Source: https://html.rincondelvago.com/archivos-administrativos.html?url=archivos-administrativos
Timestamp: 2019-04-25 14:45:26+00:00

Document:
Encuentra aquí información de Archivos administrativos para tu escuela ¡Entra ya! | Rincón del Vago
TEMA: INTRODUCTORIO.
LOS CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
En la vida cotidiana siempre vamos a estar vinculados a una organización, desde que nacemos hasta que morimos.
Además pertenecemos no sólo a una organización, sino a varias a lo largo de nuestra vida.
Definición de organización: Los elementos que definen una organización son:
Una organización está formada por dos o más personas, a partir de aquí, estas personas saben que para lograr sus objetivos sólo lo pueden realizar a través de la cooperación.
La organización obtiene los materiales, la energía y la información del ambiente que le rodea, entorno.
La organización integra y coordina sus actividades para transformar los recursos disponibles.
La organización devuelve al ambiente los recursos que de éste ha cogido, pero procesados por las actividades de la organización.
Inputs: Son los recursos (financieros, humanos, tecnológicos etc) que la organización recoge del ambiente.
Outputs: Son los recursos procesados que se devuelve al ambiente.
Características de las organizaciones:
Tamaño: El tamaño de la organización se puede definir por los recursos financieros de los que dispone, recursos tecnológicos y también por los recursos humanos.
80% de las organizaciones su tamaño suele ser definido por sus recursos humanos.
Un solo individuo no puede lograr ni la interdependencia ni la interrelación que son necesarios para alcanzar los objetivos que se habían propuesto, es decir, las actividades para alcanzar los objetivos.
Cuanto más compleja es una organización más difícil va a ser su coordinación, más difícil va a ser el poder controlarla y por tanto, será más necesaria la comunicación.
Interdependencia: La interdependencia se define como las relaciones que entre lazan a los miembros de la organización que se influyen mutuamente.
Cuando un gerente toma una decisión debe considerar todas la implicaciones de esa decisión sobre los demás miembros de la organización.
Sin la interdependencia los individuos no pueden llevar a cabo las actividades de la organización y por tanto tampoco podrán alcanzar los objetivos propuestos.
Input o msumos: Se encuentran normalmente en el ambiente (teoría de sistemas). Es decir, fuera de la organización y son importados hacia la organización.
Los inputs más utilizados son: humanos, financieros, tecnológicos y la información.
Transformación: Proceso mediante el cual los inputs (recursos) se transforman en outputs.
La continuidad de la actividad de transformación de los inputs necesita de acciones de coordinación y de control por parte de la organización.
Productos: El producto es el resultado de ese ciclo de actividades de transformación y la organización suele reintegrar estos productos al medio ambiente.
Este proceso es un proceso continuo, es decir, los recursos obtenidos al final de todo este proceso que exporta la organización al ambiente son reintegrados en éste.
INPUTS	ORGANIZACIÓN	OUTPUS
Organización: Universidad de Jaén.
Inputs: Alumnos, profesores, personal de administración y servicios.
Outputs: Diplomados y licenciados.
La información es la identificación de patrones. La distinción de patrones es un proceso de aprendizaje que realiza cada persona de forma particular, mientras más predecibles son los patrones habrá más información y por tanto, se reduce la incertidumbre.
Cuanto más predecibles son los patrones menos incertidumbre.
La cantidad de información de un mensaje no está relacionada con lo que se dice, sino con lo que se podría decir, es decir, en las relaciones personales emisor-receptor, se asocia la cantidad de información de un mensaje con la cantidad de conocimiento preconcebido acerca del contenido de ese mensaje.
Cualquier mensaje contiene información según el grado y el estado de conocimiento por parte de los receptores.
Toda comunicación contiene información, pero no toda información va a tener un valor comunicativo.
La comunicación va a hacer referencia a un tipo específico de patrones informativos y éstos son los que se pueden expresar de forma simbólica.
Por tanto, toda información que no pueda traducirse de forma simbólica no tiene un valor comunicativo.
Un patrón puede tener valor informativo para una persona pero si no es posible traducirlo a un código simbólico común no comunica.
Además del requisito de compartir un sistema simbólico común es necesario que la asociación entre los símbolos y sus referentes también sean comunes o compartidos.
Los grandes fracasos en la comunicación vienen provocados como consecuencia de suposiciones erróneas de los comunicantes con respecto al significado del símbolo. Esto se denomina "mal entendido".
Por tanto, los significados son relativos y además van a estar a merced de interpretaciones subjetivas.
Cada persona interpreta un evento de forma diferente y va a seleccionar los estímulos más compatibles con su aprendizaje, con su personalidad y con sus expectativas, de ahí que se haya llegado a afirmar que los significados están en la gente y no en los mensajes.
La comunicación es información porque nos permite reducir la incertidumbre sobre el futuro y además nos ayuda a desarrollar una serie de patrones sobre determinados comportamientos sociales.
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN:
Proceso de retroalimentación o feed-back.
La comunicación es un proceso sin principio ni fin:
CANAL	CANAL
FUENTE	MENSAJE	RECEPTORE/EFECTOS
FUENTE: La fuente es la que origina el mensaje, puede ser una persona o una organización. La responsabilidad de la preparación del mensaje está en la fuente.
Factores que pueden influir en la eficacia de la fuente a la hora de emitir o transmitir un mensaje son los siguientes:
Aptitud del comunicante para elegir el lugar y el momento más adecuado para esa transmisión.
Aptitud de la fuente o la predisposición de ella a la hora de transmitir el mensaje. Nos referimos a la voluntad real que tiene o no el emisor de comunicar.
Nivel de conocimiento no solo del mensaje que se quiere transmitir, sino también de los canales disponibles para poder elegir el más adecuado para cada mensaje.
Conocimiento que tenga la fuente del sistema socio-cultural en el que se va a producir la comunicación. Es decir, tener en cuenta los receptores del mensaje.
MENSANE: El mensaje es el estímulo que la fuente transmite al receptor, el contenido puede definirse como el objeto que se transmite y que puede ser una idea, un juicio, una expresión o un sentimiento.
Los mensajes están compuestos de símbolos que en principio deben tener un significado común tanto para el emisor o fuente como para el receptor.
Aparece una idea, la codificación que es cambiar o traducir un significado por un símbolo.
CANAL: El canal es el vehículo que transporta los mensajes desde la fuente o emisor hasta el receptor, es el eslabón físico entre quien envía el mensaje y quien lo recibe.
Podemos distinguir tres tipos de canales:
Medios de comunicación masivos (la prensa, la televisión...): Hace posible que una fuente alcance a muchos receptores y además lo hace de forma general y simultánea.
Medios de comunicación públicos (boletines oficiales, discursos, conferencias...): Permite la comunicación entre la fuente y un número de personas relativamente amplio.
Medios de comunicación interpersonales (teléfono, e-mail...): Implica un intercambio directo entre una fuente y un receptor y un grupo reducido de receptores.
RECEPTOR: El receptor simboliza el objeto de la comunicación o el fin de la comunicación. El receptor va ser tan importante como la fuente para que se de la comunicación. La fuente puede estar orientada hacia diferentes objetos:
Hay algunas fuentes que se dirigen sólo hacia ellas mismas.
Otro tipo de fuentes son las que se orienta sólo al mensaje. El problema surge cuando la fuente conoce el mensaje (su contenido) y no lo sepa expresar de forma adecuada.
Otro tipo es cuando la fuente solo se centra simplemente en el canal. En este tipo la fuente depende tanto del canal que al final el receptor es ignorado. Por ejemplo, cuando un funcionario realiza un documento administrativo.
Hay fuentes que se orientan hacia el receptor que eligen el canal adecuado y que además van a elaborar sus mensajes en función de las características del receptor.
Este tipo de fuentes son las más eficaces, porque en primer lugar tienen en cuenta al receptor y al mensaje, en segundo lugar porque el canal hará las funciones de distribución de la información.
Decodificar: Decodificar consiste en traducir el mensaje de la fuente y darle una forma útil para el receptor.
EFECTOS: Los efectos son los resultados de la transmisión del mensaje. Cuando se ha producido un proceso de comunicación efectivo normalmente produce unos cambios en el comportamiento del receptor, intencionalmente provocados por la fuente.
RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK: La retroalimentación es la respuesta del receptor ante el mensaje emitido por la fuente. La retroalimentación permite que la comunicación sea un proceso dinámico y bidireccional.
También en este proceso vamos a hablar de cómo reacciona la fuente a estas respuestas del receptor.
En los órganos la no retroalimentación tiene repercusiones de distintas formas, es decir, consecuencias negativas:
En el descenso de la productividad.
En la mala calidad de la producción.
En el aumento del absentismo o rotación de personal.
La falta de coordinación y por consiguiente el incremento de conflictos entre las distintos unidades o servicios.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIONES:
Se entiende por funciones a lo que una organización realiza o logra mediante la comunicación. Se puede señalar las funciones de la comunicación en dos niveles diferentes:
Nivel de la organización entendida de forma general o global. Podemos ver que la comunicación tiene tres funciones generales que son:
Función de mantenimiento.
Función de innovación.
Nivel más específico. Las funciones de la comunicación se van a analizar enmarcadas en un contexto interpersonal. Las funciones específicas de la comunicación son:
Función de instrucción de trabajo.
Función de procedimientos organizacionales.
Función de la información de carácter ideológico para inculcar en el subordinado el sentido de misión. Se denomina como el adoctrinamiento de metas.
Generalmente no son incompatibles estas funciones de la comunicación. Pero si nos detendremos en la función del primer nivel.
Función de producción: La función de producción implica cualquier actividad de comunicación relacionada directamente con la realización del trabajo. Se puede hablar pues, de un proceso de comunicación.
La comunicación organizacional se preocupa por la eficiencia, la racionalidad y la programación de actividades.
Normalmente este tipo de comunicación va a hacer referencia a:
La mejora de los mensajes sobre presupuestos.
La mejora de la calidad de los productos y del servicio.
Va a servir para tener en cuenta el entorno que rodea a la organización.
Aquellos mensajes que informan a los empleados de cómo deben realizar sus trabajos.
Incluye mensajes de establecimiento de objetos.
Aquellos mensajes de resolución de problemas y actividades de capacitación.
Función de innovación: Una innovación es una idea, una práctica o un objeto que se perciben como nuevos dentro de la organización.
Poco importa que la idea sea objetivamente nueva, la reacción que provoca se determina por la novedad percibida por los miembros de la organización o por la unidad que la va a poner en práctica. Hay dos tipos de innovación:
La innovación de la organización: La innovación de la organización hace referencia a aquello que se adopta como resultado de una decisión organizacional. Por ejemplo el lanzamiento de un nuevo servicio o un nuevo producto.
La organización en general cambia no las personas que trabajan en ella, tampoco se requiere que la mayoría de los miembros se comporten de forma distinta.
La innovación en la organización: La innovación en la organización son los que requieren un tipo de cambio en el comportamiento del individuo. Por ejemplo la implantación de los círculos de calidad,
Esta innovación incluye a toda la organización, pues requieren de un cambio en la actitud de los individuos, desde los directivos hasta el personal con menor cualificación.
Tanto en la innovación de la organización como la innovación en la organización tenemos que destacar la importancia de la comunicación. Va a ser crucial también la forma en la que los directivos definan el entorno o ambiente que rodea a la organización
Con la innovación y la comunicación en definitiva lo que se pretende es realizar los cambios internos que permitan a la organización responder a un entorno que cambia más rápidamente para permitirse poder crear y seguir funcionando.
Función de mantenimiento: Afecta al mantenimiento de la autoestima de los individuos, afecta a las relaciones interpersonales entre los distintos miembros de la organización, también va a afectar al mantenimiento de las funciones de producción e innovación.
Cuando hablamos de función de mantenimiento hacemos referencia a unos procedimientos de comunicación dedicados a la socialización de los miembros de la organización. Por ejemplo: la cena de empresa, actividades de ocio como partidos de fútbol, celebraciones etc.
Una información que confirma la opinión de un individuo como alguien que es competente y valioso va a tener una función integradora y afecta a la autoestima.
En definitiva, la función de mantenimiento se ocupa de recompensar y motivar al personal para que integre las metas individuales con los objetivos de la organización, es lo que se conoce como la lógica de la acción colectiva. Sólo a través de esta función de mantenimiento los individuos pueden intervenir en las metas de la organización
CONDICIONES PARA FACILITAR LA COMUNICACIÓN.
Las reglas que rigen las interacciones en la vida organizacional se van a mover en un continuo formal e informal.
Las reglas formales se enseñan a los nuevos miembros a través de manuales o reglamentos en los que se recogen las reglas formales. Esta reglas formales forman parte de la cultura ideal de la organización, es decir, lo que debe ser.
Las reglas informales aunque no constan por escrito son finalmente las que gobiernan las interacciones entre los distintos miembros de la organización, en muchas ocasiones matizan, actualizan e incluso contradicen las reglas formales. Las reglas informales forma parte de la cultura real de la organización y casi siempre se aprenden por ensayo-error, ésta es una conducta de aprendizaje a través de los errores.
Se puede afirmar que solo cuando se controla los aspectos informales es cuando se conoce verdaderamente las reglas de comunicación interpersonal.
En principio podíamos pensar que las reglas informales no son convenientes, sin embargo, dentro de los órganos no reglas ni buenas ni malas en si mismas, sino que su "bondad" depende de la aplicabilidad que tiene esa regla para el logro de los fines de la organización
El comunicador en las relaciones interpersonales debe cumplir los siguientes requisitos:
Conocer a sus receptores lo máximo que le sea posible.
Elaborar el mensaje teniendo en cuenta las capacidades comunicativas del receptor.
Estructurar los mensajes de forma clara y sencilla.
Proporcionar al receptor la información necesaria y suficiente, es decir, no dar un exceso de información.
LA ADMINISTRACIÓN ANALIZADA COMO UNA ORGANIZACIÓN.
A partir de los años 70 es cuando surge dos grandes preocupaciones fundamentales que va a caracterizar a la Administración Pública.
La primera preocupación va a ser la mejora de la eficacia y la rentabilidad de la Administración Pública. Por lo que se busca estos fines es porque el aparato burocrático ha adquirido unas grandes proporciones y se corresponde con el intervensionismo de la Administración en la sociedad.
La segunda preocupación va a ser dar respuesta a la verdadera motivación de esa búsqueda de mayor eficacia.
Surge así, el concepto de utilidad social, como instrumento de medida para dar satisfacción a las demandas concretas de los ciudadanos.
En todos los países se considera como algo necesario la aproximación de la Administración hacia los ciudadanos, esa aproximación además será considerada como un factor de cambio en la sociedad, mientras que la introducción de nuevos métodos de organización y de gestión serán considerados formas de modernización de la Administración.
En todos los países existen conflictos entre los ciudadanos y el Estado, de ahí que se intente articular fórmulas que intenten acercar las dos posiciones. En esta aproximación o relaciones cortas ( Administración y ciudadano), este mundo de pequeñas decisiones administrativa es donde el ciudadano juzga a la Administración y también es donde se acumula un mayor número de críticas tanto contra la Administración en general como hacia los funcionarios en particular.
En este intento de buscar fórmulas de aproximación desde la Administración hacia los ciudadanos es donde va a jugar un papel fundamental la información administrativa. La información administrativa es reconocida actualmente como una de las claves para el avance de la democracia administrativa. La democracia administrativa ha tenido una implantación más lenta en la práctica que la democracia política.
En nuestra país después de muchos años de semiparalización de este sector de la actuación administrativa que es la información administrativa periodo en el que casi se cerraron todas la oficinas de información, se empieza a reconocer que la política de información y acercamiento al ciudadano impulsada desde la Administración Pública es una de las que más puede contribuir al cambio de actitudes y comportamientos entre la Administración y los ciudadanos.
El ciudadano necesita información y no sólo información de carácter general sino que necesita y demanda otro tipo de información más eficaz y útil, esa información debe servir para guiarse dentro de los procesos administrativos, que generalmente son desconocidos y poco transparentes con respecto a los ciudadanos.
Está claro que actualmente se están realizando esfuerzos encaminados a suplir estos defectos de la Administración Pública, como pueden ser:
Publicación de guías administrativas.
Aplicación de nuevas tecnologías en información.
Colaboración de la Administración con instituciones o empresas privadas.
Alejandro Nieto habla de la buena organización y dice que una buena organización es la que se adapta a las necesidades sociales, teniendo en cuenta u orientándose siempre al interés general.
Una mala organización es tanto la que da respuestas equivocadas como la que no se adapta a las necesidades externas, en definitiva la mala organización es la que se aísla de su contexto.
En la teoría de sistemas abiertos son más ricos y eficaces que los sistemas cerrados, que se empobrecen por la rareza o porque no existen intercambios con el exterior.
En la práctica todos los sistemas u organizaciones tiene unos mínimos mecanismos de regulación, de aperturas y cierres, es decir, todas las organizaciones son abiertas y cerradas al mismo tiempo, necesariamente toda organización necesita un mínimo de intercambios con su entorno, puesto que se encuentra inmersos en un ambiente o sociedad y también todas las organizaciones están cerradas porque nunca su integración con el entorno llega a ser total.
La Administración de un país representa no una sola organización, sino que son un conjunto de organizaciones, es decir, un macrosistema interrelacionado.
LA ADMINISTRACIÓN EN SU RELACIÓN CON EL ENTORNO.
