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Diligences professionnelles du réviseur d entreprises qui agit comme domiciliataire de sociétés INDEX - PDF
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Heloïse Gravel
1 Diligences professionnelles du réviseur d entreprises qui agit comme domiciliataire de sociétés Cette recommandation professionnelle a été adoptée lors de l'assemblée générale de l'institut des Réviseurs d'entreprises du 28 juin Elle annule et remplace la recommandation professionnelle portant sur le même thème et adoptée lors de l assemblée générale de juin INDEX 1. INTRODUCTION 2. MISSION DU DOMICILIATAIRE 3. DILIGENCES PROFESSIONNELLES 3.1 Vérification du respect par la Société des dispositions afférentes au domicile 3.2 Connaissance de l identité réelle des membres des organes de la Société 3.3 Obligation de surveillance de l identité réelle des membres des organes de la société domiciliée et de l activité de cette dernière 3.4 Obligation de conservation de la documentation permettant l identification 3.5 Obligation de surveillance du respect de la loi 3.6 Obligation de dépôt et de publication de la dénonciation d une convention de domiciliation 4. CONVENTION DE DOMICILIATION 5. SERVICES SUPPLEMENTAIRES 6. ENTREE EN VIGUEUR ANNEXE Exemple d une convention de domiciliation FR2 1. INTRODUCTION L objectif de la présente recommandation consiste à tracer le cadre d intervention du réviseur d entreprises qui intervient en qualité de domiciliataire de sociétés (ci-après «domiciliataire). Le réviseur d entreprises est habilité à agir comme domiciliataire de sociétés aux termes de l article 1 de la loi modifiée du 31 mai 1999 sur la domiciliation (ci-après «la Loi»). Le réviseur d entreprises exercera son activité de domiciliataire dans le respect de la législation qui lui est applicable et notamment de l article 1 er de la loi du 28 juin 1984 portant organisation de la profession de réviseur d entreprises. 2. MISSION DU DOMICILIATAIRE La mission du domiciliataire est définie à l article 1 de la Loi comme suit: lorsqu une société établit auprès d un tiers un siège pour y exercer une activité dans le cadre de son objet social et que ce tiers preste des services quelconques liés à cette activité, la société et ce tiers, appelé domiciliataire, sont tenus de conclure par écrit une convention dite de domiciliation. 3. DILIGENCES PROFESSIONNELLES 3.1 Vérification du respect par la Société des dispositions afférentes au domicile L article 2 (1) a) de la Loi dispose que le domiciliataire doit, avant même de conclure une convention de domiciliation, vérifier le respect par la société des dispositions afférentes au domicile de l article 2, alinéa 2, de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales. Cet article prévoit également que «le domicile de toute société commerciale est situé au principal établissement de la société. Le principal établissement est présumé, jusqu à preuve contraire, être le lieu du siège statutaire de la société.» La présente recommandation professionnelle n a pas pour objet l analyse de la notion de domicile ou d autres termes repris dans la Loi tels que «siège quelconque d opération», «principal établissement» ou «domicile secondaire». Le domiciliataire doit, avant toute signature d une convention de domiciliation et donc toute entrée en relation d affaires en général, accomplir un travail de diligence sur la société à domicilier, sur les activités envisagées, sur les lieux où s exercent ces activités, sur les prestations de services à fournir en relation avec ces activités et sur le but de la relation d affaires recherchée en général par la société candidate à la domiciliation. Il s assurera notamment de l endroit où se trouve le principal établissement de la société. En ce qui concerne les sociétés étrangères, et plus particulièrement les sociétés dites offshores (BVI, Panama, etc ), il convient de noter que la Loi leur est applicable lorsqu elles entretiennent un siège au Luxembourg. Une convention de domiciliation écrite devra donc être conclue dès lors que cette société opère effectivement au Luxembourg à partir d un siège secondaire. Le domiciliataire, qui preste des services auprès de sociétés étrangères, est rendu attentif sur la nécessité: - de vérifier régulièrement si la société étrangère entretient ou non un siège secondaire au Luxembourg; - en cas de réponse positive, de conclure une convention de domiciliation avec cette société; - avant de conclure cette convention et donc d accepter de prester des services à cette société, de bien examiner toutes les conséquences notamment fiscales, en matière d autorisation d établissement et en matière de formalités de dépôt et publication liées à l existence d un siège secondaire au Luxembourg. 