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Timestamp: 2019-01-24 06:54:34+00:00

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﻿ Sentencia 1998-0164 de marzo 17 de 2010
SENTENCIA 1998-0164 DE 17 DE MARZO DE 2010
CONTENIDO:SOCIEDADES COMERCIALES. INSCRIPCIÓN DE COMERCIANTES Y PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y SU REPRESENTACIÓN. LA REPRESENTACIÓN LEGAL DE UNA SOCIEDAD COMERCIAL SÓLO PUEDE PROBARSE A TRAVÉS DE LA RESPECTIVA CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LA CÁMARA DE COMERCIO EN LA QUE AQUELLA HUBIERE EFECTUADO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL.
TEMAS ESPECÍFICOS:REGISTRO COMERCIAL, REPRESENTANTE LEGAL DE LA SOCIEDAD, PRUEBA DEL REGISTRO COMERCIAL, PRUEBA DE LA EXISTENCIA DE LA SOCIEDAD, SOCIEDAD COMERCIAL, INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO COMERCIAL
Sentencia 1998-0164 de marzo 17 de 2010
Rad.: 63001-23-31-000-1998-0164-01
Exp.: 16452
II. El enriquecimiento sin justa causa.
La responsabilidad que en el sub lite se imputa a la entidad demandada,proviene del hecho de que una funcionaria suya —secretaria de cultura, artesanía y turismo— hubiere ordenado la elaboración de 2.000 ejemplares del libro titulado “Quindío 30 años: Esplendor en imágenes”, cuyo valor no le fue cancelado a la sociedad demandante, razón por la cual solicitó la declaratoria de responsabilidad del departamento del Quindío y su condena al pago de la suma adeudada, debidamente actualizada, más los respectivos intereses comerciales.
En relación con esta clase de reclamaciones, ha dicho la Sala(1) que corresponden a eventos que se pueden enmarcar dentro de la figura del enriquecimiento sin justa causa, el cual da lugar al ejercicio de la actio in rem versoy encuentra su fundamento i) de un lado, en la equidad que debe imperar entre las personas con ocasión de los derechos adquiridos y las obligaciones contraídas, los cuales deben desarrollarse armónicamente, ajustando las cargas entre ellas de forma proporcionada; por ello, resulta inadmisible que una persona se empobrezca a causa de otra, sin que esta se halle dotada de un título suficiente que justifique su enriquecimiento; y ii) de otro lado, en el deber constitucional —art. 95, num. 1º— que recae sobre todas las personas de respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios.
Así mismo, se ha establecido que para la procedencia de la actio in rem versopor existencia de un enriquecimiento sin justa causa, deben reunirse los siguientes requisitos:
No obstante, debe recalcar la Sala en esta oportunidad cómo el solo traslado o desequilibrio patrimonial —enriquecimiento y correlativo empobrecimiento— más la verificación de ausencia de sustento contractual, resulta insuficiente para efectos de concluir acerca de la existencia de un enriquecimiento sin justa causa que dé lugar al reconocimiento de una compensación, por cuanto en estos casos es necesario analizar también la conducta de las partes de la relación negocial, así como determinar las circunstancias en medio de las cuales se produjo la ejecución de prestaciones sin soporte contractual, debiéndose determinar la buena fe con la que han actuado, para descartar de esta manera que el empobrecimiento de quien reclama haya obedecido a circunstancias solo imputables a su propia conducta, como cuando por su cuenta y riesgo decide adelantar la prestación sin contar con la instrucción o con el visto bueno de la administración, pues en tal caso estará llamado a soportar la disminución patrimonial que sufra.
“No obstante lo anterior, la Sala debe precisar que, en cada caso concreto, el juez de lo contencioso administrativo deberá analizar la situación fáctica y jurídica en la que se encuentra el particular frente a la administración pública, con el fin de establecer, mediante el instrumento de la ponderación —en aplicación del principio de proporcionalidad—, si aquel merece efectivamente el reconocimiento —compensatorio— de la labor ejecutada (…), por cuanto, se reitera, la teoría del enriquecimiento sin causa en sí misma, supone simplemente el rebalanceo de los traslados patrimoniales injustificados, cuando no existe otro medio jurídico para solicitarlo.
