Source: http://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/politique-de-divulgation-de-renseignements-sur-les-antecedents-judiciaires
Timestamp: 2019-08-24 17:07:45+00:00

Document:
Politique de Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires | Gendarmerie royale du Canada
Politique de Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires
Contravention à la Politique du CIPC
Entente entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce
Vérification physique de l'identité
Vérification électronique de l'identité
Conservation des données aux fins de vérification
Recherches du FJN/CJS et messages de réponse standard - GÉNÉRALITÉS
Recherche du FJN/CHS - Messages de réponse standard
Divulgation de déclarations de culpabilité d'ordre criminel figurant au casier judiciaire, par le service de police compétent.
Divulgation d'un casier judiciaire certifié
Banque de données d'enquête et banque de renseignements criminels et Portail d'informations policières
Poste de service virtuel
© 2010 Sa Majesté du chef du Canada, représentée par la Gendarmerie royale du Canada (GRC).
La présente politique régit l'utilisation du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) par les services de police qui veulent effectuer des vérifications de casiers judiciaires ou des vérifications relatives aux personnes vulnérables. Elle se fonde sur la Directive ministérielle sur la divulgation par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) de renseignements sur les antécédents judiciaires (ci-après « la Directive ministérielle »).
Au Canada, il arrive que des gens doivent subir une vérification d'antécédents judiciaires à des fins de présélection civile, par exemple pour obtenir un emploi ou avant de faire du bénévolat. Cette politique identifie les différents types de vérifications, en plus d'expliquer les exigences pour l'accès au CIPC et la divulgation de renseignements sur les casiers judiciaires à des fins de présélection civile. Elle oblige : à identifier sa vérification; à obtenir un consentement éclairé et à travailler en partenariat avec des compagnies de vérification des antécédents. Les services de police doivent respecter cette politique quand ils effectuent des vérifications de casier judiciaire ou relatives aux personnes vulnérables.
Vérifications de casier judiciaire : Elles consistent à vérifier si un individu possède un casier judiciaire, ainsi qu'à récupérer toute donnée pertinente dans le répertoire national.
Une vérification certifiée de casier judiciaire nécessite des empreintes digitales.
Quand la certification n'est pas nécessaire, une vérification nominale peut suffire. Toute personne qui possède un casier judiciaire doit en faire la déclaration, et le service de police vérifie ensuite si le casier déclaré correspond à l'un de ceux dans le répertoire national (le cas échéant, le service de police pourra donner copie à l'individu de sa liste de condamnations au criminel, selon la présente politique). Si le corps de police ne trouve rien dans le répertoire, alors il a besoin des empreintes digitales de l'individu.
Vérifications relatives aux personnes vulnérables : Elles consistent à vérifier si un individu possède un casier judiciaire, ainsi qu'à récupérer toute donnée pertinente dans le répertoire national, à commencer par les infractions sexuelles pour lesquelles l'individu aurait été réhabilité. Une vérification relative aux personnes vulnérables peut être imposée à toute personne postulant un emploi rémunéré ou bénévole qui la mettrait en contact avec des personnes vulnérables, par exemple des enfants.
Une vérification certifiée relative aux personnes vulnérables requiert des empreintes digitales.
Une vérification nominale peut remplacer une vérification certifiée relative aux personnes vulnérables, si celle-ci ne s'avère pas nécessaire. Si elle ne révèle pas formellement l'existence d'une infraction sexuelle ayant donné lieu à une réhabilitation ou si le casier judiciaire que l'individu a déclaré ne correspond pas à l'un de ceux dans le répertoire national, alors le prélèvement des empreintes digitales devient nécessaire.
Une vérification relative aux personnes vulnérables comprend aussi l'interrogation des dossiers d'enquête et de renseignement du CIPC, et des dossiers de la police locale.
La Directive ministérielle et la présente politique devraient rester en vigueur jusqu'à ce que le système de casiers judiciaires de la GRC soit pleinement automatisé et les empreintes digitales, nécessaires pour toute vérification de casier judiciaire ou vérification relative aux personnes vulnérables.
1.1 Énoncer la politique applicable aux services utilisateurs du CIPC qui font des vérifications de casier judiciaire et des vérifications relatives aux personnes vulnérables.
2.1 Les définitions qui suivent, au singulier comme au pluriel, s'appliquent à l'ensemble de la présente politique.
Secteurs d'activités de la GRC
Soutien aux services de police : le Soutien aux services de police (SSP) offre des services de soutien aux policiers de première ligne, notamment les secteurs de service qui collaborent avec des groupes internes de la GRC et ceux qui offrent des services aux partenaires externes de la GRC.
Services nationaux de police : les Services nationaux de police (SNP) soutiennent les responsables de l'application de la loi du Canada, par l'intermédiaire de leurs secteurs d'activité offrant des services d'analyse judiciaire d'éléments de preuve criminelle, de renseignements sur les antécédents judiciaires, d'identité judiciaire, de soutien technologique, ainsi que des occasions d'apprentissage approfondi et la coordination de l'information et des renseignements criminels.
Services des sciences judiciaires et de l'identité : les Services des sciences judiciaires et de l'identité (SSJI) font partie intégrante des SNP et ont pour mandat d'offrir aux policiers de première ligne un soutien de qualité pour les enquêtes. Les SSJI présentent un large éventail de programmes et de services judiciaires à des clients du Canada et de l'étranger, tels des services de criminalistique, d'identité judiciaire sur les lieux du crime, des répertoires d'empreintes digitales et d'antécédents judiciaires, ainsi que la Banque nationale de données génétiques.
Services canadiens d'identification criminelle en temps réel : les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) gèrent le répertoire national des casiers judiciaires. Ils ont le mandat d'offrir un soutien opérationnel direct aux organismes canadiens d'application de la loi, de justice criminelle et de sécurité publique, ainsi qu'à des partenaires internationaux, comme le Federal Bureau of Investigation (FBI) et Interpol, pour des questions criminelles, civiles et liées à l'immigration. Les SCICTR agissent comme fournisseur national pour les vérifications de casier judiciaire sur la base de données biométriques à des fins civiles et criminelles, et de l'environnement de vérification de sécurité pour tous les paliers de gouvernement et le grand public.
Centre d'information de la police canadienne : le Centre d'information de la police canadienne (CIPC) fournit un système informatisé qui offre aux services utilisateurs du CIPC des outils et de l'information pour leur lutte contre la criminalité. Le CIPC est exploité par la GRC sous la gérance des SSJI et au nom des organismes canadiens d'application de la loi.
Dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC :répertoire canadien des casiers judiciaires relatifs aux individus ayant été accusés d'infractions hybrides ou punissables par mise en accusation. Comme la Loi sur l'identification des criminels autorise seulement la prise d'empreintes digitales dans le cas d'une infraction hybride ou punissable par mise en accusation, le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC contient seulement les renseignements portant sur ces deux catégories d'infractions. Les infractions punissables par procédure sommaire sont versées au Répertoire national seulement si elles sont communiquées à la GRC dans le contexte d'un incident comportant une infraction hybride ou punissable par mise en accusation. Les services de police ne sont pas légalement tenus de communiquer les infractions à la GRC, sauf dans les cas d'infractions « d'adolescents » hybrides ou punissables par mise en accusation. Une recherche dans les fichiers de police locaux peut révéler des renseignements sur des antécédents judiciaires qui n'ont pas été signalés à la GRC.
Centre d'information de la police canadienne (CIPC) : le CIPC est un système informatisé fournissant à tous les organismes canadiens d'application de la loi de l'information sur les crimes et les criminels. Les services utilisateurs autorisés y accèdent électroniquement pour des vérifications par nom et par date de naissance.
