Source: https://fsv.cuni.cz/opatreni-dekanky-c-57/2018
Timestamp: 2019-11-17 17:32:23+00:00

Document:
Opatření děkanky č. 57/2018 | Fakulta sociálních věd UK
Opatření děkanky č. 57/2018
V souladu s ustanovení zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění platných předpisů se vydává toto opatření, které stanovuje pravidla a postupy pro realizaci pracovních cest a nárokování cestovních náhrad zaměstnanců FSV UK.
Zaměstnanec. Pro účely tohoto opatření se „zaměstnancem" rozumí nejenom osoba, která má na fakultě stálý pracovní poměr (tzv. hlavní či souběžný), ale i pracovník, který je pro fakultu činný na základě dohody o pracovní činnosti či dohody o provedení práce (v případě, že v dohodě bylo sjednáno právo na cestovní náhrady), případně student fakulty vysílaný na pracovní cestu na základě smlouvy uzavřené podle § 1746 odst. 2) zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zaměstnanec").
Pracovní cesta. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, zejména za účelem studijního pobytu či vědecké stáže, přednáškového pobytu na zahraniční univerzitě, účasti na konferenci, jednání o spolupráci se zahraničním partnerem, prohlubování kvalifikace apod. Účel cesty musí mít vždy přímou souvislost výkonem práce, v případě akademických zaměstnanců, vědeckých zaměstnanců s pedagogickou a vědeckou činností fakulty, pokud má být uskutečněna v pracovní době. V případě hospodářsko-správních, technických a odborných pracovníků musí účel cesty přímo souviset s výkonem jejich práce.
Příkazce operace, správce rozpočtu. Viz opatření děkana Směrnice pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociální věd.
děkanem/kou fakulty v případě, že vysílaným zaměstnancem je ředitel institutu nebo další součásti fakulty, proděkan nebo člen kolegia
Podpis příkazce operace, správce rozpočtu a popřípadě nadřízeného vyřizuje sám zaměstnanec před odevzdáním cestovního příkazu. Podpis zaměstnance oddělení vědy, tajemníka a děkana vyřizuje referent ekonomického oddělení (dále jen „REO“).
způsob dopravy (letadlo, vlak, autobus, MHD) Použití osobního vozidla na pracovní cestu se do cestovního příkazu uvádí v případě, že bylo povoleno jeho použití místo hromadného dopravního prostředku (letadlo, autobus, vlak nebo MHD). Soukromé osobní vozidlo je zaměstnavatelem schváleno na žádost zaměstnance pouze v odůvodněných případech (např. převoz propagačních materiálů, horší dostupnost do místa konání pracovní cesty) na základě řádně vyplněného formuláře – Povolení k použití soukromého vozidla (AUV) na pracovní cestu.
Zaměstnanci tak v případě schválení náleží náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky za veřejný dopravní prostředek.
Doručení cestovního příkazu. Cestovní příkaz musí být doručen do podatelny FSV UK (přízemí budovy Hollar, Smetanovo nábřeží 6, Praha 1) nejpozději tři pracovní dny před nástupem zaměstnance na pracovní cestu (nepočítá se den cesty). Pokud zaměstnanec žádá o finanční zálohu v hotovosti, je nutné předložit cestovní příkaz minimálně pět pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu. V opačném případě nelze vyplacení zálohy ještě před odjezdem zaručit. REO vždy informuje příslušného zaměstnance emailem, že jeho cestovní příkaz byl schválen.
Formulář. Zaměstnanec se uvolňuje z pracoviště na základě písemného cestovního příkazu na formuláři zveřejněném na webových stránkách fakulty.
Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty. Pracovní cesta může být přerušena z důvodu na straně zaměstnance (např. dovolená zaměstnance v zahraničí) pouze po předchozí dohodě se zaměstnavatelem zastoupeným nadřízeným pracovníkem dle čl. 2 odst. 2. Před cestou je nutné vymezit přerušení pracovní cesty na cestovním příkaze a v dohodě o přerušení pracovní cesty (datem, časem a místem). Při přerušení pracovní cesty před výkonem práce náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Jiné náhrady (stravné, ubytování a další) zaměstnanci přísluší až od okamžiku zahájení pracovní cesty. Obdobně se postupuje při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce.
Finanční krytí. Na každém cestovním příkazu se dále uvádí číslo účetního střediska - finanční zdroj, ze kterého budou vzniklé náklady hrazeny. Pokud bude cesta hrazena z účelových prostředků fakulty (grant, apod.), cestovní příkaz musí být doplněn vyjádřením osoby, která je oprávněna se jmenovanými prostředky nakládat (u grantů hlavní řešitel). Ohledně hrazení cest v rámci programu ERASMUS+ se vyjadřuje fakultní koordinátor. Pokud se bude cesta hradit z provozních prostředků institutu či součásti fakulty, vyjadřuje se k finančnímu krytí vedoucí pracoviště. Jestliže zaměstnanec nenárokuje povinnou náhradu (tj. ubytování, jízdné), je dále nutné vysvětlit, jakým způsobem budou cestovní výdaje hrazeny. Úhrada z vlastních prostředků zaměstnance není přípustná. Na náhradu stravného je nutné určit zdroj financování i v případě, že jsou zaměstnanci během pracovní cesty bezplatně poskytnuta všechna jídla, tzn. jídla mající charakter snídaně, oběda nebo večeře, neboť pak přísluší zaměstnanci krácené stravné.
Použití taxi. Použití taxi je možné jen v odůvodněných případech, kdy nejsou prokazatelně k dispozici prostředky veřejné hromadné dopravy (např. pozdní přílet, místa, kde nefunguje veřejná hromadná doprava, v nočních hodinách a ranních hodinách (z bezpečnostních důvodů) a dále v případě převážení nadměrného zavazadla.
Záloha na zahraniční pracovní cestu. Fakulta poskytne zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, a to na základě vyplněného tiskopisu Žádost o zálohu na pracovní cestu do zahraničí, který zaměstnanec podává REO současně s cestovním příkazem. Má-li být poskytnuta záloha, cestovní příkaz musí zaměstnanec odevzdat REO minimálně 5 pracovních dnů před odjezdem na pracovní cestu. Neuskuteční-li se pracovní cesta, musí být záloha ihned vrácena (nejpozději do dvou pracovních dnů ode dne, kdy se zaměstnanec dozví, že se pracovní cesta neuskuteční). Nevrátí-li zaměstnanec zálohu, bude mu sražena ze mzdy při nejbližší výplatě. Při poskytnutí zálohy v cizí měně se ve vyúčtování použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a rz ČNB platný v den zálohy.
Změna skutečností rozhodná pro výši cestovní náhrady. Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady. Například o tom, že je nutno pro splnění pracovního úkolu pracovní cestu prodloužit (nebo zkrátit) nebo že nemůže použít určený dopravní prostředek.
Přílohy cestovního příkazu. Při použití soukromého vozidla na pracovní cestě, předloží zaměstnanec vedle cestovního příkazu s předem schváleným veřejným dopravním prostředkem ještě následující přílohy
kopii technického průkazu vozidla- stačí dodat 1x u daného vozidla/rok
kopii dokladu o úhradě povinného ručení- stačí dodat 1x za rok u daného vozidla
potvrzení o absolvování školení řidičů – platnost 2 roky
Veškeré doklady nutné k použití soukromého vozidla stačí předat REO při prvním vyslání na pracovní cestu, kdy využije soukromé vozidlo, a následně REO informovat pouze o změnách v dokladech. Veškeré doklady k použití soukromého vozidla budou archivovány u REO.
Náhrada. Náhrada za použití soukromého vozidla viz článek 2 bod 3.
