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CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES - PDF
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Rosa Padilla del Río
3 CONTENIDO CAPÍTULO I... 1 ASPECTOS GENERALES... 1 Artículo 2.- Ámbito de Aplicación... 2 Artículo 3.- Elaboración, Aprobación, Revisión y Actualización... 2 Artículo 4.- Difusión... 2 Artículo 5.- Incumplimiento al Reglamento... 2 Artículo 6.- Cláusula de Previsión... 2 Artículo 7.- Verificación de la Aplicación... 3 Articulo 8.- De la universalidad de los Registros... 3 Artículo 9.- Principios del Sistema de Contabilidad Integrada... 3 CAPÍTULO II... 6 DISPOSICIONES GENERALES... 6 Artículo 10.- Componentes del Sistema de Contabilidad Integrada... 6 Artículo 11.- Interrelación con otros Sistemas de Administración... 7 Artículo 12.- Niveles de Organización y Responsabilidad... 7 Artículo 13.- Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros Artículo 14.- Plazo de Presentación de los Estados Financieros CAPÍTULO III...11 ASPECTOS TÉCNICOS...11 Artículo 15.- Naturaleza y Características de Financiamiento Artículo 16.- Metodología de Registro Artículo 17.- Proceso de Registro Artículo 18.- Instrumentos del Subsistema de Registro Presupuestario Artículo 19.- Aplicación de los Sistemas de Registro CAPÍTULO IV...15 REGISTRO Y PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN...15 Artículo 20.- Catálogo de Cuentas Artículo 21.- Manual de Contabilidad Integrada Artículo 22.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema Artículo 23.- Archivo de Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo Artículo 24.- Archivos Informáticos del Sistema Artículo 25.- Firma Electrónica Artículo 26.- Asiento Tipo CAPÍTULO V...18 ESTADOS FINANCIEROS...18 Artículo 27.- Estados Financieros Básicos Artículo 28.- Estados Financieros Complementarios Artículo 29.- Reglas Específicas Artículo 30.- Presentación de la Ejecución Presupuestaria... 21
4 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- Objetivos del Reglamento Específico El presente Reglamento Específico tiene como objetivos: a. Implantar el Sistema de Contabilidad Integrada en la Agencia Boliviana Espacial. b. Proporcionar a la Unidad Contable una base conceptual fundamentada en Normas y Principios Contables de validez Técnica Legal. c. Contribuir al registro de información útil, oportuna y confiable y a la razonabilidad de los informes y estados financieros complementarios, posibilitando la comparación entre periodos contables. d. Facilitar que todo servidor público responsable de resultados emergentes de la gestión pública, que administre recursos, rinda cuenta de los mismos por intermedio del Sistema de Contabilidad Integrada. e. Las aplicaciones son de cumplimiento obligatorio, para la Unidad Contable dependiente de la Dirección Administrativa Financiera de la Agencia Boliviana Espacial. El presente Reglamento Específico tiene como base legal las siguientes disposiciones: a. Constitución Política del Estado. b. Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. c. Resolución Suprema Nº de 4 de marzo de 2005, Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. d. Ley Nº 2042 de 21 de diciembre de 1999, de Administración Presupuestaria. e. Ley Nº 2137 de 23 de octubre de 2000, de Modificaciones a Ley 2042 f. Ley del Presupuesto General de la Nación o Ley Financial, que por gestión aprueba el presupuesto del Sector Público. g. Decretos Reglamentarios de aplicación del Presupuesto General de la Nación. h. Decreto Supremo N de 7 de febrero de 2009, Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional. i. Decreto Supremo Nº del 29 de agosto de 1990, Reglamento de la Ejecución Presupuestaria. j. Resolución Ministerial Nº 704 de 22 de junio de 1989, Reglamento para la elaboración, presentación y ejecución de los presupuestos del Sector Público. k. Decreto Supremo Nº de 18 de agosto de 2000, Implantación de carácter obligatorio en todas las entidades del Sector Público del Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA. l. Decreto Supremo Nº de 19 de diciembre de 2001, Ámbito de aplicación del Decreto Supremo Nº m. Decreto Supremo N de 7 de enero de 2009, Reglamento de Modificaciones Presupuestarias. n. Instructivo anual de Cierre Contable Presupuestario. o. Manual de Contabilidad Integrada, instructivos y guías de contabilidad emitidas por el Órgano Rector. p. Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 1 de 21
5 q. Normas de Contabilidad, emitidos por el Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad del Colegio Auditores de Bolivia. r. El Manual de Contabilidad Integrada s. Instructivos y Guías de contabilidad elaboradas por la Dirección General de Normas de Gestión Pública del Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, unidad técnica especializada que ejerce la dirección y supervisión del Sistema de Contabilidad Integrada. t. Otras disposiciones legales de orden interno o externo relacionadas. Artículo 2.- Ámbito de Aplicación El presente Reglamento Específico es de uso y aplicación obligatoria para todo el personal de la Agencia Boliviana Espacial, relacionados con las operaciones contables de la institución, según establece el artículo 3 de la Ley Nº Artículo 3.- Elaboración, Aprobación, Revisión y Actualización El presente Reglamento Específico será elaborado por la Dirección Administrativa Financiera y aprobado mediante Resolución de Directorio previa compatibilización por el Órgano Rector. El presente Reglamento Específico, será revisado y actualizado por la Dirección Administrativa Financiera y se actualizará cuando: a. Se originen cambios, modificaciones y actualizaciones de las Normas Básicas. b. Se produzcan cambios y modificaciones en la organización administrativa interna de la Agencia Boliviana Espacial que originen la necesidad de adecuar el presente Reglamento Específico a estos cambios, los cuales serán incorporados necesariamente en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. c. En base a la experiencia de su aplicación. Las actualizaciones al presente Reglamento Específico deberán ser aprobadas mediante Resolución de Directorio previa compatibilización por el Órgano Rector. Artículo 4.