Source: https://finansujemy.pl/rodo/
Timestamp: 2020-08-12 18:51:12+00:00

Document:
RODO - Finansujemy.pl
Polityka ochrony danych (zwana dalej „Polityką”) określa zasady dotyczące przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych w Grupa Finansujemy Sp. z o.o. (dalej GRUPA FINANSUJEMY) zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwanego dalej RODO).
Polityka ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w GRUPA FINANSUJEMY w ramach realizowanych przez nią procesów biznesowych.
Obowiązek ochrony danych osobowych przetwarzanych w GRUPA FINANSUJEMY dotyczy wszystkich osób, które mają do nich dostęp bez względu na zajmowane stanowisko oraz miejsce wykonywania pracy, jak również charakter stosunku pracy.
Polityka zachowuje zgodność z innymi wewnętrznymi regulacjami z obszaru bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych obowiązującymi GRUPA FINANSUJEMY.
Zarząd GRUPA FINANSUJEMY zatwierdza w drodze uchwały Politykę i jej aktualizacje.
Dokumentem powiązanym z niniejszą Polityką jest „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.”.
Administrator danych osobowych(ADO) – GRUPA FINANSUJEMY, reprezentowana przez Zarząd lub prokurentów.
GRUPA FINANSUJEMY – GRUPA FINANSUJEMY sp. z o.o. z siedzibą 44-200 Rybnik przy ul. Józefa Piłsudskiego 6,podmiotem wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000700421, REGON 368558719, NIP 6751621987.
Inspektor ochrony danych (Inspektor)– osoba wyznaczona przez Administratora danych na podstawie art. 37 RODO, która realizuje zadania monitorowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY, określone w art. 39 RODO.
Komórka organizacyjna (KO) – Dział, Zespół, samodzielne stanowisko – wynikające z przyjętej w GRUPA FINANSUJEMY struktury organizacyjnej.
Obszar przetwarzania danych osobowych – pomieszczenia lub części pomieszczeń we wszystkich lokalizacjach GRUPA FINANSUJEMY, w których są przetwarzane dane osobowe, zarówno w formie papierowej, jak i w systemie informatycznym.
Podmiot przetwarzający – podmiot, któremu GRUPA FINANSUJEMY powierza czynności przetwarzanie danych osobowych w swoim imieniu.
Zgoda na przetwarzanie danych–dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Zarząd jest odpowiedzialny za przetwarzanie i ochronę danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY, zgodnie przepisami prawa, w tym za zaakceptowanie niniejszej Polityki.
Zarząd może wyznaczyć Inspektora ochrony danych, który wykonuje zadania w zakresie monitorowania zasad przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY.
Zarząd może wyznaczyć inne osoby, które wchodzą w skład Zespołu Inspektora i wspomagają wykonywanie zadań monitorowania ochrony danych w GRUPA FINANSUJEMY.
realizacja procesów związanych z powierzaniem przetwarzania danych osobowych przez GRUPA FINANSUJEMY innym podmiotom zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych.
przygotowanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych do podpisu wraz z umową o pracę/zlecenia/dzieło;
przechowywanie nadanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczania wraz z aktami osobowymi pracowników lub umowami zlecenia;
Informatyk jest odpowiedzialny za zarządzanie systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY.
Szczegółowy podział i zakres odpowiedzialności za nadzór nad poszczególnymi procesami i procedurami dotyczącymi systemów informatycznych jest określony w „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.”.
Wszystkie osoby, które wykonują czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY, w ramach wykonywania zadań służbowych na stanowiskach pracy lub prac zleconych, muszą posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz podpisać oświadczenie o zachowaniu tajemnicy danych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nadaje Kadrowiec/osoba zajmująca się zatrudnieniem na podstawie pełnomocnictwa Zarządu GRUPA FINANSUJEMY.
Kadrowiec/osoba zajmująca się zatrudnieniem prowadzi ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY.
Osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY jest zobowiązana do:
zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa z zakresu ochrony danych osobowych oraz dokumentacją dotyczącą ochrony danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY;
stosowania określonych w GRUPA FINANSUJEMY procedur i środków przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych;
dopilnowania, aby przeznaczone do usunięcia dokumenty, zawierające dane osobowe niszczone były w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie. Zabronione jest wyrzucanie dokumentów do koszy na śmieci bez ich właściwej anonimizacji;
zachowania należytej ostrożności przy transporcie dokumentów oraz nośników informatycznych, zawierających dane osobowe, po za obszarem przetwarzania w GRUPA FINANSUJEMY.
W GRUPA FINANSUJEMY są prowadzone rejestry czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 30 RODO, zarówno w stosunku do:
ADO lub Inspektor inwentaryzuje procesy przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY, przypisując do nich określone czynności przetwarzania danych.
Osoby odpowiedzialne w GRUPA FINANSUJEMY za procesy, w których zbierane są dane osobowe, mają obowiązek zachowania szczególnej staranności przy ich zbieraniu, w tym:
zbierać dane osobowe dla określonych, zgodnych z prawem celów realizowanych w GRUPA FINANSUJEMY;
zbierać dane w zakresie adekwatnym do celów w jakich dane będą przetwarzane w GRUPA FINANSUJEMY.
