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PLAN DE MERCADEO PARA LA OFICINA DE EGRESADOS DE LA UNIVERSIDAD CES - PDF
PLAN DE MERCADEO PARA LA OFICINA DE EGRESADOS DE LA UNIVERSIDAD CES
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Ángeles Blázquez Agüero
1 PLAN DE MERCADEO PARA LA OFICINA DE EGRESADOS DE LA UNIVERSIDAD CES Ana María Fernández Marcela Lopera Paola Tapias GERENCIA DE MERCADEO CONVENIO UNIVERSIDAD DEL ROSARIO UNIVERSIDAD CES 42 Tabla de Contenido 1. PLAN DE MERCADEO OFICINA DE EGRESADOS UNIVERSIDAD CES Resumen ejecutivo Descripción de la compañía PLAN Y ENFOQUE ESTRATÉGICO MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS Objetivos a corto plazo Objetivos a mediano plazo Objetivos a largo plazo Competencia principal ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN Análisis DOFA Análisis de la industria o sector Competidores en el mercado Colombiano Análisis de la Compañía Programa de mercadeo-precio Estrategias de producto Estrategias de precio Estrategias de promoción Estrategia de Servicio al cliente Estrategia de Mercadeo Relacional Proceso de implementación de la estrategia Datos y previsiones financieras ORGANIZACIÓN Descripción de los cargos Plan de implantación EVALUACIÓN Y CONTROL ANEXOS... 353 8. REFERENCIAS DE INVESTIGACIÓN Tabla de Figuras Figura 1: Presentación inicial base de datos egresados Figura 2: Reportes Dinámicos Figura 3: Imagen vista previa página Universidad CES Figura 4: Logos oficina de Egresados Figura 5: Cabezote oficina de Egresados Figura 6: Plantillas de Power Point para presentaciones Figura 7: Certificado Figura 8: Aplicativo de registro de información Figura 9: Ejemplo de mascota Figura 10: Estructura Orgánica Universidad CES Figura 11: Estructura Organizacional de la oficina de Egresados Tablas Tabla 1: Tabla de competencia Tabla 2: Definición de precios por programa4 1. PLAN DE MERCADEO OFICINA DE EGRESADOS UNIVERSIDAD CES 1.1 Resumen ejecutivo Desde sus comienzos, la Universidad CES reconoció en sus egresados uno de los grandes pilares para nuestra comunidad universitaria, ya que son ellos quienes representan en el mundo laboral a la Universidad que los formó, son ellos quienes generan nuevos espacios en los campos profesionales y sociales que permanentemente contribuyen en el posicionamiento de nuestra Universidad. Tanto la Universidad como sus egresados saben que el compromiso mutuo no termina con el momento de la graduación, sino que son compañeros constantes e importantes en el camino profesional que se recorre. A partir del año 2002, nuestra Universidad comienza a consolidar una política para egresados creando una Oficina, con el objetivo de afianzar los vínculos entre la Universidad CES y todos sus egresados, a través de programas integradores que propicien bienestar humano y profesional, fomentando el engrandecimiento de nuestra Universidad al colmar las necesidades y expectativas de nuestros profesionales. La Oficina de Egresados de la Universidad CES, es un espacio creado para todos aquellos que se graduaron de la Universidad CES en programas de pregrado y posgrado. Es un espacio dinámico y abierto para trabajar con otras dependencias del CES, dispuesto a recibir sugerencias del público en general y principalmente de sus egresados, para así enriquecer sus programas y colmar las necesidades al igual que las expectativas con respecto a ella. Según datos suministrados por Gestión Humana con corte a marzo de 2014, actualmente la Universidad CES cuenta con 868 empleados, de los cuales 326 son egresados del CES que se desempeñan en cargos administrativos, docentes y en investigación. Es decir el 36% de los empleados de la Universidad y sus centros de servicio son egresados CES, vinculándose como actores del desarrollo y del cambio de los nuevos profesionales que forma la Universidad. Estos profesionales además de apoyar la institución en las áreas administrativas, de docencia e investigación, también participan en los procesos de transformación económica, social, cultural y política de la ciudad y del departamento. A través de su trabajo, nuestros egresados fortalecen a la Universidad con respecto a los cambios que debe realizar, para que ellos sean cada vez más competitivos en el medio y de esta forma brindar a la sociedad profesionales que cumplan con la misión y visión del CES. 45 El egresado es quien muestra los resultados de los procesos de enseñanzaaprendizaje que desarrolla la institución, esto hace que a nivel educativo se pueda evaluar el modelo pedagógico y su eficacia en el ejercicio profesional, permitiendo mostrar las competencias humanas y académicas desarrolladas mediante la teoría y práctica. Por todo ello, el examen minucioso de sus condiciones de trabajo, de sus trayectorias laborales, académicas y sociales, constituyen valiosos indicadores sobre la calidad de los programas ofrecidos y fuente importante de reflexión para la universidad misma Descripción de la compañía El CES es una universidad autónoma, de carácter privado no confesional, sin ánimo de lucro, que busca la formación de profesionales en pre y postgrado en todas las áreas del conocimiento, con las más altas cualidades humanas, éticas y científicas. Desde su fundación el 5 de julio de 1977 la meta del CES, ha sido siempre la excelencia; Reto permanente de su proyecto educativo que busca innovar en la formación del recurso humano, avanzar en la internacionalización de la institución y desarrollar el componente virtual de su propuesta educativa con el fin de que el ejercicio profesional de sus egresados sea reconocido no sólo en el ámbito nacional sino internacional. A partir de su fundación y hasta nuestros días, La Universidad CES ha gozado del reconocimiento tanto de los académicos como de la sociedad en general, convirtiéndose en la primera institución de educación superior que acreditó sus programas en Colombia. Como parte de su ejercicio académico ha desarrollado una gran variedad de programas de postgrado acordes con las expectativas de los egresados de pregrado y de la necesidad de recurso especializado en el medio. En el año 2007 el CES recibió del Ministerio de Educación de Colombia la resolución 1371 del 22 de marzo que la reconoce como universidad. El cambio de carácter académico de institución universitaria a universidad responde a un anhelo y una decisión de toda la comunidad académica, plasmado en el plan de desarrollo Tomado de la condición de calidad de la Oficina de egresados. Versión 2014: Documento que reposa en la oficina de Egresados y que es entregado durante las visitas recibidas por el Ministerio de educación Nacional.6 Alcanzar este reconocimiento implicó un avance en todas las áreas de la institución, siguiendo los lineamientos de la Sala de Fundadores y el Consejo Superior y el derrotero trazado por el plan de desarrollo, siempre teniendo como eje central las tres funciones universitarias básicas: investigación, docencia y extensión. 