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Gli obblighi di protezione dei dati personali per CTU, periti e consulenti tecnici di parte - PDF
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1 Gli obblighi di protezione dei dati personali per CTU, periti e consulenti tecnici di parte Paolo Frediani Con la delib. n. 46/2008, il Garante per la protezione dei dati personali ha emesso le Linee guida in materia di trattamento di dati personali da parte dei consulenti tecnici e dei periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero. La disposizione coinvolge pienamente i professionisti incaricati dai giudici nel settore civile, quelli che svolgono il mandato di consulente tecnico e perito per i giudici e pubblici ministeri in quello penale nonché la numerosa comunità dei consulenti di parte. La decisione è nata dalla necessità di provvedere della tutela dei rischi connessi al trattamento di dati personali effettuato da consulenti tecnici e periti nell ambito di procedimenti in sede civile, penale e amministrativa nella constatazione che nell espletamento dei mandati il consulente e il perito vengono a conoscenza e devono custodire anche dati personali di soggetti coinvolti a diverso titolo nelle vicende giudiziarie. Diventa pertanto essenziale per ogni ausiliario giudiziario porre in essere tutte le cautele e le attenzioni necessarie per non esporsi alle pesanti sanzioni, tenendo conto del particolare e delicato ruolo in indirizzo alle responsabilità nei confronti della autorità giudiziaria e delle parti e anche, atteso l ambito di svolgimento del mandato e la cresciuta conflittualità nel particolare settore delle possibili ritorsioni messe in essere da queste laddove non soddisfatte dei risultati dell opera del consulente o perito. Attesa la delicatezza e importanza dell argomento con il coinvolgimento di numerosissimi professionisti, il Consulente Immobiliare dedicherà, nei prossimi fascicoli, ampio esame e trattazione delle Linee guida. Con la deliberazione n. 46 del 26 giugno 2008 (pubblicata sulla G.U. n. 178 del 31 luglio 2008), il Garante per la protezione dei dati personali ha emesso le Linee guida in materia di trattamento di dati personali da parte dei consulenti tecnici e dei periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero rivolte ai consulenti tecnici incaricati dai giudici nel settore civile e ai consulenti tecnici e periti per i giudici e pubblici ministeri in quello penale. Le Linee guida mirano a fornire indicazioni di natura generale ai professionisti nominati consulenti tecnici e periti dall autorità giudiziaria nell ambito di procedimenti civili, penali e amministrativi e ai soggetti nominati consulenti tecnici di parte al fine esclusivo di garantire il rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali nella constatazione che nell espletamento delle relative incombenze, il consulente, il perito e il tecnico di parte di regola vengono a conoscenza e devono custodire, contenuti nella documentazione consegnata dall ufficio giudiziario, anche dati personali di soggetti coinvolti a diverso titolo nelle vicende giudiziarie. Naturalmente le indicazioni non incidono sulle forme processuali che gli ausiliari devono rispettare nello svolgimento delle attività e nell adempimento degli obblighi derivanti dall incarico e dalle istruzioni
2 ricevuti dall autorità giudiziaria. È utile, infatti, ricordare che già il Codice (al titolo I Trattamenti in ambito giudiziario), all art. 47 (trattamento per ragioni di giustizia), escludeva alcune disposizioni in materia di protezione di dati personali che, adesso, sono confermate anche dalle Linee guida in trattazione. Le finalità delle attività del consulente tecnico e perito rientrano in pieno infatti nelle previsioni dell art. 8 (esercizio dei diritti) comma 2, punto g). La peculiare disciplina posta dal Codice con riguardo ai trattamenti svolti per ragioni di giustizia (art. 47) 1 rende inapplicabili alcune disposizioni del medesimo Codice. In particolare le Linee guida precisano che non possono essere applicate ai consulenti tecnici e periti le disposizioni contenute agli: art. 9 (Modalità di esercizio); art.10 (Riscontro all interessato); art.12 (Codici di deontologia e di buona condotta); art.13 (Informativa); art.16 (Cessazione del trattamento); art.18 (Principi applicabili a tutti i trattamenti effettuati da soggetti pubblici) art. 19 (Principi applicabili al trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari); art.20 (Principi applicabili al trattamento di dati sensibili); art.21 (Principi applicabili al trattamento di dati giudiziari); art.22 (Principi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari). Inoltre, sono inapplicabili le disposizioni relative alla notificazione al Garante (artt. 37 e 38, commi da 1 a 5), a determinati obblighi di comunicazione all