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Timestamp: 2020-06-02 22:02:27+00:00

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Políticas Institucionales | Instituto Financiero Para El Desarrollo Del Valle Del Cauca
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En InfiValle estamos comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes y grupos de interés, brindando atención oportuna y adecuada a sus requerimientos, con servicios financieros y de gestión de proyectos de calidad, y talento humano competente que trabaja en la mejora continua de los procesos y en el cumplimiento de las normas que regulan el Instituto.
Ver Política de Riesgos
Riesgo de Crédito - SARC: el riesgo crediticio se define como la posibilidad que se puedan presentar pérdidas y se disminuya el valor de los activos, como consecuencia que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones en los términos acordados en un contrato.
Riesgo de Mercado - SARM: el riesgo de mercado se define como la posibilidad que las entidades incurran en pérdidas asociadas a la disminución del valor de sus portafolios, las caídas del valor de las carteras colectivas o fondos de inversión colectiva en que invierten, por efectos de cambios en el precio de los instrumentos financieros en los cuales se mantienen posiciones dentro o fuera del balance.
Para la gestión de este riesgo se adoptó un Sistema de Administración de Riesgo de Mercado - SARM a través del cual las exposiciones a este tipo de riesgo son identificadas, medidas, controladas y monitoreadas. Este sistema está compuesto por un conjunto de políticas, procedimientos, metodologías de medición y mecanismos de control implementados específicamente para gestionar el riesgo de mercado, con el objetivo de adoptar de forma oportuna las decisiones necesarias para la mitigación de dicho riesgo.
Riesgo de Liquidez - SARL: el riesgo de liquidez se define como la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera oportuna y eficiente los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar el curso de las operaciones diarias o la condición financiera de la entidad. Esta contingencia (riesgo de liquidez de fondeo) se manifiesta en la insuficiencia de activos líquidos disponibles para ello y/o la necesidad de asumir costos inusuales de fondeo.
Riesgo Operativo - SARO: el riesgo operativo se define como la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.
Su gestión incorpora un conjunto de elementos tales como políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, registro de eventos de riesgo operativo, órganos de control, plataforma tecnológica, divulgación de información y capacitación; mediante los cuales se identifica, mide, controla y monitorea el riesgo operativo con el fin que se puedan mejorar los procesos y optimizar los mecanismos de control.
La administración de este riesgo comprende la adopción de buenas prácticas y el mejoramiento de los procesos, a través de un esquema y cultura orientada a la gestión de los riesgos. INFIVALLE definió su modelo de operación por procesos, donde se identifican y controlan, monitorean permanentemente los riesgos y se asegura la ejecución de los planes de mitigación. Todo lo anterior se enmarca en un Sistema Integrado de Gestión SIG, que apoya la toma de decisiones de la Alta Dirección de manera eficiente y oportuna.
Sistema de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo - SIPLAFT: su objeto es prevenir que el Instituto sea utilizado para dar apariencia de legalidad a recursos provenientes de actividades delictivas o actividades terroristas.
El SIPLAFT se adoptó conforme al tamaño de la operación, el volumen de negociación, el tipo de clientes y la complejidad de los productos. De esta forma el Instituto administra aspectos claves como lo referente a listas restrictivas, conocimiento del cliente e histórico de operaciones inusuales. Todo lo anterior con el propósito de protegerse de ser utilizado como instrumento para el lavado de activos y/o la realización de actividades terroristas mediante la prevención, detección y reporte.
Las políticas y procedimientos establecidos por INFIVALLE en materia de Prevención y Control de Riesgos LA/FT se encuentran enmarcados dentro de la normatividad vigente, como de obligatorio cumplimiento por todos los colaboradores del Instituto, así como de sus clientes.
Riesgos de Corrupción: adicional a los sistemas de administración de riesgos descritos anteriormente, INFIVALLE dando aplicación al Artículo 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 2641 de 2012, establece anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, con el fin de prevenir los riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de cada uno de los procesos institucionales, definiendo la política para administrarlos. En este componente, se elabora el mapa de riesgos de corrupción como una herramienta para fortalecer los mecanismos de prevención de la corrupción al interior del Instituto y es el resultado de la identificación, análisis y valoración de los riesgos en cada uno de los procesos institucionales.
Ver Política de Prevención de Daño Antijurídico
Se entiende por Daño Antijurídico, el perjuicio provocado a una persona natural o jurídica que no tiene el deber jurídico de soportar, o como aquel que causa un detrimento patrimonial que carece de título válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.
