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⭐CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO DE METLIFE COLOMBIA SEGUROS DE VIDA S.A.
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1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO DE METLIFE COLOMBIA SEGUROS DE VIDA S.A. NOVIEMBRE DE2 ÍNDICE Índice 2 Introducción 3 Aspectos Generales de MetLife 4 I. MetLife en Colombia 4 II. MetLife en el mundo 5 III. Historia de MetLife 5 Glosario de términos 7 Principios 9 Medidas de Buen Gobierno de la Sociedad 10 I. Derecho y Trato Equitativo de los Accionistas 10 II. Órganos de Gobierno de la Entidad La Asamblea General de Accionistas Convocatoria Celebración Junta Directiva Conformación y funcionamiento de la Junta Directiva Derechos y deberes de los miembros de Junta Directiva Funciones de la Junta Directiva Comités de Gobierno Corporativo Mayorías 16 III. Revelación de Información y Transparencia Parámetros de revelación de información Revelación de información financiera y no financiera Revelación de información financiera Revisor Fiscal Transparencia Transparencia en materia de Gobierno Corporativo Informe anual de Gobierno Corporativo Transparencia frente a los grupos de interés Transparencia con el cliente Transparencia en la intermediación y comercialización 21 de los seguros Transparencia en los contratistas Transparencia frente al contrato de reaseguros 22 IV. Auditorías y Sistema de Control Interno 22 V. Cumplimiento, Ética y Conducta 23 VI. Protección de Datos / Seguridad de la Información / Políticas de retención de VII. Documentos 26 Políticas de Gobierno Corporativo dirigidas a los sectores menos favorecidos Responsabilidad Social Empresarial 28 VIII. Interpretación y modificación del presente código 28 IX. Otros compromisos 29 23 INTRODUCCIÓN El presente código contiene las disposiciones que constituyen el marco de autorregulación en materia de Gobierno Corporativo que le brindan a MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. (en adelante MetLife) la posibilidad de aplicar un régimen claro y voluntario de Buen Gobierno de cara a lograr mayor confianza en el público, fortalecer la transparencia de sus actuaciones, lograr mayores niveles de competitividad y productividad y contar con una gama de clientes, proveedores e inversionistas cada vez más informada. Por lo tanto, la adopción de un Código de Buen Gobierno Corporativo por parte de MetLife tiene por finalidad, entre otros, la obtención de nuevos clientes, la mitigación de conflictos entre los distintos grupos de interés, la reducción de hechos que generen subjetividad en la toma de decisiones de las personas involucradas en ello, la disminución y correcta administración de conflictos de interés al interior de la compañía, la generación de mayor transparencia en todos los ámbitos de actuación de la compañía y la consolidación de una excelente reputación frente a sus competidores. Por otro lado, los parámetros bajo los cuales el presente documento es redactado están basados en las disposiciones que en lo propio señaló el Código de Buen Gobierno y Transparencia de la Industria Aseguradora Colombiana expedido por la Federación de Aseguradores Colombianos (FASECOLDA), el Código de Mejores Prácticas Corporativas expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, el documento Corporate Governance Standards expedido por el New York Stock Exchange y el Corporate Governance Guidelines expedido por MetLife Inc. Finalmente, es preciso mencionar que si bien los estándares plasmados en el presente documento son de adopción voluntaria, dado que lo que se pretende con el mismo es fijar un mejor estándar que aquél previsto por la ley. MetLife prevé mecanismos de verificación para su cumplimiento. Para su implementación, se acoge el modelo europeo de Cumpla o Explique, según el cual las empresas que decidan acogerse a los mismos, o que, eventualmente, estuvieran obligadas a su adopción, deberán cumplir estrictamente con cada una de las medidas que en él se incluyen o bien justificar las razones particulares que les impidan observarlas o hacerlo parcialmente, lo que dependiendo del tipo de empresa, deberán hacer mediante la publicación del correspondiente Informe Anual de Gobierno Corporativo o explicando el grado de cumplimiento de las medidas de gobierno corporativo en el Informe de Gestión de fin de ejercicio. 1 Así las cosas, MetLife pretende dar a conocer los aspectos de mayor impacto y trascendencia en relación con el manejo y administración de su negocio, divulgando para el efecto las pautas de conducta en su actuar negocial y haciendo de público conocimiento los aspectos más relevantes que orientan el desarrollo de su gestión. 1 Lineamientos para un Código Andino de Gobierno Corporativo. Pág. 12. Corporación Andina de Fomento (CAF). 34 ASPECTOS GENERALES DE METLIFE I. METLIFE EN COLOMBIA MetLife llega a Colombia en noviembre de 2010 gracias a la adquisición de Alico (American Life Insurance Company) por parte de MetLife Inc.; por eso, a partir de marzo de 2011 esta compañía opera bajo la marca MetLife. Al combinar la experiencia local de 50 años en el mercado colombiano, con la fortaleza de un líder mundial, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. es una compañía que goza de la capacidad de ofrecer productos y servicios únicos e innovadores que harán mejor la vida de millones de colombianos. El objetivo de MetLife Colombia S.A. está encaminado a convertirse en un verdadero apoyo para el cliente y su familia, tanto en el cuidado como en la construcción de un futuro sólido, seguro y tranquilo, mientras disfrutan de los momentos valiosos de la vida. Actualmente MetLife Colombia S.A. cuenta en Colombia con 6 sedes ubicadas en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Manizales, Pereira y Barranquilla, donde se atienden a más de asegurados a través de un excelente equipo humano de 600 empleados y 300 intermediarios de seguros, que son permanentemente capacitados para garantizar