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Por ello, atento las actuaciones cumplidas, lo dictaminado por el Departamento Jurídico de este Ministerio al N 674/10, - PDF
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Rubén Serrano Vargas
1 CÓRDOBA, 25 NOV 2010 VISTO: El expediente Nº /2010 por el que se propicia la determinación del procedimiento para la Definición y Evaluación de las Competencias y la Gestión de las Capacitaciones del personal gestionado por esta Dirección General. Y CONSIDERANDO: Que a los efectos de establecer requisitos específicos para el cumplimiento de los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad de esta Dirección General, resulta necesario establecer el procedimiento de que se trata. Que la Ley N 9361 Escalafón para el Personal de la Administración Pública Provincial y su Decreto Reglamentario Nº 1641/07, fijan las pautas para la determinación de funciones y competencias y la capacitación del personal. Que el artículo 17, inciso s) de la Ley Nº 7233 le impone a los agentes entre otros deberes el de participar en los cursos de capacitación, cuando las necesidades de la Administración así lo requieran, salvo caso de fuerza mayor debidamente comprobada. Tal imposición a su vez tiene su correlato en los derechos que le asisten a los agentes, conforme surge de los artículos 25 inciso i) y 38 inciso a) del referido plexo normativo, al establecer que el personal tiene derecho a la capacitación, Por ello, atento las actuaciones cumplidas, lo dictaminado por el Departamento Jurídico de este Ministerio al N 674/10, LA DIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN R E S U E L V E:
2 Artículo 1 ESTABLECER el procedimiento para la definición y evaluación de competencias del personal del Ministerio de Finanzas, de conformidad con las previsiones contenidas en el presente artículo. DE LA DEFINICIÓN Y EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS A los fines del procedimiento supra indicado, se entiende por competencia a los conocimientos, experiencia y aptitudes del personal, requeridas para satisfacer las necesidades del puesto de trabajo. 1. Responsables Intervinientes. Titular de la Dirección General de Administración del Ministerio de Finanzas (Titular DGA).- Personal Directivo de los Organismos de la Jurisdicción. Jefe Inmediato Superior. Jefe de Área Recursos Humanos de la Dirección General de Administración (Jefe de Área RRHH de la DGA). Jefe de la División Personal del Área Recursos Humanos de la Dirección General de Administración (Jefe de División Personal de la DGA). Encargados de Recursos Humanos de los Organismos de la Jurisdicción. Administración Central: Dirección General de Personal (DGP). Todo el personal de Ejecución. 2. Del procedimiento de gestión de los recursos humanos 2.1. Definición de funciones: El Personal Directivo de los Organismos de la Jurisdicción: 1) Establece las funciones de cada uno de los puestos a su cargo, de conformidad con la estructura orgánica vigente y las definiciones de la Administración Central y de la DGA. 2) Documenta las funciones de cada puesto, con la colaboración del Jefe Inmediato Superior involucrado, agentes de la División
3 Personal de la DGA y el Encargado de RRHH del Organismo. Se propone modelo de Formulario de Funciones y Competencias del puesto (parte A), el que se incorpora a continuación: 3) Dicho formulario incluye en su parte A: Nombre del puesto o función Posición en la estructura orgánica vigente (la ubicación en el organigrama aprobado incluyendo el puesto superior inmediato y los subordinados en caso de existir). Misión del puesto Funciones: detalle de las principales tareas y responsabilidades asignadas al puesto Definición de competencias: Personal Directivo de los Organismos de la Jurisdicción: 1) Identifica -dentro del marco de la Ley N 9361-, con la colaboración del Jefe Inmediato Superior involucrado, el Encargado de RRHH del Organismo, de acuerdo con las funciones, las competencias requeridas para desempeñarse en el puesto, describiendo el alcance de las mismas y si se consideran excluyentes o no. Dichas competencias contemplan tanto aspectos técnicos como conductuales y sirven de base para planificar actividades de capacitación que permitirán adquirir, mantener y/o mejorar las competencias actuales. La información resultante se documenta en la parte B del modelo de formulario propuesto que se agrega a continuación:
4 Nota: a modo de ejemplos en relación a las competencias conductuales, estas podrán incluir: Generales tales como: Orientación al Ciudadano y Usuario Interno. Orientación al logro. Capacidad para establecer prioridades. Compromiso con la organización. Comprensión del entorno organizacional. Sentido de la oportunidad. Resolución de conflictos Integridad y Ética. De Gestión ( exigibles para los puestos de conducción): Conducción y liderazgo. Comunicación. Planificación estratégica. Trabajo en equipo. 2) Remite el formulario aprobado por Titular del Organismo involucrado, vía al Jefe de la División Personal de la DGA con copia al Jefe del Área RRHH de la DGA.
