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REGLAMENTO INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE RESTCAFE S.A.S. - PDF
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2 2 REGLAMENTO INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE RESTCAFE S.A.S. TABLA DE CONTENIDO Introducción Capítulo I: Disposiciones generales Capítulo II: Derechos de los titulares y autorización para el tratamiento de la información... 7 Capítulo III: Deberes del responsable del tratamiento de la información.. 9 Capítulo IV: Procedimientos de acceso, consulta y reclamación..11 Anexos.13
3 3 REGLAMENTO INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE RESTCAFE S.A.S. Introducción El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de RESTCAFE S.A.S. (en adelante Oma ), tiene como propósito poner en conocimiento de sus clientes, en su condición de titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal adoptadas por la Empresa, como consecuencia de la promulgación de la Ley 1581 de Oma, es una sociedad cuyo objeto social consiste en la producción, venta, transformación y conservación de alimentos y bebidas, así como la comercialización y distribución de los mismos. En ejercicio de dicho objeto, la Compañía recolecta y administra información personal de sus clientes, con el fin de darles a conocer, promocionar y vender sus productos. En consecuencia, en cumplimiento del deber legal consagrado en la Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal K, a través de la expedición del presente reglamento, se busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiado para salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de los clientes, garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales son titulares, y que son tratados por la Compañía.
4 4 CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Ley aplicable. El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de Restcafe S.A.S. (En adelante: el Reglamento ), se regirá por las leyes de la República de Colombia, en especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen. Artículo 2. Ámbito de aplicación. El Reglamento aplica para el tratamiento de datos personales de los cuales Oma es responsable. Artículo 3. Alcance. Todos los funcionarios de Oma conocen y se obligan a cumplir el Reglamento. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten el Reglamento. Artículo 4. Derecho de Hábeas Data. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 15 1 y 20 2 de la Constitución Política. Artículo 5. Definiciones. Para los efectos de la interpretación del Reglamento, se entiende por: 1 Constitución Política de Colombia, artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. 2 Constitución Política de Colombia, artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.
5 5 a. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. b. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos. c. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. e. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. f. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. g. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, supresión o circulación de los mismos. Artículo 8. Objeto. Regular el ejercicio efectivo del derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por Oma, a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía. Artículo 9. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento. a. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular. b. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos
6 6 Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular. d. Principio de transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por Oma por sí misma, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice. f. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por Oma, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. CAPÍTULO II
7 7 DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Artículo 10. Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por Oma, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes: a. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, como Responsable del Tratamiento. c. Ser informado por Oma, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Oma. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Oma ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Artículo 11. Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
8 8 b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información: i) el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; iii) los derechos que le asisten al Titular; iv) La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular. Artículo 12. Prueba de la Autorización. Oma adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. Artículo 13. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de la información se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de los productos, servicios, publicidad, promociones y alianzas de Oma. CAPÍTULO III
9 9 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Artículo 14. Deberes de Oma en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Oma se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales: a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
10 10 k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
11 11 Artículo 15. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de Oma. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera: a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía. b. Solicitudes presentadas a través del Call Center: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad. c. Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad. Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad. Parágrafo. Trámite de la consulta. Una vez que Oma reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado. Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia. Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, Oma procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles. En el evento en que Oma considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. Artículo 16. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Oma debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Compañía.
12 12 Parágrafo. Trámite de la reclamación. El reclamo será formulado ante Oma, acompañado de: i) el documento que identifique al Titular o su causahabiente; ii) la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo; iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; iv) los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la Empresa, Restcafe S.A.S. entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión. Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda reclamo en trámite, y el motivo del mismo. El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que Oma no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término. Artículo 17. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante Restcafe S.A.S., con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Artículo 18. Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante Restcafe S.A.S., serán atendidas, en primera instancia, por el Administrador de Bases de Datos, o quien haga sus veces. Dicho funcionario velará por el cumplimiento del Reglamento, y podrá correr traslado de las consultas, quejas o reclamos al Área de Sistemas, Mercadeo o Jurídica, en caso de requerir apoyo adicional para la solución del asunto. ANEXO 1: ANEXOS
13 13 Diálogo leído por nuestros funcionarios del Área del Call Center de la Compañía, a fin de obtener autorización para el Tratamiento de Datos Personales suministrados en la solicitud de domicilios: A OMA le gustaría enviarte información de productos, ofertas y actividades promocionales, por eso, en virtud de la expedición de la Ley de Hábeas Data (Ley 1581 de 2012), Restcafé S.A.S., titular de la marca OMA, solicita tu autorización para contactarte en el futuro usando los datos personales que suministres. Restcafé S.A.S., como responsable del tratamiento de tus datos, así como las empresas designadas por esta como encargadas del tratamiento, almacenan de forma segura y confidencial la información registrada en sus bases de datos. En cualquier momento tú tienes derecho a corregir, actualizar o solicitar la supresión de la información que le proporciones a Restcafé S.A.S. o a las empresas encargadas del tratamiento, a través del correo electrónico o de la línea de atención al cliente, la cual encontrarás en Autoriza el tratamiento de sus datos personales?. Anexo 2: Solicitud de autorización para Tratamiento de Datos Personales obtenidos en los puntos de venta: Fecha: Empresa: RESTCAFE S.A.S. Información de contacto: Dirección: carrera 57 No , Bogotá. Página web: Correo electrónico: Teléfono: A OMA le gustaría enviarte información de productos, ofertas y actividades promocionales, por eso, en virtud de la expedición de la Ley de Hábeas Data (Ley 1581 de 2012), Restcafé S.A.S., titular de la marca OMA, solicita tu autorización para contactarte en el futuro usando los datos personales que suministres. Restcafé S.A.S., como responsable del tratamiento de tus datos, así como las empresas designadas por esta como encargadas del tratamiento, almacenan de forma segura y confidencial la información registrada en sus bases de datos. En cualquier momento tú tienes derecho a corregir, actualizar o solicitar la supresión de la información que le proporciones a Restcafé S.A.S. o a las empresas encargadas del tratamiento, a través del correo electrónico
14 14 o de la línea de atención al cliente, la cual encontrarás en Firma: Cédula: Autorizo: No autorizo:.

References: artículo 17
 Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 3
 Artículo 4
 Artículo 5
 artículo 15
 artículo 20
 Artículo 8
 Artículo 9
 Artículo 10
 artículo 8
 Artículo 11
 Artículo 12
 Artículo 13
 Artículo 14
 artículo 17
 Artículo 15
 Artículo 16
 Artículo 17
 Artículo 18