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Timestamp: 2017-12-15 15:40:43+00:00

Document:
F. Martín Pinedo Aubián: SE HACE CAMINO AL ANDAR (análisis crítico en torno al recorrido que presenta el procedimiento conciliatorio)
SE HACE CAMINO AL ANDAR (análisis crítico en torno al recorrido que presenta el procedimiento conciliatorio)
Artículo publicado en: Revista Jurídica del Perú. Publicación mensual de Normas Legales. Nº 118. Lima, diciembre de 2010, pp. 315-345.
“¡Adelante! Por los caminos malos, si no hay otros; por los buenos, si es posible. Pero adelante, adelante a pesar de todos los obstáculos para lograr el fin”. (CHARLES DICKENS)
I. ¿PROCEDIMIENTO O PROCESO?
Tanto la Ley Nº 26872, Ley de Conciliación, como su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS emplean el término "procedimiento conciliatorio" para referirse a la secuencia lógica de actos que son desarrollados al interior de un Centro de Conciliación Extrajudicial y conducidos en su mayoría de manera activa por el Conciliador Extrajudicial, actos que se encuentran encaminados a buscar el logro de la solución a la controversia planteada en la solicitud de conciliación extrajudicial mediante la suscripción del acuerdo conciliatorio. Dichos actos se inician con la presentación de la solicitud de conciliación y culminan con la expedición del acta de conciliación respectiva que puede contener un acuerdo o no, lo que nos lleva a afirmar que todo procedimiento culmina con la expedición de un acta de conciliación, pero no todo procedimiento conciliatorio culmina con acuerdo conciliatorio entre las partes .
Vemos pues que el marco normativo prefiere el empleo del término “procedimiento” en contraposición al término "proceso", que también puede ser entendido como la cadena de actos coordinados para el logro de una finalidad . Asumimos que la opción para preferir dicho término radica en el hecho de evitar cualquier tipo de confusiones entre los operadores jurídicos debido al arraigado empleo del término “proceso” como sinónimo de juicio. En este sentido, conviene tener presente las diferencias entre las expresiones "procedimiento" y "proceso", que esencialmente radican en el hecho de que mientras el primero (procedimiento) se lleva ante cualquier tipo de autoridad -como, por ejemplo, ante una autoridad de tipo administrativa-; el segundo (proceso) se conduce ante los órganos de la función judicial, competentes para conocer y resolver los recursos interpuestos, y tramitar la demanda que contiene la acción y ejercer la tutela jurídica en atención a las pretensiones procesales de los recurrentes. Además, como afirmaba el maestro Alzamora Valdez, en un plano estrictamente procesal, debe tenerse presente que el término procedimiento no equivale a proceso, ya que se refiere al aspecto externo o meramente formal de la actividad procesal .
La Ley de Conciliación lo entiende así, de allí que la Sétima Disposición Complementaria, Transitoria y Final de la Ley de Conciliación señale que el procedimiento de Conciliación creado por dicha ley se realiza de modo independiente de aquel que regula el Código Procesal Civil.
II. INICIO DEL PROCEDIMIENTO.
1. La Solicitud de Conciliación.
Independientemente de que existe la obligación legal de calificar de manera previa toda solicitud de conciliación, a fin de verificar que ésta contenga todos los requisitos formales y verse sobre materia conciliable bajo sanción de no ser recibida por el Centro de Conciliación, formalmente, todo procedimiento de conciliación extrajudicial se inicia con la presentación de una solicitud, la cual, de acuerdo al Artículo 5º de la Ley de Conciliación y el artículo 6º del Reglamento, puede dirigirse a un Centro de Conciliación . Dichos Centros pueden ser privados (que prestan sus servicios mayormente a título oneroso) o pueden ser Centros de Conciliación Gratuitos del Ministerio de Justicia.
1.1. Formas de Solicitud.
Tanto para la Ley de Conciliación como para su Reglamento, la solicitud de conciliación puede asumir varias formas, a saber:
a) Conjunta o Individual.
Según el artículo 13º de la Ley de Conciliación las partes pueden solicitar la Conciliación Extrajudicial en forma conjunta o individual con arreglo a las reglas generales de competencia establecidas en el artículo 14º del Código Procesal Civil.
La solicitud conjunta es aquella en la cual, ante el surgimiento de un conflicto o controversia, la totalidad de las partes involucradas están de acuerdo en iniciar el procedimiento conciliatorio; en este caso las partes en conjunto plantean la solicitud, pudiendo también elegir libremente cualquier Centro de Conciliación, según lo estipulado por el artículo 6º del Reglamento . Por ejemplo, si una pareja de esposos con domicilio en la ciudad de Piura se encuentra en la ciudad de Lima y en ese momento deciden intentar resolver la controversia pendiente sobre el tema de alimentos y tenencia, no existe ningún inconveniente para que puedan presentar su solicitud de manera conjunta y concurrir en el día ante cualquier centro de conciliación ubicado en la provincia de Lima. Como vemos, la única variante del procedimiento conciliatorio la tenemos en el hecho que si la solicitud es presentada por ambas partes la audiencia de conciliación podrá realizarse en el día –lo que supone no efectuar el acto de notificación para realización de la audiencia-, siempre y cuando el Centro de Conciliación cuente con disponibilidad de salas y conciliadores para la realización de la misma, según la parte final del segundo párrafo del artículo 15º del Reglamento
La solicitud es individual cuando existe una o varias partes denominadas “solicitantes” que desea invitar a conciliar a otra u otras que tendrán la condición de “invitadas”, en virtud de un conflicto entre ellas, y para ello cumple con presentar su solicitud de conciliación indicando el nombre o denominación de la contraparte y su respectivo domicilio a efectos que ésta sea válidamente emplazada con la invitación para conciliar.
b) Escrita o Verbal.
Por su parte el artículo 12º del Reglamento señala que la conciliación podrá presentarse por escrito o de manera verbal. Esto quiere decir que tanto las solicitudes individuales o conjuntas podrán asumir la forma escrita o verbal
Podríamos asumir que lo usual es que la solicitud sea presentada por el solicitante o solicitantes de manera escrita, debiendo cumplir con los requisitos señalados en los numerales 1 al 9 del citado artículo 12º y que se desarrollarán en el siguiente punto.
Cuando el tercer párrafo del artículo 12º del Reglamento señala que la solicitud de conciliación podrá realizarse también verbalmente, prescribe además que los Centros de Conciliación elaborarán formatos de la solicitud de conciliación, siendo que en este caso todos los datos serán requeridos directamente por el Centro de Conciliación, bajo su responsabilidad. En este caso tenemos que existe presencia física de la parte solicitante la cual manifiesta su intención de presentar su solicitud, siendo que quien transcribe en el formato de solicitud los datos referentes al conflicto no será el solicitante sino el personal del Centro de Conciliación designado previamente para tal fin; una vez ocurrido ello recién podremos hablar de la presentación de la solicitud.
1.2. Requisitos de la solicitud.
El artículo 12º del Reglamento señala que, ya sea que se trate de solicitudes presentadas por escrito o de manera verbal, todas ellas deberán contener los siguientes requisitos:
Fecha. Si la fecha de recepción no coincide con la fecha de solicitud, se tomará en cuenta la fecha de recepción para el cómputo de los plazos. Como se aprecia, se emplea el criterio de “fecha cierta”, a fin de iniciar el cómputo de los plazos del procedimiento a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
El nombre, denominación o razón social, documento(s) de identidad, domicilio del solicitante o de los solicitantes. En el caso que la solicitud sea presentada en forma conjunta, quien desee ser invitado en una dirección diferente, deberá señalarlo en la solicitud. Los datos del solicitante son de vital importancia ya que nos permitirán individualizar con certeza quién es la persona que inicia el procedimiento conciliatorio al poder identificarlo mediante su nombre o razón social o el nombre de su representante y su respectivo documento de identidad.
El nombre y domicilio del apoderado o representante del solicitante o solicitantes, de ser el caso. En los casos de padres menores de edad que sean representantes de sus hijos en materias de alimentos y régimen de visitas, podrán identificarse con la partida de nacimiento o su Documento Nacional de Identidad. Se permite consignar los datos del apoderado o representante en los casos que el marco normativo lo permita, que variará dependiendo que se trate de personas naturales (donde la regla general es la concurrencia personal, permitiéndose la concurrencia mediante representante sólo en los casos debidamente acreditados de incapacidad física temporal o permanente o cuando se domicilia fuera del distrito conciliatorio, mediante escritura pública con facultades para conciliar extrajudicialmente, disponer del derecho materia de conciliación y ser invitado al procedimiento conciliatorio) y personas jurídicas (donde basta exhibir el documento donde conste la designación, debidamente inscrito en Registros Públicos y con el certificado de vigencia de poder respectivo).
Una innovación positiva la tenemos en el hecho de precisar que los menores de edad que sean padres de familia puedan concurrir al procedimiento conciliatorio en representación de sus hijos, al amparo de la “capacidad adquirida” regulada en el artículo 46º del Código Civil . Si bien es cierto que el Reglamento les autoriza a los menores de edad a representar a sus hijos en temas de alimentos y régimen de visitas, del texto del artículo 46º del Código Civil debemos entender que también se les habilita para representar a sus hijos también en temas de tenencia, así como en los temas de reconocimiento de gastos de embarazo y parto, siendo que éstos dos últimos perfectamente se pueden tramitar dentro del rubro de alimentos.
