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1 Circolare alla clientela TZ&A Informativa n. 5 7 marzo 2011 Codice della Privacy Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 INDICE Premessa 2 Documento Programmatico sulla Sicurezza (D.P.S.) 2 Esonero dalla presentazione del D.P.S. Autocertificazione 2 D.P.S. semplificato 3 Amministratore di sistema 4 Allegato 1 Fac-simile autocertificazione 5
2 Premessa Il Codice della Privacy, introdotto dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ha riscritto integralmente le disposizioni in tema di sicurezza dei dati. L articolo 31 del D.Lgs. 196/2003 stabilisce che i dati personali devono essere custoditi e controllati in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Documento Programmatico sulla Sicurezza (D.P.S.) Quando il trattamento, come nella stragrande maggioranza dei casi, avviene tramite strumenti elettronici l art. 34 del citato D.Lgs. 196/2003, prevede espressamente, tra le misure di sicurezza, l obbligo di redigere annualmente il D.P.S. DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA (entro il 31 marzo di ogni anno) se si trattano dati sensibili 1 o giudiziari, secondo lo standard illustrato nell allegato B del Codice della Privacy La norma obbliga alla realizzazione di diversi adempimenti: la nomina del titolare del trattamento dei dati; la nomina dei responsabili del trattamento dei dati; la nomina degli incaricati al trattamento dei dati; il rilascio di apposita informativa; la preventiva richiesta al consenso al trattamento dei dati; la notificazione al Garante della Privacy, quando corra l obbligo; l adozione di idonee misure di sicurezza per coprire il rischio di: o sottrazione, alterazione e perdita dei dati; o accesso non autorizzato ai dati da parte di terzi; o trattamento dei dati non consentito e non conforme alla normativa. Esonero dalla redazione del D.P.S. - Autocertificazione Dal Garante sono state previste alcune semplificazioni degli obblighi in materia di misure minime di sicurezza per determinate categorie di trattamento dei dati, in particolare: con il provvedimento del Garante del 19 giugno 2008 piccole e medie imprese, professionisti ed artigiani possono godere di semplificazioni su alcuni adempimenti previsti dal D.Lgs. 196/2003 con l entrata in vigore di quanto previsto dall articolo 29 del Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112 è possibile evitare di redigere il documento programmatico sulla sicurezza quando i soggetti trattano soltanto dati non sensibili 1 Per dati sensibili il legislatore intende quei dati idonei a rivelare l origine etnica e razziale, le convinzioni religiose, politiche, filosofiche, l appartenenza a partiti e sindacati, nonché quelli idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. 2
3 È pertanto possibile evitare di redigere il documento programmatico sulla sicurezza quando i soggetti trattano: dati non sensibili ovvero, in presenza di dati sensibili, questi siano costituiti unicamente: o dallo stato di salute o malattia dei propri dipendenti e collaboratori (senza indicazione della relativa diagnosi); o dall adesione ad organizzazione sindacali o a carattere sindacale. Per non redigere il D.P.S. sarà sufficiente che il titolare del trattamento dei dati renda un autocertificazione (di cui all articolo 47 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445), in cui dichiari di trattare solamente tali dati in osservanza delle altre misure di sicurezza prescritte (cfr. allegato 1 alla presente circolare TZ&A). I soggetti che possono evitare di redigere il D.P.S. sono esonerati anche dalla nomina di una figura professionale dedicata alla gestione ed alla manutenzione di impianti di elaborazione con cui sono effettuati trattamenti di dati personali (c.d. amministratore di sistema cfr. di seguito). D.P.S. semplificato Requisiti Siano soggetti alla tenuta di un aggiornato D.P.S. (quindi non nei casi di esonero); Trattino dati personali unicamente per correnti finalità amministrative e contabili ; Siano piccoli imprenditori (ai sensi dell art c.c.) oppure PMI (ai sensi dell art. 2, co. 1 del D.M. 18/04/2005); Il legislatore, inoltre, secondo il testo del nuovo comma 1-bis, art. 34 del D.Lgs. n. 196/03 ha previsto, attraverso il provvedimento del 27 novembre 2008 (in Gazzetta Ufficiale del 9 dicembre 2008, n. 287 ed in doc. web. n ), modalità semplificate di applicazione di quanto previsto dall allegato B del Codice della Privacy, in ordine all adozione delle misure minime di