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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE HORAS EXTRAORDINARIAS - PDF
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Milagros Ortega Sánchez
1 PARA EL PAGO DE HORAS EXTRAORDINARIAS O C T U B R E
2 Í N D I C E Página I.- Introducción 3 II.- Marco Jurídico 4 III.- Políticas y Lineamientos 6 IV.- Descripción del Procedimiento 10 V.- Diagrama de Flujo 13 VI.- Formato DRH VII.- Descripción del Formato 18 2
3 I.- INTRODUCCIÓN Con base a las acciones emprendidas por las autoridades del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, al adecuar las bases operativas a través de la creación de dos nuevos niveles salariales denominados O46 Administrativo Especializado y O42 Técnico Especializado, que permitió la compactación de 120 puestos y 9 niveles en solo dos niveles. Se procede a la actualización del presente Manual de Procedimientos que tiene por objetivo establecer las normas y lineamientos para el pago de horas extraordinarias al personal técnico-operativo del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, así como las actividades para el trámite de dicho pago. El presente manual define la partida presupuestal aplicable, las facultades de autorización y dentro del personal técnico-operativo establece la excepción de pago, entre otros aspectos. Además se formaliza la manera de cálculo y se dan a conocer los conceptos nominales para su aplicación, definiéndose dentro de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, el área específica encargada de la autorización del pago e incorporación a la nómina. 3
4 II.- MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 122, Apartado C, Base Cuarta, fracción II, Artículo Estatuto de Gobierno del Distrito Federal: Artículo Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: Artículo 1, Artículo 195, Artículo 200, párrafo primero. 4. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: Artículo 1, Artículo 6, Artículo Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: Acuerdo 58-50/2001 del 17 de octubre de 2001, Acuerdo 29-4/2003 del 22 de enero de 2003, Acuerdo 15-48/2003 del 3 de septiembre de 2003, Acuerdo 14-06/2004 del 11 de febrero de 2004, Acuerdo 17-53/2004 del 10 de noviembre de 2004, Acuerdo 15-09/2005 del 23 de febrero de 2005, Acuerdo 15-11/2005 del 2 de marzo de 2005, Acuerdo 09-19/2005 del 4 de mayo de 2005, Acuerdo 21-03/2006 del 18 de enero de 2006, Acuerdo 31-43/2006 del 8 de noviembre de 2006, 4
5 Acuerdo 17-05/2007 del 1 de febrero de 2007, Acuerdo 07-43/2008 del 2 de julio de 2008, Acuerdo 23-74/2008 del 29 de octubre de 2008, Acuerdo 25-74/2008 del 29 de octubre de 2008, Acuerdo 28-22/2009 del 15 de abril de Acuerdo 44-38/2009 del 7 de julio de
6 III.- POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS - Se debe entender por horas extraordinarias a la prestación de servicios personales adicionales a la jornada ordinaria de trabajo y se pagará con cargo a la partida presupuestal Remuneraciones por horas extraordinarias. - El pago de horas extraordinarias procederá sólo por el tiempo estrictamente necesario para realizar aquellas actividades que por cargas de trabajo no pudieron concluirse durante la jornada ordinaria de trabajo y, será el titular del área quien determinará las circunstancias especiales que justifiquen las horas extraordinarias y nunca podrá exceder de tres horas diarias ni tres veces consecutivas durante la semana. - La Dirección de Operación y Control del Pago, autorizará el pago de tiempo extraordinario, siempre y cuando el personal técnico operativo cumpla con el horario correspondiente. - El personal técnico operativo, deberá registrar la salida al término de su jornada extraordinaria. - El personal técnico operativo, exento de registro de asistencia, será con la autorización por escrito del titular del área y deberá ser renovada al inicio de cada año, notificando en un plazo máximo de tres días a la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones. En caso contrario, no procederá el pago de Tiempo Extraordinario. 6
