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Timestamp: 2019-11-21 04:22:52+00:00

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Verarbeitungsverzeichnis nach der DSGVO - Was ist zu tun? | Law-Blog
Veröffentlicht am 1. Mai 2018 von Dr. Maximilian Greger | Datenschutz IT-Recht | 0 Kommentare
Die EU-DSGVO gilt ab 25.5.2018 europaweit und bringt einige Neuerungen mit sich – insbesondere verschäfte Bußgelder und Sanktionsmittel. Unter anderem zwingt Art. 30 DSGVO den Verantwortlichen dazu, ein sog. Verarbeitungsverzeichnis anzufertigen. Ist diese Pflicht neu?
Nein! Schon nach dem alten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG alt) war ein sog. Verfahrensverzeichnis anzufertigen. Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis, das grundsätzlich beschreibt, wie der Verantwortliche mit personenbezogenen Daten umgeht. Insbesondere beschreibt es, welche Sicherheitsmaßnahmen er trifft, damit die Daten nicht in falsche Hände geraten.
Auch ab dem 25.5.2018 gilt dieses Prinzip fort: Der Verantwortliche hat ein schriftliches Verarbeitungsverzeichnis anzufertigen, wobei er dies auch in elektronischer Form erstellen kann. Auf Anfrage muss es der Verantwortliche der Aufsichtsbehörde zur Verfügung zu stellen, so dass es als Nachweis darüber dient, dass der Verantwortliche die Vorschriften der DSGVO einhält (Art. 30 Abs. 4 DSGVO).
Die Verpflichtung zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses ergibt sich aus Art. 30 DSGVO. Danach muss grundsätzlich jeder Verantwortliche ein Verarbeitungsverzeichnis führen.
Zwar gilt nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO eine Ausnahme für Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen. Allerdings gilt diese Ausnahme fast nie. Meist hapert es daran, dass die Datenverarbeitung
ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt, oder
die Verarbeitung besonderer Datenkategorien gemäß Artikel 9 Abs. 1 DSGVO bzw. von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 DSGVO betrifft.
Vor allem der zweitgenannte Punkt trifft fast immer zu: schon wer ab und zu Kundendaten erhebt oder verarbeitet, handelt nicht nur „gelegentlich“.
Die Pflicht gilt übrigens gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO auch für den Auftragsverarbeiter.
Welchen Inhalt muss ein Verarbeitungsverzeichnis haben?
Auch hier gibt wieder Art. 30 Abs. 1 DSGVO klare Vorgaben. Das Verarbeitungsverzeichnis muss mindestens folgende Inhalte aufweisen:
wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1
Auf die sogenannten „TOMs“ (technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO) sollte der Verantwortliche besonders viel Wert legen. Dabei handelt es sich um die Beschreibung, welche technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen der Verantwortliche trifft.
Wie detailliert das Verarbeitungsverzeichnis ausgestaltet werden muss, steht allerdings nicht im Gesetz. Das wird die Praxis zeigen.
(Nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO gelten diese Anforderungen in etwas eingeschränkter Form auch für den Auftragsverarbeiter.)
Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit:Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen: Hinweise zum Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
Digitalverbund Bitkom: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Das Verarbeitungsverzeichnis ist nach bestem Wissen und Gewissen und mit der dafür erforderlichen Mühe zu erstellen. Es wird aber gerade dem Kleinunternehmer kaum gelingen, den Datenschutzbestimmungen zu 100% zu entsprechen. Dennoch lohnt sich die Mühe, denn wer das Verzeichnis führt und es sorgfältig erstellt hat, der verringert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Behörde Bußgelder wegen kleinerer Fehler verhängt.
Fehlt ein Verarbeitungsverzeichnis hingegen gänzlich, ist eine Behörde wohl gezwungen, eine Sanktion zu verhängen (Art. 84 DSGVO: „Sanktionen müssen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein.“).
(Passend zum Thema DSGVO: Law-Blog Beitrag vom 28.3.2018)
Beitrags-Foto: © Alexander Limbach – Fotolia.com
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References: Art. 30
 Art. 30
 Art. 30
 Art. 10
 Art. 30
 Art. 30
 Art. 32
 Art. 30