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Archivio Informatico. Luglio 2008 fatture elettroniche per la p.a.
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1 Archivio Informatico EVIDENZA Fattura elettronica? Obbligatoria nei rapporti con la p.a. da Luglio 2008; ma i regolamenti verranno emessi entro marzo? ALL INTERNO Decorrenza dei termini per la conservazione informatica delle fatture Pag. 2 Il sistema di intercambio dei documenti è la base per la registrazione automatica Pag. 3 La scansione remota di fatture passive. Pag. 4 Estratto autentico delle scrittura, il notaio non autentica? Pag. 5 Brano interno 5 V O L U M E 1 N U M E R O 2 Luglio 2008 fatture elettroniche per la p.a. La legge finanziaria non contiene molte novità sul tema dell innovazione, ma una soltanto (se realizzata) varrà quanto altre 100; si tratta dell obbligo di utilizzare a partire da Luglio 2008, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, la Fattura elettronica. Citiamo testualmente: comma 41: Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 45, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata in modalità esclusivamente elettronica... Negli articoli successivi viene identificato un sistema di interscambio che dovrà essere attivato entro 3 mesi dalla emissione del regolamento (che verrà pubblicato entro Marzo). Da qui il termine di Luglio per l inizio delle trasmissioni. E proprio su questo termine che si possono esprimere dei dubbi: riuscirà la pubblica amministrazione a predisporre l intera macchina contabile per la ricezione di fatture elettroniche in cosi poco tempo? E le aziende: saranno in grado (a quanto pare saranno costrette) di organizzarsi per ottemperare ai nuovi obblighi? E evidente che si tratta di un cambiamento significativo che riguarda circa 1 milione di documenti (stima Agenzia delle Entrate). In che cosa consiste la fatturazione elettronica prospettata dalla Finanziaria? Il provvedimento fa esplicito riferimento al D.L. 52 del Febbraio 2004, Attuazione della direttiva 2001/115/C.E. che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione D I C E M B R E in materia di Iva. I punti salienti sono due: all articolo 3 troviamo le note relative alla trasmissione:.. La trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni ne' codice eseguibile, e' consentita previo accordo con il destinatario. L'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l'apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità. In pratica vengono ammesse due modalità di trasmissione, ambedue garantite da firma digitale e riferimento temporale. Nel primo caso abbiamo un semplice trasferimento di documento informatico statico e senza macroistruzioni, opportunamente firmato e marcato. (in sostanza UN FILE PDF). Nel secondo caso viene ipotizzato un sistema EDI concordato tra le parti dove il gestore dello scambio appone la firma digitale ed il riferimento temporale al file che rappresenta la fattura vera e propria. Nell articolo sull E.D.I. a pagina 3 viene esaminato questo tipo di procedimento. La pubblica amministrazione pare che voglia adottare da subito il sistema E.D.I. e per questo verrà pubblicato un regolamento con i protocolli da seguire per la compilazione del file di trasmissione. Segue a pagina 2
2 PAGINA 2 Il documento cartaceo può essere conservato anche come elettronico; quello elettronico può essere conservato solo come elettronico Segue. Luglio 2008 fatture elettroniche per la p.a. E importante però a questo punto analizzare l articolo 2 del D.L. 52 che modifica l articolo 39, terzo comma del DPR n. 633 del 26 ottobre 1972 : Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma. Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica. Significa che chi emette fatture elettroniche deve conservarle elettronicamente, anche presso terzi. Per cui chiunque emetterà fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione, dovrà attivare una conservazione elettronica delle stesse. La circolare n. 36 dell Agenzia delle entrate, tra l altro, precisa che se un azienda si trova nella necessità di conservare fatture elettroniche e fatture cartacee, può provvedere all attivazione di un apposito sezionale iva in cui annotarle separatamente. Questo procedimento si rende necessario se l utente non vuole procedere ad una conservazione completamente elettronica. Se invece l utente opta per questa soluzione, cioè di avere una gestione completamente elettronica delle fatture ricevute, dovrà attivare un sistema di acquisizione digitale che provveda, nei termini stabiliti dal D.M. 23 gennaio 