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Timestamp: 2017-07-23 19:15:04+00:00

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LINEAMIENTOS Y LISTA DE CONTROL (CHECKLIST) PARA TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR COMPETENCIAS (EN EXTERIORES y EN INTERIORES Indoor) - PDF
LINEAMIENTOS Y LISTA DE CONTROL (CHECKLIST) PARA TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR COMPETENCIAS (EN EXTERIORES y EN INTERIORES Indoor)
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María Concepción Escobar Torres
1 LINEAMIENTOS Y LISTA DE CONTROL (CHECKLIST) PARA TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR COMPETENCIAS (EN EXTERIORES y EN INTERIORES Indoor) Incluye Copas Panamericanas (a menos que esté sujeto a contrato por separado), y M21, Competencias de Jóvenes y Clubes CONTENIDOS 1. Introducción 2. Autoridad y Contacto 3. Comité Organizador a. Requerimientos Técnicos b. Canchas de práctica y lugares de práctica 4. Alojamiento en hoteles a. Habitaciones de hotel para Oficiales de Torneo b. Hoteles para equipos c. Otros requerimientos en hotel de oficiales d. Coordinador de Hotel 5. Transporte a. Para Oficiales b. Para equipos 6. Medios/Acreditación de Prensa a. Instalaciones y Equipamiento b. Video c. Servicio de resultados 7. Médicos 8. Publicidad y Programa a. Derechos de publicidad b. Programa 9. Finanzas y Auspicios 10. Comunicaciones a. Con equipos que compiten b. Con Oficiales y Árbitros c. Con el correspondiente Secretario/a de Competencias PAHF d. Visas 11. Documentos de partidos 12. Jueces locales 13. Acreditación 14. Ceremonias de Apertura y Cierre (premios) Apéndices A. Requerimientos Técnicos B. Formulario tipo de acreditación de prensa C. Lista de revisión para el estadio D. Lista de revisión para contenidos de Comunicaciones E. Lista para hotel de oficiales F. Lista de acreditación - 1 -2 1. INTRODUCCION Estas notas son una guía para todos aquellos involucrados en la organización o anfitriones de Competencias PAHF que no están sujetas a un contrato por separado con la PAHF. Esto incluye Copas Panamericanas y las Copas Panamericanas Sub 21 para competencias en exteriores e interiores (Indoor). También cubren Torneos de Clubes regulados por la PAHF. Estas notas funcionarán tanto como enunciado de obligaciones del Comité Organizador, como lista de tareas y recordatorios. En caso de diferencias surgidas de estas notas, prevalecerán las Reglas de Torneos PAHF, o cualquier otro contrato formal entre el Comité organizador y la PAHF. 2. AUTORIDAD Y CONTACTO a. Las Asociaciones Nacionales y cualquier club designado para organizar un torneo lo hace en nombre de la PAHF, b. El contacto con la PAHF debe ser ordinariamente con el Presidente o Secretario/a, o con quien fuera designado por el Comité de Competencias para tal fin, c. Un Comité Organizador de un Club debe también estar en contacto con su Asociación Nacional. 3. COMITE ORGANIZADOR Para preparar y llevar a cabo un Torneo de la Federación Panamericana de Hockey un Comité Organizador debe contar MÍNIMAMENTE con: a. Presidente b. Secretario/a c. Tesorero/a y Miembros de Comité responsables de: d. Programación (edición, publicidad, venta de programas) e. Publicidad/ Marketing f. Medios/ Prensa g. Hoteles h. Transporte Estadio/Cancha e instalaciones (oficinas, vestuarios, comedores/restaurantes, la cancha, equipo de ballboys/girls (si fuera necesario) etc.) j. El Oficial Coordinador de Hotel (que trabajará a través del Oficial Coordinador o Anfitrión designado para cada equipo, Árbitros (1), D.T.(Director de Torneo) y Oficiales (1) y Medios/Prensa (1)). Tan pronto como el Comité Organizador es designado, los detalles (teléfonos, números de faxes y direcciones de correo electrónico del secretario/a o principal persona de contacto) deberán ser enviados a la PAHF y al Presidente y Secretario/a del comité de Competencias de la PAHF3 4. REQUERIMIENTOS TECNICOS Ver Apéndice A Instalaciones para entrenamiento/ Canchas para prácticas 4.1 Dos (2) días antes del comienzo del torneo, cada equipo tendrá derecho a la práctica en la cancha del torneo (para un torneo en exteriores) (1 día antes del comienzo de un torneo indoor), por lo menos durante 1 hora por día. Los horarios de práctica deben ser reservados "según orden de llegada". Además, para un torneo en exteriores, cada equipo tiene derecho, con costo a cargo del Comité organizador ', a una hora más de tiempo de practica/entrenamiento durante el torneo. Esto será en la cancha del torneo, si está disponible y si el cronograma de partidos lo permite, o en una cancha de práctica en el área. La cancha de práctica debe ser lo más similar posible a la cancha del torneo. 4.2 El Comité Organizador deberá hacer los arreglos para que la cancha esté disponible exclusivamente durante el torneo. 4.3 Cuando un equipo solicita instalaciones de entrenamiento adicionales (sobre y por encima de los tiempos especificados arriba) se espera que el comité organizador intente siempre asistir al equipo. Si el Comité Organizador tiene que alquilar la cancha de práctica, entonces ésta será a expensas del equipo que requiere las instalaciones adicionales y dará derecho al Comité Organizador a cargar el costo al equipo. 