Source: http://www.dt.gob.cl/m/1620/w3-article-103586.html
Timestamp: 2017-11-24 09:32:14+00:00

Document:
Concordancias3 / ordinario 2440 de 04.07.2014
Índice Materias únicas / documentación electrónica
Descriptores / Documentacion laboral. Centralizacion electronica. Documentos susceptibles de suscribirse electrónicamente.
documentacion laboral, centralizacion electrónica, documentos susceptibles suscribirse electronicamente,
K1453 (319) 2014
ORD.: Nº 2440 /
MAT.: Documentacion laboral. Centralizacion electronica. Documentos susceptibles de suscribirse electronicamente.
2) Instrucciones de 09.04.2014, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Correo electrónico de 10.03.2014, de Sr. Patricio Gajardo Mondaca.
4) Comparecencia personal de 06.03.2014, de Sr. Patricio Gajardo Mondaca.
5) Presentación de 06.02.2014, de Sr. Patricio Gajardo Mondaca, en representación de empresa Comercial MC2g Consultores Ltda.
A : SR. PATRICIO GAJARDO MONDACA
EMPRESA COMERCIAL MC2G CONSULTORES LTDA.
SAN PABLO Nº1353
Mediante su presentación de antecedente 5), complementada mediante correo electrónico y comparecencia personal de antecedentes 3) y 4), respectivamente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto del sistema informático que presenta, el cual permitiría a sus usuarios generar, almacenar, gestionar, firmar y remitir documentación laboral electrónica.
Señala asimismo, que documentos pueden ser rubricados electrónicamente por el sistema en consulta.
De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir que la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:
Analizada la información tenida a la vista para la confección del presente informe, cabe concluir que el sistema propuesto en la especie, cumple con los requisitos precitados, por lo que da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967 y, en consecuencia, resultará jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo a las empresas que incorporen el software por el que se consulta.
Es del caso indicar que este Servicio, mediante dictamen Nº3170/063, de 05.08. 2011, cuya copia se adjunta para su mejor comprensión, se ha pronunciado respecto de la negativa de un trabajador a firmar el contrato de trabajo a través de medios electrónicos, estableciendo que:
"...si un dependiente se negare a suscribir a través de medios electrónicos su contrato de trabajo, el empleador deberá proceder de acuerdo a lo prescrito en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:
"Si el trabajador se negare a firmar, el empleador enviará el contrato a la respectiva Inspección del Trabajo para que ésta requiera la firma. Si el trabajador insistiere en su actitud ante dicha Inspección, podrá ser despedido, sin derecho a indemnización, a menos que pruebe haber sido contratado en condiciones distintas a las consignadas en el documento escrito."
El mismo pronunciamiento agrega que: "...al no existir una disposición que regule la materia consultada para el caso de la documentación electrónica, debe necesariamente recurrirse al procedimiento señalado en el precitado inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, para lo cual el empleador deberá necesariamente generar una copia en papel del documento a firmar, a fin de remitirlo a la Inspección del Trabajo que corresponda."
En relación con lo anterior, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:
Conforme a lo señalado, forzoso es convenir que la forma y los medios en que se proceda a formalizar la existencia de la convención, en nada altera la naturaleza consensual del contrato en comento y, por ende, en tanto dicha escrituración contenga las menciones mínimas establecidas en el artículo 10 del Código del Ramo, resultará irrelevante que el instrumento se suscriba en soporte de papel o electrónico, siempre que aquellos no impidan el otorgamiento del ejemplar del contrato de trabajo que el dependiente requiere mantener en su poder.
De esta suerte, y considerando que la voluntad puede ser manifestada de múltiples formas, resultará irrelevante que ella se exteriorice por medios electrónicos, mecánicos u otros, para dar origen a una relación laboral regida por el artículo 7º del mismo cuerpo legal.
Lo señalado es consecuencia de que la relación laboral es la que genera efectivamente derechos y obligaciones entre las partes y constituye en nuestra normativa una manifestación del principio de primacía de la realidad, conforme al cual deberá estarse a la realidad de los hechos por sobre lo que indiquen los documentos, al momento de analizar si estamos en presencia o no de una relación laboral.
De la norma legal transcrita, es posible apreciar que las modificaciones que las partes acordaren introducir a un contrato de trabajo, pueden plasmarse al dorso del mismo instrumento o bien "en documento anexo," pudiendo este último tener carácter electrónico, interpretación concordante con lo dispuesto en el inciso final del artículo 1º de la Ley Nº19.799, referido, entre otros, al principio de equivalencia del soporte.
La doctrina expuesta se encuentra en armonía con lo señalado por este Servicio mediante dictamen N°3161/064, de 29.07.2008.
Del inciso 1º del precepto legal transcrito, es dable colegir que el legislador ha exigido como excepcional medida de publicidad que el reglamento interno sea "fijado, a lo menos, en dos sitios visibles del lugar de las faenas...".
Ahora bien, a fin de determinar el correcto sentido y alcance del vocablo "fijar", resulta pertinente recurrir a la conceptualización que de él realiza el Diccionario de la Real Academia Española.
En tal contexto, debe indicarse que conforme a dicho texto, la tercera acepción del verbo fijar es "Pegar con engrudo o producto similar", señalando como ejemplo de la acción descrita "Fijar en la pared anuncios y carteles."
Atendido lo precedentemente expuesto, no cabe sino concluir, que la medida de publicidad consignada en el inciso 1º del artículo 156 del Código del Trabajo, no puede ser cumplida mediante medios electrónicos, dado que el legislador ha exigido específicamente la publicación del texto del reglamento interno en las condiciones que el mismo precepto establece.
Por otro lado, el inciso 1º de la disposición en examen ordena, asimismo, al empleador, entregar una copia del citado reglamento interno a los sindicatos, al delegado del personal y a los Comités Paritarios existentes en la empresa. Sobre la materia, es dable estimar que dicha copia puede ser entregada en formato electrónico toda vez que el legislador, en esta oportunidad, no ha señalado norma de excepción que restrinja el soporte del documento al formato de papel.
Finalmente, debe indicarse que el inciso 2º de la norma en comento exige, para asegurar el conocimiento de los trabajadores, que les sea entregada gratuitamente una copia impresa que contenga en un texto el reglamento interno de la empresa y el reglamento a que se refiere la Ley Nº16.744.
Como puede apreciarse, el legislador ha exigido explícitamente en este último caso que el documento sea entregado en soporte de papel, obligación que no puede ser cumplida en forma alternativa por la vía electrónica.
"El reglamento interno deberá contener, a lo menos, las siguientes disposiciones:...
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema propuesto por la empresa Comercial MC2g Consultores Ltda., cumple con los requisitos indicados en el presente informe por lo que resultará jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo a las empresas que incorporen el software por el que se consulta.

References: artículo 31
 artículo 31
 artículo 9
 artículo 9
 artículo 10
 artículo 7
 artículo 1
 artículo 156