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Timestamp: 2018-08-21 13:23:13+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 458 DE 2016
RESOLUCIÓN 458 DE 22 DE FEBRERO DE 2016
CONTENIDO:ESTABLECE EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Y EL FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ (FIP). DEROGA LA RESOLUCIÓN 3629 DE 2015.
RESOLUCIÓN 458 DE 2016
“Por la cual se establece el Reglamento Interno para el Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz (FIP) y se adoptan otras disposiciones.
La Directora General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en uso de las facultades conferidas por el numeral 3 del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, y
Que el artículo 1º del Decreto 2559 de 2015 establece que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social es el organismo principal de la administración pública cabeza del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.
Que de conformidad con el artículo 3º del Decreto 2559 de 2015, el objetivo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, dentro del marco de sus competencias y de la ley, es el de formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos para la inclusión social y la reconciliación en términos de la superación de la pobreza y de pobreza extrema, la atención integral a la primera infancia, infancia y adolescencia, el desarrollo territorial y la atención y reparación a víctimas del conflicto armado a las que se refiere el artículo 3º de la Ley 1448 de 2011, el cual desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos del Estado competentes.
Que mediante la Ley 1437 de 2011 se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, reglamentando en su Título II, artículos 13 al 33, las reglas generales del Derecho de Petición.
Que mediante la Ley 1755 de 2015 se dispuso la sustitución del Título II, Derecho de Petición, Capítulo I, Derecho de Petición ante las autoridades – Reglas Generales, Capítulo II Derecho de Petición ante autoridades – Reglas especiales y Capítulo III Derecho de Petición ante organizaciones e instituciones privadas, artículos 13 al 33, de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011 por cuanto dichos artículos fueron declarados inexequibles por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2011.
Que mediante la Resolución 3629 del 5 de octubre de 2015, se adoptó el reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y su Fondo adscrito, con fundamento en el Decreto 4155 de 2011, derogado por el ahora Decreto 2559 de 2015, razón por la cual se hace necesaria la actualización de dicho reglamento.
Que de acuerdo con lo previsto en el lit. b) del artículo 2.2.22.3 del Decreto 1083 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, como entidad del Estado debe adoptar la Política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano orientada a acercarlo con el Estado y hacer visible la gestión pública permitiendo la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones y su acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y efectiva.
Que de acuerdo con lo previsto en el lit. b) numeral 2 del artículo 15 de la Resolución 83 del 2016, el grupo de trabajo participación ciudadana de la Secretaría General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social “tiene la función de diseñar e implementar la política, lineamientos y acciones para la gestión de los derechos de petición (peticiones, quejas, reclamos, denuncias); promoviendo la efectividad, expresada en oportunidad y calidad, de la misma”.
Que teniendo en cuenta el uso de nuevas tecnologías para el trámite de los derechos de petición en la Entidad, se hace indispensable dar aplicación a lo normado en la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las Entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y el Decreto 2364 de 2012 “por medio del cual se reglamenta el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.
Que de conformidad con lo expuesto se hace necesario establecer un reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y su Fondo Adscrito, a partir de la sustitución del Título I de la Ley 1437 de 2011 realizada por la Ley Estatutaria 1755 de 2015.
ART. 1º—Adoptar el siguiente Reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas, reclamos y denuncias en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz (FIP).
Reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas, reclamos y denuncias del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz (FIP)
ART. 1º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento se aplicará a los trámites y procedimientos administrativos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz (FIP).
ART. 3º—Objeto y clasificación de las peticiones. Las peticiones se clasifican, entre otras, en las siguientes:
Para efectos del tratamiento de datos que la entidad genere, obtenga, adquiera, transforme o controle, se deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios.
12. Petición entre autoridades. Es la petición de información o de documentos que realiza una autoridad a otra. Dentro de estas se encuentran las realizadas por organismos de control como la Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo y la Contraloría General de la República.
Los canales de recepción de peticiones en al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social son:
4. La cuenta de correo electrónico establecida únicamente para tal fin: servicioalciudadano@prosperidadsocial.gov.co.
PAR. 3º—Tratándose de peticiones realizadas a través de cuentas oficiales de la entidad en redes sociales, se debe establecer contacto con el ciudadano, recibir la petición, procurando que aporte el máximo de datos de contacto para garantizar oportunidad en la respuesta. Estas siguen el trámite de las peticiones escritas establecido en la entidad.
