Source: https://www.euromicron.de/investor-relations/corporate-governance-17
Timestamp: 2018-11-13 03:09:03+00:00

Document:
Corporate Governance (2017) | euromicron AG
Corporate Governance (2017)
3. Compliance-Bericht
Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern und setzt sich gemäß § 96 AktG derzeit allein aus Vertretern der Aktionäre zusammen. Vorsitzende des Aufsichtsrats ist Frau Evelyne Freitag, ihr Stellvertreter ist Herr Rolf Unterberger und weiteres Mitglied ist Herr Dr. Alexander Kirsch. Die reguläre Amtsperiode der Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2021.
Die Besetzung des Aufsichtsrats entspricht den nachfolgend aufgeführten allgemeinen Anforderungen und konkreten Zielen des Aufsichtsrats für seine Zusammensetzung. Diese berücksichtigen die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (nachfolgend „DCGK“ oder „Kodex“) und lauten wie folgt:
Der Aufsichtsrat hat festgelegt, dass im Idealfall die Mitglieder des Aufsichtsrats in ihrer Gesamtheit die folgenden Qualifikationen und Eigenschaften abdecken sollen, wobei auch eine Kumulation mehrerer Qualifikationen und Eigenschaften in einer Person möglich ist (Kompetenzprofil):
Mit der derzeitigen Besetzung des Aufsichtsrats wird das Kompetenzprofil vollständig erfüllt.
Mit Beschluss vom 14. Dezember 2016 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat von 1/3 bis zum 31. Dezember 2018 fest. Der Frauenanteil entspricht derzeit der gesetzten Zielgröße.
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind alle Mitglieder unabhängig im Sinne von Ziff. 5.4.2 des Kodex. Soweit Mitglieder des Aufsichtsrats in hochrangiger Position bei anderen Unternehmen tätig sind, mit denen die euromicron AG – mittelbar oder unmittelbar – in Geschäftsbeziehungen steht, erfolgen diese Transaktionen zu Bedingungen wie unter fremden Drittunternehmen und betreffen die Unabhängigkeit der betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats nicht.
Im Geschäftsjahr 2017 sind auch keine Interessenkonflikte aufgetreten.
Der Aufsichtsrat berät den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens, überwacht seine Tätigkeit und ist in Entscheidungen, die von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen sind, unmittelbar eingebunden. Die Geschäftsentwicklung und Strategie sowie deren Planung und Umsetzung stimmt der Vorstand mit dem Aufsichtsrat ab und erörtert diese in regelmäßigen Sitzungen gemeinsam mit dem Aufsichtsrat.
Der Aufsichtsrat hat weiterhin die Aufgabe, die Mitglieder des Vorstands zu bestellen, deren Zahl zu bestimmen und Ressorts festzulegen. In einer Geschäftsordnung hat der Aufsichtsrat die Arbeit des Vorstands geregelt, soweit dies nicht bereits durch die Satzung festgelegt ist. Insbesondere hat der Aufsichtsrat festgelegt, welche wesentlichen Vorstandsentscheidungen – z. B. größere Akquisitionen, Desinvestitionen und Finanzmaßnahmen – seiner Zustimmung bedürfen.
Die personelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats ist in Ziffer 1.1.1 des Corporate Governance Berichts sowie im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts dargestellt. Die Arbeit des Aufsichtsrats wird im Kapitel Bericht des Aufsichtsrats des Geschäftsberichts im Einzelnen dargestellt. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist im Kapitel Vergütungsbericht des Geschäftsberichts erläutert.
Die Mitglieder des Vorstands führen die Geschäfte des Unternehmens und leiten es mit dem Ziel nachhaltiger Wertschöpfung in gemeinsamer Verantwortung. Sie entwickeln die strategische Ausrichtung, die Jahres- und Mehrjahresplanung, entscheiden über Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, stimmen diese mit dem Aufsichtsrat ab und sorgen für deren Umsetzung. Den Vorstandsmitgliedern sind vom Aufsichtsrat einzelne Ressorts zugewiesen worden, sodass klare Zuständigkeiten bestehen.
Der Vorstand besteht aus zwei Mitgliedern; der Aufsichtsrat hat das Vorstandsmitglied Frau Bettina Meyer zur Vorstandssprecherin ernannt. Aufgaben der Vorstandssprecherin sind u. a. die Koordination der Vorstandsarbeit, insbesondere in Bezug auf die Leitung der Sitzungen des Vorstands, sowie die Repräsentation der Gesellschaft.
