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Timestamp: 2020-08-13 19:27:03+00:00

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS – Daniela Salcedo
DNSS S.A.S., ha decidido adoptar de forma voluntaria la presente Política, la cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.
DNSS S.A.S., es el Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.
La entidad responsable del tratamiento de datos personales es DNSS S.A.S., entidad privada, identificada con el NIT. 900.988.771-5, con domicilio en la Av. 2 Oeste No.7-45, piso 3, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Encargado del tratamiento: DNSS S.A.S., actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: DNSS S.A.S., actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que DNSS S.A.S., realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de DNSS S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por DNSS S.A.S.
DNSS S.A.S. se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de sus accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores de bienes y servicios y/o contratistas, clientes y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. DNSS S.A.S., garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son:
2.1. Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de DNSS S.A.S. será de medio y no de resultado.
2.2. Principio de confidencialidad
El Tratamiento de datos personales que DNSS S.A.S., realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2.4. Principio de legalidad
2.5. Principio de libertad
DNSS S.A.S., puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, DNSS S.A.S., deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
2.6. Principio de seguridad
DNSS S.A.S., como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.7. Principio de transparencia
DNSS S.A.S., garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de DNSS S.A.S., bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
2.8. Principio de veracidad o calidad
DNSS S.A.S., garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad DNSS S.A.S., frente a su calidad.
DNSS S.A.S., advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros público. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de DNSS S.A.S.
DNSS S.A.S., solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.
DNSS S.A.S., utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
En adición a lo anterior, DNSS S.A.S., cumple con las siguientes obligaciones:
DNSS S.A.S., solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios DNSS S.A.S. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, DNSS S.A.S., exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
DNSS S.A.S., y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
DNSS S.A.S., reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DNSS S.A.S., en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a DNSS S.A.S., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
Recibir información por parte de DNSS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este
Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.
DNSS S.A.S., de conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, informa a todos los titulares de la información personal contenida en sus bases de datos las finalidades aplicables al tratamiento de la información definido para cada uno de los grupos de interés de la empresa, a saber: Accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores o contratistas, prospectos de clientes y clientes. Los titulares de la información a través de su consentimiento, aceptan de manera libre, expresa, informada e inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de DNSS S.A.S., para realizar las finalidades que se señalan a continuación, esto, sin perjuicio de que en cualquier momento puedan ejercer de forma efectiva su derecho de habeas data para que se garantice sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización:
Finalidades aplicables a todos los Titulares de datos personales
Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada a DNSS S.A.S.: Informar sobre cambios sustanciales en la POLÍTICA adoptada por la empresa; establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la empresa; responder a las peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados para dicho efecto, transferir o transmitir sus datos personales a entidades o autoridades judiciales o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones e informar sobre cambios sustanciales en la presente POLÍTICA.
Finalidades aplicables a los accionistas
En lo que concierne a las personas naturales titulares de datos que a su vez sean accionistas y administradores de DNSS S.A.S., informar que el tratamiento de los datos personales de estos se llevará a cabo según lo establecido por el Código de Comercio Colombiano y las demás normas que regulen en la misma materia. Por lo anterior, las finalidades a aplicar a los datos personales de los accionistas será la siguiente: Identificarlo como accionista de DNSS S.A.S.; permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista y administradores de DNSS S.A.S., y recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista de DNSS S.A.S.
Finalidades aplicables a los trabajadores y candidatos a vacantes
Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante DNSS S.A.S.; desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que une al titular del dato personal con DNSS S.A.S.; enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas con su relación laboral o no; administrar los datos personales para que DNSS S.A.S., en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones, entre otras, asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes a otras entidades donde el trabajador de forma previa haya autorizado el tratamiento; gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL− y demás necesarias para que DNSS S.A.S., cumpla su deber como empleador; disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.); disponer de los datos personales de los titulares para incorporarlos de forma correcta en los archivos e historias laborales; monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo; responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a DNSS S.A.S. como causa del vínculo contractual laboral; tratar los datos personales para realizar, directa o a través de un tercero, cuando sean requeridas, pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral y administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado.
En lo que concierne a los candidatos a puestos vacantes, DNSS S.A.S.; informa que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán almacenados en una archivo o carpeta físico y/o digital y se identificarán con el nombre de cada candidato; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la gerencia de Recursos Humanos, o por quien haya sido delegado o encargado del proceso de selección y gestión precontractual.
Finalidades aplicables a proveedores o contratistas de bienes y servicios
Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor o tercero de DNSS S.A.S., gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a DNSS S.A.S., y demás acciones que se encuentren a cargo de la entidad, brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores o contratistas de DNSS S.A.S., desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos, evaluar los servicios ofrecidos o prestados a DNSS S.A.S., utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física, administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos a realizar por parte de DNSS S.A.S., cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de DNSS S.A.S.
