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Timestamp: 2019-01-18 19:13:47+00:00

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Alberto Olivera Miranda
1 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No.1 Anexo 1 ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del emisor: Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca NIT del Emisor: Nombre del Representante Legal: Fabio Villegas Ramírez Documento de identificación: Período evaluado: 2012 Naturaleza jurídica de la Entidad: Sociedad Anónima Código de entidad asignado SFC: Convocatoria de la Asamblea I. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Pregunta 1 Pregunta: En la última Asamblea General de Accionistas, fue puesta a disposición de aquellos, dentro del término de la convocatoria y en el domicilio social, la documentación necesaria para su debida información sobre los temas a tratar? (Medida 1) : Si, la información estuvo a disposición de los accionistas en el domicilio social ubicado en la ciudad de Barranquilla, durante el término de 15 días hábiles contados desde la convocatoria, de acuerdo con lo dispuesto en la ley y en los estatutos sociales. Ver nota 2 al final del documento Pregunta 2 Pregunta: La información puesta a disposición de los accionistas, durante el término de la Convocatoria a la Asamblea General de Accionistas, contiene la propuesta de candidatos a integrar la Junta Directiva? (Medida 2). Si. La información estuvo disponible para consulta de los accionistas en el domicilio social. Ver nota 2 al final del documento.
2 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 2 Pregunta 3 Supuesto: En caso de que el emisor tenga vinculación con una matriz y/o subordinadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El emisor tuvo a disposición de los accionistas la información financiera sobre las sociedades subordinadas y la matriz del emisor? (Medida 2).. Los Estados Financieros puestos a disposición de los accionistas incluían la información financiera individual y la información financiera consolidada con las compañías subordinadas. No se incluyó información financiera de la matriz del emisor. Pregunta 4 Supuesto: En caso de que el emisor tenga página Web, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La convocatoria de la última Asamblea General de Accionistas y de cualquier otra información necesaria para el desarrollo de la misma, fue difundida en la página Web del emisor? (Medida 3) Cumpliendo con lo dispuesto en los estatutos la convocatoria a la reunión ordinaria de la Asambleas General de Accionistas fue publicada en la página web de la sociedad. Ver nota 2 al final del documento Pregunta 5 Pregunta: Se desagregaron los diferentes asuntos por tratar en el orden del día establecido para las Asambleas de Accionistas llevada a cabo durante el período evaluado? (Medida 4). En la convocatoria a la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas se desagregaron los diferentes asuntos a tratar en la reunión. Ver nota 2 al final del documento
3 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 3 Celebración de la asamblea Pregunta 6 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La segregación fue aprobada por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 5). Si el orden del día fue aprobado por la Asamblea General de Accionistas Ver nota 2 al final del documento Pregunta 7 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La segregación fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6). Si la segregación fue incluida en la convocatoria a la Asamblea. Ver nota 2 al final del documento Pregunta 8 Supuesto: En el caso de haberse modificado el objeto social del emisor, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El cambio de objeto social fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6). No aplica Pregunta 9
4 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 4 Supuesto: En el caso de haberse adoptado en la asamblea de accionistas la renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6). No aplica. Pregunta 10 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya modificado el domicilio social, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El cambio del domicilio social, fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6). No aplica Pregunta 11 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya adoptado la disolución anticipada, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La disolución anticipada, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? No aplica. Pregunta 12 Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos electrónicos que permitan a los accionistas que no pueden asistir a la Asamblea de Accionistas, accedan a información sobre su desarrollo? (Medida 7). Si un accionista no puede asistir a la Asamblea de Accionistas puede solicitar posteriormente la información a la Jefatura de Asuntos Societarios y Corporativas y se le suministra.
