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CONCEJO MUNICIPAL DE SOPO VISION CON CAPACIDAD DE GESTION Nit - PDF
CONCEJO MUNICIPAL DE SOPO VISION CON CAPACIDAD DE GESTION Nit
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Francisco Javier Zúñiga Romero
1 ESTUDIO PREVIO PARA PROCESO DE SELECCIÓN CONTRACTUAL Por medio del presente documento y dando cumplimiento a lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y los artículos , del Decreto 734 de 20012, el Presidente del Concejo Municipal de Sopó procede a realizar el estudio previo para un proceso de selección contractual, así: I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL CONCEJO MUNICIPAL DE SOPÓ, CUNDINAMARCA, PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. 1. ANTECEDENTES Con el objeto de dar cumplimiento a lo ordenado por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 y Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 (Por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007); y los artículos , del Decreto 734 de 2012 de conformidad a lo manifestado por usted, esta dependencia se permite presentar el Estudio relacionado con la conveniencia y oportunidad para realizar la contratación relacionada con la PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS DE APOYO A LA GESTION PARA LA ORGANIZACIÓN FISICA Y SISTEMATIZADA EN EL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, ASI COMO LA DEPURACION, ORDENACION, EXPURGAR, CLASIFICAR Y ORGANIZAR DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD Y LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DE SOPO, dicha contratación se requiere para lograr el eficiente funcionamiento de las labores administrativas en materia archivística, que le competen al Concejo de Sopo El artículo 74 de la Constitución Política consagra que: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley., texto constitucional que es desarrollado por la Ley 57 de 1985 la cual dispone en su artículo 12: Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. en concordancia con lo dispuesto por el artículo 27 de la Ley 594 de Las normas constitucionales y legales mencionadas, reconocen la existencia del derecho de toda persona a acceder y consultar documentos públicos, lo cual exige la adopción de sistemas adecuados para su conservación y administración. La Ley 594 de 2000, estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Así mismo determinó como obligación para las entidades públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos El título IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS y en el artículo 14 se consagran los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los
2 archivos públicos, y la posibilidad que tiene las administraciones públicas para: contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo Para el cumplimiento de los fines pertinentes, el Concejo Municipal de Sopo requiere adelantar la primera Fase de la organización técnica de la gestión documental del Concejo, adelantando la presente contratación Así mismo, la Procuraduría General de Nación emitió la Circular No. 035 del 12 de Junio de 2009, la cual establece las directrices para dar estricto cumplimiento de la Ley 594 de Organización e Implementación de Archivos y Fondos Acumulados En tal contexto el Concejo Municipal de Sopo debe velar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos De otra parte, el artículo 4 de ley 594 de 2000 establece los principios generales que rigen la función archivística, los cuales se enuncian a continuación: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
3 cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política; f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva; k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. 1.9 Además de lo anteriormente anotado se requieren implementar los procesos necesarios para dar cumplimiento a los compromisos que se tienen con el Archivo General de la Nación, la Contraloría General del Departamento de Cundinamarca y la ciudadanía en general, así como los requerimientos realizados por la Procuraduría General de la Nación Que mediante Auditoria gubernamental con enfoque integral Modalidad integral vigencia fiscal 2010 realizado por la Contraloría de Cundinamarca al Municipio de Sopo recibido por el Concejo Municipal de Sopo el día 13 de Julio de 2011, en la observación del Grupo auditor informa que en el archivo del Concejo la tablas de retención documental no se encuentran adoptadas. Por tal motivo y de conformidad con la normatividad vigente como es la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, el Concejo Municipal de Sopo debe implementar las tablas de retención documental para dar cumplimiento al Plan de mejoramiento presentado por la Corporación a la Contraloría de Cundinamarca el día 14 de Marzo de Que mediante Plan de mejoramiento presentado por el Concejo Municipal de Sopo a la Contraloría de Cundinamarca fue aprobado por este ente de control con oficio de fecha 23 de Marzo de 2012, con radicado No. C Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y al Plan de mejoramiento de la Corporación se requiere realizar la contratación de prestación de servicios técnicos y profesionales de Apoyo a la gestión para la
