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DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA - PDF
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
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Julio García Padilla
1 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA PROYECTO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA. AUTORES: BASANTES AGUAS FABIÁN RODRIGO JARAMILLO GRANDA ÉDGAR FABIÁN TEMA: ANÁLISIS DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL ÁREA SERVICE DESK UTILIZANDO ITIL V3 PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CONSTRUCCIÓN COMERCIO Y PRODUCCIÓN LTDA COOPCCP. DIRECTOR: ING. CAMPAÑA MAURICIO CODIRECTOR: ING. CAIZAGUANO CARLOS SANGOLQUÍ, ENERO 20152 I CERTIFICADO Ing. Mauricio Campaña Ing. Carlos Caizaguano CERTIFICAN Que el trabajo titulado ANÁLISIS DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL ÁREA SERVICE DESK UTILIZANDO ITIL V3 PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CONSTRUCCIÓN COMERCIO Y PRODUCCIÓN LTDA COOPCCP, realizado por los Sr. FABIÁN RODRIGO BASANTES AGUAS y el Sr. EDGAR FABIÁN JARAMILLO GRANDA, ha sido guiado y revisado periódicamente y cumple normas estatuarias establecidas por la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE. Sangolquí, 20 de enero de 2015 Ing. Mauricio Campaña DIRECTOR Ing. Carlos Caizaguano CODIRECTOR3 II DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ÉDGAR FABIÁN JARAMILLO GRANDA FABIÁN RODRIGO BASANTES AGUAS DECLARAMOS QUE: El proyecto de grado denominado ANÁLISIS DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL ÁREA SERVICE DESK UTILIZANDO ITIL V3 PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CONSTRUCCIÓN COMERCIO Y PRODUCCIÓN LTDA COOPCCP, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme a las fuentes que se incorporan en la bibliografía. Consecuentemente este trabajo es de nuestra autoría. En virtud de esta declaración, nos responsabilizamos del contenido, veracidad y alcance científico del proyecto de grado en mención. Sangolquí, 20 de enero de 2015 Fabián Rodrigo Basantes Aguas Edgar Fabián Jaramillo Granda4 III AUTORIZACIÓN Nosotros, ÉDGAR FABIÁN JARAMILLO GRANDA Y FABIÁN RODRIGO AGUAS BASANTES Autorizamos a la UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE, la publicación, en la biblioteca virtual de la institución del trabajo ANÁLISIS DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL ÁREA SERVICE DESK UTILIZANDO ITIL V3 PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CONSTRUCCIÓN COMERCIO Y PRODUCCIÓN LTDA COOPCCP, cuyo contenido, ideas y criterios es de nuestra exclusiva responsabilidad y autoría. Sangolquí, 20 de enero de 2015 Aguas Edgar Fabián Jaramillo Granda Fabián Rodrigo Basantes5 IV DEDICATORIA A Dios por estar siempre junto a mí y darme la oportunidad de tener los mejores padres quienes me dan todo su esfuerzo y amor incondicional y han sabido formarme como una buena persona, los amo. A mi esposa quién día a día está junto a mí, es mi apoyo incondicional en las buenas y las malas. Mis hijos Isaac y Luciana Basantes quienes cada día me dan la fuerza para salir adelante y saber que debo ser mejor para que ellos sean mejores que Yo, son todo en mi vida. Mis hermanos Santiago, María José, Tatiana y toda mi familia quienes siempre han sabido apoyarme y darme ánimos para lograr cada uno de los objetivos. FABIÁN RODRIGO6 V DEDICATORIA A mis padres quienes con su sacrificio, dedicación y apoyo incondicional me supieron llevar por el camino del bien, y hacer de este objetivo un logro alcanzado. A mis hijos Valentina y Mathías, quienes se han convertido en mi gran fuente de inspiración para llegar a cumplir las metas trazadas en mi vida. ÉDGAR FABIÁN7 VI8 VII AGRADECIMIENTO A todas las personas que con sus consejos y palabras supieron dar un valor agregado al desarrollo de este proyecto, al gran equipo de la COOPCCP (Pablito Viteri, Fernando Beltrán, Esperanza Montalvo, Catalina Cevallos, Hugo Veintimilla, Daniel Zurita, y a mi gran equipo de Tecnología) quienes nos dieron la apertura y apoyo incondicional para el desarrollo y culminación de este objetivo mil gracias. Pero sobre todo al Ing. Mauricio Campaña quien siempre estuvo presto para encaminarnos y apoyarnos en el desarrollo de este proyecto, sus palabras y consejos fueron vitales para lograr lo propuesto. FABIÁN RODRIGO9 VIII AGRADECIMIENTO A todos los nobles maestros que con su dedicación supieron compartir sus conocimientos, al Ingeniero Mauricio Campaña quien con sus consejos y enseñanzas supo indicar el camino correcto para lograr que se cumpla con este objetivo. Un agradecimiento especial al Sr. Pablito Viteri, quien desde un inicio supo confiar en nosotros y nos abrió las puertas de la COOPCCP para que este proyecto sea ejecutado. ÉDGAR FABIÁN10 IX ÍNDICE DE CONTENIDOS DEDICATORIA... IV DEDICATORIA... V AGRADECIMIENTO... VII AGRADECIMIENTO... VIII ÍNDICE DE CONTENIDOS... IX LISTADO DE FIGURAS... XIV LISTADO DE TABLAS... XV GLOSARIO... XVII ACRÓNIMOS... XX RESUMEN... XXII ABSTRACT... XXIII CAPÍTULO MARCO METODOLÓGICO Introducción Planteamiento del Problema Justificación Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Alcance Metodología Método de Investigación Tipo de investigación Técnica de Investigación a emplear CAPÍTULO MARCO TEÓRICO Tecnologías de la Información y la Comunicación Ventajas de las TIC Desventajas de las TIC ITIL Descripción General ITIL V11 X Estructura Organizacional ITIL Combinaciones de Procesos Como funciona ITIL El Ciclo de vida de los servicios TI Etapas del Ciclo de Vida del Servicio ITIL V Estrategia de Servicio y Procesos Estrategia de Servicio Procesos ITIL V3 de la Fase de Estrategia del Servicio Diseño del Servicio y Procesos Diseño del Servicio Procesos ITIL V3 de la Fase de Diseño del Servicio Transición del Servicio y Procesos Transición del Servicio Procesos ITIL V3 de la Fase de Transición del Servicio Operación del Servicio y Procesos Operación del Servicio Procesos ITIL V3 de la Fase de Operación del Servicio Mejora Continua del Servicio y Procesos Mejora Continua del Servicio Procesos ITIL V3 de la Fase de Mejora Continua del Servicio ITIL para PYMES Service Desk Actividades y Funciones de un Service Desk Tipos de Service Desk Service Desk Local Service Desk Centralizado Service Desk Virtual Siga al Sol Funciones y Responsabilidades Roles del Service Desk Rol Service Desk Manager Rol Service Desk Supervisor Rol Service Desk Analista Rol Súper Usuario Rol Administrador Técnico / Líder del Equipo... 7412 XI Rol Analistas Técnicos / Arquitectos Rol Operador Técnico Rol Administrador de Incidentes Matriz RACI Catálogo de Servicios Modelos y Niveles de Madurez Gobierno de TI CAPÍTULO ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Determinación de la Situación Actual Reseña Histórica COOPCCP Oportunidad de la COOPCCP Organigrama Misión de la COOPCCP Visión de la COOPCCP CAPÍTULO GESTIÓN DE SERVICIOS DE TI ESTRATEGIA DEL SERVICIO Levantamiento de Información Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Cuestionario al Jefe de TI Lista de verificación de los recursos IT de la COOPCCP Esquema de Atención Actual Ambiente Tecnológico Servidores Equipos de Redes LAN Enlaces WAN PC s por localidad Software por PC Solución a Implantarse Características de la Solución System Center Análisis de beneficios de SCSM Elementos de la Estrategia de Servicios Las 4 Ps de la Estrategia de Servicio Estrategia de Diseño Físico13 XII Roles y Responsabilidades Análisis de Riesgos Matriz FODA Matriz de Riesgos Matriz de Responsabilidades Gestión Financiera Introducción Inversión Definición de Servicios DISEÑO DEL SERVICIO Objetivo del Diseño del Servicio Las 4 P s del Diseño del Servicio Catálogo de Servicios (CS) Riesgos CS Mantenimiento y Actualización CS Escenarios de Instalación TRANSICIÓN DEL SERVICIO Gestión de Cambios Gestión de Cambios Cambio Estándar Gestión de Cambios Cambio de Emergencia Políticas de la Gestión de Cambios Transición para la implementación de la Mesa de Servicios Automatización de Procesos en Service Manager Funciones y Perfiles de Usuario SCSM Componentes de Service Manager Requerimientos de SQL Server para Service Manager Requerimientos de Sistema Requerimientos Mínimos de Hardware Requerimientos de Software Bases de Datos Creadas por Service Manager Asignación de Puertos Consideraciones de Cuentas Cuentas utilizada para ejecutar la instalación Cuentas necesarias durante la instalación Procedimientos recomendados de seguridad para las cuentas14 XIII Escenario de Instalación Consideraciones de Idioma y SQL Server OPERACIÓN DEL SERVICIO Gestión de Incidentes Políticas de Gestión de Incidentes Gestión de Requerimientos Políticas de la Gestión de requerimientos Gestión de Problemas Políticas de la Gestión de Problemas Gestión de incidentes del Servicio Gestión de requerimiento del Servicio Gestión de Problemas - Control de Problemas Priorización Acuerdo Niveles de Servicio (SLA) Objetivo de los SLA Alcance de los SLA Indicadores SLA Procedimiento de Atención Horario de Atención Tiempos de Solución Vías de Comunicación MEJORA CONTÍNUA Métricas CAPÍTULO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones BIBLIOGRAFÍA15 XIV LISTADO DE FIGURAS Figura 1: Esquema de Servicios Actuales Figura 2: Cómo funciona ITIL Figura 3: Prioridad Figura 4: Tipos de Atención de Incidente Figura 5: Procesos implicados en la Gestión de Incidentes Figura 6: Interacciones y Funcionalidades de la Gestión de Problemas Figura 7: Actividades de la Gestión de Problemas Figura 8: Control de Problemas Figura 9: Ciclo de Demming Figura 10: Principales Áreas de ITIL en las PYMES Figura 11: Service Desk Local Figura 12: Service Desk Centralizado Figura 13: Service Desk Virtual Figura 14: Siguiendo al Sol Figura 15: Organigrama Figura 16: Esquema Matriz FODA Figura 17: Matriz FODA de la COOPCCP Figura 18: Las 4 Ps del Diseño del Servicio Figura 19: Primer escenario de Instalación Figura 20: Segundo escenario de Instalación Figura 21: Tercer escenario de Instalación Figura 22: Escenario de instalación Figura 23: Gestión de Cambio Estándar Figura 24: Gestión de Cambio Emergente Figura 25: Escenario de Instalación Figura 26: Gestión de requerimiento del servicio Figura 27: Gestión de requerimiento del servicio Figura 28: Gestión de Problemas16 XV LISTADO DE TABLAS Tabla 1: Combinación de Procesos Tabla 2: Funciones de Service Desk Tabla 3: Análisis Pregunta 1 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 4: Análisis Pregunta 2 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 5: Análisis Pregunta 3 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 6: Análisis Pregunta 4 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 7: Análisis Pregunta 5 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 8: Análisis Pregunta 6 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 9: Análisis Pregunta 7 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 10: Análisis Pregunta 8 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 11: Análisis Pregunta 9 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 12: Análisis Pregunta 10 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 13: Análisis Pregunta 11 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 14: Análisis Pregunta 12 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 15: Análisis Pregunta 13 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 16: Análisis Pregunta 14 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 17: Análisis Pregunta 15 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 18: Análisis Pregunta 16 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 19: Análisis Pregunta 17 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Tabla 20: Servidores COOPCCP Tabla 21: Equipos de Redes LAN Tabla 22: Enlaces WAN Tabla 23: PC por Localidad Tabla 24: Software por PC Tabla 25: Roles y Responsabilidades Tabla 26: Matriz de Riesgos Tabla 27: Matriz RACI Gestión de Incidentes Tabla 28: Matriz RACI Gestión de Requerimientos Tabla 29: Matriz RACI Gestión de Problemas Tabla 30: Matriz RACI Gestión de Cambios Tabla 31: Inversión en Activos Fijo Tabla 32: Costos de Implementación del Service Desk Tabla 33: Inversión Total Tabla 34: Las 4Ps del Servicio de Mesa de Ayuda Tabla 35: Servicios que brinda el Área de TI Tabla 36 : Catálogo de Servicios Tabla 37: Políticas de Gestión de Cambios Tabla 38: Funciones y Perfiles de usuarios SCSM Tabla 39: Componentes de Service Manager Tabla 40: Requerimientos mínimos de Hardware Tabla 41: Requerimientos de Software Tabla 42: Bases de Datos creadas por Service Manager Tabla 43: Asignación de Puertos17 XVI Tabla 44: Cuentas necesarias durante la instalación Tabla 45: Procedimientos de seguridad para las cuentas Tabla 46: Características Servidor equipo Tabla 47: Características Servidor equipo Tabla 48: Idioma SM Tabla 49: Políticas de la Gestión de Incidentes Tabla 50: Políticas de la Gestión de requerimientos Tabla 51: Políticas de la Gestión de Problemas Tabla 52: Priorización Tabla 53: Niveles de disponibilidad Tabla 54: Niveles de Urgencia Tabla 55: Niveles de Impacto Tabla 56: Horario de Atención Tabla 57: Tiempos de Solución Tabla 58: Vías de Comunicación Tabla 59: Tabla de Métricas del Proceso18 XVII GLOSARIO Servicio / Servicio Tecnológico: Conjunto de componentes tecnológicos necesarios para soportar una o más funciones (procesos) de negocio Política: Declaración estratégica de las prácticas y directivas que una actividad debe seguir Práctica: Método o técnica empleada para realizar una actividad Mejor Práctica: Método o técnica con resultados y métricas demostrables para mejorar una actividad Service Planning: Planeación de Servicios: Proceso encargado de la planeación de los servicios tecnológicos de acuerdo con los requerimientos funcionales y técnicos de los servicios de negocio Cambio: Adición, modificación o eliminación de algo que podría afectar a los Servicios de TI. El Alcance debería incluir todos los Servicios de TI, Elementos de Configuración, Procesos, Documentación etc. Cambio Estándar: Un cambio pre-aprobado que es de bajo Riesgo, relativamente común y sigue un Procedimiento o Instrucción de Trabajo. Por ejemplo reseteo de claves de acceso o provisión de equipamiento estándar para un nuevo empleado. No se necesitan RFCs para implementar Cambios Estándar y son registrados y seguidos empleando otros mecanismos como Requerimientos. Cambio de Emergencia: Un Cambio que debe ser introducido lo más rápido posible. Por ejemplo para resolver un Incidente Crítico o implementar un parche de Seguridad. La Gestión de Cambios normalmente tiene un Procedimiento específico para manejar Cambios de Emergencia. Gestión de Niveles de Servicio: Proceso encargado de la Gestión, evaluación y negociación de Acuerdos de Niveles de Servicio con los clientes de los servicios tecnológicos19 XVIII Gestión de la Disponibilidad: Proceso cuyo objetivo es la optimización de la capacidad de la Infraestructura Tecnológica, para sostener los niveles de disponibilidad requeridos por los servicios tecnológicos Gestión de la Capacidad: Proceso responsable por asegurar que la Infraestructura Tecnológica cumpla con la demanda esperada por los servicios tecnológicos Gestión de la Configuración: Proceso responsable por Identificar, controlar, mantener y validar la información de los elementos de Infraestructura Tecnológica (CIs) Incidente: Interrupción no planificada de un Servicio de TI o reducción en la Calidad de un Servicio de TI. Problema: Causa de uno o más Incidentes. En el momento en el que se crea el Registro del Problema, no es frecuente conocer su causa, por lo que es necesario realizar su investigación mediante el Proceso de Gestión de Problemas. Requerimiento: Petición que hace un Usuario solicitando información, asesoramiento, un Cambio Estándar o Acceso a un Servicio de TI. Por ejemplo, la inicialización de una clave, o provisionar a un nuevo Usuario con Servicios de TI estándares. No existe interrupción de Servicio. Urgencia: Una medida del tiempo en que un Incidente, Requerimiento, Problema o Cambio tendrá un Impacto significativo para el Negocio. Por ejemplo, un Incidente de alto Impacto puede tener una Urgencia baja, si el Impacto no afectará al Negocio hasta el final del año financiero. Impacto y Urgencia se emplean para asignar la Prioridad. Impacto: Una medida del efecto de un Incidente, Requerimiento, Problema o Cambio en los Procesos de Negocio. El Impacto está a menudo basado en cómo serán afectados los Niveles de Servicio. El Impacto y la Urgencia se emplean para asignar la Prioridad. Prioridad: Categoría empleada para identificar la importancia relativa de un Incidente, Problema o Cambio. La Prioridad se basa en el20 XIX Impacto y la Urgencia, y es utilizada para identificar los plazos requeridos para la realización de las diferentes acciones. Por ejemplo, el SLA podría indicar que los Incidentes de Prioridad Media deben ser resueltos en menos de 12 horas. Incidente Crítico: Es la Categoría más alta de Impacto para un Incidente. Un Incidente Crítico tiene como consecuencia una interrupción importante en el Negocio. Alerta: Advertencia de que se ha superado un umbral, de que algo ha cambiado, o de que hubo un fallo. Evento: Un cambio de estado significativo para la gestión de un elemento de configuración o un servicio de TI. Los eventos requieren normalmente que el personal de operaciones de TI emprenda acciones, y a menudo conllevan el registro de incidentes. Causa Raíz: La causa original o subyacente de un Incidente o Problema. Error: Un defecto o mal funcionamiento que causa Fallos de uno o más Elementos de Configuración o Servicios TI. Un error cometido por una persona o un desperfecto en un Proceso que impacta un CI o un Servicio TI es también un Error. Error Conocido: Problema que posee una Causa Raíz documentada y una Solución Temporal. Los Errores Conocidos son creados y gestionados a través de su Ciclo de Vida por la Gestión del Problema. Los Errores Conocidos pueden ser identificados también por Desarrollo o Suministradores. Alternativa / Solución Temporal (Workaround): Reducción o eliminación del Impacto de un Incidente o Problema para el que una Resolución completa no está todavía disponible. Por ejemplo, re arrancando un Elemento de Configuración fallado. Las Alternativas para Problemas se documentan en los Registros de Errores Conocidos. Las Alternativas para Incidentes que no tienen asociados Registros de Problemas se documentan en el Registro de Incidencias.21 XX Resolución: Acción tomada para reparar la Causa Raíz de un Incidente o Problema o para implementar una Alternativa. En ISO/IEC 20000, el Proceso de Resolución es el grupo de Procesos que incluye la Gestión de Problemas e Incidentes. UTIC: Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. COOPCCP: Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción, Comercio y Producción LTDA. ACRÓNIMOS ITIL: IT Infrastructure Library (Mejores prácticas de la industria de Infraestructura