Source: https://www.foconis.de/loesungen/foconis-zak/was-ist-zak
Timestamp: 2019-09-22 23:27:43+00:00

Document:
FOCONIS - Mehr Zeit fürs Wesentliche. - Was ist ZAK?
FOCONIS-ZAK® Detailbeschreibung
In enger Zusammenarbeit mit Kreditinstituten, Prüfungsverbänden, Wirtschaftsprüfern und Rechenzentralen ist FOCONIS-ZAK® bei hunderten Kreditinstituten mit verschiedenen Ausrichtungen erfolgreich im Einsatz.
Im Rahmen des engagierten Projektes der FOCONIS sind inzwischen für sämtliche Fachbereiche im Bankwesen geeignete Analysen oder Funktionen rund um den Aufgabenbereich eines professionellen internen Kontrollsystems (IKS) nach § 25a KWG enthalten.
Die FOCONIS hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Kunden umgehend, oft sogar proaktiv, mit Funktionserweiterungen zu versorgen, sobald neue Anforderungen auf sie zukommen. Seien dies Kontrollauflagen, Dokumentationspflichten, Meldungen, Minimierung von Prozessrisiken und Analysen oder die Prozessunterstützung.
„ZAK“ steht für: Zusammenführen, Analysieren, Korrigieren
Diese drei Worte beschreiben kurz und bündig, was die einzelnen Fachbereiche regelmäßig sicherstellen müssen:
Die Fachbereiche erhalten täglich eine Vielzahl an Informationen, die sie sichten und bewerten bzw. bearbeiten und kontrollieren müssen. Dazu werden nicht selten weitere Daten benötigt, die zum Teil aufwendig beschafft werden müssen.
Ziel ist es, Vorgänge herauszufinden, die Risiken enthalten oder aus anderen Zwängen erkannt werden müssen. Ist diese erste Hürde genommen, beginnt die nächste Herausforderung, nämlich fachgerecht, konsequent und revisionssicher auf die Informationen zu reagieren.
Bei steigenden Kontroll-, Dokumentations-, und Meldeauflagen, gepaart mit Vorgaben zur Kostensenkung, Kostentransparenz und Wirtschaftlichkeit, kam FOCONIS-ZAK® als ganzheitliches Lösungskonzept zur richtigen Zeit. Ausgelöst durch die strengen Kontrollauflagen des WpHG, wurden zunächst für die betroffenen Fachabteilungen rund um die „Wertpapierkontrollen“ effiziente Lösungen geliefert. Es dauerte nicht lange, bis auch weitere Fachbereiche diese Unterstützung bekommen wollten. Inzwischen unterstützt FOCONIS-ZAK viele Bereiche und wird ständig um neue Kundenbedürfnisse ergänzt.
Nachfolgend sind je Fachbereich stellvertretend einzelne Kontrollen/Funktionen aufgeführt. Die vollständige Übersicht aktueller Inhalte wird innerhalb von FOCONIS-ZAK in Form unseres geprüften Datenkontrollkonzeptes mitgeliefert. Der Gesamtumfang würde den Rahmen dieser Seite sprengen. Kunden erhalten das vollständige Konzept - regelmäßig in ergänzter und aktualisierter Version.
Zur besseren Übersicht ist die Detailbeschreibung in drei Leistungsbereiche eingeteilt
Sofern sich in den drei Leistungsbereichen Informationen auf spezielle Rechenzentren oder lokale Gegebenheiten beziehen, sind diese entsprechend gekennzeichnet:
OSPlus (Finanz Informatik)
agree21 (Fiducia & GAD IT AG)
Sollten sich weitere, in den Details nicht aufgeführte Aspekte oder Anforderungen ergeben, wenden Sie sich einfach direkt an uns.
