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Timestamp: 2019-08-26 10:26:28+00:00

Document:
Bloque I. Tema 9. La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
Bloque I. Tema 9. La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos
Bloque I. Tema 9. La Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos 1
La Ley 11/2007 y normativa de desarrollo 2
Defensor del Usuario de la Administración Electrónica 3
Transmisiones de Datos entre Administraciones Públicas 3
Dirección Electrónica Habilitada 5
Características generales DEU 5
Asignación DEU 5
Vigencia DEU 5
Autenticación 5
Referencia temporal 5
Condiciones de prestación del servicio 6
El Esquema Nacional de Seguridad 6
Gestión electrónica de los procesos administrativos 8
Procedimiento Administrativo 8
Iniciación 8
Los Registros Electrónicos 9
Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones 9
Normas a la recepción 9
Comunicaciones Electrónicas 10
Obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos 10
Comunicaciones entre Administraciones Públicas 10
Notificación 11
Generalidades 11
Elección del medio 11
Modificación del medio 12
Uso de medios electrónicos 12
Metadatos 13
Recuperación y Conservación del Documento Electrónico 13
Copias Electrónicas 14
Copia de Documento Electrónico a Documento Electrónico 14
Copia de Documento Papel a Documento Electrónico (Digitalización) 14
Copia de Documento Electrónico a Documento Papel 15
Referencia temporal de los Documentos Administrativos Electrónicos 15
Imágenes electrónicas aportadas por el ciudadano 15
Archivo electrónico de documentos 16
Expediente Electrónico 16
Expediente Electrónico en el ENI 16
La Ley 11/2007 y normativa de desarrollo
Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 11/2007, asegurando la:
Disponibilidad -hasta aquí un ACID-
de los datos, informaciones y servicios.
El ámbito de aplicación es:
Administraciones Públicas a los tres niveles más las entidades de derecho público vinculadas o dependientes
A los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones públicas
A las relaciones entre las distintas administraciones públicas
Los principios generales que -me parecen- más importantes son:
Principio de accesibilidad a la información y a los servicios por medios electrónicos […] a través de sistemas que permitan obtenerlos de manera segura y comprensible.
Principio de legalidad en cuanto al mantenimiento de la integridad de las garantías jurídicas de los ciudadanos ante las Administraciones Públicas […]
Principio de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las técnicas y sistemas de comunicaciones electrónicas garantizando la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas por los ciudadanos y por las AP así como la libertad de desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos las AP utilizarán estándares abiertos así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado entre los ciudadanos.
Se reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las AP por medios electrónicos. Se reconoce para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, LRJPAC:
A conocer el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y a obtener copias de documentos contenidos en ellos.
A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las AP bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.
A obtener copia sellada de los documentos que presenten.
A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su CA
A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia.
Realizar consultas y alegaciones
Manifestar consentimiento
Entablar pretensiones
Oponerse a las resoluciones y actos administrativos
Defensor del Usuario de la Administración Electrónica
Velará por la garantía de los derechos de los ciudadanos reconocidos en la presente Ley.
Elegido de entre personas de reconocido prestigio en la materia, el Ministro de Administraciones Públicas propone al Consejo de Ministros que nombra. La entidad estará integrada en el Ministerio de Administraciones Públicas.
Elevará un informe anual al Consejo de Ministros que será también remitido al Congreso de los Diputados, conteniendo las quejas y sugerencias recibidas.
Tenemos varios artículos de la LOPD específicamente relacionados con los ficheros de titularidad pública, que se recogen como nota al pie en el libro Administración Electrónica del BOE. Algunos puntos importantes son:
La creación, modificación o supresión de los ficheros de titularidad pública sólo podrá hacerse por medio de disposición general o acuerdo publicados en el BOE o diario oficial correspondiente. En todo caso, la disposición o acuerdo deberá dictarse y publicarse con carácter previo a la creación, modificación o supresión del fichero.
Todo fichero […] será notificado a la Agencia Española de Protección de Datos por el órgano competente […] en el plazo de treinta días desde la publicación de la norma o acuerdo.
