Source: http://jpm-copro.com/Recommandation%2013.htm
Timestamp: 2018-10-16 16:17:18+00:00

Document:
Recommandation copropriété 13
Recommandation n° 13 (Mise à jour 2010)
Relative au conseil syndical (règles générales)
· le texte de la recommandation n° 13 mise à jour
· le texte de la recommandation n° 13 ancienne
Il convient de ne pas sous estimer le rôle du conseil syndical et il importe que le syndic mette toujours à sa disposition les moyens et informations dont il a besoin ou qu’il demande.
I –LA CONSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL
que l’article 25 c) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical a lieu à la majorité de l’article 25, et le cas échéant, de l’article 25-1 ;
que l’article 21 de la même loi du 10 juillet 1965 dispose que : « Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.
Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs » ;
que selon la première phrase de l’article 41-2 de la loi : « Le syndicat des copropriétaires de « résidence-services », mis en place dans les conditions prévues à l’article 41-1, ne peut déroger à l’obligation d’instituer un conseil syndical. »
que selon l’article 25 du décret : « Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à la date d'expiration du mandat du membre titulaire qu'ils remplacent.
Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit » ;
1° - Aux rédacteurs des règlements de copropriété :
2°- Au syndic, pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d’insuffisance du règlement de copropriété :
3° - Aux copropriétaires :
de fixer la durée des fonctions des membres du conseil syndical en précisant la date de prise d’effet et la date d'expiration du mandat, rappel fait que cette durée ne peut excéder trois ans renouvelables ;
4° - A la personne qui préside l’assemblée générale des copropriétaires :
A – La mission de contrôle et d’assistance
que l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : « Dans tout syndicat des copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.
Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »
que d’après l’article 26 du décret : « Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21, de la loi du 10 juillet 1965 .
Lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.»
que l’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que : « …Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.
que d’après l’article 37 du décret : «Lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l’assemblée générale.
Il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu'en vertu d'une décision de l'assemblée générale qu'il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par le deuxième alinéa de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965. »
La mission d’assistance porte par exemple sur les projets de contrats ou de marchés qu’il est envisagé de soumettre à la décision de l’assemblée générale, alors même que la consultation du conseil syndical n’est pas obligatoire à l'égard de ces contrats. Cette mission peut consister à entendre le maître d’oeuvre et/ou les entrepreneurs, ou d'une manière plus générale, tout contractant éventuel, ou à comparer les devis et contrats (descriptifs, estimatifs …).
que l’article 21 du décret du 17 mars 1967 dispose que : « Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé.
Le délégataire rend compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation .»
1° - Au syndic : d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale, lorsque cela s'avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l’article 24 de la loi ;
2° - Au conseil syndical : de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général ; de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi ;
C –La mission dans la tenue des assemblées générales
que l’article 11 du décret dispose que : « Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour (…) pour l’information des copropriétaires (…) 3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
4° Le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l'article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965.»
que d’après l’article 26 du décret : « Le conseil syndical contrôle... l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution...
1° - Avant la tenue de l’assemblée générale :
que le syndic n'omette pas d'établir l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ; que le conseil syndical soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel pour qu’il puisse exercer son contrôle et donner son avis ;
2° - Au cours de l’assemblée générale : que soit présenté le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical, donnant notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d’exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l’activité du conseil syndical.
III –LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL
A - Le fonctionnement
Considérant que selon l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 : « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l'hypothèse où l'ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant comme en matière de référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de dommages et intérêts. »
que d’après l’article 8 du décret 17 mars 1967 : « La convocation de l’assemblée générale est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.
Dans les cas prévus au précédent alinéa, l’assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s’il en existe un, après la mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours. »
que l'article 26 du même décret dispose que : « Lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres. »
que selon l'article 27 du décret : « Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.
-en la réception, es qualités, de toute communication écrite faite au conseil syndical ; Les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses d’administration, et sont donc fixés dans les mêmes conditions ;
1° Aux membres du conseil syndical d’élire un président, ce qui relève de la compétence exclusive du conseil ;
de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d’âge ; si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative ;
2° - Au président du conseil syndical :
de transmettre à chacun des membres du conseil syndical la teneur de la communication écrite qu'il a reçue es qualités, notamment dans le cas de l'article 29-1A ;
que la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical soit couverte par une assurance souscrite aux frais du syndicat ;
Considérant : que l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts. »
que selon l'article 33 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 cidessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
que d’après l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 : « En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical. »
que l'article 33-2 dispose : « L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa. »
Le président du conseil syndical a la faculté d’engager la procédure visée à l’article18-2 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’absence de transmission ou de la transmission incomplète des archives de l’ancien syndic, notamment lorsqu’elle est motivée par l’existence d’un contrat d’archivage liant l’ancien syndic avec un prestataire extérieur.
