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Timestamp: 2018-12-19 16:49:19+00:00

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::Carmen Velarde Koechlin:: en Derecho Tecnologico.com
El Fedatario Particular Juramentado en Informática: Institución peruana al servicio de una solución global.
El 11 de octubre de 1991, el gobierno peruano dictó el Decreto Legislativo Nº 681, que fuera publicado el 14 de octubre de aquel año. Dicha norma, situaba al Perú en un contexto acorde a la modernidad, pues disponía el uso de los avances tecnológicos en favor del crecimiento empresarial. Efectivamente, las industrias, sociedades e instituciones privadas, podían -desde aquel momento- trasladar sus documentos contenidos en papel y registrarlos en archivos electrónicos, digitales o de otra índole que permitieran la conservación e inalterabilidad del contenido. Tal acto no resultaba novedoso si anotamos que las entidades bancarias (mediante el uso del microfilm) y otras compañías, almacenaban sus documentos en soportes de memoria diversos. La innovación, en verdad, se hallaba en la autorización otorgada por la norma para destruir el documento original plasmado en el papel.
Mediante esta disposición, incluso, los libros contables y otros originales con repercusión tributaria, podían ser trasladados a medios magnéticos con posterior desaparición del documento original en papel. El artículo 13º de la norma dejaba entrever tal situación al detallar que: "Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores sin requerirse copia en papel (..)".
El nuevo archivo -que se constituiría en documento originario- sería denominado "microforma", término que, luego de la modificación introducida por la Ley Nº 26612 expedida el 17 de mayo de 1996 y publicada el 21 de aquel mes, quedó acuñado en el artículo 1º del Decreto Legislativo Nº 681 como la "imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original(...)". Luego, añadiría "siguiendo el mismo artículo- que dicho término calificaría también a aquellos documentos creados directamente sobre las "memorias", sin necesidad de que éstos hayan sido constituidos previamente en papel: "Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley".
Este procedimiento aminoraría los costos de las empresas e instituciones, a la par que proporcionaría mayor dinamismo en las operaciones y, por qué no decirlo, significaría un ahorro considerable de espacio. Sólo en caso de requerirse una copia del documento -ahora microforma-, éste sería impreso en papel. Sin embargo, el Decreto Legislativo estipuló que el documento trasladado a otros soportes distintos al papel y su posterior impresión en este material, no podía por sí sólo obtener validez legal. Efectivamente, la seguridad jurídica requería un mecanismo que garantizara que el contenido de una microforma era exactamente aquel que estuvo plasmado en un inicio en el papel; y que la impresión del archivo correspondería también a éste (recordemos que el documento original en papel ya habría sido destruido).
El legislador concibió para ello, la figura de dos personajes que "mediante la fe pública- otorgarían certeza al contenido de la microforma. El primero de ellos resulta ser el notario público, quien de acuerdo a Ley es el llamado a dar fe de los actos ante él celebrados. Así lo estableció el artículo 2º del Decreto Ley 26002 - Ley del Notariado al mencionar que: "El notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos".
II. La figura del Fedatario Juramentado
El segundo personaje es el denominado "Fedatario Juramentado", que según el artículo 3º del Decreto Legislativo Nº 681, puede tener la calidad de funcionario público o particular. Añade este artículo que "estos profesionales se consideran depositarios de la fe pública y mantienen en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios". Ello significaría que el Fedatario Juramentado no podría mantener una relación laboral exclusiva con alguna institución o compañía, más sí ofrecer sus servicios mediante el sistema de servicios no personales, lo que conllevaría, según nuestra opinión, a facturar sus ingresos y someterse al pago de tributos por cuarta categoría.
Sin embargo, el reglamento de dicho Decreto Legislativo, el Decreto Supremo Nº 009-92-JUS, estimó en su artículo 4º que los Fedatarios Públicos Juramentados serían "(...) aquellos que actúan adscritos a una notaría pública; o que ejercen en las empresas que ofrecen sus servicios al público (...)". Mientras que el término Fedatario Particular Juramentado correspondería a "(...) los que ofrecen sus servicios profesionales a una o más de las empresas que organizan sus propios archivos (...)". Esta disposición pareciera entrar en contradicción con la norma general pues permitiría -a nuestro parecer- mantener al Fedatario bajo una relación de dependencia laboral. En todo caso, debió ser el propio Decreto Legislativo Nº 681 el que aclarara desde un primer momento dicha situación. Creemos que para el mejor desarrollo de la figura del Fedatario Juramentado, no debiera distinguírsele entre público y privado, sino mantenerlo como funcionario independiente ya que de esa manera haría extensivo sus servicios a mayores instituciones, agilizando el grabado de documentos en papel hacia la memoria de los nuevos sistemas tecnológicos.
