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Timestamp: 2017-08-23 04:12:38+00:00

Document:
Delibera regolamento comunicazione Ppf | Progetto per Ferrara
Inserito da: PpF In: Delibere|Rete e informazione|senza categoria
Ferrara, 16.12.09
Oggetto: “Regolamento per la disciplina delle attività di comunicazione, informazione istituzionale e stampa del Comune di Ferrara”.
che il Comune di Ferrara si avvale di strumenti comunicativi inerenti l’attività istituzionale dell’ente;
che detti strumenti (URP, Portale del Comune, quotidiano online “Cronaca Comune”, periodico Piazza Municipale, altre pubblicazioni periodiche e non) devono ispirarsi a criteri di efficacia, efficienza, trasparenza, pluralità e democraticità, oltre che assolvere la funzione di comunicazione biunivoca tra l’ente e la cittadinanza, che detti strumenti hanno lo scopo, da un lato, di fornire ai cittadini le informazioni necessarie per l’utilizzo dei servizi e più in generale per favorirne la partecipazione alla vita dell’ente, dall’altro, di consentire a chi amministra di conoscere le posizioni, le critiche, i suggerimenti, le istanze provenienti dalla cittadinanza;
che tali strumenti comunicativi raggiungono la maggioranza delle cittadine e dei cittadini del nostro territorio;
che la comunicazione istituzionale ed il relativo feedback, costituisce materia di estrema rilevanza e delicatezza politico-istituzionale, in quanto permette, se adeguatamente utilizzata, di avvicinare i cittadini alla partecipazione nella gestione della cosa pubblica;
che per quanto attiene il periodico Piazza Municipale ed il giornale online Cronaca Comune, testate giornalistiche a tutti gli effetti, l’editore è il Comune stesso, rappresentato dal Sindaco, mentre il direttore responsabile è il capo dell’Ufficio Stampa;
che i citati strumenti comunicativi, così come l’Ufficio del Portavoce, sono stati istituiti in virtù della normativa vigente (legge n. 150/2000, D. Lgs 267/2000, DPR 422/2001, Direttiva del Ministro per la Funzione Pubblica 7 febbraio 2002);
che, al fine di garantire il rispetto dei requisiti e degli obbiettivi testé esposti, si rende necessario regolare l’attività di comunicazione istituzionale dell’ente e garantire l’informazione, mediante flussi documentali, informative e quant’altro si renda necessario, sull’attività svolta dall’Amministrazione e dagli organi del Comune, oltre che sull’esercizio previsto dalla legge del controllo sugli organi esecutivi (Sindaco e Giunta) da parte del Consiglio Comunale;
che si rende necessario garantire il flusso comunicativo biunivoco tra Comune e cittadinanza, anche attraverso l’informazione dell’attività delle Circoscrizioni;
che la maggior parte dei Comuni italiani che si avvalgono di detti strumenti, quali Siena, Milano, Rho, Magnago, Modena, Buccinasco ed altri, hanno provveduto a deliberare in tal senso;
l’adozione dell’allegato Regolamento per la disciplina delle attività di comunicazione, informazione istituzionale e stampa del Comune di Ferrara;
Ferrara, 16/12/2009
– Valentino Tavolazzi , presidente gruppo Progetto per Ferrara
REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE ATTIVITA’
DI COMUNICAZIONE, INFORMAZIONE ISITUZIONALE
E STAMPA DEL COMUNE FERRARA
Art. 3 – Ambiti applicativi
Disciplina delle attività di comunicazione pubblica e di informazione
Art. 4 – Caratteri generali
Art. 5 – I soggetti promotori della comunicazione e della informazione pubblica
Art. 6 – Gli strumenti della comunicazione e dell’informazione pubblica.
Disciplina delle attività dell’amministrazione in materia d’informazione
Art. 7 – Caratteri generali.
Art. 8 – Comitato di redazione e garanzia
Art. 9 – Il Piano di Comunicazione
Art. 10 – Equilibrio e pluralità dell’informazione
Art. 11 – Rilevazione e monitoraggio
Art. 12 – Segnalazioni, osservazioni e proposte
1. Il presente Regolamento disciplina le attività legate alla comunicazione pubblica e all’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, ed è finalizzato a garantire e facilitare le relazioni fra i cittadini e l’Istituzione comunale.
