Source: http://plid.obywatel.gov.pl/pomoc-urzednik
Timestamp: 2017-12-12 06:34:35+00:00

Document:
Centrum Pomocy – Urzędnik :: plid.obywatel.gov.pl
Kliknij poniżej, aby zobaczyć odpowiedzi na:
Pytania dotyczące Systemu Rejestrów Państwowych
Pytania z zakresu Bazy Usług Stanu Cywilnego
Pytania z zakresu ewidencji ludności
Pytania z zakresu dowodów osobistych
Pytania dotyczące aplikacji ŹRÓDŁO
Pytania z zakresu Aplikacji Alternatywnych
Pytania dotyczące sprzętu komputerowego dostarczonego w ramach projektu pl.ID – polska ID karta
Pytania dotyczące szkoleń wdrożeniowych programu pl.ID
Pytania dotyczące pozostałych zagadnień programu pl.ID
Pytania dotyczące upoważnienia do nadawania uprawnień użytkownikom systemu ŹRÓDŁO
Pytania dotyczące łącz dedykowanych
Pytania urzędu miejskiego w Gdańsku
Jak będzie wyglądało udostępnienie danych osobowych z rejestrów od 1 marca 2015 r.?
Sposób udostępniania danych jest uzależniony od rejestru.
Zasady udostępniania danych z PESEL nie ulegną zmianie – właściwy w tej kwestii jest Minister SW. Gminy będą miały prawo do udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz możliwość wglądu i zasilania PESEL.
Do którego urzędu należy wnosić opłatę?
Wnioskodawca składa opłatę na konto organu, do którego składa wniosek.
Czy będą określone standardy łącza internetowego?
Użytkownicy końcowi łączyć się będą z SRP za pomocą łącza dedykowanego, zapewnionego przez MSW. Usługa ta będzie ustandaryzowana na poziomie ogólnokrajowym.
Co stanie się ze słownikami nazw ulic? Czy pozostaną w obecnym brzmieniu?
W SRP nazwy ulic będą pobierane ze słownika TERYT.
Czy Straż Miejska będzie miała oddzielny dostęp do danych z systemu?
Zasady dostępu do rejestru PESEL dla straży gminnych nie ulegną zmianie w stosunku do obowiązującego stanu prawnego. Nadal podstawą uprawnienia do korzystania z danych on-line będzie decyzja teletransmisyjna, której wykonanie wymaga stworzenia odrębnego punktu dostępowego.
Czy sprawozdania dla GUS będą generowane automatycznie?
Obecnie Wykonawca systemu opracowuje rozwiązanie, które pozwoli na przekazywanie sprawozdań do GUS.
Czy po 1 marca 2015 r. przewidywane jest wsparcie informatyczne ze strony MSW/COI – Helpdesk?
Szczegółowe warunki asysty technicznej zapewniającej utrzymanie SRP, wsparcie użytkowników, a także wprowadzenie zmian związanych z tworzeniem nowych lub modyfikacją istniejących funkcjonalności będą określone w dokumencie umowy utrzymaniowej, która zostanie opracowana po zakończeniu fazy prac programistycznych.
Czy przewidziana została procedura awaryjna opisująca pracę urzędu np. w razie braku prądu?
W zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL art. 10 ust. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności przewiduje, że w przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów, spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu, rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.
Natomiast w analogicznej sytuacji w zakresie nadania lub zmiany nr PESEL, zgodnie z art. 20 ww. ustawy, przekazanie danych następuje nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia ich uzyskania. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób, o którym mowa wyżej, organ przekazuje dane w formie pisemnej w celu nadania lub zmiany numeru PESEL w terminie nie dłuższym niż cztery dni robocze od dnia ich uzyskania.
Projektowana ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego, reguluje takie sytuacje w przypadku odpisów aktów zgonu. Projekt w przepisach zmieniających ustawę
o cmentarzach i chowaniu zmarłych, przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającą adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust.2 projektowanej ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.
Niezależnie od powyższego, w ramach gwarancji wynikających z umów zawartych wykonawcą systemu oraz umów utrzymaniowych na system, zapewniona zostanie odpowiednio szybka reakcja w przypadku awarii systemu.
Jakie kwalifikacje/umiejętności powinna posiadać osoba wyznaczona do pełnienia funkcji Lokalnego Administratora Systemu (LAS)? Czy podlegają one weryfikacji?
Lokalny administrator systemu powinien posiadać umiejętności umożliwiające użytkowanie urządzeń i systemów informatycznych, pozwalające na sprawną realizację wskazanych poniżej obowiązków:
weryfikacja urządzeń, które w ramach inwentaryzacji sprzętu w gminie/urzędzie nie zostały określone, jako sprawne lub co, do których pojawiły się wątpliwości;
pomoc pozostałym urzędnikom w zakresie recertyfikacji kart;
pomoc w zakresie weryfikacji konfiguracji systemu dla użytkowników końcowych;
wprowadzanie/zgłaszanie błędów do systemu ITSM (IT Service Management) wykrytych przez testerów w fazie testów oraz ujawnionych przez użytkowników końcowych po uruchomieniu systemu w dniu 1 marca 2015 r.;
współpraca z osobami testującymi oraz użytkownikami w zakresie wymiany informacji o zgłoszeniach w systemie ITSM;
Lokalnymi Administratorami Systemu mogą (choć nie muszą) być informatycy. Z pewnością osoby te muszą mieć pewną wiedzę techniczną.
Jest to praca związana z przejściem na nowy system obsługi rejestrów centralnych oraz bieżącym kontaktem z administratorem systemu w razie problemów lub wątpliwości. Tego rodzaju zadania gminy wykonują także obecnie – czy to przy wdrażaniu systemów USC/EL czy ich bieżącą eksploatacją. Warto także zwrócić uwagę, że zarówno sposób pracy nowego SRP, jak i nowe regulacje prawne zdejmą z urzędów konieczność wykonywania wielu czasochłonnych czynności.
Czy uprawnienia do SRP będą rozdzielane w MSW czy w gminie?
Warunkiem dostępu do systemu SRP jest uzyskanie certyfikatu dostępu ze strony Centrum Certyfikacji MSW (a więc nie w gminie), bądź recertyfikowanie przyznanego wcześniej certyfikatu w ramach oddzielnej procedury. Uprawnienia zaś nadawane są lokalnie za pomocą panelu administratora ról w aplikacji ŹRÓDŁO, do którego dostęp mają wskazani przez gminy przedstawiciele JST.
W przypadku, gdy konieczna będzie aktualizacja listy lokalnych administratorów ról, należy postępować zgodnie z instrukcją dostępną TUTAJ
Jak MSW będzie autoryzował podmioty zewnętrzne, które mogą przeglądać dane?
Dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych uzyskają jedynie te instytucje, którym zezwala na to prawo. Jednocześnie podmioty te będą musiały spełnić rygorystyczne warunku dotyczące bezpieczeństwa połączenia oraz pobieranych informacji.
Czy urzędnicy obsługujący aplikacje lokalne np. podatkowe będą mieli możliwość wglądu do rejestru PESEL?
Jeżeli jedna i ta sama osoba obsługuje zarówno rejestr centralny, jak i aplikację lokalną to tak. Wszystko zależy od specyfiki pracy w danej gminie. Natomiast należy pamiętać, że część czynności (takie jak podatki, listy do wojskowej komisji uzupełnień itp.) powinna być wykonana na lokalnym rejestrze mieszkańców. Tym samym, jeżeli osoby zajmują się tylko tym, nie muszą posiadać dostępu do SRP.
Czy przewidziana jest możliwość połączenia kilku stanowisk komputerowych obsługujących sprawy z zakresu dowodów osobistych, ewidencji ludności i rejestracji stanu cywilnego w jedno? Obecnie urzędnicy pracują na kilku komputerach inny jest dla dowodów osobistych, inny dla ewidencji ludności.
Tak. Do obsługi modułów PESEL, RDO i BUSC przygotowana jest jedna aplikacja – ŹRÓDŁO. Tym samym każdy użytkowniki będzie pracował na jednej aplikacji. Samo ograniczenie dostępu do poszczególnych elementów nastąpi już na poziomie lokalnym za pomocą panelu administratora ról.
Czy przewidywane są testy wydajnościowe systemu? Czy sprawdzono co się stanie, gdy w tym samym czasie 10 tysięcy użytkowników będzie pracowało na tym samym systemie?
Tak, harmonogram prac nad programem pl.ID uwzględnia szereg testów mających zapewnić stabilną pracę systemu po jego wdrożeniu 1 marca 2015 roku. Testy te rozpoczęły się już w czerwcu br. (testy wewnętrzne). Kolejnym ich elementem będą testy zewnętrzne z udziałem przedstawicieli gmin oraz osób biorących udział w szkoleniach. Dodatkowo planowane są również testy obciążeniowe i wydajnościowe (zarówno oparte o tzw. sztuczny ruch jak i na ten generowany przez realnych użytkowników np. w trakcie egzaminu końcowego). W efekcie weryfikacja sprawności nowego rozwiązania będzie trwała 6 miesięcy.
W jaki sposób gminy będą udostępniły dane strażom gminnym po likwidacji rejestrów mieszkańców?
Konsekwencją decyzji o likwidacji rejestrów mieszkańców jest m.in. wymóg określenia nowych zasad udostępniania danych ze zbiorów ewidencji ludności. Nastąpi to podczas prac nad zniesieniem obowiązku meldunkowego. Na tym etapie można założyć, że głównym źródłem informacji pozostanie rejestr PESEL.
Jak wygląda procedura czasowo-harmonogramowa związana z włączaniem urzędów w prace na aplikacji ŹRÓDŁO oraz jaki będzie czas wdrażania poszczególnych urzędów?
Zgodnie z prawem od 1 marca 2015 roku wszystkie urzędy w Polsce będą zobligowane do pracy na tworzonym w ramach programu pl.ID Systemie Rejestrów Państwowych za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. SRP i aplikacje wspierające muszą być do tego czasu gotowe do pracy wg nowych przepisów prawa (wyjątkiem jest urząd stanu cywilnego, który – zgodnie z ustawy – może wykonywać określone w przepisach prawa obowiązki na dotychczasowych zasadach do 31 sierpnia 2015 roku). Nie zakłada się sukcesywnego włączania systemów dla poszczególnych urzędów – wszystko zostanie uruchomione jednocześnie dla całej Polski. Natomiast wcześniej urzędnicy zostaną przeszkoleni z obsługi aplikacji – ten proces rozpoczął się 1 lipca bieżącego roku i potrwa do końca listopada. Dla producentów aplikacji wspierających oznacza to, że odpowiednie prace dostosowawcze wraz z ich wdrożeniem powinny się zakończyć do 15 listopada 2014 roku tak, aby od 1 marca 2015 roku urzędy gmin mogły realizować wszystkie niezbędne zadania
Z Aplikacji wspierającej są generowane wydruki. Do tej pory wszystkie zaświadczenia były wydawane w oparciu o dane istniejące w bazie lokalnej. Jaka będzie moc prawna zaświadczenia, jeśli dane w centralnej i lokalnej bazie nie będą spójne?
Przykład: Zgodnie z informacjami z centralnej bazy obywatel nie jest zameldowany, a według rejestru lokalnego jest. Zostało mu wydane zaświadczenie, a także jest wpisany do rejestru wyborców. Bazy co do zasady powinny być spójne. Jeśli dane w rejestrze PESEL nie są zgodne z rejestrem mieszkańców, wówczas gmina zobowiązana jest do usunięcia niezgodności w rejestrze PESEL. Ponadto organ gminy w pierwszej kolejności będzie rejestrował dane w rejestrze PESEL, a następnie dane te – za pomocą mechanizmu subskrypcji – zostaną wprowadzone do rejestru mieszkańców. Zatem w zakresie nowych rejestracji o różnicach nie powinno być mowy.
Czy przy wydawaniu zaświadczeń pracownicy gmin mogą posługiwać się bazą mieszkańców, którą dysponują obecnie?
Tak, gminy będą mogły posługiwać się swoją pierwotną bazą mieszkańców.
Kiedy zostanie uruchomione środowisko produkcyjne?
Środowisko produkcyjne zostało uruchomione na przełomie III i IV kwartale 2014 roku, natomiast pełen dostęp dla użytkowników końcowych będzie możliwy od 1 marca 2015 roku.
Z której bazy: z dotychczasowej lokalnej, czy też z nowej repliki rejestru centralnego powinny być generowane raporty od 1 marca 2015 roku?
Źródło danych dla poszczególnych list i rejestrów lokalnych regulują za każdym razem szczegółowe przepisy prawa. Np. podstawą do generowania list dotyczących m.in. obowiązku wojskowego, list wyborczych, meldunków, dot. obowiązku szkolnego itp. są dane z Rejestru Mieszkańców zasilanego z centralnego rejestru PESEL.
W zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL, art. 10 ust. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności przewiduje, że w przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów, spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu, rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.
Analogiczna sytuacja występuje w zakresie nadania lub zmiany nr PESEL – zgodnie z art. 20 ww. ustawy, przekazanie danych następuje nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia ich uzyskania.
W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób, o którym mowa wyżej, organ przekazuje do MSW dane w formie pisemnej w celu ich rejestracji w terminie nie dłuższym niż cztery dni robocze od dnia ich uzyskania.
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego(Dz. U. poz. 1741 i 1888), reguluje takie sytuacje w odniesieniu do zgonów. . Ustawa w przepisach zmieniających ustawę o cmentarzach i chowaniu zmarłych, przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającej adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust. 2 ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.
Niezależnie od powyższego, w ramach gwarancji wynikających z umów zawartych z wykonawcą systemu oraz umów utrzymaniowych na system, zapewniona zostanie odpowiednio szybka reakcja w przypadku awarii systemu.
Jak będzie wyglądała współpraca bazy BUSC z Urzędem Statystycznym? Obecnie przekazywanie raportów odbywa się poprzez aplikacje lokalne. Czy ŹRÓDŁO ma taką funkcjonalność?
Baza Usług Stanu Cywilnego jest przygotowana na gromadzenie danych dodatkowych tzw. statystycznych, które są niezbędne do przekazania do GUS przez kierownika USC. Obecnie trwają prace nad realizacją sposobu przekazywania raportu ze Źródła do GUS, z uwzględnieniem wymogów GUS (przesyłanie danych bezpośrednio na serwer).
Czy system jest zgodny z Ustawą archiwalną, Ustawą o statystyce publicznej i Ustawą o języku polskim?
BUSC posiada funkcjonalność raportowania do GUS zgodnie z wymogami Ustawy o statystyce publicznej oraz przekazywania aktów do Archiwum Państwowego zgodnie z wymogami Ustawy archiwalnej. Rozporządzenie o instrukcji kancelaryjnej i JRWA zostanie dostosowane do wymogów nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
W związku z tym, że w przypadku BUSC mowa jest o ustawie, która nie trafiła jeszcze do pierwszego czytania w Sejmie, czy istnieje ryzyko, że ustawa nie wejdzie w życie do 1 marca 2015?
Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego została opublikowana w Dzienniku Ustaw 8 grudnia 2014 roku – pozycja 1741. Dodatkowo 19 grudnia została opublikowana Ustawa o zmianie ustawy o dowodach osobistych, ustawy o ewidencji ludności oraz ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2014 poz. 1888).
Czy rejestr BUSC będzie współistniał z lokalnymi rejestrami papierowymi aktów stanu cywilnego?
W okresie od 1 marca do 31 sierpnia 2015 roku zaświadczenia przewidziane w ustawie mogą być wydawane przez kierownika USC z BUSC lub z obecnie działających systemów. Po tym terminie zaświadczenia mogą być wydawane jedynie z BUSC, który nie będzie w żaden sposób zasilał obecnie działających rejestrów lokalnych.
Zaświadczenia pozaustawowe, na podstawie zasad ogólnych przewidzianych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, teoretycznie mogłyby być wydawane z aplikacji wspierającej. Niemniej jednak aplikacje wspierające nie będą aktualizowane przez BUSC
Czy będzie możliwość wydawania zaświadczeń z aplikacji wspierających?
Zaświadczenia przewidziane w ustawie będą wydawane przez kierownika USC wyłącznie z BUSC. Zaświadczenia pozaustawowe, na podstawie zasad ogólnych przewidzianych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, teoretycznie mogłyby być wydawane z aplikacji wspierającej. Niemniej jednak aplikacje wspierające nie będą aktualizowane przez BUSC.
Jak przebiegać będzie migracja aktów stanu cywilnego z obecnych baz do BUSC?
Aplikacja ŹRÓDŁO umożliwi import danych o aktach stanu cywilnego z obecnie istniejących rejestrów. W związku z tym niezbędne będzie zapewnienie możliwości wyeksportowania pliku z aplikacji lokalnej do BUSC w formacie pliku XML o zdefiniowanym przez MSW schemacie XSD.