3.2 Connaissance de l identité réelle des membres des organes de la Société domiciliée Le domiciliataire auprès duquel une société désire établir son siège est obligé de connaître l identité réelle des membres des organes de la société domiciliée.3 L article 2 (1) b) de la Loi dispose qu «en cas de doute sur le point de savoir si ces personnes, en leur qualité de membres des organes, agissent pour leur propre compte ou en cas de certitude qu ils n agissent pas pour leur propre compte, le domiciliataire prend des mesures raisonnables en vue d obtenir des informations sur l identité réelle des personnes pour le compte desquelles ces personnes agissent.» Cette identification doit se faire conformément à la législation en vigueur et aux principes contenus dans la recommandation professionnelle relative à la prévention du blanchiment d argent et du financement du terrorisme. Cette identification se fait pour les personnes physiques notamment sur base du passeport ou de la carte d identité et pour les personnes morales notamment sur base d un extrait du registre de commerce ou des statuts récents. Le domiciliataire doit également exiger une pièce d identification officielle pour chaque personne physique représentant l administrateur personne morale. Le domiciliataire est également obligé de connaître l identité des actionnaires et/ou ayants droit économiques et promoteurs. Cette identification doit être effectuée avant que le domiciliataire n accepte l établissement du siège. Afin de pouvoir s acquitter de cette obligation, il est recommandé au domiciliataire de créer un comité d'acceptation des nouvelles structures. Ce comité doit idéalement se composer de plusieurs membres. Toute nouvelle structure à constituer, à reprendre (en cas de transfert du siège social) et plus généralement toute structure que le domiciliataire envisage de domicilier doit être agréée par ce comité. Cet agrément se fondera sur base d'une description complète de la structure qu'il est envisagé de constituer, reprendre ou plus généralement de domicilier, des promoteurs et bénéficiaires économiques ainsi que des références sur ces derniers. Une démarche identique est à établir en cas de changement de promoteur ou de bénéficiaire économique (du fait d'une cession, d'une succession ou autres). Le domiciliataire doit obtenir confirmation par écrit de l acceptation de leur mandat par les membres des organes de la société domiciliée et le commissaire et/ou réviseur d'entreprises, s'il échet. Dans le cas d une reprise de domiciliation, il est prudent que le domiciliataire obtienne ou essaye d obtenir des informations sur les motifs du transfert de la société ainsi que les documents sociaux relatifs à la société à domicilier. Le domiciliataire doit vérifier cette documentation et veiller à la compléter le cas échéant avant la conclusion définitive de la convention de domiciliation. 3.3 Obligation de surveillance de l identité réelle des membres des organes de la société domiciliée et de l activité de cette dernière L obligation de connaître l identité des membres des organes de la société domiciliée, de ses actionnaires et/ou ayants droit économiques et/ou promoteur(s) n existe pas seulement avant ou au moment de la conclusion de la convention de domiciliation. Le respect de cette obligation implique pour le domiciliataire l obligation de mettre à jour continuellement la documentation afférente à l identité de ces personnes. Le domiciliataire doit dès lors prévoir des mesures de contrôle interne appropriées permettant une mise à jour de ses dossiers. Par ailleurs, le domiciliataire doit être en mesure de suivre de façon constante, l activité exercée par la société domiciliée. Dans ce but, il doit pour les sociétés de droit luxembourgeois: recevoir et prendre connaissance de tous les courriers adressés au siège social de la société domiciliée qui permettent au domiciliataire d'apprécier et de suivre l'activité de cette dernière; il convient de relever que si la société a une succursale à l'étranger le domiciliataire n'a pas l'obligation de centraliser tout le courrier y compris celui adressé à la succursale, mais qu'il suffit qu'il dispose des informations nécessaires en relation avec l'activité de la succursale; tenir la comptabilité des sociétés domiciliées ou au moins y avoir libre accès.4 Une surveillance permanente des activités des sociétés de droit luxembourgeois nécessite notamment la réception des documents suivants: tous les documents relatifs aux assemblées générales, les procèsverbaux des réunions du conseil d administration, les documents actant les délégations de pouvoirs, les autorisations d exercice d une activité, les comptes annuels et inventaires, les déclarations fiscales, le registre des actions nominatives, les extraits du registre de commerce et des sociétés, les publications au Mémorial. Des documents analogues doivent être obtenus par le domiciliataire pour les sociétés de droit étranger, opérant au Luxembourg à partir d un siège secondaire. Lors de cette surveillance, il est recommandé au domiciliataire de prendre en compte la compatibilité du volume, de la nature et de la fréquence des mouvements de liquidités et/ou titres par rapport aux informations reçues sur la société domiciliée au moment de l entrée en relation d affaires. 