Es claro entonces que, en casos como el que es objeto del presente proceso, efectivamente, no resulta procedente la acción relativa a controversias contractuales pero tampoco la acción de reparación directa, por cuanto no se trata de un evento de responsabilidad contractual o extracontractual del Estado; por esta razón, frente a la inexistencia de una acción a través de la cual el demandante pudiera reclamar por el detrimento patrimonial sufrido en la forma expuesta en su demanda, solo restaba ejercer la actio in rem versopara alegar, por medio de este mecanismo procesal de naturaleza excepcional, el enriquecimiento sin justa causa de la entidad demandada y obtener por este medio, no una indemnización de perjuicios, sino una compensación correspondiente al restablecimiento patrimonial del empobrecido, en la misma proporción en que el patrimonio de la entidad favorecida se hubiere enriquecido sin mediar causa alguna que justificara ese traslado patrimonial.
Ahora bien, a pesar de haber sido presentada la demanda con invocación de la acción de reparación directa, el juez, en aplicación del principio iura novit curia,está llamado a interpretar sus términos con el necesario respeto por la causa petendi y establecer que, en realidad, la ejercida fue precisamente la actio in rem verso, “(…)con el fin de que la inadecuada escogencia de la acción por parte del actor no constituya impedimento para emitir un fallo de fondo. Asumir una posición contraria sería rendirle un culto injustificado a la forma por la simple forma, con desconocimiento del principio constitucional de prevalencia del derecho sustancial consagrado en el artículo 288 superior, en virtud del cual el juzgador está en el deber de interpretar la demanda, establecer la materia del litigio, con prescindencia de la forma”(4).
La sociedad Grupo Editores S.A., reclamó en su demanda el pago de la prestación que aseguró haber ejecutado a favor del departamento del Quindío —elaboración de 2.000 ejemplares del libro “Quindío 30 años: Esplendor de imágenes”— en virtud de la orden que le impartiera una funcionaria suya, la secretaria de cultura, artesanías y turismo; frente a esta reclamación, la entidad demandada se defendió y el tribunal falló con base en el mismo argumento, consistente en que la firma de un funcionario público en un documento no podía comprometer la responsabilidad de la entidad a la que servía, si esa firma no correspondía al ejercicio de sus propias competencias.
La Sala no comparte este criterio, porque un documento firmado por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, aduciendo su calidad de tal, en papelería oficial que tiene el membrete y el nombre de la entidad —República de Colombia, departamento del Quindío, gobernación—, con numeración consecutiva, constituye un documento público, a la luz de lo establecido por el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, a cuyo tenor “Documento público es el otorgado por funcionario en ejercicio de su cargo o con su intervención”; y según el artículo 264 del mismo código, “Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza”; y en el presente caso, obra certificación expedida por el jefe de la división de recursos humanos de la gobernación del departamento del Quindío, en el sentido de que la señora Teresa Restrepo Sandoval, identificada con CC. Nº 38.955.341 de Cali, prestó sus servicios al departamento como secretaria de cultura, artesanía y turismo, desde el 3 de enero de 1995 hasta el 28 de febrero de 1997, persona esta que, supuestamente, suscribió los pretendidos documentos públicos de los días 30 de mayo y 27 de junio de 1996 que aduce la parte actora como fundamento de sus pretensiones (fls. 13 a 15 y 18, cdno. 1).
Ahora bien, el a quo —que analizó la controversia bajo la óptica de la acción de reparación directa con aplicación del régimen de la falla probada—sostuvo que la falla del servicio que se adujo en la demanda consistió en la orden de elaboración de los 2.000 ejemplares del libro “Quindío 30 años: Esplendor de imágenes” contenida en los referidos oficios del 30 de mayo y 27 de junio de 1996, orden respecto de la cual consideró que no había comprometido la responsabilidad de la entidad estatal demandada porque, a su juicio, se trató del hecho personal de quien suscribió los documentos que la contienen, a pesar de reconocer que se probó la investidura de servidor público que ostentaba dicha persona; así lo sostuvo el a quo(fls. 140 a 144, cdno. 1):
De otra parte, con la declaración del gerente de la Lotería del Quindío (…) y con los documentos que obran (…) se desvirtúa la afirmación de la demanda de que tal trabajo se hubiera elaborado para el departamento; el hecho de que posteriormente a su elaboración el Departamento la Lotería (sic) hubieran comprado algunos ejemplares no es prueba de que los ejemplares se hubiesen elaborado por orden del departamento y con destino al departamento.