Système d'identification en temps réel (ITR) : le système d'ITR fait partie d'un grand projet de l'État visant l'accroissement de l'efficience du répertoire national des empreintes digitales et des casiers judiciaires du Canada. Il remplacera les processus papier et les systèmes existants par des flux de travail et une automatisation remaniés. Les services utilisateurs autorisés y accèdent électroniquement à partir d'empreintes digitales.
Banque de données auxiliaires : contient des renseignements sur les propriétaires de véhicules enregistrés, les permis de conduire et les itinérants, des données d'Interpol et des renseignements sur les détenus. Les renseignements sont versés et maintenus par les services utilisateurs d'origine et permettent de bonifier les données d'enquête.
Banque de données de l'identité judiciaire : composée de trois (3) jeux de données, notamment : 1) les renseignements sur les antécédents judiciaires du contrevenant; 2) le sommaire de la biographie et des renseignements relatifs aux infractions du contrevenant; 3) un résumé indexé du nom des contrevenants, pour une recherche rapide. Les SCICTR sont la seule entité autorisée à mettre à jour, à supprimer ou à modifier l'information de la banque de données de l'identité judiciaire. Les empreintes digitales légalement obtenues renforcent chaque entrée d'antécédents judiciaires dans la banque de données de l'identité judiciaire. Ces renseignements sont obtenus à l'aide du fichier de renseignements personnels (numéro FRP GRC PPU 030), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Banque de renseignements criminels : les renseignements sont entrés directement dans le système du CIPC par les services utilisateurs pour les besoins de la collecte de renseignements criminels.
Banque de données d'enquête : les renseignements sont entrés directement dans le système du CIPC par les services utilisateurs pour les besoins des enquêtes des organismes d'application de la loi. Les renseignements sont versés et maintenus par les services de police qui travaillent aux dossiers des personnes recherchées ou disparues et de vols ou de pertes de véhicules, d'embarcations et d'autres biens. La banque de données comprend les catégories de personnes suivantes, relatives aux fichiers du CIPC : Accusé, Judiciarisé, Personne disparue, Libération conditionnelle et Personne recherchée. Ces renseignements sont obtenus à l'aide du fichier de renseignements personnels (numéro FRP GRC PPU 005), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Vérification nominale de casier judiciaire/vérification nominale relative aux personnes vulnérables : tout au long de la présente politique, cette expression désigne les vérifications nominales de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
Vérification nominale du casier judiciaire : la recherche, par nom et par date de naissance, des casiers judiciaires courants du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Elle permet de déterminer l'existence possible d'un casier judiciaire. En règle générale, cette vérification sert de recherche préliminaire, seulement aux fins de déterminer si une vérification du casier judiciaire par empreintes digitales est nécessaire.
Vérification nominale relative aux personnes vulnérables : la recherche, par nom et par date de naissance, des casiers judiciaires courants dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC et des casiers judiciaires relatifs à des infractions sexuelles à l'égard desquelles le contrevenant a été réhabilité. Cette recherche permet de déterminer l'existence possible d'un casier judiciaire et d'une déclaration de culpabilité relative à une infraction sexuelle à l'égard de laquelle un individu a été réhabilité. La vérification doit également comprendre une recherche dans la banque de données d'enquête du CIPC, la banque de renseignements criminels du CIPC ainsi que dans les fichiers du service de police local ayant compétence là où le demandeur réside. La vérification doit être effectuée par un service utilisateur du CIPC établi au lieu de résidence du demandeur. Une vérification relative aux personnes vulnérables sur la base des empreintes digitales est nécessaire pour une identification formelle si la recherche nominale ne permet pas de déterminer l'existence possible d'une déclaration de culpabilité relative à une infraction sexuelle à l'égard de laquelle le sujet a été réhabilité.
Vérification de casier judiciaire par empreintes digitales : la recherche, par empreintes digitales, des casiers judiciaires courants du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Le résultat en est un produit certifié d'antécédents judiciaires.
Vérification relative aux personnes vulnérables par empreintes digitales : la recherche par empreintes digitales des casiers judiciaires courants du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, et des infractions criminelles pour lesquelles le sujet a obtenu réhabilitation. Cette recherche sert à vérifier l'existence d'un casier judiciaire ou d'une condamnation pour infraction sexuelle à l'égard de laquelle l'individu a été réhabilité. Il produit un sommaire des infractions ayant donné lieu aux déclarations de culpabilité d'un individu, aux déclarations de non-culpabilité (sur autorisation), ainsi que des infractions sexuelles ayant donné lieu à une déclaration de culpabilité, mais à l'égard desquelles l'individu a été réhabilité (sur autorisation), divulgables au sens des lois fédérales. La GRC doit obtenir l'autorisation du ministre de la Sécurité publique avant de communiquer à un service de police un casier judiciaire contenant des infractions sexuelles ayant fait l'objet d'une réhabilitation, et le service de police doit obtenir le consentement écrit du sujet pour communiquer le casier judiciaire à l'organisme qui en fait la demande, conformément à la Loi sur le casier judiciaire. L'interrogation comprend également une recherche dans les banques de données d'enquête et de renseignements criminels du CIPC, ainsi que dans les fichiers du service de police local ayant compétence là où le demandeur réside. La vérification doit être effectuée par un service utilisateur du CIPC établi au lieu de résidence du demandeur. Il résulte de cette vérification un produit certifié relatif aux personnes vulnérables.
Vérification des informations de police : De toutes les vérifications, celle-ci est la plus complète. Elle comprend une recherche par nom et par empreintes digitales des fichiers du service de police local (ce qu'on appelle communément une recherche dans les fichiers locaux) ainsi que des banques de données d'identification, d'enquête et de renseignements criminels du CIPC. Peuvent s'y ajouter une recherche dans les dossiers des tribunaux, et dans les fichiers d'autres services de police. Le résultat final de ce type de recherche peut être un produit des informations de police. Une recherche dans les fichiers locaux doit s'accompagner d'une vérification relative aux personnes vulnérables (nominale ou par empreintes digitales).
Vérification policière du casier judiciaire : Elle comporte une recherche du système de gestion des dossiers d'un service de police local et d'autres systèmes ou dossiers (sur autorisation), et sert à produire un sommaire des infractions ayant mené à des déclarations de culpabilité. Le résultat final de ce type de recherche peut être un produit policier d'antécédents judiciaires.
Produits d'Antécédents Judiciaires
Produit certifié d'antécédents judiciaires : sommaire des infractions d'un individu ayant mené à des déclarations de culpabilité ou de non-culpabilité (sur autorisation), pouvant être communiqué conformément aux lois fédérales. Ce sommaire repose sur les résultats d'une vérification de casier judiciaire par empreintes digitales.
Produit certifié relatif aux personnes vulnérables : sommaire des infractions d'un individu ayant mené à des déclarations de culpabilité ou de non-culpabilité (sur autorisation) et des infractions sexuelles à l'égard desquelles l'individu a été réhabilité (sur autorisation), pouvant être communiqué conformément aux lois fédérales. En vertu de la Loi sur le casier judiciaire, le produit s'applique aux individus qui ont l'intention de travailler ou de faire du bénévolat auprès de personnes vulnérables. Il repose sur les résultats d'une vérification relative aux personnes vulnérables par empreintes digitales. Si un produit certifié relatif aux personnes vulnérables contient des entrées à propos d'infractions sexuelles ayant fait l'objet de réhabilitations, alors le service utilisateur ayant compétence là où le demandeur habite doit transmettre ce produit directement à l'organisme œuvrant auprès de personnes vulnérables, et ce, avec le consentement du demandeur.