Školení řidičů. V souladu se zákoníkem práce č. 262/2006 Sb., § 103 odst. 2 a § 349 odst. 1, je nutné, aby každý zaměstnanec, který používá k pracovním cestám soukromé vozidlo, absolvoval školení řidičů. V rámci tohoto školení musí zaměstnanec složit zkoušku z předpisů o bezpečnosti a z pravidel silničního provozu. Doba platnosti zkoušky je pro účely pracovních cest na FSV UK 2 roky. O této zkoušce je vydáno školitelem potvrzení, jehož kopie je součástí dokladů dle ustanovení článku 4 bod 1. Bez tohoto potvrzení nesmí pracovník soukromé vozidlo ke služební cestě použít.
Provozně bezpečnostní předpis. Zaměstnanec musí před první pracovní cestou soukromým vozidlem také podepsat Provozně bezpečnostní předpis, který zůstane uložen na ekonomickém oddělení i pro případné další cesty zaměstnance soukromým vozidlem. Během pracovní cesty je zaměstnanec povinen dodržovat bezpečnostní přestávky.
Jestliže zaměstnanec použije soukromé vozidlo a spolu s ním vykonávají pracovní cestu další spolupracovníci, tito musejí být uvedeni jako spolucestující a zároveň každý z nich musí mít vyplněný řádný cestovní příkaz (bez příloh). Spolucestujícím nenáleží náhrada za jízdné.
Použití soukromého osobního vozidla na žádost zaměstnavatele
Zaměstnavatel může požádat zaměstnance, aby při pracovní cestě použil soukromé osobní vozidlo v těchto případech:
Zaměstnanec veze kolegy jako spolucestující.
Cíl pracovní cesty není dostupný prostředky veřejné hromadné dopravy.
V těchto případech přísluší zaměstnanci za použití soukromého osobního vozidla za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u osobních silničních motorových vozidel 4 Kč (vyhl. č. 463/2017 Sb.)
Průměrné ceny pohonných hmot jsou pro každý rok stanoveny vyhláškou MPSV.
Termín pro podání cestovního příkazu. Cestovní příkaz na dlouhodobou pracovní cestu musí být zaslán REO minimálně 14 pracovních dní před nástupem na pracovní cestu, aby bylo možné předem sjednat všechny podmínky dlouhodobé pracovní cesty.
Dovolená a pracovní volno. Je-li v případě dlouhodobé pracovní cesty zaměstnanci poskytnuta dovolená, jde o přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů, přičemž náhrady jsou řešeny, jak je uvedeno v článku 3 bod 2.
Ubytování. Na dlouhodobých pracovních cestách je možné pronajmout si byt o velikosti maximálně 2+1. V takovém případě je nutné pro vyúčtování pracovní cesty dodat originál nájemní smlouvy a doložit výpisem z účtu, že byl pronájem uhrazen. V případě ubytování dalších osob (rodinných příslušníků) se zaměstnanci proplácí pouze poměrná část. Totéž platí pro ubytování hotelového typu.
V případě, že ubytování na dlouhodobé cestě neodpovídá výše uvedeným parametrům, je třeba nejméně 1 měsíc před nástupem na pracovní cestu požádat o výjimku z opatření děkanky fakulty. Zaměstnanec v žádosti o výjimku zdůvodní požadovaný typ ubytování a doloží hospodárnost jím navrhovaného ubytování.
Návštěva blízkého rodinného příslušníka. V případě dlouhodobé pracovní cesty je možná návštěva členů rodiny zaměstnance v místě bydliště rodiny.
Předložení vyúčtování. Po návratu z pracovní cesty je stanovena lhůta 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty pro předání podkladů k vyúčtování REO.
U vyúčtování, u kterých jsou podklady převzaty podatelnou UK FSV nejpozději desátý pracovní den po dni ukončení pracovní cesty (nepočítá se den příjezdu), děkanát zaručuje jeho řádné zpracování poté, co budou podklady kompletní.