- Difusión La Dirección Administrativa Financiera de la Agencia Boliviana Espacial, es responsable de la difusión interna del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada. Artículo 5.- Incumplimiento al Reglamento El incumplimiento por la aplicación del presente Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada por parte del personal de las unidades administrativas e involucrados con el presente Reglamento, generará responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V, Responsabilidad por la Función Pública de la Ley Nº 1178, de Administración y Control Gubernamentales y los Decretos Supremos Nº 23215, A y 26237, Modificaciones al Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública y reglamentos internos. Artículo 6.- Cláusula de Previsión En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de la Agencia Boliviana Espacial, estas serán solucionadas en función a los alcances establecidos en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 2 de 21
6 Artículo 7.- Verificación de la Aplicación La Unidad de Auditoría Interna de la Agencia Boliviana Espacial, es responsable de verificar el grado de implantación, cumplimiento y aplicación del presente Reglamento Específico. Articulo 8.- De la universalidad de los Registros El Sistema de Contabilidad Integrada deberá registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en el SIGMA que es el sistema único, común y oportuno de aplicación de la Agencia Boliviana Espacial, registrando los antecedentes de ejecución presupuestaria de recursos y gastos, el presupuesto aprobado y cualquiera sea su fuente de financiamiento, forma de ejecución informando en forma oportuna y en los plazos establecidos por normativa vigente a la Dirección General de Contabilidad Fiscal dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La omisión del registro de operaciones, establecerá responsabilidad a determinarse de acuerdo a disposiciones legales existentes. Artículo 9.- Principios del Sistema de Contabilidad Integrada Los Principios de Contabilidad Integrada constituyen la base teórica sobre la cual se fundamenta el proceso contable del Sistema de Contabilidad Integrada, cuyo propósito es uniformar los distintos criterios de valuación, compatibilización, exposición, información y consolidación, cuando corresponda, de los hechos económicos financieros que se registran en la contabilidad de la Agencia Boliviana Espacial. Los Principios de Contabilidad Integrada, son los siguientes: a) Equidad Como el postulado básico del Sistema de Contabilidad Integrada, indica que la contabilidad e información gubernamental deben fundamentarse en la equidad, de tal manera que el registro, valuación y exposición de las transacciones presupuestarias, patrimoniales y financieras, se efectúe de manera imparcial. La equidad como principio fundamental de la actividad contable debe orientar la acción de los responsables del proceso contable para que, al aplicar determinada norma, no se pretenda favorecer a una de las partes que efectúan la transacción en perjuicio de los intereses de la otra. b) Legalidad Los hechos económicos financieros de la Agencia Boliviana Espacial, se registran previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y pertinentes. Cuando exista oposición entre disposiciones legales y técnicas, prevalece la aplicación de las normas legales, debiendo informar de este hecho y su impacto en la posición financiera y los resultados, en notas a los estados financieros. c) Universalidad y Unidad El Sistema de Contabilidad Integrada registra todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, en un sistema único, común, oportuno y confiable; afectando, según la naturaleza de cada operación, a sus componentes en forma separada, combinada o integral, mediante registro único. d) Devengado Reconocimiento de los recursos y gastos, para determinar el resultado económico y su efecto en el patrimonio, correspondiente a un ejercicio, deben registrarse en el momento en REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 3 de 21
7 el que sucede el hecho substancial que determinan su origen y queda perfeccionado desde el punto de vista de la legislación o práctica aplicables, independientemente si se ha cobrado o pagado. El devengamiento de los recursos, se produce cuando se crea una relación jurídica entre la Agencia Boliviana Espacial y terceros por la entrega de bienes y/o prestación de servicios, en virtud de la cual se origina un derecho de cobro por parte de la entidad y una obligación de pago por parte de las entidades y/o terceros. En los casos de donaciones y/o transferencias, el devengamiento es simultáneo a la percepción de los recursos, por lo tanto no existe contraprestación de bienes y/o servicios ni derecho de cobro. El devengamiento del gasto se produce cuando se genera la obligación de pago a favor de terceros por la recepción de bienes o servicios adquiridos por la entidad, al vencimiento de la fecha de pago de una obligación o cuando por un acto de autoridad competente se dispone efectuar una transferencia a terceros. El devengamiento del gasto y/o del recurso implica la ejecución del presupuesto y permite la integración de los subsistemas de registro presupuestario y patrimonial. e) Ente La Agencia Boliviana Espacial es responsable del logro de su programación de operaciones, para lo cual administran los recursos asignados en el Presupuesto General del Estado y producen Estados Financieros. f) Bienes Económicos Los Estados Financieros de la Agencia Boliviana Espacial, presentan información relativa a los bienes tangibles e intangibles, que poseen valor económico, por lo tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios. Los bienes de dominio privado o institucional, sean tangibles o intangibles, constituyen activos de uso de la Agencia Boliviana Espacial según corresponda, tales como edificios, terrenos, equipos de comunicación etc. g) Entidad en Marcha El presente Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, presume la continuidad indefinida de las operaciones de la Agencia Boliviana Espacial, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, de acuerdo con las circunstancias. h) Ejercicio El ejercicio constituye el período en el que regularmente la Agencia Boliviana Espacial, debe medir los resultados económicos, de ejecución presupuestaria, situación financiera, de tesorería y cumplimiento de metas de su programación de operaciones. Los ejercicios deben ser de igual duración para efectos de comparación. El ejercicio contable corresponde al año calendario, vale decir del 1º de enero al 31 de diciembre, sin perjuicio de emitir informes parciales de medición a requerimiento de Autoridades Competentes. i) Moneda de Cuenta El boliviano es la moneda de curso legal del país y es el medio para valorar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales a una expresión homogénea que permita agruparlas, compararlas y presentarlas. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 4 de 21
