Source: https://bo.io.gov.mo/bo/i/2019/34/ordem111.asp
Timestamp: 2020-07-02 05:21:28+00:00

Document:
Imprensa Oficial - Ordem Executiva n.º 111/2019
Ordem Executiva n.º 111/2019
Decreto-Lei n.º 73/89/M - Estabelece bases gerais do regime arquivístico do território de Macau.
Portaria n.º 139/84/M - Aprova o Regulamento da Conservação Arquivística das Forças de Segurança de Macau.
Portaria n.º 136/85/M - Autoriza a Direcção dos Serviços de Educação e Cultura a proceder à microfilmagem de documentação.
Portaria n.º 9/88/M - Autoriza a microfilmagem de todos os livros e documentos das Conservatórias do Registo Civil.
Portaria n.º 94/88/M - Estabelece normas sobre a conservação da documentação em arquivo na Direcção dos Serviços de Finanças.
Portaria n.º 73/89/M - Regulamenta os prazos de conservação e microfilmagem de documentos do IASM.- Revoga a Portaria n.º 168/86/M, de 17 de Novembro.
Portaria n.º 178/90/M - Autoriza a microfilmagem de documentos da Directoria da Polícia Judiciária e respectiva Obra Social.
Portaria n.º 124/91/M - Autoriza a microfilmagem dos documentos em arquivo na Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro.
Portaria n.º 84/92/M - Fixa os prazos de conservação em arquivo dos documentos da Direcção de Inspecção e Coordenação de Jogos.
CONSERVAÇÃO E ARQUIVO DE DOCUMENTOS - DIRECÇÃO DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO E FUNÇÃO PÚBLICA - ARQUIVO DE MACAU -
Usando da faculdade conferida pela alínea 4) do artigo 50.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau e nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro, o Chefe do Executivo manda publicar a presente ordem executiva:
A presente ordem executiva fixa os prazos de conservação e o destino final dos arquivos administrativos de natureza comum dos órgãos e serviços da Administração Pública da Região Administrativa Especial de Macau, doravante designada por RAEM, constantes da tabela anexa à presente ordem executiva e da qual faz parte integrante.
1. A presente ordem executiva é aplicável aos órgãos e serviços da Administração Pública, incluindo o Gabinete do Chefe do Executivo, os Gabinetes e serviços administrativos de apoio aos titulares dos principais cargos, os fundos autónomos e os institutos públicos.
2. A presente ordem executiva é ainda aplicável às delegações da RAEM sediadas no exterior, salvo disposição da legislação local em contrário.
1. Os procedimentos e formalidades necessários ao cumprimento da presente ordem executiva são definidos por despacho do Secretário para os Assuntos Sociais e Cultura, a publicar no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau, precedendo parecer do Arquivo de Macau.
2. Os órgãos e serviços referidos no artigo anterior devem adoptar as medidas necessárias à execução do despacho referido no número anterior, sem prejuízo do disposto nos respectivos diplomas orgânicos ou estatutos.
1. São revogadas, no que respeita aos prazos de conservação e destino final dos arquivos administrativos de natureza comum, as disposições das Portaria n.º 139/84/M, Portaria n.º 136/85/M, Portaria n.º 9/88/M, Portaria n.º 94/88/M, Portaria n.º 73/89/M, Portaria n.º 178/90/M, Portaria n.º 124/91/M e Portaria n.º 84/92/M.
2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, mantêm-se em vigor as disposições das Portarias acima referidas, relativamente aos prazos de conservação e destino final dos arquivos produzidos no âmbito das atribuições e actividades específicas das várias instituições ou serviços a que se referem.
A presente ordem executiva entra em vigor um ano após a data da sua publicação.
Prazos de conservação e destino final dos arquivos administrativos de natureza comum
Classificação Prazo de
conservação Destino final Conteúdo Observação
00-100 Organização e funcionamento
00-101 Organização e estrutura funcional
00-101.1 Projectos legislativos Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Documentos relativos à elaboração e alteração de leis, regulamentos, ordens executivas, despachos do Chefe do Executivo e dos Secretários, incluindo consultas internas e externas
00-101.2 Estrutura orgânica Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Documentos relativos à criação e alteração das estruturas orgânicas
00-102 Planeamento
00-102.1 Linhas de Acção Governativa 15 anos Eliminação Revisões e propostas As Linhas de Acção Governativa arquivadas no Gabinete do Chefe do Executivo são de conservação permanente.
