Source: https://www.bezirkgartenfreunde-gp.de/2018/08/12/datenschutz/
Timestamp: 2019-08-22 13:56:12+00:00

Document:
Veröffentlicht 12. August 2018 Stefan Hommel
Tel.: 0711/7155307
Fax: 0711/724066
Internet: www.gartenfreunde-landesverband-bw.de
Vereinsordnung zur Datenverarbeitung
Die ab dem 25. Mai 2018 EU-weit geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die sich daran orientierende Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes sollen in erster Linie der Information der EU-Bürger über die von staatlichen oder kommunalen Institutionen, Krankenkassen, Firmen, Verbänden, Telekommunikationsanbietern u.a. Organisationen über sie gespeicherten Daten dienen.
Auch werden deren Rechte zur Korrektur unrichtiger Daten, Verwendungseinschränkung oder Löschung gestärkt – alles Ziele, die im Prinzip begrüßenswert sind, jedoch auch mit einer Zunahme von Verwaltungsaufwand verbunden sind.
Für Vereine, die schon bisher bei der Erhebung, Verarbeitung, Verwendung und Speicherung der Daten ihrer Mitglieder die gebotene Sorgfalt eingehalten haben, ändert sich abgesehen von der Dokumentation des Umgangs mit den anvertrauten Daten nichts Grundlegendes.
Um seinen Bezirksverbänden und Vereinen diese Dokumentationspflicht zu erleichtern, gibt der Landesverband diese „Muster-Vereinsordnung zur Datenverarbeitung“ als Empfehlung und Vorlage für die entsprechenden bezirks- und vereinseigenen Datenverarbeitungs-Ordnungen heraus.
Folgend noch eine Zusammenfassung der Empfehlungen des Vertrauensanwalts des Landesverbandes, Rechtsanwalt Ralf Bernd Herden aus dem „Praxisratgeber“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg vom 09. Mai 2018:
Wie steht es bei bereits erfolgten Datenerhebungen?
Bei bereits erfolgten Datenerhebungen (von Altmitgliedern) nach dem BDSG sind die Informationspflichten des Art. 13 DSGVO nicht zu erfüllen bzw. nachzuholen. Erst für Datenerhebungen ab dem 25. Mai, bzw. wenn bei Bestandsmitgliedern weitergehende Datenerhebungen bzw. Änderungsmitteilungen erfolgen, sind die Informationspflichten zu erfüllen, (Praxisratgeber S. 4)
Wird künftig stets zwingend eine Einwilligungserklärung erforderlich?
Nein, denn ein Verein darf – auch ohne Einwilligung – solche Daten erheben, die für die Begründung und Durchführung der zwischen dem Mitglied und dem Verein durch den Beitritt zustande gekommenen rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind (Art. 6 (1) b der DSGVO), (Praxisratgeber S. 5).
Ein Verein sollte in jedem Fall eine satzungsgemäß erlassene vereinsinterne Datenschutzregelung als Rechtsgrundlage hierfür schaffen.
Braucht ein Verein immer einen Datenschutzbeauftragten?
Wenn mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, zwingend ja.
Bei weniger als 10 mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen und Organisationen ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (Lohnbuchhaltung!), was für unsere Vereine üblicherweise zutrifft, dürfte in der Regel kein Datenschutzbeauftragter erforderlich sein, was jedoch stets sorgfältig im Einzelfall zu prüfen ist.
Rechtsanwalt Ralf Bernd Herden
Vereinsordnung zur Erhebung, Verarbeitung, Verwendung und Weitergabe von Mitgliederdaten
1 Grundlage der Datenerhebung
Der Verein #Name# erhebt, verwaltet und speichert Daten seiner Mitglieder und Pächter ausschließlich zu vereins- und organisationsinternen Zwecken.
