Source: http://www.vse.cz/urdeska/organizacni_smernice_6_2007_system_rizene_komunikace.php
Timestamp: 2014-04-25 02:24:37+00:00

Document:
Systém řízené dokumentace (organizační směrnice č.6) | VŠE
Informace o VŠEProfil školy, Organizační struktura, Akademický senát, Studijní a pedagogická činnost, Rozvoj a strategie, Nakladatelství, Úřední deska, Předpisy VŠE, Veřejné zakázky, Vědecká rada, Volná pracovní místaFakulty a další útvaryFakulta financí a účetnictví, Fakulta mezinárodních vztahů, Fakulta podnikohospodářská, Fakulta informatiky a statistiky, Národohospodářská fakulta, Fakulta managementu, Útvary, Instituty, Centra, Seznam všech pracovišťZájemci o studiumBakalářské obory, Magisterské obory, Doktorské obory, Studium v cizích jazycích, Studium MBA, Studium pro seniory, Přípravné kurzy, Dny otevřených dveříStudentiPředměty, Harmonogramy, registrace, stud. předpisy, Vedlejší specializace, Doktorské studium, Závěrečné práce na VŠE (Databáze kvalifikačních prací), Sport - CTVS, Soutěže, Vztahy s praxí, SlužbyZaměstnanciVzdělávání zaměstnanců, Služby, Odbory, FormulářeAbsolventiDen s VŠE, Web absolventů, Registrace absolventa, Klub absolventů, Zpravodaj pro absolventy VŠEVěda a výzkumAktuální nabídky, Granty, Soutěže, Publikační činnost, Vědecké časopisy, Habilitační a jmenovací řízení, čestné doktoráty, Servis, Inovační voucheryMezinárodní vztahyOddělení zahraničních styků, Zahraniční partnerské školyKnihovna a informační zdrojeKatalog knihovny, Služby knihovny, Elektronické informační zdroje, Další informační zdroje, Econlib	Hlavní stránka
30. 4. 2014 - Uzávěrka přihlášek na francouský MBA-MAE
15. 5. 2014 - Uzávěrka přihlášek do doktorského studia
30. 4. 2014 - Uzávěrka přihlášek na cizojazyčné obory
Hlavní stránka Upozornění: stránka není aktuální.	Vysoká škola ekonomická v Praze
I. Úplné znění organizační směrnice č. 6
Systém řízené dokumentace ze dne 17. ledna 2007
II. Systém řízené dokumentace na Vysoké škole ekonomické v Praze (dále jen VŠE)
2.1 Podstata systému řízené dokumentace na VŠE
2.2 Členění systému řízené dokumentace na VŠE
2.3 Funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního v systému řízené dokumentace
2.4 Oběh účetních dokladů
2.5 Oběh neúčetních dokladů
III. Dispoziční oprávnění hospodářských funkcí na VŠE
3.1 Přehled dispozičních oprávnění na VŠE
3.2 Definování příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního z hlediska hospodářských funkcí na VŠE 3.3 Podpisové vzory
IV. Použité zkratky
VIII. Zrušovací ustanovení
1. Směrnice vychází z následujících předpisů:
- Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů;
- Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů;
- Vyhláška 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole;
- Vyhláška 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem není podnikání;
- České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 504/2002 Sb.;
- Organizační směrnice VŠE č. 2/2005 "Kontrolní řád".
Směrnice stanoví zásady a odpovědnosti pracovníků při provádění hospodářských a účetních operací a zásady pro zabezpečení plynulého oběhu účetních i neúčetních dokladů a jejich přezkušování z hlediska věcné a formální správnosti, účelnosti, účelovosti a hospodárnosti. Podrobnější postupy při konkrétních operacích jsou stanoveny v dalších interních předpisech VŠE (viz odvolání v textu této směrnice).
2. Použité pojmy:
příkazce operace: rektor, děkan, kvestor, ředitel, pověřený vedoucí zaměstnanec;
správce rozpočtu: vedoucí ekonomického odboru , kancléř rektora, tajemník, ekonom, pověřený vedoucí zaměstnanec;
hlavní účetní: vedoucí účtáren, pověřený vedoucí účetní;
útvar (nákladové středisko): vnitřní organizační útvar, který má přiděleno nákladové číslo v číselníku útvarů;
vedoucí zaměstnanec: vedoucí útvaru (nákladového střediska);
klasifikace úhrad: označení údajů na průvodním listu zakázky a evidenčním listu faktury podle číselníků v ekonomickém informačním systému (např. rozpočtová položka, zakázka, nákladové středisko).
II. Systém řízené dokumentace na VŠE
Systém řízené dokumentace na VŠE zahrnuje oběh veškerých dokladů, které jsou součástí operací finančního i nefinančního charakteru. Systém řízené dokumentace na VŠE včetně příloh nahrazuje v plném rozsahu dosavadní organizační směrnici č. 6/2005 ze dne 17.10.2005.
Systém řízené dokumentace na VŠE je členěn na dvě části:
- oběh účetních dokladů;
- oběh neúčetních dokladů.
Vymezení funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního vychází ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole v platném znění, prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu a Organizační směrnice VŠE č. 2 "Kontrolní řád ". Hlavním smyslem vymezení těchto funkcí na VŠE je zabezpečení řídící finanční kontroly. Podpisy příkazce a správce rozpočtu jsou nezbytnou součástí všech dokladů k finančním operacím před právním úkonem, které vedou bezprostředně nebo následně k jednorázovým nebo opakovaným výdajům z rozpočtu VŠE podle schváleného rozpisu. Podpis příkazce a hlavního účetního je nezbytnou součástí všech účetních dokladů o operacích po právním úkonu, které vedou bezprostředně nebo následně k jednorázovým výdajům z rozpočtu VŠE.
Příkazce operace je vedoucí zaměstnanec, který provádí kontrolu zaměřenou na:
- nezbytnost uskutečnění operace;
- věcnou správnost;
- dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti;
- soulad operace s právními předpisy a se stanovenými úkoly, záměry a cíli;
- vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik;
- dodržení postupů a podmínek pro zadávání veřejných zakázek.
Provádí kontrolu před právním úkonem i po uskutečnění právního úkonu. Je odpovědný i za provádění průběžné kontroly. Kontroluje účetní doklady z hlediska věcného a přípustnosti operací.
Správce rozpočtu je pověřený vedoucí zaměstnanec (odpovědný za správu rozpočtu, resp. jeho položky), který provádí kontrolu zaměřenou zejména na dodržení:
- rozpočtových pravidel;
- rozsahu oprávnění příkazce;
- schváleného, popř. upraveného rozpočtu;
- souladu operace se schválenými programy, projekty;
- správnosti klasifikace úhrad podle platných číselníků v ekonomickém informačním systému.
Při své činnosti potvrzuje, že operace byla rozpočtována, že úhrada operace bude provedena z položky, ve které byla rozpočtována (klasifikace úhrad), že nedošlo k překročení rozpočtu a finančního plánu. Shledá-li správce rozpočtu na připravované operaci nedostatky, pozastaví ji a písemně nebo elektronicky o tom vyrozumí příkazce operace s uvedením důvodů pozastavení, popř. písemně nebo elektronicky požádá o doplnění podkladů příkazce operace, v jednodušších případech požádá pro urychlení o doplnění podkladů telefonicky (požadované doplnění je třeba zajistit obratem, nejpozději do druhého dne), nebo pro operaci stanoví omezující podmínky v souladu s právním předpisem a uvede je písemně na prověřovaném dokladu.