De conformidad con los lineamientos establecidos por las normas vigentes, el aporte, acompañamiento y retroalimentación frente a las causas generadoras de riesgo en cada uno de procesos del Instituto Financiero para el Desarrollo del Valle del Cauca – INFIVALLE, se indican a continuación las directrices generales y políticas de prevención del daño antijurídico, para su observancia y cumplimiento así:
En materia de desvinculación de funcionarios por modificación de la planta de personal del Instituto Financiero para el Desarrollo del Valle del Cauca – INFIVALLE, deberá:
Previo a la decisión administrativa de retirar del servicio a un servidor público, se deberá evaluar si se encuentra amparado por algún tipo de fuero o en alguna de las modalidades de licencia o incapacidad, estableciendo con precisión las fechas de inicio y terminación de dicho amparo.
Reportar a la Oficina Asesora Jurídica de INFIVALLE, la fecha en que se realice un pago producto de una condena con el fin que el Comité de Conciliación estudie la posibilidad de iniciar acción o no de repetición, INFIVALLE, en materia de cumplimiento y pago de sentencias, tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:
EL INSTITUTO al momento de liquidar las sentencias que ordenen el reintegro de un servidor público procederán a aplicar el criterio de la Sala Plena del Consejo de Estado, en el sentido de no realizar el descuento de todos los ingresos que el demandante haya percibido del tesoro público, durante el tiempo comprendido entre el retiro del servicio y su reintegro efectivo, salvo que el fallo judicial diga expresamente lo contrario.
La Subgerencia Administrativa en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica deberán establecer los mecanismos, procedimientos y controles necesarios, con el fin de responder con eficiencia y eficacia al deber legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales, estrictamente en los términos en que éstas son proferidas, evitando la generación de intereses moratorios y su correspondiente pago.
Como alternativa para el pago de la sentencia, en caso de que no exista acuerdo en el monto a pagar, los dineros relativos al pago se consignarán a órdenes del respectivo despacho judicial, en un muy corto plazo, 30 días, luego de la ejecutoria de la sentencia respectiva. El citado procedimiento disminuye la causación de intereses moratorios y quedarán los soportes del pago y de la diligencia de INFIVALLE para el efecto, en el respectivo despacho judicial.
La ejecución de las sentencias que impongan a favor de INFIVALLE, el pago de una suma de dinero, deberá solicitarse ante el mismo Juez, que conoció la causa y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoría de la sentencia o el auto de obedecimiento de lo dispuesto por el superior. De igual forma, se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.
Elaborar un procedimiento, para el seguimiento efectivo del ejercicio de cartera, seguimiento a las garantías, para evitar la materialización de riesgos de crédito, que puedan generar daño antijurídico.
Lograr el cumplimiento y fortalecimiento de la gestión contractual, bajo la estricta observancia de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y normas reglamentarias para el caso concreto, que permitan a INFIVALLE una eficiente y eficaz gestión contractual.
El representante legal de INFIVALLE, confiere poder especial a los abogados de planta y esta podrá sustituir a los contratistas idóneos.
Hacer el seguimiento y garantizar la actualización de la base de datos de los procesos judiciales de la Oficina Asesora Jurídica, según el formato y en la oportunidad establecida.
La Oficina Asesora Jurídica en forma permanente acompañará el proceso de reporte y actualización de la información de procesos judiciales y efectuará el seguimiento al mismo.
Corresponderá a cada apoderado realizar el seguimiento a los procesos judiciales que tengan a su cargo, una vez sea asignado el caso e informar de manera oportuna del mismo a la Oficina Asesora Jurídica.
Cuando se trate de acciones encaminadas a reducir la probabilidad de condena en una actuación judicial, en el escenario litigioso es importante construir estrategias de defensa con base en argumentos seriamente sustentados que exhorten a los jueces a aplicar el derecho de la manera más racional posible con bajos márgenes de inseguridad, y con la pretensión de cerrar la brecha entre derecho y realidad.
Siempre que se demande o pretenda hacer valer un acto administrativo expedido por INFIVALLE, el apoderado de INFIVALLE, deberá allegar al proceso copia auténtica e integral del mismo. De igual manera, estos apoderados deben aportar dentro de las oportunidades procesales del caso, las pruebas documentales que reposen en las dependencias de INFIVALLE, obviando en lo posible solicitar a los jueces que oficien a efectos de que se remitan tales documentos.
