Source: https://es.scribd.com/doc/55623005/Metodologia-para-el-Proceso-de-Planificacion-y-Evaluacion-2008
Timestamp: 2016-05-01 23:51:12+00:00

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METODOLOGÍA PARA EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACION
2.1 LEY DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA Y DE PRESUPUESTOS PÚBLICOS NO. 8131 2.2 MANUAL DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LAS ENTIDADES Y ÓRGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN 2.3 DIRECTRIZ SISTEMA DE VALORACIÓN DE RIESGO INSTITUCIONAL
III. OBJETIVO DE ESTA METODOLOGIA IV. PLANIFICACION
4.1 PLANIFICACION ESTRATEGICA 4.1.1 DEFINICIÓN 4.1.2 PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 4.1.3 PASOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 4.1.4 DIAGRAMA PLAN ESTRATÉGICO 4.2 PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO) 4.2.1 DEFINICIÓN 4.2.2 PASOS PAO DEPARTAMENTAL 4.2.3 DIAGRAMA PLANES ANUALES OPERATIVOS
5 5 5 6 9 10 10 10 15
V. METODOLOGIA PARA LA EVALUACION DE LA GESTION (PAO´s)
5.1 INTRODUCCIÓN 5.2 OBJETIVOS Y FINES DE LA EVALUACIÓN 5.3 RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN 5.3.1 JERARCA Y TITULARES SUBORDINADOS 5.3.2 UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN
No. PAGINA 5.4 COMPONENTES DEL PROCESO DE EVALUACIÓN 5.4.1 PLAN ANUAL OPERATIVO 5.4.2 MATRÍZ DE EVALUACIÓN 5.4.3 INFORMES DE EVALUACIÓN 5.4.4 PASOS PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 5.4.5 FORMULARIO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (PAO`S) 21 21 22 22 23 24
6.1 INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES ANUALES OPERATIVOS (PAO´S) DE LOS DEPARTAMENTOS 6.1.1 INTRODUCCIÓN 6.1.2 BASE LEGAL 6.1.3 PASOS PAO DEPARTAMENTAL 6.1.4 MATRÍZ PLAN ANUAL OPERATIVO PAO INSTRUCCIONES LLENADO MATRIZ PLAN ANUAL OPERATIVO 6.2 LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE INDICADORES 6.3 LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS ESTRATÉGICOS PAO`S 6.3.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN, NUEVAS TECNOLOGÍAS Y REQUERIMIENTOS DE EQUIPO SOFTWARE 6.3.2 CAPACITACIÓN 6.3.3 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN 6.3.4 REMODELACIÓN DE OFICINAS 6.3.5 ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 6.4 PROCEDIMIENTO Y PROGRAMACIÓN DE LOS PLANES ANUALES OPERATIVOS (PAOs) y PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES 2010 6.5 GRÁFICO PROCESO PLANIFICACIÓN 6.6 GLOSARIO
26 26 26 26 27 28 29 31 31 31 32 33 33 34 38 39
metodología-planif-eval-ajust—FINAL-RIESGOS-101208jhg
El Departamento de Organización y Métodos, como Unidad Técnica encargada de conducir y orientar el proceso de planificación en coordinación con la Comisión de Planificación Institucional, ha estimado pertinente formular y presentar la presente metodología del proceso de planificación, que contiene los elementos que deben servir como guía para que a nivel institucional y de todas las unidades de la organización se formulen los planes anuales operativos (PAO), en congruencia con el Plan Estratégico del Área Técnico Administrativa, las directrices institucionales y la normativa aplicable. Es importante citar que previo a organizar, dirigir, evaluar y controlar, las organizaciones deben elaborar planes que den dirección y propósito a la organización, en dicho proceso debe definirse ¿Qué debe hacerse?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿quién lo hará?. El propósito fundamental de la planificación es establecer y promover los medios organizacionales, para el alcance de los objetivos institucionales. Ello conlleva a la revisión de la misión y visión de la entidad, sus valores, el análisis del entorno y el establecimiento de objetivos, políticas y estrategias. Para ello se establecen los planes de largo, mediano y corto plazo, que sirven de instrumento, para la ejecución, seguimiento, evaluación y control de las actividades y recursos con criterios de eficiencia, eficacia y economicidad. organización. Hay que recordar que la planificación es un proceso que no termina cuando se formula un plan, ya que los planes deben ponerse en práctica. Además debe tenerse en cuenta que los planes, durante el proceso de implementación y control, pueden requerir modificaciones que se tornan necesarias para el logro de los objetivos. Por ese motivo un aspecto importante en la planificación es el análisis, evaluación y toma de decisiones, que permita desarrollar cursos de acción para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Ese proceso debe culminar con el rendimiento de cuentas de la
Es evidente que sin la planificación, no es posible cumplir con los objetivos institucionales y de las diversas unidades como valores agregados del proceso legislativo, sobre todo en la actualidad, en que los cambios tecnológicos, factores económicos, procesos de apertura y exigencias de los usuarios se hace casi imposible que el Primer Poder de la República, cumpla con todas las expectativas de la ciudadanía, por lo que debe establecer prioridades con base en los recursos asignados. II. BASE LEGAL
LEY DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA Y PRESUPUESTOS PÚBLICOS, NO. 8131. La Ley 8131 “Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos”, establece respecto de la planificación en el artículo 4 “todo presupuesto público
deberá responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, así como a los principios presupuestarios generalmente aceptados”.
En el numeral 5 inciso e) se recoge el Principio de Programación, que indica que:
“Los presupuestos deberán expresar con claridad los objetivos, las metas y los productos que se pretenden alcanzar, así como los recursos necesarios para cumplirlos, de manera que puedan reflejar el costo”.
Asimismo, dicha Ley, en el artículo 55 establece lo siguiente: “Las entidades y los
órganos indicados en los incisos a), b), c) y d) del artículo 1 de esta Ley, presentarán los informes periódicos y finales de evaluación física y financiera de la ejecución de los presupuestos, así como los informes de gestión, resultados y rendimiento de cuentas, conforme a las disposiciones tanto del Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica como la Contraloría General de la República, para los efectos de evaluar el sector público. Las fechas para presentar los informes periódicos serán fijados por el Reglamento de esta Ley. Sin embargo, los informes finales deberán presentarse a más tardar el 1º de marzo de cada año”.
Las anteriores disposiciones normativas.
En el 3. establecen claramente la responsabilidad de la Administración Activa. así como el compromiso requerido para su cumplimiento”.
MANUAL DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LAS ENTIDADES Y ÓRGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN
El “Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización”. en el apartado 3-2.3 de ese capítulo consigna: “Los planes de la institución
deberán establecer los mecanismos. de formular planes de largo. sectores.2. así como objetivos. publicada en la Gaceta No 134 del 12 de julio del 2005.
Asimismo el apartado 3. compartida por el jerarca y los titulares de Obviamente esa responsabilidad es todas las unidades organizacionales. según el artículo 18 de la Ley General de Control Interno el cual establece: “Todo ente u órgano
deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas. criterios e indicadores que la Administración usaría para dar seguimiento al avance en el cumplimiento de esos planes y la medida en que han contribuido a satisfacer las metas. metas y políticas establecidas con base en un conocimiento adecuado de los medios interno y externo en que la organización desarrolla sus operaciones”. los objetivos y la misión institucionales”. mediano y corto plazo para promover la eficiencia y eficacia institucionales.4 se señala: “Divulgación de los planes: Los planes deberán ser divulgados
oportunamente entre el personal respectivo para procurar un conocimiento y una aceptación generales. actividades o tareas que de conformidad con sus particularidades permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático a fin de analizar y
.3 DIRECTRIZ SISTEMA DE VALORACIÓN DE RIESGO INSTITUCIONAL La presente propuesta metodológica. Capítulo “Evaluación de Riesgos” menciona: “La identificación y evaluación de los riesgos
como componente del control interno. tiene su origen en la Directriz RCO-64 del 01 de julio del 2005. debe ser sustentado por un sistema participativo de planificación que considere la misión y visión institucionales.
con la consecuente capacitación de sus componentes y el apoyo de la Administración.