la excelencia de nuestros servicios. Nuestra casa matriz, MetLife Inc., es una de las aseguradoras de vida más grandes e importantes del mundo. Con 140 años de historia, a través de sus subsidiarias y compañías afiliadas, actualmente MetLife brinda servicios a más de 90 millones de personas en más de 60 mercados alrededor del mundo. Con presencias significativas en Japón, América Latina, Asia Pacífico, Europa y Oriente Medio. Actualmente Metropolitan Life Insurance Company, compañía perteneciente a MetLife, Inc., es la aseguradora de vida más grande de los Estados Unidos medida en pólizas vigentes. En MetLife Colombia S.A. disponemos de toda la experiencia, recursos y visión que se requiere para convertirnos en un verdadero apoyo en el cuidado y la construcción de un futuro sólido y tranquilo para todos nuestros asegurados. Para ello, contamos con una completa oferta de seguros de vida individual, tradicionales y variables, seguros de beneficios para empleados en sus modalidades de vida grupo, hospitalización y cirugía, seguros de vida deudor, accidentes personales, seguros de pensiones y rentas vitalicias. Trabajamos día a día para ser una compañía en la que el cliente pueda confiar de por vida. 45 II. METLIFE EN EL MUNDO Las empresas MetLife son líderes en innovación y líderes reconocidos en soluciones de protección, retiro y ahorro alrededor del mundo. Tenemos una fuerte presencia en América, Europa y Asia del Pacífico a través del crecimiento orgánico, adquisiciones, inversiones conjuntas, y otras alianzas. Estamos fortaleciendo nuestra marca global MetLife al ampliar nuestros productos básicos y competencias en diferentes mercados alrededor del mundo, lo cual representa un importante motor de crecimiento para la marca. Con más de 140 años de éxito y experiencia, las empresas MetLife incluyen a las aseguradoras de vida más grandes en Estados Unidos y México, y ofrecen servicios a más de 90 de las top cien empresas en el FORTUNE 500. MetLife, Inc. fue nombrada la empresa de seguros mejor liderada de los Estados Unidos por la revista Forbes en enero del 2008, como parte de su lista 400 Best Big Companies del Alrededor del mundo, las empresas MetLife ofrecen seguros de vida, accidentes, retiro y ahorro, así como reaseguramiento a través de agentes, distribuidores como bancos y corredores de seguros, y canales de marketing directo. Nosotros trabajamos con familias, empresas y gobiernos ofreciéndoles soluciones que otorgan garantías financieras en sus vidas. Tenemos la experiencia, recursos globales y la visión para ofrecer certeza financiera para un mundo incierto. III. HISTORIA DE METLIFE La primera compañía MetLife se estableció en Nueva York en 1868, ofreciendo seguros de vida a la clase media. Al pasar los años, las compañías MetLife han marcado la diferencia en las comunidades en las que opera y el compromiso social de la organización, como su compromiso hacia la seguridad de sus asegurados, han probado ser un buen negocio. Algunos hitos de nuestros más de 140 años de historia: 1868 Se establece Metropolitan Life Insurance Company 1912 En alianza con la Cruz Roja Americana, transforma sus oficinas corporativas en un centro de alivio administrativo y de apoyo para los sobrevivientes del Titanic y sus familia 1930 Ayuda a cientos de agricultores a recomprar sus campos y los vuelve productivos durante la Gran Depresión 1931 Otorga financiamiento para la construcción del edificio Empire State y el Centro Rockefeller 1974 Se incluyen los seguros de auto y vivienda a nuestra oferta de productos 1989 Se establecen las primeras operaciones fuera de los Estados Unidos, en Corea y Taiwán 1991 Se convierte en la primera aseguradora en Norte América en sobrepasar US $1 trillón en seguros de vida 1992 Establece su primera operación el América Latina 56 2000 Se convierte en una compañía de acciones públicas cuando MetLife Inc se abre a la Bolsa de Nueva York 2001 Ingresa al sector bancario, con el establecimiento del Banco MetLife. Responde al 11 de septiembre pagando los siniestros inmediatamente, concesionado subvenciones e invirtiendo sobre US $ 1000 millones en acciones cotizadas en la Bolsa 2002 Adquiere la Aseguradora Hidalgo S.A. en México, convirtiéndose en la más grande aseguradora de vida en ese país 2005 Adquiere Seguros de Viaje y Pensiones y sustancialmente, todos los negocios internacionales de seguros de Citigroup, fortaleciendo nuestro liderazgo en los Estados Unidos y expandiendo su capacidad de distribución alrededor del mundo 2010 Empieza a operar en Colombia. 67 GLOSARIO Para efectos de la interpretación y aplicación del presente código, se deberán tener en cuenta los siguientes términos: - Accionistas: Son los propietarios de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. Hace referencia a aquellas personas (naturales o jurídicas) que tengan participación accionaria en el capital social de la compañía. Para ello dichas personas deberán ostentar un título accionario físico y estar inscritos en el Libro de Registro de Accionistas de la sociedad. - Accionistas Mayoritarios: Son los accionistas que directa o indirectamente poseen la mitad más una acción del capital social u ostentan un poder de voto suficiente para obtener la mayoría decisoria en la Asamblea de Accionistas. Los demás accionistas será considerados como accionistas minoritarios. - Asamblea de Accionistas: Es el máximo órgano de la entidad. Es el órgano de dirección de la sociedad. - Cliente: Es todo tomador, asegurado o beneficiario de una póliza de seguro. El cliente puede ser potencial o actual. Cliente actual es aquel que ya ha celebrado un contrato de seguro y cliente potencial es todo aquel consumidor con interés en la celebración de un contrato de seguro y que conozca del mismo por cualquier medio de información o labor de mercadeo utilizado por la compañía. - Conflicto de Interés: Ocurre cuando un interés privado interfiere de algún modo con los intereses de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A.. Una