2004, a digitalizzare i documenti cartacei e completare il procedimento di conservazione entro il termine di 15 giorni dal ricevimento. Si può anche conservare il cartaceo, scansionarlo e distruggerlo dopo il completamento del processo, in questo caso anche annualmente. Conservare fatture elettroniche, come calcolare i 15 giorni Si possono attivare procedimenti misti di conservazione ma occorre attivare dei sezionali, diversamente le fatture elettroniche vanno conservate con cadenza quindicinale. Le cartacee possono essere convertite in elettroniche anche successivamente tramite acquisizione digitale. L articolo 3 comma 2 del D.M. 23/01/2004 indica i tempi in cui deve essere completato il processo di conservazione dei documenti e rimanda alla normativa CNIPA le specifiche tecniche del processo stesso (1). Nel decreto troviamo che: Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. La fattura ha una sua data di riferimento (data fattura) ma questa è, di fatto, una data di competenza del documento e non la data di EMISSIONE. La data di EMISSIO- NE è definita dal D.L. 52 che precisa che: La fattura si ha per emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte ovvero all'atto della sua trasmissione per via elettronica. Pertanto il termine quindicinale va determinato a partire dalla data di spedizione del documento e non dalla data riportata sul documento stesso. Al fine di un corretto calcolo del termine occorre quindi gestire la data di spedizione. Se la spedizione avviene con mezzi automatici come Postel, Poste pay, Selecta e simili, oppure per posta elettronica o attraverso sistema di interscambio, si potrà contare su una data ben precisa che è quella di trasmissione del file da stampare o da inoltrare. La stampa fisica avverrà successivamente alla trasmissione ma come precisa la legge per spedizione si intende il momento in cui si affida il documento a chi provvederà a recapitarlo. Identico ragionamento va fatto per le fatture ricevute che si intende conservare in formato elettronico. Queste vanno processate almeno quindicinalmente come per le fatture emesse. Va precisato che le circolari n. 45 e 36 prevedono la possibilità di conservare contemporaneamente fatture elettroniche e cartacee purché annotate in protocolli iva separati (sezionali). In questo caso l obbligo di completamento del processo di conservazione delle fatture elettroniche va espletato comunque quindicinalmente, per le altre fatture si potrà proseguire con la conservazione cartacea e, semmai, applicare la conservazione sostitutiva a fine periodo. Ovvio che fino a che non si è completato il processo deve essere presente il cartaceo. (1) Il CNIPA ha indicato come completamento del processo di conservazione il momento in cui viene generata l impronta dell archivio e sottoscritta con firma digitale e marca temporale (al posto del riferimento temporale) del responsabile della conservazione. ARCHIVIO INFORMATICO
3 Electronic data Interchange (E.D.I.) Scambio elettronico dei dati, cioè invio di una sequenza di bit (file) con una struttura pre definita che contiene tutte le informazioni necessarie per la interpretazione del documento e che costituisce il documento stesso. Detto così non appare come un elemento qualificante ma in realtà nasconde una trasformazione radicale dei processi. Se riceviamo un documento cartaceo o anche elettronico ma costruito liberamente, rispettando regole grafico / estetiche piuttosto che regole informatiche, abbiamo un documento (informatico o cartaceo poco importa) di facile leggibilità per gli umani ma di difficile interpretazione per un sistema elettronico. Viceversa se riceviamo un file strutturato con tutte le informazioni necessarie per interpretare il documento, possiamo ipotizzare una lettura completamente elettronica dello stesso. Se nel file sono presenti le informazioni necessarie per la formazione grafica, potremo anche visualizzarne il contenuto in modo comprensibile agli operatori. Un esempio semplice e diffuso di utilizzo dell E.D.I. (anche se parziale) è dato dalla trasmissione delle dichiarazioni dei redditi. Queste vengono inoltrate al Ministero come documenti informatici, ma il software che genera il file di trasmissione, provvede anche a formare un documento PDF che rappresenta i dati trasmessi all interno del modulo ministeriale di stampa. I formati di scambio possono essere diversi e finalizzati a scopi diversi, la sfida lanciata dalla PAGINA 3 finanziaria 2008 è costituita proprio dall impegno di definire entro il 30 marzo un sistema comune di interscambio per tutta la