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Responsabilidades con relación al Impuesto de renta, GMF, e impuesto a las ventas por parte de las Propiedades horizontales y las Unidades inmobiliarias cerradas | Actualidad - actualicese.com
Actualidad / Impuestos	Responsabilidades con relación al Impuesto de renta, GMF, e impuesto a las ventas por parte de las Propiedades horizontales y las Unidades inmobiliarias cerradas
Publicado: diciembre 11, 2004
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.(DIAN, Conc. 19797, abr. 4/2002).. La propiedad horizontal no es contribuyente de renta
“El artículo 32 de la Ley 675 de agosto 3 de 2001, por medio de la cual se expidió el Régimen de Propiedad Horizontal, dispuso: “La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal”. Esta persona jurídica sin ánimo de lucro tiene la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales como lo señala el artículo 33 del mismo ordenamiento: En el artículo 23 del estatuto tributario, ya se había otorgado la calidad de no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios a las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales. Por ello, considera el despacho que con la norma citada se ratifica esta connotación, habida cuenta de que esas juntas siempre se han considerado como personas jurídicas. En su condición de no contribuyentes, no están obligadas a presentar declaración de renta ni de ingresos y patrimonio, como lo dispone el artículo 598 del mismo estatuto. Tampoco están sujetas a retención en la fuente, como lo ordena el literal b) del numeral 1º del artículo 369 ibidem pero sí son agentes de retención de acuerdo con el artículo 368, como lo ha sostenido este despacho a través del Concepto 055779 de julio 14 de 1998″.
(DIAN, Conc. 19797, abr. 4/2002) Las unidades inmobiliarias cerradas de uso no comerciales están exentas del impuesto a la renta. “Por otra parte, el Título III de la Ley 675 de 2001, se refiere a las Unidades Inmobiliarias Cerradas, definidas en el artículo 63 de la misma ley. En el artículo 83 se dispone que las unidades inmobiliarias cerradas son personas jurídicas sin ánimo de lucro que no están obligadas al pago del impuesto de renta y complementarios y el artículo 84 señala que las disposiciones contempladas en el Capítulo V, no operan para los edificios o conjuntos de uso comercial. Estas unidades inmobiliarias cerradas se constituyen por los administradores de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal llamados a integrarla, cuando lo soliciten por lo menos un número no inferior al ochenta por ciento (80%) de los propietarios. Esto quiere decir que son entes diferentes de las personas jurídicas surgidas de la propiedad horizontal propiamente dicha. En estas condiciones, las personas jurídicas inmobiliarias cerradas, solamente están exentas del pago del impuesto de renta y complementarios, en cuanto los edificios o conjuntos no sean de uso comercial. Considera el Despacho, que así mismo deben presentar la declaración de ingresos y patrimonio, por no encontrarse dentro de las excepciones consagradas en el artículo 598 del Estatuto Tributario, obedeciendo al principio de la legalidad y al carácter restrictivo de las excepciones”. ***
Aspectos Contables ,Administrativos y de Revisoría Fiscal (Orientación profesional del Consejo Técnico de la Contadurìa , sep. 30/2003)Obligatoriedad de llevar contabilidad y procedimientos contables especiales de las entidades de propiedad horizontal y de las unidades inmobiliarias cerradas. “ 3.4. Contabilidad La contabilidad tiene como propósito el reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una específica actividad económica; la información que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados. Las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar contabilidad, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986 y el artículo 2º del Decreto 2649 de 1993, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal. Bajo esta consideración, se entienden como recursos los activos disponibles para uso de la administración, que teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control; algunos ejemplos pueden ser: los activos que por decisión de la asamblea se desafectaron y pasaron a ser propiedad de la administración (bienes comunes no esenciales desafectados), los muebles y enseres para la oficina de la administración, equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc. Los bienes comunes esenciales, no esenciales y de uso exclusivo, así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles, dada que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, pero la administración sí tiene la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes. 3.5. Procedimientos contables especiales 3.5.1. Dinámica del presupuesto. Si bien es cierto el presupuesto es una herramienta de gestión, la Ley 675 del 2001 establece que para la financiación de las expensas necesarias para la administración de los edificios o conjuntos inmobiliarios, se debe elaborar un presupuesto en el cual se determinen los ingresos y los egresos, el cual sirve de base para la determinación de las cuotas de administración que deben aportar los copropietarios, o arrendatarios según sea el caso, de acuerdo con los coeficientes de copropiedad. El presupuesto por ser un proyecto a futuro puede ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecución, la cual deberá presentarse al final del período para su aprobación por parte de la asamblea. El presupuesto tiene la característica de estar determinado básicamente por el sistema de caja; sin embargo, deberán incluirse aquellos gastos que sin implicar desembolsos de efectivo puedan afectar los resultados del ejercicio (ejemplo: depreciaciones, amortizaciones, provisiones, etc.), debiéndose rendir cuenta a la asamblea por parte de la administración sobre su ejecución, hecho que determina la necesidad de implementar el registro del presupuesto aprobado y de su ejecución activa o pasiva, que habrá de ser fuente del informe requerido. 