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Formulario-modelo de identificación y valoración de series documentales.- - PDF
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Consuelo Cárdenas Gil
1 Formulario-modelo de identificación y valoración de series documentales.- 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 32 Toledo/ 1.1 Lleida Expedientes de confección de la cobranza A partir de los censos facilitados por otra administración, la OAGRTL aprueba y emite los padrones de recibos de los impuestos de vencimiento periódico y notificación colectiva que el OAGRTL tiene delegada la gestión tributaria (Impuesto sobre Bienes Inmuebles IBI, Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica IVTM, Impuesto sobre Actividades Económicas IAE). En este apartado se clasifican los documentos que tienen relación con la aprobación y exposición pública de los padrones de recibos de estos impuestos. Informe de intervención sobre los padrones (?) Decreto de aprobación de los padrones (se archivo en el libro de decretos) Copia del oficio de envío al BOP del anuncio de aprobación y exposición pública del padrón Publicación al BOP de la aprobación del padrón Certificados de los Ayuntamientos conforme el padrón se ha expuesto al público. -Edictos -Anuncios periodos de cobranza -Certificaciones otros organismos -Periodos de cobranza -Tipos impositivos Listas cobratorias y padrones papel, cd s 1.16 Volumen:
2 3.2 Eliminación: No hay código de eliminación 4. ÁREA DE NOTAS.-
3 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Toledo/ 1.2 Lleida Listas cobratorias y padrones Documentos que tienen relación con la confección de los padrones de recibos de los impuestos de vencimiento periódico y notificación colectiva (Impuesto sobre Bienes Inmuebles IBI, Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica IVTM, Impuesto sobre Actividades Económicas *IAE). A partir de los censos facilitados por otra administración, la OAGRTL emite los padrones de recibos del IBI, IAE, IVTM. En definitiva se trata de disponer de un instrumento para la ejecución del cobro del impuesto sobre actividades económicas, impuesto que recae sobre los titulares de cualquier actividad comercial, empresarial, profesional y artística. - Informe de Intervención sobre los padrones. - Decreto de aprobación de los padrones y calendario de cobranza (se archiva en otro apartado del cuadro de clasificación) - Oficio del *XXXX de remisión del edicto - Publicación de los edictos al BOP de Lleida (no es original) - Padrón Expedientes de confección de la cobranza Modificaciones del padrón (destrucción total a los tres meses de su aprobación) Reclamaciones al padrón Llibres de comptabilitat papel, cd s 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación:
4 Conservación de la serie durante quince años desde la fecha de acabamiento de la recaudación voluntaria. Un golpe agotado este plazo, aplicación de un muestreo cronológico por el cual se conservarán los años acabados en 1 y 6, así como el primer año de aplicación del impuesto (1992). Conservación de los padrones ordenados por contribuyentes y por epígrafes de actividades. 4. ÁREA DE NOTAS.-
5 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 69 Toledo/ 1.3 Lleida Expedientes de confección de la liquidaciones de ingreso directo La función específica de este tipo de documentación es: 1.- Aprobar un cargo, que genera diferentes derechos reconocidos, referido a diferentes conceptos e interesados para que desde las oficinas municipales de Recaudación se proceda a su cobro. La información que contiene el cargo aprobado puede provenir otros puntuales padrones fiscales y de liquidaciones por conceptos que generan un único pago. 2.- Anular liquidaciones referidas a diferentes conceptos e interesados para que desde las oficinas municipales de Recaudación no se proceda a su cobro y se referencia en los libros de contabilidad. La información que contiene la *anulación puede provenir de la declaración de prescripción, de la declaración de créditos *incobrables por parte de las oficinas municipales de Recaudación, por resolución de recurso presentado por el interesado y por revisión administrativa sèrie oberta A partir de la información facilitada por el propio interesado, por otras administraciones o entes, o a partir de actuaciones de inspección, la OAGRTL aprueba y emite periódicamente liquidaciones de ingreso directo de los tributos que tiene delegada la gestión y recaudación (IBI, IAE, IVTM y IIVTNU). En este apartado se clasificarían los documentos que tienen relación con la aprobación y emisión de las liquidaciones de ingreso directo. Decreto de aprobación de las liquidaciones (se archiva en el libro de los decretos) Informe resumen de conceptos e importes de las liquidaciones Resolución con el resumen de conceptos e importes de las liquidaciones Resumen de las liquidaciones por cada concepto Annex con todas las liquidaciones de cada concepto Traslados internos de la resolución (a Recaudación y a Contabilidad) Notificaciones a los interesados (generalmente tramitados des de Recaudación) En el caso de las anulaciones del expediente incorpora la Data procedente de Recaudación i las liquidaciones anuladas correspondientes.
