Source: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/A-8-2018-0083_ES.html
Timestamp: 2019-10-19 15:14:56+00:00

Document:
INFORME sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo para el ejercicio 2016
Ciclo relativo al documento : A8-0083/2018
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sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo para el ejercicio 2016
– Vistas las cuentas anuales definitivas de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo relativas al ejercicio 2016,
– Visto el Informe del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas anuales de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo relativas al ejercicio 2016, acompañado de la respuesta de la Oficina(1),
– Vista la declaración sobre la fiabilidad de las cuentas(2) y la regularidad y legalidad de las operaciones correspondientes, presentada por el Tribunal de Cuentas para el ejercicio 2016 de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
– Vista la Recomendación del Consejo, de martes, 20 de febrero de 2018, sobre la aprobación de la gestión de la Oficina relativa a la ejecución del presupuesto correspondiente al ejercicio 2016 (05941/2018 – C8‑0087/2018),
– Vistos el informe de la Comisión de Control Presupuestario y la opinión de la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior (A8-0083/2018),
1. Aplaza su decisión de aprobación de la gestión del director ejecutivo de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo en la ejecución del presupuesto de la Oficina para el ejercicio 2016;
sobre el cierre de las cuentas de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo relativas al ejercicio 2016
– Visto el Informe del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas anuales de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo relativas al ejercicio 2016, acompañado de la respuesta de la Oficina(6),
– Vista la declaración sobre la fiabilidad de las cuentas(7) y la regularidad y legalidad de las operaciones correspondientes, presentada por el Tribunal de Cuentas para el ejercicio 2016 de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
– Visto el Reglamento (UE) n.º 439/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de mayo de 2010, por el que se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo(9), y en particular su artículo 36,
1. Aplaza el cierre de las cuentas de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo relativas al ejercicio 2016;
que contiene las observaciones que forman parte integrante de la Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo para el ejercicio 2016
– Vista su Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo para el ejercicio 2016,
A. Considerando que, en el marco del procedimiento de aprobación de la gestión, la autoridad de aprobación de la gestión subraya la especial importancia de seguir reforzando la legitimidad democrática de las instituciones de la Unión mediante la mejora de la transparencia y la rendición de cuentas, así como a través de la aplicación del concepto de presupuestación basada en el rendimiento y la buena gobernanza de los recursos humanos;
B. Considerando que, conforme a su estado de ingresos y gastos(11), el presupuesto definitivo de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (en lo sucesivo, «la Oficina») para el ejercicio 2016 ascendió a 65 370 233,75 EUR, lo que representa un incremento del 309,98 % en comparación con el ejercicio 2015; que dicho aumento se debió a las nuevas tareas adicionales que amplían su mandato;
C. Considerando que 29 463 600 EUR proceden del presupuesto de la Unión, 21 710 759 EUR de otras contribuciones, principalmente en forma de acuerdos de subvención de la Comisión, y 1 900 134 EUR proceden de contribuciones de países asociados (el Reino de Noruega y la Confederación Suiza);
D. Considerando que el Tribunal de Cuentas (en lo sucesivo, «el Tribunal»), en su informe sobre las cuentas anuales de la Oficina para el ejercicio 2016 (en lo sucesivo, «el informe del Tribunal»), ha declarado haber obtenido garantías razonables sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Oficina, pero no pudo obtener pruebas de auditoría pertinentes suficientes sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes;
Seguimiento de la aprobación de la gestión de los ejercicios 2013 y 2014
1. Observa con preocupación el número de cuestiones pendientes y de medidas correctivas en curso en respuesta a los comentarios del Tribunal de 2013 y 2014 por lo que respecta a los retrasos en los pagos, las normas de control interno y el elevado índice de rotación del personal; pide a la Oficina que complete las medidas correctivas lo antes posible en el transcurso de 2018 y que notifique su aplicación a la autoridad de aprobación de la gestión;
Base para la opinión con reservas sobre la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes y la decisión de posponer la concesión de la aprobación de la gestión
2. Lamenta profundamente que las constataciones materiales del Tribunal relativas a dos de los cinco procedimientos de contratación pública significativos puestos en marcha desde 2016 para los cuales se abonaron pagos durante todo ese ejercicio, lo que pone de manifiesto la falta de rigor de los procedimientos de contratación pública de la Oficina;
