Source: https://es.scribd.com/doc/60347402/Resolucion-de-Contraloria-General-N%C2%BA-320-2006-CG
Timestamp: 2016-05-03 17:41:57+00:00

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INTERNO1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO3. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO4. ROLES Y RESPONSABILIDADES5. LIMITACIONES A LA EFICACIA DE CONTROL INTERNOIII. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO1.1. Filosofía de la Dirección1.2. Integridad y valores éticos1.3. Administración estratégica1.4. Estructura organizacional1.5. Administración de los recursos humanos1.6. Competencia profesional1.7. Asignación de autoridad y responsabilidad1.8. Órgano de Control Institucional2.1. Planeamiento de la administración de riesgos2.2. Identificación de los riesgos2.3. Valoración de los riesgos2.4. Respuesta al riesgo3.1. Procedimientos de autorización y aprobación3.2. Segregación de funciones3.3. Evaluación costo-beneficio3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos3.5. Verificaciones y conciliaciones3.6. Evaluación de desempeño3.7. Rendición de cuentas3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas3.9. Revisión de procesos, actividades y tareas3.10. Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones4.1. Funciones y características de la información4.2. Información y responsabilidad4.3. Calidad y suficiencia de la información4.4. Sistemas de información4.5. Flexibilidad al cambio4.6. Archivo institucional4.7. Comunicación interna4.8. Comunicación externa4.9. Canales de comunicación5. NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTOIV. ANEXO: GLOSARIO DE TÉRMINOSwww.contraloria.gob.pe
VISTO; la Hoja de Recomendación Nº 001-2006-CG/GR, de la Gerencia de Control de Gestión y Riesgos, mediante la cual se propone la aprobación de las Normas de Control Interno; y, CONSIDERANDO: Que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 82º de la Constitución Política del Perú, la Contraloría General de la República, goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica, y tiene como atribución supervisar la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control; Que, la Ley Nº 27785 -Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República-, tiene como objeto propender al apropiado y oportuno ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar la correcta utilización y gestión de los recursos del Estado, el desarrollo probo de las funciones de los funcionarios públicos, así como el cumplimiento de las metas de las instituciones sujetas a control; estableciéndose en su artículo 6º que el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes; disponiendo, asimismo, dicha norma, que el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente; Que, en ese contexto, la división del control gubernamental en interno y externo, propugna responder adecuadamente a los requerimientos y necesidades del Estado, entendiendo que resulta básica la relación entre la administración y el control para la mejora de la gestión pública, al involucrar expresamente a las propias entidades en la cautela del patrimonio público, prescribiéndose en el artículo 7º de la Ley Nº 27785 que el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente; Que, en concordancia con lo antes señalado, a propuesta de este Organismo Superior de Control, se emitió la Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado- que regula el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno en todas las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer sus sistemas administrativos y operativos con actividades de control previo, simultáneo y posterior, para el debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales así como contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción; Que, la citada Ley de Control Interno establece en su artículo 10º que corresponde a la Contraloría General de la República, dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, así como su respectiva evaluación; constituyendo dichas normas, lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y/o regulación del control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas computarizados y de valores éticos, entre otras; siendo que a partir de dicho marco normativo, los titulares de las entidades están obligados a emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones, las que deben ser concordantes con la normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República; Que, mediante el documento de visto se propone la aprobación de las Normas de Control Interno que han sido elaboradas en armonía con los conceptos y enfoques modernos esbozados por las principales organizaciones mundiales especializadas sobre la materia, habiendo recibido asimismo los aportes de instituciones y de personas vinculadas al tema como resultado de su prepublicación en la página web institucional; resaltándose de las mismas su carácter orientador, técnico, integral y dinámico; su estructura basada en los componentes de control reconocidos internacionalmente; así como la competencia directa que asiste a las entidades del Estado para aprobar,
mantener y perfeccionar la implantación, organización y funcionamiento de su correspondiente sistema de control interno: Que, en consecuencia, a fin de cumplir con el encargo legal conferido, resulta necesario que la Contraloría General de la Republica, apruebe las Normas de Control Interno, las cuales tienen como objetivo principal propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales; En uso de las atribuciones establecidas por el artículo 32º y 33º de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y la Resolución de Contraloría Nº 309-2006-CG;
SE RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Aprobar las Normas de Control Interno, cuyo texto forma parte integrante de la presente Resolución, las mismas que son de aplicación a las Entidades del Estado de conformidad con lo establecido por la Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. ARTÍCULO SEGUNDO.- En concordancia con lo dispuesto por el segundo párrafo de la Primera Disposición Transitoria, Complementaria y Final de la Ley Nº 28716, dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG que aprobó las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, sus modificatorias y demás normas que se opongan a lo dispuesto en la presente Resolución. ARTÍCULO TERCERO.Las Unidades Orgánicas de la Contraloría General de la República, de acuerdo a su correspondiente competencia funcional, elaborarán y propondrán las Directivas que complementariamente consideren necesarias para la adecuada regulación de materias vinculadas al control interno de sus respectivos ámbitos de actuación. ARTICULO CUARTO.- La Gerencia Central de Desarrollo y la Escuela Nacional de Control serán responsables de las actividades de sensibilización, capacitación y difusión necesarias de las Normas de Control Interno. ARTICULO QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.
ROSA URBINA MANCILLA Vicecontralora General de la República Contralora General (e)
I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. II. 1. 2. 3. 4. 5. III. 1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................. 2 ANTECEDENTES ............................................................................................................ 2 CONCEPTO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO ............................................ 4 OBJETIVOS DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO ............................................ 5 ÁMBITO DE APLICACIÓN............................................................................................... 5 EMISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ......................................................................................... 5 ESTRUCTURA................................................................................................................. 5 CARACTERÍSTICAS........................................................................................................ 6 MARCO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO ....................... 7 DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO .................................................. 7 SISTEMA DE CONTROL INTERNO................................................................................ 7 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO........................................... 8 ROLES Y RESPONSABILIDADES.................................................................................. 9 LIMITACIONES A LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO ....................................... 10 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ...................................................... 11 NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL ........................................... 11 1.1. Filosofía de la Dirección ....................................................................................... 11 1.2. Integridad y valores éticos.................................................................................... 12 1.3. Administración estratégica ................................................................................... 12 1.4. Estructura organizativa......................................................................................... 13 1.5. Administración de los recursos humanos............................................................. 13 1.6. Competencia profesional...................................................................................... 14 1.7. Asignación de autoridad y responsabilidad.......................................................... 14 1.8. Órgano de Control Institucional ............................................................................ 15 NORMA GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS........................................ 15 2.1. Planeamiento de la administración de riesgos..................................................... 16 2.2. Identificación de los riesgos ................................................................................. 17 2.3. La valoración de los riesgos ................................................................................. 18 2.4. Respuesta al riesgo.............................................................................................. 19 NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL ............. 19 3.1. Procedimientos de autorización y aprobación...................................................... 20 3.2. Segregación de funciones .................................................................................... 20 3.3. Evaluación costo-beneficio................................................................................... 21 3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos ........................................... 21 3.5. Verificaciones y conciliaciones ............................................................................. 22 3.6. Evaluación del desempeño .................................................................................. 22 3.7. Rendición de cuentas ........................................................................................... 22 3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas .............................................. 23 3.9. Revisión de procesos, actividades y tareas ......................................................... 23 3.10. Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones ................ 24 NORMA GENERAL PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN............................ 25 4.1. Funciones y características de la información ..................................................... 26 4.2. Información y responsabilidad.............................................................................. 26 4.3. Calidad y suficiencia de la información ................................................................ 26 4.4. Los sistemas de información ................................................................................ 27 4.5. Flexibilidad al cambio ........................................................................................... 27 4.6. Archivo institucional.............................................................................................. 28 4.7. Comunicación interna........................................................................................... 28 4.8. Comunicación externa.......................................................................................... 28 4.9. Canales de comunicación .................................................................................... 29 NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN.............................................................. 30 5.1. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO........................................................................................................ 30 5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS ................... 32 5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO ......... 33 ANEXO: GLOSARIO DE TÉRMINOS............................................................................ 35
El conjunto de sus representantes adoptó el nombre de Comité de Organismos Patrocinadores-COSO. (ii) confiabilidad en la información financiera. y (v) el Instituto de Contadores Gerenciales. dos años antes. fundada en el año 1953. (ii) la Asociación Americana de Profesores de Contabilidad.Contraloría General de la República
I. reglamentaciones y directivas de la Dirección. en 1990 se había publicado el documento “Control Interno – Marco Integrado” (Internal Control – Integrated Framework. Los miembros de dicho grupo fueron: (i) el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.INTOSAI.
Asimismo. métodos. procedimientos y otras medidas. INTRODUCCIÓN
1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión. implantación y evaluación del control interno. error y fraude (iii) Respetar las leyes. Este documento establece los siguientes lineamientos generales para la formulación de las normas de control interno: • Se define al control interno como un instrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el titular o funcionario designado Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes. define al control interno como un proceso que constituye un medio para lograr un fin. y (iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables presentados correcta y oportunamente en los informes • • • Debe formularse y promulgarse una definición amplia de la estructura de control interno. y (iii) cumplimiento de las leyes y regulaciones. para los cuales se debe disponer de planes de evaluación periódica La competencia de la EFS en la evaluación de los controles internos existentes en las entidades fiscalizadas. y no un fin en sí mismo. También señala que es ejecutado por personas en cada nivel de una organización y proporciona seguridad razonable para la consecución de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en las operaciones. abuso. aprobó en el año 1992 las “Directrices para las normas de control interno”. entre ellas la Contraloría General de la República de Perú (CGR). por ser éstos un instrumento de gestión. incluyendo la actitud del Dirección. mala gestión. eficientes y eficaces así como los productos y servicios con calidad. económicas. Asimismo. (iii) el Instituto de Ejecutivos de Finanzas. (iv) el Instituto de Auditores Internos. que posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumplen los siguientes objetivos: (i) Promover las operaciones metódicas. El Informe COSO incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial y actualizó los procesos de diseño. Este control debe ser
La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores. 1990) elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisión Treadway. y de las normas a seguir en la concepción de tales estructuras La necesidad de hacer una clara distinción entre dichas normas y los procedimientos específicos a ser implantados por cada institución La responsabilidad de la Dirección por la aplicación y vigilancia de los controles internos específicos necesarios para sus operaciones. de los objetivos a alcanzar. y que reúne entre sus miembros a más de ciento setenta (170) Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS). de acuerdo con la misión de la institución (ii) Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro.
y (vi) orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.C. “consiste en la supervisión. las normas siguientes: • • Normas de control interno para una cultura de integridad.JUL. transparencia y Normas de Control Interno 3
. se aprobó la “Guía para las normas de control interno del sector público”.” En Perú. (v) permitir la evaluación posterior de la efectividad. eficiencia y economía de las operaciones.C. (iv) evaluación de riesgos. (iii) proteger y conservar los recursos de la entidad. mal uso y daño. (vii) información y comunicación. (iii) actividades de control. N° 072-98-CG del 26 de junio de 1998. respectivamente. (ii) evaluación de riesgos. promoviendo un enfoque amplio e integral en empresas y organizaciones gubernamentales.2002. realizado el 2004 en Budapest. establece que el mismo. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. la CGR incorporó mediante R. se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales: • Ejecución ordenada. N° 155-2005-CG del 30 de marzo de 2005 respectivamente. (iii) identificación de eventos. y esta diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad. vigente a partir del 24. el marco más reciente para el control gubernamental lo proporciona la Ley Nº 27785. en atención al grado de eficiencia. económica. (iv) controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los programas y presupuestos autorizados. C. En julio de 1998. Asimismo este enfoque amplía los componentes propuestos en el Control Interno – Marco Integrado a ocho componentes a saber: (i) ambiente interno. en el XVIII INCOSAI. ética. la CGR emitió las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público.