Produit d'informations de police :le plus exhaustif des sommaires d'infractions. Rassemble des données sur les condamnations et les non-condamnations que détient le service de police local, et éventuellement celles disponibles dans d'autres systèmes/dossiers (sur autorisation). Un service de police local contrôle la divulgation du contenu de son système de gestion des dossiers avec ses propres politiques et procédures. Ce produit repose sur les résultats d'une vérification des informations de police.
Produit policier d'antécédents judiciaires : collecte de renseignements sur les condamnations pour infractions, dans le système de gestion des dossiers d'un service de police local et ailleurs sur autorisation. Un service de police local contrôle la divulgation du contenu de son système de gestion des dossiers avec ses propres politiques et procédures. Ce produit repose sur les résultats d'une vérification policière du casier judiciaire.
Critères Relatifs Aux Antécédents Judiciaires
Absolution inconditionnelle (adulte) : l'accusé n'est pas condamné, mais il est déclaré coupable d'une infraction et libéré sans condition. En vertu du Code criminel, les absolutions inconditionnelles ne sont généralement pas versées au casier judiciaire certifié d'un individu.
Absolution inconditionnelle (adolescent) : l'accusé n'est pas condamné, mais, en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, il est déclaré coupable et libéré sans condition.
Absolution sous condition (adulte) : l'accusé n'est pas condamné, mais il est déclaré coupable d'une infraction, et sa libération est assortie des conditions énumérées dans une ordonnance de probation. En vertu du Code criminel, les absolutions conditionnelles ne sont généralement pas versées au casier judiciaire certifié d'un individu.
Absolution par ordonnance (adolescent) : l'accusé n'est pas condamné, mais, en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, il est déclaré coupable, et sa libération est assortie de conditions.
Fichier judiciaire nominatif (FJN) : fonction de recherche du CIPC sur la base du nom et de la date de naissance. Il permet d'établir une correspondance entre un nom et de possibles antécédents judiciaires.
Infraction hybride : on l'appelle aussi « infraction hybride ». Infraction punissable par procédure sommaire ou par mise en accusation. La Couronne décide du mode de poursuite. Les infractions hybrides sont versées au casier judiciaire certifié d'un individu.
Infraction punissable par mise en accusation : une infraction punissable par mise en accusation est plus grave qu'une infraction punissable par procédure sommaire. Une déclaration de culpabilité par mise en accusation expose le contrevenant à des peines plus sévères et est versée à son casier judiciaire certifié.
Loi sur les infractions provinciales : loi provinciale régissant les poursuites dans les cas d'infractions aux lois provinciales et aux règlements municipaux (p. ex. le Code de la route, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et la Loi sur la protection de l'environnement). Les infractions provinciales ne sont pas versées au casier judiciaire certifié d'un individu.
Infraction punissable par procédure sommaire : les infractions punissables par procédure sommaire englobent les infractions mineures au Code criminel (p. ex. troubler la paix, appels téléphonique harassants) et aux autres lois fédérales et provinciales. Les déclarations de culpabilité par procédure sommaire ne sont pas versées au casier judiciaire certifié d'un individu, à moins d'être soumises aux SCICTR dans le cadre d'une infraction hybride ou punissable par mise en accusation.
Mandataire : toute partie (p. ex. service utilisateur du CIPC, entreprise tierce (client)) participant aux vérifications de casier judiciaire.
Entente : accord écrit (contrat, entente juridique, protocole d'entente (PE), etc.) définissant les obligations de participation du service utilisateur du CIPC et de l'entreprise tierce aux fins des vérifications de casier judiciaire ou des vérifications relatives aux personnes vulnérables.
Demandeur : individu faisant l'objet d'une vérification de casier judiciaire ou d'une vérification relative aux personnes vulnérables.
Organisme autorisé : Comme le précise la Loi sur le casier judiciaire, un organisme autorisé peut effectuer une vérification relative à des personnes vulnérables. Les politiques applicables aux services utilisateurs du CIPC pour les vérifications relatives aux personnes vulnérables s'appliquent également aux organismes autorisés.
Présélection civile : afin de procéder à une vérification de la fiabilité ou à une vérification de sécurité relative à un individu, la présélection civile comprend une vérification par nom ou par empreintes digitales (au besoin) du casier judiciaire d'un individu enregistré au répertoirer national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Cette vérification ne sert pas à des fins criminelles, mais sert à des fins d'emploi, d'adoption, de bénévolat, de voyages à l'étranger et de changements de nom selon une procédure légale. Elle peut également servir dans le cas de questions relatives aux personnes vulnérables (sur autorisation), ce qui comprend la vérification de l'existence d'infractions sexuelles pour lesquelles l'individu a été réhabilité.
Client : organisme privé ou public qui demande à une entreprise tierce d'effectuer pour lui une vérification nominale de casier judiciaire, ou bien de lui servir d'intermédiaire et de transmettre pour lui les renseignements d'un demandeur directement à un service utilisateur du CIPC aux fins d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
Service utilisateur du CIPC : service de police canadien autorisé à accéder au Centre d'information de la police canadienne (CIPC) et qui effectue des vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
Exploitation locale du CIPC : comprend les sections d'exploitation locale du CIPC de la GRC, la Division de la sécurité publique de l'Ontario (DSP) pour les services utilisateurs provinciaux et municipaux de l'Ontario, la Police provinciale de l'Ontario (OPP) pour les services utilisateurs de l'OPP, le Centre de renseignements policiers du Québec (CRPQ) pour les services utilisateurs provinciaux et municipaux de la province de Québec, et l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).
Déclaration d'antécédents judiciaires : processus par lequel le demandeur déclare au service utilisateur du CIPC toutes les infractions pour lesquelles il a été déclaré coupable, conformément aux exigences de la politique du CIPC et aux lois fédérales. Selon les antécédents judiciaires déclarés, le service utilisateur du CIPC pourra confirmer une correspondance possible entre les antécédents judiciaires du demandeur et des antécédents judiciaires enregistrés et conservés au répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, conformément à la politique du CIPC.
Vérification électronique de l'identité : processus qui, conformément aux exigences de la politique du CIPC et aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels, permet de valider l'identité d'un demandeur grâce aux réponses obtenues à des questions concernant le dossier de crédit du demandeur. Une solution de vérification électronique de l'identité doit être créée par une des grandes agences d'évaluation du crédit du Canada. Cette solution devra, au minimum, respecter les normes en matière de vérification électronique de l'identité que suivraient les grandes banques ou institutions financières du Canada. Ce type de vérification peut servir lors d'une vérification nominale de casier judiciaire ou d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
Pièce d'identité : document qui, conformément aux exigences des politiques du CIPC et lois applicables sur la protection des renseignements personnels, permet de valider l'identité d'un demandeur lors d'une vérification nominale de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
Consentement éclairé : processus par lequel un demandeur est informé, conformément aux exigences des politiques du CIPC et aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels, de l'utilisation de ses renseignements personnels aux fins d'une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
Vérification physique : processus qui, au moyen de pièces d'identité et conformément aux exigences des politiques du CIPC et aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels, permet de valider l'identité d'un demandeur lors d'une vérification nominale de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
Entreprise tierce : organisme public ou privé qui facture des honoraires pour contribuer à des vérifications nominales de casier judiciaire, ou bien pour servir d'intermédiaire et transmettre directement les renseignements sur le demandeur à un service utilisateur du CIPC aux fins d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables. On appelle souvent les entreprises tiers « sociétés de vérification d'antécédents ».