3.4 Obligation de conservation de la documentation permettant l identification La Loi dispose que la documentation afférente à l identification des membres des organes de la société domiciliée, de ses actionnaires et/ou ayants droit économiques et/ou promoteur(s) doit être conservée par le domiciliataire. Au cas où les relations prennent fin entre la société domiciliée et les personnes précitées, le domiciliataire a l obligation de conserver la documentation afférente à leur identité pendant une période d au moins 5 ans, sans préjudice des délais de conservation plus longs prescrits par d autres lois. Les réviseurs d entreprises sont également invités à prendre connaissance des dispositions en matière de conservation des documents et en matière de prescription des actions en responsabilité civile énoncées à l annexe luxembourgeoise à la recommandation professionnelle portant sur la norme internationale d audit 230 intitulée «Documentation». Il est prudent que le domiciliataire veille à ce que la documentation servant à l identification des personnes précitées soit conservée séparément de tous les autres documents relatifs à la société dans un endroit sécurisé. 3.5 Obligation de surveillance du respect de la loi La Loi autorise le domiciliataire à dénoncer avec effet immédiat la convention de domiciliation en cas de constat d infractions aux dispositions légales régissant les sociétés commerciales et le droit d établissement par les organes statutaires et les mandataires de la société domiciliée. La dénonciation doit se faire par lettre recommandée. Lorsque la dénonciation est effectuée avec effet immédiat, elle doit comprendre une indication des dispositions légales non respectées. Il incombe ainsi au domiciliataire de contrôler si la société domiciliée est en possession des autorisations administratives imposées notamment par la loi modifiée du 28 décembre 1988 réglementant les conditions d accès aux professions commerciales au sens large. Il appartient également au domiciliataire de vérifier si la société domiciliée respecte les dispositions de la loi modifiée du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales se rapportant notamment à l établissement des comptes sociaux et à la convocation et tenue des assemblées générales. Il faut relever que la loi modifiée du 28 juin 1984 portant organisation de la profession de réviseur d entreprises, telle que modifiée par la loi du 11 août 1998 portant introduction de l incrimination des organisations criminelles et de l infraction de blanchiment au code pénal et telle que modifiée par la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, impose aux domiciliataires l obligation de fournir une réponse et une coopération aussi complètes que possible à toute demande légale que les autorités chargées de l application des lois leur adressent dans l exercice de leurs compétences. Ils sont de même obligés de coopérer pleinement avec les autorités luxembourgeoises responsables de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme en fournissant à ces autorités, à leur demande, toutes les informations nécessaires conformément aux procédures prévues par la législation applicable et en informant, de leur propre initiative, le Procureur d Etat auprès du tribunal d arrondissement de Luxembourg de tout fait qui pourrait être l indice d un blanchiment ou d un financement du terrorisme.5 3.6 Obligation de dépôt et de publication de la dénonciation d une convention de domiciliation La Loi régissant la domiciliation de sociétés prévoit que toute dénonciation de la convention de domiciliation, avec préavis ou effet immédiat, ne prendra effet qu à partir de la date de son dépôt par les soins du domiciliataire au registre de commerce et des sociétés. Il est important de relever que jusqu à cette date, les effets de la convention sont maintenus et le domiciliataire reste tenu des obligations qui en découlent. La cessation de la domiciliation sera, en outre, publiée au mémorial C. 4. CONVENTION DE DOMICILIATION Le domiciliataire et la société à domicilier sont tenus de conclure par écrit une convention de domiciliation. Cette convention doit reprendre au moins les éléments suivants : Objet du contrat L article 1er (1) de la Loi donne une définition de la domiciliation de sociétés. Il y a domiciliation à partir du moment où «une société établit auprès d un tiers un siège pour y exercer une activité dans le cadre de son objet social et que ce tiers preste des services quelconques liés à cette activité». Droits et obligations du domiciliataire La convention de domiciliation doit reprendre expressément