Source: http://www.elections.ca/content.aspx?section=res&dir=pub/ecdocs/rom&document=c1&lang=f
Timestamp: 2018-02-21 05:11:42+00:00

Document:
Partie I – Avant le bref
Cette partie donne au directeur du scrutin un aperçu des responsabilités et des tâches qui lui incombent et souligne les activités qui doivent être effectuées avant un scrutin.
Chapitre 1, Renseignements généraux
Chapitre 2, Activités préélectorales
Chapitre 3, Langues officielles
Chapitre 4, Plan de communication d'Élections Canada
Chapitre 5, Préposés au scrutin et personnel de bureau
Le présent chapitre constitue une introduction au Manuel du directeur du scrutin et à votre poste.
1.1 Introduction au manuel
1.2 Introduction au poste de directeur du scrutin
1.3 Le directeur adjoint du scrutin
1.4 Le directeur adjoint du scrutin supplémentaire
1.5 Délimitation
1.6 Tenue du Registre national des électeurs
1.7 Production des listes électorales
1.8 Gestion du matériel électoral
1.9 Agents de liaison en région
1.10 Communiquer avec Élections Canada
Le présent manuel vous fournit, directeur du scrutin (DS), l'information dont vous avez besoin pour comprendre votre rôle et mener à bien toutes les activités nécessaires avant, pendant et après un scrutin.
Des changements y ont été apportés afin de refléter les modifications les plus récentes de la Loi électorale du Canada (LEC) contenues dans le projet de loi C-23, Loi sur l'intégrité des élections.
Ce manuel comprend les trois parties suivantes :
Partie I, Avant le bref – Aperçu de vos responsabilités et des tâches qui vous incombent; souligne les activités qui doivent être effectuées avant un scrutin.
Partie II, Le scrutin – Les activités et tâches qui doivent être effectuées au cours de la période électorale.
Partie III, Matériel de référence – Les formulaires, les listes, les listes de contrôle et autre matériel fournis par Élections Canada (EC) pour vous aider, ainsi que les membres de votre personnel, à exécuter vos tâches. Il y est fait référence tout au long du manuel.
Le manuel, qui est entièrement indexé, est publié par l'équipe ECDocs en complément de la version qui se trouve dans le site intranet du personnel en région, dont le contenu est identique. Lorsque des modifications sont apportées aux procédures et à la Loi électorale du Canada (LEC), des versions corrigées et mises à jour du manuel sont publiées. Si des modifications surviennent pendant un scrutin, EC à Gatineau vous en informera. Les pages révisées devraient immédiatement être insérées à la place des anciennes pages dans le manuel.
Les renvois pertinents à la LEC sont indiqués à la fin des paragraphes. Afin de réduire le nombre de crochets et la longueur des renvois, nous avons abrégé les termes comme suit :
Article art. 18
Paragraphe par. 18(1)
Alinéa al. 18(1)a)
Sous-alinéa sous-al. 18(1)a)(i)
Division div. 18(1)a)(i)(A)
À titre de DS, vous relevez directement du directeur général des élections (DGE). Il vous incombe de gérer l'ensemble des activités entourant les scrutins dans votre circonscription. Le Manuel du directeur du scrutin vous donne l'information dont vous avez besoin pour comprendre votre rôle et vous acquitter de vos tâches avant, pendant et après un scrutin. Vous êtes assisté par le directeur adjoint du scrutin (DAS) et dans certains cas par un directeur adjoint du scrutin supplémentaire (DASS).
Vous devez maîtriser parfaitement le contenu du Manuel du directeur du scrutin avant la tenue du scrutin. Comme le temps disponible est restreint au cours d'un scrutin, certaines tâches doivent être effectuées en parallèle pour respecter toutes les échéances prévues par la loi. En raison des élections à date fixe prévues par la loi, la délivrance du bref est rarement inattendue. Lorsqu'un scrutin est imminent, vous devriez commencer à planifier, par exemple en vous renseignant au sujet de la disponibilité de locaux et en dressant une liste provisoire de fonctionnaires électoraux. Toutefois, vous ne pouvez pas prendre des dispositions définitives ni procéder à des nominations avant la délivrance du bref.
Le DGE établit les qualités que vous devez posséder et vous nomme, pour une période de 10 ans. Dès votre nomination, vous devez :
prêter serment avec le formulaire Serment du directeur du scrutin (EC 10030) devant un représentant qualifié (un commissaire aux serments, un juge de paix ou un notaire public);
remplir le formulaire Fichier de renseignements sur le directeur du scrutin et le directeur adjoint du scrutin (EC 00010);
nommer un DAS et soumettre le formulaire Nomination et serment du directeur adjoint du scrutin (EC 10100), dûment rempli, à EC.
art. 26, 549
Votre nomination prend fin si :
vous démissionnez;
vous êtes révoqué pour un des motifs énoncés dans la LEC;
des modifications sont apportées aux limites de votre circonscription.
Note : Le projet de loi C-23 a également instauré un nouveau processus de suspension d'un DS au cours de la période électorale, en vertu du par. 24(8).
1.2.2 Admissibilité
Pour être un DS, vous devez avoir qualité d'électeur et vivre dans la circonscription où vous exercez vos fonctions.
Les personnes suivantes ne peuvent pas exercer les fonctions de DS :
les membres de la Chambre des communes, du Sénat, d'une assemblée législative provinciale, de l'Assemblée législative du territoire du Yukon, du Conseil des Territoires du Nord-Ouest, de l'Assemblée législative du Nunavut ou d'un cabinet fédéral, provincial ou territorial;
les juges d'une cour supérieure;
les candidats à la dernière élection générale ou partielle;
les personnes qui ont siégé au Parlement immédiatement avant ou pendant l'élection;
les personnes déclarées coupables d'une infraction électorale au cours des sept dernières années.
faire preuve de partialité politique, y compris :
en versant une contribution à un candidat, un candidat à la direction, un candidat à l'investiture, un parti politique ou une association politique enregistrée,
en étant membre d'un parti politique admissible ou enregistré;
occuper le poste de tout autre fonctionnaire électoral, d'agent officiel d'un candidat ou d'agent d'un parti admissible ou d'une association enregistrée.
art. 31 et 24(6)
Note : Vous pouvez exercer votre droit de vote.
1.2.4. Code de déontologie
Vous devez vous conformer aux lignes directrices relatives aux conflits d'intérêts telles que décrites dans le Code de déontologie des administrateurs électoraux (directeurs du scrutin, directeurs adjoints du scrutin et directeurs adjoints du scrutin supplémentaires), au Chapitre 21.
1.2.5. Fonctions du directeur du scrutin
Un scrutin a lieu sous la supervision administrative du DGE qui, en vertu de la LEC, relève directement du Parlement, et non du gouvernement. À titre de DS, vous :
recevez des directives du DGE;
relevez directement du DGE;
êtes responsable de la préparation et de la tenue des scrutins dans votre circonscription.
art. 16, par. 24(2)
Le DGE vous charge régulièrement d'effectuer de la planification et d'exécuter des activités préalables à un scrutin et entre les scrutins, comme la tenue à jour de dossiers des fonctionnaires électoraux et de bureaux de scrutin éventuels, le maintien de contacts avec des entreprises d'impression et les organisations des partis, le recrutement de personnel potentiel et le repérage de membres clés du personnel, afin que vous puissiez vous acquitter plus facilement de vos obligations lors de la délivrance du bref. Voir la 18.14, Liste de contrôle – Travaux préparatifs du directeur du scrutin, au Chapitre 18.
Au cours du scrutin, vous devez gérer de nombreuses tâches, qui sont décrites au Tableau 1a, Tâches du DS : avant, pendant et après les scrutins. Ces tâches sont regroupées dans les catégories Avant, Pendant et Après un scrutin pour indiquer à quel moment elles doivent être exécutées. Même si la plupart de ces tâches sont exécutées au cours du scrutin, vous devez, dans le cadre de la planification précédant le scrutin, vous familiariser avec la séquence des activités.