3. Recuerda que se solicitó a dos de los tres licitadores que participaron en uno de los procedimientos de contratación pública auditados para la prestación de servicios de viajes en el marco de un contrato de servicios que se elevaba a 4 000 000 EUR para el período de 2016 a 2020 que proporcionaran información adicional relativa a los mismos criterios de selección; recuerda que, aunque ninguno de los dos envió la información solicitada (CV de las personas que tenían que efectuar la tarea en los locales de la Oficina), solo uno de ellos fue excluido del proceso por esta razón; observa que se concedió el contrato al otro licitador con la condición de que facilitara los currículos tras dicha adjudicación; por tanto, opina que el procedimiento de licitación no se ajustó al principio de igualdad de trato, y se concedió el contrato a un licitador que no cumplía todos los criterios de selección; considera que el contrato marco y los pagos conexos que se abonaron en 2016, por un valor de 920 561 EUR, son, por tanto, irregulares;
4. Recuerda que, en febrero de 2016, la Oficina adjudicó directamente un contrato marco por servicios de personal temporal como apoyo a su respuesta a la crisis migratoria por un período de doce meses y un valor de 3 600 000 EUR; lamenta que dicho contrato marco se adjudicara a un único operador económico preseleccionado sin aplicar ninguno de los procedimientos de licitación establecidos en el Reglamento Financiero; por consiguiente, considera que la concesión no cumplía con las normas de la Unión aplicables en este caso, y que los pagos derivados de 2016, que ascendieron a 592 273 EUR, son irregulares;
5. Señala que los importes relacionados con la adjudicación de esos dos contratos marco representan el 2,9 % del total de los gastos de la Oficina de 2016;
6. Observa que, según la Oficina, en el caso del contrato marco al que hace referencia el apartado 3, la Oficina tomó su decisión sobre la base del hecho de que el contratista al que se concedió el contrato era el único que contaba con suficiente capacidad para cumplir las obligaciones contractuales; indica, además, que, en el caso del contrato marco al que hace referencia el apartado 4, las acciones de la Oficina se enmarcaban en un contexto de extrema urgencia relacionado con la crisis de refugiados, que se encontraba en su culmen en aquel momento, agravado por la necesidad de ejecutar las decisiones del Consejo relativas a las labores de emergencia confiadas a la Oficina; observa que el contratista elegido en esas circunstancias extremas había sido contratado previamente por otro organismo de la Unión situado en Grecia; indica que la decisión quedó documentada y se aprobó en una solicitud de excepción;
7. Pide a la Oficina que comunique a la autoridad de aprobación de la gestión las medidas adoptadas para solucionar los problemas identificados por el Tribunal antes del 15 de junio de 2018;
8. Observa que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) ha abierto una investigación sobre las operaciones de la Oficina; respeta plenamente la independencia de la investigación de la OLAF y el hecho de que no pueda revelarse parte alguna de dicha investigación antes de que se cierre la investigación en conjunto;
9. Opina que sería irresponsable conceder la aprobación de la gestión antes de conocer plenamente toda la información relevante relativa a las operaciones de la Oficina; solicita a la OLAF que informe a la autoridad de aprobación de la gestión del resultado de su investigación en cuanto esta se cierre, con el fin de incluir todas las constataciones pertinentes en el informe de aprobación de la gestión de la Oficina de 2016;
10. Observa que, según el informe del Tribunal, en agosto de 2016, la Oficina inició un procedimiento abierto (cinco lotes) para adjudicar un contrato marco con el objetivo de cubrir sus necesidades de mediadores interculturales e intérpretes en distintos países; indica, además, que el importe total del contrato marco para los cuatro lotes firmados y auditados (lotes 2 a 5) fue de 60 000 000 EUR escalonados durante cuatro años; observa que se adjudicaron esos cuatro lotes al mismo licitador, que actuaba como primer contratista de la cascada; toma nota de que ese contratista cumplía los requisitos financieros estipulados en los criterios de selección (1 000 000 EUR de volumen de negocios anual) salvo para uno de los tres años anteriores, en el que se firmó un «contrato de acogida» con una organización sin ánimo de lucro que se comprometió a proporcionar al contratista este «volumen de negocios»; recuerda que el Reglamento Financiero permite recurrir a la capacidad financiera y económica de otras entidades, lamenta, no obstante, que en este caso no está claro cómo esa entidad puede facilitar el «volumen de negocios» ni si, dada la naturaleza de sus actividades, puede contribuir a la prestación de los servicios que se han de suministrar; considera que la Oficina debería haber rechazado la oferta porque en ella no quedaba demostrado el cumplimiento de los requisitos económicos y financieros del licitador; considera que el contrato marco y todos los pagos relacionados son irregulares (en 2016 no se abonaron pagos).
