Source: http://amical50.net/Nos-R%C3%A8glements-Internes.php
Timestamp: 2019-04-21 01:13:39+00:00

Document:
Activités de l'annee Nos Règlements Internes
Le document suivant est se que le club suit pour sa bonne conduite.
C'est appelé "Statuts et Réglements"
Grand merci à Monsieur Léo Gauthier de Cochrane, pour y avoir mis la main à la pâte en 1975.
Le document fut amendé ou mis à date en 2010.
Ce document n'est qu'une copie.
L'original, en PDF et signé, est au bureau du Conseil (CA) du club.
Tu peux imprimer ce document de 10 pages pour meilleur lecture.
N.B. Dans les articles suivants, le masculin comprend le féminin, également le conseil d’administration
est aussi reconnu sous l’acronyme CA ainsi que la réunion générale annuelle, l’AGA.
Un conseil est un groupe de personnes dûment élu et un comité est dûment appointé.
ART. 1 a) NOM : Club Amical 50 Plus de Cochrane inc.
b) Le Club Amical 50 Plus de Cochrane Inc. est incorporé en vertu de la loi sur les compagnies et associations de l’Ontario. Les lettres patentes ont été obtenues le 18 février 1991, sous le numéro 923394 et amandées le 17 octobre 2007.
c) Le club est membre du réseau provincial, la Fédération des Aînés et Retraités Francophones de l’Ontario, via La Régionale du Grand Nord. La FARFO fut incorporée le 15 février 1979 sous le numéro 408342.
d) Le nom du club ne peut être changé que si les deux tiers (2/3) des membres sont d’accord.
ART. 2 LE SIÈGE SOCAL
Le siège social du club est situé dans la municipalité de Cochrane, Ontario.
ART.3 SCEAU
Le club peut choisir un sceau dont l’usage et la forme sont déterminés par le conseil d’administration.
ART. 4 ANNÉE D’OPÉRATION
a) Financière : L’année d’opération financière du club commence le premier (1) janvier pour se terminer le 31 décembre.
b) Activité : L’année d’opération des activités du club peut être déterminée par le conseil d’administration.
ART.5 BUTS ET OBJECTIFS
a) Regrouper les aînés francophones et francophiles en vue de leur permettre de vivre cette étape de leur vie en français puisque la langue française est pour eux le meilleur moyen de communication et d’expression.
b) Analyser les besoins des aînés francophones afin de leur offrir un organisme vivant et dynamique qui veillera au bien-être de ses membres et à la sauvegarde de leurs intérêts.
c) Étudier et utiliser les ressources existantes dans le milieu.
d) Intéresser le milieu aux problèmes des aînés.
e) Être représentatif dans son milieu, donner et s’assurer la collaboration des organismes locaux.
f) Mettre sur pied des services d’entraide communautaire permettant aux aînés de demeurer actifs dans la société.
g) Établir un réseau de communication en vue de prévenir la solitude et l’isolement.
h) Organiser des services divers pour l’agrément et le bien-être de la personne âgée; mettre sur pied des activités qui lui conviennent, telles que les activités récréatives, sportives, sociales, culturelles pour l’enrichissement de l’esprit et le délassement physique de ses membres, le tout en langue française.
Les personnes suivantes sont membres du club :
a) Le membre à part entière :
Toute personne âgée de cinquante (50) ans ou plus qui est acceptée par le bureau d’administration du club, qui a payé sa cotisation et qui se conforme aux règlements du club.
b) Le membre Ami :
C’est la personne de moins de cinquante (50) ans qui a payé la même cotisation que le membre à part entière et qui est accepté par le conseil d’administration. Il bénéficie des avantages socio-culturels et il peut participer aux délibérations excepté sur des questions qui influent sur la les statuts et règlements, le choix des administrateurs, mais il ne peut pas voter ou être élu au conseil de d’administration.
c) Le membre individuel :
Toute personne qui ne maîtrise pas la langue française peut être admise à titre de membre individuel du club. Ce membre individuel pourra participer aux activités du club, il pourra assister aux réunions à titre d’observateur seulement. Il ne peut pas siéger sur le conseil ou sur les comités.
ART.7 DEVOIR DES MEMBRES LORS D’UNE RÉUNION
Le devoir des membres consiste :
a) Demander et obtenir de la présidence le droit de parole.
b) Adresser ses remarques ou commentaires à la présidence.