sicurezza. Anche chi è autorizzato a redigere il D.P.S. in forma semplificata è esonerato dalla nomina dell Amministratore di Sistema. DOCUMENTO PROGRAMMATICO SEMPLIFICATO Imprese e professionisti ammessi al D.P.S. semplificato: possono impartire agli incaricati le istruzioni in materia di misure minime anche oralmente; possono utilizzare per l accesso ai sistemi informatici un qualsiasi sistema di autenticazione basato su di una username ed una password; la possibilità di accedere ai dati deve essere disattivata quando ne viene meno il diritto (es. non si opera più all interno dell organizzazione); devono aggiornare i programmi di sicurezza (es. antivirus) almeno una volta all anno; devono effettuare backup dei dati almeno una volta al mese. L aggiornamento del D.P.S. semplificato è richiesto solo in caso di modifiche. 3
4 Amministratore di sistema Con il provvedimento del 27 novembre 2008 (in Gazzetta Ufficiale del 24 dicembre 2008, n. 300 ed in doc. web. n ) è stata introdotta la definizione analitica di amministratore di sistema. L art. 154, comma 1, lettera h) del Codice della Privacy, segnala la particolare criticità del ruolo degli amministratori di sistema. AMMINISTRATORI DI SISTEMA Gli amministratori di sistema sono figure essenziali per la sicurezza delle banche dati e la corretta gestione delle reti telematiche. Sono esperti chiamati a svolgere delicate funzioni che comportano la concreta capacità di accedere a tutti i dati che transitano sulle reti aziendali ed istituzionali. E più precisamente sono: gli amministratori di database ; gli amministratori di reti (es.: Titolare di studio o dell impresa che accede con la qualifica o le prerogative di administrator della rete) o di apparati di sicurezza; e gli amministratori di sistemi software complessi (es. tecnico informatico nominato ad hoc), e ciò anche quando l amministratore non consulti in chiaro le informazioni relative ai trattamenti dei dati personali. Le misure e le cautele da mettere in atto sono: Registrazione degli accessi; Verifica della attività degli amministratori di sistema da parte dei titolari del trattamento; Elenco degli amministratori di sistema e le loro caratteristiche. Sono esclusi dalla nomina dell amministratore di sistema i trattamenti di dati sia in ambito pubblico che privato, effettuati a fini amministrativo contabile, che pongono minori rischi per gli interessati. Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento. Vi ricordiamo che all interno dell area riservata del nostro sito potrà trovare tutte le circolari già pubblicate dal nostro Studio nei mesi scorsi. Se non possiede le credenziali per poter accedere all area riservata si colleghi alla pagina ed effettui la rapida procedura di registrazione, oppure invii un all indirizzo richiedendo che Le venga spedito il tutto via . Cordiali Saluti Manuela Tassani Studio M. Turchetti, E. Zanguio & Associati 4
5 Allegato 1 alla circolare all informativa n. 4 del 7 marzo 2011 FAC-SIMILE AUTOCERTIFICAZIONE SOSTITUTIVA DEL DOCUMENTO DI PROGRAMMAZIONE SULLA SICUREZZA Obbligo di cui alla lettera g) del comma 1 ed al comma 1-bis dell articolo 34 ed al punto 19 dell Allegato B ai sensi del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ed ai sensi dell articolo 47 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 Il sottoscritto.., nato a, il., Codice Fiscale.. in qualità di Legale Rappresentate della Società i.v., con sede in., Capitale Sociale iscritta al registro delle imprese della CC.I.AA. di., n. di iscrizione, di Codice Fiscale e di Partita IVA.., consapevole che il rilascio di false dichiarazioni ad un pubblico ufficiale o la presentazione di false documentazioni sono punibili ai sensi degli articoli 495 e 496 del Codice Penale, D I C H I A R A Ai sensi dell articolo 34, comma 1-bis del D.Lgs. n. 196/2003 di effettuare il trattamento di dati personali non sensibili; che gli unici dati sensibili trattati sono quelli costituiti dallo stato di salute o malattia dei propri dipendenti e collaboratori (anche a progetto), senza indicazione della relativa diagnosi, ovvero dall adesione ad organizzazione sindacali o a carattere sindacale; che i dati di cui sopra sono trattati in osservanza delle misure di sicurezaz prescritte dal D.Lgs. n. 196/2003 e dall allegato B allo stesso. In fede..,... Il Titolare del trattamento 5
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References: articolo 31
 art. 34
 articolo 29
 articolo 47
 art. 2
 art. 34
 art. 154
 articolo 34
 articolo 47
 articolo 34
 art. 33