7 - La supervisión y autorización del desempeño del Tiempo Extraordinario, así como la observación del cumplimiento del horario de trabajo, quedará bajo la más estricta responsabilidad del Titular del Área. - En todo caso, su pago deberá sujetarse a la disponibilidad presupuestal y las disposiciones jurídicas aplicables, la autorización estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos a quien corresponde la vigilancia del ejercicio presupuestal y promover las medidas preventivas y correctivas necesarias. - Sólo será sujeto de pago de horas extraordinarias el personal técnico-operativo desde los niveles O46 hasta el J33, con excepción de los niveles J36 y J34 y personal habilitado con las funciones de Comisario en los Juzgados de Primera Instancia, Juzgados de Paz Civil y Juzgados de Paz Penal. - En el formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, el personal técnico-operativo, deberá indicar el día laborado, así como el inicio y conclusión de las horas extraordinarias. - El formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, se deberá presentar ante la Dirección de Operación y Control del Pago, única y exclusivamente los tres días hábiles posteriores a la conclusión de la quincena correspondiente, sin prórroga alguna para todas las áreas judiciales, de apoyo judicial y administrativas, dicho formato deberá ser firmado por funcionario con nivel mínimo de Director de Área o equivalente, además de ser requisitado de acuerdo a las especificaciones presentadas en este Manual, haciendo la aclaración de que si no cumpliera con las mismas, dicho formato no procederá para su trámite, sin que ello implique una responsabilidad para la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, no procediendo su pago con posterioridad, sea cual fuere la razón presentada. 7
8 - La Dirección de Operación y Control del Pago integrará un catálogo de firmas que incluya hasta nivel de Director o equivalente como rango mínimo facultado para autorizar el pago de horas extraordinarias y realizará de manera aleatoria una verificación de firmas durante el proceso de pago; dicha verificación deberá realizarse a cuando menos treinta firmas en cada proceso quincenal. -.Quedan excluidos del pago de horas extraordinarias, el personal que le sea autorizada licencia con o sin goce de sueldo, licencia médica, personal designado para realizar funciones de Comisario de Juzgado de Primera Instancia y de Juzgados de Paz o que se encuentre en periodos vacacionales, con excepción del personal adscrito a Juzgados de Primera Instancia y de Paz en materia Penal, Dirección de Turno de Consignaciones Penales, Servicio Médico Forense, Archivo Judicial y personal de Mantenimiento y Servicios que apoya a las diferentes áreas que integran a esta Institución, que se encuentre de guardia en los periodos indicados. - Las horas extraordinarias se pagarán con un cien por ciento más del salario asignado a la jornada ordinaria de labores y se calculará de la siguiente forma: Sueldo mensual tabular / 30 días del mes = Resultado 1 (sueldo diario) Resultado 1 / 8 horas = Resultado 2 (costo de la hora) Resultado 2 por número de horas laboradas por 200 por ciento (importe bruto de tiempo extra a pagar) - Las horas extraordinarias se pagarán bajo los siguientes conceptos nominales, dependiendo de las circunstancias de cada caso: 8
9 CLAVE CONCEPTO NOMINAL 21-0 Horas extras, 21-4 Horas extras por años anteriores, 21-5 Horas extras por ajuste positivo, y 21-9 Horas extras por ajuste negativo. 9
10 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMVA.: Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos TSJ/DERH/MP24 SISTEMA: Recursos Humanos FECHA PÁG. PROCEDIMIENTO: Pago de horas extraordinarias de 3 OBJETIVO: Realizar el pago a los empleados por horas extraordinarias laboradas cumpliendo con la normatividad aplicable. No. Área Descripción de la actividad Documentos de apoyo 1 Áreas del Tribunal Superior de Justicia del D.F. El titular del área correspondiente, es responsable de autorizar y supervisar al empleado cuando éste labore horas extraordinarias. 2 Empleado. Recibe instrucción del titular del área y registra en el sistema de control interno del área, el inicio y conclusión de la jornada laboral y en el formato DRH-02, las horas extraordinarias laboradas durante la quincena. 3 Entrega el formato DRH-02 debidamente requisitado al titular del área para su revisión y firma de autorización. 