Source: https://amp.quebec/autorisation-de-contracter/foire-aux-questions/
Timestamp: 2020-02-21 05:41:46+00:00

Document:
Foire aux questions - Autorité des Marchés Publics
Quel est le délai entre le dépôt d'une demande d'autorisation et l'émission d'une décision par l'AMP?
Le traitement est toujours effectué dans les meilleurs délais possibles. Le délai de traitement peut varier d'une demande à l'autre, selon la complexité du dossier.
Combien en coûte-t-il à une entreprise pour obtenir une autorisation de l'AMP?
Pour être considérée comme recevable, la demande d'autorisation doit obligatoirement être accompagnée d'un montant de 437 $ à titre de somme forfaitaire initiale pour le dépôt, l'ouverture, l'analyse et le traitement de la demande.
Par la suite, lorsque la demande d'autorisation est analysée par l'AMP et qu'il est déterminé qu'elle est complète et conforme, l'entreprise est invitée à compléter les formulaires de divulgation des liens d'affaires.
Pour chaque personne ou entité qui fait l'objet d'une vérification à la suite suite de la divulgation des liens d'affaires, notamment les dirigeants, les administrateurs ou les entités qui la contrôlent, l'entreprise doit débourser 219 $.
Les entreprises québécoises doivent soumettre une demande d'autorisation à partir des services en ligne de l'AMP.
Quant aux entreprises étrangères qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi québécoise ET qui n'ont pas de siège au Québec ni d'établissement où elles exercent principalement leurs activités, elles doivent compléter une demande de façon manuscrite.
L'AMP met à la disposition des entreprises un guide pour les aider à préparer leur demande d'autorisation.
Quels sont les rôles de l'AMP et de l'UPAC et ses partenaires dans le traitement et l'analyse des demandes d'autorisation?
L'AMP a pour mandat de délivrer les autorisations. C'est donc elle qui reçoit les demandes d'autorisation.
Sur réception d'une telle demande, l'AMP transmet au Commissaire associé au sein de l'Unité permanente anticorruption les renseignements obtenus afin que celui-ci effectue les vérifications jugées nécessaires, en collaboration avec la Sûreté du Québec, Revenu Québec, la Régie du bâtiment du Québec et la Commission de la construction du Québec.
Par la suite, le Commissaire associé donne à l'AMP un avis à l'égard de l'entreprise qui demande l'autorisation. Cet avis indique le motif pour lequel il est recommandé, le cas échéant, de refuser, une autorisation.
Suivant la réception de cet avis, l'AMP rend une décision sur la demande d'autorisation. L'AMP a également le mandat de maintenir à jour un registre public des entreprises qu'elle autorise à contracter ou à sous-contracter auprès des organismes publics.
Est-ce une obligation d'indiquer le numéro de la licence délivrée par la Régie du bâtiment du Québec?
Il est demandé d'indiquer le numéro de licence attribué par la Régie du bâtiment du Québec dans la demande d'autorisation. Seules les compagnies détenant une telle licence ont l'obligation de compléter cette information.
Est-ce que les demandes jugées incomplètes sont retournées aux entreprises?
Au cours du processus d'analyse, lorsque l'AMP juge certaines informations incomplètes, elle communique directement avec l'entreprise pour que celle-ci complète la demande avec diligence.
En effet, l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors communiquer à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), RLRQ c C-65.1, annuler la demande d'autorisation.
Il est important de mentionner qu'une entreprise dont la demande d'autorisation est annulée en vertu de l'article 21.35 de la LCOP ne peut présenter à l'AMP une nouvelle demande d'autorisation dans les 12 mois qui suivent cette annulation, à moins que l'AMP ne le permette.
Est-ce qu'un formulaire peut être signé par une autre personne que le déclarant?
Non, chaque personne est responsable de préparer et de signer ses propres déclarations. À moins qu'il n'y ait une procuration (par exemple le liquidateur dans le cas d'une succession), un tiers ne peut pas signer le formulaire de la personne visée par la déclaration.
Oui, la demande d'autorisation peut être accompagnée d'états financiers qui ne sont pas vérifiés.
Si l'entreprise ne détient pas d'états financiers audités, l'AMP exige minimalement un rapport de mission d'examen sur les états financiers du dernier exercice (un simple avis au lecteur ne sera pas accepté). À défaut, votre demande d'autorisation ne sera pas traitée et les droits ne seront pas remboursés.
Si votre demande d'autorisation est visée par un appel d'offres et que de tels états financiers ne sont pas disponibles, l'entreprise doit transmettre à l'AMP une lettre d'engagement à fournir lesdits états financiers dans un délai maximal de 6 semaines après le dépôt de la demande d'autorisation.
Si votre demande d'autorisation n'est pas visée par un appel d'offres et que de tels états financiers ne sont pas disponibles, la demande ne sera pas traitée et aucun remboursement ne sera accordé.
Vous devez fournir un document officiel de l'entreprise nommant le répondant à ce titre. Ce document peut prendre la forme suivante :
une résolution du conseil d'administration (ou un extrait de procès-verbal faisant état de cette résolution);
une lettre signée d'un administrateur ou d'une administratrice, ou d'un dirigeant ou une dirigeante de la demanderesse dûment autorisé;
une lettre émise par le « commandité » dans le cas d'une société en commandite;
une délégation des pouvoirs généraux dans le cas de très grandes entreprises.
