Source: http://www.une.edu.pe/general/oaiune.htm
Timestamp: 2020-06-01 06:24:53+00:00

Document:
Oficina de Archivo Institucional - UNE
La Oficina de Archivo Institucional de la Universidad Nacional de Educación "Enrique Guzmán y Valle", depende jerárquicamente de la Secretaria General, siendo un órgano de apoyo; y como órgano administrador de archivos, custodia el patrimonio documental de la Institución.
Está encargada de organizar, normar, coordinar, ejecutar, planificar y dirigir todas las actividades archivísticas de esta Casa Superior de Estudios; asimismo de la conservación y el uso adecuado del Patrimonio Documental.
En coordinación con el Archivo General de la Nación y aplicando las Normas del Sistema Nacional de Archivos, realiza las transferencias de los archivos de gestión y la eliminación de documentos.
El volumen del fondo documental que se custodia en la Oficina del Archivo Institucional de la UNE, está conformado desde los años de 1965 al 2003 por las siguientes series:
Resoluciones del Concejo Ejecutivo
Resoluciones CAUNE
Resoluciones del Vicerrectorado Académico
Resoluciones del Vicerrectorado Administrativo
Resoluciones CORUNE
Actas del Concejo Ejecutivo
Ordenes de Compra, servicios, compromiso
Correspondencia Emitida y Recibida: interna y externa
Para brindar información, contamos con una base de datos sistematizada para la búsqueda inmediata de los documentos solicitados.
Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivisticos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de Transferencia, Organización, Eliminación y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles del Archivo de la Universidad.
Optimizar las funciones de la Oficina de Archivos y de gestión
Supervisar y organizar el patrimonio documental de la UNE, mediante la aplicación de la Directiva Nº 01-99-UA, "Normas para la Organización, Selección y Eliminación de la Documentación en los diferentes Archivos de Gestión de la UNE", aprobada mediante Resolución Nº 416-99-PCR-UNE; así como su conservación y mantenimiento.
Brindar al personal docente, administrativo, alumnos y particulares un eficiente servicio archivistico.
Disponer de un instrumento de gestión administrativa que permita desarrollar las actividades archivísticas de la UNE para el año 2005, de acuerdo a la programación de actividades.
Establecer la organización de actividades de la Oficina de Archivos, así como de los Archivos de Gestión.
PROCEDIMIENTOS DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTIVOS
Según la base legal como son:
Decreto Ley 19414 - Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación
Ley 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. 008-92-JUS
Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J, Normas del Sistema Nacional de Archivos
Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN-J, aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos.
Resolución Nº 416-99-PCR-UNE, aprueba la Directiva Nº 001-99-UA
1.- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La Organización de los documentos consiste en la aplicación de las acciones orientadas a clasificar, ordenar, codificar los documentos de nuestra institución, con la finalidad de establecer citerios uniformes para la organización de los documentos en los diferentes archivos de la universidad; asimismo mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto de las actividades institucionales.
2.- TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Este procedimiento se realiza cuando se traslada la documentación que obra en los archivos de gestión hacia la Oficina de Archivo Institucional (OAI), en la cual se garantiza la integridad y su custodia. Para poder transferir los archivos de gestión a esta oficina es necesario tener los siguientes requisitos:
Llenar el formato de inventario de transferencia de documentos (adjunto formato e instrucciones para el llenado)
Llenar el formato de la tabla general de retención de documentos
Nota: Los documentos que van a ser enviados a la Oficina de Archivo deberán estar rotulados en una parte visible, donde se anotará el nombre del a dependencia orgánica, serie documental, código de la serie, año, número de envío correlativo; al mismo tiempo que deberán estar archivadas en files de palanca, file de manilla, debidamente compaginados, organizados e inventariados.
3.- ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Es el procedimiento archivistico que consiste en la destrucción de los documentos innecesarios al vencimiento de los periodos de retención, establecidos en los Programas de Control de Documentos, previas coordinaciones con el Comité Evaluador de Documentos y la correspondiente autorización del Archivo General de la Nación; tiene como finalidad garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo, para de esta manera descongestionar periódicamente los archivos.
4.- SERVICIOS DE INFORMACIÓN
EXPEDICIÓN DE COPIAS DE SYLLABUS
Recabar el formato de Solicitud de información de la Oficina de Archivo Institucional
Presentar recibo de pago de la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa educativa aprobada meidante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 11.00 x c/3 copias), en caso de ser más de tres (3) se adiciona 0.20 céntimos por cada folio.
Deberá adjuntar la copia de certificados de estudios o récord académico resaltando los temas solicitados
Llenar la solicitud de información indicando la facultad y especialidad a la que pertenece
Adjuntar recibo de pago para proceder a su atención, previo Vº Bº de la jefatura
El archivero procederá a clasificar los syllabus de cada una de las asignaturas según los ciclos y créditos.
El técnico de archivo procederá a fotocopiar los documentos para su entrega posterior.