Ello conlleva al análisis periódico de la misión. adecuar la organización y evaluar los cambios internos y externos que inciden en ella. mediante planes estratégicos y planes anuales operativos. sino un instrumento que permita el análisis. Para ello se hace necesario también. con el objeto de mejorar los procesos organizacionales desde una óptica de mejora continua.
Esta no constituye una herramienta inflexible. considerando que dichos procesos deben de ser abordados de una forma integral y estar reflejados en los procesos Institucionales . las estrategias y los planes para la mejor toma de decisiones y la obtención de óptimos resultados.administrar el nivel de dicho riesgo. los objetivos. criterios y directrices que serán obligatorios y prevalecerán por los que se les opongan sin menoscabo de la obligación del jerarca y titulares subordinados referidos en el artículo 14 de esta ley”. guía y orientación para el proceso de planificación.
La Contraloría General de la República establecerá los
criterios y las directrices generales que servirán de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes seleccionados.
III. por parte de las diversas unidades organizacionales. visión.
OBJETIVO DE ESTA METODOLOGÍA
El presente documento tiene como objetivo definir metodológicamente el proceso de planeación (planificación estratégica y planes anuales operativos) y su integración con los procesos de control interno y evaluación de riesgos Institucionales.
PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Los principales propósitos de la planificación estratégica. políticas y estrategias para desarrollar planes. ayuda a prever los problemas antes de que surjan y a afrontarlos antes de que se agraven. valores. mediante el análisis de la misión. DEFINICION
El proceso de desarrollar una estrategia se llama planificación estratégica. ofrece pautas para las actividades de la organización.1.
4. concentra el esfuerzo sistémico de una organización al establecer propósitos.1. visión. objetivos y entorno de la Institución. permitiendo reconocer entre las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellos.1
4. son: a) Imprimir dirección a las decisiones.
La planificación estratégica. ya que le brinda objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlos a la vez.
refiere a la actividad de “moldear” el futuro (a largo plazo). objetivos. que la toma anticipada de decisiones.IV.1.
de manera que se puedan cumplir los objetivos de la organización.
4. f) Promover la eficiencia. PASOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
El Plan Estratégico. eficacia y economicidad. e) Crear una cultura de planificación de largo plazo en las soluciones para categorizar problemas controlables y no controlables. mediante la evaluación permanente.3. Comprende los siguientes pasos:
. comprende dos fases o módulos: fase de investigación y diagnóstico ( FODA) y formulación del plan.1.b) Desarrollar planes y estrategias de acción. c) Identificar y analizar los factores que serán clave en el éxito de las estrategias. que consiste en realizar un análisis tanto a nivel interno como externo de la organización.
Fase de investigación y diagnóstico (Análisis FODA)
Consiste en recopilar datos mediante un diagnóstico institucional que proporciona información para seguir el proceso de planeación estratégica. d) Establecer metas realistas. Para esta fase es usual aplicar el análisis FODA.
Comprende un análisis del entorno de la
organización. c)
Valores: Consiste en definir los principios éticos y morales que
guían a la entidad y su personal. los recursos humanos y
técnicos disponibles y otros. lo cual se estructura en un plan estratégico. estableciendo las FORTALEZAS y DEBILIDADES y su incidencia en la organización.
Consiste en definir la forma en como atacar los problemas detectados en el análisis anterior.
Misión: Consiste en definir o revisar la misión institucional la cual
se define como la razón de ser de la entidad que justifica su existencia.
una evaluación de los
la estructura organizacional. estableciendo las OPORTUNIDADES Y AMENAZAS y su incidencia en la organización. la cual
indica hacia dónde quiere ir la entidad.
Comprende la revisión de la visión institucional.
Son factores claves para lograr el mejoramiento institucional.d) Políticas Institucionales:
declaraciones o lineamientos
generales que guían el proceso en acciones necesarias a considerar en la formulación del Plan.
. rutas a seguir para lograr las metas. f)
Son declaraciones cualitativas o
cuantitativas que describen qué resultados se esperan alcanzar. Son cursos generales de acción. e) Estrategias: Son declaraciones generales de cómo la organización usará sus recursos. Deben ser realistas y alcanzables. Políticas que define la Administración superior y que se encuentran en el Poder Ejecutivo. fortalezas y oportunidades para el logro de los objetivos estratégicos.
DIAGRAMA PLAN ESTRATEGICO
FASE DE INVESTIGACIÓN Y DIAGNOSTICO (FODA)
EL PLAN POLITICAS INSTITUCIONALES
4. En éste se consignan los objetivos. como unidad técnica conductora del proceso de planificación. y personal en general. facilitadores.
El PAO de los departamentos. resume las principales actividades de carácter estratégico y ordinario que lleva a cabo cada departamento. productos.1
El Plan Anual Operativo.2. actividades. como medio de seguimiento y evaluación para el logro de los fines organizacionales. indicadores.
El PAO debe ser producto del análisis de un trabajo de equipo que involucre a la Dirección del Departamento. El facilitador
constituye un apoyo a la Dirección y personal en todo el proceso del PAO y es el enlace directo con el Departamento de Organización y Métodos. además de programar las diversas actividades de las unidades organizacionales y de la institución para cada año.
. responsables y plazo.2 PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO)
4. visión y objetivos institucionales y por ende del plan estratégico. y que deben estar en consonancia con la misión. metas. es el instrumento para operacionalizar en el corto plazo los planes de largo plazo (planes estratégicos). para el alcance de sus objetivos y prestación de servicios (valor agregado).
que consiste en realizar un análisis tanto a nivel interno como externo de la organización.4. para el alcance de sus objetivos y prestación de servicios y que deben estar en consonancia con el Plan Estratégico.2
PASOS PAO DEPARTAMENTAL
Los PAO´s de los Departamentos contienen las actividades de carácter relevante y ordinario que lleva a cabo un departamento. la misión y los objetivos institucionales. los recursos humanos y técnicos disponibles y otros. comprende dos fases : La fase de investigación y diagnóstico ( FODA) y la formulación del Plan.
. estableciendo las FORTALEZAS y DEBILIDADES y su incidencia en la organización.
Consiste en recopilar datos mediante un diagnóstico que proporciona información para seguir el proceso de planificación.2. la estructura organizacional.
El Plan Anual Operativo de los departamentos. Comprende los siguientes pasos:
 Análisis Interno: Consiste en realizar una evaluación de los clientes. Para esta fase es usual aplicar el análisis FODA.
Consiste en definir la forma en cómo atacar los problemas detectados en el análisis anterior y debe considerar los siguientes elementos:
 Misión: Constituye la razón de ser del Departamento. cómo se ve éste
en el futuro. Debe revisarse anualmente para redefinirla en caso de que se considere pertinente.  Visión: Indica hacia dónde quiere ir el departamento. Debe estar en concordancia con la Misión Institucional y
puede ser sujeta de revisión y ajuste. que justifica su existencia.
. estableciendo las OPORTUNIDADES Y AMENAZAS y su incidencia en la organización. fortalezas y oportunidades para el logro de los objetivos.  Estrategias: Son declaraciones generales de cómo la organización
usará sus recursos. Análisis Externo: Comprende un análisis del entorno de la organización.  Políticas: Son declaraciones o lineamientos generales que guían el
proceso en acciones necesarias a considerar en la formulación del Plan.  Valores: Son los principios que guían al personal del departamento y
deben estar en consonancia con los principios institucionales.
tanto desde el punto de vista estratégico como de su actividad ordinaria.
