Source: http://www.etat-ge.ch/legislation/rsg/f/s/rsg_a2_08p01.html
Timestamp: 2013-06-19 02:33:56+00:00

Document:
Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles(RIPAD)
vu les articles 101, 116, 118, 119, 122 et 125 de la constitution de la République et canton de Genève, du 24 mai 1847;
vu les articles 1 et suivants, notamment 3, 4, 10, 11, 19A, 28, alinéa 7, 36, alinéa 2, 39, 41, alinéa 1, lettre f, 50, alinéas 2 et 3, 51, alinéa 1, lettre b, 53, alinéa 2, 54, alinéa 3, 55, alinéa 4, 59, lettre d, 65 et 69, alinéa 8, de la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001;
vu l’article 2A de la loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat de Genève, du 7 octobre 1993;
vu l’article 120B de la loi sur l’instruction publique, du 6 novembre 1940;
vu l’article 21B de la loi cantonale sur les Hautes écoles spécialisées, du 19 mars 1998;
vu l’article 26C de la loi sur la police, du 26 octobre 1957;
vu l’article 6B de la loi sur l’organisation et le personnel de la prison, du 21 juin 1984;
Art. 2 Champ d’application 1 Le présent règlement s’applique :
a) pour l’administration, le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 7 décembre 2009;
3 S’agissant des administrations communales et des commissions qui en dépendent, le service de surveillance des communes du département de l’intérieur, de la mobilité et de l’environnement(1) dresse, après consultation de l’Association des communes genevoises, au début de chaque législature municipale un inventaire des subdivisions administratives des communes genevoises et des commissions qui en dépendent, au sens de l’article 3, alinéa 1, lettre b, de la loi.
4 La chancellerie d’Etat publie en outre sur le site Internet du service de la législation une liste semestriellement mise à jour des institutions autonomes de droit public, au sens de l’article 3, alinéa 1, lettre c, de la loi, ainsi qu’une liste des groupements visés à l’article 3, alinéa 1, lettre d, de la loi.
5 Les personnes physiques et morales de droit privé sur lesquelles une institution publique exerce une maîtrise effective ou qui sont chargées de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal en vertu de l’article 3, alinéa 2, de la loi font l’objet d’une liste établie et publiée chaque année par le département des finances, au plus tard simultanément au dépôt du budget annuel.
3 Une information active par le biais d’Internet suffit à satisfaire au devoir d’information, au sens de l’article 18, alinéa 3, 2e phrase, de la loi, sauf disposition légale ou règlementaire contraire.
Constituent notamment des notes à usage personnel au sens de l’article 25, alinéa 4, de la loi, qu’elles soient manuscrites on non et quels qu’en soit la forme ou le support :
c) le dossier administratif du membre du personnel, au sens des articles 17 du règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999, 17 du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles, du 12 juin 2002, 61 du règlement fixant le statut du corps enseignant HES, du 10 octobre 2001, et 15 du règlement sur la collaboration hospitalo-universitaire et le statut du corps professoral, du 19 janvier 2011;
Art. 9 Interpellation de tiers ou d’institutions(art. 28, al. 4, de la loi)
2 Il n’y a pas lieu à consultation d’une autre institution au sens de l’article 28, alinéa 4, de la loi, lorsque le document concerne les membres d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service, direction générale, direction) et pour autant que celle-ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 7 décembre 2009.
12 La recommandation du préposé cantonal ainsi que les décisions liées à la requête ne peuvent être rendues publiques qu’une fois entrée en force la décision prise par l’institution, en application de l’article 30, alinéa 5, de la loi.
Art. 11 Identifiant sectoriel commun(art. 35, al. 4, 2e phrase, de la loi)
3 Lorsqu’une institution est autorisée à utiliser directement le numéro AVS par la Centrale de compensation CdC), elle doit informer l’office cantonal de la population de cette autorisation.
L'administration fiscale cantonale et les offices des poursuites et des faillites signalent spontanément à l'office cantonal de la population les données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes relatives au domicile des personnes, à l'exception de celles se rapportant aux personnes en situation irrégulière au sens de la législation fédérale réglant le séjour des étrangers.
Art. 13 Sécurité des données personnelles (art. 37, al. 2, de la loi)
1 Les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité des données personnelles sont définies notamment :
a) par le respect des prescriptions :
1° du règlement concernant la protection des applications et des systèmes informatiques dans l'administration cantonale, du 5 avril 2000,