Cabe agregar que, para desarrollar su labor, tanto el Fedatario Juramentado como el notario público, requieren previamente, la obtención de un "diploma de idoneidad técnica", pues así lo especifica la norma general. Según el reglamento, dicho diploma sería otorgado luego de un proceso de capacitación.
III. El Fedatario Juramentado y el proceso de micrograbación
Tanto el Decreto Legislativo como su reglamento norman el uso de tecnología avanzada en materia de archivos de información empresarial y otros documentos. Dada la fecha de expedición de la norma general -1991- ésta circunscribía dicha tecnología a los métodos de grabación en rollos (micropelículas) o microfichas, descuidando el uso y procedimiento de grabación de los medios electrónicos o digitales. Hoy en día, son éstos últimos los más utilizados. Las entidades públicas y privadas registran sus documentos en los "discos duros" de las computadoras o en chips que constituyen también parte del ordenador.
El proceso de traspaso del documento original en papel hacia un nuevo soporte de memoria es denominado fase de "micrograbación". Es en este período, y utilizando los medios tecnológicos, que copiamos el contenido de un documento en papel, el que quedará grabado y archivado en un nuevo soporte (que podría ser un rollo, una microficha, un disco duro, un chip, etc.). Pero traspasar el contenido de un documento hacia una nueva "memoria" requiere de equipos aptos que garanticen la fidelidad en la reproducción de los textos, así como la nitidez, inalterabilidad, seguridad y fijeza del archivo. Estas condiciones, sumadas a la presencia y actuación del Fedatario Juramentado, otorgarían certeza de la veracidad del contenido de una microforma.
Las empresas que desearan transferir el contenido de sus documentos en soporte papel hacia las memorias de equipos de nueva tecnología, requerirán de maquinarias e instrumentos adecuados. De no poseerlos, podrán adquirir los servicios de una empresa especializada en procesos de micrograbación. Dichos equipos -referimos en el párrafo anterior- deberán garantizar que los documentos micrograbados no puedan ser alterados posteriormente y preverán los sistemas de seguridad necesarios para que éstos queden fijos en las nuevas memorias, evitando su posterior desaparición. Por ello, la norma ha exigido que los equipos utilizados para estos procedimientos superen un proceso de calidad, evaluación a cargo de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual - INDECOPI. Esta Comisión publicó el 16 de enero de 1998 la Resolución 068-97-INDECOPI/CTR, que aprobaba las normas técnicas requeridas por los equipos utilizados para la creación de microformas. Así, la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-1 1997 establece los requisitos para las organizaciones que operan con sistemas de producción de microformas en la modalidad de micropelículas y microfichas, mientras que la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2 1997, estipula los requisitos para las organizaciones que operan sistemas de producción de microformas utilizando medios de archivos electrónicos. De detentar estas cualidades, la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI expedirá un certificado de idoneidad técnica de los equipos.
Para ejecutar un proceso de micrograbación -es decir, la operación de traspaso del contenido de un papel hacia un soporte magnético u otros- se exige al Fedatario Juramentado una conducta diligente que evite cualquier alteración o manipulación de los documentos. El Decreto Legislativo y su reglamento precisan que este funcionario iniciará el proceso de micrograbación emitiendo un acta de apertura que será micrograbada como encabezamiento a los documentos que la empresa contratante micrograbará. Finalizado el proceso, se expedirá un acta de cierre que también será micrograbada como epílogo al conjunto de archivos. Estimamos que ambas actas debieran ser rubricadas por el Fedatario mediante firma electrónica, lo que permitiría no sólo la identificación del funcionario, sino la legalidad de su título y ejercicio. Finalmente, luego de revisado el nuevo medio portador, se emitirá un acta de conformidad la que certificará la inexistencia de errores y fidelidad del contenido de los documentos micrograbados.