. Su medición debe hacerse en términos de
cantidad (absoluta o porcentual) y calidad. Deben contener los resultados que se esperan conseguir. ( Ver Glosario).  Metas: Magnitud o nivel esperado de los resultados que se espera o prevé alcanzar en el departamento. que se
derivan de los objetivos generales. Tienen iguales características que éstos. etc). por ello
constituyen un parámetro del desempeño del departamento. área o unidad a sus clientes. Responden a las preguntas ¿Qué queremos y para qué?. Pueden fijarse a nivel integral del
departamento o por áreas o unidades. Los objetivos deben redactarse en infinitivo (lograr. área o unidad en un plazo determinado (anual).  Indicadores: Sirven para medir la consecución de las metas.  Objetivos específicos: Son las acciones de carácter específico. Es la culminación de todo proceso y lo último bajo su control. promover.  Productos: Son los bienes o servicios que brinda el departamento. área o unidad. Objetivos Generales:
Son enunciados de carácter sustantivo que
orientan las acciones del departamento. Los objetivos deben estar orientados hacia la
consecución de los productos.
anteriormente. Financiero. área.  Presupuesto:
Expresión financiera de los recursos mencionado expresarse en términos monetarios. etc). Recursos Humanos. trimestral o mensual) para el alcance de las metas y acciones. Depto. técnicos y materiales (equipo) Pueden
requeridos para el alcance de los objetivos y metas.
.  Unidades participantes: Unidades ajenas al departamento que
intervienen en las actividades y con las que es necesario coordinar.  Plazo: Período (anual.
Su elaboración se hace con base en los
requerimientos (insumos y recursos) y la cuantificación se realiza con base en la información que faciliten las dependencias involucradas (Depto. Responde a la pregunta ¿cómo?. consignarse a nivel de departamento. semestral. unidad o proyecto.  Responsables: Áreas. Depto. de Proveeduría.  Insumos: Son los recursos humanos. unidades o puestos responsables de llevar a
cabo las actividades. Actividades: Son las acciones específicas que deben realizarse para conseguir las metas y objetivos. Debe
recursos / presupuesto.
DIAGRAMA PLANES ANUALES OPERATIVOS
MISION VISION VALORES POLITICAS
ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES
OBJETIVOS ESPECIFICOS PRODUCTOS METAS
INDICADORES ACTIVIDADES
RESPONSABLES UNIDADES PARTICIPANTES PLAZO INSUMOS
. acciones y resultados para el rendimiento de cuentas.V. Para ello la Dirección del Departamento. METODOLOGÍA PARA LA EVALUACION DE LA GESTION (PAOS)
5. deben estarse examinando los PAO´s a efectos de determinar las posibles desviaciones y tomar las medidas correctivas. Coordinadores de Área y Encargados de las Unidades tienen bajo su responsabilidad. de los resultados de la gestión. Para lo anterior.
Los Directores de Departamento.1
La presente sección tiene como fin brindar una orientación y guía
departamentos sobre los objetivos. reglamentaria y administrativa. controlar el correcto ejercicio de las acciones de acuerdo a sus competencias y en consonancia con la normativa legal. con miras a evaluar los planes. responsables y metodología de la evaluación de la gestión a nivel departamental sobre la base de los planes anuales operativos (PAO´s). debe establecer los filtros de control.
Con ese propósito. estos funcionarios deben medir el avance de los proyectos y alcance de los objetivos. Asimismo. debe informarse al menos semestralmente a la Administración y órganos competentes.
La evaluación tiene un hilo conductor: “Lo que se declara” (misión.
Una evaluación (interna o externa) podría generar una reconsideración de la propia misión. las cuales deben considerar las demandas. visión. programas.2
OBJETIVOS Y FINES DE LA EVALUACIÓN
La evaluación de la gestión comprende a las diferentes unidades organizacionales. proyectos y compromisos y una caracterización de las fortalezas. La evaluación parte de la misión.5. oportunidades.
. proyectos. visión. proyectos. planes. “Lo que se logra” (producción) y “Lo que hay que cambiar” (revisión de la misión. visión y objetivos de esas unidades. parámetros (indicadores) y plazo de la ejecución. compromisos). necesidades y expectativas de los usuarios. etc).
La evaluación debe efectuarse tanto a nivel interno (autoevaluación). “Lo se que se hace” (productos o servicios prestados). debilidades y amenazas y las correspondientes acciones correctivas. lo cual se halla contenido en los planes anuales operativos (PAO´s). así como los responsables. objetivos. como a nivel externo por parte de los superiores y de las unidades técnicas competentes y consiste en un proceso continuo y sistemático del análisis e interpretación en relación con los objetivos y metas propuestos en los Planes Anuales Operativos.
responsables de los departamentos y unidades y la Unidad de Control y Evaluación ( Depto. mismos que deben reflejarse en la programación establecida para el ejercicio siguiente.6.
Sobre el particular.3. como a nivel externo por parte de los superiores y de las unidades competentes institucionales.Adicionalmente y con fundamento en la Ley General de Control Interno. publicada en la Gaceta No 134 del 12 de julio del 2005. Organización y Métodos).1 JERARCA Y TITULARES SUBORDINADOS
Como ya se expresó. la evaluación se entiende. establece:“El jerarca respectivo. se hace necesario realizar un ajuste a la metodología de Evaluación
establecida con el objeto de evaluar los planes de mejora enunciados durante el proceso de identificación y valoración de riesgos. es importante traer a colación lo que disponen las siguientes normas del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización:
La norma 3. Con base en lo anterior podemos
distinguir como responsables: los jerarcas. Revisión de los Objetivos.3
5. Ley 8292 y la Directriz RCO-64 del 01 de julio del 2005.
con el apoyo del resto del personal deberá revisar periódicamente los
. tanto a nivel interno de las unidades (autoevaluación).
establece: “Las actividades
que se efectúan en la organización deben estar sujetas a un proceso de monitoreo constante.
 La norma 6. para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia. establece: “El
jerarca y todos los funcionarios que participan en la conducción de las labores de la institución. establece: “El jerarca y los demás
funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos.
. Rendición de cuentas. Evaluación del desempeño institucional. Monitoreo de las actividades. que permita conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos.4.
La norma 6. el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados.5. deben efectuar una evaluación permanente de la gestión. encauza las labores hacia tales objetivos y tomar las acciones correctivas pertinentes”.objetivos e introducirles las modificaciones requeridas para que continúen siendo guías claras para la conducción de la institución y proporcionen un sustento oportuno del control interno institucional”.”
La norma 6. economía y legalidad aplicables.2. eficacia. con base en los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes. para lo que se apoyarán en el control interno”.
De lo expuesto anteriormente es clara la responsabilidad de la administración activa (todas las unidades organizacionales). mediano y corto plazo) como medios que permiten a la entidad evaluar la gestión y rendir cuentas oportunamente.2
UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACION
A nivel institucional existe una instancia encargada de conducir entre otros.
.3.  Plantear evaluaciones que permitan medir los costos estimados y los beneficios generados por los productos institucionales.
En ese sentido. controlar y evaluar que los procesos administrativos necesarios para el logro de los objetivos y las metas institucionales de cada uno de los departamentos y unidades. destacan respecto a la evaluación las siguientes funciones de la Unidad precitada:  Revisar. respecto de su participación en el proceso de planificación (planes de largo. el proceso de evaluación de la gestión a nivel de la entidad y las unidades organizacionales. sea la Unidad de Control y Evaluación. adscrita al Departamento de Organización y Métodos.
4. de modo que a partir de la misión y Visión. indicadores. ejecutarlos. Los indicadores nacen a partir de la definición de los objetivos y metas de la gestión. permite a las unidades organizacionales formular sus actividades y proyectos. son los indicadores.
5. metas.1
El instrumento de evaluación tanto a nivel institucional como departamental. lo constituye el Plan Anual Operativo (PAO´s). productos. plazo y responsables.
El parámetro.