2) Por otra parte, contrario a lo afirmado por el tribunal a quo,en el sentido de que a la parte actora le competía probar que la funcionaria que impartió la orden de elaborar y editar los 2.000 ejemplares del libro en cuestión tenía competencia para ello y estaba entre sus funciones tal decisión, la Sala es del parecer de que esa no era una carga probatoria que recayera en la demandante sino en quien cuestionare la validez de la actuación de la servidora pública que produjo el documento en cuestión.
Al respecto se observa que, en aras de proteger el interés público o general que se encuentra ínsito en las actuaciones de la administración, opera el principio de legalidad, de conformidad con el cual se presumen válidas las decisiones de quienes actúan a nombre de la administración, por estar aparentemente investidos de las calidades que les otorgan las competencias para actuar; es por ello que el acto administrativo goza de esta presunción, hasta tanto sea declarada judicialmente su nulidad por encontrar acreditada el juzgador la causal consistente en la falta de competencia, cuandoquiera que, dentro del respectivo proceso de impugnación, se compruebe que fue expedido por quien carecía de las atribuciones legales necesarias para tomar esa decisión; en el entretanto y si no es suspendido provisionalmente, conserva sus características de ejecutividad y ejecutoriedad; es tal la fuerza de este principio de legalidad, que inclusive opera en relación con decisiones administrativas proferidas por funcionarios de hecho, las cuales producen efectos frente a terceros y no se tienen como irregulares, dada la “investidura plausible” del sujeto que detenta el cargo y que amerita credibilidad entre los asociados en relación con su validez(5).
El funcionario de hecho es aquel que ha tomado posesión de un cargo o ha ejercido las funciones correspondientes al mismo sin el lleno de todos los requisitos constitucionales y legales exigidos para ello, no obstante lo cual, el ejercicio de tales funciones ha estado revestido de una apariencia de legalidad, la cual, unida a la presunción de legalidad de los actos administrativos, impide trasladar a los asociados, como una carga general, las consecuencias de las deficiencias o errores de tales actuaciones(6), tal y como lo explica la doctrina al referirse a la necesidad de admitir la validez de los actos de los funcionarios de hecho frente a los terceros afectados por aquellos:
“(…) el fundamento esencial radica en el interés de la administración de que los particulares, sin averiguaciones previas, admitan como regularmente investidos a los funcionarios y por lo tanto capacitados para realizar válidamente los actos propios de sus funciones. Es también el interés de los administrados, pues en la generalidad de los casos no podrían entrar a determinar si el funcionario ha sido designado regularmente. Si no fuese así, la actividad administrativa se resentiría profundamente y resultaría comprometido el interés público. Además, no puede responsabilizarse a una persona determinada por un error común a todos”.
“El artículo 1758 del C.C. colombiano(7) habla, además, de la competencia del funcionario, pero aquella debe ser entendida en el sentido de que se trate de un funcionario público, en ejercicio del cargo, y no en sentido estricto de que el funcionario tenga competencia para el caso en particular, porque este puede ser un requisito para su validez sustancial, es decir, para la legalidad del acto contenido en el instrumento, pero si llega a faltar, no impide que este sea un instrumento público (por ejemplo: los escritos que contienen un decreto o una resolución inconstitucional y el oficio que contiene una orden o una comunicación ilegales de un funcionario público, en ejercicio del cargo, son indudablemente instrumentos públicos)”(8).
