Source: https://de.mynewsletter.rocks/en/agb/
Timestamp: 2020-08-12 20:55:41+00:00

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Allgemeine Geschäftsbedingungen - mynewsletter.rocks
cobra ADDRESS PLUS + CRM
Double Opt-In Forms
Neues im März 2020
Neues im Februar 2020
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Pricing & Order Page
Allgemeine Geschäftsbedingungen der 4OfficeAutomation GmbH für die Bereitstellung von mynewsletter.rocks.
Die nachfolgenden Vereinbarungen regeln die Rahmenbedingungen für die Bereitstellung des Zugriffs auf die Funktionalitäten der im Folgenden näher beschriebenen Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung „mynewsletter.rocks“ der 4OfficeAutomation GmbH (nachfolgend als 4OA bezeichnet). Die Bestellung dieser Lösung erfolgt jeweils mittels Einzelbestellung (auch per E-Mail möglich) nach Maßgabe dieser Rahmenvereinbarung.
§2 Rechte und Pflichten
Rechte und Pflichten von 4OA
4OA stellt die Service-Plattform „mynewsletter.rocks“ bereit. Hierbei handelt es sich um eine technische, internetbasierte Plattform für den Versand von E-Mails, die auf einem oder mehreren von 4OA in Deutschland bereitgestellten Server(n) betrieben wird. Zusätzlich sind Funktionen zur Erstellung der E-Mails, der Verwaltung von Benutzern sowie zur Erstellung von Statistiken integriert. Die Leistung wird nachfolgend auch als „Dienstleistung“ bezeichnet.
4OA ist ausschließlich Übermittler von E-Mails und nicht für den Inhalt der durch die Dienstleistung versendeten E-Mails verantwortlich. 4OA führt für alle zu versendenden E-Mails mehrfache Zustellversuche durch. Mangels Einflusses auf das Verhalten der Empfänger und Empfängerserver kann jedoch für eine erfolgreiche Zustellung keine Gewährleistung übernommen werden.
Während der gesamten Vertragsdauer wird 4OA MyNewsletter.rocks instandhalten. Ein Anspruch auf bestimmte Erweiterungen oder Ergänzungen der Software besteht nicht. Die Nutzbarkeit der Software wird gemäß der Leistungsbeschreibung (durch Wartung und Pflege der Software sowie durch Bereitstellung neuer Software-Versionen) mit einer Erreichbarkeit von 98 % sichergestellt.
4OA räumt dem Kunden gegen Entgelt das nicht ausschließliche, auf die Laufzeit dieses Vertrages zeitlich beschränkte Recht ein, auf „mynewsletter.rocks“ in der jeweils aktuellen Version mittels Internet zuzugreifen und die verbundenen Funktionalitäten zur Durchführung von E-Mail-Marketing-Aktionen gemäß diesem Vertrag zu nutzen. Die Bereitstellung des Zugangs des Kunden zum Internet ist ausdrücklich nicht Teil der Leistung.
Der Kunde muss den Teilnahmeregeln (Anhang A), die Bestandteil dieses Vertrages sind, zugestimmt haben, um die Dienstleistung nutzen zu dürfen. 4OA ist berechtigt, unverzüglich und ohne vorherige Ankündigung die Bereitstellung der Dienstleistung an solche Kunden zu verweigern oder einzustellen, die gegen die Teilnahmeregeln verstoßen oder verstoßen haben.
Der Kunde wird die ihm bzw. den Nutzern zugeordneten Nutzungs- und Zugangsberechtigungen sowie Identifikations- und Authentifikations-Sicherungen vertraulich behandeln und dafür sorgen, dass kein Unbefugter davon Kenntnis erlangt oder sie nutzen kann. Sobald der Kunde Kenntnis davon erlangt, dass Letzteres geschehen ist, informiert er 4OA hiervon unverzüglich in Textform.
Der Kunde wird dafür Sorge tragen, dass (z.B. bei der Übernahme von Texten und Daten Dritter auf den Server) alle gewerblichen Schutz- und Urheberrechte beachtet werden.
Der Kunde wird „MyNewsletter.rocks“ nicht missbräuchlich nutzen oder nutzen lassen, insbesondere keine Informationsangebote mit rechts- oder sittenwidrigen Inhalten übermitteln.