les différents points portant sur les obligations professionnelles prévues par la Loi. Ainsi devront être mentionnées: l obligation de conserver la documentation ayant servi à l identification des membres des organes de la société pendant une période d au moins 5 ans après la fin des relations de la société avec ces membres; l obligation de vérifier que les organes statutaires et les mandataires de la société ne contreviennent pas aux dispositions légales régissant les sociétés commerciales et le droit d établissement. Afin de pouvoir respecter cette obligation, le contrat doit également prévoir l obligation pour le domiciliataire de prendre connaissance de toute correspondance adressée à la société. que la loi du 28 juin 1984 portant organisation de la profession de réviseur d entreprise, telle que modifiée par la loi du 11 août 1998 portant introduction de l incrimination des organisations criminelles et de l infraction de blanchiment au code pénal et telle que modifiée par la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, impose aux domiciliataires l obligation de fournir une réponse et une coopération aussi complètes que possible à toute demande légale que les autorités chargées de l application des lois leur adressent dans l exercice de leurs compétences. Ils sont de même obligés de coopérer pleinement avec les autorités luxembourgeoises responsables de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme en fournissant à ces autorités, à leur demande, toutes les informations nécessaires conformément aux procédures prévues par la législation applicable et en informant, de leur propre initiative, le Procureur d'etat auprès du tribunal d arrondissement de Luxembourg de tout fait qui pourrait être l indice d un blanchiment ou d un financement du terrorisme. Responsabilité du domiciliataire Il y a lieu de préciser dans la convention les clauses d exonération et/ou de limitation de responsabilité. Droits et obligations de la société Afin de permettre au domiciliataire de pouvoir respecter toutes ses obligations professionnelles, la convention doit stipuler que la société domiciliée a les obligations suivantes : l obligation de remettre au domiciliataire tous les livres, registres, documents, procès-verbaux de ses organes, contrats ou dossiers qui lui sont nécessaires pour l exécution de ses obligations dont en particulier de ses obligations d identification et de se faire un jugement sur l activité exercée par la société et sur sa situation financière ; l obligation de remettre au domiciliataire tous documents et certificats requis par la loi ou les autorités luxembourgeoises ;6 l obligation d informer le domiciliataire de tout litige éventuel ou conflit dans lequel elle est engagée et de tout procès auquel elle pourra être partie ; l obligation d informer le domiciliataire immédiatement de toute modification de ses statuts, ainsi que de toute modification dans la composition de l actionnariat, de ses organes et dans le chef de ses ayants droit économiques, et de lui remettre les documents y relatifs ; l obligation de s abstenir de tout ce qui pourrait donner aux tiers l impression qu elle a un rapport ou une relation avec le domiciliataire autre que celui ou celle de domiciliée et de domiciliataire ; l obligation de s engager à observer rigoureusement toutes les dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg et à l étranger pour autant que cela les concerne. Instructions et mode de communication La convention doit préciser le mode de transmission des instructions entre la société et le domiciliataire et il y a lieu de prévoir que le domiciliataire est autorisé à ne pas exécuter certaines instructions pour des raisons à préciser dans le contrat, sans engager sa responsabilité envers la société. Honoraires La convention doit fixer le montant et les modalités de paiement des honoraires de domiciliation ainsi que prévoir la procédure à suivre et les effets en cas de non paiement des honoraires. Durée et résiliation du contrat La convention doit fixer la durée du contrat et préciser: si le contrat est renouvelable et les conditions y relatives la procédure de résiliation et ses effets. Si les parties sont libres de prévoir une dénonciation avec préavis, la convention doit obligatoirement prévoir la possibilité d une dénonciation sans préavis en cas de faute grave suivant les termes et conditions énoncés dans la convention de domiciliation. Sont à considérer comme fautes graves (liste non exhaustive): le non respect par l une ou l autre partie de ses obligations légales et/ou réglementaires ; le non respect par l une ou l autre partie des obligations contractuelles mentionnées dans le présent contrat ; le fait de modifier l objet social de la société ainsi que le fait de changer la composition de l actionnariat de ses organes et de ses ayants droit économiques sans information préalable et écrite du