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Timestamp: 2017-02-28 17:07:37+00:00

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Emilia Sevilla del Río
1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PROPUESTA DE UN PLAN PARA ADQUIRIR UNA SOLUCION TECNOLOGICA QUE PERMITA LA ADMINISTRACION Y MONITOREO DE LA RED DE CAJEROS AUTOMATICOS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL Alejandro Arias Guerrero PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica JUNIO, 2009 i2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en administración de proyectos Lic. Yorlenny Hidalgo, MAP DIRECTOR DEL PROYECTO Yuri Kogan LECTOR No.1 Mónica Cascante LECTOR No.2 Alejandro Arias Guerrero Sustentante ii3 Dedicatoria A mi Maestro Jesús, mi Dios y mi Padre, el Señor de mi vida, todo tiene sentido al estar bajo tu voluntad. A mi esposa Eloísa, eres el mejor regalo del Padre. Has llenado mi vida de alegría y amor. Déjame quererte para siempre A mis padres y hermanos, quienes han sido mi apoyo incondicional, reflejan a Jesús en sus vidas, son un ejemplo a seguir. Al ministerio Lideres Creativos, amigos como ustedes son un verdadero tesoro, gracias por ser y hacer discípulos. Dios recompense su obra. iii4 Reconocimientos A Dios por darme la oportunidad de vivir y desarrollarme alrededor de su voluntad. A mis padres por la formación que trasciende los estudios formales, me han enseñado a respetar las convicciones, principios y valores fundamentales de vida cristiana. A los profesores y mentores que he tenido a lo largo de mi vida. A mi tutora Yorlenny Hidalgo, los lectores Yuri Kogan y Mónica Cascante por su profesionalismo y buena disposición. iv5 Índice de Contenido ÍNDICE DE ILUSTRACIONES... IX ÍNDICE DE CUADROS... X ÍNDICE DE ABREVIACIONES... XI RESUMEN EJECUTIVO... XII 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES PROBLEMÁTICA JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos MARCO TEÓRICO MARCO REFERENCIAL La Misión La Visión Estructura Organizacional DIRECCIÓN DE SOPORTE ADMINISTRATIVO OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE ADMINISTRATIVO PRINCIPALES FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE ADMINISTRATIVO CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS APLICABLES AL PROYECTO Project Management Institute (PMI) Dirección de Proyectos Proyecto v6 Ciclo de Vida del Proyecto Procesos de la Administración de Proyectos Áreas de Conocimiento Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Gestión del Tiempo del Proyecto Gestión de los Costos del Proyecto Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión de los Riesgos del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto ADMINISTRACIÓN Y MONITOREO DE LOS CAJEROS AUTOMÁTICOS DEL BANCO POPULAR Tecnología Aplicada a la Banca de Personas Switch para Cajeros Automáticos Contraloría General de la República Superintendencia General de Entidades Financieras Bancos Virtuales Metodología en Administración de Proyectos del Banco Popular31 3. MARCO METODOLÓGICO FUENTES DE INFORMACIÓN Fuentes de Información Primarias Fuentes de Información Secundarias TIPO DE INVESTIGACIÓN Investigación Mixta MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN Método Analítico-Sintético Método Inductivo Deductivo HERRAMIENTAS PARA LA INVESTIGACIÓN Juicio de Expertos vi7 Plantillas Programas de Cómputos Entrevista a los Involucrados ESTRUTURA DE RESULTADOS ALCANCE DEL PLAN PROPUESTO IDENTIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO INVOLUCRADO ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL NETWORK MONITOR: ASSET: IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LA SOLUCIÓN PLANTILLA PARA RECOLECCIÓN DE REQUERIMIENTOS CONSTRUIR CRONOGRAMA DEL PROYECTO (DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES, DURACIÓN, SECUENCIAS Y RECURSOS ASOCIADOS) DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES, DURACIÓN Y SECUENCIAS ESTABLECER LAS RELACIONES ENTRE TAREAS RELACIONAR LOS RECURSOS CON TAREAS OBTENER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO WBS DEL PLAN PROPUESTO CRONOGRAMA DEL PLAN PROPUESTO COSTO DE LAS SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN Y MONITOREO DE CAJEROS AUTOMÁTICOS REFERENCIA PROVEEDORES POTENCIALES REFERENCIA DE LAS SOLUCIONES PRESENTADAS Y SUS COSTOS RESUMEN DE COSTOS: RESUMEN DE ASPECTOS TÉCNICOS: vii8 4.4. MANEJO DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO ACTA DEL PROYECTO (CHARTER) EDT CRONOGRAMA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ASPECTOS TÉCNICOS DE LAS SOLUCIONES viii9 Índice de Ilustraciones Ilustración 1: Componentes a contemplar de las posibles soluciones tecnológicas Ilustración 2: Estructura Organizacional del BPDC Ilustración 3: Estructura Organizacional de la Dirección de Soporte Administrativo Ilustración 4: Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto (PMBoK 2004) Ilustración 5: Procesos de la Dirección de Proyectos (PMBoK 2004) Ilustración 6: Organigrama del Subproceso de Cajeros Automáticos Ilustración 7: Labores asociadas a la administración de cajeros automáticos.. 19 Ilustración 8: Ejemplo Sala de ATM s Ilustración 9: Ejemplo de un ATM Biométrico Ilustración 10: Estadísticas de utilización de cajeros automáticos Ilustración 11: Costo de transacciones bancarias Ilustración 12: Gráfica conceptual, comunicación Switch ATM s del BPDC con otras entidades y redes de cajeros automáticos Ilustración 13. Diagrama Conceptual de la Situación Actual del Sistema de Administración y Monitoreo de Cajeros Automáticos Ilustración 14. Interacción deseada del Switch con otros elementos internos y externos al Banco Ilustración 15. Ejemplo de plantilla para recolección de requerimientos Ilustración 17. Estructura de actividades del plan del proyecto efectuado con la herramienta WBS Chart Pro Ilustración 16. Extracto del cronograma definido para el plan del proyecto Ilustración 18. Ejemplo de requerimientos que se consultaron a los proveedores Ilustración 19. Ejemplo de plantilla para control de audiencia Ilustración 20. Ejemplo de plantilla para minutas Ilustración 21. Matriz de comunicaciones del plan del proyecto ix10 Índice de Cuadros Cuadro 1. Definiciones de autoridad para la Matriz de Responsabilidades de acuerdo a la Metodología de Administración de Proyectos del Banco Cuadro 2. Ejemplo de la información requerida del recurso humano en la Matriz de Responsabilidades Cuadro 3. Referencia de proveedores identificados en el estudio de mercado Cuadro 4. Resumen de costos de acuerdo a la información de las soluciones presentadas por los proveedores en el estudio de mercado Cuadro 5. Extracto de la información técnica expuesta por los proveedores en el estudio de mercado Cuadro 6. Ejemplo de la Matriz de Riesgos del Proyecto x11 Índice de Abreviaciones AyA..Acuaductos y Alcantarillados ATM. Automatic Transfer Machine CICS.Customer Information Control System CITI.Comité Interno de Tecnología de Información EDT..Estructura de Desglose del Trabajo GBM..General Business Machines IBM International Business Machines ICE...Instituto Costarricense de Electricidad IP Internet Protocol PAR.Pago Automático de Recibos PDA..Asistente Digital Personal PERT Técnica de Revisión y Evaluación de Programas PIN Personal Identification Number PMI.Project Manager Institute PMP Project Management Professional POS...Puntos de Servicio S/390 Servidor Empresarial Producido por IBM SNA...Systems Network Architecture SNMP.Simple Network Management Protocol TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol TI..Tecnología de Información TII Tarjetas Inteligentes Internacionales VSE.Sistema Operativo del equipo S/390 VTAM Virtual Telecommunications Access Method xi12 RESUMEN EJECUTIVO El Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en su afán por sobresalir en el mercado financiero costarricense y brindar más y mejores servicios a sus clientes, se encuentra en un proceso de modernización de su plataforma tecnológica, incluyendo la red de cajeros automáticos. El enfoque principal de este trabajo fue la identificación, análisis y confrontación de las diferentes alternativas de administración y monitoreo de Cajeros Automáticos que ofrece el mercado. Dicha modernización es vital para la institución pues en lo que respecta al tema de monitoreo y administración de los cajeros automáticos, se contemplan problemas como obsolescencia de las herramientas tecnológicas, no se cuenta con soporte técnico y no se pueden desarrollar interfases para la comunicación con el nuevo Sistema Bancario Integrado que recientemente se adquirió. Esto aunado a las limitaciones de crecimiento de la plataforma actual y a la dependencia en un solo proveedor del servicio y de los equipos. Dado lo anterior, se estableció como objetivo principal en esta investigación, proponer un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Esto se complementó con el desarrollo de los objetivos específicos, los cuales se basaron principalmente en definir el alcance del plan propuesto, de tal manera que se logre identificar el recurso humano involucrado, se realice un análisis de la situación actual y se identifiquen los requerimientos necesarios de la solución, se puedan identificar las actividades y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar, también determinar el costo de las soluciones existentes en el mercado nacional, para sustentar las proyecciones de inversión y aprobación del presupuesto para el desarrollo del proyecto, establecer la forma en que se administrará la comunicación en el proyecto, para que el trasiego de información sea correcta en cuanto a tiempo, difusión y confidencialidad y por último describir los principales riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o mitigación para cada riesgo identificado. Para la elaboración de la propuesta, se llevaron a cabo entrevistas con los proveedores de soluciones tecnológicas afines y se tomó en cuenta el juicio de expertos de los diferentes involucrados a nivel del área de administración de cajeros automáticos. xii13 Adicionalmente se consultaron los diferentes Sitios Colaborativos que dispone el Banco, páginas web de los principales proveedores tecnológicos, a partir de los cuales se obtuvo la información básica referente al tema que se desarrolló, se tomaron en cuenta las normativas técnicas vigentes, manuales y procedimientos que utiliza el área de cajeros automáticos y tecnología del Banco. Las herramientas utilizadas para realizar el trabajo de campo fueron básicamente las entrevistas con los proveedores identificados, juicio de expertos en el área de cajeros automáticos, apoyo con las plantillas que el mismo Banco dispuso y sobre todo el uso de software colaborativo como Project y WBS Chart Pro. La Metodología de Administración de proyectos del Banco, fue un apoyo elemental para llevar a cabo el trabajo. La misma fue seguida para elaborar lo dispuesto en el alcance de este proyecto y lograr los objetivos establecidos. Para la recolección de los requerimientos, riesgos asociados al proyecto, el establecimiento de las comunicaciones, análisis de mercado y personal involucrado, se utilizaron las plantillas del Banco destinadas para ello. Es importante mencionar que el cronograma del proyecto, se limitó exclusivamente a las actividades que se contemplaron en el alcance de este trabajo, pero se recomendó ampliar para que incluya las otras fases del proyecto. El trabajo realizado sirvió para identificar que existen proveedores a nivel nacional que presentan herramientas que pueden suplir la necesidad de administrar y monitorear los cajeros automáticos del Banco, estos proveedores emitieron en este trabajo una referencia de precios que puede ser un insumo para el análisis financiero. Se pudo determinar que las herramientas tecnológicas actuales de administración y monitoreo de los cajeros automáticos son obsoletas y las mismas impiden la implementación oportuna de nuevas oportunidades de negocio orientadas a la autogestión. Un Switch para Cajeros Automáticos le permitiría al Banco adaptarse rápidamente a las demandas del mercado, lo que marcará la diferencia con respecto a la competencia. Se podrían desarrollar nuevos negocios bancarios, como por ejemplo pago de servicios de acuerdo a las relaciones comerciales con socios de negocios, implementación ágil de campañas publicitarias en los ATM s, mayor facilidad para suministrar datos que sirvan de insumo para la toma de decisiones, oportunidad de conectarse a cualquier red nacional (BNCR, BCR u otra) o internacional con la que se quiera intercambiar transacciones, otros. xiii14 Adicionalmente, se tendría independencia con respecto a la marca de cajeros automáticos que el Banco podría adquirir, facilitaría la certificación por parte de los emisores de tarjetas principales, como es el caso de VISA y MASTER CARD y permitiría reducir costos al interconectar redes de cajeros automáticos sin adquirir más dispositivos. Se recomienda visualizar el uso de una herramienta de manera integral, de tal forma que los requerimientos funcionales y técnicos contemplen las necesidades de las diferentes áreas interesadas y así poder explotar la herramienta a plenitud. Igualmente es importante evaluar con más detalle la funcionalidad de las soluciones representadas por Sistemas Analíticos S.A., GBM de Costa Rica y TII Smart Solutions. Y sin duda alguna se recomienda modernizar la plataforma de administración de red de ATMs y su respectivo monitoreo con el fin de poder tener