Source: https://kanzlei-feyh.de/wissenswertes/
Timestamp: 2020-08-06 01:22:04+00:00

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Aufbereitung und Ablage von Papierbelegen bei einer Einnahmen- Überschussrechnung (vorbereitende Buchhaltung)
Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung/Belegführung
Ein sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer, Steuerberater etc.) muss innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle erlangen können. Dazu müssen sie sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen. Lassen sich die Geschäftsvorfälle aus der Buchhaltung mit den Belegen nicht aufklären, geht das immer zu Lasten des Steuerpflichtigen.
Kriterien für eine ordnungsgemäße Buchführung
Jeder Geschäftsvorfall ist belegt.
Alle Belege sind lückenlos erfasst.
Aus dem Beleg ist Datum, Beschreibung und Betrag des Geschäftsvorfalles eindeutig nachvollziehbar.
Anforderungen für Umsatzsteuernachweis sind erfüllt.
Belegvorbereitung (Belege durch Mandanten aufbereiten)
Belegverarbeitung (Buchen durch Steuerberaterkanzlei)
Belegabrechnungszeitraum – Buchungsperiode
Fremdbeleg fehlt, Eigenbeleg ausstellen Liegen für zu buchende Geschäftsvorfälle keine Fremdbelege vor, können ersatzweise so genannte Eigenbelege ausgestellt werden. Der Geschäftsvorfall muss daraus glaubhaft mittels nachprüfbarer Aufstellungen und ergänzenden Angaben belegt werden können.
Buchungsbelege sind nach Handels- und Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren, oder länger, wenn die Steuern noch nicht rechtskräftig festgesetzt sind. Das gilt jeweils für den kompletten Jahresbestand.
Sammlung aller Barzahlungsbelege, Kassenquittungen, Bons, Z-Bons eines Belegabrechnungszeitraumes
Beleg auf DIN A4 / DIN A5 abbilden (kopieren, auftackern, heften), beim abweichendem Format
Mehrseitige Belege tackern
Markieren von Name Belegaussteller, Datum
Nach Datum sortieren und auf einen Heftstreifen heften
Beleg kennzeichnen mit Information „bezahlt am: _ _._ _._ _ _ _“, wenn Zahlungsdatum nicht dem Belegdatum entspricht
Wird ein Beleg mit abweichender Zahlung ausgeglichen (Skonto, mündlicher Rabatt), dann den tatsächlichen Zahlbetrag angeben
Bei Teilzahlungen: Beleg stempeln mit Information „Teilzahlung am: _ _._ _._ _ _ _“ und den Tag eintragen, an dem das Konto belastet worden ist. Beleg kopieren und Kopie vorlegen. Orginalbeleg zurückhalten für weitere Teilzahlungen und Restzahlung.
Sammlung aller Bankbelege wie Rechnungen, Dauerrechnungen, Verträge mit
Beleg auf DIN A4 / DIN A5 abbilden (kopieren, auftackern, heften), bei abweichendem Format
Kontoauszüge fortlaufend nach Auszugnummer und Seitennummer aufsteigend hintereinander sortieren
Nach jeder Seite des Bankauszuges für die Zahlungsvorgänge die entsprechenden Belege hinterordnen
Bei Teilzahlungen eine Kopie der Rechnung hinterordnen.
Eine Mahnung hat den Schuldner in eindeutiger Weise dazu aufzufordern, eine fällige Zahlung oder Leistung zu erbringen. Damit setzt die Mahnung den Schuldner in Verzug. Ist der Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger vom Schuldner den sogenannten Verzugsschaden verlangen. Zum Verzugsschaden gehören z. B.: Gerichtskosten, Rechtsanwaltskosten, Zinsen, etc.
Der Verzug tritt ein, wenn der Schuldner auf eine Mahnung keine Zahlung leistet, also die Rechnung trotz Mahnung nicht begleicht.
Eine Mahnung ist dann nicht erforderlich, wenn für die Zahlung ein nach dem Kalender bestimmbarer Termin festgelegt wurde (Zahlungsziel). Dies ist der Fall, wenn innerhalb eines Vertrages oder einer Rechnung auf Formulierungen wie beispielsweise „zahlbar bis zum TT.MM.JJJJ.“ oder „innerhalb von zehn Tagen ab Rechnungsdatum“ zurückgegriffen wird.
Bsp.: Verzug tritt ein, wenn in der Rechnung steht: „Zahlen Sie bitte bis zum 25. August 2011“. In dem vorgenannten Beispiel tritt der Verzug bereits ohne Mahnung ein, wenn der Schuldner bis zum Termin nicht gezahlt hat. Das bedeutet, der Schuldner hat bereits ohne Mahnungen sämtliche Verzugsschäden zu erstatten.
