Source: https://ssv1952torgau.de/index.php/verein/datenschutzerkl%C3%A4rung
Timestamp: 2020-04-04 11:54:58+00:00

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Inkraftsetzung durch Vorstandsbeschluss am 25.05.2018 in Torgau.
Zuletzt geändert durch Vorstandsbeschluss am 15.10.2018.
Teil 1: Verarbeitung personenbezogener Daten
§ 4 Verpflichtungserklärung
§ 6 Übermittlung von Daten an Verbände
§ 7 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Vereinschronik
§ 8 Weitergabe von Daten an Mitglieder
§ 9 Verletzung des Schutzes von Daten
§ 11 Persönliche Rechte
Teil 2: Daten- und IT-Sicherheit
§ 14 Übergreifende Ziele
§ 15 Detailziele
§ 16 Sicherheitsmanagement
§ 17 Sicherheitsmaßnahmen
§ 18 Vereinseigene Systeme
§ 19 Vereinsfremde Systeme
§ 20 Verbesserung der Sicherheit
(1) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Vereinnach den Richtlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie desBundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils gültigen Fassung. Die Konformität zumDatenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch dieSatzung und diese Datenschutzrichtlinie gewährleistet.
(2) „Daten“ im Sinne dieses Teils der Datenschutzrichtlinie sind personenbezogene Daten.
Verantwortlich für die Verarbeitung von Daten ist der Vorstand:
Der Vorstand ist erreichbar:
SSV 1952 Torgau e.V. -Vorstand-
per E-Mail: info [AT] ssv1952torgau [PUNKT] de
per Telefon: 03421-904479
Der Datenschutzbeauftragte des Vereins ist: Silvana Ochelka
SSV 1952 Torgau e.V. -Datenschutzbeauftragter-
per E-Mail: datenschutzbeauftragter [AT] ssv1952torgau [PUNKT] de
Personen, die im Auftrag des Vereins Daten verarbeiten, sind vorab zu belehren und zur Abgabeeiner „Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses und dem datenschutzrechtlichkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten“ verpflichtet. Verantwortlich für dieVerpflichtung ist der Vorstand.Datenschutzordnung SSV 1952 Torgau e.V.Stand: 15.10.20183§ 5 Datenverarbeitung
(1) In dem Mitgliedsantrag erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds durchVerweis auf diese Datenschutzrichtlinie. Der Verein gewährt dem Antragsteller vor demUnterzeichnen des Mitgliedsantrages Einsicht in diese Datenschutzrichtlinie. Mit demMitgliedsantrag einer Person nimmt der Verein folgende Daten auf und verarbeitet diese:
Mitgliedschaft anderer Familienmitglieder im Verein
Diese Daten sind für das Bestehen einer Mitgliedschaft zwingend notwendig. Eine Person die einenMitgliedsantrag stellt, ist zur vollständigen Angabe dieser Daten verpflichtet. Kommt diese Persondem nicht nach, ist eine Mitgliedschaft ausgeschlossen.
(2) Bestimmte Abteilungen des Vereins bedürfen zur Durchführung ihrer TätigkeitenGesundheitsdaten der Teilnehmer. Um diese Gesundheitsdaten verarbeiten zu können, bedarf derVerein der gesonderten ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person.
(3) Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Vereinverarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich bzw. zur Erfüllung eines Vertragesnotwendig sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdigesInteresse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Des Weiteren kann der Verein Daten verarbeiten,wenn die betroffene Person eingewilligt hat oder der Verein ein berechtigtes Interesse an den Datenhat.
(4) Daten dürfen nur durch die Personen verarbeitet werden, die im Verein nach Satzung,Geschäftsordnung oder Abteilungsordnungen eine Funktion ausüben, nach deren Aufgabenbereichdies gerechtfertigt ist. Hierzu zählen insbesondere die Mitglieder des Präsidiums, die Trainer und dieÜbungsleiter. Der Vorstand kann weitere Personen bestimmen, die zur Verarbeitung von Datenermächtigt sind.
(5) Die Daten können in einem EDV-System verarbeitet bzw. in Karteien geführt werden.