00-102.2 Planos anuais de trabalho 15 anos Eliminação Propostas e planos
00-102.3 Relatórios anuais de trabalho Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Relatórios anuais sobre o trabalho efectuado Os dados recolhidos para a elaboração dos relatórios, os relatórios semestrais, trimestrais e mensais devem ser eliminados após 3 anos de conservação.
00-103 Instruções de funcionamento/Instruções administrativas
00-103.1 Pareceres jurídicos 3 anos após revogação da legislação fundamentadora Eliminação Pareceres de entidades externas e pareceres internos, relativos ao funcionamento administrativo
00-103.2 Despachos de superiores 3 anos depois de serem substituídos ou revogados Eliminação Despachos do Chefe do Executivo e do Secretário que tutela a área respectiva, relativos ao funcionamento geral No caso de envolverem funções principais dos respectivos serviços, os despachos devem ser arquivados nos processos a que respeitem.
00-103.3 Despachos 5 anos depois de serem substituídos ou revogados Eliminação Despachos da direcção
00-103.4 Ordens de serviço 5 anos depois de serem substituídas ou revogadas Eliminação Ordens de serviço da direcção
00-103.5 Normas 5 anos depois de serem substituídas ou revogadas Eliminação Normas internas e normas emitidas por outros serviços, nomeadamente pela Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, pela Direcção dos Serviços de Finanças e pelo Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais
00-104 Reuniões dos Conselhos de organismos autónomos Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Convocatórias e actas de reuniões dos Conselhos administrativo, fiscal e consultivo de organismos autónomos
00-105 Reuniões de direcção e chefia Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Convocatórias e actas de reuniões ordinárias ou extraordinárias
00-106 Conselhos, conselhos consultivos, grupos de trabalho Reuniões com participação de representantes de diversos serviços governamentais e participantes externos, cuja documentação deve ser gerida pela presidência ou pelo secretariado. Caso se tratem de reuniões de grupos de trabalho internos, a documentação deve ser arquivada nos processos a que respeitem. Os serviços coordenadores devem conservar permanentemente a documentação e os restantes membros devem conservá-la no prazo por si fixado.
00-106.1 Convocatórias e actas Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Nomeações, convocatórias e actas de reuniões
00-106.2 Documentos preparatórios das reuniões 3 anos Eliminação Documentos relativos ao apoio logístico, a contactos e administrativos
00-107 Modernização e reforma administrativa
00-107.1 Optimização dos procedimentos administrativos 10 anos Eliminação Planos, directivas, documentos de execução e relatórios, incluindo os critérios de certificação, designadamente as normas ISO
00-107.2 Avaliação do grau de satisfação do utente
00-107.2.1 Questionários 5 anos Eliminação Questionários preenchidos pelos cidadãos
00-107.2.2 Qutros documentos 10 anos Eliminação Planos, documentos de execução e relatórios
00-107.3 Cartas de Qualidade 10 anos Eliminação Planos, documentos de execução e relatórios
00-107.4 Reclamações e sugestões 10 anos Eliminação Reclamações e sugestões dos cidadãos relativamente aos serviços públicos
00-108 Controlos e auditorias
00-108.1 Controlo orçamental
00-108.1.1 Controlo interno 5 anos Eliminação Execução de mecanismos de controlo interno dos serviços nos termos do disposto nos artigos 80.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 48.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo nomeações, planos, actas de reuniões, relatórios de avaliação e medidas de aperfeiçoamento
00-108.1.2 Direcção dos Serviços de Finanças 5 anos Eliminação Execução de auditorias internas nos termos do disposto nos artigos 81.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 91.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo os relatórios de auditorias recebidas da Direcção dos Serviços de Finanças e as posteriores medidas de aperfeiçoamento
00-108.2 Auditorias do Comissariado da Auditoria 10 anos Eliminação Correspondência e documentação trocada, relatórios de auditoria, respostas e medidas de aperfeiçoamento
00-109 Gestão íntegra
00-109.1 Registo de recepção de lembranças e presentes 10 anos após despacho superior Eliminação Informações e relatórios sobre aceitação de lembranças e presentes
00-109.2 Declaração de bens patrimoniais e interesses 1 ano Eliminação Troca de correspondência e cópias de avisos Não se arquivam nos processos individuais.