USC mają obowiązek wykonania migracji w momencie rejestrowania kolejnego aktu. Istnieje możliwość wypracowania niezależnego harmonogramu przenoszenia danych na poziomie lokalnym. Obecnie MSW pracuje nad projektem masowej migracji i digitalizacji aktów stanu cywilnego w ramach nowej perspektywy budżetowej UE.
Czy pojawi się informacja o zakresie danych asc wymaganych w BUSC?
Odpowiedź dot. zasad mapowania z aplikacji alternatywnej do systemu centralnego oraz danych obligatoryjnych zostały już udostępnione producentom Aplikacji Alternatywnych przez MSW. Jednocześnie nie przewiduje się publikacji tych informacji w Internecie.
Czy po wprowadzeniu wersji elektronicznej asc osoba zgłaszająca zdarzenie będzie musiała składać odręczny podpis na wersji papierowej?
Nowe Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje sporządzanie elektronicznych aktów stanu cywilnego na podstawie protokołów w postaci papierowej, które zostaną podpisane przez osoby zgłaszające zdarzenie oraz kierownika USC. Nie przewiduje się prowadzenia papierowej wersji aktu.
Obecne oprogramowanie urzędów stanu cywilnego uniemożliwiają zapis nazwisk małą literą – czy podobnie będzie w nowym systemie?
Baza Usług Stanu Cywilnego jest zintegrowana i dostosowana do wymagań rejestru PESEL, w którym wszystkie dane są zapisywane wielką literą. Dlatego też nie będzie możliwości zapisu w aplikacji ŹRÓDŁO nazwisk małą literą.
Czy pojawi się możliwość przesyłania drogą elektroniczną dokumentacji sądowej i szpitalnej do odpowiednich USC?
Obecnie nie istnieje możliwość bezpośredniego zasilania Bazy Usług Stanu Cywilnego dokumentacją sądową i szpitalną. Dokumentacja taka będzie mogła być nadal przekazywana np. na skrzynkę podawczą USC. Przyjęte dokumenty będą mogły zostać dołączone w systemie BUSC do odpowiednich aktów stanu cywilnego jako akta zbiorowe. Będzie to możliwe w przyszłości, jeśli resorty zdrowia i sprawiedliwości wprowadzą odpowiednie rozwiązania w swoich projektach informatyzacyjnych.
Czy BUSC przewiduje funkcjonalność kancelaryjną oraz elektroniczną archiwizację?
BUSC nie przewiduje funkcjonalności kancelaryjnej. Natomiast BUSC przewiduje elektroniczną archiwizację aktów stanu cywilnego w celu przekazania do właściwego archiwum państwowego po wyznaczonym okresie ich przechowywania w systemie.
Jaki jest dokładny etap prac legislacyjnych nad projektem nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego?
Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego została ogłoszona w Dzienniku Ustaw i wchodzi w życie 1 marca 2015 roku (za wyjątkiem art. 47 ust. 1, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. oraz art. 53 ust. 2 i 3, art. 54 ust. 4 i 5, art. 114 w zakresie dodawanych w art. 11 ust. 3a–3e i ust. 4c oraz art. 123, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.).
Jakie były przyczyny podjęcia decyzji o likwidacji papierowych aktów stanu cywilnego?
Skierowany do uzgodnień międzyresortowych Projekt założeń projektu ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego przewidywał, że rejestracja stanu cywilnego będzie prowadzona równolegle: w postaci papierowych aktów stanu cywilnego jak i w systemie teleinformatycznym. Do tego rozwiązania zostały zgłoszone zastrzeżenia i wątpliwości przez Rządowe Centrum Legislacji i Polskie Towarzystwo Społeczeństwa Informacyjnego. Szczególnie zwrócono uwagę na poniższe kwestie:
czy są to formy alternatywne rejestracji stanu cywilnego,
która z nich ma moc dowodową,
jaki jest docelowy model tej rejestracji.
Wskazano ponadto, że utrzymywanie równolegle rejestrów papierowych i elektronicznych stanowi nie tylko podwojenie pracochłonności każdej czynności, ale dodatkowy i szybko rosnący narzut związany z synchronizacją zasobów papierowych i elektronicznych. Przyjmując zasadność tych argumentów przesądzono, że rejestracja stanu cywilnego będzie prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej
W jaki sposób kierownik usc (zastępca) ma zapewnić prawidłowe funkcjonowanie urzędu wobec nałożonego na niego obowiązku podpisywania aktów przenoszonych do rejestru?
Wchodzące w życie z dniem 1 marca 2015 r. nowe regulacje prawne będą wymagały przeorganizowania pracy organów gmin w obszarze spraw obywatelskich, na co Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wielokrotnie wskazywało. Zgodnie z nową ustawą o ewidencji ludności, ciężar zasilania rejestru PESEL przesunie się z komórek ewidencji ludności na kierowników urzędów stanu cywilnego.
Czy w projekcie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego opisana została instytucja transkrypcji?
Tak. Instytucja transkrypcji została opisana w art. 103 – art.106 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
Jak dotrzymać ustawowego terminu na wprowadzenie aktu do rejestru w przypadku ksiąg obcojęzycznych, wymagających tłumaczenia? Czy projekt ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego określa zasady tłumaczenia aktów w tym przypadku?
Akty stanu cywilnego sporządzone w języku innym niż polski powinny być wpierw przetłumaczone, a następnie przeniesione do rejestru stanu cywilnego, z zastrzeżeniem, że dane osobowe nie są tłumaczone i muszą zostać przeniesione w brzmieniu wynikającym z aktu. Należy zauważyć , że już teraz urzędy stanu cywilnego wydają odpisy w języku polskim z aktów sporządzonych np. w języku niemieckim. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888) nie przewiduje specjalnych zasad dla tłumaczonych aktów stanu cywilnego.
Jak po 1 marca 2015 r., dotrzymując ustawowych terminów, sporządzić akt urodzenia w sytuacji, gdy akt małżeństwa znajduje się w innych urzędzie stanu cywilnego?
Rozwiązania zawarte w ustawie z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego(Dz. U. poz. 1741 i 1888) pozwalają na dochowanie ustawowych terminów na sporządzenia aktu urodzenie dziecka. W oparciu o otrzymaną kartę urodzenia, w której figuruje m.in. numer PESEL matki dziecka, kierownik usc, posiłkując się zapisami w rejestrze PESEL ustala miejsce sporządzenia aktu małżeństwa. Jeżeli akt został sporządzony w innym urzędzie kierownik wystąpi o jego przeniesienie do rejestru stanu cywilnego, co zgodnie z art. 125 ust. 5 ustawy w tym przypadku powinno nastąpić niezwłocznie.
W ramach Bazy Usług Stanu Cywilnego będzie funkcjonował wewnętrzny moduł komunikacji między urzędami umożliwiający zgłaszanie zleceń do innego USC ze wskazaniem, który akt stanu cywilnego należy zmigrować. Zlecenie będzie widoczne natychmiast po wysłaniu go przez aplikację ŹRÓDŁO. Po migracji aktu do systemu BUSC urząd występujący o migrację zostanie o tym powiadomiony modułem komunikacji.
Czy projekt ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje awaryjną procedurę rejestracji zgonu w sytuacji braku działania rejestru stanu cywilnego (np. na skutek awarii prądu)?
Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, reguluje takie sytuacje w przypadku odpisów aktów zgonu. W przepisach zmieniających ustawę o cmentarzach i chowaniu zmarłych, przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającą adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.
Czy w świetle nowych rozwiązań prawnych kierownik usc będzie właściwy do występowania o numer PESEL, w sytuacji sporządzania polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentu zagranicznego
Nie. Kierownik urzędu stanu cywilnego będzie występował o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia dla dzieci obywateli polskich zamieszkujących w kraju oraz cudzoziemców zamieszkujących w Polsce.
Ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego, reguluje takie sytuacje w przypadku odpisów aktów zgonu. Ustawa przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającą adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust.2 ww. ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.
Czy prowadzone były badania, jak wymóg wprowadzania aktów do rejestru stanu cywilnego wpłynie na organizację pracy urzędów, jak również na czas wykonywania poszczególnych czynności z zakresu rejestracji?
Nie prowadzono takich badań w trakcie prac nad ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888), ponieważ już dzisiaj kierownik urzędu stanu cywilnego, wprowadzając akt do systemu komputerowego (na 2257 urzędów stanu cywilnego aż 2138 posiada systemy komputerowe wspierające rejestrację stanu cywilnego), wykonuje czynności przewidziane nową ustawą przy migracji aktu. Dodatkową czynnością będzie jedynie wyciągnięcie księgi stanu cywilnego i zamieszczenie w niej wzmianki o zmigrowaniu aktu do rejestru stanu cywilnego. Nie będzie to zadanie, które znacznie obciąży urzędy stanu cywilnego. Dodatkowo umożliwiono wykorzystanie danych zgromadzonych w dotychczasowych systemach komputerowych (aplikacjach alternatywnych) do przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego. Będzie to polegało na imporcie pliku z aplikacji alternatywnej do rejestru stanu cywilnego. Projektując przepisy dotyczące migracji należało pogodzić dwa odrębne interesy – prawo do uzyskania odpisu w możliwie szybkim terminie, i konieczność zapewnienia urzędom stanu cywilnego bieżącej realizacji innych zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W przypadku konieczności zmigrowania aktu przez innego kierownika urzędu stanu cywilnego założono, iż odpis aktu stanu cywilnego zostanie wydany w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku o jego wydanie, aby zapewnić dodatkowy czas na zlecenie migracji aktu oraz przekazanie kierownikowi, który wysłał zlecenie komunikatu zwrotnego potwierdzającego przeniesienie aktu do rejestru stanu cywilnego.
Czy zdiagnozowana w trakcie migracji konieczność poprawy aktu może wstrzymać proces realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego?
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888) nie nakłada obowiązku prostowania aktu stanu cywilnego w procesie jego przenoszenia do rejestru stanu cywilnego. W przypadku stwierdzenia takiej konieczności kierownik powinien podjąć odpowiednie czynności zmierzające do ustalenia prawidłowego brzmienia aktu stanu cywilnego po jego przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. W procesie przenoszenia aktów stanu cywilnego istnieje natomiast możliwość uzupełnienia aktu o dane niewymagane w przepisach dotychczasowych, a wymagane ustawą, jeżeli można je ustalić akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
Jak po 1 marca 2015 r. powinien postąpić kierownik usc w sytuacji zdiagnozowania różnic pomiędzy zapisami w rejestrze PESEL a danymi w aktach stanu cywilnego?
W przypadku różnic w danych w aktach stanu cywilnego a rejestrem PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, zgodnie z art. 11 ustawy o ewidencji ludności, celem ich usunięcia. Jeśli nie będzie organem właściwym do usunięcia powstałych niezgodności, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie właściwy organ.
Czy akty stanu cywilnego będą podpisywane podpisem kwalifikowanym? Czy jest przewidziana inna możliwość?
Akty stanu cywilnego będą podpisywane w systemie za pomocą karty wydanej przez Centrum Certyfikacji MSW, która będzie jednocześnie kartą dostępową do rejestru stanu cywilnego. Podpis kwalifikowany będzie konieczny przy wydawaniu elektronicznych odpisów aktów stanu cywilnego.
W 2015 r. BUSC będzie pusty. Czy nie ma żadnej możliwości wcześniejszego zasilenia BUSC?
Baza BUSC od 1 marca 2015 r. będzie bazą pustą. Nie jest możliwe jej zasilenie wcześniej z uwagi, że elektroniczne akty stanu cywilnego – zgodnie z ustawą – będą sporządzane dopiero od marca 2015 r
Migracja aktów stanu cywilnego zajmie bardzo dużo czasu. Czy przedstawiciele MSW posiadają wiedzę jak dużo i przede wszystkim kto będzie finansował dodatkową pracę?
Migracja aktów stanu cywilnego będzie dokonywana jednostkowo, tj. w przypadku gdy będzie wydawany odpis z aktu stanu cywilnego, koniecznym będzie dokonanie zmiany w akcie stanu cywilnego lub zamieszczenie przypisku, jak również w przypadku gdy akt będzie niezbędny do czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Stąd też przewiduje się, że migracja będzie co do zasady dokonywana w ramach bieżącej pracy kierowników usc. Należy jednak podkreślić, że masowa migracja aktów stanu cywilnego jest jednym z priorytetowych projektów zgłoszonych przez MSW do Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC).
Jakie druki z zakresu rejestracji stanu cywilnego i dowodów osobistych Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zapewni gminom, a jakie powinny zapewnić we własnym zakresie?
Minister Spraw Wewnętrznych zapewni gminom formularze niezbędne do wydawania odpisów aktu stanu cywilnego, jak i zaświadczeń stwierdzających że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo z oznaczoną osobą. Pozostałe dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego będą drukowane z rejestru na zwykłym papierze.
Jakiego rodzaju drukarki są zalecane do współpracy z SRP?
Zespół Ekspertów, który prowadzi prace nad wzorami dokumentów i ich zabezpieczeniami, podał minimalne parametry dotyczące drukarek wymaganych do pracy z aplikacją ŹRÓDŁO:
wskazanymi są jedynie drukarki laserowe;
monochromatyczne, ponieważ nadruki będą wykonywane tylko w kolorze czarnym;
funkcja dupleks nie jest wymagana do pracy z aplikacją ŹRÓDŁO;
rozdzielczość i trwałość wydruku – brak szczegółowych wymagań, ponieważ aktualnie dostępne modele drukarek laserowych są wyposażone w odpowiednie możliwości w tym zakresie.
Pozostałe parametry urządzeń pozostają w ramach indywidualnych decyzji JST.
Jakie działania należy podjąć w sytuacji gdy po 1 marca 2015 r. nupturienci zażądają wydania zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, a BUSC nie będzie zawierał danych niezbędnych do sporządzenia tego zaświadczenia?
Co do zasady, wydanie przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, a właściwie od 1 marca 2015 r. zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z polskim prawem można zawrzeć małżeństwo, powinno być poprzedzone zmigrowaniem aktów stanu cywilnego sporządzonych uprzednio dla osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo za granicą. W nagłych przypadkach kierownik stanu cywilnego ustali niezbędne do wydania zaświadczenia dane w oparciu o dokument tożsamości osoby i dane zawarte w rejestrze PESEL. Jednocześnie należy podkreślić, że dane przyszłego małżonka ustalane będą na podstawie wymaganych przez ustawę dokumentów.
W jakim terminie należy przenieść akt stanu cywilnego do BUSC, gdy do usc wpłynie „zlecenie” nadane przez innego kierownika usc z innej gminy ?
W przypadku, gdy migracja jest dokonywana na zlecenie innego kierownika usc, akt stanu cywilnego powinien być przeniesiony niezwłocznie do rejestru stanu cywilnego, jeżeli jest on wymagany do czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W przypadku, gdy zapotrzebowanie na migrację aktu składane jest w związku z koniecznością wydania odpisu przeniesienia aktu, zgodnie z art. 125 pkt. 4 dokonuje się w terminie umożliwiającym wydanie odpisu lub zaświadczenia tj. w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Który organ będzie pobierał opłatę skarbową za wydanie odpisu aktu stanu cywilnego?
Opłata skarbowa jest wnoszona w momencie składania wniosku o dokonanie czynności urzędowej. Opłata będzie zatem wpłacana na konto urzędu stanu cywilnego, do którego składany jest wniosek o wydanie odpisu.
Jak postąpić w sytuacji, gdy jeden kierownik usc wyda decyzję odmawiającą zmiany imienia lub nazwiska, a osoba ze względu na odmiejscowienie tych spraw, ponownie złoży wniosek o zmianę imienia lub nazwiska tym razem do innego kierownika usc, który wyda decyzję pozytywną? Kto będzie nadzorował wydawanie takich decyzji?
Nie przewiduje się prowadzenia rejestru wydawanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego decyzji odmawiających zmiany imienia lub nazwiska. Niemniej jednak kwestia ta będzie podlegać dalszej analizie.
Czy każdy kierownik urzędu stanu cywilnego będzie miał dostęp do RDO? Częste są przypadki posługiwania się unieważnionymi dowodami.
Kierownik USC będzie miał dostęp do rejestru PESEL, w którym będzie mógł sprawdzić datę ważności dowodu osobistego.
Jak będzie wyglądała migracja danych z aplikacji alternatywnych do BUSC? Czy będzie to migracja odpisów zupełnych czy skróconych?
Migracja danych BUSC dotyczy przeniesienia aktu stanu cywilnego wraz wszystkimi wzmiankami i przypiskami.
Jak będzie wyglądało przenoszenie aktów stanu cywilnego z lat wcześniejszych? Czy trzeba odzwierciedlać wszystkie elementy aktu zgodnie z aktualnym kanonicznym modelem danych? Co zrobić w sytuacji, gdy brakuje danych w dotychczasowym akcie stanu cywilnego?