Instrucciones para la solicitud del llamamiento en garantía, dentro de los procesos judiciales, que adelanta INFIVALLE o se adelantan contra INFIVALLE:
En cumplimiento de los artículos 19 y siguientes de la Ley 678 de 2001, se podrá solicitar el llamamiento en garantía, en los procesos de responsabilidad en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho, siempre y cuando aparezca prueba sumaria de que el agente actuó con dolo o culpa grave, para que en el mismo proceso se decida sobre la responsabilidad de la administración y la del funcionario.
Se exceptúa la posibilidad de solicitar el llamamiento en garantía cuando dentro de la contestación de la demanda se han propuesto excepciones de culpa exclusiva de la víctima, hecho de un tercero, caso fortuito o fuerza mayor.
Los apoderados de INFIVALLE deberán elaborar el escrito de contestación de demanda, el escrito de excepciones y la respectiva denuncia o llamamiento en garantía; así mismo, en caso de que ésta última no sea procedente, deberán presentar al Comité de Conciliación el informe al respecto.
Los apoderados de INFIVALLE deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. (Artículo 27 del Decreto 1716 de 2009).
Cuando INFIVALLE, demande a sus contratistas, deberá accionar contra la aseguradora que ampare el riesgo que origina la acción y cuando actúe como accionado por ciudadanos o personas jurídicas de derecho privado o de derecho público por actos, hechos, omisiones u operaciones atribuibles a contratistas suyos deberá llamar en garantía y/o denunciar el pleito al contratista y a su aseguradora, dependiendo del riesgo de que se trate.
Cuando comparezca INFIVALLE ante los estrados judiciales, se deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
El apoderado de INFIVALLE, en razón del mandato a él conferido, debe proceder a defender los intereses públicos de INFIVALLE, de manera diligente, técnica y respetuosa, conforme a las reglas y ritos procesales y los principios y obligaciones que regulan el ejercicio de la abogacía.
Los apoderados no solamente deben defender la legalidad en abstracto de las decisiones del INSTITUTO, sino también exponer y defender las políticas que orientan la gestión pública de INFIVALLE.
Los abogados encargados de la defensa judicial para la contestación de la demanda tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Debe señalarse el marco normativo que regula las competencias de INFIVALLE respecto del problema planteado, al igual que las normas que regulan los aspectos particulares del caso concreto.
Deben presentarse o exponerse claramente los actos, procedimientos, operaciones, actuaciones que INFIVALLE hubiere desarrollado, así como los antecedentes en cada caso.
Los apoderados en la contestación de la demanda deberán tratar los conceptos e imputaciones presentados por el actor y contener adicionalmente la explicación y justificación de los actos administrativos y de la conducta del INSTITUTO, en cada caso concreto.
En los procesos que se pretenda el reintegro de un servidor público, los apoderados de INFIVALLE, deberán solicitar al juez, de manera subsidiaria, que se pronuncie expresamente en el fallo si proceden o no los descuentos de los ingresos salariales y prestacionales que el demandante haya percibido del tesoro público.
Al analizar la procedencia de las acciones de repetición los abogados deberán efectuar un estudio sobre la oportunidad o configuración del fenómeno jurídico de la caducidad de la acción, indicando la fecha de ejecutoria de la sentencia, la fecha del pago total de la sentencia (último pago).
Analizar la procedencia de la acción de repetición.
El Comité de Conciliación debe atender las presunciones de dolo y culpa grave establecidas por los jueces administrativos en los fallos proferidos.
El Comité de Conciliación de INFIVALLE con el fin de verificar la conducta dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, tendrá en cuenta si el juez administrativo en el fallo estableció una de las presunciones de dolo o culpa grave consagradas en los artículos 5 y 6 de la Ley 678 de 2001, en particular, desviación de poder, falsa motivación y violación manifiesta e inexcusable de las normas de derecho, en cuyo caso ese pronunciamiento es razón suficiente para establecer la existencia de ese presupuesto.
En los demás fallos, es decir aquéllos que no hagan referencia expresa a la determinación de una presunción de dolo o culpa grave de un funcionario público, corresponderá al Comité de Conciliación evaluar si existió conducta dolosa o gravemente culposa imputable a un servidor público. Así mismo, establecer si con esa conducta causó un daño antijurídico a un tercero. Entiéndase por daño antijurídico la lesión a un interés jurídicamente tutelado, que la víctima no está en la obligación legal de soportar, o como aquél que causa un detrimento patrimonial que carece de título jurídico válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.