Tecnológica) RFC: Por sus siglas en inglés, Request for Change Solicitud de Cambio. FSC: Por sus siglas en inglés, Forward schedule of change - Documento que enumera todos los cambios autorizados y su fecha prevista de implementación, así como las fechas estimadas de los cambios a largo plazo. CI: Elemento de Configuración - Cualquier Componente que necesite ser gestionado con el objeto de proveer un Servicio de TI. La información sobre cada CI se almacena en un Registro de Configuración dentro del Sistema de Gestión de la Configuración y es mantenido durante todo su Ciclo de Vida por Gestión de la Configuración. CAB (Change Advisory Board): - Personal que asesora al Gerente de Cambios en la Valoración, priorización y planificación de los Cambios. Este comité está formado por representantes de todas las áreas del Proveedor de Servicios de TI, del Negocio, y Proveedores Externos. SLA: Service Level Agreement (Acuerdo de nivel de servicio) OLA: Operational Level Agreement (Acuerdo de nivel de servicio interno o de operaciones)22 XXI UC: Underpinning Contract (Contrato de nivel de servicio establecido con los proveedores de servicio). CMDB: Base de Datos de Configuración (Repositorio de datos para almacenar los CIs, sus propiedades y sus relaciones entre CIs, Servicios soportados, Usuarios).23 XXII RESUMEN La Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la COOPCCP, ofrece servicios tecnológicos a sus clientes internos para el correcto funcionamiento de la operación del negocio que en este caso es de una entidad financiera. Como es de esperarse por diferentes motivos van a ocurrir eventos aislados que degraden o paralicen algún servicio que afecten en diferente grado al negocio, estos eventos se han venido atendiendo y solucionando sin llevar un registro, sin analizar su prioridad y de acuerdo a la disponibilidad del personal de la UTIC, todo esto desemboca en tiempos altos de atención, inconformidad de los clientes internos y externos. Por lo que es imperiosa la necesidad de establecer políticas y procesos de atención de incidentes, requerimientos, problemas y cambios. El proyecto propuesto para cubrir esta necesidad es la de implementar un Service Desk alineada a las recomendaciones dadas por ITL V3, es entonces como siguiendo sus fases, la estrategia, diseño, transición, operación del servicio y mejor continua se procede a definir el portafolio y catálogo de servicios, flujos de atención de incidentes, requerimientos, problemas y cambios, niveles y protocolos de atención, todos estos elementos configurados y parametrizados en la herramienta tecnológica System Center Service Manager. Esta herramienta tecnológica va a permitir mantener un registro de todas incidencias o solicitudes, minimizar los tiempos de atención, crear una CMDB, generar reportes y estadísticas las mismas que pueden ser presentadas a nivel gerencial para que se tomen las decisiones necesarias a fin de mantener una mejora continua. PALABRAS CLAVES: ANÁLISIS DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL ÁREA SERVICE DESK, ITIL V3, COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CONSTRUCCIÓN COMERCIO Y PRODUCCIÓN LTDA, COOPCCP.24 XXIII ABSTRACT The Unit Information Technology and Communications COOPCCP provides technological services to its inmates to the proper functioning of the business operation in this case is a financial institution customers. As is to be expected for various reasons will isolated events that degrade or paralyze a service affecting to different extents to the business case, these events have been attending and solving not keep track without analyzing their priority and according to the availability of UTIC staff, all this leads to higher service times, nonconformity of internal and external customers. So it is imperative to establish policies and incident response processes, requirements, problems and changes. The proposed project to meet this need is to implement a Service Desk aligned to the recommendations given by ITL V3 is then as following stages, strategy, design, transition, service operation and continual best proceed to define the portfolio and service catalog, flows care incidents, requests, problems and changes, levels and protocols, all these elements configured and parameterized in the technological tool System Center Service Manager. This technological tool will allow us to keep a record of all incidents and requests, minimizing service time, create a CMDB, generate reports and statistics that the same may be submitted to management level so that the necessary decisions are taken in order to maintain continuous improvement. KEYWORDS: DESIGN ANALYSIS AND IMPLEMENTATION OF SERVICE DESK AREA, ITIL V3, COOPERATIVE SAVINGS AND CREDIT CONSTRUCTION TRADE AND PRODUCTION LTDA, COOPCCP.25 24 MARCO METODOLÓGICO CAPÍTULO Introducción La Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP LTDA a la que se a partir de este momento se la llamará COOPCCP fue puesta en funcionamiento mediante acuerdo Ministerial 1841 del 28 de Julio de 1988 por parte del Ministerio de Bienestar Social. A partir de marzo del 2003 pasa al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros. Las actividades de intermediación financiera que ha venido prestando a lo largo de los años se han caracterizado por el compromiso de ayuda a la comunidad bajo el concepto de solidaridad que ampara al cooperativismo. El crecimiento en cuanto a socios, así como los niveles de captaciones y colocaciones, se ha convertido en factores preponderantes para el crecimiento y consolidación de la Cooperativa, esforzándose diariamente para brindar un servicio personalizado el cual brinda seguridad a sus socios. Actualmente la Presidencia de Sistemas a través de la Jefatura de TI tiene como uno de sus objetivos optimizar la atención a sus clientes internos a través de la aplicación de las mejores prácticas de la industria. Basados en esta premisa la Directiva de TI persigue la implantación de las mejores prácticas ITIL en la organización. Bajo el marco de referencia de ITIL la COOPCCP toma la decisión de implantar un Service Desk o Centro de Servicio al cliente dentro del área soporte informático (Mesa de Servicios).26 25 Conscientes de la actual carga operacional y de las actividades del día a día, COOPCCP requiere el asesoramiento, la guía y el acompañamiento de personas estratégicas para la implantación del Área de Service Desk. ITIL V3 apareció en el 2007 como una actualización que ha tomado un nuevo enfoque debido a que este profundiza las problemáticas de los departamentos de TI, proporciona métricas de rendimiento y ejemplos de flujos de trabajo, es un marco de mejores prácticas para la entrega de servicios de TI, la Versión 3 se concentra en el negocio y ayuda a los profesionales de TI a estar mejor alineados con el mismo, siendo el objetivo estar alineados al negocio en lugar de estar centrados en los procesos. En un marco económico como el actual la adopción de ITIL se ve como una forma de buscar eficiencia operacional actualmente tiene una gran presión económica que exige hacer bien las operaciones, automatizar tanto como sea posible y determinar lo que es una excepción, se tiene que dejar atrás la cultura de héroes, se debe ofrecer calidad y coherencia al costo adecuado no se debe de forma constante apagar fuegos entendiendo que atender un número elevado de incidencias y problemas sobre nuestra plataforma quiere decir que las cosas no están bien se debe llegar a una situación en la que se determine la importante para el negocio realizarlo y entregarlo de forma automática y reservar los Recursos Humanos de valor para gestionar las excepciones. El Service Desk siendo el único punto de contacto lo que en ITIL se conoce como un SPOC para gestionar problemas o incidentes del servicio con clientes y usuarios satisfacer los objetivos tanto del negocio como de los clientes, es encargado de resolver y aconsejar servicios en la operación normal es decir es encargado de la gestión de incidentes del negocio, convirtiéndose de esta manera en una figura proactiva mas no reactiva. Mientras que un Help Desk es implementado por el área de tecnología como para ser un punto central de llamadas, trabaja completamente reactivo27 26 tiene muy pocas herramientas tecnológicas para trabajar o para apoyar su gestión, el service desk es una evolución de la mesa de ayuda está facultado para resolver la gran mayoría de incidentes o problemas o preguntas que tienen los usuarios a nivel del negocio está orientado a la unificación de grupos de soporte a volver más especialista ese SPOC, este punto de contacto debe tener SLA s ya que es vital y es un factor crítico de éxito. Los SLA s son los niveles de servicios, donde previamente se definen los parámetros a respetarse, tiempos de atención, resolución, multas entre otras; para garantizar el cumplimiento de los SLAS se debe contar con herramientas de gestión y/o herramientas de monitoreo. 1.2 Planteamiento del Problema Este proyecto se implementara en el área de Tecnología de la COOPCCP. El departamento de TI brinda varios servicios tecnológicos dentro de los cuales se menciona los siguientes: Soporte de infraestructura física Soporte de infraestructura lógica Soporte técnico de hardware y software Soporte a aplicaciones (área de desarrollo) Soporte de redes y telecomunicaciones Los mencionados anteriormente se encuentran ubicados en la Oficina Matriz tercer piso, cuenta con 8 personas detalladas de la siguiente manera: Soporte de Infraestructura física Daniel Marín Soporte de Infraestructura lógica Fabián Basantes Soporte técnico de hardware y software Boris Benavides, Vinicio Morales28 27 Soporte a aplicaciones (área de desarrollo) Mario Almeida, Jenny Terán Soporte de redes y telecomunicaciones Fabián Basantes El personal de Soporte Técnico no cuenta con una herramienta tecnológica que permita administrar las incidencias generadas por los usuarios de la COOPCCP, no tiene una base de conocimientos y manuales de procedimientos para la solución de casos, debido a estos detalle el servicio que se presta no es el adecuado y oportuno ya que debido a que solo se basan en la experiencia para atender todos las incidencias que presentan los usuarios, al no existir procesos bien definidos que sustenten y garanticen la calidad del servicio, se genera un mal funcionamiento en el Área, saturación de trabajo, retraso en los tiempos de atención y una falta de control para el seguimiento de incidentes y problemas; por tanto es indispensable buscar brindar un mejor servicio a los usuarios a futuro mediante la utilización de una herramienta que ayude a controlar y a mejorar el servicio; pero cabe recalcar que aun así con este tipo de deficiencia se brinda el soporte necesario a los usuarios de la COOPCCP. Figura 1: Esquema de Servicios Actuales29 28 Problemas detectados: Falta de una herramienta tecnológica para el Manejo de Incidencias. Falta de personal Personal poco capacitado Falta de organización Falta de documentación Periodos largos de atención a los usuarios. 1.3 Justificación El Departamento de Tecnología al momento no cuenta con una herramienta tecnológica para la administración de incidentes los mismos que se encuentran definidos en un proceso oficial de la COOPCCP; el tratamiento de requerimientos, incidentes y problemas, se lo realiza de una manera reactiva debido a que no existe un registro de los mismos ni se cuenta con una base de conocimiento en la que se pueda apoyar a la solución y gestión de incidencias. Por tal motivo la necesidad de implementar una herramienta que ayude a esta esta gestión es sumamente necesaria debido al apoyo que puede dar en la organización del área y atención a los usuarios por ende una mayor satisfacción de los clientes. Los beneficios que experimentará el Departamento de Tecnología entre otros son los siguientes como los más importantes. Control total de Incidentes Información Significativa de la Administración Mejora en las relaciones entre TI y Usuarios Reducir el impacto que causan los Incidentes al Negocio Eliminación de Incidentes perdidos Mayor Satisfacción de Usuarios/Cliente30 29 Soporte efectivo de los departamentos especializados Mayor Productividad del Usuario Monitoreo mejorado Mejora en administración de la información relacionada con la resolución de Incidentes Mejor utilización del personal, menos interrupciones en las actividades del personal 1.4 Objetivos Objetivo General Analizar Diseñar e Implementar el área de Service Desk para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP, a través de la creación y definición de las políticas, procesos y procedimientos requeridos para asegurar que el Service Desk implantado se ajuste a las mejores prácticas de ITIL V Objetivos Específicos Analizar y validar la estructura actual y procedimientos de soporte a usuarios del área de sistemas de Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP. Diseñar la función de Service Desk a través de la definición de su estructura, roles, procedimientos, e indicadores de desempeño. Entrenar a los miembros de la función de Service Desk para una exitosa implantación en Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP. Implementar Service Desk. 1.5 Alcance El presente proyecto tiene como finalidad la implantación de un Service Desk orientado a administrar y gestionar todas las incidencias Tecnológicas31 30 de la empresa, tomando en cuenta parámetros fundamentales como es el impacto, la urgencia y la prioridad, para llegar a esto se va a gestionar los siguientes procesos de ITIL V3. Gestión de Incidentes Gestión de Problemas Gestión de Cambios Gestión de Configuraciones Gestión del Catálogo de Servicios La estructura organizacional de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP a nivel de Service Desk está conformada por un punto central en la ciudad de Quito, el mismo que da soporte de primer nivel a todas las sucursales. El servicio incluye el levantamiento de la información necesaria para la creación de la estructura, roles, procedimientos, e indicadores de desempeño de la función de Service Desk en la gerencia de soporte informático de la Presidencia de Sistemas de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP en las instalaciones de Cooperativa de Ahorro y Crédito Construcción Comercio y Producción COOPCCP de la ciudad de Quito ubicada en la 10 de Agosto y Atahualpa. 1.6 Metodología La metodología para el desarrollo de este proyecto es Microsoft Operation Framework, ya que es una metodología creada por Microsoft (r) en base a estándares internacionales existentes en IT, tales como ITIL, o ISO; que permite, a través de un conjunto ordenado de documentos, procedimientos, mejores prácticas, diagramas, encuestas y ejemplos: planificar, desarrollar y mantener procesos de tecnología, para sistemas de misión crítica en grandes corporaciones.32 Método de Investigación Se va aplicar el método científico debido a que es un proceso de razonamiento, por el cual no solamente describimos los hechos por los cuales se generan los incidentes o problemas, sino también se explican los eventos en los cuales se generan cada uno de los casos. 1.8 Tipo de investigación El tipo de investigación con el cual se desarrollará este proyecto es un estudio explicativo, se encontrarán razones o causas de la degradación del servicio de soporte al usuario y bajo qué condiciones se aplica el mismo, de esa manera se podrá emitir criterios técnicos para minimizar los tiempos de atención y resolución de incidentes manteniendo así una mejora continua sobre la calidad del servicio que presta Service Desk. 1.9 Técnica de Investigación a emplear La técnica de investigación a emplear en ésta tesis será Documental ya que el apoyo se lo hará con fuentes de carácter documental esto es, en documentos de cualquier especie. De la misma manera se utilizará la Técnica de Campo ya que se trata de la investigación aplicada para comprender y resolver alguna situación, necesidad o problema en un contexto determinado. El investigador trabaja en el ambiente natural en que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que obtendrán los datos más relevantes a ser analizados, son individuos, grupos y representaciones de las organizaciones científicas no experimentales dirigidas a descubrir relaciones e interacciones entre variables sociológicas, psicológicas y educativas en estructuras sociales reales y cotidianas.33 32 Dentro de la Técnica de Investigación de Campo se va a utilizar la entrevista para obtener datos que midan el grado de satisfacción actual de los usuarios que utilizan el soporte del Departamento de Tecnología. Se realizará una encuesta para obtener información relevante por parte del usuario. La entrevista se la realizará a 120 usuarios a nivel nacional que laboran en la COOPCCP.34 33 CAPÍTULO 2 MARCO TEÓRICO 2.1 Tecnologías de la Información y la Comunicación Las Tecnologías de la Información y la Comunicación, son conocidas mundialmente con las siglas TIC, se define como el conjunto de tecnologías desarrolladas para gestionar información y enviarla de un lugar a otro. Abarcan un sin número de soluciones muy variado y amplio. Dentro de estas se pueden nombrar las tecnologías para almacenar información y recuperarla luego, enviar y recibir información de un sitio a otro, o procesar información para poder calcular estadísticas y elaborar informes. Las TIC se componen como el universo de dos grandes conjuntos: Tecnologías de la Comunicación (TC), constituidas principalmente por la televisión, radio y la telefonía convencional Tecnologías de la información (TI), constituidas principalmente por la digitalización de las tecnologías de registros de contenidos (informática, de las comunicaciones, telemática y de las interfaces). Las TIC representan un soporte que ha ido evolucionando con el tiempo tal es el caso que hace algunos años atrás se hacía referencia a el telégrafo, teléfono fijo, celulares, televisión mientras que ahora se puede hablar de la computadora y del Internet. El uso de las TIC representa una variación notable para el desarrollo de una sociedad y un cambio en la educación, en las relaciones interpersonales y en la forma de difundir y generar conocimientos. Las TIC son variables y caminan de la mano con los continuos avances científicos y en un marco de globalización económica y cultural, contribuyen a que los conocimientos evolucionen provocando cambios en las estructuras económicas, sociales y culturales, e incidiendo en casi todos los aspectos de35 34 la vida cotidiana: el acceso al mercado de trabajo, la sanidad, la gestión burocrática, la gestión económica, el diseño industrial y artístico, el ocio, la comunicación, la información, la forma de percibir la realidad y de pensar, la organización de las empresas e instituciones, sus métodos, procesos y actividades, la forma de comunicación interpersonal, la calidad de vida, la educación. El gran impacto que tienen las TIC hace que cada vez sea más complejo poder actuar eficientemente presidiendo de ellas