El nombre, denominación o razón social de la persona o personas con las que se desea conciliar, a fin de individualizar con certeza al destinatario de las invitaciones para conciliar, sea persona natural o jurídica.
El domicilio de la persona o de las personas con las que se desea conciliar. El Reglamento deja de lado el criterio de flexibilidad, al hablar únicamente de domicilio del invitado. Recordemos que la regulación primigenia permitía consignar no solamente el domicilio del invitado sino que en caso de desconocer este se podía mencionar la dirección del centro de trabajo, aunque en la práctica este hecho generaba una serie de inconvenientes al invitado (sobre todo si se trataba de temas de alimentos o deudas). Sin perjuicio de ello, el Código Civil vigente en su artículo 33º considera que el simple hecho de residir real y habitualmente en un lugar es factor determinante para presumir que la persona ha situado ahí su centro espacial de imputación jurídica; a su vez, el artículo 35º prescribe que la persona que vive alternativamente o tiene ocupaciones habituales en varios lugares se le considera domiciliada en cualquiera de ellos, permitiendo a los terceros ubicar con facilidad a la persona a quien se le imputa un deber o un derecho .
Los hechos que dieron lugar al conflicto, expuestos en forma ordenada y precisa. Los hechos que dieron lugar al conflicto responden a la pregunta ¿qué pasó?, es decir hacen referencia a una descripción breve de los orígenes y evolución del conflicto desde el punto de vista del solicitante, siendo equivalente a los Fundamentos de Hecho que se plantean en la demanda, según lo estipulado en el inciso 6 del artículo 424º del Código Procesal Civil, que prescribe que dichos hechos deben ser expuestos numeradamente en forma precisa, con orden y claridad, a efectos que el conciliador tenga una visión inicial del conflicto.
Deberá indicar, en el caso de alimentos, si existen otras personas con derecho alimentario a fin de preservar los principios de buena fe y legalidad de la conciliación. Esta disposición resulta discutible, toda vez que ni siquiera es exigida por el propio órgano jurisdiccional al momento de interponer una demanda de alimentos. Se parte de la premisa que las partes conciliantes podrían estar coludidas y actuarían de mala fe con la finalidad de perjudicar a un tercero (acreedor alimentista) con el acuerdo conciliatorio al que pudieran arribar, y por ello se exige que en este caso particular de alimentos el solicitante debe indicar si conoce de la existencia de otras personas con igual o mejor derecho alimentario a fin de que sean citadas a la audiencia respectiva. Si concordamos esto con lo dispuesto por la parte final del artículo 15º del Reglamento, si estos terceros, a pesar de estar válidamente citados, no concurren, entonces las partes solo podrán conciliar en la parte que les concierne a ellas . Consideramos que la intención de requerir este dato a los solicitantes es buena, pero poco práctica en la realidad toda vez que la sola existencia de un acreedor alimentario no significa necesariamente que está interesado en accionar. Por otro lado, la parte solicitante podría mentir al afirmar desconocer de la existencia de otras personas con derecho alimentario, o conociendo de su existencia no necesariamente sabría sus domicilios a efectos de que sean incorporados al procedimiento conciliatorio, o siendo éstos válidamente notificados demuestran su desinterés al no concurrir al procedimiento conciliatorio. Si la idea es proteger a los acreedores alimentarios, estimamos que ellos no se encuentran en situación de desamparo porque tienen expedita la vía del prorrateo a fin de efectivizar su derecho a una pensión alimenticia.
La pretensión, indicada con orden y claridad, precisando la materia a conciliar. De igual manera, la solicitud de conciliación debe contener la pretensión, que servirá en el caso de un eventual procedimiento judicial, para señalar el petitorio. La pretensión equivale a responder la interrogante respecto de ¿qué se desea obtener?, y el hecho de requerir además que se consigne la materia a conciliar facilita a los centros de conciliación determinarla con precisión por dicho expreso del solicitante.
La firma del solicitante; o su huella digital, si es analfabeto. Finalmente, la doctrina considera que la firma debe ser manuscrita y la que habitualmente usa el firmante; pero la Ley admite la posibilidad que, ante el hecho de encontrarnos frente a solicitudes presentadas por personas analfabetas, se omitirá el requisito de la firma del solicitante reemplazándola con la impresión digital del solicitante.
1.3 Formato de Solicitud.
Mediante la Resolución Ministerial Nº 235-2009-JUS publicada en el Diario Oficial “El Peruano” el 16 de diciembre de 2009 se aprobaron los modelos de formatos tipo de Actas para su utilización en los Centros de Conciliación . Dentro de estos formatos, tenemos el Formato “A” correspondiente al modelo para las solicitudes de conciliación. La Resolución Ministerial Nº 235-2009-JUS publicada en el Diario Oficial solo publicita el texto de la referida Resolución mas no contiene los formatos en mención. Se puede acceder a dichos formatos en el siguiente link: http://www.minjus.gob.pe/formatos.html
1.4. Documentación que debe acompañarse.
El Artículo 14º del Reglamento señala que a la solicitud de Conciliación se deberá acompañar en calidad de anexos:
El documento que acredita la representación, de ser el caso. En el caso de padres menores de edad, cuando se trate de derechos de sus hijos, éstos se identificarán con su partida de nacimiento o su documento de identidad. Se entiende que la documentación que acredita el entroncamiento entre padres menores de edad y sus hijos los habilita a presentar la solicitud de conciliación por encontrarse bajo los supuestos de “capacidad adquirida”, puesto que en otros casos en los que actúen menores de edad como titulares de derechos se encuentra prohibido recepcionar las solicitudes de conciliación en tanto para la legislación vigente los menores de edad son considerados incapaces .
Documento que contiene el poder para conciliar cuando se actúe por apoderado y el certificado de vigencia de poder para aquellos que se encuentren inscritos. Recordemos que se refiere exclusivamente a la presentación de la Escritura Pública que contiene el poder, no siendo válida ninguna otra forma de poder como carta poder simple o poderes fuera de registro con firmas legalizadas. Por otro lado, en el caso de los poderes que se encuentren inscritos en los Registros Públicos deberá presentarse obligatoriamente la respectiva vigencia de poder.
Copias simples del documento o documentos relacionados con el conflicto. Nótese que no se habla de medios probatorios, sólo de documentos relacionados con el conflicto, los cuales solo servirán para fundamentar documentariamente los hechos señalados en la solicitud, reforzando la posición de las partes, siendo que en la conciliación no se actúan pruebas puesto que el no es el conciliador sino las partes las que deciden el fondo de la controversia. Sobre este punto es pertinente precisar que la ley hace expresa constancia a la remisión de copias simples de la documentación, no exigiendo remitir copias legalizadas o certificadas de dichos medios probatorios. Si de flexibilidad en temas de familia se trata, sería interesante volver a adoptar una disposición contenida en el segundo párrafo del artículo 13º del primer Reglamento de la Ley de Conciliación, aprobado por Decreto Supremo Nº 001-98-JUS que señalaba que en los casos de familia y de aquellos asuntos cuya cuantía no exceda de 10 unidades de Referencia Procesal, los Centros de Conciliación de manera gratuita darán fe de la autenticidad de los documentos originales, sin necesidad dejar copia. Por otro lado, está la exigencia de acreditar la existencia del conflicto que se satisface mediante la presentación de la copia de los documentos relacionados con el mismo, pero esta resultaría inaplicable para cierto tipo de conflictos, como el caso de una deuda contraída de manera verbal, aunque en los Centros de Conciliación gratuitos del Ministerio de Justicia se suple esta ausencia mediante la suscripción de Declaraciones Juradas.
Tantas copias simples de la solicitud y sus anexos como invitados a conciliar; que serán enviadas a las partes invitadas junto con la invitación para conciliar a fin de informarlas debidamente respecto del tema materia de controversia.
Certificado médico emitido por institución de salud, acreditando la discapacidad temporal o permanente que imposibilite acudir al centro de conciliación extrajudicial. En este caso se requiere el documento original expedido por establecimientos del Ministerio de Salud, EsSalud, y Empresas Prestadoras de Salud – E.P.S. a fin de acreditar que debido a su estado de salud la parte solicitante se encuentra habilitada para otorgar poder.
Constancia de movimiento migratorio o certificado domiciliario que acredite que el solicitante domicilia fuera del territorio nacional o en otro distrito conciliatorio. De manera similar al numeral anterior, en este caso también se requiere de la presentación del documento original a fin de acreditar que la parte solicitante no podrá concurrir a la audiencia por domiciliar fuera de la jurisdicción del centro de conciliación, y que la habilita a otorgar poder. Consideramos que en los casos en que se otorgue poder por Escritura Pública o Poder Consular bastará la presentación del documento que lo contiene en el que se verifica que el lugar de otorgamiento del poder así como el domicilio de la parte otorgante está fuera del ámbito jurisdiccional del centro de conciliación para hacer innecesario la presentación de movimiento migratorio o certificado domiciliario.