Cabe señalar que las dos últimas partes fueron incorporadas en junio del 2000 y marzo del 2005. Igualmente. En septiembre del 2004. el COSO emite el documento “Gestión de Riesgos Corporativos Marco Integrado”. Se indica que el control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados: (i) ambiente de control. la Ley Nº 27785. Dichas normas tuvieron inicialmente el siguiente contenido: • • • • • • Normas generales de control interno Normas de control interno para la administración financiera gubernamental Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos Normas de control interno para el área de administración de personal Normas de control interno para sistemas computarizados Normas de control interno para el área de obras públicas.Contraloría General de la República construido dentro de la infraestructura de la entidad y debe estar entrelazado con sus actividades de operación. vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública. aprobadas mediante R. organización y atribuciones del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la CGR. N° 123-2000-CG del 23 de junio de 2000 y R. (v) respuesta a los riesgos. (artículo 6º). y • Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas. y (v) monitoreo (supervisión). que establece las normas que regulan el ámbito. eficiente y efectiva de las operaciones • Cumplimiento de las obligaciones de respondabilidad • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. y (viii) supervisión. (iv) información y comunicación. Acorde con los nuevos enfoques del control gubernamental. con los siguientes objetivos: (i) servir de marco de referencia en materia de control interno. (ii) establecimiento de objetivos. (vi) actividades de control. eficacia. (ii) orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial. que define el control interno como “un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal. transparencia y responsabilidad en la función pública Normas de control interno ambiental.
Los titulares. Dichas normas constituyen lineamientos.” Asimismo. funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado. métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades. con la finalidad que la gestión de sus recursos.2006. entre otras. de acuerdo a su naturaleza. según su competencia. funcionamiento. mantener.ABR. de sistemas de información y de valores éticos. 1990 Guía para las normas de control interno del sector público. entendiendo que resulta básica la priorización del control dentro de la administración. Esta Ley establece en su artículo 10º que corresponde a la CGR. evaluando los sistemas de administración. es obligación Normas de Control Interno 4
. La Ley Nº 27785 procura responder a los requerimientos y necesidades del sector público. Asimismo.
Las Normas de Control Interno. logística. simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control.
3.C. revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. simultáneo y posterior. logística. criterios. tal como señala el artículo 7º: “el control interno comprende las acciones de cautela previa. perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno en las entidades del Estado en la Ley Nº 28716. aprobada por el Congreso de la República y publicada el 18. métodos y disposiciones para la aplicación o regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades. objetivos y metas institucionales. dicha norma precisa que “el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente”. N° 152-98-CG Internal Control – Integrated Framework. estructura y funciones. dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación. constituyen lineamientos. funcionarios y servidores de cada entidad. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las entidades del Estado. de sistemas computarizados y de valores éticos. consideró de trascendental importancia la emisión de una ley de control interno que regulara específicamente el establecimiento. con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. a los titulares de las entidades emitir las normas específicas aplicables a su entidad. criterios. correspondiendo. bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción. son responsables de establecer. de obras.” La CGR de acuerdo a ello. aprobado mediante R.Contraloría General de la República
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado. Para ello se involucra a las propias entidades en la cautela del patrimonio público. buscando el debido y transparente logro de los fines. gerencia y control. para su mejora. incluidas las relativas a la gestión financiera. contra los actos y prácticas indebidos o de corrupción. con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo. incluidas las relativas a la gestión financiera. 1994. de personal. Ley de Control Interno de las entidades del Estado Ley Nº 27785. INTOSAI.
2. Ley de Control Interno de las entidades del Estado. mantenimiento. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Manual de Auditoría Gubernamental.
Las Normas de Control Interno tienen como base legal y documental la siguiente normativa y documentos internacionales: • • • • • Ley Nº 28716. de obras. de personal. entre otras. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión. a partir de dicho marco normativo.
Las Normas de Control Interno se aplican a todas las entidades comprendidas en el ámbito de competencia del SNC. funciones y procesos en armonía con lo establecido en el presente documento.
La CGR. ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos. de acuerdo con su naturaleza. La aplicación de estas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades. así como en aquellos lineamientos y estándares de control. funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado. La CGR establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar.
5. no resulten aplicables en determinadas situaciones. en su calidad de organismo rector del SNC. los objetivos de las Normas de Control Interno son: • Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa institucional. Estas se describen en el capítulo Marco Conceptual de la estructura de control interno que forma parte de este documento. bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces. así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades.
Las Normas de Control Interno tienen la siguiente estructura: • • Código Título : Es la numeración correlativa que se le asigna a cada norma : Es la denominación breve de la norma Normas de Control Interno 5
Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública.Contraloría General de la República de los titulares. la emisión de las normas específicas aplicables a su entidad. es la competente para la emisión o modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector público sujetas a su ámbito. así como otras normas que se encuentren vigentes. Las Normas de Control Interno se fundamentan en criterios y prácticas de aceptación general. Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación. corresponderá mencionarse específicamente en el rubro limitaciones el alcance de cada norma.
7. En este contexto. con el fin que orienten la efectiva implantación. en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.
6. estructura. En el supuesto que las Normas de Control Interno.
principios de administración y las normas de auditoria gubernamental emitidas por la CGR Sencillas y claras en su redacción y en la explicación sobre asuntos específicos Flexibles. según los avances en la modernización de la administración gubernamental. ser: • • • • Concordantes con el marco legal vigente. permitiendo su adecuación institucional y actualización periódica.
. así como con otras disposiciones relacionadas con el control interno Compatibles con los principios del control interno.
Las Normas de Control Interno tienen como características principales. directivas y normas emitidas por los sistemas administrativos.Contraloría General de la República
Sumilla : Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad Comentario: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las entidades públicas.
con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad (iv) Las actividades de prevención y monitoreo. planes.
La Ley Nº 28716. objetivos. su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno (v) Los sistemas de información y comunicación. incluyendo la actitud de las autoridades y el personal. se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales: (i) Promover la eficiencia. uso indebido y actos ilegales. la Ley refiere que sus componentes están constituidos por: (i) El ambiente de control. valores. que deben identificar. MARCO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
1. define como sistema de control interno al conjunto de acciones. que son las políticas y procedimientos de control que imparte el titular o funcionario que se designe. a través de los cuales el registro. registros. en relación con las funciones asignadas al personal. metas. eficacia. normas. actividades. funcionarios y servidores de una entidad.
2. organización. Ley de Control Interno de la Entidades del Estado. conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa (ii) La evaluación de riesgos. sirva efectivamente para dotar de
. integración y divulgación de la información. así como. así como la calidad de los servicios públicos que presta (ii) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida. contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos (iii) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones (iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información (v) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales (vi) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado. analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines. con el fin de cuidar y asegurar respectivamente. para la consecución de los objetivos institucionales que procura. referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas. actividades y operaciones institucionales (iii) Las actividades de control gerencial. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
Es un proceso integral efectuado por el titular. entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas. en general. procedimientos y métodos.Contraloría General de la República
II. gerencia y los niveles ejecutivos competentes. diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que. organizados e instituidos en cada entidad del Estado. en la consecución de la misión de la entidad. Asimismo. deterioro. procesamiento. con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas. transparencia y economía en las operaciones de la entidad. políticas.
administración y supervisión de sus componentes funcionales. detectar deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y el logro de los resultados esperados. Por ello en el presente documento. por la cual compete a cada entidad conducir. obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores. que agrupa a las actividades de prevención y monitoreo. métodos y procedimientos que le permitan cautelar. para lo cual en su estructura se preverán niveles de control estratégico. El enfoque moderno establecido por el COSO. señala que los componentes de la estructura de control interno se interrelacionan entre sí y comprenden diversos elementos que se integran en el proceso de gestión. eficiencia. incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del SNC (vii) Los compromisos de mejoramiento. En tal sentido. Actividades de control gerencial
d.Contraloría General de la República confiabilidad. ejecutar. para fines de la adecuada formalización e implementación de la estructura de control interno en todas las entidades del Estado. transparencia y legalidad en los resultados de sus procesos. seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento. se concibe que ésta se organice con base en los siguientes cinco componentes: a. actividades u operaciones. Ambiente de control b. como la capacidad institucional para desarrollar las disposiciones. se considera que son principios aplicables al sistema de control interno: (i) el autocontrol. Supervisión. racionalidad y la aplicación de criterios uniformes que contribuyan a una mejor implementación y evaluación integral. planificar. coordinar y evaluar las funciones a su cargo con sujeción a la normativa aplicable y objetivos previstos para su cumplimiento. Dichos componentes son los reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales especializadas en materia de control interno y. y promueva niveles de ordenamiento.
