Source: http://docplayer.pl/24351426-Ok-iii-krakow-r-wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-12-16 13:42:49+00:00

Document:
1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III Kraków, r. Pani Józefa Katarzyna Mader Dyrektor Ośrodka Adopcyjnego Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej w Krakowie Dzieło Pomocy Dzieciom ul. Rajska Kraków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) Wydział Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził kontrolę w Ośrodku Adopcyjnym Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej w Krakowie Dzieło Pomocy Dzieciom. Przedmiotem kontroli było rozliczenie pod względem finansowo-księgowym wykorzystania dotacji przekazanej na organizację i prowadzenie Ośrodka Adopcyjnego Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Działalność jednostki w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax
2 I. Ustalenia organizacyjne. 1. Podmiot prowadzący OA Dzieło Pomocy Dzieciom w Krakowie. OA Dzieło Pomocy Dzieciom w Krakowie prowadzi Towarzystwo Jezusowe Prowincja Polski Południowej w Krakowie posiadające status kościelnej osoby prawnej (zaświadczenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 września 2012 r., nr DWRMNe /2012/HU). 2. Ośrodek Adopcyjny Dzieło Pomocy Dzieciom (OA). Dyrektorem Ośrodka Adopcyjnego Dzieło Pomocy Dzieciom (dalej OA) w okresie objętym kontrolą była Pani Józefa Katarzyna Mader, na postawie Aktu powołania z dnia 1 stycznia 2012 r. przez Przełożonego Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej w Krakowie. Dyrektor OA posiada pełnomocnictwo z dnia 1 października 2012 r. Przełożonego Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej w Krakowie do reprezentowania podmiotu prowadzącego w związku z postępowaniem na realizację zadania publicznego polegającego na prowadzeniu ośrodka adopcyjnego oraz procedury przysposobienia w latach , a w szczególności do składania wszelkich oświadczeń w związku z toczącym się postępowaniem, reprezentowaniem podmiotu prowadzącego w negocjacjach oraz podpisywania i parafowania w imieniu podmiotu prowadzącego umowy na realizację zadania publicznego Regulamin Organizacyjny OA. Przełożony Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej Aktem Powołania z dnia 1 stycznia 2012 r. powołał Ośrodek Adopcyjny Dzieło Pomocy Dzieciom z siedzibą w Krakowie przy ul. Rajskiej 10 oraz filią w Żmiącej 144, Ujanowice, w miejsce działającego do dnia 31 grudnia 2011 r. Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego Dzieło Pomocy Dzieciom. Równocześnie opisanym wyżej aktem ( 2) nadano OA statut. Ośrodkiem zarządza i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor Ośrodka, wykonujący obowiązki pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych w OA. Podstawowym źródłem finansowania Ośrodka są środki z dotacji z budżetu Samorządu Województwa Małopolskiego. Ośrodek jest wspierany przez Dzieło Pomocy Dzieciom Fundację Ruperta Mayera z siedzibą w Krakowie przy ul. Rajskiej 10. Ośrodek może korzystać z dotacji, darowizn i innych źródeł na pokrycie kosztów działalności oraz przyjmować datki, które mają charakter dobrowolny i są przeznaczane na jego działalność statutową. 2
3 W okresie objętym kontrolą OA funkcjonował w oparciu o regulamin organizacyjny wprowadzony Aktem Ustanowienia Przełożonego Towarzystwa Jezusowego Prowincja Polski Południowej z dnia 15 stycznia 2013 r., z późniejszymi zmianami. Działalność OA obejmuje teren całego kraju ( 4). Ośrodek świadczy usługi nieodpłatnie w zakresie wynikającym z zapisów umowy zawartej z Województwem Małopolskim na realizacją zadania publicznego w zakresie prowadzenia procedur przysposobienia oraz przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka. W OA obowiązuje Regulamin Wynagradzania Pracowników Ośrodka Adopcyjnego Dzieło Pomocy Dzieciom z dnia 2 stycznia 2012 r, którego postanowienia dotyczą osób, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. II. Zlecenie realizacji zadania publicznego. 