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Timestamp: 2017-10-20 23:27:32+00:00

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Modèles de règlements administratifs – Organisations à but non lucratif - Corporations Canada
Modèles de règlements administratifs – Organisations à but non lucratif
[DÉNOMINATION DE L'ORGANISATION]
(l'« organisation »)
Article 2 - Adhésion – Questions nécessitant une résolution extraordinaire
Article 3 - Droits d'adhésion, fin de l'adhésion et mesures disciplinaires
Article 4 - Assemblées des membres
Article 5 - Administrateurs
Article 6 - Réunions du conseil d'administration
Article 8 - Avis
IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l'organisation :
1.01 DéfinitionsNote de bas de page 1
À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'organisation :
« assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;
« Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif , L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;
Dans l'interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.
1.03 Sceau de l'organisation
L'organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le secrétaire de l'organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.
1.04	Signature des documents
1.05 Fin de l'exercice
1.06 Opérations bancaires
1.07 États financiers annuelsNote de bas de page 2
Au lieu d'envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l'organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l'organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi.
2.01 Conditions d'adhésionNote de bas de page 3
[ Choisir cette disposition si vous désirez une seule catégorie de membres]
Sous réserve des statuts, l'organisation compte une (1) seule catégorie de membres. L'adhésion est offerte uniquement aux particuliers qui souhaitent promouvoir ses intentions et dont la demande d'adhésion a été acceptée par résolution du conseil d'administration ou d'une autre manière déterminée par ce dernier. Chaque membre a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées et d'y exercer son droit de vote.
[Choisir cette disposition si vous désirez deux catégories de membres]
Sous réserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le conseil d'administration peut, par résolution ordinaire, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :
Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux [décrire les types de personnes (en précisant s'il s'agit de particuliers ou d'autres entités) qui doivent avoir un droit de vote au sein de l'organisation] qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'organisation.
Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées et y disposer d'une voix.
Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux [décrire les types de personnes (en précisant s'il s'agit de particuliers ou d'autres entités) qui ne doivent pas avoir un droit de vote au sein de l'organisation] qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie B dans l'organisation.
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l). ou (m).
2.02 Avis d'assemblée des membresNote de bas de page 4>
Un avis faisant état des date, heure et lieu d'une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :
par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avantNote de bas de page 5.
2.03 Vote des membres absents par la posteNote de bas de page 6
En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoyé par la poste si l'organisation a mis en place un système qui permet à la fois :
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée des membres sont autorisés à voter.
3.02 de l'adhésionNote de bas de page 7
l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre énoncées à l'article 2.01 du présent règlement administratif;
l'expulsion du membre en conformité avec l'article 3.03 ci-après ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;
3.03 Mesures disciplinaires contre les membresNote de bas de page 8
Si le conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de l'organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de l'organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d'administration l'examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.
4.01 Personnes en droit d'assister à une assemblée
4.02 Président d'assemblée
4.03 QuorumNote de bas de page 9
Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n'exige un nombre plus élevé de membres) correspond à dix pour cent (10 %) des voix exprimées par les membres habiles à voter à l'assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.
4.04 Voix prépondérantesNote de bas de page 10
À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième foisNote de bas de page 11.
5.01 Élection et mandatNote de bas de page 12
Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle suivanteNote de bas de page 13.
6.01 Convocation de reunions
Les réunions du conseil d'administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n'importe quel moment. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l'organisation peut être convoquée par n'importe quel administrateur ou fondateurNote de bas de page 14 . Si l'organisation compte un (1) seul administrateur, celui-ci peut convoquer et tenir une réunion.
6.02 Avis de réunionNote de bas de page 15
Un avis précisant les dates, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné à chaque administrateur de l'organisation au plus tard sept (7) jours avant la date prévue. L'avis est donné selon une des méthodes suivantes :
livré en mains propres à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l'organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement d'administrateurs);
posté par courrier ordinaire prépayé à l'adresse de l'administrateur tel qu'établi au paragraphe a);
par communication téléphonique, électronique ou autre à l'adresse de l'administrateur figurant dans les registres de l'organisation à cette fin;
Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.
6.04 Voix prépondéranteNote de bas de page 16
Dans toutes les réunions du conseil d'administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième foisNote de bas de page 17.
6.05 Comités
7.01 Description des postesNote de bas de page 18
Sauf indication contraire de la part du conseil d'administration peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs), si des postes sont créés au sein de l'organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :
Secrétaire – Le secrétaire assiste à toute les réunions du conseil d'administration et de ses comités ainsi qu'aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l'organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l'organisation.