Bankfachliche Inhalte
Kunden- & Kontenverwaltung
wichtige Hinweise aus dem Aktivgeschäft, z. B. gebuchte Rücklastschrift
nicht mögliche Effektivzinsermittlung
korrekte Verschlüsselung von Realkrediten
Rating älter als zwölf Monate
Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips bei sensibler Feldänderung
Personendaten gem. § 24c KWG
Legitimationsdaten
Kundenstammvertrag
... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept
Basis- & Beratungsdokumentation WpHG
Prüfung, ob Beratungsprotokolle vorhanden sind (OSPlus)
Anlageberatung bei Interessenten
Plausibilitätskontrolle der Informationen auf den Beratungsprotokollen (OSPlus)
Kontoabrufverfahren gem. § 24c KWG
Prozessunterstützung „Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten“ (SCHUFA, Creditreform u.a.)
Dokumentation GWG Auskünfte -> Kundenakte (Archiv)
Fälligkeitskontrollen
Zuteilungsnachrichten der Bausparkassen
Datenqualität für zielgenaue Vertriebskampagnen
Provisionskontrollen
Signale von Wirtschaftsauskünften (HR-Infos etc.)
Unterstützung zur Umsetzung des Kontrollsystem IKS
Prüfungserleichterungen
Absicherung der Aufsichtspflichten
prozessorientierte Schlüsselkontrollen
Kostentransparenz & Effizienzsteigerung
Risikokennzahlen in Echtzeit
automatische Auswertungen an Stichtagen
Kennzahlen nach Geschäftsstellen/Filialen u.ä.
Revisionsberichte „Eskalationsbericht, TOP-Fehler“
Prozess zur Initiierung, Steuerung und Dokumentation von Maßnahmen
Revisionsleitfaden
Kompetenzschutz
unveränderliche Dokumentation
geprüft nach IDW PS 880
Wertpapierkontrolle
Orderkontrollen
Dispofreigaben
Meldewesen gem. Art. 26 MiFIR
Verkauf aus gesperrten Depotbeständen
Finanz- & Ertragskonto
Abrechnung in marktengen Werten, Watchlist, Restricted List
maximale Transaktionshäufigkeit in x Tagen
Frontrunning / Großorders
minimale Haltedauer
Mit- & Gegenlaufen
Wertpapierbeschwerden gemäß WpHGMaAnzV §87
IT-Kontrollen
x Fehlversuche bei Login (agree21)
Kompetenzen (Kontrolle Vier-Augen-Prinzip)
Serverlogs (Backup/Viruspatternupdate) (agree21)
Ausfallüberwachung der Überwachungskameras
Einstellung, Versetzung, Austritt von Mitarbeitern
sensible Änderungen
Eingabeprotokoll
Analyse Krankenkassenstamm
geprüftes Datenkontrollkonzept (regelmäßig aktualisiert)- Dokumentation & Ausführung an einer Stelle
Integration vorhandener Orgainformationen/Vertreterregelung
zentrale Steuerung für Belange aller Fachabteilungen
Austausch mit vielen Anwendern
Integration von RZ- und Verbundpartnerdaten
Prozess zur Steuerung von Aufgaben (Kurierfahrten, IT-Aufgaben, Geldbestellung uvm.)
revisionssichere Bearbeitung & Dokumentation
Umgehung der Kontrollen unmöglich
Interpretation codierter Informationen - weniger fachliches Know-How im Vertretungsfall notwendig
automatische, zyklische Kontrollen ohne Datenauslöser
Externe Prüfer
einheitliche IKS-Steuerung bei Banken
transparentes Berichtwesen
erleichterte Dokumentationsüberprüfung
Integration aller Informationslieferanten (RZ und außerhalb)
Import verschiedener Datenformate
automatische Importfunktionen
Analyse von Inhalten in Drucklisten
Mail-In fähig
Notes basiert
browserfähig
Zuordnen, Aufbereiten, Ergänzen
Zuständigkeitsermittlung
fallabschließende Aufbereitung
Ergänzung der Vorgänge mit Kundendaten, Verursacher, Verantwortliche
transparente Beschreibung des Vorgangs
Erklärung des Vorgangs/Fehlers mit Handlungsanweisungen
Fehlervermeidung durch Schulungseffekte beim Verursacher
Übersetzung codierter Informationen - weniger fachliches Know-How im Vertretungsfall notwendig
Übergabe an Zielsysteme
Überleitung zum Zielsystem (Host, Verbundsystem, etc.)