2 Después del reconocimiento como Universidad, ésta se ha ido consolidando y ofertando nuevos programas, hasta llegar a ofrecer 14 programas de pregrado, 66 en posgrado, 15 maestrías y 3 doctorados, que son programas propios y en convenio con otras universidades, dentro de las cuáles se encuentran: La Universidad del Rosario y la Escuela de Ingeniería de Antioquia, entre otras. Al tener 5 programas acreditados en alta calidad en 3 áreas diferentes del conocimiento, decide en el año 2013, someterse voluntariamente a una autoevaluación institucional y de esta forma, solicitar la visita verificación de condiciones iniciales ante el CNA (Concejo Nacional de Acreditación) para poder optar al reconocimiento por parte del Ministerio de Educación Nacional, como una Universidad acreditada en alta calidad. Este reconocimiento que fue otorgado al CES por 6 años, el día 28 de febrero por medio de la resolución Tomado de la historia de la Universidad CES, publicada en: consultada en marzo de 2014.7 2. PLAN Y ENFOQUE ESTRATÉGICO 2.1 MISIÓN La Oficina de Egresados de la Universidad CES, es una dependencia de la rectoría que busca fortalecer, consolidar y dinamizar las relaciones de los egresados de la institución, fomentando su integración y sentido de pertenencia hacia la Universidad, con el fin de favorecer su desarrollo personal y profesional. 2.2 VISIÓN Para el año 2017, la Oficina de Egresados de la Universidad CES, será el espacio reconocido y posicionado en la Universidad, que mantenga el vínculo permanente con los egresados, consolide las relaciones con la institución, y obtenga información necesaria para lograr transferencia del conocimiento y un accionar con la sociedad. 3. OBJETIVOS 3.1 Objetivos a corto plazo Definir estrategias encaminadas a fortalecer el vínculo entre los egresados y la institución. Crear canales de comunicación eficaces entre la Universidad CES y sus egresados. Llevar a cabo un estudio de mercado que permita definir las necesidades de los egresados. Facilitar la inclusión a la vida laboral de los egresados. 3.2 Objetivos a mediano plazo Actualizar la base de datos de los egresados de la Universidad CES en un 50%.8 Posicionar la Oficina de Egresados como un estamento interno de la Universidad que propenda por el mejoramiento de la calidad de vida de cada uno de los egresados. 3.3 Objetivos a largo plazo Generar e implementar estrategias que garanticen el apoyo de los egresados al desarrollo de la Universidad. 3.4 Competencia principal La Oficina de Egresados de la Universidad CES tiene el gran reto de atraer a los egresados hacia la Universidad; y no solo atraerlos, lo más importante es mantenerlos. El cuadrante estratégico de la competencia, no es aplicable a este plan de mercadeo, ya que es mucho más viable clasificarla de forma tradicional: directa, indirecta e invisible, siendo la indirecta, la que mayor porcentaje representa. Las Oficinas de egresados de la ciudad en general, ofrecen los mismos servicios o al menos muy similares, pero solo se pueden disfrutar los servicios de las Universidades de las cuales las personas son egresados, es por esto que se hace necesario ofrecer un servicio que haga que nuestros egresados quieran estar en la Universidad. Normalmente, las oficinas de egresados, vinculan a sus miembros a través de trabajos sociales; Es necesario realizar un focus group con ellos para preguntarles que quieren y de esta forma obtener información valiosa, que sirva para multiplicar nuestros servicios. La Universidad CES tiene en estos momentos una fortaleza desconocida y subutilizada que es el Edificio de Bienestar Universitario. Éste cuenta con un área de grandes proporciones que tiene múltiples espacios, para realizar actividades de tipo cultural y deportivo, que esperan por ser usados, no solo por la comunidad universitaria, sino que sea apropiado por egresados y vecinos. Es importante realizar un benchmarking comparativo con las Oficinas de egresados que de la ciudad, que atienden una población similar a la de la Universidad CES, puede tenerse en cuenta aquellas instituciones que ofrecen programas similares.9 A continuación encontrarán una comparación con diferentes centros de egresados de la ciudad, a nivel nacional, tanto del sector público como privado: UNIVERSIDAD # PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA # EGRESADOS OFICINA HORAS DE DEDICACIÓN PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA OFICINA JEFE DE LA OFICINA DE EGRESADOS,UNA ASISTENTE, UNA ANALISTA,UNA AUXILIAR, UN CANALES DE COMUNICACIÓN,ALINEAR ACTIVIDADES AL PLAN ESTRATEGICO DE LA UNIVERSIDAD,CONSECUCIÓN DE INFORMACIÓN PARA EAFIT PRACTICANTE,5 MONOTORES 8 HORAS DIARIAS AUTOEVALUACIÓN,DISEÑAR PROPUESTAS INFORMES DE SEGUIMIENTO Y EMPLEABILIDAD, ACONTECER INSTITUCIONAL,EVENTOS Y ACTIVIDADES DE ACTUALIZACIÓN, PUBLICIDAD Y COLEGIO MAYOR COORDINADOR OFICINA DE GRADUADOS8 HORAS DIARIAS PROMOCIÓN DE LOS GRADUADOS INFORMACIÓN DE LOS SANTO TOMÁS UN COORDINADOR OFICINA DE 849 GRADUADOS Y UNA ASISTENTE ASISTENTE TIEMPO COMPLETO, COORDINADOR MEDIO TIEMPO PROFESIONALES,SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO,BOLSA DE EMPLEO,PERTENENCIA Y VINCULACIÓN DEL EGRESADO A LA UNIVERSIDAD, EVENTOS Y ACTIVIDAD DE PROMOCIÓN 1 COORDINADORA OFICINA DE UNIVERSIDAD CES EGRESADOS Y UNA ASISTENTE COORDINADORA: 30 HORAS SEMANALES Y LA ASISTENTE 13 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN, EVENTOS Y COMUNICACIÓN CON EGRESADOS,SEGUIMIENTO A EGRESADOS, GEORREFERENCIACIÓN DE EGRESADOS EN EL EXTERIOR Tabla 1: Tabla de competencia. 