Source: http://operacji.org/protok-kontroli-kompleksowej.html
Timestamp: 2019-01-19 17:53:33+00:00

Document:
Kontrolą objęto gospodarkę finansową Gminy za okres od l stycznia 2002 r. do
gospodarki finansowej Gminy Nowa Ruda
przeprowadzonej w Urzędzie Gminy
57-400 Nowa Ruda ul. Niepodległości 4
Numer statystyczny Gminy Wiejskiej - 000536580-85989605-42 - 2 - 914 - 89205
=> Barbara Duda, inspektor ds. kontroli gospodarki finansowej z Regionalnej Izby
Obrachunkowej we Wrocławiu, działająca na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia
kontroli nr 132 z dnia 23 września 2003 r., w okresie od l października 2003 r,, do 12 grudnia
2003 r., z wyłączeniem dni 22 - 24 października 2003 r., 7 listopada 2003 r,, 28 listopada
2003 r., 10 - 12 grudnia 2003 r, oraz 24 grudnia 2003 r.;
=> Kacper Siwek, ml. inspektor ds. kontroli gospodarki finansowej z Regionalnej Izby
Obrachunkowej we Wrocławiu, działający na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia
'1 kontroli nr 133 z dnia 23 września 2003 r., w okresie od l października 2003 r., do 12 grudnia 2003 r. z wyłączeniem dni 22 - 24 października 2003 r., 19 listopada 2003 r., 10 - 12 grudnia 2003 r. oraz 24 grudnia 2003 r.
30 września 2003 r. oraz wykonanie zaleceń przekazanych Gminie przez Prezesa Regionalnej
Izby Obrachunkowej pismem m- WK 0913/324/K-55/99 z 7 marca 2000 r.
Ustalenia kontroli opisano w następujących rozdziałach:
I. Ustalenia ogólno - organizacyjne...............................................................................str. l
II. Księgowość i sprawozdawczość budżetowa.............................................................. str. 8
III. Gospodarka pieniężna i rozrachunki..........................................................................str. 13
IV. Wykonanie budżetu................................................................................................... str. 31
V. Mienie komunalne..................................................................................................... str. 67
VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień................................................ str. 84
VII Rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami
organizacyjnymi........................................................................................................ str. 86
Dane zawarte w załącznikach nr 11/6, IV/2, P//3, IV/4, IV/5, IV/7, IV/11, IV/12, IV/13,
IV/14, IV/15, IV/16, IY/19, IV/20, iV/22 objęte są tajemnicą skarbową na podstawie art. 293
§ l ustawy Ordynacja podatkowa.
=> Dane ogólne
1. Wójtem Gminy jest Pan Bogusław Rogiński, wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się 10 listopada 2002 r.; poprzednio funkcję tę pełnił również pan Bogusław Rogiński wybrany uchwałą nr 5/11/98 Rady Gminy z dnia 4 listopada 1998 r.;
2. Zastępcą Wójta do dnia 10 listopada 2002 r. był Pan Krzysztof Malec, powołany na
stanowisko uchwałą nr 6/III/98 Rady Gminy z dnia 9 listopada 1998 r. Obecnie nie został
powołany Zastępca Wójta;
3. Sekretarzem Gminy jest Pani Bożena Goliasz, powołana na stanowisko uchwałą
m- YI/22/90 Rady Gminy z dnia 5 września 1990 r.;
4. Skarbnikiem Gminy jest Pani Lidia Walterowska, powołana na stanowisko uchwałą
nr IW16/90 z dnia 9 lipca 1990 r.;
5. Przewodniczącą Rady Gminy była Pani Teresa Paździemiak wybrana przez Radę Gminy
uchwałą nr 1/1/2002 z dnia 18 listopada 2002 r., w poprzedniej kadencji funkcję tę pełniła
również Pani Teresa Paździemiak wybrana na to stanowisko uchwałą nr 1/1/98 Rady
Gminy z 27 października 1998 r. Następnie uchwałą m- 56/XI11/03 Rady Gminy Nowa
Ruda z dnia 5 grudnia 2003 r. w sprawie powołania Przewodniczącego Rady Gminy Nowa
Ruda na stanowisko Przewodniczącego Rady Gminy powołano Pana Zdzisława Nykla.
