Source: http://docplayer.cz/111905054-Zasady-zpracovani-osobnich-udaju.html
Timestamp: 2020-03-30 07:12:31+00:00

Document:
1 Zásady zpracování osobních údajů Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů určených pro Klienty Nadace O2, které vydala Nadace O2 IČO , DIČ CZ , se sídlem Za Brumlovkou 266/2, Praha 4 - Michle ( Zásady a Nadace O2 ), je informovat Klienty o tom, jaké osobní údaje o nich Nadace O2 jako správce zpracovává při poskytování podpory v rámci projektů Nadace O2, a při návštěvách internetových stránek provozovaných Nadací O2, k jakým účelům a jak dlouho Nadace O2 tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva Klientům v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží. Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů žadatelů a příjemců podpory Nadace O2, přiměřeně i jejich zástupců, žáků, studentů a dalších osob, kterým může být podpora Nadace O2 určena, a jejich zákonných či jiných zástupců, a návštěvníků internetových stránek provozovaných Nadací O2 ( Klient ), a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči Nadaci O2. Tyto Zásady jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů ( nařízení nebo GDPR ) za účelem zajištění informační povinnosti Nadace O2 jako správce dle čl. 13 GDPR. A. Kategorie osobních údajů Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Nadace O2 schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním podpory v rámci projektů Nadace O2 může ze strany Nadace O2 dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů. 1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o: akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní firmy, rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození), IČO, DIČ,
2 adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, čísla předložených identifikačních dokladů, identifikační údaje zástupce Klienta nebo kontaktní osoby, kterou Klient určí, bankovní spojení, smlouva a podpis. 2. Kontaktní údaje kontaktní telefonní číslo kontaktní adresy na sociální sítě 3. Ostatní údaje související s poskytováním podpory ze strany Nadace O2 4. Fotografie (v hmotné či digitalizované podobě) 5. Údaje z komunikace mezi Nadací O2 a Klientem Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním nadačních příspěvků mezi Nadací O2 a Klientem. Může se jednat o zápisy osobní komunikace s Klientem při jednání o poskytnutí podpory, písemnou a elektronickou komunikaci s Klientem. 6. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či k ochraně oprávněných zájmů Nadace O2, ale jejich zpracování umožní Nadaci O2 zlepšovat služby, zaměřit se na to, co Klienty opravdu zajímá, a případně Klienty informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Zpracování těchto údajů dále umožní Nadaci O2 přesvědčit se, že Klient poskytnutou podporu využil řádně v souladu se smlouvou a zároveň Nadaci O2 umožní interní a externí propagaci. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o: údaje získané za účelem registrace na internetových stránkách provozovaných Nadací O2, záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných Nadací O2 získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných Nadací O2, internetovou propagaci),
3 záznamy (zejména fotografie jak v hmotné tak digitalizované podobě) pořízené u Klienta pro účely prokázání řádného vynaložení finančních prostředků plynoucích z podpory Nadace O2, a případně pro účely interní a externí propagace Nadace O2. B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Nadace O2 nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu. 1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Nadace O2 Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Nadace O2 a pro ochranu oprávněných zájmů Nadace O2 je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné spolupráci s Nadací O2 realizovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů Nadace O2 je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout. Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely: oslovení potenciálních Klientů (oprávněný zájem), zveřejnění fotografií z podpořených projektů (souhlas), poskytování nadačních příspěvků (plnění smlouvy), hodnocení žádostí o nadační příspěvek (oprávněný zájem), čerpání nadačního příspěvku (plnění smlouvy), vyúčtování nadačního příspěvku (plnění smlouvy), plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností), evidence podpořených projektů (oprávněný zájem), spory s Klientem (oprávněný zájem Nadace O2), procesy spojené s identifikací Klienta (plnění smlouvy), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv Nadace O2 (oprávněný zájem Nadace O2).
