Source: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2011.216.01.0019.01.RON&toc=OJ:C:2011:216:TOC
Timestamp: 2019-11-22 12:32:02+00:00

Document:
EUR-Lex - 32011D0722(01) - EN - EUR-Lex
EUR-Lex - 32011D0722(01) - EN
Document 32011D0722(01)
Norme de reglementare a accesului public la documentele Parlamentului European – Decizia Biroului din 28 noiembrie 2001
Rules Governing Public Access To European Parliament documents — Bureau decision of 28 November 2001
OJ C 216, 22.7.2011, p. 19–24 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 01 Volume 016 P. 277 - 282
In force: This act has been changed. Latest consolidated version: 22/07/2011
NORME DE REGLEMENTARE A ACCESULUI PUBLIC LA DOCUMENTELE PARLAMENTULUI EUROPEAN
Decizia Biroului din 28 noiembrie 2001 (1) (2) (3) (4)
având în vedere articolul 15 alineatul (3) din TFUE,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, în special articolele 11, 12 și 18,
având în vedere articolul 23 alineatele (2) și (12), articolul 103 alineatul (1) și articolul 104 din Regulamentul de procedură,
întrucât principiile generale care reglementează accesul la documente au fost stabilite, în conformitate cu articolul 15 alineatul (3) din TFUE, prin Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 din 30 mai 2001 al Parlamentului European și al Consiliului,
întrucât, în conformitate cu fostul articol 255 alineatul (3) din Tratatul CE și cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, Parlamentul European, prin decizia din 13 noiembrie 2001, a procedat la adaptarea Regulamentului său de procedură,
întrucât, în conformitate cu dispozițiile articolului 104 alineatele (2), (3) și (4) din Regulamentul de procedură al Parlamentului, Biroul are sarcina de a stabili normele destinate întocmirii registrului de referință al documentelor și modalitățile de acces, precum și de a desemna organele responsabile cu tratarea cererilor de acces,
întrucât măsurile privind sistemul de taxe percepute pentru eliberarea documentelor trebuie să fie adaptat la prevederile articolului 10 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 pentru a preciza costul suplimentar ce trebuie achitat de solicitanți atunci când este vorba de documente voluminoase,
întrucât regruparea măsurilor privind funcționarea registrului de documente al Parlamentului European într-o singură decizie pare a fi oportună în scopul facilitării transparenței în raporturile cu cetățenii,
întrucât Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu permite să se țină seama de calitatea solicitantului, iar deciziile adoptate în temeiul acestui regulament produc un efect „erga omnes”; or, deputații și personalul instituțiilor au drepturi privilegiate de acces recunoscute de Regulamentul de procedură al Parlamentului, de Regulamentul financiar, de Regulamentul (CE) nr. 45/2001 și de Statutul funcționarilor, la care pot recurge, în locul drepturilor prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001,
întrucât Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și prezenta decizie nu reglementează nici accesul și transmiterea de documente între instituții, acestea făcând obiectul acordurilor interinstituționale,
întrucât Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 se referă la accesul la documentele existente, iar cererile de informare trebuie tratate în temeiul altor dispoziții,
întrucât Biroul, prin Decizia sa din 8 martie 2010, a adoptat o nouă listă de categorii de documente ale Parlamentului European accesibile în mod direct,
întrucât este recomandabil să se aducă modificări tehnice pe baza experienței dobândite în ultimii ani în cadrul instituției și dezvoltării site-ului internet al Parlamentului,
REGISTRUL ELECTRONIC DE REFERINȚĂ (RER)
(1) Registrul electronic de referință (RER) a fost întocmit pentru documentele Parlamentului European.
(2) Registrul de referință astfel creat include referințele documentelor întocmite sau primite de instituție (sub rezerva condițiilor de la alineatul următor) cu începere de la data punerii în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 (5).
