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⭐BIENVENIDO. Autoservicios. Cambios en la Cultura, Canales Modernos de Cobranza
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Andrés Vargas Coronel
1 BIENVENIDO Autoservicios Cambios en la Cultura, Canales Modernos de Cobranza2 OBJETIVO Conocer aspectos básicos del comercio electrónico su comportamiento en las empresas, su entorno con el SAT y hacia donde se mueven las relaciones comerciales mediante los enlaces electrónicos.3 TEMARIO 1. CANAL MODERNO (CLIENTES DE AUTOSERVICIOS, FOOD SERVICE, ETC.). 2. COMERCIO ELECTRÓNICO. 3. EL PROCESO DE POS- FACTURACIÓN O FACTURAR DESPUES DE ENTREGAR LA MERCANCIA 4. ENLACE ELECTRÓNICO 5. EL PROCESO DEL COMERCIO ELECTRÓNICO SE TERMINA HASTA EL COBRO. 6. EL FUTURO DEL COMERCIO ELECTRÓNICO.4 1. Canal Moderno Autoservicio Food service Cadenas de autoservicio Clubes de precio Conveniencia Hipermercados Supermercados Bodegas Express CEDIS Tiendas Alta dependencia de algún producto Quick Service Restaurant HORECAS (hotel, restaurante, café)nacionales Hospitalidad Gobierno5 1. Canal Moderno Ventas Minoristas México 2011 Canal Sub- División Puntos de venta Facturación millones de pesos Tradicional Moderno Tiendas / Misceláneas Establecimientos de cadenas Tiendas de conveniencia 600,000 $525,000 3,600 $649,000 19,000 $84,0006 1. Canal Moderno Avances en México 150 % Puntos de venta Canal Tradicional Canal Moderno % Mercado Canal Tradicional Canal Moderno7 2. Comercio Electrónico El Comercio Electrónico también conocido como e- commerce, es la u\lización de redes de datos para la realización de ac\vidades comerciales entre empresas. Se trata de un área de negocios que crece a pasos agigantados y cada vez mas perfeccionado y estandarizado.8 2. Comercio Electrónico El comercio electrónico interviene en todo el proceso comercial entre clientes y proveedores: Ordenes de compra / Pedidos Recepción de mercancías (remisionado) Facturación electrónica Programación de pagos y el pago9 2. Comercio Electrónico Dentro de cada una de las etapas del proceso comercial intervienen diversos métodos electrónicos Portales de consulta para proveedores Intercambio de mensajes EDI estos vía: Servidor a servidor Vía buros Uso de lenguajes de comunicación como el Web Service, entre otros10 2. Comercio Electrónico Anexo 20 (SAT): Existen dos versiones vigentes a par\r del 01 de julio de 2012 Para CFD la V2.2 (Comprobante fiscal digital) Para CFDI la V3.2 (comprobante fiscal digital por internet)11 2. Comercio Electrónico Las principales modificaciones del Anexo 20 respecto a las versiones anteriores son: Campos que pasan de requeridos a opcionales Nombre o razón social. Domicilio fiscal del emisor. Información aduanera del emisor.12 2. Comercio Electrónico Anexo 20 principales modificaciones Unidad de Medida (Obligatorio ó requerido) Por unidad de medida debe entenderse a las unidades básicas del Sistema General de Unidades de Medida a que se refiere la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, las señaladas en el Apéndice 7 del Anexo 22 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior y las demás aceptadas por la Secretaría de Economía. En los casos de prestación de servicios o del otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, se podrá asentar la expresión No aplica.13 2. Comercio Electrónico Anexo 20 principales modificaciones Régimen de tributación (Obligatorio o restric^vo) Los contribuyentes tendrán por cumplido el requisito de señalar en los comprobantes fiscales el dato del régimen fiscal en el que tributen en términos de la Ley del ISR, cuando se señale en el apartado designado para tal efecto, la expresión No aplica.14 2. Comercio Electrónico Anexo 20.principales modificaciones Forma en que se realizó el pago (Obligatorio o restric^vo) En los casos en los que el pago se realice mediante más de una forma, los contribuyentes expresarán las formas de pago que conozcan al momento de la expedición del comprobante, separadas por comas, en el apartado del comprobante fiscal designado para