Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49802
Timestamp: 2018-07-23 11:44:28+00:00

Document:
Concepto 40629 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Subgerente Jurídica
Empresa de Transporte del Tercer Milenio -Transmilenio S.A.
Avenida el Dorado Nº 66 - 63
Asunto: Su solicitud de Concepto Jurídico sobre Publicación de Contratos, relacionada con otras solicitudes de concepto elevadas por las entidades Jardín Botánico José Celestino Mutis y Hospital la Victoria – Radicados Nº. 1-2012-32054 / 3-2012-19584 / 1-2012-32307 / 3-2012-20380 /1-2012-34061
Respetada Doctora Rojas:
Esta Dirección recibió mediante traslado efectuado por la Subdirección de Imprenta Distrital las comunicaciones del asunto, a través de las cuales, cada una de las tres entidades formuló una serie de preguntas relacionadas con el tema de la publicación de los contratos, con motivo de la nueva normativa.
Antes de entrar en materia, debido a que las tres entidades coincidieron en no aportar su posición jurídica al respecto, sólo para tener presente en próximas oportunidades, cabe anotar que el artículo 34 del Decreto Distrital 654 de 2011 establece que, podrán solicitar concepto jurídico a esta secretaría, los/las Jefes/as de las entidades y organismos distritales, o a través de los/las jefes/as o directores/as de las Oficinas Jurídicas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
"34.1. Las consultas deberán realizarse por escrito y contendrán una formulación clara y precisa del punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico.
34.2. La solicitud de consulta deberá acompañarse del pronunciamiento de la oficina jurídica de la correspondiente entidad u organismo distrital solicitante."
Ahora bien, previo a absolver cada uno de los interrogantes de las consultas, a continuación se transcriben en orden así:
a) Preguntas formuladas por la Subgerente Jurídica de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio -Transmilenio S.A.:
1. "¿Qué debe hacer TRANSMILENIO S.A., para cumplir con la normatividad vigente hasta el 31 de mayo de 2012, la cual establecía la obligación de publicar los contratos en la Imprenta Distrital, siempre que su valor fuera superior a los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes?"(…). Teniendo en cuenta que según lo informado, ya no se recibirán (en la Imprenta Distrital), los extractos de publicación, pese a ser suscritos el 31 de mayo de 2012 o antes.
2. ¿Qué debe hacer TRANSMILENIO S.A. con los recibos de consignación por concepto de pago de publicación que a la fecha los contratistas siguen allegando a la entidad, en virtud de contratos suscritos antes del 31 de mayo de 2012?
3. ¿Qué debe informar TRANSMILENIO S.A., a los contratistas que ya realizaron la consignación por concepto de pago de publicación de contrato y cuyo extracto fue devuelto por la Imprenta Distrital?".
b) Preguntas formuladas por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Jardín Botánico José Celestino Mutis:
1. "El día 29 de mayo de 2012 fue suscrito el contrato de prestación de servicios profesionales (…). El contratista el día 8 de junio de 2012, realizó la consignación por concepto de pago de derechos de publicación (…), el 15 de junio de 2012 hizo entrega del respectivo documento.
El día 18 de junio de 2012 el profesional responsable de realizar el registro de la publicación, ingresó a la plataforma virtual de la Imprenta Distrital, encontrándose con la imposibilidad de realizarla, pues la página señala que este trámite sólo se permitió hasta el día 15 de junio de 2012.
Teniendo en cuenta lo normado en el artículo 223º del Decreto 19 de 2012 y en vista que en la Oficina reposa dicha consignación, me permito solicitarle se sirva rendir concepto acerca del procedimiento a seguir con el fin de sanear esta situación."
c) Preguntas formuladas por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Hospital La Victoria III Nivel de Atención -ESE.
1. "¿frente a los contratos vigentes, que después del 1º de junio de 2012, superaron la cuantía establecida como monto para pagar publicaciones, ¿debemos seguir exigiendo pago de publicaciones?
2. Si en los contratos que antes de la vigencia de la Ley, venían cancelando las publicaciones, debemos seguir exigiendo el pago de las mismas.