5. ALOJAMIENTO EN HOTEL 5.1 Habitaciones de hotel para Oficiales de Torneo Todos los oficiales técnicos y árbitros designados deben estar en el mismo hotel, a una distancia cercana al lugar del torneo (si fuera posible a una distancia que permita movilizarse a pie al lugar del torneo, esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero en organización de transporte). Las necesidades totales de alojamiento son: a. Habitaciones individuales (single) para: 1. DT y todos los Oficiales Técnicos designados (Ver tabla Responsabilidad de Anfitrión PAHF) 2. Todo oficial de la PAHF o representante de la FIH 3. Manager de Árbitros b. Habitación doble para: 1. Árbitros 2. Jueces designados por PAHF (generalmente 2 o 3) 3. Oficial de medios designado por PAHF 4. Oficial Médico designado por PAHF c. Si es posible también alojamiento para: 1. Medios/ Prensa 2. Acompañantes 3. Comité Organizador o Jueces locales que deseen hospedarse - 3 -4 5.2 Hoteles para equipos Los equipos participantes (o sus Asociaciones Nacionales) son responsables por la reserva y pago de su alojamiento. A pesar de esto el Comité Organizador colaborará con los equipos participantes recomendando/sugiriendo hoteles adecuados, preferentemente cerca del lugar del torneo y con diferentes tarifas para poder satisfacer los distintos presupuestos de cada equipo. No es posible establecer una guía de tarifas. Los precios varían en cada país y en cada ciudad. Los equipos que deben hacer frente a los gastos de transporte y alojamiento buscarán los mejores precios posibles.- pero muchos equipos buscan un buen hotel y no solo una cama barata. Otros pueden simplemente desear el alojamiento más barato disponible. Será un placer para el Presidente y/o Secretario del Comité de Competencias PAHF discutir con ustedes los hoteles que puedan estar considerando. 5.3 Otros requerimientos en el hotel de los Oficiales a. Suficiente espacio para estacionamiento de vehículos. b. Espacio para microbuses (minibuses) en la entrada para el ascenso y descenso, y espera si fuera necesario. c. Una sala con capacidad para personas sentadas, para las reuniones Instructivas del Torneo (Tournament Briefing Meetings). d. Arreglos adecuados de servicio especialmente para desayunos cuando un número de personas puedan solicitar (1) desayuno temprano, o (2) comer simultáneamente, o (3) desayuno tardío, o (4) comidas envasadas---viandas. e. Es bueno también contar con bares ("coffee shop") de tipo flexibles para otras comidas. f. Una pizarra informativa de hockey en la Recepción, donde se pueda desplegar información, Planillas de designaciones y programación de transportes. 5.4 Coordinación de Hotel a. Es esencial contar con un miembro del Comité Organizador responsable para el trato con el Hotel y el Gerente del Hotel (y con los requerimientos del hotel para los oficiales) b. El manager de Árbitros debe ser consultado sobre la distribución de las habitaciones de los Árbitros. c. Es de mucha ayuda contar con un Mostrador para el Torneo en el lobby para dar la bienvenida a Árbitros y Oficiales, trabajar con la asignación de habitaciones y sus arreglos de check-in, distribuir los paquetes de información y manejar las consultas. d. El Oficial Coordinador de Hotel debe tener disponible un listado con el número de habitaciones de Árbitros y Oficiales- para su distribución o exhibición en la cartelera informativa del lobby. e. Debe estar disponible el detalle de los arreglos de comidas en el hotel. f. El Apéndice E enumera una lista de control sugerida para quienes estén encargados del alojamiento en el hotel5 6. TRANSPORTE 6.1 Transporte para Oficiales Las Reglas requieren la provisión de transporte, con gastos a cargo del Comité Organizador, de Árbitros y Oficiales, desde y hacia el aeropuerto acordado (que será el aeropuerto más cercano con servicio para vuelos internacionales o principales vuelos internos) o estación ferroviaria (si un árbitro u oficial elije viajar por tren) al Hotel del Torneo. También será provisto por el Comité Organizador el transporte al lugar del torneo desde el hotel y el regreso al mismo durante todo el Torneo. 6.2 Transporte para el DT y Representante(s) FIH/PAHF El Comité Organizador proveerá al DT y representante(s) FIH/PAHF un automóvil o automóviles con chofer. 6.3 Transporte para Árbitros Para los Árbitros es ideal un minibús o minibuses provistos para ser conducido por el Oficial Coordinador de Árbitros bajo la dirección del manager de Árbitros- de esta manera el conjunto de Árbitros con su propio transporte, es enteramente independiente. 6.4 Transporte para Equipos Se debe proveer transporte a todos los equipos participantes a su arribo y salida del aeropuerto /estación ferroviaria acordada y su hotel elegido, y al lugar del torneo para los partidos y prácticas oficiales. Aquellos equipos participantes responsables de los arreglos y pago de costos de su propio transporte interno (excluyendo llegada y partida), ya sea porque está así previsto en las reglas o porque el equipo elije quedarse en un hotel distinto a los que fueran oficialmente aprobados provistos por el Comité Organizador, pueden necesitar ayuda del Comité Organizador para que les recomiende, por sus conocimientos locales: a) Una compañía de ómnibus/ transporte, que el equipo pueda contratar para el transporte desde el hotel al lugar del torneo y de regreso al mismo. b) Para quienes prefieran conducir el vehículo, una empresa de alquiler de automóviles, con quienes puedan alquilar mini-buses o MPV Mini transporte de Pasajeros c) Si hay hoteles a corta distancia del lugar del torneo (que se pueda llegar caminando), aunque estos no sean los hoteles más baratos, el equipo podría entender que el costo total es menor, porque necesitarán alquilar menos transporte, durante el torneo6 7. MEDIOS/PRENSA Para la promoción del Torneo es esencial designar un buen oficial coordinador de medios que trabajará con el Oficial de Medios designado por la PAHF. 7.1 Acreditación de Medios a) Qué gente de Medios, personal de prensa local o extranjera cree que podrá cubrir el Torneo? No es un dato fácil de obtener. Para algunos Torneos especialmente si se desarrollan juntos, Damas y Caballeros, puede haber hasta 100 personas de prensa. Para otros torneos pueden solo haber 3 o 4 personas en total. b) Es conveniente que el Comité Organizador haga un contacto temprano con los Medios Locales y medio nacional especializado en hockey para asegurarse la máxima difusión del Torneo. También se le debería solicitar a cada equipo participante (o su Asociación Nacional) que colaboren notificando a las personas adecuadas de los medios. c) Es de ayuda, y esencial en cualquier Torneo mayor, tener un sistema de acreditación de medios. Se adjunta en el Apéndice B un ejemplo de formulario para enviar a los medios para el registro de Acreditaciones previo al Torneo. 