4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 4.1 Análisis DOFA. Debilidades No contar con un CRM. Ausencia de marca: Oficina de Egresados. La coordinación de la oficina, no trabaja tiempo completo. Percepción que tienen algunos egresados de la universidad. Oportunidades Apoyo de la Red de Enlace Profesional. Exigencias por parte del MEN para la acreditación institucional. La existencia de una oficina de apoyo financiero en la Universidad. La existencia de un nuevo edificio de bienestar universitario que puede atraer nuevos usuarios. El Impacto del egresado en el medio10 Mercado creciente de estudiantes que serán futuros egresados. Fortalezas La especialización que está realizando la Coordinadora de la Oficina de Egresados. El nombre de la Universidad CES. Los procesos de la Oficina de Egresados hacen parte del modelo de calidad y de autoevaluación de la Universidad. Existencia de una oficina dotada donde se pueden recibir egresados. Presupuesto asignado por la Universidad de forma anual para el funcionamiento. Buenas relaciones existentes con las otras Oficinas de Egresados de la ciudad. La preferencia por parte de los empleadores para contratar egresados CES. El incremento anual en el número de egresados de la Universidad. Desarrollo de nuevos proyectos que vinculen los egresados a la Universidad. La Universidad CES ocupa el 3 puesto en el Ranking BOT de Instituciones de Educación Superior. Amenazas La competencia de las otras oficinas de egresados de las universidades de la ciudad. Desconocimiento por parte de los egresados de los servicios que presta la Oficina de Egresados. Al terminar los estudios universitarios, muchos egresados no quieren recibir ningún tipo de información por parte de la Universidad. Percepción y formas de ser de algunos egresados. Políticas gubernamentales o de algunos entes de control (CNA-MEN). 4.2 Análisis de la industria o sector La Oficina de Egresados de la Universidad CES, pertenece al sector terciario de la industria nacional que está compuesto por aquellas actividades económicas, cuya finalidad no es producir bienes, sino prestar servicios.11 Éste es un sector muy heterogéneo, lo que dificulta su clasificación y hace que ésta se base principalmente en la funcionalidad de las actividades con relación al usuario final, por lo tanto, cabe cualquier actividad pública o privada que cree valor a partir de elementos intangibles, cuya actividad se basa en el servicio al cliente para satisfacer las necesidades de una población específica, lo que lo convierte en un servicio especializado. El sector servicios ha crecido en los últimos años debido a una serie de factores, entre los que se encuentran: El aumento en los servicios de las administraciones públicas, ya que el Estado dedica muchos recursos económicos a la salud, la educación y la cultura, lo que ha aumentado el número de personas dedicadas a esas actividades. El aumento en la demanda de servicios por la incorporación de la mujer al trabajo y por el aumento del tiempo libre. La incorporación de nuevas tecnologías en el sector primario y secundario ha reducido el número de trabajadores en esos sectores. En el año de 2006, el Ministerio de Educación Nacional, dictó unos lineamientos que deben cumplir las Instituciones de Educación superior con el fin de garantizar la calidad de los programas ofrecidos y obtener la acreditación institucional. Uno de esos lineamientos es garantizar la existencia de una Oficina de Egresados. Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad, las universidades crean las Oficinas de Egresados, para promover políticas que fortalezcan las relaciones y se generen proyectos para su beneficio. El sector educativo, específicamente la educación superior en Colombia, ha tenido un incremento en el número de personas que tienen la oportunidad de culminar sus estudios de Educación superior. Según el diagnóstico realizado para Antioquia por el observatorio de la Universidad Colombiana, la tasa de cobertura del departamento en la educación superior es del 47.6%. En el municipio de Medellín específicamente, se ha articulado desde la infancia hasta la educación superior, buscando integralidad y una mayor pertinencia en relación con las expectativas de la población y los requerimientos y potencialidades del territorio. En materia de educación superior, Medellín cuenta con 8 instituciones de educación superior acreditadas, 34 instituciones de educación superior que ofrecen programas para atender una población aproximada de estudiantes.12 A pesar del número de estudiantes matriculados en las IES, se hace necesaria una estrategia para fortalecer la articulación institucional, los programas, incentivos y créditos que permitan de esta forma un mayor acceso a la educación superior. Al año 2014, la Universidad CES cuenta con 3672 estudiantes y 98 programas entre doctorados, maestrías, especializaciones y pregrados y espera graduar 900 personas, que saldrán a prestar sus servicios a la sociedad y que esperan recibir el apoyo permanente de la Universidad a través de la Oficina de Egresados. 4.3 Competidores en el mercado Colombiano Análisis de la Compañía Definición de Clientes (caracterización e historia) La Universidad CES fue fundada en el año de 1977 por un grupo de médicos y odontólogos quienes decidieron crear un centro de estudios superiores, de alta calidad científica y académica, permeado de valores y ética. Los primeros egresados de la Universidad CES, salieron a prestar sus servicios a la sociedad; En el año 1981, las enfermeras, en 1982, los odontólogos y en 1983, los médicos; Años a partir de los cuales tuvieron que salir a demostrar la capacidad y los conocimientos adquiridos en una nueva Universidad y de esta forma irse ganando el respeto, la confianza de todos y lo más importante, abrir el camino para los nuevos profesionales. Los clientes de la Oficina de Egresados se definen como hombres y mujeres que han cursado programas de tecnología, pregrado o posgrado en la Universidad CES y que se encuentran entre los 21 y los 60 años de edad. Pero por ser este un mercado tan amplio, inicialmente se dirigirá a capturar los egresados más recientes: las 4 últimas promociones, que son egresados en su gran mayoría que se pueden encontrar entre los 22 y 25 años; a los egresados de las cuatro primeras promociones, quienes se encuentran entre los 52 y 55 años y quienes además de