=> Wewnętrzne regulacje prawne
Podstawą działania Gminy Nowa Ruda był statut nadany przez Radę Gminy uchwałą
w 37/DC/96 z dnia 4 marca 1996 r., ze zmianami wprowadzonymi uchwałami: m- 49/Xn796 z dnia 18 września 1996 r., nr 36/VIII/99 z dnia 17 maja 1999 r. i nr 78/XIII/00 z dnia 14 lutego 2000 r., m- 141/XX/00 z dnia 18 grudnia 2000 r., nr 176/XXV/01 z dnia 25 czerwca 2001 r.
W okresie od 7 lipca 2003 r. do 22 sierpnia 2003 r. w Gminie obowiązywał statut uchwalony
przez Radę Gminy uchwałą nr 23/VII/03 z dnia 28 kwietnia 2003 r. Obecnie w Gminie^
obowiązuje statut nadany Uchwałą Rady nr 31/DC/03 z dnia 30 czerwca 2003 r. opublikowany
w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnośląskiego m- 122, póz. 2204 z 8 sierpnia 2003 r.
W dniu l listopada na terenie Gminy funkcjonowało 16 jednostek pomocniczych
(sołectw), ich wykaz stanowi załącznik m- 4 do Statutu Gminy.
Zadania Gminy realizowało wg stanu na dzień 30 września 2003 r, 19 jednostek
organizacyjnych: w tym - 18 jednostek budżetowych oraz jedna instytucja kultury. Wykaz
funkcjonujących w Gminie jednostek organizacyjnych wraz ze wskazaniem formy
organizacyjnej przedstawiono w załączniku nr 1/1 do protokołu kontroli.
Zasady organizacji i funkcjonowania Urzędu Gminy określał Regulamin Organizacyjny
Urzędu Gminy Nowa Ruda (zwany w dalszej części protokołu regulaminem) wprowadzony
Uchwałą nr 37/VIII/99 Rady Gminy z 17 maja 1999 r. ze zmianami wynikającymi z uchwały nr 177/XXV/01 z 25 czerwca 2001 r. Zarządzeniem nr 56/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 25 marca 2003 r. został w prowadzony nowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Nowa Ruda.
Według stanu na 30 września 2003 r. Strukturę wewnętrzną Urzędu tworzyły 4 referaty:
organizacyjny i spraw obywatelskich; budżetowe — finansowy; gospodarowania mieniem
komunalnym, rozwoju gospodarczego, samodzielne stanowiska: ds. oświaty, kultury i sportu
oraz radcy prawnego.
Organizacja wewnętrzna Urzędu w zakresie objętym kontrolą była zgodna z przepisami
regulaminu. W regulaminie dokonano podziału kompetencji Wójta Gminy, Skarbnika i
Sekretarza. W regulaminie nie określono wielkości zatrudnienia w poszczególnych komórkach
organizacyjnych urzędu. Obsadę referatu finansowego stanowiło 15 osób.
W okresie od l stycznia 2002 r. do 30 września 2003 r. w Gminie przeprowadzono
następujące kontrole zewnętrzne w zakresie:
=> funkcjonowania skarg i wniosków oraz przestrzegania przepisów antykom? cyjnych w
Urzędzie Gminy oraz Radzie Gminy Nowa Ruda - Dolnośląski Urząd Wojewódzki we
=> zorganizowania stażu u pracodawcy dla 2 absolwentów - Powiatowy Urząd Pracy w
Kłodzku wymienionego w póz. 5 ww. załącznika nie ujęto zadania polegającego na sporządzaniu sprawozdania z wykonania budżetu, mimo iż faktycznie czynność ta była przez niego realizowana.
Wszyscy spośród poddanych kontroli pracowników posiadali zastępstwa w przypadku ich
nieobecności, co stwierdzono na podstawie zapisów ujętych w opracowanych dla nich
zakresach czynności.
