Source: https://www.nrc-cnrc.gc.ca/fra/transparence/acces_information/rapport_annuel/2015_2016/access_information_ra_2015_2016.html
Timestamp: 2018-08-16 04:06:34+00:00

Document:
Rapport annuel au Parlement 2015-2016 - Loi sur l'accès à l'information - Conseil national de recherches Canada
Rapport annuel au Parlement 2015‑2016 - Loi sur l'accès à l'information (PDF, 1 360 Ko)
Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le trente-deuxième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2015-2016. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information.
Le Président du CNRC a délégué les responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information à la Directrice générale, Gestion du Savoir et à la Directrice, Direction des services de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la Coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).
En 2015-2016, le bureau de l'AIPRP du CNRC était composé d'une coordonnatrice à temps plein et d'une agente à temps plein.
L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.
Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu vingt-trois (23) nouvelles demandes d'accès à l'information. Une (1) demande avait été reportée de l'exercice précédent pour un total de vingt-quatre (24) demandes à traiter au cours de la période visée. Le CNRC a traité vingt (20) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de quatre (4) demandes, qui n'étaient pas complétées ou qui ont été reçues à la fin de l'année financière, a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière.
Les statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d'appel du CNRC, de d'autres directions, du Programme d'aide à la recherche industrielle, etc.) reçues au bureau de l'AIPRP.
Les tendances indiquent une faible diminution du volume de demandes d'accès à l'information reçues. De plus, les demandes sont de plus en plus complexes, plus particulièrement pour les raisons suivantes :
Le volume de pages qui nécessitent une revue par le bureau d'AIPRP a augmenté de façon remarquable;
Plusieurs demandes sont maintenant de portée plus large ce qui veut dire que le bureau de l'AIPRP doit récupérer les documents à différents niveaux de l'organisation, incluant les employés et les unités opérationnelles. En conséquence, les analystes ont dû examiner une très grande quantité de documents, qui se sont souvent révélées être des copies et des chaînes de courriels. Le bureau de l'AIPRP et le groupe de gestion de l'information développent de la formation et des directives supplémentaires pour les employés sur les meilleures pratiques quant aux courriels afin de résoudre ce problème.
L'origine des demandes se répartit comme suit : sept (7) provenaient des médias, deux (2) du milieu universitaire, six (6) d'entreprises, deux (2) d'organismes et six (6) du public en général.
Les vingt-trois (23) demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation tels que :
Subventions et contributions, y compris le programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) 5
Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes 4
Programmes de recherche 3
Gestion organisationnelle et financière 1
Divers (correspondance de la haute gestion ou d’autres portefeuilles/directions, etc.) 10
L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuisait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l'article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans huit (8) cas. Les prorogations impliquaient principalement des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie.
En bref, sur vingt (20) demandes traitées, onze (11) ont été complétées dans 30 jours ou moins, quatre (4) ont été complétées entre 31 à 60 jours et cinq (5) ont été complétées entre 61 et 120 jours. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.
D'autres organismes fédéraux demandent au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements lui appartenant et sur la possibilité de divulguer ses renseignements. Au cours de la période de référence, soixante-trois (63) demandes de consultation de ce genre ont été reçues de d'autres ministères fédéraux et aucune (0) demande de consultation a été reçue de d'autres organisations, comparativement à cinquante-quatre (54) de d'autres ministères et deux (2) de d'autres organisations en 2014-2015, et à quarante (40) de d'autres ministères et aucune (0) de d'autres organisations en 2013-2014. La tendance au niveau des consultations démontre une hausse constante du volume de consultations reçues ce qui rapporte à la charge de travail concernant l'accès à l'information dans d'autres départements et à l'implication du CNRC dans les dossiers interdépartementaux.
Les parties 2.2 et 2.3 du rapport statistique sur les exceptions et les exclusions répertorient le nombre de demandes où des exceptions et des exclusions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 15(1) - Déf, 16(2)(c), 18(a),(b), 19(1), 20(1)(a)(b)(c)(d) et 21(1)(a)(b)(d) de la Loi.
