Source: http://elrv.blogspot.com/2007/
Timestamp: 2017-11-18 08:26:03+00:00

Document:
ELRV: 2007
Elektronisch beglaubigte Leseabschrift
Das Landgericht Hagen hat mit Beschluss vom 21.06.2007 zutreffend festgestellt, dass das Original einer Handelsregisteranmeldung nicht eingescannt werden muss, sondern dass eine Leseabschrift mit elektronischem Beglaubigungsvermerk genügt. Der Beschluss kann hier abgerufen werden.
Eingestellt von Stefan Thon um 10.8.07 Keine Kommentare:
Historischer Ausdruck über Länderportal nicht abrufbar
Seit Anfang des Jahres besteht die Möglichkeit, über das gemeinsame Registerportal der Länder auf sämtliche Handelsregisterdaten der einzelnen Registergerichte in der Bundesrepublik zuzugreifen. Das Länderportal löst damit als zentrale Zugangsstelle die Einzelzugänge zu den jeweiligen Länderportalen ab. Teilweise wurde schon angefragt, ob der vor dem 01.01.2007 beantragte Einzelzugang gelöscht werden kann. Dieses hätte sich in einem Fall für mich jedoch als fatal erwiesen. Ich musste in die Firmenhistorie einer Gesellschaft Einblick nehmen, da sich deren Firma geändert hatte, was aus dem aktuellen Abruf nicht ersichtlich war. Kenntnis konnte ich mir nur durch den "historischen Ausdruck" verschaffen. Der war über das gemeinsame Portal der Länder für eine in Charlottenburg registrierte Gesellschaft aber nicht abrufbar. Ein Anruf in Charlottenburg brachte Klarheit. Das Problem sei schon länger bekannt, wäre bisher aber noch nicht gelöst worden. Wenn ich noch einen lokalen Zugang nach Charlottenburg haben würde, könnte ich mir den historischen Ausdruck darüber verschaffen. Gesagt - getan. Tatsächlich konnte ich mir die entsprechende Datei über den lokalen Zugang ausdrucken. Das Problem ist nicht ganz verständlich, denn der Nutzer ruft die Daten nicht etwa von einem gespiegelten Server des Länderportals ab, sondern wird auf den Server, der die Daten für das zuständige Registergericht vorrätig hält, durchgeleitet. Eigentlich müßte der historische Ausdruck somit auch über das gemeinsame Länderportal abrufbar sein. Ich habe das Problem gemeldet. Man versprach, für Abhilfe zu sorgen.
Eingestellt von Stefan Thon um 25.7.07 Keine Kommentare:
Manche Anlagen zu Dokumenten liegen dem Notar nur im Querformat vor. Werden diese gescannt und anschließende nicht so gedreht, dass man sie im Hochformat lesen kann, stellt dieses für den Bearbeiter bei Gericht eine Zumutung dar. Alle Seiten eines TIFF-Dokumentes müssen prinzipiell im Hochformat vorliegen und lesbar sein. Sucht man allerdings bei SigNotar nach einer Funktion, eine nach dem Scannen quer vorliegende Seite so zu drehen, dass sie im Hochformat lesbar ist, sucht man vergebens. SigNotar bietet keine entsprechende Funktion an. Wie kann man die Seite trotzdem drehen?
Man scannt den Vorgang ganz normal und legt die Datei nebst Beglaubigungsvermerk in der Zwischenablage von SigNotar ab. Dann geht man über den Windows-Explorer in die Zwischenablage von SigNotar und ruft die entsprechende Datei mit einem Doppelklick auf. Nunmehr öffnet sich das mit der Bilddatei verknüpfte Bildbearbeitungsprogramm. Die Bildverarbeitungsprogramme weisen fast alle eine Funktion zum Drehen einzelner Seiten auf. Nun dreht man die entsprechende Seite und speichert die Datei erneut.
Eingestellt von Stefan Thon um 24.7.07 Keine Kommentare:
Signatur der Liste der Gesellschafter
Mich erreichen derzeit gehäuft Anfragen, ob Zwischenverfügungen der Registergerichte zu Recht erfolgen, wenn der Notar eine nicht signierte Liste der Gesellschafter übersendet, die statt der Unterschrift des Geschäftsführers nur einen "gez-Vermerk" enthält.