Zaměstnanec předkládá REO písemné doklady (vždy originály) k vyúčtování pracovní cesty včetně vyplněného formuláře pro vyúčtování pracovní cesty a závěrečné zprávy, vše na předepsaném formuláři (k dispozici na webových stránkách fakulty, sekce formuláře).
Vyúčtování potvrdí svým podpisem zaměstnanec, nadřízený pracovník, který rozhodl o konání pracovní cesty a disponent finančních zdrojů. Vypracované vyúčtování podepisuje referent REO a vedoucí ekonomického oddělení. O výsledku vyúčtování je zaměstnanec informován referentem REO.
Finanční vyrovnání. Pokud je celkový nárok zaměstnance vyšší než poskytnutá záloha, doplácí fakulta zaměstnanci vzniklý rozdíl vždy v české měně bezhotovostně na účet zaměstnance.
kapesné do výše 40% stravného u zahraniční pracovní cesty
Při použití soukromé karty je rozdíl z kurzů výdajem zaměstnance. Pro vyúčtování se používají kurzy viz. článek 3, bod 7.
Letenku lze zakoupit pouze do třídy economy.
Náhrady při použití soukromého vozidla. Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek, včetně soukromého vozidla, přísluší mu náhrada jízdních výdajů viz článek 2 bod 3.
Náhrada prokázaných výdajů za ubytování. Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Závazný limit pro tuzemské cesty je 1500 Kč/noc. Doporučený limit za noc pro ubytování v Evropě je do 120 EUR, Švýcarsko 180 CHF, Velká Británie 150 GBP. Doporučený limit za noc pro ubytování mimo Evropu je do 150 EUR, USA 170 USD. Pokud je daný limit překročen, navrhovatel to zdůvodní v cestovním příkazu.
Náhrada nutných vedlejších výdajů. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Jedná se např. o konferenční poplatky, cestovní zdravotní pojištění, vystavení víza, dálniční poplatky, parkování či garážování vozidla (bylo-li zaměstnavatelem použití osobního silničního motorového vozidla před nástupem na pracovní cestu povoleno), poplatky za úschovu zavazadel, zhotovení kopií dokumentů školení řidičů, připojištění sedadel na pracovní cestu atd. Všechny výdaje musí být doloženy účtenkou.
Tuzemské stravné. Sazby stravného při tuzemských pracovních cestách zaměstnanců jsou v daném kalendářním roce stanoveny vyhláškou MPSV, přičemž zaměstnanci náleží vždy nejnižší sazba stravného.
Zahraniční stravné. Vyúčtování zahraničního stravného se řídí zákoníkem práce a souvisejícími předpisy.
Základní sazby stravného při zahraničních pracovních cestách zaměstnanců jsou na aktuální rok uvedeny ve vyhlášce Ministerstva financí. Přehled základních sazeb stravného pro jednotlivé země naleznete zde: https://www.mfcr.cz/cs/legislativa/cestovni-nahrady
Zrušené předpisy. Tímto opatřením se ruší Opatření děkana č. 5/2017 Organizace tuzemských a zahraničních pracovních cest.
Přílohy: (aktuální formuláře jsou k dispozici na webových stránkách - https://fsv.cuni.cz/pro-zamestnance/ekonomika-a-provoz/formulare)
Dohoda o přerušení pracovní cesty - čl. 3 bod 2
Žádost o zálohu na pracovní cestu do zahraničí - čl. 3 bod 7
Povolení k použití soukromého vozidla (AUV) na pracovní cestu - čl. 4 bod 1
Žádost zaměstnavatele o použití soukromého silničního motorového vozidla na pracovní cestu č. 4. bod 1 (formulář dostupný na vyžádání na EO FSV)
Provozně bezpečnostní předpis - čl. 4 bod 4

References: zákona č. 262
 § 1746
 čl. 2
 § 103
 § 349
 čl. 3
 čl. 3
 čl. 4
 čl. 4