Además, dispone la norma general en su artículo 7º que: "Los procesos de micrograbación se deben efectuar bajo la dirección y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública (...)", es decir, el notario público o el Fedatario Juramentado. Este párrafo se entendería apoyado por el reglamento cuando dispone en el segundo párrafo de su artículo 20º que: "(...) Una vez extendida el acta de apertura, el notario o fedatario establecerá la vigilancia del proceso de micrograbación, en la forma y con los métodos que considere idóneos (...)". Estas disposiciones supondrían que los dadores de fe, notarios o Fedatarios Juramentados, deberán estar presentes durante todo el proceso de micrograbación. Sin embargo, el mismo reglamento los excusaría de esta obligación al prescribir también en el segundo párrafo del artículo 20º que: "(...) Asimismo, puede coordinar con la empresa interesada la metodología para proporcionarle las actas de cierre necesarias para cada rollo y para la microficha que las requiera, adoptando las precauciones que considere razonables, a su criterio; con cargo a la verificación final y definitiva para el acta de conformidad". El artículo 26º del mismo reglamento corroboraría este supuesto al determinar en su primer párrafo que: "Los notarios y fedatarios tomarán las providencias razonables para la supervisión del proceso de micrograbación. No tienen obligación de estar presentes durante todo el procesamiento técnico de la grabación; pero harán las comprobaciones necesarias para dar fe de lo actuado y emitir las actas de conformidad. Pueden emplear para tal efecto ayudantes técnicos. En todo caso, la corrección y fidelidad de la documentación es de responsabilidad exclusiva de la empresa dueña de los archivos; y la corrección y fidelidad de su grabación es de responsabilidad solidaria de la empresa que presta el servicio de micrograbación y de la empresa dueña de los archivos. El notario y el fedatario verifican, con los métodos que consideren suficientes, los resultados de las micrograbaciones; y suscriben las actas referidas en la Ley y en el Reglamento".
Tropezamos entonces con el problema de la responsabilidad que concierne al Fedatario Juramentado, y porque no, también al notario. El Decreto Legislativo estipuló que el proceso de micrograbación se ejercería bajo dirección y responsabilidad del Fedatario Juramentado, lo que permitiría presumir que cualquier adulteración o inverosimilitud del contenido de una microforma tendría como infractor al dador de fe, empero, el reglamento transfiere esta responsabilidad a la empresa dueña de los archivos y a la empresa que prestó el servicio de micrograbación. Aclara el reglamento en su artículo 27º que: "Las empresas referidas en el artículo 14 de la Ley -es decir, entidades que cuenten con los equipos técnicos de micrograbación y que permitan la visualización de las microformas- deben designar funcionarios responsables de su microarchivo, con poderes de representación de la empresa. Estos representantes deben suscribir las actas previstas en este Reglamento, asumiendo en nombre de la empresa las responsabilidades que correspondan por la correcta aplicación del Reglamento y de la Ley, la fidelidad de las micrograbaciones y la conservación inalterada de éstas".
A nuestro criterio, el Fedatario Juramentado está exigido de cumplir su labor con celo y diligencia. Para ello, debe observar dos condiciones fundamentales que resaltarán dicha atención. Primero, requerirá a la empresa de micrograbación el certificado de idoneidad técnica de los equipos a utilizar (lo que incluye el instrumental físico conocido como hardware y el programa respectivo o software). La presentación de dicho certificado otorgará la confianza de que el material a emplear concederá la fidelidad, nitidez, inalterabilidad, fijeza y durabilidad de la microforma. Seguidamente, el Fedatario Juramentado deberá estar presente durante todo el proceso de micrograbación, corroborando la igualdad del contenido del documento en papel con el contenido en el nuevo soporte. Esta función debiera ser intransferible. En caso de requerirlo, éste funcionario estaría acompañado de un técnico especialista en sistemas o nuevas tecnologías.
Recordemos que el Fedatario Juramentado es un abogado de carrera mas no un profesional de sistemas. Sí se le demanda conocer las pautas mínimas para entender el proceso de micrograbación, así como la terminología tecnológica más utilizada, para ello ha sido capacitado. Cumplidos estos dos requisitos, afirmaremos que el Fedatario ha sido diligente en la ejecución de sus funciones. De aparecer a posteriori alguna alteración en las microformas, no puede imputársele la comisión de una infracción. Recordemos que el vertiginoso avance tecnológico crea nuevos modos de vulnerar archivos y programas. Un ejemplo de ello es la existencia de los "hackers", personas dedicadas -mediante la creación de programas especiales- a transgredir sistemas de seguridad informáticos y alterar según su arbitrio la información de los sistemas. Será en todo caso, responsabilidad de la empresa dueña de los archivos, el mantener un adecuado sistema de protección de las microformas (lo que puede desarrollarse a través de la oficina de informática de la empresa o manteniendo contacto con la empresa de micrograbación).