Proces przenoszenia zostanie szczegółowo opisany w aktach wykonawczych do nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Akt będzie migrowany zgodnie z przyjętym modelem danych. W razie braku danych i niemożności ich uzupełnienia na podstawie akt zbiorowych, rubryki pozostaną niewypełnione.
Czy kierownik urzędu stanu cywilnego musi podpisać każdy akt stanu cywilnego w rejestrze podchodząc do każdego stanowiska komputerowego osobno, czy też może to zrobić przy swoim miejscu pracy?
Proces podpisu przez kierownika odbywa się przy jego stanowisku pracy.
Czy można dokonać zmian w akcie stanu cywilnego lub zamieścić przy akcie przypisek, a następnie zaktualizować rejestr PESEL tylko na podstawie przedłożonego do lądu zagranicznego dokumentu?
Dokumenty stanowiące podstawę zmian w akcie stanu cywilnego lub dokonania przypisku stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z projektem ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w aktach zbiorowych powinny znajdować się oryginały tych dokumentów. W wyjątkowych jednak przypadkach dopuszczonym będzie pozostawienie w aktach zbiorowych jedynie kopii dokumentu. Dotyczyć to będzie sytuacji, gdy wnioskodawca przedłoży zagraniczny dokument stanu cywilnego, a nie będzie miał możliwości jego ponownego uzyskania.
Czy rozważano alternatywny scenariusz, gdy ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego nie wejdzie w życie 1 marca 2015 r.
Pomimo, iż ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego nie jest jeszcze uchwalona to tempo oraz aktualne postępy w procesie legislacyjnym wskazują, że zagrożenie jej niewejściem w życie z dniem 1 marca 2015 roku jest niewielkie. Jednocześnie – ze względu na swoje znaczenie – sama ustawa traktowana jest przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych priorytetowo.
W jaki sposób planujecie Państwo emisję dokumentów w USC? Czy aplikacja ŹRÓDŁO będzie miała wyłączność na emisję dokumentów, odpisów i jak będą wyglądały formaty? W jaki sposób aplikacja ŹRÓDŁO będzie weryfikowała nieścisłości, braki i w jakim trybie będą one uzupełniane?
Zgodnie z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego od 1 marca do 31 sierpnia 2015 roku istnieje możliwość wydawania dokumentów na dotychczasowych warunkach lub w oparciu o System Rejestrów Państwowych. Po tym okresie Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wydaje odpisy wyłącznie z rejestru stanu cywilnego, co oznacza że w przypadku aktów papierowych (sporządzonych przed 31 sierpnia 2015 roku) muszą one zostać przeniesione do BUSC. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dokonując przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego, może z urzędu, uzupełnić jego treść w drodze czynności materialno-technicznej, na podstawie dotychczasowych akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Wydawanie odpisów i zaświadczeń będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO.
Czy Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego będzie sporządzał akt w aplikacji wspierającej, generował plik XML i przesyłał go do aplikacji ŹRÓDŁO?
Akty sporządzane po 1 marca 2015 roku będą sporządzane w rejestrze stanu cywilnego wyłącznie za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO. W przypadku przenoszenia danych gromadzonych obecnie w aplikacjach wspierających istnieje możliwość generowania pliku XML i przesyłania go do aplikacji ŹRÓDŁA.
W jakim formacie będą wydawane druki odpisów i zaświadczeń?
Odpisy i zaświadczenia będą wydawane na drukach w formacie A4.
Co z takimi funkcjonalnościami jak rejestr wyborców lub rejestr cudzoziemców? Czy ŹRÓDŁO przewiduje takie możliwości?
Obecnie stan prawny nie pozwala łączyć rejestru centralnego z rejestrami mieszkańców prowadzonymi przez administrację lokalną. Zgodnie z art. 2 Ustawy ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w Ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjno-prawny osób fizycznych. Ewidencja ludności prowadzona jest w formie elektronicznej w rejestrze PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców. Profilowanie danych w zakresie tworzenia list wyborczych nie może następować na poziomie prowadzenia ewidencji ludności, zwłaszcza na poziomie centralnym. Zgodnie z przepisami prawa, rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. Zniesienie obowiązku meldunkowego od 2016 roku da możliwości wykorzystania aplikacji „ŹRÓDŁO” przy realizacji takich zadań jak prowadzenie rejestru wyborców czy rejestru cudzoziemców. W związku z powyższym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, wychodząc naprzeciw potrzebom urzędników gmin oraz zakładając zmiany prawne w tym zakresie, już teraz podejmuje działania mające na celu udostępnienie wyżej wskazanych funkcjonalności, kiedy tylko będzie to możliwe.
Co stanie się z funkcjonalnością przesyłania wniosków o nadanie nr PESEL przez PIA?
Ta funkcjonalność portalu nie będzie wykorzystywana.
Na jakiej zasadzie odbywać się będzie zasilanie rejestru mieszkańców?
Zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i jej aktów wykonawczych rejestry mieszkańców mają być zasilane z rejestru PESEL w drodze teletransmisji. W związku z tym aplikacje służące dotąd do prowadzenia gminnych zbiorów meldunkowych i przesyłania danych do PESEL należy przygotować do prowadzenia rejestru mieszkańców.
Aby było to możliwe, system PESEL został wyposażony w mechanizm subskrypcji, który pozwoli aplikacji na synchronizację rejestru mieszkańców z danymi z referencyjną bazą PESEL.
Aby zapewnić aplikacji kanał dostępu do subskrypcji z PESEL, dostawca aplikacji powinien wystąpić do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych o interfejsy (WSDL), które umożliwiają otworzenie kanału komunikacyjnego aplikacji z PESEL. Szczegółowe informacje jak uzyskać WSDL dostępne są na stronie obywatel.gov.pl – www.obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik.
Dzięki tej komunikacji rejestr mieszkańców będzie aktualizowany co kilka godzin (ustawowo w czasie nie dłuższym niż dwa dni). Wszystkie zmiany w PESEL automatycznie uzupełnią rejestr mieszkańców o aktualne dane. W wypadku nieprawidłowości danych w PESEL w stosunku do rejestru mieszkańców, dzięki aplikacji ŹRÓDŁO będzie można wyjaśnić niezgodność i nanieść poprawki.
W aplikacji ŹRÓDŁO została zaplanowana funkcjonalność umożliwiająca generowanie raportów z PESEL na potrzeby wyborów – udogodnienie jest możliwe do uruchomienia z chwilą zmiany przepisów, czyli w 2016 r.
Jak będą wyjaśnianie niezgodności między PESEL a bazami lokalnymi?
Urzędnik będzie miał możliwość zweryfikowania danych i zgłoszenia rozbieżności za pomocą odpowiedniej zakładki w aplikacji ŹRÓDŁO.
Jaki wpływ na nowe rozwiązania techniczne/prawne ma okoliczność, że część gmin do chwili obecnej nie wprowadziła do prowadzonych ewidencji danych byłych mieszkańców?
Ustawą z dnia 11 kwietnia 2001 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, ustanowiono, że zbiory meldunkowe prowadzone w systemie kartotecznym mogą być nadal prowadzone w tym systemie do czasu uzupełnienia zbiorów meldunkowych prowadzonych w systemie informatycznym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2010 r. Ww. przepisy weszły w życie z dniem 27 maja 2001 r. i od tej daty organy gmin prowadzące ewidencję ludności zobowiązane były do przenoszenia danych z systemu kartotecznego do systemu informatycznego. Biorąc pod uwagę, że zadanie takie jest czasochłonne ustawodawca zapewnił na jego wykonanie odpowiednio długie vacatio legis. Jeżeli jednak gminy do chwili obecnej nie dopełniły ciążącego na nich obowiązku przeniesienia danych, to powinny dokonać tych uzupełnień przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Niezrealizowanie omawianego zadania przed dniem 1 marca 2015 r. będzie miało wpływ na jakość danych przyszłego rejestru PESEL.
Czy po 1 marca 2015 r. w rejestrach mieszkańców / rejestrze PESEL będą nadal gromadzone dane adresowe
Tak. Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności dane adresowe będą gromadzone w tych rejestrach do końca 2015 r. przez rok. W związku ze zniesieniem obowiązku meldunkowego od 1 stycznia 2016 r. w rejestrze PESEL nie będzie adresu zameldowania, a rejestry mieszkańców zostaną zlikwidowane. Natomiast mając świadomość, jakie konsekwencje niesie zniesienie obowiązku meldunkowego i zaprzestanie gromadzenia danych adresowych, MSW podjęło inicjatywę powołania Międzyresortowego z Zespołu do spraw Zniesienia Obowiązku Meldunkowego, który wypracował i przedstawi Radzie Ministrów rekomendację pozostawienia adresu w rejestrze PESEL. Decyzja Rady Ministrów będzie podstawą do podjęcia odpowiednich zajmie działań się związanych z wypracowaniem do tego czasu odpowiednich rozwiązań na potrzeby gmin i innych resortów.
Jak po 1 marca 2015 r. będzie wyglądała procedura nadawania numeru PESEL dla obywateli polskich przebywających poza granicami RP?
Procedura nadawania numeru PESEL dla osób przebywających za granicą nie ulega zmianie – zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludności o nadanie numeru PESEL występować będzie konsul kraju miejsca pobytu osoby. Natomiast jeśli osoba, której miejsce zamieszkania jest za granicą, przyjedzie do Polski w celu uzyskania paszportu, wówczas o nadanie numeru PESEL wystąpi organ paszportowy.
W jaki sposób będzie zasilany rejestr PESEL w zakresie obywatelstwa? Czy z rejestru POBYT czy za pośrednictwem aplikacji ZRÓDŁO?
Ustawa o ewidencji ludności przewiduje możliwość zasilania rejestru PESEL o dane o obywatelstwie z rejestru POBYT.
Jak będzie wyglądało sporządzanie spisu wyborców, wykazów szkolnych po zniesieniu obowiązku zameldowania?
W chwili obecnej powyższa kwestia nie jest rozstrzygnięta. Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności z dniem 1 stycznia 2016 r. zniknie obowiązek meldunkowy. Mając jednakże świadomość, jakie konsekwencje niesie zniesienie obowiązku, MSW podjęło inicjatywę powołania Międzyresortowego Zespołu do spraw Zniesienia Obowiązku Meldunkowego, który międzyresortowego, który wypracował i przedstawi Radzie Ministrów rekomendację pozostawienia adresu w rejestrze PESEL. Decyzja Rady Ministrów będzie podstawą do podjęcia odpowiednich zajmie działań się związanych z wypracowaniem do tego czasu odpowiednich rozwiązań na potrzeby gmin i innych resortów.
Czy w przypadku zmiany imienia i nazwiska będzie o tym informacja w RDO i jak ona będzie wyglądała?
Rejestr BUSC zmieni dane dotyczące imienia i nazwiska w rejestrze PESEL oraz powiadomi RDO o zmianie, co spowoduje konieczność unieważnienia dowodu osobistego.
Czy jest możliwe przygotowanie programu przejściowego, do którego zostaną migrowane i zweryfikowane dane, które następnie w paczce będą przekazane do rejestru stanu cywilnego?
Zgodnie z obecnym stanem prawnym rejestr mieszkańców zniknie z początkiem 2016 roku. Tym samym – zgodnie z zapisami ustawy – po tym czasie brak jest podstawy do utrzymywania aplikacji służących do ich obsługi.
Czy dane zgromadzone w gminnych zbiorach meldunkowych są zgodne z danymi w zbiorze PESEL?
Co do zasady dane zgromadzone w gminnych zbiorach meldunkowych powinny być spójne
z danymi w zbiorze PESEL. Przeprowadzona w ostatnim czasie weryfikacja danych osób, które urodziły się przed 1914 rokiem wykazała w wielu przypadkach, że w gminnych zbiorach meldunkowych rekordy te nie są wprowadzone. Zatem nie można przesądzać o tym, że dane w lokalnych bazach są wyższej jakości. Ponadto od roku prowadzone są liczne działania, we współpracy z organami gmin, zmierzające do poprawy lub uzupełnienia braków/błędów w zbiorze PESEL.
Ile zostało przewidzianych znaków w Rejestrze PESEL na pole „ulica”?
Aktualnie założono do 100 znaków, ale jednocześnie prowadzone są analizy. Liczba znaków zostanie dostosowana do najdłuższej nazwy ulicy zrejestrowanej w bazie TERYT, nawet do 200 znaków, jeżeli zaistnieje taka potrzeba.
W kontekście zniesienia obowiązku meldunkowego od 1 marca 2016 r. – czy obywatel zostanie przypisany automatycznie do listy wyborców w danym okręgu?
Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności z dniem 1 stycznia 2016 r. zniknie obowiązek meldunkowy. Mając jednakże świadomość, jakie konsekwencje niesie zniesienie obowiązku, MSW podjęło inicjatywę powołania Międzyresortowego Zespołu do spraw Zniesienia Obowiązku Meldunkowego, który wypracował i przedstawi Radzie Ministrów rekomendację pozostawienia adresu w rejestrze PESEL. Decyzja Rady Ministrów będzie podstawą do podjęcia odpowiednich działań związanych z wypracowaniem do tego czasu odpowiednich rozwiązań na potrzeby gmin i innych resortów.
Nadmienić należy, że na podstawie obecnych przepisów nie ma możliwości generowania rejestru wyborców bezpośrednio z rejestru PESEL.
Co stanie się z wnioskami dowodowymi, które nie znalazły rozstrzygnięcia przed 1 marca 2015? Czy będą procedowane w starej aplikacji, czy automatycznie w nowej?
Rekomendowany sposób obsługi wniosków przyjętych na przełomie roku lutego 2015/ marca 2015:
Wnioski przyjęte przed końcem lutego 2015 r. powinny zostać spersonalizowane za pomocą starego systemu SCPD na wzorze dowodu osobistego sprzed 1 marca 2015 roku. Należy zapewnić, by informacje o wszystkich wnioskach przyjętych przed lutego 2015 zostały zmigrowane do systemu OEWiUDO i docelowo do RDO. W przypadku wystąpienia opóźnienia może nie być możliwości oznaczenia dowodu jako przyjętego lub wydania go obywatelowi. W tym przypadku należy obsłużyć odbiór i wydanie dowodu za pomocą starego systemu. Obsługę każdego wniosku należy realizować tylko w jednym systemie.
Nowy system nie będzie przesyłał do CPD zleceń na personalizację wniosków wytworzonych w starym systemie i migrowanych z OEWiUDO. Po wdrożeniu nowego systemu, gminy będą odbierać dowody osobiste oraz wydawać je obywatelom za pomocą nowego systemu.
Zawieszone wnioski nie zostaną zmigrowane do systemu RDO ze względu na ich brak w bazie OEWiUDO. Rekomenduje się obsłużenie zawieszonych wniosków w starym systemie do 28 lutego 2015 roku lub, w niektórych przypadkach, ręczne wprowadzenie ich do RDO.
Czy koperty dowodowe będą przekazywane do urzędów, w których będzie wydawany dowód?
Ustawa o dowodach osobistych nie przewiduje przekazywania kopert dowodowych pomiędzy organami gmin.
Czy obecnie funkcjonujący system związany z wydawaniem dowodów osobistych będzie wyłączony z dniem 1 marca 2015 roku?
System Obsługi Obywatela (SOO) będzie funkcjonował i będzie świadczone wsparcie techniczne dla SOO do 31 marca 2015 roku. Zgodnie z zapisem Art. 90. ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych „Art. 90. Sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy prowadzi się na podstawie przepisów dotychczasowych.” wnioski dowodowe złożone przed 28 lutym br. zostaną zrealizowane w systemie SOO (30 dniowy termin zgodnie z art. 24 ust. 4 ww. ustawy).
Jak długo powinna być przechowywana koperta dowodowa?
Terminy i zasady przechowywania dokumentacji dowodowej są określone w art. 61- 62 ustawy z dnia 10 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Zgodnie z art. 61 dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się przez okres 10 lat, licząc od dnia 1 marca następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego; po upływie wskazanego terminu dokumentacja podlega brakowaniu na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Dokumentacja związana z dowodami osobistymi podlega brakowaniu na zasadach i w trybie przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 ©Kancelaria Sejmu s. 13/21 2013-01-10), przy czym dla dokumentacji przechowywanej przez konsulów Rzeczypospolitej Polskiej dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub upoważniony przez niego dyrektor archiwum państwowego.
4) unieważnione dowody osobiste znalezione przez osoby trzecie.
Sytuacja zmiany danych w dowodzie osobistym, np. po zawarciu związku małżeńskiego. Jak będzie wyglądało unieważnianie dowodów?