8 Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la establecida, deben convertirse a moneda de curso legal para su registro correspondiente de acuerdo al tipo de cambio fijado por el Banco Central de Bolivia, vigente al momento de materializarse las operaciones. j) Uniformidad La política, método, procedimiento y/o criterios contables adoptados por la Agencia Boliviana Espacial, deberán ser utilizados consistentemente durante el ejercicio y de una gestión a otra, para evitar que las variaciones en la estructura del sistema de medición impidan la comparación entre estados financieros sucesivos. Dichas políticas, métodos, procedimientos y/o criterios contables, podrán ser modificadas cuando las condiciones sociales, económicas o políticas, se modifiquen substancialmente y afecten al Sistema de Contabilidad Integrada, el efecto de estos cambios debe señalarse en notas a los estados financieros. k) Objetividad Los cambios en los activos, pasivos y la expresión contable del patrimonio neto, deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal. La información que procese el Sistema de Contabilidad Integrada debe ser registrada libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica financiera, de forma transparente y ser susceptibles de verificación por parte de terceros independientes. l) Prudencia Los ingresos y gastos no se deben sobrestimar, subestimar, ni anticipar o diferir. Cuando se deba elegir entre más de una alternativa para medir un hecho económico financiero, se elegirá aquella que no sobrevalúe los activos ni subvalúe los pasivos. Deben contabilizarse únicamente los recursos devengados durante el período contable y no así los ingresos potenciales o sujetos a alguna condición o eventualidad. Por el contrario deben compatibilizarse no solo los gastos devengados, sino también, aquellos potenciales cuando se tenga conocimiento razonable, seguridad y estén debidamente documentados, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales cuyo origen se determinen en un período actual. m) Valuación al costo El valor de costo, adquisición, producción o construcción, constituye el criterio principal y básico de registro de los activos en el momento de su incorporación. Entendiéndose por tal, la suma de dinero pactada y demás costos y gastos incidentales necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Este principio no contradice, la corrección monetaria por impacto de la inflación que deben realizar la Agencia Boliviana Espacial, que posean cuentas de activo y/o pasivo en moneda extranjera, con cláusula de mantenimiento de valor y las no monetarias; las que serán reexpresadas con base al tipo de cambio al cierre del ejercicio, de acuerdo con disposiciones legales y normas técnicas vigentes. n) Importancia Relativa o Significatividad Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas básicas debe actuarse con sentido práctico. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 5 de 21
9 Algunas veces se presentan hechos económicos financieros que no encuadran en el marco general de las normas para la Agencia Boliviana Espacial. Sin embargo, no constituyen problemas de registro y/o exposición porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general de la situación financiera y económica. No existen criterios definidos que fijen los límites entre lo que es y no es significativo, debiendo aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, tomando en cuenta, por ejemplo, el efecto en activos y pasivos, en el patrimonio o en los resultados. o) Exposición Los estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria necesaria, para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera de la Agencia Boliviana Espacial. CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES Artículo 10.- Componentes del Sistema de Contabilidad Integrada El Sistema de Contabilidad Integrada está compuesto por los subsistemas de: Registro Presupuestario, Registro Patrimonial y Registro de Tesorería, los que hacen un solo sistema integrado y que se identifican separadamente para efectos de una mejor comprensión. a. Subsistema de Registro Presupuestario El subsistema de Registro Presupuestario captura las transacciones con incidencia económica financiera, integrados con los módulos: patrimonial y de tesorería, en los distintos momentos del registro contable del proceso administrativo presupuestario, con el objetivo de producir información que: Muestre la ejecución presupuestaria de recursos y gastos. Permita al Órgano Rector del Sistema de Presupuesto, evaluar la gestión presupuestaria de la Agencia Boliviana Espacial. Posibilite el control del cumplimiento legal del presupuesto, de los resultados sobre la gestión, de los recursos y programación de operaciones de la Agencia Boliviana Espacial. b. Subsistema de Registro Patrimonial El Subsistema de Registro Patrimonial de la Agencia Boliviana Espacial, contabiliza las transacciones, que afectan los activos, pasivos, patrimonio y resultados económicos integrados con los módulos de presupuesto y tesorería, con el objetivo de proveer información sobre: La situación financiera. El resultado económico de sus operaciones. Los cambios en la situación financiera. Fuentes y usos de efectivo. Los cambios en su patrimonio neto. c. Subsistema de Registro de Tesorería El Subsistema de Registro de Tesorería registra las transacciones de efectivo o equivalentes, a través de caja o cuentas bancarias, integradas con los subsistemas de registro patrimonial y presupuestario, con los objetivos de: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 6 de 21
