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Timestamp: 2017-05-23 02:06:02+00:00

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Sofia Sosa Escobar
1 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO GOBIERNO DE TI COMO PROPUESTA DE MEJORA EN EL SERVICIO DE OUTSOURCING DEL DEPARTAMENTO CDS UTILIZANDO ITIL Y COBIT. Trabajo final de investigación aplicada sometido a la consideración de la Comisión del Programa de Estudios de Posgrado en Computación e Informática para optar al grado y título de Maestría Profesional en Computación e Informática2 ii LISETH CALVO GONZÁLEZ Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, Costa Rica 2013 Dedicatoria Primeramente, se le dedica este trabajo a Dios, por haberme permitido tener la sabiduría, salud y dedicación para culminarlo como parte de mis metas personales. A mi bebé que estuvo en mi vientre solamente 7 semanas de gestación que ha sido el motor a concluir mis estudios de posgrado. A mi esposo, Luis Gerardo Rodríguez, por toda la paciencia, apoyo y motivación para llegar a alcanzar este objetivo tan importante para mí. Gracias profundas por estar siempre ahí! A mis padres, Ruth González y Javier Calvo por todo el apoyo incondicional brindado desde pequeña, con el cual llegaron a inculcar en mis los deseos de superación y ser una mejor persona. Mi mayores tesoros! A los profesores Michael Arias y Lidia Arévalo, por darle ese valor agregado a mi maestría gracias a ese excelente trabajo que realiza como profesor, por la motivación en culminar el presente trabajo pronto, por los consejos brindados, gracias por sus buenos deseos. Gracias infinitas!3 iii Agradecimientos A todas mis compañeras y compañeros de los distintos cursos, porque gran parte del valor de este programa de estudios lo obtuve de la compartición de vivencias y4 iv experiencias profesionales de cada uno de ellos. En especial a Leydi Alfaro y Elías Fuentes. A los profesores del programa con los que tomé algún curso, por haber aportado su experiencia y conocimiento a mi crecimiento profesional. A mis familiares y amigos cercanos, por tenerme paciencia y por comprender que muchas veces mi poca disponibilidad de tiempo era debido a mis estudios. Quiero agradecerle a los compañeros de PwC, por toda la ayuda que me dieron para salir adelante. En especial a Nancy Bonilla, por permitirme realizar el presente trabajo en la compañía y ayudarme en llevarlo a cabo.5 v Este trabajo final de investigación aplicada fue aceptado por la Comisión del Programa de Estudios de Posgrado en Computación e Informática de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar al grado y título de Maestría Profesional en Computación e Informática. Dr. Marcelo Jenkins Cotonas Representante de la Decano del SEP Sistema de Estudios de Posgrado Mci. Lidia Arévalo Bravo Directora del Proyecto de Investigación Dr. Luis Guerrero Blanco Director del Programa de Posgrado en Computación e Informática Programa de Posgrado en Ciencias de la Computación e Informática6 vi Liseth Calvo González Sustentante7 vii Tabla de Contenido Dedicatoria... ii Agradecimientos... iii Tabla de Contenido... vii Lista de Tablas... xi Lista de Figuras... xi Lista de Abreviaturas... xii 1. Introducción Descripción del problema Justificación: Marco Teórico Marco Conceptual Marco Metodológico Objetivo Objetivo General Objetivos Específicos Delimitación Fase 1 Identificación Mejoras Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Quinta Mejora: Gestión de la Operación... 248 viii 8. Fase 2 Plan de Acción Mejoras Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Quinta Mejora: Gestión de la Operación Fase 3 Plan Piloto Mejoras Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Quinta Mejora: Gestión de la Operación Métricas Primera Métrica: Implementar la métrica para determinará la cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI Segunda Métrica: Implementar métrica para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA Fase 4 Análisis de Resultados Mejoras Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes... 459 ix Quinta Mejora: Gestión de la Operación Métricas Primera Métrica: Implementar la encuesta para determinarla cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI. Ver Anexo Segunda Métrica: Implementar encuesta para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA Fase 5 Retrospectiva Mejoras Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Quinta Mejora: Gestión de la Operación Métricas vPrimera Métrica: Implementar la métrica para determinarla cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI Segunda Métrica: Implementar métrica para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA Conclusiones Conclusiones de la Investigación Trabajos futuros Bibliografía: Anexos Anexo Anexo Anexo Anexo10 x Anexo Anexo Resumen Ejecutivo Esta investigación, se realizó para con el fin de implantar una restructuración del servicio que presta el departamento CDS en materia de gobierno de TI. El objetivo principal es que las buenas prácticas que ofrece Itil y Cobit contribuya en un servicio rentable y que brinde entrega con calidad al cliente. Para poder lograr la restructuración en materia de gobierno de TI, el trabajo de investigación se dividió en 5 fases que se encargaron de lo siguiente: Fase 1 Identificación: se Aprovechó el modelo de referencia de procesos propuesto por el Cobit 5 en conjunto con el ciclo de vida del servicio utilizando Itil y se identificó mejoras y ajustes de cambios necesarios para gobernar en materia de TI el departamento CDS. Fase 2 Plan de acción: Se Identificó el plan de acción necesario para que las mejoras, cambios y métricas fuesen posible implementarse por medio de un plan piloto. Tomando como referencia lo identificado y definido en fase 1. Fase 3 Plan Piloto: Se Implementó un plan de acción definido en la fase 2 por medio de un plan piloto en el departamento CDS. Fase 4 Análisis de Resultados: El análisis de los resultados tiene el objetivo de identificar el cumplimiento de las expectativas según lo que establece los procesos de Cobit 5 y el ciclo de vida del servicio utilizando Itil; los resultados se obtuvieron de la información suministrada por la implementación de las métricas. Cuando fue necesario se brindaron recomendaciones sobre el análisis de los resultados obtenidos.11 xi Fase 5 Retrospectiva: Son los resultados arrogados del plan piloto. Fue posible obtener la información de los resultados por medio del método observación, participación y encuesta. Para realizar la retrospectiva se toma como referencia lo que establece Itil y Cobit. Con la realización de las fases anteriores se logra obtener mejoras en el departamento CDS en la entrega de servicio con calidad, incremento del conocimiento de los consultores, control en la facturación, satisfacción del cliente y rentabilidad en el servicio. Lista de Tablas Tabla 1 Cuando cruzado entre lo indicado por el autor según Dr. Gad J Selig y las carencias encontradas en el proyecto de laboratorio.[7]... 6 Tabla 2 Marco de trabajo gobierno de TI y mejores prácticas. [15] Tabla 3 Resultado de la encuesta de satisfacción al cliente Tabla 43Métrica sobre el sentir del cliente con respecto a la prestación del servicio en materia de SLA Lista de Figuras Figure 1 Fases para el desarrollo del TFIA Figure 2 Procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes Figure 3 Resultados generales de la encuentra de satisfacción al cliente Figure 4 Métrica Satisfacción al Cliente- Resultado pregunta Figure 5 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultado de pregunta Figure 6 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta Figure 7 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta12 xii Figure 8 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta Figure 9 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta Figure 10 Resultado Nivel de Satisfacción General de los SLA Figure 11 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Figure 12 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Figure 13 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Figure 14 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Figure 15 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Lista de Abreviaturas Lista de Abreviatura 1 Conceptos para el presente TFIA... 113 Abreviaturas PWC Advisory CDS TFIA TI SGC ISACA SLA Consultor Coordinadora Outsourcing CAMTIC Herramienta Service Desk SAP SD MM Significado PriceWaterhouseCoopers Organización de PwC, que brinda servicios en consultoría en TI. Centro de Soluciones, es una sub área de Advisory Trabajo Final de Investigación Aplicada. Tecnologías de Información. Sistema de Gerencia del Conocimiento. Information Systems Audit and Control Association. Acuerdos de niveles de Servicio. Colaborador dedicado a brindar servicios de outsourcing en la herramienta SAP, especializado en un módulo específico del ERP. Encargado de Coordinar el departamento CDS. Subcontratación Cámara de Tecnología de Información Es una herramienta Web hecha a la medida para el servicio de outsourcing que brinda el departamento CDS. Fue realizada para soportar un servicio tipo Service Desk. Software modular para la gestión empresarial tipo ERP Módulo SAP correspondiente a Service Delivery Módulo SAP correspondiente a Material Management ABAP Advanced Business Application programming. Lenguaje de programación de SAP Lista de Abreviatura 1 Conceptos para el presente TFIA14 2 1. Introducción Es muy frecuente que las empresas estén buscando mejorar y controlar las áreas administrativas por medio de una estrategia, mediciones y demás; donde el Gobierno de tecnología de Información(TI) es la manera que están usando las organizaciones en la actualidad. Pero, Cómo se define realmente el gobierno? Según la Real Academia Española, gobierno es 1. tr. Mandar con autoridad o regir algo, 3. tr. Guiar y dirigir. Para efectos de este trabajo, se plantea que el gobierno de TI es todo aquello que contiene la responsabilidad de abordar la dirección y ejecución de administrar de manera integrada empresa u organización, por medio del liderazgo y procesos de aseguramiento de la función de TI en las estrategias y objetivos. [1] Para la realización del presente Trabajo de Investigación Final Aplicado (TFIA) se eligió el curso de Administración de Recursos Computacionales PF-3305, se tomó como base los resultados generados en el Laboratorio Administración de Recursos Computacionales PF El laboratorio consistió en elaborar un proyecto que radicó en la implementación de un proceso de mejora continua del departamento Centro de Soluciones de ahora en adelante llamando departamento CDS, el cual forma parte de la empresa PriceWaterhouseCoopers. de ahora en adelante llamando PwC. El trabajo tuvo como enfoque mejorar el gobierno de TI y contar con información necesaria para la toma decisiones. Además, se tomó como premisa la necesidad de aplicar estándares y mejores prácticas, con el fin de facilitar la rápida restructuración de departamento CDS. [1] [2] [3] Tomando en cuenta el estudio realizado en el trabajo de laboratorio se consideró que el estándar y mejores prácticas que más se adaptan a las necesidades en tema de gobierno de TI en el departamento CDS, son COBIT e ITIL. COBIT es una guía de mejores prácticas presentado como marco de trabajo dirigido a la gestión de tecnologías de información y mantenido por ISACA, más adelante se detallara sobre este marco internacional. [4] ITIL es un marco de trabajo de mejores prácticas destinado a facilitar la entrega de servicios de tecnología de información, más adelante también se detallará sobre este marco internacional. [5]15 3 En el presente TFIA se definió las mejoras y cambios implementados en el departamento CDS por medio de un plan piloto, tomando como base a las prácticas seleccionadas, esto con el fin de mejorar la administración en materia de gobierno de TI. Al final del TFIA se analizó como las mejoras y cambios implementados ayudaron a administrar de una mejor manera el gobierno de TI o sugerir algunas recomendaciones a considerar para que sean tomadas en cuenta. 2. Descripción del problema La empresa PwC, ubicada en Costa Rica, cuenta con la organización llamada Advisory, la cual cuenta con una sub-área llamada Centro de Soluciones, en adelante. Esta sub-área brinda servicios outsourcing en la herramienta ERP SAP a diferentes clientes a nivel nacional y regional. Tal como se muestra en el artículo publicado en la revista IT Now" En Centroamérica y Caribe, PwC indicó que cuenta con más de 150 profesionales de diferentes disciplinas y un portafolio de servicios para propiciar procesos de transformación en el área financiera, logística, comercial, inteligencia de negocios, estructura organizacional, centros de servicios compartidos, gestión de recursos humanos, gobierno riego y cumplimiento, entre otros. La firma cuenta con un centro de servicio ubicado en Costa Rica donde se ofrece soporte a más de 800 usuarios de diferentes empresas de la región y ayuda al desarrollo de 12 proyectos en ejecución en grandes, pequeñas y medianas empresas y en el sector público". [6] Según los resultados arrojados en el laboratorio del curso Administración de Recursos Computaciones, donde consistió en implementar un proyecto en el área de desarrollo de TI en el departamento CDS, donde se utilizó la metodología de implementar y mejorar continuamente el gobierno de TI. Se eligió un proyecto que involucró la revisión de un proceso de outsourcing en un área de negocio del departamento CDS. El objetivo fue poder hacer uso de una serie de etapas (basadas en las mejores prácticas del COBIT) que van a ir permitiendo realizar el mejoramiento continuo en el proceso y del área seleccionada. El resultado de dicho proyecto este presentó varias carencias con relación al gobierno de TI, específicamente en el momento que se brinda servicio de outsourcing en la herramienta SAP. Para señalar las carencias detectadas en el departamento CDS se muestra el siguiente tabla comparativa entre lo que señala el autor Dr.Gad J Selig en su libro "Implementing IT Governance" sobre gobierno de TI y16 4 la realidad que radica en el departamento en cuestión según los resultados detectados en el análisis del curso de laboratorio. [2] [7] Gobierno de Ti según Dr. Gad J Selig Realizar alineamiento entre la inversión de TI con las prioridades del negocio.[7] Administración, evaluación, priorización, medición y monitoreo de las solicitudes de servicios de TI y el trabajo resultante, como los entregables, consistencia y repetitividad; optimizando lo que se le devuelve al negocio. [7] Resultados detectados en el análisis del curso de laboratorio - Se detecta una brecha entre la estrategia del departamento CDS con la estrategia de PwC a nivel de negocio. Alguna de las estrategias que no están alineadas son ganancias económicas, satisfacción del cliente y la entrega con calidad. [3] - La medición y monitoreo el servicio de outsourcing no existe. - Los entregables a los clientes no tienen un estándar definido, por lo que siempre resulta diferente el servicio brindado por cada consultor. - La optimización del servicio es carente. - El control de las actividades de los colaboradores que brinda servicio CDS es ausente y en muchas ocasiones registran horas de servicio a clientes que no son correctas provocando que estas no sea posible justificarlas ante el cliente; provocando pérdidas económicas e insatisfacción. - Las métricas en la resolución de los incidentes y en el servicio como tal, no existen siendo parte del descontrol y la mala administración. [3] Mantener la utilización responsable de recursos y activos. [7] - El servicio de outsourcing del CDS no contiene un staff fijo; si no se asigna el personal en el momento que se necesite para la atención de los incidentes, por lo que en muchas ocasiones dicho personal se encuentran en proyectos, perjudicando la atención oportuna y de calidad17 5 de los incidentes al estar el servicio bajo este modelo. - Inexistencia de estaciones de trabajo adecuadas, que permitan albergar a todos los miembros del departamento CDS juntos, perjudicando con esto el trabajo en equipo y la comunicación. - El departamento tiene ausente una herramienta que colabore con la administración soporte tipo helpdesk. Donde sea posible controlar los SLA, métricas, colas de servicios, etc. [3] Establece y aclara la responsabilidad y derechos de decisión (claramente define los roles y la autoridad). [7] Mejora el desempeño, cumplimiento, madurez, desarrollo del personal. [7] - Los miembros del departamento CDS no tienen claros los roles y responsabilidades que deben de desempeñar, en el momento de brindar el servicio de soporte. -El plan desempeño no está definido al igual que el plan de capacitación. Dos planes esenciales para contribuir en la carrera profesional de los miembros del departamento CDS. - Al no tener un plan de capacitación para que los colaboradores con nivel principiante tengan conocimientos suficientes para la resolución de incidentes de manera efectiva, se utiliza a lo colabores de mayor experiencia. Por consecuencia, la mano de obra para la resolución de los incidentes es sumamente costosa, perjudicando la obtención de ganancias económicas. [3] Mejora la voz del cliente, gestión de la demanda y de los clientes con relación a la satisfacción. [7] - Existe una insatisfacción colectiva de todos los clientes que poseen servicios con el departamento CDS. - Los clientes reportan quejas con mucha frecuencia por el tipo de servicio que se le está brindando, demostrando inconformidad por el tiempo de resolución de los incidentes (SLA) y la calidad del servicio entregado en18 6 general. [3] Administra y piensa globalmente, pero actual localmente. [7] Campeones de la innovación dentro de las funciones de TI y el negocio. [7] - Ausencia de administración global con acciones locales. [3] Nulas iniciativas de innovación, se encuentran en una zona de conformidad sin estar administrando correctamente el servicio. [3] Tabla 1 Cuando cruzado entre lo indicado por el autor según Dr. Gad J Selig y las carencias encontradas en el proyecto de laboratorio.