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Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos - PDF
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María Teresa Cáceres Villanueva
1 A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión 4. Objetivo del Proceso: Desarrollar actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la UFPS, que aseguren que la documentación se mantenga disponible, se difunda y se distribuya a las áreas que lo requieran desde su origen hasta su destino final, 5. Alcance del Proceso : Dentro de la Gestión, se determinan los siguientes procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): Establecer procesos ágiles y seguros para la elaboración y control de los documentos de origen interno y externo de la UFPS Asegurar que la documentación se mantenga disponible, se difunda y se distribuya a las áreas que lo requieran y que no se utilicen documentos obsoletos para el sistema de gestión de calidad, al igual que los registros generados en los procesos se mantengan, se Conserven y estén disponibles para su consulta, de acuerdo con las disposiciones normativas aplicables. Desarrollar actividades especificas que permitan controlar y coordinar, de forma sistemática, la recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos, de manera ágil y segura, para el control de los documentos de origen externo e interno de la UFPS.. 1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos 3. Distribución de documentos 4. Trámite de documentos 5. Organización de documentos 6. Consulta de documentos 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Constitución Política de Colombia. Artículo 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94. Internos ( de la institución ) 1. Acuerdo 046 de Por el cual se crea el Comité MECI 1000:2005 NTCGP 1000: , 4.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, , 8.2.3, 8.4, 8.5
2 95, 112, 113, Ley 23 de Artículos Nos. 33, 34, 35. Ley 23 de Artículo 2. Ley 80 de Ley 31de Artículos 54 y 55. Ley 44 de Ley 23 de Artículo 37. Ley 190 de Artículos 27 y 79. Ley 270 de Artículo 95. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Ley 594 de Ley 734 de Artículo 34 Artículo 35. Ley 795 de Artículo 22. Ley 951 de Ley 962 de 2005 Decreto 624 de Artículo 633. Decreto 663 de Artículo 93. Decreto 1748 de Artículo 47. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de Decreto 1052 de Decreto 147 de Decreto 4124 de Circulares AGN Acuerdos AGN de Archivo y Correspondencia de la Universidad Francisco de Paula Santander 2. Tabla de Retención 3. Tabla de Valoración 4. Acuerdo de 2009 Por el cual se crea la Unidad de de la Universidad UGAD UFPS 5. Programa de Gestión.
3 NTC 1673, 2223:1986, 2676, 3393, 4095, 5029, 3723, 4080, 5174, C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas (Productos o 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A ) Resultados) Direccionamiento P : 1. ESTABLECER LOS estratégico LINEAMIENTOS PARA EL Normatividad de DESARROLLO DE LA Archivo GESTIÓN DOCUMENTAL Plan de Desarrollo Necesidades de actualización en la organización de Archivo General de la Nación Gobierno Nacional Todos los procesos del sgc Proceso Gestión La necesidad de documentación Lineamientos gestión Tablas de retención actualizadas y aprobadas Tablas de valoración P : Identificar la necesidad de elaborar, modificar un documento interno o adoptar un documento externo P. revisar los requisitos para la elaboración de documentos internos. H : 2. SOCIALIZAR Y ORIENTAR PERMANENTEMENTE LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LOS MEDIOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN Lineamientos gestión Tablas de retención actualizadas y aprobadas Tablas de valoración Plan anual de mejora y fortalecimiento de Reglamento de Archivo Documentos controlados Políticas de gestión socializadas al interior de la entidad y en la aplicación. Registros de asistencia 11. Receptor Archivo General de la Nación.