La entrega de los syllabus será dentro de 24 horas.
Si el requerimiento es para el día, se procederá a su atención en coordinación con el usuario.
EXPEDICIÓN DE COPIAS DE RESOLUCIONES RECTORALES Y DE FACULTAD
Solicitud de servicio archivístico, en la Oficina de Archivo Institucional
Adjuntar recibo de pago de la Oficina de Tesorería de la UNE, de acuerdo a la tasa educativa aprobada según Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 6.00 x c/3 copias)
El usuario recabará la solicitud de Información en la Oficina de Archivo Institucioal y Proporcionará sus datos personales y precisos del documento que solicite.
Las solicitudes serán entregadas al archivero responsable de la atención, para luego ser verificadas en la jefatura y dar Vº Bº a su solicitud y proceder a la atención del documento
La entrega de los documento solicitados será en el lapso de 01 hora
En caso que el usuario del servicio, no recuerde fechas exactas del documento que solicita, se procederá a la atención durante el día, según indicación propia del usuario.
Para la expedición de copias de resoluciones de varios años (contratos de docentes y administrativos) la atención será en 24 horas.
EXPEDICIÓN DE COPIAS DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS PROMOCIONALES
Recabar la Solicitud de Información de la Oficina de Archivo Institucional
Presentar recibo de pago de la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa educativa aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 11.00 x c/3 copias)
Deberá adjuntar la resolución de bachiller o copia del grado de bachiller
Llenar la solicitud de atención, anotando el tipo de usuario, apellidos y nombres, facultad , número de DNI, firma y en la descripción el número de la resolución rectoral que confiere el grado de bachiller.
El Archivero remite la solicitud a la jefatura para el Vº Bº
El Archivero realiza la búsqueda del documento, selecciona y clasifica
El archivero procede a fotocopiar el documento para su entrega inmediata
En el caso que el usuario no indique datos exactos, se procede a su atención de acuerdo a la información que brinde en la Base de Datos, en el lapso de 24 horas.
EXPEDICIÓN DE COPIAS DE PLAN DE ESTUDIOS TODAS LAS FACULTADES
Recibo de pago de la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa educativa aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 11.00 x c/3 copias)
Deberá adjuntar copia del certificado de estudios o récord académico
Registrar sus datos correctamente en la solicitud que se le proporcionara en la Oficina de Archivo Institucional
Anotar en forma clara la facultad a la que pertenece, promoción y especialidad
El responsable de la atención al usuario, entregará la solicitud a la jefatura para da el Vº Bº y proceder a su atención
El archivero selecciona la documentación solicitada y procede a fotocopiar.
Esta documentación es entregada al jefe para su correspondiente certificación
El Documento se entrega al usuario dentro de 01 hora
EXPEDICIÓN DE COPIAS DE FICHAS DE MATRÍCULA
Recibo de pago de Tesorería de la UNE, según tasa educativa aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 11.00 x c/3 copias)
Presentar la solictud de información debidamente llenada con los datos que se exige (promoción, ciclo del solicitante), para proceder a la búsqueda.
Una vez constatado la existencia del documento, proceder a pagar de acuerdo a la tasa educativa en la Oficina de Tesoreria
El resposanble de la atención, entregará la solicitud a la jefatura para dar el Vº Bº y proceder a su atención
Posteriormente, el archivero procede a clasificar y seleccionar las fichas y luego fotocopiar los documentos para su entrega
Si el alumno es reingresante o adscrito a otra promoción, la atención es personalizada.
EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA INVESTIGACIÓN Y OTROS
Ser personal docente, administrativo y/o alumno de la institución
Recabar el formato de solicitud de información de la Oficina de Archivo Institucional; en el caso de ser persona particular deberá solicitar mediante documento a la Secretaria General de la UNE: Mg Emilio Rojas Sáenz
documento de identidad y/o Fotocheck de la UNE
Una vez identificado, el usuario se procederá a llenar la solicitud, anotando claramente el tipo de información que requiera, especificando el (los) años.
El Archivero responsable, entregará la solicitud a la jefatura para dar el Vº Bº y proceder a su atención.
El Archivero irá seleccionando la documentación, que luego será entregada al investigador para su clasificación.
Si el investigador necesita varias fechas para recopilar información, deberá indicar en su solicitud para programar los días y preparar la documentación.
Si el investigador tiene los datos precisos del documento que solicita, el archivero procederá a su atención de forma inmediata.
La atención es dentro de las 24 horas.
5.- SERVICIOS DE AUTENTICADO DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITE INTERNO
Mediante Resolución Recotral Nº 386-2004-R-UNE se designó a la Lic. Miriam Torres Porras como fedataria de la UNE, en el horario de 1:30 horas a 19:00 horas, para autenticar los documentos para trámite interno. Los solicitantes deberán presentar los siguientes requisitos:
Identificación (D.N.I / L.E)
Documentos originales y sus respectivas copias para el autenticado
Recibo de pago de la Oficina de Tesoreria (Caja), según Resolución Rectoral Nº 002-2005-R-UNE, que aprueba la Tasa Educativa 2005, del valor de S/.6.00, de una a tres copias.
Universidad Nacional de Educación - Oficina de Archivo Institucional v. 0.1 Centro de Informática
archivo@une.edu.pe

References: Resolución 

Resolución 

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