Source: http://www.lizenz-audit-beratung.de/faq/
Timestamp: 2018-12-10 23:54:50+00:00

Document:
Fragen zum Software Audit Lizenz - Beratung
Sie befinden sich hier: Häufige Fragen http://www.lizenz-audit-beratung.de/ > Häufige Fragen
Was ist ein Software Audit?
Unter einem Software Audit versteht man die Überprüfung, ob ein Unternehmen für die verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzt.
Ergänzende Antworten erhalten Sie unter: +49 (0)2406.98.96.290
Wer unterstützt mich beim Audit von Microsoft Lizenzen?
Sie finden Unterstützung bei einem Audit durch Ihren internen Lizenzmanager und externen Beratern.
Wie kann man ein Software Audit reduzieren?
Geht das überhaupt? Es geht natürlich nicht immer. In Einzelfällen kann aber ein Audit sogar komplett verhindert werden. Sollen wir Ihre Möglichkeiten prüfen?
Wie kann ich ein Lizenz Audit umgehen?
Geht das überhaupt? Gerade, wenn die Staatsanwaltschaft vor der Tür steht, weil eine Anzeige vorliegt, ist eine Lizenzprüfung nicht zu verhindern. Dies sind die seltenen Fälle, wo z.B. ehemalige Mitarbeiter den Ex-Arbeitgeber anzeigen. Falls ein begründeter Verdacht existiert, dass illegal Software eingesetzt wird, dann kann eine externe Überprüfung nicht verhindert werden. In solchen Verdachtsfällen übernehmen wir kein Beratungsmandat ohne vorher eine interne Lizenzprüfung durchzuführen. Die Chancen und Risiken in einer solchen Situation sollten wir vielleicht gemeinsam mit einem Fachanwalt für IT Recht besprechen.
Was bedeutet Software-Audit in einem Unternehmen?
Ein Software Audit bedeutet für ein Unternehmen, dass sich ein sogenannter Auditor um eine Prüfung der Softwarelizenzen kümmern wird. Dieser Auditor, der in der Regel vom Softwarehersteller selbst benannt und entsandt wird, vergleicht die vertraglich bestimmte Nutzung der Softwarelizenzen mit dem existierenden Ist-Zustand. Bei einem Software-Audit wird also der möglicherweise neue Lizenzbedarf festgestellt und eine potenzielle Unterlizenzierung aufgedeckt. Geprüft werden bei einem Software Audit sowohl der Umfang der Nutzung als auch die Intensität.
Für ein Unternehmen, das seine Lizenzen nicht den vertraglichen Bestimmungen entsprechend einsetzt, kann ein Software Audit unter Umständen hohe Kosten aufwerfen. Nicht nur die Nachlizenzierung, sondern auch mögliche Strafzahlungen stehen dann auf dem Plan.
Wer hilft beim Software Audit von SAP-Lizenzen?
Hilfe beim Softwareaudit erhalten Sie durch Ihren internen Lizenzmanager und externe Berater. Greifen Sie ruhig auf gängige Tools zurück, um Ihre Lizenzen kontrolliert einzusetzen. Für weitergehende, speziell strategische Fragen, nehmen Sie Kontakt auf.
Was kann ich vorbereiten, wenn ein Software Lizenz Audit bevorsteht?
Für Unternehmen besteht derzeit eine gute Chance, einer Lizenzaudit unterzogen zu werden. Den Herstellern von Standardsoftware scheinen die Märkte - auch wegen der Cloud wegzubrechen. Deshalb kann man damit rechnen, dass Hersteller das Potenzial von externen Software-Audits als Vertriebskanal erkannt haben, und entsprechend handeln.
Um für die bevorstehende Überprüfung bestmöglich vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, einen externen Berater einzubinden. Susensoftware wird die Anwender während der Vorbereitung auf ein Audit umfassend betreuen und beraten. Es ist wichtig, die aktuelle Software vor der Überprüfung zu vermessen und die Applikationen adäquat aufzulisten. Dabei stellt sich die Frage, auf welchen Servern eine Software läuft, welche lizenzpflichtigen Optionen genutzt und welche Betriebssysteme sowie zentrale Rechen- und Steuereinheiten verwendet werden. Häufig sorgen im heutigen IT-Bereich eine Vielzahl von verwendeten Tools für Unübersichtlichkeit und hohe Komplexität, die eine Datenerfassung erschweren und eine kompetente Beratung notwendig werden lassen.
Für die Auflistung der benötigten Informationen zur Auditvorbereitung durch eine automatisierte Datenerfassung gibt es unterschiedliche Methoden. Wir verstärken ein zentrales Informations-Management in Ihrem Unternehmen, um für die nächste Audit bestens vorbereitet zu sein.
Was ist eine Auditierung?
Unter Software Auditierung versteht man die Überprüfung, ob ein Unternehmen für die verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzt.Software ist urheberrechtlich geschützt und eine Nutzung von Software ohne Lizenz ist strafbar. Um Software kontrolliert und legal einzusetzen ist typischerweise ein Lizenzmanagement im Unternehmen eingerichtet. Interne Software-Audits führen zu einer Stichprobenprüfung.
Der Auditor ist eine Person, die Prüfungsverfahren plant, durchführt und nachbereitet. In unserm Themenbereich ist es in der Regel der interne Lizenzmanager, der diese Aufgabe übernimmt. Je nach Größe der Firma können es auch externe Lizenzberater sein. Was ist besser?