10 Programar, administrar y manejar los flujos de fondos en forma eficiente, oportuna y fiable, en tiempo real. Producir información sobre las operaciones efectivas de caja. Permitir el análisis, control y evaluación de la adecuada asignación y utilización de fondos. Articular la gestión de caja con la ejecución del presupuesto, a efectos de minimizar la acumulación de la deuda flotante y posibilitar el establecimiento de fechas ciertas de pago a empleados, proveedores y contratistas. Artículo 11.- Interrelación con otros Sistemas de Administración a) Con el Sistema de Presupuestos, Tesorería y Crédito Público. Tiene una relación integral porque las operaciones que generan estos sistemas se registran en el Sistema de Contabilidad Integrada y constituyen un único sistema de información. b) Con el Sistema Nacional de Planificación. El Sistema de Contabilidad Integrada proporciona información económica financiera sobre los planes, programas establecidos en inversión pública, presupuesto y programación de operaciones. c) Con el Sistema Nacional de Inversión Pública. Define, a través del presupuesto, los proyectos de inversión y preinversión para su registro en el Sistema de Contabilidad Integrada; este último proporciona información acerca del avance financiero y ejecución de dichos proyectos. d) Con el Sistema Programación de Operaciones. El Sistema de Contabilidad Integrada procesa información de las actividades de funcionamiento, preinversión e inversión correspondiente a los objetivos contenidos en el POA para el seguimiento y evaluación de las metas y resultados previstos. e) Con el Sistema de Administración de Personal. Proporciona información sobre acciones de personal que tienen efecto económico financiero para su correspondiente registro; a su vez el Sistema de Contabilidad Integrada suministra información sobre costos de los recursos humanos y la ejecución presupuestaria. f) Con el Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Informa acerca de las actividades de contratación, manejo y disposición de los bienes y/o servicios con efecto económico financiero; el Sistema de Contabilidad Integrada brinda información presupuestaria, patrimonial y la disponibilidad de recursos, vinculadas a dichas actividades. g) Con el Sistema de Control Gubernamental. Permite y facilita el control posterior, proporcionando información económica financiera, recibiendo a su vez recomendaciones para mejorar la calidad de información presentada. El Sistema de Contabilidad Integrada proporciona al control interno la información que permite verificar la aplicación de las normas de control interno en los procedimientos de tramitación de operaciones y su correspondiente registro con la identificación de los niveles de responsabilidad, recibiendo a su vez, recomendaciones que mejoren los procedimientos como elementos de retroalimentación buscando alcanzar eficiencia, efectividad y economía en la administración de los recursos públicos. Artículo 12.- Niveles de Organización y Responsabilidad Se establecen los siguientes niveles: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 7 de 21
11 a. Nivel Normativo y Consultivo A cargo del Órgano Rector, cuyas atribuciones se encuentran establecidas en la Ley 1178 y en la Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional. b. Nivel Directivo Corresponde a este nivel el Directorio de la Agencia Boliviana Espacial, con las siguientes atribuciones relativas al Sistema: Aprobar la política general de la ABE, reglamentos internos, manuales y toda normativa necesaria para el cumplimiento de las finalidades de la ABE, presupuesto y sus modificaciones, la estructura orgánica y la escala salarial, la ejecución presupuestaria y memoria anual de la Institución y otras actividades relativas a las funciones de la Agencia Boliviana Espacial, en el marco del Artículo 9 del Decreto Supremo N c. Nivel Superior A cargo del Director General Ejecutivo, con las siguientes atribuciones relativas al Sistema: Solicitar al Directorio de la Agencia Boliviana Espacial la aprobación del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada mediante Resolución de Directorio. Cumplir y hacer cumplir las Normas Básicas y el Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada. Implantar y actualizar el Sistema de Contabilidad Integrada en la Agencia Boliviana Espacial. Analizar, aprobar o rechazar los Estados Financieros, la ejecución presupuestaria y los informes de gestión, presentados por las instancias ejecutivas y operativas. Instruir a las instancias ejecutivas, operativas y de apoyo, información contable financiera cuando considere pertinente. d. Nivel Ejecutivo Constituida por el Director Administrativo Financiero y el Director de Ingeniería, con las siguientes atribuciones relativas al Sistema: Director Administrativo Financiero Realizar todas las actividades administrativas y financieras necesarias para el establecimiento y organización de la Agencia Boliviana Espacial. Dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas/financieras. Gestionar la presentación, aprobación y/o inscripción del Programa Operativo Anual, Presupuesto y Programa Anual de Contrataciones. Controlar la ejecución de los recursos físicos y financieros de acuerdo a lo programado. Garantizar el desarrollo oportuno de las actividades establecidas y aprobadas en el Plan Operativo Anual. Recibir las solicitudes de gasto, adquisición o contratación de las unidades de la ABE, establecer e instruir el proceso administrativo que corresponda. Autorizar los pagos conjuntamente con el Director General Ejecutivo, cumpliendo los procedimientos y normativa vigente. Supervisar la elaboración de los documentos para la contratación de bienes y servicios y gestionar las aprobaciones que correspondan. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 8 de 21