1. Wybór jednostki realizującej zadanie publiczne. Zgodnie z art. 184 ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 135 z późn. zm.), organizowanie i prowadzenie ośrodków adopcyjnych jest zadaniem samorządu województwa, zleconym z zakresu administracji rządowej. W myśl art. 154 ust. 2 cyt. ustawy, ośrodek adopcyjny prowadzi samorząd województwa lub podmiot, któremu samorząd województwa zlecił realizację tego zadania, na podstawie art. 190 ustawy. Zgodnie z art. 154 ust. 3 cyt., ustawy zlecenie realizacji zadania następuje na okres co najmniej 5 lat. W przypadku zlecenia prowadzenia ośrodka adopcyjnego, zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zastosowanie ma procedura otwartego konkursu ofert. W związku z powyższym Uchwałą Nr 1090/12 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 11 września 2012 r. (z późn. zm.) został ogłoszony otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych Województwa Małopolskiego w zakresie realizacji zadania zleconego, polegającego na organizacji i prowadzeniu ośrodków adopcyjnych. Załącznik do ww. Uchwały stanowił regulamin konkursu. W ramach konkursu Towarzystwo Jezusowe Prowincja Polski Południowej złożyło ofertę (za pismem z dnia r.) na prowadzenie OA w okresie od r. do r. zawierającą w szczególności: 3
4 - szczegółowy zakres rzeczowy zadania proponowanego do realizacji (w tym krótką charakterystykę zadania, opis potrzeb, zakładane cele i sposób realizacji zadania, opis poszczególnych działań oraz zakładane rezultaty w podziale na lata ), - zasoby kadrowe i rzeczowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji zadania, - kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania w podziale na lata w rozbiciu na poszczególne kategorie kosztów i źródła finansowania, które w przypadku OA na 2014 r. przedstawiała się następująco: Koszt całkowity realizacji zadania ,50 zł (100% zadania publicznego), w tym wnioskowano o dotację w wysokości ,50 zł, która miała stanowić 94,29% kosztów całości zadania publicznego oraz wkład własny osobowy ,00 zł, który miał stanowić 5,71% kosztów całości zadania publicznego. Jednocześnie OA przedłożył (pismem z dnia r.) zaktualizowany kosztorys na 2014 r., według którego całkowity koszt realizacji zadania publicznego stanowi ,00 zł (100% zadania publicznego), w tym wnioskowano o dotację w wysokości ,00 zł, która miała stanowić 94,82% kosztów całości zadania publicznego oraz wkład własny osobowy ,00 zł, który miał stanowić 5,18% kosztów całości zadania publicznego. W kosztorysie wskazano, iż nie uwzględniono w nim kosztów czynszu oraz części zużycia mediów, kosztów doposażenia pomieszczeń, kosztów organizacji Małopolskich Spotkań Rodzin Adopcyjnych, Spotkań Dzieci i ich Przyjaciół Przywrócić dzieciom uśmiech w Żmiącej, grup wsparcia oraz akcji społecznej. Koszty te ponosi Fundacja Ruperta Mayera, jako swoje zadanie statutowe polegające na wsparciu finansowym i rzeczowym działalności Ośrodka Adopcyjnego Dzieło Pomocy Dzieciom i użyczeniu pomieszczenia do realizacji tego zadania. Zgodnie ze złożonym przez Dyrektora OA Panią Józefę Katarzynę Mader wyjaśnieniem, cyt. Ze względu na obcięcie kosztów ujętych w kalkulacji do konkursu na prowadzenie Ośrodka Adopcyjnego DPD, konieczne było zmniejszyć aneksem koszty. W konsekwencji byliśmy zmuszeni zwrócić się do Dzieło Pomocy Dzieciom Fundacja Ruperta Mayera o nieodpłatne udostępnienie pomieszczeń na prowadzenie Ośrodka Adopcyjnego i opłat za media. Fundacja Ruperta Mayera w ramach działalności statutowej wspiera m.in. Ośrodek Adopcyjny. Wsparcie przez Fundację nie jest na stałe, lecz corocznie przedłużane w drodze negocjacji. Ostatecznie kosztorys zaktualizowano pismem z dnia 11 grudnia 2013 r. Zgodnie z kosztorysem całkowity koszt realizacji zadania publicznego stanowi ,00 zł (100% zadania publicznego), w tym wnioskowano o dotację w wysokości ,00 zł, która miała stanowić 94,76% kosztów całości zadania publicznego oraz wkład osobowy ,00 zł, który miał stanowić 5,24% kosztów całości zadania publicznego. 4
