Source: https://mikroporady.pl/instrukcje-i-regulaminy/instrukcje/co-musisz-zrobic-krok-po-kroku-zatrudniajac-nowego-pracownika
Timestamp: 2018-12-11 19:16:35+00:00

Document:
Co musisz zrobić krok po kroku zatrudniając nowego pracownika - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony
Co musisz zrobić krok po kroku zatrudniając nowego pracownika
7. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
8. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Oprócz ww. danych osobowych od pracownika (kandydata na pracownika) możesz również żądać podania innych jego danych osobowych ale tylko jeżeli potrzeba ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22(1) § 4 k.p.).
Na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1036) pracodawca ma prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów musisz przechowywać w aktach osobowych pracownika. Możesz również żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Jeżeli już zweryfikujesz dane osobowe dotyczące kandydata na pracownika i zdecydujesz się go zatrudnić, wówczas pozostaje podpisanie umowy o pracę. Pamiętaj, że umowa o pracę, zawsze musi być przygotowana w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz umowy obowiązany jesteś przekazać pracownikowi. Nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o prace stanowi wykroczenie, które jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 – 30 tys. złotych (ar.t 281 pkt 2 k.p.).
Krok czwarty – obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia
W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, zgodnie z art. 29 § 3 k.p. należy poinformować pracownika na piśmie o:
W przypadku, gdy nie podlegasz obowiązkowi ustalenia regulaminu pracy, to obowiązany jesteś poinformować nowego pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Patrz też Regulamin pracy
W zakresie pkt (i)-(iv) dotyczących warunków zatrudnienia, wystarczy, że na piśmie wskażesz odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 29 § 3(1) k.p.).
Powinieneś też powiadomić i uzyskać na piśmie potwierdzenie o wewnętrznych regulacjach w Twojej Firmie. Przede wszystkim dotyczy to regulaminu pracy i wynagrodzeń, premiowania, ochrony tajemnicy przedsiębiorcy, ale także instrukcji lub procedur obowiązujących na stanowisku pracy pracownika
Krok piąty – badania lekarskie
Zanim dopuścisz pracownika do pracy, musisz wysłać go na wstępne badania lekarskie. Jak wynika bowiem z art. 229 § 4 k.p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Koszt takiego badania obciąża pracodawcę. Obowiązek wstępnych badań lekarskich ogranicza się jednak do nowozatrudnionych osób. Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Krok szósty – przeprowadzenie szkolenia BHP
Nie tylko konieczność przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich uniemożliwia dopuszczenie pracownika do pracy. Kolejnym warunkiem jest przeszkolenie pracownika w zakresie BHP. Jak wynika bowiem z art. 237(3) § 1-2 k.p. nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W konsekwencji pracodawca obowiązany jest zapewnić (na własny koszt) przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
W zakresie szczególnych wymogów BHP możesz prosić pracownika o stosowne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w danym zakresie BHP.
Nigdy nie wolno lekceważyć obowiązku przeprowadzenia szkolenia BHP. W przypadku bowiem, gdyby doszło do wypadku przy pracy, pracownika, który został dopuszczony do pracy bez przeprowadzenia stosownego szkolenia BHP, wówczas jeżeli do wypadku nie doszło z wyłącznej winy pracownika, będzie on uprawniony wystąpić przeciwko Tobie o odszkodowanie. W takiej sytuacji odpowiadasz na zasadzie ryzyka zgodnie z art. 435 §1 k.c.
Krok siódmy – zgłoszenie pracownika do ZUS
W terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy zobowiązany jesteś zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie z art. 36 ust. 4 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 963) zgłoszenia dokonuje pracodawca na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tj. od dnia nawiązania stosunku pracy).
Zgłoszenie obejmuje ubezpiecznia:
i. emerytalne;
ii. rentowe;
iii. chorobowe;
iv. wypadkowe;
v. ubezpieczenia zdrowotne.
Zobowiązany jesteś przy tym do opłacania składek na Fundusz Pracy I Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Krok ósmy – Założenie karty ewidencji czasu pracy
Kolejną czynnością, jaką zobowiązany jesteś wykonać zatrudniając nowego pracownika jest założenie karty ewidencji czasu pracy. Zgodnie z art. 149. § 1 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Krok dziewiąty – założenie i prowadzenie akt osobowych
Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Zgodnie z § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
i. w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (wymienione w Kroku 2 powyżej);
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186(7) Kodeksu pracy,
iii. w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
Nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny w wysokości od 1 – 30 tys. zł
Jeżeli chcesz w aktach gromadzić i przetwarzać inne dodatkowe dane to musisz na to uzyskać zgodę na piśmie i ją również złożyć do akt osobowych pracownika. Pracownik ma prawo zapoznać się z zawartością swoich akt i ma do nich nieograniczony dostęp. Inne osoby mają dostęp do akt osobowych pracownika tylko za jego zgodą. Natomiast bez zgody pracownika dostęp do jego akt osobowych mają w zasadzie tylko osoby specjalnie upoważnione przez pracodawcę.
Krok dziesiąty – odzież ochronna
Dopuszczając pracownika do pracy musisz wyposażyć go w odpowiednią odzież ochronną oraz urządzenia lub takie przedmioty ochronne jak np. okulary. Jak wynika bowiem z art. 237(7) § 1 k.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieopłatnie odzież i obuwie robocze.

References: art. 6
 art. 29
 art. 229
 art. 237
 art. 435
 art. 36
 art. 149
 art. 186
 art. 237