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María Jesús Soler Alvarado
1 1 de 5 1. RESPONSABLE(S): Auxiliar y. 2. OBJETIVO: Apoyar las actividades Académicas y Administrativas de las diferentes Dependencias de la Universidad que lo solicitan. 3. ALCANCE: Inicia con la solicitud de CDP a la División y termina con el pago el cual lo realiza la División. 4. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 066 de 2.008: Actividad estudiantil en la modalidad de monitorias académicas y administrativas. 5. CONTENIDO: No. Actividad Descripción de la Actividad Solicita certificados de disponibilidad presupuestal a la División Recepciona CDP Recepciona la solicitud de vinculación de monitores 4 Revisa la solicitud de vinculación 5 Registra información en Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal de acuerdo con información suministrada por la Oficina de Planeación de cuanto le corresponde a cada dependencia por monitores. Recibir de la División el CDP y se envía adjunto a un oficio remisorio a la diferentes dependencias universitarias para que hagan la convocatoria respectiva y soliciten la vinculación de los estudiantes como monitores. Recibir las solicitudes de las diferentes dependencias universitarias y las radica y las traslada al funcionario competente. Revisar que exista disponibilidad presupuestal para dicha vinculación, fotocopia de la cédula del estudiante, fotocopia del recibo de pago de la matricula para acreditar que es estudiante activo. Registrar los datos personales del monitor, a que Cargo Responsable Auxiliar Punto de Control CDP elaborado CDP elaborado y aprobado Vicerrector Radicador Resolución Revisión Resolución y SRF
2 2 de el SRF dependencia presta los servicios el valor, el número de horas y a cargo de que funcionario va a estar el estudiante. Elabora Resolución de Vinculación de Monitores Envía Resolución de Vinculación a la dependencia solicitante y a la División Recepcionar de las diferentes Dependencias universitarias las certificación para pago. Se envía el pago a la División Imprimir los listado de estudiantes con los respectivos datos del sistema SRF y se adjuntan a la Resolución y se envía para firma del Vicerrector. Despachar la resolución de vinculación a la dependencia solicitante con las aclaraciones pertinentes para la certificación y archivo. A la División se envía para el Registro Presupuestal. Recibir las certificaciones con el número de horas a pagar y el formato MA-GA-5-FOR-15 de actualización de datos de monitores y se elabora el pago de acuerdo con el Sistema SRF. El listado de pago se imprime del SRF y se anexa la certificación y el formato de actualización de datos de monitores para el respectivo pago. Resolución y SRF, Firma del Vicerrector Registro Presupuestal Revisión sistema SRF Revisión sistema SRF 6. FORMATOS: MA-GA-5-FOR-15: Actualización de Datos para pago de Monitores 7.ABREVIATURAS Y CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal DEFINICIONES: SRF: Sistema de Recurso Físicos 8. REGISTRO DE MODIFICACIONES:
3 3 de 5 FECHA Abril 17 de 2008 Febrero 12 de 2010 VERSIÓN: No CÓDIGO 0 VADM-PR MA-GA-5-PR MA-GA-5-PR-9 MODIFICACIONES Construcción: Elaboración de Resolución de Vinculación y Resolución de Pago de Monitores. Ajustes actividades del procedimiento y cambio de codificación. Se modificaron las actividades del procedimiento y se aplico la nueva estructura para documentar procedimientos. 9. ANEXOS: Diagrama de flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Funcionario Responsable Cargo: Responsable de Proceso Cargo: Vicerrector Rector Fecha: Fecha: Fecha:
4 4 de 5 Flujograma del Procedimiento RESPONSABLES Auxiliar INICIO Solicita certificados de disponibilidad presupuestal a la División Recepciona CDP Recepciona la solicitud de vinculación de monitores Revisa la solicitud de vinculación Registra información en el SRF Elabora Resolución de Vinculación de Monitores Resolución 1
5 5 de 5 Envía Resolución de Vinculación a la dependencia solicitante y a la División Recepcionar de las diferentes Dependencias universitarias las certificación para pago. Se envía el pago a la División FIN
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