acceso a los diferentes beneficios que brinda la nueva tecnología. xiv15 1 1. INTRODUCCIÓN Sin lugar a dudas los Bancos que han logrado crecer durante la última década, han sido aquellos que han revisado sus procesos y los han sometido a cambios que han permitido mejoras en el servicio; pero lo que ha sido más efectivo para tornar eficientes las organizaciones líderes, son básicamente dos aspectos: actitud de servicio del personal, y la oferta de nuevos servicios financieros, principalmente aquellos que evitan que el cliente tenga que presentarse personalmente al Banco, a lo que se le conoce como Banca de Personas. Es así que emergen con gran fuerza una serie de canales de servicio no tradicionales, como por ejemplo: Call Center (Centro de llamadas para atención al cliente), Sistemas de Respuesta de Voz, Internet, Nuevas Transacciones en ATM s (Automatic Transfer Machine ó Cajeros Automáticos), otras. La Banca de Personas, a través de la implementación de nuevos servicios, ha incitado un fuerte crecimiento en la participación del mercado y por ende un significativo incremento en los resultados financieros de las instituciones que han aplicado cambios en sus organizaciones. No hay absolutamente ningún secreto bancario en cuanto a servicios, el único secreto es sencillamente saber reaccionar a tiempo y tener los servicios que el público meta espera. Dentro de los objetivos del Plan Estratégico del Banco Popular, uno de los ejes primordiales, se centra en brindar un enfoque más comercial en áreas determinadas, una de ellas es el Sub-proceso de Cajeros Automáticos, con la finalidad de maximizar la utilización de los recursos disponibles y en consecuencia lograr una mayor contribución a las metas y objetivos definidos. Actualmente el Banco ha planteado la necesidad de determinar la viabilidad de contratar a una nueva solución tecnológica para que agilice las funciones del16 2 Subproceso de Cajeros Automáticos, valorando los beneficios e identificando las debilidades, barreras y limitaciones que esto puede conllevar. El trabajo presenta su enfoque central en la identificación, estudio y confrontación de las diferentes alternativas de administración y monitoreo de Cajeros Automáticos. Cada una de las alternativas debe abordarse de manera integral, para concluir de manera efectiva sobre su factibilidad, rentabilidad y viabilidad. En términos generales, los componentes que se deben contemplar para cada unas de las alternativas se detallan en la figura 1. Procesos Plataforma Principales Tecnológica Diagnóstico Entorno Clientes Competencia Proveedores Análisis de Rentabilidad Financiero Análisis de Costos Ilustración 1: Componentes a contemplar de las posibles soluciones tecnológicas Antecedentes Hoy en día la banca procura poner a disposición de sus clientes sus servicios financieros la mayor cantidad de tiempo posible, pero además, se busca con gran entusiasmo, la implementación de sistemas de autoservicio mediante las opciones posibles, por varias razones:17 3 El costo de los servicios financieros en canales de autoservicio son por mucho, más baratos que los servicios a través de los canales tradicionales como las agencias bancarias. Mayor disponibilidad de servicios financieros (24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año). Mayor presencia en el mercado financiero. Mayor cobertura. Lograr mayor rentabilidad a través de disminución de costos operativos y administrativos. Aumentar los sistemas de autogestión disminuyendo así los canales y servicios que requieren la presencia del cliente y del funcionario bancario. Tener mayor facilidad y menor costo en la implementación de campañas mercadotécnicas Simple sobrevivencia en el mercado financiero El Banco está consciente de que para lograr niveles de servicio óptimos, se requiere tecnología de punta, adecuada a los cambios de mercado así como a las exigencias de los socios comerciales como Visa Internacional. Si no se toman acciones concretas en cuanto a la administración y monitoreo de cajeros automáticos, el Banco pone en riesgo la certificación como adquirente de dicha marca, lo que afectaría el servicio y su imagen. Los sistemas que actualmente soportan la red de cajeros automáticos del Banco Popular no cuentan con soporte técnico, están obsoletos y no permiten desarrollo para implementar las nuevas condiciones del core bancario que recientemente se adquirió. Esto aunado a las limitaciones de crecimiento actual y a la dependencia en un solo proveedor del servicio y de los equipos. Además es necesario estar actualizados para contar con tecnología que permita la realización de alianzas de negocios, para lo cual debe poseerse tecnología abierta.18 4 En definitiva, el proyecto surge como una opción para tener la posibilidad de valorar soluciones que puedan solventar una serie de necesidades y carencias técnicas, así como el requerimiento del Banco, de mejorar su esquema de hacer negocios y atender la orden girada por la Contraloría General de la República mediante oficio DCA-3702, donde en resumen indica que el Banco deberá dar una solución definitiva a servicio eficiente de la red de cajeros automáticos Problemática Actualmente, el Banco tiene la necesidad de actualizar el sistema de monitoreo y administración de cajeros automáticos, por consiguiente renovar la plataforma tecnológica que sustenta este sistema, esto por cuanto la productividad de las herramientas de software utilizadas actualmente se ve limitado pues su ciclo de vida ya caducó. Esta limitación en la tecnología actual de cajeros automáticos, tiene repercusiones a nivel negocio pues no se cuenta con la flexibilidad para implementar nuevos servicios a los clientes de manera ágil y oportuna. Por otro lado el soporte no es proactivo y las estadísticas de desempeño son muy básicas para sustentar una buena toma de decisiones Justificación La elaboración del proyecto obedece a un programa de modernización del Banco Popular y de Desarrollo Comunal con la intención de adaptarse a las necesidades del mercado y las exigencias de los entes reguladores bancarios nacionales. El desarrollo del proyecto facilitaría la propuesta para contar con una administración de la red de cajeros automáticos que permita al Banco obtener beneficios cualitativos y cuantitativos en el corto y mediano plazo, dentro de los cuales se encuentran principalmente:19 5 Eliminar el riesgo de obsolescencia. Mejoras en el nivel de servicio. Acceder a mejores herramientas de monitoreo. Costos centralizados e identificados. Reducción de cargas de trabajo. Uno de los aspectos importantes es que este tipo de solución tecnológica, ayudaría a garantizar la permanencia del Banco en el mercado, con la propiedad de contar con licencia para ofrecer tarjetas de crédito Visa y una red de cajeros automáticos certificada para procesar transacciones Visa, la cual contaría con alta tecnología, amplia cobertura, amplia gama de servicios y mayor oportunidad de negocio Objetivos Objetivo General Proponer un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal Objetivos Específicos 1. Definir el alcance del plan propuesto, de tal manera que se logre identificar el recurso humano involucrado, se realice un análisis de la situación actual y se identifiquen los requerimientos necesarios de la solución. 2. Identificar las actividades y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar. 3. Determinar el costo de las soluciones existentes en el mercado nacional, para sustentar las proyecciones de inversión y aprobación del presupuesto para el desarrollo del proyecto.20 6 4. Establecer la forma en que se administrará la comunicación en el proyecto, para que el trasiego de información sea correcta en cuanto a tiempo, difusión y confidencialidad. 5. Describir los principales riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o mitigación para cada riesgo identificado.21 7 2. MARCO TEÓRICO 2.1. Marco Referencial El Banco Popular y de Desarrollo Comunal nace en el año 1969, como una institución de Derecho Público no estatal, cuyo objetivo principal es el de servir de instrumento para satisfacer las necesidades financieras de los trabajadores del país dirigidas hacia el consumo, la inversión familiar y la inversión productiva. Este principio lo desarrolla la Comisión Especial Legislativa que analizó el Proyecto de Ley del Banco Popular, en los siguientes términos: Con el proyecto de ley se logra la cooperación de trabajadores y patronos para resolver problemas sociales y económicos. Se garantiza una distribución equitativa de los recursos del Banco entre las diferentes regiones del país. Se crea una Institución que efectivamente será administrada por los trabajadores. Se resuelve el problema que presenta el Monte Nacional de Piedad. Se crea un Banco con las debidas salvaguardias de carácter legal y técnico. El Banco Popular sustenta su razón de ser en principios filosóficos e ideológicos, como lo son la búsqueda de una sociedad más justa, libre, solidaria y democrática, donde el objetivo fundamental es garantizar la adecuada distribución de la riqueza, producto del trabajo y la preservación de un profundo respeto a la dignidad humana y la justicia.22 La Misión Somos un Conglomerado Financiero cuyo fin último es el bienestar social de los habitantes del país La Visión Ser el Conglomerado Financiero número uno en el apoyo al desarrollo económico y social de los habitantes del país Estructura Organizacional En la figura 2 se muestra las entidades principales de la estructura organizacional del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Ilustración 2: Estructura Organizacional del BPDC.23 9 De la Subgerencia General de Operaciones, que se muestra en la figura 2, depende la Dirección de Soporte Administrativo, la cual contiene el Proceso de Operaciones Administrativas, entidad que está a cargo del Subproceso de Cajeros Automáticos. En la figura 3 se detalla esta relación de dependencia: Ilustración 3: Estructura Organizacional de la Dirección de Soporte Administrativo Dirección de Soporte Administrativo A la Dirección Soporte Administrativo se le subordinan en línea directa cuatro Procesos y seis Subprocesos que son: Procesos: Contratación Administrativa, Infraestructura y Proyectos, Bienes y Servicios y Operaciones Administrativas.24 10 Subprocesos: Gestión de Compras, Seguridad, Servicios Generales, Administración de Activos, Pago Automático y Cajeros Automáticos Objetivo de la Dirección de Soporte Administrativo Planear, coordinar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de Soporte Administrativo relacionadas con el abastecimiento y contratación de bienes y servicios necesarios para satisfacer necesidades institucionales. Igualmente con relación a las actividades de administración de bienes y servicios en general, y otras con matiz administrativo y de soporte. Supervisión dará especial énfasis a los servicios contratados por outsourcing, buscando no solo que la prestación sea de alta calidad, sino mantener un equilibrio entre el ahorro de recursos económicos y la oportunidad requerida en la prestación de los servicios Principales Funciones de la Dirección de Soporte Administrativo Planificar conjuntamente con la Subgerencia de Operaciones las estrategias propias para la más eficiente, oportuna y controlada prestación de los servicios a cargo de la Dirección de Soporte. Administrativo, siguiendo los lineamientos del Plan Estratégico Institucional. Implementar las políticas generales bajo las cuales se guiarán los Procesos y Subproceso a su cargo, de conformidad con el Plan Estratégico, el plan anual operativo, balance Score Card y la normativa interna y externa vigente. Supervisar y promover acciones y disponer los mecanismos necesarios para promover que los servicios externos contratados (Outsourcing) por25 11 el Banco, cumplan con las más altas normas de calidad, asegurando la satisfacción de los clientes internos del Banco Popular. Desarrollar y ejecutar planes adecuados, que permitan garantizar que la gestión de abastecimiento en el Banco, sea ejecutada con celeridad y precisión necesaria y en estricto apego a la ley que regula la materia. Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la Dirección y sus áreas adscritas. Realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento. Velar por obtener el máximo rendimiento de las áreas adscritas de los recursos financieros, humanos y de información que tiene a su cargo, así como ser representante del Banco en diversos eventos. Coordinar y supervisar las actividades de Soporte Administrativo, con el propósito de que los mismos cumplan con los estándares de calidad establecidos y se logren los resultados de soporte a nivel institucional y de rentabilidad esperados. Asistir a las sesiones de Junta Directiva Nacional cuando corresponda y por delegación de la Subgerencia de General de Operaciones. Participar activamente en la Comisión de adjudicación de Licitaciones Públicas. Aprobar los carteles y enmiendas de las licitaciones públicas que se realicen Conceptos de la Administración de Proyectos Aplicables al Proyecto Project Management Institute (PMI) Es una organización sin fines de lucro dedicada a desarrollar la Disciplina de Administración de proyectos (Project Management) en todo el mundo. Su casa central está en Pensilvania - USA y tiene más de medio millón de miembros en 170 países.26 12 Los miembros son individuos que se desarrollan en proyectos en distintas industrias, entre otras, aeroespacial, automotriz, negocios, servicios financieros, tecnología de la información, telecomunicaciones, construcción, farmacéutica, ingeniería. El PMI fue fundado en 1969 y desde ese entonces se fueron incorporando más miembros en distintos países y realizaron distintos eventos para difundir el mejor uso de la disciplina. Entre sus principales destacan: Desarrollo de estándares de la profesión. Su más conocido es el PMBOK. Certificación de individuos como Project Management Professional (PMP). Actividades de investigación para el desarrollo de la profesión. Educación y capacitación. Realización de Congresos y Simposios, entre otras Dirección de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos. Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes.27 13 Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. (PMBoK 2004) Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio único. Así, el resultado final buscado puede diferir con la misión de la organización que la emprende, ya que el proyecto tiene determinado específicamente un plazo y el esfuerzo es temporal. (PMBoK 2004) Ciclo de Vida del Proyecto De acuerdo (PMBoK 2004), el ciclo de vida del proyecto define las fases que integran el inicio de un proyecto con su fin. El ciclo de vida de un proyecto define que actividades se deben de generar en cada fase, así como los principales insumos (entradas que resultan de cada fase) para que finalmente se generen los productos entregables (salidas). En la figura 4, se muestra los cinco fases por lo cual pasa un proyecto. Ilustración 4: Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto (PMBoK 2004)28 Procesos de la Administración de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Según la figura 4, la dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. (PMBoK 2004). Ilustración 5: Procesos de la Dirección de Proyectos (PMBoK 2004) De acuerdo con la figura 5 la cual se basa en el Ciclo de Deming, a continuación se describe cada uno de ellos: Grupos de Proceso de Iniciación: Define y autoriza el inicio como tal de un proyecto, o de una fase del mismo. Grupos de Proceso de Planificación: Define y refina los objetivos del proyecto, y realiza la planificación del curso de acciones por realizara para poder alcanzar dichos objetivos. Grupos de Proceso de Ejecución: Consiste en integrar personas, insumos y recursos para llevar a cabo el plan de ejecución definido anteriormente.29 15 Grupos de Proceso de Seguimiento y Control: Consiste en medir y controlar continuamente el avance del proyecto, con el fin de poder identificar variaciones que requieran de acciones correctivas. Grupos de Proceso de Cierre: Define formalmente la aceptación del producto final del proyecto, dando por finalizado el proyecto o una fase del mismo Áreas de Conocimiento Según el PMBoK 2004 Establece 9 áreas de conocimiento donde se interrelacionan con los 44 procesos de Dirección de Proyectos, de acuerdo al grupo de procesos al que pertenecen. Estas Áreas son las siguientes: Gestión de la Integración del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de la Integración del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyecto estén coordinados apropiadamente Gestión del Alcance del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión del Alcance del Proyecto describe el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluya todo trabajo necesario, para completar el proyecto de manera exitosa Gestión del Tiempo del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión del Tiempo del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo del proyecto.30 Gestión de los Costos del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de los Costos del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea completado dentro del presupuesto aprobado Gestión de la Calidad del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de la Calidad del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades para lo cual fue desarrollado Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto describe los procesos requeridos para hacer el uso más eficiente de las personas involucradas en el proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto describe los procesos requeridos para asegurar la generación apropiada y a tiempo, colección, diseminación, almacenamiento, y la disposición final de la información del proyecto Gestión de los Riesgos del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de los Riesgos del Proyecto describe los procesos concernientes con la identificación, análisis, y respuesta al riesgo del proyecto.31 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Según el PMBoK 2004 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización ejecutora Administración y Monitoreo de los Cajeros Automáticos del Banco Popular El Subproceso de Cajeros Automáticos del Banco Popular, es el encargado de administrar en un 100% la red de cajeros automáticos del Gran Área Metropolitana y dar soporte técnico y apoyo a las agencias que tienen asignados cajeros automáticos fuera de dicha zona. Este subproceso es de alto impacto para el Banco ya que es un canal fundamental en el servicio al cliente. De acuerdo con el informe de tendencias elaborado por el Banco en el 2006, los dispositivos de auto-servicio, entre los que se incluyen los cajeros automáticos, constituyen uno de los medios más importantes para proporcionar servicio de calidad al cliente de Banca de Personas y citando textualmente lo que dice el informe con respecto a esos dispositivos: La administración y el monitoreo en línea se vuelve indispensable para garantizar la eficiencia y eficacia en el servicio. Asegurarse de que éstos están continuamente disponibles y funcionando correctamente es vital para la satisfacción del cliente. El Subproceso de Cajeros Automáticos es un área que está compuesta por 30 personas. Ésta misma reporta al área de Operaciones Administrativas, que a su vez depende de la Dirección Administrativa.32 18 El organigrama del subproceso de Cajeros Automáticos se detalla a continuación: Jefatura Subjefatura Operaciones Servicio al Cliente Soporte Contable Monitoreo Bóveda Verificación Depósitos Servicios Tecnológicos Ilustración 6: Organigrama del Subproceso de Cajeros Automáticos. Como se muestra en la figura 6, esta área está enfocada a procesos operativos, los cuales tienen como tareas principales: Apertura de nuevos Cajeros. Forma de atacar los requerimientos de cajeros. Integración de la visión comercial con el Subproceso. Requerimientos del canal. Requerimientos de los clientes de las diferentes Bancas y Áreas de Negocios.33 19 La figura 7 es una matriz de actividades relacionada con la administración de cajeros automáticos, de acuerdo a las labores principales del área por sector: Ilustración 7: Labores asociadas a la administración de cajeros automáticos Dado la complejidad y diversidad de funciones que deben realizarse en el Subproceso de Cajeros Automáticos del Banco, es necesario para el Banco contar con herramientas tecnológicas que brinden la facilidad de administrar y34 20 monitorear la red de cajeros para garantizar continuidad de servicios, realizar mantenimientos proactivos de los equipos, generación de informes transaccionales para toma de decisiones, y sobre todo brindar más y mejores servicios acordes a las exigencias de los clientes actuales Tecnología Aplicada a la Banca de Personas Con la constante investigación y desarrollo tecnológico han surgido una serie de dispositivos electrónicos y nuevos canales disponibles al público, que permiten una gama de nuevos servicios en todos los sectores productivos, orientados la gran mayoría hacia la autogestión, lo cual ha sido sumamente aprovechado por el sector financiero mundial; es así que encontramos servicios bancarios a través de: ATM s (Cajeros Automáticos), POS (Puntos de Servicio), Call Center (Centro de llamadas), Internet, Celulares, PDA s (Asistente Digital Personal) y otros. Hoy en día la banca procura poner a disposición de sus clientes sus servicios financieros la mayor cantidad de tiempo posible, pero además, se busca con gran entusiasmo, la implementación de sistemas de autoservicio mediante las opciones posibles, por varias razones: El costo de los servicios financieros en canales de autoservicio son por mucho, más baratos que los servicios a través de los canales tradicionales como las agencias bancarias. Mayor disponibilidad de servicios financieros (24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año). Mayor presencia en el mercado financiero. Mayor cobertura. Lograr mayor rentabilidad a través de disminución de costos operativos y administrativos.35 21 Aumentar los sistemas de autogestión disminuyendo así los canales y servicios que requieren la presencia del cliente y del funcionario bancario. Tener mayor facilidad y menor costo en la implementación de campañas mercadotécnicas. Simple sobrevivencia en el mercado financiero. Ahora bien, dentro las opciones tecnológicas existen las referidas a hardware y a software. Las opciones de hardware son variadas, como los ATM s (Cajeros Automáticos), los POS (Puntos de Servicio), los PDA s (Asistente Digital Personal), los dispensadores, las terminales de autoservicio (para conocer saldos de cuentas, obtener estados de cuenta, etc., pero que no dispensan dinero), los celulares, etc. Los dispositivos de hardware si bien es muy necesario que tengan la capacidad de poder realizar muchas funciones, lo más importante es el software que los controla, ya que es precisamente el sistema informático el que va a permitir muchas posibilidades de servicio. Es así que entonces nos encontramos con que en el mercado existen muchas soluciones de software para muchas funcionalidades, pues los dispositivos de hardware requerían de mucha programación, y de muchos componentes de software para poder operar. Hoy en día sin duda alguna, la tendencia de las organizaciones es la integración, para esto se busca en el mercado tecnológico, tanto hardware como software que no requiera de componentes adicionales para poder funcionar, lo cual no solamente simplifica enormemente la operación y el mantenimiento, sino que los costos de inversión y de mantenimiento son menores.36 22 La banca a nivel mundial está en procura de los sistemas de autogestión, con la mira puesta en dos objetivos principales, uno, penetrar más mercado potencial con acceso a los servicios las 24 horas, y dos, optimizar utilidades a través de mayor cantidad de servicios financieros y de la disminución en los costos de operación. Basta citar que hoy en día existen Bancos totalmente virtuales. Una de las herramientas de software que las entidades financieras buscan hoy en día, son los Front End o Switch Transaccionales, pero que realmente sean sistemas integrados, pues aún existen soluciones en el mercado que requieren de componentes adicionales para poder operar; esto permite ofrecer los servicios financieros conocidos, y además de ello, que las entidades financieras puedan crecer en otros tipos de servicios, sin requerir otras inversiones; pues el producto está pensado en términos de negocio y no de organización. Tradicionalmente las entidades financieras mantuvieron redes de ATM s para ofrecer servicios financieros a sus clientes, considerando estos dispositivos igual que cajeros humanos, o sea, lo que se esperaba que estos cajeros llevarán a cabo, no iba más allá de hacer retiros y depósitos de dinero, y en algunos casos una simple consulta de saldos. Tanto se consideró que los ATM s eran simplemente cajeros electrónicos, que muchas entidades financieras optaron por contratar empresas con redes de cajeros y POS para que por medio de ellos sus clientes llevaran a cabo sus transacciones financieras. No obstante con este modelo, además de que se perdía la confidencialidad de quienes eran los clientes del Banco lo cual atentaba contra la permanencia de éstos como clientes, no permitía una rápida reacción ante la decisión de incorporar nuevos servicios bancarios, y más aún, se estaba perdiendo la posibilidad de transformar los ATM s en nuevos canales de servicios que37 23 apoyaran campañas de mercadeo orientadas a lograr, no solo fidelidad de los clientes, sino para penetrar más mercado potencial. Hoy en día, las grandes redes monopolio se están rompiendo o transformando en Bancos, pues las entidades financieras que eran sus clientes, se dieron cuenta de que los ATM s son un canal más al servicio de Banco, con lo cual se requiere total autonomía para potenciarlo como un canal de distribución. En la figura 8 se muestra una moderna sala de ATM s, que hoy día se presenta como una de las opciones más fuertes de atención al cliente bancario. Ilustración 8: Ejemplo Sala de ATM s Una solución Switch ofrecería al Banco Popular esta posibilidad de administrar muy eficientemente su propia red de ATM s, con lo cual el Banco se pone en la misma línea de negocio que ya la gran mayoría de los Bancos mundiales han optado. Adicionalmente se podría pensar en implementar algunas tendencias de servicio que presentan los cajeros automáticos actuales, en la figura 9 se muestra un ejemplo en el área de seguridad y accesibilidad para los clientes por medio de un cajero automático con lector biométrico.38 24 Ilustración 9: Ejemplo de un ATM Biométrico Por otro lado existen una serie de oportunidades de negocios que podrían implementarse para apoyar la iniciativa comercial de ofrecer servicios dinámicos que faciliten al cliente opciones diversas, menos costosas y ágiles. A continuación se muestra una lista de algunos de estas oportunidades de servicios por medio de los ATM s: Servicios tradicionales. Pagos de servicios públicos. Pagos de membrecías de colegios y clubes privados. Pagos de créditos, tarjetas de crédito. Transferencias entre cuentas. Convenios con entidades comerciales. Retiro de Adelantos de salarios y aguinaldos. Venta de tiquetes para estadios, teatros, etc. Recargas de tarjeras prepago. Y muchos otros servicios que el Área de Mercadeo y Comercial del Banco requieran. Poder manejar sistemas de premios por fidelidad de los clientes.39 25 La figura 10 describe un ejemplo del uso porcentual que se le da a los ATM s: Ilustración 10: Estadísticas de utilización de cajeros automáticos. 