pubblica amministrazione. E facile prevedere che, come nella firma digitale, tale standard verrà utilizzato anche dai privati e darà il via ad una serie di iniziative volte a fornire documenti elettronici in sostituzione di quelli cartacei. La finanziaria lascia intuire che ci sarà un gestore dell interscambio e fino a che questo non sarà reso noto e non saranno pubblicati i regolamenti sarà difficile conoscere i protocolli utilizzati e le modalità di utilizzo di tale servizio. La sfida è importante e ci auguriamo che i tempi vengano rispettati, resta comunque valida la soluzione attuale di conservare e spedire elettronicamente file pdf con firma digitale. La trasmissione elettronica della fattura è la strada maestra per la registrazione automatica degli imponibili e delle merci.. Il pdf senza firma non assolve agli obblighi di conservazione E se la fattura viene inviata per come file pdf senza firma digitale? E un caso molto diffuso e, come ha precisato l agenzia delle entrate, si tratta di trasmissione elettronica di fattura analogica cioè di un documento che è pari a quello cartaceo ma che deve essere materializzato su carta da parte di chi lo riceve. D altronde le norme sulla conservazione dei documenti iva prevedono la SEGNATURA DI PROTOCOLLO del documento stesso, attività che può essere svolta SOLO SULLA COPIA CARTACEA. La segnatura può essere sostituita dal protocollo elettronico solo quando si effettua la conservazione elettronica dove è assolutamente vietato modificare il file ricevuto. Chi riceve quindi una fattura in formato pdf, dovrà provvedere alla stampa, alla segnatura di protocollo e alla conservazione cartacea, fatta salva la possibilità di scansionare il documento e trasformarlo nuovamente in formato digitale. Il cliente in pratica diventa il tipografo del fornitore e provvede, a sue spese, alla stampa dei documenti. Un meccanismo che può andare bene a chi riceve poche fatture ma che può diventare ARCHIVIO DIGITALE critico se i documenti da stampare sono tanti. In risposta ad un interpello, l Agenzia ha anche precisato che chi emette la fattura nel solo formato pdf (senza firma) e non procede alla conservazione informatica secondo le regole del DM 23/01/2004 cioè effettuando la chiusura del supporto quindicinalmente, non può, a posteriori, effettuare operazioni automatiche di generazione delle immagini ma deve procedere alla acquisizione digitale del documento cartaceo. Per cui anche chi emette la fattura, se non effettua una conservazione elettronica completa, è costretto a conservare una copia cartacea e, se vuole trasformare l archivio in elettronico, deve ri acquisirla digitalmente. Un motivo in più per procedere alla conservazione elettronica fin dall inizio.
4 PAGINA 4 Scansione fatture con etichette da sedi remote L etichettatura alla ricezione permette di avere una immagine della fattura che contiene già la segnatura iva. Nel numero 1 abbiamo pubblicato un articolo sulla scansione delle fatture passive opportunamente etichettate. Ci sono pervenute domande sull argomento per questo abbiamo deciso di approfondirne alcuni aspetti. Il concetto di base è quello illustrato nella figura a lato, cioè il documento cartaceo viene segnato con il protocollo iva al momento della ricezione tramite una etichetta con codice a barre. Questo permette di scansionare subito il documento e di effettuare la registrazione guardando la fattura a video. Codifica fatture con etichetta protocollo alla ricezione Protocollo IVA applicato alla ricezione La scansione con etichette può essere utilizzata anche per il ricevimento di documenti da sedi remote. Scansione a lotti, etichetta fa da separatore Archivio Temporaneo Fatture Archivio Fatture Dati contabili + immagini pdf VISUALIZZAZIONE REGISTRAZIONE Spool movimenti e Una variante di questo procedimento può essere data dalla presenza di unità remote che devono acquisire le scansioni. Potrebbe trattarsi di filiali o di clienti che debbono trasmettere i documenti al centro servizi contabili, piuttosto che di uffici collegati tra loro che effettuano centralmente le registrazioni. In questo caso possiamo ipotizzare due scenari, dove la sede remota ha un suo archivio locale oppure si avvale del data base centrale. Nella prima ipotesi l utente effettua le operazioni di scansione in piena autonomia, la base dati e le immagini sono memorizzate localmente. Un programma di trasferimento legge le immagini scansio- nate e le aggiunge all archivio della sede centrale. Questo metodo che potremmo definire scollegato non consente all utente remoto di controllare gli