situación de conflicto puede surgir cuando una persona diligente e imparcial cree que otra es incapaz de ser objetivo o eficaz en su trabajo para MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. como consecuencia de sus intereses personales o de los de algún familiar. Un Conflicto de Interés también puede surgir cuando un familiar de un trabajador de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. recibe beneficios personales indebidos como resultado del cargo de este en la compañía. - Grupo de interés: Es el conjunto de personas naturales o jurídicas cuyas características comunes permiten considerarlos como beneficiarios de las reglas de Gobierno Corporativo y que son relevantes para la buena marcha de la compañía. Además de los accionistas, y a manera ilustrativa, los grupos de interés de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. son: sus clientes, sus intermediarios y reaseguradores, sus contratistas (proveedores y consultores), las demás compañías que conforman internacionalmente el grupo de MetLife y las autoridades supervisoras. - Inversionista: Es toda persona natural o jurídica o todo patrimonio autónomo que tenga interés en hacer parte del capital social de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. - Junta Directiva: Es el órgano de administración de la entidad. La Junta Directiva fija las directrices empresariales de la compañía. Cuando en este código se haga referencia a la administración, se entenderá que se hace referencia a la Junta Directiva. 78 - Miembro de Junta Directiva: Es la persona elegida para el efecto por parte de la Asamblea de Accionistas. El miembro de junta directiva puede ser interno o externo y dependiente o independiente. El miembro de Junta Directiva es interno en aquellos casos en que tiene vinculación laboral con la Compañía. Un miembro es externo en aquellos eventos en que no tiene tal vinculación. No obstante, un miembro externo puede ser dependiente o independiente. Es un miembro externo dependiente cuando es consultor o proveedor de la Compañía. Es un miembro externo independiente cuando no es ni consultor ni proveedor de la misma. Dentro de las categorías de consultores y proveedores se encuentran los intermediarios de seguros y reaseguros, los asesores externos y los ajustadores de siniestros. 89 PRINCIPIOS Los principios que se presentan a continuación tienen como propósito fijar criterios básicos para regular la dirección y control de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. y de este modo fortalecer la confianza y garantizar la protección de los grupos de interés. Principio 1: Integridad MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. y todo su personal deberán actuar siempre con honradez y rectitud. Principio 2: Capacidad, cuidado y diligencia MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe llevar a cabo sus actividades comerciales con la debida capacidad, pericia y diligencia. Principio 3: Prudencia MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deberá conducir su negocio y organizar sus asuntos con prudencia. Principio 4: Divulgación de información a los clientes MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deberá atender las necesidades de información que tengan sus clientes y darles un trato justo. Principio 5: Información sobre los clientes MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe solicitarle a sus clientes la información que razonablemente se espera antes de orientarlos o suscribir un contrato. Principio 6: Conflictos de interés MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe evitar conflictos de interés. Principio 7: Relación con las autoridades de regulación, inspección, control y vigilancia: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe actuar frente a sus reguladores de manera abierta y cooperativa. Principio 8: Quejas MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe mantener un sistema de manejo y solución de quejas eficiente, respetuoso, justo y adecuado para prevenir, en lo posible, litigios con los consumidores. Principio 9: Administración y control MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. debe organizar y controlar sus asuntos de acuerdo con las normas y estatutos que los regulan. 910 MEDIDAS DE BUEN GOBIERNO DE LA SOCIEDAD Medida 1: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. incluirá como una obligación laboral en los contratos de trabajo de las personas que desempeñan labores en la compañía en cualquier nivel, el cumplimiento cabal de las obligaciones a las que haya lugar en cumplimiento del presente código. Para tal fin, los contratos laborales que se hayan suscrito con anterioridad a la adopción de este código deberán modificarse en lo pertinente. I. DERECHOS Y TRATO EQUITATIVO DE LOS ACCIONISTAS No obstante la legislación colombiana contiene disposiciones claras y completas sobre los derechos de los accionistas y el tratamiento equitativo que se les debe otorgar, el presente documento pasa a advertir algunas prácticas que mejorarán y harán más efectivo el ejercicio de dichos derechos. La mayor parte de buenas prácticas de protección a los accionistas dependen del buen ejercicio que los mismos accionistas hagan de sus derechos, por ello se puede hablar de deberes de los accionistas. Se ha evidenciado que la mayor parte de incumplimientos de la sociedad en materia de protección a los accionistas obedece al incumplimiento inicial de los deberes de aquellos. Estas prácticas se circunscriben a que exista información disponible para los accionistas de la compañía con mayor frecuencia. Medida No. 2: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. pondrá a disposición de sus accionistas en lenguaje claro y de manera sencilla una guía de sus derechos y deberes de cara a la entidad. Esta guía debe hacer énfasis en el rol que juegan los accionistas mayoritarios y los inversionistas institucionales, quienes deben actuar bajo un marco de colaboración en la correcta ejecución de