Source: http://www.efaktury.org/wymogi_jakie_winny_spelniac_e_faktury
Timestamp: 2020-08-12 14:43:39+00:00

Document:
Wymogi jakie winny spełniać e-faktury - Efaktury.org
Wymogi jakie winny spełniać e-faktury
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 05.11.2008 r. (data wpływu) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie wymogów jakie winny spełniać e-faktury - jest prawidłowe.
W dniu 05.11.2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wymogów jakie winny spełniać e-faktury.
P Sp. z o. o. (dalej jako: Spółka) jest spółką z siedzibą w Polsce należącą do międzynarodowej grupy XXX świadczącej usługi kurierskie na całym świecie. Spółka zamierza rozpocząć wystawianie swoim klientom faktur VAT w formie elektronicznej. W tym celu spółka zamierza skorzystać z centralnego systemu fakturowania elektronicznego wdrażanego przez grupę XX dla spółek z grupy.
Zgodnie z założeniami wdrażanego przez grupę XXX rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego, jedna ze spółek z grupy z siedzibą w Holandii (dalej także jako: Spółka holenderska) uzyskała niezbędną infrastrukturę i oprogramowanie do dokonywania fakturowania elektronicznego oraz do posługiwania się podpisem elektronicznym i obecnie, na podstawie odpowiednich umów, udostępnia te rozwiązania innym, zainteresowanym podmiotom z grupy XXX.
Dostarczycielem oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnych do posługiwania się podpisem elektronicznym jest spółka G z siedzibą za granicą, która jest jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań systemowych w zakresie podpisu elektronicznego. Oprogramowanie to oraz infrastrukturę spółka G dostarcza na rzecz Spółki holenderskiej, która jest podmiotem odpowiedzialnym w grupie XXX za zorganizowanie i udostępnienie innym podmiotom z grupy oprogramowania i infrastruktury do posługiwania się podpisem elektronicznym.
G wystawia także na rzecz Spółki holenderskiej certyfikat służący weryfikacji podpisu elektronicznego. Certyfikat ten będzie umożliwiał odbiorcy faktury potwierdzenie autentyczności podpisu elektronicznego oraz identyfikację podmiotu posługującego się tym podpisem.
Podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wystawionego przez G na rzecz Spółki holenderskiej będą się posługiwać inne podmioty z grupy XXX, w tym spółka, wystawiając faktury elektroniczne na rzecz swoich klientów. Po wdrożeniu oferowanego przez grupę XXX rozwiązania, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych wystawianych przez spółkę będą zatem zagwarantowane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wydanego przez spółkę G dla Spółki holenderskiej.
Faktury elektroniczne wystawiane przez spółkę będą miały postać plików PDF, które będą odzwierciedlały wygląd papierowej faktury i będą zawierały wszystkie dane, które zgodnie z odpowiednimi polskimi przepisami powinna zawierać faktura VAT.
Klient będzie miał możliwość zapoznania się ze szczegółami i właściwościami dostarczonego przez G podpisu elektronicznego oraz sprawdzić autentyczność faktury podpisanej za pomocą tego podpisu.
Rozwiązanie, które spółka zamierza zastosować jest przeznaczone dla podmiotów, które podobnie jak spółka, wystawiają bardzo duże ilości faktur, zapewnia ono bowiem zautomatyzowanie procesu składania podpisu elektronicznego i umożliwia podpisanie wielu faktur jednocześnie bez ręcznego otwierania w tym celu każdego pliku PDF zawierającego fakturę.
Czy faktury elektroniczne wystawiane przez spółkę, których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą gwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu wydanego przez firmę G dla spółki z grupy z siedzibą w Holandii spełniają przesłanki, wynikające z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535, z późn. zm.) oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119), do uznania ich za faktury elektroniczne równoważne fakturom papierowym...
