Source: http://www.bobescentrum.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju/
Timestamp: 2019-06-25 18:22:29+00:00

Document:
Zásady ochrany osobních údajů | Centrum rodiny BOBEŠ
Zásady ochrany osobních údajů v Centru rodiny BOBEŠ z.s. v souladu s GDPR
V zásadách je definováno, jak zpracováváme osobní údaje, které získáváme v souvislosti s využívaním našich služeb, v případě spolupráce s námi, a některých dalších případech zpracování osobních údajů.
Zásady se týkají zpracování osobních údajů našich klientů, zájemců o naše služby, zaměstnanců, spolupracovníků, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícímu postavení vůči nám.
Veškeré osobní údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy a klademe důraz na jejich bezpečné uchovávání.
Správcem osobních údajů je zapsaný spolek Centrum rodiny BOBEŠ z.s., IČ: 69624356
se sídlem Školní 660, Bohumín.
Centrum rodiny BOBEŠ z.s. nejmenovalo pověřence pro ochranu osobních údajů.
Odpovědná osoba pro oblast ochrany osobních údajů pro organizaci: Mgr. Petra Kalichová
Organizace disponuje Pověřením pro výkon sociálně – právní ochrany dětí vydaném Krajským úřadem Moravskoslezského kraje.
Můžete se na nás kdykoliv obrátit dopisem zaslaným na adresu sídla společnosti, na telefonním čísle 604800100 nebo emailem na adrese bobes@bobescentrum.cz.
III. KONKRÉTNÍ PŘÍPADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V CR BOBEŠ
1. Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb na základě činností organizace definovaných ve Stanovách spolku.
BOBEŠ poskytuje služby klientům na základě činností definovaných Stanovami spolku. Na tyto činnosti může spolek čerpat dotační prostředky, realizovat nebo být partnerem projektů a v této souvislosti je vázán smluvními povinnostmi poskytujících institucí.
Pro činnosti centra vykonávané na základě Stanov zpracováváme: jméno a příjmení, datum narození a město trvalého pobytu klienta, dokumentace dokládající účast klienta či čerpání služby (prezenční listina). Tyto údaje potřebujeme pro zajištění smluvní povinnosti, resp. zejména k podložení statistických výstupů o rozsahu činnosti organizace, vázajících se k jednotlivým realizovaným dotačním či projektovým titulům. Osobní údaje kontaktní (telefon, e-mail) získáváme na základě souhlasu klienta. Umožní nám to flexibilní komunikaci v případě organizačních a provozních změn, lepší informovanosti klienta.
Osobní údaje zpracováváme pro zajištění finančních prostředků nezbytných k realizaci pravidelných služeb centra. Zpracování je nezbytné pro splnění smluvních povinnosti organizace, vyplývajících z konkrétních smluvních podmínek dotačních, projektových a dalších smluvních ujednání. Jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování. Osobní údaje kontaktní (telefon, e-mail) získáváme na základě souhlasu klienta.
Pořizování fotozáznamů – Rozsah zpracování a účel zpracování
Pokud je fotodokumentace součástí smluvní povinnosti, a pokud nám k tomu dáte souhlas, budeme z přímé práce s Vámi pořizovat fotozáznam.
2. Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb na základě činností organizace definovaných v Pověření pro výkon sociálně právní ochrany.
Pokud Vám budeme poskytovat službu v souvislosti s činnostmi, na které má organizace vydáno pověření, budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, město trvalého bydliště, telefon a e-mailovou adresu, osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s přímou prací s Vámi. Kategorie těchto údajů může být různá (jedná se vždy o údaje bezprostředně související s oblastí konkrétní činnosti SPO). Osobní údaje budou zaznamenány ve Vašem osobním spisu.
Zpracování je nezbytné na základě Pověření k sociálně právní ochraně dětí dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o SPOD“). Jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.
2.1 Krátkodobá spolupráce v rámci činností SPO:
V případě krátkodobé spolupráce, spočívající v jednorázové konzultaci, budeme zpracovávat Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu a záznam z konzultace, a to pro účely poskytnutí konzultace a evidence záznamů o ní.
3. Zpracování osobních údajů v souvislosti s uzavíráním Dohod o výkonu pěstounské péče.
BOBEŠ poskytuje služby zájemcům a žadatelům o pěstounskou péči na základě Pověření k sociálně právní ochraně dětí dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o SPOD“).
3.1. Zájemci o uzavření dohody o výkonu pěstounské péče
Pokud jste zájemcem o uzavření dohody o výkonu pěstounské péče a obrátíte se na nás s žádostí o úvodní konzultaci, zaznamenáme si Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu, a to pro účely přípravy smlouvy nebo poskytnutí konzultace.
3.2. Krátkodobá spolupráce (jednorázová konzultace)
V případě, že máte zájem jen o krátkodobou spolupráci (např. jednorázová konzultace ohledně pěstounské péče), budeme o Vás zpracovávat Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mailovou adresu a záznam z konzultace, a to pro účely poskytnutí konzultace a evidence záznamů o ní.
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD, jedná se tedy o bezsouhlasové zpracování.
Údaje budeme zpracovávat po dobu 10 let.
3.3. Spolupráce v souvislosti s uzavřenou dohodou o výkonu pěstounské péče
Pokud spolu uzavřeme smlouvu resp. Dohodu o výkonu pěstounské péče dle Zákona o SPOD, budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, adresu bydliště. Pokud nám dáte souhlas, budeme zpracovávat telefon, e-mailovou adresu. Zpracováváme Vaše číslo účtu pro zaslání příspěvků na respitní péči apod. Budeme zpracovávat osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s přímou prací s Vámi, a to pro účely realizace smlouvy resp. Dohody. Kategorie těchto údajů není možné jednoznačně specifikovat (jedná se vždy o údaje bezprostředně související s procesem tzv. doprovázení). Tyto osobní údaje budou zaznamenány ve Vašem osobním spisu, jehož součástí bude Váš individuální plán, záznamy a výstupy z přímé práce, apod.
