Source: http://ain.mef.gub.uy/6767/11/areas/segundo-semestre-de-2005.html
Timestamp: 2019-08-19 10:05:04+00:00

Document:
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Y OFICINAS DEPENDIENTES
Dirección Nacional de Vialidad- Concesión Ruta 8
Junta Asesora en Materia Económica y Financiera del Estado
Canal 5 - Servicio de Televisión Nacional TVEO
Servicio de Radioterapia del Hospital Pereira Rossell
Donaciones, legados y eventos relacionados
Dirección Nacional de Coordinación del Interior
AUDITORIAS ESPECIALES Y SELECTIVAS
COMISIÓN DE APOYO AL BANCO NACIONAL DE ORGANOS Y TEJIDOS
COMISION NACIONAL HONORARIA DE LUCHA CONTRA LA HIDATIDOSIS (CNHLCH)
La presente publicación trata de acercar a los ciudadanos, a la opinión pública, el trabajo realizado por la AIN, en cumplimiento de lo que preceptúa el artículo 93.V del T.O.C.A.F., donde se establece que "semestralmente hará público un informe sintético de los resultados de las auditorías realizadas".En la Administración Pública la Ley determina que la AIN es el Organo rector del Sistema de Control Interno de los actos y de la gestión económico - financiera. Tenemos claro como integrantes de la sociedad, que nuestro trabajo es clave en la determinación de las mejoras en los procedimientos, en la optimización de la utilización de los recursos, tanto humanos como materiales y también en prevenir y/o velar por el uso adecuado de los recursos financieros, buscando una gestión transparente acorde a las propuestas efectuadas por el Presidente de la República.También sabemos que somos una pieza más en el andamiaje que es el Estado. Un Estado forjado a lo largo de décadas por generaciones que dedicaron su mejor esfuerzo en construir el Uruguay de todos y para todos. Un Estado cuya imagen tenemos que recuperar, basados en tres conceptos básicos: honestidad, trabajo y responsabilidad.En eso estamos,
Ec. Laura Remersaro
La auditoría comenzó el día 4 de octubre de 2005, a solicitud del Sr. Presidente de la URSEC, y abarcó el período junio/2003 - noviembre 2005.
El objetivo fue la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno, principalmente en el área de recaudación y deudores, visualizando también el seguimiento de la actuación anterior de fecha 23/05/03.
Para el logro del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
· Identificación y análisis de la morosidad de los deudores.
· Estudio de las deudas mantenidas con los Organismos Internacionales.
· Seguimiento de las observaciones del informe anterior.
· Individualización de los recursos humanos que poseen para su funcionamiento.
· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable para fundamentar las conclusiones y formular las recomendaciones.
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
De la auditoría realizada en la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones (URSEC), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9/01/06, se puede concluir que el sistema de control interno de esta Unidad en el área de recaudación y deudores, no es el adecuado. Se constataron procedimientos inadecuados, informes incompletos con datos erróneos y entregados tardíamente, inoperatividad, falta de aplicación de resoluciones por desconocimiento, errores en los cálculos de multas y recargos efectuados, aplicación de resoluciones internas que carecen de la correspondiente fuerza obligatoria, falta de oposición de intereses e inexistencia de controles. Las distintas Divisiones funcionan como compartimentos estancos, actuando en algunos casos aisladamente lo que repercute en el flujo de información y comunicación en el Organismo.
A continuación se detallan las principales recomendaciones y conclusiones:
· Se recomienda que a los efectos de dar cumplimiento con la normativa vigente, se solicite la autorización a la Tesorería General de la Nación del uso de las cuentas corrientes que poseen fuera de la CUN.
· Una vez que la Contaduría General de la Nación se expida sobre los pasos a seguir en relación a las garantías no reclamadas y vigentes para el cobro, deberán regularizar la situación descrita.
· Se deberían tomar las medidas necesarias a los efectos de que se resuelva en forma definitiva la naturaleza jurídica del concepto por el cual se recauda, definiendo si el mismo es una Tasa o un Precio, a efectos de evitar una inadecuada aplicación de la normativa respectiva. De esta manera, el Organismo no incurriría en responsabilidades por cobrar un Tributo que no tiene respaldo legal en su creación o en el caso de considerarse un Precio, se debería uniformizar definitivamente las normas a aplicarse.
· Durante la actuación de esta auditoría, de aproximadamente tres meses, no se suministró el listado de deudores al 30/09/05. Teniendo en cuenta que a la finalización de la presente se comunica que no será posible dar cumplimiento a lo solicitado, esbozando las causas de la misma, las cuales, al entender de esta auditoría no justifican desconocer los montos a cobrar que la URSEC posee contra los usuarios a una fecha determinada, imposibilitando de esta manera el análisis del capítulo más importante de la URSEC y objetivo principal de esta actuación, se sugiere la intervención de la División Contable.
· La administración de los principales activos de la URSEC, ha sido deficitaria, en la medida que no se ha procedido con criterios mínimos de buena administración, como lo es el caso de los deudores, por cuanto los procedimientos hasta hoy aplicados carecen de la efectividad necesaria, ocasionando pérdidas económicas y financieras irrecuperables, siendo el único perjudicado el Estado.
i) Se recomienda para el caso de la gestión de cobranzas el siguiente procedimiento:
- Tener información fidedigna en tiempo real.
- Vencida la primer factura, proceder al llamado telefónico comunicando que no han pago la factura del mes, preguntando cuando van a cancelarla.
- Reiterarlas en caso de que no se logre el objetivo.
- Si no se obtienen resultados, intimar la deuda en forma personal, anunciando que en caso de que no cancele la deuda, se le aplicarán las sanciones correspondientes, y se procederá a comunicar al Clearing de Informes.
- Si persiste el incumplimiento, se pasa el caso a Asesoría Letrada a sus efectos.
ii) Para el cálculo de multas y recargos, si se aplicara el Código Tributario, se sugiere la adquisición de un software que garantice la equidad en los cálculos respectivos. Asimismo debería existir un control posterior, por una persona diferente al que ingresa los datos correspondientes.
· Se sugiere que las garantías que se solicitan en el procedimiento licitatorio para el mantenimiento de la oferta, también cubran la faz operativa, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los futuros pagos. De esta forma se minimizaría la probabilidad de deudas incobrables para el Organismo. Se podría utilizar los procedimientos aplicados en otros organismos, donde se constituye una garantía en el BROU a la orden del Organismo y del Ministerio de Economía y Finanzas, la cual garantiza no sólo los adeudos con la Unidad, sino también con otros organismos públicos.
También se pueden incluir en los contratos de los servicios brindados, los datos personales de los directores, socios y/o administradores de las personas jurídicas, usuarias del servicio, para iniciar cuando correspondan las acciones judiciales tanto contra la persona jurídica como contra los responsables de la misma.
Se sugiere conveniente el estudio por parte de Asesoría Letrada de lo expresado ut-supra.
· En cuanto a los Servicios de Radio Búsqueda de Personas (BEEPERS), se debería rever la Resolución Nº 277/004 y su aplicación, visto que la Oficina de Planeamiento y Presupuesto con fecha 25/05/05 se expidió sobre el tema no accediendo al pedido. Por lo que se considera oportuno, se inicie una investigación administrativa a los efectos de deslindar responsabilidades.
· La URSEC debería en caso de solicitud de trámites de los usuarios tales como, transferencias de acciones, modificación contractual, disminución o ampliación del ancho de banda o devolución del uso de frecuencia, controlar el cumplimiento de las obligaciones pecuniarias de los mismos, antes de proceder a dar conformidad a lo solicitado.
· La contabilidad como herramienta de planificación debe estar al día, reflejando la situación real de la Unidad Reguladora, de manera de contar con información en tiempo y forma para la toma de decisiones.
Todo servicio prestado debería documentarse mediante la emisión de la factura correspondiente.
· Todo movimiento de expedientes debería documentarse mediante la minuta correspondiente, de manera de tener un control de la ubicación de los mismos, evitando de esta forma los posibles extravíos.
· En cuanto a los doscientos noventa expedientes, que se encuentran para iniciar las acciones judiciales pertinentes, debería tomarse una decisión definitiva en cuanto al inicio de las ejecuciones debiendo tenerse en cuenta la viabilidad del cobro de las mismas o de lo contrario decretar la prescripción de oficio en los casos que corresponda la incobrabilidad.
· Los Informes que se elaboran sobre Deudores y sobre la Deuda mantenida con los Organismos Internacionales carecen de los atributos de claridad, concisos y completos. Se desconoce el total de la deuda, se expresa en diferentes monedas y en varios casos no se establece su monto, lo que hace imposible poder determinarlo uno mismo. Se recomienda que los informes para que den el resultado esperado, deben contener toda la información necesaria. En el caso de informes que incluyan diferentes monedas, su importe final debería ser expresado en una única moneda.
· Se aconseja se efectúe una correcta planificación para la cancelación de las deudas con los Organismos Internacionales, a fin de cesar con los distintos perjuicios, tanto del punto de vista económico como político.
· A los efectos de salvaguardar el patrimonio de la URSEC se recomienda el control permanente de la vigencia de los seguros, como así también el ingreso de las adquisiciones que se realicen de manera de evitar pérdidas que puedan ocasionar la inoperancia del servicio y/o controles de la Unidad.
· Se recomienda se inicie una investigación administrativa, a los efectos de deslindar responsabilidades con respecto a la situación del funcionario que estaría firmando como profesional sin ostentar dicha calidad.
· Se sugiere la presentación de las declaraciones juradas de la totalidad de los funcionarios, no recibiéndose aquellas que hayan sido confeccionadas erróneamente.
· Se recomienda que se defina una política de capacitación del personal de la URSEC, como así también se estudie la reorganización del personal de las distintas áreas, a los efectos que exista oposición de intereses.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12/01/06, habiéndose evacuado la misma, dando lugar a que se produjera un nuevo informe que no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la URSEC.
La auditoría dio comienzo el día 24 de abril del 2005, a solicitud del Director Nacional de Información e Inteligencia, abarcando el período diciembre/04 - febrero/05.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA ACTUACIÓN
El objetivo fue la evaluación del control interno, en las áreas relacionadas con el manejo de fondos, en las tres categorías que lo componen: eficiencia y eficacia en las operaciones; confiabilidad de la información contable y cumplimiento de la normativa aplicable.
Para el logro del objetivo planteado se aplicaron los siguientes procedimientos:
· Confrontación de registros contables
· Arqueos de Caja y Valores
· Conciliaciones de saldos bancarios
· Análisis de la recaudación y Rendiciones de Cuentas
De la Auditoría realizada en la Dirección Nacional de Información e Inteligencia, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8/09/2005, se puede concluir que los procedimientos aplicados evidencian debilidades en el control interno, lo que imposibilita tener certeza de la integridad, exactitud de los fondos y confiabilidad en relación a los registros contables elaborados por Contaduría, no pudiendo brindar información a tiempo real debiendo recurrir, diariamente, a los registros llevados por Tesorería.
A continuación se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· De los arqueos practicados surgen diferencias que no pudieron ser explicadas por los responsables del manejo de fondos. La Encargada de la Caja Administración entrega dinero a funcionarios sin que quede documentada la misma, en forma reiterada utiliza dinero propio desconociendo el monto prestado, lo que imposibilita tener certeza del adecuado destino de los fondos. Los cheques son emitidos por personal de Tesorería, no dándoles a todos ingreso a Caja. Asimismo, se mantiene dinero en moneda extranjera que no integra el saldo contable de Caja, lo que no permite tener certidumbre de la exactitud del monto arqueado. Contaduría no efectúa arqueos sorpresivos y a-periódicos de los fondos custodiados tanto por Tesorería como por Administración, lo que pone de manifiesto falta de control. Es imprescindible que Contaduría establezca procedimientos de control que permitan tener seguridad y certeza en relación al manejo de los fondos.
· En cuanto a los registros contables, Tesorería duplica los mismos llevándolos en forma manual e informática. A su vez, se detectaron en los registros escriturados por Contaduría los mismos errores que se observaron en los de Tesorería. Lo que evidencia que Contaduría no registra en base a documentación, sino a la información de los registros de Tesorería. Cabe agregar que, Contaduría no cuenta con información a tiempo real ya que registra a mes vencido. Es imprescindible que ésta lleve registros confiables, a tiempo real, mientras que Tesorería debería registrar, únicamente, en una planilla de ingresos y egresos la cual sea elevada a Contaduría diariamente con la documentación respaldante.
· Teniendo en cuenta la incidencia del gasto de combustible en el grupo 1 "bienes de consumo" del Presupuesto, que representa un 64,69%, es necesario que se implementen mecanismos de control del consumo y rendimiento de la flota automotriz.
· Si bien existe Resolución del Director para la creación de la Caja Chica, ésta no debería ser administrada por unidades diferentes, Tesorería y Administración. A su vez, se detectaron irregularidades en el manejo del monto asignado ya que se entregan partidas a demanda sin que exista la debida rendición de gastos, superando el monto autorizado. Se considera pertinente que la misma funcione en una unidad como un fondo fijo y se cumpla con los procedimientos establecidos en el TOCAF.
· La Dirección General de Secretaría habría traspasado a esta Unidad Ejecutora, a la cta. cte. Nº 6950 "Fondos de Terceros", un monto aproximado a $ 1:000.000, de lo cual no se proporcionó documentación respaldatoria. Se considera pertinente que se determine con exactitud la cantidad traspasada y el destino dado a la misma, lo que permitiría tomar conocimiento si los traspasos efectuados, en el período 2001-2005, a la cta. cte. Nº 6941 "Fondo Rotatorio" (saldo al 31/5/05, $ 480.000), provienen del remanente de la partida otorgada o son préstamos de los fondos de terceros de los funcionarios.
· Con respecto a los gastos por Fondo Rotatorio los mismos superan el monto asignado, cubriendo la diferencia en más con partidas de gastos confidenciales.
· En relación al servicio de vigilancia, art. 222, se debería implementar procedimientos a fin que toda persona que realice horas superando el tope establecido en la normativa vigente, por casos excepcionales y justificados, cobre por ellas sin que deba solicitar su correspondiente pago.
· Los funcionarios que manejan fondos no cuentan con póliza de caución de fidelidad, no dando cumplimiento a lo establecido en el art. 133 del TOCAF.
· No existe un registro de asistencia y permanencia de funcionarios, siendo responsabilidad de cada jerarca su control, comunicando diariamente las inasistencias a la Sub Directora.
En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 28/09/2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Información e Inteligencia.
La auditoría comenzó el 13/09/05, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período enero/05 - setiembre/05.
El objetivo fue la evaluación del control interno en relación a la recaudación y manejo de fondos en las tres categorías que lo componen: eficiencia y eficacia en las operaciones, confiabilidad de la información contable y cumplimiento de la normativa aplicable. A tales efectos, nuestro trabajo se enfocó específicamente en los Departamentos: Administración ( Secciones Tesorería y Proveeduría), Contaduría, Flota, Técnico, Docente y la Oficina de Asesores Letrados.
Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:
· Confrontación de registros contables.
· Arqueos de Caja y Valores.
· Conciliaciones de saldos bancarios.
· Análisis de los expedientes de compra.
· Análisis y verificación de la recaudación.
· Análisis de la normativa vigente.
· Revisión de documentación jurídica y Actas de la Comisión.
· Administradora de los Servicios del Decreto 272.
De la Auditoría realizada en la Dirección Nacional de Bomberos, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21/12/2005, se puede concluir en que los procedimientos aplicados evidencian un adecuado control interno en lo que se refiere al manejo de fondos, a excepción a los administrados para la adquisición de materiales de los cursos dictados a terceros.
En relación a la recaudación por concepto de Habilitaciones, copia de partes de Pericias y Cursos existe un vacío normativo en cuanto a su naturaleza jurídica, la base de cálculo para determinar el costo de éstos, destino y distribución de la misma. A su vez, se detectó ausencia de procedimientos adecuados que permitan una correcta administración de la mercadería custodiada por la Sección Proveeduría.
· El Departamento V (Contaduría) efectúa un adecuado control sobre las partidas recaudadas, su liquidación y distribución, a tiempo real; a excepción en lo que se refiere a las transferencias a la CUN en tiempo y forma. La recaudación por Dec. 272 se transfiere, íntegramente, una vez al mes y por la correspondiente a Trámites Varios del interior no se están confeccionando los respectivos Estados de Recaudación. Dichos montos se estaban vertiendo a la CUN desde la cuenta Fondos de Terceros.