c) Éviter d’interrompre qui que ce soit, à moins d’un point d’ordre ou question de privilège.
d) Éviter les interpellations, les injures, les conflits de personnalité.
e) Permettre un débat entier et libre de toutes questions.
a) La cotisation prescrite doit être versée au début de l’année d’opération.
b) Le membre ami doit verser la même cotisation que le membre à part entière.
c) Tout membre qui n’a pas payé sa cotisation ne pourra être compté comme membre tant qu’il n’aura pas payé sa cotisation pour l’année en cours.
ART.9 SUSPENSION ET EXPULSION
a) Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine, ou expulser définitivement tout membre qui enfreint les règlements du club, ou dont la conduite et les activités sont nuisibles au club et s’il n’agit pas dans le meilleur intérêt des aînés francophones du club. La décision du conseil d’administration à cette fin est finale et le conseil peut, en cette matière adopter et suivre la procédure qu’il détermine.
Tout membre peut démissionner en s’adressant au secrétariat du club. La cotisation qu’il a payée n’est pas remboursable.
ART. 11 ORGANISMES
Les organismes du club sont :
b) Le conseil d’administration (CA)
c) Le comité exécutif (CE)
d) Les autres comités dont on peut avoir besoin.
L’assemblée générale est le pouvoir souverain du club : elle se compose de tous les membres.
ART. 13 RÉUNION ANNUELLE
a) L’assemblée générale tient sa réunion annuelle (AGA) au mois d’avril sur convocation du conseil d’administration.
b) À chaque réunion annuelle du club vingt% (20%) des membres doivent être présents afin d’atteindre quorum pour le règlement des questions à l’ordre du jour.
c) L’ordre du jour doit comporter :
1. Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion annuelle précédente.
2. Le rapport des activités.
3. Le rapport financier.
4. Les élections.
d) Tous les membres doivent faire l’impossible pour participer à cette réunion annuelle.
e) Tout membre à part entière ou ami peut demander la parole pour exprimer son opinion sur la situation du club et proposer des nouveaux programmes ou des améliorations pour les anciens programmes.
ART. 14 RÉUNION GÉNÉRALE SPÉCIALE
L’assemblée générale peut tenir une réunion spéciale à la demande du conseil d’administration ou de quinze (15) membres actifs. L’avis de convocation d’une réunion générale spéciale doit mentionner la date, l’heure, l’endroit et le ou les sujets de l’ordre du jour. Seuls ces sujets y seront discutés. La demande d’une réunion générale spéciale est adressée par courrier recommandé à la présidence du conseil d’administration. Si la présidence ne convoque pas l’assemblée générale en session spéciale dans les dix (10) jours suivant la réception de la demande, les requérants pourront convoquer eux-mêmes cette réunion en lieu et temps qu’ils détermineront.
ART. 15 RÉUNION RÉGULIÈRE
a) Le déroulement d’une réunion régulière comprend :
1) Ouverture de la séance,
2) Vérification du quorum,
3) Adoption de l’ordre du jour,
4) Lecture et adoption du procès-verbal,
5) Affaires découlant du procès-verbal,
6) Lecture de la correspondance,
7) Affaires découlant de la correspondance,
8) Rapport financier et autres,
9) Affaires découlant des rapports,
10) Affaires nouvelles,
11) Date de la prochaine réunion,
12) Levée ou ajournement de la séance.
b) Au moins six (6) réunions régulières doivent être tenues chaque année, à la date et à l’endroit déterminé par le conseil d’administration.
c) À chaque réunion régulière du club, quinze % (15%) des membres doivent être présents afin d’atteindre le quorum.
d) La réunion doit porter sur tous les points du jour.
e) Prévoir un temps pour les propositions et les motions.
ART. 16 RÔLES ET POUVOIRS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
a) De recevoir et d’approuver les rapports du conseil d’administration.
b) D’élire les membres du conseil d’administration.
c) D’approuver les prévisions budgétaires et les états financiers.
d) D’étudier et de décider de toutes affaires concernant le club.
e) De déléguer au conseil d’administration les pouvoirs nécessaires pour la réalisation des buts poursuivis par le club.
ART. 17 ÉLECTION DE LA PRÉSIDENCE ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION :
a) Le club sera géré par un conseil d’administration composé d’une présidence, de six (6) administrateurs et de la présidence sortante.
b) La présidence sera élue pour un terme de deux (2) ans lors d’un scrutin secret.
c) Trois (3) administrateurs seront élus chaque année pour un terme de deux (2) ans, par scrutin secret.
d) Les membres du comité exécutif (vice-présidence, secrétaire, trésorier) sont nommés par le conseil administratif parmi les six (6) élus. Donc le comité exécutif est composé de la présidence, vice-présidence, secrétaire et du trésorier,
e) Tous les membres du conseil d’administration ne peuvent être élus que pour deux (2) mandats.
f) La présidence sortante ne siège que pour un (1) an seulement.
g) Quatre (4) des membres du conseil doivent avoir soixante (60) ans et plus et devraient être à la retraite.
ART. 18 ATTRIBUTIONS ET DROITS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
a) Le conseil d’administration est l’organe législatif du club. Il administre les affaires financières, sociales, culturelles, et autres du club. Seul, il peut proposer que des modifications soient apportées aux statuts et règlements mais ces changements pour devenir exécutoires doivent être approuvés par les deux tiers (2/3) des membres lors de la réunion annuelle.
b) Le conseil d’administration se réunit selon le besoin.
c) À chaque réunion du conseil d’administration cinq (5) administrateurs doivent être présents pour obtenir quorum
d) Le conseil d’administration :
1) Recueille et gère les fonds pour l’administration et le développement du club.
2) Gère les biens, meubles et immeubles et autres droits ou biens du club.
3) Doit approuver toutes les dépenses de plus de cent (100) dollars provenant des fonds du club.
e) Le conseil d’administration voit aux publications, organise les rencontres, conférences et autres activités pour le bien du club; il élabore les politiques de développement et d’orientation du club; il établit des règlements de régie interne pourvu qu’il n’entre pas en contradiction avec le présent règlement.
f) Le conseil d’administration doit nommer ou approuver tous les présidences des comités et recevoir des rapports.
g) Le conseil d’administration doit nommer un vérificateur (personne hors du conseil) pour les questions financières.
h) Lorsqu’un administrateur ne peut terminer son mandat, le conseil d’administration lui nomme un successeur qui complète son mandat.
i) Le conseil d’administration détient le pouvoir de suspension ou d’expulsion d’un membre du club.
j) La fonction des administrateurs est gratuite. Seul les frais de déplacement et autres peuvent être remboursés.
k) Le conseil d’administration doit, afin d’assurer une bonne relève, appointer un comité de nomination lors des élections au conseil, qui, en retour, doit trouver des volontaires intéressés à se porter candidats au conseil lors des élections annuelles.
ART. 19 CESSATION DU MANDAT ET RETRAIT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
a) Tout membre du conseil d’administration qui manque consécutivement trois (3) réunions sans aviser au préalable la présidence, perd son poste et doit être remplacé par le conseil d’administration pour la durée du mandat restant.
b) Tout membre qui quitte la collectivité cesse de faire partie du conseil d’administration.
c) Tout membre du conseil d’administration a le droit d’abandonner son poste en donnant par écrit sa démission au conseil d’administration.
d) Un membre du conseil d’administration qui refuse de respecter une décision prise à la majorité doit être démis de son poste suivant l’obtention d’une majorité de deux tiers (2/3) des administrateurs.
e) Si un membre du conseil d’administration fait publiquement des remarques dérogatoires à l’égard du club, il peut être démis de son poste suivant l’obtention d’une majorité de deux tiers (2/3) des administrateurs.
ART. 20 ATTRIBUTIONS ET DROITS DU COMITÉ EXÉCUTIF :
a) Le comité exécutif est l’organe exécutif du conseil d’administration. Il fait appliquer les politiques établies par les membres et par les administrateurs du club. Il se réunit au besoin.