7.2 Instalaciones y Equipamiento a) En el Estadio, debe estar disponible un Centro de Prensa u Oficina de Prensa, con sillas, teléfonos y aparatos de fax(es) e instalaciones para que la gente se pueda conectar con sus computadoras portátiles. Las mejores facilidades que se le puede ofrecer a los Medios es una conexión inalámbrica a Internet de (54Mbs min) en el lugar del Torneo. La cantidad de equipamiento dependerá del número de personas de prensa, pero recuerde que será luego del último partido del día que todas las personas de prensa presentes querrán comunicarse telefónicamente o por fax, correo electrónico, para enviar su nota, en solo minutos para ajustarse al cierre de su edición! Por este motivo se deben considerar cuidadosamente la cantidad de líneas telefónicas que se deben tener disponibles. Para algunos Torneos, Copas PAHF puede ser necesario contar con instalaciones del Centro de Prensa disponibles dos días antes del Primer partido del torneo los periodistas no sólo comienzan a informar cuando comienzan los primeros partidos. Pueden querer las instalaciones para enviar su copia pre torneo. b) El personal de Medios aprecia que le sirvan refrescos en la sala de Prensa mínimamente una máquina de café para grandes eventos o jarras térmicas de café en eventos más pequeños, además de una selección de bebidas frescas. c) Asientos reservados para prensa junto a la cancha; para Torneos en Exteriores, dichos asientos deben tener alguna protección contra el clima. d) Se debe proveer al Centro de Prensa, por lo menos 15 minutos antes del comienzo de cada partido, las planillas del partido con formaciones de cada equipo, así como también una copia de la misma al finalizar el juego. Un buen Centro de Prensa contará siempre con las estadísticas correspondientes, tablas actualizadas de cada - 6 -7 7.3 Video grupo, que se deberán corregir después de cada partido, detalles de goleadores/ (as), etc. Además del interés de la TV local, la mayoría de los equipos graban sus partidos y aquellos de los futuros rivales. Para esto necesitarán una buena posición en lo alto. Una plataforma para video debe tener la capacidad para tres cámaras además de los operadores y sus asistentes (quizás 6 personas en total). Muchos equipos prefieren ahora tener una ubicación detrás de uno de los arcos. Para los torneos en exteriores la plataforma debe contar con protección para el clima. Si la demanda de lugares para video excede las disponibilidades entonces la prioridad de uso de la plataforma de video deberá ser para los operadores de: 1. Los dos (2) equipos que disputan el partido, 2. los otros equipos de ese grupo (pool), 3. Otros equipos que participan en el torneo, 4. Otros observadores acreditados y agencias exteriores. Las instalaciones para reproducir Videos en el hotel serán de utilidad para los equipos, aunque muchas videocámaras actualmente pueden reproducir directamente la grabación en un aparato de TV. Si la TV local está cubriendo el torneo, el Comité Organizador deberá ocuparse que todos los equipos que estén compitiendo puedan obtener una copia de los partidos grabados. 7.4 Servicio de Resultados Inmediatamente después de completados los partidos, cada día (y para algunos torneos después de cada partido, dependiendo de las instrucciones de la PAHF) el Comité Organizador DEBE organizar el envío por correo electrónico de una copia de la planilla del partido a los Oficiales PAHF designados por el Director del Torneo o al punto que la PAHF notificara (como ser a la oficina de otro torneo mayor). En algunos casos también se enviará a las oficinas de la FIH). Los resultados pueden estar disponibles para: 1. Agentes de Prensa y miembros de organismos de prensa en diferentes países que no estén presentes en el Torneo. 2. El Comité Organizador también debe estar listo para enviar los resultados directamente al sitio web de la PAHF. 3. Algunos medios/ prensa pueden desear contactarse directamente al centro de Prensa de otro Torneo. Debe haber un número telefónico disponible. 4. La PAHF pondrá a disposición su sitio web para una página web del Torneo y una base de resultados. El Comité Organizador deberá considerar la producción de información adicional para la página web del torneo8 8. MEDICO 8.1 Es esencial que esté disponible el adecuado apoyo médico en caso de lesión. Algunos equipos pueden tener un médico dentro de su plantel pero ciertamente no es el caso de todos. Debe haber un médico disponible en el lugar del torneo cada vez que se juegue un partido. Debe haber un médico en la mesa para cada partido. 8.2 No todos los equipos tienen su propio fisioterapeuta. Es una buena precaución contar con un fisioterapeuta designado localmente que pueda ser contactado telefónicamente en caso de necesidad. Quien haga uso de los servicios del fisioterapeuta deberá abonar los aranceles correspondientes 8.3 Debe haber una camilla disponible junto a la cancha en forma permanente. 8.4 No es necesario contar con una ambulancia en el estadio pero los oficiales locales deben saber cuál es el hospital de emergencias más cercano, su número telefónico y como llegar en caso que un jugador deba ser llevado en automóvil con una lesión menor (por ejemplo un dedo fracturado). 8.5 Los fisioterapeutas de los equipos estarán agradecidos si cuentan con una sala o por lo menos una Camilla para fisioterapia para trabajar ya sea en el lugar del torneo o en el hotel, aunque la mayoría está acostumbrada a improvisar y utilizar un cuarto de hotel como centro de tratamiento. 