Transmisiones de Datos entre Administraciones Públicas
(Regulado por la Ley 11/2007 y el Reglamento en el RD 1671/2009)
Una parte viene en el artículo 6.2.b Ley 11/07:
Derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las AP, la cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados que podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.
Y entonces el Reglamento viene a desarrollarlo en su artículo 2:
Transmisiones de datos y documentos, incluidos certificados, entre órganos y organismos de la Administración General del Estado. Se seguirán las siguientes reglas:
a) Serán informados expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento para que se recaben datos.
¿Tiene el órgano los datos?
b) En cualquier momento podrán aportar los datos necesarios así como revocar el consentimiento.
Los incorpora sin más trámite y queda constancia en los ficheros del cedente
¿los tiene la AGE?
Deberá ceder por medios electrónicos en diez días
(no especifica)
¿Se han obtenido ya?
Se comunica al interesado para que los aporte y éste puede formular una queja
La segunda regulación viene en el artículo 9 de la Ley 11/07:
Cada Administración deberá facilitar el acceso a las restantes a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico. La disponibilidad estará estrictamente limitada a aquellos que son requeridos a los ciudadanos para trámites de su competencia.
Texto 1: Artículo 9 Ley 11/2007 Transmisiones de datos entre AAPP
Que se completa con el siguiente artículo del RD 1671/2009
A fin de dar cumplimiento a la exigencia del artículo 9 […] la AGE y sus organismos dependientes promoverán la celebración de Acuerdos o Convenios. En dichos acuerdos o Convenios se establecerán, en particular, los procedimientos que permitan al órgano u organismo cedente comprobar el efectivo ejercicio del derecho respecto de los datos o documentos cuyo acceso hubiera sido solicitado
Regulada por la Orden PRE/878/2010 (Presidencia), de 5 de abril, por la que se establece el régimen del sistema de dirección electrónica habilitada previsto en el artículo 38.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Tal artículo 38 prevé la posibilidad de la notificación mediante la puesta a disposición del documento electrónico a través de la dirección electrónica habilitada, previendo que bajo la responsabilidad del Ministerio de la Presidencia existirá un sistema de dirección electrónica habilitada para la práctica de estas notificaciones que quedará a disposición de todos los órganos y organismos públicos vinculados o dependientes de la Administración General del Estado que no establezcan sistemas de notificación propios.
Características generales DEU
La titularidad de la dirección electrónica a partir de la cual se construyan las direcciones electrónicas habilitadas de los interesados, corresponde al Ministerio de la Presidencia. A él también corresponde la prestación del servicio, o a través del prestador que establezca.
El directorio del servicio de dirección electrónica habilitada deberá recoger:
Nombre y apellidos o la razón o denominación social,
Asignación DEU
A petición del interesado o de oficio cuando se reciba de un órgano u organismo de la AGE el aviso para la práctica de una notificación conforme al sistema establecido en la presente Orden.
Vigencia DEU
Indefinida, pero revocable por:
voluntad del titular
transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica de notificaciones, comunicándose así al interesado
La identificación y autenticación de la notificación se hará por alguno de los medios admitidos en la Ley 11/2007 y de acuerdo con lo establecido en el RD 1671/2009.
La de los ciudadanos en el acceso al contenido del documento notificado se hará mediante certificados electrónicos que se admitan. Igualmente para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.
El sistema acreditará las fechas y horas en que se produzca la puesta a disposición. Ello tendrá lugar mediante la recepción en la dirección electrónica asignada al destinatario del aviso de la puesta a disposición de la notificación, incluyendo el propio documento que se notifica o, al menos, su huella electrónica. Para la marca de tiempo no hace falta historias raras de sello temporal ni usar servicios de certificación de tiempo. Se asociará de la forma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
El sistema acreditará igualmente el acceso del destinatario al contenido del documento notificado, así como cualquier causa técnica que imposibilite alguna de las circunstancias de este artículo.