00-110 Interpelações de deputados 10 anos Eliminação Respostas a interpelações escritas de deputados da Assembleia Legislativa
00-200 Gestão de Recursos Humanos
00-201 Recrutamento
00-201.1 Planeamento 10 anos Eliminação Planos e relatórios de gestão de recursos humanos
00-201.2 Concursos e outros processos de recrutamento 5 anos após o termo dos processos Eliminação Despachos de autorização de realização de concursos, avisos de abertura, listas provisórias, definitivas e classificativas, enunciados de testes, actas de reuniões, recursos, notificações de nomeação e de provimento por contrato, declarações de aceitação/não aceitação, desistências de ingresso por parte do interessado após o despacho de nomeação ou de autorização de provimento por contrato, etc
00-201.2.1 Processos de admissão a concurso dos candidatos 2 anos após o termo dos processos Eliminação Processos de admissão a concurso dos candidatos Conforme o disposto no n.º 2 do artigo 53.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos).
00-201.3 Candidaturas a emprego 1 ano Eliminação Candidaturas por iniciativa do candidato, curriculum vitae e formulários de inscrição
00-202 Gestão de dados dos trabalhadores
00-202.1 Processos individuais dos trabalhadores 50 anos após a cessação de funções A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação Processos instruídos para pessoal dos quadros, em comissão de serviço, em regime de contrato administrativo de provimento e em regime de contrato individual de trabalho
00-202.2 Processos individuais de trabalhadores com contrato de curta duração 5 anos após a cessação de funções Eliminação Processos instruídos para estagiários e trabalhadores em regime de tempo parcial
00-202.3 Dados sobre os recursos humanos da administração pública 3 anos Eliminação Os dados que devem ser comunicados à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 39.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau e do artigo 3.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos)
00-202.4 Listas de trabalhadores 10 anos Eliminação Boletins internos relativos à gestão de recursos humanos
00-202.5 Termos de posse 50 anos Eliminação Nos termos do artigo 35.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os originais dos termos de posse destinam-se ao arquivo do serviço e uma cópia aos processos individuais e outra cópia aos trabalhadores
00-203 Formação
00-203.1 Planeamento e revisão 10 anos Eliminação Planos, relatórios e sumários dos cursos
00-203.2 Acções de formação Inclui documentos relativos a seminários, palestras, cursos e workshops, os quais podem ser arquivados conforme as entidades organizadoras ou os assuntos. Fixam-se dois prazos de conservação, consoante a natureza dos cursos de formação. Após o termo dos cursos, os certificados obtidos devem ser arquivados nos processos individuais
00-203.2.1 Acções de formação (I) 5 anos Eliminação Acções de formação sem relação com as funções
00-203.2.2 Acções de formação (II) 10 anos Eliminação Acções de formação de acesso com relação directa ou indirecta com as funções
00-204 Direitos, deveres e regalias
00-204.1 Tabelas remuneratórias 50 anos Eliminação Tabelas remuneratórias dos trabalhadores, criadas a partir do cálculo da remuneração
00-204.2 Cálculo de remunerações 10 anos Eliminação Documentos resultantes do cálculo das remunerações, subsídios, bonificações e descontos Os pedidos de subsídios devem ser arquivados nos processos individuais.
00-204.3 Assiduidade dos trabalhadores 5 anos Eliminação Registos de assiduidade, prestação de serviço externo, atrasos, ausências por motivo pessoal e consultas médicas
00-204.4 Regime especial de horários de trabalho 5 anos após caducidade Eliminação Documentos criados ao abrigo dos artigos 79.º-B, 79.º-D e 79.º-F do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau
00-204.5 Trabalho extraordinário 10 anos Eliminação Aprovação de horas extraordinárias, propostas de pagamento, compensações horárias ou pecuniárias
00-204.6 Férias e faltas Os documentos que afectam a contagem de antiguidade devem ser arquivados nos processos individuais.
