Source: http://www.elderecho.com/foro_legal/civil/consecuencias-Junta-propietarios-administrador-secretario_12_232560008.html
Timestamp: 2018-04-24 06:21:00+00:00

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¿Cuáles son las consecuencias de una Junta de propietarios celebrada sin la presencia del administrador de fincas cuando ejerce como secretario de la comunidad?
Juan Angel Moreno. Magistrado AP de Madrid
Juan Luis Gordillo Álvarez-Valdés. Magistrado Sección 10º AP de Madrid
Miguel Ángel Larrosa Amante. Magistrado Sección 5ª AP Murcia.
Luis Antonio Soler Pascual. Magistrado de la sección 8ª AP Alicante.
Sabido es que formalmente el art. 16.2 LPH señala que la convocatoria de una junta de propietarios la lleva a cabo el presidente aunque materialmente todo el material sea ejecutado por el administrador de fincas. No obstante, se han dado casos de presidentes de comunidad que ejercen su cargo de forma presidencialista y acaban obviando la presencia del administrador de fincas. También sabemos que el administrador de fincas puede ejercer solo este cargo o además el de secretario de la comunidad.
Por ello, en el caso de que el administrador ejerza además como secretario de la comunidad (art. 13.1, c) LPH) ¿puede el presidente no dar traslado al administrador de fincas de la convocatoria por tener, por ejemplo, una situación de enemistad con este?, ¿podría redactar el acta el presidente existiendo en la comunidad administrador de fincas al no haberse citado a este a la junta?, ¿serían válidos los acuerdos adoptados?, y si no fuera el secretario y solo ejerciera como administrador de fincas, ¿tendría alguna consecuencia su ausencia?.
La pregunta que se formula parte de la base de que en el supuesto que contempla, bien los estatutos comunitarios, bien la Junta de Propietarios disponen que exista un Secretario – que podrá ser, a su vez, Administrador (art. 13.6) - que cumpla con las funciones propias de dicho cargo, con independencia del Presidente que deberá cumplir con las suyas.
Este foro ha sido publicado en el Boletín "Propiedad Horizontal", el 1 de diciembre de 2010.
Atendidos los términos de la cuestión planteada, y aun cuando ello parece obvio de su formulación, en especial atendido el último interrogante, el supuesto que se suscita se plantea en punto a la figura del administrador de fincas profesional, esto es, no al supuesto de que el cargo de secretario-administrador viene ejercido por un comunero (articulo 13.6 párrafo segundo LPH). Para el caso de que se tratara de un comunero es obvio que su falta de convocatoria a la Junta desenvolvería efectos decisivos sobre su validez.
Pues bien, así centrada la cuestión, la respuesta a los interrogantes planteados pasa por la debida consideración de los artículos 13, 19 y 20 LPH. Conforme al artículo 13, la figura del secretario y la figura del administrador conforman órganos de la Comunidad, si bien podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente (articulo 13.6), y si los estatutos o la Junta de Propietarios por acuerdo mayoritario no han previsto su cobertura separada, tales cargos serán ejercidos por el Presidente. La asistencia a la Junta de quien ejerza funciones de secretario aparece como imperativa, dada la imperatividad de documentar en el acta –cuya redacción es de su responsabilidad- el orden del día y los acuerdos adoptados (artículo 19.2 y 3 LPH).
Pues bien, la ausencia del administrador, que además es el secretario de la Comunidad, puede aparecer como relevante, a salvo lo que se dirá inmediatamente, en tanto que cuando tales cargos han sido cubiertos por diferentes personas, la problemática se diluye si el secretario sí ha asistido y por ende ha confeccionado regularmente el acta de la sesión correspondiente (cfr. Sentencia de la AP de Málaga de 12 de junio de 2009). Pero es que incluso en la primera hipótesis planteada, a saber, la relativa al supuesto de que la misma persona desempeña los cargos de secretario y administrador y no asiste a la Junta, que se celebra, la problemática se solventa si la propia Junta, de manera mayoritaria, ha procedido inicialmente al nombramiento de secretario para esa asamblea, y el designado procede a levantar el acta correspondiente (articulo 13.5, cfr. Sentencia del TS de 4 de febrero de 2008). En esta última situación puede darse un problema de coordinación, pero no desde luego una situación de nulidad. Y se dice que podría darse un problema de coordinación en la medida en que el administrador de fincas profesional, que además es secretario de la Comunidad y que no habiendo asistido a la Junta ha sido suplido para ese acto por un comunero, que ha venido designado como secretario y que ha levantado el acta pertinente, es conforme al artículo 20 letra e) LPH el encargado de custodiar (en cuanto que secretario) la documentación de la Comunidad, entre tal el libro de actas, estando en principio (además en cuanto que profesional de la administración de fincas) del diligenciamiento de las copias a los copropietarios en los términos del artículo 19.3 párrafo segundo en relación con el artículo 9 LPH.