§3 Entgelt
Die vom Kunden zu entrichtende Vergütung entspricht der unter www.mynewsletter.rocks abrufbaren Preisliste, die Bestandteil dieses Vertrages ist, in der jeweils gültigen Fassung.
Bei Änderung der Anzahl der maximal zulässigen E-Mails innerhalb der Laufzeit wird die dadurch entstehende geänderte Vergütung ab dem Änderungsdatum fällig.
Die vertraglich vereinbarte Vergütung ist jeweils im Voraus für die nächste vereinbarte Vertragsperiode zu bezahlen. Die Vergütung für die erste Periode ist bei Eingang der jeweiligen Einzelbestellung zu bezahlen. Der Betrag wird von 4OA per Bankeinzug vom Konto oder der Kreditkarte des Kunden abgebucht. Für fehlgeschlagene oder zurückgegebene Lastschriften wird von 4OA eine Bearbeitungsgebühr von je 50€ in Rechnung gestellt.
Zu der zu berechnenden Vergütung tritt die jeweils geltende Umsatzsteuer hinzu.
Während eines Zahlungsverzugs durch den Kunden Höhe ist 4OA berechtigt, den Zugang zu „mynewsletter.rocks“ zu sperren. Rücklastschriftkosten für nicht eingelöste Bankeinzüge trägt der Kunde. Bei Zahlungsverzug werden offene Forderungen mit einem Zinssatz von 3% p.A. über dem jeweiligen Diskontsatz der EZB verzinst. Die Kosten für ein etwaiges Mahnverfahren werden dem Anwender in Rechnung gestellt.
Weder die Einstellung der Dienstleistung noch ein Zahlungsverzug bedeuten die Beendigung des Vertrages.
Kommt der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vollständig nach, ist die Dienstleistung von 4OA innerhalb eines Werktages wieder aufzunehmen.
§4 Vertragslaufzeit und Beendigung
Wenn nicht anders vereinbart, beträgt die Mindestvertragsdauer dieses Rahmenvertrags 1 Kalendermonat ab Vertragsabschluss (Datum der Unterschrift). Danach kann der Vertrag vom Kunden oder 4OA mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen zum Monatsende, frühestens jedoch zum Ablauf der Laufzeit der jeweiligen Einzelbestellung schriftlich gekündigt werden (es gilt das Datum des Poststempels).
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine oder mehrere wesentliche Vereinbarungen durch eine Partei nicht eingehalten werden und nach einer schriftlichen Aufforderung zur Besserung diese nicht innerhalb einer Frist von 14 Tagen erfolgt ist sowie das Nichtverschulden nicht ausreichend nachgewiesen wurde. Für 4OA besteht ferner ein außerordentlicher Kündigungsgrund bei einem Zahlungsverzug von mehr als 1 Monat.
Bei einer Erhöhung der Nutzungsvergütung gemäß Preisliste hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt.
Jede Kündigung bedarf der Textform.
4OA speichert bei der Nutzung der Dienstleistung folgende Daten für üblicherweise ein Jahr:
Den Inhalt der E-Mail.
Die IP-Adresse des Kunden zum Zeitpunkt des Versands eines Mailings.
Die Liste der Empfänger samt aller Personalisierungsdaten.
Die Versandergebnisse
Statistiken, insbesondere auch Statistiken zu Klicks, Öffnungen und Abmeldungen.
Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass eine Vertraulichkeit seiner Daten nur dann gewährleistet werden kann, wenn er die ihm mitgeteilten Zugangsdaten vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergibt, und Dritten keinen Zugang zu seinem System gewährt. Sollten die Daten verloren gehen oder der Kunde Kenntnis davon haben, dass Unbefugten möglicherweise Kenntnis dieser Daten haben könnten, so muss der Kunde 4OA unverzüglich davon in Kenntnis setzen, damit 4OA die unbefugte Nutzung unterbinden kann.
Zu Zwecken der technischen Analyse und der Fehlerbehebung hat 4OA das Recht, in die Daten des Kunden Einblick zu nehmen, auch ohne den Kunden hiervon in Kenntnis zu setzen.