(6) Im Rahmen moderner Kommunikation mit den Mitgliedern nutzen insbesondere Vorstand, Abteilungsleiter, Trainer und Übungsleiter E-Mails, Messenger-Dienste (z.B. WhatsApp, Facebook-Messenger) und Telefon. Insbesondere bei kurzfristigen Absprachen (z.B. Trainingsausfall, Krankheit)sind diese Kommunikationswege zielführend. Postalische Zusendungen werden aus Kostengründennur in Ausnahmefällen vorgenommen.
(7) Die gesetzlichen Vertreter von nicht voll geschäftsfähigen Mitgliedern sind verpflichtet, dem Verein E-Mailadressen und Telefonnummern zu benennen, unter denen sie erreichbar sind. Der Verein nutzt diese, um im Rahmen seiner Aufsichtspflicht die gesetzlichen Vertreter zu kontaktieren,wenn die Situation dies erfordert (z.B. Unfall, Trainingsausfall, Trainingsverlegung, Absprachen überWettkämpfe). Zu diesem Zweck werden diese Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter als Empfängerin die jeweiligen Verteilerlisten aufgenommen (z.B. E-Mail-Verteiler, WhatsApp-Gruppe).
(1) Als Mitglied von übergeordneten Verbänden (LSB, DOSB, KSB Nordsachsen) und Fachverbänden ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an diese zu melden. Übermittelt werdendabei Daten nach den Meldestandards des jeweiligen Verbandes.Datenschutzordnung SSV 1952 Torgau e.V.Stand: 15.10.20184
(2) Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung oderGeschäftsordnung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mitTelefonnummer, E-Mailadresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.(3) Der Verein erklärt bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an die Verbände, dass die Datenausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen.
(1) Der Vorstand macht Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung vonWettkämpfen, Veranstaltungen und Vereinsfesten, die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen undFeierlichkeiten sowie Mannschaftsaufstellungen auf der Homepage und den Social Media Profilendes Vereins, in den Verbandszeitschriften der übergeordneten Verbände und Fachverbände sowie inverschiedenen Medien bekannt bzw. übernimmt diese in seine Vereinschronik.
(2) Berichterstattungen über Vereinstätigkeiten in Sinne des Absatzes 1, in denen auch Daten und Fotos enthalten sein können, dienen der öffentlichkeitswirksamen Repräsentation des Vereins sowie dessen geschichtlicher Dokumentation und begründen ein berechtigtes Interesse des Vereins an derdiesbezüglichen Verarbeitung und Weitergabe von Daten, da es sich dabei um zeitgeschichtliche Vorgänge handelt. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichthofes 1 haben die geschützten Interessen des Vereins dabei Vorrang vor den persönlichen Interessen der betroffenen Personen. Der Verein darf auf dieser Grundlage Daten und Fotos ohne die gesonderte Zustimmung der betroffenen Personen verarbeiten, weitergeben und veröffentlichen.
(3) Das Veröffentlichungsrecht des Vereins nach Absatz 2 besteht nicht, wenn die Interessen oderGrundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz der Daten erfordern, überwiegen. Die betroffene Person hat dem Vorstand das Überwiegen seiner Interessen oderGrundrechte und Grundfreiheiten nachzuweisen.
(4) Der Verein trifft auf Grundlage dieser Datenschutzrichtlinie ausreichende technische undorganisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes. Dennoch kann bei einerVeröffentlichung von Daten ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Insbesonderekönnen Daten auch in Staaten abrufbar sein, die keine der Bundesrepublik Deutschlandvergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Der Verein kann die Vertraulichkeit, Integrität (Unverletzlichkeit), Authentizität (Echtheit) und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten dahernicht garantieren. Die Teilnehmer der Vereinsveranstaltungen sind sich der Risiken für eine eventuelldaraus resultierenden Persönlichkeitsrechtsverletzung bewusst.
(1) Daten werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Vereinnach Satzung, Geschäftsordnung oder Abteilungsordnungen eine besondere Funktion ausüben,welche die Kenntnis der Daten erfordert.
