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Timestamp: 2020-03-29 02:35:28+00:00

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Algunas buenas herramientas para el envío masivo de correo electrónico - PROCAPACIDAD, Un proyecto de la AFF
Por Laura S. Quinn
Uno de nuestros artículos más populares, actualizado en marzo de 2010. Los boletines electrónicos, alertas de acción y correos para solicitar donativos pueden ser un mecanismo de bajo costo para comunicarnos con nuestros simpatizantes, pero puede ser muy complejo enviar y dar seguimiento a miles de correos. Platicamos con once expertos en tecnología para organizaciones de la sociedad civil con la finalidad de conocer cuáles herramientas para el envío de comunicaciones electrónicas han funcionado mejor para ellos.
Estás buscando la manera de enviar correos electrónicos a cientos o miles (o quizás a cientos de miles) de personas a la vez. Ya has pensado en la estrategia - enviar información útil, bien escrita a personas dispuestas a recibirla, ¿cierto? – y has identificado tus necesidades. Posiblemente buscas enviar boletines electrónicos con un bonito diseño gráfico o correos sencillos de alerta que contengan solo texto. Tal vez esperas encontrar una herramienta que pueda enviar correos electrónicos a grupos grandes o relativamente pequeños y que a la vez se pueda integrar con tu base de datos institucional, personalizar para donantes mayores, que te permita segmentar el listado para hacer envíos específicos a ciertos grupos o llevar un registro de quién abrió cuál correo.
Independientemente de tus necesidades específicas, necesitas una herramienta confiable, accesible en términos económicos y fácil de usar. Preguntamos a 13 profesionales en tecnología para conocer cuáles herramientas han funcionado para ellos y hemos combinado sus respuestas junto con los conocimientos colectivos expresados en diversos foros de internet para integrar este artículo con ejemplos de herramientas eficaces que pueden ser de utilidad para ti.
Herramientas con las que ya cuenta tu organización
Probablemente puedas hacer envíos masivos con los programas que ya tienes. Aun y cuando estas opciones no pueden emitir reportes sofisticados o enviar cientos de correos de manera efectiva, pueden ser una opción práctica para una base de contactos pequeña.
Outlook (u otras aplicaciones de correo electrónico): Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico estándar pueden funcionar para enviar unas cuantas docenas de correos. Sin embargo, este método tiene grandes desventajas. Primero que nada, ingresar grandes cantidades de correos en el campo de “copia oculta” o CCO (el procedimiento usado comúnmente para envíos masivos a un grupo grande que debe permanecer anónimo) puede causar que tus correos se marquen como Spam. En segundo lugar, es difícil crear contenidos en formatos complejos, como un formato de boletín electrónico que se pueda abrir y ver de manera correcta por todos los destinatarios. Y tercero, la lista se debe manejar de manera manual. Se requiere mucho esfuerzo para agregar nuevos contactos, borrar a los que soliciten ser eliminados de la lista y monitorear los correos que se regresan – recuerda que estamos obligados a eliminar los correos de las personas que lo soliciten. Si mandas más de unas cuantas docenas de correos a la vez o envías a cierta lista periódicamente, la mayoría de nuestros expertos recomiendan ampliamente ir más allá de los programas estándar de correo electrónico.
Mailman (o cualquier otra herramienta de correo ofrecida por la empresa que hospeda tu página web): Si tu sitio web está hospedado en una empresa comercial, es posible que tu paquete ya incluya Mailman – revisa el panel de control de tu página de internet. Esta herramienta de correo te permite enviar un mensaje de texto simple o con gráficos a una lista de distribución grande al enviar el mensaje a una cuenta de correo específica. Sin embargo, Mailman no es la herramienta más sencilla de usar y carece de varias características que otras herramientas sí tienen. Por ejemplo, no puedes exportar fácilmente tu lista de contactos ni obtener reportes sobre el número de destinatarios que abrieron un correo o hicieron clic en alguna liga. Si requieres enviar más de cien correos a la vez, mejor busca otras opciones.
