Source: https://www.skolaprofi.cz/33/opravy-a-doplnovani-ucetnich-zaznamu-uniqueidmRRWSbk196FNf8-jVUh4EtT2BQk7GrC-O4oFOsGephU/?uri_view_type=4
Timestamp: 2020-07-09 11:57:22+00:00

Document:
Opravy a doplòování úèetních záznamù | ©kolaprofi.cz - zákony, smìrnice, právní rady a úèetnictví pro ¹koly
Opravy a doplòování úèetních záznamù
1.6.2020, Jaroslava Svobodová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Rektifikovat (opravit) znamená napravit nìco, co nebylo správné. Chyby v úèetních záznamech mohou vznikat jak z dùvodu selhání lidského faktoru (nepozornost, neznalost, opomenutí aj.), tak i z jiných objektivních pøíèin (nepøesné, neúplné nebo nesprávné informace o skuteènostech, které byly pøedmìtem úèetnictví). Opravovat a doplòovat lze úèetní záznamy poøízené jak formou písemnou, tak formou technickou (elektronických záznamù s pomocí výpoèetní techniky) nebo záznamy smí¹ené (kombinace technických /elektronických/ a písemných záznamù).
Úèetní záznam mù¾e mít listinnou, technickou nebo smí¹enou formu. Pro úèely zákona è. 563/1991 Sb., o úèetnictví, ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù se pova¾uje za:
listinnou formu úèetní záznam provedený na analogový nosiè rukopisem, psacím strojem, tiskaøskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zaøízením výpoèetní techniky, jeho¾ obsah je pro fyzickou osobu èitelný,
technickou formu úèetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným zpùsobem nespadajícím pod písmeno a), který umo¾òuje jeho pøevedení do formy, v ní¾ je jeho obsah pro fyzickou osobu èitelný,
smí¹enou formu úèetní záznam v listinné formì obsahující té¾ informace v technické formì pro fyzickou osobu neèitelné, který umo¾òuje jeho pøevedení do formy, v ní¾ je jeho obsah pro fyzickou osobu èitelný.
Pøíspìvková organizace mù¾e pro agendu související s opravami úèetních záznamù vydat vnitøní pøedpis. Tyto otázky lze také øe¹it v rámci vnitøního pøedpisu o obìhu úèetních dokladù v pøíspìvkové organizaci. Vnitøní pøedpis mù¾e obsahovat zejména:
seznam osob, které jsou oprávnìny provádìt opravy,
seznam osob, které odpovídají za provedení oprav a kontrolu správnosti úèetních záznamù v pøíspìvkové organizaci,
metody provádìní oprav a doplòování úèetních záznamù, vzory øe¹ení,
zpùsobem, jakým jsou uschovávány doklady prokazující opravy úèetních záznamù.
Zákon è. 297/2016 Sb., o slu¾bách vytváøejících dùvìru pro elektronické transakce
Zákon è. 90/2012 Sb., o obchodních spoleènostech a dru¾stvech (zákon o obchodních korporacích), ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù
Vyhlá¹ka è. 410/2009 Sb., kterou se provádìjí nìkterá ustanovení zákona è. 563/1991 Sb., o úèetnictví, ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù, pro nìkteré vybrané úèetní jednotky (dále jen „vyhlá¹ka”), ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù
Èeské úèetní standardy pro nìkteré vybrané úèetní jednotky, které vedou úèetnictví podle vyhlá¹ky è. 410/2009 Sb. (dále jen „ÈÚS”) è. 701 a¾ è. 710
Pøíspìvkové organizace jsou povinny vést jedno úèetnictví za úèetní jednotku jako celek. Pøíspìvkové organizace jsou povinny vést úèetnictví jako soustavu úèetních záznamù; pøitom mohou pou¾ít technických prostøedkù, nosièù informací a programového vybavení. Úèetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem ve¹kerých skuteèností týkajících se vedení úèetnictví. Ka¾dou skuteènost týkající se vedení úèetnictví jsou úèetní jednotky povinny zaznamenávat výhradnì jen úèetními záznamy. Za informaèní systém podle zvlá¹tního právního pøedpisu lze úèetnictví pova¾ovat pouze jako celek. Úèetnictví vedou podvojnými zápisy.
Základní funkcí úèetnictví je poskytovat svým u¾ivatelùm spolehlivé informace o finanèním stavu pøíslu¹né úèetní jednotky, o jejím výsledku hospodaøení (zisku nebo ztráty), o plnìní rozpoètu, o stavu majetku a závazkù a jejich zdrojù za urèité èasové období, kterým je úèetní období (tj. kalendáøní rok).