8.6 Se debe contar con el número telefónico de un dentista. 9. PUBLICIDAD Y PROGRAMA 9.1 Derechos de Publicidad La PAHF deberá tener derecho a publicidad sin costo alguno en: Uniformes de Árbitros Ballboys / girls Publicidad en campo de juego 3 carteles perimetrales tamaño estándar (6m x 1m) en el radio de visión de la TV + 2 carteles con el logo PAHF Frente de la mesa de Oficiales técnicos (nombre del evento y logo PAHF) Fondos en Conferencias de Prensa y entrevistas (diseño a ser aprobado por PAHF) Tablero de resultados de los partidos Sitio web del Torneo Afiches, acreditaciones, entradas, volantes Cualquier otra actividad a acordar entre el Comité Organizador y la PAHF. 9.2 Programa El diseño y contenido del programa es de incumbencia del Comité Organizador PERO debe cumplir con las regulaciones e incluir: 1. El mensaje del Presidente, que será provisto por la oficina de la PAHF. 2. La fotografía del Presidente de la PAHF y el logo de la PAHF y FIH9 Esta, así como los logos de la PAHF/ FIH están a disposición en los respectivos sitios web. 3. Libre de cargo, una página de avisos en cada programa a las cuales tengan derecho cada uno de los Auspiciantes (partners) de la PAHF. Los detalles de estos avisos se le pueden solicitar a la Secretaria Honoraria General de la PAHF. 4. Una lista de Oficiales Técnicos del Torneo, Miembros de la Junta Directiva de la PAHF y el Comité involucrado. La PAHF proveerá estos detalles. 9.3 El Comité Organizador querrá contactar a los equipos para obtener detalles de sus jugadores (y quizás alguna foto o fotos del equipo o historia del equipo). Es a veces difícil obtener detalles exactos de qué jugadores conformarán el equipo. El Comité Organizador generalmente necesitará la información para imprimir el programa con el tiempo necesario- antes del Torneo. Las Regulaciones indican que cada equipo debe enviar la lista final de jugadores a la PAHF. Los arreglos para la impresión serán los que regulen la fecha en que se necesite la información. Si un equipo fracasara en enviar la foto del grupo, entonces se sugiere que la misma sea reemplazada por una foto de hockey en acción (cualquier foto de hockey en acción) para no dejar el espacio en blanco. 9.4 Los Programas deben estar disponibles (libres de cargo) para los Jefes de Equipos Oficiales y Árbitros ya sea en las oficinas del torneo o en el hotel a su llegada o durante la Reunión Instructiva del Torneo. (Briefing Meeting). 10. FINANZAS Y AUSPICIOS 10.1 las responsabilidades financieras del Comité Organizador se detallan en la Tabla PAHF de Responsabilidades Financieras del Anfitrión de un Evento o en un contrato específico para el evento Todos los equipos participantes pagarán un arancel de inscripción a la PAHF. No se le permite al Comité Organizador cobrar por la participación de los equipos ningún arancel adicional de inscripción para ayudar a financiar los costos del Torneo El Comité Organizador recibirá el dinero ingresado por: a) Auspiciantes locales. b) Venta de entradas a los espectadores. c) Cualquier arancel de TV que puedan negociar. d) Publicidad perimetral o cualquier otra publicidad en el estadio (excepto por los carteles sin cargo para PAHF y sus auspiciantes). e) Publicidad en programas y venta de programas. f) Stands y venta de alimentos Todos los derechos de Difusión del Torneo le pertenecen a la PAHF. Esto incluye televisión, streaming por internet, DVD, video y podcasting El nombre de un Auspiciante solamente se podrá usar delante del nombre de la competencia o torneo si la aprobación específica de la PAHF se obtuvo previamente10 10.6 Los detalles de las responsabilidades financieras hacia los Oficiales PAHF designados se listan en la correspondiente Tabla PAHF de Responsabilidades Financieras del Anfitrión de un Evento. Además del costo del transporte (ver punto 6 arriba), el Comité Organizador es responsable del alojamiento con régimen de pensión completa para todos los oficiales designados por la PAHF Si el Comité Organizador tiene algún arreglo especial con agentes de viaje o aerolíneas nacionales que le permitan obtener pasajes para el (DT u OT [si hubiera designado] o Árbitros Neutrales o Manager de Árbitros) por una cifra inferior a la que pudieran ellos obtener sus pasajes, entonces deberán ponerse en contacto con dichos oficiales tan pronto como se comunique su designación. De otra manera los Oficiales podrían haber comprado ya sus pasajes para asegurarse un lugar en un vuelo conveniente. Entonces sería muy tarde. El Comité Organizador no debe comprar nunca un pasaje para un oficial del que es responsable sin antes coordinar con el oficial. Ocasionalmente, por ejemplo para un árbitro neutral que provenga de un país con problemas de divisas, se le podría pedir al Comité Organizador que compre el pasaje aéreo y se lo envíe al oficial. Es más usual que el DT, Árbitros Neutrales y Manager de Árbitros hagan sus propios arreglos para obtener sus pasajes que luego le reembolsará el Comité Organizador a su llegada al Torneo El Comité Organizador es responsable de entregar (a su propio costo) medallas a los ganadores como se requiere en las Regulaciones de Torneos. 