Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?evttoo=X&id=17063&section=text
Timestamp: 2014-10-31 21:24:06+00:00

Document:
Directive sur la gestion des comptes d�biteurs
Annexe - D�finitions
Table des mati�res Texte complet Formats alternatifs Instruments connexes
Archives 1. Date d'entr�e en vigueur
1.1 La pr�sente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.
1.2 Elle remplace: La Politique sur la gestion des comptes d�biteurs (dat�e le 1er juillet 2002)
Le Bulletin d'information - Politique r�vis�e sur la gestion des comptes d�biteurs (dat�e le 4 juillet 2002)
2.1	La pr�sente directive s'applique aux minist�res telle que d�finie � l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. � des fins d'�change d'information sur les d�biteurs, paragraphe 6.1.11 de la pr�sente directive s'applique �galement aux soci�t�s d'�tat mandataires.
2.2	Les parties des sections de la directive qui permettent au contr�leur g�n�ral de v�rifier si les minist�res se conforment � la politique ou de demander aux minist�res de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du v�rificateur g�n�ral, le Bureau du commissaire � la protection de la vie priv�e, le Bureau du commissaire � l'information, le Bureau du directeur g�n�ral des �lections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire � l'int�grit� du secteur public. Les administrateurs g�n�raux des organisations susmentionn�es sont les seuls responsables de la surveillance de la conformit� � la politique au sein de leurs organisations. Ils sont �galement les seuls responsables en cas de non-conformit�, conform�ment aux instruments du Conseil du Tr�sor qui se rapportent � la gestion de la conformit�.
3.1 La pr�sente directive appuie les objectifs de la Politique
sur le contr�le interne, en d�finissant les responsabilit�s du dirigeant principal des finances et de tout autre haut fonctionnaire nomm� par l'administrateur g�n�ral pour assurer la gestion prudente des comptes d�biteurs
du minist�re.
3.2 Les comptes d�biteurs constituent un actif important du gouvernement qui requiert une gestion prudente. Dans l'ensemble du gouvernement, les comptes d�biteurs repr�sentent des milliards de dollars et un vaste �ventail de transactions. Compte tenu de cette port�e �largie, une gestion solide des comptes d�biteurs est essentielle pour que le gouvernement atteigne son objectif global en mati�re de gestion financi�re responsable.
3.3 Comme la gestion efficiente et efficace des comptes d�biteurs repose sur la collaboration entre les minist�res on encourage l'�change des connaissances, et de renseignements, la technologie de l'information, les installations de perception des cr�ances (p. ex., des centres d'appels) ainsi que les proc�dures et les pratiques exemplaires
3.4 Les types de cr�ances g�r�es par les minist�res qui pourraient devoir �tre reconnues et administr�es dans le syst�me minist�riel de gestion des comptes d�biteurs sont d�finies dans la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes d�biteurs.
3.5 Le R�glement de 1997 sur la r�ception et le d�p�t des fonds publics, le R�glement sur la garantie � l'�gard des dettes dues � Sa Majest�, le R�glement sur la radiation des cr�ances ainsi que le R�glement sur les int�r�ts et les frais administratifs servent de cadre r�glementaire aux modalit�s d'application de la directive.�La pr�sente directive doit �tre lue avec la Politique sur le contr�le interne comme document d'accompagnement.
3.6 La pr�sente directive est �mise en vertu de l'article 7 et du paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des
Les d�finitions � utiliser pour l'interpr�tation de la pr�sente directive figurent � l'annexe.
Veiller � ce que tous les comptes d�biteurs du gouvernement soient g�r�s de fa�on �quitable, efficiente et efficace, tout en r�duisant au minimum le risque de perte.
Les ressources financi�res sont utilis�es de fa�on appropri�e selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, � la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et � d'autres
irr�gularit�s sont r�duites au minimum.
On n'accorde du cr�dit que s'il s'agit d'un besoin op�rationnel.
Les comptes d�biteurs sont reconnus rapidement et des mesures de recouvrement rigoureuses sont prises.
Les d�biteurs re�oivent un traitement �quitable.
