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DI CONSERVAZIONE DOCUMENTALE
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1 ONERI Sistema ED Itinerario OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE DOCUMENTALE La conservazione connessa alla prescrizione La conservazione dei fascicoli del contenzioso civile I documenti contabili dell imprenditore I documenti del rapporto di lavoro La conservazione degli atti notarili Archivi di Stato e altri archivi istituzionali L imprescrittibilità ed alcuni vincoli contenutistici 1 Sigla pag2 CONSERVAZIONE CONNESSA ALLA PRESCRIZIONE art cod. civ. prescrizione generale decennale art cod. civ. (actio iudicati) prescrizione decennale Prescrizione breve quinquennale (art cod. civ.): il diritto al risarcimento danni da fatto illecito (art. 2947, co. 1, cod. civ.), salvo il maggior termine di prescrizione di cui gode l azione civile in caso di più lunga prescrizione del reato da cui sorge il diritto civile al risarcimento le annualità delle rendite perpetue o vitalizie il capitale nominale dei titoli di Stato emessi al portatore le annualità delle pensioni alimentari le pigioni delle case, i fitti dei beni rustici e ogni altro corrispettivo di locazioni gli interessi e, in generale, tutto ciò che deve pagarsi periodicamente ad anno o in termini più brevi le indennità spettanti per la cessazione del rapporto di lavoro; i diritti che derivano dai rapporti sociali nelle società iscritte al registro delle imprese, inclusa l azione di responsabilità che compete ai creditori sociali verso gli amministratori (2949 cod. civ.) 6-23 CONSERVAZIONE CONNESSA ALLA PRESCRIZIONE (segue) Prescrizione (presuntiva) triennale dei diritti: dei prestatori di lavoro, per le retribuzioni corrisposte a periodi superiori al mese (art cod. civ.) dei professionisti, per il compenso dell'opera prestata e per il rimborso delle spese correlative (art cod. civ.) dei notai, per gli atti del loro ministero (art cod. civ.) degli insegnanti, per la retribuzione delle lezioni impartite a tempo più lungo di un mese (art cod. civ.) alla restituzione degli incartamenti relativi alle liti a favore del cliente nei confronti dell avvocato (art cod. civ.) Prescrizione (presuntiva) biennale dei diritti: al risarcimento del danno prodotto dalla circolazione dei veicoli (art. 2947, co. 2, cod. civ.) derivanti dal contratto di riassicurazione (art. 2952, co. 2, cod. civ.) Prescrizione (presuntiva) semestrale: diritto degli albergatori e degli osti per l'alloggio e il vitto che somministrano, e il diritto di tutti coloro che danno alloggio con o senza pensione (art cod. civ.) 6-34 CONSERVAZIONE CONNESSA ALLA PRESCRIZIONE (segue) Prescrizione (presuntiva) breve annuale dei diritti: del mediatore al pagamento della provvigione (art cod. civ.) derivanti dal contratto di spedizione e di trasporto (art cod. civ.) al pagamento delle rate di premio ed in generale gli altri diritti derivanti dal contratto di assicurazione (art. 2952, co. 1 e 2, cod. civ.) degli insegnanti, per la retribuzione delle lezioni che impartiscono a mesi o a giorni o a ore (art cod. civ.) dei prestatori di lavoro, per le retribuzioni corrisposte a periodi non superiori al mese (art cod. civ.) di coloro che tengono convitto o casa di educazione e d'istruzione, per il prezzo della pensione e dell'istruzione (art cod. civ.) degli ufficiali giudiziari, per il compenso degli atti compiuti nella loro qualità (art cod. civ.) dei commercianti per il prezzo delle merci vendute a chi non ne fa commercio (art cod. civ.) dei farmacisti, per il prezzo dei medicinali (art cod. civ.) 6-45 IPOTESI OBBLIGATORIE INCIDENTI SULLA CONSERVAZIONE Conservazione dei fascicoli del contenzioso civile (art cod. civ.) Avvocati, Cancellieri e Arbitri sono esonerati dal rendere conto degli incartamenti relativi alle liti quando sono ormai trascorsi tre anni dal tempo in cui esse sono state decise o altrimenti terminate (per gli U.G. l esonero è di due anni dal compimento degli atti affidati) Documenti contabili dell imprenditore (profilo civilistico art cod.civ.) Obbligo decennale riguardante libro giornale, libro inventari, e scritture contabili; altri documenti in funzione del tipo societario: libro soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze delle assemblee, del consiglio di amministrazione [o del consiglio di gestione], del collegio sindacale [ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione], del comitato esecutivo, dell assemblea degli obbligazionisti, libro degli