1° - Au nouveau syndic :
d’adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ; de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis.
d’informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n’ont pas fait l’objet de transmission par l’ancien syndic ;
s’il envisage d’engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l’ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l’administrateur provisoire éventuellement désigné ;
d’engager lui-même la procédure prévue à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dès lors que, à la suite d’une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n’a pas lui même engagé cette procédure ;
Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation n° 13.
La Commission recommande aux syndics pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d’insuffisance du règlement de copropriété, de soumettre, dans ces cas, à l’assemblée générale, statuant à la majorité de l’article 24 de la loi, et non plus seulement à celle qui nomme les membres du conseil syndical (sic !) , et après avis de ce conseil, s’il existe, les règles relatives à la composition, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans les conditions de l’article 22 du décret du 17 mars 1967 modifié
Il s’agit d’insérer dans le règlement de copropriété les dispositions légales et réglementaires postérieures à l’établissement du règlement de copropriété, pour ce qui concerne le conseil syndical, sa composition, son rôle et son organisation lorsque ledit règlement est lacunaire sur ces points, et plus clairement de l’adaptation du règlement de copropriété, telle qu’elle est prévue par l’article 49.
De nos jours, il y a peu de syndicats de copropriétaires dépourvus d’un conseil syndical.
Par contre, nombreux sont les syndicats dont le règlement de copropriété ne comporte aucun règlement de fonctionnement du conseil syndical. La loi est muette sur ce point, abstraction faite de la désignation du président.
Le point important à traiter est donc l’établissement d’un règlement de fonctionnement du conseil syndical. Nous rappelons les inconvénients majeurs de l’absence d’un règlement de fonctionnement :
Le conseil syndical peut émettre des avis mais ne peut prendre une décision majoritaire engageant le syndicat qu’en vertu d’une délégation accordée par l’assemblée générale. Dans ce dernier cas, la délégation s’accompagne du transfert de la possibilité d’user du mécanisme majoritaire dont l’assemblée seule est légalement dotée. Or, dans toute institution collective, un vote ne peut avoir lieu régulièrement que lorsque sa charte précise les modalités du scrutin.
Le conseil syndical n’est pas une institution collective mais acquiert temporairement cette qualité par le vertu de la délégation, et jusqu’à la prise de décision. En l’absence de règlement de fonctionnement du conseil syndical, aucun scrutin régulier ne peut avoir lieu.
On ne peut donc qu’approuver la recommandation sur ce point, tout en regrettant que le point important, - l’établissement d’un règlement de fonctionnement -, soit un peu perdu au milieu de considérations superfétatoires sur la situation très exceptionnelle des syndicats dont le règlement de copropriété, dix ans après la loi SRU du 13 décembre 2000, resterait totalement vierge de dispositions relatives au conseil syndical.
Ces derniers temps, les association consuméristes ont critiqué les syndics qui proposaient l’établissement d’un règlement de fonctionnement du conseil syndical. Il est vrai que la proposition est alors assortie d’une indication de rémunération !
On retrouve une confusion de même type identique dans la recommandation faite « à l'assemblée générale d'élire un ou des conseillers remplaçants pour la durée du mandat restant à courir du ou des conseillers qu'ils remplacent ». C’était nous semble-t-il, le lieu d’évoquer la possibilité de désigner lors de l’assemblée annuelle des conseillers suppléants. On trouve mention plus loin de cette possibilité.
Il est peut-être audacieux d’observer que « le fait que le conseil syndical ne soit plus valablement constitué n'a pas pour effet d'entacher la validité des mandats confiés aux autres membres titulaires du conseil syndical ». Il est jugé qu’en ce cas le conseil syndical subsiste en tant qu’organe mais qu’il ne peut plus fonctionner. On voit mal comment les conseillers pourraient encore conserver les mandats confiés par un organe social qui ne peut plus fonctionner.