En todo caso, la responsabilidad del Fedatario Juramentado se justificaría de comprobarse que éste modificó dolosamente -en parte o en su totalidad- el texto de una microforma o microduplicado. Dicho acto, como lo estipula el artículo 19º del Decreto Legislativo, sería considerado delito contra la fe pública. Opinamos que este artículo albergaría también los supuestos -previa comprobación- de que este funcionario hubiera intervenido en la creación de falsos documentos que luego fueran micrograbados, o que autorizó la destrucción de documentos sin permitir su previa micrograbación. Sería indispensable añadir que éste delito no puede imputarse al Fedatario sin la existencia de medios probatorios concretos, pues de hallarse adulteraciones en las microformas, debe considerarse que éstas no estuvieron en su posesión, por lo que la responsabilidad penal debiera ser asumida por la empresa que tiene a su cargo los archivos.
No podemos pretender responsabilizar al Fedatario Juramentado por los errores del sistema o las inseguridades que éste brinde, ni por la maniobras maliciosas de terceros, pues entonces no habremos creado una institución de apoyo a la modernidad sino mas bien, un culpable antes de la comisión del delito. Ello, no significa tampoco que el Fedatario no adquiera responsabilidades sobre la labor que realiza.
Asimismo, estimamos que de hallarse dentro de las microformas documentos ilegítimos que reflejaren transacciones no realizadas por la empresa u operaciones dudosas, no podría imputarse al Fedatario la comisión del delito contra la fe pública ni su participación en alguna irregularidad. El Fedatario debe observar el proceso de micrograbación de los documentos que la empresa pone a su disposición, mas no está autorizado para investigar la veracidad de los mismos. Hacerlo implicaría incurrir en el delito de usurpación de funciones pues esta labor fiscalizadora correspondería a otros funcionarios (fiscales, peritos judiciales, auditores de la administración tributaria, etc.). En todo caso, sí podría ser requerido como testigo ante la apertura de un proceso judicial. El apoyar el proceso de micrograbación no significa que el contenido de los documentos manipulados haya sido redactado por el Fedatario. Además, este funcionario no es un perito especializado en detectar falsas documentaciones. Es como el caso de quien acude al notario para realizar una operación. Al solicitársele su documento de identidad y mostrarlo, es acto suficiente para que el notario efectúe su función. El notario no puede saber si dicho documento es falso, le basta tal presentación para empezar a laborar.
Estimamos también la necesidad de que el acta de cierre de las microformas incluya una pequeña sumilla del contenido de los documentos más importantes (confidenciales), pues de ser éstos posteriormente alterados, se contaría no con una copia de seguridad mas si con un indicador de la existencia de dicha variación.
Culminado el proceso de micrograbación se expedirá -como ya se dijo- un acta de conformidad, cuya copia se entregará al interesado en calidad de testimonio. De necesitarse posteriormente imprimir las microformas en papel, el Fedatario Juramentado certificará las copias emitidas aduciendo que el contenido del papel es aquel que consta en el archivo de microforma. Esta autenticación, como bien lo resalta el último párrafo del artículo 9º de la Ley "(...) no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido". Al hablar de contenido, estimamos que la norma aduce que el Fedatario no da fe de la veracidad del hecho descrito en el texto, ello serviría como sustento de los afirmado en el párrafo anterior.
IV. El Fedatario Juramentado como especialista en Informática
La norma general y el reglamento describen la figura del Fedatario Juramentado sin otorgarle una calificación exclusiva que describa el ámbito de desempeño de sus funciones. No obstante, es el contexto de la norma el que circunscribe su actividad a la intervención de equipos de nueva tecnología. Es decir -y para estar acordes con la modernidad- al uso de equipos informáticos.
Desde 1991, año en que se expidió el Decreto Legislativo Nº 681 y hasta 1997, fueron los notarios públicos los encargados de dar fe de los documentos micrograbados. La institución del Fedatario Juramentado se revelaba como una figura cuyos atributos y beneficios no habían sido aún apreciados por el ámbito comercial y público, lo que provocó su ausencia dentro del medio.
