Source: http://www.dokumentacjapracownika.pl/onb/33/nowe-rozporzadzenie-w-sprawie-dokumentacji-pracowniczej-uniqueidmRRWSbk196Fjxp_gBA_G_X0LFmtDSS64EVjI-rUZM-eMB8q2Z8oGSQ/?uri_view_type=5
Timestamp: 2019-11-14 17:02:43+00:00

Document:
Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej | Dokumentacja pracownicza
26.2.2019, Michał Rzeźnikiewicz, Źródło: Wydawnictwo Verlag Dashofer Sp. z o.o.
Zasadnicza część reformy związanej z dokumentacją pracowniczą zawarta została w nowym obowiązującym częściowo od 1 stycznia 2019 roku rozporządzeniu Ministra Rodziny, pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenia Ministra Rodziny, pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629) w nowym brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), o której pisaliśmy powyżej.
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 2981 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi w drodze rozporządzenia:
zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom uprawnionym do renty rodzinnej.
W następstwie tej zmiany, z dniem 1 stycznia 2019 r., straciło moc obowiązującą rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).
Nowe rozporządzenie ma zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także, zgodnie z przepisem art. 5 Kodeksu pracy, w zakresie nieuregulowanym przepisami szczególnymi, do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę.
Warto pamiętać, że rozporządzenie zawiera odniesienie do „oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych“, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie lub gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to oświadczenia lub dokumenty, które zawierają dane osobowe gromadzone obecnie na podstawie art. 221 Kodeksu pracy. Natomiast po wejściu w życie zmian, zamieszczonych w procedowanym w Sejmie projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, ww. dokumenty lub oświadczenia będą obejmowały dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, których katalog zostanie zmodyfikowany na mocy tej ustawy.
Takie dane, przekazywane są w formie oświadczenia osoby której dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych. W przypadku zatrudnienia odpisy lub kopie dokumentów przedstawionych przez pracownika w trakcie jego rekrutacji oraz już po jego zatrudnieniu, poświadczające przekazane dane osobowe, pracodawca będzie mógł włożyć do akt osobowych pracownika odpowiednio do części A lub B. Kopie dokumentów pracodawca (lub osoba upoważniona przez pracodawcę) będzie dodatkowo poświadczał za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Dotychczasowe przepisy zawierały wykaz dokumentów, których pracodawca mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz dokumentów, które osoba taka może dodatkowo przedłożyć z własnej inicjatywy. Po wejściu w życie nowego rozporządzenia, dane osobowe, których pracodawca będzie żądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie będą wynikać z Kodeksu pracy lub z innych przepisów. Tylko w zakresie, w jakim pracodawca uzna to za niezbędne, będzie on wymagał dokumentów potwierdzających ich wiarygodność.
Mając na względzie zasadę minimalizacji danych, zawartą w art. 5 ust. 1 lit c. rozporządzenia 2016/679 (RODO), warto bowiem pamiętać, aby w aktach osobowych pracownika przechowywać kopie tych dokumentów, które będą istotne dla realizacji uprawnień lub obowiązków pracownika lub pracodawcy (np. kopie świadectwa pracy celem ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), a nie wszystkie (nie ma podstaw do gromadzenia np. kopii dowodu osobistego pracownika, tym bardziej, iż dochodzi w ten sposób do przewarzania wizerunku pracownika).
Kurs wymiany 13.11.2019
1 EUR 4,29 Zl (+0,01)
1 USD 3,89 Zl (+0,02)
1 GBP 5 Zl (+0,03)
1 CHF 3,93 Zl (+0,04)
100 JPY 3,57 Zl (+0,02)

References: art. 2981
 art. 1
 art. 2981
 art. 5
 art. 221
 art. 5