4 implementación de las Tablas de retención documental en el Concejo de Sopo Que los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, el artículo 2 literal h Ley 1150 de 2007, artículos 2, 3, 82 del decreto 2747 de 2008 y los artículos , del Decreto 734 de 2012 establecen el procedimiento para iniciar y llevar a cabo el trámite contractual para los contratos de prestación de servicios y de Apoyo a la gestión Por último, es preciso señalar que no hay personal de planta que pueda desarrollar el objeto y las obligaciones del contrato, debido al grado de técnico que cuente con la experiencia del manejo de Tablas de retención documental, lo cual implica la contratación del servicio. 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. Teniendo en cuenta las anteriores antecedentes, es necesario que el Concejo Municipal de Sopo adelante un proceso de contratación de prestación de servicios técnicos de Gestión Documental, que permita fortalecer la infraestructura y organización de sus sistemas de información documental, que involucre todo el proceso de gestión documental desarrolle las actividades que lleven al cumplimiento de las metas propuestas y a la aplicación de las Tablas de retención documental. Es evidente la necesidad de implementar la celebración del contrato pretendido, para que la Corporación pueda contar con un archivo ajustado a las exigencias legales y así poder prestar el servicio de una manera eficiente y eficaz a la ciudadanía. Teniendo en cuenta que el Concejo cuenta con los recursos disponibles para esta contratación, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 062 del 17 de Mayo de II. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. ESPECIFICACIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. 1. OBJETO DEL CONTRATO. Con el objetivo de satisfacer adecuadamente la necesidad presentada será la Prestación de Servicios Técnicos de Apoyo a la Gestión para la Organización física y sistematizada en el formato único de Inventario Documental, así como la Depuración, Ordenación, Expurgar, clasificar y organizar de Acuerdo a la Normatividad y la Implementación de las Tablas de Retención Documental del Archivo del Honorable Concejo Municipal de Sopo, y las siguientes son las características y requerimientos del objeto a contratar: Apoyar asistir y respaldar la organización, clasificación y valoración documental del archivo del Concejo Municipal de Sopo teniendo en cuenta el uso la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Asesorar al Concejo Municipal en cuanto a los requerimientos exigidos por los Entes de Control (circular 035 de 2009, acción preventiva PGN)
5 y apoyo en cuanto la elaboración de los actos administrativos e implementación de archivos y fondos documentales de acuerdo a la normatividad vigente. Creación del Comité de Archivo del Concejo Municipal de Sopo. Elaboración de las Tablas de Retención Documental para su posterior validación y envió al Consejo Municipal de Archivos para su aprobación. Realizar una capacitación donde se certificara a los funcionarios responsables del archivo y al personal de apoyo en cuanto la ordenación, organización y aplicación de las Tablas de Retención Documental en cuanto a las modificaciones suscritas por cambios en los procedimientos reformas organizacionales y funciones. Seleccionar la documentación que no se considera material de archivo. Organizar la documentación que la Entidad genera, tramita o conserva en cumplimiento de sus funciones específicas. Apoyar los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material abrasivo (ganchos de cosedora, clips, etc.). Preparación física de la documentación. Revisión y foliación. Como instrumento de control y consulta se elaborara el Inventario Documental en el Formato Único de Inventario Documental FUID el cual se entregara en medio físico y magnetico. consolidar el archivo físico en las unidades de conservación documental garantizando su organización consecutiva en los estantes metálicos o módulos rodantes mediante el método sistematizado que ordene o disponga la unidad de archivo o la dependencia o funcionario que haga sus veces. Presentar informe escrito pormenorizado acerca de las actividades desarrolladas en cada pago, lo cual se constituye como requisito previo para la realización de los pagos por parte del concejo municipal. 2. ESPECIFICACIONES DEL OBJETO O PRODUCTO A CONTRATAR: En desarrollo del contrato el contratista deberá garantizar la implementación de las Tablas de retención documental en el archivo del Concejo municipal de Sopo, así como las demás funciones descritas en el objeto contractual. 3. TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR: Teniendo en cuenta que el contrato a celebrar tiene como fin desarrollar actividades intelectuales de apoyo a la gestión y cumplimiento de los fines y principios de la entidad el tipo de contrato será un contrato de prestación de servicios técnicos y profesionales de apoyo a la gestión en la modalidad de contratación directa ya que el valor del proceso contractual no supera el 10% de