ADO lub Inspektor w porozumieniu z Prawnikiem może ustalić obowiązujące wzory oświadczeń zgody dla poszczególnych procesów przetwarzania danych realizowanych w GRUPA FINANSUJEMY
ADO lub Inspektor w porozumieniu z Prawnikiem może ustalić obowiązujące wzory klauzul informacyjnych dla poszczególnych procesów przetwarzania danych realizowanych w GRUPA FINANSUJEMY
Dane osobowe zbierane w ramach procesów realizowanych w GRUPA FINANSUJEMY są przetwarzane przez czas określony przez właściwe przepisy prawa oraz „Polityce retencji danych w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.”.
Za określenie odpowiednich czasów retencji danych osobowych w procesach przetwarzania danych w GRUPA FINANSUJEMY odpowiada ADO lub Inspektor.
W każdej komórce organizacyjnej GRUPA FINANSUJEMY odpowiedzialnej za określony proces lub procesy przetwarzania danych osobowych, co najmniej jeden raz w każdym roku kalendarzowym odbywa się weryfikacja zasobów danych osobowych prowadzonych w formie papierowej jak i elektronicznej, obejmująca:
sprawdzenie, czy dane osobowe, dla których upłyną okres przechowywania wynikający z przepisów prawa lub „Polityki retencji danych w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.” zostały usunięte;
sprawdzenie, czy w odniesieniu do danych osobowych, których czas przechowywania nie został określony w „Polityce retencji danych w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.”, nadal istnieje podstawa prawna oraz cel przetwarzania danych osobowych.
Osoby, które udostępniają w imieniu GRUPA FINANSUJEMY dane osobowe do podmiotu zewnętrznego (w formie papierowej lub elektronicznej), przed ich udostępnieniem mają obowiązek sprawdzić czy istnieją podstawy prawne umożliwiające wykonanie tych czynność, w tym:
Osoby, które przygotowują w imieniu GRUPA FINANSUJEMY umowę z podmiotem zewnętrznym, któremu zlecone zostanie wykonywanie czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych zobowiązane są skonsultować odpowiednie zapisy dotyczące powierzenia przetwarzania danych z Prawnikiem oraz ADO lub Inspektorem ochrony danych.
Kontrola podmiotów przetwarzających, którym zostały powierzone czynności przetwarzania danych osobowych należących do GRUPA FINANSUJEMY jest przeprowadzana przez Inspektora lub inne wyznaczone osoby zgodnie z zapisami zawartymi w umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do uprawnienia określonego w art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez GRUPA FINANSUJEMY przysługują prawa określone w art. 15 – 22 RODO, w tym:
Szczegółowe zasady postępowania są uregulowane w „Instrukcji postępowania w sprawie rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą w GRUPA FINANSUJEMY Sp. z o.o.”.
Dobór środków technicznych i organizacyjnych dotyczących przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych GRUPA FINANSUJEMY realizowany jest w oparciu o szacowanie ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Przy doborze zabezpieczeń należy i oceniać ryzyko zarówno w kontekście skutków dla osoby, której dane dotyczą w tym np. dyskryminacja, pozbawienie przysługujących praw, szkody majątkowe i niemajątkowe), jak również ryzyko w kontekście skutków GRUPA FINANSUJEMY w przypadku niepodjęcia działań związanych zapewnienie przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.
Planowanie realizacji nowych procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w szczególności nowych systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, musi uwzględniać zasady ochrony danych w fazie projektowania „privacy by design”oraz domyślnej ochrony danych („privacy by default”).
W przypadku realizacji procesów przetwarzania danych osobowych w GRUPA FINANSUJEMY, które ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, przed rozpoczęciem przetwarzania należy dokonać oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych zgodnie z art. 35 RODO.
Zasady dokonywania oceny skutków w GRUPA FINANSUJEMY określone są w „Procedurze Oceny Skutków dla Ochrony Danych (DPIA)”.
W celu weryfikacji zastosowanych w GRUPA FINANSUJEMY środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO, wykonuję się ich monitorowanie.
ADO lub Inspektor okresowo analizuje zgodność dokumentacji przetwarzania danych osobowych przyjętej w GRUPA FINANSUJEMY z przepisami oraz nadzoruje jej aktualizację.
Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych jest zagrożone sankcjami karnymi, określonymi w art. 101 &#8211; 102 UODO oraz w art. 130, 266 – 269, 287 Kodeksu karnego.
Niezależnie od odpowiedzialności przewidzianej w przepisach, o których mowa w pkt 1, naruszenie zasad ochrony danych osobowych, obowiązujących GRUPA FINANSUJEMY, może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować odpowiedzialnością na podstawie przepisów prawa pracy.
Pracownicy i współpracownicy GRUPA FINANSUJEMY zobowiązani są do bezwzględnego stosowania zasad określonych w Polityce.

References: art. 37
 art. 39
 art. 30
 art. 28
 art. 15
 art. 35
 art. 101
 art. 130