11. Expresa su preocupación por el hecho de que los esfuerzos de control presupuestario realizados durante el ejercicio 2016 dieran lugar a un bajo porcentaje de ejecución presupuestaria, concretamente del 80,64 %; señala además que el porcentaje de ejecución de los créditos de pago fue del 63,40 %;
12. Observa que el programa de trabajo de la Oficina se modificó tres veces y su presupuesto en cuatro ocasiones con el fin de tener en cuenta cambios significativos que tuvieron lugar durante el ejercicio 2016, especialmente el aumento considerable de las actividades de apoyo operativo de la Oficina en «puntos críticos» de algunos Estados miembros y la aplicación de la Declaración UE-Turquía; pide a la Oficina que tenga en cuenta el Informe Especial n.º 6/2017 del Tribunal de Cuentas titulado «Respuesta de la UE a la crisis de los refugiados: el enfoque de 'puntos críticos'», y pide al Tribunal que dé prioridad al informe de seguimiento de este informe especial, solicitado por el Parlamento, para tener en cuenta los puntos críticos como parte del sistema de asilo global de la Unión y de sus Estados miembros;
13. Toma nota de que el nivel de créditos comprometidos prorrogados para el título II (gastos de administración) fue elevado, dado que ascendió a 2 500 000 EUR, lo que equivale al 43,9 % (en comparación con la cifra de 1 076 583 EUR, el 36,9 %, de 2015); reconoce que estas prórrogas están relacionadas principalmente con la infraestructura de TI, las traducciones y publicaciones, el asesoramiento empresarial y los costes de las reuniones del Consejo de Administración, para los cuales se firmaron contratos a finales de 2016 o se emitieron facturas ya en 2017;
14. Observa que las prórrogas a menudo están justificadas parcial o totalmente por el carácter plurianual de los programas operativos de las agencias, no implican necesariamente debilidades en la planificación y en la ejecución del presupuesto y no siempre son contradictorias con el principio de anualidad del presupuesto, en particular si la Oficina las planifica con anticipación y lo comunica al Tribunal;
15. Toma nota de que el director ejecutivo efectuó veinte transferencias presupuestarias en 2016 para compensar la insuficiencia presupuestaria y satisfacer las necesidades presupuestarias cada vez mayores de puntos críticos, especialmente tras la Declaración UE-Turquía; expresa además su preocupación por el hecho de que una de las cuatro transferencias realizadas entre títulos se ejecutara en virtud de una decisión del director ejecutivo, a pesar de que superaba el límite del 10 % establecido en el artículo 27, apartado 1, letra a) del Reglamento Financiero de la EASO(12); observa que dicha transferencia fue aprobada poco después por el Consejo de Administración en la segunda modificación del presupuesto para el ejercicio 2016;
16. Señala que, debido a la crisis migratoria, el presupuesto de la Oficina se modificó en 2016 en cuatro ocasiones diferentes para responder a las solicitudes de la Comisión y de los Estados miembros de una expansión operativa a la luz del aumento de las llegadas de solicitantes de asilo en 2015-2016; considera que esto provocó dificultades para que la Oficina absorbiera estos fondos que, a su vez, resultaron en algunas anulaciones y prórrogas, así como en dificultades para cumplir las normas presupuestarias y financieras; subraya que esta situación debe resolverse en el futuro;
Contratación y política de personal
17. Lamenta el hecho de que, por lo que respecta a los pagos subyacentes a las cuentas de la Oficina, dos de los cinco procedimientos de contratación pública auditados fueran irregulares, con los correspondientes pagos irregulares que representaban el 2,9 % del gasto total; toma nota asimismo de la firma de un contrato marco adicional para el cual no se efectuaron pagos; toma nota de que la Oficina ya ha tomado acciones correctoras en 2017, sustituyendo los contratos derivados de dichos procedimientos por nuevos contratos; pide a la Oficina que garantice que tales irregularidades no se volverán a repetir;