(3) În temeiul articolului 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, nu este necesară punerea la dispoziție în RER a documentelor primite de Parlamentul European din partea altor instituții și deja ușor accesibile în registrul electronic al instituției în cauză. RER pune la dispoziție o legătură electronică la registrul instituției care are calitatea de autor.
(4) Aceste referințe constituie „actul de identitate al documentului”, care cuprinde nu numai datele prevăzute la articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, ci și, în măsura posibilului, datele care permit identificarea autorității care are calitatea de autor al fiecărui document, limbile disponibile, statutul documentului, categoria documentului și locul în care este stocat documentul.
RER este structurat, astfel încât să permită:
identificarea documentelor printr-un sistem de referință uniform;
accesul direct la documente, în special la cele legislative;
informarea, în cazul în care documentele nu sunt direct accesibile pe cale electronică în temeiul articolelor 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
Unitatea pentru transparență și accesul public la documente și relațiile cu reprezentanții grupurilor de interese (denumită în continuare „serviciul competent”) este responsabilă cu:
controlul înregistrării în RER a documentelor întocmite sau primite de Parlamentul European;
primirea și tratarea cererilor de acces în formă scrisă sau electronică în termen de 15 zile lucrătoare, cu posibilitate de prelungire a termenului;
transmiterea unei confirmări de primire;
asistența acordată solicitanților în vederea precizării conținutului cererilor lor și punerea de acord cu solicitanții în cazul solicitărilor de documente foarte lungi sau complexe;
facilitarea accesului solicitanților la documentele deja publicate;
coordonarea privind răspunsul cu serviciul care are calitatea de autor sau serviciul care deține documentul sau cu persoana abilitată, în cazul în care cererea se referă la un document care nu figurează în registru sau atunci când ea privește un document supus restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001;
consultarea terților în conformitate cu articolul 4 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
Înscrierea documentelor în RER
(1) Referințele documentelor sunt înscrise în RER conform instrucțiunilor adoptate de Secretarul General, care asigură o trasabilitate maximă a documentelor. Înscrierea în RER a documentelor se va extinde treptat. Categoriile de documente înscrise vor fi afișate pe prima pagină a RER de pe site-ul Europarl.
(2) În această privință, responsabilitatea înscrierii în RER a documentelor Parlamentului European, astfel cum sunt definite la articolul 104 alineatul (2) din Regulamentul său de procedură, îi revine organului sau serviciului care are calitatea de autor al acestora.
(3) Documentele întocmite în cadrul procedurii legislative sau al activității parlamentare sunt înscrise în RER de îndată ce se depun sau devin publice.
(4) Celelalte documente care sunt de competența serviciilor administrative ale Secretariatului General al Parlamentului European sunt înscrise în RER, în măsura posibilului, conform instrucțiunilor Secretarului General.
(5) Referințele documentelor terților, în sensul articolului 3 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, sunt înscrise în RER de serviciul destinatar al documentelor.
Documente accesibile în mod direct
(1) Toate documentele întocmite sau primite de Parlamentul European în cadrul procedurii legislative trebuie să fie accesibile cetățenilor în format electronic, sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Parlamentul European va pune la dispoziția publicului toate documentele legislative în sensul articolului 12 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 pe cale electronică, prin intermediul RER sau al site-ul internet Europarl.
(3) Categoriile de documente direct accesibile sunt enumerate într-o listă adoptată de Birou și publicată pe site-ul internet Europarl. Această listă nu limitează dreptul de acces la documentele care nu fac parte din categoriile enumerate, care pot deveni accesibile la rândul lor printr-o cerere scrisă.
Documente accesibile la cerere
(1) Documentele întocmite sau primite de Parlamentul European în afara procedurii legislative sunt, în măsura posibilului, direct accesibile cetățenilor prin intermediul RER, sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Atunci când înscrierea unui document în RER nu permite accesul direct la textul integral, fie pentru că documentul nu este disponibil în format electronic, fie pentru că se aplică excepțiile prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, solicitantul poate cere accesul la document în scris sau utilizând formularul electronic disponibil pe site-ul RER de pe Europarl.