Corresponde al Comité de Conciliación establecer, que la actuación del servidor público involucrado tuvo una conexión determinante con el daño antijurídico demostrado en el proceso judicial y que, por ende, fue la causa eficiente del detrimento patrimonial de la entidad pública al haber tenido que pagar la condena. Se debe verificar que el servidor público contra quien se repite tenía a su cargo funciones asignadas que guardaban estrecha relación con el trámite demandado ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y por tanto, su actuación resultó determinante en la causación del daño antijurídico alegado.
Que se haya pagado la condena, lo cual se demuestra con las órdenes de pagos emitidos por la Subdirección Financiera y la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.
Vía jurisprudencial los jueces han revisado que el cumplimiento de la condena haya causado un detrimento patrimonial a la entidad pública, y que el pago no corresponda a una obligación de otra índole, caso en el cual no procedería la acción de repetición.
Si en una sesión del Comité de Conciliación se aplaza la decisión en relación con la procedencia de la acción de repetición por falta de información sobre la actuación administrativa, es necesario efectuar el cómputo de la caducidad.
Una vez aceptada la demanda de repetición en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo es imprescindible que el apoderado de INFIVALLE solicite el decreto y práctica de pruebas conducentes a la prosperidad de la acción, tales como:
Las pruebas documentales que fueron aportadas en el proceso que dio origen a la acción de repetición y que sirvieron para que el juez declarará la nulidad de un acto administrativo o la reparación de un daño derivado de la actividad administrativa, mediante la solicitud de traslado de pruebas.
Testimonios de la parte que resultó beneficiaria de la condena en contra del INSTITUTO.
Copia del manual de funciones en su aparte pertinente, vigente para la época en que ocurrieron los hechos, de tal forma que sea posible al juez establecer la actuación dolosa o culposa del servidor público en el marco de las funciones a él asignadas.
Certificación del tiempo de servicio y el cargo ocupado por el funcionario contra quien se repite.
Para demostrar el pago de la condena judicial se aportan los recibos de pago de la misma, expedidos por la Subgerencia financiera de la entidad correspondiente junto con la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.
El apoderado debe tener en cuenta que las medidas cautelares son procedentes en la acción de repetición, tal como lo señala el artículo 23 de la Ley 678 de 2001. Además, previo a iniciar la acción de repetición debe existir un pronunciamiento del Comité de Conciliación al respecto.
Tener en cuenta para los estudios de acción de Repetición las sentencias que sobre el tema hayan fallado los jueces administrativos.
Los apoderados de INFIVALLE, deberán solicitar la ejecución de las sentencias que impongan a favor de INFIVALLE, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, ante el mismo Juez que conoció la causa, allí mismo, y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o el auto de obedecimiento del superior. Así mismo se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.
En materia de cumplimiento de fallos en acciones de tutela, debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:
Es deber de INFIVALLE cumplir las decisiones judiciales dentro de los términos judiciales y legales.
Políticas de Carácter General
Las políticas de prevención que se relacionan a continuación son de observancia de todos los Procesos y áreas del INSTITUTO:
Adelantar un mayor control sobre el cumplimiento de los instructivos y manuales de procedimientos de las diferentes actividades desarrolladas en INFIVALLE, mejorarlos de ser necesario y socializar su conocimiento, con el fin de involucrar a todos los actores, en el cumplimiento de los objetivos previstos en los mismos.
Como quiera que la causación del daño antijurídico constituye fuente de condenas en contra de la entidad, deslegitimando su actuar frente a la ciudadanía, se hace necesario difundir, observar, aplicar y cumplir por parte de todos los procesos y las diferentes áreas del INSTITUTO, las políticas de prevención del daño antijurídico y defensa judicial aquí enunciadas, con el fin de evitar la producción de eventos dañinos que generan acciones legales en contra de la entidad.
Los diferentes Procesos y Áreas de INFIVALLE, en aras de dar cumplimiento a la presente establecerán en un plazo no superior a 40 días de expedido el acto administrativo, un mapa de riesgos de las mayores causas generadoras de daño antijurídico, al igual que un plan de contingencia que mitigue sus efectos, dicho documento deberá ser presentado ante la Oficina de Control Interno de INFIVALLE, y serán revisadas por la Oficina Asesora Jurídica para el seguimiento y control de las acciones a seguir o a implementar.
