Source: https://actualicese.com/lista-de-chequeo-sobre-asuntos-laborales-de-su-empresa/
Timestamp: 2020-05-30 22:20:52+00:00

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En la IV Jornada de Actualización Tributaria llevada a cabo en Cali durante los días 10 a 15 de octubre 2005 (jornadas que fueron organizadas por la Asociación de Contadores Públicos ADECONTA), nos llamó muchísimo la atención los puntos resaltados en la conferencia sobre actualidad laboral, dictada por el reconocido conferencista Dr. Germán Plazas.
Dada su extrema importancia, hemos estimado conveniente compartir algunos puntos que fueron tratados por dicho conferencista:
Primer chequeo –
¿Los trabajadores independientes que ha contratado su empresa están afiliados a una EPS y a un sistema pensional?
Las empresas que vinculen por contrato de servicios a un trabajador independiente tienen la tarea de verificar que dicho trabajador independiente sí esté afiliado al Sistema de Seguridad social en Salud y al Sistema de Seguridad Social en Pensiones
En efecto, la ley 100/93, en su artículo 157, establece que toda persona natural colombiana debe estar vinculada al Sistema General de Seguridad social en Salud , ya sea en razón a que es un asalariado o en razón a que sea un trabajador independiente (quienes no sean ni asalariados ni trabajadores independientes, obtendrán dicha afiliación ya sea como beneficiarios de los cotizantes de las EPS o bien a través del SISBEN).
De otra parte, el artículo 15 de la ley 100/93 (luego de su modificación con el artículo 3 de la ley 797 de enero de 2003) señala igualmente que quien se desempeñe como trabajador independiente también está obligado a afiliarse al Sistema General de Seguridad social en Pensiones .
Así mismo, el parágrafo del artículo 1 del decreto 510 de 2003 indica que los trabajadores independientes emplearán como base de cotización sus “ingresos efectivamente percibidos” entendiéndose como tales el valor del ingreso bruto menos las deducciones que conforme a la norma del artículo 107 del Estatuto Tributario Nacional se le puedan enfrentar a dicho ingreso bruto. En todo caso, ese “ingreso efectivamente percibido” no podrá ser inferior a un salario mínimo mensual ni tampoco superior a los 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Por tanto, y en virtud a lo expresado por el artículo 23 del decreto 1702 de agosto de 2002 y la Circular Conjunta 01 de dic 6 de 2004 de los Ministerios de Protección Social y de Hacienda Pública, al momento de liquidar el valor de los servicios prestados por el trabajador independiente las empresas contratantes deben asegurarse de que dicho trabajador sí esté afiliado a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones.
Si tal trabajador independiente cotiza con un ingreso que es muy inferior a aquel que se le está pagando por parte de la entidad contratante, que en tal caso se le debe solicitar a dicho trabajador independiente de que certifique que ese ingreso es en verdad su “ingreso efectivamente percibido”.
En caso de que la entidad contratante constate que tal trabajador independiente no tiene afiliación a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones debe notificarlo a la autoridad competente (Ministerio de Seguridad social) so pena de que le apliquen la sanción del artículo 271 de la ley 100/93 (multas entre 1 y 50 salarios mínimos mensuales vigentes)
Sin embargo, para el trabajador independiente es opcional el afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales.
Segundo chequeo –
¿Dichos trabajadores independientes cotizan igual en la EPS como en Pensiones?
El trabajador independiente debe emplear la misma base de cotización tanto para el aporte al Sistema de Seguridad social en Salud como para el Sistema de Seguridad social en Pensiones.
Algunos trabajadores independientes caen en la práctica de usar bases de cotización altas para su aporte a pensiones y otras bases menores para su cotización al sistema de Salud.
Sin embargo, el inciso 2 del artículo 3 del decreto 510 de 2003 dispone lo siguiente:
Así mismo, el parágrafo de dicho artículo 3 dispone:
De ser diferente la base de cotización, los aportes que excedan los realizados al Sistema de Seguridad Social en Salud, no se tendrán en cuenta para la liquidación de la pensión
En consecuencia, aquellos trabajadores independientes que sigan en dicha práctica deben saber que en caso de que requieran que el fondo de Pensiones les reconozca alguna pensión por invalidez, o por vejez o por muerte, la base con la que le darán dicha pensión será con la base con que haya cotizado al Sistema de seguridad social en Salud si esta última es menor.