Unieważnianie dowodu osobistego w przypadku zgonu lub zmiany obywatelstwa odbędzie się automatycznie. W przypadku prolongaty unieważnienia (zmiana nazwiska), system wygeneruje komunikat do odpowiedniego urzędu.
Ustawa o dowodach osobistych z 6 sierpnia 2010 r.
2. O konieczności unieważnienia dowodu osobistego z przyczyn określonych w art. 46 ust. 1 pkt 2, z powodu utraty obywatelstwa polskiego lub zgonu posiadacza dowodu osobistego organ gminy jest zawiadamiany przez rejestr PESEL za pośrednictwem Rejestru Dowodów Osobistych.
6) po upływie 4 miesięcy od zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2, o ile wcześniej nie nastąpiło unieważnienie dowodu osobistego na podstawie przepisu pkt 5.
Organem właściwym do unieważnienia dowodu osobistego jest:
3) organ gminy, który wydał dowód osobisty – w przypadku utraty obywatelstwa polskiego przez posiadacza dowodu osobistego lub jego zgonu oraz gdy osoba obowiązana nie wystąpiła z wnioskiem o wydanie nowego dowodu osobistego w przypadku, o którym mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2;
6) sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego,
Właściwym departamentem MSW w określeniu zapisów rozporządzenia jest DSO.
Obecnie urzędnik nie może udzielić informacji o dowodzie wydanym w innej gminie. Jak zostanie to rozwiązane po 1 marca 2015 r.?
Obecne ograniczenie wynikające z art. 65 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, które zobowiązuje do udostępniania danych wyłącznie w zakresie dowodów wydanych przez daną gminę, po 1 marca 2015r. nie będzie już obowiązywało. Strona będzie uprawniona do złożenia wniosku o dane z RDO do wybranej gminy, na której spoczywać będzie obowiązek jego realizacji.
Co stanie się z kopertą dowodową po 1 marca 2015 r.?
Ustawa o dowodach osobistych nie przewiduje przekazywania kopert dowodowych pomiędzy organami gmin, które będą miały bezpośredni dostęp do centralnej bazy danych – Rejestru Dowodów Osobistych (RDO). Dokumentacja związana z dowodami osobistymi będzie przechowywana przez 10 lat, licząc od 1 marca roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego. Po upływie wskazanego terminu dokumentacja będzie brakowana na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Aktualnie trwają prace nad rozwiązaniami technicznymi, które zapewnią bieżące informowanie gmin o zmianach w statusie dowodu osobistego, które obligują do podjęcia działań związanych z archiwizacją dokumentacji.
Kto będzie wystawcą dowodów osobistych od 2015 r.?
Wystawcą dowodu osobistego będzie ten Wójt/Burmistrz/Prezydent miasta, do którego wpłynie wniosek o wydanie dowodu osobistego.
Czy organ wydający dowód osobisty w przypadku stwierdzenia niezgodności danych zawartych we wniosku o wydanie dowodu z rejestrem PESEL może zainicjować proces wyjaśniania niezgodności, w tym również w odniesieniu do aktów stanu cywilnego?
Tak, wystawca dowodu osobistego będzie mógł zainicjować proces wyjaśniania stwierdzonych przez siebie niezgodności danych, także w zakresie dotyczącym rejestracji stanu cywilnego.
Czy od 1 marca 2015 r. straż graniczna i policja będą posiadały wiedzę nt. unieważnionych dowodów osobistych? Dzisiejsze aplikacje po stronie tych organów często nie mają aktualnych danych o unieważnionych dowodach osobistych.
Organy uprawnione otrzymają dostęp do danych rejestru PESEL i Rejestru Dowodów Osobistych, więc będą posiadać aktualną wiedzę na temat unieważnionych dowodów osobistych. Ponadto zgodnie z ustawą o dowodach osobistych opublikowany zostanie na platformie e-usług MSW i na bieżąco aktualizowany wykaz unieważnionych dowodów osobistych, do którego po odpowiednim uwierzytelnieniu, będzie miała dostęp każda osoba.
Czy w sytuacji gdy obywatel złoży wniosek o wydanie dowodu osobistego dwukrotnie (w lutym i marcu), nie będzie to skutkowało wydaniem 2 dowodów osobistych?
Wnioski przyjęte przed końcem lutego 2015 roku powinny zostać spersonalizowane za pomocą starego systemu SCPD na wzorze dowodu osobistego sprzed 1 mara 2015 roku. Należy zapewnić zmigrowanie informacji do systemu OEWiUDO i docelowo do RDO o wszystkich wnioskach przyjętych przed końcem lutego 2015 roku. W przypadku wystąpienia opóźnienia może nie być możliwości oznaczenia dowodu jako przyjętego lub wydania go obywatelowi. W tym przypadku należy obsłużyć odbiór i wydanie dowodu za pomocą starego systemu. Obsługę każdego wniosku należy realizować tylko w jednym systemie, zgodnie z ustawą z dnia 6 sierpnia 2010 roku o dowodach osobistych Art. 90.: „Sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy prowadzi się na podstawie przepisów dotychczasowych.” Nie ma możliwości, aby dowód osobisty został wydany dwukrotnie obywatelowi. Urzędnik w gminie wprowadza wniosek o wydanie dowodu osobistego tylko i wyłącznie w jednym systemie.
Czy wprowadzenie Źródła wiąże się z koniecznością zgłoszenia do GIODO odrębnego zbioru danych?
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych będzie zgłaszać centralne rejestry do GIODO.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje możliwość realizacji dodatkowych zadań wykonywanych przez organy ewidencji ludności np. sprawy oświatowe, obronność, wybory itp.?
Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności sprawy dotyczące oświaty, obronności oraz wyborcze, prowadzone są w oparciu o rejestry mieszkańców, będące w gestii organów gminy. Na ten moment aplikacja ŹRÓDŁO nie realizuje opisanych funkcjonalności.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje możliwość drukowania zaświadczeń/protokołów w zakresu rejestracji stanu cywilnego?
Aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje możliwość drukowania odpisów, zaświadczeń i protokołów z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
Czy wymiana informacji miedzy urzędami w ramach aplikacji ŹRÓDŁO będzie wymagała odrębnej skrzynki podawczej?
W ramach aplikacji ŹRÓDŁO przewidywany jest moduł komunikacyjny pomiędzy urzędami umożliwiający np. zlecenie migracji aktu stanu cywilnego. Moduł ten nie wymaga odrębnej skrzynki podawczej.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje kontakt z np. z e-PUAP-em, zapewniający mieszkańcom możliwość skierowania zapytania bezpośrednio do urzędu stanu cywilnego?
Aplikacja ŹRÓDŁO nie przewiduje integracji z ePUAP. Komunikacja mieszkańców z urzędem stanu cywilnego będzie odbywać się na dotychczasowych zasadach.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO w części dotyczącej rejestracji stanu cywilnego przewiduje współpracę z aplikacjami alternatywnymi?
System Rejestrów Państwowych będzie zasilany wyłącznie poprzez internetową aplikację ŹRÓDŁO. Tym samym Aplikacje Alternatywne nie będą mogły bezpośrednio aktualizować danych w SRP. Aplikacje te będą mogły – w uzasadnionym prawnie trybie – pobierać dane z rejestrów oraz migrować dane do BUSC z pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Oznacza to, że wszystkie zadania w zakresie bezpośredniej aktualizacji danych w SRP będą musiały być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO.
Jaki jest cel ponownego podpisywania aktu podczas wprowadzania do aplikacji ŹRÓDŁO, jeżeli został już podpisany w aplikacji alternatywnej?
Akt przechowywany w aplikacji alternatywnej nie ma mocy prawnej. Te rozwiązania służą jako narzędzia wspierające pracę urzędu, podczas gdy kluczowy nadal jest dokument w wersji papierowej.
Od momentu migracji aktu do Bazy Usług Stanu Cywilnego podstawą prawną będzie jego wersja cyfrowa (podczas gdy, wersja papierowa będzie miała wartość archiwalną). Tym samym niezbędne jest potwierdzenie poprawności danych i ich zgodności z rzeczywistością, z których mogą korzystać urzędnicy w całym kraju.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje dodatkowe funkcjonalności, zarówno w obszarze ewidencji ludności, jak i rejestracji stanu cywilnego, które są aktualnie zapewniane przez aplikacje alternatywne (np. rejestr wyborców, zgłaszania danych do GUS itp.)?
Jak pogodzić przewidziany w aplikacji ŹRÓDŁO wymóg stosowania dużych liter z zapisem nazwisk, które zawierają elementy np. de, von pisane zwyczajowo małymi literami?
Pisownia wielkimi literami jest jedyną dopuszczalną przez aplikację ŹRÓDŁO. Wymóg ten podyktowany jest koniecznością standaryzacji pisowni we wszystkich rejestrach wchodzących w skład SRP.
Czy istnieje wymóg instalacji oprogramowania Java na każdym stanowisku z aplikacją ŹRÓDŁO? Czy opracowana została procedura postępowania w przypadku aktualizacji JAVY?
Tak, zgodnie z wymaganiami opisanymi na stronie http://obywatel.gov.pl/zrodlo-urzednik w zakładce „ŹRÓDŁÓ” do poprawnego działania aplikacji ŹRÓŁO wymagana jest Java w wersji 45 lub nowszej. Procedura instalacyjna opiera się o standardowe kroki podczas aktualizacji jakiegokolwiek oprogramowania w ramach infrastruktury lokalnej tj.: dokonujemy instalacji najnowszej wersji oprogramowania na wybranym komputerze w celu weryfikacji poprawności jej działania. Jeżeli nie zauważono żadnych nieprawidłowości, instalacje powtarzamy na pozostałych urządzeniach. Jeżeli jednak zauważono problemy, należy wstrzymać proces aktualizacji oraz zgłosić problem do administratora systemu zgodnie z procedurami zgłaszania błędów. Dalsze działania w tym temacie powinny być przeprowadzone dopiero po uzyskaniu informacji zwrotnej o rozwiązaniu tej kwestii.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO wymaga instalacji na komputerze?
Aplikacja ŹRÓDŁO nie wymaga instalacji na komputerze. Aplikacja działa poprzez przeglądarkę internetową.
Czy prawidłowy jest zapis w aplikacji ŹRÓDŁO, który przewiduje możliwość wpisania do aktu urodzenia dwóch nazwisk dziecka – nazwiska oraz nazwiska rodowego?
Aplikacja ŹRÓDŁO nie przewiduje możliwości wprowadzenia nazwiska rodowego dziecka. Przy nadawaniu numeru PESEL dziecku jako nazwisko rodowe zostanie zapisane jego nazwisko.
Czy przepływ danych z aplikacji ŹRÓDŁO do rejestru mieszkańców będzie zapewniony jeszcze w 2015 roku?
W pierwszej fazie istnienia Systemu Rejestrów Państwowych połączenie odbywać się będzie za pomocą połączenia szyfrowanego. Jednocześnie – w przyszłości – rozważane są również inne rozwiązania, których ewentualne koszty wdrożenia i utrzymania będzie ponosiło MSW.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO będzie dostępna poprzez sieć internetową czy poprzez sieć PESEL-NET?
Aplikacja ŹRÓDŁO będzie dostępna przez dedykowane sieci teleinformatyczne, w tym PESEL-NET. Wyjątkiem jest środowisko szkoleniowe i testowe, które będą dostępne poprzez sieć internetową.
Czy będą testy wydajnościowe aplikacji ŹRÓDŁO?
W skład szeregu testów aplikacji ŹRÓDŁO wchodzić będą również testy wydajnościowe.
W jaki sposób urzędnik będzie mógł korzystać z aplikacji ŹRÓDŁO, w przypadku gdy gmina nie posiada łącza internetowego?
Aby korzystać z aplikacji ŹRÓDŁO nie jest konieczne posiadanie przez gminę łącza internetowego. Dostęp do aplikacji zapewniają dedykowane sieci teleinformatyczne zapewnione przez MSW.
Czy w aplikacji ŹRÓDŁO zaimplementowane zostaną dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego takie jak zapewnienie, czy protokoły? Czy od 1 marca 2015 roku będzie konieczność nanoszenia przypisków również w papierowej księdze stanu cywilnego? Jak będzie wyglądało wprowadzanie przypisków w BUSC?
W aplikacji Źródło zostaną zaimplementowane dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego takie jak zapewnienie, protokoły i zaświadczenia. Od 1 marca 2015 roku nie ma potrzeby nanoszenia przypisków w papierowej księdze stanu cywilnego, przypiski będą wprowadzane w BUSC w sposób automatyczny jeśli akty, na które ma być naniesiony jest przeniesiony do BUSC.
Czy przewidziana jest w aplikacji ŹRÓDŁO możliwość udostępniania na wniosek np. komornika wizerunku obywatela zamieszczonego w Rejestrze Dowodów Osobistych, do którego podmiot ten nie ma dostępu?
Aplikacja Źródło będzie dawała techniczną możliwość udostępnienia wszystkich danych jednostkowych, gromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych, w tym wizerunków twarzy posiadaczy dowodów osobistych. O zakresie uprawnień strony wnioskującej oraz finalnym przekazaniu danych będzie jednak zawsze decydował upoważniony pracownik organu gminy.
Jaki zakres danych będzie widoczny dla urzędników, czy pracownicy z USC będą widzieć dane z zakresu dowodów osobistych, a pracownicy ewidencji ludności – z zakresu rejestracji stanu cywilnego?
Pracownicy USC z poziomu BUSC będą mieli dostęp do podstawowych danych z zakresu ewidencji ludności. W przypadku szczegółowych danych, konieczne jest posiadanie uprawnień do modułów RDO i PESEL.
Dlaczego aplikacja ŹRÓDŁO ma być uruchomiona 1 marca 2015r.?
Uruchomienie aplikacji ŹRÓDŁO uwarunkowane jest uruchomieniem programu pl.ID oraz wejściem w życie ustaw, które regulują jej działanie.
Jakie działania należy podjąć, gdy 1 marca 2015 r. aplikacja ŹRÓDŁO nie zadziała np. brak światła, łączności z internetem itp., a będzie potrzeba sporządzenia aktu zgonu?
Projekt ustawy w części zmieniającej przepisy innych ustaw przewiduje nowelizację ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych. Zakłada się, że w przypadku niedostępności rejestru stanu cywilnego i braku możliwości zarejestrowania zgonu, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu administracji cmentarza, niezwłocznie po jego otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje zaś na podstawie karty zgonu zawierającej adnotację o zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust.2 projektu ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu (jeden do złożenia administracji cmentarza).
Czy w procesie udostępniania danych z aplikacji ŹRÓDŁO należy dane weryfikować z rejestrem mieszkańców?
Zgodnie z art. 50 ustawy o ewidencji ludności udostępnianie danych z rejestru PESEL (obsługiwanego przez aplikację Źródło) stanowi zadanie Ministra Spraw Wewnętrznych, natomiast udostępnianie danych z rejestru mieszkańców realizowane jest przez organy gmin. Tym samym, wykonując wskazane zadanie, organ korzysta zawsze tylko z jednej ewidencji. Jednocześnie, stosownie do art. 11 ustawy, na wszystkich organach dokonujących rejestracji danych w rejestrze PESEL, ciąży obowiązek usuwania zdiagnozowanych lub zgłoszonych nieprawidłowości. Wystąpią one między innymi, w przypadku stwierdzenia różnic pomiędzy zapisami w rejestrze centralnym, a rejestrze gminnym.
Jak zgłaszać uwagi do aplikacji ŹRÓDŁO?
Zgłaszanie swoich uwag co do aplikacji ŹRÓDŁO można:
podczas szkoleń liderskich bezpośrednio do trenerów,
w trakcie prac wdrożeniowych na Service Desk programu pl.ID poprzez Lokalnego Administratora Systemu
w trakcie szkoleń e-learningowych poprzez forum znajdujące się na platformie.
Jakie raporty będzie można generować ze ŹRÓDŁA?
ŹRÓDŁO umożliwia generowanie wszystkich raportów i zestawień, które są wymagane w odpowiednich przepisach prawa (np. zestawienia statystyczne dla GUS) i które wynikają bezpośrednio z zakresu prac programu pl.ID.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO jest już dostępna?
Aplikacja ŹRÓDŁO nie jest jeszcze powszechnie dostępna w urzędach. Obecnie została udostępniona użytkownikom końcowym w ramach z rozpoczęcia szkoleń e-learningowych. Jednocześnie przypominamy, że aby móc z niej skorzystać, niezbędne jest posiadanie aktywnej (tj. zrecertyfikowanej) karty kryptograficznej.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO zapewnia możliwość lub czy w perspektywie przewiduje, wydawanie dowodów osobistych przez aplikację wspierającą?
Nie jest to przewidywane.
Czy aplikacja ŹRÓDŁO rozróżnia czytniki?