Mayntz dice que las diferencias específicas entre las organizaciones públicas y las organizaciones privadas no residen en las diferentes estructuras internas de cada organización sino en la forma que tienen en relacionarse con el entorno.
Las característica de las relaciones con el entorno de las organizaciones públicas son:
La Administración Pública ocupa una posición privilegiada con respecto a la sociedad.
Las acciones o productos de las organizaciones públicas no se dirigen a un solo tipo de cliente, sino que deben dirigirse a todos los ciudadanos, es decir, hay una oferta múltiple a todos los ciudadanos.
Las relaciones de la Administración con la sociedad siempre van a estar matizadas por la búsqueda o consecución del interés general.
Esta teoría aunque ha sufrido en los últimos años un fuerte desgaste, la Administración Pública si sigue apoyando en el interés general como una fuente de legitimidad.
La Administración Pública tiende a adoptar en sus relaciones con el medio exterior una postura de cierre, es decir, la tendencia general dentro de la organización pública es el no estar atenta a los cambios del entorno.
En la actualidad la Administración Pública ya no es ese bloque monolítico, homogéneo e impermeable al exterior como lo había teorizado Max Weber. Las relaciones de la Administración con el medio exterior son cada vez más fluidas.
La organización que actúa de forma activa sobre un medio social como un voluntad transformadora no puede prescindir de recibir información sobre el estado del medio social en el que actúa. La información recibida le sirve para que la organización corrija sus errores y varíe sus objetivos en función de las dificultades encontradas en esas relaciones (retroalimentación).
Una acción de información en sentido contrario, es decir, desde la organización hacia su entorno, sirve para convencer a los ciudadanos de lo bien fundadas que están las decisiones que toma la organización.
Desde el momento en que la Administración está investida de una función de regulación global no duda intervenir en el medio social, si no tiene información no podría subsistir. La redefinición de las relaciones de la Administración con los ciudadanos o el público no atiende sólo a razones de orden práctico sino que también están determinadas por exigencias políticas, sería intolerable una Administración intervensionista que no estuviera abierta a las demandas y a la participación de los ciudadanos.
Actualmente surge un nuevo modo de legitimación de la Administración que va a estar basada en dos ideas:
La legitimación del Estado y de la Administración tiene que estar fundamentado en la idea de eficacia. El ciudadano espera de la Administración que cumpla sus misiones de la mejor forma posible, evitando la ineficacia, reclamando más rapidez y una mayor flexibilidad en el funcionamiento de los servicios públicos.
La idea de participación. La Administración es más legítima cuanto más accesible sea a los ciudadanos, haciendo que éstos contribuyan a la definición de sus objetivos y permitiéndoles que contribuyan al funcionamiento interno.
El hecho de que este nuevo modo de legitimación esté basado en estos dos conceptos, eficacia y participación, no implica el abandono del concepto del interés general.
La Administración busca desarrollar contactos y relaciones con el público (el ciudadano) a través de procesos de negociación y arbitraje, en donde la información bidireccional va a tener un papel fundamental y también lo va a tener los intercambios con los ciudadanos.
Dentro de este esfuerzo de comunicación se cierra un objeto de sensibilización o incluso de mediatización de los ciudadanos, es decir, lo que se pretende con esta información es reforzar el consenso de los ciudadanos con respecto a la presencia y la actuación de la AdministraciónI.
La pretensión de acercamiento de la Administración hacia los ciudadanos es también una política o una estrategia de seducción o manipulación similar a la que ejercen las empresas privadas a través de los medios públicos, es decir, el sector público (la Administración pública) va a emplear técnicas de marketing para lanzar o vender sus productos.
Conclusión: Esta nueva Administración de la comunicación que reconoce a los ciudadanos unos derechos en relación frente a la Administración se presenta como remedio a los excesos de la burocracia y por otro lado se presenta como la condición necesaria para la eficacia y la democratización administrativa. En definitiva, esta Administración de la comunicación no es más que un nuevo mecanismo de búsqueda de legitimidad.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA.
Hay que partir de la idea de la ampliación de nuevas tareas atribuidas a la Administración Pública, esto ha traído consigo una serie de modificaciones de tipo cuantitativo y cualitativo en la naturaleza de las actividades de la Administración.
La proliferación y diversidad de órganos administrativos han hecho que no se pueda hablar en singular de la Administración, sino que ésta tiene que ser abordada como un conjunto de instituciones que se interrelacionan. El concepto de la Administración contemporánea puede ser sintetizado o resumido en cuatro elementos:
Proliferación de organismos públicos.
Alto grado de especialización de estos órganos.
La descentralización territorial de las competencias.
CONSECUENCIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
En principio estos cambios podrían ser considerados como positivos ya que este incremento del intervensionismo estatal tiene por finalidad proteger y hacer efectivos los derechos de los ciudadanos. Sin embargo, la constatación con la realidad nos lleva a otro tipo de apreciaciones menos positivas:
La Administración siempre está desprestigiada, no solo se afirma que funciona mal y que no cumple sus tareas de forma satisfactoria, sino que ejerce una influencia excesiva sobre la vida de los ciudadanos.
En casi todos los países han aparecido nuevas instituciones o mecanismos de control de la administración y defensa de los derechos de los ciudadanos frente a posibles abusos por parte de la Administración.
Estas dos apreciaciones positivas de la Administración deben ser matizadas en función del grado de desarrollo del país del que se trate en función del estrato de la población consultada y también va a depender de los servicios administrativos que se estén poniendo en tela de juicio.
Por ejemplo, en los países industrializados entre el 60 y 70% de la población dan su confianza a la Administración y además se fían de la honorabilidad de los funcionarios. Por el contrario, en los países en vía de desarrollo la confianza en la integridad, honradez y legalidad en la actuación de la Administración es frecuentemente puesta en duda, como consecuencia de la política y de la sospecha de corrupción de los funcionarios públicos.
Teniendo en cuenta otra variante, en los mismos países industrializados que expresan un mayor grado de confianza hacia la Administración la opinión de los ciudadanos varía de unas regiones o zonas respecto a otras. Las opiniones más desfavorables hacia la Administración son más frecuentes en las zonas urbanas, sobre todo en las grandes capitales, mientras que en las zonas rurales su opinión hacia la Administración son menos desfavorables.
Teniendo en cuenta los servicios públicos enjuiciados no nos va a dar mucha información porque va a depender de los distintos países.
La última variante es la que ofrece el componente socio-profesional, entre los campesinos las opiniones hacia la Administración son más favorables que entre las clases medias y dentro de éstas los intelectuales y las personas más acomodadas son las que en principio se muestran más reticentes hacia la Administración.
LAS CAUSAS DEL DISTANCIAMIENTO.
Podemos distinguir entre las causas externas a la Administración y las causas internas.
Por el modelo o tipo de organización de la Administración Pública, aquellos países cuya administración por tradición histórica tienen un sector público muy centralizado genera más desconfianza.
Por la propia condición humana las opiniones desfavorables en principio, son expresadas de forma más fácil y además no siempre son el verdadero reflejo de la valoración de las relaciones que tienen los ciudadanos con la Administración, junto a estas opiniones positivas que no son declaradas.
Por el sistema político o la ideología dominante en la sociedad. En un sistema autoritario de gobierno, la imagen de la Administración ante la opinión pública está generalmente muy deteriorada, porque la Administración representa la institución del Estado que se encarga de limitar las libertades individuales.
En un sistema de democracia representativa la autoridad de la Administración es mejor aceptada, si bien en contra partida el ciudadano reclama una mejor eficacia en su funcionamiento y deja constancia de cualquier defecto que pueda surgir en el funcionamiento de los servicios públicos.
El ciudadano tiende igualmente a criticar a la Administración cuando está bajo un gobierno de una tendencia política opuesta a la suya, las relaciones entre la Administración y el público se van a hacer tributarias de la ideología política dominante en la sociedad.
Otras causas externas hacen que las relaciones entre los ciudadanos y la Administración no sean equilibradas del todo como son: el grado de desarrollo, las características sociales y demográficas y el carácter homogéneo o heterogéneo de la población.
Por la posición dominante de la Administración. Todos los administrados están sometidos a las potestades generales que la Administración ejerce y que le son atribuidos por ley. Estas potestades son: reglamentaria, sancionadora, de policía etc.
Esta posición dominante de la Administración es lo que se suele denominar la supremacía especial de la Administración sobre los administrados y en virtud de esta supremacía, el Derecho confiere a la Administración unos poderes y prerrogativas que los ciudadanos no tienen. Estas prerrogativas provocan un alejamiento psicológico entre el administrado y la Administración.
Otras causas pueden ser achacables al tipo de organización burocrática, a los defectos de la organización a los métodos de trabajo internos, a la falta de racionalidad en la gestión administrativa y a ciertas actitudes de los funcionarios.
La razón más clara de este distanciamiento, está en la propia evolución de la Administración que le ha hecho acercarse más a los ciudadanos. Se han incrementado en frecuencia y en intensidad las relaciones entre la Administración y el administrado. Este incremento de las relaciones en vez de reducir las ocasiones de conflicto las ha incrementado.
También es cierto que ha cambiado la naturaleza de esas relaciones y cuando los ciudadanos ven amenazados sus intereses o piensan que pueden aumentarlos solicitan la intervención de los Poderes Públicos.
Como señala Crozier los individuos demandan cada vez más la intervención de los Poderes Públicos en muchos aspectos de la vida cotidiana y sin embargo, la Administración está cada vez más limitada para intervenir y ofrecer el nivel de eficacia, cantidad y calidad de los servicios públicos que los ciudadanos demandan.
La Administración Pública está en crisis porque no se ha adaptado o se adapta difícilmente a las transformaciones aceleradas y profundas del entorno social.
Según Martín de Burgos habla de la Administración asediada y dice: “El ciudadano se malhumora cuando tiene que solicitar una licencia en algo que estima que no es más que el ejercicio de sus derechos subjetivos incuestionables, se queja cuando los servicios son deficientes, pretende endosarle las empresas en ruinas, la convierte en compradora forzosa de los excedentes sin salida en el libre mercado, le exige que los obreros en paro no dejen de cobrar el correspondiente subsidio, que las tarifas de los servicios públicos principales operen con precios políticos.”
Para intentar mejorar las relaciones entre la Administración y los ciudadanos una posible solución está en implantar cauces para la comunicación y la relación entre la Administración y los ciudadanos.
LAS REFORMAS ADMINISTRATIVAS Y LA DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. (Los métodos utilizados para mejorar las relaciones entre Administración y ciudadano.)
En la actualidad se insiste en el carácter caduco de las reformas administrativas, entendidas en un sentido clásico, y la necesidad de apostar más por unas estrategias con unos objetivos preestablecidos que den mayor importancia a los aspectos humanos que no a los reglamentarios y procedimentales. Los medios utilizados para mejorar las relaciones entre la Administración y los ciudadanos son:
La nota común de las reforma administrativa ha sido la insuficiencia de las respuestas clásicas de corte jurídico, como son el procedimiento administrativo o el sistema contencioso-administrativo y la necesidad de completar estas respuestas con otro tipo de garantías previas, como puede ser la participación administrativa por parte de los ciudadanos, la información o incluso lo que se suele denominar el papel pedagógico de la Administración.
Procedimiento administrativo: El procedimiento administrativo no es sólo un modo de producción de los actos administrativo, sino también cumple una misión fundamental garantizadora, respecto de las relaciones jurídicas que surgen con ocasión del procedimiento administrativo y de los derechos e intereses de los administrados que esas relaciones jurídicas ponen en juego.
El procedimiento administrativo va a actuar por tanto como un primer círculo de las garantías de los derechos e intereses individuales, ya que la observancia extritas del procedimiento evita que sufran lesiones estos derechos e intereses, impide que surjan conflictos entre la Administración y los administrados y en el caso de surjan conflictos el procedimiento arbitra los garantías necesidad para que tales derechos e intereses individuales pueden ser defendidas en un plano de legalidad.
Método de control de la Administrativo o de protección administrativos (el objetivo es proteger los intereses de la Administración):
Control jurisdiccional, a través del sistema contencioso-administrativo que es el método clásico en los países del régimen administrativo.
Control no jurisdiccionales, más conocido es el Defensor del Pueblo ( Ombudsman), es el órgano de control en beneficio directo de los ciudadanos, que se diferencia de otros medios de control internos de la Administración, como pueden ser los auditorias, controles financieros y los inspecciones administrativo cuya funciones inmediata es, asegurar el buen funcionamiento de la Administración.
La intervención de los grupos sociales en la Administración ( no es corte clásico): La intervención de los grupos sociales entra dentro del concepto de participación administrativa. Esta participación puede adoptar dos formas:
Presión del grupo o asociación.
Mediante la participación de los ciudadanos tanto en la organización como en la toma de decisiones, pero de forma individual.
Reconocimiento de los ciudadanos del derecho a la información: este reconocimiento tiene diversas formas:
Derecho de acceso a archivos y registros y a la documentación administrativa.
Derecho a la información sobre la existencia y control de los datos personales que figuran en los expedientes de la Administración.
Derecho clásico a la información administrativa, entendida de forma general.
LAS CONSECUENCIAS DE LA APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
La tecnología dominate ha llegado también al Gobierno y a la Administración y ha supuesto un profundo cambio, tanto para la Administración como para el Gobierno. Porque la Administración pública va a utilizar esta tecnología (de la información y la comunicación) como un instrumento para su organización interna, para sus relaciones con el entorno, para el desarrollo e implementación I y el proceso de toma de decisiones. La incorporación de las nuevas tecnologías ocupa un lugar muy importante en los cambios y en las innovaciones que sufre la Administración pública.
LAS AMPLIACIONES DE LA APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
La desterritorialización del sistema político y de la Administración, es decir, al aplicar las nuevas tecnologías podemos hablar de redes (Internet), se habla así de la ciudad global.
La horizontalidad de las relaciones. El incremento de las conexiones eléctricas entre las distintas organizaciones hace que éstas sean más fluidas de forma horizontal, que no vertical.
A pesar de la desterritorialización y la horizontalidad de las relaciones se incrementa el control central por parte de aquel que detente una mayor información (grandes ordenadores).
Un aspecto que resume los tres anteriores es la implantación del ciberespacio.
La cuestión que debemos plantearnos es si la Administración pública actual es la adecuada o está preparada para afrontar esta realidad, estos cambios como consecuencia de las nuevas tecnologías.
LOS CAMBIOS PRODUCIDOS EN EL SENO DE LA ADMINISTRACIÓN POR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
La desregulación del Estado menos intervensionista y por tanto, disminuye también las normas que regulan las relaciones entre Administración y administrado.
La aparición de agencias independientes con carácter público para la aplicación y la gestión de políticas públicas.
Procesos de privatización, es decir, se contratará a empresas u órganos privados para que realicen trabajos que anteriormente realizaba la Administración pública.
El gobierno a distancia, si admitimos que se produce un desmantelamiento de las políticas intervensionistas y también hemos hablado de desregulación por parte del Estado, es porque se acepta la autorregulación de la sociedad en determinados ámbitos de la política.
Coproducción de políticas públicas, hacemos referencia a que los procesos de toma de decisiones no solamente van a intervenir actores que forman parte del gobierno sino también de la Administración e incluso actores sociales, la sociedad civil.
Informatización, se reorganiza en función de las nuevas tecnologías tanto el gobierno como la Administración pública y eso repercutirá en la prestación de servicios y en los procesos de toma de decisiones.
LAS CONSECUENCIAS POLÍTICAS DE ESTOS CAMBIOS PRODUCIDAS POR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
La aceptación de la existencia de fuentes autónomas de gobierno.
Las decisiones no se toman exclusivamente en el centro.
Va a existir un mayor número de actores (neocorporativismo).
Lo anterior provoca una mayor fragmentación de la Administración y de la sociedad
En el fondo lo que se produce es un despolitización de la política, es decir, tradicionalmente las Cortes Generales tomaban las decisiones políticas, en la actualidad no sólo éstas toman las decisiones.
Lo que habrá que conseguir por tanto y frente a todos estos cambios es una mayor democratización de las estructuras y de los procesos de toma de decisiones, es aquí precisamente donde juega un papel crucial la introducción de la tecnología de la información y comunicación como mecanismo de apertura de Gobierno y de la Administración hacia la sociedad.
El riesgo reside en si se da una mayor cabida a un mayor número de actores sociales o un mayor número de redes de organización, sobre todo en los procesos de toma de decisiones, no solo el Estado pierde su legitimidad, sino que hay que enfrentarse a una Administración y a una sociedad fragmentada.
La principal consecuencia de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y de los cambios producidos en la Administración pública es la fragmentación de las relaciones entre la Administración pública, las políticas públicas y la sociedad. La política no será o pertenecerá exclusivamente a las instituciones políticas, sino que pasará a formar parte de la complejidad de la sociedad y de sus redes. El concepto de ciudadano se diluye, puesto que no queda como único sujeto de la política.
TEMA: 1. LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
En este tema da un panorama general de la documentación en la Administración Pública centrándonos en un aspecto básico, que va a ser el de la modernización de la Administración pública. Vamos a estudiar el acceso a los documentos que la Administración pública genera, gestiona y conserva desde el momento en el que entra a través del registro hasta que llega a un archivo.
Actualmente no se concibe el funcionamiento de la Administración pública basado en la producción y almacenamiento de los documentos e información administrativa, sino que toda la actividad y la documentación producida han de estar abiertos a la sociedad a la que se dirigen.