5 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 5 El informe de Gestión y los Estados Financieros aprobados por la Asamblea se cuelgan en la página web de la sociedad en el link relaciones con inversionistas. Ver nota 2 al final del documento Aprobación de Operaciones Relevantes Pregunta 13 Supuesto: En el caso en que durante el período evaluado se hayan realizado operaciones relevantes con vinculados económicos diferentes a aquellas respecto de las cuales concurran simultáneamente las siguientes condiciones: a. Que se realicen a tarifas de mercado, fijadas con carácter general por quien actúe como suministrador del bien o servicio del que se trate, y b. Que se trate de operaciones del giro ordinario del emisor, que no sean materiales? Responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Las operaciones relevantes realizadas con vinculados económicos a que hace referencia el supuesto, salvo que por disposición legal expresa el emisor no pueda adelantar, fueron aprobadas por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 8) De acuerdo con los estatutos sociales, el órgano competente para aprobar las operaciones que la Compañía adelante con compañías relacionadas es la Junta Directiva. Estas operaciones se encuentran reflejadas en las notas a los estados financieros. No existieron durante el período operaciones relevantes que debieran ser sometidos a la aprobación de los accionistas
6 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 6 Derecho y trato equitativo de los accionistas Pregunta 14 Pregunta: El emisor da a conocer al público con claridad, exactitud e integridad, los derechos y obligaciones inherentes a la calidad de accionistas? (Medida 9). El Código de Buen Gobierno y los Estatutos de la Sociedad contienen los derechos y las obligaciones inherentes a los accionistas. Los accionistas e inversionistas puedan conocer a través de la página web los documentos de gobierno corporativo que contienen los derechos y obligaciones inherentes a la calidad de accionistas. Ver nota 2 al final del documento Pregunta 15 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente las clases de acciones emitidas? (Medida 10). Si. En la página web de la sociedad se incluye información sobre la clase de acciones emitidas por la Sociedad. Pregunta 16 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones emitidas? (Medida 10) Los accionistas e inversionistas puedan conocer a través de la información financiera que se publica en la página web de la sociedad la cantidad de acciones emitidas.
7 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 7 Pregunta 17 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones en reserva para cada clase de acciones? (Medida 10). Los accionistas e inversionistas puedan conocer a través de la información financiera que se publica en la página web de la sociedad la cantidad de acciones en reserva. Pregunta 18 Pregunta: El emisor cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general de accionistas? (Medida 11). Si. El emisor cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas. Pregunta 19 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Convocatoria? (Medida 11). El reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, incluye medidas sobre su convocatoria. Pregunta 20 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Celebración? (Medida 11). Si, el Reglamento Interno de Funcionamiento de la
8 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 8 Asamblea de Accionistas, incluye medidas sobre su celebración. II. JUNTA DIRECTIVA Tamaño, Conformación y Funcionamiento Pregunta 21 Pregunta: La Junta Directiva del emisor esta conformada por un número impar de miembros suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones? (Medida 12) Si. La Junta Directiva esta conformada por 5 miembros principales de los cuales 2 son miembros independientes en los términos de la ley 964 de Pregunta 22 Pregunta: La Junta Directiva del emisor se reúne al menos una vez por mes? (Medida 13) Las reuniones de la Junta Directiva se realizan mensualmente. Existe una planeación anual y desde el mes de enero los miembros de la Junta conocen las fechas, horas y lugar de las reuniones. Pregunta 23 Pregunta: La Junta Directiva cuenta con Reglamento Interno de Funcionamiento? (Medida 14) Si, la Junta Directiva cuenta con un Reglamento Interno de Funcionamiento de éste órgano.