ser empresarios quienes pueden ofrecer oportunidades laborales a los recién egresados, tienen hijos que están ad portas de ingresar a la Universidad y por último, los estudiantes de último semestre tanto de pregrado como de posgrado a quienes se debe fidelizar para que se interesen en realizar nuevos estudios en la Universidad.13 Problema: Cumplir un requisito del Ministerio de Educación Nacional. LA LEY 30 de 1992 del Ministerio de Educación Nacional, organiza el servicio público de la Educación Superior, y enuncia a los egresados como un componente que está contemplado en el fomento de la Calidad e indica la necesidad de la existencia de un programa de egresados para que haga un seguimiento a largo plazo de los resultados institucionales, involucre la experiencia del egresado en la vida universitaria y haga realidad el requisito de que el aprendizaje debe continuar a lo largo de la vida Enfoque de mercadeo (producto/servicio describe los objetivos de mercadeo y del servicio a 5 años) El PDI (Plan de Desarrollo Institucional) , es la carta de navegación sobre la cual la Universidad tiene escrita su planeación para los próximos 10 años, enmarcada en 6 líneas estratégicas de desarrollo que son: Crecimiento Institucional Acreditación Institucional Internacionalización Innovación Educativa Responsabilidad social y ambiental Fortalecimiento administrativo Sobre éstas, todas las áreas y dependencias de la Universidad, deben proyectarse para su crecimiento. En los comienzos de la Oficina de Egresados en el año 2002, ésta comienza su funcionamiento con una oficina dotada y una coordinadora que asistía un par de horas a la semana hasta que estas fueron aumentando en intensidad debido al aumento en el número de egresados y funciones y actividades que se realizaban hasta llegar a la realidad de hoy día: una oficina dotada, con una coordinadora que asiste 30 horas a la semana y una asistente de 13 horas semanales. Según el PDI, la Universidad tiene proyectado tener para el año 2020, estudiantes para dejar de ser una universidad pequeña y pasar a ser una mediana. En este orden de ideas, el crecimiento paulatino de la Universidad, permitirá e impulsará el crecimiento de la Oficina de Egresados. A partir del próximo año, se comenzará a ejecutar este plan de mercadeo una vez sea revisado y aprobado por el Rector y el comité administrativo de la Universidad.14 Año 2015 Basado en el supuesto anterior, para el año 2015, la Coordinadora comenzará a trabajar tiempo completo con la ayuda de una asistente que estará medio tiempo, ambas cumplirán con las funciones descritas en el organigrama y comenzarán por actualizar inicialmente la base de datos de público objetivo (cuatro primeras y cuatro últimas promociones) que se convertirá en el principal insumo de trabajo. La implementación del CRM, está sujeta a la prioridad definida por el área de tecnología de la información de la Universidad, quien paga el proyecto de su centro de costos y está siendo presionada por la Oficina de Egresados, Mercadeo y extensión para su pronta implementación dada la premura con que se necesita el proyecto debido a que este facilita el cumplimiento de la ley de protección de datos personales que comenzará las sanciones para las Instituciones de Educación Superior para el año Con la ayuda de esta área, se desarrollará la aplicación para los teléfonos celulares. Una vez esta base de datos este actualizada se realizará una encuesta que permita conocer las necesidades de este grupo poblacional y de esta forma obtener información con la que se pueda hacer minería de datos y que permita hacer envío filtrado de información. Se implementarán los buzones físicos para egresados en dos áreas estratégicas de la Universidad que tienen alto tráfico de estos: Biblioteca y Centro de Acondicionamiento Físico, mientras que como buzones virtuales se activarán uno en la sección de egresados de la página web de la Universidad y el del portal de empleo. Con la información obtenida de la encuesta, se trabajará fuertemente en el establecimiento de nuevos convenios que serán promocionados vía web y a través de una publicación tipo libro que incluya toda la información. Con la ayuda de la Oficina de Proyección corporativa se realizará un video promocional que sea muy emotivo, de máximo dos minutos en el que se den a conocer los servicios de la Oficina de Egresados. Entrarán también en funcionamiento las nuevas redes sociales: twitter e Instagram y adicional a esto, la Oficina debe continuar con el resto de actividades este año y los años siguientes ( y 2019) que se convierten en el quehacer diario: portal de empleo, celebraciones, eventos, comunicación permanente con el egresado, georreferenciación, campaña de actualización de datos y de referidos, etc. Año 201615 Para el funcionamiento de la Oficina de Egresados durante el año 2016, la asistente administrativa comenzará a trabajar tiempo completo y se solicitará a la Oficina de Bienestar Universitario la asignación de un monitor que es un estudiante beneficiado por el Fondo de Solidaridad Estudiantil que deben condonar la ayuda recibida, trabajando como apoyo en diferentes áreas de la Universidad. En el año 2016 se creará la mascota que puede ser usada por las diferentes áreas de la Universidad y se llevará a cabo toda una campaña de promoción con la ayuda de la Oficina de Proyección Corporativa. Se presentará a la Rectoría el proyecto de la realización de un evento en el cuál se destaquen egresados en 4 áreas diferentes: solidaridad, innovación, desarrollo científico y cultura y en caso de ser aprobado se realizará en la última semana de noviembre del año Año 2017 Con el apoyo de las Oficinas de Mercadeo y Bienestar Universitario entrará en funcionamiento el club de amiguitos en un espacio de destinación exclusiva para el funcionamiento de éste en las instalaciones del Edificio de Bienestar Universitario. En éste se desarrollarán actividades culturales y deportivas y semilleros que los vayan introduciendo en la vida académica de nuestra universidad. Año 2018 El presente plan de mercadeo debe estar completamente ejecutado para el año 2018 y de esta forma poder cumplir con la visión que está proyectada al año Para el año 2019 debe replantearse una nueva estrategia y un nuevo plan de mercadeo que vayan