(2) Macht eine Person, die nicht zur Personengruppe des Absatzes 1 gehört, geltend, dass sie Daten zur Wahrnehmung ihrer satzungsmäßigen Rechte bzw. Pflichten benötigt, kann der Vorstanddieser Person die Verarbeitung der Daten gestatten.
(1) Im Falle einer Verletzung des Schutzes von Daten informiert der Vorstand unverzüglich denDatenschutzbeauftragten und ergreift in Absprache mit diesem angemessene Sofortmaßnahmen.
1 BGH, Urteil v. 28.5.2013 – Az. VI ZR 125/12; BGH, Urteil v. 8.4.2014 – Az. VI ZR 197/13.Datenschutzordnung SSV 1952 Torgau e.V.Stand: 15.10.20185
(2) Der Vorstand meldet unverzüglich und binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzungbekannt wurde diese der zuständigen Aufsichtsbehörde nach den gesetzlichen Vorschriften.
(3) Stellt eine Person, die nicht Vorstandsmitglied ist, eine Verletzung des Schutzes von Daten fest,ist diese verpflichtet, diese Verletzung unverzüglich dem Vorstand zu melden.
(1) Der Verein löscht Daten, sobald diese für die Erfüllung der Aufgaben des Vereins nicht mehrbenötigt werden.
(2) Von der unmittelbaren Löschung nach Absatz 1 sind Daten ausgenommen, für die besonderegesetzliche, satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen gelten. Dies sind insbesondere: steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen gesetzliche bzw. vertragliche VerjährungsfristenIn diesen Fällen erfolgt die Löschung der Daten zum Ablauf der jeweiligen Frist.
(1) Personen, von denen der Verein Daten verarbeitet, haben gegenüber dem Vorstand das Recht auf
bezüglich der betroffenen Daten nach den dafür jeweils geltenden gesetzlichen Verfahren.
(2) Erfolgt eine Verarbeitung von Daten aufgrund einer gesonderten Einwilligung, kann die Persondie Einwilligung jederzeit gegenüber dem Vorstand widerrufen. Der Widerruf berührt nicht dieRechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz stehtder Sächsische Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Kontaktmöglichkeiten zur Einreichung vonAnfragen und Beschwerden sind Online einsehbar unter: https://www.saechsdsb.de/anfragen-und-beschwerdenDatenschutzordnung
(1) Informationsverarbeitung spielt eine Schlüsselrolle für unsere Vereinstätigkeit. Alle wesentlichen Funktionen und Aufgaben werden durch Informationstechnik (IT) maßgeblich unterstützt. Ein Ausfall von IT-Systemen muss insgesamt kurzfristig kompensiert werden können. Auch in Teilbereichen darf unser Vereinsleben nicht zusammenbrechen. Der Schutz vonInformationen und Daten vor unberechtigtem Zugriff und vor unerlaubter Änderung ist vonexistenzieller Bedeutung.
(2) „Daten“ im Sinne dieses Teils der Datenschutzrichtlinie sind jede Art von Daten undInformationen, die vom Verein genutzt werden.
(1) Unsere Daten und unsere IT-Systeme werden in ihrer Verfügbarkeit so gesichert, dass die zuerwartenden Stillstandszeiten toleriert werden können. Fehlfunktionen und Unregelmäßigkeiten inDaten und IT-Systemen sind nur in geringem Umfang und nur in Ausnahmefällen akzeptabel (Integrität). Die Anforderungen an Vertraulichkeit haben ein normales, an Gesetzeskonformität orientiertes Niveau.
(2) Die Standard-Sicherheitsmaßnahmen müssen in einem wirtschaftlich vertretbaren Verhältniszum Wert der schützenswerten Informationen und IT-Systeme stehen. Schadensfälle mit hohenfinanziellen Auswirkungen müssen verhindert werden.
(3) Alle Mitglieder des Vereins halten die einschlägigen Gesetze (z.B. Strafgesetzbuch, Bundesdatenschutzgesetz, Datenschutzgrundverordnung) und vertraglichen Regelungen ein. Negative finanzielle und immaterielle Folgen für den Verein sowie für die Mitglieder durch Gesetzesverstöße sind zu vermeiden.
(4) Alle Mitglieder sind sich ihrer Verantwortung beim Umgang mit IT bewusst und unterstützendie Sicherheitsstrategie nach besten Kräften.
(1) Verspätete oder fehlerhafte Vorstandsentscheidungen können weitreichende Folgen nach sichziehen. Daher ist für den Vorstand bei wichtigen Entscheidungen der Zugriff auf aktuelle Steuerungsdaten wichtig. Für diese Informationen ist ein hohes Sicherheitsniveau in Bezug auf Verfügbarkeit und Integrität sicher zu stellen.