4OA verpflichtet sich, den Datenschutz im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes zu gewährleisten und die Daten des Kunden nicht an Dritte weiterzugeben oder für in diesem Vertrag nicht definierte Zwecke zu nutzen.
Zwischen 4OA und dem Kunden wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffen (Anhang B), die Bestandteil dieses Vertrages ist.
§6 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle einer unwirksamen Bestimmung eine dieser Bestimmung möglichst nahekommende Reglung zu treffen.
Gerichtsstand ist die Stadt Hannover in der Bundesrepublik Deutschland.
Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Änderungen bedürfen der Textform.
Folgende Anhänge sind Bestandteil des Vertrags:
A. Teilnahmeregeln
Teilnahmeregeln der 4OfficeAutomation GmbH (4OA) für „mynewsletter.rocks“
§1 Verantwortlichkeit
Ausschließlich der Ersteller und Versender, im Folgenden „Anwender“ genannt, ist für den Inhalt der E-Mails verantwortlich.
Der Versender ist dafür verantwortlich, dass der Versand rechtmäßig erfolgt und insbesondere die Inhalte der versendeten E-Mails nicht gesetzlichen Verboten und Geboten zuwiderlaufen.
Der Anwender hat Kenntnis davon zu nehmen, dass der Versand von E-Mails den Rechtsordnungen der jeweiligen Staaten, in denen der Empfänger seinen Sitz oder Aufenthaltsorder hat, unterliegen kann und verpflichtet sich, die in selbigen Staaten geltenden Gesetze und Vorschriften zu beachten, d.h. er darf keine E-Mails versenden, die gegen solche gesetzlichen Rechte oder Vorschriften verstoßen.
§2 Einwilligung
Der Anwender verpflichtet sich, E-Mails nur an Empfänger zu verschicken, die hierzu ihre Einwilligung erteilt haben (siehe Art. 7 DSGVO). Die Zustimmung des Empfängers muss dokumentiert vorliegen und 4OA auf Verlangen ausgehändigt werden. Diese Einwilligung muss insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllen:
Die Einwilligung muss aktiv und gesondert erfolgen. Der Adressat muss entweder ein Kästchen anklicken/ankreuzen oder eine vergleichbar eindeutige Erklärung seiner Zustimmung abgeben. Diese Erklärung darf sich nur auf Werbung beziehen und nicht Bestandteil anderer Erklärungen (zum Beispiel Einwilligung in allgemeine Geschäfts-bedingungen oder allgemeine Datenschutz-bestimmungen) sein.
Die Einwilligung muss für den konkreten Fall und in informierter Weise abgegeben worden sein. Der Begünstigte der Einwilligung muss konkret benannt sein. Auch die Branchen und Bereiche, für die geworben werden soll, müssen klar und verständlich angegeben sein.
Eine Einwilligung Minderjähriger ist nur wirksam, wenn das 16. Lebensjahr vollendet ist oder wenn die Erziehungsberechtigten eingewilligt haben.
Beim Einholen der Einwilligung ist klar und deutlich darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Der Hinweis muss Informationen dazu enthalten, wie und gegenüber wem der Widerruf erfolgen kann. Die Möglichkeit des Widerrufs darf nicht komplizierter als das Erteilen der Einwilligung sein. Der erfolgte Widerruf muss nach spätestens fünf Werktagen umgesetzt sein.
Ausnahmsweise können auch ohne ausdrückliches Opt-in (siehe 2.1.) unter folgenden Voraussetzungen E-Mails an Kunden versendet werden:
bestehende Kundenbeziehung (Vorliegen eines entgeltlichen Austauschvertrags),
Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen,
Hinweis auf die jederzeitige Widerspruchsmöglichkeit (bei Erhebung und jeder Verwendung der E-Mail-Adresse), ohne dass hierfür andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, und
kein Widerspruch erfolgt.
Beim Verwenden von E-Mail-Adressen, die der Anwender beziehungsweise seine Kunden von Dritten erworben haben, gilt:
Der Anwender beziehungsweise sein Kunde muss sich vor der Vornahme von Werbehandlungen vergewissern, dass eine Einwilligung (siehe Ziffer 2.2) vorliegt. Diese Einwilligung muss sich explizit auch auf den Anwender beziehungsweise seinen Kunden beziehen.