Finalidades aplicables a los prospectos de clientes y clientes de los servicios públicos domiciliarios
Los datos de nuestros clientes (personas naturales y representantes legales de personas jurídicas) los cuales son captados mediante formularios físicos o electrónicos, se utilizarán para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de forma correcta la relación contractual con DNSS S.A.S.: Identificarlo como cliente de los productos ofrecidos por DNSS S.A.S, confrontar la información personal entregada con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación para vender de manera adecuada los productos ofrecidos por DNSS S.A.S.; brindar asistencia técnica y comercial y dar respuesta a sus consultas de las actividades relacionadas a su condición de prospecto o cliente de DNSS S.A.S.; realizar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones frente a DNSS S.A.S.; transmitir o transferir sus datos personales a terceras entidades fuera del país (incluso donde no existan normas de protección de datos) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de DNSS S.A.S.; desarrollar estrategias de expansión de mercado, estudios de políticas tendientes a la ampliación de demanda, realización de campañas y actividades comerciales y de mercadeo; tratar sus datos con el fin de llevar a cabo actividades de fidelización, determinación de niveles de satisfacción, envío de comunicaciones comerciales; ésta actividades podrán desarrollarse a través de cualquier medio de comunicación, electrónico (correo electrónico, redes sociales como FACEBOOK, TWITTER, INSTAGRAM, LINKEDIN, etc., servicios de mensajería instantánea tales como WHATSAPP, TELEGRAM, etc.) o físico, conocido o por conocerse.
6. DEBERES DE DNSS S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
DNSS S.A.S., es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, DNSS S.A.S. aclara que hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en cumplimiento de sus funciones públicas regladas; y en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
DNSS S.A.S., como Responsable o Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
DNSS S.A.S., garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con DNSS S.A.S.
7. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
7.1. Generalidades sobre la autorización
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DNSS S.A.S., solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. DNSS S.A.S., informará al titular de los datos lo siguiente:
7.2. Del derecho de acceso
DNSS S.A.S., garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
7.3. Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de DNSS S.A.S. En consecuencia, DNSS S.A.S., garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de DNSS S.A.S.
DNSS S.A.S., establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Esta obligación no aplica para las bases de datos de los registros públicos administradas por DNSS S.A.S.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales que no sean los contenidos en las bases de datos de registros públicos, DNSS S.A.S., garantiza:
7.4. Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos de DNSS S.A.S., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de DNSS S.A.S.
DNSS S.A.S., cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.
En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de DNSS S.A.S., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez DNSS S.A.S. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DNSS S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso.
7.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos
DNSS S.A.S. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, DNSS S.A.S., tendrá en cuenta lo siguiente:
DNSS S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que DNSS S.A.S., considere pertinentes y seguros.
DNSS S.A.S., podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de DNSS S.A.S.
7.6. Del derecho a la supresión de datos.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a DNSS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DNSS S.A.S.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y DNSS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, DNSS S.A.S. tiene la obligación de mantenerlos como públicos en las condiciones y términos establecidos en las normas legales y reglamentarias.
7.7. Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, DNSS S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que DNSS S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, DNSS S.A.S. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y DNSS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
7.8. Protección de datos en los contratos.
En los contratos laborales, DNSS S.A.S. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales DNSS S.A.S., tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención de la presente Política y de su ubicación, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos que impliquen el tratamiento de datos, DNSS S.A.S. realizará la transmisión con el Encargado del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por DNSS S.A.S., y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, DNSS S.A.S., al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
7.9. Transferencia de datos personales a terceros países
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC si se lleva a cabo a uno de los países que no se encuentre contemplado en la circular externa 05 de agosto de 2017.
La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de DNSS S.A.S., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por DNSS S.A.S., como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
DNSS S.A.S., no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.
7.10. Reglas generales aplicables.
DNSS S.A.S., ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
DNSS S.A.S., garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad.
DNSS S.A.S. adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de la base de datos existentes y bajo su control.
En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
DNSS S.A.S., realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Es responsabilidad de los funcionarios de DNSS S.A.S., reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de esta Política.
DNSS S.A.S debe identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, avisos de privacidad, avisos en el website, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
8. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
DNSS S.A.S., garantiza que el trámite del ejercicio del derecho del Habeas Data (acceder, rectificar, cancelar y solicitar prueba de autorización del tratamiento) promovido por los titulares de datos personales se efectuará en los plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Para ejercer su derecho de habeas data usted podrá dirigir su consulta o reclamo a cualquiera de los canales habilitados por DNSS S.A.S., los cuales se identifican a continuación: correo electrónico customerservice@danielasalcedo.com o al domicilio de la compañía ubicado en la Avenida 2 oeste #7 – 45 Edificio Santa Rita, piso 3 de la ciudad de Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, DNSS S.A.S., pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de DNSS S.A.S., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, DNSS S.A.S. no está obligada a registrar sus bases de datos y esta Política en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS A BASES DE DATOS Y ARCHIVOS.
DNSS S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581, cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas.
DNSS S.A.S. y sus empresas vinculadas y/o relacionadas, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a DNSS S.A.S. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.
En estos casos, DNSS S.A.S. comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.
Los datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad que son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, DNSS S.A.S. procederá a la suspensión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.
La presente Política entra en vigencia a partir de diciembre de 2019.
Actualizaciones de la política: DNSS S.A.S., podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en el sitio web de la organización.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con DNSS S.A.S., o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a customerservice@danielasalcedo.com
Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal ubicada en la Avenida 2 oeste #7-45, Edificio Santa Rita, piso 3, Santiago de Cali – Valle del Cauca.
13. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS
Avisos de Privacidad de DNSS S.A.S.
Cláusulas de protección de datos de DNSS S.A.S.

References: artículo 13
 artículo 21
 artículo 7
 artículo 14
 artículo 17
 artículo 3
 artículo 21
 artículo 4