3. Además de lo anterior, si se encuentra eliminado el Diario Único de Contratación Pública, solicito nos conceptúen conforme a la norma, dónde se publicarán los contratos suscritos con posterioridad al 1º de junio de 2012."
II. MARCO NORMATIVO:
a) El artículo 209º de la Constitución Política consagra:
"Artículo 209º. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, (…).
b) El artículo 223º del Decreto Ley 19 de 2012 determina:
"Artículo 223º. Eliminación del Diario Único de Contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3º del artículo 41º de la Ley 80 de 1993, los artículos 59º, 60º, 61º y 62º de la ley 190 de 1995 y el parágrafo 2º del artículo 3º de la Ley 1150 de 2007."
c) El Código Contencioso Administrativo dispone:
"Artículo 3°. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, (…), transparencia, publicidad, (…), eficacia, (…).
1. En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, (…).
9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma (…).
11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.(…)."
"Artículo 34. Procedimiento administrativo común y principal. Las actuaciones administrativas se sujetarán al procedimiento administrativo común y principal que se establece en este Código, sin perjuicio de los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales. En lo no previsto en dichas leyes se aplicarán las disposiciones de esta Parte Primera del Código."
"Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.
En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen."
"Artículo 64. Estándares y protocolos. Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este Código en relación con las anteriores disposiciones, el Gobierno Nacional establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las autoridades para incorporar en forma gradual la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos administrativos."
d) El Artículo 3°de la Ley 1150 de 2007, en lo que se encuentra actualizado, establece:
"Artículo 3º. De la contratación pública electrónica. (…), los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. (…).
c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y; (…)."
e) El artículo 7.1.1. del Decreto Ley 734 de 2012 dispone:
"Artículo 7.1.1. Definición del Sistema Electrónico para la Contratación Pública. El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad."
f) El artículo 7.1.2 ibidem, prevé:
"Artículo 7.1.2. De las Fases del Sistema Electrónico para la Contratación Pública. El Secop tiene dos fases de implementación, la Informativa y la Transaccional. Dentro de cada fase, podrán existir otras etapas de desarrollo e implementación.
La fase Informativa, continuará operando y desarrollándose atendiendo las normas de publicidad del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y su reglamento, en las condiciones técnicas establecidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente.
En la fase Transaccional, conforme lo establezcan los términos y condiciones de uso del Secop, las entidades públicas, proponentes, contratistas y ciudadanos dispondrán de reglas particulares para la sustanciación y notificación por medios electrónicos de sus actuaciones; en la expedición de todos los actos, documentos y contratos derivados de la actividad precontractual y contractual de la administración pública; así como también, se desarrollarán disposiciones que garanticen la publicidad, la recepción de las ofertas electrónicamente y otros aspectos relacionados con la contratación con cargo a recursos públicos. Esta fase será implementada de forma gradual y progresiva, en las condiciones técnicas establecidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente."
g) El artículo 7.4.3. ibidem, prevé:
"Artículo 7.4.3. Cumplimiento de las normas que rigen la gestión pública contractual. El uso del Secop no exime a los usuarios, sean ellos entidades, proponentes, interesados, contratistas o cualquier usuario que interactúe con el sistema, de sus responsabilidades en el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Por las decisiones adoptadas en el curso de los procesos de selección adelantadas con apoyo del Secop responderán únicamente los usuarios del sistema."
h) El artículo 7.5.1. ibidem, indica:
"Artículo 7.5.1. De los Términos y condiciones de uso (TCU). Los Términos y las Condiciones de Uso del Sistema (TCU) son el conjunto de instituciones, reglas, procedimientos, responsabilidades y definiciones que regulan el acceso y uso del Secop. Para alcanzar los fines descritos en el presente decreto, los Términos y Condiciones de Uso del Sistema serán puestos en conocimiento de los usuarios públicos y privados por parte de la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente.
