Source: https://www.promeda.de/blog/verwaltungsbeirat-seine-aufgaben-und-pflichten/
Timestamp: 2020-02-25 02:19:05+00:00

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Verwaltungsbeirat: Seine Aufgaben und Pflichten m Überblick
Neben der Wohnungseigentümerversammlung und dem Hausverwalter ist der Verwaltungsbeirat (Beirat) das dritte Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft, vgl. auch § 20 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) Es handelt sich dabei jedoch grundsätzlich um ein „freiwillig“ eingesetztes Organ.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist also nicht verpflichtet, einen Beirat zu wählen und einzusetzen, soweit dies nicht ausnahmsweise in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung zwingend vorgeschrieben ist.
Trotzdem ist die Bestellung eines Beirats sinnvoll, da durch dessen Aufgaben speziell bei mittleren und größeren Anlagen die Verwaltertätigkeit besser unterstützt, gesteuert und kontrolliert werden kann.
Lesen Sie hier: Was ein Verwaltungsbeirat NICHT darf (und wie sich Eigentümer wehren)
Diese gesetzlichen Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat
Folgende Aufgaben obliegen dem Beirat:
Der Beirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung dessen Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Davon umfasst sind etwa die Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung, speziell die Mitwirkung bei der Sammlung und Festlegung der Tagesordnungspunkte einschließlich der Beschlussthemen, sowie Empfehlungen über Notwendigkeit, Umfang und Größe von Instandsetzungsmaßnahmen. Daneben fungiert der Beirat als Vermittler zwischen den Wohnungseigentümern und dem Verwalter, aber auch die beispielsweise vom Beirat überwachte Einhaltung der Hausordnung dient der Unterstützung des Verwalters.
Der Beirat soll den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung), Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen und über das Ergebnis seiner Prüfung in der Wohnungseigentümerversammlung Stellung nehmen, bevor diese darüber beschließen, § 29 Abs. 3 WEG. Der Schwerpunkt dieser Aufgabe des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats liegt in der Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung.
Bei der Kontrolle der Jahresabrechnung muss der Beirat insbesondere prüfen, ob
die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben mit der Differenz übereinstimmt, die zwischen dem Bestand am Jahresanfang und am Jahresende besteht und
Darüber hinaus hat der Beirat stichprobenartig die sachliche Richtigkeit von Ausgaben daraufhin zu überprüfen, ob
Hausgeldzahlungen vollständig sind und den Eigentümern korrekt zugebucht wurden sowie in welcher Höhe etwaige Rückstande bestehen und inwieweit die Schuldner gemahnt wurden
gezahlte Beträge etwaigen Vorgaben, etwa eingeholten Kostenanschlägen oder Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft, entsprechen
Rechnungsbelege tatsächlich das Gemeinschaftseigentum und nicht das Sondereigentum einzelner Eigentümer betreffen
Rechnungsbeträge und Buchungen, auch hinsichtlich der richtigen Kostenart, übereinstimmen
in welcher Höhe Kosten des Zahlungsverkehrs angefallen sind
die liquiden Mittel der Wohnungseigentümergesellschaft korrekt verwaltet wurden
Der Beirat kann hier seine Stellungnahme mündlich oder schriftlich abgeben. Die Stellungnahme muss sie spätestens in der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen, in der über die Jahresabrechnung beschlossen wird. Liegt die Stellungnahme des Beirats bereits bei der Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung vor, hat der Verwalter diese dem Einladungsschreiben beizufügen (Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 22.02.1988, Az.: 2 W 84/86).
Fehlt ein Verwalter oder kommt ein Verwalter seiner Pflicht zur Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung nicht nach, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats (bei Verhinderung dessen Vertreter) die Eigentümerversammlung einberufen, § 24 Abs. 3 WEG. Der Beirat sollte allerdings – bevor er selber eine Wohnungseigentümerversammlung einberuft – dies genau prüfen und ggf. mit einem insoweit untätigen Verwalter Rücksprache nehmen. Das hat folgenden Grund: Beschlüsse, die auf einer vom Beirat nicht rechtens einberufenen Eigentümerversammlung gefasst werden, sind innerhalb eines Monats anfechtbar.
Werden in einer Eigentümerversammlung Beschlüsse gefasst, ist darüber eine Niederschrift (Protokoll der Eigentümerversammlung) zu erstellen, § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Dieses ist neben dem Versammlungsvorsitzenden und einem Wohnungseigentümer auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Fehlt diese Unterschrift (oder auch die eines Wohnungseigentümers), wird das Protokoll dadurch nicht automatisch unwirksam. Vielmehr ist das Protokoll nur dann anfechtbar, wenn die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung diese Unterschrift zwingend vorsehen.
