Source: http://somi.sk/clanky/novela-zakona-1222013-z-z-o-ochrane-osobnych-udajov-evidencne-listy/
Timestamp: 2017-05-29 15:21:07+00:00

Document:
Novela Zákona 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov – Evidenčné listy | SOMI systems
3. September 2014	Evidenčné listy informačných systémov sú jedným z dokumentov, ktoré je potrebné vytvoriť podľa Zákona 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov. Mnoho ľudí ich považuje za zbytočnú byrokraciu. Ja by som to tak nevnímal. Dokonca sa domnievam, že môžu byť výbornou pomôckou pre zamestnancov pri práci a manipulácii s osobnými údajmi.
§6 hovorí o povinnostiach subjektu (prevádzkovateľa), ktorý spracováva osobné údaje. Podľa tohto paragrafu je jeho povinnosťou pred začiatkom spracovania osobných údajov určiť si účel a rozsah osobných údajov, ktoré bude spracovávať. Táto skutočnosť sa zaznamenáva práve do evidenčného listu – tabuľka III. ÚDAJE O INFORMAČNOM SYSTÉME OSOBNÝCH ÚDAJOV – Účel spracúvania osobných údajov/ Zoznam osobných údajov (alebo rozsah).
§10 a §11 hovorí o tom, že môžete spracovávať osobné údaje len s predchádzajúcim súhlasom daného človeka (dotknutej osoby). Samozrejme existujú výnimky z tohto ustanovenia a jednou z nich je aj tá, že môžete spracovávať osobné údaje, pokiaľ vám to nariaďuje nejaký osobitný zákon. Čiže, ak existuje nejaký zákon (napr. daňový zákon, zákon o sociálnom poistení a pod.), ktorý vám určuje, aké osobné údaje máte spracovávať a za akým účelom, nepotrebujete súhlas dotknutej osoby na to, aby ste jej osobné údaje mohli spracovávať. No a práve táto skutočnosť je uvedená v evidenčnom liste – tabuľka III. ÚDAJE O INFORMAČNOM SYSTÉME OSOBNÝCH ÚDAJOV – Právny základ spracúvania osobných údajov.
Podľa §12 a §10 môžete zverejniť, sprístupniť alebo poskytnúť osobné údaje len s predchádzajúcim súhlasom dotknutej osoby, pokiaľ to nenariaďuje nejaký osobitný zákon. Túto skutočnosť opäť poznačíte do evidenčného listu. Je to tabuľka - IV. SPRACOVATEĽSKÉ OPERÁCIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI – Poskytovanie osobných údajov/ Sprístupňovanie osobných údajov/ Zverejňovanie osobných údajov. Do tabuliek vpíšete, komu konkrétne osobné údaje poskytujete, sprístupňujete, alebo kde ich zverejňujete, a ak existuje právny základ t.j. zákon, ktorý vám nariaďuje poskytovanie osobných údajov, tak to napíšte do stĺpca právny základ. Pokiaľ právny základ neexistuje, tak do tohto stĺpca napíšete ako právny základ súhlas dotknutej osoby alebo zmluvu so sprostredkovateľom. Pokiaľ zverejňujete, sprístupňujete alebo poskytujete osobné údaje o zamestnancoch, tak môže byť právnym základom aj §12 odsek 3) zákona 122/2013 Z. z., ktorý umožňuje zverejniť osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo alebo elektronickú poštu na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby.
Zákon taktiež rieši problematiku prenosu osobných údajov do tretích krajín. Táto sa týka hlavne zahraničných spoločností pôsobiacich na území Slovenskej republiky, pre ktoré je tento prenos nevyhnutný, ale nielen ich. Pokiaľ sa to deje, tak aj táto skutočnosť je podchytená v evidenčnom liste informačného systému – tabuľka IV. SPRACOVATEĽSKÉ OPERÁCIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI – Cezhraničný prenos osobných údajov, kde vypíšete, komu poskytuje osobné údaje a na základe čoho sa to deje.
Vzor evidenčného listu pre personalistiku a mzdy

References: §6

§10
 §11
 §12
 §10
 §12