Art. 2 – Principi e finalità.
1. Il Comune ispira la propria attività di comunicazione istituzionale alle regole della semplificazione del linguaggio e ai principi di trasparenza e pluralità dell’informazione, anche attraverso l’uso delle tecnologie, così da permettere ai cittadini la conoscenza e l’accesso agli atti della pubblica amministrazione.
2. Il Comune promuove la conoscenza della propria attività istituzionale e amministrativa, attraverso ogni idoneo strumento di diffusione; sostiene lo sviluppo delle relazioni con le cittadine e i cittadini; mira al potenziamento ed all’armonizzazione dei flussi di informazioni al proprio interno garantendo un’amministrazione efficace.
Inoltre, sulla base di analisi preventive sulle reali esigenze dei cittadini e delle imprese del territorio, ed attivando strumenti idonei per la valutazione del grado di soddisfazione degli utenti, tende ad un alto coinvolgimento partecipativo della comunità alla vita del Comune.
Art. 3 – Ambiti applicativi.
1. I principi che ispirano l’art. 2 si applicano sia all’ordinaria attività istituzionale e amministrativa dell’Ente, sia alle nuove e più complesse esigenze comunicative quali:
a) l’accesso dei cittadini alle tecnologie telematiche per comunicare con la pubblica amministrazione e per fruire dei servizi;
b) l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per permettere ai cittadini l’accesso alle informazioni ed ai servizi con modalità informatizzata;
c) la messa a disposizione del cittadino e delle imprese di strumenti di conoscenza e accesso.
DISCIPLINA DELLE ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE PUBBLICA E DI INFORMAZIONE
Art. 4 – Caratteri generali.
1. Per attività di informazione e comunicazione, con riferimento alla legge n. 150 del 7 giugno 2000, si intende:
a) la comunicazione autoprodotta rivolta ai cittadini, singoli e associati e ad altri enti;
b) la comunicazione interna realizzata nell’ambito dell’Istituzione e delle aziende;
c) l’informazione ai cittadini attraverso i mezzi di comunicazione di massa;
d) la comunicazione interistituzionale.
2. Le attività di comunicazione e di informazione sono indirizzate a:
a) illustrare le attività ed il funzionamento del Comune, dei suoi Organi, e promuoverne l’immagine;
b) illustrare e favorire la conoscenza delle disposizioni normative al fine di facilitarne l’applicazione;
c) garantire ai cittadini i diritti di accesso e di partecipazione;
d) favorire le conoscenze allargate e approfondite sui temi di rilevante interesse pubblico e socio-economico;
e) attivare ricerche ed analisi in ordine a proposte migliorative sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con i cittadini;
f) favorire i processi di semplificazione.
Art. 5 – I soggetti promotori della comunicazione e della informazione pubblica.
1. Sono soggetti promotori delle attività di comunicazione e informazione del Comune di Ferrara: l’Ufficio Stampa, l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), il Portavoce del Sindaco, ogni altro servizio o ufficio del Comune che produca in proprio, o a mezzo terzi, comunicazione istituzionale.
a) Ufficio stampa
Sulla base di quanto prevede la legge 150 del 2000, ha il compito di occuparsi prioritariamente della gestione dell’informazione istituzionale, curando a tale scopo i rapporti con gli organi di informazione. Il fine è quello di trasmettere i dati e la complessa attività dell’Amministrazione comunale ai cittadini. Strumenti in tal senso sono il Portale del Comune, il quotidiano online “Cronaca Comune”, il periodico cartaceo “La Piazza Municipale”, i comunicati stampa, ogni altra pubblicazione da parte di servizi e uffici comunali.