Diese Aufgaben kann der Verwaltungsbeirat zusätzlich übernehmen
Dem Beirat können durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümerversammlung weitere Aufgaben übertragen werden. Voraussetzungen sind, dass der Beirat damit einverstanden ist und weder in die unabdingbaren Befugnisse des Verwalters noch in die der Wohnungseigentümergemeinschaft eingegriffen wird. Mögliche zusätzliche Aufgaben sind etwa:
Vorbereitung, Abschluss und Kündigung eines Verwaltervertrags
Laufende Überwachung des Verwalters
Geltendmachung von Gewährleistungsrechten für das Gemeinschaftseigentum
Abnahme von Bau- und Handwerksleistungen für das Gemeinschaftseigentum
Entwurf einer Hausordnung
Welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat auf keinen Fall hat
Aufgrund des Eingriffs in die Kernkompetenzen des Verwalters oder der Wohnungseigentümerversammlung ist der Beirat beispielsweise zu Folgendem nicht berechtigt:
Entscheidung über Instandhaltungsmaßnahmen
Vergabe von Sanierungsarbeiten
Verwaltungsbeirat: So sieht es mit Vergütung und Haftung aus
Regelmäßig arbeitet der Beirat ehrenamtlich, wobei ihm häufig – gegen Vorlage der Belege – seine Aufwendungen erstattet werden (etwa Papier, Porto, Fahrtkosten usw.) oder seltener eine Pauschale für diese Unkosten erhält. Zwingend ist das aber nicht: Es kann auch der Zeit- und Arbeitsaufwand des Beirats vergütet werden, eine gesetzliche Regelung hierzu existiert nicht.
Selbst wenn der Beirat ehrenamtlich arbeiten sollte, ist er jedoch gegen Schadensersatzansprüche nicht gefeit. Haftungsträchtig ist etwa die Überwachung oder die Abnahme von Bau- und Handwerksleistungen für das Gemeinschaftseigentum. Auch wenn in der Praxis der Beirat äußerst selten in Regress genommen wird, sollte Vorsorge getroffen werden. Denn der Beirat haftet unter Umständen auch gesamtschuldnerisch, es muss also in diesem Fall jedes Beiratsmitglied auch für die Fehler des anderen einstehen. Die Haftung kann reduziert bzw. ausgeschlossen werden durch
einen vorsorglichen (nicht erst nach Eintritt des Schadens beschlossenen) Haftungsausschluss für leichte Fahrlässigkeit des einzelnen Beiratsmitglieds oder des amtierenden Beirats in Form eines Mehrheitsbeschlusses oder generell für alle jetzigen und künftigen Beiratsmitglieder in Form einer Vereinbarung, in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung
Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, deren Kosten von der Wohnungseigentümergemeinschaft zu tragen sind
Jährliche Entlastung des Beirats durch die Wohnungseigentümerversammlung
Stengl Andrea 21. Mai 2013 at 22:27
vielen Dank für Ihre sehr gut verständlich geschriebenen Erklärungen.
Darf ich Sie bitten, zu folgendem Sachverhalt mir Ihre Meinung zu schreiben?
In unserer Eigentümerversammlung am 14.04.2010 wurde per Beschluß der Hausordnungspunkt 10 geändert. Absofort lautet dieser: „Hunde und Katzen dürfen nicht gehalten werden“
Bei zukünftigem Wohnungswechsel wurden auch die Eigentümer per Beschluß dazu verpflichtet, ihren Mietern dies mitzuteilen bzw. in deren Mietvertrag zu dokumentieren.
Wird unser obiger Beschluß, aufgrund der neuen Rechtssprechung, somit ausgehebelt oder ungültig? Für Ihre Meinung vielen herzlichen Dank.
Andrea Stengl
Marcel Kurzke 21. Mai 2013 at 22:35
Guten Abend Frau Stengl,
danke für Ihren Kommentar. Ich darf Sie hier leider nicht zu einem Einzelfall beraten, möchte Sie aber gerne auf ein passendes Urteil des Oberlandesgerichtes in Frankfurt hinweisen (Aktenzeichen: 20 W 500/08). Nach diesem Urteil ist es durchaus statthaft, dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft die Hunde- und Katzenhaltung untersagt. Am besten Sie lesen sich kurz selbst in den Gerichtsentscheid ein.