domiciliataire ; le fait de ne pas remettre au domiciliataire les documents et informations que ce dernier juge nécessaires pour remplir son obligation d identification ou de se faire un jugement sur l activité exercée par la société ou sur la situation financière de celle-ci ; le fait de ne pas informer immédiatement par lettre recommandée le domiciliataire de l existence d un procès ou de tout autre fait qui pourrait avoir un effet négatif sur la réputation de la société. La convention doit également prévoir d une part la date à partir de laquelle la résiliation devient effective et d autre part la mention que la loi oblige le domiciliataire à porter la dénonciation du siège à la connaissance de tierces personnes et à la rendre publique. Loi applicable et règlements de conflits La convention doit prévoir que la loi luxembourgeoise est applicable et elle doit préciser si les conflits seront réglés par les Tribunaux luxembourgeois ou selon une procédure d arbitrage.7 Autres informations Un exemple de convention de domiciliation reprenant, entre autres, les éléments ci-dessus, est repris en annexe de cette recommandation professionnelle. Il est loisible au domiciliataire d insérer dans la convention de domiciliation ou dans une convention séparée les différentes prestations de services additionnelles qui pourraient être effectuées par le domiciliataire en faveur de la Société. 5. SERVICES SUPPLEMENTAIRES Le domiciliataire peut, sur base des instructions qu il reçoit du ou des actionnaire(s), et/ou du ou des ayant(s) droit économique(s), respectivement du ou des représentant(s) agréé(s), être amené à accepter des mandats d administrateur, de gérant ou de commissaire dans une société domiciliée. Cette acceptation des mandats précités peut également figurer parmi les prestations de base que le domiciliataire offre à la société domiciliée. Une autre forme de prestation offerte par le domiciliataire peut consister dans la mise à disposition d une ou de plusieurs personne(s) agissant comme actionnaire(s) ou fondateur(s) de la société domiciliée. Nous soulignons que le cumul de fonctions dans le chef du domiciliataire de sociétés est susceptible de générer des conflits d intérêts. Il est important de signaler par ailleurs que le domiciliataire agissant comme membre d un organe et/ou comme actionnaire ou fondateur de la société domiciliée engage sa responsabilité en cette qualité, en dehors de toute responsabilité engagée en qualité de domiciliataire. Cette situation entraînant de plus un risque de réputation pour le domiciliataire, il est conseillé au domiciliataire qui met à disposition un ou plusieurs membre(s) des organes de la société domiciliée de conclure un contrat avec les actionnaires et/ou les ayants droit économiques dans lequel la portée du mandat est réglée de façon détaillée. Par ailleurs, nous rendons attentif le domiciliataire membre de l Institut des Réviseurs d Entreprises au fait qu il ne peut pas cumuler à la fois une position d administrateur (exécutif ou non exécutif) et/ou avoir pouvoir sur les comptes bancaires d une société dont il assure la domiciliation et un mandat de réviseur d entreprises où il est appelé à exprimer une opinion auprès de cette même société. Un tel cumul est incompatible avec l intégrité de son indépendance de réviseur d entreprises. Cette incompatibilité s'étend aux associés et collaborateurs de son cabinet et aux membres du réseau auquel le réviseur d entreprises appartient. Pour tous les services à rendre à une société domiciliée, le réviseur d entreprises domiciliataire de sociétés est invité à appliquer le code de déontologie et les autres recommandations professionnelles de l Institut des réviseurs d entreprises. 6. ENTREE EN VIGUEUR La présente recommandation professionnelle est d'application immédiate suivant son approbation par l assemblée générale de l'ire.8 ANNEXE 1 EXEMPLE D UNE CONVENTION DE DOMICILIATION La convention de domiciliation ci-dessous est un exemple que chaque professionnel peut adapter à sa pratique en accord avec les lois, règlements et la présente recommandation professionnelle. Entre les soussignés: *** dénommée ci-après "la Société", d'une part, et DOMICILIATION S.A., établie et ayant son siège social à L *, dénommée ci-après "Domiciliation S.A.", d'autre part, Il a été convenu ce qui suit: Art. 1. La Société est autorisée à fixer son siège social à l'adresse de Domiciliation S.A. au [indiquer l adresse ou l expression «au siège de Domiciliation S.A».]