[7] 3. Justificación: El departamento CDS presenta deficiencias en gobierno de TI. Como consecuencia de esto el servicio de outsourcing es inadecuado, se evidencia descontento general de los clientes y de los colaboradores, existencia de brecha entre la estrategia de TI con la del negocio y pérdidas significativas de dinero. Por lo anteriormente descrito, peligrando el cierre del departamento. La importancia del gobierno de TI para una organización radica en el alineamiento de TI con la estrategia de la entidad, mantenimiento de la seguridad, mejoramiento de la eficiencia de TI desde el punto de vista de costos, administración efectiva de activos de tecnología, proveer niveles de servicios acuerdos con los requerimientos y necesidades de la entidad, entre otros. Debido a esto, toma gran relevancia que se puedan aprovechar la importancia que tiene el gobierno de TI para ser implementada y adoptada por el departamento CDS, con el fin de alcanzar procesos de TI organizados, optimizados y eficientes, que permitan cumplir tanto objetivos de negocio como objetivos de gobierno y de cumplimiento.[8] Según la Cámara de Tecnología de Información de Costa Rica (CAMTIC), se estipula que en las economías emergentes, el outsourcing representa una forma innovadora de beneficiarse de la globalización, algunas empresas como Hewlett Packard, IBM Global, Crystalis, LatCapital en19 7 el ámbito internacional y nacional son de alguna forma competencia de PwC en la prestación de outsourcing en SAP. Sin embargo, sin llegar a tratar de comparar las organizaciones mencionadas, si se percibe que se requiere que el nivel de madurez en cuanto a la alineación de gobierno de TI por parte de PwC debe de mejorar. Si es importante rescatar que se ha venido gestionando de una mejor manera con la idea de realizar adelantos en la entrega del servicio, metodologías o marcos de trabajo, formación estratégica, satisfacción del cliente, costo de la mano de obra, trabajo sofisticado e innovador y en equipo. Por ello, tomando en consideración los aspectos mencionados es donde se justifica el trabajo de TFIA en el departamento CDS para ayudar a guiarlo a llegar a un nivel más alto al actual, para que este tenga armas para competir y distinguirse ante su competencia. [9] El departamento CDS es un área de prestación de servicios, la cual tiene mucho potencial para ser explotada; tomando en consideración que el servicio de outsourcing está en auge actualmente, como lo ha sido los casos de éxito en los países de Europa (Hungría y Polonia, por ejemplo), de América Latina (México y Brasil), entre otros. [9] Es donde se toman en consideración la importancia de ordenar la casa en el departamento CDS en materia de gobierno de TI utilizando COBIT e ITIL para llegar a ser un caso de éxito más en materia de outsourcing, tomando en consideración los aspectos que consideraron las empresas como caso de éxito para tomar lo mejor de cada uno e implementarlo al servicio de soporte que brinda el CDS. Para la restructuración del servicio de outsourcing del departamento CDS se seleccionó lo siguiente: Metodología ITIL, por la razón que provee un marco de trabajo sobre guías con las mejores prácticas en la gestión de servicios de TI, esta metodología es utilizada a nivel mundial desde el año Los servicios son cruciales, los activos estratégicos, organizacionales. Por lo tanto, el departamento CDS debe invertir los niveles apropiados de recursos en el apoyo, la entrega y gestión de estos servicios críticos de TI y los sistemas que las sustentan. [10] COBIT 5 es un marco general de principios globalmente aceptados, prácticas, herramientas de análisis y modelos que pueden ayudar a cualquier empresa efectivamente abordar los temas críticos de negocio relacionadas con la gobernanza y la gestión de la información y la tecnología; por lo que se va a utilizar el propio juicio según el análisis realizado en las carencias de gobierno de TI identificados en el curso20 8 de laboratorio para detectar cuales procesos del COBIT se adapta mejor para ser utilizados en la restructuración del departamento del CDS. [11] Como lo indica Dr. Gad J Selig en su libro de implementación de gobierno de TI "unos de los propósitos de implementar el gobierno de TI es mejorar el rendimiento de la organización de IT, el cumplimiento, la madurez y el desarrollo del él", son los aspectos claves que el servicio de CDS están deseosos de implementar y mantener; para ellos es fundamental tomar en consideración la implementación de métricas. [7] 4. Marco Teórico A continuación se presenta lo referente al marco teórico, sección que va a permitir a los lectores tener una visión más clara y una base de conocimiento para comprender lo que conlleva una Gobierno TI para mejorar el servicio de outsourcing del departamento CDS utilizando la metodología ITIL y las mejores prácticas de COBIT. 4.1 Marco Conceptual Cuando se habla del concepto de Gobierno de TI, muchos autores lo han definido y explicado. Dentro de los conceptos que se pueden destacar según lo indicado por diferentes autores es posible enfatizar en las siguientes definiciones: Según lo que establece ISACA: Gobierno de TI es parte del gobierno corporativo. Se define como la estructura de relaciones y procesos para dirigir y controlar la empresa hacia el logro de sus objetivos por medio de agregar valor al mismo tiempo que se logra un balance del riesgo versus el retorno sobre la TI y sus procesos. El gobierno corporativo es un conjunto de responsabilidades y prácticas ejecutadas por la junta directiva y la gerencia ejecutiva con el objetivo de: proveer dirección estratégica, asegurar el logro de los objetivos, establecer que los riesgos se administran adecuadamente, verificar que los recursos de la empresa se utilizan responsablemente.21 9 El gobierno se trata de: Desempeño: mejorar la rentabilidad, eficiencia, efectividad y crecimiento de un departamento de TI. Conformidad: adherirse a la legislación, políticas internas y requerimientos de auditoría. El gobierno requiere un balance entre los objetivos de desempeño y de conformidad, de acuerdo a las directrices de la junta. [4] Según lo que establece el autor Dr. Gad J. Selig: El gobierno de TI establece pautas a seguir para los problemas, las oportunidades y los desafíos de alinear la tecnología de información más estrechamente con una organización y eficacia que rige la tecnología de una organización de la información (TI) las inversiones, recursos, iniciativas importantes y el servicio ininterrumpido superior está convirtiendo en una de las principales preocupaciones de la Junta Directiva y en las empresas en un a nivel global. Un enfoque integrado y global de la alineación, la planificación, la ejecución y la gestión de TI y sus recursos se ha convertido en crítico para alinear con mayor eficacia, integrar, invertir, medir, implementar y mantener el servicio de la dirección estratégica y táctica y la propuesta de valor de TI con el fin de las organizaciones. [7] Además, de lo que establece los autores Koen Brand y Harry Boonen: El gobierno de TI Gestión de Guía es el resultado de un proyecto que involucró a muchos expertos de todo el mundo. Comenzó como una referencia a un marco compacto, pero se convirtió en un documento original en IT Governance. Se ofrece a los lectores dos ventajas. En primer lugar, se trata de una guía de referencia rápida para el gobierno de TI para aquellos que no están familiarizados con este campo. En segundo lugar, se trata de una introducción de alto nivel a COBIT de ISACA abierta estándar 4.1 que fomentará más estudios. Esta guía sigue la estructura de procesos de COBIT 4.1, además suministra información nueva a la estructura. [12]22 10 Para que el lector contenga una visión general de los temas a abordar en la presente TFIA, a continuación se rescatan dos definiciones relevantes de Itil. Según lo que estable los autores que conforman el IT Service Management Forum: Itil (IT Infrastructure Library) proporciona un marco de orientación de mejores prácticas para la gestión de servicios de TI y desde su creación, Itil se ha convertido en el método más aceptado para la gestión de servicios de TI en el mundo. [5] Según lo que establece Osiatis: Itil puede ser definido como un conjunto de buenas prácticas destinadas a mejorar la gestión y provisión de servicios TI. Su objetivo último es mejorar la calidad de los servicios TI ofrecidos, evitar los problemas asociados a los mismos y en caso de que estos ocurran ofrecer un marco de actuación para que estos sean solucionados con el menor impacto y a la mayor brevedad posible. Itil está conformado por las siguientes fases del ciclo de vida de los servicios: Estrategia del Servicio: El central concepto de Ciclo de vida del servicio, teniendo como principal objetivo convertir la Gestión del Servicio en un activo estratégico. Diseño del Servicio: Diseña nuevos servicios o modifica los ya existentes para su incorporación al catálogo de servicios y su paso al entorno de producción. Transición del Servicio: Es hacer que los productos y servicios definidos en la fase de Diseño del Servicio se integren en el entorno de producción y sean accesibles a los clientes y usuarios autorizados. Operación del Servicio: es, sin duda, la más crítica entre todas. La percepción que los clientes y usuarios tengan de la calidad de los servicios prestados depende en última instancia de una correcta organización y coordinación de todos los agentes involucrados. Mejora del Servicio: Ofrecer mejores servicios adaptados a las siempre cambiantes necesidades de los clientes y todo ello mediante procesos internos optimizados que permitan mayores retornos a la inversión y mayor satisfacción del cliente. [13]23 11 Además, se va a definir las guías de mejores prácticas del COBIT, para que el lector conceptualice este término relevante a considerar para el presente trabajo. Según lo que establece ISACA con COBIT 5: Es un marco de gobierno de las tecnologías de información que proporciona una serie de herramientas para que la gerencia pueda conectar los requerimientos de control con los aspectos técnicos y los riesgos del negocio. Permite el desarrollo de las políticas y buenas prácticas para el control de las tecnologías en toda la organización. Enfatiza el cumplimiento regulatorio, ayuda a las organizaciones a incrementar su valor a través de las tecnologías, y permite su alineamiento con los objetivos del negocio. COBIT 5 es producto de la mejora estratégica de ISACA impulsando la próxima generación de guías sobre el Gobierno y la Administración de la información y los Activos Tecnológicos de las Organizaciones. [14] 4.3. Marco Metodológico Dentro del curso de Administración de Recursos Computacionales, se toma como base la posición que tiene el autor Gad Selig sobre el tema de Gobierno de TI, donde establece que el enfoque integrado y global de la alineación, la planificación, la ejecución y la gestión de TI y sus recursos se ha convertido en crítico para alinear con mayor eficacia, integrar, invertir, medir, implementar y mantener el servicio de la dirección estratégica y táctica y la propuesta de valor de TI, todo lo anteriormente descrito es necesario implementarlo en el departamento CDS. [7] Además, basados en los conocimientos adquiridos y como resultado del trabajo de laboratorio que se desarrolló en el curso, se diseñó un análisis de la situación actual con respecto a la gobernanza de TI y las posibles recomendaciones para reestructurar el departamento CDS en la empresa PwC con relación al marco de trabajo COBIT 5 y material proporcionado en clases por el profesor. [3] Los objetivos de control seleccionados van de acorde con lo que se requiere implementar en el departamento CDS, según el marco de trabajo y buenas prácticas que establece el COBIT para planear y controlar el servicio de soporte. [8]24 12 En el curso de laboratorio se estudiaron un conjunto de marco de trabajo de gobierno de TI y algunas mejores prácticas de la industria. Se pueden mencionar las siguientes: Ver tabla 2. Framework / Mejores Prácticas Coso ITIM PMBOK OPM3 PMMM Descripción Modelo de control interno contra el cual las empresas y organizaciones pueden evaluar sus sistemas de control Modelo de madurez para las inversiones Administración de proyectos Modelo de madurez de capacidades de gestión de proyectos Es una mezcla entre conocimientos del PMBOK y procesos de CMMI CMMI Modelo y evaluación de procesos para el desarrollo, mantenimiento y operación de sistemas de software P-CMM ISO SIX SIGMA ITIL COBIT Ayuda a la organización a desarrollar la madurez de su fuerza de trabajo enfocándose en los problemas críticos de las personas Mejoramiento de la calidad, la reducción de defectos y se puede aplicar a cualquier organización Metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio al cliente Es un marco de trabajo de las buenas prácticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnologías de la información. Es un marco de gobernanza de IT que, en conjunto con algunas herramientas, permite a los administradores reducir la brecha entre las necesidades de control, cuestiones técnicas y de25 13 negocios. Tabla 2 Marco de trabajo gobierno de TI y mejores prácticas. [15] Sin embargo, para la restructuración del departamento CDS y cubrir las carencias detectadas en el curso de laboratorio se limitó solamente a la metodología ITIL por que facilita la entrega de servicios de tecnología de información considerando la cinco fases del ciclo de vida y el marco de trabajo COBIT por que ayuda a la gobernanza de TI permitiendo a los administradores reducir la brecha entre las necesidades de control, cuestiones técnicas y de negocio. [15] La metodología está basada en aprovechar el modelo de referencia de procesos propuesto por el COBIT 5 en conjunto con el ciclo de vida del servicio utilizado por ITIL para establecer mejoras, cambios y métricas en el departamento CDS implementando gobierno de TI. Para ello se dividió el TFIA en cinco fases que se muestran en la figura 1.26 14 Fase 1 Identificación Se aprovechó el modelo de referencia de procesos propuesto por el Cobit 5 en conjunto con el ciclo de vida del servicio utilizando Itil, donde se identificó mejoras y ajustes de cambios necesarios para gobernar en materia de TI el departamento CDS. En esta fase fue posible identificar las personas claves a colaborar para que sea posible la realización de lo que se definió. Fase 2 Plan de Acción Se indentificó el plan de acción necesario para que las mejoras, cambios y métricas sean implementadas por medio de un plan piloto. Además, se tomó como referencia lo identificado y definido fase 1. Fase 3 Plan Piloto Se implementó el plan de acción definido en la fase 2 por medio de un plan piloto en el departamento CDS, incentivando la colaboración de las personas identificadas en la fase 1. Fase 4 Analisis de Resultado Cuando se finalizó con el plan piloto