11. COMUNICACIONES 11.1 Con los equipos participantes Tan pronto como sea designado el Comité Organizador y se conozcan los equipos participantes del torneo, es importante que se mantenga una comunicación regular y se produzca un intercambio de información entre ambas partes. Recuerde que los equipos se apoyan en el Comité Organizador para obtener información sobre el Torneo. Los equipos no recibirán información de la PAHF sobre el torneo, excepto por los detalles de contacto del Comité Organizador. Para una guía acerca de las comunicaciones consultar el Apéndice D Con oficiales y árbitros a. El Comité Organizador también necesitará comunicarse con los Oficiales del Torneo (DT, OT [si se hubiera designado], Jueces, Manager de Árbitros y Árbitros). Los detalles de estas designaciones se enviarán al Comité Organizador tan pronto se conozcan y confirmen. b. El Comité Organizador debe darle a los Oficiales los detalles de los arreglos y obtener información de sus planes de viaje, hora de arribo propuesta etc. Los Oficiales y Árbitros habrán confirmado previamente la aceptación de su designación a la PAHF. El Comité Organizador debe tener en cuenta que los Oficiales luego de haber confirmado su aceptación no recibirán más información de la PAHF. Necesitan recibir información del Comité Organizador. Es importante que el Comité Organizador y los Oficiales establezcan y mantengan una temprana comunicación11 11.3 Con el Presidente del Comité de Competencias PAHF Los siguientes temas deben ser acordados con el Presidente del Comité de Competencias PAHF a. El acuerdo de la Programación de Partidos. El Comité Organizador propondrá el horario de cada partido sujeto a la aprobación de la PAHF, de acuerdo a las condiciones locales, espectadores, TV, etc. b. Los detalles de números telefónicos y fax para comunicarse con la PAHF antes, pero particularmente durante el Torneo. c. Propuestas de alojamiento para los equipos participantes y Oficiales. d. Nombres de los Jueces, Oficial de Medios, y Oficial Médico locales propuestos (para la aprobación de la PAHF) e. Deberá enviarse copias de circulares, cartas o boletines enviados a todos los equipos solicitando o enviando información (pero no cartas individuales a equipos u oficiales) sobre sus arreglos particulares al Secretario/a del Comité de Competencias PAHF, para que permanezca informado (a) acerca de las comunicaciones generales enviadas por el Comité Organizador Visas Los equipos de algunos países pueden necesitar visa de entrada. Generalmente necesitan una carta formal de invitación del Comité Organizador del Torneo. A veces esas cartas necesitan detallar las personas que viajan en el grupo. Donde está la embajada de su país que está más cercana a los equipos que compiten y quienes necesitarán visas. Es deber del Comité Organizador, comunicarse con estos equipos lo más pronto posible. También pude ser de ayuda mantener un contacto directo con la embajada. Nunca se debe dejar el trámite de las visas para la semana anterior al torneo. Es deber del Comité Organizador proveer la información y asistencia necesaria a los equipos que viajen a su país para competir. Si hubiera algún problema entonces contacte a la Secretaria (o) General de la PAHF o al Presidente o Secretario (a) del Comité de Competencias PAHF. 12. DOCUMENTACION PARA PARTIDOS 12.1 En los sitios web de la FIH/PAHF se publican copias de los documentos estándares para que el Comité Organizador pueda descargarlos Se deben utilizar los formularios estándares aunque el Comité Organizador podrá agregar su logo mientras mantenga el contenido y presentación del documento como fue diseñado por la FIH Los logos de la PAHF y FIH deben incluirse en toda la papelería del Torneo Es mucho más eficiente utilizar el software electrónico para confeccionar las Planillas de Designaciones, Formularios de Formación inicial de los equipos, Planillas de Juego, estadísticas, etc. El paquete de software recomendado será provisto por el12 Comité de Competencias PAHF sin costo. Se recomienda que las Planillas de Juego se confeccionen en vivo en la mesa Técnica (para poder producir el informe final para los medios y para subirla a internet enseguida después del partido). 13. JUECES LOCALES 13.1 La PAHF designa al Director del torneo, a los OTs requeridos de acuerdo a la Tabla PAHF de Responsabilidades Financieras del Anfitrión de un Evento, y generalmente un mínimo de 3 Jueces (de acuerdo al tamaño del Torneo). Adicionalmente se pueden necesitar hasta 3 Jueces locales Los Oficiales de Clubes locales deben consultar a sus Asociaciones Nacionales para ser candidatos a una designación. Es una buena oportunidad para introducir promisorios nuevos jueces que pueden luego obtener un lugar en la lista de Jueces PAHF. La lista de nombres de los Jueces Locales propuestos debe enviarse al Presidente o Secretario (a) del Comité de Competencias PAHF para que sea aprobada por la PAHF. Junto con la propuesta se debe enviar un breve detalle acerca de la experiencia de estos Jueces Locales. Es importante que los Jueces Locales: - estén disponibles durante todo el torneo. - no estén involucrados en otras tareas organizativas una vez comenzado el torneo (a menos que actúe como Oficial Coordinador con el DT y los Jueces) 14. ACREDITACION El Apéndice F lista quienes deben ser acreditados. Nunca es fácil para el Comité Organizador saber quién debe ser acreditado o no. Por supuesto que para muchos torneos muy pocos del listado VIP podrán asistir. La lista, intenta guiar al Comité Organizador a quien deberá acreditar en caso que concurra. Ninguno de esos visitantes al torneo son a cargo del Comité Organizador (solamente lo es el cargo por acreditación, al estadio/ partidos/ o cualquier evento social) 1. CEREMONIAS DE APERTURA Y CIERRE (ENTREGA DE PREMIOS) Todas estas ceremonias serán organizadas por el Comité Organizador pero los detalles deberán enviarse previamente a la PAHF para su aprobación. La ceremonia de entrega de medallas y trofeo al finalizar el torneo debe ser organizada en consulta con el Representante de la PAHF en el Torneo. En ausencia de un Representante PAHF oficialmente designado, el DT será el Representante de la PAHF. El (Ella) tendrá la autoridad final para decidir quien debe estar involucrado o quien entregará los premios y medallas. Para un Campeonato hay un Trofeo PAHF para el