Des int�r�ts sont exig�s sur les comptes en souffrance.
Les minist�res �changent de l'information et des ressources, lorsqu'ils y sont autoris�s de le faire, afin de rep�rer et de recouvrer les cr�ances dues � la Couronne.
Les recouvrements sont optimis�s par voie de compensation sur d'autres dettes du gouvernement envers un d�biteur.
6.1 Exigences op�rationnelles
Les responsabilit�s du dirigeant principal des finances ou du haut fonctionnaire nomm� principal gestionnaire des comptes d�biteurs par l'administrateur g�n�ral sont les suivantes :
6.1.1 Dans la mesure du possible, limiter le nombre de comptes d�biteurs relatifs � la conception et � l'ex�cution des programmes en exigeant un paiement � l'avance ou au moment o� les biens et les services sont fournis par le minist�re.
6.1.2 D�terminer � l'avance les biens et services, l'utilisation d'installations et les droits et privil�ges pouvant �tre offerts � cr�dit.
6.1.3 D�terminer au moyen d'une politique minist�rielle de cr�dit, les postes qui incluent :
le processus d'�valuation du cr�dit;
la valeur minimale des ventes � cr�dit;
les niveaux acceptables des risques de cr�dit;
les modalit�s de cr�dit;
les modalit�s de paiement (recouvrement);
l'information minimum n�cessaire pour accorder un cr�dit; les situations, sauf si la loi l'interdit, o� le minist�re peut ne pas fournir des biens et des services, autoriser l'utilisation d'installations et accorder des droits et des privil�ges � cr�dit en raison de
cr�ances non pay�es � la Couronne.
6.1.4 Effectuer, enregistrer et pr�senter rapidement et avec exactitude toutes les op�rations sur les comptes d�biteurs dans les comptes minist�riels et les comptes du Canada.
6.1.5 Appliquer les int�r�ts et frais administratifs autoris�s. Veuillez noter que le R�glement sur les int�r�ts et les frais administratifs s'applique.
6.1.6 Prendre des mesures de recouvrement ad�quates, opportunes et rentable, y compris des mesures de compensation. Veuillez noter que le paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.
6.1.7 �tablir des proc�dures � l'intention des gestionnaires de centre de responsabilit� afin d'assurer le traitement �quitable des d�biteurs :
les d�biteurs sont mis au courant de leurs obligations en vertu des lois et des r�glements qui s'appliquent ainsi que des processus administratifs d'examen ou d'appel en place qui pr�voient des mesures de redressement et de recours;
les lois, les r�glements ou les politiques pertinents sont appliqu�s de fa�on uniforme � tous les d�biteurs;
toute information fournie aux d�biteurs est exacte et compr�hensible;
la situation financi�re du d�biteur et toute autre situation sp�ciale sont prises en compte au moment du recouvrement d'une cr�ance; les attentes du minist�re en mati�re de services sont communiqu�es en toute franchise aux d�biteurs.
6.1.8 Recommander au ministre et � l'administrateur g�n�ral les cat�gories de paiements (p. ex., le remboursement d'imp�ts et de TPS) qui devraient �tre offertes aux autres minist�res dans les cas de compensation.
6.1.9 Prendre en temps opportun des mesures relativement � toute radiation, remise, renonciation ou annulation de dettes � l'�gard des comptes d�biteurs qui ne sont pas r�gl�s enti�rement.
6.1.10 Obtenir des garanties � l'�gard de cr�ances dues � la Couronne, s'il s'agit d'une bonne pratique de gestion (consultez la Ligne directrice sur la garantie � l'�gard des dettes). Veuillez noter que l'article 156 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.
6.1.11 Veiller � ce que les minist�res et soci�t�s d'�tat mandataires �changent sur demande, les renseignements qu'ils d�tiennent sur les d�biteurs (sauf si les lois applicables au minist�re ou au programme l'indiquent autrement). � cette fin :
un fonctionnaire ou un mandataire de Sa Majest�, y compris une soci�t� d'�tat mandataire, doit communiquer au repr�sentant du minist�re ou de la soci�t� d'�tat mandataire qui en fait la demande les renseignements suivants au sujet d'une personne qui a une dette envers Sa Majest� :
la derni�re adresse et le dernier num�ro de t�l�phone connus de la personne en question; le nom et l'adresse du dernier employeur connu de la personne concern�e; tout paiement du � la personne.
