Source: https://rfsocial.grouperf.com/article/0105/ra/rfsocira0105_0900_3191D.html
Timestamp: 2019-05-27 08:32:50+00:00

Document:
Créer et gérer les dossiers professionnels des salariés
Sommaire n° 105
Le petit train des décrets sur la retraite
Congé de solidarité familiale complété
Contrat unique d'insertion créé dans les DOM
Le forfait jours incompatible avec la Charte sociale européenne ?
Préapprentissage : le DIMA au JO
Audience syndicale : compter chaque vote
DS dans les établissements où le syndicat est représentatif
Haro sur les clauses de non-concurrence nulles, mais dissuasives
Licencier pour inaptitude pendant un arrêt
Licencier un salarié qui ne respecte pas la charte informatique
Doter son entreprise d'une GPEC opérationnelle
Qui prouve le nombre d'heures travaillées en cas de conflit ?
Financement du FPSPP : 10 % pour la collecte 2011
Payer, ou non, l'indemnité de fin de CDD ou de fin de mission
Donner l'attestation de formation : une obligation
Retraite : les premières mesures d'âge
Local et panneau d'affichage des délégués du personnel
Éviter de revenir sur une promesse d'embauche
Quelles fautes pour un licenciement ?
À chaque faute, son impact pécuniaire
Mettre en oeuvre le licenciement pour faute
Dirigeants de SA : la prise en charge par le Pôle Emploi
CDD : jouer les prolongations
Départ ou mise à la retraite ?
Pause postée
SMIC apprenti
Téléphones mobiles envolés
Droit d'alerte et de retrait en cas de danger
RF Social n° 105 - février
Si l’employeur peut recueillir des informations sur les salariés pour constituer leur dossier, il doit rester vigilant sur la nature des éléments ainsi traités. De plus, il lui appartient d’organiser le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles.
Contenu du dossier professionnel
Règles à respecter. - Quand le dossier professionnel d’un salarié est créé, puis mis à jour, deux règles sont à prendre en compte.
D’une part, chaque salarié a droit au respect de sa vie privée même dans l’entreprise (cass. soc. 2 octobre 2001, n° 99-42942, BC V n° 291).
D’autre part, seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. En effet, dès le recrutement, les informations demandées au candidat ont pour seul but d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles (c. trav. art. L. 1221-6). Pour la suite, il faut savoir que les dossiers professionnels, sur support papier ou informatique, ne peuvent contenir que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la gestion administrative des salariés (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 6).
Identité et vie privée du salarié. - Bien entendu, le dossier professionnel peut contenir :
- les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance ;
- les coordonnées (adresse et téléphone) ;
- le numéro de sécurité sociale du salarié.
Le cas échéant, la copie du titre valant autorisation de travail y figure et, si besoin, de ses diplômes et le type de permis de conduire en possession par l’intéressé (voir RF Social, Revue d’actualité 102, p. 16 et Revue d’actualité 85, p. 16).
En revanche, les informations suivantes ne doivent, en principe, pas y être mentionnées : origines raciales ou ethniques, date d’entrée en France, date de naturalisation, modalités d’acquisitions de la nationalité française, adresse précédente, entourage familial, conditions de logement, opinions politiques, appartenance syndicale, vie sexuelle et condamnations pénales (c. trav. art. L. 1221-6 ; loi 78-17du 6 janvier 1978, art. 8 et 9 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »).
Résultat des tests et évaluation. - Le résultat des tests et évaluations pratiqués lors du recrutement et les références recueillies auprès de l’environnement professionnel peuvent figurer dans le dossier du salarié (c. trav. art. L. 1221-6 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »). Les données relatives aux entretiens annuels sont aussi dans son dossier (date des entretiens, objectifs assignés, appréciation des aptitudes professionnelles, etc.).
Autres informations liées à la carrière. - Le dossier de candidature, la date et les conditions d’embauche, la rémunération ainsi que les modifications qui y sont apportées sont dans le dossier du salarié. L’employeur conserve notamment le contrat de travail et ses avenants ultérieurs. Par ailleurs, les formations professionnelles effectuées et celles souhaitées sont aussi répertoriées.