tal efecto Asimismo, el dato referente a los úl\mos cuatro dígitos del número de cuenta, de la tarjeta o monedero, se incorporará en el apartado correspondiente, siguiendo el mismo orden que el indicado para la forma de pago. No obstante lo anterior, cuando no sea posible iden\ficar la forma en que se realizará el pago al momento de la expedición del comprobante y, en consecuencia, no se tenga el dato de los úl\mos cuatro dígitos del número de cuenta, tarjeta de crédito, de débito, de servicio o de los denominados monederos electrónicos que autorice el SAT, los contribuyentes podrán cumplir con dicho requisito señalando en el apartado del comprobante fiscal designado para tal efecto, la expresión No iden>ficado.15 2. Comercio Electrónico Facilidad para expedir simultáneamente CFD y CFDI Para los efectos del arlculo 29- B, fracción III del CFF, quienes hayan optado por aplicar la regla I podrán expedir simultáneamente CFD s y CFDI s, siempre que para ello cumplan con los requisitos que para cada \po de comprobantes establezcan las disposiciones fiscales. Lo dispuesto en el párrafo anterior sólo puede ser aplicado por los contribuyentes que se encuentren en los siguientes supuestos: I. Emitan CFD en los términos de la regla I , así como de las demás reglas conducentes, y II. Con\núen emi\endo CFDI en los términos de las disposiciones aplicables.16 2. Comercio Electrónico ADDENDA (Las cosas que hay que añadir RAE, Addendum añadir ) La ADDENDA es una información que puede agregarse de manera adicional al CFD o Factura electrónica, y se u\liza para comunicar cualquier dato que sea de u\lidad para el cliente y el proveedor. Sus principales caracterís^cas son: Es información adicional que no forma parte de la cadena original del CFD o CFDI y por lo tanto no va incluida en el sello del CFD o CFDI. No está regulada por la autoridad, es estrictamente información relevante para el cliente y el proveedor, y la idea es integrar en un solo documento todo lo necesario para la factura electrónica incluyendo aspectos comerciales. Puede estar en un formato de texto libre o puede estar definido con una plan\lla.xsd en una dirección de Internet del cliente o del proveedor Generalmente la define el cliente para recibir información comercial para automa\zar el proceso de recepción de facturas electrónicas.17 2. Comercio Electrónico ADDENDA Las addendas de cliente \enen el propósito de automa\zar la recepción de facturas electrónicas. Diversas empresas han implementado exitosamente su uso y la piden a sus proveedores como parte del archivo XML que entregan En nuestro país diversas empresas se han estandarizado al sistema de GS1México (Antes AMECE Asociación Mexicana de Estándares para el comercio electrónico) aunque esta prác\ca no es obligatoria, cada empresa puede tener sus propias definiciones de Addenda.18 2. Comercio Electrónico EDI (Electronic Data Interchange Intercambio Electrónico de Datos ) Los lpicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administra\va, fabril o cualquier otro \po similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su \po concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informá\cas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc. La automa\zación de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas rela\vas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo o vía fax.19 2. Comercio Electrónico ORDERS (ordenes, pedidos, encargos) Comercio: La solicitud confirmada por una parte a otra para comprar, vender, entregar o recibir bienes o servicios en los términos y condiciones especificadas. Cuando se aceptan por la parte receptora, una orden se convierte en un contrato legalmente vinculante. Véase también la orden de compra.20 2. Comercio Electrónico DESADV (Despatch advice message Envío mensaje de aviso ) Se u\liza para el mensaje de aviso de embarque del proveedor al cliente. También se u\liza como documento que acredita la entrega de un producto o la prestación de un servicio. También conocido como aviso de expedición. Este documento sirve al