18. Observa con preocupación que, de los 4 861 pagos que la Oficina realizó en 2016, 2 007 se abonaron una vez expirado el plazo legal (es decir, el 41 %); indica, no obstante, que esto se debió fundamentalmente al aumento exponencial del presupuesto; reconoce que, según la Oficina, sus actividades operativas aumentaron de forma exponencial, generando así un incremento considerable del número de operaciones financieras que debían ser tramitadas por el mismo número de trabajadores; observa con satisfacción las diversas medidas adoptadas por la Oficina para afrontar esta situación; reconoce que estaba previsto que dichas medidas consiguieran normalizar los pagos al final de la primera mitad de 2017; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión del impacto de tales medidas;
19. Indica que, según el informe del Tribunal, si para un contrato determinado el precio o coste propuesto en la oferta es anormalmente bajo, el órgano de contratación recabará por escrito los pormenores de los elementos constitutivos del precio o el coste que considere oportunos y concederá al licitador la oportunidad de presentar sus observaciones; señala, sin embargo, que en dos de los lotes (lotes 3 y 5) para la contratación de mediadores interculturales e intérpretes en diferentes países, la Oficina recibió ofertas financieras inferiores en un 50 % y un 31 % respectivamente a las siguientes ofertas más bajas; lamenta profundamente que, aunque de ello se desprende que las ofertas eran anormalmente bajas, la Oficina no estimó necesario pedir explicaciones al licitador al respecto;
20. Recuerda que en 2014, y en nombre de más de cincuenta instituciones y órganos de la Unión (la Oficina incluida), la Comisión firmó un contrato marco con una empresa para la compra de licencias de uso de programas informáticos y para la provisión de servicios de mantenimiento y de apoyo; señala que el contratista marco actúa como intermediario entre la Oficina y los proveedores que puedan atender las necesidades de la misma; toma nota de que para esos servicios intermediarios, el contratista marco tiene derecho a incrementos del 2 % al 9 % sobre los precios de los proveedores; observa, además, que en 2016, el contratista marco recibió un total de 534 900 EUR en concepto de pagos; lamenta que la Oficina no comprobara sistemáticamente los precios y los incrementos incluidos en los presupuestos y las facturas que el proveedor envió al contratista marco; toma nota de que, según la respuesta de la Oficina, esta debía introducir comprobaciones sistemáticas para cada presupuesto superior a 135 000 EUR a partir del 1 de enero de 2018;
21. Observa que, debido al aumento considerable de las tareas asignadas a la Oficina a primeros de 2016, esta tuvo que aumentar sus recursos en repetidas ocasiones, tanto en términos de dotaciones financieras como de personal; indica con satisfacción que, con el fin de absorber y gestionar esos recursos de forma eficaz, se optó por racionalizar la estructura organizativa interna de la Oficina habida cuenta de las nuevas tareas adicionales que se le han asignado; toma nota de que el 12 de mayo de 2016 el Consejo de Administración aprobó una nueva estructura organizativa para la Oficina, con arreglo a la propuesta del director ejecutivo; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de las mejoras previstas gracias a esta nueva organización;
22. Señala que, a 31 de diciembre de 2016, la Oficina contaba con 136 miembros del personal, tanto en activo como designado, incluidos 86 agentes temporales (de 91 puestos autorizados en virtud del presupuesto de la Unión), 43 agentes contractuales y 7 expertos nacionales en comisión de servicio; indica que el 63,2 % del personal eran mujeres y el 36,8 % hombres; pide a la Oficina que preste atención al equilibrio de género en el personal y que lo tenga en cuenta en futuras contrataciones;
23. Indica con satisfacción que se registró un aumento en la categoría laboral de los puestos de trabajo operativos del 58,18 % en 2015 al 63,31 % en 2016, debido al rápido incremento de las actividades operativas durante el ejercicio 2016;