L'alinéa 15 (affaires internationales et défense) a été invoqué dans deux (2) cas.
L'alinéa 16 (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans deux (2) cas.
L'article 19 (renseignements personnels) a été invoqué six (6) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu.
L'article 20 (renseignements de tiers) a été invoqué dans seize (16) cas. L'exception utilisée en vertu de l'article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Les tiers ont été consultés conformément à l'article 27 de la Loi et ont donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements les concernant.
L'article 21 (avis, etc.) a été invoqué dans six (6) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC, incluant des avis internes, des recommandations et des délibérations entre hauts dirigeants du CNRC, des positions développées pour de futures négociations de même que des plans relatifs à la gestion du personnel. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel.
En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau d'AIPRP a traité quinze (15) demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l'accès à l'information) pendant la période visée, comparativement à dix-huit (18) en 2014-2015, quatorze (14) en 2013-2014 et trois (3) en 2012-2013.
Dans le cadre de ses rôles et responsabilités générales, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de cent (100) questions parlementaires reçues en 2015-2016, comparativement à cent soixante et une (161) en 2014-2015 et à soixante-seize (76) en 2013-2014.
Le rapport statistique annuel en rapport avec la Loi sur l'accès à l'information de 2015‑2016 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe BNote de bas de page 1.
Des outils et des directives pour l'AIPRP sont disponibles sur les pages web internes et externes du CNRC.
Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l'accès à l'information en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et l'agente ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Programme d'aide à la recherche industrielle, haute gestion, etc.), où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur l'accès à l'information.
Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l'information du 28 septembre et de la Journée de la protection des données du 28 janvier au sein du CNRC en affichant sur la page web interne du CNRC.
La coordonnatrice ainsi que l'agente en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Le bureau de l'AIPRP du CNRC a révisé six (6) politiques, lignes directrices et directives pendant la période visée :
Pratiques efficaces concernant l'AIPRP;
Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
Procédures relatives aux entraves présumées au droit d'accès aux documents du CNRC.
VI.	Plaintes, enquêtes et cas juridiques
Il n'y a eu aucune plainte ni cas juridique au CNRC en 2015-2016.
Conformément aux politiques et directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.
Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est développé pour suivre les délais imposés par les lois.
Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent de façon hebdomadaire pour discuter des activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP soient informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice de la direction des services de gestion de l'information sont également planifiées sur une base hebdomadaire.
Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat en ce qui a trait aux demandes de renseignements personnels) est partagé avec la Direction des communications du CNRC sur une base hebdomadaire et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant la délégation d'autorité pour l'AIPRP.
Annexe B: Rapport statistique
d'établissement de rapport précédente 1
d'établissement de rapport 20
période d'établissement de rapport 4
Refus de s'indentifier 0
Communication totale 233 233 7
Communication partielle 4972 4697 10
Communication totale 6 121 1 112 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 4 138 5 1170 0 0 1 3389 0 0
Communication partielle 7 0 0 0 7
1 to 15 jours 0 0 0
Communication partielle 2 0 1 5
30 jours ou less 1 0 0 2
31 à 60 jours 1 0 0 1
61 à 120 jours 0 0 1 2
Présentation 14 $70 2 $10
d'établissement de rapport 63 1127 0 0
d'établissement de rapport précédente 2 110 0 0
d'établissment de rapport 62 883 0 0
d'établissement de rapport 3 354 0 0
Communiquer en entier 50 4 0 0 0 0 0 54
Communiquer en partie 3 3 1 0 0 0 0 7
Partie 9: Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
liées à l'accès
Employés à temps plein 1.50

References: l'article 72
 l'article 72

L'article 9
 l'article 27

L'article 19

L'article 20
 l'article 20
 l'article 27

L'article 21