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Timestamp: 2016-10-28 23:49:39+00:00

Document:
85 III 11326. Kreisschreiben, Circulaire, Circolare. (11.12.1959)
Fichier rempla�ant le registre des poursuites. Deuxi�me suppl�ment � la circulaire no 31 (ATF 75 III 33 et suiv., 79 III 1 et suiv.). Consid�rants � partir de page 113
BGE 85 III 113 S. 113
Die Eingabe eines Betreibungsamtes, die von der kantonalen Aufsichtsbeh�rde in empfehlendem Sinn an das Bundesgericht weitergeleitet wurde, veranlasst uns, zu den f�r die F�hrung des Betreibungsbuches in Kartenform erlassenen Weisungen (II, Ziffern 1 bis 9 des Kreisschreibens Nr. 31 vom 12. Juli 1949) einen einschr�nkenden Zusatz anzubringen. Es handelt sich um die Aufbewahrung der Betreibungsbegehren. Daf�r gilt im allgemeinen eine Dauer von f�nf Jahren (Art. 4 der Verordnung vom 14. M�rz 1938 �ber die Aufbewahrung der Betreibungs- und Konkursakten). Bei F�hrung des Betreibungsbuches in Kartenform sind die Betreibungsbegehren jedoch als BGE 85 III 113 S. 114Bestandteil des Registers zu behandeln (Ziff. 7 der erw�hnten Weisungen) und daher nach den f�r das Betreibungsbuch geltenden Vorschriften (Art. 2 der erw�hnten Verordnung) w�hrend dreissig Jahren aufzubewahren. Die Eingabe weist auf die Unzuk�mmlichkeiten so langer Aufbewahrung hin: Beanspruchung von viel Archivraum durch die j�hrlich bei manchen �mtern in die Zehntausende gehenden Betreibungsbegehren, Notwendigkeit der Anschaffung der daf�r n�tigen Aktengestelle und Zugmappen. Es wird ferner ausgef�hrt, eine Aufbewahrung der Betreibungsbegehren w�hrend mehr als f�nf Jahren erscheine als �berfl�ssig, da alsdann Nachschlagungen kaum mehr vorkommen.
Wir stimmen dieser Betrachtungsweise grunds�tzlich zu. Die den Betreibungsbegehren beim Kartensystem zugewiesene besondere Rolle (Ziff. 5 bis 7 der erw�hnten Weisungen) wirkt sich haupts�chlich w�hrend laufender Betreibung aus. Die Gefahr eines Verlustes oder einer Besch�digung der Registerkarte ist kaum mehr gegeben, wenn einmal nach Beendigung der Betreibung f�nf Jahre verstrichen sind. Man kann daher auch beim Kartensystem f�glich aufl�ngere Aufbewahrung der Betreibungsbegehren als eines zus�tzlichen Auskunftsmittels verzichten.
Dies freilich nur unter der Bedingung, dass w�hrend der ganzen f�r das Betreibungsbuch, also auch f�r die Registerkarten, geltenden Aufbewahrungszeit ein Personenregister vorhanden sei, wie es mindestens als Schuldnerregister vorgeschrieben (Art. 28 und 32 der Verordnung Nr. 1 zum SchKG vom 18. Dezember 1891) und namentlich f�r die Ben�tzung des Archivs unentbehrlich ist. Beim Kartensystem k�nnen (nach Ziff. 7 der erw�hnten Weisungen) entweder die Registerkarten von Anfang an nach den Namen der Schuldner eingereiht werden, oder es ist ein besonderes Personenregister anzulegen, wof�r auch einfach die Betreibungsbegehren verwendet werden d�rfen. In diesem letzten Fall ist die Beseitigung der Betreibungsbegehren f�nf Jahre nach Abschluss der Betreibung nur BGE 85 III 113 S. 115dann zul�ssig, wenn entweder die Registerkarten selbst nunmehr nach den Namen der Schuldner eingereiht sind oder zuvor ein besonderes Personenregister erstellt wird.
Demgem�ss f�gen wir im Anschluss an die im Kreisschreiben Nr. 31 erlassenen Weisungen (Ziff. 1 bis 9) folgenden neuen Absatz ein:
Die Betreibungsbegehren sind nicht l�nger als f�nf Jahre seit Abschluss der Betreibung aufzubewahren, sofern die Registerkarten nach den Namen der Schuldner geordnet aufbewahrt bleiben oder, bei Einreihung der Registerkarten nach den Betreibungsnummern, besondere zugeh�rige Personenregister bestehen.
Une autorit� cantonale de surveillance a transmis au Tribunal f�d�ral, en le priant de l'accueillir favorablement, une requ�te d'un office de poursuites qui nous am�ne � compl�ter, dans un sens restrictif, les prescriptions sur la tenue du fichier rempla�ant le registre des poursuites (II, chiffres 1 � 9 de la circulaire no 31 du 12 juillet 1949). Il s'agit de la conservation des r�quisitions de poursuite. En r�gle g�n�rale, elle doit durer cinq ans (art. 4 de l'ordonnance du 14 mars 1938 sur la conservation des pi�ces relatives aux poursuites et aux faillites). Toutefois, si l'on remplace le registre des poursuites par un fichier, les r�quisitions de poursuite doivent �tre trait�es comme parties int�grantes du fichier (chiffre 7 des prescriptions pr�cit�es) et conserv�es, d�s lors, comme le registre des poursuites, pendant trente ans (art. 2 de l'ordonnance). La requ�te qui nous est parvenue indique les inconv�nients d'un si long d�lai: utilisation de vastes locaux lorsque le nombre des r�quisitions de poursuite s'�l�ve - c'est le cas dans maints offices - � des dizaines de milliers par an; acquisition du mobilier et des classeurs n�cessaires. On y fait en outre remarquer qu'il est superflu de conserver les r�quisitions de poursuite au-del� de cinq ans, car, pass� ce d�lai, on ne les consulte plus gu�re.
