Source: https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/resolucion_minsaludps_0768_2018.htm
Timestamp: 2020-01-28 14:42:39+00:00

Document:
Derecho del Bienestar Familiar [RESOLUCION_MINSALUDPS_0768_2018]
Artículo CAPÍTULO I 1 2 3 CAPÍTULO II 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CAPÍTULO III 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 CAPÍTULO IV 24 25 26 27 28 29 30 31
Diario Oficial No. 50.528 de 07 de marzo de 2018
Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5o del Decreto-ley número 1281 de 2002, en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley número 4107 de 2011 y los artículos 2.1.2.1, 2.1.2.2 y 2.1.2.5 del Decreto número 780 de 2016, y
Que mediante el artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, se contempló que este Ministerio, administrará el Sistema de Afiliación Transaccional y definirá la responsabilidad de cada uno de los actores en el registro y reporte de información en el sistema, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información del mismo.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), y las reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y de la información relevante para la operación del sistema.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Ver Notas del Editor> Las condiciones y reglas fijadas en esta resolución aplican a las personas que van a afiliarse, a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), a las entidades e instituciones responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, a los empleadores y otros aportantes, a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) de los regímenes contributivo y subsidiado, a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), a las entidades territoriales, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), a los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), a la Superintendencia Nacional de Salud, a las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, y a quienes deban adelantar trámites en el SAT.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:
OPERACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL.
ARTÍCULO 4o. OPERACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá, en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”, las funcionalidades para que los usuarios puedan registrarse y autenticarse, realizar las transacciones de afiliación, reportar novedades, registrarse con el “Rol Empleador” y consultar sobre la condición de afiliación en el SGSSS.
ARTÍCULO 5o. REGISTRO EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). La realización de transacciones en el SAT requiere que los usuarios se registren con su documento de identificación vigente en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co, del Ministerio de Salud y Protección Social. El Sistema validará el documento de identificación con la información de referencia y asignará una clave, con la que se podrá acceder al SAT.
ARTÍCULO 6o. REGISTRO DE PERSONAS AUTORIZADAS POR LAS ENTIDADES E INSTITUCIONES COMPETENTES PARA LA AFILIACIÓN DE OFICIO O INSTITUCIONAL. Las entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar afiliaciones institucionales o de oficio, deberán reportar la información del representante legal de la entidad o institución y, efectuado dicho reporte, podrá autorizar o delegar a otras personas para adelantar las transacciones en el SAT.
ARTÍCULO 7o. ACCESO AL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Los usuarios deberán estar previamente registrados en el SAT para poder realizar las transacciones de acuerdo con los diferentes roles, para los cuales se encuentre autorizado de manera previa.
Los roles del SAT están definidos en el numeral 1 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 8o. TRANSACCIONES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Los usuarios podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, reporte de novedades y el registro con el “Rol Empleador”.
Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios que tienen la calidad de cotizante o cabeza de familia deberán adjuntar al SAT los documentos y soportes documentales de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la EPS. Si se trata de la novedad de traslado por unificación de grupo familiar, para su aprobación la EPS verificará el soporte documental adjuntado, de manera previa a la fecha en que se haría efectivo el traslado.
Las funcionalidades asociadas a los roles del SAT están definidas en el numeral 2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO. Las autoridades de las entidades territoriales del orden departamental, municipal, y distrital deberán apoyar y acompañar a las personas que residan en zonas rurales y tengan dificultades para acceder al SAT, a realizar las transacciones en el sistema.
ARTÍCULO 9o. DISPOSICIÓN DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS. El SAT reportará la información a cada EPS y entidad territorial las transacciones de afiliación y reporte de novedades de los afiliados inscritos en la EPS o de la respectiva entidad territorial, sin perjuicio de que tales entidades consulten dichas transacciones en el sistema.
La disposición de información de que trata el presente artículo está definida en el numeral 3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 10. DISPONIBILIDAD HORARIA DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Las transacciones de afiliación y reporte de novedades se podrán realizar desde las 04:00 horas a las 24:00 horas, los 365 días del año.
ARTÍCULO 11. OPERACIÓN SIMULTÁNEA DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT) Y LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). Durante la incorporación gradual del reporte de novedades a través del SAT y hasta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social determine la operación plena del SAT, se mantendrán sincronizadas la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y el SAT, para lo cual el SAT reportará a la BDUA en los archivos establecidos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, las novedades que se reporten a través de este. Asimismo, ADRES dispondrá al Ministerio de Salud y Protección Social las novedades reportadas por las EPS y EOC, las Entidades Territoriales a través de la BDUA y la información reportada por Entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción.
Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los usuarios no requerirán el diligenciamiento del “Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS”, establecido en la Resolución número 974 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 12. PREVALENCIA DEL MEDIO DE REPORTE DE NOVEDADES. Durante el término de operación simultánea de la BDUA con el SAT, el reporte de novedades que se realice a través del SAT y de la BDUA, para efectos de la afiliación, primará la novedad reportada en el SAT. Si la novedad se reporta en el SAT y en la Planilla Integrada de Aportes (PILA), primará la novedad reportada en el SAT.
REPORTE DE INFORMACIÓN AL SAT.
ARTÍCULO 13. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS. Los usuarios deberán adjuntar el soporte documental para su identificación, cuando el SAT no disponga de la información de referencia.
ARTÍCULO 14. REPORTE DE INFORMACIÓN DEL EMPLEADOR Y OTROS APORTANTES. Las personas jurídicas que tienen la calidad de empleador o de otros aportantes, al momento de la activación del “Rol Empleador”, deberán adjuntar el Registro Único Tributario (RUT), cuando el SAT no tenga esta información de referencia.
ARTÍCULO 15. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA LA AFILIACIÓN INSTITUCIONAL Y DE OFICIO. Las entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio deberán reportar, por una única vez o cuando una institución o entidad adquiera tal calidad, los datos en la estructura del archivo definida en el numeral 4.2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 16. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS EPS Y EOC. Las EPS y EOC deberán reportar, a través del SAT, la siguiente información:
ARTÍCULO 17. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD (SNS). La Superintendencia Nacional de Salud, en aplicación de los numerales 4 y 5 del artículo 2.1.7.3 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, efectuará el reporte a través del SAT, informando los datos de las personas que tienen excepción a la regla general de permanencia.
De igual manera, reportará la información de la cobertura de habilitación de las EPS y los actos administrativos relacionados con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 y el artículo 2.1.13.8 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya y de cualquier acto administrativo que, en ejercicio de sus competencias limite la capacidad de afiliación de una EPS.
ARTÍCULO 18. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán reportar el último día calendario del mes, a través del SAT, la información de aquellos afiliados que para ese día se encuentren internados.
ARTÍCULO 19. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE LOS REGÍMENES ESPECIAL Y DE EXCEPCIÓN. Las entidades responsables de los Regímenes especial y de excepción deberán reportar, a través del SAT, la información relacionada con sus afiliados en Salud, sin perjuicio del reporte a la BDUA durante el periodo de operación simultánea de que trata el artículo 11 de la presente resolución.
ARTÍCULO 20. INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN. De conformidad con lo previsto en los artículos 116 y 130 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiere lugar.
ARTÍCULO 21. INCUMPLIMIENTO DEL DEBER DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN VERAZ, CLARA, COMPLETA, SUFICIENTE Y OPORTUNA. Los usuarios que no cumplan con el deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna o que no correspondan a la verdad material de las transacciones que realicen en el SAT, podrán ser reportados por la EPS ante las autoridades competentes.
ARTÍCULO 22. INCUMPLIMIENTO DE REPORTE POR PARTE DE LAS EPS Y EOC. En el caso de la afiliación y de la novedad de inclusión de beneficiarios, si la EPS o EOC no realiza la verificación de los documentos dentro de los tres (3) meses siguientes a la disposición del soporte documental para la verificación, la EPS o EOC no tendrá derecho al reconocimiento de la UPC y tendrá la obligación de garantizar la prestación de los servicios de salud a los afiliados por los cuales se debió realizar la verificación.
ARTÍCULO 23. INOPORTUNIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LOS REGÍMENES DE EXCEPCIÓN O ESPECIALES. Las entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción, deberán garantizar la prestación de los servicios de salud de sus afiliados hasta tanto reporte su retiro en el SAT o la BDUA, según corresponda.
ARTÍCULO 24. CARTAS DE DERECHOS Y DEBERES DEL AFILIADO Y DEL PACIENTE Y DE DESEMPEÑO. Toda persona que se afilie o se traslade de EPS podrá acceder a la “Carta de Derechos y Deberes del Afiliado y del Paciente” y la “Carta de Desempeño” de las EPS y EOC a través del SAT, sin perjuicio de la obligación de estas entidades de entregarlas y mantenerlas publicadas, actualizadas y disponibles en su portal web, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 2o y 9o de la Resolución número 4343 de 2012 o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 25. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con su tratamiento, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tiene acceso.
ARTÍCULO 26. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES DOCUMENTALES REQUERIDOS POR EL SAT. Las EPS y EOC deberán conservar los documentos y soportes documentales que alleguen los usuarios a través del SAT, de manera física o en medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, por el término señalado en la normativa vigente.