Sauf disposition contraire d'une convention écrite, le conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n'importe quel dirigeant de l'organisation. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonction jusqu'au premier des événements suivants :
8.01 Mode de communication des avis
Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu'un avis d'une assemblée des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d'une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l'un ou l'autre des cas suivants :
s'il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l'organisation ou, dans le cas d'un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l'organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);
8.02 Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif
8.03 Omissions et erreurs
9.01 Médiation et arbitrage
Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation sont résolues conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu à l'article 9.02 du présent règlement administratif.
9.02 Mécanisme de règlement des différends
Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.
10.01 Entrée en vigueurNote de bas de page 19
Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d'administration.
NOUS CERTIFIONS que le présent règlement administratif no 1 a été adopté par résolution du conseil d'administration le jour de / d' 20 et confirmé par résolution extraordinaire des membres de l'organisation le jour de / d' 20 .
Daté le jour de /d ' .
[Indiquer le nom de l'administrateur ou du dirigeant]
Autres définitions – Selon la structure particulière de l'organisation, d'autres définitions pourraient être ajoutées.
États financiers annuels – Conformément au paragraphe 175(2) de la Loi, cette disposition est facultative dans les règlements administratifs.
Conditions d'adhésion – En vertu de l'alinéa 7(1)c), les statuts indiquent les catégories, groupes régionaux ou autres groupes de membres que l'organisation est autorisée à établir et, en cas de pluralité de catégories ou de groupes, les droits de vote dont chacun est assorti le cas échéant. En vertu du paragraphe 154(1), les règlements administratifs prévoient les conditions d'adhésion à l'organisation et précisent si une organisation ou une autre entité peut être membre. Les exemples présentés dans le présent règlement administratif s'appliquent respectivement à une situation où il y a une seule catégorie de membres et à une autre situation où il y en a deux.
Avis d'assemblée et date de référence – Les périodes de préavis mentionnées dans cet article sont prévues aux alinéas 63(1)a) et b) du Règlement. L'alinéa 63(1)c) permet aussi à l'organisation d'afficher l'avis d'assemblée sur un tableau où les activités de l'organisation sont régulièrement affichées et qui est situé dans un endroit habituellement fréquenté par les membres, au moins trente jours avant la date de la tenue de l'assemblée. En vertu de l'alinéa 63(1)d), si l'organisation compte plus de deux cent cinquante membres, en publiant l'avis, selon le cas i) au moins une fois par semaine au cours des trois semaines précédant la date de la tenue de l'assemblée, dans un ou plusieurs journaux qui, de par leur distribution dans les municipalités où résident les membres selon le registre des membres, rejoignent la majorité des membres de l'organisation ou ii) au moins une fois au cours de la période commençant soixante jours avant la date de la tenue de l'assemblée et se terminant vingt et un jours avant, dans une publication de l'organisation qui est envoyée à tous les membres. Si l'organisation le souhaite, elle peut prévoir ces options dans les règlements administratifs. Signalons par ailleurs que l'organisation peut, en vertu du paragraphe 161(1) de la Loi, fixer une date de référence conformément au Règlement pour désigner les membres en droit de recevoir avis d'une assemblée et habiles à y voter.
Moyens électroniques pour donner avis – En vertu du paragraphe 63(2) du Règlement, si les règlements administratifs prévoient l'utilisation de moyens électroniques pour donner avis, ils doivent également prévoir un moyen non électronique à cette fin.
Vote des membres absents – En vertu du paragraphe 171(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir une ou plusieurs méthodes réglementaires selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à une assemblée sont autorisés à voter. En vertu de l'article 74 du Règlement, les méthodes de vote sont a) le vote par procuration, b) le vote par la poste et c) le vote par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre conforme au Règlement. Les règle
Maintien des droits au moment de l'extinction – Conformément à l'article 157 de la Loi, les statuts ou les règlements administratifs peuvent prévoir qu'un membre conserve ses droits, par exemple pendant une période déterminée.
Mesures disciplinaires – En vertu de l'article 158, les statuts ou les règlements administratifs peuvent autoriser le conseil d'administration, les membres ou un comité du conseil d'administration ou des membres à prendre, contre un membre, des mesures disciplinaires allant jusqu'à son exclusion. Le cas échéant, ils prévoient également les circonstances justifiant la prise de telles mesures et les modalités applicables. L'article ci-dessus est donné à titre d'exemple.
Quorum – En vertu de l'article 164(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent fixer le quorum des assemblées, qui doit être conforme aux exigences du Règlement, selon lequel le quorum des assemblées fixé par les règlements administratifs doit être un nombre fixe, un pourcentage des membres ou un nombre déterminable par formule. Si les règlements administratifs ne fixent pas le quorum, le paragraphe 164(2) de la Loi prévoit que, par défaut, la majorité des membres habiles à voter à l'assemblée constitue le quorum. Signalons que, conformément au paragraphe 164(3), les règlements administratifs peuvent ne pas prévoir qu'il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.