Los usuarios del sistema deberán aceptar los Términos y Condiciones de Uso para poder acceder al Secop. Estos Términos y Condiciones de Uso se actualizarán en la medida que las necesidades, dinámica y desarrollo del sistema lo exijan, sin que se requiera previo aviso o autorización por parte de los usuarios para que tengan validez y sean aplicables, los cuales se publicarán a través del sistema. Se entiende, por el solo hecho de acceder, registrarse y/o usar el Secop, que el usuario conoce los Términos y Condiciones de Uso y sus actualizaciones a las cuales queda obligado."
i) El artículo 7.6.4 ibidem, estipula:
"Artículo 7.6.4. Sistemas electrónicos que tengan las mismas funcionalidades que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Las entidades estatales no podrán contratar sistemas electrónicos que realicen las mismas funcionalidades que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.
La Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, mediante acto administrativo, señalará cuáles son las características y funcionalidades del Sistema Electrónico para la Contratación Pública y las mantendrá actualizadas conforme los desarrollos que se realicen al Sistema."
j) La Corte Constitucional en Sentencia C- 259 de 2008. Magistrado Ponente Jaime Córdoba Triviño, al referirse al principio de Publicidad en materia de contratación pública ha sostenido lo siguiente:
"Resulta en un alto grado pertinente a la aplicación de sistemas electrónicos de información dentro de la actividad de las autoridades públicas, referida a la contratación pública, por cuanto la aplicación de dicho principio permite que los ciudadanos conozcan y observen las actuaciones de la administración y estén por ende capacitados para impugnarlas, a través de los recursos y acciones correspondientes, ubicándose de esta manera en el ámbito expansivo del principio democrático participativo".
k) La Circular 009 de 2011 de la Alcaldía Mayor de Bogotá reiteró:
"SE REITERA que el único sistema válido de publicación de los procesos contractuales es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.
Por lo anterior, se solicita a los Secretarios de Despacho que verifiquen que las entidades, organismos y ordenadores del gasto adscritos a sus sectores se encuentren debidamente registrados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública-SECOP. Asimismo, los respectivos Despachos deberán remitir un consolidado que contenga la información relacionada con las entidades de su sector que aún no se encuentran registradas en el citado sistema, a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a más tardar el día 16 de Agosto del año en curso.
Especialmente, los/las Secretarios/as de Despacho de las Secretarías Distritales de Gobierno, Salud, y Educación, deben asegurarse que las Alcaldías Locales, las Empresas Sociales del Estado y las Instituciones Educativas Distritales, que pertenecen a su Sector, hayan solicitado la clave y las autorizaciones necesarias para publicar la información relacionada con la contratación en el SECOP."
II. CONSIDERACIONES Y RESPUESTAS:
1. "¿Qué debe hacer TRANSMILENIO S.A., para cumplir con la normatividad vigente hasta el 31 de mayo de 2012, la cual establecía la obligación de publicar los contratos en la Imprenta Distrital, siempre que su valor fuera superior a los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes?"(…). Teniendo en cuenta que según lo informado, ya no se recibirán (en la Imprenta Distrital), los extractos de publicación, pese a ser suscritos el 31 de mayo de 2012 o antes."
De conformidad con la normativa enunciada, se tiene que a partir del 1º de junio de 2012 el único sistema oficial para la publicación de todos los contratos estatales es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP, en este sentido la Subdirección de Imprenta Distrital, conforme concepto emitido por esta Dirección en el sentido de un estricto cumplimiento de la nueva normativa Nacional, procedió a otorgar un plazo prudencial, de hasta el 15 de junio, para recibir los documentos de los contratos suscritos con anterioridad al 1º de junio y así emitir en dicha fecha límite, la última publicación de los extractos de los contratos en el Anexo al Registro Distrital.
Si bien, aunque el artículo 223º del Decreto Ley 19 de 2012 Anti-trámites, eliminó el Diario Único de Contratación y en consecuencia su equivalente a nivel Distrital, el Anexo al Registro Distrital, no significa que se haya producido una modificación sustancial en materia del principio de publicidad, ya que se destaca que con anterioridad a la expedición del Decreto Ley en mención, los extractos de los contratos debían publicarse tanto en el Anexo al Registro Distrital como en el SECOP, de forma tal que la única diferencia en cumplimiento de la Ley es que en la actualidad deberán seguirse publicando única y exclusivamente en el SECOP.