. Domiciliation S.A. peut transférer ce siège à toute autre adresse qu il jugera utile. Art. 2. La Société s'engage à remettre endéans les meilleurs délais à Domiciliation S.A. tous les livres, registres, documents, procès-verbaux de ses organes, contrats ou dossiers qui lui sont nécessaires pour l exécution de ses obligations spécifiées dans le présent contrat. La Société s'engage en outre à remettre à Domiciliation S.A. tous documents et certificats requis par la loi ou les autorités luxembourgeoises. La Société informera Domiciliation S.A. de tout litige ou conflit éventuel dans lequel elle est engagée et de tout procès auquel elle pourra être partie. Le non-respect d une de ces dispositions sera considéré comme faute grave au sens de l article 5.2. ciaprès. Domiciliation S.A. conservera la documentation ayant servi à l identification des membres des organes de la société pendant une période d au moins 5 ans après la fin des relations de la Société avec ces membres. Art. 3. La Société s'engage à s'abstenir de tout ce qui pourrait donner aux tiers l'impression qu'elle a un rapport ou une relation avec Domiciliation S.A. autre que celui ou celle de domiciliée et de domiciliataire, à moins qu'un avenant au présent contrat ou un contrat spécial séparé ne l'autorise à spécifier telle autre relation convenue.9 Art. 4. La Société s'engage à observer rigoureusement toutes les dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg et à l'étranger, notamment au cas où elle a obtenu le statut de société holding, les prescriptions de la loi du 3l juillet 1929 sur les sociétés holding. Domiciliation S.A. vérifiera que les organes statutaires et les mandataires de la société ne contreviennent pas aux dispositions légales régissant les sociétés commerciales et le droit d établissement. Afin de pouvoir respecter cette obligation, le domiciliataire a l obligation de prendre connaissance de toute correspondance adressée à la société. Art. 5. Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée. Il peut être résilié soit moyennant un préavis de 2 mois suivant les termes et conditions énoncées dans l'article 5.1 de la présente soit sans préavis en cas de faute grave suivant les termes et conditions énoncées dans l'article 5.2 de la présente. Art 5.1. Il peut être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties avec un préavis de 2 mois à compter du jour de l expédition, sans devoir en justifier la raison, au moyen d'une lettre recommandée adressée à l'adresse de Domiciliation S.A. pour la Société et à l'adresse des membres du conseil d administration dans la mesure où ils ne sont pas associés ou ne font pas partie du personnel de Domiciliation S.A. A défaut, la lettre sera adressée à la personne désignée d avance par la Société. Domiciliation S.A. portera la dénonciation du siège à la connaissance de tierces personnes et la rendra publique. Si un obstacle quelconque empêche la délivrance de la lettre recommandée ci-dessus, la résiliation deviendra effective au jour du dépôt de la dénonciation au registre de commerce et des sociétés de Luxembourg. Si au moment de la cessation du contrat les frais de domiciliation ne sont pas encore établis, Domiciliation S.A. peut procéder à une estimation. Cette estimation ne formera pas d'obstacle à un réexamen des frais effectivement exposés. La Société autorise Domiciliation S.A. à débiter les frais estimés de son compte. Domiciliation S.A. a le droit de retenir l'intégralité des documents se trouvant entre ses mains jusqu'au paiement intégral des montants qui lui sont dus. Domiciliation S.A. s'engage à remettre tous les livres, registres, documents, procès-verbaux de ses organes, contrats ou dossiers ou autres documents appartenant à la Société aux membres de son conseil d administration dans la mesure où ils ne sont pas associés ou ne font pas partie du personnel de Domiciliation S.A. ou à toute autre personne qui apporterait la preuve qu'elle est désormais le nouveau domiciliataire de la Société. Art 5.2. Il peut être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties avec effet immédiat en cas de faute grave, au moyen d'une lettre recommandée adressée à l'adresse de Domiciliation S.A. pour la Société et à l'adresse des membres du conseil d administration dans la mesure où ils ne sont pas associés ou ne font pas partie du personnel de Domiciliation S.A. A défaut, la lettre sera adressée à la personne désignée d avance par la Société.10 Est considérée comme faute grave au sens de la présente notamment: le non respect par l une ou l autre partie de ses obligations légales et/ou réglementaires; le non respect par l une ou l autre partie des obligations contractuelles mentionnées dans le présent contrat; le fait de modifier l objet social de la société ainsi que le fait de changer la composition de l actionnariat, de ses organes et de ses ayants droit économiques sans information préalable et écrite du domiciliataire; le fait de ne pas remettre au domiciliataire les documents et informations que ce dernier juge nécessaires pour remplir son obligation d identification ou de se faire un jugement sur l activité exercée par la société ou sur la situation financière de celle-ci; le fait de ne pas informer immédiatement par lettre recommandée le domiciliataire de l existence d un procès