4 Osobní údaje pro tyto dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže. U Klientů je Nadace O2 oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o spolupráci a údaje z jejich komunikace s Nadací O2 po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu Nadací O2. 2. Zpracovávání údajů Klientů se souhlasem pro propagační účely a účely cílené komunikace U Klienta zpracovává Nadace O2 s jeho souhlasem osobní údaje pro účely své interní a externí propagace. Dále může Nadace O2 se souhlasem Klienta zpracovávat jeho osobní údaje pro účely cílené komunikace. Propagační účely Se souhlasem pro propagační účely zpracovává Nadace O2 osobní údaje Klienta primárně pro interní a externí propagaci Nadace O2, a to zejména: na propagačních tiskových materiálech Nadace O2 (letáčky, apod.), v inzerci v tisku, na plakátech, na osvětlených reklamních panelech a billboardech na veřejně přístupných místech, na internetových stránkách Nadace O2 a stránkách, které Nadace O2 provozuj, na dalších prostředcích online komunikace, včetně sociálních sítí. Poskytnutí souhlasu k propagačním účelům je dobrovolné a Klient jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu smluvní spolupráce s Nadací O2 a následující 2 roky poté nebo do doby, dokud jej Klient neodvolá. Pro účely propagace Nadace O2 mohou být na základě souhlasu zpracovány fotografie pořízené u Klienta, nejdéle však do odvolání souhlasu. Pokud Klient svůj souhlas pro propagační účely odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Nadace O2 pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami. Cílená komunikace Se souhlasem pro účely cílené komunikace na základě registrace Klienta na internetových stránkách provozovaných Nadací O2 zpracovává Nadace O2 osobní údaje Klienta pro účely oslovování a informování Klienta o projektech podporovaných Nadací O2 nebo projektech
5 připravovaných Nadací O2 nebo takových, ve kterých se Nadace O2 angažuje jiným způsobem. Poskytnutí souhlasu pro účely cílené komunikace je dobrovolné a Klient jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu trvání registrace na internetových stránkách provozovaných Nadací O2 nebo do doby, dokud jej Klient neodvolá. Pro účely cílené komunikace mohou být Nadací O2 na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto dokumentu (s výjimkou podpisu a kopií identifikačních dokladů), a to po dobu, po kterou je Nadace O2 oprávněna tyto údaje evidovat pro účely cílené komunikace, nejdéle však do odvolání souhlasu. Pokud Klient svůj souhlas pro účely cílené komunikace odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Nadace O2 pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami. 3. Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných Nadací O2 V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Nadací O2, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek Nadace O2 a pro účely internetové reklamy Nadace O2. C. Předání osobních údajů jiným správcům Nadace O2 v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje pouze správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou. D. Kategorie dalších příjemců osobních údajů Nadace O2 při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Nadace O2, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Nadace O2 a nesmí je využít jinak. Jde zejména o činnost fotografů, PR agentur, marketingových specialistů, znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Nadace O2 každého dodavatele pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Seznam zpracovatelů je dostupný.
6 Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky. E. Způsob zpracování osobních údajů Nadace O2 zpracovává osobní údaje ručně. Nadace O2 vede evidenci veškerých ručních činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů. H. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů Subjekt údajů má v případě, že je pro Nadaci O2 identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Nadaci O2 svoji totožnost, níže uvedená práva. Tato práva je nutné uplatnit způsobem, který je pro uplatnění konkrétního práva určen. Na žádosti uplatněné v rozporu s těmito zásadami nebude brán zřetel. Uvedená práva je též možné realizovat pouze ve vztahu k osobním údajům, u nichž je nepochybné, že patří žadateli. 1. Právo na přístup k osobním údajům Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje následující práva: získat potvrzení, zda zpracovává osobní údaje, získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, získat kopii osobních údajů v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Klienti mohou právo na přístup k osobním údajům uplatnit na základě písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem žadatele zaslané poštou na adresu sídla Nadace O2. V případě opakované žádosti bude Nadace O2 oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
7 V případě, že by výkonem práva na kopii osobních údajů mohlo ve vztahu k určitým kategoriím osobních údajů dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti v rozsahu těchto kategorií údajů v souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 6/2013 vyhovět. Nadace O2 rovněž v rámci žádostí o kopii údajů neposkytuje dokumenty jako např. smlouvy či faktury, které již Klient od Nadace O2 prokazatelně obdržel. 2. Právo na opravu nepřesných údajů Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Nadace O2 zpracovávat. Klient má rovněž povinnost oznamovat Nadaci O2 změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Klient je zároveň povinen Nadaci O2 poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm Nadace O2 zpracovává, nejsou přesné. Nadace O2 provede opravu bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit písemně s úředně ověřeným podpisem žadatele na adrese sídla Nadace O2. 3. Právo na výmaz Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Nadace O2 neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Nadace O2 vždy anonymizuje či vymaže osobní údaje v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů přesto domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může uplatnit žádost o výmaz, a to zasláním písemné žádosti o výmaz s úředně ověřeným podpisem žadatele poštou na adresu sídla Nadace O2. 4. Právo na omezení zpracování Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to zasláním písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem na adresu sídla Nadace O2. 5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany Nadace O2 v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude Nadace O2 informovat jednotlivé příjemce. 6. Právo na přenositelnost osobních údajů
8 Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo vyžádat si od Nadace O2 osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl Nadaci O2 v souvislosti se smlouvou nebo na základě souhlasu, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále právo žádat o předání těchto údajů jinému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit zasláním písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem na adresu sídla Nadace O2. 7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Nadace O2. V případě, že Nadace O2 neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Nadace O2 zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně s úředně ověřeným podpisem na adresu sídla Nadace O2. 8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů Souhlas se zpracováním osobních údajů pro propagační účely a pro účely cílené komunikace je možné kdykoliv po jeho účinnosti odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď elektronicky (v případě souhlasu poskytnutého při registraci na internetové stránky provozované Nadací O2) na ovou adresu nebo písemně na adresu sídla Nadace O2. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče. 9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (

References: čl. 13
 čl. 15
 čl. 16
 čl. 17
 čl. 18
 čl. 19
 čl. 20
 čl. 21