Source: http://www.gobiernodecanarias.org/boc/2014/101/001.html
Timestamp: 2019-12-08 12:40:40+00:00

Document:
BOC - 2014/101. Martes 27 de Mayo de 2014 - Anuncio 2289
2014/101. Martes 27 de Mayo de 2014
BOC Nº 101. Martes 27 de Mayo de 2014 - 2289
2289 DECRETO 42/2014, de 19 de mayo, del Presidente, por el que se regula la gestión documental y la organización y el funcionamiento de los archivos en la Presidencia del Gobierno.
BOC-A-2014-101-2289. Firma electrónica - Descargar
El Decreto 49/2004, de 23 de marzo, del Presidente, por el que se regula la organización y funcionamiento de los archivos de la Presidencia del Gobierno de Canarias, se dictó con el propósito de actualizar la regulación anterior, que databa del año 1999, al Sistema de archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias implantado y regulado en 2003.
1. El presente Decreto regula la gestión documental y la organización y funcionamiento del sistema de archivos en el ámbito de la Presidencia del Gobierno de Canarias, aplicando al efecto la legislación que regula el patrimonio documental de Canarias y el sistema de gestión documental y archivos de las administraciones públicas canarias, así como la que ordena los procedimientos administrativos y la implantación de la Administración electrónica.
El presente Decreto resulta de aplicación a los documentos producidos o recibidos en cualquier soporte material a consecuencia de la actividad de los órganos que integran los servicios de la Presidencia del Gobierno.
Artículo 3.- Servicios de la gestión documental.
1. La Secretaría General de la Presidencia del Gobierno, por medio del Archivo Central, presta apoyo y asistencia a todos los servicios del departamento que la requieran en relación con la aplicación del presente Decreto y, en general, de la normativa que regula el sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Artículo 4.- Identificación y valoración documental.
1. Mediante la identificación y valoración documental se procede al estudio orgánico-funcional de la unidad productora de documentos así como a determinar sus valores primarios, que responden a las necesidades administrativas, fiscales o legales propias de la Administración, y sus valores secundarios, derivados de su importancia para la investigación, y se establecen los plazos para su transferencia, conservación, accesibilidad y eliminación.
Artículo 5.- Archivos de oficina.
1. Los archivos de oficina están constituidos por el conjunto de documentos que se generan o reciben en cada unidad administrativa para el ejercicio de la actividad y competencia que le son propias, sin perjuicio de la documentación de apoyo informativo. Corresponden a la primera edad de los documentos y por tanto son de uso y consulta frecuente por parte del personal de la unidad a quien corresponde en exclusiva su control y el acceso a los mismos.
Artículo 6.- Normas de gestión para la ordenación y la racionalización del flujo documental.
1. Todos los expedientes circulan siempre íntegros, de tal manera que no puedan fragmentarse para interesar informes o trámites externos al servicio que los custodia. En tal caso se podrán facilitar copias, autenticadas si ello fuese necesario al trámite correspondiente.
4. De los documentos que se extraigan de un expediente administrativo debe dejarse en el diligencia suscrita por el jefe de la unidad responsable de la tramitación, con expresión de quien lo haya solicitado y del destinatario, así como de cuantas incidencias se produzcan posteriormente.
Artículo 7.- Archivo Central.
1. El Archivo Central de la Presidencia del Gobierno, dependiente de la Secretaría General, organiza, conserva y presta servicio a los distintos archivos de oficina del departamento y coordina en estos la organización y conservación de los documentos.
e) Elaborar las propuestas de valoración de series documentales, en los términos establecidos en el artículo 3 de este Decreto.
Artículo 8.- Transferencia de documentos de archivo.
1. La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso de fondos documentales en un archivo y supone la remisión ordenada de documentos desde los archivos de oficina al Archivo Central.
3. Cada unidad administrativa custodia y conserva la documentación que genere o reciba, de conformidad con los artículos 4 y 5, en expedientes debidamente separados y organizados en series, de acuerdo con el cuadro de clasificación funcional, siendo responsable de la misma hasta que sea transferida al Archivo Central.
4. Cumplido el plazo previsto al que se refiere el apartado 2 del artículo 6, las oficinas transferirán los documentos al Archivo Central.
Artículo 9.- Procedimiento de transferencia de documentos de archivo.
1. La unidad remitente prepara la documentación en cajas u otras unidades de instalación y con etiquetas normalizadas, y atendiendo a los siguientes criterios:
Artículo 10.- Selección y expurgo de los documentos de archivo.
1. Los documentos originales han de conservarse durante el plazo que se establece para cada serie documental en su respectiva tabla de valoración documental.
Artículo 11.- Acceso y consulta de documentos de archivo.
1. El acceso y consulta de la documentación del Archivo Central se efectuará en los siguientes términos:
Artículo 12.- Los depósitos de archivo.
1. Dadas las especificidades técnicas de los depósitos de archivos, se deberán adoptar las medidas que garanticen la preservación y conservación de los fondos documentales. A tal fin, cualquier proyecto o plan relacionado con la instalación o modificación de los depósitos de archivo tendrá en cuenta los siguientes criterios:
Disposición adicional primera. Plan de Digitalización y Gestión de Documentos Electrónicos.
1. En el plazo de tres meses de la entrada en vigor del presente Decreto, la Unidad de Modernización Administrativa de la Presidencia del Gobierno elaborará un Plan de Digitalización y Gestión de Documentos Electrónicos del departamento, que será aprobado por la Secretaría General, a los efectos de su posterior integración en la Estrategia para la Modernización y Mejora de los Servicios Públicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias 2012-2014 (PEMAC).
Disposición adicional segunda. Plan de modernización y gestión documental.
1. Las actuaciones de modernización que tengan por objeto la adecuación de los procedimientos administrativos a un nuevo entorno tecnológico se desarrollarán con la asistencia del personal técnico de archivos.
Disposición adicional tercera. Plan de contingencia.
En el plazo de seis meses desde la entrada en vigor del presente Decreto, la Secretaría General de la Presidencia del Gobierno aprobará el Plan de Contingencias de los depósitos centrales de archivo, que deberá comprender la identificación de factores de riesgo así como las medidas de prevención y gestión de potenciales situaciones de emergencia o catástrofe que puedan afectar a los documentos en ellos depositados.
El Plan de Digitalización Documental de Presidencia del Gobierno podrá comprender una propuesta de actualización del presente Decreto.
Disposición final segunda. Formación del personal.
La Secretaría General, con la asistencia del Archivo Central elaborará, con el objetivo de garantizar la difusión, accesibilidad e inteligibilidad de las actuaciones de gestión documental y archivística, un plan de formación, en el que se deberá indicar el personal que deberá ser formado, los criterios de formación; los métodos de formación y la evaluación y revisión de los programas de formación.
Este Decreto entrará en vigor el día uno del mes siguiente a su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

References: Artículo 3

Artículo 4

Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7
 artículo 3

Artículo 8
 artículo 6

Artículo 9

Artículo 10

Artículo 11

Artículo 12