strumenti finanziari in caso di s.p.a.; libro soci, libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale o del revisore in caso di s.r.l.; le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti 6-56 (segue) ALTRE IPOTESI INCIDENTI SULLA CONSERVAZIONE Documenti contabili dell imprenditore (profilo fiscale - art. 22 D.P.R. n. 600/1973 per le imposte sui redditi / art. 39 del D.P.R. n. 633/1972 per l I.V.A): conservazione obbligatoria delle scritture contabili e relativa documentazione, oltre a lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse, fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta (31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione; se omessa dichiarazione, 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata) Documenti del rapporto di lavoro D.L. 25 giugno 2008 n.112 (conv. in L. n. 133/2008) istitutivo del Libro Unico del Lavoro (in sostituzione dei vecchi libri paga e matricola); Decreto Ministero del Lavoro 9 luglio 2008 (ne prevede la tenuta e la conservazione in formato digitale): cinque anni dalla data dell ultima registrazione Conservazione degli atti notarili Il notaio dismette la conservazione in studio dei propri atti quando cessa definitivamente dall'esercizio, ovvero si trasferisce in una sede di altro distretto notarile: gli atti, i repertori ed i registri vengono depositati nell'archivio notarile del distretto ove lo stesso esercitava. Decorso un secolo dal deposito, tutti gli atti e i documenti conservati vengono versati (con cadenza decennale) dall Archivio notarile negli Archivi di Stato 6-67 Conservazione presso gli Archivi provinciali di Stato degli atti de: gli organi periferici dello Stato (ad es.: Prefetture, Questure, Direzioni Regionali dei ministeri, ecc.), ossia tutti gli uffici dipendenti direttamente dai ministeri (segue) ALTRE IPOTESI INCIDENTI SULLA CONSERVAZIONE gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, una volta cessate le ordinarie esigenze del servizio, inclusi gli archivi notarili L Archivio Centrale di Stato conserva la documentazione degli uffici centrali dell'amministrazione statale (ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei Conti, ecc.), gli originali di leggi e decreti (tra cui quello della Costituzione italiana), verbali di alcune inchieste parlamentari, gli atti di governo, i decreti registrati presso la Corte dei conti, le carte del Ministero della Real Casa e della Presidenza del Consiglio dei ministri ( ), i verbali del Consiglio stesso, la documentazione della Corte di Cassazione e quella dei Tribunali militari e del Tribunale speciale per la difesa dello Stato Hanno un archivio proprio: Presidenza della Repubblica Presidenza del Consiglio dei Ministri Camera dei Deputati - Senato della Repubblica Corte Costituzionale Stati Maggiori delle Forze Armate 6-78 L IMPRESCRITTIBILITA ED ALCUNI VINCOLI CONTENUTISTICI Le situazioni imprescrittibili conosciute dall ordinamento: diritti assoluti non patrimoniali, tutela del diritto reale di proprietà, azioni dirette ad accertare uno status familiare o a contestarlo (reclamo della filiazione legittima o contestazione della medesima - artt. 248 e 249 cod.civ.); l impugnazione del riconoscimento di figlio naturale (art. 263 cod.civ.); le azioni dichiarative o di accertamento (es. l'azione di nullità: art cod.civ.); l'azione di petizione ereditaria (art. 533, secondo comma, cod.civ.), ecc. In tutte le ipotesi ove un soggetto è titolare di trattamento di dati personali relativi a terzi: secondo il principio normativo della necessità del trattamento (art. 3 D.Lgs. n 196/2003), sistemi informativi e programmi informatici (già all atto della raccolta dei dati) si devono configurare riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità Inoltre, ex art. 11 D.Lgs. n 196/2003, i dati personali acquisiti debbono essere conservati in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati (c.d. ciclo di gestione ); la conservazione ulteriore è ammessa quando siano adottate cautele atte a rendere anonimi i documenti che contengono i dati personali 6-89 LA CONSERVAZIONE Sistema Itinerario SOSTITUTIVA SUL PIANO NORMATIVO Le origini ed i tratti del sistema normativo 9 Sigla pag10 LE ORIGINI ED I TRATTI DEL SISTEMA NORMATIVO Già nella L. 4 gennaio 1968 n. 15 (recante Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme ) era previsto (art. 25, co. 1) che le pubbliche amministrazioni ed i privati potessero sostituire ai documenti ed alle scritture, per le quali la conservazione è