12 Supervisar y evaluar al personal del área administrativa/financiera en relación al cumplimiento y nivel de desempeño de las actividades o tareas asignadas. Controlar y evaluar el manejo de bienes, materiales y suministros adquiridos por la Agencia Boliviana Espacial, aplicando acciones correctivas cuando se requieran. Dirigir, supervisar y controlar la elaboración de registros contables y administrativos en cumplimiento a disposiciones normativas vigentes. Gestionar la oportuna disponibilidad de bienes y servicios de acuerdo a requerimiento apropiadamente programados en materia de equipos, mobiliario, viajes, servicios generales y otros. Participar en reuniones con el Director General Ejecutivo, a requerimiento. Suscribir todos los documentos oficiales de carácter administrativo y financiero de la Dirección en forma individual o compartida con el Director General Ejecutivo, según corresponda. Desarrollar o dirigir la elaboración de informes solicitados por las instancias competentes. Proporcionar al Auditor Interno y al Asesor Legal información y documentación, por conducto regular, para el cumplimiento de las funciones indicadas, cuando estos lo requieran. Prestar asesoramiento a las Unidades Técnicas de la Agencia Boliviana Espacial en temas relacionados al área de Administración y Finanzas. Otras funciones que le sean encargadas por el Director General Ejecutivo. Resguardar la documentación financiera, instruyendo el archivo y salvaguarda de la documentación de respaldo a las transacciones contables, así como de la información generada, por el periodo de diez (10) años. e. Nivel Operativo Corresponden a este nivel: las unidades técnicas, profesionales y personal de apoyo, donde se ejecutan las operaciones de la Agencia Boliviana Espacial. Contador General Realizar el registro de comprobantes en el SIGMA, de recursos, gastos, ajustes y otros. Verificar que los comprobantes cuenten con toda la documentación de respaldo. Archivar la documentación contable y su respaldo de manera ordenada. Elaborar y emitir los Estados Financieros de la Agencia Bolivia Espacial, cuando sea pertinente. Presentar los Estados Financieros a las instancias pertinentes, cumpliendo lo establecido en disposiciones y normativa vigentes. Realizar el análisis de las cuentas y de los Estados Financieros de la Agencia Boliviana Espacial. Realizar la presentación de los formularios y obligaciones, a Impuestos Nacionales, la Caja Petrolera de Salud, Administradoras de Fondos de Pensiones y otros determinados por Ley. Realizar la verificación de los pagos por servicios básicos, velando por que los mismos no sufran interrupciones. Apoyar en la elaboración y formulación del presupuesto institucional, cuando sea pertinente. Realizar el análisis y seguimiento mensual a la ejecución del presupuesto, informando sobre el mismo al Director Administrativo Financiero. Realizar certificaciones presupuestarias. Preparar y/o elaborar las planillas de sueldo mensuales. Revisar mensualmente los formularios 110, de declaración jurada de presentación de facturas, presentados para sueldos y refrigerios y elaborar el resumen del mismo. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 9 de 21
13 Administrar el Fondo Rotativo de la Agencia Boliviana Espacial de manera correcta, cumpliendo los procedimientos y normativa vigentes. Elaborar las conciliaciones mensuales, de las cuentas bancarias de la Agencia Boliviana Espacial. Realizar el cálculo de los viáticos, desembolsos y control de las rendiciones de cuentas. Apoyar en la contratación de bienes y servicios para la Agencia Boliviana Espacial, cumpliendo la normativa vigente. Administrar el Almacén de la Agencia Boliviana Espacial, velando por su correcto manejo de acuerdo a normativa vigente. Administrar los Activos Fijos de la Agencia Boliviana Espacial, velando por su correcto manejo y uso de acuerdo a normativa vigente. Efectuar el resguardo y el control de las garantías que sean entregadas a la Agencia Boliviana Espacial, velando que se mantengan vigentes mientras sea necesario. Otras actividades determinadas en los sistemas de presupuestos, tesorería, contabilidad integrada y demás sistemas de la Ley Otras actividades relativas al cargo y/o solicitadas por el Director Administrativo Financiero. Resguardar y custodiar toda documentación susceptible de registro, generada en las distintas áreas funcionales de la Agencia Boliviana Espacial, por el periodo de diez (10) años. Periódicamente, al menos cada semestre realizará arqueos de caja cuando corresponda, control de inventarios de bienes de consumo y activos fijos aplicando las normas establecidas para su control y registro. Artículo 13.- Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros El Director General Ejecutivo es responsable de la presentación oportuna de los Estados Financieros y de la contratación de profesionales acreditados para el ejercicio de las funciones contables. Los Estados Financieros Básicos y Complementarios deben estar firmados identificando nombres y cargos por el Director General Ejecutivo, el Director Administrativo Financiero y el Contador General a la fecha de emisión de los mismos. El Contador General debe tener: a) Formación profesional en Contabilidad, Auditoria Financiera y/o Contaduría Pública. b) Título en Provisión Nacional. c) Registro Profesional. El Director General Ejecutivo, en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal y de la Ley del Estatuto del Funcionario Público, debe adoptar acciones conducentes a procurar la continuidad del Responsable de la Unidad de Contabilidad y de los responsables del área contable, para evitar demoras en la elaboración y presentación de los Estados Financieros. El Contador General cuando deje de prestar servicios debe entregar bajo inventario los Estados Financieros y toda la documentación de respaldo de las transacciones de la Agencia Boliviana Espacial. Artículo 14.- Plazo de Presentación de los Estados Financieros Dentro de los tres meses de concluido el ejercicio fiscal cada institución del sector público, salvo emisión de disposición contraria emitida por el Órgano Rector del Sistema de REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 10 de 21