La Constitución española consagra el carácter instrumental de la Administración y resalta que la Administración debe estar al servicio de los intereses de los ciudadanos y estará también bajo la responsabilidad política del gobierno dirigente.
El régimen jurídico de la Administración pública debe establecerse desde el concepto de apertura y transparencia de la Administración y establecer las reglas de funcionamiento interno para integrarse a la sociedad a la que sirve con el fin de promover los derechos constitucionales y hacer que éstos sean reales y efectivos.
EL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. UN DERECHO DISPERSO Y FRAGMENTADO.
Las normas de regulación son la Constitución española de 1978 y la Ley 30/92 de Régimen Jurídico de la Administración Pública y Procedimiento Administrativo Común (LRJAPPAC) reformada por la Ley 4/99.
Hasta que no se promulgó la Ley 30/92 el derecho de acceso a los documentos administrativos estaba recogido de un modo disperso y fragmentado. Las disposiciones normativas que podemos encontrar el reconocimiento de este derecho a la información administrativa son las siguientes:
Ley del Patrimonio Histórico Español del 25 de junio de 1985. En esta ley se da un definición de lo que se puede entender por documento y además establece que documentos forman parte del patrimonio. Por otro lado, fija las reglas a las que debe atenerse el ciudadano para la consulta de los fondos documentales.
Ley Orgánica de Protección Civil del Derecho al Honor a la Intimidad Personal y Familiar, a la Propia Imagen de 1982. Esta ley limita la divulgación de información sobre hechos y datos relativos a la vida privada.
Ley de Regulación de Bases del Régimen Local de 1985, en la esfera municipal. En el artículo 18.1 hay un reconocimiento del derecho que tiene el ciudadano a ser informado previa petición razonada en relación a todos los expedientes y documentos municipales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución española. Esta misma ley en el artículo 69.1 se afirma de la obligación de los Entes Locales de facilitar la más amplia información sobre su actividad y en el artículo 70.3 expresa el derecho que tienen a obtener notas y certificados sobre los acuerdos que toman los Entes Locales, así como poder consultar los archivos y los registros. En esta ley también se ha querido concretar el derecho de todos los ciudadanos, en el artículo 77 se establece que todos los miembros de los Entes Locales tienen derecho a obtener del Alcalde los datos o la información que estén en poder de los servicios del Ente Local y resulten precisos para el desarrollo de su función.
Esta dispersión de las normas que regulan el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros es consecuencia de la amplitud de campos de aplicación, es consecuencia de la distinta jerarquía de las normas y también es consecuencia del tardío desarrollo normativo del precepto constitucional.
ANÁLISIS DEL ARTÍCULO 105.B DE LA CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA. (punto de arranque del derecho al acceso de los documentos administrativos)
El artículo 105.b) dice: “la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de delitos y la intimidad de las personas.” Cuatro son los criterios de análisis del precepto constitucional:
Aplicabilidad del derecho: La aplicabilidad de este precepto constitucional necesita de un desarrollo legislativo, en el mismo artículo 105 se dice: “la ley regulará...”.
Sujetos del derecho: A quienes corresponden el ejercicio del derecho al acceso a la documentación administrativa, que son los ciudadanos, la Constitución española dice: “de los ciudadanos...”.
Por ciudadano se entiende según un criterio restrictivo o por el contrario un criterio más general. Si aplicamos el criterio restrictivo no podríamos incluir como beneficiario de este derecho ni a los extranjeros, ni a las personas jurídicas. Si por el contrario seguimos un criterio más general, normalmente es el que suele aplicarse, habrá un mayor número de beneficiarios de este derecho.
En la Declaración Universal de Derechos del Hombre, se afirma que todo individuo tiene derecho a buscar, recibir y divulgar la información y las ideas por el medio que sea.
Objeto del derecho: Queda claro en el texto constitucional que es el acceso a los archivos y registros. La doctrina ha considerado que siempre que se haga referencia al acceso de archivos y registros de lo que realmente se está hablando es del acceso a los documentos administrativos.
Hasta que no se promulgó la Ley 30/92 permanecía la duda de que iba ser considerado documento administrativo, porque podían ser considerados los generados por la Administración Pública y también los creados por las empresas privadas. La duda era, si solo se iban a considerar los documentos generados por la Administración Pública o también los documentos generados por las empresas privadas que gestionan servicios públicos.
La Ley 30/92 en su artículo 46.4 dice que van a tener la consideración de documento administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de la Administración Pública. A pesar de que esto queda claro nos preguntamos, ¿qué ocurre con los documentos emitidos por los ciudadanos que se comunican con la Administración Pública, van a ser considerados como documentos administrativos?. Los documentos de los ciudadanos van a ser considerados documentos administrativos, porque sirven de mecanismo de relación con la Administración.
Los límites de este derecho quedan claros en el artículo 105.b) de la Constitución española, los límites van a ser:
La seguridad y defensa del Estado.
La averiguación de los delitos.
El equilibrio entre la garantía de este derecho a obtener la información y estos otros derechos que acabamos de mencionar es muy difícil de mantener, porque no está concretado de forma explícita en disposiciones normativas. En la mayoría de los casos en los que se produce un conflicto entre estos derechos, generalmente es el juez el que toma la decisión y valora cual de estos derechos es más relevante.
El acceso a los documentos administrativos en la Ley 30/92 en su artículo 35.h) recoge el derecho al acceso a los archivos y registros de la Administración Pública en los términos previstos en la Constitución española y en esta ley o en otras disposiciones normativas. ¿ Qué implicaciones tiene este reconocimiento?:
Permite conseguir el estado de tramitación de los procedimientos en los que tenga la condición de interesado.
Se puede obtener la información y la orientación necesaria para conseguir los requisitos jurídicos o también las que dispongan las disposiciones normativas vigentes.
Permite acceder a los registros y archivos administrativos en los términos legales y constitucionales establecidos.
En el artículo 37 se reconoce que los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que formando parte de un expediente obran en los archivos administrativos cualquiera que sea su forma de expresión, ya sea gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figure siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud.
A partir de ahora la Administración Pública debe tener a disposición de los ciudadanos una información completa y segura de como funcionan los servicios públicos, cuanto cuesta, que criterios guían su actuación y quienes son los responsables de cada uno de los servicios públicos.
Toda actuación que se financie con fondos públicos debe estar abierto a la información de los ciudadanos que son a quienes sirven. Los ciudadanos tienen derecho no tanto a la consulta de expedientes nominativos, es decir, los expedientes que afectan a personas singulares sino que tienen derecho a conseguir los planes y proyectos de la Administración, a las memorias e informes que están obligados a presentar, derecho a conseguir los presupuestos de obras y servicios que se prestan al ciudadano, a los expedientes de autorización o concesión de obras y actuaciones que van a tener un impacto sobre la población. También tienen derecho a conseguir todos los expedientes de las tarifas de los servicios públicos y en general a toda actuación de prestación o fomento que tenga asumida hoy en día la Administración Pública.
Sólo prevalece el artículo 37.4 por razones de interés público, intereses más dignos de protección o cuando así lo establezca una ley. En estos casos es cuando se podrá denegar el derecho a la información de los ciudadanos y aún cuando se den estas condiciones la decisión de la Administración a través del órgano competente deberá quedar patente en una resolución motivada.
Naturalmente esto no puede ser una puerta abierta a la violación de la intimidad de las personas y a la pura curiosidad de terceros sobre documentos de carácter nominativo, es decir personales, salvo que se acredite tener un interés directo y legítimo tal como lo recoge el artículo 37 de la Ley 30/92.
Parada crítica que la última parte del artículo 37.1 que dice: “aquellos expedientes que correspondan a procesos terminados en la fecha de solicitud”, no parece muy acertada esa formulación ya que supone una amputación de un derecho constitucionalmente reconocido, es más, en ocasiones será la información de lo que está en trámite lo que puede ofrecer una mayor importancia y garantía tanto para los ciudadanos como para los intereses públicos.
Uno de los primeros límites sería que los servicios no se vieran desbordados por peticiones irrealizables, en cualquier caso es razonable que se excluyan algunas materias como son los datos sanitarios y la información electoral.
Mientras que a la generalidad de los ciudadanos se le reconoce derechos como la obtención de información y la orientación técnica y jurídica, un segundo derecho que se reconoce es el acceso y registro público, finalmente el derecho al conocimiento de la tramitación de los procedimientos, sin embargo, se restringe estos derechos a los particulares que no tenga la condición de interesados.
Los requisitos para tener la condición de interesado son:
Ser titular de un derecho subjetivo frente a la Administración.
Tener un interés legítimo directo y personal en el asunto.
La Administración Pública es la mayor productora de información del país, no consigue mejorar los canales por los que circula la información aunque la legislación siga avanzando no servirá de nada. Para que el acceso a la documentación administrativa sea una realidad es necesario una adaptación de al estructura burocrática que haga posible la aspiración de una Administración.
TEMA: 2. INTRODUCCIÓN. LOS CONCEPTOS DE DOCUMENTO YARCHIVO.
En el mundo de la información en el que nos encontramos no es posible una buena gestión si no se lleva a cabo una racionalización de los recursos informativos. La Administración Pública no puede ser ajena a estos sistemas de información y necesita para su buen funcionamiento prestar una mayor atención a sus centros de información primaria, que son los archivos.
La necesidad de controlar el movimiento de estos documentos y de dar valor a las actuaciones administrativas hacen que la Ley 30/92 se preocupe y regule los archivos y registros administrativos. Antes de estudiar los temas relativos a los documentos administrativos vamos a definir los conceptos básicos de documento, expediente, registro y archivo desde las Ciencias de la documentación y la archivística.
Desde un punto de vista etimológico la palabra documento viene del término latino documentum que viene a su vez del verbo latino docere, que quiere decir enseñar o instruir, este significado es muy general, el significado que con más frecuencia se utiliza es el de prueba, sobre todo en el vocabulario jurídico.
Desde el punto de vista de la Ciencia de la documentación y la archivística el documento es la combinación de un soporte y la información registrada en él, ese documento puede ser utilizado como prueba o para la consulta. Los elementos principales de la definición son:
El soporte, que le confiere corporeidad física.
La información, el mensaje que se transmite.
El registro, la fijación de la información en el soporte.
Esta definición se refiere al documento en sentido general, si queremos referirnos al documento de archivo tenemos que fijarnos en la definición que da el artículo 49 de la Ley del Patrimonio Histórico Español que dice: “se entiende por documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.” Por tanto, un documento de archivo será cualquier tipo de soporte que contenga información y que sea el resultado de una actividad.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS.
Carácter seriado. Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo se forman series documentales.
Génesis. Estos documentos se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.
Exclusividad o unicidad. El documento de archivo es único e irremplazable. La información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con la misma intensidad y extensión.
Interrelación. Todo documento de forma aislada no tiene mucho sentido, su razón de ser viene precisamente por pertenecer a un conjunto o unidad y por las relaciones que se establece entre ellos.
CONCEPTO DE EXPEDIENTE.
La mayor parte de los documentos que se producen en la Administración forman parte de un trámite administrativo, cuya materialización por escrito dará lugar al expediente administrativo.
Desde el punto de vista de la Ciencia de la documentación y de la archivística el expediente se define como un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y argumento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas.
Los expedientes se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlo.
CONCEPTO DE REGISTRO.
Por registro se entiende aquellos instrumentos de control de los documentos cuando entran, circulan o salen de la oficinas públicas y el fin que tienen es dar publicidad sobre los asientos contenidos en los registros.
Recibe el nombre de registro la oficina encargada de custodiar los libros y de realizar las funciones de asiento. Todos los órganos administrativos deben tener un registro general y a partir de la Ley 30/92 esos registros se deben tener en soporte informático según el artículo 38.3 de dicha ley.
La reforma de 1999 de la Ley 30/92 añade el artículo 38.5 que dice: “para la eficacia de los derechos reconocidos a los ciudadanos, estos podrán acompañar una copia de los documentos que presentan junto con sus solicitudes escritos y comunicaciones y que esta copia tras ser comprobada en el registro, el original se devuelve en caso de que sea necesario el original en el procedimiento se entregará la copia sellada por este organismo una vez comprobados”.
Hay dos tipos de características, las externas y las internas:
Características externas: Hacen referencia a la estructura física de los documentos y son las siguientes:
Clase: La clase del documento va a estar determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. En función de la clase vamos a tener distintos documentos:
Textual: se caracteriza porque transmite la información mediante texto escrito. Éstos son el 90% de la producción de la Administración Pública.
Iconográfico: se caracteriza porque emplean imágenes, es decir, signos no textuales para representar la información (mapas, fotos etc).
Sonoros: permiten gravar y reproducir cualquier sonido, en el caso de documentos casi siempre son palabras.
Audiovisuales: combinan la imagen y el sonido.
Electrónicos o informáticos: son aquellos documentos generados por ordenador.
Tipo: El tipo es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, porque revela tanto el contenido como la estructura del documento. Normalmente deriva de la acción representada, por ejemplo, si la acción es una pregunta el tipo es cuestionario.
Formato: El formato pone de manifiesto la forma que tiene los documentos de reunirse y el soporte en el que están.
Cantidad: La cantidad es el número, el volumen o el espacio que ocupan los documentos.
Forma: La forma es más conocido como la tramitación documental y consiste en saber si se trata de una copia o el original.
Característica internas: Hacen referencia al contenido sustantivo de éstos y son las siguientes:
Entidad productora: Hace referencia al autor del documento, ese autor puede ser una persona física o un ente público o privado.
Orígenes funcionales: Hace referencia a las razones por las cuales se produce el documento, teniendo en cuenta la función, la actividad y el trámite por los que ha sido realizado. Por ejemplo, en recursos humanos la función sería la gestión de los recursos humanos (las personas), la actividad sería la necesidad de contratar personal y el trámite sería el contrato.
Fecha y lugar de producción: Se conoce también como datación crónica y en el tiempo.
Contenido sustantivo: Es el tema, el asunto que se va a tratar en el documento. Es decir, los fines y objetivos que se persiguen con la redacción del documento. En función del contenido podemos hacer una clasificación de documentos:
Documentos de carácter intensivo: Son documentos que ofrecen muchos datos sobre un asunto concreto y muy definido. Por ejemplo: el expediente personal o judicial.
Documentos de carácter extensivo: Son documentos que ofrecen pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio. Por ejemplo: los censos de población.
Documentos de carácter diversificador: Son documentos que ofrecen datos variados sobre diversas cuestiones.
LOS VALORES DEL DOCUMENTO.
Los valores del documento van a depender del fin por el cual han sido creados que es lo que se denomina el valor primario.
Los valores de los documentos van a depender también de la utilidad que se le pueda dar con posterioridad al documento y es lo que se conoce como valor secundario.
El documento posee un valor primario desde su nacimiento, ya que tiene por objeto principal plasmar la gestión de una actividad determinada. Esta función se manifiesta de forma clara a través de la redacción escrita y por eso se conoce también como valor administrativo.
Las inscripciones en el registro civil, por ejemplo, tienen como valor administrativo el derivado de la función de control de la población que ejerce el Estado, esta valor va perdiendo vitalidad a lo largo del tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Todo documento aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica puede tener un valor legal, por ejemplo, el registro civil no tiene naturaleza jurídica aunque si tiene naturaleza comprobatoria.
Una vez se a cumplido un periodo vital de procedimiento administrativo el documento adquiere un nuevo valor que es el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural, es decir, adquiere el valor secundario o valor histórico.
Según el diccionario de la terminología archivística señala otros valores de los documentos:
Valor informativo: El valor informativo es el valor que poseen los documentos utilizados con fines orientados hacia la investigación independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución que lo posee.
Valor intrínseco: El valor intrínseco depende de factores como su contenido, las circunstancias en la que se produce la presencia o no de firmas, si lleva o no sello, en definitiva ese valor intrínseco se relaciona con el valor administrativo, es decir, con el valor primario de los documentos.
La importancia de hablar de los valores de los documentos es que están relacionados con el ciclo de vida documental y también están relacionados con las etapas de los archivos.
CONCEPTO DE ARCHIVO.
Según la definición de la ley francesa de archivos dice que archivos son un conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material producido o recibido por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
Otra definición de la Ley de Patrimonio Histórico Español dice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de su actividades al servicio de su utilización para la investigación , la cultura, la información y la gestión administrativa. Otras definiciones fundamentales de archivo son:
Archivo es el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material producido o recibido por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y son considerados o bien por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o bien transmitidos a la institución de archivo competente en razón de su valor archivístico, es decir, valor secundario.
Archivo es la institución responsable de la acogida, tramitación, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
¿Qué compone el archivo?. Son los documentos.
¿Quién genera los archivos?. Cualquier persona u organismo puede crear un archivo.
¿Cómo se forma?. Mediante el ejercicio de la actividad propia de la entidad que lo ha creado.
¿Para qué se archivan los documentos?. No es suficiente que sean documentos producidos por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad para obtener información, sino que además deben ser conservados de forma organizada. Los documentos deben estar organizados y su información debe de ser recuperable, es decir, han de ser un conjunto organizado.
Recoger la documentación producida por una institución.
Conservar la documentación, utilizando las técnicas que garanticen su organización, su instalación y su preservación.
Difusión de la documentación, creando los mecanismos necesarios para que sea recuperable la información.
TAREAS ENCOMENDADAS AL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS.
La organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de la oficina.
Aplicar los principios y técnicas de valoración y de selección de los documentos que posean un valor secundario.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en la distintas etapas de los archivos.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice su conservación de forma integra.