6 Listas de liquidación de ingreso directo papel, cd s 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación: Destrucción total a los cinco años de la aprobación o anulación del cargo 4. ÁREA DE NOTAS.-
7 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 93 Toledo/ 1.5 Lleida Expedientes de revisión de ejecutiva municipal Los Ayuntamientos u otras entidades pueden delegar a la OAGRTL la recaudación de los padrones de recibos que han aprobado previamente. Es decir, la aprobación del padrón lo ha hecho un ente diferente al OAGRTL, pero la recaudación en voluntaria y ejecutiva lo tiene delegado la OAGRTL. Ejemplos: cuotas de la Cámara de comercio, tasas de los Ayuntamientos, Consejos Comarcales o Mancomunidades, cuotas de las Comunidades de Regantes, etc La OAGRTL revisa la documentación/fichero correspondiente y se encarga del cobro de estas tributos en fase voluntaria y, generalmente, también en fase ejecutiva. En este apartado se clasificarían los documentos que tienen relación con la remisión de los padrones de recibos desde los Ayuntamientos/otros entes al OAGRTL 1945 sèrie oberta A partir de la información facilitada por el propio interesado, por otras administraciones o entes, o a partir de actuaciones de inspección, la OAGRTL aprueba y emite periódicamente liquidaciones de ingreso directo de los tributos que tiene delegada la gestión y recaudación (IBI, IAE, IVTM y IIVTNU). En este apartado se clasificarían los documentos que tienen relación con la aprobación y emisión de las liquidaciones de ingreso directo. Decreto de aprobación de las liquidaciones (se archiva en el libro de los decretos) Informe resum de conceptes i imports de les liquidacions Resolució amb el resum de conceptes i imports de les liquidacions Resum de les liquidacions per cada concepte Annex amb totes les liquidacions de cada concepte Trasllats interns de la resolució (a Recaptació i a Comptabilitat) Notificacions als interessats (generalment tramitades des de Recaptació) En el cas de les anul lacions l expedient incorpora la Data procedent de Recaptació i les liquidacions anul lades corresponents. Listas de liquidación de ingreso directo
8 papel, cd s 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación: Destrucción total a los cinco años de la aprobación o anulación del cargo 4. ÁREA DE NOTAS.-
9 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- Expedientes de autoliquidaciones Atender las declaraciones y autoliquidaciones que hace el contribuyente sobre la tributación que le corresponde. Documentos que tienen relación con las autoliquidaciones que presenta el interesado al OAGRTL y que suponen la declaración de un hecho imponible y la simultánea liquidación del impuesto por parte del mismo interesado. El OAGRTL, posteriormente, hace la revisión y validación de la autoliquidación (mediante un decreto), y envía la autoliquidación y la documentación adjuntada por el interesado al Ayuntamiento correspondiente. - Autoliquidación del interesado. - Copia compulsada del DNI - Copia compulsada de la ficha técnica - Decreto de aprobación de las autoliquidaciones (se archiva en el libro de decretos) Padrones 1.16 Volumen:
10 3.2 Eliminación: Eliminación total a los cinco años 4. ÁREA DE NOTAS.-
11 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Toledo/2.1 Lleida Notificaciones de liquidaciones de ingreso directo La función específica de estos tipos de documentación es acreditar que el interesado ha recibido la notificación de la liquidación y, por lo tanto, está enterado del derecho reconocido a favor del Ayuntamiento. Esta acreditación se fundamenta en la firma de recepción del interesado sèrie oberta Este tipo de documentación no genera expediente específico. Se trata de un único documento del cual el interesado se queda copia o ejemplar duplicado. En este documento constan como información básica los datos del contribuyente, el importe a liquidar y el concepto por el cual se genera la liquidación y la deuda correspondiente, además del lugar, la forma y el plazo de hacerlo efectivo. Padrones fiscales Expedientes de liquidaciones tributarias por ingreso directo. TAD 276 Expedientes específicos que generan una deuda con el Ayuntamiento y que no se pagan ni por padrón ni por autoliquidación. No existen como tal, a pesar de que la información que contienen estas notificaciones constan a los expedientes de aprobación de las liquidaciones tributarias por ingreso directo, a los expedientes administrativos de las unidades específicas de gestión (Ocupación de la Vía Pública, Medio ambiente, Urbanismo,
12 etc.) y siempre y en cualquier caso en la resolución (en el libro que corresponda) que ha motivado la liquidación Volumen: 3.2 Eliminación: Destrucción total a los cinco años del pago o anulación de la liquidación notificada. 4. ÁREA DE NOTAS.-
13 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 83 Toledo/2.2 Lleida Providencias de constrenyiment (de apremio) Recaudación coercitiva, en periodo ejecutivo, sobre el patrimonio del obligado que no haya cumplido la obligación a su cargo en periodo voluntario sèrie oberta Notificaciones con acuse de recibida Diligencias de la notificación efectuada por el notificador (si procede) Diligencia de embargo de bienes Providencia de embargo Acta de precinte Descripción de los bienes embargados Acta de subasta Notificación de subasta Expedients de recaptació en via voluntària No existen como tal, a pesar de que la información que contienen estas notificaciones constan a los expedientes de aprobación de las liquidaciones tributarias por ingreso directo, a los expedientes administrativos de las unidades específicas de gestión (Ocupación de la Vía Pública, Medio ambiente, Urbanismo, etc.) y siempre y en cualquier caso en la resolución (en el libro que corresponda) que ha motivado la liquidación.