las políticas de gobierno corporativo evitando actuar de manera contraria a las mismas. Medida No. 3: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. incluirá en su página web una explicación clara y sencilla de las estipulaciones contractuales que conforman las pólizas relativas a los productos por ella ofrecidos para, de esta manera, ofrecer a los clientes un mayor y mejor entendimiento de las condiciones del contrato. Medida No. 4: En la medida de lo posible, toda la información dirigida a los accionistas se debe poner a disposición en la página web corporativa. II. ORGANOS DE GOBIERNO DE LA ENTIDAD 1. La Asamblea General de Accionistas La Asamblea General de Accionistas es el órgano supremo de gobierno de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. y constituye el principal mecanismo para el suministro de información a los accionistas. En consecuencia, es recomendable que se establezcan procedimientos, tendientes a facilitar la participación de los accionistas en las asambleas y la comprensión de los temas que se tratarán en cada una de ellas. En adición a los medios tradicionales de convocatoria y revelación de 1011 información, los medios electrónicos pueden ser de gran ayuda para facilitar tanto la convocatoria como la participación de los accionistas en las asambleas. Es importante precisar que las presentes recomendaciones son aplicables para toda clase de reuniones de asambleas, sean ordinarias, extraordinarias, universales, de segunda convocatoria, de convocatoria legal, reuniones por derecho propio y/o presenciales o no presenciales, entre otras Convocatoria: Medida No. 5: La información relacionada con los puntos descritos en el anuncio de convocatoria a las asambleas, se encontrará a disposición de los accionistas desde la fecha del anuncio de convocatoria y con la debida anticipación. Medida No. 6: El orden del día divulgado en la convocatoria a la reunión de la asamblea debe ser claro y adecuadamente desagregado, de manera que se tenga pleno conocimiento sobre los asuntos que van a ser sometidos a consideración. Sin perjuicio del derecho que le asiste a los accionistas 2 para presentar sus propuestas en las reuniones de asamblea, el orden del día establecido para aquellas debe contener de manera desagregada los diferentes asuntos por tratar de modo que no se confundan con otros, salvo aquellos puntos que deban discutirse conjuntamente por tener conexidad entre sí, hecho que deberá ser advertido. Lo que se pretende con la medida es evitar que a través del punto de Varios se tomen decisiones trascendentales para el buen manejo y operación de la entidad y que puedan causar perjuicio para los accionistas que no estuvieron presentes o que no fueron debidamente informados Celebración: Medida No. 7: En adición a aquellos aspectos respecto de los cuales esta exigencia opera por disposición legal, los siguientes asuntos o decisiones deberán ser analizados y evacuados por la Asamblea de Accionistas únicamente en aquellos casos en que hayan sido incluidos expresamente en la convocatoria a la reunión respectiva 3 : i) Cambio de objeto social; ii) Renuncia al derecho de preferencia en la suscripción; iii) Cambio de domicilio social; iv) Disolución anticipada y segregación; vi) Cambio de revisor fiscal anticipado y vii) reducción del capital suscrito o autorizado, o aumento del capital autorizado. Medida No. 8: Los administradores y directores de la compañía podrán asistir a las asambleas con voz pero sin voto. Medida No. 9: Además de la participación de los accionistas, los administradores y directores, cuando sea necesario, se podrá contar con la participación de conocedores en los temas sometidos a decisión, quienes ayudarán a informar ampliamente sobre el tema tratado. Para el ejercicio de esta medida se aconseja que la junta directiva informe a los accionistas sobre esta posibilidad y que ésta medida del código implique que la Junta Directiva desarrolle un procedimiento para la selección e intervención de dichos conocedores, el cual debe ser presentado a la Asamblea de Accionistas. 2 Salvo que esté presente el 100% de los accionistas. 3 Salvo aquellos casos en que es permitido por ley realizar asambleas universales que no requieren convocatoria. 1112 2. La Junta Directiva La Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la compañía y su función principal es señalar los lineamientos generales del negocio y supervisar el manejo que se le da a la compañía. De igual forma, la Junta Directiva es el punto medio entre los accionistas y la sociedad, y funge como órgano encargado de dar a conocer los avances en materia de gobierno corporativo. En atención a la responsabilidad legal que, en su calidad de administradores, les compete a los directores, debe promoverse por la misma Junta Directiva la suscripción de un reglamento que incluya las funciones principales, deberes y responsabilidades de sus miembros. Dada su trascendencia, dicho reglamento debe ser redactado por la Junta Directiva y presentado para su aprobación a la Asamblea de Accionistas Conformación y Funcionamiento: Medida No. 10: Existirá un reglamento interno de la Junta Directiva donde consten los mecanismos que garanticen la participación de cada uno de sus miembros, en especial los miembros independientes. El mencionado reglamento será redactado por la Junta Directiva y aprobado por la Asamblea de Accionistas. Medida No. 11: Los miembros de la Junta Directiva de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. cumplirán con requisitos de carácter profesional y ético. La Junta Directiva podrá contar con una mayoría de miembros independientes y su composición estará dada por una adecuada combinación de profesionales y expertos en distintos temas que brinden valor agregado a la toma de decisiones. Se entiende por independientes aquellas personas que en ningún caso sean: 1) Empleados o directivos de la entidad o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente. 2) Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma. 3) Socios o empleados de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la entidad o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales. 4) Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la entidad. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución. 5) Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la entidad. 1213 6) Persona que reciba de la entidad alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del Comité de Auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva. 7) Tengan un familiar directo que se encuentre o se haya encontrado en una de las causales descritas anteriormente, y 8) Tenga un familiar directo que es o fue, dentro del año anterior a la postulación del cargo, un empleado de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. y que recibe o recibió una compensación que excede de CIEN MILLONES DE PESOS M/CTE ($ oo) en un año fiscal. Se entiende por familiar directo el cónyuge del director, su padre, su madre, sus hijos, sus sobrinos/as, sus suegros, su yerno, su nuera, sus cuñados/as y todo aquel que viva en su casa (con excepción de las empleadas/os domésticas/os). Cualquier cambio material en las circunstancias o relaciones de un director que puedan llegar a afectar su independencia, debe ser informado por este a la Junta Directiva independientemente de que se encuentre incurso o no en alguno de los anteriores escenarios. Los motivos de esta determinación deberán ser revelados por la Junta Directiva. Medida No. 12: Los miembros de la Junta Directiva realizarán una auto-evaluación anual para determinar si la junta está funcionando con eficacia. La compañía realizará los formatos de autoevaluación para que cada uno de los miembros de la Junta Directiva los diligencie. Medida No. 13: Para que una persona sea elegida como miembro de Junta Directiva de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., deberá cumplir con las siguientes calificaciones: 1) Educación Financiera: Dicha persona debe tener una educación financiera suficiente según lo determine la Junta Directiva bajo su criterio empresarial. 2) Experiencia de Liderazgo: Dicha persona debe poseer una experiencia significativa en liderazgo (la cual puede ser obtenida por el conocimiento que se tenga en negocios, finanzas/contabilidad, derecho, educación o gobierno) y poseer cualidades que reflejen un antecedente comprobado de éxito y una habilidad para trabajar en equipo. 3) Compromiso con los Valores de la Compañía: Dicha persona debe comprometerse con el éxito financiero de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., y con la preservación y mejora de la reputación de la compañía. 4) Ausencia de Compromisos Conflictivos: Dicha persona no debe tener compromisos que puedan entrar en conflicto con los compromisos que tenga como miembro de Junta Directiva de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. 5) Reputación e Integridad: Dicha persona deberá tener una excelente reputación, una reconocida integridad y no debe haber sido condenado ni estar siendo investigado en un proceso penal (a menos que sea por ofensas menores). De igual forma, dicha persona no pudo haber sido sujeto de ninguna orden judicial o administrativa que haya limitado su capacidad de hacer negocios. 6) Otros factores: Dicha persona deberá tener cualquier otra calificación que pueda llegar a ser considerada como apropiada para pertenecer a la Junta Directiva. 1314 Ninguna persona podrá ser miembro de Junta Directiva de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. después de su cumpleaños 72. Aquella persona elegida como miembro de Junta Directiva antes de su cumpleaños 72 puede seguir desempeñando sus funciones hasta la reunión anual de accionistas coincidente con, o inmediatamente después de, su cumpleaños 72. Medida No. 14: Los miembros de Junta Directiva de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deberán limitar el número de juntas directivas en las cuales sirven a no más de tres (3), teniendo en cuenta los requisitos de tiempo, la participación y la asistencia que el cumplimiento de esta función implica. Los directores que sirven en la actualidad en más de tres (3) juntas directivas y han demostrado su capacidad para dedicar el tiempo y la atención requeridas, se les permitirá continuar sirviendo bajo este escenario. Medida No. 15: La Junta Directiva deberá efectuar anualmente una revisión detallada de las metas y de los planes estratégicos de la empresa, al igual que de los retos y oportunidades de negocio Derechos y Deberes de los Miembros de la Junta Directiva Sin la información necesaria no es posible tomar decisiones adecuadas ni determinar objetivamente la existencia de situaciones generadoras de conflictos de interés. El miembro de Junta Directiva debe contar oportunamente con los instrumentos, tanto de información como de asesoría, que le permitan afrontar de manera informada las diferentes decisiones que se someten a su consideración. Asimismo, y dada su responsabilidad como administrador, debe contar con la posibilidad de dejar constancia del sentido de su voto y de las razones del mismo. De manera general, los miembros de Junta Directiva tienen deberes de diligencia, fidelidad, cuidado, buena fe y lealtad al interés social. Además, deberán sujetarse estrictamente a los principios incluidos en el Capítulo 1 de éste código. Medida No. 16: A los miembros de Junta Directiva les debe ser puesto a su disposición la información suficiente para que puedan tener un conocimiento integral respecto de la compañía y del sector en que se desarrolla, así como aquella información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo. Así mismo, la Junta Directiva podrá solicitar la información necesaria para el correcto ejercicio de sus funciones. En aquellos casos en que se cuente con miembros de Junta Directiva suplentes, ellos serán informados de todos los asuntos de la misma manera que los miembros principales. Medida No. 17: Los directores informarán a la Junta Directiva las relaciones, directas o indirectas, que mantengan entre ellos, con la sociedad o con cualquier otro grupo de interés de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la imparcialidad de su opinión o voto. Medida No. 18: Para el correcto ejercicio de sus funciones, los directores tendrán acceso con anticipación a la celebración de la reunión de Junta Directiva, a la información que sea relevante para la toma de decisiones de acuerdo con el orden del día contenido en la convocatoria. 