Ventajas de las TIC Entre las ventajas más relevantes que brinda las TIC se consideran las siguientes: Apoyar a las PYME para presentar y vender sus productos a través de la Internet. Aportar grandes beneficios y adelantos en los sectores sociales más críticos, salud y educación Potenciar a las personas y actores sociales, ONG, etc., a través de redes de apoyo e intercambio y lista de discusión. Permitir el aprendizaje interactivo y la educación a distancia. Mejora las competencias de expresión y creatividad. Dar acceso al flujo de conocimientos e información para empoderar y mejorar las vidas de las personas Desventajas de las TIC Junto con las ventajas generadas a partir del nacimiento y evolución de las TIC también se generan grandes desventajas junto con el crecimiento de la red Internet ha surgido un nuevo tipo de pobreza que separa los países en desarrollo de la información, dividiendo los educandos de los analfabetos, los ricos de los pobres, los jóvenes de los viejos, los habitantes urbanos de los rurales, diferenciando en todo momento a las mujeres de los varones.36 Entre otras desventajas que se puede mencionar son el aislamiento, falta de privacidad y el fraude ITIL ITIL fue desarrollada por primera vez en el Reino Unido con la participación y contribución de numerosas organizaciones gubernamentales, el término "ITIL (Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información) se refiere a un marco de mejores prácticas para la gestión de servicios de TI y se compone de una serie de publicaciones que ofrece asesoramiento sobre cómo ofrecer la calidad de los servicios de TI en su organización, y los diversos procesos e instalaciones necesarias para apoyar. La guía enseña al personal de apoyo técnico en sus organizaciones la forma de prestar servicios eficientes de TI para su negocio y sus usuarios finales. ITIL, fue desarrollada al reconocer que las organizaciones dependen cada vez más de la Informática para alcanzar sus objetivos corporativos, obteniendo como resultado una necesidad creciente de servicios informáticos de calidad que se correspondan con los objetivos del negocio, y que satisfagan los requisitos y las expectativas del cliente. ITIL es una marca registrada de la OGC, esto significa que el copyright es de OGC, y el material, diagramas, tablas, etc., todos ellos protegidos por derechos de autor. Por lo que no puede ser reproducido por cualquier persona sin la autorización por escrito de la OGC. Sin embargo, los conceptos, la interpretación e implementación de ITIL pueden ser comentados y explicados por los demás Descripción General ITIL V3 Como en cualquier proceso, hay una necesidad de actualizar y mejorar las teorías y mejores prácticas basadas en hechos nuevos y modernos complejos demandas del negocio. ITIL no es diferente. La versión 3 es una versión mejorada de la versión 2 de las mejores prácticas. Como la tecnología37 36 y su aplicación se están expandiendo a un ritmo feroz, es necesario mantener los procesos y las mejores prácticas al día con nuevos conceptos e información con el fin de manejar los requerimientos de negocios más recientes. La estructura y el contenido de la versión 3 se basan en amplias consultas públicas y las contribuciones de los líderes de la industria, clientes, usuarios, proveedores, prestadores de servicios y las mejores prácticas de otras organizaciones para determinar cuáles son las mejoras que lo hacen adecuado para los requerimientos del negocio moderno complejo para los próximos años. La versión 3 se centra en la alineación de TI y el negocio, también en la gestión de TI a lo largo de su ciclo de vida. ITIL Versión 3 ayudará a los proveedores de servicios puedan competir y eficaz en la provisión de valor a sus clientes. La versión 3 representa un paso evolutivo importante en ITIL. Permite a los usuarios construir sobre los éxitos de la versión 2, pero tiene la gestión de servicios aún más al guiar a las organizaciones de limitarse a proporcionar un gran servicio a convertirse en innovadores y las mejores de su clase. ITIL Versión 3 ofrece un valor basado en la práctica de servicios y de negocios enfocada a la gestión del servicio. También la interfaz entre los enfoques antiguos y nuevos es perfecta para que los usuarios no tengan que reinventar la rueda cuando se adoptan. Esto significa que muchos de los libros y herramientas de apoyo que se han desarrollado hasta la fecha para apoyar la gestión de servicios seguirán siendo válidos y útiles. Los procesos ITIL V3 son conjuntos estructurados de actividades diseñados para cumplir un objetivo concreto. De este modo, los procesos ITIL v3 requieren de una o más entradas y producen una seria de salidas, ambas definidas con anterioridad.38 37 Los procesos ITIL V3 suelen incorporar la definición de los roles que intervienen, las responsabilidades, herramientas y controles de gestión necesarios para obtener las salidas de forma eficaz. Los procesos ITIL V3 siguientes definen las políticas, estándares, guías de actuación, actividades e instrucciones de trabajo necesarias para una correcta gestión de los servicios TI Estructura Organizacional ITIL. Dentro de la planificación de un proyecto ITIL se deberá incluir el rol que cumplirá el Dueño del Proceso. Este es un rol clave para la calidad del proceso y la administración del mismo, para la conformidad con el resto de los procesos de la organización, para las políticas y modelos de datos y para las tecnologías asociadas al proceso de negocio de TI. El Dueño del Proceso deberá estar dentro de un nivel gerencial con credibilidad, influencia y autoridad sobre las diferentes áreas que impacta su proceso. Deberá tener además la habilidad de influenciar y asegurar la conformidad de las políticas y de los procedimientos establecidos a través de la cultura y de los departamentos de TI. El Dueño del Proceso monta el equipo de proyecto, obtiene los recursos que el equipo necesita, protege al equipo de políticas internas y trabaja para obtener la cooperación de otros ejecutivos y gerentes cuyos grupos funcionales están involucrados en su proceso. En una organización orientada a los procesos la responsabilidad del rol del Dueño del Proceso no termina con el éxito de coordinar un nuevo proceso sino que permanece siendo el responsable de la integración, comunicación, funcionalidad, desempeño, conformidad e importancia para el negocio de su proceso. 1 Tomado de: Practical IT Service Management: A Concise Guide for Busy Executives by Thejendra BS39 Combinaciones de Procesos Si bien los libros de ITIL recomiendan que cada proceso deba tener su dueño, a veces por el tamaño de las organizaciones esto no es posible. En algunas organizaciones un individuo podría ser el dueño de más de un proceso ITIL. En este concepto de procesos múltiples se debe tener cuidado en la selección de los mismos para no crear un conflicto de intereses basado en los objetivos de los procesos.40 Tabla 1: Combinación de Procesos Rol Es responsable de Qué otros roles puede desempeñar Administrador Análisis de causa raíz. Administrador de de Problemas Prevención de incidentes y Disponibilidad. problemas. Administrador de Análisis de tendencias. Capacidad. Administrador de Continuidad de los Servicios TI. Administrador Soporte técnico y Administrador de de Soporte mantenimiento de Equipo Disponibilidad. Técnico Central, Administrador de Servidores, Sistemas Capacidad. Operativos, etc. Administrador Incluye el rol del Help Desk. de Service Integración de los procesos Desk del negocio con la infraestructura de la administración de servicios. Realiza actividades de varios procesos ITIL no solamente del proceso de incidentes. Administrador En grandes organizaciones de Cambios, estos roles necesitarían estar Configuracione separados, pero como los s y Release procesos se vinculan entre sí pueden estar bajo una misma estructura de reporte. Teniendo un administrador combinado de CCR, los aspectos de gerenciamiento requeridos en el rol se 39 Que roles no debería desempeñar Administrador de Service Desk. Administrador de Problemas. Administrador de Cambios. Service Desk Administrador de Problemas41 40 pueden hacer por una persona, mientras que las actividades del día a día pueden ser desarrolladas por el personal administrativo. En grandes organizaciones será necesario un equipo de personas en cada área. Administrador El número exacto de Administrador de de Soporte de personas y su perfil en esta Disponibilidad. Redes área dependerá del rango y Administrador de de la magnitud de las redes Capacidad. que son soportadas y si existe tercerización Proceso económico Tiene la responsabilidad por la disponibilidad de las redes y su capacidad. Administrador ITIL define la necesidad de Administrador de Administrador de de Pruebas una función de pruebas Release. Cambios. (testing) independiente, pero Administrador de no especifica en dónde Problemas. deberá ser desempeñada dentro de la estructura. El lugar más adecuado es dentro de los servicios de entrega (Service Delivery) ya que de esta forma es independiente de las construcciones de cambios y de la función de Release. Sin embargo en pequeñas organizaciones se combina con la administración de Release.42 41 Administrador de Niveles de Servicio Administrador de Disponibilidad y Capacidad Administrador de Continuidad de Servicios TI Administrar los SLAs y OLAs. Definir los Servicios de TI. Administrar los Proveedores. Administrar las relaciones con los clientes. Considerar el tamaño de la Infraestructura de acuerdo a las necesidades del negocio (ITIL asigna la responsabilidad de estar actualizado con las nuevas tecnologías en el rol de la Administración de Capacidad pero algunas organizaciones grandes tienen para esta actividad el rol del Arquitecto Técnico) Este rol tiene la responsabilidad de la Continuidad de los Servicios TI pero debería ser parte del Equipo de Continuidad del Negocio de la organización. En pequeñas organizaciones puede ser combinado como se describió anteriormente con la Administración de Disponibilidad y Capacidad. Este rol puede ser combinado con un rol de Seguridad, particularmente si la organización está buscando la certificación en seguridad. Administrador Financiero de TI. Administrador de Problemas. Administrador de Continuidad de Servicios TI. Administrador de Disponibilidad. Administrador de Capacidad. Administrador de Seguridad.43 42 Administrador Financiero de TI Controles financieros, Presupuestos, Contabilidad, Fijación de Precios. En algunas organizaciones este rol reporta directamente a la cabeza de TI, y además incluye toda la responsabilidad de la planificación y administración financiera de los grupos de desarrollo Administrador de Niveles de Servicios Como funciona ITIL Figura 2: Cómo funciona ITIL Paso 1 y 2 (a) - Todo comienza con la organización como gran demandante de servicios informáticos, el cliente o el que asigna y decide el presupuesto para estos servicios de la organización acuerda o negocia los44 43 acuerdos de servicios (SLA) con la dirección de informática. Se crea un catálogo de servicios, costes, tiempos, y otras condiciones de los servicios que prestará informática a la organización. Por ejemplo, servicios de , Intranet, ERP, CRM, Internet, impresión, entre otros. Paso 3 (b) Una vez puestos en marcha los servicios se define e instala un departamento o unidad de Service Desk (Mesa de Ayuda o Centro de Servicios), el cual será el punto de contacto de los usuarios de los servicios con el departamento de informática. Se trata de un único punto de comunicación de los usuarios con informática, en donde se podrán abrir incidentes y nuevos requerimientos de servicios. Paso 3 (c) Los responsables del Service Desk, reciben y registran las solicitudes de los usuarios. En incidentes de incidentes de los servicios, primero buscan en la base de datos de errores conocidos o una especie de base de datos de conocimientos, para verificar si la solución al incidente existe, y así dar la solución al usuario de forma inmediata. Paso 3 (d) En incidente de no poder solucionar el incidente al usuario, el operador de Service Desk lo escala a la persona apropiada para que lo soluciones. En otras palabras se pasa a la Gestión de Incidentes para que se busque la solución al usuario. Paso 4 (e) Si el incidente es recurrente y/o no es encontrado, se pasa a la Gestión de problemas en donde se buscará la solución definitiva. De ser posible se escala a proveedores externos (por ejemplo IBM, SUN, etc.) para que ayude en la solución del mismo. Una vez solucionado el problema, se documenta e incorpora a la base de datos de errores conocidos. Paso 4 (f) Muchas veces los usuarios solicitan nuevos servicios a la gerencia de informática. Service Desk en este incidente abre una petición de servicios y lo pasa a la Gestión del Cambio para que se abra un Cambio y se proceda, previa evaluación por parte de un comité asesor (CAB), con su45 implementación. Un cambio es toda petición de servicios que cambia la infraestructura informática de la organización. 44 Paso 4 (g) La gestión de versiones se refiere, como su nombre lo indica, al mantenimientos de versiones de software por parte de la dirección informática. Abarca la gestión tecnológica y control legal de las versiones de software instaladas en la infraestructura de la organización. Paso 4 (h) La base de datos de configuración o CMDB mantiene el inventario de todos los ítems de configuración (por ejemplo, PCs, impresoras, software, documentación, personas, etc.) de la organización, la cual es accedida y actualizada por los diferentes procesos que conforman ITIL. Pasos 2 (i), (j), (k) y (l) Son necesarios y estratégicos para mantener los servicios informáticos operando de manera efectiva y eficaz. Y también utilizan a la CMDB como referencia y consulta de los componentes de la infraestructura informática El Ciclo de vida de los servicios TI ITIL V3 estructura la gestión de los servicios TI sobre el concepto de Ciclo de Vida de los Servicios. Este enfoque tiene como objetivo ofrecer una visión global de la vida de un servicio desde su diseño hasta su eventual abandono sin por ello ignorar los detalles de todos los procesos y funciones involucrados en la eficiente prestación del mismo. 2 Tomado de:46 Etapas del Ciclo de Vida del Servicio ITIL V3 El Ciclo de Vida del Servicio consta de cinco fases que se corresponden con los nuevos libros de ITIL: 1. Estrategia de Servicio 2. Diseño del Servicio 3. Transición del Servicio 4. Operaciones del Servicio 5. Mejora Continua del Servicio ITIL V3. A continuación se describe cada una de las fases que forman parte de Estrategia de Servicio y Procesos Estrategia de Servicio Fase que busca conseguir el alineamiento entre el negocio y TI. Es decir pretende entender y trasladar las necesidades del negocio a las estrategias de TI y proporciona las herramientas para una planeación de la gestión de servicio de TI. Las organizaciones deberían usar la estrategia como una orientación en los siguientes aspectos: Identificar, seleccionar y priorizar oportunidades de negocio. Crear aspectos distintivos respecto de la competencia que refuerce el posicionamiento en el mercado. Asegurar que la organización es capaz de soportar el costo y el riesgo asociados a su catálogo de servicios. Mejorar la alineación de las capacidades de gestión de los Servicios con las estrategias de negocio.47 46 Establecer qué servicios deben implementarse y por qué antes de preguntarse el cómo hacerlo Procesos ITIL V3 de la Fase de Estrategia del Servicio a) Gestión Financiera: Este proceso se ha tomado de la versión 2. La gestión financiera es responsable de la gestión de presupuestos y contabilidad, y opcionalmente los sistemas de devolución de cargo de servicios de TI. b) Gestión de la Cartera de Servicios (SPM): Se trata de un nuevo proceso para la estrategia de servicio introducido en la versión 3. Este proceso gestiona el inventario completo de servicios de TI, tales como: Los servicios que se planifican y se aprobó (pipeline). Los servicios que se han diseñado, implementado y en funcionamiento (catálogo de servicio). Servicios que ya no están disponibles 4. c) Gestión de la demanda: En la versión 2, este proceso es un subconjunto de la capacidad de gestión. En la versión 3, que se expande y se trata como un proceso separado. Este proceso es responsable de entender e influir en la demanda del cliente para los servicios, y para proporcionar la capacidad para satisfacer esa demanda. También implica la optimización y racionalización de los recursos de TI. d) Generación de estrategia: Se trata de un nuevo proceso estratégico de la versión 3. Su objetivo es definir el mercado de negocios para los nuevos servicios, en primer lugar entender las necesidades y los problemas de los clientes empresariales, y ofrece servicios para satisfacer esas necesidades. 