Tableau 1a : Tâches du DS : avant, pendant et après les scrutins
1. Limites des sections de vote Passer en revue les limites des sections de vote selon les lignes directrices du DGE.
Établir les districts de vote par anticipation.
Établir les bureaux de scrutin itinérants.
Préparer les documents relatifs à chaque section de vote.
Repérer les nouvelles rues.
Repérer les nouveaux quartiers et les secteurs à grande mobilité.
Consulter les partis politiques afin d'obtenir leurs commentaires ou suggestions. Procéder à des changements de dernière heure.
Aviser EC, les partis politiques et les candidats des changements. Prendre note des sections de vote dont les limites doivent être modifiées avant le prochain scrutin.
2. Bureaux de scrutin Se familiariser avec la politique sur l'accessibilité.
Communiquer avec les responsables des résidences pour personnes âgées, les chefs de conseil de bande des Premières Nations, les partis politiques, etc., au sujet des emplacements des bureaux de scrutin.
Repérer les lacunes par rapport aux critères d'admissibilité qu'il serait possible de pallier en effectuant des modifications temporaires.
Visiter les nouveaux lieux de scrutin potentiels.
Évaluer l'accessibilité des lieux de scrutin éventuels.
Choisir les lieux de scrutin, y compris les centres de scrutin.
Assigner les bureaux de scrutin aux lieux de scrutin. Confirmer la disponibilité des lieux de scrutin.
Confirmer les lieux de scrutin dans le SPBDS/SITES.
Finaliser les ententes de location.
Signer les baux.
Acheter du matériel ou obtenir des estimations de coûts pour effectuer des modifications temporaires aux lieux de scrutin afin qu'ils soient conformes aux critères d'accessibilité.
Fournir à chaque candidat et à chaque parti politique soutenant un candidat les adresses des bureaux de scrutin de la circonscription (art. 125.1-3) et les changements (voir la section du tableau sur les candidats).
Étudier les commentaires sur l'accessibilité reçus durant le vote par anticipation au sujet de locaux qui serviront de nouveau le jour du scrutin, et régler les problèmes lorsque c'est possible. Prendre les dispositions nécessaires pour l'enlèvement du matériel ou des constructions temporaires installés pour modifier les lieux de scrutin.
des lieux qui ne devraient pas être réutilisés;
des districts de vote par anticipation qui doivent être révisés;
des sections de vote qui doivent être regroupées ou révisées.
Veiller à la saisie des données de tous les formulaires de rétroaction sur l'accessibilité dans le SSPIV. Assurer un suivi auprès des électeurs qui l'ont demandé.
3. Rapports avec les partis politiques Discuter du recrutement des fonctionnaires électoraux.
Déterminer qui étaient le premier et le deuxième candidats lors de la dernière élection pour recruter des scrutateurs et des greffiers du scrutin.
Discuter du recrutement des agents réviseurs, particulièrement pour de la révision ciblée.
Planifier la révision ciblée.
Consulter les partis au sujet des sections de vote, des lieux de scrutin et du réseau routier.
Être prêt à fournir sur demande l'Acte de candidature. Être prêt à fournir sur demande l'Acte de candidature.
Informer les partis au sujet du processus électoral.
Aborder toutes les questions relatives au bon déroulement du vote.
Donner des renseignements au sujet de l'inscription et du vote en vertu des Règles électorales spéciales.
Distribuer le calendrier des séminaires donnés par EC sur les finances électorales.
Demander la liste de noms pour combler des postes : agents réviseurs, agents d'inscription, scrutateurs et greffiers du scrutin.
Indiquer clairement aux partis :
les postes à pourvoir;
les attentes à l'égard des partis;
les délais dans lesquels les partis peuvent soumettre des listes de fonctionnaires électoraux potentiels.
Prendre note des suggestions pour les scrutins futurs.
Soumettre à EC tous les commentaires ou plaintes reçus des partis.
4. Rapports avec les candidats Recevoir d'EC les trousses sur les dépenses électorales des candidats et les reçus officiels aux fins de l'impôt. Recevoir les actes de candidature et les cautionnements des candidats.
Remettre les trousses et les reçus officiels.
Distribuer à temps les cartes géographiques, les descriptions et les indicateurs des sections de vote.
Traiter les actes de candidature des candidats.
Faire parvenir à EC les cautionnements des candidats.
Informer chaque candidat de la circonscription et chaque parti politique soutenant un candidat dans la circonscription des adresses de tous les bureaux de scrutin et des changements qui leur ont été apportés du jour 24 au jour du scrutin (art. 125.1-3)
Tenir une rencontre avec tous les candidats ou leurs représentants.
Distribuer les listes électorales préliminaires, les listes électorales du jour 19, les listes électorales révisées et les listes électorales officielles.
Demander la liste de noms de scrutateurs, de greffiers du scrutin et d'agents d'inscription.
Distribuer aux candidats l'Avis d'un bureau de vote par anticipation, l'Avis d'un bureau itinérant et l'Avis d'un scrutin.
Demander des représentants pour le dépouillement des bulletins spéciaux dans le bureau du DS et pour la validation des résultats. Retourner à EC tous les reçus officiels non utilisés.
Recevoir d'EC une copie des rapports de dépenses électorales des candidats (art. 413).
Mettre les rapports de dépenses électorales à la disposition du public pendant six mois.
5. Le bureau du DS Établir les besoins. Chercher un bureau.
Demander la vérification des installations téléphoniques.
Demander une préapprobation du bureau.
Amorcer les discussions avec le locateur relativement aux coûts et aux conditions.
Soumettre l'information à EC.
Préparer un plan d'aménagement du bureau, en collaboration avec le coordonnateur de l'informatisation (CI) et le DAS.
Commander un timbre en caoutchouc portant le nom et le numéro de la circonscription. Finaliser les ententes de location.
Soumettre le contrat de bail pour paiement.
Finaliser le plan d'aménagement du bureau.
Superviser l'installation.
Mettre en œuvre les procédures de sécurité. Superviser la fermeture du bureau.
6. Ameublement, matériel, fournitures Déterminer les besoins en mobilier, en matériel et en fournitures de bureau.
Contacter des fournisseurs pour discuter des prix et des conditions.
Acheter les fournitures de bureau.
Recevoir d'EC le matériel préélectoral.
Entreposer le matériel d'EC sur place ou louer une aire d'entreposage.
S'assurer que l'aire d'entreposage est chauffée en hiver.
Définir un système de contrôle des stocks. Faire installer les téléphones, les appareils multifonctions et autre matériel.
Commander le mobilier.
Commander l'équipement de bureau.
Acheter les dernières fournitures de bureau.
Organiser efficacement la salle d'entreposage des fournitures.
Recevoir le matériel électoral d'EC.
Contrôler et distribuer les fournitures d'EC.
Mettre en place le système de contrôle des stocks et distribuer les fournitures reçues d'EC. Superviser le retour des meubles, du matériel et des fournitures.
7. Personnel de bureau Revoir les ressources financières disponibles pour le recrutement du personnel selon le budget fourni par EC.
Déterminer quels postes sont disponibles pour la circonscription.
Préparer un plan de travail préliminaire pour l'affectation des ressources.
Repérer et interviewer des employés de bureau éventuels.
Repérer des travailleurs potentiels en tenant compte de leur maîtrise des deux langues officielles et d'autres langues. Recruter le personnel et l'inscrire dans l'application SPBDS/SITES.
Faire prêter serment au personnel. Planifier les horaires de travail. Superviser le personnel.
Former le personnel au cours des premiers jours.
Évaluer le rendement du personnel pour des élections futures.
Approuver les heures du personnel de bureau toutes les deux semaines et envoyer le compte rendu à EC par télécopieur. Évaluer le rendement du personnel pour référence ultérieure.