9 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 9 Pregunta 24 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva fue informado a todos los accionistas del emisor? (Medida 14) El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva se encuentra publicado en la página web de la Sociedad para consulta de todos los accionistas. Pregunta 25 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva tiene carácter vinculante para todos los miembros de la misma? (Medida 14) Si, las disposiciones contenidas en el reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva tienen carácter vinculante para todos los miembros de la Junta Directiva. Pregunta 26 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla el tema de la información que se debe poner a disposición de los miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez y en general lo sugerido en la
10 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 10 Medida 18? (Medida 14). El Código de Buen Gobierno Corporativo contempla el tema de la información que debe ponerse a disposición de los miembros de la Junta Directiva nombrados por primera vez. El Reglamento Interno de la Junta Directiva contempla en su artículo 8 la información que se debe enviar a los miembros de la Junta Directiva junto con la convocatoria y en general contempla el funcionamiento de la Junta Directiva. Pregunta 27 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva contempla que en las actas de las reuniones se identifiquen los soportes que sirvieron de base para la toma de decisiones, así como las razones de conformidad o disconformidad tenidas en cuenta para la toma de las mismas y en general lo sugerido en la Medida 19? (Medida 14) El Reglamento Interno no contempla la obligación de incluir en cada acta los argumentos o soportes que sirvieron de base para la toma de cada decisión; sin embargo, estos son incluidos cada vez que la administración o la misma Junta Directiva lo considera conveniente. Pregunta 28 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva contempla el término de antelación a la reunión de Junta Directiva dentro del cual se presentará la
11 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 11 información a los miembros y en general lo sugerido en la Medida 20? (Medida 14) El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva establece como término de avisó para convocar a la Junta el mismo el previsto en los estatutos que es de cinco días comunes y establece que en éste término de debe presentar a los miembros la información pertinente para cada punto tratado en el orden del día. La Compañía viene aplicando esta práctica. Pregunta 29 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El término de antelación a la reunión dentro del cual se presentará la información a los miembros de Junta estipulado en el Reglamento Interno de Funcionamiento es inferior a dos (2) días? (Medida 20) No. El término es de cinco días comunes. Pregunta 30 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva establece los medios a través de los cuales los miembros de Junta Directiva podrán recabar la información presentada a los mismos antes de la reunión? (Medida 20) El Reglamento de la Junta Directiva establece que la información
12 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 12 necesaria para la respectiva reunión se deberá anexar a la convocatoria. Pregunta 31 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla la posibilidad que dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, pueda contratar un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22). El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva si contempla la posibilidad de que dicho órgano pueda contratar asesores externos. Pregunta 32 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla las condiciones bajo las cuales dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, puede contratar un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) El artículo 17 del Reglamento de la Junta Directiva la autoriza para contratar asesores externos, sin definir condiciones particulares.
13 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 13 Pregunta 33 Pregunta: Para designar un miembro de la Junta Directiva, el emisor tiene en cuenta que el potencial miembro cumpla con requisitos de trayectoria profesional, formación académica y de experiencia para el mejor desarrollo de sus funciones? (Medida 15) En el momento de su elección se analiza la hoja de vida de los candidatos. Los miembros de la Junta Directiva son reconocidos por su amplia trayectoria y su hoja de vida. Para la elección de los miembros de la Junta Directiva, la Asamblea General de Accionistas debe tener en cuenta los criterios de selección, independencia e incompatibilidades definidos en el Código de Buen Gobierno Corporativo de la Sociedad, los cuales serán dados a conocer respecto de cada uno de los aspirantes en forma previa a la votación. Pregunta 34 Pregunta: La mayoría de los miembros de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces es independiente? (Medida 16) De un total de 5 miembros principales 2 de ellos son independientes. De acuerdo con lo previsto en el artículo 44 de la ley 964 de 2005, se cumple con el criterio de independencia definido en la ley. Deberes y derechos del miembro de Junta Directiva Pregunta 35 Pregunta: Los miembros de Junta Directiva informan la existencia de relaciones directas o indirectas que mantienen con algún grupo de interés, de las que puedan derivarse