definido en la fase 3, el cual se ejecutó en el periodo de Octubre del 2012 a Mayo del 2013, se realizó el análisis de los resultados con el objetivo de identificar si cumplió con las expectativas según lo que establece los procesos de Cobit 5 y el ciclo de vida del servicio utilizando Itil, por medio de las métricas; de ser necesario es definirán recomendaciones sobre el análisis de los resultados obtenidos. Fase 5 Retropesctiva Se brindó una retrospectiva de los resultados arrogados del plan piloto. Fue posible obtener la información de los resultados por medio del método observación, participación y encuesta. Para realizar la retrospectiva se tomó como referencia lo que establece Itil y Cobit. Figure 1 Fases para el desarrollo del TFIA Adicionalmente, se utilizaron los siguientes instrumentos para recolectar la información encuesta, observación, participación en la fase de plan piloto para recolectar información. El encuesta se muestra en el Anexo 1 y 6. Para la realización del método observación se tomó en consideración lo observado por la coordinadora y gerente del departamento CDS con relación a las mejoras que se implementaron en el periodo que duró el plan piloto. Por otro lado, para la implementación del método participación se consideró la opinión de los consultores, coordinadora y gerente en el proceso cuando se implementó igualmente el plan piloto.27 15 5. Objetivo 5.1. Objetivo General Evaluar una parte del modelo de referencia de procesos COBIT 5 y de las fases del ciclo de vida de los servicios de ITIL v3 en el departamento CDS con la finalidad de brindar una serie de mejoras que permitirán una restructuración de esta área Objetivos Específicos Aprovechar el modelo de referencia de procesos propuesto por el COBIT 5 en conjunto con el ciclo de vida del servicio utilizado por ITIL con el objetivo de detectar al menos 5 mejoras y 3 ajustes de cambio necesarios, para ser llevados a cabo en el departamento CDS. Promover la participación de al menos de 3 colaboradores en el proceso de implementar las mejoras y cambios. Definir al menos 2 métricas a utilizar para evaluar el desempeño del departamento CDS. Realizar un plan de acción con participación de los colaboradores para implementar las 5 mejoras y 3 ajustes. Implementar un plan piloto por medio del cual se puedan evaluar los ajustes, las mejoras y cambios sugeridos. Analizar los resultados obtenidos en la fase de implementación; tomando en consideración la retroalimentación de 2 miembros el departamento CDS. Realizar una retrospectiva que permita emitir un informe final que sirva como una guía para la organización.28 16 6. Delimitación Entre algunas delimitaciones que se enfrentaron en el desarrollo del presente TFIA están: El presente TFIA solamente se implementó en el departamento CDS, algún otro departamento que se encuentre relacionado no aplica. El plan piloto se ejecutó en los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del año 2012 y Enero, Febrero, Marzo, Abril y Mayo del año Por limitaciones de tiempo no fue posible contener una muestra más significativa. Por razones de tiempo y extensión del TFIA solamente se consideraron 5 mejoras y 3 cambios a pesar que el departamento contiene algunas más que es posible implementar. Por razones de confidencialidad no se va a presentar las respuesta de los clientes sobre las encuestas realizadas. Se brindó resultados generales sin mencionar nombres de clientes. Para la implementación de la gestión del conocimiento, por razones de tiempo y recursos, no se consideró una herramienta especializada para este fin; si no que se consideró la herramienta para el registro de incidentes tipo Servicio Desk que cuenta actualmente el departamento CDS y se gestionó ahí el conocimiento.29 17 7. Fase 1 Identificación Aprovechar el modelo de referencia de procesos propuesto por el COBIT 5 en conjunto con el ciclo de vida del servicio utilizando ITIL para identificar mejoras y ajustes de cambios necesarios para gobernar en materia de TI el departamento CDS. En esta fase es posible identificar las personas claves a colaborar para que sea posible la realización de lo que se defina. 7.1 Mejoras Se van a citar cinco mejoras identificadas para ser aplicadas en el departamento CDS, con el fin de optimizar el gobierno de TI y dentro de ellas se identificó los cambios. Para seleccionar estas mejoras se tomó como base el análisis de la deficiencias en materia de gobierno de TI arrogados en la tercera etapa del proyecto de laboratorio del curso Administración de Recursos Computacionales; donde se realizó una alineación de los procesos de la organización y el marco de trabajo COBIT y se utilizó como guía el modelo de referencia de procesos de COBIT 5 según lo que estipula el gobierno de TI. [16] Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Antecedentes: En el proyecto de laboratorio del curso Administración de Recursos Computacionales se identificó que para solventar la problemática que presenta el departamento CDS en materia de optimización y calidad del servicio, se recomendó la implementación de un sistema de Gerencia de Conocimiento con sus siglas SGC; además del desarrollo de estándares para la documentación donde estos sean almacenados en este sistema. [16]30 18 Mejora: Implementar un SGC en el departamento CDS para que se documente la solución de los incidentes, documentación de proyectos de implementaciones de SAP en clientes que van a empezar con el servicio de soporte CDS, para convertir el conocimiento tácito a explícito. Todo esto por medio de documentos plantillas estandarizadas para ayudar al llenado de la información y tener documentos homogéneos que faciliten la búsqueda de la información. Además, identificar qué tipo de procedimiento debería de cumplir los colaboradores para que esta mejora se lleve a cabo y se cumpla. Referencia de esta mejora según: COBIT Se toma como referencia el objetivo de control BAI08 "Gestión del conocimiento". Esto se logra desarrollando lo siguiente: Comunicar proactivamente el valor del conocimiento para fomentar la creación de conocimiento, el uso, la reutilización y el intercambio; en el equipo del CDS. Fomentar el intercambio y la transferencia de conocimientos mediante la identificación y el aprovechamiento de los factores motivacionales. Crear un ambiente y artefactos que apoyen el intercambio y la transferencia de conocimientos. Establecer expectativas de la gerencia y demostrar actitud adecuada con respecto a la utilidad de los conocimientos y la necesidad de compartir. [14] ITIL31 19 Para la gestión del conocimiento es posible considerar las siguientes fases del ciclo de vida del servicio que establece ITIL. De las cuales se pueden mencionar: Estrategia: Crear conciencia que la gestión del conocimiento traerá con sigo la entrega de valor agregado al cliente con un servicio diferenciado, calidad de servicio, estandarización del servicio. Diseño: Adecuarlo según las necesidades del departamento CDS y del mercado, establecer un estándar a seguir para gestionar el conocimiento y la manera a diseñarlo para que realmente le sea de valor al cliente. Operación: Institucionalizar la gestión del conocimiento en el proceso de gestión del servicio, gestionar la infraestructura necesaria, brindar soporte y capacitaciones a los miembros del departamento CDS para que la gestión del conocimiento se dé según lo diseñado Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Antecedentes: En el proyecto de laboratorio del curso se identificó que para solventar la problemática que presenta el departamento CDS en materia de consultores poco experimentados y con pocos conocimientos, provocando una entrega de servicio deficiente. Por lo que, se recomendó un plan de capacitación donde los consultores más experimentados de la organización Advisory le enseñen a los menos experimentados del departamento CDS y con esto evitar que la insatisfacción de los clientes se siga presentando por una mala calidad del servicio que se brinda. [16] Mejora: Generar una estrategia para emplear un plan de capacitación a los miembros del departamento CDS, con el objetivo de disminuir la brecha de conocimiento que tienen los consultores en los módulos de SAP a los cuales el departamentos CDS brinda servicio de soporte. Con esta32 20 mejora se pretende desarrollar conocimientos y habilidades suficientes en los consultores para desempeñar con mejor calidad sus asignación en el proceso de soporte. Para disminuir la brecha de conocimiento de los consultores del departamento CDS se seleccionaron los módulos SD, ABAP, MM de la herramienta SAP, ya que son parte del alcance del servicio se le brinda a los clientes actuales. El objetivo es el desarrollo conocimiento y habilidades suficientes para que los consultores contengan las competencias necesarias para desarrollar su rol de la mejora manera. Referencia de esta mejora según: COBIT Se toma como referencia el objetivo de control EDM04 "Garantizar la optimización de los recursos". Esto se logra desarrollando lo siguiente: Personal cuyas habilidades relacionadas con consultoría SAP son suficientes para la competencia requerida para su rol. Colaboradores satisfechos con sus funciones relacionadas con la consultoría SAP. Clientes satisfechos con el servicio brindado. Los niveles de satisfacción de las empresas y ejecutivos de TI con los costos relacionados con TI y sus capacidades. [14] ITIL El plan de capacitación es importante que se defina en las siguientes fases del ciclo de vida del servicio que son: Estrategia del servicio: Facilitar que el personal del departamento CDS contenga los conocimientos necesarios para desempeñar eficientemente su rol. Operación: Con las capacitaciones se presente tener personal apto para la entrega del servicio en el departamento CDS se facilita.33 Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Antecedentes: En el proyecto de laboratorio del curso se identificó que para solventar la problemática que presenta el departamento CDS con relación a la facturación de las horas de trabajo donde el cliente presenta descontento ya que en muchas ocasiones no es informado del estimado de tiempo de atención de los incidentes y cuando llega la facturación no están de acuerdo con los montos facturados, es importante especificar que la facturación se realiza con las horas atendidas a cada uno de los incidentes. La causa del problema es porque la coordinación del departamento CDS no gestiona la aprobación previa del estimado de horas de atención antes de trabajar un incidente; y no maneja un control de tiempo consumido por mes y por consultor. [16] Se evidenció riesgo en no poder realizar la facturación del cliente sobre tiempo real invertido por los consultores, esto por el problema de la mala gestión en la aprobación de las horas que se atendieron en los casos. Como consecuencia los altos ejecutivos a los que se le reportan el acontecer de los costos y ganancias del departamento CDS muestran un descontento e informidad, ya que no se están cumpliendo las expectativas de la relación costos vs ganancias. Mejora: Implementar un procedimiento a seguir para gestionar la aprobación de las horas que le invertirá el consultor al momento de la atención del incidente con el cliente. Además, manejar un control con el acumulado de las horas invertidas en los incidentes por mes, por cliente y por consultor. Referencia de esta mejora según: COBIT Se toma como referencia el objetivo de control DSS01 "Gestión de operaciones". Esto se logra desarrollando lo siguiente:34 22 Implementar una métrica para obtener información sobre la cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI. Esta métrica se mostrará en detalle más adelante. Frecuencia de madurez de la capacidad y las evaluaciones de optimización de costos. Los niveles de satisfacción de PwC y sus ejecutivos con los costos relacionados con TI y sus capacidades. [14] ITIL El control de horas de servicio es importante que se defina en las siguientes fases del ciclo de vida del servicio que son: Estrategia del servicio: Implementar procedimientos para facilitar que el servicio sea rentable y que no se tenga dificultades a la hora de realizar la facturación al cliente. Diseño: Establecer el cambio que cuando es asignado el incidente al consultor, este debe de estimar el tiempo de atención y por medio de la coordinadora gestionar la aprobación ante el cliente. Transición del servicio: Se debe de capacitar a los consultores para que puedan estimar de una mejor manera los tiempos de atención y estos sean los más cercanos a la realidad. Además, de tener conciencia que no es posible atender un caso si no está debidamente aprobado por el cliente. Operación: Realizar la estimación y gestión de la aprobación con el cliente para todos los incidentes que atiende el departamento CDS Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Antecedentes: En el proyecto de laboratorio del curso se identificó que para solventar la problemática que presenta el departamento CDS en materia de servicio al cliente, se recomendó que los consultores escucharán más a los clientes, aplicando uno de los principios de PwC que es "ponerse en sus zapatos", entregaran el servicio cumpliendo con los SLA establecidos,35 23 comunicación constante del avance de los incidentes críticos, mejora en la comunicación (oral, chat y ) y entrega de servicio con valor agregado. Por las fallas en el área de servicio al cliente en el departamento CDS es muy probable que no renueven los clientes actuales los contratos de servicio y sea más difícil atraer nuevos clientes. [16] Mejora: Mejora en el servicio al cliente en: entrega de valor agregado, escuchar la opinión del cliente, compartir y colaborar con el cliente ( cumplir con SLA, comunicación del estatus de los incidentes, etc ), principios indispensables para mejorar el servicio al cliente. Referencia de esta mejora según: COBIT Se toma como referencia el objetivo de control AP008 "Administración de la relación". Esto se logra desarrollando lo siguiente: Los consultores comprenden las expectativas del negocio. Los consultores comprenden los problemas actuales y objetivos de negocio y expectativas de negocio para el departamento CDS. La Identificación de las oportunidades potenciales para que pueda ser un facilitador del rendimiento empresarial mejorado. Gestionar la relación con los clientes. Se asegura que los roles y las responsabilidades están definidas y asignadas, y la comunicación se facilita. Mejorar continuamente y evolucionar en el servicio que brinda el CDS alineado con el cambio de PwC y los requisitos tecnológicos. [14] ITIL El servicio al cliente es importante que se defina en las siguientes fases del ciclo de vida del servicio que son:36 24 Estrategia: Diseñar el servicio al cliente de tal manera que se entregue un servicio diferenciado generando valor. Operación: Las actividades y las funciones de prestación de soporte se encuentren alineados con la entrega de un excelente servicio al cliente. Buscando un equilibrio entre la entrega del servicio que puede entregar el departamento CDS, con lo que espera el cliente. Con ello llegar a tener la estabilidad necesaria para que el servicio al cliente sea constante con relación a la calidad de la entrega Quinta Mejora: Gestión de la Operación Antecedentes: En el proyecto de laboratorio del curso se identificó que para solventar la problemática que presentaba el departamento CDS en materia de la deficiencias en la atención de los incidentes, estancamiento del ingreso de nuevos proyecto, descontento de los clientes con respecto al servicio y esfuerzos fracasados en obtener nuevos contratos de servicios con clientes actuales y nuevos. Esto ha traído como consecuencia el descontento de los altos ejecutivos de PwC sobre la manera que se está administrando este servicio. En el proyecto de laboratorio se recomendó una mejor comunicación entre el cliente y el departamento CDS con reuniones de sesiones de seguimiento de los incidentes de manera periódica para evitar la brecha entre ambas. [16] Mejora: Implementar procedimientos para mejorar la gestión de la operación, para la satisfacción de clientes actuales y la atracción de nuevos clientes. Además, de la satisfacción de los altos ejecutivos de PwC con el servicio que brinda el CDS y que vean este servicio estratégico para atraer ganancias económicas.37 25 Referencia de esta mejora según: COBIT Se toma como referencia el objetivo de control DSS01 "Gestión de la Operación". Esto se logra desarrollando lo siguiente: Obtener la información por medio