(2) Die Datenschutzgesetze und die Interessen unserer Mitglieder verlangen eine Sicherstellung der Vertraulichkeit der Daten. Die Daten und die IT-Anwendungen der Mitgliederverwaltung werdendaher einem hohen Vertraulichkeitsschutz unterzogen. Gleiches gilt für die Daten unserer Kundenund Geschäftspartner.
(3) Für den Vorstand ist die Aufrechterhaltung der Kommunikation nach außen zu den Mitgliedern und Partnern und der Zugriff auf die Kundendatenbank elementar. Die Geschäftsabwicklung darf nicht verzögert oder gar gefährdet werden. Wenn vertraglich festgelegte Leistungsfristen nicht eingehalten werden können, kann dies weitreichende negative Folgen haben. Insbesondere einemangelhafte Verfügbarkeit der IT-Systeme und der Daten, aber auch Fehlfunktionen können zu Verlusten führen. Die Aufrechterhaltung der Kommunikation und der ständige Zugriff auf korrekte Daten für den Vorstand hat einen hohen Schutzbedarf.
(4) Die Nutzung des Internets zur Informationsbeschaffung und zur Kommunikation via E-Mail, WhatsApp usw. ist für uns selbstverständlich. Durch entsprechende Maßnahmen wird sichergestellt, dass die Risiken der Internetnutzung möglichst gering bleiben.
(1) Zur Erreichung der Sicherheitsziele kann der Vorstand einen Datenschutzbeauftragtenbestellen.
(2) Der Datenschutzbeauftragte ist durch die IT-Benutzer ausreichend in seiner Arbeit zuunterstützen. Der Datenschutzbeauftragte ist frühzeitig in alle Projekte einzubinden, um schon in derPlanungsphase sicherheitsrelevante Aspekte zu berücksichtigen.
(3) Die IT-Benutzer haben sich in sicherheitsrelevanten Fragestellungen an die Anweisungen desDatenschutzbeauftragten zu halten.
Zur Erreichung der Sicherheitsziele sind folgende Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden:
1. Für alle Verfahren, Daten, IT-Anwendungen und IT-Systeme bestimmt der Vorstand denjeweiligen Schutzbedarf und legt den zugriffsberechtigten Personenkreis fest.
2. Für alle verantwortlichen Funktionen sind Vertretungen einzurichten. Es muss durchUnterweisungen und ausreichende Dokumentationen sichergestellt werden, dass Vertreterihre Aufgaben erfüllen können.
3. Gebäude, Räumlichkeiten und Anlagen werden ausreichend gegen unbefugten Zutrittgesichert.
4. Der Zugang zu IT-Systemen wird durch angemessene Zugangskontrollen (Konten undPasswörter) und der Zugriff auf die Daten durch ein restriktives Berechtigungskonzeptgeschützt.
5. Benutzernamen und Passwörter sind geheim zu halten.
6. Auf allen IT-Systemen werden automatische Updates des Betriebssystems aktiviert.
7. Auf allen IT-Systemen werden automatische Updates des Internetbrowsers aktiviert.
8. Computer-Viren-Schutzprogramme mit automatischen Updates werden auf allen IT-Systemeneingesetzt.
9. Alle Internetzugänge werden durch eine geeignete Firewall gesichert.
10. Alle Schutzprogramme werden so konfiguriert und administriert, dass sie einen effektivenSchutz darstellen und Manipulationen verhindert werden.
11. Die IT-Benutzer unterstützen durch eine sicherheitsbewusste Arbeitsweise alleSicherheitsmaßnahmen und informieren bei Auffälligkeiten den Vorstand.
12. E-Mails mit verdächtigen oder unbekannten Dateianhängen dürfen nicht geöffnet werden.
13. Mobile Datenträger sind vor dem Öffnen der darauf befindlichen Dateien durch einVirenschutzprogramm zu untersuchen.
14. Datenverluste können nie vollkommen ausgeschlossen werden. Durch eine umfassende undkontinuierliche Datensicherung wird daher gewährleistet, dass der IT-Betrieb kurzfristigwiederaufgenommen werden kann, wenn Teile des Datenbestandes verloren gehen oderoffensichtlich fehlerhaft sind.
15. Informationen werden einheitlich gekennzeichnet und so aufbewahrt, dass sie schnellauffindbar sind.