En ce qui concerne la possibilité de désigner comme membre du conseil un copropriétaire se portant candidat en cours d’assemblée, nous savons tous qu’elle est précieuse en raison du nombre souvent insuffisant de candidats. Cette procédure porte atteinte au principe fondamental de l’information préalable des copropriétaires, notamment pour ceux qui ont été dans l’obligation de donner procuration à un mandataire et qui se trouvent alors privés du droit de s’opposer, à tort ou à raison, à la désignation de ce candidat.
Dans certain cas, le « candidat in extremis » se présente avec un programme solidement mis au point et souhaite manifestement l’alternance. Il peut avoir raison mais il devrait alors se dévoiler en temps utile pour permettre un débat éclairé. Il est souhaitable de pouvoir faire sanctionner ce genre de pratique tout en assurant le respect du droit à la candidature.
La Commission valide la possibilité d’un « vote groupé » dans certains cas. Elle admet une exception justifiée dans le cas où le nombre des candidats est supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Pour ce qui est de l’opposition expresse d’un copropriétaire, il semble qu’il vaudrait mieux reconnaître à celui-ci la possibilité de faire enregistrer son vote contre tel ou tel membre de la liste présentée. Il conserverait ainsi le droit de contester la décision en ce qu’elle concerne le candidat visé.
Dans les copropriétés importantes, le vote groupé présente l’intérêt majeur d’un gain de temps substantiel au cours d’assemblées qui sont désormais submergées par le nombre de scrutins sur des dizaines de questions inscrites à l’ordre du jour.
La mission du conseil syndical.
Pour ce qui est de l’élaboration du budget prévisionnel, il demeure constant que le syndic en a seul la charge en vertu de l’article 18 de la loi. On a justement évoqué la nécessité d’une concertation entre le syndic et le conseil syndical pour la réalisation de cette tâche. Dans sa nouvelle rédaction, la recommandation semble privilégier le contrôle de l’élaboration du budget prévisionnel dans la mission du conseil syndical. Elle irait alors dans le sens d’une éventuelle cogestion qui, en l’état des textes, est prohibée par la loi.
Mais il est indiqué plus loin qu’il faut que le conseil syndical « soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel pour qu’il puisse exercer son contrôle et donner son avis ». On reste donc dans le cadre d’une concertation. Le syndic n’est pas tenu par les avis du conseil syndical. Il peut donc maintenir ses propositions qui seront soumises à l’arbitrage de l’assemblée générale et doit alors faire connaître ses arguments.
Dans les copropriétés fonctionnant correctement, la concertation fonctionne bien depuis des années.
Dans les autres copropriétés, les syndics ne manqueront pas de faire endosser aux conseils syndicaux la responsabilité d’erreurs préjudiciables, après leu avoir laissé l’initiative.
Sur le plan socio-économique, un élément nouveau est délaissé : le projet de loi récemment présenté par la Chancellerie comporte la généralisation impérative du compte bancaire séparé. Cette excellente mesure aurait pour effet la disparition du souci qu’avaient certains syndics de « gonfler » les budgets prévisionnels pour conforter la masse financière constituant l’assiette de la rémunération des fonds déposés, dont ils conservent le profit. Ils auront désormais le souci contraire de réduire cette masse pour limiter la pointe de trésorerie et le coût de la garantie financière. Les conseils syndicaux seraient ainsi amenés à contrer les effets de cette tendance !
S’agissant des travaux urgents visés par l’article 37 du décret, on s’obstine à négliger les cas dans lesquels les travaux doivent être intégralement effectués immédiatement (remplacement d’un brûleur, voire d’une chaudière, en plein hiver, remplacement sur deux ou trois étages d’une descente d’eaux-vannes par exemple). Cette urgence s’impose évidemment au syndic comme au conseil syndical. Dans la pratique l’assemblée générale ne peut délibérer que sur des travaux déjà réalisés !
La solution est alors évidente : le conseil syndical doit être doté d’une délégation permanente de décision dont l’objet doit être limité à cette catégorie de travaux. On pourrait alors penser que ce mécanisme rend inutile la convocation d’une assemblée générale et les frais qu’elle génère.
La procédure prévue par l’article 37 au décret est parfaitement adaptée aux cas dans lesquels des mesures conservatoires peuvent suffire dans un premier temps à assurer le maintien d’une jouissance normale (bâchage d’une toiture par exemple). Dans ces cas la préparation du chantier exige un certain délai et son importance technique et financière impose sans nul doute la tenue d’une assemblée générale.
C’est à juste titre que la recommandation impose au conseil syndical l’établissement d’un avis écrit en réponse à une consultation du syndic.