Gemäß § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung des Originals, also eines einfachen scans, wenn eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder für das Dokument die Schriftform bestimmt ist. Das bedeutet für die Liste der Gesellschafter folgendes:
Die Liste der Gesellschafter war früher im Original einzureichen. In elektronischer Form reicht demzufolge eine einfache Bilddatei des Originals aus. Diese Bilddatei muss natürlich die Unterschrift des Geschäftsführers in ihrer handschriftlichen Form und nicht nur als "gez-Vermerk" abbilden. Es muss sich also um eine 1:1 Kopie des Originals handeln.
Soll die Unterschrift nicht als Bilddatei an das Registergericht übermittelt werden, gibt es nur einen Weg, dieses zu bewerkstelligen. Der Notar muss von dem Original eine elektronisch beglaubigte Abschrift fertigen (gez-Vermerk) und diese signieren. Erfolgt letzteres nicht, erfolgt die Beanstandung des Registergerichts zu Recht.
Eingestellt von Stefan Thon um 23.7.07 Keine Kommentare:
Hardware-Zertifikat und EGVP
Manche Kollegen haben bei der Anlage des Postfaches in EGVP kein Software-Zertifikat (PIN), sondern den Zugang per Signaturkarte gewählt. Diese Vorgehensweise wird dann problematisch, wenn der Notar in Urlaub gehen will und vertreten werden muss. Da eine Weitergabe der Signaturkarte nicht zulässig ist, kann der Vertreter in EGVP nicht das Postfach öffnen. Es ist deshalb notwendig, das Hardware-Zertifikat in ein Software-Zertifikat zu ändern. Nur nebenbei sei bemerkt, dass die hierfür benötigte PIN nicht der strengen Geheimhaltung unterliegt wie die PIN auf der Signaturkarte. Mitarbeiter dürfen den Zugangscode zum Postfach somit ruhig wissen.
Die Änderung erfolgt in der Weise, dass man zunächst den Zugang über die Karte vornimmt und in EGVP dann in der oberen Leiste den Button "Postfach" und dann "bearbeiten" wählt. Schneller geht es mit der Kurzwahl (shortcut) "Strg+1". Dann wird ein Bild aufgeblendet, in dem die Einstellungen des Postfaches bearbeitet werden können. Hier geht man auf "Grundeinstellungen" und "Erstellen … eines Software-Zertifikats".
Eingestellt von Stefan Thon um 18.7.07 Keine Kommentare:
Nochmals: Scannen alter Dokumente durch das Registergericht
In meinem vorherigen Beitrag habe ich dargestellt, aufgrund welcher Rechtsgrundlage das Registergericht verpflichtet ist, ein Papierdokument in ein elektronisches Dokument umzuwandeln. Hier stelle ich dar, wie die Anforderung auszusehen hat.
Das Registergericht muss die Umwandlung eines Dokumentes nur auf Antrag vornehmen. Dieser Antrag sollte über XNotar gestellt werden, und zwar im "Bemerkungsfeld". Ein Hinweis auf § 61 III EGHGB ist sicherlich sinnvoll. Auch sollte man genau angeben, welche Dokumente man benötigt. Die Anforderung sollte mit dem Bemerken abgeschlossen werden, dass eine Benachrichtigung gewünscht ist, wenn die angeforderten Dokumente eingescannt sind.
Scannen alter Dokumente durch Registergerichte
Wer ein vor dem 01.01.2007 in Papierform beim Registergericht vorliegendes Dokument elektronisch einsehen möchte, wird zumeist auf Schwierigkeiten stoßen, da solche Dokumente noch nicht elektronisch vorgehalten werden. Wer bei dem entsprechenden Gericht allerdings das Einscannen eines solchen Dokuments beantragt, kann schon manch kuriose Antwort bekommen. So hat mir das Amtsgericht Freiburg i.Br. auf meine entsprechende Bitte, die letzte Satzung einer AG für eine Bescheinigung nach § 181 AktG einzustellen, mitgeteilt, dass sie dieses nicht machen würden. Sie könnten mir aber eine beglaubigte Abschrift der Satzung schicken. Das Amtsgericht Charlottenburg hat mir auf eine ähnliche Anfrage mitgeteilt, dass ich die Papierurkunden dort einsehen könnte.