1 La figura 11 describe el costo de las transacciones bancarias de acuerdo al canal utilizado: Ilustración 11: Costo de transacciones bancarias. 2 1 Fuente: Empresa Consultora Dove Consulting. 2 Fuente: Empresa Consultora Tower Group.40 Switch para Cajeros Automáticos Un Switch para cajeros automáticos es un servidor que recibe transacciones desde los puntos de servicio: cajeros automáticos, terminales de punto de venta, comercio electrónico, cajas registradoras y otras redes, para enviarlas hacia los principales autorizadores; Redes Internacionales (VISA, American Express, Diners Club o Master Card), emisores locales o bien hacia la base de datos en donde residen los saldos de los tarjetahabientes, incluyendo Marcas Privadas; con capacidad de procesamiento para tarjetas inteligentes o chip. Esta funcionalidad permite reducción de costos al interconectar redes de cajeros automáticos y no adquirir más dispositivos pero a su vez aumentando el número de puntos de presencia. La figura 12 ilustra la conectividad que podría darse con un Switch para cajeros automáticos: ATM s Socios de Negocio o Cooperativas Switch BNCR AYA INS ICE ATM s Switch BCR Switch BPDC Emisores Tarjetas ATM s Switch ATH S/390 ATM s BPDC Ilustración 12: Gráfica conceptual, comunicación Switch ATM s del BPDC con otras entidades y redes de cajeros automáticos.41 27 Dentro de las funciones importantes que se quieren cubrir con una solución tecnológica de este tipo se encuentran las siguientes: Administrar de forma constante los Cajeros automáticos. Monitorear de forma constante los Cajeros automáticos. Mantener un control estricto de las fallas recurrentes. Detectar y notificar de inmediato cualquier situación anómala en los dispositivos. Mejorar la administración de la red de dispositivos a nivel nacional. Manejar óptimamente la seguridad de las transacciones. Disminuir la intervención humana en la parte de monitoreo y atención de fallas leves. Mejorar la administración del flujo de efectivo mediante los reportes transaccionales generados para que el costo financiero sea el menor. Tener información inmediata para la toma de decisiones. Menor dependencia técnica del proveedor. Permitir la transaccionalidad vía Internet y nuevos canales de servicios que se implementen en el futuro. Permitir crecer en cantidad de unidades de canales de servicio, sin requerir nuevas instalaciones de software. Que cuente con las certificaciones de fabricantes como DIEBOLD, NCR; así como las certificaciones a entidades financieras por parte de operadoras internacionales como VISA, MASTERCARD, AMERICAN EXPRESS y otras. Solución Paramétrica. Solución implementable modularmente, por ende, poderlo tener rápidamente en producción. Que pueda replicar la transaccionalidad en otro sistema de contingencia sin requerir otro producto de software. Que permita adaptarse a otro Core Bancario (Sistema Integrado Bancario) sin necesidad de realizar instalaciones adicionales para este efecto.42 28 Entre los principales beneficios que se obtendrían al contar con una solución de este tipo están los siguientes: Se maximiza la oportunidad de conectarse a cualquier red nacional o internacional con la que se quiera intercambiar transacciones. Le permitiría al Banco Popular poder llevar a cabo alianzas estratégicas con otras entidades, respondiendo de manera rápida a los planes estratégicos establecidos por la alta gerencia, con lo cual lograrán diferenciarse de su competencia. Por ejemplo, se facilita el establecer conectividad con instituciones como: AyA, ICE, Compañía de fuerza y Luz, Colegios Profesionales, Instituciones Educativas., etc., con los cuales se podrá implementar fácilmente servicios de PAR (Pago automático de recibos). Le permitiría al Banco Popular implementar campañas de mercadeo en su red de ATM s muy rápida y eficientemente, logrando de esta manera poder llevar a cabo campañas específicas ya sea en ATM s de una región completa, de un sector específico, o incluso en un solo cajero si fuese necesario, pudiéndose regresar a la pantalla normal también de manera expedita. Esto es principalmente útil en aquellos casos en que se tienen eventos regionales (festejos populares, ferias industriales o comerciales), así como en épocas específicas del año: temporada de clases, verano, semana santa, día del padre, día de la madre, navidad, etc. Es importante mencionar que aparte de todo el beneficio que le generaría al Banco contar con un Switch de cajeros automáticos, la implementación de dicha solución permitiría cumplir con muchas de las exigencias de los entes reguladores como la Superintendencia General de Entidades Financieras y la Contraloría General de la República.43 29 Estas entidades generan una constante carga de trabajo al propiciar mejoras en la gestión del negocio bancario, lo cual se tiene que soportar con las diferentes tecnologías existentes. Un Switch permitiría agilizar la implementación de dichos cambios y ajustes para que el negocio pueda responder en el tiempo correcto. A continuación se presenta de manera general una reseña de los principales reguladores de las entidades bancarias nacionales: Contraloría General de la República La Contraloría General de la República es un órgano constitucional fundamental del Estado, auxiliar de la Asamblea Legislativa en el control superior de la Hacienda Pública y rector del sistema de fiscalización que contempla esta Ley. La Contraloría ejercerá su competencia sobre todos los entes y órganos que integran la Hacienda Pública. Tendrá competencia 3 facultativa sobre: Los entes públicos de cualquier tipo. Los sujetos privados, que sean custodios o administradores, por cualquier título, de los fondos y actividades públicos que indica la Ley Orgánica de la Contraloría. Los entes y órganos extranjeros integrados por entes u órganos públicos costarricenses dominados mayoritariamente por estos, o sujetos a su predominio legal, o cuya dotación patrimonial y financiera esté dada principalmente con fondos públicos costarricenses, aún cuando hayan sido constituidos de conformidad con la legislación extranjera y su domicilio sea en el extranjero. Si se trata de entidades de naturaleza 3Tomado del Art. 4de la Ley Orgánica de la Contraloría.44 30 bancaria, aseguradora o financiera, la fiscalización no abarcará sus actividades sustantivas u ordinarias. Las participaciones minoritarias del Estado o de otros entes u órganos públicos, en sociedades mercantiles, nacionales o extranjeras. Si se trata de entidades de naturaleza bancaria o financiera y que sean extranjeras, la competencia facultativa de la Contraloría se ejercerá sobre ciertas actividades de las mismas. Los criterios que emita la Contraloría, en el ámbito de su competencia, serán vinculantes para los sujetos pasivos sometidos a su control o fiscalización. Se entiende por "sujetos pasivos" los que están sometidos a la fiscalización de la Contraloría General de la República Superintendencia General de Entidades Financieras Encargada de ejercer el control sobre el sector financiero del país. Tiene como principal objetivo: Velar por la estabilidad, la solidez y el funcionamiento eficiente del sistema financiero nacional, con estricto apego a las disposiciones legales y reglamentarias y de conformidad con las normas, directrices y resoluciones que dicte la propia institución, todo en salvaguarda del interés de la colectividad. Las siguientes son sus funciones principales: Velar por la estabilidad, la solidez y el funcionamiento eficiente del sistema financiero nacional. Fiscalizar las operaciones y actividades de las entidades bajo su control. Dictar las normas generales que sean necesarias para el establecimiento de prácticas bancarias sanas. Establecer categorías de intermediarios financieros en función del tipo, tamaño y grado de riesgo.45 31 Fiscalizar las operaciones de los entes autorizados por el Banco Central de Costa Rica a participar en el mercado cambiario. Dictar las normas generales y directrices que estime necesarias para promover la estabilidad, solvencia y transparencia de las operaciones de las entidades fiscalizadas. Presentar informes de sus actividades de supervisión y fiscalización al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero. Cumplir con cualesquiera otras funciones y atributos que le correspondan, de acuerdo con las leyes, reglamentos y demás disposiciones atinentes Bancos Virtuales La banca virtual e interactiva es un servicio ofrecido por los Bancos a sus clientes y usuarios, para luego de ser identificados, y mediante el empleo de determinados equipos o artefactos previamente homologados, puedan interactuar directamente con sus cuentas en cualquier lugar y a cualquier hora, implementando para ello programas de cómputo que ponen a su disposición a través de la red Internacional de datos, red interna de los Bancos, red de cajeros automáticos o del servicio de telefonía pública (fijo, celular o satelital), y sin que para el desarrollo de esta actividad se requiera la intervención directa de ningún funcionario o empleado del Banco Metodología en Administración de Proyectos del Banco Popular La Metodología en Administración de Proyectos del Banco Popular, tiene como objetivo principal, Definir los elementos para normalizar el manejo de la documentación de los proyectos de tecnología de la información.46 32 Esta norma contiene los componentes para la administración de los documentos de los proyectos de la Dirección de Tecnología de la Información, su clasificación, estandarización, almacenamiento y proceso. El Conglomerado del Banco Popular y de Desarrollo Comunal aplicará las fases del ciclo de vida de los proyectos según sus necesidades, las cuales se enumeran y describen a continuación: 1. Conceptualización 2. Contratación 3. Planificación 4. Ejecución 5. Post-implementación 6. Cierre 7. Seguimiento y Control 4 Los ciclos de vida del proyecto definen: Trabajo técnico que se debe realizar en cada fase. Productos entregables de cada fase, así como las técnicas de revisión, verificación, validación y aprobación de estos. Involucrados en cada fase. Las fases pueden subdividirse en sub fases dependiendo del tamaño, riesgo, complejidad de la fase. Estas generalmente toman el nombre de los entregables de la sub fase. 4 Esta etapa es considerada en la Metodología de Administración de Proyectos del Banco como el mantenimiento y ejecución de garantías posterior al Cierre.47 33 Conceptualización En esta fase se obtiene el compromiso de la organización para iniciar el proyecto y se justifica la necesidad del mismo. Comprende el desarrollo de estudios técnicos y económicos; la descripción preliminar de los objetivos, la definición del alcance y una estimación de la duración así como los posibles entregables del proyecto, recursos necesarios, identificación de beneficios restricciones y supuestos. Contratación De ser necesaria una contratación dentro del desarrollo del Proyecto, esta deberá ejecutada bajo el cumplimiento de la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa y coordinada con el Subproceso de Administración del Sourcing de Tecnología de Información, quienes coadyuvaran en el proceso de adquisición. En esta fase se desarrolla toda la actividad de contratación de bienes y servicios: Desarrollo de estudios de mercado, técnicos y económicos; elaboración del cartel de contratación, evaluación de las ofertas, confección del contrato y formalización del mismo. En síntesis se genera toda la documentación de la contratación y se da seguimiento al proceso, apegado a la Ley que rige esta materia. Planificación La planificación es una actividad constante durante todo el proyecto, sin embargo su mayor énfasis se da al inicio. La planificación está orientada a obtener un plan de proyecto que permita administrarlo pro-activamente, para evitar que las circunstancias y eventos sean los que administren el proyecto y adoptar un enfoque reactivo de administración. La planificación se ve principalmente reflejada en el plan de trabajo desarrollado y en sus posteriores actualizaciones.48 34 Ejecución La fase de ejecución está orientada a la aplicación del plan de proyecto. En ésta se administran los recursos (humanos, físicos, tecnológicos) y se llevan a cabo las actividades definidas en el plan. Durante esta etapa deben documentarse los cambios o posibles desviaciones en la ejecución de las actividades como resultado de variaciones en el alcance y objetivos del proyecto, plazos de entrega, disponibilidad de recursos y materialización de riesgos. Esta información será utilizada para realizar ajustes en la planificación original, tanto en el Plan del Proyecto como en el cronograma de trabajo, al cual se le deberá actualizar la línea base, acorde con las