Postanowienia dotyczące obiegu dokumentów księgowych zawarte zostały w ostatnim -
XVI rozdziale instrukcji obiegu i kontroli dokumentów i dotyczyły wyłącznie procedury
rejestracji i obiegu dokumentów wpływających do Urzędu. Uregulowania te miały charakter
ogólny i nie zawierały szczegółowej charakterystyki wszystkich wpływających do Urzędu
dokumentów księgowych oraz szczegółowo wymienionych ogniw obiegu, do których były
przekazywane. W instrukcji nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów
pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Ustalona procedura rejestracji
wpływu dokumentów księgowych nie była przestrzegana w stosunku do wszystkich
dokumentów wpływających do Urzędu. Ewidencji nie podlegały min. faktury oraz rachunki,
których zapłata następowała bezpośrednio z kasy. Spośród 472 skontrolowanych dokumentów
zewnętrznych ujętych w ewidencji księgowej Urzędu w miesiącu grudniu 2002 r. i 2003 r. w
rejestrze zaewidencjonowano 182 dokumenty. Data ujęta na poddanych kontroli dokumentach
finansowo-księgowych wpływających do Urzędu zgodna była z datą w rejestrze
kancelaryjnym,
Zasady obiegu dokumentów księgowych opisane zostały również w obowiązującej w
Urzędzie instrukcji kasowej, dotyczyły one wyłącznie dokumentów operacyjnych kasy (raport
kasowy „RK", dowód wpłaty „KP", dowód wypłaty „KW"). Poza dokumentami
wymienionymi w instrukcji kasowej, kierownik jednostki nie określił dokumentów
stanowiących podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych oraz nie opracował
procedur obiegu pozostałych (poza kasowymi) dowodów księgowych (m.in. dokumentów
przedstawiających ruch składników majątku trwałego, dokumentów dotyczących zakupu.
dokumentów dotyczących sprzedaży, dokumentów dotyczących gospodarki bankowej.
dokumentów wewnętrznych). W związku z powyższym niemożliwe było przeprowadzenie
kontroli wszystkich zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych w miesiącu grudniu
2002 r. i styczniu 2003 r. dokumentów pod kątem ich zgodności z wymogami określonymi
przez kierownika jednostki. Kontrola ta została ograniczona do dokumentów stanowiących
podstawę zapisów na koncie 101 - „Kasa". W zakresie tym nie stwierdzono nieprawidłowości
Zapisów na koncie 101 dokonywano wyłącznie na podstawie dokumentów wymienionych w
instrukcji kasowej wprowadzonej postanowieniem nr 156/98 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 5
listopada 1998 r. wraz ze zmianami wprowadzonymi postanowieniem nr 58/00 Wójta z dnia 13 marca 2000 r. W przypadku dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki z kasy (listy płac, listy wypłat diet radnych, lista wypłat dodatków mieszkaniowych wnioski o zaliczkę) w karcie obiegu dokumentów kasowych stanowiącej załącznik do instrukcji kasowej, ograniczono się do wymienienia tych dokumentów źródłowych, nie opisano natomiast zasad i harmonogramu ich wystawiania, poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za ich sporządzenie, kontrolę formalno-rachuukową i merytoryczną, terminu przekazywania dokumentów oraz osób odpowiedzialnych za archiwizację poszczególnych dokumentów.
W trakcie kontroli postanowieniem nr 39/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 3 listopada
2003 r. w wprowadzona została „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych"
Urzędu Gminy Nowa Ruda. Dokument ten przedłożony został w dniu podpisania protokołu.
Procedur obiegu i kontroli dokumentów nie określono również w przypadku dokumentów
finansowo-księgowych dotyczących jednostek organizacyjnych gminy (szkół podstawowych. gimnazjów i przedszkoli), których księgi rachunkowe prowadzone były w Urzędzie Gminy. Autoryzacji operacji gospodarczych i finansowych dotyczących ww. jednostek poza Wójtem dokonywała również Pani Sekretarz, bez stosownego upoważnienia.
W rozdziale VII ww. regulaminu uregulowano zasady podpisywania dokumentów
Zgodnie z § 16 ust. 3 tego rozdziału do podpisywania wszelkich dokumentów (z wyjątkiem
umów i innych oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych
kontra sygnowanych przez Skarbnika oraz odpowiedzi na wnioski interpelacje i zapytania
radnych, wnioski obywateli i organizacji społecznych - podpisywane również przez Sekretarza
lub Skarbnika Gminy) upoważniony był wyłącznie Wójt Gminy, Ponadto w § 16 ust, 4
rozdziału VII wprowadzono zasadę, iż dokumenty mogą być podpisywane przez Sekretarza.