Czytnik to urządzenie peryferyjne, którego zadaniem jest udostępnić aplikacji ŹRÓDŁO certyfikat umieszczony na karcie kryptograficznej. Tym samym nie jest konieczne stosowanie konkretnego modelu ww. urządzenia. Jednocześnie w przypadku zainstalowania na stacji roboczej nawet kilku czytników lub multi-czytników i włożenia do czytników kilku kart, system zapyta użytkownika którego certyfikatu ze wszystkich wykrytych ma użyć przy logowaniu.
Producenci aplikacji do USC będą musieli dokonać zmian w istniejącym oprogramowaniu, aby umożliwić migrację danych – czy gminy poniosą koszty?
Funkcjonalność eksportu plików z aplikacji alternatywnych wymaga niewielkiej zmiany w oprogramowaniu polegającej na zapewnieniu mechanizmu eksportu aktu do pliku w formacie zgodnym z wymaganym przez MSW schematem XSD. Schemat ten jest udostępniany na wniosek, którego wzór znajduje się na stronie www.obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik. Zapewnienie i koszt tej zmiany należą do sfery odpowiedzialności urzędu. Należy jednak podkreślić, że dostawcy systemów, w wypadku umów prawidłowo zabezpieczających potrzeby urzędu, powinni być zobowiązani podpisanymi umowami do bieżącego dostosowywania aplikacji do otoczenia prawnego.
Czy przewidziano możliwość wykorzystywania oprogramowania alternatywnego, które współpracowałoby ze ŹRÓDŁEM?
System Rejestrów Państwowych będzie zasilany wyłącznie poprzez internetową aplikację ŹRÓDŁO. Tym samym Aplikacje Alternatywne nie będą mogły bezpośrednio aktualizować danych w SRP. Aplikacje te będą mogły w uzasadnionym prawnie trybie pobierać dane z rejestrów oraz migrować dane do BUSC z pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Oznacza to, że wszystkie zadania w zakresie bezpośredniej aktualizacji danych w SRP będą musiały być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO.
Szczegółowe informacje znajdują się na stronie www.obywatel.gov.pl.
Czy konieczna będzie homologacja MSW dla aplikacji alternatywnych?
W obecnej chwili nie jest konieczna homologacja dla aplikacji alternatywnych.
Czy planowane jest spotkanie przedstawicieli MSW z wykonawcami aplikacji alternatywnych?
Spotkanie z producentami aplikacji alternatywnych odbyło się w lipcu 2014 roku. Kolejne spotkania nie są planowane.
Czy przewidywana jest publikacja harmonogramu testów akceptacyjnych/integracyjnych dla wykonawców aplikacji alternatywnych?
MSW przewiduje, że Pakiet Startowy dla Podmiotów Zewnętrznych w zakresie testów integracyjnych SRP będzie zawierał w szczególności:
Terminarz realizacji
Specyfikacje interfejsów komunikacyjnych
Instrukcje sposobu zgłaszania błędów
Ostateczna zawartość pakietu startowego jest jeszcze w trakcie ustaleń.
Czy po 1 stycznia 2015 r. gminy będą mogły zrezygnować z aplikacji alternatywnych obsługujących ewidencję ludności?
System Rejestrów Państwowych będzie zasilany wyłącznie poprzez internetową aplikację ŹRÓDŁO. Tym samym Aplikacje Alternatywne nie będą mogły bezpośrednio aktualizować danych w SRP. Aplikacje te będą mogły w uzasadnionym prawnie trybie pobierać dane z rejestrów oraz migrować dane do BUSC z pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Oznacza to, że wszystkie zadania w zakresie bezpośredniej aktualizacji danych w SRP będą musiały być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Szczegółowe informacje znajdują się w dziale „Aplikacje Alternatywne” w sekcji „O programie pl.ID” na stronie www.obywatel.gov.pl.
Natomiast należy podkreślić, że aplikacja ŹRÓDŁO nie będzie obsługiwała lokalnych rejestrów mieszkańców.
Jak wpłynąć na właścicieli aplikacji alternatywnych, aby zapewnili funkcjonalność migracji aktu do aplikacji ŹRÓDŁO?
Funkcjonalność dotycząca migracji aktu do aplikacji ŹRÓDŁO opisana jest na oficjalnej stronie projekt pl.ID – http://obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik. Poniżej przedmiotowy fragment:
„Jeśli Urząd Stanu Cywilnego będzie chciał wykorzystać dotychczasowe dane ze zbiorów Aplikacji Wspierających w celu zmigrowania ich do BUSC, należy zapewnić aplikacjom możliwość wyeksportowania danych z aktu do odpowiedniego pliku XML. Plik ten będzie mógł zostać następnie szybko i łatwo zaimportowany do BUSC i ew. uzupełniony za pomocą odpowiedniej funkcjonalności w aplikacji ŹRÓDŁO.
Aby to umożliwić, USC musi zweryfikować, czy dotychczasowa aplikacja posiada funkcjonalność eksportu aktu do pliku XML i czy plik ten spełnia kryteria zdefiniowane przez MSW. Dostosowanie aplikacji w tym zakresie będzie dla dostawców proste i mało kosztowne”.
Jak będą autoryzowane aplikacje alternatywne w których prowadzone są rejestry mieszkańców, jeżeli istnieje potrzeba korzystania z nich?
Aplikacje Alternatywne (zwane też Aplikacjami Wspierającymi – AW) nie będą mogły zapisywać informacji w Systemie Rejestrów Państwowych. W określonym przypadku (tj. subskrypcja danych na potrzeby rejestru mieszkańców) mogą one pobierać informacje z rejestru PESEL. Jednak, aby umożliwić taki przepływ danych, muszą one spełniać określone wymagania określone przez Centralny Ośrodek Informatyki w plikach WSDL i XSD, które każdy producent otrzyma od Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
Jaki będzie dostęp do SRP dla aplikacji alternatywnych, w których prowadzone są rejestry mieszkańców, jeżeli dostęp ten nie jest on-line?
Zgodnie z założeniem programu pl.ID aplikacje alternatywne (nazywane również aplikacjami wspierającymi) nie będą miały bezpośredniego zapisu danych w Systemie Rejestrów Państwowych. Tego typu czynności będą realizowane wyłącznie przy użyciu tworzonej w ramach projektu bezpłatnej aplikacji ŹRÓDŁO.
W ściśle określonych przypadkach (tak, jak ma to miejsce w przypadku rejestrów mieszkańców) aplikacje te będą mogły pobierać informacje na potrzeby aktualizacji rejestrów lokalnych, umożliwiając tym samym gminie realizację innych zadań nie związanych bezpośrednio z programem pl.ID a opierających się o informacje w rejestrze PESEL. Tego typu połączenie będzie realizowane na zasadach subskrypcji.
Czy Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zawrze porozumienie z producentami aplikacji alternatywnych? Gminy nie powinny ponosić dodatkowych kosztów związanych z migracją danych do BUSC. Producenci aplikacji alternatywnych wymuszają zaś na gminach zakup nowych wersji aplikacji, aby możliwa była migracja danych.
Na chwilę obecną Ministerstwo Spraw Wewnętrznych nie przewiduje zawierania porozumień z producentami aplikacji alternatywnych. Obecnie realizowany projekt skupia się na budowie centralnej bazy aktów.
Aplikacje lokalne (podatkowe, opłatowe i egzekucji) nie mogą odpytywać PESEL. Czy jest możliwe udostępnienie metody odpytywania PESEL przez aplikacje lokalne?
Aplikacje lokalne powinny odpytywać rejestr mieszkańców, który w zakresie właściwości miejscowej powinien być zgodny w rejestrem PESEL.
Jakie certyfikaty będą wymagane w przypadku integracji z rejestrem mieszkańców? Czy certyfikat dla systemu będzie mógł być wykorzystany dla różnych systemów dziedzinowych?
Wykorzystanie certyfikatów dla systemów jest określone w polityce certyfikacji. Nie przewiduje się kopiowania certyfikatów.
W jakim celu subskrypcja inicjująca jest potrzebna aplikacjom wspierającym?
Zgodnie z założeniami programu pl.ID rejestr PESEL ma stać się rejestrem w pełni referencyjnym dla wszystkich podmiotów z niego korzystających. Jakość danych w centralnej bazie może odbiegać od tych prowadzonych lokalnie przez gminy. Tym samym subskrypcja inicjalna ma w założeniu pomóc w procesie „czyszczenia danych”, umożliwiając porównanie danych z obu rejestrów. Tym samym znacznie ułatwi wyjaśnienie i skorygowanie ewentualnych niezgodności względem bazy PESEL.
Co ma zrobić gmina, jeśli nie będzie posiadała aplikacji wspierającej?
W zakresie ewidencji ludności gmina musi posiadać aplikację obsługującą rejestr mieszkańców, ponieważ przepisy ustawy nakładają na burmistrza/wójta/prezydenta obowiązek prawny prowadzenia rejestru mieszkańców w systemie teleinformatycznym, skomunikowanym z rejestrem PESEL. W zakresie aktów stanu cywilnego gmina może, ale nie musi posiadać takiej aplikacji wspierającej, bowiem wszystkie zadania wymagane prawem w obrębie rejestracji aktów stanu cywilnego już od 1 marca 2015 roku będą mogły być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. W wypadku Rejestru Dowodów Osobistych również wszystkie zadania w tym zakresie będą wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO.
Czy aplikacje wspierające będą miały dostęp do rejestru centralnego?
Aplikacje wspierające obsługujące ewidencję ludności będą korzystały z interfejsu subskrypcji, a więc będą pobierały dane z rejestru centralnego.
Czy planowane są zmiany kanonicznego modelu danych przed 1 marca 2015 roku? Czy w sytuacji wprowadzenia zmian po 1 marca 2015 roku, producenci aplikacji wspierających zostaną o tym fakcie poinformowani?
Co do zasady nie przewidujemy kolejnych zmian kanonicznego modelu danych, jednakże, zgodnie z harmonogramem realizacji programu pl.ID, prace programistyczne trwają. Dodatkowo rozpoczynają się także testy zewnętrzne komponentów SRP.
Istnieje możliwość, że będzie konieczne wprowadzenie niewielkich modyfikacji w plikach określających zasady współpracy pomiędzy rejestrem PESEL/BUSC, a aplikacjami wspierającymi. Jeżeli taka sytuacja zaistnieje, zostaną Państwo o tym fakcie poinformowani, jak również zostaną dostarczone odpowiednio zaktualizowane pliki WSDL i XSD.
Czy istnieje możliwość wykorzystania sprzętu komputerowego dostarczonego w ramach programu pl.ID do innych celów?
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych informuje, że jako właściciel ww. urządzeń – dopuszcza jego użycie tylko i wyłącznie w zakresie zgodnym z założeniami projektu pl.ID. W praktyce oznacza to, że gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:
Dowody Osobiste (DO),
Ewidencja Ludności (EL),
Jednocześnie informuje, że możliwe jest zainstalowanie dodatkowego oprogramowania, które nie było dołączone do sprzętu, pod warunkiem, że jest ono wykorzystywane do pracy w ww. obszarach, do których przedmiotowe urządzenie zostało przez MSW użyczone. Dotyczy to m.in.:
Oprogramowania dziedzinowego,
Oprogramowania biurowego (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny),
Systemów obiegu dokumentacji elektronicznej,
Klienta poczty elektronicznej e-mail,
Programu antywirusowego.
Wszystkie powyższe wymagania wynikają wprost z formalnych ograniczeń projektu pl.ID, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
Dostarczony sprzęt uległ awarii. Co zrobić?
Dostarczony w ramach programu pl.ID sprzęt komputerowy był objęty gwarancją na okres zależny od rodzaju sprzętu, tj.:
urządzenia brzegowe (m.in. komputery typu desktop) – 36 miesięcy,
urządzenia typy router – 36 miesięcy,
serwery typu I, II i III – 36 miesięcy,
skanery, drukarki laserowe, przełączniki sieciowe – 24 miesiące,
oprogramowanie – maksymalny wymiar oferowany przez producenta.
Zgodnie z warunkami gwarancji czas jej trwania liczony jest od daty podpisania bez uwag przez każdą Jednostkę Organizacyjną, Protokołu Odbioru Ilościowego i Jakościowego Sprzętu oraz Oprogramowania.
Aby dokonać zgłoszenia naprawy gwarancyjnej należy na podstawie Protokołu Odbioru Ilościowego i Jakościowego Sprzętu oraz Oprogramowania określić firmę, która była odpowiedzialna za dostarczenie urządzeń a następnie z dostępnych formularzy wybrać właściwy dla konkretnej sprawy.
Lista procedur dla poszczególnych urządzeń wraz z odpowiednimi formularzami dostępna jest u Koordynatorów Wojewódzkich. W razie stwierdzenia uszkodzeń, MSW zaleca niezwłoczne zgłaszanie sprzętu do napraw gwarancyjnych.
Zwracamy jednocześnie uwagę, że niedopuszczalna jest samodzielna naprawa sprzętu podlegającego gwarancji (wymagająca naruszenia plomb gwarancyjnych), gdyż taka ingerencja skutkuje automatyczną utratą wsparcia technicznego.
Na sprzęt komputerowy, dostarczony w ramach projektu pl.ID, skończyła się gwarancja. Czy będzie ona przedłużona?
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych nie planuje zakupu dodatkowych usług gwarancyjnych na sprzęt dostarczony do gmin w ramach projektu pl.ID – polska ID karta.
Co jeżeli gwarancja już się skończyła, a sprzęt uległ awarii?
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych nie przewiduje świadczenia usług wsparcia serwisowego dla sprzętów użyczonych gminom w ramach projektu pl.ID – polska ID karta, dla których upłynął okres gwarancji producenckiej. Jednocześnie, zgodnie z treścią porozumienia na użyczenie sprzętu, podpisanego przez MSW oraz JST (§ 5 ust. 1 oraz § 8 wzoru porozumienia), stroną zobowiązaną do zachowania trwałości Produktów Projektu jest biorący w używanie. Tym samym wszelkie uszkodzenia i awarie, wynikające z użytkowania sprzętu, powinny zostać usunięte przez gminy we własnym zakresie i na własny koszt.
Wykonana naprawa nie może pogorszyć sprzętu, który był przekazany w ramach projektu pl.ID – polska ID karta. Tym samym niedopuszczalne jest instalowanie gorszych podzespołów, niż te dostarczone w oryginale. Jednocześnie prace serwisowe powinny być wykonywane przez wykwalifikowane osoby, posiadające odpowiednią wiedzę oraz umiejętności.
Aby wykonać naprawę konieczne jest zerwanie plomb na sprzęcie komputerowym. Czy nie narusza to zasad użyczenia sprzętu?
W wielu wypadkach naruszenie plomb gwarancyjnych, znajdujących się na urządzeniach dostarczonych w ramach projektu pl.ID – polska ID karta, jest niezbędne do przeprowadzenia napraw serwisowych. W efekcie takie działanie jest dopuszczalne, jeżeli jej celem jest jedynie przywrócenie pełnej sprawności urządzenia.
Posiadany przez nas sprzęt komputerowy jest jeszcze na gwarancji, ale zgłoszenie jego naprawy zostało odrzucone wraz z informacją, że uszkodzenie wynika z niewłaściwego użytkowania. Co to oznacza?
Powyższa sytuacja może oznaczać utratę gwarancji z przyczyn niewłaściwego użytkowania dostarczonego w ramach projektu pl.ID – polska ID karta – sprzętu komputerowego np. poprzez montaż w drukarkach nieoryginalnych pojemników z tuszem. W efekcie to gmina zobowiązana jest do usunięcia usterki/uszkodzenia we własnym zakresie.
Skończyła się licencja na program antywirusowy dostarczony wraz ze sprzętem komputerowym w ramach projektu pl.ID – polska ID karta. Czy dostaniemy kolejne licencje od MSW?
Na obecnym etapie realizacji programu pl.ID MSW nie przewiduje zakupu nowych licencji na programy antywirusowe. W przypadku jakichkolwiek nowych informacji, zostaną one niezwłocznie przekazane do wiadomości JST.
Czy skoro brak jest wsparcia licencyjnego dla programów antywirusowych oznacza to, że nie trzeba ich używać?
Nie. MSW rekomenduje zapewnienie podstawowej ochrony przeciw złośliwemu oprogramowaniu przy wykorzystaniu narzędzi dostępnych w ramach systemu Windows 7, w który zostały wyposażone wszystkie stacje robocze (zapora sieciowa systemu Windows, narzędzie Windows Defender).
Jednocześnie nie ma przeciwwskazań, aby jednostki samorządu terytorialnego samodzielnie instalowały wybrane oprogramowanie antywirusowe na sprzęcie dostarczonym w ramach programu pl.ID – polska ID karta, jeśli ma to służyć wzmocnieniu zabezpieczeń urządzeń i zapewnieniu bezpieczeństwa realizowanych przy jego pomocy zadań zbieżnych z celami programu pl.ID, a także w przypadku istnienia przyjętych przez dany urząd wewnętrznych zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego, narzucających stosowanie konkretnych rozwiązań w tym zakresie.