4 Áreas del Tribunal Superior de Justicia del D.F. Recibe formato, revisa y autoriza, lo relaciona y envía mediante oficio a la Dirección de Operación y Control del Pago, dentro de los tres días siguientes al término de la quincena. Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. y C. Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. y C. Oficio original y copia. Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. y C. 5 Dirección Operación y Control del Pago Recibe oficio acompañado de formatos originales DRH-02, acusa de recibido en la copia del mismo y lo turna a la Subdirección de Procesos para su trámite. Oficio original y copia. Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias. 10
11 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMVA.: Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos TSJ/DERH/MP24 SISTEMA: Recursos Humanos FECHA PÁG. PROCEDIMIENTO: Pago de horas extraordinarias de 3 No. Área Descripción de la actividad Documentos de apoyo 6 Subdirección de Procesos Revisa que los formatos DRH-02 no contengan tachaduras o enmendaduras y que estén debidamente requisitados con base a los lineamientos de este manual. Realiza verificación de firmas autorizadas para suscribir el formato DRH-02. Si cumple con las especificaciones continúa con el proceso de ordenamiento, clasificación y revisión. Si no cumple con las especificaciones, indica el motivo de no aceptación del formato y turna a la Dirección de Operación y Control del Pago Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. Catálogo de firmas. 7 Dirección de Operación y Control del Pago Recibe el formato y elabora oficio con el cual regresa el o los formatos al área solicitante, indicando el motivo de la no aceptación. Formato DRH-02, O. Oficio O y C. 8 Subdirección de Procesos Los formatos debidamente requisitados y revisados, se capturan con los movimientos de la nómina preliminar en el Sistema Integral de Recursos Humanos (SIRH), y al término emite listado del número de horas extraordinarias laboradas por el empleado. Formato DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. 9 Subdirección de Procesos Si la captura es correcta, autoriza la aplicación de las solicitudes revisadas y validadas (formatos DERH-02) en la nómina ordinaria correspondiente. Listado de horas extraordinarias. 11
12 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMVA.: Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos TSJ/DERH/MP24 SISTEMA: Recursos Humanos FECHA PÁG. PROCEDIMIENTO: Pago de horas extraordinarias de 3 No. Área Descripción de la actividad Documentos de apoyo 10 Archiva los oficios, formatos DRH-02 y listado de movimientos para cualquier aclaración posterior. Oficios. Formatos DRH-02 Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago, O. Listado de horas extraordinarias. FIN DEL PROCEDIMIENTO 12
13 V.- DIAGRAMA DE FLUJO 13
14 UNIDAD ADMVA.: Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos CLASIFICACIÓN TSJ/DERH/MP24.1 SISTEMA: Recursos Humanos FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Pago de horas extraordinarias de 1 Áreas del Tribunal Empleado Dirección de Operación y Control del Pago Subdirección de Procesos INICIO El titular autoriza y supervisa cuando el empleado labora horas extras Recibe formato, revisa, autoriza, lo relaciona y envía mediante oficio. 1 4 Registra en el sistema el inicio y conclusión de la jornada laboral y en el formato las horas extraordinarias Formato DERH-02 O y C Entrega formato debidamente requisitado al titular del área para su revisión y firma de autorización. Formato DERH-02 O y C 2 3 Recibe oficio con formato, acusa de recibo y lo turna a la Subdirección de Procesos para su trámite. Formato DERH-02 O y C Oficio O y C Recibe formato, elabora oficio, acepta y regresa el formato, indica los no aceptados y su causa. Formato DERH-02 O y C Oficio O y C 7 5 Revisa que los formatos estén debidamente requisitados con base a los lineamientos de este manual. Formato DERH-02 O y C Catalogo de firmas Los formatos se capturan con los movimientos de la nómina preliminar en el Sistema y al término emite listado. Formato DERH-02 O Si la captura es correcta, autoriza la aplicación en la nómina ordinaria correspondiente Formato DERH-02 O y C Listado 10 Oficio O y C Archiva los oficios, formatos y listado para cualquier aclaración posterior. Formato DERH-02 O Oficio O y C Listado FIN 14