24. Toma nota de que la Oficina ha recibido una reclamación tras un período de prueba fallido; solicita a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión una vez que se haya gestionado la reclamación;
25. Señala que, en 2016, el personal de la Oficina estuvo de baja por enfermedad un promedio de 2,4 días en total; indica con cierta preocupación que la Oficina no ha comunicado el presupuesto ni el número de días invertidos por el personal en actividades para su bienestar en 2016; lamenta que la Oficina no especificara las distintas actividades de bienestar puestas en marcha en 2016, tal y como solicitó el Parlamento;
26. Indica con preocupación que la Oficina aún no cuenta con ninguna política de prevención del acoso; pide a la Oficina que cree una red de asesores confidenciales como parte de la política para proteger la dignidad de las personas y prevenir el acoso sexual y psicológico, así como que organice sesiones de concienciación, proporcione información general sobre el acoso en su intranet e introduzca un programa para recién llegados, que incluya una presentación sobre salud y bienestar;
27. Reconoce que, según la Oficina, en la primera mitad de 2018 desarrollará una guía práctica para la gestión y la prevención de conflictos de intereses, así como normas vinculantes para la protección de los denunciantes; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de la aplicación de esa medida;
28. Toma nota de que la Oficina presionará aún más a los miembros del Consejo de Administración para que presenten sus declaraciones de intereses con vistas a su publicación; insiste en que la transparencia es un elemento clave para mantener la confianza de los ciudadanos de la Unión en las instituciones de la Unión; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión a este respecto;
29. Señala que la Oficina no ha respondido a la pregunta de si se registraron y publicaron todas las reuniones con los grupos de presión; pide a la Oficina que responda a la autoridad de aprobación de la gestión;
30. Indica que, en 2016, la Oficina recibió ocho solicitudes de acceso a documentos, de las cuales proporcionó acceso total a siete documentos y denegó el acceso a uno al no disponer de la información solicitada, pero se remitió al solicitante a las autoridades competentes;
31. Indica que la Oficina no dispone de vehículos oficiales pero tiene previsto adquirir dos en el futuro;
32. Celebra los tres logros principales conseguidos por la Oficina en 2016, a saber:
– brindó apoyo activamente a los Estados miembros, especialmente a Grecia e Italia, a la hora de gestionar la presión continua y sin precedentes que sufrieron sus sistemas de asilo;
– respaldó plenamente la aplicación del mecanismo de reubicación en Italia y Grecia para aquellas personas que claramente necesitaban protección internacional;
– mejoró sus actividades para responder de forma oportuna y eficaz a los desafíos relacionados con la aplicación coherente del Sistema Europeo Común de Asilo;
33. Señala con satisfacción que 218 formadores participaron en 15 sesiones de formación para formadores organizadas por la Oficina en 2016; indica, además, que la Oficina administró 361 sesiones de formación de ámbito nacional en su plataforma de aprendizaje electrónico «EASO Training Curriculum» para 5 833 miembros del personal a escala nacional;
34. Indica que, a principios de 2016, cuatro de las dieciséis normas de control interno se habían aplicado parcialmente y una de ellas no se había aplicado; observa que la Oficina elaboró las normas de desarrollo restantes del Estatuto del Personal (norma de control interno número 3), estableció su sistema de evaluación del desempeño anual (norma de control interno número 4), llevó a cabo por primera vez un proceso de gestión de riesgos (norma de control interno número 6), adoptó una carta en materia de gobernanza informática, así como una carta sobre gobernanza de la gestión de proyectos (norma de control interno número 7) y avanzó en la definición y aplicación de normas para la gestión de documentos mediante la aprobación de la política de gestión de archivos (norma de control interno número 11); pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de las mejoras relacionadas con la aplicación de esas normas;
