Source: https://www.aprocof.co/manual-de-politicas-web/
Timestamp: 2019-12-07 09:39:39+00:00

Document:
Manual de políticas web – Aprocof
DEFINICIONES ESTABLECIDAS EN EL ARTÍCULO 3 DE LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 Y EL ARTÍCULO 3 DEL DECRETO 1377 DE 2013.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, revistas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Biométricos: Son aquellos datos personales referidos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que posibiliten o aseguren su identificación. Como su imagen facial, huella digital o similares
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la ASOCIACION DE PROFESIONALES EN CONDUCCION DE FLUIDOS APROCOF, en los términos y condiciones recogidos en la misma.
Empresas Asociación de Profesionales en conducción de Fluidos APROCOF.
Dirección Avenida Calle 100 no. 60 – 04 Oficina 312
Correo electrónico protecciondedatos@aprocof.co
Teléfonos 2539277 / 3208449976
La Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, en el desarrollo de su actividad propia, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
En el documento “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presentan las distintas bases de datos que manejan la Asociación, la información y características de cada una de ellas.
BASE DE DATOS Y NIVEL SEGURIDAD
BASE DE DATOS NIVEL DE SEGURIDAD SISTEMA DE TRATAMIENTO
Empleados Sensible Mixto
Facturación Sensible Sistematizado
Proveedores Privado Mixto
Asociados vigentes Privado Sistematizado
Asociados vip Privado Sistematizado
Contabilidad asociados Privado Sistematizado
Eventos Privado Sistematizado
Asociados retirados Privado Sistematizado
General eventos Privado Sistematizado
Prospectos Privado Sistematizado
Alianzas Privado Sistematizado
Informe final V congreso nacional de instalaciones hidráulicas y sanitarias 2017 Privado Sistematizado
Estudiantes universidad distrital Privado Sistematizado
Informe final VI congreso nacional de instalaciones hidráulicas y sanitarias 2019 Privado Sistematizado
Egresos Privado Mixto
Actas de asamblea general Sensible Mixto
Actas de junta directiva Privado Mixto
Dian y secretaria de hacienda Privado Mixto
SG-SST sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Privado Mixto
Plan de emergencias y contingencias Privado Mixto
Protección de datos Sensible Mixto
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Oficial de Protección de Datos Sandra Milena Vega Parra.
Dirección Av. Calle 100 no. 60 – 04 oficina 312
Teléfono 2539277 / 320 8449976
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante una carta dirigida la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, enviada, mediante correo electrónico a: protecciondedatos@aprocof.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Avenida Calle 100 No. 60 – 04 Oficina 312 de Bogotá. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y en caso de ser apoderado presentar los documentos que lo acrediten.
Documentos que acrediten la de la petición formulada, cuando corresponda.
Correo u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF. Una vez recibida la solicitud, la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante una carta dirigida a la ASOCIACION DE PROFESIONALES EN CONDUCCION DE FLUIDOS APROCOF, enviada, mediante correo electrónico protecciondedatos@aprocof.co , indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 100 No. 60 – 04 OFICINA 312 de Bogotá. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Documentos que acrediten la petición formulada, cuando corresponda.
La Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
La Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implementadas por la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (I, II, III, IV, V y VI).
MEDIDAS DE SEGURIDAD COMUNES PARA TODO TIPO DE DATOS (públicos, semiprivados, privados, sensibles) Y BASES DE DATOS (sistematizadas y físicas)
2. Lista actualizada de usuarios y accesos utilizados.
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se produce, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctivas.
3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento del mismo
1. Elaboración e implementación del manual para el personal y de estricto cumplimiento.
BD FÍSICA BD SISTEMATIZADA
Almacenamiento de documentos Custodia de documentos Identificación y autenticación Telecomunicaciones
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta que permitan el ejercicio de los derechos de los titulares. 1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas. 1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de estos.
2. Mecanismos de identificación y autenticación, contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA DATOS PRIVADOS SEGÚN EL TIPO DE DATOS
IV.A. Base De Datos Sistematizada
1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega. 1. Control de acceso a lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información. 1. Mecanismos que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.
TABLA IV. B. Base De Datos Física
3. Informe de detección de deficiencias y propuestas de correcciones.
3. Prohibido que el responsable delegue las funciones del tratamiento de datos al responsable de seguridad.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA DATOS SENSIBLES SEGÚN TIPO
TABLA V.A. Base De Datos Sistematizada
3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan de las instalaciones de la empresa.
1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a las que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
3. Conservación de los datos: Dos años.
TABLA V.B. Base De Datos Física
3. Registro de acceso de usuarios no autorizados.
1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llave u otras medidas.
1. Sólo por usuarios autorizados.
Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.”
Las bases de datos responsabilidad de La Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recogidos los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. la Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde 14 De agosto De 2019.
Nombre: La Asociación De Profesionales En Conducción De Fluidos APROCOF.
NIT: 830.090.418 – 0
Dirección: CALLE 100 No. 60 – 04 OFICINA 312 DE BOGOTA
Teléfono: 2539277 / 3208449976
Oficial De Consultas Y Reclamos
Nombre: Sandra Milena Vega Parra
Correo electrónico: protecciondedatos@aprocof.co
Inició de responsabilidad del 14 de Agosto de 2019

References: ARTÍCULO 3
 ARTÍCULO 3
 artículo 9
 artículo 8
 artículo 21
 artículo 14
 artículo 4