El sistema hará posible el acceso permanente tanto para solicitar la asignación de una dirección electrónica habilitada como para acceder al contenido de las notificaciones puestas a su disposición.
El acceso se producirá a través del Punto de Acceso General de la AGE, así como de las sedes electrónicas del MPR y de los órganos adheridos al sistema.
A quien se le asigne deberá llevar a cabo las siguientes funciones:
Crear y mantener el directorio de direcciones
Almacenar y custodiar los avisos de puesta a disponibilidad
Gestionar los acuses de recibo de los interesados y de los órganos notificadores
Mantener el registro de eventos de las notificaciones, que contendrá:
fecha y hora de puesta a disposición
Impedir el acceso pasados los diez días de la puesta a disposición
Potestativamente, otras funciones de mejora del servicio
En el Anexo I del ENS se dan guías para establecer la categoría de los Sistemas de las AAPP en BÁSICA, MEDIA y ALTA. Los sistemas pueden verse afectados en las dimensiones de seguridad ACIDT (Autenticidad, Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad y Trazabilidad). Cada dimensión de seguridad afectada se adscribe a los niveles BAJO, MEDIO o ALTO según afecte un perjuicio sobre esa dimensión al sistema concreto. Para determinar la categoría de los sistemas hay que valorar el impacto que tendría sobre la organización un incidente, con repercusión en:
Proteger los activos a su cargo
Cumplir con sus obligaciones diarias de servicio
Respetar la legalidad vigente
Luego resumiendo tenemos que:
Se identifican cuales son los activos presentes y se determinan cuales son las medidas de seguridad relevantes para el sistema en estudio.
Se detalla la categoría del sistema BÁSICA, MEDIA o ALTA.
Selección de las medidas de seguridad apropiadas:
De acuerdo con las dimensiones de seguridad y sus niveles.
Para determinadas medidas de seguridad, de acuerdo con la categoría del sistema.
Hay una correspondencia entre los niveles de seguridad exigidos en cada dimensión y las medidas de seguridad, que se indican en una tabla, donde también se tiene en cuenta si afectan a:
Marco organizativo org, un conjunto de medidas relacionadas con la organización global de la seguridad. Aquí los principios generales: política, normativa, procedimientos y autorización
Marco operacional op, constituido por las medidas a tomar para proteger la operación del sistema como conjunto integral de componentes para un fin, aquí lo más técnico como contraseñas o certificados, acceso remoto, etc.
Medidas de protección mp, se centrarán en proteger activos concretos, según su naturaleza, con el nivel requerido en cada nivel de seguridad. Más de amenazas como inundaciones e incendios, energía eléctrica, etc.
En el cuadro del valor AFECTADAS pone bien categoría bien una lista de dimensiones. Eso significa que rige la categoría del sistema para la medida concreta o bien las dimensiones expuestas.
El valor buscado finalmente es
“aplica”
“=” igual que en el nivel anterior
“+” incremento de exigencias
“++” nuevo incremento de exigencias
Verde: Una cierta medida se aplica en sistemas de categoría BÁSICA o superior.
Amarillo: Las medidas empiezan a aplicarse en sistemas de categoría MEDIA o superior.
Rojo: A partir de categoría ALTA.
Por ejemplo, las medidas de seguridad para la Firma Electrónica [mp.info.4]:
Aquí nos está diciendo que, independientemente de la categoría del sistema, cuando afecte a la Integridad y la Autenticidad, la firma electrónica
Firma Electrónica [mp.info.4], info = Protección de la Información.
La firma electrónica garantiza la Autenticidad del signatario y la Integridad del contenido firmado. Cuando se emplee la firma electrónica:
Nivel BAJO: Se empleará cualquier medio de firma electrónica de los previstos en la legislación vigente. Y etc etc
Gestión electrónica de los procesos administrativos
Vamos a ver primero lo que toca al procedimiento administrativo puro.
Requerirá la puesta a disposición de los interesados de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud en la sede electrónica.
Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada -atención es raro que no pone reconocida. Si es imposible el cotejo por parte de la AP:
con carácter excepcional
podrá requerir al particular la exhibición del documento original
la aportación de tales copias implica la autorización de la AP para que trate la información personal contenida
En los procedimientos administrativos
gestionados en su totalidad de forma electrónica,
el órgano que tramita el procedimiento podrá a disposición del interesado:
un servicio electrónico de acceso restringido
donde éste podrá consultar:
AL MENOS la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable ponga restricciones.
Y en los no tramitados totalmente de forma electrónica:
* información de AL MENOS la fase en la que se encuentra y el órgano o unidad responsable.
Garantizará -la resolución- la identidad del órgano competente mediante el empleo de los instrumentos de los artículos 18 y 19 Ley 11/07 (actuación automatizada: sello y csv y no automatizada: firma del personal)
Los Registros Electrónicos
Creados por ORDEN del Ministro o Resolución del Titular del Organismo, previa aprobación del Ministro de la Presidencia
Tendrán las siguientes funciones -mezcladas Ley y Reglamento-:
Admitir documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen.
Admitir cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración General del Estado.Reglamento:
La anotación de los correspondientes registros de entrada y salida
Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigio, discrepancia y dudas acerca de la recepción
El RD 1671/2009 viene a ampliar lo dicho con más obligaciones. Todos los Departamentos Ministeriales de la AGE, así como sus organismos públicos, deberán disponer de un servicio de registro electrónico propio o proporcionado por otro órgano u organismo.
Las disposiciones de creación contendrán, al menos:
Órgano responsable de la gestión
Órgano competente para la aprobación y modificación de documentos electrónicos normalizados.
Medios de presentación de documentación complementaria.
Los fax no tendrán consideración de registro electrónico, salvo los expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.
Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones
Se rechazarán (Reglamento):
Documentos dirigidos a órganos u organismos fuera de la AGE
Que contengan código malicioso
En el caso de documentos normalizados, que no se cumplimenten los datos obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento o cuando contenga incongruencias u omisiones
Que se trate de documentos que deban presentarse en un registro específico
Normas a la recepción
El R.E. emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo firmado electrónicamente conteniendo:
Copia del escrito, siendo admisible reproducción literal de los datos.
Enumeración y denominación de los documentos adjuntos, seguida de huella electrónica de cada uno.
Información del plazo máximo para resolución y notificación del procedimiento
Los ciudadanos podrán elegir la forma de comunicarse salvo que una norma con rango de ley establezca o haga entender el uso de medios no electrónicos.
Las comunicaciones electrónicas serán válidas:
Si existe constancia de la transmisión y de su recepción además de las fechas
del contenido íntegro de las comunicaciones
y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas
Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones electrónicas se establecerán, en todo caso:
de forma apropiada al carácter de los datos objeto de aquéllas
de acuerdo con los criterios de proporcionalidad
conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
Obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos
La ley dice que reglamentariamente las AAPP podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ella solo por medios electrónicos -atención!! se salta la norma general de explicitar los procedimientos, refiriéndose a una obligación general para todos los procedimientos con ese colectivo- , cuando correspondan con personas jurídicas o colectivos que por razón de:
su capacidad económica o técnica
u otros motivos acreditados
Tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
¿Pero con qué forma legal lo establece? Nos lo viene a contar el reglamento. La obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con los órganos de la AGE o sus organismos públicos vinculados o dependientes podrá establecerse por:
Que puede comprender en su caso la práctica de notificaciones administrativas por medios electrónicos así como la necesaria utilización de los registros electrónicos que se indiquen.
Si existe tal obligación y no se hace, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, en caso de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.
Comunicaciones entre Administraciones Públicas
Hay un claro aumento del énfasis y la obligatoriedad entre la ley:
Utilizarán preferentemente medios electrónicos. Las condiciones se establecerán entre los participantes.
Y el reglamento:
Deberán utilizar medios electrónicos para comunicarse entre ellas. Solo con carácter excepcional se podrán utilizar otros medios de comunicación.
Tanto entre los órganos de la AGE como del AGE con otras AAPP, haciendo convenio si no existiera normativa específica.