Nous approuvons en principe cette mani�re de voir. Le r�le sp�cial attribu� aux r�quisitions de poursuite dans le BGE 85 III 113 S. 116syst�me du fichier (chiffres 5 � 7 des prescriptions pr�cit�es) importe surtout au cours de la poursuite. Le risque de perte ou de d�t�rioration des fiches n'existe presque plus cinq ans apr�s la fin de la poursuite. On peut donc raisonnablement renoncer, m�me dans le syst�me du fichier, � conserver plus longtemps les r�quisitions de poursuite, � titre de source suppl�mentaire de renseignements.
Cette renonciation cependant n'est possible que s'il existe, tant qu'on doit conserver le registre des poursuites - et donc aussi les fiches -, un registre des personnes, � tout le moins des d�biteurs (art. 28 et 32 de l'ordonnance no 1 pour l'ex�cution de la LP, du 18 d�cembre 1891); un tel registre est indispensable, notamment, pour l'utilisation des archives. Si l'on tient un fichier, on choisit (II, chiffre 7 des prescriptions pr�cit�es) de classer d'embl�e les fiches d'apr�s le nom des d�biteurs, ou d'adjoindre un registre sp�cial des personnes - pour la confection duquel on peut utiliser les r�quisitions de poursuite. On ne saurait dans ce dernier cas, supprimer les r�quisitions de poursuite, apr�s �coulement du d�lai de cinq ans d�s la fin de la poursuite, que si les fiches elles-m�mes sont d�sormais class�es d'apr�s le nom des d�biteurs ou si l'on tient d'abord � jour un registre sp�cial des personnes.
En cons�quence, nous compl�tons les prescriptions de la circulaire no 31 (ch. 1 � 9) par un nouvel alin�a ainsi con�u:
Il n'est pas n�cessaire de conserver les r�quisitions de poursuite plus de cinq ans apr�s la fin de la poursuite si les fiches sont ellesm�mes conserv�es selon un classement d'apr�s le nom des d�biteurs ou s'il existe, en cas de classement d'apr�s le num�ro de la poursuite, des registres sp�ciaux des personnes.
L'istanza di un ufficio d'esecuzione, trasmessa al Tribunale federale dall'autorit� cantonale di vigilanza per benevolo esame, c'induce a completare, in senso restrittivo, le istruzioni emanate per la tenuta del registro delle esecuzioni mediante schede (II, num. da 1 a 9 della circolare N. 31 del 12 luglio 1949). Si tratta della conservazione BGE 85 III 113 S. 117delle domande di esecuzione. Di regola, essa deve durare cinque anni (art. 4 dell'ordinanza 14 marzo 1938 sulla conservazione dei documenti relativi alle esecuzioni e ai fallimenti). Tuttavia, se il registro delle esecuzioni � sostituito con uno schedario, le domande d'esecuzione vanno considerate parte integrante dello schedario stesso (num. 7 delle istruzioni) e devono pertanto essere conservate, come il registro delle esecuzioni, durante 30 anni (art. 2 dell'ordinanza). L'istanza che ci � stata trasmessa accenna agli inconvenienti di una conservazione cos� lunga: l'occupazione di troppo spazio nei locali degli uffici ai quali sono ogni anno presentate decine di migliaia di domande di esecuzione; la necessit� di continuamente acquistare nuovi mobili e nuove scatole adatti alla conservazione di tali documenti. Nell'istanza � inoltre osservato che � superfluo conservare le domande d'esecuzione per pi� di cinque anni, poich� dopo questo termine � praticamente escluso che siano ancora consultate.
Approviamo di massima questo modo di vedere. La funzione speciale che � assegnata alle domande d'esecuzione nel sistema dello schedario (num. da 5 a 7 delle istruzioni) si manifesta sopra tutto mentre � in corso l'esecuzione. Il pericolo di perdita o di deterioramento delle schede non entra praticamente pi� in considerazione quando dalla fine dell'esecuzione sono trascorsi cinque anni. Si pu� dunque ragionevolmente rinunciare, anche nel sistema dello schedario, a conservare pi� a lungo le domande d'esecuzione, quali fonti supplementari d'informazione.
Questa rinuncia presuppone tuttavia che esista, per tutta la durata di conservazione del registro delle esecuzioni, dunque anche delle shede, un registro delle persone (o repertorio), almeno in forma di registro dei debitori (art. 28 e 32 dell'ordinanza N. 1 per l'attuazione della LEF, del 18 dicembre 1891), un registro siffatto essendo indispensabile segnatamente per l'utilizzazione degli archivi. Dove vige il sistema dello schedario, � per s� possibile BGE 85 III 113 S. 118sia classificare sin dall'inizio le schede secondo il nome dei debitori (II, num. 7 delle istruzioni) oppure tenere un registro speciale delle persone, per l'allestimento del quale possono anche essere utilizzate le domande d'esecuzione. Ora, in quest'ultimo caso l'eliminazione delle domande d'esecuzione dopo cinque anni dalla fine dell'esecuzione sar� ammissibile soltanto se le schede medesime saranno state classificate secondo il nome dei debitori o se sia stato preliminarmente allestito un registro speciale delle persone.
Non � necessario conservare le domande d'esecuzione pi� di cinque anni dopo la fine dell'esecuzione se le schede stesse sono classificate secondo il nome dei debitori e cosi sono conservate o se esistono, in caso di classificazione delle schede secondo il numero dell'esecuzione, registri speciali delle persone.
art. 28 e 32

References: BGE 
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art. 28