5 Umowa nr 226/PS.IV/12 (nr rejestru umów i zleceń: I/1920/PS/3336/12) o powierzeniu realizacji zadania publicznego pod nazwą: organizacja i prowadzenie ośrodka adopcyjnego została zawarta w dniu 31 grudnia 2012 r., pomiędzy Województwem Małopolskim reprezentowanym przez Wojciecha Kozaka Wicemarszałka Województwa Małopolskiego i Jacka Krupę Członka Zarządu Województwa Małopolskiego, a Towarzystwem Jezusowym Prowincja Polski Południowej, reprezentowanym przez Józefę Katarzynę Mader Dyrektora Ośrodka Adopcyjnego Dzieło Pomocy Dzieciom. Przedmiotowa umowa została zmieniona dwoma aneksami: aneksem nr 1/2013 z dnia 24 czerwca 2013 r. oraz aneksem nr 2/2013 z dnia 13 grudnia 2013 r., Umowa dotycząca realizacji opisanego zadania została zawarta na okres od r. do r. Zgodnie z 1 ust. 1 powyższej umowy określono przedmiot umowy oraz wskazano miejsce realizacji zadania, którym był Ośrodek Adopcyjny Dzieło Pomocy Dzieciom, ul. Rajska 10, Kraków, Filia: Żmiąca 144, Ujanowice. Stosownie do brzmienia 1 ust. 2 umowy, począwszy od roku 2014 przekazanie środków pieniężnych miało następować co roku, na podstawie odrębnych umów dotacji. W ramach realizacji zadania publicznego Zleceniobiorca zobowiązał się do prowadzenia procedur przysposobienia oraz przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka. Zgodnie z tym przepisem do zadań ośrodka adopcyjnego należy realizacja wszystkich zadań przewidzianych w Dziale V Postępowanie adopcyjne ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U Nr 149 poz. 887 z poźn. zm.). Zleceniobiorca wykonuje swoje zadania nieodpłatnie. Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowoksięgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikacje poszczególnych operacji księgowych. W 6 ust. 4 umowy został określony również sposób opisu faktur. Zasady finansowania zadania w 2014 r. zostały określone umową nr 42/PS.IV/13 z dnia 31 grudnia 2013 r. (I/1947/PS.3077/13) w sprawie przekazania dotacji na realizację zadania publicznego pod nazwą: organizacja i prowadzenie ośrodka adopcyjnego w 2014 roku zawartej pomiędzy Województwem Małopolskim oraz Towarzystwem Jezusowym Prowincja Polski Południowej. Przedmiotowa umowa została zmieniona aneksem nr 1/2014 r. z dnia 8 grudnia 2014 r. 5
6 Kwota dotacji na rok 2014 ustalona została na ,00 zł. Ponadto ustalono, że środki będą przelewane w transzach miesięcznych nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca, a w miesiącu grudniu w terminie nie później niż do 15 grudnia, w wysokości nie większej niż ,67 zł, a w grudniu 2014 r. w wysokości ,52 zł. Dniem zapłaty był dzień uznania rachunku bankowego Województwa. Przekazanie pierwszej transzy w 2014 roku nastąpiło w terminie 30 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy zgodnie z jej zapisami. Zleceniobiorca zobowiązał się do przekazania na realizację zadania w 2014 roku wkładu osobowego (w tym świadczenia wolontariuszy i pracy społecznej członków) o wartości ,00 zł. W związku z powyższym całkowity koszt zadania publicznego w 2014 roku, stanowił sumę kwot dotacji i wkładu własnego zleceniobiorcy, o których mowa w 2 ust. 1 i ust. 3 umowy i wynosił ,00 zł. W OA Dzieło Pomocy Dzieciom funkcjonuje Zakładowy Plan Kont z dnia 1 stycznia 2012 r. Aneksem nr 1/2013 z dnia 31 grudnia 2013 r. Dyrektor OA wprowadził zmiany do Zakładowego Planu Kont. Zgodnie z tym aneksem w celu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej zadania publicznego prowadzonego na podstawie