14 Contabilidad Integrada sobre modificaciones en la fecha de presentación de los Estados Financieros, se debe presentar obligatoriamente a la entidad que ejerce tuición, a la Dirección General de Contabilidad Fiscal y poner a disposición de la Contraloría General del Estado, los Estados Financieros y estados de cuenta o información complementaria, acompañando el Informe del Auditor Interno. Dichos estados una vez remitidos, serán considerados como definitivos, no pueden ser modificados independientemente tengan o no dictamen de auditoría interna o externa. CAPÍTULO III ASPECTOS TÉCNICOS Artículo 15.- Naturaleza y Características de Financiamiento a. Naturaleza La Agencia Boliviana Espacial, se creó mediante Decreto Supremo N 0423 como institución pública descentralizada, posteriormente mediante Decreto Supremo N 0599 modifica la naturaleza jurídica a Empresa Pública Nacional Estratégica, con personalidad jurídica propia, de duración indefinida, con patrimonio propio, autonomía de gestión administrativa, financiera, legal y técnica, bajo tuición del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. b. Financiamiento La Agencia Boliviana Espacial en el marco del Decreto Supremo N 0423 de 10 de febrero de 2010 cuenta con los siguientes recursos: a) Tesoro General de la Nación, en el marco de su disponibilidad; b) Préstamos o donaciones de organismos nacionales; c) Préstamos o contribuciones de Organismos Internacionales de Financiamiento; d) Otros recursos complementarios que el Órgano Ejecutivo le asigne Artículo 16.- Metodología de Registro La Agencia Boliviana Espacial deberá aplicar la metodología de registro establecido en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada (NBSCI) y el uso de instrumentos y directivas emitidas por la Dirección General de Normas de Gestión Pública, para la aplicación e implantación del Sistema de Contabilidad Integrada. Artículo 17.- Proceso de Registro El proceso de la Contabilidad Integrada de la Agencia Boliviana Espacial, se inicia con el registro del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal y el asiento contable de apertura. Los registros de partida doble, a través de matrices de conversión, se producen en forma simultánea a la ejecución presupuestaria en momentos de devengado y percibido para los recursos y devengado y pagado para los gastos, en forma cronológica en el libro diario, mayores y mayores auxiliares. El Sistema de Contabilidad Integrada de la Agencia Boliviana Espacial registra los efectos económicos y financieros ocurridos en el proceso de gestión pública, convirtiéndolo en un sistema contable de gestión y registro simultáneo. El diseño, implantación y funcionamiento del Sistema de Contabilidad Integrada como un sistema integral que vincule los registros presupuestarios, financieros y patrimoniales, debe cumplir con los requisitos de: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 11 de 21
15 a) Registro Universal Todas las transacciones con efecto presupuestario, financiero y patrimonial, deben registrarse en el Sistema de Contabilidad Integrada en forma separada, combinada o integral. b) Registro Único Cada transacción debe ser incorporada una sola vez en el Sistema de Contabilidad Integrada afectando, según su naturaleza, los distintos módulos y evitando la duplicidad y traslado de registros. c) Diseño de un Sistema Integrado de Cuentas Uso de clasificadores presupuestarios, patrimoniales, financieros y económicos debidamente integrados. d) Selección de Momentos de Registro Contable Registro de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en momentos claramente definidos, que permitan la integración del sistema. e) Conceptualización Ampliada de los Términos Recursos y Gastos El Sistema de Contabilidad Integrada considera como Recurso toda transacción que signifique la utilización de un medio de financiamiento (fuente de fondos) y como Gasto, toda transacción que implique una aplicación financiera (uso de fondos), independientemente de si los mismos tienen o no incidencia en el efectivo. Artículo 18.- Instrumentos del Subsistema de Registro Presupuestario El registro de transacciones en el subsistema de registro presupuestario se iniciará después de la etapa de aprobación y durante la ejecución. Se registrarán las transacciones sobre el momento de registro contable de las transacciones, aplicando los clasificadores presupuestarios vigentes. Momento de Registro de Recursos a) Estimación La estimación de recursos es el momento en el cual se registran los importes de los recursos por rubros aprobados en el presupuesto de la Agencia Boliviana Espacial mediante Ley de Presupuesto General del Estado. Implica la apertura de los auxiliares de la ejecución presupuestaria de recursos por rubros. b) Devengado de Recursos El devengado de recursos implica una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio, originada por transacciones con incidencia económica y financiera. En un sentido práctico se considera devengado de recursos al registro del derecho de cobro a terceros, por venta de bienes, servicios y otros. El registro del devengado de recursos debe ser objetivo, por tanto, tiene que: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 12 de 21
16 Identificar al deudor o contribuyente, Establecer el importe a cobrar, Contar con respaldo legal del derecho de cobro, e Indicar medio de percepción El momento que ocurre el devengado del recurso, se produce la ejecución del presupuesto y se genera automáticamente el asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. El devengado de recursos, en la mayoría de los casos, se registra de manera simultánea al percibido, debido a la naturaleza de la administración financiera pública, donde los recursos se registran cuando efectivamente se los percibe; excepto casos en los que exista suficiente certidumbre amparada en un documento válido que respalde y justifique su devengamiento c) Percibido Se produce cuando los fondos ingresan en cuentas fiscales de la banca privada en moneda nacional. Se consideran recursos percibidos a la recepción de efectivo en caja, depósitos en bancos, u otros medios de percepción tales como títulos o valores legalmente reconocidos. En el momento de la percepción, la contabilidad registra el asiento de partida doble que corresponda, previa identificación de la existencia del devengado del recurso. Momentos de Registro de Gastos a) Apropiación o Asignación La