La Ley de Propiedad Horizontal señala en su art. 13.5 que las funciones del Secretario y del Administrador serán ejercidas por lo general por el Presidente de la Comunidad, a menos que los estatutos, o la Junta de Propietarios dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.
Por tanto, hemos de entender que la pregunta que se formula parte de la base de que en el supuesto que contempla, bien los estatutos comunitarios, bien la Junta de Propietarios disponen que exista un Secretario – que podrá ser, a su vez, Administrador (art. 13.6) - que cumpla con las funciones propias de dicho cargo, con independencia del Presidente que deberá cumplir con las suyas.
Partiendo de lo anterior, ha de hacerse constar cómo en el art. 19 LPH se establece que el acta de cada reunión de la Junta de Propietarios deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario, así como que este último custodiará los libros de actas y conservará durante el plazo de cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
A su vez, el art. 20.e), entre las obligaciones que corresponden al Administrador establece la posibilidad de que aquél pueda actuar como Secretario de la Junta, teniendo en cuenta que las obligaciones de uno y otro son, en principio, independientes entre sí.
En lo que se refiere a la interpretación del mencionado art. 19, y en lo atinente a la firma del acta por parte del presidente y secretario de la Comunidad de propietarios, cabe señalar que, no obstante ser el acta de la reunión de las juntas de propietarios la expresión formal de los acuerdos adoptados en las mismas, medio natural de prueba de su existencia y contenido, la interpretación jurisprudencial parece inclinarse hacia la posibilidad de obtenerse dicha prueba por otros medios admitidos en Derecho. El acta no tiene necesariamente carácter constitutivo de los acuerdos sino ad probationem, y sólo se limita a reflejar lo que ya existe, no siendo el único medio de prueba que la Ley permite para evidenciar la realidad de la voluntad comunitaria (Sentencia AP Vizcaya, 29 febrero 2000 ). El que los acuerdos no se transcriban en el Libro de Actas, no hace inexistente el acuerdo, pues lo importante y decisivo es la emisión concorde de la voluntad de cada partícipe, quienes una vez que pronuncian su voto quedan vinculados. El principio espiritualista de nuestro ordenamiento impone esta conclusión, que, por lo demás, está en consonancia con la realidad sociológica -art. 3.1 Código Civil – (Sentencia AP Ciudad Real, 27 enero 1999 citada por la Sentencia AP, secc 4ª de Málaga de 4 de febrero de 2008 que recoge la anterior doctrina).
Así pues, en cuanto a la falta de firma del acta de la Junta de Propietarios es doctrina jurisprudencial reiterada que los defectos formales de ausencia de alguno de los presupuestos del art. 19.2 LPH no invalidan los acuerdos adoptados si se deduce claramente cuál fue la voluntad de la Junta de Propietarios (Sentencia AP de Murcia de 24 de septiembre de 2002 y Sentencia AP Secc. 2ª de 19 de junio de 2007).
La falta de firma del Presidente de la Comunidad de Propietarios - y debemos entender que del Secretario - es un defecto subsanable, según lo establecido en el párrafo 3º del art. 19.3 LPH, siendo irrelevante el acta en cuanto a la existencia de los acuerdos, que surgen desde que existe la concurrencia de las voluntades de los condóminos en un determinado sentido, teniendo el acta una finalidad meramente probatoria de los acuerdos adoptados (Sentencia AP Secc. 4ª de Vizcaya de 28 de enero de 2005).
En este sentido, la Sentencia TS de 25 de abril de 1992 puntualiza que "la ausencia de firmas en las actas de las juntas de copropietarios -si bien es conveniente que figuren, pues se aporta mayor seguridad a lo que reflejan tales documentos-, no priva de virtualidad a los acuerdos dotados de la necesaria legalidad. La firma tiene significación formal de representar un elemento confirmatorio de las declaraciones emitidas y recogidas en los documentos que hayan producido las partes obligadas".
