Source: http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/lignes-directrices/outils-generiques-evaluation/Pages/gestion-des-services-financiers.aspx
Timestamp: 2019-10-14 14:00:12+00:00

Document:
Gestion des services financiers - Bibliothèque et Archives Canada
Version imprimée PDF 525 Ko
1. Gestion de la planification et de la budgétisation
2. Gestion des prévisions et de l’examen budgétaires
Contrôle des dépenses et paiements
3. Gestion du plan comptable ministériel
4. Gestion de la délégation des pouvoirs financiers
5. Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement
6. Gestion des voyages
7. Gestion des autres paiements
8.	Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile
9.	Gestion du dossier des fournisseurs
10. Gestion de la vérification après paiement
11. Gestion de la clôture financière
12. Administration de la paie (Interactions entre les RH et les finances)
13. Gestion des subventions et des contributions
Perception et créances
14. Gestion des revenus, des comptes débiteurs et des recettes
15. Gestion des règlements interministériels
16. Gestion du recouvrement des comptes débiteurs en souffrance
17. Gestion du fichier maître des clients
Comptabilité des actifs et des passifs
18. Gestion des autres immobilisations
19. Gestion des biens immobiliers
20. Gestion des inventaires
Outil générique d’évaluation pour la Gestion financière--Annexe A
Le présent outil est conçu à l'intention des spécialistes en gestion de l'information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d'activités pertinents.
Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d'être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
Cet outil générique d'évaluation (OGE) ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l'autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils génériques d'évaluation ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).
Validation : Les processus opérationnels et les RDVO visés par cet OGE ont été validés par des spécialistes du domaine dans les ministères suivants : Secrétariat du Conseil du Trésor, Conseil national de recherches et Parcs Canada. En outre, l'analyse des processus opérationnels sur lesquels s'appuie cet OGE a été validée par de nombreuses institutions du gouvernement du Canada, par l'intermédiaire de l'Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière du Bureau du contrôleur général.
La gestion financière fait partie des sous-programmes décrits dans le Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution1 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le Secrétariat du Conseil du Trésor définit les services de gestion financière comme des « activités menées pour assurer l'utilisation et la gérance prudentes, efficaces, efficientes et économiques des ressources publiques. Ces activités englobent la planification, la budgétisation, la comptabilité, les rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le support à la prise de décision ainsi que les systèmes financiers. »2
La plupart des fonctions et activités du gouvernement canadien ont une composante financière. Cet OGE ne décrit que les processus opérationnels et les RDVO directement reliés aux finances. Pour connaître l'ensemble des processus et des RDVO d'une fonction, les utilisateurs sont priés de consulter d'autres OGE, comme indiqué ci-dessous.
Les services de gestion financière sont assujettis à un certain nombre de lois, de règlements et de politiques, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques (1985), le Cadre des politiques de gestion financière (2010), la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière (2009), la Politique sur le contrôle interne (2009), la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers (2010) et la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière (2010).
Il arrive souvent que les processus opérationnels et les activités se chevauchent. Lorsqu'une RDVO associée à une activité se retrouve également dans un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO (présenté plus bas), afin de diriger l'utilisateur vers l'outil approprié.
Les processus opérationnels de la gestion financière sont très étroitement reliés à ceux qui se trouvent dans les OGE pour les services immobiliers, les services du matériel, les services des acquisitions et les services de gestion des ressources humaines. Bien que tout ait été mis en œuvre pour retenir uniquement les aspects financiers de ces activités dans le présent OGE, certains chevauchements n'ont pu être évités; les utilisateurs devraient donc aussi consulter les OGE mentionnés ci-dessus.
La préparation des rapports financiers trimestriels et annuels est décrite dans la partie Rendement et établissement de rapports de l'OGE Services de gestion et de surveillance.
Les processus opérationnels et les RDVO associés à la gestion des subventions et des contributions se trouvent dans l'OGE Paiements de transfert.
Tous les processus opérationnels et les RDVO décrits dans cet OGE s'appuient sur les travaux de l'Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière (POGF) du Bureau du contrôleur général, avec l'autorisation de celui-ci. Ce vaste projet a permis de répertorier toutes les activités de gestion financière du gouvernement du Canada, et les données qui leur sont associées. Chaque description de processus opérationnel présentée ci-dessous est accompagnée d'une référence à la version exacte de la ligne directrice consultée. On trouvera à l'annexe A un tableau comparatif des regroupements de services du Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution du Secrétariat du Conseil du Trésor (2015) et des processus opérationnels décrits dans l'Initiative des POGF du Bureau du contrôleur général.
La gestion de la planification et de la budgétisation désigne les processus opérationnels de planification, d'élaboration et d'approbation ministériels de tous les plans et budgets concernant, notamment, les revenus, les dépenses de fonctionnement, les paiements de transfert et les investissements en capital. Les RDVO associées comprennent les données utilisées pour établir les besoins budgétaires, ainsi que les versions préliminaires et définitives des budgets intégrés. Ces plans et budgets définitifs sont des éléments contributifs à d'autres activités financières.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 1.1 Gestion de la planification et de la budgétisation, version 1.0 2013-02-27, No de référence SGDDI : TBSSCT-# 996789 v1
2. Gestion des prévisions et de l'examen budgétaires
Les activités de prévision et d'examen budgétaires consistent à produire un ensemble cumulatif annuel intégré d'examens et de prévisions budgétaires. Les RDVO associées comprennent les données compilées aux fins de l'examen, telles que les données de l'exercice précédent et les résultats financiers depuis le début de l'exercice pour tous les secteurs de dépense, l'analyse de ces données et l'établissement de prévisions pour le prochain exercice. Ces prévisions sont mises à l'épreuve, approuvées, puis mises en œuvre au moyen de révisions apportées au budget. Ce processus d'examen et de prévision est réalisé au moins quatre fois par année.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 1.2 Gestion des prévisions et de la revue budgétaire, Ébauche v1.0, 2011-10-07, No de référence SGDDI : TBSSCT-#973612 v4
Le plan comptable ministériel est une « liste contenant les comptes et les codes du ministère pour tous les champs du bloc de codage à l'échelle de l'administration fédérale qui est utilisée pour classifier et enregistrer les opérations financières ainsi qu'en rendre compte. »3 Les processus opérationnels de gestion du plan comptable comprennent la gestion des demandes de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte — complétée par la mise à jour du plan comptable ministériel avec les modifications demandées — et l'examen périodique du plan comptable ministériel. Les RDVO reliées à ces processus comprennent l'ensemble du plan comptable ministériel, ainsi que les documents justifiant leur examen et leur modification.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.3, Gestion du plan comptable ministériel, Ébauche v0.1, 2013-01-08, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1149546 v2
Ces processus opérationnels comprennent la délégation des pouvoirs financiers, la modification de ces pouvoirs, ainsi que la mise à jour et l'examen annuel du document de délégation ministériel. Les pouvoirs sont délégués à des postes et non à des personnes, et ils sont habituellement résumés dans un document de délégation ministériel. Ces processus opérationnels concernent uniquement la gestion des pouvoirs; l'exercice des pouvoirs et la validation des dépenses en vertu de l'article 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) sont décrits dans les processus qui exigent une vérification et une attestation.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.4 Gestion de la délégation des pouvoirs financiers, Ébauche v0.1, 2012-04-13, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1098068 v1
5. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Cette activité de gestion décrit les processus opérationnels relatifs aux « dépenses d'achats courants ou de biens en capital effectuées dans le cadre d'un marché de toutes sortes, dont la commande d'achat » (Ligne directrice, p. 3). Les processus servant à obtenir des services et à passer des contrats avec des fournisseurs tiers sont décrits dans l'OGE Services des acquisitions. Malgré certains chevauchements, cet OGE vise à isoler les processus financiers de gestion des paiements et décrit les RDVO créées dans le but d'identifier, de vérifier et de soumettre des demandes de paiement au Receveur général.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.1 Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, version définitive, No de référence SGDDI : TBSSCT-#941089
La plupart des processus opérationnels reliés aux voyages effectués par un employé du gouvernement se trouvent dans l'OGE Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Cet OGE décrit les processus opérationnels et les RDVO créées lors des activités de vérification, d'autorisation et d'émission des paiements pour les frais de déplacement.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.2 Gestion des voyages, v 1.0, 2013-01-07, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1020360 v5
Par « autres paiements », on désigne les opérations de paiement courantes qu'on ne retrouve pas dans les autres processus opérationnels. Ces autres paiements appartiennent à l'une ou l'autre des catégories suivantes, décrites dans la Ligne directrice :
Les autres paiements opérationnels : dépenses qui entraînent une réduction des crédits; ce sont notamment les récompenses, les prêts remboursables, les remboursements versés à des employés et autres remboursements. Le traitement de ces paiements se fait sans bon de commande et n'exige pas de processus d'approvisionnement officiel.
Les paiements juridiques : dépenses qui entraînent aussi une réduction des crédits; ce sont notamment les paiements à titre gracieux, les règlements, les réclamations contre l'État et les paiements sans contrepartie. Ces opérations sont généralement déclenchées par une obligation légale et non en fonction d'une exigence d'un programme. Comme ces opérations ne comportent pas d'acquisition de biens ni de services, il n'y a pas de processus d'approvisionnement. Toutefois, il faut obtenir des autorisations supplémentaires, par exemple un avis juridique, avant de pouvoir effectuer le paiement.
Les paiements sans incidence sur les crédits : dépenses qui n'entraînent pas de réduction des crédits; ce sont notamment les saisies-arrêts, les autres prélèvements, les remises de taxes prélevées, les paiements imputés à un fonds de caisse à montant fixe et le remboursement de retenues dans le cadre de marchés. Ces opérations n'ont pas d'incidence sur les crédits et il n'y a pas d'acquisition de biens ni de services; il faut toutefois obtenir une attestation de l'opération et une approbation des paiements.
Les paiements périodiques : paiements réguliers (généralement mensuels) faisant suite à un accord pluriannuel établi dans le cadre du processus opérationnel Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement. Ces paiements peuvent être un montant fixe ou en fonction de l'utilisation.
