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Timestamp: 2020-06-05 16:36:02+00:00

Document:
Concepto 098 de 24-07-2007
Registros Contables de operaciones propias de entes sometidos a la Ley 675 de 2001.
CTCP 098 / 2007
FECHA DE LA CONSULTA…: 26 de septiembre de 2006 ENTIDAD DE ORIGEN……: Presentación Directa Nº DE RADICACIÓN CTCP….: 0000000 TEMAS……: Registro contable de operaciones propias de entes sometidos a la ley 675 2.001
EN LA “ORIENTACIÓN PROFESIONAL” NO. 007 Y APLICABLE EN LAS ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS, SE LEE Y EN RELACIÓN CON EL MANEJO CONTABLE DEL FONDO DE IMPREVISTOS PREVISTO EN EL ARTÍCULO 35 DE LA LEY 675 DEL 2.001, LO SIGUIENTE:
“POR SU NATURALEZA Y TOMANDO EN CONSIDERACIÓN QUE SE INCORPORA COMO PARTE DE LOS VALORES CAUSADOS Y RECAUDOS A CARGO DE LOS COPROPIETARIOS DEBE CONTABILIZARSE EN FORMA SIMULTANEA AL RECONOCIMIENTO DE LOS INGRESOS, COMO PASIVO A FAVOR DE LOS MIEMBROS DE LA COPROPIEDAD HASTA QUE CUMPLA CON SU DESTINACIÓN O FINALIDAD ASIGNADA, DE ACUERDO CON MANDATO POTESTATIVO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS Y/O, DE ACUERDO AL REGLAMENTO DE CADA COPROPIEDAD.
HAN SURGIDO RESPECTO AL ANTERIOR INSTRUCTIVO QUE, SI BIEN ESTÁ SOMETIDO A LO DISPUESTO EN EL ART. 25 DEL CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, NO PUEDE MANEJARSE COMO LETRA MUERTA, AL ESTAR SUSCRITO POR UNA AUTORIDAD CON COMPETENCIA PARA EMITIRLO, LAS SIGUIENTES PREGUNTAS
¿SI LA CONTABILIDAD DE ESTOS ENTES JURÍDICOS SE MANEJA POR EL SISTEMA DE CAUSACIÓN Y ASÍ SE LEE EN EL INSTRUCTIVO, POR QUE ESTOS MOVIMIENTOS SOLO SE MUESTRA EN LA CONTABILIDAD CUANDO INGRESEN LOS RECURSOS DONDE ESTÁ INCORPORADO EL CONCEPTO COMO RESULTADO DE “LOS GASTOS COMUNES Y CON LOS DEMÁS INGRESOS QUE LA ASAMBLEA GENERAL CONSIDERE PERTINENTES?
¿SI EL PORCENTAJE QUE ALIMENTA EL FONDO DE IMPREVISTOS SE LIQUIDA “SOBRE EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS E INGRESOS QUE LA ASAMBLEA DETERMINE” NO ES EN ESTE MOMENTO, CUANDO SE ADOPTA LA DESICIÓN POR PARTE DE LA ASAMBLEA, CUANDO SE CAUSA EL MONTO QUE SE DESTINA AL FONDO Y COMO TAL DEBE REGISTRARSE CONTABLEMENTE?
¿POR QUÉ ES DETERMINANTE PARA EL REGISTRO EN EL FONDO EL RECONOCIMIENTO DE LOS INGRESOS COMO PASIVO A FAVOR DE LOS MIEMBROS DE LA COPROPIEDAD?
¿SI EL FONDO SE CONSTITUYE CON INGRESOS A CARGO DE LOS COPROPIETARIOS Y “PARA ATENDER OBLIGACIONES O EXPENSAS IMPREVISTAS”, ES DECIR NO ESPECÍFICAS, POR QUE INCREMENTA EL PASIVO A FAVOR DE LOS MIEMBROS DE LA COPROPIEDAD Y NO EL PATRIMONIO DE LA COPROPIEDAD SUJETO DESDE LUEGO A SU UTILIZACIÓN PREVIA APROBACIÓN DE LA ASAMBLEA?
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió en diciembre de 2006 la nueva orientación profesional sobre el “EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL” la cual reemplaza en su totalidad a la anterior orientación profesional 007 de septiembre de 2003, y cuyo objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y específicamente, indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentación de informes en estas mismas entidades.
Así las cosas, la nueva orientación profesional en su numeral 3.5.6 incorpora modificaciones importantes al manejo contable del fondo de imprevistos, los cuales trascribimos a continuación, indicando que el texto completo de la misma orientación esta disponible en nuestra dirección electrónica www.jccconta.gov.co, icono del Consejo Técnico. Entendiendo así que no es posible dar respuesta a las preguntas del consultante sobre la orientación profesional 007, por estar reemplazada en su totalidad.