· La recaudación de trámites varios del interior del país para gastos de funcionamiento de la unidad no puede ser destinada al pago del personal que presta el servicio 272.
· En relación a las partidas cobradas por el servicio prestado en el aeropuerto se deposita en la CUN como si fuera un servicio 272 pero no se liquida como tal. Se debe definir la naturaleza jurídica de este servicio a fin de determinar el destino de las partidas recaudadas por este concepto.
· El Destacamento de Maldonado no puede utilizar parte de la recaudación para cubrir gastos propios. La Dirección Nacional de Bomberos debe cumplir con la obligatoriedad de depositar en la CUN el 100% de la recaudación, según lo dispuesto por la Ley Nº 17.296 art. 36, a tales efectos deberá exigir que el mencionado Destacamento vierta la totalidad de la recaudación a la cuenta bancaria correspondiente.
· En relación a la administración del servicio extraordinario de prevención de incendios (Dec. 272) se utilizan partidas resultantes de la diferencia de grado para el pago a miembros y supervisor de la comisión y personal administrativo. No se da cumplimiento a lo establecido en el Dec. 148/03 art. 2 que establece que la administración del servicio debe cubrirse con los montos cobrados por el 10% sobre las horas contratadas.
· La Oficina de Contralor de Servicios Contratados por Dec. 272 debe contar con toda la información referente a las contrataciones con terceros de los servicios permanentes y ocasionales.
· Del estudio de la normativa vigente, esta auditoría considera que la expedición de Habilitación y de copias de Partes de Pericias constituyen un servicio netamente jurídico-administrativo por lo tanto debe tener tratamiento de Tasa. En consecuencia se deberán realizar las gestiones pertinentes para regularizar esta situación a fin de evitar futuras responsabilidades del Organismo por cobrar un tributo que no tiene respaldo legal en su creación.
· En relación a los cursos existe un vacío normativo en lo que refiere a la naturaleza jurídica de este servicio y el destino de las partidas recaudadas. En cuanto a la base de cálculo utilizada para fijar el costo de dicho servicio ésta no se ajusta a lo establecido por el Decreto 351/87 art. 6. Esta Auditoría recomienda que la Asesoría Letrada de la Dirección Nacional de Bomberos se expida al respecto, a los efectos que se regularice dicha situación evitándose así futuros inconvenientes y responsabilidades.
· Se dictan cursos por cuatro ex funcionarios de Bomberos amparados por lo dispuesto en el Reglamento Interno, el cual no cuenta con la aprobación correspondiente. A su vez no surge, en forma clara, el procedimiento por el cual se formaliza este tipo de relación para la prestación de un servicio cometida a la Dirección Nacional de Bomberos. Por otra parte, éstos no son supervisados por el personal designado a tales efectos y no se efectúan los controles de cumplimiento de los requisitos establecidos en la reglamentación. Las constancias de realización de los cursos son expedidas por la Dirección Nacional de Bomberos (Dec. 333/00 art. 2), por lo que se está responsabilizando por la capacitación, sin efectuar control sobre su ejecución, nivel, precio y calidad.
· Se entiende pertinente que se evalúe la conveniencia del dictado de cursos por parte de terceros. En caso de considerarse necesario, debe definirse la relación contractual, ajustada a derecho, que ampare esta prestación de servicios. A su vez, deben establecerse las obligaciones y pautas a cumplir para el dictado de los mismos, de manera de que no se vea afectada la recaudación legitima de este Organismo.
· Se detectó que dos cursos fueron dictados, por un mismo ex funcionario, a la misma hora y en diferentes lugares (Punta del Este y Montevideo) y a su vez, se inician cursos en lugares físicos muy distantes con diferencia de tan solo de una hora. Estas situaciones evidencian que se estaría delegando el dictado de los cursos en terceras personas o que los mismos no se habrían realizado. Se sugiere se realice una investigación administrativa a los efectos de deslindar responsabilidades.
· Es imprescindible se apruebe un Reglamento Interno de cursos, que se ajuste a derecho y contemple las necesidades del servicio.
· En cuanto a las partidas retenidas a los instructores y entregadas al Sub Director para su administración, se considera que no podrían estar bajo su custodia ya que no hay oposición de intereses. Es conveniente que luego de determinar la naturaleza del servicio de cursos, su destino y distribución se reconsidere la existencia de dicha Caja. De entenderse necesaria se deben prever arqueos sorpresivos sobre dichos fondos.
· Se considera necesario se analice la legitimidad de que la Dirección Nacional de Bomberos retenga partidas a funcionarios por concepto de alquiler y efectúe su pago a los terceros.
· De las conciliaciones bancarias del mes de julio de 2005, surgen partidas conciliatorias del mes de abril/03 en la cta. cte. 1667-5 y partidas sin especificar concepto y fecha en la cta. cte. 1664-0, que a la fecha de este informe no fueron explicadas. Se considera conveniente que en las conciliaciones bancarias se especifique la fecha y concepto de las partidas conciliatorias.
· Los procedimientos aplicados por la Sección Proveeduría, no cubren los requisitos mínimos necesarios para una buena administración de la mercadería. Se considera imprescindible que la misma cuente con una planificación acorde a las necesidades de cada Unidad, y se establezcan procedimientos adecuados en relación a la recepción, distribución, registración, almacenamiento y stock de los bienes. A su vez, se deben realizar recuentos sorpresivos por personal ajeno a la sección a fin de tener certeza de la integridad y veracidad de la información procesada.
En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 03/01/2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Bomberos.
La auditoría comenzó el 24 de agosto del 2005 por iniciativa de la Auditoría Interna e la Nación, abarcando el período setiembre - diciembre del 2005.
El objetivo era obtener evidencia que permita emitir opinión sobre el cumplimiento tanto de la normativa vigente como de los cometidos asignados, así como de la eficacia y eficiencia del sistema de control interno existente en la Unidad auditada.
Para el logro de los objetivos trazados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
· Revisión de documentación repaldante de las actividades.
· Arqueos.
· Cuestionarios y entrevistas a los responsables de las diferentes áreas.
· Cálculos analíticos a fin de poder determinar la confiabilidad de la información proporcionada.
La Unidad Ejecutora cumple en forma aceptable los cometidos que le fueran asignados, ajustándose a la normativa vigente. Sin embargo, se verificaron deficiencias en los controles establecidos y en la información que surge de los registros contables que ponen de manifiesto la existencia de un ineficiente sistema de control interno.
Como consecuencia de la auditoría realizada, es posible efectuar las siguientes recomendaciones:
· Establecer, hasta tanto se implante el nuevo sistema contable informatizado, adecuados controles a efectos de que los registros actualmente utilizados, brinden la necesaria seguridad. Emitir en forma correlativa los vales de adelantos de caja chica, controlando que la fecha de las facturas rendidas sean posteriores a la del vale otorgado.
· Tomar las medidas pertinentes para que las diferentes Direcciones, rindan las partidas otorgadas en tiempo y forma.
· Establecer un sistema para la emisión, registro y control de los cheques emitidos y proceder a registrar los cheques recibidos al cobro.
· Dejar constancia en los registros de los cheques anulados.
· Identificar en los registros contables a qué proveedor corresponden las garantías de licitaciones en efectivo, registrándolas en el rubro "fondos de terceros", ya que figuran en el saldo de caja como dinero disponible.
· Emitir el correspondiente cheque para pago de sueldos por el importe justo, eliminando de esa forma la práctica de usar para fines tales como reposición de caja chica el "sobrante" del mismo.
· Con relación a la fianza de los funcionarios que manejan fondos, se considera que según dictamen de la AIN de fecha 7/8/996, sería de aplicación lo dispuesto por el Art. 133 del T.O.C.A.F.
· Implementar a la brevedad, en la Sección Proveeduría, el sistema informático desarrollado por Asesoría en Sistemas, el que permitiría subsanar las deficiencias de registro y control detectadas.
· Efectuar un recuento general de artículos de oficina, limpieza y uniformes, a efectos de iniciar las registraciones en el nuevo sistema con dichos saldos.
· Ingresar al sistema todos los artículos, incluso aquellos que permanecen en Proveeduría en forma transitoria.
· Dejar constancia en actas, de los controles y recuentos periódicos que se realicen.
· Implementar, hasta tanto se instale el sistema CONVE en la totalidad de la flota, un nuevo instructivo para la rendición de vales de combustible, que incluya entre otros requerimientos, detallar en las boletas de carga de combustible tanto el número de matrícula del vehículo como el de los vales cargados, kilometraje, firma del chofer responsable.
· Efectuar el adecuado control de la documentación respaldante de las rendiciones presentadas.
· Establecer un adecuado procedimiento para la registración, de modo que los libros de control de stock sean escriturados por personas diferentes e independientes de las que tienen a su cargo la custodia de los mismos.
· Observar las situaciones irregulares como la constatada en la rendición de las partidas correspondientes a alquileres de la Misión en EEUU, en la que se verificó al 30/6/05, un saldo bancario menor al que efectivamente debería existir. Si bien esta situación fue subsanada en el trimestre siguiente, en la documentación rendida no existen facturas por el monto de la diferencia constatada.
· Exigir, en aquellos casos que corresponda, la traducción de la documentación respaldante de las rendiciones.
· Identificar adecuadamente cada uno de los movimientos contabilizados en la cuenta de la sucursal del BROU en Nueva York, a efectos de facilitar los controles pertinentes.
· Eliminar la práctica de pagar en efectivo, parte de las remuneraciones de los Sres. Agregados a familiares autorizados, utilizando como puente la cuenta bancaria correspondiente a Misiones Oficiales.
· No otorgar adelantos de fondos para misiones en el exterior de la cuenta correspondiente a Misiones Oficiales.
· Realizar por lo menos en forma semestral, circularizaciones a efectos de corroborar los saldos contables, ya que se constataron diferencias en dos de los cinco acreedores que enviaron la confirmación de sus saldos.
· Deberá ponerse especial cuidado en el procedimiento administrativo de formación y foliado del expediente de compra, de manera que de él surja, claramente, que se han seguido los pasos estipulados por la normativa vigente, dotando al proceso licitatorio de la debida transparencia.
· Establecer la gestión de un sistema general de Inventarios que brinde información completa, veraz, confiable y oportuna.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16/01/2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Defensa Nacional.
La auditoría dio comienzo el 11 de abril de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el ejercicio 2004 hasta abril 2005.
El objetivo fue obtener una visión general de la gestión y situación del Organismo, analizando sus cometidos, organigrama, recursos humanos, normativa legal aplicable, fuentes de financiamiento, asignación presupuestal, cuentas bancarias y los vehículos propiedad del Ministerio en el país y en el exterior.
Para el logro de los objetivos trazados se aplicaron los siguientes procedimientos.
· Análisis de la Asignación Presupuestal al año 2004 y al mes de mayo de 2005.
· Análisis de Conciliaciones Bancarias de 11/04 a 04/05.
· Análisis del funcionamiento de la Sección Contralor de la Dirección Financiero Contable.
· Análisis de la Ejecución de la Donación recibida del Banco Mundial.
· Circularización de saldos bancarios.
· Relevamiento de toda otra información que se estimó importante
Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
De la auditoría realizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores y cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 19/08/2005, se constató que la Dirección Financiero Contable encargada del contralor de las rendiciones tanto de ingresos como de egresos está dotada de un número insuficiente de personal para atender el conjunto de las tareas asignadas. El análisis de las rendiciones de cuenta no se pudo efectuar por carecer el MRREE de controles oportunos en el tiempo ya que el retraso verificado alcanza en algunas rendiciones a los 5 años de antigüedad.
A continuación se destacan las principales conclusiones y recomendaciones:
· Deben instrumentarse los mecanismos necesarios que permitan la eliminación del atraso existente en el control de las rendiciones de cuenta de egresos al 31/5/05 que ascendía a 612 rendiciones, que permita reorganizar y reestructurar la Oficina encargada de tales cometidos para que los mismos se cumplan eficientemente y de esa manera permitir que el control coadyuve de manera más eficiente en una mejora de la gestión y administración de los recursos asignados, así como permita corregir con mayor celeridad las deficiencias que surjan en ese sentido.
· Con referencia a la situación relativa al control de los ingresos consulares se observa una situación de atraso sistemático en las rendiciones de cuenta controladas. En este caso considerando el volumen y la antigüedad de las rendiciones no controladas, se sugiere la adopción por parte de las Jerarquías del Ministerio de las medidas necesarias tendientes a corregir la situación antedicha. Si bien en este caso se trata de recursos adicionales a las asignaciones presupuestales, provenientes de Rentas Generales se sugiere establecer procedimientos a efectos de procesar los controles pertinentes, máxime teniendo en cuenta la naturaleza de la relación existente entre algunos cónsules (honorarios) y el Organismo y que aquellos perciben un porcentaje importante de los ingresos generados por los servicios prestados.
· Respecto a las conciliaciones bancarias se constató que el Ministerio de Relaciones Exteriores no posee un criterio de depuración de partidas conciliatorias. Por este motivo, se entiende conveniente la adopción de un criterio para la depuración de dichas partidas tanto para las cuentas administradas por la Dirección Financiero Contable como para la cuenta administrada por el Departamento de Tesorería.
· Del análisis efectuado respecto de la cuantificación de las oficinas consulares de la República Oriental del Uruguay en el exterior surge la existencia de criterios dispares entre la Dirección de Asuntos Consulares y la Dirección Financiero Contable. Se sugiere la adopción de un criterio uniforme entre las antedichas Direcciones.
· Respecto a la Donación recibida del Banco Mundial relacionado al "Proyecto Fortalecimiento Institucional de la Justicia para un Desarrollo Equitativo", se deben actualizar los registros contables a través, de la contratación de un profesional encargado de llevar adelante la misma, tal cual se encuentra estipulado en el Acuerdo de Implementación suscrito entre el Ministerio de Economía y Finanzas y el Ministerio de Relaciones Exteriores. Asimismo se destaca el bajo porcentaje de ejecución financiera, el que a la fecha alcanza solamente el 5 % del total de la Donación.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Ministerio de Relaciones Exteriores con fecha 20/09/2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores.
La auditoría comenzó el 7/06/05, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y abarcó el período enero/04 - mayo/05.
El objetivo fue estudiar y evaluar los mecanismos y procedimientos de control utilizados, con el propósito de determinar su eficiencia y eficacia. Se seleccionó para dar comienzo a esta auditoría, la División Sanidad Animal, ya que representa la mayor parte de los ingresos del Inciso y presta servicios en todo el país. Debido a la materialidad de sus recaudaciones se practicó una Auditoria de Ingresos, a partir de las siguientes etapas:
· Análisis del funcionamiento de la División.
· Fondos de Recaudación.
­ Conceptos y normativa aplicable
­ Procedimientos de registración y control
Para el logro de los objetivos planteados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
· Arqueo de caja,
· Análisis de las conciliaciones bancarias de enero a marzo 2005,
· Análisis de expedientes de horas extras,
· Seguimiento del flujo de información enviada por las oficinas de todo el país a Montevideo, analizando su registración y posterior control,
· Análisis de rendiciones de cuentas,
· Análisis de las liquidaciones mensuales de horas extras del período octubre 2004 - mayo 2005,
· Indagación oral y relevamiento de toda información oportuna y Confiable.
De la auditoría realizada en la División Sanidad Animal del Ministerio de Ganadería Agricultura y Pesca, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31/08/2005, se verificó que los mecanismos y procedimientos de control son ineficientes, ineficaces e insuficientes. Esta situación se origina por la falta de comunicación, carencia de responsabilidad y por no estar claramente delimitadas las funciones en las Contadurías pertenecientes a las UE 001 y UE 005, quienes son las que comparten las tareas de registración y control.
A continuación se detallan las principales conclusiones y recomendaciones:
Relativas a Proventos.
· El saldo bancario al 31/03/05 de $ 5.209.844,52 deja de manifiesto un importante atraso en los depósitos a realizar en la CUN, un desconocimiento de las partidas que integran dicho saldo y falta de voluntad por parte de los responsables de sanear esta situación. A efectos de no mantener saldos significativos ociosos y conocer el origen de las partidas, se debería enviar la información en tiempo y forma a fin de realizar el depósito en la CUN dentro de las 24 horas cumpliendo con el Dec. 480/992 concordantes y modificativos y Art. 36 de la Ley Nº 17.296.