1.5 Coincidencia del señalamiento del domicilio del invitado.
El domicilio del invitado señalado por el solicitante en su solicitud de conciliación marcará el lugar de destino de las posteriores invitaciones para conciliar dirigidas al invitado. Queda claro que si el solicitante desconoce el domicilio de la parte con la que debe conciliar, entonces se encontrará impedido de presentar su solicitud de conciliación , puesto que en ese caso no existirá la posibilidad de realizar el procedimiento conciliatorio, debiendo demandar directamente solicitando se le notifique por edicto bajo apercibimiento de nombrársele curador procesal conforme lo prescribe el artículo 435º del Código Procesal Civil.
Ratificamos la necesidad de que exista plena coincidencia entre el domicilio del invitado consignado en la solicitud de conciliación y en el acta de conciliación expedida como requisito de procedibilidad con el domicilio del demandado señalado en la demanda que se interponga posteriormente, siendo que la demanda debe ser declarada improcedente por el Juez, cuando en ella se consigne una dirección distinta a la dirección de la parte con la que se debía conciliar. El demandante, en este caso, quedará obligado a iniciar un nuevo procedimiento de Conciliación. Es decir, cuando el domicilio del demandado, consignado en la demanda es diferente al señalado por el demandante en la solicitud de Conciliación no habiéndose realizado ésta por inasistencia del invitado la demanda debe ser declarada improcedente.
2.1. Los Distritos Conciliatorios.
Por la Tercera Disposición Complementaria Final del Reglamento de la Ley de Conciliación , felizmente precisado por la Cuarta Disposición Complementaria Transitoria del Decreto Supremo Nº 006-2010-JUS , se señala que cada Provincia –desde un punto de vista de demarcación territorial- se considera como un Distrito Conciliatorio, con excepción de la Provincia de Lima y la Provincia Constitucional del Callao que constituyen un solo Distrito Conciliatorio.
Esta disposición señala el ámbito territorial en el que se encuentra inmerso todo Centro de Conciliación, pues para todos los efectos, debe entenderse que Lima y Callao son un solo distrito conciliatorio y en el resto del país se considerará a cada provincia como un distrito conciliatorio. Así, la demarcación territorial que determina el radio de acción de los centros de conciliación está dada sobre la base de la división política en las provincias que forman parte de un departamento, concordante con lo dispuesto tanto en el artículo 189º y la duodécima disposición final de la actual Constitución Política del Perú .
2.2. Aplicación supletoria del artículo 14º del Código Procesal Civil.
En este sentido, existe obligación legal de recepcionar solicitudes de conciliación cuando el domicilio de las partes corresponda al distrito conciliatorio de su competencia . Esto debe ser concordado con lo señalado en el artículo 13º de la Ley de Conciliación que establece que en el caso de las solicitudes de conciliación interpuestas de manera individual, éstas deben ser presentadas con arreglo a las reglas generales de competencia establecidas en el artículo 14º del Código Procesal Civil.
En este caso, si es sólo una de las partes la que solicita la conciliación mediante una solicitud individual la elección del Centro de Conciliación debe ser hecha con arreglo a las reglas generales de la competencia establecidas en el artículo 14º del Código Procesal Civil ,
La regla general será que, cuando se pretenda invitar a conciliar a una persona natural la solicitud de conciliación se deberá presentar ante un Centro de Conciliación ubicado en el domicilio del invitado, esto es, ubicado en la provincia o distrito conciliatorio donde éste reside.
Si el invitado a conciliar domicilia en varios lugares, puede ser invitado a conciliar en un Centro de Conciliación ubicado en cualquiera de sus domicilios.
Si el invitado a conciliar carece de domicilio o éste es desconocido, no resultaría aplicable la disposición del código adjetivo que señala que es competente el Juez del lugar donde se encuentre o el del domicilio del demandante, puesto que existe prohibición de iniciar el procedimiento conciliatorio conforme lo señala el literal a) del artículo 7-A de la Ley de conciliación. En este supuesto, se habilita al reclamante a demandar directamente sin cumplir con el requisito de procedibilidad, debiendo indicar este hecho en su demanda.
Idéntica prohibición ocurre si el invitado a conciliar domicilia en el extranjero, pidiendo demandar directamente vía exhorto, resultando competente el Juez del lugar del último domicilio que tuvo en el país, a menos que se haya dejado un apoderado con poderes expresos para ser invitado a un Centro de Conciliación .
En este orden de ideas, un Centro de Conciliación es competente para recibir todas las solicitudes de conciliación que se presenten para invitar a personas domiciliadas en el Distrito Conciliatorio -léase provincia- donde se encuentra ubicado y funciona ese centro. Así, por ejemplo, si se presenta un conflicto en la provincia de Lima, cualquier Centro de Conciliación ubicado en el respectivo Distrito Conciliatorio de Lima –entiéndase en las provincias de Lima y Callao- será competente para conocer del procedimiento conciliatorio mediante la respectiva recepción de la solicitud.
Hay que tener presente que no se toma en cuenta la demarcación política a nivel distrital sino a nivel provincial y que es la que se encuentra contenida en la Ley de Conciliación; claro está que lo ideal sería elegir un Centro de Conciliación que se encuentre, si no es cerca del domicilio del invitado, al menos equidistante del domicilio de ambas partes. Tampoco resulta aplicable la demarcación jurisdiccional que efectúan las Cortes Superiores de Justicia en lo que conocemos como “Distrito Judicial”, que es aprobado mediante resolución administrativa de cada Corte Superior. También hay que considerar el ámbito territorial de obligatoriedad de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad el mismo que, a la fecha, sólo se da de manera obligatoria en las provincias o distritos conciliatorios de Lima y Callao, Trujillo, Arequipa, Cusco, Huancayo, Cañete, Huaura, Del Santa y Piura; siendo que en las demás provincias no resultará exigible el cumplimiento de este requisito de procedibilidad aun cuando se trate de materias conciliables obligatorias.
2.3. Aplicación supletoria de las demás disposiciones adjetivas sobre competencia territorial.
A diferencia de lo normado por el artículo 18º del primer Reglamento , no existe disposición legal expresa que señale la posibilidad de aplicar supletoriamente las disposiciones sobre competencia territorial distintas del artículo 14º dispuestas por el Código Procesal Civil; pero, si efectuamos una interpretación sistemática estaríamos en condiciones de afirmar que al señalarse en la Ley de Conciliación como regla general la aplicación supletoria del artículo 14º del Código Procesal Civil, y al señalar éste una serie de reglas a aplicarse, salvo disposición legal en contrario, entonces también resultarían aplicables las demás normas sobre competencia territorial contenidas en el Código adjetivo .
En todo caso, el mismo Ministerio de Justicia lo entiende así, al considerar en su página web , en el rubro sobre preguntas frecuentes sobre conciliación extrajudicial, específicamente en la pregunta 24 cuyo tenor es: “¿Si el invitado domicilia en otro distrito conciliatorio, se puede conciliar?”, responde en sentido afirmativo señalando que sí es posible conciliar, teniendo en cuenta el termino de la distancia establecido por el Poder Judicial. Entonces, a efectos de dejar de considerarse como una conducta sancionable entre los operadores de la conciliación debería modificarse el texto del numeral 31 del artículo 56º del Reglamento, a fin de poder verificar la posibilidad de invitar a conciliar a una persona que domicilia fuera del distrito conciliatorio y no restringirla únicamente al distrito conciliatorio de la parte invitada.
2.4. Procedencia de la conciliación extrajudicial dentro de un proceso judicial.
La modificación introducida por el Decreto Legislativo Nº 1070 no sólo alcanza al procedimiento conciliatorio sino también ha efectuado importantes modificatorias al proceso civil al modificar al Código Procesal Civil. Recordemos que en virtud de dichas modificatorias, actualmente el artículo 324º del Código adjetivo considera que la conciliación debe realizarse obligatoriamente ante un Centro de Conciliación de manera previa a la interposición de la demanda que verse sobre materias conciliables, siendo que la audiencia de conciliación procesal tiene un carácter facultativo y que para su realización se requiere del pedido expreso de ambas partes –demandante y demandada- al Juez .
Empero, el artículo 327º del Código Procesal Civil prescribe que, si habiendo proceso abierto, las partes concilian fuera de éste, presentarán con un escrito el acta de conciliación respectiva a fin de que sea aprobada y se declare concluido el proceso . Es decir, se prevé que la conclusión del proceso judicial se puede dar de forma especial no solamente mediante la conciliación judicial sino también por la conciliación extrajudicial, no importando en éste último caso en que etapa se encuentre el proceso judicial, con lo cual vemos que la conciliación extrajudicial puede emplearse aun en aquellos conflictos judicializados como una forma de concluir el litigio de una manera más eficiente y mutuamente satisfactoria. Esto supone dos situaciones:
- La primera, que ambas partes (demandante y demandada) han evaluado la conveniencia y están de acuerdo en resolver su controversia judicializada mediante la conciliación extrajudicial y por lo tanto deciden iniciar un procedimiento conciliatorio, de preferencia mediante la presentación de una solicitud conjunta, a fin de que sean ellas y no el Juez las que resuelvan el conflicto de manera mutuamente satisfactoria.