del método participación sobre los accionistas de la empresa con relación a clientes convencidos de que la prestación de servicios reúne los niveles de servicio acordados. Implementar métricas para obtener información sobre la cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios del departamento CDS. Los niveles de satisfacción de las empresas y ejecutivos de TI con los costos relacionados con el departamento CDS y sus capacidades. [14] ITIL La gestión de la operación es importante que se defina en las siguientes fases del ciclo de vida del servicio que son: Estrategia: En la estrategia del departamento se debe de definir una nueva gestión de la operación para tener a los clientes contento y con ello atraer nuevos clientes. Alcanzando la estrategia de PwC que es hacer un servicio rentable. Operación: Establecer procedimiento para que en la operación del servicio de soporte que brinda el departamento CDS se implementa procedimiento para mejorar la gestión de la operación que se le brinda al cliente.38 26 8. Fase 2 Plan de Acción Se identificó un plan de acción necesario para que las mejoras, cambios y métricas sean implementadas por medio de un plan piloto. Se tomó como referencia lo identificado y definido en la fase Mejoras Se van a citar las cinco mejoras identificadas para ser aplicadas en el departamento CDS, con el fin de desarrollar el plan de acción para optimizar el gobierno de TI. Estas mejoras se tomaron con base a las detectadas en la Fase 1 de identificación del presente trabajo Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Para crear un plan de acción en la creación del sistema de gerencia da conocimiento se consideró lo siguiente: Reunión con los miembros del departamento CDS para explicarles de la necesidad de tener un SGC con el objetivo de ser más productivos, calidad en la entrega y la estandarización de plantillas que se utilizan para entregables al cliente. Participación de al menos dos miembros del departamento CDS para identificar cual proceso de atención de incidentes requiere de la estandarización por medio de plantillas. Una vez realizadas las plantillas y aprobadas por la coordinadora y gerente del departamento CDS, institucionalizarlas en el proceso de atención de incidentes. Implementar un procedimiento y hacer partícipe de al menos dos miembros de la organización CDS para que documenten en la base de datos y un miembro de proyectos SAP para que faciliten la información de los proyectos.39 27 Fomentar el uso de plantillas y la base de datos, por medio de capacitaciones y comunicados. Comunicar a los altos ejecutivos sobre el SGC y la estandarización Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Para crear el plan de acción en un plan de capacitación se consideró lo siguiente: Realizar una reunión con el departamento CDS para identificar las brechas de conocimiento que se necesitan atacar a corto y mediano plazo, tomando en consideración el tipo de servicio que brinda el departamento CDS, roles de los miembros para que desempeñen eficientemente sus responsabilidades y los tipos de negocio que tiene los clientes actuales en primera instancia. Identificar las personas a recibir las capacitaciones. Gestionar la participación de la encargada de recursos humanos para que organice las capacitaciones y se encargue de la logística que requiere para impartirlas ( lugar físico, horario, refrigerio, material de capacitación, etc ). Identificar los instructores internos de la organización para que imparta las capacitaciones. Gestionar las capacitaciones de tal manera que se reutilicen los recursos internos de PwC, sin tener que incurrir en gastos adicionales para impartir las capacitaciones Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Para crear un plan de acción en el control de horas de servicio para la facturación se diseñó el siguiente procedimiento para ser empleado en el departamento CDS. 40 28 Figure 2 Procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes Para realizar un plan de acción sobre el procedimiento para cambio del control de las horas estimadas en la atención de incidentes se realizó una reunión con los miembros del departamento CDS para explicarla el detalle en qué consiste el proceso y con ello poder ponerlo en práctica Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Para crear un plan de acción en el servicio al cliente para la atención de incidentes se consideró lo siguiente: Realizar reunión con los miembros del departamento CDS para explicar cuáles son los SLA establecidos por cada uno de los clientes y sus implicaciones. Compartir un cuadro resumen con los SLA de cada cliente y que lo conforma.41 29 Efectuar reunión con los miembros del departamento CDS para realizar una plantilla para el registro de incidentes, con el fin de inducir al cliente por medio de preguntas claves a colocar la severidad correcta del incidente. Revisión por parte de la coordinadora de la severidad correcta del incidente. En caso que se encuentre incorrecta solicitarle al cliente la justificación y se evalúa el caso. Hacer conciencia del cambio a los miembros del departamento CDS que se debe de actualizar el historial del incidente en la herramienta "Service Desk", para que el cliente se encuentre al tanto del avance del incidente. En caso que el incidente sea crítico se debe de actualizar la herramienta de manera más contante. Confeccionar una plantilla para la documentación de la solución de los incidentes. Con esta plantilla se pretende estandarizar la entrega al cliente y crear valor. Asegurarse que los miembros del departamento CDS asistan a las capacitaciones del punto de la segunda mejora sobre el plan de capacitaciones, con el fin que tenga las habilidades necesarias para desempeñar correctamente su rol.42 Quinta Mejora: Gestión de la Operación Para crear un plan de acción para la gestión de la operación se consideró lo siguiente: Realizar sesiones de seguimiento de los incidentes de manera semanal y presencial con los clientes con el fin de dar valor, agilizar el proceso de atención de los casos y crear relación con el cliente. En el momento de reestructurar la operación del departamento CDS se negoció con el cliente para que lo incidentes con una retraso importante fueran atendidos con prioridad y no se le cobró al cliente. Se le solicitó al cliente sus contactos de Skype o MSN para una comunicación más fluida entre el cliente y los miembros del departamento CDS, especialmente entre coordinadores ( CDS y Cliente ).43 31 9. Fase 3 Plan Piloto Implementar el plan de acción definido en la fase 2 por medio de un plan piloto en el departamento CDS, incentivando la colaboración de las personas identificadas en la fase 1 y Mejoras Se citan cinco mejoras las cuales se identificaron y se aplicaron en el departamento CDS, con el fin de desarrollar un plan piloto para optimizar el gobierno de TI. Estas mejoras se tomaron como base de las detectadas en la Fase 1 de identificación y del plan de acción en la Fase 2. [16] Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Para crear el plan piloto en la implementación del sistema SGC se realizó los siguientes pasos: Paso 1: Reunión con el departamento CDS donde se le explicó la necesidad de un SGC. Procedimiento: Se convocó a una reunión a los miembros del departamento CDS (Gerente, coordinadora y consultores de las áreas ABAP, FI, SD, CO), la coordinadora creó una presentación para señalar la importancia de contener un SGC y el plan de acción a seguir por parte del equipo. Paso 2: Participación de miembros del departamento CDS para el diseño y construcción de plantillas para el SGC.44 32 Procedimiento: Se realizó una reunión con los participantes a diseñar y construir las plantillas para la documentación del conocimiento tácito a explicito de la atención de los incidentes. Se realizó el formato en conjunto por medio de lluvia de ideas y ejemplos en internet. Paso 3: Institucionalizar la plantilla de documentación en el proceso de atención de incidentes. Procedimiento: Se realizó comunicación verbal y escrita a los miembros del departamento CDS, donde se les explicó que una vez terminado la atención de los incidentes estos se documentarán en la plantilla para este fin, la cual se muestra en el Anexo 5. Por el momento se están almacenando en la herramienta Service Desk que tiene actualmente el equipo. Paso 4: Establecer expectativas de la gerencia. Procedimiento: En la reunión realizada en el paso 1, los gerentes participantes se dieron cuenta de la necesidad e importancia de tener un SGC. Paso 5: Factores motivacionales para el intercambio y transferencia de conocimiento: Procedimiento: Se realizó una reunión entre el gerente y la coordinadora del CDS, donde se determinó que la manera más factible para motivar el intercambio, transferencia de conocimiento y uso de plantillas estándar, es por medio del reconocimiento de los miembros del departamento CDS. El reconocimiento consiste en enviar un boletín mensual a todos los involucrados sobre el personal que documentó más incidentes en el SGC, esto es para aumentar la competitividad sana en el equipo y el premio sería una milla extra a considerar en la evaluación anual del personal. Paso 6: Puesta en marcha del SGC. Procedimiento: Para el inicio de la puesta en marcha de la iniciativa del uso del SGC, se determinó que la manera más viable es por medio de una reunión con el equipo CDS, donde se tomaron en consideración los siguientes aspectos:45 33 Se realizó la comunicación y capacitación formal de esta iniciativa y se les indicó cuando y como se deben de documentar el conocimiento; que es cuando se finalice con la resolución de los incidentes. Se explicó cuáles son las plantillas a utilizar según el estándar de este proceso y el uso en general SGC. Se comunicó, lo que se pretende con esta iniciativa que es reducir el tiempo de respuesta de los casos repetitivos o similares, porque ya se encentraría documentada la solución con la gestión del conocimiento. Esto contribuye con la entrega de calidad en el servicio y este conocimiento puede ser usado por la misma persona que lo documentó o por otra persona que necesite del conocimiento. Una vez iniciado el proceso de utilización del SGC por parte de los miembros del departamento CDS, se les comunicó a los altos ejecutivos para que se encuentren al tanto y que apoyen en la medida de lo posible a esta iniciativa Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Para implementar el plan de capacitación se realizó los siguientes pasos. Paso 1: Identificar las brechas de capacitación del departamento CDS. Procedimiento: Realizar una reunión con los miembros del departamento CDS (consultores, coordinadora y gerente), con el fin de identificar la brechas de conocimiento que tienen los consultores del CDS. En la reunión se expusieron las diferentes punto de vistas sobre los diferentes temas que se consideraron necesario reforzar para mejorar el servicio y calidad hacia los clientes. Además, para que el conocimiento no quede en un solo colaborador las capacitaciones las cursaron todos los miembros del departamento CDS. Paso 2: Identificar las personas a colaborar con la logística de impartir las capacitaciones.46 34 Procedimiento: La organización Advisory cuenta con una figura de recursos humanos que dentro de sus funciones se encuentra encargarse de las capacitaciones para los consultores. Por lo tanto, se contactó a esta persona para que ayudara con la logística de realizar dichas capacitaciones. Paso 3: Identificar los instructores apropiado a impartir las capacitaciones Procedimiento: La coordinadora y la gerente del departamento CDS se encargaron de identificar los consultores con mayor experiencia y habilidades en cada tema que se requiere para impartir las capacitaciones identificadas en el paso 1. Además, se conversó con cada uno de los posibles instructores para confirmar su disponibilidad y compromiso para formar parte del plan de capacitación. Paso 4: Implementar plan de capacitación. Procedimiento: Se creó un cronograma con las capacitaciones, instructores, horarios, ubicación física (salas) y personas a asistir a las capacitaciones con la ayuda de la persona de recursos humanos identificada en el paso 2 y los instructores del paso Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Para implementar el control de horas de servicio para la facturación se realizó los siguientes pasos: Paso 1: Institucionalizar el Procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes expuesto en la fase 2. Ver figura 2. Procedimiento: Se realizó una reunión con los miembros del departamento CDS para informarles sobre el nuevo uso del procedimiento para la atención de incidentes. Además, el coordinador quién está llevando a cabo la iniciativa de institucionalizar este procedimiento les47 35 explicó la importancia de llevar un control de las horas de atención de cada uno de los incidentes para que a la hora de la facturación no exista ningún problema de mal entendimiento con los clientes. Paso 2: Implementar el procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes con el cliente. Procedimiento: Se realizó una reunión con cada uno de los clientes para explicarles el procedimiento a seguir para la atención de incidentes y el control de horas. Además, se les dejó claro al cliente que no se iba atender ningún incidente si la estimación de las horas enviada por el coordinador no ha sido debidamente aprobada por el cliente, todo esto para evitar malos entendidos a la horas de la facturación y llevar un orden. Paso 3: Puesta en marcha del procedimiento del control de horas estimadas para la atención de incidentes. Procedimiento: El coordinador en las primeras asignaciones de incidentes a los consultores les recordaba que se debía de realizar la estimación del incidente y enviar aprobar, antes de su atención. Además, se aseguró de gestionar la aprobación de las horas con los clientes y su debida comunicación a los consultores para que continuarán con la atención del caso; para el manejo del acumulado de horas de atención por mes y por cliente Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Para mejorar el servicio al cliente de incidentes se realizó los siguientes pasos: Paso 1: Reunión con los miembros del departamento CDS para comprender los problemas actuales de servicio al cliente. Procedimiento: Se realizó una mesa redonda con "lluvia de idea" para que entre los consultores, coordinador y gerente, se plasmaran los problemas actuales de servicio al cliente y la manera que estos se puedan atacar.48 36 Paso 2: Comunicación del avance del los incidentes de los consultores con el cliente. Procedimiento: Se realizó una reunión con los miembros del departamento CDS donde se les explicó los lineamientos a seguir para mejorar la comunicación del avance de los incidentes. Entre los lineamientos mencionados están: Comunicar por medio de la herramienta actual tipo Service Desk el avance del incidente. Aunque este no haya sido resulto, el objetivo es que el cliente tenga conocimiento que este incidente está en proceso de atención. Dependiendo de los casos del incidente, realizar llamadas telefónicas entre los consultores y los usuarios del cliente para un mayor entendimiento del problema. Se mejoró el documento para el registro de incidentes, colaborándole al cliente en un registro más sencillo. Paso 3: Sesiones de seguimiento periódicas con el cliente. Procedimiento: Con cada uno de los cliente el coordinador del CDS destinó la periodicidad y el día con la hora fija para realizar las sesiones de seguimiento; en los primeros meses presencial y después en algunas ocasiones de manera telefónica. Paso 4: Informes mensuales de los casos atendidos por mes. Procedimiento: Realizar informes cada mes por cliente del historial de cada incidente atendido con su respectiva cantidad de horas de atención previamente autorizada por el cliente. Paso 5: Cumplimiento del SLA contractado con cada cliente. Procedimiento: Primeramente, se envió un comunicado a todos los consultores que colaboran con el departamento CDS para informarles de los SLA contractado por cada cliente. El SLA está conformado por tipo de incidente, severidad y métricas, para más detalle es posible visualizarlo en el Anexo4.49 37 Además, cada vez que el coordinador asignaba un incidente a cada consultor les recordaba el SLA que se tiene contractado con el cliente, esto para darles claridad del tiempo que tenían para resolver el caso. Paso 6: Implementar metodología Itil en la entrega del servicio, como parte del ciclo de vida