Der Termin muss angemessen sein. Es sollten ca. 10 Tage zw. Rechnung und Zahlungstermin liegen.
Formale Anforderungen gibt es im Zusammenhang mit Mahnungen nicht. Sie sollte den Schuldner eindeutig benennen und deutlich machen, welche Leistung (Zahlung) bis zu welchem Datum gefordert wird. Dazu dienen Angaben zu Rechnungsnummer oder Lieferschein inklusive Datumsowie die Formulierung eines Zahlungszieles. Manche Gericht vertreten die Auffassung, dass eine „höfliche Bitte“ kein „Ich fordere Sie auf“ ist.
Es ist ratsam, eine Mahnung schriftlich zu verfassen. Das Schreiben braucht jedoch nicht als Mahnung bezeichnet werden. Es können auch Begriffe wie „Zahlungserinnerung“ oder „Aufforderung zur Zahlung“ oder ähnliches verwendet werden. Ebenfalls nicht festgelegt ist, wie viele Mahnschreiben verfasst werden müssen, bevor weitere Schritte (z. B. Rechtsanwalt oder Gericht) eingeleitet werden können.
Bestimmen Sie bereits in Ihren Rechnungen einen nach dem Kalender bestimmbaren Termin. Erschaffen Sie ein 1-3-stufiges Mahnwesen.
Zahlt der Schuldner trotz Ihrer Aufforderung nicht, können Sie Ihren Fall gern an uns als Rechtsanwalt übergeben.
Erstellung eines außergerichtlichen Mahnschreibens
Auskunft der Einwohnermeldeämter (Auskünfte über Wohnsitz)
Auskunft aus den zentralen Schuldnerverzeichnissen (Einträge über die Abgabe der
eidesstattlichen Versicherung bzw. zu erteilten Haftbefehlen)
Bürgel- und Infoscore-Abfrage
Vertretung im gerichtlichen Mahn-, Klage- sowie Vollstreckungsverfahren
Die Chance, durch anwaltliche Bearbeitung Ihre offenen Forderungen einzuholen, steigt erheblich. Allein das Anwaltsschreiben als solches wirkt oft schon Wunder.
Die Maßnahmen eines Rechtsanwalts, des Gerichts und des Gerichtsvollziehers verursachen Kosten, welche Sie vorerst selbst tragen müssen. Jedoch können Sie diese Kosten im Nachhinein vom Schuldner zurückverlangen, wenn sich dieser in Verzug befand. Diese Kosten werden nach den jeweiligen Gebührenordnungen (z. B. bei Rechtsanwälten das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz) berechnet. Maßgeblich dafür ist die Höhe der Forderung nebst der entstandenen Verzugskosten. Hinsichtlich der Rechtsanwaltskosten können Sie mit uns Stundensätze vereinbaren.
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen, die – aus Sicht beider Beteiligter – nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht sind und nicht in unmittelbarem zeitlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit einer solchen Leistung stehen. Zuwendungen können in unterschiedlichster Form aus unterschiedlichen Gründen an unterschiedliche Empfänger geleistet werden. Geschenke, die nicht an Arbeitnehmer des Stpfl. gehen (z. B. an Kunden, Geschäftsfreunde), gehören zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben,
wenn sie im Veranlagungszeitraum je Empfänger insgesamt 35 € übersteigen.
Behandlung beim Beschenkten
Erfolgt die Schenkung in das Betriebsvermögen des Beschenkten, so liegt eine steuerpflichtige Betriebseinnahme vor, wenn nicht der Schenker dem Beschenkten von der Übernahme der pauschalen 30 %-Steuer unterrichtet hat.
Die Pflicht zur Versteuerung kann in folgenden Fällen entfallen: Laut der Oberfinanzdirektion Frankfurt (Az. S 2297b A-l St 222) müssen Unternehmer Aufmerksamkeiten an Geschäftspartner aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, die den Betrag von 40,00 € inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigen, weder der pauschalen Besteuerung noch der Besteuerung beim
Empfänger unterwerfen. (Beispielsweise: Schenkung eines Blumenstraußes zum Geburtstag)
Wahlrecht des Schenkers
Der Schenker kann die Einkommensteuer, die beim Beschenkten anfallen würde, einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten betrieblich veranlassten Geschenke, die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 % besteuern. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Schenkers einschließlich Umsatzsteuer. Die Pauschalisierung ist ausgeschlossen soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr
oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000,00 € übersteigen. Die Pauschalierung ist auch ausgeschlossen bei Streugeschenken (unter 10,00 €).
Die pauschal besteuerten Sachzuwendungen bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers außer Ansatz. Der Steuerpflichtige hat den Empfänger von der Steuerübernahme zu unterrichten.