Zdaniem Spółki, faktury wystawione w sposób wskazany w stanie faktycznym, powinny spełniać przesłanki do uznania ich za faktury elektroniczne wystawione zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako. ustawa o VAT) oraz zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej jako: rozporządzenie o fakturach elektronicznych).
Jednym z podstawowych wymogów stawianych fakturom elektronicznym jest, zgodnie z 4 pkt 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych, aby autentyczność pochodzenia takich faktur i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zdaniem spółki, faktury przez nią wystawiane będą spełniały ten wymóg, będą one bowiem podpisane za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego ważnym certyfikatem wydanym przez spółkę G. Zdaniem spółki, w analizowanym zakresie należy uwzględnić istotę i cel podpisu elektronicznego jakim jest danie odbiorcy faktury podpisanej za pomocą takiego podpisu, pewności co do tego, że otrzymana przez niego faktura została w takiej postaci wysłana przez wystawcę, a więc, że otrzymana przez niego faktura nie uległa modyfikacji od czasu jego wysłania przez wystawcę i wyraża w pełni treść jaką chciał przekazać wystawca faktury.
Podpisanie faktur wystawianych przez spółkę podpisem elektronicznym przy użyciu rozwiązań udostępnianych spółce przez spółkę z grupy z siedzibą w Holandii, których dostawcą jest spółka G będzie zatem spełniało powyższe założenia podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny, którym będą podpisywane wystawiane przez spółkę faktury będzie bowiem gwarantował, że faktura otrzymana przez klienta nie była modyfikowana od czasu jej podpisania, ponieważ każda zmiana treści faktury po jej podpisaniu będzie dla klienta zauważalna.
W związku z powyższym, zdaniem spółki, rozwiązanie w zakresie podpisu elektronicznego wykorzystywane przez spółkę, w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawionych przez spółkę faktur będą spełniały wymogi wynikające z polskich przepisów obowiązujących w tym zakresie.
Podobnie, zdaniem spółki, nie narusza przepisów ustawy o VAT ani rozporządzenia o fakturach elektronicznych fakt, że faktury wystawiane w imieniu spółki będą automatycznie podpisywane w ramach zbiorów plików zawierających takie faktury podpisywanych jednocześnie. W przypadku faktur elektronicznych podpis elektroniczny stanowi bowiem jedynie rozwiązanie informatyczne służące zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, nie ma zatem znaczenia w jaki sposób taki podpis jest dokonywany.
Zdaniem spółki, nie jest zatem konieczne podpisywanie pojedynczej faktury, istotne jest tylko, aby autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej pojedynczej faktury była zapewniona za pomocą odrębnego podpisu elektronicznego przypisanego do każdej konkretnej faktury, a taki podpis będzie zawierała każda faktura wystawiona przez spółkę.
Podsumowując, zdaniem spółki, wystawione przez spółkę faktury elektroniczne, podpisane za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego certyfikatem wystawionym przez firmę G dla spółki z grupy z siedzibą w Holandii, będą mogły zostać uznane za spełniające wymogi wynikające z ustawy o VAT oraz z rozporządzenia o fakturach elektronicznych, w związku z czym takie faktury elektroniczne będą mogły zostać uznane za równoważne fakturom papierowym.
Na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005r. Nr 133 poz. 1119). Zgodnie z § 4 pkt 1 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Zgodnie z dyspozycją art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) bezpieczny podpis elektroniczny to taki który:jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalnaKwalifikowany certyfikat zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 12 ustawy o podpisie elektronicznym to certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie. Usługi certyfikacyjne zgodnie z art. 3 pkt 13 ustawy o podpisie elektronicznym to wydawanie certyfikatów, znakowanie czasem lub inne usługi związane z podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne zgodnie z art. 3 pkt 14 ustawy o podpisie elektronicznym to przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z 2000 r. Nr 86, poz. 958 i Nr 114, poz. 1193 oraz z 2001 r. Nr 49, poz. 509, Nr 67, poz. 679 i Nr 102, poz. 1115), Narodowy Bank Polski albo organ władzy publicznej, świadczący co najmniej jedną z usług, o których mowa w pkt 13.