archivi della sede e sapere se sono stati aggiunti eventuali protocollo d ufficio (esempio giroconti fatture intracee o R.S.M.) Il secondo metodo possiamo definirlo Collegato, l utente remoto si collega al data base centrale, effettua le scansioni MA LE IMMAGINI vengono memorizzate sul pc locale o sul server di filiale. Questo procedimento consente di mantenere una velocità di scansione elevata poiché la fase di memorizzazione della immagine avviene sul disco locale e non è rallentata dal collegamento remoto. Con il procedimento di riconoscimento delle etichette, il programma provvede a trasferire le immagini dalla sede remota alla sede centrale e ad aggiornare l archivio dei documenti ricevuti. Le immagini contengono già la segnatura iva ma ai fini di una conservazione sostitutiva mancano i dati di ricerca che dovranno essere acquisiti dopo la registrazione attraverso l elaborazione dello spool di stampa che, in questo caso aggiorna i dati del documento e non sostituisce il documento stesso. Confrontando i tempi dedicati alla conferma del dato rispetto alla digitazione non si hanno grossi vantaggi tranne che sulle operazioni di magazzino dove i controlli sono facilitati dai dati forniti dal gestionale Riconoscimento fatture In molti ci hanno chiesto se sulle fatture scansionate sia possibile fare un riconoscimento automatico. Ovviamente si ma è una operazione molto onerosa che da risultati a volte discutibili e che, se applicata alla sola parte contabile, risulta poco conveniente. Attivando il software Iris Capture for Invoice, è possibile effettuare un riconoscimento quasi automatico dei dati del documento. Il quasi è d obbligo perché il programma va personalizzato indicando le particolarità delle fatture gestite da ogni cliente. Facciamo un esempio, lo standard è in grado di riconoscere la data della fattura se questa è preceduta da alcuni termini tipici come data fattura, data documento, etc. Se la data è indicata con il luogo (esempio Milano, li 25 gennaio 2007) è evidente che il campo data non verrà riconosciuto se non attraverso la personalizzazione del programma Rimane il problema del controllo. Impossibile generare automaticamente una registrazione contabile senza che un operatore in qualche modo provveda alla VALIDAZIONE dei dati. Per quanto preciso il programma può sbagliare e un carattere in più o in meno può determinare una variazione di Iva che genererebbe sanzioni. Quindi i dati dovranno essere confermati uno ad uno il che rende l operazione poco conveniente rispetto alla digitazione. Diverso se si deve effettuare anche la registrazione del magazzino. In questo caso grazie al collegamento con il sistema gestionale si può ottenere la validazione di gran parte dei dati riconosciuti e ottenere alta produttività.. ARCHIVIO INFORMATICO
5 Estratti autentici di documenti informatici La nascita dei documenti informatici e il loro riconoscimento fiscale e legale è stato un percorso lungo e tortuoso fatto di 10 anni di norme, 11 leggi, 6 circolari, procedimenti blindati da chiavi super segrete e super complesse, ma Se un'azienda tiene o conserva le scritture contabili in formato digitale, è possibile ottenere un estratto autentico di tali scritture da utilizzare in sede giudiziale, in particolare come prova scritta di un credito? Se sì, con quali modalità? Per rispondere a queste domande occorre fare una premessa. L'art. 634 del Codice di Procedura Civile stabilisce che, ai fini della emissione di un decreto ingiuntivo per crediti derivanti da rapporti inerenti l'attività di impresa, costituisce prova scritta del credito l'estratto autentico delle scritture contabili. L'estratto autentico consisteva, tradizionalmente, nella formale attestazione, rilasciata da un notaio (o altro pubblico ufficiale), della conformità esistente tra la copia di un documento cartaceo ad es. la fattura - e l'originale estratto dalle scritture contabili ed esibito al notaio. Oggi dobbiamo tradurre questi concetti in una nuova realtà, rappresentata dalla tenuta o dalla conservazione delle scritture contabili in formato digitale: una realtà in cui non ha senso distinguere tra originale e copia poiché se il processo di conservazione è effettuato con regolarità, ogni copia del supporto generato, costituisce un originale. Ma l articolo 634 del C.P.C., pur ammettendo le scritture contabili prescritte dalle leggi tenute con l osservanza delle norme stabilite per tali scritture cioè ammettendo la validità delle scritture contabili anche quando queste sono conservate nel rispetto del D.M. 23/01/2004, richiede espressamente