ART. 6º—Peticiones verbales. Se formulan directamente, en el marco de la atención presencial o telefónica y ante la oficina o dependencia designada por la entidad para ello. De ser posible, se resuelven de manera inmediata en la misma forma en que se presentaron. El funcionario o colaborador que brinda la atención y orientación recibirá, tramitará y resolverá la petición. De lo anterior se dejará registro en el aplicativo o formato establecido para tal fin en la entidad.
PAR. 1º—Cuando quien presenta una petición pide constancia de haberlo hecho, el funcionario o colaborador que la recibe, expedirá la misma de forma sucinta.
PAR. 2º—Cuando la petición requiera de cierta formalidad, el encargado de brindar la atención podrá solicitar que se presente de forma escrita, suministrando al peticionario un formato establecido para tal efecto. Cuando la persona manifieste no saber escribir, el funcionario o colaborador diligenciará el formato, con los datos que el ciudadano suministre. Estas peticiones seguirán el trámite de las peticiones escritas.
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica, Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
PAR. 5º—El grupo de participación ciudadana a través de su equipo de trabajo enviará el requerimiento a la dirección aportada por el apoderado y/o el peticionario solicitando los documentos faltantes necesarios para dar el trámite y resolver la correspondiente petición. Este tipo de situaciones serán resueltas conforme lo dispuesto por el artículo 19 de la presente resolución.
ART. 9º—Presentación de las peticiones que constituyen quejas o reclamos verbales. Podrán ser presentados de manera verbal a través del Centro de Atención Telefónica, CAT, o en las direcciones regionales. Dichas peticiones quedarán registradas en el sistema establecido por la entidad para dar el traslado respectivo. En caso de que una queja o un reclamo deba ser presentado en las direcciones regionales, se recomendará que sean registrados en forma escrita por el (la) ciudadano(a).
ART. 12.—Radicación. Todas las peticiones que sean recibidas en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, bien sea en el nivel nacional o en las direcciones regionales, en forma escrita, o en forma verbal que se consignen en medio físico, serán radicadas e ingresarán en el sistema que la entidad disponga para ello, máximo al día siguiente de recibidas, asignando a cada una un número de radicado según el consecutivo correspondiente, con los datos en los campos preestablecidos por este sistema. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social no podrá negar la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.
PAR. 6º—Cuando un funcionario o colaborador reciba una petición electrónica en la cuenta de correo asignada por la entidad, o que corresponda a la dependencia; deberá remitirla inmediatamente a la cuenta de correo (servicioalciudadano@prosperidadsocial.gov.co.)
ART. 13.—Competencia para resolver las peticiones. Las dependencias de la entidad estipuladas en el artículo 9º del Decreto 2559 de 2015 y sus respectivos grupos internos de trabajo descritos en la Resolución 83 de 2016 y la 192 de 2016, o la norma que la sustituya o remplace, deberán resolver de fondo y de manera oportuna las peticiones que sean recibidas en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y que sean de su competencia. Esta se determinará según las funciones a cargo de cada Grupo Interno de Trabajo y el contenido de la petición, de forma que se resuelva de fondo lo indicado en la misma.
PAR. 2º—En caso de que la dependencia considere que no es de su competencia la resolución de una petición asignada, deberá devolverla inmediatamente a la dependencia encargada de orientar la gestión de peticiones al interior de la Entidad, para que se asigne a quien se considera competente.
PAR. 4º—De acuerdo al lit. b) numeral 2 del artículo 15 de la Resolución 83 de 2016, el grupo interno de trabajo - participación ciudadana de la secretaría general del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, tiene la función de efectuar el reporte mensual de los derechos de petición (peticiones, quejas, reclamos y denuncias), realizar informes sobre la efectividad de la gestión y dar respuesta a los requerimientos relacionados que se presenten ante la entidad según los lineamientos y el procedimiento que se determine. Dichos reportes e informes serán divulgados a los grupos internos de trabajo de la entidad en procura de mejorar la gestión en esta materia.
PAR. 5º—De acuerdo al numeral 14 del artículo 11 del Decreto 2559 de 2015, la oficina de control interno del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, tiene la función de vigilar a las dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias, reclamos y denuncias que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad y deberá rendir al director general un informe semestral.
