Source: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/okreslenie-szczegolowych-zasad-prowadzenia-biurowosci-rachunkowosci-i-18796401
Timestamp: 2019-03-25 07:36:20+00:00

Document:
Określenie szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych. - Dz.U.2018.2517
Określenie szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych.
Dz.U.2018.2517
§ 1. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych.
§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o ustawie, bez bliższego jej oznaczenia, rozumie się przez to ustawę z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych.
1) repertorium "Kmp" - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się lub o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia tych świadczeń;
2) repertorium "Kms" - do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;
3) repertorium "GKm" - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń dochodzonych na podstawie tytułów wykonawczych pochodzących od sądów gospodarczych lub o wykonanie postanowień o udzieleniu zabezpieczenia tych roszczeń wydanych przez sądy gospodarcze;
4) repertorium "Km" - do rejestrowania pozostałych spraw egzekucyjnych, pozostałych spraw o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia lub spraw prowadzonych na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym;
5) repertorium "Kmn" - do rejestrowania pozostałych spraw oraz czynności niebędących czynnościami egzekucyjnymi;
6) dziennik "Kmo" - do korespondencji ogólnej;
9) wykaz "W" - do ewidencjonowania spraw prowadzonych w trybie art. 10 ust. 1 i 3 ustawy, z wyłączeniem spraw, o których mowa w art. 10 ust. 6 pkt 1 ustawy;
10) kontrolkę odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki - do ewidencjonowania odpisów skarg doręczonych komornikowi w trybie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. z 2018 r. poz. 75);
13) kontrolkę dozorów nad ruchomościami - do ewidencjonowania ruchomości oddanych pod dozór innej osobie niż dłużnik w trybie art. 855 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.).
1. Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1-13 do rozporządzenia.
§ 5. Komornik przechowuje dwie kopie zbiorów zapisów, każdą na oddzielnym informatycznym nośniku danych, odpowiednio oznaczoną i zabezpieczoną przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. Kopie zbiorów zapisów na informatycznych nośnikach danych sporządza się w każdym dniu roboczym.
4. Z wykazu "W" usuwa się sprawy w razie dokonania czynności, o których mowa w art. 10 ust. 6 pkt 2 i 3 ustawy.
1) korespondencję "Kmo" przychodzącą, a także wychodzącą, o ile nie została zapisana w systemie teleinformatycznym zapewniającym obsługę kancelarii komornika w sposób umożliwiający jej wydruk w każdym czasie;
2. Teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym - od najwcześniejszych do najpóźniejszych. W przypadku dokumentów przychodzących o pierwszeństwie decyduje data i godzina wpływu. Jeżeli w ciągu danego roku teczka osiągnie 200 kart, urządza się dla niej osobny tom, a w razie potrzeby - dalsze tomy.
3) oznaczenie tomu cyfrą rzymską, a dla teczek kilkutomowych - daty założenia i zamknięcia tomu;
1. Do repertoriów, o których mowa w § 3 pkt 1-5, wpisuje się sprawy w kolejności ich wpływu. Wpis do repertorium powinien nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od daty wpływu sprawy do kancelarii. Przez datę wpływu sprawy rozumie się dzień i godzinę wpływu do biura podawczego kancelarii albo dzień i godzinę wpływu drogą elektroniczną.
6. W razie złożenia odrębnych wniosków przez różnych wierzycieli lub uprawnionych przeciwko temu samemu dłużnikowi sprawy rejestruje się odrębnie nawet wtedy, gdy w sprawie doszło do przyłączenia się wierzyciela do innego postępowania w trybie art. 927 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.
1. Repertoria: "Km", "Kmp", "Kms" i "GKm" składają się z rubryk, do których wpisuje się na podstawie akt sprawy następujące dane: numer sprawy (numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium, i oznaczenie dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana), datę i godzinę wpływu, oznaczenie stron i tytułu wykonawczego, zgłoszone roszczenie, aktualny rodzaj i sposób egzekucji, datę zakończenia i wynik postępowania egzekucyjnego. Inne istotne informacje dotyczące sprawy odnotowuje się w rubryce "Uwagi".
2. W repertorium "Kmp" wskazuje się ponadto przedstawiciela ustawowego wierzyciela i wysokość miesięcznego świadczenia alimentacyjnego oraz odnotowuje się zmiany wysokości tego świadczenia.
3. W repertorium "Km" w rubryce "Zgłoszone roszczenie", w przypadku egzekucji świadczeń niepieniężnych wpisuje się wskazany przez wierzyciela cel egzekucji z adnotacją "świadczenie niepieniężne".
4. Załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem "L".
1) w razie zwrotu wniosku - datę uprawomocnienia się zarządzenia o zwrocie;
2) w razie wydania przez komornika postanowienia o: odmowie wszczęcia postępowania, odrzuceniu wniosku, przekazaniu sprawy, umorzeniu postępowania lub o zakończeniu postępowania przez wyegzekwowanie należności - datę uprawomocnienia się postanowienia;
3) w razie załatwienia sprawy wskutek orzeczenia sądu - datę uprawomocnienia się orzeczenia sądu.
1. Przepisy § 9 stosuje się odpowiednio do repertorium "Kmn".
2. Do repertorium "Kmn" wpisuje się:
1. Do dziennika "Kmo" wpisuje się pisma niepodlegające wpisowi do repertoriów, oznaczając przy tym datę wpływu, nadawcę lub odbiorcę oraz rodzaj pisma.
2. W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, a w rubryce 2 wpisuje się skrót "z.urz.".
3. Zawiadomienia od innych komorników przesyłane w postaci elektronicznej w trybie art. 844 § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r - Kodeks postępowania cywilnego, wraz z załączonymi do nich odpisami protokołu zajęcia ruchomości utrwalonymi w postaci elektronicznej, nie wymagają rejestracji w dzienniku "Kmo" ani przechowywania w postaci papierowej. Komornik przechowuje te zawiadomienia i odpisy w systemie teleinformatycznym kancelarii w sposób ułatwiający szybkie przeszukiwanie treści zawiadomień.
§ 12. Z chwilą zarejestrowania sprawa otrzymuje sygnaturę, na którą składają się:
§ 13. Po zarejestrowaniu sprawy w odpowiednim repertorium należy odnotować oznaczenie stron oraz sygnaturę akt sprawy w skorowidzu alfabetycznym stron.
2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy wpisać w repertorium w rubryce "Uwagi" "zagr.". Takie samo oznaczenie zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury.
§ 15. Na każdym piśmie wpływającym do komornika umieszcza się prezentatę zawierającą: tytuł komornika, datę i godzinę wpływu, liczbę załączników, a dodatkowo sygnaturę sprawy lub numer w dzienniku "Kmo".
- ze wskazaniem, że nie zostały one jeszcze prawomocnie ustalone i mają charakter orientacyjny.
5. W celu doręczenia dokumentu w trybie przepisów art. 2-4 rozporządzenia nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącego doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych ("doręczanie dokumentów") oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1348/2000 (Dz. Urz. UE L 324 z 10.12.2007, str. 79, z późn. zm.) komornik zwraca się do sądu rejonowego, przy którym działa, o skierowanie wniosku o doręczenie dokumentów do właściwej jednostki przyjmującej w wezwanym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Do żądania komornik dołącza projekt wniosku o doręczenie sporządzony we właściwym języku urzędowym wraz z dokumentami oraz ich tłumaczeniem.
§ 18. Potwierdzenie odbioru pisma, którego doręczenie stanowi samodzielną czynność, przekazuje się organowi zlecającemu doręczenie wraz z odpisem protokołu doręczenia, a oryginał protokołu przechowuje się w aktach sprawy.
2. W razie przyłączenia się wierzyciela do egzekucji w trybie art. 927 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w repertorium w rubryce "Uwagi" wpisuje się sygnaturę akt sprawy, w której po raz pierwszy dokonano zajęcia, a obok tej sygnatury w nawiasie wpisuje się numery ksiąg wieczystych, w których nastąpiło zajęcie. To samo dotyczy sprawy, w której doszło do przyłączenia się wierzyciela do zajęcia kilku nieruchomości zajętych w różnych sprawach. Sygnatury te wraz z oznaczeniem nieruchomości umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt. Dalsze pisma dotyczące wyłącznie egzekucji z danej nieruchomości dołącza się do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia. Jeżeli pismo dotyczy również innych czynności niż egzekucja z nieruchomości, pismo dołącza się do akt właściwej sprawy, a do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia nieruchomości, dołącza się kopię pisma.
1. Akta spraw prowadzonych w postaci papierowej powinny być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich - ponumerowane według kolejności wpływu lub wysłania pism.
2. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.
1. Zwrotne potwierdzenie odbioru dołącza się do akt, nadając mu właściwy numer karty. Na doręczonym piśmie zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty, na której znajduje się potwierdzenie odbioru. W razie wysłania w jednej przesyłce kilku pism, na wszystkich pismach zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty akt, a w razie potrzeby - także sygnatury akt sprawy, do której dołączono oryginał poświadczenia odbioru.
1. W razie wniesienia pisma za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), do akt sprawy dołącza się kopertę lub jej część, w sposób pozwalający ustalić datę nadania pisma w placówce operatora pocztowego. W razie przesłania w jednej kopercie pism dotyczących więcej niż jednej sprawy, kopertę lub jej część zamieszcza się w jednych aktach, a w aktach pozostałych spraw zamieszcza się przy pismach kopię koperty lub jej części z adnotacją o sygnaturze sprawy, w której zamieszczono oryginał koperty, z jednoczesnym wskazaniem numeru karty.