Effectuer les suivis nécessaires pour que tous les membres du personnel soient payés.
8. Relations avec le public Élaborer un plan de communication pour aider le personnel à répondre exactement et efficacement aux demandes de renseignements :
des médias (toutes les demandes des médias sont acheminées à l'ADLR);
des personnes à la recherche d'un emploi.
Établir un plan pour répondre aux besoins linguistiques (langues officielles et autres).
Mettre le plan en œuvre. Mettre en œuvre le plan de communication pour répondre aux demandes de renseignements du public :
le jour, le soir et les fins de semaine;
pendant les périodes de pointe, c'est-à-dire pendant la période de révision et le jour de l'élection.
Appliquer le plan prévu pour répondre aux besoins linguistiques (langues officielles et autres).
Vérifier régulièrement l'exactitude des renseignements fournis au public par le personnel.
Afficher et distribuer les documents d'information d'EC. Répondre aux lettres d'électeurs, directement ou par l'intermédiaire d'EC.
9. Production des listes électorales Recruter un CI, un adjoint au CI et un superviseur de la révision.
Embaucher et former le CI.
S'assurer que le CI est disponible pour recevoir la formation nécessaire.
S'assurer que le CI a rempli tous les formulaires de gestion des ressources humaines. Embaucher et former le CI adjoint.
Superviser le CI. Distribuer les listes électorales préliminaires, les listes électorales du jour 19, les listes électorales révisées et les listes électorales officielles ainsi que les CD.
Embaucher les commis du Centre de révision en collaboration avec le superviseur de la révision et le CI.
Approuver les transactions liées à la révision des listes électorales.
Remettre au CI les listes des électeurs locaux votant selon les RES pour qu'elles soient intégrées à la base de données RÉVISE.
Donner au CI :
l'heure et la date d'arrivée du réseau RÉVISE, ainsi que le numéro du sceau;
un accès restreint aux listes électorales pour le personnel autorisé.
Communiquer au CI la date et l'heure auxquelles le réseau local sera ramassé par les déménageurs.
Assurer la saisie des inscriptions du jour de l'élection.
Superviser le démontage du réseau local et son envoi à EC.
10. Comptes, formulaires et documents administratifs Soumettre les comptes pour les tâches spéciales.
Soumettre les formulaires pour le DAS et le CI. Ouvrir un compte bancaire.
Déposer les chèques des avances comptables dans le compte bancaire.
Préparer les formulaires électroniques pour la nomination de tous les fonctionnaires électoraux et membres du personnel de bureau.
Préparer les comptes et rapports de gestion et les transmettre à EC dans les délais prescrits.
Approuver et présenter les comptes de dépenses pour :
la location des bureaux du DS et du DASS, le mobilier et l'équipement;
le personnel temporaire;
la location des lieux de scrutin;
les autres dépenses remboursables.
Soumettre le rapprochement des avances comptables dans les 10 jours qui suivent le jour de l'élection.
Présenter le plus tôt possible les comptes des préposés au scrutin et des locateurs ainsi que tout autre compte en souffrance à EC en vue de leur paiement.
Répondre aux questions des membres du personnel concernant leur rémunération.
Répondre aux demandes d'information d'EC.
Fermer le compte bancaire et soumettre l'état de clôture.
11. Impression et reproduction de documents Déterminer la façon dont les documents doivent être reproduits.
Communiquer avec des imprimeurs pour déterminer leur disponibilité et leurs capacités techniques.
Trouver un imprimeur pour :
la Liste des candidats en gros caractères.
Déterminer le nombre :
d'exemplaires de listes électorales à remettre aux candidats;
de bulletins de vote à imprimer.
Finaliser les détails concernant les commandes d'impression.
Rencontrer le ou les imprimeurs.
Coordonner les modalités avec le ou les imprimeurs.
Coordonner la photocopie des avis.
Vérifier les épreuves et superviser l'impression des bulletins de vote.
Revoir et approuver l'image de la carte d'information de l'électeur dans RÉVISE.
Assurer la sécurité des bulletins de vote et des listes électorales.
Obtenir les factures du ou des imprimeurs et payer avec la carte d'achat d'EC (lorsque c'est possible).
12. Vote par Certificats de transfert Délivrer le Certificat de transfert (EC 10190), au besoin.
Déposer la copie des certificats dans l'urne appropriée.
Coordonner la délivrance du Certificat de transfert (Bureau de scrutin déplacé) (EC 50052).
13. Révision des listes électorales Repérer tous les quartiers résidentiels de la circonscription, en portant une attention spéciale aux :
secteurs à forte mobilité;
refuges temporaires;
réserves autochtones.
Recruter le superviseur de la révision (SR).
Communiquer avec les représentants des partis politiques qui doivent recommander des agents réviseurs (AR).
Déterminer le nombre d'AR nécessaires. Embaucher et former le SR.
S'assurer que les AR sont recrutés et formés.
Finaliser les itinéraires de formation et les réservations de locaux de formation.
Convoquer les AR aux séances de formation.
Superviser le travail du SR et des AR.
Reproduire et distribuer les listes révisées et officielles.
Superviser la révision ciblée. Organiser et donner les séances de formation.
Approuver les opérations de révision dans RÉVISE.
Faire le suivi des activités au moyen des rapports de gestion dans RÉVISE.
Soumettre la liste de paie à EC.
14. Règles électorales spéciales (RES) pour le vote par bulletin spécial Repérer et interviewer des coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux (CBVS) potentiels.
Sélectionner au moins deux CBVS (ou plus, au besoin).
Repérer les hôpitaux de soins de courte durée, le cas échéant.
Déterminer les ressources nécessaires (CBVS en milieu hospitalier) pour le vote par bulletin spécial des électeurs hospitalisés, le cas échéant.
Déterminer les ressources nécessaires (scrutateurs et greffiers du scrutin) pour la tenue du scrutin dans les établissements correctionnels, le cas échéant. Renseigner les candidats au sujet des RES.
Embaucher et assurer la formation d'au moins deux CBVS (ou plus, au besoin).
Préparer le vote par bulletin de vote spécial au bureau du DS.
S'assurer que l'inscription et le vote par bulletin de vote spécial commencent le jour 36.
S'assurer que le CI comprend ses responsabilités liées au vote par bulletin spécial (selon les RES).
Distribuer des trousses de bulletin de vote spécial.
Communiquer avec les administrateurs des hôpitaux de soins de courte durée pour recommander un CBVS en milieu hospitalier.
Nommer et former les CBVS en milieu hospitalier.
Confirmer les arrangements avec les CBVS en milieu hospitalier.
Communiquer avec les agents de liaison des établissements correctionnels.
Nommer et former les scrutateurs et les greffiers du scrutin chargés de recueillir les bulletins de vote spéciaux des électeurs incarcérés.
Communiquer avec les partis politiques qui doivent recommander des scrutateurs et des greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins de votes spéciaux locaux.
Nommer et former les scrutateurs et les greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux.
Mettre à jour les listes des électeurs inscrits selon les RES.
Annoter les listes des électeurs qui se sont inscrits au vote par bulletin de vote spécial, avant que les listes ne soient distribuées.
Soumettre la liste de paie à EC. Soumettre les comptes et la liste de paie à EC.
15. Vote par anticipation (jours 10, 9, 8, et 7) Établir un plan de formation avec le préposé à la formation.
Passer en revue les districts de vote par anticipation.
Élaborer un plan de contingence afin d'assurer l'ouverture de tous les bureaux de scrutin à l'heure prévue par la LEC. Émettre l'Avis de bureaux de vote par anticipation.
Mettre à jour les listes électorales qui doivent être utilisées aux bureaux de vote par anticipation.
S'assurer que les préposés au scrutin sont recrutés et inscrits dans l'application SPBDS/ SITES.
Dans les grandes circonscriptions, finaliser les itinéraires de formation et les réservations de locaux de formation.