1415 Medida No. 19: La Junta Directiva podrá solicitar la contratación de asesoría externa para adoptar determinadas decisiones y bajo las circunstancias especiales previamente estipuladas en el reglamento interno de funcionamiento. En todo caso, los asesores deberán guardar confidencialidad sobre los temas consultados y sobre la información presentada en el desarrollo del contrato Funciones de la Junta Directiva Existe un amplio número de temas en los cuales la participación de la Junta Directiva es decisiva. Las principales funciones de este órgano son las de controlar la gestión y administrar la sociedad, ya que además de dirigir la estrategia corporativa, la Junta Directiva es el máximo supervisor de las actividades de la alta gerencia, la protección de los derechos de los accionistas y del cumplimiento de las estrategias frente a los demás grupos de interés. Como reflejo de estas funciones, la Junta Directiva es la encargada de prevenir y divulgar los posibles conflictos de interés, de fijar una política de restricción y prohibición clara respecto de los regalos o dádivas de terceros ajenos a la compañía que puedan influir en la toma de sus decisiones, y de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, de aquellas emanadas de su código de buen gobierno y de las directrices de Compliance corporativas. El cumplimiento de estos deberes deberá reflejarse directamente con el pago de las remuneraciones de acuerdo con la correspondiente política fijada por la Asamblea de Accionistas Comités de Gobierno Corporativo Para cumplir de manera satisfactoria con sus responsabilidades, resulta recomendable que la Junta Directiva se apoye en comités para el cumplimiento de ciertas funciones específicas. La creación de comités para la eficiente discusión de ciertos temas no implica la delegación de la responsabilidad de la Junta Directiva ni la de sus miembros. Medida No. 20: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., sin perjuicio de la creación de otros adicionales y complementarios, tendrá los siguientes comités de apoyo a la labor de la Junta Directiva, los cuales hacen parte del Sistema de Control Interno: Comité de Gobierno Corporativo Comité de Auditoría Comité de Riesgo de Inversiones Comité Ejecutivo Comité Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) Comité de Servicio al Cliente- Customer Centricity- Comité de Productos Adicionalmente, en el ámbito internacional, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A.: 1) Participará en las reuniones de planeación estratégica realizadas con las empresas que hacen parte del grupo MetLife; y 2) Contará con dos (2) comités internacionales: 1516 El Equipo de Liderazgo Directivo (o Executive Leadership Team ELT), el cual estará conformado por los presidentes (Chief Executive Officers CEOs) del grupo MetLife de Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Estados Unidos (USA) y México; y El Equipo de Liderazgo Funcional (o Functional Leadership Team FLT), el cual estará compuesto por ocho (8) líderes regionales funcionales del grupo MetLife. Medida No. 21: En aquellos casos en que se prevea la creación, modificación o eliminación de algún comité, esto atenderá a la dimensión y actividad de la compañía. Las funciones y competencias de uno o más comités, así como su composición y funcionamiento para cumplir eficientemente sus funciones, serán aprobados por la Junta Directiva. Para la conformación del comité de auditoría se tendrá en cuenta la participación de por lo menos un miembro independiente de Junta Directiva. Medida No. 22: La Junta Directiva deberá contar con un comité para expedir el informe anual de Gobierno Corporativo que se deberá presentar a la Asamblea de Accionistas. La Secretaria General de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deberá informar a dicho comité sobre los avances e inobservancias en materia de Gobierno Corporativo, antes de cada sesión. Los miembros de este comité, en ejercicio de sus funciones, deberán tener acceso a la información necesaria para la elaboración de sus informes, y contar con el suficiente y experto personal para el cumplimiento de sus labores. Medida No. 23: La Junta Directiva deberá fijar una política de nombramientos y remuneraciones para los altos directivos de la compañía, la cual irá acompañada de un análisis previo del desempeño de sus funciones. La verificación del cumplimiento de la política de nombramientos y remuneraciones será supervisado por los organismos internos de control de la sociedad. Para la aplicación de esta medida, la compañía definirá qué se entiende por altos directivos Mayorías Medida No. 24: Las transacciones generadoras de conflictos de interés, identificadas y expuestas por cualquier miembro de junta, deben ser aprobadas por la Junta Directiva con una mayoría calificada de al menos dos terceras partes de sus miembros. III. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA 1. Parámetros de revelación de información La revelación de la información deberá seguir los siguientes parámetros: La información deberá ser suministrada en forma oportuna, pertinente, clara y completa para que el miembro del grupo de interés destinatario de la misma pueda tomar decisiones; detallando los beneficios y cualquier riesgo de una manera equitativa y balanceada. 