Source: https://www.beamtendatenschutz.de/personalaktenrecht/inhalt-und-gliederung-der-personalakte/
Timestamp: 2019-05-26 09:04:53+00:00

Document:
Inhalt und Gliederung der Personalakte - Beschäftigtendatenschutz
Wiedervorlagesystem für zu entfernende Unterlagen
Sorgfältige Führung des Aktenverzeichnisses (Grundakte, Teilakte, digital)
Unterscheide Personalaktenvorgänge und Sachaktenvorgänge
Keine fremden Namen
Erst Ablage in Teilakte prüfen, dann in Grundakte
Abdrucke zur Nebenakte
Restakte darf nur Reste enthalten, keine „doppelte“ Personalakte
1. Äußere Form der gesamten Personalakte
2. Formelle Vorgaben für den Inhalt: Unterlagen
3. Grundakte A
4. Teilakten
5. Nebenakten
6. Vorakten
7. Digitale Akte / Hybridakte
8. Restakten
9. Entfernung von Unterlagen
10. Verlust der Personalakte
Art. 104 BayBG Führung der Personalakte
Art. 106 BayBG Anhörung
Art. 109 BayBG Entfernung von Unterlagen aus Personalakten
1. falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Beamten oder der Beamtin unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten,
2. falls sie für Beamte und Beamtinnen ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, auf Antrag nach zwei Jahren zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen.
2.4. Äußere Form
Die Abheftung erfolgt in Buchform. Für die Teilakten D, E.1, E.2 und F sind einzelne
Hefter vorzusehen.
Die Personalaktenhefter bzw. Einlegeblätter der Personalakte für die Grund- und
Teilakten sind mit dem entsprechenden Buchstaben und der Inhaltsangabe zu
Die Personalakten schwerbehinderter Menschen sind auf dem
Deckblatt der Grundakte mit dem Vermerk („S“) deutlich sichtbar zu kennzeichnen.
Grundakten, Teilakten und Unterteilungen von Teilakten sind für sich getrennt, an der rechten oberen Ecke der Vorderseite des Blattes, durchlaufend mit arabischen Ziffern zu nummerieren.
Urkunden sind grundsätzlich nicht im Original zu den Akten zu nehmen. Abschriften, Durchschriften oder Ablichtungen von Schriftstücken, die zu den Personalakten genommen werden, müssen, soweit sie für das Dienstverhältnis wesentlich sind oder Anspruch begründenden Charakter haben, deutlich beglaubigt sein.
Von Bescheiden oder Verfügungen, die mehrere Beamtinnen und Beamte betreffen, ist eine auszugsweise Kopie, die nur den Namen der jeweiligen Beamtin oder des jeweiligen Beamten enthält, zur Personalakte zu nehmen.
3. Grundakte
Die Grundakte beinhaltet die Grundbestandteile, insbesondere Unterlagen über die bisherige berufliche Tätigkeit, die Vorverwendungen (historischer Ablauf), Unterlagen zu Vereidigung, Belehrungen, Verpflichtungserklärung und die Personenstandsurkunden (z.B.: Lebenslauf, Zeugnisse, Bachelor-, Diplom-und Masterurkunden, Arbeitsverträge, Nachweise über Wehr-, Zivil- und Freiwilligendienste). Vorgänge über die Beendigung des Beamtenverhältnisses bilden den Abschluss der Grundakte.
Aufbau der Grundakte:
1. Vorblatt
In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten
aufzunehmen (Vorblatt zur Personalakte). Hierzu gehören auch gegebenenfalls bestehende elektronische Bestandteile (z. B. EPOS, Urlaubsdatei). Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis auf.
Die Beschäftigungsdienststelle ist verpflichtet, gemäß § 106 Abs. 2 Satz 4 BBG, einen Hinweis auf die vorhandene Nebenakte auf dem Vorblatt zur Personalakte anzubringen.
2. Der Grundakte ist ein Inhaltsverzeichnis vorzuheften.
4. Einzelvorgänge
Personalbögen:
Die Personalbögen, die zu Beginn des Dienstverhältnisses ausgefüllt werden, sind in die Grundakte aufzunehmen (Anlage 2 und Anlage 2a).
