Source: http://gerencia.unal.edu.co/macroprocesos/macroprocesos/documento.html?tx_macroprocesos_macroproceso%5Bdocumento%5D=736&tx_macroprocesos_macroproceso%5Baction%5D=show&tx_macroprocesos_macroproceso%5Bcontroller%5D=Documento&cHash=d7ed49839ab0e85528c3abc488591ab8
Timestamp: 2018-05-22 00:41:55+00:00

Document:
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.046
PROCEDIMIENTO: Autorizar gastos para pagos administrativos Página: 1/1
OBJETIVO: Gestionar la autorización de un gasto para el para el pago de un trámite administrativo, garantizando la aplicación de la normatividad vigente.
ALCANCE: El procedimiento inicia con la verificación del tercero creado en el SGF-QUIPU y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para el pago administrativo. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras del Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales.
Normatividad asociada al procedimiento Autorizar gastos para pagos administrativos
1. Resolución de Rectoría No. 407 de 2004 “Por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto”
2. Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 “Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”.
Formatos y anexos asociados al procedimiento Autorizar gastos para pagos administrativos
Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
2. Todos los actos administrativos definidos para trámite de pagos administrativos y que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean destinados a ningún otro fin. En consecuencia, no se podrán adquirir bienes o servicios sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.
3. Podrá adicionarse en tiempo y/o valor el acto administrativo que ordena el gasto, previo al vencimiento del plazo establecido y siempre que se haya justificado una situación específica que así lo exija. En estos casos, deberá expedirse un nuevo acto administrativo que modifique el primero y que deberá contar con la disponibilidad y registro presupuestal correspondiente al valor adicionado, en caso de haberse requerido.
1 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar si el tercero esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Asistente de la Dependencia Solicitante
2 Diligenciar el formato de solicitud Diligenciar el formato de CDP para el Pago Administrativo y radicarlo en el Área de Presupuesto. -------------- Ir al procedimiento: Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal Asistente Dependencia Solicitante
Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. --------- Ir al procedimiento “Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”
3 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte. Recibir la solicitud para el pago administrativo junto con la documentación enviada y verificar que esté acorde con los requisitos establecidos. ----------- ¿La solicitud y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la Resolución de Autorización del Gasto -RAG? Si, Adelantar actividad 5 No, Adelantar actividad 4 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y documentos soporte.
4 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
5 Elaborar y Revisar la RAG Elaborar la Resolución de Autorización del Gasto correspondiente y remitirla al Jefe del área para su revisión y visto bueno. Asistente y Jefe áreas Administrativas y/o Financieras responsables
Resolución de Autorización del Gasto -RAG
6 Aprobar y Suscribir la RAG Aprobar y suscribir la Resolución de Autorización del Gasto – RAG y remitirla al Área de Presupuesto para su respectivo registro.-------- Ir al procedimiento: Efectuar registros presupuestales del compromiso Ordenador del Gasto
Resolución de Autorización del Gasto –RAG con sus respectivos soportes. ----------------- Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales del compromiso”
7 Remitir resolución registrada Una vez registrado el compromiso por parte del área de Presupuesto, remitir copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG a la dependencia solicitante para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería. ------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
Copia Resolución de Autorización del Gasto – RAG. ------------- Ir al procedimiento “Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.
8 Archivar RAG Archivar copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG con la documentación soporte según la Tabla de retención Documental Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables
Copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG con la documentación soporte
Archivo U.PR.12.002.046_autorizar_gastos_pagos_administrativos.pdf
Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo.
Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio César Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas.
Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios.

References: Resolución 
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