. los departamentos fijan sus objetivos. mediante el cual se lleva a cabo la evaluación. es un instrumento de planificación por medio de cual tanto a nivel interno como externo. tanto a nivel interno como externo. se pueda llevar a cabo la ejecución y evaluación competencias y funciones de cada dependencia. tomar las medidas correctivas en el tiempo y rendir cuentas periódicamente. Plantear evaluaciones que permitan medir la calidad de los servicios institucionales (internos y externos). Deben ser claros y mensurables.4
5. los resultados de la gestión. actividades. conforme a las
El PAO por ende. Los indicadores
permiten a las unidades organizacionales medir a través del tiempo. controlarlos y evaluarlos.
los Informes de Gestión con base en el PAO respectivo ante sus superiores y el
Departamento de Organización y Métodos para lo de su cargo. la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno.4. y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.2
Para la formulación de los PAO´s departamentales. la evaluación tanto interna como externa de la gestión
5. que genera cada departamento conforme a su misión. los jerarcas de las
unidades organizacionales.3
En orden a lo que establece la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131. visión y funciones conferidas normativamente. existe una matriz que contiene los elementos propios de los planes anuales operativos.
Para la evaluación. deberán presentar semestralmente( a mitad y fin de año). existe una matriz concordante con la matriz del PAO que es la que debe aplicarse para la evaluación y que será utilizada por los departamentos y superiores jerárquicos para departamental.
si el objetivo específico está asociado a una actividad de riesgo determinada con antelación. tome como referencia el presupuesto ejecutado por su Dpto el cual debe facilitárselo el Dpto Financiero. Políticos etc) que han afectado de forma positiva o negativa el alcance de las metas y que el Departamento considera relevante enunciarlas.
Indique el alcance de la meta durante el ejercicio económico que se está evaluando. si desea ampliar su proceso evaluativo puede hacerlo. Agregue una columna e indique .4. incluso puede desarrollar una estructura propia que le permita correlacionar los distintos factores todo depende de su iniciativa e interés. estime el valor de dicho recurso dentro de los costos totales de las actividades realizadas. indique el cambio alcanzado en el grado de riesgo a partir de la ejecución de las actividades realizadas.5. esta columna está diseñada para que se indique en ella las justificaciones (Recursos Humanos. Este apartado puede ampliarlo como guste. Indique si el objetivo específico programado está asociado a algún plan de mejora definido en el mapa de riesgos institucional. Tecnológicos. está información se la debe facilitar Dpto de Recursos Humanos. Materiales. Agregue el objetivo estratégico al cual está asociado este objetivo específico. Usted es el que mejor conoce cuanto de los recursos asignados invirtió en cada tarea. Indique el plan de mejora ejecutado.
La matriz dispone de una columna llamada observaciones. evalué la participación de estos en las metas alcanzadas. Financieros. Si no tuviese objetivo estratégico asociado no incluya información en la columna. A la matriz elaborada durante el proceso de formulación de los Planes Anuales Operativos.
Agregue una columna relativa a Planes de Mejora .
Usted ha desarrollado la Matriz Básica que le permitirá evaluar la gestión desarrollada. información.4
PASOS PARA LA AUTOEVALUACION DE LA GESTION
Retome la Matriz elaborada durante el proceso de formulación de los Planes Anuales Operativos. adicionalmente considere los recursos humanos asignados a su Dpto.
. Agregue una columna de actividades realizadas en dicha columna indique las actividades desarrollas que contribuyen con la meta programada aún y cuando no haya alcanzado la totalidad de la meta programada Agregue una columna que refleje una estimación de los recursos humanos financieros y materiales invertidos para alcanzar la meta propuesta.
.4. Baje a su ordenador dicho archivo para su llenado.5.5
FORMULARIO EVALUACION DE LA GESTION (PAOS)
EVALUACION DE LA GESTIÓN 2008 PERIODO : DEPARTAMENTO: MISION: OBJETIVO DEPARTAMENTAl: OBJETIVO ESPECIFICOS: OBJETIVO ESTRATEGICO ASOCIADO PRODUCTOS META PROGRAMADA META ALCANZADA INDICADOR ACTIVIDADES REALIZADAS RESPONSABLE RECURSOS ESTIMADOS PLAN DE MEJORA GRADO DE OBSERVACIONES ASOCIADO RIESGO
Esta matriz se encuentra disponible en formato excel en el archivo adjunto (carpetas públicas).
. En él se señalan las fases y elementos que deben considerarse en la elaboración del PAO y por ende de la matriz. proceda a construir en formato EXCEL el PAO en la matriz que se menciona a continuación. 6.1. orientar a los Directores. con apoyo de la Administración Técnica.1
INSTRUCTIVO METODOLOGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES UNA OPTICA DE VALORACIÓN DE RIESGOS
ANUALES OPERATIVOS (PAO´s) DE LOS DEPARTAMENTOS INTEGRADOS DESDE
6.1. sino una herramienta que permita guiar y orientar el proceso de planificación institucional y específicamente a las diferentes unidades organizacionales.1. no constituye un documento inflexible.3 PASOS PAO DEPARTAMENTAL Para la formulación del PAO Departamental. y finalmente con base en el PAO formule el presupuesto. Jefes de Área.3 de la metodología consignada anteriormente. siga los pasos contenidos en el apartado 2. Este instrumento. Una vez llevados a cabo esos pasos.2 BASE LEGAL y la Unidad
Para la formulación del PAO Departamental se tiene la misma base legal señalada en el aparte 1.1
INTRODUCCIÓN El presente instructivo tiene como objetivo. 6.1.
facilitadores y personal en general.
sobre el proceso de formulación de los planes
anuales operativos (PAO´s).6.
En De ello se deberá informar oportunamente al Depto. directamente en la
columna respectiva del archivo excel. para poderlas visualizar se debe posicionar en el borde superior derecho de los ítems. Baje a su ordenador dicho archivo para su llenado. en el cual aparece una marca de color rojo.6. producto de una decisión Administrativa. unidades o proyectos cuando la estructura y organización del Departamento lo permite.1. los Departamentos pueden reformular algún proyecto o actividad del PAO. Cuando fuere necesario y con las justificaciones debidas. Para facilitar el llenado de la matriz se han incluido instrucciones. lo mismo puede realizarse presupuestariamente.
. de Organización y Métodos para ser considerado en el PAO y en la evaluación y si lo amerita llevarlo a la Comisión de el “Procedimiento y programación para la formulación de planes anuales operativos y presupuestos” aparece el plazo establecido para tal efecto. con la fundamentación pertinente. Planificación Institucional para lo de su cargo.4
MATRIZ PLAN ANUAL OPERATIVO PAO
DEPARTAMENTO: OBJETIVO GENERAL: META OBJETIVO OBJETIVO ESTRATÉGICO PRODUCTOS PROGRAMADA INDICADOR ACTIVIDADES ESPECÍFICOS ASOCIADO PLAN DE MEJORA ASOCIADO
ACTIVIDAD DE RECURSOS RESPONSABLE RIESGO ESTIMADOS
GRADO DE GRUPO DE OBSERVACIONES RIESGO RIESGO
NOTA: Esta matriz se encuentra disponible en formato excel en el archivo adjunto al documento metodología (carpetas públicas). Esta matriz puede presentarse por áreas.
adicionalmente considere los recursos humanos asignados a su Departamento Humanos.
OBJETIVO ESTRATÉGICO Indique el objetivo estratégico al cual está asociado este objetivo ASOCIADO ACTIVIDADES ACTIVIDAD DE RIESGO específico. financieros y materiales requeridos para alcanzar la meta propuesta. tome como referencia el presupuesto asignado a su Departamento el cual debe facilitárselo el Depto. indique en esta columna la actividad de riesgo a ser atendida.A continuación se presenta la siguiente tabla donde se anotan esas indicaciones para el llenado de las columnas. OBSERVACIONES Indique en esta columna cualquier información adicional que usted considere importante y que contribuya a explicar de mejor manera las actividades a realizar. Si la actividad correspondiente a este objetivo está asociado a algún riesgo institucional indique el grupo de riesgo al que está asociada la actividad. y el costo que éstos representan para su Departamento. RESPONSABLE Indique en esta columna el nombre de la persona responsable de la ejecución del proceso al que está asociada la meta programada. RECURSOS ESTIMADOS Indique en esta columna una estimación de los recursos humanos. Financiero. Si no tuviese objetivo estratégico asociado no incluya información en la columna En esta columna indique las actividades a ser desarrolladas que contribuyen con la meta programada Si el objetivo indicado está asociado a una actividad de riesgo. Usted es el que mejor conoce la distribución de los recursos en cada tarea. esta información se la debe facilitar Recursos
. PLAN DE MEJORA ASOCIADO GRUPO DE RIESGO Indique si el objetivo específico programado está asociado a algún plan de mejora definido en el mapa de riesgos institucional.