Aufbereitung für Massendatenänderungen
Transfer von Informationen ins Zielsystem (Archiv, Host etc.)
Analysen Risikoerkennung Fehlervermeidung
Risikoberichte
Eskalationsberichte
Monitoringfunktion
Schulung zur Fehlervermeidung der Bearbeiter während der Korrektur
Maßnahmenkonsequenz / KVM Prozess
konsequente Maßnahmenverfolgung
Behebung von Missständen
Risikocontrolling Steuerung
Filter- und Auswertungen
umfangreiche, fertig konfigurierte Kontrollaufträge
mehrstufige Kontrollen möglich
Stichprobenkontrollen
Kontrolle von unstrukturierten Daten möglich (Drucklisten, Protokolldaten)
Datenqualitätsbereinigungen praxisnah und umsetzbar
Workflow und Konsequenz
Zuordnung und Information zur verantwortlichen Stelle
dreistufiges Eskalationsverfahren
Prolongation oder Abschluss im 4 Augen-Prinzip möglich
Handling von Sonderfällen bei Massenverarbeitung
Delegierung / Eskalation / Fristverlängerung / Liegezeitüberwachung
Protokollierung und Dokumentation
automatische Protokollierung der durchgeführten Kontrollen
Dokumentation der Vorgänge automatisch während der Bearbeitung
transparente Dokumentation und Controlling des IKS
Protokollierung sämtlicher Änderungen
Definition von Kennzahlen und Anzeigen
je nach Blickwinkel nutzbar
kompetenzgeschützt
Anzeige & Bedienung im Browser oder iPad
Prozesse steuerbar
Beispiele: Postrückläufer-Prozess, Aufträge an Steuerungsbank, Personalprozesse, Compliance, Maßnahmensteuerung, Beschwerden nach § 34d WpHG, ...
Schnittstellen zu Datensendern
Integration sämtlicher Datensender
RZ Daten
Fremddepots
WM Datenbank
Beispiel: SCHUFA Integration (z.B. SCHUFA-GwG-Auskunft, HR-Infoservice, Insolvenzmeldungen etc.)
Abstimmung der Projektziele
Aktivierung der Kontrollen in enger Abstimmung mit Fachbereichen
Feinsteuerung und Optimierungen
externe Betreuung und Pflege des Systems
regelmäßige Überwachung der Systemfunktionen
Integration von Updates
Einstellung neuer Kontrollen mit Fachbereich
Kommunikation mit Führungsebene
... beliebig erweiterbar
Wartung der Basiskomponenten
Lieferung von Aktualisierungen nach Releasewechseln
Anpassung an RZ Vorgaben
Anpassung bei Änderungen der Basisanwendungen
themenorientierter Ausbau des Systems
Integration kundenindividueller Kontrollen
Koordination von regelmäßigen Erfahrungstagungen
Web-Forum für Anwender
Pflege von Kontrollinhalten
Lieferung eines Musterkontrollkonzeptes
Anpassung bei Releasewechseln (RZ, Datenlieferanten)
Umsetzung gesetzlicher Anforderungen
schnelle Reaktion auf neue Vorschriften
kritische, wichtige und sonstige Kontrollen
technische und kontrolltechnische Unterstützung
Sobald neue Kontrollvorschriften oder Meldevorschriften zur Auflage werden, erhalten die Anwender von FOCONIS-ZAK® automatisch und zeitnah Funktionserweiterungen, soweit diese technisch umsetzbar sind und nicht von der Rechenzentrale geliefert werden.

References: § 25
 § 24
 § 24
 Art. 26
 §87
 § 34