PAR. 6º—La oficina de control interno del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social de acuerdo a lo establecido por el numeral 17 artículo 11 del Decreto 2559 de 2015, tiene la función de actuar como interlocutor frente a los organismos de control en desarrollo de las auditorías que los mismos practiquen sobre la entidad, y en la recepción, coordinación, preparación y entrega de cualquier información a la entidad que lo requiera.
ART. 14.—Traslado por falta de competencia. Si la petición no es competencia del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al de la recepción, si obró por escrito.
Dentro del término señalado el grupo interno de trabajo – participación ciudadana remitirá la petición a la autoridad competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario, en caso de no existir funcionario competente así será comunicado. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente.
4. Usar redacción clara, congruente y en lenguaje comprensible para el peticionario.
ART. 16.—Forma de respuesta. Lo resuelto por la entidad frente a cada petición deberá ponerse en conocimiento del peticionarlo. Las peticiones verbales se responderán de la misma forma en la que fueron presentadas, si es posible inmediatamente, dejando constancia de la atención y respuesta brindada, en concordancia con lo establecido en el artículo 6º del presente reglamento.
ART. 17.—Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o incompletas.
Las respuestas a las peticiones electrónicas se remitirán únicamente a través de la cuenta de correo establecida por la entidad para la recepción de peticiones electrónicas (servicioalciudadano@prosperidadsocial.gov.co.)
ART. 20.—Desistimiento expreso de la petición. En cualquier tiempo, el interesado podrá desistir de su petición; sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, sin embargo, la entidad podrá continuar de oficio la actuación si lo considera necesario por razones de interés público, caso en el cual expedirá una resolución motivada para el efecto.
1. En la solicitud de copias desde la comunicación del valor a pagar hasta cuando se allegue la copia de la consignación por parte del peticionarlo o su apoderado.
ART. 25.—Radicación y trámite de peticiones presentadas masivamente por un apoderado o un líder de población o representante de una organización o asociación. Cuando una persona acuda a una sede de la entidad con dos o más peticiones para presentar, identificándose como apoderado o líder de un grupo de ciudadanos(as) o representante de una organización u asociación, atendiendo al principio de igualdad, la radicación se realizara así:
3. De no contar con la documentación señalada en los numerales anteriores, se advertirá a quien presente las solicitudes, que si bien estas serán radicadas, en atención a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, el lit. f) del artículo 4º de la Ley 1581 de 2012 y tratándose de víctimas de la violencia lo enunciado en el parágrafo 1º del artículo 156 de la Ley 1448 de 2011, no se podrá dar trámite a su solicitud, hasta tanto se aporten dichos documentos. Lo anterior será informado mediante escrito remitido a la dirección de notificación aportada en el escrito de petición. Este tipo de situaciones serán resueltas conforme a lo dispuesto por el artículo 19 del presente reglamento.
ART. 26.—Trámite de un mismo formato de solicitud presentada masivamente. En los casos en los cuales se identifica la presentación de un paquete o caja, contentivo de dos o más peticiones, presentadas con un mismo formato, pero que corresponden a peticionarios diferentes, a cada una de las solicitudes recibidas se les dará el trámite individual en el orden de radicación que corresponda, en cumplimiento del derecho de turno.
ART. 27.—Radicación y trámite de una petición con varias firmas. En los casos en los cuales se advierte la radicación de un escrito, al cual se adjuntan varios folios con firmas, la radicación y trámite se hará así:
3. Si la petición no cumple con los requisitos señalados en el numeral anterior, el grupo de participación ciudadana le informará a los remitentes, a la dirección o direcciones de notificación aportadas, que no se dará trámite a su solicitud hasta tanto esta no se subsane con el cumplimiento de los enunciados requisitos, en tanto que, como fue radicada no permite a la entidad tener la certeza de que los firmantes tienen conocimiento del contenido del escrito que fue radicado. Lo anterior en aras de proteger los derechos fundamentales a la población beneficiaría, que haya sido incluida en los programas de la entidad y en atención a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, el lit. f) del artículo 4º de la Ley 1581 de 2012 y tratándose de víctimas de la violencia lo enunciado en el parágrafo 1º del artículo 156 de la Ley 1448 de 2011. Este tipo de situaciones serán resueltas conforme a lo dispuesto por el artículo 19 del presente reglamento.