1617 La información revelada deberá ser consistente de manera tal que garantice que ella es generada de acuerdo con una misma metodología a través del tiempo y en cumplimiento de la normatividad nacional y de las prácticas generalmente aceptadas. Si la metodología o el sustento normativo de los mecanismos de revelación de información cambian, ello debe ser advertido para garantizar que sea comparable a lo largo del tiempo. MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deberá ejercer un cuidado razonable para que la información sea correcta en todos sus aspectos esenciales, que no sea engañosa, que sea fácil de comprender y se encuentre disponible por escrito o por un medio electrónico apropiado. No podrá entenderse dentro de la información puesta a disposición del público la que se encuentra sujeta a confidencialidad, secreto industrial o aquella que con su revelación pueda causar un perjuicio económico o comercial a la compañía Medida No. 25: Cuando esto sea procedente, se deberán utilizar medios electrónicos para dar a conocer la información y facilitar el envío de información, teniendo en cuenta el acceso que los usuarios y destinatarios tengan del mismo. Además, deberán adecuarse estos medios para que el usuario o destinatario pueda ponerse en contacto con la compañía a través de ellos. 2. Revelación de información financiera y no financiera La normatividad colombiana aplicable a las compañías de seguros contiene una variedad de obligaciones en materia de revelación de información. Sin embargo, lo que se pretende a través de las presentes medidas es que la revelación de información sea más clara y así permita su mejor comprensión. La existencia de mecanismos de revelación de información al interior de la entidad fortalecen los esquemas de control interno. En concreto, se busca fortalecer los esquemas de reporte e información que los funcionarios de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. deben brindar a la Junta Directiva en adición a la ordenada por mandato legal. El revisor fiscal juega un papel importante en esta labor, ya que él es el encargado de velar por el lenguaje en el cual se revela la información de la compañía y que ello se haga en cumplimiento de las normas aplicables Revelación de Información Financiera Medida No. 26: Como compañía de servicios financieros, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. cumplirá estrictamente con el texto y el espíritu de todas las leyes y regulaciones que rigen la divulgación y los informes y registros financieros. Debe hacer un uso responsable de cualquier registro financiero al cual tenga acceso y ejercer un control responsable sobre los mismos. Medida No. 27: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. publicará los estados financieros que transmite a la Superintendencia Financiera de Colombia, y que son aprobados por ésta, en su página web corporativa. Para el cumplimiento de esta medida, la compañía podrá informar a sus grupos de interés que dicha información se encuentra a su disposición y a la del público en general 1718 en este medio, y podrá informar de igual forma la posibilidad de solicitar información complementaria a aquella publicada en la página web corporativa. Lo anterior teniendo en cuenta que la mencionada revelación de información no perjudique los intereses comerciales y económicos de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., ni que esté sujeta a reserva legal, confidencialidad contractual o secreto industrial o profesional. Medida No. 28: Todos los registros contables y los estados financieros de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A. serán preparados según los principios contables locales y los generalmente aceptados en EE. UU. También cumplimos con los principios legales y otros principios contables a los que se haga referencia en organismos normativos apropiados. Medida No. 29: Es ilícito comprar o vender títulos si la persona tiene conocimiento de información material no pública sobre el emisor de los títulos, ya sea MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., u otro emisor. Este tipo de actividad se conoce como tráfico de información privilegiada y constituye una violación de la ley y de la política de la compañía. El tráfico de información privilegiada puede ocurrir independientemente de cómo obtenga la información material no pública e independientemente de que su decisión de comprar o vender esté influenciada por esta. El tráfico de información privilegiada también ocurre cuando la persona proporciona información material no pública a otras personas y estas personas compran o venden títulos con conocimiento de esta información. La información puede ser material si tiene posibilidades de afectar el precio de mercado del título o si un inversor considera a esta información como importante para decidir la compra o venta del título. Entre los ejemplos de esta información se incluyen los resultados financieros, los planes de la compañía para comprar o vender activos importantes o líneas de negocios, los cambios importantes en la administración o la oferta o rescate de títulos. En la mayoría de los casos, la información se considera no pública por lo menos durante dos días hábiles después de que la información se publique en un comunicado de prensa, se incluya en un archivo público o se informe a través de un periódico u otro medio de comunicación. Debido a que la definición de información material es muy amplia, el trabajador de MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., no podrá hablar de información sensible con familiares, amigos u otros empleados. La violación de los preceptos de tráfico de información privilegiada hará que las personas involucradas estén sujetas a consecuencias graves, las que incluyen procesos judiciales civiles y penales. Las personas que hayan violado dichas leyes o la política de la compañía también estarán sujetas a medidas disciplinarias en la medida en que lo permita la ley vigente Revisor Fiscal: Como se ha reconocido en los estándares y prácticas internacionales, el revisor fiscal puede ver afectada su independencia de diferentes maneras. La normatividad aplicable en Colombia para evitar este escenario puede complementarse con un conjunto de medidas que faciliten la subsistencia de su independencia e imparcialidad. Medida No. 30: La sociedad no contratará con el revisor fiscal o con personas o entidades a él vinculadas, servicios distintos al de revisoría. 