disposiciones establecidas. Post Implantación Una vez que se ha finalizado el desarrollo de la solución y ésta ha entrado en operación, se iniciará un período de monitoreo o post-implantación, que permita identificar si la solución satisface los requerimientos y los criterios de aceptación previstos. Durante este periodo la solución debe ser operada totalmente por las áreas que, a partir del cierre del proyecto, serán los responsables de la solución, tanto a nivel de usuario final como a nivel técnico. Durante este periodo, se debe evaluar que toda la solución opere en forma adecuada y de acuerdo a su concepción, y que la misma podrá seguir en operación en cuanto el proyecto sea cerrado. Debe verificarse que los servicios mínimos asociados al soporte y mantenimiento trabajen adecuadamente. En caso que no se contrataran dichos servicios desde el inicio del proyecto, es necesario confeccionar carteles de licitación y borradores de contratos para su adquisición. Esta es una fase sumamente importante en el ciclo de vida de un proyecto, porque es el período en que se da la transición de la responsabilidad del uso y operación de la solución o producto, a las áreas operativas de la organización. Las actividades que se realizaran para llevar a cabo la transición o entrega deben haber quedado plasmadas desde las etapas de planificación y durante la ejecución, realizar las actividades necesarias para que se de esta49 35 etapa en forma transparente, culminándose con las capacitaciones adecuadas, de tal forma que las áreas operativas estén debidamente habilitadas y entrenadas, para asumir la operación de la solución. Cierre La fase de cierre está orientada a asegurar que se han alcanzado los objetivos del proyecto a satisfacción del usuario y corresponde realizar la entrega formal y la recepción de entregables y productos del proyecto establecidos. Incluye la verificación y documentación de los resultados del proyecto, y la liberación de los recursos asignados. El cierre de proyectos es por lo general una de las facetas olvidadas del proceso de administración de proyecto, ya sea por aspectos de recursos, tiempo o desconocimiento. No obstante, es en esta fase donde se logra la consolidación de la experiencia adquirida y donde se genera la documentación que viene a enriquecer la cultura de proyectos, los aspectos metodológicos y en sí los resultados institucionales en el desarrollo de soluciones que satisfagan los requerimientos del negocio. Esta fase incluye tanto el cierre contractual como el cierre administrativo. Seguimiento y Control La fase de seguimiento y control está orientada a controlar el correcto proceso de gestión del proyecto, así como toda desviación o variación que se presente a lo largo del mismo. Esta permite dar visibilidad del estado del proyecto y sus áreas de atención crítica. Proporciona información relevante (problemas, riesgos o situaciones específicas) entre las fases del proyecto, con el objeto de que se adopten las acciones preventivas y correctivas, para minimizar su impacto y se cumplan los objetivos propuestos.50 36 3. MARCO METODOLÓGICO En este apartado se describen las fuentes de información, tipo de investigación, así como los métodos y herramientas por utilizar para la realización del presente trabajo Fuentes de Información La fuente de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo. (Eyssautier, 2002) Fuentes de Información Primarias Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés. Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación. (Eyssautier, 2002). La recopilación de la información requerida para la elaboración de la propuesta de una solución tecnológica para la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular, se estará llevando a cabo mediante entrevistas con los proveedores de soluciones tecnológicas afines y se invocará el juicio de expertos de los diferentes involucrados a nivel del área de administración de cajeros automáticos.51 Fuentes de Información Secundarias Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido previamente transmitidos o grabados en cualquier documento y utilizan el medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002). Para este fin se consultarán los diferentes Sitios Colaborativos que dispone el Banco, páginas web de los principales proveedores tecnológicos, a partir de los cuales se obtendrá la información básica referente al tema que se desarrolla. Adicionalmente, se utilizará la información que se dispone con las normativas técnicas vigentes, manuales y procedimientos que se manejan a nivel del área de cajeros automáticos y tecnología del Banco Tipo de Investigación Investigación Mixta Corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ángulos de explotación. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos. (Muñoz, 1998). Se hará uso de este tipo de investigación con la finalidad de obtener información sobre la administración de los cajeros del Banco y la propuesta técnica de las diferentes opciones de soluciones tecnológicas identificadas en el mercado. Además, por la necesidad existente de realizar un levantamiento de requerimientos técnicos funcionales para obtener un estado de la situación actual y fundamentar las propuestas de solución basado en la información que facilitarían los proveedores.52 Métodos de Investigación El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto y la metodología el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado y son objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular. (Eyssautier, 2002) Método Analítico-Sintético Con la aplicación de este método, se pretende realizar un análisis de la situación presentada actualmente en el área de administración de cajeros automáticos desde la perspectiva técnica y considerar los requerimientos asociados a las nuevas tecnologías de soluciones existentes que proponen ser la base primordial para lograr los lumbrales de servicio esperados Método Inductivo Deductivo Este método estima datos preliminares respecto al tiempo, costo y recursos necesarios para estimar una propuesta de mejora en la plataforma tecnológica integrada de administración y monitoreo. De igual forma, con este método se complementará el criterio de expertos a fin de evidenciar de forma más clara las necesidades que se requieren dilucidar al cruzar la información de la situación actual con respecto a las diferentes propuestas de los proveedores participantes Herramientas para la Investigación Juicio de Expertos Este proyecto por tener tanta connotación técnica, es un hecho que la aplicación de esta herramienta no se puede obviar y la experiencia de todas las53 39 personas que se desenvuelven en áreas afines resulta ser insumo relevante para la conformación y desarrollo de la propuesta Plantillas El Banco Popular dispone de toda una Normativa con diferentes tipos de plantillas orientadas a la Administración de Proyectos, por lo que en la medida de que puedan ser utilizadas; se estarían sumando a la lista de herramientas Programas de Cómputos Se utilizará todo el Software disponible en el temas de Administración de Proyectos (Project, WBS Chart Pro, Visio para la Diagramación de Procesos, entre otros.) de manera que sea posible construir el cronograma del proyecto, EDT, presupuesto y diagramas Entrevista a los Involucrados Se harán entrevistas a los involucrados en este proyecto, principalmente para definir el alcance del proyecto, levantar el listado de requerimientos técnicos, obtener el juicio de experto y poner en práctica recomendaciones de técnicos y profesionales involucrados en el área de administración de cajeros y proveedores de tecnología identificados en el estudio de mercado.54 40 4. ESTRUTURA DE RESULTADOS 4.1. Alcance del Plan Propuesto El objetivo primordial del alcance es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente. Es importante recordar que con base en los objetivos y expectativas del cliente o área de negocio, se inicia el desarrollo del alcance preliminar y la visión del proyecto. Se debe tener especial cuidado con la definición del alcance del proyecto ya que es crítica para el éxito del proyecto. En el alcance se deben incluir aquellos trabajos que agregan valor y que están alineados con los objetivos por cumplir. El alcance del proyecto aborda y documenta las características y los límites, sus productos y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control del alcance (PMBOK, 2004). De acuerdo a la Metodología de Administración de Proyectos del Banco Popular, para establecer la visión y alcances es necesario enfocarse en los siguientes aspectos: La visión y el alcance están delimitados y definidos en términos del área o áreas a los que va orientada la solución, producto, o servicio a ser desarrollado por el proyecto, por lo que se debe determinar: el contexto de la solución, las expectativas de desempeño, el plazo en que se necesita y la interrelación con otras funciones dentro del entorno bancario institucional. Identificar los objetivos y alcances del proyecto: en forma precisa y clara, para así determinar de antemano los criterios de aceptación del producto o solución a entregar. Estos objetivos deben ser medibles, específicos, claros, concisos, consistentes y realistas. Realizar una evaluación previa de los aspectos técnicos y de seguridad que tengan que ver con la solución así como los aportes que se den por55 41 parte del CITI (Comité Interno de Tecnología de Información) de acuerdo a los objetivos de TI. Identificar y cuantificar los recursos necesarios, físicos, humanos y de tiempo para la concientización del proyecto, así como las formas de medición y control de los mismos. Determinar los riesgos, factores críticos de éxito, los supuestos y restricciones bajo los cuales se desarrollará el proyecto. El Director y el Administrador de Proyectos deberán ser muy cuidadosos en la identificación de estos elementos, porque si durante la ejecución del proyecto no se cumplen pueden convertirse en riesgos o problemas que pueden afectar los objetivos del proyecto, el tiempo estimado, el presupuesto o la calidad del producto a entregar. Además de lo antes mencionado se deberán establecer los siguientes tópicos relativos a la solución conceptual: o Establecer la solución conceptual general desde el punto de vista del Negocio o de Operaciones, describiendo en forma general sus funciones principales. o Establecer los aspectos tecnológicos más importantes que pueda tener la solución en términos de mantenibilidad, reusabilidad, seguridad, portabilidad, confiabilidad, interoperabilidad y auditabilidad. o Arquitectura de la posible solución. o Requerimientos de hardware y software. o Identificar los recursos para el desarrollo del proyecto: humanos, tecnológicos, infraestructura, espacio físico, etc.56 Identificación del Recurso Humano Involucrado De acuerdo a la Metodología de Administración de Proyectos del Banco, es necesario que se complete la Matriz de Responsabilidades para identificar el recurso humano que participa de alguna manera en el proyecto, dicha matriz debe contener lo siguiente: Cuáles son los roles requeridos en el proyecto y los miembros del equipo que los ocuparán. Las actividades o funciones que debe realizar cada rol. La autoridad: Se define el nivel de participación de cada rol en el proyecto de acuerdo a sus actividades definidas, se consideran las siguientes autoridades: R: Responsable: Persona responsable de ejecutar o entregar el resultado de una tarea. P: Participante activo: Colabora activamente en la ejecución de la tarea. Puede realizarla conjuntamente con el Responsable. C: Colaborador: Aporta información. No participa directamente en la ejecución de la tarea. Brinda apoyo para la realización de la tarea. TD: Toma decisiones: Persona que tiene el nivel de autoridad requerido para tomar una decisión para una tarea en específico o sobre el proyecto. Cuadro 1. Definiciones de autoridad para la Matriz de Responsabilidades de acuerdo a la Metodología de Administración de Proyectos del Banco.57 43 La siguiente tabla, muestra un ejemplo de la información requerida con respecto al recurso humano que participaría en el desarrollo del plan para adquirir una solución de administración y monitoreo de los Cajeros Automáticos del Banco, el rol que deben desempeñar y las funciones asociadas a este, adicionalmente se menciona el grado de autoridad para cada uno, la información completa se encuentra en los anexos. Nombre del responsible Rol Funciones Autoridad Representante de Alto nivel de la Gerencia del Banco. Representante de Alto nivel de la Administración de la empresa proveedora. Comité Ejecutivo de Proyecto Representantes de la Administración del Banco. Estarán al tanto del avance del proyecto y brindarán apoyo a los Líderes del Proyecto. Su participación es de tiempo parcial, por demanda. Revisarán los informes ejecutivos quincenales de avance. Son las únicas personas autorizadas para el cambio de fechas a nivel del cronograma una vez definido este. TD Cuadro 2. Ejemplo de la información requerida del recurso humano en la Matriz de Responsabilidades.58 Análisis de la Situación Actual Actualmente el Subproceso de Cajeros Automáticos ha manifestado la necesidad de actualizar el sistema de monitoreo y administración de cajeros automáticos, y por consiguiente renovar la plataforma tecnológica que sustenta este sistema, esto por cuanto la productividad de las herramientas de software utilizadas actualmente se ve limitado pues su