Aunque algunas de las aplicaciones regulares de correo electrónico o Mailman puedan ser de utilidad para ti en ciertas circunstancias, existen desventajas considerables. Debido a que estas herramientas envían correos electrónicos desde tu propio dominio y servidor de correo, es posible que puedan ser detenidos por filtros anti spam y nunca llegar a sus destinatarios. Las herramientas diseñadas para enviar miles de correos a la vez (como los que se describen a continuación) funcionan cuidadosamente con proveedores de servicios de internet (ISP, por sus siglas en inglés) como AOL y Yahoo para asegurar que los correos son enviados. Es más difícil que una organización haga esto por sí misma. Si envías una gran cantidad de correos, algunas personas pueden quejarse de que tus correos son spam sin importar lo cuidadoso que seas. El solo hecho de tener una gran cantidad de direcciones de correo en el campo de “copia oculta” puede detonar alertas de spam en algunos ISP. Si esto sucede, todos tus correos pueden ser etiquetados como spam o tu dominio puede ser incluido en una lista negra. Si eso pasa, los ISPs más importantes pueden negarse a enviar correos por ti – incluyendo los correos regulares de tu organización. Si únicamente envías un par de cientos de correos al mes, no tienes nada da que preocuparte, pero para volúmenes mayores, vale la pena explorar otras opciones.
Para finalizar, otro punto importante: si tu correo está hospedado en un servidor compartido, ese proveedor de internet puede fijar un límite al número de correos que puedes enviar por hora o por día. Este número puede ser tan bajo como 50 o 100 por hora y puede sencillamente dejar de enviar correos cuando llega a esa cantidad. Si requieres enviar correos a grupos de 50 o más, consulta con la empresa que hospeda tu sitio web para asegurarte que serán enviados sin problemas.
¿Alguno de los métodos anteriores suena problemático? Es porque lo son. Si estás considerando seriamente el envío masivo de correos a más de unas cuantas docenas de personas, existen mejores opciones.
De bajo costo y fáciles de usar.
Existen tres herramientas en línea que ofrecen correo electrónico gratuito y fácil de usar. Google Groups, Yahoo Groupsy Topica. Estas tres herramientas son muy similares en el sentido de que te permiten enviar correos electrónicos de texto a un número ilimitado de direcciones. Son generalmente utilizados para los foros de discusión y permiten que un grupo de personas se comunique entre sí, por lo que no hay razón por las que no los puedas usar tú también para enviar correos de texto a un grupo de contactos.
Las personas se pueden suscribir o cancelar la suscripción al enviar un correo a una dirección en particular. Estas tres herramientas muestran mensajes comerciales en la parte superior de los mensajes de correo electrónico que envías y ninguna de ellas te permite monitorear cuántas personas abrieron un correo o hicieron clic en una liga. Los correos se mandan desde los servidores de estas empresas, por lo que tienen algunos de los problemas anteriormente descritos sobre la facilidad de envío y quejas de spam.
Si estás buscando la misma funcionalidad sin los anuncios comerciales, considera Electric Embers de NPO Groups. Este servicio, amigable con las organizaciones sin fines de lucro, ofrece precios a su alcance en una escala decreciente, empezando en US$ 10 al mes por 2,500 contactos y US$ 5 por los siguientes 5,000, además de un mayor control sobre tu lista. Sin embargo, no ofrece capacidad para mensajes con formatos más elaborados que únicamente texto.
Herramientas en línea para envío masivo de correos electrónicos
Una de las maneras más comunes de enviar correos masivos es mediante el uso de un servicio en línea expresamente dedicado para la realización de esta función. Estas herramientas de correo electrónico generalmente te permiten administrar tu lista de contactos, crear correos y ver reportes a través de una interfaz en la red. La mayoría te permite enviar correos con formato; algunos ofrecen herramientas que te permiten agregarles diseño fácilmente. Generalmente puedes integrarlos a tu sitio web para que puedas aceptar suscripciones en línea y se encargan automáticamente de las solicitudes de baja de las listas y de borrar direcciones de correo que han dejado de ser válidas. Los reportes te permiten ver detalles útiles como el número de destinatarios que abrieron un correo en particular, cuántos hicieron clic en una liga y cuántos reenviaron un correo.
