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Timestamp: 2018-08-21 09:44:27+00:00

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﻿ CIRCULAR EXTERNA 58 DE 1998
CIRCULAR EXTERNA 58 DE 06 DE AGOSTO DE 1998
CONTENIDO:INSTRUCCIONES DE LA SUPERBANCARIA PARA REPRESENTANTES LEGALES DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES Y SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES SOBRE LA VINCULACIÓN DE TRABAJADORES AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.
BOLETÍN N°:401 DE AGOSTO 12 DE 1998
CIRCULAR EXTERNA 58 DE 1998
La Superintendencia Bancaria en ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, particularmente en desarrollo de lo dispuesto en el literal a), numeral 3 del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, en concordancia con el artículo 17 del Decreto 692 de 1994, se permite impartir las siguientes instrucciones orientadas a solucionar los inconvenientes generados por la múltiple vinculación en que se encuentran algunos trabajadores ante las distintas entidades administradoras del sistema general de pensiones.
La solución de dichos inconvenientes, constituirá un avance significativo en el proceso de depuración de las cifras correspondientes a afiliados que reportan las entidades a esta superintendencia, lo cual a su turno se verá reflejado en una mayor razonabilidad y transparencia de la información que se divulga al público.
Adicionalmente, cumplirá dos objetivos fundamentales para la adecuada prestación del servicio de las entidades administradoras de pensiones. En primer lugar, permitirá determinar con exactitud la entidad responsable del reconocimiento de las pensiones y prestaciones en favor de los afiliados o de sus beneficiarios y, en segundo término, facilitará el proceso de emisión de bonos pensionales, en beneficio de los afiliados al sistema general de pensiones.
En tal virtud, se adiciona el numeral 6 del capítulo primero, del título IV de la circular básica jurídica (Circ. Ext. 007/96), para lo cual se anexan las hojas correspondientes.
Páginas 3, 3-1, 3-2, 3-3 y 3-4
efectuar la correspondiente retención. Adicionalmente, es indispensable que las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias ajusten el contenido de los planes y reglamentos de los mismos a las disposiciones del decreto citado.
5. Publicación de rentabilidades, comisión de administración y seguros previsionales
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantías deberán suministrar a sus afiliados la información necesaria con el propósito de contribuir a una mayor transparencia que les permita escoger las mejores opciones del mercado. Por tal razón, dichas sociedades se sujetarán a las presentes disposiciones en cuanto a la publicación de rentabilidades, comisión de administración y seguros previsionales.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán mantener publicada en una cartelera o tablero situado en los lugares de atención al público, en caracteres destacados, de manera tal que atraiga su atención y resulte fácilmente legible, la última tabla elaborada por esta superintendencia de rentabilidades mínima, bruta, neta y promedio ponderada, en la cual se señale el período objeto de cálculo, los porcentajes de seguros previsionales y comisión de administración correspondientes a los fondos de pensiones administrados, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la divulgación que de la misma haga esta entidad. Para tales efectos, la Superintendencia Bancaria dará a conocer la tabla de rentabilidades mencionada, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte de cada trimestre; es decir, al corte de marzo, junio, septiembre y diciembre.
Igual obligación tendrán las sociedades administradoras frente a los fondos de cesantías administrados, en lo referente a rentabilidad mínima, bruta, neta, comisión de administración y comisión por retiros parciales.
6. Múltiple vinculación
Con fundamento en la facultad establecida en el artículo 17 del Decreto 692 de 1994, esta superintendencia se permite señalar las siguientes reglas a efectos de que las entidades administradoras de pensiones solucionen los conflictos de múltiple vinculación de sus afiliados.
Teniendo en cuenta que el artículo 11 del citado decreto establece una previsión especial para los trabajadores que estuvieran vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, en primer término se hará claridad sobre tal concepto.
Para tal efecto, debe acudirse a la legislación existente con anterioridad a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones, esto es, el Decreto 3063 de 1989, aprobatorio del Acuerdo 044 del mismo año, mediante el cual se adoptó el reglamento general de registro, inscripción, afiliación y adscripción a los seguros sociales obligatorios.
Del análisis de las causales de desafiliación contenidas en el artículo 39 del citado acuerdo, puede afirmarse, contrario sensu, que se encontraban vinculados al instituto aquellos trabajadores respecto de los cuales no se hubiera presentado el aviso de retiro por parte de la empresa o cuya novedad de retiro no se hubiera reportado en la respectiva autoliquidación. Para el caso de los trabajadores independientes, de la misma norma puede colegirse que eran vinculados aquellos que no hubieran presentado mora en el pago de los aportes patrono - laborales hasta por un mes y los trabajadores del servicio doméstico que cotizaran con un salario no inferior a la mitad de un salario mínimo legal, que no hubieran presentado mora de hasta tres (3) meses en el pago de los aportes patrono - laborales.