Provádí kontrolu před právním úkonem. Kontroluje účetní doklady z formálního hlediska, kontroluje dodržení rozpočtových pravidel, schváleného rozpočtu, souladu operace se schválenými programy a projekty a správnosti klasifikace úhrad podle platných číselníků v ekonomickém informačním systému.
Hlavní účetní je zaměstnanec, který je odpovědný za vedení účetnictví. Odpovídá za správnost zaúčtování účetních případů na příslušné účty, účtování o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a pasiv, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Provádí kontrolu zaměřenou na:
- rozsah oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu;
- úplnost a náležitost předaných podkladů;
- výši a splatnost vzniklého závazku, vč. ověření správnosti bankovního účtu v příkazu k platbě, vyloučení nebo zmírnění účetních rizik;
Provádí kontrolu po uskutečnění právního úkonu. Kontroluje účetní doklady z formálního hlediska, kontroluje výši a splatnost vzniklého závazku včetně ověření správnosti bankovního účtu v příkazu, provádí kontrolu zaměřenou na vyloučení nebo zmírnění účetních rizik a kontroluje správnost klasifikace úhrad podle platných číselníků v ekonomickém informačním systému.
2.4.1 Následující ustanovení této směrnice se vztahují na oběh účetních dokladů, ověřujících provedení hospodářských operací, spojených s účtováním o majetku, závazcích, pohledávkách, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích, o nichž se účtuje v účetnictví vedeném v ekonomickém informačním systému (viz projektová dokumentace systému), např.:
- faktur a dobropisů za dodávky investiční povahy;
- faktur a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy;
- dokladů k ostatním platbám (bez faktur);
- dokladů ke zpracování a výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a srážek z mezd;
- faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám;
- dokladů k ostatním nefakturovaným příjmům;
- dokladů pří pracovních cestách;
- pokladních dokladů;
- dokladů za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení;
- dokladů k účtování o majetku (výdejky, žádanky, převodky).
2.4.2 Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které v souladu s § 11 zákona o účetnictví musí obsahovat:
- označení účetního dokladu;
- obsah účetního případu a jeho účastníky;
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství;
- okamžik vyhotovení účetního dokladu;
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení dokladu;
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování podle § 33 odst. 4 zákona o účetnictví.
Výše uvedené skutečnosti prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.
2.4.3 Vedoucí zaměstnanci jsou v okruhu své působností přímo odpovědni za zajištění takového postupu, který zamezí vzniku poplatků z prodlení (penále) pří oběhu dokladů. Účetní doklady musí být mezi jednotlivými pracovišti školy předávány prokazatelným způsobem.
2.4.4 Účetní doklady se přezkušují z hlediska:
a) věcného:
Přezkušuje se správnost údajů v účetních dokladech, tj. jejích soulad se skutečností. Jde zejména o správnost peněžních částek, údajů o množství, účetního období, sazby DPH, data zdanitelného plnění, správnost podpisu operace, početní správnost číselných údajů vznikajících aritmetickými operacemi, aj. Správnost údajů se přezkušuje u každého dokladu. Pracovník, který doklad přezkušuje, má právo požadovat vysvětlení popř. odborný posudek od pracovníků věcně příslušného útvaru. Přezkoušení účetních dokladů z věcného hlediska potvrdí svým podpisem dle podpisového vzoru a razítkem s číslem útvaru.
Z věcného hlediska přezkušují účetní doklady příkazci operací.
b) formálního:
Tj. oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace, které účetní doklady dokládají, prověřuje se rovněž, zda doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti.
Z formálního hlediska přezkušují před právním úkonem účetní doklady správci rozpočtu, po uskutečnění právního úkonu hlavní účetní. Oprávněnost pracovníků podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním podpisu s podpisovým vzorem, popř. ověřením platnosti použitého nákladového (trojúhelníkového) razítka příslušného útvaru podle organizační směrnice "Číselník útvarů", přílohy č. 1 a č. 2 k této směrnici a podpisových vzorů.
c) přípustnosti operací:
Přezkušováním přípustnosti operací se rozumí prověřování, zda k hospodářským operacím dochází v souladu s obecně platnými předpisy, s vnitřními předpisy VŠE a se schválenými finančními limity.
Z hlediska přípustnosti operací přezkušují účetní doklady v rozsahu svých kompetencí příkazci operací a správce rozpočtu.
2.4.5 Výdajová část
Výdajová část účetních dokladů zahrnuje zejména:
- dodavatelské faktury;
- doklady k účtování o výdeji, převodu, vyřazení majetku;
- doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd;
- doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách;
- doklady k účtování o stravování zaměstnanců a studentů;
- doklady k účtování cenin;
- výdajové pokladní doklady;
- doklady k ostatním nákladům a platbám.
Výdajové účetní doklady musí obsahovat:
- název účetního dokladu (faktura, zálohová faktura, hospodářská smlouva, příkaz k úhradě, cestovní příkaz, výdejka, převodka apod.);
- označení účastníků operace (dodavatel, odběratel, zaměstnanci jmenovitě včetně čísla a názvu útvaru);
- druh výdajové položky věcně včetně klasifikace úhrady podle platných číselníků;
- datum provedení operace a datum vyhotovení dokladu;
- podpis příkazce operace;
- podpis hlavního účetního;
- popř. další podpisy dle oběhu účetních dokladů;
- podpis pracovníka, který operaci zaúčtoval a datum zaúčtování;
- datum zdanitelného plnění (DPH).
K faktuře nebo k dílčímu vyúčtování musí být doloženy doklady o úplnosti dodávky, objednávka, dodací listy a/nebo zakázkové a pracovní listy, záruční listy a/nebo jiné doklady osvědčující rozsah záruky, odkaz na smlouvu a její uložení.
2.4.5.1 Dodavatelské faktury
Faktury za přijaté dodávky (investičního i neinvestičního charakteru) doručené do podatelny i na kterýkoliv útvar VŠE, musí být označeny razítkem "došlo dne". Podatelna je nejpozději následující den předá finančnímu oddělení (pověřenému útvaru FMH, CDMS a SÚZ) k evidenci. Všechny došlé faktury jsou evidovány ve finančním oddělení v ekonomickém informačním systému v počítačové evidenci "Kniha došlých faktur".
Pracovník finančního oddělení (pověřeného útvaru FMH, CDMS a SÚZ) vystaví formulář "Evidenční list faktury" a předá fakturu příkazci operace k ověření. Na faktuře musí být jednoznačné označení, kterého útvaru se faktura týká (neidentifikovatelná faktura z hlediska přiřazení útvaru bude vrácena zpět dodavateli).
Příkazce operace ověří faktury z věcného hlediska a fakturu doloží "Průvodním listem k zakázce" (příloha č. 2) nebo objednávkou a předá originál faktury včetně evidenčního listu faktury nejpozději do 2 pracovních dnů správci rozpočtu, který po ověření faktury z hlediska přípustnosti operací předá tyto doklady nejpozději do 2 pracovních dnů hlavnímu účetnímu. U faktur za investiční majetek příkazce operace navíc doplní složku o tiskopis "Zápis o převzetí ..." (viz příloha č. 2) a u ostatního evidovaného majetku identifikaci k zaevidování.