Pour �viter la communication inutile des trois �l�ments d'information susmentionn�s, seuls les renseignements requis pour r�pondre � l'objet de la demande seront fournis. Par cons�quent, si �ne demande porte sur des tentatives de retracer une personne, seuls les deux premiers �l�ments d'information seront fournis. Si une demande concerne le recours � une compensation, les trois �l�ments d'information susmentionn�s peuvent �tre requis et, dans la mesure du possible, devront �tre fournis � l'auteur de la demande.
Tous les renseignements fournis doivent se conformer enti�rement � la Loi sur la protection des renseignements personnels ou � la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents �lectroniques.
6.2 Exigences en mati�re de contr�les internes
Le dirigeant principal des finances assume les responsabilit�s suivantes :
6.2.1 Des contr�les internes sont �tablis et mis en place aux fins de l'administration des comptes d�biteurs; ces contr�les comprennent, � tout le moins :
la r�partition ad�quate des fonctions relativement � l'octroi de cr�dits, aux recouvrements, � la mise � jour des dossiers comptables, au traitement et au rapprochement des sommes et aux radiations;
l'�laboration de pistes compl�tes de v�rification pour suivre toutes les demandes de remboursement depuis la transaction qui a donn� lieu � la dette jusqu'� son r�glement d�finitif; l'instauration et la surveillance de m�canismes de mesure des r�sultats; la r�daction de rapports r�guliers sur les activit�s financi�res et non financi�res du portefeuille, y compris des relev�s chronologiques des comptes d�biteurs, et leur diffusion aux cadres sup�rieurs.
6.2.2 Les instruments de paiement ad�quats sont accept�s, tels qu'appuy�s par le receveur g�n�ral, aux fins du
r�glement des comptes d�biteurs.
6.2.3 Des estimations des affectations pour les comptes douteux sont �labor�es conform�ment � la Politique sur les provisions pour �valuation de l'actif et du passif.
6.2.4 Une proc�dure est �tablie pour garantir qu'une fois le compte d�biteur inscrit dans les comptes minist�riels, il n'est pas retir� de ces comptes avant que le minist�re ait re�u le paiement en entier ou ait autoris�, comme il se doit une remise ou toute autre renonciation, radiation ou annulation. S'il devient �vident par la suite apr�s qu'un compte a �t� radi�, mais non l�galement �teint que la situation financi�re du d�biteur s'est am�lior�e et qu'il est en mesure de payer la dette, le compte est r�tabli et la dette est recouvr�e.
6.3 Exigences en mati�re de surveillance et de pr�sentation de rapports
6.3.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur g�n�ral en surveillant la mise en ouvre et la surveillance de la pr�sente directive dans son minist�re, en portant � l'attention de l'administrateur g�n�ral toute difficult� importante, les lacunes en mati�re de rendement ou les probl�mes de conformit�, en �laborant des propositions pour r�gler ces probl�mes, et en faisant rapport au Bureau du contr�leur g�n�ral des probl�mes importants en mati�re de rendement ou de conformit�.
6.3.2 Le contr�leur g�n�ral est responsable de surveiller la conformit� des minist�res aux exigences de la pr�sente directive et d'effectuer un examen dans un d�lai de cinq � huit ans.
7.1 En cas de non-conformit�, il incombe � l'administrateur g�n�ral de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la pr�sente directive.
7.2 Pour appuyer l'administrateur g�n�ral � s'acquitter de ses responsabilit�s concernant la mise en ouvre de la Politique sur le contr�le interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille � ce que des mesures correctives soient prises afin de r�gler les cas de non-conformit� aux exigences de la pr�sente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation suppl�mentaire, des changements aux proc�dures et aux syst�mes, la suspension ou le retrait des pouvoirs d�l�gu�s, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropri�e.
