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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
CARRERA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD XVIII CESPROFE DOCUMENTACION FUENTE INCOMPLETA GENERA ERRORES EN EL REGISTRO CONTABLE DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ADQUIRIDOS EN LA DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - CUSCO
Trabajo presentado por la BCHR. SONIA SURCO CONDORI para optar el Título de Contador Público. ASESOR
MGT. CPCC NERY
PORCEL GUZMAN CESPROFE XVIII
CESPROFE XVIII
PRESENTACION Señor Decano de la Facultad de Ciencias Económica Administrativas y Contables de la Universidad Andina del Cusco. En cumplimiento con las disposiciones del reglamento de títulos y grados vigentes de la Carrera Profesional de Contabilidad en nuestra Universidad y con el objetivo de obtener el Título de Contador Público, presento a vuestra consideración el presente trabajo de investigación intitulado “DOCUMENTACIÓN FUENTE INCOMPLETA GENERA ERRORES EN EL REGISTRO
ADQUIRIDOS EN LA DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES CUSCO” ATENTAMENTE: SONIA SURCO CONDORI
INTRODUCCION La presente tesina es una investigación que tiene por objeto concientizar la mejor aplicación de las normas legales vigentes en el registro y control de bienes muebles e inmuebles de las entidades públicas del estado. Actualmente las instituciones no cuentan con las normas legales vigentes para su aplicación adecuada al momento de realizar las respectivas órdenes de compra donde no especifican las características de los bienes que se deberían estar incluidos en las órdenes de compra de cada bien hecho que genera un inadecuado registro, control y verificación de los bienes al momento de realizar el inventario anual de estas entidades. Las instituciones públicas generalmente al registrar la información contable de sus operaciones cuentan con una documentación fuente confiable lo cuál en nuestra situación será las órdenes de compra – guía de
características adecuadas de cada bien. Para llegar a contrastar los objetivos y las hipoteces planteadas, se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos El Primer Capítulo comprende el problema que ha dado origen al presente trabajo, el planteamiento del problema objeto de estudio, la justificación y objetivos planteados que nos permitan realizar un análisis profundo y mediante el cual plantear posibles soluciones. El Segundo Capítulo consta del marco teórico, se realiza una revisión de las normas que rigen la documentación fuente en que se establecen los registros de bienes muebles e inmuebles de la institución.
El Tercer Capítulo, se presenta el desarrolla el caso práctico de acuerdo al trabajo de investigación realizado. Finalmente se presentan las conclusiones más relevantes obtenidas, igualmente las recomendaciones que se desprenden de los resultados.
PRESENTACION1 INTRODUCCION2 CAPITULO I6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO6 1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................6 1.1.1 PROBLEMA GENERAL..........................................................7 1.1.2 PROBLEMA ESPECÍFICO......................................................7
JUSTIFICACION................................................................................7
OBJETIVO..........................................................................................8 1.3.1 OBJETIVO GENERAL:...........................................................8 1.3.2OBJETIVO ESPECIFICO:.........................................................8 CAPITULO II9 MARCO TEORICO9
DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO......................................................................9 2.1.1 Administración Financiera del Sector Público.........................9 2.1.2 Sistema Nacional de Contabilidad........................................10 2.1.3 Documentos y Libros Contables...........................................11 2.1.4 Ejecución del Gasto Público.................................................12 2.1.5 Sistema de Administración Financiera - SIAF........................13 2.1.6 Sistema Nacional de Bienes Estatales.................................14 2.1.7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles..........................15 2.1.7.1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI. 17 2.1.7.2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP................................................................................17 2.1.7.3 Catálogo de Bienes Muebles..................................18
MARCO LEGAL...............................................................................19
MARCO CONCEPTUAL..................................................................19 CAPITULO III24 ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO24
ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO..................................................24
DESCRIPCIÓN, TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES.....................................31
RESOLUCION DEL PROBLEMA....................................................33
CONCLUSIONES......................................................................................34 RECOMENDACIONES..............................................................................35 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................36
CAPITULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El presente trabajo de investigación se centra en la mala aplicación de las normas legales vigentes en la adquisición registro y control de los bienes fijos estatales ya que en las órdenes de compra no se especifican las características requeridas de cada bien adquirido lo cual genera un mal registro de cada bien y un mal control de los bienes patrimoniales existentes. Otros de los puntos importantes es que al momento de elaboras las documentos fuentes de la adquisición de los bienes no se especifica bien a que clasificador corresponden y esto es otro factor que influye en el registro contable de los bienes patrimoniales. Actualmente la institución no cuenta con un registro total y verídico de bienes patrimoniales existentes por lo cual no se verifican la existencia ni se sabe las condiciones en las que se encuentran dichos bienes patrimoniales lo que genera un mal registro y control de los bienes fijos. En relación con esta investigación se sabe que las entidades del sector púbico realizan sus transacciones patrimoniales en base a tres niveles operacionales: Nacional, institucional y regional. Y el are de contabilidad es la que registra y controla las operaciones
administrativas y financieras, dicho sea de paso que para el registro y control de las operaciones que realiza se tendrá una documentación fuente en el que se sustente cada operación realizada.