35. Observa que, según el informe del Tribunal, el acuerdo de subvención para la adquisición y posterior donación al Estado griego de noventa escáneres de huellas dactilares y noventa ordenadores compatibles (equipos) por un importe de 1 100 000 EUR requería el envío de los equipos a la división informática de la policía en Atenas, para proceder desde allí a su distribución a los puntos críticos de las islas griegas; recuerda que en la descripción de la acción se exigía la presencia sobre el terreno del personal de la Oficina para garantizar la adecuada entrega, instalación y ulterior transferencia del material a la policía griega; lamenta profundamente que, sin embargo, el personal de la Oficina no se encontrara sobre el terreno para cumplir este requisito y que hasta julio de 2017 no se recibiera de las autoridades griegas pertinentes la confirmación de que los equipos se habían entregado en los puntos críticos en febrero y principios de marzo de 2016 y que se estaban utilizando para los fines previstos; señala que, según la respuesta de la Oficina, el 23 de mayo de 2016, esta había efectuado la primera solicitud formal de confirmación de la entrega e instalación del material en los puntos críticos a las autoridades griegas;
36. Observa que en 2016 la Oficina se enfrentó a numerosos retos en su entorno de trabajo: no solo se produjo un incremento sustancial del presupuesto y se amplió su mandato, sino que también aumentó notablemente el número de operaciones, se cambió de contable con varias soluciones provisionales y se introdujo un sistema de flujo de trabajo electrónico; lamenta que ni la revalidación del sistema contable ni la introducción de un sistema de verificación ex post de las operaciones mitigaran los efectos de los cambios considerables y la inestabilidad experimentados por la Oficina; toma nota de que, según la respuesta de la Oficina, está previsto que la revalidación del sistema contable tenga lugar en 2017 y se valorará la posibilidad de introducir una estrategia de verificación ex post a medio plazo;
37. Señala que en 2016 la Oficina se sometió a una auditoría realizada por el Servicio de Auditoría Interno (SAI) sobre la ejecución del presupuesto y del plan de contratación en la Oficina; afirma que los auditores reconocieron los esfuerzos constantes de la Oficina por garantizar un correcto funcionamiento de los procesos administrativos, como la ejecución del presupuesto y la contratación, a la vez que se enfrenta a los desafíos operativos relacionados con su papel en la crisis de los refugiados; indica con satisfacción que la Oficina ha mejorado de forma significativa la ejecución de su presupuesto, ejecución que fue considerada satisfactoria; señala, además, que, aunque el índice de prórrogas fue relativamente elevado, estas se consideraron debidamente justificadas; observa que la Oficina debe reforzar su planificación de los procedimientos de contratación para los gastos administrativos; indica, asimismo, que la supervisión de los procedimientos y contratos específicos celebrados en virtud del contrato marco es deficiente y, por tanto, debe reforzarse; señala que la Oficina continúa trabajando en colaboración con el SAI para desarrollar medidas concretas que minimicen los riesgos detectados; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de las medidas adoptadas para mejorar los procedimientos de contratación;
38. Indica que a principios de 2016 la Oficina tenía abiertos tres planes de acción resultantes de tres auditorías realizadas en 2014 y 2015; celebra que la Oficina completara diecinueve de las veinte medidas de seguimiento pendientes derivadas de las auditorías llevadas a cabo por el SAI; señala que la Oficina espera poder cerrar la única recomendación que permanece abierta una vez que se apruebe el Reglamento por el que se establece una agencia de pleno derecho;
39. Observa que el 4 de mayo de 2016 la Comisión presentó una propuesta para aprobar un nuevo Reglamento que proponía transformar la Oficina en una agencia de pleno derecho;