Hasta aquel entonces -enero de 1997- ninguna entidad había capacitado a abogados con miras a la obtención del título de Fedatario Juramentado. El Decreto Legislativo facultaba a los Colegios de Abogados y a los Colegios de Notarios a expedir el correspondiente "certificado de idoneidad técnica" requerido para desempeñar esta función. Para ello, expuso el reglamento en su artículo 6º, dichas entidades debían organizar cursos de capacitación tendientes a la adquisición del diploma respectivo. Sin embargo, el reglamento facultaba a una tercera entidad, el Archivo General de la Nación, a organizar los cursos de capacitación y expedir el diploma de idoneidad técnica.
En febrero de 1997, el Colegio de Abogados de Lima implementó un curso de especialización destinado a la obtención del diploma de idoneidad requerido para optar el grado de Fedatario Juramentado. Para ello estableció el dictado de cuatro cursos: Inglés Técnico, Derecho Informático, Informática Jurídica e Infoética. Cada asignatura demandaba la redacción de trabajos de investigación y la aprobación de exámenes. Culminado el dictado de las materias, el postulante preparaba una tesis, trabajo que luego de su respectiva aprobación, era sustentado ante un jurado. Cumplidos estos requisitos, el Colegio de Abogados de Lima expedía el "Diploma de Idoneidad Técnica". Tal como lo determinaba la norma, la primera promoción de Fedatarios juró el cargo ante el juez designado por el Presidente de la Corte Superior de Lima y registró sus firmas en el libro que para tal efecto aperturó el Colegio de Abogados. El Título emitido anotó la denominación de "Fedatario Juramentado en Informática", término que no consigna la norma pero que, creemos, resulta acertado para delimitar el campo de acción del Fedatario Juramentado. Es esta la razón por la que hemos utilizado dicha expresión en el encabezamiento de este artículo. Bueno sería modificar el Decretó Legislativo y su reglamento para añadirlo.
Dicho esfuerzo es loable pues permite el inicio y expansión de esta nueva institución, no obstante, creemos necesarias algunas modificaciones que garanticen la capacidad y autenticación de quien se presente como Fedatario Juramentado.
Al otorgar el Decreto Legislativo la prerrogativa de capacitar Fedatarios a dos instituciones distintas -Colegios de Abogados y Colegios de Notarios- y extender el reglamento tal facultad al Archivo General de la Nación, estimamos que no se garantizaría un igual nivel de adiestramiento del funcionario. Ninguna de las normas citadas establece los cursos básicos a seguir ni su duración. El reglamento sólo exige la aprobación de un examen de conocimientos. A nuestro juicio, el aprendizaje debiera incluir cursos prácticos que permitan al futuro Fedatario conocer el desarrollo de un proceso de micrograbación, así como un curso especial de legalización que permita el buen manejo de las actas, testimonios y libros que el funcionario otorgará y manejará durante el desempeño de su función.
Bajo la actual legislación, cada Colegio de Abogados puede organizar su propio curso de especialización, emitir los "diplomas de idoneidad técnica" y registrar a los Fedatarios Juramentados otorgándoles un número de registro. El funcionario sólo podría laborar en la jurisdicción de dicho Colegio profesional. Estimamos que no puede limitarse la actuación del Fedatario Juramentado a una jurisdicción ya que muchos de los documentos micrograbados son enviados mediante el uso de redes a sucursales de provincias e incluso al exterior. La emisión de copias en un lugar distinto al de la micrograbación requerirá de la presencia del Fedatario que certificó dicho proceso técnico. Incluso, la existencia de iguales números de registro, aunque en jurisdicciones distintas, conllevaría el inconveniente de distinguir e identificar adecuadamente al funcionario.
Propondríamos una modificación de la norma que destinaría en el Ministerio de Justicia, la facultad de nombrar Fedatarios Juramentados. Esta entidad poseería un único libro de registro de Fedatarios y otorgaría a cada funcionario un único número de registro. El Ministerio de Justicia establecería los cursos indicados para una adecuada capacitación, así como el correspondiente temario. Para facilitar esta labor, delegaría la tarea de adiestramiento a entidades, entre las que se incluirían a los Colegios de Abogados, Colegios de Notarios, Archivo General de la Nación, universidades, etc. Obtenido el "diploma de idoneidad técnica", la entidad capacitadora comunicará del hecho al Ministerio de Justicia, organismo que registrará la firma del Fedatario, le otorgará su número de registro y autorizará el inicio de sus funciones. Esto permitirá -si no logra evitarlo- la disminución en la aparición de falsos Fedatarios Juramentados o la falsificación de diplomas de idoneidad técnica. El registro hecho ante el Ministerio de Justicia no debiera mal interpretarse y confundir al Fedatario como un dador de fe investido con la autoridad de un notario.