Hlavní účetní provede kontrolu včetně správnosti klasifikace úhrad a po podpisu předá fakturu finančnímu oddělení k proúčtování.
V případě, že faktura byla dodavatelem doručena na dislokovaný útvar/dislokované pracoviště, které je umístěno mimo areál VŠE, ve kterém sídlí příslušný útvar účtárny, vystaví "Evidenční list faktury" přímo dislokovaný útvar/dislokované pracoviště a přidělí mu interní evidenční číslo faktury. Dislokovanému útvaru/dislokovanému pracovišti sdělí toto číslo pracovník finančního oddělení (pověřený pracovník FMH, CDMS a SÚZ) elektronicky na základě elektronického oznámení od dislokovaného útvaru/dislokovaného pracoviště o přijetí faktury na e-mailovou adresu pracovníků účtárny. Přílohou tohoto oznámení je kopie faktury (naskenovaná faktura).
Pracovník finančního oddělení (pověřeného útvaru FMH, CDMS a SÚZ) vystaví na faktury připravené k proplacení platební příkazy pro příslušný bankovní ústav. Platební příkazy podepsané dvěma oprávněnými pracovníky dle podpisových vzorů nebo podepsané elektronicky stanoveným způsobem doručí do banky, zaplacené faktury průběžně kompletuje s výpisy z banky a operace zaúčtuje v ekonomickém informačním systému.
Převody mezi bankovními účty potvrzuje hlavní účetní. Při nedodržení platebního režimu bude případné penále z prodlení předáno náhradové komisi k rozhodnutí o škodě.
2.4.5.2 Doklady k účtování o majetku a o evidenci majetku
Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) s výjimkou výpočetní a audiovizuální techniky je evidován v oddělení EO a v obdobných útvarech CDMS, SÚZ a FMH. Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) a dlouhodobý hmotný majetek v kategorii výpočetní a audiovizuální techniky (DHM) je evidován ve Výpočetním centru v ekonomickém informačním systému modul majetek.
Pracovník pověřený vedením evidence DHM vystaví protokol o převzetí, který podepisuje zaměstnanec přebírající majetek k plnění svých pracovních úkolů nebo úkolů pracoviště.
Pracovník pověřený vedením evidence DNM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad o převzetí podpisem. Definice majetku a postup při evidování majetku dle aktuálního cenového prahu jsou stanoveny ve vnitřní organizační směrnici "Evidence a správa majetku". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů.
Návrhy na vyřazení nepoužitelného majetku předává vedoucí zaměstnanec návrhové komisi, která vydá písemné rozhodnutí. Předané návrhy posuzuje tato komise na svých pravidelných zasedáních nejméně 1x měsíčně. Termíny těchto jednání jsou zveřejněny vždy na celý kalendářní rok předem.
Při převodu majetku mezi útvary uvnitř VŠE podepisují vedoucí obou útvarů "Výdejku -Převodku" (formulář č. 2) ve 3 vyhotoveních pro oba vedoucí a pro EO/VC (příslušné útvary FMH, CDMS a SÚZ), které majetek nově zaeviduje.
Případnou likvidaci, resp. odprodej dle rozhodnutí návrhové komise a po odsouhlasení příkazce operace zajistí VC (pro kategorii výpočetní a audiovizuální techniky a SW) a OSM (pro všechny ostatní kategorie majetku), resp. odpovídající útvary na FMH, CDMS a SÚZ.
V rámci VŠE se každoročně provádí řádná inventarizace majetku a závazků na základě příkazu rektora, děkana FMH, ředitele SÚZ a ředitele CDMS. Podrobný postup je vždy vymezen v tomto příkazu a na něj navazujících pokynech vedoucích zaměstnanců. Mimo řádné inventarizace může vedoucí zaměstnanec rozhodnout o provedení mimořádné inventarizace. Součástí příkazu jsou i vzory formulářů.
2.4.5.3 Doklady k účtování zásob a jejich evidenci
Zásoby přejímají sklady na základě příjemky. S pracovníkem skladu uzavírá na základě rozhodnutí vedoucího zaměstnance dohodu o hmotné odpovědnosti právní referát (na FMH tajemník a na CDMS a SÚZ ředitel). Na základě písemné objednávky schválené příkazcem operace a správcem rozpočtu zajistí skladník dodávku zásob. Při příjmu zkontroluje, zda dodávka je v souladu s objednávkou. Po kontrole souladu dodávky fakturou a po podpisu evidenčního listu faktury zásoby zaeviduje.
Zásoby se účtují průběžným způsobem v ocenění průměrem v ekonomickém informačním systému modul zásoby.
Definice zásob a podrobný postup při pořízení, evidenci a spotřebě zásob jsou obsahem samostatné interní směrnice "Evidence a správa majetku". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů.
Na VŠE jsou zřízeny sklady řádné a sklady příruční. Seznam skladů zřízených na VŠE je uveden v příloze č. 3 této směrnice.
Příjem materiálu na sklad na základě dodacích listů a výdej ze skladu na základě výdejek (převodek) evidují pověření pracovníci skladů. Žádanky na výdej ze skladu musejí schválit příkazce operace a správce rozpočtu. Při příjmu na sklad a výdeji ze skladu se účtuje přímo do spotřeby.
K zajištěni pohotové dostupnosti náhradních dílů, spotřebního, montážního, instalačního aj. materiálu jsou v odborných útvarech zřízeny příruční sklady materiálu.
Nákup materiálu pro příruční sklady zpravidla zajišťují pověřené odborné útvary. Množství materiálu objednávaného do příručního skladu na danou akci (opravu, rekonstrukci, apod.) nebo na dané období musí odpovídat předpokládané spotřebě.
Příjem materiálu do uvedených příručních skladů je na základě došlé faktury nebo výdejky (převodky) potvrzené příslušným odborným útvarem bezprostředně účtován do spotřeby.
O příjmech a výdajích vedou pracovníci odpovědní za příruční sklad operativní věcnou evidenci s pomocí instalovaného software, popř. písemně v autorizovaném sešitu. Příjmy se uskutečňují a evidují na základě kopií faktur, resp. dodacích listů, kromě množství a druhu materiálu je nutno zaznamenat číslo, pod kterým je faktura evidována v ekonomickém informačním systému v "Knize došlých faktur". Evidenci předkládají ke pracovníci odpovědní za příruční sklad vedoucímu příslušného odborného útvaru k pravidelné měsíční kontrole.
Operativní evidence a uložení majetku v užívání (např. nábytku, akademických insignií, audio- a video-nosičů a programů, SW a softwarové dokumentace, knih, časopisů, apod.) nemá charakter skladů materiálu ani příručních skladů materiálu. Účtování, vyřazování a likvidace tohoto majetku se řídí zvláštními předpisy.