Asegurar que estas y otras funciones que mantienen los archivos están recogidas en un reglamento.
Todas estas tareas se pueden resumir en lograr la utilización efectiva del archivo como un recurso básico de información que está al servicio de la Administración que generalmente es la entidad generadora del archivo para facilitarle todos aquellos documentos que le sean necesarios para su gestión normal. También los archivos están al servicio de los ciudadanos, sobre todo los archivos públicos, bien para ofrecerle información sobre si mismo o bien para dar información sobre la gestión de algún órgano administrativo. Esto va a ser alguna garantía de la transparencia administrativa imprescindible en cualquier Estado de Derecho. Los archivos también están al servicio de la investigación y la difusión cultural. En definitiva, la razón última de las funciones de los archivos es hacer útiles los documentos que tienen a su cargo.
ETAPAS DE LOS ARCHIVOS.
Existen distintos tipos de archivos en función de los documentos. El archivo entendido como un fondo documental constituye un todo unitario que atraviesa distintas etapas establecidas en función del acto de vida de los documentos.
Se ha apreciado que el documento atraviesa en su vida por distintas etapas desde su elaboración o recepción y durante un periodo más o menos largo de tiempo es objeto de un uso intensivo para la gestión y resolución de los asuntos propios del órgano que lo genera. Con el transcurso del tiempo es menos utilizado el documento, va perdiendo su valor según los fines por los cuales había sido creado hasta que al final se plantea su destrucción o su conservación permanente.
La mayor o menor intensidad de su valor primario va a señalar las distintas etapas y van paralelas a los diferentes estados por los que pasan los documentos a lo largo del tiempo. Las distintas etapas de los documentos son:
El archivo de gestión o de oficina: Los documentos en la fase de tramitación así como los de uso frecuente para la gestión están bajo la responsabilidad y el manejo directo de las unidades administrativas, se conoce como archivo de oficina. La función principal es la formación de expedientes. Tradicionalmente se considera que estos documentos permanecen durante cinco años una vez finalizada la tramitación del procedimiento, sin embargo en la práctica este plazo resulta excesivo por varias razones:
La información útil para la gestión cada vez prescribe en plazos más cortos, de modo que pasado un año en la mayoría de los casos los expedientes ya finalizados no son útiles.
La Administración produce en cinco años mucha más información de la que eficazmente pueden conservar en sus oficinas. El guardar esta información implica unos costes muy elevados y además al no tener los medios suficientes dificulta la búsqueda de cualquier documento de forma precisa.
El archivo central o administrativo: Sólo en las organizaciones de gran envergadura se distinguen unos locales acondicionados como archivos. Este archivo se corresponde con la segunda etapa de la edad de los documentos, a este archivo llega todos los documentos que produce la institución y que son transferidos periódicamente desde el archivo de gestión. A este archivo le corresponde la función de formación de series documentales compuestas a partir de fragmentos de series enviadas regularmente por las oficinas. Los documentos permanecen diez años y pasarían a la siguiente etapa. Este archivo es considerado como el verdadero eje del sistema archivístico porque mantiene la relación con las oficinas productoras de la documentación con el archivo intermedio y sirve de nexo entre las oficinas y el archivo intermedio.
El archivo intermedio: Corresponde a la tercera etapa de los documentos, ya en esta etapa los documentos han perdido prácticamente la utilidad para la cual fueron creados. Las grandes administraciones le transfiere los documentos a este archivo porque se caracteriza por asegurar la instalación y conservación masiva de los documentos a un coste muy bajo. En esta fase es donde permanecen los documentos hasta la prescripción total de los valores administrativos de éstos y se desarrollara la principal función de estos archivos que es la valoración. Las funciones de esta archivo son seleccionar, recoger, conservar y disponer para la información y la investigación científica en los fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.
Cada sistema de archivo tiene su propio archivo intermedio. Por ejemplo, la AGE es el archivo general de la Administración. Existen algunas instituciones que por su propia configuración administrativa hace coincidir las tres últimas fases de los archivos en un solo archivo como es el caso de los Ayuntamientos, Diputaciones y Universidades. Por ejemplo, los archivos históricos provinciales corresponden al archivo intermedio.
El archivo histórico: Corresponde a la última fase de la edad de los documentos y su función es la conservación definitiva de la documentación siguiendo una serie de técnicas que favorezcan su mejor uso y convirtiéndose en una fuente primaria para la investigación histórica.
TEMA: 3. INTRODUCCIÓN. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Los documentos administrativos podemos afirmar en primer lugar, que en general existe una falta de conocimiento y de estudio dedicado a ellos. Aunque los documentos y expedientes administrativos son el elementos común de trabajo de los funcionarios hasta la actualidad no ha existido ningún interés por el análisis de la realidad de los documentos administrativos ni si quiera por el Derecho Administrativo que ha sido en España quien generalmente se ha ocupado en el sentido de la Administración Pública.
Sin embargo, el conocimiento de los documentos administrativos es fundamental si se quiere evitar la rutina burocrática y mejorar la eficacia en los procedimientos administrativos. Hasta que no se promulga la Ley 30/92 existía la duda de si se iba a considerar como documento administrativo a aquellos documentos que soportan la información administrativa o bien iban a ser considerados como documento administrativo el documento considerado como apto para ser incluido a un expediente, o bien si iba a ser considerado como documento administrativo los emitidos por los órganos de la Administración Pública.
La misma incertidumbre existía con respecto a la clasificación de los documentos y esa distinta clasificación estaba en función de los puntos de vista desde los cuales eran elaborados. Podemos encontrar diferentes documentos:
Documentos generales de la actuación de la Administración.
Documentos producidos por la Administración.
Documentos producidos por los administrados.
Los documentos generales deben reunir una serie de características desde el punto de vista de su accesibilidad o su eficacia, los documentos administrativos tienen otra serie de características que le son propios. La legislación sobre los datos que hay que registrar en la comunicación y escritos administrativos y los más recientes publicaciones doctrinales sobre el tema, ha contribuido a que los documentos en los que se materializa los actos de la Administración sean más claros y concisos.
LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
La actuación administrativa se distingue por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actuación. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializa los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
El artículo 46.4 de la Ley 30/92 define lo que es un documento administrativo: “tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de la Administración Pública.”
Vamos a entender por documento válido el documento que está fechado, firmado, sellado y que conste los asientos en los registros públicos.
LAS FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Los documentos administrativos tienen dos funciones importantes:
Función de constancia: La función de constancia consiste en que el documento asegura la pervivencia de los actos administrativos, ya que constituye el soporte material. Con esta función de constancia se logra garantizar la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o defectos y también sirve para garantizar el derecho de acceso que tienen los ciudadanos.
Función de comunicación: Los documentos van a servir como medio de comunicación de los actos de la Administración Pública y podemos distinguir dos tipos de comunicación:
Comunicación interna: Se produce entre las unidades que componen la organización administrativa.
Comunicación externa: Se da entre la Administración y los ciudadanos o bien entre los distintos órganos administrativos.
LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Producen efectos: Los documentos administrativos siempre producen efectos, bien frente a terceros o bien hacia la propia organización administrativa. Estos efectos no tienen que ser siempre efectos jurídicos, si no que pueden ser de naturaleza informativa o comunicativa.
Todo documento que no produzca efectos no son considerados como documento administrativo. Por ejemplo documento administrativo son: los resúmenes, los extractos etc.
Son emitidos por un órgano administrativo: Quien genera un documento administrativo tiene que formar parte de una Administración Pública. El hecho que la mayoría de los documentos administrativos aparezcan como autor una persona física significa que esa persona actúa en representación del órgano.
Su emisión es válida: Cuando cumple una serie de requisitos formales y sustantivos que además son exigidos por la normativa que regula la actuación administrativa.
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y LOS DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS.
Teniendo en cuenta todo lo hablado sobre los documentos administrativos podemos deducir que los documentos de los ciudadanos no encajan en el concepto de documento administrativo, ya que no presenta sus notas características.
Podemos afirmar que los documentos de los ciudadanos emitidos como el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la Administración Pública va a ser considerado como documentos administrativos. Los documentos de los ciudadanos son documentos administrativos.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Han existido distinta clasificaciones de los documentos administrativos hasta la Ley 30/92, la única clasificación que se va a tener en cuenta es según el tipo de declaración que contiene el documento, criterio que impone el Ministerio de la Administración Pública. En función de la declaración que contiene el documento se distinguen cinco tipos de documentos:
Documento de decisión:
Documento de transmisión:
Documento de constancia:
La certificación de los actos presuntos.
Documento de juicio:
Documento de ciudadano:
La alegación.
LOS SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
El documento administrativo es el soporte de todo acto de la Administración Pública. Tradicionalmente el papel ha sido y continua siendo el soporte material más frecuente utilizado y va a ser la escritura la forma de expresión de éste.
Tradicionalmente se ha producido una identificación entre el documento con el documento escrito. Actualmente con la incorporación de las nuevas tecnologías a la actividad administrativa ha tenido como consecuencia la generalización de otros soportes distintos a papel y por tanto también la inclusión de otras formas de expresión. Estos nuevos soportes son:
La introducción de estos soportes ha supuesto el que se rompiera la identificación entre documento administrativo y documento escrito. La utilización de codificaciones distintas a la expresión escrita debe matizarse o debe utilizarse precauciones y solo se debe utilizar aquellos soportes que puedan ser descodificados para que lleguen a su destinatario.
LA VALIDEZ DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVAS SEGÚN SU SOPORTE:
Hasta fecha muy recientes se cuestionaba la validez de los documentos que utilizaban soportes y formas de expresión distintas al soporte de papel escrito. Es el Real Decreto 1/1986 de 14 de marzo sobre medidas urgentes administrativas, fiscales y laborales el primero que permitió que se realizasen comunicaciones entre los ciudadanos y la Administración por vía telegráfica o cualquier otra forma de la que se pudiera quedar constancia por escrito.
Con este Real Decreto se introducía la posibilidad de utilizar nuevos soportes dentro de los actos administrativos pero hasta la Ley 30/92 cuando se reconoce definitivamente la validez de la utilización de cualquier tipo de soporte, no importa de cual Administración Pública sea. La exposición de motivos de la Ley 30/92 y en los artículos 19.2, 38, 45 y 46 de dicha ley se afirma que los documentos administrativos pueden utilizar cualquier soporte siempre y cuando reúnan cuatro requisitos:
Autenticidad: El soporte debe garantizar la identificación y la autenticidad del documento haciendo que no sea posible su falsificación, su suplantación o manipulación.
Integridad: Sea cual sea el soporte que se utilice debe garantizarse que el documento mantiene su unidad sin que vaya a faltar ninguno de sus elementos o partes.
Conservación: Si el soporte no es capaz de garantizar la conservación del documento evitando su deterioro total o parcial no podrá ser considerado como válido.
Recepción por el destinatario: Significa que el soporte que se utilice tiene que ser compatible con los medios de los que dispone el destinatario. Por ejemplo, el sistema operativo.
En definitiva, la actividad administrativa está más abierta a la utilización de cualquier tipo de soporte y además se le da plena validez jurídica y administrativa.
LA UTILIZACIÓN DEL TIPO DE LENGUA EN LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
La Constitución española en su artículo 3 además de reconocer el castellano como lengua oficial de todo el Estado, otorga el carácter oficial a las demás lenguas españolas en el ámbito de sus Comunidades Autónomas, que se regulan por lo dispuesto en los Estatutos de Autonomía de las distintas Comunidades Autónomas:
Castellano: Todo el Estado.
Catalán: Comunidad Catalana.
Eusquera: País Vasco.
Valenciano: Comunidad Valenciana.
El reconocimiento de las lengua cooficiales por la Constitución española tiene unas consecuencias directas tanto en la redacción como utilización de los documentos administrativos. Si tomamos como punto de partida la C.E., la doctrina de Tribunal Constitucional y la Ley 30/92 efectivamente se reconoce a los ciudadanos el derecho de utilizar las lenguas cooficiales distintas al castellano.
Los artículo 35 y 36 de la Ley 30/92 lo corroboran. Hablan del derecho que tienen los ciudadanos de utilizar su lengua para las relaciones administrativas. Derecho de los ciudadanos a utilizar las lenguas cooficiales con la Administración Pública y la obligación de éstas a permitir e impulsar su utilización.
CRITERIOS DE UTILIZACIÓN DE LAS LENGUA COOFICIALES EN LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
La Administración General del Estado utilizará el castellano, excepto en el caso de que el documento corresponda a un procedimiento que se tramita en un órgano de la Administración General del Estado que tiene su sede en el territorio de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial y siempre que el ciudadano interesado haya optado porque se utilice la lengua cooficial de esa Comunidad Autónoma.
En el caso de que haya varios interesados y haya conflicto en la utilización de la lengua, en este caso se opta por el castellano.
El resto de Administraciones Públicas, es decir, las Comunidades Autónomas y los Entes Locales van a seguir la normativa autonómica de la normalización lingüística.
La Administración que está tramitando un procedimiento y redacta los documentos en la lengua cooficial de su Comunidad Autónoma deberá traducir al castellano los documentos que estén dirigidos a los interesados que así lo soliciten o bien que vayan a producir efectos fuera del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma.
Si se utiliza el castellano en un procedimiento donde en la Comunidad Autónoma exista lengua cooficial se deberá traducir a la lengua cooficial aquellos documentos dirigidos a los interesados que así lo soliciten.
La Administración General del Estado debe poner a disposición de los ciudadanos impresos y modelos de los documentos bilingües en aquellas dependencias que tenga en las Comunidades Autónomas con lengua cooficial.
TEMA:4. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIÓN: LA RESOLUCIÓN Y EL ACUERDO. CRITERIO DE ACTUACIÓN.
EL CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO DE DECISIÓN.
Los documentos administrativos de decisión contiene una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre las materias que son de su competencia, vamos a distinguir dos categorías de documento administrativo de decisión:
Definición: El acuerdo es un documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución.
El acuerdo como documento administrativo de decisión es siempre una declaración unilateral de un órgano administrativo, por ello, hay que distinguirlo de otros documentos que también se denominan acuerdos, caso de los acuerdos internacionales, éstos tienen un carácter bilateral o multilateral.
Clasificación: En función del alcance y el contenido de los acuerdos así como en el ámbito de la Administración en el que se produzcan se pueden establecer distintas clasificaciones de acuerdos, pero la clasificación que vamos a seguir es basándonos en la Ley 30/92 y como los regula:
Acumulación del procedimiento. Art. 73.
Práctica simultánea de trámites. Art. 75.1.
Apertura del periodo de prueba. Art. 80.2.
Ampliación de plazos. Arts. 42.2 y 49.
Tramitación de urgencia. Art. 50.
Adopción de medidas provisionales. Art. 72.
Admisión o rechazo de pruebas o propuestas. Art. 80.3.
Solicitud de informes. Art. 82.
Información pública. Art. 86.1.
Caducidad del procedimiento. Arts. 43.3 y 92.
Definición: La resolución es el documento administrativo de decisión que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento y que resuelve todas las cuestiones que se hayan planteado en ese procedimiento. La resolución esta regulada en el art. 89 de la Ley 30/92:
“1. La resolución que ponga fin al procedimiento decidirá todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellos otros derivados del mismo, cuando se trate de cuestiones conexas que no hubieran sido planteados por los interesados el órgano competente podrá pronunciarse sobre las mismas poniéndolo antes de manifiesto a aquellos por un plazo no superior a quince días para que formulen las alegaciones que estimen pertinentes y aporten en su caso los medios de prueba.
2. Los procedimientos tramitados a solicitud del interesado, la resolución será congruente con la peticiones formuladas por éste sin que ningún caso pueda agravar su situación inicial y sin perjuicio de la potestad de la Administración de incoar de oficio un nuevo procedimiento si procede.
3. Las resoluciones contendrán la decisión que será motivada en los casos a que se refiere el artículo 54. Expresarán además los recursos que contra la misma procedan el órgano administrativo o judicial ante el que hubieran que presentarse y el plazo para interponerlos sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno.
4. En ningún caso podrá la Administración abstenerse de resolver so pretexto de silencio, oscuridad o insuficiencia de los preceptos aplicables al caso, aunque podrá resolver la inadmisión de las solicitudes de reconocimiento de derechos no previstos en el ordenamiento jurídico o manifiestamente carentes de fundamento, sin perjuicio del derecho de petición previsto por el artículo 29 de la Constitución española.
5. La aceptación de infórmenes o dictámenes servirá de motivación a la resolución cuando se incorporen a texto de la misma.”
Notas fundamentales de cada párrafo:
La resolución pone fin al procedimiento y resuelve las cuestiones planteadas en el procedimiento y también puede resolver aquellas cuestiones conexas.
Los procedimientos iniciados por solicitud de un interesado no pueden agravar la situación inicial del interesado, si procede la Administración puede iniciar un nuevo procedimiento de oficio.
La resolución debe estar motivada y además deben incluir:
Los recursos que puede presentar el interesado, administrativos o judiciales.
Ante el órgano que se deben presentar.
La Administración debe responder. La Administración tiene el derecho de inadmisión de aquellas solicitudes que resulten inadmisibles.
Los dictámenes e infórmenes forman parte de la resolución.
Clasifican en función del sentido de la resolución:
Resoluciones positivas: Las resoluciones positivas son aquellas que confirman el presupuesto que provocó la iniciación del procedimiento. Estimando la solicitud de un ciudadano o ratificando la iniciativa de un órgano administrativo. Dentro de esta clasificación se encuentra los siguientes tipos:
Resoluciones que autorizan.