14 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 14 situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto? (Medida 17) El Código de Buen Gobierno Corporativo y el Código de Ética regulan el manejo de los conflictos de intereses de los directivos y empleados y establecen el procedimiento para informar las situaciones, los órganos que deben analizar el conflicto y pronunciarse por escrito. Pregunta 36 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto del emisor y del sector en que se desarrolla? (Medida 18) Los miembros de la Junta Directiva reciben una inducción donde se les hace una presentación de la industria y de la compañía y se pone a su disposición información sobre Reglamentos y Procedimientos de la Compañía. Pregunta 37 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo? (Medida 18) Los miembros de Junta Directiva cuando son nombrados por primera vez, reciben una copia de los estatutos de la sociedad, los cuales contienen la información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan de su cargo, así mismo reciben información de la industria e información comercial, operacional y financiera de la Compañía. Pregunta 38 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva
15 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 15 identifican los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirven de base para la toma de decisiones? (Medida 19) Si los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirvieron de base para la toma de cada decisión son consignados en las actas cada vez que la administración o la misma Junta Directiva lo considera conveniente o importante. Pregunta 39 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva incluyen las razones de conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de decisiones? (Medida 19) Si, las actas de Junta Directiva incluyen el análisis y razones que se tiene en cuenta para la toma de decisiones. Pregunta 40 Pregunta: El emisor pone a disposición de los miembros de la Junta Directiva, con por lo menos dos (2) días o más de anticipación la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la Convocatoria? (Medida 20). Si, los miembros de la Junta Directiva reciben mínimo de 3 a 5 días de anticipación la presentación que contiene la agenda, los resultados financieros, temas informativos y autorizaciones que serán analizadas en la reunión de Junta Directiva de acuerdo con el orden del día. Pregunta 41 Supuesto: En el caso en que la junta directiva del emisor cuente con miembros suplentes, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos que permitan
16 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 16 que los Miembros Suplentes se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de la Junta Directiva, de manera que cuando reemplacen a los miembros principales, cuente con el conocimiento necesario para desempeñar esta labor? (Medida 21). Pregunta 42 Pregunta: El emisor cuenta con una partida presupuestal que respalda la eventual contratación de un asesor externo, por parte de la Junta Directiva, a solicitud de cualquiera de sus miembros, para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22). Si se cuenta con una partida presupuestal para la eventual contratación de asesores por parte de la Junta Directiva y/o el Comité de Auditoria. Comités de apoyo Pregunta 43 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23).. Pregunta 44 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. x
17 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 17 Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones apoya a la Junta Directiva en la revisión del desempeño de la alta gerencia, entendiendo por ella al Presidente y a los funcionarios del grado inmediatamente inferior? (Medida 24) El Comité fija los criterios que se deben tener en cuenta para la revisión del desempeño de la alta gerencia.. Pregunta 45 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone una política de remuneraciones y salarios para los empleados del emisor, incluyendo la alta gerencia? (Medida 24) Es el Comité de Talento Humano y Compensaciones. Pregunta 46 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone el nombramiento, remuneración y remoción del Presidente de la compañía o quien haga sus veces? (Medida 24). La Junta Directiva tiene la facultad de nombrar y/o remover al Presidente de la compañía.
18 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 18 Pregunta 47 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone los criterios objetivos por los cuales el emisor contrata a sus principales ejecutivos? (Medida 24) El Comité de Talento Humano y Compensaciones, define las políticas generales de contratación de los principales ejecutivos. Pregunta 48 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23) Pregunta 49 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo propende por que los accionistas y el mercado en general, tengan acceso
19 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 19 de manera completa, veraz y oportuna a la información del emisor que deba revelarse? (Medida 25) Pregunta 50 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo informa acerca del desempeño del Comité de Auditoría? (Medida 25) Pregunta 51 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo revisa y evalúa la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período? (Medida 25) Pregunta 52 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo monitorea las negociaciones realizadas por miembros de la Junta con
20 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 20 acciones emitidas por la compañía o por otras compañías del mismo grupo? (Medida 25). Pregunta 53 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo supervisa el cumplimiento de la política de remuneración de administradores? (Medida 25) Pregunta 54 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría se pronuncia, mediante la producción de un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos? (Medida 26) El Comité solo se pronuncia respecto de las operaciones con vinculados que tienen un posible conflicto de intereses frente a los accionistas y administradores. Pregunta 55 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría verifica que las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas? (Medida 26). Las operaciones con compañías vinculadas son aprobadas por la Junta Directiva, verificando que las mismas se hagan a precios de mercado.