3 Erhobene Daten von Mitgliedern und Pächtern
4 Daten erhebende, verarbeitende, verwendende und weitergebende
Folgende Personen erheben und verwalten Daten, verwenden diese und geben sie weiter, der entsprechende Zweck und die Art der Daten ist angefügt:
1. Vorsitzender Kommunikation (Einladung zu Versammlungen, Abmahnungen, etc.) (1) bis (13)
2. Vorsitzender Kommunikation (Einladung zu Versammlungen, Abmahnungen, etc.) (1) bis (13)
Kassier/Schatzmeister Finanzielle Transaktionen, Versicherungen (§ 5), Kommunikation (z.B. Mahnungen) (1) bis (13)
Schriftführer Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit (1) bis (13)
Versicherungs-beauftragter* Sicherstellung von Versicherungsleistungen (1) bis (5),
Folgende Personen haben keinen Zugriff auf Daten, erhalten jedoch von den unter Nr. 1 genannten Personen ausschließlich bei Bedarf für Kommunikations- und Organisationszwecke die in § 3 genannten Daten Nr. (1) bis (5) und (10) und verwenden diese, der entsprechende Zweck ist angefügt:
Obmann Kommunikation, Organisation Gemeinschaftsarbeit, Information der Pächter (1) bis (5), (9) und (10), (13)
Austräger der Mitgliederzeitschrift „Haus und Garten“ haben keinen Zugriff auf Daten, erhalten jedoch von den unter Nr. 1 genannten Personen ausschließlich zur Zustellung der Zeitschrift die in § 3 genannten Daten Nr. (1) bis (3) als Liste in Papierform.
Gruppenleiter (Frauen, Jugend, etc.), haben keinen Zugang zu Daten, die Kommunikation innerhalb dieser Gruppen erfolgt über den Schriftführer.
Fachberater und Pressewart haben keinen Zugang zu Daten und erhalten ausschließlich die für die Ausübung ihrer Tätigkeit ausübenden Daten von den unter Nr. 1 genannten Personen.
5 Datenweitergabe im Zusammenhang mit Versicherungen
Versicherungen für Funktionsträger
Versicherungen für den Verein
Hierfür können folgende Daten von den Verein juristisch vertretenden Funktionsträgern an den Versicherungsanbieter weitergeleitet werden:
6 Weitergabe von Daten innerhalb der Organisation
Eine Weitergabe der Mitglieder-/Pächterdaten an #Bezirks- und# Landesverband, in Ausnahmefällen auch an den Bundesverband Deutscher Gartenfreunde (BDG) e.V. erfolgt
zum Zweck der Organisationsverwaltung.
für Ehrungen und Öffentlichkeitsarbeit: (1) bis (5), (7) und (8) sowie (12) und (13)
zur Sicherstellung von Versicherungsleistungen: (1) bis (7) sowie (10) und (11).
7 Datenweitergabe an Dritte für Vereinszwecke
zum Zweck der Kommunikation innerhalb des Vereins und der Organisation durch die Mitgliederzeitschrift „Haus und Garten“
Bei Einzelbezug Nr. (1) bis (3) jedes Mitgliedes
Bei Sammelbezug (Zustellung durch vereinsinternen Austräger) Nr. (1) bis (3) des Austrägers oder eines anderen Funktionsträgers, falls die Lieferung nicht an die Adresse des Vereinsheimes erfolgt.
zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins (Homepage, Lokalpresse, etc.)
eigene Homepage des Vereins,
in die Homepage der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat,
im Amtsblatt der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat,
sowie in anderen Veröffentlichungen, deren Ziel die Information Dritter im Interesse des Vereins ist und die zur Mitgliedergewinnung beitragen können.
Für die Veröffentlichung von Vereinsaktivitäten, Ehrungen und Jubilaren in der Homepage des Vereins, der Presseorgane der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat sowie der Presseorgane des Bezirks- und Landesverbandes sowie des Bundesverbandes Deutscher Gartenfreunde e.V. (BDG).
Die Daten (1) bis (11) werden ab Austritt des Mitglieds gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht für Unterlagen (Stand 2018 10 Jahre) aufbewahrt und dann gelöscht.
Für das Vereinsarchiv werden von Funktionsträgern, Jubilaren und sonstigen verdienten Mitgliedern folgende Daten bis zur Auflösung des Vereins aufbewahrt: (1) bis (3), (7), (8), (12) und (13).
9 Umgang mit den gespeicherten Daten
Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Herausgabe der Mitgliederdaten darf nur durch die in § 4 Nr. 1 genannten Personen und gemäß ihrer dort aufgeführten Befugnisse erfolgen.
Dabei werden handelsübliche Programme wie das Office-Paket der Fa. Microsoft verwendet.