Il est regrettable de considérer comme souhaitable la transmission d’un compte rendu des activités du conseil syndical alors qu’elle doit être déclarée obligatoire du fait que le conseil est tenu, comme le syndic, de rendre compte. Le compte-rendu doit être porté à la connaissance de tous les copropriétaires, en ce compris ceux qui devront se faire représenter. D’ou la mention de la notification du compte rendu dans les conditions prévues au 3°) du II de l'article 11 du décret.
Dans maintes copropriétés fonctionnant correctement, existe l’excellente pratique d’un compte rendu commun au conseil syndical et au syndic. Il eût été bon de la signaler sans pour autant la rendre obligatoire.
A propos du « budget prévisionnel » du conseil syndical, il eut été bon de traiter la question controversée de la souscription par le conseil syndical d’une « convention d’assistance » avec un organisme dédié. Il peut s’agir de l’adhésion à une association ou d’un contrat avec une personne physique ou morale spécialisée.
D’une part il est normal que le conseil puisse disposer d’informations permanentes et de conseils dont le coût est supporté par le syndicat.
D’autre part le conseil syndical, dépourvu de la personnalité morale, ne peut pas contracter. La recommandation confirme que le budget du conseil syndical doit être approuvé par l’assemblée. Le conseil peut faire connaître ses vœux mais il est normal que le choix de l’organisme d’assistance revienne à l’assemblée, soucieuse de la qualité des prestations et de l’objectivité des informations fournies.
L’adhésion à l’association est donc souscrite au nom du syndicat des copropriétaires et le coût est une dépense d’administration étrangère au budget propre du conseil syndical. Le conseil syndical, en la personne de son président, est seul bénéficiaire des prestations fournies par l’association. Il convient aussi de prévoir qu’aux assemblées de l’association, le syndicat membre sera représenté par le président du conseil syndical ou un conseiller par lui délégué.
L’article 21 du décret précise qu’une délégation de pouvoir donnée par l’assemblée « ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé ». Il faut ici entendre que la restriction ne porte que sur la nature de l’acte ou de la décision. Si, au cours d’un exercice, des évènements fortuits exigent la répétition de l’acte ou de la décision visés, la délégation peut être mise en œuvre autant de fois que nécessaire. C’est pourquoi il convient de préciser que le plafonnement (le montant maximum) est fixé pour chaque intervention, mais également qu’il est fixé pour un montant hors taxes, puisque les taux sont variables.
Il est rappelé que le délégataire doit rendre compte à l’assemblée de sa mission. Cette prescription est rarement respectée.
A propos des assemblées générales,
Il est recommandé que soient joints à l’ordre du jour les avis écrits du conseil syndical pour tous les contrats ou marchés dont le coût dépasse le montant voté par l’assemblée générale en application du 2ème alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, ainsi que le compte-rendu d'exécution de sa mission.
Le bon sens commande que le compte rendu écrit du conseil syndical fasse mention des avis écrits donnés en cours d’exercice au syndic sur les questions ayant exigé un tel avis. Il est inutile de multiplier les photocopies.
Nous avons déjà vu que le rapport écrit du conseil syndical doit être annexé à la convocation. Pour les syndicats moyens et importants cette formalité doit être considérée comme quasiment substantielle dès lors qu’elle répond à l’une des exigences fondamentales du droit des assemblées : l’information préalable des copropriétaires. Toute atteinte à l’égalité de traitement des copropriétaires pour le respect de cette obligation peut être considérée comme un vice juridique de l’assemblée.
Cette observation s’applique aussi aux petits syndicats mais dans la pratique il convient d’en faire une application plus douce.
Le conseil syndicat doit impérativement être pourvu d’un président.
On peut même affirmer d’une manière plus large que le syndicat doit être pourvu d’un président du conseil syndical dès lors que celui-ci est doté de pouvoirs propres importants qui ne peuvent demeurer sans titulaire. Il en est ainsi a fortiori depuis que le président est le destinataire des communications écrites faites au syndicat.
C’est à tort que l’article 26 du décret paraît admettre l’éventualité de l’absence de désignation du président.
Il est vain de prétendre que la loi ne comporte aucune sanction spécifique en cas de carence du conseil dans la désignation de son président.
A propos de « la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix », nous rappelons que le texte a été modifié par le décret du 27 mai 2004. Le conseil syndical peut désormais « prendre conseil auprès de toute personne de son choix ». Nous ne reviendrons pas ici sur la controverse générée par cette modification qui, bonne ou mauvaise, ne saurait toutefois être négligée.