Partiendo de lo anterior cabe concluir que la falta de intervención del Secretario – sea, además, Administrador o no – en la reunión de la Junta comunitaria – tanto en la confección de su convocatoria como en la firma del acta de aquélla – no tiene relevancia en cuanto a la validez del acuerdo alcanzado, siempre y cuando la citada Junta hubiera sido convocada por el Presidente de la Comunidad, que es a quien la Ley otorga facultad para ello (art.16.2 LPH) y pudiera acreditarse que existe conformidad entre los comuneros acerca del acuerdo alcanzado.
Ni que decir tiene que si, además, el Administrador no desempeñara las funciones de Secretario, su ausencia en cuanto a la convocatoria de la Junta y firma del acta carecería de trascendencia a los efectos de dotar de validez a los acuerdos alcanzados.
Dentro de la cuestión que se somete a debate, dado que el artículo 13 LPH atribuye las funciones de secretario y administrador al Presidente, salvo disposición contraria en los estatutos, y a su vez la posibilidad de que los cargos de secretario y administrador puedan recaer en personas distintas, deben distinguirse dos supuestos:
a) Cuando el administrador de la Comunidad de Propietarios no es a su vez secretario de la Comunidad.
b) Cuando el Administrador de la Comunidad de propietarios asume también el cargo de secretario.
En el primer supuesto y teniendo en cuenta que el Administrador de la Comunidad de propietarios se configura como una auxiliar técnico de la Comunidad de propietarios en general, y en especial del Presidente, el hecho de que no sea convocado ni asista a las juntas el administrador en nada afecta a la validez de los acuerdos, teniendo en cuenta que la convocatoria de la junta le corresponde legalmente al presidente, y es a este en quien en ausencia de nombramiento de secretario le corresponde ejercer dichas funciones, por lo tanto la ausencia del administrador en el supuesto contemplado ningún vicio o defecto supone que afecte a la validez de la junta o de los acuerdos que se hayan adoptado.
Más compleja es la situación que debe examinarse en segundo lugar, cuando existiendo un administrador que tiene atribuida la función de secretario no es convocado a la junta, no asiste a la misma y por lo tanto no procede a la redacción del acta correspondiente.
Para resolver esta segunda cuestión debe partirse de la reiterada doctrina legal de que las actas de la comunidad de propietarios solo tienen un valor ad probationem, y los acuerdos existen con independencia de las actas de las juntas, dado que el acta de la junta de propietarios no tiene valor constitutivo, por lo que los defectos en que se puedan incurrir en las actas de la comunidad de propietarios no producen per se la nulidad de los acuerdos, o en su caso la falta de firma del acta por el Presidente o el Secretario de la junta, en la medida que la existencia de esos defectos formales, ausencia de alguno de los presupuestos del artículo 19. LPH no invalidan los acuerdos que se hubieran podido adoptar en la junta, cuando se prueba cumplidamente cual fue la voluntad de la junta.
Partiendo de esta premisas ha de entenderse que la regla general es que los defectos formales, como es la falta de asistencia del secretario en la junta, en principio no determinan la nulidad de los acuerdos que se hayan podido adoptar; especialmente cuando en el propio acta de la junta se recoja el acuerdo de designar bien un secretario para que redacte el acta, o se atribuya dicha facultad al presidente de la Comunidad de Propietarios. Ahora bien el hecho de que el acta de la junta no se haya redactado en su caso por el Secretario de la Comunidad si puede tener una incidencia importante en cuanto a la prueba de los acuerdos adoptados, puesto que si el acta no está redactada por el que tiene atribuida dicha función, como es el secretario de la Comunidad, no existirá esa presunción de existencia de los acuerdos, debiendo ser la comunidad de propietarios la que acredite la existencia tanto de los acuerdos, como su contenido.
Otra cuestión que ha de tenerse en cuenta cuando se limite a realizar la convocatoria exclusivamente el presidente, cuando se haya designado al secretario, si puede afectar a la validez de la convocatoria de la junta, en los supuestos del artículo 9. h) LPH, en cuanto a la convocatoria de los propietarios cuyo domicilio se desconozca, o bien si no se acompaña a la convocatoria la lista de morosos a que alude el art. 16.2 LPH, en orden a la certificación de los propietarios privados de su derecho de voto por no estar al corriente del pago de las cuotas, lo que plantearía importantes problemas a la hora de poder privar de voto a los propietarios morosos.