Autorità, alle autorizzazioni e al trasferimento dei dati all estero (artt. da 39 a 45), nonché ai ricorsi al Garante (artt. da 145 a 151). Sul punto vale la pena di ricordare che il Garante, con provv. n del 31 dicembre 1998, precisava tra l altro che «L attività del consulente d ufficio è, quindi, strettamente connessa e logicamente integrata con l attività giurisdizionale in senso proprio e ad essa non si applicano le disposizioni di legge in ordine ai dati sensibili» come pure, con provv. n del 27 marzo 2002, che l ausiliario incaricato dal CTU su autorizzazione del giudice è equiparato al CTU medesimo. Pertanto il consulente tecnico e perito non deve informare l interessato circa il trattamento dei dati personali né tantomeno ottenere da quest ultimo alcun consenso, come pure l interessato non può richiedere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che lo riguardano. Parimenti inapplicabile risulta la disposizione relativa alla comunicazione di cessazione, del trattamento dei dati. È esclusa nelle attività rese dal consulente e perito anche l adesione ai codici di deontologia e buona condotta promosse dal Garante nell ambito delle diverse categorie interessate. Pure inapplicabili, per le evidenti ragioni legate al soggetto che opera il trattamento, sono le norme relative ai Principi applicabili a tutti i trattamenti effettuati da soggetti pubblici, quelle concernenti i Principi applicabili al trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari come pure le norme poste a definizione dei Principi applicabili al trattamento di dati sensibili, quelle applicabili al trattamento di dati giudiziari, nonché quelle inerenti i Principi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari non trovano applicazione agli incarichi di consulente tecnico di ufficio e perito. La notificazione del trattamento dei dati al Garante, attesa la natura degli incarichi, non ricade tra gli obblighi previsti per gli ausiliari 1 Art. 47: (Trattamenti per ragioni di giustizia) 1. In caso di trattamento di dati personali effettuato presso uffici giudiziari di ogni ordine e grado, presso il Consiglio superiore della magistratura, gli altri organi di autogoverno e il Ministero della giustizia, non si applicano, se il trattamento è effettuato per ragioni di giustizia, le seguenti disposizioni del codice: a) articoli 9, 10, 12, 13 e 16, da 18 a 22, 37, 38, commi da 1 a 5, e da 39 a 45; b) articoli da 145 a Agli effetti del presente codice si intendono effettuati per ragioni di giustizia i trattamenti di dati personali direttamente correlati alla trattazione giudiziaria di affari e di controversie, o che, in materia di trattamento giuridico ed economico del personale di magistratura, hanno una diretta incidenza sulla funzione giurisdizionale, nonché le attività ispettive su uffici giudiziari. Le medesime ragioni di giustizia non ricorrono per l ordinaria attività amministrativo-gestionale di personale, mezzi o strutture, quando non è pregiudicata la segretezza di atti direttamente connessi alla predetta trattazione.
3 giudiziari (peraltro dalla stessa notificazione sono pure escluse le attività dei liberi professionisti). In ultimo sono pure inibiti le possibilità da parte dell interessato di ricorso al Garante e dell interpello preventivo. Risultano, invece, pienamente applicabili, e in tal senso operano le Linee guida, le altre disposizioni contenute nel Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 196/2003. Come avviene il trattamento dei dati. In particolare, il trattamento dei dati effettuato a cura di consulenti tecnici e periti deve avvenire: nel rispetto dei principi di liceità e che riguardano la qualità dei dati di cui all art. 11; adottando le misure di sicurezza idonee a preservare i dati da alcuni eventi, tra i quali accessi e utilizzazioni indebite di cui agli artt. 31 e segg. e disciplinare tecnico allegato B al Codice. Come detto, il consulente e il perito possono trattare lecitamente dati personali, nei limiti in cui ciò è reso necessario per il corretto, compiuto ed esauriente adempimento dell incarico ricevuto e solo, evidentemente, con riferimento all ambito dell accertamento demandato dall autorità giudiziaria. Se da una parte non esistono limiti prescritti nella trattazione del dato personale per le attività del consulente e perito, dall altra questi debbono fare molta attenzione alle forme di comunicazione utilizzate nello svolgimento del proprio mandato. Difatti, queste possono integrare violazione della norma ove possano, anche se involontariamente, rendere edotti di informazioni di carattere personale soggetti estranei. Analogo discorso deve farsi per le eventuali informazioni di carattere personale che il consulente tecnico di ufficio abbia acquisito nel corso delle proprie operazioni peritali che debbono essere comunicate alle parti o ai loro rappresentanti