Resolución 512 del 02 de noviembre de 2017
Ver Políticas de Operación (componentes MECI)
Para el Componente de Direccionamiento Estratégico
Corresponde a las guías de acción para hacer frente a la planeación, seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos institucionales.
El Plan Estratégico Institucional PEI contendrá un componente inicial de diagnóstico que incluya el análisis del contexto y los riesgos estratégicos. Su elaboración debe iniciarse como mínimo, cuatro meses antes de terminar la vigencia del PEI que corresponda al período de gobierno del momento.
Cumplida la vigencia del Plan Estratégico Institucional PEI y establecido el diagnóstico para el nuevo proyecto de PEI, se formularán los diferentes objetivos, programas, indicadores y metas que se esperan alcanzar en el período de gobierno entrante, documento preliminar que se debe adoptar mediante Resolución en los primeros 100 días calendario de la nueva administración.
Después de aprobado el Plan de Desarrollo Departamental, en un plazo máximo de 45 días calendario, la Gerencia debe presentar para aprobación del Consejo Directivo el Plan Estratégico Institucional PEI Definitivo para el cuatrienio, garantizando su armonización y articulación con el primero.
El Plan Estratégico Institucional PEI, se apoya en los siguientes instrumentos: Plan Indicativo y Plan Financiero, documentos que deben ser aprobados con el PEI definitivo.
En el primer año de gobierno, los planes de acción de los procesos serán elaborados y aprobados en los primeros 60 días calendario.
Los planes y programas institucionales de vigencia anual tales como: Plan Anual de Adquisiciones, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan Institucional de Capacitación, Plan de Bienestar Social e Incentivos, Plan de Salud y Seguridad en el Trabajo, Programa de Gestión Documental y Programa de Auditoría, responderán a un diagnóstico previo y deben ser elaborados y aprobados según el caso dentro de los plazos fijados por Ley o máximo en los primeros 60 días de cada anualidad.
Publicado el documento definitivo del Plan Estratégico Institucional PEI o sus modificaciones posteriores, se revisará si los planes y programas institucionales descritos en los numerales 5 y 6, necesitan ser armonizados con el fin de dar alcance a los objetivos y metas del PEI; actividad de actualización y aprobación que debe realizarse dentro en los 30 días calendario siguientes a la expedición del documento en mención.
El Instituto debe documentar la forma como se realizará el seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional PEI y a los planes de acción, metodología que debe contener los indicadores con los que se pueda medir su eficacia, eficiencia y efectividad y los criterios con los que se determinará su nivel de cumplimiento.
El seguimiento y evaluación a las metas del PEI y de los planes de acción se debe realizar de forma periódica por cada líder de proceso. Cada cuatro meses, éste elaborará un informe sobre el avance y desempeño del proceso, en el cual se documente el análisis de datos, así como las acciones a tomar para mantener o mejorar los resultados.
La instancia que revisa los temas de planeación del Instituto es el Comité de Planeación Estratégica, quien haga sus veces o reemplace sus funciones. Dicha instancia debe actuar conforme al rol establecido y garantizar que se apliquen las políticas de operación del componente Direccionamiento Estratégico, así como revisar su pertinencia por lo menos 1 vez al año.
Para el Componente de Administración del Riesgo Operativo
Corresponde a las guías de acción para identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales.
La matriz de riesgo de los procesos debe ser revisada por los líderes como mínimo 1 vez al año o cuando las circunstancias lo ameriten debido a cambios sustanciales en el contexto estratégico o en las normativas, cualquier hecho externo o interno que afecte la operación de la entidad, la materialización de un riesgo, entre otros.
Los procesos son responsables de mantener los perfiles de riesgo dentro de los límites establecidos en el Instituto, por lo que deben adoptar de los mecanismos adecuados para el seguimiento y control de sus riesgos.
Todos los funcionarios deben realizar una gestión adecuada de los riesgos y sus controles, de acuerdo con las responsabilidades y procedimientos asignados, generando evidencia de su monitoreo.
Todos los funcionarios deben reportar los eventos de riesgo operativo que se materialicen, dejar registro ante la Oficina Asesora de Riesgo y atender las recomendaciones e implementar soluciones que garanticen la normalización de la situación, subsanen el evento sucedido o eliminen la causa del riesgo identificado.
Todos los funcionarios deben asistir a las jornadas de formación y/o capacitación en materia de gestión de riesgos que convoque el Instituto u otras actividades que se adelanten para fortalecer las competencias de en la materia y afianzar la cultura de gestión del riesgo.