Indicador de Cantidad Cuantificación de los bienes o servicios que la Número de leyes producidas. a través de atributos emisión como rapidez. Miden el bien o servicio que se brinda. precisión. Indicadores de productividad Indicadores de eficiencia Relacionan servicios prestados con los insumos Informes por asesor requeridos Grado de optimización del resultado obtenido en Costo promedio de un informe relación con los recursos empleados. accesibilidad. resultados deseados. capacidad de respuesta. confiabilidad. oportunidad.6. competencia.2
LINEAMIENTOS BÀSICOS PARA LA CLASIFICACIÒN DE INDICADORES
TIPOS DE INDICADORES TIPOS DE INDICADOR
INDICADORES DE PROCESO Miden diferentes aspectos dentro del proceso productivo de la institución. etc. institución produce Número de personas capacitadas Están referidos al desempeño de la institución a fin de producir los
. Están relacionados con las contribuciones de los INDICADORES DE PRODUCTO insumos y actividades. % de errores en un inventario plazos. comunicación. Miden los resultados concretos en la ejecución de políticas o proyectos evaluados en cantidad y calidad Miden la capacidad de cumplir adecuadamente Tiempo transcurrido entre el ingreso Indicador de Calidad con los requisitos de satisfacción del producto de una solicitud de informe y su que esperan los usuarios.
INDICADORES DE IMPACTO Están relacionados con las contribuciones de los proyectos y programas al cumplimiento de las políticas. DE DEFINICIÓN EJEMPLOS
TIPOS INDICADORES
Miden la consecuencia de los efectos de un Disminución de la evasión fiscal proyecto o política sobre el país. Su carácter es Disminución de madres solteras (Ley de mayor permanencia y su presencia evidencia paternidad responsable) cambios importantes en la tendencia histórica. misión u objetivo superior de la institución y /o del grupo.
. Están relacionados con las contribuciones del proyecto a resolver directamente problemas y necesidades del grupo.OTROS INDICADORES TIPOS INDICADORES Miden INDICADORES DE EFECTO las consecuencias del uso de los productos en cierta población beneficiaria. Se diferencian de los indicadores de impacto en que pueden tener un menor grado de permanencia y su presencia por sí sola no garantiza cambios importantes en la tendencia histórica.
. Lineamientos: Todo lo relativo a la capacitación del personal se concentrará en el Departamento de Recursos Humanos.6. CAPACITACIÓN Racionalizar y optimizar el uso de las herramientas informáticas de la
Objetivo: Lograr la idoneidad y el compromiso del personal con la misión. según corresponda. así como resolver sobre su distribución. los fines y los objetivos de la Institución.1. Lineamientos: Al elaborar el Plan Anual Operativo. Lo anterior en coordinación con el Departamento de Proveeduría y otras dependencias de la Institución.
REQUERIMIENTOS DE EQUIPO O SOFTWARE Objetivo: Institución. lo que deberá efectuarse en coordinación con el Departamento de Informática. corresponderá al Departamento de Informática dictar las directrices para homogenizar el equipo informático y el software que se adquiera en la Asamblea. y demás necesidades de sistemas. SISTEMAS
INFORMACIÓN.3. el cual deberá coordinar con los diferentes departamentos y Divisiones de la Asamblea la formulación del plan anual de capacitación institucional.3
LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS ESTRATÉGICOS PAO`s
6. que será la Dependencia encargada de emitir el criterio técnico definitivo en la determinación de las necesidades informáticas institucionales. los departamentos deberán incluir los requerimientos de hardware y software. De conformidad con lo anterior.3. 6.
Asesoría Legal. Servicios Generales. la que a su vez. recursos suficientes para capacitar al personal en las siguientes materias:  Herramientas informáticas requeridas en la Institución. Un vez que la Comisión haga su evaluación.  Otros que considere pertinentes. Asimismo.3. Informática.  Introducción al Parlamento.  Servicio al cliente. Los planes Anuales Operativos de los distintos departamentos se elaborarán en coordinación con la Comisión de Planificación nombrada por la Dirección Ejecutiva y que en la actualidad está integrada por los Directores de las Divisiones Administrativa y Legislativa. Lineamientos: Los departamentos que estimen necesario proponer una nueva forma de organización interna deberán canalizar su propuesta por medio de la División que corresponda. La Auditoría Interna participa en la Comisión como Órgano Asesor.3.  Etica en el servicio público. la enviará a la Dirección Ejecutiva para el estudio respectivo.
6. Recursos Humanos.El Departamento de Recursos Humanos incluirá cada año en el Plan Anual de Capacitación.
Objetivo: Lograr una estandarización y un equilibrio en la organización que permitan fortalecer el trabajo técnico administrativo de la Asamblea.
. Proveeduría. los manuales de procedimientos que formule cada departamento deberán enviarse al Departamento de Organización y Métodos con el fin de que éste de su criterio técnico y lo someta a aprobación de la Dirección Ejecutiva. Financiero. el Departamento de Organización y Métodos integrará los diferentes planes en un PAO institucional. y por los Directores de los Departamentos de Organización y Métodos.
Sesión 119-2004.Finalmente y aunque no se considera materia de las áreas definidas como estratégicas. mantenimiento ordinario. Al respecto debe considerarse el Acuerdo del Directorio Legislativo. que será la dependencia encargada de emitir el criterio técnico correspondiente para la determinación de las necesidades institucionales en esta área. en el sentido de paralizar este tipo de proyectos.
. de Servicios Generales la responsabilidad de integrar en su programación las necesidades institucionales en materia de construcciones. Lineamientos: Los requerimientos de libros. artículo 18 del 25 de agosto de 2004. publicaciones periódicas o audiovisuales para uso de las oficinas y el personal de la Asamblea.3.4 REMODELACIÓN DE OFICINAS
Objetivo: Concentrar en el Depto.3. se canalizarán por medio del Departamento de Servicios Bibliotecarios. lo anterior en virtud del proyecto del nuevo edificio. por lo que se propone establecer el siguiente lineamiento: 6. sus necesidades en materia de las instalaciones físicas. consideramos que también es conveniente dictar una política institucional relativo a la adquisición de libros. mejoras y remodelaciones de planta física. Lineamientos: Cada Departamento consignará racional y razonablemente. publicaciones periódicas y audiovisuales para uso de la Asamblea. u efectos de que el Departamento de Servicios Generales las integre en el Plan respectivo y la asignación de los recursos requeridos.5 ADQUISICIÓN DE MATERAL BIBLIOGRÁFICO Salvo están las urgencias y
Objetivo: Concentrar en la Biblioteca de la Asamblea Legislativo todo lo atinente a la adquisición de bibliografía de acuerdo a su competencia. 6. NOTA: Documento a actualizar en Comisión de Planificación Institucional.