Au sujet des frais générés par une telle consultation, on ne comprend pas très bien la suggestion de « fixer avec elle [le consultant] les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété ». On voit mal le conseil imposer au consultant des conditions de paiement déterminées par le règlement de copropriété.
S’il est vrai que l’existence d’un règlement de fonctionnement du conseil syndical est nécessaire, il est inopportun de ranger parmi les missions courantes du conseil l’élaboration de ce règlement.
Pour le surplus,, on ne peut qu’approuver les suggestions de la Commission.
La recommandation incite opportunément le président à « s’assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel ». Il conviendrait toutefois de préciser les modalités pratiques de la mise à jour du registre des mandats lorsqu’il n’est pas tenue par un moyen électronique.
Bien qu’en vertu de l’article 64 du décret Hoguet du 20 juillet 1972 le syndic professionnel soit dispensé de mandat écrit, il est admis qu’il est tenu d’inscrire tout nouveau mandat social de syndic établi par le procès-verbal dune assemblée générale dans le registre des mandats qui doit comporter l’indication du nom du président du conseil syndical à la date de cette désignation. Il n’est pas clairement prescrit qu’il soit tenu de renouveler cette inscription à l’occasion du renouvellement de ce mandat ou de sa « désignation à nouveau ». De toute manière la présidence du conseil syndical peut être modifiée au cours d’un mandat de deux ou trois années. Il existe donc une difficulté pratique lorsque le syndic professionnel tient un registre « papier ».
On note que c’est au président qu’il appartient de diffuser les communications écrites qu’il reçoit. Il n’est pas interdit au syndic de lui épargner cette tâche.
A cette occasion, la recommandation évoque à juste titre les dispositions nouvelles de l’article 29-1 A. Elles auraient mérité quelques commentaires complémentaires.
Il est bien certain que la responsabilité du conseil syndical ne peut être engagée puisqu’il est dépourvu de la personnalité morale.
Le caractère gratuit n’atténue pas la responsabilité des membres du conseil syndical. Il en restreint le champ. Il faut y ajouter le fait que les conseillers syndicaux sont réputés profanes en matière de gestion immobilière. Il faut bien admettre néanmoins
- Que l’acceptation d’un mandat de conseiller syndical doit s’accompagner d’un souci de s’informer, voire de se former.
- Que certaines obligations relèvent des connaissances élémentaires de toute personne normalement avisée.
L’extension constante des prérogatives des conseils syndicaux est souhaitée par les associations consuméristes. Certains de leurs vœux ont été exaucés par le Législateur ou les pouvoirs publics. Cette extension exige une contrepartie dans le domaine de la compétence.
Il est effectivement indispensable que la responsabilité éventuelle des conseillers syndicaux soit couverte par une assurance dont le coût doit rester à la charge du syndicat. La plupart des polices multirisques actuellement en place comportent un option adéquate. Il serait néanmoins souhaitable de définir précisément les risques à couvrir et les modalités de mise en œuvre de cette option.
Notons encore sur ce point que la recommandation incite les copropriétaires, lors de la désignation des membres du conseil, à « de tenir compte, dans la mesure du possible, des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, professionnels du bâtiment…) ». Il ne s’agit plus alors, dans différents domaines, de personnes profanes ! Quid alors d’une éventuelle atténuation de responsabilité d’un conseiller technicien alors que, dans bien des cas, on ne peut considérer le syndic lui-même que comme un « bon père de famille » ?
Les recommandations relatives à la gestion et à la transmission des archives ne peuvent qu’être approuvées.
RECOMMANDATION N° 13 (Version initiale)
La présente recommandation comporte, d’une part, des dispositions générales et, d’autre part, des dispositions particulières pour le cas où il existe un ou des syndicats secondaires. Elle ne concerne pas les syndicats coopératifs.
– que l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi du 31 décembre 1985, dispose, en ses alinéas 1, 2, 3 et 4 :
« Dans tout syndicat de copropriétaires un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.
« En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.
« Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.
« Il reçoit en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat… » ;
– que l’article 21 du 17 mars 1967, modifié par le décret du 9 juin 1986, dispose :
« Elle peut toutefois autoriser son bénéficiaire à décider de certaines dépenses jusqu’à un montant dont la délégation fixe le maximum.