1.1.1 PROBLEMA GENERAL  ¿Influye la documentación fuente incompleta en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco?
1.1.2 PROBLEMA ESPECÍFICO  ¿Cómo influye la documentación fuente incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco?
1.2 JUSTIFICACION El presente trabajo se realiza para identificar los problemas que surgen de la emisión incompleta y con errores de los documentos que sustentan la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones - Cusco y, del resultado sugerir las pautas para tener un buen control y registro de los bienes de acuerdo a las normatividad vigente y contar con inventarios físicos valorizados reales de los bienes de su propiedad,
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
1.3 OBJETIVO 1.3.1 OBJETIVO GENERAL:  Determina si la documentación fuente incompleta influye en el proceso de verificación y conciliación de los registros por la adquisición de bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco.
1.3.2 OBJETIVO ESPECIFICO: Establecer
incompleta en el registro del inventario de los bienes muebles de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco.
CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1
DESARROLLO DE LAS TEORIAS ACERCA DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO 2.1.1 Administración Financiera del Sector Público La Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público tiene como objeto: “…Modernizar la administración financiera del Sector Público, estableciendo las normas básicas para una gestión integral y eficiente de los procesos vinculados con la captación y utilización de los fondos públicos, así como el registro y presentación de la información…..” En el párrafo precedente se menciona que la administración financiera del Sector Público establece normas básicas que ayudan a una gestión eficiente así como el registro de la información de forma íntegra y en un ambiente responsable. El artículo Nº 5.2 Administración
de La Ley Nº 28112 Ley Marco de la que
Administración Financiera del Sector Público y sus respectivos órganos rectores, son los siguientes: a) Sistema Nacional de Presupuesto: Dirección Nacional del Presupuesto Público. b) Sistema Nacional de Tesorería: Dirección Nacional del Tesoro Público.
c) Sistema Nacional de Endeudamiento: Dirección Nacional del Endeudamiento Público. d) Sistema Nacional de Contabilidad: Dirección Nacional de Contabilidad Pública. El articulo Nº 10 Registro Único de Información de La Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración financiera dice:  El registro de la información es único y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Público, a nivel nacional, regional y local y se efectúa a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) que administra el Ministerio de Economía y Finanzas, a través del Comité de Coordinación.  El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores. Se entiende que el registro de la información en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) es único y obligatorio, y que las operaciones de registro de una entidad pública se deben realizar a través de este sistema.
2.1.2 Sistema Nacional de Contabilidad Según la Ley Nº 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, el Sistema Nacional de Contabilidad se define como: “Es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos contables aplicados en los sectores público y privado”
El Sistema Nacional de Contabilidad tiene los objetivos siguientes: Armonizar y homogeneizar la contabilidad en los sectores público y privado mediante la aprobación de la normatividad contable; a) Elaborar la Cuenta General de la República a partir de las rendiciones de cuentas de las entidades del sector público; b) Elaborar y proporcionar a las entidades responsables, la información necesaria para la formulación de las cuentas nacionales, cuentas fiscales y al planeamiento; y, c) Proporcionar información contable oportuna para la toma de decisiones en las entidades del sector público y del sector privado.