PROCEDIMIENTO Y PROGRAMACIÓN DE LOS PLANES ANUALES
OPERATIVOS (PAO`S) Y PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES 2010
Como es de conocimiento de todos los jerarcas. disponen que todas las entidades públicas. dentro de los principios de eficiencia y eficacia. A continuación se consigna el cronograma de actividades que contiene los pasos que deben seguirse a nivel de todas las dependencias para la formulación de sus PAO´S y el cual debe cumplirse a cabalidad. la Comisión de Planificación Institucional y el Dpto. deben formular sus presupuestos anuales con base en la formulación de los planes anuales operativos (PAO´s). para poder concluir adecuadamente con el proceso de presentación del PAO y presupuesto del 2010 cada departamento en las fechas determinadas. Con base en ello se determinan las necesidades de recursos que se expresan financieramente en el presupuesto. en los cuales deben contemplarse las diferentes actividades tanto relevantes como ordinarias. de Organización y Métodos. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. 2007-2011. En la Asamblea Legislativa.). así como los proyectos que promuevan la mejora de sus servicios.
. y se coordina con los departamentos respectivos los lineamientos en rubros de inversión (planta física. de modo que los departamentos posean directrices generales para la formulación de los Planes Anuales Operativos. etc. capacitación y tecnología. Para ello se formuló el Plan Estratégico del Área Técnico Administrativa.6. son los encargados de conducir y orientar el proceso de planificación y formulación de los PAO´s y los presupuestos. la Ley 8131.
Recursos Humanos. Departamentos incorporan en el PAO sus necesidades según las prioridades de intervención identificadas y de acuerdo con lo planteado en los lineamientos publicados. Biblioteca. de Organización y Métodos.
.PROCEDIMIENTO Y PROGRAMACIÓN DE LOS PLANES ANUALES OPERATIVOS (PAO`S) Y PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES 2010
ACTIVIDAD PASOS 1 Organización y Métodos envía circular con disposiciones para la formulación del PAO del período siguiente. Departamentos envían FODA a Directores Recibo FODA´s en las Direcciones Directores y facilitadores (Dirección Ejecutiva. 2 Organización y Métodos publica en carpetas públicas el PEI vigente. quien resultado de la revisión de los Organización y Métodos emite pronunciamiento al respecto. Departamentos realizan diagnóstico de sus Congruencia FODA con inclusión Directores y dependencias (análisis FODA) acciones de intervención en el PAO. Comisión de Planificación los lineamientos. Depto. 3 Departamentos se organizan internamente para formulación PAO y presupuesto del año para el cual se está formulando el plan. Financiero revisa los presupuestos del año en ejercicio y entrega liquidación del mismo al Director del Departamento con copia al Director de División Departamento Financiero entrega el presupuesto definitivo de ese año a todas las dependencias y brinda lineamientos presupuestarios para presupuesto siguiente. 4 Departamentos de Informática. Servicios Generales. procede al lineamientos trámite de aprobación ante la Dirección Ejecutiva. Directores División. Servicios Generales. posteriormente informa a los interesados y publica los mismos en carpetas públicas. División según corresponda) de los Departamentos Director Ejecutivo. de Organización y Métodos. Director Depto. el cronograma y Metodología del Proceso de Planificación para la formulación de los PAO`s del período siguiente y actualizados y con firma del responsable de su actualización. Aprobación intervención prioridades de Director Ejecutivo. Organización y Métodos
Tercera semana de octubre Segunda y tercera semana de octubre Cuarta semana de octubre y primera semana de noviembre Cuarta semana octubre y primera semana noviembre Segunda semana noviembre Tercera y cuarta semana de noviembre Segunda Semana de noviembre a enero Segunda y tercera semana noviembre Cuarta semana de noviembre y Primera semana de diciembre
Organización y Métodos revisa en el PAO incorporación de necesidades con ajuste a los lineamientos Liquidación de presupuesto a más tardar ________
Departamento Financiero Departamento Financiero
Presupuesto entregado a los departamentos. establecen prioridades de las Divisiones y las comunican a Departamentos para inclusión en el PAO. electrónico (marca seguimiento y Organización y Métodos lectura) Organización y Métodos Fecha actualización y responsable. Biblioteca. Financiero y Proveeduría Organización y Métodos eleva a conocimiento de la Organización y Métodos notifica el Director Depto. Financiero y Proveeduría actualizan y envían lineamientos de su competencia al Depto. 5 PUNTO CONTROL RESPONSABLE Control correspondencia o Director Depto. Organización y Métodos Organización y Métodos PLAZO Segunda semana octubre Segunda semana octubre
Directores y facilitadores de los Departamentos Organización y Métodos revisa los lineamientos y registra recepción de los mismos
Directores Departamentos de Informática. Directora de la División Legislativa y Director de la División Administrativa analizan FODA`s con asesoría del Depto. Recursos Humanos. Facilitadores de los Formulado el PAO posteriormente Departamentos OyM revisará que haya una congruencia entre el FODA y las acciones de intervención.
Servicios Generales. Directores de División y Directores de Organización y Métodos y Financiero Directores Deptos. Financiero y Organización y Métodos
Deptos. Recursos Humanos y Biblioteca Directores de Departamentos y facilitadores
Deptos. según corresponda. Departamentos trasladan a Informática. Recursos Humanos Director Ejecutivo y Directores de División. considerando las prioridades de intervención. Recibido por parte de Directores
RESPONSABLE Directores de Departamento Departamento Financiero Deptos. Departamentos formulan e incluyen en el sistema automatizado el presupuesto del año siguiente con base en el PAO ya negociado Comunicación de oficios a cada uno de los directores de Departamento Depto. Directores División Directores de Departamento Directores Deptos de: Informática. Servicios Generales. Financiero controla la inclusión de los presupuestos departamentales
Directores de Departamento entregan PAO`s y presupuestos del año siguiente a Organización y Métodos y Financiero respectivamente. Directores de División. el PEI y los resultados obtenidos según el sistema especifico de valoración de riesgos y los presentan a sus respectivos Directores . Financiero habilita en coordinación con Presupuesto habilitado. de: Informática. Recursos Humanos y Biblioteca requerimientos negociados. Organización y Métodos Métodos Depto. Biblioteca. Necesidades negociadas e Recursos Humanos y Biblioteca incorporan incorporadas por parte de los necesidades de los departamentos al PAO y al departamentos responsables presupuesto respectivo. analizan. Recursos Humanos y Biblioteca comunican a los departamentos requerimientos incorporados en el presupuesto Institucional. Director Ejecutivo. Módulo Depto. revisan. coordinan. de Informática. priorizan y consolidan los PAO`s conjuntamente con los Directores de sus Departamentos. Organización y Métodos integra PAO Institucional del año siguiente
Recibido PAO`s y presupuestos del año siguiente Presupuesto integrado presentado a la Comisión de Presupuesto PAO Institucional integrado
Directores de Departamento Departamento Financiero Dirección Ejecutiva. Servicios Generales. alineado a sus competencias y al PEI y negociado con los departamentos de Informática. comunican a Organización y Métodos proyectos para conformar el PAO Institucional. Financiero y Organización y Métodos Presentación de PAO Institucional a presentan PAO y Anteproyecto de Presupuesto del Comisión de Planificación año siguiente a Comisión de Planificación Institucional
. Recursos Humanos y Biblioteca Deptos. Servicios Generales. Departamentos de Informática. Departamento Financiero integra Presupuesto Institucional y lo pone en conocimiento de la Comisión de Presupuesto para su estudio. Informática el módulo de presupuesto del disponible a más tardar el año siguiente para los departamentos ________ Departamentos formulan propuesta de los PAO`s del periodo siguiente según sus competencias. Revisión de que el documento contenga el visto bueno de la Dirección respectiva
Director Ejecutivo. Servicios Generales. Financiero e Informática Directores de Departamentos y facilitadores
PAO aprobado con visto bueno de los departamentos y de la Dirección respectiva
Director Ejecutivo. Servicios Generales. Directores de División
PLAZO Primera a tercera semana de enero Primera y segunda semana de enero Primera semana de diciembre a cuarta semana de enero primera semana febrero a cuarta semana de febrero cuarta semana febrero cuarta semana de febrero Cuarta semana de febrero y primera semana de marzo Segunda semana marzo Cuarta semana de febrero y primera semana de marzo Segunda semana de marzo Tercera y cuarta semana de marzo Primera a tercera semana de abril Tercera semana de abril
Recibido de comunicación de proyectos para conformación de PAO Institucional.PASOS 12
PUNTO CONTROL Departamentos revisan y ajustan el PAO y el PAO y presupuesto del año en presupuesto del año en curso y los trasladan al curso entregado a Organización y Depto.
