Source: https://interpretacje-podatkowe.org/zwrot-kosztow/0113-kdipt2-3-4011-548-2018-1-ac
Timestamp: 2020-05-31 01:23:24+00:00

Document:
♦ › Zwrot kosztów › 0113-KDIPT2-3.4011.548.2018.1.AC
Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi kosztów z tytułu podróży służbowej
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 października 2018 r. (data wpływu 16 października 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracowników, odbywających podróże służbowe – jest prawidłowe.
W dniu 16 października 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracowników, odbywających podróże służbowe.
Pracodawca wydał polecenie służbowe koordynacji robót elektrycznych na budowie Centrum Handlowego w P. W celu realizacji zadania pracownik jeździł do wyznaczonej budowy samochodem prywatnym w okresie od dnia 6 sierpnia 2018 r. do dnia 31 sierpnia 2018 r., wykonał 7 wizyt na budowie, a w okresie od dnia 1 września 2018 r. do dnia 30 września 2018 r., wykonał 4 wizyty. Pracownik zwrócił się do pracodawcy w celu zwrotu kosztów tych podróży wypełniając druk polecenia wyjazdu służbowego, wskazując cel podróży: „Koordynacja robót elektrycznych na budowie Centrum Handlowego w P”. Przełożony pracownika potwierdził podpisem zlecenie wyjazdu służbowego oraz pobytu w ramach każdej z tych wizyt na budowie.
Pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę na stanowisku Koordynator Robót Elektrycznych z miejscem wykonywania pracy W.
Do zakresu obowiązków Koordynatora Robót Elektrycznych należy:
Koordynator robót elektrycznych jest odpowiedzialny za zapewnienie zakupów usług i materiałów oraz technologii elektrycznych w cenach pozwalających na wypracowanie wyniku finansowego budowy zgodnie z budżetem. Odpowiada za wynik ekonomiczny budowy w obszarze kosztów materiałów, dostaw i zamawianych usług.
Odpowiada za wynik ekonomiczny budowy w obszarze kosztów materiałów, dostaw i zamawianych usług, technologii w obszarze elektrycznym.
Na etapie ofertowania odpowiada za:
przygotowanie i wysyłanie zapytań ofertowych do potencjalnych Podwykonawców i Dostawców branży elektrycznej;
ocenę ofert oraz wstępne rozmowy z potencjalnymi Podwykonawcami i Dostawcami branży elektrycznej na etapie przygotowania oferty;
przedłożenie (DR)/(ED) oraz (OD) zestawienia porównywalnych ofert na dany pakiet robót elektrycznych na etapie przygotowania oferty;
negocjacje z Podwykonawcami i Dostawcami branży elektrycznej na etapie ofertowania;
przygotowywanie propozycji wyboru Podwykonawców i Dostawców branży elektrycznej;
sprawdzanie wiarygodności Podwykonawców i Dostawców branży elektrycznej;
sprawdzanie ważności oferty Dostawcy (czy podpisana jest przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy, na potwierdzenie czego należy żądać przedłożenia, lub dołączenia do otrzymanej oferty wiarygodnych dokumentów potwierdzających uprawnienia;
ma prawo sprzeciwu odnośnie decyzji Kierownika ds. ofertowania dotyczącej wyboru oferty dostawcy branży elektrycznej w przypadku, gdy nie jest ona zgodna z jego wyborem i nie akceptuje uzasadnienia Kierownika ds. ofertowania co do wyboru innej oferty – w takim wypadku decydujący głos w sprawie wyboru należy do (DR)/(ED).
Na etapie realizacji odpowiada za:
dobór podwykonawcy/dostawcy branży elektrycznej pod względem ceny, jakości proponowanej usługi, wymaganych zapisów umownych, oraz innych parametrów wynikających z procedury;
kompletność i aktualność Rejestru Kwalifikowanych Dostawców;
odpowiada za zapisy w umowach z podwykonawcami zapewniające firmie bezpieczeństwo prawne oraz finansowe (zabezpieczenia w przypadku opóźnień, reklamacje).
parafuje umowę podwykonawczą/zamówienie/zlecenie;
sprawdza wiarygodność Podwykonawców i Dostawców;
odpowiada za poziom uzyskanej marży na umowie z podwykonawcą branży elektrycznej;
odpowiada za wynik negocjacji z podwykonawcą branży elektrycznej;
odpowiada za stronę merytoryczną korespondencji z podwykonawcą branży elektrycznej;
odpowiada za zgromadzenie materiałów do roszczeń na etapie realizacji.