Cette section comprend également les processus de gestion de la petite caisse et la gestion des dépenses de réinstallation d'un employé.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.3 Gestion des autres paiements, version 1.1 2013-05-3, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1-39469
8. Gestion de l'administration des cartes d'achat et des cartes de crédit de parc automobile
Les cartes d'achat sont des cartes de crédit émises aux employés du gouvernement du Canada pour l'acquisition et le paiement des biens et des services autorisés dans le cadre de leurs fonctions. La carte de crédit pour parc automobile est une carte de crédit normalement attribuée à un seul véhicule de l'État pour l'achat de carburant et pour le paiement des frais de fonctionnement et d'entretien de ce véhicule. Les processus opérationnels décrits servent à l'émission, au contrôle et à l'annulation des cartes. Les RDVO comprennent celles qui sont exigées pour l'autorisation de la carte, ainsi que les journaux et autres documents relatifs à l'utilisation de la carte et les renseignements concernant l'utilisateur.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.4 Gestion de l'administration des cartes d'achat et des cartes de crédit de parc automobile, Ébauche v0.3, 2012-12-11, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1139042 v2
9. Gestion du dossier des fournisseurs
« Le dossier des fournisseurs est constitué des fiches fournisseurs qui contiennent les éléments de données ou les champs enregistrés dans les systèmes de gestion des finances du ministère pour identifier les entités ou les particuliers qui fournissent des biens et des services au gouvernement du Canada à l'égard desquels des comptes créditeurs seront créés et pour enregistrer et tenir à jour l'information les concernant. » (Ligne directrice, p. iii) Les processus opérationnels comprennent la création, la mise à jour et la désactivation d'une fiche de fournisseur et l'examen périodique du dossier des fournisseurs. Les RDVO pour cette activité comprennent l'ensemble des données.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, Gestion du dossier des fournisseurs, Ébauche v0.1, 2012-03-13, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1060479 v1
Conformément à la Directive sur la vérification des comptes,4 les ministères doivent effectuer une vérification après paiement sur un échantillon des opérations présentant un risque moyen ou faible, afin de garantir le contrôle de la qualité. Les processus opérationnels comprennent la création d'un ou de plusieurs plans d'échantillonnage de vérification après paiement, la réalisation de la vérification après paiement et le compte rendu des résultats. Toutes les opérations à risque élevé doivent faire l'objet d'un examen particulier. Cet examen est décrit dans le processus opérationnel Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 8.1: Gestion de la vérification après paiement, Ébauche v 0.3, 2012-04-12, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1067997 v1
Le processus opérationnel concerne principalement les activités de rapprochement et de rajustement des comptes débiteurs et des comptes créditeurs; ce processus permet de soumettre une balance des comptes précise et opportune au Système central de gestion des rapports financiers, en appui à la préparation des états financiers et autres exigences de fin de période.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 8.2 Gestion de la clôture financière, Ébauche v0.1, 2013-02-08, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1159190 v2
12. Administration de la paie (Interactions entre les ressources humaines et les finances)
Plusieurs des activités décrites dans la composante Administration de la paie de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion des ressources humaines. Les activités présentées ici sont exclusivement associées à la gestion financière; elles comprennent la demande de paiement, la vérification et l'autorisation du paiement en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 5.1 Administration de la paie v2.0, 2013-01-28, No de référence SGDDI : TBSSCT- #793829
Plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des subventions et des contributions de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Paiements de transfert. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière; elles comprennent la gestion des fonds, l'officialisation de l'accord de financement, l'octroi des autorisations en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP et la surveillance des vérifications du bénéficiaire, effectuées par des vérificateurs indépendants.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 6.1 Gestion des subventions et des contributions, Ébauche v0.3, 2012-03-14, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1060850 v1
Perception et comptes débiteurs
Ces activités comprennent les processus permettant l'établissement de dispositions financières, les demandes de facturation, la gestion des factures et des comptes débiteurs, la gestion des reçus et le rapprochement des dépôts, l'attribution des codes financiers et la comptabilisation des produits. Les RDVO comprennent la disposition financière approuvée et les documents justificatifs, ainsi que les factures et les documents de réception permettant le rapprochement des dépôts.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.1 Gestion des recettes, des comptes débiteurs et des rentrées de fonds, Ébauche v0.1, 2011-12-12, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1036369 v11
« Les règlements interministériels s'entendent des opérations réglées au moyen du module des règlements interministériels du Système normalisé des paiements (SNP/RI) du receveur général. » (Ligne directrice, p. iii). Le processus « commence par la détermination de la nécessité d'une demande de RI avec un autre ministère et qui se termine par le rapprochement de l'opération de RI correspondante entre les ministères et l'enregistrement de l'opération de RI dans le compte approprié. » (Ligne directrice, p.3) Les RDVO comprennent les conditions du règlement interministériel, les détails de l'opération et les ressources documentaires créées lors du traitement de l'opération.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.2 Gestion des règlements interministériels, Ébauche v0.1, 2011-12-15, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1037298 v1A
16. Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance
La perception des comptes débiteurs en souffrance « consiste à identifier les comptes en souffrance et à les régler par la perception ou par la radiation, la remise et/ou la renonciation. » (Ligne directrice, p. iii) Les RDVO comprennent les documents relatifs à la dette et au client, à l'opération financière lors du paiement de la dette, et les documents justifiant la décision concernant la radiation de la dette ou la renonciation à la dette. Notez bien que la perception des taxes ne fait pas partie de ces processus opérationnels.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.3 Gestion du recouvrement des comptes débiteurs, Ébauche v1.0, 2012-11-16, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1033550 v10
La Norme relative au fichier client du SCT (2012)5 précise les données que doit contenir une fiche client. La fiche client est l'ensemble de données utilisées par le système ministériel de gestion des finances et du matériel pour consigner de manière unique et uniforme les renseignements concernant un client. Ces fiches sont conservées dans une base de données qui est intégrée au Système ministériel de gestion des finances et du matériel du ministère. Ce processus opérationnel comprend la création, la mise à jour et la désactivation de la fiche client et l'examen périodique du fichier maître des clients. L'ensemble de données au complet aurait une valeur opérationnelle, comme l'indique le tableau ci-dessous. Le processus de modification des données exige la preuve qu'une permission ou une autorisation a été accordée, ce qui se reflète dans les RDVO.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.2 Gestion du fichier maître des clients, Ébauche v1.0, 2012-10-15, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1077599 v6
La plupart des activités décrites dans la composante Gestion des autres immobilisations de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services de gestion du matériel. Le terme « matériel » est défini comme « tout bien meuble ». Les activités décrites dans cet OGE sont exclusivement de nature financière et comprennent la mise à jour des dossiers financiers pour les immobilisations, afin de refléter les modifications à la valeur de ces immobilisations en raison d'un amortissement financier, d'une évaluation ou d'une aliénation.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.1 Gestion des autres immobilisations, v1.1, 2013-01-10, No de référence SGDDI : TBSSCT- #989872
Plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des biens immobiliers de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services immobiliers. Les activités décrites ici concernent exclusivement les processus de gestion financière et comprennent la mise à jour des dossiers financiers pour les biens immobiliers, afin de refléter les modifications à la valeur de ces biens en raison d'un amortissement financier, d'une évaluation ou d'une aliénation.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.2 Gestion des biens immobiliers, Ébauche v0.1, 2012-09-07, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1116253-v1
Lorsqu'on décrit les activités de gestion des inventaires, il est difficile de séparer la gestion financière de la gestion du matériel, en particulier si les systèmes d'inventaire sont intégrés avec les systèmes de comptabilité. Comme indiqué dans la Politique sur la comptabilité des stocks du SCT, « [l]es ministères doivent posséder des registres fiables sur les stocks pour justifier les montants inscrits dans leurs états financiers. »6 Cependant, plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des inventaires de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion du matériel. Les activités présentées dans cet OGE concernent exclusivement les processus de gestion financière et comprennent l'enregistrement des écritures de journal pour témoigner de l'usage, de la radiation ou du transfert de l'inventaire.
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.3 Gestion des inventaires, Ébauche v 0.2, 2012-07-16, No de référence SGDDI : TBSSCT- # 1117447 v1
Les délais de conservation recommandés dans les OGE sont établis en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'un examen de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale, et de la validation d'experts du domaine concerné. Les délais de conservation sont simplement suggérés; les ministères doivent tenir compte de leurs propres exigences législatives et de leurs besoins opérationnels.
En vertu de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C., 1985, ch. 1 [5e suppl.]), le délai de conservation pour les documents financiers correspond aux « six ans qui suivent la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les documents se rapportent ».7 Comme il s'agit d'un calendrier de conservation traditionnel et stable, c'est ce délai de conservation qui est recommandé pour toutes les RDVO décrites dans le tableau ci-dessous; par conséquent, la colonne indiquant les délais de conservation dans les autres OGE est absente de ce tableau. Certains ministères voudront peut-être attribuer des délais de conservation plus courts pour les ressources documentaires incluses dans les documents de synthèse périodiques, par exemple, l'état financier trimestriel dont l'information est reprise dans le rapport annuel
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)
Préparer la répartition budgétaire théorique
Confirmer l'affectation budgétaire selon la Mise à jour annuelle des niveaux de référence
Estimer le report du ministère
Repérer les ajustements budgétaires approuvés par le Conseil du Trésor
Rédiger et diffuser le plan intégré
Répartition budgétaire théorique
Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR)
Confirmation des ajustements budgétaires approuvés par le Conseil du Trésor (ex., présentations au Conseil du trésor, rajustements découlant de conventions collectives, affectations bloquées, compressions budgétaires, etc.)
Estimation du report
Prévisions de l'exercice en cours
Effectuer la planification des opérations
Veuillez consulter l'OGE Services de gestion et de surveillance.
Préparer le budget des revenus
Examiner les tendances historiques des revenus
Examiner l'information sur les revenus actuels
Formuler des hypothèses de revenus
Préparer un budget de revenus par source ou par programme
Valider ce budget de revenus; le modifier au besoin
Préparer une version de travail de ce budget
Budget des revenus
Analyse des informations relatives aux budgets antérieurs et courants
Informations actualisées concernant les revenus
Préparer le budget de fonctionnement
Identifier les besoins en ressources opérationnelles
Formuler des hypothèses concernant les opérations
Préparer le budget des dépenses salariales
Préparer le budget des dépenses autres que salariales
Repérer les demandes pressantes, les excédents et les risques liés au budget de fonctionnement
Valider les demandes pressantes, les excédents et les risques liés au budget de fonctionnement; modifier au besoin
Budget de dépenses autres que salariales
Budget des dépenses salariales; incluant les coûts salariaux capitalisés
Demandes pressantes et excédents du budget de fonctionnement
Préparer le budget des paiements de transfert
Formuler des hypothèses concernant les paiements de transfert
Repérer les demandes pressantes, les excédents et les risques relatifs au budget des paiements de transfert
Valider les demandes pressantes, les excédents et les risques relatifs au budget des paiements de transfert; modifier au besoin
Budget des paiements de transfert :
Hypothèses concernant les paiements de transfert
Demandes pressantes et excédents du budget des paiements de transfert
Effectuer la planification et la budgétisation des projets
En ce qui concerne les RDVO associées à la planification de projet, veuillez consulter l'OGE Services de gestion et de surveillance.
