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Timestamp: 2019-08-20 08:01:21+00:00

Document:
﻿ RESOLUCIÓN DSH-7 DE 2005
RESOLUCIÓN 7 DE 12 DE AGOSTO DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES DISTRITALES. SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN 588 DE 2002 SOBRE CREACIÓN, CONFORMACIÓN Y REGLAMENTACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA DISTRITAL.
BOLETÍN N°:REGISTRO DISTRITAL 3384 DE AGOSTO 22 DE 2005
RESOLUCIÓN DSH-7 DE 2005
“Por medio de la cual se modifica la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002 sobre creación, conformación y reglamentación del comité de archivo de la Secretaría de Hacienda”.
en uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas en el artículo 2º del Decreto 333 del 2003.
Que en el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994, expedido por la junta directiva del archivo general de la Nación, por medio del cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, se señala que:
Que en el parágrafo del artículo mencionado en el párrafo anterior, se establece lo siguiente:
“El comité de archivo estará conformado, entre otras por las siguiente personas: el funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (secretario general o subdirector administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la oficina jurídica o su delegado; el jefe de la oficina de planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de control interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros).
Que en el acta del comité de archivo 27 realizado el 25 de julio de 2005, se expresa lo siguiente:
“El comité en pleno aprobó y recomendó al señor secretario de hacienda la modificación de la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002, en los términos de la propuesta de resolución analizada y con las observaciones definidas, la copia forma parte integral de esta acta”.
Que se hace necesario adaptar la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002 a las nuevas necesidades administrativas y archivísticas de la Secretaría de Hacienda.
ART. 1º—Modificar la Resolución 588 del 2 de mayo de 2002, mediante la cual se creó, conformó y reglamentó el comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad; con el objeto de adaptarla a las nuevas necesidades administrativas y archivísticas de la entidad. El texto de la Resolución 588 quedará así:
1. Conformación del comité de archivo
El comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. estará conformado por los siguientes miembros:
g) El subdirector administrativo.
h) El coordinador del grupo de administración documental, quien actuará como secretario.
2. Delegados e invitados al comité de archivo
Los delegados de los miembros del comité de archivo deberán ser como mínimo subdirectores, asesores, jefes de unidad o coordinadores de grupo, toda vez que les corresponderá adoptar medidas y tomar decisiones de importancia para la entidad. Esta delegación se hará mediante memorando dirigido a la dirección administrativa y financiera.
A las reuniones del comité de archivo podrán asistir como invitados los funcionarios de la Secretaría de Hacienda y otras personas que el comité estime conveniente, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos a tratar.
3. Convocatoria del comité de archivo
El comité de archivo deberá ser convocado por su presidente cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo dos (2) veces al año, en el día, lugar y hora que defina el presidente del mismo. De cada reunión del comité se levantará un acta suscrita por el presidente, el secretario y los participantes, cuyo original reposará en la secretaría del comité.
4. Quórum deliberatorio y decisorio
El comité de archivo requerirá para deliberar, la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por consenso, o en su defecto, por el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.
5. Funciones del comité de archivo
Las funciones del comité de archivo serán las siguientes:
1. Analizar, promover y apoyar las actividades pertinentes para cumplir con las leyes y normatividad archivística.
2. Analizar, aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad, coadyuvando su ejecución, control, seguimiento y contribuyendo en el mejoramiento y normalización de los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental y la administración de los archivos de la Secretaría de Hacienda.
3. Analizar y aprobar en primera instancia la tabla de retención documental (TRD) y la tabla de valoración documental (TVD), ya que la aprobación definitiva le corresponde a la dirección distrital de archivos de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
4. Unificar, aprobar y expedir la reglamentación sobre formas, procedimientos y normas respecto a la organización, transferencia, consulta, préstamo, retención, selección, conservación y reproducción técnica de documentos.
5. Analizar y aprobar las propuestas de selección y eliminación, de conformidad con lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental de la entidad.
6. Analizar y aprobar el programa de gestión documental (PGD) de la entidad.
7. Analizar y aprobar el sistema integrado de conservación (SIC) de la entidad.
8. Analizar y aprobar las tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los soportes documentales diferentes al papel, que empleen cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requieran incorporar en la entidad, siempre y cuando las mismas, cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales y normatividad pertinentes.
9. Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento de las metas del plan estratégico, de acción y operativo, relacionados con el archivo.
10. Servir de órgano consultivo a los directivos de la Secretaría de Hacienda y otras entidades del Distrito o la Nación, si es el caso.
ART. 2º—La presente resolución deberá ser comunicada a los miembros que conforman el comité de archivo de la entidad y a los miembros que dejaron de serlo.
ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias,

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 artículo 2
 artículo 19
 artículo 4
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