Ante la cuestión formulada es de señalar que el legislador prevé que, en principio, las funciones de secretario y de administrador de la comunidad de propietarios las ejerza el propio presidente de la misma (artículo 13.5 LPH), regulando que se provisionarán dichos cargos de forma separada a la presidencia únicamente cuando los estatutos o la Junta de la comunidad así lo establezcan.
Igualmente, es de significar que en el número 6 de dicho precepto se prevé: "los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente".
Sentado lo cual, procede diferenciar entre distintas situaciones que pueden concurrir. Así, de ejercer el propio presidente de la comunidad de propietarios tales funciones, las omisiones contempladas en la cuestión no podrían darse. De no ejercerse aquellas por el presidente, debe de diferenciarse: si se omite la intervención del administrador de la comunidad de propietarios, si tal omisión es respecto de la convocatoria de la Junta, considero que de ello no cabría que derivase posible ineficacia alguna pues es el presidente de la comunidad o los promotores de la reunión quienes deben de efectuar la misma según dispone el artículo 16.2 LPH. Si lo que se omite es su intervención en la Junta, tampoco considero que de ello pudiese derivar ineficacia alguna pues la legislación especial -artículo 20 LPH- no precisa entre las funciones del administrador alguna que exija su presencia en la Junta (de no actuar como secretario de la misma). Por eso considero que su inasistencia a la Junta no podría determinar ineficacia alguna de lo allí acordado.
Si lo que se omite es la actuación del secretario, si la misma es referente a la convocatoria de la Junta, considero ello irrelevante ya que la convocatoria corresponde al presidente o a los promotores de la reunión según lo ya expuesto. Si se trata de la inasistencia del secretario a la Junta, considero que de tal omisión sí que puede derivar la ineficacia de la reunión como de lo allí acordado. Si bien pudiese pensarse que, no exigiendo el legislador la necesidad de la existencia de un secretario, cabiendo que el presidente ejerza tal función, su inasistencia a la Junta devendría irrelevante, ello no es así. El secretario tiene una función de garantía de lo que se trata en la Junta (y de quienes y como lo tratan), así el artículo 19.3 LPH exige su firma al cerrarse el acta, y el 19.4 del mismo texto legal la obligación de custodiar el secretario el libro de actas, es decir, garantiza el contenido de las actas ("la importante función de dar fe de determinados actos concernientes a la comunidad de propietarios", razona la Sentencia de AP Las Palmas de 21 de noviembre de 2005, en la que significa el carácter personalísimo del cargo). Por ello, si los estatutos de la Junta han determinado la exigencia de ejercer tal función persona distinta al presidente, ello se ha efectuado como garantía de autenticidad de las cuestiones ya señaladas .Así, de no asistir el secretario a la Junta, considero que de ello podría derivar –salvo que los comuneros convalidasen lo acordado- la ineficacia ya señalada.
La intervención del administrador en las juntas de propietarios está condicionada a las funciones que desempeñe de acuerdo con lo decidido por la junta de propietarios que lo nombró. En tal sentido si el administrador únicamente actúa como tal y no ha sido designado como secretario de la comunidad es evidente que carece de todo derecho a intervenir en las decisiones y en el desarrollo de la actividad normal de la comunidad de propietarios, debiendo de desarrollar únicamente las funciones propias de la administración de fincas que se establecen en el artículo 20 LPH, en sus apartados a), b), d) y d). La consecuencia de ello es que no tendrá porqué ser citado a la junta de propietarios, más allá del caso de que el presidente o los propietarios consideren que debe concurrir a los efectos de rendir cuentas de su gestión como administrador, y ello sin perjuicio de que debe ser considerado como un órgano de gobierno de la comunidad por imperativo del artículo 13 LPH. Los acuerdos que se adopten por la junta serán válidos en todo caso si se cumplen las prescripciones legales y ninguna participación debe de tener ni en la convocatoria de la junta (competencia del presidente por imperativo del artículo 16.2 LPH), ni durante su celebración, ni en la redacción del acta (competencia del secretario o del presidente sí éste ejerce ambas funciones, ex artículo 13.5 LPH).