3.1. Recepción de la solicitud.
La solicitud de conciliación es recepcionada por el Secretario General del Centro de Conciliación, quien tiene como algunas de sus funciones recibir y dar trámite a las solicitudes de Conciliación, según lo señala el artículo 48º literal a) del Reglamento referente a las funciones del secretario General. Antes de recibir la solicitud, debe verificar que la misma cumpla con los requisitos formales y verse sobre materia conciliable, luego de lo cual debe asignarle un número correlativo y remitirla al Director del Centro de conciliación para que este proceda a la designación del conciliador dentro del día hábil siguiente de su recepción.
3.2. Suspensión de los plazos de prescripción.
Uno de los efectos jurídicos más importantes que suceden con la recepción de la solicitud de conciliación se da en lo que respecta a los plazos de prescripción establecidos en el Código Civil los cuales se suspenden a partir de la fecha de presentación de la solicitud de Conciliación Extrajudicial, según lo establece el artículo 19º de la Ley de Conciliación.
Según lo dispuesto por nuestro Código Civil, solamente la prescripción admite suspensión , toda vez que por mandato expreso, la caducidad no admite interrupción ni suspensión , ni causa alguna que la enerve, pues se funda en el sólo transcurso del tiempo. De esta forma, podemos afirmar que el artículo 19º de la ley de conciliación lo que hace es introducir una causal de suspensión adicional a las reguladas en el artículo 1994º del Código Civil vigente, siendo esta causal adicional la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial.
Debemos entender que dichos plazos se reinician en la fecha de conclusión de la Audiencia de Conciliación señalada en el Acta para los casos en que la conciliación fuese parcial o no se hubiera realizado, por lo que, de conformidad a lo estipulado en el artículo 1995º del Código Civil, desaparecida la causa de la suspensión, se reanuda el curso de la prescripción adicionándole el tiempo transcurrido anteriormente a la presentación de la solicitud.
Aunque esta disposición no es del todo uniforme ya que el artículo 15º de la Ley señala que la conclusión del procedimiento conciliatorio por inasistencia de una parte a dos sesiones, inasistencia de ambas partes a una sesión y en los casos de conclusión por decisión debidamente motivada del conciliador (por advertir violación a los principios de la conciliación, por retirarse alguna de las partes antes de la conclusión de la audiencia o por negarse a firmar el acta de conciliación) no produce la suspensión del plazo de prescripción contemplado en el artículo 19º de la ley para la parte que produjo aquellas formas de conclusión del procedimiento. El artículo 23º del Reglamento precisa que en el caso de inasistencia de ambas partes a una sesión se produce la ineficacia de la suspensión del plazo de prescripción, es decir, se tiene por no suspendida debiendo añadirse al cómputo de los plazos el tempo que se ha empleado para el desarrollo del procedimiento conciliatorio; mientras que en los demás casos (inasistencia de una parte a dos sesiones o en los casos de decisión debidamente motivada del conciliador por advertir violación a los principios de la conciliación, por retirarse alguna de las partes antes de la conclusión de la audiencia o por negarse a firmar el acta de conciliación), y sólo en caso que quien no concurra o se ausente sea el solicitante, la prescripción reanuda su curso, adicionándose el tiempo transcurrido anteriormente, situación que no le alcanza al invitado.
3.3. Medidas cautelares fuera de proceso.
El artículo 11º del Reglamento, concordado con el artículo 636º del Código Procesal Civil, prescribe que cuando el intento conciliatorio extrajudicial fuera necesario para la calificación judicial de procedencia de la demanda, éste deberá ser iniciado mediante la presentación de la solicitud de conciliación dentro de los cinco días hábiles a la ejecución de la medida cautelar presentada de manera previa a la demanda. La sanción por no cumplir con presentar la demanda dentro de este plazo es que la medida cautelar caduca de pleno derecho. Concluido el procedimiento conciliatorio sin acuerdo, se debe interponer la demanda dentro del plazo de 10 días hábiles contados desde la fecha de expedición del acta, bajo apercibimiento de que se declare la caducidad de la medida cautelar.
3.4. Designación del Conciliador
El artículo 12º de la Ley concordado con el artículo 15º del Reglamento señala que el Centro de Conciliación designa al Conciliador Extrajudicial dentro del día hábil siguiente de recibida la solicitud. Claro está que ambos artículos no determinan con exactitud quien es la persona encargada de designar al conciliador para cada caso, por lo que debemos acudir al artículo 48º k) del Reglamento, que señala que es una de las funciones del Director de Centro de Conciliación designar para cada asunto al respectivo conciliador.
El Reglamento ha previsto en su artículo 20º que el Conciliador puede abstenerse o ser recusado por las mismas causales de impedimento o recusación establecidas por el Código Procesal Civil, siendo que la solicitud de recusación al conciliador deberá ser presentada ante el centro de conciliación hasta 24 horas antes de la fecha de la audiencia. En este caso, el centro de conciliación designará inmediatamente a otro conciliador, debiendo de comunicar este hecho a las partes, manteniéndose el mismo día y hora fijado para la audiencia.
Asimismo, al momento de la designación del Conciliador el Centro entregará al conciliador designado copia de la solicitud de conciliación y de los documentos anexados. En este caso también el Conciliador designado deberá expresar en el día si se encuentra incurso en algún impedimento para dirigir la conciliación.
3.4.1. Impedimento, recusación y abstención de conciliadores.
El artículo 23º de la Ley y el artículo 20º del Reglamento prescriben que son aplicables a los conciliadores las causales de impedimento, recusación y abstención establecidas en el Código Procesal Civil. Así, los artículos 305º, 307º, 312º y 313º del Código Procesal civil señalan taxativamente cuáles son esas causales y su aplicación de manera analógica en el caso de la labor de los conciliadores sería el siguiente:
Los conciliadores se encontrarían impedidos de dirigir un procedimiento conciliatorio cuando hayan sido parte de manera anterior en un proceso; Cuando él o su cónyuge o concubino, tiene parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o de adopción con alguna de las partes o con su representante o apoderado o con un abogado que interviene en el proceso; o cualquiera de ellos tiene el cargo de tutor o curador de cualquiera de las partes, o han recibido beneficios, dádivas de alguna de las partes, antes o después de empezado el proceso. De manera más específica, el artículo 2º del Reglamento en su numeral f) referente al principio de neutralidad prescribe que”…el Conciliador debe en principio, abstenerse de conocer los casos en los que participan personas vinculadas a él o su entorno familiar, al personal del Centro de Conciliación, o en los que participen conciliantes con los cuales lo vincule parentesco, salvo que las partes soliciten expresamente la intervención de aquél…”. Esto supone encontrarnos frente al caso de presentación conjunta de la solicitud de conciliación, en la que ambas partes de mutuo acuerdo solicitan además la designación de determinada persona como conciliador responsable de guiar el procedimiento conciliatorio, al conocerlo y tener más confianza en su desempeño eficiente.
Las partes pueden solicitar la recusación del conciliador cuando éste es amigo íntimo o enemigo manifiesto de cualquiera de las partes; o cuando él o su cónyuge o concubino o su pariente en la línea directa o en la línea colateral hasta el segundo grado, primero de afinidad o adoptado, tienen relaciones de crédito con alguna de las partes, salvo que se trate de persona de derecho o de servicio público; o cuando él, su cónyuge o concubino son donatarios, empleadores o presuntos herederos de alguna de las partes; o haya intervenido en un proceso como apoderado, perito, testigo o defensor; o tenga un interés directo o indirecto en el resultado del procedimiento; o exista proceso vigente entre él o su cónyuge o concubino con cualquiera de las partes. Las partes también podrían solicitar la recusación del conciliador si este no cumple con su deber de abstención por causal de impedimento.
Finalmente, de conformidad con el artículo 20º del Reglamento, la solicitud de recusación al conciliador, deberá ser presentada ante el Centro de Conciliación hasta 24 horas antes de la fecha de la Audiencia. En este caso, el Centro de Conciliación asignará inmediatamente otro conciliador, manteniéndose el mismo día y hora fijado para la Audiencia.
Debemos tener muy presente que el artículo 26º del Reglamento señala que con posterioridad al procedimiento de conciliación, quien actuó como conciliador y los que brindan servicio de conciliación en el Centro de Conciliación que tramitó el caso respectivo, quedan impedidos de ser juez, árbitro, testigo, abogado o perito en el proceso que se promueva como consecuencia de la Audiencia de Conciliación que haya culminado con o sin participación de las partes. Como puede apreciarse, la prohibición abarca no solamente al conciliador designado para el caso concreto sino a todo el personal que labora en el Centro de Conciliación, sin importar el tipo de conclusión del procedimiento. Existe una gran diferencia con la redacción original de este artículo que preveía esta prohibición exclusivamente al conciliador designado y par los casos de conclusión del procedimiento con falta de acuerdo o acuerdo parcial, lo que suponía que la prohibición se aplicaba únicamente a aquellos casos con presencia de las partes. Por otro lado, la redacción original contemplaba la prohibición de ser asesor, algo que no ha previsto la actual redacción del artículo 26º que comentamos, por lo que podría darse la figura de asesorar a alguna de las partes en un eventual proceso judicial sin tener que participar como abogado patrocinante que sería labor de otra persona que acudiría al Poder Judicial; este tema merece una mejor atención, ya que podría dar la salida fácil a algunos malos elementos que podrían conocer de lo actuado en la audiencia y utilizarlo maliciosamente en un proceso del cual no participarían, al menos, de manera directa.