Bei der Datenerhebung muss für den Empfänger die Kenntnisnahme der Liste der begünstigten Unternehmen leicht und eindeutig möglich gewesen sein.
Die Anzahl der Unternehmen beziehungsweise Personen, für die die Adressdaten erhoben worden sind, war auf ein Maß reduziert, das das Weiterleiten der Nutzerdaten an einen unverhältnismäßig großen Kreis Dritter ausschließt. Die Anzahl muss dem Nutzer erlauben, die Tragweite und den Umfang seiner Einwilligung einfach zu erfassen sowie den rechtmäßigen Umgang mit seinen Daten einfach zu kontrollieren
Klarstellend sei darauf hingewiesen, dass die Unternehmen, für die die Adressdaten generiert werden, diese Adressdaten nicht an Dritte weitergeben dürfen, ohne dass vom Nutzer dafür gesondert eine weitere Einwilligung eingeholt wurde.
Der Anwender hat auf Aufforderung von 4OA darzulegen, auf welche Weise die E-Mail-Adressen von Empfängern gesammelt worden sind.
Der Versand von Spam-Emails ist nicht gestattet.
Der Anwender nimmt zur Kenntnis, dass aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen E-Mail-Adressen, an die aufgrund eines sog. Hardbounces dauerhaft keine E-Mails zugestellt werden können, von 4OA auf eine Sperrliste gesetzt und von künftigen Zustellversuchen ausgeschlossen werden. Das gleiche gilt für die E-Mail-Adressen von Empfängern, von denen Beschwerden vorliegen.
§3 Anforderungen an die zu versenden E-Mails
In jeder versendeten geschäftsmäßigen E-Mail muss ein leicht erkennbares Impressum als Volltext enthalten sein. Das Impressum muss die nachfolgenden Angaben enthalten:
den Namen und die Anschrift, unter der der Auftraggeber niedergelassen ist, bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform, das Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister, in das sie eingetragen sind und die entsprechende Registernummer,
Kontaktinformationen, mindestens jedoch eine gültige Telefonnummer oder ein elektronisches Kontaktformular, sowie eine E-Mail-Adresse und Impressum mit Namen und Firmennamen des Anwenders und vollständiger Kontaktinformation (siehe §5 Absatz 1 TMG),
eine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder eine Wirtschaftsidentifikationsnummer, sofern vorhanden.
Weitergehende Informationspflichten nach nationalen Gesetzen bleiben unberührt.
In jeder E-Mail ist darauf hinzuweisen, dass die Zusendung weiterer E-Mails abbestellt werden kann (Opt-out). Das Abbestellen von E-Mails muss grundsätzlich durch den Empfänger ohne Kenntnis von Zugangsdaten (beispielsweise Login und Passwort) möglich sein.
In der Kopf- und Betreffzeile der E-Mail darf weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verschleiert oder verheimlicht werden. Ein Verschleiern oder Verheimlichen liegt dann vor, wenn Kopf- und Betreffzeile absichtlich so gestaltet sind, dass der Empfänger vor Einsichtnahme in den Inhalt der Kommunikation keine oder irreführende Informationen über die tatsächliche Identität des Absenders oder den kommerziellen Charakter der Nachricht erhält.
E-Mails, die einen der folgenden Inhalte enthalten, dürfen nicht versendet werden:
Angebote oder Links zu Angeboten, die in der Europäischen Union oder dem Land des Adressaten gesetzlich verboten sind, wie beispielsweise illegale Software, Cracks, Raubkopien, MP3s, DVDs, illegale Betäubungsmittel.
Radikale, betrügerische, rassistische, beleidigende, pornografische, verleumderische, gewaltverherrlichende oder sonst wie gegen die guten Sitten verstoßende Inhalte.
Nachweislich unseriöse Angebote, insbesondere solche, die gegen das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb verstoßen.
Inhalte, die gegen die Bestimmungen des Jugendschutzgesetzes verstoßen.