Se observa que también la jurisprudencia del Consejo de Estado(9) ha sido constante al sostener que para la existencia del documento público, basta tan solo el cumplimiento de los requisitos legales —art. 251, C. de P.C.—:
Sobre el “documento público”, se observa que la legislación trae una noción basada en la calidad del funcionario que lo expide. Así, el artículo 251 del citado código precisa que los documentos son públicos o privados. Y qué documento público “es el otorgado por funcionario en ejercicio de su cargo o con su intervención”.
3) Finalmente, observa la Sala que, aún si en gracia de discusión se admitiera la competencia del funcionario que expide el documento como requisito de existencia del mismo, en el presente caso no se probó, contrario a lo afirmado por el a quo,que la funcionaria que suscribió el documento mediante el cual se dio la orden de elaboración y edición de un libro carecía de competencia, teniendo en cuenta que en materia de contratación estatal, los jefes de las entidades públicas están autorizados para delegar algunas de las funciones que les corresponden como ordenadores del gasto y, por lo tanto, bien habría podido contar con esta clase de habilitación para contratar(11), independientemente de que haya cumplido o no los requisitos legales de celebración de los contratos y de que en este caso específico existiere o no un negocio jurídico perfecto entre las partes, por cuanto el presente análisis se efectúa desde el punto de vista de la calidad de documento que dicha servidora pública suscribió en el ejercicio de sus funciones.
— Copia simple de un oficio supuestamente enviado a la señora Alexandra Aristizábal Restrepo el 30 de mayo de 1996 por la secretaria de cultura, artesanía y turismo en el que le solicita “(…) se sirva proceder a la elaboración del libro: Quindío 30 años ‘Esplendor de imágenes’” (fl. 13, cdno. 1).
2.000 Libro ‘Esplendor en imágenes’.”
— Copia simple de supuesta factura cambiaria de compra-venta Nº 3587 dirigida por Grupo Editores S.A., a la gobernación del Quindío el 31 de octubre de 1996 por valor de $ 52’140.000,oo, por concepto de 1.320 libros Quindío Esplendor en imágenes Quindío 30 años, con valor unitario de $ 39.500 (fl. 16, cdno. 1).
— Copia simple de la supuesta remisión Nº 0448 del 4 de abril de 1997 correspondiente supuestamente a 1.510 libros “Esplendor en imágenes” Quindío 30 años, efectuada por el Grupo Editores Diario de Colombia a la Lotería del Quindío (fl. 17, cdno. 1).
— Constancia expedida por el jefe de la división de recursos humanos de la gobernación del departamento del Quindío, el 21 de enero de 1998, en el sentido de que la señora Teresa Restrepo de Sabogal, identificada con CC. 38’955.341 de Cali, prestó sus servicios al departamento como secretaria de cultura, artesanía y turismo, desde el 3 de enero de 1995 hasta el 28 de febrero de 1997, fecha en la cual fue aceptada su renuncia (documento público original, fls. 18 y 63, cdno. 1).
— Oficio enviado el 30 de enero de 1998 por el gerente del Diario de Colombia Grupo Editores S.A., al señor Édgar Tovar, en cuya referencia se lee: “Documento de archivo así: Facturas Nros. 3588, 2126, 1535. Recibos de caja Nros. 3020, 2717, 1241. Fotocopia certificación publicidad contrato. Certificación retención en la fuente. Certificado Cámara de Comercio de fecha enero 29 de 1998”, y en el cual manifiesta (documento privado original):
“Atendiendo a su solicitud, me permito hacerle entrega de los documentos de la referencia, los cuales demuestran los libros ‘Esplendor de imágenes - Quindío 30 años’ comprados directamente por la entidad: Lotería del Quindío Nit: 890.000.474-7, así:
Total libros adquiridos y pagados por Lotería del Quindío 420”
— Copia al carbón de Factura cambiaria de compraventa Nº 1535 por valor de $ 11’000.000, expedida por Grupo Editores S.A., el 19 de noviembre de 1996 y dirigida a la Lotería del Quindío, por concepto de 220 “Libros esplendor en Imágenes Quindío 30 años”, con precio unitario de $ 50.000 (fl. 20, cdno. 1).
— Copia al carbón de Recibo de caja Nº 2717 del 4 de septiembre de 1997, expedido por el Grupo Editores S.A., a favor de Lotería del Quindío por valor de $ 3’507.326 y por concepto de pago de factura Nº 2126 (fl. 23, cdno. 1).
