Source: https://www.csg-systemhaus.de/news-leser/gastbeitrag-anforderungen-der-finanzbehoerden-an-die-e-mail-speicherung-201508051337.html
Timestamp: 2018-03-23 17:00:38+00:00

Document:
Gastbeitrag: Anforderungen der Finanzbehörden an die E-Mail-Speicherung - CSG Systemhaus GmbH - Ihr Partner in der Region Göppingen - ...mit Sicherheit!
Gastbeitrag: Anforderungen der Finanzbehörden an die E-Mail-Speicherung
05.08.2015 13:36 von Redaktion (Kommentare: 0) #Mail #Archivierung #GoBD #Unternehmen #ITmitSicherheit
News-2015008051337-Gastbeitrag-E-Mail-Speicherung 4.9 5 7
Gastbeitrag von Rechtsanwältin Simone Rosenthal - Kanzlei SCHÜRMANN WOLSCHENDORF DREYER
Seit dem 01.01.2015 gilt die GoBD
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.
Diese Grundsätze konkretisieren die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UstG) bezüglich der Anforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei der Erfüllung von gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. Die GoBD bestimmen unter anderem die Form und die Art der Archivierung digitaler Unterlagen. Ziel ist es, dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen. Die GoBD ersetzt zum 01.01.2015 die GoBS und die GDPdU.
Die GoBD betreffen alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten.
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den von ihm zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Handelsbriefe sind nach § 257 II HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, dazu gehören z.B. Offerte, Annahme, Mängelrüge. Empfangene Handelsbriefe sind im Original zu archivieren. Weiterhin sind Wiedergaben der abgesendeten Handelsbriefe zu archivieren. Die Archivierung kann als Kopie, Abdruck oder Abschrift aber auch auf anderen Datenträgern in Bild oder Schrift gestaltet werden. Nicht abgesendete Handelsbriefe sind nicht zu archivieren.
Die Verfahrensdokumentation soll den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der Entstehung, der Indizierung, der Speicherung, dem Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierungspflichtigen Informationen aufzeichnen. Die Aufzeichnung sollte aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen. Ziel ist es, einem unabhängigen Dritten die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit des Vorgangs einer Archivierungslösung zu ermöglichen.
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden (3.2.4 GoBD). Das Ordnungssystem kann z.B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Daten prüfen kann (9. der GoBD).
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen, §146 Absatz 1 AO, § 239 II HGB (3.2.1 der GoBD). Die Vollständigkeit bezieht sich nur auf archivierungspflichtige Unterlagen. Nicht archivierungspflichtige Unterlagen müssen daher nicht aufbewahrt werden. In Anbetracht der Menge der täglich verschickten und eingehenden E-Mails in einem Unternehmen ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails schwerlich zu erreichen. Es wird daher oft einfacher sein, alle E-Mails zu archivieren. Dies verursacht jedoch nicht unerhebliche Kosten und kann ein Unternehmen sogar in den Konflikt mit dem Datenschutz bringen, z.B. bei privater Nutzung der E-Mailkonten durch die Mitarbeiter. Zulässig ist das Herausfiltern von Spam-E-Mails.
Unzureichende Archivierung kann zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen wie Strafzahlungen an das Finanzamt gemäß § 162 AO, Freiheitsstrafe bei Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283 StGB und Schadensersatzansprüche gemäß § 280ff; § 241 Abs. 2 BGB zur Folge haben.
Die Autorin dieses Gastbeitrages, Frau Simone Rosenthal, ist seit 2007 Rechtsanwältin bei SCHÜRMANN WOLSCHENDORF DREYER und berät überwiegend zu Fragen des gewerblichen Rechtsschutzes, des IT-Rechts sowie des Datenschutzrechts. Ihre Schwerpunkte liegen insbesondere in der nationalen und internationalen Vertragsgestaltung, der Beratung von Unternehmen der Neuen Medien und der Digitalwirtschaft in Fragen des IT- und Datenschutzrechts.
Die Expertin für Datenschutz und IT-Recht ist ebenfalls Geschäftsführerin der ISiCO Datenschutz GmbH, ein Unternehmen, welches Analyse, Auditierung, Beratung und Mitarbeiterschulung in den Bereichen Datenschutz, Datenschutz-Compliance und IT-Sicherheit anbietet.
Beratungsschwerpunkte: Gewerblicher Rechtschutz, IT- und Datenschutzrecht
Die Kanzlei Schürmann Wolschendorf Dreyer Rechtsanwälte ist eine hoch spezialisierte Boutique mit einem besonderen Schwerpunkt im Bereich IT & Digital Business, Datenschutz- und Wettbewerbsrecht. Die Rechts- und Fachanwälte betreuen mittelständische Unternehmen bis hin zu weltweit agierenden Konzernen.
Schwerpunkte der Arbeit sind die rechtliche Betreuung von Loyality-Systemen, digitalen Geschäftsmodellen, Marketing- & BI-Abeilungen, IT & IP-rechtliche Due Diligences sowie die Durchführung von Audits in den Bereichen IT, Open Source und Datenschutz
Internetpräsenz der Kanzlei: www.swd-rechtsanwaelte.de
Securepoint Leitfaden zur revisionssicheren und rechtskonformen E-Mail Archivierung in Deutschland (11/2013) (1,1 MiB)

References: § 257
 §146
 § 239
 § 162
 § 283
 § 280
 § 241