In particolare l’Ufficio stampa, nell’esercizio dell’informazione istituzionale di propria competenza, svolge le seguenti attività: redige ed emette comunicati stampa; convoca ed organizza conferenze stampa; cura le rassegne stampa; controlla la redazione della produzione editoriale del Comune; garantisce la gestione nei rapporti con i mass media; organizza e gestisce le interviste per programmi radio/televisivi; stabilisce rapporti con uffici stampa di soggetti privati, enti ed aziende; coordina le campagne di informazione; concede gli accrediti giornalisti alle iniziative del Comune; realizza e sovrintende tutti gli “house organ”, riviste e pubblicazioni istituzionali autoprodotti dal Comune o affidati a terzi.
L’ufficio stampa è un servizio del Comune e dei suoi Organi, in quanto tale garantisce imparzialità, trasparenza, pluralità dell’informazione, semplificazione del linguaggio, anche attraverso l’uso delle più avanzate tecnologie.
b) L’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP)
E’ uno dei servizi creati per favorire il contatto fra i cittadini e l’Amministrazione comunale ed è altresì strumento importante per gestire i processi di qualità e di customer satisfaction (verifica del grado di soddisfazione del cittadino/utente).
Esso garantisce il diritto di accesso e partecipazione dei cittadini, nonché della tutela della riservatezza dei dati, così come previsto dalle leggi 241/90, 15 del 11 febbraio 2005 e 150/2000.
Fra gli obiettivi dell’URP si pone in posizione di rilievo la messa a sistema, all’interno e all’esterno, della comunicazione integrata. Compiti e funzioni dell’URP sono: l’attività di comunicazione diretta con i cittadini, relativamente alle disposizioni normative, alle forme di accesso, all’organizzazione ed agli adempimenti amministrativi; l’attività di informazione e comunicazione verso i cittadini al fine di facilitare l’accesso ai servizi ed alle prestazioni, favorendo la partecipazione ed il pieno esercizio dei diritti; la promozione dell’immagine del Comune e la facilitazione del rapporto tra Amministrazione e cittadini; l’ottimizzazione delle attività di comunicazione e di informazione al cittadino, anche collaborando con l’Ufficio stampa; l’adozione di iniziative di coordinamento degli altri servizi interni in materia di semplificazione e standardizzazione delle procedure amministrative, che hanno un forte impatto con l’utenza e di redazione della relativa modulistica; l’attivazione di analisi e ricerche per conoscere i bisogni degli utenti, anche avanzando proposte per migliorare i rapporti con essa ed il livello di soddisfazione dei servizi erogati; la collaborazione con le strutture di riferimento per rendere i servizi più efficaci e migliorarli, proponendo adeguamenti e correttivi per ammodernare anche le strutture; la ricerca dei modi e delle forme più idonei per semplificare i linguaggi; l’individuazione delle modalità diverse per rivolgersi all’utenza; il ruolo di front-office ai cittadini, in una logica di integrazione con il Portale del Comune, in particolare per quanto attiene le informazioni sui servizi di competenza dell’Amministrazione comunale.
Il front-office dell’URP, in particolare, si occupa: dell’attività del Comune, degli orari e dell’ubicazione degli uffici; della conoscenza dei servizi erogati, della modalità della loro fruizione e dell’informazione ai cittadini sulle eventuali tariffe praticate; della modalità di svolgimento dei procedimenti ed atti amministrativi; della possibilità di tutela dei cittadini nei confronti della Pubblica Amministrazione.
Una struttura di back office garantisce la gestione ed il coordinamento dei flussi informativi provenienti dalle diverse fonti. Tale attività consiste prevalentemente nella
raccolta, nel trattamento, nella redazione e nell’aggiornamento delle informazioni tramite la gestione di banche dati, dove sono registrati i flussi informativi, inclusi i dati su norme e regolamenti. L’URP è un servizio del Comune, in quanto tale garantisce imparzialità, trasparenza, semplificazione del linguaggio, anche attraverso l’uso delle più avanzate tecnologie.
c) Il Portavoce
La legge 150 del 2000 prevede che l’organo di vertice dell’Amministrazione possa essere coadiuvato dalla figura del Portavoce, scelto anche tra professionisti esterni all’Amministrazione comunale, con compiti di diretta collaborazione, ai fini dei rapporti di carattere politico-istituzionale, con gli organi di informazione.
