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Timestamp: 2018-12-11 13:22:17+00:00

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¿QUÉ ENTIDADES PRIVADAS SE ENCUENTRAN OBLIGADAS A IMPLEMENTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES? | CPAAI Cabrera International S.A.
Como es de debido conocimiento, la ley 594 de 2000, denominada Ley General de Archivos, se profirió con la finalidad de establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Lo anterior, con el propósito de disponer de documentación organizada y de recuperar de manera fácil la información institucional de las entidades. En ella, se ha dispuesto que además de la Administración Pública en todos sus niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben cumplir el articulado allí contenido.
Por otro lado, el Decreto 2609 de 2012 proferido por el Ministerio de Cultura, dispuso la obligación a los Ministerios y Superintendencias de establecer normas en cuanto a formulación, implementación y evaluación del programa de gestión documental a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia.
Fue por lo anterior, que la Superintendencia de Industria y Comercio en cumplimiento de la disposición antes descrita, profirió la Resolución 8934 de 2014, en la que de manera expresa se indica que todas aquellas entidades bajo inspección, vigilancia y control, se encuentran obligadas a implementar el Programa de Gestión Documental y las Tablas de retención documental.
Al respecto, debe aclararse que las entidades privadas sujetas a vigilancia y control de la SIC son las contenidas en el Decreto 4886 de 2011, que concretamente son las siguientes:
1. Las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia. (Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 1.17 del Decreto 4886 de 2011)
2. Las Ligas y asociaciones de consumidores. (Ley 1480 de 2011 y el artículo 1.29 del Decreto 4886 de 2011).
3. Las Personas naturales o jurídicas que vendan o presten servicios mediante sistemas de financiación, o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, así como de quienes presten servicios que exijan la entrega de un bien (Artículo 1.31 del Decreto 4886 de 2011).
4. Los Operadores, fuentes de información y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en los términos de la ley. (Artículo 17 de la Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 y en el artículo 1.60 del Decreto 4886 de 2011).
5. Los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
6. Las estaciones de servicios automotrices y fluviales del país, para los efectos previstos en el Decreto 4130 de 2011, artículo 4 numerales 3, 4 y 5.
7. Las empresas prestadoras de servicios de telecomunicaciones (los proveedores y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios de servicios de comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1341 de 2009)
8. Las empresas prestadoras de servicios postales (los proveedores y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios del servicio postal expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1369 de 2009)
9. Los Avaluadores inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores –RAA-, las Entidades Reconocidas de Autorregulación –ERA- (Artículo 1.21 del Decreto 4886 de 2011, Ley 1673 de 2013, Decreto 556 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias.)
No obstante lo anterior, nótese cómo existe una diferencia en el ámbito de aplicación entre ambas normatividades, ya que mientras la Ley 594 de 2000 únicamente menciona como obligadas a las entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos, la Resolución 8934 se refiere a todas las entidades privadas que estén bajo su inspección, vigilancia y control, situación que es completamente distinta a lo dispuesto por la ley 594 de 2000.
Ante esta contradicción en la aplicación de la norma materia de este escrito, el Archivo General de la Nación mediante Concepto del 6 de abril de 2016, dispuso que si la entidad privada no cumple funciones públicas o presta servicios públicos no está obligada a lo dispuesto por la ley 594 de 2000. Es por lo anterior, que la Superintendencia de Industria y Comercio en su función de aclarar qué entidades privadas son las realmente obligadas a implementar lo contenido en la norma objeto de estudio, emitió en el presente año distinto Conceptos aclarando su posición y afirmando lo siguiente:
“En consecuencia, bajo los lineamientos anteriores, el ámbito de aplicación de Ley General de Archivos se circunscribe a las entidades públicas en cualquiera de sus niveles y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. En tal sentido, frente al universo de entidades vigiladas por esta Superintendencia, relacionadas en el punto 3.1 de esta comunicación, y, en virtud del concepto del Archivo General de la Nación del 6 de abril de 2016, se debe precisar que la Resolución 8934 de 2014, le será aplicable a aquellas entidades de carácter privado que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos”.
Con lo anterior, se concluye entonces, que estas normatividades únicamente aplican a aquellas entidades privadas sobre las cuales la SIC ejerce vigilancia pero que cumplan además funciones públicas o presten servicios públicos. Las demás entidades privadas sujetas a inspección, vigilancia y control que no cumplen dichas funciones y servicios públicos, no se encuentran obligadas a realizar las Tablas de Retención y los Programas de Gestión Documental exigidos por la norma.
HAROLD FABIAN DAVALOS MURIEL
⇐ MEDIOS MAGNÉTICOS DISTRITALES 2015- RESOLUCIÓN No. DDI – 054989
ORDENANZA 425 DE 2016 (VALLE DEL CAUCA) ⇒

References: Resolución 
 artículo 1
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 artículo 1
 artículo 4
 Resolución 
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 RESOLUCIÓN