in sede giudiziale (legali e consulenti tecnici), con le modalità e nel rispetto dei limiti posti a tutela della segretezza e riservatezza degli atti processuali e comunque in modo rituale. Resta fermo l obbligo per l ausiliare di mantenere il segreto sulle operazioni compiute (art. 226 c.p.p.; cfr. anche art. 379-bis cod. pen.), eventuali comunicazioni di dati a terzi, ove ritenute indispensabili in funzione del perseguimento delle finalità dell indagine, restano subordinate a quanto eventualmente direttamente stabilito per legge o, comunque, a preventive e specifiche autorizzazioni rilasciate dalla competente autorità giudiziaria. Il C.T.U. inoltre deve prestare adeguata attenzione a non inserire in relazione notizie e dati di natura personale che possono esulare dallo scopo e natura dell incarico conferito dall autorità giudiziaria o che comunque non ne rappresentano rilevanza ai fini del mandato. Le informazioni personali e le modalità di trattamento quindi debbono necessariamente essere proporzionate allo scopo perseguito avvalendosi in particolare di informazioni (art. 11, comma 1, lett. a) e b), nel rispetto delle istruzioni e del mandato impartito dall autorità giudiziaria. In tale quadro, l eventuale utilizzo incrociato di dati può ritenersi consentito se è chiaramente collegato alle indagini delegate ed è stato autorizzato dalle singole autorità giudiziarie dinanzi alle quali pendono i procedimenti o, se questi si sono conclusi, che ebbero a conferire l incarico o da altra autorità giudiziaria competente. Come detto, l ausiliario giudiziario dinnanzi a dati di carattere personale deve porre estrema attenzione a utilizzare informazioni corrette e aggiornate. Infatti, il consulente e il perito sono tenuti ad acquisire, utilizzare e porre a fondamento delle proprie operazioni e valutazioni informazioni personali che, con riguardo all oggetto dell indagine da svolgere, siano idonee a fornire una rappresentazione (finanziaria, sanitaria, patrimoniale, relazionale ecc.) corretta, completa e corrispondente ai dati di fatto. Ciò, non solo allo scopo di fornire un riscontro esauriente in relazione al compito assegnato, ma anche al fine di evitare che da un quadro inesatto o comunque inidoneo di informazioni possa derivare nocumento
4 all interessato, anche nell ottica di una non fedele rappresentazione della sua identità (art. 11, comma 1, lett. c). In tal senso appare indispensabile valutare non solo l attendibilità delle informazioni in possesso ma anche la loro attualità con riferimento a possibili variazioni e/o mutazioni intercorse nel tempo. Tale circostanza appare importante in particolare negli incarichi di natura civile ove a fronte della diversificata natura della controversia vi sono numerosissime informazioni e notizie, anche di carattere rilevante sotto il profilo probatorio, che il consulente tecnico si trova a trattare e a porre a fondamento delle proprie assunzioni e motivazioni in risposta ai quesiti. Le relazioni peritali e le informative fornite al magistrato ed eventualmente ove previsto alle parti, non devono né riportare dati, specie se di natura sensibile o di carattere giudiziario o comunque di particolare delicatezza, chiaramente non pertinenti all oggetto dell accertamento peritale, né contenere ingiustificatamente e in modo non pertinente informazioni personali relative a soggetti estranei al procedimento (art. 11, comma 1, lett. d). È evidente l attinenza del punto con espressa esclusione delle informazioni che trovano fondamento negli scopi stessi dell incarico (per esempio del soggetto esecutato nel procedimento di esecuzione immobiliare) del riferimento ai dati inerenti l origine razziale ed etnica, delle convinzioni religiose, filosofiche, delle opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale e relative preferenza o ancora notizie rivelanti aspetti legati a procedimenti giudiziari dei soggetti coinvolti o anche di coloro che in vario modo ne possano essere interessati come coniugi e parenti. Le relazioni e le informative debbono poi astenersi dal riferire notizie e dati relativi a soggetti terzi del procedimento anche se soggetti facenti parte del nucleo familiare del soggetto interessato ossia coinvolto nel procedimento. Inoltre appare utile precisare, laddove il consulente debba far ricorso ad ausiliari esperti per la conduzione di accertamenti di natura specialistica, ricorrere sempre all autorizzazione del giudice poiché in tal caso come dettato dal provv. n del 27 marzo 2002 del Garante l attività di detti soggetti si inquadra infatti, al pari di quella curata dal consulente tecnico d ufficio. In relazione alla conservazione e cancellazione dei dati, con riferimento ai trattamenti di dati svolti per ragioni di giustizia, non è applicabile la disposizione contenuta dall art.16 del Codice relativa alla cessazione del trattamento