Falk Paulick 24. Juni 2013 at 21:44
Danke für Ihre sehr informative Homepage. Ich habe dennoch eine Frage zur Beendigung eines Verwaltervertrages. Unser verwaltervertrag endet am 31.12.2013 und hat eine Kündigungsfrist von 6 Monaten. Wir wollen eine neue Hausverwaltung beauftragen. Muss ich den bestehenden Verwaltervertrag trotz zeitlicher Befristung kündigen? Wenn ja, wie muss die Kündigung aussehen bzw. wie muss dazu ein Beschluss von der WEG aussehen und welches Stimmenverhältnis greift hier?
Vorab schon mal vielen Dankspruch Ihre Antwort
Marcel Kurzke 24. Juni 2013 at 21:52
ich möchte Ihnen hier nichts falsches schreiben. Sie müssen den Verwaltervertrag genau lesen um die Regelungen zur Verwaltungskündigung, zur Laufzeit und zur evtl. Verlängerung exakt zu erfassen.
Die Bestellung einer Verwaltung erfolgt in der Regel mit einfacher Mehrheit in der Eigentümerversammlung. Achtung: Die Neuwahl der Verwaltung (unter Nennung der neuen, gewünschten Verwaltung) muss ein Tagesordnungspunkt sein.
Wolfgang Bunger 17. Januar 2014 at 14:01
Darf ein Beiratsvorsitzender auch gleichzeitig den Wohnungsmietverwalter in der WEG darstellen? Darf der Beiratsvorsitzender auch gleichzeitig den Wohnungsmarkler in der WEG machen? Ich jedenfalls sehe hier einen großen Vorteil des Beiratsvorsitzenden in der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Wolfgang Bunger
Marcel Kurzke 21. Januar 2014 at 11:39
Hallo Herr Bunger,
Sie sprechen ja von zwei getrennten Vertragsbeziehungen. WEG und Beirat und die Person des Beirats zu anderen Wohnungseigentümern (Sondereigentum).
Wenn Sie irgendwelchen Zweifel (Fehlverhalten?) haben, sollten Sie diese am besten rechtlich prüfen lassen.
Hartmut Lembke 10. März 2015 at 17:44
Kann ein Verwalter darauf bestehen, daß eine Prüfung der Unterlagen durch den Beirat in seinem Büro stattzufinden hat?
Für eine Antwort wäre ich dankbar und verbleibe mit freundlichen Grüssen
Marcel Kurzke 11. März 2015 at 11:06
ich kann Ihnen aus der Praxis berichten, dass die Rechnungsprüfung in der Regel in den Räumen der Verwaltung stattfindet. Aber auch die Prüfung in anderen Räumen oder übers Wochenende beim Beirat zuhause ist in meinem Augen keine Seltenheit. Wie gesagt, unsere Erfahrung aus der Praxis.
Brigitte 19. März 2015 at 11:31
in der Eigentümerversammlung 2013 wurde eine Sonderumlage in Höhe von € 11.000,00 per 15.12.2014 beschlossen. Der Lastschrifteinzug konnte nicht eingelöst werden, da der Eigentümer schwer erkrankt war. (Schlaganfall). Durch die Lastschrift und die Rückbuchung wurde ich auf fällige Zahlung aufmerksam und habe diese sofort in Januar 2015 bezahlt.
Nun teilt der Verwalter allen Eigentümern die nicht Einlösung der Lastschrift, mit Namensnennung des Eigentümers, unter „Sonstiges“ in dem Geschäftsbericht der Eigentümerversammlung 2014 mit.
Liepert 11. April 2015 at 09:59
Sehr geehrter Herr Kurzke
Kurzer Sachverhalt: Mehrfamilienhaus ( Altbau) komplett durch Bauträger saniert und alle Wohnungen verkauft. Die WEG hat sich erst neu gebildet mit einem Eigentümerbeirat gewählt. Da es Unstimmigkeiten gibt gibt bei Abnahme des Gemeinschaftseigentums, mit dem Bauträger, es weicht etwas vom Plan ab, als, wie in der Teilungserklärung dargestellt! Der Eigentümerbeirat hat ohne zu fragen, einen Anwalt für die WEG und sich selbst als Beirat eingeschaltet ohne Beschluss und ohne Abstimmung der WEG ! Auf Anfrage, seit wann wir diesen haben meinte der Beirat, der sehr aggressiv vorgeht, das dies den Wohnungseigentümer vor einem Monat per Mail mitgeteilt wurde, Jetzt ist meine Frage, ist das rechtswirksam? Ich habe diesen Anwalt nicht bestellt muss ich ihn zahlen? Bedarf das keine Abstimmung oder Beschlussfassung?? Die Hausverwaltung hat davon auch erst vor kurzem erfahren.