Mit dieser pauschalen Besteuerung soll die Besteuerung von Betriebseinnahmen beim Beschenkten vermieden werden. Deshalb sind bei der pauschalen Besteuerung nur solche Geschenke mit einzubeziehen, die beim Beschenkten zu einer Betriebseinnahme führen würden.
ACHTUNG: Dies kann das Finanzamt beim Beschenkten nachprüfen!
Aufwendungen sind einzeln und getrennt (gesondert) von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Aufzeichnen bedeutet, dass die Aufwendungen schriftlich festgehalten und in einem besonderen Konto gebucht werden. Durch die Verpflichtung der einzelnen und gesonderten Aufzeichnungen soll die Prüfung der Abziehbarkeit leicht und sicher möglich sein.
Werden vorgenannte Aufwendungen nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet, besteht keine Abzugsfähigkeit. Beim Einreichen der Unterlagen für die steuerliche Bearbeitung ist deswegen durch den Mandanten auf Geschenke besonders hinzuweisen.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Das ist der gesetzliche Wortlaut (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei der Bilanzierung oder aufgrund sonstiger Vorschriften, wie über die Zuzahlungen bei Ärzten (§ 295 Abs. 2 Satz 1 Nr. 8 SGB V), haben die Aufzeichnungen in einem Kassenbuch zu erfolgen. Diese Aufzeichnungen sind (wie alle anderen Aufzeichnungen) vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Es ist daher nach der Rechtsprechung nicht ausreichend, wenn der Steuerpflichtige die Kassenbelege sammelt, ohne sie aufzuzeichnen, und sie seinem Steuerberater einreicht, der sie einmal monatlich in ein Kassenbuch einträgt. Nachbuchungen im Jahresabschluss sind keinesfalls zeitgerecht. Genügend ist es aber, wenn die Kasseneinnahmen täglich nur in einer Summe in ein Kassenbuch eingetragen werden. Dann muss aber das Zustandekommen dieser Summe entweder durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden, oder die Einnahmen und Ausgaben können anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden, indem sie mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand der Kasse verglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit).
Für Einnahmen-Überschussrechner nach § 4 Abs. 3 EStG (soweit keine spezielle gesetzliche Verpflichtung, wie bei Ärzten, s.o. greifen) besteht keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung. Aus einer nicht vorhandenen Buchführungspflicht kann jedoch nicht auf eine fehlende Aufzeichnungs-
müssen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Das kann, falls kein Kassenbuch geführt wird, gemäß § 146 Abs. 5 Satz 1 AO auch durch eine geordnete Belegablage erfolgen, da dies eine Nachprüfbarkeit ebenfalls ermöglicht. Diese besteht im Aufbewahren der Tagesendsummenbons, welche die Gewähr der Vollständigkeit bieten und
Ferner ist ein Unternehmer nach § 22 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, zur Feststellung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen zu machen. Falls vom Unternehmer kein Kassenbuch geführt wird, können die Aufzeichnungen durch eine geordnete Belegablage geschehen.
Werden die Kassenaufzeichnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, sind die Aufzeichnungen seit dem 1. Januar 2002 während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (GDPdU). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Das bedeutet, dass der Steuerpflichtige nach-weisen muss, ob er ein Kassensystem (KS) besitzt und für ihn damit die Grundsätze gelten, oder nicht.
Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem KS elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger
Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-,
Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des KS nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Ferner sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten KS zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Die zum KS gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des KS (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Soweit mit Hilfe eines solchen KS unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
Soweit ein KS bauartbedingt den in dem BMF-Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses KS längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMFSchreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.