Die Speicherung von Daten darf nur auf einem vereinseigenen Rechner mit Zugangskontrolle (Passwort) oder sonstigen vereinseigenen Datenträgern erfolgen.
Datenverarbeitungsgeräte sowie Datenträger sind bei Verwendung vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen sowie nach Gebrauch in einem abschließbaren Zimmer oder Möbelstück zu verwahren.
Die Löschung von Daten auf dem Rechner und Datenträgern erfolgt zunächst durch Überschreiben mit der aktualisierten Datei, bei Außerbetriebnahme von Rechner (Festplatte) oder Datenträgern wird deren Lesbarkeit durch entsprechende mechanische Maßnahmen unmöglich gemacht.
10 Verantwortliche für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
Der Umgang mit den Mitgliederdaten Daten im Verein erfolgt unter der Beachtung der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung sowie nach Maßgabe der Vereinssatzung und etwaiger Vereinsordnungen.
Jeder in dieser Vereinsordnung genannte Erfasser, Verarbeiter, Verwender sowie Weiterleiter von Daten hat diese Vorgaben unbedingt einzuhalten und trägt die Verantwortung bei Verstößen dagegen.
Werden Daten an Dritte weitergegeben, tragen diese mit dem Zugang der Daten die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit den übermittelten Daten.
Die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sowie des Datenschutzgesetzes in ihrer jeweils aktuellen Fassung tragen die laut Satzung den Verein juristisch vertretenden Personen, also der Vereinsvorstand.
11 Rechte der Vereinsmitglieder
Jedes Vereinsmitglied hat das Recht, von den in § 4 Nr. 1 genannten Personen Auskunft über die vom Verein über das betreffende Mitglied gespeicherten Daten zu verlangen.
Jedes Vereinsmitglied kann die nach Möglichkeit unverzügliche Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn diese unrichtig sind.
Jedes Vereinsmitglied kann die Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt.
Jedes Vereinsmitglied hat die Möglichkeit, bei den in § 3 genannten Daten Nr. (8) und (13) der Weitergabe über den Verein hinaus zu widersprechen.
Generell widersprechen kann jedes Vereinsmitglied der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung der Daten nach § 3 Nr. (2), (9) und (12).
Jedes Vereinsmitglied kann die nach Möglichkeit unverzügliche Löschung derjenigen zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn die Speicherung unzulässig war.
12 Pflicht der Mitglieder zur Meldung von Änderungen
13 Inkrafttreten dieser Vereinsordnung
Diese Vereinsordnung begründet sich auf § # der Satzung des #Vereins-/Bezirksname# vom #Tag.Monat.Jahr#.
#Hinweis: Siehe § 39 der Mustersatzung für Kleingartenvereine - § 35 der Mustersatzung für Siedler- und Eigenheimervereine - § 38 der Mustersatzung für Bezirksverbände#
Diese Vereinsordnung zur Erhebung, Verarbeitung, Verwendung und Weitergabe von Mitgliederdaten ist aufgrund der DSGVO sowie des neuen Datenschutzgesetzes unbedingt erforderlich.
Sie wurde in der Mitgliederversammlung am #Tag#.#Monat#.20#Jahr# in #Ort# vorgestellt und mit #Anzahl# Stimmen gegen #Anzahl# Stimmen und #Anzahl# Stimmenthaltungen angenommen.
Sie tritt mit der Annahme durch die Mitgliederversammlung in Kraft.
Der Vorstand wird ermächtigt, alleine Änderungen dieser Vereinsordnung zu beschließen, soweit dies die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen zur Sicherstellung der weiteren Anwendbarkeit dieser Vereinsordnung verlangen.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinsordnung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Vereinsordnung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der ursprünglichen Zielsetzung am nächsten kommen.
#Ort#, den #Tag.Monat.Jahr#
Unterschriften: 1. Vorsitzender 2. Vorsitzender Schatzmeister Schriftführer
Namen: # # # #
Diese Vereinsordnung darf nur von den Vereinen und Mitgliederverbänden des Landesverbandes der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V. verwendet werden.

References: Art. 13
 § 3
 § 3
 § 4
 § 4
 § 3
 § 3
 § 39
 § 35
 § 38