ou de tout autre fait qui pourrait avoir un effet négatif sur la réputation de la société. Domiciliation S.A. portera la dénonciation du siège à la connaissance de tierces personnes et la rendra publique. Si un obstacle quelconque empêche la délivrance de la lettre recommandée ci-dessus, la résiliation deviendra effective au jour du dépôt de la dénonciation au registre de commerce et des sociétés de Luxembourg. Si au moment de la cessation du contrat les frais de domiciliation ne sont pas encore établis, Domiciliation S.A. peut procéder à une estimation. Cette estimation ne formera pas d'obstacle à un réexamen des frais effectivement exposés. La Société autorise Domiciliation S.A. à débiter les frais estimés de son compte. Domiciliation S.A. a le droit de retenir l'intégralité des documents ainsi que les actions de la société se trouvant entre ses mains jusqu'au paiement intégral des montants qui lui sont dus. Domiciliation S.A. s'engage à remettre tous les livres, registres, documents, contrats ou autres documents appartenant à la Société aux membres de son conseil d administration dans la mesure où ils ne sont pas associés ou ne font pas partie du personnel de Domiciliation S.A. ou à toute autre personne qui apporterait la preuve qu'elle est désormais le nouveau domiciliataire de la Société. Art. 6. Domiciliation S.A. fera, sans responsabilité de sa part, et sur instruction du conseil d administration: - acheminer vers la personne indiquée à cet effet la correspondance adressée à la Société, - inscrire dans le registre des actionnaires ou porteur de parts et, sur demande expresse et aux frais de la Société, imprimer les titres de la Société. Art. 7. En rémunération de la domiciliation, la Société payera à Domiciliation S.A. une commission de domiciliation annuelle fixée, jusqu'à nouvel avis, à EUR., plus 15 % de TVA. Cette rémunération est due anticipativement pour chaque année, et pour la première fois, lors de la signature du présent contrat. Ultérieurement cette somme sera due chaque fois le premier janvier. Elle est due chaque fois pour une année entière sans droit de remboursement ni intégral, ni partiel en cas de résiliation du présent contrat par la Société ou par Domiciliation S.A. avant l'échéance annuelle. Art. 8. La Société décharge, sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle, Domiciliation S.A. de toute responsabilité ou de toute action ou demande de quelque nature que ce soit susceptible d être dirigées contre Domiciliation S.A. dans le cadre de l exécution du présent contrat. La Société s'engage à tenir Domiciliation S.A. quitte et indemne de tout dommage, engagements pris ou dépenses effectués par Domiciliation S.A. dans le cadre de l'exécution du présent contrat.11 Art. 9. Domiciliation S.A. ainsi que les personnes à son service sont tenus d'observer le secret professionnel sur tous les faits dont ils ont eu connaissance dans le cadre de l'exécution de la mission de domiciliation. Cependant, la Société a la faculté de délier Domiciliation S.A. de ce secret dans des cas déterminés et par instructions spéciales, sans que toutefois Domiciliation S.A. ne soit obligée de révéler des secrets professionnels qu elle estime ne pas vouloir ou pouvoir révéler. Par ailleurs, en accord avec la loi du 11 août 1998 portant introduction de l incrimination des organisations criminelles et de l infraction de blanchiment au code pénal et la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme modifiant, entre autre, la loi du 28 juin 1984 portant organisation de la profession de réviseur d entreprises, Domiciliation S.A., en sa qualité de réviseurs d entreprises, doit informer de sa propre initiative et dans les meilleurs délais le Procureur d Etat auprès du tribunal d arrondissement de Luxembourg de tout fait dont elle a connaissance et qui pourrait être l indice d un blanchiment d argent ou d un financement du terrorisme.. Art.10 La Société et Domiciliation S.A. s engagent à respecter les prescriptions légales et réglementaires en vigueur en matière de protection de données à caractère personnel, en particulier la loi du 2 août Art 11 Toute communication entre la Société et Domiciliation SA pourra se faire par courrier postal, par courrier électronique ou par fax. Art.12 Si une ou plusieurs clauses de la présente convention vient à être déclarée nulle, illégale ou inapplicable, cette nullité, illégalité ou inapplicabilité n'affectera pas la validité des autres clauses. Chacune des parties s'efforcera de négocier immédiatement et de bonne foi une clause valable en remplacement de celle-ci. Art.13 Le présent contrat est soumis au droit luxembourgeois. Les juridictions luxembourgeoises sont seules compétentes en cas d action devant le tribunal, à moins que le domiciliataire décide de porter l'action judiciaire devant un autre tribunal compétent. 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