De manera que lo que debe hacer TRANSMILENIO S.A., para cumplir con la normatividad vigente hasta el 31 de mayo de 2012, la cual establecía la obligación de publicar los contratos en la Imprenta Distrital, siempre que su valor fuera superior a los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes, es realizar dichas publicaciones en el SECOP, en cumplimiento de las normas que antes y después de la expedición del Decreto Ley han imperado.
2. "¿Qué debe hacer TRANSMILENIO S.A. con los recibos de consignación por concepto de pago de publicación que a la fecha los contratistas siguen allegando a la entidad, en virtud de contratos suscritos antes del 31 de mayo de 2012?"
Una vez realizada la publicación del contrato en el SECOP, debe procederse al archivo del recibo de consignación en la carpeta del contrato, con la correspondiente anotación de la fecha en que el mismo fue aportado, (en este caso extemporánea en relación con la fecha límite impuesta por el Decreto Ley 19 de 2012, -1º de junio-); con la nota de salvedad consistente en que, debido a que por parte de la Imprenta Distrital fue adoptada la posición jurídica que invoca el estricto cumplimiento de la Ley, no se continuó con la realización de publicaciones de extractos de contratos en el Anexo al Registro Distrital, posteriores a la fecha límite señalada por el Decreto Ley (no obstante que por parte de la Imprenta Distrital se otorgó un plazo prudencial y extraordinario, de hasta el 15 de junio del presente año, para realizar la última publicación del Anexo); y para mayor constancia podrá enviarse una comunicación a la Subdirección de Imprenta Distrital en la que se dé cuenta del trámite surtido, guardando copia de la misma.
3. "¿Qué debe informar TRANSMILENIO S.A., a los contratistas que ya realizaron la consignación por concepto de pago de publicación de contrato y cuyo extracto fue devuelto por la Imprenta Distrital?".
Lo primero, es informar al contratista que el respectivo contrato ha sido publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, lo cual podrá ser consultado por él o por ella.
Y segundo, en dado caso que a los contratos suscritos con anterioridad al 1º de junio, se hubiere incorporado una cláusula conforme la cual la publicación de los mismos se debiera efectuar en el Anexo al Registro Distrital, podrá sobre ésta, elaborarse un otro sí, en el sentido de dejarla sin efecto, debido a que conforme el cambio normativo, la extemporaneidad en la que fue aportado el recibo de consignación, la posición jurídica adoptada por la Subdirección de Imprenta Distrital en estricto cumplimiento del nuevo Decreto con fuerza de Ley, ya no sería necesario ese trámite, además que iría en contra de la nueva normativa, en la cual el único sistema oficial para la publicación de los contratos estatales es el SECOP.
Teniendo en cuenta lo normado en el artículo 23 del Decreto 19 de 2012 y en vista que en la Oficina reposa dicha consignación, me permito solicitarle se sirva rendir concepto acerca del procedimiento a seguir con el fin de sanear esta situación."
Este caso es similar a la situación formulada a través de las preguntas 2º y 3º, por la Empresa de Transporte del Tercer Milenio Transmilenio S.A., de manera que para la respuesta se cita lo anterior, a saber:
"Una vez realizada la publicación del contrato en el SECOP, debe procederse al archivo del recibo de consignación en la carpeta del contrato, con la correspondiente anotación de la fecha en que el mismo fue aportado, (en este caso extemporánea en relación con la fecha límite impuesta por el Decreto Ley 19 de 2012, -1º de junio-); con la nota de salvedad consistente en que, debido a que por parte de la Imprenta Distrital fue adoptada la posición jurídica que invoca el estricto cumplimiento de la Ley, no se continuó con la realización de publicaciones de extractos de contratos en el Anexo al Registro Distrital, posteriores a la fecha límite señalada por el Decreto Ley (no obstante que por parte de la Imprenta Distrital se otorgó un plazo prudencial y extraordinario, de hasta el 15 de junio del presente año, para realizar la última publicación del Anexo); y para mayor constancia podrá enviarse una comunicación a la Subdirección de Imprenta Distrital en la que se dé cuenta del trámite surtido, guardando copia de la misma."
