Source: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/preguntas_frecuentes/cuestiones_generales/index-ides-idphp.php
Timestamp: 2018-04-21 03:45:31+00:00

Document:
Los ficheros de datos de carácter personal de titularidad pública serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por el órgano competente de la Administración responsable para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, en el plazo de treinta días desde la publicación de su norma o acuerdo de creación en el Diario Oficial correspondiente.
Los ficheros de datos de carácter personal de titularidad privada serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la persona o entidad privada que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación. El RGPD inscribirá los ficheros si las notificaciones se ajustan a los requisitos exigibles. La inscripción de los ficheros en el RGPD es totalmente gratuita.
En este caso podría incurrirse en falta leve, tal y como señala el artículo 44.2.b) de la Ley Orgánica 15/1999, quedando sujeto al régimen sancionador previsto en esta Ley.
¿Qué operaciones acerca de un fichero se notifican al RGPD?
Todo fichero de datos de carácter personal de nueva creación será notificado a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el RGPD, o a las autoridades de control autonómicas competentes para sus correspondientes registros, por la persona o entidad privada que pretenda crearlo o por el órgano competente de la Administración responsable del fichero.
Igualmente, cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción deberá ser previamente notificada a fin de proceder a su inscripción y con objeto de cumplir con la obligación de mantener actualizada en todo momento la inscripción de los ficheros.
También deberán notificarse tanto las supresiones de ficheros para su inscripción correspondiente en el RGPD.
Si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles, el fichero quedará inscrito en el RGPD; en caso contrario, se requerirá que se completen los datos o se proceda a su subsanación.
Una vez inscrito el fichero en el RGPD, se notificará la resolución de inscripción del Director de la Agencia Española de Protección de Datos en la que se comunicará el código de inscripción asignado, a la dirección que a esos efectos se ha hecho constar en el apartado correspondiente de la hoja de solicitud.
Igualmente, cuando los interesados así lo manifiesten expresamente en el formulario de notificación, podrán recibir por medios telemáticos la notificación de la resolución de inscripción, la comunicación de la necesidad de subsanar su solicitud, o cualquier otro escrito relacionado con la solicitud de inscripción de ficheros en el RGPD, para lo que deberán disponer de una dirección electrónica a efectos de notificaciones del Servicio de Notificaciones Telemáticas Seguras.
A través del Servicio de Notificaciones Electrónicas (http://www.notificaciones.060.es), se pone a disposición de cualquier persona física o jurídica que lo solicite la posibilidad de recibir de forma alternativa por vía telemática las notificaciones que actualmente reciben en papel. La suscripción a este servicio es voluntaria y tiene carácter gratuito.
Se puede optar por utilizar una de las notificaciones tipo precumplimentadas o bien por utilizar el formulario electrónico vacío para ser cumplimentado de forma completa.
suscribirse al procedimiento de la Agencia Española de Protección de Datos. Para ello, en el apartado "Suscripción a Procedimientos" de la web del Servicio de Notificaciones Electrónicas, seleccione "AEPD" como organismo emisor, la categoría "Todas" y la casilla "actualizar".
Además, en cada notificación de ficheros a través del formulario NOTA es preciso señalar expresamente DEH-SNE (Dirección Electrónica Habilitada del Servicio de Notificaciones Electrónicas) como medio de notificación en la casilla "Medio de notificación" de la hoja de solicitud del formulario de inscripción NOTA.
Esta opción sólo estará disponible para usuarios que hayan realizado su notificación de ficheros NOTA a través de Internet con certificado de firma electrónica reconocido.
¿En qué consiste la notificación mediante comparecencia en Sede Electrónica?
La notificación mediante comparecencia en Sede permite consultar el contenido de notificaciones de procedimientos administrativos tramitados en la Agencia Española de Protección de Datos a través de una dirección de correo electrónico.
Una vez tramitado el expediente que dio lugar a la solicitud, el solicitante recibirá, a través de la dirección de correo electrónico previamente facilitada y validada, un aviso en el que se informará de la existencia de una notificación disponible en Sede Electrónica, así como de una clave de acceso para su descarga.
El plazo para acceder al contenido de la notificación será de 10 días naturales, tal como determina la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición transcurrieran 10 días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido practicada.
En los formularios de los procedimientos administrativos que admitan esta modalidad, deberá seleccionar SEDE ELECTRÓNICA en el campo correspondiente al medio de notificación.
El solicitante deberá facilitar la dirección de correo electrónico en la que desee recibir los correspondientes avisos de notificaciones disponibles en Sede Electrónica, la cual deberá estar previamente validada. Si es la primera vez que se utiliza, el solicitante recibirá en esa dirección un mensaje de correo electrónico con un enlace al que deberá acceder para validar su correo electrónico.
Para realizar la inscripción inicial del fichero y, en su caso, la posterior modificación o supresión de la inscripción, en la Sede Electrónica de la AEPD se encuentra disponible el Servicio Electrónico NOTA a través del que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos (aprobado mediante Resolución de la AEPD de 12 de julio de 2006- B.O.E. 181 de 31 de julio).