Cuestión diferente es el supuesto en el que la junta de propietarios haya nombrado al administrador como secretario de la comunidad, en cuyo caso la intervención de éste es totalmente diferente. En tal sentido lo primero que hay que señalar es que el presidente es quien legalmente tiene encomendada la convocatoria de la junta, tal como señala el artículo 16.2 LPH, pudiéndolo hacerlo por sí mismo o a través del secretario-administrador. Lo que no ofrece duda es que el mismo debe ser citado a la junta, tanto en su condición de órgano de gobierno de la comunidad, como en atención a las funciones que legalmente le son atribuidas (actuación como secretario y custodia de la documentación y los libros de actas) las cuales sólo podrán ser ejercitadas compareciendo obligatoriamente a la junta, por lo que el presidente siempre deberá convocar a dicho acto al secretario – administrador. El problema que se plantea es que la ley no señala la sanción derivada de la falta de citación del secretario – administrador a la junta y este hecho no parece encuadrase dentro de las causa de impugnación de los acuerdos previstas en el artículo 18 LPH, pero en todo caso podría considerarse como un acuerdo contrario a la ley o a los estatutos, pues tal ausencia impediría que se cumpliera la previsión del artículo 18.3 LPH, dado que el presidente, aunque redactase el acta, nunca podría sustituir la firma del secretario que se exige como imperativa en el artículo 19.3, por lo que no podría cerrarse el acta y por ello, tal como señala dicha previsión legal, no sería posible entender como ejecutivos los acuerdos adoptados. Finalmente la función de redacción del acta no está expresamente previsto en la ley que la deba desarrollar el secretario, dado que el artículo 19.4 LPH sólo le concede la función de custodia de los libros de la comunidad, por lo que no existe inconveniente alguno en que la redacte el presidente personalmente y no el secretario, pero éste siempre tendrá capacidad de control de dicha acta, pudiéndose negar a firmar la misma en caso de no haber participado en la junta, pues como ya se ha indicado, el artículo 19.3 LPH pone a la misma altura la firma del presidente y del secretario como exigencia para poder considerarse cerrada el acta y por ello ejecutivos los acuerdos adoptados por la junta de propietarios.
A mi juicio la respuesta varía según las circunstancias de cada caso concreto, no presentando una respuesta única. Conforme con el art 13.5 y 6 LPH "Las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.
El cargo de administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico"
Por tanto, la regla general viene a ser la de que será el Presidente quien ejerza las funciones de secretario de la Comunidad. Pero como sucede en tantas ocasiones la excepción se encuentra más generalizada que la regla general, porque la mayoría de las Comunidades de Propietarios, bien por Estatutos, bien por un acuerdo posterior, establecen la dualidad de personas para ambas funciones. En este caso que es el supuesto que debemos tomar como punto de partida, la respuesta variará según nos encontremos ante un Secretario, que sea propietario o no lo sea, esto es que sea ajeno.
En el primero de los casos, la omisión intencionada en la convocatoria al secretario tiene por de pronto los mismos inconvenientes que toda omisión de un comunero, y en consecuencia vicia los acuerdos adoptados en que su voto era necesario, lógicamente aquéllos que precisen de la unanimidad de los comuneros, o de una mayoría que con abstracción del sentido de su voto, puedan haber variado por esta omisión. Pero además siendo el secretario el encargado por la ley (art 19 LPH) de la redacción del acta, su ausencia, y la necesidad de su firma en el acta al menos diez días después de la terminación de la Junta puede condicionar la ejecutividad de los acuerdos adoptados, y dificultar la prueba de su propia existencia. En este caso no será lo mismo que una vez redactada el acta por el presidente, quien debiera hacer las veces de secretario tras una información de lo sucedido, la firme o que no lo haga y se interese por algún comunero la impugnación de los acuerdos adoptados negando su existencia. Y en este último supuesto tampoco es igual que se haya utilizado el mecanismo de rectificación o tacha del acta redactada, por parte del impugnante, que no se haya hecho. Y también variará la solución si tal como debe figurar en el orden del día de la próxima Junta, existe un acuerdo aprobatorio por parte de la Comunidad del acta anterior.
En consecuencia para mí la omisión voluntaria por el presidente de no convocar al secretario-propietario puede en los casos expuestos viciar el acuerdo adoptado.