(3) Documentele întocmite sau primite de Parlamentul European înainte de intrarea în vigoare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 și care, în consecință, nu sunt înscrise în RER sunt accesibile în urma depunerii unei cereri scrise sau electronice sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din regulamentul indicat mai sus.
(4) Parlamentul va oferi cetățenilor asistență online privind modalitățile de depunere a cererilor de acces la documente.
CEREREA INIȚIALĂ
Cereri care intră sub incidența prezentelor norme
Prezentele norme se aplică oricărei cereri de acces la un document al Parlamentului European adresată utilizând formularul pus la dispoziție pe site-ul RER sau care face referire expresă la dreptul de acces la documente, astfel cum este definit în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Cu toate acestea, prezentele norme nu se aplică cererilor care se bazează pe un drept de acces special, astfel cum este prevăzut în special în Regulamentul de procedură al Parlamentului, în Regulamentul financiar, în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 privind protecția datelor cu caracter personal și în Statutul funcționarilor.
Depunerea cererii de acces
(1) Cererea de acces la un document al Parlamentului European poate fi adresată în scris, prin fax sau pe cale electronică, în una dintre limbile enumerate la articolul 342 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.
(2) Cererile în format electronic sunt depuse, pe cât posibil, cu ajutorul formularului electronic disponibil pe site-ul RER și al sistemului online de asistență prevăzut pentru facilitarea depunerii unei astfel de cereri.
(3) Cererea trebuie să fie formulată suficient de exact și să cuprindă, în special, elementele care permit identificarea documentelor solicitate, precum și numele și adresa solicitantului.
(4) În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția, în temeiul articolului 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, invită solicitantul să o clarifice, ajutându-l în acest scop.
Tratarea cererii inițiale
(1) Orice cerere de acces la un document aflat în posesia Parlamentului European este distribuită, în chiar ziua înregistrării sale, serviciului competent, care va trebui să-i confirme primirea, să formuleze un răspuns și să furnizeze documentul în termenul prevăzut.
(2) Atunci când cererea se referă la un document întocmit de Parlamentul European în cazul căruia se aplică una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 sau în cazul în care documentul solicitat trebuie identificat și localizat, serviciul competent se adresează serviciului sau organului care are calitatea de autor al documentului, care propune cursul care trebuie dat cererii în termen de cinci zile lucrătoare.
Consultarea terților
(1) În cazul în care cererea privește documente ale terților, serviciul competent, după caz în cooperare cu serviciul în posesia căruia se află documentele solicitate, verifică aplicabilitatea excepțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Dacă, în cursul acestei analize, se ajunge la concluzia că accesul la documentele solicitate trebuie refuzat în virtutea uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, răspunsul negativ este transmis solicitantului fără consultarea terților care au calitatea de autori ai documentelor.
(3) Serviciul competent dă curs favorabil cererii fără consultarea terților care au calitatea de autori ai documentelor atunci când:
documentul solicitat a fost deja făcut public de autorul său în temeiul dispozițiilor din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 sau al unor dispoziții similare;
publicarea, eventual parțială, a conținutului său nu aduce atingere în mod evident unuia dintre interesele menționate la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(4) În toate celelalte cazuri, terții sunt consultați și li se acordă un termen de cinci zile lucrătoare pentru a se exprima și a stabili dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute la articolele 4 sau 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(5) În absența unui răspuns în termenul stabilit sau atunci când terțul nu poate fi găsit sau identificat, Parlamentul European ia o decizie în conformitate cu regimul de excepții de la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, ținând seama de interesele legitime ale terților pe baza elementelor de care dispune.
Termenul de răspuns
(1) În cazul în care se acordă accesul, serviciul competent furnizează documentele solicitate în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii.
(2) Dacă Parlamentul European nu este în măsură să permită accesul la documentele solicitate, aceasta comunică în scris solicitantului motivele refuzului său, total sau parțial, informându-l cu privire la dreptul de a depune o cerere de confirmare.
