Source: https://www.buergerenergie-harz.de/unsere-genossenschaft/aufsichtsrat/6-geschaeftsordnung-des-aufsichtsrats-der-buergerenergie-harz-eg
Timestamp: 2019-07-18 20:22:45+00:00

Document:
Geschäftsordnung des Aufsichtsrats der BürgerEnergie Harz eG
Aufsichtsrat/
(Stand 2.5.2018, PDF)
Gemäß § 23 (11) der Satzung gibt sich der Aufsichtsrat nach Anhörung des Vorstandes nachfolgende Geschäftsordnung:
§ 2 Überwachung und Prüfung
§ 3 Mitwirkung bei der Kreditgewährung
§ 4 Zusammenarbeit mit dem Vorstand
§ 5 Auslagenersatz und Aufwandsentschädigung
§ 6 Ausschüsse und Beauftragte
§ 7 Gesetzliche Prüfung
§ 9 Vorsitzender des Aufsichtsrats
§ 10 Gesamtverantwortung
§ 11 Sorgfaltspflicht und Haftung
§ 12 Anerkennung der Geschäftsordnung
Die Aufgaben des Aufsichtsrats als Überwachungsorgan werden durch Gesetz, Satzung und diese Geschäftsordnung bestimmt. Der Aufsichtsrat ist nicht berechtigt, in die Geschäftsleitung der Genossenschaft (§ 27 (1) GenG) einzugreifen.
1) Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung des Vorstands zu überwachen und sich zu diesem Zweck über die Angelegenheiten der Genossenschaft zu unterrichten. Er kann die Geschäftsunterlagen der Genossenschaft einsehen und die Bestände prüfen. Von seinem Recht auf Berichterstattung durch den Vorstand und von seinem Prüfungsrecht hat der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen. Prüfungen können anhand von Stichproben vorgenommen werden. Vor der Aufnahme einer Prüfung hat der Aufsichtsrat den Vorstand vorher zu unterrichten, es sei denn, dass der Prüfungszweck gefährdet würde. Der Aufsichtsrat kann sich für bestimmte Aufgaben dazu eines sachverständigen Dritten bedienen.
2) Der Aufsichtsrat hat bei der Aufnahme und Prüfung der Bestände zum Jahresabschluss mitzuwirken und die hierüber erstellte Inventur und die Vorschläge des Vorstands zur Verwendung eines Jahresüberschusses oder zur Deckung eines Jahresfehlbetrages zu prüfen. Er hat sich darüber und zum Lagebericht, soweit dieser erforderlich ist, zu äußern und der Generalversammlung vor Feststellung des Jahresabschlusses Bericht zu erstatten.
3) Ferner soll die Überwachung- und Prüfungstätigkeit folgende Bereiche umfassen:
a. Einhaltung der festgelegten lang- und mittelfristigen Unternehmensziele auf der Grundlage der vom Vorstand entwickelten und dokumentierten Unternehmensplanung
- regelmäßige Berichte des Vorstands über die Entwicklung,
- erforderliche Korrekturmaßnahmen infolge Abweichungen von der Unternehmensplanung,
- Ausmaß der Förderung durch Beteiligung an anderen Unternehmen.
b. wesentliche Investitionsvorhaben und Investitionen
- Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen,
- fristengerechte Finanzierungsplanung,
- Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Genossenschaft,
- mögliche Alternativen,
- Nachkalkulation durchgeführter Investitionen.
c. Aufnahme und Gewährung von Krediten
- Kreditart (z.B. Bank-, Lieferanten- oder Wechselkredit),
- Vergleich der Konditionen,
- Einhaltung der Beschränkungen gem. § 49 GenG
- Konditionen (Zins, Tilgung, Sicherheiten)
- Einhaltung der Zahlungsziele.
d. Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Genossenschaft
- Entwicklung anhand von Jahresabschlüssen, Zwischenabschlüssen und Ergebnisvorschauberechnungen im Zeit- und im Betriebsvergleich,
- Geschäfts- und Ertragsentwicklung von Tochtergesellschaften.
e. Mitgliederbeziehungen
- Pflege der Mitgliederbeziehungen,
- Veränderungen im Mitgliederbestand.
f. Kundenbeziehungen
g. Personalplanung;
h. Förderung und Aus- und Fortbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter
i. Einrichtung und ggf. laufende Anpassung eines Risikomanagementsystems mit entsprechender Dokumentation.
j. Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens
4) Art, Umfang und Ergebnis der Aufsichtsratsprüfungen sind gemäß § 24 (6) der Satzung zu protokollieren. Die Protokolle sind fortlaufend zu nummerieren und von sämtlichen an der Prüfung beteiligten Aufsichtsratsmitgliedern zu unterzeichnen. Durch Vorlage der Prüfungsprotokolle sind der gesamte Aufsichtsrat und der Vorstand über das Prüfungsergebnis zu unterrichten.
5) Der Aufsichtsrat hat darauf hinzuwirken, dass festgestellte Mängel beseitigt werden.
1) Der Aufsichtsrat hat sich bei der Ausführung seiner Überwachungspflicht um vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Vorstand zu bemühen. In den durch die Satzung (§ 24) vorgeschriebenen Fällen ist er verpflichtet, gemeinsam mit dem Vorstand zu beraten.
2) Der Aufsichtsrat oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder haben den Vorstand über alle Angelegenheiten zu unterrichten, die für die Geschäftsleitung der Genossenschaft von wesentlicher Bedeutung sein können. Die Aufsichtsratsmitglieder haben gleichzeitig den Aufsichtsratsvorsitzenden zu benachrichtigen.
1) Der Aufsichtsrat hat die Erstattung der Reisekosten für Dienstreisen der Vorstandsmitglieder zu regeln. Er kann Sitzungsgelder und in Einzelfällen auch Aufwandsentschädigungen für Vorstandsmitglieder beschließen. Der Aufsichtsrat hat hierüber die Generalversammlung zu informieren.
2) Für entsprechende Leistungen an Aufsichtsratsmitglieder gilt § 23 (7) der Satzung.
1) Der Aufsichtsrat kann zur Erfüllung seiner gesetzlichen und satzungsmäßigen Pflichten Ausschüsse bilden. Er bestimmt, ob und inwieweit ein Ausschuss beratende oder entscheidende Funktion hat und legt den Umfang der Berichterstattung gegenüber dem Aufsichtsrat beziehungsweise dem Aufsichtsratsvorsitzenden fest. Ausschüsse bestehen aus mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern. Der Aufsichtsratsvorsitzende kann an allen Ausschusssitzungen teilnehmen. In Ausschüssen, die Personal- und Finanzangelegenheiten betreffen, ist der Aufsichtsratsvorsitzende Ausschussvorsitzender.
2) Die Ausschüsse haben dem Aufsichtsratsvorsitzenden, falls dieser dem Ausschuss nicht angehört, auf Verlangen Erläuterungen über die Verhandlungen zu geben.
3) Im Übrigen gelten die für den Aufsichtsrat in der Satzung und dieser Geschäftsordnung getroffenen Regelungen sinngemäß für Ausschüsse, soweit nichts anderes bestimmt ist.
4) Einzelne Aufsichtsratsmitglieder können nur tätig werden, wenn und soweit sie vom Aufsichtsrat oder einem zuständigen Ausschuss dazu beauftragt worden sind.
5) Ausschüsse und Beauftragte haben das Recht, vom Vorstand alle Auskünfte und Nachweise zu verlangen, die sie zur Durchführung ihrer Aufgaben benötigen.
1) Alle Mitglieder des Aufsichtsrats werden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats von dem Beginn einer Prüfung gemäß § 53 oder § 57 (1) Satz 2 GenG unverzüglich unterrichtet. Die Aufsichtsratsmitglieder sind auf ihr Verlangen oder auf Verlangen des Prüfers zu der Prüfung hinzuzuziehen. In der Schlussbesprechung haben Vorstand und Aufsichtsrat in einer gemeinsamen Sitzung den Bericht des Prüfers über das voraussichtliche Ergebnis der Prüfung entgegenzunehmen. Der Aufsichtsratsvorsitzende erhält eine Ausfertigung des Prüfungsberichts.
2) Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist verpflichtet, den Prüfungsbericht in den Räumen der Genossenschaft einzusehen. Vorstand und Aufsichtsrat haben in einer gemeinsamen Sitzung unverzüglich nach Eingang des Berichts das Ergebnis der Prüfung zu beraten, auf die Abstellung aufgezeigter Mängel hinzuwirken und dem Prüfungsverband gegenüber schriftlich Stellung zu nehmen.