21 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 21 Pregunta 56 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría establece las políticas, criterios y prácticas que utilizará el emisor en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera? (Medida 26). Si, el Comité de Auditoria tiene entre sus funciones revisar todos los comunicados relacionados con la divulgación de la información financiera Pregunta 57 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría define mecanismos para consolidar la información de los órganos de control del emisor para la presentación de la información a la Junta Directiva? (Medida 26). Si, el Comité de Auditoria conoce, revisa y aprueba, el plan interno de auditoria y recibe informes por parte del Auditor Interno de la Sociedad, así como del Revisor Fiscal. El Comité de Auditoria hace un análisis sobre los riesgos del negocio y emite recomendaciones a la Administración e informa a la Junta Directiva sobre sus hallazgos y recomendaciones. III. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y FINANCIERA Solicitudes de información Pregunta 58 Pregunta: El emisor cuenta con un punto de atención o de contacto, a disposición de sus inversionistas que sirve de canal de comunicación entre estos y aquella? (Medida 27) Si, el emisor cuenta con un correo electrónico a través del cual se atiende a los inversionistas. También se atiende consultas por teléfono y o directamente en las oficinas del emisor.
22 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 22 Pregunta 59 Cuándo a criterio del emisor, se considera que la respuesta a un inversionista puede colocarlo en ventaja, éste garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás inversionistas de manera inmediata, de acuerdo con los mecanismos que el emisor ha establecido para el efecto, y en las mismas condiciones económicas? (Medida 28) En la página web de la sociedad se publica información relevante para conocimiento de todos los accionistas. Pregunta 60 Pregunta: Un grupo de accionistas puede solicitar la realización de auditorias especializadas? (Medida 29) Si, Esta facultad esta prevista en el Código de Buen Gobierno Corporativo. Cualquier grupo de Accionistas o de inversionistas que represente por lo menos el diez por ciento (10%) del capital social, podrá solicitar a su costo y bajo su responsabilidad, auditorias especializadas sobre aspectos puntuales de la actividad empresarial. La solicitud deberá dirigirse a la Junta Directiva a través del Representante Legal de la Sociedad y deberá motivarse. La Junta Directiva evaluará la razonabilidad de la solicitud en un plazo máximo de un (1) mes contado a partir de la fecha de la radicación de la solicitud ante la Sociedad. El Código de Buen Gobierno de la sociedad establece los mecanismos que permiten a los accionistas formular peticiones, reclamaciones o propuestas y obtener respuesta oportuna a estas. Pregunta 61 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise el porcentaje
23 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 23 accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30) Si el procedimiento está definido en el Código de Buen Gobierno Corporativo y es el descrito en la respuesta a la pregunta 60 Pregunta 62 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise las razones por las cuales se definió el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30) N / A El procedimiento para la realización de estas auditorias no precisa las razones por las cuales se definió el porcentaje accionario a partir del cual se pueden solicitar auditorias especializadas. No obstante, se considera que el 10% que se estableció para estos efectos, es un porcentaje razonable en consideración a la composición accionaria de la compañía. Pregunta 63 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise los requisitos de la solicitud de auditoria especializada? Si, el Código de Buen Gobierno establece las razones por las cuales se puede solicitar esta auditoria especializada.