En las auditorías internas se debe evaluar la efectividad de los controles establecidos a los riesgos e informar a cada líder de proceso sobre riesgos materializados no reportados o su probabilidad de ocurrencia.
En concordancia con las políticas mencionadas, el Instituto, en materia de prevención del daño antijurídico, debe prevenir la ocurrencia de cualquier posible situación interna o externa que pueda implicar responsabilidades jurídicas con efectos patrimoniales y/o demandas para la entidad, implementando acciones enfocadas a la observancia permanente de la normatividad vigente y reglada de cada una de las actuaciones de sus funcionarios.
Para el Componente de Información y Comunicación
Corresponde a las guías de acción para garantizar la interacción del Instituto con los clientes y partes interesadas, además de la comunicación de la gestión y los resultados; cometido que el Instituto cumple a través de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano .
El Instituto debe caracterizar a las entidades clientes y grupos de interés y mantener actualizada dicha información, de tal forma que se cuente con datos relevantes y precisos que sirvan de insumo para el diseño, rediseño o ajuste de los productos y servicios de InfiValle y presentarlos de manera focalizada para responder satisfactoriamente a sus necesidades y expectativas, así́ como para obtener retroalimentación sobre el servicio.
El Instituto debe solicitar a las entidades clientes, la actualización de su información financiera y garantizar que esto se cumpla en cada vigencia.
El Instituto debe definir el lenguaje (formal, informal, técnico, cotidiano) y los canales de comunicación (físico, telefónico, virtual) que se utilizarán para dirigirse o interactuar con cada grupo de interés (clientes, proveedores, entes de control, ciudadanos) con el fin de garantizar que la información sea clara, útil y adecuada según el tipo de destinario.
El Instituto debe divulgar los canales de atención para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que se tengan implementados, con el fin que se conozca por parte de clientes, grupos de interés y ciudadanos, la forma en que pueden presentar sus solicitudes, requerimientos y consultas a InfiValle.
El Instituto debe mantener actualizada y publicada en su página web, la información sobre la administración, gestión y resultados de la entidad, con el fin de garantizar el acceso a la información de clientes, partes interesadas y ciudadanos.
El Instituto debe obtener retroalimentación con los clientes y partes interesadas sobre el nivel de satisfacción y la percepción acerca del servicio que se presta, cuya muestra debe ser como mínimo la mitad más uno de los clientes activos de InfiValle y la publicación de los resultados debe realizarse mínimo 1 vez al año.
El Plan de Comunicaciones del Instituto debe responder a un diagnóstico previo, el cual incluya las fuentes oficiales de información interna y externa en las que se consultaran los datos y hechos relevantes para la elaboración de los informes de gestión, plan que debe ser aprobado dentro de los primeros 60 días de cada anualidad.
El Informe Anual de Gestión del Instituto, debe contener un contexto estratégico, la gestión misional, financiera y administrativa, la gestión de los riesgos y los resultados de la evaluación y seguimiento interno y externo del rendido, y su elaboración y publicación debe realizarse dentro de los primeros 90 días de cada anualidad.
En el segundo semestre de cada anualidad, el Instituto elaborará un informe de gestión sobre el avance en el cumplimiento de las metas institucionales, documento que tendrá plazo máximo de publicación el 31 de agosto de cada anualidad.
InfiValle como ente adscrito a la Secretaría de Hacienda Departamental, debe atender las convocatorias de rendición pública de cuentas de la Gobernación del Valle del Cauca, así como también implementar mecanismos adicionales a través de los cuales se comunique la información sobre los programas institucionales, la ejecución presupuestal y la contratación, entre otros.
El vocero oficial del Instituto es el representante legal, y en todos los casos será quien emita los comunicados a los medios locales, nacionales e internacionales, presida las ruedas de prensa, responda a entrevistas y en general quien debe comunicar las situaciones importantes relacionadas con la entidad y sus funcionarios.
El Instituto debe divulgar a través de la página web, la política para el tratamiento de datos personales y obtener autorización de los titulares de los datos e informar el uso que InfiValle le dará, garantizando que se rectifique o actualice los datos cada vez que el titular lo solicite.
Ver Resolución 204 del 27 de abril de 2017
Ver Resolución 601 del 28 de diciembre de 2017
Jueves, Octubre 11, 2018 - 23:32

References: Artículo 73
 artículo 23

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