3) In der folgenden ordentlichen Generalversammlung hat sich der Aufsichtsrat über wesentliche Feststellungen oder Beanstandungen der Prüfung zu erklären.
1) Beschlüsse und Feststellungen des Aufsichtsrats sind zu Beweiszwecken ordnungsgemäß zu protokollieren. Auf Verlangen eines Aufsichtsratsmitglieds ist in der Niederschrift das Abstimmungsergebnis, ggf. unter Berücksichtigung abweichender Auffassungen, namentlich festzuhalten.
2) Entsprechendes gilt für Beschlüsse, Feststellungen und Berichte der Ausschüsse und Beauftragten.
3) Die Protokolle sind fortlaufend zu nummerieren. Sie sind gemäß § 24 (7) der Satzung vom Aufsichtsratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter und vom Schriftführer oder dessen Stellvertreter zu unterzeichnen und mit den sonstigen Unterlagen vom Aufsichtsratsvorsitzenden bei der Genossenschaft aufzubewahren.
4) Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält per Email eine Abschrift im .pdf-Format von erstellten Protokollen.
1) Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat insbesondere folgende Aufgaben:
a. Einberufung und Leitung von Sitzungen des Aufsichtsrats sowie von gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat,
b. Abschluss, Änderung, Aufhebung und fristgemäße Kündigung von Dienstverträgen von Vorstandsmitgliedern als Vertreter des Aufsichtsrats namens der Genossenschaft,
c. Unterrichtung des Aufsichtsrats von Mitteilungen des Vorstands, die außerhalb von Aufsichtsratssitzungen erfolgt sind,
d. Unterrichtung der Mitglieder des Aufsichtsrats von dem Beginn einer Prüfung gemäß § 53 (Pflichtprüfung) oder §57 (1) Satz 2 GenG (außerordentliche Prüfung),
e. Prüfung der Aufwandsbelege über Leistungen an Vorstandsmitglieder auf Übereinstimmung mit den Aufsichtsratsbeschlüssen.
2) Der Vorsitzende ist berechtigt, an Sitzungen von Ausschüssen des Aufsichtsrats teilzunehmen.
3) Die Aufgaben und Rechte des Vorsitzenden gehen für die Dauer seiner Verhinderung auf seinen Stellvertreter über.
Die Aufsichtsratsmitglieder tragen in ihrer Gesamtheit die Verantwortung für die Überwachung der Geschäftsleitung des Vorstandes. Die Wahrnehmung von Aufgaben des Aufsichtsrates durch einzelne Aufsichtsratsmitglieder, durch besondere Ausschüsse des Aufsichtsrats oder durch vom Aufsichtsrat bestellte Sachverständige befreit die übrigen Aufsichtsratsmitglieder nicht von ihrer Gesamtverantwortung.
1) Die Aufsichtsratsmitglieder haben die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Aufsichtsratsmitglieds einer Genossenschaft anzuwenden. Sie haben über alle vertraulichen Angaben und Geheimnisse der Genossenschaft sowie der Mitglieder und Kunden, die ihnen durch die Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt geworden sind, auch nach ihrem Ausscheiden Stillschweigen zu bewahren. Aufsichtsratsmitglieder haben nach ihrem Ausscheiden in ihrem Besitz befindliche Unterlagen und sonstige Gegenstände aus der Zeit ihrer Amtsführung unverzüglich und vollständig an die Genossenschaft herauszugeben.
2) Aufsichtsratsmitglieder, die ihre Pflichten verletzen, sind im Rahmen des § 41 GenG zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens als Gesamtschuldner verpflichtet.
Ort, Datum Namen der Aufsichtsratsmitglieder
Goslar, XX.XX.20XX
Namen der Aufsichtsratsmitglieder:

References: § 23

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5

§ 6

§ 7

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12
 § 49
 § 24
 § 23
 § 53
 § 57
 § 24
 § 53
 §57
 § 41