Source: http://www.efaktury.org/mozliwosc_przechowywania_faktur_vat_w_formie_elektronicznej
Timestamp: 2018-06-25 10:05:24+00:00

Document:
Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej - Efaktury.org
Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2010 r. (data wpływu 2 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.
W dniu 2 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.
Firma dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących tę transakcję, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.
Czy w kontekście przepisów o podatku od towarów i usług istniej możliwość zrezygnowania z archiwizacji papierowej kopii faktury sprzedaży, które to przechowywane byłyby w siedzibie firmy tylko w pliku PDF z możliwością natychmiastowego wydruku w razie potrzeby... Takie działanie usprawiedliwiałoby funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz ograniczyło koszty biurowe.
Zdaniem Wnioskodawcy, zachowanie faktur sprzedaży w siedzibie firmy tylko w postaci plików PDF jest zgodne z przepisami prawa, o ile będą one zapisywane na nośnikach cyfrowych w sposób trwały, umożliwiający każdorazowy wydruk potrzebnych dokumentów. Takie warunki zobowiązuje się spełnić Sp. z o.o.
Powyższe stanowisko zajął również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku: I FSK 1169/08 - Wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r.
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.
Elementy, jakie co najmniej powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały określone w § 5 ust. 1 rozporządzenia i są to: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT;dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury; nazwa (rodzaj) towaru lub usługi; miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem. W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.
Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.
Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przepisy te nakładają natomiast na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących tę transakcję, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca, tak jak czyni dotychczas, zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.
Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.
Za stanowiskiem organu przemawia również fakt, iż w polskim systemie prawa w omawianym zakresie normodawca, działając w ramach określonych Dyrektywą 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.) uregulował odrębnie możliwość wystawiana faktur w formie elektronicznej lub papierowej nie wskazując trzeciej mieszanej jako możliwej do stosowania.
Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci).
Wobec powyższego, przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność nie tylko zmniejszy koszty wystawiania faktur po stronie wystawcy lecz również zmniejszy koszty u kontrahentów, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur.
Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i do przekazania jej kontrahentowi, należy mieć jednak na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.
W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.
Stwierdzić zatem należy, iż nie ma możliwości wystawiania oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania oraz przechowywania faktur nie wypełnia warunków obiegu dokumentów dla jednego, bądź drugiego sposobu fakturowania.
Wobec powyższego, nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej wyłącznie w systemie komputerowym z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zobowiązany jest nadal do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Tym samym Wnioskodawca nie ma możliwości rezygnacji z archiwizacji papierowych kopii faktur sprzedaży.
Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. sygn., akt I FSK 1169/08, nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.
Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.
Natomiast kwestia dotycząca zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej została rozstrzygnięta w interpretacji indywidualnej z dnia 16 września 2010 r. nr ILPB4/423-68/10-2/MC.
Słowa kluczowe: faktura vat, kopia faktury, podatek od towarów i usług
Data aktualizacji: 24/12/2012 18:46:54
Czy kwoty z zapłaconych pierwotnie faktur dot. czynszu stanowią koszty firmy?
Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku z faktur dot. budowy sieci deszcz...
Czy w sytuacji, gdy małżonkowie prowadzą odrębne działalności gospodarcze mogą po podpisan...
Działając na podstawie art. 14a 1 i 4 oraz art. 217 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa Dz. U. Z 2005r., nr 8, poz. 60 z późn. zm. , art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. z...
Czy można korygować faktury VAT dokumentujące czynności, co do których wystawca faktury ni...
DECYZJA Na podstawie art. 14b 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60), w związku z rażącym naruszeniem przepisu art. 14a 3 ww. ustawy, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zmienia z urzędu...
Czy wstępną opłatę leasingową można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w...
Czy można wystawić fakturę korektę do faktury zaliczkowej, jeżeli faktura końcowa wystawiona jest na podmiot trzeci?CIT - zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z remontem taboru kolejowegoCzy Spółka powinna opodatkowywać w Polsce przychody z tytułu prowizji wynikające z faktur wystawionych przez Spółkę Akcyjną?Miejsce świadczenia usług kierowcy - wg zasady ogólnejObniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dokumentujących premie pieniężne

References: art. 14
 FSK 
 FSK 
 art. 14
 art. 217
 art. 23
 art. 14
 art. 14