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Timestamp: 2019-09-23 07:43:12+00:00

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﻿ ACUERDO 37 DE SEPTIEMBRE 20 DE 2002
ACUERDO 37 DE 20 DE SEPTIEMBRE DE 2002
CONTENIDO:SE ESTABLECEN LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DEPÓSITO, CUSTODIA, ORGANIZACIÓN, REPROGRAFÍA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN DESARROLLO DE LOS ARTÍCULOS 13 Y 14 DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000. DEROGA EL ACUERDO 5 DE 1997.
VIGENCIA:DEROGADO POR EL ACUERDO 8 DE 2014 ARTÍCULO 15 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1º y 3º de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
(Nota: Derogado por el Acuerdo 8 de 2014 artículo 15 del Archivo General de la Nación)
Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos;
Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1º: “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”;
Que el parágrafo 3º del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la Nación para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios;
Que el Decreto-Ley 2527 de 1950 en su artículo 5º le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm;
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los “mensajes de datos” y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo,
ART. 1º—Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 parágrafos 1º y 3º de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:
A. Servicios en procesos archivísticos de organización y descripción de documentos, elaboración de tablas de retención documental y tablas de valoración documental.
Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificaciones de prestación efectiva del servicio;
B. Servicios de depósito y custodia de documentos de archivo
Requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m 2 , si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas, deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de Éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de documentos.
1.5. Capacidad de almacenamiento
Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg/mt lineal.
Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cms entre los muros y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cms y un corredor central mínimo de 120 cms.
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación.
El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.
Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar.
Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cms.
Para documentos en formato análogo como micrilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos, fotografía, entre otros, y digitales como disquetes, cinta DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de p H neutro.
Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, éstos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Las cintas magnéticas de audio, video o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los CD entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá sólo un disquete o CD.
Los edificios locales destinados albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
2.1. Humedad relativa y temperatura
Temperatura de 15 a 20ºC con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.
Temperatura de 15º a 20ºc.
Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15ºc.
Fotografía a calor
Temperatura menor a 10ºC
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºc. Humedad relativa de 25% a 35%.
Temperatura de 10 a 18ºC
Temperatura de 16 a 20ºC
Temperatura de 17 a 20ºC
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 microvatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.
PAR.—Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, más aun cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO 2 , solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto éstos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignarán en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2º también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
C. Servicios en procesos de conservación preventiva, conservación y restauración
Las personas jurídicas que preste servicios para la conservación de documentos de archivo, deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con título universitario en conservación y restauración de bienes muebles, y será quien desarrolle la propuesta de intervención y ejecute los procedimientos de intervención.
La persona natural o jurídica que preste los mencionados servicios, deberá garantizar la disponibilidad de infraestructura necesaria en cuanto a áreas, instalaciones, equipo y materiales que garanticen la adecuada intervención, así como el personal técnico de apoyo a los procesos quienes deberán acreditar experiencia en el campo.
La experiencia específica en la materia de intervención, se demostrará con certificaciones que expidan las entidades donde se hayan prestado el servicio.
Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de conservación preventiva, conservación o restauración, se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los programas o procesos ejecutados.
Todo lo anterior quedará consignado en la respectiva historia clínica.
No se podrá efectuar intervención alguna en bienes declarados de interés cultural, sin la correspondiente autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 numeral 2º de la Ley 397 de 1997.
La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales del mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor testimonial está dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.
Los procedimientos de conservación en archivos deben tener al tratamiento de grupos documentales y no al manejo individual y aislado de sólo algunas unidades.
El documento está conformado por una serie de elementos gráficos que trasmiten la información consignada y un soporte, por lo tanto toda intervención debe preservar intacta la información como el soporte.
Toda intervención respetará las calidades y cualidades materiales de la documentación. Previo a cualquier intervención es indispensable realizar un cuidadoso análisis de los materiales, para garantizar al máximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y en lo posible permanecer inalterables a las condiciones ambientales y ser reversibles.
1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del patrimonio cultural de la Nación.
La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo. Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios.
D. Servicios de reprografía de documentos de archivo
1. Microfilmación
Contar con experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años.
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo.
ART. 2º—La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique.
ART. 3º—La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.
ART. 4º—En ningún caso, la entidad pública o la privada que cumple funciones públicas trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y deberán diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y los servicios contratados.
ART. 5º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el Acuerdo 5 de julio 24 de 1997 y los demás que le sean contrarios.
Dado en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de septiembre de 2002.

References: ARTÍCULO 15
 artículo 15
 artículo 13
 artículo 14
 artículo 14
 artículo 5
 artículo 19
 artículo 14
 artículo 11
 artículo 14
 artículo 35