Effectuer la planification et la budgétisation du cycle de vie des immobilisations
Analyser les besoins du cycle de vie des immobilisations
Prioriser les besoins du cycle de vie des immobilisations
Réviser les besoins du cycle de vie des immobilisations
Réviser et valider le plan et le budget du cycle de vie des immobilisations
Plan et budget du cycle de vie des immobilisations :
Résultats de l'évaluation des immobilisations
Analyse des besoins du cycle de vie des immobilisations
Validation des besoins du cycle de vie des immobilisations
Effectuer la planification et la budgétisation des services acquis
Résumer les services acquis du cycle de vie des immobilisations et du portefeuille de projets
Estimer les autres services acquis nécessaires
Mettre à jour le plan et le budget des services acquis
Valider le plan et le budget des services acquis
Au besoin, réviser le plan et le budget des services acquis
Plan et budget des services acquis
Dépenses réelles pour les services acquis antérieurs
Estimation des autres services acquis nécessaires
Sommaire des services acquis nécessaires pour le cycle de vie des immobilisations
Sommaire des services acquis nécessaires pour le portefeuille de projets
Effectuer la planification et la budgétisation du portefeuille de projets
Confirmer l'affectation budgétaire des projets en cours
Confirmer l'affectation budgétaire des nouveaux projets approuvés
Estimer l'affectation budgétaire des projets potentiels validés
Rééquilibrer le plan et le budget du portefeuille de projets
Valider le plan et le budget du portefeuille de projets
Au besoin, réviser le plan et le budget du portefeuille de projets
Plan du portefeuille de projets
Budget du portefeuille de projets :
Affectation budgétaire pour les projets en cours
Affectation budgétaire des nouveaux projets approuvés
Estimé des affectations budgétaires pour les projets potentiels validés
Approbation par la Gouvernance de la gestion des investissements du ministère
Mettre à jour le plan et le budget des investissements internes
Mise à jour du plan et du budget des investissements internes
Consolider et approuver les plans et les budgets
Consolider les budgets, les demandes pressantes et les excédents
Examiner, mettre à l'épreuve et approuver les budgets, les décisions de réaffectation et les plans
Faire connaître les affectations budgétaires approuvées
Finaliser les budgets dans le système ministériel de gestion des finances (SMGF)
Décider si le plan d'investissements doit être soumis au SCT
Préparer un plan d'investissements et le soumettre au SCT (voir l'OGE Services de gestion et de surveillance)
Budgets consolidés approuvés pour :
le plan et le budget d'investissements internes
le plan et le budget de fonctionnement
le budget des revenus
le budget des paiements de transfert
Versions préliminaires contenant d'importantes modifications qui ne se retrouvent pas dans la version définitive du document
Demandes pressantes et excédents consolidés
Affectations budgétaires approuvées
Entreprendre les prévisions et l'examen budgétaires
Compiler les informations financières depuis le début de l'année
Élaborer et distribuer l'ensemble intégré comprenant l'examen et les prévisions depuis le début de l'année
Examen de l'année en cours et prévisions
Résultats financiers depuis le début de l'année et résultats du rendement
Analyser les résultats des revenus financiers et préparer des prévisions
Examiner les revenus depuis le début de l'année
Mettre à jour les informations sur les revenus depuis le début de l'année
Comparer les revenus depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de l'année antérieure
Repérer et expliquer les écarts importants
Élaborer une prévision des revenus pour toute l'année
Identifier les risques concernant les revenus
Valider cette prévision des revenus
Réviser les prévisions de revenus
Prévision des revenus totaux depuis le début de l'année (incluant les prévisions et les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)
Les documents justificatifs pourraient comprendre :
Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et une période comparative
Analyse des écarts de revenus
Informations appuyant une révision des prévisions de revenus
Analyse des revenus et des prévisions depuis le début de l'année
Analyser les résultats financiers des opérations et préparer des prévisions
Examiner les dépenses de fonctionnement depuis le début de l'année
Examiner les engagements de fonctionnement
Mettre à jour ces dépenses ou ces engagements
Comparer les dépenses de fonctionnement depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de l'année précédente
Préparer des prévisions de dépenses salariales pour l'année
Préparer des prévisions de dépenses autres que salariales pour l'année
Identifier dans ces projections les demandes pressantes, les excédents et les risques
Valider les prévisions pour l'année, les demandes pressantes, les excédents et les risques
Réviser les prévisions des opérations
Analyse des écarts dans le budget de fonctionnement
Informations appuyant une révision de la projection du budget de fonctionnement
Projection pour l'année des opérations (incluant les prévisions, les demandes pressantes et les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)
Analyse des dépenses de fonctionnement et des projections
Analyser les résultats financiers des paiements de transfert et préparer des prévisions
Examiner les paiements de transfert depuis le début de l'année
Examiner les engagements en matière de paiements de transfert
Mettre à jour les dépenses en paiements de transfert et les engagements depuis le début de l'année
Comparer les paiements de transfert effectués depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de périodes antérieures
Préparer des prévisions globales de paiements de transfert pour l'année
Identifier dans ces prévisions de paiements de transfert les demandes pressantes, les excédents et les risques
Réviser les prévisions de paiements de transfert
Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et les périodes comparatives antérieures
Analyse et explication des écarts dans les paiements de transfert
Informations soutenant une révision des prévisions concernant les paiements de transfert
Prévision de tous les paiements de transfert pour l'année (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)
Analyse des décaissements des paiements de transfert et projections
Analyse des dépenses au titre des paiements de transfert et des projections
Analyser les résultats financiers des immobilisations et préparer des prévisions
Examiner les ajouts aux immobilisations depuis le début de l'année
Examiner les produits de la cession d'immobilisations depuis le début de l'année
Examiner les engagements en matière d'immobilisation
Mettre à jour les ajouts, les produits et les engagements en matière d'immobilisations
Comparer les ajouts et les produits depuis le début de l'année avec le budget et les résultats de l'année antérieure
Préparer des prévisions d'ajouts d'immobilisations pour toute l'année
Préparer des prévisions de cessions d'immobilisations pour toute l'année
Préciser les dispositions d'actifs pour toute l'année
Identifier les prévisions, les points de rupture, les surplus et les risques concernant les actifs
Valider les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques concernant les immobilisations
Réviser les prévisions concernant les immobilisations
Analyse et explications des écarts dans les immobilisations
Informations soutenant une révision des prévisions concernant les immobilisations
Prévisions globales annuelles pour les immobilisations (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)
Analyser les résultats financiers du projet et préparer des prévisions
Examiner les dépenses du projet depuis le début de l'année
Examiner les engagements du projet
Mettre à jour les dépenses ou les engagements du projet depuis le début de l'année
Comparer les dépenses du projet depuis le début de l'année avec le budget approuvé
Préparer des prévisions globales pour le projet
Identifier les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques du projet
Valider les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques du projet
Réviser les projections du projet
Analyse et explications des écarts
Informations soutenant une révision des prévisions concernant le projet
Prévisions globales annuelles pour le projet (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)
Analyse des dépenses du projet et prévisions
Analyser les résultats du rendement
Résultats du rendement depuis le début de l'année
Analyse des résultats du rendement depuis le début de l'année
Consolider, réviser et éprouver les résultats et les prévisions
Préparer un rapport intégrant les finances et le rendement
Réviser le rapport et indiquer les propositions d'actions à entreprendre
Valider le rapport et les propositions d'actions à entreprendre
Mettre les plans à jour
Hypothèses budgétaires et contraintes (ex. : limites des reports)
Rapport intégrant les finances et le rendement (incluant les analyses cumulatives, les prévisions, les demandes pressantes, les excédents et les risques)
Propositions d'actions à entreprendre (ex. : réaffectations budgétaires, stratégies de réduction des risques)
Informations à l'appui d'une mise à jour des plans (ex. : budgets révisés, nouvelle priorisation des activités, indicateurs de rendement)
Plans révisés et approuvés
Propositions de réaffectations budgétaires
Propositions de rajustements au financement du ministère
Réviser et procéder aux réaffectations budgétaires
Préparer les demandes de réaffectations budgétaires
Réviser et approuver les demandes de réaffectations budgétaires
Activer les réaffectations budgétaires dans le système financier
Approbation des demandes de réaffectations budgétaires
Approbation du budget révisé
Gérer le plan comptable ministériel
Plan comptable ministériel
Enclencher une demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte
Identifier le besoin de créer, de mettre à jour ou de suspendre un code de compte
Obtenir un avis afin de paramétrer correctement une demande
Définir les éléments du bloc de codage financier ou les exigences du code de compte
Recommander l'approbation de la demande
Notes d'approbation du Receveur général
Demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte
Documents justifiant la validité de la demande
Documents justifiant la recevabilité d'une demande au vu des paramètres d'acceptabilité
Documents justificatifs connexes
Exigences du bloc de codage financier
Documents justificatifs suggérés et historique des opérations
Traiter une demande de création ou de mise à jour d'un code de compte
Recevoir une demande et ses documents justificatifs
Vérifier que la demande a été correctement approuvée
Procéder à une analyse critique afin d'établir le caractère raisonnable de la demande
Déterminer le degré de conformité et de correspondance avec le plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale
Prédéterminer la valeur et les règles de validation croisée
Identifier les exigences concernant les données et les documents justificatifs
Valider la demande au vu des documents justificatifs
Fournir une approbation finale de la demande
Informer le demandeur en cas de refus
Demande approuvée et documents justificatifs
Autres sources d'information indépendantes
Note de service ou courriel pour informer le demandeur (incluant la raison d'un refus)
Traiter une demande de suspension d'un code de compte
Recevoir une demande et les documents justificatifs