En aquellos casos en que el SAT no contenga el soporte documental, será obligación de la EPS de la cual se traslada, un afiliado con su grupo familiar, entregar a la EPS a la cual se traslada, los documentos soporte de la afiliación de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. Para tal efecto, la EPS contará con un plazo no mayor a treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se hizo efectivo el traslado. En ningún caso, podrá trasladarse al afiliado el suministro de estos soportes documentales.
ARTÍCULO 27. DIVULGACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Las EPS y entidades territoriales apoyarán la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional a través de sus Oficinas de Atención al Afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el Ministerio dispondrá los tutoriales en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”.
Las entidades señaladas en el artículo 2o de la presente Resolución, en el ámbito de sus competencias, podrán adelantar acciones tendientes a la divulgación del SAT.
ARTÍCULO 28. VALIDEZ DEL REPORTE DE INTERNACIÓN. El reporte de la internación de un afiliado al SAT, por cualquiera de los facultados, implica el aplazamiento de la efectividad del traslado.
ARTÍCULO 29. MIGRACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) AL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social realizará la migración de la información de afiliados, empleadores y otros aportantes con inscripción vigente al corte del primer proceso BDUA del mes de marzo de 2018.
Las reglas de validación para la migración de afiliados, empleadores y otros aportantes son las señaladas en el numeral 5 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.
Las inconsistencias que se detecten durante el proceso de migración serán reportadas a las EPS o EOC, entidades que deberán resolverlas en los procesos de BDUA de acuerdo con la Resolución número 4622 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya, y dentro del plazo definido en el parágrafo del artículo 2.1.2.5 del Decreto número 780 de 2016; para menores de edad la EPS o EOC dispondrá de un término de cuatro (4) meses para resolver la inconsistencia. Una vez validadas y aceptadas las correcciones de inconsistencias en la BDUA, estas se actualizarán en el SAT, mediante el proceso de sincronización.
ARTÍCULO 30. GRADUALIDAD EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). La entrada en operación del SAT se realizará de manera gradual, a partir del 15 de marzo de 2018 se podrá realizar la transacción de la novedad de traslado y en el transcurso del segundo trimestre de 2018, se incorporarán las transacciones de afiliación y demás novedades del SGSSS.
ARTÍCULO 31. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
1. ROLES EN EL SAT.
Los representantes legales indicados en los numerales b), d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m) deberán ingresar en tal calidad por primera vez y podrán delegar y autorizar a funcionarios o empleados para realizar las transacciones o acceder a las funcionalidades que en el rol que les corresponda. Los autorizados o delegados lo podrán ser para una o más transacciones o funcionalidades de acuerdo con lo definido por el representante legal.
3.1 Entidades Promotoras de Salud o Entidades Obligadas a Compensar
3.2. Entidades territoriales
4.1 Entidades Promotoras de Salud o Entidades Obligadas a Compensar
4.2 Entidades responsables de la afiliación institucional y de oficio
4.3 Superintendencia Nacional de Salud (SNS)
4.3.1 Capacidad de afiliación de las EPS
4.3.2 Excepciones a la regla general de permanencia asociadas a la revocatoria, disolución o retiro de la EPS
La Superintendencia Nacional de Salud reportará la información al SAT sobre las entidades que han sido objeto de la medida de revocatoria, disolución o retiro para efectos del traslado de manera excepcional de conformidad con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. La estructura para el reporte se detalla en la Tabla 7 “Capacidad de Afiliación”. En este reporte el campo 9 - Fecha de Autorización es obligatorio.
4.3.3 EPS en vigilancia especial y demás medidas que limiten la capacidad de afiliación
La Superintendencia Nacional de Salud reportará al SAT, a través de la funcionalidad dispuesta para ello, la información de las EPS a las que les hubiere impuesto medida de vigilancia especial, medidas de que trata el artículo 2.1.13.8 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya así como, cualquier otra medida que limite la capacidad de afiliación y el levantamiento de estas.
4.4 Reporte de internación
4.5 Características de los archivos planos
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir irá vacío y se reportará en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato 2 está vacío se reportará así: dato1 dato3;
4.6 Registro de control
5.1 Migración de afiliados
2. Los mayores de edad registrados en BDUA como adulto sin identificar y que pertenezcan al régimen subsidiado y que no hayan sido reportados en el listado censal por la entidad responsable de conformidad con el artículo 2.1.5.1 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, o no coincidan sus datos básicos.
5.2 Migración de empleadores y otros aportantes

References: artículo 173
 artículo 5
 artículo 2
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ARTÍCULO 1
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ARTÍCULO 2
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ARTÍCULO 3
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ARTÍCULO 4

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ARTÍCULO 11
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ARTÍCULO 17
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