En el supuesto de que sea un secretario ajeno a la Comunidad, el cual no tiene voto en la Junta, lo que puede verse afectado es la documentación de los acuerdos, su acreditación, y por ende su fuerza ejecutiva, pero bien entendido que ni los acuerdos dejan de existir porque siquiera exista acta, o ésta sea incompleta, menos que se haya redactado por quien no debiera, toda vez que ello nos conduce a la problemática de la naturaleza del acta, que a mi juicio no implica que sea requisito de existencia o validez del acuerdo sino de su acreditación (por tanto puede ser probado por otra vía, y en este sentido pueden consultarse las Sentencias del TS de 23 de enero de 1991, 2 de marzo de 1992 o 10 de julio de 1995) Y que en todo caso quien impugna los acuerdos adoptados sobre la base de la ausencia del secretario a la junta, habrá de negar su existencia y no quedarse en un mero argumento formal basado en la ausencia de aquél, o utilizar el mecanismo de tacha y rectificación del acta redactada, y en caso de no procederse por la comunidad y haberse adoptado el acuerdo posterior de ratificación de ésta, impugnar este último.
Las resoluciones de los Tribunales vienen a dar una respuesta tibia al conflicto planteado, fundamentalmente creo, debido a la ausencia normativa de la sustitución del secretario en la Junta, y a los problemas para su nombramiento en caso de imposibilidad de asistencia, a diferencia de lo que ocurre en el supuesto del Presidente de la Comunidad.
Así por ejemplo la resolución de la AP Pontevedra de 7 de febrero de 2008 en un caso en que el Presidente excusó la presencia del secretario en la Junta, y actúo el Presidente como tal, justificó tal posibilidad e incluso negó que pudiera desvirtuarse el acta por este hecho, pues es el Presidente quien debe asumir tales funciones de secretario de la Comunidad en su ausencia. La Sentencia AP Tarragona (sección 3) de 13 de enero de 2003, recuerda que la posibilidad de que como secretario pueda actuar el Presidente, implica igualmente la posibilidad de que tal cargo pueda delegarse por el presidente en favor de otro comunero presente sin oposición del resto de comuneros.
Es principio general que rige la validez o no de los acuerdos comunitarios, el que no está condicionada por la existencia del acta ni, por tanto, por la presencia del Secretario. En efecto, de un lado cabe recordar que el acta es solo un elemento de prueba del acuerdo adoptado, no requisito de validez de los acuerdos. De otro, debe atenderse el hecho de que al Secretario se le confiere en la LPH la obligación de la redacción de las actas de las Juntas de Propietarios que deben ser cerradas, dice el artículo 19, con su firma y con la del Presidente. Siendo así, en lo que hace a la cuestión planteada sobre la validez de los acuerdos en el caso de la redacción del acta de forma directa por el Presidente –que no haya asumido el cargo de Secretario, art 13.5 LPH-, o por un administrador de fincas que no fuera secretario, la cuestión quedaría reducida a determinar la prueba de la existencia del acuerdo, pero no su validez sin perjuicio de que se entendiera que el acta que lo refleja fuera nulo por no llevar la firma del Secretario o de quien asume legalmente tal función. Dicho de otro modo, el acta levantada por el Presidente o por el Administrador no Secretarios, harían de tal documento un instrumento carente de la presunción iuris tamtum de las actas levantadas por quien ejerce el cargo de Secretario, pero no sería per se, causa de nulidad del acuerdo o acuerdos adoptados.
Más compleja es la situación sobre la que se cuestiona la validez de la convocatoria en el caso de voluntaria y consciente falta de llamamiento al Secretario a la Junta. En relación a esta cuestión entendemos que si se trata del caso de un Secretario-propietario cuyo llamamiento se omite, sería cuestionable la convocatoria por razón de la falta de llamamiento a un propietario. Si se trata del caso de un Secretario no propietario, no habría cuestionamiento de la convocatoria si bien es preciso tener en cuenta –como criterio válido para los dos supuestos planteados- que es el Secretario el órgano responsable de la práctica –art 9.1.h) LPH- de las citaciones y notificaciones a los propietarios conforme al procedimiento establecido en el artículo señalado. Por tanto, la ausencia del Secretario supondría que debería ser otro el llamado a la práctica de tales comunicaciones con las dificultades y dudas de legalidad que ello tendría, en especial de los ausentes comunicados.
1.- Presupuesto de base: Conforme al artículo 13, la figura del secretario y la figura del administrador conforman órganos de la Comunidad, si bien podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente (articulo 13.6), y si los estatutos o la Junta de Propietarios por acuerdo mayoritario no han previsto su cobertura separada, tales cargos serán ejercidos por el Presidente. La asistencia a la Junta de quien ejerza funciones de secretario aparece como imperativa, dada la imperatividad de documentar en el acta –cuya redacción es de su responsabilidad- el orden del día y los acuerdos adoptados (articulo 19.2 y 3 de la LPH).