(3) În acest caz, solicitantul dispune de un termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului pentru a depune o cerere de confirmare.
(4) În mod excepțional, în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) al prezentului articol poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a unei motivări amănunțite.
(5) În lipsa unui răspuns din partea instituției în termenul prevăzut, solicitantul poate depune o cerere de confirmare.
(1) Cererile inițiale adresate Parlamentului European sunt tratate de către Secretarul General sub autoritatea vicepreședintelui responsabil cu supravegherea modului în care se tratează cererile de acces la documente, în conformitate cu dispozițiile articolului 104 alineatele (4) și (6) din Regulamentul de procedură.
(2) Răspunsurile pozitive la cererile inițiale sunt transmise solicitantului de către Secretarul General sau de serviciul competent sub autoritatea Secretariatului General.
(3) Decizia de a respinge o cerere inițială, corespunzător motivată, este luată de Secretarul General, la propunerea serviciului competent și după consultarea autorului documentului. Toate deciziile de respingere se transmit, spre informare, vicepreședintelui responsabil.
(4) Secretarul General sau serviciul competent pot sesiza, în orice moment, Serviciul juridic și/sau responsabilul cu protecția datelor cu privire la cursul care trebuie dat cererii de acces.
CEREREA DE CONFIRMARE
(1) Cererea de confirmare trebuie să fie adresată în termen de 15 zile lucrătoare, fie cu începere de la data primirii răspunsului prin care se refuză total sau parțial accesul la documentul solicitat, fie, în lipsa oricărui răspuns la cererea inițială, după expirarea termenului de răspuns.
(2) Cererea de confirmare trebuie să respecte cerințele formale stipulate la articolul 8 din prezenta decizie pentru cererea inițială.
Tratare și consultări
(1) Cererile de confirmare se înregistrează și se asigură eventualele consultări, potrivit modalităților prevăzute la articolele 9 și 10 din prezenta decizie.
(2) Parlamentul European, în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, acordă accesul la document sau comunică în scris sau pe cale electronică motivele refuzului său parțial sau total.
(3) În mod excepțional, în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatul precedent poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a unei motivări amănunțite.
(1) Răspunsul la cererile de confirmare ține de competența Biroului Parlamentului European. Vicepreședintele responsabil cu tratarea cererilor de acces la documente hotărăște cu privire la cererile de confirmare în numele Biroului și sub autoritatea acestuia.
(2) Vicepreședintele este obligat să informeze Biroul cu privire la decizia sa în cadrul primei sale reuniuni de după luarea deciziei și să o comunice solicitantului. Dacă consideră necesar, în termenul prescris, vicepreședintele poate sesiza Biroul cu privire la propunerea de decizie, în special atunci când răspunsul ar ridica întrebări de principiu cu privire la politica de transparență a Parlamentului European. În răspunsul dat solicitantului, vicepreședintele trebuie să țină cont de decizia Biroului.
(3) Vicepreședintele și Biroul decid pe baza propunerii elaborate de serviciul competent, cu împuternicire din partea Secretarului General. Acest serviciu este abilitat să solicite avizul responsabilului cu protecția datelor, care își prezintă avizul în termen de trei zile lucrătoare.
(4) Propunerea de răspuns poate face obiectului unui analize prealabile efectuate de Serviciul juridic, care își prezintă avizul în termen de trei zile lucrătoare.
(1) În cazul în care Parlamentul European refuză, total sau parțial, accesul solicitat, instituția informează solicitantul cu privire la căile de atac de care dispune, și anume intentarea unei acțiuni în justiție împotriva instituției sau depunerea unei plângeri la Ombudsman, în condițiile prevăzute la articolele 263 și 228 din TFUE.
(2) Lipsa unui răspuns în termenul prevăzut se consideră drept răspuns negativ și abilitează solicitantul să intenteze o acțiune în justiție sau să depună o plângere în condițiile menționate la alineatul precedent.