Die Rechtsgrundlage für die Verpflichtung der Gerichte, Papierdokumente als elektronisches Dokument offenzulegen, ergibt sich aus § 61 Abs. 3 HGB. Der rückwärtige "Vorhaltezeitraum" beträgt 10 Jahre. Stichtag ist der 01.01.2007. Der Gesetzeswortlaut lautet: Nach Eingang eines Antrags auf Offenlegung als elektronisches Dokument werden Schriftstücke, die innerhalb des dem Antrag vorausgehenden Zeitraums von zehn Jahren bei dem Registergericht in Papierform eingereicht worden sind, in ein elektronisches Dokument übertragen; § 8b Abs. 4 Satz 2 des Handelsgesetzbuchs gilt entsprechend. Soweit eine Rechtsverordnung nach Absatz 1 Satz 1 erlassen wird, sind die nach dem 31. Dezember 2006 in Papierform eingereichten Dokumente unverzüglich in ein elektronisches Dokument zu übertragen.
Eingestellt von Stefan Thon um 16.7.07 Keine Kommentare:
Update SigNotar Pilotversion
Das letzte Update von SigNotar (Pilotversion) hat einige wichtige Änderungen gebracht, die hier kurz skizziert werden sollen.
Es wurden Fehler beim "Notarvertreter" beseitigt (ZIP-Generierung), so dass dieser Bereich nunmehr funktionstüchtig sein sollte. Wer derzeit mit einem Notarvertreter im Büro arbeitet, sollte auf die Pilotversion aktualisieren. Den entsprechenden Eintrag (Häkchen) findet man unter "Optionen" in SigNotar.
Die Beglaubigungsvermerke sind nochmals aktualisiert worden. Nunmehr wird im Vermerk gemäß § 39 a Satz 5 BeurkG auch der Ort angegeben, an dem die Beglaubigung erfolgt. Damit ist nunmehr dem Beurkundungsgesetz auch in formaler Hinsicht vollständig Genüge getan. Damit der Ort auch im Vermerk ausgegeben wird, muss ein entsprechender Eintrag bei SigNotar erfolgen, und zwar in der "Nutzerverwaltung" und nicht bei "Optionen", wie man hätte denken können. Ruft man die "Nutzerverwaltung" auf, befindet sich dort nunmehr ein Feld "Gemeinde der Büroanschrift des Notars". Gemeint ist hiermit der Amtssitz des Notars. Vielleicht sollte man die Bezeichnung dahingehend ändern. Oder man spricht von der "Geschäftsstelle", so wie es in § 10 BNotO vorgegeben ist. Nach dem Eintrag der Geschäftsanschrift das Speichern nicht vergessen. Dann wird die Angabe auch jeweils übernommen.
Im ELRV-Datenordner befindet sich ein neuer Ordner, der mit "SigNotarRtfSamples" bezeichnet ist. Mit "xxxRtfSamples" sind Mustervorlagen (Samples) der Beglaubigungsmerke in der Form "Rich Text Format" (rtf) gemeint. Im Ordner "Vorlagen" wurden die alten Beglaubigungsvermerke - nach Zustimmung durch den Nutzer - in "xxx.alt" umbenannt. Die neuen Vermerke haben ein "xxx.neu" als Endung.
Ich habe mir neulich in Charlottenburg den Ablauf des elektronischen Rechtsverkehrs zeigen lassen und hierbei festgestellt, dass die eingelieferten Bilddaten der Kollegen teilweise so schlecht sind, dass es schon fast einer Zumutung gleichkommt, diese zu bearbeiten.
1. Die Übersendung einer Bilddatei, auf der Schnur und Siegel zu sehen ist, ist überflüssig, soweit es sich nicht gerade um eine Fremdurkunde handelt. Das Siegel ist nicht lesbar und die Schnur verdeckt teilweise die Schrift.
2. Handschriftliche Anmerkungen werden nicht in eine Reinschrift umgesetzt, sondern einfach so eingescannt. Teilweise sind die Sachen noch nicht einmal lesbar. Bei einem scan mit 200 dpi läuft die Schrift auch zu, so dass man am Bildschirm sowieso nichts mehr lesen kann.
In der Praxis sollte es doch möglich sein, von den Originalen Leseabschriften zu fertigen. Dies hat dazu den unschätzbaren Vorteil, dass die Originalunterschriften nicht auf der Urkunde sind.
Eingestellt von Stefan Thon um 28.3.07 Keine Kommentare:
Treffen mit den Handelsrichtern
Ein Teil der Vorstandsmitglieder der Notarkammer Berlin und ein Teil der Registerrichter aus Charlottenburg treffen sich Mitte April zu einem ersten Erfahrungsaustausch. Wer Anregungen oder Kritik hat, kann mir diese gerne zukommen lassen. Ich werde sie, so berechtigt, im Rahmen der Sitzung vortragen.
