Source: https://foemsoma.com/politicas-de-proteccion-de-datos/
Timestamp: 2018-10-20 13:28:40+00:00

Document:
Manual de políticas de tratamiento de datos personales : Foemsoma
NOMBRE: FOEMSOMA
NIT: 811035635-1
Dirección: Dirección Calle 50 # 45-56 Edificio Médico. Oficina 204
CORREO ELECTRÓNICO: fondoempleados@soma.com.co
PÁGINA WEB: www. foemsoma.com
TELÉFONO: (054) 576 86 86 – 576 86 87 -311 639 5490
MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y/O SENSIBLES
FONDO DE EMPLEADOS CLINICA SOMA FOEMSOMA
Este manual contiene una descripción de los aspectos fundamentales a tener en cuenta según las leyes de protección de Datos en Colombia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 y que deben ser aplicados en el Fondo de Empleados de la clínica soma.
Datos generales de FOEMSOMA como responsable del tratamiento.
Deberes de Foemsoma como responsable del tratamiento.
DATOS GENERALES DE FOEMSOMA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: Fondo de Empleados de la Clínica Soma FOEMSOMA.
NIT: 811.035.635-1
Domicilio: Calle 50 N°. 45-56 Ed. Medico oficina 204 Medellín – Antioquia
Teléfonos: 5768686 – 5768687 – 3116395490
Página Web: www.foemsoma.com
En este manual de políticas de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales Foemsoma realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante el Fondo de Empleados clínica soma.
En Femsoma entendemos por protección de datos todas aquellas medidas que tomamos, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los usuarios (asociados, ex asociados, empleados, ex empleados, proveedores, etc.) registrada ante el Fondo y almacenada en bases de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas.
Este manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), en él lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Foemsoma realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.
ANTECEDENTES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Con el fin de hacer cumplir lo que dice en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Estado ha expedido diversas leyes y decretos, y que enuncia en el preámbulo o considerando del decreto 1377 de Junio 27 de 2013, así: • Mediante la Ley 1581 de Octubre 17 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto: “(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
Mediante Sentencia C-748 del 6 de Octubre de 2011 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 – Senado, 046 de 2010 -Cámara.
Vale la pena aclarar que las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, son complementarios de las establecidas en la ley 1266 de 2008, las cuales están referidas al manejo de la información contenida en bases de datos personales, de naturaleza financiera, crediticia y comercial.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con el Fondo: asociados, ex asociados, empleados y ex empleados de Foemsoma, familiares y/o y terceros inscritos, proveedores tanto activos como inactivos y empresas que generan el vínculo de asociación con el Fondo de Empleados de la Clinica Soma Foemsoma-, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la empresa.
DEFINICIONES IMPORTANTES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Asociado: Toda persona natural que como destinatario final, adquiere los productos de Foemsoma, para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y/o empresarial.
Ex Asociado: Persona natural que estuvo asociada a Foemsoma en cualquier momento y por cualquier período de tiempo.
Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con Foemsoma
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Foemsoma como Responsable de los datos.
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Foemsoma de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Foemsoma en virtud de una relación contractual o a los asociados a través de una figura de convenio o acuerdo comercial o de servicios.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, Foemsoma.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea asociado, ex asociado, proveedor o empleado y ex empleado de Foemsoma o cualquier tercero que, en razón de una relación personal, familiar o jurídica con el asociado, suministre datos personales a Foemsoma
Transferencia: Se refiere al envío por parte de Foemsoma como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, dentro del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
Transmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que Foemsoma, como entidad respetuosa de la ley acatará:
De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377, queremos informarle que Foemsoma como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por Foemsoma siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Igualmente Foemsoma como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a Foemsoma cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:
Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Foemsoma la autorización respectiva.
Finalmente, tenga en cuenta que Foemsoma ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.
De acuerdo al artículo 5° de la Ley 1581 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Foemsoma, como empresa de la economía solidaria, no solicita actualmente datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Foemsoma cumple las siguientes obligaciones:
Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza Foemsoma está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a El Fondo sus datos personales sensibles.
Foemsoma como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que usted como Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con el Fondo.
En virtud de la relación que se ha establecido o establezca entre usted y Foemsoma, es importante que usted conozca que Foemsoma recolecta, registra, almacena, usa y transfiere sus datos personales, para su propio uso en sus procesos o para reportar a otras entidades de acuerdo a la legislación establecida para empresas de la economía solidaria o por requerimientos de entidades públicas o privadas.
Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados por Foemsoma para:
Ejecutar las actividades propias de Foemsoma otorgadas por la ley para cumplir su objeto social.
Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer sus necesidades, los cuales pueden hacerse por medios físicos a través de correos electrónicos y/o pagina web.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre usted y El Fondo. Si usted nos proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por Foemsoma sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de El Fondo.
En consecuencia y para el manejo interno de sus datos en Foemsoma, éstos podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de Foemsoma que conforma la Gerencia, dirección, áreas contables, Comunicaciones y de Servicios de Foemsoma, así como a las empresas que definen el vínculo de asociación con Foemsoma y a proveedores de servicios según corresponda.
Foemsoma podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
Igualmente, Foemsoma podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de encriptación, sus datos personales a otras entidades en Colombia para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Foemsoma o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
DEBERES DE FOEMSOMA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para Foemsoma, como responsable del Tratamiento de sus datos personales:
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
Le informamos que de haber cambios sustanciales en el contenido de este Manual de políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a Foemsoma, la entidad como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.
En desarrollo del principio de seguridad establecido, Foemsoma adoptara medidas técnicas , humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros .
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de febrero del 2017 , y deja sin efecto los reglamentos o manuales especiales que se hubieran podido adoptar por instancias administrativas en el fondo de empleados de la clínica soma FOEMSOMA, acta número 115 del 15 de febrero del 2017.
FONDO DE EMPLEADOS CLINICA SOMA “FOEMSOMA”
Lunes a Viernes de 7:30 am – 12:30 pm
Contáctanos 576 86 86 – 311 639 5490

References: artículo 15
 artículo 1
 artículo 15
 artículo 20
 Artículo 4
 artículo 5
 artículo 5
 Artículo 6
 artículo 17