La adecuada implantación y funcionamiento sistémico del control interno en las entidades del Estado. realizar y asegurar la eficacia. y (iii) la autogestión. exige que la administración institucional prevea y diseñe apropiadamente una debida organización para el efecto. en cuya virtud todo funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo. (ii) la autorregulación. Información y comunicación e. si bien su Normas de Control Interno 8
. operativo y de evaluación. por cuyo mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación deficiencia susceptible de corrección. transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional (vi) El seguimiento de resultados. Evaluación de riesgos c.
3. la Guía de INTOSAI y la Ley Nº 28716. La organización sistémica del control interno se diseña y establece institucionalmente teniendo en cuenta las responsabilidades de dirección. consistente en la revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas. La Administración y el Órgano de Control Institucional forman parte del sistema de control interno de conformidad con sus respectivos ámbitos de competencia.
auditores internos y personal de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con eficacia.
El control interno es efectuado por diversos niveles jerárquicos. las actividades de prevención y monitoreo. debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se describen a continuación: • Apoyo institucional a los controles internos: El titular. así como la eficiencia. El titular. estimar sus márgenes aceptables en términos cuantitativos y cualitativos. con arreglo a la normativa respectiva vigente. comprende tanto la obligación de la entidad pública de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines así como la facultad del público de acceder a tal información. • Transparencia en la gestión gubernamental: La transparencia en la gestión de los recursos y bienes del Estado. Su participación y apoyo favorece la existencia de una actitud positiva. para conocer y evaluar en su integridad. • Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. de acuerdo con las circunstancias.
4. La confianza permite promover una atmósfera laboral propicia para el funcionamiento de los controles internos. el titular o funcionario que se designe.Contraloría General de la República denominación y elementos conformantes pueden admitir variantes. así como en mantener una estructura sólida de control interno que promueva el logro de sus objetivos. los funcionarios y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo al funcionamiento adecuado de los controles internos. • Clima de confianza en el trabajo: El titular y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad. • Responsabilidad sobre la gestión: Todo funcionario público tiene el deber de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado. uniforme e integral evaluación por los órganos de control competentes. eficacia y economía de las operaciones. teniendo como base la seguridad y cooperación recíprocas entre las personas así como su integridad y competencia. previstas en los incisos d). seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento. cuyo entorno retroalimenta el cumplimiento de los deberes y los aspectos de la responsabilidad.
. f) y g) del artículo 3º de la Ley 28716. El titular o funcionario designado de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y. La estructura de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro de los objetivos trazados. Los funcionarios. denominado comúnmente también como seguimiento o monitoreo. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en las entidades. su utilización facilita la implantación estandarizada de la estructura de control interno en las entidades del Estado. el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental. contribuyendo igualmente a su ordenada. en consonancia con su respectivo contenido se encuentran incorporadas en el componente supervisión. En tal sentido. La actitud es una característica de cada entidad y se refleja en todos los aspectos relativos a su actuación. eficiencia y economía. funcionarios y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del control interno.
Una estructura de control interno no puede garantizar por sí misma una gestión eficaz y eficiente. precisa y confiable. el titular o funcionario designado debe evaluar periódicamente los controles internos. pueden enfrentar las entidades. con registros e información financiera íntegra. en términos de recursos materiales. irregularidades o fraudes. estas cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad. Mantener un sistema de control interno con el objetivo de eliminar el riesgo de pérdida no es realista y conllevaría a costos elevados que no justificarían los beneficios derivados. negligencia o corrupción.Contraloría General de la República
5. Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad.
. El funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano. Por ello. criterio. ni puede estar libre de errores. la probabilidad de que exista un riesgo y el efecto potencial de éste en la entidad deben ser considerados junto con los costos relacionados a la implantación del nuevo control. tanto como a cambios en el ambiente externo e interno. aun cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que aplica el control interno. el control interno resultará ineficaz. Otro factor limitante son las restricciones que. pudiendo verse afectado por un error de concepción. tales como los cambios organizacionales y en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. La eficacia del control interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y materiales. deben considerarse los costos de los controles en relación con su beneficio. si el personal que realiza el control interno no entiende cual es su función en el proceso o decide ignorarlo. Es más. al determinar el diseño e implantación de un control en particular. informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de los controles dando un buen ejemplo a todos. En consecuencia. Por esta razón. mediante un adecuado proceso de selección y entrenamiento. Por ello.
valores. actuando con independencia. así como una clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño.3.1. 1. 1.6. El titular o funcionario designado debe evaluar y supervisar continuamente el funcionamiento adecuado del control interno en la entidad y transmitir a todos los niveles de la entidad. La naturaleza de esa actitud fija el clima organizacional y. Comentarios: 01 La filosofía de la Dirección refleja una actitud de apoyo permanente hacia el control interno y el logro de sus objetivos. El titular.1. 1.
La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinación de los factores que lo determinan. funcionarios y demás miembros de la entidad deben considerar como fundamental la actitud asumida respecto al control interno. entre otros. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
1.8.7. y estableciendo un código de ética y criterios de evaluación del desempeño. provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.4. 1. valores. NORMAS BÁSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL
1. influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad. El mayor o menor grado de desarrollo de éstos fortalecerá o debilitará el ambiente y la cultura de control. Contenido: 1. su compromiso con el mismo. conductas y reglas apropiadas.2. Filosofía de la Dirección Integridad y los valores éticos Administración estratégica Estructura organizacional Administración de recursos humanos Competencia profesional Asignación de autoridad y responsabilidades Órgano de Control Institucional. para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. competencia y liderazgo. de manera explícita y permanente. una conducta orientada hacia los valores y la ética. la transparencia en la toma de decisiones. NORMA GENERAL CONTROL PARA COMPONENTE EL AMBIENTE DE
El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas. 1. por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones. 1. Filosofía de la Dirección
La filosofía y estilo de la Dirección comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno.Contraloría General de la República
III. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno.5. sobre todo. conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control. Estas prácticas. 1.
. los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión.
1. ya que cada miembro cumple un rol importante dentro de la entidad. El titular o funcionario designado juega un rol determinante en el establecimiento de una cultura basada en valores. reglamentos y otras disposiciones normativas. actividades y tareas pueda ser detectado y transmitido oportunamente para su corrección oportuna. decretos. El titular o funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad.Contraloría General de la República 03 El titular o funcionario designado debe hacer entender al personal la importancia de la responsabilidad de ejercer y ejecutar los controles internos. El ambiente de confianza incluye la existencia de mecanismos que favorezcan la retroalimentación permanente para la mejora continua. de los procesos. Esto implica que todo asunto que interfiera con el desempeño organizacional. que con su ejemplo. la adecuada comunicación y las técnicas de trabajo participativo y en equipo. de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas. También debe lograr que éstas sean asumidas con seriedad e incentivar una actitud positiva hacia el control interno. derivado de la difusión de la información necesaria. El titular o funcionario designado debe incorporar estos principios y valores como parte de la cultura organizacional. El titular o funcionario designado debe facilitar. contribuirá a fortalecer el ambiente de control. reconocer y valorar los aportes del personal estimulando la mejora continua en los procesos de la entidad.3. A este propósito contribuye el ambiente de confianza entre el personal. Comentarios: 01 Los principios y valores éticos son fundamentales para el ambiente de control de las entidades. promover.
1. de manera que subsistan a los cambios de las personas que ocupan temporalmente los cargos en una entidad. El titular y funcionarios de la entidad. Integridad y valores éticos
La integridad y valores éticos del titular. actividades y tareas de la entidad. funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor. El titular o funcionario designado debe integrar el control interno a todos los procesos. a través de sus actitudes y acciones. La demostración y la persistencia en un comportamiento ético por parte del titular y los funcionarios es de vital importancia para los objetivos del control interno.2. Administración estratégica
Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo. sus acciones deben ir más allá del solo cumplimiento de las leyes. Debido a que éstos rigen la conducta de los individuos. deben promover las condiciones necesarias para el establecimiento de un ambiente de confianza. así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual. El titular o funcionario designado debe propiciar un ambiente que motive la propuesta de medidas que contribuyan al perfeccionamiento del control interno y al desarrollo de la cultura de control institucional. También debe contribuir a su fortalecimiento en el marco de la vida institucional y su entorno.
con arreglo a la normativa vigente respectiva. entre otros: (i) la eficacia de los procesos operativos. tipo y grado de autoridad en relación con los niveles jerárquicos. canales y medios de comunicación.Contraloría General de la República Comentarios: 01 Se entiende por administración estratégica al proceso de planificar. y (vii) los canales de comunicación y coordinación. actividades y tareas.
1. (vi) las unidades orgánicas o áreas existentes. los resultados alcanzados. El titular o funcionario designado debe difundir estos documentos tanto dentro de la entidad como a la ciudadanía en general. (iv) la satisfacción de los clientes. deben diseñar su estructura orgánica. En tal sentido. incluyendo la programación y administración de los recursos financieros. usuarios o ciudadanía. entre otros elementos de análisis. de organización y funciones y organigramas.
1. procesos de programación de puestos y contratación del personal necesario para cubrir dichos puestos Con respecto de los recursos materiales debe programarse la adquisición de bienes y contratación de servicios requeridos. así como la estructura de soporte para su administración. En una entidad sin administración estratégica. (iii) la calidad y naturaleza de los productos o servicios brindados. (ii) la velocidad de respuesta de la entidad frente a cambios internos y externos. misión. el control interno carecería de sus fundamentos más importantes y sólo se limitaría a la verificación del cumplimiento de ciertos aspectos formales. Comentarios: 01 La determinación la estructura organizativa debe estar precedida de un análisis que permita elegir la que mejor contribuya al logro de los objetivos estratégicos y los objetivos de los planes operativos anuales. de acuerdo con la normativa vigente emitida por los organismos competentes. (v) la identificación de necesidades y recursos para las operaciones futuras. complejidad y extensión de los procesos. con componentes de visión. operaciones. Estructura organizacional
El titular o funcionario designado debe desarrollar. la identificación de las demandas actuales y futuras de la ciudadanía. Los productos de las actividades de formulación. las causas que explican los desvíos con respecto de lo programado. La dimensión de la estructura organizativa estará en función de la naturaleza. La determinación de la estructura organizativa debe traducirse en definiciones acerca de normas. aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión. formales y multidireccionales que contribuyen a los ajustes necesarios de la estructura organizativa. así como las instancias de coordinación interna e interinstitucional que resulten apropiadas.5. la misma que no solo debe contener unidades sino también considerar los procesos. El resultado de toda esta labor debe formalizarse en manuales de procesos. Las entidades públicas. metas y objetivos estratégicos. informales. El análisis de la situación y del entorno debe considerar. Administración de los recursos humanos
Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos
. seguimiento y evaluación deben estar formalizadas en documentos debidamente aprobados y autorizados. en concordancia con la misión establecida en su ley de creación. toda entidad debe buscar tender a la elaboración de sus planes estratégicos y operativos gestionándolos.4. Para ello debe analizarse. cumplimiento.
Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades.
1. De allí la importancia del desempeño de cada uno de los miembros de la entidad y de cuán claro comprendan su rol en el cumplimiento de los objetivos. la promoción de actividades de capacitación y formación que permitan al personal aumentar y perfeccionar sus capacidades y habilidades. ordenada. El titular o funcionario designado debe especificar. En el desarrollo de personal se debe considerar la creación de condiciones laborales adecuadas. el nivel de competencia requerido para los distintos niveles y puestos de la entidad.
. capacidades y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ética. Competencia profesional
El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal. al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. mecanismos y procedimientos de control implantados por la administración está sujeta.Contraloría General de la República
humanos de la entidad. la existencia de un sistema de evaluación del desempeño objetivo. El titular.6. Las actividades de reclutamiento y contratación. Los funcionarios y servidores públicos tienen la responsabilidad de mantenerse actualizados en sus deberes y responsabilidades demostrando preocupación e interés en el desempeño de su labor. a la calidad del potencial del recurso humano con que se cuente. funcionarios y demás servidores de la entidad deben mantener el nivel de competencia que les permita entender la importancia del desarrollo. en gran parte. Comentarios: 01 La competencia incluye el conocimiento. económica. inducción y desarrollo del personal. En efecto. rendición de cuentas e incentivos que motiven la adhesión a los valores y controles institucionales. eficacia y vocación de servicio a la comunidad. así como establecer relaciones de información. de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia. en los requerimientos de personal. así como para las distintas tareas requeridas por los procesos que desarrolla la entidad. así como los límites de su autoridad.7. eficaz y eficiente. Comentarios: 01 La eficacia del funcionamiento de los sistemas de control interno radica en el elemento humano. que forman parte de la selección. la aplicación exitosa de las medidas. implantación y mantenimiento de un buen control interno. En la inducción deben considerarse actividades de integración del recurso humano en relación con el nuevo puesto tanto en términos generales como específicos. El titular o funcionario designado debe definir políticas y procedimientos adecuados que garanticen la correcta selección. deben llevarse a cabo de manera ética. acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado. y practicar sus deberes para poder alcanzar los objetivos de éste y la misión de la entidad. niveles y reglas de autorización. Comentarios: 01 El titular o funcionario designado debe tomar las acciones necesarias para garantizar que el personal que labora en la entidad tome conocimiento de las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupan.
manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad. identificación. Es decir. Adicionalmente. de acuerdo con la metodología. tácticas y procedimientos definidos. ello no exime a que las demás áreas o unidades orgánicas. los resultados obtenidos como producto de la autoridad asignada. la calidad de los productos y servicios y la eficiencia de las operaciones. los cuales deben ser de conocimiento del personal en general. estrategias. con el propósito de Normas de Control Interno 15
. estrategias. en tanto que la responsabilidad se comparte. deben integrarse con miembros de comprobada competencia e idoneidad profesional. así como el logro de sus objetivos y los de la entidad. deban identificar los eventos potenciales que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos.
NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos.8. cuando sea necesario. en la medida en que ésta favorezca el cumplimiento de sus objetivos. entre otros. Asimismo. La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. Comentarios: 01 02 Los Órganos de Control Institucional realizan sus funciones de control gubernamental con arreglo a la normativa del SNC y sujetos a la supervisión de la CGR. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos. cada funcionario o servidor público es responsable de sus actos y debe rendir cuenta de los mismos. la autoridad se delega. Cualquiera sea la conformación de los equipos de trabajo responsables de la evaluación del control interno. El titular o funcionario designado debe establecer los límites para la delegación de autoridad hacia niveles operativos de los procesos y actividades propias de la entidad. sino que deben extenderse a la identificación de necesidades u oportunidades de mejora en los demás procesos de la entidad. que debe estar debidamente implementada. contribuye de manera significativa al buen ambiente de control. Todo el personal que labora en las entidades del Estado debe asumir sus responsabilidades en relación con las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupa.Contraloría General de la República 02 La asignación de autoridad y responsabilidad debe estar definida y contenida en los documentos normativos de la entidad.
1. tales como aquellos relacionados con la confiabilidad de los registros y estados financieros. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. e incluye: planeamiento. valoración o análisis. Los productos generados por el Órgano de Control Institucional no deben limitarse a evaluar los procesos de control vigentes. Órgano de Control Institucional
La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional. el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología. En este sentido. tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. Es necesario considerar que la delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación.
2. Toda delegación incluye la necesidad de autorizar y aprobar.
Planeamiento de la gestión de riesgos Identificación de los riesgos Valoración de los riesgos Respuesta al riesgo.4. todos en la entidad pasan a estar involucrados en la administración de riesgos. documentos y comunicaciones que se deben generar e intercambiar. mediano y corto plazo respectivamente. así como los métodos. Normas de Control Interno 16
. También deben establecerse los roles. Contenido 2. Debe estar incorporada en la filosofía. que se asocian a decisiones de largo. 2. en tanto que si es negativo se le conoce como riesgo. la administración de los riesgos debe ser un proceso continuo.Contraloría General de la República mantenerlos dentro de margen de tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento. Se deben desarrollar planes. 2.1. Los eventos pueden tener un impacto positivo. técnicas y herramientas que se usarán para el proceso de administración de riesgos y el tipo de informes. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo. económicas. identificando el grado en que el control vigente maneja los riesgos. Se debe poner en marcha un proceso de evaluación de riesgos donde previamente se encuentren definidos de forma adecuada las metas de la entidad. más que ser vista o practicada como una actividad separada. Dado que las condiciones gubernamentales. El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. de manera que se logre identificar los procesos y puntos críticos. táctico y operativo de la entidad. regulatorias y operacionales están en constante cambio. 2.1. Estos se fijan en el nivel estratégico.
NORMAS BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS
2. negativo o de ambos tipos a la vez. así como los eventos que pueden afectar las actividades de la entidad.2. Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario designado comience a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas y antes de ejecutar las acciones para administrarlos. Esto significa que se debe contar con personal competente para identificar y valorar los riesgos potenciales. tecnológicas. A través de la identificación y la valoración de los riesgos se puede evaluar la vulnerabilidad del sistema.3. Para lograr esto. La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. métodos de respuesta y monitoreo de cambios. responsabilidades y el ambiente laboral para una efectiva administración de riesgos. Establecer los objetivos institucionales es una condición previa para la evaluación de riesgos. organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Planeamiento de la administración de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara. se debe adquirir un conocimiento de la entidad. así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos. Cuando esto se logra. Comentarios: 01 Un evento es un incidente o acontecimiento derivado de fuentes internas o externas que afecta a la implementación de la estrategia o la consecución de objetivos. prácticas y procesos de negocio de la entidad. Cuando el impacto es positivo se le conoce como oportunidad.
procesos y tecnología. Comentarios: 01 La metodología de identificación de riesgos de una entidad puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo. políticos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura. Las más usadas son el método Delphi y la técnica del Grupo Nominal. en juicios de expertos. Las técnicas de identificación de riesgos. sino también realizando ejercicios de prospectiva. El titular y funcionarios deben desarrollar un entendimiento de las interrelaciones que existen entre los riesgos.
2. entre otros. El planeamiento de la administración de riesgos puede ser específico en algunas áreas. Es útil agrupar en categorías los riesgos potenciales mediante la acumulación de los eventos que ocurren en una entidad en los procesos claves (estratégicos y operativos). describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar. como en la asignación de responsabilidades y en la definición del entrenamiento necesario que el personal debe tener para un mejor manejo y monitoreo de los riesgos. no solo consiguiendo información detallada como base para su valoración. entre otros. Se establecen objetivos y metas. Dichos eventos. La técnica denominada Juicio de Expertos no solo es aplicable a la identificación de riesgos. El proceso de identificación de riesgos debe tener como entradas tanto la experiencia de la entidad en materia de impactos derivados de hechos ocurridos como futuros. tienen un impacto positivo. de manera que se vea plasmado en su gestión. en las fuentes de información. impidiendo la creación de valor o erosionando el valor existente. En el planeamiento de los riesgos se desarrolla una estrategia de gestión. manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos. detallando indicadores de riesgos.Contraloría General de la República
El riesgo se define como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de manera adversa el logro de los objetivos de la entidad. delineando procedimientos para las estrategias del manejo. Incluye actividades de identificación.2. Se debe identificar los eventos externos e internos que afectan o puedan afectar a la entidad. negativo o una Normas de Control Interno 17
. en las actividades críticas. La administración apropiada de los riesgos tiende a reducir la probabilidad de la ocurrencia y del impacto negativo de éstos y muestra a la entidad cómo debe ir adaptándose a los cambios. si ocurren. por contexto. asignando responsabilidades para áreas específicas. que incluye su proceso e implementación. identificando conocimientos técnicos adicionales necesarios. en los ciclos de vida de diferentes procesos. sociales y tecnológicos. documentos y las comunicaciones necesarios. Identificación de los riesgos
En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. sino también a la ejecución de pronósticos y a la toma de decisiones. El planeamiento de la administración de riesgos es un proceso continuo. análisis o valoración. estableciendo métricas para el monitoreo y definiendo los reportes. medioambientales. deben tomar como base eventos y tendencias pasados así como técnicas de prospectiva en general. El riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento negativo con cuánto daño causaría (impacto). Los factores externos incluyen factores económicos. personal.
Contraloría General de la República combinación de ambos. la gestión puede valorarlos y agruparlos en categorías comunes. 04 Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados.