Langsame Poststelle?
Nachdem ich meine Grundkurse beendet habe, kann ich mich wieder ein bisschen dem Blog widmen. Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten in Charlottenburg scheinen derzeit bei circa 21 Tagen zu liegen, jedenfalls ist das meine Erfahrung. Wie sieht es bei Ihnen aus?
Ein Problem scheint dabei die zentrale Poststelle zu sein, bei der alle Daten eingehen. Hier liegt die Weiterbearbeitungszeit (sprich auch die reine Weiterleitungszeit) bei circa 3 Tagen, was in Bezug auf ordnungsgemäß erstellte Dateien weder akzeptabel noch erklärlich ist. Auch ist nicht ganz einsichtig, warum die Weiterleitung aus der Poststelle an die einzelnen Fachanwender nur um 12.00 Uhr und am Dienstende erfolgt. Wenn man Vorgänge schon zusammenfasst, dann bitte sinnvoll, also zum Beispiel zu jeder vollen Stunde oder alle zwei Stunden.
Labels: Poststelle
Urschrift HR-Anmeldung
Bisher wurde die Urschrift der Handelsregisteranmeldung zum Handelsregister eingereicht. Nach der Änderung durch das EHUG in Bezug auf die Zeichnung der Unterschrift/Firma ist dieses nicht mehr notwendig. Was passiert mit der Urschrift der Anmeldung? Kann sie zur Urkundensammlung genommen werden und damit das Vermerkblatt ersetzen oder ist sie an den Beteiligten herauszugeben?
Die Antwort darauf gibt - wie in so vielen Fällen - das Gesetz, und zwar § 45 Abs. 3 BeurkG. Danach ist die Urschrift einer Urkunde, die in der Form eines Vermerks verfasst wird, auszuhändigen, wenn nicht die Verwahrung verlangt wird. Das bedeutet, dass die Urschrift zwingend dem Beteiligten zu übergeben ist, es sei denn, dass etwas anderes vereinbart ist. Da es dem Beteiligten schlichtweg egal sein wird, ob er die Urschrift, eine beglaubigte Abschrift oder lediglich eine Kopie bekommt und gemäß § 45 Abs. 1 Urschriften von Niederschriften in 99% der Fälle sowie beim Notar zu verbleiben haben, bietet es sich an, mit den HR-Anmeldungen ebenso zu verfahren. Allerdings muss hierfür der Wille des Beteiligten eindeutig darauf gerichtet sein, dass die Urschrift des Vermerks beim Notar verwahrt wird. Ich empfehle deshalb, in die HR-Anmeldung zum Schluss folgenden Satz aufzunehmen:
"Der Beteiligte / die Beteiligten wünschen die Verwahrung der Urschrift durch den Notar".
Eingestellt von Stefan Thon um 23.2.07 Keine Kommentare:
50 Anlagen und 30 MB
Das Amtsgericht Charlottenburg teilt mit, dass EGVP-Nachrichten an das Postfach "Amtsgericht Charlottenburg (Register)" nun mit bis zu 50 Dateianhängen und einer Größe von maximal 30 MB versehen werden können.
Das ist mehr als vorher, aber meiner Ansicht nach noch nicht genug.
Eingestellt von Stefan Thon um 13.2.07 Keine Kommentare:
Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr
Zwei Kollegen haben mir ihre Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr geschildert. Zudem erhalte ich alle zwei drei Tage einen "Notruf", dass etwas nicht "geht". Kürzlich betraf ein Hilferuf die Beschränkung der Dateianlagen, davor die der Dateimenge. Ich denke, es ist Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen und zu sammeln, wo es "hakt und quietscht". Im Klartext: Alle Kollegen können mir unter der e-mail Anschrift elrv@gmx.de ihre Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr und dem Amtsgericht Charlottenburg schildern. Aber bitte nicht nur meckern, sondern auch konstruktive Vorschläge zur Abänderung unterbreiten. Ich werde die Mittelungen sammeln, auswerten und der Präsidentin des Amtsgerichts Charlottenburg mit der Bitte unterbreiten, Abhilfe zu schaffen.
P.S. Die Handelsrichter und Rechtspfleger können mir selbstverständlich auch ihre Erfahrungen mit den Notaren schildern. Ich werde diese ebenfalls auswerten und publizieren.