7. Odpisy pism wysyłanych z kancelarii w postaci papierowej zaopatruje się każdorazowo w odcisk pieczęci okrągłej komornika. Odpisy postanowień lub zawiadomień o czynnościach egzekucyjnych powinny być odręcznie podpisane przez komornika albo osobę przez niego upoważnioną, zaś odpisy pozostałych pism mogą zostać poświadczone za zgodność przez upoważnionego pracownika kancelarii, a ponadto zawierać adnotację "odpis".
10. W odniesieniu do akt spraw prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dokumenty wytworzone w postaci papierowej podlegają dołączeniu do pomocniczego zbioru dokumentów. Przepisy ust. 1 - 7 stosuje się odpowiednio do pomocniczego zbioru dokumentów.
1. Dla każdej sprawy komornik prowadzi oddzielną kartę rozliczeniową, która składa się z trzech części oznaczonych literami: "A", "B" i, "C". Kartę tę zakłada się wraz z aktami sprawy, ustalając jednocześnie wartość roszczenia egzekwowanego lub roszczenia podlegającego zabezpieczeniu.
2. Część "A" stanowi pierwszą kartę akt sprawy. Części "B" i, "C" łączy się trwale z częścią "A".
3. Przesyłając akta prowadzone w postaci papierowej na wezwanie sądu lub innego uprawnionego organu, komornik załącza do akt sprawy aktualny wydruk części, .B" i, "C" karty rozliczeniowej, odzwierciedlający wszystkie przeprowadzone operacje finansowe.
§ 26. Jeżeli komornik stwierdzi swą niewłaściwość, przekazuje akta właściwemu organowi egzekucyjnemu po uprawomocnieniu się postanowienia o przekazaniu sprawy wraz z oryginałem postanowienia i dowodem jego doręczenia stronom.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, komornik pozostawia w aktach sprawy sporządzoną przez siebie kopię tytułu wykonawczego, o ile został złożony przez wierzyciela, a w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, także kopię wniosku. Kopie załączników sporządza się, o ile mogą być one niezbędne do ustalenia, czy odmowa wszczęcia postępowania albo zwrot wniosku były zasadne.
§ 28. Komornik wydaje akta prowadzone w postaci papierowej poza kancelarię komorniczą wyłącznie na wezwanie sądu lub organu uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów.
2. Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką.
1) oznaczony literą ..K" - do wpłat przyjmowanych w kancelarii;
2. Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: "Kwitariusz zawiera ... blankietów pokwitowań od numeru ... do numeru ...".
2. Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe - w następnym dniu roboczym.
§ 38. Dowody wpłat dołącza się do wyciągu bankowego i pozostawia w chronologicznie uporządkowanym zbiorze dla danego rocznika, a ich kopie załącza się do akt sprawy. Jeżeli dowód wpłaty dotyczy kilku spraw egzekucyjnych, dla każdej z nich komornik sporządza zawiadomienie o wpłacie i dołącza wraz z kopią dowodu wpłaty do właściwych akt, zachowując dowód z adnotacją o sporządzeniu zawiadomienia.
§ 40. Na dowodzie wpłat i wypłat odnotowuje się pozycję księgi pieniężnej, pod którą wpłata została zarejestrowana.
1. Każdą pobraną kwotę pieniężną rejestruje się w księdze pieniężnej w kolejności wpływu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wyciągu z rachunku bankowego lub przyjęcia wpłaty na kwitariusz. Przychód i rozchód w obrocie bezgotówkowym rejestruje się na dzień otrzymania wyciągu z rachunku bankowego albo zgodnie z datą tego wyciągu. Jeżeli wypłata nastąpiła gotówką z kasy komornika, w rubryce 21 "Uwagi" wpisuje się "Wypłata gotówką".
2. Sumy przekazane na rachunek depozytowy Ministra Finansów księguje się odpowiednio w rubrykach 13-15 lub 16, zamieszczając w rubryce 21 "Uwagi" adnotację - "Na rachunek depozytowy".
2. Zsumowane kwoty z rubryk od 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 - zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).
§ 45. Po upływie każdego miesiąca kalendarzowego komornik:
§ 46. Księgę pieniężną zamyka się z końcem roku kalendarzowego, a saldo zaliczek z rubryki 20 i opłat z rubryki 6 przenosi się do nowej księgi pieniężnej, wpisując te sumy odpowiednio do rubryk 6 i 20.
§ 48. W razie zastępstwa lub objęcia kancelarii przez nowego komornika w protokole z przekazania zastępcy lub nowemu komornikowi zaliczek na wydatki, opłat oraz wszelkich pobranych i nierozchodowanych sum podaje się, których spraw dotyczą.