apropiación o asignación de gastos es el momento en el cual se registran en el sistema, los importes aprobados en el presupuesto de la Agencia Boliviana Espacial, para cada una de las partidas por objeto del gasto. Apertura los registros auxiliares de la ejecución presupuestaria de gastos. b) Compromiso Es un registro generado en un acto de administración interna que confirma la afectación preventiva de un crédito presupuestario aprobado y que disminuye la disponibilidad de la cuota de compromiso establecida para un período determinado. Se origina en una relación jurídica con terceros, establecida mediante la firma de un contrato o la emisión de una orden de compra que dará lugar, a una eventual salida de fondos. Su registro en el sistema, asegura que en los procesos de gestión pública, no se adquieran compromisos para los cuales no exista crédito presupuestario. El compromiso es un registro presupuestario que no afecta a la contabilidad general, porque no modifica la composición del patrimonio. c) Devengado de Gastos Se considera que un gasto está devengado, cuando nace la obligación de pago a favor de terceros, el cual puede producirse: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 13 de 21
17 Por la recepción conforme de los bienes o servicios adquiridos por la entidad, Al vencimiento de la fecha de pago de una obligación, Cuando por acto de una autoridad competente, se efectúa una donación o transferencia a terceros. El devengamiento del gasto implica la ejecución del presupuesto y generalmente establece una obligación de pago. El registro del devengado de gastos produce una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio, por transacciones con incidencia económica y financiera. No todo devengamiento de gastos genera una contraprestación de bienes o servicios, tal es el caso de las donaciones o transferencias otorgadas. El registro del devengado es generalmente posterior al registro del compromiso y permite contar con información del nivel de deuda flotante al comparar la ejecución con los pagos efectuados. La conversión de partidas por objeto del gasto a cuentas de la contabilidad se inicia en este momento, ya que el registro del devengado produce automáticamente el asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. El registro del devengado de los gastos se realiza sobre la base de documentos que respalden el perfeccionamiento jurídico y económico de la operación. d) Pagado Representa la cancelación de obligaciones; se realiza mediante la emisión de: órdenes de transferencias electrónicas, cheques, títulos y valores, efectivo en casos de pagos con fondos de caja y en casos excepcionales con bienes u otros medios. El concepto de pagado presupuestario a través de títulos y valores, especies, bienes, compensación entre deudas exigibles y operaciones sin flujo financiero es distinto al concepto del pagado patrimonial, donde necesariamente se produce un flujo financiero. La entrega de efectivo, afecta la disponibilidad de la caja y disminuye la deuda contraída. La emisión de un cheque u orden de transferencia afecta la disponibilidad en bancos y disminuye la deuda. El pago por medio de títulos o valores, disminuye la deuda establecida y aumenta la deuda a largo plazo, esta operación no registra movimiento de fondos, es una operación de cambio de deuda, entre cuentas del pasivo. El registro del pagado permite conocer el grado de cumplimiento de deudas contraídas, saldos disponibles en bancos, cajas, órdenes de transferencias emitidas, cheques entregados y pagados. El registro del momento del pagado en el presupuesto, genera un asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. Información Adicional sobre el Preventivo El preventivo, es un acto administrativo, útil para dejar constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al inicio REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 14 de 21
18 de un trámite de gastos. No constituye un momento contable, sino un registro auxiliar de la administración de créditos en la ejecución presupuestaria, registra un importe provisorio con el propósito de reservar asignación presupuestaria, hasta el momento del compromiso. Los clasificadores presupuestarios constituyen los planes de cuentas del subsistema de registro presupuestario que permiten el registro en detalle, para satisfacer el control y evaluación de la ejecución presupuestaria, en cumplimiento al requisito del Sistema de Contabilidad Integrada, diseño de un Sistema Integrado de Cuentas, entre los que se tiene el institucional, de categorías programáticas, por fuentes de financiamiento, por organismos financiadores, por objeto del gasto, por rubros de recursos, por entidad de transferencia origen y destino, de sectores y subsectores económicos, de funciones, geográfico y otros. Los clasificadores de recursos por rubros y por objeto del gasto, se consideran básicos o analíticos y los verdaderos planes de cuenta de este subsistema, pues es a partir de éstos que se establece la relación presupuestaria, patrimonial, tesorería y económica para el control de los gastos y los recursos en la Agencia Boliviana Espacial. Es atribución del Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal, mantener la eficacia de los clasificadores presupuestarios, así como la actualización periódica y su publicación es responsabilidad y atribución del órgano rector. Artículo 19.- Aplicación de los Sistemas de Registro Las diferentes unidades de la Agencia Boliviana Espacial deben proporcionar a la Unidad de Contabilidad, los insumos necesarios para el procesamiento de la información de las transacciones en el Sistema de Contabilidad Integrada a fin de que esta unidad elabore información gerencial oportuna, confiable y eficiente para la toma de decisiones. Las transacciones serán registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos: Presupuesto aprobado, autorización del funcionario competente para realizar la transacción, crédito presupuestario suficiente en el caso de gastos y documentación sustentatoría legal y válida. El sistema de registro a ser utilizado por la Agencia Boliviana Espacial es el SIGMA: Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa a través del Módulo del Sistema de Contabilidad Integrada, soportado técnicamente por la Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal, el cual estará sujeto al correspondiente manual operativo. Artículo 20.- Catálogo de Cuentas CAPÍTULO IV REGISTRO Y PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN El Catálogo o Plan Único de Cuentas para el Sistema de Contabilidad Integrada, debe establecer en su codificación a los rubros del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden. El Plan de Cuentas de Contabilidad Integrada es aprobado por la Dirección General de Normas de Gestión Publica del Ministerio de Economía y Finanzas Publicas unidad técnica especializada que ejerce la dirección y supervisión del Sistema de Contabilidad Integrada. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 15 de 21