Der Vorstand stellt die Quartals- und Halbjahresabschlüsse des Unternehmens, die Jahresabschlüsse der euromicron AG und die Konzernabschlüsse auf. Darüber hinaus sorgt der Vorstand für die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Regelungen und internen Verhaltensleitlinien im Unternehmen und wirkt auf deren Beachtung auch in den Unternehmen der euromicron Gruppe hin (Compliance). Weitere Informationen zum Compliance-Programm sowie zu diesbezüglichen Maßnahmen im Geschäftsjahr 2017 finden sich im Kapitel Compliance-Bericht des Geschäftsberichts.
Die konkreten Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG sowie für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG werden in der Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f HGB im Unterpunkt „Zielgrößen“ beschrieben.
Wir haben den Anspruch, institutionelle Investoren, Privataktionäre, Finanzanalysten, Mitarbeiter sowie die interessierte Öffentlichkeit durch regelmäßige und aktuelle Informationen gleichermaßen über die Lage des Unternehmens zu informieren. Presse-, Ad-hoc- und Stimmrechtsmitteilungen sowie sämtliche Finanzberichte und andere wesentliche Informationen veröffentlichen wir auf unserer Homepage. Dort sind auch alle Dokumente zu unserer Hauptversammlung zu finden. Über die wiederkehrenden Termine wie das Datum der nächsten Hauptversammlung, der Bilanzpresse- und Analystenkonferenzen oder die Quartalsberichte informieren wir in einem Finanzkalender, der auf der Homepage der Gesellschaft veröffentlicht ist.
Gemäß Art. 19 der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 des europäischen Parlaments und des Rats vom 16. April 2014 über Marktmissbrauch (Marktmissbrauchsverordnung) sind Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats oder ihnen nahestehende Personen verpflichtet, meldepflichtige Geschäfte in Aktien der euromicron AG offenzulegen, wenn der Wert der Geschäfte innerhalb eines Kalenderjahres die Summe von EUR 5.000 erreicht oder übersteigt (Directors’ Dealings). Im Geschäftsjahr 2017 gab es keine meldepflichtigen Geschäfte.
Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f HGB bzw. § 315d HGB in Verbindung mit § 289f HGB ist Bestandteil des Lageberichts der euromicron AG und des Konzernlageberichts. Gemäß § 317 Abs. 2 Satz 6 HGB sind die Angaben nach § 289f HGB sowie § 315d HGB nicht in die Prüfung einzubeziehen.
Wortlaut der Entsprechenserklärung (§ 161 AktG) der euromicron AG für das Jahr 2017 vom 8. Dezember 2017
Vorstand und Aufsichtsrat der euromicron AG haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG am 8. Dezember 2016 abgegeben.
Die nachfolgende Erklärung bezieht sich für den Zeitraum vom 8. Dezember 2016 bis zum 23. April 2017 auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 5. Mai 2015, die am 12. Juni 2015 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde („Fassung 2015“). Für den Zeitraum ab dem 24. April 2017 bezieht sich die nachfolgende Erklärung auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 7. Februar 2017, die am 24. April 2017 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde („Fassung 2017“).
1. Einrichtung Whistleblower-System für Unternehmenszugehörige (Ziff. 4.1.3 Satz 3 1. HS DCGK Fassung 2017)
Nach der Empfehlung in Ziff. 4.1.3 Satz 3 1. HS DCGK soll Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Hiervon wird derzeit abgewichen.
Die euromicron AG bietet in ihrem Verhaltenskodex für die Meldung von Verstößen die persönliche oder telefonische Ansprache des jeweiligen Compliance-Verantwortlichen der Gesellschaft und darüber hinaus auch die Möglichkeit mittels Email-Adresse verhalten [at] euromicron.de zur Kontaktaufnahme mit dem Chief Compliance Officer an. Eine geschützte Kontaktaufnahme ist daher insoweit derzeit nur über eine anonyme Email-Adresse des Versenders unter Verwendung von entsprechender Verschlüsselungssoftware oder telefonisch mit entsprechender Rufnummerunterdrückung möglich. Klarstellend ergibt sich aber aus dem Verhaltenskodex, dass auch anonyme Hinweise zur Kenntnis genommen und untersucht werden. Der Vorstand prüft derzeit die Einrichtung eines Meldesystems entweder über einen externen Ombudsmann oder aber über ein entsprechendes IT-gestütztes Portal.
2. Individualisierte Darstellung der Vorstandsvergütung (Ziff. 4.2.5 Abs. 3 und 4 DCGK)
Nach der Empfehlung in Ziff. 4.2.5 Absatz 3 und 4 DCGK soll die Vorstandsvergütung unter Verwendung von Mustertabellen individualisiert offengelegt werden. Für diese Informationen sollen die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden. Von der Ziffer 4.2.5 Abs. 3 und 4 des Kodex wird derzeit abgewichen und wird auch in Zukunft abgewichen werden.