Debido al cambio en el procedimiento para la publicación de los contratos, que sobrevino con la aplicación del Decreto Ley Anti-trámites, podrá informarse "al contratista que el respectivo contrato ha sido publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, lo cual podrá ser consultado por él o por ella.
Y segundo, en dado caso que a los contratos suscritos con anterioridad al 1º de junio, se hubiere incorporado una cláusula conforme la cual la publicación de los mismos se debiera efectuar en el Anexo al Registro Distrital, podrá sobre ésta, elaborarse un otro sí, en el sentido de dejarla sin efecto, debido a que conforme el cambio normativo, la extemporaneidad en la que fue aportado el recibo de consignación, la posición jurídica adoptada por la Subdirección de Imprenta Distrital en estricto cumplimiento del nuevo Decreto con fuerza de Ley, ya no sería necesario ese trámite, además que iría en contra de la nueva normativa, en la cual el único sistema oficial para la publicación de los contratos estatales es el SECOP."
1. "¿frente a los contratos vigentes, que después del 1º de junio de 2012, superaron la cuantía establecida como monto para pagar publicaciones, ¿debemos seguir exigiendo pago de publicaciones?."
De conformidad con la normativa señalada, a partir del 1º de Junio la publicación de todos los contratos estatales se surtirá a través del SECOP y no habrá lugar a cobro alguno por este concepto.
2. "Si en los contratos que antes de la vigencia de la Ley, venían cancelando las publicaciones, debemos seguir exigiendo el pago de las mismas."
En esta respuesta es necesario diferenciar 2 contextos, el primero, si se hace referencia al pago por "derechos de publicación" de un contrato suscrito con anterioridad al 1º de Junio, sobre el cual, en atención a la fecha de suscripción, sí debe efectuarse el pago por concepto de "derechos de publicación" pues al momento de su celebración se encontraba bajo la obligación legal de efectuar el correspondiente pago.
Y el segundo contexto, si se trata de un contrato suscrito con anterioridad al 1º de junio, sobre el cual en su debido momento, se efectuó el correspondiente pago por "derechos de publicación", y luego en una fecha posterior al 1º de junio, se le realiza una adición en valor, por la cual conforme la normativa anterior debía pagar derechos de publicación (de esa adición); en este último caso, de acuerdo con el nuevo régimen legal no hay lugar a seguir efectuando cobro alguno por la publicación de las adiciones, ya que éstas fueron realizadas con posterioridad al 1º de junio de 2012.
3. "Además de lo anterior, si se encuentra eliminado el Diario Único de Contratación Pública, solicito nos conceptúen conforme a la norma, donde se publicarán los contratos suscritos con posterioridad al 1º de junio de 2012."
Al tenor de la normativa indicada, a partir del 1º de junio el único sistema oficial para la publicación de los contratos es el –SECOP, de manera que es a través de esta plataforma electrónica que se dará cumplimiento al principio de publicidad de la Contratación Estatal.
c.c: De conocimiento: Doctora Clara María Mojica Cortes – Jefe de la Oficina Asesora Jurídica - Jardín Botánico José Celestino Mutis – Av. Calle 63 Nº 68 – 95.
De conocimiento: Doctora Heidi Milena Chávez Martínez – Jefe Oficina Asesora Jurídica – Hospital La Victoria III Nivel de Atención – Empresa Social del Estado –ESE – Diagonal 39 Sur Nº 3 – 20 Este.
De conocimiento: Doctora Alba Viviana León Herrera – Subdirectora Imprenta Distrital – Calle 11 Sur Nº 1 – 60 Este.
Proyectó: Clara Pachón Salazar
Revisó: Jorge Enrique Ramírez Hernández

References: artículo 34
 artículo 223
 artículo 209
 artículo 223
 artículo 41
 artículo 3
 Artículo 3
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 223
 artículo 23