Source: http://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-003-de-2018/
Timestamp: 2019-05-21 19:13:09+00:00

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ACUERDO 003 DE 2018 | Normatividad AGN
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| ACUERDOS | 0 comentarios | 10 Abril, 2018 | 2
“Por el cual se crea, reglamenta y se adopta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se dictan otras disposiciones
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11°, numeral 2°, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para (…) Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos”.
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11°, numeral 7°, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para (…) Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados”.
Que mediante Decreto 2126 de 2012, artículo 11°, numeral 8°, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para (..) Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos”.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9 del Decreto 1080 de 2015, establece: “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluarlas Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”.
Que, conforme a la normatividad antes aludida, es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.
Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los tiempos de retención documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales, según se concluye tanto de la disciplina archivística como de lo dispuesto en el Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 expedido por el AGN el cual modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 referente a la Parte II GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVÍSTICOS, y el Acuerdo 04 de 2013.
Que la selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido, conforme a lo preceptuado por el Archivo General de la Nación mediante el Art. 5 del Acuerdo 04 de 2013, la Circular 03 de 2015 del AGN, y el Mini Manual de Elaboración de Tablas de Retención Documental-TRD, publicado por el Archivo General de la Nación en el año de 1996.
Que se hace necesario reformar la instancia que facilite la evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental y la Tablas de Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Archivo de cada entidad, función sustituida por el Comité Interno de Desarrollo Administrativo o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de cada entidad, según el caso, y de los procesos de transferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental del país y la emisión de conceptos relacionados con la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA
Que dentro de las instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos en el nivel nacional se encuentra el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de conformidad con el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.3 numeral 1.
Que debido a la expedición del Acuerdo 003 de 2017 “Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDA-y se dictan otras disposiciones, se hace necesario derogar lo dispuesto en el Acuerdo 003 del 15 de marzo de 2013.
Que el Acuerdo 003 del 28 de noviembre de 2017 “Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BlC-CDA-y se dictan otras disposiciones” asigna funciones al Comité Evaluador de Documentos como órgano asesor de la Dirección General del Archivo General de la Nación para evaluar las propuestas de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, que incluye: Inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos para Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -LlC-BIC-CDA; Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA, y Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA y así incluir el patrimonio documental en el Régimen Especial de Protección que señala la Ley 1185 de 2008 que modificó la Ley 397 de 1997.
Que en virtud de las disposiciones del Gobierno Nacional antes aludidas y las obligaciones asignadas al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se hace necesario definir la conformación, funciones y reglamento del Comité Evaluador de Documentos, como órgano o instancia de articulación encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos de las tablas de retención documental -TRD Y tablas de valoración documental-TVD, los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos; así como sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y recomendar a la Dirección General la conveniencia de la convalidación de los instrumentos archivísticos mencionados. Así mismo, es función de este Comité actuar como instancia asesora de la Dirección General en los procesos de las declaratorias de Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA del ámbito nacional.
ARTICULO 10 Crear el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos responsable de asesorar a la Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y en temas referentes al valor primario y secundario de los documentos, la convalidación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental de los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la declaratoria de bienes de interés cultural de carácter documental archivístico, los Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP, con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente.
ARTíCULO 2°. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, se integra de la siguiente forma:
b) El Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental quién actuará como Secretario Técnico del Comité.
e) El Coordinador del Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien actúa con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO PRIMERO: INVITACION A INTEGRAR EL COMITÉ: El Secretario del Comité Evaluador de Documentos, invitará a los representantes de que tratan los literales g, h, i, j del presente artículo mediante comunicación dirigida a los respectivos jefes o directores de las entidades para que designen por el término de dos (2) años al delegado que los representará en el Comité.
PARAGRAFO SEGUNDO: Cambio de representantes ante el Comité Evaluador de Documentos. Los representantes de que tratan los literales g, h, i, j, del presente artículo, se designarán por un periodo de dos (2) años. Su inasistencia a más de dos (2) sesiones, dará lugar a solicitar al ente competente su reemplazo.
PARAGRAFO TERCERO: El Secretario Técnico es el responsable de levantar las Actas del Comité y garantizar su custodia y protección.
ARTICULO 3°. Son funciones del Comité Evaluador de Documentos, las siguientes:
a) Servir de órgano asesor o instancia asesora del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre selección y eliminación de éstos.
g) Conceptuar y recomendar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA de ámbito nacional, e inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico LlC-BIC, de entidades públicas y privadas, de conformidad con la normatividad vigente sobre esta materia.
h) Conceptuar y recomendar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la necesidad de formular los Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA del orden nacional y aprobarlos.
1) Presentar al Consejo Directivo y al Director General, informes periódicos de sus actividades.
PARÁGRAFO: Los asuntos relativos a las funciones de la presidencia, secretaria técnica, quorum, sesiones y actas serán establecidas en el reglamento interno que adopte el Comité Evaluador de Documentos.
ARTICULO 4°. Reuniones. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se reunirá ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del Director General.
PARÁGRAFO. Las Actas del Comité Evaluador de Documentos, serán entregadas al Coordinador del Grupo de Evaluación y Transferencias Secundarias para su custodia.
ARTíCULO 5°. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y deroga el Acuerdo 003 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y demás disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Bogotá D.C., a los 10 ABR 2018

References: artículo 76
 artículo 11
 artículo 11
 artículo 11
 artículo 2
 Artículo 2

ARTíCULO 2

ARTíCULO 5