En este orden de ideas, debe entenderse que los trabajadores vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, eran aquellos que a esa fecha no se encontraban en ninguna de las causales de desafiliación automática previstas en el artículo 39 del Acuerdo 044 de 1989 y, por tal razón, son los destinatarios de los efectos jurídicos establecidos en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, es decir, podían continuar en dicho instituto sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación para hacer constar su vinculación, posibilidad igualmente predicable de los servidores públicos que se encontraban afiliados a una caja, fondo o entidad del sector público mientras no fuera ordenada su liquidación. En consecuencia, dichos trabajadores pueden ejercer en cualquier momento la opción de traslado.
De otra parte, también es necesario recordar que a partir del 1º de abril de 1994 la afiliación al sistema general de pensiones es permanente y no se pierde ni siquiera en los eventos en que se presente mora en el pago de las cotizaciones, tal como lo dispone el artículo 13 del Decreto 692 de 1994. Al respecto, es oportuno precisar que para efectos de lo dispuesto en este numeral cuando se haga referencia al término “afiliación” se entenderá la realizada al sistema general de pensiones, en tanto que el término “vinculación” se reserva para la que se efectúa ante una determinada entidad administradora.
Para efecto de determinar la entidad ante la cual se encuentra vinculado un trabajador, también debe aplicarse la previsión contenida en el artículo 5º del Decreto 228 de 1995, norma cuyo tenor literal es el siguiente: “El reporte de novedades al Instituto de Seguros Sociales, cualquiera que sea su modalidad, en ningún caso constituye, respecto del trabajador, la afiliación al régimen de prima media administrado por el Instituto de Seguros Sociales, específicamente en lo que se refiere al artículo 11 del Decreto 692 de 1994”.
Finalmente, de conformidad con lo establecido en el Decreto 692 de 1994, se entiende confirmada la vinculación cuando la solicitud presentada no reúna los requisitos mínimos establecidos en el artículo 11 del citado decreto, siempre y cuando, dentro del mes siguiente a la presentación de ésta, la entidad administradora seleccionada no hubiere comunicado tal circunstancia al solicitante y al respectivo empleador.
6.1. Casos de múltiple vinculación
Partiendo de las anteriores premisas, con el propósito de establecer a qué entidad administradora se encuentra vinculado un trabajador y sin perjuicio de las disposiciones legales y demás instructivos en materia de retracto, las entidades administradoras observarán lo dispuesto en los literales siguientes:
a) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación o ratificación ante el citado instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el régimen de ahorro individual.
La situación de los trabajadores que se encuentran en el supuesto descrito, se resuelve con fundamento en lo dispuesto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994 antes mencionado. Lo anterior, en razón a que el diligenciamiento del formulario ante el instituto, efectuado con posterioridad al 31 de marzo de 1994, no tiene efectos de selección debido a que el artículo 11 antes citado permite al trabajador continuar vinculado al Instituto de Seguros Sociales sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación donde conste la vinculación y, en esa medida, el trabajador se encuentra facultado para ejercer la opción de traslado en cualquier momento.
Dentro de la hipótesis que se estudia, tampoco se entenderá como selección de régimen el diligenciamiento del formulario ante el Instituto de Seguros Sociales, realizado por parte del trabajador que habiéndose desvinculado laboralmente con posterioridad al 31 de marzo de 1994, decide continuar cotizando al instituto al vincularse nuevamente.
En consecuencia, el trabajador que encontrándose en cualesquiera de las situaciones descritas en el presente literal, seleccionó el régimen de ahorro individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir del diligenciamiento de la solicitud de vinculación o ratificación realizada ante el Instituto de Seguros Sociales, se entenderá vinculado a la administradora del régimen de ahorro individual seleccionada o a la que hubiere seleccionado posteriormente de conformidad con los requisitos legales pertinentes;
b) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el régimen de ahorro individual.
Frente a la hipótesis descrita, resulta claro que los trabajadores seleccionaron, por primera vez, el régimen de prima media con prestación definida y, por lo tanto, se entenderán vinculados al Instituto de Seguros Sociales. En este sentido, el diligenciamiento del formulario para vincularse a una administradora del régimen de ahorro individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir de la selección inicial no era jurídicamente procedente, debido a que se realizó antes del tiempo mínimo exigido en el literal e) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993;
c) Personas que al vincularse a una entidad administradora diligenciaron un formulario que no se ajustaba a las disposiciones legales y antes de transcurrir los términos para el traslado se vincularon a otra entidad administradora.
