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Timestamp: 2020-04-09 13:43:39+00:00

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﻿ Ratsuchenden Bürgern werden von den Mitarbeitern der DISOS GmbH die erbetenen Auskünfte erteilt
Wie sich der vor Ort überzeugen konnte, werden dort die Akten eingelagert, aufbewahrt und archiviert.
Ratsuchenden Bürgern werden von den Mitarbeitern der DISOS die erbetenen Auskünfte erteilt.
Veröffentlichung von Personalnachrichten im Justiz-Ministerialblatt für Thüringen
Im Justiz-Ministerialblatt für Thüringen werden in unregelmäßiger Folge Personalnachrichten, gegliedert nach auf Lebenszeit und ähnliche Mitteilungen, veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt durch Benennung des Namens und der Amtsbezeichnung.
Auf Nachfrage hat das TMJE mitgeteilt, die Veröffentlichung der Personalnachrichten erfolge aufgrund der Verwaltungsvorschrift vom 12.10.1993(JMBl.S.255). erfolgen darf, wenn der Betroffene zugestimmt hat.
Die erforderliche Zustimmung wurde durch das TMJE bislang als vorliegend angenommen, da in einem Schreiben, welches bei einer Ernennung bzw. einer Versetzung dem Betroffenen ausgehändigt wurde, angekündigt wurde, daß beabsichtigt ist, die Personaldaten im Justiz-Ministerialblatt für Thüringen zu veröffentlichen. Der hat darauf hingewiesen, dass eine Absichtsankündigung formell keineswegs einer Einwilligungserklärung entspricht. Die Veröffentlichung der Personalnachrichten ist daher ohne Rechtsgrundlage erfolgt und damit unzulässig. Höherrangige Interessen, die eine Veröffentlichung zwingend erfordern, sind nicht erkennbar.
Das Vorstelligwerden beim TMJE hat dazu geführt, dass man sich dazu entschlossen hat, künftige Veröffentlichungen nur noch mit schriftlicher Einverständniserklärung der Betroffenen vorzunehmen. Die Gestaltung des Formblattes ist allerdings noch Gegenstand der Diskussion, da nach dem vorgesehenen Formular theoretisch die Veröffentlichung der kompletten Personalakte möglich wäre.
In einigen anderen Ländern wird inzwischen aufgrund der datenschutzrechtlichen Bedenken auf die Veröffentlichung der Personalnachrichten verzichtet.
Bekanntgabe der Prüfungsabsolventen für den gehobenen Forstdienst
In Nummer 13/95 des Thüringer Staatsanzeigers hat das Thüringer Ministerium für Landwirtschaft, Naturschutz und Umwelt (TMLNU) die Namen aller Absolventen der Laufbahnprüfung für den gehobenen Forstdienst veröffentlicht.
Rechtsgrundlage hierfür ist § 70 der Thüringer Verordnung über die Ausbildung und Prüfung für die Laufbahn des gehobenen Forstdienstes der vorschreibt, dass das Ministerium die Namen der Anwärter, die die diese Vorschrift das informationelle Selbstbestimmungsrecht nach Artikel 6 Abs. 2 der Verfassung des Freistaats Thüringen als verletzt an. Es ist kein Gesichtspunkt erkennbar, der eine Veröffentlichung dieser Öffentlichkeit für diese Ausbildung zahle und damit auch ein Recht habe zu erfahren, wer die Ausbildung erfolgreich verwandt werden. Die Aufzählung der Namen derjenigen, die eine Prüfung erfolgreich absolviert haben, ist dafür aber nicht als geeignet anzusehen, da Prüfungsergebnisse durch eine Vielzahl von Faktoren bestimmt werden. Auch wenn niemand eine Prüfung besteht, lässt sich daraus nicht die Schlußfolgerung ableiten, dass Steuergelder verschwendet werden, da das Prüfungsergebnis vom Fleiß der Prüflinge und auch psychischen Faktoren abhängt, die bei jedem einzelnen unterschiedlich sind. Den Ansprüchen der Öffentlichkeit wird man gerecht, wenn mitgeteilt wird, wie viele Prüflinge eine Prüfung bestanden haben.
Das TLMNU hat nunmehr mitgeteilt, dass das Prüfergebnis künftig nicht mehr veröffentlicht wird und bei einer Änderung der Ausbildungs- und Prüfungsordnung der in Rede stehende Paragraph ersatzlos gestrichen wird.
Datenschutzrechtliche Überprüfung von Personalakten bei der Landesforstdirektion
Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Kontrolle in der Landesforstdirektion wurde hinsichtlich der Aufbewahrung der Altpersonalakten festgestellt, dass in den Bodenräumen des Behördengebäudes archivierte Altakten bis in das Jahr in den Absätzen 1 bis 3 geregelten Aufbewahrungsfristen die Personalakten dem Thüringer Staatsarchiv anzubieten. vom Staatsarchiv übernommen werden.
