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Timestamp: 2019-04-26 00:35:53+00:00

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Libro de accionistas, FÍsico o electrónico, certificacióN, administradora de valores, dictamen revisor fiscal
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Concepto 2009071418-001 del 4 de noviembre de 2009.
Síntesis: Cuentan con plena validez los libros de accionistas llevados por la sociedad en forma de mensaje de datos, siempre y cuando se ciñan a los requisitos establecidos. Las certificaciones emitidas por el emisor respecto de los accionistas del ente social deben ser fiel reflejo de lo consignado en el libro de accionistas, sea éste físico o electrónico. No es el emisor quien directamente certifica quienes son los accionistas registrados en el libro correspondiente sino la sociedad administradora de valores con la cual suscribió el contrato de depósito correspondiente. La sociedad tiene la facultad de establecer bajo qué mecanismo llevará el registro de los accionistas, esto es en forma mecánica o electrónica. El dictamen que emita el revisor fiscal sobre los diferentes aspectos requeridos en la ley deben fundamentarse en los libros oficiales debidamente registrados, sean estos escritos o electrónicos.
«(…) consulta diferentes aspectos relacionados con el diligenciamiento y manejo del libro de accionistas.
En tal sentido, manifiesta en su escrito lo siguiente:
1. “Al tenor de las disposiciones del capítulo segundo del título VI “Sociedad Anónima” y el Decreto 2649 de 1993, es posible afirmar que una sociedad anónima emisora de valores puede certificar su composición accionaria con fundamento en los medios electrónicos que tenga implementados para el registro diario de las operaciones respecto de sus accionistas y títulos en circulación? “
Sobre el manejo y registro de los libros de comercio, se tiene que el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio dispone que deben inscribirse en el registro mercantil, los libros de contabilidad y los de registro de accionistas, entre otros. Por su parte el artículo 195 del Código de Comercio, señala que las sociedades por acciones deberán llevar un libro debidamente registrado para inscribir, las acciones, los títulos expedidos con indicación del número y fecha de su inscripción, la enajenación o traspaso, los embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio.
Respecto a las disposiciones contenidas en el Decreto 2649 de 1993, se encuentra que el artículo 125 establece condiciones generales para el manejo de los libros precisando que éstos se deben conformar y diligenciar en forma tal que garanticen su autenticidad e integridad, señalando en el numeral 3, que se deben llevar los libros necesarios para “(d)eterminar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. Por su parte, el artículo 130 establece que “(l)os entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes”; precisando que (…) (a)l finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrando si fuere el caso, los movimientos (…)”. De lo anterior, se evidencia que la norma en comento, no excluye la posibilidad de que el libro en comento sea electrónico.
Ahora bien, en aras de establecer la validez probatoria de la información electrónica, es pertinente señalar lo previsto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, la cual prevé que “Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.”
En tal sentido, cuentan con plena validez los libros de accionistas llevados por la sociedad en forma de mensaje de datos1, siempre y cuando se ciñan a los requisitos establecidos en la norma en comento. Ello se ratifica en la misma ley cuando en su artículo 12 consigna que “Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
En efecto, las certificaciones emitidas por el emisor respecto de los accionistas del ente social, deben ser fiel reflejo de lo consignado en el libro de accionistas, sea éste físico o electrónico, en el cual se consolida la información de los movimientos reportados durante un periodo de tiempo determinado. En tal sentido, los asientos o auxiliares, no son el soporte idóneo para el efecto, en la medida en que su función es facilitar el registro de los acontecimientos, pero no remplazan el libro definitivo.
De otro lado, las normas del mercado de valores2 permiten que los emisores de manera directa o indirecta suscriban contratos de depósitos de valores, con sociedades autorizadas para el efecto, con el objeto de que los títulos emitidos sean entre otros aspectos, custodiados, administrados, registren la constitución de gravámenes y las transferencias y, en el caso de los títulos nominativos, sea llevado el libro de registro de dichos valores.
En cuanto a la teneduría del libro de registro de valores nominativos, el Reglamento de Operaciones Deceval S.A., documento aprobado por la Superintendencia de Valores, mediante Resolución 0175 del 10 de febrero de 2004, establece como obligaciones de la Sociedad Administradora del Depósito de Valores:
- “Registrar diariamente los cambios de propiedad que se sucedan sobre los derechos en circulación, a partir de la información que le suministre la sociedad emisora o el depositante directo en su defecto.
- Informar a la sociedad emisora los cambios de propiedad cuando ella así lo requiera.
- Entregar anualmente para su archivo el libro de tenedores de valores nominativos si el mismo se lleva electrónicamente o cuando se termine el libro si es físico, con los soportes a que haya lugar.
- Suministrar los datos necesarios al emisor para que cumpla ante la Superintendencia con sus obligaciones de información en los términos establecidos por esta entidad.”