Tale figura risponde direttamente al Sindaco. Ha il compito di comunicare ai media il pensiero, le scelte strategiche e le decisioni dell’organo politico di vertice dell’Ente. Il Portavoce, nel complesso delle attività di informazione e comunicazione politica che lo riguardano, diversamente dagli addetti agli Uffici stampa, non necessariamente deve essere iscritto all’Albo dei giornalisti. Il Portavoce potrà avvalersi di collaboratori con competenze specifiche nelle attività di informazione e comunicazione.
d) Ogni altro servizio o ufficio del Comune che produca in proprio, o a mezzo terzi, comunicazione istituzionale. La supervisione ed il coordinamento di tali attività compete all’ufficio stampa, che ne è responsabile, ed esse devono armonizzarsi con l’azione svolta dall’URP, che a tale scopo viene sempre coinvolto.
1. Le informazioni e le comunicazioni istituzionali al pubblico sono fornite attraverso il Portale del Comune, siti web del Comune ad esso collegati o non, il periodico comunale “La Piazza Municipale”, il giornale online Cronaca Comune, comunicati stampa, conferenze stampa, manifesti, pieghevoli, depliant, opuscoli vari, altre pubblicazioni periodiche e non, , le trasmissioni televisive e radiofoniche, gli avvisi al pubblico, il materiale divulgativo ed i servizi telefonici, sms ed e-mail.
Ogni messaggio emesso dal Comune deve portare in evidenza il logo dell’Ente e dell’eventuale Servizio che lo emette, ed in ogni caso deve consentire l’identificazione dell’autore- mittente.
E’ compito dell’URP e dell’Ufficio stampa adeguare la comunicazione al cambiamento dei bisogni, proporre cambiamenti dell’organizzazione dei servizi ai cittadini in relazione alle osservazioni ricevute, definire i meccanismi per monitorare la qualità (accesso, efficacia, efficienza, economicità) dei servizi stessi, attraverso la conoscenza della qualità percepita, portando così la voce del cittadino all’interno del Comune.
Al fine di ampliare e rendere sempre più funzionali alle reali necessità del territorio i propri servizi, il Comune, attraverso l’URP ed altri uffici, organizza indagini per accertare i bisogni dei cittadini e per misurare il loro gradimento in merito ai servizi erogati, anche attraverso la raccolta e la gestione delle osservazioni, delle segnalazioni e
delle proposte dei cittadini, ed adegua conseguentemente i fattori che determinano la qualità delle prestazioni offerte.
A tale scopo il Comune mette a disposizione dei cittadini adeguati spazi web nel Portale del Comune (forum tematici, question time a mezzo e-mail, consultazioni, blog…) che consentono ai cittadini di comunicare ed interloquire in tempo reale con il Comune, i suoi organi, i dirigenti, i quali sono tenuti a fornire le risposte eventualmente richieste
DISCIPLINA DELLE ATTIVITA’ DELL’AMMINISTRAZIONE IN MATERIA DI INFORMAZIONE
1. Con riferimento alle leggi vigenti in materia, per attività dell’amministrazione nel campo dell’informazione e della conoscenza, si intendono le attività finalizzate alla informazione, semplificazione, trasparenza ed integrazione dei processi interni ed efficienza dei servizi per i cittadini e le imprese.
2. Tali attività sono indirizzate a: garantire ai cittadini l’accesso alle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con l’Ente, permettendo così un accesso semplificato e rapido ai servizi; razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese; sviluppare l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione al fine di riorganizzare ed aggiornare i servizi resi, sulla base di una preventiva analisi delle reali esigenze dei cittadini e della imprese, utilizzando anche forme di loro coinvolgimento e strumenti di valutazione del grado di soddisfazione degli utenti; garantire a tutti i cittadini, anche quelli con varie disabilità, pari diritti di accesso alle informazioni ed ai servizi; favorire l’alfabetizzazione informatica dei cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio esclusione; garantire in via telematica la consultazione, lo scambio di dati ed informazioni, nonché l’interoperabilità, tra le pubbliche amministrazioni; favorire l’accesso ai servizi pubblici, promovendone la conoscenza.