ART. 28.—Requisitos para dar respuesta con un escrito general a varios peticionarios. Atendiendo a los principios de eficiencia, economía y celeridad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, responderá con un escrito general a todos los peticionarlos, cuando se cumplan los siguientes requisitos, en concordancia con lo establecido en la Sentencia T-466 de 2004:
4. Que el escrito de respuesta aporte los elementos de fondo para que cada uno de los peticionarlos pueda conocer que en el documento se está dando respuesta a su solicitud personal, bien sea porque en el escrito se mencionen los nombres de cada uno de los solicitantes o bien porque la respuesta se dirige hacia grupos u organizaciones que permitan individualizar a los destinatarios de la respuesta.
ART. 29.—Respuesta a peticiones de información análogas. Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la entidad podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, así como en su página web y entregará copia de la misma a quienes soliciten.
ART. 30.—Presentación de quejas, reclamos y denuncias. Las quejas, reclamos y denuncias se presentarán, en forma verbal o escrita, bien sea de manera personal o telefónicamente a través de la línea de atención al ciudadano, por el e-mail servicioalciudadano@prosperidadsocial.gov.co o a través de la página web www. prosperidadsocial.gov.co.
ART. 31.—Requisitos para la presentación de quejas, reclamos y denuncias. En sus quejas, reclamos y denuncias, los interesados deberán mencionar el nombre del funcionario o dependencia contra quien se dirige la queja, reclamo o denuncia y los motivos en los que se sustenta.
PAR. 1º—La presentación de una queja, reclamo o denuncia en materia disciplinaria no constituye, un medio de prueba, eventualmente, puede dar origen a la acción disciplinaria, si es que de su contenido se deduce que existe mérito para ello.
ART. 32.—Procedimiento de las quejas. Las quejas dirigidas contra funcionarios de la entidad o particulares que ejecuten funciones públicas, radicadas con el cumplimiento de los requisitos, al igual que las anónimas, serán reasignadas por el grupo de participación ciudadana al grupo de control interno disciplinario del departamento administrativo para la prosperidad social quien dará el trámite correspondiente.
ART. 33.—Procedimiento de las denuncias. Las denuncias que sean radicadas con el cumplimiento de los requisitos, al igual que las anónimas, serán reasignadas por el grupo de participación ciudadana así:
ART. 34.—Procedimiento de los reclamos. Los reclamos serán reasignados al programa competente para su verificación quien tomará los correctivos que estime pertinentes gestionando y emitiendo la respuesta al ciudadano.
ART. 35.—Reserva de los documentos. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:
ART. 36.—Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega de información o documentos pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en los artículos 38 y 39 del presente reglamento.
ART. 37.—Contenido de respuesta que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva. Tratándose de derechos de petición relacionados con acceso a la información pública clasificada o reservada, se dará aplicación a lo normado en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, por ende, en caso de presentarse un acto de respuesta de rechazo o denegación, el citado escrito debe tener el siguiente contenido:
a) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado, para el caso la entidad, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. (art. 6º, lit. c), L. 1712/2014).
1. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de Ley 1266 de 2008. (lit. g), art. 3º L. 1266/2008).
2. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. (lit. h), art. 3º L. 1266/2008).
3. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. (art. 5º L. 1581/2012).
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (lit. c), art. 3º L. 1581/2012).
b) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014. (art. 6º, lit. d), L. 1712/2014). También se tiene como información pública reservada aquella de que trata el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015.
c) Dato Público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (num. 2 del art. 3º del D. 1377/2013).
ART. 38.—Insistencia del solicitante en caso de reserva. Si la persona interesada insiste en su petición de información o de documentos relacionados con información pública reservada, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente la petición formulada.
ART. 39.—Recurso de reposición en caso de reserva. Únicamente cuando la respuesta a la solicitud de información invoque la reserva de seguridad y defensa nacional o relaciones internacionales, el solicitante podrá acudir al recurso de reposición, el cual deberá interponerse por escrito y sustentando en la diligencia de notificación, o dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.
ART. 40.—La no oposición en torno a las informaciones o documentos sometidos a reserva. El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.
ART. 41.—Acceso a información pública clasificada. No se puede permitir el acceso a datos que se cataloguen como información pública clasificada, conforme se precisa en el parágrafo del artículo 37 del presente reglamento, sin la autorización del titular de la información.