b) Le comité exécutif doit préparer les ordres du jour pour toute réunion générale des membres et pour les réunions du conseil d’administration.
c) Le comité exécutif détient le pouvoir d’effectuer des dépenses jusqu’à concurrence de cent dollars (100$) sans obtenir l’approbation du conseil d’administration mais il doit lui en rendre compte.
d) Le comité exécutif doit surveiller les activités de tous les comités.
e) Le comité exécutif doit nommer et assurer la surveillance de tous les employés.
ART. 21 CESSATION DU MANDAT ET RETRAIT DU COMITÉ EXÉCUTIF :
Toutes les raisons données ci-dessus pour les membres du conseil d’administration s’appliquent aux membres du comité exécutif, mais ces derniers peuvent être démis de leur poste s’ils ne réussissent pas à remplir leurs fonctions. Ce retrait doit obtenir une majorité de deux tiers (2/3) des voix des administrateurs.
ART. 22 FONCTION DE LA PRÉSIDENCE, DES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF ET DES ADMINISTRATEURS :
1) PRÉSIDENCE: (personne)
a) La présidence du conseil d’administration préside au conseil et en dirige toutes les réunions ainsi que celles du comité exécutif. La présidence doit signer tous les documents officiels et les chèques ou doit demander à son représentant officiel.
b) La présidence a le pouvoir de convoquer des réunions spéciales des membres du conseil d’administration et de tout autre comité.
c) La présidence a le plein pouvoir d’ajourner n’importe quelle réunion toutes les fois qu’il juge qu’il n’est pas dans le meilleur intérêt du club de tenir la dite réunion.
d) La présidence dispose à n’importe quel moment du droit d’exiger des rapports de toutes les présidences de comités.
e) La présidence a le privilège de suggérer au conseil d’administration pour fin d’approbation des candidats pour le poste de vice-président, secrétaire, trésorier et toutes les présidences de comités.
f) La présidence est la seule personne qui puisse parler en public au nom de la société ou du club ou elle peut autoriser un autre membre à le faire en son nom.
g) La présidence doit approuver ou rejeter des déclarations publiques avant leurs publications.
h) La présidence doit inciter tous les membres à participer activement aux travaux du club.
i) La présidence doit au terme de son mandat ou lorsqu’il quitte son poste remettre tous les biens, les documents ou les effets du club à son successeur régulièrement élu.
j) Si le président d’assemblée désire prendre part aux débats, il doit passer la présidence à une autre personne pendant que la question est débattue.
2) VICE-PRÉSIDENCE
La vice-présidence a les mêmes pouvoirs et fonctions de la présidence et en son absence il assume la présidence du conseil.
a) Il est le garde du sceau corporatif. Il doit lui-même tenir un registre exact des délibérations de toutes les réunions dans un livre officiel de procès-verbaux soit nommer un secrétaire-archiviste qui peut travailler en étroite collaboration avec lui.
b) Il doit lire le procès-verbal approprié lors des réunions.
c) Il doit lire toutes les correspondances officielles autorisées par le président, y donner suite et conserver des copies de toutes les lettres.
d) Il doit conserver une liste de toutes les adresses et numéros de téléphone ainsi que les numéros de courriels de tous les membres.
e) Il ne peut montrer le registre de la société à un étranger sans obtenir la permission du président.
f) Il doit tenir un registre exact des membres du conseil d’administration et des autres comités en y inscrivant la date à laquelle ils ont été élus ou nommés.
g) Il doit remettre à son successeur régulièrement élu tous les effets du club.
4)TRÉSORIER
a) Il doit tenir un registre exact de tous les fonds et des transactions financières du club.
b) Il doit fournir un rapport financier exact au président ou au conseil d’administration à la demande de la présidence.
c) Il doit exiger des factures et des reçus pour toutes les transactions financières et il doit déposer tous les fonds dans une institution financière désignée par le conseil d’administration.
d) Il doit recueillir et inscrire dans un registre tous les fonds de la société et préparer un rapport annuel complet pour la réunion annuelle.
e) Il ne peut divulguer aucun renseignement sur la situation financière du club sans obtenir la permission du président.
