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Timestamp: 2018-08-18 04:51:50+00:00

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CONTENIDO:DIRECCIÓN GENERAL DEL PRESUPUESTO PÚBLICO NACIONAL. REGLAMENTA LA CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES.
DIARIO OFICIAL N°:46141 DE ENERO 4 DE 2006
“Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores”.
en uso de la facultad que le confiere el artículo 17 de la Ley 998 del 29 de noviembre de 2005,
ART. 1º—Del campo de aplicación. Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolución los órganos que conforman el presupuesto general de la Nación y las entidades nacionales con régimen presupuestal de empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación.
ART. 2º—Autorizaciones. Las cajas menores no podrán ser superiores en número y cuantía a las ya autorizadas por la dirección general del presupuesto público nacional.
Los órganos que requieran un mayor número de cajas menores o una mayor cuantía deberán elevar solicitud motivada, suscrita por el ordenador del gasto, para aprobación de la dirección general del presupuesto público nacional.
ART. 3º—De la constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.
ART. 4º—Para la constitución y reembolso de las cajas menores, se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.
ART. 5º—La cuantía de cada una de las cajas menores se establecerá de acuerdo con la siguiente clasificación de los órganos, dentro de cada vigencia fiscal:
Presupuesto vigente del organismo o entidad en el 2006 (millones de $) Cuantía máxima de cada una de las cajas menores hasta (millones de $)
1. Menos de 1.690 4.5
2. 1.691 a 3.381 9.1
3. 3.382 a 8.477 11.0
4. 8.478 a 16.953 12.7
5. 16.954 a 34.776 16.5
6. 34.777 a 50.860 18.4
7. 50.861 o más 22.1
ART. 6º—Del monto límite por rubro presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.
ART. 7º—Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto general de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales solo requerirán de autorización del ordenador del gasto.
PAR. 1º—Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 28 de diciembre de cada año.
PAR. 2º—Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la dirección superior de cada órgano, direcciones generales de los ministerios y gerencias, presidencias o direcciones de los establecimientos públicos nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito.
ART. 8º—El Ministro de Defensa Nacional, el director de la Policía Nacional y el director general del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, podrán, cuando lo declaren imprescindible, constituir cajas menores en cuantías superiores a las establecidas en el artículo 5º, para atender gastos de alimentación de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, y pago y transporte de los examinadores del servicio nacional de pruebas, respectivamente, el director general de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, podrá constituir cajas menores para atender gastos administrativos en las administraciones delegadas de: Puerto Asís, Tumaco, Puerto Inírida, Puerto Carreño, Mitú, Leticia, Cartago, Arauca, Yopal, Florencia, Barrancabermeja, Quibdó, Urabá, Girardot, Tunja y Maicao.
En estos casos, no se requiere de la aprobación de la dirección general del presupuesto público nacional, a que se refiere el artículo 2º de esta resolución.
ART. 9º—El ordenador del gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del tesoro público.
ART. 10.—La legalización de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización.
ART. 11.—No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
ART. 12.—De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento.
2. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.
PAR.—Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
ART. 13.—Del manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta $ 1.500.000 (Un millón quinientos mil pesos).
PAR.—Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
ART. 14.—De la apertura de los libros. Los órganos o dependencias procederán a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor indicando: Fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.
Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las respectivas dependencias financieras de los distintos órganos, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las oficinas de auditoría o control interno.
ART. 15.—Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:
1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con la presente resolución.
2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.
ART. 16.—Pagos de caja menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la caja menor, el titular registra:
a) El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la cuenta contable respectiva;
b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas —concepto y monto—;
d) El monto líquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El NIT del beneficiario, y
g) los demás datos que se consideren necesarios.
ART. 17.—De la legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
ART. 18.—Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
ART. 19.—Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
ART. 20.—Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
ART. 21.—Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno.
ART. 22.—Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir, cajas menores o en los casos previstos en el artículo 8º de la presente resolución, se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.
ART. 23.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

References: artículo 17
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 5
 artículo 2
 artículo 39
 resolución 
 artículo 268
 artículo 8
 resolución