que es la estrategia. Procedimiento: En la platilla de registro de incidentes se desarrollaron preguntas tomando en consideración lo establecido por Itil para inducir al cliente a asignar la severidad correcta. Para esto algunos de los miembros del departamento CDS y el coordinador se reunión con un consultor de Itil que cuenta la empresa, brindado recomendaciones del tipo de pregunta que era factible utilizar para inducir al cliente en la asignación correcta de las severidades Quinta Mejora: Gestión de la Operación Para mejorar la gestión de la operación se realizó los siguientes pasos: Paso 1: Aceleración de los incidentes del módulo Service Delivery (SD) que según la encuesta son los que presenta problemas en atención oportuna. Procedimiento: Se realizó la gestión para contratar a un consultor de SD para que se encontrara el 100% atendiendo casos del departamento CDS para mejorar los SLA en esta área y así incrementar la satisfacción de los clientes. Paso 2: Control de calidad en la entrega del servicio. Procedimiento: Cada vez que se hace entrega de la resolución de un incidente al cliente, se adjunta un documento que contiene la solución y las pruebas respectivas realizadas por el consultor del departamento CDS y esto se adjunta en la herramienta. El coordinador realizó una reunión para comunicar que esta documentación es un paso más a la hora de atender un50 38 incidente y estuvo al pendiente que cada consultor entregara la documentación en cuestión cuando le avisaba al cliente que el caso se encontraba listo. Paso 3: Actualización de la herramienta Service Desk. Procedimiento: Cada cambio de estatus del incidente debe ser registrado en la herramienta para llevar un control de la bitácora del incidente de manera completa y actualizada. Esto con el fin contener la información requerida para realizar los informes expuestos en el paso 4 correspondiente a la cuarta mejora ( Servicio al Cliente de Incidentes ). Además, para que el cliente tenga conocimiento en cualquier momento del estatus del incidente y eliminar las expectativas del cliente al no tener conocimiento del avance de sus incidentes. La coordinadora incentivará a cada consultor de cumplir con el procedimiento de actualizar en la herramienta cuando ocurra cualquier cambio de estatus de cada incidente. Un ejemplo de actualización en la herramienta se puede visualizar en el Anexo Métricas Primera Métrica: Implementar la métrica para determinará la cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI. Procedimiento: Se realizó una reunión entre la coordinadora y la gerente para desarrollar las preguntas de la encuesta donde se evaluó el servicio. Se entregó la encuesta a los involucrados del lado del cliente con el servicio que brinda el departamento CDS. Con el fin de medir la satisfacción que tienen actualmente con los cambios que se han venido tendiendo en el departamento CDS y el nivel de calidad que contiene actualmente en la prestación de servicios de consultoría, atención de incidentes y gobernanza de TI del CDS se aplicó una encuesta, que se muestra en el Anexo 1. Muestra: La encuesta se realizó a los coordinadores de 5 clientes. Las preguntas aplicadas es posible visualizarlas en el Anexo 1. La encuesta fue realizada en el mes de Junio que fue la culminación del plan piloto.51 Segunda Métrica: Implementar métrica para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA. Procedimiento: Se hizo una reunión con los miembros del departamento CDS para que por medio de "lluvia de ideas" se realizara el cuestionario para medir la satisfacción de los clientes que se le brinda servicio de soporte con relación al SLA contractado. Las especificaciones de los SLA se muestran en el Anexo 6. Muestra: La encuesta se realizó a los coordinadores de 5 clientes. Las preguntas aplicadas es posible visualizarlas en el Anexo 6. La encuesta fue realizada en el mes de Junio que fue la culminación del plan piloto.52 Fase 4 Análisis de Resultados Cuando se finalizó el plan piloto definido en la fase 3, el cual se ejecutó en el periodo de Octubre del 2012 a Mayo del 2013, se realizó el análisis de los resultados con el objetivo de identificar si cumplió con las expectativas según lo que establece los procesos de Cobit 5 y el ciclo de vida del servicio utilizando Itil, por medio de las métricas. Además, según los resultados obtenidos en cada una de las mejoras se identificaron algunas recomendaciones que podría aplicar el departamento Mejoras Se va a indicar el análisis de los resultados obtenido en la implementación del plan piloto de las mejoras aplicadas en el departamento CDS. identificadas en la fase 1, 2 y Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Para crear el análisis de resultado en la implementación del sistema SGC se realizaron los siguientes pasos: Paso 1: Reunión con el departamento CDS donde se le explicó la necesidad de un SGC. Resultados: En la reunión los consultores que conforman el departamento se mostraron muy motivados en ayudar a implementar un SGC. Además, expresaron ideas como documentación de los proyecto de implementación de SAP en curso que luego van a pasar a mantenimiento por parte del CDS y documentación de proyectos que PwC implementó donde actualmente el CDS está realizando soporte, esto con el fin de53 41 facilitar el conocimiento de cómo se implementó en esos clientes para ayudar a brindar soporte de más calidad. Los consultores recalcaron la necesidad de capacitaciones en diferentes áreas que conforma la herramienta SAP, para fortalecer sus conocimiento y con ello brindar un servicio de calidad. En la reunión se ofrecieron 2 consultores (SD y ABAP); además la coordinadora para la creación de las plantillas a utilizar para el almacenamiento del conocimiento. Paso 2: Participación de miembros del departamento CDS para el diseño y construcción de plantillas para el SGC. Resultado: La plantilla fue revisada por la coordinadora y gerente del departamento CDS, la cual fue aprobada. Esta plantilla fue diseñada de manera muy sencilla pero a la vez muy práctica. Se muestra en el Anexo 2. Paso 3: Institucionalizar la plantilla de documentación en el proceso de atención de incidentes. Resultado: En algunas ocasiones la coordinadora tuvo que realizarle recordatorios al algunos consultores para que cumplieran con el proceso de documentación en la plantilla realizada para este fin, pero al final del periodo del plan piloto todos los consultores estaban realizando la documentación después de concluido la atención de los incidentes. Paso 4: Establecer expectativas de la gerencia Resultado: Los gerentes le dieron la prioridad y el apoyo a esta iniciativa para ser implementada por las personas que se ofrecieron en paso 1. Además, de la comunicación con los gerentes de proyectos para que estos faciliten el material del proyecto que el departamento CDS requiere para brindar soporte y este es requerido para ser documentado en el SGC. Los gerentes generaron un ambiente apto para que los involucrados logren el objetivo de implementar el SGC, dándole la importancia requerida. Además, el apoyo de la gerencia ayuda que los miembros del departamento vean la necesidad e importancia de documentar y actualizar el SGC.54 42 Paso5: Factores motivacionales para el intercambio y transferencia de conocimiento: Resultado: Esta iniciativa de enviar boletines y premiar a los colaboradores en la evaluación anual no fue posible porque el SGC no fue entregado en el presente plan piloto de la fase Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Para implementar el Plan de Capacitación se realizaron los siguientes pasos. Paso 1: Identificar las brechas de capacitación del departamento CDS. Resultado: Se identificó capacitación en los siguientes módulos en SAP: ABAP, FI y FM Esta identificación se consideró según el tipo de rol que tienen los consultores y el valor agregado que puedan tener en adquirir este conocimiento para su trabajo en el día a día. Además, se definió que los conocimientos como ITIL, Cobit, servicio al cliente y administración de proyectos, son importantes para mejorar la calidad y tiempos de respuesta en el momento de prestar los servicios de outsourcing. Paso 2: Identificar las personas a colaborar con la logística de impartir las capacitaciones. Resultado: La persona de recursos humanos contactada se encuentra totalmente anuente de colaborar con la logística del plan de capacitación. Además, brindó recomendaciones muy útiles a considerar como lo son: priorización de cursos, determinar dependencias entre los cursos, identificar los instructores preferiblemente recursos internos que cuente la organización Advisory. Por otro lado, esta figura se encargaría de la logística de reservar las salas, refrigerios, avisos por medio de invitaciones al correo a los participantes e instructores identificados, etc. Paso 3: Identificar los instructores apropiado a impartir las capacitaciones55 43 Resultado: Los posibles instructores consultados se mostraron totalmente anuentes de formar parte de las capacitaciones e indicaron que el único inconveniente es que se debe de alinear el plan de capacitación con el trabajo de los proyectos en curso. Además, indicaron que necesitaban un tiempo para preparar el material de capacitación. Paso 4: Implementar el Plan de Capacitación. Resultados: Se obtuvo gran participación de los consultores en las capacitaciones y se utilizó una lista de asistencia la cual se muestra en el Anexo 3. Se realizaron las capacitaciones de los módulos de SAP ABAP, FI, FM. Sin embargo, por la lista de prioridades y el tiempo estimado para el plan piloto de la fase 3 no fue posible impartir las capacitaciones en ITIL, Cobit. Por medio del método participación de la coordinadora se logró obtener la información que los consultores se expresaron con comentarios positivos mostrándose satisfechos sobre los cursos impartidos, donde indicaron que ahora tiene un conocimiento más amplio para brindar sus servicios de consultoría en el soporte que brinda el departamento CDS. Se evidenció satisfacción del cliente sobre el conocimiento de los consultores a la hora de atender los incidentes. Esto se puede visualizar en los resultados de la métrica de satisfacción al cliente en el análisis de las preguntas 3 y 4. Por medio del método participación de parte de la coordinadora en reuniones con los altos ejecutivos; ellos se mostraron satisfechos con los pocos gastos en la impartición de las capacitaciones, esto se logró por que se utilizaron recursos internos (instructores, salas, persona de recursos humanos para organizar la logística) y se obtuvieron excelentes resultados en conocimiento de los consultores en la entrega de servicio. En la reunión los altos ejecutivos comentaron que se evidente excelentes resultados en esta área con lo que respecta Gobierno de TI en el departamento CDS Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación56 44 Para implementar el control de horas de servicio para la facturación se realizaron los siguientes pasos: Paso 1: Institucionalizar el Procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes expuesto en la fase 2. Resultado: Los consultores del departamento CDS se mostraron anuentes del uso del procedimiento para la atención de incidentes y comprendieron la importancia de llevar este control para la facturación ante los clientes. Paso 2: Implementar el procedimiento para el control de horas estimadas para la atención de incidentes con el cliente. Resultado: Los clientes se mostraron bastantes anuentes y encantados en ver el avance que ha tenido el departamento CDS en temas de Gobierno de TI y manejo del control de horas de los incidentes. Esto se determinó según los resultados arrogados en la primera métrica del presente documento donde se midió el servicio al cliente. Paso 3: Puesta en marcha del procedimiento del control de horas estimadas para la atención de incidentes. Resultados: Algunos consultores comprendieron y utilizaron el procedimiento en las primeras asignaciones, pero hubieron otros que se les tuvo que notificar nuevamente sobre el uso del procedimiento para evitar su atención sin contener la aprobación del cliente. Los clientes se ajustaron al procedimiento y evidenciaron la importancia de llevar este orden. Se realiza facturación mensual sin ningún inconveniente.57 Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Para mejorar el servicio al cliente de incidentes se realizó los siguientes pasos: Paso 1: Reunión con los miembros del departamento CDS para comprender los problemas actuales de servicio al cliente. Resultado: Se llegó a un consenso y conciencia por medio del método participación de todos los miembros del departamento CDS sobre los problemas más evidentes de servicio al cliente estos eran: Escasa comunicación del avance de los incidentes de los consultores con el cliente. En muchas ocasiones se están trabajando pero el cliente lo ignora causando incertidumbre y descontento. Poco acercamiento del coordinador del CDS con el coordinador del cliente. Se recomienda realizar sesiones de seguimiento de manera periódica para tener unas mejor relación y comunicación del avance global de los incidente, determinando los casos prioritarios, para el cliente para ayudar en la entrega de valor. Nulos informes mensuales sobre la historia de cada incidente para ser adjuntado a la facturación y evitar inconvenientes con el cliente. Un mejor cumplimiento del SLA contractado con cada cliente( más detalles se muestra en la segunda métrica de servicio al cliente en el análisis de la pregunta 9). Los consultores se concientizaron de la importancia que tiene para el servicio de soporte que brinda el CDS, la mejora del servicio al cliente. Importancia de implementar la metodología Itil en la fase de ciclo de vida estrategia para la entrega de un servicio diferenciado. Paso 2: Escasa comunicación del avance de incidentes de los consultores con el cliente Resultado: Clientes más satisfechos por el servicio brindado, eliminando el desconcierto que se tenía antes cuando no conocían el estatus de los incidentes y el cumplimiento de los SLA ha mejorado en gran medida las relaciones, esta información es como resultado del análisis realizado en la pregunta 9 de la métrica de servicio al cliente. Las llamadas telefónicas ha ayudado en la entrega más efectiva y con calidad del servicio. Ademán, la satisfacción del58 46 cliente con respeto al SLA se puede evidenciar en la segunda métrica donde se extiende más los resultados sobre la satisfacción del cliente en relación al SLA. Paso 3: Sesiones de seguimiento periódicas con el cliente. Resultado: Un mayor control del avance de los incidentes con el coordinador de cada cliente. Aumentó las buenas relaciones entre cada parte y al tener un contacto más cercano con el cliente se aumentó las oportunidades de más negocios para el CDS. Además, fue posible identificar los casos prioritarios para el cliente y se les dieron las prioridades requeridas aumentando la entrega de valor y satisfacción del cliente. Tomar como referencia los resultados obtenidos en la métrica de servicio al cliente para el análisis de la pregunta 14. Paso 4: Informes mensuales de los casos atendidos por mes. Resultado: Un mayor control del historial de los incidentes, facilitando una facturación sin problemas de las horas consumidas.. Tomar como referencia los resultados obtenidos en la métrica de servicio al cliente para el análisis de la pregunta 15. Paso 5: Cumplimiento del SLA contractado con cada cliente. Resultado: Se logró realizar un cumplimiento de los SLA establecidos con los clientes en gran medida. Esto ayudó a brindar un servicio de calidad y satisfacción con el cliente. Ya que este era uno de los puntos sensibles que se tenía abandonado con los clientes, los cuales presentaban quejas. Esto se puede evidenciar según el resultado de la primera métrica de servicio al cliente sobre el análisis de la pregunta 9 y en la segunda métrica para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA. Paso 6: Implementar metodología Itil en la entrega del servicio, como parte del ciclo de vida que es la estrategia.59 47 Resultado: Se creó una plantilla con preguntas que induce al cliente en asignar la severidad correcta de los incidentes se muestran en el Anexo 5, ayudando en gran medida tener severidades correctas y no tener muchos incidentes críticos. Se le comunicó a cada uno de los clientes sobre la nueva plantilla con comentarios positivos sobre el nuevo formato. Además, al tener los incidentes las severidades correctas ayuda a gran