En la página web de la Agencia (www.agpd.es > Canal del Responsable) se encuentra disponible la Guía de Seguridad, un manual práctico y básico para todos aquellos que deban adecuarse a las exigencias de la Ley en la que se explican los niveles de seguridad aplicables y las medidas que deben implantarse en función de los datos que maneje cada entidad. Por otro lado, recoge un modelo para que las entidades elaboren el "Documento de Seguridad" , documento interno obligatorio en cualquier organización en el que deben recogerse entre otros elementos, el tipo de datos, las medidas y procedimientos de seguridad aplicables, las obligaciones y funciones del personal, o las medidas adoptadas en su transporte y destrucción.
Asimismo, la Guía de Seguridad de Datos recoge en su apartado final un cuestionario de "autoevaluación", especialmente dirigido a facilitar la realización de una auditoría de seguridad, que permite a las entidades analizar el grado de seguridad aplicado a la información que manejan y el nivel de adecuación a la normativa vigente.
En la página web de la Agencia (www.agpd.es > Canal del Responsable) se encuentra disponible la Guía de Seguridad, un manual práctico y básico para todos aquellos que deban adecuarse a las exigencias de la Ley, en la que se explican los niveles de seguridad aplicables y las medidas que deben implantarse en función de los datos que maneje cada entidad. Por otro lado, recoge un modelo para que las entidades elaboren el "Documento de Seguridad", , documento interno obligatorio en cualquier organización en el que deben recogerse, entre otros elementos, el tipo de datos, las medidas y procedimientos de seguridad aplicables, las obligaciones y funciones del personal, o las medidas adoptadas en su transporte y destrucción.
Además de la notificación se deberá adjuntar la documentación que justifique el cambio de titular.
Se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que en su artículo 19 establece que "En los supuestos en que se produzca una modificación del responsable del fichero como consecuencia de una operación de fusión, escisión, cesión global de activos y pasivos, aportación o transmisión de negocio o rama de actividad empresarial, o cualquier operación de reestructuración societaria de análoga naturaleza, contemplada por la normativa mercantil, no se producirá cesión de datos, sin perjuicio del cumplimiento por el responsable de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre".
Si el cambio se debe a un error en la consignación de los datos del responsable durante la inscripción inicial del fichero, será suficiente con enviar un escrito firmado por persona con representación suficiente del responsable del fichero indicando la subsanación correspondiente.
El apartado de encargado de tratamiento únicamente habrá de cumplimentarse cuando un tercero trate datos por cuenta del responsable. Esta realización de tratamiento por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
Con el fin de facilitar su consulta en el Catálogo de ficheros, estos deberán ser notificados por sus promotores para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos haciendo constar como nombre del fichero LISTAS ROBINSON o FICHERO COMÚN DE EXCLUSIÓN DEL ENVÍO DE COMUNICACIONES COMERCIALES. Asimismo, se advierte que el tratamiento que de los ficheros comunes creados en aplicación del art. 49.1 del RLOPD puedan realizar las entidades que los consulten no será preciso notificarlos, siempre que se limiten a la consulta regulada en el art. 49.4 del RLOPD.
En relación con los tratamientos necesarios para identificar y adoptar las medidas necesarias que eviten el envío de publicidad al que se refiere el art. 48 del RLOPD, los responsables de los mismos podrán incluir la finalidad de evitar el envío de comunicaciones comerciales a aquellas personas que han manifestado su negativa u oposición a recibir publicidad, en el fichero relacionado con la gestión comercial de clientes de la entidad. Alternativamente, podrán notificar el RGPD un nuevo fichero en el que se hará constar como nombre del mismo GESTIÓN DE EXCLUIDOS DE COMUNICACIONES COMERCIALES.
¿Cómo cumplimentar el apartado 7 Tipos de datos, estructura y organización del fichero en los ficheros o tratamientos que tengan datos relativos a la salud, referentes exclusivamente al grado de discapacidad o la simple declaración de la condición de discapacidad o invalidez del afectado, con motivo del cumplimiento de deberes públicos en los que se puedan implantar las medidas de seguridad de nivel básico (Art.81.6 Reglamento de desarrollo de la LOPD?
Como norma general, este tipo de tratamientos se podrá notificar con nivel de medidas de seguridad de nivel básico señalando el Tipo de datos de salud junto con algunas de las finalidades tipificadas como «Gestión de Nóminas» o «Recursos Humanos» (Apartado 5 del formulario).
Para aquellos tratamientos que se encuentren amparados en la excepción prevista en el apartado 6 del artículo 81 del Reglamento de desarrollo de la LOPD y su finalidad no sea la Gestión de Nóminas o la Gestión de los Recursos Humanos, se podrá indicar que se tratan datos relativos a la salud con motivo del cumplimiento de deberes públicos en el campo de texto libre «Otros datos de carácter identificativo» del apartado 7 «Tipos de datos, estructura y organización del fichero», pudiendo señalar, en este caso, el nivel de medidas de seguridad básico.

References: artículo 44
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Real Decreto 
 artículo 19
 artículo 5
 artículo 81