Wie kann man ein Software Audit verhindern?
Geht das überhaupt? Es ist unser Beratungsansatz, der mit den Anwendern prüft, ob ein Audit verhindert werden kann. Dies ist sicher nicht immer möglich. Speziell ein laufendes Audit ist kaum zu verhindern. Es empfiehlt sich rechtzeitig einen möglichen Audit-Stopp zu prüfen.
Wer haftet bei einem Audit?
Bei einer Unterlizensierung haftet wohl die Geschäftsleitung. Es ist aber annembar, dass diese Haftung nur bei Vorsatz gilt. Nehmen Sie trotzdem die Software-Nutzung und das Management der Lizenzen ernst. Der Anwender hafet immerhin für Schadenersatz und Neubeschaffung der Software bei einer aufgedeckten Unterlizensierung.
Was ist bei einer Lizenzüberprüfung zu beachten?
Bei einer Überprüfung findet so etwas wie eine Software-Inventur statt. Alle Software-Produkte und alle Software-Verträge eines Herstellers werden kontrolliert. Es gibt i.d.R. kein Software-Audit über alle Produkte und alle Hersteller. Wie ist Ihre Situation?
Was macht ein Lizenzüberprüfer?
Ein Auditor überprüft den regelkonformen Einsatz von Software. Dazu erarbeitet er sich einen Überblick über alle vorhandenen Softwareprodukte und Verträge. Dies Ergebnis wird verglichen oder besser abgeglichen mit den genutzen und installierten Softwareprodukten.
Im Zusammenhang mit dem Software Lizenzmanagement ist nicht nur von Bedeutung, wie viele Lizenzen für jede Software vorliegen, sondern auch welche Art von Lizenzen. So können für eine Software ganz verschiedenen Ausprägungen der Lizenzen hinsichtlich der Art der Nutzung, der Berechtigungen oder auch der Verwendung von einem Laptop oder einer Arbeitsstation vorliegen. Im Rahmen des Lizenzmanagements wird hier meist mit einer Datenbank gearbeitet, in welcher jede Software mit den jeweiligen Lizenzen aufgelistet wird. Dabei wird das Software Lizenzmanagement in drei verschiedene Stufen unterteilt. In der ersten Stufe ? der Softwareinventur ? geht es um die Ermittlung der im Unternehmen bereits installierten Software. In der zweiten Stufe werden die tatsächlich vorhandenen Lizenzen ermittelt. Dieser Schritt wird als Lizenzinventur bezeichnet. Im dritten Schritt gilt es, die installierte Software mit den vorhandenen Lizenzen abzugleichen. Das Ergebnis des so genannten Compliancechecks sollte sein, dass für jede installierte Software auch eine Lizenz vorhanden ist. Es kann allerdings, und das ist sehr wahrscheinlich, auch eine Lizenzüberdeckung oder Lizenzunterdeckung vorliegen. Insbesondere bei einer Lizenzunterdeckung muss gehandelt werden, da hier nicht nur Verstöße gegen den Lizenzvertrag sondern auch Urheberrechtsverstöße vorliegen können.
Welche Gründe gibt es für Software-Audit?
In einigen Kaufverträgen oder in begeitenden AGB des Herstellers ist ein vertragliches Auditrecht verankert. Es besteht wohl auch ein gesetzlicher Anspruch für ein Audit (geht aber nur gerichtlich, § 809 BGB i.V. mit § 242 BGB) oder bei einer Anzeige bei der Staatsanwaltschaft nach Urheberrecht §101, §101a, § 104?; es muss wohl ein plausibler Grund vorliegen, wie z.B. eine schwerwiegende Verletzung des Lizenzvertrages.
Müssen Sie den externen Auditor prüfen?
Auf jeden Fall. Es ist ein Fall vorstellbar, dass der Auditor ein Wirtschaftsprüfer ist und er oder sein Unternehmen auch gleichzeitig für den Anwender selber tätig ist. Dies könnte zu einem Interessenskonflikt beim Wirtschaftsprüfer kommen. Solche Nachfragen sind zwar im Einzelfall für die Beteiligten unangenehm, aber sinnvoll.
Was ist bei einer Abschlußerklärung zu beachten?
In einem Microsoft Audit werden Ergebnisse in einer sogenannten Abschlußerklärung zusammengefaßt. Einige Rechtsanwälte empfehlen, dass der Anwender diese Erklärung nicht unterzeichnet. Dies könnte u.U. nach § 781 BGB als ein Schultanerkenntis gelten. Auch sollten an der Stelle keine voreiligen rechtlichen Bewertungen abgegeben werden.
Welche Tipps sollten bei einem Softwareaudit beachtet werden?
1. Vorwarnzeit vor dem Audit: ca. 30 Tage.
2. Geschäftstätigkeit darf nicht wesentlich eingeschränkt werden.
3. NDA: Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen gewahrt bleiben. Das gilt auch für Dritte (nicht nur für den Hersteller).
4. Auditor muss Datenschutzbestimmungen beachten.
5. Ist ein Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung nötig?
§ 3, Abs 7 verantwortliche Stelle,
§ 11 Audit als Auftragsdatenverarbeitung,
§ 28 Übermittlung an einen Dritten; Übermittlung von Daten eines Dritten / Kunden
Kontrollrechte?
§ 203 StGB (Patientendaten)
Erklärung Audit, Lizenz Beratung, Strafgebühr, Auditierung und Zertifizierung, Nutzung von Software überprüfen, Urheberrechtsverletzungen, Hersteller Audits Lizenzen,

References: § 809
 § 242
 §101
 §101
 § 104
 § 781

§ 3

§ 11

§ 28

§ 203