4 Comunidad- Sociedad civil. Organismos de Control Entidades Publicas Entidades Privadas Proceso Gestión Plan anual de mejora y fortalecimiento de Reglamento de Archivo Lineamientos gestión Reglamento de Archivo Documentos y registros que se generan en cado uno de los procesos de la entidad. Tablas de retención. Solicitud de documentación e información Lineamientos gestión Reglamento de Archivo Documentos organizados, depurados y clasificados Tablas de retención actualizadas y aprobadas Tablas de valoración H : 3. DEPURACION, ORGANIZACIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTACION AL ARCHIVO CENTRAL H: 4 CONSULTA Y SUMINISTRO DE INFORMACION Y DOCUMENTACION H: 5 CONSERVACION DE DOCUMENTACION Y DEFINICION DE DISPOSICION FINAL Documentos organizados, depurados y clasificados Formato Único de transferencias Documento o información solicitada Registro de préstamo de documentos. Documentos debidamente conservados Documentos para conservación total (CT), eliminación (E), Microfilmación/ digitalización (M/D), Archivo Central Comunidad- Sociedad civil. Organismos de Control Entidades Publicas Entidades Privadas Comunidad- Sociedad civil. Organismos de Control Entidades Publicas Entidades Privadas
5 Proceso Gestión Lineamientos gestión Tablas de retención actualizadas y aprobadas Plan anual de mejora y fortalecimiento de Programa de capacitación aprobado Registros de asistencia Politicas y objetivos de calidad, plan para los objetivos, modelo de procesos,. V: SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO H: Elaborar o modificar el documento interno o adoptar el documento externo Aplicar los controles sobre los documentos Selección (S) Informe de gestión y resultados Análisis de indicadores Planes de Mejoramiento Matriz de riesgos actualizada Acciones Correctivas Acciones Preventivas Oportunidades de mejora identificadas Registros controlados Proceso Gestión de calidad. Proceso Direccionamiento Estratégico. Proceso Control disciplinario. Proceso Control Interno Todos los procesos del sgc Divulgar el documento Aplicar los controles sobre los registros V: efectuar seguimiento y medición de los procesos mapa de riesgos y matriz de comunicaciones Plan de desarrollo, plan de accion y proyectos gestionados D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas Indicadores del proceso A: Tomar acciones para la mejora Acciones correctivas y preventivas y de mejora Todos los procesos del sgc Mejora continua F. Identificación de Riesgos
6 E. RECURSOS del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Hadware softwarde Aplicativo para manejo de información en central Equipos adecuados para copia de seguridad de la información. Software Isolucion Archivo central Perfil del personal que interviene en el proceso archivadores Funcionario de correspondencia, técnico administrativo de, secretarias de las áreas, profesional universitario de planeación, Secretario General, Jefe de Planeación y Sistemas. Comité de : Ambiente de trabajo adecuado: El cual incluye: La ubicación, los aspectos estructurales, la capacidad de almacenamient o, la distribución, uso de estantería metálica con una altura de 2,20 y una Técnico Administrativo con capacitación y experiencia en archivísticas y gestión. Auxiliar con experiencia en manejo y arreglo de expedientes Uso de Tablas de Retención aprobadas Revisiones a parámetros de control de documentos
7 capacidad de 100 kg/ml,, Carpetas en cartón neutro que impide la acidificación por contacto, condiciones ambientales de temperatura de 15 a 20 C y una humedad relativa entre 45 y 60%, ventilación, iluminación, seguridad y mantenimiento adecuados para lo cual periódicamente es fumigado en seco para evitar la concentración de ácaros que pueda ocasionar la destrucción de la información en el contenida.
8 Estanterías especiales Carpetas para archivar Elementos de protección personal para las labores de Insumos para limpieza y desinfección de documentos Archivo rodante Cajas para Carpetas desacidificadas Base de datos Computador Sillas ergonómicas Escritorio Aire acondicionado Deshumidificad or Guantes Tapabocas Batas Lápices 6B
9 Termohigrómetr o Alcohol Separadores Ganchos legajadores plásticos H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO 1. Implementar una estructura organizacional flexible, orientada por procesos que respondan a los cambios del micro y macro ambiente para el logro de la visión institucional. 2. Adoptar un Sistema Integrado de Gestión que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo de los proceso de la Institución. 3. Alcanzar niveles de satisfacción en los usuarios en relación con los servicios ofrecidos por la institución. 5. Establecer un sistema eficiente de control para el cumplimiento de los fines institucionales, requisitos legales y fines esenciales del Estado. NOMBRE DE INDICADOR Organización de los Expedientes en el central e histórico Cumplimiento de la Aplicación de las Tablas de Retención I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO II. FORMULA META TIPO DE RESPONSABLE INDICADOR (No. De expedientes ingresados a la base de datos / N. de expedientes transferidos) * 100 = (No. de Expedientes abiertos en medio físico por dependencia / No. de series consignadas en las Tablas de Retención 100% 100% Eficacia Eficacia Jefe Unidad de Jefe Unidad de FRECUENCIA DE MEDICION Anual Semestral FUENTE DE INFORMACION Informe seguimiento a Tablas de Retención
10 Reuniones del comité de para definir la política archivística institucional. Cumplimiento capacitación funcionarios UFPS Cumplimiento Documentos Históricos conservados en otros soportes por dependencia) x 100 (No. reuniones del comité de realizadas/no. reuniones del comité de establecidas)*100 (N. de Capacitaciones de Archivo ofrecidas / N. Capacitaciones de Archivo programadas) * 100 (N. documentos históricos digitalizados / N. documentos transferidos al histórico) * % 100% 100% Eficacia Efectividad Eficiencia Jefe Unidad de Jefe Unidad de Jefe Unidad de Semestral Semestral Anual Actas comité de Informe de Gestión UGAD J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, 18. Documentos Externos ( Si los hay) Guías) (Ver listado maestro de documentos internos ) (Ver listado maestro de documentos externos) Fecha Control de Cambios Cambio Justificación y Qué se Modifico? Versión Distribución
11 Elaboró Revisó Aprobó Fecha Fecha Fecha

References: Artículo 8
 Artículo 2
 Artículo 37
 Artículo 95
 Artículo 34
 Artículo 35
 Artículo 22
 Artículo 633
 Artículo 93
 Artículo 47