40. Recuerda que, con arreglo al artículo 46 del Reglamento (UE) n.º 439/2010(13), la Oficina debe encargar una evaluación externa independiente de sus logros; señala que el ámbito temático de la evaluación cubría el valor añadido de la Unión y la eficacia, el impacto de la Oficina a la hora de contribuir a la aplicación del Sistema Europeo Común de Asilo, incluido el paquete legislativo sobre el asilo; indica que los evaluadores externos presentaron sus constataciones y recomendaciones al Consejo de Administración en enero de 2016; señala que la Oficina acordó desarrollar un plan de acción para gestionar las nueve recomendaciones de los evaluadores externos; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de la aplicación del plan de acción;
41. Pide a la Oficina que mejore sus procedimientos de control interno; acoge con satisfacción las medidas correctoras que ya se han instaurado en cuanto a la adopción de nuevas normas de control interno; destaca la ausencia de una planificación adecuada de los procedimientos de contratación pública y recuerda a la Oficina la importancia de una tal planificación incluso en un contexto de crisis; toma nota de que la Oficina no aseguró 65 contenedores (852 136 EUR) ubicados en un lugar de riesgo en el que otros contenedores habían sido destruidos anteriormente en el marco de alteraciones del orden público; observa que la Oficina consideró que un seguro así no era rentable; toma nota de que la Oficina no había recuperado la totalidad de sus reembolsos del IVA correspondientes a los ejercicios 2014 y 2015 a su debido tiempo; acoge con satisfacción el hecho de que, con posterioridad, se haya producido esta recuperación;
42. Observa que, según el informe del Tribunal, la Oficina adquirió e instaló 65 contenedores por valor de 852 136 EUR para utilizarlos como oficinas móviles en los puntos críticos de Grecia e Italia; indica que algunos contenedores se instalaron en lugares donde contenedores similares no pertenecientes a la Oficina fueron destruidos posteriormente en disturbios; observa que la Oficina no contrató ningún seguro para cubrir los contenedores contra este riesgo porque su dirección decidió que no resultaba rentable;
43. Señala que la Oficina modificó su contrato de arrendamiento y, en la segunda mitad de 2016, amplió sus oficinas añadiendo un bloque adicional al edificio en el que están situados sus locales; observa que, como resultado del aumento de sus responsabilidades y tareas, el número de trabajadores debe aumentarse a 500 a finales de 2020, lo cual genera una mayor necesidad de espacio; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de las consecuencias presupuestarias previstas de este incremento;
44. Toma nota de la apertura de oficinas en Roma y Atenas y de las funciones ampliadas de la Oficina en toda la Unión conforme se acerca más a los puntos críticos;
45. Toma nota del nombramiento de funcionarios de enlace en los organismos de la Unión ubicados en Bruselas y en la Guardia Europea de Fronteras y Costas, con el fin de fomentar relaciones más estrechas y facilitar la cooperación en ámbitos de interés mutuo;
46. Toma nota de que, según las respuestas de la Oficina, el intercambio de información entre la Comisión y la Oficina acerca del Brexit ha sido exhaustivo y que la Oficina está siguiendo de cerca los consejos de la Dirección General de Migración y Asuntos de Interior de la Comisión y se está preparando como corresponde, también en vistas de la transformación de la Oficina en una nueva Agencia de Asilo de la Unión Europea;
47. Observa con insatisfacción que la Oficina no respondió a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de sus esfuerzos para garantizar un lugar de trabajo rentable y respetuoso con el medio ambiente y para reducir las emisiones de CO2; pide a la Oficina que también preste atención a las consecuencias medioambientales de sus actividades, especialmente teniendo en cuenta el crecimiento de su personal que ascenderá a 500 trabajadores en el futuro;
48. Remite, para otras observaciones transversales anejas a la Decisión sobre la aprobación de la gestión, a su Resolución de ... 2018(14) sobre el rendimiento, la gestión financiera y el control de las agencias.