ganador13 APENDICE A REQUERIMIENTOS TECNICOS 1. REQUERIMIENTOS DEL CAMPO 1.1 campo de juego de la competencia 1.1. A En exteriores Un (1) campo de competencia para juego con superficie sintética aprobada por la FIH. la superficie sintética del campo de juego debe continuar con la misma calidad de materiales, la pendiente y la uniformidad por una distancia mínima de tres metros antes que ocurra cualquier cambio en esa superficie y por una distancia mínima de dos metros más en la superficie horizontal en cada extremo y un metro en cada lado antes de encontrar cualquier obstrucción (a menos que posiblemente se encuentre la mesa de oficiales técnicos). Estas áreas excedentes se pueden utilizar para publicidad conforme con las especificaciones y condiciones vigentes de la FIH. Tribuna con pendiente y capacidad apropiadas para una visión completa. Lo más cerca posible del campo de juego (sin pista de atletismo) Marcas de juego duraderas, de color blanco, embutidas en la superficie, claramente visibles o pintura a prueba de agua, verificadas como adecuadas y que cumplan con las Reglas del Hockey vigentes. Arcos y banderines de acuerdo con las Reglas del Hockey vigentes, más un arco y dos banderines de reserva. Los arcos no podrá tener publicidad, (excepto en la parte exterior de las redes y en las tablas del fondo si están acordes a las especificaciones y condiciones vigentes de la FIH). Un cerco de contención de pelota o barrera circundando la parte excedente del campo de juego y con mayor altura detrás del área de tiro de los arcos para protección de los espectadores. Si la cancha es de base de agua, entonces deberá contar con equipamiento capaz de regar la totalidad de la cancha y sus excedentes en 8 minutos. Para asegurar la correcta distribución del agua en todas las áreas del campo se recomienda contar con una manguera de mano, además del sistema automático de riego. Cuando el cronograma de partidos requiera que se juegue con luz artificial, la iluminación debe cumplir con los estándares de la FIH de Requerimientos Mínimos para Juego y Grabación para televisión. (ver Guía de Iluminación Artificial de Canchas de Hockey): La iluminación mínima horizontal es de 500 lux. 1.1.B Interiores (Indoor) Un campo de juego con superficie aprobada por la FIH. Se recomienda un área mínima (de 3 metros) por detrás de la línea de fondo y (un metro) de los laterales. Las tablas laterales deben ser de madera o material de propiedades similares. No deben tener anclajes o soportes que puedan ser peligrosos para jugadores o árbitros. Tribuna con pendiente y capacidad apropiadas para una visión completa. Marcación del campo duradera de acuerdo a las Reglas de Hockey Indoor vigentes14 Si se jugara hockey Indoor en una superficie con marcas para otro deporte que no se puedan remover con facilidad, las marcas de hockey deben ser de un color distinto. Arcos de acuerdo a las Reglas vigentes de Hockey Indoor más un arco de reserva. Los arcos no deben tener publicidad (excepto en el exterior de las redes de los arcos y en las tablas de fondo si se rigen con las especificaciones y condiciones vigentes de la FIH) Una red para contener pelotas detrás de los arcos y áreas de tiros, normalmente bajando desde el cielorraso, para protección de los espectadores. 1.2 Entrada en calor (sólo exteriores) En ausencia de una cancha de juego para la entrada en calor en el estadio del torneo, la programación de los partidos debe contemplar un mínimo de 30 minutos para entrada en calor en el campo de juego. 1.3 Instalaciones para entrenamiento (solo exteriores) ver Lineamientos punto 4.1 Si es posible se debe contar con un campo de juego para entrenamiento, fácilmente accesible. Debe estar marcado adecuadamente, con arcos y banderines, riego adecuado e instalación de luz artificial. Debe haber disponibilidad de vestuarios. 1.4 Pelotas de hockey Se deben utilizar Pelotas de un fabricante aprobado por la FIH. La disponibilidad de pelotas para entrenamientos y la entrada en calor previa al partido es responsabilidad de los equipos participantes. 1.5 Bancos para equipos (o sillas) y contenedor para palos: A cada lado de la mesa de los oficiales técnicos, a una distancia no mayor de 10m, (Indoor no mayor de 2 metros) debe haber un banco para cada equipo (o sillas), con capacidad para 9 personas sentadas (Indoor 10 personas). La parte posterior de los bancos debe estar a la misma distancia de la línea lateral del campo de juego que la mesa de Oficiales Técnicos. Deben permitir una buena visión del campo de juego y para torneos en exteriores, deben tener protección contra el sol, viento, lluvia y riego de la cancha. (Exteriores) Debe haber un contenedor para depositar los palos ubicado entre cada banco de equipo (o sillas) y la mesa de Oficiales técnicos, con tapa removible para protección contra lluvia y riego de la cancha y capacidad para 16 bolsas de palos, Salidas de electricidad para dispositivos de calor o enfriamiento (si fuera apropiado). 2 MESA DE OFICIALES TECNICOS Y EQUIPAMIENTO 2.1 Mesa de oficiales técnicos La instalación debe tener lugar para 4 personas sentadas a la mesa, laterales abiertos, preferentemente sobre una plataforma con una elevación mínima de 25 cm sobre el nivel del campo de juego. Para un torneo en exteriores, el frente debe estar por lo menos 4 metros retirado de la línea lateral del campo de juego. Para un torneo Indoor esta distancia se puede reducir a 2 metros. Para un torneo en exteriores la instalación debe contar con una cubierta protectora (techo) contra la lluvia, viento, sol y riego de la cancha. Los laterales deben permitir fácil acceso al campo de juego15 Por razones de seguridad no debe tener cubiertas de vidrio, ventanas, etc. que puedan estar expuestas a un golpe accidental de una pelota del juego. La instalación debe estar alineada con la línea central del campo de juego, del lado que tenga menor interferencia de elementos y/o interfiera menos con la visibilidad del espectador. La instalación incluirá: Una mesa de trabajo apropiada. El frente y los laterales de la mesa deben estar completamente cerrados desde el borde de la mesa hasta el piso. Tres asientos para los Oficiales Técnicos de turno y un cuarto asiento para el Árbitro de reserva. Asientos adicionales junto a la mesa de Oficiales Técnicos para quienes tengan autoridad para estar allí (Representantes FIH/PAHF, Director del Torneo, Manager de Árbitros, Oficial Médico Local, operador del reloj o tablero de resultados, si los hubiera) Asientos para los jugadores suspendidos temporalmente a cada lado de la mesa de Oficiales Técnicos. 