Sprzęt komputerowy dostarczony w ramach projektu pl.ID posiadał ubezpieczenie. Czy po jego wygaśnięciu MSW planuje je kontynuować?
MSW nie przewiduje wykupienia dodatkowego ubezpieczenia na sprzęt po wygaśnięciu jego okresu obowiązywania. Tym samym pozostawia w gestii jednostek samorządu terytorialnego decyzję, czy takie dodatkowe zabezpieczenie będzie podjęte. Jednocześnie przypominamy, że – zgodnie z treścią podpisanego porozumienia na użyczenie sprzętu – stroną zobowiązaną do zachowania trwałości Produktów Projektu jest biorący w używanie.
Czy dotychczas dostarczony sprzęt będzie jeszcze wykorzystywany ?
Tak, urządzenia te będą w przyszłości wykorzystywane do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Czy w zakresie programu pl.ID planowane są doposażenia gmin w sprzęt IT?
Tak. MSW planuje doposażenie jednostek w infrastrukturę IT w III kwartale 2015 r. W związku z powyższym ewentualne dostawy sprzętu komputerowego do Jednostek Organizacyjnych będzie realizowane w ww. terminie.
Jak określić firmę, która dostarczała sprzęt komputerowy konkretnej Jednostki Organizacyjnej?
Aby określić firmę, która była odpowiedzialna za dostarczenie urządzeń, należy posłużyć się Protokołem Odbioru Ilościowego i Jakościowego Sprzętu oraz Oprogramowania, który był przekazywany do Jednostek Organizacyjnych wraz ze sprzętem. Informacja o nazwie dostawcy znajduje się na pierwszej stronie w polu „Wykonawca”.
Czy musimy nadal informować o zmianach numerów IP w Jednostkach Organizacyjnych.
Nie. System Rejestrów Państwowych będzie działał w oparciu o łącza dedykowane dostarczone przez MSW.
Informacje szczegółowe nt. zawierania aneksów do porozumień MSW-gminy ws. użyczonego sprzętu i oprogramowania do obsługi ZMOKU
24 grudnia 2013 r. MSW zwróciło się do jednostek samorządu terytorialnego za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji z prośbą o wypełnienie i przekazanie aneksów przedłużających porozumienia pomiędzy MSW a jednostkami samorządu terytorialnego w sprawie użyczenia sprzętu i aplikacji teleinformatycznych w ramach realizacji projektu pl.ID.
Poniżej zamieszczono wyjaśnienia w związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi wypełniania poszczególnych pól w formularzach aneksów:
Data zawarcia pierwotnego porozumienia – zgodnie z datą widniejącą na pierwotnym porozumieniu z 2010 lub 2011 r.;
Należy przekazać do MSW dwa identyczne egzemplarze, aby każda ze stron docelowo posiadała identyczny oryginał.
W jaki sposób gmina może wykorzystać serwery i routery dostarczone do urzędu w ramach ZMOKU?
Zarówno routery, jak i serwery mogą być wykorzystywane na potrzeby gmin tylko i wyłącznie w zakresie zgodnym z założeniami projektu pl.ID. W praktyce oznacza to, że gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:
Warto podkreślić, że w przeważającej więkoszości wypadków dostarczone w ramach programu pl.ID – polska ID karta serwery to tak na prawdę komputery w obudowie tower z zainstalowanym systetem Windows Server 2008. W efekcie oznacza to, że jednostki te mogą być wykorzystane również jako jednostki stacjonarne i służyć do obsługi aplikacji ŹRÓDŁO i SRP.
Kwestia doposażenia gmin. Co w sytuacji gdy naprawa sprzętu przekracza koszt zakupu nowego?
Zapotrzebowanie poszczególnych gmin w zakresie ewentualnego doposażenia w sprzęt były zbierane przy okazji wypełniania przez gminy ankiet sprzętowych. Jednocześnie informacje o tym, jaki sprzęt i w jakich ilościach zostanie dodatkowo zakupiony przez MSW, będą mogły być podane do wiadomości zainteresowanych dopiero po uzupełnieniu ankiet przez wszystkie JST.
Czy po upływie gwarancji dla sprzętu ZMOKU wskazana zostanie firma serwisująca, czy gminy powinny ją znaleźć we własnym zakresie?
Czy sprzęt ZMOKU (np. serwery) może być wykorzystywany do obsługi aplikacji alternatywnych?
Gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:
Czy możliwy jest zwrot sprzętu otrzymanego przez gminę do obsługi ZMOKU, który nie będzie potrzebny przy aplikacji Źródło?
W styczniu 2014 roku do wszystkich JST zostało przesłane pismo przewodnie wraz z aneksem przedłużającym porozumienie użyczenia sprzętu na czas trwania projektu. Wszystkie przekazane urządzenia należy wykorzystać zgodnie z celem, zaś sprzęt który jest nadmiarowy można przeznaczyć do pracy związanej z ewidencją ludności lub dowodami osobistymi.
Czy gminy otrzymają dodatkowy sprzęt do obsługi aplikacji ŹRÓDŁO?
Tak, zgodnie z przyjętym harmonogramem prac realizacyjnych dla programu pl.ID informujemy, że planowane jest doposażenie jednostek w infrastrukturę IT. Szczegóły na ten temat będą znane dopiero po tym, jak wszystkie gminy wypełnią przesł MSW i COI ankiety sprzętowe.
Czy jeśli gmina zdecyduje się na korzystanie z aplikacji alternatywnych, szkolenie ze ŹRÓDŁA jest obowiązkowe?
Nie ma możliwości, aby zrezygnować z korzystania z aplikacji ŹRÓDŁO na rzecz innych rozwiązań, gdyż – zgodnie z założeniami programu pl.ID – tylko aplikacja dostarczona przez MSW będzie mogła zapisywać dane w SRP. Tym samym w szkoleniach wdrożeniowych powinien wziąć udział każdy jego przyszły użytkownik.
W jakich terminach przewidziano szkolenia dla urzędników?
Szkolenia dla urzędników odbywają się od 1 lipca 2014 roku i trwają do końca listopada. W tym samym czasie udostępniona została wszystkim użytkownikom platforma szkoleniowa (e-learningowa) Systemu Rejestrów Państwowych wraz ze szkoleniową wersją aplikacji ŹRÓDŁO. Więcej informacji o samych szkleniach można znaleźć w dziale szkoleń
Jakie były przyczyny podjęcia decyzji o organizacji szkoleń w Łodzi, a nie np. w miastach wojewódzkich? Kto będzie ponosił koszty szkoleń? Czy szkolenia będą obowiązkowe? Czy szkolenia mogą być organizowane w weekendy?
Zostawienie całego ciężaru szkolenia urzędom wojewódzkim jest niemożliwe ze względu na konieczność zagwarantowania jednolitego standardu i jakości szkoleń. Taki model szkolenia byłby także bardzo kosztowny i długotrwały. Tak, więc ze względów jakościowych, organizacyjnych, finansowych i z uwagi na krótki czas na przygotowania, szkolenia stacjonarne odbywać się będą w jednej lokalizacji, tj. w Łodzi.
Zarówno szkolenia stacjonarne w Łodzi, jak i szkolenie na platformie e-learningowej są bezpłatne dla uczestników. Dodatkowo podczas szkolenia zapewniony jest bezpłatnie obiad i serwis kawowy. Koszty samorządu dotyczą samej delegacji (dojazdu oraz – jeśli zaistnieje taka konieczność – noclegu). W przypadku konieczności zakwaterowania uczestnicy szkoleń mogą skorzystać z ofert hoteli w Łodzi, które zaoferowały specjalne stawki dla uczestników szkoleń organizowanych przez COI. Więcej na temat preferencyjnych ofert hoteli można przeczytać tutaj. Szkolenia są obowiązkowe, nie dotyczą tylko obsługi aplikacji ŹRÓDŁO, ale także nowych procedur związanych z wdrażanym w ramach programu pl.ID Systemem Rejestrów Państwowych. Jest to ogromna zmiana organizacyjna dla całej administracji. Zadania te wynikają z prac zleconych rządu dla samorządu.
Szczegółowe informacje na temat szkoleń znajdują się w dziale „Pytania i odpowiedzi” w sekcji „Szkolenia” na stronie obywatel.gov.pl (bezpośredni link tutaj).
Kto jest odpowiedzialny za organizację oraz koszty noclegów podczas szkoleń liderskich w Łodzi?
Zarówno szkolenia stacjonarne w Łodzi, jak i szkolenie na platformie e-learningowej są bezpłatne dla uczestników. Dodatkowo podczas szkolenia zapewniony jest bezpłatnie obiad i serwis kawowy. Koszty samorządu dotyczą samej delegacji (dojazdu oraz – jeśli zaistnieje taka konieczność – noclegu). W przypadku konieczności zakwaterowania uczestnicy szkoleń mogą skorzystać z ofert hoteli w Łodzi, które zaoferowały specjalne stawki dla uczestników szkoleń organizowanych przez COI. Więcej na temat preferencyjnych ofert hoteli można przeczytać tutaj.
Czy osoba z ewidencji ludności będzie musiała szkolić się również z zakresu dowodów osobistych pomimo, że nie zajmuje się sprawami dowodów osobistych, co wynika z wymagań postawionych przez COI w zakresie szkoleń?
W trakcie szkoleń liderskich rzeczywiście oba tematy zostały połączone w jeden blok. Powodem takiej decyzji jest fakt, że w większości gmin te same osoby nadzorują oba zakresy działań gminy. Oczywiście podczas szkoleń e-learningowych użytkownik będzie mógł skupić się na części, która dotyczy jego zakresu obowiązków.
Jak będą szkolone osoby, które obsługują w gminach zarówno ewidencję ludności, jak i rejestrację stanu cywilnego?
Osoby, które z racji wykonywanych przez siebie obowiązków zajmują się zarówno ewidencją ludności, jak i rejestracją stanu cywilnego, wezmą udział w 2-dniowym szkoleniu liderskim. Aby nie generować dla gmin dodatkowych kosztów związanych z dwukrotnym przyjazdem ich przedstawicieli do Łodzi, szkolenie odbędzie się dzień po dniu we wskazanym terminie od września 2014 roku (tj. od momentu zakończenia prac programistycznych dotyczących Bazy Usług Stanu Cywilnego).
Czy planowana jest publikacja harmonogramu szkoleń dla poszczególnych osób / urzędów, ułatwiająca gminom np. organizację wspólnego wyjazdu?
Ze względu na fakt, że końcowy harmonogram szkoleń nie został jeszcze zatwierdzony (trwa obecnie ostateczna jej weryfikacja uwzględniająca prośby przedstawicieli gmin), obecnie nie jest możliwa jej publikacja. Jednakże jak tylko prace zostaną zakończone, lista ta zostanie udostępniona.
Warto dodać, że lista szkoleń z zakresu ewidencji ludności/dowodów osobistych była tworzona z uwzględnieniem aspektów lokalizacyjnych tj. na jeden dzień szkoleniowy zapraszane były gminy z tego samego powiatu.
Czy w szkoleniach liderskich przewidziany został udział informatyków, obsługujących urzędy gmin?
Nie. Szkolenia liderskie mają charakter praktyczny tj. ich celem jest przekazanie wiedzy niezbędnej do sprawnej i bezpiecznej obsługi obywateli w zakresie ewidencji ludności, dowodów osobistych i rejestrów stanu cywilnego od momentu wdrożenia Systemu Rejestrów Państwowych (1 marca 2015 roku). Tym samym ich odbiorcami są urzędnicy gminni bezpośrednio objęci programem pl.ID.
Czy na etapie szkole liderskich będzie już możliwość generowania wydruków z systemu?
Tak, będzie możliwość wydruków z systemu. Jednakże – ze względu na trwające prace nad ostatecznymi wzorami blankietów – mogą się one wizualnie różnić od ostatecznej wersji, która będzie obowiązywała od 2015 roku.
Jaka była polityka układania szkoleń?
Harmonogram szkoleń liderskich dla poszczególnych gmin był układany w taki sposób, aby – w miarę możliwości – jednego dnia zaproszeni byli przedstawiciele sąsiadujących ze sobą gmin. Takie podejście miało na celu przede wszystkim umożliwienie wspólnego zorganizowania transportu na miejsce szkoleń stacjonarnych tj. do Łodzi i tym samym redukcja kosztów ponoszonych przez JST w ramach wdrażania programu pl.ID.
Jak szkolić nowych pracowników, którzy rozpoczną pracę we wrześniu, październiku?
Nowi pracownicy, którzy rozpoczną pracę jeszcze w 2014 roku, mogą w każdej chwili dołączyć do udziału w szkoleniach online: na platformie szkoleniowej (e-learning) oraz po otrzymaniu aktualnej karty kryptograficznej, dającej możliwość dostępu do szkoleniowej wersji aplikacji ŹRÓDŁO i tym samym w pełni poznać możliwości Systemu Rejestrów Państwowych. Aby wziąć udział w szkoleniu online, konieczne jest zgłoszenie nowego pracownika do MSW, przy czym dostęp do platformy szkoleniowej (e-learning) uzyskuje się pisząc na adres testyplid@msw.gov.pl. oraz dopilnowanie, aby nowy pracownik niezwłocznie złożył wniosek o wyrobienie karty kryptograficznej (aby mógł zapoznać się z aplikacją ŹRÓDŁO).
W jaki sposób można otrzymać login i hasło do szkoleniowej wersji aplikacji ŹRÓDŁO?
Aby uzyskać dostęp do szkoleniowej wersji aplikacji ŹRÓDŁO, trzeba posiadać kartę kryptograficzną z aktualnym certyfikatem. Wszelkie informacje dotyczące recertyfikacji kart można znaleźć na stronie obywatel.gov.pl w zakładce Centrum Pomocy.
Co mam zrobić, jeżeli nie otrzymałem haseł dostępowych do platformy szkoleniowej (e-learningu)
Wszyscy użytkownicy platformy, zgłoszeni przez MSW otrzymali drogą mailową dane dostępowe do platformy szkoleniowej e-learning. Prosimy o sprawdzenie czy nie są Państwo użytkownikiem platformy lecz z jakiegoś powodu dane dostępowe nie dotarły na skrzynkę mailową. Aby to uczynić należy skorzystać z opcji resetowania hasła znajdującej się w oknie logowania do platformy szkoleniowej.
Jeśli ta opcja nie zadziała oznacza to, że użytkownik nie posiada dostępu do platformy szkoleniowej (e-learning). Nowego użytkownika platformy zgłaszać należy do MSW, na adres testyplid@msw.gov.pl.
Kto będzie finansował zakup podpisów kwalifikowanych dla pracowników urzędów stanu cywilnego, wobec wprowadzonej możliwości wydawania odpisów aktów w formie dokumentów elektronicznych?
Już obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nakładają na organy administracji publicznej obowiązek posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, niezbędnego do wydawania m.in. decyzji elektronicznych. Projekt ustawy przewiduje jedynie możliwość wydawania odpisów aktów stanu cywilnego w postaci elektronicznej.
Kto i w jakim czasie będzie mógł uzupełniać słownik ulic w danych w bazie TERYT?
Co do zasady słownik w TERYT będzie uzupełniany przez GUS na podstawie przesłanych przez organy gmin uchwał rad gmin.
MSW zapowiada, że jest przygotowywany projekt masowej migracji aktów stanu cywilnego z aplikacji alternatywnych do BUSC w perspektywie finansowej 2014-2020. Czy oznacza to, że gminy cały czas muszą utrzymywać te aplikacje, tak aby był możliwy eksport tych danych i ponosić koszty utrzymania aplikacji?
Obecnie system BUSC będzie przygotowany na importowanie pojedynczych aktów stanu cywilnego z aplikacji alternatywnych. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby wyeksportować z aplikacji alternatywnych wszystkie wpisane akty i przechowywać wyłącznie eksportowane pliki bez konieczności utrzymywania aplikacji.
Czy Ministerstwo Spraw Wewnętrznych dokonało analizy ile osób straci pracę po wprowadzeniu pl.ID? Co stanie się 1 marca 2015 r. z wnioskami o wydanie dowodu osobistego wprowadzonymi do dzisiejszego SOO i zawieszonego w tym systemie?
Zmiana przepisów prawa nie spowoduje likwidacji zadań, a jedynie nastąpi ich przesunięcie na inne komórki organizacyjne urzędu, tzn. z komórek ewidencji ludności na usc. Za organizację pracy w urzędzie odpowiada wójt (burmistrz, prezydent miasta), a nie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Powyższe oznacza, że rzeczą wskazanych organów będzie dokonanie przesunięć kadrowych zgodnie z zadaniami.
Art. 90 ustawy o dowodach osobistych stanowi, że sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie nowej ustawy o dowodach prowadzi się na podstawie dotychczasowych przepisów.