di dati personali. Ciò è conseguenza del mancato obbligo per il consulente e perito di dover informare, ed essere conseguentemente autorizzato, al trattamento dei dati degli interessati. Peraltro, la suddetta circostanza, nella fattispecie del consulente e dal perito, di regola coincide con l espletamento dell incarico. In ordine a tale punto tuttavia trova applicazione anche ai trattamenti di dati personali effettuati per ragioni di giustizia il dettato dell art. 11, comma 1, lett. e), del Codice, il quale prevede che i dati non possono essere conservati per un periodo di tempo superiore a quello necessario al perseguimento degli scopi per i quali essi sono stati raccolti e trattati. Da ciò ne consegue che, espletato l incarico, l ausiliario deve consegnare per il deposito agli atti del procedimento non solo la propria relazione, ma anche la documentazione consegnatagli dal magistrato e quella ulteriore da lui acquisita nel corso dell attività svolta, salvo quanto eventualmente stabilito da disposizioni normative o da specifiche autorizzazioni dell autorità giudiziaria che dispongano espressamente in senso contrario. Sul punto appare importante precisare che la deliberazione del Garante prevedendo che la consegna sia fatta agli atti del procedimento lascia intendere che la documentazione dovrebbe essere contenuta in un separato fascicolo da depositare in cancelleria e richiamata, in forma generica, nella relazione peritale o perizia al fine di attestare, da parte del consulente
5 tecnico di ufficio e perito, il rispetto alla disposizione in specie. Nella ipotesi che non vi siano disposizioni normative o specifiche autorizzazioni dell autorità giudiziaria che dispongano diversamente, il consulente e il perito non possono conservare, in originale o in copia, in formato elettronico o su supporto cartaceo, informazioni personali acquisite nel corso dell incarico concernenti i soggetti, persone fisiche o giuridiche, nei cui confronti hanno svolto accertamenti. Analogamente, in caso di revoca o di rinuncia all incarico da parte dell ausiliario, la documentazione acquisita nel corso delle operazioni peritali deve essere restituita integralmente al magistrato. Qualora sia prevista una conservazione per adempiere a uno specifico obbligo normativo (per esempio, in materia fiscale o contabile), possono essere custoditi i soli dati personali effettivamente necessari per adempiere tale obbligo. Pertanto ogni informazione conservata in forma cartacea deve essere distrutta e quelle su supporto informatico eliminate o trasformate in forma anonima pena la possibilità di irrogazioni delle previste sanzioni. Tenuto conto che l attività dell ausiliare è connotata da caratteri di autonomia, in relazione alla natura squisitamente tecnica delle indagini che si svolgono, solitamente, senza l intervento del magistrato, ricevuto l incarico e sino al momento della consegna al giudice della relazione peritale o al pubblico ministero delle risultanze dell attività svolta, incombono concretamente al consulente tecnico e al perito, riguardo ai dati personali acquisiti all atto dell incarico e alle ulteriori informazioni raccolte nel corso delle operazioni, le responsabilità e gli obblighi relativi al profilo della sicurezza prescritti dal Codice. L ausiliare è tenuto, quindi, a impiegare tutti gli accorgimenti idonei a evitare un indebita divulgazione delle informazioni e, al contempo, la loro perdita o distruzione, adottando, a tal fine, le misure atte a garantire la sicurezza dei dati e dei sistemi eventualmente utilizzati. Egli deve curare personalmente, con il grado di autonomia riconosciuto per legge o con l incarico ricevuto, sia le «misure idonee e preventive» cui fa riferimento l art. 31 del Codice, sia le «misure minime» specificamente indicate negli artt. da 33 a 35 e nel disciplinare tecnico allegato B) al Codice, la cui mancata adozione costituisce fattispecie penalmente sanzionata (art. 169 del Codice). Ove tale trattamento sia svolto con l ausilio di strumenti elettronici, nell ambito delle misure minime (art. 33, comma 1, lett. g), deve essere redatto il documento programmatico sulla sicurezza, (da redigersi entro il 31 marzo di ogni anno) con le modalità e i contenuti previsti al punto 19 del disciplinare tecnico. Anche nella ipotesi che il consulente e il perito si avvalgano dell opera di collaboratori, anche se addetti a compiti di amministrazione (art. 30 del Codice), vige l obbligo di preporre alla custodia e al trattamento dei dati personali raccolti nel corso dell accertamento solo il personale specificamente incaricato per iscritto. L attività di tali incaricati deve essere oggetto di precise istruzioni. Il consulente di parte. Gli obblighi di cui alle linee guida incombono anche sui consulenti di parte in ordine all applicazione dei principi di liceità e che riguardano la