Source: https://rfcomptable.grouperf.com/dossiers/0435/ms/rfcompms0435_3114105.html
Timestamp: 2019-12-10 06:28:36+00:00

Document:
Dossier du mois n°435
1 Nouvelles règles sur les incorporels en 2016 : en tenir compte pour l'arrêté des comptes 2015
2 Provision pour contribution patronale sur les attributions gratuites d'actions (AGA)
3 Non-prise en compte des « marges arrière » dans le coût de revient des stocks
4 Participation des salariés aux résultats : les nouveautés
5 Taxe annuelle sur les bureaux et surtaxe sur les surfaces de stationnement
6 Amortissements exceptionnels et suramortissement
7 Les chiffres utiles à la clôture 2015
Piste d'audit fiable et conservation de documents en PDF
Des documents en original papier constitutifs d'une piste d'audit fiable sécurisant l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures peuvent être numérisés pour être conservés pendant les 6 ans requis (CGI, LPF, art. A. 102-B-1 nouveau).
L'obligation fiscale de la piste d'audit fiable
Pour rappel, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation (CGI art. 289, V). Les trois modes de sécurisation des factures émises et reçues sont (CGI art. 289, VII) :
- la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable (CGI art. 289, VII, 1°) ;
- le recours à une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié (CGI art. 289, VII, 2°) ;
- la transmission d'un message structuré selon une norme type ÉDI (facture « électronique » au sens fiscal) (CGI art. 289, VII, 3°).
Dans la solution de la piste d'audit fiable, les informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d'information constitutifs des contrôles documentés et permanents, ainsi que la documentation décrivant leurs modalités de réalisation, doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis, sur support informatique ou papier, quelle que soit leur forme originale (CGI, LPF, art. L. 102 B, I bis ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 20-28/05/2014).
Un arrêté vient de fixer les modalités de numérisation et de conservation en pdf des documents constitutifs des contrôles mis en place par une entreprise (CGI art. 289, VII, 1°), établis à l'origine sur support papier (arrêté du 7 janvier 2016, JO du 31, texte 19).
Conservation d'un original papier : règles au 1er février
Les règles sont ainsi les suivantes pour conserver un original papier, depuis le 1er février.
Le transfert de ces documents établis originairement sur papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique, notamment en cas de mise en place d'un code couleur.
Le document ainsi numérisé est conservé en pdf assorti d'une signature électronique conforme, au moins, au RGS de niveau 1 étoile.
À savoir Il n'est valable comme pièce constitutive des contrôles de la piste d'audit fiable que s'il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier.
En cas de modification ou de correction des données portées sur un document numérisé, seul le document corrigé et numérisé à nouveau est valable.
Les mêmes règles s'appliquent à la documentation décrivant les modalités de réalisation des contrôles de la piste d'audit (CGI, LPF, art. A. 102-B-1 nouveau).
-> Des documents conservés en pdf peuvent désormais établir une piste d'audit fiable.
-> Ainsi, en pratique, pour conserver tous les documents justifiant les contrôles de votre piste d'audit des factures, vous pouvez numériser l'original papier et l'assortir d'une signature électronique simple.

References: art. 289
 art. 289
 art. 289
 art. 289
 art. 289
 art. 289