3.4.2. Análisis de la solicitud.
Antes de continuar con el desarrollo del procedimiento conciliatorio, ahora bajo su mando, el conciliador deberá analizar la solicitud de conciliación con la debida anticipación, según lo establece el artículo 43º numeral 2 del Reglamento de la Ley, y esto motivado por tres factores:
- El conciliador debe culminar de manera efectiva con la calificación del expediente que contiene a la solicitud de conciliación; esto en buena cuenta porque, a pesar de que existe exigencia por parte del artículo 48º del Reglamento de la Ley de Conciliación de que tanto el Director del Centro de Conciliación así como el Secretario General sean conciliadores a fin de garantizar mínimamente la labor de calificación de la solicitud, existiría la remota posibilidad que estos puedan admitir a trámite una solicitud que no verse sobre materia conciliable o que no cumpla con los requisitos exigidos por el marco legal. En caso que se verifique esta situación se deberá poner fin al procedimiento conciliatorio mediante la expedición de Acta debidamente fundamentada.
- Una vez verificado que se trate de una materia conciliable, entonces deberá verificar que no exista ningún grado de parentesco o afinidad entre el conciliador y alguna de las partes, ya que esta situación podría afectar la imagen de imparcialidad y neutralidad que debe proyectar en todo momento y que es un imperativo en su desempeño como conciliador. En todo caso, deberá inhibirse o abstenerse de seguir conociendo el caso, comunicando su decisión en el día al Director del Centro para que éste proceda a designar a otro conciliador.
- Finalmente, y una vez verificado los dos puntos anteriores, entonces el conciliador recién podrá redactar las invitaciones para conciliar a efectos que sean notificadas a las partes, así como podrá iniciar el análisis de la cuestión de fondo contenida en la solicitud, a efectos de ir generando opciones parciales de solución a la controversia, y decimos parciales ya que sólo se cuenta hasta ese momento con el punto de vista parcial del conflicto dada por la parte solicitante.
3.4.3. Co-Conciliación.
Si la complejidad del caso lo amerita, el conciliador designado puede solicitar al Director del Centro de Conciliación la participación de otro conciliador (un co-conciliador), a fin de que lo asista en el desarrollo del procedimiento conciliatorio, según lo señala la segunda parte del numeral 2 del artículo 43º del Reglamento. Claro está que ni la Ley ni el Reglamento señalan cual es el procedimiento a seguir, por lo que debemos acudir a la teoría, la cual señala una serie de pautas a tenerse presentes al momento de trabajar en esquema de co-conciliación, también conocida como conciliación en equipo.
Los conflictos que se presentan al interior de un procedimiento conciliatorio muchas veces poseen varias aristas, así, podemos apreciarlos desde un lado emocional, técnico o legal, etc. Es raro que los conciliadores individuales cuenten con capacitación multidisciplinaria, experiencia o conocimiento para abarcar completamente los aspectos emocionales, legales y/o técnicos que intervienen en algunos casos. De ahí que en algunos casos se hace imperativo el uso de la co-conciliación, que representa la oportunidad para la combinación de servicios de distintas disciplinas y la fusión de conocimientos aislados de los profesionales que participan de la co-conciliación. Esto ofrece una gran ventaja cuando se trata, por ejemplo, de un conflicto familiar con fuertes emociones entre las partes recurrente, ya que mientras un conciliador se concentra en el contenido de los hechos materia de la desavenencia y a su posible análisis legal, el otro ayuda a las partes a enfrentarse a las barreras de la comunicación propias de éste tipo de conciliaciones además del alto contenido emocional que llevan las partes.
Pero la co-conciliación implica trabajar en equipo, es decir, se requiere de coordinación, oportunidad y práctica. Los co-conciliadores antes de trabajar juntos deben concederse el tiempo que sea necesario para conocer y reconocer sus puntos fuertes y sus puntos débiles así como los enfoques y técnicas que cada uno utiliza; de allí que también que sea necesario la empatía ya que una co-conciliación mal manejada puede ser perjudicial, debiendo evitar que resulte evidente alguna discrepancia entre los co-conciliadores en presencia de las partes, lo cual limitaría enormemente su imagen de profesionalismo. En todo caso su empleo estará condicionado por la complejidad del caso y por el grado de colaboración y desempeño eficiente de los conciliadores como un grupo.
III. DEL EMPLAZAMIENTO.
1. Las Invitaciones para conciliar.
Según lo disponen el artículo 12º de la Ley y el artículo 15º del Reglamento , una vez recibida la solicitud de conciliación, verificada en sus requisitos y designado el Conciliador dentro del día hábil siguiente, éste a su vez redacta las invitaciones para conciliar y las cursa a las partes dentro de los dos días hábiles siguientes invitándoles para la Audiencia de Conciliación, la cual se debe realizar dentro de los siete días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente de cursadas las invitaciones, debiendo mediar entre la recepción de la invitación y la fecha de audiencia no menos de tres días hábiles en concordancia con lo dispuesto por el artículo 147º del Código Procesal Civil . Tenemos nuestras reservas respecto a la reducción de los plazos adoptados al interior del procedimiento conciliatorio, los que evidencian una mal entendida celeridad procesal y resultan muy cortos e insuficientes si los contrastamos con las exigencias formales que se han incorporado al acto de notificación de las invitaciones. En este sentido somos de la opinión de volver a adoptar los plazos originarios previstos en la redacción original de la Ley de cinco días hábiles para cursar las invitaciones para conciliar y de diez días hábiles para la realización de la audiencia de conciliación.
Sobre las invitaciones para conciliar es necesario precisar que son documentos por medio del cual las partes que participan de un procedimiento conciliatorio -tanto solicitante como invitado- toman conocimiento de la fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación así como de quien es el conciliador designado, por lo tanto su redacción se hace dirigida para ambas partes.
Reiteramos que la invitación para conciliar se redacta y se notifica tanto al solicitante como al invitado, por los siguientes motivos:
- En primer lugar, porque ni el solicitante ni el invitado saben quién es el conciliador designado para conducir el procedimiento de conciliación, y al enterarse ambos por medio de la invitación de quien será el conciliador designado podrían -eventualmente- pedir su recusación al poseer algún grado de parentesco o afinidad con alguna de las partes.
- En segundo lugar, ambos toman conocimiento del día y hora señalados para la audiencia de conciliación, lo cual les permitirá adoptar las providencias del caso a fin de poder concurrir a la audiencia, claro está, si es que cada una de ellas lo desea.
- En tercer lugar, el invitado recibirá junto con la invitación para conciliar una copia simple de la solicitud y sus anexos, a fin de enterarse con mayor detenimiento de lo que pretende intentar resolver la parte solicitante sobre la base de la descripción de las controversias y la pretensión contenida en la solicitud.
2. Redacción de la invitación y su notificación.
Debemos precisar que en la práctica cotidiana de los operadores conciliatorios se diferencia claramente la redacción de la invitación para conciliar y la posterior notificación de éste a las partes, pero el mandato legal prescribe que ambos actos se realizan dentro del plazo máximo de dos días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de designación del conciliador.
En lo que respecta a la redacción de la invitación para conciliar, en virtud a lo señalado por el artículo 44º numeral 3 del Reglamento, esta es función exclusiva del conciliador designado para cada procedimiento conciliatorio, siendo que redacta y además suscribe la invitación para cada una de las partes respetando los requisitos señalados en el artículo 16º del Reglamento así como los plazos legales.
Será función del Secretario General del Centro de Conciliación notificar la invitación a conciliar, según se desprende de lo estipulado en el artículo 48º, literal b) del Reglamento, debiendo cumplir con las formalidades que para el acto de notificación exige el artículo 17º del mismo Reglamento, bajo sanción de no surtir efecto, es decir, bajo sanción de nulidad no solo de la notificación sino también del procedimiento conciliatorio mismo.
El artículo 17º del Reglamento señala que el acto de notificación de las invitaciones será responsabilidad del Centro de Conciliación (entiéndase, del Secretario General), y que podrá contratarse a una empresa especializada de mensajería para efectuar la notificación, debiendo cumplirse con las formalidades que para el acto de notificación señala el pre citado artículo 17º del Reglamento bajo sanción de nulidad, a saber:
- Las invitaciones deben ser entregadas personalmente al invitado, en caso sea persona natural; en el caso de personas jurídicas se deberán entregar a sus representantes o dependientes debidamente identificados.
- Para todos los efectos, las notificaciones deben ser entregadas en el domicilio señalado por el solicitante.
- De no encontrarse al invitado, las invitaciones deberán ser entregadas a persona capaz, resultando inválida la recepción por parte de incapaces, como podría suceder en el caso de menores de edad.
- Se debe dejar constancia escrita del nombre, fecha, hora, firma e identificación del receptor de la invitación, así como del o los testigos del acto, de ser el caso. El artículo bajo comentario establece la posibilidad de que un Notario Público acompañe al notificador en el acto de notificación de la invitación a conciliar a fin de verificar su realización (que no es lo mismo que el diligenciamiento mediante notificación notarial que lo hace exclusivamente el personal de la notaría) haciéndose cargo del costo quien lo solicita.