Co nazywamy oprogramowaniem dziedzinowym?
Oprogramowanie dziedzinowe to inaczej inne niż aplikacja ŹRÓDŁO narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków urzędników zgodnych z zakresem programu pl.ID tj. ewidencji ludności, dowodów osobistych i stanu cywilnego. Tym samym może nim być np. pakiet aplikacji do edytowania dokumentów (MS Office), czytnik plików pdf czy choćby aplikacja wspierająca pracę gmin w zakresie obsługi mieszkańców (tzw. aplikacje alternatywne).
Czy będzie zwiększona dotacja celowa?
Minister Spraw Wewnętrznych nie przydziela dotacji na zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Dotacje w tym zakresie rozdzielają dla organów gmin wojewodowie. Należy jednak podkreślić, że Ministerstwo Finansów podjęło prace zmierzające do określenia nowych zasad podziału dotacji celowych. Wynik tych prac ma pozwolić na bardziej racjonalnie rozdzielanie środków finansowych.
Zmiany, które pociąga za sobą projekt pl. ID miały być już w 2011 r. Wtedy zostało skierowane do gmin pismo z wyjaśnieniami. Czy na takie pismo z Ministerstwa lub z urzędów wojewódzkich można liczyć i tym razem?
23 czerwca br. Tomasz Szubiela – podsekretarz stanu MSW – podpisał pisma do wojewodów (odrębnie – z uwagi na specyfikę USC m.st. Warszawy – do Prezydenta m.st. Warszawy) sygnalizujące konieczność podjęcia pewnych działań w związku z wejściem w życie 1 marca 2015 roku trzech ustaw: o ewidencji ludności, o dowodach osobistych i prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzających szereg nowych regulacji, co spowoduje zmianę zakresu zadań wykonywanych w poszczególnych komórkach organizacyjnych urzędów gmin prowadzących powyższe sprawy. Ma ono na celu zasygnalizowanie potrzeby dokonania przez właściwe organy gmin analizy przed produkcyjnym uruchomieniem nowego Systemu Rejestrów Państwowych w związku z wejściem w życie nowych regulacji, która wykaże, czy istnieje konieczność przesunięć kadrowych między komórkami organizacyjnymi urzędów gmin, aby zapewnić efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów kadrowych do jak najlepszej realizacji zadań.
Czy na kartach kryptograficznych będzie możliwość dogrywania certyfikatów?
Wszelkie czynności związane z dodawaniem nowych kluczy i certyfikatów na kartach wykonywane są jedynie przez Centrum Certyfikacji MSW.
Od kiedy gminy będą mogły ubiegać się o certyfikaty?
Podmioty uprawnione wnioskują o certyfikaty już od dwóch i pół roku.
Certyfikaty są ważne przez okres 2 lat.
Czy istnieje określony wzór upoważnienia, który należy wykorzystać w celu nadania przez wójta upoważnienia pracownikowi urzędu gminy do nadawania uprawnień użytkownikom systemu ŻRÓDŁO? Jeżeli taki wzór nie istnieje, to jakie informacje takie upoważnienie powinno zawierać, np. PESEL, seria i nr dowodu osobistego upoważnionej osoby, itp.?
Upoważnienia wydawane pracownikom urzędów obsługujących organy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) nie mogą przekraczać zakresu upoważnień pierwotnych, czyli wydawanych bezpośrednio organom. Wójtowie, burmistrzowie i prezydencji miast zostali zatem upoważnieni do wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w rejestrach: PESEL, Rejestrze Dowodów Osobistych i Rejestrze Stanu Cywilnego oraz w systemach teleinformatycznych, w których prowadzone są przedmiotowe rejestry. Celem upoważnienia jest dokonywanie rejestracji danych w powyżej wskazanych rejestrach, jak również nadawanie użytkownikom powyższych rejestrów i systemów teleinformatycznych określonych uprawnień do dostępu do nich.
Tylko takiej treści upoważnienia mogą wydawać swoim pracownikom wskazane powyżej organy.
Ponadto stwierdzić należy, ze imienne upoważnienie wydane dla pracownika danej jednostki organizacyjnej (tu urzędu) winno zawierać imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwę komórki organizacyjnej, w której, w ramach urzędu, jest zatrudniony upoważniany pracownik.
Czy w przypadku gmin, w których nastąpią zmiany personalne na stanowisku wójta gminy wydawanie upoważnień dla pracowników na podstawie przekazanego przez Państwa upoważnienia przyznanego osobie, która takiej funkcji nie będzie pełnić w nowej kadencji władz samorządowych jest zasadne? Czy takie upoważnienie nie wygaśnie wraz ze zmianą personalną na stanowisku wójta/burmistrza/prezydenta, co jednocześnie będzie skutkowała koniecznością wydania kolejnego upoważnienia dla pracownika?
Czy upoważnienie dla pracowników realizujących zadania zlecone w zakresie rejestru PESEL, Rejestru Dowodów Osobistych i Rejestru Stanu Cywilnego mogą być wydane na czas nieoznaczony (zgodnie z zawartą umową o pracę), czy mają być wydawane do końca kadencji wójta udzielającego upoważnienia, czy w upoważnieniu nie wskazywać okresu na jaki zostaje ono udzielone?
Wydane upoważnienia mają charakter upoważnień administracyjnych, a te stanowią szczególny rodzaj upoważnień, które wynikają wprost z przepisów ustawy i polegają na umożliwieniu innej osobie/podmiotowi/organowi działania w ramach kompetencji danego organu. Upoważnienie do załatwiania spraw w imieniu organu wywiera zatem ten skutek, iż zmienia się osoba/podmiot wykonujący kompetencję organu w prawnych formach, z tym że upoważniony nie staje się przez to organem administracyjnym – nosicielem kompetencji, lecz pełni – w granicach określonych w upoważnieniu – jedynie funkcję tego organu.
Wygasną natomiast pełnomocnictwa udzielone tym wójtom, burmistrzom i prezydentom miast, którzy w wyniku przeprowadzonych wyborów przestaną w kolejnej kadencji pełnić swoje funkcje. Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem oraz doktryną pełnomocnictwo wygasa w razie wygaśnięcia stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa, jeżeli umocowanie było wynikającym ex lege skutkiem powstania takiego stosunku prawnego. Po rozpoczęciu kadencji przez nowo wybranych wójtów, burmistrzów i prezydentów miast zostaną przygotowane stosowne upoważnienia. W związku z powyższym upoważnienia wydane pracownikom wskazanych organów mogą być wydane bezterminowo.
Obsługę informatyczną Urzędu powierzono spółce komunalnej – Lokalnymi Administratorami Systemu są osoby z tej spółki. Czy w związku z tym będą Państwo oczekiwali – oprócz upoważnień dla nich – jeszcze jakichś dokumentów dodatkowych?
Upoważnienia mogą być wydawane pracownikom urzędów obsługujących organy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) i nie mogą przekraczać zakresu podmiotowego i przedmiotowego upoważnień pierwotnych, czyli wydawanych bezpośrednio organom. Wójtowie, burmistrzowie i prezydencji miast zostali zatem upoważnieni do wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w rejestrach: PESEL, Rejestrze Dowodów Osobistych i Rejestrze Stanu Cywilnego oraz w systemach teleinformatycznych, w których prowadzone są przedmiotowe rejestry. Celem upoważnienia jest dokonywanie rejestracji danych w powyżej wskazanych rejestrach, jak również nadawanie użytkownikom powyższych rejestrów i systemów teleinformatycznych określonych uprawnień do dostępu do nich. Tylko takiej treści upoważnienia mogą wydawać swoim pracownikom wskazane powyżej organy.
Czy wskazane jest określenie dat np. 20.11.2019 r. czy możliwe jest określenie np. na czas obowiązywania umowy o pracę, czy np. do czasu trwania stosunku pracy.
Przepisy Kodeksu cywilnego, którymi pomimo faktu, że pełnomocnictwa przedmiotowe są pełnomocnictwami administracyjnymi, należy się posiłkować stanowią, że: „Stosunek pełnomocnictwa trwa od chwili udzielenia pełnomocnictwa do chwili ustania tego stosunku. Najważniejsze przyczyny ustania pełnomocnictwa są następujące:
upływ terminu, na jaki pełnomocnictwo było udzielone;
dokonanie czynności, dla której było udzielone pełnomocnictwo szczególne;
ustanie stosunku prawnego, z którego wynikało umocowanie;
ubezwłasnowolnienie całkowite pełnomocnika;
odwołanie pełnomocnictwa;
śmierć mocodawcy (na równi ze śmiercią mocodawcy traktuje się również likwidację, przekształcenie osoby prawnej);
śmierć pełnomocnika.”
W związku z powyższym upoważnienia wydane pracownikom wskazanych organów mogą być wydane bezterminowo (należy pamiętać o możliwości wskazanej w art. 101 k. c., przewidującej możliwość wygaszenia pełnomocnictwa w każdym czasie) jak i na czas ściśle określony.
Czy należy już teraz stworzyć papierowe upoważnienia dla pracowników Urzędu i przesłać je do Departamentu Ewidencji Państwowych, czy samo wypełnienie ankiety wystarczy?
Tak. Prosimy o niezwłoczne nadawanie upoważnień i przesłanie ich do Departamentu Ewidencji Państwowych MSW.
Czy osoby odpowiedzialne za nadawanie technicznych w SRP (np. informatycy) też muszą mieć nadane upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
Każda osoba niezależnie od pełnionej funkcji lub zajmowanego stanowiska, która bierze udział w procesie przetwarzania danych osobowych (na jakimkolwiek jego etapie) winna mieć stosowne upoważnienie – art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych.
Jakie zbiory należy określić na upoważnieniu?
W upoważnieniu , które przekazaliśmy Państwu został określony jego zakres przedmiotowy – dotyczy ono rejestru PESEL, RDO oraz RSC oraz systemów teleinformatycznych, w których prowadzone są przedmiotowe rejestry. I tylko taki zakres mogą Państwo wskazać w upoważnieniu.
Czy upoważnienie musi zawierać klauzulę odnośnie terminów ważności musi analogiczną do znajdującej się na upoważnieniu dla wójta/burmistrza? Szczególnie dotyczy to daty oraz terminu wejścia w Zycie ustawy o aktach stanu cywilnego.
Tak, upoważnienie musi zawierać taką klauzulę.
Jaka jest procedura postępowania w przypadku, osoba wskazana w upoważnieniu nie została wybrana na następną kadencję?
Pełnomocnictwa udzielone tym wójtom, burmistrzom i prezydentom miast, którzy w wyniku przeprowadzonych wyborów przestaną w kolejnej kadencji pełnić swoje funkcje oczywiście wygasną. Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem oraz doktryną pełnomocnictwo wygasa w razie wygaśnięcia stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa, jeżeli umocowanie było wynikającym ex lege skutkiem powstania takiego stosunku prawnego.
Po rozpoczęciu kadencji przez nowo wybranych wójtów, burmistrzów i prezydentów miast zostaną przygotowane stosowne upoważnienia. Do tego czasu obecny burmistrz nadal pełni funkcję.
Czy mają to być ogólne upoważnienia do przetwarzania danych w SRP na wzór otrzymanego upoważnienia dla organu Burmistrza? Czy dopisek, że zgodnie z zakresem czynności lub wypisanie w jakim zakresie będzie dostęp – np. tworzenie projektu aktu. Czy zgodnie z naszą Polityką Bezpieczeństwa Informacji, na druku uprawnień w systemie zostanie to określone?
Upoważnienia nie mogą przekraczać zakresu podmiotowego i przedmiotowego upoważnień pierwotnych, czyli wydawanych bezpośrednio organom. Wójtowie, burmistrzowie i prezydencji miast zostali zatem upoważnieni do wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w rejestrach: PESEL, Rejestrze Dowodów Osobistych i Rejestrze Stanu Cywilnego oraz w systemach teleinformatycznych, w których prowadzone są przedmiotowe rejestry. Celem upoważnienia jest dokonywania rejestracji danych w powyżej wskazanych rejestrach, jak również nadawanie użytkownikom powyższych rejestrów i systemów teleinformatycznych określonych uprawnień do dostępu do nich.
Takiej też i tylko takiej treści upoważnienia mogą wydawać swoim pracownikom wskazane powyżej organy. Rekomendujemy w związku z tym nadanie upoważnień na wzór organu Burmistrza.
Czy jeżeli pracownik wykonuje obowiązki zarówno w USC jak i w komórkach ds. dowodów osobistych lub ewidencji ludności (w ramach Referatu Spraw Obywatelskich) możemy zaznaczać więcej, aniżeli jedna opcję?
Tak, można zaznaczyć więcej, niż jedną opcję.
Czy osobą upoważnioną do nadawania ról w SRP może być informatyk (LAS), czy ktoś z USC? Np. osoba, która posiada kartę do aplikacji ŻRÓDŁO, choć sama nie będzie przetwarzała informacji z zakresu PESEL, USC, EL.
Tak. Rekomendujemy, aby osobą wskazaną do nadawania ról była osoba dysponująca kartą kryptograficzną.
Pytania dotyczące łączy dedykowanych
Czy urządzenie dostarczone przez Wykonawcę pozwoli na podłączenie do niego więcej niż jedną stację roboczą?
Tak. Najmniejsza przewidziana na gminę pula adresów IP wynosi 58. Ponieważ dostarczane urządzenie posiada jeden port ETH (RJ45). W celu podłączenia większej ilości stacji roboczych należy użyć switcha.
Proszę o doprecyzowanie sformułowania „odseparowane” Internetu (logicznie czy galwanicznie).
Odseparowanie galwaniczne to zbudowanie odrębnej sieci informatycznej opartej na wydzielonych skrętkach, przełącznikach, gniazdach ETH.
Odseparowanie logiczne to wykorzystanie istniejącej, fizycznej struktury sieciowej urzędu w oparciu o logiczne odseparowanie pakietów np. VLAN.
Dopuszczalna jest zarówno separacja fizyczna, jak i logiczna, przy czym separacja logiczna wymaga spełnienia określonych warunków (np. stacje w podsieci z dostępem do SRP nie mogą mieć możliwości ustanowienia sesji wychodzącej bezpośredniej ani pośredniej do sieci Internet).
Czy w komputerze służącym do dostępu do źródła można zastosować drugą kartę sieciową pracującą w sieci lokalnej urzędu?
Nie, zastosowanie takiego rozwiązania jest wykluczone.
Czy komputery podłączone do łącza dedykowanego będą wyposażone w oprogramowanie antywirusowe?
Tak, ale zapewnienie takiego oprogramowania leży po stronie Urzędu.
Czy na komputerach z dostępem do Źródła będzie można instalować aplikacje alternatywne?
Tak, na stacjach roboczych SRP może być instalowane inne oprogramowanie.
Czy w związku z podłączeniem dedykowanego łącza do komputerów, które mają pracować na aplikacji ŹRÓDŁO, a na którym nie może być dostępu do Internetu założono, że do pracy bieżącej pracownicy będą musieli mieć drugie, wydzielone stanowisko komputerowe?
Tak, przy założeniu, że pojęcie „praca bieżąca” oznacza dostęp do Internetu.
Jak przenosić dane pomiędzy systemem ewidencji ludności i USC, a platformą ŹRÓDŁO?
Stacje pracujące w podsieci SRP mogą komunikować się, po spełnieniu określonych wymagań, z infrastrukturą gminną, w tym serwerami EL, czy też USC (informacja o przykładowej topologii sieci dostępna jest tutaj).
Jak pracownicy urzędu mają korzystać np. z zasobów aktów prawnych LEX udostępnionych w wewnętrznej sieci urzędu?
Z wykorzystaniem rozwiązania opisanego w powyżej lub stacji z dostępem do Internetu, ale bez dostępu do SRP (dwa pytania powyżej).
Czy z zainstalowanego dedykowanego dostępu można dostać się do środowiska szkoleniowego oraz testowego?
Tak. MSW przewiduje możliwość dostępu do środowisk testowego i szkoleniowego również poprzez instalowany właśnie dedykowany dostęp do SRP.
W jaki sposób komputerom w wydzielonej podsieci SRP zapewnić połączenie z siecią Internet w celu aktualizacji oprogramowania systemowego i antywirusowego?
Jak wiadomo w żadnym poważnym systemie nie można sobie pozwolić na automatyczne pobieranie poprawek (a często i innych komponentów) przez stację roboczą z Internetu. Każda poprawka powinna przed jej rozdystrybuowaniem w organizacji być przetestowana na okoliczność zgodności i nie powodowania błędów w szczególności w zestawieniu z używanym oprogramowaniem i sprzętem. W przypadku systemów Microsoft lokalny serwer WSUS może być zasilany z nośników wymiennych (np. w ramach Patch Tuesday), a następnie po przeprowadzeniu odpowiednich testów dystrybuować wybrane poprawki dalej w sieci. Sprawa wygląda podobnie (lecz jeszcze w prostszy sposób) w przypadku aktualizacji oprogramowania antywirusowego.