Ofertas especiales para las organizaciones sin fines de lucro
Existen muy pocas diferencias entre las necesidades típicas de una organización sin fines de lucro y las de una empresa cuando se trata del envío de correos. Sin embargo, tres sistemas muy eficientes ofrecen descuentos especiales para organizaciones no lucrativas, lo cual las convierte en opciones muy atractivas – siempre y cuando cubran tus necesidades.
VerticalResponsees un servicio en línea muy sofisticado y popular, el cual permite a las organizaciones sin fines de lucro en los EE. UU. enviar hasta 10,000 correos de manera gratuita. Es confiable en la calidad de envío – se asegura que tus correos llegan directamente a la bandeja de entrada de tus suscriptores y no son detenidos por los filtros anti spam, te permite segmentar tus listas de contactos y se integra con el sitio web, además de contar con varias opciones que se integran con programas para la administración de datos de simpatizantes (especialmente con Salesforce). Sin embargo, la interfaz puede tener cierto grado de complejidad y las plantillas pre diseñadas no están tan trabajadas como las de otras herramientas. Después de los 10,000 correos puede ser un poco caro. Si envías más de 15,000 correos al mes, compara precios con otras opciones. VerticalResponse ha estado ofreciendo su programa gratuito para organizaciones sin fines de lucro por más de dos años y todo parece indicar que se han comprometido claramente a mantenerlo.
EmailNow de Network for Good, impulsado por Emma
EmailNow es una opción muy atractiva si necesitas enviar más de 15,000 correos al mes. El año pasado, cambiaron su plataforma y se asociaron con otro proveedor, Emma, para ofrecer un servicio confiable y sofisticado a precios especiales para organizaciones sin fines de lucro. Emma está diseñado para quienes buscan enviar correos que lucen muy bien, con buen formato y que carecen de conocimientos de HTML, además de ofrecer excelentes plantillas prediseñadas – o diseñarte una a la medida por US$ 199.00. Los atractivos que ofrece EmailNow se encuentran a la par de los que ofrece Vertical Response en cuestión de integración con el sitio web y la segmentación de contactos. Network for Good también ofrece asistencia técnica amigable para las organizaciones sin fines de lucro. El costo es de US$ 29.95 por mes por hasta 20,000 correos electrónicos, además de una cuota inicial de US$ 49. El envío subsecuente de cada 1,000 correos después de los primeros 20,000 cuesta únicamente US$ 2, por lo cual resulta una muy buena opción para las organizaciones con grandes listados. Este servicio está disponible únicamente para organizaciones registradas bajo los regímenes 501c3, c4, y c6 en los EE. UU.
​MailChimp ofrece una gran variedad de opciones a precios competitivos y ofrece descuentos significativos para organizaciones sin fines de lucro. Sus servicios son completamente gratuitos si almacenas menos de 500 contactos y envías menos de 3,000 correos al mes. Para las organizaciones que almacenan hasta 2,500 contactos ofrecen diversas alternativas por niveles hasta alcanzar los US$ 200 (incluye el descuento que otorgan a las organizaciones sin fines de lucro) por manejar hasta 50,000 contactos. Otra opción es pagar por correo enviado entre US$ 0.02 a US$ 0.03 por cada uno dependiendo del volumen. La interfaz es fácil de usar, la asistencia técnica ofrece pronta respuesta y ofrecen una interfaz en la web amigable que permite modificar plantillas de HTML, la cual ha sido probada con una gran cantidad de programas de correo. El servicio también ofrece un “inspector de correo”, el cual te permite ver cómo se verá en más de 50 servicios de correo, y una interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) la cual te permite enviar correos a través de MailChimp desde otros programas (por ejemplo, Drupal ofrece un módulo para MailChimp).
Otras opciones en línea
Docenas, si no es que cientos de servicios de envío de correos masivos se enfocan tanto hacia las empresas como a las organizaciones sin fines de lucro. Si representas una organización sin fines de lucro o tienes necesidades específicas, los siguientes son algunos de los servicios que recomiendan nuestros colaboradores.