Skarbnika lub kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach, w
tym Radcę Prawnego na podstawie indywidualnych upoważnień Wójta. Ustalono również (';
16 ust. 5 regulaminu), że zasady podpisywania dokumentów księgowych określa instrukcja
obiegu dokumentów księgowych opracowana przez Skarbnika. Tymczasem obowiązująca w
Urzędzie instrukcja obiegu i kontroli dokumentów wprowadzona postanowieniem nr 160/98
Wójta Gminy z dnia 5 listopada 1998 r. nie zawierała żadnych uregulowań odnośnie
podpisywania dokumentów księgowych. Instrukcja ta określała przede wszystkim zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych. Na podstawie dokumentów finausowo-księgowych
zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu w miesiącach: grudzień 2002 r. i
styczeń 2003 r. ustalono, że autoryzacja dokumentów, oznaczająca wydanie polecenia
realizacji operacji gospodarczych lub finansowych, poza kierownikiem jednostki dokonywana
była również przez Panią Sekretarz. Upoważnienia do autoryzacji operacji gospodarczych
i finansowych nie zostały wydane na piśmie, co było sprzeczne z postanowieniami art. 28a
ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki może powiel żyć
określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki a przyjęcie
tych obowiązków powinno być stwierdzone dokumentem. W związku ze stwierdzoną
nieprawidłowością wyjaśnienie złożyła Pani Sekretarz (załącznik nr 1/4 do protokołu
kontroli). Wynika z niego, iż dokumenty księgowe zatwierdzane były przez nią do wypłaty na
podstawie zarządzenia nr 127/03 Wójta Gminy z dnia 11 września 2003 r. w sprawie
powierzenia prowadzenia spraw Gminy, a wcześniej na podstawie Uchwały nr 282/69/01
Zarządu Gminy z 15 stycznia 2001 r. w sprawie wyrażenia zgody na powierzenie Sekretarzowi
prowadzenia spraw Gminy oraz na podstawie upoważnienia m- OiSO - 0113-21/03 Wójta
Gminy z dnia 30 października 2003 r. do dokonywania wydatków budżetowych. Odnosząc się
do powyższego należy zauważyć, że z ww. uchwały Zarządu oraz zarządzenia Wójta Gminy
nie wynikała możliwości prowadzenia gospodarki finansowej jednostki i zatwierdzania
dokumentów księgowych do wypłaty, tym samym dysponowania środkami pieniężnymi, a
wyłącznie prowadzenie spraw Gminy w imieniu Wójta, w zakresie kierowania Urzędem
Gminy. Ponadto upoważnienie udzielone na podstawie uchwały Zarządu Gminy miało
zastosowanie w przypadku nieobecności Wójta. Z kolei upoważnienie nr OiSO - 01 13-21/03
do dokonywania wydatków budżetowych zostało wydane w trakcie trwania kontroli - w dniu
Na podstawie dokumentów księgowych ujętych w księgach rachunkowych w grudniu
2002 r. (dow. ks. nr 662/8819, 662/8820, 662/8821, 667/8860, 667/8861, 667/8863,
667/8867, 667/8871, 667/8877, 667/8878, 667/8879) i styczniu 2003 r. (dow, ks. nr 66/760.
66/759, 66/758, 66/757, 66/756, 66/755, 66/754, 66/753, 66/752, 66/751, 66/750, 66/749.
66/748, 66/747, 66/746, 66/745, 66/744, 66/743, 66/742, 66/741, 66/740, 66/739, 66/738.
66/737, 66/736, 66/735, 64/718, 64/716. 64/715, 64/714, 64/713, 64/712, 64/711, 61/698.
61/697, 61/696, 61/695, 61/694, 61/693, 61/692, 61/689, 60/687, 60/684, 60/683. 60/682.
60/681, 60/680, 60/679, 60/678, 60/677, 60/676, 60/675, 58/664, 58/663, 58/662, 58/661.