umowy nr 266/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego pod nazwą: organizacja i prowadzenie ośrodka adopcyjnego wprowadzono, w ramach zespołu kont syntetycznych 500 Koszty realizacji zadań statutowych i 510 Koszty administracji, nowy wykaz kont analitycznych, odpowiadający pozycjom kosztorysowym wydatków, stanowiący załącznik do ww. aneksu. Do ewidencji wydatków płatnych z dotacji służą konta analityczne zespołu 5 oznaczone 8- cyfrowym symbolem z ostatnią cyfra od 1 do 9, natomiast płatne z własnych środków oznaczone ostatnia cyfrą 0. OA nie posiada instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, natomiast został sporządzony wykaz oraz wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych w OA Dzieło Pomocy Dzieciom. 2. Finansowanie zadania w okresie objętym kontrolą. Jak ustalono, środki dotacji w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale Ośrodki adopcyjno-opiekuńcze, 2820 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom, zostały przekazane przez Urząd Marszałkowski na rachunek bankowy OA Dzieło Pomocy Dzieciom w Krakowie w 12 transzach w wysokości wynikającej z zapisów umowy nr 42/PS.IV/13 z dnia 31 grudnia 2013 r. 6
7 w łącznej kwocie ,00 zł i została ujęta w ewidencji księgowej OA na koncie Dotacje z budżetu UMWM umowa. 3. Nadzór nad działalnością OA Dzieło Pomocy Dzieciom. Bieżący nadzór nad realizacją zadania z zakresu pomocy społecznej zgodnie z umową z dnia 31 grudnia 2012 r. sprawuje Urząd Marszałkowski. Ponadto Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w 9 umowy zastrzegł sobie prawo kontroli prawidłowości wykonania zadania publicznego w toku jego realizacji oraz przez okres 5 lat licząc od początku roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie. Zgodnie z zapisami książki kontroli prowadzonej w OA w dniach r. Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w Krakowie przeprowadził w Ośrodku Adopcyjnym Dzieło Pomocy Dzieciom kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na realizację zadania publicznego pod nazwą: organizacja i prowadzenie ośrodka adopcyjnego w roku 2014 (umowa nr I/1974/PS/3077/13 z dnia ) oraz prawidłowości procedur adopcyjnych w Ośrodku (zgodnie z ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej). W dniu 16 czerwca 2015 r., tj. w dniu zakończenia kontroli MUW w Krakowie, Urząd Marszałkowski nie przekazał jeszcze żadnych materiałów pokontrolnych dotyczących wyników przeprowadzenia opisanej wyżej kontroli. III. Rozliczenie dotacji przekazanej z budżetu Wojewody Małopolskiego w 2014 r. 1. Ustalenia ogólne. Kontrola w zakresie ponoszonych przez OA kosztów prowadzonej działalności, wykazanych w sprawozdaniu rocznym za 2014 r. objęła dokumentację źródłową, taką jak: faktury, rachunki, listy płac, przelewy, wyciągi bankowe. Wydatki poniesione ze środków dotacji w łącznej wysokości ,00 zł na realizację zadania w 2014 r. przedstawiały się następująco: - koszty osobowe (wynagrodzenie brutto wraz ze składkami pracodawcy) Dyrektor wyniosło ,44 zł, - koszty osobowe (wynagrodzenie brutto wraz ze składkami pracodawcy) pracownicy merytoryczni: psycholog/pedagog wyniosło ,69 zł, 7
8 - koszty osobowe (wynagrodzenie brutto wraz ze składkami pracodawcy) pracownik socjalny wyniosło ,68 zł, - koszty administracyjne księgowa ,80 zł, - umowa zlecenie kadra medyczna 1.500,00 zł, - umowa o dzieło prawnik ,00 zł, - telefonia stacjonarna/internet 2.356,86 zł, - delegacje 1.568,34 zł, - paliwo do samochodu służbowego 6.874,80 zł, - pozostałe usługi: poczta, opłaty bankowe 1.832,39 zł. Realizacja zadania sfinansowana ze środków dotacji została ujęta w wyodrębnionej ewidencji księgowej. Objęte kontrolą dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem formalnorachunkowym oraz merytorycznym i zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione, a