qualità dei dati (art. 11 del Codice) e le disposizioni in materia di misure di sicurezza volte alla protezione dei dati stessi (artt. 31 e segg. e disciplinare tecnico allegato B al Codice). Il consulente di parte relativamente ai dati personali acquisiti e trattati nell espletamento dell incarico ricevuto da una parte, assume personalmente le responsabilità e gli obblighi relativi al profilo della sicurezza prescritti dal Codice, è tenuto a redigere il documento programmatico sulla sicurezza (art. 33, comma 1, lett. g) e punto 19, del disciplinare tecnico allegato B), ove l incarico comporti il trattamento con strumenti elettronici di dati sensibili o giudiziari, e parimenti al CTU e perito deve incaricare per iscritto gli eventuali collaboratori, anche se adibiti a mansioni di carattere amministrativo, che siano addetti alla custodia e al trattamento, in qualsiasi forma, dei dati
6 personali (art. 30 del Codice), impartendo loro precise istruzioni sulle modalità e l ambito del trattamento loro consentito e sulla scrupolosa osservanza della riservatezza dei dati di cui vengono a conoscenza. Il consulente di parte: può trattare lecitamente i dati personali nei limiti in cui ciò è necessario per il corretto adempimento dell incarico ricevuto dalla parte o dal suo difensore ai fini dello svolgimento delle indagini difensive; i dati sensibili o giudiziari possono essere utilizzati solo se ciò è indispensabile; può acquisire e utilizzare solo i dati personali comunque pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite con l incarico ricevuto, avvalendosi di informazioni personali e di modalità di trattamento proporzionate allo scopo perseguito (art. 11, comma 1, lett. d); Sono fatti salvi i divieti di legge posti a tutela della segretezza e riservatezza delle informazioni acquisite nel corso di un procedimento giudiziario (cfr., per esempio, l art. 379-bis cod. proc. pen.) e i limiti e i doveri derivanti dal segreto professionale e dal fedele espletamento dell incarico ricevuto (cfr. artt. 380 e 381 cod. pen.), può comunicare a terzi dati personali solo ove ciò risulti necessario per finalità di tutela dell assistito, limitatamente ai dati strettamente funzionali all esercizio del diritto di difesa della parte e nel rispetto dei diritti e della dignità dell interessato e di terzi. In ultimo occorre ricordare che al consulente tecnico di parte, alla stregua degli altri liberi professionisti, è consentita l omissione della richiesta dell autorizzazione al Garante per il trattamento dei dati sensibili. Per quanto attiene il quadro sanzionatorio sono previste sanzioni di carattere amministrativo e penali in relazione alle diverse omissioni o carenze registrate. Le sanzioni pecuniarie vanno da un minimo di 3 mila euro per l omessa o inidonea informativa fino a un massimo di 50 mila euro per omessa adozione di misure minime di sicurezza. Sotto il profilo penale, è punito con l arresto da sei mesi a tre anni il trattamento illecito di dati personali mentre con la reclusione fino a due anni la omessa adozione delle misure minime di sicurezza. L art.169 del Codice prevede la prescrizione con conseguente estinzione del reato nelle ipotesi che vi sia una regolarizzazione entro un termine non superiore ai sei mesi, pagamento di sanzione ridotta pari al quarto del massimo dell ammenda stabilita. I controlli sono esercitati dalla Guardia di finanza. In conclusione si può rilevare come la deliberazione contenga regole di condotta importanti per i consulenti tecnici e periti, con riferimento anche al delicato compito che svolgono per l autorità giudiziaria. Ma, mi si consenta, ancora di più per l estrema conflittualità tra le parti che, oramai sempre più, contraddistingue gli incarichi di consulenza, coinvolgendo frequentemente anche i soggetti che si trovano a operare nella procedura. Ciò può determinare condizioni di minaccia per il consulente provenienti dalla parte che magari auspicava risultati diversi del lavoro peritale o nutriva aspettative in ordine all esito della CTU e che può trovare nell odierno provvedimento argomento di rivalsa nei confronti di quel consulente che, pur attento a svolgere correttamente il suo incarico giudiziario, non sia stato altrettanto diligente nell applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee Guida. In tal senso è da richiamare l attenzione di tutti i professionisti alla corretta applicazione delle disposizioni contenute nelle Linee guida e gli ordini e collegi professionali a rendersi attivi nell organizzare e offrire agli iscritti occasioni di studio e formazione per approfondirne adeguatamente i contenuti.
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References: art. 47
 art. 8
 art. 9
 art.10
 art.12
 art.13
 art.16
 art.18
 art. 19
 art.20
 art.21
 art.22
 Art. 47
 art. 11
 art. 379
 art.16
 art. 11
 art. 31
 art. 379
 art.169