· Contaduría de la UE 001 registra el ingreso en el SIIF luego de cotejar únicamente que los montos de los recibos coincidan con las boletas de depósito. Se debería controlar la totalidad de la información recibida previo a su registración, a vía de ejemplo: correlatividad numérica, correspondencia entre concepto de proventos e importe cobrado, fecha en que se realiza el depósito.
· En las conciliaciones bancarias, se controla únicamente las partidas debitadas por el banco (depósitos a la CUN y gastos bancarios) con los registros contables llevados por la UE 001. Dichos registros contienen además, la recaudación de la Tesorería de la UE 001 correspondiente a ingresos de la División y depósitos globales por la recaudación efectuada por las oficinas de todo el país. Con el fin de realizar correctamente las conciliaciones, se sugiere registrar en forma separada los movimientos de la Tesorería de la UE 001 y discriminar en el saldo contable los depósitos de cada oficina, de manera de poder conciliar todas las partidas.
· Existen partidas conciliatorias pendientes de registración correspondientes a gastos bancarios que son liquidados contra el Fondo Rotatorio, con una antigüedad de hasta 9 meses. Se sugiere la puesta al día de dichos gastos.
· De la visita realizada a uno de los locales del interior del país se pudo comprobar la inexistencia de oposición de intereses y falta de distribución de tareas. No existen procedimientos de control financiero - contable. No obstante ello, no existe evidencia de irregularidades materiales debido a la buena disposición de los funcionarios. Se sugiere una clara redistribución de tareas.
· Del análisis del procedimiento de cobro de los proventos recaudados por la Tesorería de la UE 001, no surgen observaciones para resaltar.
Relativas a horas extra y viáticos.
· Estos ingresos están fuera de la CUN por no contar con crédito presupuestal, lo que origina que se manejen directamente por cada oficina local. Hasta tanto no se cuente con crédito presupuestal, se sugiere que estos ingresos se abonen conjuntamente con los sueldos luego de ser rendidos, controlados y registrados por la División Contabilidad y Finanzas.
· No existe documentación que refleje conformidad por parte del usuario de las horas extra efectivamente realizadas. Se sugiere implementar un control de los horarios extraordinarios mediante la utilización de un comprobante en el que se especifique el horario trabajado que deberá ser firmado por el usuario una vez finalizada la jornada laboral.
· Se sugiere la realización de una investigación administrativa en el Puerto de Montevideo, debido a la gran cantidad de horas extra realizadas. Los expedientes analizados, ponen en tela de juicio la posibilidad de efectivamente poder cumplirlas además de la calidad del servicio prestado. Se sugiere rever el régimen de jornada laboral de cada funcionario, detalle de composición de horas extra realizadas a fin de salvaguardar la calidad y veracidad del servicio prestado.
· Debido a los montos percibidos por este concepto, es conveniente la revisión del Decreto 283/987, el cual establece el mecanismo de cálculo del monto de la hora extra (incrementado en 200% o 300% según día y/o horario realizado.
· Existen 37 cuentas bancarias locales para el depósito de los fondos extraordinarios cuyos gastos son abonados por el MGAP, trayendo como consecuencia importantes costos bancarios y un inadecuado grado de descentralización. Se recomienda depositar en una única cuenta nacional distinguiendo cada localidad a través de un código con el fin de facilitar la conciliación, disminuir los costos bancarios, y lograr que sean rendidos, controlados y registrados por la División Contabilidad y Finanzas.
· Existen atrasos en el envío de la información por parte de las oficinas locales para su ingreso en la historia laboral de los funcionarios actuantes. Asimismo previo a su ingreso, no se realizan controles acerca de la liquidación y cálculo de las horas extra realizadas. Sería aconsejable que envíen la misma mensualmente para mantenerla actualizada y controlada.
· La existencia en caja de cheques en blanco firmados de las oficinas locales refleja la carencia de mecanismos de control interno. Se debe evitar estas prácticas a efectos de disminuir los riesgos en el uso de fondos.
· El programa informático utilizado para el cálculo de la hora extra y la rendición presentada por las oficinas locales no es homogéneo. Se recomienda presentar la información de manera uniforme a fin de facilitar su registración y control.
Relativas a aportes al BPS y provisión para aguinaldo.
· Existe un importante atraso en los aportes al BPS como consecuencia del retraso en el envío de rendiciones. Esta situación se sanearía liquidándose las horas con sus aportes y provisiones conjuntamente con el sueldo y enviando la información en tiempo y forma a fin de realizar el depósito en el BPS y no mantener saldos significativos ociosos.
· Cada oficina realiza el cálculo de aportes al BPS y provisión para aguinaldo y luego los deposita en la cuenta corriente del BROU 152/25178, sin que se realicen procedimientos de control respecto a su cálculo y liquidación. Se recomienda que se realice un único depósito por concepto de horas extra y aportes a fin de que la División Contabilidad y Finanzas efectúe la liquidación correspondiente.
· Sería conveniente discriminar el origen de los depósitos bancarios, a fin de realizar correctamente la conciliación.
· Existen partidas conciliatorias pendientes de registración correspondientes a gastos bancarios que son liquidados contra el Fondo Rotatorio, con una antigüedad de hasta 9 meses, se sugiere la puesta al día de dichos gastos.
Relativas a la liquidación del 3% para Contabilidad y Finanzas de la UE 001.
· Cada oficina local realiza el desglose correspondiente y lo vierte en la cuenta corriente del BROU 152/34602 sin efectuar controles respecto a su cálculo. Estos controles se pueden llevar a cabo con el envío de las rendiciones en tiempo.
· Para realizar correctamente las conciliaciones se sugiere discriminar el origen de las partidas.
· Se deben instrumentar canales de comunicación fluidos entre las Contadurías de las UE 001 y UE 005, a fin de lograr una clara distribución de las tareas, delimitar las responsabilidades de cada una y fijar procedimientos de registración, control y seguimiento adecuados a cada situación.
· Los funcionarios deben cobrar los fondos extraordinarios una vez finalizado el procedimiento administrativo. De esta forma no existirían atrasos en el envío de la información para su registración y control, puesto que los interesados en cobrar remitirían de inmediato los comprobantes correspondientes. Además, se evitaría tener saldos bancarios significativos en las cuentas de proventos, aportes al BPS y aguinaldo.
· Los fondos extraordinarios deben ser depositados en una única Cuenta Nacional, minimizando los riesgos asociados al libre manejo de fondos.
· Debe existir una adecuada comunicación, coordinación y control entre las oficinas locales y la Contaduría Central de la Unidad a fin de que la información sea veraz, homogénea y oportuna. Se considera conveniente que se cuente con equipos de auditoría para asesorar, coordinar y controlar las políticas llevadas a cabo por las oficinas locales pertenecientes a esta Unidad.
· Hasta tanto se efectivice un mecanismo por el cual se remita la información en tiempo y forma, y además se realicen las conciliaciones correctamente, se debería depurar el saldo bancario de las cuentas corrientes Nº 152/25194 (Proventos) y Nº 152/25178 (BPS y aguinaldo) siendo para ello necesario identificar el origen de las partidas que lo componen para su posterior depósito.
VISTA DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3/10/2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Servicios Ganaderos, División Sanidad Animal.
La auditoría comenzó el 5 de setiembre de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período enero/04 - setiembre/05.
El objetivo de la auditoría fue estudiar y evaluar los mecanismos y procedimientos de control utilizados, con el objetivo de determinar su eficiencia y eficacia. Se practicó una auditoría de los ingresos específicos de la División Industria Animal de la Dirección General de Servicios Ganaderos, UE 005 del Ministerio de Ganadería Agricultura y Pesca.
Durante el desarrollo de los procedimientos y pruebas de auditoría se constataron otros ingresos de diversa naturaleza que serán objeto de informes posteriores.
Para el logro de los objetivos trazados se aplicaron los siguientes procedimientos:
· Descripción de la División Industria Animal.
· Proventos.
­ Recaudación Propia.
­ Transferencias.
­ Cuenta Proventos Nº 152-34590 del BROU.
· Fondos de terceros.
Se reitera la observación formulada por esta auditoria en informe de fecha 31/08/05, en el sentido de que se deben instrumentar canales de comunicación fluidos entre las Contadurías de las UE 001 y UE 005, a fin de lograr una clara distribución de las tareas, delimitar las responsabilidades de cada una y fijar procedimientos de registración, control y seguimiento adecuados a cada situación.
Esta falta de comunicación, acarrea múltiples repercusiones que no se pretenden agotar en el presente informe, el cual esta enfocado en el estudio y evaluación de los mecanismos y procedimientos de control utilizados.
A continuación se detallan las principales conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
Relativas a Proventos
· Se constató que los débitos bancarios no contabilizados de la cuenta Nº 152-34590 del BROU Proventos corresponden a pagos efectuados por los establecimientos directamente en el Banco, sin existir recibos, registros ni depósitos en la CUN por este concepto. Por lo tanto no se puede afirmar que el total de lo recaudado sea depositado y registrado.
A los efectos de subsanar y detectar estas situaciones se sugiere, implementar un control por parte de la Unidad Financiero Contable de la 005 en el momento de archivo de las libretas de recibos, cotejando el total de los recibos emitidos con el estado de situación del Banco y con una consulta de saldos en el SIIF.
· No se registran los movimientos bancarios con la frecuencia recomendable, ya que existen partidas conciliatorias, del mes de junio de 2004, correspondientes a gastos bancarios sin contabilizar. Se sugiere implementar un mecanismo de control a cargo de la UE 005, mediante la revisión de la conciliación bancaria, a fin de poder detectar y corregir estas situaciones.
· Se detectó que no existen controles relativos a las transferencias que debe realizar INAC del 40% de lo recaudado por la venta de guías nacionales de movimiento de carne, subproductos y productos cárnicos. Asimismo se debería dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 114 del TOCAF, puesto que no se reciben ni se exigen las rendiciones de cuenta correspondientes. Este desconocimiento acerca de la real situación financiera de la División impide una adecuada y certera planificación. Se debe regularizar esta situación mediante la solicitud a INAC de envío de Rendiciones de Cuenta y su posterior control acerca de lo vertido y/o adelantado.
Relativas a Fondos de Terceros
· La naturaleza jurídica de la "contribución especial" referente a la locomoción no se encuentra claramente definida. Por lo que, esta Auditoría considera oportuno un análisis en profundidad de lo antes referido, para un posterior replanteo que defina la naturaleza de esta "contribución especial", a fin de que el legislador reglamente su aplicación.
· Se detectó en el análisis de las liquidaciones de locomoción, que éstas no se rigen de acuerdo a la Resolución del 31/5/89, ya que no se toma como unidad de medida la jornada laboral, sino la cantidad de veces en el día que el funcionario concurre al establecimiento, existiendo montos mensuales en el entorno de los $20.000 (50 boletos urbanos por día o 25 boletos interdepartamentales). Asimismo el valor tomado para el cálculo de los boletos es único, independientemente del departamento donde se preste el servicio. Es necesario rever este mecanismo a efectos de lograr una liquidación equitativa que no premie o perjudique en función de situaciones particulares y además contemple nuevas situaciones que han ido emergiendo, como ser: permisos otorgados para habilitaciones de establecimientos situados en zonas sin acceso a transporte público, o la ubicación de nuevos Pasos de Frontera dentro del país limítrofe, como en aduanas del lado brasilero.
· Si bien no se detectaron irregularidades en cuanto a los procedimientos de liquidación y facturación de los boletos de locomoción, efectuados por Sistemas de Información y Comunicación (Centro de Cómputos), no correspondería que esta Unidad realice dichas tareas, puesto que se trata de una Unidad Asesora de la Dirección General. Se sugiere que las mismas sean llevadas a cabo por Contabilidad y Finanzas de la UE 001, puesto que es la que efectúa el resto de las operaciones inherentes al proceso mencionado.
· En el Libro Banco de la cuenta Nº 24980-0, del BROU, Boletos, existen depósitos y transferencias que no se registran. A pesar de no modificar el saldo final, estos movimientos deberían estar contablemente reflejados. Por otra parte se sugiere implementar un mecanismo que permita realizar directamente por el Banco, las operaciones de giro a las cuentas personales de los funcionarios, eliminando el innecesario pasaje por la Tesorería de la UE 001. Además, se deben regularizar los débitos bancarios del año 2004 pendientes de registración.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 04/01/2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Servicios Ganaderos, División Industria Animal.
La auditoría comenzó el día 4 de julio de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y abarcó el período abril/2004 a julio/2005.
En el desarrollo de esta auditoría se estudiaron y evaluaron los mecanismos y procedimientos de control utilizados, con el objetivo de determinar su eficiencia y eficacia, particularmente en las áreas de RRHH, adquisiciones, disponibilidades y Convenios.
Para el logro de los objetivos descriptos se aplicaron los siguientes procedimientos:
· Relevamiento de los cometidos y de las tareas desarrolladas en cada una de las unidades del Centro Médico.
· Individualización de los recursos humanos que se poseen para su funcionamiento.
· Análisis del manejo y destino de los fondos.
· Relevamiento y control del inventario de bienes de uso a la fecha febrero de 2005.
· Compilación, estudio y control de los Convenios suscritos por el Centro Médico.
· Indagación oral y relevamiento de toda la información oportuna y confiable para el correcto cumplimiento de los cometidos.
De la auditoría realizada en el Centro Médico Deportivo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 30 de setiembre de 2005, se constató que los mecanismos y procedimientos de control interno son ineficientes, ineficaces e insuficientes. Esta situación se origina por la falta de comunicación entre las autoridades del citado Centro y las de la Dirección Nacional de Deporte, Unidad Ejecutora de la cual depende el mismo. Esto promueve que las funciones inherentes a cada Unidad no estén claramente delimitadas, generando irregularidades significativas.
· Se detectó un significativo número de Médicos que cumpliendo funciones para el Centro Médico o para el Servicio Odontológico de la Dirección Nacional de Deporte, también se desempeñan en otras dependencias de la Administración Central. Se sugiere iniciar una investigación al respecto, teniendo en cuenta las excepciones que podrían surgir en cada caso, con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 32 de la Ley Nº 11.923 de 27/3/53.
· La Resolución Presidencial N° 832 de fecha 7/5/02 siguiendo los lineamientos generales de la Ley N° 17.296 de fecha 21/2/01, tuvo por objeto la regularización definitiva de todas aquellas personas que cumplían funciones en el organismo en forma irregular. En el numeral 4º de la precitada Resolución, se establece que la no posesión del nuevo puesto dentro de los diez días hábiles a partir de la notificación, daría lugar a su desvinculación con el Ministerio. No obstante, se constató un alto porcentaje de funcionarios bajo la modalidad de guardias médicas y una serie de Resoluciones Ministeriales e Internas que contravienen lo expuesto en la citada Resolución. Del análisis de los antecedentes mencionados y de la respuesta dada por la Asesoría Jurídica de la ONSC, surge que el único sustento legal que tienen las guardias médicas es el crédito que se le sigue asignando para este rubro. En cuanto a la naturaleza jurídica del vínculo entre quienes prestan servicio bajo esta modalidad y el Estado, se encuentran expresamente excluidos de la calidad de funcionarios públicos. En lo que respecta a lo dispuesto por la Resolución Presidencial N° 832, queda de manifiesto que no se dio cumplimiento con lo dispuesto por la misma, por lo que se sugiere determinar las responsabilidades en cada caso.
· Con relación a toda la información correspondiente a licencias inherentes a las guardias médicas, es llevada y archivada en el Centro Médico. Se recomienda que hasta tanto se dilucide la situación funcional de los funcionarios bajo este régimen, se centralice toda la información en el Departamento de Personal de la Dirección Nacional de Deporte.
· Con referencia a la disponibilidad para guardias médicas, es informado a la Directora del Centro Médico sin descontar el monto que se le asigna a una funcionaria del Servicio Odontológico de la Dirección Nacional de Deporte. Esto da lugar a que la administración de dicho rubro se planifique en forma incorrecta. Se recomienda que lo informado a la Dirección del Centro Médico, sea lo que efectivamente pueda utilizar.
· Del control del material utilizado para la toma de muestras que dispone el Área Médica, tanto en el depósito como en la oficina del Encargado de dicha Área y del cotejo de los "Listados de resultados de controles de dopaje" con los análisis asentados en el "Libro de Ingreso de Muestras" del Laboratorio Analítico, correspondientes al período 16/1/04 al 26/6/05, se constató un faltante de 63 kits para toma de muestras, se recomienda se efectué una investigación administrativa con la finalidad de determinar responsabilidades.