ponadto zawierały wszystkie elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) i były zgodne z uregulowaniami wewnętrznymi obowiązującymi w kontrolowanej jednostce. Stwierdzono, że na dowodach księgowych naniesiono: - dekretację z podpisem księgowego, - potwierdzenie sprawdzenia pod względem merytorycznym przez Dyrektora Ośrodka, - potwierdzenie sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym z podpisem księgowego, - zatwierdzenie do wypłaty z podpisem Dyrektora Ośrodka, - opis wskazujący, czego wydatek dotyczy, - adnotację o treści: Płatne ze środków Województwa Małopolskiego w ramach otwartego konkursu ofert w dziedzinie realizacji zadań publicznych na podstawie umowy nr I/1947/PS/3077/13 w wysokości... zł.. Niemniej jednak w toku kontroli stwierdzono, że na dowodach księgowych nr: 03/II/06, 04/I/07, 03/III/02, 05/III/02, 06/III/02, 08/III/01, 12/III/01, 03/II/10, 04/II/04, 04/II/05, 04/II/09, 04/II/10, 09/II/11, 09/II/12, 03/II/06, 04/II/02, 04/II/06, 06/II/06, 07/II/02, 07/II/03, 12/II/06, 04/I/07, 06/I/01, 06/I/04, 06/I/06, 06/I/07, 09/I/06, 12/I/10 dokonywano poprawek niezgodnie z art. 22 ust. 3 w związku z art. 25 ustawy o rachunkowości, tj. dokonano poprawienia cyfr korektorem oraz nadpisywania, bez umieszczenia daty poprawki oraz bez złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej. 8
9 2. Zatrudnienie i wydatki płacowe kadry administracyjnej. Na dzień r. w OA zatrudnionych było łącznie 9 osób, z tego: - dyrektor 1 etat, - pracownicy merytoryczni: psycholog/pedagog 6 osób 4,75 etatów, - pracownik socjalny 1 osoba 0,5 etatu, - księgowa 1 osoba 0,25 etatu. W toku kontroli stwierdzono, że jedna z osób będąca pracownikiem socjalnym została ujęta w kosztorysie i sprawozdaniu z wykonania zadania w grupie pracowników merytorycznych: psycholog/pedagog. Na powyższą okoliczność wyjaśnienie złożył Dyrektor OA Pani Józefa Katarzyna Mader. W wyjaśnieniach podano, cyt. Pani MS została zatrudniona na ¼ etatu w miejsce pani dr JŻ, która ze względów zdrowotnych zmuszona była nagle zrezygnować z pracy w OA (podobnie jak skorzystać z urlopu dla podratowania zdrowia w Akademii Pedagogicznej gdzie jest zatrudniona jako wykładowca ). Pani MS mimo tego, iż z wykształcenia nie jest pedagogiem była długoletnim wolontariuszem i dobrze zna specyfikę pracy Ośrodka. Ponadto jest znana Ośrodkowi od około 18 lat. Po zaistnieniu nagłej potrzeby zatrudnienia nowej osoby w miejsce pani dr JŻ, Dyrektor korzystając z możliwości, które daje ustawa i Regulamin Organizacyjny OA skorzystał z tego. Pragnę nadmienić, że pani MS posiada kwalifikacje, które są przydatne do wykonywania wszelkich działań na rzecz rodzin i dzieci zgodnie z ustawą. Kontrola wykazała, że na wynagrodzenia brutto pracowników wydatkowano ,31 zł, natomiast na pochodne od wynagrodzeń (składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy) kwotę ,30 zł. Wydatki na wynagrodzenia zostały ujęte w wyodrębnionej ewidencji księgowej. W toku kontroli ustalono, że wynagrodzenia za pracę sfinansowano ze środków dotacji. Natomiast premie dla pracowników OA wypłacono w miesiącu grudniu 2014 r. ze środków własnych. Analizą w tym zakresie objęto listy plac, przelewy wynagrodzeń na osobiste rachunki bankowe pracowników, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA, przelewy składek do ZUS i przelewy składek do Urzędu Skarbowego. 9