3. Gestaltung der Vorstandsverträge, Abfindungs-Cap (Ziff. 4.2.3 Abs. 4 DCGK)
4. Bildung von Aufsichtsratsausschüssen (Ziff. 5.3.1 bis 5.3.3 DCGK)
Frankfurt am Main, den 8. Dezember 2017
Mit Beschluss des Aufsichtsrats vom 14. Dezember 2016 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG entsprechend dem derzeitigen Status auf 50 % fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2018.
Bei der Besetzung von Führungspositionen achtet der Vorstand neben der angemessenen Berücksichtigung von Frauen auf vielfältige Fähigkeitsstrukturen (Diversity). Gegenwärtig besteht unterhalb des Vorstands eine Führungsebene, die sich aus vier Fachbereichsleitern mit Prokura zusammensetzt. Angesichts der laufenden Dienstverträge sieht der Vorstand derzeit für eine Verbesserung des Frauenteils in der Führungsebene unterhalb des Vorstands außerhalb der Schaffung weiterer Fachbereiche wenig Spielraum. Mit Beschluss vom 29. Dezember 2017 legte der Vorstand daher für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG entsprechend dem derzeitigen Status 0 % fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2018. Der Vorstand hat sich zugleich dazu bekannt, verstärkt fachlich und persönlich geeignete Frauen für Führungspositionen zu entwickeln bzw. zu gewinnen.
Das Diversitätskonzept des Aufsichtsrats ist Teil des oben beschriebenen Kompetenzprofils. Aufgrund der geringen Mitgliederzahl des Vorstands, verfolgt die Gesellschaft kein Diversitätskonzept im Sinne des § 289f Abs. 2 Nr. 6 HGB im Hinblick auf die Zusammensetzung des Vorstands.
Im Jahr 2017 stellte die Compliance den Bereich Kartell- und Wettbewerbsrecht in den Fokus der Compliance-Tätigkeiten. Hierzu wurden insbesondere ein Schwerpunkt in der Risikoanalyse gelegt und diverse Schulungen durchgeführt.
Der euromicron Verhaltenskodex gilt als Orientierungsrahmen für das unternehmerische und persönliche Verhalten.
Für die Umsetzung, Kontrolle und Weiterentwicklung der Compliance-Grundsätze hat der Vorstand eine effektive Organisationsstruktur geschaffen, die den hohen Anspruch an die Einhaltung von Gesetzen und betrieblichen Vereinbarungen sicherstellt. In allen Gesellschaften des Konzerns wurden lokale Compliance-Verantwortliche eingesetzt. Die Compliance-Verantwortlichen dienen als primäre Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter in den jeweiligen Unternehmen in allen Fragestellungen rund um das Thema Compliance. Sie sind aber auch Ansprechpartner des Chief Compliance Officer und verantwortlich für die Implementierung von durch den Vorstand ausgegebenen compliance-relevanten Leitlinien in ihren jeweiligen Unternehmen. Eine weitere wichtige Funktion ist die Entgegennahme von Hinweisen auf Compliance-Verstöße und die Abstimmung mit dem Chief Compliance Officer der euromicron AG bei der Bearbeitung solcher Verstöße. Der Chief Compliance Officer berichtet bezüglich aller Compliance-Themen regelmäßig an den Vorstand, er informiert zusätzlich beim Verdacht auf Compliance-Verstöße unverzüglich den Vorstand. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig über Compliance-Themen.
Im Rahmen von Zusammenkünften aller Compliance-Verantwortlichen der euromicron Gruppe wird neben dem Erfahrungsaustausch sichergestellt, dass die vom Vorstand ausgegebenen Verhaltensleitlinien nachgehalten und ausgefüllt werden. Die Compliance- und IT-Verantwortlichen stehen hierzu auch in engem Austausch mit der Datenschutzbeauftragten der Unternehmensgruppe.
Damit ist die Compliance-Organisation der euromicron AG in allen Unternehmenseinheiten fest etabliert und gewährleistet eine effektive Struktur, bei der sichergestellt ist, dass konzernweite Vorgaben auch in die einzelnen Unternehmen weitergetragen werden, unternehmensspezifische Vorgaben erarbeitet und alle Mitarbeiter über einen kompetenten Ansprechpartner für compliancerelevante Fragen und Hinweisen verfügen.
Um den Compliance-Inhalten nicht nur im Kreis der Mitarbeiter und Führungskräfte, sondern auch mit unseren Geschäftspartnern gerecht zu werden, werden sie auch in unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen und anderen vertraglichen Vereinbarungen umgesetzt.

References: § 96
 § 111
 § 76
 § 289
 Art. 19
 § 289
 § 315
 § 289
 § 317
 § 289
 § 315
 § 161
 § 111
 § 76
 § 289