Tiers : organisme privé ou public qui effectue gratuitement des vérifications nominales de casier judiciaire ou relatives aux personnes vulnérables pour le compte d'un service utilisateur du CIPC. En général, un tiers procède à des vérifications nominales de casier judiciaire, ou bien il sert d'intermédiaire et transmet les renseignements sur un demandeur directement à un service utilisateur du CIPC, aux fins d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables pour présélection sécuritaire interne. Dès qu'un tiers facture des honoraires pour les services susmentionnés, il devient une « entreprise tierce » (voir la définition).
Poste de service virtuel : moyen d'automatiser une partie du processus de vérification de casier judiciaire. Une entreprise tierce participe généralement au processus, et cette entreprise doit respecter les exigences des politiques du CIPC, selon lesquelles les renseignements personnels d'un demandeur doivent être transmis de manière sûre au service utilisateur du CIPC aux fins des vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables. Lorsqu'il s'agit d'une vérification relative aux personnes vulnérables, le service utilisateur du CIPC doit remettre les résultats directement au demandeur ou à l'organisme autorisé œuvrant auprès des personnes vulnérables, conformément à la Loi sur le casier judiciaire.
Personne vulnérable : personne qui, en raison de son âge, d'un handicap ou d'autres facteurs, de façon temporaire ou permanente, est a) dans un état de dépendance envers les autres ou b) à un risque plus élevé que celui de la population en général d'être la victime d'une personne de confiance ou en position d'autorité, conformément à la Loi sur le casier judiciaire.
Adolescent : la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents définit un adolescent comme une personne âgée de douze (12) ans ou plus, mais de moins de dix-huit (18) ans, au moment où l'infraction est commise.
3.1 Cette politique s'applique aux agences du CIPC et aux usagers qui sont impliqués avec la vérification des noms pour les casiers judiciaires ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
3.2 Les services utilisateurs du CIPC doivent appliquer les dispositions de la présente politique conjointement avec toutes les autres exigences de la politique du CIPC. Là où les présentes dispositions contredisent d'autres exigences de la politique du CIPC, les présentes dispositions s'appliquent.
3.3 Le service utilisateur du CIPC est entièrement responsable du respect des politiques pertinentes par tous les mandataires.
4.1 Cette politique entre en vigueur le 4 août 2010, remplaçant celle du 8 décembre 2009, la Politique provisoire : Divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires.
4.2 Cette politique a été modifiée le 12 mars 2012 par l'ajout de dispositions sur la vérification électronique de l'identité.
5. Contravention à la Politique du CIPC
5.1 Toute contravention à la politique fera l'objet d'une enquête de la section de l'exploitation locale du CIPC compétente, et des sanctions seront appliquées au besoin.
6. Groupe de travail
6.1 La présente politique a été élaborée avec l'appui du Groupe de travail sur la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires.
6.2 Le groupe de travail est composé de représentants des services de police canadiens, des ministères fédéraux et provinciaux de la Sécurité publique, et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
6.3. Voir Groupe de travail sur la divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires : Mandat pour en savoir plus sur le mandat du groupe de travail.
7. Entente entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce
7.1 Le service utilisateur du CIPC doit conclure une entente avec l'entreprise tierce pour laquelle il effectue des vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables. Cette entente doit être soumise à la GRC aux fins d'examen et d'approbation, ce qui permet de veiller à ce qu'elle soit conforme à la loi applicable, à la Directive ministérielle et à la politique du CIPC. Le service utilisateur du CIPC n'est pas autorisé à faire des vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables pour le compte d'une entreprise tierce tant que l'entente n'a pas été approuvée par le directeur général du Centre IPC et le directeur général des SCICTR.
7.1.1 L'entente doit préciser que le service utilisateur du CIPC autorise l'entreprise tierce à agir comme son mandataire et comme celui du demandeur aux fins des vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
7.1.2 L'entente doit nommer tous les mandataires jouant un rôle dans les vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables, notamment les sous-traitants.
7.1.3 Toute exigence applicable en matière de consentement entre le demandeur et le mandataire doit être clairement indiquée.
7.1.4 L'entente doit préciser les politiques applicables à tous les mandataires concernés.
7.1.5 L'entente doit préciser que la GRC est prémunie contre les réclamations ou demandes de toute sorte découlant de l'entente. Cette condition fait également partie de tout accord (p. ex. un protocole d'entente) conclu entre la GRC et le service utilisateur du CIPC relativement à l'accès au CIPC.
7.1.6 L'entente doit préciser que, conformément à l'article 11 de la présente politique, le service utilisateur du CIPC est entièrement responsable de veiller à ce que tout renseignement conservé soit immédiatement mis à la disposition du CIPC aux fins de vérification.
7.1.7 L'entente doit préciser que l'entreprise tierce respecte toutes les normes d'accréditation, conformément à l'article 18 de la présente politique.
7.1.8 Le service utilisateur du CIPC doit faire en sorte que des copies de toutes les ententes soient mises à la disposition du vérificateur locale du CIPC aux fins de vérification.
7.1.9 Les directeurs généraux du Centre IPC et des SCICTR peuvent à tout moment cesser d'approuver une entente donnée.
8. Vérification de l'identité
8.1 Le service utilisateur du CIPC doit appliquer les exigences minimales en matière de vérification de l'identité de la présente politique, en tenant compte de facteurs propres à la province.
8.2 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son représentant doit avoir l'assurance que l'identité du demandeur a été validée avant que soit lancée une vérification nominale de casier judiciaire ou une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
8.3 Le service utilisateur du CIPC doit s'assurer que l'identité du demandeur a été validée avant de divulguer les résultats d'une vérification nominale de casier judiciaire ou d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
8.4 Le service utilisateur du CIPC doit conserver la preuve de la vérification de l'identité conformément aux dispositions de la loi applicable sur la protection des renseignements personnels, aux plans de conservation et d'élimination de documents du service utilisateur et à l'article 11 de cette politique.
8.5 Le demandeur doit fournir une pièce d'identité délivrée par le gouvernement avant de faire l'objet d'une vérification nominale de casier judiciaire ou d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
8.5.1 Le demandeur doit fournir deux (2) pièces d'identité, dont l'une est délivrée par le gouvernement, sur lesquelles se trouvent le nom, la date de naissance, la signature ainsi qu'une photo du demandeur.
8.6 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son représentant doit avoir l'assurance que les pièces d'identité originales décrites en 8.5.1 ont été vérifiées physiquement par un mandataire fiable.
8.7 Plutôt qu'une vérification physique de l'identité, le service utilisateur du CIPC ou l'entreprise tierce peut faire une vérification électronique pour valider l'identité d'un demandeur.
8.7.1 La solution de vérification électronique de l'identité employée par le service utilisateur du CIPC doit être indiquée dans l'entente entre le service et l'entreprise tierce ou dans un document distinct si le service entend faire lui-même la vérification électronique.
8.8 Si la vérification électronique ne permet pas de valider l'identité du demandeur, il faut procéder à la vérification physique de l'identité conformément à l'article 8.5 de cette politique avant d'entreprendre la vérification nominale de casier judiciaire ou la vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
8.9 Toutes les autres exigences de la politique s'appliquent aux vérifications nominales de casier judiciaire ou aux vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
9. Consentement éclairé
9.1 Le demandeur doit donner son consentement avant de faire l'objet d'une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
9.2 Le formulaire de consentement éclairé doit être rempli et signé par le demandeur, et au moins un mandataire doit agir comme témoin.
9.3 Des copies lisibles du formulaire de consentement éclairé doivent être conservées conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, aux plans de conservation et de retrait des documents du service utilisateur du CIPC, ainsi qu'à l'article 11 de la présente politique.