comprador para validar que la entrega se corresponde con lo solicitado en el pedido. Adicionalmente al vendedor le puede valer como constancia de que la entrega se ha realizado.21 2. Comercio Electrónico RECADV (Receiving advice message) que significa recibir mensaje de aviso Esta especificación provee la definición del mensaje de aviso de recepción (RECADV) para ser u\lizado en Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés Electronic Data Interchange) entre los socios comerciales involucrados en la administración, el comercio y el transporte, con\ene información sobre como fue recibida la mercancía de parte del cliente y por lo regular entre otros datos con\ene las can\dades recibidas y el folio de nota de entrada de la mercancía.22 2. Comercio Electrónico CONTRL La confirmación CONTRL sirve como acuse de recibo, como una confirmación técnica, el mensaje CONTRL indica la recepción de un intercambio. Como una confirmación funcional, el mensaje CONTRL indica la aceptación o el rechazo del intercambio recibido.23 2. Comercio Electrónico APERAK (Applica^on Error and Acknowledgement Message) que significa error de la aplicación y el acuse de recibo del mensaje Sobre la base de las Naciones Unidas de intercambio electrónico de datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (UN / EDIFACT), formato, el APERAK se puede u\lizar para dos propósitos: Informar a un emisor de mensaje de que su mensaje ha sido recibido por la aplicación del des\natario, pero fue rechazado debido a errores encontrados durante la tramitación de la solicitud. Acusar recibo del mensaje mediante la aplicación del des\natario a un emisor de mensajes.24 3.El proceso de pos-facturación o facturación después de entregar la mercancía Medios Pedido/ Orden de Compra Entrega con Remisión impresa Recepción de Mercancías/ Entrega de Folio de Entrada Facturación Electrónica Envió de (FE) archivo XML CLIENTE Recibe- Valida y Paga25 4. Enlace Electrónico El proceso de enlace electrónico en nuestra experiencia, se en\ende como el envío vía electrónica de los CFD ó CFDI (Factura, Nota de crédito o cargo) emi\das por un proveedor a un cliente, u\lizando lenguajes electrónicos estándar con comunicación servidor a servidor o mediante un tercero (buro). El cliente acepta o rechaza los CFD o CFDI vía electrónica u\lizando los mismos medios de comunicación, y el proveedor los reenvía o cancela y vuelve a realizar cuantas veces sea necesario, para que el cliente finalmente acepte la totalidad de los CFD o CFDI emi\dos y los programe para pago.26 4. Enlace Electrónico Principales datos a cuidar en los enlaces electrónicos de FE Anexo 20 V2.2 para CFD y V3.2 para CFDI de acuerdo a la ley. Tienda en la que se entrega la mercancía registradas correctamente. Códigos homologados al día. Orden de compra correctamente registrada. Folio de recepción de mercancías correctamente registrada. Importes aritmé\cos correctos y que concuerden los registrados en los conceptos de la addenda y el anexo 20. Que los folios de recepción de mercancías en su caso estén publicados en el portal del cliente.27 4. Enlace Electrónico Seguimiento La revisión en un arranque debe de ser diaria. Una vez en etapa de estabilización, que esto se da del segundo al sexto mes por lo regular dependiendo del tamaño del cliente, en este periodo el proceso de análisis es semanal. Es importante que dentro del proceso de estabilización se realicen manuales internos para la interpretación de los diferentes \pos de APERAK s que se presentan y la forma de solucionarlos. Considerar que el cliente del canal moderno paga de acuerdo a su soporte, que es el folio de entrada de mercancía, tanto en volumen como en precios.28 4. Enlace Electrónico Modificaciones en el proceso de los clientes Tenemos un caso muy reciente sobre el proceso de recibo en las \endas Soriana: Recibo electrónico en las \endas de Soriana. Se asigna clave por proveedor y por persona. Al momento de la recepción, una vez confirmadas las can\dades el proveedor registra su clave directamente en el equipo y