2.4.5.4 Doklady k poskytování záloh
Zálohy se dělí na jednorázové zálohy a na stálé zálohy.
a) Jednorázové zálohy
Provozní zálohy na drobná vydání (nákup za hotové) a na zvláštní akce schvaluje příkazce operace a správce rozpočtu na základě zaměstnancem vyplněné "Žádanky o poskytnutí jednorázové zálohy" (příloha č. 2). Zálohu si po schválení vyzvedne zaměstnanec v pokladně (popřípadě na šek v pobočce ČS) a potvrdí svým podpisem výdajový pokladní doklad. Do 5 pracovních dnů od skončení akce musí předložit příkazcem operace schválené vyúčtování akce do finančního oddělení (pověřeného útvaru FMH, CDMS a SÚZ), které zajistí kontrolu a podpis hlavního účetního. V pokladně předá nebo převezme rozdíl nákladů na akci a poskytnuté zálohy (popřípadě bezhotovostním převodem).
b) Stálé zálohy
Přidělení stálých záloh schvaluje příkazce operace a správce rozpočtu na formuláři "Žádost o poskytnutí stálé zálohy" (příloha č. 2). Se stálými zálohami disponují pouze zaměstnanci, s nimiž je uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti. Dohodu o hmotné odpovědnosti uzavírá vedoucí zaměstnanec (popř. jím pověřený pracovník). Hmotně odpovědný pracovník vede k této záloze pokladní knihu, kde chronologicky zapisuje údaje o výdajích. Stálá záloha je zaměstnanci vyplacena pracovníkem pokladny (popřípadě na šek v pobočce ČS).
Vyúčtování stálé zálohy (kopie pokladní knihy stálé zálohy) schválené správcem rozpočtu a musí být doloženo příslušnými doklady, podepsanými příjemci na pracovišti. U evidovaného majetku je nutné uvést evidenční číslo. K vyúčtování lze přikládat pouze originály dokladů, které odpovídají požadavkům formální správnosti. Původní doklady nesmí být v předepsaných náležitostech opravovány či doplňovány.
U nákupů hrazených z prostředků doplňkové činnosti (DČ) je nutno zajistit, aby dodavatel na dokladu uvedl, zda je či není plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). Je-li dodavatel plátcem DPH, musí na dokladu uvést kromě ceny bez DPH i výší DPH v Kč nebo v procentech. Kontrolu těchto náležitostí provádí příkazce operace.
V závěru kalendářního roku musí být všechny zálohy bezpodmínečně vyúčtovány v termínu specifikovaném pro každý rok v oběžníku kvestora k účetní uzávěrce.
Pracovník pokladny vystaví pokladní doklad (příjmový nebo výdajový) a provede příjem zbytku zálohy nebo doplnění zálohy (popřípadě výdej na šek nebo mimořádný příjem hotovosti v pobočce ČS).
2.4.5.5 Doklady k poskytování náhrad cestovních výdajů
a) tuzemské pracovní cesty
Před zahájením pracovní cesty musí zaměstnanec vyplnit formulář "Cestovní příkaz", který schvaluje svým podpisem příkazce operace a správce rozpočtu.
Případnou zálohu na pracovní cestu schvaluje příkazce operace na cestovním příkazu. Pracovník žádá o zálohu předložením schváleného cestovního příkazu s uvedeným termínem cesty finančnímu oddělení (pověřenému pracovníkovi FMH, CDMS a SÚZ). Výplatu zálohy poznamená pokladna v "Cestovním příkaze". Neuskuteční-li se cesta v uvedeném termínu, je zaměstnanec povinen nejpozději do 3 dnů zálohu vrátit. Po skončení pracovní cesty je povinen zaměstnanec předložit vyúčtování do 10 pracovních dnů. Vyúčtování pracovní cesty schvaluje příkazce operace a hlavní účetní.
Po ukončení pracovní cesty doplní zaměstnanec "Cestovní příkaz" o náhrady cestovních výdajů, uvede všechny údaje rozhodné pro přiznání náhrady t a připojí příslušné doklady o výdajích. "Cestovní příkaz" s dalšími doklady, schválený správcem rozpočtu, předá nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty finančnímu oddělení (příslušnému útvaru FMH,CDMS a SÚZ) k přezkoušení vyúčtování cestovních výdajů, které ho předá k podpisu hlavnímu účetnímu. Finanční oddělení (příslušný útvar FMH, CDMS a SÚZ) má v souvislosti s tím povinnost nejpozději v termínu do 10 pracovních dnů od předání cestovního příkazu zaměstnance uspokojit jeho případný nárok vzniklý z pracovní cesty. b) zahraniční pracovní cesty
Zaměstnanec vyslaný na zahraniční cestu předá EO "Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cesty", který svým podpisem schvaluje příkazce operace a správce rozpočtu. Na základě tohoto dokumentu EO (pověřený útvar FMH) objedná a připraví jízdní doklad a zajistí zálohu, která bude připravena k vyzvednutí před odjezdem na valutové pokladně (popřípadě na šek v pobočce ČS). Cestovní zdravotní pojištění si zajistí zaměstnanec sám.
Po skončení pracovní cesty je povinen zaměstnanec předložit "Vyúčtování zahraniční pracovní cesty" do 10 pracovních dnů. Toto vyúčtování předá zaměstnanec ke schválení správci rozpočtu a následně zajistí předání EO - hlavnímu účetnímu. Na základě "Vyúčtování zahraniční pracovní cesty" je neprodleně přeplatek zálohy ze strany zaměstnance vůči škole vyrovnán na valutové pokladně (popřípadě bezhotovostním převodem). V případě závazku školy vůči zaměstnanci je rozdíl oproti záloze zaslán spolu s vyúčtováním mzdy na jeho korunový účet.
Podrobný postup pří vyřizování agendy cestovních výdajů, včetně aktuální výše náhrad, je uveden v samostatné směrnici "Interní úprava poskytování cestovních náhrad". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů. Případné delegování pravomocí musí vycházet z "Kontrolního řádu".
2.4.5.6 Doklady o účasti na semináři, konferenci apod.
Zaměstnanec vyplní formulář "Příkaz k zaplacení vložného na seminář, konferenci apod." (příloha č. 2) s uvedením klasifikace úhrady(v případě plateb do zahraničí ještě přiloží formulář platební příkaz do zahraničí). . Po schválení příkazcem operace a správcem rozpočtu odevzdá tento formulář do finančního oddělení, které předá před vystavením platebního příkazu formulář ke kontrole hlavnímu účetnímu. Zajistí zaúčtování operace v ekonomickém informačním systému.
2.4.5.7 Mzdové doklady
Rozhodnutí o změnách pracovního zařazení, úvazku, pracoviště, platu, apod. k 1. dni v měsíci předkládají vedoucí zaměstnanci mzdovému a personálnímu oddělení 7 dní předem.
Dále předkládají příkazci operací mzdovému a personálnímu oddělení rozhodnutí o přiznání odměn na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, dovolenky, potvrzené nároky ze sociálního pojištění a nemocenského pojišťění (nemocenské dávky, dávky při ošetřování člena rodiny, mateřské dávky) apod.
Příkazci operací předkládají mzdovému a personálnímu oddělení tato svá rozhodnutí, u kterých vedoucí mzdového a personálního oddělení zabezpečí podpis hlavního účetního (pověřeného útvaru FMH, CDMS a SÚZ):
- přiznání mimořádných odměn;
- přiznání odměny k životnímu jubileu (padesát let), prvnímu skončení pracovního poměru po přiznání starobního nebo invalidního důchodu;
- přiznání odměn za práce v oblasti doplňkové činnosti zaměstnancům VŠE;
- rozhodnutí příkazce operace o odměnách z grantů a ostatních účelových prostředků.