ligados al Plan de Desarrollo Institucional que comienza a partir del año Programa de mercadeo-precio Estrategias de producto Base de Datos y Comunicación con Egresados. Mantener una comunicación permanente entre la universidad y sus egresados es fundamental. Se han abierto diferentes canales de comunicación, que son aprovechados por las partes, permitiendo una presencia constante de la universidad en la vida de los egresados y de los egresados en la vida de nuestra16 universidad. A junio de 2014, la Universidad tiene personas egresadas de pre y posgrado para un total de títulos otorgados, ya que algunos egresados tienen 2,3, 4 o 5 títulos del CES. El insumo para cualquier comunicación con los egresados es contar con una base de datos actualizada, para ello se cuenta con unos desarrollos de sistemas que permiten almacenar la información de los Egresados CES de forma segura y manteniendo la confidencialidad. La base de datos, está diseñada para ingresar la información, hacer búsquedas por variables, entre otras funciones. Figura 1: Presentación inicial base de datos egresados. Complementario a la base de datos se cuenta con la herramienta Reportes Dinámicos que permite hacer filtros, generar reportes y enviar masivamente correos electrónicos.17 Figura 2: Reportes Dinámicos Para mantener actualizada la información en la base de datos de egresados, se hacen permanentemente llamados a actualizar los datos a través de la Web (http://egresados.ces.edu.co/) y en formatos físicos que se distribuyen en diferentes escenarios en los que se pueden capturar datos de egresados CES. Cada año durante los meses de septiembre y octubre, se realiza una campaña para realizar actualización de datos y concientización a los egresados CES sobre su responsabilidad de mantener actualizados sus datos en la universidad. El mantener actualizada permanentemente la información de sus egresados posibilita al CES planear y ejecutar programas educativos acordes con la realidad del medio y con la necesidad de sus egresados. La Oficina de Egresados, contacta a sus egresados de diversas formas tanto física como electrónica, entre los que se encuentran: Página Web del CES A través del espacio destinado a egresados se abre un menú con los siguientes ítems: Quienes Somos, Boletines de egresados, carnetización, convenios, Diáspora Científica, Mosaicos, Intermediación laboral, Portal de empleo, Egresados en el exterior y Actualización de datos. Boletín Egresados CES (Electrónico)18 Se envía con una periodicidad mensual a los egresados que tienen su actualizado y consta de siete secciones (Inicio, información académica, eventos, convenios, clasificados, carnetización y contáctenos). Desde el usuario Formación Avanzada CES, se envía permanentemente a los egresados de forma segmentada, información académica de interés que les permite permanecer actualizados. Perfil y página Universidad CES Egresados en Facebook. Se crean el 21 de mayo de 2008 y en esos espacios, se publica información del interés de Egresados CES, además de ser un punto de encuentro entre los egresados y de los egresados con la universidad, lo que permite encontrarse e interactuar virtualmente. Apoyo a la empleabilidad de los egresados La Oficina de Egresados de la universidad CES, cuenta con un portal de empleo debidamente autorizado por el Ministerio de Trabajo, que funciona bajo la metodología de bolsa de empleo. Para aprobar y publicar las ofertas laborales, éstas deben cumplir con la tabla de mínimos de remuneración salarial (ver anexo# 1) y una vez sean aprobadas, la Oficina de Egresados, les reenvía a sus egresados un correo en el que se les informa que en el portal de empleo: aparece publicada una nueva oferta laboral que le puede interesar, para que se puedan postular a ella. Para dar a conocer estas ofertas, hace uso también de medios de comunicación alternativos, como son compartirlas en Facebook y Linkedin, garantizando de esta forma que la información, llegue a más personas.19 Figura 3: Imagen vista previa página Universidad CES. Curso Preparación a la Vida Profesional (Bienestar Universitario Egresados) Se realiza anualmente el curso de Preparación a la Vida Profesional con los estudiantes próximos a graduarse de 9 programas de pregrado: Tecnología en Atención Pre hospitalaria, Derecho, Fisioterapia, Medicina, Odontología, Psicología, Ingeniería Biomédica, Biología y Medicina Veterinaria y Zootecnia, cuyo objetivo es orientar a los estudiantes de último año, frente a los elementos que integran: procesos de selección de personal, posibilidades de estudio en el CES y en el exterior, emprendimiento/empresarismo, y legislación laboral, procurando con estas temáticas aportar en la preparación de los futuros egresados, para afrontar la nueva etapa de su vida, como egresados de la Universidad CES de manera idónea. Carnetización de los Egresados CES En el momento del grado se le entrega al egresado su carné que lo identifica como miembro de la comunidad universitaria CES, cuando el egresado lo ha perdido o desea cambiarlo por deterioro la Oficina de Egresados realiza el trámite.20 El carné le proporciona a los egresados del CES un medio eficaz para identificarse y utilizar los servicios ofrecidos por el CES a través de sus diferentes programas tanto dentro como fuera de la institución, utilizando la Biblioteca con préstamo de libros, revistas, videos, sala de cómputo y demás aulas e infraestructura con que cuenta el CES. Realización de Convenios Por ser egresado de La Universidad CES, se cuenta con beneficios adicionales, como convenios con nuestra universidad y sus Centros de Servicios, además de otras entidades que nos ofrecen a los miembros de la Comunidad Universitaria productos y/o servicios a tarifas preferenciales, a las cuales se puede acceder y obtener beneficios con sólo presentar el carné de egresado. Realización de Eventos La Oficina de Egresados organiza para sus Egresados CES eventos de tipo social y cultural y se une a las Oficinas de Bienestar Universitario, Proyección Corporativa y a las facultades, entre otras dependencias con la organización de otras actividades del interés de los egresados y que además propenden por integrar a la Comunidad Universitaria (Estudiantes, egresados y empleados). Celebración del gran evento anual de Egresados