Confirmer que le code de compte et la chaîne de codage existent toujours et n'ont pas été suspendus dans le système
Évaluer les impacts sur le plan comptable ministériel et à l'échelle de l'administration fédérale
Vérifier qu'il ne reste pas de soldes impayés ou d'opérations non terminées
Analyse du code de compte
Report en cas de factures en souffrance ou d'engagements non réglés
Approbation pour suspendre le code de compte
Procéder à la demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte
Entrer la demande de changement dans le système pour créer, mettre à jour ou suspendre un code de compte et vérifier les données inscrites
Informer les personnes concernées que la demande a été soumise
Planifier des examens périodiques
Concevoir une approche et des procédures d'examen
Préparer ou mettre à jour le document de planification
Réviser et approuver le document de planification
Approbation du document de planification
Évaluation périodique des risques du ministère
Commentaires et réactions des parties intéressées concernant le plan comptable
Mettre en place des examens périodiques
Rassembler les informations nécessaires pour procéder à l'examen périodique
Procéder à l'examen périodique
Documenter et analyser les résultats
Réviser les politiques et procédures ministérielles concernant le plan comptable du ministère
Évaluation des risques de l'examen périodique
Rapports au Receveur général concernant les erreurs et les exceptions
Extraits et rapports de la base de données du plan comptable et autres documents des parties intéressées au plan comptable
Analyse et résultats documentés provenant de ces examens périodiques
Gérer l'instrument de délégation des pouvoirs financiers
Réviser l'instrument de délégation actuel
Mettre à jour l'instrument de délégation et obtenir l'approbation interne
Breffer le ministre et demander sa signature, ou celle du sous-ministre en titre, ou les deux, selon les circonstances
Faire connaître les modifications apportées à l'instrument de délégation des pouvoirs financiers
Conditions pour réviser l'instrument de délégation actuel
Résultats de la révision annuelle des pouvoirs financiers délégués
Protocole d'entente interministériel, ou autres situations où des pouvoirs financiers sont délégués
Instrument de délégation des pouvoirs financiers révisé et approuvé
Gérer les pouvoirs délégués aux titulaires
Définir les exigences requises pour établir les pouvoirs de signature délégués aux titulaires
Définir les exigences requises pour modifier les pouvoirs de signature délégués aux titulaires
Définir les exigences requises pour suspendre ou retirer les pouvoirs de signature délégués aux titulaires
Confirmer que la formation requise a été suivie ou la validation des connaissances obtenue
Suivre la formation requise ou obtenir la validation des connaissances
Préparer et soumettre le document relatif au spécimen de signature
Préparer et soumettre le changement requis aux pouvoirs de signature
Préparer et soumettre la nouvelle carte de spécimen de signature, en indiquant les changements apportés
Préparer et soumettre une demande pour retirer des pouvoirs de signature
Informer le supérieur désigné et l'administrateur désigné que la demande a été préparée
Exigences en matière de ressources humaines
Exigence ad hoc pour créer, modifier, suspendre ou retirer les délégations de pouvoirs aux titulaires
Propositions de changement aux documents concernant le spécimen de signature
Document final contenant le spécimen de signature
Registres et documents de formation
Instrument de délégation des pouvoirs financiers approuvé
Demande de délégation de pouvoirs financiers
Procéder à une révision annuelle des pouvoirs financiers délégués
Planifier ou mettre à jour, puis communiquer la révision des délégations de pouvoirs financiers
Procéder à la révision de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers
Procéder à la révision des documents relatifs au spécimen de signature
Procéder à la révision des processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers
Revoir les processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers
Obtenir l'approbation de l'instrument de délégation
Communiquer l'instrument révisé
Modifications proposées à l'instrument de délégation
Modifications proposées aux documents relatifs au spécimen de signature
Modifications proposées au processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers
Plan de révision des pouvoirs financiers délégués
Résultats de la révision des pouvoirs financiers délégués
Instrument de délégation approuvé
En ce qui concerne les RDVO associées à l'approvisionnement, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.
Déterminer ou exercer le pouvoir d'engager les dépenses
Déterminer le niveau de pouvoir requis pour engager les dépenses
Exercer ou obtenir ce pouvoir
Présenter une demande de biens ou de services
Documents de délégation ou preuve d'autorisation
Demande (description, type de bien ou de service, coût estimé, quantité, etc.) :
Code financier (autorité, objet, sous-activité, centre de responsabilité, etc.)
Vérifier le solde inutilisé
Déterminer le solde inutilisé
Donner l'autorisation
Autorisation d'engager des fonds
Gérer les engagements
Enregistrer ou mettre à jour les engagements
Fermer l'engagement
Données sur l'engagement
Gérer les marchés
En ce qui concerne les RDVO associées aux marchés de services, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.
Administrer les marchés et les produits livrables
Vérifier que les documents justificatifs sont complets
Confirmer le respect des conditions du marché
Confirmer que le créancier a droit au paiement
Valider qu'il y a eu triple rapprochement
Vérifier l'exactitude des informations sur le créancier
Valider que le code financier est exact
S'assurer que les politiques, les directives et les règlements ont été respectés
Vérifier l'exactitude de l'opération
Résoudre les écarts
Exercer ou obtenir le pouvoir requis
Facture ou note de crédit
Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP
Pouvoir d'attestation
Documents de délégation
Autorisation d'engager des dépenses
Pouvoir d'effectuer une opération
Recevoir la demande de paiement
Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé d'autorisation et d'authentification électroniques (AAE))
Soumettre la demande de paiement au Receveur général
Résultats du contrôle de qualité
Attestation en vertu de l'article 33 (signature)
Données concernant l'autorisation électronique et l'authentification en vertu de l'article 33
Vérification et attestation en vertu de l'article 34
Demande de paiement approuvée
Effectuer les paiements (Receveur général)
Traiter le fichier de retour des paiements
Finaliser l'opération de paiement
Fichier de retour des paiements
La plupart des processus opérationnels reliés aux voyages se trouvent dans l'OGE Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Ce tableau ne concerne que les activités de financement des voyages.
Enregistrer ou mettre à jour l'engagement
Autorisation de l'engagement
Demande de déplacement (incluant l'estimation des coûts et les mises à jour)
Relevé de la carte de crédit prépayée
Demande d'indemnité de déplacement
Autoriser le paiement (article 33 de la LGFP)
Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé AAE)
Présenter la demande de paiement au Receveur général
Demande de paiement au Receveur général
Formulaire de demande d'avance pour frais de déplacement
Résultats du contrôle de la qualité
Effectuer le paiement (Receveur général)
Examiner la liste des fournisseurs et en choisir un
Déterminer ou exercer le pouvoir d'engager la dépense
Établir le pouvoir requis pour engager la dépense
Avis de règlement juridique
Documents de délégation de pouvoirs ou preuve d'autorisation
Description et type de biens ou de services
Documents de délégation de pouvoirs
Fermer les engagements
S'assurer que les documents justificatifs sont complets
Confirmer que les exigences sont satisfaites
S'assurer que le montant à payer ou le prix est raisonnable
S'assurer que l'information concernant le créancier est exacte
S'assurer de l'exactitude du code financier
Vérifier que les règles pertinentes ont été suivies
Vérifier que le solde disponible est suffisant
Preuve d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP
Compte de passifs ou solde des engagements
Données sur les notes de crédit (s'il y a lieu)
Preuve du pouvoir d'engager des dépenses (s'il y a lieu)
Preuve du pouvoir d'effectuer une opération (s'il y a lieu)
Recevoir une demande de paiement
Calculer l'intérêt
Preuve du pouvoir d'engager la dépense
Vérification et attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP
Détails sur l'autorisation et l'authentification électroniques en vertu de l'article 33 de la LGFP
Fichier des demandes de paiement
Gérer la petite caisse8
Nommer ou changer le détenteur ou le dépositaire d'une petite caisse ou d'un fonds de caisse à montant fixe
Effectuer le rapprochement des fonds avec les reçus
Enquêter sur tout déficit de caisse
Autorisation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour établir un fonds de caisse
Document justifiant le pouvoir du détenteur ou du dépositaire (document confirmant le transfert du fonds)
Rapports concernant les déficits de caisse
Gérer (les dépenses relatives à) la réinstallation d'un employé9
Contrôler l'engagement
Autoriser le paiement (article 33, LGFP)
Mettre à jour les dossiers de paiement
Lettre d'offre approuvée, ou un document équivalent (participation des ressources humaines)
Facture du Service central de déménagement
Facture au compte des frais de déplacement du ministère
Facture du fournisseur de services de réinstallation
Facture de l'entreprise de déménagement
Autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP
Dossiers de paiement à jour
8. Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile
Émettre la carte
Recommander la demande pour approbation
Traiter ou approuver la demande de carte
Sécuriser la carte
Réaliser les activités préalables à l'émission
Demande de carte (carte d'achat); formulaire de demande de carte (carte de crédit de parc automobile)
Suivi de la carte
Preuve de formation
Informations relatives à la carte
Formulaire d'acceptation signé
Journal du véhicule (seulement pour la carte de crédit de parc automobile)
Surveiller les cartes
Examiner la carte ou l'utilisation des véhicules
Surveiller l'activité des détenteurs de cartes d'achat
Examiner les notifications et les rapports
Liste des cartes actives
Rapports sur les cartes d'achat et les cartes de parc automobile (aux gestionnaires)
Rapports concernant des problèmes et la résolution de ces problèmes
Notifications et rapports du gestionnaire du parc automobile
Journal du véhicule
Examiner et accepter l'information
Mettre à jour les informations relatives à la carte
État de la carte d'achat ou de parc automobile
Annuler les cartes
Établir les sommes à recouvrer
Détruire la carte
Avis d'annulation ad hoc
Avis envoyé au détenteur de la carte
Relevé de carte
Informations relatives à l'utilisation du parc automobile
Informations relatives aux créances
Gérer le dossier des fournisseurs
Ensemble de données contenues dans le dossier des fournisseurs
Traiter les demandes de création ou de mise à jour d'une fiche fournisseur
Recevoir la demande et les documents justificatifs pour créer ou mettre à jour une fiche fournisseur
Vérifier que la demande a été autorisée par la personne compétente
Procéder à un examen rigoureux de haut niveau afin d'évaluer le caractère raisonnable de la demande
Confirmer le statut du fournisseur dans le dossier des fournisseurs