2.1.3 Documentos y Libros Contables El Instructivo Nº 1 Documentos y Libros Contables aprobada por la Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01 el cual se encuentra publicado en el Ministerio de Economía y Finanzas, tiene como objetivo “Dar a conocer los documentos y libros contables que serán utilizados en el sistema de v contabilidad gubernamental” y su finalidad es “Establecer la continuidad de la utilización de los documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de tener una información suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situación financiera de cada entidad”. En tal sentido determina que los documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable son: Área de Bienes  Orden de Compra - Guía de Internamiento  Orden de Servicios CESPROFE XVIII
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Físico Existencias Valoradas de Almacén Control Visible de Almacén
Cabe señalar que solo las órdenes de compra (O/C) y las ordenes de
consiguiente el uso de los clasificadores. Esta documentación fuente es elaborada por el área de Logística de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco siendo esta área la encargada de generar cada documento fuente debiendo realizarlo de una forma adecuada y correcta.
2.1.4 Ejecución del Gasto Público La ley Nº 28411 Ley del Sistema Nacional de Presupuesto en el Artículo Nº 33 establece que las etapas de la ejecución del gasto público son: a) Compromiso b) Devengado Asimismo en el Artículo 34 señala las definiciones de cada una de ellas las cuales fueron resumidas como sigue: Compromiso.- Es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable,
presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto.
Devengado.-Es el acto mediante el cual se reconoce una obligación
comprometido, que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto Institucional, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente cadena de gasto.
2.1.5 Sistema de Administración Financiera - SIAF El
conceptualizado en el portal de Ministerio de Economía y Finanzas como: “El SIAF es un Sistema de Ejecución, no de Formulación Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. Sí toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas”. El registro, está organizado en 2 partes:  Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, 
Girado) Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas Contables).
A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada. Esto, que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación pues el Contador participa en el proceso. Este sistema es utilizado por el área Contable, y se alimenta con la información que brinda el área de Logística a través de la emisión de documentos fuente de gasto de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones Cusco.
2.1.6 Sistema Nacional de Bienes Estatales La ley N° 29151 ley General del Sistema Nacional de Bienes Muebles tiene por objeto “….establecer normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funciones del sistema Nacional de Bienes Estatales, en el marco del proceso de modernización de la gestión del estado….” El Artículo N° 3 de la ley define a Bienes Estatales: “….comprenden los bienes muebles e inmuebles, de dominio privado y de dominio público, que tienen como titular al Estado o a cualquier entidad pública que conforma el Sistema Nacional de Bienes Estatales…” El Artículo N° 6 de la ley N° ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, tiene por finalidad:  Contribuir al desarrollo del país promoviendo el saneamiento de la propiedad estatal, para incentivar la inversión pública y privada, procurando una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario del Estado.  Ordenar, integrar y simplificar
adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales a nivel del Gobierno Nacional, regional y local para lograr una gestión eficiente. El Artículo N° 12 de la Ley dice: “Las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Bienes Estatales deben remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN la documentación sustentatoria de los actos vinculados a los bienes estatales sobre los que ejercen algún derecho o se encuentran bajo su administración,…..”
El Artículo N° 14 de la ley dice: Son funciones y atribuciones exclusivas de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN, las siguientes:  Formular políticas y expedir directivas sobre los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de bienes estatales.  Procurar una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario de los bienes estatales, optimizando su uso y valor.  Administrar el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales - SINABIP como un registro único obligatorio con la información que, de manera obligatoria, deben remitir todas las entidades públicas, respecto de los bienes estatales.