V rámci své informaèní èinnosti zaji¹»uje úèetnictví v úèetních jednotkách nezamìnitelné funkce:
Vedením hospodáøských jevù o urèité úèetní jednotce, podle zásady neomezené doby trvání organizace, plní funkci registraèní (historickou).
Uchovává ve¹keré úèetní doklady potøebné k provedení následných kontrol z oblasti obchodních vztahù, zøizovatele, soudních sporù apod., a dále plní funkci archivní (dokumentaèní).
Zaji¹»uje ve¹keré podklady pro výpoèet daní DPH, daò z pøíjmu a pøípadné dal¹í daòové povinnosti (pokud jsou daòovými subjekty).
Poskytuje informace vrcholovému vedení pro úspì¹né øízení organizace prostøednictvím finanèního úèetnictví (formou syntetických a podrozvahových úètù) a vnitropodnikového úèetnictví (formou analytických úètù, støediskového èlenìní apod.).
Základem v¹ech tìchto informací je, aby podávalo úèetnictví vìrný a poctivý obraz pøedmìtu úèetnictví a finanèní situace úèetní jednotky tak, aby úèetní jednotky zajistily, ¾e vedou úèetnictví správnì, úplnì, prùkaznì, srozumitelnì, pøehlednì, zpùsobem zaruèujícím trvalost úèetních záznamù tak, aby vyhovovalo v¹em jeho u¾ivatelù.
Zákon è. 563/1991 Sb., o úèetnictví, za úèetní záznamy pova¾uje data, která jsou záznamem ve¹kerých skuteèností týkajících se vedení úèetnictví. Pojem úèetní záznamy zahrnuje podle zákona o úèetnictví zejména:
úèetní doklady (§ 11),
úèetní zápisy (§ 12),
úèetní knihy (§ 13),
odpisový plán (§ 28),
inventurní soupisy (§ 29 a 30),
úètový rozvrh (§ 14),
úèetní závìrku (§ 18) a
výroèní zprávu (§ 21).
Ka¾dou skuteènost týkající se vedení úèetnictví jsou úèetní jednotky povinny zaznamenávat výhradnì jen úèetními záznamy. Rozsah vedení záznamù v úèetnictví stanovuje zákon è. 563/1991 Sb., o úèetnictví. Provádìt úèetní záznamy mimo úèetní knihy zákon zakazuje.
Pro ovìøování správnosti, úplnosti, prùkaznosti a také pravosti (originality) úèetních záznamù, zejména záznamù v úèetních knihách platí obdobné zásady jako v pøípadì úèetních dokladù.
Zásady provádìní oprav a doplòování úèetních záznamù vymezuje § 35 ZoÚ, ze kterého vyplývá:
Opravy nebo doplnìní v úèetních záznamech nesmìjí vést k neúplnosti, neprùkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepøehlednosti úèetnictví.
Zjistí-li úèetní jednotka, ¾e nìkteré úèetní záznamy jejího úèetnictví jsou neúplné, neprùkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné, je povinna provést bez zbyteèného odkladu jejich opravu zpùsobem podle § 35 odst. 3 ZoÚ. Úèetní záznam vzniklý seskupením je té¾ nesrozumitelný, pokud kterýkoli z dílèích úèetních záznamù v technické formì nesplòuje podmínky § 33 odst. 7 ZoÚ. Úèetní záznam ve smí¹ené formì je té¾ nesrozumitelný, pokud èást úèetního záznamu v technické formì nesplòuje podmínky § 33 odst. 7 ZoÚ.
Opravy se musí provádìt tak, aby bylo mo¾no urèit osobu odpovìdnou za provedení ka¾dé opravy, okam¾ik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného úèetního záznamu pøed opravou, tak jeho obsah po opravì.
Okam¾ik se v úèetním záznamu zaznamenává s takovou pøesností, aby nejistota v urèení èasu nemìla za následek nejistotu v urèení obsahu úèetních pøípadù.
Na úèetní záznamy, které jsou ve formì neèitelné, není-li dodr¾eno ustanovení § 33 odst. 7 ZoÚ se pohlí¾í, jakoby je úèetní jednotky nevedly.
V pøípadì, ¾e úèetní záznamy jsou ztracené nebo odcizené, znièené nebo po¹kozené tak, ¾e tímto po¹kozením do¹lo ke zmìnì jejich obsahu, je povinna úèetní jednotka provést opatøení k obnovení prùkaznosti úèetnictví.
Za opravu se nepova¾uje doplnìní informace v úèetním záznamu, jestli¾e:
nedochází k zmìnì pùvodního obsahu úèetního záznamu,
doplòovaná informace nezpùsobuje nejednoznaènost obsahu úèetního záznamu a
nejsou poru¹eny po¾adavky prùkaznosti, nemìnnosti a trvalosti úèetního záznamu.