- De manera similar a lo dispuesto en el artículo 161º del Código adjetivo, si no se pudiera entregar la notificación por no encontrarse el invitado o no encontrar persona capaz que pudiera recibirla en su nombre, se establece la obligación de dejar un aviso, señalando la fecha y hora en que se retornará para notificar la invitación. Debe precisarse que el posterior acto de notificación se tiene que realizar dentro de los dos días hábiles contados desde la fecha de designación del conciliador, por lo que si se espera hasta el segundo día hábil para notificar, ante la imposibilidad antes señalada se deberá retornar ese mismo día, puesto que postergarlo para otro día implica notificar excediéndose el plazo legal y la consiguiente nulidad del acto.
- Si al retornar el notificador en la fecha y hora señalada en el aviso persiste la imposibilidad de notificar al invitado, recién se podrá dejar la notificación bajo puerta, debiendo expedirse una constancia indicando este hecho así como las características del inmueble donde se dejó la invitación, fecha, hora, así como el nombre, número de documento de identidad y firma de la persona que realizó el acto de notificación bajo esta modalidad, incorporando, de ser posible, la participación de un testigo debidamente identificado que corrobore lo manifestado por el notificador.
No se ha contemplado en el texto legal que debe hacerse en caso de negativa a recibir la invitación o por indicarse que el invitado no domicilia en el lugar señalado por el solicitante, debiendo asumir que el responsable de la notificación deberá dejar un aviso y retornar dentro del plazo legal, y de persistir la situación entonces dejará la notificación bajo puerta, dejando constancia escrita de este hecho. Tampoco se ha contemplado el procedimiento a seguir en el caso que el domicilio del invitado señalado por el solicitante no exista, ya sea porque no se ha verificado su existencia o por error tipográfico en su consignación, en este caso deberíamos asumir que al tener que cumplirse con el mandato de notificar en el domicilio consignado por el solicitante, deberá culminarse el procedimiento mediante un acta de conclusión fundamentada señalando la inexistencia del domicilio del invitado.
3. Contenido de las invitaciones.
Según el artículo 16º del Reglamento, las invitaciones deberán redactarse en forma clara, sin emplear abreviaturas y contendrán:
7. Día y hora para la Audiencia de Conciliación (que es la fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación, y que se debe fijar sólo la fecha de la sesión que corresponda).
8. Fecha de la invitación (que es la fecha en que se ha redactado la invitación).
9. Nombre y Firma del Conciliador
Adicionalmente, se deberá consignar obligatoriamente la indicación pertinente para que en el caso de personas analfabetas o que no puedan firmar, éstas comparezcan acompañadas de un testigo a ruego. De manera similar, las invitaciones deben consignar que se debe concurrir a la audiencia con el documento de identidad y con el documento que acredite la representación, en el que se consigne literalmente la facultad de conciliar extrajudicialmente y de disponer del derecho materia de conciliación, entregando copia de estos documentos –que debe ser legalizada o certificada en el caso de representación- al centro de conciliación.
La labor del conciliador se simplifica al momento de redactar las invitaciones para conciliar, ya que como ya se indicó anteriormente, existe un Formato de Invitación para Conciliar -el denominado Formato A- el cual fue aprobado mediante Resolución Ministerial Nº 235-2009-JUS, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” el 16 de diciembre de 2009 y que contiene todos estos requisitos.
IV. LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN.
1. Plazo de inicio.
La Audiencia de Conciliación debe realizarse dentro de los siete días hábiles contados a partir del día siguiente de cursadas las invitaciones, debiendo mediar entre la recepción de la invitación y la fecha de audiencia no menos de tres días hábiles, según lo dispone el segundo párrafo del artículo 12º de la Ley. Debe considerarse que, eventualmente, puede existir la figura de una segunda notificación de la invitación debido a la inasistencia de una de las partes a la primera fecha de convocatoria y que obliga al conciliador a reiterar la invitación por segunda vez a aquella parte que no asistió, así, si una de las partes no concurre el conciliador señalará una nueva fecha de audiencia notificando en el acto a la parte asistente, respetando los plazos mínimos de tres días hábiles y máximos de 7 días hábiles señalados anteriormente.
Consideremos que no siempre se va a poder iniciar la audiencia de conciliación, puesto que para ello se requiere de la concurrencia de ambas partes, situación que a veces no se presenta a pesar de contar con un régimen de obligatoriedad de concurrencia, el mismo que impone sanciones a las partes que no concurren al inicio de la audiencia . Por ello el artículo 21º del reglamento señala una serie de pautas procedimentales a seguir en el desarrollo de la audiencia de conciliación, a saber:
- Si ninguna de las partes concurre a la primera sesión, no debe convocarse a más sesiones, dándose por concluido el procedimiento de conciliación mediante la expedición de un acta por inasistencia de ambas partes.
- Cuando sólo una de las partes (solicitante o invitado) concurre acude a la primera sesión, deberá convocarse a una segunda; para tal efecto se deberá elaborar una constancia de asistencia con la parte concurrente (ver Formato D, Formato Tipo de Constancia de Asistencia e Invitación para Conciliar, aprobado por Resolución Ministerial Nº 235-2009-JUS), señalando nueva fecha y hora de realización de la audiencia, precisando que la sola firma de la parte concurrente significa que se da por notificada para la siguiente sesión, debiéndose cursar una segunda invitación para conciliar dirigida a la parte que no concurrió a la audiencia. Si la situación persiste en la segunda sesión, el conciliador deberá darse por concluida la audiencia y el procedimiento de conciliación mediante la expedición de un acta por inasistencia de una de las partes a dos sesiones.
- De idéntica forma, cuando cualquiera de las partes (solicitante o invitado) deja de asistir a dos sesiones alternadas o consecutivas, el conciliador deberá darse por concluida la audiencia y el procedimiento de conciliación mediante la expedición de un acta por inasistencia de una de las partes a dos sesiones.
- Si se cuenta con la concurrencia de las partes a la audiencia de conciliación y ambas deciden postergarla para otra sesión, deberá dejarse expresa constancia de la interrupción en la constancia respectiva, que inapropiadamente el reglamento denomina Acta , (ver Formato E, Formato Tipo de Constancia de Suspensión de Audiencia de Conciliación, aprobado por Resolución Ministerial Nº 235-2009-JUS), señalándose el día y la hora en que continuará la audiencia, entendiéndose que la sola firma de las partes en esta constancia de suspensión significa que han sido debidamente invitadas para la siguiente sesión, haciendo innecesario el cursar nuevas invitaciones para conciliar.
- Cuando las partes asisten a la audiencia de conciliación, si al final de aquella las partes manifiestan su deseo de no conciliar, entonces la audiencia y el procedimiento de conciliación deben darse por concluidos mediante la expedición del acta de conciliación por falta de acuerdo.
2. Plazo de realización.
El artículo 11º de la Ley señala que el plazo de la Audiencia Única de Conciliación podrá ser de hasta treinta días calendario -se computan incluso los días feriados o inhábiles- contados también a partir de la fecha de la primera sesión realizada. Como podemos advertir, la fecha de la primera sesión será el punto de referencia para iniciar el cómputo de los plazos de inicio y conclusión de la realización de la Audiencia de Conciliación, que es una sola pero puede realizarse en una o varias sesiones.
Este plazo de realización de la Audiencia puede ser prorrogado por acuerdo de las partes. Esto se refiere al plazo de duración de la Audiencia de conciliación si esta se realizara en más de una sesión y que las partes pueden exceder estos treinta días si es su deseo de seguir participando de la realización de la Audiencia de Conciliación. Al no existir un plazo máximo a esta prórroga podríamos encontrarnos ante procedimientos conciliatorios que tendrían una duración indefinida ya que dependerían de la coincidencia de la voluntad de las partes en cuanto a la duración de la prórroga, aunque algunos autores han hecho notar que la prolongación del plazo de la Audiencia de Conciliación no debería haber quedado al solo albedrío de las partes y que en dicha prórroga el Conciliador deberá apreciar si realmente la prórroga será de utilidad o será utilizada simplemente como medida dilatoria por alguna de las partes.
3. La Apertura Dialogada (Monólogo).
Puede darse la posibilidad de no contar con la presencia de las partes durante el desarrollo del procedimiento conciliatorio, y en consecuencia no siempre se podrá iniciar el proceso de comunicación entre el conciliador y las partes, sino que más bien el procedimiento conciliatorio se transformará en un requisito de procedibilidad que las partes deberán cumplir antes de interponer la respectiva demanda. Así, en las ocasiones en las cuales el conciliador tenga la oportunidad de tener frente a sí a ambas partes, el conciliador debe tener presente que en la mayoría de las veces éstas desconocen en qué consiste el procedimiento conciliatorio y que ventajas les ofrece. En esta parte el conciliador deberá cumplir con dos funciones básicas: informar respecto de las características del procedimiento así como motivar respecto de la utilidad del mismo, y debe hacerlo de una manera cordial y natural, con el objetivo de lograr una eficiente introducción a la comunicación verbal.