Comisión de Presupuesto y Comisión de Planificación
PLAZO Cuarta semana de abril Primera semana de mayo Segunda semana de mayo
. Dirección Ejecutiva y Comisión de Presupuesto Dirección Ejecutiva entrega PAO y Anteproyecto de PAO y anteproyecto de presupuesto Departamento Presupuesto Institucional del año siguiente al aprobado Financiero. Ejecutiva. Dirección Directorio Legislativo.PASOS 25 26
PUNTO CONTROL Comisión de Planificación analiza el PAO y Pronunciamiento de la Comisión Anteproyecto de Presupuesto del año siguiente y emite pronunciamiento Departamento Financiero. Comisión de Presupuesto Pronunciamiento de la Comisión y Dirección Ejecutiva analizan anteproyecto presupuesto del año siguiente
RESPONSABLE Comisión de Planificación
DIAGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION
Plan Estratégico Área TécnicoAdministrativa
Estrategias Objetivos Estratégicos
PAO y Programa de actividades
Evaluación y Control de la Gestión 38
Malas políticas administrativas. Se utiliza normalmente como diagnóstico para la formulación de los planes de largo plazo (plan estratégico) y de corto plazo (plan anual operativo). su estructura
orgánica y funcional. que
consiste en analizar qué factores internos (fortalezas y debilidades) y que factores externos (oportunidades y amenazas) caracterizan el medio en el que se desenvuelve. ANALISIS FODA: Diagnóstico del entorno de la institución o departamento. los procedimientos y los recursos con que cuenta. El análisis interno comprende una revisión de fortalezas. DEBILIDADES: características propias de la organización que limitan la efectividad de la entidad. debilidades. recortes presupuestarios. El análisis conjunto de esos factores permite determinar la adecuación de la estructura administrativa. identificando oportunidades y amenazas. los procedimientos y los medios en relación con los objetivos y las metas. la organización. alta rotación del personal.
Ej. identificando las
. El análisis externo comprende un estudio de las características del entorno actual y futuro.
condiciones externas a la organización que obstaculizan su desempeño. Ej.6
ACTIVIDADES: AMENAZAS:
Acciones que permiten generar un producto determinado.6. Instalaciones inadecuadas. que facilitan u obstaculizan su quehacer. las actividades.
previstos. ej. sistemático y y análisis de datos en relación objetivo de recolección. programa o servicio. recurso presupuestario suficiente. con los objetivos.
. Por que objetivo es el estado deseado y el efecto es el resultado de las acciones llevadas a cabo. por lo tanto se persigue minimizar el costo total o costo medio para
proceso. EFICIENCIA DESDE LA OPTICA DEL PRODUCTO: generarlo. Existen efectos buscados. EVALUACION: Es un proceso continuo. EFICIENCIA: Es el grado de optimización de los resultados obtenidos relacionado con los recursos empleados. Existen dos formas de medir la eficiencia: desde la óptica del producto y desde la óptica del gasto.EFECTIVIDAD:
Es la relación que existe entre lo logrado y lo programado y se expresa Resultados obtenidos Objetivos programados
razonablemente decirse que ha sido influido por algún aspecto del proyecto. positivos y relevantes. No hay que confundir objetivos con efectos. por lo que La cantidad de producto está
predeterminada. metas El gasto total está fijado. EFICIENCIA DESDE LA OPTICA DEL GASTO: debe buscarse la optimización de los recursos. de un
proyecto o servicio en la población o ámbito de acción durante un período determinado sin considerar el costo. FORTALEZAS: características de las organizaciones que aumentan su efectividad . EFICACIA: Grado en que se alcanzan los objetivos y metas de un programa. Recurso humano capacitado. interpretación
propuestas y recursos asignados.
identificando los principales problemas y sus causas. con el propósito de obtener un conocimiento profundo del quehacer institucional en todos los campos de su competencia. debe ser considerada por los jerarcas y personal involucrado del ente u órgano. un indicador es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas. es decir. además.
ordenada. Sirven de patrón para medir o mostrar el progreso de una meta durante la ejecución del planpresupuesto respecto a las metas programadas. etc. se plantea la meta y al ejecutarlo. La información debe ser objetiva. IMPACTO: consecuencia de los efectos de una ley. el indicador señala cuánto se ha alcanzado de esa meta. información sobre el estado actual del ente u órgano. en concordancia con la misión y la visión institucionales y departamentales. proyecto. La información que se genera mediante el diagnóstico institucional. objetivos y políticas generales para el período. se debe seleccionar y ordenar por temas a efecto de facilitar su análisis. presentación e interpretación. política o acción sobre el país.DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL: Consiste
recabar. El indicador señala cuánto de la meta se ha logrado en un momento determinado. Es un determinado resultado que se espera alcanzar al ejecutar un programa o proyecto como parte de un objetivo más general y se expresa por una magnitud y una
. sobre los usuarios. En otras palabras. confiable y actualizada. INDICADORES: Los indicadores se definen como las medidas específicas y
objetivamente verificables de los avances o resultados de una meta o actividad. METAS: La meta es el objetivo al que se le ha fijado sujeto de acción. costo y plazo para alcanzarlo. un sector de la población. al formular el plan-presupuesto. El instrumento más utilizado para la realización del diagnóstico institucional o departamental es el análisis FODA. que permite observar la situación respecto de objetivos y metas previstos. INSUMO: Son los recursos que se emplean en un proceso productivo con la finalidad
de transformarlos en un resultado. para definir los lineamientos.
( Procesos sustantivos del departamento).
METAS ADMINISTRATIVAS: Todas aquellas metas
dirección y gerenciamiento de la gestión. (Procesos departamentales de gerenciamiento que para ser desarrollados requiere el criterio o la intervención de personal técnico).
. En otras palabras. Señalar unidades de medida. la meta es la cuantificación del objetivo específico u operativo. MISION: La misión constituye el propósito último de una organización. delimitando el campo de actuación de ésta y proporcionando un sentido claro de dirección. En este sentido.unidad de servicios o de producto. Para ser alcanzadas. ( Proceso Gerencial del Departamento). Magnitud o nivel esperado de los resultados que se prevé alcanzar con la acción institucional durante un período de tiempo determinado. Para ser alcanzadas en un determinado período. METAS TECNICAS: Aquellas metas eminentemente técnicas de cada área y
departamento y que están altamente asociadas con la labor sustantiva desarrolladas por cada una de ellas. METAS TECNICO-ADMINISTRATIVAS: Aquellas metas que a pesar de tener un alto componente de dirección y gerenciamiento requiere además algún análisis de carácter técnico para su cumplimiento. localizado en tiempo y lugar. que responden a objetivos de
 Coherentes: Vinculadas con los objetivos. La fijación de metas hace posible la medición de los resultados y la evaluación del grado de cumplimiento y eficiencia logrados por el responsable de la realización de un programa. las metas deben ser entonces:  Precisas:  Medibles:  Periódicas:  Realistas: Debidamente explícitas. en una determinada zona geográfica y en un determinado plazo para alcanzarla.
las estrategias a desarrollar. Los objetivos juegan un papel preponderante en cualquier organización. constituyéndose en el elemento esencial de los programas: identifican los resultados deseados. siendo por tanto. El establecimiento de los objetivos debe ser coherente con la misión y estar cimentado sobre la realidad institucional. por lo que debe ser adecuadamente fijada. orientando el proceso gerencial de toma de decisiones. Su combinación con la visión y objetivos forman la esencia que orienta el corto y largo plazo y por ende. las estrategias. los planes y las asignaciones de trabajo. sino también información a la administración y a la sociedad para evaluar el desempeño de la organización. La determinación de la misión constituye uno de los aspectos claves del proceso planificador. La mayoría de las organizaciones integrantes del sector público responden a la necesidad de prestar un determinado servicio a la sociedad. Los objetivos son la expresión de los resultados que la organización pretende conseguir en un tiempo determinado. Es el fundamento de las prioridades. orientan la asignación de recursos y guían la gestión. una buena declaración de misión debe reflejar las expectativas de los clientes. su misión la satisfacción de esta necesidad. aceptada y comprendida en la misma forma por todos los integrantes de la organización. proporcionando no sólo la base para la selección de los recursos y para la formulación de los planes de largo y corto plazo. La definición clara de la misión de la organización permite tener objetivos organizacionales claros y realistas.