16. Um größere Schäden in Folge von Notfällen zu begrenzen bzw. diesen vorzubeugen, muss aufSicherheitsvorfälle zügig und konsequent reagiert werden. Unser Ziel ist, auch bei einem Systemausfall kritische Vereinsprozesse aufrecht zu erhalten und die Verfügbarkeit derausgefallenen Systeme innerhalb einer tolerierbaren Zeitspanne wiederherzustellen.
17. Sollen Daten beabsichtigt gelöscht werden ist sicherzustellen, dass die Löschung endgültigdurchgeführt wird. Insbesondere dürfen hierbei keine Kopien der Daten in Betriebssystem-Papierkörben oder Datensicherungen verbleiben.
18. Sofern IT-Dienstleistungen an externe Stellen ausgelagert werden, werden von uns konkreteSicherheitsanforderungen in den Service Level Agreements vorgegeben. Das Recht aufKontrolle wird festgelegt.
19. Die Datenverarbeitung in einem vereinsfremden Cloud-Speicher ist nur zulässig, wenn deren Betreiber zertifizierter Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO ist und der Verein mit dem Betreiber einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen hat.
20. Für umfangreiche oder komplexe Outsourcing-Vorhaben erstellen wir ein detailliertes Sicherheitskonzept mit konkreten Maßnahmenvorgaben.
21. Papierakten sind verschlossen zu lagern und während der Benutzung gegen unbefugte Einsichtzu schützen.
22. Papierakten sind durch einen Standard-Shredder oder durch Verbrennung zu vernichten.
(1) Für die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 17 ist für vereinseigene Systeme derVorstand verantwortlich.
(2) Der Vorstand kann einen Administrator oder die Benutzer der Systeme mit der Umsetzung derSicherheitsmaßnahmen beauftragen. In diesem Fall hat der Vorstand die Ergebnisse der Umsetzungzu kontrollieren und die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich zu überwachen.
(1) Der Vorstand kann es insbesondere Abteilungsleitern, Trainern und Übungsleitern gestatten,Daten auf vereinsfremden Systemen zu verarbeiten. Solche Systeme umfassen unter anderem auchprivate PCs, Laptops, Tablets und Telefone der unter Satz 1 genannten Personen sowie Akten undAblagesysteme in deren privaten Räumlichkeiten und Anlagen.
(2) Werden Daten auf einem vereinsfremden System verarbeitet, ist dessen Benutzer für dieUmsetzung und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 17 verantwortlich.
(3) Der Benutzer stellt sicher, dass die Daten auf einem separaten Konto verwaltet werden, wannimmer dies möglich ist.
(4) Der Vorstand hat den Benutzer vereinsfremder Systeme über die Sicherheitsmaßnahmen zubelehren. Der Benutzer hat nach erfolgter Einrichtung des vereinsfremden Systems dem Vorstand dieUmsetzung der Sicherheitsmaßnahmen unverzüglich zu bestätigen.
(1) Das Managementsystem der Datensicherheit wird durch den Vorstand und denDatenschutzbeauftragten regelmäßig auf seine Aktualität und Wirksamkeit geprüft. Daneben werdenauch die Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig daraufhin untersucht, ob sie den betroffenenMitgliedern bekannt sind, ob sie umsetzbar und in den Betriebsablauf integrierbar sind.
(2) Der Vorstand unterstützt die ständige Verbesserung des Sicherheitsniveaus. Mitglieder sindangehalten, mögliche Verbesserungen oder Schwachstellen an den Vorstand weiterzugeben.
(3) Durch eine kontinuierliche Revision der Regelungen und deren Einhaltung wird das angestrebte Sicherheits- und Datenschutzniveau sichergestellt. Abweichungen werden mit dem Ziel analysiert, die Sicherheitssituation zu verbessern und ständig auf dem aktuellen Stand der ITSicherheitstechnikzu halten.
(1) Der Vorstand kann diese Datenschutzrichtlinie jederzeit ändern, wenn gesetzliche Vorgabendies erfordern oder die Änderung den Datenschutz im Verein verbessern.
(2) Bevor der Vorstand Änderungen vornimmt, konsultiert er den Datenschutzbeauftragten.
(3) Der Vorstand gibt die geänderte Datenschutzrichtlinie unverzüglich mit geeigneten Mitteln den Mitgliedern und Vertragspartnern bekannt.
(4) Die geänderte Datenschutzrichtlinie gilt in der dann neuen Fassung ab dem Tag de rBekanntgabe gemäß Absatz 3.

References: § 4

§ 6

§ 7

§ 8

§ 9

§ 11

§ 14

§ 15

§ 16

§ 17

§ 18

§ 19

§ 20
 § 17
 § 17