Source: https://datecsa.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/
Timestamp: 2020-08-13 11:16:17+00:00

Document:
Manual interno de políticas y procedimientos sobre el tratamiento de datos personales de DATECSA S.A - Datecsa
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE DATECSA S.A.
1. BASE Y AMBITO DE APLICACIÓN
DATECSA S.A. con domicilio en la ciudad de Yumbo, identificada con NIT 800.136.505-4, en su calidad de responsable del tratamiento, por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales (en adelante el “Manual”) da cumplimiento a los artículos 15 y 20 dela Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Articulo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por DATECSA S.A.
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de DATECSA S.A, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de DATECSA S.A y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 reglamento algunos aspectos de esa Ley.
El objetivo de la referida Ley es aplicar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información obtenida respecto de ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma norma constitucional.
Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos
DATECSA S.A. tiene en cuenta las siguientes definiciones en el tratamiento de datos personales, las cuales se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013:
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Responsable de Administrar las Bases de Datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, almacenados, depurados, analizados, actualizados por DATECSA S.A. y/o por los encargados, atenderá la finalidad legítima informada al Titular de los datos personales.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales se llevará cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales garantizará el derecho del Titular a obtener de DATECSA S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que le conciernen. En el momento de solicitar la autorización al titular, DATECSA S.A como responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por DATECSA S.A. será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. DATECSA S.A tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información de DATECSA S.A deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el MN-P10-02 Manual Interno de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del DATECSA S.A ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con algunas de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.
La autorización del Titular no es necesaria cuando se trata de:
Prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y la financiación del terrorismo,
Para solicitar la autorización del Titular, DATECSA S.A. como Responsable del Tratamiento adopta procedimientos para solicitar dicha autorización, para clientes se hace de acuerdo al instructivo IP10-02 Creación de clientes y formato F-P10-01 Conocimiento y Vinculación de clientes, para proveedores se hace a través del formato F-P10-04 Conocimiento y vinculación de proveedor y para empleados a través del formato F-P08-20 Hoja de vida. En caso de cambiar la finalidad del Tratamiento solicitará una nueva autorización del Titular. La autorización se puede hacer por diferentes medios, entre ellos documento físico, electrónico, sitio Web, mensaje de datos, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas.
Dirección: CALLE 15 # 29 A-11, Modulo C Parque Logístico Servicomex Acopi – Yumbo Valle del Cauca
Teléfono: 6957070 ext. 1128
En el I-P10-07 Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.
Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Datecsa S.A
7.1 Derecho para efectuar consultas
El Sistema Integrado de Gestión de DATECSA S.A. dará tramite a las solicitudes efectuadas por los Titulares o sus causahabientes en relación con el tratamiento de sus datos personales. Para tal efecto, es necesario que el Titular o su representante legal se identifique y haga una descripción clara, precisa y detallada de los datos respecto de los cuales funda su solicitud o busca ejercer alguno de sus derechos, con el fin de poder garantizar una respuesta oportuna y efectiva.
7.2 Derechos de Efectuar Quejas y Reclamos
7.3 Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento
7.4 Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
De acuerdo con el Capítulo 2 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos, la Superintendencia de Industria y Comercio puede imponer sanciones por el incumplimiento de la normativa sobre protección de datos al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento. Las posibles sanciones son:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, DATECSA S.A solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 7 del Decreto 1377 de 2013).
Cumplidos los anteriores requisitos, DATECSA S.A solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, cumpliendo en todo momento con los principios y obligaciones recogidos en la LEPD y el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. En todo caso, el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El Oficial de Protección de Datos de DATECSA S.A será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.
Teléfono: 6957070 o mediante el correo electrónico: tratamientodatospersonales@datecsa.com
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, DATECSA S.A solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, DATECSA S.A demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a DATECSA S.A enviado, mediante correo electrónico a: tratamientodatospersonales@datecsa.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 15 # 29 A-11, Modulo C Parque Logístico Servicomex, Acopi Yumbo, Valle del Cauca. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Una vez recibida la solicitud, DATECSA S.A resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
11.2 Derecho de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a DATECSA S.A enviado, mediante correo electrónico a tratamientodatospersonales@datecsa.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 15 # 29 A-11, Modulo C parque Logístico Servicomex, Acopi – Yumbo, Valle del Cauca. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
DATECSA S.A resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DATECSA S.A, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, DATECSA S.A, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por DATECSA S.A que están recogidas y desarrolladas en su MN-P10-02 Manual Interno de Seguridad:
DATECSA S.A establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
DATECSA S.A, crea un registro de incidencias F-P11-19 Formato para incidencias y/o contingencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse a los procedimientos PC-P11-02 Plan de contingencia para la continuidad de las operaciones de Datecsa S.A y P-P11-03 Mejoramiento continuo.
Finalmente, DATECSA S.A notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
DATECSA S.A ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y ha establecido controles con el fin de minimizar los efectos negativos que puedan causar daños a la organización, mediante la implementación de las políticas internas de seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos, el cual esta establecido en el procedimiento P-P1109 Identificación, evaluación, control y monitoreo de riesgos en Datecsa S.A, junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
DATECSA S.A en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a DATECSA S.A acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
16. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISES
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre DATECSA S.A y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
17. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMETRICOS
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para DATECSA S.A. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de DATECSA S.A cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en DATECSA S.A. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, todo lo anterior siguiendo los lineamientos de los procedimientos P-P11-01 Control de documentos, P-P11-02 Control de registros, P-P11-08 Organización de archivos en aplicación de la tabla de retención documental y transferencias documentales, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados por personal competente para ello, así mismo el oficial de cumplimiento debe ser quien revise y apruebe todos los documentos y lo deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos.
A fin que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados de acuerdo al procedimiento P-P11-01 Control de documentos, serán actualizados y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de un documento se debe registrar en el F-P11-01 Solicitud de gestion de documentos.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en el MN-P10-02 Políticas Internas de Seguridad.
Todos los funcionarios son responsables de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, custodiaran los documentos a los que tengan acceso en el desarrollo de sus funciones, garantizando su protección tanto física como digital, evitando alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia seran identificados y fácilmente trazables.
Las bases de datos responsabilidad de DATECSA S.A serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. DATECSA S.A procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 19 de diciembre de 2017.

References: artículo 2
 artículo 15
 artículo 20
 artículo 3
 artículo 2
 artículo 2
 artículo 14
 artículo 4