La Ley 26612 añadió al artículo 4º del Decreto Legislativo Nº 681, la obligación del Fedatario Juramentado de capacitarse periódicamente, con miras a su ratificación como funcionario dador de fe.
"Los Fedatarios Públicos y Particulares juramentados deberán, periódicamente, una vez obtenido el certificado de idoneidad técnica, tener una capacitación continua a través de cursos, seminarios de actualización y especialización que serán organizados por el Colegio de Abogados y/o por el Colegio de Notarios de su jurisdicción, en jurisdicción, en concordancia con lo establecido en el artículo 6º del D.S. Nº 009-92-JUS. Esta obligación deberá ser cumplida en forma constante por los Fedatarios Públicos y Privados y generará el puntaje que precise el reglamento, para efectos de su ratificación cada cinco años. La ratificación será realizada por el Colegio de Abogados y/o Notarios que emitió el certificado de idoneidad técnica, previa evaluación académica, conforme el procedimiento precisado en el Reglamento".
Dicho párrafo no dispone expresamente que los notarios públicos deban cumplir esta exigencia. Al estipular que los Colegios de Notarios pueden organizar cursos de actualización y ratificar a los funcionarios que obtuvieron en su entidad el diploma de idoneidad técnica, puede entenderse que la norma impone también a los notarios tal condición. A su vez, podría comprenderse que el Colegio de Notarios está facultado para expedir diplomas de idoneidad técnica a quienes no desempeñen la función de notario mas sí deseen ejercer la de Fedatario Juramentado. En todo caso, sólo dicha persona tendría que capacitarse y solicitar la ratificación de su cargo al quinto año de ejercicio. De otro lado, la norma determina que el proceso de actualización generará un puntaje, el que alcanzado, permitirá la ratificación del cargo de Fedatario Juramentado. No obstante, el reglamento no especifica dicho puntaje. Tampoco faculta a las entidades encargadas de la capacitación, a establecerlo.
V. La institución del Fedatario Juramentado como apoyo al notariado
La función del Fedatario Juramentado no debe equipararse a aquella efectuada por el notario, cuya investidura lo convierte en dador de fe de los actos jurídicos celebrados entre privados, así como portador de certeza de otras situaciones. El campo de actuación del Fedatario Juramentado se circunscribe a los actos realizados mediante el uso de equipos de nueva tecnología (por ello nuestra propuesta de titular al cargo como "Fedatario Juramentado en Informática"). Ello incluiría el otorgar certitud de los actos digitales y creaciones de documentos electrónicos. El Fedatario Juramentado no puede consignar escrituras públicas, ni actas de transferencias de bienes muebles registrables, etc. Redacta tan sólo cuatro tipos de actas: acta de apertura, acta de cierre, acta de retoma y acta de comprobación. Otorga testimonio de dichas actas y finalmente, autentica las copias impresas de las microformas.
El Fedatario Juramentado, entonces, reviste menos funciones. La propia norma reconoce la mayor potestad notarial. Por ejemplo, se exige al Fedatario Juramentado el uso de libros de registro de actas. Culminadas sus funciones como tal, dichos libros y todo su legajo será trasladado al notario más cercano de su jurisdicción, tal como lo dispone el artículo 19º del reglamento: "En caso de que por cualquier razón deje de actuar un fedatario juramentado, sus archivos de actas serán entregados a una notaría del lugar, para su conservación y administración". Agrega éste artículo que el juez civil aprobará esta medida. El reglamento también dispone que el Fedatario juramentado puede laborar en una notaría, en cuyo caso se le calificará como funcionario público.
El Fedatario juramentado, se convierte, entonces, en un apoyo al notariado, ya que los documentos a traspasar del papel hacia los soportes tecnológicos son abundantes. Los notarios públicos no abastecerían la demanda del mercado y su presencia constante en los procesos de micrograbación descuidaría sus demás funciones. La existencia de un funcionario que sólo otorgue certeza de los procesos realizados mediante el uso de equipos de nueva tecnología -actuando en el mercado, paralelamente al notario- permitirá una mayor eficacia en los procesos de micrograbación.