la produzione di estratti autentici. Allo stato attuale, appare difficile prescindere dall'intervento del notaio poiché nessuna Cancelleria di Tribunale si è organizzata per fare a meno della stampa su supporto cartaceo degli estratti autentici notarili prodotti in giudizio. Vediamo come fare, quindi, per ottenere un e- stratto autentico notarile utilizzabile in sede giudiziale. In uno studio pubblicato dal Consiglio Nazionale del Notariato, il procedimento da seguire viene denominato Estratto cartaceo di libro contabile informatico. Al notaio dovrà essere esibito il libro contabile in formato digitale, munito di riferimento temporale e di firma digitale del responsabile della conservazione; l'esibizione al notaio dei files contenenti le scritture da autenticare potrà avvenire mediante consegna a mani di un supporto informatico contenente i files (CD, DVD, memorie portatili, ecc.). oppure mediante trasmissione via (sarebbe meglio se certificata) Successivamente, il notaio stamperà su supporto cartaceo il contenuto della fattura (o di altra scrittura contabile) conservata in formato digitale, apponendovi, sempre a stampa, la dichiarazione di conformità della copia cartacea all' originale informatico. Per fare questo, tuttavia, il notaio dovrà verificare che l'originale informatico sia correttamente conservato, accertando se sia stato apposto il riferimento temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione. I risultati di questa verifica devono essere evidenziati nella dichiarazione di conformità: il notaio dovrà specificare che il documento informatico, da cui viene estratta la stampa era munito dei requisiti sopra menzionati. PAGINA 5 Nello studio del CNN si fa anche riferimento agli estremi relativi alla trasmissione delle impronte all Agenzia come previsto dall articolo 5 del D.M. 23/01/2004. Come sappiamo l invio della impronte non viene effettuato poiché le Agenzie non hanno emesso il regolamento di attuazione, ma come specificato da più parti l invio della impronta all Agenzia è richiesto per estendere la validità dell archivio informatico e non per renderlo valido. L archivio è valido quando il documento è firmato, marcato ed è stato generato il file di chiusura. Tutto ciò però è uno studio e non si è tradotto in pratica. Il Notaio molto probabilmente alla ricezione del documento informatico si rifiuterà di produrre gli estratti, affermando che non ha disposizioni in merito alle modalità di generazione. In realtà il Notaio utilizza procedure di firma digitale per le sue pratiche e si presume sia in grado anche di verificare una firma ed una marca temporale. L unica particolarità se vogliamo essere precisi, riguarda la verifica dell eventuale file di chiusura che richiede software specifici che non sempre sono disponibili gratuitamente in commercio. E buona regola però del produttore del software di conservazione sostitutiva inserire nei supporti dove sono memorizzati i documenti un programma di consultazione, in genere gratuita che verifica anche la firma dell impronta dell archivio oltre che del singolo documento. Giustamente, il notaio o l ente verificatore non è tenuto ad installare software specifico anzi, in alcuni casi non sarebbe neppure in grado di fare questa operazione e si renderebbe necessario l intervento di un perito esterno o la nomina di un consulente di fiducia in grado di effettuare questa operazione. Dunque non c è soluzione? Forse sì. Iniziamo con il produrre una stampa del nostro giornale (o delle pagine interessate), prendiamo il modello F23 originale e la lettera inviata all agenzia relativamente alla competenza dei bolli. Andiamo dal Notaio, questi verificherà la stampa e sottolineerà la mancanza della bollatura preventiva (abolita da diversi anni) ma potrà verificare il pagamento dell imposta di bollo e potrà affermare che il vostro giornale è bollato. Dicevamo che il Notaio noterà la mancanza della bollatura preventiva quindi vi richiederà di sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva in cui VOI dichiarate la conformità del documento all originale conservato secondo le disposizioni di legge. "il presente documento è una COPIA FOTOSTATICA dell'originale giornale/registro iva, della ditta xxxxxxxxxxxxxxx, TENUTO COME DA DISPOSIZIONI DI LEGGE". In realtà la frase potrebbe essere ancora più specifica e cioè conservato in modalità informatica ai sensi dell articolo 2 comma 1 e 2 del 23/01/2004 ma poco importa, avete ottenuto la vostra copia autentica. Tutto questo per il momento, in attesa di un futuro in cui si possa fare a meno dell'estratto autentico notarile o, quanto meno, si possa finalmente richiedere ed utilizzare in sede giudiziale un estratto informatico facendo a meno del supporto cartaceo. Con il contributo di: Avv. Fabrizio Mattioli Avv. Andrea Alessandrini