2.1.7 Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles El reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobada por RESOLUCION Nº 039-98/SBN publicado en la Superintendencia Nacional de Bienes establece en su artículo N° 1 “….las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector público,… a fin de asegurar el uso correcto, la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del estado”. El Artículo N° 6 Corresponde a la Oficina de Control Patrimonial o a la Oficina que haga sus veces:  Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario.  Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes, con la finalidad de elaborar los correspondientes estados
que servirán como elementos de información simplificada del patrimonio de la entidad. EL Artículo N° 17 dice: Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las entidades descritas en el artículo 1º del presente reglamento deberán estar registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional que constituirá el registro de los bienes muebles a cargo del órgano responsable. El
identificación, características, valores y referencias relativas al ingreso de los bienes, de acuerdo a las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales. EL Artículo N° 18 dice: “La información requerida para el registro de los bienes muebles estará acorde con el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y con el Software Inventario Mobiliario Institucional
Nacionales” EL Articulo N° 19 dice: “El Inventario al que se refiere el presente título comprende la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en una entidad de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. CESPROFE XVIII
2.1.7.1 Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), el cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria estatal, se ha diseñado el aplicativo “Software Inventario Mobiliario Institucional” desarrollado en Visual FoxPro. Este aplicativo permite que las instituciones estatales registren sus inventarios de bienes muebles y lo remitan a la SBN, para llevar un adecuado control y administración del mobiliario del Estado. Dicho software deberá ser utilizado por las entidades públicas para que remitan a la SBN la información de sus inventarios entre los meses de enero y marzo de cada año, conforme al Artículo 121° del D.S. N° 007-2008-VIVIENDA.
2.1.7.2 Sistema de Información de Bienes Estatales – SINABIP La directiva N° 002-2011/SBN, que regula el “EL registro de la información de los predios de titularidad estatal en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales – SINABIP” es aprobada según resolución N° 017-2011/SBN. El SINABIP es el registro administrativo de carácter único y obligatorio de los bienes estatales. El numeral 6.4. Proceso de Registro de Predios; dice: “… se registraran en el SINABIP, la información de los predios estatales de acuerdo a lo indicado en el manual de ingreso de información que forme parte de la presente directiva……” CESPROFE XVIII
2.1.7.3 Catálogo de Bienes Muebles El Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado es un instrumento que contiene información uniforme, simple, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes muebles susceptibles de ser inventariados; será utilizado por todos los organismos del Sector Público Nacional, según lo establecido en el artículo 1º de las Disposiciones Generales del Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado, aprobado por la Resolución Nº 03998/SBN. El Catálogo tiene como finalidad orientar para determinar la cantidad y tipos de bienes muebles que tiene el Estado, así como también brindar un documento de carácter informativo y a la vez propiciar la progresiva estandarización de los bienes muebles y proporcionar información uniforme, simple, completa, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes susceptibles de ser ingresados al patrimonio de una Entidad de la Administración Pública. El Catálogo de Bienes Muebles ha sido actualizado mediante Resolución Nº 002-2012/SBN-DNR de noviembre 2012.
2.2 MARCO LEGAL El trabajo de investigación se ha basado en el siguiente marco legal:
 Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, y su Reglamento aprobado mediante D.S. N° 0072008-VIVIENDA  Manual de procedimientos
Especifica que se registren las características técnicas del bien.  Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. aprueba el Instructivo No.1: Documentos y Libros Contables.  RESOLUCION Nº 039-98/SBN. Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles.  RESOLUCIÓN N° 158-98/SBN: Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
2.3 MARCO CONCEPTUAL BIENES ESTATALES Comprenden los bienes muebles e inmuebles de dominio privado y de dominio público, que tienes como titular al estado o a cualquier entidad pública que conforma el sistema nacional de bienes estatales, independiente del nivel de gobierno al que pertenezca BIENES MUEBLES Son bienes muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, así como todos aquellos bienes que sin estarlo, son susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal. ALTA DE LOS BIENES MUEBLES El alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la entidad pública, la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. El alta de los bienes muebles deberá CESPROFE XVIII