Convoquer les préposés au scrutin aux séances de formation.
Préparer et donner les séances de formation.
Distribuer les urnes et le matériel électoral.
Superviser le vote aux bureaux de vote par anticipation.
Recueillir les formulaires Registre du vote à un bureau de vote par anticipation.
Remettre les formulaires Registre du vote à un bureau de vote par anticipation au CI afin qu'il puisse mettre à jour la base de données RÉVISE.
Recueillir les certificats d'inscription et les certificats de correction.
Distribuer des copies du formulaire Relevé des électeurs qui ont voté par anticipation (EC 50109) aux représentants des candidats aussitôt que possible.
Envoyer les certificats d'inscription et les certificats de correction au CI pour qu'il puisse mettre à jour la base de données RÉVISE.
Aviser immédiatement EC si un bureau de vote par anticipation n'ouvre pas à l'heure prescrite. Approuver et soumettre le fichier des paiements pour tous les préposés au scrutin.
16. Vote aux bureaux de scrutin ordinaires Établir un plan de formation avec le préposé à la formation.
Passer en revue les sections de vote et les bureaux de scrutin itinérants.
Repérer des lieux de scrutin potentiels.
Élaborer un plan de contingence afin d'assurer l'ouverture de tous les bureaux de scrutin à l'heure prévue par la LEC. Émettre l'Avis d'un scrutin et l'Avis d'un bureau itinérant.
S'assurer que les scrutateurs et les greffiers du scrutin ont été recrutés et inscrits dans l'application SPBDS/SITES.
S'il y a lieu, nommer des agents d'inscription, des préposés à l'information, des superviseurs de centre de scrutin (SCS) et une personne responsable du maintien de l'ordre (PRMO), et s'assurer qu'ils ont été inscrits (s'il y a lieu) dans l'application SPBDS/ SITES.
Convoquer tous les préposés au scrutin aux séances de formation.
Organiser et donner les séances de formation des préposés au scrutin.
Distribuer les urnes et le matériel électoral et mettre à jour les listes électorales.
Superviser les séances de formation.
Aviser immédiatement EC si un bureau de scrutin n'ouvre pas à l'heure prescrite. Approuver et soumettre le fichier des paiements pour tous les préposés au scrutin.
17. Jour du scrutin Planifier l'aménagement du bureau du DS. Commander du matériel électoral supplémentaire, au besoin.
Superviser le déroulement du vote aux bureaux de scrutin ordinaires.
Superviser le dépouillement des bulletins de vote spéciaux reçus au bureau du DS.
Préparer le bureau pour recevoir les résultats.
Réserver un espace à l'intention des représentants des médias pour recevoir les résultats.
Assurer la sécurité des lieux. Effectuer la validation des résultats.
18. Résultats du scrutin Dépouiller les bulletins de vote spéciaux locaux.
Recevoir les résultats préliminaires des superviseurs de centres de scrutin et des scrutateurs.
Recevoir les urnes et le matériel électoral.
Entrer les résultats du vote dans le Système des résultats des scrutins (SRS).
Transmettre les résultats aux médias et à EC. Effectuer la validation des résultats.
Compiler les résultats officiels (par section de vote) selon le SRS et transmettre les rapports à EC.
Saisir les inscriptions du jour de l'élection pour les listes définitives.
Coordonner les préparatifs pour un dépouillement judiciaire, au besoin.
Assister le juge (s'il y a un dépouillement judiciaire).
Imprimer et distribuer le rapport Résultats du scrutin.
19. Rapport d'élection Recevoir le bref et le conserver en lieu sûr. Remplir et signer le Rapport d'élection (imprimé au verso du bref) et le retourner au DGE dans l'enveloppe spéciale prévue à cet effet (EC 11510).
20. Fermeture du bureau Effectuer la mise hors service de l'application SPBDS/SITES et du SRS (voir le manuel du CI).
21. Retour de toutes les fournitures à EC Communiquer avec Postes Canada pour organiser la cueillette du matériel.
Trier et emballer le matériel selon la procédure prévue. Remplir la Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisable, au Chapitre 18.
Communiquer avec EC pour confirmer la cueillette du matériel.
Superviser la cueillette.
22. Procès-verbal du DS Remplir le rapport en ligne au cours de l'élection. Envoyer à EC par poste prioritaire.
23. Rapport de campagne électorale du candidat Recevoir les rapports envoyés par EC et les rendre accessibles au public.
1.2.6. Délégation de pouvoirs
Vous pouvez déléguer tout pouvoir et fonction, par écrit, au DAS, au DASS et au scrutateur, sauf ceux que le par. 27(1) de la LEC interdit de déléguer (voir le Tableau 1b, Pouvoirs et fonctions qui ne peuvent pas être délégués par le DS dans le présent chapitre. EC vous avise lorsque vous devez renouveler cette délégation.
par. 27(1), (2)
Les fonctions suivantes peuvent être déléguées à un DAS ou un DASS :
nommer des agents réviseurs (al. 32a)) et des agents d'inscription (al. 32d));
nommer des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des SCS et des préposés à l'information (al. 32b), 32c), 124(1)a), par. 124(2), 253(1) et 273(1));
distribuer le matériel électoral pour les bureaux de scrutin ordinaires ainsi que pour les bureaux de vote par anticipation (art. 119);
La fonction suivante peut être déléguée à un scrutateur :
délivrer un Certificat de transfert (Bureau de scrutin déplacé) (EC 50052) aux électeurs dont le bureau de scrutin a été déplacé (par. 158(4) et art. 160).
La fonction suivante peut être déléguée à un SCS :
décider si un électeur peut refuser de prêter serment le jour du scrutin (par. 148.1(2)).
Avec l'approbation du DGE, vous pouvez autoriser par écrit toute personne relevant de votre autorité à exercer tous les pouvoirs et fonctions conférés ou imposés par la LEC, à l'exception de ceux que le par. 27(1) interdit expressément de déléguer.
La rémunération des DS est indiquée dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales.
Tableau 1b : Pouvoirs et fonctions qui ne peuvent pas être délégués par le DS
Réception du bref d'élection et retour du rapport d'élection Art. 57, 313 à 316,
Réception d'une Déclaration d'opposition Art. 103
Traitement d'une Déclaration d'opposition Art. 104
Délivrance de l'Avis de convocation Art. 62
Délivrance de l'Acte de candidature de chaque candidat Art. 67
Émission du reçu du cautionnement de chaque candidat Par. 72(1)
Émission de l'avis de confirmation ou de rejet de la candidature Par. 71(1)
Réception du désistement des candidats Art. 74
Ajournement du scrutin lors du décès d'un candidat confirmé soutenu par un parti politique enregistré Art. 77
Élection par acclamation Art. 63
Conduite de la validation des résultats Art. 293 à 298
Demande de dépouillement judiciaire Art. 300
Présence à un dépouillement judiciaire Par. 301(6)
Détermination des heures de vote dans les circonscriptions chevauchant deux fuseaux horaires Art. 130
Que vous déléguiez des pouvoirs ou non, vous devez remplir le formulaire Délégation de pouvoirs (EC 10090), et le soumettre à EC avant la tenue du scrutin.
1.2.7. Pouvoirs spéciaux
Vous pouvez procéder à l'expulsion ou à l'arrestation de personnes qui commettent des infractions dans un bureau du DS où le vote est en cours. Si vous voulez procéder à l'arrestation d'une personne, vous devez informer cette personne de son droit d'être représentée par un avocat et livrer la personne à un policier.
Le pouvoir d'expulser ou d'arrêter ne doit être utilisé qu'en cas d'urgence. En toutes circonstances, vous devez appeler la police locale lorsqu'une situation ne peut pas être résolue par des moyens ordinaires.