· Según la información que surge de la circularización a A.N.C.A.P., en referencia a los servicios brindados por control de tipo laboral efectuados a 22 tripulantes del Buque A.N.C.A.P. Noveno, la cancelación de la deuda por la toma y análisis de las muestras, fue efectuada con combustible a granel y vales de combustible a pedido del ex - Ministerio de Deporte y Juventud, quedando un saldo a favor de A.N.C.A.P. Ni en la Dirección Nacional de Deporte ni en el Centro Médico Deportivo se obtuvo evidencia alguna de la cancelación de la deuda, por lo que se sugiere se realice una investigación administrativa, con la finalidad de conocer el ingreso y destino del combustible a granel y de los vales de combustible. Se requiere asimismo se dispongan los procedimientos a seguir, con el fin de establecer quien se encargará en lo subsiguiente de los controles pertinentes.
· En referencia a los servicios brindados por control de doping a la Asociación Uruguaya de Fútbol, se llevan a cabo mediante un Proyecto de Convenio el cual no está firmado. La Confederación Sudamericana de Fútbol es quien fija unilateralmente por fuera del Proyecto de Convenio, todos los precios dependiendo del tipo de competencia, tanto para toma de muestras, análisis y reposición de kits. La A.U.F. es la encargada de realizar los pagos de los servios brindados a la Confederación mediante la dación de bienes y/o servicios. Es de precisar que el Laboratorio del Centro Médico es quien realiza todo el proceso relacionado a la compra de insumos, desde el pedido hasta la recepción de los mismos; incluyendo el control de lo recibido y del saldo adeudado. Se recomienda que sea regularizada la situación mantenida con la A.U.F., mediante la celebración de un Convenio, en el cual se incluyan todas las cláusulas pertinentes. Se corrija el procedimiento de compra y se asignen dichas tareas de acuerdo a las funciones y competencias de cada Departamento para lograr así que exista oposición de intereses.
· Del resultado de la circularización llevada a cabo a la A.U.F. surge que no coincide el saldo por concepto de análisis de muestras de doping al 30/6/05 entre la A.U.F. y el Laboratorio Analítico del Centro Médico. La mayoría de las compras se documentaron a nombre del ex - Ministerio de Deporte y Juventud. No concuerdan los eventos en los cuales se realizaron tomas de muestras. Los precios posteriores al 13/5/04 no guardan ninguna relación ni con lo que informa el Laboratorio Analítico, ni con la lista de los pagos efectuados a los proveedores, ni con los precios fijados por la Confederación. El Departamento Contable debe efectuar un exhaustivo control de la cuenta con la A.U.F.
· Se constató el incumplimiento con lo estipulado por el Art. 2 de la Ley Nº 14.692, en referencia a actualizar a enero de cada año los montos cobrados para obtener los certificados de aptitud deportiva; situación que llevo a que se produjera una pérdida significativa de ingresos. Se recomienda que el Departamento Contable de la Dirección Nacional de Deporte, actualice los mismos de acuerdo a la reglamentación vigente.
· Relacionado con el control de Inventario, se concluye que el mismo no se ajusta a la normativa legal vigente ni se lleva actualizado con sus respectivas altas y bajas. Se detectaron bienes que figuran inventariados pero no fueron encontrados y otros que no estaban inventariados, encontrándose entre ellos kits para toma de muestras propiedad del Encargado del Área Médica del Departamento de Control de Dopaje, sin estar al tanto de esto la Directora del Centro Médico, la que al tomar conocimiento dispuso el retiro de los mismos. La Dirección Nacional de Deporte debe realizar un inventario general en el Centro Médico Deportivo y definir un responsable para la actualización del mismo, evitando con ello situaciones irregulares.
· Con respecto a los procedimientos de compras, se estudió la licitación abreviada Nº 003/2004 relativa a la última compra de material de toma de muestras para control de dopaje a la empresa Berlinger, la misma se declaro desierta, por lo que se dispuso la realización del procedimiento de compra directa por excepción. Se comprobó que no se cumplió con lo que dispone el Art. 33 inciso 3º Título I del T.O.C.A.F. No se encontró evidencia de los fundamentos que determinaron la elección de dicha Empresa. Con relación a la compra de insumos, se detectó que el Laboratorio envía notas directamente a la Dirección de Promoción Deportiva y Coordinación Institucional o al Departamento de Adquisiciones sin respetar la escala jerárquica correspondiente. No se realiza una planificación anual, comprándose de acuerdo a las necesidades que van surgiendo. Los insumos generales son controlados por la Dirección del Centro Médico, no llevándose ficha de stock para los mismos. Los que son específicos del Laboratorio van directamente a éste sin tomar previo conocimiento la Dirección, allí son controlados llevándose ficha de stock para los mismos. Los correspondientes a la toma de muestras (kits), los recibe el Encargado del Área Médica, no realizando ningún control en lo que respecta a la cantidad de kits ni a la codificación de los mismos al recepcionarlos, tampoco lleva ficha de stock. El Departamento de Adquisiciones que se encuentra en la Dirección Nacional de Deporte, no envía copia de la orden de compra donde se detalle lo realmente comprado. Se debe dar cumplimiento con lo establecido en el T.O.C.A.F., instaurar un correcto procedimiento en la compra de todos los insumos estableciendo los roles que deben cumplir tanto las distintas Unidades del Centro Médico como el Departamento de Adquisiciones, apuntando a una buena planificación y a un correcto contralor.
· No existe criterio únio para la fijación de valores cobrados por los análisis de muestras de doping. En la actualidad dependen de si se realizan a deportistas o es de carácter laboral, a la cantidad de muestras enviadas cada vez, a la exigencia o no de contar con alguna acreditación y del plazo de respuesta de los resultados. Se deben establecer criterios uniformes para la fijación de los precios a cobrar tanto por los kits, por la toma de muestras, como para el análisis de las mismas. Dichos criterios podrían surgir del estudio de costos, de precios cobrados regionalmente o internacionalmente. Se deberá contar con un marco normativo que respalde la realización de análisis por control de doping del tipo laboral.
· Con relación a los servicios brindados por control de doping al Laboratorio de Diagnosis de Santa Cruz Bolivia, no se cumple con el plazo y forma de pago estipulados en el Convenio. El Laboratorio Analítico es el que se encarga de controlar el saldo adeudado por el Laboratorio de Diagnosis. Circularizado el Laboratorio de Diagnosis se detectó que el saldo que adeuda al 6/9/05, no coincide con el que cuenta el Laboratorio del Centro Médico debido a que se detectaron diferencias en los montos correspondientes a tres muestras. Se recomienda que se cumplan con las cláusulas infringidas del Convenio o se revean las mismas. Se deberá realizar por parte del Departamento Contable el control de lo adeudado.
· Con referencia a las personas que están exentas del pago de la tasa por Certificación Médica de Aptitud Deportiva, señalamos que los discapacitados y el personal que trabaja para el ex - Ministerio de Deporte y Juventud, no cuentan con un marco legal respaldante, por lo que se sugiere que en el caso de mantenerse esta situación se tomen las medidas pertinentes para su regularización.
· No se dio cumplimiento a lo dispuesto por la Resolución 181/2000, con referencia a introducir dentro del marco del Decreto 163/96 la prestación de servicios a terceros (Federaciones, Asociaciones o Confederaciones Internacionales Deportivas). Se recomienda que se estudie la forma de llevar a cabo lo dispuesto en su oportunidad.
· El último Organigrama aprobado por Ley es el de la "Comisión Nacional de Educación Física", por lo que resulta fundamental la elaboración de un Organigrama acorde a los cometidos legalmente asignados.
· Con relación a la presente dotación de Recursos Humanos, se sugiere el estudio de la disponibilidad de funcionarios de acuerdo a las necesidades actuales del Centro Médico Deportivo, a fin de poder cumplir en forma eficiente con los cometidos asignados a dicho Centro.
· Relacionado con los servicios prestados al Ministerio del Interior, concluimos que lo observable sería que el plazo de pago se extiende en algunos casos a nueve meses. Tres muestras recibidas para analizar el 26/12/02, cuyo costo unitario de acuerdo al Convenio no coincide con lo efectivamente cobrado. Al igual que en los restantes Convenios es el Laboratorio el que efectúa el control del saldo adeudado. Se sugiere que el Departamento Contable sea quien realice el control de lo adeudado. Asimismo se analice si la demora referida al pago, incide en el funcionamiento del Laboratorio.
· Con relación a la obtención de la ficha médica de aptitud deportiva, se realizó un relevamiento de información en la mesa de entrada del Centro Médico, con la finalidad de analizar los procedimientos aplicados para la obtención de la misma. Se comprobó que la mayoría de los procedimientos se efectúan en forma manual. Cuentan con un sistema informático hecho a medida que de ser programado adecuadamente, podría tomar los datos del histórico que contiene. Disponen de una máquina registradora adquirida en el año 2003 no llegando a ser utilizada, la cual puede ser programada con los datos que contienen los recibos utilizados en la actualidad, suplantando ese trabajo manual. Es de notar que a raíz de esta actuación se comenzaron las gestiones necesarias para su implantación. Se constató que aproximadamente el 80% de los usuarios vuelven a consultar a mesa de entrada por cada paso a seguir para la obtención de la ficha médica. Por todo lo antes expuesto se recomienda dar asistencia informática con la finalidad de utilizar el programa con todo su potencial, continuar con los trámites para la implantación de la máquina registradora la que evitaría errores de cálculo y trabajo manual, también proporcionaría reportes diarios y mensuales, reducción de los tiempos de atención logrando un mejor aprovechamiento de los recursos humanos. Se deberá rever la forma en que se le suministra al usuario la información con referencia a cada paso a seguir para la obtención de la ficha médica, procurando disminuir el alto porcentaje mencionado al respecto.
· El Centro Médico Deportivo cuenta con equipos de alto costo en el Departamento de Alto Rendimiento, los que pueden llegar a ser utilizados para brindar servicios a otras Instituciones de asistencia médica tanto públicas como privadas. Para hacerlo viable, se deberá aplicar una política de mantenimiento de activos pro-activa y realizar una planificación tanto de rubros como de recursos humanos. Asimismo se recomienda rever lo concerniente a la seguridad del local, debido a que el sistema actual no resulta eficaz.
· Con relación a la constatación de cinco Contratos de Prestación de Servicios con Instituciones o Consorcios de Instituciones Médicas públicas o privadas, para la obtención de la ficha médica en el interior, la Asesoría Jurídica de la Dirección Nacional de Deportes desconoce la existencia de los mismos, habiéndose prestado estos servicios hasta fines del año 2004 en el Departamento de Rivera. La Asesoría Jurídica deba participar en todo lo relacionado a su Área, manteniendo un archivo completo y actualizado con la finalidad de poder acceder a la información en forma rápida y ordenada.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3 de octubre de 2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Centro Médico Deportivo.
La auditoría comenzó el 12 de abril de 2005, a instancia de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el ejercicio 2004.
ALCANCE Y OBEJTIVO DE LA AUDITORIA
El objetivo del presente informe consiste en determinar, para el período de análisis, cuál es la situación del Ministerio de Transporte y Obras Públicas en materia de riesgos cubiertos, características de la cobertura que posee, así como evaluar la eficacia y eficiencia con la que se desempeñan los procedimientos relacionados con el tema, tanto en la División Contabilidad y Finanzas de la Dirección General de Secretaría así como en cada Unidad Ejecutora.
· Confrontación de registros
· Relevamiento de toda información oportuna y confiable.
Como resultado de la auditoría practicada en el área de Seguros de la División Contabilidad y Finanzas, de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 4/11//2005, se puede concluir que no existe un sistema de control interno diseñado que permita que todas las actividades se vean como un proceso integrado, sino que por el contrario cada Unidad Ejecutora trabaja en forma descoordinada con la División Contabilidad y Finanzas de la Dirección General de Secretaría.
No existen procedimientos definidos con relación al tema de Seguros. Algunas tareas se desarrollan en forma centralizada en la Dirección General de Secretaría y otras en forma descentralizada por parte de las distintas Unidades Ejecutoras. Esta situación conlleva a que se dupliquen u omitan tareas y a que existan diferentes criterios para realizar las mismas en cada Unidad Ejecutora.
De lo precedentemente expuesto se destaca:
Dirección General de Secretaría:
· El área de Seguros de la División Contabilidad y Finanzas no cuenta con toda la documentación correspondiente al Inciso, ya que se identificaron pagos de los cuales no se obtuvieron las respectivas pólizas. Asimismo, la documentación existente se encuentra archivada en forma desordenada, situación que dificultó la realización de los procedimientos de auditoría.
Se constató la pérdida de expedientes relacionados con pagos de facturas de Seguros y siniestros.
Se sugiere la realización de una investigación administrativa a fin de determinar responsabilidades y el esclarecimiento total de los hechos de acuerdo a lo dispuesto por el Articulo 182 del Decreto 500/991.
Asimismo, se deberá organizar el área a los efectos de poder individualizar la documentación en forma eficaz y eficiente, de manera de que se logre un mejor control de todos los procedimientos relacionados con Seguros.
Se constató la existencia de volantes de Póliza de Responsabilidad Civil a nombre de la Unidad Ejecutora, correspondientes a vehículos que no pertenecen a su flota y para los cuales no se indicó a quien estaban asignados.
Se sugiere realizar las investigaciones pertinentes a fin de esclarecer los hechos ocurridos de forma de determinar la propiedad de los vehículos.
· Con relación al Seguro de Caución de Fidelidad se sugiere rever las condiciones de la Póliza, de manera que todos los funcionarios que manejan fondos estén cubiertos por la misma.
· Se constató la existencia de dos volantes de Póliza de Responsabilidad Civil para una misma matrícula, modelo y año pero con diferente número de motor.
Dirección Nacional de Hidrografía:
· De detectaron fallas en el control de vigencia de los Seguros de la flota, ya que el Banco de Seguros del Estado dio de baja la Póliza de Responsabilidad Civil correspondiente a dos vehículos en circulación, sin ser esta situación detectada oportunamente por la Unidad Ejecutora así como por el área de Seguros de la Dirección General de Secretaría.
Dirección Nacional de Transporte:
· Se constató un error de imputación del rubro para el ejercicio a estudio. Se deberán realizar las imputaciones al objeto del gasto correspondiente.
Por último, se sugiere rever la situación actual y definir procedimientos relacionados con el tema Seguros para el Inciso, de manera que el modelo seleccionado "centralizado" o "descentralizado" se aplique en forma uniforme. Asimismo, deberán integrarse al proceso los controles necesarios, de modo que se eviten fallas, errores u omisiones y que en caso de producirse, puedan ser detectados oportunamente, tomando las medidas correctivas pertinentes.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.737 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 8/11/2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos. Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría.
La auditoría comenzó el 9/09/2005 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período desde el inicio de la concesión octubre/01 hasta el mes de agosto/05.
La presente auditoría tiene como objetivo el estudio de la Licitación Pública N° 6/2000, Concesión Ruta N° 8, en cuanto a la suscripción del contrato, cumplimiento del mismo y su posterior modificación, contemplando el desarrollo de sus diferentes etapas así como los aspectos relativos a la adjudicación.
Comprende el análisis específico desde el punto de vista jurídico de la mencionada modificación, teniendo en cuenta las causas que la motivaron y las consecuencias que derivaron a raíz de la misma.
Considerando los límites a que está sujeto un contrato regulado por el Derecho Público, se analizará si dicha modificación se encuentra acorde o se enmarca dentro de las soluciones o posibilidades que nos brinda la legislación vigente, teniéndose presente la opinión de la doctrina al respecto.
Asimismo, comprende una exposición relativa a diversos puntos abarcados en el Acuerdo y como resultaron modificados a consecuencia de éste, analizando específicamente lo relativo a suministros de productos ANCAP por parte de la Administración al Concesionario y multas derogadas. Se analizará además el cumplimiento de las cláusulas relativas a: garantías, depósitos efectuados por el concesionario, fondo de multas y penalizaciones y al resultado de las evaluaciones semestrales y anuales llevadas a cabo por el Órgano de Control, desde el inicio de las obras hasta la primera evaluación semestral del presente año.
· Estudio de expedientes
· Revisión de documentación aportada
· Revisión de registros
· Confrontación de información
· Relevamiento de toda información oportuna y confiable
Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas con relación a la Concesión Ruta Nº 8, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 7/11//2005, se puede concluir que el concesionario no ha estado cumpliendo con las condiciones estipuladas en el pliego y contrato de concesión a pesar que los mismos han sido modificados en dos ocasiones a propuesta y en beneficio mayormente de éste. Por otra parte, se considera que el Órgano de Control no ha sido lo suficientemente diligente para cumplir con su función o cometidos, en defensa de los intereses de la Administración.