Établir les exigences concernant les données et les documents justificatifs en fonction de la catégorie de fournisseur
Refuser la demande et en informer le demandeur
Demande relative à une fiche fournisseur et documents justificatifs associés
Approbation de la demande par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère
Analyse des besoins ou des exigences
Liste de demandeurs admissibles
Note ou courriel informant le demandeur
Traiter les demandes de désactivation d'une fiche fournisseur
Recevoir la demande de désactivation d'une fiche fournisseur et les documents justificatifs
Vérifier que la demande a été autorisée par la bonne personne
Confirmer que le fournisseur existe et qu'il n'a pas déjà été désactivé dans le dossier des fournisseurs
Vérifier les soldes impayés, les contrats et les bons de commande
Indiquer les documents justificatifs requis
Valider la demande par rapport aux documents justificatifs
Demande de désactivation d'une fiche fournisseur et documents justificatifs
Approbation de la demande relative à une fiche fournisseur par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère
Délégation ministérielle du pouvoir de signer des documents financiers
Renseignements utilisés pour la vérification, tels que :
Documentation des RH relative au départ d'un employé
Notification de cessation d'emploi d'un employé par les RH
Notification d'un secteur de programme (fermeture du programme)
Rapports de factures en souffrance
Recherches de fournisseurs en double
Notification au fournisseur externe
Procéder à la création, à la mise à jour ou à la désactivation d'une fiche fournisseur
Mettre en œuvre et vérifier la création, la mise à jour ou la désactivation d'une fiche fournisseur dans le dossier des fournisseurs
Vérifier les renseignements pour le traitement en ligne des opérations bancaires (exactitude, exhaustivité et validité)
Informer, au besoin, les parties concernées que le travail a été effectué sur la fiche du fournisseur
Demande relative à la fiche fournisseur approuvée
Documents justificatifs associés
Vérification et attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP
Confirmation du fournisseur que le test de paiement a été réussi
Fichier de retour des paiements du SNP
Documentation justificative pour les renseignements bancaires
Documentation confirmant que la demande a été traitée
Note ou courriel (ex., pour confirmer que la fiche fournisseur a bien été créée)
Planifier l'examen périodique
Créer ou mettre à jour la méthode d'examen périodique et revoir les procédures
Concevoir ou mettre à jour un document de planification de l'examen périodique
Examiner et approuver le document de planification de l'examen périodique
Facteurs pouvant déclencher un examen : activités périodiques de gestion des données ou demande faite après avoir constaté un problème (ex., rapports de vérification interne, réactions d'intervenants à la fiche fournisseur ou autres commentaires)
Examen périodique de l'évaluation des risques par le ministère et documents justificatifs
Commentaires ou réactions des intervenants à la fiche fournisseur
Méthode d'examen périodique et document relatif aux procédures
Document de planification de l'examen périodique
Effectuer l'examen périodique
Rassembler l'information nécessaire pour effectuer l'examen périodique
Documenter et analyser les résultats de l'examen périodique
Réviser, au besoin, les politiques et procédures ministérielles concernant le dossier des fournisseurs
Extraits et rapports de la base de données du dossier des fournisseurs et autres documents des intervenants aux fiches fournisseurs
Analyses et résultats documentés de l'examen périodique
Documentation servant à la mise à jour de la fiche fournisseur
Politiques et procédures ministérielles (révisées) concernant le dossier des fournisseurs
Créer ou mettre à jour, examiner et approuver les plans d'échantillonnage de vérification après paiement
Rassembler l'information nécessaire pour créer ou mettre à jour les plans d'échantillonnage de vérification après paiement
Créer ou mettre à jour les plans d'échantillonnage de vérification après paiement
Réviser les plans d'échantillonnage de vérification après paiement
Approuver les plans d'échantillonnage de vérification après paiement
Plans d'échantillonnage de vérification après paiement, dûment approuvés
Obtenir des ensembles statistiques et prélever des échantillons
Obtenir des ensembles statistiques
Déterminer les documents justificatifs nécessaires à la vérification
Demander les documents justificatifs
Ensembles statistiques utilisés pour les vérifications après paiement
Effectuer la vérification après paiement et documenter les résultats
Obtenir les documents échantillonnés
Effectuer la vérification après paiement
Compiler et documenter les résultats de la vérification après paiement
Valider et approuver les résultats de la vérification après paiement
Échantillons requis tels que : factures, contrats, bons de commande, lettres d'offre ou autres documents justificatifs (reproductions, au besoin)
Résultats documentés de la vérification après paiement, tels que :
feuille d'analyse de la vérification effectuée;
liste de contrôle pour chaque opération vérifiée et les résultats obtenus.
Signaler les erreurs individuelles constatées lors de la vérification après paiement et s'en occuper
Préparer et réviser le signalement des erreurs individuelles
Signaler les erreurs individuelles aux gestionnaires concernés
Corriger les erreurs, s'il y a lieu
Assurer le suivi, s'il y a lieu
Signalement des erreurs individuelles
Analyser les résultats fonctionnels et répétitifs de la vérification après paiement et faire rapport
Analyser les résultats de la vérification après paiement
Établir et documenter les mesures correctives fonctionnelles ou systémiques requises
Établir et recommander des conséquences associées aux erreurs
Concevoir un plan d'action concernant les mesures correctives fonctionnelles ou systémiques requises
Préparer un rapport d'ensemble des résultats
Approuver le rapport d'ensemble des résultats
Diffuser le rapport d'ensemble des résultats
Rapport d'ensemble des résultats, dûment approuvé :
Liste des conséquences associées aux erreurs
Demander des mesures correctives pour les problèmes fonctionnels et répétitifs
Prendre les mesures correctives nécessaires
Assurer le suivi des mesures correctives pour les problèmes fonctionnels et répétitifs
Demande aux intervenants appropriés
Effectuer des activités régulières de rapprochement et de rajustement
Effectuer les rapprochements dans le grand livre général du Receveur général (GLG-RG) et le grand livre du système de paie (GL-SP)
Effectuer les rapprochements dans le système de trésorerie
Effectuer l'analyse des comptes
Enregistrer les rajustements
Détails du système de trésorerie
Rapports au receveur général sur les exceptions
Soldes des comptes de contrôle du SMGF
Donnée de contrôle du GL-SP
Données de contrôle du GLG-RG
Détails des comptes de contrôle du SMGF
Détails du solde des comptes
Détails du compte d'attente
Solde des comptes de l'exercice précédent
Données relatives aux rajustements
Établir et faire connaître l'échéancier de clôture financière interne
Revoir l'échéancier et les directives du receveur général
Préparer l'échéancier de clôture interne
Diffuser l'échéancier de fin de période
Échéancier de clôture interne
Séances d'informations du RG
Exigences du RG concernant la clôture de l'exercice financier
Effectuer les ajustements aux comptes créditeurs
Analyser les engagements
Estimer la valeur des rajustements
Confirmer les ententes interministérielles avec d'autres ministères
Valider le solde des engagements
Ajuster ou fermer les engagements
Données relatives aux comptes créditeurs
Données relatives aux engagements
Données relatives aux contrats
Données relatives à la réception des produits livrables
Données relatives aux ententes interministérielles
Données financières (engagements, dépenses réelles effectuées depuis le début)
Entrée dans le SMGF pour enregistrer les rajustements
Effectuer les rajustements aux comptes débiteurs
Examiner les dispositions financières
Estimer la valeur des recettes réalisées
Confirmer l'entente interministérielle avec les autres ministères
Enregistrer les comptes débiteurs
Examiner l'échéancier des comptes débiteurs externes classés chronologiquement
Estimer la valeur des créances douteuses
Enregistrer les rajustements au compte de réserve pour les créances douteuses
Examiner le solde du produit comptabilisé d'avance
Estimer la valeur des biens et services livrés
Enregistrer le rajustement au solde du produit comptabilisé d'avance
Dispositions relatives au recouvrement des coûts
Documents d'inventaire (le cas échéant)
Documentation relative à l'expédition
Données sur les comptes débiteurs
Échéancier des comptes débiteurs classés chronologiquement
Renseignements sur la solvabilité des clients
Compte de réserve pour les créances douteuses
Documentation relative au dépôt
Documentation relative aux rentrées d'argent
Détails des rajustements
Solde du produit comptabilisé d'avance
Effectuer d'autres ajustements
Déterminer les rajustements reliés à la compensation
Estimer la valeur des rajustements reliés à la compensation
Enregistrer les rajustements reliés à la compensation
Examiner le solde des dépenses payées d'avance
Estimer la valeur des biens ou services consommés
Enregistrer le rajustement au solde des dépenses payées d'avance
Déterminer d'autres rajustements à effectuer
Estimer les autres rajustements à effectuer
Enregistrer les autres rajustements
Solde des dépenses payées d'avance
Échéancier des dépenses payées d'avance
Préparer la balance des comptes et la soumettre au SCGRF
Produire la balance des comptes
Vérifier la balance des comptes pour y détecter des erreurs dans le rapport d'anomalies
Rapprocher le GLG-RG et le GL-SP
Clore la période
Soumettre la balance des comptes au SCGRF
Préparer et soumettre l'attestation de représentation
Attestation de représentation
Compte de contrôle
Données du GL-SP
Données du GLG-RG
Montant des ajustements
Plusieurs activités décrites dans la composante Administration de la paie de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion des ressources humaines. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Gestion des ressources humaines.
Définir les besoins en matière de RH
Veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines.
Déterminer et exercer le pouvoir d'engager la dépense
Déterminer le pouvoir d'engager la dépense au niveau requis
Exercer ou obtenir le pouvoir d'engager la dépense
Demande en RH pour engager des dépenses (description, type de changement ou de service, coûts estimés, quantité, etc.)
Instruments de délégation et preuve d'autorisation
Gérer la disponibilité des fonds
Déterminer la disponibilité des fonds
Donner l'autorisation (article 32 de la LGFP)
Code financier (autorité, objet, sous-programme, centre de responsabilité, etc.)
Enregistrer et mettre à jour les engagements
Dossier sur les engagements
Mettre à jour les prévisions salariales
Tenir à jour les prévisions salariales
Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postes
Gérer les fonctions des RH précédant la paie
Déterminer le pouvoir requis pour effectuer l'opération
Exercer ou obtenir le pouvoir requis pour effectuer l'opération
Exercer ou obtenir le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP
Documents justificatifs relatifs aux employés et aux postes (demande de paiement, lettre d'offre, demande de paiement des heures supplémentaires, etc.)