Veränderungen zu den Personalbögen sind auf dem hierfür vorgesehenen Ergänzungsblatt zum Personalbogen (Anlage 3) einzutragen. Auf dem Ergänzungsblatt zum Personalbogen ist die jeweils aktuelle Anschrift mit Bleistift einzutragen. Bei Änderung der Anschrift ist diese auszuradieren und durch die neue Anschrift zu ersetzen. Die Änderungsmitteilung der Beamtin oder des Beamten ist zur Grundakte zu nehmen.
Einzelvorgänge:
3.2.4. Personenstandsurkunden
Die Grundakte enthält Unterlagen zum aktuellen Personenstand der Beamtin
oder des Beamten.
Nach Ehescheidung ist die Heiratsurkunde zu entfernen und nur der Tenor
des Scheidungsurteils in die Grundakte aufzunehmen. Die Regelungen zum
Versorgungsausgleich (Nr. 3.7) sind zu beachten.
3.2.5. Gesundheitszeugnisse
Ärztliche Unterlagen und Zeugnisse, welche im Rahmen des Dienstverhältnisses
zugegangen sind, werden in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt. Das gilt
auch für die amts- bzw. polizeiärztliche Attestierung der gesundheitlichen Eignung
für die Einstellung in das Beamtenverhältnis sowie die Übernahme in das
Beamtenverhältnis auf Lebenszeit.
Der Umschlag ist mit der Kennzeichnung „Ärztliche Unterlagen“ und dem Anlass, für
den die Unterlagen angefordert wurden, zu versehen und darf nur von dem für die
konkrete Fallbearbeitung bzw. Personalentscheidung zuständigen Personalsachbearbeiter
geöffnet werden. Das Öffnen und Schließen des als „Ärztliche Unterlagen“ gekennzeichneten Umschlags ist mit der Unterschrift und Datumsanzeige sowie mit dem Aufdruck
Darf nur vom zuständigen Personalsachbearbeiter
geöffnet werden“
3.2.6. Schwerbehinderte Menschen
Bei schwerbehinderten Menschen ist eine Kopie des Schwerbehindertenausweises,
bei Gleichgestellten eine Kopie des Gleichstellungsbescheides in die Grundakte
aufzunehmen. Die Personalakten schwerbehinderter Menschen sind auf dem
Teilakten enthalten eigenständige Vorgänge. Sie können bei Bedarf angelegt werden für Unterlagen, die nicht in der Grundakte enthalten sind. Für die Unterlagen über Beihilfen ist zwingend die Führung einer Teilakte getrennt von den übrigen Personalakten vorgeschrieben, § 108 Abs. 1 Satz 1.
Jeder Teilakte ist ein Inhaltsverzeichnis vorzuheften.
Zu unterscheiden sind hierbei die Teilakten, die losgelöst von der Grundakte als externe Teilakte zu führen sind (z. B. Beihilfe, Fürsorgeangelegenheiten, Heilfürsorge etc.) und die Teilakten, die die Grundakte ständig und grundsätzlich begleiten.
3.3. Teilakte B
Die Teilakte B soll ein Bild über den beruflichen Werdegang der Beamtin oder des
Beamten seit der Bewerbung und Einstellung vermitteln. Sie enthält
Unterlagen über die Begründung des Dienstverhältnisses und den
beruflichen Werdegang (z.B. Ernennungen, Abordnungen, Versetzungen, Lehrgangsbescheinigungen).
3.4. Teilakte C
Die Teilakte C enthält die Beurteilungen für die Beamtin oder den Beamten.
3.5. Teilakte D
Die Teilakten zu den Rechnungsvorgängen und in Fürsorgeangelegenheiten werden bei den für die Bearbeitung zuständigen Dienststellen geführt.
3.6. Teilakte E
Die Teilakte E wird bei Bedarf angelegt. In Betracht kommen z.B. Unterlagen zu Disziplinar- und Strafverfahren.
3.7. Teilakte E 1
Die Teilakte E 1 enthält Unterlagen zum Versorgungsausgleich.