— Copia al carbón de Factura cambiaria de compraventa Nº 3588 por valor de $3’950.000, expedida por Grupo Editores S.A., el 21 de noviembre de 1997 y dirigida a la Lotería del Quindío, por concepto de 100 “Libros Esplendor en imágenes Quindío 30 años” y precio unitario de $ 39.500 (fl. 24, cdno. 1).
— Certificado de Retención en la fuente e IVA de la Lotería del Quindío al Grupo Editores S.A., del 9 de diciembre de 1997 en el que consta retención en la fuente por valor de $ 158.000 “más 79 de Prodesarrollo” sobre el valor pagado de $3’950.000 y como concepto del pago: “suministro” (fl. 25, cdno. 1).
— Copia al carbón de Recibo de caja Nº 3020 del 10 de diciembre de 1997, expedido por el Grupo Editores S.A., a favor de Lotería del Quindío por valor de $ 3’713.000 y por concepto de cancelación de la factura Nº 3588 (fl. 26, cdno. 1).
— Copia simple de Contrato de compraventa Nº 122 supuestamente suscrito el 29 de julio de 1997 entre la sociedad Grupo Editores S.A., y la Lotería del Quindío, cuyo objeto habría sido la venta de 100 libros de la edición titulada “Esplendor en imágenes, Quindío 30 años”, por valor de $ 3’950.000 (fl. 27, cdno. 1).
— Copia simple de una supuesta certificación expedida el 13 de agosto de 1997 por el jefe de la división de contratación de la secretaría de asuntos jurídicos del departamento del Quindío, sobre el recibo para su publicación en la Gaceta Departamental, de fotocopia del Contrato de compraventa Nº 122 de 1997 celebrado entre la Lotería del Quindío y Luis Alberto Rodríguez Henao (fl. 29, cdno. 1).
— Oficio del 17 de julio de 1998 dirigido al Tribunal a quopor el jefe de almacén departamental del Quindío, en el cual le informa que “(…) una vez verificados los archivos con relación a las mercancías que ingresan por el almacén departamental, se pudo constatar: Que los ejemplares del libro ‘Esplendor en imágenes’, a nombre de la Sociedad Grupo Editores S.A. de Armenia, no ingresaron por esta sección” (documento público original, fl. 11, cdno. 2).
Martha Cecilia Ruiz, mayor de edad y residente en el municipio de Montenegro, con estudios de bachillerato y empleada de una oficina de abogados, manifestó haber sido empleada de la Lotería del Quindío en abril o mayo de 1997, en servicios generales, como auxiliar, cuando el Grupo de Editores llevó los libros “Esplendor en imágenes Quindío 30 años”, aunque no recordaba cuántos ejemplares, para dejarlos en depósito; pasado un tiempo, el gerente de la Lotería les dijo a ella y a su compañero de trabajo que hicieran un oficio para devolver los libros al Grupo de Editores, pero que esta firma los rechazó y dijo que no los iba a recibir; manifestó que ella había firmado la nota de remisión en constancia del recibo, pero que en la misma no constaba que se estaban recibiendo en depósito; preguntada sobre si sabía cuál era el problema que existía entre Grupo Editores y la gobernación del Quindío, manifestó tener conocimiento de que los libros no le habían sido pagados a esta firma.
La testigo reconoció su firma en la Remisión Nº 0048 del Diario de Colombia (fl. 17, cdno. 1), en la cual consta la cantidad de libros remitidos por el Grupo Editores S.A., y recibidos por la Lotería del Quindío y aceptó que la cantidad allí indicada fue la efectivamente recibida; reiteró que el gerente le había informado que esos libros se iban a guardar pero que serían devueltos al Grupo Editores (fl. 12, cdno. 2).