3 Tomado de: 4 Tomado de:48 El objetivo final es contar con la empresa el tratamiento de gestión de servicios TI como un activo estratégico Diseño del Servicio y Procesos Diseño del Servicio Esta fase pretende suministrar una guía en la producción y mantenimiento del diseño de arquitecturas y políticas de TI sobre el desarrollo de servicios incluyendo Insourcing y Outsourcing Procesos ITIL V3 de la Fase de Diseño del Servicio a) Gestión del Nivel de Servicio: Gestión de nivel de servicio implica negociar los niveles de servicio, la finalización de los contenidos y la revisión periódica de tres documentos claves: Acuerdos de nivel de servicio (SLAs) Negociado con los clientes de negocios. El SLA debe recoger en un lenguaje no técnico, o cuando menos comprensible para el cliente, todos los detalles de los servicios brindados. Tras su firma, el SLA debe considerarse el documento de referencia para la relación con el cliente en todo lo que respecta a la provisión de los servicios acordados, por tanto, es imprescindible que contenga claramente definidos los aspectos esenciales del servicio tales como su descripción, disponibilidad, niveles de calidad, tiempos de recuperación. Los SLAs deben contener una descripción del servicio que abarque desde los aspectos más generales hasta los detalles más específicos del servicio. Es conveniente estructurar los SLAs más complejos en diversos documentos de forma que cada grupo involucrado reciba exclusivamente la información correspondiente al nivel en que se integra, ya sea en el lado del cliente como del proveedor.49 48 Acuerdos de nivel de operación (OLA) Negociado con los grupos de apoyo interno. OLA es un documento interno de la organización donde se especifican las responsabilidades y compromisos de los diferentes departamentos de la organización TI en la prestación de un determinado servicio. Contratos de Soporte (UCs) Negociado con terceros externos proveedores. Un UC es un acuerdo con un proveedor externo para la prestación de servicios no cubiertos por la propia organización TI. b) Gestión de la Capacidad: Este es responsable de asegurar que la capacidad de los servicios de TI y la infraestructura es adecuada al cumplimiento de los objetivos de nivel de servicio comprometido. c) Gestión de la Disponibilidad: Consiste fundamentalmente en garantizar que los niveles propuestos de la disponibilidad de todos los servicios de TI se efectúen o superen. d) Gestión de la Continuidad del Servicio TI (ITSCM): Es responsable de la gestión del riesgo a los servicios de TI para asegurar la continuidad del servicio en incidente de desastres. El objetivo es mantener los planes de continuidad de servicio de IT necesarios y los planes de recuperación que apoyen los planes de negocio de la organización de continuidad. e) Gestión de la Seguridad de la Información: En la versión 2, la seguridad era un libro aparte, donde la principal responsabilidad de gestión de la seguridad era la de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de la empresa. En la versión 3, esta responsabilidad se amplía para incluir los activos de una empresa, información y servicios de TI.50 49 f) Gestión de Suministradores: Gestión de proveedores es responsable de administrar todas las externas de terceros proveedores que proporcionan o apoyan los servicios de TI Transición del Servicio y Procesos Transición del Servicio Fase que busca hacer la transición de la estrategia y diseño del servicio a producción amparándose en los procesos de gestión de cambios y gestión de lanzamientos Procesos ITIL V3 de la Fase de Transición del Servicio a) Planificación y Soporte de la Transición: Se trata de un nuevo proceso para la versión 3 relacionados con la fase de transición de servicios del ciclo de vida útil de gestión. Este proceso tiene dos metas. Para planificar y coordinar los recursos necesarios para asegurar que los requisitos de la estrategia de servicio que se incorporan en el diseño de servicios son llevados a la práctica en las operaciones de servicio. Para identificar, gestionar y controlar los riesgos de incidente en las actividades de transición. b) Gestión de Cambios: Esto ha tomado de la versión 2. Gestión del cambio es el responsable de la vigilancia y el control de cambios en la infraestructura. Supervisar, autorizar, priorizar, planificar, programar, probar e implementar nuevos servicios o cambios importantes en los servicios existentes. c) Gestión de Configuración y Activos del Servicio SACM: gestión de la configuración se parte de la Versión 2. En la versión 3, que se expande para incluir la gestión del servicio activo, que rastrea y registra el valor y la propiedad de los activos financieros asociados con los servicios de TI. Gestión de la configuración es similar a la versión 2 y proporciona un modelo lógico de51 la infraestructura de TI, que consta de los elementos de configuración, sus atributos y sus relaciones. 50 d) Gestión de Entregas y Despliegues: En la versión 2, este proceso se llama gestión de lanzamientos. En la versión 3, este proceso consta de dos áreas claves, la entrega y despliegue. e) Validación y pruebas del servicio: Se trata de un nuevo proceso para la versión 3. Se asegura que los resultados del diseño de servicios y el paquete de lanzamiento ofrecerá un servicio nuevo o modificado que añade valor al cliente. También asegura que es adecuado para el propósito y apto para su uso. Este proceso confirma estas garantías a través de la validación a fondo y los procedimientos de prueba. f) Evaluación: Se trata de un nuevo proceso para la versión 3 y se centra en la prestación de un servicio nuevo o modificado. El propósito de este proceso es proporcionar los medios estándar para determinar si el rendimiento real de un servicio nuevo o modificado se compara favorablemente con el rendimiento previsto, y si funciona aceptablemente, proporcionando valor al cliente Operación del Servicio y Procesos Operación del Servicio Fase del ciclo de vida del servicio en donde se gestionan los servicios en un entorno de producción y se centra en los procesos de gestión de incidentes, gestión de problemas y gestión de solicitudes de servicios.52 Procesos ITIL V3 de la Fase de Operación del Servicio a) Gestión de incidentes Este proceso se lleva a partir de la versión 2 y es responsable de restaurar el servicio tan pronto como sea posible y minimizar los impactos adversos de las interrupciones del servicio. El nivel de prioridad se basa esencialmente en dos parámetros Impacto: Determina la importancia del incidente dependiendo de cómo este afecta a los procesos de negocio y/o número de usuarios afectados. Urgencia: Dependiendo del tiempo máximo de demora que acepte el cliente para la resolución del incidente y/o el nivel de servicio acordado en el SLA. Existen dos factores auxiliares tales como el tiempo de solución esperado y los recursos necesarios, los incidentes sencillos se tramitarán cuanto antes. Dependiendo de la prioridad se asignarán el recurso necesario. La prioridad del incidente puede cambiar durante su ciclo de vida, es decir encontrar soluciones temporales que restauren los niveles de servicio y que permitan retrasar el cierre del incidente sin graves afectos. El siguiente diagrama muestra un posible diagrama de prioridades en función de la urgencia e impacto del incidente: 53 52 Figura 3: Prioridad Tipos de Atención del Incidente Escalado y soporte Es frecuente que el centro de servicios no sea capaz de resolver en primera instancia un incidente y por ende debe recurrir a un especialista o algún superior que pueda tomar decisiones que se escapan de su responsabilidad a esto se llama escaldo. Básicamente hay dos tipos diferentes de escalado: Escalado funcional: Se requiere el apoyo de un especialista de más alto nivel para resolver el problema. Escalado jerárquico: Se debe acudir a un responsable de mayor autoridad para tomar decisiones que se escapen de las atribuciones asignadas a ese nivel, como, por ejemplo, asignar más recursos para la resolución de un incidente específico.54 53 Figura 4: Tipos de Atención de Incidente Proceso: Procesos implicados en la correcta gestión de incidentes 55 54 Figura 5: Procesos implicados en la Gestión de Incidentes. CMDB: Permite conocer todas las implicaciones que puedan tener en otros servicios el mal funcionamiento de un determinado CI. AL resolver el incidente se debe actualizar el CMDB en incidente de que haya sido necesario cambiar o modificar ciertos elementos de configuración. b) Gestión de problemas: Este proceso se lleva a partir de la versión 2. Evita que los problemas de los servicios de TI, junto con los incidentes resultantes, elimina la recurrencia de incidentes, e identifica la causa de las interrupciones del servicio y propone soluciones permanentes para eliminar esta causa. Este proceso también se presenta una solicitud para el cambio que va a implementar la solución, y ofrece una solución temporal para el problema.56 55 Las funciones principales de la gestión de problemas son: Investigar las causas subyacentes a toda alteración, real o potencial, del servicio TI. Determinar posibles soluciones a las mismas. Proponer las peticiones de cambio (RFC) necesarias para restablecer la calidad del servicio. Realizar revisiones Post Implementación (PIR) para asegurar que los cambios han surtido los efectos buscados sin crear problemas de carácter secundario. La gestión de problemas puede ser: Reactiva: Analiza los incidentes ocurridos para descubrir su causa y propone soluciones a los mismos. Proactiva: Monitoriza la calidad de la Infraestructura TI y analiza su configuración con el objetivo de prevenir incidentes incluso antes de que estos ocurran. Interacciones y funcionalidades de la Gestión de Problemas57 56 Figura 6: Interacciones y Funcionalidades de la Gestión de Problemas Las principales actividades de la Gestión de Problemas son: Control de Problemas: se encarga de registrar y clasificar los problemas para determinar sus causas y convertirlos en errores conocidos. Control de Errores: registra los errores conocidos y propone soluciones a los mismos mediante RFCs que son enviadas a la Gestión de Cambios. Asimismo efectúa la Revisión Post Implementación de los mismos en estrecha colaboración con la Gestión de Cambios. Y cuando la estructura de la organización lo permite, desarrollar una Gestión de Problemas Proactiva que ayude a detectar problemas incluso antes de que estos se manifiesten provocando un deterioro en la calidad del servicio. 58 57 5 Figura 7: Actividades de la Gestión de Problemas Proceso Control de problemas El principal objetivo de control de problemas es conseguir que estos se conviertan en errores conocidos para que el Control de Errores pueda proponer las soluciones correspondientes. 559 58 Figura 8: Control de Problemas c) Gestión de acceso: Se trata de un nuevo proceso para la versión 3. Este proceso de ayudas las personas autorizadas, el derecho a utilizar un determinado servicio de TI al tiempo que evita el acceso de usuarios no autorizados. Gestión de acceso, garantiza y ejecuta las políticas definidas por la gestión de seguridad de la información y la gestión de la disponibilidad. Este proceso se refiere a veces como la gestión de los derechos o la gestión de identidades. d) Gestión de eventos: Este es un nuevo proceso para la versión 3. En cuanto a ITIL, un "evento" es cualquier suceso detectable o discernible que tiene importancia para la gestión de la infraestructura de TI o la prestación de un servicio de TI. Gestión de eventos es el proceso responsable de la detección, gestión y determinar las acciones de control adecuadas para estos eventos a lo largo de su ciclo de vida. e) Cumplimiento de la solicitud: En la versión 2, las solicitudes de servicio se manejan normalmente, ya sea la función de mesa de servicio o incidente, el o los procesos de gestión del cambio. En la versión 3, el cumplimiento de petición es un proceso independiente para tramitar las solicitudes de servicio de los usuarios, ya que muchas de estas solicitudes60 implican pequeños cambios, riesgos bajos o simples solicitudes de información Mejora Continua del Servicio y Procesos Mejora Continua del Servicio Se enfoca en el ciclo de mejora continua de E. W. Demming. Busca las entradas y salidas necesarias para el adecuado ciclo de mejora continua sobre los servicios vigentes. Ciclo de Demming El ciclo PDCA: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act), también conocido como ciclo de Deming en honor a su creador, Edwards Deming, constituye la columna vertebral de todos los procesos de mejora continua: Planificar: definir los objetivos y los medios para conseguirlos. Hacer: implementar la visión preestablecida. Verificar: comprobar que se alcanzan los objetivos previstos con los recursos asignados. Actuar: analizar y corregir las desviaciones detectadas así como proponer mejoras a los procesos utilizados. Figura 9: Ciclo de Demming61 Procesos ITIL V3 de la Fase de Mejora Continua del Servicio 60 Proceso de Mejora CSI: este es un proceso que consta de 7 pasos que describen como se deben medir la calidad y rendimiento de los procesos para generar los informes adecuados que permitan la creación de un Plan de Mejora del Servicio (SIP). El CSI permite a la organización TI, conocer en profundidad la calidad y rendimiento de los servicios TI ofrecidos, detectar oportunidades de mejora, proponer acciones correctivas y supervisar su implementación. Informes de Servicios TI: es el responsable de la generación de los informes que permitan evaluar los servicios ofrecidos y los resultados de las mejoras propuestas. La Gestión de Informes es esencial para: Garantizar que todos los responsables de la gestión de procesos TI disponen del conocimiento necesario para tomar decisiones informadas. Se dispone de todas las métricas necesarias para evaluar de forma global la calidad de los servicios prestados. Crear un marco unificado para la generación y difusión de informes que simplifique el acceso a la información. Los beneficios de una correcta gestión de este proceso se resumen en: Ofrecer al conjunto de la organización TI una instantánea periódica sobre el estado de los servicios TI prestados. Facilitar la toma de decisiones estratégicas en base a información objetiva. Comunicar la percepción de los clientes y usuarios sobre la calidad de los servicios ofrecidos. 62 ITIL para PYMES 6 Considerando que ITIL es un marco flexible, y no una doctrina, y que su implementación resulta complicada incluso para las grandes organizaciones, cómo podrían las pymes obtener las mayores ventajas de ITIL? Normalmente, los recursos de las pymes son utilizados más plenamente que los de las organizaciones mayores, por eso podrán aprovechar ITIL para mejorar la productividad Por ejemplo, en una pyme las funciones de gerente del centro de servicios y responsable de cambios suelen estar unificadas en una misma persona. En las grandes organizaciones, estas responsabilidades individuales suelen ser puestos a tiempo completo a cargo de personas distintas. Normalmente, las pymes disponen de menos tiempo y menos recursos para analizar los procesos empresariales e implementar mejoras de servicio. Figura 10: Principales Áreas de ITIL en las PYMES 6 Tomado de: IT.Service.Management,.Versión.2,.itSMF,.marzo.de.200163 62 Por consiguiente, para las pymes es mucho más fundamental centrar la implementación de ITIL en las áreas que supongan el máximo de beneficio para la organización. Las mejoras que una empresa puede realizar en las áreas de gestión de incidentes, problemas, cambios y configuración son las que suponen mayores mejoras. Son las áreas en las que típicamente es mayor la brecha entre las prácticas actuales y las buenas prácticas. En ITIL existen otros seis procesos, además del centro de servicios, pero para las pymes una adopción de ITIL a nivel integral generalmente suele ser demasiado complejo. 7 Centrándose en estas competencias básicas, las organizaciones pueden optimizar la utilización de los recursos existentes y eliminar los problemas autogenerados. En un reciente estudio de prácticas del Help Desk Institute (HDI), el 78% de las organizaciones de asistencia encuestadas eran responsables total o parcialmente del control de cambio, centrada en las responsabilidades de disponibilidad y buen funcionamiento de los sistemas En la misma encuesta, el 45% de las organizaciones de asistencia manifestaron proporcionar a sus clientes las herramientas necesarias para resolver sus propios incidentes, haciendo hincapié en el objetivo de mejorar la utilización de los recursos de soporte. Este porcentaje de clientes que resuelven sus propios incidentes se ha incrementado desde sólo el 29% de hace dos años atrás. Además, mediante la implementación de los procesos básicos de ITIL, las pymes también pueden disponer de estadísticas de gestión mensurables y prestar el concepto de servicio preventivo que sus actividades requieren. 8 Incluso con solamente los cuatro procesos básicos de ITIL, las pymes suelen implementarlo gradualmente, dado que analizar y mejorar los procesos 7 Tomado de: Estudio.de.prácticas.del.Help.Desk.Institute, Tomado de: IT.Service.Desk,.John.Ragsdale,.Forrester.Research,.noviembre.de.200464 63 empresariales en cuatro áreas diferentes sigue siendo una tarea ímproba. Por consiguiente, se recomienda adoptar este método gradual de adopción de estos principios básicos Aunque se tardará más en implementar las mejoras de servicios en los procesos básicos de ITIL, los resultados por lo general serán una prestación de gestión de servicios de mejor calidad. 2.4 Service Desk El Service Desk es el punto único de contacto, para satisfacer las necesidades de comunicación entre la empresa y sus clientes, de forma que ambos cumplan con sus objetivos. Esta unidad es la encargada de gestionar incidencias, dudas, consultas, peticiones de usuarios y clientes (usuario se refiere al usuario final de un servicio, mientras que cliente es la entidad que está pagando por el servicio). El Service Desk por tanto gestiona incidencias (eventos que causan o pueden causar una pérdida en la calidad de un servicio) y peticiones rutinarias de nuevos servicios, además debe mantener proactivamente informados a los usuarios de todos los eventos relevantes con el servicio que les pudieran afectar. Difiere de un Call Center o Help Desk en que tiene un alcance mayor y más centrado en el cliente, ya que se encarga de facilitar la integración de los procesos de negocio en la infraestructura IT. Un Service Desk, en su concepción más moderna, debe funcionar como centro neurálgico de todos los procesos de ciclo de vida del servicio: La Administración de Incidentes ya que el Service Desk registra y monitorea muchos incidentes, y muchas llamadas del Service Desk se relacionan con los incidentes. Esto incluye la coordinación de actividades de terceros involucrados en el manejo de incidentes. Instalar software y hardware y por lo tanto tiene un rol en la Administración de Release o la Administración de Cambio.65 64 Si cuando se registra un incidente el Service Desk verifica los detalles del que llama y sus recursos IT, el Service Desk tiene funciones en la Administración de Configuración. El Service Desk puede tomar actividades relacionadas con pedidos estándar, como la instalación de conexiones LAN y la reubicación de las estaciones de trabajo. En ese caso contribuirá a la evaluación de los cambios y se involucrará con la Administración de Cambio. El Service Desk puede informar a los usuarios sobre los productos que tienen soporte y sobre los servicios a los que tienen derecho. Si el Service Desk no está autorizada a satisfacer una consulta, debe informarlo con educación al usuario y notificar de la consulta a la Administración de Nivel de Servicio Actividades y Funciones de un Service Desk Su función principal es gestionar la relación con los clientes y usuarios manteniéndoles puntualmente informado de todos aquellos procesos de su interés. Tabla 2: Funciones de Service Desk 66 65 A continuación se describe algunas de las actividades que un Service Desk debería ofrecer: Gestión de Incidentes Independientemente de que la completa gestión de las incidencias requiera la colaboración de otros departamentos y personal, el Service Desk debe ofrecer una primera línea de soporte para la solución de todas las interrupciones de servicio y/o peticiones de servicio que puedan cursar los clientes y usuarios. Entre sus tareas específicas se incluyen: Registro y monitorización de cada incidente. Comprobación de que el servicio de soporte requerido se incluye en el SLA asociado. Seguimiento del proceso de escalado. Identificación de problemas. Cierre del incidente y confirmación con el cliente.67 66 Centro de información El Service Desk debe ser la principal fuente de información de los clientes y usuarios, informando sobre: Nuevos servicios. El lanzamiento de nuevas versiones para la corrección de errores. El cumplimiento de los SLAs. Este contacto directo con los clientes debe servir también para identificar nuevas oportunidades de negocio, evaluar las necesidades de los clientes y su grado de satisfacción con el servicio prestado. El Centro de Servicios se encuentra en una situación inmejorable para ofrecer también información privilegiada a todos los procesos de gestión de los servicios TI. Es para ello imprescindible que se lleve un adecuado registro de toda la interacción con los usuarios y clientes. Relaciones con los proveedores El Centro de Servicios es asimismo responsable de la relación con los proveedores de servicios de mantenimiento externos. Es imprescindible, para ofrecer un servicio de calidad, una estrecha relación entre los responsables externos del mantenimiento y la gestión de Incidentes que debe ser canalizada a través del Service Desk Tipos de Service Desk El Service Desk se puede estructurar de diversas formas en función del alcance de las funciones que ejecuta: 9 Tomado de: rvice_desk/funciones_service_desk.php68 67 Centro de Llamadas (Call Center): Con el objetivo de gestionar un alto volumen de llamadas y redirigir a los usuarios a otras instancias de soporte y/o comerciales. Centro de Soporte (Help Desk): Con el objetivo de ofrecer una primera línea de soporte técnico que permita resolver en el menor tiempo las incidencias del servicio. Además ofrece la garantía de que no se pierda ninguna solicitud mediante la gestión, coordinación y resolución de incidentes de la manera más rápida posible. Mesa de Servicio (Service Desk): Es la interfaz para clientes y usuarios de todos los servicios TI ofrecidos por la organización mediante la centralización en los procesos de negocio. Facilita la integración de los procesos en la infraestructura de gestión de servicios. Además de ofrecer los servicios citados, ofrece servicios adicionales a clientes, usuarios y a la propia organización TI como: o Supervisa los contratos de mantenimiento y niveles de servicio. o Canaliza las Peticiones de Servicio de los Usuarios. o Gestiona las licencias de software. Dependiendo de las necesidades de servicio: locales, globales, 24x7, se definen estructuras distintas para los Service Desk, las más comunes son las descritas a continuación: Service Desk Local Los centros de soporte locales se definen con el objetivo de cumplir las necesidades locales del negocio. Las consideraciones principales para la implementación de un Service Desk local incluyen: Procesos y procedimientos comunes. Asegurar la compatibilidad de hardware, software e infraestructura de red. Procesos de escalado comunes y uso de códigos de impacto, severidad, prioridad y estado iguales en todas las localidades.69 68 Utilizar medidas de informes de gestión común. Utilizar una base de datos compartida. Establecer la posibilidad de pasar o escalar solicitudes entre Service Desk, preferiblemente de forma automática. 