14 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación: Destrucción total. Plazo: seis años del cierre del expediente 4. ÁREA DE NOTAS.-
15 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 8 Toledo/3.2.Lleida Expedientes de devolución de ingresos Reintegro de los diversos impuestos i tasa municipales i tasa municipales. Se hacen devoluciones de: -Ingresos indebidos -Devoluciones desestimadas -Ingresos duplicados -Devoluciones de oficio -Costas expedientes ejecutiva -Prorrateo I.A.E. -Pagos duplicados -Pagos indebidos -Prorrateo I.V.T.M. Instancia de solicitud de devolución de ingresos indebidos Fotocopia DNI Hoja de transferencia bancaria Fotocopia de los recibos de pagos satisfechos 1.16 Volumen:
16 3.2 Eliminación: Destrucción total. Plazo: cinc años des de la fecha de cierre del expediente 4. ÁREA DE NOTAS.-
17 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Toledo/4.1.Lleida Expedientes de inspección y comprobación Investigación de hechos imponibles no conocidos por la administración municipal, o bien la comprobación de los conocidos, a efectos de regularizar la situación fiscal de contribuyente sèrie oberta -Comprobación limitada -Inspecciones -Recurso contra el procedimiento de inspección. Datos informáticos propios de o del ayuntamiento relacionadas con el caso Documentación procedente de las administraciones Requerimiento al interesado (copia) Documentación aportada por el contribuyente Informes técnicos y diligencias Acta de inspección Liquidación Notificación (copia) Incoación del expediente sancionador (si procede) (copia) Expedientes de inspección de rentas i exacciones (exp. CTE 2/93) Expedientes sancionadores por infracciones tributarias
18 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación: Destrucción total en un plazo de cinco años (TENGO MIS DUDAS) 4. ÁREA DE NOTAS.-
19 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 4 Toledo/6.6Lleida Solicitud de benefició fiscal Solicitud de descuentos o tratos diferentes a los estipulados sèrie oberta -Beneficios fiscales I.A.E. -Bonificaciones I.B.I. -Beneficios fiscales I.V.T.M -Exenciones I.B.I. -Exenciones Tasas -Otro beneficios fiscales 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación:
20 4. ÁREA DE NOTAS.- 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.- 14 Toledo/6.11.Lleida Recursos ordinarios a distintos impuestos Resolver las solicitudes s de revisión de los impuestos, a petición de los interesado, de acuerdo con el marco legal vigente y la documentación acreditativa aportada serie abierta -Beneficios fiscales I.A.E. -Bonificaciones I.B.I. -Beneficios fiscales I.V.T.M -Exenciones I.B.I. -Exenciones Tasas -Otro beneficios fiscales Instancia Documentación acreditativa Informe técnico (no siempre) Resolución Notificació de la resolució Modificaciones de los impuestos Exenciones y bonificaciones del impuesto sobre actividades económicas. TAD 190
21 1.16 Volumen: 3.2 Eliminación: Conservación durante cinco años desde el cierre del expediente. Una vez agotado este plazo, aplicación de un muestreo sistemático de cuatro expedientes de cada 100. Se conservarán los expedientes 1, 25, 75, etc.. de los años que se conserve el padrón de los impuestos y los expedientes que deriven en recursos contenciosos administrativos. 4. ÁREA DE NOTAS.-
22 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Lleida Actas del Consejo de Administración Recogen la relación de materias debatidas, la relación de asistentes, la indicación de las personas que han intervenido, las incidencias acontecidas, los votos emitidos y los acuerdos adoptados serie abierta Documento simple Por años 1.16 Volumen: Conservación permanente
23 3.2 Eliminación: 4. ÁREA DE NOTAS.- 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Decrets Decrets Recogen los decretos adoptados en materia de recaudación serie abierta Documento simple Por años 1.16 Volumen: Conservación permanente 3.2 Eliminación:
24 4. ÁREA DE NOTAS.- 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN lleida Memorias Recogen las actividades que se llevan a término en el Organismo serie abierta Documento simple Por años 1.16 Volumen: Conservación permanente
25 3.2 Eliminación: 4. ÁREA DE NOTAS.-

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