. Comentarios: 01 La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas: probabilidad e impacto. Cuando los riesgos no están positivamente correlacionados. La entidad puede valorar la manera cómo los riesgos se correlacionan positivamente. y la gestión los considera como base para desarrollar una respuesta. Probabilidad representa la posibilidad de ocurrencia. La selección de las técnicas debe reflejar el nivel de precisión requerido y la cultura de la unidad de negocios. Por lo tanto. Valoración de los riesgos
El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Usualmente existe un rango de resultados posibles que se asocian con un riesgo. el impacto de la materialización de los riesgos sobre los objetivos. la administración los valora individualmente. La administración debe usar métricas de desempeño para determinar en qué medida se están logrando los objetivos.3. Estos estimados se determinan usando tanto datos de eventos pasados observados. los eventos con signo positivo representan oportunidades y compensan los impactos negativos de los riesgos. los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados subjetivos. una fuente de identificación son los análisis de fortalezas-oportunidades-debilidades-amenazas que realizan las entidades como parte del proceso de planeamiento estratégico. como técnicas prospectivas. Si bien el impacto individual puede ser bajo. Las técnicas cuantitativas son usadas para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos. Los métodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos. probabilidad de ocurrencia y una cuantificación de los efectos resultantes o impacto. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia. cuantificar la probable pérdida que pueden ocasionar y calcular el impacto que pueden tener en la satisfacción de los usuarios del servicio. La administración a menudo usa técnicas cualitativas de valoración cuando los riesgos no son cuantificables o cuando el uso de datos no son verificables. De este análisis. Las técnicas cualitativas consisten en la evaluación de la prioridad de los riesgos identificados usando como criterios la probabilidad de ocurrencia. De otro lado. cuando es probable que éstos ocurran en múltiples unidades de negocio. se derivarán los objetivos específicos de control y las actividades asociadas para minimizar los efectos de los riesgos identificados como relevantes. tiempo. La metodología de análisis o valoración del riesgo de una entidad debe normalmente comprender una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas. en tanto éstos hayan sido correctamente elaborados. Puede ser útil usar la misma unidad de medida cuando se considera el impacto potencial de un riesgo para el logro de un objetivo específico. combinan e interactúan para crear probabilidades o impactos significativamente diferentes. mientras que el impacto representa el efecto debido a su ocurrencia. los eventos con signo negativo representan riesgos y requieren de evaluación y respuesta por parte del órgano competente de la entidad. además de otros factores tales como la tolerancia al riesgo y costos.
2. entre otros. En términos generales. debiendo considerar al menos una estimación de su frecuencia. una correlación positiva de éstos puede tener impacto mayor. respuesta y consecuencias.
Este proceso consiste en la selección de la opción más apropiada en su manejo (evitarlos. Evitar el riesgo implica el prevenir las actividades que los originan. niveles y funciones de la entidad. compartirlos y aceptarlos) y su debida implementación (a menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo). luego de seleccionar una respuesta. operaciones.Contraloría General de la República
2. relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Las respuestas al riesgo son evitar. reducirlos. verificaciones. El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar. vuelve a medir el riesgo sobre una base residual. La administración de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir un enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una valoración compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. reducir.4. reducir. Esto da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y modificar su “status quo”. Con este propósito. sino también por causa de la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las actividades. identificándolos y proveyendo una acción para la reducción de su probabilidad e impacto. controles
. debe reconocer que siempre existirá algún nivel de riesgo residual no solo porque los recursos son limitados. Como parte de la administración de riesgos. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para lidiar con ellos. Incluyen un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como: procedimientos de aprobación y autorización. Los procedimientos son el conjunto de especificaciones.
3. la entidad considera para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de respuestas. Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. El compartirlo reduce la probabilidad o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. Este punto de vista refleja el perfil de la unidad en relación con sus objetivos y sus tolerancias al riesgo. Asimismo. Comentarios: 01 Una parte crítica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos.
El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Respuesta al riesgo
La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costobeneficio. las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. compartir y aceptar. La administración. contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos.
Para ser eficaces. revisión de procesos y supervisión. 3. o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. Comentarios:
. Segregación de funciones
La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos. por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido.
3. actividades o tareas con el propósito que éstos puedan ser emitidos como productos finales o ser usados como entradas en otros procesos.7. segregación de responsabilidades. funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio. 3. Procedimientos de autorización y aprobación
La responsabilidad por cada proceso. específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo.3. 3. de tal manera que los empleados actúen en concordancia con dichos términos y dentro de las limitaciones establecidas por el titular o funcionario designado o normativa respectiva. actividades o tareas debe ser realizada sólo por personas que tengan el rango de autoridad competente. 3.Contraloría General de la República sobre el acceso a recursos y archivos. actividades o tareas. entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.1. Comentarios: 01 La autorización para la ejecución de procesos. Los procedimientos de aprobación deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos. Los procedimientos de autorización deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos. 3. Contenido 3. 3. actividades.5. conciliaciones. Asimismo. Procedimientos de autorización y aprobación Segregación de funciones Evaluación costo-beneficio Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Verificaciones y conciliaciones Evaluación de desempeño Rendición de cuentas Revisión de procesos. La ejecución de los procesos. revisión del desempeño de operaciones.2. 3. La aprobación consiste en el acto de dar conformidad o calificar positivamente. deben ser razonables.9. actividades y tareas Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC). un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso. los resultados de los procesos. Asimismo.1. las actividades de control gerencial deben ser adecuadas. La autorización es el principal medio para asegurar que las actividades válidas sean ejecutadas según las intenciones del titular o funcionario designado. actividad o tarea. Es decir.6.8.2. actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida. 3. deben incluir condiciones y términos.4. Las instrucciones que se imparten a todos los funcionarios de la institución deben darse principalmente por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido.
El grado de restricción depende de la vulnerabilidad de los recursos y el riesgo percibido de pérdida o utilización indebida. entre otros. custodia. procesamiento. deben evaluarse periódicamente estos riesgos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos. Revisar y actualizar periódicamente los controles existentes de manera que satisfagan los criterios de factibilidad y conveniencia. y con la necesidad de que los controles se acoplen de manera natural a los procesos. para determinar la vulnerabilidad de un recurso se debe considerar su costo. registro de operaciones y archivo de la documentación. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. control. inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos. por su disponibilidad de recursos. Las funciones asignadas deben incluir autorización. Comentarios: 01 02 El acceso a los recursos y archivos se da de dos maneras: (i) autorización para uso y (ii) autorización de custodia.4. Para ello la evaluación de los controles debe hacerse a través de dos criterios: factibilidad y conveniencia. La segregación de funciones debe estar asignada en función de la naturaleza y volumen de operaciones de la entidad. La factibilidad tiene que ver con la capacidad de la entidad de implantar y aplicar el control eficazmente. La rotación de funcionarios o servidores públicos puede ayudar a evitar la colusión ya que impide que una persona sea responsable de aspectos claves por un excesivo período de tiempo. incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos y medidas del caso y obtener los objetivos de control pretendidos. lo que está determinado. actividades y tareas de los empleados y se conviertan en parte de ellos. revisión. fundamentalmente. Evaluación costo-beneficio
El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos. Comentarios: 01 Debe considerarse como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio de él se pueda obtener. portabilidad y posibilidad de cambio.
3. La conveniencia se relaciona con los beneficios esperados en comparación con los recursos invertidos. La restricción de acceso a los recursos reduce el riesgo de la utilización no autorizada o pérdida.
. Por otro lado.Contraloría General de la República 01 Las funciones deben establecerse sistemáticamente a un cierto número de cargos para asegurar la existencia de revisiones efectivas.3. Asimismo.
Dichos registros están referidos a la información operativa. A partir de estos indicadores se puede diseñar un sistema de alerta temprano que permita identificar con anticipación los factores que pueden afectar el logro de objetivos y metas. Rendición de cuentas
La entidad. los indicadores establecidos en los planes estratégicos y operativos deben aplicarse como puntos de referencia. Evaluación de desempeño
Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes. Esto último con el objetivo de fortalecer a la entidad y enfrentar cualquier riesgo existente. La evaluación de desempeño de la gestión debe constituir una herramienta necesaria que requiere ser formalizada a través de regulaciones internas. Deben también realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad. de origen interno y externo) para prevenir o corregir desviaciones. para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia. funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado. Durante la evaluación del desempeño. para cuyo
3. asegurándose que se observen los requisitos aplicables (jurídicos. Verificaciones y conciliaciones
Los procesos.Contraloría General de la República
3. así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior. entre éstos y los de distintas unidades. Comentarios: 01 Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. Estos constituyen una herramienta para evaluar el logro de los objetivos y metas y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema a través de la aplicación de las actividades de control de control gerencial destinadas a minimizar los riesgos de la entidad. eficacia. economía y legalidad aplicables. cuantificando su incidencia. financiera. así como el logro de los resultados esperados. tareas y operaciones. el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales.7. Comentarios: 01 La administración. actividades. técnicos y administrativos. Una medida de evaluación del desempeño en cuanto a procesos u operaciones lo pueden brindar los indicadores. tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. La evaluación del desempeño permite generar conciencia sobre los objetivos y beneficios derivados del logro de los resultados organizacionales. así como prever cualquier otro que pueda presentarse en el futuro. con la finalidad de establecer la veracidad de la información contenida en los mismos. debiendo definirse y formalizarse en documentos de carácter institucional. administrativa y estratégica propia de la institución. debe vigilar y evaluar la ejecución de los procesos. actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse. independientemente del nivel jerárquico o funcional. así como contra los registros generales de la institución y los de terceros ajenos a ésta. Asimismo.6.5. la retroalimentación obtenida con respecto al cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario modificarlos. los titulares.
Normas de Control Interno 23
. actividades y tareas. Revisión de procesos.
3. La documentación de los procesos. y así contribuir a la mejora continua en la entidad. Documentación de procesos. actividades y tareas producto de mejoras o cambios en las normativas y estándares deben reflejarse en una actualización de la documentación respectiva. Comentarios: 01 En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus responsabilidades por la administración y uso de recursos y bienes de la entidad. actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos. actividades y tareas deben proporcionar seguridad de que éstos se estén desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos. el efecto o impacto. actividades y tareas
Los procesos. así como asegurar la calidad de los productos y servicios entregados por las entidades.8. respecto al uso de los recursos y bienes del Estado. actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los estándares establecidos por el titular o funcionario designado.9. Las revisiones periódicas de los procesos.Contraloría General de la República
efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente. Comentarios: 01 Las revisiones periódicas de los procesos. actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos. facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados. actividades y tareas deben brindar la oportunidad de realizar propuestas de mejora en éstos con la finalidad de obtener una mayor eficacia y eficiencia. procedimientos vigentes y demás requisitos. debiendo considerarse como mínimo la descripción de los hechos sucedidos. actividades y tareas de la entidad deben estar disponibles para facilitar la revisión de los mismos. Cualquier modificación en los procesos. las medidas adoptadas para su corrección y los responsables en cada caso. así como asegurar el rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados (trazabilidad). 01 Los procesos. actividades y tareas
Los procesos. los funcionarios y servidores públicos deben estar preparados en todo momento para cumplir con su obligación periódica de rendir cuentas ante la instancia correspondiente. políticas y procedimientos. que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendición de cuentas mediante la implementación de medidas y procedimientos de control. Dicha documentación comprende también los registros generados por los controles establecidos. para así garantizar su adecuada documentación. actividades y tareas debe garantizar una adecuada transparencia en la ejecución de los mismos. Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno. Caso contrario se debe detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planeado.