ÎNSCRIEREA ÎN RER ȘI ACCESUL LA DOCUMENTE SENSIBILE
Înscrierea documentelor sensibile în RER
(1) Documentele sensibile în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 se înscriu în RER dacă autoritatea de origine își dă acordul. Intră în responsabilitatea persoanelor sau organelor Parlamentului European care primesc documentul sensibil din partea unui terț să precizeze referințele care pot figura în RER. Aceste persoane sau organe sunt consiliate de vicepreședintele responsabil cu tratarea cererilor de acces la documente, de Secretarul General sau, dacă este cazul, de președintele comisiei parlamentare vizate.
(2) Orice document întocmit de Parlamentul European care face referire la un document sensibil va fi înscris în RER numai cu autorizația vicepreședintelui responsabil de tratarea cererilor de acces. Referințele atribuite unor astfel de documente se stabilesc în aceleași condiții ca cele prevăzute la alineatul precedent.
Tratarea cererii de acces
Secretarul General transmite cererea de acces la un document sensibil vicepreședintelui responsabil cu tratarea cererilor de acces la documente, căruia îi revine responsabilitatea să ofere un răspuns la o cerere inițială. Responsabilitatea de a răspunde unei cereri de confirmare aparține Biroului, care poate delega această sarcină președintelui. Vicepreședintele responsabil și Biroul sau președintele sunt consiliați de Secretarul General sau, după caz, de președintele comisiei parlamentare vizate. Condițiile de înregistrare și termenele sunt aceleași ca și pentru celelalte cereri de acces.
Persoane abilitate
Persoanele abilitate să ia cunoștință de documente atunci când se tratează cererile de acces la documentele sensibile sunt: președintele Parlamentului European, vicepreședintele responsabil cu tratarea cererilor de acces la documente, președintele comisiei parlamentare direct vizate, Secretarul General și personalul serviciului competent abilitat în mod corespunzător, cu excepția cazurilor în care acordurile încheiate cu celelalte instituții prevăd o abilitare specială.
Protecția documentelor sensibile
Documentele sensibile sunt supuse unor norme stricte de securitate, de natură să garanteze tratarea confidențială în interiorul instituției. În acest sens, respectivele norme vor ține cont de acordurile interinstituționale.
Costul răspunsului
(1) În completarea articolului 10 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, dacă volumul documentelor solicitate depășește douăzeci de pagini, se pot percepe solicitantului o taxă de 0,10 euro pe pagină plus cheltuieli de expediție. Cheltuielile aferente altor suporturi vor fi hotărâte de la caz la caz fără ca acestea să depășească o sumă rezonabilă.
(2) Documentele publicate nu intră sub incidența prezentei decizii și continuă să facă obiectul propriului lor sistem de prețuri.
Prezenta decizie se aplică cu respectarea dispozițiilor Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 și a dispozițiilor Regulamentului de procedură al Parlamentului European, fără a aduce atingere acestora.
Prezenta decizie va face obiectul unei noi examinări cel puțin de fiecare dată când Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 va face obiectul unei revizuiri.
Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării sale în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (6).
(1) JO C 374, 29.12.2001, p. 1.
(2) Consolidată de către Birou la 3 mai 2004.
(3) Modificată de către Birou la 26 septembrie 2005 și publicată în JO C 289, 22.11.2005, p. 6.
(4) Modificată de către Birou la 22 iunie 2011 și publicată în JO C 216, 22.7.2011, p. 19.
(5) Și anume, 3 decembrie 2001.
(6) Și anume, la 29 decembrie 2001, la 22 noiembrie 2005, precum și la 22 iulie 2011.

References: articolul 15
 articolul 23
 articolul 103
 articolul 104
 articolul 15
 articolul 18
 articolul 11
 articolul 4
 articolul 104
 articolul 342
 articolul 4
 articolul 4
 articolul 4
 articolul 8