De lo precedentemente expuesto se destacan las siguientes constataciones:
· Al momento de la presentación de ofertas al llamado de licitación solo una de las tres empresas que integraban el grupo de firmas que resultaron adjudicatarias de la licitación presentó los certificados de estar al día con sus obligaciones ante el BPS y la DGI. Las tres empresas deberían haberlo presentado a los efectos de probar su capacidad para contratar con el Estado de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 43 del TOCAF.
· La empresa que tiene a su cargo la ejecución de las obras no solicitó el certificado de contrato que expide el Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 245 de la ley 17.296.
· El contrato de concesión quedó desprovisto de garantía desde el mes de Noviembre de 2003 al 7/10/04 debido a que se encontraba en proceso de renegociación. Se considera que dado que dicho contrato permanece vigente hasta la aprobación del siguiente, se debieron haber presentado las garantías que avalan el cumplimiento del mismo.
· El concesionario no cumplió con los montos mensuales de 2.000 UTB a depositar para gastos de alimentación, establecidos en el contrato original, en el período comprendido entre julio de 2003 y agosto de 2004. Durante la renegociación del contrato no se extinguen las obligaciones por lo cual se debería haber depositado lo estipulado.
· El concesionario debía depositar al momento de la toma de posesión, el equivalente a 10.000 UTB para integrar el Fondo de multas y penalizaciones. De acuerdo al análisis realizado se depositó aproximadamente un 17,63% menos de dicho importe.
· En cuanto a los suministros de productos de ANCAP que el Ministerio debía proporcionar a la concesionaria, no hubo entregas desde el mes de diciembre de 2003 hasta octubre de 2004. Asimismo tampoco hubo certificados de obras desde mayo de 2003 a octubre de 2004. De acuerdo al Pliego de Condiciones Particulares, el suministro se realizaba en función de los avances de obras. A partir del Acuerdo Ad - Referéndum para el cambio de modalidad en las entregas se consideró sólo la cantidad de suministros que debería haber entregado a esa fecha la Administración de acuerdo al Pliego, y no los avances de obra, ignorando de esta manera los atrasos que pudiera haber por parte del concesionario en las obras.
· Nunca se llegó por parte del Concesionario a los mínimos establecidos en el pliego, desde el inicio de la Concesión hasta el año 2004 inclusive. El Ministerio en ningún caso ejerció el derecho potestativo de aplicar una multa.
· En forma reiterada no se tuvo la diligencia necesaria por parte del Órgano de Control, para comunicar en forma rápida y eficaz al Superior el resultado de algunas evaluaciones cuyos resultados no alcanzaron los mínimos estipulados, no pudiendo dar de esta manera, la posibilidad de juzgar por parte de la Jerarquía si tales resultados podrían causar un perjuicio para la Administración y en consecuencia poder actuar en tiempo y forma aplicando las multas correspondientes.
· No se realizó la evaluación anual correspondiente al año 2003 existiendo
en ese momento un contrato vigente.
· Se efectuaron evaluaciones en base a nuevos parámetros surgidos como consecuencia de modificaciones, en ese momento no suscritas ni aprobadas por la Jerarquía, estando vigente plenamente el Pliego y Contrato original de la presente Concesión.
· Se produce una nueva modificación de contrato, esta vez al Acuerdo Ad - Referéndum y su Anexo, sólo con la conformidad de la Dirección Nacional de Vialidad.
· En el registro de la concesión que lleva el Órgano de Control no se aplica un procedimiento uniforme al existir importes de suministros contabilizados con impuestos incluidos y otras veces sin impuestos.
· Se sugiere que el Organismo implemente mecanismos de control de la recaudación por peaje del concesionario a los efectos de asegurar la veracidad e integridad de la información que la misma suministra mensualmente. Este punto es primordial pues se vincula directamente con el plazo de la concesión ya que la misma se extinguirá en el mes "m" en que los ingresos actualizados del concesionario por recaudación superen el valor presente de los ingresos propuesto en su oferta.
· Se sugiere realizar una evaluación sobre todo lo actuado hasta el presente por parte del Concesionario, en cuanto a la ejecución de las obras, cumplimiento de los plazos estipulados, etc., y, en caso de existir perjuicios para el Estado si amerita imponer o no las multas correspondientes.
Se sugiere analizar la actuación realizada hasta el presente por parte del Órgano de Control de la presente Concesión, a fin de tomar si corresponde, las medidas pertinentes, de modo de evitar retrasos y lograr en el futuro un oportuno y eficaz diligenciamiento en cuanto a incumplimientos detectados se refiera y facilitar a la Jerarquía el derecho potestativo a imponer oportunamente las sanciones correspondientes.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 8/11/2005 habiendo evacuado la vista según Notas de fecha 7 y 12 de diciembre de 2005, no afectando las conclusiones y las recomendaciones a las que arribaron los funcionarios actuantes.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de vialidad
La auditoría dio comienzo el 26 de octubre del 2005, generada por una denuncia de cobro indebido de viáticos en el Departamento de Infraestructura Vial Departamental de la Dirección Nacional de Vialidad y abarcó el período enero 2005 - setiembre 2005.
El objetivo del presente informe consiste en la comprobación de los hechos denunciados, así como la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y la eficacia y eficiencia de los procedimientos relacionados a "viáticos" en los Departamentos de Recursos Humanos, Contaduría, Servicios Administrativos e Infraestructura Vial y Departamental.
Para el análisis se tomó una muestra al azar de los viáticos efectuados en el mes de abril de 2005.
Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas con relación a la denuncia por cobro indebido de viáticos en el Departamento de Infraestructura Vial Departamental, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 4/11//2005, se puede concluir que para el período analizado, existieron irregularidades en dicho Departamento, relacionadas con la generación y pago de los mismos.
En cuanto al funcionamiento del sistema de control interno, si bien existe un software específico (Sistema de Gestión de Personal - SGP) conectado en red en toda la Unidad Ejecutora, el cual permite a nivel de la Gerencia competente acceder a toda la información, no se realizan los controles necesarios para la detección oportuna de inconsistencias tales como las anteriormente mencionadas.
De lo precedentemente expuesto, en particular, se destacan las siguientes constataciones:
· La Jefa de Dpto. de Infraestructura Vial Departamental autorizó la liquidación de viáticos en el mes de abril 2005, a pesar de no generarse salidas a campaña. Esta situación estaría comprendida en el Art. 160 del Código Penal (Fraude) que establece: "... El funcionario público que directamente... procediendo con engaño en los actos dañare a la Administración en beneficio propio o ajeno...". Se arriba a esta conclusión en función de los siguientes hechos:
­ No se pudo determinar el medio de transporte utilizado por algunos funcionarios (ni pasajes de ómnibus ni chofer que lo acompañe) para realizar Comisiones por las cuales se liquidaron y pagaron viáticos.
­ Funcionarios que cobraron viáticos por comisiones cuyo destino no concuerda con los kilómetros recorridos por el vehículo utilizado para realizar la Comisión.
­ Los formularios de viáticos se liquidan de 6:00 hs. a 20:00 hs. para los ingenieros y choferes y de 7:30 hs. a 19:30 hs. para los funcionarios administrativos, independientemente de las horas trabajadas, contraviniendo la normativa legal.
­ Funcionarios choferes que se encontraban cumpliendo Comisiones en diferentes lugares en la misma fecha (se le pagó por una sola Comisión).
­ Funcionarios choferes que figuraban en los registros del reloj con inasistencia autorizada o licencia en la misma fecha que los vehículos asignados con sus llaves personales tienen cargas de combustible y los odómetros marcan movimientos.
­ Funcionarios choferes que realizaron Comisiones, por las que se liquidaron y pagaron viáticos, sin ser acompañados por ningún funcionario técnico o administrativo.
· Se autorizó a funcionarios choferes que viven en otro Departamento, el uso de locomoción oficial y combustible, contraviniendo lo dispuesto por los Arts. 6 del Decreto 97/00 del 20/07/2000 y 36 del Decreto 30/03 del 23/01/2003.
· Error en el Sistema CONVE en cuanto a que uno de los vehículos asignados al Departamento de Infraestructura Vial Departamental registró en el mismo día, cargas de combustible en dos Departamentos, sin embargo el odómetro no registra ninguna variación de kilometraje.
Por todo lo anteriormente expuesto se sugiere la realización de una investigación administrativa a fin de determinar responsabilidades y el esclarecimiento total de los hechos de acuerdo con lo dispuesto por el Art. 182 del Decreto 500/991 y Arts. 122, 124 y 129 del TOCAF.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 8/11/2005 habiéndose evacuado la misma según Nota de fecha 14/12/05, los que fueron analizados por los funcionarios actuantes, no afectando las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron. Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Vialidad.
La auditoría comenzó en junio del 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período desde su creación (23/12/98) hasta setiembre del corriente año.
Con el objetivo de evaluar la gestión global, se analizó la economía y eficiencia de sus operaciones y la eficacia en el cumplimiento de sus cometidos desde su constitución a la fecha.
Asimismo como forma de realizar un análisis costo-beneficio de la tarea de asesoramiento a los órganos judiciales, se intentó determinar para cada solicitud el monto del asunto en relación al gasto realizado para dicho asesoramiento. Sin embargo no fue posible llevarlo a cabo, debido a que se trata de asuntos comprendidos en la órbita de la justicia penal, en los que dependiendo de la instancia en que se encuentre, no siempre es posible acceder a toda la información, por tener carácter reservado.
Para cumplir con el objetivo descrito se estudió el marco legal aplicable y se realizaron:
· Lecturas de Memorias Anuales y Actas de la Junta Asesora.
· Asimismo se analizó el gasto, revisando la documentación respaldante, en particular el contrato de Arrendamiento del Inmueble y los de Arrendamientos de Obra.
También se procedió al relevamiento de toda la información oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el presente informe.
La Junta Asesora realiza una gestión adecuada y ajustada al marco legal aplicable, cumpliendo los cometidos asignados con eficacia, salvo el vinculado al control de la publicidad de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios. En este caso, el incumplimiento se debe a que la legislación le otorgó el cometido pero no las potestades necesarias como para exigir de los organismos esta información.
En cuanto a la eficiencia no siempre se alcanza, debido a que la normativa vigente establece procedimientos inapropiados, que al no considerar los avances tecnológicos, los tornan obsoletos, lentos y costosos. Asimismo, el marco legal aplicable le otorga atribuciones y como se señalara precedentemente, no confiere, en la mayoría de los casos, las potestades suficientes para llevarlas a cabo.
Como consecuencia de la actuación realizada, es posible efectuar las siguientes recomendaciones:
· Proceder a la renovación de los miembros de la Junta Asesora, ya que han permanecido en sus funciones casi seis años.
· Rever el marco legal vigente con el fin de obtener una normativa acorde que permita:
- prever un mecanismo de difusión de los organismos o reparticiones que no cumplen con las obligaciones emergentes de la Ley N° 17.060.
- instrumentar un sistema de sanciones tanto para el jerarca del organismo, como para él o los encargados de cumplir con lo dispuesto por la citada ley.
- establecer sanciones específicas para las situaciones tipificadas como falta grave, originadas en la omisión de la presentación de la declaración jurada así como para los funcionarios declarados omisos que se encuentren cesados.
- instrumentar un mecanismo de verificación y control de las declaraciones juradas, que asegure que el cumplimiento en la presentación no sea meramente formal.
- establecer procedimientos más actualizados para la declaración de omiso de los funcionarios que no cumplen con su obligación de presentar declaración jurada, de modo de reducir los tiempos requeridos y de alcanzar mayor eficiencia.
· Examinar el sistema informático, una vez instrumentada la reforma del marco legal, sugerida precedentemente, realizando una revisión profunda para su modificación o sustitución por otro más flexible y acorde a los requerimientos verificados en la práctica y a los cambios a introducir en la normativa aplicable.
· Designar en cada organismo o repartición, al Encargado de Recursos Humanos como responsable de confeccionar la nómina de los funcionarios comprendidos por la Ley N° 17.060 y de actualización de la misma.
· Comunicar formalmente a los respectivos jerarcas, en aquellos casos en los que se contrata a funcionarios públicos para el asesoramiento en los temas de su competencia, a fin de verificar que dicho contrato no interfiera con el desempeño funcional y al mismo tiempo asegurar que se mantenga una adecuada oposición de intereses.
· Confeccionar un registro con la nómina de profesionales capaces de atender las eventuales demandas solicitadas por la justicia penal.
· Adoptar medidas tendientes a evitar la pérdida que se ocasionará, al no efectivizar la opción de compra del local sede de la Junta Asesora.
· Extremar cuidados en todos aquellos aspectos vinculados con la transparencia y la imagen del Organismo.
· Incluir en las actuaciones que realice la Auditoria Interna de la Nación en los organismos sujetos a su contralor, la verificación del cumplimiento del cometido de confeccionar la nómina exigida por la Ley N° 17.060.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista a la Junta Asesora en Materia Económica y Financiera del Estado - Unidad Ejecutora 022 del Ministerio de Educación y Cultura con fecha 30 de setiembre de 2005, habiéndose evacuado la misma según Nota del 13/10/05, la cual dio lugar a que se produjera un nuevo informe que no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las recomendaciones efectuadas.
TVEO Canal 5 -Servicio de Televisión Nacional
La presente publicación corresponde a una auditoría del primer semestre del año 2005. Comenzó el 29 de noviembre de 2004, a solicitud del Director del Servicio de Televisión Nacional, abarcando desde el seguimiento de la auditoría anterior (marzo/02) hasta marzo/05.
El objetivo de la auditoría realizada era evaluar y verificar el cumplimiento de las recomendaciones efectuadas en la actuación anterior, como asimismo, realizar dentro de la nueva estructura de la Unidad Ejecutora una evaluación del control interno y de la eficacia y eficiencia de los procedimientos implementados respecto a los movimientos de fondos, contratos y contralor patrimonial.
· Arqueo de Caja y Valores
· Auditoría de Caja
· Análisis de la licitación Pública Nº 1/03 para la contratación de la empresa encargada de la comercialización de espacios publicitarios.
· Control de espacios publicitarios contratados en el año 2004.
· Análisis de los contratos con los productores, firmados en los años 2003 y 2004
· Evaluación de la gestión de cobro de adeudos emprendida por TVEO
· Análisis de los contratos de cachets firmados en el año 2004
· Evaluación del sistema de contralor patrimonial aplicado.
· Seguimiento de observaciones formuladas en la anterior actuación de la Auditoría Interna de la Nación.
De la auditoría realizada en el Servicio de Televisión Nacional, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 6 de julio de 2005, se puede destacar la labor de reorganización puesta en práctica por el Canal a los efectos de funcionar como una Unidad Ejecutora independiente del SODRE, realizando a su vez un seguimiento más cercano de los deudores tendiente a mejorar el nivel de morosidad y llevando a cabo algunas de las sugerencias planteadas por esta auditoría en la anterior actuación. Sin embargo es necesario tener en cuenta las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Tesorería deberá rendir cuenta a Contaduría dentro de los plazos legales establecidos en el art. 114 del TOCAF.
· Se sugiere como principio de buena administración que Contaduría lleve un Libro Diario de Caja y no solamente mayores detallados; así como un Libro de Valores.
· En el procedimiento de la licitación pública 01/2003 correspondiente a la contratación de una empresa encargada de la comercialización de los espacios publicitarios del Canal 5 de Montevideo y sus repetidoras, no se realizó la publicación correspondiente en el Diario Oficial, y las publicaciones en los otros diarios no se hicieron con la antelación requerida, no cumpliendo con lo dispuesto en los arts. 47 y 134 del TOCAF. Tampoco se cumplió con el art. 58 de la referida norma en el sentido de que no se dio vista del expediente a todos los oferentes presentados sino solo a quien terminó siendo el adjudicatario.
· En cuanto a la publicidad emitida la misma deberá ser facturada y en caso de no corresponder la facturación, deberá estar determinado por una resolución de la Dirección.
· Respecto a la relación entre el Canal y los productores:
­ En los años 2003 y 2004 existen productores sin contrato
­ Al mes de diciembre del 2003 el 72% de los productores tienen deudas con el Canal, disminuyendo las mismas al 55% al mes de diciembre del 2004, de las cuales el 59% se canceló en el primer bimestre del 2005.