58/660, 58/659, 58/658, 58/657, 57/653, 57/651, 57/650, 57/649, 57647, 57/646, 57/645.
57/644, 57/643, 57/642, 57/641, 55/632, 55/626, 55/625, 55/623, 54/621, 54/618, 54/617.
54/616, 54/615, 54/614, 54/613, 54/612, 52/602, 52/600, 49/576) stwierdzono przypadki
składania podpisów przez Inspektora ds. księgowości budżetowej na dokumentach
księgowych w miejscu na podpis Głównego Księgowego, pod klauzulą „Zatwierdzono do
wypłaty", bez upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki, o którym mowa w
art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Ze złożonego wyjaśnienia (załącznik nr 175 do
protokołu kontroli) przez Panią inspektor ds. księgowości budżetowej wynika, że na
dokumentach księgowych składała podpis w miejscu na podpis Głównego Księgowego na
podstawie ustnego upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki, co zostało
potwierdzone na piśmie w dniu 30 października 2003 r. i obowiązywało z mocą od dnia l l
listopada 2002 r. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zauważyć, że zgodnie z art. 28a ust 2
powołanej ustawy przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej powinno być
stwierdzone dokumentem.
Kontrolującym nie przedłożono dokumentów potwierdzających fakt zapoznania się
pracowników z obowiązującymi w Urzędzie regulaminami i instrukcjami. Na regulaminie
organizacyjnym, regulaminie kontroli wewnętrznej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów,
instrukcji kasowej, instrukcji druków ścisłego zarachowania, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz
dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości nie stwierdzono
podpisów potwierdzających fakt zapoznania się pracowników z tymi przepisami. Pani
Skarbnik oświadczyła natomiast, że jako kierownik Referatu Budżetowo-Finansowego
otrzymywała wszystkie postanowienia, zarządzenia Wójta Gminy oraz nowe przepisy
dotyczące Referatu Budżetowo-Finansowego z Referatu Organizacyjnego i Spraw
Obywatelskich. Ponadto oświadczyła, że każdy pracownik Referatu Budżetowo-Finansowego
był informowany ustnie o wprowadzanych zmianach przepisów lub nowych przepisach oraz
otrzymywał kserokopie przepisów z Dziennika Ustaw, gdy bezpośrednio dotyczyły jego
stanowiska, a także to, że każdy pracownik ma zapewniony swobodny dostęp i wgląd do
przepisów zgromadzonych w odrębnym segregatorze. Oświadczenie to stanowi załącznik nr
1/6 do protokołu kontroli.
Spośród 15 pracowników referatu budżetowo-finansowego, w roku 2002 i 2003 w
szkoleniach uczestniczyło 7 pracowników, na dowód czego kontrolującym przedłożono
zapłacone faktury i rachunki za odbyte szkolenia: faktura nr 4/05/2002 z dnia 24.05.2002 r., 111
15/2003 z dnia 20.03.2003 r., m- 1345/02 z dnia 5.11.2002 r. oraz rachunek m- 49/S/02 z dnia 4.02.2002 r., m- 161/S/02 z dnia 5.03.2002 r., nr 150/S/03 z dnia 28.03.2003 r., m- 21/2003 z dnia 20.01.03 r. i zaświadczenie o ukończeniu szkolenia przez Panią Skarbnik
zorganizowanego przez Agencję Rozwoju Regionalnego „Agroreg" S.A. Wykaz pracowników
uczestniczących w szkoleniach w 2002 i 2003 r. stanowi załącznik nr 1/7 do protokołu
Kierownik jednostki nie ustani procedur kontroli, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt. l
ustawy o finansach publicznych, co uniemożliwiało wypełnianie obowiązków wynikających z art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Ze złożonego przez Pana Wójta