Všechna rozhodnutí musejí být podepsána správcem rozpočtu.
Mzdy, nemocenské dávky apod. jsou poukázány na základě pokynů příjemce na jeho bankovní účet. Výplatní termíny mezd každoročně v prosinci aktualizuje OE pro následující kalendářní rok. Mzdové a personální oddělení zpracovává měsíčně rekapitulaci vyúčtování mezd, kterou schvaluje vedoucí účtáren (vedoucí účetní FMH, CDMS a SÚZ).
Podrobný postup je upraven ve "Vnitřním mzdovém předpisu VŠE".
2.4.5.8 Doklady o výplatách stipendií
Výplatní listiny pro stipendia schvaluje příkazce operace a kontroluje správce rozpočtu. Schválené výplatní listiny předá příkazce operace 5 dní před výplatou stipendií dle "Stipendijního řádu VŠE v Praze" EO, který po kontrole provedené hlavním účetním zajistí převod finančních prostředků na bankovní účty dle dispozic studentů.
Podrobný postup pro poskytování stipendií studentům je uveden ve vnitřním předpise "Stipendijní řád". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů.
2.4.6 Příjmová část a vydané faktury
2.4.6.1 Příjmová část
Příjmová část účetních dokladů zahrnuje zejména:
- vydané faktury;
- doklady, které slouží jako podklad pro fakturaci;
- příjmové pokladní doklady.
Příjmové účetní doklady obsahují:
- označení druhu příjmu - slovně i účetně;
- příslušný doklad, na základě kterého byl příjem předepsán;
- období, kterého se příjem týká - splatnost, způsob úhrady;
- celková částka v Kč, popř. splátky;
- datum vyhotovení dokladu;
- podpis odpovědného pracovníka za výběr příjmu a za zaúčtování.
2.4.6.2 Vydané faktury
Veškeré vydané faktury jsou evidovány v EO v ekonomickém informačním systému.
Příkazce operace předá podklady pro fakturaci (včetně klasifikace úhrad), schválené správcem rozpočtu, vedoucímu účtáren (pověřenému útvaru FMH, CDMS a SÚZ), které zajistí na základě takto vybavených podkladů vystavení faktury, kterou zaeviduje v ekonomickém informačním systému a originál s jednou kopií zašle přes podatelnu odběrateli. Dle provedené úhrady, doložené výpisem z bankovního účtu, je operace zaúčtována v pověřeném útvaru EO (FMH, CDMS a SÚZ).
Faktury pro přefakturaci vystaví pracovník finančního oddělení na základě zlikvidovaných faktur z "Knihy došlých faktur" označených jako přefakturace a zaeviduje je do knihy došlých faktur. Další postup je stejný jako u podkladů pro fakturaci.
Kopii vydané faktury zašle pracovník finančního oddělení příkazci operace následující pracovní den po jejím vystavení. Dále sleduje pracovník finančního oddělení úhradu knihy vystavených faktur a v případě, že nebyla faktura vydaná uhrazena v den splatnosti, informuje příkazce operace. V případě, že faktura nebyla uhrazena do 1 měsíce od termínu splatnosti, předá ji právnímu útvaru k vymáhání.
2.4.7 Doklady k ostatním operacím
2.4.7.1 Pokladní doklady
Doklady o provedení pokladních operací jsou příjmové a výdajové pokladní doklady, vystavené pokladníkem v ekonomickém informačním systému v modulu Pokladna na základě originálních dokladů schválených příkazcem operace a správcem rozpočtu.
Pokladna tuzemská přijímá a vyplácí peněžní hotovosti výhradně v Kč (popřípadě vystaví šek na pobočku ČS). Pokladna nepřijímá šeky, peněžní hotovosti, ani jiné platební prostředky v cizích měnách. Pokladny jsou zřízeny na rektorátu, na FMH, CDMS a na SÚZ.
Pokladna valutová je zřízena při EO	, na CDMS a na FMH.
a) Příjmový pokladní doklad
Vystavuje jej pracovník pověřený vedením pokladny při příjmu peněz do pokladny na základě dokladu schváleného příkazcem operace a hlavním účetním. Peníze v hotovosti předávají hmotně odpovědní zaměstnanci útvarů, kteří vybírají poplatky (např. za knihovnické služby, služby spojené s kopírováním a tiskem, výdejem multifunkčních identifikačních karet, uložení zavazadel v šatnách apod.) a zaměstnanci při různých platbách (např. rekreace v zařízeních VŠE, vracení záloh apod.), popřípadě skládají tyto hotovosti na pobočce ČS.
Vystavuje jej pracovník pověřený vedením pokladny na základě dokladu (např. drobné výdaje, zálohy všeho druhu) podepsaného správcem rozpočtu a hlavním účetním v jednom vyhotovení pří výdeji peněz z pokladny (popřípadě vystavení šeku na pobočku ČS). Na výdejovém pokladním dokladu musí být podpisy příjemce peněz (obdrží kopii výdajového dokladu) a pokladníka.
Drobné výdaje a náhrady cestovních výdajů proplácí pokladna na základě schváleného vyúčtování po dobu 14 kalendářních dnů po přijetí dokladů o vyúčtování (popřípadě bezhotovostní nebo je součástí vyúčtování mzdy zaměstnance). Pokladna nepřijímá vyúčtování, na kterém není uvedeno číslo bankovního účtu nebo adresa příjemce.
Pokladní operace smí provádět jen příslušný hmotně odpovědný pracovník. Dohodu o hmotné odpovědnosti s ním sepisuje právní referát na základě rozhodnutí příkazce operace (na FMH sepisuje dohodu o hmotné odpovědnosti s pracovníkem tajemník na základě rozhodnutí děkana).
Pracovník pověřený vedením pokladny předá po uzavření pokladny pokladní deník včetně pokladních dokladů hlavnímu účetnímu ke kontrole.
2.4.7.2 Bankovní doklady
Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. Styk s bankou zajišťuje finančního oddělení (pověřený pracovník FMH, CDMS a SÚZ), které též provádí pravidelnou kontrolu - porovnání účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy.
Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu prováděné formou písemnou, na disketě i v elektronické podobě vyhotovuje pracovník finančního oddělení (pověřený pracovník FMH, CDMS a SÚZ), u zahraničních plateb pracovník útvaru, který je odběratelem, vyplní formulář "Příkaz k devizové úhradě" . Příkazy podepisují nejméně 2 zaměstnanci dle podpisových vzorů uložených ve finančním oddělení. Pokud peněžní ústav požaduje razítko, razítkem příkaz opatří pracovník finančního oddělení (pověřený pracovník FMH, CDMS a SÚZ).
Výpisy z účtu doručuje peněžní ústav zpravidla denně finanční účtárně ke kontrole realizovaných plateb dle příkazu a k proúčtování. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účtárna šetření u správců o příčině a vydává opravený příkaz k úhradě.
Odebrané výpisy z bankovních účtů doloží finančního oddělení (pověřený útvar FMH, CDMS a SÚZ) příslušnými doklady a předá do příslušné účtárny k zaúčtování.
Podpisová oprávnění pro příkazy k úhradě z bankovních účtů VŠE musí být schválena rektorem a kopie podpisových vzorů jsou uloženy v EO (u pověřeného pracovníka FMH, CDMS a SÚZ).