sistema del cliente. Una vez realizado el paso anterior inmediatamente se detona el folio en el portal del proveedor. Con el \empo se ha cambiado de no recibir reenvíos a si recibirlos, con respecto a errores netamente de la addenda y que estos no tengan relación con los requisitos del anexo 20.29 5. El proceso del comercio electrónico termina hasta el cobro El proceso de la validación de los XML Todos \enen un sistema confirmación de recepción del XML, enviando un mensaje Contrl. Todos \ene dos validaciones: Uno valida los aspectos fiscales, enfócandose únicamente en el anexo 20. Otro valida la addenda. Algunos \enen un portal donde se valida si fue aceptado el XML enviado, otros sólo lo realizan u\lizando los medios de comunicación, como servidor a servidor, etc.30 5. El proceso del comercio electrónico termina hasta el cobro Validación de los XML... Para cuando el XML esta erróneo se dan los siguientes casos: Algunos aceptan reenvíos de XML con errores en datos sólo comerciales de la addenda. Algunos \enen problemas con el envío de sus mensajes APERAK y es necesario validarlos ó confirmar la aceptación vía correo. Algunos se manejan a un solo envío, si es correcto es aceptado, si es incorrecto requiere re- facturación.31 5. El proceso del comercio electrónico termina hasta el cobro El proceso de la programación a pago. Una vez aceptado el XML, tenemos lo siguiente: Algunos programan sus pagos de acuerdo a fechas definidas periódicas establecidas por ellos o por acuerdo comercial y los publican en su portal. Algunos mandan sus programas de pago por algún medio de comunicación u\lizando el lenguaje como el Web Service, etc. y además lo publican en su portal. En los dos casos anteriores lo aceptado en un 100% se programa a pago. Otros sólo lo programan y lo comunican por correo, pero en el proceso se requieren aclaraciones de XML aceptados que no están en el programa de pago. Pocos clientes, pero aun existen, requieren de una validación por parte de compras antes de emi\r su programa de pago, e inclusive en ocasiones requieren de una revisión manual de facturas impresas.32 5. El proceso del comercio electrónico termina hasta el cobro El proceso del pago Se recibe vía cheque en papel es necesario ir por el, deposito bancario, transferencia electrónica o mediante cadenas produc\vas. Sí el deposito es referenciando facilita el proceso de iden\ficación del pago del cliente. Cuando no se \ene referenciado el pago, se iden\fica en el estado de cuenta usando la experiencia sobre las referencias que aparecen en la línea bancaria, los montos y las frecuencias. La relación de documentos cobrados, en ocasiones es en papel y algunas ya son vía correo (sí es en archivo como Excel facilita, si de lo contrario es en PDF es lo mismo que en relación impresa).33 5. El proceso del comercio electrónico termina hasta el cobro El proceso del pago Otra forma es cuando la relación de documentos cobrados es recibida vía medios de comunicación como servidor a servidor usando lenguajes de comunicación como el Web Service. En este la comunicación entre ambas partes a sido un factor importante ya que en ocasiones se modifica sin previo aviso al proveedor y en la gran mayoría las adecuaciones no son sencillas para entender la nueva forma de la estructura del aviso de pago.34 Pedidos 6. El futuro del comercio electrónico Ordenes de compra por medios de comunicación Sistema del Clientes Sistema del proveedor Sur\do de mercancía con remisión electrónica Validadores de precios en ambos sen\dos, desde el pedido. Intercambio Comercial Datos de demanda. Datos de inventario en \endas. Datos de nivel de servicio Datos estacionales, locales, regionales o nacionales.35 6. El futuro del comercio electrónico Entrega de mercancías Avisos de mercancía a embarcar. Programación de recibo. Atención de acuerdo a la hora compromiso y \empos de atención. Confirmación de la recepción de mercancía mediante aviso electrónico (aviso llave para el cobro y soporte para algún problema legal)36 6. El futuro del comercio electrónico Facturación