wyjaśnienia (załącznik nr 1/8 do protokołu kontroli) wynika, że procedury kontroli
finansowej, przyjęte i stosowane na wszystkich etapach planowania wydatków i wydatkowani;) środków finansowych nie zostały zebrane i opisane w jednym akcie prawnym. Wedle
złożonego wyjaśnienia procedury kontroli finansowej zawarte są w różnych aktach prawnych i regulują je: regulamin kontroli wewnętrznej wprowadzony postanowieniem nr 157/98 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 5 listopada 1998 r., regulamin organizacyjny Urzędu Gminy (rozdział X Organizacja działalności kontrolnej) nadany Zarządzenie Nr 56/03 Wójta Gminy Nowa Ruda, postanowienie nr 9/03 Wójta Gminy Nowa Ruda z dnia 31 stycznia 2003 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Gminę Nowa Ruda, Statut Gminy Nowa Ruda (pkt. 4 rozdział I Działu II Zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej) uchwalony uchwałą ni 31/DC/03 Rady Gminy Nowa Ruda z dnia 30 czerwca 2003 r., uchwała m- 58/XI/99 Rady
Gminy Nowa Ruda z dnia 8 listopada 1999 r. w sprawie procedur uchwalania budżetu gminy
oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi uchwały
budżetu, uchwała Nr 168/XXIII/01 Rady Gminy Nowa Ruda z dnia 26 marca 2001 r \v
sprawie zasad współ pracy samorządu Gminy Nowa Ruda z organizacjami pozarządowymi
Pan Wójt oświadczył również, iż w trakcie kontroli przystąpiono do wykonania obowiązku
dotyczącego dodatkowego pisemnego uregulowania w jednym akcie, w trybie art. 35 a ust. 3
ustawy o finansach publiczny, procedur kontroli finansowej.
W trakcie kontroli rozpoczęto opracowywanie ww. procedur kontroli finansowej.
Dodatkowo w załączniku nr 1/9 do protokołu kontroli Pan Wójt opisał przypadki
przeprowadzania wstępnej oceny celowości dokonywania wydatków oraz zaciągania
zobowiązań finansowych. Zgodnie z udzieloną odpowiedzią ocena taka przeprowadzana jest
zarówno przed zaciągnięciem zobowiązań finansowych, jak i przed dokonywaniem wydatków
- zlecaniu opracowywania studium wykonalności zadania specjalistycznym instytucjom
zewnętrznym (w przypadku większych zamówień);
- przeprowadzaniu narad (przed zaciągnięciem zobowiązań) z udziałem Wójta, Skarbnika
oraz pracowników merytorycznych komórek organizacyjnych oraz przeprowadzaniu wizji
terenowych poprzedzających narady;
- stosowaniu uproszczonej procedury umożliwiającej wybór najkorzystniejszej oferty -
przy udzielaniu zamówień niewymagających stosowania ustawy o zamówieniach publicznych:
- przeprowadzaniu kontroli w powyższym zakresie przez Inspektora ds. oświaty oraz
przedstawiciela Kuratora wobec oświatowych jednostek organizacyjnych;
- kwartalnej analizie celowości wydatków; przeprowadzanej przez Wójta i Skarbnika w
odniesieniu do zrealizowanych dochodów.
Pan Wójt oświadczył ponadto, że jego postanowieniem z dnia 31 stycznia 2003 r. w
sprawie udzielania zamówień publicznych określono zasady udzielania zamówień publicznych.
w wyniku których dochodzi do powstania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
oraz to, że każde udzielenie zamówienia poprzedzone jest wstępną oceną jego celowości.
dokonywaną przez pracownika merytorycznego lub kierownika jednostki organizacyjnej, n
decyzja o udzieleniu zamówienia podejmowana jest przez Wójta Gminy, również na podstawie
wstępnej oceny celowości zaciągnięcia danego zobowiązania.