Gestion des arrêts de travail. - Les informations liés à la gestion des arrêts de travail du salarié sont dans son dossier (motif de l’arrêt, dates, visites médicales de reprise., etc.). En revanche, les informations relatives à son état de santé n’ont pas à y être inscrites (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 8).
Dossier « disciplinaire ». - Le dossier professionnel comprend le cas échéant un volet disciplinaire indiquant notamment les sanctions prononcées à l’exclusion des faits amnistiés.
Pas de commentaire. - Le dossier du salarié ne doit en aucun cas contenir des commentaires excessifs et inappropriés.
Exemple : Une entreprise a été sanctionnée par la CNIL car des commentaires sur le personnel comme « est un crétin », « il pue » apparaissaient dans ses fichiers (délib. CNIL 2010-113 du 22 avril 2010).
Accès du salarié à son dossier
Information. - Le recruteur qui collecte des données personnelles sur un candidat doit l’informer sur certains points (ex. : caractère obligatoire ou facultatif des réponses, conséquences d’un défaut de réponse). L’employeur a aussi une obligation d’information à l’égard du salarié dont il recueille de telles données. Il doit notamment l’informer sur l’identité de la personne qui gère son dossier et son droit d’accès et de rectification, sous peine d’être sanctionné par la CNIL (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 32 ; CE 20 octobre 2010, n° 327916).
À noter : Plus généralement, l’employeur est tenu par les différentes obligations prévues par la loi « informatique et libertés » en matière de traitement de données personnelles (ex. : obligation d’assurer leur confidentialité) (loi 78-17 du 6 janvier 1978).
Droit d’opposition. - Un salarié, s’il a un motif légitime, peut s’opposer à ce que des données personnelles le concernant soient inscrites dans son dossier mais seulement pour les données dont le traitement ne répond pas à une obligation légale pour l’employeur (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 38).
Droit d’accès. - Chaque salarié ou ancien salarié, justifiant de son identité, a le droit d’accéder aux données le concernant, qu’elles soient conservées sur support informatique ou dans un dossier papier et sans avoir à se justifier (CE 20 octobre 2010, n° 327916 ; loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 39). Ainsi, il a accès aux informations relatives à son recrutement, sa carrière, sa rémunération, son évaluation et à son dossier disciplinaire. Par contre, il n’a pas de droit d’accès aux données :
- prévisionnelles de carrière (ex. : potentiel de carrière) sauf si l’employeur en a tenu compte pour prendre une décision à son égard (ex. : une augmentation ou une promotion) ;
- d’un autre salarié.
L’employeur peut s’opposer aux demandes manifestement abusives. En cas de contestation, c’est à lui de démontrer l’abus (CNIL, Guide pour les employeurs et les salariés, 2010).
Modalités du droit d’accès. - Le droit d’accès peut s’exercer soit sur place, soit par écrit, avec un justificatif d’identité. L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place). Il délivre au salarié qui le demande une copie de ses données en lui réclamant éventuellement le coût de la copie. Le cas échéant, il écrit et motive son refus en mentionnant les voies et délais de recours (CNIL, Guide pour les employeurs et les salariés, 2010).
Droit de rectification. - Le salarié a aussi un droit de rectification qui lui permet notamment de demander la correction des inexactitudes dans son dossier (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 40). ✖
Si les dossiers professionnels des salariés sont gérés via un fichier informatique, l’employeur doit le déclarer auprès de la CNIL avant sa mise en œuvre. Il s’agit d’une procédure simplifiée si des conditions relatives notamment aux données personnelles traitées sont remplies (CNIL, norme simplifiée n° 46). Il en est dispensé s’il a désigné un correspondant informatique et libertés (CNIL, Guide pour les employeurs et les salariés, 2010).

References: art. 6
 art. 8
 art. 8
 art. 32
 art. 38
 art. 39
 art. 40