6 PAGINA 6 Prolificano i programma di ricerca ma il file giusto qual è? Sono sempre di più i prodotti per la ricerca di file su hard disk ma una conservazione a cartelle nn può competere con la logica del data base Un esempio di memorizzazione e ricerca di documento, grazie all addins per Microsoft Word, l operatore con un click invia il file in archivio e lo indicizza. La notifica ai colleghi può essere inviata come link al documento La più diffusa e conosciuta e la barra di Google che offre funzionalità di ricerca su internet e di ricerca sul proprio hard disk, ma anche Microsoft ha il suo desktop search, Iris utilizza il motore di Copernico e via con tutti gli altri. Una quantità enorme di prodotti che si preoccupano di indicizzare i files la dove si trovano per consentire di ritrovarli. Ne ho provato uno, non faccio il nome. ho indicato una parte della nostra rete (1 solo server con circa files) e dopo 1 giorno il file z_test ancora non veniva trovato. Nel frattempo la mia CPU aveva lavorato per ben 21 ore al 20% cercando disperatamente di creare un indice di tutte quelle informazioni. Che sarebbe successo se avessi indicato lo storage di rete come percorso da indicizzare? Nel nostro storage ci sono circa 2 milioni di files, il risultato di numerosi lavori di scansione, indicizzazione test e i nostri documenti interni che, ad oggi, ammontano a circa files. E evidente come io non creda a questi strumenti, da buon ragioniere immagino che ogni cosa abbia il suo posto e se ho bisogno delle fatture del 2006 inutile tirar giù tutti i raccoglitori di tutti gli anni, bastano quelli del 2006 ma un concetto, così semplice sul cartaceo, non è altrettanto semplice su un hard disk se non si è supportati da un sistema in grado di pilotare l ordinamento dei documenti e la generazione delle chiavi di ricerca. Questo articolo è nato come bozza, è stato memorizzato in una archivio destinato alle bozze, è stato segnalato ai colleghi che dovevano esprimere un parere, questi hanno effettuato le loro annotazioni e approvato o disapprovato il testo. Alla fine del ciclo il testo definitivo è stato travasato nella pubblicazione, anch essa opportunamente archiviata. Se cerchiamo la bozza apriamo l archivio bozze con una facile ricerca individuiamo i file interessati. Le note sono memorizzate nel data base e non abbiamo messaggi di posta aggiuntivi. Le revisioni sono evidenziate dallo stesso word. La segnalazione di avvenute modifiche ci perviene tramite un indicatore che ci avvisa della presenza di nuovi documenti. Anche la pubblicazione ha il suo archivio, dove troviamo anche i depliant e tutti gli altri documenti prodotti per le attività di Marketing. L identificazione dei documenti è immediata poiché per ogni tipologia abbiamo creato un contenitore adeguato con criteri di protezione studiati appositamente e regole di compilazione altrettanto precise, il tutto documentato nel manuale della conservazione sostitutiva che ormai è diventato una parte importante del manuale della qualità. Per ogni procedimento si risparmiano minuti e se è necessario condividere i documenti, i minuti diventano decine perché van moltiplicati per ogni collega che partecipa alla stesura o alla consultazione. ARCHIVIO INFORMATICO
7 T E L E A S S I S T I A M O C I Viaggiare è sempre più problematico e per essere tempestivi negli interventi e nel supporto di clienti e partner abbiamo ulteriormente sviluppato le soluzioni di tele assistenza. Il prodotto utilizzato è NETMEETING che trovate già installato su tutti i pc con windows xp. Per i pc con windows Vista, si può scaricare la versione 3.02 inglese dal nostro sito ftp (aprire esplora risorse e digitare ftp.mitserver.com) L installazione del programma è semplice e guidata, uniche note importanti sono gli elenchi in linea ad un certo punto chiede se ci si vuole collegare e potete rispondere no. Nella fase finale del setup viene proposta la configurazione dell audio e del video. Se volete utilizzare anche le funzioni di videoconferenza, dovete configurare questi dispositivi, diversamente potete tralasciare questa parte. Per le comunicazioni Audio e Video i nostri assistenti dispongono anche di Skype che ha una qualità audio superiore. La connessione è semplice, i nostri assistenti hanno un indirizzo diretto dato dal nome.multimediait.net Una volta stabilita la connessione