Resoluciones que conceden.
Resoluciones que reconocen.
Resoluciones negativas: Las resoluciones negativas son aquellas que desmienten el presupuesto que provocó la iniciación del procedimiento desestimando la solicitud de un ciudadano o bien rectificando la iniciativa de un órgano administrativo. Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
Resoluciones que deniegan.
Resoluciones que desautorizan.
Resoluciones que no conceden.
Clasificación en función del contenido:
Resoluciones de ampliación: Las resoluciones de amplían las facultades o las capacidades de los ciudadanos. Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
Resoluciones que autorizan el ejercicio de actividades.
Resoluciones de concesión de dominio o de servicio público.
Resoluciones de reconocimiento de derechos económicos.
Resoluciones de concesión de subvenciones y ayudas.
Resoluciones restrictivas: Las resoluciones restrictivas restringen las facultades o capacidades de los ciudadanos, son las resoluciones sancionadoras.
Resoluciones de modificación: Las resoluciones de modificación modifican otras resoluciones. Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
Resoluciones de nulidad de pleno derecho.
Resoluciones de anulabilidad.
Resoluciones de revocación.
Resoluciones de rectificación de errores.
Además de todas estas resoluciones destaca otro tipo de resolución, la señalada en el artículo 89.4 de la Ley 30/92, que es la resolución de inadmisión de solicitudes que es aplicable a aquellos supuestos en los que una solicitud pretende el reconocimiento de derechos no previstos en el ordenamiento jurídico o manifiestamente carentes de fundamentos. Este tipo de resoluciones implica la terminación del procedimiento sin necesidad de completar su tramitación.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIÓN.
Cualquier documento de decisión debe llevar:
Los datos generales de identificación.
Motivación: hechos y valoración jurídica.
Encabezamiento: El encabezamiento es la parte del documento que proporcionar al receptor una información inmediata y básica de los elementos fundamentales del documento. El encabezamiento está compuesto por el título y los datos generales de identificación.
El título exprese el tipo de documento del que se trata, es decir, si es un acuerdo o una resolución y la decisión que contiene.
Consejos para redactar el título:
Claridad: el título se situará en un lugar visible a continuación del logotipo del órgano y de los demás datos de identidad corporativa dejando siempre un espacio para el sello o registro de entrada o salida.
Precisión: el título debe ser concreto evitándose en lo posible la utilización de más de una línea y además hay que evitar la utilización de abreviaturas y siglas.
Los datos generales de identificación su función es recoger la información más significativa para facilitar a sus receptores la identificación del documento y su posterior gestión. Los datos generales que siempre hay que consignar en este apartado son cinco:
Número de expediente: es el número clave para la identificación dentro del expediente y sobre todo tienen efectos de conocimiento interno del departamento que tramita ese procedimiento o bien del órgano responsable.
Interesado: es identificar a quien o quienes tienen la condición de interesados, según lo regulado en el artículo 31 de la Ley 30/92. Si el interesado es una persona física se consigna el nombre y los dos apellidos, si se trata de una persona jurídica se consigna su denominación social.
Asunto: es muy importante, ya que expresa de forma sintética el objeto concreto del procedimiento en el que se inserta el documento. Igual que el título el asunto debe ser breve, preciso y claro.
Procedimiento: determina el tipo general de procedimiento administrativo al que se refiere el expediente (subvenciones, concesión) y también completa o complementa la información dada en el asunto.
Por ejemplo, Asunto: becas en EE.UU; Procedimiento: subvenciones.
Fecha de iniciación: el la fecha en la que se inicia el computo de plazo para la resolución de procedimiento. Si el procedimiento se inicia de oficio la fecha que hay que poner es el momento en el que el órgano competente formalizó el acuerdo correspondiente, pero si el procedimiento se inicia por solicitud de un interesado la fecha que se consigna es la fecha de entrada de la solicitud en el registro del órgano competente.
Cuerpo: El cuerpo es la parte del documento en la que se refleja el contenido del acto administrativo, suele ser la parte más amplia, la vamos a dividir en seis partes:
Antecedentes: sirve de introducción al receptor del documento, lo que se hace es poner un breve resumen de las circunstancias que han promovido que el órgano administrativo competente tenga que adoptar una decisión. En el antecedente tenemos que incluir tres elementos:
Forma en la que se ha iniciado el expediente, por solicitud del interesado o de oficio, el primero es el interesado y el segundo es la Administración.
Datos del solicitante o del órgano que inicio el procedimiento.
Hay que dejar constancia del hecho, conducta o acontecimiento que provocó la iniciación del procedimiento administrativo.
Motivación: va a estar dividida en dos subapartados:
Hechos: los hechos son aquellas acciones, omisiones o conductas que el órgano emisor del documento considera suficientemente acreditados y que tienen relación con las cuestiones objeto de la decisión. La descripción de los hechos se hará cuando así lo establezca las disposiciones normativas que regula ese procedimiento y porque la Ley 30/92 en su artículo 54 y 89 así lo establece. A la hora de redactar los hechos se siguen unas reglas o consejos de estilo:
Ordenación: los hechos se redactan de forma clara y precisa.
Orden cronológico de los hechos en los que se fundamenta el procedimiento.
Hay que dejar constancia de aquellos datos, lugares y fechas que deban tenerse en cuenta para tomar la decisión.
La exposición de los hechos debe hacerse de forma fragmentada y su redacción debe ser lo más sencillo y clara posible.
Objetividad: los hechos deben caracterizarse por su objetividad y por tanto en su redacción no debemos incluir ninguna apreciación ni valoración y seguir el orden cronológico cual se han producido los hechos.
Valoración jurídica: la valoración jurídica consiste en la apreciación y valoración de los hechos, pero en función de las disposiciones normativas que le son aplicables y que van a servir de base y como argumento para que el órgano administrativo competente adopte la decisión. Hay dos criterios que deben tenerse en cuenta:
Hay que tener en cuenta todas las disposiciones normativas que puedan servir de base a la decisión. Cuando se hace referencia a una norma siempre hay que especificar su rango jerárquico, su denominación completa, el número de la norma, la fecha de aprobación y el número y la fecha del diario oficial en el que se ha publicado.
Las valoraciones se deben de hacer en párrafos numerados.
Competencia: identifica el órgano administrativo que tiene atribuido la competencia para adoptar la decisión. En los supuestos en los que se produce delegación, el órgano administrativo que formaliza el documento no coincide con el titular de la competencia, en este caso se debe dejar constancia e identificar tanto el órgano administrativo competente para adoptar la decisión como las normas que le atribuye esa competencia.
Decisión: expresa la declaración de voluntad adoptada por el órgano administrativo sobre las cuestiones planteadas en el documento. Esta voluntad puede ocupar el espacio que sea necesario, pero es aconsejable que se estructure en apartados o párrafos correlativamente numerados en donde debe quedar constancia no solo de la decisión adoptada por el órgano sino también las medidas adoptadas por el órgano.
La redacción ha de ser clara y sencilla y los elementos que se consideran más importantes han de ser resaltados.
Recursos: este apartado se da información al interesado de que en el caso que no esté de acuerdo con esa decisión adoptada pueda recurrirla. Debe decirse en este apartado si el documento de resolución pone fin a la vía administrativa y el tipo de recurso que puede interponer el ciudadano. Debe ponerse:
El tipo de recurso.
Ante el órgano que debe presentarse el recurso.
El plazo del que se dispone para interponerlo.
Otra información sobre las disposiciones normativas relacionadas con los derechos que se le reconocen a los ciudadanos. Por ejemplo, la posibilidad de presentar alegaciones cuando a un acuerdo no se le puede interponer ningún recurso.
Notificación: sirve para informar al ciudadano de la decisión adoptada. La propuesta del Ministerio de la Administración Pública es que la notificación se incluya en los documentos administrativos de decisión, se utiliza la siguiente fórmula:
“Mediante este documento se notifica a _______________________la presente resolución o acuerdo según lo exigido en el artículo 58.1 de la Ley 30/92.”
Datación: incluye la fecha y el lugar.
Firma: la rúbrica de persona competente.
Antefirma: es el cargo o puesto que ocupa.
Antecedentes: “Examinado el procedimiento iniciado por___________________referente a_____________________se ha apreciado lo hechos que figuran a continuación:”
Motivación: “Hechos que figuran a continuación:
-Primero_____________________
-Segundo_____________________
La valoración de los hechos expuestos es la siguiente:
Anotar la normas correspondientes al caso”
Competencia: “Este/a_________________de acuerdo con todo lo anterior, en ejercicio de las competencias que le atribuye el______*_________”
*se anota el artículo y la norma que da competencia o autorización para resolver el procedimiento.
Decisión: “Resuelve:
-Primero______________________
-Segundo_____________________”
Recursos: “Esta resolución __________*__________”
*se podrá interponer recurso de que tipo, ante que órgano y el plazo de interposición.
Notificación: esta parte no forma parte indispensable del documento de decisión, la resolución, pero resulta conveniente para la Administración pública incluir este apartado en todas las resoluciones.
TEMA: 5. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN: LA NOTIFICACIÓN, LA PUBLICACIÓN, LA NOTA INTERIOR, EL OFICIO Y LA CARTA.
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN.
Una de las funciones que cumplen los documentos administrativos es la comunicación, los documentos de transmisión comunican la existencia de hechos o de actos a otras personas, órganos o entidades.
Clasificación de los documentos administrativos de transmisión:
Clasificación en función de las relaciones existentes entre el emisor y el receptor:
Documentos administrativos de transmisión interna: Son documentos que transmiten información entre el emisor y el receptor que se encuentran en órganos o unidades pertenecientes a una misma organización administrativa.
Documentos administrativos de transmisión externa: Son documentos que transmiten información cuando el receptor es un ciudadano, una entidad privada o bien un órgano o unidad perteneciente a una Administración Pública distinta a la que pertenece el emisor.
Clasificación en función de la condición del destinatario, hay cuatro tipos de documentos administrativos divididos en dos categorías:
1ª Categoría: Son los documentos de transmisión dirigidos a ciudadanos o entidades privadas:
La notificación: La notificación es el trámite mediante el cual el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo. Esta comunicación constituye un requisito de eficacia del acto que se notifica. La notificación es una actuación complicada en la que intervienen distintos sujetos, incluso el órgano que adopta la decisión.
Fases de la notificación:
La ordenación de la notificación: según el artículo 58.2 de la Ley 30/92 habitualmente la notificación se ordena en un documento distinto del que se ha formalizado el acuerdo o resolución y aunque esto sigue siendo una práctica común en la actuación administrativa no está exigida en ninguna disposición normativa.
El artículo 58.1 dice: “1. Se notificarán a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses previstos en el artículo siguiente.
2. Toda notificación deberá ser cursada en el plazo de diez días o a partir de la fecha en el que el acto haya sido dictado y deberá contener el texto integro de la resolución con indicación de si es o no definitivo en la vía administrativa, la expresión del recurso que proceda, órgano ante el que hubiera que presentarlo y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados ejerciten en su caso cualquier otro que estimen oportuno.
3. Las notificaciones defectuosas surgirán efectos a partir de la fecha en el que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento del contenido de la resolución o acto objeto de la notificación o interponga el recurso procedente.”
Se notifica a los interesados las resoluciones y actos administrativos. Produce unos efectos.
El plazo es de diez días. Ha de notificarse si el texto integro pone fin o no a la vía administrativa.
La notificación defectuosa se realiza cuando actúe de forma que lo demuestren y se puede interponen un recurso.
De la interpretación del art.58 podemos afirmar que la Ley. 30/92 considera a la resolución y a la notificación como actuaciones administrativa diferentes y autónomas y no tienen porque figurar en un mismo documento. Sin embargo, la propuesta del Ministerio para las Administraciones Públicas es incluir la notificación como parte de la resolución o del acuerdo. El incluir la notificación en los documentos administrativos de decisión reúne una serie de ventajas:
Porque un solo documento garantiza los requisitos legales del contenido de la notificación exigidos por el art. 58.2 de la Ley 30/92. Lo que hace es evitar que se repita en el documento de la notificación todo el texto del acuerdo o de la resolución.
La razón es porque supone un avance para la Administración, porque racionaliza y simplifica los procedimientos.
Porque se consigue una serie de garantías hacia los ciudadanos, ya que hace que sea mucho más fiable este tipo de documentos. Porque la firma o acreditación de los dos actos administrativos se realizan por el mismo órgano autor del acto administrativo.
Porque se garantiza el cumplimiento del plazo de los diez días exigidos en el art. 58.2, ya que al cursarse la resolución o acuerdo también se está produciendo la ordenación de la notificación.
Porque se disminuye la posibilidad de realizar notificaciones defectuosas, ya que no se realiza ni trascripción ni copias de la resolución o acuerdo.
La práctica de la notificación: Regulada en el art. 59 de la Ley 30/92, la práctica de la notificación se efectuará mediante un agente interpuesto, que puede ser un funcionario de correos o un medio automatizado. En este sentido la Ley 30/92 permite la utilización de cualquier soporte, siempre que permita la constancia de la recepción de la notificación por parte del interesado, es decir, hay que dejar constancia en la práctica de la notificación de la fecha, identidad del receptor y del contenido del acto que se notifica.
La acreditación de la notificación efectuada se incorpora al expediente. En el art. 59.3 de la Ley 30/92 dice: “Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa se hará constar en el expediente especificando las circunstancias del intento de notificación y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento”.
La publicación: La publicación es una actuación material que supone la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, en un tablón de anuncios o en un medio de comunicación, con la finalidad de comunicar. Distinguimos dos formas de publicación:
La publicación sustantiva de la notificación: Se da en los siguientes supuestos:
Cuando los interesados son desconocidos, cuando se ignora el lugar o medio en el cual hay que practicar la información o bien hay imposibilidad de practicar la notificación.
Cuando el acto administrativo tienen una pluralidad indeterminada de personas.
Cuando se trata de actos que forman parte o son integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva.
La publicación adicional a la notificación: Se da en los siguientes supuestos:
Cuando así lo establezca las normas reguladoras de procedimiento.
Aconsejada por razones de interés público.
La notificación a un solo interesado es insuficiente para garantizar a todos los que supuestamente pueden estar interesados en el procedimiento.
La indicación de la notificación y publicación: Este es un supuesto especial dentro de la publicación adicional de la notificación, se produce cuando la notificación por medio de anuncios o la publicación de los actos puede lesionar los derechos e intereses legítimos de los interesados, en ese caso lo que se hará es publicar en el diario oficial que corresponda una breve información, una indicación del contenido del acto, pero también debe decir el lugar y el plazo que tiene el interesado para poder informarse de todo el acto.
Las publicaciones en el fondo no se reflejan en un documento con unas características específicas, puesto que la publicación es una actividad que supone insertar un acto administrativo, documentos administrativos de decisión y también notificaciones en un tablón de anuncios, diario oficial o medio de comunicación.
Las publicaciones de mayor importancia son: las publicaciones sustantivas y la indicación de notificaciones y publicaciones.
2ª Categoría: Son los documentos dirigidos a órganos o entidades administrativas (comunicaciones):
Los documentos de comunicación son aquellos documentos de transmisión en los que el emisor y el receptor tienen la consideración de órgano o de unidad administrativa. En las comunicaciones vamos a ver dos tipos de documentos en función de las relaciones entre esos órganos administrativos que actúan como emisor y receptor.
El oficio: El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, también puede ser que pertenezcan a diferentes departamentos o entidades o a distintos órganos superiores.
La nota interior: La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad, están dentro de un mismo órgano administrativo.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN.
La notificación: La notificación no la vamos a analizar como un documento individualizado, pero si vamos a detenernos en el documento de diligencia de la notificación.
La finalidad de la diligencia es la de servir como acreditación y constancia de las circunstancias en las que se practica la notificación. Este tipo de documento no siempre tiene eficacia acreditativa por si mismo, especialmente en aquellos supuestos en los que la notificación se ha practicado a través de unos medios que no permiten en la propia diligencia que figure la acreditación de la recepción, deberá acompañarse del testimonio que se considere oportuno para acreditar la recepción de la notificación.
La diligencia de la notificación se estructura a través de:
Se incluye el título del documento que es la acreditación de la notificación.
A continuación habrá que hacer una identificación completa del acto administrativo que se notifica, es decir, el título de la resolución, el tema o asunto y la fecha en la que fue adoptado el documento administrativo de decisión.
Se incluye en el encabezamiento el nombre y apellidos de la persona a la que se notifica el acto (interesado).
En último lugar se incluye la referencia al artículo y disposición normativa que regula la notificación.
Circunstancias por las cuales se ha practicado la notificación.
Circunstancias de la notificación no practicadas.
La publicación: No existe un documento específico para los supuestos generales de publicación, ya que en principio lo único que se hace es comunicar el documento administrativo de decisión o una notificación, si nos detendremos en la publicación sustantiva y vamos a hablar también de la indicación de la notificación y publicación.
La publicación sustantiva de la notificación: Sus notas características son:
La única nota distintiva es que en el cuerpo del documento objeto de la publicación hay que incluir un apartado inicial en el cual hay que dejar constancia de tres elementos:
Finalidad específica del documento, que es notificar mediante publicación.
Dejar constancia de las circunstancias que hacen que no sea posible la notificación normal de ese acto administrativo.
Los medios a través de los cuales se va a producir la notificación, es decir, si es diario oficial, tablón de anuncios o un medio de comunicación.