Vote – En vertu du paragraphe 137(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir que les membres prennent les décisions par consensus, sous réserve de certaines exceptions. Toutefois, de façon générale, la prise de décision par consensus constitue un processus décisionnel approprié uniquement lorsque les membres sont relativement peu nombreux. Si l'organisation souhaite que les membres prennent les décisions par consensus, elle peut utiliser la clause suivante :
« Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les membres présents à une assemblée des membres prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette assemblée. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun membre ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de l'assemblée. Si le président de l'assemblée constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des membres. »
Égalité des voix – Dans l'exemple fourni dans le présent modèle de règlements administratifs, le président a une deuxième voix ou une voix prépondérante pour briser l'égalité des voix. D'autres variantes sont possibles, par exemple on peut déterminer que le président a droit de vote uniquement en cas d'égalité des voix.
Élection des administrateurs – Conformément au paragraphe 128(3), les administrateurs sont élus à une assemblée annuelle par résolution ordinaire des membres pour un mandat qui expirera au cours de la période prévue par le Règlement (quatre ans). En vertu du paragraphe 128(4) de la Loi, il n'est pas nécessaire que le mandat de tous les administrateurs élus ait la même durée. Les règlements administratifs peuvent prévoir expressément des mandats décalés ou ne pas faire mention de leur durée, auquel cas les mandats étalés sont prévus par résolution.
Nomination par les administrateurs – En vertu du paragraphe 128(8) de la Loi, si les statuts le prévoient, les administrateurs peuvent nommer des administrateurs supplémentaires à condition que le nombre total des administrateurs ainsi nommés n'excède pas le tiers du nombre des administrateurs élus à l'assemblée annuelle des membres précédente. Si l'organisation souhaite que les administrateurs procèdent à des nominations, les statuts pourraient renfermer la clause suivante :
« Le conseil d'administration peut nommer des administrateurs supplémentaires pour un mandat qui expirera au plus tard à la clôture de l'assemblée annuelle suivante des membres, à condition que le nombre total des administrateurs ainsi nommés n'excède pas le tiers du nombre des administrateurs élus à l'assemblée annuelle précédente. Le nombre précis d'administrateurs à nommer de cette manière peut être fixé par résolution ordinaire des membres. »
Première réunion suivant la constitution – La phrase « toutefois, la première réunion suivant la constitution de l'organisation peut être convoquée par n'importe quel administrateur ou fondateur » est requise seulement lors de la création d'une organisation (i.e. cette phrase n'est pas requise s'il s'agit d'une prorogation).
Avis de réunion du conseil d'administration – Conformément au paragraphe 136(1), les règlements administratifs peuvent fixer la période de préavis pour les réunions du conseil d'administration. Dans l'exemple donné dans le présent modèle de règlements administratifs, le conseil d'administration a la flexibilité voulue afin de prolonger la période de préavis pour les réunions ordinaires du conseil d'administration, tout en pouvant convoquer une réunion du conseil d'administration dans un court délai si des questions pressentes nécessitent une réunion d'urgence.
Vote – En vertu du paragraphe 137(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir que les administrateurs prennent les décisions par consensus sous réserve de certaines exceptions. Si l'organisation souhaite que les administrateurs prennent les décisions par consensus, elle peut utiliser la clause suivante :
« Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les administrateurs présents à une réunion du conseil d'administration prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette réunion. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun administrateur ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de la réunion. Si le président de la réunion constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des administrateurs. En pareil cas, chaque administrateur est autorisé à exprimer une seule voix. »
Égalité des voix – Dans l'exemple fourni dans le présent règlement administratif, le président a une deuxième voix ou une voix prépondérante pour briser l'égalité des voix. D'autres variantes sont possibles, par exemple on peut déterminer que le président a droit de vote uniquement en cas d'égalité des voix.
Dirigeants – Conformément à l'article 142 de la Loi, le conseil d'administration peut nommer les dirigeants de l'organisation. Les postes peuvent être prévus dans les règlements administratifs. Si l'organisation préfère que les dirigeant soient nommés par les membres ou d'une autre manière, cette préférence doit être précisée dans les statuts, les règlements administratifs ou, s'il y a lieu, une convention unanime des membres.
La transition constitue un cas particulier pour ce qui est de la date d'entrée en vigueur des règlements administratifs. Les nouveaux règlements administratifs entrent généralement en vigueur à la date à laquelle l'organisation se proroge en vertu de la Loi BNL. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur du certificat de prorogation.
Page: F770-cs04999

References: l'article 2
 l'article 3
 l'article 9
 l'article 74
 l'article 157
 l'article 158
 l'article 164
 l'article 142