2° du règlement sur le centre des technologies de l'information, du 22 décembre 2004,
3° du règlement sur l'organisation de la gestion des systèmes d'information, du 6 avril 2011,
4° du règlement relatif à la désignation du support technique du système d'information du territoire à Genève, du 21 août 2001;
b) par le respect des directives techniques et des prescriptions d’utilisation des systèmes d’information définies par le collège spécialisé des systèmes d’information, par le comité sécurité et par le centre des technologies de l’information, sur la base des compétences qui sont dévolues à ces organes par les règlements visés à la lettre a dans leur état au jour de l’entrée en vigueur du présent règlement;
c) par le respect des prescriptions réglementaires interdépartementales ou départementales en matière d’archivage et de sécurité.
2 Les directives spécifiques du collège des secrétaires généraux sont accessibles sur Intranet et Internet.
Gestion des droits d'accès aux systèmes d'information
3 Chaque département doit tenir à jour un répertoire des personnes ayant accès aux systèmes d’information contenant des données personnelles; la gestion de ces droits d’accès est centralisée auprès des responsables de systèmes d’information de chaque institutionou de chaque office au sein d’une même institution, sous l’autorité du secrétaire général ou du vice-chancelier, qui peut en déléguer le contrôle.
4 Pour les autres institutions publiques, la gestion des droits d’accès mentionnée à l’alinéa 3 relève du responsable désigné par les instances énumérées à l’article 50, alinéa 2, de la loi.
Traitement transfrontières de données 5 Les systèmes d’information et les systèmes informatiques d’une institution soumise au présent règlement permettant le traitement des données sensibles, des données fiscales, des données relatives à des élèves ou à des mineurs, ainsi que des données relatives au personnel, doivent garantir que, quelle que soit la technologie utilisée, aucun traitement de données ne survienne hors du territoire suisse.
Systèmes informatiques délocalisés
6 Le recours à des systèmes informatiques délocalisés ou dématérialisés (informatique en nuage) permettant l’exportation sur des serveurs distants de traitements traditionnellement localisés sur des serveurs locaux ou sur le poste de l’utilisateur, notamment par la fourniture d’une plateforme technique adaptée fournie par un hébergeur tiers :
a) est interdit pour toutes les données personnelles sensibles, quel que le soit le type de traitement envisagé;
b) n’est possible pour les autres données que pour autant que l’intégralité du traitement survienne sur territoire suisse et que les institutions soumises au présent règlement concluent un contrat de doit public ou de droit privé tendant au traitement de données placées sous leur responsabilité. Il incombe alors à l’institution de veiller au respect de toutes les prescriptions visées aux alinéas 1 à 6.
b) doit être considérée comme intervenant « au sein » d’une même institution publique la communication entre membres d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service, direction générale, direction), pour autant que celle-ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 7 décembre 2009;
a) le contexte légal ou règlementaire dans lequel s’inscrit la mission de l’institution requérante, y compris l’existence d’éventuelles règles spéciales ou la mention de leur défaut;
a) une liste indicative des communications d’ores et déjà prévues par la législation genevoise, au sens de l’article 39, alinéas 2 in fine, 5, et 9, lettre a, de la loi;
4 Ne constitue pas une communication à un tiers de droit privé au sens de l’article 39, alinéa 9, de la loi la transmission d’informations à un mandataire, à un prestataire de service lié à une institution par un contrat de droit privé ou public ou à un représentant autorisé.
1 Dans le cadre de ses missions légales de maintien de l’ordre et de la sécurité publique, le Conseil d’Etat, sur proposition du département de la sécurité(1), planifie la vidéosurveillance sur le domaine public du canton.
2 Le département de la sécurité(1) informe la commission consultative de sécurité municipale instaurée par l’article 12 de la loi sur les agents de la police municipale, les contrôleurs municipaux du stationnement et les gardes auxiliaires des communes, du 20 février 2009, des décisions du Conseil d'Etat.
7 Une institution publique exploitant un système de vidéosurveillance ne peut filmer un établissement scolaire ou ses abords immédiats durant les heures des activités scolaires et parascolaires, sauf autorisation expresse contraire du département de l'instruction publique, de la culture et du sport.(2)