5 El Jefe de la División Personal de la DGA: 3) Revisa las funciones y competencias definidas, verificando que las mismas cumplan con los requisitos legales aplicables y otras disposiciones e informa su conformidad. El Encargado de RRHH del Organismo: 4) Comunica a cada agente las funciones y competencias definidas para su puesto requiriendo la firma del formulario como evidencia de la toma de conocimiento. 5) Remite el formulario debidamente firmado a la División Personal de la DGA para su archivo en el legajo personal de cada agente y vía a la dirección de correo 6) Cuando se crean nuevas funciones o se producen cambios en las funciones y competencias vigentes, actualiza los contenidos y la fecha de aprobación del Formulario y lo remite según pautas citadas en los puntos anteriores Evaluación Anual de competencias. El Jefe Inmediato Superior: 1) Evalúa anualmente el grado en que el personal a su cargo cumple con las competencias requeridas para el puesto que ocupa, disponiendo para ello de las Funciones y Competencias vigentes. Mediante esta evaluación se persigue: Promover el diálogo entre el evaluador y el evaluado. Determinar las causas por las cuales la persona que ocupa el puesto, se aleja de las competencias requeridas. Corregir factores que obstaculizan las conductas esperadas para el desempeño del puesto en cuestión. Identificar necesidades de acciones de formación tendientes a mejorar las competencias del evaluado. 2) Conjuntamente con el evaluado revisa el grado en que éste cumple con las competencias del puesto que ocupa
6 3) Completa el formulario, respetando los aspectos y escala de calificación establecidos en el mismo. Nota: Se incluye un modelo de formulario de evaluación. 4) Consigna en el campo de Comentarios, las impresiones y recomendaciones de capacitación necesarias para mejorar las competencias del evaluado. 5) Si durante esta revisión surgieran discrepancias en la calificación asignada a las competencias, lo clarifica con el evaluado y ajusta la calificación. En caso de no lograrse consenso, lo pone a consideración de su inmediato superior. 6) Remite el formulario debidamente firmado por el evaluador y el evaluado a la División Personal de la DGA para su archivo en el legajo del agente evaluado.
7 2.4. Evaluación de desempeño mensual. El Jefe Inmediato Superior: 1) Evalúa mensualmente el grado en que el personal a su cargo cumple con los requisitos de desempeño definidos para su puesto y documenta los resultados en el Registro de evaluación de desempeño mensual. Personal Directivo de los Organismos de la Jurisdicción: 2) Revisa los resultados de las evaluaciones y los remite al Jefe de la División Personal de la DGA para su intervención y posterior envío al Jefe del Área RRHH de la DGA. El Encargado de RRHH del Organismo: 3) Archiva los registros de las evaluaciones. Jefe de División Personal de la DGA: 4) Archiva los informes de las evaluaciones. 3. Documentos y registros asociados. Funciones y competencias del puesto: Confecciona: Directores de los Organismos de la Jurisdicción papel / electrónico. Archiva: Agente División Personal de la DGA en legajos personales y carpeta mail Tiempo de archivo: electrónico: Tiempo de vigencia eliminación / papel: permanente. Evaluación de competencias. Confecciona: Jefe Inmediato Superior. Archiva: Agente División Personal de la DGA en legajos personales. Tiempo de archivo: permanente.
8 Evaluación desempeño mensual. Confecciona: Director de los Organismos de la Jurisdicción- Papel/electrónico. Archiva: Encargado de RRHH del Organismo en carpeta evaluaciones. Tiempo de archivo: permanente. Artículo 2º ESTABLECER el procedimiento para la gestión de las capacitaciones del personal del Ministerio de Finanzas, conforme con las previsiones contenidas en el presente artículo. DE LA GESTIÓN DE CAPACITACIONES 1. Responsables Intervinientes: Administración Central Dirección de Administración, Planificación y Recursos Humanos de la Dirección General de Personal. Titular de la Dirección General de Administración del Ministerio de Finanzas (Titular DGA). El Jefe Inmediato Superior. Jefe de Área Recursos Humanos de la Dirección General de Administración y Recursos Humanos del Ministerio de Finanzas (Jefe de Área RRHH de la DGA). Jefe de División Personal de la Dirección General de Administración y Recursos Humanos (Jefe División Personal de la DGA). Todo el personal de los Organismos de la Jurisdicción. 2. Procedimiento para la gestión de capacitaciones Identificación de necesidades de capacitación.