00-204.6.1 Férias e faltas 5 anos Eliminação Mapas anuais de férias, participação de faltas e férias, e tabelas de controlo de férias
00-204.6.2 Faltas por doença 10 anos Eliminação Atestados médicos, declarações de internamento e convalescença, declarações da Junta de Saúde, requerimentos de recuperação do vencimento de exercício resultantes das faltas por doença
00-204.6.3 Licenças especiais 10 anos Eliminação Requerimentos e documentos comprovativos de despesas
00-204.7 Plano de exames médicos para trabalhadores dos serviços públicos 3 anos Eliminação Correspondência e avisos internos
00-205 Avaliação de desempenho As fichas de auto-avaliação, os mapas resumo das reuniões de avaliação e as fichas de notação devem ser arquivados nos processos individuais.
00-205.1 Designação dos notadores e reuniões de notadores 15 anos Eliminação Despachos da direcção e resumos das reuniões de notadores
00-205.2 Comissão Paritária 3 anos Eliminação Despachos de nomeação dos membros, documentos de eleições e listas de membros
00-205.3 Questionários de avaliação do pessoal de chefia Até ao termo do processo Eliminação Questionários para emissão de opiniões do pessoal subordinado sobre o desempenho das chefias
00-205.4 Relatório anual de avaliação 5 anos Eliminação Relatórios anuais de avaliação a remeter à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 24.º do Regulamento Administrativo n.º 31/2004 (Regime geral de avaliação do desempenho dos trabalhadores da Administração Pública)
00-206 Responsabilidade disciplinar Os documentos integrados nesta classificação são documentos resultantes dos diversos procedimentos de apuramento de responsabilidade disciplinar previstos no Título VI do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, incluindo, mas não se limitando aos documentos de instrução, investigação, acusação, aplicação de penas, reclamações, recursos, autos de participações, queixas, provas, relatórios de investigação e decisões Nos termos dos artigos 300.º e 349.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos relativos às penas e à reabilitação devem ser arquivados nos processos individuais.
00-206.1 Processos (I) 10 anos Eliminação Arquivados sem acusação ou em que a acusação foi julgada improcedente
00-206.2 Processos (II) 50 anos Eliminação Processos em que a acusação foi julgada procedente, resultando em condenação, sejam processos comuns ou especiais
00-207 Acidentes em serviço
00-207.1 Acidentes em serviço 5 anos Eliminação Autos de notícia, declarações de incapacidade e declarações da Junta de Saúde resultantes dos procedimentos previstos nos artigos 110.º a 120.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau. Esta classificação aplica-se somente aos sinistrados cujo período de incapacidade não ultrapasse os 60 dias. Caso se verifiquem as situações previstas nos artigos 117.º a 119.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos devem ser arquivados nos processos individuais dos sinistrados. Nos termos do n.º 2 do artigo 113.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, a cópia do auto de notícia deve ser arquivada nos processos individuais dos sinistrados.
00-207.2 Aquisição de seguros 5 anos Eliminação Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros
00-207.3 Indemnizações de seguros 5 anos após o termo dos processos de indemnizações Eliminação Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-208 Regimes de protecção social
00-208.1 Regime de aposentação e sobrevivência
00-208.1.1 Correspondência 5 anos Eliminação Correspondência e avisos
00-208.1.2 Antiguidade 15 anos Eliminação Listas de antiguidade
00-208.2 Regime de previdência dos trabalhadores dos serviços públicos
00-208.2.1 Correspondência 5 anos Eliminação Correspondência e avisos
00-208.2.2 Contagem do tempo de contribuição 15 anos Eliminação Registos de contribuições do Governo da RAEM e mapas anuais de tempo de contribuição dos trabalhadores dos serviços públicos
00-208.3 Regime de segurança social 5 anos Eliminação Documentos resultantes do tratamento das contribuições obrigatórias e facultativas, incluindo boletins de matrícula do empregador, mapas-guia de pagamento das contribuições do empregador, documentos resultantes de cobrança coerciva e de infracções administrativas. As declarações de pedidos de contribuições e de contribuições retroactivas devem ser arquivadas nos processos individuais.