f) Il doit remettre tout argent, tous les dossiers et les autres effets à son successeur dûment élu.
g) Il doit fournir tous les documents financiers au vérificateur à la fin de chaque année
3) LA PRÉSIDENCE SORTANTE :
La présidence apporte son expérience et son aide au nouveau conseil. Elle a les mêmes pouvoirs que les autres administrateurs.
4) ADMINISTRATEURS :
Les administrateurs assistent à toutes les réunions avec droit de parole et de vote. Ils remplissent les fonctions déterminées par le conseil d’administration et aident chacun des officiers à assurer la bonne marche du club.
ART. 23 COMITÉS
a) Le conseil d’administration peut s’adjoindre des comités pour l’aider dans son travail, soit pour les relations extérieures ou la publicité, la culture, les soirées sociales et les loisirs, l’organisation des visites humanitaires, des pique-niques, d’excursions et pour toutes les autres causes suivant les circonstances. Ces comités sont constitués pour le temps ou leurs services sont requis. Ils se terminent avec l’exécution de la tâche qui leur a été confiée ou avec l’année d’opération. Leurs mandats peuvent être renouvelés.
b) Les présidences de comités ont la charge du bon fonctionnement de leur comité respectif et doivent, de façon régulière, faire rapport de leurs activités au conseil. Ils n’ont aucun pouvoir de décision dans les affaires majeures.
c) Les présidences de comités se doivent de convoquer les réunions de leur comité et d’y inviter la présidence du club.
ART. 24 ÉLECTIONS :
a) L’assemblée nomme une présidence d’élection et une personne secrétaire d’élection ainsi que deux (2) scrutateurs.
b) Tout candidat absent de l’assemblée doit être proposé et appuyé et le candidat doit avoir envoyé une lettre d’acceptation dûment signée.
c) La présidence d’élection demande aux membres présents de proposer des noms pour les postes vacants. Après une minute au moins sans nomination, on propose que les nominations soient closes. Cette proposition doit être appuyée mais elle ne fait pas l’objet de débat. Elle exige une majorité de deux tiers (2/3) des membres présents.
En commençant par le dernier nom proposé, la présidence d’élection demande si le membre proposé accepte d’être candidat. La candidature est admise lorsque la personne proposée accepte d’être proposée comme candidat. On procède à l’élection par scrutin secret. Cette procédure se répète pour chaque groupe de postes vacants.
ART. 25 QUESTIONS FINANCIÈRES ET VÉRIFICATION
a) Tous les paiements de plus de vingt-cinq dollars (25$) doivent être acquittés par chèque. Les paiements inférieurs à cette somme seront prélevés de la petite caisse. Les fonds versés dans la petite caisse doivent provenir du compte d’épargne ou compte courant du club. Tout paiement en argent de la petite caisse requiert une pièce justificative.
b) Les signataires pour les fonds sont les personnes suivantes : 1) la présidence 2) le trésorier 3) le secrétaire. Seule la signature de deux (2) des trois (3) signataires est requise.
c) Le conseil d’administration doit nommer un vérificateur (homme ou femme) avant la fin de l’année fiscale. Aucun membre du conseil d’administration ne peut être nommé vérificateur du club. Le vérificateur doit présenter un exposé vérifié de la situation financière lors de la réunion annuelle ou lors d’une autre réunion générale des membres.
ART. 26 AMENDEMENTS :
Les amendements à la constitution et aux statuts et règlements doivent obtenir une majorité des deux tiers (2/3) des voix lors d’une réunion générale légalement constituée. Une motion portant amendement ne peut faire l’objet de vote qu’à la prochaine assemblée. Une motion portant amendement à la constitution et aux statuts ne peut être présentée que si l’auteur de la motion a l’appui d’au moins dix (10) membres du club.
ART. 27 ENTRÉE EN VIGUEUR :
Les présents règlements entre en vigueur le __16 avril__ de l’année __2010.
Signé à Cochrane
Note: Seulement l'original est signé.

References: ART. 1

ART. 2

ART.3

ART. 4

ART.5

ART.7

ART.9

ART. 11

ART. 13

ART. 14

ART. 15

ART. 16

ART. 17

ART. 18

ART. 19

ART. 20

ART. 21

ART. 22

ART. 23

ART. 24

ART. 25

ART. 26

ART. 27