Działalność organizacji kontrolnej opisana została w rozdziale X § 22 regulaminu
organizacyjnego. Określono w nim zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz
kontroli zewnętrznej - przeprowadzanej w jednostkach organizacyjnych i pomocniczych
Gminy Ustalono, iż działalność kontrolną prowadzi się w formie kontroli planowych i
doraźnych, na podstawie imiennego upoważnienia podpisanego przez Wójta 1ub Sekretarza (w przypadku kontroli doraźnych w zakresie przestrzegania prawa oraz metod i trybu załatwiania przez referaty indywidualnych spraw mieszkańców), a z przeprowadzonych kontroli sporządza się protokół zawierający w razie stwierdzenia nieprawidłowości zalecenia pokontrolnego. W § 6 tego regulaminu ustalono, że koordynatorem działalności kontrolnej (realizacja kontroli. sporządzanie okresowych planów kontroli, prowadzenie rejestru wydanych upoważnień) jest
Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich nadzorowany bezpośrednio przez Sekretarza
Gminy. Zakres przedmiotowy, termin i metody kontroli powinny być uzgadniane z
Prowadzenie kontroli finansowej w jednostkach budżetowych i innych jednostkach
powiązanych z budżetem należało zgodnie z § 26 pkt. 8 ww. regulaminu do zadań Referatu
Budżet owo-Finansowego. Ponadto w § 12 ust. 3 pkt. 6 tego regulaminu ustalono, iż kontroli
gospodarki finansowej dokonuje Skarbnik Gminy, do którego obowiązków - w ramach
posiadanych kompetencji, zgodnie z § 22 ust. 7 regulaminu należało również przeprowadzanie
kontroli zewnętrznej jednostek organizacyjnych Gminy, Z przedłożonej do kontroli
dokumentacji - rejestru upoważnień oraz protokołów z przeprowadzonych w Gminie kontroli
wynika, iż nie dotyczyły one gospodarki finansowej prowadzonej w Urzędzie Gminy oraz w
jednostkach podległych i nadzorowanych przez Gminę. W roku 2002 i 2003 w Gminie
przeprowadzano kontrole w zakresie realizacji zadań wymienionych w art. 39 ust. l pkt. 5
i ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. nr 67, póz. 329
ze zm.) oraz art. 7 ust. 2 pkt. 5 Karty Nauczyciela w funkcjonujących na terenie Gminnych
gimnazjach (Gimnazjum nr l w Jugowie, nr 2 w Ludwikowicach, m" 3 w Bożkowic).
przedszkolach (w Ludwikowicach, Przygórzu, Bożkowie, Włodowiach oraz Woliborzu).
szkołach podstawowych (w Ludwikowicach oraz Włodowicach). Z przeprowadzonych
kontroli każdorazowo sporządzano protokoły.
Nie wypełniano obowiązków odnośnie sporządzania planów kontroli, do czego zgodnie z
rozdziałem X § 22 ust. 6 regulaminu organizacyjnego zobowiązany był Referat Organizacyjny
i Spraw Obywatelskich. Ze złożonego przez Panią Sekretarz wyjaśnienia (załącznik nr 1/10 do protokołu kontroli) wynika, że Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich nie opracował
planu kontroli z uwagi na natłok prac zleconych dotyczących przeprowadzania spisu
powszechnego i spisu rolnego (luty-sierpień 2002 r.), konsultacji społecznych dot. utworzenia
powiatu noworudzkiego (kwiecień 2002 r.), wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików
wojewódzkich (sierpień - listopad 2002 r.), wyborów uzupełniających do Senatu RP (marzec-
kwiecień 2003 r.), referendum ogólnokrajowego (kwiecień - czerwiec 2003 r.), wymiany
dowodów osobistych wydanych przed 1972 r., ustalenia kapitału początkowego osobom
zatrudnionym w Urzędzie Gminy (luty - październik 2003 r.), wyborów ławników (czerwiec
październik 2003 r.), spraw związanych z repatriantami, za których wykonanie odpowiadał
Sekretarz oraz Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich. Odnosząc się do wyjaśnienia
należy zauważyć, iż w obowiązującym w Urzędzie regulaminie nie przewidziano możliwości
odstąpienia od opracowywania planu przeprowadzania kontroli, z jakichkolwiek względów.
Poza uregulowaniami zawartymi w regulaminie organizacyjnym, kwestie dotyczące
kontroli ujęte zostały również w regulaminie kontroli wewnętrznej wprowadzonym
postanowieniem m' 157/98 Wójta Gminy z dnia 5 listopada 1998 r. Przepisy regulaminu
organizacyjnego w zakresie organizacji działalności kontrolnej stanowiły powielenie zapisów
ujętych w regulaminie kontroli wewnętrznej.

References: art. 293
 art. 28

art. 28
 art. 28
 art. 35
 art. 127
 art. 35
 art. 39
 art. 7