Außerdem wurde die Behörde aufgefordert, die der aktuellen Personalakte beigehefteten Altakten durchzusehen und alle Teile, die nicht gemäß § 97 mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen, aus der Personalakte zu entfernen.
Da die Behörde zukünftig eine Vernetzung mit ihren zugehörigen unteren Ämtern vorsieht, wurde auf die besondere
Im Rahmen der Prüfung wurde auch festgestellt, dass für die automatisierte Zeit- und Telefongebührenerfassung der Mitarbeiter keine Löschungsfristen festgelegt waren. Gemäß § 16 Abs. 2 sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie von der speichernden Stelle zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.
6.1.10 Kontrolle der Lehrerpersonalverwaltung im Landesverwaltungsamt die Führung von Teil- und Nebenakten, die Zugriffsberechtigung der Mitarbeiter auf einzelne Unterlagen, Fragen der Aufbewahrung und Archivierung sowie die Nutzung automatisierter Verfahren im Personalbereich.
Im Ergebnis der Prüfung wurde folgendes festgestellt: anderer Sachgebiete einzusehen. Begründet wurde dies damit, dass entsprechend der anstehenden Aufgaben Bereiche bei größerem Arbeitsanfall zeitweise erforderlich war. Aufgrund der Beanstandung durch den gemäß § 39 wurde dies zwischenzeitlich abgestellt.
In der Personalverwaltung der Lehrer wurde ein automatisiertes Verfahren angewandt, wofür keine Zustimmung des zuständigen Personalrates vorlag, was aber gemäß § 74 des Thüringer Personalvertretungsgesetzes eine Voraussetzung für die Nutzung automatisierter Verfahren zur Personalverwaltung und Bewirtschaftung ist. Der vorlag. Dementsprechend ergab sich daraus die Verpflichtung der Behördenleitung, für eine weitere Anwendung die konnte erreicht werden, dass die Beteiligung des Hauptpersonalrates eingeleitet wurde.
Im Rahmen der Prüfung wurde weiterhin festgestellt, dass die automatisiert erhobenen Personaldaten in regelmäßigen für alle Angelegenheiten der Schulaufsicht zuständig ist, die nicht durch Gesetz anderen Behörden zugewiesen sind.
Gleichzeitig kann das TKM im Einzelfall im Rahmen seiner Entscheidungsbefugnisse sowie bei der Wahrnehmung seines Kontroll- und Aufsichtsrechts Einsicht in Personalunterlagen nehmen. Im heißt es dazu, dass die Personalakte zum Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Aufsichtsbehörde vorzulegen ist. Gemäß § 4 des Gesetzes über die Schulaufsicht ist das insbesondere zuständig für die laufenden Angelegenheiten der Personalverwaltung für die im Dienst des Landes Thüringen stehenden Mitarbeiter in den ist eine regelmäßige, den gesamten Lehrerbestand umfassende, aktuelle Übermittlung von Personaldaten an die Aufsichtsbehörde nicht erforderlich. Aufgrund der Kritik des an dieser Verfahrensweise wurde inzwischen eine weitere Datenübermittlung in dieser Form ausgeschlossen und der vorhandene Datenbestand im TKM gelöscht.
Die von Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurteilen, Ablichtungen von Pässen, Personalausweisen, Wehrdienstausweisen, Gesundheitszeugnissen u. a. enthielten, die das Schulamt zur Wahrnehmung seiner Aufgaben nicht benötigt.
Aufgrund der Feststellungen und der Tatsache, dass abschließende Regelungen über die Führung von Teil- und Nebenakten im Kultusbereich nicht vorliegen, wurde die Personalverwaltung im aufgefordert, entsprechende Regelungen zu treffen. Im Ergebnis dessen erfolgte vom zwischenzeitlich die Aufforderung an alle Schulen, vorhandene Personalnebenakten an die Schulämter zur Weiterleitung an das zu übergeben. Eine Führung von Nebenakten ist in der Schule künftig nicht mehr zulässig. Im weiteren wurden die Schulämter verpflichtet, alle können. Dort werden dann vorhandene doppelte Unterlagen, Zeugnisse und Belege im Zuge der Umsetzung des Besoldungsgesetzes für die Lehrer in Thüringen ausgesondert und nach Prüfung an die Bediensteten zurückgegeben.
Von einer Neuregelung zur Personalnebenaktenführung an den Schulämtern wird derzeit abgesehen, da die Überprüfung der Geschäftsverteilung im Bereich des TKM, in dem auch die Aufgaben der staatlichen Schulämter und der für die Personalbewirtschaftung zuständigen Abteilung des berührt werden, noch nicht abgeschlossen ist.