24 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 24 Pregunta 64 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise a quién corresponde la práctica de la auditoria especializada y cómo se procede a su designación? (Medida 30) Si, en el Código de Buen Gobierno se precisa el procedimiento. Pregunta 65 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise quién debe asumir el costo de la auditoría especializada? (Medida 30) El Código de Buen Gobierno establece que el costo de la auditoria debe ser asumido por el (los) accionistas que soliciten la auditoria. Pregunta 66 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas puedan solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Los plazos previstos para cada una de las etapas o pasos del procedimiento relativo a la contratación de la auditoría especializada, son precisos? (Medida 30) Si, el Código de Buen Gobierno define el procedimiento relativo a la contratación de la auditoria especializada. Información al mercado
25 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 25 Pregunta 67 Pregunta: Existen mecanismos previstos por el emisor, que permiten divulgar a los accionistas y demás inversionistas, los hallazgos materiales resultantes de actividades de control interno? (Medida 31). Existe un mecanismo definido en el Código de Buen Gobierno y en reglamento del Comité de Auditoria, que consiste en un informe que este órgano le debe presentar a la Asamblea General de Accionistas en su reunión anual. Pregunta 68 (Medida 32). El emisor divulga al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y a cualquier beneficio económico que se concede a: Miembros de Junta Directiva Representante legal Revisor Fiscal Asesores externos Auditores externos : De acuerdo con el reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva, los miembros de la Junta Directiva son remunerados de acuerdo con lo que establezca la Asamblea General de Accionistas, considerando su experiencia y capacidades. Pregunta 69 Pregunta: El emisor divulga al mercado los contratos celebrados con sus directores, administradores, principales ejecutivos y representantes legales, incluyendo sus parientes, socios y demás relacionados? (Medida 33) Estos contratos son divulgados cuando, de acuerdo con el Decreto 2555 de 2010 se consideren información relevante. Pregunta 70
26 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 26 Pregunta: El emisor divulga al mercado sus normas internas sobre resolución de conflictos? (Medida 34). Si. En la página web se cuelgan los documentos de gobierno corporativo en los que se establecen las normas internas sobre resolución de conflictos. Pregunta 71 Pregunta: El emisor divulga al mercado los criterios aplicables a las negociaciones que sus directores, administradores y funcionarios realicen con las acciones y los demás valores emitidos por ellas, como por ejemplo el derecho de preferencia? (Medida 35). En el Código de Buen Gobierno y los estatutos se regulan los criterios aplicables a las negociaciones que directores, administradores y funcionarios realicen con las acciones y los demás valores emitidos por la Sociedad. Pregunta 72 Pregunta: El emisor divulga al mercado las hojas de vida de los miembros de las Juntas Directivas y de los órganos de control interno, y de no existir éstos, de los órganos equivalentes, al igual que de los representantes legales, de tal manera que permitan conocer su calificación y experiencia, con relación a la capacidad de gestión de los asuntos que les corresponda atender? (Medida 36). En la página web de la Sociedad se divulga al mercado un resumen de las hojas de vida de los miembros de la Junta Directiva. Revisor Fiscal
27 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 27 Pregunta 73 Pregunta: El emisor designó como revisor fiscal a personas o firmas que hayan recibido ingresos de la compañía y/o de sus vinculados económicos, que representan el 25% o más de sus últimos ingresos anuales? (Medida 37) No. La firma contratada como Revisor Fiscal es una firma con amplia trayectoria y no se cumplen los supuestos previstos en este punto. Pregunta 74 Pregunta: El emisor o sus vinculados económicos contratan con el Revisor Fiscal servicios distintos a los de auditoria? (Medida 38) No, La firma de Revisoría no presta servicios distintos a los de Auditoria Pregunta 75 Pregunta: Los contratos del emisor con el revisor fiscal establecen cláusulas de rotación de las personas naturales que efectúan la función de revisoría con una periodicidad de cinco (5) años? (Medida 39). De acuerdo con lo previsto en los estatutos, las personas naturales que ejercen la revisoría fiscal deben ser rotadas cada dos (2) años. Pregunta 76 Pregunta: El emisor exige al revisor fiscal que la persona que haya sido rotada deba esperar por lo menos dos (2) años para retomar la revisoría de la misma compañía? (Medida 39) El Reglamento del Comité de Auditoria, órgano encargado de evaluar las
28 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 28 propuestas del Revisor Fiscal establece esta prohibición. IV. RESOLUCIÓN DE CONTROVERAS Pregunta 77 Pregunta: El emisor adopta medidas necesarias para informar a sus accionistas del procedimiento jurisdiccional con que cuentan para hacer efectiva la protección de sus derechos ante la Superintendencia Financiera de Colombia? (Medida 40). El emisor adopta las medidas necesarias para que los accionistas puedan acceder a la información de la compañía, de forma que puedan ejercer la protección de sus derechos. Pregunta 78 Pregunta: El emisor ha adoptado, para la solución de conflictos que se presenten entre el emisor con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas, la vía de arreglo directo? (Medida 41) Si, los estatutos sociales prevén los mecanismos de arreglo directo, conciliación y arbitraje en su orden para resolver diferencias que ocurran en cualquier tiempo, inclusive en el periodo de liquidación, entre los accionistas o entre uno o varios de ellos y la Sociedad, con motivo del contrato social, temas operativos de la sociedad, proyectos y negocios. Pregunta 79 Pregunta: El emisor prevé una forma alternativa de solución, para los conflictos que se presenten entre el emisor con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas? (Medida 41)
29 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 29 Si, la Conciliación y el Arbitraje.
