Source: https://revosax.sachsen.de/vorschrift_gesamt/11157/34701.html
Timestamp: 2019-06-18 07:53:45+00:00

Document:
Historische Fassung war gültig vom 30.09.2009 bis 28.02.2018
Für die Datenübermittlung gilt Anlage 4a zu § 70 der Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Sächsischen Haushaltsordnung (VwV-SäHO) vom 27. Juni 2005 (SächsABl. SDr. S. S 226, 491), die zuletzt in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 538) enthalten war und zuletzt durch Verwaltungsvorschrift vom 10. März 2009 (SächsABl. S. 560) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, sofern nachfolgend nicht etwas Abweichendes bestimmt ist.
Der Kostenbeamte fertigt den Kostenansatz durch programmtechnisch unterstützte Aufstellung der Kostenrechnung. Sind Kosten einzuziehen, zurückzuzahlen, auszuzahlen, zu löschen oder ist ein Vorschuss zu erheben, erzeugt der Kostenbeamte einen entsprechenden Datensatz für die Landesjustizkasse (LJK). Dazu gibt er die ermittelten Daten in die entsprechenden Programmfelder des jeweiligen Kostenberechnungsprogramms ein. Können Meldungen des Kostenberechnungsprogramms nicht interpretiert werden, ist unverzüglich die Leitstelle für Informationstechnologie der sächsischen Justiz (LIT) zu verständigen. Eine weitere Erfassung ist nur mit deren Zustimmung zulässig. Der Kostenbeamte soll den Datensatz bei Vorliegen der Fälligkeit freigeben. Kann im Ausnahmefall eine sofortige Freigabe des Datensatzes nicht erfolgen, fertigt er einen Aktenausdruck des Entwurfs. Mit seiner Unterschrift auf dem Aktenausdruck bescheinigt er die vollständige und richtige Erfassung aller Daten.
Daten, die der Kostenbeamte nicht selbst ein- oder freigibt, gibt der für die Datenerfassung zuständige Mitarbeiter auf Verfügung des Kostenbeamten ein oder frei. Nummer 1 Satz 4 bis 6 gilt entsprechend. Der Aktenausdruck ist dem Kostenbeamten vorzulegen, sofern dieser keinen Aktenausdruck vom Entwurf gefertigt hat.
Die Prüfung der vollständigen Verarbeitung der Gebührennachweise beim Grundbuchabrufverfahren nach § 133 Grundbuchordnung,
Der in § 1 Abs. 1 Nr. 4 bis 9 Justizbeitreibungsordnung genannten Beträge,
Anforderungen von Vorschüssen mittels Kostennachrichten,
werden Datensätze zur Übertragung an die LJK erzeugt. Die Beschreibung des Datensatzes, Hinweise zum Ausfüllen der Eingabefelder sowie Erläuterungen zu den Kennungen der Datensätze ergeben sich aus Anlage 1. Die elektronische Anordnung, Löschungen im Soll vorzunehmen oder Auszahlungen zu leisten, erfolgt durch Erzeugen und Freigabe eines Datensatzes der Kennungen KD 41 oder KD 42. Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ist nach Freigabe des Datensatzes auf dem Aktenausdruck anzubringen. Der unterschriebene Aktenausdruck und der freigegebene Datensatz ersetzen die Auszahlungsanordnung in Rechtssachen.
Nach vollständiger Erfassung der Daten im Datensatz und nach Freigabe des Datensatzes nach Buchst. B Ziffer I Nr. 2 ist mit Ausnahme des Grundbuchabrufverfahrens ein Aktenausdruck zu fertigen. Der Aktenausdruck ist zu den Sachakten zu nehmen.
Besteht aufgrund inhaltlicher oder formeller Unrichtigkeiten die Notwendigkeit, den Datensatz von der Übertragung an die LJK auszuschließen, ist der ursprüngliche Datensatz zurückzuziehen. Falls erforderlich, ist ein neuer Datensatz zu erstellen. Die Entscheidung darüber dokumentiert der Anordnungsbefugte auf dem ersten Aktenausdruck, der Vermerk ist rot zu unterstreichen. Der erste und der neu erstellte Aktenausdruck sind zur Sachakte zu nehmen. Der betreffende Datensatz wird in der Datenbank als „zurückgezogen“ gekennzeichnet und kann über Hilfslisten nachvollzogen werden.
Ergibt sich bei der Kostenberechnung eine Kostenforderung unter der Kleinbetragsgrenze gemäß Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Behandlung von Kleinbeträgen im Bereich der Justizverwaltung (Kleinbetragsregelung) vom 2. Dezember 1992 (SächsABl. 1993, S. 27), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 19. Dezember 2004 (SächsJMBl. 2005, S. 2), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516), in der jeweils geltenden Fassung, wird kein Datensatz erstellt. Ein Entwurf der Kostenrechnung oder Auszahlungsanordnung ist zu den Akten zu nehmen, vom Kostenbeamten zu unterschreiben und vom Registraturbeamten auf dem Aktenumschlag nach § 3 Abs. 4 Buchst. d der Anlage zur VwV KostVfg zu vermerken.