9.4 Le service utilisateur du CIPC doit appliquer les exigences minimales en matière de consentement éclairé de la présente politique, en tenant compte de facteurs propres à la province.
9.5 Avant d'autoriser une vérification nominale de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables, le chef du service utilisateur du CIPC ou son représentant doit avoir l'assurance que le demandeur a rempli tous les formulaires de consentement éclairé, et que ceux-ci ont été vérifiés par un mandataire fiable.
9.5.1 Le service utilisateur du CIPC doit vérifier les documents de consentement éclairé (qu'il s'agisse des originaux ou de copies lisibles) avant de divulguer les résultats d'une vérification nominale de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
9.6 Le formulaire de consentement éclairé doit à tout le moins renfermer les renseignements qui suivent.
9.6.1 Identification du demandeur : nom, tout prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, adresse actuelle, adresses au cours des cinq (5) dernières années, s'il y a lieu.
9.6.2 Motif du consentement : l'objet de la vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables, la description du poste, le nom de la personne ou de l'organisme exigeant la vérification de casier judiciaire.
9.6.3 Signature du demandeur : le demandeur doit signer le formulaire, faisant ainsi foi qu'il comprend bien le but et l'intention de la vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
9.6.4 Le consentement doit clairement préciser qu'une interrogation nominale du dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC sera effectuée à partir des renseignements fournis par le demandeur (nom, date de naissance et déclaration d'antécédents judiciaires).
9.6.4.1 Le consentement doit clairement préciser toutes les banques de données consultées, selon le type de vérification.
9.6.4.1.1 Une vérification nominale doit indiquer si une recherche de la banque de données d'enquête du CIPC et de la banque de renseignements criminels est effectuée.
9.6.4.1.2 Une vérification nominale relative aux personnes vulnérables doit préciser si une recherche de la banque de données de l'identité judiciaire (notamment des infractions sexuelles dont l'auteur a été réhabilité) est effectuée. Une vérification nominale relative aux personnes vulnérables doit également indiquer si une recherche des fichiers d'un service de police local et utilisateur du CIPC (vérification de l'information policière), de la banque de données d'enquête du CIPC et de la banque de renseignements criminels du CIPC est effectuée (obligatoire).
9.6.5 Déclaration d'antécédents judiciaires : Les demandeurs doivent déclarer toute condamnation pour des offenses qui sont de juridiction fédérale.
9.6.5.1 Ce que le demandeur n'a pas à déclarer :
9.6.5.1.1 Toute condamnation pour laquelle il aurait été réhabilité en vertu de la Loi sur le casier judiciaire.
9.6.5.1.2 Toute condamnation lorsqu'il était adolescent au sens de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents.
9.6.5.1.3 Une absolution sous condition ou inconditionnelle en vertu de l'article 730 du code criminel.
9.6.5.1.4 Les infractions présumées pour lesquelles le demandeur a été déclaré non-coupable.
9.6.5.1.5 Les infractions aux lois provinciales ou aux règlements municipaux.
9.6.5.1.6 Les accusations portées à l'extérieur du Canada.
9.6.5.2 Une mise en garde doit accompagner les antécédents judiciaires déclarés d'un demandeur, afin de préciser les éléments qui suivent.
9.6.5.2.1 La déclaration d'antécédents judiciaires ne constitue pas un casier judiciaire certifié par la GRC.
9.6.5.2.2 La déclaration d'antécédents judiciaires peut ne pas contenir toutes les déclarations de culpabilité relatives à des infractions criminelles.
9.6.5.2.3 Le casier judiciaire certifié ne peut être délivré par les SCICTR que sur la base d'une vérification d'empreintes digitales dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
9.7 Le consentement doit inclure l'information exigée par le Règlement sur le casier judiciaire (DORS/2000-303) si la recherche est effectuée aux fins d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
10. Vérification de casier judiciaire en ligne
10.1 Conformément à l'article 7 de la présente politique, la vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit faire l'objet d'une évaluation par la GRC, qui veillera à l'observation de la politique avant d'approuver la mise en œuvre d'un processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne.
10.1.1 Le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit être approuvé par le directeur général du Centre IPC et le directeur général des SCICTR.
10.1.2 Le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit inclure toutes les exigences de la présente politique en matière de vérification de l'identité, notamment les exigences en matière de vérification de l'identité et de consentement éclairé.
10.2 Le chef du service utilisateur du CIPC ou son délégué doit être convaincu de la conformité du processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne à l'égard de la validation de l'identité du demandeur.
10.3 Le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit être clairement précisé dans l'entente entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce, conformément à l'article 7 de la présente politique.
10.3.1 L'entente entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce (article 7) doit clairement préciser comment le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne se conforme aux exigences applicables en matière de vérification de l'identité, prévues aux articles 8 et 9. D'autres formulaires de consentement éclairé et de vérification de l'identité peuvent servir au respect des exigences, mais ils ne peuvent remplacer les exigences minimales prévues à la présente politique.
10.4 Une liste de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit être conservée, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, aux plans de conservation et de retrait des documents du service utilisateur du CIPC, ainsi qu'à l'article 11 de la présente politique.
10.5 La transmission électronique des données doit être sécurisée.
10.5.1 Le service utilisateur du CIPC a la responsabilité de protéger la transmission électronique des données relatives aux vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en direct.
10.5.2 La méthode de protection de la transmission électronique des données doit être précisée de manière explicite dans l'entente conclue entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce, conformément à l'article 7 de la présente politique.
10.6 Le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne doit valider l'identité du demandeur, conformément aux articles 8 et 9 de la présente politique.
10.6.1 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que le processus de vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables en ligne valide l'identité du demandeur.
10.7 Le processus en ligne pour la vérification nominale relative aux personnes vulnérables doit permettre d'assurer la transmission électronique des résultats directement et exclusivement au demandeur ou à l'organisme autorisé œuvrant auprès des personnes vulnérables.
10.8 Les exigences de la présente politique quant aux postes de service virtuels s'appliquent aux vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
11. Conservation des données aux fins de vérification
11.1 Les ententes, preuves de vérification de l'identité, documents de consentement éclairé et messages de réponse standard aux vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables, prévus par la présente politique, doivent être conservés par le service utilisateur du CIPC pour une période minimale de deux (2) ans, à des fins de vérification.
11.2 Le service utilisateur du CIPC doit immédiatement mettre à la disposition de la section de l'exploitation locale du CIPC pertinente les renseignements ainsi conservés, à des fins de vérification.
11.2.1 Les données doivent être conservées au Canada.
11.3 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que le demandeur soit informé des règles de conservation des données, conformément aux exigences de l'article 9 de la présente politique en matière de consentement éclairé.
12. Recherches du FJN/CJS et messages de réponse standard - GÉNÉRALITÉS
12.1 Les recherches du Fichier judiciaire nominatif/Casier judiciaire synoptique (FJN/CJS) respectent toutes les dispositions relatives à la présélection civile, y compris celles de la Directive ministérielle sur la divulgation par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) de renseignements sur les antécédents judiciaires.
12.2 Le service utilisateur du CIPC qui procède à une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables doit utiliser tous les noms du demandeur, notamment : tout prénom, nom, nom de jeune fille (s'il y a lieu) et tout nom ayant été changé légalement (s'il y a lieu).
12.3 Tous les employés du service utilisateur du CIPC chargés d'effectuer des vérifications de casier judiciaire et des vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables doivent suivre et réussir le Cours sur les fonctions de consultation et de la fonction des messages narratifs du CIPC avant de pouvoir faire des recherches sur le FJN/CJS. Il est fortement recommandé que tous les utilisateurs du CIPC suivent ce cours. Le Cours sur les fonctions de consultation et de la fonction des messages narratifs du CIPC est proposé en direct par le Réseau canadien du savoir policier (RCSP).