Art. 8 – Comitato di garanzia
1. Viene istituito, al fine di garantire l’equilibrio, la pluralità, l’imparzialità, la trasparenza dell’informazione, il Comitato di garanzia, composto da:
a) responsabile dell’Ufficio Stampa del Comune.
Presiede e cura la convocazione mensile, o al bisogno, del Comitato stesso.
Applica le indicazioni definite dal Comitato di garanzia, nel rispetto dei principi di deontologia professionale, garantendo imparzialità ed equilibrio nella gestione tecnica e giornalistica degli strumenti informativi (in particolare Cronaca Comune, Piazza Municipale, comunicati stampa, conferenze stampa, resoconti di consigli e commissioni), con riferimento agli spazi destinati agli organi istituzionali (Sindaco, Giunta, Consiglio), ai Gruppi consiliari ed alle Circoscrizioni, all’impaginazione ed al layout delle testate giornalistiche, ai rispettivi contenuti, al rispetto dei criteri, dei tempi e delle procedure stabiliti dal Comitato di garanzia.
b) portavoce del sindaco o altro suo delegato;
c) un rappresentante delle forze politiche dei gruppi di maggioranza, nominato dagli stessi al loro interno, tra i consiglieri che ne fanno parte, ed eletto dal consiglio;
d) un rappresentante delle forze politiche dei gruppi d’opposizione scelto con il medesimo criterio;
2. Il Comitato di garanzia definisce i criteri e gli indirizzi della comunicazione ed esercita il controllo del rispetto di quanto indicato dall’art. 8 comma 1.
3. Per armonizzare i flussi della comunicazione interna e quelli della comunicazione esterna, il dirigente di ogni servizio del Comune di Ferrara deve individuare almeno un referente (anche uno per più servizi omogenei) a cui attribuire il compito di segnalare tempestivamente all’Ufficio Relazioni con il Pubblico tutte le novità riguardanti la legislazione settoriale, i servizi, le iniziative, l’organizzazione, i procedimenti amministrativi e la modulistica. Tali nominativi, designati dai rispettivi dirigenti, dovranno essere comunicati all’URP, a cui compete curare e tenere l’elenco dei suddetti nominativi, all’Ufficio stampa ed ai Sistemi informativi e Reti tecnologiche. I referenti individuati sono i responsabili a livello operativo, per servizi di appartenenza, del flusso di informazioni, di notizie, della loro validità, diventandone i garanti. Tramite la propria attività, la rete dei referenti contribuisce a fornire i contenuti per la predisposizione del Piano di Comunicazione o di tutte le campagne di comunicazione e di informazione che si renderanno necessarie per promuovere servizi, iniziative o attività istituzionali.
4. I Gruppi consiliari individuano tra i propri consiglieri un referente incaricato di mantenere i rapporti con l’ufficio stampa per le attività ordinarie di raccolta degli interventi, eventuale correzione di bozze, valutazione di articoli redazionali o di resoconti di consigli, commissioni, iniziative pubbliche. In quest’ultimo caso (resoconti) l’Ufficio stampa sottoporrà le eventuali sintesi degli interventi ai diretti interessati, che dovranno autorizzare il testo nei tempi richiesti dalle modalità di pubblicazione specifiche (comunque entro le ore 12 del giorno successivo a quello del ricevimento dei testi in bozza).
Art 9 – Il Piano di Comunicazione
1. Il Piano di Comunicazione è lo strumento atto a programmare le azioni di comunicazione dell’Istituzione comunale durante l’arco temporale di un anno.
2. Consente di correlare in maniera logica una serie di variabili quali la finalizzazione delle azioni comunicative (il perché si comunica), l’individuazione degli attori (il chi comunica e a quali destinatari), l’indicazione dei prodotti (il cosa, come), l’attribuzione degli strumenti e delle risorse da utilizzare.
3. Con il Piano di Comunicazione si interviene nella gestione della comunicazione istituzionale dell’organizzazione comunale, quando le scelte strategiche e gestionali della stessa organizzazione sono già state assunte.