Absichtlich irreführende Inhalte, wie z.B. eine irreführende Absender- oder Betreffzeile, die den Inhalt oder die Herkunft einer E-Mail verschleiern sollen.
Viren, Skripte oder ähnlich potentiell gefährliche Inhalte.
Für die Bereitstellung von Bildern, Dateianhängen sowie zur Erstellung von E-Mails und den Adressimport ist es dem Anwender möglich, Dateien auf die Server vom 4OA zu laden. Der Anwender übernimmt die volle Verantwortung und Haftung für alle Daten, die er auf den Server lädt, und verpflichtet sich, keine Daten auf einen Server von 4OA zu laden, die
Viren enthalten
Gegen das Urheberrecht verstoßen
Sonstige illegale, sittenwidrige oder die Dienstleistung gefährdende Inhalte.
4OA behält sich vor, die Inhalte von E-Mails, die durch die Software versendet worden sind oder versendet werden sollen, stichprobenartig zu überprüfen.
§4 Verstöße
Anwender, die gegen eine oder mehrere Teilnahmeregeln verstoßen, können unverzüglich und ohne vorherige Ankündigung temporär oder dauerhaft von der Nutzung der Dienstleistung ausgeschlossen werden.
Bei Vorliegen von Beschwerden ist 4OA berechtigt, die Versendung weiterer E-Mails des Anwenders ohne vorherige Ankündigung zu unterbinden und das Nutzerkonto ggf. kostenpflichtig nach eigenem Ermessen zu sperren.
Wird ein Anwender wegen Verstoßes gegen die Teilnahmebedingungen von der Nutzung der Dienstleistung ausgeschlossen, besteht kein Anspruch auf die Erstattung bereits bezahlter Gebühren.
Erfolgt nachweislich aufgrund des Versands eines Mailings durch den Anwender die Sperrung einer oder mehrerer IP-Adressen oder Domains von 4OA bzw. die Aufnahme einer oder mehrere IP-Adressen oder Domains von 4OA in sogenannten Blacklists, so ist 4OA berechtigt, den aktuellen Stundensatz zur Beseitigung des Zustands in Rechnung zu stellen und ggf. Schadensersatz zu verlangen.
§5 Datenspeicherung
4OA hat das Recht, bei jedem Versand eines E-Mails die IP-Adressen des Anwenders für die Dauer von üblicherweise einem Jahr zu speichern.
Die IP-Adresse des Anwenders zum Zeitpunkt des Versands eines Mailings.
Statistiken, insbesondere auch Statistiken zu Klicks, Öffnungen und Abmeldungen
Daten von Abmeldungen und Beschwerden (E-Mail-Adresse des Empfängers, Datum, IP, Nutzer ID) werden üblicherweise dauerhaft gespeichert, um den gesetzlichen Vorschriften der DSGVO (insbesondere Art. 7 3) zu genügen.
Der Anwender nimmt zur Kenntnis, dass eine Vertraulichkeit seiner Daten nur dann gewährleistet werden kann, wenn er die ihm mitgeteilten Zugangsdaten vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergibt, und Dritten keinen Zugang zu seinem System gewährt. Sollten die Daten verloren gehen oder der Anwender Kenntnis davon haben, dass Unbefugten möglicherweise Kenntnis dieser Daten haben könnten, so muss der Anwender 4OA unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, damit 4OA die unbefugte Nutzung unterbinden kann.
Zu Zwecken der technischen Analyse und der Fehlerbehebung hat 4OA das Recht, in die Daten des Anwenders Einblick zu nehmen, auch ohne den Anwender hiervon in Kenntnis zu setzen.
4OA verpflichtet sich, den Datenschutz im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes zu gewährleisten und die Daten des Anwenders nicht an Dritte weiterzugeben oder für in diesem Vertrag nicht definierte Zwecke zu nutzen.
B. Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 AB. 3 DS-GVO
Zwischen dem Kunden (Anschrift) (Auftraggeber) gegenüber der 4OfficeAutomation GmbH, Schlägelweg 46a, 31275 Lehrte, HRB 203395, Amtsgericht Hildesheim (Auftragnehmer)
Der Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang umfasst die Erstellung von E-Mail Newslettern sowie deren Übermittlung an benannte Empfängeradressen, jeweils in dem vom Auftraggeber festgelegten Umfang. Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung.
2. Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die zu verarbeitenden Daten beinhalten insbesondere Listen von Empfängern eines E-Mail Newsletters sowie dazugehörige Personalisierungsdaten in einem vom Auftraggeber nach eigenem Ermessen festgelegten Umfang, sowie durch Verarbeitung des Auftrags anfallende Protokolldaten.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlich- keit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, loschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen. Hierfür anfallende Kosten werden vom Auftraggeber getragen.
5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
Datenschutzbeauftragter Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Herr Johannes Vorwerk, Geschäftsführer, 05132/946 7012 [email protected] benannt.
Vertraulichkeit Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 1]
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. Hierfür anfallende Kosten werden vom Auftraggeber getragen.
Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
6. Unterauftragsverhältnisse
Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikations-oder Hosting Leistungen, Post-/Transportdiens-tleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer ist nicht gestattet.
7. Kontrollrechte des Auftraggebers
Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
die Zertizierung nach einem genehmigten Zertizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO; aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicher- heitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.
die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgeabschätzung
die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers
Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).
Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
C. Technische und organisatorische Datensichercherungsmaßnahmen
Beschreibung der technischen und organisatorischen Datensicherungsmaßnahmen nach Art. 32 DS-GVOfür den Dienst „mynewsletter.rocks“ der 4OfficeAutomation GmbH
Zur Gewährleistung des Schutzes von Kundendaten ergreift die 4OfficeAutomation GmbH (im Nachfolgenden als „Anbieter“ bezeichnet) die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen:
1. Verschlüsselung personenbezogener Daten
HTTPS-Verschlüsselung in der Webkommunikation (Data-at-Transport)
2. Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen
Zugang zu Systemen nur mit individuellen Benutzernamen und Kennwörtern
Berechtigte können nur auf für sie berechtigte Daten zugreifen
Personenbezogene gespeicherte Daten können nur im Rahmen des Berechtigungskonzepts gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden
Verwendung fortlaufend aktualisierter Virenschutzsoftware
Schutz des E-Mail-Verkehrs vor Viren und Spam
Verwendung getesteter Software
Trennung der Produktiv- von der Test- und Entwicklungsumgebung
Klimaanlage in Serverräumen
Hohe Passwortsicherheit
Kein Zugang für Unbefugte zu den Datenverarbeitungsanlagen des Rechenzentrums
Während der Geschäftszeiten Zutritt zu Geschäftsräumen durch Mitarbeiter kontrolliert
Besucher der Rechenzentren werden begleitet
Festlegung der berechtigten Personen in Listen für die sensiblen Bereiche der Rechenzentren
Definierter Kreis von Zugangsberechtigten
Sichere Löschung von Datenträgern
Verbot der Nutzung privater Datenträger
Empfang besetzt während Geschäftszeiten
Brandschutzvorrichtungen
3. Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen
Doppelt- oder Mehrfachvorhaltung aller Komponenten bei der Datenverarbeitung (z. B. Datensicherung und Spiegelung von Hardwarekomponenten)
Datensicherungs- und Recoverykonzept
Personenbezogene Daten sind ständig verfügbar und geschützt gegen zufällige Zerstörung oder Verlust durch regelmäßiges Backup
Redundante Stromzuführungen
Überwachungs- und Meldesysteme
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Verarbeitung
Regelmäßige Prüfung, ob / in welchem Umfang Zugangsrechte noch erforderlich sind
Incident-Response-Management
Auftragskontrolle bei Auftragsverarbeitung
Durchführung von notwendigen Anpassungsmaßnahmen
Stand 29.07.2020
In our helpdesk you will find answers to numerous questions about mynewsletter.rocks. If the answer to your question is not there, send us a ticket and we will take care of it.
05132/946 7012
Monday to Friday between
11:00 AM and 1:00 PM and 3 PM to 5 PM.
Copyright (c) 2020 by 4OfficeAutomation GmbH

References: §2

§3

§4

§6

§1

§2
 Art. 7

§3
 §5

§4

§5
 Art. 7
 Art. 28
 Art. 5
 Art. 32
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 40
 Art. 42
 Art. 32