CES A partir de noviembre de 2009 se realizará el último sábado del mes de septiembre el gran evento anual de Egresados CES, que reunirá en un mismo lugar a los egresados de todas las facultades permitiéndoles rencontrarse con sus compañeros y amigos de universidad. Celebraciones con graduandos de Pre y Posgrados Desde hace varios años, se realiza la celebración del logro académico de los futuros egresados un desayuno, almuerzo o cena con los graduandos de los programas de pre y posgrado de nuestra universidad. Evento que cuenta con un alto grado de satisfacción por parte de los graduandos, siendo un primer paso importante para afianzar los lazos entre la universidad y sus egresados. Participación en la Red Enlace Profesional La Oficina de Egresados participa activamente desde hace nueve años en la Red Enlace Profesional (REP), en la que se congregan las diferentes oficinas de Egresados de las instituciones universitarias de la ciudad, con el fin de hacer transferencia de conocimientos y construir proyectos en pro de las Comunidades21 de Egresados. El principal logro de esta red, es establecer los mínimos de remuneración salarial de forma anual (ver anexo#1), que son respetados por todos los integrantes, para poder publicar ofertas laborales en los respectivos portales. Proyección nacional e internacional del CES con sus egresados Conscientes de la necesidad de establecer un contacto dinámico y permanente con nuestros profesionales, la Oficina de Egresados trabaja en equipo con la Oficina de Relaciones Internacionales en el fortalecimiento de la Red Nacional e Internacional de Egresados, para crear vínculos y propiciar el intercambio de experiencias e información dentro y fuera del país, entre los miembros de la comunidad CES. Mapa de Egresados en el exterior Para la Universidad CES, es muy importante tener ubicados a sus egresados y más si se encuentran radicados fuera del país. Éstos podrían hacer parte de una red de apoyo que sirviera a futuros egresados que tengan planeado irse a vivir a las mismas ciudades de residencia en las que tenemos egresados e inclusive servir como contactos para que la oficina de Relaciones Internacionales realice futuras alianzas y convenios. El mapa de egresados en el exterior, puede encontrarse en el siguiente link: Seguimiento a egresados y a empleadores: impacto social y profesional. Es estratégico para la Universidad CES realizar el seguimiento al desempeño de los egresados y su inserción en el medio laboral y social, con el fin de desarrollar proyectos de educación no formal, nuevas especialidades, maestrías o doctorados y/o nuevos frentes de acción haciendo que los egresados sean competitivos en el medio laboral. A partir del año 2014, El seguimiento a egresados y a empleadores, se realizará en compañía de la Oficina de Planeación y Autoevaluación, quien se encargará de realizar una autoevaluación anónima de forma anual, para obtener información que le permitirá realizar actualizaciones curriculares, como búsqueda de la calidad permanente y como muestra del compromiso continuo con la excelencia de acuerdo a la visión institucional; Mientras que la oficina de Egresados, recolectará la información personal, laboral y profesional de nuestros egresados Estrategias de precio22 Los servicios ofrecidos por la Oficina de Egresados no tienen ningún costo para el egresado y en caso de que algún servicio generase un cobro, estos deben efectuarse según la tabla definida para los servicios de Bienestar Universitario: NIVEL DE ESTUDIOS DEL DOCENTE PROGRAMA DOCTORADO MAESTRIA O ESPECIALIZ. LICENCIADO CON POSGRADO PROFESIONAL LICENCIADO TEC/GO + ESP TECNOLOGO BIENESTAR CUALIFICACION DOCENTE Tabla 2: Definición de precios por programa Estrategias de promoción El compromiso de la Universidad, no debe terminar con el momento de la graduación, ambos deben ser compañeros constantes en el camino profesional y personal que se recorre. Imagen Corporativa Oficina de Egresados La implementación de la parte gráfica de la oficina de Egresados de la Universidad CES fue creada por la Oficina de Proyección Corporativa de la Universidad y su aplicación en cualquier pieza o espacio debe ser aprobada por la misma: Logos Oficina de Egresados Estos logos son los que se deben aplicar a las piezas publicitarias y de merchandising que se distribuyan desde la Oficina de Egresados: Figura 4: Logos oficina de Egresados.23 Cabezote de la Oficina de Egresados Este debe ser usado en todas las comunicaciones oficiales de la Oficina de Egresados que van a ser enviadas por correo electrónico: Figura 5: Cabezote oficina de Egresados. Plantilla Power Point Debe ser usada para todas las presentaciones de la Oficina de Egresados: Certificados Figura 6: Plantillas de Power Point para presentaciones. Debe usarse la plantilla de certificados para acreditar la asistencia de los participantes a los eventos que organiza la Oficina de Egresados:24 Figura 7: Certificado Estrategia de Servicio al cliente La estrategia de servicio al cliente de la Oficina de Egresados estará basada en la atención personal. Las personas que trabajen en ella deberán cumplir con los siguientes principios y velar para que se cumplan el ciclo del servicio (ver anexo#2) y la ruta del cliente satisfecho (ver anexo #3): Trato amable, cordial y personalizado: El empleado de la oficina de egresados debe ser empático, con habilidad de escucha, respetuoso, paciente, tranquilo y preocuparse por entender las necesidades del egresado basado en las particularidades de cada uno de los egresados según la facultad de la cual egresó. Personal disponible para la atención: El personal de la oficina debe cumplir con el horario de trabajado asignado para que siempre haya personal disponible para la atención del público y en caso de requerir horas extras, debe tener la posibilidad de asistir con una buena actitud.25 Actitud de servicio y compromiso: La persona a cargo de la oficina debe tener la capacidad de entender las necesidades del cliente, recursiva, proactiva, innovadora y sentido de pertenencia hacia la institución. Información completa y veraz de los servicios: la persona a cargo de la oficina debe tener total conocimiento de los servicios ofertados, de los procesos, de los contactos claves, de las políticas y de los deberes y derechos