Die Übermittlung der freigegebenen Datensätze an die LJK erfolgt regelmäßig für die gesamte Abteilung oder zusammengefasst für mehrere Anordnungsstellen durch den Kostenverwalter mit Hilfe spezieller Programmfunktionen über Datenfernübertragung. Die Daten werden durch die LJK von dem durch die LIT vorab als zentralen Kostendatenaustauschserver definierten Rechner abgerufen. Die LIT hat sicherzustellen, dass nur die zulässige Verbindung zwischen der LJK und dem zentralen Kostendatenaustauschserver zustande kommt. Die Anordnungsstelle ist für die rechtzeitige Bereitstellung und die LJK für die rechtzeitige Abholung und Verarbeitung der Daten verantwortlich. Nach erfolgter Datenaufbereitung zur Datenübermittlung ist durch die Anordnungsstelle eine Datensatzübersicht nach Ziffer II Nr. 2 und ein Übermittlungsprotokoll nach Ziffer II Nr. 3 zu erzeugen, soweit kein anderweitiger Rückmeldemechanismus vorhanden ist.
Die an die LJK zu übertragenden Datensätze werden in Dateien zusammengefasst. Die Protokolldateien sind entweder zusammen mit den Datendateien in einem Container auf dem zentralen Kostendatenaustauschserver bei der LIT bereitzustellen oder auszudrucken und über Telefax an die LJK zu übermitteln. Bei Übermittlung der Protokolle über Telefax ist die Datendatei ohne Container einzeln auf dem zentralen Kostendatenaustauschserver bei der LIT bereitzustellen. Die Dateinamen und die Vorgaben zu den zu verwendenden Komprimierungsverfahren ergeben sich aus Anlage 5.
Für jede Datenübermittlung ist von der Anordnungsstelle oder von einer zentralen Stelle für mehrere Anordnungsstellen eine Datensatzübersicht oder Übersicht der Übermittlungsdateien zu erzeugen, auf der, nach Datensatzkennungen gegliedert, die Summen der übermittelten Beträge ausgegeben werden (vergleiche Anlage 2 Nr. 1 und 2). Eine Gliederung nach Datensatzkennungen kann unterbleiben, wenn dies im Kostenberechnungsprogramm nicht vorgesehen ist. Die Datensatzübersicht ist durch den Kostenverwalter auf die sachliche Übereinstimmung mit dem Übermittlungsprotokoll zu prüfen, der Ausdruck ist zu unterschreiben. Bei programmtechnischer Sicherstellung der dauerhaften Speicherung im Kostenberechnungsprogramm kann anstelle des Ausdrucks der Datensatzübersicht oder der Übersicht der Übermittlungsdateien die entsprechende Datei elektronisch signiert werden. Der unterschriebene Ausdruck verbleibt bei der Anordnungsstelle. Der Abdruck der Datensatzübersicht hat den Namen des die konkrete Übertragung vornehmenden Kostenverwalters zu enthalten. Dabei ist durch geeignete organisatorische und programmtechnische Maßnahmen sicherzustellen, dass nur Namen von Bediensteten, die zur Prüfung und Übermittlung der Datensatzübersicht berechtigt sind und die die Übermittlung tatsächlich veranlasst haben, im Abdruck erscheinen können. Die Übermittlung soll als Datei im PDF-Format elektronisch zusammen mit der zugehörigen Datendatei und dem Übermittlungsprotokoll in einem Datencontainer an die LJK erfolgen. Bei der LJK werden die übermittelten Dateien erst verarbeitet, wenn die Datensatzübersicht oder die Übersicht der Übermittlungsdateien als PDF-Datei(en) oder in Papierform eingegangen ist. Der bei der Anordnungsstelle verbleibende Ausdruck oder die elektronisch signierte Datei der Datensatzübersicht oder der Übersicht der Übermittlungsdateien ist chronologisch geordnet gemäß den Bestimmungen der Anlage zu § 71 der VwV-SäHO aufzubewahren.
Der Kostenverwalter hat im Falle der Erzeugung eines Übermittlungsprotokolls durch das Fachverfahren das Übermittlungsprotokoll auf Lückenlosigkeit, Vollständigkeit und auf eventuelle Meldungen über Prüfsummenfehler zu überprüfen und die Überprüfung mit seiner Unterschrift oder elektronischen Signatur auf der Datensatzübersicht zu bescheinigen. Bei Meldungen über Prüfsummenfehler ist unverzüglich die LIT zu verständigen. Die Übermittlungsprotokolle werden bei der Anordnungsstelle zeitlich geordnet gemäß der Anlage zu § 71 VwV-SäHO aufbewahrt. Die LJK erhält einen Abdruck des Übermittlungsprotokolls entweder in Papier oder als Datei im PDF-Format in einem Datencontainer. Wenn ein Übermittlungsprotokoll im Kostenberechnungsprogramm vorgesehen ist, ist auch dessen Vorliegen Voraussetzung für die Übernahme der jeweiligen Datei in den Datenbestand des Kosteneinziehungsverfahrens durch die LJK. Auf das Übermittlungsprotokoll kann verzichtet werden, soweit verfahrensübergreifende Prüfungs- und Sicherungsmechanismen die vollständige Übertragung aller erzeugten Rechnungsnummern sicherstellen und eine Rückmeldung der LJK an die Anordnungsstelle gewährleisten.
Quelle: REVOSax http://revosax.sachsen.de/vorschrift_gesamt/11157/34701.html Stand vom 18.06.2019

References: § 70
 § 133
 § 1
 § 3
 § 71
 § 71