Autorisation d'engager la dépense
Attestation et pouvoir d'effectuer les opérations en vertu de l'article 34 de la LGFP
Gérer les processus de paie précédant la paie elle-même
Effectuer la vérification des comptes (Rémunération)
Vérifier si les documents justificatifs sont complets
Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement
S'assurer que les renseignements au sujet de l'employé sont exacts
Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés
Demande pour effectuer une opération de paie
Autorisations (engagement de dépenses, engagement de fonds, RH, opération)
Recevoir la demande pour effectuer une opération de paie
Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (électroniquement ou manuellement)
Demande pour effectuer une opération de paie, dûment approuvée
Émettre le paiement
Note : la plupart des étapes du processus « émettre le paiement » ne font pas partie de cet OGE, car ils relèvent de Services publics et Approvisionnement Canada, et non de chacun des ministères
Arrêter le paiement
Rapport des données de contrôle de la paie
Rapport du solde du compte de contrôle
Rapport des écritures de journal
Fichier d'extraits des dépenses détaillées
Arrêt de paiement au moyen d'une interception ou d'une révocation
Gérer les activités postérieures à la paie
Distribuer les chèques et les talons
Enregistrer l'opération de paie
Enregistrer les autres opérations salariales
Émission des paiements approuvée (registre de paie)
Fichier des dépenses détaillées
Totaux des comptes de contrôle de la paie du gouvernement du Canada (balance des comptes)
Données et documents justificatifs concernant la paie et les autres opérations salariales
Effectuer la vérification des comptes
Vérifier que le code financier est correct
Vérifier l'exactitude de la transaction
Vérification effectuée en vertu de l'article 34 de la LGFP
Autorisations (engagement de la dépense, engagement des fonds, RH, opération)
Demande d'exécution d'une opération de paie
Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des subventions et des contributions de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Paiements de transfert. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Paiements de transfert.
Déterminer le pouvoir approprié d'engager la dépense
Instruments de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation
Demande d'accord de financement (s'il y a lieu)
Établir la disponibilité des fonds
Autoriser (article 32)
Refuser les propositions ou les modifications
Autorisation en vertu de l'article 32
État de la notification d'adhésion
Formaliser l'accord de financement ou la modification à l'accord de financement
Effectuer ou mettre à jour une évaluation de risques du bénéficiaire
Obtenir l'approbation du ministre pour les exceptions aux modalités de l'accord
Préparer l'accord de financement ou une modification à l'accord de financement
Réviser l'accord de financement ou la modification à l'accord et le dossier justificatif
Exercer ou obtenir le pouvoir et l'approbation concernant l'accord de financement ou la modification à l'accord de financement
Mettre à jour les informations concernant l'accord de financement
Satisfaire aux exigences en matière de divulgation
Accords de financement ou modifications aux accords de financement dûment signés et approuvés
Évaluation de risques des bénéficiaires
Autres informations pertinentes pour évaluer les risques
Effectuer la vérification et l'attestation pour les subventions en vertu de l'article 34
S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes
Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont satisfaites
S'assurer que le code financier est correct
Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés
Effectuer la vérification et l'attestation pour les contributions en vertu de l'article 34
Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont respectées
Vérifier les documents justificatifs fondés sur le risque
Effectuer la vérification et l'attestation pour les avances sur les contributions en vertu de l'article 34
Confirmer le montant de l'avance
S'assurer que tous les critères pour l'avance sont respectés
Effectuer la vérification et l'attestation pour les demandes de paiement reliées aux avances sur les contributions en vertu de l'article 34
Enregistrer la demande de paiement
Établir le solde dû au bénéficiaire ou par le bénéficiaire
Autoriser la demande de paiement
Accorder une avance sur les frais
Effectuer la vérification et l'attestation pour les progrès réalisés et les paiements d'étape en vertu de l'article 34
Enregistrer les progrès réalisés et les paiements d'étape
Valider les dépenses et rapprocher les paiements totaux
Exercer ou obtenir le pouvoir
Documents justificatifs pour les progrès réalisés et les paiements d'étape
Documents justificatifs pour la demande
Exercer le pouvoir de payer en vertu de l'article 33
Fournir l'attestation en vertu de l'article 33 (incluant la clé AAE)
Soumettre la demande de paiement à SPAC
Instruments de délégation de pouvoir et preuve d'autorisation :
Données sur l'accord de financement
Émettre le paiement (Receveur général)
Télécharger le fichier de retour
Paiement au fournisseur
Percevoir les paiements en trop
Enregistrer les montants à recevoir
Déterminer la méthode de recouvrement et en informer le bénéficiaire
Enregistrer les montants à recevoir/ sommes exigées
Documents justificatifs pour le recouvrement
Inscription des montants à recevoir
Gérer le recouvrement des contributions remboursables
Surveiller le calendrier de remboursement
Surveiller les conditions de remboursement
Informer le bénéficiaire
Compenser les montants à recevoir par les sommes exigées
Enlever les montants à recevoir sous condition
Accord sur le financement remboursable
Documents justificatifs du bénéficiaire
Notification écrite ou facture
Résilier l'accord de financement
Évaluer l'impact financier
Préparer, approuver et envoyer une lettre de résiliation ou un accusé de réception (hors portée)
Mettre à jour les informations relatives à l'accord de financement
Lettre de résiliation ou lettre d'accusé de réception signée
Accord de financement à jour
Planifier la vérification des bénéficiaires
Évaluer les sources optionnelles d'assurance
Mettre à jour le plan de vérification du bénéficiaire (au niveau du programme)
Mettre à jour le plan de vérification du bénéficiaire (au niveau du ministère)
Se coordonner avec d'autres programmes ou ministères pour planifier une vérification
Mettre à jour et faire connaître le plan de vérification en fonction du risque aux parties concernées
Plan de vérification du bénéficiaire en fonction du risque, dûment approuvé (au niveau du programme)
Plan de vérification du bénéficiaire en fonction du risque, dûment approuvé (au niveau du ministère)
Effectuer la vérification des bénéficiaires
Établir le niveau d'assurance requis
Déterminer la portée, les normes et critères de la vérification du bénéficiaire
Choisir un vérificateur indépendant
Préparer une note de service concernant le plan de vérification du bénéficiaire
Informer le bénéficiaire qu'il fera l'objet d'une vérification
Surveiller l'avancement des travaux de vérification du bénéficiaire
Discuter du rapport préliminaire de vérification du bénéficiaire et de ses conclusions
Communiquer les résultats de la vérification au bénéficiaire et aux parties concernées
Note de service concernant le plan de vérification du bénéficiaire
Documentation du niveau d'assurance
Portée, normes et critères de la vérification du bénéficiaire
Entente signée portant sur les services de vérification du bénéficiaire
Documents de travail pour la vérification du bénéficiaire
Rapport final de vérification du bénéficiaire
En ce qui concerne les RDVO associées à l'embauche d'un vérificateur indépendant, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.
Établir des dispositions financières
Recevoir la demande d'établissement de dispositions financières
Accepter la demande et en définir les exigences
Établir les conditions des dispositions financières
Préparer les documents relatifs aux dispositions financières
Demande (description générale, type de bien ou de service; coût estimé, quantité, etc.)
Documents relatifs aux dispositions financières
Gérer le risque de crédit associé au client
Procéder à l'évaluation du risque de crédit
Obtenir l'autorisation d'accorder du crédit
Préparer la documentation relative au crédit et le dossier de crédit
Réviser les conditions
Documents relatifs à l'évaluation du crédit
Demande (description, type de bien ou de service; coût estimé, quantité, travail à réaliser et spécifications techniques, étapes et dates de livraison, etc.)
Conditions révisées
Documentation relative au crédit
Valider et approuver les documents relatifs aux dispositions financières
Exercer le pouvoir ministériel ou obtenir l'approbation
Annuler les dispositions financières
Modifier les documents relatifs aux dispositions financières
Obtenir l'approbation du client
Modifications aux dispositions financières
Version définitive et approuvée des dispositions financières
Transférer l'opération au service Facturation et comptes débiteurs
Préparer la demande de facturation
Approuver la demande de facturation
Faire le suivi des demandes de facturation (pour l'exhaustivité du traitement)
Demande de facturation approuvée
Préparer la facture ou la note de crédit
Valider la demande de facturation par rapport aux dispositions
Préparer et vérifier la facture ou la note de crédit
Revoir et approuver la facture ou la note de crédit
Annulation de la part du client / demande de remboursement
Autre notification de besoin pour la note de crédit
Facture ou note de crédit envoyée au client
Preuve du processus de révision et d'approbation
Enregistrer le compte débiteur
Inscrire l'écriture du compte débiteur
Vérifier l'écriture (ex., validité, exhaustivité, exactitude, y compris le code)
Effectuer ou vérifier les rajustements
Inscription de la somme due
Traiter les encaissements ou les chèques
Fournir une confirmation de paiement au client
Garder en lieu sûr les reçus et les documents justificatifs
Enregistrer les recettes ou mettre à jour le compte débiteur
Préparer le dépôt / remplir le bordereau de dépôt
Enregistrer le dépôt / procéder à la clôture de fin de journée et au rapprochement quotidien
Déposer les recettes dans une institution financière
Encaissements et chèques avec les documents justificatifs
Confirmation du paiement effectué par le client
Inscription comptable de la recette ou du compte débiteur actualisé
Bordereau de dépôt tamponné
Dossier détaillé de dépôt du Receveur général
Documents de confirmation (ex., reçu de caisse, etc.)
Documents relatifs au compte débiteur
Documents relatifs aux recettes (ex., registre de caisse, etc.)