tanto de la oficina como de los egresados. Rapidez: Agilidad, diligencia y prontitud para dar respuesta a los requerimientos. Valores del servicio de la Oficina de Egresados Calidad: El servicio ofrecido por el personal que labora en la oficina de egresados debe garantizar altos estándares de calidad para la satisfacción total y permanente de sus usuarios, incluso superando sus expectativas al al entregarle no lo que quiere, sino lo que nunca se había imaginado. Servicio: El personal que labora en la Oficina de egresados vela por prestar un buen servicio basado en lo que valoran los egresados: oportunidad, claridad y veracidad en la información, fácil acceso a los servicios y actividades y cumplimiento de la promesa de valor. Proactividad: El personal que labora en la Oficina de egresados, desarrolla constantemente acciones creativas para generar mejoras y soluciones que lleguen a sobrepasar las expectativas del egresado. Ética: El personal que labora en la Oficina de egresados, promueve el desarrollo personal y profesional de los egresados y sus familias dando continuidad a los valores que la universidad promovió durante los años que estuvieron en ella Estrategia de Mercadeo Relacional La Oficina de Egresados de la Universidad CES quiere crear lazos con el 50% de sus egresados a partir del entendimiento de sus necesidades, para fidelizarlos y perpetuar la relación hasta su familia. Que valora el egresado del CES.26 En una encuesta enviada en el año 2013 a 5121 egresados y que fue respondida por 565 personas, se encontró que el 87 % de los encuestados califican la calidad de la educación recibida por parte de la Universidad, como excelente- buena y destacan La trayectoria, el prestigio, el posicionamiento, la disciplina, la formación en valores y las oportunidades para el desempeño laboral. Que diferencia a la Oficina de Egresados de la Universidad CES de la competencia: La búsqueda permanente de lazos de unión. Propuesta de valor de la Oficina Desde la oficina de Egresados de la Universidad CES queremos fidelizar a nuestros egresados y a los estudiantes de último año, a través de beneficios acordes a sus intereses, fortaleciendo el alto nivel académico y promoviendo la formación en valores que encontraron en la universidad ya que deseamos que permanezcan unidos a ella por el resto de sus vidas incluyendo a sus familias Proceso de implementación de la estrategia Identificar: La Oficina de Egresados cuenta con un aplicativo que permite registrar la información básica del egresado. Figura 8: Aplicativo de registro de información. Necesidades de Información27 Identificación Académica: Código del estudiante, cédula, año de egreso, facultad, programa. Información Personal: Nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, Teléfono fijo, teléfono celular, estado civil, número de hijos y edad de los hijos Información Laboral: Empresa, tipo de vinculación, cargo, dirección, teléfono, Nombre del jefe inmediato y años de vinculación. Estudios realizados: Nombre de la universidad, programa y año de egreso Otros: Intereses, hobbies, redes sociales a las que pertenece Referido: Nombre, parentesco, dirección y teléfono Se realizará una actualización de datos anual a través de un formulario físico o virtual. La información será diligenciada por la asistente de la oficina de egresados quien velará por la calidad del dato suministrado. Se entregarán reportes semestrales de la cantidad de egresados actualizados y el número de campos diligenciados. Diferenciar Tendremos un modelo propio basado en la frecuencia de uso de los servicios y el número de personas referidas al año por parte de los egresados. Clasificados así: Alta frecuencia: 5 o más (servicios o referidos al año) Mediana frecuencia: 3-4 (servicios o referidos al año) Baja frecuencia: 1-2 (servicios o referidos al año) Interactuar28 Crear una mascota que genere identidad colectiva: Figura 9: Ejemplo de mascota. Diseñar una APP: Soy Universidad CES que sirva para: Reservar espacios universitarios, revisar descuentos, actualizar base de datos, reservar libros de biblioteca y otros tipos de información. La Oficina de Egresados cuenta con un perfil de Facebook en el que tiene amigos registrados todos egresados de la Universidad, verificados en la base de datos y un fan page que puede ser seguido por personal interno y externo de la Universidad. Para aumentar la interacción con los egresados, se recomienda abrir un perfil en twitter y otro en Instagram, que idealmente deberían ser manejados por un community manager. Implementar buzones físicos y virtuales que permitan el intercambio de información con los egresados. Entregar calendarios o agendas a principio de año que acompañen al egresado durante todo el año. Personalizar29 Enviar información segmentada por profesiones y especializaciones. Envío de tarjetas por el día del cumpleaños y el día de la profesión. Mantener los convenios actualizados e informarlos a tiempo. Realizar un evento de reconocimiento a egresados destacados. Estrategias para atraer Implementar una estrategia de comunicación para la oficina de egresados. Envío de un boletín con noticias segmentadas acorde a la formación del egresado. Elaboración de un video que dé a conocer los servicios de la oficina y que será divulgado en toda la base de datos y redes sociales. Estrategias para crecer Actualizar la base de datos. Realización de una campaña de actualización de datos que sea motivada por la entrega de un premio. Realizar una campaña de referidos para la base de datos y la persona que más personas refiera, se ganará un premio. Programación de actividades trimestrales que promuevan esta estrategia. Estrategias para fidelizar Realizar convenios y alianzas con diferentes establecimientos, empresas e instituciones para obtener beneficios. Crear un club de amiguitos CES para los hijos de los egresados. Realización de actividades culturales, recreativas y deportivas Realizar seminarios y encuentros académicos gratuitos por facultad. Implementar un CRM que permita administrar las relaciones con los egresados. Estrategias para retener Actualizar la tabla de descuentos para los egresados y desarrollar una estrategia agresiva de comunicación. Incluir a los egresados en las actividades de Bienestar Universitario con algunos privilegios. Estrategias para recuperar30 Incluir a los posgrados de la facultad de Medicina (salud pública y posgrados clínicos) en las actividades generadas para egresados. Invitación a eventos realizados con motivo de los grados. Fortalecer el portal de empleo. Visitas a empleadores para dar a conocer el portal y el perfil de los egresados del CES. Potencializar el mapa de georreferenciación Envíos masivos con la invitación para hacer parte de él Estrategias de distribución Los servicios de la Oficina de Egresados se promocionaran a través de la página web de la Universidad que es administrada por la Oficina de Proyección corporativa de la Universidad, y de forma electrónica a través de mails que en algunos casos serán masivos y otros personalizados. 