3. La documentación correspondiente a los procesos. como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los procesos. políticas. El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la información necesaria.
mantenimiento y cambio en la aplicación del software . producción y soporte técnico Segregación de funciones Controles de acceso general. Se requiere definir mecanismos de autorización para la realización de proyectos. Los controles de aplicación incluyen la implementación de controles para el ingreso de datos. debiendo estar diseñados para prevenir.En el requerimiento. pudiendo así conducir a acciones no autorizadas u obtener acceso indebido a los recursos de información. procedimientos y estructura organizacional estén establecidos para prevenir que una persona controle los aspectos clave de las operaciones de los sistemas. detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas. análisis. El control del desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información provee la estructura para el desarrollo seguro de nuevos sistemas y la modificación de los existentes.
La segregación de funciones implica que las políticas. Comentarios: 01 Los controles generales los conforman la estructura.En el aseguramiento de datos fuente por medio de accesos a usuarios internos del área de sistemas
. políticas y procedimientos que se aplican a las TIC de la entidad y que contribuyen a asegurar su correcta operatividad. la entidad debe diseñar controles en las siguientes etapas : (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Definición de los recursos Planificación y organización Requerimiento y salida de datos o información Adquisición e implementación Servicios y soporte Seguimiento y monitoreo. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad.Contraloría General de la República
3. instalaciones y personal. seguridad física y lógica de los equipos centrales Continuidad en el servicio. incluyendo las carpetas de documentación de estos. pase a producción. revisiones. Las decisiones sobre desarrollo propio o adquisición de software deben considerar la satisfacción de las necesidades y requerimientos de los usuarios así como el aseguramiento de su operabilidad. ya sea por medios físicos o electrónicos. desarrollo. Los controles deben estar implementados en los siguientes procesos: • Controles para el área de desarrollo: . proceso de transformación y salida de información. sistemas de información. es decir. pruebas y aprobaciones para actividades de desarrollo y modificaciones previas a la puesta en operación de los sistemas.10. pruebas.Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones
La información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC). Los principales controles deben establecerse en:
Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales los controles de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones de desarrollo. tecnología asociada.
Para la puesta en funcionamiento de las TIC. Las TIC abarcan datos.
4. 4. Asimismo. como por ejemplo redes instaladas. actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o información para la toma de decisiones. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. en el mantenimiento de máquinas (hardware). intranet y correos electrónicos. creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente Controles para el área de soporte técnico. así como al respaldo de la información (backup) . Es importante el control sobre el uso de contraseñas. aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. 4. debe existir una comunicación efectiva en sentido amplio a través de los procesos y niveles jerárquicos de la entidad. cuidando la anulación de las asignadas a personal que se desvincule de las funciones.6.En la salida interna y externa de datos.2.Contraloría General de la República .
4. se requiere que éstos sean preparados y programados con anticipación para mantener la continuidad del servicio.
El control específico de las actividades incluye el cambio frecuente de contraseñas y demás mecanismos de acceso que deben limitarse según niveles predeterminados de autorización en función de las responsabilidades de los usuarios.3. sistemas operativos. los métodos. sino también con sucesos. por medio de la creación de perfiles de acuerdo con las funciones de los empleados.5. medios y acciones que. Contenido 4. Para ello se debe elaborar.
Se entiende por el componente de información y comunicación. La información no solo se relaciona con los datos generados internamente. desarrollando políticas de seguridad. siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.8. canales. 4. procesos.En la seguridad física.1. El programa de planificación y administración de seguridad provee el marco y establece el ciclo continuo de la administración de riesgos para las TIC.4.En la seguridad lógica. por medio de documentación en soporte físico o electrónico o por medio de comunicaciones a través de publicidad y página Web Controles para el área de producción: . 4. por medio de restricciones de acceso a la sala de cómputo y procesamiento de datos. mantener y actualizar periódicamente un plan de contingencia debidamente autorizado y aprobado por el titular o funcionario designado donde se estipule procedimientos previstos para la recuperación de datos con el fin de afrontar situaciones de emergencia. asignando responsabilidades y realizando el seguimiento de la correcta operación de los controles. 4. Los controles de seguridad deben proteger al sistema en general y las comunicaciones cuando aplique.7. licencias (software). Para el adecuado ambiente de control en los sistemas informáticos. con enfoque sistémico y regular. utilitarios (antivirus) y bases de datos. a las redes instaladas. La comunicación es inherente a los sistemas de información. 4. Funciones y características de la información Información y responsabilidad Calidad y suficiencia de la información Sistemas de información Flexibilidad al cambio Archivo institucional Comunicación interna Comunicación externa Normas de Control Interno 25
financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. seleccionados. evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. identificados.
4.1. Esta actitud debe traducirse en acciones concretas como la asignación de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que evidencien la atención que se le otorga.9.3. evaluada y sintetizada para reducir los grados de incertidumbre que caracterizan a la actividad gerencial en la toma de decisiones. Por ello debe distinguirse que en los niveles inferiores generalmente se realizan actividades programadas que requieren información de carácter operacional. En cambio. Comentarios: 01 La información debe ser fidedigna con los hechos que describe. para que la información resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad. Normas de Control Interno 26
. pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. suficiencia. registrados. oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión. Información y responsabilidad
La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. En este sentido. accesibilidad. integridad. Calidad y suficiencia de la información
El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad. precisión. calidad. La obtención y clasificación de la información deben operarse de manera de garantizar la adecuada oportunidad de su divulgación a las personas competentes de la entidad. certidumbre. Por ello requiere ser seleccionada. Los datos pertinentes deben ser captados. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad.2. Funciones y características de la información
La información es resultado de las actividades operativas.
4. actualización y objetividad. analizada. reflejada en la elección de diversas alternativas posibles. Para ello se debe diseñar. estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.
4. siendo necesario el establecimiento de un sistema de gestión del conocimiento que permita el aprendizaje organizacional y la mejora continua. Los flujos de información deben ser coherentes con la naturaleza de las operaciones y decisiones que se adopten en cada nivel organizacional. mostrando una actitud comprometida hacia éstos. Comentarios: 01 El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempeñan los sistemas de información para el correcto desarrollo de sus deberes. Canales de comunicación. racionalidad. La información debe ser usada para la creación de conocimiento en la entidad. en la medida que se asciende en los niveles. propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la misma cumplan apropiadamente su finalidad. se requiere disponer de otro tipo de información orientada al logro de los objetivos estratégicos y de gestión.Contraloría General de la República 4.
el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones. Por esa razón. necesidades y naturaleza de la entidad. actual y fácilmente accesible para las personas que la requieran. contable y financiera por períodos y expuestos comparativamente Gestión administrativa. manuales o una combinación de ambos. de preferencia y dependiendo del caso en tiempo real.
4.Contraloría General de la República
Comentarios: 01 La información es fundamental para la toma de decisiones como parte de la administración de cualquier entidad. poseer valor para la toma de decisiones. Deben estar en posibilidad de brindar información con respecto a:
Misión. entre otros.
. Pueden orientarse al manejo. técnico u operativo. presupuestal y logística de la entidad. rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Es decir debe disponerse de la información necesaria para la toma de decisiones. facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas. De este modo. entre otras de manera imparcial y objetiva. en el sistema de información se debe considerar mecanismos y procedimientos coherentes que aseguren que la información procesada presente un alto grado de calidad. por ende. La calidad de los sistemas de información debe asegurarse por medio de la elaboración de procedimientos documentados.
4.5. ejecución y evaluación de actividades. con expresiones monetarias y físicas Niveles alcanzados en el logro de los objetivos estratégicos y operativos Estados de situación económica. Comentarios: 01 La entidad debe implementar sistemas de información que se adecuen a la estrategia global y a la naturaleza de las operaciones de la entidad. pudiendo ser informáticos. para el logro de los objetivos y las metas. en consonancia con la normativa sobre transparencia fiscal y acceso público a la información Otros requerimientos específicos de orden legal. Flexibilidad al cambio
Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente. Por ello deberá ajustarse a las características. Sistemas de información
Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y. y de ser necesario. así como ser oportuna. estrategia. objetivos. financiera. debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. presupuestaria y operacional. normas y metas institucionales Programación. contable.4. preparación y presentación de la información económica. políticas y programas de trabajo. planes. La información debe ser generada en cantidad suficiente y conveniente. Cuando la entidad cambie objetivos y metas. También debe contener el detalle adecuado según las necesidades de los distintos niveles organizacionales.
Los sistemas de información deben estar orientados a integrar las operaciones de la entidad. evitando manejar volúmenes que superen lo requerido.
actitudes y conductas de los clientes o usuarios internos de la entidad. entre otros. La flexibilidad al cambio debe considerar en forma oportuna situaciones referentes a:
Cambios en la normativa que alcance a la entidad Opiniones. necesidades e inquietudes de los clientes o usuarios sobre el servicio que se les proporciona. responsabilidades y roles con la finalidad de emitir un mensaje adecuado y claro. así como entre las áreas y unidades orgánicas en general. Asimismo debe servir de control.
4. cualesquiera sean los roles que desempeñen. reclamos. tales como los informes y registros contables.
4. motivación y expresión de los usuarios. incluyendo las fuentes de sustento. Archivo institucional
El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico.