ART. 42.—Casos en los cuales no se requiere autorización del titular de la información. No se requiere autorización del titular de la Información, para acceder a sus datos personales, privados, semiprivados o sensibles, de acuerdo a los artículos 25 y 26 del Decreto 103 de 2015 y artículos 6º y 10 de la Ley 581 de 2012, en los siguientes casos:
ART. 43.—Acceso a datos personales de niños, niñas y adolescentes. Conforme a lo previsto en el artículo 26 del Decreto 103 de 2015 y el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, no se podrá permitir el acceso a datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo aquellos que sean de naturaleza pública.
No obstante lo anterior, en concordancia con la Sentencia C–748 de 2011 proferida por la Corte Constitucional, el acceso a estos datos podrá permitirse siempre y cuando sea para garantizar la prevalencia de sus derechos fundamentales y responder a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.
ART. 44.—Trámite - Reclamo en materia de datos personales. Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en su manejo, podrán presentar reclamo ante el encargado del tratamiento de datos personales de la entidad.
ART. 45.—Desatención de las peticiones. La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas en esta materia constituirán falta para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con el régimen disciplinario.
ART. 46.—Notificaciones. Las decisiones que resuelvan las peticiones en interés particular, y que sean susceptibles de recursos se notificarán de manera personal al peticionario, para tal efecto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto, se enviará la citación correspondiente por el medio más expedito, sea telefónico, escrito, electrónico, mensaje de datos, para que se dirija a la sede de la entidad en la cual se entregará copia íntegra, auténtica y gratuita de la respuesta emitida, en caso de que esta sea escrita, dejando constancia de dicha notificación.
ART. 47.—Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles del envío de la citación, esta se hará por medio de un aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico del peticionarlo, del cual disponga la entidad, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá Indicar la fecha del acto que se notifica, el funcionarlo que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quiénes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
ART. 48.—Recursos en sede administrativa. El procedimiento para la resolución de recursos interpuestos en contra de los actos administrativos proferidos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social será el establecido en la Resolución 860 del 27 de febrero de 2015, proferida por la Directora General de la entidad o aquella que la sustituya.
ART. 49.—Acumulación de trámites. Si se formulan varias peticiones, quejas o reclamos sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes procesos, áreas o niveles de la entidad, se remitirán a aquella que sea competente para su trámite, según la naturaleza de la petición.
Una vez el competente disponga la acumulación, las peticiones se tramitarán de forma conjunta, emitiendo una sola decisión, que se notificará o comunicará a todos los interesados. Lo anterior, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 parágrafo 2º de la presente resolución.
ART. 50.—Pruebas. En el curso del trámite que se surta para resolver la petición, queja o reclamo, el interesado de acuerdo al artículo 40 de la Ley 1437 de 2011 podrá allegar informaciones y solicitar que se decreten pruebas. Estas podrán decretarse a petición del interesado o de oficio, sin formalidad ni término especial.
ART. 51.—Pago de fotocopias. Cuando se solicite la expedición de copias, cuyo número sea mayor a cincuenta (50) folios, el peticionario deberá pagar previamente el costo de las mismas.
El competente para el trámite del asunto indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, que para la entrega de las fotocopias debe cancelar previamente el valor que se ocasione, conforme a la tarifa vigente, en la tesorería o dependencia designada para tal fin, presentando el recibo correspondiente al director técnico, subdirector, jefe de oficina o coordinador. El peticionarlo contará con un plazo máximo de un (1) mes, prorrogable por el mismo término a solicitud del interesado, a partir del recibo de la respectiva comunicación para efectuar el pago, de lo contrario se entenderá que desiste de su solicitud, dándose aplicación a lo dispuesto en el artículo 19 del presente reglamento.
ART. 52.—Firma de las comunicaciones. Las comunicaciones oficiales derivadas de la gestión de peticiones que requieren trámite externo, tendrán la siguiente firma:
2. Por los subdirectores generales: Las comunicaciones dirigidas a los representantes legales de establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta, unidades administrativas especiales, gobernadores, alcaldes; las que le sean designadas por el director general; y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
3. Por el secretario general: Las comunicaciones dirigidas a secretarios generales de ministerios, departamentos administrativos, entidades públicas del orden nacional y territorial; las que le sean delegadas por el director general; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
7. Por los coordinadores de los grupos internos de trabajo: Comunicaciones dirigidas a servidores públicos en relación con las actividades asignadas; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
8. Por los supervisores o interventores: Comunicaciones oficiales externas que deba emitir, dentro del marco de sus funciones y/o actividades, dirigidas a verificar el correcto cumplimiento del objeto del contrato que le ha sido asignado para supervisión o intervención y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir dentro del marco de sus funciones.