realizarse dentro de los treinta (30) días de recepcionados con la documentación sustentatoria. BAJA DE BIENES MUEBLES La baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la entidad pública, la cual se autoriza mediante resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron. Los vehículos y otros bienes muebles inscritos en la Oficina Registral correspondiente, deben estar libres de afectaciones antes de la baja. TRANSFERENCIA BIENES MUEBLES Todas las entidades públicas transferirán a favor de las Instituciones Educativas de las zonas de extrema pobreza, sus bienes muebles dados de baja que sean útiles para el sistema educativo. DONACION DE BIENES MUEBLES Por la donación, la entidad pública conviene en transferir gratuitamente la propiedad de un bien mueble dado de baja a favor de entidades públicas o privadas. La donación de bienes muebles dados de baja de una entidad pública a favor de otra entidad pública o privada debe aprobarse mediante resolución administrativa de la entidad pública donante. SUBASTA PÚBLICA DE BIENES MUEBLES La compraventa por subasta pública es un procedimiento de enajenación mediante el cual las entidades del Sector Público efectúan la venta de sus bienes muebles dados de baja al mejor postor. CESPROFE XVIII
La potestad decisoria de impulsar el trámite de venta queda reservada a la entidad pública propietaria de los bienes muebles dados de baja. PERMUTA DE BIENES MUEBLES Las entidades estatales podrán intercambiar bienes muebles dados de baja, cuyo objetivo de la permuta es maximizar la realización de los activos dados de baja por las entidades públicas en la adquisición de bienes muebles que económica o tecnológicamente beneficien al Estado en el desarrollo de sus actividades; así como también reducir costos de almacenamiento y custodia de bienes muebles dados de baja en las entidades públicas. DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES Mediante el acto de destrucción las entidades públicas proceden a eliminar los bienes muebles dados de baja que se encuentran en extremo estado de deterioro, cuando no es posible realizar otro acto de disposición respecto de éstos. AFECTACIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la afectación en uso una entidad entrega, a título gratuito y por un plazo de dos (02) años, la posesión de bienes muebles de su propiedad a favor de otra entidad. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. Se denomina afectante a la entidad pública titular de los bienes muebles y afectaría a la entidad pública que recibe los bienes muebles en afectación en uso. CESIÓN EN USO DE BIENES MUEBLES Por la cesión en uso, una entidad, en forma excepcional y debidamente justificada, entrega la posesión de bienes muebles de CESPROFE XVIII
su propiedad, a título gratuito y por el plazo de un (01) año, a favor de particulares sin fines de lucro para que sean destinados al cumplimiento de actividades de interés y desarrollo social. Dicho plazo puede ser renovado por única vez. La cesión en uso podrá efectuarse siempre y cuando los bienes muebles sean de libre disponibilidad y no interfieran con los fines institucionales y estatutarios de la entidad pública cedente. ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Las entidades públicas podrán arrendar los bienes muebles de su propiedad a entidades privadas o particulares cuando cuenten con facultades legales expresas de administración de sus bienes, dicho procedimiento
excepcionalmente, de manera directa. Los bienes materia de arrendamiento deberán ser de libre disponibilidad para la entidad pública; y, por lo tanto, su ausencia no interfiera con los objetivos institucionales. SANEAMIENTO
ESTATAL El Saneamiento de bienes muebles se refiere a las acciones administrativas, contables y legales orientadas a regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas que se encuentran en la condición de sobrantes o faltantes en su patrimonio. Asimismo, regularizar la situación registral de los vehículos automotores que no cuentan con la documentación suficiente para su inscripción en el Registro de Propiedad Vehicular. VENTA POR SUBASTA PÚBLICA, BAJA DE LOS BIENES MUEBLES CESPROFE XVIII
El objetivo de estos procedimientos es liberar a las Entidades Públicas de los bienes muebles a su cargo que se encuentran en calidad de chatarra, los mismos que ocupan espacio y generan gastos innecesarios de almacenamiento y custodia, a fin de optimizar sus recursos y cautelar su patrimonio.
CAPITULO III ANALISIS Y ESTUDIO DEL CASO 3.1 ANALISIS PRÁCTICO DEL CASO La Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones – Cusco adquiere equipos de cómputo según los datos que se detallan a continuación: Orden de Compra N°
Fecha de O/C
COMPU CENTER S.A.C.
20897654879
Teclado Acondicionamiento y Mejoramiento de las ventanillas de la DRTCC
Fte. Fto. - Rubro
09 R.D.R - 2
2.3.1.6.1.2
La estructura del Clasificador utilizado es la siguiente: Tipo de Transacción
Sub Genérica
Sub Genérica Detalle
Específica Detalle
El clasificador no está correctamente asignado, porque corresponde a la adquisición de bienes fungibles como son los suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo, por consiguiente, la documentación que sustenta la operación de compra de equipos de cómputo, genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF, de la siguiente manera:
FASE: COMPROMISO CODIGO 830 1
DENOMINACION --------1--------
D 2500 0
Presupuesto De Gasto 8301. 02
Recursos Directamente Recaudados 8301.02 Recursos Directamente Recaudados 01
2500 0 2500 0
Asignaciones Comprometidas 8401. 02
Recursos Directamente Recaudados 8401.02 Recursos Directamente Recaudados 01 X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición De Equipo De Computo ---------2---------
Contratos Y Compromisos Aprobados 9101. 08
Órdenes De Compra Aprobados
Contratos Y Compromisos Por El Contrario 9102. 08
Órdenes De Compra Por Ejecutar
X/X El Registro De Emisión De La Orden De Compra Por Adquisición De Equipo De Cómputo.