2.4.8 Archivace účetních dokladů
Úschovu účetních písemností upravují § 31 a § 32 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. Účetní písemnosti, které již nejsou potřebné pro běžné práce, se uschovávají v účetním archivu, tj. v samostatné místnosti, a zapisují se do archivní knihy.
Účetní doklady včetně příloh uschovává vedoucí účtáren (vedoucí účetní FMH, CDMS, SÚZ) v příručním archivu po dobu 5 let následujících po roce, kterého se týkají. Originály objednávek a smluv uchovávají příslušní pracovníci rovněž po dobu 5 let. Poté je předávají do centrální spisovny VŠE na základě "Protokolu o předání dokumentů do centrální spisovny".
Před uložením účetních dokladů v účetním archívu je třeba přezkoušet jejích úplnost podle zvoleného uspořádání (účetní období, pořadová čísla).
Účetní doklady se uschovávají přehledně a uspořádaně podle jejích časového a číselného pořadí v účetním archívu tak, aby kdykoli v průběhu stanovených uschovacích lhůt bylo možno do nich nahlédnout a použít je pro kontrolu a revizní účely.
Zápis do archívní knihy obsahuje datum uložení, období, kterého se písemností týkají a další údaje, ze kterých se dá spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých svazků a jejích umístění a datum skartace.
Písemnost je možné vydat oprávněné osobě jen na potvrzení a zasílá-li se poštou nebo jiným způsobem, vyhotoví se o vydání písemnosti záznam.
Po uplynutí lhůt dle "Spisového plánu" pracovník centrální spisovny vyřadí účetní doklady a písemností z centrální spisovny a připraví tyto dokumenty ke skartaci v souladu se Skartačním řádem.
2.5.1 Pracovně-právní doklady
a) Vznik pracovního poměru
Vedoucí zaměstnanec předkládá mzdovému a personálnímu oddělení návrh na přijetí nového zaměstnance spolu s těmito doklady:
- vyplněný osobní dotazník;
- doklad o dosaženém vzdělání;
- přehled praxe;
- pracovní náplň, kterou zaměstnanec převezme při podpisu pracovní smlouvy;
- zápis z výběrového řízení u akademických pracovníků a určených vedoucích funkcí;
- doklady pro uplatnění nezdanitelných částek ze základu daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků;
- další doklady nezbytné k osvědčení požadavků stanovených pro výkon pracovních činností na obsazovaném pracovním místě.
b) Nástup do zaměstnání
Nově přijímaný zaměstnanec předkládá mzdovému a personálnímu oddělení následující doklady:
- platný průkaz totožnosti;
- doklad o vstupní lékařské prohlídce (prokazující způsobilost vykonávat danou práci);
- originál dokladů o dosaženém vzdělání nebo jejich ověřenou kopii;
- průkaz příslušné zdravotní pojišťovny;
- potvrzení o zaměstnání (zápočtový list);
- výpis z rejstříku trestů, je-li tak stanoveno požadavkem na pracovní místo;
- další požadované doklady, ovlivňující jeho nároky z pracovního poměru.
Zaměstnavatel (rektor, kvestor, děkan, vedoucí zaměstnanec pověřený jednat v pracovně-právních vztazích) určuje zaměstnanci pracovní náplň na základě návrhu přímého nadřízeného zaměstnance. Veškerá data o novém zaměstnanci jsou vložena do informačního systému personálním útvarem nejpozději den před datem nástupu do zaměstnání.
Zaměstnanec je povinen mzdovému a personálnímu oddělení nahlásit a dokladovat na formuláři "Ohlášení změny" každou změnu v osobních údajích (bydliště, stav, občanský průkaz, vzdělání).
c) Ukončení pracovního poměru
Návrh na rozvázání pracovního poměru dohodou, výpověď ze strany zaměstnance, okamžité zrušení pracovního poměru (na základě lékařského posudku), popřípadě zrušení pracovního poměru ve zkušební době, podává zaměstnanec písemně svému bezprostředně nadřízenému vedoucímu, který mu potvrdí příjem podání a den jeho doručeni, opatří podání svým stanoviskem a předá je neprodleně svému nadřízenému, a ten se svým vyjádřením předá mzdovému a personálnímu oddělení. Podrobnější postup v rámci vícestupňové organizační struktury může vymezit vedoucí zaměstnanec ve vlastní vnitřní směrnici.
Při ukončení pracovního poměru ze strany VŠE předloží vedoucí zaměstnanec mzdovému a personálnímu oddělení písemný návrh na ukončení pracovního poměru se zdůvodněním a vyjádřením odborové organizace.
V souvislosti s ukončením pracovního poměru je zaměstnanec povinen předložit mzdovému a personálnímu oddělení nejpozději v den jeho ukončení "výstupní list", potvrzený příslušnými pracovišti, který stvrzuje řádné předání majetku či vypořádání, popřípadě budoucí řešení jiných práv a/nebo povinností, vážících se k zaměstnanci a jeho pracovnímu poměru s VŠE.
Údaje o datu ukončení pracovního poměru musí pracovník mzdového a personálního oddělení vložit do informačního systému nejpozději den před datem ukončení pracovního poměru.
Při skončení pracovního poměru je mzdové a personální oddělení povinno vydat zaměstnanci nejpozději do 7 dnů od ukončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání.
Podrobný postup pracovně-právních záležitostí je uveden ve vnitřní směrnici "Pracovní řád". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů.
2.5.2 Doklady k přijímacímu řízení
Přihlášky ke studiu na VŠE předkládají uchazeči o studium dvěma způsoby:
- elektronicky;
- poštou (na formuláři v předepsané formě) na adresu příslušné fakulty, resp. v podatelně.
Podrobný postup pro podání přihlášek a ceník jsou uvedeny na internetových stránkách VŠE. Na těchto stránkách jsou i vzory formulářů.
Rozhodnutí o přijetí či nepřijetí na VŠE obdrží uchazeč písemně. Agendu vyřizují příslušné studijní referentky a rozhodnutí podepisují děkani fakult nebo rektor.
2.5.3 Doklady při objednávání výkonů a zboží
Obecný postup upravuje "Obchodní zákoník" č. 513/1991 Sb. v platném znění, event. "Občanský zákoník" č. 509/1991 Sb. v platném znění a organizační směrnice č. 9 "Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE".
Dodávky prací a služeb, materiálu, učebních pomůcek a jiných výrobků jsou v závislosti na zaměření zajišťovány formou objednávek resp. smluv těmito útvary: OSM, VC, CIKS, Nakladatelstvím OECONOMICA, fakultami, provozními pracovišti, FMH, SÚZ, CDMS, popř. dalšími k tomu pověřenými odbornými útvary; v případě zakázek nad 250 000,- Kč bez DPH se tento požadavek uplatní formou "Průvodního list k zakázce" (příloha č. 2), který vystavuje žadatel ve 2 vyhotoveních a příslušný příkazce operace a správce rozpočtu ho schvalují. Objednávku vyhotoví příslušný útvar, kterému byl požadavek postoupen vždy ve 3 vyhotoveních - 1x k odeslání dodavateli, 1x pro útvar, který požadavek uplatnil a 1x pro evidenci v útvaru, který dodávku zajišťuje.. Na objednávce musí být uvedeno, že faktura nebude proplacena, pokud na ní nebude text: "Na základě vaší objednávky č. ze dne "V čísle objednávky musí být uvedena značka příkazce operace /dle Číselníku útvarů VŠE - organizační směrnice č. 7/. Způsob zasílání objednávek dodavateli je upraven na základě dohody (smlouvy) s dodavatelem. Na pracovišti, které objednávku vyhotovilo lze objednávku vyzvednout následující pracovní den po předložení požadavku a jeho schválení příkazcem operace a správcem rozpočtu.