« Il sera rendu compte à l’assemblée de l’exécution de la délégation » ;
– que l’article 22 du même décret dispose :
« À moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité prévues à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l’assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical.
« Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables.
« Pour assurer la représentation prévue au dernier alinéa de l’article 27 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d’un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l’article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d’un siège au moins à ce conseil » ;
– que l’article 25 du même décret dispose :
« Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’il y en a plusieurs, et jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent.
« Dans tous les cas, le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit » ;
– que l’article 26 du même décret dispose :
« Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 » ;
– que l’article 27 du même décret dispose :
« Le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix.
« Les honoraires de ces techniciens ainsi que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses d’administration. Ils sont payés par le syndic dans les conditions fixées par le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par la décision de l’assemblée générale visée à l’article 22 du présent décret. »
1° Sur le plan législatif et réglementaire :
– le caractère, en principe, obligatoire de l’institution du conseil syndical dont la finalité est « d’assurer un dialogue et une information entre l’ensemble des copropriétaires et le syndic, ce qui est le meilleur moyen de maintenir un climat de confiance réciproque » (Rapport M. Bonnemaison, Doc. Ass. Nat. n° 2960, p. 16) ;
– le rôle d’assistance et de contrôle conféré au conseil syndical qui exclut tout pouvoir d’engager le syndicat ;
– le rôle important dévolu au règlement de copropriété et, à défaut, à l’assemblée générale pour fixer ou modifier les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical.
2° Sur le plan pratique :
– que les règlements de copropriété se limitent trop souvent à reproduire les dispositions de la loi et du décret sans mettre à profit la marge d’initiative laissée par les textes pour adapter les règles de composition et de fonctionnement du conseil syndical aux dimensions de la copropriété et aux caractéristiques de l’immeuble ;
– que les relations entre le conseil syndical et le syndic ne sont pas toujours animées d’une confiance réciproque ;
– qu’il n’existe pas d’information suffisante des conseillers syndicaux sur leur rôle et sur la connaissance qu’ils devraient avoir des principes fondamentaux du statut de la copropriété ;
– que la méconnaissance, de la part des copropriétaires, du rôle du conseil syndical entraîne un désintérêt pour cet organe du syndicat et l’absence fréquente de candidats pour assumer les fonctions de conseiller syndical.
III. – Émet les recommandations suivantes :
Les relations du conseil syndical et des copropriétaires, ainsi que le rôle du conseil syndical en général, sont conditionnées par la dimension du syndicat des copropriétaires : ce qui vaut, en effet, pour un syndicat de dimension importante ou moyenne ne vaut pas nécessairement pour un syndicat ne regroupant qu’un nombre restreint de copropriétaires. Il convient en conséquence de dégager les orientations susceptibles de s’appliquer au plus grand nombre de cas.
1° Sur la mission du conseil syndical :
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. La mission de contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat, l’élaboration du budget prévisionnel, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont conclus et exécutés les marchés de travaux. Elle nécessite la communication des pièces et documents se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de l’immeuble ;
Le conseil syndical est obligatoirement consulté pour la passation des marchés et la conclusion des contrats lorsque le coût de ceux-ci dépasse un montant fixé par l’assemblée générale ;
La mission d’assistance est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par une décision spécifique de l’assemblée des copropriétaires. La mission d’assistance peut porter, par exemple, sur un avis relatif au choix du personnel ou de l’entreprise chargés du service de l’immeuble (concierge, gardien, employé de ménage), la présentation comptable des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à assurer l’entretien courant de l’immeuble ou à réaliser les travaux décidés par l’assemblée générale, l’examen des devis fournis par ces entreprises ;
Le conseil syndical peut recevoir d’autres missions ou délégation de l’assemblée générale. Il peut se saisir lui-même de toute question concernant le syndicat et peut se faire assister d’un technicien de son choix ;
Le conseil syndical doit rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de ses missions ;
Dans « les copropriétés en difficulté », lorsqu’un administrateur provisoire a été désigné par le juge et investi de tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale, cet administrateur doit, sauf situation d’urgence, recueillir l’avis du conseil syndical avant de prendre les décisions qui lui paraissent nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
– d’adresser à tout nouveau copropriétaire une note d’information sur l’organisation de la copropriété et du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical tendant à faciliter la gestion de l’immeuble et à servir de trait d’union entre le syndic et les copropriétaires ;
– de ne pas faire obstacle à la mission de contrôle du conseil syndical et de demander son assistance en cas de nécessité ou s’il l’estime opportun ;
– de notifier, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;
– de veiller à participer à une bonne administration de l’immeuble dans l’intérêt collectif ;
– de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission, si possible par écrit, et de les consigner dans un registre ouvert à cet effet ;
– de prévoir dans le budget prévisionnel soumis au vote de l’assemblée générale une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical, notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération d’un technicien, étant précisé que le syndic demeure l’ordonnateur et le payeur de cette somme.