Documents relatifs aux dépôts
Rapprochement quotidien des dépôts
Traiter les recettes électroniques et les remises des tiers fournisseurs de services
Le tiers fournisseur traite les recettes / acceptation des cartes (hors portée)
Le tiers fournisseur dépose les fonds dans le Trésor public (hors portée)
Recettes traitées par le tiers fournisseur : valider l'information sur les remises par secteur de programme
Recettes traitées par le tiers fournisseur : enregistrer ou ajuster la recette, le dépôt ou le compte débiteur
Carte de crédit ou de débit : le ministère traite l'opération effectuée par carte de crédit ou de débit
Carte de crédit ou de débit : confirmer le paiement au client
Le tiers fournisseur obtient les fonds et les dépose dans une institution financière (hors portée)
Carte de crédit ou de débit : enregistrer les recettes / procéder à la clôture de fin de journée et au rapprochement quotidien
Paiement préautorisé : le ministère crée un dossier de paiement préautorisé
Paiement préautorisé : enregistrer les recettes/dépôts; mettre à jour le compte débiteur dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel, s'il y a lieu
Paiement préautorisé : créer le fichier de demande dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel; l'envoyer au Système normalisé des paiements
Paiement préautorisé : ajuster l'information relative aux paiements préautorisés; traiter et nettoyer le fichier des entrées rejetées
Recettes électroniques, remises des tiers fournisseurs de services
Documents relatifs aux recettes
Information relative aux remises
Documentation relative à la confirmation de paiement au client
Dossier de paiement préautorisé
Dossier des commandes du système normalisé des paiements
Documentation relative aux dépôts
Fichier des déclarations rejetées du système normalisé des paiements
Rapprocher les dépôts
Effectuer un rapprochement et repérer les écarts entre le dépôt et le fichier des dépôts du Système bancaire du gouvernement
Enregistrer l'écriture des rajustements approuvée
Revoir et approuver le rapprochement
Fichier des dépôts du Receveur général
Liste ou rapport des dépôts du Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Informations relatives aux remises effectuées par les tiers fournisseurs
Écriture de journal et documents justificatifs
Remise pour chèque sans provision et documents de l'institution financière
Établir le code financier et la comptabilisation des revenus
Établir le code financier
Analyser les critères de comptabilisation des revenus
Dans certains cas particuliers : confirmer le respect des autorisations et des conventions comptables pertinentes ou les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (fonds renouvelables, crédit net/revenus disponibles, comptes à fins déterminées, produit de l'intérêt)
Pour les revenus reportés : établir le code financier et enregistrer l'écriture
Suivre le solde du revenu reporté
Écriture comptable non requise : établir seulement le code financier
Pour les revenus réalisés : établir le code financier et enregistrer l'écriture
Dispositions financières approuvées
Documents justificatifs accompagnant la facture ou le compte débiteur
Fichier ou renseignements sur les recettes et les remises, données du fichier des dépôts du Système bancaire du gouvernement
Documents relatifs à l'écriture comptable
Documents relatifs aux remises
Solde des comptes dans le grand livre
Confirmer le besoin d'un règlement interministériel (RI) (demande de biens ou de services; demande de virement de fonds; demande de recouvrements de fonds)
Réservé au débiteur : confirmer que la demande de RI respecte le mandat ou les exigences prévues par la loi
Examiner la demande et définir les conditions générales du RI
Réservé au débiteur : déterminer et exercer ou obtenir le pouvoir nécessaire pour engager la dépense
Demande de règlement interministériel (RI)
Demande d'entente administrative présentée par un autre ministère
Demande de biens et de services
Documentation relative aux exigences générales et aux pouvoirs liés à l'établissement d'un RI
Demande ou entente en matière de ressources humaines (description générale, objet et type d'opération de RI, date(s) d'échéance, coût estimé, facturation, quantité, etc.)
Instrument de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation
Établir les modalités avec l'autre ministère
Déterminer les modalités de l'opération (ex., caractéristiques, coûts, documents justificatifs requis, initiateur de l'opération, etc.)
Réservé au débiteur : déterminer si des fonds sont disponibles
Réservé au débiteur : approuver l'opération en vertu de l'article 32 de la LGFP
Réservé au débiteur : enregistrer ou mettre à jour l'engagement
Réservé au débiteur : obtenir les données et les codes du RI/codes financiers; les inclure dans les modalités écrites
Confirmer les modalités (exactitude, validité et exhaustivité)
Modalités écrites avec l'autre ministère
Obtenir et confirmer le pouvoir ou l'autorisation du ministère
Déterminer le pouvoir ou l'autorisation ministériels requis
Donner ou obtenir le pouvoir ou l'autorisation ministériels requis
Détails de l'opération de RI approuvée et signée
Procéder au traitement, par le ministère émetteur créancier, d'une opération de RI lancée par le ministère créancier
Créer une facture et vérifier les données, notamment les codes RI et le code financier
Envoyer une facture au ministère destinataire débiteur
Créer une demande de RI pour le SNP-RI
Appliquer la clé d'autorisation et d'authentification électroniques
Demande de note de crédit par un autre ministère
Fichier de retour/avis de RI
Demandes de facturation (s'il y a lieu)
Demande de RI
Instrument de délégation de pouvoirs ou preuve d'autorisation
Procéder au traitement, par le ministère destinataire débiteur, d'une opération de RI lancée par le ministère créancier
Télécharger les fichiers dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Surveiller les opérations de RI en attente d'approbation dans le SNP-RI
S'assurer que la documentation justificative est complète et que les détails de l'opération de RI sont respectés
S'assurer que le code financier est bon
Mettre à jour ou fermer l'engagement
Documentation prouvant que les biens ou les services ont été reçus ou que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée
Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée
Preuve tangible de la vérification des comptes
Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités).
Instrument de délégation des pouvoirs ou preuve d'autorisation
Pouvoir ministériel ou autorisation ministérielle
Pouvoir d'engager la dépense
Données financières (budget, engagements, cumulatifs)
Données relatives à la réception des biens
Procéder au traitement, par le ministère émetteur débiteur, d'une opération de RI lancée par le ministère débiteur
Vérifier si la documentation justificative est complète et si les détails de l'opération de RI sont respectés
S'assurer que le code financier et les codes de RI sont bons
Résoudre les écarts s'il y a lieu
Créer une demande de paiement de RI
Attester l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant l'AAE)
Présenter la demande de paiement au Receveur général (SNP-RI)
Données relatives à l'acceptation des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée
Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités)
Demande de paiement (incluant les détails du paiement)
Preuve d'attestation et de vérification prévues à l'article 34 de la LGFP
Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP (signature)
Détails de l'Autorisation et authentification électroniques en vertu de l'article 33 de la LGFP
Demande de paiement approuvée incluant les détails du paiement
Dossier de demande (SNP-RI)
Procéder au traitement, par le ministère destinataire créancier, d'une opération de RI lancée par le ministère débiteur
Surveiller et liquider les éléments du compte d'attente des RI
Analyser les éléments du compte d'attente
Liquider le compte d'attente
Les documents justificatifs sont conservés afin de créer une piste de vérification de la façon dont l'élément du compte d'attente de RI a été éliminé
Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables, ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée
Codage des RI
Donnée de l'autre ministère
Documents justificatifs concernant les rajustements
Analyser les problèmes avec l'autre ministère
Discuter avec l'autre ministère des moyens d'éliminer les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI
Obtenir les informations nécessaires pour expliquer les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI au terme d'une discussion entre les cadres dirigeants
Tenter de résoudre les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI au terme d'une discussion entre les cadres dirigeants
Préparer une nouvelle opération de RI à traiter (y compris les notes de crédit)
Annuler l'opération de RI initiale en appliquant la fonction de contestation (selon l'entente avec l'autre ministère)
Rajuster l'opération de RI inscrite dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel
Confirmation de l'entente sur les points litigieux de l'opération de RI
Rajustements comptables
Remises de taxes (taxe sur les produits et services, taxe de vente harmonisée)
Note d'information sur les principaux points en litige
Documents justificatifs à l'appui de la nouvelle opération de RI
Contester une opération de RI
Enclencher, du côté du ministère, la contestation du RI au moyen de la méthode sélective du SNP-RI
Poursuivre les discussions entre ministères et cadres dirigeants s'il y a lieu
Ne pas approuver l'opération de RI en attente dans le SNP-RI durant la période prescrite de 15 jours ouvrables
Confirmation par l'autre ministère de la contestation du RI
Confirmation de l'entente sur les points litigieux de l'opération de RI (par la contestation de l'opération de RI initiale ou par des discussions ultérieures)
Autres documents justificatifs connexes
Enregistrer l'opération de RI dans le compte approprié
Confirmation de l'entente pour résoudre les points litigieux relatifs à l'opération de RI
Données de la facture ou de la note de crédit
Code du RI
Document original des détails de l'opération de RI approuvée, incluant les modalités.
Autres documents justificatifs relatifs à l'écriture ou au rajustement manuel
Répertorier les comptes débiteurs en fonction des conditions établies
Faire le suivi des dates d'échéance de paiement
Suivre les relations avec le débiteur
Retracer et confirmer le montant et les détails des comptes en souffrance
Calculer les intérêts s'il y a lieu
Préparer et vérifier le rajustement ou la note de crédit
Enregistrer le rajustement ou la note de crédit approuvée
Prioriser et planifier les activités de recouvrement
Rapport chronologique des comptes débiteurs ou relevés de compte
Relevés de compte expédiés au débiteur, s'il y a lieu
Documents relatifs aux encaissements
Documents relatifs aux comptes débiteurs
Facture (ex., date, montant)
Écriture au journal et documents justificatifs
Rapport des comptes créditeurs précisant le montant dû au client (pour les cas de compensation)
Informer le débiteur du montant en souffrance et procéder au recouvrement
Prendre contact avec le débiteur
Trouver la raison du non-paiement du compte
Modifier la cote de crédit du débiteur, si nécessaire
En cas d'erreur lors de la facturation :
Produire et vérifier le rajustement ou la note de crédit, si nécessaire
Le débiteur est disposé à payer :
Établir de nouvelles modalités de paiement
Informer le débiteur par écrit d'un possible arrangement de compensation
Obtenir l'approbation des parties concernées pour un arrangement de compensation
Appliquer la compensation au solde du compte débiteur
Faire réviser et approuver par les parties concernées toutes les modalités et le calendrier de paiement
Le débiteur refuse de payer :
Évaluer la recouvrabilité du compte et décider des activités de recouvrement ou de suppression du compte débiteur, selon le cas
Appels téléphoniques, lettres de relance, courriels, relevés de compte
Renseignements concernant le débiteur et documents justificatifs
Documents de dépôt
Document relatif aux dispositions financières modifié
Méthodes de paiement révisées
Document écrit concernant un possible arrangement de compensation
Document écrit précisant les modalités et procédures de compensation
Informations sur les comptes en souffrance à la fin de la période
Relevés retournés par le débiteur
Informations sur le recouvrement par des tiers (ex., coût, calendrier, rôles et responsabilités)
Gérer les agences de recouvrement de tierce partie
Évaluer la nécessité de mettre à jour ou de modifier les activités de recouvrement
Rapport chronologique des comptes débiteurs
Rapports d'étape des activités de recouvrement
Facture de l'agence de recouvrement pour honoraires et tarifs
Information de l'agence de recouvrement sur les comptes débiteurs en souffrance à la fin de la période et ses recommandations concernant les radiations
Gérer les actions juridiques
Définir et discuter des actions juridiques proposées
Obtenir toutes les autorisations requises pour entamer ou poursuivre une action juridique
Suivre les effets de l'action juridique sur les comptes en souffrance
Évaluer la pertinence de poursuivre les actions juridiques
Correspondance avec le débiteur
Documents justificatifs sur la situation et les antécédents du débiteur
Demande d'action juridique ou documents justificatifs à cet effet
Rapport d'étape des activités de recouvrement par des tiers
Information des tiers sur les comptes débiteurs en souffrance à la fin de la période
Entente de règlement à l'amiable (si la poursuite est maintenue)
Documents de la cour (si la poursuite est maintenue)
Délégation de pouvoirs financiers ou preuve d'autorisation
Recommandation ou autorisation des services juridiques du ministère d'entreprendre une action en justice
Modalités d'une entente à l'amiable
Montants reçus du débiteur
Analyse coûts-bénéfices (frais de litige versus recouvrement)
Voir aussi l'OGE Services juridiques.