Zakázky nad 250 tisíc Kč bez DPH jsou realizovány formou smluv. Nositel zakázky (objednatel) předloží na právní oddělení po provedeném výběru dodavatele v souladu s organizační směrnicí č. 9 "Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE - Průvodní list k zakázce", schválený příkazcem operace a správcem rozpočtu, spolu s návrhem smlouvy, popř. požadavkem na její vypracování. Průvodní list k zakázce musí obsahovat klasifikaci výdajů, za kontrolu její správnosti odpovídá správce rozpočtu. Právní oddělení vypracuje smlouvu ve spolupráci s nositelem zakázky a předloží ji příslušnému vedoucímu zaměstnanci k podpisu. Jeden originální výtisk smlouvy je vždy uložen na právním oddělení k centrální evidenci. Právní oddělení zajistí odeslání smlouvy a její rozeslání v kopii EO (spolu s kopii "Průvodního listu k zakázce") a nositeli zakázky. Originál Průvodního listu k zakázce je přiložen v originálním vyhotovení ke smlouvě na právním oddělení.
Zjistí-li pracovník pověřený převzetím dodávky, resp.přezkušováním účetních dokladů, závady v dokladech nebo v dodávce, je povinen na tuto skutečnost neprodleně upozornit útvar, který objednávku vystavil, i útvar, na základě jehož požadavku byla objednávka vystavena.
2.5.4 Doklady k celnímu odbavování zásilek
Pracovník CIKS (VC nebo jiného útvaru, který si zásilku objednal) na základě dopisu o uložené zásilce vystaví žádost o osvobození od cla a daní a připraví text plné moci, kterou předloží právnímu referátu ke schválení. Dokumenty podepíše rektor. Pracovník, který vyřizuje celní odbavení, převezme po předložení žádosti o osvobození od cla a daní, kopie IČ a DIČ VŠE, kopie zřizovací listiny VŠE a kopie pověřovacího listu rektora na celní poště fakturu a zásilku. Proplacení faktury má stejný postup jako je uvedeno u dodavatelských faktur.Podrobný postup je vymezen v samostatné organizační směrnici č. 9 "Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE".
2.5.5 Doklady k zadávání veřejných zakázek
Návrh vyhlášení veřejné zakázky dle zákona o veřejných zakázkách připravuje navrhovatel veřejné zakázky (nositel zakázky) před zahájením zadávacího řízení. Schvaluje ho příkazce operace a správce rozpočtu. Návrh prověří z právního hlediska právní oddělení, z odborného příslušný odborný útvar tj. OSM, VC nebo CIKS.
Podrobný postup je vymezen v samostatné organizační směrnici č. 9 "Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE".
2.5.6 Doklady ostatní (speciální smlouvy)
Smlouvy o převodu vlastnictví jsou vyhotoveny v souladu s věcnými záměry a ustanoveními obsaženými v obecně závazných předpisech.
Vyhotovení smluv o převodu a nabytí vlastnictví včetně darů zajišťuje právní oddělení. Za VŠE podepisuje tyto smlouvy rektor, prorektor, kvestor, děkan, ředitel jako příkazce operace. Zahrnují např. smlouvy darovací, sponzorské, případné smlouvy o poskytnutí prostředků na vědu a výzkum, smlouvy o spolupráci (partnerské, smlouvy se zahraničními školami). Tyto smlouvy před podpisem statutárního zástupce VŠE musí odsouhlasit věcně příslušný prorektor.
Podrobný postup oběhu neúčetních dokladů v oblasti vědy a výzkumu je uveden v samostatné organizační směrnici č. 1 "Agenda vědy a výzkumu na VŠE".
2.5.7 Doklady k vyřizování stížností, oznámení a podnětů občanů
Každý vedoucí zaměstnanec VŠE předává okamžitě po obdržení originál stížnosti, oznámení nebo podnětu občanů do oddělení kontroly, informací a stížností (OKIS), které tento doklad zaeviduje a zajistí další postup v souladu se samostatnou organizační směrnicí č. 11 "Vyřizování stížností, oznámení a podnětů občanů". Součástí směrnice jsou i vzory formulářů.
2.5.8 Archivace neúčetních dokladů
Neúčetní doklady se ukládají nejméně 1 rok v útvaru, který je za jejich evidenci odpovědný. Poté je předá postupem upraveným Skartačním řádem do centrální spisovny VŠE. Pracovník centrální spisovny po uplynutí skartačních lhůt vyřadí připraví doklady ke skartaci resp. postupuje v souladu s citovaným řádem.
Oprávnění k finančním operacím vycházejí z organizační směrnice "Kontrolní řád". Rozsah pravomocí příkazce operace a správce rozpočtu, popř. hlavního účetního uváděných v příloze směrnice je vázán na schválený rozpis rozpočtu VŠE.
3.1.1 Dispoziční oprávnění k bankovním účtům
Pracovníky oprávněnými podepisovat příkazy k úhradě z prostředků na bankovních účtech VŠE jsou zaměstnanci, které pověří rektor. Podpisové vzory všech oprávněných pracovníků na tiskopisech příslušných bank jsou uloženy v EO.
Každou dispozici bance musí podepsat vždy dva z oprávněných pracovníků a pracovník finančního oddělení označit příslušným kulatým razítkem VŠE.
3.1.2 Dispoziční oprávnění k rozpočtovým i mimorozpočtovým prostředkům
a) Rozpočtovými i mimorozpočtovými prostředky včetně prostředků vytvořených doplňkovou činností v rámci školy jsou oprávněni disponovat:
jako příkazci: rektor (pro International Business a CESP prorektor pro zahraniční vztahy a PR), kvestor;
jako správce rozpočtu: vedoucí EO;
jako hlavní účetní: vedoucí účtáren.
b) rozpočtovými, tj. investičními a neinvestičními prostředky do výše limitů přidělených fakultě schváleným rozpisem rozpočtu jsou oprávněni disponovat:
jako příkazci: děkani fakult, pověření vedoucí zaměstnanci;
jako správci rozpočtu: tajemníci, pověření zaměstnanci.
c) rozpočtovými, tj. investičními a neinvestičními prostředky do výše limitů přidělených schváleným rozpisem rozpočtu jsou oprávněni disponovat:
jako příkazci: kvestor, pověření prorektoři dle své působnosti, ředitelé, vedoucí rektorátních pracovišť, kterým je v rozpočtu rozepisován limit;
jako správci rozpočtu: vedoucí EO, kancléř rektora, tajemník, pověřený pracovník.
d) prostředky mimorozpočtových zdrojů a doplňkové činnosti jsou oprávněni disponovat:
jako příkazci: kvestor, pověřený prorektor, děkani fakult, ředitelé center a institutů
jako správce rozpočtu: vedoucí EO, kancléř rektora, tajemník, pověřený pracovník.