Si el formulario de vinculación diligenciado no estaba autorizado por la Superintendencia Bancaria o no contenía los datos mínimos legales y la entidad no se lo comunicó al solicitante y al empleador, dentro del mes siguiente a la solicitud con el fin de subsanarlos, la vinculación quedó confirmada en los términos del artículo 12 del citado decreto, siempre que el formulario hubiese sido suscrito por el solicitante, lo cual se tendrá como manifestación expresa de su voluntad. Por tal razón, si el trabajador se vinculó a otra entidad administradora antes de que transcurrieran los términos legalmente señalados para el traslado entre entidades o entre regímenes, se entenderá que se encuentra vinculado a la administradora ante la cual se confirmó inicialmente la respectiva vinculación.
La confirmación de la vinculación prevista en el artículo 12 del Decreto 692 de 1994 no es aplicable a los reportes de novedades, considerando que dichos reportes no constituyen para el trabajador vinculación a las administradoras del sistema general de pensiones;
d) Personas que en la misma fecha diligenciaron formularios de vinculación ante distintas entidades administradoras sin que pueda establecerse cuál se realizó primero.
En la situación descrita se entenderá que el trabajador se encuentra vinculado a la entidad que esté recibiendo las cotizaciones correspondientes. Si el trabajador no está cotizando, se entenderá vinculado a la última entidad ante la cual cotizó;
e) Personas que a la entrada en vigencia del sistema general de pensiones se encontraban vinculadas a una caja, fondo o entidad previsional del sector público o privado, posteriormente diligenciaron formulario de vinculación ante el Instituto de Seguros Sociales y antes de que transcurrieran tres años a partir de dicho diligenciamiento seleccionaron el régimen de ahorro individual.
El trabajador que se encuentre en la hipótesis enunciada, se entenderá vinculado al Instituto de Seguros Sociales al haber seleccionado el régimen de prima media con prestación definida. En consecuencia, el trabajador estaba en la obligación de esperar a que transcurrieran tres (3) años a partir de dicha selección, para vincularse a una entidad administradora del régimen de ahorro individual.
Para los efectos de este literal, el Instituto de Seguros Sociales no debe entenderse incluido en la denominación genérica de caja, fondo o entidad previsional del sector público;
f) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el sistema general de pensiones en dicha entidad, seleccionaron el régimen de ahorro individual.
La vinculación de los trabajadores en la hipótesis descrita, se resuelve de conformidad con lo señalado en el literal a), pues encontrándose en el supuesto previsto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, pueden ejercer su opción de traslado en cualquier momento y, por lo tanto, se entiende que seleccionaron el régimen de ahorro individual con solidaridad;
g) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado instituto, luego se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el sistema en dicha entidad, seleccionaron el régimen de ahorro individual antes de que transcurrieran tres años desde la selección inicial.
Para los trabajadores que se encuentren en la anterior situación, se aplicará lo dispuesto en el literal b), en razón a que seleccionaron régimen con posterioridad al 31 de marzo de 1994 y, en tal virtud, no podían trasladarse antes de transcurridos tres años contados a partir de dicha selección, y
6.3. Información de resultados y determinación de la causa que originó la múltiple vinculación
— Nombres y apellidos completos
— Tipo y número del documento de identificación
— Períodos cotizados con indicación de: nombre o razón social y NIT del empleador, ingreso base de cotización, monto de cotización obligatoria y administradora en la que se efectuaron las cotizaciones.
6.8. Solicitudes de reconocimiento de prestaciones
En consideración a que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio en los términos del artículo 48 de la Constitución Política, cuyo objeto es garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana mediante la protección de las contingencias que la afecten, tal como lo dispone el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, y que en materia de reconocimiento y pago de pensiones reviste el carácter de esencial, según lo establece el artículo 4º de la misma ley, en ningún caso las entidades administradoras podrán desatender los principios y términos legalmente establecidos, so pretexto de estar el afiliado incurso en una situación de múltiple vinculación.
En desarrollo de lo anterior y con el objeto de evitar que se tornen nugatorios los derechos de los afiliados, las entidades administradoras, sin perjuicio de la ejecución de otras actividades inspiradas en la finalidad antes indicada, deberán resolver las solicitudes de reconocimiento de prestaciones teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Pensión de vejez.
Las pensiones de vejez que hayan sido solicitadas o que se soliciten a partir de la entrada en vigencia del presente numeral, deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora a la cual se entienda pertenecer el respectivo afiliado, luego de aplicar lo dispuesto en el subnumeral 6.1.
Con este propósito —independientemente del cruce de bases de datos que efectuará esta superintendencia— desde el momento de dicha vigencia las administradoras solucionarán los casos de múltiple vinculación, dando prelación a aquellos que involucren a afiliados que hayan solicitado el reconocimiento de su pensión;
b) Prestaciones a que haya lugar por los riesgos de invalidez y muerte.