3.5.2. Fondo de imprevistos. El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por el artículo 35 de la Ley 675 de 2001 esta orientado a cubrir erogaciones para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, no previstas en el presupuesto. Por su naturaleza y tomando en consideración que se incorpora como parte de los valores causados y recaudados a cargo de los copropietarios debe contabilizarse en forma simultánea al reconocimiento de los ingresos, como pasivo a favor de los miembros de la copropiedad hasta que cumpla con su destinación o finalidad asignada, de acuerdo con el mandato potestativo de la asamblea general de copropietarios y/o de acuerdo al reglamento de cada copropiedad. 3.5.3. Contabilización de cuotas extraordinarias con un fin específico o para gastos de funcionamiento. i la cuota extraordinaria tiene un fin específico, por ejemplo la construcción de obras en bienes comunes, comunes esenciales y comunes no esenciales, y como se explicó tales bienes no están disponibles para la administración del ente, pasarán a pertenecer en proindiviso a todos los propietarios de los bienes privados, su contabilización debe efectuarse como una cuenta de naturaleza pasiva, al igual que los recursos del fondo de imprevistos. Si las cuotas extraordinarias tienen como objetivo atender gastos para el normal funcionamiento del conjunto o unidad residencial, su registro debe efectuarse como un ingreso. 3.5.4. Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de las expensas comunes definidas por la asamblea, se tipifican como una cuenta deudora y de acuerdo con su recuperabilidad se deben realizar las provisiones a que haya lugar. 3.5.5. Provisiones. Con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios y terceros. Procede entonces el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de cartera vencida. Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar. 3.5.6. Contabilización de intereses de mora sobre las cuotas de administración. Los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuantía y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa máxima, equivalente a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, con fundamento en lo contemplado por la Ley 675 de 2001 en su artículo 30. Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control. 3.5.7. Contabilización de bienes comunes. Los bienes comunes esenciales y no esenciales cuya propiedad corresponde proindiviso a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular, al no considerarse bienes de la copropiedad, no son objeto de reconocimiento contable. 3.5.8. Contabilización de bienes comunes desafectados. Puede presentarse el fenómeno de desafectación de bienes comunes no esenciales(9), lo cual implica una transferencia de dominio del bien proindiviso de los copropietarios al ente económico (administración) de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, constituyéndose en este caso en un bien privado o de dominio particular, hecho que genera un ingreso extraordinario para la administración de la copropiedad o un aumento del fondo social, si esa fuera la decisión de la asamblea. (9) Artículos 20 y 21, Ley 675 de 2001. 3.5.9. Depreciaciones, amortizaciones o agotamientos. El administrador de los bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliarias cerradas requiere, para la realización de su cometido, una serie de bienes adquiridos con recursos de la copropiedad, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la administración, como son los muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo, edificaciones, etc. Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes, son objeto de depreciación, amortización o agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la copropiedad. 3.5.10. Depreciación de activos inmuebles de las zonas comunes. De acuerdo con la definición de los bienes comunes, al no constituirse estos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no deben incorporarse en los estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciación. 3.5.11. Mantenimiento bienes comunes. Para la contabilización de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos de mantenimiento de los bienes comunes se puede optar por cualquiera de las siguientes opciones: – Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o extraordinarias del año en el cual se efectúan, estas erogaciones constituyen un gasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal. – Si los desembolsos efectuados se cubren en los años siguientes a través del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los períodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para dicho fin. 3.5.12. Registro de pasivos. Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliarias cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales, por lo cual al representar una obligación en el giro propio de su función, se deben registrar conforme a la naturaleza y realidad económica de las transacciones. 3.5.13. Registro contable de contratos por ejecutar. Si el contrato no ha sido ejecutado durante el período, solamente se podría reflejar en cuentas de orden. Pero si por el contrario, se puede determinar que el contrato se ejecutó total o parcialmente y el grado de cumplimiento y entrega, se contabilizará de acuerdo a su naturaleza, afectando las cuentas respectivas del balance o del estado resultados. 3.5.14. Ingresos, costos y gastos. Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes económicos deben registrarse y representarse por el sistema de causación y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones. Los ingresos de la propiedad horizontal y de las unidades inmobiliarias cerradas están integrados por las cuotas con que contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias y aquellos que se obtengan por la explotación económica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice. Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuantía por la asamblea y constituyen una obligación inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, así no hayan participado en la asamblea, de acuerdo al reglamento de propiedad horizontal. Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal. 3.5.15. Ajustes por inflación. En las entidades sin ánimo de lucro, la característica o elemento fundamental que las diferencia de aquellas que se ocupan de manera profesional en alguna de las actividades que la ley considera como mercantiles, y que por lo tanto hacen que aquellas deban sustraerse del régimen aplicable a estas, es precisamente la ausencia de ánimo lucrativo, en la medida en que las utilidades o ganancias que se generen en el desarrollo de sus operaciones, no son elemento que necesariamente deba darse en la ejecución de estas, de una parte, y de otra, que no están destinadas al beneficio económico de su fundador o asociados, sino al ejercicio o mejoramiento de lo que constituya su actividad y conservación de las áreas comunes, generalmente demarcadas bajo el concepto de beneficio social. Para el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es claro entonces, que las llamadas entidades sin ánimo de lucro, señaladas en la Ley 675 de 2001, son de características especiales para las cuales , los ajustes integrales por inflación no revisten utilidad ni importancia de trascendencia que ameriten su aplicabilidad, ni conllevaría violación de la normatividad vigente su no aplicación; por el contrario, dificultarían el entendimiento de la información. Debe sí suministrarse la información de su no aplicación en las notas a los estados financieros”.
Obligación de llevar contabilidad por el administrador provisional de una propiedad horizontal. ” 1. De conformidad con lo previsto en el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, a partir del primero de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio. Así las cosas, en concepto de esta entidad, las copropiedades están sujetas a dicha obligación, puesto que dentro de las excepciones señaladas en el citado decreto no se mencionan las copropiedades. Ahora bien, en cuanto a la obligación del administrador provisional de llevar la contabilidad del edificio al iniciar las ventas, debe tenerse en cuenta si el constructor hizo la entrega del edificio a los copropietarios o si el constructor asumió funciones de administración en desarrollo de la actividad propia de la construcción. Si no ha efectuado la entrega del edificio y él asume las expensas necesarias para el mantenimiento del edificio, los hechos económicos acaecidos bajo esa circunstancia se registrarán en los libros del constructor; si por el contrario, se entregó el edificio a los copropietarios existentes en ese momento, y si ellos eligieron provisionalmente como administrador al constructor, él asumirá las funciones y obligaciones legales y las previstas en el reglamento de propiedad horizontal, dentro de las cuales se encuentra la de llevar la contabilidad y rendir cuentas de su gestión a los copropietarios en las fechas señaladas en el reglamento y al hacer entrega de la administración a su sucesor”. (JCC, Conc. 388, feb. 14/2000). (CTCP, Conc. 8, mar. 5/2002) Registro de libros de contabilidad de la propiedad horizontal debe hacerse en la DIAN. ” Las cámaras de comercio no registran libros de personas que no estén inscritas; si bien es cierto que las personas jurídicas que nacen en virtud de la constitución de la propiedad horizontal deben acogerse al plan único de cuentas para comerciantes y llevar su contabilidad de acuerdo a lo estipulado en el Código de Comercio, que a nuestro modo de ver es donde nace la confusión respecto al registro de libros, se deben tener en cuenta las características y requerimientos especiales del régimen de propiedad horizontal. De acuerdo al artículo 26 del Código de Comercio, el registro ante la cámara de comercio es relativo a los actos mercantiles, característica que no tiene el régimen de propiedad horizontal. En ese orden de ideas, el ente encargado del registro de los libros de contabilidad del régimen de propiedad horizontal es la DIAN, ya que las cámaras de comercio no tienen competencia para hacerlo dado que las copropiedades son de naturaleza civil, como se indica en la guía de orientación profesional 03 del 25 de septiembre de 2001 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública”. Tratándose del terreno en la propiedad horizontal, no se debe registrar como propiedad del adquirente, por ser un bien común de la copropiedad. “Es pertinente aclarar que si en la escritura de compraventa del inmueble (bodega) no se encuentra discriminado el terreno por sus linderos como lo establecen los artículos 1887 y 1889 del Código Civil, como in extenso ha sido explicado por la doctrina(*), precisando en el texto del instrumento público que se encuentra sometido al régimen de propiedad horizontal, debe ceñirse a los aspectos que para el efecto consagra el reglamento de propiedad horizontal, el cual se encuentra elevado a escritura pública. En ese sentido, el terreno se encuentra incluido dentro del precio del bien adquirido y pertenece en común y proindiviso a los propietarios de tales bienes privados, siendo indivisibles y, mientras conserve su carácter de bien común, es inalienable e inembargable en forma separada del bien privado; en consecuencia, contablemente no se debe registrar el terreno como propiedad del adquirente por tratarse de un bien común de la copropiedad. De otra parte, si por virtud del contrato celebrado entre las partes, el terreno se enajena como bien independiente de la edificación, el valor de dichos conceptos no deben registrarse en un solo rubro, sino que es necesario registrar el valor del terreno en la cuenta 1504 “Terrenos” y la edificación en la cuenta 1516 “Construcciones y edificaciones”, a la luz de la descripción realizada por el Decreto 2650 de 1993, plan único de cuentas para los comerciantes. Si en la escritura pública de compra venta no se identifica el costo de terreno en forma separada, deberá acudirse a la elaboración de un avalúo técnico practicado con las exigencias plasmadas en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993, con fundamento en el cual, se podrá determinar los porcentajes correspondientes al terreno y a la edificación, y así poder separar el costo registrado en forma global y reconocer a la vez la valorización pertinente”. (CTCP, Conc. 4, feb. 19/2003). La propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas pueden aplicar el PUC para comerciantes.” RESPONSABILIDADES DEL REVISOR FISCAL EN LAS ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS Clases de responsabilidades del revisor fiscal en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas. La Orientación Profesional 7 del 30 de septiembre de 2003, que derogó la Orientación Prosfesional 3 del 25 de septiembre de 2001 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, determinó como responsabilidades del revisor fiscal en este tipo de entidades, las siguientes: Disciplinarias. Se originan por la infracción de las normas de ética profesional y son sancionadas por la Junta Central de Contadores con castigos que van desde amonestaciones, multas, suspensión o cancelación de la inscripción profesional. Contravencionales. Se incurren por violación de la ley cuando tal conducta no se tipifica como delito. Son sancionadas por los organismos de inspección, vigilancia o control, entre ellos las administraciones tributarias, y las sanciones consisten en multas, remoción del cargo o interdicción para el ejercicio de la profesión. Civiles. Se originan cuando se causen daños a la entidad, propietarios o a terceros, los cuales deben ser indemnizados patrimonialmente, siendo la justicia civil la encargada de determinar las cuantías de tales indemnizaciones. Penales. Se incurre por violación de la ley constituyente de delito, siendo necesario que tal conducta sea intencionada o culposa. Se relacionan con privación de la libertad y deben ser calificadas por la justicia penal. FUNCIÓN DEL REVISOR FISCAL EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL L. 675/2001. ART. 57.-Funciones. Al revisor fiscal como encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la presente ley. L. 675/2001. ART. 39.-Reuniones. La asamblea general se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de éste, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad. PAR. 1º-Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en éste. PAR. 2º-La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes. L. 675/2001. ART. 49.-Impugnación de decisiones. El administrador, el revisor fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal. La impugnación sólo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta. Será aplicable para efectos del presente artículo, el procedimiento consagrado en el artículo 194 del Código de Comercio o en las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen. PAR.-Exceptúanse de la disposición contenida en el presente artículo, las decisiones de la asamblea general, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto en el capítulo segundo, del título II de la presente ley. (CTCP, O.P. 7, sep. 30/2003) Funciones del revisor fiscal en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas. “3.8.4. Funciones. El artículo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los revisores fiscales de las unidades inmobiliarias cerradas y propiedad horizontal deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de 1990 o las disposiciones que la modifiquen. La Ley 675 de 2001 no establece funciones específicas para los revisores fiscales, por lo cual debe remitirse a las señaladas por el artículo 207 del Código de Comercio. En tal virtud debe realizar funciones de fiscalización integral que incluyen: – Cerciorarse de que las operaciones celebradas por la administración se ajusten a los estatutos y al reglamento de propiedad horizontal, a las decisiones de la asamblea de propietarios y del consejo de administración. – Dar oportuna cuenta al órgano que corresponda, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento del ente, entendiendo que tales irregularidades se constituyen por acciones que se separen de las características establecidas y generen para la entidad riesgos o contingencias. – Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan inspección y vigilancia, especialmente con las entidades municipales en relación con el cumplimiento de normas urbanísticas y de destinación de bienes comunes. – Velar por que se lleve regularmente la contabilidad y las actas en los libros establecidos y porque se conserven debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas. – Inspeccionar asiduamente los bienes, no solo del ente sino los comunes que tiene a su cargo la administración, procurando que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de los mismos y de los que tengan en uso, verificando de manera especial la vigencia de las pólizas de seguros establecidas con carácter obligatorio por el artículo 15 de la Ley 675 de 2001. – Dar recomendaciones, practicar inspecciones y solicitar los informes necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales. – Dictaminar los estados financieros. – Convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. – Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea de propietarios. Dentro de estas atribuciones debe tenerse especial cuidado en la fiscalización del cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor, de aportes al sistema de seguridad social integral y de todas aquellas normas legales cuyo incumplimiento pueda originar contingencias a la entidad”. (CTCP, O.P. 7, sep. 30/2003) .La presentación de estados financieros de propósito general es potestativo para las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas. “3.6. Estados financieros Conforme el numeral 4º del artículo 51 del capítulo XI de la Ley 675 del 2001 se establece la obligatoriedad de la presentación del informe anual a la asamblea general de copropietarios incluyendo el balance general, el estado de ingresos y egresos, más conocido como estado de resultados, y la correspondiente ejecución presupuestal. La administración de las entidades de propiedad horizontal podrá presentar los estados financieros de propósito general determinados en el capítulo IV, sección I del Decreto 2649 de 1993, debiendo cumplir las normas sobre revelaciones establecidas en el capítulo 3º del título 2º del mismo decreto, los cuales deben estar certificados y cuando sea del caso dictaminados. 3.6.1. Corrección de estados financieros Una de las funciones propias de las asambleas generales u órganos que hagan sus veces, son las de aprobar o improbar los estados financieros. En desarrollo de esta función natural asignada al órgano máximo, podrá ordenar modificaciones a los estados financieros cuando encuentre elementos que cuestionen su fidelidad, o sus aseveraciones explícitas o implícitas, caso en el cual, luego del registro de las correcciones a que haya lugar, deberán ser objeto de nuevo sometimiento ante la asamblea para la aprobación respectiva”. Clases de bienes de la propiedad horizontal. “3.3. Bienes de la propiedad Un aspecto típico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de bienes que en ellas concurren y que pueden ser de naturaleza privada, común o de dominio de la copropiedad, de goce o explotación de los bienes de dominio particular(3). (3) Artículos 3º, 16, 19, 20, 21, 22, 23, Ley 675 de 2001. Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad exclusiva de cada uno de los copropietarios, mientras que los bienes comunes, son los que permiten o facilitan la existencia, el uso o goce de los bienes privados, su estabilidad, funcionamiento, conservación y seguridad y pertenecen en común y proindiviso a los propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en forma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados. Se consideran bienes comunes esenciales en los edificios o conjuntos, los indispensables para su existencia, conservación, estabilidad y seguridad, amén de aquellos que son imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tienen el carácter de bienes comunes no esenciales. Son bienes comunes de uso exclusivo aquellos no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de domino particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un bien privado(4); ejemplo de ellos son: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros. (4) Artículo 22, Ley 675 de 2001. Se entiende por bienes desafectados aquellos bienes comunes no esenciales que pasan a ser de la administración de la persona jurídica, con la aprobación de la asamblea y con el coeficiente de propiedad respectivo(5). (JCC, Conc. 611, dic. 11/2003). El contador público que se desempeñe como auditor externo en un edificio o conjunto residencial, puede ser propietario o tenedor de bienes privados del conjunto. “En los entes jurídicos de propiedad horizontal y de unidades inmobiliarias cerradas, que no sean comerciales o mixtas, la provisión del cargo de revisor fiscal es potestativa y está excluido de las inhabilidades o incompatibilidades especiales; es decir, podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto, pero deberá tener la calidad de contador público titulado y acatar las demás inhabilidades o incompatibilidades determinadas por las normas legales y profesionales, en los términos consagrados en los artículos 56 y 57 de la Ley 675 de 2001. Si el legislador consideró innecesaria la prohibición legal citada para el ejercicio del cargo de revisor fiscal en los edificios o conjuntos de uso residencial, mal podría marginarse al profesional de la contaduría pública para ejercer las funciones de auditor externo en las copropiedades de uso residencial, cuando tenga la condición de propietario o tenedor de bienes privados en la propiedad horizontal, en aplicación del principio doctrinal “a una misma causa se debe aplicar una misma razón”, toda vez que su labor se circunscribe a una esfera de fiscalización parcial frente a la labor eficaz, permanente, integral, independiente, oportuna y objetiva del revisor fiscal” INFORMES DEL REVISOR FISCAL EN LAS ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS (CTCP, O.P. 7, sep. 30/2003) Clases de informes del revisor fiscal en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas. “3.8.6. Informes. El dictamen es un informe en el que se expresa el juicio profesional del revisor fiscal sobre los asuntos sometidos a su fiscalización, entre los que se encuentran los estados financieros, los actos de los administradores, la correspondencia, los comprobantes y los libros de actas, la evaluación del control interno y el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual, derechos de autor y aportes al sistema de seguridad social integral. Este dictamen deberá emitirse por lo menos una vez al año al cierre del período y cada vez que se presenten rendiciones de cuentas de los administradores. El revisor fiscal debe informar también sobre las irregularidades que se presenten durante el ejercicio de su cargo, e igualmente debe emitir las atestaciones que le sean solicitadas por las autoridades y las certificaciones de las declaraciones tributarias”. (CTCP, O.P. 7, sep. 30/2003) Libros de contabilidad que deben llevar las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas. “3.4.1. Libros de contabilidad, registro y contenido. Al no haber fijado la ley de manera expresa los libros de obligatorio cumplimiento, como lo ha precisado la Corte Constitucional en Sentencia C-290 de 1997, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en los artículos 125, 126 y 128 del Decreto 2649 de 1993 en concordancia con los artículos 52 y 53 del estatuto mercantil, de donde se deduce que para que la contabilidad pueda ser comprensible, útil y las operaciones sean presentadas en forma cronológica, el ente económico puede elegir la opción que más se ajuste a sus necesidades. No obstante lo expuesto, la técnica ha sugerido el manejo de los siguientes libros, de uso generalizado: – Diario, que se utiliza para asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual o por resúmenes. En este último caso es necesario tener un auxiliar en que se discriminen las transacciones individuales(6). (6) Artículo 20, Ley 675 de 2001. – Mayor y balances que se utiliza para establecer mensualmente el resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos y saldos(7). (7) Artículo 125 numeral 2º, Decreto 2649 de 1993. – Registro de propietarios y residentes que se utiliza para registrar la identificación de los copropietarios y residentes, con el coeficiente de propiedad y las restricciones que existan sobre los bienes privados o de dominio particular(8). (8) Artículo 125 numeral 3º, Decreto 2649 de 1993 y artículo 51 numeral 2º, Ley 675 de 2001. – Libro de actas, que incorpora las decisiones de la asamblea general de copropietarios, del consejo de administración cuando sea del caso y del comité de convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para este tipo de libros (D. 2649/93, art. 125 num. 5º y 131, L. 675/2001, arts. 47, 51 y 58). Los libros diario, mayor y balances y registro de propietarios y residentes requieren registro y autenticación, diligencia que debe efectuarse como lo señala el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, en tanto que los libros de actas deben ser registrados en la cámara de comercio del respectivo domicilio. Con fundamento en las características y prácticas de la actividad, se sugiere el registro en un libro auxiliar del presupuesto y su ejecución (L. 675/2001, arts. 38 y 51). En todos los libros y papeles de contabilidad se deben observar las normas sobre la forma de llevarlos, prohibiciones, corrección de errores y conservación en los términos establecidos en los artículos 126, 128, 132, 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993″.
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