ART. 53.—Firma digital. Los funcionarios citados en el artículo anterior podrán adoptar una firma digital para suscribir las comunicaciones oficiales que requieren trámite externo, en desarrollo de la gestión de peticiones y sus respectivas respuestas.
ART. 54.—Firma mecánica. Se adopta la firma mecánica para suscribir las comunicaciones oficiales que requieren trámite externo, en desarrollo de la gestión de peticiones masivas y sus respectivas respuestas de acuerdo a lo señalado a través del artículo 12 del Decreto 2150 de 1995.
ART. 55.—Supresión de sellos. Conforme al artículo 11 del Decreto 2150 de 1995 en el desarrollo de las actuaciones administrativas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
ART. 56.—Trámites y procedimientos especiales. Lo previsto en el presente reglamento no se aplica a los trámites, procedimientos y actuaciones administrativas especiales que cuentan con regulación específica; de modo que el presente reglamento tendrá carácter suplementario frente a aquellos, y solo se aplicará en lo no previsto en las normas especiales y en cuanto sean compatibles.
ART. 57.—Las situaciones no previstas en este reglamento, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que lo modifiquen, adicionen o reformen. Su incumplimiento dará lugar a la imposición de sanciones disciplinarias.
ART. 58.—Todas las comunicaciones oficiales con destino externo diferentes a las derivadas de la gestión de peticiones, deberán ser suscritas por el Director General, los directores regionales, la secretaria general, los subdirectores generales, los directores y subdirectores, jefes de oficinas, de conformidad con sus competencias y funciones asignadas y delegadas en el Decreto 2559 de 2015 y las disposiciones que lo desarrollan.
ART. 59.—Todas las comunicaciones oficiales con destino interno deberán ser suscritas por el director general, los directores regionales, la secretaria general, los subdirectores generales, los directores y subdirectores jefes de oficinas, de conformidad con sus competencias y funciones asignadas y delegadas en el Decreto 2559 de 2015 y las disposiciones que lo desarrollan.
ART. 60.—Las comunicaciones de trámite podrán ser suscritas por los Coordinadores de los grupos internos de trabajo y excepcionalmente, por funcionarios autorizados expresamente, de conformidad con las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
ART. 61.—Ante la ausencia del funcionario público autorizado en los artículos 58, 59 y 60 del presente reglamento, las comunicaciones deberán ser suscritas por el superior inmediato o quien se encuentre a cargo de ejercer sus funciones.
ART. 62.—Los demás funcionarios públicos y colaboradores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social se encargarán únicamente de proyectar las comunicaciones, de conformidad con las instrucciones de su superior inmediato.
ART. 63.—Los funcionarios citados en los artículos 58, 59, 60 y 61 del presente reglamento, podrán adoptar una firma digital para suscribir las respectivas comunicaciones oficiales que requieren trámite externo o interno, la cual deberá cumplir con los atributos jurídicos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 y contar con certificación digital expedida por una entidad de certificación, las cuales se encuentran reglamentadas en los artículos 29 al 34 de la citada norma y el Decreto 333 de 2014.
ART. 64.—Los funcionarios citados en los artículos 58, 59, 60 y 61 del presente reglamento, bajo su responsabilidad, podrán hacer uso de una firma mecánica para suscribir las respectivas comunicaciones oficiales, que requieren trámite externo o interno, la cual deberá cumplir con las características establecidas en el artículo 54 del presente reglamento.
ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 3629 del 5 de octubre de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D.C., a 22 febrero de 2016.

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 artículo 1
 artículo 1
 artículo 3
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 artículo 15
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 artículo 7
 artículo 19
 artículo 9
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 artículo 15
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 artículo 11
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 artículo 6
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 artículo 15
 artículo 4
 artículo 156
 artículo 19
 artículo 15
 artículo 4
 artículo 156
 artículo 19
 artículo 209
 artículo 18
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 artículo 24
 artículo 1
 artículo 37
 artículo 26
 artículo 7
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 artículo 28
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