4. Comentarios: 01 La comunicación interna debe estar orientada a establecer un conjunto de técnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la entidad y su entorno o influir en las opiniones. usuarios y ciudadanía en
.7. Es importante establecer buenas relaciones entre el personal de las áreas que componen la entidad. Comentarios: 01 La importancia del mantenimiento de archivos institucionales se pone de manifiesto en la necesidad de contar con evidencia sobre la gestión para una adecuada rendición de cuentas. magnéticos y físicos según el caso.8. La política de comunicaciones debe permitir las diferentes interacciones entre los funcionarios y servidores públicos. En consecuencia. con base en las disposiciones técnicas y jurídicas que emiten los órganos competentes y que apoyen los elementos del sistema de control interno. definiendo misiones. todo ello con el fin de que se cumplan los objetivos.Contraloría General de la República Comentarios: 01 La revisión de los sistemas de información debe llevarse a cabo periódicamente con el fin de detectar deficiencias en sus procesos y productos y cuando ocurren cambios drásticos en el entorno o en el ambiente interno de la entidad. administrativos y de gestión. producto de la evaluación realizada se debe decidir por efectuar cambios en sus partes u optar por el rediseño del sistema.6. Comunicación interna
La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo. Corresponde a la administración establecer los procedimientos y las políticas que deben observarse en la conservación y mantenimiento de archivos electrónicos. Comunicación externa
La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes. con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad.
general. Los mensajes hacia el exterior deben considerar la imagen que la institución debe proyectar con respecto de la lucha contra la corrupción. actividades y tareas en la entidad. sino también líneas de entrega que permitan la retroalimentación y distribución para coordinar las diferentes actividades. correcta y oportuna. debe garantizarse la transparencia y el derecho de acceso a la información pública. de modo que puedan entender el entorno y los riesgos de la entidad. generando confianza e imagen positivas a la entidad. al menos. aplicando la tecnología informática Coordinar las oportunidades de información entre los diferentes usuarios de la entidad para evitar duplicidad de tareas o superposición entre las mismas Generar formas de relaciones participativas en el ámbito de trabajo. y a la ejecución de procesos. El diseño de los canales de comunicación debe contribuir al control del cumplimiento de los planes estratégico y operativo. Las quejas o consultas que se reciben sobre las actividades. de acuerdo con la normativa respectiva vigente. Estas deficiencias deben ser revisadas y el personal encontrarse preparado para reconocer sus implicancias y adoptar las acciones correctivas que resulten necesarias. permitiendo que la entidad responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios. al control del personal de la entidad. para lograr la continua transferencia de información entre los mismos o Roles de enlace entre sectores. calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos. Comentarios: 01 Se debe disponer de líneas abiertas de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados. los siguientes aspectos:
Ajustar los recursos a las necesidades de información y en concordancia con la dimensión organizacional Mejorar la capacidad de procesamiento de la información. se lleve a cabo de manera segura. productos o servicios de la entidad pueden revelar la existencia de deficiencias de control y problemas operativos. unidades y departamentos que coadyuven al involucramiento general de los miembros de la entidad en sus diversas áreas de competencia y respectivas problemáticas Normas de Control Interno 29
. cantidad. Las comunicaciones con los grupos de interés de la entidad y ciudadanía en general deben contener información acorde con sus necesidades. informal y multidireccional para la difusión de la información. El diseño de los canales de comunicación debe contemplar. Canales de comunicación
Los canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal. Sin embargo. Comentarios: 01 Los canales no sólo deben considerar la recepción de información (mensajes apropiadamente transmitidos y entendidos). Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la.9. tales como: o Contactos directos entre gerentes. Deben aplicarse controles efectivos para la comunicación externa de forma que se prevenga flujos de información que no hayan sido debidamente autorizados.
1. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones. Evaluaciones independientes. Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO 5. estos canales deben ser usados por el personal de manera uniforme y constante. identificada también como seguimiento.
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. permitiendo ahorros en el uso de canales de comunicación Roles integradores. el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. con fines de mejora y evaluación. el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de cambios. de modo que sea trasladada al funcionario o servidor competente en un formato adecuado para su análisis y dentro de un lapso conveniente que haga posible la toma oportuna de decisiones. para ayudar a la supervisión de los trabajos.1. Prevención y monitoreo
El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si Normas de Control Interno 30
. formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.3. Reporte de deficiencias 5.1.2. Prevención y monitoreo 5.1. Para ello la supervisión. comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad.
5.1.2.2. para efectos internos. procedimientos y operaciones. En tal sentido.1.1. a las relaciones interdisciplinarias y a la mejora de la visión y logro de los objetivos institucionales.2. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO 5.3. algunos canales informales resulten ser el medio requerido. Autoevaluación 5.1. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo. funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento. posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas.1. Monitoreo oportuno del control interno 5. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO 5.3. del diseño. orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno.Contraloría General de la República Equipos de trabajo en relación con tareas ocasionales o periódicas. el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación. Como medida preventiva. Seguimiento e implantación de medidas correctivas 5. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales. en determinadas circunstancias y condiciones previamente definidas. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS 5. Ello no implica que deba desestimarse por completo la posibilidad de que.2.2. Contenido 5.
Los canales de comunicación deben permitir la circulación expedita de la información. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión.
5. por los niveles adecuados.
contrarrestar. deficiencias. se debe valorar si. La prevención implica desarrollar y mantener una actitud permanente de cautela e interés por anticipar. la supervisión busca asegurar que los controles operen y sean modificados apropiadamente de acuerdo con los cambios en el entorno organizacional. Asimismo. Asimismo. operativas o de control. En tal sentido. facilita y asegura el cabal cumplimiento de la normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad. retroalimentando permanentemente su accionar y proponiendo correcciones o ajustes en las etapas pertinentes. para la adopción de las acciones preventivas o correctivas que oportunamente correspondan. actualiza las existentes y vuelve a analizar los riesgos ya conocidos. se alcanzan los objetivos generales del control interno y si se contribuye al aseguramiento de la calidad. así como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales. oportuna y comprometida con la buena marcha institucional. dada la naturaleza integral del control interno. así como el logro de estándares de calidad cada vez mejores. En su desarrollo intervienen actividades de prevención y monitoreo por cuanto. Mediante el monitoreo. Se fundamenta sobre la base de la observación y análisis de sus procesos y operaciones. El ejercicio de la supervisión a través del monitoreo comprende integralmente el desempeño de la entidad. o una combinación de ambas modalidades. brindando seguridad razonable con respecto de potenciales objeciones e inconformidades. Monitoreo oportuno del control interno
La implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad. efectuados de manera diligente. contribuyendo así a mejorar el proceso de toma de decisiones. es decir conforme transcurre la gestión de la entidad. El monitoreo oportuno del sistema de control interno y las medidas puestas en aplicación. El resultado del monitoreo también provee las bases necesarias para estrategias adicionales de manejo de riesgos.2. Comentarios: 01 La supervisión constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de los procesos y operaciones que lleva a cabo la entidad.
. se realiza a través del seguimiento continuo de su funcionamiento y a través de evaluaciones puntuales. resulta conveniente vigilar y evaluar sobre la marcha. en el cumplimiento de la misión de la entidad. Por ello actúa en la planificación.
5. debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia. el cumplimiento de políticas y normas internas vigentes.1.Contraloría General de la República
en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención. sean de gestión. desviaciones y demás situaciones adversas para la entidad. cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. está estrechamente relacionada y opera como resultado de las actividades de monitoreo. consistencia y calidad. ejecución y evaluación de la gestión y sus resultados. la confiabilidad de la información. Comentarios: 01 El desarrollo del monitoreo sobre el sistema y las actividades de control interno debe proveer a la entidad seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos. el empleo de los criterios de eficacia y eficiencia. de acuerdo con su finalidad y formalidades. mitigar y evitar errores.
5. El rango y la frecuencia de las evaluaciones puntuales dependerán de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento. La información generada en el curso de las operaciones es usualmente reportada a través de canales formales a los responsables por su funcionamiento.2. la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales. Los Órganos del SNC contribuyen con la labor de supervisión. que debe conducir a fortalecer el control interno. Es decir. aportando su opinión sobre la razonabilidad del control interno. implementa y ejecuta dentro de las operaciones normales y recurrentes de la entidad. emitiendo observaciones.2. pasando por los niveles ejecutivos intermedios y llegando hasta los operativos.2. respectivamente. una deficiencia puede representar un defecto percibido o real. Ambas modalidades se correlacionan. Deben establecerse requerimientos para obtener la información necesaria sobre las deficiencias de control interno.1. asimismo. en una relación interactiva con los demás componentes del proceso de control. la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. El desarrollo del monitoreo sigue un orden jerárquico descendente desde el nivel gerencial. Regularmente este tipo de monitoreo se construye. Por lo tanto.2. así como a los demás niveles jerárquicos de los cuales dependen. comentarios y recomendaciones como resultado de la evaluación del control interno. Normas de Control Interno 32
.Contraloría General de la República 04 Las actividades de seguimiento continuo se despliegan sobre el conjunto de componentes de control interno. Para ello se debe contar con canales alternativos de comunicación para reportar actos ilegales o incorrectos. efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. Reporte de deficiencias
Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. Comentarios: 01 El término “deficiencia” constituye la materialización de un riesgo. simultáneo y posterior. Implantación y seguimiento de medidas correctivas
Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora. En cualquier caso.
5. El seguimiento debe asegurar. orientándose a minimizar los riesgos y evitar efectos ineficientes. Las evaluaciones puntuales se realizan para determinar la calidad y eficacia de los controles en una etapa predefinida de los procesos y operaciones de la entidad. incrementando la eficiencia del desempeño y preservando su calidad. ineficaces o antieconómicos. con las categorizaciones del control gubernamental previstas en la Ley N° 27785 (artículos 7° y 8°) que diferencian el control previo. incluyendo las acciones o funciones que el personal debe realizar al cumplir con sus obligaciones. tiene como propósito contribuir a la minimización de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales. se refiere a la condición que afecta la habilidad de la entidad para lograr sus objetivos. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS 5.
02 El seguimiento del control interno debe incluir políticas y procedimientos que busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las actividades de supervisión. Se define como el conjunto de elementos de control que actúan coordinadamente permitiendo en cada área o nivel organizacional medir la eficacia y calidad de los controles en los procesos.
El proceso de implementación de recomendaciones y el seguimiento de medidas correctivas derivadas de acciones o actividades de control gubernamental son regulados por la Contraloría General de la República.1. teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los organismos competentes de control. no disponga de autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas necesarias. en buena parte. Autoevaluación
Se debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad. deberá comunicar inmediatamente al funcionario superior competente para que éste tome la decisión pertinente con el fin que establezca la acción o solución respectiva.