ciclo de vida ya caducó. Esta limitación en la tecnología actual de cajeros automáticos, tiene repercusiones a nivel del negocio pues no se cuenta con la flexibilidad para implementar nuevos servicios a los clientes de manera ágil y oportuna. Por otro lado el soporte no es proactivo y las estadísticas de desempeño son muy básicas para sustentar una buena toma de decisiones. Las herramientas utilizadas actualmente para soportar las tareas asociadas a cajeros automáticos son el Enhanced Network Monitor versión 1.0 y Asset, los cuales se describen a continuación: Network Monitor: Dentro de las características principales de la herramienta, están las siguientes: Permite trabajar con diferentes redes. En el Banco sólo se utiliza una red. Permite establecer diferentes regiones por red. Se utilizan dos regiones: la central y las regionales. Igualmente los cajeros pueden agruparse si se quisiera por agencia contable a la que pertenece, pero esto solo sería par uso en la red. Permite definir por cajero su localización exacta, responsable y contactos.59 45 También se pueden agrupar los cajeros por monitor, esto si se quisiera responsabilizar a diferentes personas del monitoreo de un cierto grupo de cajeros. Se pueden agrupar los cajeros por modelo. La definición de los cajeros en la red permite: o Manejar diferentes horarios. o Asociar al cajero a grupos de imágenes. o Indicar al monitor en que archivo buscar los comandos y eventos que puede manejar el cajero. o Definir las denominaciones manejadas por el cajero. o Habilitar o deshabilitar sus dispositivos como: impresora, lector de tarjeta, cartucho de depósitos u otros. Se puede establecer cuán a menuda el sistema podrá estar actualizando la llave de comunicación de los cajeros automáticos. Esto interactuará más tarde con la aplicación de Módulos de Seguridad. Define la interface entre el cajero y el Monitor (F800), así como entre el Monitor y el Asset (A001). Se puede definir la impresora que estará recibiendo los mensajes más importantes de monitoreo. Debido a que su diseño aprovecha ampliamente las capacidades del CICS y el VTAM es un sistema altamente eficiente. Desventajas del Network Monitor, según el dueño del producto: No permite acceso remoto a los cajeros automáticos. No utiliza protocolo IP. No maneja diferentes tipos de moneda. No existe la posibilidad de generar reportes automáticos sobre fallas en los cajeros. La descripción de los errores no son muy claras.60 46 El monitoreo es manual. No existe ayuda gráfica, que permita visualizar toda la red de cajeros en una sola pantalla. No existe soporte local. Solo soporta mensajes 912. No hay capacitación local. Alta dependencia hacia proveedores externos para la atención de nuevos requerimientos. Inversión alta para la atención de requerimientos de Visa Internacional. El Banco únicamente posee los ejecutables. Alta dependencia hacia la infraestructura S/390. Poca capacidad del producto para serle diagnosticadas deficiencias o causas de los fallos en el software, o para identificar las partes que han de ser modificadas. Poca capacidad del producto para permitir que una determinada modificación sea implementada. Asset: Asset proporciona una solución para transacciones en línea. Esta solución, constituida por varios productos, gestiona la integración y control de procesos transaccionales bancarios a través de un "núcleo" que le confiere la capacidad de manejo automático de las comunicaciones y de las tareas, soportando procesos de encriptación y seguridad. Cuenta con productos para la configuración, control y administración de cajeros automáticos y del efectivo. Proporciona herramientas para la administración de tarjetas de banda magnética e información estadística sobre transacciones.61 47 Algunas consideraciones de la herramienta: Fue diseñado o liberado en El sistema es propiedad del Banco Popular. En promedio el software base ha sido personalizado en un 45%, para cumplir con los requerimientos del Banco. Del Network Monitor sólo recibe mensajes tipo 473x. Lenguajes: Cobol VSE CICS/BATCH y Ensamblador para macros. Permite que la red pueda trabajar en línea las 24 horas, mediante el uso de dos juegos de archivos. Debido a que su diseño aprovecha ampliamente las capacidades del CICS y el VTAM es un sistema eficiente en la funcionalidad ofrecida. Desventajas del Asset: Aunque el software original está en capacidad de manejar diferentes tipos de monedas, existen módulos que deben modificarse para poder soportar el procesamiento. Únicamente maneja cuentas de ahorro voluntario. Los principales procesos de autorización están desarrollados en ensamblador lo que dificulta el soporte y el mantenimiento. A nivel de mensajería con el Network Monitor, solo soporta mensajes tipo 473x, que eran los que enviaban los cajeros IBM y que ya no se encuentran en el mercado. Alta dependencia hacia proveedores externos para la atención de nuevos requerimientos. Inversión alta para la atención de requerimientos de Visa Internacional. Poca capacidad del producto para permitir que una determinada modificación sea implementada. Poco paramétrico. Alta dependencia hacia la infraestructura 390.62 48 Poca capacidad del producto para serle diagnosticadas deficiencias o causas de los fallos en el software, o para identificar las partes que han de ser modificadas. Poca Capacidad del producto para permitir que tanto usuarios como técnicos entiendan el funcionamiento del software. Aspectos relacionados con la seguridad de la herramienta: Permite manejar el proceso de criptografía; generación de llaves de los ATM, traducción del PIN Block, generación de Pines. Manejo de llaves únicas por cajero (Master key y communication key). Manejo de la seguridad de PIN para las transacciones que requieren ser autorizadas por VISA INTERNACIONAL, las cuales deben cumplir con los estándares de VISA. El siguiente es un gráfico que demuestra la arquitectura de la situación actual con el uso de las herramientas descritas anteriormente: Ilustración 13. Diagrama Conceptual de la Situación Actual del Sistema de Administración y Monitoreo de Cajeros Automáticos.63 Identificación de requerimientos de la solución Dentro de los principales requerimientos que se identificaron para la solución de Administración y Monitoreo de Cajeros Automáticos, se encuentran los siguientes: Apertura para administrar diferentes marcas de cajeros automáticos como DIEBOLD, NCR, otros. Poder de negociación en el momento de adquirir nuevos cajeros automáticos o dispensadores. Contar con las certificaciones respectivas para trabajar con varias operadoras internacionales como VISA, MASTERCARD, AMERICAN EXPRESS, etc. Conexión con socios de negocio estratégicos para implementar nuevos servicios. Actualización en línea de los cajeros automáticos, ya sea por nuevas versiones o para implementar campañas publicitarias específicas. Manejar diferentes protocolos de comunicación. Que la solución sea estándar en el mercado, lo cual debe permitir flexibilidad para trabajar con otros elementos tecnológicos sin depender de los mismos. Evitar dependencia de técnicos por tecnología obsoleta. Permitir explotar las características o facilidades de los cajeros automáticos. Mayor facilidad para administrar los datos. Oportunidad de reacción según lo demanda el mercado y el negocio.64 50 El siguiente gráfico muestra a nivel conceptual la situación deseada: Ilustración 14. Interacción deseada del Switch con otros elementos internos y externos al Banco. Es importante mencionar, que adicional a la mejora tecnológica y funcional que presenta una solución de este tipo para las labores de administración y monitoreo de cajeros automáticos, también representa una oportunidad de ampliación de negocios y nuevas oportunidades para entablar relaciones con socios comerciales. Esto evidentemente trae consigo la necesidad de que varias áreas del Banco se involucren para explotar la herramienta en todas sus bondades. Inclusive, la solución como tal debe verse como una plataforma que respalda la incorporación de nuevos servicios del Banco en temas como tarjetas, convenios, inteligencia de negocios, entre otros, y no solamente como una herramienta técnica para la administración de una red de cajeros automáticos.65 51 Es vital que se maneje integralmente una solución de este tipo y se promueva su uso de manera efectiva en las áreas interesadas del negocio, adicional a la de cajeros automáticos, para que genere los resultados esperados y pueda ser utilizada estratégicamente, ofreciendo servicios de calidad a los clientes Plantilla para Recolección de Requerimientos Ilustración 15. Ejemplo de plantilla para recolección de requerimientos.66 Construir Cronograma del Proyecto (Definición de Actividades, Duración, Secuencias y Recursos Asociados) Definición de Actividades, Duración y Secuencias Esto es básicamente especificar el desglose de las labores que son necesarias para lograr los objetivos fijados. Este desglose debe efectuarse de manera particionada, primero definiendo las actividades macro necesarias, luego las tareas incluidas dentro de cada actividad. La herramienta utilizada para el desarrollo de esta sección es Microsoft Project, pudiendo utilizarse también otras herramientas como Estructura del Desglose del Trabajo (EDT). Las tareas que se definan deben corresponder a paquetes de trabajo que no superen los 20 días-persona o su equivalente en horas-esfuerzo, de lo contrario se corre el riesgo que la función de control del proyecto no logre detectar desviaciones o atrasos en el proyecto de manera oportuna. Este desglose de tareas debe efectuarse de manera que no se establezca el orden de ejecución de las mismas ni condicionamientos por determinados tipos de recursos, ya que estas dos características limitarían la efectividad del proceso. Al desarrollar esta sección del plan, se debe mantener un balance en el grado de detalle de la planificación. Si el desglose de tareas es muy general, aportará muy poco al proyecto y dificultará el control. Por otra parte, si el plan es demasiado detallado, complicará su confección y la labor de mantenimiento del mismo. En las fases iniciales, es difícil poder visualizar de manera categórica las tareas requeridas para el final del proyecto, por lo que el nivel de detalle es variable dentro del mismo plan. Lo anterior, justifica la necesidad de la actividad de planificación durante prácticamente todo el ciclo de vida del proyecto en que constantemente se estará adecuando el plan, conforme se tenga mayor conocimiento para poder proyectar las necesidades para el resto del desarrollo.67 53 Cada una de las tareas identificadas debe ser analizada con los ejecutores correspondientes, así como su responsabilidad y disponibilidad. Al especificar este desglose de tareas, se deben identificar aquellos momentos críticos para la obtención de los resultados esperados del proyecto. Por lo general estos momentos críticos están relacionados directamente con los entregables del proyecto. El objetivo de establecer estos momentos, conocidos como Puntos de Control o verificación, es indicar al Director de Proyecto y al Administrador de Proyecto cuando se deben efectuar revisiones exhaustivas de los productos intermedios, y poder aplicar oportunamente las acciones correctivas que correspondan Establecer las Relaciones entre Tareas Teniendo el panorama completo de las tareas por efectuar, el siguiente paso es establecer las relaciones entre las diferentes tareas identificadas. Las relaciones pueden ser de tres tipos: Inicio-Inicio: Son aquellas tareas que deben iniciar necesariamente al mismo tiempo. Final-Inicio: Las tareas A y B tienen una relación de este tipo cuando es necesario que A concluya para que pueda iniciar la tarea B. Final-Final Sucede cuando dos o más tareas deben concluir de manera simultánea. Al establecer las relaciones entre todas las tareas, automáticamente estamos obteniendo la red de precedencias de tareas (PERT).68 Relacionar los Recursos con Tareas. El siguiente paso es el mapeo de los diferentes tipos de recursos a las tareas identificadas. Como tipos de recurso se tiene: recursos humanos del Banco, equipo computacional, equipo de oficina, papelería, viáticos, servicios profesionales de consultoría, equipo especializado y espacio físico, entre otros. La mayor parte de estos recursos son limitados, por ejemplo el personal por lo general lo encontramos delimitado entre cierto grupo de funcionarios, otros recursos muestran un nivel de flexibilidad mayor en su utilización, por ejemplo la papelería. Estas diferencias deben estar claras al momento de asignar los recursos a cada tarea, así como las restricciones existentes en cada tipo de recurso (cantidad, calidad, disponibilidad y costo) Obtener el Cronograma de Trabajo. Con la red de precedencias construida, se procede a establecer las estimaciones de tiempo en días-persona u horas-persona para cada una de las tareas identificadas. Estas estimaciones se deben efectuar basados en recursos catalogados como normales, así como considerando las restricciones y condiciones del Banco. Es conveniente que se establezcan comparaciones con los datos estimados y reales de proyectos anteriores. Al obtener el cronograma de trabajo se obtendrá la estimación de la duración total del proyecto, que servirá como insumo para el cálculo del presupuesto del proyecto. Este cronograma será considerado como la línea base del proyecto, la cual debe conservarse, ya que a partir de esta se realizaran los