2° Sur l’institution et la composition du conseil syndical :
Le conseil syndical existe dans tout syndicat sauf si l’assemblée générale décide, à la majorité de l’article 26, de ne pas instituer de conseil syndical ;
Les membres titulaires et suppléants du conseil syndical sont désignés à la majorité prévue par l’article 25, ou sur deuxième convocation à la majorité de l’article 24, par l’assemblée générale parmi les copropriétaires (personnes physiques ou personnes morales) pour une période qui ne peut excéder trois années renouvelables. Toutefois, le syndic, son conjoint, ses ascendants et descendants et ses préposés, même s’ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du conseil syndical ;
La désignation des membres du conseil syndical par l’assemblée générale s’effectue par un vote sur des candidatures individuelles et non sur des candidatures groupées. Le résultat du vote pour chaque candidat est mentionné au procès-verbal ;
À défaut de désignation par l’assemblée générale, à la majorité requise, des membres du conseil syndical, le juge peut désigner les membres de ce conseil, avec l’acceptation des intéressés : il peut également constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical ;
Le nombre des membres du conseil n’est fixé ni par la loi ni par le décret, mais si « plus du quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit » le conseil n’est plus régulièrement constitué.
1° Aux notaires ou autres rédacteurs des règlements de copropriété, pour les copropriétés à constituer, de prévoir, lors de l’établissement de ces documents, les stipulations fixant les règles relatives au conseil syndical (composition, organisation et fonctionnement).
– que le conseil soit composé d’un nombre impair de membres, non inférieur à trois, pour permettre de dégager une majorité ;
– que lors de la désignation des membres titulaires soient aussi désignés des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit irrégulièrement constitué ;
2° Au syndic, pour les syndicats existants, et en cas de silence ou d’insuffisance du règlement de copropriété, de faire adopter par l’assemblée générale, appelée à désigner les membres du conseil syndical, les règles relatives à sa composition, à son organisation et à son fonctionnement, en prenant soin d’assurer la publicité au fichier immobilier des décisions prises ;
3° Aux copropriétaires appelés à désigner les membres du conseil syndical :
a) De tenir compte dans la mesure du possible des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, métiers du bâtiment…) ;
b) De prévoir dans la composition du conseil : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et copropriétaires occupants, pluralité de bâtiments, usage d’habitation ou professionnel ou commercial…).
4° Sur le fonctionnement du conseil syndical et les pouvoirs propres du président.
Les pouvoirs propres du président consistent en la possibilité de convoquer une assemblée en cas de refus du syndic, et d’engager une action tendant à la remise de fonds et archives par l’ancien syndic.
– de désigner son président dès sa première réunion ;
– d’assurer la permanence de l’information donnée aux copropriétaires sur l’activité du conseil syndical au moyen de la mise à sa disposition d’un tableau d’affichage et éventuellement de la diffusion d’une « lettre du conseil syndical » ;
– d’assurer effectivement l’exécution des missions d’assistance et de contrôle qui lui sont dévolues, à l’exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l’assemblée générale et du syndic ;
– d’utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l’assemblée générale, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (art. 24) et qu’elle est assortie d’un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, d’un « projet de résolution » ; cette délégation de pouvoir ne pouvant porter que sur un acte ou une décision expressément déterminée ;
– d’utiliser, mais toutefois avec précaution, la possibilité de se faire assister par tout technicien de son choix, mais à la condition que le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l’assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires, frais et débours de ces techniciens ;
– que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical, qui constituent des dépenses d’administration, soient fixées dans les mêmes conditions ;
– dès sa désignation, d’en aviser le syndic ;
– s’il envisage d’engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l’ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l’administrateur judiciaire éventuellement désigné, qui appellera auprès des copropriétaires les fonds nécessaires au fonctionnement du syndicat ;
– de s’assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d’être prévenu par l’organisme garant en cas de cessation de la garantie financière ouvrant les activités de ce syndic.