10 Figura 11: Service Desk Local Service Desk Centralizado El contacto con los usuarios se canaliza a través de una sola estructura central. Las ventajas principales son: reducción de costos, optimización de los recursos y gestión simple. Esta estructura también tiene inconvenientes cuando los usuarios se encuentran dispersos geográficamente debido a: diferentes idiomas, productos y servicios. Y por tanto se requiere dar servicios de mantenimiento "on-site". 10 Tomado de: %20-%20Conceptos%20Clave.pdf 70 69 11 Figura 12: Service Desk Centralizado Service Desk Virtual En la actualidad y gracias a las rápidas redes de comunicación existentes la situación geográfica de los Centros de Servicios puede llegar a ser irrelevante. El principal objetivo del Service Desk virtual es aprovechar las ventajas de los Service Desks centralizados y distribuidos. En un Service Desk virtual: El "conocimiento" está centralizado. Se evitan duplicidades innecesarias con el consiguiente ahorro de costes. Se puede ofrecer un "servicio local" sin incurrir en costes adicionales. La calidad del servicio es homogénea y consistente. 11 Tomado de: rvice_desk/estructura_service_desk.php 71 70 Figura 13: Service Desk Virtual La situación física del Service Desk virtual y los servicios asociados son inmateriales, debido a los avances en la realización de red y telecomunicaciones. El Service Desk Virtual puede situarse y ser accedido desde cualquier lugar del mundo. Si su organización tiene múltiples localizaciones, un Service Desk de soporte global tiene ventajas mayores para el negocio, incluidas: Costos operacionales reducidos. El rango para la visión global de gestión consolidada. Uso mejorado de recursos disponibles Siga al Sol Algunas organizaciones globales o internacionales pueden combinar dos o más de sus dispersas geografías para proporcionar un Service Desk de72 71 seguimiento al sol las 24 horas. Por ejemplo, un Service Desk en Asia y el Pacífico puede atender las llamadas durante el horario normal de oficina y al final de este período se podrá entregar la responsabilidad de cualquier incidente abierto a un Service Desk en Europa, este a su vez se encargará de estas llamadas, junto con sus propios incidentes durante la jornada normal y luego entregar a un Service Desk con sede en Estados Unidos, que finalmente pasará la responsabilidad a la oficina de Asia-Pacífico para completar el ciclo. Esto permite dar una cobertura de 24 horas a un costo relativamente bajo, ya que ningún servicio tiene que trabajar más que una sola jornada. Sin embargo, los procesos comunes, herramientas, compartir información de base de datos y la cultura debe ser abordado por este método de implementación para tener éxito en este tipo de Service Desk. Figura 14: Siguiendo al Sol Funciones y Responsabilidades La clave para garantizar una eficaz Gestión de Servicios de Infraestructura Tecnológica (ITSM) es que haya una clara definición de funciones para llevar a cabo la práctica de la Operación del Servicio. Un rol está a menudo vinculado a una descripción de trabajo o una descripción de un grupo de trabajo, pero no necesariamente tienen que ser ejecutados por una sola persona. El tamaño de la organización, su estructura,73 72 la existencia de socios externos y otros factores pueden influir en la asignación de roles. Ya sea que una función en particular sea ocupada por una sola persona o compartidas entre dos o más, lo importante es la consistencia de la rendición de cuentas y la ejecución, a lo largo de la interacción con otros roles en la organización Roles del Service Desk Se debe tomar en cuenta los siguientes roles para la implementación de la función Service Desk: Rol Service Desk Manager 12 En las grandes organizaciones donde el tamaño del Service Desk es significativo, el rol de un Service Desk Manager puede justificarse como la persona a la cual todos los Supervisores de Servicio presenten sus informes. En tales casos, esta función puede asumir la responsabilidad de llevar a cabo las siguientes actividades: Administrar las actividades de escritorio en general, incluyendo los supervisores. Actuar como un punto de escala para el supervisor. Informar a la alta gerencia de cualquier problema que podría afectar significativamente al negocio. Asistir a reuniones del comité de Gestión de Cambios Rol Service Desk Supervisor En pequeñas empresas es probable que los Analistas Seniors de Service Desk también actúen como supervisores, pero en las grandes empresas es 12 Tomado de: Service Desk Manager. (2007): Administrador Mesa de Servicio. Office of Government Commerce. ITIL V3 Service Operation, First Published.74 probable que un rol dedicado a la supervisión sea necesario. Las funciones del supervisor incluye responsabilidades como: 73 Garantizar que la dotación al personal y la habilidad se mantengan a lo largo de las horas de funcionamiento mediante la gestión de turnos de personal si fuera necesario. Actuar como punto de escala cuando las llamadas recibidas sean difíciles o polémicas. Generar estadísticas e informes de gestión. Representar al Service Desk en reuniones. Organizar sesiones de formación y sensibilización de personal. Servir de enlace con la gestión de cambio. Realizar sesiones con el personal de Service Desk para informar sobre cambios o implementaciones que pueden afectarlos. Ayudar a los analistas en la prestación de asistencia de primera línea, cuando las cargas de trabajo son elevadas, o donde la experiencia adicional es requerida Rol Service Desk Analista La principal función del Service Desk Analista es proporcionar soporte de primer nivel a través de las llamadas recibidas y el manejo de los incidentes que se traducen a solicitudes de servicio utilizando una solicitud de informe de incidentes y los acuerdos de niveles de servicio Rol Súper Usuario Este rol está formado por usuarios del negocio, su función principal es actuar como el punto de enlace entre TI y el Service Desk. El rol del Super usuario puede resumirse en las siguientes actividades: Facilitar la comunicación entre el área de Tecnología Informática y el negocio en un nivel operativo.75 74 Reforzar las expectativas de los usuarios respecto a los acuerdos de niveles de servicio. Prestar apoyo a los incidentes de menor importancia o al cumplimiento de una simple solicitud. Involucrarse y participar en los lanzamientos de nuevas versiones o release Rol Administrador Técnico / Líder del Equipo Un Administrador técnico o Líder del Equipo (dependiendo del tamaño y/o importancia del equipo y la estructura y cultura de la organización) puede ser necesario para cada uno de los equipos. Sus principales funciones son: Asumir la responsabilidad global de líder, control y toma de decisiones para el equipo técnico o el departamento. Proporcionar los conocimientos técnicos y de liderazgo en las áreas técnicas específicas que están cubiertas por el equipo o departamento. Asegurar los niveles necesarios de capacitación técnica, sensibilización y experiencia dentro del equipo. Informar a la alta dirección de todos los asuntos técnicos relacionados con su área de responsabilidad Rol Analistas Técnicos / Arquitectos Este término se refiere a cualquier miembro del personal en gestiones técnicas que lleva a cabo actividades genéricas como: Identificar los conocimientos y la experiencia necesaria para administrar y operar la infraestructura de TI que permita ofrecer servicios. Este proceso comienza durante la fase de Estrategia del Servicio, se amplía en detalle en el Diseño de Servicio y se ejecuta en la Operación del Servicio. La evaluación continua y la actualización de estas habilidades se realizan durante la Mejora Continua del Servicio.76 75 Documentar los conocimientos que existen en la organización, así como las habilidades que necesitan ser desarrolladas. Esto incluirá el inventario de las capacidades y el análisis de las necesidades de formación. Estas técnicas excluyen las acciones cotidianas de funcionamiento que son realizadas por los operadores de gestión de TI. Las funciones genéricas que ofrece un analista técnico incluye: Trabajar con los usuarios, patrocinadores, administradores de aplicaciones y todos los demás interesados para determinar sus necesidades de evolución. Trabajar con la administración de aplicaciones y otras áreas de la dirección técnica para determinar el nivel más alto de los requisitos del sistema necesarios para cumplir con los acuerdos de servicio dentro de las limitaciones presupuestarias de tecnología. Definir y mantener el conocimiento sobre como los sistemas se relacionan y garantizar que las dependencias se entiendan y gestionen de común acuerdo. Desarrollar los modelos operativos que aseguren una óptima utilización de los recursos y un adecuado nivel de rendimiento. Garantizar el funcionamiento constante y fiable de infraestructura de TI para ofrecer el nivel de servicio requerido por el negocio. Diseñar y configurar los datos necesarios para gestionar y realizar un seguimiento efectivo de las aplicaciones Rol Operador Técnico Este término se utiliza para referirse a todo el personal que realiza las tareas operativas del día a día en la dirección técnica. Por lo general, estas tareas son delegadas a un equipo de operaciones de TI cuyas funciones son:77 76 Realizar copias de seguridad. Operaciones de consola como el control de la situación de los sistemas específicos, colas de trabajos, ejecución de trabajos por lotes, etc., y la intervención de primer nivel para la solución de un caso. Administrar los dispositivos de impresión, inventario de papel, tóners, etc. Ejecutar los trabajos programados de limpieza, tales como el mantenimiento de bases de datos, limpieza de archivos, etc. Grabar imágenes para la distribución e instalación de nuevos servidores, computadoras de escritorio o portátiles Rol Administrador de Incidentes Un administrador de incidentes tiene las siguientes responsabilidades: Conducir la eficiencia y eficacia del proceso de la gestión del incidente. Producir la información necesaria de la gestión del incidente. Administrar el trabajo del personal de soporte que maneja el incidente (primera y segunda línea). Monitorear la eficacia de la gestión de incidentes y documentar las recomendaciones para su mejora. Desarrollo y mantenimiento de los sistemas y procedimientos de Gestión de Incidentes. Gestión de incidentes mayores. En muchas organizaciones la función de Administrador de Incidentes es asignado al Service Desk Supervisor.78 Matriz RACI 13 Para que la fase de diseño resulte exitosa es imprescindible organizar adecuadamente todos los procesos y actividades implicados. Un modelo útil para la asignación de responsabilidades en la ejecución de tareas o actividades asignadas a un proyecto es el llamado modelo RACI (también llamado matriz de asignación de responsabilidades) que es el acrónimo de: Responsable (Encargado): es la persona encargada de hacer la tarea en cuestión. Accountable (Responsable): es el único responsable de la correcta ejecución de la tarea. Consulted (Consultado): las personas que deben ser consultadas para la realización de la tarea. Informed (Informado): Las personas que deben ser informadas sobre el progreso de ejecución de la tarea. En cada tarea debe haber un único R y A. Si esto no fuera así la tarea se subdividirá hasta que así sea. Por supuesto una persona puede ser, a priori, R o A en múltiples tareas. Una matriz RACI típicamente tiene un eje vertical donde se describen las tareas o entregables en orden cronológico y en el eje horizontal los perfiles o personas implicadas en los mismos Catálogo de Servicios El objetivo principal del Catálogo de Servicios es compendiar toda la información referente a los servicios que los clientes deben conocer para asegurar un buen entendimiento entre éstos y la organización TI. 13 Tomado de:79 78 Para cumplir ese cometido, el Catálogo de Servicios debe: Describir los servicios ofrecidos de manera comprensible para personal no especializado, poniendo especial cuidado en evitar el lenguaje técnico. Ser utilizado como guía para orientar y dirigir a los clientes. Incluir, en líneas generales, los Acuerdos de Niveles de Servicio y los precios en vigor. Ha de recoger también otras políticas y condiciones de prestación de los servicios, así como las responsabilidades asociadas a cada uno de éstos. Registrar los clientes actuales de cada servicio. Encontrarse a disposición del Centro de Servicios y de todo el personal que se halle en contacto directo con los clientes. Los principales beneficios de crear, mantener y utilizar un Catálogo de Servicios se pueden resumir en que la relación entre la organización y el cliente gana en fluidez y solidez porque: Al poner por escrito de forma detallada los acuerdos alcanzados (características, plazos e hitos y entregables contratados para el servicio), se evitan malentendidos y abusos por ambas partes. Al estar mejor informado sobre los recursos asociados a la prestación de un servicio, el cliente puede comprender de manera más precisa los costes asociados al mismo. Esto ayuda a incrementar su confianza hacia la organización, algo crucial a la hora de renovar o ampliar el contrato de prestación servicios. Al poner por escrito los responsables de cada servicio, se evitan situaciones de vacío de poder en las que el cliente no sabe a quién acudir. Por otro lado, las principales dificultades que pueden surgir en relación al Catálogo de Servicios son:80 79 No está claro, bien dentro de la organización, bien en el Portfolio, qué servicios están en activo y cuáles han sido retirados definitivamente. No ha arraigado entre el personal la costumbre de consultar el Catálogo a la hora de recabar información sobre un servicio. Esto es especialmente crítico si es el Centro de Servicios el que no hace uso de él, ya que es el principal encargado del trato con los clientes. El Catálogo de Servicios, pese a los esfuerzos iniciales, contiene jerga técnica o alude a conceptos demasiado especializados. El Catálogo de Servicios revela aspectos internos sobre el funcionamiento de la organización que no interesa que los clientes conozcan. El Catálogo de Servicios no se actualiza con suficiente frecuencia, por lo que en la práctica resulta ineficaz Modelos y Niveles de Madurez Existen diferentes modelos de madurez pero el más reconocido en la gestión de T.I. es el Modelo de Madurez de Capacidades o CMM (Capability Maturity Model), este modelo de evaluación de los procesos de una organización. Nivel 1 - Inicial: Procesos individuales y no controlados, no se cuenta con un entorno estable para dar soporte alos procesos, lo que hace que el éxito dependa de las debilidades del mercado y de los esfuerzos individuales de las personas de la Organización. Nivel 2 - Reproducible: Se planifican y ejecutan los procesos de acuerdo a las políticas establecidas. Los procesos son ejecutados por personas calificadas y con los recursos adecuados para ser controlados.81 80 Nivel 3 - Definido: Se describen normas, procedimientos, metodologías y se cuenta con herramientas, en general los procesos se encuentran bien documentados y caracterizados. Nivel 4 - Gestionados cuantitativamente: Existen criterios para la gestión de procesos gracias a que la Organización y sus proyectos definen objetivos medibles de calidad y de rendimiento de proceso, esos objetivos medibles se orientan a las necesidades de los clientes, los usuarios del servicio, la organización como tal y también para los encargados de implantar los procesos. Nivel 5 Optimizado: Cuando se cuenta con objetivos medibles de mejora de procesos de la organización, estos se revisan permanentemente y reflejen cambios en los objetivos del negocio, también se utilizan como criterios para mejorar el proceso de gestión Gobierno de TI Aunque no existe una única y universalmente adoptada definición de Gobierno TI sí existe un consenso general sobre la importancia de disponer de un marco general de referencia para la dirección, administración y control de las infraestructuras y servicios TI Aunque ITIL es a veces considerado como un marco para el Gobierno TI sus objetivos son más modestos pues se limitan exclusivamente a aspectos de gestión El gobierno es el responsable de establecer políticas y directrices de actuación que recojan las inquietudes y cubran