Source: https://blog-daneosobowe.pl/zgody-i-klauzule-informacyjne-w-procesie-rekrutacji-praktyczne-wskazowki/
Timestamp: 2020-01-18 16:51:18+00:00

Document:
Wielu pracodawców organizując nabór na określone stanowisko zadaje sobie pytanie, co zrobić, aby proces ten przeprowadzić zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Jak powinna brzmieć klauzula realizująca obowiązek informacyjny względem kandydatów? Jak prawidłowo skonstruować klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych?
Klauzula informacyjna – oferty pracy
Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO):
art. 24 ust. 1 UODO
dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej”.
W wyniku zamieszczenia – np. na firmowej stronie internetowej lub portalu rekrutacyjnym – ogłoszenia o prowadzonym procesie rekrutacji, pracodawca uzyskuje dane osobowe kandydatów zawarte w dostarczanych przez nich dokumentach. Spoczywa w związku z tym na nim obowiązek, o którym mowa w art. 24 UODO. Jaką informację należy zatem zamieścić w treści ogłoszenia? Oto przykład klauzuli informacyjnej realizującej omawiany wymóg.
„Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach rekrutacyjnych jest XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa). Dane nie będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne”.
Dlaczego tak ważne jest dodanie klauzuli informacyjnej do oferty pracy? Otóż istotą przekazywania wskazanych wiadomości jest to, aby kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji wiedział, m.in. kto będzie miał dostęp do jego danych osobowych.
Na co należy zwrócić szczególną uwagę konstruując klauzulę informacyjną? Przede wszystkim musimy pamiętać o właściwym oznaczeniu Administratora danych – pełnej nazwie i adresie. Bardzo często kandydaci nie są również informowani o tym, czy ich dane będą udostępniane odbiorcom danych. Przez „odbiorców danych” – zgodnie z art. 7 pkt 6 UODO – rozumie się
art. 7 pkt. 6 UODO
każdego, komu udostępnia się dane osobowe, z wyłączeniem:
przedstawiciela, o którym mowa w art. 31a,- podmiotu, o którym mowa w art. 31,
organów państwowych lub organów samorządu terytorialnego, którym dane są udostępniane w związku z prowadzonym postępowaniem
W związku z tym jeśli CV przekazywane są w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej, np. pracownikowi działu HR, nie dochodzi do udostępnienia danych osobowych „odbiorcy danych”. Osoba zatrudniona w dziale HR będzie bowiem w tym przypadku „osobą upoważnioną do przetwarzania danych” (na podstawie otrzymanego – zgodnie z art. 37 UODO – upoważnienia do przetwarzania danych osobowych).
Klauzule zgody – CV
Zazwyczaj kandydaci proszeni są o dołączenie do CV klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jak może ona brzmieć? Np.:
„Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), w celu realizacji procesu rekrutacji”.
Klauzula zgody – przyszłe nabory
Dokumenty osób ubiegających się o zatrudnienie powinny zostać – po zakończeniu naboru- usunięte (więcej informacji na temat znajdą Państwo tutaj). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy aktualnie mamy wyłącznie jeden wolny etat, ale już teraz wiemy, iż prawdopodobnie w najbliższym czasie zaistnieje konieczność przeprowadzenia kolejnego naboru? Czy znacznie łatwiej nie byłoby sięgnąć wówczas do dokumentów osób, które np. miesiąc wcześniej ubiegały się o takie samo stanowisko? W takim przypadku można (nawet w treści ogłoszenia) umieścić informację, iż jeśli kandydat chce brać udział również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, proszony jest o dopisanie następującej klauzuli:
„Ponadto, wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), również w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych”.
Zapewne u części osób pojawi się pytanie, czy nie można skonstruować jednej klauzuli, dotyczącej zarówno obecnej, jak i przyszłej rekrutacji? Nie byłoby to jednak prawidłowe. Kandydat powinien mieć bowiem możliwość uczestniczenia w naborze bez konieczności jednoczesnego wyrażania zgody na to, aby jego dane były przetwarzane przez dłuższy okres.
Bardzo dobrym rozwiązaniem – zwłaszcza jeśli w stosunku do określonych grup stanowisk występuje częsta rotacja, jest wdrożenie następujących zasad:
po zakończonej rekrutacji wybieramy spośród wszystkich aplikacji te, które chcielibyśmy brać pod uwagę również podczas kolejnych naborów
wszystkie pozostałe aplikacje usuwamy (w rzeczywistości i tak zazwyczaj do nich nie wracamy),
kontaktujemy się z osobami, których aplikacje chcielibyśmy pozostawić i informujemy, iż ich kandydatury są na tyle interesujące, iż chcielibyśmy je pozostawić je naszej bazie
jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę, będziemy uprawnieni do pozostawienia otrzymanych dokumentów rekrutacyjnych, pomimo zakończonego naboru. Warto zaznaczyć także, iż zgoda ta może mieć formę, np. widomości e-mail. Jej treść (jako wzór) możemy natomiast wysłać w samej wiadomości informującej, iż jesteśmy zainteresowani daną kandydaturą.
Dzięki zastosowaniu powyższej procedury znacznie ograniczamy liczbę dokumentów aplikacyjnych (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a te które posiadamy w swojej bazie możemy zgodnie z prawem wykorzystać na potrzeby kolejnego procesu rekrutacyjnego.
Mam nadzieję, iż powyższe wskazówki okażą się przydatne. Zachęcam również do podzielenia się Państwa doświadczeniami lub wątpliwościami dotyczącymi klauzul informacyjnych i zgód, opracowywanych na potrzeby procesów rekrutacji.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm.),
Barta J., Fajgielski P., Markiewicz R., Ochrona danych osobowych. Komentarz, LEX el/2015,
Barta P., Litwiński P., Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2015.
Poprzedni artykułCzy program „Safe Harbor” faktycznie trafił do kosza? Jak jest naprawdę?
Dane kadrowe, Obowiązek informacyjny, Przesłanki legalności, Rekrutacja a RODO, Zgoda na przetwarzanie
22 czerwca 2016 at 12:30
jak powstępować w przypadku CV, które osoby przynoszą tak “na wypadek” jeśli w naszej firmie będą jakieś wolne stanowiska pracy? Czy wtedy wystarczy poprosić o dopisanie tej klauzuli że wyrażają zgodę do przetwarzania danych podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych ?
Tak. W tej sytuacji należy poprosić osobę, która postanowiła przekazać swoje CV o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Udzielenie zgody może polegać np. na wprowadzeniu odpowiedniej klauzuli zgody do CV, podpisaniu odrębnego oświadczenia zgody i dołączeniu go do dokumentów aplikacyjnych lub też przesłaniu zgody w formie wiadomości e-mail.
Po co zamieszczać klauzulę zgody w CV jeśli aplikuje się na konkretne stanowisko?
14 listopada 2017 at 9:23
ta konieczność wynika z przepisów prawa-art.23 ust 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. pozdrawiamy

References: art. 24

art. 24
 art. 24
 art. 7
 art. 7

art. 7
 art. 31
 art. 31
 art. 37