Álvaro Berrío Piedrahita,vecino de Armenia, de 49 años de edad, casado, de profesión administrador y educador, quien labora como independiente; declaró que cuando se desempeñaba como gerente de la Lotería del Quindío, esta entidad adquirió del Grupo Editores unos libros titulados “Esplendor en imágenes, Quindío 30 años” y anexó los respectivos contratos de compraventa en 6 folios; manifestó que se adquirieron primero 220 libros por valor de $ 11’000.000, a un precio unitario de $ 50.000, en virtud del contrato firmado en noviembre de 1996 y que tuvieron problemas con la entrega porque la contratista se retardó y sólo los entregó en el mes de abril del siguiente año; el 20 de noviembre de 1997 se suscribió otro contrato por la suma de $ 3’950.000, por 100 ejemplares y se pactó un precio unitario de $ 39.000, el contratista entregó los libros objeto del contrato y solicitó “(…) que se les dejara en depósito en las bodegas de la lotería los demás ejemplares que eran alrededor de mil y pico de ejemplares”.
Manifestó el testigo no tener conocimiento alguno sobre la supuesta orden que le hubiera dado la secretaria de cultura y turismo de la gobernación al Grupo Editores S.A., para adelantar los trabajos editoriales y tipográficos para la elaboración de 2.000 ejemplares del libro “Esplendor en imágenes” y que él simplemente hizo el pedido en noviembre de 1996, cuando se los ofreció el Grupo Editores S.A.; y que a pesar de haber comprado tan sólo 220 libros mediante el primer contrato y 100 mediante el segundo, la referida empresa les mandó mil y pico, que la lotería no había ordenado ni comprado y luego se negó a retirarlos; dijo el testigo que él ni siquiera ordenó recibirlos; por otra parte, los adquirió porque eran un buen regalo que podía hacer la lotería a sus clientes y que estaban bien editados, pero que él no recibió sugerencia ni orden alguna de adquirirlos; en cuanto a los mil y pico libros que la lotería no había adquirido, sostuvo el testigo que inclusive antes de la entrega de la gerencia, fueron llevados en un vehículo de esta entidad a las instalaciones del Grupo Editores S.A., “(…) y ellos se negaron a recibirlos y aún están en la Lotería del Quindío” (fls. 14 a 17, cdno. 2).
“Los libros fueron ordenados directamente por la gobernación del Quindío en contacto con la secretaria de artesanía y turismo, Teresita Restrepo de Sabogal y la señora gobernadora, Belén Sánchez Cáceres. PREGUNTADO: Se firmó algún contrato o se dio alguna orden escrita en relación con la producción de dicha obra? CONTESTO: Como gerente del Grupo Editores le pedí a la gobernación una orden de producción o elaboración del libro para los 30 años del Quindío a la señora Teresa Restrepo de Sabogal para poder realizar el trabajo (…). PREGUNTADO: En qué consistía esa orden de producción? CONTESTO: Era un oficio firmado por Teresa Restrepo de Sabogal, autorizando la producción. (…) PREGUNTADO: Cuántos ejemplares comprendía la orden, cuál era el costo y cuándo se entregaron a la gobernación del Quindío? CONTESTO: No recuerdo exactamente cuántos ejemplares porque ya hace dos años que me retiré del Grupo Editores, creo que la orden comprendía la producción de dos mil ejemplares, el valor total creo que era de cincuenta y cinco millones de pesos y se le facturaron a la gobernación del Quindío, se entregaron parcialmente cuando el departamento del Quindío cumplió 30 años, cuando vino el Presidente a una reunión efectuada en el Club América, se hizo el lanzamiento y se entregaron 50 ejemplares, posteriormente la Lotería del Quindío compró 10 millones de pesos, entregándole un número de ejemplares por este costo no recuerdo cuánto, aproximadamente a (sic) 364 a 400 libros, hasta el momento de mi retiro no se habían entregado más libros, hasta el momento de mi retiro no se habían entregado más libros, ni había ninguna negociación pendiente. (…) La negociación fue directamente con el departamento del Quindío y según negociación interna del departamento la Lotería del Quindío compró estos libros, pagando parte de la deuda. (…). Como gerente del Grupo Editores la realización de este proyecto no se hizo por una ordenanza, una orden de la Lotería del Quindío sino por la gobernación del Quindío, para un proyecto como estos la claridad de la ordenanza o de la orden de producción es importante para llevarla a cabo, por lo tanto ya luego de realizado el libro la lotería compró unos ejemplares conociéndose que era un trabajo mandado a hacer por la gobernación. Exactamente como lo explico quien hizo la ordenanza o la orden era el departamento y la lotería compró unos ejemplares como aporte cultural que iban a dar ellos a la ciudadanía, la Lotería del Quindío pagó directamente y la negociación se hizo directamente con el Grupo Editores, conociendo que estaban en Grupo Editores. PREGUNTADO: Finalmente de los dos mil ejemplares que usted dice ordenó la gobernación del Quindío cuántos fueron a la gobernación, cuántos a la Lotería del Quindío? CONTESTO: Entregados por mí como gerente se entregaron 50 a la gobernación, que hasta cuando yo me retiré no se habían pagado; a la lotería no recuerdo exactamente cuántos pero creo que eran de 364 a 400 que se pagaron cumplidamente, el resto de ejemplares quedaron en Grupo Editores una parte y otra parte quedaron en una empresa que nos hizo la producción del libro porque no se le había cancelado la deuda” (las negrillas son de la Sala).
