Source: https://www.papei.cz/gdpr-pro-uchazece
Timestamp: 2019-04-20 20:44:51+00:00

Document:
GDPR pro uchazeče - Každý den jinak!
POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ VE SPOLEČNOSTI PAPEI, a.s.
Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany PAPEI, a.s. se sídlem Chelčického 627, 413 01 Roudnice nad Labem, IČO: 44223081, zapsaná v obchodní rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl B, vložka č. 2205 (dále jen „společnost“), pokud se jedná o osobní údaje uchazečů o zaměstnání v naší společnosti.
V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci smluvní spolupráce s Vámi.
Osobní údaje uchazečů o zaměstnání (dále jen „uchazeč“), které bude PAPEI zpracovávat, zahrnují zejména údaje poskytnuté takovými osobami (typicky jméno a příjmení, adresa, datum narození, rodné číslo, číslo účtu, kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefonní číslo). V souvislosti s komunikací s uchazečem si PAPEI může ukládat také některé technické údaje, tedy čas provedené komunikace s uchazečem a IP adresu, z níž bude zaslána. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého informačního systému za účelem dalšího kontaktu.
V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k více účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.
Primárním účelem zpracování osobních údajů uchazeče bude posouzení jeho vhodnosti pro danou pracovní pozici ve společnosti a případné uzavření pracovní smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci, pro statistické účely, další rozvoj společnosti v pracovněprávní oblasti nebo vnitřních administrativních postupů v PAPEI, k ochraně práv PAPEI a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s uchazečem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti PAPEI. Dále budou osobní údaje uchazeče užívány PAPEI za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů ochranu osobních údajů.
Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Údaje uchazečů ovšem obvykle nejsou zpracovávány na základě souhlasu.
Právním základem zpracování osobních údajů uchazečů je oprávněný zájem PAPEI (dané zájmem na posouzení vhodnosti uchazeče na danou pracovní pozici a zájmem na ochraně našich práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, a další rozvoj služeb v pracovněprávní oblasti PAPEI, a příprava podkladů pro případné uzavření pracovní smlouvy) a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení č. (EU) 2016/679), zákoníku práce a zákona o změstnanosti.
Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů uchazeče oprávněný zájem PAPEI (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb PAPEI v pracovněprávní oblasti a ochranu práv PAPEI), má uchazeč z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude PAPEI takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy uchazeče nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může uchazeč vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@papei.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by PAPEI neměla údaje zpracovávat.
Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby PAPEI takové údaje i nadále zpracovávala.
Kontaktní údaje uchazečů pro účely uzavření pracovněprávního vztahu bude PAPEI zpracovávat po přiměřenou dobu, než uchazeč vyjádří s takovým zpracováním nesouhlas. I pak ale bude PAPEI zpracovávat základní údaje o tom, proč o uchazeči osobní údaje zpracovávala přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zpracování.
Pokud dojde ke změně poskytnutých údajů či jiných partnerem předaných údajů, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně.
Za účelem aktualizace dat je možné PAPEI kontaktovat na níže uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na osobni.udaje@papei.cz.
V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (např. v našem informačním systému, v rámci aplikace Outlook pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv či kartotéky vizitek, které si vedou naši jednotliví zaměstnanci.
PAPEI bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude PAPEI zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany partnera je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude smlouva uzavřena a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).
Vaše rodné číslo budeme zpracovávat pouze, pokud ho sami dobrovolně v životopise uvedete nebo to bude vyžadovat právní předpis (pokud to není stanoveno výslovně právním předpisem, naše společnost netrvá na tom, abyste Vaše rodné číslo do životopisu uváděli, raději jej tedy do životopisu neuvádějte).
V případě, že uchazeč poskytne PAPEI na základě či v souvislosti s ucházením se o pracovní pozici ve společnosti údaj o svém rodném čísle, souhlasí jakožto nositel tohoto rodného čísla ve smyslu § 13c odst. 1 zákona č. 133/2000 Sb. s tím, aby PAPEI toto jeho rodné číslo využívala pro účely evidence uchazečů o zaměstnání, poskytnutých plnění a ochranu práv PAPEI, aby jej za tímto účelem archivovala, zpracovávala a užívala. Jakékoliv odvolání souhlasu podle tohoto článku nemá vliv na oprávnění PAPEI na zpracování informací a údajů, které vyplývá z příslušných právních předpisů či pro jiné účely, ledaže by výslovně stanovily jinak.
PAPEI může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem uchazeče. PAPEI zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných PAPEI, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb či osobám tvořícím s PAPEI koncern. Osobní údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či jiným společnostem za účelem vymáhání pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.
Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány jménem PAPEI, a.s. Jedná se pravděpodobně o podvrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.
Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve, a to buď elektronicky na naši e-mailovou adresu osobni.udaje@papei.cz, nebo poštou na naši adresu PAPEI, a.s. se sídlem Kouty 53, 539 01 Hlinsko.
V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, tímto všechny fyzické osoby (tzv. subjekty údajů), jejichž údaje PAPEI zpracovává, informujeme o těchto jejich zákonných právech:
V případě, kdy se partner domnívá, že PAPEI zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.

References: čl. 6
 § 13
 zákona č. 133
 § 5
 § 11
 § 12
 § 21
 zákona č. 101