Así, el artículo 43º numeral 3 del Reglamento señala esta obligación legal que el conciliador debe cumplir una función de informar a las partes sobre el procedimiento de conciliación, su naturaleza, características, fines y ventajas; Así mismo, deberá señalar a las partes las normas de conducta que deben observar. El conciliador se convierte en este momento en una persona que informa a las partes de las características propias del procedimiento conciliatorio, de sus ventajas, de los derechos y deberes de las partes, de las prohibiciones, los límites de su actuación y, en definitiva, intentar por un lado crear la confianza en su figura de tercero imparcial y neutral capacitado en el manejo de situaciones conflictivas; y por otro lado, generar la expectativa en cuanto al procedimiento a seguirse, el cual no será el remedio universal a todos los males, pero que debe verse como una oportunidad de resolver amigablemente la controversia.
Estos pasos son conocidos como Apertura Dialogada, aunque otros autores insisten en emplear denominaciones tales como Discurso de Apertura, Discurso Inicial, aunque es conocido comúnmente como Monólogo, y que es la herramienta principal del conciliador y una de las pocas oportunidades con que cuenta para intentar generar en las partes confianza hacia su persona y esperanza respecto de la utilidad del proceso. Es quizá el momento en que aflora con más fuerza su estilo y la personalidad del conciliador. Comenzará a mostrar su capacidad de comunicarse y transmitir a las partes la idea de que entre todos intentarán solucionar el problema.
4. Sesiones conjuntas y privadas.
Como ya se indicó anteriormente, la Audiencia de Conciliación es una y comprende la sesión o sesiones necesarias para el cumplimiento de los fines previstos en la ley, según lo dispone el artículo 10º de la Ley, y eventualmente se pueden convocar a sesiones privadas o caucus con cada una de las partes.
Las sesiones se desarrollan normalmente de manera conjunta, es decir, con presencia simultanea del conciliador y las partes, en la cual intentarán mantener un esquema de comunicación entre ellas, iniciando un diálogo directo de tipo parte-conciliador en el cual cada una de las partes expondrá al conciliador su punto de vista de la controversia a fin de que éste tome conocimiento más profundo del problema y al final de dicho relato el conciliador confirmará la real comprensión de lo expresado por esta parte, pero también surge un diálogo indirecto parte-parte en el cual, y de manera indirecta, cada parte se informe del punto de vista de su contraparte, operando una especie de triangulación del diálogo, ya que una parte expresa al conciliador su punto de vista de la controversia, pero al estar presente la otra parte ésta tiene la oportunidad de escuchar sin interferencias ese mismo relato, y viceversa.
Excepcionalmente, y si la situación lo amerita, el conciliador o cualquiera de las partes puede solicitar la realización de una sesión privada o caucus, en la cual se deberá reunir de manera privada con cada una de las partes por separado, y esto motivado ya sea por considerar que durante el desarrollo de la sesión conjunta no se ha podido restablecer el proceso de comunicación debido a la presencia de una alta carga emotiva, siendo necesario llegar a desapasionar y calmar a cada una de las partes por separado; o bien, porque desea obtener información vital para una mejor comprensión del conflicto que difícilmente puede ser manifestada por una parte en presencia de la otra. En cualquiera de estos casos, la labor del conciliador se reduce a reunirse con ambas partes y en un tiempo proporcionalmente igual, a fin de evitar dañar su imagen de imparcialidad y neutralidad; por otro lado, debe mantener el cumplimiento del principio de confidencialidad, al estar obligado a confirmar al momento de finalizar la sesión privada con cada una de las partes acerca de lo que puede utilizar en la sesión conjunta de lo manifestado en la sesión privada, ya que si no se hace esto, deberíamos entender que nada de lo dicho en la sesión privada podrá utilizarse al estar protegido por el principio de confidencialidad.
4. Concurrencia de las partes.
4.1. Concurrencia personal y casos de representación .
El primer párrafo del artículo 14º de la Ley señala que la concurrencia a la Audiencia de Conciliación es personal, salvo las personas que conforme a ley deban actuar a través de representantes legales. Al ofrecer el procedimiento conciliatorio la posibilidad de efectuarse concesiones recíprocas entre las partes, el legislador ha preferido restringir la figura de la representación, señalando que la regla general será la de la concurrencia personal de las partes a la audiencia y, por excepción, admite la posibilidad que sean los representantes los que puedan apersonarse a la audiencia de conciliación.
En la conciliación extrajudicial la representación supone la declaración de voluntad del representante que interviene a nombre, por cuenta y en interés del representado, surtiendo su declaración efectos directos respecto del representado.
a. Personas naturales.
La regla general es la concurrencia personal, permitiéndose la concurrencia mediante representante sólo en los casos debidamente acreditados de incapacidad física temporal o permanente o cuando se domicilia fuera del distrito conciliatorio, mediante escritura pública con facultades para conciliar extrajudicialmente, disponer del derecho materia de conciliación y ser invitado al procedimiento conciliatorio. Por otro lado, debemos entender que la representación para personas naturales, que normalmente se efectúa a través del conocido poder para litigar, no opera cuando el solicitante y el invitado domicilian en el mismo distrito conciliatorio y no presentan ningún impedimento físico, siendo que en estos casos será de exigencia obligatoria la concurrencia personal de las personas naturales.
Las personas jurídicas se apersonarán a la Audiencia de Conciliación a través de sus representantes legales en el país, bastando exhibir el documento donde conste la designación, debidamente inscrita en Registros Públicos y con el certificado de vigencia de poder respectivo. El Artículo 13º del Reglamento complementa agregando que el gerente general o los administradores de las sociedades reguladas en la Ley General de Sociedades (Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedades en comandita, Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada y Sociedades Civiles); así como el administrador, representante legal o presidente del Consejo Directivo de las personas jurídicas reguladas en la Sección Segunda del Libro I del Código Civil (Asociación, Fundación y Comité), tienen, por el solo mérito de su nombramiento, la facultad de conciliar extrajudicialmente. La representación se acredita con la copia notarialmente certificada del documento donde conste el nombramiento, debidamente inscrito.
c. Incapaces absolutos y relativos.
Por su parte, cuando se trate de derechos y bienes de incapaces absolutos o relativos, la conciliación se encuentra prohibida de realizarse, conforme a lo estipulado en el literal c. del artículo 7-Aº de la Ley, salvo los casos de menores de edad que sean padres de familia y actúen como representantes de sus hijos en temas de alimentos, régimen de visitas y tenencia. Recordemos que en los casos de incapaces absolutos y relativos, los eventuales actos de disposición de los derechos y bienes de los incapaces por parte de sus representantes requieren de manera forzosa de una autorización judicial, con lo cual resultaría iniciar un trámite previo al judicial si es que al final de cuentas se requerirá de la autorización judicial para convalidar un acto extrajudicial.
5. Participación de terceros (Asesores, especialistas y testigos a ruego).
Si bien es cierto que la presencia de las partes es estrictamente personal, el Reglamento en su artículo 21º numeral 1 menciona la posibilidad de que las partes puedan estar asesoradas por personas de su confianza o especialistas que coadyuven al logro de la conciliación, siendo que la participación de estos asesores o especialistas tiene por finalidad brindar información especializada a las partes, a fin que éstas tomen una decisión informada, no debiendo de interferir en las decisiones de las partes ni asumir un rol protagónico durante las discusiones que se promuevan en la audiencia de conciliación. Debe asumirse que los asesores pueden ser cualquier tipo de personas, sean letradas o no, que acompañarán a la parte conciliante, con lo cual se admite que las partes puedan asistir a la Audiencia de conciliación con un abogado -por ejemplo- que ejercerá el rol de ser asesor legal, pero también abre la posibilidad que esta persona pueda ser cualquiera, sin importar el grado de instrucción, sino más bien el grado de confianza entre ellas. La diferencia del asesor con el especialista radica en que el primero es cualquier persona que inspire confianza a la parte que acompaña, mientras que se puede colegir que el segundo es una persona versada en determinada especialidad técnica o profesional y que su apoyo reside en su formación académica o práctica aplicable a la apreciación de determinado tema.
Como vemos, el rol del asesor dentro de una audiencia de conciliación extrajudicial es particularmente específico y limitado. Decimos esto ya que por un lado el artículo bajo comentario señala taxativamente cual es su función, que tiene por única finalidad brindar información especializada a la parte asesorada para que esta tome una decisión informada, lo que podría entenderse también como el hecho de ayudar a la parte que asesora a evaluar todas y cada una de las opciones de solución que se elaboren al interior de la audiencia y ver la conveniencia o no de adoptar dichas propuestas y su forma de redacción en el acta final; por otro lado, se está limitando su accionar al prescribir que el asesor no deberá interferir en las decisiones de las partes ni asumir un rol protagónico durante las discusiones que se promuevan en la Audiencia de Conciliación, ya que en última instancia quienes toma la decisión serán las partes -y no los asesores- y son éstas las que van a intentar restablecer el proceso de comunicación roto por el conflicto, es decir, son las partes y el conciliador los que van a comunicarse y tener derecho a intervenir en el momento acordado.