12.4 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que l'entreprise tierce transmette les messages de réponse appropriés du FJN/CJS à d'autres mandataires autorisés (le demandeur ou le client).
12.5 Le service utilisateur du CIPC n'est pas autorisé à faire des recherches sur la banque de données du National Crime Information Center (NCIC) ni le système d'INTERPOL accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par le truchement du CIPC lorsqu'il effectue une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
12.6 Des copies lisibles des messages de réponse standard du FJN/CJS transmis par le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce doivent être conservées, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux plans de conservation et de retrait des documents du service utilisateur du CIPC.
12.6.1 Des copies lisibles des messages de réponse standard du FJN/CJS doivent être conservées conformément à l'article 11 de la présente politique.
13. Recherche du FJN/CHS - Messages de réponse standard
13.1 Le service utilisateur du CIPC doit utiliser l'un des messages de réponse standard lorsqu'il effectue une recherche du FJN/CJS pour une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
13.2 Le service utilisateur du CIPC peut utiliser une réponse standard de Confirmation d'antécédents judiciaires lors d'une vérification de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables (casier judiciaire actif seulement) pour confirmer l'existence d'un casier judiciaire du demandeur dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
13.2.1 La Confirmation d'antécédents judiciaires est conforme aux exigences applicables en matière de vérification de l'identité et de consentement éclairé de la présente politique. En particulier, les exigences en matière de Déclaration d'antécédents judiciaires doivent conformes à l'article 9 de la présente politique.
13.2.2 Le service utilisateur du CIPC n'est pas autorisé à utiliser une Confirmation d'antécédents judiciaires lorsqu'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables ne permet pas de confirmer une « correspondance possible » avec les antécédents judiciaires déclarés d'un demandeur qui a possiblement été déclaré coupable d'infractions sexuelles à l'égard desquelles il a été réhabilité, ou lorsque son casier judiciaire ne concerne que des infractions commises à l'adolescence, au sens de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents.
13.2.3 Lorsqu'il emploie l'une des réponses standard pour la Confirmation d'antécédents judiciaires, le service utilisateur du CIPC doit remettre au demandeur (ou à un tiers autorisé par ce dernier) la Déclaration d'antécédents judiciaires du demandeur.
13.3 Pour la Confirmation d'antécédents judiciaires, le chef du service utilisateur du CIPC ou son délégué doit être convaincu que les antécédents judiciaires déclarés d'un demandeur correspondent à un casier judiciaire enregistré dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
13.3.1 Lorsque l'identité du demandeur ne peut être confirmée conformément aux exigences applicables en matière de Confirmation d'antécédents judiciaires, les empreintes digitales du demandeur doivent être transmises au répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC pour effectuer la vérification.
Vérification NOMINALE DU CASIER JUDICIAIRE - GÉNÉRALITÉS
13.4 Pour procéder à une vérification nominale du casier judiciaire, le service utilisateur du CIPC doit effectuer une recherche dans :
13.4.1 le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC (banque de données de l'identité judiciaire).
13.5 Pour procéder à effectuer une vérification nominale du casier judiciaire, il est fortement recommandé que le service utilisateur du CIPC effectue une recherche dans :
13.5.1 la banque de renseignements criminels du CIPC et la banque de données d'enquête du CIPC;
13.5.2 le(s) système(s) de gestion des fichiers du service de police local où le demandeur réside (vérification des informations de police).
13.6 Seuls le demandeur ou son mandataire autorisé (par le demandeur) peuvent recevoir du service utilisateur du CIPC les messages de réponse standard relatifs aux vérifications nominales de casier judiciaire.
13.7 Pour une vérification nominale de casier judiciaire, le service utilisateur du CIPC peut donner une réponse NÉGATIVE si les résultats obtenus dans le FJN/CJS ne contiennent que des non-condamnations ou des infractions commises pendant l'adolescence.
Vérification NOMINALE DU CASIER JUDICIAIRE – RÉPONSES Standard
Réponse standard – NÉGATIF
13.8 Lorsqu'une recherche du FJN/CJS ne révèle aucun casier judiciaire, même éventuel, lié au demandeur :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des `antécédents judiciaires fournis par le demandeur, dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, n'a révélé aucun casier judiciaire pour une personne dont les nom et date de naissance correspondent à ceux du demandeur. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l'existence ou l'inexistence d'un casier judiciaire dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.Toutes les infractions ne sont pas non plus nécessairement versées au répertoire national. »
Réponse standard – INCOMPLET
13.9 Lorsqu'une recherche du FJN/CJS produit un casier judiciaire possiblement associé au demandeur qui ne correspond pas aux antécédents judiciaires déclarés par le demandeur :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des antécédents judiciaires fournis par le demandeur, dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, n'a pu être menée à terme. Pour que l'on puisse terminer le traitement de la demande, le demandeur doit faire transmettre ses empreintes digitales au répertoire national des casiers judiciaires par un service de police autorisé ou une entreprise privée de dactyloscopie accréditée. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Toutes les infractions ne sont pas nécessairement versées au répertoire national. »
Confirmation D'ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES – Réponse standard
13.10 Lorsqu'une recherche du FJN/CJS produit un casier judiciaire qui correspond aux antécédents judiciaires déclarés par le demandeur :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des antécédents judiciaires fournis par le demandeur, dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, a révélé une correspondance possible avec un casier judiciaire enregistré. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l'existence ou l'inexistence d'un casier judiciaire dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Toutes les infractions ne sont pas nécessairement versées au répertoire national. »
Vérification nominale relative aux personnes vulnérables
13.11 Pour procéder à une vérification nominale relative aux personnes vulnérables, le service utilisateur du CIPC doit être un service de police local ayant compétence là où le demandeur réside.
13.11.1 Le service utilisateur du CIPC doit confirmer l'identité du demandeur en personne avant de divulguer les résultats de toute vérification nominale relative aux personnes vulnérables.
13.12 Pour procéder à une vérification nominale relative aux personnes vulnérables, le service utilisateur du CIPC doit effectuer une recherche dans :
13.12.1 le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, y compris les antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés (RPV: o);
13.12.2 la banque de renseignements criminels du CIPC et la banque de données d'enquête du CIPC;
13.12.3 le(s) système(s) de gestion des fichiers du service de police local où le demandeur réside (vérification des informations de police).
13.13 Les messages de réponse standard pour les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables doivent être transmis directement au demandeur ou à l'organisme autorisé œuvrant auprès des personnes vulnérables par le service utilisateur du CIPC, conformément à la Loi sur le casier judiciaire.
13.14 Le service utilisateur du CIPC a la responsabilité de divulguer les résultats de toute vérification relative aux personnes vulnérables dans le respect des lois fédérales.
13.14.1 Avant de divulguer les résultats d'une vérification relative aux personnes vulnérables, le chef du service utilisateur du CIPC ou son représentant doit avoir l'assurance que l'identité du demandeur a bien été vérifiée conformément à la Politique du CIPC, et que lesdits résultats sont exacts, à jour et complets.
13.15 Pour une vérification nominale relative aux personnes vulnérables, un service utilisateur du CIPC ne peut donner une réponse standard NÉGATIVE que si l'interrogation du FJN/CJS ne récupère que des non-condamnations ou des dossiers d'adolescent ET si le critère de notation n'est pas réglé à « Antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés (RPV: o) ».