De igual manera, la Sociedad Administradora de Valores, de conformidad con lo señalado en el artículo 35 y 36 del Reglamento en comento, tiene el deber de emitir los certificados representativos de los derechos sociales y políticos a los que tienen derecho los tenedores de los mismos.
En tal medida, no es el emisor quien directamente certifica quienes son los accionistas registrados en el libro correspondiente, sino la sociedad administradora de valores con la cual suscribió el contrato de depósito correspondiente.
2. “El libro de accionistas de la sociedad puede tener la doble condición de ser electrónico y físico (impreso al finalizar el año calendario), al tenor del artículo 130 del decreto 2649 de 1993, en tal sentido el Revisor Fiscal de una sociedad puede certificar con base en el sistema electrónico que se determina como el registro de accionistas y de títulos?”
Como se enunció en precedencia la sociedad tiene la facultad de establecer bajo qué mecanismo llevará el registro de los accionistas, esto es en forma mecánica o electrónica. Cuando se hace uso del mecanismo electrónico es necesario que dicho asiento, garantice la autenticidad e integridad y que el mensaje de datos se encuentre enmarcado dentro de lo previsto en la Ley 527 de 1999.
De tal manera que el Revisor Fiscal deberá tener en cuenta al momento de la certificación respectiva, que el libro se encuentre registrado en la Cámara de Comercio del domicilio social, sea éste físico o electrónico, puesto que es el asiento válido y exigible ante terceros.
3. “Tanto los accionistas como el Revisor Fiscal pueden inspeccionar el libro electrónico- “software de registro de accionistas y de títulos”-, esto es revisar para consultar ó para certificar, según el caso: la composición accionaria de la sociedad-total o parcial-, el monto y número de títulos por accionistas, entre otros aspectos.”
En cuanto al alcance del derecho de inspección en las sociedades anónimas, es de señalar que dicha prerrogativa versa sobre la posibilidad que tienen los accionistas de conocer los libros y papeles sociales, dentro del término señalado en el artículo 447 del Código de Comercio.
El derecho en comento no es absoluto, además de contener restricciones temporales, existen limitaciones respecto de los documentos sujetos a inspección, ello se evidencia de lo previsto en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 el cual establece que “En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad”.
Visto lo anterior, se observa que la inspección del libro de accionistas no compromete la revelación de secretos industriales o información que de ser conocida perjudicaría a la sociedad, en tal sentido no podría negársele al accionista que en ejercicio del derecho de inspección consulta esta información que hace parte de los libros y documentos de la sociedad.
En este sentido, se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades3, concluyendo que "En suma, el libro de registro de acciones (o accionistas), precisamente por no contener información que por su acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa mediante la imposición de los secretos ya aludidos, no ha sido excluido expresamente como pieza revisable por los accionistas al ejercer su derecho de inspección y no es licito al intérprete excluirlo (…). Es claro entonces que el libro que nos ocupa frente a la persona que ostenta la calidad de accionista, no esta cobijado con la reserva que limita el derecho de inspección y por lo tanto, hay pleno derecho, dentro de los limites a que hemos hecho referencia, de exigir que se permita su examen.”
De otro lado, respecto a la facultad del Revisor Fiscal para inspeccionar el libro de accionistas sea éste llevado en forma mecánica o electrónica, debido a que dentro de las funciones asignadas a éste se encuentra la de proferir un informe con destino a la Asamblea de Accionistas, en el cual, entre otros aspectos, debe constar si el registro de acciones se lleva y conserva de forma debida, le es indispensable para cumplir con las funciones descritas en los artículos 207 y siguientes del Código de Comercio, inspeccionar el libro de accionistas.
4. “Está limitado el Revisor Fiscal a certificar solamente sobre libros impresos en materia de registro de accionistas y títulos?, en la exacta medida que los medios electrónicos reflejan la realidad de la empresa y sus operaciones respecto de la transacción de acciones”.
En cumplimiento del artículo 209 del Código de Comercio, el informe que presente el revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deberá expresar, entre otros aspectos, si el libro de registro de acciones, se lleva y se conserva debidamente.
En tal sentido, y conforme lo hemos expresado anteriormente, el dictamen que emita el revisor fiscal sobre los diferentes aspectos requeridos en la ley deben fundamentarse en los libros oficiales debidamente registrados, sean estos escritos o electrónicos.
s1 De acuerdo con la Ley 527 de 1999, se considera mensaje de datos “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;”
s2 Ley 27 de 1990, Título Noveno Resolución 1200 de 1995.
s3 Cfr. Doctrinas y Conceptos Jurídicos- 1995–Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-109678

References: artículo 28
 artículo 195
 artículo 125
 artículo 130
 artículo 10
 artículo 12
 Resolución 
 artículo 35
 artículo 130
 artículo 447
 artículo 48
 artículo 209
 Resolución