Das Scheidungsurteil mit Rechtskraftbestätigung ist mit dem Tenor und insoweit aufzunehmen als ein Versorgungsausgleich bereits bei der Ehescheidung festgesetzt wurde. Das Datum der Wirksamkeit des Versorgungsausgleichs muss hieraus hervorgehen. Bei vom Scheidungsverfahren abgetrennten Versorgungsausgleichsverfahren ist die rechtskräftige Festsetzung des Versorgungsausgleichs zu gegebener Zeit aufzunehmen.
3.8. Teilakte E 2
In die Teilakte E 2 sind Unterlagen zu Dienstunfalluntersuchungen aufzunehmen.
Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn
· mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind (z.B. gestufte Beförderungsvorgänge oder Zuständigkeitsteilung)
· die personalverwaltende Stelle nicht mit der Beschäftigungsbehörde identisch ist (mehrstufiger Verwaltungsaufbau).
Nebenakten dürfen nur Unterlagen enthalten, die im Original oder als beglaubigte Kopie in der Grundakte oder Teilakte vorhanden sind (Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte – die Nebenakte ersetzt nicht und ergänzt nicht die Personalakte).
Nebenakten können auch als Grundakte oder Teilakte geführt werden (sog. Nebengrundakte oder Nebenteilakte).
4.2. Nebenakten
Nebenakten (Nr. 2.3.1) sind nur so lange zu führen, wie es erforderlich ist. Erübrigt
sich die Weiterführung der Personalnebenakte, beispielsweise bei Versetzung zu
einer anderen Dienststelle, so ist sie zu vernichten.
Die Personalakte aus Vortätigkeiten bei einem anderen Dienstherrn oder auch Referendarakten sind in die Grundakte und Teilakte einzuordnen.
Zuständig sind die Mitarbeiter, die die Personalakte verwalten.
4.1. Vorakten
Gemäß § 106 Abs. 1 Satz 1 BBG ist über jede Beamtin und jeden Beamten nur eine Personalakte zu führen. Bei Versetzung einer Beamtin oder eines Beamten ist die Personalakte der früheren Behörde (Vorakte) von der aufnehmenden Behörde in der für den Geschäftsbereich des BMI vorgegebenen Struktur weiterzuführen. Wurde bereits eine neue Personalakte angelegt, ist die Vorakte aufzulösen. Die Vorakte ist in die Personalakte bei der neuen Beschäftigungsdienststelle einzugliedern, indem die dort fehlenden Unterlagen aus der Vorakte aufgenommen werden.
5.1. Bereinigung der Vorakten
In den Behörden vorhandene Vorakten aus früheren Beschäftigungsbehörden einer Beamtin oder eines Beamten sind in die Personalakte der Dienststelle einzugliedern. Dabei sind die Vorakten hinsichtlich zwingend zu übernehmender Unterlagen durchzusehen. Einzugliedern sind alle Vorgänge, die die Rechtsstellung und die dienstliche Verwendung der Beamtin oder des Beamten zum Gegenstand haben oder in sonstiger Weise ihre oder seine Rechte und Pflichten betreffen. Diese sind auf offenkundige Personalaktenqualität und hinsichtlich der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen für die Aufbewahrung nach § 113 BBG sowie im Hinblick auf die
Entfernung und Vernichtung nach § 112 BBG zu prüfen. Aus den Vorakten sind in die Personalakte insbesondere folgende Bestandteile einzufügen:
• Personalbogen, sofern kein aktueller Personalbogen vorliegt,
• Personenstandsurkunden, bei Scheidungsurteil Auszug aus dem Tenor und ggf. Unterlagen nach Nr. 3.7,
• Nachweise über Berufsausbildung, Studienabschlüsse und Qualifikationen, einschließlich Prüfungszeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise,
• Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung für eine bestimmte Verwendung (in einem verschlossenen Umschlag),
• Nachweis über Schwerbehinderteneigenschaft oder Gleichstellung,
• Nachweise über Wehr-, Ersatz- und Bundesfreiwilligendienste,
• Unterlagen über Vereidigung, Gelöbnis, Ernennungen, Dienstjubiläen,
• Unterlagen zu Laufbahnbefähigung und -wechsel, Festsetzung der Erfahrungsstufe nach dem Bundesbesoldungsgesetz,
• Personalverfügungen über Dienstpostenübertragungen, Umsetzungen, Abordnungen, Versetzungen, Zuweisungen,
• Dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse,
• Unterlagen über Teilzeitbeschäftigung, Urlaub ohne Dienstbezüge,
• Abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten, aus dem Dienstverhältnis, soweit diese für das Dienstverhältnis relevant sind.