Im Rahmen der Prüfung im wurde festgestellt, dass dort weder Personal- bzw. Kaderakten von den vor 1990 aus dieser Unterlagen vorliegen. Gemäß § 30 stehen personenbezogene Daten aus ehemaligen Einrichtungen, die vor dem 03.10.1990 nach ihrer Zweckbestimmung überwiegend für Verwaltungsaufgaben gespeichert waren, die Grundgesetz für die Verwaltungsaufgaben zuständig ist. Entsprechend dem Thüringer Gesetz über die Schulaufsicht, in dem die Gesamtheit der staatlichen Aufgaben zur inhaltlichen, organisatorischen und planerischen Gestaltung und die Beaufsichtigung des Schulwesens als Aufgabe der Schulaufsicht benannt wird, ist das für die laufenden das nach § 30 auch für die Altakten des o. g. Personenkreises zuständig ist. Obwohl der bereits gegenwärtig noch keine abschließende Aussage zur künftigen Art und Weise der Verwahrung dieser Unterlagen getroffen werden kann. Dessen ungeachtet wurde das aufgefordert, seiner Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwahrung und Nutzung der Daten auch gegenwärtig bereits im vollen Umfang gerecht zu werden. Dazu ist es zu sichern, dass vom alle diesbezüglichen Anfragen ehemaliger Lehrer und Erzieher, die vor 1990 aus dem Schuldienst ausgeschieden waren (z. B. zur Durchsetzung von Rentenansprüchen), beantwortet werden können.
Soweit die Akten auch künftig außerhalb des Verantwortungsbereiches des (z. B. in Kreisarchiven) aufbewahrt werden, müssen die Bestimmungen gemäß § 8 zur Auftragsdatenverarbeitung beachtet werden. Der wird die Realisierung dieser Forderungen weiterhin beobachten und entsprechend vor Ort kontrollieren.
6.1.11 Personalverwaltung im Polizeipräsidium einer datenschutzrechtlichen Prüfung unterzogen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht wurde eine Fülle von Mängeln festgestellt. vor, die vorhandene Datenverarbeitungstechnik wurde in datenschutzrechtlicher Hinsicht nicht betreut, besondere Datensicherungsmaßnahmen fehlten.
Daten (Personalakten, Vergütungsakten, Disziplinarvorgänge usw.) und deren besonderer Schutzwürdigkeit genügte die vorgefundene Sicherung der Räumlichkeiten in keiner Weise den Anforderungen an eine ordnungsgemäß gesicherte Unterbringung. Das Gebäude war insgesamt leicht zugänglich. Zu fordern war auch eine Schlüsselordnung und ein Nachweis über den Verbleib von Schlüsseln. Das Polizeipräsidium hat inzwischen die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen durchgeführt bzw. zugesagt.
Auch der Umgang mit den sensiblen Personalaktendaten mußte kritisiert werden. Die Personalstammdaten wurden mittels eines automatisierten Verfahrens verwaltet, welches nicht gemäß § 34 Abs. 2 freigegeben war. Die nach dem erforderliche Beteiligung des Personalrats lag ebenfalls nicht vor. Die fehlende Freigabe war gemäß § 39 zu beanstanden. Die Freigabe durch das TIM ist inzwischen erfolgt. Die datenschutzrechtliche Beanstandung in diesem Punkt ist daher behoben.
Die Einsichtnahme in verschiedene Ordner mit der Beschriftung Bewerbungen ergab, dass Bewerbungsunterlagen vorgehalten wurden, obwohl die Bewerbungsverfahren abgeschlossen waren. Bewerbungsunterlagen von nicht eingestellten Bewerbern dürfen aber über den Zeitpunkt des Abschlusses des Bewerbungsverfahrens hinaus nicht vorgehalten werden, wenn keine entsprechende Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Die Vorhaltung ohne Einwilligung als Speicherung ist nicht erforderlich und damit unzulässig und war daher gemäß § 39 Abs. 1 in Verbindung mit § 20 Abs. 1 zu beanstanden. Das Thüringer Polizeipräsidium wurde aufgefordert, die Bewerbungsunterlagen umgehend zurückzugeben oder, soweit nicht zustellbar, zu vernichten. Das Thüringer Polizeipräsidium hat inzwischen mitgeteilt, dass die entsprechenden Ordner überarbeitet wurden und Unterlagen, soweit erforderlich, vernichtet sind. die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis der Betroffenen standen. Diese müssen jeweils zur Personalakte genommen werden.

References: § 70
 § 97
 § 16
 § 39
 § 74
 § 4
 § 30
 § 30
 § 8
 § 34
 § 39
 § 39
 § 20