­ En el año 2004 se firmaron contratos con productores que mantenían deudas con el Canal.
­ Las intimaciones de pago a los productores deberán realizarse por telegrama colacionado.
­ Las intimaciones de pago efectuadas hasta el mes de agosto del 2004 se hicieron por los adeudos de ese año sin tomar en cuenta los saldos anteriores por contabilizarse las cuentas corrientes en el SODRE hasta el 15/03/04 y no recibirse la información correspondiente por parte del SODRE en tiempo real.
­ No se cumple con las cláusulas del contrato respecto a:
1) el pago de la garantía estipulada en el contrato.
2) el atraso en el pago de las obligaciones durante dos meses consecutivos o tres alternados dará lugar a la rescisión automática del mismo.
3) no se contabilizan ni cobran intereses por mora
­ Se emiten programas que no son propios del Canal, sin contratos y sin facturar.
­ Se aprecia lentitud en los procedimientos administrativos, en lo que refiere a los tiempos de demora de trámite entre los informes de la Asesoría Letrada y su pase a la Dirección Administrativa.
­ Se deberá substanciar el canje con el productor MRC Ltda. así como el expediente en trámite con el productor ASTERISCO SRL, en caso de que éste se hubiere resuelto el Ministerio de Educación y Cultura deberá comunicar formalmente su resultancia al Canal.
· Sería necesario que el Canal contara con una Asesoría Letrada que estuviera compuesta por una parte con un Escribano para asesorar e intervenir en los contratos que anualmente firma el Sistema Nacional de Televisión con los productores. Por otra parte sería importante la presencia de un Abogado que diera trámite al procedimiento de gestión de cobro de deudas.
· En los contratos de cachet firmados durante las dos administraciones anteriores del Canal se perciben montos que no están acordes con el nivel general de remuneraciones de los funcionarios del mismo.
· En cuanto al control de inventario de bienes y equipos, se constata falta de apoyo a esta tarea por parte de los niveles superiores del Canal, quienes han ignorado la importancia que debe tener esta tarea para proteger y salvaguardar los bienes del Estado. Se deberá:
­ Contar con un inventario actualizado.
­ Comunicar al encargado del mismo todos los movimientos de bienes y equipos que se produzcan, sean altas, bajas y traslados.
­ Identificar los bienes propiedad de los productores que se encuentran depositados en el Canal.
­ Mejorar las medidas de seguridad con el fin de lograr un efectivo control de los bienes que ingresan y egresan del Canal, así como la integridad de los mismos con adecuados y vigentes sistemas de extinción de fuego.
· Se deberá continuar con los trámites judiciales tendientes al cobro de adeudos generados desde el año 2000, del coproductor del anterior programa Telenoticias 5, que al mes de abril de 2005 asciende a U$S 141.420 y $ 33.388.
· No se llevó a cabo lo sugerido en el anterior informe de esta Auditoría Interna de la Nación en cuanto a la realización de una investigación administrativa tendiente a deslindar responsabilidades de los hechos constatados en esa oportunidad.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/08/2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Canal 5 Servicio de Televisión Nacional TVEO.
Servicio de Radioterapia del Hospital Pereira Rossell.
La auditoría comenzó el día 10 de junio de 2005, a solicitud de la Sra. Ministra de Salud Pública abarcando el período 2004 - 2005.
El alcance y objetivo de esta actuación es el estudio y evaluación de las técnicas y procedimientos administrativos existentes en el I.R.C.L.C., en el marco del Sistema Orgánico que integra y la proposición de medidas correctivas para el logro de una buena gestión en dicho servicio.
Para el logro del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos de auditoría:
· Inspecciones oculares,
· Actas y cuestionarios,
· Compulsa de documentación y registros,
· Inventario de bienes muebles y de equipo médico
· Análisis de Resoluciones.
La Dirección del Instituto es ejercida por una persona que carece de la calidad de funcionario público, así como de un vínculo jurídico directo con el Estado, en la medida que fue contratada por la Comisión de Apoyo de A.S.S.E., persona jurídica de Derecho privado. Por lo tanto, la misma no tiene legitimación orgánico jurídica para expresar la voluntad y ejercer la titularidad del I.R.C.L.C., así como para realizar toda clase de actividad administrativa imputable jurídicamente al Estado.
En consecuencia, ante la eventual responsabilidad funcional y civil en que pudiese incurrir la actual Directora del Instituto por el ejercicio de su actividad como tal, el Estado carece de legitimación activa para ejercer su poder disciplinario y para ejercer la acción de repetición del Art. 25 de la Constitución, contra la misma.
El procedimiento administrativo implementado por el C.H.P.R.
1) para el ingreso de pacientes no es aplicado por el Instituto. Se sugiere su implementación para obtener información centralizada y mejorar el control de los centros de ingreso.
2) para confeccionar, identificar y archivar historias clínicas, presenta debilidades que obligaron a que el I.R.C.L.C. confeccionara sus propias historias. Se sugiere remitir copia al Archivo Central de modo que cada paciente tenga en su historia clínica la información íntegra.
No se cumplió con la obligación de suministrar datos de productividad mensual del Servicio, ni se exigió el cumplimiento por parte de las autoridades del Centro Hospitalario al director responsable del I.R.C.L.C. Se sugiere para realizar dicha tarea, la capacitación del personal a tales efectos.
Ante la omisión de suministro de información por parte del Instituto, la Oficina de Estadísticas estimó los datos de producción del período setiembre-diciembre de 2003. La carencia de información real no debe suplirse a través de una estimación.
No existen procedimientos en el I.R.C.L.C., ni en el resto de los servicios del Centro Hospitalario que permitan determinar los insumos ingresados al mismo. La información relevada presenta errores, por lo cual la misma no es veraz ni íntegra y no puede ser utilizada para la toma de decisiones.
No se ha realizado una planificación de los gastos de inversión.
El Instituto carece de inventario físico actualizado de bienes y equipos. Se practicó un recuento para determinar su existencia, pero no se realizó la identificación individual de cada uno de ellos. Se sugiere la asignación de código de identificación y el ingreso de la información a un registro, manteniéndolo actualizado.
El costo del mantenimiento de los equipos de alta tecnología fue muy variable en el tiempo. Actualmente constituyen un gasto sustantivo para el Centro Hospitalario que no estaba previsto en su presupuesto y que deben afrontar necesariamente.
La contabilidad del C.H.P.R. no es una herramienta útil para la toma de decisiones, dado que no mide eficiencia y eficacia de la gestión de los servicios. Esto dificulta la planificación y la presupuestación por parte de las autoridades.
Se sugiere que el Instituto sea definido como centro de costos y que produzca información veraz e íntegra para determinar un precio razonable en el caso de venta de servicios, que ayude a solventar el incremento de gastos de mantenimiento de equipos.
El Instituto ha incorporado personal en régimen honorario, sin cumplir con el procedimiento jurídico implementado y los requisitos exigidos a tales efectos, para todos los Organismos de las Unidades Ejecutoras del M.S.P. Este personal recibió sumas de dinero abonadas por los dos últimos ex Directores del Instituto.
El régimen jurídico de jerarquía reglamentaria que permite la incorporación de personal honorario al M.S.P., a efectos de ejercer función pública de modo gratuito, es contrario a lo preceptuado en los Artículos 53 y 54 de la Constitución, lo cual constituye un riesgo jurídico relevante para el M.S.P.
Se recomienda el establecimiento de un criterio uniforme para la asignación y cese de funciones dentro del C.H.P.R., estructurado a partir de la posición jerárquica del cargo correspondiente a la función y de que, como principio de buena administración, un mismo Organismo debería ser quien asigna y cesa una determinada función; sin perjuicio de la corrección jurídica del modo en que se ha operado al respecto.
La contratación de personal para el desempeño de funciones en el Instituto por la Comisión de Apoyo, a lo cual está legitimada jurídicamente la referida entidad, constituye un mecanismo de incorporación de personal elusivo de la aplicación de las normas jurídicas vigentes respecto a los procedimientos de ingreso de funcionarios públicos, la prohibición para funcionarios de acumular cargos y contratos de servicios personales con el Estado y la selección y requisitos exigidos para la contratación de servicios personales por la Administración Pública.
No existen procedimientos administrativos para el ingreso y registración de las donaciones recibidas.
Se constató falta de control y supervisión jerárquica por parte de la Dirección del Centro Hospitalario y del Hospital de la Mujer, sobre el Instituto respecto de la aplicación de los procedimientos administrativos generales indicados en el cuerpo de este informe, que debió cumplir el referido Instituto.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17/10/2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Servicio de Radioterapia del Hospital Pereira Rossell.
La auditoría comenzó el día 28 de setiembre de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y abarcó el período 2003 - 2005.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA.
El objetivo fue la evaluación del sistema de control interno de donaciones, herencias, legados, loterías, rifas y otros eventos organizados por instituciones privadas y comisiones que funcionan en la órbita del Ministerio de Salud Pública, cuyo destinatario final es el Inciso referido y definir un procedimiento marco para el ingreso de bienes, dinero e insumos, según la modalidad de recepción
· Análisis de las normas jurídicas vigentes.
· Relevamiento de los controles administrativos, jurídicos y contables existentes e individualización de los Departamentos intervinientes.
· Estudio de expedientes jurídico notariales relativos a herencias y legados.
· Análisis de los movimientos de la cuenta bancaria en la cual se depositan los fondos obtenidos de las donaciones, herencias y legados.
· Relevamiento de las loterías organizadas a beneficio del M.S.P. o de entidades privadas que actúan en su órbita.
· Relevamiento de las Comisiones Honorarias y de Apoyo, así como de otras entidades privadas que ejecutan fondos públicos derivados de donaciones, herencias, legados, loterías y fondos privados obtenidos de rifas y otros eventos.
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional
De la auditoría realizada en el Ministerio de Salud Pública, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 18 de noviembre de 2005, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Donaciones, herencias y legados.
- No se efectúa análisis de conveniencia para aceptar o rechazar la donación, herencia o legado. Una vez aceptada, tampoco se determina el modo más conveniente de utilizar el bien recibido.
Se recomienda la creación de una Comisión Asesora multidisciplinaria, que actúe cuando la naturaleza, relevancia económica y técnica del bien así lo amerite y a la cual se cometa: realizar el análisis de conveniencia previo a la aceptación; asignar un destino específico al bien, cuando no se le hubiese asignado uno por el donante o causante; sugerir el modo más conveniente de utilización del bien recibido.
- El requisito de aceptación de las donaciones se cumple, aunque no siempre se sigue el orden administrativo que surge de los Arts. 26 a 29 y 39 del T.O.C.A.F. Cuando el objeto de la donación son insumos cuyo monto no excede el límite de la compra directa, la aceptación por parte del jefe de la oficina o servicio, no se efectúa por escrito, ni se comunica al jerarca de la Unidad Ejecutora. No existe registro de Resoluciones de aceptación.
Se sugiere que la aceptación se realice teniendo en cuenta la competencia del ordenador, de acuerdo a las normas jurídicas indicadas, así como la creación de archivos de Resoluciones de aceptación al nivel de cada uno de ellos. Se recomienda implementar un Registro Central, que contenga la información de cada Unidad Ejecutora categorizada por tipo de bien.
- Se recomienda que la utilización del producido de los bienes recibidos sea decidida por el ordenador competente, con asesoramiento previo de la Comisión Asesora y acordado con el ejecutante.
Procedimiento Jurídico Notarial.
- No se realiza acta en instrumento público de entrega de los bienes recibidos. Se sugiere, el labrado de actas de entrega de aquellos bienes cuya relevancia así lo amerite, con excepción de los inmuebles.
- No existe registro de bienes recibidos.
- No todos los títulos de propiedad se encuentran en poder del Organismo. Se recomienda la centralización de la custodia de dichos títulos, en el Departamento Notarial.
- La decisión de vender o alquilar el bien recibido no surge de un análisis previo de conveniencia. Dicha decisión es adoptada, en determinados casos, directamente por el Departamento Notarial.
- Para la venta de bienes inmuebles, dado que el M.S.P. mantiene adeudos con el B.P.S., no ha podido recurrir al procedimiento de venta directa del Art. 343 de la Ley 13. 835 de 07/01/1970, debiendo recurrir al procedimiento establecido en el Dec. 65/2002 de 08/02/2002, el Art. 4 del Dec. 378/2002 de 28/09/2002, el Art. 2 del Dec. 370/2003 de 10/09/2003 y el Art. 538 de la Ley 17.296 de 21/02/2001, a través de la Comisión Ejecutiva para la Enajenación de Inmuebles y Vehículos del Estado, cuyo producido se deposita en Rentas Generales a efectos de financiar inversiones de A.N.E.P. y M.S.P., según las prioridades fijadas por el Poder Ejecutivo. Hasta octubre de 2005, el M.S.P. no ha percibido suma alguna por este concepto.
- En el caso de alquiler de bienes, no se cumple con los procedimientos establecidos en los Arts. 33 inc. 1 parte final y 37 del T.O.C.A.F.
- No se registra ni se contabiliza el ingreso de bienes donados. No existe registro de bienes disponibles, alquilados, en trámite de venta o destinados al uso propio. Unicamente se registra el ingreso de dinero donado y el producido de la venta o alquiler de los bienes recibidos.
Se sugiere la creación de un registro de los bienes recibidos, valorizados y categorizados por tipo de bien. Se recomienda que el mismo se realice en los Departamentos Contables de cada Unidad Ejecutora.
- El ingreso del dinero donado y el producido de la venta o alquiler de los bienes recibidos, se transfiere directamente a la cuenta bancaria de la Comisión Honoraria que se desempeña en la órbita de la Unidad Ejecutora. Sin embargo, el destinatario de la donación es la Unidad Ejecutora y no la Comisión Honoraria, por lo cual dicho procedimiento no es correcto. Corresponde que dicha transferencia se efectúe necesariamente en una cuenta a nombre de la Unidad Ejecutora.
- Por la transferencia de los fondos referidos, a las Comisiones se les exige únicamente informe de revisión limitada, lo cual no es suficiente para probar el destino dado por la Comisión a los fondos públicos.
Se recomienda, que se exija a la Comisión una rendición de cuentas con comprobantes para verificar el destino de los fondos públicos transferidos, de acuerdo al Art. 114 del T.O.C.A.F., a efectos de asegurar su utilización de modo eficaz y eficiente. Se sugiere la creación de un instructivo, a tales efectos.
- No se contabiliza el consumo de insumos donados. Se aconseja la contabilización de los egresos de las partidas recibidas dentro de los presupuestos de cada Unidad Ejecutora.
· Loterías.
- Se constataron las siguientes loterías organizadas a beneficio del M.S.P. o de entidades que actúan en su órbita. La Lotería a beneficio del Hospital Maciel creada por Ley 13.351 de 10/08/1965 y Ley 13.622 del 20/10/1967, con destino a obras de remodelación, ampliación y conservación del Hospital, cuyo producido es administrado por la Comisión Pro Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel. La Lotería a beneficio de la Fundación Peluffo-Giguens, creada por la Ley 17.719 del 18/12/2003, con destino a obras de remodelación, ampliación y conservación de los bienes cuyo uso se le hubiese concedido, así como a los gastos de atención de los pacientes hemato-oncológicos del Hospital Pereira Rossell, habiendo sido el producido del año 2005 en menos $ 4.085.305, déficit absorbido por Rentas Generales.
Ninguna de estas entidades privadas, rinde cuentas por la utilización de estos fondos públicos, a lo cual están obligadas por el Art. 114 del T.O.C.A.F.
- Se sugiere que estas entidades privadas acuerden con el Hospital respectivo, previo a la ejecución de los fondos, el destino más apropiado a darle a los mismos, dentro de los límites establecidos por la Ley de creación de la Lotería.
· Rifas y otros eventos.
- Determinadas Comisiones Honorarias y de Apoyo del M.S.P. han organizado rifas a nombre y beneficio de Unidades Ejecutoras del Ministerio, sin realizar el trámite correspondiente ante el Ministerio de Economía y Finanzas o la Dirección de Loterías y Quinielas, según la Ley 14.841 del 22/11/78 y el Art.197 de la Ley 16.736 del 05/01/1996, ni han recabado la autorización previa de la Dirección General de A.S.S.E., de acuerdo a lo establecido por Resolución Ministerial del 01/12/2000 - Ordenanza 819 -.