2.- La falta de firma del Presidente de la Comunidad de Propietarios - y debemos entender que del Secretario - es un defecto subsanable, según lo establecido en el párrafo 3º del art. 19.3 LPH, siendo irrelevante el acta en cuanto a la existencia de los acuerdos, que surgen desde que existe la concurrencia de las voluntades de los condóminos en un determinado sentido, teniendo el acta una finalidad meramente probatoria de los acuerdos adoptados. Aunque el problema sería de prueba como a continuación veremos.
3.- La falta de intervención del Secretario – sea, además, Administrador o no – en la reunión de la Junta comunitaria – tanto en la confección de su convocatoria como en la firma del acta de aquélla – no tiene relevancia en cuanto a la validez del acuerdo alcanzado, siempre y cuando la citada Junta hubiera sido convocada por el Presidente de la Comunidad, que es a quien la Ley otorga facultad para ello (art.16.2 LPH) y pudiera acreditarse que existe conformidad entre los comuneros acerca del acuerdo alcanzado.
4.- IMPORTANTE: Ahora bien, el hecho de que el acta de la junta no se haya redactado en su caso por el Secretario de la Comunidad sí puede tener una incidencia importante en cuanto a la prueba de los acuerdos adoptados, puesto que si el acta no está redactada por el que tiene atribuida dicha función, como es el secretario de la Comunidad, administrador de fincas, no existirá esa presunción de existencia de los acuerdos, debiendo ser la comunidad de propietarios la que acredite la existencia tanto de los acuerdos, como su contenido. Esto último es obvio que resulta difícil.
5.- El problema que se plantea es que la ley no señala la sanción derivada de la falta de citación del secretario – administrador a la junta y este hecho no parece encuadrase dentro de las causa de impugnación de los acuerdos previstas en el artículo 18 LPH, pero en todo caso podría considerarse como un acuerdo contrario a la ley o a los estatutos, pues tal ausencia impediría que se cumpliera la previsión del artículo 18.3 LPH, dado que el presidente, aunque redactase el acta, nunca podría sustituir la firma del secretario que se exige como imperativa en el artículo 19.3, por lo que no podría cerrarse el acta y por ello, tal como señala dicha previsión legal, no sería posible entender como ejecutivos los acuerdos adoptados.
6.- En este caso no será lo mismo que una vez redactada el acta por el presidente, quien debiera hacer las veces de secretario tras una información de lo sucedido, la firme o que no lo haga y se interese por algún comunero la impugnación de los acuerdos adoptados negando su existencia. Y en este último supuesto tampoco es igual que se haya utilizado el mecanismo de rectificación o tacha del acta redactada, por parte del impugnante, que no se haya hecho. Y también variará la solución si tal como debe figurar en el orden del día de la próxima Junta, existe un acuerdo aprobatorio por parte de la Comunidad del acta anterior.
7.- Respecto a la convocatoria y la no intervención del administrador de fincas se trata más de una cuestión de inclusión de los requisitos formales en la convocatoria que son precisos para que luego no existan problemas. Y ello, que sea el administrador de fincas el que asesore acerca de todos los extremos, es más una cuestión de exigencia de profesionalidad que de exigencias formales, ya que cuando se limite a realizar la convocatoria exclusivamente el presidente, cuando se haya designado al secretario, sí puede afectar a la validez de la convocatoria de la junta, en los supuestos del artículo 9 .h de la ley de propiedad horizontal, en cuanto a la convocatoria de los propietarios cuyo domicilio se desconozca, o bien si no se acompaña a la convocatoria la lista de morosos a que alude el art. 16.2 LPH, en orden a la certificación de los propietarios privados de su derecho de voto por no estar al corriente del pago de las cuotas, lo que plantearía importantes problemas a la hora de poder privar de voto a los propietarios morosos.

References: artículo 13
 artículo 20
 artículo 19
 artículo 9
 artículo 13
 artículo 19
 artículo 9
 artículo 16
 artículo 19
 artículo 20
 artículo 13
 artículo 16
 artículo 13
 artículo 16
 artículo 18
 artículo 18
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 19
 resolución 
 artículo 19
 artículo 13
 artículo 18
 artículo 18
 artículo 19
 artículo 9