Dabei sind die in die Personalakte zu übernehmenden Bestandteile der Vorakte(n) chronologisch zu ordnen. Die Inhaltsverzeichnisse der Personalakte sind an die Änderungen anzupassen bzw. neu anzulegen. Die übrigen Unterlagen sind zu vernichten.
Hybridakte:
Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich oder elektronisch fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis in der Grundakte auf.
In bestimmten Fällen verbleibt auch bei einer Weitergabe der Personalakte an eine andere Dienststelle oder bei Vernichtung der Personalakte ein „gewisser Rest“ an Unterlagen bei der Dienststelle, sog. Restakte.
Es handelt sich um folgende Fälle:
1) Bei Beamten, die wegen Versetzung oder durch Beendigung der Abordnung ausscheiden.
· Abdruck des Versetzungsschreibens oder Ende der Abordnung,
· Schreiben Übersendung der Personalakte an die aufnehmende Dienststelle,
· Empfangsbekenntnis.
· Evtl. Nachweise zu Abfindungszahlungen
2) Bei Beamten, die wegen Dienstunfähigkeit in den Ruhestand versetzt wurden.
3) Bei Beamten mit Anspruch auf Auslandsverwendungszuschlag.
4.3.1. Führung von Personalrestakten
4.3.1.1. Beamtinnen und Beamte, die wegen Dienstunfähigkeit in den Ruhestand versetzt wurden
Für Beamtinnen und Beamte, die wegen Dienstunfähigkeit in den Ruhestand versetzt wurden und deren Personalakten bei der zuständigen Bundesfinanzdirektion weitergeführt werden (siehe Nr. 4.3), wird eine Personalrestakte weitergeführt. Diese Personalrestakte enthält die für die Wahrnehmung von Aufgaben gemäß § 46 BBG erforderlichen Personalaktendaten. Dies sind insbesondere:
- Kopie des Personalbogens und der letzten Ernennungs- sowie der
Ruhestandsurkunde,
- alle Unterlagen, die das Verfahren der Zurruhesetzung wegen
Dienstunfähigkeit betreffen,
- (amts-)ärztliche Untersuchungsergebnisse im verschlossenen Umschlag.
Die Personalrestakte wird fünf Jahre nachdem die Beamtin/der Beamte die Altersgrenze für den Eintritt in den Ruhestand erreicht hat, vernichtet.
4.3.1.2. Versetzungen mit Versorgungslastenteilung
Beamtinnen und Beamten, bei denen auf Grundlage des Gesetzes zum Staatsvertrag über die Verteilung der Versorgungslasten bei bund- und länderübergreifenden Dienstherrenwechseln eine Versorgungslastenteilung erfolgte, wird je ein Exemplar der Dokumentation und des Nachweises über die Abfindungszahlung in der Personalrestakte und in der Besoldungsrestakte verwahrt. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach den Aufbewahrungsfristen für Personalakten.
4.3.1.3. Beamtinnen und Beamte mit Anspruch auf Auslandsverwendungszuschlag gem. § 56 Bundesbesoldungsgesetz (BBesG)
Bei Beamtinnen und Beamten in Auslandsverwendungen mit Anspruch auf Auslandsverwendungszuschlag ist in Bezug auf die Dokumentation und Nachweisführung der Zahlbarmachung des Auslandsverwendungszuschlages das Rundschreiben des BMI vom 15. Februar 2012 – D 2 – 211 410/7 (Anlage 10) zu beachten.