4.5 Datos y previsiones financieras La Universidad CES entrega a la Oficina de Egresados un presupuesto que es realizado de forma anual en el cuál todas las áreas participan activamente de su construcción. La metodología con la que éste se realiza es una metodología presupuesto base cero y se justifica todo de acuerdo a la planeación realizada por cada área y no es un ejercicio de incrementar un porcentaje genérico. Para la realización del presupuesto que corresponde al año 2014 (ver hipervínculo), fue necesario tener en cuenta los siguientes puntos: El IPC proyectado para el año 2013 fue del 3% (promedio), para el presupuesto del año 2014 se asumió una IPC anual del 4% (por las características particulares de nuestro sector). La institución tiene como criterio que el excedente total y el de cada una de las áreas crezca por encima de la IPC presupuestada en al menos 4puntos porcentuales adicionales, salvo contadas excepciones. En caso de efectuar alguna compra en dólares, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) asumida para el 2014 será de COP/USD. Es importante tener en cuenta las metas definidas en los planes de gobierno de los entes territoriales Ley 30 de El año 2014 es un año electoral en nuestro país.31 Los presupuestos de los años y 2019, están realizados basados en la misma técnica que el del año 2014 y están amarrados a cada una de las actividades descritas y propuestas para cada uno de los años, que están en el punto 5. Los presupuestos pueden verse, siguiendo este hipervínculo: https://www.dropbox.com/s/ukklusn5w81hf92/ppto%20final%20egresados. xlsx 5. ORGANIZACIÓN La Oficina de egresados es una de las cuatro áreas de apoyo de la Universidad, que depende directamente de la Rectoría y que está concebida para dar apoyo de forma transversal a todas las dependencias. Actualmente, esta operada por una coordinadora que trabaja 30 horas semanales con la ayuda de una asistente que comparte con la Dirección de Gestión del Conocimiento por 13 horas a la semana. Figura 10: Estructura Orgánica Universidad CES. Para poder implementar el presente plan de mercadeo, es necesario modificar la estructura organizacional de la Oficina, para que de esta forma pueda cumplir las32 estrategias propuestas de acuerdo a la visión planteada. El organigrama que se propone es el siguiente: Recto r Figura 11: Estructura Organizacional de la oficina de Egresados. 5.1 Descripción de los cargos Jefe Oficina de Egresados Es la persona encargada de coordinar las actividades de la Oficina de Egresados, de dirigir al equipo de trabajo para obtener los resultados propuestos, de proponer nuevas estrategias que articulen de forma transversal a las demás dependencias de la Universidad con la Oficina Asistente administrativa Es la encargada de atender en el front office de la oficina a las personas que se acercan de forma presencial a la oficina, de responder al teléfono, de apoyar logísticamente los eventos que se realizan y actualizar la base de datos en el sistema. Analista Es la encargada de realizar el seguimiento a egresados, de levantar la información solicitada por el ministerio y apoyar en la logística de los eventos. Practicante de comunicación social33 La función principal de este practicante será administrar las redes sociales: Facebook, Linkedin, Instagram y twitter y realizar el material de comunicaciones (boletín, página web y otros). 5.2 Plan de implantación Actividad Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Sept Oct-Dic Presentación y Aprobación Presupuesto 2016 Evento Egresados CES Campaña de Actualización BD Actualización de Convenios 2015 Actividad Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Sept Oct-Dic Contratación tiempo completo coordinadora Actualización Base de datos Implementación de CRM Desarrollo App CES Implementación de Buzones Presentación y Aprobación Presupuesto 2016 Encuesta de satisfacción Diseño y creación concepto de Mascota CES Actualización de Convenios 2016 Actividad Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Sept Oct-Dic Contratación tiempo completo asistente + un monitor Actualización Base de datos Lanzamiento Mascota CES Lanzamiento Evento Reconocimiento Presentación y Aprobación Presupuesto 2017 Creación y Concepto Club Amiguitos CES Actualización de Convenios 2017 Actividad Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Sept Oct-Dic34 Lanzamiento Club Amiguitos CES Actualización Base de datos Presentación y Aprobación Presupuesto 2018 Actualización de Convenios 6. EVALUACIÓN Y CONTROL. La evaluación y el control de las actividades de las oficinas de egresados se medirán con los siguientes indicadores. Mismos indicadores que se tienen en cuenta para evaluar los procesos. Porcentaje de actualización Anual de la base de datos de egresados % ó = # # Registro de hojas de vida Es el registro mensual de nuevas hojas de vida en el portal de empleo (Se deben registrar 30 nuevas por mes). Registro de vacantes Es el registro mensual de nuevas vacantes en el portal de empleo (mínimo 20 vacantes). Vinculaciones exitosas Se deben vincular laboralmente 3 egresados de forma mensual. Efectividad del portal de empleo = # # Nivel de satisfacción del egresado Es la calidad percibida por parte del egresado del servicio ofrecido35 Insatisfecho: Nivel menor de 70 Neutro: Nivel entre 71 y 80 Satisfecho: Nivel mayor de ANEXOS36 Tabla de mínimos de remuneración salarial. Ciclo del servicio.37 Ruta del cliente satisfecho Presupuesto y 2018 Mostrar más
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