Es kann in der Zusammenarbeit zwischen Mandaten und Steuerberater vorteilhaft sein, wenn Unterlagen, Geschäftsvorfälle oder Aufzeichnungen mittels Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind. Da auch Ihr Steuerberater über EDV-Systeme, wie etwa die der DATEV e. G., verfügt, kann über vorhandene Schnittstellen der Daten- oder Belegaustausch effektiver und sicher
Belege wie Rechnungen und wichtige Geschäftspapiere
müssen im Original – in lesbarer Form – 10 Jahre aufbewahrt werden
Thermopapierbelege müssen kopiert werden
Übersicht möglicher Betriebsausgaben
befindet sich zu Hause und ist notwendig, können anteilig Kosten für Miete, Strom, Reinigung, Renovierung, Versicherung, Grundsteuer geltend gemacht werden
Voraussetzungen des Arbeitszimmers u. a.: kein Durchgangszimmer, kein Balkon angrenzend und lediglich Schreibtisch, Regale dürfen dort stehen
bei Räumen, die direkt gemietet werden, sind alle Kosten voll abzugsfähig
Mitgliedsbeiträge an Handelskammern, Berufskammern und -verbände (z. B. Ärztekammer)
nicht anerkannt werden Beiträge an politische Parteien / Gewerkschaften
70 % der Kosten für externe Bewirtung (z. B. Restaurant) von Kunden, Kollegen oder Geschäftpartnern werden anerkannt
Voraussetzungen: maschinell erstellter Beleg, Anlass und Namen der bewirteten Personen müssen angegeben werden
Büromaterial (z. B. Ordner), Aktenkoffer, Bürostuhl sind sofort abzugsfähig (GWG) bzw. werden abgeschrieben nach der Nutzungsdauer
beruflich bedingte Fachzeitschriften bzw. Fachbücher können berücksichtigt werden (z. B. Gesetzestexte), Belege müssen Titel der Fachliteratur verweisen
für überwiegend betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten können je gefahrenen Kilometer pauschal 0,30
Nachweis in Form einer Auflistung (Datum, Zweck der Reise, Entfernungskilometer) € als Reisekosten geltend gemacht werden
Geschenke an Geschäftspartner in Höhe von 35,00
Geschenke an Angestellte in Höhe von 40,00
wird die vorgenannte Grenze im Jahr überschritten (Jahresgrenze), ist der gesamte Aufwand nicht abzugsfähig
Voraussetzungen: Anlass und Name des Beschenkten müssen auf dem Beleg notiert sein € netto sind Betriebsausgaben€ brutto sind Betriebsausgaben
Internetauftritt / Werbung
die laufenden Gebühren einer Web-Adresse sind abzugsfähig
die Kosten für die Erstellung einer Homepage sind abzugsfähig
die Inserate in Zeitungen o. ä. sind Betriebsausgaben
betrieblich genutzte Anschlüsse können als Betriebsausgabe angesetzt werden, teilweise betrieblich genutzte Anschlüsse können teilweise abgezogen werden
bei überwiegend beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit (z. B. mind. 8 Stunden) können Kosten als Reisekosten geltend gemacht werden
Versicherungen, die eindeutig dem Betrieb zugeordnet werden können (z. B. Berufshaftpflicht)
beim Schadensfall wird Versicherungsleistung als Betriebseinnahme deklariert
Für die Abgabe von Steuererklärungen die sich auf ein Kalenderjahr beziehen (z.Bsp. Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-und Umsatzsteuererklärung)
gilt gemäß §149 (2) Satz 1 AO
eine generelle Frist
bis zum 31.05. des Folgejahres.
Für steuerberatene Steuerpflichtige (beraten durch z.Bsp. Steuerberater, Lohnsteuerhilfeverein) gilt gemäß BMF-Schreiben vom 23.2.2006 (BStBl I 2006 S.234)
eine allgemeine Fristverlängerung
bis zum 31.12. des Folgejahres.
eine Fristverlängerung mit begründeten Einzelantrag
bis zum 28.02. des Zweitfolgejahres.
Welche Fristen gelten für die Aufstellung und Feststellung von Jahresabschlüssen?
Wir möchten Sie auf die gesetzlichen Fristen zur Aufstellung und Feststellung des Jahresabschlusses hinweisen:
Kleine Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss innerhalb der ersten sechs Monate des folgenden Geschäftsjahres aufzustellen. Bei Personenunternehmen wird ein Zeitraum zwischen sechs bis neun Monaten, in Ausnahmefällen zwölf Monaten akzeptiert. Der Jahresabschluss ist von dem Vertretungsorgan bzw. bei Personenunternehmen vom Inhaber aufzustellen und endet mit der Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch das vorgenannte Organ. Wir machen darauf aufmerksam, dass die nicht zeitgerechte Aufstellung des Jahresabschlusses nach § 283 b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht) strafbar ist. Soweit es um diesen Termin zur Insolvenz kommt, kann eine Straftat nach § 283 StGB (Bankrott) in Betracht kommen.
Ferner weisen wir darauf hin, dass der Jahresabschluss bei kleinen Kapitalgesellschaften innerhalb der ersten elf Monate des nachfolgenden Geschäftsjahres festzustellen ist, innerhalb von zwölf Monaten nach Beendigung des Geschäftsjahres die Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen sind und der Jahresabschluss beim Bundesanzeiger mit Nennung des Datums der Feststellung offenzulegen ist. Hinsichtlich der Veröffentlichung beim elektronischen Bundesanzeiger weisen wir darüber hinaus darauf hin, dass die Verletzung dieser Pflicht mit einem Ordnungsgeld von mindestens 2.500,00 EUR geahndet werden kann.

References: § 4
 § 146
 § 146
 § 22
 § 14
 §149
 § 283
 § 283