9 El Jefe Inmediato Superior: 1) Identifica las necesidades de capacitación del personal a su cargo, utilizando los datos provenientes de: Las evaluaciones de competencias anuales, Las evaluaciones de desempeño mensual La incorporación de nuevas actividades o herramientas Los resultados de mediciones de satisfacción de clientes 2) Comunica las necesidades relevadas al Encargado de RRHH del Organismo. El Encargado de RRHH del Organismo: 3) Elabora y mantiene actualizado el Plan de Capacitación, el que contiene las necesidades identificadas, los destinatarios, las fechas tentativas de provisión. Nota: Se propone modelo de Plan de capacitación, el que se incorpora a continuación: 4) Remite copia del Plan y de sus actualizaciones al Jefe de División Personal de la DGA. 5) Tramita la provisión de las capacitaciones planificadas aplicando el mecanismo que corresponda según la modalidad Provisión de capacitaciones propuestas por la Administración Central. La Dirección de Administración, Planificación y RRHH de la DGP. 1) Publica mensualmente la oferta de capacitaciones disponibles a todos los Organismos de la Jurisdicción.
10 Los agentes de la Organización de la Jurisdicción: 2) Solicitan al Personal Superior vía correo electrónico, su autorización para asistir a alguna de las actividades propuestas. El Personal Superior involucrado: 3) Evalúa las solicitudes teniendo en cuenta las necesidades identificadas y actividades de capacitación planificadas. 4) En caso de autorizar la solicitud, la remite al Jefe de División Personal de la DGA con copia al Encargado de RRHH del Organismo para la actualización del Plan. Agente de División Personal de la DGA/Encargado de RRHH del Organismo: 5) Verifica la disponibilidad de cupos. 6) De existir vacantes, ingresa los datos al sistema informático vigente. 7) Comunica al interesado los resultados de la gestión Provisión de capacitaciones propuestas por los Organismos de la Jurisdicción. El Encargado de RRHH del Organismo: 1) Teniendo en cuenta el Plan de capacitaciones aprobado, en caso de tratarse de capacitadores externos gestiona la contratación del servicio siguiendo las pautas fijadas por el Área Contrataciones. 2) En caso que la capacitación sea provista por personal del Ministerio de Finanzas, recaba la información relativa a fecha y lugar de provisión y lo comunica vía correo electrónico a los destinatarios. 3) Gestiona constancia (Certificados, Registro de Asistencia, etc.) que acredite la participación en la actividad y el programa (contenido) de la capacitación. 4) Entrega el original al asistente y remite copia al Jefe de División Personal para su archivo en el legajo.
11 2.4. Evaluación de eficacia de las capacitaciones provistas. El Personal Superior involucrado: 1) Realiza el seguimiento de la eficacia de las capacitaciones provistas al personal a su cargo. Para ello implementa diferentes mecanismos tales como: Seguimiento de los resultados de las evaluaciones de competencias posteriores; Resultados de mediciones de satisfacción de clientes; Mejoras en los procesos; Observación Directa. 2) Remite vía correo electrónico al Encargado de RRHH del Organismo, un informe de la eficacia de las capacitaciones recibidas por el personal a su cargo. El Encargado de RRHH del Organismo: 3) Actualiza los datos del Plan de Capacitaciones incorporando la medición de eficacia informadas por el Personal Superior. 3. Documentos y registros asociados. Plan de capacitación. Confecciona: Encargado de RRHH del Organismo. Archiva: Encargado de RRHH del Organismo. Tiempo de archivo: tres años. Solicitud de Capacitación. Confecciona: Solicitante. Archiva: División Personal de la DGA. Tiempo de archivo: tres años / destrucción. Registro de capacitación. Confecciona: Formador. Archiva: División Personal en legajo personal.
12 Tiempo de archivo: permanente. Evaluación de la capacitación. Confecciona: personal capacitado. Archiva: Personal asignado para el seguimiento de capacitaciones / Contrataciones. Tiempo de archivo: 3 años / destrucción. Artículo 3 Las disposiciones contenidas en la presente regirán a partir de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba. Artículo 4 PROTOCOLÍCESE, comuníquese a las Secretarías de Ingresos Públicos y Administración Financiera y a sus Organismos dependientes, al Consejo General de Tasaciones, a la Dirección de Coordinación Fiscal y Dirección de Jurisdicción de Asuntos Legales, publíquese en el Boletín Oficial y archívese. RESOLUCIÓN N 045./eac Cra. Nora Liliana Braida Directora General de Administración Ministerio de Finanzas
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