2.2 Equipamiento de la mesa Elementos de escritorio Cualquier control remoto del tablero de resultados y reloj Sistema de comunicación (teléfono, radios) conectadas al Director del Torneo, Centro de Prensa y Anunciador Público Dos cornetas potentes (bocinas) Tres cronómetros Dos juegos de tarjetas de advertencia (verde, amarilla y roja) como las que usan los árbitros Dos silbatos de repuesto (Exteriores) Dos juegos de números para jugadores de sustitución- seguros para manipular con velocidad, no sensibles a la temperatura y con números del 1 al 32 (aproximadamente de 30 cm x 40 cm de tamaño). Dos anillos para control de palos aprobados por la FIH. Cuatro bandas para capitanes o cintas de diferentes colores y alfileres de seguridad. Una botella conteniendo una solución de alcohol al 80% y tres paños, para limpiar manchas de sangre en el campo de juego. Guantes plásticos y contenedor para disposición de elementos utilizados para quitar manchas de sangre en el campo de juego. Papeles oficiales FIH/PAHF Planilla de Juego y de tiros penales, Planillas de designaciones, Formularios de Inscripción, lista de coordinadores de oficiales, Reglamento del Juego, Reglas PAHF ( y si correspondiera a la competencia, Reglas de Torneos FIH), Documentación de Política Antidoping FIH, formulario de informes de lesiones, formulario de registro de tarjetas (todos estos documentos disponibles en los sitios web de la FIH o PAHF) 3. REQUERIMIENTOS DEL LUGAR DEL TORNEO 3.1 Si fuera posible se requiere una tribuna cubierta (solo Exteriores) por lo menos para: Los medios Jugadores/Oficiales Técnicos que no estén de turno VIPs, auspiciantes e invitados Preferentemente también para espectadores que paguen su entrada. 3.2 Suficientes instalaciones sanitarias/ baños16 3.3 Lugar de estacionamiento en el lugar o en inmediaciones, suficiente para ubicar el transporte para equipos, Oficiales Técnicos, Invitados y Comité Organizador. 3.4 Estacionamiento adecuado para los espectadores en las inmediaciones del lugar. 3.5 Sistema de altavoces audibles para anuncios. 3.6 Un tablero para resultados (o un dispositivo electrónico) que permanentemente muestre el programa, los resultados actualizados de cada partido y la tabla de posiciones, ubicado de tal manera que pueda ser visto por la mayor cantidad de gente, preferentemente en la entrada del lugar. Puede ser conveniente producir y fotocopiar diariamente una hoja con los resultados y posiciones del día anterior para entregar a los jugadores y espectadores. 3.7 Tablero y reloj (control del tiempo electrónico), que indiquen el resultado actualizado del partido en curso y el tiempo de juego (o tiempo restante) que deberá instalarse en el campo de juego de la competencia, y que pueda ser operado desde la mesa de Oficiales Técnicos. El mismo debe ser visible desde la mesa de Oficiales Técnicos y desde el campo de juego Se deben proveer instalaciones suficientes para la venta de comidas frías y bebidas para jugadores y espectadores. 3.9(Exteriores) Cuando los vestuarios estén a una distancia de la cancha, que haga impracticable la utilización de los mismos por parte de los jugadores durante el entretiempo, y los jugadores deban retirarse para que se pueda efectuar el riego de la cancha, considere que será necesario brindar otras posibilidades de resguardo (del sol o lluvia) cercanos a la cancha. 4. VESTUARIOS 4.1 Equipos Cuatro vestuarios separados para los equipos, con cerraduras, situados en el estadio. Cada vestuario debe estar equipado con un número adecuado de duchas con agua fría y caliente, mesa de tratamiento y baños. 4.2 Árbitros Un vestuario separado con el mismo equipamiento que el vestuario para los equipos. (o 2 si hubieran árbitros designados de ambos sexos). Cuando fuera posible el vestuario de los árbitros debe estar alejado del vestuario de los equipos. 5. INSTALACIONES MEDICAS 5.1 Personal Debe haber un medico de turno en el campo de juego durante todos los partidos. Deben haber camilleros disponibles en el campo de juego durante todos los partidos. Persona encargada de limpiar manchas de sangre en el campo de juego17 5.2 Equipamiento Se requiere el siguiente equipamiento al lado del campo de juego: camilla tabla espinal tablillas de madera, aluminio o aire para fracturas de miembros superiores e inferiores. 5.3 Sala de Primeros Auxilios Una sala de primeros auxilios (supervisada por un médico local de turno) equipada con: mesa de tratamiento iluminación adecuada instalaciones para suturar cortes vendas estériles y no estériles (ej. vendas elásticas), bandas protectoras, cinta adhesiva medicinas básicas analgésicos (orales e inyectables), incluyendo morfina, medicinas para desórdenes gastrointestinales elementos para disposición del material utilizado: filos, equipamiento estéril y no estéril. 