Czy pracodawca może uznać te przejazdy jako podróż służbową i rozliczyć ich koszty zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej? Czy jednak uznać zwrot kosztów przejazdu jako przychód pracownika i naliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych?
Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 775 § l Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z art. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku od osób fizycznych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (w tym kilometrówka) są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Oznacza to, że zwrot kosztów używania samochodu osobowego pracownika w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej jest zwolniony z opodatkowania do wysokości limitu kilometrówki ustalonego jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Zwrot kilometrówki za czas podróży służbowej, do wysokości wymienionego limitu, nie podlega również oskładkowaniu, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Dopiero ewentualna nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu czyli w sytuacji gdy do wyliczenia należności jest używana stawka wyższa niż przewidziana w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, czyli przekraczająca 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr.
Ustawodawca definiując na potrzeby ustawy pojęcie przychodu w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokonał rozróżnienia składników przychodu, wyodrębniając pieniądze i wartości pieniężne od wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wyodrębniając pojęcie nieodpłatnych świadczeń od pieniędzy uznał tym samym, że nieodpłatne świadczenia muszą mieć postać niepieniężną. Stanowisko to potwierdza również brzmienie art. 11 ust. 2-2b ustawy, w których to regulacjach ustawodawca wskazuje sposób ustalania wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
Zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:
W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
W takim zaś przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 oraz Dz. U. z 2013 r., poz. 21), co za tym idzie – stosuje się w tym zakresie stawki określone w § 2 drugiego z ww. rozporządzeń, tj.:
Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca wydał polecenie służbowe koordynacji robót elektrycznych na budowie Centrum Handlowego w P. W celu realizacji zadania pracownik jeździł do wyznaczonej budowy samochodem prywatnym w okresie od dnia 6 sierpnia 2018 r. do dnia 31 sierpnia 2018 r., wykonał 7 wizyt na budowie, a w okresie od dnia 1 września 2018 r. do dnia 30 września 2018 r., wykonał 4 wizyty. Pracownik zwrócił się do pracodawcy w celu zwrotu kosztów tych podróży wypełniając druk polecenia wyjazdu służbowego, wskazując cel podróży: „Koordynacja robót elektrycznych na budowie Centrum Handlowego w P”. Przełożony pracownika potwierdził podpisem zlecenie wyjazdu służbowego oraz pobytu w ramach każdej z tych wizyt na budowie. Pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę na stanowisku Koordynator Robót Elektrycznych z miejscem wykonywania pracy W.
Zatem, otrzymany przez pracowników zwrot wydatków z tytułu podróży służbowych może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa” Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy.
Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.
Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, wskazał, odwołując się do definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, że „przepis ten odnosi się jedynie do zadania rozumianego jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy”.
Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że zwrot pracownikowi poniesionych kosztów z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością Wnioskodawcy (prywatnego lub wynajętego samochodu) w podróży służbowej w oparciu o tzw. kilometrówkę, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. O ewentualnym przychodzie do opodatkowania po stronie pracownika z tytułu otrzymanego od Wnioskodawcy zwrotu kosztów używania tego pojazdu może być mowa dopiero w przypadku, gdy koszty te przekroczą stawki za 1 km przebiegu określone w powyższych przepisach.
Zatem pracownik, któremu z tytułu podróży służbowej zwracane są koszty przejazdów pojazdem niebędącym własnością Wnioskodawcy – uzyskiwać będzie przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten, w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy korzystał będzie ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym do wysokości limitów określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury, regulującymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu.
Jeżeli zaś zwracane przez Wnioskodawcę ww. koszty były wyższe od limitów określonych w przedmiotowych rozporządzeniach, to nadwyżka ponad te limity podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym – jako przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ww. ustawy, od którego Wnioskodawca jako płatnik, powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zauważyć ponadto należy, że przedmiotem niniejszej interpretacji nie jest kwestia oskładkowania zwrotu kosztów przejazdu dla pracownika przez Wnioskodawcę, o której mowa we własnym stanowisku w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego, gdyż w tym zakresie nie wystąpił On o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego.
0113-KDIPT2-3.4011.548.2018.1.AC
0113-KDIPT2-3.4011.381.2018.1.MS | Interpretacja indywidualna

References: art. 13
 art. 14
 art. 775
 art. 3
 art. 34
 art. 21
 art. 11
 art. 11
 art. 21
 art. 21
 art. 34
 art. 21
 art. 21
 art. 775
 art. 775
 art. 21
 art. 21
 art. 12
 art. 32