- Las Comisiones que han organizado otro tipo de eventos y recaudado fondos a nombre y beneficio de Unidades Ejecutoras del Ministerio, tampoco han solicitado la autorización previa exigida por la Resolución Ministerial referida.
- Estas entidades privadas no rinden cuentas de estos fondos, lo cual impide corroborar el destino dado a los mismos.
- Se sugiere que la entidad privada que pretende organizar una rifa o evento para recaudar fondos en beneficio del M.S.P., cumpla con el siguiente procedimiento:
- Solicitud por escrito de la autorización a la Dirección General de A.S.S.E., proponiendo el destino a darle a los fondos que se obtengan, a efectos de coordinarlo con la misma.
- Rendición de Cuentas de lo recaudado, debiendo el M.S.P. instrumentar los controles necesarios para determinar la veracidad e integridad de la recaudación obtenida.
Rendición de Cuentas: la cual deberá realizarse con comprobantes para verificar el destino de los fondos recaudados y su utilización de modo eficaz y eficiente.
Ingreso de bienes o servicios: cuando de la ejecución del dinero obtenido se adquiera un bien, deberá realizarse un acta de entrega de la cosa y confeccionarse o tramitarse el título de propiedad correspondiente. Si se trata de la prestación de un servicio, deberá labrarse un acta de conformidad.
· Ejecutantes.
- La ejecución de los fondos descriptos es realizada directamente por el M.S.P. o a través de entidades privadas, que actúan como intermediarias para lograr una ejecución más ágil del gasto. Estas entidades son: Comisiones de Apoyo reguladas por el Dec. 185/2004 del 03/06/04, Comisiones Honorarias para Administrar y Ejecutar Proyectos previstos en el Plan de Inversiones Públicas, reguladas por el Art. 436 de la Ley 16.170 de 28/12/1990, la Comisión Pro-Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel creada por Resolución del Consejo Nacional de Gobierno 52905/1965 y la Fundación Peluffo- Giguens.
- No todas las Comisiones de Apoyo han tramitado su personería jurídica ante el Ministerio de Educación y Cultura, a lo cual están obligadas por el Art.1 del Dec. 185/2004. Por lo tanto, aquellas que no la hubiesen tramitado deberán hacerlo.
Si bien en el caso de las Comisiones Honorarias no hay norma que lo exija, se sugiere que las mismas tramiten su personería jurídica, en la medida que actúan como ejecutantes de fondos públicos.
- Estas instituciones no cumplen con la obligación de rendir cuentas, dispuesta por los Arts. 114 y 138 del T.O.C.A.F., de los fondos públicos derivados de las loterías. Tampoco se les exige rendición de cuentas, del destino dado a los fondos obtenidos de rifas y otros eventos.
- Estas entidades, no presentan sus estados contables auditados ante los Organismos indicados en el Art. 199 de la Ley 16.736.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 20 de diciembre de 2005 y vencido el plazo legal, no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a dichos efectos.
La auditoría dio comienzo el 21 de junio de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período 2004 - 2005.
ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Los objetivos fueron la evaluación del sistema de control interno implementado y la detección de áreas de riesgo de la Dirección General de Secretaria del MTSS.
Para el logro de los objetivos se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
· Arqueos de caja y fondos fijos
· Recuento de Valores
· Relevamiento de procedimientos a través de entrevistas
· Cuestionarios a los diferentes involucrados
Las tareas fueron realizadas con independencia,objetividad y debido cuidado profesional.
De la auditoría realizada en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 9 de setiembre de 2005, podemos concluir que el sistema de control interno en Tesorería y División Financiero Contable no resulta eficiente y no cuenta con una adecuada oposición de intereses.
Se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Los cheques son emitidos en Tesorería y luego remitidos para su firma a Financiero Contable: Contaduría deberá emitir los cheques.
· No se realizan arqueos sorpresivos por parte de Contaduría. Se recomienda practicar arqueos sorpresivos y a-periódicos por parte de Contaduría
· El cheque para la reposición del fondo fijo de Tesorería, es emitido por la Tesorera. . No resulta de buena administración que el cheque de reposición de la caja chica sea emitido por parte de la propia Tesorera y encargada del manejo y rendición de ese fondo fijo.
· Los faltantes de caja se cubren con fondos de caja chica. Se recomienda que los faltantes no se cubran con fondos de caja chica, ya que los funcionarios cuentan con quebranto de caja.
· Valores depositados en Garantía de Licitaciones: No es posible determinar si estos corresponden al total que debería encontrarse en caja ya que no cuentan con un libro o registro que permita efectuar las comparaciones y controles correspondientes. Se deberá contar con registro de los mismos.
· La recaudación no se deposita, sino que se mantiene varios días en la Tesorería sin depositar y como surge del arqueo, se ensobraron aguinaldos con fondos de recaudación. Se debe dar estricto cumplimiento a la obligación de depositar los fondos que permanecen en caja dentro de las 48 horas de recibidos, tal como lo establece el art. 2 del Decreto No. 480/92.
· Las libretas de cheques sin utilizar, permanecen en custodia de Tesorería y no cuentan con registro alguno en Contaduría que permita su control. Es de buena administración contar con un registro para los mismos.
· La impresión de las libretas de recibos que se utilizan para el registro de los Fondos de Terceros, multa, administración de edificios y honorarios curiales, no fue comunicada ni controlada por parte de la Auditoria Interna de la Nación. El MTSS debe dar cumplimiento con lo establecido en el art.92 del TOCAF.
· Del examen de las conciliaciones bancarias surge que la cuenta nª 27930 permanece sin conciliar desde junio de 2004,y se mantienen pendientes de conciliar partidas que datan del año 1999. Se recomienda que las conciliaciones bancarias sean realizadas identificando las partidas pendientes de años anteriores a fin de que las mismas no superen mas de dos o tres meses de antigüedad.
· Caja Chica: periodicidad y tiempo de reposición Según manifestaciones de la Tesorera, se efectúan gastos por caja chica sin consultar acerca de sí existe crédito presupuestal. Deberá actuarse en relación a lo establecido en el art. 15 y siguientes del TOCAF: No comprometiéndose gastos sin contar con informe acerca de sí existe o no-disponibilidad presupuestal.
· Con respecto a Fondo de Terceros, existe un vacío legal en el tratamiento de estos fondos, así como carencias en la custodia de los mismos. Se recomienda buscar una solución legal a la situación del Fondo de Terceros. Los recibos para depositar y cobrar no son controlados por quien custodia los valores depositados. Podría darse el caso que quien se presente no esté legitimado para el cobro.
· Se sugiere realizar gestiones ante la Contaduría General de la Nación a fin de contar con una cuenta bancaria para el depósito de Fondo de Terceros.
· Con referencia a la Sra. Ana Luz Acuña, cuyos haberes se encuentran en Tesorería, sería conveniente adoptar resolución con referencia a la situación funcional de esta señora, a fin de no seguir liquidando su sueldo que se mantiene depositado en la Tesorería desde hace mas de un año.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 8 de no noviembre de 2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones formuladas por los equipos técnicos de la AIN y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a una mejor gestión de la Dirección General de Secretaría.
La auditoría comenzó el día 11 de noviembre de 2005, por solicitud de la DINACOIN, abarcando el período 12/04 - 10/05.
El objetivo de la auditoría fue evaluar el sistema de control interno y la eficacia y eficiencia de los procedimientos con respecto a los movimientos de fondos en las cajas chicas, en las áreas de la División Financiero Contable, pertenecientes a la Unidad Ejecutora 01 y DINACOIN la que pertenece a la Unidad Ejecutora 04.
· Análisis de los registros contables.
· Análisis de las rendiciones de cuenta para reposición de fondos.
· Arqueos de Caja y de Fondos Fijos.
· Recuentos de valores.
· Relevamiento de la operativa a través de entrevistas.
· Cuestionarios a los diferentes involucrados en los procedimientos revisados.
De la auditoría realizada en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Dirección Nacional de Coordinación en el Interior, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de Diciembre de 2005, podemos concluir que no existe un control interno adecuado, como tampoco una registración contable de los movimientos de fondos, lo que motiva que los arqueos realizados sean imprecisos e ineficientes.
· No se llevan registros contables en la caja chica de DINACOIN. Según la responsable de los fondos se registran los egresos e ingresos en un cuaderno llevado en forma manual y con diversas enmiendas. Se realizan por fecha de pago y no se identifican los movimientos que están pendientes de rendir. Se deben llevar registros contables adecuados del manejo de fondos (con identificación de aquellos que están rendidos y de los que se mantienen pendientes). Art.87 de TOCAF.
· Se realizan arqueos sorpresivos por parte de la División Financiero Contable cada 40 días. Se constató en los arqueos realizados por la División Financiero Contable que existían anticipos de viáticos que no se consideraron como pendientes y no se pudo llegar a determinar que comprobantes se toman como pendientes en los arqueos. Se debe tomar el efectivo real de que disponen las Cajas Chicas del Interior, y por otro lado los comprobantes pendientes
· Se verificó que los arqueos se realizan considerando un fondo sujeto a arqueo de $131.483, no habiendo resolución que habilite ese monto. Debe darse cumplimiento al Art.78 del TOCAF en cuanto establece que las "Cajas Chicas" tendrán el monto que fije la reglamentación.
· Del total asignado a la caja chica, se mantienen varias partidas pendientes de depurar por un monto de $48.990, que se componen de la siguiente forma: caja chica viáticos y abono 2001 rendida el 07/02/02 por $24.681; Expte. 14629-2 (hurto) por $14.305; faltante en arqueo del 26/07/05 por $10.004.Deben depurarse las partidas pendientes en el fondo de caja chica
· No se realizo una investigación administrativa por el faltante de $10.004 de fecha 26/07/05. Deberá realizarse una investigación administrativa en relación a este faltante.
· Los faltantes de caja deben cubrirse con los quebrantos de los funcionarios y/o con la reposición efectiva del dinero.
· En varios arqueos se toma el saldo asignado a las oficinas del interior por su valor total, no discriminando el saldo en efectivo y los comprobantes pendientes. No se pudo verificar si son considerados o no en los arqueos. Se sugiere realizar una discriminación de los fondos y de los comprobantes pendientes.
· Caja Chica: periodicidad y tiempo de reposición. Según manifestaciones de la Jefe de Departamento de la División Financiero Contable, se efectúan gastos por caja chica y con la rendición se realiza la afectación, desconociendo sí existe o no crédito presupuestal, para el gasto. Debe actuarse en relación a lo establecido en el art. 15 y siguientes del TOCAF: No comprometiéndose gastos sin contar con informe acerca de sí existe o no-disponibilidad presupuestal
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/12/2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Coordinación del Interior.
COMISION DE APOYO AL BANCO NACIONAL DE ORGANOS Y TEJIDOS
La auditoría comenzó en el mes de abril del 2005, por la presentación de la Memoria, Estados Contables y los correspondientes Anexos del Ejercicio 2004, de la Comisión de Apoyo del Banco Nacional de Órganos y Tejidos, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 199 de la Ley 16.736.
La auditoría se desarrolló con el objetivo de verificar el cumplimiento de las formalidades establecidas en la normativa legal aplicable a la Comisión de Apoyo al Banco Nacional de Órganos y Tejidos y el análisis del Presupuesto, registros contables y rendición de cuentas correspondiente al ejercicio 2004.
· Revisión y análisis de antecedentes de la normativa legal aplicable.
· Confrontación de registros.
· Revisión de documentación relativa a los ingresos y gastos incurridos.
· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable.
De las tareas efectuadas por esta Auditoría Interna de la Nación, corresponde realizar las siguientes observaciones:
· Del control realizado entre las retribuciones nominales liquidadas y las declaradas en los formularios al BPS, surgen diferencias. Las mismas quedaron a estudio de la Comisión.
· La planilla del Ministerio de Trabajo incluye en la retribución declarada, la compensación por presentismo la cual no tiene carácter permanente.
· Del análisis de los comprobantes de pago por concepto de honorarios, se observó que la Dra. Irma Inés Alvarez, Directora del BNOT e integrante de la Comisión de Apoyo, percibe honorarios dispuestos por Solicitud del Director General de los Servicios de Salud del Estado de fecha 30 de noviembre de 2001. Esto se contradice con lo establecido por el Dto. 185/2004, art. 2, donde se establece que los miembros de la Comisión deben ser honorarios.
· Discriminar, en la presentación del balance, los ingresos por transferencias de aquellos correspondientes a donaciones u otros conceptos.
· Identificar las diferencias surgidas en los pagos al BPS y en caso de corresponder realizar la reliquidación ante dicho Organismo.
· Regularizar la situación observada, relativa al cobro de honorarios por parte de la Directora de la Unidad Ejecutora, integrante de la Comisión de Apoyo.
· Realizar el relevamiento del personal contratado por la Comisión de Apoyo, mediante declaración jurada, donde se deje constancia si la persona desempeña un cargo público indicando Organismo, Escalafón y Grado, a efectos de dar cumplimiento con lo establecido por el Art. 14 del decreto reglamentario: ".... la Comisión podrá en aquellos casos que se encuentre plenamente justificado, por razones de servicio, contratar personal dependiente de las Unidades Ejecutoras 001 y 070.....".
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 22/11/05, habiéndose evacuado la misma según Nota del 30/11/05, la cual no afecta la conclusión y las recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Comisión de Apoyo al Banco Nacional de Órganos y Tejidos.
COMISION NACIONAL HONORARIA DE LUCHA CONTRA LA HIDATIDOSIS
La auditoría comenzó en el mes de setiembre del 2005, por la presentación de la Memoria, Estados Contables y los correspondientes Anexos del Ejercicio 2004, de la Comisión de Apoyo del Banco Nacional de Organos y Tejidos, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 160 del T.O.C.A.F.
El objetivo de la presente auditoría consistió en:
· Realizar el seguimiento de las observaciones formuladas por esta Auditoria Interna de la Nación, en informe de fecha 18 de octubre de 2004 sobre el balance al 31/12/2003.
· Analizar los procedimientos utilizados por la Comisión Nacional sobre diferentes áreas y su repercusión sobre la razonabilidad de los saldos expuestos en los Estados Contables al 31/12/2004.
El alcance de los procedimientos no incluyó el relevamiento sobre las Comisiones Departamentales.
· Revisión y análisis de antecedentes de la normativa legal aplicable,
· Confrontación de registros,
· Revisión de documentación relativa a los ingresos y gastos incurridos
· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable
De las tareas realizadas por esta Auditoría Interna de la Nación, corresponde realizar las siguientes recomendaciones:
· Aplicar el criterio de lo devengado, de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas, registrando las distintas etapas del gasto.
· Definir un flujograma de la documentación, a efectos de que Contaduría disponga en forma integra y oportuna de toda la información a ser incluída en el sistema contable.
· Realizar la registración de los movimientos económicos financieros a tiempo real a efectos de que el nivel Gerencial tenga información adecuada para la toma de decisiones.
· Diseñar procedimientos a efectos de que Contaduría tenga información en forma previa, de las existencias, efectivo y valores, en poder de Tesorería.
· Definir procedimientos para el pago, considerando una adecuada oposición de intereses, donde una vez autorizado el pago por el ordenador competente, Contaduría emita los cheques, registre y obtenga la firma de la Dirección para que posteriormente Tesorería realice el pago.
· Designar dos grupos de firmas para la emisión de los cheques, uno formado por integrantes de la Dirección y el segundo por la Tesorera o quien ejerza sus funciones.
· Los registros en el sistema contable, deberán realizarse dejando constancia del numero de comprobante. En el caso que se corresponda a un lote de documentos, debería quedar identificado la numeración que incluye.
· Realizar el control de los comprobantes de gastos en el momento de su recepción, verificando el cumplimiento de las formalidades establecidas por la normativa vigente.
· Confeccionar un listado detallado de los vehículos identificando los valores unitarios.
· Realizar el corte de operaciones a la fecha de cierre de ejercicio, solicitando la realización de arqueos de caja en todas las Comisiones Departamentales, conciliando dicha información con los registros contables.
· Realizar los ajustes correspondientes sobre las diferencias detectadas en las cuentas de bienes de uso.
· Implementar procedimientos que permitan obtener información contable de las Comisiones Departamentales en tiempo y forma.
· Realizar, por parte de Contaduría, arqueos sorpresivos en las Comisiones Departamentales y Nacional.
· Centralizar los procedimientos de compras en un sector, lo que permitirá una mayor eficiencia y eficacia en las adquisiciones que realice la Comisión.