A continuación de este primer apartado vendría el texto integro del documento administrativo de decisión o la notificación que se está comunicando.
El apartado dedicado a la notificación debe incluir los artículos que lo fundamenta.
La indicación de la notificación y la publicación: Está regulado por el art. 61 de la Ley 30/92. La indicación de la notificación y la publicación se utiliza cuando la difusión del contenido integro del acto administrativo de decisión, bien en un boletín oficial, medio de comunicación o boletín de anuncios, pueda lesionar derechos e intereses legítimos de los interesados. En la indicación se debe incluir:
La justificación de porque se utiliza la figura de la indicación, por tanto en esto de la justificación hay que decir los derechos e intereses que pudieran ser lesionados por la publicación del acto.
El resumen del contenido del acto.
Indicar el lugar donde pueden acudir los interesados para conocer el contenido íntegro de la resolución o del acuerdo. El plazo para poderse informar.
Incluir, el diario oficial en el que se procede a la publicación.
Los documentos de comunicación: la nota interior y el oficio: Las comunicaciones se suelen caracterizar por su redacción muy formal, neutral y centrada fundamentalmente en la actuación administrativa. Los documentos de comunicación deben incluir:
Lugar y fecha: en la nota interior el lugar y la fecha se especifican a principio del documento, mientras que en el oficio si incluye en los datos generales al principio del documento.
Las referencias: en ambos documentos, tanto en la nota interior como en el oficio hay que dejar constancia de las referencias de procedencia o de destino.
Si el documento se envía por primera vez la unidad que emite ese documento consignará la referencia y cuando se ha constado la unidad receptora también se ha de dejar constancia de la referencia del documento al que se contesta como del que se está emitiendo.
El asunto: en el caso del oficio el asunto aparece también en los datos generales al inicio del documento y en la nota interior el asunto va a continuación del órgano al que va dirigido el documento.
En cualquiera de los dos documentos hay que expresar de forma sintética en el asunto el objeto específico de la comunicación.
El emisor y el destinatario o receptor: en la nota interior aparece al principio del documento tanto el emisor como el receptor y además hay que consignar el cargo o puesto que ocupa esa persona con el nombre y apellidos. En el oficio, aparece al final del documento, en el pie.
Los principios o reglas que hay que tener en cuenta a la hora de redactar los documentos administrativos de transmisión son:
Redacción concisa y formal.
Tener la mayor brevedad y claridad posible.
Ordenación lógica y coherente de lo que se expone.
Estructuración en párrafos breves y separados.
No hacer tratamientos honoríficos cuando nos dirijamos a órganos o bien a las personas que ocupan puestos en la Administración Pública.
La carta: No es reconocida como documento administrativo. Existe como un medio de comunicación dentro de la Administración Pública, su contenido es menos formal que los anteriores documentos de comunicación. Tratan temas que no están directamente relacionados con la tramitación de un documento administrativo, se diferencia de la nota interior y del oficio por su estructura:
Forma inicial de saludo.
En la parte central, una redacción menos formal y con una extensión flexible se tratan los diversos temas objeto de la comunicación.
Una fórmula de despedida o de cortesía.
TEMA: 6. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA: EL ACTA, EL CERTIFICADO Y LA CERTIFICACIÓN DE ACTOS PRESUNTOS.
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA.
Los documentos administrativos de constancia son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo y cuya finalidad es la acreditación de actos hechos o efectos.
La clasificación va a esta en función del objeto de la acreditación, vamos a considerar:
De un órgano colegiado.
El certificados.
El certificado del acto presunto.
El acta: Es un término que se utiliza de forma general para la denominación de los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. En la actividad administrativa las actas más comúnmente utilizadas son:
De un órgano colegiado: Es el documento que acredita cada una de las sesiones celebradas por un órgano colegiado de la Administración Pública, normalmente se suelen incluir en este documento los asistentes, el orden del día, las deliberaciones y los acuerdos adoptados. Este tipo de acta está regulada en el art. 27 de la Ley 30/92.
De infracción: Hace referencia a aquellos documentos emitidos por funcionarios que tienen la condición de autoridad pública para la acreditación, que además goza de la presunción de veracidad y normalmente acreditan hechos susceptibles de constituir infracciones administrativas.
Procesal: Son aquellos documentos que acreditan la realización de trámites y actuaciones dentro de un procedimiento administrativo. Por ejemplo el acta de ocupación en un procedimiento de expropiación forzosa.
El certificado: Es un documento que acredita actos o situaciones de carácter administrativo, el destinatario de ese documento es una persona, un órgano o una entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o bien produzca efectos en el marco de relaciones jurídicas privadas. La finalidad principal es que el documento produzca efectos.
También se considera como certificado las acreditaciones emitidas por el secretario de un órgano colegiado, sobre los acuerdos que se hayan adoptado en o por ese órgano.
El certificado del acto presunto: Este documento su función es certificar los efectos del acto presunto. Lo emite el mismo órgano competente que debe haber resuelto al principio del procedimiento y tiene un plazo de quince días para emitir ese certificado de acto presunto.
Cuando hablamos del acto presunto hacemos referencia al silencio administrativo, cuando la Administración Pública no resuelve en el plazo. Con la certificación del acto presunto partimos del reforzamiento de que el órgano competente está obligado a dictar una resolución expresa, recogido en el art. 42.1 de la Ley 30/92.
El silencio administrativo como regla general va a ser considerado como silencio positivo según el art. 43.2, excepto:
Cuando así esté regulado en una norma de rango de ley o norma comunitaria.
Cuando el procedimiento de ejercicio de derecho de petición.
Cuando aquellos procedimientos que sean de revisión de actos administrativos.
Cuando sean procedimientos iniciados de oficio.
Todos aquellos procedimientos en los que pudiera derivarse para los solicitantes o terceras personas la adquisición de facultades sobre el dominio o sobre un servicio público.
El silencio administrativo positivo produce un acto eficaz desde el vencimiento del plazo máximo en el que deben dictarse y notificarse la resolución expresa sin que la misma se haya producido, dice el art. 43.5 de la Ley 30/92.
La existencia de los efectos del acto presunto puede ser acreditada por cualquier medio de prueba o certificado acreditativo del silencio administrativo, por tanto, el interesado puede solicitar al órgano competente que resuelva y que emita la certificación del acto presunto en un plazo de quince días.
El silencio administrativo negativo es una ficción legal que permite al interesado acceder a la vía jurídica, es decir, al recurso contencioso-administrativo. En cualquier caso la Administración Pública tiene la obligación de resolver expresamente.
El contenido de la certificación del acto presunto:
Hay que dejar claro la solicitud que causó la iniciación del procedimiento.
También hay que incluir la fecha de iniciación de ese procedimiento y el plazo para su resolución expresa y la fecha de vencimiento.
Otro aspecto a incluir es la fecha de certificación, pero también hay que dejar constancia de la fecha en la que se solicita la certificación.
En último lugar hay que incluir los efectos del acto presunto diciendo si son estimatorios o desestimatorios de la solicitud inicial o en el caso de que el procedimiento sea iniciado de oficio habrá que decir si esos efectos son positivos o negativos con respecto al presupuesto inicial propuesto por un órgano administrativo, en el caso de que los efectos sean estimatorios debe concretarse los extremos en los que se van a materializar esos efectos.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA.
El acta: El acta no designa a un único tipo de documento, sino que puede hacer referencia a varios documentos de constancia que van a tener distintos objetivos, finalidades y contenidos.
Se incluye primero el título y dentro de éste: el órgano colegiado, el número de sesión, si la reunión es de carácter ordinario o extraordinario.
Datos generales: se incluye el día, la hora y el lugar de celebración de la sesión.
Asistentes: con el nombre y apellidos y el cargo que ostentan.
Ausentes: con el nombre y apellidos y el cargo que ostentan.
Orden del día: con la lista de los puntos a tratar, fijado por el presidente.
Consiste en relatar el desarrollo de la reunión, ese relato se divide en dos apartados:
Primero: Se narra las deliberaciones que se han producido. Se debe hacer una trascripción breve y resumida de las distintas intervenciones que se haya ido produciendo a lo largo de la sesión. Es aconsejable que se estructure por apartados, cada punto del día en un apartado diferente. La redacción debe reflejar fielmente las intervenciones y deliberaciones identificando a los miembros del órgano colegiado que interviene.
Segundo: Se anotan los acuerdos alcanzados. Este apartado en la redacción es aconsejable que sea ordenada, que se sigan los puntos fijados por el orden del día y que se diga los resultados a los que se ha llegado por mayoría e incluso en el caso que haya miembros que lo soliciten habrá que decir quien ha votado en contra e incluso las abstenciones y los motivos que llegan a esa abstención.
Antefirma y firma del secretario y el firmado con el nombre y apellidos.
A continuación va el visto bueno bajo las siglas Vº Bº del presidente con la antefirma, firma y firmado.
El título: consiste en una breve descripción de objeto del certificado.
Emisor: en el documento de certificación hay que dejar constancia de nombre y apellidos de la persona que firma o acredita el certificado, porque es la persona responsable de la autenticidad de ese documento. También hay que poner el cargo o puesto que ocupa, que es quien le permite emitir ese documento.
Solicitante: el certificado es un documento que suele emitirse porque hay alguien que lo solicita, una persona, un órgano o una entidad y que puede estar directa o indirectamente vinculado en el procedimiento u objeto de la acreditación. Hay que dejar de manifiesto la identificación completa del solicitante.
Objeto del certificado: es la parte más variable porque va a depender de cada caso concreto, deben consignarse de forma clara y concisa aquellos elementos objeto de la constancia.
Efectos: existen certificados que pueden ser solicitados para que produzcan efectos generales o que no estén determinados en el momento de la petición, pero también pueden solicitarse certificados para que produzcan efectos concretos. La fórmula general es:
Efectos generales: “Para que conste y surta efectos donde proceda...”.
Efectos concretos: “El presente certificado se emite a los efectos de...”.
Validez temporal: hay certificados que acreditan situaciones contingentes, es decir, pueden variar en el tiempo, en este caso se tiene que dejar constancia de ese periodo temporal para el que el certificado garantiza un tiempo en función de la acreditación.
Lugar y fecha de la acreditación del certificado.
No hace falta ni la firma ni la antefirma.
El certificado de acto presunto: El certificado de acto presunto es un documento administrativo nuevo dentro de la práctica administrativa que surge a raíz de la entrada en vigor de la Ley 30/92. Esta ley en su art. 43 prevé que los actos administrativos presuntos se pueden hacer valer tanto frente a la Administración como ante cualquier otra persona física, privada o pública. Para ello, debe acreditarse mediante una certificación emitida por el órgano competente en el plazo de quince días desde que lo solicite el interesado.
Elementos principales del certificado de acto presunto:
Asunto: resumen del objeto de la acreditación.
Fecha de inicio del procedimiento.
Órgano competente para emitir la certificación y la disposición normativa que lo establece.
Identificación del interesado con el nombre y los apellidos y el objeto del procedimiento que debió ser resuelto.
Exposición: volvemos a consignar los plazos y fechas en que debió ser resuelto el procedimiento y también las disposiciones normativas que así lo establecen.
Certificación: según el art. 43 de la Ley 30/92 que reconoce que se puede emitir certificado de acto presunto dividido en dos partes:
Primero: efectos de la falta de resolución expresa y disposiciones normativas.
Segundo: requisitos a los que quedan sujetos al certificado que es estimatorio.
Recursos: si el documento pone fin o no a al vía administrativa, incluir el tipo de recurso, el plazo para presentarlo y el órgano al que se tiene que presentar.
Notificación: está debe ir incluida en el mismo documento de certificación.
Pie: datación (lugar y fecha), firma y acreditación.
TEMA:7. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO: EL INFORME.
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO.
Los documentos administrativos de juicio son los documentos que contienen una declaración de juicio que pueden ser de un órgano administrativo, una persona o una entidad privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo aportan una declaración de juicio.
La finalidad de este tipo de documentos es proporcionar a los órganos competentes para la instrucción y resolución del procedimiento datos, valoraciones y opiniones que son necesarios para la formación de su voluntad y la adopción de las correspondientes decisiones.
Característica definitoria de este tipo de documento es que su emisión ha de ser solicitada.
En la práctica administrativa para hablar de informe se utilizan también otros términos, como son dictamen, estudio o análisis.
Clasificación de los informes: (criterios para hacer la clasificación).
Por la obligación de solicitarlos:
Informe preceptivo: según el art. 82.1 de la Ley 30/92 son informes preceptivos aquellos que deben necesitar ser solicitados, ya que así lo exige una disposición normativa. Dentro de la clasificación de informen preceptivo puede distinguirse:
Informe preceptivo determinante: regulado en el art.83.3 de la Ley 30/92 y es aquel informe que a juicio del órgano competente resultan imprescindibles para la resolución de un procedimiento. El hecho de considerar como determinante a un informe debe hacerse constar en la misma solicitud de emisión de dicho informe.
En el caso de que no fuera emitido este informe en el plazo previsto se interrumpe el cómputo del plazo para la resolución del procedimiento hasta que no es recibido dicho informe. Es decir, el órgano competente no puede resolver hasta que no reciba el informe.
Informe preceptivo no determinante: regulado en los arts. 83.3 y 83.4 de la Ley 30/92 y es aquel informe que a juicio del órgano competente no es imprescindible para la resolución del procedimiento, su no emisión en el plazo previsto no interrumpe ningún cómputo de los plazos continuándose la tramitación, incluso aunque tenga carácter vinculante y por tanto no es necesario tenerlo en cuenta para la adopción de la resolución.
Informe facultativos: es el informe que el órgano competente solicita sin estar obligado a ello por una disposición normativa, lo solicita con el fin de obtener datos, valoraciones u opiniones que estimen convenientes para la resolución del procedimiento.
Por la vinculación del contenido.
Informe vinculante: es aquel que obliga al órgano administrativo a resolver en el sentido de lo informado o acorde con su contenido, salvo disposición en contrario, los informes no son vinculantes, recogido en el art. 83.1 de la Ley 30/92.
Informe no vinculante: es aquel cuya conclusiones asesoran al órgano administrativo que lo ha solicitado, pero este puede resolverse o no en el sentido de lo informado.
Por el tipo de resolución que aporta el informe.
Informe de resolución única: aquel informe que finaliza con una única propuesta o conclusión.
Informe de resolución alternativa: aquel informe que aporta varias propuestas dando la posibilidad al órgano a que escoja entre diversas alternativas.
Por el órgano que emite el informe.
Informe interno: el informe es emitido por un órgano que pertenece a la misma Administración Pública de la que forma parte el órgano que lo solicita.
Informe externo: el informe es emitido bien por un órgano de otras Administraciones Públicas distinto del órgano solicitante o también pueden ser emitidos por una persona física o una entidad privada.
Por razón de su contenido.
Informe vinculado: el informe somete su contenido y sus conclusiones a cuestiones muy concretas.
Informe libre: tiene un carácter general y las soluciones y propuestas que hacen van más halla de las cuestiones concretas de los que partió el hecho de solicitar el informe.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO.
Cada vez las Administraciones Públicas hacen más informes en sus actuaciones administrativas. Eso lleva a que no se lee en su totalidad los informes. Hay unas reglas y consejos para ordenar el contenido de los informes de tal forma que captemos la atención del lector.
Reglas o criterios de organización de los documentos administrativos de juicio:
Principio de unidad: el informe está dividido en partes o capítulos, por eso hay que obtener una visión integrada. Para conseguir esto, las partes deben estar coordinadas entre si.
principio de primacía: no todos los puntos tienen la misma importancia, aquellos puntos que se quieran destacar deben de estar indicados y la mejor forma de destacar esos puntos es:
Bien colocando los elementos principales al principio.
Bien colocando los elementos principales al final.
Otras opciones es poner las letras en negrita, subrayadas o en cursiva.
Partes que hay que incluir en cualquier informe:
La portada: hay que poner los siguientes datos:
Título del informe.
Naturaleza de informe: si se trata de un borrador o es el informe definitivo.
Opcionalmente se puede indicar el autor.
Opcionalmente se reseña al receptor.
Índice: recomendación es que se coloque en una sola página, se enumeren los capítulo y secciones con el número de página. Si el título está bien redactado tiene que da una idea de la estructura y de la naturaleza del informe.
Introducción: al principio del texto debe incluirse el tema, la finalidad y quien solicitó el informe y sus causas. Otros elementos son el objeto de estudio, enfoque o metodología del informe y un resumen de las conclusiones.
Consejo: poner la introducción al final con el objeto y el tema.
Cuerpo principal: va a estar dividido en capítulos, si es extenso y dentro es éstos se harán divisiones denominadas secciones o apartados.
La división en capítulos lo normal es que cada capítulo sea uno de los tres temas tratados en el informe( Introducción, Cuerpo y Conclusión).
Recomendaciones para redactar los informes:
Cada título de cada capítulo debe ser informativo del contenido del mismo.
Cada capítulo debe comenzar con un párrafo preliminar que haga de introducción, que indique cual es el contenido del capítulo.
La redacción ha de seguir un orden lógico: presentar las pruebas u observaciones, luego un análisis de las mismas y por último realizar unas conclusiones.
Conclusiones: debe incluir las opiniones o juicios de valor del autor, recomendaciones, beneficios o ventajas. La conclusión tiene la misma o más importancia que la introducción. Se puede dividir en tres apartados:
Primero: hay que formular las opiniones o juicios de valor del informe que se desprenden de los hechos presentados en el cuerpo.
