Source: https://www.vfl-westercelle.de/datenschutzordnung/
Timestamp: 2020-07-04 06:20:47+00:00

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Datenschutzordnung – VfL Westercelle
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Der VfL Westercelle e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. Diese ergänzt die Vereinssatzung.
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert mit Hilfe von IT-Systemen als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten eventuell in einzelnen Fällen im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs-, Sparten- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
In einzelnen Fällen können auch zur Erfüllung des Schuldverhältnisses weitere Daten erhoben werden.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes-, Bundes- und Fachverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Geschäftsführerin zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Die Geschäftsführerin stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungs-/Spartenleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten dürfen nur für die jeweiligen Vereinszwecke verarbeitet werden. Eine darüberhinausgehende Weitergabe von Daten ist nur statthaft, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt oder ein oder mehrere gesetzliche Erlaubnistatbestände des Art. 6 DS-GVO vorliegen. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein für einen vom geschäftsführenden Vorstand des Vereins bestimmten Personenkreis einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu benutzen. Es dürfen ausschließlich verifizierte E-Mail-Adressen (bzw. durch eine double-opt-in) verwendet werden.
§7a Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Spartenleiterinnen und Spartenleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Alle Mitglieder, und Teilnehmer/Innen sind im Rahmen sportlicher Veranstaltungen bzw. im Rahmen der Mitgliederaufnahme auf die Wahrung des Datenschutzes hinzuweisen
Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand, die Geschäftsführerin, den Pressewart und den Administrator vorgenommen werden.
Sparten, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Sparten, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 12.06.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

References: § 26
 Art. 30
 Art. 13
 Art. 6

§7
 § 26
 § 26