10 Kontrola wykazała, że wynagrodzenia pracowników OA, przekazowe były na osobiste rachunki bankowe w wysokościach zgodnych z listami płac. Należne składki ZUS od wynagrodzeń były zgodne z kwotami wynikającymi z poszczególnych deklaracji rozliczeniowych oraz z wysokością składek przekazanych w 2014 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki za dany miesiąc odprowadzane były w tym samym miesiącu lub do 15. dnia następnego miesiąca, tj. z zachowaniem terminu określonego w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.). Przelewy pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm.), tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Składki i zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu grudniu zostały odprowadzone w grudniu 2014 r. 3. Wynagrodzenie z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych W okresie objętym kontrolą w OA zawarto dwie umowy cywilnoprawne dotyczące: - przeprowadzenia szkolenia w zakresie tematyki medyczno-położniczej umowa zlecenia, - świadczenie usług prawniczych umowa o dzieło. Kontrolą objęto wszystkie umowy cywilnoprawne, rachunki zleceniobiorców wystawiane do umów oraz wydatki z tym związane. Zakres umowy o dzieło na świadczenie usług prawniczych obejmował: kompletowanie i opracowywanie materiału normatywnego; archiwizację i analizę orzecznictwa sądów; przygotowywanie pism procesowych skierowanych do sądów powszechnych, opinii prawnych oraz innej dokumentacji na potrzeby zamawiającego, reprezentowanie zamawiającego w toczących się postępowaniach sądowych przed sądami powszechnymi oraz postępowaniach administracyjnych toczących się przed organami administracji publicznej lub samorządowej, pobierania odpisów i wyciągów z tych akt oraz do uzyskiwania wszelkich informacji na temat toczących się postępowań dotyczących rodzin i dzieci OA Dzieło Pomocy Dzieciom ; prowadzenie szkoleń z zakresu problematyki prawnej dla kandydatów na rodziny adopcyjne; udzielanie poradnictwa prawnego osobom lub rodzinom zgłaszającym się do Ośrodka. 10
11 Zaznaczyć należy, iż tak opisany przedmiot umowy poddaje w wątpliwość ujęcie obejmujących go czynności wykonawcy w ramy umowy o dzieło. W szczególności tyczy się to analiz, reprezentacji i poradnictwa, a także prowadzenia szkoleń stanowiących przedmiot opisywanej umowy. W tym kontekście wydaje się, iż zakres, przynajmniej w przeważającej części, ww. umowy odpowiada bardziej zakresowi umowy zlecenia, jako umowy starannego działania. Mając powyższe na uwadze kontrolowana jednostka winna poddać analizie formę zlecania świadczenia opisanych wyżej usług. Przedmiotową kwestię omówiono w toku kontroli z przedstawicielami jednostki kontrolowanej. Kontrola wykazała, że wydatki na wynagrodzenia w ramach umów cywilnoprawnych ze środków dotacji celowej na koniec 2014 r. wyniosły kwotę ,00 zł, z tego na: - wynagrodzenia netto: ,00 zł (umowa o dzieło) ,00 zł (umowa zlecenia) = ,00 zł - składki ZUS: 135,00 zł, - zaliczka podatku dochodowego: 102,00 zł (umowa zlecenie) ,00 zł (umowa o dzieło) = 2.178,00 zł. Należne składki ZUS były zgodne z kwotami wynikającymi z poszczególnych deklaracji rozliczeniowych oraz z wysokością składek przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki odprowadzane były z zachowaniem terminu określonego w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.), tzn. w terminie do 15.dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą. Przelewy pobranych zaliczek na podatek dochodowy odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm.), tzn. w terminie do 20.dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W rzeczywistości zarówno składki ZUS, jak i zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były pod koniec miesiąca, którego dotyczyły. 11