Segundo: incluir unas recomendaciones de todo el informe.
Tercero: defender las recomendaciones incluyendo las ventajas y beneficios.
Anexos: se deben de incluir cuando sean necesarios, que serán todos aquello documentos que ya están elaborados y que han servido de base para redactar el informe y que pueden aportar alguna información complementaria. Anexos como: disposiciones normativas, gráficos, cuestionarios, estadísticas etc.
TEMA:8. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CIUDADANOS: LA SOLICITUD, LA DENUNCIA, LA ALEGACIÓN Y EL RECURSO.
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CIUDADADANOS.
Los documentos de los ciudadanos son considerados documentos administrativos, porque constituyen los instrumentos por los que los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas.
El contenido, la finalidad y los efectos de los distintos documentos de los ciudadanos varían en función de la posición que ocupan dentro del procedimiento administrativo. En el procedimiento administrativo el ciudadano tiene una posición dinámica en relación con la Administración Pública y esa relación se traduce en una serie de intervenciones documentales formales que van a incidir en la voluntad del decisor público (órgano administrativo).
Son cuatro los documentos de los ciudadanos que participan en los distintos momentos del procedimiento administrativo. Bien promoviendo la actuación administrativa, bien aportando datos o bien impugnando la actuación administrativa.
Fases del procedimiento administrativo:
Instrucción (trámite de Audiencia)
Post-resolución
Documentos de los ciudadanos(intervención en la actividad administrativa)
Solicitud: Art. 70 de la L. 30/92. Es el documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano, dirigidas a promover la acción del órgano administrativo. El motivo es para satisfacer pretensiones que tengan un fundamento en un derecho o en un interés legítimo.
Las solicitudes se caracterizan porque determinan la existencia de una actividad administrativa y generalmente provoca al iniciación de un procedimiento administrativo.
Denuncia: Art. 69 de la L. 30/92. Se realiza en cumplimiento o no de una obligación legal y a través de este documento el ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un hecho que pudiera obligar la iniciación de un procedimiento administrativo.
La denuncia al igual que la solicitud implica la existencia de actividad administrativa y en algunos casos provoca la iniciación del procedimiento.
Alegación: Art. 79 de la L. 30/92. Es aquel documento a través de los cuales el interesado aporta datos de carácter fáctico (hechos) o jurídico.
La importancia de la alegación es que es el documento con el que el interesado participa en las distintas etapas de la tramitación del procedimiento y además puede influir en la formación de la voluntad del órgano administrativo.
Recurso: Arts. 107 y 119 de la L. 30/92. Es el documento por el que un ciudadano impugna un acto administrativo, porque afecta sus deseos e intereses y además se solicita la anulación porque ha incurrido en algunas de las causas de invalidez.
El recurso es el instrumento de revisión de las decisiones administrativas por parte del interesado.
Recurso de alzada: Arts 107 y 114 de la L. 30/92.
Objetivo del recurso: que es lo que impugna, se intenta impugnar los resultados que no ponen fin a la vía administrativa. También pretenden impugnar actos de trámite que imposibiliten continuar con el procedimiento o que produzcan indefensión.
Órgano que resuelve: es el órgano superior jerárquicamente del órgano que dictó el acto que se pretende impugnar.
Plazo de interposición: si se trata de un acto expreso (resolución escrita) un mes, en caso de acto presunto (silencio administrativo) tres meses.
Motivos: se interpone cuando hallan supuestos de nulidad o anulabilidad según los arts. 62 y 63 de la L. 30/92.
Órgano al que se dirige: hay dos opciones, bien ante el órgano que dictó el acto que se impugna o bien ante el órgano competente de resolución que es el superior jerárquico.
Plazo de resolución: tres meses empezando desde el momento que se interpuso el recurso.
Efectos de la falta de resolución expresa: generalmente son desestimatorios, no se le da la razón al interesado.
Queda la única posibilidad de presentar un recurso extraordinario de revisión. Art. 118.1 de la L. 30/92.
Recurso potestativo de reposición: Arts. 116 y 117 de la L. 30/92.
Objeto del recurso: pretende impugnar la actividad administrativa que pone fin a la vía administrativa.
Órgano que resuelve: es el mismo órgano que dictó el acto.
Plazo de interposición: es el mismo que el recurso de alzada, un mes para los actos expresos y tres meses para los actos presuntos.
Órgano al que se dirige: ante el órgano que dictó el acto.
Plazo de resolución: un mes desde el momento en que se interpuso el recurso.
Efectos de la falta de resolución expresa: no puede volverse a interponer el mismo recurso. La única solución es presentar un recursos contencioso-administrativo.
Recurso extraordinario de revisión: Arts 118 y 119 de la L. 30/92.
Objeto del recurso: impugnar actos firmes que ponen fin a la vía administrativa.
Órgano que resuelve: el mismo órgano que dictó el acto.
Circunstancias para la interposición:
Se incurre en error de hecho (acto) como consecuencia de los documentos incorporados al expediente.
Que aparezca documentos de valor esencial para la resolución del asunto, que aunque sean posteriores a la decisión evidencien el error de la resolución recurrida.
Que en la resolución hayan influido testimonios declarados falsos por una sentencia judicial firme.
La resolución haya ido dictada como consecuencia de prevaricación, cohecho, violación, maquinación fraudulenta u otra conducta punible por sentencia judicial firme.
Cohecho: es que el órgano competente acepta dinero para resolver.
Prevaricación: es que el órgano resuelve ilegalmente a conciencia.
Plazo de interposición: primera circunstancia hasta cuatro años, el resto de circunstancias tres meses.
Efectos de la falta de resolución expresa: son desestimatorios, deja libre la vía judicial, recurso contencioso-administrativo.
Recursos contencioso-administrativo: es de carácter judicial. Su finalidad es la de impugnar los actos que ponen fin a la vía administrativa. Se interpone ante la jurisdicción contencioso-administrativo.
Actos que no ponen fin a la vía administrativa, pueden ser impugnados:
Revisión de oficio, excepto los actos nulos de pleno derecho.
Actos que ponen fin a la vía administrativa, pueden ser impugnados:
REQUISISTOS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CIUDADANOS.
Los documentos de los ciudadanos se caracterizan por sus informalismo, no tienen carácter formal, es decir, no existe requisitos formales para estimar la validez o no de estos documentos. La característica fundamental de estos documentos es su flexibilidad. Por parte de la Administración Pública nunca puede inadmitir por causas formales a los documentos de los ciudadanos.
El hecho de que no haya requisitos formales, hay que tener en cuenta una serie de elementos en cuanto a su contenido que los documentos de los ciudadanos tienen que tener.
Los requisitos mínimos de los documentos de los ciudadanos son:
Identificación del emisor y del destinatario:
Nombre, apellidos y DNI del emisor.
Denominación del órgano administrativo al que se dirige: destinatario.
No es necesario los trámites, ni las fórmulas de cortesía.
Identificación de los medios y lugar para que se le practique al notificación.
Soporte utilizado. Cualquier tipo de soporte además del papel, siempre y cuando pueda ser decodificado por el receptor.
Lugar de presentación. El art. 78.4 de la L. 30/92 dice que el documento no es necesario presentarlo en el registro del órgano competente, sino que puede presentarlo en cualquier registro de cualquier Administración Pública.
El computo de los plazos para la resolución del procedimiento se inicia en la fecha de entrada en el registro del órgano competente.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CIUDADANOS.
Solicitud: La solicitud generalmente provoca la iniciación de un procedimiento y además con ésta el ciudadano fija en el pre-inicio del procedimiento y su posición con respecto a la actividad administrativa.
Forma de la solicitud: En principio la solicitud no requiere ningún aspecto formal, sin embargo, en aquellos procedimientos en los que haya un elevado número de solicitantes el art. 70.4 de la L. 30/92 establece que se puede fijar un modelo para estos tipos de procedimientos.
Contenido de la solicitud, el contenido mínimo tiene que incluir:
Identificación de emisor y/o su representante.
Exposición: hay que explicar los motivos por la que se formula la solicitud. Bien pueden ser los hechos que la fundamentan y las razones que la justifican.
Si se conoce, se especifica la disposición normativa en la que se basa la petición.
Solicitud: se expresa de forma clara y completa la petición.
Lugar y fecha en que se formaliza el documento.
Medio y lugar para que al Administración practique al notificación.
Firma u otro tipo de códigos de acreditación de la voluntad del solicitante.
Complementos a la solicitud:
Los complementos tienen como función completar o precisar el contenido de la solicitud. Éstos son documentos que recogen datos o informaciones relacionadas con el objeto de la solicitud.
Estos complementos pueden ser clasificados:
Complementos requeridos normativamente: hay una disposición normativa que establece la obligación de aportar esos documentos.
Complementos aportados voluntariamente: aquellas solicitudes que tienen derechos a aportar datos valoraciones que apoyan y complementan la solicitud.
Estos complementos ha de ser admitidos por el órgano administrativo receptor de la solicitud y además deben ser tenidos en cuenta para que el órgano competente adopte la decisión.
Subsanación y mejora de la solicitud:
La Administración tiene la obligación de aceptar los documentos de los ciudadanos y por tanto se descarta su inadmisión por la falta de requisitos formales, es decir, las solicitudes son automáticamente admitidas o aceptadas por los distintos órganos de las Administraciones Públicas en los que se presenten.
Sin embargo, una vez que llega la solicitud a su destinatario debe ser examinada para decidir su reúne los requisitos indispensables para ser considerada. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos mínimos según el art. 71 de la L. 30/92 el ciudadano tiene un plazo de diez días para que subsane la solicitud o acompañe los documentos preceptivos. Además hay que indicar que si así no se hiciera, se le tendrá por desistida su petición.
Según el art. 71.2 de la L.30/92 dice que en aquel procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva el plazo de diez días puede ser ampliado hasta cinco días más a petición del interesado o por iniciativa del órgano, cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales.
Denuncia: Es el documento por el que el ciudadano comunica los hechos que pueden determinar el comienzo del procedimiento, originando la actuación de la Administración.
Habitualmente el término denuncia se identifica con la iniciación de un procedimiento sancionador, pero una denuncia puede iniciar otros tipos de procedimientos e incluso puede provocar la iniciación de un procedimiento de oficio.
El denunciante: El emisor de una denuncia puede actuar en cumplimiento de una obligación legal bien de carácter general, es decir, que puede afectar a todos los ciudadanos, o bien puede ser de carácter específico y por tanto atribuida a determinados colectivos de funcionarios públicos.
La formulación de una denuncia no siempre tiene que obedecer a una obligación legal y además la presentación de una denuncia no implica que el emisor de ese documento vaya a tener participación en el procedimiento administrativo que se pudiera originar, es decir, que el denunciante no tiene porque tener la consideración de interesado.
Contenido de la denuncia, el contenido mínimo tiene que incluir:
Identificación de o de los denunciantes.
Exposición de los hechos que se comunica a órgano administrativo.
Lugar y fecha en los que tuvieron lugar los hechos que se comunican.
Identificación si es posible de las personas interesadas en el procedimiento que pudiera iniciarse.
Solicitar si así lo estima el interesado la iniciación del procedimiento administrativo correspondiente.
Indicar el medio y el lugar de notificación, preferente.
Alegación: Es uno de los documentos más importantes de los ciudadanos, puesto que pueden incidir de forma muy directa en la actividad de la Administración Pública.
La finalidad de la alegación es aportar razones, valoraciones o datos relativos al objeto del procedimiento al igual que la solicitud y la denuncia la alegación también puede ir acompañada de aquellos documentos que se estimen oportunos.
La formulación de alegaciones y presentación de cuantos documentos se estimen oportunos va a ser aceptado o tenido en cuenta siempre y cuando se hagan en el momento procesal habilitado para ello.
Clasificación de las alegaciones, existen dos tipos en función del momento procesal de presentación:
Documento ordinario de alegación: es un documento que se emite en el ejercicio del derecho a presentar alegaciones en cualquier momento del procedimiento anterior al trámite de audiencia. No tiene restricción en cuanto al contenido y se pueden presentar aquellos documentos que se estimen oportunos.
Documento de alegaciones en el trámite de audiencia: el procedimiento administrativo se estructura en una serie de actuaciones articulados en trámites. Cuando el procedimiento está a punto de finalizar, antes de que el órgano administrativo resuelva, el órgano gestor debe ofrecer al interesado la oportunidad de ofrecer nuevos razonamientos y aportar nuevos datos y documentos.
La presentación de alegaciones en el trámite de audiencia es compatible con la formulación de documentos ordinarios de alegaciones. La diferencia entre estos dos tipos de documentos está vinculada al momento procesal en el que se presentan.
TEMA: 10. EL MARKETING PÚBLICO.
Hay que abordar tres grandes cuestiones:
Los problemas de las Administraciones Públicas.
Que puede aportar o solucionar el marketing.
Que conclusiones se desprende de la aplicación del marketing a las Administraciones Públicas.
El concepto de receptividad administrativa: Este concepto está recogido en el libro publicado por la OCDE “La Administración al servicio del público”. Este libro habla de la receptividad administrativa como un nuevo valor de gestión que hay que implantar.
La receptividad administrativa hace referencia a la capacidad de cada persona para hacer frente al procedimiento administrativo y facilitando el acceso de los ciudadanos a las prestaciones que tiene derecho a esperar de las Administraciones Públicas.
La receptividad administrativa va a ser entendida a través de cuatro significados, es decir, la receptividad va a ser entendida:
Las Administraciones Públicas se entiendan y sus funciones sean claras.
Las Administraciones Públicas sean accesibles en un plano espacial, temporal y material.
Las Administraciones Públicas deben responder a lo que se espera de ellas, es decir, que de solución y no aplace o retrase la solución de las demandas de los ciudadanos.
Las Administraciones Públicas deben permitir la participación de los ciudadanos en la adopción de decisiones.
Los últimos tres elementos comentados son fundamentales para la existencia de una buena Administración Pública. Es fundamental abandonar la noción de relación entre administrador y administrado y empezar a pensar en la Administración Pública como un servicio dirigido a clientes no subordinados o administrados.
Algunos problemas de la Administración Pública en la actualidad:
Existencia de unos ciudadanos que solo se ocupan de sus superiores jerárquicos.
Excesivo gasto de los fondos públicos.
Unas relaciones basadas y descompensadas entre Administración y administrado.
Débil o escasa participación de los ciudadanos en los procesos de toma de decisiones.
Este déficit de la Administración Pública nos lleva a hablar de la crisis actual de la gestión pública.
Explicación de la crisis de la gestión pública.
Crisis de la teoría jurídica: El aspecto formal, jurídico e institucional no da explicación a la problemática.
Crisis del modelos burocrático: La estructura piramidal, la información unidireccional y las relaciones jerárquicas no sirven para responder a las demandas de los ciudadanos.
Ruptura del consenso sobre el Estado de bienestar.
Todos estos factores conlleva la necesidad de cambiar la Administración Pública, entendida como una modernización. Esta modernización significa una transición hacia el mercado, mediante la privatización de los servicios públicos.
La importancia del marketing es porque sirve para mejorar las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos, va a intentar la Administración Pública satisfacer las necesidades de los ciudadanos (clientes).
En la aplicación del marketing a la Administración Pública podemos distinguir dos etapas:
El marketing de primera generación: Se caracteriza porque el problema que se plantea la Administración Pública es el que los servicios públicos no estaban lo bastante conocidos por los ciudadanos.
La solución que se planteaba era de mejorar la publicidad, promocionar los servicios públicos y bienes públicos y también poner puntos de contacto para explicar a los ciudadanos el funcionamiento de los servicios que se ofrecían.
Los resultados de esta primera fase supusieron mejoras a corto plazo y de escaso impacto.
El marketing de segunda generación: El planteamiento del problemas es distinto, es satisfacer las necesidades del público.
La solución era realizar estudios y consultas para saber cuales son las necesidades del público.
El resultado es que cambia el funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, que lo hacen a través de la concertación que supone una revisión general de la Administración. La concertación significa que se va a tener en cuenta la opinión de los usuarios, de las asociaciones de consumidores, en definitiva se abre a la participación.
Todos estos cambios implican una preparación técnica de los funcionarios y una revisión del funcionamiento de las Administraciones Públicas para que el marketing se pueda instaurar.
Conclusiones de la aplicación del marketing a las Administraciones Públicas.
A pesar de la aplicación del marketing aún persisten factores disfuncionales, que no han sido tenidos en cuenta por el marketing. Estos factores disfuncionales son:
Dimensión y multiplicidad de tareas.
Fraccionamiento de las competencias.
Excesivo formalismo.
Despersonalización de las relaciones dentro de las Administraciones Públicas y ésta con los ciudadanos.
Se sigue utilizando por las Administraciones Públicas la comunicación con los fines propagandísticos.
Dificultades con el público:
El objetivo por parte de la Administración Pública no es siempre el incremento de un servicio público.
La demanda por parte de los ciudadanos tiende a ser infinita.
La actitud de los ciudadanos es una actitud pasiva.
Sigue vigente la lógica de la acción colectiva.
TEORÍA GENERAL DEL MARKETING: CONCEPTOS BÁSICOS.
Marketing: es la disciplina del intercambio y además va a tener todo lo relacionado con los comportamientos en los intercambios. El intercambio necesita cinco condiciones para que se produzca:
Tiene que haber al menos dos partes.
Cada parte debe tener algo que supone valor para la otra parte.