6 la menor cuantía, conforme el articulo 2 Numeral 4, Literal h ley 1150 de 2007, los artículos , del Decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes. 4. LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El contrato se ejecutara en el Municipio de Sopo Cundinamarca en las instalaciones del Concejo Municipal de Sopo, por un término de tres (3) meses contados a partir de la firma del contrato y del Acta de Inicio. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 5. VALOR Y FORMA DE PAGO: Análisis de precios de mercado: Teniendo en cuenta que se requiere contratar la PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS DE APOYO A LA GESTION PARA LA ORGANIZACIÓN FISICA Y SISTEMATIZADA EN EL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, ASI COMO LA DEPURACION, ORDENACION, EXPURGAR, CLASIFICAR Y ORGANIZAR DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD Y LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DE SOPO, se realizó un análisis de precios del mercado y teniendo en cuenta el valor asignado en el Presupuesto del Concejo Municipal, para esta contratación, llegando a la conclusión de que el valor promedio de la prestación de servicios es de TRES MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ oo). Valor Estimado: El valor estimado del contrato es de TRES MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ oo). Desglose del valor estimado: El valor total del contrato será de TRES MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ oo). El pago de la suma del valor de este contrato se realizara en dos (2) pagos, los cuales se cancelaran en dos contados de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo), el primer pago se realizara el dia 15 de Junio de 2012, y el último pago de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo) a la fecha de terminación del Contrato previo cumplimiento del objeto contractual, así como la presentación de la respectiva cuenta de cobro y el Certificado de Cumplimiento del Contrato. Fuente de los recursos: El gasto que ocasione la celebración del contrato se hará con cargo al CAPÍTULO 2111 GASTOS DE PERSONAL, Artículo servicios personales indirectos, Numeral Servicios técnicos y profesionales, del presupuesto general de Ingresos y Gastos del Concejo Municipal de la vigencia INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Será ejercida por la Presidencia del Concejo Municipal. 7. OBLIGACIONES DEL CONCEJO: Pagar oportunamente la suma que se estipule en el contrato a celebrar. 8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
7 Cumplir con el objeto del contrato a celebrar y que se describe como necesidad en el presente documento. 9. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: Será obligación del CONTRATISTA mantener indemne al CONCEJO de cualquier tipo de reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del CONTRATISTA, de sus subcontratistas, empleados o dependientes, razón por la cual el CONTRATISTA deberá responder frente a dichas reclamaciones y cancelar al Municipio las costas judiciales, agencias en derecho y gastos en que éste incurra en el evento de ser requerido judicial o extrajudicialmente por tales causas. 10. MULTAS Y CLÁUSULA PENAL: Teniendo en cuenta la naturaleza del objeto del presente contrato, no se pactarán multas ni cláusula penal pecuniaria. III. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El contrato en cuestión se realizará por medio de una contratación directa, decisión que tiene el siguiente fundamento jurídico: 1. El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el cual derogó el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, establece que serán celebrados por contratación directa diferentes tipos de contratos y, entre los cuales se encuentran aquellos que se celebren: h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. 2. El artículo 82 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, establece que serán celebrados vía contratación directa, entre otros, los siguientes contratos: Artículo 82. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato. (negrilla fuera de texto)
8 3. El Decreto 734 de 2012 en sus artículo hace referencia a la contratación directa y el articulo establece que serán celebrados por contratación directa: Tenga en cuenta la definición prevista en el artículo del Decreto 734 de 2012 : Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el acto administrativo de que trata el artículo del presente decreto. IV. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN. Teniendo en cuenta la modalidad de selección, el contrato se adjudicará a la persona que cumpla con los requisitos habilitantes descritos en el presente estudio previo los cuales son los siguientes: Tener experiencia en contratos relacionados con las Tablas de Retención documental con entidades públicas. V. ANÁLISIS DE RIESGOS. Considerando el objeto del contrato y su plazo de ejecución, en el presente caso no se advierte la existencia de riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico y financiero del contrato a celebrar. VI. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA NO EXIGENCIA DE GARANTÍAS. Por tratarse de un contrato de prestación de servicios con persona natural, en el cual no se pactará anticipo, en el que la cuantía es inferior al 10% de la menor cuantía de la entidad, y en el que el término de ejecución es de dos meses, no se exigirá la presentación de póliza de garantía única de cumplimiento en virtud de lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 8º del Decreto 4828 de y el artículo del Decreto 734 de 2012.
9 VII REQUISITOS HABILITANTES. Los documentos que deben anexarse a la propuesta son los siguientes: Carta de presentación de la propuesta en la cual se indicará el valor económico de la misma. Certificado judicial. Certificado de antecedentes disciplinarios. Certificado de antecedentes fiscales. Fotocopia RUT. Paz y Salvo municipal. Formato único de Hoja de Vida. Fotocopia cédula de ciudadanía. Certificado de Cámara y Comercio Certificaciones de experiencia YEISON ENRIQUE ROZO GONZALEZ Presidente Concejo Municipal de Sopó Mayo 17 de 2012

References: artículo 25
 artículo 3
 artículo 25
 Artículo 3
 artículo 74
 artículo 12
 artículo 27
 artículo 14
 artículo 4
 artículo 25
 artículo 2
 artículo 2
 artículo 24
 artículo 82
 Artículo 82
 Artículo 7
 artículo 8