Puesta a disposición de documento electrónico mediante Dirección Electrónica Habilitada
Recepción de correo electrónica
Notificación para comparecencia electrónica
Otros medios que permitan tener constancia de la recepción
Ley 11/2007.
Que el interesado haya señalado dicho medio como preferente o haya consentido su utilización
Ambos puntos recabables por medios electrónicos
El sistema de notificación permitirá:
Acreditar la fecha y la hora en que se ponga a disposición del interesado del acto objeto de notificación
Así como fecha y hora de acceso a la misma
El momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales es:
El del acceso a su contenido
Se entenderá rechazada si:
Habiendo pasado diez días naturales desde la puesta a disposición no se acceda al contenido, salvo que de oficio o a instancia del interesado se compruebe la imposibilidad material del acceso.
El RD establece que cuando la notificación deba admitirse obligatoriamente por medios electrónicos, el interesado podrá elegir entre las distintas formas disponibles, salvo que la normativa que establece la notificación electrónica obligatoria señale una específica.
Modificación del medio
El cambio se hará efectivo para aquellas notificaciones desde el día siguiente a la recepción de la solicitud de modificación en el registro del órgano u organismo actuante.
La ley solo alude vagamente a la “notificación por comparecencia electrónica” pero el Reglamento es el que entra en materia para las 3 formas básicas de notificar y la excepción que permite otros medios.
RD 1671/2009 Artículo 35:
Mediante la Dirección Electrónica Habilitada
Mediante sistemas de correo electrónico con acuse de recibo que deje constancia de su recepción
Mediante comparecencia electrónica en la sede
Otros medios de notificación electrónica:
Siempre que quede constancia de la recepción por el interesado
en el plazo y en las condiciones que establezca su regulación específica
La Dirección Electrónica Habilitada ya la hemos visto. De la del correo electrónico ya se ha dicho todo. Veamos la notificación por comparecencia.
Se define como el acceso debidamente identificado al contenido de la actuación administrativa a través de la sede electrónica del órgano u organismo público actuante, en las siguientes condiciones:
Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado debe visualizar un aviso del carácter de notificación de la actuación
El Sistema de Información dejará constancia de dicho acceso con indicación de fecha y hora.
El Reglamento establece previamente la definición de Documento Electrónico, hecho que a la ley se le había pasado por alto. Los Documentos Electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:
Contener información de cualquier naturaleza
Estar archivada la información en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado
Disponer de datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
Y hay que tener MUCHO CUIDADO con la diferencia entre este documento, que no lleva firma, y el documento ADMINISTRATIVO electrónico, que tiene otros requisitos. Las AAPP podrán emitir válidamente por medios electrónicos lo que dice el Artículo 45 de la Ley 30/1992 de 26 noviembre LRJPAC:
Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada:
en su caso, la recepción por el interesado
el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por esta y otras leyes
Luego podrán emitir estos documentos que acabamos de ver, en forma electrónica:
siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3ª del Capítulo II de la presente Ley. Además esta firma, ya según el Reglamento, debe ser conforme con los artículos 18 y 19 de la Ley 11/07 (sello electrónico, CSV, firma del personal al servicio)
incorporarán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera
Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar:
del propio documento.
Si los documentos electrónicos van a ser incluidos en un expediente electrónico deberán tener metadatos que permitan su contextualización en órgano y procedimiento.
Según dicta el ENI (RD 4/2010, 8 enero).
Tales medidas incluirán:
La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de expedientes.
La inclusión de los documentos en un índice electrónico firmado electrónicamente por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad el expediente y permita su recuperación.
La identificación única e inequívoca del documento
La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y en su caso los complementarios.
La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación
El período de conservación de los documentos
El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea. El sistema permitirá la consulta durante todo el proceso de conservación al menos:
del sello de tiempo, en su caso
de los metadatos, en su caso
y siguiendo con el reglamento, una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:
cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo requiere el ENI
Comenzamos con Ley 11/07.