medida la disminución de incidentes críticos teniendo un tiempo de acción para atenderlos con calidad y que el cliente tenga claras las expectativas de cada incidente Quinta Mejora: Gestión de la Operación Para mejorar la gestión de la operación se realizaron los siguientes pasos: Paso 1: Aceleración de los incidentes del módulo Sales and Distribution (SD) que según el método participación por parte de la coordinadora en el proceso de verificación de estatus de los incidentes es el área que presenta problemas en atención oportuna. Resultado: Los clientes se encentraran satisfechos con los niveles de servicios los cuales se han mejorado en gran medida y han reconocido que la mejora en la calidad de la entrega del servicio es notoria. Paso 2: Control de calidad en la entrega del servicio. Resultado: Cuando los consultores realizaban el paso de la documentación en muchas ocasiones se percataban que faltaban algunos detalles por finalizar con respecto a la solicitud inicial y también en las pruebas se daban cuenta en muchas ocasiones que faltaban algunos detalles por depurar. Todo esto ayudó en la entrega de servicio con calidad y contribuyó en gran medida en la satisfacción del cliente. Tomar como referencia los resultados de la métrica de servicio al cliente en el análisis de la pregunta 13. Paso 3: Actualización de la herramienta Service Desk.60 48 Resultados: Mejor control del estatus de cada incidente produciendo con ello mayor calidad en la entrega del servicio y satisfacción del cliente al tener conocimiento del estatus de cada incidente en cualquier momento. Se ha facilitado en gran medida la comunicación con el cliente y la claridad en el avance de cada caso. Se ha ayudado en contener más información en la herramienta por cada incidente para realizar los informes de avance mensuales por cada cliente. Se mantiene un repositorio común y completo del historial de cada incidente para siempre por que se tiene un historial de casos cerrados también; esto contribuye que si se documenta correctamente y el incidente vuelve a producirse es posible atenderlo más ágilmente teniendo esta información completa en la herramienta. Para los resultados anteriores se tomó como referencia lo indicado en la métrica de Servicio al Cliente, análisis de la pregunta 13.61 Métricas Primera Métrica: Implementar la encuesta para determinarla cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI. Ver Anexo 1. Procedimiento para aplicar la encuesta: Se les envió la encuesta a los involucrados en el servicio en los clientes escogidos como muestra. Algunos lo entregaron personalmente y otros vía correo. Resultados Generales de la encuesta: En la tabla 3 se muestra el cuadro general con el resultado de la encuesta. Como se muestra en la tabla, en términos generales tomando en consideración que el nivel de satisfacción donde la calificación 1 es el nivel más bajo y 5 el nivel más alto, las respuestas de los clientes anduvieron entre los 4 y 5 Con ello se evidencia que la satisfacción al cliente es muy buena. Se sumaron las respuestas de los 5 clientes encuestados en la tabla 3. Nivel de Satisfacción Resultado de Encuesta de Satisfacción al cliente NúmeroPregunta Pregunta NR 1 Disposición del personal del CDS para solucionar los incidentes Trato del personal del CDS Calificación de los conocimiento del personal del CDS asignado para resolver los incidentes 4 Grado de confianza en las resolución de los incidentes 5 Cuando acudo al servicio, estoy confiado en que me brindará buenas soluciones 6 Claridad en la definición de los procedimientos del CDS para el uso del servicio62 50 7 Cuando acudo al servicio, no tengo problemas en contactar a la persona que puede responder a mis demandas 8 El CDS informa de manera clara y comprensible a los usuarios 9 Grado en el servicio cumple con los SLA's establecidos 10 Grado en que le servicio se adapta a mis necesidades como usuario 11 Grado de satisfacción en que el CDS ha solucionado mis demandas 12 Cómo calificaría las mejoras en el funcionamiento general del servicio 13 Cómo calificaría el grado de actualización de los datos en la herramienta con la información y documentación de los casos 14 Cómo calificaría las sesiones de seguimiento que realizamos con su empresa para validar avance en la atención de casos 15 Cómo calificaría los informes mensuales con el resumen de casos atendidos y horas invertidas que entrega el CDS 16 Contribución de los informes mensuales de atención de los casos para contar con un proceso de facturación confiable y sin inconvenientes del servicio CDS 17 Cómo calificaría la comunicación con el Gerente y Coordinador del servicio 18 Cómo calificaría en términos generales el servicio que brinda el CDS 19 En horario de emergencia he tenido ayuda oportuna del CDS 20 Calificación de las mejores en el servicio con respecto al año anterior 21 Calificación del grado de satisfacción del respaldo brindado por el CDS cuando han surgido incidentes críticos que detienen la operativo del negocio63 51 22 Me sentiría cómodo recomendando el servicio a otros posibles clientes del CDS Nivel de satisfacción Total Tabla 3 Resultado de la encuesta de satisfacción al cliente Por otro lado, en la figura 3 es posible visualizar que el 35% y 56%de los clientes seleccionaron los niveles 4 y 5 respectivamente, que son los niveles más altos de aceptación de servicio al cliente. Ver figura 3. Figure 3 Resultados generales de la encuentra de satisfacción al cliente Seguidamente se van analizar separadamente las preguntas claves según las mejoras implementadas en el plan piloto. Pregunta 3 "Calificación de los conocimiento del personal del CDS asignado para resolver los incidentes" Según los resultados obtenidos con un 40% y un 60% respectivamente en las evaluaciones más altas de la métrica, sobre el conocimiento del personal CDS en la atención de incidentes, se evidencia que las capacitaciones realizadas para el reforzamiento del conocimiento en los consultores. Ha ayudado en gran medida que el cliente se encuentra convencido que los64 52 consultores del departamento CDS son poseen los conocimientos necesarios para atender cualquiera de los incidentes que lleguen. Porcentaje Figure 4 Métrica Satisfacción al Cliente- Resultado pregunta 3 Pregunta 4 "Grado de Confianza en la resolución de los incidentes " Según los resultados obtenidos con un 40% y un 60% respectivamente en las evaluaciones más altas de la métrica, se evidencia que el cliente tiene confianza en el servicio, coordinación, gerencia y consultores. Ver figura 5.65 53 Porcentaje Figure 5 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultado de pregunta 4 Pregunta 9 Grado en el que el servicio cumple con los SLA's establecidos Según los resultados obtenidos con un 60% y un 40% respectivamente en las evaluaciones más altas de la métrica, se invidencia que los SLA se encuentra bastante bien y el cliente así lo evidencia. Sin embargo, es necesario mejorarlos ya que este es un punto sensible. Ver figura 6. Porcentaje Figure 6 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta 966 54 Pregunta 13 "Cómo calificaría el grado de actualización de los datos en la herramienta con la información y documentación de los casos". Según los resultados obtenidos con un 20% y un 80% en las evaluaciones más altas de la métrica, los consultores han actualizado correctamente la herramienta y ven en esta la centralización de la información de los incidentes, estatus actualizado de los casos y la documentación del conocimiento de los mismos. Ver figura 7 Porcentaje Figure 7 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta 13 Pregunta 14."Cómo calificaría las sesiones de seguimiento que realizamos con su empresa para validar avance en la atención de casos". Según los resultados obtenidos con un 60% y un 40% en las evaluaciones más altas de la métrica, se evidencia que el cliente ha tomado la sesiones de seguimiento con buenos "ojos" y están con convencidos que ha traído buenos resultados en agilizar la atención de los incidentes. Estas sesiones ha disminuido la cantidad de incidentes con varios meses sin atención, como se venía realizando sin este control. Ver figura 8.67 55 Porcentaje Figure 8 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta 14. Pregunta 15 "Cómo calificaría los informes mensuales con el resumen de casos atendidos y horas invertidas que entrega el CDS ". Según los resultados obtenidos con un 60% y un 40% en las evaluaciones más altas de la métrica, donde evidencia el cliente que ha tenido gran aceptación en los informes mensuales y esto ha colaborado en realizar la facturación sin problemas. Ver figura 9. Porcentaje Figure 9 Métrica Satisfacción al Cliente - Resultados de pregunta 1568 Segunda Métrica: Implementar encuesta para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA. Procedimiento para aplicar la encuesta: Se les enviaron las encuestas a los involucrados en el servicio a los clientes escogidos como muestra. Algunos lo entregaron personalmente y otros vía correo. Resultados Generales de la encuesta: Seguidamente se muestra el cuadro general con el resultado de la encuesta. Como se muestra en la tabla 4 en términos generales tomando en consideración que el nivel de satisfacción del cliente con relación al cumplimiento de los SLA, donde la calificación 1 es el nivel más bajo y 5 el nivel más alto, las respuestas en general de los clientes anduvo entre los 2, 3, 4 y 5.Se sumó las respuestas de los 5 clientes encuestados en la tabla 4 Ver tabla 4. Nivel de Satisfacción de los SLA NúmeroPregunta Pregunta NR 1 Grado en que el servicio cumple con los SLA's establecidos. 2 Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es muy alta. 3 En la severidad muy alta se cumple los tiempos para proponer solución 4 En qué grado se encuentra satisfecho de la actualización del avance de los casos en la herramienta. 5 Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es alta. 6 En la severidad alta se cumple los tiempos para proponer solución69 57 7 Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es media. 8 En la severidad media se cumple los tiempos para proponer solución. 9 Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es baja. 10 En la severidad baja se cumple los tiempos para proponer solución 11 Considera usted que asigna correctamente las severidades 12 Considera usted que el documento para el registro de incidentes le colabora en asignar correctamente las severidades Total Tabla 44Métrica sobre el sentir del cliente con respecto a la prestación del servicio en materia de SLA Por otro lado, en la figura 10 es posible visualizar que a pesar que se obtuvo 53% en el nivel más alto de satisfacción se evidencia que es necesario mejorar porque se obtuvo 33% en satisfacción 4, 8% en satisfacción 3 y 5% en satisfacción 2. Sin embargo es necesario aplicar mejoras para que los clientes se encuentren satisfechos con los entrega del servicio según los SLA contratados. Ver figura 10.70 58 Figure 10 Resultado Nivel de Satisfacción General de los SLA Seguidamente se van analizar separadamente las preguntas claves según las mejoras implementadas en el plan piloto. Pregunta 15 "Grado en que el servicio cumple con los SLA's establecidos ". Según los resultados obtenidos con un 40% y un 20% en las evaluaciones de satisfacción 4 y 5 respectivamente, y 20% y 20% en las evaluaciones de satisfacción 2 y 3 respectivamente, esto evidencia que el cliente no se encuentra tan contento con el cumplimiento del SLA y es necesario realizar mejoras. Ver figura 11.71 59 Porcentaje Figure 11 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta 1 Pregunta 2 "Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es muy alta". Según los resultados obtenidos con un 20% y un 80% en las evaluaciones de satisfacción 4 y 5 respectivamente, se evidencia que el cliente se siente muy respaldado cuando sus procesos de negocios posen problemas críticos y PwC les da el respaldo para solucionar el problema con calidad y cumpliendo con el SLA establecido. Ver figura 12. Figure 12 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta 272 60 Pregunta 4 "En qué grado se encuentra satisfecho de la actualización del avance de los casos en la herramienta". Según los resultados obtenidos con un 20% y un 80% en las evaluaciones de satisfacción 4 y 5 respectivamente, se evidencia que el cliente se siente satisfecho con la actualización de los casos en la herramienta y confían que es un medio de comunicación efectiva para comunicarse con el avance de los casos y la documentación de los mismos. Figure 13 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta 4 Pregunta 7 "Se siente respaldados en la resolución de incidentes cuando la severidad es media". Según los resultados obtenidos con un 40%, un 40% y un 20% en las evaluaciones de satisfacción 3, 4 y 5 respectivamente, se evidencia que el cliente no se siente satisfecho con la atención de los casos con respecto al SLA cuando la severidad es Media. Ver figura 14.73 61 Figure 14 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta 7 Pregunta 12 "Considera usted que el documento para el registro de incidentes le colabora en asignar correctamente las severidades". Según los resultados obtenidos con un 40% y un 60% en las evaluaciones más altas de la métrica, donde evidencia que al cliente se le facilita la asignación de la severidad de los incidentes con la pregunta que contiene la plantilla para el registro, el cual se muestra en el Anexo 5. Ver figura 15.74 62 Figure 15 Métrica Satisfacción SLA- Resultado pregunta Fase 5 Retrospectiva 11.1 Mejoras Brindar una retrospectiva de los resultados arrogados del plan piloto. Es posible obtener la información de los resultados por medio del método observación, participación y encuesta. Para la realización la retrospectiva se tomó como referencia lo que establece Itil y Cobit según los resultados obtenidos en las fases 1, 2, 3 y Primera Mejora: Gestión del Conocimiento Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están: Según los antecedentes se logró solventar la problemática que presentaba el departamento CDS en materia de optimización y calidad del servicio con la implementación efectiva de la gestión del conocimiento y la estandarización de75 63 documentos. Para el SGC se utilizó la herramienta Service Desk que cuenta actualmente el departamento CDS para el registro de incidentes Se contó con el apoyo de la alta gerencia para que la gestión del conocimiento tanto de los incidentes como de los proyecto fuese entregada y gestionada. Se evidencia satisfacción del cliente al obtener una entrega con calidad en la atención y solución de los incidentes. más estructuración en la documentación recibida por el CDS. La calidad en la entrega es posible medirla porque después de implementar la mejora fue posible reducir los tiempos de respuesta en solucionar los incidentes, una entrega estandarizada de las soluciones, seguridad del conocimiento de los consultores a la hora de entregar de solución de los incidentes, un SGC que les ayuda a encontrar casos similares o iguales disminuyendo los tiempos de entrega. Se puede visualizar con más detalle los resultados obtenidos en la métrica de Satisfacción al Cliente, pregunta 3, 4 y13. Se logró tener la participación de todos los miembros del departamento CDS para realizar la estandarización de los documentos, el uso de los documentos, gestión del conocimiento y de los altos ejecutivos en apoyar la iniciativa. El coordinador del departamento CDS realizó reconocimientos a los consultores cuando estos documentaban los incidentes y lo adjuntaban en la herramienta. Esto contribuyó a que se motivaran en realizar las documentación respectiva de los incidente y alimentar la base de datos del SGC. Este reconocimiento fue tomando de manera muy positiva, creando un ambiente laboral agradable, cuando los consultores eran reconocidos por medio de un boletín mensual y aumentando la competitividad del equipo. Resultados Generales según Cobit Según lo establecido por el objetivo de control BAI08 "Gestión del conocimiento" se logró lo siguiente: Se realizó una comunicación efectiva entre los miembros del departamento CDS sobre el valor de la gestión del conocimiento. Se implementó factores motivacionales para la transferencia de conocimiento. Se establecieron expectativas gerenciales y se obtuvo el correspondiente apoyo.76 64 Resultados Generales según Itil Según lo establecido en las fases del ciclo de vida de servicio en Itil: Se creó conciencia en los consultores de la importancia