ASÍ LAS COSAS, EL FONDO DE IMPREVISTOS TIENE COMO FINALIDAD GARANTIZAR LOS RECURSOS NECESARIOS EN EL MOMENTO EN EL QUE SE INCURRA EN SITUACIONES INCIERTAS, NO PRESUPUESTADAS, QUE IMPLICAN LA DISPOSICIÓN DE RECURSOS ADICIONALES A LOS RECURSOS RECAUDADOS EN LAS CUOTAS ORDINARIAS DE ADMINISTRACIÓN. COMO CONSECUENCIA, LA NATURALEZA DEL FONDO QUE ESTABLECE LA LEY 675, CORRESPONDE A LA SEPARACIÓN DE LOS RECURSOS MONETARIOS EN UNA CUENTA DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA, COMO POR EJEMPLO UNA CUENTA DE AHORROS, UN FONDO FIDUCIARIO LIQUIDO, QUE GARANTICE LA DISPONIBILIDAD INMEDIATA DE LOS RECURSOS.
ANTES DE PRECISAR LA CONTABILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE IMPREVISTOS, ES IMPORTANTE PRESENTAR UN ANÁLISIS DE LAS DIFERENTES POSIBILIDADES DE REGISTRO, BAJO LA LUZ DEL DECRETO 2649 DE 1.993, DE TAL SUERTE QUE SE DÉ CLARIDAD AL TRATAMIENTO CONTABLE DEFINIDO.
CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UN PASIVO A FAVOR DE LOS COPROPIETARIOS ESTA PROPUESTA NO ES ACOGIDA POR EL CONSEJO TÉCNICO, DADO QUE EL DECRETO 2649 DE 1993, EN EL ARTÍCULO 36 ESTABLECE QUE “(…) UN PASIVO ES LA REPRESENTACIÓN FINANCIERA DE UNA OBLIGACIÓN PRESENTE DEL ENTE ECONÓMICO, DERIVADA DE EVENTOS PASADOS, EN VIRTUD DE LA CUAL SE RECONOCE QUE EN EL FUTURO SE DEBERÁ TRANSFERIR RECURSOS O PROVEER SERVICIOS A OTROS ENTES. (…)”.
DADO QUE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS CORRESPONDE A APORTES DE LOS COPROPIETARIOS PARA ATENDER SITUACIONES EVENTUALES QUE REQUIEREN RECURSOS ADICIONALES AL PRESUPUESTO DE GASTOS, Y POR TANTO, FORMAN PARTE DE LA GESTIÓN DE LA COPROPIEDAD, TALES RECURSOS PERMANECERÁN EN SU DISPOSICIÓN HASTA QUE OCURRA EL IMPREVISTO, Y SÓLO POR ESTE MOTIVO PODRÁ HACERSE USO DE LOS MISMOS. POR TAL RAZÓN, EN NINGUNA CIRCUNSTANCIA EL FONDO DE IMPREVISTOS CORRESPONDE A UN PASIVO A FAVOR DE LOS COPROPIETARIOS, MÁS CUANDO EN NINGUNA SITUACIÓN ESTOS RECURSOS SERÁN DEVUELTOS A SUS DEPOSITANTES; TAL COMO LO EXPRESA LA NATURALEZA MISMA DEL FONDO ESTABLECIDA EN EL ARTÍCULO 35 DE LA LEY 675, ANTERIORMENTE EXPUESTO.
CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UNA PROVISIÓN. ESTA PROPUESTA NO ES ACOGIDA POR EL CONSEJO TÉCNICO, DADO QUE EL DECRETO 2649 DE 1993, EN EL ARTÍCULO 52 ESTABLECE QUE “(…) SE DEBEN CONTABILIZAR PROVISIONES PARA CUBRIR PASIVOS ESTIMADOS, CONTINGENCIAS DE PÉRDIDAS PROBABLES ASÍ COMO PARA DISMINUIR EL VALOR REEXPRESADO SI FUERE EL CASO DE LOS ACTIVOS, CUANDO SEA NECESARIO DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS. LAS PROVISIONES DEBEN SER JUSTIFICADAS, CUANTIFICABLES Y CONFIABLES. UNA CONTINGENCIA ES UNA CONDICIÓN, SITUACIÓN O CONJUNTO DE CIRCUNSTANCIAS EXISTENTES, QUE IMPLICAN DUDA RESPECTO A UNA POSIBLE GANANCIA O PÉRDIDA POR PARTE DE UN ENTE ECONÓMICO, DUDA QUE SE RESOLVERÁ EN ÚLTIMO TÉRMINO CUANDO UNO O MAS EVENTOS FUTUROS OCURRAN O DEJEN DE OCURRIR. (…)”
POR TANTO, LAS PROVISIONES SE RECONOCEN UNA VEZ SE TIENE UNA ALTA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DEL HECHO, A TRAVÉS DE INFORMACIÓN DISPONIBLE Y RAZONABLE QUE PERMITA TAL CERTEZA. EN ESTE SENTIDO, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL FONDO DE IMPREVISTOS, NO CORRESPONDE A LA DEFINICIÓN DE PROVISIÓN, DADO QUE ESTOS RECURSOS PUEDEN LLEGAR A SER O NO UTILIZADOS, Y NO SE TIENE CERTEZA ALGUNA DE LA OCURRENCIA DEL HECHO, ASÍ COMO DEL VALOR Y DE POSIBLE BENEFICIARIO.
CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UNA RESERVA PATRIMONIAL. ESTA PROPUESTA NO ES ACOGIDA POR EL CONSEJO TÉCNICO, DADO QUE EL DECRETO 2649 DE 1993, EN EL ARTÍCULO 87 ESTABLECE QUE “(…) LAS RESERVAS O FONDOS PATRIMONIALES REPRESENTAN RECURSOS RETENIDOS POR EL ENTE ECONÓMICO, TOMADOS DE SUS UTILIDADES O EXCEDENTES, CON EL FIN DE SATISFACER REQUERIMIENTOS LEGALES, ESTATUTARIOS U OCASIONALES.
CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UN INGRESO DIFERIDO. ESTA PROPUESTA NO ES ACOGIDA POR EL CONSEJO TÉCNICO, DADO QUE EL DECRETO 2649 DE 1993, EN EL ARTÍCULO 55 ESTABLECE QUE “(…) DEBEN CONTABILIZARSE COMO DIFERIDOS, LOS INGRESOS HASTA QUE LA OBLIGACIÓN CORRELATIVA ESTE TOTAL O PARCIALMENTE SATISFECHA Y LOS GASTOS HASTA QUE EL CORRESPONDIENTE BENEFICIO ECONÓMICO ESTE TOTAL O PARCIALMENTE CONSUMIDO O PERDIDO. (…)”
EN ESTE CASO, SE DIFIEREN LOS INGRESOS HASTA EL MOMENTO EN EL QUE CONSUME TOTAL O PARCIALMENTE LA OBLIGACIÓN, SITUACIÓN QUE NO APLICA AL FONDO DE IMPREVISTOS TODA VEZ QUE ESTOS RECURSOS NO TIENEN UNA OBLIGACIÓN CORRELATIVA CIERTA A LA CUAL DEBA ASOCIARSE.
CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UN INGRESO. ESTA PROPUESTA ES ACOGIDA POR EL CONSEJO TÉCNICO, DADO QUE EL DECRETO 2649 DE 1993, EN EL ARTÍCULO 38 ESTABLECE QUE “(…) LOS INGRESOS REPRESENTAN FLUJOS DE ENTRADA DE RECURSOS, EN FORMA DE INCREMENTOS DEL ACTIVO O DISMINUCIONES DEL PASIVO O UNA COMBINACIÓN DE AMBOS, QUE GENERAN INCREMENTOS EN EL PATRIMONIO, DEVENGADOS POR LA VENTA DE BIENES, POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS O POR LA EJECUCIÓN DE OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE UN PERÍODO, QUE NO PROVIENEN DE LOS APORTES DE CAPITAL. (…)”
ASÍ LAS COSAS, SE RECONOCEN LOS RECURSOS DEL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UN INGRESO EN EL PERIODO EN EL QUE SE CAUSA, TODA VEZ CORRESPONDE A FLUJOS DE DINERO QUE RECIBE LA COPROPIEDAD PARA EL DESARROLLO DEL OBJETO PARA EL CUAL FUE CREADA, LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE LOS COPROPIETARIOS, EN ESTE CASO ESPECÍFICO, SE ATENDERÁN SITUACIONES INESPERADAS QUE PUEDEN TENER EFECTOS EN EL BIEN COMÚN DE LOS COPROPIETARIOS.
AHORA BIEN, EN EL MOMENTO EN QUE OCURRA UN IMPREVISTO Y QUE, DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY 675, SE DEBA UTILIZAR DICHO FONDO, TAL SITUACIÓN SE REFLEJA EN LA CONTABILIDAD DEBITANDO LA CUENTA DE GASTOS POR EL CONCEPTO DEL IMPREVISTO, ACREDITADO LA CUENTA DEL DISPONIBLE QUE CONSTITUYE EL FONDO CREADO PARA TAL FIN.