Eingestellt von Stefan Thon um 12.2.07 Keine Kommentare:
Beschränkung bei Dateianlagen und Dateigröße
Es ist wieder einmal kaum zu glauben. Die Anzahl der beizufügenden Anlagen bei EGVP ist für das Amtsgericht Charlottenburg auf 10 inclusive Signaturdateien begrenzt. Die Dateigröße darf ebenfalls nicht mehr als insgesamt 10 MB betragen. Offensichtlich eine magische Zahl.
Wie kommt es zu solchen Begrenzungen und was wird damit bezweckt?
Hier kann man nur mutmaßen. Fest steht, dass EGVP generell in der Lage ist, die Anzahl der Anlagen und die zu übertragende Dateimenge softwareseits zu begrenzen. Diese Möglichkeit fanden anscheinend alle Bundesländer so verlockend, dass sie hiervon Gebrauch gemacht haben, allerdings in unterschiedlicher Form. So haben die Bundesländer Bayern, NRW, Hessen und Hamburg die Zahl der zu übermittelnden Anlagen gleich von 10 auf 50 hochgesetzt und die Dateigröße von 10 MB auf 30 MB erhöht. Zu beachten ist aber, dass bei der Anzahl der Anlagen die Signaturdateien mitzählen, tatsächlich also jeweils nur die Hälfte "echte" Anlagen = Tiff-Dokumente sind. Das bedeutet derzeit für Charlottenburg: Wer mehr als 5 Dokumente + 5 Signaturdateien übersenden will, muss seine Anmeldung teilen, so dass die Dateimenge nicht überschritten wird. Hierzu fällt mir wirklich nichts mehr ein.
Da die Anlagenbeschränkung sowie die MB-Größe für jedes Amtsgericht individuell konfigurierbar ist, werde ich die Präsidentin des Amtsgericht Charlottenburg bitten, bei BOS einen (notwendigen) Antrag zu stellen. Die Anzahl der Anlagen sollte dann 1000 betragen und die MB-Größe 200. Das sollte reichen.
Eingestellt von Stefan Thon um 9.2.07 Keine Kommentare:
Labels: Dateianlagen, Dateigröße
FAQ von BOS
Die Firma Bremen Online Services (BOS), verantwortlich für die Software EGVP, hat nunmehr eine eigene Seite erstellt, die häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum EGVP-Client zusammenfasst. Ich habe mir die Seite angesehen. Die meisten vorkommenden Probleme werden dort angesprochen und gut erklärt. Wer also ein Problem mit EGVP hat, sollte ausschließlich dort und nicht mehr unter www.egvp.de nachschauen. Diese Seite wird nämlich vom Bundesfinanzhof betrieben und nicht von BOS. Hier der link zu dieser Seite.
Eingestellt von Stefan Thon um 8.2.07 Keine Kommentare:
Labels: EGVP, FAQ
3. und 4. Grundkurs SigNotar, XNotar und EGVP
Da die beiden ersten Kurse innerhalb von 2 Stunden ausgebucht waren, werde ich zwei weitere Kurse anbieten. Bitte beachten Sie die Ausschreibung der Notarkammer Berlin.
Eingestellt von Stefan Thon um 3.2.07 Keine Kommentare:
Grundkurs SigNotar, XNotar und EGVP
Ich habe mich entschlossen, zwei weitere Veranstaltungen zu dem Thema anzubieten, da viele Kolleginnen und Kollegen sowie deren Mitarbeiter offensichtlich die bisherigen Kurse nicht besuchen konnten. Inhaltlich wird es um die nachstehenden Themen gehen. Geplant sind derzeit der 14. und 15.02.2007 von 09. - 12.00 Uhr in der Notarkammer. Kosten: 50,-- EUR.
EHUG – Änderungen zum 01.01.2007
Umwandlung einer Textdatei in eine TiFF-Datei ohne Scanner
Beglaubigte Abschriften mit und ohne Unterschrift des Notars
Anfügen des Beglaubigungsvermerks
Signaturvorgang
Signaturvorgang ohne SigNotar
Arbeitsschritte bei XNotar
Änderungen nach Abschluss aller Eingaben
Versand an EGVP
Einstellungsoptionen bei EGVP
Signatur und Versand
Ausdruck der Empfangsmitteilungen
Eingestellt von Stefan Thon um 1.2.07 Keine Kommentare:
Labels: Grundkurs SigNotar, XNotar und EGVP
Historischer Ausdruck über Länderportal nicht abru...
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References: § 12
 § 61
 § 181
 § 61
 § 8
 § 39
 § 10
 § 45
 § 45