5.4 Instalaciones para test de doping Sala apropiada para el test de doping (preferentemente otra que la sala de primeros auxilios) debe tener disponibilidad de refrescos (bebidas) así como el material requerido de acuerdo al Documento de Política Anti Doping de la FIH vigente el día del torneo. Se puede obtener una copia del documento vigente de Política Anti Doping de la FIH en el sitio web de la FIH. Refrigerador con cerradura Formularios para notificar a los atletas Formularios de recolección de muestras Formularios de recolección de muestra de Laboratorio Personal entrenado (incluyendo Oficial recolector de muestras) para monitorear y acompañante que el atleta seleccionado para la prueba elija. Suficientes envases para muestras/ kit 6. REFRESCOS Los equipos y Oficiales técnicos deben contar con cantidad adecuada, constantemente, de hielo para enfriar, y agua potable, ubicado cerca de los bancos de los equipos. 7. OFICINAS DEL TORNEO 7.1Si se designa un representante de la PAHF para el Torneo se le deberá proveer una oficina privada18 7.2 Se debe proveer una oficina privada para el Director del Torneo. Esta oficina debe tener cerradura y estar ubicada en el estadio. Debe contar con el siguiente equipamiento: escritorio elementos de escritorio documentos oficiales para el torneo teléfono para llamadas locales, nacionales e internacionales. Disponibilidad de refrescos y bocadillos 7.3 Una oficina privada para el Manager de Árbitros. Debe contar con cerradura y estar ubicada en el estadio. Debe contar con el siguiente equipamiento: escritorio elementos de escritorio Disponibilidad de refrescos y bocadillos 7.4 Oficina de Secretaría del Comité Organizador Esta oficina debe tener cerradura, estar en el estadio y de ser posible estar ubicada cerca de la oficina del Director del Torneo. Debe estar equipada con: Cantidad adecuada de escritorios y sillas Elementos de escritorio documentos oficiales para el torneo teléfono y fax para llamadas locales, nacionales e internacionales y conexiones. Sistema de procesamiento de datos con instalación de procesador de texto, una dactilógrafa que hable y escriba inglés fluidamente. Instalación para correo electrónico máquina(s) fotocopiadora pizarra de mensajes 8. SALAS DE REUNIONES Se debe contar con un salón para la Reunión Instructiva previa al torneo (Briefing Meetings), preferentemente ubicada en el lugar donde se va a desarrollar el torneo o en el hotel de los Oficiales. La sala debe tener capacidad para un mínimo de 40 personas sentadas, con mesas y sillas. 9. PERSONAL, OTROS EQUIPAMIENTOS Y ARREGLOS 9.1 Para exteriores se deberá proveer seis (6) a ocho (8) Ball Boys/Girls. Se debe entrenar a todos los ballboys/girls antes del comienzo de la competencia Nota: Se recomienda designar a una persona para que se encargue del grupo, que esté atento a sus necesidades y los entrene, se ocupe del transporte, designaciones diarias, comida, uniformes y procedimientos ceremoniales, etc. El color de su ropa debe ser siempre distinto de los colores de jugadores y árbitros. 9.2 Banderas y mástiles, uno por cada país participante, uno para la PAHF y uno para la FIH19 9.3 Para competencias entre Naciones, los Himnos Nacionales de todos los países de los equipos participantes 9.4 Instalaciones para alimentos en el estadio (comidas y bebidas). 9.5 Plataforma específica para operadores de video de equipos participantes, con capacidad de visión completa del campo de juego directamente detrás de un arco (o ambos). Las plataformas no deben ser accesibles al público general y debe estar separada de transmisoras televisivas. 9.6 A cambio del uso de estas instalaciones, gratuitas, los equipos y sus agentes acuerdan que los derechos de grabación de esos videos le pertenecen a la PAHF, y que deberán poner a disposición de la PAHF de inmediato, el video o una copia del mismo, libre de costo, si así les fuera requerido. 9.7 En el caso que la demanda de uso de la plataforma exceda el espacio disponible la prioridad de los operadores debe dares de la siguiente manera: a. los dos equipos que compiten en el partido b. otros equipos en el grupo (pool) c. equipos de otro grupo (pool) d. cualquier otro observador acreditado o agencia externa 10. SEGURIDAD La seguridad es importante para los jugadores, oficiales, medios, vendedores y espectadores. También es importante la seguridad de los elementos que se dejan en el estadio durante la noche Control de Acreditación se necesita seguridad para ayudar en el control de acreditaciones. Si una persona quisiera entrar a un lugar donde no le está permitido debe haber disponible un oficial de seguridad para ayudar al personal Control de Multitud debe haber disponibilidad de seguridad para ayudar con el tráfico, estacionamiento, acceso al estadio y el acceso de la gente al estadio Preparación para Desastres se debe tener un plan de desastres para poner en marcha de inmediato en caso que ocurriera un incidente mayor durante el torneo. Los temas de seguridad deberán tener un rol principal en este plan20 APENDICE B MUESTRA DE FORMULARIO PARA ACREDITACION DE PRENSA Nombre: Domicilio particular Ciudad/país: Teléfono: Número Fax: Correo Electrónico: Asistiré en representación de:* o Nombre del Diario: o Revista o Agencia de Noticias o Estación de radio o Estación de televisión o Agencia Fotográfica o Sitio web: Dirección del sitioweb Deseo hacer reservaciones para hotel por noches* o Habitación individual, incluyendo desayuno o Habitación Doble, incluyendo desayuno El pago de todos los cargos se debe realizar inmediatamente a su llegada Por favor especificar que transporte utilizará:* Automóvil, tren, avión con equipo de Fecha de llegada Fecha de salida Utilizará el teléfono/fax en la Sala de Prensa? Necesitará estar comunicado junto a la cancha (gastos a su cargo)? Si fuera afirmativo, por favor dar detalles Cualquier otra necesidad especial Deseo recibir más información a:* o Dirección privada o Dirección de la empresa Firma: Fecha: * A completar donde corresponda Mostrar más
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