Esto último debe entenderse como que los asesores tienen derecho a estar presentes en las Audiencias, pero sin tener derecho a voz. Claro está que esto puede admitir ciertas excepciones, como por ejemplo, cuando nos encontremos ante situaciones en que los asesores intervienen en un momento determinado de la audiencia para poder explicar con mayor detenimiento algún aspecto técnico, o para poder complementar lo dicho por sus asesorados, siendo requisito indispensable que el asesorado manifiesta su intención de que sea el asesor el que haga uso de la palabra en su representación, como podría suceder en un caso en que el Gerente de un empresa otorgue el uso de la palabra a su contador para que sea éste quien explique cómo fue que se calculó tal o cual porcentaje de interés. Lógicamente que esta disposición no impide que el asesor hable con su asesorado, para lo cual el conciliador deberá velar porque estos diálogos entre asesor y asesorados no interfieran la dinámica propia de toda audiencia de conciliación.
Debemos suponer que cada parte tiene derecho a asistir a la Audiencia de Conciliación con un asesor, aunque el Reglamento no establece un límite en cuanto al número máximo de asesores que pueden concurrir para asistir a cada una de las partes, aunque se deberá velar por mantener cierta proporcionalidad y equilibro en cuanto al poder de cada una de las partes y que podría aumentar o disminuir dependiendo de la cantidad de asesores que se encuentren presentes para respaldar su posición.
Por otro lado, el numeral 1 del citado artículo 21º del Reglamento también contempla la participación de testigos a ruego, para el caso de personas analfabetas o que por cualquier circunstancia se encuentren impedidas de firmar. En estos casos, el testigo a ruego es designado por la parte respectiva y deberán suscribir el acta de conciliación en señal de conformidad.
6. Desarrollo de la Audiencia.
Si bien es cierto que el Reglamento señala en su artículo 21º una serie de pautas que deben tenerse en cuenta al momento de realizarse la Audiencia de Conciliación, así como los artículos 42º y 43º mencionan funciones a cumplirse por todo conciliador, el artículo 44º menciona sus obligaciones y el artículo 45º los límites en el ejercicio de la función conciliadora, no se especifica de manera detallada cuáles son las posibles tareas a desarrollarse al interior de la audiencia de conciliación ni el orden de efectuarlas. De manera resumida diremos que, en principio, toda audiencia de conciliación efectiva debería transitar por los siguientes pasos:
- Presentación del conciliador y de las partes.
- Apertura dialogada.
- Exposición de la controversia desde el punto de vista del solicitante.
- Parafraseo o confirmación de lo escuchado por parte del conciliador.
- Exposición de la controversia desde el punto de vista del invitado.
- Sesiones privadas con cada una de las partes (facultativo)
- Identificación de los problemas centrales (Agenda) y de los intereses de las partes.
- Generación de Opciones (lluvia de ideas)
- Suscripción del Acta de conciliación conteniendo el Acuerdo conciliatorio.
V. CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN.
El artículo 15º de la Ley establece las formas de conclusión del procedimiento conciliatorio y que generan a su vez las formas de actas de conciliación respectivas a expedirse al finalizar el procedimiento conciliatorio. Estas formas de conclusión son:
Cuando las partes se han puesto de acuerdo respecto de todos los puntos relativos a su conflicto de intereses y señalados como tales en la solicitud de conciliación y a lo largo del procedimiento conciliatorio, es decir, cuando se han resuelto todas las pretensiones determinadas y las eventuales pretensiones determinables que se hubieran incorporado dentro del procedimiento. Debemos precisar que el acta con acuerdo es título ejecutivo de naturaleza extrajudicial, y que en caso de incumplimiento puede ser ejecutada mediante el proceso de ejecución de resoluciones judiciales.
Cuando las partes se han puesto de acuerdo respecto de alguno o algunos de los puntos controvertidos, dejando otros sin resolver. Debemos precisar que el acuerdo parcial no se refiere a la pluralidad de sujetos, en los se llegan a acuerdos conciliatorios sólo entre algunos de ellos.
Cuando las partes asisten a la primera sesión, el Conciliador debe promover el diálogo y eventualmente proponerles fórmulas conciliatorias no obligatorias. Si al final de dicha sesión o de las que resultare pertinente convocar, las partes manifiestan su deseo de no conciliar, la Audiencia y el procedimiento de conciliación deben darse por concluidos. Si las partes concurren a la audiencia, pero luego de un diálogo y de escuchar eventualmente fórmulas de conciliación, manifiestan su deseo de no conciliar, entonces debe darse por terminada la Audiencia y el procedimiento.
d) Inasistencia de una parte a dos sesiones.
Cuando sólo una de las partes acude a la primera sesión -sea esta solicitante o invitado-, deberá convocarse a una segunda sesión. Si la situación persiste en la segunda sesión, deberá darse por concluida la Audiencia y el procedimiento de conciliación. En otras palabras, de presentarse la inasistencia de cualquiera de las partes a dos sesiones, sean estas alternadas o consecutivas, el conciliador debe dar por concluida la Audiencia y el procedimiento de conciliación.
e) Inasistencia de ambas partes a una sesión.
Si ninguna de las partes (solicitante o invitada) acude a la primera o a cualquier sesión, no debe convocarse a más sesiones, dándose por concluido el procedimiento de conciliación En otras palabras, si una de las partes no concurre a dos sesiones, sea consecutivas o alternadas, sea la primera y la segunda o posteriores, debe darse por concluida la Audiencia.
En este caso, nos encontramos ante la posibilidad de concluir el procedimiento conciliatorio por causales totalmente distintas a las antes mencionadas. El problema es que exige que nos encontremos frente a la concurrencia de la totalidad de las partes conciliantes en lo que se conoce como Audiencia Efectiva. Pero limita los casos de conclusión del procedimiento conciliatorio al retiro de alguna de las partes antes de la conclusión de la audiencia, o por negarse a firmar el acta o por advertir violación a los principios de la conciliación (como ocurre por ejemplo con el tema de la confidencialidad).
A continuación mencionaremos algunos casos que pueden presentarse y que no han sido contemplados por la normatividad:
- Los casos en los que se llega a un acuerdo amigable entre las partes después de la notificación de la invitación y antes de la fecha de realización de la audiencia, operando una especie de desistimiento de la pretensión por parte del solicitante.
- De manera similar al punto anterior, en los casos en los que opera una especie de desistimiento por parte del solicitante, el cual decide que no desea seguir con el procedimiento conciliatorio al advertir que su pretensión carece de amparo real, o porque sencillamente no existe controversia.
- En algunos casos, el conciliador puede advertir que se ha recepcionado una solicitud de conciliación que versa sobre una materia que no es conciliable, debiendo poner fin al procedimiento, bajo pena de ser sancionado.
- Cuando el conciliador advierta que en el procedimiento que se ha cometido o se intentó cometer delitos que atentan contra la vida, el cuerpo, la salud, la libertad sexual u otros que por su trascendencia social no deben ser privilegiados con la confidencialidad y que constituyen excepciones de su fiel cumplimiento.
En cualquiera de estas situaciones, debe tenerse presente que todo procedimiento conciliatorio debe concluir siempre con la redacción de un Acta de Conciliación, debiendo el conciliador ejercer su libertad de acción dentro de los límites señalados por la Ley, debiendo fundamentar con precisión la causa por la cual decidió poner fin al procedimiento conciliatorio.
Todos los puntos señalados deben considerarse como formas de conclusión del procedimiento de conciliación, por lo que sería conveniente aperturar las posibilidades de conclusión del procedimiento.
Punto importante, es la cuestión que nada impide que habiéndose dado por terminada la Conciliación, puede convocarse a una nueva, si es que las partes lo desean, lo que expresa un deseo de intentar hasta donde sea posible resolver la controversia en sede distinta a la judicial.
V. REFLEXION FINAL.
Consideremos al procedimiento conciliatorio como el camino que recorren las partes para intentar encontrar al final del mismo al acuerdo conciliatorio. Este camino, que no está exento de escollos, lo recorren guiados por el conciliador, quien los anima a seguir caminando hasta el final; pero si bien es cierto hemos presentado una hoja de ruta, este camino no siempre es igual, sino que siempre se hace sobre el andar de todos los participantes. Consideremos también que este camino a veces no se concluye, por múltiples factores que impiden lograr la coincidencia de las voluntades de las partes mediante el acuerdo, pero ello no debe ser impedimento para intentar recorrerlo las veces que sea necesario. Como dice Leo Buscaglia, “El intentar es arriesgarse a fallar. La persona que no arriesga nada, no hace nada, no tiene nada y es nada. Podrá evadir penurias y sufrimientos, pero no puede aprender, sentir, crecer, vivir, y querer”.
Publicado por Martín Pinedo Aubián en 0:42
Anónimo 11 de enero de 2011, 19:24
intersante blog, estimado martin y gracias por tus enseñanzas, sabemos que luego de la segunda citacion o invitacion a audiencia de conciliacion y con la ausencia de ambas partes o de una de ellas hasta en dos oportnidades, se concluye el procedimiento, pero mi pregunta es, que pasaria si luego de ello, ambas partes de acuerdo solicitan una tercera audiencia de conciliacion pese a que la norma señale que ya debio haberse concluido?, podria continuar el procedimeinto? entiendo que las partes pueden posponer o suspender la audiencia hasta cuando vean por conveniente, si concluido el procedimiento de acuerdo ambas solicitan una tercera audiencia, se puede realizar esta??... gracias.
SE HACE CAMINO AL ANDAR (análisis crítico en torno...

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