8 Les caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier n’enregistrent pas les images en continu mais peuvent procéder à des enregistrements ponctuels, aux fins d’analyses et d’études du trafic. Elles constituent un système de vidéosurveillance sur le domaine public.
Art. 17 Fichiers Notion (art. 4, lettre d, de la loi)
a) synthétisant, des informations à caractère scientifique ou technique à des fins internes de contrôle interne ou d’analyse;
c) un récapitulatif de candidatures dans le cadre des procédures de recrutement du personnel.
Art. 20 Recommandation en matière de données personnelles(art. 49 et 56, al. 3, lettre a, et al. 5, de la loi)
Art. 21 Responsables LIPAD (art. 50, al. 1, de la loi) Compétences et formation
3 Le responsable LIPAD collabore dans toute la mesure utile avec la direction et les organes de l’unité administrative concernée, ainsi qu’avec le responsable des systèmes d’information du département.
Art. 22A(3) Modalités de l'élection du préposé (art. 53, al. 2, de la loi)
1 La chancellerie d’Etat fait paraître durant l'année qui précède l'échéance du mandat électif du préposé cantonal et de son suppléant un appel à candidatures en vue de repourvoir ces postes. Le délai de postulation est au moins d'un mois.
2 L'appel à candidatures est diffusé simultanément dans le bulletin des places vacantes de l'Etat de Genève, dans la Feuille d'avis officielle et dans la presse. La chancellerie d’Etat peut prolonger ou renouveler l'appel à candidatures par toute voie utile si aucune candidature ne répondant aux exigences légales ne lui parvient dans le délai prescrit.
5 La chancellerie d’Etat procède à une première sélection des dossiers et soumet l'intégralité de ceux-ci ainsi que ses propositions d'auditions au comité de sélection. 6 Le comité de sélection délibère sur les candidats à auditionner et délègue 2 de ses membres pour les auditions. Il peut procéder à plusieurs auditions successives et solliciter des candidats tout éclaircissement complémentaire ainsi que la production de toute pièce utile.
8 Sur la base du classement opéré en application de l'alinéa 7, le comité de sélection écrit au moins 6 mois avant l'échéance au Conseil d'Etat en lui recommandant une candidature pour chacun des 2 postes au concours et en lui fournissant le tableau récapitulatif des candidatures retenues pour le classement final ainsi que leurs dossiers. Proposition de candidats au Grand Conseil
9 Le Conseil d'Etat arrête, après en avoir délibéré, son choix quant aux personnes à proposer au Grand Conseil pour l'élection aux postes de préposé titulaire et de suppléant en retenant une seule candidature pour chacun des postes. 10 Il communique sa proposition à la présidence du Grand Conseil au moins 5 mois avant l'échéance du mandat à repourvoir.
11 Le Grand Conseil procède à l'élection du préposé et de son suppléant au moins 3 mois avant l'échéance du mandat à repourvoir.
12 L'absence d'élection dans le délai prescrit à l'alinéa 11 pour l'un ou l'autre poste à repourvoir n'a pas pour effet de prolonger d'office la fin du mandat électif correspondant en cours ni de retarder d'autant le début du nouveau. Art. 23 Compétences du préposé cantonal (art. 56 de la loi)
Dénonciation 5 Une dénonciation visant un comportement illicite d’une institution ou de l’un de ses membres doit être adressée en principe aux instances visées à l’article 50, alinéa 2, de la loi. Si le préposé cantonal reçoit une telle dénonciation, il la transmet sans délai à l’autorité compétente et en informe le responsable LIPAD de l’institution concernée.
Art. 24 Emoluments Remise de copies de documents (art. 28, al. 7, de la loi)
a) par photocopie, télécopie ou impression de page (ou fraction de page), au-delà de 10 pages et jusqu’à 20 pages, il est perçu un montant forfaitaire de 30 F, puis 1 F supplémentaire par page à partir de la 21e page;
b) lorsque la requête implique un traitement informatique, des recherches ou des opérations dont le temps consacré excède la demi-heure, il est perçu en sus 50 F par demi-heure supplémentaire;
2 La communication de données personnelles à la personne concernée est gratuite, sauf lorsque la requête implique un traitement informatique, des recherches ou des opérations dont le temps excède la demi-heure. Dans ce cas, l’émolument est calculé en fonction de la durée des opérations à effectuer, à raison de 50 F par demi-heure supplémentaire. Lorsque le travail nécessaire apparaît disproportionné, l’émolument est exigible d’avance. A défaut de son versement préalable, le travail n’est pas effectué.
Art. 26 Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la Feuille d'avis officielle.

References: Art. 2

Art. 9

Art. 11

Art. 13
in fine

Art. 17

Art. 20

Art. 21

Art. 22
 Art. 23

Art. 24

Art. 26