Pøíklad 1 – Oprava záznamu v pokladní knize
øádku Datum Èíslo
dokl. Popis úèetního
pøípadu Pøíjem Kè Výdaj Kè Zùstatek Kè Poznámka
a. b. c. d. 1. 2. 3. e.
x x Pøevádí se: 26 000 00 – 26 000 00
1. 16.10.2020 V1/77 záloha cestovné
(storno Nováková
16.10.07) – 2 000 00 24 000 00 p. P¹tros
2. 18.10. 2020 V1/77 záloha drobný
nákup – 2 000 00 24 000 00 p. Kos
x X x Celkem:
V pøípadì úèetních dokladù pøijatých v pøíspìvkové organizaci od jiných osob by nemìly být provádìny ¾ádné opravy ani jejich doplòování. Provedením oprav v dokladu, pokud úèetní jednotka není výstavcem, by do¹lo k poru¹ení pùvodního záznamu (poru¹ení originality).
V úèetních dokladech doruèených v elektronické formì nìkdy oprava pøíjemcem dokladu není technicky mo¾ná. Pokud úèetní jednotka jako pøíjemce dokladu pova¾uje za nutné cokoliv k originálnímu úèetnímu dokladu doplnit, mù¾e tak uèinit na zvlá¹tním úèetním záznamu. Ten pøipojí k pøijatému originálu.
Je-li doklad nesprávný, neúplný nebo jinak nevyhovuje po¾adavkùm zákona, je tøeba vy¾ádat si od výstavce dokladu provedení opravy. Výstavce obvykle vydá náhradní, ji¾ správný doklad. Pokud takový postup není mo¾ný, lze v pøíspìvkové organizaci pøipojit k originálnímu dokladu jiný doklad vystavený odpovìdnou osobu, kde se srozumitelným zpùsobem vyjádøí oprava, resp. zpøesnìní chybných údajù nebo jejich doplnìní.
Pokladní výdajový doklad
Pøíklad 2 – Zneplatnìní (stornování) pokladního výdajového dokladu
Napø. v pøípadì, kdy doklady jsou pøedem èíslovány (oznaèeny pøíslu¹ným znakem) pro úèely úschovy úèetních záznamù.
NahoruAnalytické úèty
Opravy v úèetních záznamech nesmìjí vést k neúplnosti, neprùkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepøehlednosti úèetnictví. Zjistí-li pøíspìvková organizace, ¾e nìkteré úèetní záznamy jsou neúplné, neprùkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné, je povinna provést bez zbyteèného odkladu jejich opravu zpùsobem podle § 35 ZoÚ. Opravy je tøeba provádìt tak, aby bylo mo¾no urèit osobu odpovìdnou za provedení ka¾dé opravy, okam¾ik jejího provedení a zajistit èitelnost obsahu opravovaného úèetního záznamu jak pøed opravou, tak po i opravì.
Jedná-li se o písemný záznam, lze opravu provést zejména pøe¹krtnutím pùvodního nesprávného záznamu, lze doplnit poznámku „storno” (italsky ristorno – ru¹it) a na vhodné místo osoba, která záznam opravuje, provede záznam správný. Pøipojí se záznam o okam¾iku provedení opravy a podpis osoby, která opravu provedla. Okam¾ik provedení opravy se zaznamená s takovou pøesností, aby nejistota v urèení èasu nemìla za následek nejistotu v urèení obsahu úèetních pøípadù.
Pokud PO nezajistí èitelnost záznamù a» ji¾ v písemné nebo technické formì pro potøeby napø. kontrolních orgánù nebo auditora, má se za to, ¾e úèetní jednotka takové záznamy nevedla. Úèetnictví mù¾e být prohlá¹eno za neprùkazné.
Opravy v úèetních záznamech pøíspìvková organizace nesmí provádìt zpìtnì, pokud byla odpovìdným orgánem ji¾ schválena úèetní závìrka za pøíslu¹né úèetní období. Od takového okam¾iku nesmí úèetní jednotka pøidávat dal¹í úèetní zápisy kdykoli pozdìji do uzavøených úèetních knih. Do okam¾iku schválení úèetní závìrky, nejpozdìji v¹ak do konce následujícího úèetního období, mù¾e PO pouze z dùvodù, ¾e obsah polo¾ek úèetní závìrky neodpovídá skuteènému stavu, ji¾ uzavøené úèetní knihy opìt otevøít a provést pøípadnou opravu úèetních zápisù a…

References: § 35
 § 35
 § 33
 § 33
 § 33
 § 35