las necesidades de los ciudadanos Las administraciones públicas son las encargadas de asegurar82 81 que esas políticas se implementen, ofreciendo los servicios correspondientes, asegurando el cumplimiento de las normas establecidas, prestando apoyo, recogiendo reclamaciones y propuestas, etcétera ITIL sería en este caso el equivalente TI de un conjunto de buenas prácticas para la administración del estado pero no para su gobierno (aunque algunas veces las fronteras entre ambos no estén claramente delimitadas) Es evidente la dificultad de establecer un conjunto de buenas prácticas para el buen gobierno, sin embargo, estas existen de hecho y ejemplo de ello son la Declaración Universal de Derechos Humanos y todo el corpus del derecho internacional El Gobierno TI es parte integrante del Gobierno Corporativo y como tal debe centrarse en las implicaciones que los servicios e infraestructura TI tienen en el futuro y sostenibilidad de la empresa asegurando su alineación con los objetivos estratégicos La creciente importancia de los servicios TI para las empresas hace creer que todos los aspectos relacionados con el Gobierno TI serán un hot topic en los próximos años y que se realizarán importantes desarrollos en este terreno.83 82 CAPÍTULO 3 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 3.1 Determinación de la Situación Actual El Service Desk tiene como objetivo proporcionar un punto único de contacto, para satisfacer las necesidades de comunicación entre la empresa y sus clientes, de forma que ambos cumplan con sus objetivos, gestionando de forma integral todas las incidencias, cambios y problemas que afecten a la continuidad del negocio Para el análisis de la situación actual del Help Desk de la COOPCCP, en este capítulo se utilizará modelos de gestión de incidentes, problemas y cambios, considerando que este será el primer paso necesario para ingresar en el concepto de mejora continua planteado en ITIL V3 Para el desarrollo del Capítulo se crea el siguiente diagrama causa efecto el cual muestra la insatisfacción actual del usuario, se refleja a raíz de una organización que no está acorde a las necesidades cambiantes de la organización, así como falta de una herramienta tecnológica que permita tener una administración eficiente de los incidentes, ocasionando un alto tiempo en la solución de los mismos y a la vez una insatisfacción de los usuarios 3.2 Reseña Histórica COOPCCP COOPCCP, Construcción, Comercio y Producción fue puesta en funcionamiento mediante acuerdo Ministerial 1841 del 28 de Julio de 1988 por parte del Ministerio de Bienestar Social A partir de Marzo del 2003 pasa al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros Las actividades de intermediación financiera que ha venido prestando a lo largo de los años se han caracterizada por el compromiso de ayuda a la comunidad bajo el concepto de solidaridad que ampara al cooperativismo84 83 El crecimiento en cuanto a socios, así como los niveles de captaciones y colocaciones, se ha convertido en factores preponderantes para el crecimiento y consolidación de la Cooperativa, esforzándose diariamente para brindar un servicio personalizado el cual brinda seguridad a nuestros socios Hoy en día La Cooperativa COOPCCP al permanecer casi 24 años en el mercado ecuatoriano cuenta con una sólida posición liderazgo a nivel cooperativo financiero que respalda la confianza de nuestros socios a nivel de las 4 regiones del país La COOPCCP en el 2007 fue calificada en algunos índices como la Cooperativa con mayor crecimiento financiero dentro del sistema cooperativo En el 2008 mantuvo un crecimiento sostenido e índices que respaldan su solidez y confianza de sus asociados En el 2010 fue merecedora al premio ABIQUA a la calidad internacional, premio entregado en Brasil En el 2012 La COOPCCP es nominada a recibir el premio World Quality Commitment Award otorgado por la BID (Business Initiative Directions) en Paris, Francia En el 2013 la COOPCCP cumple 25 años de servicio a la comunidad 3.3 Oportunidad de la COOPCCP COOPCCP cuenta actualmente con un área de Soporte Técnico que atiende los requerimientos solicitados por parte de los usuarios a este departamento, los cuales abarcan desde consultas de tecnología hasta la resolución de problemas de hardware, software, comunicaciones, etc La administración de los requerimientos se gestiona actualmente con una herramienta que no cumple con sus expectativas y necesidades 85 84 COOPCCP desea organizar sus procesos de gestión de servicios en el área de TI y automatizarlos en una herramienta tecnológica Mediante esta solución se desea contar con una mesa de servicios que reciba los requerimientos, asigne y administre el soporte El volumen de los requerimientos atendidos obliga al departamento de Tecnología a contar con una solución de administración de requerimientos y Mesa de Ayuda eficiente a fin de cumplir con las exigencias tecnológicas Adicionalmente de los incidentes típicos recibidos por el área, desean manejar eficientemente las solicitudes de cambio y problemas Organigrama Figura 15: Organigrama Misión de la COOPCCP Somos una entidad de intermediación financiera con visión social, que satisface las necesidades de sus socios y clientes, brindando una atención personalizada de excelente calidad, con productos y servicios que aporten a su bienestar "86 Visión de la COOPCCP Ser una institución sólida y en permanente crecimiento, con personal comprometido y empoderado, que trabaja, protegiendo el entorno y con responsabilidad social, para elevar el nivel de vida de nuestros socios87 86 CAPÍTULO 4 GESTIÓN DE SERVICIOS DE TI La COOPCCP pretende tomar como referencia las buenas prácticas descritas por ITIL V3 en cada uno de sus procesos de su Ciclo de Vida, iniciando por la fase de la Estrategia del Servicio para luego seguir con las fases del Diseño del Servicio, Transición del Servicio, Operación y para finalizar con la última fase que es la Mejora Continua del Servicio. 4.1 ESTRATEGIA DEL SERVICIO La Unidad de TI de la COOPCCP al momento no cuenta con una herramienta tecnología que permita administrar los incidentes, solicitudes, cambios y configuraciones, no se generan reportes, no se puede cuantificar o medir los tiempos de atención ni de resolución, no están establecidos de manera clara los SLAS, ni el catálogo de servicio, no se encuentra establecido formalmente ninguna prioridad sobre los servicios, no se tiene una idea de la calidad del servicio que está prestando esta unidad, tampoco se refleja la importancia ni la relevancia que tiene el departamento de TI dentro de la institución. Con todos estos antecedentes, es primordial implementar una unidad que permita administrar de manera eficiente todos los incidentes, solicitudes, cambios y configuraciones sobre los servicios que la Gerencia de TI de la COOPCCP brinda. La estrategia a seguir para mitigar todos los inconvenientes antes ya descritos es la de implementar un Centro de Servicios o que es lo mismo un Service Desk, apoyado en una herramienta tecnológica va a permitir tomar decisiones a un nivel gerencial, con el único objetivo de generar cambios que permitan obtener calidad en el servicio y de poder ejecutar procedimientos o cambios que permitan ejecutar acciones para una mejora continua.88 87 Como estrategia se tomará como marco de referencia lo que ITIL menciona en su versión ITIL para Pymes, al ser considerara la COOPCCP por su actividad y negocio como una mediana empresa y teniendo en cuenta que el grado de incursión en las mejores prácticas es prácticamente nulo, lo más recomendable es empezar por los 4 ejes fundamentales que son: Gestión de Incidentes Gestión de Requerimientos Gestión de Problemas Gestión de Cambios Levantamiento de Información El proceso de atención de incidencias, solicitudes, cambios y configuraciones en la COOPCCP se lo ha venido realizando de manera no organizada ni controlada y sin documentación o registro de estas actividades, por lo que para tener un panorama real y cuantitativo sobre el nivel de satisfacción de los usuarios que utilizan los servicios de TI de la COOPCCP, es necesario realizar un levantamiento de información, el método que se utilizó es el de la entrevista, para ello se procedió a ingresar las preguntas de la encuesta en un servidor dentro de la Intranet de la COOPCCP, el mismo que envía un link a través de correo electrónico a cada una de los usuarios a ser encuestados, esto permite obtener resultados exactos en un lapso de tiempo muy corto. Se procedió a realizar dos entrevistas, una general enfocada a los usuarios y otra al Jefe de Tecnología de la COOPCCP. Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP El objetivo de realizar esta encuesta, es medir el grado de satisfacción que tienen los usuarios sobre los servicios que brinda el are de tecnología.89 88 La encuesta fue realizada a un total de 120 funcionarios de la COOPCCP. El límite para que se llene la encuesta fue de 7 días, con un total de 113 encuestas contestadas. La encuesta completa con los resultados tabulados se encuentra en su detalle en el Anexo A. Encuesta al Jefe de Tecnología de la COOPCCP Esta encuesta está dirigida al Jefe de Tecnología la COOPCCP Ing. Daniel Zurita. Para identificar las razones por las cuales se debe implementar un centro de servicios. La encuesta completa se encuentra en el Anexo B. Lista de verificación de los recursos IT de la COOPCCP Esta verificación se la realiza para determinar los recursos tecnológicos con los que cuenta la COOPCCP antes del análisis, diseño e implementación del Centro de Servicios Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Esta encuesta fue contesta por 113 funcionarios de la COOPCCP, ubicados en todas las oficinas a nivel nacional, los mismos que utilizan los servicios brindados por el área de Tecnología.90 8991 90 Pregunta No 1. Indique la frecuencia de uso de los siguientes programas: Tabla 3: Análisis Pregunta 1 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 1 1. Indique la frecuencia de uso de las siguientes programas: FRECUENCIA DE Spyral - Módulo de Correo Cronos Pointec Ofimática Internet USO Rol de pagos Clientes electrónico Intranet Biométrico DIARIO 92,92% 2,65% 0,00% 46,90% 84,07% 91,15% 98,23% 32,74% 87,61% SEMANAL 1,77% 0,88% 3,54% 8,85% 8,85% 3,54% 0,88% 32,74% 0,88% MENSUAL 0,88% 17,70% 84,96% 7,08% 2,65% 1,77% 0,00% 25,66% 1,77% NUNCA 4,42% 78,76% 11,50% 37,17% 4,42% 3,54% 0,88% 8,85% 9,73% Interpretación y Análisis.- Se determina que un 98.23% de los usuarios encuestados utiliza el servicio de correo electrónico diariamente, siendo esta un servicio primordial para mantener la comunicación efectiva entre los funcionarios, es un buen punto de partida para analizar la prioridad de este servicio. Se evidencia que el 92.92% utiliza diariamente CRONOS, obviamente al ser esta la plataforma operativa del negocio de la COOPCCP, se debe considerar el impacto de este servicio. El uso de las herramientas de biométrico y ofimática diariamente alcanza un 87,61 y 84,07% respectivamente.92 91 Por otro lado, la frecuencia con la que se utiliza el sistema de rol de pagos mensualmente es de un 84.96%, mientras que la aplicación que con menos frecuencia es utilizada es Pointec con un 78,76% que nunca se ha utilizado ya que el mismo es de uso de áreas específicas y no de toda la COOPCCP. Pregunta No 2. De los programas y sistemas que usted utiliza indique el nivel de problemas o errores que estos presentan: Tabla 4: Análisis Pregunta 2 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 2 2. De los programas y sistemas que usted utiliza indique el nivel de problemas o errores que estos presentan: NIVEL DE Spyral - Módulo de Correo PROBLEMAS DE Cronos Pointec Ofimática Internet Rol de pagos Clientes electrónico ERRORES Intranet Biométrico ALTO 15,93% 3,54% 3,54% 12,39% 4,42% 10,62% 2,65% 4,42% 2,65% MEDIO 37,17% 6,19% 21,24% 21,24% 6,19% 33,63% 22,12% 13,27% 13,27% BAJO 38,94% 7,96% 18,58% 14,16% 15,04% 30,09% 26,55% 26,55% 28,32% SIN ERRORES 3,54% 7,96% 46,02% 15,04% 70,80% 23,01% 47,79% 47,79% 45,13% NO UTILIZA 4,42% 74,34% 10,62% 37,17% 3,54% 2,65% 0,88% 7,96% 10,62% Interpretación y Análisis.- El nivel de errores o problemas más altos se evidencia en el Core Bancario CRONOS con el 15,93% y en su nivel medio con un 37,17% dando a notar una deficiencia del mismo ya que el 53.1% detecta problemas en su manejo; por otro lado el siguiente programa que presenta errores es el Módulo de Clientes con un 12.39% y 21.24% lo que indica que al ser estos93 92 dos relacionados con el Core del negocio se debe tomar las medidas necesarias por medio de la Gestión de Problemas para dar la respectiva solución a los diferentes incidentes y problemas que se van a registrar en la Mesa de Servicios a ser implementada. Se observan problemas altos y medios y en Servicio de Internet por lo que se debe hacer un análisis y revisión profunda sobre el servicio entregado ya que el acceso a los diferentes sitios es entre ellos Pago Ágil, Consultas en el SRI etc., son de uso frecuente más que nada por el personal que está en contacto con el servicio al cliente por lo que su acceso debe ser inmediato para acelerar la atención. El servicio de correo electrónico se encuentra entre los porcentajes estándar de las entidades, lo que se recomienda es dar una capacitación sobre el uso del correo, crear políticas de uso y difundirlas para que el usuario de un buen uso del mismo. Se evidencia que los demás servicios no presentan errores altos por lo que una capacitación a los usuarios sería valiosa para el buen manejo de los programas.94 93 estos: Pregunta No 3. De los programas y sistemas que usted utiliza califique el servicio o soporte que recibe de cada uno de Tabla 5: Análisis Pregunta 3 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 3 3. De los programas y sistemas que utiliza califique el servicio ó soporte que recibe de cada uno de estos: NIVEL DE Spyral - Módulo de Correo SOPORTE O Cronos Pointec Ofimática Internet Rol de pagos Clientes electrónico SERVICIO Intranet Biométrico BUENO 61,06% 16,81% 62,83% 34,51% 78,76% 57,52% 79,65% 67,26% 63,72% REGULAR 27,43% 7,08% 21,24% 19,47% 9,73% 34,51% 15,93% 16,81% 19,47% MALO 7,08% 0,88% 1,77% 7,96% 1,77% 3,54% 0,88% 4,42% 0,88% NO UTILIZA 4,42% 75,22% 14,16% 38,05% 9,73% 4,42% 3,54% 11,50% 15,93% Interpretación y Análisis.- Se puede observar que el nivel de soporte es bueno para todos los servicios pero para quitar la apreciación regular que mantienen los usuarios que usan los servicios brindados por TI se debe realizar una capacitación al personal de soporte para que el servicio o soporte mejore de manera permanente. Pregunta No 4. Basándose en su apreciación califique los siguientes aspectos del sistema CRONOS: Tabla 6: Análisis Pregunta 4 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP95 94 4. Basándose en su apreciación califique los siguientes aspectos del sistema CRONOS 4 ASPECTOS Exactitud en la Amigable DEL información que y fácil de SISTEMA provee usar CRONOS Rapidez en el Rapidez en la procesamiento generación de de las los reportes transacciones Se va el sistema con frecuencia Ayudas en Seguridad línea para en el utilizar el acceso sistema Apoyo brindado a las tareas diarias BUENO 57,52% 72,57% 20,35% 24,78% 14,16% 40,71% 62,83% 60,18% REGULAR 31,86% 17,70% 39,82% 47,79% 53,98% 42,48% 24,78% 29,20% MALO 7,08% 3,54% 31,86% 15,93% 24,78% 7,08% 7,08% 6,19% DESCONOCE 3,54% 6,19% 7,96% 11,50% 7,08% 9,73% 5,31% 4,42% Interpretación y Análisis. - Se identifica que el porcentaje más alto el 72.57% de los clientes internos de la COOPCCP indica que el aplicativo CRONOS presenta una interface amigable y fácil de usar, mientras que el 7.08% indica que las seguridades del sistemas son malas, por lo que hay que tener muy en cuenta este indicado ya que se trata de la principal herramienta financiera que se utiliza en la COOPCCP.96 95 Pregunta No 5. El estado de los equipos y cableado que utiliza es? Tabla 7: Análisis Pregunta 5 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 5 5. El estado de los equipos y cableado que utiliza es? ASPECTOS DEL Cámara de Cableado eléctrico y de SISTEMA CPU Monitor Teclado Mouse Impresora Escáner videoconferencia computadoras organizado CRONOS BUENO 47,79% 75,22% 63,72% 65,49% 43,36% 27,43% 13,27% 35,40% REGULAR 32,74% 17,70% 23,01% 20,35% 30,09% 13,27% 10,62% 40,71% MALO 19,47% 7,08% 12,39% 13,27% 23,01% 13,27% 3,54% 16,81% NO UTILIZA 0,00% 0,00% 0,88% 0,88% 3,54% 46,02% 72,57% 7,08% Interpretación y Análisis. - Se puede determinar que el estado de los equipos el Monitor tiene un 75,22% en buen estado mientras que el CPU menos de la mitad de los equipos está en un estado regular y malo en base a la apreciación del usuario; los teclados en un 63,72% son buenos a igual que el mouse con un 65,49% pero por el contrario las impresoras tienen un 53.1% sumados entre regular y malo; por otra parte la mitad de los escáneres están en buen estado con un 27.43% y un 26.54% sumados tienen un estado regular y malo; la organización del Cableado eléctrico y de computadoras en su mayoría con un 40.71% lo mantiene en un estado regular y las cámaras y la Video Conferencia es utilizado por un segmento específico llegando casi al 30% del total de usuarios los mismos que califican con un 13,27% y 10,62% entre bueno y regular más el 3,54% piensa que es malo, se debe realizar un análisis sobre el estado del servicio y verificar las posibles mejoras que se puede dar al mismo.97 96 Pregunta No 6. Conoce el procedimiento que debe seguir para reportar los problemas con equipos y programas? Tabla 8: Análisis Pregunta 6 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 6 6. Conoce el procedimiento que debe seguir para reportar los problemas con equipos y programas? SI/NO PORCENTAJE SI 58,41% NO 41,59% Interpretación y Análisis.- La mayoría del personal en un 58,41% sabe cómo reportar los problemas y lo realizan vía correo electrónico o mediante una llamada telefónica pero se debe tomar en cuenta que no se ha difundido el procedimiento correcto para reportar los problemas o incidentes por lo que la implementación de un procedimiento adecuado y correctamente difundido es vital para canalizar todos los incidentes y requerimientos que se reportan, de esa manera todo el personal estaría en conocimiento sobre el correcto punto donde reportar sus incidentes o requerimientos. Pregunta No 7. Conoce los productos y servicios que entrega el Área de Tecnología y Comunicaciones?98 97 Tabla 9: Análisis Pregunta 7 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 7. Conoce los productos y servicios que entrega el Área de Tecnología y Comunicaciones? 7 CONOCE PORCENTAJE SI 40,71% NO 59,29% Interpretación y Análisis.- La mayoría del personal no conoce los productos y servicios que entrega el Área de TI con un 59,29% por lo que es necesario crear una campaña de difundir los mismos a nivel nacional. Pregunta No 8. El soporte técnico que le brinda el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones es? Tabla 10: Análisis Pregunta 8 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 8 8. El soporte técnico que le brinda el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones es? SOPORTE TÉCNICO PORCENTAJE EXCELENTE 23,89% MUY BUENO 43,36% BUENO 30,09% MALO 2,65% PÉSIMO 0,00%99 98 Interpretación y Análisis.