00-209 Recolha de opiniões internas 10 anos Eliminação Opiniões dos trabalhadores dos serviços e posteriores medidas tomadas para melhoramento
00-210 Prémios por actividades e concursos 20 anos Eliminação Documentos criados ao abrigo do artigo 257.º-A do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau
00-300 Gestão financeira
00-301 Planeamento orçamental 10 anos Eliminação Instruções e directivas para a elaboração de orçamentos, documentos de estimativas orçamentais, e planos anuais de actividades que, nos termos legais, devem ser apresentados
00-302 Alterações orçamentais e orçamentos suplementares
00-302.1 Alterações orçamentais 10 anos Eliminação Documentos criados ao abrigo dos artigos 41.º a 44.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 52.º a 54.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-302.2 Orçamentos suplementares 10 anos Eliminação Documentos criados ao abrigo do artigo 42.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública)
00-303 Despesas
00-303.1 Despesas orçamentais do PIDDA (Plano de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração) 10 anos após as contas finais Eliminação Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-303.2 Despesas orçamentais de funcionamento 10 anos após as contas finais Eliminação Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-303.3 Despesas do orçamento privativo dos organismos autónomos 10 anos após as contas finais Eliminação Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-304 Fundos permanentes 10 anos Eliminação Documentos criados ao abrigo dos artigos 56.º a 59.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-305 Restituições e reposições 10 anos Eliminação Propostas e documentos relativos a restituições e reposições
00-306 Receitas
00-306.1 Receitas próprias 10 anos Eliminação Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.2 Receitas consignadas 10 anos Eliminação Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.3 Comparticipações 10 anos Eliminação Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.4 Transferências orçamentais 10 anos Eliminação Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.5 Receitas creditícias e saldos de gerência 3 anos após a conclusão das transacções a que respeitam Eliminação Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-307 Operações de Tesouraria 3 anos após a conclusão de transacções a que respeitam Eliminação Documentos resultantes de registo das operações de tesouraria ao abrigo dos artigos 84.º a 90.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 85.º a 89.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308 Gestão
00-308.1 Controlo de execução orçamental 5 anos Eliminação Mapas de controlo de execução orçamental e de liquidação
00-308.2 Contas finais 15 anos Eliminação Contas finais a submeter à aprovação da tutela competente, ao abrigo dos artigos 76.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 90.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308.3 Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades 15 anos Eliminação Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades, a remeter à Direcção dos Serviços de Finanças, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e no n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308.4 Relatórios a submeter ao Comissariado da Auditoria 15 anos Eliminação Contas de gerência, elementos contabilísticos e de gestão financeira e saldos das operações de tesouraria a remeter ao Comissariado da Auditoria ao abrigo do Despacho do Comissário da Auditoria n.º 2/2012 (Redefine a composição dos elementos contabilísticos essenciais e as instruções para a elaboração dos documentos a entregar pelos serviços públicos para efeitos de auditoria)
00-309 Demonstrações financeiras 50 anos A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação Livros-razão, balancetes, demonstrações de resultados, balanços, etc., na sequência de escrituração
00-400 Gestão de bens e de recursos materiais
00-401 Gestão de bens
00-401.1 Aquisição e locação de bens
00-401.1.1 Imóveis 5 anos após o termo da utilização Eliminação Documentos resultantes de aquisição, arrendamento, doação ou transferência de bens, bem como plantas e relatórios resultantes de reparações
00-401.1.2 Móveis 5 anos após abate à carga Eliminação Documentos resultantes de aquisição, aluguer, doação ou transferência de bens
00-401.1.3 Bens de conservação permanente Permanente Transferência para o Arquivo de Macau Documentos resultantes de aquisição, doação ou transferência de bens (móveis e imóveis)
00-401.2 Inventário de bens 5 anos após actualização Eliminação Inventários de bens móveis e imóveis
00-401.3 Abate à carga 10 anos Eliminação Autos e propostas de abate à carga remetidas pelas subunidades e organismos dependentes
00-402 Utilização e manutenção de instalações
00-402.1 Bens duradouros
00-402.1.1 Manutenção e reparação 5 anos Eliminação Contratos e relatórios de manutenção e de reparação Os manuais de instruções e guias de instalação de equipamento podem ser eliminados após o abate à carga do respectivo equipamento.