si possono attivare le funzioni di condivisione del desktop che permettono all assistente di vedere quello che accade sul pc del cliente. Se si vuole utilizzare il servizio per una presentazione o per un corso, sarà l assistente a condividere il suo monitor e far vedere l uso del programma. La trasmissione della webcam è opzionale ma può dare maggiore vivacità alla dimostrazione e consente all assistente di percepire meglio l attenzione degli interlocutori. Sicurezza innanzitutto, con netmeeting non vengono trasmesse informazioni leggibili ma solo immagini per cui nessun sistema di intercettazione può captare i dati visua- PAGINA 7 lizzati dagli assistenti o dai clienti. Il collegamento può avvenire solo ed esclusivamente tramite chiamata del cliente, in nessun modo il nostro assistente può collegarsi al pc del cleinte se non attraverso la chiamata di quest ultimo. Firewall, vi sono casi in le protezioni di rete non consentono di utilizzare netmeeting, in questi casi occorre chiedere all amministratore di rete di aprire le comunicazioni verso gli indirizzi ip dei nostri assistenti. Firmare i documenti analogici e firmare con Acrobat. La conservazione di documenti cartacei (analogici) originali non unici, non richiede la firma di ogni singolo documento; le disposizioni di legge prevedono la firma del solo file di chiusura dell archivio. La firma digitale è basata sul certificato qualificato che ha un costo triennale indipendente dall utilizzo, quindi applicare molte firme digitali comporta solo un pò di perdita di tempo. I nostri programmi sono in grado di firmare un documento in due secondi purché questo non superi i 100 megabyte. Un immagine acquisita digitalmente in bianco e nero a 300 dpi di risoluzione occupa all incirca 150 kbyte per cui possiamo pensare di firmare un documento di 600 pagine in pochi secondi. E evidente che si tratta di un costo contenuto che fornisce A O- GNI DOCUMENTO un sigillo di validità SUPERIORE a quello richiesto dalle norme. Tale pratica verrà particolarmente utile quando si potranno generare estratti cartacei da documenti firmati digitalmente. Gli estratti riportano un timbro (probabilmente realizzato come codice a barre ) che riporta gli estremi della firma digitale applicata sul documento informatico. Il documento firmato inoltre, garantisce la sua originalità anche in assenza del file di chiusura e evidenzia eventuali manomissioni. Altra funzione disponibile su numerosi computer ma scarsamente utilizzata è la firma digitale all interno del file PDF. Ricordiamo che il CNIPA ha firmato un protocollo che autorizza l uso della firma digitale presente nel programma Acrobat e gli riconosce piena validità (standard o professional, il reader ha solo le funzioni di verifica della firma e non di generazione). ARCHIVIO DIGITALE La firma all interno del file PDF è più facile da comprendere, non comporta la spedizione di due file perché è memorizzata dentro il pdf e si presenta bene anche dal punto di vista estetico riportando una sorta di timbro elettronico che evidenzia la presenza della firma digitale. Acrobat offre anche funzioni di firma parziale ma, al momento, non le abbiamo ancora sperimentate. Unico problema, molti certificati rilasciati da autorità italiane sono considerati di default non affidabili e vanno autorizzati singolarmente cosa non facile, auspicabile una soluzione a breve. Va ricordato anche che all interno dei nostri programmi è possibile prendere appunti e collegarli ai documenti (procedimenti) anche in questo caso si può usare la firma digitale per rendere gli appunti ufficiali e non modificabili.
8 MultiMedia it s.n.c. Via Piemonte Marotta di Mondolfo (PU) Tel.: Fax: Document management Internetworking Security Le soluzioni TeamSystem La configurabilità dei nostri programmi consente di creare strutture di archivi adatte ad ogni necessità. Con il partner Team- System sono state sviluppate soluzioni avanzate di gestione dei documenti per Studi di commercialisti, centri contabili, consulenti del lavoro. Apposite interfacce consentono di acquisire automaticamente i documenti generati dalle procedure Gamma, Gecom Multi, Gecom Paghe, Gecom Redditi. Nuove soluzioni disponibili a breve consentiranno la ricerca dei documenti dai programmi contabili. TeamSystem distribuisce la soluzione ARCHIVIA PLUS tramite i propri centri diretti di Pesaro, Senigallia, Ancona, Bologna, Reggio Emilia, Milano, Roma e Campobasso e tramite la propria rete di rivenditori autorizzati. Autore degli articoli Claudio Caprara

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