1.2.8. Révocation
Vous pouvez être révoqué si :
par. 24(7)
vous êtes incapable, pour une raison quelconque, de vous acquitter d'une manière satisfaisante de vos fonctions;
vous faites preuve de partialité politique pendant votre mandat;
vous ne vous acquittez pas de manière compétente d'une de vos fonctions ou n'avez pas suivi une instruction du DGE;
vous n'avez pas effectué la révision des limites des sections de vote conformément aux instructions données par le DGE.
Note : Durant la période électorale, le DGE peut vous suspendre temporairement de vos fonctions pour un des motifs indiqués au paragraphe 24(7).
par. 24(8)
1.3.1. Nomination
Vous devez nommer un directeur adjoint du scrutin (DAS). Ensuite, vous devez tous deux remplir et soumettre à EC le formulaire Nomination et serment du directeur adjoint du scrutin (EC 10100), qui comprend la nomination officielle et le serment.
art. 26 et 29
Note : Le DAS peut prêter serment devant vous.
Le DAS est nommé pour une période indéterminée, mais vous pouvez le remplacer à tout moment. Vous devez aviser le DAS par écrit de son remplacement et faire parvenir une copie de cet avis au DGE.
S'il a l'intention de démissionner, le DAS doit vous présenter sa démission par écrit, ou, si le poste de DS est vacant, il doit la présenter au DGE.
Si le poste de DAS devient vacant, vous devez nommer un nouveau DAS.
1.3.2 Admissibilité
Le DAS doit avoir qualité d'électeur et résider dans la circonscription où il exerce ses fonctions. Vous ne pouvez pas nommer au poste de DAS un époux, un conjoint de fait, un membre de votre famille immédiate, un enfant de votre époux ou conjoint de fait ou une personne demeurant avec vous.
Les personnes suivantes ne peuvent pas exercer les fonctions de DAS :
les candidats à la dernière élection générale ou à une élection partielle;
les personnes qui ont siégé au Parlement immédiatement avant ou pendant la présente élection;
art. 22, 26
Dans l'exercice de ses fonctions, le DAS ne peut assumer que les fonctions qui lui sont spécifiquement attribuées par la LEC.
Note : Le DAS peut exercer son droit de vote.
1.3.4. Code de déontologie
Le DAS est soumis aux mêmes directives en matière de conflits d'intérêts que vous. Voir la section Code de déontologie des administrateurs électoraux (directeurs du scrutin, directeurs adjoints du scrutin et directeurs adjoints du scrutin supplémentaires) au Chapitre 21.
1.3.5. Fonctions du DAS
La LEC exige la présence du DAS :
de midi à 14 h le jour de la clôture des candidatures (jour 21);
lorsque les bureaux de scrutin sont ouverts;
au moment de la validation des résultats.
par. 70(1), 293(1)
Dans les régions éloignées, le DAS peut être appelé à se déplacer pour votre compte.
À moins d'indication contraire dans la Loi, un DAS peut faire prêter serment ou recevoir des affidavits.
1.3.6. DAS agissant à titre de DS
Si vous êtes absent de la circonscription ou dans l'impossibilité d'agir, le DAS doit agir à votre place jusqu'à ce qu'un successeur soit nommé ou que vous soyez en mesure d'agir. Le DAS qui agit à titre de DS durant un scrutin doit nommer un nouveau DAS.
par. 28(1), 28(3), 28(5)
Note : Vous ou le DAS devez aviser immédiatement le DGE si vous êtes incapable d'agir.
1.3.7 Rémunération
La rémunération des DAS est indiquée dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales.
1.4.1. Nomination
Si vous le demandez, le DGE peut désigner des zones dans votre circonscription pour lesquelles il autorise, par écrit, la nomination d'un ou de plusieurs directeurs adjoints du scrutin supplémentaires (DASS). Ces fonctionnaires électoraux aident à gérer le processus électoral pour certaines sections de vote à partir d'un bureau satellite mis en place pour eux dans cette zone.
Note : Ne nommez pas un DASS sans avoir reçu au préalable l'approbation du DGE.
Pour nommer un DASS, vous devez remplir le formulaire Nomination et serment du directeur adjoint du scrutin (EC 10100) et l'envoyer à EC. Vous devez cocher la case appropriée pour indiquer que vous nommez un DASS et non un DAS.
par. 30(1), (2)
Le DASS reçoit :
une lettre de bienvenue personnalisée de la Coordination électorale;
EC 10005 – ECDocs – Série de manuels opérationnels pour les scrutins fédéraux;
EC 10120 – Carte d'identité personnalisée du DASS (fournie par la Coordination électorale);
EC 10210-1 – Manuel d'orientation du DS;
EC 10470-1 – Manuel du directeur du scrutin;
EC 10503 – Guide de l'utilisateur – Poste de travail automatisé du bureau supplémentaire;
EC 62PPP – Atlas des circonscriptions fédérales pour la province concernée;
EC 06605 – Loi électorale du Canada;
EC 06605-A-1 – Amendements à la Loi électorale du Canada;
EC 06606-A-1 – Législation électorale fédérale sur CD.
1.4.2. Admissibilité
Le DASS doit avoir qualité d'électeur et résider dans la circonscription dans laquelle il exerce ses fonctions. Vous ne pouvez pas nommer au poste de DASS un époux, un conjoint de fait, un membre de votre famille immédiate, l'un enfant de votre époux ou conjoint de fait ou une personne demeurant avec vous.
1.4.3. Code de déontologie
Le DASS est soumis aux mêmes directives relatives aux conflits d'intérêt que vous. Voir le Code de déontologie des administrateurs électoraux (directeurs du scrutin, directeurs adjoints du scrutin et directeurs adjoints du scrutin supplémentaires) au Chapitre 21.
Le DASS vous assiste dans les fonctions liées à un scrutin dans la région géographique pour laquelle il a été nommé.
Le DASS peut recevoir un serment ou un affidavit autres que ceux qu'une autre personne est expressément chargée de recevoir.
Le DASS ne peut pas vous remplacer.
par. 30(4)
Le DASS n'est pas tenu :
d'être présent le jour de la clôture des candidatures, mais devrait vous consulter, car sa présence pourrait se révéler très utile;
d'assister à la validation des résultats;
d'être présent au bureau le jour de l'élection.
1.4.5 Rémunération
La rémunération des DASS est indiquée dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales.
1.5.1. Circonscription
Vous administrez le scrutin dans une circonscription électorale fédérale. La LEC définit la « circonscription » comme une division territoriale représentée par un député à la Chambre des communes.
1.5.2. Limites des circonscriptions
Les limites des circonscriptions sont habituellement révisées après chaque recensement décennal, conformément à la Loi constitutionnelle et à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Cet exercice s'appelle le redécoupage des circonscriptions fédérales.
1.5.3. Sections de vote
Une circonscription est divisée en sections de vote, auxquelles on attribue des numéros consécutifs. Une « section de vote » est une section, une sous-section, un district, un sous-district ou une autre zone territoriale fixée par l'administration centrale d'EC (ACEC), pour laquelle une liste électorale est dressée et pour laquelle est établi au moins un bureau de scrutin.
Vous êtes tenu de réviser les limites des sections de vote conformément aux instructions du DGE.
1.5.4. Districts de vote par anticipation
L'ACEC vous charge d'établir des districts de vote par anticipation. Il vous incombe de réviser les limites des districts et d'établir des bureaux de scrutin conformément aux instructions du DGE.
1.5.5. Bureaux de vote itinérants
Un bureau de vote itinérant est un bureau de scrutin établi pour des établissements où résident des personnes âgées ou ayant une incapacité physique. Il est créé pour les électeurs qui trouveraient difficile ou impossible de quitter leur résidence pour voter le jour de l'élection.
La plupart des établissements ne s'attendent pas à recevoir de frais de location pour l'utilisation de leurs locaux. Si l'établissement vous demande un paiement, vous pouvez payer 8 $ l'heure, à condition que le scrutateur et le greffier du scrutin soient dans l'établissement pendant au moins cinq heures.