15 VI.- FORMATO 15
16 T R IB U N A L S U P E R IO R D E J U S T IC IA D E L D IS T R IT O F E D E R A L C O N S E J O D E L A J U D IC A T U R A D E L D IS T R IT O F E D E R A L O F IC IA L ÍA M A Y O R D IR E C C IÓ N E J E C U T IV A D E R E C U R S O S H U M A N O S R E G IS T R O D E H O R A S E X T R A O R D IN A R IA S Y S O L IC IT U D D E P A G O Ó rg a n o ju d ic ia l, u n id a d a d m in is tra tiv a, o d e a p o y o ju d ic ia l: N o m b re d e l e m p le a d o : ( 2 ) N ú m e ro d e e m p le a d o : R. F. C. P e río d o c o rre s p o n d ie n te a la : J o rn a d a o rd in a ria : S e llo d e l á re a d e tra b a jo H O R A S E X T R A S F E C H A H O R A D E E N T R A D A H O R A D E S A L ID A N o. D E H O R A S L A B O R A D A S F IR M A J U S T IF IC A C IÓ N T O T A L D E H O R A S E X T R A S L A B O R A D A S E N L A Q U IN C E N A N o m b re, c a rg o y firm a d e l titu la r d e l á re a D R H
17 T R IB U N A L S U P E R IO R D E J U S T IC IA D E L D IS T R IT O F E D E R A L C O N S E J O D E L A J U D IC A T U R A D E L D IS T R IT O F E D E R A L O F IC IA L ÍA M A Y O R D IR E C C IÓ N E J E C U T IV A D E R E C U R S O S H U M A N O S R E G IS T R O D E H O R A S E X T R A O R D IN A R IA S Y S O L IC IT U D D E P A G O Ó rg a n o ju d ic ia l, u n id a d a d m in is tra tiv a, o d e a p o y o ju d ic ia l: ( 1 ) N o m b re d e l e m p le a d o : ( 2 ) ( 2 ) N ú m e ro d e e m p le a d o : ( 3 ) R. F. C. ( 4 ) P e río d o c o rre s p o n d ie n te a la : ( 5 ) J o rn a d a o rd in a ria : S e llo d e l á re a d e tra b a jo ( 6 ) H O R A S E X T R A S F E C H A H O R A D E E N T R A D A H O R A D E S A L ID A N o. D E H O R A S L A B O R A D A S F IR M A J U S T IF IC A C IÓ N ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 1 0 ) ( 1 1 ) ( 1 2 ) T O T A L D E H O R A S E X T R A S L A B O R A D A S E N L A Q U IN C E N A (1 3 ) N o m b re, c a rg o y firm a d e l titu la r d e l á re a ( 1 4 ) D R H
18 VII.- DESCRIPCIÓN DEL FORMATO 18
19 DESCRIPCIÓN DEL FORMATO Nombre del formato: Número de formato: Registro de Horas Extraordinarias y Solicitud de Pago. DRH-02. Objetivo del formato: Registrar y controlar las horas extraordinarias laboradas. Número de tantos del formato: Distribución: Original y copia. Original para la Dirección de Operación y Control del Pago. Copia para el Área solicitante. DESCRIPCIÓN DE LLENADO No. CONCEPTO (1) Órgano judicial, unidad administrativa, o de apoyo judicial: SE DEBE ANOTAR Nombre del área solicitante, de conformidad con la última estructura orgánica autorizada por el Consejo de la Judicatura. (2) Nombre del empleado: Nombre completo del empleado que labora horas extraordinarias. (3) Número de empleado: El número asignado por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos al causar alta en el sistema de nómina. 19
20 (4) R. F. C.: El Registro Federal de Contribuyentes del empleado. (5) Período correspondiente a la: Quincena laborada. (6) Sello del área de trabajo: Sello del órgano judicial, unidad administrativa o de apoyo judicial de que se trate. EN CADA RENGLON SE DEBE ANOTAR. (7) Fecha: Día en que se laboraron horas extraordinarias. (8) Hora de entrada: Hora de inicio de la jornada extraordinaria. (9) Hora de salida: Hora de terminación de la jornada extraordinaria. (10) Núm. de horas laboradas: El número de horas extraordinarias laboradas en la jornada. (11) Firma: Firma del empleado al registrar su entrada y salida de horas extraordinarias. (12) Justificación: Motivo por el que laboró horas extraordinarias. (13) Total de horas extraordinarias laboradas en la quincena: (14) Nombre, cargo y firma del titular del área: Sumatoria de las horas extraordinarias laboradas durante la quincena. Nombre completo, cargo y firma de quien autoriza el total de horas extraordinarias laboradas por el empleado. 20
21 Elaborado por: Validado por: C.P. José Miguel Méndez Herrera Director Ejecutivo de Recursos Humanos Lic. Javier A. Escalera Leandro Director Ejecutivo de Planeación Vo. Bo. Lic. Carlos Vargas Martínez Oficial Mayor 21
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 Artículo 1
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