de gestionar el conocimiento para la entrega del valor agregado en la entrega de servicio y fue evidenciado por la satisfacción del cliente. Se creó plantillas para estandarizar la entrega del servicio al cliente. Dichas plantillas están siendo utilizadas por los consultores y ha sido de gran aceptación ante el cliente donde se evidencian mayor orden, claridad e información completa en las entregas del servicio. Se llegó a institucionalizar la gestión del conocimiento a pesar de no contener la herramienta se está realizando el proceso de documentar la solución de los incidentes y en algunos casos donde los incidentes son repetitivos esta documentación ha ayudado para la atención oportuna y con calidad de los incidentes. Además, la alta gerencia está contribuyendo que cuando se culmina un proyecto toda la información relacionada con el proyecto es suministrada para enriquecer el SGC y con la transferencia de conocimiento de los consultores del proyecto a los consultores del CDS, es posible brindar el servicio de outsorcing en el soporte de la herramienta SAP prácticamente de manera transparente ante el cliente, contribuyendo en la entrega de valor y fomentando atraer nuevos negocios. Resultados Generales según Gobierno de TI Resultados del gobierno de TI según Dr.Gad J Selig: El gobierno de ti establece que es necesario la administración de las solicitudes de servicios de TI y el trabajo resultante, como los entregables, consistencia y repetitividad; optimizando lo que se le devuelve al negocio. Esto se logra con la estandarización de los documentos, el uso de ellos en la atención de cada uno de los incidentes, la entrega al cliente de dichos documentos y la optimización con el SGC. Esta información se obtuvo por medio de la participación de los miembros del CDS. [7] El cliente notó el cambio en la entrega de servicio y en muchas ocasiones se recibieron felicitaciones por los cambios vistos. Es importante recalcar que estos cambios mejoraron en gran medida la buena imagen del servicio y la compañía. Esta información77 65 se obtuvo por medio de la participación de reuniones de la coordinadora y la gerente con los clientes. [7] Recomendaciones Las recomendaciones que se brindan para la mejorar continua de la gestión del conocimiento en el departamento CDS son: Implementar un sistema de gerencia de conocimiento en una herramienta para tal fin y potenciar la cultura organizativa para compartir el conocimiento y extenderlo a las otras organizaciones que tiene relación con el equipo CDS. Además, designar colaboradores dentro de la organización para que ejecuten los roles para gestionar un sistema de conocimiento. [17] En algunas ocasiones por la carga alta de trabajo se estaba intentando perder la buena costumbre de documentar los casos. Por lo tanto, se recomienda al coordinador estar siempre al pendiente que todos los casos sin excepción sean documentados y sea visto estrictamente como un paso más para la entrega de la solución al cliente Segunda Mejora: Implementar un Plan de Capacitación Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están: Se logró el objetivo que los consultores con más experiencia de la organización de SAP capacitaran a los miembros del departamento CDS según las prioridades y los temas más urgentes escogidos. Esto contribuyó en gran medida que la entrega oportuna de la solución de los incidentes, consultores más seguros en brindar sus soluciones y recomendaciones al cliente. Por medio de la observación y participación se obtuvo la información que los clientes se sentían más confiados en las soluciones que estaban siendo brindadas por el equipo.78 66 Se disminuyó la brecha de conocimiento de los consultores sobres lo conocimientos requeridos en los módulos SAP y están ejecutando el rol con mayor seguridad, rapidez y eficacia. Resultados Generales según Cobit Según lo establecido por el objetivo de control EDM04 "Garantizar la optimización de los recursos" se logró lo siguiente: Después de las capacitaciones los consultores poseen los conocimiento requeridos para ejercer perfectamente su rol como consultor. Se evidencia satisfacción de los consultores por las capacitaciones recibidas. Por medio de la observación de la coordinadora y la gerente del CDS se evidencia más satisfacción del cliente ya que las respuestas sobre la solución de los incidentes se ven más completas y con un tiempo de respuesta más corto. Al tener consultores con los conocimientos requeridos para ejercer el rol, se elimina la necesitada del apoyo de consultores de otra área. Por lo tanto, se optimiza los recursos del departamento CDS, como resultado de esto reducción de costos y satisfacción de los altos ejecutivos, ya que se acerca a la estrategia del negocio. Resultados Generales según Itil Según lo establecido en las fases del ciclo de vida de servicio en Itil: Con las capacitaciones se les brindó las herramientas a los consultores del CDS para que tuviesen los conocimientos necesarios para ejercer el rol. Resultados Generales según Gobierno de TI Resultados del gobierno de TI según Dr.Gad J Selig:79 67 Mantener la utilización responsable de recursos y activos. Al tener los recursos del departamento CDS más capacitados, estos puede atender los incidentes de cualquier dificultad por lo tanto se hace una mejor utilización de los recursos. [7] Realizar alineamiento entre la inversión de TI con las prioridades del negocio. Al estar mayor capacitados los consultores se hace una mejor utilización de los recursos; además las capacitaciones se impartieron con recursos internos de la organización por lo que no se incurrió en gastos adicionales; alineando la inversión de TI con las prioridades del negocio. [7] Mejora el desempeño, cumplimiento, madurez, desarrollo del personal. Con las capacitaciones se ha mejorado el desempeño. Se logró el objetivo de implementar un plan de capacitación. Dos planes esenciales para contribuir en la carrera profesional de los miembros del departamento CDS. Además, se hace una mejor reutilización de los recursos al no tener que contar con el apoyo de consultores de la organización de Advisory que son consultores más costosos. [7] Establece y aclara la responsabilidad y derechos de decisión (claramente define los roles y la autoridad), al tener mayor conocimiento los consultores sobre los temas que el presta servicio de outsourcing. Recomendaciones Las recomendaciones que se brindan para según el plan de capacitación es: Concluir todas las capacitaciones pendientes, las que quedaron como no prioritarias y por esa razón no se impartieron. Como parte de la mejora continua, estar revisando que capacitaciones son valiosas para que los consultores sigan incrementando sus conocimientos Tercera Mejora: Implementar un Control de Horas de Servicio para la Facturación Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están:80 68 La facturación a los clientes se está realizando sin ninguna dificultad. Ya no se presenta mal entendidos ni problemas en la aprobación de las horas de consultoría consumidas. Ya que cada una de las horas fueron aprobadas previamente. Al tener este control en la facturación mejoró las relaciones con los clientes. Los consultores están apegados al procedimiento, no se atiende ningún caso sin la autorización previa del cliente, a menos que la severidad sea muy alta y detenga la operación del negocio. Esto ayuda a tener una perspectiva de las cargas laborales de cada consultor. Resultados Generales según Cobit Según lo establecido por el objetivo de control DSS01 "Gestión de operaciones" se logró lo siguiente: Según la métrica de servicio al cliente un 35% y 56% de un total de 5 cliente para 22 preguntas, tuvieron las calificaciones más altas que son 4 y 5 respectivamente; esto evidencia que el servicio al cliente para el servicio que brinda el departamento CDS ha mejorado notoriamente y los cliente se encuentran contentos. Se evidencia madurez de la capacidad y las evaluaciones de optimización de costos. Por la mejor utilización de los recursos humanos (consultores del CDS) y el mejor control para la facturación de las horas de servicio. Al tener una control de la estimación de las horas la facturación sin problemas ha logrado cobrar el tiempo real invertido por los consultores. Como consecuencia, se ha incrementado las ganancias económicas del servicio que brinda el CDS; por lo tanto se aumentó la satisfacción de los altos ejecutivos con relación a los costos relacionados con TI y sus capacidades. Resultados Generales según Itil Según lo establecido en las fases del ciclo de vida de servicio en Itil:81 69 Después de un par de meses de estabilización, el servicio que brinda el departamento CDS es rentable. Cada consultor está siguiendo el procedimiento de estimar las horas de atención de cada incidente. si algún consultor no realiza este procedimiento "control de horas estimadas para la atención de incidentes", el coordinador es el encargado de velar por el complimiento. Todo esto para mantener el control de las horas y no tener dificultadas en la facturación. Con las capacitaciones realizadas en la fase 2, los consultores posee mayor conocimiento para brindar los servicios de outsourcing. Por lo tanto, las estimaciones de atención de incidentes son más cercanas a la realidad, aumentando la satisfacción del cliente por que en muchas ocasiones el descontento era por que en muchas casos estimaban mal los tiempos. Resultados Generales según Gobierno de TI Resultados del gobierno de TI según Dr.Gad J Selig: Realizar alineamiento entre la inversión de TI con las prioridades del negocio. La brecha entre la estrategia del departamento CDS con la estrategia de PwC a nivel de negocio ha disminuido con la facturación correcta de las horas consumidas por los consultores en la atención de los incidentes. [7] Mejora la voz del cliente, gestión de la demanda y de los clientes con relación a la satisfacción. Este proceso de control ha mejorado en gran medida la satisfacción del cliente y las buenas relaciones. [7] Campeones de la innovación dentro de las funciones de TI y el negocio. A pesar que el control de las horas no es una gran innovación pero pequeñas innovaciones del modo como se ha operado anteriormente han traído consigo excelentes resultados en lo que es gobierno de TI. [7] Recomendaciones Las recomendaciones que se brindan para el control de horas es:82 70 Seguir el procedimiento de realizar la estimación y solicitud de aprobación. Se recomienda que se automatice esta proceso con algún programa para que no se haga por como se está realizando actualmente Cuarta Mejora: Servicio al Cliente de Incidentes Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están: Se ha evidenciado mejora en los tiempos de respuestas SLA. Dicha mejora por medio de la observación y participación en el proceso se ha evidenciado que el cliente se encuentra más satisfecho con los tiempos de respuestas, a pesar que en no en todas las ocasiones se cumplen. Con la comunicación de los SLA contractados por cada cliente, los consultores tienen conocimiento de cuando se debe de durar por incidente dependiendo de la severidad. Esto ha ayudado en gran medida en cumplir con los SLA establecidos y contribuyendo con el servicio al cliente. Se contrató consultores en el módulos MM, SD y FI, esto ha contribuido den tener colaboradores asignado al 100% en cumplir con la atención de los incidentes ayudando en gran medida en el cumplimiento de los SLA y es posible atender nuevos clientes que se han venido incorporando. Resultados Generales según Cobit Según lo establecido por el objetivo de control AP008 "Administración de la relación", se logró lo siguiente: Con la implementación de la mejora, los consultores tienen una visión de cuáles son las expectativas del negocio y de PwC.Ya que comprende que del lado del cliente se le debe de entregar valor agregado, realizar el cumplimiento de los SLA y comunicación fluida en el momento de brindar el servicio de outsorcing,y del lado de PwC es hacer83 71 que el servicio rentable cuidando la imagen ante el cliente, excelente servicio al cliente, entrega con calidad, asignación correcta del tiempo de atención, etc. Cada consultor tiene claro cuál es su rol y responsabilidades dentro del equipo CDS. Por ejemplo, cada vez que se le asigna un incidente a un consultor este es responsable de atenderlo, gestionar pruebas, solicitar colaboración de consultores del equipo SAP si es necesario, realizar llamadas telefónicas con el cliente para clarificar requerimientos (si es necesario), visitar al cliente para realizar las pruebas (si es necesario). La plantilla para el registro de incidente ha ayudado a evolucionar y mejorar el servicio de atención de incidentes, facilitando la cliente el registro y a los consultores la atención ya que cuenta con la información necesaria para su atención eficaz. Cambiando un poco la forma de que PwC brinda servicios de esta índole. Las reuniones para las sesiones de seguimiento de los incidentes ayuda a fortalecer las relaciones con el cliente y en estas sesiones han salido nuevos negocios con los mismos. Aumentando las alianzas con los clientes actuales y haciéndole ver que PwC es un aliado estratégico de negocio para su organización. Los informes mensuales han tenido grandes resultados para que el cliente tenga conocimiento de lo trabajado en el mes y evita malos entendidos a la hora de realizar la facturación. Resultados Generales según Itil Según lo establecido en las fases del ciclo de vida de servicio en Itil: Las capacitaciones a los consultores y el uso de plantillas para el registro y solución de incidentes ha ayudado en gran medida a mejorar el servicio al cliente. El cliente lo ha notado y en muchas ocasiones se han tenido felicitaciones por parte del cliente de manera personal, por ; y algunas ocasiones inclusive de los altos ejecutivos de los clientes. contribuyendo en crear una buena imagen de PwC. Resultados Generales según Gobierno de TI Resultados del gobierno de TI según Dr.Gad J Selig:84 72 Realizar alineamiento entre la inversión de TI con las prioridades del negocio. Los consultores están conscientes de la estrategia de PwC con respecto al servicio de outsourcing que quiere brindar y ha contribuido para el alineamiento de la inversión de TI. [7] Los entregables deben de tener consistencia, repetitividad y optimizar lo que se le devuelve al negocio, con el uso de las plantillas, registro del historial de incidente en la herramienta, entrega de informes mensuales del los casos atendidos; se logócontribuir en la mejora del servicio al cliente. Mantener la utilización responsable de recursos y activos. Con la contratación de dos consultores SD y FI, se ha logrado contener la utilización responsable y equilibrada de los recursos. [7] Establece y aclara la responsabilidad y derechos de decisión (claramente define los roles y la autoridad). Los consultores tienen claro sus roles y responsabilidades. [7] Recomendaciones Las recomendaciones que se brindan para servicio al cliente están: Seguir utilizando las plantillas en la atención de los incidentes. Realizando mejora continua según las necesidades de los clientes. Mantener la costumbre de realizar las reuniones de sesiones de seguimiento aunque sea vía telefónica, con el fin de mantener las buenas relaciones que se tienen actualmente con el cliente. Mejorar el 100% del cumplimiento de los SLA. Contratar a más personal con forme vaya aumentando los nuevos clientes y así lo demande las cargas de trabajo, para mantener el buen servicio al cliente. Trabajar para que los consultores tengan estaciones de trabajo fijas y cercanas, para contribuir con el trabajo en equipo Quinta Mejora: Gestión de la Operación Resultados Generales85 73 Algunos de los resultados generales obtenidos están: El 100% de los clientes actuales después de terminar el contrato han renovado nuevamente el contrato. En todos los casos los cliente han realizado comentarios referidos a que es el servicio no hubiera tenido las mejoras en servicio al cliente y gobierno de TI no hubieran renovado de ninguna manera el contrato y hubieran aceptado ofertas de otras empresas consultoras. Además, el buen servicio al cliente ha permitido lograr obtener contratos con clientes nuevos y posibles negocios con clientes que se habían perdido por una inadecuada gestión. Los altos ejecutivos de PwC han tenido comentarios sumamente positivos con relación a las ganancias vs la inversión, cantidad de clientes recuperados y satisfechos. Cuando se le entrega al cliente la solución del incidente, el inciden te debe de contener: la documentación de la solución y documentación de las pruebas realizadas. Estas documentaciones han traído buenos resultados en la entrega con calidad al cliente y esta ha sido reconocida. Resultados Generales según Cobit Según lo establecido por el objetivo de control DSS01 "Gestión de la Operación" se logró lo siguiente: Los altos ejecutivos se encuentran satisfechos por la operación de los consultores del equipo CDS, ya que estos han logrado brindar un servicio de calidad a pesar que son consultores principiantes. Con la contratación del consultor MM se ha logrado brindar servicio de excelencia al cliente en esta área que presentaba deficiencias. Resultados Generales según Itil Según lo establecido en las fases del ciclo de vida de servicio en Itil: Al actualizar la herramienta actual tipo "Service Desk" con el historial detallado de la atención de cada caso se la logrado entregar un servicio diferenciado con la entrega de valor. Los clientes pueden visualizar el estatus actualizado en la herramienta de cada86 74 caso y esto ha permitido tener una comunicación más fluida entre consultor y cliente. Esta actualización se ha venido realizando de manera exitosa y el transcurso del tiempo del plan piloto. Resultados Generales según Gobierno de TI Resultados del gobierno de TI según Dr.Gad J Selig: Mejora la voz del cliente, gestión de la demanda y de los clientes con relación a la satisfacción. Ha mejorado notoriamente la voz del cliente y la relación según los buenos resultados de la presente fase. [7] Recomendaciones Las recomendaciones que se brindan para la gestión de la operación están: Seguir actualizando la herramienta como se ha venido realizando. Además se recomienda cambiar la herramienta a una más adecuada según el tipo de servicio. Velar por que el equipo CDS posea el personal necesario para satisfacer la demanda de incidentes de los clientes y nuevos clientes que ingresan Métricas Primera Métrica: Implementar la métrica para determinarla cantidad de clientes satisfechos con la calidad de la prestación de servicios de TI. Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están: Por los porcentajes de un 35% y 56% en las evaluaciones más altas, en términos generales tomando en consideración la muestra realizada, los clientes se encuentran satisfechos con el87 75 servicio al cliente que se le está brindando. Sin embargo las calificaciones no son perfectas y existen puntos de mejora aún, algunas diferentes por cliente y en otras tienen una tendencial del sentir general de todos los clientes. Además, en comentarios de algunos clientes señalan que han notado mejoría en el servicio comparándolo con los meses antes del plan piloto y después del haber implementado la mejoras del plan piloto. Por lo que, con esto se concluye que las mejoras han mejorado la relación con el cliente, imagen de PwC y la entrega con calidad del servicio como tal. Recomendaciones Algunas de las recomendaciones a considerar para elevar la satisfacción al cliente están: Considerar las preguntas que no fueron evaluadas muy bien para implementar mejora continua en lo que es servicio al cliente. En las sesiones de seguimiento de cada cliente comentar los puntos que no calificaron tan bien para encontrar un consenso para realizar el mejora de esos puntos. Esto ayudará que ellos tengan la certeza que son escuchados y se van a tomar las acciones necesarias para mejorar los puntos que tienen deficiencia actualmente el departamento CDS. En las reuniones con el equipo CDS exponerles los puntos que no salieron tan bien calificados por el cliente, para que por medio de "lluvia de ideas" se establezca un plan para atacar los puntos y mejorar Segunda Métrica: Implementar métrica para obtener información sobre el sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA. Resultados Generales Algunos de los resultados generales obtenidos están: Por los porcentajes de un 33% y 53% en las evaluaciones más altas, en términos generales tomando en consideración la muestra realizada, los clientes se encuentran relativamente satisfechos con el SLA brindado por el departamento CDS. Sin embargo las calificaciones no son tan buenas y existen muchos puntos de mejora aún, mas que todo cuando la severidad de los incidentes son medio y bajos, pero cuando la severidad es muy alta o alta el cliente se encuentra respaldado por los tiempos de respuestas brindados. También creen que las preguntas que contiene el documento para el registro de incidentes ha ayudado a asignar con88 76 mejor exactitud la severidad que corresponde, esto ha ayudado en crear expectativas correctas del momento que va hacer entregada la solución de los casos, la plantilla se muestra en el Anexo 5. Además, a pesar que el cumplimiento de los SLA no es el optimo, la calidad del servicio que esta brindado el equipo sopesa esta deficiencia el departamento CDS. El punto ideal es llegar a cumplir al 100% con los SLA contractados para poder luego exigirle al cliente respuesta más oportunas cuando se les solicita información sobre algún requerimiento o las pruebas para el cierre de los casos. Recomendaciones Algunas de las recomendaciones a considerar para elevar la satisfacción al cliente están: Contar con un consultor en el módulo de MM, ya que actualmente no se contiene y se atiende los casos con la colaboración de algún consultor del área de Advisory incurriendo en demora en tiempos de respuesta. Fortalecer el trabajo en equipo de los miembros del departamento CDS para que colabore en la atención oportuna de los incidentes. concientizar a cada consultor del tiempo que tiene para resolver cada caso y que ellos se hagan responsables en cumplirlo.89 Conclusiones 12.1 Conclusiones de la Investigación Tomando en consideración los objetivos planteados, estos se llegaron a cumplir dado que se implementaron las fases: identificación, plan de acción, plan piloto, análisis de resultados y retrospectivas. En estas fases se desarrollaron las mejoras que fueron: la gestión de conocimiento, plan de capacitación, implementación de un control de horas de servicio para la facturación, servicio al cliente de incidentes y gestión de la operación. Además de las métricas de satisfacción al cliente y del sentir de los clientes sobre la prestación del servicio en materia de SLA. En el desarrollo de las mejoras se identificaron cambios con respecto a gobierno de TI como actualización constante de los incidentes en la herramienta, documentación de los casos cuando se le entrega al cliente, uso de plantillas para estandarizar la entrega del servicio, aprobación de horas estimadas de casos por parte del consultor antes de su atención; entro otras. Además, se contó con la participación de más de 3 personas en la implementación del plan piloto, por ejemplo los instructores de las capacitaciones, todos los miembros del departamento CDS que se involucraron en la creación de las plantillas para el registro y documentación de incidentes. Con la implementación de las métricas sobre satisfacción al cliente y cumplimiento de los SLA, y los instrumentos para la recolección de la información se logró identificar las mejoras en gobierno de TI que trajo con la implementación de las cinco fases del presente trabajo, entre ellas es posible mencionar: El sentir de los clientes con respecto al servicio que brinda el departamento CDS antes de implementar las mejorasen los antecedentes, ellos se encontraba muy descontento con la calidad del servicio brindado, tal era el grado que no deseaban renovar contrato con PWC. Sin embargo, con la implementación de las mejoras y cambios del presente TFIA ese sentir a cambiado muy notoriamente en:90 78 o Mayor satisfacción del cliente con la entrega de servicio outsourcing en resolución con calidad de los incidentes, estandarización de la documentación, accesibilidad al estatus de los casos en la herramienta, cumplimiento de SLA, control del estimado de atención de los casos por parte del CDS, comunicación más fluida entre las partes, entrega con valor agregado. Satisfacción de los miembros del departamento CDS por el conocimiento adquirido en las capacitaciones y enriqueciendo de su carrera profesional. Además, con la participación de los consultores en las fases se ha fortalecido sus experiencia laboral en este tipo de servicio. El SGC ha fortalecido la base de datos de conocimiento y con ello se ha logrado ser más rentable por que se entrega soluciones a más corto tiempo y con excelente calidad. Las capacitaciones se lograron impartir con recursos internos, logrando buenos resultados en adquirir conocimiento de calidad para los consultores a un bajo costo. Por la buena gestión del CDS los clientes han confiado en este servicio y se ha obtenido contratos en proyectos donde se tiene participación de consultores del departamento CDS y del área de Advisory. Aumentando los negocios para PwC. Agrado de los altos ejecutivos por la facturación a los clientes, que es cada vez más. Con la buena imagen que ha logrado obtener con la implementación de las fases, ha atraído como resultado la adquisición de nuevos clientes para el departamento CDS, aumentando la facturación. En resumen, la implementación de las cinco fases tomando en consideración los marcos de trabajo que son Itil y Cobit, ha traído excelentes resultado para la mejora de la gestión del gobierno de TI en el Departamento CDS.91 Trabajos futuros Al concluir este trabajo, se pensó en nuevas oportunidades para extender el presente TFIA, que podría ayudar a extender ciertos temas con respecto a gobierno de TI tratados. Algunas de ellas son: Implementar un sistema de gerencia de conocimiento en una herramienta para tal fin y potenciar la cultura organizativa para compartir el conocimiento, extenderlo a las otras organizaciones que tiene relación con el equipo CDS, incorporar redes colaborativas para enriquecer el sistema actual, conformar grupos interfuncionales e interdisciplinarios. Además, designar colaboradores dentro de la organización para que ejecuten los roles de : responsable de arquitectura de conocimiento, responsable especialista en contenidos, especialistas en gestión del conocimiento, responsable tecnología de conocimiento, especialista en contenido, etc. [17] Otro posible trabajo futuro es realizar la configuración del sistema de gerencia de conocimiento según las necesidades del departamento CDS y migrar la herramienta Service Desk que cuenta actualmente el equipo CDS a una con mayor capacidad para gestionar los incidentes como lo es Solution Manager que es parte del ERP de SAP. Se recomienda que sea esta herramienta por que el outsourcing que brinda el CDS es en soporte SAP y varios clientes ya poseen esta herramienta, por lo tanto se podría realizar conexiones con los clientes para llevar un manejo de los incidentes de manera más integrada y completa. Para lograr esta implementación es indispensable contar con un data center para la instalación del sistema. Tomar en consideración la creación de un plan para realizar la gestión del cambio con la puesta en marcha del sistema.92 Bibliografía: [1] Arias Chaves, M. (2012). Programa del curso PF-3305 Administración de Recursos Computacionales. Posgrado en Computación e Informática. San José: Universidad de Costa Rica. [2]Arias Chaves, M. (2012). Programa del curso PF-3306 Laboratorio Administración de Recursos Computacionales. Posgrado en Computación e Informática. San José: Universidad de Costa Rica. [3] Alfaro Leydi, Calvo Liseth y Fuentes Elías (2012). Etapa 2: Situación Actual, laboratorio del curso Administración de Recursos Computacionales PF San José: Universidad de Costa Rica. [4] ISACA (2012), COBIT 5 Implementation. [5]IT Service Management Forum (2007). An Introductory Overview of ITIL V3. [6] IT Now Tecnología & Negocios en América Central y el Caribe. PwC ratifica su alianza global con SAP. URL: Visitado el [7] J Selig, G. (2008). Implementing IT Governance.Holanda: Van Haren Publishing. [8] Deloitte (2012). Importancia del Gobierno de TI en las Empresas del Sector Público. s_tecnologias_de_informacion_en_entidades_del_serctor_publico_costarricense-deloitte- Por_Diana_Cogollo.pdf. Visitado [9] CAMTIC (2011). Estrategia de Desarrollo del Sector Digital, Costa Rica: Verde e Inteligente 2.0. San José, Costa Rica. [10] Best Management Practice (2007). It SMF the IT Service Management Forum An Introductory Overview of ITIL V3. [11] ISACA (2012). COBIT 5 For Information Security.93 81 [12] Koen Brand & Harry Boonen (2007).IT Governance based on COBIT A Management Guide. [13] Osiatis. ITIL V3 Gestión de Servicios TI. URL:http://ITILv3.osiatis.es/ITIL.php. Visitado el [14] ISACA (2013). COBIT 5: A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT.URL: Visitado el [15] Michael Arias Ch. (2012). Visión General del conjunto de frameworks de IT Governance y las mejores prácticas de la industria. [16] Alfaro Leydi, Calvo Liseth y Fuentes Elías (2012). Etapa 3: Alineamiento con mejores prácticas, laboratorio del curso Administración de Recursos Computacionales PF San José: Universidad de Costa Rica. [17] Michael Arias Ch.(2012). Organización para el conocimiento.94 Anexos Anexo 1 Este Anexo, muestra la plantilla de la encuesta de satisfacción del cliente con el servicio de soporte que brinda el departamento CDS. 95 83 96 8497 8598 Anexo2 Este Anexo, muestrala plantilla para documentación de incidentes. Para convertir el conocimiento tácito a explicito.99 Anexo3 Este Anexo, muestrala plantilla de lista de asistencia utilizada en el plan de capacitación.100 Anexo 4 Este Anexo, muestra los niveles de servicios establecidos, con sus respectivas métricas. Tipo de servicio Aspectos a considerar en el SLA Mantenimientocorrectivo Clasificación de incidentes Aplica a los incidentes y fallas del sistema dentro de la jornada regular. Se administrarán 4 tipos de severidad para las fallas y será establecida por un acuerdo entre el responsable de este servicio por parte de [CLIENTE] y el Administrador del Centro de Soluciones de PwC. Métricas Severidad 1: Muy Alta. Su no resolución provoca aumentos de costos en la operación y/o pérdida de ingresos. Caídas del ambiente productivo deben ser atendidas directamente por [CLIENTE]. El Centro de Soluciones debe atender el incidente dentro de las dos primeras horas de haber recibido la incidencia. El Centro de Soluciones debe proponer la solución al incidente dentro de las siguientes 6 horas. Este tipo de error detiene la atención de los restantes requerimientos, para dedicar el equipo a solucionar el incidente de esta severidad. Se debe reportar el avance cada hora. Severidad 2: Alta. Pérdida severa de la El Centro de Soluciones debe atender101 89 funcionalidad del sistema productivo, pero existen procedimientos alternativos que permiten que la operación no se detenga. Su no resolución podría provocar atrasos y una eventual insatisfacción del cliente externo. el incidente dentro de la primeras cuatro horas de haber recibido la incidencia. El Centro de Soluciones debe proponer la solución ante el incidente dentro de las siguientes 8 horas. Se debe reportar el avance cada 2 horas. Severidad 3: Media. Funcionamiento inapropiado de una función individual o Funcionalidad dentro del sistema productivo. El Centro de Soluciones debe atender el incidente dentro de las primeras seis horas de haber recibido la incidencia. El Centro de Soluciones debe proponer la solución ante el incidente dentro de las siguientes 16 horas. Se debe reportar el avance una vez, dentro de las primeras 8 horas. Severidad 4: Baja. Su no resolución provoca únicamente atrasos en el trabajo de los funcionarios. Necesidades de capacitación. Requerimientos funcionales y de ABAP nuevos de baja complejidad, es decir, su cumplimiento no excederá los 10 días hábiles. El Centro de Soluciones debe atender el incidente dentro de las primeras ocho horas de haber recibido la incidencia. El Centro de Soluciones debe proponer la solución ante el incidente dentro de las siguientes 40 horas. Si se trata de un requerimiento nuevo y no de una incidencia, el tiempo máximo102 90 para cubrirlo no debe exceder de 10 días hábiles. * Horas = Horas Hábiles Anexo 5 Este Anexo, muestra el formulario para el registro de incidentes para el servicio de soporte que brinda el departamento CDS: 103 91 104 Anexo 6 Este Anexo, muestrael cuestionario para medir la satisfacción de cliente con relación al cumplimiento de los niveles de servicio que presta el departamento CDS. Mostrar más
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