- Se puede determinar que el nivel de soporte que brinda el área es muy bueno con un 43,36% un 23,89% afirma que es excelente y bueno con un 30,09% lo que indica cierto un grado de satisfacción optimo ya que el 2,65% indica que es malo pero debido a la gran diferencia en el porcentaje respecto a los demás se puede decir que puede deberse a problemas específicos del usuario. Pregunta No 9. El trato que recibe al momento de solicitar soporte al personal del Área de Tecnología y Comunicaciones es cordial y atento? Tabla 11: Análisis Pregunta 9 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 9. El trato que recibe al momento de solicitar soporte al personal del Área de Tecnología y Comunicaciones es cordial y atento? 9 TRATO PORCENTAJE SIEMPRE 68,14% FRECUENTEMENTE 21,24% ALGUNAS VECES 10,62% CASI NUNCA 0,00% NUNCA 0,00% Interpretación y Análisis.- Existe una buena cordialidad en el trato la misma que debe mantenerse y mejorar respecto al 21,24% que es frecuentemente y del 10,62% en algunas veces ya que el mismo puede afectar e impactar en un futuro.100 99 Pregunta No 10. Considera que el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones tiene el conocimiento para dar solución al problema solicitado? Tabla 12: Análisis Pregunta 10 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 10. Considera que el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones tiene el conocimiento para dar solución al problema solicitado? 10 CONOCIMIENTO PORCENTAJE SIEMPRE 53,10% FRECUENTEMENTE 30,97% ALGUNAS VECES 13,27% CASI NUNCA 2,65% NUNCA 0,00% Interpretación y Análisis.- El 53,10% y el 30,97% considera que el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones tiene el conocimiento suficiente pero se debe trabajar en una capacitación al personal para que este en la capacidad de resolver todos los incidentes en primera instancia para disminuir el porcentaje de usuarios que indica algunas veces con el 13.27% y casi nunca con el 2,65%.101 100 Pregunta No 11. La solución que le proporciona el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones es oportuna (a tiempo)? Tabla 13: Análisis Pregunta 11 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP La solución que le proporciona el personal del Área de Tecnología y Comunicaciones son oportunas (a tiempo)? SOLUCIÓN PORCENTAJE OPORTUNA SIEMPRE 41,59% FRECUENTEMENTE 39,82% ALGUNAS VECES 15,04% CASI NUNCA 3,54% NUNCA 0,00% Interpretación y Análisis.- De igual manera con una capacitación al personal se podría optimizar el tiempo de solución ya que si bien la mayoría de soluciones oportunas son siempre en un 41.59% y frecuentemente con el 39,82% los diferentes incidentes reportados que son solucionados algunas veces y casi nunca de manera oportuna pueden impactar a futuro o aumentar debido a que el personal no está en la capacidad suficiente para resolverlo a tiempo; por lo que la implementación de una mesa de servicios estableciendo los SLA s respectivos mejoraría el tiempo que se da a cada tipo de incidente en su resolución.102 101 Pregunta No 12. Los problemas o incidentes reportados al Área de Tecnología y Comunicaciones se solucionan de manera? Tabla 14: Análisis Pregunta 12 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Los problemas o incidentes reportados al Área de Tecnología y Comunicaciones se solucionan de manera? SOLUCIÓN PORCENTAJE INMEDIATA 76,99% NO INMEDIATA 23,01% Interpretación y Análisis.- El 76.99% de problemas o incidentes reportados se solucionan de manera inmediata pero el 23,01% no es solucionado inmediatamente por lo que es necesario que se establezcan SLA s para determinar cuáles incidentes pueden ser resueltos de manera inmediata y cuál es el tiempo de solución de todos los incidentes reportados, la implementación de una mesa de servicios es de vital importancia ya que el usuario sabría el tiempo en que será solucionado su incidente o requerimiento y de esa manera poder categorizarlos ya que para el usuario obviamente todo debe ser solucionado inmediatamente ya que el mismo no conoce el número de incidentes que está resolviendo el Área de TI.}103 102 Pregunta No 13. Los problemas reportados al Área de Tecnología y Comunicaciones se solucionan de manera definitiva? Tabla 15: Análisis Pregunta 13 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Los problemas reportados al Área de Tecnología y Comunicaciones se solucionan de manera definitiva? SOLUCIÓN PORCENTAJE SI 54,87% NO 45,13% Interpretación y Análisis.- Hay un gran porcentaje de Incidentes que no se solucionan de manera definitiva lo que indica que se están generando posibles problemas ya que se evidencia que si no se solucionan de manera definitiva los mismos son repetitivos. Se debe tratar los incidentes repetitivos mediante la gestión de problemas y dar la solución respectiva y de manera oportuna.104 103 Pregunta No 14. La disponibilidad del personal del Área de Tecnología y Comunicaciones para atender sus requerimientos considera que es? Tabla 16: Análisis Pregunta 14 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 14. La disponibilidad del personal del Área de Tecnología y Comunicaciones para atender sus requerimientos considera que es? 14 DISPONIBILIDAD PORCENTAJE EXCELENTE 30,09% MUY BUENO 46,02% BUENO 20,35% MALO 2,65% PÉSIMO 0,88% Interpretación y Análisis.- Existe una buena disponibilidad para atender los requerimientos ya que se supera el 95% entre la suma de excelente, muy bueno y bueno; el porcentaje restante de malo y pésimo puede deberse a un problema específico que hizo que el usuario calificara de esa manera la disponibilidad.105 104 Pregunta No 15. Cómo calificaría en general el servicio prestado por el Área de Tecnología y Comunicaciones? Tabla 17: Análisis Pregunta 15 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP 15. Cómo calificaría en general el servicio prestado por el Área de Tecnología y Comunicaciones? 15 SERVICIO PORCENTAJE EXCELENTE 26,55% MUY BUENO 42,48% BUENO 27,43% MALO 3,54% PÉSIMO 0,00% Interpretación y Análisis.- Existe un buen servicio prestado por el Área de TI ya que los porcentajes indican 26,55% excelente, 42.48% muy bueno y 27,43% bueno superando el 95% de todos los usuarios el porcentaje restante puede deberse a un problema específico del usuario lo que llevo a que califique de esa manera.106 105 Pregunta No 16. Cree usted que para recibir un mejor servicio o soporte de Tecnología es necesario implementar un SERVICE DESK o MESA DE AYUDA, la misma que tiene como objetivo registrar y tenerle informado sobre el estado de su solicitud y solución a través de un ticket con un solo punto de contacto? Tabla 18: Análisis Pregunta 16 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Cree usted que para recibir un mejor servicio o soporte de Tecnología es necesario implementar un SERVICE DESK o MESA DE AYUDA, la misma que tiene como objetivo registrar y tenerle informado sobre el estado de su solicitud y solución a través de un ticket con un solo punto de contacto? SOLUCIÓN PORCENTAJE SI 71,68% NO 28,32% Interpretación y Análisis.- El 71.68% ve la necesidad de tener una Mesa de Servicios implementada en el Departamento de TI para poder mantenerle informado al usuario sobre el estado de su incidente o requerimiento de igual manera mantener un punto único de contacto para reportar sus incidentes o requerimientos el porcentaje restante del 28.32% no ven la necesidad de implementarla.107 106 Pregunta No 17. Considera usted que la infraestructura tecnológica (hardware, software, comunicaciones, base de datos) de la Cooperativa es? Tabla 19: Análisis Pregunta 17 Encuesta a los Usuarios de la COOPCCP Considera usted que la infraestructura tecnológica (hardware, software, comunicaciones, base de datos) de la Cooperativa es? INFRAESTRUCTURA PORCENTAJE SUFICIENTE 14,16% CORRECTA 56,64% OBSOLETA 29,20% Interpretación y Análisis.- El 70.8% indica que es suficiente con un 14,16% y correcta con un 56.64% mientras que el 29.20% indica que es obsoleta evidenciando cierto grado de satisfacción mayoritaria, pero es necesario trabajar en mejorar la infraestructura tecnológica para aumentar el grado de satisfacción de los usuarios que usan la infraestructura tecnológica de la entidad.108 Cuestionario al Jefe de TI Del Cuestionario realizado al Jefe de Tecnología el mismo indica que es necesario seguir implementando mejoras a la Infraestructura Tecnológica ya que es necesario ir de acuerdo a los avances de la Tecnología, también debido a que se tiene una manera desorganizada de entregar el soporte es necesario implementar una Mesa de Servicios para poder mejorar los procedimientos de soporte y tiempos de respuesta. Ayudará a mantener actualizado el catálogo y portafolio de servicios del Área de TI y sobre todo tener una base del Conocimiento que permita a la persona que da el soporte ser más efectivo y proactivo en la solución de los diferentes incidentes y requerimientos que se reportan. El objetivo es tener un Punto Único de Contacto en el que se puedan gestionar incidentes y requerimientos de manera adecuada y oportuna. También indica que cuenta con activos para esta implementación pero es necesario considerar personal adicional y ver la manera de difundir los diferentes procedimientos entre los funcionarios de TI, el llevar un registro adecuado sobre los incidentes es una de las expectativas que se tiene sobre la implementación de la Mesa de Servicios los mismos que permitirán tener un mejor servicio. Una de las limitantes es el escaso personal de soporte debería haber una capacitación adecuada entre otras se puede identificar también el rechazo al cambio por parte de algunos funcionarios; si bien es cierto existe un área de Soporte pero en la misma toda el Área se encarga de dar el soporte sin un control y registro respectivo ya que ciertos incidentes son ingresados a una hoja de Excel pero el soporte dado por otros funcionarios de TI no es registrado en este documento. El Jefe de TI indica que en caso de necesitar personal extra el mismo contrataría una persona extra para este cargo.109 108 También indica que existe un Plan de Capacitación general del Área de Tecnología, y en el mismo se ha considerado capacitación sobre metodologías o herramientas modernas, más no existe un plan sobre los servicios que actualmente entrega el Área de Tecnología. La implementación de una Mesa de Servicios debe ser realizada inmediatamente debido a que la Cooperativa ya ha realizado una inversión tanto en hardware como en software pero no mantiene un Plan de acción para enfrentar un Cambio dentro de los servicios y personal de TI tomando en cuenta que todo cambio en la Infraestructura Tecnológica se lo reporta inmediatamente a la Gerencia General. Al momento el Área de Tecnología conoce sobre los servicios que brinda a su cliente interno ya que se ha procedido a realizar un levantamiento del Portafolio y Catálogo de Servicios que el Área de Tecnología entrega; indica también que es de vital importancia que los clientes internos tengan todas las herramientas para desarrollar su trabajo de manera eficiente y efectiva ya que esto permite que el cliente interno sea más prolijo en la atención al público y por ende que tenga clientes internos y externos correctamente atendidos. Identifica que entre los servicios críticos entre los principales puede mencionar el Core Financiero, las comunicaciones entre agencias, y acceso a Internet con las respectivas seguridades y está pensando en ofrecer nuevos servicios como colaboración (telefonía y videoconferencia) y realizar mejoras a los servicios actuales de igual manera. Indica que no existe un Plan para hacer conocer a su usuario interno de los servicios de TI sobre el valor que su Área genera con los servicios entregados, ya que este es parte o deberá ser parte integral del proyecto de implementación de Mesa de Servicios. Indica que al implementar una Mesa de Servicios lo que ganaría es tiempo de respuesta oportuna, soluciones efectivas, organización y procedimientos110 109 estandarizados, clientes internos bien atendidos y clientes externos satisfechos; no tiene claro sobre cuál sería el crecimiento que tendría el Departamento de TI al implementar una Mesa de Servicios sin embargo sin embargo sabe que la imagen y la reputación del Departamento de Tecnología mejoraría considerablemente. Está dispuesto a invertir en una aplicación que permita automatizar el proceso para entregar los servicios a los usuarios internos y es consciente de que existen empresas que pueden ofrecer el soporte y la entrega de servicios a los usuarios internos de la COOPCCP, es decir tercerizar el soporte entre ellos TATA, ASISTECOOPER pero no estaría dispuesto a que una Empresa Externa se encargue de la Gestión y soporte de sus servicios ya considera que el personal de la institución está en la capacidad de entregar dicho soporte; por lo tanto como estrategia se debe considerar capacitación constante y mejoramiento continuo de los procesos. Conclusión La implementación de System Center Service Manager 2012 es la expectativa que COOPCCP tiene para la automatización de los procesos y la administración de requerimientos, incidentes, cambios y problemas reportados al departamento de Tecnología Su visión es implementar SCSM 2012 para así automatizar el flujo de trabajo desde que se presenta el requerimiento hasta que se resuelve el incidente o se termina el servicio, con SCSM 2012 podrán llevar un seguimiento constante del trabajo realizado por el departamento y los administradores y así también proporcionar al usuario final una imagen permanente del estado del servicio que ellos han solicitado. COOPCCP considera a SCSM 2012 como la tecnología que proveerá soluciones a sus necesidades y expectativas actuales de gestión de111 110 incidentes; permitiendo ahorrar tiempo y entregando un mejor servicio a los usuarios de la organización Lista de verificación de los recursos IT de la COOPCCP Esquema de Atención Actual A continuación se detallan los puntos sobre la forma actual como se está realizando el proceso de atención de incidentes: No existe una definición formal de los medios a través de los cuales los usuarios de los servicios de tecnología de información hacen conocer sobre sus necesidades de atención a incidentes. No se cuenta con una definición formal que establezca el horario de atención a usuarios en el Punto Único de Contacto (PUC). No se cuenta al momento con un sistema informático o aplicación para la gestión y control de atención a incidentes de tecnología de información y comunicaciones. No existe un mecanismo que permita la evaluación del nivel de satisfacción de los usuarios del Departamento de Tecnología, en lo relacionado con la atención a los incidentes que se presenten Ambiente Tecnológico Se describen los componentes tecnológicos (hardware, software, comunicaciones que son parte del funcionamiento del departamento de TI de la COOPCCP Servidores Se describe la lista de servidores existentes en la COOPCCP para brindar los diferentes servicios tecnológicos:112 111 Tabla 20: Servidores COOPCCP NOMBRE EQUIPO APLICACIONES - ROLES SISTEMA OPERATIVO TIPO PROCESADOR SRVVIR001 HOST HYPER-V - S O WINDOWS SERVER 2012 INSTALADORES MAQUINAS VIRTUALES Windows Server 2012 Data Center FÍSICO Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1001 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_AD_Sec_co acccp local Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1003 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_BusinessW are Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU E5 SRV1004 _SRV R2 VIRTUAL ALT_Equifax Enterprise 40 GHz 2 40 GHz SRV1005 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_IMPLEMEN TACION Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1006 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Calificadore s_core*ws Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1007 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Presupesto _Core*Aspx Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1008 VIRTUAL Continua113 112 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Intranet_Ap ache Windows Server 2008 R2 Enterprise Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU E5 SRV1009 _SRV R2 VIRTUAL ALT_BCE_WS Enterprise 40 GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU E5 SRV1010 _SRV VIRTUAL ALT_Host_Tp Enterprise 40 GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU E5 SRV1012 _SRV R2 VIRTUAL ALT_Biometrico Enterprise 40 GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU E5 SRV1013 _SRV R2 VIRTUAL ALT_Spyral Enterprise 40 GHz 2 40 GHz SRV1014 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_FRMS*Migr ar Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1015 _ok_implem SRV IMPLEM_Prueba s_software Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1016 ***REPLICA_ok***_ok _SRV IMPLEMENTACI ON Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1017 VIRTUAL Continua114 113 ***REPLICA_ok***_ok _SRV IMPLEMENTACI ON Windows Server 2008 R2 Enterprise Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1018 ***REPLICA_ok***_ok _SRV IMPLEMENTACI ON Pointec Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1019 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_CONT_Neg ociop_ftov Windows Server 2003 R2 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1020 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_CONT_Neg ociol_ftov Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1021 SRVGDO CUM ***XXXXXXX***_ok_S RV SRVGDOCUM_Ft ov Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1022 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_SRVINTRAN ET_FtoV Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV SRVSWI TCHORM ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_SwitchORM _FtoV Windows Server 2003 Standard SP2 en VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV1025 SRVDBM S ***REPLICA_ok***_ok _SRV1025_MSRV DBMS_Pointec_F tov Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz VIRTUAL Continua115 114 SRV1027 FRMS ***REPLICA_ok***_ok _SRV1027_SRV1 027_MFRMS_Fto V Windows Server 2003 R2 Enterprise SP2 Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz PSRV1001 ***XXXXXXX***_ok_P REPROD - PSRV1001 Base de Datos Windows Server 2008 R2 Standard VIRTUAL Intel Core (TM) i GHz 3 20 GHz PSRV1005 ***XXXXXXX***_ok_P REPROD - PSRV1005 Fuentes Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel Core (TM) i GHz 3 20 GHz lync dc _IMPLEM - SRVEXADC01 CONTROLADOR DE DOMINIO EXACTOIT PARA LYNC Windows Server 2012 Standard VIRTUAL Intel (R) Core i CPU 3 00 GHz 3 19 GHz SRVPOINTEC ***XXXXXXX***_ok_P REPROD - MSRVPOINTEC_ SRVPOINTEC_Ft ov Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz HOST HYPER-V - S O WINDOWS SERVER 2012 SRVVIR002 MAQUINAS VIRTUALES SRV SRV SRV2003 MAQUINAS VIRTUALES Windows Server 2012 Data Center FISICO Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 30 GHz DISCO SRV2001 MAQUINAS VIRTUALES DISCO SRV2002 Continua116 115 MAQUINAS VIRTUALES DISCO SRV2003 Intel (R) Xeon SRV2001 ***REPLICA_CONT_o k***_ok_srv ALT_CONT_BD Transaccional Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 30 GHz Intel (R) Xeon SRV2002 ***REPLICA_CONT_o k***_ok_srv ALT_CONT_BD Gestion Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 30 GHz Intel (R) Xeon SRV2003 ***REPLICA_CONT_o k***_ok_srv ALT_CONT_BD Historicos Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 30 GHz HOST HYPER-V - S O WINDOWS Intel (R) Xeon SERVER 2012 Windows Server (R) CPU SRVVIR003 INSTALADORES 2012 Data FISICO 2 MAQUINAS Center 40 GHz 2 VIRTUALES 39 GHz SRV3001 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_AD_Pri_coa cccp local Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU 2 Continua117 GHz 2 39 GHz SRV3002 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Monitoreo de Red Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU 2 40 GHz 2 39 GHz Intel (R) Xeon ***XXXXXXX***_ok_S Windows Server (R) CPU SRV3004 RV SCSM 2012 Standard VIRTUAL 2 Data Warehouse Edition 40 GHz 2 39 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU SRV3007 _SRV R2 VIRTUAL 2 ALT_FTP Enterprise 40 GHz 2 39 GHz Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU SRV3008 _SRV Standard VIRTUAL 2 ALT_SCCM Edition 40 GHz 2 39 GHz SRV3009 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Entidad Certificadora Windows Server 2012 Standard Edition VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU 2 40 GHz 2 39 GHz Intel (R) Xeon SRV3010 ***XXXXXXX***_ok_S RV SCVMM Windows Server 2012 Standard Edition VIRTUAL (R) CPU 2 40 GHz 2 39 GHz SRV3011 VIRTUAL Continua118 117 Intel (R) Xeon ***REPLICA_ok***_ok Windows Server (R) CPU _SRV Standard 2 ALT_SCOM Edition 40 GHz 2 39 GHz SRV3016 ***REPLICA_ok***_ok _SRV ALT_Exchange coopccp fin ec Windows Server 2012 Data Center VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRV3017 ***XXXXXXX***_ok_S RV SCSM MGMT Share Point Windows Server 2012 Standard Edition VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon ***XXXXXXX***_IMPL Windows Server (R) CPU E5 SRV3018 EM - SRV Standard VIRTUAL Project Server Edition 40 GHz 2 40 GHz SRV3Z01 ***REPLICA_ok***_ok _SRV3Z01 - ALT_Web coopccp fin ec Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon Lync _IMPLEM LYNC EXACTOIT - lync Windows Server 2012 Standard Edition VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRVVIRA01 HOST HYPER-V - S O WINDOWS SERVER 2012 INSTALADORES Windows Server 2012 Data Center FÍSICO Intel (R) Xeon (R) CPU E Continua119 118 MAQUINAS 40 GHz 2 VIRTUALES 40 GHz SRV SRV SRV2003 SRVA1019 ***MANUAL***_ok_SR VA ALT_NEGOCIOP _FtoV Windows Server 2003 R2 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRVA1020 ***MANUAL***_ok_SR VA ALT_NEGOCIOL _FtoV Windows Server 2003 Enterprise SP2 VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz SRVA3001 ***MANUAL***_ok_SR VA ALT_AD_PRI_co acccp local Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E GHz 2 40 GHz Intel (R) Xeon SRVA2001 ***MANUAL***_ok_SR VA2001 Servidor de Base de Datos Transaccional Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 30 GHz Intel (R) Xeon SRVA2002 ***MANUAL***_ok_SR VA2002 Servidor de Base de Datos de Gestion Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL (R) CPU E GHz 2 30 GHz SRVA2003 ***MANUAL***_ok_SR VA2003 Servidor de Base de Datos de Historicos Windows Server 2008 R2 Enterprise VIRTUAL Intel (R) Xeon (R) CPU E Continua120 GHz 2 30 GHz Equipos de Redes LAN A continuación se detalla la lista de equipos de comunicación de la COOPCCP: Tabla 21: Equipos de Redes LAN Descripción (hub, Cantidad switch, router, tarjetas de red, Marca Modelo otros) 1 SWITCH 3COM 5500G-E1 1 SWITCH 3COM 3C16470B 1 SWITCH 3COM 3C16470B 1 SWITCH 3COM 3CBLSG24 1 SWITCH 3COM 3C16470B 1 SWITCH TRENDNET TEG-240WS 1 SWITCH CNET CSH SWITCH 3COM 3C16470B 1 SWITCH 3COM 3C SWITCH 3COM 3CBLSG24 1 SWITCH 3COM 3CBLSG24 1 SWITCH TP-LINK TL-SF SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH 3COM Super Stack 1 SWITCH D-LINK DES-1016D 1 SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH 3COM Super Stack 1 SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH TP-LINK TL-SF1024 Continua121 120 1 SWITCH TP-LINK TL-SG SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH D-LINK DES-1016D 1 SWITCH D-LINK DES1016D 1 SWITCH D-LINK DES-1008D 1 SWITCH D-LINK DES1016D 1 SWITCH D-LINK DES-1024A 1 SWITCH D-LINK DES-1024A 1 SWITCH D-LINK DES-1024A 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Cisco 1800 Series 1 ROUTER Zhone 624-I ROUTER HP A-MSR ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Tellabs ROUTER Keymile Music ROUTER Cisco 1800 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Cisco 881 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 801 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Cisco 881 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 881 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER Cisco 800 Series Continua122 121 1 ROUTER GILAT SKYEDGE II 1 ROUTER Cisco 1700 Series 1 ROUTER GILAT SKYEDGE II 1 FIREWALL 3COM X506 1 FIREWALL FORTINET FortiGate 300C 1 FIREWALL FORTINET FortiGate 300C 1 FortiAnalyzer FORTINET FortiAnalyzer 200D Enlaces WAN Se describe un detalle de los enlaces WAN, que sirven para la comunicación de la COOPCCP entre todos sus puntos de atención: Tabla 22: Enlaces WAN Proveedor Medio Físico: Oficina Empresa (satelital, terrestre, radio, Ancho de Banda Microonda) Isla Isabela Galápagos NEW ACCESS SATELITAL - COBRE ADSL 512/256Kbps / Compartición (2:1) Isla Santa Cruz Galápagos NEW ACCESS SATELITAL - COBRE ADSL 512/256Kbps / Compartición (2:1) Isla San Cristóbal Galápagos NEW ACCESS SATELITAL - COBRE ADSL 512/256Kbps / Compartición (2:1) Datos Matriz COOPCCP- NEW ACCESS NEW ACCESS SATELITAL - COBRE ADSL 2 Mbps (1:1) ccam-factu-d TELCONET Fibra Optica 96 hilos 1024/1024 coopccp-concentrador TELCONET Fibra Optica 96 hilos 1024/1024 coopccp-aveprensa TELCONET Fibra Optica 96 hilos 1024/1024 coopccp-aveprensa TELCONET Fibra Optica 96 hilos 1024/1024 coopccp-salesianasur TELCONET Fibra Optica 96 hilos 1024/1024 Continua123 122 coopccp-ccarzobispal TELCONET Radio Enlace 1024/1024 coopccp-loja TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccp-tulcan TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccp-lagoagrio TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccp-gyeconcentrador TELCONET Fibra Optica 144 hilos 1024/1024 coopccp-milagro TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccpmantaconcentrador TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccp-bahia TELCONET Fibra Optica 1024/1024 coopccp-pedernales TELCONET Fibra Optica 144 hilos 1024/1024 coopccp-uiomatriz TELCONET Fibra Óptica 96 hilos 1024/ PC s por localidad El detalle de todas las PC s que son utilizadas por los funcionarios que laboran en la COOPCCP, se muestra a continuación: Tabla 23: PC por Localidad Oficina No Equipos procesador / velocidad Contrato de Mantenimiento (S/N) Matriz GHZ GHZ NO Norte GHZ GHZ NO Sur GHZ GHZ NO Centro GHZ GHZ NO Tulcán GHZ GHZ NO Pedernales GHZ GHZ NO Bahía GHZ GHZ NO Guayas GHZ GHZ NO Milagro GHZ GHZ NO Loja GHZ GHZ NO Manta GHZ GHZ NO Lago Agrio GHZ 3 0 GHZ NO Santa Cruz GHZ GHZ NO Continua124 123 Isabela GHZ GHZ NO San Cristóbal GHZ GHZ NO Software por PC Se detalla el inventario de los programas instalados en los PC de los funcionarios de la COOPCCP: Tabla 24: Software por PC PROGRAMA No. Adobe Reader X (10.1.2) - v WinRAR archiver Version Microsoft Office Standard v VNC Enterprise Edition - v. E Belarc - Advisor Version 8.3b 120 NET Framework Version NET Framework Version FileZilla FTP Client Version 3, 5, 3, Internet Explorer Version Visual Basic Version Micro Focus - CCI Version VISUALTEK - CRONOSV02 Version SWITCHORM - RedeTrans Version Western Union - AgentConfig Application Version 3, 0, 0, 2 30 POINTEC Solución a Implantarse La solución consiste en la implementación de System Center Service Manager 2012 SP1 para cubrir las necesidades de administración y automatización del proceso atención y soporte al usuario y el seguimiento del flujo de principio a fin. La implementación de esta solución se debe a que la misma cumple con los siguientes aspectos que se mencionan a continuación:125 124 Se basa en estándares ITIL. Se integra con las herramientas ya implementadas en la entidad, System Center Configuration Manager y System Center Operations Manager. Tiene acceso web para el usuario final para permitir ingresar requerimientos (Portal Self Service). Escalamiento de requerimientos. Interface intuitiva, personalizable y metodología eficiente. Administración de prioridades de los requerimientos de servicio definida por reglas predeterminadas basadas en categoría, urgencia y otros parámetros. Interface personalizable que permita el ordenamiento y clasificación de los requerimientos por tipo, preferencia, severidad y más. Los requerimientos de servicio pueden ser añadidos a una base de datos de conocimiento, la cual pueda ser consultada fácilmente. Registro editable de problemas comunes y soluciones para que los usuarios puedan consultar (Self Service). Capacidades máximas de comunicación (integración con Correo Electrónico). Notificaciones automáticas, vía de requerimientos de servicio nuevos, modificados o escalados. Reportería general y específica de acuerdo a necesidades. Procesos de flujo para automatización de solicitudes de cambio y gestión de problemas Características de la Solución System Center Con las soluciones de Microsoft System Center, profesionales de TI son capaces de administrar todos los componentes de TI de manera más eficaz y126 125 sencilla, lo que les permite centrarse en ofrecer nuevo valor de negocio para la organización. Las soluciones de System Center proporcionan una gestión integrada de todos los aspectos de las tecnologías de las infraestructuras en entornos físicos y virtuales, mediante instrucciones para la administración impulsada por el conocimiento para ayudar a las organizaciones a obtener el máximo valor de su inversión más rápido que nunca. Service Manager proporciona procesos integrados basados en las mejores prácticas del sector para incidentes y la resolución de problemas, control de cambios y la gestión del ciclo de vida de sus activos A través de su base de datos de gestión de configuraciones (CMDB) e integración de procesos, Service Manager conecta automáticamente el conocimiento y la información de System Center Operations Manager, System Center Configuration Manager y Servicios de dominio del Directorio Activo. Orquestando y unificando el conocimiento a través de la suite System Center, Service Manager ayuda a TI a adaptarse continuamente a las nuevas necesidades de su negocio, mientras que reduce de costes, disminuye el tiempo de resolución, y ayuda a alinear TI con el negocio Análisis de beneficios de SCSM System Center Service Manager ofrece una plataforma integrada para la automatización y adaptación de las mejores prácticas para la Gestión de Servicios TI de acuerdo a las necesidades de la organización. Service Manager puede ayudar a la organización a aumentar la productividad, reducir costes, mejorar los tiempos de resolución y cumplir con los estándares de conformidad Sus procesos integrados se basan en las mejores prácticas de la industria como las que se encuentran en ITIL. A través de su base de datos de gestión de configuraciones (CMDB) e integración de procesos, Service Manager conecta automáticamente el conocimiento y la127 126 información de System Center Operations Manager, System Center Configuration Manager y Servicios de dominio del Directorio Activo. Service Manager ofrece múltiples beneficios en las siguientes áreas principales: Soporte centrado en el usuario Puede mejorar la productividad del usuario y su satisfacción, al mismo tiempo que reduce los gastos de soporte gracias a su Portal de autoservicio. Eficiencia en la gestión de datacenters Con su CMDB y management packs, ayuda a reducir el periodo de inactividad y mejorar la fiabilidad de los servicios de TI que se ejecutan dentro de su centro de datos. Alineación del Negocio Ayuda a la organización a alinearse con los objetivos de negocio y adaptarse a las nuevas necesidades Elementos de la Estrategia de Servicios Siguiendo las mejores prácticas recomendadas por ITIL, se recomienda analizar 3 puntos básicos para establecer una buena Estrategia de Servicios, cabe mencionar que este análisis se lo realizo con el Gerente de TI de la COOPCCP. Enfoque del Mercado Para realizar tener enfoque del mercado es necesario realizar un análisis FODA, tras estudiar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas se podrá conocer como competir mediante la implementación del Service Desk.128 127 Figura 16: Esquema Matriz FODA Creación de Activos Distintivos Analizando todas las ventajas que incluye la implementar de la nueva infraestructura para la solución de Mesa de Ayuda y Gestión de TI, la COOPCCP a través de la Gerencia de TI ha decidió apoyar esta gestión con la implementación de la herramienta tecnológica SCSM 2012 SP1 cumpliendo con los procesos y estándares definidos. Este trabajo de implementación se lo realizará en la oficina principal de COOPCCP en Quito. Los Requisitos son: Que las redes de la organización están físicamente conectadas e integradas. Que los directorios actuales se encuentran en buen estado y están funcionando. Que el servicio de correo electrónico implementado en COOPCCP funciona correctamente y soporta la integración con SCSM 2012 SP1.129 128 Personal estratégico necesario con capacidad para para autorizar las decisiones relacionadas con el diseño de la solución dadas por los autores de este Proyecto. Mientras que sus Restricciones, son: Para una mejor integración con las otras soluciones System Center, se recomienda que la versión sea 2012 SP1. Las herramientas de Configuration Manager y Operations Manager deben estar en la versión Su alcance se define a través de los siguientes puntos: Diseño, implantación y operación de la Mesa de Servicios de Microsoft System Center Service Manager 2012 SP1, con procesos estandarizados y optimizados de acuerdo a las mejores prácticas. La licencia de uso del producto Microsoft System Center Service Manager 2012 será suministrada por COOPCCP. Procesos de Catálogo de Servicios, Administración de Incidentes, Administración de Requerimientos y función de la mesa de servicios, según ITIL V3. Revisión de los procesos actuales, creación de procesos si no existen, capacitación en el uso adecuado de las herramientas y transferencia del conocimiento al personal técnico de COOPCCP para su soporte a futuro. La solución implementada debe ser flexible, fácil de administrar y configurar, debe ser de fácil uso para los usuarios y roles de los procesos definidos130 Las 4 Ps de la Estrategia de Servicio La Gerencia de TI de la COOPCCP, tomo como referencia las denominadas 4 Ps de Mintzberg ya que estas ofrecen un punto de partida adecuado para definir la Estrategia del Servicio: Perspectiva: En este punto lo que se define son las metas y valores de una manera bien estructurada y asumibles. Sus principales objetivos son: Definición y documentación de procesos ITIL para la operación del Centro de Servicio al Usuario (Mesa de Ayuda) Implementación del servidor SCSM 2012 SP1 con todos sus prerrequisitos y componentes Configuración y personalización del producto y de todo el entorno relacionado, para la consecución de los beneficios anteriormente descritos Contar con una solución completa para la gestión de incidentes y el soporte a los usuarios, incluyendo la gestión de cambios y problemas Posición: La Gerencia de Tecnología de la COOPCCP, al decidir que se realice la implementación de un Centro de Servicio muestra un gran interés en mejorar la calidad de sus servicios, esto logra posicionar a la empresa en un mercado competitivo gracias a todas las fortalezas que poseen internamente, las oportunidades que se presentan y el plan de mejora continua de los Servicios. Planificación: El plan que tiene el Service Desk de la COOPCCP es ofrecer los siguientes Catálogos de Servicios: Catálogo de Servicios para los Clientes: Contiene los Servicios que se adaptan a las diferentes necesidades del cliente.131 130 Catálogo de Servicios para los Usuarios: Contiene todos los Servicios que la empresa presta al personal. Patrón: Para optimizar los Servicios Internos se utilizó como patrón la estrategia de reutilizar los mismos recursos de infraestructura tecnológica de la COOPCCP y para el Service Desk se va a adquirir un software denominado Service Desk System Center, el cual se ajusta perfectamente a todos el resto de componentes ya implementados, recibiendo y entregando información para establecer una óptima gestión de servicios de TI Estrategia de Diseño Físico En lo que se refiere al diseño físico, éste se basará en una arquitectura de 2 equipos virtuales, uno para el Management y el sitio de SharePoint y otro para el Data Warehouse; en los cuales se distribuirán los diferentes componentes de SCSM 2012 SP1: Service Manager Management Server Service Manager Database Service Manager Console Data Warehouse Management Server Data Warehouse Databases Self-Service Portal: Web Content Server Self-Service Portal: SharePoint Web Parts El detalle de la arquitectura será especificada en la Fase de Diseño Roles y Responsabilidades La Unidad de Tecnologías de la Información de la COOPCCP, define responsables y funciones de cada recurso humano que opera en la mencionada unidad, al ser una unidad estratégica de negocio, se debe asignar estas funciones de tal manera que estén alineadas al objetivo común de la empresa. 132 131 Tabla 25: Roles y Responsabilidades Análisis de Riesgos Una vez realizado el análisis de riesgo del Service Desk de la COOPCCP se encontró tanto el impacto que tienen los riesgos en los Recursos de Infraestructura Tecnológica como los Servicios en los Usuarios y Clientes. Es decir, se estableció cuál es el porcentaje en el que son afectadas las partes interesadas. En una primera fase se llevó a cabo la selección de una categoría y una clasificación para el análisis, luego se identificó los riesgos más importantes y para finalizar con una respuesta potencial para encontrar una causa o una raíz. Como segunda fase se realizó el análisis cualitativo de los riesgos identificados, se otorgó una probabilidad de ocurrencia e impacto para finalmente obtener un resultado que permitió priorizar los riesgos más importantes para ubicarlos en la matriz de riesgo final. 133 Matriz FODA Figura 17: Matriz FODA de la COOPCCP Matriz de Riesgos Tabla 26: Matriz de Riesgos Probabilidad: Baja Impacto: Baja Media Alta Media Alta Continua Mostrar más
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