13.16 Lorsqu'une recherche du FJN/CJS produit un casier judiciaire qui correspond aux antécédents judiciaires déclarés par le demandeur ET que le critère de notation n'est pas réglé à « Antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés (RPV: o) » :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des antécédents judiciaires fournis par le demandeur dans le répertoire national des `casiers judiciaires tenu par la GRC, n'a révélé aucun dossier portant le nom ou la date de naissance du demandeur. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l'existence ou l'inexistence d'un casier judiciaire dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le dépôt national des casiers judiciaires tenu par la GRC Toutes les infractions ne sont pas nécessairement versées au dépôt national. »
13.17 Lorsqu'une recherche du FJN/CJS produit un casier judiciaire possiblement associé au demandeur qui ne correspond pas aux antécédents judiciaires déclarés par le demandeur ET(OU) que le critère de notation est réglé à « Antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés (RPV: o) » :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des antécédents judiciaires fournis par le demandeur, dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, n'a pu être menée à terme. Pour que l'on puisse terminer le traitement de la demande, le demandeur doit faire transmettre ses empreintes digitales au répertoire national des casiers judiciaires par un service de police autorisé ou une entreprise privée de dactyloscopie accréditée. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Toutes les infractions ne sont pas nécessairement versées au dépôt national. »
13.17.1 Si l'option (RPV : O) est sélectionné « Antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés, le service utilisateur du CIPC recevra le message système suivant du CIPC :
**POUR LA PRÉSÉLECTION DE DEMANDEURS CANDIDATS À UN POSTE OÙ ILS DEVRONT TRAVAILLER
**AUPRÈS DE PERSONNES VULNÉRABLES, SOUMETTEZ LES EMPREINTES DIGITALES SUR LE FORMULAIRE C-216C
**ET LES FORMULAIRES DE CONSENTEMENT AUX SERVICES DE L'IDENTITÉ JUDICIAIRE À OTTAWA.
**AUCUN RENSEIGNEMENT RELATIF À CE MESSAGE NE PEUT ÊTRE DIVULGUÉ.
Confirmation d'antécédents judiciaires (casier judiciaire actif seulement) réponse standard
13.18 Lorsqu'une recherche du JN/CJS produit un casier judiciaire qui correspond aux antécédents judiciaires déclarés par le demandeur ET que le critère de notation n'est pas sélectionné (RPV : O) « Antécédents judiciaires d'un contrevenant sexuel réhabilité signalés » :
« La seule recherche nominale, à l'aide du nom, de la date de naissance et des antécédents judiciaires fournis par le demandeur, dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, ce qui comprend la recherche d'infractions sexuelles à l'égard desquelles le contrevenant a été réhabilité, a révélé une correspondance possible avec un casier judiciaire enregistré, mais à aucune déclaration de culpabilité relative à une infraction sexuelle à l'égard de laquelle le contrevenant a été réhabilité. Seule la comparaison des empreintes digitales permet de confirmer l'existence ou l'inexistence d'un casier judiciaire dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Les antécédents judiciaires déclarés par le demandeur ne constituent pas un casier judiciaire certifié par la GRC. Il peut y avoir un certain délai entre le prononcé d'une déclaration de culpabilité et l'accessibilité des données dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC. Toutes les infractions ne sont pas nécessairement versées au dépôt national. »
14. Divulgation de déclarations de culpabilité d'ordre criminel figurant au casier judiciaire, par le service de police compétent
14.1 Outre le fait que les antécédents judiciaires déclarés d'un demandeur donnent lieu à une Confirmation d'antécédents judiciaires, le service utilisateur du CIPC ayant compétence là où le demandeur réside peut également divulguer des antécédents judiciaires provenant du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC au demandeur, sous réserve du respect des conditions qui suivent :
14.1.1 Le service utilisateur du CIPC doit être le service de police local ayant compétence là où le demandeur réside.
14.1.2 Le service utilisateur du CIPC confirme l'identité du demandeur, conformément à la politique du CIPC.
14.1.3 Le service utilisateur confirme le fait que les antécédents judiciaires du demandeur correspondent possiblement à un casier judiciaire enregistré et conservé au répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
14.1.4 Parmi les données du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC, le service utilisateur du CIPC n'est autorisé à divulguer que les déclarations de culpabilité d'ordre criminel prononcées contre des adultes, et le contenu des casiers judiciaires connexes, conformément aux lois fédérales.
14.1.4.1 Les renseignements divulgables comprennent seulement la catégorie condamNAtions au criminel liberations conditionelles et inconditionnelles et renseignements connexes d'un résultat de recherche dans le CIPC. Les absolutions conditionnelles et inconditionnelles peuvent être divulguées uniquement dans le cas de déclarations de culpabilité prononcées contre des adultes.
14.1.4.2 Les renseignements divulgables ne doivent pas comprendre la catégorie Resume des renseignements policiers d'un résultat de recherche dans le CIPC ou les absolutions inconditionnelles ou conditionnel accordées sous le régime de l'article 730 du Code criminel s'il ne s'agit pas de déclarations de culpabilité prononcées contre des adultes.
14.1.5 Le service utilisateur du CIPC n'est autorisé à divulguer les renseignements sur les antécédents criminels figurant dans le répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC que sur un document portant l'insigne du service de police local qui délivre le document. Le document ne doit pas être un imprimé des résultats de la recherche du CIPC et ne doit porter aucune marque du CIPC.
14.1.6 Le service utilisateur du CIPC doit clairement préciser les mises en garde qui suivent dans les documents contenant des renseignements sur les antécédents judiciaires tirés du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
14.1.6.1 Le document ne constitue pas un casier judiciaire certifié par la GRC;
14.1.6.2 Le document peut ne pas contenir toutes les déclarations de culpabilité d'ordre criminel;
14.1.6.3 Seule la soumission des empreintes digitales au répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC peut permettre la délivrance d'un casier judiciaire certifié exclusivement par les SCICTR.
14.1.7 Le service utilisateur du CIPC remet directement, au demandeur seulement, tout document contenant des renseignements sur les antécédents judiciaires tirés du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC.
14.1.8 Les copies lisibles de tout document transmises par un service utilisateur du CIPC qui contiennent des renseignements sur les antécédents judiciaires tirés du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC doivent être conservées par le service utilisateur du CIPC conformément à l'article 11 de la présente politique.
14.1.9 La divulgation d'un document contenant des renseignements sur les antécédents judiciaires tirés du répertoire national des casiers judiciaires tenu par la GRC par un service utilisateur local du CIPC compétent s'exerce en conformité avec la Directive ministérielle sur la divulgation par la Gendarmerie royale du Canada de renseignements sur les antécédents judiciaires.
14.1.9.1 On prévoit que la Directive ministérielle demeurera en vigueur jusqu'à ce que le système des casiers judiciaires de la GRC soit pleinement automatisé et que les empreintes digitales soient requises pour toutes les vérifications de casier judiciaire ou les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables. À ce moment-là, une nouvelle directive ministérielle sera diffusée.
15. Divulgation d'un casier judiciaire certifié
15.1 La divulgation d'un casier judiciaire certifié doit être conforme à la Directive ministérielle sur la divulgation par la Gendarmerie royale du Canada de renseignements sur les antécédents judiciaires.
15.2 Les empreintes digitales doivent être fournies pour confirmer l'identité de la personne avant la divulgation d'un casier judiciaire certifié par la GRC.
16. Banque de données d'enquête et banque de renseignements criminels et Portail d'informations policières
16.1 Quand il accède à la banque de données d'enquête et à la banque de renseignements criminels et Portail d'informations policières (PIP)du CIPC, tout service utilisateur du CIPC doit respecter les politiques et lignes directrices pertinentes du CIPC.