FASE: DEVENGADO CODIGO 130 1 1301. 11
DENOMINACION ---------3--------Bienes Y Suministros De Funcionamiento Suministros Para Mantenimiento Y Reparación
D 2500 0 2500 0
1301.11 Para Maquinaria Y Equipo 04 210 3
Cuentas Por Pagar 2103. 01
Bienes Y Servicios Por Pagar Para Registrar El Gasto Devengado Por La Adquisición Del Equipo De Computo
El clasificador que se debe asignar por la adquisición de equipos de cómputo es el siguiente: 2.6.3.2.3.1 Tipo de Transacción
Vehículos, Maquinarias Y Otros
Maquinaria Equipo Y Mobiliario
Equipos Computacionales y Periféricos.
En base a este clasificador, el
Financiera – SIAF, enlaza a la cuenta contable correcta que es la 1503.0203 Equipos Computacionales y Periféricos; el registro contable será el siguiente:
BASE: COMPROMISO CODIGO 830 1
Recursos Directamente Recaudados 8401.02 Recursos Directamente Recaudados 01
X/X El Gasto Comprometido Por La Adquisición de Equipo De Computo ---------2--------910 1
Contratos y Compromisos por Contra 9102. 08
Órdenes de Compra por Ejecutar X/X El Registro de Emisión de la Orden de Compra por Adquisición de Equipo de Cómputo.
FASE: DEVENGADO CODIGO 150 3
DENOMINACION ---------3---------
Vehículos Maquinaria y Otros 1503. 02
Maquinaria, Equipo , Mobiliarios y Otros 1503.02 Equipos Informáticos y de 03 Comunicaciones 1503.020301 Equipo Computacionales y Periféricos
2500 0 2500 0 2500 0
Cuentas por Pagar 2103. 02
Activos no Financieros por Pagar
Para Registrar el Gasto Devengado por la Adquisición del Equipo de Cómputos
Por otra parte, cuando se realiza el inventario físico de los bienes muebles de la institución, se refleja en el formato de inventario los bienes existentes, los cuales son los equipos de cómputo adquiridos. Mostramos como quedaría el inventario:
Estos bienes, a su vez son registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI, en el que se ingresa el inventario bien por bien, además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado, es decir marca, serie, color, modelo, entre otros, datos que
específicamente en la orden de compra. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta, conforme mostramos en las siguientes imágenes:
Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI
Registro de bienes muebles, en el SIMI
Al cierre del ejercicio, se debe realizar la conciliación entre el saldo de las cuentas de activo inmovilizado, entre ellas la 1503 Vehículos Maquinarias y Otros, con el inventario físico valorizado registrado en el SIMI. De la operación registrada tenemos el siguiente resultado:
CONCILIACION ENTRE EL SALDO DE LIBROS Y EL INVENTARIO Cuenta 1503.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según Libro Mayor al 31/12/…..
Cuenta 1503.0302 Equipos Informáticos y de Comunicaciones Saldo según SIMI al 31/12/…..