00-402.2 Veículos
00-402.2.1 Utilização 3 anos Eliminação Relações dos utilizadores de veículo próprio, previsões de consumos de combustível, mapas mensais de consumo de combustível, requisições de combustível, registos de cadastro, boletins diários de serviço e relatórios de acidentes
00-402.2.2 Manutenção e reparação 5 anos Eliminação Avisos e relatórios de inspecções anuais, requerimentos de manutenção não diária e de reparação, relatórios de controlo da qualidade técnica das reparações
00-402.2.3 Aquisição de seguros 5 anos Eliminação Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros Caso se verifiquem acidentes de viação de onde resultem danos físicos para os condutores e que sejam definidos como acidentes de trabalho, os documentos relativos aos mesmos devem ser remetidos para a classificação 00-207.
00-402.2.4 Indemnizações de seguros 5 anos após o termo dos processos de indemnizações Eliminação Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-402.3 Bens imóveis
00-402.3.1 Manutenção e reparação 5 anos Eliminação Documentos resultantes de manutenção de instalações, designadamente dos sistemas de fornecimento de electricidade e de água Peças desenhadas e relatórios das reparações de maior dimensão são remetidos para a classificação 00-401.1.1.
00-402.3.2 Segurança e limpeza 3 anos Eliminação Dados do pessoal de segurança, registos de patrulha, registos de emergências (tais como inundações e furtos), registos de diversos sistemas de segurança, relatórios de limpeza, etc.
00-402.3.3 Aquisição de seguros 5 anos Eliminação Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros contra incêndios, inundações, furtos e de responsabilidade civil
00-402.3.4 Indemnizações de seguros 5 anos após o termo dos processos de indemnizações Eliminação Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-402.3.5 Sistema de prevenção contra incêndios 5 anos Eliminação Relatórios de exames de equipamento e relatórios de incêndios
00-402.3.6 Contratos de prestação de serviços 5 anos Eliminação Contratos de prestação de serviços de fornecimento de água, de electricidade, de segurança, de limpeza, de seguros e de prevenção contra incêndios
00-403 Gestão de recursos materiais 3 anos Eliminação Requerimentos, distribuição e inventários de recursos materiais
00-500 Gestão de equipamentos informáticos
00-501 Aquisição
00-501.1 Hardware 3 anos após abate à carga Eliminação Documentos de recepção de equipamentos
00-501.2 Software 3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças Eliminação Licenças de utilização, dados sobre registo e actualização, nos termos do disposto na alínea 2) do n.º 3 do Despacho do Chefe do Executivo n.º 54/2000 (Respeitante à licença de utilização para a instalação de programas de computador nos equipamentos informáticos pertencentes a entidades públicas da RAEM)
00-501.3 Prestações de serviços 5 anos após o termo Eliminação Acordos de cooperação, contratos de serviços de aluguer e correspondência
00-502 Gestão de projectos informáticos 5 anos após o termo da utilização Eliminação Documentos sobre investigação preliminar, planos de projecto, de implementação, de testes e de recepção resultantes de desenvolvimento de projectos informáticos
00-503 Desenvolvimento de sistemas 5 anos após o termo da utilização Eliminação Documentos relativos às necessidades dos utentes, à definição de funcionalidades e não funcionalidades, à análise do sistema, concepção técnica, planeamento de necessidades e das condições de funcionamento, relatórios de testes, manuais do utente, de exploração e de instruções, entre outros, resultantes do processo de desenvolvimento ou da disposição de equipamentos
00-504 Manutenção e apoio técnico
00-504.1 Hardware 3 anos após abate à carga Eliminação Documentos de manutenção e apoio técnico
00-504.2 Software 3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças Eliminação Documentos de manutenção e apoio técnico
00-504.3 Segurança informática e auditoria
00-504.3.1 Segurança informática
00-504.3.1.1 Directivas 5 anos após o termo da utilização do sistema Eliminação Directivas, códigos de práticas, avisos e declarações
00-504.3.1.2 Documentos de operações 5 anos após o termo da utilização do sistema Eliminação Identificação de utilizadores, palavras-passe, pedidos de definições de permissões de uso