Zgodnie z art. 9 ustawy o podpisie elektronicznym prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych nie wymaga uzyskania zezwolenia ani koncesji. Organy władzy publicznej i Narodowy Bank Polski mogą świadczyć usługi certyfikacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3, wyłącznie na użytek własny lub innych organów władzy publicznej. Jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej.
Obowiązki kwalifikowanego podmiotu świadczącego usług certyfikacyjne określa art. 10 ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z jego dyspozycją kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydający kwalifikowane certyfikaty jest obowiązany:zapewnić techniczne i organizacyjne możliwości szybkiego i niezawodnego wydawania, zawieszania i unieważniania certyfikatów oraz określenia czasu dokonania tych czynności, stwierdzić tożsamość osoby ubiegającej się o certyfikat, zapewnić środki przeciwdziałające fałszerstwom certyfikatów i innych danych poświadczanych elektronicznie przez te podmioty, w szczególności przez ochronę urządzeń i danych wykorzystywanych przy świadczeniu usług certyfikacyjnych, zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone odbiorcom usług certyfikacyjnych, poinformować osobę ubiegającą się o certyfikat, przed zawarciem z nią umowy, o warunkach uzyskania i używania certyfikatu, w tym o wszelkich ograniczeniach jego użycia, używać systemów do tworzenia i przechowywania certyfikatów w sposób zapewniający możliwość wprowadzania i zmiany danych jedynie osobom uprawnionym, jeżeli podmiot zapewnia publiczny dostęp do certyfikatów, to ich publikacja wymaga uprzedniej zgody osoby, której wydano ten certyfikat, udostępniać odbiorcy usług certyfikacyjnych pełny wykaz bezpiecznych urządzeń do składania i weryfikacji podpisów elektronicznych i warunki techniczne, jakim te urządzenia powinny odpowiadać, zapewnić, w razie tworzenia przez niego danych służących do składania podpisu elektronicznego, poufność procesu ich tworzenia, a także nie przechowywać i nie kopiować tych danych ani innych danych, które mogłyby służyć do ich odtworzenia, oraz nie udostępniać ich nikomu innemu poza osobą, która będzie składała za ich pomocą podpis elektroniczny, zapewnić, w razie tworzenia przez niego danych służących do składania podpisu elektronicznego, aby dane te z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością wystąpiły tylko raz, publikować dane, które umożliwią weryfikację, w tym również w sposób elektroniczny, autentyczności i ważności certyfikatów oraz innych danych poświadczanych elektronicznie przez ten podmiot oraz zapewnić nieodpłatny dostęp do tych danych odbiorcom usług certyfikacyjnychJak wynika z opisu zdarzenia przyszłego wskazanego w przedmiotowym wniosku Wnioskodawca, zamierza rozpocząć wystawianie faktur w formie elektroniczne. W tym celu Wnioskodawca zamierza skorzystać z centralnego systemu fakturowania elektronicznego wdrażanego przez grupę XXX dla spółek z grupy. Zgodnie z założeniami wdrażanego przez grupę XXX rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego, jedna ze spółek z grupy z siedzibą w Holandii uzyskała niezbędną infrastrukturę i oprogramowanie do dokonywania fakturowania elektronicznego oraz do posługiwania się podpisem elektronicznym i obecnie, na podstawie odpowiednich umów, udostępnia te rozwiązania innym, zainteresowanym podmiotom z grupy XXX. Dostarczycielem oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnych do posługiwania się podpisem elektronicznym będzie spółka G z siedzibą za granicą, która jest jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań systemowych w zakresie podpisu elektronicznego. Oprogramowanie to oraz infrastrukturę spółka G dostarcza na rzecz Spółki holenderskiej, która jest podmiotem odpowiedzialnym w grupie XXX za zorganizowanie i udostępnienie innym podmiotom z grupy oprogramowania i infrastruktury do posługiwania się podpisem elektronicznym. Podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wystawionego przez G na rzecz Spółki holenderskiej będą się posługiwać inne podmioty z grupy XXX, w tym spółka, wystawiając faktury elektroniczne na rzecz swoich klientów. Po wdrożeniu oferowanego przez grupę XXX rozwiązania, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych wystawianych przez spółkę będą zagwarantowane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu wydanego przez spółkę G dla Spółki holenderskiej.