1.6.1. Le Registre national des électeurs
Le Registre national des électeurs (RNE) est une base de données de personnes ayant qualité d'électeur. Il sert à produire la liste électorale préliminaire en vue d'une élection générale, d'un référendum ou d'une élection partielle.
Entre les scrutins, Élections Canada met à jour le RNE régulièrement en utilisant les sources de données suivantes :
les registraires provinciaux et territoriaux des véhicules automobiles;
les registraires provinciaux et territoriaux des statistiques de l'état civil;
l'Agence du revenu du Canada et Citoyenneté et Immigration Canada;
d'autres sources énumérées dans l'annexe 2 de la LEC.
Au déclenchement d'une élection générale, après la délivrance du bref, EC utilise les dernières mises à jour pour produire les listes électorales préliminaires.
Des mises à jour peuvent être apportées au RNE pendant une élection. Le cas échéant, ces modifications paraîtront dans la fenêtre d'approbation de RÉVISE, où vous pouvez les accepter ou les refuser.
Les électeurs peuvent demander que leur nom soit ajouté, corrigé ou radié du RNE, ou demander que les renseignements à leur sujet ne soient pas communiqués à d'autres organismes électoraux à des fins électorales. Dans tous les cas, l'électeur doit adresser une demande écrite au DGE.
Note : Le fait qu'un électeur refuse l'inscription au RNE ou le partage de ses renseignements qui y sont consignés n'affecte en rien son droit de vote.
1.6.2. Inscription en ligne
Le système d'inscription en ligne des électeurs d'EC (libre-service) permet aux électeurs de vérifier s'ils figurent dans le RNE, d'y mettre leur adresse à jour et de s'y inscrire. Pendant la période de révision, les modifications apportées par les électeurs figureront dans RÉVISE. Elles sont soumises à votre approbation car vous avez la responsabilité de réviser les listes électorales préliminaires pendant une élection.
1.6.3 Reproduction des listes électorales préliminaires
Après la délivrance du bref, vous devriez prendre les mesures nécessaires auprès d'un imprimeur local pour la reproduction des listes électorales préliminaires qui seront remises à tous les candidats confirmés.
Les candidats confirmés ont droit à une copie imprimée et une copie électronique des listes électorales préliminaires de la circonscription dans laquelle ils se présentent dès qu'elles sont disponibles. Ils peuvent demander un maximum de quatre exemplaires imprimés supplémentaires.
1.7.1. Le réseau local
EC vous fournit l'équipement nécessaire pour la mise en place d'un réseau local. Ce réseau est constitué du matériel suivant :
un Lenovo ThinkServer TS140;
8 à 15 ordinateurs Lenovo ThinkCentre M71z All-in-One, selon l'étendue de la circonscription;
une imprimante Dell C3765 DNF All-in-One;
deux imprimantes Lexmark MS510 DN;
un ordinateur portatif Lenovo ThinkPad L540;
un commutateur Dell N2024 reliant tout l'équipement;
un dispositif d'accès réseau (FortiWiFi) gérant la connexion avec EC;
un bloc d'alimentation sans interruption Eaton 5PX.
Tous les postes de travail peuvent et doivent être utilisés pour servir les électeurs pendant les périodes de pointe au cours de la révision. Le réseau local devrait arriver entre les jours 36 et 33. Le bureau d'aide des Systèmes de révision vous informera de la date et de l'heure d'arrivée de votre équipement. IBM communiquera avec vous pour vous informer de la date et de l'heure de livraison. Le CI supervise l'arrivée et l'installation de l'équipement du réseau local.
RÉVISE est une application utilisée pour mettre à jour et produire les listes électorales. Le SRS est le Système des résultats des scrutins, qui est utilisé pour la préparation des rapports de scrutin et la saisie des résultats de chaque bureau de scrutin.
SPBDS/SITES est l'application utilisée pour gérer les lieux de scrutin, les travailleurs électoraux et les paiements.
Le Système de gestion des fournitures par intranet (SGFi) est utilisé pour commander des fournitures additionnelles.
Tous les postes de travail ont également accès à MS Word, MS Excel, un navigateur Web (pour consulter RÉVISE, l'intranet et l'Intranet du personnel en région) et Adobe Reader.
1.7.2. Utilisation de l'équipement informatique
Pour assurer l'installation du réseau local, vous devez :
embaucher un coordonnateur de l'informatisation (CI);
embaucher un CI adjoint;
vérifier les exigences relatives aux locaux, au mobilier, à l'équipement et aux fournitures;
préparer la réception de l'équipement informatique;
surveiller l'installation et la configuration du système, la saisie des données et la production des listes et rapports, et fournir un soutien pour ces tâches;
étudier les rapports administratifs de RÉVISE et approuver quotidiennement les révisions faites dans RÉVISE.
Les éléments suivants doivent être approuvés :
Jour 19 Préparer les listes du jour 19 pour les candidats.
Jour 15 Préparer les listes révisées pour les bureaux de vote par anticipation.
Jour 11 Préparer le Relevé des changements pour les bureaux de vote par anticipation, lorsque des changements ont été reçus après que les listes révisées ont été imprimées.
Jour 6 Rayer le nom des électeurs qui ont voté lors du vote par anticipation et saisir les données pour préparer les listes officielles.
Jour 1 Saisir les données des formulaires d'inscription du jour de l'élection (selon le volume, cette activité pourrait durer plus d'une journée).
En collaboration avec le superviseur de la révision, le CI doit vous rendre compte chaque jour du déroulement de la révision. En cas de problème, il doit vous consulter. EC a établi des lignes directrices et des instructions relativement à ses fonctions et responsabilités.
Le superviseur de la révision supervise le processus de révision et travaille directement avec le CI. Ses tâches peuvent être divisées entre deux personnes. Vous devez veiller à ce que le nombre total d'heures allouées ne soit pas dépassé et que les domaines de responsabilité soient clairement définis.
Voir le Chapitre 5, Préposés au scrutin et personnel de bureau, pour de plus amples renseignements concernant l'embauche ainsi que les rôles et responsabilités du personnel de bureau.
1.7.3. Confidentialité des listes électorales
La confidentialité des renseignements sur les électeurs doit être préservée en tout temps. Tous les documents contenant des renseignements personnels sur des électeurs doivent être gardés hors de la vue du public. Vous devez placer les documents en lieu sûr à la fin de chaque jour afin d'empêcher qui que ce soit d'y avoir illégalement accès. Vous devez vous assurer que tous les papiers à jeter contenant des renseignements sur les électeurs sont envoyés à EC pour déchiquetage.
L'accès aux listes électorales informatisées de RÉVISE doit en tout temps être restreint au personnel autorisé, qui doit utiliser ces listes uniquement à des fins électorales.
Pour vous aider à identifier et trouver le matériel électoral lié à un scrutin, EC utilise un système de numérotage de consultation facile. Vous devriez désigner un membre du personnel comme commis aux inventaires et à l'expédition pour assurer la gestion du matériel électoral et autres fournitures.
1.8.1. Système d'inventaire d'Élections Canada
EC attribue un numéro d'inventaire à chaque article du matériel électoral selon la période durant laquelle l'article sera utilisé ainsi que les personnes qui l'utiliseront. Tout matériel électoral envoyé au bureau du DS porte un numéro d'inventaire.
Tableau 1c : Numéros d'inventaire du matériel électoral
Période à laquelle ils sont utilisés
EC 10000 DS, DAS ou DASS Avant, pendant et après le scrutin
EC 20000 Candidats Pendant et après le scrutin
EC 40000 AR et électeurs Pendant la période de révision
EC 50000 Fonctionnaires électoraux Pendant les jours de scrutin
EC 60000 Personnel d'EC (administration centrale seulement) Dans le cadre de la géographie électorale
EC 70000 Agents des RES et électeurs Dans le cadre des RES
EC 90000 Communications Avant, pendant et après le scrutin
1.8.2. Réception du matériel électoral
EC envoie le matériel électoral en lots distincts. Les divers numéros de lots sont indiqués sur les envois, et le contenu de chaque lot est inscrit sur la Liste d'accessoires pour le directeur du scrutin qui est utilisée comme bordereau d'emballage. Les lots ont un code de couleur aux fins d'identification.