cálculos pertinentes. La asignación de los responsables de ejecutar las actividades del proyecto debe considerar en todo momento el porcentaje de asignación de tiempo que cada uno de los recursos tendrá en el mismo, el cronograma siempre debe reflejar un balance apropiado de los recursos utilizados, de forma que no muestren sobrecargas de trabajo no autorizadas.69 55 La estimación de tiempo que se realice debe ser lo más aproximada y real posible, dado que será utilizada como una de las métricas para medir el éxito del proyecto WBS del Plan Propuesto De acuerdo con el cronograma establecido, se muestra a continuación la estructura de las actividades de acuerdo a la presentación que se elaboró con la herramienta WBS Chart Pro. Ilustración 16. Estructura de actividades del plan del proyecto efectuado con la herramienta WBS Chart Pro.70 Cronograma del Plan Propuesto El siguiente es un extracto del cronograma propuesto para el desarrollo del plan para adquirir una solución para administración y monitoreo de cajeros automáticos, determinado por el alcance establecido. Ilustración 17. Extracto del cronograma definido para el plan del proyecto.71 Costo de las Soluciones de Administración y Monitoreo de Cajeros Automáticos Para la realización de este análisis se llevaron a cabo sesiones de trabajo con algunos de los proveedores de tecnología que podrían brindar una solución de switch para cajeros automáticos, los proveedores que participaron de esta etapa son GBM de Costa Rica S.A., Sistemas Analíticos S.A. y TII Smart Solutions. Adicionalmente se consultó información en Internet, básicamente en las páginas Web de los fabricantes de los aplicativos que ofrecían los proveedores. Por otro lado, se les facilitó a los proveedores una guía de requerimientos básicos, tanto a nivel funcional como técnico de lo que el Banco requeriría de una solución de este tipo, esto con la idea de que nos respondieran si cumplían o no, y con esto formar un criterio básico de las eventuales ofertas que podrían brindarnos en el caso de que se quisiera adquirir alguna herramienta en un futuro. En esta etapa participaron los mismos proveedores mencionados anteriormente. La siguiente imagen muestra un extracto de la guía que debieron completar los proveedores para establecer si cumplían con los requerimientos generales del Banco. Ilustración 18. Ejemplo de requerimientos que se consultaron a los proveedores.72 58 Es importante mencionar que el área usuaria (personal del subproceso de cajeros automáticos) participó en las sesiones con los proveedores, esto con la idea de que obtuvieran información que les permitieran ampliar o mejorar los requerimientos funcionales de la solución, pensando en la elaboración del cartel para un eventual proceso de compra. Adicionalmente, como parte del seguimiento y control de las reuniones y sesiones técnicas con los proveedores, se utilizaron las plantillas que recomienda la Metodología de Administración de Proyectos, para manejar un control de asistentes, acuerdos y responsables. La plantilla de control de asistencia se utiliza para manejar un registro de los participantes en las reuniones del proyecto y ratificar la intervención de los mismos en los acuerdos tomados. La plantilla de control de asistencia es la siguiente: Ilustración 19. Ejemplo de plantilla para control de audiencia. La otra plantilla utilizada es la de minutas, esta debe completarse cada vez que se realice una reunión del proyecto y debe mostrar el detalle de la agenda tratada y los acuerdos tomados, también muestra los responsables de los acuerdos y las fechas en que los mismos deben finiquitarse.73 59 La plantilla de minutas es la siguiente: Ilustración 20. Ejemplo de plantilla para minutas. A continuación se presenta el resultado del análisis realizado con los proveedores potenciales, la información se presentará en dos partes, la primera es la referencia de los proveedores potenciales y la otra es la referencia de las soluciones propuestas y sus costos.74 Referencia Proveedores Potenciales Esta tabla muestra principalmente los contactos de los proveedores potenciales que se consultaron en el estudio de mercado. La idea es que de manera rápida se pueda tener la información básica de las empresas. Nombre Sistemas Analíticos GBM de Costa Rica S.A. Tarjetas Inteligentes Empresa S.A. Internacionales, S.A. Teléfonos Tel. (506) Fax (506) Tel. (506) Ext Directo (506) Celular (506) Tel.(506) Fax.(506) Web s.com Nombre ACI Base24 en AUTORIZA400, solución Transerver Switch/ATM s solución combinación con el integral de Switch, Switch sistema GASPER administración y para administración y monitoreo de cajeros monitoreo de automáticos. cajeros. Socios ACI Worldwide, Compañía Pueden facilitar la comerciales NCR. Latinoamericana de solución completa. para brindar Aplicaciones Informáticas esta LTDA. solución Cuadro 3. Referencia de proveedores identificados en el estudio de mercado.75 Referencia de las Soluciones Presentadas y sus Costos En las siguientes tablas se muestra la información presentada por los proveedores con respecto a la solución que proponen, se toman en cuenta aspectos técnicos importantes que sustentan la referencia de precios facilitada por cada empresa. Primeramente se expone el costo indicado por los proveedores y posteriormente el detalle técnico de las soluciones Resumen de Costos: Proveedor Sistemas GBM Tarjetas Analíticos Inteligentes Internacionales, S.A. Precio estimado de acuerdo a los módulos necesarios. Tomando en cuenta Hardware, Software, Consultoría, Capacitación e Implementación No lo facilitaron. Hardware: USD$ 96, Software: USD$ 803, Implementación y capacitación de Autoriza 400: USD$ ,00 TOTAL ESTIMADO: USD$1,080, Supuestos: Se está seleccionando todas las opciones del software. Se está seleccionando la opción que el Banco tiene 5 Bines y 5 millones de tarjetas. US$9, mensuales, lo cual incluye: Hardware, Instalación, Capacitaciones, Soporte para 200 cajeros automáticos, Desarrollo del aplicativo de los cajeros, Enlace directo con el VAP de VISA, Licencia de respaldo, Licencia de desarrollo, Cuadro 4. Resumen de costos de acuerdo a la información de las soluciones presentadas por los proveedores en el estudio de mercado.76 Resumen de Aspectos Técnicos: Con respecto a la información de los aspectos técnicos, es importante indicar que a continuación se muestra un extracto de la información respectiva. La tabla completa se encuentra en los anexos. Proveedor Sistemas GBM Tarjetas Inteligentes Analíticos Internacionales, S.A. Nombre Arquitectura Base24-atm NCR-GASPER AUTORIZA400 TranServer TransActions, TSMonitor, Issuer Sistema operativo Base de datos Base24-atm corre en una plataforma HP- NSK con sistema operativo NSK G06 o mayor. Manejador de archivos estructurados e indexados ENSCRIBE iseries OS/400 DB2 Universal Database Windows MS SQL Server 2000 y Oracle 8.0 a 9.2 Cuadro 5. Extracto de la información técnica expuesta por los proveedores en el estudio de mercado.77 Manejo de las Comunicaciones del Proyecto Para determinar las comunicaciones del Plan del Proyecto, se utilizó la matriz de comunicaciones que recomienda la Metodología de Administración de Proyectos del Banco, la cual es una herramienta de planificación que permite lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto. En dicha matriz se especifica: Receptor interesado, tipo de información, instrumento, formato y medio, fecha de entrega o periodicidad, fecha de revisión, responsable de confección, responsable de revisión y responsable de aprobación. La siguiente figura muestra un extracto de la matriz de comunicaciones del proyecto, de acuerdo a la Metodología del Banco: Ilustración 21. Matriz de comunicaciones del plan del proyecto.78 Clasificación de los Riesgos del Proyecto Para realizar el registro de riesgos, se utilizó la matriz de riesgos que recomienda la Metodología de Administración de Proyectos del Banco, la cual es una herramienta que permite listar los riesgos identificados para el proyecto y hacer el análisis cualitativo de los mismos para identificar su probabilidad de ocurrencia y su posible impacto, de manera que a partir de estas dos variables se pueda calificar el riesgo. La siguiente tabla muestra un extracto de la matriz de riesgos del proyecto: ID Título del Descripción Severidad Acciones de Acciones de Riesgo Contingencia Mitigación Problemas de Si no se ALTO Seguimiento Trabajo en tiempo recursos en el atienden a oportuno de las extraordinario. Banco tiempo las actividades con Incluir más actividades de Administrador recurso. Cambios desarrollo de los del Proyecto y en el cronograma. cambios en las recursos interfaces; técnicos. debido a que el Banco no 1 suministra el recurso técnico necesario, se tendrían atrasos en el plazo establecido en el contrato. (Problemas de recursos con el Banco). 2 Problemas de recursos para Si no se atienden a ALTO Trabajo en tiempo Cambios en el cronograma. el desarrollo tiempo las extraordinario.79 65 ID Título del Descripción Severidad Acciones de Acciones de Riesgo Contingencia Mitigación de ajustes al Sistema Autorizador Puntos de Servicio en el Banco. actividades de desarrollo de ajustes al Sistema Autorizador Puntos de Servicio; debido a que el Banco no suministra el recurso técnico necesario, se tendrían atrasos en el plazo establecido en el cronograma. (Problemas de recursos para el desarrollo de ajustes a los sistemas). Inclusión de más recurso. Seguimiento oportuno de las actividades. Cuadro 6. Ejemplo de la Matriz de Riesgos del Proyecto.80 66 5. CONCLUSIONES 1. El uso de la Metodología de Administración de Proyectos del Banco y todos los elementos de calidad dispuestos, permitieron agilizar y estandarizar la información necesaria en cada punto considerado en el trabajo, de acuerdo al alcance establecido. 2. Los requerimientos que se muestran en este trabajo son un extracto del documento generado con los usuarios interesados, para dicho trabajo se utilizaron las plantillas respectivas de acuerdo a lo establecido en la Metodología del Banco. 3. De acuerdo con el análisis de la situación actual, se determinó que las herramientas actuales están obsoletas y existe dependencia de técnicos que dificultan la implementación de nuevos servicios pues en algunos casos se requiere nuevos desarrollos. 4. Utilizando la plantilla respectiva para la identificación del personal involucrado en el proyecto, se logró establecer el rol, las funciones y la autoridad de cada participante. 5. Existen proveedores en el mercado nacional que disponen de soluciones de administración de cajeros automáticos y cuentan con experiencia en la banca tanto nacional como latinoamericana. 6. En este trabajo se muestra una referencia de precios de las diferentes soluciones de proveedores. Esto sirve de insumo para el análisis financiero respectivo. 7. El Banco como parte de su Metodología de Administración de Proyectos, cuenta con herramientas depuradas y estandarizadas para manejar las comunicaciones dentro del proyecto, asegurando con esto la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto. 8. Los riesgos identificados en este trabajo se recolectaron con los miembros del equipo adecuados de acuerdo a lo establecido por la81 67 Metodología de Administración de Proyectos y a los procedimientos vigentes. 9. El desarrollo de la banca de personas se encuentra fuertemente orientado hacia la autogestión del cliente. Para el Banco es necesario tener herramientas tecnológicas que le permitan agilizar la adaptación de nuevos servicios de acuerdo a la demanda de los clientes. 10. Hay que tener claro que los servicios de autogestión como por ejemplo: Call Center, Sistemas de Respuesta de Voz, Internet, Transacciones en ATM s, otros, no son nuevos en el ambiente bancario. La implementación de estos servicios no marcará una diferencia significativa con respecto a lo que los demás Bancos brindan actualmente, es por esto que el Banco debe proyectarse más allá que simplemente implementarlos, es más bien tener flexibilidad por medio de herramientas tecnológicas (en este caso un Switch para Cajeros Automáticos) que le permitan adaptarse rápidamente a las demandas del mercado, lo que marcará la diferencia con respecto a la competencia. Las soluciones disponibles en el mercado hoy día en relación con el manejo y monitoreo de redes de ATMs son mucho más flexibles y proveen más funcionalidad que el ASSET y NETWORK MONITOR. 11. Una solución Switch como la expuesta en este documento, no debe considerarse solamente como una herramienta de administración y monitoreo de cajeros automáticos, sino más bien como una herramienta tecnológica integral que permitiría desarrollar nuevos negocios bancarios, como por ejemplo pago de servicios de acuerdo a las relaciones comerciales con socios de negocios, implementación ágil de campañas publicitarias en los ATM s, mayor facilidad para suministrar datos que sirvan de insumo para la toma de decisiones, oportunidad de conectarse a cualquier red nacional (BNCR, BCR u otra) o internacional con la que se quiera intercambiar transacciones, otros. 12. Para aprovechar en toda su dimensión una solución Switch de este tipo, es necesario que el alcance de la herramienta sea conocida por las82 68 diferentes áreas del Banco que podrían aprovecharla para explotar sus bondades. Entre ellas están Tarjetas, Cajeros Automáticos, Mercadeo, Negocios, otros. 