Czy można podłączyć to łącze dedykowane do routera Urzędu i rozwiązać dostęp
z komputera w USC za pomocą routingu / VLAN / reguł?
Nie. Stacja uzyskująca dostęp do SRP musi posiadać adres IP przydzielony z puli przyznanej przez MSW. Natomiast przy zachowaniu odpowiednich założeń możliwe jest aby taka stacja działająca w oddzielnym VLANie, za pomocą routingu, uzyskiwała, poprzez połączenie z routerem Urzędu i zdefiniowanych tam reguł, dostęp do usług w sieci lokalnej.
Czy aplikacja będzie wykorzystywała serwer który był dostarczony do ZMOKU?
Nie. Aplikacja ŹRÓDŁO jak również WebService łączą się z warstwą centralną bez pośrednictwa serwera lokalnego.
Czy MSW zapewni urzędom dodatkowy sprzęt komputerowy?
Informujemy, że planowane przez MSW doposażenie gmin, z przyczyn formalnych, nie będzie zrealizowane w 2014 r. Planowany termin realizacji zadania to II kwartał 2015 r.
Zgodnie z przyjętym harmonogramem prac dla Programu pl.ID doposażenie Jednostek Samorządu Terytorialnego w infrastrukturę IT zostało zaplanowane na przełomie IV kwartału 2014 r. i I kwartału 2015 r. Dotrzymanie tego terminu uwarunkowane został wypełnieniem i przekazaniem do MSW przez wszystkie urzędy miast i gmin ankiety inwentaryzacyjnej i doposażeniowej. Ankieta doposażeniowa była udostępniona każdemu Lokalnemu Administratorowi Systemu w okresie od 25 czerwca do 3 września 2014 roku. Podstawą doposażenia, w zgłoszonym za pomocą ankiety sprzęt IT, jest podpisana przez Kierownika Jednostki papierowa wersja ankiety. Do 1 grudnia 2014 r., po wielokrotnych przypomnieniach i monitach, do MSW wpłynęło 2316 ankiet z 2496 oczekiwanych. Opóźnienia w przekazywaniu papierowych wersji ankiet uniemożliwiają rozpoczęcie przeprowadzenia postępowania przetargowego na wnioskowany przez gminy sprzęt IT.
W związku z powyższym MSW informuje, że do pracy w aplikacji ŹRÓDŁO po 1 stycznia 2015 r. należy wykorzystać sprzęt IT użyczony Jednostkom Samorządu Terytorialnego na mocy Porozumienia w sprawie przekazania do użytkowania sprzętu i aplikacji teleinformatycznych w ramach realizacji projektu indywidualnego pl.ID – „Polska ID karta” z 7. osi priorytetowej „Społeczeństwo informacyjne – budowa elektronicznej administracji” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.
Zapewnienie dodatkowych stanowisk pracy musi zostać zrealizowane przez urzędy ze środków własnych.
Czy BUSC przewiduje elektroniczną archiwizację aktów stanu cywilnego, w celu przekazania do właściwego Archiwum Państwowego po wyznaczonym okresie ich przechowywania w systemie? Czy przed archiwizacją konieczne będzie zmigrowanie wszystkich aktów z danej księgi do systemu?
System rejestracji stanu cywilnego przewiduje elektroniczną archiwizację aktów stanu cywilnego w celu przekazania do Właściwego Archiwum. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego zakłada przenoszenie aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego w określonych przypadkach, tj. złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia albo w przypadku dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, dla której akt stanu cywilnego jest niezbędny. Co oznacza, że nie wszystkie akty sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie dotychczasowych przepisów muszą zostaną przeniesione do rejestru. Przepisy ustawy nie nakładają obowiązku przeniesienia do rejestru stanu cywilnego wszystkich aktów sporządzonych w księdze, przed jej przekazaniem do archiwum.
Jak MSW zamierza usunąć zagrożenie spowolnienia załatwiania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, spowodowane wydłużonym czasem komunikacji między urzędami(pusta baza USC, oczekiwanie na migrację do systemu aktów stanu cywilnego włączanych do akt zbiorowych)?
Aplikacja Źródło nie przewiduje bezpośredniego kontaktu z e-PUAP w celu wydawania odpisów aktów stanu cywilnego w wersji elektronicznej. Fakt ten wynika bezpośrednio z wymagań w zakresie bezpieczeństwa (np. stacje w podsieci z dostępem do SRP nie mogą mieć możliwości ustanowienia sesji wychodzącej bezpośredniej ani pośredniej do sieci Internet).
Czy aplikacja „ŹRÓDŁO” przewiduje kontakt z e-PUAP, w celu wydawania tą drogą odpisów aktów stanu cywilnego w wersji elektronicznej?
Przy wdrażaniu nowych rozwiązań, zwłaszcza w pierwszym etapie, można liczyć się z pewnymi niegodnościami, czy trudnościami. Jednak, aby nie miało to wpływu na obsługę obywateli, ustawa przewiduje okres przejściowy, który umożliwia pracę urzędów stanu cywilnego wg dotychczasowych przepisów, tj. w papierowych księgach stanu cywilnego.
Czy MSW zapewni stabilną pracę infrastruktury teleinformatycznej i aplikację ŹRÓDŁO przy dużym obciążeniu? Podczas testów aplikacji i tzw. egzaminu występowało częste zawieszanie się i blokowanie dostępu do SRP.
MSW i COI dokładają wszelkich starań, aby w momencie produkcyjnego uruchomienia System Rejestrów Państwowych działał bez zarzutów. Niestety problemy, które występowały dotychczas, są nieodzownym elementem tworzonych od podstaw systemów informatycznych. COI i MSW zdecydowało się na upublicznienie rozwiązań na wczesnym etapie ich powstawania, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów po wdrożeniu programu pl.ID tj. po 1 marca 2015 roku. Wszystkie dotychczas zauważane i zgłaszane przez użytkowników końcowych problemy i uwagi były analizowane i poprawiane. Przykładem na to jest wspominany egzamin zerowy, podczas którego występował problem z apletem podpisującym czynność. Obecnie trwający egzamin dowodzi, że ta kwestia (jak i wiele innych) została definitywnie rozwiązana.
Kiedy Ministerstwo dostarczy druki odpisów i zaświadczeń? Jakie będą zasady rozliczania tych druków ścisłego zarachowania, które wydrukowano nieprawidłowo/błędnie?
Druki odpisów i zaświadczeń zostały dostarczone przez MSW do urzędów wojewódzkich. Ich dalsza dystrybucja do urzędów stanu cywilnego na terenie województwa pomorskiego należy do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Procedurę rozliczania druków urzędy stanu cywilnego powinny otrzymać z organów nadzoru wojewódzkiego.
Jak długo będzie trwało wydawanie karty dostępu do SRP nowemu pracownikowi i czy długotrwała procedura nie uniemożliwi zatrudniania na zastępstwo na kilka miesięcy?
Realizacja procesu wydania certyfikatów trwa nie dłużej niż 30 dni.
Czy przewidziane jest ograniczenie ilości stron w wydrukach dokumentów generowanych w BUSC? Praca w systemie ŹRÓDŁO drastycznie zwiększa ilość materiałów eksploatacyjnych do drukarek, w porównaniu z używaną aplikacją wspomagającą pracę USC oraz generuje konieczność powiększenia akt zbiorowych?
W trakcie prac nad projektem rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie wzorów dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego podejmowano próby optymalizacji druków, skupiono się przede wszystkim na najobszerniejszych wzorach, tj. protokole uznania ojcostwa oraz zapewnieniu o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Trudno było zmniejszyć liczbę stron tych dwóch dokumentów, ponieważ każda z osób może złożyć oświadczenie do protokołu, czy zapewnienie osobno w innym czasie. Z tego względu wzory tych dokumentów, składających się z kliku odrębnych części, mogą wydawać się obszerne. Trudno było też zmniejszyć objętości odpisów aktów stanu cywilnego, ponieważ rubryki przeznaczone na podstawowe dane osobowe (imiona i nazwiska osób, których akt dotyczy) będą polami stałymi. Dlatego też konieczne było przewidzenie miejsca niezbędnego na zamieszczenie nawet bardzo długiego ciągu znaków. Odpisy i zaświadczenia, wydawane na zabezpieczonych blankietach, będą dwustronnymi dokumentami. Nie ma też przeszkód, aby protokoły, pozostałe zaświadczenia, czy zapewnienie również były drukowane dwustronnie. Rozwiązanie to wprawdzie nie ograniczy zużycia materiałów eksploatacyjnych do drukarek, ale dwukrotnie zmniejszy się liczbę kartek zużytych do wydruku takiego dokumentu. Zakres danych i ich ilość na wzorach dokumentów zostały określone przez MSW i zaimplementowane do formy wzorów dokumentów wypracowanej przez COI podczas wielomiesięcznych prac nad architekturą informacji i projektem graficznym.
Zobowiązanie gmin do nadawania ról w aplikacji ŹRÓDŁO w momencie gdy w systemie znajdują się nieokreślone role testowe, a przewodnik nie zawiera jednoznacznego określenia dla zakresów poszczególnych ról. Dodatkowo z pozycji gminy nie widać możliwości ograniczenia dostępu dla poszczególnych pracowników do wykonywania niektórych czynności oraz dla osób sprawujących funkcje kierownicze do monitorowania jakości i ilości pracy urzędników.
W ramach prac nad wykonaniem i uruchomieniem Systemu Rejestrów Państwowych opracowywana jest macierz ról i funkcjonalności, która określać będzie uprawnienia jakie są przypisane poszczególnym użytkownikom SRP – w chwili obecnej przedmiotowa macierz jest w opracowaniu.
Powstanie uaktualniona instrukcja określająca jednoznaczne zakresy poszczególnych ról i zostanie rozesłana do urzędów przed 1 marca 2015.
Całkowicie niedopracowane jest w aplikacji udostępnianie danych z rejestrów. W rejestrze PESEL dostępnym dla pracowników ewidencji ludności jest zakładka „udostępnianie danych” mimo, że ustawa o ewidencji ludności nie przewiduje dla nich takich uprawnień. Natomiast w rejestrze dowodów osobistych nie przewidziano udostępniania danych, mimo iż ustawa o dowodach osobistych (art. 65 ust.3) nakłada taki obowiązek na gminy.
Po wejściu w życie nowych ustaw, właściwość organów gmin w zakresie udostępniania danych z rejestrów centralnych będzie zróżnicowana w zależności od zbioru. Z zakresie Rejestru Dowodów Osobistych, zgodnie z art. 65 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, gminy zyskają kompetencje do udostępniania danych w trybie jednostkowym. Oznacza to po pierwsze, że tylko gminy, a nie jak dotychczas MSW (dla którego zastrzeżona została teletransmisja) będą udostępniać dane jednostkowe, po drugie, że każda gmina będzie mogła udostępnić każdą informację z RDO (a nie tylko daną dotyczącą jej mieszkańca, czy dowodu przez nią wydanego – tzw. odmiejscowienie).
Inaczej niż w przypadku RDO, sytuacja wygląda z rejestrem PESEL. Tu bowiem utrzymana została wyłączna kompetencja Ministra SW do udostępniania danych jednostkowych z rejestru centralnego. Gminy będą udostępniać dane oraz wydawać zaświadczenia tylko z rejestru mieszkańców.
Rejestr Dowodów Osobistych wymaga każdorazowo przed pobraniem i wydrukowaniem jakiegokolwiek wniosku, poświadczenia czy potwierdzenia ręcznego wprowadzenia organu/urzędu oraz ich danych adresowych – a winno to być wprowadzane automatycznie w powiązaniu z danymi zakodowanymi w certyfikacie dostępu urzędnika.
Certyfikat urzędnika nie zawiera nazwy organu/urzędu oraz ich danych adresowych, stąd nie ma możliwości automatycznego wprowadzania nazwy i adresu.
Z punktu widzenia ewidencji ludności prowadzonej w myśl przepisów ustawy o ewidencji ludności z dnia 24 września 2010 roku należy w pierwszej kolejności podkreślić to, że w proponowane w ustawie rozwiązania nie pozwalają gminie na realizację zapisów ustawy Kodeks wyborczy obligujących gminę prowadzenia stałego rejestru wyborców.
Zgodnie z przepisami prawa rejestr wyborców ma być realizowany przez gminy tak jak do tej pory czyli na podstawie Rejestru Mieszkańców.
Przygotowana przez COI aplikacja ŹRÓDŁO naszym zdaniem nie jest przygotowana do pracy. Zawiera błędy, nie została wyposażona w funkcjonalność o której mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia MSWiA z dnia 29 września 2011 roku w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U.Nr 220 poz. 1306), czyli wydruk zgłoszenia meldunkowego ze zbioru PESEL.
Możliwości wydruku zgłoszenia meldunkowego z rejestru PESEL jest w trakcie opracowywania i wkrótce zostanie zaimplementowana w systemie.
Niepokojącym jest dla nas także brak możliwości odnotowania w rejestrach gminnych za pośrednictwem zbioru PESEL informacji dot. wymeldowania lub zameldowania w trybie administracyjnym. Brak informacji o numerze decyzji administracyjnej orzekającej o wymeldowaniu lub zameldowaniu nie pozwoli nam na szybkie udostępnienie stronom akt sprawy lub zmusi do prowadzenia kolejnych rejestrów.
Funkcjonalność dotycząca wymeldowania lub zameldowania w trybie administracyjnym nie istnieje w systemie, gdyż ustawa tego nie przewiduje.
Zgodnie z treścią porozumienia z dnia 15.02.2011r. na użyczenie sprzętu, podpisanego przez MSW oraz JST wraz z aneksem z dnia 17.03.2014r., par.3 ust.4 i 6, biorący do używania nie prawa jakiejkolwiek modyfikacji oprogramowania. Czy w związku z tym będzie aktualizowało oprogramowanie antywirusowe? Jeżeli MSW nie będzie aktualizować oprogramowania to na jakiej podstawie obciąża kosztami aktualizacji JST? Par. 8 Porozumienia zobowiązuje JST jedynie do pokrywania kosztów bieżących. Zakup aktualizacji oprogramowania antywirusowego jest dla JST inwestycją w obcym środku trwałym, a nie kosztem bieżącym. Czy dopuszczalna jest zmiana rodzaju oprogramowania antywirusowego na przekazywanych do używania stacji roboczych? Cy planowana jest zmiana w zapisach porozumienia dla odzwierciedlenia stanu faktycznego?
Biorąc pod uwagę najważniejszą kwestię, którą jest bezpieczeństwo danych, koniecznym jest posiadanie aktualnej licencji antywirusowej.
Tak, MSW zezwala na instalowanie dowolnego oprogramowania antywirusowego.
Wszelkie niezbędne zmiany zostały zapisane w aneksie przedłużającym porozumienie, który został przesłany do wszystkich JST w dniu 24 grudnia 2013 roku.
Czy MSW gwarantuje wymianę przekazywanych komputerów po zakończeniu okresu trwałości projektu, ich wyeksploatowaniu lub awarii? Jeżeli nie, to na jakiej podstawie MSW obciąża JST odtworzeniem i utrzymaniem infrastruktury pl.ID?
MSW nie obciąża w żaden sposób JST kosztami dotyczącymi infrastruktury pl.ID. W latach 2010-2012 wszystkie gminy zostały wyposażone w niezbędny sprzęt do obsługi aplikacji ZMOKU, natomiast w 2015 roku zostaną dostarczone dodatkowe urządzenia służące do obsługi aplikacji ŹRÓDŁO. Doposażenie będzie zgodne z zapotrzebowaniem zgłoszonym przez JST. Czas zachowania ciągłości trwałości projektu, to okres 5 lat. Przed upływem tego okresu MSW przekaże informację jakie należy poczynić kroki dotyczące sprzętu komputerowego.
Jakie MSW ma plany awaryjne na wypadek niedostępności awarii oprogramowania ŹRÓDŁO lub braku do SRP?
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888), reguluje takie sytuacje w odniesieniu do zgonów. . Ustawa w przepisach zmieniających ustawę o cmentarzach i chowaniu zmarłych, przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającej adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust.2 ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.

References: art. 10
 art. 20
 art. 47
 art. 10
 art. 20
 art. 47
 art. 47
 art. 53
 art. 54
 art. 114
 art. 11
 art. 123
 art. 103
 art.106
 art. 125
 art. 47
 art. 11
 art. 125
 art. 2
 art. 17
 Art. 90
 art. 24
 art. 61
 art. 61
 art. 5
 art. 46
 art. 46
 art. 46
 art. 65
 Art. 90
 art. 47
 art. 50
 art. 11

Art. 90
 art. 101
 art. 37
 art. 65
 art. 47