Definición de marketing: “Marketing es un proceso social y de gestión a través del cual los distintos grupos e individuos obtienen lo que necesitan o desean creando, ofreciendo e intercambiando productos con valor para otros”.
El objeto finalista del marketing: es la satisfacción de las necesidades de forma rentable.
Mercado: es el conjunto de consumidores potenciales que comparten una necesidad o deseo y que podían estar dispuestos a satisfacer en el intercambio de otros elementos de valor.
El objetivo del marketing es conocer el mercado, es decir, conocer cuales son esos consumidores potenciales y cuales son sus deseos:
Necesidades: son carencias de un bien básico.
Deseos: son la carencia de algo específico que satisface las necesidades básicas.
Demandas: son los deseos de un producto específico en función de la capacidad de adquisición determinada.
Producto: es todo aquello susceptible de ser ofrecido para satisfacer una necesidad o deseo.
Valor: es la estimación por parte del consumidor de la capacidad de los productos de satisfacer sus necesidades. También denominada como la utilidad.
La utilidad junto con la valoración de los costes de adquisición del producto va a ser lo que determina la decisión previa de adquirir o no el producto y va a ejercer una influencia sobre al valoración posterior del producto.
Existen dos definiciones de gestión de marketing:
La gestión de marketing es el producto de planificar y ejecutar la concepción del producto, precio, promoción y distribución de ideas bienes y servicios, para crear intercambios que satisfagan tanto el objetivo individual como de las organizaciones.
La gestión de marketing es el proceso de gestión responsable de identificar, anticipar y satisfacer las necesidades del consumidor de forma rentable.
Método de gestión de marketing para organismos no lucrativos. Modelo de planificación estratégica de marketing.
La planificación estratégica de marketing está sometida a la planificación estratégica general de la organización, es decir, la planificación estratégica de marketing parte de:
La determinación del objeto de la organización.
El análisis del entorno externo que le rodea.
La evaluación de los puntos fuertes y débiles de la organización.
Se establece la misión organizando los propósitos y los objetivos de marketing:
Misión: es entendida como el propósito básico de una organización, es decir, aquello que trata de realizar.
Propósito: elemento en el que la organización quiere poner especial énfasis. Por ejemplo: lo más importante es el rendimiento.
Objeto de marketing: es un propósito que va a ser cuantificable, es decir, que se va a especificar su magnitud, el tiempo que va a ser necesario para alcanzarlo y quien es el responsable de llevarlo a cabo.
Define la estrategia de marketing a través de tres elementos.
Público objeto: a quien va dirigida la oferta, dentro de los potenciales consumidores.
Posicionamiento: como quiere ser percibida la organización por el público objeto en relación con la competencia.
Marketing mix: hace referencia a la definición de los bienes y servicios, su precio, sus intermediadotes, los canales y tipo de comunicación y el personal que va a prestar esos servicios. También es conocido como las cuatro “p”: Producto, Precio, Promoción y Lugar (Place).
Diseño de los sistemas y organizativo.
Determinar tácticas específicas y llevarlas a cabo.
Determinar los indicadores del rendimiento.
Implantar la estrategia.
Evaluar los rendimientos.
Planificación de los servicios, para llevar a cabo la planificación de marketing (modelo):
Nivel. La conceptualización.
Se conoce como la estructura producto-mercado, es decir, que voy a ofrecer y a quien se lo voy a ofrecer. En esta fase se definen: posicionamiento y el público objeto
Concepto empresarial.
Público objeto.
Nivel. La estructuración.
Esta fase se va a delimitar la gama de servicios que se ofrece a mercado. También se va a llevar a cabo la servucción, procedimiento de definición de la capacidad de producción de los servicios, es decir, que servir y que producir.
Oferta del servicio.
Nivel. La comercialización.
Esta fase se define completar el como y que se va a ofrecer al público objeto.
Nivel. La prestación.
El cliente en esta fase aparece cuando se realiza el consumo del servicio ofrecido.
Marketing interno sirve en esta fase para definir la actuación del personal de la empresa. En esta fase se va a intentar medir el resultado de la prestación del servicio mediante el grado de satisfacción percibido por el usuario.
MARKETING PÚBLICO: LA LÓGICA DEL MERCADO Y LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
Lo que nos planteamos es implantar la lógica de mercado en las Administraciones Públicas.
Según Fiorentini, el papel de la Administración en la vida ciudadana ha dado un gran paso y ha ido de una relación institucional garantista hacia una relación de mercado, una relación basada en un carácter managerial o de gestión. Mientras la relación institucional está basada en elementos jurídicos.
Cambio de las relaciones de la Administración con respecto a los ciudadanos:
Administración	ciudadano
Esta relación sirve de base para Fiorentini para introducir la lógica de mercado en las Administraciones Públicas.
La Administración tiene que ser capaz de aplicar la lógica institucional como la lógica de mercado, además estas dos lógicas no son contrarias. Porgue según Fiorentini, es tarea de la Administración aplicar normas generales a cosas particulares, existen tres razones:
Existen intercambios Administración-ciudadano: Pueden ser directos o indirectos, también obligados o libres, si son obligados en este caso podemos hablar que existe interacción entre los dos sujetos de la relación.
Intercambio obligado: se da cuando la Administración tiene una posición de monopolio legal que no permite al ciudadano relacionarse con otros actores sociales, sino sólo con ella (Administración).
Intercambio voluntario: es aquel en el que la Administración se encuentra en competencia con otros actores sociales, sector privado o cuando el ciudadano puede escoger entre distintos órganos o secciones o niveles que le ofrece un servicio público.
Existe competencia: Se afirma que existe competencia entre los diversos actores que participan en al oferta de un servicio público o bien público y además dice Fiorentini que si existe monopolio es porque hay razones políticas y sociales para desarrollar, regular o rentabilizar la demanda de unos servicios que se consideran de interés general. Esta situación de monopolio dentro de la Administración puede variar con otras alternativas de gobierno porque viene definida por razones políticas.
Existe un precio: El precio puede se entendido como el conjunto de costes de accesibilidad que puede ser de tipo monetario, espacial, temporal o también costes en cuanto a la participación necesaria por parte del ciudadano en el proceso administrativo.
El pago monetario: en la Administración existen dos tipos de pagos:
Pago directo y simultáneo del servicio público, servicio prestado de forma individual. Este pago no siempre es un precio que refleja el coste real de ese servicio.
Pago indirecto y diferido, normalmente estos servicios son de préstamo colectivo y están generalmente financiado a través de la recaudación fiscal.
Estos tres factores son la base sobre la que se construye la lógica del mercado en las Administraciones Públicas y por tanto también son la base para la Ciencia del marketing público.
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COMO “OFERTANTE”.
Introducción, recordar dos ideas fundamentales:
La importancia de la evolución que ha sufrido la intervención pública tanto en el sector económico como en la sociedad, ha provocado la omnipresencia del sector público en la vida cotidiana.
Existencia de una serie de presiones sociales e ideológicas para que se reduzca el Estado del Bienestar, provocando la privatización y la creación de redes interorganizacionales donde no solo hay organismos de la Administración Pública, sino también interviene la Administración de los Entes Locales, empresas privadas e incluso organismos no gubernamentales.
Clasificación del sector público: el criterio utilizado para la clasificación de la Administración Pública es la gestión pública, centrándonos en dos aspectos:
Naturaleza del bien intercambiado.
Si la gestión del servicio o bien tiene carácter o no empresarial.
Empresa de producto público: Es un tipo de empresa productora de un bien que puede ser subvencionado, porque ese bien esta clasificado de interés nacional. Ese bien suele ser un bien tangible, por lo tanto tendrá un proceso de intercambio distinto al de los servicios públicos.
Empresa de servicio público: Puede ser concesionario de un servicio público que gestiona con recursos privados, también puede ser una empresa de un servicio público que gestiona con recursos públicos (son ya pocas). El papel del Estado en estos casos es el de control y regulación de esta actividad a través del poder legislativo.
Servicio de la Administración: Configura y abarca toda la actuación de la Administración, desde la planificación hasta la ejecución. Nos centraremos en el servicio público.
Servicio público: Este concepto hay que introducirlo en el marco de los fines del Estado y se define de la siguiente forma: “el servicio público es la actividad propia del Estado u otras Administraciones Públicas de prestación positiva con la cual mediante un procedimiento de derecho público se asegura la ejecución regular y continua, ya se por un organismo público o por delegación, de un servicio técnico indispensable para la vida social”.
Elementos que definen un servicio público como oferta.
El servicio: Es un servicio definido por tres características:
Intangibilidad: los servicios públicos no se pueden medir, tocar etc. Esta característica hace que los servicios públicos sean percibidos de forma subjetiva.
La definición que hace el usuario de un servicio público la suele hacer a través de criterios abstractos, eso provoca la dificultad de evaluar el servicio.
Inseparabilidad: Nos referimos a que la producción y consumo de un servicio público se hace de forma conjunta, esto provoca la dificultad de definir la calidad de ese servicio, porque siempre se produce a posteriori.
La inseparabilidad quiere decir también que la definición de la calidad por parte del usuario va a ser el resultado de la suma de cada una de las actividades que se generan en la producción y consecución de un servicio público.
Heterogeneidad: Es como consecuencia de la característica anterior. Por tanto, la oferta del servicio público es muy difícil reducirla en caso de una menor demanda, es decir, hay desequilibrio entre la oferta y la demanda.
La solución es que la Administración esté al tanto de cuales son las demandas de los ciudadanos, enseñar a usar esos servicios públicos, mejorar el conocimiento por parte del usuario del proceso productivo de ese servicio.
Interés general: El autor francés Chevallier habla de unas reglas o principios fundamentales:
Principio de igualdad: Un servicio público va dirigido no sólo a aquellos que tienen algo que ver con el servicio, es decir, no sólo afecta a los usuarios. De esta característica se desprende que hay que calificar los efectos externos que provoca un servicio público.
Principio de continuidad: La función del servicio no solo tiene que estar regulado sino que debe ser continuado, esta característica afecta también a la heterogeneidad.
Principio de movilidad: Hace referencia a que la producción del servicio público debe adaptarse continuamente a las necesidades del público al que se dirige.
Principio de neutralidad: La Administración Pública solo puede adoptar un papel de árbitro en el momento que surjan conflictos.
El hecho de que el interés general sea un elemento definitorio del servicio público hace que se mantenga al margen del mercado, es decir, que sea algo ajeno al mercado.
Se llega a la conclusión que hay que mantener un servicio aunque sea deficitario, será solo por esta razón (interés general). Esto lleva a que el control del gasto público y de la eficacia en la gestión hace que no lleve a la bancarrota del Estado de Bienestar.
Las expectativas del Estado y de los ciudadanos (público) difícilmente coincide, es decir, el Estado no se preocupa de cuales son las demandas del público.
La definición de interés general sigue estando definida por criterios subjetivos. Definición subjetiva de interés general: “El carácter materialmente equívoco de la noción de servicio público no es objeto de una determinación objetiva o intrínseca, sino que está basada en criterios políticos de apreciación susceptibles de evolucionar caprichosamente en el tiempo. La identificación entre poder público igual a servicio y público igual a interés general conlleva a al incorporación de las actividades calificadas de servicio público al régimen administrativo en lo que ha sido el pretexto de su extraordinaria expansión en el S.XX.”.
Régimen jurídico especial: García de Enterría dice que se puede distinguir cuatro elementos en cuanto al régimen jurídico especial:
Derecho de creación y mantenimiento de los servicios públicos o bienes, organismos prestacionales que siempre se ha entendido como una facultad discrecional de la Administración.
Derecho al uso y disfrute de los servicios existentes dentro de los límites o condiciones que establezca la reglamentación por la que se rige ese servicio público.
Técnicas de garantía, es decir, cualquier decisión de la Administración en esta materia, ya sea la creación o no de un servio público, la supresión o reforma, ya se refiera a la calidad o cantidad de sus prestaciones a al admisión de los eventuales usuarios a ese servicio, ya se refiera a la ampliación o mejora de los servicios establecidos o a cualquier otra cuestión referente a su funcionamiento concreto son susceptibles de ser controlados por los tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativo.
Este último derecho no quita que el usuario tiene que enfrentarse a medidas discrecionales de la Administración que están basadas y amparadas por normas jurídicas que en muchos casos no hacen más que una genérica invocación al interés público.
Los outputs: Los resultados deben buscar que los servicios públicos sean:
De utilidad colectiva: Es el indicio a la búsqueda del interés general, es inherente a la misma definición de interés general. Es decir, los resultados de un servicio público deben buscar el mayor número de afectados.
De utilidad finalista: Los resultados deben vincular a la prestación del servicio, es decir, puede afectar de forma individual o de forma general.
De resultado administrativo: La prestación de un servicio público debe ajustarse y debe estar enmarcada dentro del ordenamiento jurídico que regula la actuación de las Administraciones Públicas y del Estado.
El público al que se dirige el servicio: Además este es uno de los elementos que son más distintos entre un servicio público y un servicio privado. Un servicio público no puede elegir, en función del principio de igualdad a que ciudadanos o sectores del mercado lanzo sus productos, como mucho puede establecer unas prioridades pero sin que haya discriminación.
Los tres primeros elementos definitorios del servicio público son los elementos clásicos, mientras que el resto son de más actualidad.
Clasificación de la oferta de los servicios de la Administración:
Servicios reglamentarios: Son aquellos que ordenan, condicionan y regulan de modo coactivo la actividad pública hacia la Administración y viceversa. (permisos, licencias etc).
Servicios comunitarios: Son aquellos que generan unas utilidades colectivas y que además cumplen unas funciones esenciales para el Estado, es el Estado Liberal. (Administración militar).
Servicios de prestación: Es la utilidad final y directa al público, es el Estado de Bienestar. (Sanidad, Educación).
Servicios de fomento: Son aquellos que sirven para impulsar la actividad social (subvenciones etc).
LA DEMANDA DE SERVICIOS PÚBLICOS.
Ciudadano y cliente un problema de término lógico.
En los intercambios públicos podemos considerar como públicos finalistas en primer lugar al ciudadano como individuo (persona física), también puede ir dirigido a las familias como agrupación social, a los grupos asociados con intereses económicos o con intereses sociales, a las empresas, a los turistas (de forma temporal-ocasional).
Los términos que se utilizan para englobar a todos estos públicos finalistas son tres:
En España el término más utilizado es el de cliente y se ha adoptado por varias razones:
Abarca a un mayor número de categorías, empresas en particular.
Cuando se habla de cliente subyace la idea de que es contribuyente y por tanto se le exige que participe directamente en la financiación del servicio público.
“El cliente siempre lleva la razón”, esta frase resume los principios en el que los poderes públicos han planteado las últimas reformas administrativas.
Según Fiorentini establece una clasificación en función del poder discrecional del ciudadano y del grado de sustitución de la oferta (servicio público):
Ciudadano administrado: El poder y grado de sustitución son bajos. Esta oferta no tiene ninguna orientación hacia el mercado.
Ciudadano usuario: Se produce un equilibrio en el intercambio público como consecuencia de una necesidad recíproca. Hay una orientación hacia el mercado. Por ejemplo, los Servicios Sanitarios, la Educación.
Ciudadano cliente: Elevado poder y elevado grado de sustitución de la oferta. Están orientados hacia el mercado y régimen competitivo. Por ejemplo, la elección del transporte o público o privado.
Estudio de las demandas y las necesidades sociales.
Enfoques para estudiar las demandas
Demandas normativas: están definidas por los expertos y por los políticos en función de sus propios valores
Político-tecnocrático
Análisis de la realidad (valores de la población)
Demandas de sentido: en este caso la población expresa unos deseos
Investigación de los individuos y su agregación, más sencillo. Se investiga el mercado (estudiar los potenciales consumidores)
Análisis de la calidad. Investigar el mercado (identificación y descripción)
Demandas expresadas: son mediante actos concretos. Huelga, manifestaciones.
Estudio del comportamiento del individuo y colectivo. Secuencias temporales.
El comportamiento de los individuos.
Demandas comparadas: se compara las situaciones sociales y geográficas diferentes.
Aplicación de la estrategia de empresa a través de evaluación de la actuación pública que imagen tiene los usuarios, que grado de satisfacción y que grado de calidad tienen los usuarios con respecto a los servicios comparados.
Evaluación de la actuación pública (imagen, satisfacción y calidad)
I La modernización de la Administración se realiza mediante unas reformas.
I La implementación es la puesta en práctica de las decisiones del gobierno sobre las políticas públicas.
RELACIÓN DE MERCADO
Base managerial
Enviado por: Rafael Tello Valdivia
Organización de informaciónComunicaciónAdministración públicaDocumentos y documentación administrativaTipologíaEstructuraMarketing público

References: resolución 
 artículo 18
 artículo 105
 artículo 69
 artículo 70
 artículo 77
 ARTÍCULO 105
 artículo 105
 artículo 105
 artículo 46
 artículo 105
 artículo 35
 artículo 37
 artículo 37
 resolución 
 artículo 37
 artículo 37
 artículo 49
 resolución 
 artículo 38
 artículo 38
 resolución 
 artículo 46
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 artículo 3
 artículo 35
 RESOLUCIÓN 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 54
 artículo 29
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 89
 resolución 
 resolución 
 artículo 31
 resolución 
 artículo 54
 resolución 
 resolución 
 artículo 58
 resolución 
 resolución 
 artículo 58
 resolución 
 artículo 58
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución