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Timestamp: 2019-09-18 20:08:19+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 426 DE JULIO 21 DE 2017
RESOLUCIÓN 426 DE 21 DE JULIO DE 2017
CONTENIDO:ADOPTA LA “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA (UPME).
TEMAS ESPECÍFICOS:TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
“Por medio de la cual se implementa la Política de tratamiento de datos personales en la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME”.
Que mediante la Ley 1266 de 2008 se dictaron normas generales sobre la protección del derecho al hábeas data. Posteriormente, mediante la Ley 1273 de 2009 se creó un nuevo bien jurídico tutelado denominado de la protección de la información y de los datos, tipificando penalmente las conductas contra la confidencialidad, la integridad y, la disponibilidad de los datos de los sistemas informativos.
Que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamentó parcialmente, la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, ha implementado mecanismos para contar con la autorización de los titulares de la información que reposa en sus bases de datos, para seguir tratando la misma a partir de la promulgación de las normas mencionadas.
Que el Decreto 2573 de 2014 por medio del cual se establecen lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, reglamentada parcialmente la Ley 1341 de 2009 y, se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 5º, los componentes que facilitarán la masificación de la oferta y la demanda del Gobierno en Línea, entre los que menciona, el componente de seguridad y privacidad de la información, el cual lo define así: “Comprende las acciones transversales a los demás componentes enunciados, tendientes a proteger la información y los sistemas de información, del acceso, uso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada”.
Que la anterior disposición fue compilada en el Decreto 1078 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que en el marco jurídico atrás citado, incorporó los lineamientos necesarios para que los organismos públicos y privados identificaran los roles y la tipología de datos que son objeto de protección constitucional, así mismo, dispuso las condiciones en las cuales se deben recolectar los datos personales que posteriormente serán vinculados con la administración de una base de datos.
Que la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, requiere para el ejercicio de sus funciones recolectar datos personales de los ciudadanos e incorporarlos en bases de datos, así como, dar tratamiento a la información allegada por otras entidades que está relacionada con este tipo de información.
Que la UPME diseñó la política de protección de datos personales, la cual contiene los lineamientos a seguir para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos, la cual incluye buenas prácticas y estándares universales en la materia.
Que la implementación de esta política por parte de todos los colaboradores de la UPME, se busca asegurar que los datos personales que administra no sean informados y utilizados por terceros sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información.
Que en sesión celebrada el día 21 de junio de 2017 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la UPME fue sometida a consideración y se aprobó recomendar a la dirección general adoptar la política de protección de datos personales.
ART. 1º—Adoptar la “Política de tratamiento de datos personales” de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, anexa a la presente resolución.
ART. 2º—Todas las personas naturales y jurídicas que tengan algún vínculo con la Unidad de la Planeación Minero Energética, UPME, y que en el ejercicio de sus actividades y/o funciones deban recolectar datos personales para ser ingresados a las bases de datos, están obligadas a cumplir con los lineamientos dados en el documento de “Política de tratamiento de datos personales” e implementar las herramientas indicadas por los funcionarios de la entidad.
ART. 3º—Comunicar la “Política de tratamiento de datos personales” a todos los servidores y contratistas de la Unidad de la Planeación Minero Energética, UPME, así como a los grupos de interés y ciudadanía en general mediante su publicación en la página web de la entidad.
ART. 4º—Las decisiones y temas relacionados con la política de protección de datos personales serán discutidos en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la UPME, con el apoyo técnico de los funcionarios de la oficina de gestión de la información y los lineamientos que en esta materia existan en la administración pública colombiana.
ART. 5º—La UPME aplicará los lineamientos de la política de protección de datos personales, en el intercambio de información con otras entidades.
La protección de los datos personales es un derecho fundamental, en virtud del cual las personas gozan de garantías en relación con su intimidad personal y familiar y su buen nombre, así como a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privada1.
Este derecho es comúnmente conocido como hábeas data, y si bien está catalogado como garantía constitucional autónoma, está vinculado con los derechos a la honra, la intimidad, la reputación, el libre desarrollo de la personalidad y el buen nombre. En ese sentido, la Corte Constitucional ha señalado.
“(...) el hábeas data opera como garantía del derecho al buen nombre, cuando se emplea para rectificar el tratamiento de información falsa. Opera como garantía del derecho a la seguridad social, cuando se emplea para incluir, en la base de datos, información personal necesaria para la prestación de los servicios de salud y de las prestaciones propias de la seguridad social. Opera como garantía del derecho de locomoción, cuando se solicita para actualizar información relacionada con la vigencia de órdenes de captura, cuando estas por ejemplo han sido revocadas por la autoridad competente. Y finalmente, puede operar como garantía del derecho al trabajo, cuando se ejerce para suprimir información que funge como una barrera para la consecución de un empleo”2.
En el marco de lo anterior y considerando la normativa aplicable3, la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, elaboró el presente documento que contiene los lineamientos a seguir para la creación, tratamiento y cierre de las base de datos, el cual incluye buenas prácticas y estándares universales en la materia, considerando que la entidad en el ejercicio de sus funciones recolecta datos personales de los ciudadanos y los incorpora en bases de datos, y recibe de otras entidades información que contiene datos personales.
En conclusión, siendo la UPME responsable del tratamiento de datos personales, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 20134, la entidad adopta y hace público a todas las partes interesadas la Política de tratamiento de datos personales de la UPME que contiene los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de datos personales.
Asimismo, servirá como material educativo para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con la UPME, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de datos personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.
Establecer las pautas y criterios generales para el tratamiento de datos personales de Grupos de Interés tales como empleados, contratistas, clientes y proveedores.
Esta política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME.
Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012
Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, C-748 de 2011 y T-020 de 2014.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales5.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales6.
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal7.
De conformidad con lo establecido en el artículo 4º del Decreto 1377 de 2013 el tratamiento de datos personales, debe tener en cuenta los siguientes principios:
b) Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de la UPME, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados por aquel.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la Información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento8.
2. tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
Los datos personales serán utilizados por la UPME para:
a) Proveer información y servicios requeridos por usuarios de la entidad.
b) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con otras entidades.
c) Evaluar la calidad de productos o servicios prestados por la UPME.
d) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información publicitaria o promocional sobre los productos, servicios y eventos que realiza la UPME, con el fin de dar a conocer estos e invitar a su asistencia.
e) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con las funciones y misión de la UPME.
f) Realizar evaluaciones internas acerca de los eventos realizados por la entidad.
g) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
h) Realizar análisis de datos y elaborar estadísticas de manera agregada que sirvan como insumos para los diferentes indicadores de la entidad.
3. Autorizaciones y consentimiento.
El tratamiento de datos personales realizados por la UPME, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de dichos datos. La UPME, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Medio y manifestaciones para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la Unidad de Planeación Minero Energética y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales (anexo 1).
4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Con dicho fin, el titular de la información a través de los diferentes medios predeterminados por la UPME en el numeral 8. Hará el reclamo indicando su número de identificación, los datos de contacto y aportando la documentación pertinente que pretenda hacer valer. Si la UPME estima que para el análisis de la solicitud requiere mayor información de parte del titular, procederá a comunicar tal situación. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. Derechos y deberes de los titulares.
b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a la UPME.
c) Ser informado por la UPME, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar consultas ante el responsable o encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 4 de la presente política, e interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El titular de los datos personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. La UPME no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la Unidad de Planeación Minero Energética deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Unidad de Planeación Minero Energética deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
La UPME adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento9. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
El responsable del tratamiento de datos personales es la UPME quien velará por el debido cumplimiento del presente documento y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.
Los canales de contacto con que cuenta la UPME para recibir las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos, son: i) radicación de documentos en la ventanilla de correspondencia, ubicada en el piso 9º, torre 1 del Centro Empresarial Arrecife ubicado en la avenida calle 26 Nº-9 D-91; ii) atención personalizada en nuestras oficinas; iii) atención telefónica a través del número (57-1) 2220601 extensión 107 o a la Línea Gratuita Nacional: 018000 91 17 29; iv) Chat a través de nuestra página web; v) correo electrónico: info@upme.gov.co; y vi) página web de la entidad (www.upme.gov.co), en la sección Entorno Institucional / tratamiento de datos personales.
Mayor Información sobre la política y canales de contacto se encuentra disponible en la página web de la entidad www.upme.gov.co, sección Entorno Institucional / tratamiento de datos personales.
9. Vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
La presente política aplicará a partir del día 1º de julio de 2017 y la información suministrada por los grupos de interés en la base de datos permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
Anexo 1. Formato de autorización
Anexo 2. Formato de aviso de privacidad
Anexo 3. Formato aviso de confidencialidad
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por la Unidad de Planeación Minero Energética en adelante la UPME de lo siguiente:
1. La UPME actuará como responsable del tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de tratamiento de datos personales de la UPME disponible en el enlace electrónico:
http://www.upme.gov.co/Entornoinstitucional/Paginas/tratamiento-datos-personales. aspx.
2. Que me ha sido informada la (s) finalidad (es) de la recolección de los datos personales, la cual consiste en: Establecer las pautas y criterios generales para el tratamiento de datos personales de grupos de interés tales como empleados, contratistas, clientes y proveedores.
3. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley. Dentro de las garantías esenciales se encuentra el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
4. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por la UPME y observando la Política de tratamiento de datos personales de la entidad.
5. He sido informado de los canales de información con que cuenta la UPME para recibir las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos, y que mayor información sobre estos podré consultarla en la página web www.upme.gov.co, sección Entorno Institucional / tratamiento de datos personales.
6. La UPME garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su política de tratamiento de datos personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
7. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a la UPME para tratar mis datos personales y tomar mi huella y fotografía de acuerdo con su Política de tratamiento de datos personales para los fines relacionados con su objeto y en especial para fines legales, contractuales, misionales descritos en la Política de tratamiento de datos personales de la UPME
En cumplimiento de la Ley 1581 de 201210 y el Decreto Reglamentario 1377 de 201311 y demás normas concordantes vigentes, la Unidad de Planeación Minero Energética ha implementado mecanismos para contar con la autorización de los titulares de la información que reposa en sus bases de datos, para seguir tratando la misma a partir de la promulgación de las normas mencionadas.
Para conocer más sobre nuestra política de tratamiento de datos personales, lo invitamos a ingresar a nuestra página web www.upme.gov.co, sección Entorno Institucional / tratamiento de datos personales. De igual manera, si desea presentar cualquier solicitud o petición relacionada con la protección de datos personales puede ingresar y diligenciar el formulario disponible en dicha sección de la página web o comunicarse al teléfono 2220601 extensión 107 o a la Línea Gratuita Nacional: 01 8000 91 17 29.
In observance of Act 1581 of 2012 and the Regulatory Decree 1377 of 2013 and other current concordant regulation, at UPME has implemented mechanisms to be provided with the authorization of the stakeholders of the information saved on your databases, to keep using it since the promulgation of the rules mentioned.
To know more on our politics of treatment of personal data, we invite you to review the web site www.upme.gov.co, section Institutional Environment / Treatment of personal data. Similarly, if you wish to submit any application or request related to the protection of personal data can enter and fill out the form available in this section of the website or communicate with us phone number 2220601 ext. 107 or to the National Free Line: 01 8000 91 17 29.
Nota confidencial: La información contenida en este correo electrónico es confidencial y solo puede ser utilizada por el individuo o la compañía a la cual está dirigido. Si no es el receptor autorizado, cualquier retención, difusión, distribución o copia de este mensaje es prohibida y será sancionada por la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviarlo y borrar el mensaje recibido inmediatamente.
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1 Al respecto el artículo 15 de la Constitución Política prevé:
2 Corte Constitucional, Sentencia T-020 de 2014, M.P. Luis Guillermo Guerrero Pérez.
3 Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
4 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
7 Literal c), artículo 6º Ley 1712 de 2014.
9 Ver anexo 3.
10 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
11 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 artículo 5
 artículo 13
 artículo 4
 artículo 15
 artículo 6