4. Annualmente, entro il termine di approvazione del bilancio, il Comitato di garanzia, con il supporto dell’Ufficio stampa, dell’URP e dei dirigenti coinvolti in relazione ai temi trattati, predispone il Piano di Comunicazione, che dovrà contenere tra l’altro: la definizione della strategia e degli obiettivi con i quali si intende produrre la comunicazione integrata del Comune; la descrizione delle singole azioni con l’indicazione dei tempi di realizzazione; la scelta dei mezzi di diffusione ed i relativi budget; la pianificazione delle attività di monitoraggio e valutazione dell’efficacia delle azioni; la pianificazione ed il coordinamento dei contenuti di tutti gli strumenti di comunicazione e informazione realizzati dall’Amministrazione comunale; modalità di eventuale destinazione di spazi alla pubblicità a pagamento da parte di terzi e definizione delle relative tariffe.
1. Il Comitato di garanzia ed operativamente il responsabile dell’Ufficio Stampa, che se ne fa garante, sovrintende al rispetto degli equilibri e della pluralità, ispirandosi ai seguenti criteri di ripartizione degli spazi informativi sulle pubblicazioni istituzionali (Portale del Comune, Cronaca Comune, Piazza Municipale, altre pubblicazioni periodiche ed altro): 25% riservato alla comunicazione del Sindaco e della Giunta, 25% riservato al Consiglio Comunale e Gruppi consiliari, 25% alle Circoscrizioni, 25% alla informazione redazionale, neutrale, che dia spazio alle istanze ed interventi di tutte le espressioni democratiche del territorio (oltre a cittadini, singoli o associati, anche le categorie economiche, il volontariato, il sindacato, ecc…..).
1. L’Amministrazione comunale rileva periodicamente il grado di soddisfazione dei cittadini, per i servizi erogati, oltre che l’evoluzione dei bisogni e delle esigenze dei medesimi, rispetto alle prestazioni e agli adempimenti amministrativi. Analoghe ricerche possono essere svolte dai dirigenti, singolarmente o in modo coordinato, con la collaborazione dei servizi di comunicazione sopra indicati.
I risultati delle attività di ascolto, di rilevazione e di monitoraggio, riguardanti anche le osservazioni, le segnalazioni e le proposte, sono trasmessi periodicamente al Sindaco e al Direttore generale.
Sulla base dei risultati della attività di rilevazione e di monitoraggio vengono definite le opportune iniziative di informazione e comunicazione e le eventuali proposte di
adeguamento dell’organizzazione, di semplificazione delle procedure e delle modalità di erogazione dei servizi.
2. Al fine di effettuare campagne stabili di ascolto, rilevazione e monitoraggio dei cittadini il Comune si avvale delle proprie strutture (URP, Ufficio stampa, Ufficio statistica, altri servizi coinvolti).
l’URP e l’Ufficio statistica organizzano sistematicamente le attività di monitoraggio del livello di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati, organizzano la raccolta e l’ascolto delle segnalazioni, delle proposte e dei reclami dei cittadini, predisponendo precise procedure di risposta; l’Ufficio stampa svolge un ruolo di coordinamento delle campagne di informazione; l’Ufficio statistica elabora statistiche ed analisi, anche attraverso la realizzazione di rilevazioni specifiche del gradimento e della qualità dei servizi, finalizzate alla migliore conoscenza delle caratteristiche sociali, economiche, culturali del territorio, da parte degli organi decisori dell’Amministrazione. Per l’espletamento e l’attuazione dei suoi compiti può avvalersi dell’opera di altri uffici del Comune, mantenendo la responsabilità dell’acquisizione, della tutela, dell’elaborazione e della trasmissione dei dati.
1. Tutti i cittadini hanno diritto a segnalare eventuali disservizi circa i tempi, le procedure e le modalità di erogazione dei servizi dell’Amministrazione.
2. Il Sindaco, e il Direttore generale sono informati delle osservazioni, segnalazioni e proposte aventi carattere generale o comunque non settoriale e adottano gli idonei
provvedimenti di rispettiva competenza.
1. Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento, si fa riferimento alle norme vigenti in materia.
regolamento stupendo eheheheh

References: Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 8