00-504.3.2 Relatórios de incidentes e recuperação 5 anos após o termo da utilização do sistema Eliminação Relatórios de incidentes e avaliação do sistema e dos equipamentos
00-505 Governo Electrónico
00-505.1 Desenvolvimento e planeamento 15 anos Eliminação Relatórios de consultoria e de pesquisa elaborados para a implementação do Governo Electrónico
00-505.2 Inquéritos e estatísticas 15 anos Eliminação Inquéritos e relatórios estatísticos realizados para a implementação do Governo Electrónico
00-600 Gestão de arquivos e de documentação
00-601 Gestão de arquivos
00-601.1 Transferência para arquivo 10 anos Eliminação Registos de entrada de ficheiros nos arquivos dos serviços
00-601.2 Inventário de arquivos 5 anos após a actualização Eliminação Registos dos ficheiros existentes nos arquivos dos serviços
00-601.3 Classificação e prazos de conservação Permanente Conservados pelos próprios serviços Tabelas de classificação, de prazos de conservação e demais documentos produzidos durante a elaboração das mesmas
00-601.4 Acesso 1 ano após a eliminação do arquivo Eliminação Registos de movimentos de entradas e saídas de ficheiros do arquivo dos serviços
00-601.5 Transferência de suporte Despachos, directivas e registos internos de transferência de suporte de ficheiros
00-601.5.1 Transferência de suporte (I) 5 anos Eliminação Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros não se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original.
00-601.5.2 Transferência de suporte (II) Permanente Conservados pelos próprios serviços Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original.
00-601.6 Eliminação e transferência 50 anos Eliminação Registos de eliminações e de transferências de arquivos para o Arquivo de Macau
00-602 Gestão de documentação
00-602.1 Aquisição 3 anos Eliminação Registos de aquisições, trocas e doações
00-602.2 Catalogação Conservação da versão mais actualizada Eliminação Directivas e catálogos
00-602.3 Serviço de referência 3 anos Eliminação Registos de serviços prestados e registos de empréstimos de documentação e de sua devolução
00-602.4 Inutilização 3 anos Eliminação Registos de documentação inutilizada O procedimento de eliminação é conforme ao constante na classificação 00--401.3, caso estejam envolvidos bens registados no inventário.
00-700 Gestão administrativa geral
00-701 Documentos oficiais
00-701.1 Correspondência enviada
00-701.1.1 Ofícios 5 anos Eliminação Cópias de ofícios enviados No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.1.2 Notas internas 5 anos Eliminação Cópias de notas internas emitidas, incluindo circulares e avisos No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.1.3 Faxes 5 anos Eliminação Faxes emitidos No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2 Correspondência recebida
00-701.2.1 Ofícios 5 anos Eliminação Ofícios recebidos No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2.2 Notas internas 5 anos Eliminação Notas internas recebidas No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2.3 Faxes 5 anos Eliminação Faxes recebidos No caso de os mesmos estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.3 Propostas/Informações/
/Planos/Pareceres 5 anos Eliminação Cópias de propostas elaboradas pelos serviços As propostas despachadas devem integrar os arquivos funcionais.
00-702 Registos de recepção 3 anos Eliminação Registos de recepção, registos de rastreamento de documentos e guias de entrega
00-703 Requerimentos internos
00-703.1 Requisições de serviços 3 anos Eliminação Requisições internas, tais como de tradução, de interpretação, de reparação de instalações de água, do sistema de electricidade e de mobiliário, etc.
00-704 Formulários de notificação 3 anos Eliminação Formulários submetidos superiormente
00-705 Relações Públicas 3 anos Eliminação Convites, listas de correio ou de distribuição, avisos para acompanhamento de visitas, requisições internas de lembranças, discursos, etc.
00-706 Respostas a consultas 5 anos Eliminação Respostas a consultas de outros serviços públicos

References: artigo 50
 artigo 12
 artigo 53
 artigo 39
 artigo 3
 artigo 35
 artigo 24
 artigo 113
 artigo 257
 artigo 42
 artigo 4
 artigo 5