12 4. Wolontariat W okresie objętym kontrolą w OA zawarto porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych z 99 osobami, które dotyczą grup wsparcia dla rodzin adopcyjnych i oczekujących na przysposobienie dziecka, Spotkań Dzieci i ich Przyjaciół Przywrócić Dzieciom Uśmiech w Żmiącej oraz Małopolskich Spotkań Rodzin Adopcyjnych. Spośród 99 osób świadczenia wolontarystyczne, zgodnie z kartami czasu pracy wolontariusza oraz rejestrem pracy wolontariuszy za 2014 rok, wykonywało 49 osób. Koszt wolontariatu w powyższym zakresie ustalono na kwotę 6.672,00 zł. Koszt ten stanowił wkład własny OA, o którym mowa w umowie nr 226/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego. Ponadto z jedną osobą zawarto porozumienie o wykonywaniu świadczeń woluntarystycznych. Zakres świadczeń obejmował obsługę sieci komputerowej i strony internetowej Ośrodka Adopcyjnego Dzieło Pomocy Dzieciom. Koszt wolontariatu w tym zakresie ustalono na kwotę 3.600,00 zł. Koszt ten stanowił część wkładu własnego OA, o którym mowa w umowie nr 226/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego. Ustalono, że porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych zawarto również z 11 pracownikami Ośrodka, w tym z Panią Barbarą Szczygieł Główną Księgową OA, którego kosztu nie zaliczono do wkładu osobowego, o którym mowa w umowie nr 226/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego. Porozumienia pozostałych pracowników (10 osób) dotyczyły grup wsparcia dla rodzin adopcyjnych i oczekujących na przysposobienie dziecka, Spotkań Dzieci i ich Przyjaciół Przywrócić Dzieciom Uśmiech w Żmiącej oraz Małopolskich Spotkań Rodzin Adopcyjnych oraz pracy ponadwymiarowej w czasie weekendów w Żmiącej. Koszt wolontariatu w powyższym zakresie ustalono na kwotę ,00 zł. Koszt ten stanowił wkład własny OA, o którym mowa w umowie nr 226/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego. Zgodnie z oświadczeniem Dyrektora OA Pani Józefy Katarzyny Mader, cyt.: wolontariat pracowniczy wykonywany jest poza godzinami pracy pracownika najczęściej w weekendy w Żmiącej i w Krakowie przy organizacji grup wsparcia oraz Małopolskich Spotkań Rodzin Adopcyjnych. Łącznie wartość pracy wolontariuszy ustalono na kwotę ,00 zł, który stanowił wkład osobowy OA, o którym mowa w umowie nr 226/PS.IV/12 o powierzeniu realizacji zadania publicznego. Kwota ta była wyższa od zobowiązania wynikającego z umowy nr 42/PS.IV/13 12
13 z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie przekazania dotacji na realizację zadania publicznego o wartości ,00 zł. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi w toku kontroli przez Dyrektora OA koszt wolontariatu ustalono w poniższy sposób, cyt.: W roku 2014 liczba wolontariuszy studentów wyniosła 49 osób, pracowników wolontariuszy 10 osób oraz 1 osoba wolontariusz informatyk. Stawka godzinowa pracy wolontariusza studenta wyszacowana jest na 12 zł, pracownika wolontariat oraz informatyka wolontariat 30 zł. Kalkulacja pracy wolontariusza studenta była dokonana w oparciu o analizę obowiązujących stawek rynkowych oraz danych GUS. W 2012 roku minimalne wynagrodzenie wynosiło 1500 zł + koszty pracodawcy 21 % = 1815 zł: przeciętny miesięczny czas pracy w 2012 roku wynosił: 2016 godzin : 12 miesięcy = 168 godzin zł : 168 godzin = 11 zł za godzinę Kalkulacja dotyczyła okresu pięciu lat roku, stąd stawka podwyższona o 1 zł. Stawka godzinowa wolontariatu pracowników została zasugerowana przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w materiałach dotyczących przygotowania kosztorysu jako załącznika do umowy lata Kontrola wykazała, że praca wolontariuszy została udokumentowana w postaci kart czasu pracy wolontariusza, z której wynikał zakres pracy wolontariusza, miejsce wykonywania pracy oraz ilość godzin. Na karcie pracy nie odnotowywano jednak w jakich godzina praca ta była wykonywana, co uniemożliwia stwierdzenie, czy wolontariusz nie wykonywał jej w ramach czasu pracy wynikającego z umowy o prace zawartej z Ośrodkiem, co ma znaczenie w przypadku osób zatrudnionych w OA. W toku kontroli zwrócono na ten fakt uwagę Dyrektorowi Ośrodka, która zobowiązała się uzupełnić kartę pracy, tak aby zawierała takie dane. Zgodnie ze złożonym w tym zakresie oświadczeniem, cyt.: Praca wolontarystyczna pracowników Ośrodka jest potwierdzona w Karcie czasu pracy społecznej pracownika wolontariusza bez podawania konkretnych godzin. Od dzisiaj tj. od dnia r. praca wolontarystyczna pracowników Ośrodka będzie potwierdzana tak jak dotychczas w Karcie czasu pracy społecznej pracownika wolontariusza z dopisaniem konkretnych godzin wykonywanej pracy (tzn. od godz... do godz. ). 13