Dans le cadre de la tenue des assemblées générales, la commission recommande au syndic et au conseil syndical :
Avant la tenue de l’assemblée :
– que le conseil syndical établisse, conjointement avec le syndic, l’ordre du jour et veille à ce qu’il soit procédé aux notifications complémentaires ;
– que le conseil syndical soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel ;
Au cours de l’assemblée annuelle :
– que soit présenté un rapport au nom du conseil syndical et que ce rapport donne notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d’exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l’activité du conseil.
5° Sur la responsabilité du conseil syndical :
Le conseil syndical n’étant pas doté de la personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En revanche, chacun de ses membres pourrait voir engager sa responsabilité personnelle pour faute, étant néanmoins précisé que le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rendent pas fréquente la mise en jeu de cette responsabilité.
– que la police d’assurance de l’immeuble couvre la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical.
II. – DISPOSITIONS PARTICULIÈRES POUR LE CAS OÙ IL EXISTE UN OU PLUSIEURS SYNDICATS SECONDAIRES
I. – Considérant :
– que l’article 27, alinéa 3 in fine, de la loi du 10 juillet 1965 dispose que « le syndicat secondaire est représenté au conseil syndical principal s’il en existe un » ;
– que l’article 22 du décret du 17 mars 1967 dispose, en son alinéa 3, que, « pour assurer la représentation prévue au dernier alinéa de l’article 27 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d’un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l’article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d’un siège au moins à ce conseil » ;
– que l’article 24 du décret du 17 mars 1967 dispose que, « lorsqu’il existe un ou plusieurs syndicats secondaires, la représentation au conseil syndical du syndicat principal attribuée à un syndicat secondaire est proportionnelle à l’importance du ou des lots qui constituent ce syndicat secondaire par rapport à celle de l’ensemble des lots qui composent le syndicat principal.
« Le ou les copropriétaires du ou des lots qui ne sont pas constitués en syndicat secondaire disposent ensemble, s’il y a lieu, des autres sièges au conseil syndical du syndicat principal.
« En l’absence de stipulation particulière du règlement de copropriété du syndicat principal, les copropriétaires désignent leurs représentants au conseil syndical de ce syndicat au cours d’une assemblée générale soit du syndicat secondaire, dans le cas prévu à l’alinéa 1er du présent article, soit du syndicat principal dans le cas prévu à l’alinéa précédent » ;
II. – Constatant :
– le caractère impératif de la disposition de l’article 27, alinéa 3, in fine, de la loi posant le principe de la représentation du syndicat secondaire au conseil syndical principal ainsi que de la proportion fixée par l’article 24 du décret à l’effet d’assurer cette représentation ;
– l’affirmation selon laquelle chaque syndicat secondaire dispose, de plein droit, d’au moins un siège au conseil syndical du syndicat principal ;
– la possibilité de prévoir par des stipulations particulières du règlement de copropriété du syndicat principal, les modalités selon lesquelles les copropriétaires du syndicat secondaire désignent leurs représentants au conseil syndical du syndicat principal,
1° Quant à la composition du conseil syndical du syndicat principal, de tenir compte, spécialement quant au nombre de ses membres, des dispositions fixant impérativement les modalités de représentation du ou des syndicats secondaires au sein de ce conseil syndical ;
2° Quant à la désignation des copropriétaires appelés à représenter le ou les syndicats secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal, de veiller à ce que cette désignation soit faite de manière à prévenir les conflits d’intérêts entre le syndicat principal et le ou les syndicats secondaires. On pourrait, à cet effet, utiliser la liberté reconnue au règlement de copropriété du syndicat principal ;
3° Quant aux rapports à établir entre le conseil syndical du syndicat principal et le ou les conseils syndicaux du ou des syndicats secondaires, il convient, autant que faire se peut, d’organiser une « communication » entre ces différents organismes. Spécialement, on peut envisager de tenir des réunions communes de l’ensemble de ces conseils syndicaux ou, si l’on préfère, entre leurs présidents, l’une de ces possibilités n’excluant pas l’autre.
Il convient aussi que copie des procès-verbaux du conseil syndical du syndicat principal soit transmise au syndic du syndicat secondaire, à charge pour lui d’en informer le conseil syndical du syndicat secondaire.

References: l'article 23
 l'article 21
 l'article 14
 l'article 25
 l'article 22
 l'article 41
 l'article 26
 l'article 27
 l'article 29
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 18
 l'article 11
in fine
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