La testigo reconoció las órdenes de producción que obran en el proceso en copia simple, como las enviadas por la entidad demandada a través de la secretaria de cultura, artesanía y turismo, quien con ocasión de los 30 años de vida del departamento del Quindío ordenó varios trabajos editoriales y tipográficos, entre ellos el correspondiente al libro, los cuales fueron efectivamente cancelados por la gobernación, a excepción de este último, a pesar de que la gobernadora de la época se había responsabilizado verbalmente del pago de los libros.
Fue ordenado para avaluar 1.320 ejemplares del libro “Esplendor en imágenes, Quindío 30 años”, lo cual arrojó un valor de $ 50.000 por cada ejemplar (fl. 26, cdno. 2).
En efecto, se observa en primer lugar que los supuestos documentos públicos a través de los cuales la entidad demandada ordenó la elaboración de los 2.000 ejemplares del libro cuyo pago se reclama en el sub lite,fueron presentados en copia simple.
Se afirma lo anterior, por cuanto se trata, aparentemente, de la copia de unos oficios supuestamente suscritos por la secretaria de cultura, artesanías y turismo del departamento del Quindío, es decir copias de documentos públicos respecto de los cuales el Código de Procedimiento Civil establece en su artículo 252, que “El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad”, pero obviamente, bajo el entendido de que se trate de un documento público original, por cuanto en relación con las copias, el mismo código dispone en su artículo 254 los eventos en los cuales las copias tendrán el mismo valor que el original, lo cual significa, contrario sensu,que si no reúnen alguna de las condiciones allí enlistadas, carecerán por completo de tal valor probatorio:
“1) Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada.
“El Notario Primero del Círculo
De Armenia Quindío da fe Que esta reproducción fotostática corresponde con otra similar que tuvo a la vista”.
Observa también la Sala que a pesar de que sólo aportó copias simples de los supuestos documentos públicos con una anotación notarial que no implica autenticación de las mismas, por cuanto el notario no las comparó con su original o con otra copia autenticada, la parte actora no solicitó en el capítulo de pruebas que se oficiara a la respectiva entidad oficial para que remitiera una copia autenticada de los mencionados documentos.