17. Poste de service virtuel
17.1 Le service utilisateur du CIPC peut conclure une entente avec une entreprise tierce afin de déployer un poste de service virtuel pour automatiser une partie du processus de vérification de casier judiciaire et de vérification nominale relative aux personnes vulnérables. Toute entente conclue entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce doit être approuvée par les groupes responsables des politiques du CIPC et des SCICTR, conformément à l'article 7 de la présente politique.
17.2 Le poste de service virtuel doit permettre la transmission électronique sécurisée des données entre l'entreprise tierce et le service utilisateur du CIPC.
17.3 Le service utilisateur du CIPC est responsable de la transmission sécurisée des données entre lui et l'entreprise tierce.
17.4 Le poste de service virtuel ne doit permettre aucune connexion entre les réseaux, systèmes ou application de l'entreprise tierce et le réseau des Services nationaux de police (SNPNet).
17.5 La transmission des données d'une vérification nominale du casier judiciaire peut être bidirectionnelle entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce, pourvu que le tiers soit autorisé par le demandeur à recevoir des messages de réponse standard. Les données, notamment les messages de réponse standard, peuvent être transmises électroniquement par le service utilisateur du CIPC au demandeur ou à son mandataire autorisé.
17.6 La transmission des données d'une vérification nominale relative aux personnes vulnérables est unidirectionnelle seulement, de l'entreprise tierce au service utilisateur du CIPC. Les données ne peuvent être compilées que par l'entreprise tierce et transmises électroniquement au service utilisateur du CIPC afin de lancer le processus.
17.6.1 L'entreprise tierce n'est pas autorisée à recevoir de réponses électroniques du service utilisateur du CIPC pour une vérification nominale relative aux personnes vulnérables. Le poste de service virtuel ne peut automatiser que la transmission électronique sécurisée des données entre l'entreprise tierce et le service utilisateur du CIPC.
17.6.2 Les vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables doivent être conformes à la Loi sur le casier judiciaire, y compris aux exigences en matière de vérification et de divulgation.
17.6.3 Tout modèle de poste de service virtuel lié aux vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables doit veiller à ce que ces vérifications sont effectuées par le service utilisateur local du CIPC ayant compétence là où le demandeur réside.
18. Normes d'accréditation
18.1 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que l'entreprise tierce respecte les normes d'accréditation qui suivent, avant de conclure une entente avec elle.
18.1.1 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que l'entreprise tierce ait un agent de sécurité désigné aux fins de l'exécution de l'entente.
18.2 Les normes d'accréditation et le détail permettant d'indiquer que l'entreprise tierce les respecte ou les excède doivent être inclus dans l'entente entre le service utilisateur du CIPC et l'entreprise tierce.
18.3 Le service utilisateur du CIPC doit conserver des copies de tous les documents nécessaires pour faire la démonstration du respect des normes d'accréditation conformément à l'article 11 de la présente politique.
18.4 Normes d'accréditation :
Vérification des dispositions juridiques
18.4.1 Le service utilisateur du CIPC vérifie l'accord juridique permettant à l'entreprise tiers d'exercer ses activités.
18.4.2 Si l'entreprise tierce est une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes, le nom de l'entreprise tierce et des copies de ses documents d'enregistrement, s'il y a lieu, sont requis.
18.4.3 Si l'entreprise tierce est une société, les éléments suivants sont requis : le nom de la société et l'adresse du bureau enregistré, une copie du certificat de constitution, le nom et l'adresse du bureau enregistré de la société mère immédiate, intermédiaire et ultime, ainsi que son pourcentage de propriété (à cette fin, une société mère est une entité qui possède la majorité des titres avec droit de vote d'une société), une copie de l'organigramme de la société, une déclaration relative à l'absence d'une société mère (s'il y a lieu), l'identification de toute propriété étrangère, ainsi que le nom, la citoyenneté et titre du poste de tous les membres de la haute direction de l'entreprise tierce.
18.4.3.1 Tous les permis d'exploitation de l'entreprise tierce obtenus au niveau municipal doivent également être précisés;
18.4.3.2 Toute protection d'assurance de l'entreprise tierce doit également précisée.
Vérification des membres du personnel
18.4.5 Le service utilisateur du CIPC effectue des vérifications de fiabilité de tous les membres du personnel de l'entreprise tierce devant intervenir dans l'entente et les activités qu'il entraîne :
18.4.5.1 Au minimum, une vérification de fiabilité doit comprendre les éléments suivants : le nom (nom de jeune fille) et tout prénom, vérification de la date de naissance, vérification des adresses au cours des cinq (5) dernières années, vérification des études et des qualifications professionnelles, vérification des antécédents d'emploi, évaluation de la fiabilité du rendement et du caractère personnel, par la vérification auprès des anciens employeurs et des références précisées, vérification du casier judiciaire sur la base des empreintes digitales et vérification du crédit personnel;
18.4.5.2 Le service utilisateur du CIPC doit évaluer et déterminer la fiabilité des membres du personnel de l'entreprise tierce;
18.4.5.3 Au minimum, le service utilisateur du CIPC doit effectuer une vérification de fiabilité de suivi des membres du personnel de l'entreprise tierce tous les dix (10) ans à compter des premières vérifications de fiabilité. Il est recommandé de renouveler les cotes de fiabilité tous les cinq (5) ans à compter de la vérification initiale.
18.4.5.4 Un service utilisateur du CIPC peut exiger un renouvellement plus fréquent des cotes de fiabilité.
Vérification des installations et protection des données
18.4.6 Le service utilisateur du CIPC doit évaluer la sécurité des installations de l'entreprise tierce intervenant dans le cadre de l'entente.
18.4.7 Le service utilisateur du CIPC doit faire la démonstration de la sécurité de l'installation de l'entreprise tierce en veillant à ce que soient effectuées une inspection de l'installation de l'entreprise tierce et l'évaluation du rapport d'inspection par le service utilisateur du CIPC, aux fins d'approbation. Le service utilisateur du CIPC doit évaluer et déterminer les exigences en matière d'inspection des lieux et de rapport conformément à la politique du CIPC :
18.4.7.1 Des copies des rapports d'inspection des lieux doivent être conservées par le service utilisateur du CIPC, conformément à l'article 11 de la présente politique;
18.4.7.2 Le service utilisateur du CIPC doit veiller à ce que les inspections ultérieures des installations de l'entreprise tierce soient effectuées tous les deux ans à compter de la date de la première inspection.
18.4.7.2.1 Un service utilisateur du CIPC peut exiger des inspections des lieux plus fréquentes.
18.4.7.3 Les rapports d'inspection des lieux doivent préciser tout niveau de sécurité des installations obtenu par l'entreprise tierce, y compris les spécifications de protection des données. Les rapports doivent également énoncer les procédures pour assurer la confidentialité des employés à l'égard de la protection des données, ainsi que les processus de contrôle de la qualité.
Vérification de la formation
18.5 Un service utilisateur du CIPC doit vérifier que le personnel d'une entreprise tierce a suivi une formation sur les procédures et les politiques relatives au système de gestion des activités et sur les lois applicables visant la tenue de vérifications nominales de casier judiciaire et de vérifications nominales relatives aux personnes vulnérables.
18.5.1 Les politiques et les lois visant la sécurité et la protection des renseignements personnels applicables doivent être précisés dans le cadre de la formation.

References: l'article 11
 l'article 18
 l'article 11
 l'article 8
 l'article 11
 l'article 730
 l'article 7
 l'article 7
 l'article 11
 l'article 7
 l'article 9
 l'article 11
 l'article 9
 l'article 730
 l'article 11
 l'article 7
 l'article 11
 l'article 11