3.2 DESCRIPCIÓN, TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERTINENTES. De la Orden de Compra en relación al Clasificador Presupuestario De la revisión a la orden de compra Nº 112, se determina que el clasificador presupuestario de gasto no está correctamente asignado, es decir se ha utilizado el clasificador que corresponde a la adquisición de suministros para mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo. La orden de compra, es un documento fuente que sustenta la operación económica de compra de equipos de cómputo, con este documento se genera el registro contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. El SIAF enlaza los clasificadores con las cuentas contables, por lo que estando equivocado el clasificador nos lleva a error en la cuenta contable. De los Bienes Muebles adquiridos en relación al Inventario Los bienes adquiridos con la orden de compra 112, han sido entregados en la institución sin acompañar la propuesta económica que sustenta la adquisición, documento en el que se especifica detalladamente las
características de los equipos de cómputo, información que no se consigna ni en la orden de compra ni en la factura. Los bienes ingresados se han entregado para su uso a las trabajadores que prestan su servicio en las ventanillas de la Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones. Al cierre del ejercicio, se realiza el inventario físico de todos bienes de la institución, en el que se consideran los equipos de cómputo por estar en la institución físicamente. Este inventario físico se registra en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI, en el que se ingresan los bienes uno por uno, además el software requiere el registro de las características detalladas del bien ingresado, es decir marca, serie, color, modelo, entre otros, datos que, como hemos analizado no están consignados en el documento fuente, específicamente en la orden de compra. En este caso se produce falta de información debido a que la documentación está incompleta, situación que genera diferencia entre el inventario físico y los saldos de balance. De la conciliación entre el Inventario Físico y los Saldos de Balance En el inventario se consideran los equipos de cómputo porque existen físicamente; pero no se valorizan ya que no se ha registrado como una compra de activo fijo y no se refleja en el saldo de la cuenta correspondiente,
“sobrantes
inventario”. Lo que genera diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI.
Para evitar los problemas que hemos analizado, la oficina de logística quien elabora las órdenes de compra, deberá tener especial cuidado al momento de aplicar el respectivo clasificador presupuestario de gastos. De igual modo, la oficina de logística debe emitir los documentos fuente con las características detalladas del bien adquirido para que se pueda tener un adecuado reconocimiento de los bienes al momento de hacer el inventario. Una vez explicadas las diferencias de la conciliación, se debe proponer el ajuste contable para corregir el saldo de la cuenta 1503 Vehículos Maquinaria y Otros y de esta manera cumplir con la Normas de Control Interno 3.5 “Verificaciones y Conciliaciones” por la que se debe realizar la verificación y conciliación de los registros contra las fuentes respectivas periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos.
CONCLUSIONES 1. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el registro contable de las operaciones generadas por la adquisición de los bienes muebles e inmuebles. 2. La documentación fuente incompleta y con errores incide en el inventario físico valorizado de los bienes muebles e inmuebles adquiridos y su registro en el Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI.
3. La documentación fuente incompleta influye en la determinación de sobrantes de inventario que, a su vez generan diferencia en la Conciliación entre los saldos de activo fijo del Balance General y el inventario físico valorizado y registrado en el SIMI.
RECOMENDACIONES 1. La institución deberá elaborar normas internas para que la oficina de logística de la di , responsable de elaborar la orden de compra utilice el clasificador presupuestario de gastos que corresponda y detalle las características del bien adquirido para que la oficina de control patrimonial quien registra y controla los bienes pueda reconocer y registrar adecuadamente los bienes en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI. 2. La institución tome las medidas necesarias para el cumplimiento de la verificación y conciliación de los saldos de las cuentas de activo fijo del Balance General en forma periódica.
3. La conciliación de saldos del balance con el inventario
valorizado de los bienes activos fijo se realice en forma semestral.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  Portal de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales http://www.sbn.gob.pe/  Portal de Ministerio de Economía y Finanzas http://www.mef.gob.pe/  Saneamiento Contable en el sector publico Autor: Juan Mayor Gamero.  Alvares Alejandro, Álvarez Juan Francisco. Presupuesto Público Comentado 2012. Pacifico Editores.  Alvares Alejandro, Álvarez Juan Francisco. Guía de Clasificadores Presupuestario 2012.  Andrade Simón. Diccionario de Contabilidad. Editorial Andrade. PÁGINAS WEB VISITADAS:  http://www.sbn.gob.pe/index.php? option=com_content&view=article&id=921&Itemid=67  http://www.mef.gob.pe/index.php? option=com_content&view=article&id=1376&Itemid=101206  http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/2009/P CG_VERSION_ACTUALIZADA_RD002_2010.pdf
Report "tesis contabilidad ejemplo"

References: Resolución 
 Artículo 34
 artículo 1
 Artículo 121
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