilisant la fonction « back to draft » (retour au « statut brouillon ») dans le formulaire de demande électronique. Veuillez noter qu'un courriel sera envoyé à l'adresse email de la personne possèdent les identifiants d’accès au compte afin de confirmer (en cliquant sur un lien) la volonté de revenir au statut brouillon. Après cette confirmation, la proposition sera ramenée au statu de brouillon et ne sera plus considérée comme soumise. Par conséquent, une fois les modifications apportées, le Demandeur doit soumettre à nouveau la proposition.
4.22 Si demandées par l'Autorité de Gestion, est-il possible de soumettre une copie des pièces justificatives requises lors de la vérification de l’éligibilité ?
Les documents énumérés au paragraphe 5.4 des Lignes directrices à l’intention des demandeurs doivent être fournis uniquement sur demande de l'Autorité de Gestion (AG). Dans le cas où les documents originaux - tels que le rapport d'audit externe pour les 2 dernières années - doivent être conservés dans la documentation comptable officielle de l’organisme demandeur ou partenaire, une copie de ces documents peut être fournie au lieu de la version originale. L’AG, dans sa demande des pièces justificatives, fournira des informations supplémentaires sur la façon de soumettre ces documents.
4.23 Si mon organisation a plusieurs départements, quelles informations dois-je indiquer dans la section ‘Informations sur le Demandeur et les partenaires’ du formulaire de demande en ligne ?
Les grandes organisations tels que les universités, les centres de recherche nationaux, etc., doivent indiquer les informations financières et techniques au niveau du « département » (celui qui est impliqué dans le projet). Si ces informations ne sont disponibles, une moyenne pondérée de la structure globale divisée par le nombre de départements en fonction du montant qu'ils gèrent par an peut être indiquée. La même approche doit être suivie pour le calcul des coûts administratifs, où une grande organisation pourrait prendre en compte le pourcentage du budget total géré par le département participant au projet. La méthodologie utilisée pour déterminer les informations doit être décrite car elle peut être demandée par l'Autorité de Gestion pendant le processus d'évaluation.
4.24 Comment le plan financier doit-il être complété par les Demandeurs ?
Le plan financier doit être complété après avoir rempli les sections « Budget - 1 » et « Budget - 2 ». Le plan financier donne un aperçu des flux de trésorerie du projet par partenaire et par semestre. Il indique également dans quelle mesure un budget est équilibré pendant la vie du projet. Les Demandeurs doivent remplir uniquement les cases du plan financier qui apparaissent en gris clair, car celles qui apparaissent en gris foncé ne peuvent pas être modifiées. La section « Contribution de l'UE » comprend les montants de certains semestres qui sont générés automatiquement et correspondent aux versements de préfinancement qui seront effectués par le Programme pendant la durée du projet conformément au contrat de subvention (voir l'article 7 du modèle de contrat de subvention publié sur le site web du programme). Les Demandeurs peuvent utiliser les sections « Autres contributions / autres recettes », « Recettes » et « Intérêts du préfinancement » uniquement dans le cas où ils reçoivent / génèrent ce type de flux de trésorerie. Dans la section « Avance de fonds », les Demandeurs devront indiquer pour chaque partenaire et pour chaque semestre, le montant que le partenaire doit avancer afin de couvrir les paiements indépendamment du fait que l'organisme concerné fait des avances sur les coûts de personnel qui seront utilisés comme cofinancement. Cela signifie que les paiements totaux doivent correspondre au budget total du projet (coûts directs + indirects), à l'exclusion de la « provision pour imprévus », car cette réserve ne génère aucun flux de trésorerie. Comme les paiements de chaque semestre / partenaire sont générés automatiquement sur la base des dépenses introduites dans la section « Budget - 1», les Demandeurs devront s'assurer des montants, en remplissant la ligne « Avance de fonds », pour les semestres où la différence apparaît en négatif et en rouge. Dans ces cas, les montants qui apparaissent en rouge correspondent aux montants à indiquer comme « Avance de fonds ». Veuillez noter que pour chaque partenaire, la différence totale finale doit être égale à « 0 » ou à un montant positif. Enfin, afin d'éviter les erreurs dans le plan financier, la section « Budget - 1 » doit être entièrement finalisée : en particulier, il est nécessaire d’indiquer le(s) semestre(s) au cours du/desquels(s) chaque coût, correspondant à une ligne budgétaire, sera encouru (c’est-à-dire payé). Bien que non recommandé, même si le plan financier n'a pas un solde de zéro, la proposition peut être soumise.
4.25 La fonction « Vérifier » incluse dans le formulaire de demande électronique garantit-elle que mon projet respecte toutes du règles du Programme et est donc éligible ?
Non. Cette fonction représente uniquement un appui technique permettant de vérifier la conformité des propositions aux règles principales de l'appel à propositions et ce avant la soumission de votre projet. Bien que nous encourageons fortement son utilisation, les contrôles qui seront effectués lors de la vérification administrative comprendront d'autres critères - énumérés dans les Lignes directrices à l’intention des demandeurs - qui ne peuvent pas être vérifiés par le système (par exemple, l'utilisation d'une seule langue, le contenu des déclarations téléchargées, etc.).
Par ailleurs, le «Valider» permet de vérifier, pour chacune des quatre (4) sections du formulaire de demande (Général, GT, Budget et Finances), si des erreurs empêchent la soumission de la proposition. Veuillez noter que ce bouton est la seule commande permettant de vérifier les erreurs avant le dépôt. Pour soumettre votre projet, les 4 sections doivent indiquer « aucune erreur trouvée ».
Le pourcentage dans le menu de gauche indique uniquement si un paragraphe est vide, mais il ne détecte pas l'exhaustivité de chaque section.

References: CSC 
 CSC 
 art.9
 art. 7
 l'article 22
 l'article 7