14 IV. Sprawozdania z działalności Ośrodka Adopcyjnego. 1. Informacje i sprawozdania kwartalne. Zgodnie z umową nr 42/PS.IV/13 zleceniobiorca był zobowiązany do przedłożenia do Zleceniodawcy raz na kwartał (do 15. dnia miesiąca następującego po danym kwartale) wraz ze sprawozdaniem merytorycznym, o którym mowa w 10 ust. 2 umowy nr I/1919/PS/3335/12 (Nr 225/PS.IV/12) z dnia 31 grudnia 2012 roku o powierzenie realizacji zadania publicznego pod nazwą: organizacja i prowadzenie ośrodka adopcyjnego dokumentacji finansowoksięgowej ( 3 ust. 3). Sprawozdania kwartalne składano do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w dniach: r. za IV kwartał 2014 r., r. za III kwartał 2014 r., r. za II kwartał 2014 r., r. za I kwartał 2014 r. Do sprawozdania dołączano poświadczone kserokopie dowodów księgowych dokumentujących poniesione koszty, w ujęciu miesięcznym, które zostały sfinansowane ze środków dotacji. 2. Sprawozdanie roczne. Sprawozdanie merytoryczne za okres 01 stycznia grudnia 2014 r. (roczne) Ośrodka Adopcyjnego zostało podpisane przez Dyrektora OA. Jak ustalono, sprawozdanie końcowe za rok 2014 Ośrodka Adopcyjnego wpłynęły do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w dniu 28 stycznia 2014 r., a zatem w obowiązującym terminie określonym w 10 ust. 3 umowy nr I/1920/PS/3336/12. Sprawozdanie zawiera dane ilościowe dotyczące poszczególnych działań podejmowanych przez Ośrodek (np. poradnictwo, szkolenia, kwalifikacja dziecka, przysposobienie dziecka, prowadzenie grup wsparcia etc.). Część II sprawozdania zawiera rozliczenie wykonania wydatków za rok Zgodnie z zawartymi tam informacjami koszt całkowity zadania w 2014 r. wyniósł ,00 zł (100%) (w tym w ramach umowy ,00 zł), w tym udział środków pochodzących z: dotacji ,00 zł (90,71%), wkład osobowy ,00 zł (9,29%), w tym środki własne wymagane w ramach umowy ,00 zł. 14
15 Dane dotyczące środków dotacji wykazane w sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową i dokumentami źródłowymi. Ostateczny bilans zadania publicznego jest zgodny z warunkami umowy nr I/1920/PS/3336/12 określonymi w 5 umowy, który zobowiązuje zleceniobiorcę do zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitym koszcie zadania, który nie może być większy niż 94,82%, w tym w szczególności w przypadku zwiększenia kosztów realizacji zadania, wysokość dotacji nie ulegnie zwiększeniu. Koszty zadania w 2014 r. wzrosły, ale poziom udziału dotacji stanowił 90,71%, tj. nie przekroczył progu ustalonego zgodnie z zapisami umowy, o których mowa wyżej. Stwierdzono w toku kontroli uchybienia zostały omówione z Dyrektorem jednostki kontrolowanej. Osoby odpowiedzialne w tym zakresie zostały zobowiązane do dołożenia należytej staranności celem wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości. Wobec powyższego odstąpiono od formułowania zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 15
OK-III Kraków, r. Pan Roman Ficek. ul. Lenartowicza Kraków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.13.2015 Kraków, 21.09.2015 r. Pan Roman Ficek Prezes Oddziału Miejskiego Krakowskiego Towarzystwa Przyjaciół Dzieci ul. Lenartowicza 14 31-020 Kraków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.13.2015 Kraków, 20.09.2015 r. Pan Roman Ficek Prezes Oddziału Miejskiego Krakowskiego Towarzystwa Przyjaciół Dzieci ul. Lenartowicza 14 31-020 Kraków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

References: art. 175
 art. 184
 art. 154
 art. 190
 art. 154
 art. 11
 art. 21
 art. 22
 art. 25
 art. 47
 art. 38
 art. 47
 art. 38