Constant Contact, una herramienta muy común empleada tanto en el sector empresarial como no lucrativo, ofrece plantillas muy atractivas así como la posibilidad de segmentar y emitir reportes. El esquema de precios es amigable para quienes tienen listas pequeñas, alrededor de US$ 15 para menos de 500 contactos, US$ 30 para menos de 2,500, continuando hasta US$ 150 para hasta 25,000 direcciones. Sin embargo, varios de los entrevistados mencionaron los problemas con filtros anti spam cuando usan ConstantContact. La empresa recientemente mejoró sus herramientas para desarrolladores (http://developer.constantcontact.com/), lo que significa que ahora es posible administrar tus listas y enviar correos a través de otros programas (por ejemplo, Drupal ofrece un módulo para Constant Contact).
CampaignMonitor está enfocado a quienes tienen acceso a alguien que maneja HTML para correos y que buscan crear sus propias plantillas. No ofrecen opciones de plantillas que puedan ser utilizadas sin tener conocimientos de HTML, pero ofrecen algunos campos personalizados y la funcionalidad de emitir reportes, además de tener un nivel de entrega de correos muy confiable. Por un costo de US$ 5 por campaña de correos, más US$ 0.01 por cada correo, el servicio es muy accesible para listas pequeñas, pero probablemente muy caros para las grandes.
Además de su muy conocido servicio gratuito, Topica ofrece una eficiente opción de paga. Esta herramienta ofrece la posibilidad de integración con el sitio web, una gran cantidad de campos personalizables y herramientas eficientes para la segmentación de contactos, así como plantillas para boletines electrónicos estándar y la posibilidad de emitir reportes. El costo es de US$ 50 por hasta 5,000 contactos (se puede solicitar un descuento adicional por tratarse de una organización sin fines de lucro), pero de ahí en adelante puede ser muy caro – el siguiente nivel es de US$ 250 por hasta 25,000 contactos.
​WhatCounts ofrece un servicio de lujo para el envío de correos. Vale la pena tomarlo en cuenta si se tiene una gran lista y un serio interés de invertir en comunicaciones electrónicas - los precios empiezan en US$ 600 para listas de hasta 50,000 correos. Los correos se envían desde una dirección de IP dedicada a tu organización, lo cual elimina el problema de que la ubiquen en la lista negra de los correos de las personas y WhatCounts ofrece varias interfaces de programación de aplicacionesque te permiten la integración de tus listas de correos con otras bases de datos de simpatizantes.
En el extremo “premium” del Mercado, podemos encontrar que los sistemas incluyen paquetes de mercadotecnia electrónica, otros módulos como encuestas, integraciones pre desarrolladas con los principales paquetes de CRM, de administración de la asociación y de sus donantes, además de apoyo intensivo de sus consultores. Un par de opciones en esta categoría incluyen MagnetMail y BlueHornet.
Para los que tienen conocimientos técnicos
Si dentro de tu staff cuentas con alguna persona con habilidades en PHP, vale la pena considerar PHPList. PHPList es una aplicación gratuita de código abierto con sólida capacidad para la administración de los contactos y herramientas para la creación de correos en HTML, aunque su capacidad para emitir reportes no es tan buena. Generalmente es similar a las herramientas mencionadas anteriormente, pero debe instalarse en tu servidor de internet. Puede ser instalada en la mayoría de los hosts compartidos de internet sin problema.
Si ya estás trabajando con Drupal (un sistema común de código abierto para administrar contenidos) o CivicSpace (un paquete específico de Drupal con varios plugins de Drupal), no pases por alto la posibilidad de usar estas herramientas para administrar tus boletines de correo electrónico. Ambos incluyen CiviMail, un módulo que maneja las funcionalidades de los envíos masivos de correo electrónico.
Recuerda, sin embargo, que todas estas herramientas envían correos a través de tu propio servidor de correo electrónico, por lo que las mismas advertencias sobre el envío de boletines electrónicos a través de Outlook o Mailman son aplicables a estos casos también.