Copia de Documento Electrónico a Documento Electrónico
Ya sea emitido por el ciudadano o por una AP, manteniéndose o no el original:
Tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas
El documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración
La información de firma electrónica y, en su caso, sellado de tiempo, permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.Y si además hay cambio del formato original del documento:
La copia obtenida debe ser conforme a las normas de competencia y procedimiento
Debe incluir su carácter copia entre los metadatos asociados
Debe ser autorizada mediante firma electrónica
Además, para los documentos presentados conforme a sistemas normalizados o formularios, será considerada copia electrónica auténtica el documento autenticado con la firma electrónica del órgano u organismo destinatario, resultado de integrar:
el contenido variable firmado y
el formulario correspondiente empleado en la presentación
Copia de Documento Papel a Documento Electrónico (Digitalización)
En lo que respecta a la Ley solo alude LRJPAC. En el reglamento añade cositas.
No hace distinción entre documentos emitidos por el ciudadano o por una AP. Además, las imágenes electrónicas tendrán el alcance y efectos previstos por el artículo 46 de la Ley 30/92.
1. Cada AP determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que son auténticas
3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia exclusivamente en el ámbito de las AAPP, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las AAPP.
Y ahora los requisitos:
Que el documento copiado sea original o copia auténtica
Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica
Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos del ENI, en la norma técnica correspondiente.
Normas de competencia y procedimiento
Copia de Documento Electrónico a Documento Papel
Los originales deben estar firmados electrónicamente y los requisitos son:
que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente o algún otro sistema de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la AP u organismoEl reglamento añade:
El código de verificación, pero también la indicación de que el mismo permite contrastar la autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos
Referencia temporal de los Documentos Administrativos Electrónicos
La AGE y sus organismos utilizarán una de las siguientes modalidades:
Marca de Tiempo. Asignación de fecha y en su caso, hora, por medios electrónicos. Menos seguridad, se utilizará en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de
Sello de Tiempo. La asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
Imágenes electrónicas aportadas por el ciudadano
Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, copias digitalizadas de los documentos, con los siguientes requisitos:
garantizarán la fidelidad con el original mediante firma electrónica avanzada
deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados para tales procesos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
En caso de incumplimiento se requerirá para subsanación.
Además, podrán presentar soportes conteniendo tales documentos.
Deberán (establecido por el Reglamento, no por la Ley) almacenarse TODOS los documentos utilizados en los procedimientos, de forma electrónica.
Deberán conservarse electrónicamente los que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares, ya sea en el mismo formato o en otro cualquiera que asegure la integridad y la identidad de la información al reproducirlo.
Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por cada órgano de acuerdo con el procedimiento de que se trate.
El conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan
El foliado de llevará a cabo mediante un índice electrónico:
firmado por la Administración u órgano actuante, mediante los sistemas previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/07 (Sello, CSV o firma electrónica del personal, pero NO intercambio entornos cerrados)
Garante de la integridad del expediente electrónico
que permita la recuperación siempre que sea preciso
que permita que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos
Dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano de la Administración en un entorno de intercambio administrativo
Con el fin de garantizar la interoperabilidad de los expedientes, tanto en su estructura y formato como las especificaciones de los servicios de emisión y puesta a disposición se sujetarán a lo que establezca al respecto el ENI.
Expediente Electrónico en el ENI
Artículo 21: Las AP adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad. Tales medidas incluirán:
Definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento […] en la formación de documentos y expedientes
La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación
La identificación única e inequívoca de cada documento
La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, los complementarios, asociados al documento electrónico, e incorporación al esquema de metadatos.
La clasificación de acuerdo con un Plan de Clasificación
El período de conservación de los documentos establecido por comisiones califidadoras.
El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permita su:
recuperación exhaustiva y pertinente
copia o descarga en línea de los documentos originales

References: artículo 35
 artículo 6
 artículo 2
 artículo 9
 Artículo 9
 artículo 9
 artículo 38
 Real Decreto 
 artículo 38
 Resolución 
 resolución 
 resolución 
 Artículo 35
 Artículo 45
 artículo 46

Artículo 21