Source: https://elbaul.co/Tratamiento-Datos/
Timestamp: 2017-05-27 19:26:52+00:00

Document:
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ELIMA SEÑALES
manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y
maneje ELIMA SEÑALES S.A.S. ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.
políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases
de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo
dispuesto en la Ley y en el Decreto “Por el cual se reglamenta el artículo 25
de la Ley 1581 de 2012”.
De acuerdo con lo previsto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los responsables del tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, los responsables deberán fijar el término de vigencia de las bases de datos. Es decir, la vigencia de la base de datos, (el tiempo durante el cual se usarán los datos recogidos en la base de datos), estará determinada por la finalidad con la cual se recogieron los datos. PARÁGRAFO:
g) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ELIMA SEÑALES S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. ELIMA SEÑALES S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA
OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
a) Quién recopila (responsable o
b) Qué recopila (datos que se
recaban)
c) Para qué recoge los datos (las
finalidades del tratamiento)
d) Cómo ejercer derechos de acceso,
corrección, actualización o supresión de los datos Personales suministrados
e) Si se recopilan datos
El anexo 1 del presente manual
incluye el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos
personales con el fin de informar y permitir el acceso de información de la
compañía y sus vinculadas, relacionada con servicios, productos, ofertas,
promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
las medidas necesarias para mantener los formularios y registros en la página
web, descritos en el artículo 8 anterior, así como cualquier otro registro o
mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se deje evidencia respecto
de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos
personales para el tratamiento de los mismos. CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS
establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos
personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar
sus datos personales frente a ELIMA SEÑALES S.A.S., en su condición de
b) Solicitar prueba de la
autorización otorgada a ELIMA SEÑALES S.A.S., en su condición de Responsable
c) Ser informado por ELIMA SEÑALES
S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
d) Presentar ante la
en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante ELIMA SEÑALES S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
principios, derechos y garantías constitucionales y legales
f) Acceder en forma gratuita a sus
ARTÍCULO 11. DEBERES DE ELIMA
SEÑALES S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
SEÑALES S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son
propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir
sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas
finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en
todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 sobre
en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ELIMA SEÑALES S.A.S. se compromete a
cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en
el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo
las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente, esto es
en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la
actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo
14 de la Ley 1581 de 2012;
e) Insertar en la base de datos la
leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad o detalles del dato personal;
f) Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
g) Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
h) Informar a la Superintendencia
de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
i) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información
que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su
información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance,
condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, ELIMA SEÑALES
S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el
titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son
sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda
tener acceso a sus datos personales que están en posesión ELIMA SEÑALES S.A.S..
c) La tercera, supone el derecho a
conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el
deber de ELIMA SEÑALES S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos
personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el
PARÁGRAFO: ELIMA SEÑALES S.A.S. garantiza
el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o
personalidad de su representante, pone a disposición de éste, de manera
gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos
que permiten el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso se ofrece sin
límite de plazo y permite al titular la posibilidad de conocerlos y
actualizarlos en línea. Para este propósito podrá utilizar los medios que se
describen en el artículo siguiente
conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los
titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ELIMA SEÑALES
S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda
la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
Para la atención de solicitudes de
consulta de datos personales ELIMA SEÑALES S.A.S. garantiza: a) Habilitar medios de comunicación
electrónica u otros que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas
y otros métodos simplificados, mismos que son informados en el aviso de
c) Utilizar los servicios de
atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso,
independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes
de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes
del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el
Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ELIMA
SEÑALES S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento, el cual será
1. El reclamo lo podrá presentar el
Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley
1581 de 2012, en la sección de Servicio al Cliente (Quejas y Reclamos) de la página
web ELBAUL.CO de ELIMA SEÑALES S.A.S. Si el reclamo recibido no cuenta con
información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación
del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá
al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se
Si por alguna circunstancia se
recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra ELIMA SEÑALES
S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la
2. Una vez recibido el reclamo
completo, se incluirá en la base de datos que mantiene ELIMA SEÑALES S.A.S. una
3. El término máximo para atender
el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente
a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término
se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En
cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán
solicitar a ELIMA SEÑALES S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de
sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación,
actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
El titular o sus causahabientes,
previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos
que le permitan identificarse.
Su representante, previa
Cuando la solicitud sea formulada
por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en
representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación,
actualización o supresión debe ser presentada a través de la sección servicio
al cliente de la página web ELBAUL.CO de ELIMA SEÑALES S.A.S. y debe contener,
1. El nombre y domicilio del
titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la
identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa
de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno
4. En caso dado otros elementos o
documentos que faciliten la localización de los datos personales.
PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y
;ELIMA SEÑALES S.A.S. hará la rectificación y la
actualización solicitada por el titular, respecto a la información de éste que
resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los
términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación
y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a
realizar y aportar la documentación que avale su petición.
ELIMA SEÑALES S.A.S. tiene plena
libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho,
siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán
habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
ELIMA SEÑALES S.A.S. tiene
establecidos los formularios en la sección de servicio al cliente, correos
electrónicos para la atención de cualquier solicitud, sistemas y otros métodos
simplificados, que están a disposición de los interesados en la página web.
Para éstos efectos, ELIMA SEÑALES
S.A.S. utilizará los mismos servicios de atención o servicio al cliente
que tiene en operación, teniendo en cuenta que los plazos de respuesta no sean
mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que ELIMA SEÑALES S.A.S.
ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus
derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes,
lo informará a través de su página web.
titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ELIMA SEÑALES S.A.S.
la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no
están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 27 de junio de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o
pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo
necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados
Esta supresión implica la
eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por ELIMA SEÑALES S.A.S.. Es importante tener en cuenta
que el derecho de cancelación no es absoluto y ELIMA SEÑALES S.A.S. puede negar
el ejercicio del mismo cuando:
El titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos.
1. La eliminación de datos
2. Los datos sean necesarios para
proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una
acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la
cancelación de los datos personales, ELIMA SEÑALES S.A.S. debe realizar
operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA
Los titulares de los datos personales pueden
revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier
momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, ELIMA SEÑALES S.A.S. ha dispuesto del formato de “Actualización
Autorización de Datos” el cual permite al titular revocar su consentimiento
Se deberá tener en cuenta que
existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede
darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas,
esto es, que ELIMA SEÑALES S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos
del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados,
como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la
segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se
mantienen a salvo otros fines del tratamientos que ELIMA SEÑALES S.A.S., de conformidad
con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está
Por lo anterior, será necesario que
el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si
la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis
se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme
Habrá casos en que el
consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y
responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá
ser revocado.
El procedimiento establecido por ELIMA
SEÑALES S.A.S. para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento
no excederá los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se
señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN
DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
ELIMA SEÑALES S.A.S. designa al área
de SERVICIO AL CLIENTE,
para cumplir con la función de protección de datos personales. El Titular
podrá contactar al responsable en la sección de SERVICIO AL CLIENTE de la página web ELBAUL.CO de ELIMA SEÑALES
S.A.S., quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el
ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización,
supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO. ELIMA SEÑALES S.A.S. designa a SERVICIO AL CLIENTE como
responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la
DATOS DE CONTACTO DE PERSONA O ÁREA
social: ELIMA SEÑALES S.A.S.
Dirección: ________________ Correo electrónico:
del Responsable: (571) ___________
CAPITULO VI SEGURIDAD DE LA
desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ELIMA
SEÑALES S.A.S. adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
ELIMA SEÑALES S.A.S. está comprometida
con suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus
clientes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a
terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la
información que reposa en nuestras bases de datos.
Por tal motivo, contamos con
protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información,
almacenamiento y procesamiento incluidas medias físicas de control de riesgos
El acceso a las diferentes bases de
datos se encuentra restringido. Hemos diseñado este manual interno de políticas
y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de
la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se
encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las
bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información
presente manual rige a partir del ____________________.
MODELO FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA
Autorizo a ELIMA SEÑALES S.A.S., para
que recolecte mis datos personales y los conserve dentro de sus bases cuyo uso
se encuentra destinado a mantener una constante comunicación con los clientes.
Autorizo para que los
datos por mi suministrados sean utilizados con la finalidad de procesar
mis pedidos, ofrecerme productos, ofrecerme promociones y descuentos de los
productos, informar cambios y modificaciones de sus productos y servicios, administración
de sus sorteos, enviarme boletines de información o noticias, realizar actos de
promoción y publicidad de sus productos y/o servicios, informarme sobre sus
actividades y eventos, evaluar la calidad sus bienes y servicios, realizar
estudios internos sobre hábitos de consumo, administrar de mi cuenta, verificar
y llevar a cabo transacciones financieras en relación con los pagos que realice
en línea, realizar la auditoría de la descarga de datos, mejorar el diseño y/o
contenido de las páginas de su sitio web, llevar a cabo investigaciones sobre
demografía de sus usuarios, enviarme información adicional acerca del sitio web,
sus otros sitios web, todo lo relacionado con otras empresas del grupo o de sus
socios de negocios, informarme
sobre alianzas, informarme sobre concursos, informarme sobre contenidos
actuales y futuros relacionados con los eventos, dar cumplimiento a
obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores, y empleados, facilitarme
la correcta ejecución de las compras y prestación de los servicios, y demás
finalidades estrechamente asociadas y necesarias para cumplir los fines de
mercadeo, estadísticos y administrativos que resulten necesarias en el normal
desarrollo de su objeto social. Esta información podrá ser objeto
de uso, análisis, cruce, depuración, tratamiento y transmisión con sus
anunciantes, colaboradores, patrocinadores, proveedores y aliados estratégicos
y comerciales, así como al interior de su empresa, para realizar servicios en
su nombre tales como tratamiento de información, envío de paquetes y
documentos, impresión de facturas y documentos, coordinación de envío de correo
postal y correo electrónico, mensajes de texto, limpieza y actualización de
base de datos, determinación de preferencias de consumo, call center,
digitalización y conservación de documentos.
Con esta autorización ELIMA SEÑALES
S.A.S. podrá comunicarse conmigo por correo electrónico, mensaje de texto (SMS,
MMS), por medio telefónico, o por cualquier medio de comunicación existente o
ELIMA SEÑALES S.A.S. utilizará mis datos
para la finalidad mencionada y certifico que los datos que he suministrado en la
solicitud son ciertos y que no he omitido o alterado ninguna información.
que conozco mis derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar
esta autorización de los datos personales de los cuales soy titular, mediante
los procedimientos establecidos en el Manual Interno de Políticas y Procedimiento
de Datos Personales de ELIMA SEÑALES S.A.S. el cual contiene las políticas para
el tratamiento de la información por mi suministrada, así como los procedimientos
de consulta y reclamación que me permitirán hacer efectivos mis derechos,
disponible en la página web www.elbaul.co
de aceptación de lo anterior, el suscrito Titular de los datos ha dado click en
el espacio (botón) de autorización para
el tratamiento de datos personales. Lo más nuevo

References: ARTÍCULO 3
 artículo 25
 Artículo 11

ARTÍCULO 7

ARTÍCULO 8
 artículo 8

ARTÍCULO 10
 artículo 8

ARTÍCULO 11
 artículo 17
 artículo
14
 artículo 14
 artículo 15
 artículo 15

ARTÍCULO 15
 artículo 15

ARTÍCULO 16
 artículo 15