Las prestaciones que se deriven de los riesgos de invalidez y muerte deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora ante la cual se hayan efectuado las cotizaciones a la fecha de ocurrencia del siniestro. Si a dicha fecha el trabajador no estuviera cotizando, las respectivas prestaciones serán reconocidas y pagadas por la entidad ante la cual se efectuó la última cotización.
En los casos previstos en este literal, las entidades ante las cuales se hubieren efectuado cotizaciones trasladarán a la administradora que deba reconocer las prestaciones, los recursos y la información correspondientes en los términos del subnumeral 6.4.
6.9. Solicitudes de vinculación inicial
Con el propósito de evitar vinculaciones múltiples de trabajadores al sistema general de pensiones, a partir del 1º de septiembre de 1998, el Instituto de Seguros Sociales y las administradoras del régimen de ahorro individual adoptarán las medidas tendientes a que la información contenida en el formulario de vinculación corresponda exactamente a los datos consignados en el respectivo documento de identificación del trabajador, en cuanto a tipo y número del documento, nombres y apellidos completos y fecha de nacimiento.
Lo anterior, no exime a las entidades administradoras de su obligación de verificar el completo y adecuado diligenciamiento de los formularios de vinculación.
Igualmente y sin perjuicio del término legal dentro del cual surte efecto la afiliación al sistema general de pensiones, observarán el procedimiento que se indica a continuación, en relación con aquellas solicitudes que fueron diligenciadas señalando que se trataba de una vinculación inicial o en las que no se indicó el trámite de vinculación ni el de traslado.
6.9.1. Consulta de nuevas afiliaciones
Las entidades administradoras que reciban las solicitudes a que hace referencia el subnumeral 6.9 deberán consultar a las demás administradoras acerca de si el trabajador que presentó la solicitud figura o no como vinculado en alguna de ellas. La consulta deberá efectuarse por los medios previstos en el subnumeral 6.4 a más tardar el día veinte (20) de cada mes, respecto de las solicitudes recibidas en el mes inmediatamente anterior y contendrá el tipo y número del documento de identificación y los nombres y apellidos completos.
6.9.2. Respuesta a la consulta de nuevas afiliaciones
La administradora consultada deberá dar respuesta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la recibió, debiendo emplear el mismo medio utilizado para la consulta.
Para tales efectos, incluirá en su respuesta a todos los vinculados que cumplan las siguientes condiciones:
a) Números del documento de identificación totalmente coincidentes o que difieran a lo más en una cifra cambiada, una cifra de más, una cifra de menos o una transposición de dos cifras contiguas. No se compara el tipo de documento, y
b) Apellidos y nombres totalmente coincidentes o que presenten variaciones a lo más en dos letras de cualesquiera de sus componentes (apellido paterno, apellido materno y nombres). Si el apellido materno o uno de los nombres estuviere abreviado, la coincidencia de la primera letra será considerada como igualdad del apellido o del nombre.
Con la respuesta la administradora consultada deberá informar, como mínimo, el tipo y número del documento de identificación, los nombres y apellidos completos y la fecha de nacimiento del trabajador.
En caso de no existir ninguna de las coincidencias anotadas, la administradora consultada deberá informar en su respuesta tal circunstancia.
6.9.3. Revisión a la respuesta de consulta de nuevas afiliaciones
La administradora que realizó la consulta contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la respuesta, para revisar la información que le remitieron y establecer, con base en ella, los trabajadores que ya se encuentren vinculados a otra administradora.
Si como resultado de la anterior revisión se establece que el trabajador ya se encontraba vinculado a otra administradora, dentro de los cinco días hábiles siguientes lo comunicará al solicitante y al empleador, si es del caso, advirtiéndoles que por tal razón deben seguir cotizando a la administradora donde lo venían haciendo antes de presentar la solicitud de vinculación.
En el evento en que la administradora que consulta haya recibido alguna cotización antes de establecer que el solicitante se encontraba vinculado a otra administradora, en el mismo plazo señalado en el párrafo anterior devolverá el valor de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual o en las reservas para pensión de vejez, más el valor de la comisión de administración recibida.
N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales del Instituto de Seguros Sociales y de las sociedades administradoras de fondos de pensiones.

References: artículo 326
 artículo 17
 artículo 17
 artículo 11
 artículo 39
 artículo 39
 artículo 11
 artículo 13
 artículo 5
 artículo 11
 artículo 11
 artículo 11
 artículo 11
 artículo 13
 artículo 12
 artículo 12
 artículo 11
 artículo 48
 artículo 1
 artículo 4