Source: https://ohmaigat.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos
Timestamp: 2020-07-02 09:16:24+00:00

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Manejo de tratamiento de datos | Oh mai Gat
Artículo 1. Normatividad aplicable. La presente política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, así como todas aquellas normas que la modifiquen, sustituyen o adicionen.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La política tendrá aplicación con respecto a los Datos Personales que se encuentren registrados en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y que sean objeto de Tratamiento por las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
Artículo 3. Objeto. La presente política tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes previstos en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así como regular los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales recolectados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
Artículo 4. Definiciones. Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por esta política, y de conformidad con lo previsto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2013, así como el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se tomarán las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
e) Dato Público: Es el Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los Datos relativos al esto civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos Sensible: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étcnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los Datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los Datos biométricos.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Transferencia: La Transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro y fuera del país.
Artículo 5. Principios. El Tratamiento de Datos Personales por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., se regirá por los principios previstos en la Ley 1581 de 2013, a saber:
a) Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., en sus diferentes áreas obedecerá a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales no Públicos que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, no siendo posible obtener o divulgar los mismos son la previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele la autorización previa del Titular.
c) Principio de Veracidad: Los Datos Personales que el Titular suministre y a los cuales ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. dé Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
d) Principio de Transparencia: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., garantizará a los Titulares el derecho de obtener información de la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
e) Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Los datos personales serán tratados sólo por las áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. que lo requieran en razón de su finalidad.
f) Principio de Seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. contará con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de Confidencialidad: Todas las áreas y personas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
Artículo 6. Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Artículo 7. Forma y mecanismos para otorgar la Autorización. La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, a saber: i) Por escrito, ii) De forma oral, o iii) Mediante conducta inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la Autorización; en todo caso en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Artículo 8. Prueba de la autorización: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la Autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento del mismo.
Artículo 9. Derechos de los Titulares: De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene derecho a:
e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, a la Constitución, y demás leyes aplicables.
Artículo 10. Deberes de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.: De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Artículo 11. Finalidades para el Tratamiento de la Información. En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá dar Tratamiento a los Datos Personales, en las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., para:
11.1. Datos personales de nuestros empleados:
a) Desarrollar directamente o por conducto de terceros, el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, con la correspondiente verificación de referencias laborales y personales, así como la realización de estudios de seguridad.
b) Desarrollar directamente por conducto de terceros, las actividades propias de la gestión de Gestión de Gente de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, y el ejercicio de la potestad sancionaría del empleador.
c) Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video- vigiladas.
d) Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
e) Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, planes medios, entre otros.
f) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante horarios de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
g) Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleado y dar soporte para su utilización.
11.2. Datos Personales de nuestros accionistas:
a) Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
c) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
d) Los indicados en la Autorización otorgada por el Titular del Dato.
11.3. Datos Personales de Proveedores:
a) Para invitarlos a participar en procesos de cotización o presentación de propuestas y a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
b) Ejecutar las relaciones comerciales con los proveedores de los productos y servicios.
c) Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
d) Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
e) Para hacer el registro en los sistemas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
f) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales a todo nivel.
g) Los indicados en la Autorización otorgada por el Titular del Dato o descritos en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.
11.4. Datos Personales de nuestros Clientes y Consumidores:
a) Para cumplir con las obligaciones contraídas por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. con sus clientes y consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
b) Para proveer o recibir servicios y productos.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
d) Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de la información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
e) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de la información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas respecto de sus deudores.
f) Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
g) Permitir que compañías vinculadas a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
h) Desarrollar directamente o a través de terceros, actividades de mercadeo o promocionales.
i) Enviar al correo físico, electrónico, celular, o dispositivo móvil, vía mensaje texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
j) Evaluar directamente o a través de terceros, la calidad de los productos y/o actividades promocionales.
k) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
l) Analizar y dar respuesta a preguntas, quejas y reclamos –PQR´s- de clientes y consumidores.
m) Los indicados en la Autorización otorgada por el Titular del Dato, o descritos en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.
11.5. Finalidades generales para el Tratamiento de Datos Personales
a) Compartir, incluyendo la Transferencia y la Transmisión de la información recolectada a distintas áreas de o descritos en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso., y de sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
b) Transferir y almacenar los Datos Personales a servidores de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., los cuales podrán estar ubicados en diferentes ciudades del mundo.
c) Dar respuestas a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y/o organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley vigente aplicable deban recibir los Datos Personales.
d) Realizar copia de respaldo y de recuperación de los Datos Personales registrados.
e) Registrar sus Datos Personales en el sistema de información de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y en sus Bases de Datos comerciales y operativos.
f) Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
g) Soportar procesos de auditoria interna o externa.
h) Responder requerimientos legales de entidades administrativas, tributarias y judiciales y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
i) Las demás contenidas en las Autorizaciones concedidas o en los contratos suscritos.
Artículo 12. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible, está prohibido por la ley, salvo que se cuente con Autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras opciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1591 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la Autorización, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. informará al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento, cuáles de los Datos que serán objeto del Tratamiento son Datos Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Artículo 13. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del Decreto 1377 de 2013, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. solo realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, cuando el Tratamiento responda y respete el intereses superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el Tratamiento de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Artículo 14. Derecho de acceso. El Titular podrá acceder a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Dando cumplimiento a lo anterior, el titular podrá:
a) Conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales,
b) Tener acceso a los Datos Personales en posesión del Responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento. El Titular tendrá acceso a los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., previa acreditación de su identidad, de manera gratuita, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo previsto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
Parágrafo: Las consultas, reclamos, o solicitudes que desee realizar el Titular sobre su información o sobre sus Datos Personales; podrá hacerlas a través del siguiente correo electrónico: protecciondatoscolombia@empresas-polar.com, en la línea de atención al consumidor
01800051551, o en el domicilio de la sociedad ubicado en Calle 100 No. 9 a -45 Piso 11 de la ciudad de Bogotá D.C.
Artículo 15. Consultas: El Titular podrá consultar la información personal que repose en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Artículo 16. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o esta política, podrán presentar un reclamo ante ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. el cual será tramitado de la siguiente manera:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Artículo 17. Procedimiento Presentación de Reclamos: El Titular o su representante podrá solicitar a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.: la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad. Cuando la solicitud sea formulado por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y contener como mínimo lo siguiente:
a) Nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
b) Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante.
c) Descripción clara y precisa de los Datos Personales que dan lugar al reclamo.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante lo cual ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Artículo 18. Revocatoria de la Autorización. Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar la Autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el Tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.
Artículo 19. Medidas de seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Artículo 20. En concordancia con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la Transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de Datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la Ley 1581 de 2012. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
d) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular.
e) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y el Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de actividades de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., o por Transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio que se relaciona con la información, previa suscripción del contrato de Transferencia o del contrato de Transmisión a que haya lugar.
Artículo 21. Modificaciones. ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá en cualquier momento efectuar modificaciones o actualizaciones a esta política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público para su conocimiento.

References: Artículo 1

Artículo 2

Artículo 3
 artículo 17

Artículo 4
 artículo 3
 artículo 3

Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 8

Artículo 9
 artículo 8

Artículo 10
 artículo 17

Artículo 11

Artículo 12
 artículo 6

Artículo 13
 artículo 7

Artículo 14
 artículo 21

Artículo 15

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19

Artículo 20
 artículo 26

Artículo 21