A CONTINUACIÓN SE ILUSTRA LOS ASIENTOS CONTABLES:
AHORA BIEN, EN CASO DE NO UTILIZARSE EL FONDO DE IMPREVISTOS EN EL PERIODO EN EL QUE SE CAUSAN LOS RECURSOS, LA COPROPIEDAD GENERARÁ EXCEDENTES EN ESE PERIODO, POR LO MENOS POR EL VALOR DE FONDO DE IMPREVISTOS DE ESE AÑO, LOS CUALES SE TRASLADARÁN AL PATRIMONIO. ASÍ LAS COSAS, ES DE GRAN IMPORTANCIA LA REVELACIÓN EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, SOBRE LA COMPOSICIÓN DE LOS EXCEDENTES, DE TAL MANERA QUE NO SE DÉ DESTINACIÓN DIFERENTE A LOS RECURSOS QUE CONFORMAN EL FONDO DE IMPREVISTOS.
EN EL MOMENTO DE OCURRIR UNA SITUACIÓN QUE REQUIERA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO, TENIENDO AFECTACIÓN EN EL ESTADO DE RESULTADOS, Y POR CONSECUENCIA SE GENERA UNA PÉRDIDA EN EL EJERCICIO, ESTA PÉRDIDA SE COMPENSA CON LOS RECURSOS DE LOS EXCEDENTES DE LOS EJERCICIOS ANTERIORES CORRESPONDIENTES AL FONDO DE IMPREVISTOS.
3.5.6.4 RECLASIFICACIÓN. DE ACUERDO A LA ANTERIOR ORIENTACIÓN PROFESIONAL NO. 07, LAS COPROPIEDADES EN SU CONTABILIDAD RECONOCIERON EN SUS ESTADOS FINANCIEROS EL FONDO DE IMPREVISTOS COMO UN PASIVO A FAVOR DE LOS MIEMBROS DE LA COPROPIEDAD CON CONTRAPARTIDA EN EL DISPONIBLE.
AHORA BIEN, DADO QUE DICHOS FONDOS NO CORRESPONDEN A LA NATURALEZA MISMA DE UN PASIVO, ESTOS RECURSOS DEBEN RECONOCERSE COMO INGRESOS, TAL COMO SE SUSTENTA EN EL NUMERAL 3.5.6.3.
ASÍ LAS COSAS, PARA LA RECLASIFICACIÓN DE ESTOS RECURSOS DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN LA PRESENTE ORIENTACIÓN, EL ASIENTO CONTABLE PARA SU AJUSTE SERÁ UN DÉBITO A LA CUENTA DEL PASIVO DONDE ESTÁN REGISTRADOS LOS RECURSOS DEL FONDO DE IMPREVISTOS, POR EL VALOR TOTAL, CON CONTRAPARTIDA A LA CUENTA DE INGRESOS DE EJERCICIOS ANTERIORES – FONDO DE IMPREVISTOS. ASÍ MISMO EN EL DISPONIBLE SE DEBERÁ REFLEJAR LA DESTINACIÓN ESPECÍFICA DE LOS RECURSOS, TRASLADANDO A LA CUENTA DEL DISPONIBLE DESTINADA ESPECÍFICAMENTE PARA EL FONDO DE IMPREVISTOS Y ACREDITANDO LA CUENTA DE CAJA O BANCOS, SEGÚN SEA EL CASO DE DISPONIBILIDAD.
ADICIONALMENTE A LO ANTERIOR, EN NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEBE REVELARSE EL CAMBIO EN EL TRATAMIENTO CONTABLE DEL FONDO DE IMPREVISTOS, ASÍ COMO LA PROCEDENCIA DE LOS EXCEDENTES QUE SE GENERARAN EN EL PERIODO DEL AJUSTE COMO INGRESOS DE EJERCICIOS ANTERIORES.
3.5.6.5 INCREMENTO: CADA AÑO LA COPROPIEDAD DEBERÁ CALCULAR EL VALOR DEL FONDO DE IMPREVISTOS DE ACUERDO A LA TARIFA ASIGNADA POR LA ASAMBLEA GENERAL, LA CUAL NO DEBE SER INFERIOR AL 1% DEL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 35 DE LA LEY 675. EN ESTE SENTIDO EL VALOR DEL FONDO DE IMPREVISTOS SE IRÁ AUMENTANDO CADA AÑO, HASTA QUE ASCIENDA A UN VALOR DEL 50% DEL PRESUPUESTO DE GASTO; A PARTIR DE ALLÍ, LA ASAMBLEA GENERAL PODRÁ DECIDIR, SI LO CONSIDERA PERTINENTE, SUSPENDER EL CÁLCULO Y COBRO DE DICHO MONTO, HASTA EL MOMENTO QUE ESTE SEA INFERIOR AL 50% .
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