Zgodnie z art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym certyfikat wydany przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, niemający siedziby na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i nieświadczący usług na jej terytorium, zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę lub świadczący usługi na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:
1)podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne,
2)przewiduje to umowa międzynarodowa, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, o wzajemnym uznaniu certyfikatów,
3)podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, spełnia wymagania ustawy i została mu udzielona akredytacja w państwie członkowskim Unii Europejskiej,
4)podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, mający siedzibę na terytorium Wspólnoty Europejskiej, spełniający wymogi ustawy, udzielił gwarancji za ten certyfikat,
5)certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi,
5a)certyfikat ten został uznany za kwalifikowany w drodze umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
6)podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który wydał ten certyfikat, został uznany w drodze umowy międzynarodowej zawartej pomiędzy Wspólnotą Europejską a państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi
Zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym kwalifikowany certyfikat, który posiada akredytację w państwie członkowskim Unii Europejskiej zrównuje się pod względem prawnym z kwalifikowanym certyfikatem wydanym przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne mającym siedzibę lub świadczącym usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem, że spełnia wymagania ustawy o podpisie elektronicznym oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych:rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. z 2002r. Nr 128 poz. 1094); rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne (Dz. U. z 2003r. Nr 229 poz. 2282).Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż faktury elektroniczne których autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot posiadający akredytację w kraju Unii Europejskiej, będą spełniały wymogi o których mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia pod warunkiem spełnienia wymogów ustawy o podpisie elektronicznym oraz sporządzonych do niej przepisów wykonawczych, co wynika z dyspozycji art. 4 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym.
Słowa kluczowe: certyfikaty, faktura elektroniczna, podpis elektroniczny
Data aktualizacji: 28/04/2012 18:18:06
Zgodnie z ustawą o VAT pod pojęciem małego podatnika rozumie się podatnika podatku od towarów i usług: a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej...
Urząd Skarbowy Kędzierzyn Koźle 47-224 ul. Piotra Skargi 19
Zasięg terytorialny miasta Kędzierzyn-Koźle gminy Bierawa, Cisek, Pawłowiczki, Polska Cerekiew, Reńska Wieś powiaty kędzierzyńsko-kozielski województwo opolskie Konta bankowe CIT 61101014010047762221000000 VAT 11101014010047762222000000 PIT...
Urząd Skarbowy Włoszczowa 29-100 ul. Wiśniowa 10
Zasięg terytorialny miasta gminy Kluczewsko, Krasocin, Moskorzew, Radków, Secemin, Włoszczowa powiaty włoszczowski województwo świętokrzyskie Konta bankowe CIT 83101012380857912221000000 VAT 33101012380857912222000000 PIT 80101012380857912223000000...
Czy otrzymanie noty księgowej za wypłacone premie pieniężne skutkuje obowiązkiem wystawienia przez spółkę faktury VAT i naliczenia należnego podatku?Czy istnieje konieczność podpisywania faktur VAT za świadczenie usług dostępu do internetu?Refakturowania usługi pocztowejMożliwość odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług z realizacją projektu stypendialnegoOpodatkowanie premii pieniężnych oraz prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze dokumentującej udzielenie przez Spółkę premii pieniężnej

References: art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 9
 art. 10
 art. 4
 art. 4
 art. 4