1819 Medida No. 31: En las reuniones de Asamblea de Accionistas en que se vaya a discutir el cambio del revisor fiscal, se deberán presentar un número plural de propuestas Transparencia en materia de Buen Gobierno 3. Transparencia El éxito de la implementación de mejores estándares de buen gobierno depende de la información que sobre los mismos se brinde a los accionistas, clientes y otros grupos de interés. Cada entidad define su compromiso de transparencia en materia de buen gobierno corporativo, estableciendo al efecto los medios que considera más idóneos para difundir dicha información entre sus accionistas, clientes y demás grupos de interés. La presentación del informe anual de gobierno corporativo constituye una herramienta para cumplir con este estándar. Dicho informe es a través del cual se aplica el modelo cumpla o explique bajo el cual la compañía informa sobre su política voluntaria en materia de buen gobierno, el cumplimiento de la misma y los avances que ha realizado en la materia Informe Anual de Gobierno Corporativo El informe anual de gobierno corporativo, como se mencionó anteriormente, es la herramienta para mostrarle a los grupos de interés y al público en general la información sobre las medidas adoptadas y cumplidas por la compañía. Medida No. 32: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., contará con una página web corporativa en la cual se encuentre disponible la información relativa al buen gobierno de la misma. Del mismo modo, habilitará los medios necesarios en la página web para obtener una amplia interactividad entre ella y los usuarios. Medida No. 33: La información contenida en el informe anual de gobierno corporativo deberá ser actualizada con ocasión de la celebración de la Asamblea General de Accionistas, para informar, además, sobre: i) El desempeño del o los comités de Junta Directiva y de cada uno de sus miembros, ii) la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período y iii) los conflictos de interés revelados y resueltos por Junta Directiva durante el período Transparencia frente los Grupos de Interés La transparencia de una entidad aseguradora frente a sus respectivos grupos de interés se obtiene mediante la promoción y el cumplimiento por parte de todos sus empleados de reglas definidas en función de la clase de relaciones que se establecen con cada uno de ellos. Medida No. 34: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., efectuará planes de educación financiera dirigidos a todos los consumidores financieros, sean o no clientes de la compañía, con el fin de dotar de transparencia y entendimiento a las negociaciones efectuadas,, esto en cumplimiento de las 1920 normas locales sobre esta materia, normatividad local sobre Protección al Consumidor Financiero y Estándares Corporativos en materia de Estándares de Ventas Transparencia con el Cliente En relación con los clientes, la transparencia cobija desde la publicidad, mercadeo y tratativas precontractuales propiamente dichas, hasta llegar a la celebración de un contrato y a su ejecución. Lo anterior incluye el suministro de información concisa, veraz y fácilmente comprensible relativa al contrato de seguros y sus derechos y obligaciones. Los intermediarios de seguros y los demás responsables de los canales de distribución de los mismos juegan un rol vital en la implementación de la política de transparencia de cara a los clientes. Medida No. 35: MetLife Colombia Seguros de Vida S.A.,, en sus relaciones con los usuarios, propenderá por el equitativo acceso a los servicios de la compañía y por el trato respetuoso con la clientela. La compañía velará por el interés del cliente, sin que sea posible solicitar o recibir reconocimientos económicos o materiales que pretendan buscar algún tipo de favorecimiento. Medida No. 36: En caso de controversias con los clientes, y en la medida de lo posible, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., promoverá la utilización de arreglo directo o de otros mecanismos alternativos de solución de controversias. Medida No. 37: Con carácter previo a la celebración del contrato de seguros, se informará al cliente sobre sus derechos y sus obligaciones contempladas en la ley, de manera tal que éste pueda conocer los efectos derivados del incumplimiento de estas últimas, tales como terminación del contrato, nulidad del contrato, o la objeción a una reclamación. Medida No. 38: En aquellos casos en que existan seguros con ahorro, la compañía informará periódicamente a su cliente sobre los rendimientos obtenidos. Medida No. 39: En los seguros de ahorro en los cuales se empleen mecanismos que permitan realizar una cotización para identificar una posible rentabilidad, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., informará al cliente de manera clara que dichas cotizaciones no generan compromisos contractuales. Adicionalmente, la compañía informará al cliente sobre la naturaleza de la rentabilidad causada por determinado seguro, en especial, si se trata de una rentabilidad garantizada por la compañía o de una rentabilidad variable. Medida No. 40: Además de lo dispuesto por las normas aplicables sobre la materia, MetLife Colombia Seguros de Vida S.A., pondrá a disposición del cliente la información que describa de manera clara, sencilla, completa y comprensible los procedimientos, tanto para efectuar la reclamación, como para solicitar cualquier otro tipo de servicio de la compañía. La información mencionada en esta medida será complementada con la información sobre los canales de comunicación y las condiciones en las que se pueden ejercer los derechos del cliente. 20 Mostrar más
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