En primer lugar, debe recordarse que las sociedades comerciales están sujetas a las normas del Código de Comercio, cuyo título III reguló lo concerniente al registro mercantil, el cual tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad (art. 26); dicho registro mercantil corresponde a una función pública que le fue atribuida a las cámaras de comercio por el legislador (art. 27) y en él debe inscribirse, entre otras actuaciones, la designación de los representantes legales de las sociedades y su remoción (art. 28, num. 9º), disponiendo así mismo el estatuto comercial, que “(…) los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción” (art. 29, num. 4º) y que “Toda inscripción se probará con certificado expedido por la respectiva cámara de comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro mercantil” (art. 30); de otro lado, el estatuto de los comerciantes dispone que “La designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sino como desarrollo o ejecución del contrato…”, pero estará sujeta a registro en la cámara de comercio, mediante las copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación (art. 163); no obstante, cuando la delegación de la administración o representación legal no conste en los estatutos, debe otorgarse con las formalidades propias de las reformas estatutarias y son inoponibles a terceros la revocación, el cambio de delegado y las limitaciones a sus facultades, mientras no se llenen dichas formalidades (art. 313); por otra parte, cuando sobrevenga la disolución de la sociedad, mientras no se haga y se registre el nombramiento de liquidadores, el Código de Comercio establece que actuarán como tales las personas que figuren inscritas en el registro mercantil del domicilio social como representantes de la sociedad (art. 227); a su vez, el artículo 441 ibidem, dispone que para inscribir la designación de representante legal en el registro mercantil, basta la copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal; y el artículo 442 reitera la regla general contenida en el artículo 164, relativa a que las personas cuyos nombres figuren inscritos en el registro mercantil como gerente principal y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.
De acuerdo con lo anterior, salvo normas especiales que dispongan otra cosa(14), la representación legal de una sociedad comercial solo puede probarse a través de la respectiva certificación expedida por la cámara de comercio en la que aquella hubiere efectuado su inscripción en el registro mercantil, pues una de las funciones atribuidas por el artículo 86 del Código de Comercio a las cámaras de comercio es, precisamente, la de “Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos (…)” (num. 3º).
Específicamente respecto de las sociedades anónimas, especie a la cual pertenece la sociedad demandante en el sub lite,el artículo 441 del Código de Comercio, establece la obligación de inscribir su designación en el registro mercantil:
Ahora bien, existen declaraciones contradictorias en relación con el fin que tuvieron más de 1.000 ejemplares del referido libro, pues mientras una ex empleada de la Lotería del Quindío manifestó que quedaron en las instalaciones de esta entidad en calidad de depósito porque Grupo Editores S.A., no los quiso retirar ni recibir, la señora Aristizábal Restrepo manifestó que los mismos “(…) quedaron en Grupo Editores una parte y otra parte quedaron en una empresa que nos hizo la producción del libro porque no se le había cancelado la deuda”.
(6) Sayagués Laso, Enrique; Tratado de Derecho Administrativo. T. I. Fundación de Cultura Universitaria, 8ª ed., 2002; págs. 297 y 298.
(9) Al respecto, se pueden consultar, por ejemplo, las siguientes sentencias: Sección Tercera, Sentencia del 20 de septiembre de 2007, expediente 29285-25934, M.P. Ramiro Saavedra Becerra; sentencia del 25 de enero de 2007, expediente 32.217, M.P. Enrique Gil Botero; sentencia del 30 de julio de 2008, expediente 23003. Sección Cuarta, sentencia del 21 de enero de 1994, expediente 5036, M.P. Consuelo Sarria Olcos; sentencia del 24 de marzo de 2000, radicación 52001-23-31-000-1998-0238-01-9740, M.P. Daniel Manrique Guzmán.
(13) Madriñán de la Torre, Ramón E., Principios de Derecho Comercial. Editorial Temis, 2ª ed., 1983. Pág. 132.
“(…) la existencia y representación legal de las empresas vigiladas que se mencionan a continuación, como también la inscripción de los restantes actos sujetos a la formalidad registral, se probará con certificado de la cámara de comercio correspondiente (…).
Cuando se trate de actos atinentes a la existencia y/o la representación legal de las entidades vigiladas de que trata esta circular, exceptuadas las señaladas en los literales a y b del presente numeral, las cámaras certificarán el cumplimiento del registro de los documentos relacionados con tales cuestiones, solamente para acreditar su inscripción (C.Co., art. 30), más se abstendrán de otorgar medio de prueba sobre existencia y representación (C.Co., art. 117), que se repite, solo se probará con certificado de la Superintendencia Bancaria o la Comisión Nacional de Valores” (las negrillas son de la Sala).

References: artículo 288
 artículo 251
 artículo 264
 artículo 1758
 resolución 
 artículo 251
 artículo 252
 artículo 254
 artículo 441
 artículo 442
 artículo 164
 artículo 86
 artículo 441