5.2.1. Entfernung und Vernichtung
5.2.1.1. Unterlagen gemäß § 112 Bundesbeamtengesetz
Unterlagen gemäß § 112 Bundesbeamtengesetz über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen sind, soweit es sich nicht um Disziplinarvorgänge gemäß § 16 Abs. 3 und 4 Satz 1 des Bundesdisziplinargesetztes handelt, falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, unverzüglich, mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten, falls sie für die Beamtin oder den Beamten ungünstig oder nachteilig werden könnten, sind sie nach zwei Jahren auf Antrag der Beamtin oder des Beamten zu entfernen, und zu vernichten. Hierunter fallen auch Disziplinarvorgänge, die zu einer missbilligenden Äußerung geführt haben. Die Regelung gilt nicht für dienstliche Beurteilungen.
Die Frist wird durch neue Sachverhalte in diesem Sinne oder durch die Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen, soweit sich der neue Vorwurf nicht als falsch oder unbegründet erweist.
Nach zwei Jahren sind mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten zu entfernen und zu vernichten:
• Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte
• Auskünfte aus dem Bundeszentralregister (BZR).
Die Frist wird durch neue Sachverhalte in diesem Sinne oder durch die Einleitung eine Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen, soweit sich der neue Vorwurf nicht als falsch oder unbegründet erweist.
Für das Anschreiben zur Entfernung und Vernichtung von Auskünften aus dem BZR ist das beigefügte Muster Anlage 4 zu verwenden. Dieses Schreiben wird zur Personalakte genommen. Stimmt die Beamtin oder der Beamte der Entfernung und Vernichtung der Auskunft aus dem BZR zu, wird die BZR-Auskunft der Personalakte entnommen und vernichtet. An die Stelle der BZR-Auskunft tritt die Zustimmungserklärung der Beamtin oder des Beamten.
5.2.1.2. Unterlagen gemäß § 16 Bundesdisziplinargesetz (BDG)
Eintragungen zu Disziplinarmaßnahmen sind nach Eintritt des Verwertungsverbotes der Disziplinarmaßnahmen gemäß § 16 Abs. 1 bis 3 BDG aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Das Gleiche gilt für Vorgänge nach § 16 Abs. 4 BDG, die nicht zu einer Disziplinarmaßnahme geführt haben.
Die Beamtin oder der Beamte ist zuvor über die bevorstehende Entfernung und Vernichtung der Unterlagen zu informieren. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Vorgänge nur auf Antrag in der Personalakte verbleiben oder gesondert aufbewahrt werden. Der Antrag ist innerhalb eines Monats nach Zugang des Schreibens über die bevorstehende Vernichtung zu stellen. Wird der Antrag gestellt, ist er zur Personalakte bzw. bei beantragter gesonderter Aufbewahrung zu den Disziplinarunterlagen zu nehmen. Das Verwertungsverbot ist bei den Eintragungen zu vermerken.
5.2.1.3. Vernichtung von Sachvorgängen
Werden Unterlagen nach Nr. 5.2.1.1 und Nr. 5.2.1.2 entfernt und vernichtet, sind auch alle dazu vorhandenen Sachvorgänge und Anschreiben zu vernichten. Das Gleiche gilt für die automatisiert gespeicherten Daten. Im Übrigen sind Sachakten zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Müssen Blätter entfernt werden, ist an Ihrer Stelle ein Fehlblatt gemäß Anlage 5
einzulegen. Die Entnahme ist auf dem Fehlblatt unter Angabe der Seitenzahlen und
der entnommenen Blätter durch die zuständige Bearbeiterin oder den zuständigen
Bearbeiter zu vermerken.
6.6. Verlust der Personalakte
Bei Verlust der Personalakte sind durch die personalaktenführende Stelle unverzüglich Nachforschungen anzustellen. Bleiben diese ohne Erfolg, ist eine neue Personalakte anzulegen. Auf dem Kopf des Inhaltsverzeichnisses der neuen Personalakte ist zu vermerken, dass die bisherige Personalakte verloren gegangen ist. Die Beamtin oder der Beamte ist über den Verlust zu informieren.

References: Art. 104

Art. 106

Art. 109
 § 106
 § 108
 § 106
 § 113
 § 112
 § 46
 § 56
 § 112
 § 112
 § 16
 § 16
 § 16
 § 16