. OBJETIVO: Los objetivos constituyen una concreción de la misión por alcanzar por parte de la organización. Además. que permite dotarla de operatividad.La misión es la principal razón de ser de la organización y se centra en lo que la organización define para sí misma.
que necesitaría. OBJETIVOS OPERATIVOS O ESPECIFICOS: Los objetivos operativos o específicos
constituyen la concreción anual de los objetivos estratégicos. Por ejemplo. de manera cuantitativa. determinando los resultados que la organización pretende conseguir a mediano plazo. OBJETIVOS GENERALES O ESTRATEGICOS: Los objetivos generales o estratégicos desarrollan y concretan el contenido de la misión. reflejan el nivel concreto de resultados fijados para ser conseguidos en el plazo de un ejercicio (un año presupuestario). para determinar su grado de consecución. orientando las operaciones de la organización y enfocados a la consecución de los objetivos generales o estratégicos. analizando criterios de conveniencia. oportunidad y capacidad institucional. el establecimiento de indicadores tales como las tasas de mortalidad o
. han de ser viables y han de expresarse de manera clara. los cuales constituyen el punto de partida del que derivan los objetivos operativos (o específicos) del programa. debiendo expresarse.En la definición de objetivos se deben tomar en cuenta aspectos rutinarios. Los objetivos operativos deben ser tan específicos como sea posible. debe ser posible realizar una valoración futura sobre el cumplimiento de éstos. un objetivo en el área de la salud pública podría ser mejorar la salud infantil. y aspectos coyunturales que tienen que ver con situaciones del momento. que están orientados a desarrollar nuevas situaciones y mejorar las existentes en procura del crecimiento y excelencia de la organización. entre otros. Una vez definidos los objetivos generales o estratégicos. es preciso establecer su distribución temporal y las grandes líneas de acción de la organización para la consecución de cada uno de ellos. es decir. Los objetivos se pueden ordenar de acuerdo con prioridades. de modo que sea posible determinar con una precisión suficiente el grado en que se están alcanzando. En cualquier caso. en la medida de lo posible. que están estrechamente vinculados con las funciones permanentes del ente u órgano. Asimismo. Los objetivos operativos requieren contar con indicadores de gestión para determinar si se están alcanzando o no. concisa y medible. aspectos innovadores.
las políticas generalmente establecen premisas amplias y restricciones dentro de las cuales tienen lugar las actividades posteriores a la planeación. que cada organización identifique el valor diferencial en la prestación del servicio como aspecto clave de la supervivencia y desarrollo. POLITICAS: Las políticas representan guías generales para los miembros de la
organización en el cumplimiento de su labor. porcentaje de inmunización.
. OPORTUNIDADES: Factores externos a la organización que permiten su desarrollo. en función de:  Situación inicial de la organización. se desea para el futuro desde un punto de vista global y teniendo en consideración los aspectos económico. Tecnología disponible. capacitación. frecuencia de las revisiones pediátricas y otros similares.  La política y objetivos estratégicos planteados. En definitiva. son pautas que establecen parámetros para tomar decisiones y son lineamientos generales para el comportamiento organizacional. social. consiste en orientar. organizativo y estructural. Las políticas son dictadas por la autoridad competente PLAN ESTRATEGICO (PE): El Plan Estratégico deviene de un proceso de reflexión cuyo objeto consiste en establecer un “modelo de organización” que. Ej. definido. desarrollar y mantener factores diferenciadores. El sentido último que tiene esa actividad ( estratégica de la organización) consiste en identificar. En el nivel estratégico.morbilidad infantil. a mediano o largo plazo.  Entorno turbulento y cambiante. Las políticas son normas que condicionan la forma como tienen que lograrse los objetivos y desarrollarse las estrategias. planificar y priorizar las actuaciones y proyectos futuros conforme a un “modelo” previamente Se entiende por Plan Estratégico al conjunto de actividades organizadas y sistemáticas que tratan de desarrollar la estrategia de la organización a mediano y largo plazo.
por un período determinado. Es la expresión financiera de la planificación que implica : definición de objetivos y metas que llevan a la realización de gastos y a la recaudación de los ingresos y que orientan los mismos hacia planificación de largo plazo. dinero o ambos. PRESUPUESTO: Es un instrumento de programación y herramienta de ejecución y
control de la planificación.PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO): Es el instrumento para sistematizar y concretizar anualmente las acciones más relevantes del quehacer institucional y departamental. Se considera una etapa del proceso de planificación y es la vía mediante la cual ésta se materializa. ambos de acuerdo al Plan Estratégico Institucional. existente entre un producto y un insumo. redactado con indicación de unidades. Es un plan escrito. PROCESO: Se refieren a aquellas acciones que son ejecutadas con los insumos una
definidos anteriormente y que procuran alcanzar el producto esperado. PRODUCTIVIDAD: Concepto estrechamente ligado a la evaluación. Servicio = productividad = número de prestaciones realizadas Unidad de recursos disponibles * unidad de tiempo pr = PR URD*UT pr= productividad PR = prestaciones realizadas del servicio URD = Unidad de recursos disponibles UT = Unidad de tiempo URU = Unidad de recursos utilizados Rendimiento: Re = PR URU * UT Relación
porque permite visualizar los deseos. anhelos y aspiraciones que se quieren traer a la realidad.  Ser realista en lo posible. Todo bien o servicio producido posee características cualitativas y puede ser. de la combinación de los insumos que requiere la producción.  Ser amplia y detallada. ésta se convierte en un pacto colectivo y creativo que moviliza para lograr todo aquello que realmente interesa a la organización. con mayor o menor dificultad. como declaración del futuro deseable. sueños. ya que una visión clara y compartida ayuda a reconocer hacia dónde se deben orientar los esfuerzos. El enunciado de la visión es responsabilidad del equipo gerencial y debe englobar valores y aspectos básicos que sirvan de estímulo y de base a la cultura organizacional. Dado que la visión define la forma en que las cosas deben ser.  Tener dimensión de tiempo.PRODUCTO O SERVICIO: objetivos preestablecidos. permitiendo identificar cuáles son los ajustes que hay que hacer a la realidad actual en el tránsito a ese estado futuro. cuantificado. La redacción de la visión de futuro debe:  Ser formulada por líderes. de acuerdo con políticas y
Son los bienes o servicios que surgen como resultado.
. Se le considera un resultado por obtener que motiva a las personas a dar lo mejor de sí para llegar a ese estado. VISION: Declaración que enuncia cómo se ve a la organización en el futuro.  Ser positiva y alentadora. La visión es una perspectiva y describe el estado futuro de la organización. Es una concepción que tiene gran relevancia entre quienes pretenden asumir liderazgo dentro de la organización. lo que desea llegar a ser. permitiéndole sobrevivir con desarrollo.
Es el medio por el cual se satisfacen las necesidades
colectivas o generales de la población o parte de ella (clientes).  Ser integradora: compartida entre el grupo gerencial y los colaboradores.
 Proyectar sueños y esperanzas.  Lograr sinergismo (concurso activo y concertado de los miembros).  Usar un lenguaje ennoblecedor.  Ser difundida interna y externamente. gráfico y metafórico. Comunicar entusiasmo.
.  Incorporar valores e intereses comunes.
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 artículo 18
 artículo 14
 artículo 18