Tercer chequeo:
No afiliar a personas naturales que ya estén pensionadas
Si se vincula, mediante contrato de trabajo, a una persona natural que ya está pensionada, no se debe afiliar tal persona al Sistema General de Pensiones
El artículo 17 de la ley 100/93 (luego de su modificación con el artículo 4 de ley 797 de enero de 2003) dispone en relación con las cotizaciones al Sistema de seguridad social en Pensiones:
Lo anterior sin perjuicio de los aportes voluntarios que decida continuar efectuando el afiliado o el empleador en los dos regímenes
Ahora bien, si en desarrollo del contrato de trabajo una persona alcanza o cumple los requisitos que le den derecho a una pensión de vejez (o incluso se presentan eventos para que acceda a la pensión de invalidez), desde el momento en que cumple con tales requisitos también debe cesar las cotizaciones al fondo de Pensiones.
Sin embargo, el Ministerio de Protección social, en concepto 3831 de marzo de 2005, indicó que las cotizaciones no se suspenden por el solo hecho de que se reúnan los requisitos para acceder a la pensión, si no que las cotizaciones solo cesan cuando se le expida la resolución en la que le reconocen dicha pensión.
Frente a este asunto, se debe tener en cuenta que tal concepto va en contra de lo dicho por la propia ley antes citada
Cuarto chequeo:
Los pagos que no se hicieron a tiempo generarán intereses que pueden ir creciendo con el tiempo
Las obligaciones pendientes de pago al sistema de seguridad social en Salud, Pensiones y ARP no prescriben en el tiempo.
Desde que entró en vigencia el decreto 1406 de 1999, los empleadores deben cancelar los aportes a la seguridad social dentro del plazo que fija dicha norma y que depende de si el empleador es Grande aportante o Pequeño aportante, al igual que también depende del último digito del Nit del empleador.
En consecuencia, aquellos empleadores que no cumplen con cancelar los aportes mensuales dentro los plazos que fija dicho decreto (plazos que se vencen entre el 4º y el 8º día hábil del mes inmediatamente siguiente a aquel al que corresponden los pagos laborales realizados) porque todavía tienen la creencia de que tales pagos se pueden realizar hasta el día 10 de cada mes, en ese caso tales empleadores deben saber que cuando realizan los pagos fuera del día que en verdad les corresponde los sistemas informáticos de las EPS, Fondos de Pensiones y ARP se cobran primero el interés de mora y el resto del pago lo abonan a capital, capital que seguirá generando intereses hasta el día en que se pague totalmente.
Al respecto, aunque existen normas en el Código Civil que indican que la oportunidad que tendrían las administradoras de la seguridad social para cobrar esos valores dejados de cancelar prescribe después de cierto tiempo, el Ministerio de Protección social tiene su opinión de que, por tratarse de recursos de carácter parafiscal, tales deudas no prescriben en el tiempo y en consecuencia, así se estén adeudando aportes mal pagados de hace 20 años atrás, las EPS, Fondos de Pensiones y ARP pueden iniciar el proceso de cobro de tales valores adeudados en cualquier momento.
Quinto chequeo:
Se debe acordar con los empleados los cambios en sanciones y suspensiones del Reglamento Interno de Trabajo
Aunque el Reglamento interno de Trabajo hace parte del Contrato de Trabajo suscrito entre un trabajador y su empleador, se requiere concenso entre ambas partes para modificar algunos apartes de dicho Reglamento Interno
En sentencia C-934 de 2004 la Corte Constitucional concluyó que al modificar el Reglamento Interno de Trabajo, las normas que en el mismo se relacionan con la subordinación a la que está sujeto el trabajador (horarios, normas de seguridad interna, etc) no requieren de consenso con los trabajadores a la hora de ser modificadas.
Sin embargo, las normas que en dicho Reglamento interno de Trabajo se relacionen con las sanciones o suspensiones que recaerían sobre el trabajador sí requieren de concenso con los mismos antes de que el empleador entre a modificarlas.
En este punto, es importante recordar que el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo establece la obligación de elaborar y publicar el Reglamento Interno de Trabajo para aquellos patronos que ocupen más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
Si desea más información acerca del Doctor Germán Plazas, visite su página web en http://www.germanplazas.com
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References: artículo 157
 artículo 15
 artículo 3
 artículo 1
 artículo 107
 artículo 23
 artículo 271
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 17
 artículo 4
 resolución 
 artículo 105