1. Wyegzekwowane środki pieniężne oraz zaliczki na pokrycie wydatków gotówkowych w toku egzekucji, postępowania zabezpieczającego, a także zaliczki na wydatki niezwiązane z czynnościami, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy (tj. zaliczki na sprawy "Kmn"), pobrane na podstawie odrębnych przepisów, komornik przechowuje wyłącznie na rachunku bankowym kancelarii służącym obsłudze prowadzonych postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających.
4. Na rachunku opłat egzekucyjnych komornik może również przechowywać środki, w zakresie których na komorniku spoczywa obowiązek płatnika podatku od towarów i usług - aż do chwili przekazania ich właściwym organom skarbowym.
§ 52. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. 1
(imię i nazwisko albo nazwa)
Data zakończenia i wynik egzekucji
Repertorium "Kmn"
Tytuł działania komornika
Rodzaj czynności/sprawy
Data i rodzaj poszczególnych działań
Korespondencja otrzymana i wysłana przez komornika
Data i nr pisma wpływającego
Oznaczenie nadawcy (imię i nazwisko albo nazwa)
Zwięzła treść korespondencji
Odbiorca (imię i nazwisko albo nazwa)
numery druków
druków niezużytych
osoby dokonującej zapisu
Nadane oznaczenie
Wierzyciel (imię i nazwisko albo nazwa)
Dłużnik(cy) (imię i
nazwisko albo nazwa)
dłużnika(ów)
Data wpływu sprawy
Data zakończenia / przekazania / sprawy
Data złożenia skargi w sądzie
Data załatwienia skargi przez sąd
a) oddalono
b) uwzględniono
c) przyznano sumę ... zł
Data wpływu skargi do komornika
Sposób załatwienia (uwzględniono albo przekazano sądowi wraz z aktami sprawy)
Data uwzględnie-nia skargi przez komornika
Data przesłania skargi do sądu
Data wpływu prawomocnego postanowienia sądu
Sposób załatwienia: (odrzucono, oddalono, uwzględniono
w całości, uwzględniono w części, wydano zarządzenie w trybie art. 759 § 2 k.p.c., wydano zobowiązanie w trybie art. 759 § 3 k.p.c., inne)
wpływu wniosku do komornika
Sposób załatwienia (uwzględniono, przekazano
sądowi wraz z aktami sprawy)
Data uwzględnienia wniosku przez komornika
Data przesłania wniosku
Sposób załatwienia (odrzucono, oddalono, uwzględniono w całości, uwzględniono w części, inne)
KONTROLKA DOZORÓW NAD RUCHOMOŚCIAMI
Zwięzłe oznaczenie ruchomości
Data odebrania dozoru
Dłużnik (imię i nazwisko albo nazwa)
Osoba wskazana
w trybie art. 847 § 2 k.p.c. lub inna osoba zgłaszająca roszczenia do rzeczy(imię
i nazwisko albo nazwa oraz adres)
Zmianę dozorcy, należy odnotować wyrazem, "zmiana" i wpisać dane nowego dozorcy
Data wydania ruchomości osobie uprawnionej
Łączne koszty odebrania dozoru
przy Sądzie Rejonowym w .............................................
zakończenia postępowania egzekucyjnego
Stwierdza, że w toku egzekucji wyegzekwowano na podstawie niniejszego tytułu
kwotę ................. zł, w tym:
1) na poczet kosztów postępowania egzekucyjnego ......................................... zł
2) na poczet kosztów postępowania wskazanych w tytule ............................... zł
3) na poczet odsetek ............................... zł
4) na poczet należności głównej ............................... zł
Jednocześnie do wyegzekwowania pozostało: .................................. zł, w tym:
1) na poczet kosztów postępowania wskazanych w tytule ................................... zł
2) na poczet odsetek ................................... zł
3) na poczet należności głównej ................................... zł
Załączono: ............. stron karty rozliczeniowej
KARTA UDOSTĘPNIEŃ AKT SPRAWY
Akta udostępniono:
b) wysłano organowi
Podmiot, któremu akta udostępniono (imię
i nazwisko albo nazwa)
Podpis osoby zapoznającej się
z aktami w kancelarii (strona/pełnomocnik)
Sygnatura sprawy w organie uprawnionym,
do której przesłano akta
Data zwrotu akt
Nr wyciągu bankowego lub nr dowodu wpłaty
Suma rozchodu
sumy rozchodowej
Rozchód i zwrot zaliczki
Inne wydatki obciążające wierzyciela
obciążający dłużnika
obciążający wierzyciela
KWITARIUSZ PRZYCHODÓW
1 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1625), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 300 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244).

References: art. 10
 art. 10
 art. 855
 art. 10
 art. 927
 art. 844
 art. 2
 art. 927
 art. 3
 art. 759
 art. 759
 art. 847
 art. 300