· Diseñar un manual de procedimientos de compras separando las funciones de: solicitud de un bien o servicio, autorización, compra, recepción y conformidad del bien o prestación del servicio y custodia.
· Generar oposición de intereses en el proceso de compras, tendiendo a evitar maniobras fraudulentas en las adquisiciones.
· Documentar en forma escrita, las autorizaciones por parte del funcionario que corresponda, en cada una de las etapas de una compra.
· Establecer los procedimientos para la recepción de bienes y/o prestación de servicios, detallando los controles que se deben realizar y designar como responsables de su recepción no solo a quien solicitó el objeto de la compra sino al Encargado de compras o al idóneo en caso de corresponder.
· Realizar pedido de precios por lo menos a tres proveedores, cuando el monto anual del gasto no supere el valor de la compra directa. En los demás casos se deberá dar cumplimiento con las disposiciones establecidas en el Art. 33 y siguientes del TOCAF, en concordancia con lo aprobado en Acta de la Comisión Nacional de fecha 18/10/2004.
· Reiterar la conveniencia de la utilización del procedimiento ya definido por la Comisión Nacional, respecto a los gastos por concepto de publicidad, por el cual los mismos deben ser conformados por el Asesor correspondiente.
· Tramitar ante el Tribunal de Cuentas de la República, en virtud de lo establecido por el art. 34 del TOCAF, la autorización de un procedimiento de contratación especial para los gastos de publicidad, en caso de que no sea aplicable por sus características, los procedimientos establecidos en el art. 33 del TOCAF.
· Conservar la documentación respaldante del proceso de compra, que permita verificar el procedimiento realizado.
· Exigir al momento del pago que la factura haya sido conformada por quien solicitó el bien o servicio y el Encargado de Compras o el idóneo.
· Realizar un inventario de los bienes de uso en poder de la Comisión Nacional y a partir del mismo registrar los movimientos de altas y bajas con la documentación respaldante, discriminando las que su titularidad corresponde a la CNHLH y aquellas de las cuales solo tiene la administración y custodia de las mismas.
· Dar cumplimiento con lo dispuesto en el Art. 92 del TOCAF Inc. 3), respecto al control en la impresión de los formularios de valores, por el cual la Auditoria Interna de la Nación deberá fiscalizar la emisión y destrucción de los valores fiscales.
· Diseñar un manual de procedimientos que comprenda las etapas de impresión, recepción, distribución, rendición y registración de los formularios de valores que utiliza la CNHLH, identificando a los responsables en cada una de ellas. Instrumentar registros que permitan obtener información cierta, integral y confiable de las existencias de dichos documentos.
· Realizar inventarios de las existencias de formularios de registros de patentes, en la Comisión Nacional y Comisiones Departamentales, estableciendo una fecha de corte, dada la diferencia que surge en los distintos sistemas de registración utilizados en la CNHLH. Iniciar el registro de las mismas partiendo de los saldos que surgen de los inventarios, debiendo realizar la investigación correspondiente respecto a las diferencias.
· Realizar el inventario de todos los formularios de los recibos generales y proceder a su destrucción, dada la duplicación constatada en la numeración dando cumplimiento a lo establecido por el Art. 92 del TOCAF Inc. 3). Se sugiere efectuar una nueva impresión de los mismos, diferenciándose de las anteriores por la serie.
· Documentar en comprobantes de las Veterinarias el pago de las comisiones dando cumplimiento con las disposiciones legales vigentes y no en recibos de la propia Comisión.
· Confrontar las cantidades de dosis realizadas por las Comisiones Departamentales de acuerdo a sus declaraciones, con la cantidad de perros a ser dosificados por líneas de acción que surgen del relevamiento que hacen los Médicos Veterinarios, determinando si existen diferencias y en caso de corresponder, analizarse las mismas.
· Establecer el plazo por parte de la Comisión Nacional, por el cual las Comisiones Departamentales depositen el monto correspondiente a la misma.
· Establecer un fondo fijo en el local de cobranza instalado en la CNHLH y un plazo para la rendición de lo recaudado. Se sugiere la mejora en las condiciones de seguridad del recinto donde se efectúa el cobro de las patentes y la entrega de los registros exonerados.
· Utilizar formularios para el cobro de las dosificaciones que permitan asegurar la integridad de la información. Deben ser formularios numerados, con pie de imprenta, distribuidos y controlados por la Comisión Nacional.
· Realizar arqueos mensuales en las Comisiones Departamentales, enviando copia a la Comisión Nacional, con el detalle de todos los valores en su poder y las partidas cobradas pendientes de rendición. Con esta información la Comisión Nacional registraría mensualmente las dosificaciones y patentes a cobrar y acreditaría las cuentas en el momento del depósito.
· Con la realización del arqueo de caja al cierre del ejercicio, se puede establecer con exactitud el saldo de cuentas a cobrar, dosificaciones y patentes.
· Registrar las existencias en poder del Depósito. Se aconseja la realización de un inventario de todos los materiales y valores, y a partir del mismo iniciar la registración de los movimientos de altas y bajas.
· Realizar recuentos sorpresivos por parte de funcionarios ajenos al Depósito.
· Cambiar la combinación de las llaves del depósito en virtud del cambio de autoridades.
· Adecuar las condiciones de los locales de los depósitos para el almacenamiento de los activos.
· Definir un acceso restringido al depósito
· Realizar los aportes correspondientes al BPS por el monto que supera el tope establecido por el Art.167 de la Ley 16.713.
· Implementar sistemas de control a efectos de que toda la documentación registrada cumpla con las formalidades establecidas legalmente.
· Implementar procedimientos de control de los asistentes a las jornadas educativas y técnicas, conservando la información correspondiente.
· Con respecto a la autorización de los gastos se recomienda que la Comisión Nacional además de tomar conocimiento y aprobar los informes finales, autorice el importe a gastar en las jornadas educativas y técnicas.
· Autorizar en forma previa mediante resolución de la CNHLH, las donaciones que ésta realice a otras instituciones, quedando constancia en la CNHLH de la entrega de la donación con documentación de la entidad beneficiaria.
· Realizar el procedimiento establecido por el Art. 33 del TOCAF a los efectos de la contratación con una empresa de plaza para la adquisición de vales de alimentación.
· Respecto a los vehículos, se sugiere efectuar una orden de salida especificando en la misma: los horarios de entrada y salida y el motivo dejando constancia de quienes son los funcionarios que hacen la comisión. En caso de cargar combustible dejar constancia del kilometraje en que se cargó, de los litros y del importe.
· Registrar las salidas de los vehículos, con los datos necesarios a efectos de poder hacer un análisis integral del consumo de combustible por vehículo y por concepto de salida.
· Respecto a la utilización de los vehículos, se recomienda que los mismos solo se usen fuera del horario de funcionamiento de la CNHLH previa autorización y que se prohiba su uso particular para evitar así un gasto excesivo en combustible.
· En relación con los gastos de mantenimiento y reparación de automotores, cuando el monto anual del gasto no supere el valor de la compra directa, se sugiere el pedido de precios por lo menos a tres proveedores. En los demás casos se deberá dar cumplimiento con las disposiciones establecidas en el Art. 33 y siguientes del TOCAF, en concordancia con lo aprobado en Acta de fecha 18/10/2004 por la Comisión Nacional.
· Analizar la conveniencia de la cantidad de vehículos a disposición de la CNHLH, para el cumplimiento de sus objetivos, con relación al presupuesto disponible y los gastos que los mismos generan (Mantenimiento, seguros, vigilancia, patente). La CNHLH tiene 39 vehículos, 11 son asignados a Montevideo de los cuales 8 son guardados en el local de la Comisión y 3 en garages de la zona, pagando un arrendamiento mensual de $ 2000. Con el presupuesto de Montevideo, se paga el garage mensual de dos vehículos de Salto por $ 1.000. Se incluyen en algunos meses gastos por lavado de automotores.
· Respecto a la liquidación y pago de sueldos, es conveniente la separación de las funciones de liquidación y pago de haberes, a efectos de establecer un adecuado sistema de control interno.
· Regularizar las pólizas por concepto de seguros de accidente de trabajo, realizando la cobertura únicamente a aquellos funcionarios incluidos en la planilla del MTSS. Se informó por parte de la Interventora que dicha situación va a ser modificada a partir de la renovación de la póliza vigente.
· A nivel general se recomienda:
· Hacer una revisión de la estructura organizativa acorde al cumplimiento de las metas y objetivos que debe cumplir la Comisión Nacional y las Departamentales.
· Establecer un organigrama implementando una adecuada separación de funciones, basado en oposición de intereses.
· De acuerdo al relevamiento realizado sobre los Estados Contables al 31/12/2004, de la Comisión Nacional, y los procesos de registración, recaudación, compras y custodia de activos , esta Auditoria Interna de la Nación puede concluir que:
o Los estados contables al 31/12/2004 no reflejan la situación económico financiera y patrimonial de la CNHLH.
o El sistema de compras aplicado en la CNHLH, no cumple con las disposiciones establecidas en el TOCAF. No se puede asegurar la correcta administración de los recursos y bienes en poder de la Comisión.
o Los procedimientos y sistemas de control implementados por la CNHLH en el sistema de recaudación, no permiten asegurar que los ingresos declarados en los estados contables, correspondan a la integridad de la recaudación efectivamente realizada.
o No existen registros y sistemas de control que permitan asegurar la correcta custodia de los activos.
Respecto al cumplimiento de la normativa legal vigente se puede afirmar:
· No se cumple con los art. 33 y siguientes del TOCAF, relativo a los procedimientos de compras.
· No se cumple con el tope establecido por el art. 5 lit. D de la ley 16.106, respecto a la contratación de servicios, superando el tope del 20 % de los ingresos.
· No se cumple con la Ordenanza 81 del TCR relativa a la presentación de estados contables y criterios para su elaboración.
· No se aplica la normativa aprobada por la Comisión Nacional relativa a los procedimientos de compras y designación de funcionarios.
· En virtud de las irregularidades detectadas, es imprescindible implementar un sistema integral de control interno en la Comisión Nacional y en las Departamentales. Establecer en forma inmediata procedimientos para la recaudación y fiscalización de la misma.
· Dados los errores detectados en los registros contables, como consecuencia, en los saldos expuestos en los Estados Contables al 31/12/2004, se recomendó la realización de un inventario general en la Comisión Nacional y las Departamentales, cuya información será fundamental como respaldo de los Estados Contables al 31/12/2005.
· En función de la magnitud de las observaciones formuladas, respecto a la impresión, manejo y control de los valores de la Comisión, a la administración de los fondos en poder de la CNHLH, a los procedimientos de adquisición aplicados, se sugiere ampliar la investigación administrativa ya iniciada por el MSP, a efectos de delimitar responsabilidades de acuerdo a lo establecido en los art. 119 a 122 del TOCAF y Art. 182 y Siguientes del Decreto N° 500/991, la Comisión Nacional y todos los funcionarios públicos con tareas o funciones vinculadas a la gestión del patrimonio del Estado, son responsables en materia financiero contable.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/02/06 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Comisión Nacional Honoraria de Lucha Contra la Hidatidosis.-
PRIMERAS LÍNEAS URUGUAYAS DE NAVEGACIÓN AÉREA (P.L.U.N.A.) ENTE AUTÓNOMO
La auditoría comenzó el 31 de octubre de 2005, a solicitud del Directorio de PLUNA E.A.
El objetivo de la auditoría era evaluar, en este primer informe, si la participación del Estado ejercida por los Directores de PLUNA E.A. en la empresa de economía mixta PLUNA S.A. en el período comprendido entre el 01/03/00 y 28/03/05 contribuyó a defender el patrimonio de la empresa. Por otro lado, el estudio de la evolución del Contrato de arrendamiento de servicio con el Consorcio de Aeropuertos Internacionales S.A. (CAI S.A.), evaluando la conveniencia del mismo en el período 01/03/00 - 28/03/05 y sus modificaciones (12/93 a 10/99), sin efectuarse en este informe un análisis del punto de vista jurídico.
· Lectura de documentación (actas de Directorio y de Asamblea, informes de la Comisión Fiscal de PLUNA S.A., expedientes referidos a la Licitación Pública Internacional N°1/93, Contratos y Convenios relacionados, entre otros)
· Examen de comprobantes
· Análisis de los balances del Ente
· Procedimientos analíticos
De la auditoría realizada en PLUNA E.A., cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 16 de diciembre de 2005, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Se considera que los Directores representantes del Estado hicieron lo posible por defender el Patrimonio de la empresa manifestando su preocupación por la situación en que se encontraba PLUNA S.A. y por la no-obtención de los objetivos establecidos en los sucesivos presupuestos, llegando incluso a cuestionar severamente la gestión de la Gerencia General, aun siendo minoría frente a VARIG S.A. que actuó en todo el período en común acuerdo con los accionistas minoritarios de origen nacional no estatal.
Las cláusulas establecidas en la Licitación Pública Internacional que dio origen a la creación de PLUNA S.A. y las decisiones posteriores como el Contrato de Gerenciamiento, llevaron a VARIG S.A. a detentar la suma de la casi totalidad del poder en la sociedad, al poseer mayorías en Asamblea de Accionistas y en el Directorio y de ser el operador de la gerencia general, teniendo en consecuencia a su cargo, la casi totalidad de las decisiones de administración rutinarias de la compañía. A la situación antes descripta, se le debe agregar el hecho de que VARIG S.A. en el correr del tiempo, se transformó en uno de los principales acreedores de PLUNA S.A. (arrendamiento de aeronaves) y a su vez, constituye uno de los principales competidores por explotar las mismas rutas aéreas que explota PLUNA S.A..
· Las continuas pérdidas que arrojó PLUNA S.A., que llevaron a que el Ente nunca cobrara dividendos, fueron originadas por factores exógenos (descenso de la cantidad de visitantes al Uruguay provenientes de la región como consecuencia de la fuerte crisis argentina (2000-2001) y la devaluación en Brasil (01/99), incremento continuo y permanente del combustible, aumento de costo de las Pólizas de Seguros a raíz de los atentados del 11 de setiembre de 2001 así como disminución de la demanda y con ella de las tarifas) y endógenos a la compañía (un continuo apartamiento de los presupuestos realizados por la Gerencia de PLUNA S.A., originado en los supuestos excesivamente optimistas de VARIG S.A. (gerenciador)).
· Uno de los pasivos más representativos que mantiene el Ente en la actualidad, es la deuda con VARIG S.A. debido a la recomposición del patrimonio de PLUNA S.A. Siendo el mayor activo que tiene PLUNA E.A la participación en PLUNA S.A., sin embargo el pasivo que mantiene con VARIG S.A. es mayor a la participación accionaria.
· Con relación al servicio de Asistencia en Tierra que presta en el aeropuerto C/C Carlos A. Curbelo de Laguna del Sauce, se destaca que dicha unidad de negocios arroja pérdidas operativas. Se sugiere la renegociación del contrato que regula la relación comercial entre el Ente y CAI S.A. intentando incrementar el porcentaje que abona CAI S.A. por concepto del servicio de Handling a un 40% para lograr el punto de equilibrio o al 50% para alcanzar una utilidad razonable.
· Se considera conveniente previa a la renovación del contrato, el estudio de la situación en el mercado, particularmente, el relevamiento de la relación contractual del Consorcio adjudicatario del Aeropuerto Internacional de Carrasco con las dos empresas que prestan el mismo servicio en dicha terminal aérea.
· El Ente Autónomo se encuentra en una situación deficitaria ya que nunca cobró dividendos por su inversión en PLUNA S.A. y presta un servicio de Asistencia en Tierra en el aeropuerto C/C Carlos Curbelo que no es rentable.
· El Subsidio del Gobierno Central se encuentra mal expuesto en los balances del Ente, debiéndose exponer como aumento de Patrimonio y no como Resultado Financiero, habiéndose sobrevaluado los resultados de los ejercicios en dicho importe. De esta manera se daría cumplimiento con el art. 24 de la Ordenanza N° 81 del Tribunal de Cuentas.
· Contaduría deberá cumplir con los plazos legales para la presentación de los Estados Contables establecidos en el art. 113 del TOCAF y con el art. 32 de la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas.
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 21/12/2005, habiéndose evacuado la misma según nota del 27/12/2005 la cual modificó parcialmente la conclusión y las recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de PLUNA E.A.

References: artículo 93
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 RESOLUCIÓN

 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Artículo 199
 Resolución 
 Artículo 160
 resolución 
 Resolución 
 Resolución