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle Zákona o SPOD a pro splnění smlouvy (bezsouhlasové zpracování).
IV. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S VYŘIZOVÁNÍM PODNĚTŮ A DOTAZŮ
BOBEŠ je otevřen podnětům, dotazům a požadavkům, a proto se na náš můžete obracet telefonicky, e-mailem, poštou.
Osobní údaje budeme zpracovávat do doby vyřízení dotazu či požadavku, nevznikne-li potřeba zpracovávat osobní údaje pro jiný účel.
V. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHEM
1. Zpracování údajů uchazečů o zaměstnání
Pro účely nalezení vhodného kandidáta a přípravy pracovní smlouvy zpracováváme osobní údaje, uvedené v životopisu, zejména v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, emailová adresa, telefonický kontakt, údaje o vzdělání a praxi.
Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, kterým je nalezení vhodného kandidáta a příprava pracovní smlouvy.
Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání výběrového řízení, maximálně po dobu 1 měsíce po jeho ukončení.
2. Zpracování údajů zaměstnanců
Pro účely plnění povinností podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, předpisů upravujících pojistné, daně a účetnictví, zejména odvádění pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, daně z příjmu fyzických osob, vedení mzdové agendy, vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání, provádění případných srážek mzdy a evidence našeho hospodaření zpracováváme osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, údaje o zdravotní pojišťovně, údaje o trestní bezúhonnosti, údaje o způsobilosti k práci, údaje o vzdělání a praxi, údaje o mzdách a dalších náhradách vyplacených zaměstnanci. Dá-li zaměstnanec souhlas, také telefonický kontakt, e-mailovou adresu, číslo účtu.
Osobní údaje zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, zejména povinností dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na zdravotní pojištění a zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a splnění závazků z pracovní smlouvy. Kontaktní údaje a číslo účtu budeme zpracovávat na základě souhlasu, zaměstnance, který nám uděluje dobrovolně a který může kdykoliv odvolat.
Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání pracovní smlouvy a po dobu stanovenou zákonem, přičemž v případě dokumentů souvisejících se mzdovou agendou může činit tato doba až 30 let.
3. Zpracování osobních údajů externích spolupracovníků
Pro účely splnění smlouvy a plnění našich povinností podle předpisů upravujících daně a účetnictví zpracováváme osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, údaje o trestní bezúhonnosti, údaje o vzdělání a praxi, údaje o vyplacených odměnách. Dá-li zaměstnanec souhlas, také telefonický kontakt, e-mailovou adresu, číslo účtu.
Osobní údaje budeme zpracovávat pro účely splnění smlouvy a plnění našich zákonných povinností, zejména povinností dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Kontaktní údaje a číslo účtu budeme zpracovávat na základě souhlasu, zaměstnance, který nám uděluje dobrovolně a který může kdykoliv odvolat.
Osobní údaje budeme v tomto případě zpracovávat po dobu trvání smlouvy a po dobu stanovenou zákonem, přičemž v případě dokumentů souvisejících s vyplacenými odměnami může činit tato doba až 10 let.
Nejčastěji osobní údaje předáváme externím spolupracovníkům, kteří se podílí na poskytování odborných služeb. Dále osobní údaje předáváme společnostem zajišťujícím pro nás účetní služby, IT podporu ap.
Osobní údaje zpracovatelům předáváme vždy pouze v míře nezbytné pro účely zpracování a výhradně za účelem poskytování našich služeb. Za konkrétního zpracovatele vybíráme takové osoby, které nám poskytnou maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů. Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy a žádný náš zpracovatel není oprávněn využívat poskytnuté osobní údaje pro své vlastní, marketingové či jakékoliv jiné účely. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie nedochází.
Na vyžádání jsme povinni poskytnout osobní údaje také různým státním orgánům, orgánům veřejné moci a úřadům. U příjemců našich služeb dle Zákona o SPOD (zejména soudy, obecné a krajské úřady); u zaměstnanců orgány sociálního zabezpečení (OSSZ, ČSSZ), správce daně z příjmu, úřady práce, orgány inspekce práce, zdravotní pojišťovny, zdravotnická zařízení; dále se jedná o orgány činné v trestním řízení a orgány oprávněné provádět kontrolu naší činnosti dle zvláštních zákonů.
Osobní údaje zpracováváme automatizovaně i manuálně a vedeme záznamy o činnostech zpracování.
V BOBEŠI přijímáme technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Dodržujeme povinnosti stanovené nám obecně závaznými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Pokud zjistíte, že jsou Vaše osobní údaje nepřesně či chybně zpracovávány, kontaktuje nás, dojde k jejich opravě.
Pokud zpracováváme osobní údaje automatizovaným způsobem na základě souhlasu nebo smlouvy, máte právo na kopii svých osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Při naplnění předpokladů stanovených právními předpisy máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud právním základem zpracování jsou naše oprávněné zájmy.
Automatizované rozhodování, profilování
Při zpracování osobních údajů naší organizace nedochází k rozhodování založeném výhradně na automatizovaném zpracování bez lidského posouzení, které by mělo právní účinky nebo by se jinak významně dotýkalo subjektů údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme dle těchto zásad.
Se svojí stížností se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7.
Jsme tu pro Vás už 19 let.

References: zákona č. 359
 zákona č. 359
 zákona č. 262
 zákona č. 262
 zákona č. 563
 zákona č. 586
 zákona č. 592
 zákona č. 589
 zákona č. 563
 zákona č. 586