5. Para ello se debe determinar las alternativas de solución y adoptar la más adecuada. todas las acciones que corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atención. Normas de Control Interno 33
. así como los hallazgos u observaciones producto de las acciones de control u otras revisiones.3.Contraloría General de la República
Comentarios: 01 La efectividad del sistema de control interno depende. dentro de su ámbito de competencia funcional. por cuyo mérito podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Comentarios: 01 La autoevaluación constituye una herramienta diseñada como parte del sistema de control interno. en armonía con sus atribuciones funcionales y lo establecido por la normativa del SNC. productos y resultados de su gestión. deficiencias o desviaciones en la gestión sean identificadas y comunicadas oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solución correspondiente que favorezca la consecución de los objetivos institucionales del control interno. mediante compromisos de mejoramiento institucional. Los titulares y funcionarios deben:
Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores. sean adecuada y oportunamente resueltas. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO 5. La implantación de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno como resultado del monitoreo. así como la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.3. deficiencias y hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o acciones de control Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemática detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas Completar. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación. de que los errores. Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora.
imparcial y externa a las áreas u órganos responsables de su implantación y funcionamiento. les permite adecuar constantemente sus objetivos a los cambios en el entorno. dicha evaluación debe ser realizada por los órganos de control competentes del SNC. se dará cumplimiento a las recomendaciones que formulen los órganos de control. proyectos. y por ende al de la organización. los compromete con la recolección de la información que soporta el juicio sobre el estado del sistema y les permite proponer planes de mejoramiento que contribuyan al logro del objetivo del sistema de control. Como resultado de las evaluaciones independientes. Evaluaciones independientes
Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional. programas. a través de los siguientes elementos:
Autoevaluación del control interno: permite establecer el grado de avance en la implementación del sistema de control interno y la efectividad de su operación en toda la entidad Autoevaluación de la gestión: establece el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos. La autoevaluación facilita la medición oportuna de los efectos de la gestión y del comportamiento del sistema de control. Asimismo. seguimiento y verificación de su cumplimiento.
. y asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización. como la forma en que han sido realizados. con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas necesarias. La autoevaluación del control interno favorece el autocontrol y la autogestión en toda la organización porque permite que cada persona y dependencia que participa en ella puede determinar las deficiencias en una escala personal como organizacional. Esto permite la toma de conciencia frente a los cambios que se requieren y estimula la toma de acciones necesarias con el fin de mejorar la calidad del sistema.
5.3.Contraloría General de la República
Responde a la necesidad de establecer las fortalezas y debilidades de la entidad con respecto al control.
La autoevaluación genera mayor responsabilidad en los empleados al involucrarlos en el análisis de fortalezas y debilidades del Sistema de Control. propiciar una mayor eficacia de todos los componentes de control. En tal sentido. normativa.2. de conformidad con la normativa emitida por la CGR. entre otros. con el fin de verificar y garantizar tanto su conformidad respecto de los planes. las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento que institucionalmente también serán objeto del correspondiente registro. Comentarios: 01 El sistema de control interno y las medidas implementadas por la entidad requieren una evaluación objetiva. identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento.
sino que tiene que verse como parte de un todo. Controles de acceso Controles referidos a la práctica de de restringir la entrada a un bien o propiedad a personas autorizadas. sino también en las rutinas. Enfoque sistémico Enfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenómenos no puede ser aislado. El propósito final es generar ventajas competitivas sostenibles que coadyuven al cumplimiento de los objetivos y metas y al Normas de Control Interno 35
. funciones. Gestión del conocimiento Comprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimiento de la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestión de las capacidades del personal y el aprendizaje producto de la solución de problemas.Contraloría General de la República
IV. el sistema es un conjunto de elementos que se encuentran en interacción. con el propósito de que estos últimos excedan a los primeros pudiendo ser de tipo monetario o social. directo o indirecto. COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Evaluación de desempeño Proceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador. prácticas y normas institucionales. Conocimiento Mezcla fluida de experiencia estructurada. información contextual que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información (aprendizaje organizativo). con frecuencia queda registrado no solo en documentos o bases de datos. Cultura de control Conjunto de costumbres. Función Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo. unidades orgánicas y niveles de autoridad). que consiste en la comparación de costos y beneficios. cuyo resultado es superior al de los componentes que lo forman. ANEXO: GLOSARIO DE TÉRMINOS
Actividades de control Políticas y procedimientos que son establecidos y ejecutados para ayudar a asegurar que la selección de la administración de respuestas al riesgo sea llevados a cabo de manera efectiva. después. actúa conforme a ellos. En las organizaciones. Así. Estructura organizacional Distribución y orden con que está compuesta una entidad (cargos. Evento Un incidente o acontecimiento. de forma integral. Evaluación costo – beneficio Procedimiento para evaluar programas o proyectos. procesos. conocimientos y actitudes con respecto del grado de desarrollo de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos. que produce nuevas cualidades con características diferentes. valores. Administración estratégica Proceso de administración por el que la entidad prepara planes estratégicos y. incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los miembros. que afecta a la consecución de los objetivos. derivado de fuentes internas o externas de la entidad.
Se entiende por ventaja competitiva a la característica o atributo que da cierta superioridad a algo o alguien sobre sus competidores inmediatos. productos similares o una meta o compromiso. la tecnología. Las respuestas son resumidas y luego son enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. Inducción Proceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la entidad. experiencia o capacitación especializada. Prospectiva Es una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia. industria. disciplina. En pocas rondas. Este método ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el resultado. Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores. según resulte apropiado para la actividad que se esta llevando a cabo. eficiencia y economía. es decir nos permite. habilidad. Multidireccional Manejo de la comunicación que se da de arriba hacia abajo. Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables. El impacto de un evento puede ser positivo o negativo sobre los objetivos relacionados de la entidad. INCOSAI International Congress of Supreme Audit Institutions. partiendo de un conocimiento experto del presente. pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de dicho logro. área de conocimiento. conocimiento. Dicha opinión puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación. Método Delphi Técnica usada para recabar información y lograr el consenso de expertos en un tema. Juicio de Expertos Opinión o parecer que brindan un conjunto de personas sobre la base del conocimiento y experiencia en un área de aplicación. transversal. actividades y tareas de una entidad con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en términos de eficacia. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del proyecto relacionados con dicho tema. vislumbrar cómo será el futuro que nos Normas de Control Interno 36
. Métricas de desempeño Herramientas que entregan información cuantitativa respecto al logro de los objetivos o resultados en la entrega de productos o servicios. mediante este proceso se puede lograr el consenso. externa entre otras. entre otros. interna. Mejora continua Actividad recurrente desarrollada en los procesos. Probabilidad La posibilidad de que un evento dado ocurra. Impacto El resultado o efecto de un evento.Contraloría General de la República adecuado uso de los recursos y bienes del Estado. Puede existir una gama de posibles impactos asociados a un evento. y por ende mejorar su competitividad. la economía y la sociedad con el propósito de identificar las tecnologías emergentes que probablemente produzcan los mayores beneficios económicos y sociales. la que comparada con periodos anteriores. INTOSAI International Organization of Supreme Audit Institutions. Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores. permite evaluar desempeño. de abajo hacia arriba. Los expertos en el tema participan en esta técnica en forma anónima.
registro y presentación de información. y evitando que determinados participantes en particular dominen e influencien a los demás miembros de la reunión. luego el facilitador o líder de la reunión resume todas las ideas y expone al grupo las conclusiones. una ponderación equilibrada de las ideas e incorporando un procedimiento de agregación para ordenar las alternativas. en forma de voz. una operación financiera o administrativa. Riesgo residual Riesgo remanente después de haber aplicado una respuesta al riesgo. óptica o electromagnética. el proceso se repite hasta obtener la convergencia necesaria de las ideas expuestas. Segregación de funciones Separación de funciones entre los servidores en todos los niveles de la entidad. buscando alcanzar un buen número de conclusiones sobre las cuestiones planteadas. Tecnologías de información y comunicación Conjunto de tecnologías que permiten la adquisición. Relaciones interdisciplinarias Son las conexiones o correspondencias entre varias disciplinas que contribuyen a las relaciones mutuas del sistema de conceptos. En resumen. Si es necesario. producción. almacenamiento. Rendición de cuentas La obligación de los funcionarios y servidores públicos de dar cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadanía por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misión u objetivo encomendado. de manera que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad. tratamiento. Técnicas de pronóstico Métodos con bases estadísticas utilizados para disminuir la incertidumbre sobre el futuro. leyes y teorías. las técnicas de grupo nominal tratan de guiar el proceso de decisión asegurando una participación por igual de los miembros. Se basa en dos pilares: incertidumbre e información de calidad. comunicación. Status quo Es la posición en la que se encuentra algo en determinado momento. incluyendo los recursos fiscales y de endeudamiento público contraídos según las leyes de la República. Técnicas del grupo nominal Técnica empleada para aprovechar la riqueza de los procesos en grupo y facilitar la generación de ideas y el análisis de problemas. imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica.
. Rediseño Proceso mediante el cual se usa diversas técnicas para conseguir mejoras en el diseño de un proceso. en forma completa.Contraloría General de la República espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Riesgo La posibilidad de que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos. permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la entidad y permiten también tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando ocurren situaciones fuera de lo pronosticado. Recursos y bienes del Estado Recursos y bienes sobre los cuales el Estado ejerce directa o indirectamente cualquiera de los atributos de la propiedad. Esto último se logra haciendo que cada participante exprese su idea en forma secreta. El análisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado con reuniones que combinan el trabajo individual con el trabajo en grupo.
acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar cada producto o servicio desde su origen hasta su destino final. Trazabilidad Es un conjunto de medidas. a fin de que éstos puedan conocer y evaluar cómo se desarrolla la gestión con relación a los objetivos y metas institucionales y cómo se invierten los recursos públicos.
. Transparencia de la gestión Deber de los funcionarios y servidores públicos de permitir que sus actos de gestión puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la ciudadanía en general. Tolerancia al riesgo Nivel de aceptación en la variación de los objetivos. Vulnerabilidad del sistema Grado en el que el sistema puede ser afectado adversamente por los riesgos a los que está expuesto.Contraloría General de la República
Tendencias Propensiones o inclinaciones en los hombres o y en las cosas hacia determinados fines.
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