obbligatoria per legge o regolamento, la corrispondente riproduzione fotografica, anche se costituita da fotogramma negativo ; già in allora si faceva riferimento ad un emanando decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri per la specificazione dei limiti e delle caratteristiche tecniche dei sistemi in questione Il D. Lgs. n. 39/93 ha apposto tassello fondamentale nell espansione dei sistemi informativi automatizzati in uso alla p.a., avendo tra l altro - istituito l A.I.P.A. (Autorità per l informatica nella Pubblica Amministrazione, divenuta poi C.N.I.P.A. quindi DigitPA e oggi Agenzia per l Italia digitale), ufficio dirigenziale generale costituito con il concorso dei vertici di tutte le Pubbliche Amministrazioni Nella prima legge di riforma Bassanini (L. 15 marzo 1997 n 59), da cui prendono avvio i vari canali della rivoluzione digitale, si parla anche di conservazione a lungo termine dei documenti: l art. 15, co. 2, menziona tra le altre operazioni valide e rilevanti a tutti gli effetti di legge anche la archiviazione 6-1011 (segue) LE ORIGINI ED I TRATTI DEL SISTEMA NORMATIVO Nel D.P.R. attuativo della L. 59/97 (e cioè il D.P.R. 10 novembre 1997 n 513) viene fatto rinvio all emanazione successiva di normative tecniche (sotto forma di D.P.C.M., sentita l A.I.P.A.) per la conservazione [...] dei documenti informatici (art. 3 co. 1), anche se ne difetta una definizione legale A distanza di trentadue anni dal suo varo, l impianto normativo della L. 15/68 viene rimpiazzato dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (c.d. T.U.D.A.), nella cui norma dedicata alle definizioni (art. 1) continuano tuttavia a mancare i termini legali in materia di conservazione sostitutiva E comunque il T.U.D.A. la prima fonte normativa a prendere in più ravvicinata considerazione questa materia, dedicandovi alcune disposizioni destinate non solo alle pubbliche amministrazioni ma anche ai privati 6-1112 (segue) LE ORIGINI ED I TRATTI DEL SISTEMA NORMATIVO L'art. 6, co. 1, del T.U.D.A. prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi,le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Con il successivo co. 2 si prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al co. 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione L art. 62, ult. co. del T.U.D.A. (norma rubricata Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni di sistema ) menziona espressamente la nozione di conservazione sostitutiva, includendovi le operazioni di indicizzazione ed organizzazione dei documenti Successivamente all emanazione di detta norma è stata assunta la deliberazione A.I.P.A. n 42 del 13 dicembre 2001, con la quale sono state dettate le prime regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali e quindi, secondo l obbligo di revisione periodica previsto dall'art. 10 della citata deliberazione 6-1213 (segue) LE ORIGINI ED I TRATTI DEL SISTEMA NORMATIVO Altra tappa essenziale si ha pertanto con le Delibere CNIPA del 19 febbraio 2004 n 11 e del 21 maggio 2009 n 45, quest ultima modificata poco dopo con la Determinazione DIGITPA del 28 luglio 2010 Parla di archiviazione elettronica anche l art. 3, comma 1, lett. d) del D.M. Economia e Finanze 23 gennaio 2004 ( Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto ) nei seguenti termini: memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta Anche il C.A.D. (D.Lgs. 82/2005) ha presupposto e richiamato il T.U.D.A., senza innovazioni, così come è accaduto anche in occasione della successiva adozione del D.P.C.M. del 30 marzo 2009 (dedicato alle regole tecniche sulla firma digitale e la validazione temporale) e della conseguente Delibera CNIPA del 21 maggio 2009 n 45, dedicata alle regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico Nel tempo si è cominciato da più parti ad adottare soluzioni in qualche modo provvisorie, fondate su uno stato dell arte alquanto mobile, perché basato su altre fonti normative in corso di evoluzione, ed incompleto, perché non sufficientemente declinato nei dettagli tecnici, se non con la recente normativa tecnica ultima del D.P.C.M. 3/12/14 (segue) LE ORIGINI ED I TRATTI DEL SISTEMA NORMATIVO Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (pubbl. in G.U. 12 marzo 2014, s.g. n 59) risulta composto da un testo principale recante quattordici articoli e cinque allegati, cioè: Glossario/definizioni (all. 1) Formati dei documenti informatici destinati alla conservazione (all. 2) Standard e specifiche tecniche (all. 3) Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione (all. 4) Metadati (all. 5) Vi è normato il sistema di conservazione (art. 3), ammettendone una pluralità di modelli organizzativi (art. 5) ed indicandone sia gli oggetti (art. 4) che i ruoli e responsabilità (art. 6) dei soggetti coinvolti nel processo (produttore; utente; responsabile della conservazione), con maggior attenzione e dettaglio prescrittivo alla figura del responsabile della conservazione (art. 7) Sono descritte le fasi del processo di conservazione (art. 9) e prescritte la redazione di un documento che descrive il processo, detto manuale di conservazione (art. 8), nonché le modalità di esibizione (art. 10) che devono essere garantite per necessità pubbliche o private E previsto l accreditamento (art. 13) dei soggetti che svolgono la conservazione 6-1415 MEMORIZZAZIONE, Sistema Itinerario ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Le parole-chiave del linguaggio legale: memorizzazione, archiviazione elettronica, conservazione sostitutiva, riversamento diretto, riversamento sostitutivo 15 Sigla pag16 LE PAROLE-CHIAVE DEL LINGUAGGIO LEGALE Ad offrire le seguenti nozioni normative di memorizzazione di archiviazione elettronica e di conservazione sostitutiva è stata per prima la Delibera C.N.I.P.A. n 11 del 19 febbraio 2004, all art. 1, co. 1, lettere: f) memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, così come modificato dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 1 g) archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nella precedente lettera f), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione i) conservazione sostitutiva: processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della medesima deliberazione, cioè le due norme riferite partitamente alla conservazione dei documenti informatici (art. 3) e dei documenti analogici (art. 4) Dette nozioni sono mantenute dalla normativa successiva (Delibera CNIPA del 21 maggio 2009 n 45; Determinazione DIGITPA 28 luglio 2010) sino all emanazione del D.P.C.M. 3/12/2013, recante le nuove regole tecniche sulla conservazione 6-1617 (segue) LE NOZIONI NORMATIVE PRINCIPALI Sempre la stessa normativa tecnica (cominciando dalla citata Delibera CNIPA n 11 del febbraio 2004) si preoccupa di definire i concetti di: riversamento diretto: il processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto digitale di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica (tanto che per tale processo non sono previste particolari modalità) riversamento sostitutivo: il processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto digitale di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (tanto che per tale processo sono prescritte le modalità di cui all'art. 3, co. 2, e art. 4, co. 4, della delibera in questione) L esecuzione di questi vari procedimenti (inclusiva dell apposizione di firme digitali e riferimenti temporali, previa generazione di impronte informatiche dei documenti destinati alla conservazione, riuniti in un pacchetto e corredati da metadati ) è legalmente demandata ad un soggetto, definito responsabile della conservazione ; qualora poi si tratti di attuare la conservazione sostitutiva di documenti originali unici, è necessario l intervento anche di un notaio (od altro pubblico ufficiale) allo scopo di redigere un attestazione di conformità 6-1718 IL RESPONSABILE Sistema DELLA Itinerario CONSERVAZIONE Delicatezza e centralità di un nuovo ruolo legale nella pluralità di opzioni lasciate aperte dalla legge 18 Sigla pag19 LE COMPETENZE DEL RESPONSABILE All interno dei ruoli previsti dalla legge ( produttore, utente, responsabile ), connotati da rispettive responsabilità, si tratta del ruolo centrale sotto il profilo operativo Queste le competenze del responsabile della conservazione: a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato b. archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato,le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti estremi identificativi del responsabile della conservazione estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati indicazione delle copie di sicurezza 6-1920 (segue) LE COMPETENZE DEL RESPONSABILE c. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni d. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione e. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione f. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite g. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale h. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o se occorre al riversamento sostitutivo del contenuto dei supporti 6-2021 LE SOLUZIONI ESECUTIVE DEL RUOLO La nomina del responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva va fatta con atto formale, seguito da accettazione altrettanto formale; il nominato responsabile può infatti delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere esternalizzato, affidandolo, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono ugualmente tenuti ad osservare le regole tecniche sulla conservazione sostitutiva ( outsourcing ) E ammessa l ipotesi della subdelegazione di compiti: ad es. il responsabile nominato procede a delegare un consulente aziendale esterno (o uno studio professionale), il quale a sua volta affida a partner specializzati il compimento di determinate funzioni, pur presiedendo al procedimento di conservazione sostitutiva nel suo complesso (n.b. la delegazione di funzioni, nei limiti in cui è ammessa, trasforma la responsabilità da culpa in agendo in responsabilità da culpa in eligendo, prima, e da culpa in vigilando, poi) Nelle amministrazioni pubbliche, per esigenze di semplificazione ed economizzazione, il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per i casi nei quali la normativa richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione 6-2122 LE SOLUZIONI ESECUTIVE DEL RUOLO E prevista la possibilità che un soggetto svolga in modo professionale ed imprenditorialmente organizzato e stabile il mestiere di conservatore di documenti informatici, dotandosi del riconoscimento offerto dal sistema legale di accreditamento introdotto dall art. 44-bis del CAD, come modificato dal D.Lgs. 235/2010, ai sensi del quale i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA (oggi AgID). La stessa norma rinvia, in quanto compatibili, gli artt. 26, 27, 29 (ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31, dettati per il sistema di accreditamento dei soggetti certificatori, con cui i conservatori accreditati hanno in comune i requisiti soggettivi di affidabilità, esperienza, ecc.; i conservatori costituiti in società di capitali debbono dotarsi di un capitale sociale minimo non inferiore a euro Così come per i certificatori, viene istituito un elenco pubblico dei conservatori accreditati, tenuto dal DigitPA stesso (oggi AgID) e consultabile anche in via telematica 6-2223 AMBITI PARTICOLARI Sistema Itinerario DI CONSERVAZIONE La conservazione elettronica di libri e scritture contabili Polizze e documenti assicurativi 23 Sigla pag24 CONSERVAZIONI DI LIBRI E SCRITTURE CONTABILI OBBLIGATORIE Art. 7-bis del D.L. 10 giugno 1994 n. 357, (conv. in L. 8 agosto 1994 n. 489): introduce semplificazioni in ambito contabile, modificando anche l'art cod. civ., il cui nuovo comma terzo stabilisce che le scritture e i documenti contabili "possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti" Ai fini fiscali, il comma 9 del ridetto art. 7-bis stabiliva che l'estensione dell'art co. 3 cod. civ. "a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie" era subordinata all'emanazione di un decreto del Ministro delle finanze che determinasse le modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti in esame; in assenza di tale decreto attuativo la possibilità di conservazione ottica dei documenti fiscali non era di fatto praticabile, poiché non era consentita l'eliminazione degli archivi cartacei. A distanza di quasi dieci anni, con il D.M. 23 gennaio 2004 si dava finalmente attuazione al suddetto articolo 7-bis co. 9, stabilendo le modalità per l'emissione, la conservazione e la riproduzione delle scritture e dei documenti contabili su supporti informatici, con effetto anche ai fini fiscali, con la conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei Nel frattempo si è avuta l evoluzione della normativa generale sulla conservazione sostitutiva, oggi integralmente applicabile anche in materia fiscale 6-2425 POLIZZE E DOCUMENTI ASSICURATIVI L IStituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni Private e di interesse collettivo (I.S.V.A.P. istituito con L. 12 agosto 1982, n. 576) svolge di funzioni di vigilanza nei confronti delle imprese di assicurazione e riassicurazione nonché di tutti gli altri soggetti sottoposti alla disciplina sulle assicurazioni private, compresi gli agenti e i mediatori di assicurazione, sulla base delle linee di politica assicurativa determinate dal Governo. In linea con le novità in materia di dematerializzazione, ha riconosciuto la piena validità legale alla