1. Acoge con satisfacción las conclusiones del Tribunal de Cuentas en las que afirma que las cuentas anuales de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo («la Oficina») presentan fielmente su situación financiera a 31 de diciembre de 2016; toma nota, no obstante, de las observaciones específicas sobre dos procedimientos de adjudicación;
2. Destaca que, para financiar importantes tareas adicionales desde la fase inicial en 2015, incluida su ayuda a los Estados miembros en los que se produce la primera entrada, en especial para el registro y la entrevista de los solicitantes de asilo, y para el régimen de reubicación, el presupuesto de la Oficina se incrementó en un 273 %; subraya el hecho de que el personal de la Oficina solo creció un 34 %, y que se han desplegado en los Estados miembros en los que se produce la primera entrada muchos menos expertos de los Estados miembros de los que se necesitan realmente;
3. Señala que, debido a la crisis migratoria, el presupuesto de la Oficina se modificó en 2016 en cuatro ocasiones diferentes para responder a las peticiones de la Comisión Europea y de los Estados miembros de una expansión operativa a la luz del aumento de las llegadas de solicitantes de asilo en 2015-2016; esto provocó dificultades para que la Oficina absorbiera estos fondos que, a su vez, resultaron en algunas anulaciones y prórrogas, así como en dificultades para cumplir las normas presupuestarias y financieras; subraya que esta situación debe resolverse en el futuro;
4. Señala que los créditos comprometidos para el título II (Gastos administrativos) prorrogados ascendieron a 2,5 millones EUR (43,9 %) y corresponden a contratos firmados hacia finales de 2016, en parte debido a pagos presupuestarios adicionales hacia finales del ejercicio o cuyas facturas solo se recibieron en 2017; pide por tanto a la Oficina que mejore su gestión presupuestaria;
5. Lamenta el hecho de que, en cuanto a los pagos subyacentes a las cuentas de la Oficina, dos de los cinco procedimientos de contratación pública auditados fueron irregulares, con los correspondientes pagos irregulares que representaban el 2,9 % del gasto total; toma nota asimismo de la firma de un contrato marco adicional para el cual no se efectuaron pagos; toma nota de que la Oficina ya ha tomado acciones correctoras en 2017, sustituyendo los contratos derivados de dichos procedimientos por nuevos contratos; pide a la Oficina que garantice que tales irregularidades no se volverán a repetir;
6. Pide a la Oficina que mejore sus procedimientos de control interno; acoge con satisfacción las medidas correctoras que ya se han instaurado en cuanto a la adopción de nuevas normas de control interno; destaca la ausencia de una planificación adecuada de los procedimientos de contratación pública y recuerda su importancia incluso en un contexto de crisis; toma nota de que la Oficina no aseguró 65 contenedores (852 136 EUR) ubicados en un lugar de riesgo en el que otros contenedores habían sido destruidos anteriormente en el marco de alteraciones del orden público; observa que la Oficina consideró que un seguro así no era rentable; toma nota de que la Oficina no había recuperado la totalidad de sus reembolsos del IVA correspondientes a los ejercicios 2014 y 2015 a su debido tiempo; y acoge con satisfacción el hecho de que, con posterioridad, se haya producido esta recuperación;
7. Celebra que la proporción de retrasos en los pagos se haya reducido, pasando del 65 % en enero de 2016 al 9 % en octubre de 2016, mientras que el número total de transacciones aumentó, pasando de 483 en enero de 2016 a 806 en octubre de 2016; pide a la Oficina que complete las acciones correctoras necesarias, como, por ejemplo, las relativas a los retrasos en los pagos y al reembolso de los costes; celebra las medidas ya adoptadas en relación con una nueva política de contratación y la disminución en la rotación del personal; pide a la Oficina que presente a la autoridad de aprobación de la gestión sus planes de reforma de los parámetros de rendimiento en materia de planificación y gestión presupuestaria;
8. Insta a la Oficina a que tome como punto de partida sus políticas de 2013 relativas a la prevención de conflictos de intereses, en consonancia con las buenas prácticas y con las orientaciones de la Comisión; pide a la Oficina que garantice la aplicación de las políticas aprobadas en 2017 en relación con la protección efectiva de los denunciantes de irregularidades, a la espera de las propuestas integrales de la Comisión.
DO C 417 de 6.12.2017, p. 79.
DO C 245 de 29.07.2017, p. 16.
Decisión n.º 20 del Consejo de Administración de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo, de 27 de diciembre de 2013, sobre el Reglamento financiero de la EASO
Reglamento (UE) n.º 439/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de mayo de 2010, por el que se crea una Oficina Europea de Apoyo al Asilo (DO L 132 de 29.5.2010, p. 11).

References: artículo 287
 artículo 287
 artículo 36
 artículo 27
 artículo 46
 Resolución