13. Adquirir una solución de este tipo permite al Banco tener independencia con respecto a la marca de cajeros automáticos que podría adquirir, y de igual manera no habría dependencia de técnicos para el desarrollo de software en tecnología obsoleta. 14. Debe tenerse en cuenta que una solución Switch de este tipo debe estar orientada a la prestación continua del servicio de los cajeros automáticos (7x24) y adicionalmente permitir almacenar información transaccional que a la postre resulta de gran ayuda para orientar campañas publicitarias, promociones por fidelidad de clientes, otras. 15. Es importante mencionar que la adquisición de una solución de este tipo facilitaría la certificación por parte de los emisores de tarjetas principales, como es el caso de VISA y MASTER CARD, y considerando CIRRUS; DINERS, entre otras. 16. La funcionalidad de un Switch permitiría reducir costos al interconectar redes de cajeros automáticos al no adquirir más dispositivos pero a su vez aumentando el número de puntos de presencia y poniéndolos disponibles a nuestro tarjeta habientes. 17. Las soluciones analizadas en el estudio de mercado son herramientas que cuentan con certificaciones de los emisores de tarjetas y a pesar de que existe diversidad en cuanto a la tecnología de software y hardware que utilizan, la seguridad que manejan y características aplicativas, son herramientas maduras en el mercado y cumplen con los requerimientos esenciales que garantizarían al Banco mejorar su gestión. 18. Las herramientas actuales están obsoletas y existe dependencia de técnicos que dificultan la implementación de nuevos servicios pues en algunos casos se requiere nuevos desarrollos. 19. Con una solución de Switch de ATMs habrá poder de negociación o competencia a la hora de adquirir nuevos cajeros automáticos y así no depender de un único proveedor.83 69 6. RECOMENDACIONES 1. Identificar totalmente los requerimientos tanto funcionales como técnicos que el Banco establezca, esto es un insumo para identificar las necesidades que debe suplir la herramienta que se adquiera. 2. Ampliar el cronograma pues debe contemplar las actividades de las diferentes fases del proyecto, teniendo en consideración los recursos, tiempos estimados y prioridades. 3. Desarrollar un plan de gestión de integración, calidad, recurso humano y adquisiciones, esto permitirá contemplar de manera total las diferentes áreas de conocimiento de un proyecto, dichos planes no fueron contemplados en este trabajo por estar fuera del alcance del mismo. 4. Realizar un análisis financiero tomando como insumo las referencias de precios emitidas por los proveedores identificados en este estudio. Esto permitiría proyectar el presupuesto necesario para completar el proyecto. 5. Completar y depurar con los usuarios el plan de comunicación del proyecto, de tal manera que se ponga en práctica el esquema establecido con el uso de la metodología actual. 6. Depurar con el equipo de trabajo establecido la información respectiva de los riesgos asociados al proyecto, esto es importante para su aprobación y consideración en cada etapa del proyecto. 7. Visualizar el uso de una herramienta de manera integral, de tal forma que los requerimientos funcionales y técnicos contemplen las necesidades de las diferentes áreas interesadas y así poder explotar la herramienta a plenitud. Para este fin el grupo usuario lo podrían constituir: el área de tarjetas, área de cajeros automáticos, área de servicios electrónicos e incluso hasta mercadeo y cualquier otra área que el negocio estime necesaria, esto con el objeto de concretar una definición clara de sus alcances.84 70 8. Evaluar con más detalle la funcionalidad de las soluciones representadas por Sistemas Analíticos S.A., GBM de Costa Rica y TII Smart Solutions por parte de las áreas del Banco. 9. Dar a conocer el alcance de la solución de Switch a las diferentes áreas del Banco (Entre ellas están Tarjetas, Cajeros Automáticos, Mercadeo, Negocios, otros), para que pueda aprovecharse en toda su dimensión y así explotar sus bondades. 10. Modernizar la plataforma de administración de red de ATMs y su respectivo monitoreo con el fin de poder tener acceso a los diferentes beneficios que brinda la nueva tecnología. Procurar adquirir una herramienta que permita apertura en cuanto al manejo de las distintas marcas de cajeros.85 71 BIBLIOGRAFIA Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos: La guía. México: McGraw-Hill Interamericana Editores, Eyssautier, M. Metodología de la Investigación. Desarrollo de la inteligencia. Cuarta Edición. International Thomson Editores. México Muñoz Razo, C. Cómo elaborar y asesorar una investigación de tesis? Primera Edición. Pearson Educación / Prentice Hall. México PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK), Tercer Edición. Pennsylvania, USA. PMI Publications,86 72 ANEXOS DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Proyecto: Propuesta de un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Fecha: 01 de junio del Planteo del problema (necesidad, oportunidad) y justificación del proyecto: Problema: Actualmente, el Banco tiene la necesidad de actualizar el sistema de monitoreo y administración de cajeros automáticos, por consiguiente renovar la plataforma tecnológica que sustenta este sistema, esto por cuanto la productividad de las herramientas de software utilizadas actualmente se ve limitado pues su ciclo de vida ya caducó. Esta limitación en la tecnología actual de cajeros automáticos, tiene repercusiones a nivel negocio pues no se cuenta con la flexibilidad para implementar nuevos servicios a los clientes de manera ágil y oportuna. Por otro lado el soporte no es proactivo y las estadísticas de desempeño son muy básicas para sustentar una buena toma de decisiones.87 73 Justificación: La elaboración del proyecto obedece a un programa de modernización del Banco Popular y de Desarrollo Comunal con la intención de adaptarse a las necesidades del mercado y las exigencias de los entes reguladores bancarios nacionales. El desarrollo del proyecto facilitaría la propuesta para contar con una administración de la red de cajeros automáticos que permita al Banco obtener beneficios cualitativos y cuantitativos en el corto y mediano plazo, dentro de los cuales se encuentran principalmente: Eliminar el riesgo de obsolescencia. Mejoras en el nivel de servicio. Acceder a mejores herramientas de monitoreo. Costos centralizados e identificados. Reducción de cargas de trabajo. Uno de los aspectos importantes es que este tipo de solución tecnológica, ayudaría a garantizar la permanencia del Banco en el mercado, con la propiedad de contar con licencia para ofrecer tarjetas de crédito Visa y una red de cajeros automáticos certificada para procesar transacciones Visa, la cual contaría con alta tecnología, amplia cobertura, amplia gama de servicios y mayor oportunidad de negocio. Objetivo(s) del proyecto: Objetivo General: Proponer un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.88 74 Objetivos Específicos: 1. Definir el alcance del plan propuesto, de tal manera que se logre identificar el recurso humano involucrado, se realice un análisis de la situación actual y se identifiquen los requerimientos necesarios de la solución. 2. Identificar las actividades y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar. 3. Determinar el costo de las soluciones existentes en el mercado nacional, para sustentar las proyecciones de inversión y aprobación del presupuesto para el desarrollo del proyecto. 4. Establecer la forma en que se administrará la comunicación en el proyecto, para que el trasiego de información sea correcta en cuanto a tiempo, difusión y confidencialidad. 5. Describir los principales riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o mitigación para cada riesgo identificado. Producto principal del proyecto: Establecer un plan para realizar la contratación del servicio de Procesamiento (switch), administración (driving), monitoreo y control de la operativa de la red de cajeros automáticos del Banco Popular, por medio de una empresa especializada y con experiencia local certificada para brindar dicho servicio, proveyendo una solución integral de hardware y software en las instalaciones del Banco Popular, para las transacciones de los tarjetahabientes propios y de emisores Visa Internacional, que pueda conectarse con el actual Core Bancario.89 75 Entregables del proyecto: 1. Identificación del recurso humano involucrado. 2. Análisis de situación actual con respecto a la administración y monitoreo de los cajeros del Banco. 3. Requerimientos del Banco que debe contemplar la solución tecnológica que se adquiera. 4. Cronograma del plan del proyecto con la identificación de las actividades, fechas estimadas y recursos asociados para las actividades del proyecto. 5. Análisis de mercado con los proveedores potenciales. 6. Resultado de costos de las soluciones potenciales identificadas en el estudio de mercado. 7. Detalle de los riesgos principales asociados al proyecto. Es importante mencionar que en este trabajo se excluye el plan de gestión de integración, calidad, recurso humano y adquisiciones, dado que el alcance del proyecto no incluye dichos aspectos.90 76 ACTA DEL PROYECTO (CHARTER) Fecha ACTA DEL PROYECTO Nombre de Proyecto Propuesta de un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Areas de conocimiento / Area de aplicación (Sector / Actividad): procesos: Gestión del alcance del proyecto. Tecnología en el sector financiero nacional Gestión del tiempo. Gestión del costo. Gestión de las comunicaciones. Gestión del Riesgo. Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Proponer un plan para adquirir una solución tecnológica que permita la administración y monitoreo de la red de cajeros automáticos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Específicos: 1. Definir el alcance del plan propuesto, de tal manera que se logre identificar el recurso humano involucrado, se realice un análisis de la situación actual y se identifiquen los requerimientos necesarios de la solución. 2. Identificar las actividades y las fechas en que las mismas deben desarrollarse para precisar el tiempo en que el proyecto debe finalizar. 3. Determinar el costo de las soluciones existentes en el mercado nacional, para sustentar las proyecciones de inversión y aprobación del presupuesto para el desarrollo del proyecto. 4. Establecer la forma en que se administrará la comunicación en el proyecto, para que el trasiego de información sea correcta en cuanto a tiempo, difusión y confidencialidad. 5. Describir los principales riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto, de tal manera que se pueda conocer la severidad de los mismos y proponer acciones de contingencia y/o mitigación para cada riesgo identificado. Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) La elaboración del proyecto obedece a un programa de modernización del Banco Popular y de91 77 Desarrollo Comunal con la intención de adaptarse a las necesidades del mercado y las exigencias de los entes reguladores bancarios nacionales. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto Entregables finales del proyecto Análisis de situación actual con respecto a la administración y monitoreo de los cajeros del Banco. Requerimientos del Banco que debe contemplar la solución tecnológica que se adquiera. Análisis de mercado con los proveedores potenciales. Recomendación de la solución que mas se ajuste a los requerimientos identificados. Supuestos Que sean identificables los requerimientos técnicos y funcionales actuales por parte del área de administración de cajeros automáticos del Banco. Que exista conocimiento de las exigencias y espectativas de los entes reguladores como la SUGEF y las fechas en que se debe cumplir con las mismas. Que en la región latinoamericana existan proveedores de tecnología que brinden soluciones de administración de cajeros automáticos, de tal manera que los mismos proporcionen la información necesaria de sus productos. Restricciones El tiempo para recolectar los requerimientos es limitado. Los proveedores existentes pueden ser pocos, dado la complejidad tecnológica de este tipo de soluciones tecnológicas. La diversidad en cuanto al tipo de tecnología empleada por los proveedores en sus soluciones puede dificultar comparar y evaluar las opciones. Información histórica relevante El Banco requiere el cambio de tecnología dado que la actual solución de administración y monitoreo de cajeros automáticos, presenta una serie de limitaciones para expandir la red actual y se imposibilita la implementación de nuevos servicios al cliente. Lo anterior sucede pues el soporte técnico caducó y es difícil conseguir expertos para su desarrollo, esto aunado a las exigencias de la SUGEF en el campo de seguridad e interoperabilidad. Por esta razón, la administración del Banco en conjunto con la dirección de tecnología, plantean la necesidad de analizar las opciones en el mercado para verificar la posibilidad de adquirir una solución nueva que se ajuste a las necesidades actuales. Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Cliente(s) directo(s): Área de administración de cajeros automáticos del Banco. Proveedores de tecnología de soluciones de administración y monitoreo de cajeros automáticos. Dirección de Tecnología de Información. Área de investigación tecnológica del Banco. Cliente(s) indirecto(s): SUGEF. Entidades bancarias nacionales. Aprobado por: Firma:92 EDT 7893 CRONOGRAMA 79 Mostrar más
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