tenuta e conservazione dei registri e dei documenti assicurativi in formato digitale: il Regolamento Isvap n. 27 del 14 Ottobre 2008, concernente la tenuta dei registri assicurativi di cui all art. 101 del Decreto Legislativo , n. 209, ha stabilito che le imprese assicurative e le loro sedi secondarie possono redigere e conservare i loro registri su supporti informatici, nel rispetto delle disposizioni contenute nel C.A.D. e delle regole previste dal D.M.E.F. 23 gennaio 2004, in riferimento all assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti Anche per le imprese assicurative è ammessa la conservazione in outsourcing dei registri formati su supporti informatici: il Regolamento n. 27 prevede che la conservazione sostitutiva possa avvenire in un luogo diverso dalla sede legale o secondaria dell impresa, purché il luogo di conservazione sia localizzato sul territorio italiano, con libera possibilità di accesso da parte dell ISVAP nei locali in cui si compie la conservazione. 6-2526 (segue) POLIZZE E DOCUMENTI ASSICURATIVI La conservazione dei registri formati su supporti informatici o la stampa dei registri formati su supporto cartaceo deve essere effettuata alla chiusura di ciascun trimestre Il periodo di conservazione previsto dal nuovo Regolamento per quanto concerne i registri assicurativi è di dieci anni, a partire dalla data dell ultima registrazione, nel rispetto di quanto ordinariamente dispone l art cod.civ., mentre, per quanto concerne i contratti emessi nei rami vita, il nuovo periodo di conservazione è stabilito in venti anni Le informazioni contenute nei registri assicurativi devono essere rese disponibili in speciali database che permettano la loro estrazione, oltre che l elaborazione elettronica. Le procedure di conservazione sostitutiva devono garantire che possa essere provata la data in cui i documenti rilevanti ai fini della tenuta dei registri assicurativi sono pervenuti presso l impresa legittimata a riceverli 6-2627 DISTRUZIONE Sistema DI Itinerario DOCUMENTI Distruzione (sicura) del documento 27 Sigla pag28 LA DISTRUZIONE DEL DOCUMENTO E opzione alternativa alla conservazione, percorribile quando non vi sono obblighi di conservazione, ovvero quando è terminato il periodo di conservazione obbligatoria previsto dalla legge Deve essere attuata in modo da prevenire la possibilità che si verifichi un incidente informativo, cioè un indebita diffusione dei contenuti (riservati) del documento, affinché non vengano in possesso di terzi, e questi ne possano fare uso illecito E necessario che anche nella distruzione del documento vengano adottate idonee cautele, da misurare con il metro della diligenza adeguato anzitutto al contesto (generale o specifico - art cod. civ.) Alla distruzione sicura del documento cartaceo provvedono, nell interesse della committenza sia pubblica che privata, imprese specializzate, che, previo prelievo a domicilio dei contenitori usati per lo stoccaggio, eseguono lavorazioni tecniche di varia natura (trinciatura, pressatura, ecc.), aventi come denominatore comunque quello di rendere rapidamente illeggibile ed inservibile il documento prima ancora che il supporto sia destinato all incenerimento, piuttosto che non al macero a scopo di successivo riciclo, ecc., prevenendo così eventuali azioni illecite di terzi e rendendo superflua la (altrimenti necessaria) custodia dei documenti da distruggere 6-2829 LA DISTRUZIONE DEL DOCUMENTO Alla distruzione sicura del documento informatico può provvedere da sé anche il suo normale tenutario, purché sia consapevole di alcune importanti limitazioni di cui soffrono le procedure ordinarie di cancellazione dei dati che offrono i sistemi operativi più diffusi, a cominciare da quelle che si dichiarano apertamente reversibili (come lo spostamento di un file nel cestino di un sistema operativo Windows). Occorre allora servirsi di strumenti informatici (tool) adeguati: la cancellazione permanente dei contenuti del documento informatico richiede ordinariamente (in funzione del tipo di supporto di memorizzazione utilizzato) l esecuzione di un procedimento reiterato di riscrittura del supporto medesimo, allo scopo di pervenire ad una completa sovrascrittura della superficie (in toto o nella sola parte dedicata alla memorizzazione del file che si vuole cancellare) con l impossibilità tecnica per chicchessia di risalire agli originari contenuti che vi erano memorizzati (v. slide parte tecnica) 6-29 Vedere altro
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