VI. El Fedatario y las instituciones públicas
El 31 de mayo de 1996 se emitió el Decreto Legislativo Nº 827, publicado el 5 de junio de aquel año. Dicha norma ampliaba los alcances del Decreto Legislativo Nº 681 a las entidades del Estado, ya que las autorizaba a convertir sus archivos a "microarchivos". Actualmente, tal decisión parece haber cobrado efecto, pues el 31 de diciembre de 1998 se publicó la Ley Nº 27038, Ley que modificaba el Decreto Legislativo Nº 816 - Código Tributario y Normas Conexas y que acordaba en su décima disposición final, conceder a dos importantes organismos estatales, el permiso de traspaso de sus documentos en papel hacia soportes tecnológicos: "Se autoriza a la SUNAT y ADUANAS y al Tribunal Fiscal a sustituir su archivo físico de documentos permanentes y temporales por un archivo en medios de almacenamiento óptico, microformas o microarchivos o cualquier otro medio que permita su conservación idónea. (...)".
El traspaso de los documentos en papel hacia soportes magnéticos, permitiría a las entidades públicas un ahorro de costos, espacio y sobre todo un orden de trabajo, ya que contarían con medios de almacenamientos que les proporcionarían la pronta ubicación y lectura de sus archivos. Sería interesante iniciar un proyecto de micrograbación con el Poder Judicial. Así, se trasladarían las causas ya consentidas y/o ejecutoriadas hacia soportes digitales y se conservaría el contenido de los expedientes. Su almacenamiento en bases de datos especiales permitiría también el estudio de los casos similares para emitir jurisprudencia o establecer los principales criterios jurídicos aplicados por los jueces.
Claro está que dicho proyecto generaría un conflicto entre el juez y el Fedatario Juramentado, pues actualmente el juez ordena al secretario de juzgado el emitir copias certificadas de los documentos procesales. Dado que los expedientes a micrograbar están a su cargo, podría éste estar autorizado a autenticar el proceso de micrograbación, así como las copias que posteriormente se impriman en papel. En todo caso, el dilema se resolverá sólo de presentarse tal situación.
El decreto Legislativo Nº 681 introdujo en el Perú, aunque no expresamente, el concepto de "documento electrónico", tema tratado dentro de la doctrina del Derecho de la Informática. Su existencia y valor legal se supeditan a la certificación otorgada por dos funcionarios: el notario público o el Fedatario Juramentado.
Muchas de las instituciones jurídicas que hoy prevalecen en nuestro país han sido tomadas de sistemas jurídicos distintos (es el caso del Tribunal Constitucional, figura importada de la Legislación española; o el caso del Defensor del pueblo, institución de origen europeo denominada originalmente "ombudsman"). Sin embargo, el Perú, ha creado una figura novedosa y sienta con ello un precedente que podría resultar apetecible para otras legislaciones (por ejemplo, Estados Unidos ha constituido actualmente la figura del cibernotario, aunque este funcionario aún no está en ejercicio). Depende entonces del legislador el otorgar a la institución del Fedatario Particular Juramentado -institución puramente peruana- un mayor desarrollo que permita no sólo su exportación sino, sentar pautas para mejor resolver los conflictos e incertidumbres jurídicas que el desarrollo de la informática plantea al mundo de hoy y al próximo siglo.
El "Fedatario Particular Juramentado mantiene plena independencia de las empresas a quienes presta sus servicios. Ello lo convierte en un tercero neutral ajeno a las negociaciones o al giro empresarial, lo que, sumado a la constante capacitación que en técnicas informáticas y tecnológicas recibe, lo convierte en un candidato ideal para resolver conflictos dentro del ciberespacio. El Fedatario podría desarrollarse como un conciliador entre las empresas que hubieren encontrado desacuerdos en las celebraciones de sus contratos mediante medios electrónicos. Podría actuar como mediador o conciliador en aquella disputas en que las partes requieran la utilización de medios electrónicos para comunicarse. Incluso, porque no, su preparación y constante contacto con la nueva tecnología podría desarrollarlo como un profesional ad-hoc para actuar como árbitro en estos conflictos.
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