Marcel Kurzke 13. April 2015 at 07:19
Hallo Frau Liepert,
in der Praxis beauftragt nicht der Beirat eine rechtliche Vertretung für die Gemeinschaft, sondern die Hausverwaltung. Es kommt auf den Einzelfall an, aber ein Beschluss ist nicht zwingend erforderlich.
Heinrich Ley 15. April 2015 at 09:32
ich habe mit der Hausverwaltung Probleme, weil durch das Abluftrohr in dem innen liegenden
Bad von uns Dämpfe, Gerüche oder irgendwelche sonstige Abgase eindringen und bei meiner Ehefrau bei nur ca. 15 Minuten Aufenthalt im Bad die Augen tränen. Weil die Hausverwaltung nicht tätig wurde, habe ich ein Verwaltungsbeiratsmitglied auf Unterstützung in dieser Sache angesprochen und den Sachverhalt mitgeteilt. Die Sachverhaltsschilderung hatte vom Inhalt her vertrauenswürdigen Charakter, also nicht gerade zur Kenntnisnahme für die Hausverwaltung geeignet. Daraufhin hat dieses Mitglied nichts (nach einer Sitzung mit der Hausverwaltung) mehr von sich hören lassen. Darauf von mir etwas später angesprochen, hat sie erklärt, dass sie verpflichtet sei, alles von Mitgliedern Vorgetragene der Hausverwaltung und anderer Beiratsmitglieder melden zu müssen. Uns hat sie kein Ergebnis der Sitzung mitgeteilt.
War das richtig oder wie sollten diesbezüglich die Aufgaben (Vermittlung zwischen Eigentümer und Hausverwaltung) aussehen.
Die Hausverwaltung hat in knapp 5 Monaten nicht das Geringste unternommen.
Ich wäre dankbar, wenn Sie uns da eine Argumentation an die Hand geben könnten.
Marcel Kurzke 20. April 2015 at 12:26
ich weiss leider nicht, welche Informationen Sie gegenüber dem Beirat genannt und dieser dann weitergebenden hat. In der Praxis ist der Beirat Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung.
Armin Köhler 30. April 2015 at 14:24
ich bin Vorsitzender des Beirates einer Eigentümergemeinschaft mit 68 WE. Bei der nächsten Eigentümerversammlung steht ein TOP an, der die Vertragsverlängerung des Verwalters und ein Anpassung des Entgelt betrifft.
Wir sind grundsätzlich zufrieden mit dem Verwalter.
Muss ich formal für diese nächste Eigentümerversammlung Vergleichsangebote einholen? Gibt es für mich oder den Beirat an der Stelle etwas besonders zu Beachtendes?
Beste Grüße und Danke schon jetzt
Marcel Kurzke 5. Mai 2015 at 18:39
wenn Sie zufrieden sind, brauchen Sie in meinen Augen keinen Vergleichsangebote. Vor allem, wenn Sie vermuten, dass die Mehrheit der Erhöhung zustimmt.
Andreas Müller 24. Mai 2015 at 11:48
sehr informativer Beitrag, vielen Dank hierfür.
Können Sie mir sagen, wie lange ein Verwaltungsbeirat die Unterlagen aus dieser Tätigkeit aufbewahren muß.
Marcel Kurzke 25. Mai 2015 at 08:52
es kommt immer auf die Unterlagen an. Alle relevanten Unterlagen sollten ohnehin bei der Verwaltung liegen. Im Zweifel sollte der Beirat seine Unterlagen also der Verwaltung / Gemeinschaft übergeben. Für die meisten Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Fragen Sie zu Ihren speziellen Unterlagen am besten einen Anwalt / Berater / Ihren Verwalter.
Gerhild Klinkenberg 31. Juli 2015 at 15:50
Ihre Kommentare zu o.g. Themen sind sehr informativ.
Ich bin Vorsitzende des Beirates einer Eigentümergemeinschaft. Jetzt verlangt ein Eigentümer einen schriftlichen Jahresbericht von mir, über alle Tätigkeiten, die ich für die Gemeinschaft getätigt habe. Bei der Jahresversammlung wurde der Beirat einschließlich meiner Person als Vorsitzende einstimmig mit einer Stimmenthaltung wieder gewählt. Kann der Eigentümer dies von mir verlangen?
Für eine Stellungnahme wäre ich Ihnen dankbar und bedanke mich im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen G Klinkenberg
Marcel Kurzke 2. August 2015 at 19:09
Hallo Frau Klinkenberg,
ich persönlich würde den Eigentümer an die Hausverwaltung verweisen und gleichzeitig die Hausverwaltung bitten, in den nächsten Eigentümerversammlung (allgemein) über die Tätigkeiten des Beirats zu informieren.

References: § 20
 § 29
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 § 24
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