Tableau 1d : Code des couleurs pour les numéros de lots
Lot 1 À l'usage du DS avant et à la délivrance du bref Jaune pastel
Lot 2 Matériel pour candidats Turquoise
Lot 3 Matériel pour coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux Bleu pacifique
Lot 4 Accessoires pour bureau du DS Lilas
Lot 5 Manuels pour coordonnateurs de l'informatisation, superviseurs de la révision et agents réviseurs Beige
Lot 6 Matériel pour agents financiers Or
Lot 7 Matériel pour révision Pêche
Lot 8 Matériel pour révisions ciblées Orange pâle
Lot 9 Matériel divers pour superviseurs de la révision et coordonnateurs de l'informatisation Orange vif
Lot 10 Matériel pour la formation des préposés au scrutin Olive
Lot 11 Matériel pour DASS dans les bureaux ERES Gris perle
Lot 12 Formulaires et matériel divers pour les bureaux de scrutin Jaune
Lot 13 Matériel pour agents de relations communautaires Vert menthe
Lot 14 Signalisation pour lieux de scrutin Bleu pâle
Lot 15 Matériel pour préposés à l'information Rose pâle
Lot 16 Matériel pour agents d'inscription Rouge
Lot 17 Matériel pour les lieux de scrutin – superviseurs de centre de scrutin (SCS) Rose vif
Lot 18 Matériel pour scrutateurs – bureaux de vote par anticipation Mauve
Lot 19 Matériel pour scrutateurs – bureaux de scrutin ordinaires Jaune fluo
Lot 20 Matériel pour scrutateurs – bureaux de scrutin itinérants Vert
Lot 21 Feuilles de papier à bulletin de vote Blanc
Lot 22 Écrans de scrutin pour le jour de l'élection Bleu vif
Lot 23 Urnes et boîtes pour recueillir les CIE le jour du scrutin Bleu gris
Lot 24 Matériel pour le dépouillement des votes RES Gris chaud
Lot 25 Matériel pour la validation des résultats Brun
Lot 26 Matériel pour coordonnateur des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier (CBVS-H) Gris froid
Lot 27 Boîtes pour le retour du matériel et pour le matériel de validation des résultats Lime
Lot 28 Accessoires pour le retour de matériel (monoteneur) Vert fluo
Lot 29 Matériel pour les guides à l'intention des fonctionnaires électoraux Rose
Pour visualiser une liste complète du matériel électoral, voir le SGFi.
Les quantités sont déterminées d'avance pour chaque circonscription d'après les données de la géographie électorale ou d'autres statistiques que vous avez fournies à EC. À l'aide du SGFi, vous pouvez visionner la liste et la quantité de matériel électoral. Pour obtenir des directives étape par étape sur l'utilisation du SGFi, voir le Système de gestion des fournitures par intranet, au Chapitre 2.
En raison des délais très serrés d'un scrutin, chaque envoi de matériel électoral devrait être vérifié immédiatement à son arrivée, et EC devrait être avisé aussitôt s'il manque des articles. En effet, les articles sont requis dans des délais précis, et les distances à parcourir pourraient vous empêcher d'obtenir ce matériel à temps.
Pour certains formulaires, il faut utiliser un timbre en caoutchouc pour ajouter le nom de la circonscription. Ce timbre n'est pas fourni avec le matériel électoral. Vous devez en commander un à l'avance auprès d'un fournisseur local, en utilisant votre carte d'achat. Voir 18.22, Spécifications relatives aux timbres préencrés au Chapitre 18.
1.8.3. Entreposage du matériel électoral
Une certaine quantité de matériel électoral vous est envoyée avant la délivrance du bref. Toutes les circonscriptions reçoivent du matériel avant un scrutin. Vous devez :
l'entreposer dans des locaux privés ou dans des locaux commerciaux loués;
vous assurer que le matériel est en lieu sûr et au sec;
vous assurer que les aires d'entreposage sont chauffées en hiver;
si un espace commercial est loué, négocier les modalités et obtenir l'autorisation d'EC quant aux coûts de location.
Pour vous aider à déterminer l'espace d'entreposage nécessaire, sachez qu'EC vous livrera deux monoteneurs (conteneurs d'expédition de Postes Canada). Un monoteneur a une capacité d'environ 44 pieds cubes. Les couvercles des monoteneurs devraient être réutilisés lors du retour du matériel électoral après l'élection.
Le Tarif des honoraires – Élections fédérales prévoit un paiement qui vous sera versé pour l'entreposage entre les scrutins, et d'un autre lorsque vous recevez le premier envoi de matériel électoral. Élections Canada effectue ces paiements automatiquement deux fois l'an, en mars et en septembre.
1.8.4. Commis aux inventaires et à l'expédition
Toutes les circonscriptions ont droit à un commis aux inventaires et à l'expédition responsable de la gestion et du contrôle des stocks de matériel électoral et de fournitures. La personne désignée devrait établir les mécanismes appropriés pour éviter un manque de matériel électoral ou de fournitures pendant le scrutin.
Le Manuel du commis aux inventaires et à l'expédition (EC 10475-1) aidera cette personne à exercer ses fonctions et à s'acquitter de ses responsabilités. Le format électronique est privilégié, car ce manuel requiert des changements fréquents et l'électronique permet de vous fournir en tout temps l'information la plus à jour.
Il vous incombe d'imprimer ce manuel à partir du sous-répertoire de la circonscription dans les dossiers publics et d'en donner un exemplaire au commis aux inventaires et à l'expédition ou à la personne affectée à ce poste.
EC a établi en 2003 le Programme des agents de liaison en région, un programme régional conçu pour soutenir les DS et leur personnel.
Dans le cadre de ce programme, 33 professionnels chevronnés en matière électorale sont nommés agents de liaison en région (ADLR). Ils relèvent d'EC par le truchement du Programme des agents de liaison en région, qui fait partie de la Division des communications avec les régions au sein de la Direction de la préparation du personnel en région (Secteur des scrutins). Ces ADLR vous offrent du soutien, des conseils et de la formation, ainsi qu'à votre personnel, pendant et entre les scrutins. Vingt-sept ADLR œuvrent dans une région géographique délimitée, tandis que les six autres leur viennent en renfort au besoin.
Les ADLR assurent un leadership fonctionnel chacun auprès d'un groupe pouvant comprendre jusqu'à 17 DS. EC continue de superviser directement le personnel en région. La communication quotidienne avec les DS est assurée, pendant et entre les scrutins, par l'intermédiaire du Réseau de soutien d'EC (RSEC). Les ADLR offrent également à EC et au personnel en région leurs connaissances spécialisées en faisant de la promotion de la qualité, du dépannage et de la représentation auprès des médias.
Dans leur rôle de promotion de la qualité, les ADLR offrent un leadership et des conseils aux DS afin d'améliorer la prestation des services et la gestion du processus électoral. Par exemple, les ADLR vous offrent soutien et assistance lorsque vous menez les tâches de préparation au scrutin. Au besoin, ils vous aident à accomplir vos tâches selon les instructions fournies et dans les délais prescrits. Ils sont souvent appelés à vérifier ce travail afin d'assurer la prise en compte des questions et préoccupations locales ou de promouvoir une approche cohérente pour une activité donnée dans la région qu'ils soutiennent.
Les ADLR font également un suivi des activités dans leur région et interviennent au besoin lorsqu'un DS se heurte à un problème ou à un imprévu.