30 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 30 Pregunta 80 Pregunta Opcional Si, la Compañía cuenta con una estructura de Gobierno Corporativo orientada a garantizar que la gestión administrativa sea recta y transparente conforme a la ley y a los estatutos, frente a los derechos de los accionistas, acreedores, empleados, clientes, y otros grupos de interés. Se han establecido varios mecanismos de autorregulación orientados a fortalecer la ética empresarial y las prácticas de buen gobierno en la organización, los cuales se señalan a continuación: 1. Código de Buen Gobierno Corporativo 2. Comité de Auditoria 3. Código de Ética y Normas de Conducta de los Negocios 4. Comité de Ética 5. Línea Ética 6. Procedimiento para el control de Lavado de Activos 7. Auditorías Internas Periódicas En el año 2012 la Compañía continuó trabajando en el fortalecimiento de los sistemas de control interno, enfocándose especialmente en el mejoramiento continuo de los procesos críticos de la Organización, los cuales fueron ajustados teniendo como referencia las mejores prácticas del mercado. De esta manera, se logró el fortalecimiento de los sistemas de revelación y control de información financiera. En cumplimiento a los previsto en el artículo 47 de la ley 964 de 2005, los administradores de la Compañía verificaron la operatividad de los sistemas de revelación y control de la información financiera. La Compañía dio aplicación a las políticas, procedimientos y prácticas adoptadas para garantizar una gestión integra y transparente en las actuaciones de sus administradores. De conformidad con los previsto en el Decreto 2555 de 2010, se hizo entrega oportuna al mercado de valores, tanto de la información financiera como de la información sobre hechos relevantes. Los accionistas e inversionistas tuvieron un trato equitativo en cuanto a la información recibida de la Sociedad, se dio aplicación a los mecanismos para la prevención y manejo de conflictos de interés por parte de la administración, y se continuó con el proceso de socialización de los valores de la organización entre
31 Circular Externa 028 de 2007 Anexo 1 Página No. 31 los directivos y empelados con el fin de fortalecer y consolidar una cultura corporativa ética y transparente. Las documentos de gobierno corporativo adoptados por la Compañía se encuentran disponibles para consulta de los accionistas, inversionistas, clientes, entidades de control y púbico en general en la página web de la Sociedad. Como resultado de los controles aplicados durante el ejercicio anual, no se identificaron fraudes materiales. Responsabilidad Social En Avianca hemos logrado desarrollar un modelo de Responsabilidad Social basado y enfocado en la sostenibilidad, definido como el compromiso permanente de contribuir con el bienestar y desarrollo de los colaboradores, clientes, accionistas, inversionistas y comunidad, mediante acciones concretas y medibles, en tanto se imprime sostenibilidad al negocio, incorporando los tres vectores de desempeño social, económico y ambiental. En lo social se busca ejercer la solidaridad como camino para la mitigación de la pobreza en las comunidades que nos circundan, así como la promoción de la calidad de vida, asegurando condiciones dignas de trabajo para quienes laboran en Avianca. El propósito en lo ambiental es contribuir al uso racional de los recursos naturales en tierra y aire, mediante la incorporación de tecnología amigable con el medio ambiente (renovación de flota), la adopción de mecanismos para la producción limpia, la utilización de elementos biodegradables para el servicio abordo y el correcto procesamiento de los desechos. En lo económico, la Aerolínea promueve la eficiencia en el uso de los recursos: producir más y mejor, sin atentar contra la calidad de los productos y servicios, al tiempo que se busca garantizar la seguridad en todos los ámbitos y la transparencia y ética de sus procesos.

References: artículo 8
 artículo 17
 artículo 44
 resolución 
 resolución 
 RESOLUCIÓN 
 artículo 47