Gérer les radiations, les remises et les renonciations
Identifier les comptes débiteurs irrécouvrables
Pour la renonciation et la remise de dettes :
Procéder à une évaluation préliminaire en vue d'une possible remise ou renonciation (incluant une renonciation aux intérêts)
Préparer la proposition de remise ou de renonciation et la faire approuver
Pour la radiation :
Procéder à une évaluation préliminaire des critères à respecter pour une radiation de créance
Préparer la documentation requise pour la proposition de radiation
Demander au comité d'examen ministériel d'évaluer la proposition
Pour une renonciation, une remise de dette ou une radiation de créance :
Préparer une présentation au Conseil du Trésor et obtenir l'approbation ministérielle
Faire examiner et approuver par le ministre ou le représentant autorisé, selon le cas
Enregistrer l'écriture comptable
Vérifier cette écriture (validité, exhaustivité, exactitude, code, etc.)
Rapport des activités de recouvrement par un tiers
Renseignements et antécédents du débiteur
Analyse, documents justificatifs et conditions des renonciations ou des remises
Document du règlement à l'amiable (y compris les modalités de paiement)
Documentation pour le comité d'examen des radiations de comptes débiteurs
Projet de présentation au Conseil du Trésor pour une autorisation de radiation
Autres analyses et documents justificatifs concernant la radiation
Recommandation du comité d'examen des radiations de comptes débiteurs
Présentation au Conseil du Trésor concernant une proposition de remise ou de renonciation (revue et approuvée par le ministère)
Recommandation ministérielle d'approuver la radiation, la remise ou la renonciation
Analyse et documents justificatifs de la remise, de la renonciation ou de la radiation
Document d'approbation du ministre ou délégation de pouvoir de procéder à la radiation
Approbation par le Conseil du Trésor, le gouverneur en conseil ou le Parlement
Document ministériel d'approbation de la remise ou de la renonciation
Document d'écriture comptable
Voir aussi l'OGE Présentations au Conseil du Trésor.
Gérer le fichier maître des clients
Ensemble des données du fichier maître des clients
Traiter une demande de création ou de mise à jour d'une fiche client
Recevoir la demande et les documents justificatifs pour la création ou la mise à jour d'une fiche client
Vérifier que la demande a bien été approuvée par la personne compétente
Confirmer le statut de client dans le fichier maître des clients
Déterminer les données et les documents justificatifs requis selon la catégorie de client
Valider cette demande au vu des documents justificatifs
Refuser la demande et en informer le demandeur, au besoin
Demande concernant une fiche client, approuvée par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère
Document d'autorisation financière ministérielle
Autres sources indépendantes d'information : vérification du code postal, dossier d'une institution financière, correspondance avec le demandeur, note de service, changement de nom légal et autres documents juridiques
Note de service ou courriel pour informer le demandeur
Traiter une demande de désactivation d'une fiche client
Recevoir la demande de désactivation d'une fiche client et les documents justificatifs
Confirmer que le client existe et qu'il n'a pas déjà été désactivé dans le fichier maître des clients
Vérifier les soldes impayés, les dispositions financières et les bons de commande
Demande de désactivation d'une fiche client
Demande concernant une fiche client, acceptée et approuvée par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère
Liste établie des demandeurs admissibles
Documentation des RH relative au départ d'un employé qui réclame un montant à la Couronne
Rapports des factures en souffrance
Recherche de clients en double
Note de service ou courriel pour informer le demandeur, incluant les raisons d'un refus
Procéder à la création, à la mise à jour ou à la désactivation d'une fiche client
Mettre en œuvre et vérifier la création, la mise à jour ou la désactivation de la fiche client dans le fichier maître des clients
Informer, au besoin, les intervenants que le travail a été effectué sur la fiche client
Demande approuvée de mise à jour ou de désactivation des fiches clients à la suite de l'examen périodique par le ministère
Documents justificatifs associés (prouvant que la demande a été traitée)
Note de service ou courriel (ex., pour informer le demandeur que la fiche client a été créée)
Planifier un examen périodique
Informations nécessaires à l'évaluation périodique des risques ou des enjeux concernant le fichier maître des clients, incluant :
les commentaires et rétroactions des intervenants à la fiche client
Document de planification de l'examen périodique et procédures d'examen approuvés
Évaluation des risques de l'examen périodique du ministère
Examiner et approuver la mise à jour ou la désactivation d'une fiche client
Réviser, au besoin, les politiques et procédures ministérielles concernant le fichier maître des clients
Documents de l'examen périodique et autres informations pertinentes, pouvant comprendre :
des extraits et des rapports du fichier maître des clients et d'autres documents d'intervenants à la fiche client
Document de planification de l'examen périodique approuvé, comprenant l'évaluation des risques et les procédures d'examen
Demande approuvée de mise à jour ou de radiation de fiches clients, ainsi que les documents justificatifs
Politiques et procédures ministérielles actualisées concernant le fichier maître des clients
Résultats et analyses documentés des examens périodiques
Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des autres immobilisations de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services du matériel. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services du matériel.
Créer ou mettre à jour la fiche d'immobilisations
Voir l'OGE Services du matériel.
Calculer l'amortissement mensuel
Vérifier la vraisemblance du montant de cet amortissement
Corriger le montant
Enregistrer l'écriture de journal
Montant d'amortissement (mettre à jour le registre des actifs)
Effectuer l'analyse périodique des immobilisations en construction (IEC)
Effectuer le décompte périodique des immobilisations physiques
Voir l' OGE Services du matériel.
Procéder à l'évaluation périodique des immobilisations
Procéder à l'aliénation de l'immobilisation
Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des biens mobiliers de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services immobiliers. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services immobiliers.
Créer ou mettre à jour la fiche des biens mobiliers
Voir l'OGE Services immobiliers.
Écriture de journal :
Tous les coûts (incluant les ajouts et les coûts de mise en service)
Montant de l'amortissement pour la période
Effectuer l'analyse périodique des biens mobiliers en construction
Effectuer le décompte périodique des biens mobiliers physiques
Veuillez consulter l'OGE Services immobiliers.
Procéder à l'évaluation périodique des biens mobiliers
Procéder à l'aliénation des biens mobiliers
Engager le processus de gestion des dépenses
Confirmation que l'argent a bien été déposé
Plan des immobilisations approuvé par le Conseil du Trésor
Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des inventaires de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services du matériel. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services du matériel.
Enregistrer les inventaires non associés à une production
Enregistrer l'écriture de journal (pour un processus permanent)
Enregistrer les inventaires associés à une production
Calculer les heures travaillées, les frais indirects et les coûts afférents
Données concernant les achats (factures, fournisseurs, bons de commande, contrats, informations relatives aux garanties, etc.) reliés aux coûts afférents directement associés à la production des inventaires
Feuilles de temps codifiées par rapport à une production spécifique
Calcul du travail, des frais indirects et des coûts afférents
Enregistrer l'épuisement des stocks
Information concernant l'épuisement des stocks
Information concernant les inventaires
Enregistrer les radiations d'inventaires
Enregistrer les radiations dans le registre d'inventaire
Enregistrer les ventes ou les transferts d'inventaires interministériels
Procéder à l'inventaire des stocks et enregistrer les rajustements
Enregistrer les transferts d'emplacement des stocks (si des rajustements doivent être apportés aux livres comptables à la suite d'un transfert)
Ce tableau montre la correspondance existant entre les regroupements de services décrits dans le Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution (2015) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les domaines identifiés dans l’Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière (POGF) du Bureau du contrôleur général et les processus opérationnels utilisés dans les POGF et le présent OGE.
Regroupements de services internes du SCT
Domaines identifiés dans l’initiative des POGF
Processus opérationnels décrits dans l’initiative des POGF
Gestion de la planification et de la budgétisation
Gestion des prévisions et de l’examen budgétaires
Voir l’OGE Services de gestion et de surveillance pour les RDVO associées à la « présentation d'information financière dans les rapports organisationnels, y compris les Comptes publics ».10
Dépenses et comptes créditeurs
Gestion du plan comptable ministériel
Gestion de la délégation des pouvoirs financiers
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement
Gestion des autres paiements
Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile
Gestion du dossier des fournisseurs
Gestion de la vérification après paiement
Gestion de la clôture financière
Interactions Ressources humaines et Finances
Administration de la paie (Interactions entre les RH et les finances)
(Programme associé)
Gestion des revenus, des comptes débiteurs et des recettes
Gestion des règlements interministériels
Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance
Gestion du fichier maître des clients
Interactions Finance et Matériel
Gestion des autres immobilisations
Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution, SCT, 2015.
Politique sur le contrôle interne, SCT, 2009.
Secrétariat du Conseil du Trésor, Directive sur l'inscription des opérations financières dans les comptes du Canada, 2009, Annexe.
Secrétariat du Conseil du Trésor, Directive sur la vérification des comptes (2009).
Secrétariat du Conseil du Trésor, Norme relative au fichier client, Annexe A.
Secrétariat du Conseil du Trésor, Norme comptable du Conseil du Trésor 3.4 – Stocks (2002).
Footnote 7/dt>
Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C., 1985, ch. 1 [5e suppl.]) (article 230).
Directive sur les avances comptables, SCT, 2009.
Annexe F. Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.3 Gestion des autres paiements v1.1, 2013-05-30, p. 86.

References: l'article 33
 l'article 230
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 32
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 32
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 33