7.3 Il faut rappeler � toute personne que les articles 76 � 81 (Responsabilit� civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de m�me que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
Cette section identifie les autres minist�res importants qui ont un r�le � jouer relativement � la pr�sente directive.� Elle ne conf�re en soi aucun pouvoir.
Le Bureau du contr�leur g�n�ral du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor est responsable de l'�laboration, de la surveillance et de la mise � jour de la pr�sente directive ainsi que de la
prestation de conseils concernant son interpr�tation.
, articles 7(1) 9(3), 155 et 156.
R�glement sur la r�ception et le d�p�t des fonds publics
R�glement sur la radiation des cr�ances
R�glement sur la garantie � l'�gard des dettes dues � Sa Majest�
Directive sur les pr�ts et garanties d'emprunt
Directive sur les cartes de voyage et les ch�ques de voyage
Directive sur la gestion financi�re de l'administration de la paye
Politique sur l'utilisation du Num�ro d'assurance sociale (NAS)
Directive sur les conditions d'emploi, Annexe - Conditions d'emploi, Partie 3 - Administration de la paye, Section 15 - Recouvrement des montants dus � Sa Majest�
Recouvrement des sommes dues � la Couronne
Ligne directrice sur la garantie � l'�gard des dettes
Paiement � la date d'�ch�ance (PADE)
Circulaire du CT 1996-3 � R�glement sur les int�r�ts et les frais administratif �
Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la pr�sente directive � l'administration centrale de votre minist�re. Pour l'interpr�tation de la pr�sente directive, les responsables de l'administration centrale des minist�res devraient communiquer avec :
Division de la politique de la gestion financi�re
Ottawa (ON)� K1A 0R5
Courriel :��fin-www@tbs-sct.gc.ca
T�l�copieur :� 613-952-9613
Annulation des comptes(cancellation of accounts)
L'annulations ou le rajustement des comptes dans le cas o�u des cr�ances sont enregistr�es par erreur ou si la l�gitimit� de la cr�ance ne peut pas �tre corrobor�e. L'annulation et le rajustement sont consid�r�s comme des mesures administratives qui ne n�cessitent pas une autorit� l�gislative ou r�glementaire sp�cifique.
Compensation (set-off)
La r�duction d'une demande de remboursement en d�duisant le montant d'une demande de remboursement compensatoire valide. Une compensation du gouvernement f�d�ral peut �tre promulgu�e par une loi ou un r�glement particulier ou aux termes de l'article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
P�riodique (periodic)
Un espace de temps consid�r� comme raisonnable par le dirigeant principal des finances, compte tenu des risques et de la situation particuli�re du minist�re (p. ex., le volume de transactions, l'automatisation des syst�mes, ainsi que la taille et la structure de l'organisation, etc.).
Radiation (write-off)
Une mesure comptable qui s'applique principalement aux cr�ances irr�couvrables. La radiation ne consiste pas � annuler la dette ou � d�gager le d�biteur de l'obligation de paiement; elle n'influe pas non plus sur le droit qu'a la Couronne de proc�der � son recouvrement � l'avenir.�Consultez �galement le R�glement sur la radiation des cr�ances.
Remise (remission)
Les termes � remise � et � renonciation � sont semblables. Le terme remise correspond � l'annulation ou � l'effacement d'une dette, d'une taxe, de frais ou de p�nalit�s autrement ex�cutoires. La remise d'une dette est diff�rente de la renonciation dans le sens o� la remise s'applique � des d�penses budg�taires, alors que la renonciation s'applique � des d�penses non budg�taires.� Consultez �galement l'article 24.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le R�glement sur la radiation des cr�ances.
Renonciation (forgiveness)
L'�limination d'une cr�ance, ce qui �teint la dette, annule le droit de Sa Majest� de r�tablir la dette et permet � la Couronne comme au d�biteur de supprimer la cr�ance de ses comptes. Consultez �galement l'article 24.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le R�glement sur la radiation des cr�ances.
Date de modification : 2012-01-09

References: l'article 2
 l'article 7
 l'article 156
 l'article 155
 l'article 24
 l'article 24