En outre, les ADLR sont chargés de communiquer avec les médias locaux. Ils travaillent avec les conseillers régionaux en relations avec les médias engagés par la Direction des communications pour répondre aux questions des médias dans les circonscriptions.
Les ADLR aident au recrutement des DS, en agissant comme membres du comité créé à cette fin dans la région où le poste est vacant. Une fois nommé par le DGE, le nouveau DS participe à une séance d'orientation initiale donnée par l'ADLR de la région, avant de prendre part à la formation prévue à Gatineau. Les ADLR contribuent également à l'évaluation des DS après un scrutin.
La répartition géographique des ADLR est la suivante :
Tableau 1e : Répartition géographique des ADLR
Atlantique Terre-Neuve-et-Labrador
Gaspésie-Bas-du-Fleuve-Nord du Québec
Estrie-Centre du Québec-Montérégie
Ontario Est de l'Ontario
Sud de l'Ontario 1
Sud de l'Ontario 2
Ouest Manitoba
Colombie-Britannique rurale
Île de Vancouver et région
Six ADLR sont chargés de venir en renfort aux 27 ADLR affectés chacun à une région donnée.
Pendant une élection générale, EC ajoute à son Programme des agents de liaison en région une équipe de personnes-ressources en région (PRR), qui vous appuient plus directement. Les PRR sont des travailleurs chevronnés qui peuvent vous apporter une aide rapide et personnalisée pendant de longues ou de courtes périodes lorsque vous êtes aux prises avec des situations inhabituelles ou imprévues. Les PRR travaillent de près avec les ADLR. Leurs services sont retenus dans le cadre d'un contrat conclu à la suite d'un processus concurrentiel.
Utilisez une ou l'autre des options suivantes pour communiquer avec EC à Ottawa.
Entre les scrutins : Du lundi au vendredi de 8 h à 17 h (heure de l'Est)
Durant la période préscrutin : Du lundi au vendredi de 8 h à 17 h et samedi de 10 h à 18 h
Durant un scrutin : EC vous informe des heures de service prolongées
Veuillez noter que les heures de bureau du Réseau de soutien d'Élections Canada (RSEC) peuvent changer en fonction des exigences opérationnelles; tout changement est signalé au personnel en région par courriel.
Entre les scrutins et durant un scrutin
Le Réseau de soutien d'Élections Canada vous fournit, ainsi qu'à votre personnel, son appui et des services d'information (pour une description du RSEC, voir la section, 7.13, Réseau de soutien, au Chapitre 7). Vous et votre personnel devez communiquer directement avec le RSEC. Selon le cas, les agents du RSEC résoudront le problème au premier appel, obtiendront des renseignements supplémentaires en votre nom, ou achemineront l'appel à une autorité supérieure.
1-888-677-0301 (numéro sans frais du RSEC réservé aux DS et à leur personnel)
1-800-361-8935 (ATS sans frais au Canada et aux États-Unis)
1-800-463-6868 (sans frais aux États Unis)
1-800-267-8549 (RSEC, sans frais)
1-800-363-4796 (Règles électorales spéciales)
1-888-523-6333 (Finances)
1.10.1. Correspondance
Lorsque vous envoyez du courrier à EC, assurez-vous de bien inscrire votre nom, le nom et le code de votre circonscription ainsi que le nom du destinataire. Si vous regroupez dans une même enveloppe des documents destinés à différentes personnes ou directions, assurez-vous de bien indiquer le destinataire sur chaque document.
Des documents doivent parfois parvenir à EC ou à d'autres destinations avant une date précise, particulièrement durant un scrutin. Il vous incombe, à titre de DS, de choisir d'utiliser soit la poste ordinaire ou le service Messageries prioritaires pour que ces articles soient livrés à temps.
Note : Il est indiqué de conserver une copie de tout document que vous transmettez à EC.
Le courrier doit être affranchi suffisamment afin d'éviter les retards de livraison. L'affranchissement est calculé en fonction du poids. N'oubliez pas de demander au bureau de poste des reçus que vous pourrez annexer à vos comptes de frais.
La trousse de Postes Canada qui vous est envoyée contient 300 bordereaux d'expédition Messageries prioritaires avec instructions, mais aucune enveloppe des Messageries prioritaires. Pour l'expédition, vous pouvez utiliser ce que vous avez à votre disposition; comme par exemple des enveloppes ordinaires, matelassés et même des boîtes.
Bordereaux d'expédition préimprimés – expéditions à partir de votre circonscription
Un bordereau doit être rempli lorsque vous expédiez des articles par Messageries prioritaires. Vous devez remplir un bordereau pour chaque article à expédier.
Comment remplir le bordereau :
Champ 1 : Bloc-adresse : Inscrivez votre nom, votre adresse et votre code postal.
Champ 2 : Nom du destinataire : Inscrivez le nom de l'organisation, le nom du destinataire, l'adresse et le code postal. Le numéro de téléphone est facultatif.
Champ 3 : Signature requise : Cochez cette case si la signature du destinataire est requise.
Champ 4 : Facturé : Ce champ est préimprimé. S'il y a lieu, cochez la case « Facturé ».
Champ 5 : Poids : Inscrivez le poids en kilogrammes.
Champ 6 : Valeur totale de l'empreinte : Laissez cette case telle quelle.
Champ 7 : Surdimensionné / Sans emballage : Cochez cette case s'il s'agit d'un article surdimensionné (si une de ses dimensions est supérieure à 1 m) ou non emballé.
Champ 8 : Poids volumétrique : Inscrivez le poids volumétrique de l'article. (Voir les instructions pour plus de détails.)
Champ 9 : Référence de l'expéditeur : Cette case préimprimée porte le code à cinq chiffres de votre circonscription.
Champ 10 : Valeur déclarée pour couverture : Inscrivez la valeur déclarée de l'article qui exige une couverture contre les pertes et dommages.
Champ 11 : Signature de l'expéditeur : Le bordereau doit être signé par l'expéditeur.
Champ 12 : Numéro de bureau : Réservé à l'usage de Postes Canada.
Champ 13 : Accepté par : Réservé à l'usage de Postes Canada.
Champ 14 : Date : Réservé à l'usage de Postes Canada.
Une fois le bordereau rempli
Vérifiez les articles à expédier par rapport aux bordereaux d'expédition remplis afin de vous assurer qu'il ne manque aucun article.
Apportez les bordereaux et tous les articles à expédier à votre bureau de poste et présentez-les à un employé au comptoir de Postes Canada.
Assurez-vous de recevoir votre copie du bordereau.
Note : Ne laissez aucun article ni bordereau sur le comptoir et ne les déposez pas dans une boîte aux lettres.
Une fois vos articles expédiés
Conservez votre copie du bordereau d'expédition pendant 90 jours.
Comment effectuer le suivi d'un article expédié (Messageries prioritaires)
Deux options s'offrent à vous. Pour chacune des options, vous devez avoir en main le numéro du code à barres de l'article.
Téléphonez au 1-888-550-6333 et suivez les instructions.
Choix de langue (1 – Anglais, 2 – Français)
Sélectionnez 1 : Étape de livraison du produit repérable
Inscrivez les 11 premiers caractères alphanumériques de l'article (par. ex., LH169 838 865)
Allez sur le site www.postescanada.ca, puis :
À partir du menu principal, cliquez sur Entreprises, dans le coin supérieur droit.
À l'écran suivant, trouvez le menu Repérer, du côté droit.
Inscrivez le numéro du code à barres en entier (p. ex., LH 169 838 865 ca).
Cliquer sur Allez-y. Vous obtiendrez ainsi de l'information sur l'expédition et la livraison de votre article.

References: art. 18

art. 26

art. 31

art. 16
 art. 160
 Art. 57
 Art. 103
 Art. 104
 Art. 62
 Art. 67
 Art. 74
 Art. 77
 Art. 63
 Art. 293
 Art. 300
 Art. 130

art. 26

art. 22