Příkazce je zodpovědný za to, že neschválí objednávku či smlouvu a uhrazení plateb, které by byly v rozporu s uzavřenými obchodními smlouvami VŠE na základě zákona o veřejných zakázkách. Seznam platných smluv bude uveden v informačním systému VŠE. Za jeho vedení a aktuálnost odpovídá právní oddělení. Příkazce má právo vyžádat si stanovisko odborného útvaru tj. VC, CIKS nebo OSM, pokud si zakázku zabezpečuje přímo. Pokud si stanovisko nevyžádá, je plně zodpovědný za to, že zakázka splňuje kritéria kvality i hospodárnosti. 3.2 Definování příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního z hlediska hospodářských funkcí na VŠE
Definice těchto funkcí v obecné rovině je vymezena v samostatné organizační směrnici č. 2"Kontrolní řád". Zjistí-li pracovník určený k přezkušování účetních dokladů formální nedostatky či nepřípustnost ověřované operace, je povinen o tom uvědomit správce rozpočtu nebo příkazce operace. Trvá-li tento pracovník na jejím provedení nebo neučinil-li opatření k odstranění následků již uskutečněné nepřípustné operace, je pracovník určený k přezkušování účetních dokladů povinen uvědomit o tom písemně vedoucího organizace (rektora) a kopií vedoucího EO.
Pracovníci příslušných útvarů jsou povinni poskytovat zaměstnancům, kteří přezkušují účetní doklady, požadované vysvětlení, popř. písemné odborné stanovisko. Hledisko hospodářských funkcí je vymezeno v části III. této směrnice. Práva a povinnosti konkrétních příkazců a správců rozpočtu při operacích spojených s čerpáním finančních prostředků jsou omezeny schváleným rozpisem rozpočtu VŠE. Přesné vymezení rozsahu oprávnění příkazců operací, správců rozpočtu a hlavních účetních včetně delegovaných oprávnění je součástí podpisových vzorů a písemných pověření.
3.3 Podpisové vzory
Podpisové vzory následujících vedoucích zaměstnanců: rektor, prorektoři, kvestor, děkani, ředitelé, vedoucí vybraných odborných útvarů - tvoří přílohu č. 1 této směrnice.
Tito vedoucí zaměstnanci předloží na zvláštních formulářích (formulář je součástí přílohy č. 1 této směrnice) podpisové vzory své i svých podřízených, jichž se dotknou dispoziční oprávnění (včetně delegovaných), ve 2 provedeních (včetně otisků nákladových razítek) do 14 dnů ode dne nabytí účinnosti této směrnice do právního oddělení. Jedno vyhotovení bude pro vedoucího EO (pro vedoucího účetního FMH, CDMS a SÚZ), 1 vyhotovení pro právní oddělení Každý příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní musí mít své nákladové razítko. V podpisovém vzoru musí být uvedeny i podpisy případných zástupců (včetně jejich razítka).
Podpisové vzory zajišťuje a aktualizuje EO. Vedoucí útvarů jsou povinni bez odkladu oznamovat veškeré změny podpisových oprávnění vedoucímu EO.
Oprávnění, resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností na VŠE charakterizuje podpisový řád.
3.3.1 Schéma podpisového řádu u výdajových položek
a) před právním úkonem:
- Příkazci operací u jednotlivých výdajových položek;
- Správci rozpočtu u jednotlivých výdajových položek.
Výdajová položka: .........................................................
Jméno, příjmení funkce podpis .......................................................
b) po uskutečnění právního úkonu:
- Příkazci operací u jednotlivých výdajových položek,
- Správci rozpočtu u jednotlivých výdajových položek,
- Hlavní účetní u jednotlivých výdajových položek.
Jméno, příjmení funkce podpis .................................................
3.3.2 Schéma podpisového řádu u příjmových položek
- příkazce operace
Příjmová položka: ..........................................................
Jméno, příjmení funkce podpis ....................................................................................................
Zkratky útvarů VŠE dle organizační směrnice č. 7 "Číselníku útvarů VŠE v Praze":
FMH ... Fakulta managementu
CDMS ... Centrum doktorandských a manažerských služeb SÚZ ... Správa účelových zařízení
VC ... Výpočetní centrum
EO - ekonomický odbor
CIKS ... Centrum informačních a knihovnických služeb
OSM - odbor správy majetku
DHM ... dlouhodobý hmotný majetek
DNM ... dlouhodobý nehmotný majetek
SW ... software
DČ ... doplňková činnost.
V. Přílohy:
1. Podpisové vzory.
2. Vzory formulářů (další vzory formulářů tvoří přílohy samostatných interních směrnic).
3. Přehled skladů zřízených na VŠE.
Kontrolu dodržování této směrnice provádí vedoucí oddělení kontroly, informací a stížností.
Děkani, kvestor a ředitelé vydají v souladu se zněním této směrnice vlastní interní směrnici, kde budou konkretizovány jednotlivé funkce příkazce operace, správce rozpočtu, popř. hlavního účetního a rozsah jejich kompetencí (práva a povinnosti) v rámci platných předpisů. Přílohou jejich směrnice budou podpisové vzory. Delegování pravomocí příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního musí být v souladu s Kontrolním řádem.
Vzor formulářů vztahujících se k delegování pravomocí je v příloze č. 2 této směrnice.
Všechny interní směrnice, na které jsou v textu této směrnice odvolávky, je nutné novelizovat tak, aby nebyly v rozporu se organizační směrnicí č. 2/2005 Kontrolní řád a touto směrnicí, a to nejpozději do 3 měsíců od doby nabytí účinnosti této směrnice. V případě nesouladu této směrnice s ostatními interními směrnicemi VŠE mají ustanovení této směrnice přednost. VIII. Zrušovací ustanovení
Tato směrnice ruší :
organizační směrnici č. 6/2005 ze dne 17. 10. 2005,
pokyn rektorky č. 3/2000 ze dne 11. 10. 2000
Tato směrnice nabývá účinnosti dnem jejího zveřejnění na webových stránkách školy.
Platnost tohoto dodatku nastává dnem zveřejnění na webových stránkách školy.
V Praze dne 17. 1. 2007.
Za správnost: Ing. Jana Ištvánfyová, Dr.
Příloha 1a: Podpisové vzory
Příloha 1b: Podpisové vzory PO, SR, HU
Příloha 2a: Delegování pravomocí
Příloha 2b: Evidenční list faktury
Příloha 2c: Průvodní list k zakázce
Příloha 2d: Žádanka na výdej ze skladu
Příloha 2e: Převodka majetku
Příloha 2f: Zápis o převzetí hmotného majetku
Příloha 2g: Zápis o převzetí drobného hmotného majetku
Příloha 2h: Žádost o poskytnutí jednorázové zálohy
Příloha 2i: Žádost o poskytnutí stále zálohy
Příloha 2j: Příkaz k zaplacení vložného na seminář, konferenci apod.
Příloha 3: Seznam skladů
Text připravil/a: doc. Ing. Jana Ištvánfyová, Dr.	Další informace poskytne: doc. Ing. Jana Ištvánfyová, Dr.
23. 9. 2008	Vaše připomínkyke stránce

References: zákona č. 563
 zákona č. 320
 § 11
 § 33
 § 31
 § 32