19 El Catálogo de Cuentas de la Agencia Boliviana Espacial está constituido por la agrupación de cuentas que conforman la estructura básica del Sistema Contable, identificadas y designadas por un código. El objetivo de las mismas se puede resumir en: a) Facilita la codificación de las cuentas. b) Facilita la elaboración de los estados financieros. c) Facilita estructurar el sistema de contabilidad del presupuesto y del patrimonio. d) Agrupa cuentas homogéneas y facilita su contabilización. La estructura del plan de cuentas de la Agencia Boliviana Espacial se compone de ocho niveles, los cuales se describen a continuación: 1. Título, constituido por cada una de las partes principales en que se divide el plan de cuentas, ejemplo; Activo. 2. Capítulo, corresponde a la desagregación de los títulos, según la naturaleza de los conceptos, ejemplo; Activo Corriente. 3. Grupo, corresponde a la desagregación de los capítulos del plan de cuentas, por conceptos genéricos, ejemplo; Activo Exigible a Corto Plazo. 4. Cuenta, corresponde a la desagregación de los grupos por conceptos específicos, por ejemplo; Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, etc. 5. Subcuenta, es la última desagregación correspondiente al quinto nivel del plan de cuentas. 6. Auxiliares, de conformidad a las necesidades de información y control institucional, las cuentas de imputación o transaccionales se relacionan con la información contenida en las diferentes tablas del sistema. 7. Cuentas de Cierre, permiten el cierre de las cuentas de recursos y gastos corrientes del ejercicio, reflejando el resultado positivo o negativo a ser mostrado en la cuenta Resultado del Ejercicio. 8. Cuentas de Orden, en la Agencia Boliviana Espacial se utilizarán estas cuentas para registrar operaciones que, sin constituir activos ni pasivos de una entidad, reflejan hechos de interés de la administración, necesarios para dar a conocer su posible efecto y repercusión en la estructura patrimonial de la Agencia Boliviana Espacial. Es de responsabilidad y atribución específica de la Dirección General de Normas de Gestión Pública y la Dirección General de Contabilidad Fiscal el desarrollo y actualización permanente del catálogo o plan de cuentas básico. Artículo 21.- Manual de Contabilidad Integrada La Agencia Boliviana Espacial registrará sus operaciones en el marco del Manual de Contabilidad para el Sector Publico aprobado y vigente y el Plan Único de Cuentas definido por REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 16 de 21
20 la Dirección General de Normas de Gestión Pública, de acuerdo con las características y necesidades de la Agencia Boliviana Espacial. Artículo 22.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema El proceso de la Contabilidad Integrada, se inicia con el registro del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal, y el asiento contable de apertura. Los registros de partida doble a través de matrices de conversión, se producen en forma simultánea a la ejecución presupuestaria en momentos de devengado y percibido para los recursos y devengado y pagado para los gastos en forma cronológica en el libro diario, mayores y mayores auxiliares del sistema SIGMA. Los libros contables y los auxiliares del sistema son: a) Libros Diario. b) Libro Mayor c) Mayores auxiliares d) Libro de Bancos; y e) Libretas Bancarias de la Cuenta Única del Tesoro (CUT) En el Sistema de Contabilidad Integrada consideran auxiliares fijos aquellos que trasladan los saldos de un ejercicio a otro. Temporales o de gestión aquellos que corresponden al flujo del ejercicio. Artículo 23.- Archivo de Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo El Director Administrativo Financiero de la Agencia Boliviana Espacial es responsable del adecuado archivo, de la custodia y salvaguarda de los documentos contables y sus documentos de respaldo y de disponer las medidas administrativas para su preservación y conservación conforme a la normativa vigente. Permitiendo su localización oportuna, para uso de ejecutivos y personal de la entidad, para revisión por parte de los organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector y por el Sistema de Control Gubernamental. El acceso a la información contable y documentación de respaldo, será posible con autorización expresa del Director Administrativo Financiero Los comprobantes de contabilidad y documentos de respaldo, sean estos registros manuales o productos de procesos electrónicos, los Estados Financieros Básicos y Complementarios, deben, deben ser conservados, de acuerdo a disposiciones legales en vigencia. Artículo 24.- Archivos Informáticos del Sistema El proceso de generación de información del Sistema de Contabilidad Integrada, está desarrollado a través de medios informáticos, la documentación financiera de la gestión pública y la información generada por el sistema de contabilidad, radican en un archivo constituido por un conjunto de procedimientos y equipos de tecnología digital. Los archivos informáticos de conformidad a norma legal vigente, constituye prueba de los actos administrativos y tiene como propósito economizar recursos y mejorar la calidad y eficiencia de las consultas de información. El archivo digital debe asegurar la perdurabilidad e inalterabilidad de la información. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA Pág. 17 de 21

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