Deberás considerar si podrás solicitar a tu proveedor de servicios de internet que mantenga tus correos alejados de los filtros de spam y de evitar que sean enviados a las listas negras.
Más Estrategias Integradas de Internet
Si la principal manera en la que interactúas con tus simpatizantes es mediante el correo electrónico, las herramientas mencionadas anteriormente pueden funcionar bien. Sin embargo, si también deseas dar seguimiento a sus acciones, donaciones o a cuáles secciones de tu página web visitan, necesitarás pensar en cómo dar seguimiento e integrar toda esta información. El uso de una solución más completa te permite no solo saber quién hizo clic en la liga de “dona ahora” en un correo, pero además qué porcentaje de esas personas en realidad continúan el proceso y efectúan un donativo. Como mínimo, busca un programa de correo electrónico que te permita importar y exportar información en formatos útiles.
Puedes también considerar un programa que administre toda la información y actividades de tus simpatizantes en lugar de usar una herramienta para el envío por separado. Existe una variedad de herramientas integradas que manejan una amplia gama de opciones de internet. Por ejemplo, Salsa de Democracy in Actiontiene un enfoque particular en correo electrónico y un fuerte apoyo para campañas de correo electrónico y empieza en US$ 100 al mes por hasta 3,000 contactos. Wild Apricot, eTapestry, Donor Perfect, Z2 by Neon, MemberClicks, Convioy Blackbaud Sphere (anteriormente Kintera) son herramientas integradas que pueden ser de tu interés.
​Cómo decidir
Con todas estas posibilidades para elegir, ¿cómo decidir? Como siempre, piensa en tu propia situación. Aunque todos estos programas ofrecen una sólida base de opciones, hay algunas consideraciones importantes que debes tomar en cuenta al momento de evaluarlos:
¿Cuántos y con qué frecuencia?¿Cuántos correos necesitas enviar? ¿A cuántas personas? Los precios varían dramáticamente dependiendo del tamaño de tu lista de contactos así como de la frecuencia con la que les envías correos.
¿Será posible integrar las direcciones de correo electrónico? No subestimes el valor de sincronizar tu lista de simpatizantes entre diversas herramientas. La posibilidad de tener toda la información de tus simpatizantes en un solo lugar es muy valiosa. De ser posible, elige una herramienta para el envío masivo de correos que sea compatible con las base de datos con la que ya cuentas o que ofrezca opciones sólidas para la integración de información (como un API). Si en la actualidad no cuentas con una solución sólida para dar seguimiento a tus simpatizantes, una solución integrada que maneje el envío de correos electrónicos y que además dé seguimiento a tus donantes, procese pagos en línea y realice otras tareas, puede ser una buena inversión.
¿Qué tan sofisticados requieres que sean tus correos?¿Enviarás correos sencillos que contengan únicamente texto o boletines y comunicados electrónicos con diseños y formatos elaborados? Si es lo segundo, ¿necesitas una herramienta que ofrezca plantillas pre diseñadas de gran calidad o te gustaría poder hacer tu propia plantilla a la medida? Las herramientas varían considerablemente en la manera en que te ofrecen estos servicios. Si estás planeando llevar a cabo campañas de correo electrónico que requieren de A/B testing, respuestas condicionadas y secuencia automática de envío de correos, autorizaciones internas o una segmentación altamente detallada, coloca estas opciones al principio de tus requerimientos.
Existe una gran variedad de excelentes opciones en el mercado para el envío masivo de correos y hoy más que nunca, estas soluciones están al alcance de cualquier organización sin fines de lucro. Si requieres enviar solamente unas cuantas docenas de correos o boletines electrónicos elaborados a millones de simpatizantes, puedes encontrar un paquete efectivo al alcance de tus posibilidades.
Agradecemos a los siguientes expertos en materia de tecnología del sector no lucrativo quienes ofrecieron recomendaciones, consejos y contribuyeron de otras maneras con este artículo:
Ted Fickes,The Wilderness Society
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