electrónica Facturación generada en automá\co en base a aviso de recibo, procesando y administrando la factura en forma digital. Migrar a la Factura Electrónica trae a las empresas ahorro en papel, insumos, costos y almacenamiento. Op\miza espacios rsicos. El \empo de envío de una Factura Electrónica es menor a un minuto, elimina la logís\ca de entrega.37 6. El futuro del comercio electrónico Reclamaciones Vía portales. Vía mensajes EDI, u\lizando medios de comunicación como el Web Service. Eliminando el uso de papel, \empo por presentación vía ventanilla, y obtención de respuestas con \empos programados, oportunas y con seguimiento.38 6. El futuro del comercio electrónico Notas de Crédito y Cargo electrónicas Desarrollo de addenda. Envíos sin addenda pero si enlazadas vía electrónica. Reclamaciones Vía portales. Vía mensajes EDI, u\lizando medios de comunicación como el Web Service. Eliminando el uso de papel, \empo por presentación vía ventanilla, y obtención de respuestas con \empos programados, oportunas y con seguimiento.39 6. El futuro del comercio electrónico Con respecto a las autoridades (SAT) Las empresas que actualmente están en el esquema de CFD requerirán migrar de CFD a CFDI. La base para con\nuar las empresas con el CFD son las publicaciones que se han realizado en las RMF de Dic- 2010, Jul y Dic- 2011, pero como toda publicación en la RMF su vigencia es de un año. En el momento que esta regla se re\re de la RMF, nos tendremos que remi\r al CFF y en este el único modelo vigente es el del CFDI. En acercamientos con el SAT, se nos ha comentado que se esta buscando que la regla no desaparezca de pronto, sino que en su momento se de aviso de un plazo para que la regla desaparezca.40 PREGUNTAS41 GRACIAS Mtro. Rodolfo Hernandez Soto42 Pedido / Orden de Compra Los pedidos son recibidos a través de dis^ntos medios: a) Portal de internet b) Mensaje electrónico (EDI) c) Llamada telefónica d) Programación semanal enviada por correo electrónico e) Pedido al entregar en \enda43 Entrega con Remisión Impresa Datos básicos en el formato de REMISION: a) Orden de Compra / Numero de pedido b) Datos Fiscales c) Códigos (Tanto del cliente como del proveedor) y descripción del Producto d) Precio Unitario e) Can\dad Producto remisionado f) Can\dad Producto recibido g) Importe44 Recepción de Mercancías / Entrega de Folio a) En el proceso de sur\miento se entregan X tantos de la remisión b) El personal de recibo verifica el producto entregado c) Se escribe la can\dad recibida en X tantos de la remisión d) El cliente emite el folio una vez aceptada la can\dad entregada, con los detalles de la recepción45 Factura Electrónica Con base a la remisión y al folio emi\do por el cliente (en ocasiones esta verificación se realiza en el portal del cliente) que ra\fica las can\dades recibidas, se genera la factura electrónica46 Medios de entrega de Factura Contenido del XML Electrónica Anexo 20, son los requisitos fiscales requeridos por el SAT para que un CFD o CFDI sea auten\co. Addenda, términos comerciales acordados entre las partes, algunos datos se validan ligados al anexo 20. Opciones de envío del XML Medios Propios: servidor (proveedor) a servidor (cliente) Usando un tercero (Buros): servidor(cliente) a servidor (buro) a servidor (cliente) Lenguajes de comunicación más usados VAN, AS2, Web Service, FTP, SFTP, etc.47 CLIENTE Recibe-Valida y Paga Recibe el cliente Valida Programa Pago Realiza Pago Unos, pocos reciben de servidor a servidor. La mayoría reciben vía un tercero, un buro. Rechaza. Acepta modificaciones. Requiere trabajo en su portal. Acepta reenvíos. Requiere re- facturación. Acepta. Programa y detalle a pagar, a través de, material impreso, del portal, de correo e l e c t r ó n i c o, v í a m e d i o s d e comunicación como servidor a servidor, etc. Realiza el pago por medio de Cheques o transferencia con cuenta referenciada o cadenas produc\vas o depósitos directos a la cuenta bancaría del proveedor, etc. Documentos relacionados
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