Dans tous les cas, ce document officiel doit comporter obligatoirement les informations suivantes :
le nom de la demanderesse (ou un faisant affaire sous);
le nom du répondant ainsi que sa nomination à ce titre, ou une mention comme quoi ce répondant est responsable de la demande d'autorisation ou de renouvellement pour contracter ou sous-contracter avec un organisme public;
une référence à la demande d'autorisation, de renouvellement ou à l'AMP;
La demanderesse ne peut nommer qu'un seul répondant à ce titre.
Si l'accusé de réception transmis par l'AMP n'est pas signé, est-ce tout de même un document officiel?
Si une entreprise qui a déjà déposé une demande d'autorisation à l'AMP procède à un changement de nom par la suite, doit-elle déposer une nouvelle demande d'autorisation en raison de cette modification?
Non, car il s'agit de la même entreprise. Si elle conserve le même numéro d'entreprise (NEQ), elle n'a pas à déposer une nouvelle demande d'autorisation. Elle n'a qu'à transmettre à l'AMP le document émis par le Registraire des entreprises selon lequel la demande de modification au registre des entreprises a été déposée.
Est-ce que l'AMP assure la protection des renseignements personnels transmis dans le cadre d'une demande d'autorisation?
Comme elle le fait dans le cadre de tout mandat qui relève de ses activités, et particulièrement dans le cadre des demandes d'autorisation déposées en vertu de l'article 21.22 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1, l'AMP traite de telles informations et de tels documents de façon confidentielle, dans la mesure prévue par la loi.
À cet égard, les droits et les obligations de l'AMP sont déterminés et régis par diverses lois applicables en fonction des circonstances, par exemple l'article 23 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Cette disposition permet notamment de refuser l'accès aux renseignements recueillis par l'AMP dans la mesure où elle est applicable.
Il est cependant important de noter que l'AMP ne signe pas d'engagement ou d'entente de confidentialité particulière envers une entreprise qui demande une autorisation ou tout autre permis d'exercice.
Seuils et appels d'offres
Quelles entreprises doivent déposer une demande d'autorisation à l'AMP?
Les entreprises visées qui doivent obtenir une autorisation de l'AMP sont celles qui sont engagées dans un processus d'appel d'offres ou d'attribution visant des contrats avec les ministères et les organismes, les sociétés d'État et les municipalités au Québec, et comportant une dépense égale ou supérieure aux seuils déterminés par le gouvernement.
Puisque ces entreprises sont nombreuses, le gouvernement du Québec a prévu une mise en application graduelle de cette loi. Pour plus de précisions, consultez la section Lois et règlements - Contrats publics.
1 M$, pour tout contrat et sous-contrat de services conclu à la suite d'un appel d'offres ou attribué de gré à gré.
Est-ce que les entreprises qui envisagent de répondre à un appel d'offres public qui n'est pas visé par la loi peuvent déposer une demande d'autorisation auprès de l'AMP?
Une entreprise qui n'est pas visée par l'obligation d'obtenir une autorisation pour le moment peut tout de même déposer une demande d'autorisation à l'AMP. Cependant, une telle demande ne sera pas traitée en priorité.
Les entreprises doivent-elles obtenir une autorisation de l'AMP avant de déposer une soumission dans le cadre d'un appel d'offres public?
Dans le cas des contrats pour lesquels une autorisation de contracter est requise, la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) précise que l'entreprise qui répond à un appel d'offres en vue de la réalisation d'un contrat public ou d'un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission sauf si l'appel d'offres prévoit une date différente mais antérieure à la date de la conclusion du contrat.
Lorsqu'une entreprise souhaite soumissionner en vue d'un contrat public dont la valeur ou la nature ne sont pas visées par la loi, elle peut le faire sans avoir à obtenir une autorisation de l'AMP.
L'AMP est-elle en mesure de répondre aux questions des représentants des municipalités et des organismes publics en ce qui à trait aux appels d'offres publics et aux conditions qui doivent s'appliquer pour le choix d'une entreprise?
Les représentants des municipalités doivent communiquer avec le ministère des Affaires municipales et de l'Habitation. Les autres organismes publics doivent communiquer avec le Secrétariat du Conseil du trésor.
Pour quel type de sous-contrats publics une entreprise doit-elle détenir une autorisation?
Pour un contrat public de construction ou un partenariat public-privé d'une valeur supérieure à 5 M$ :
Une entreprise doit détenir une autorisation lorsqu'elle souhaite exécuter en tout ou en partie un contrat qui est actuellement visé par l'obligation de détenir une autorisation délivrée par l'AMP. Par exemple, dans le cas d'un contrat d'une valeur de 35 M$ conclu entre un organisme public et l'entreprise ABC visant la réalisation de travaux de construction d'un nouvel immeuble, si l'entreprise ABC envisage conclure un contrat avec une entreprise spécialisée en électricité pour effectuer cette partie des travaux, ce contrat est considéré comme un sous-contrat. Si la valeur de ce sous-contrat est égale ou supérieure à 5 M$, l'entreprise spécialisée en électricité doit détenir une autorisation avant de pouvoir exécuter cette partie du contrat conclu entre l'Entreprise ABC et l'organisme public. Toutefois, si la valeur de ce sous-contrat est de moins de 5 M$, l'entreprise spécialisée en électricité n'a pas à obtenir une autorisation.
Un sous-contrat doit être distingué d'un contrat de vente. Ainsi, dans le cas mentionné ci-dessus, si l'entreprise spécialisée en électricité souhaite acheter son matériel dans une quincaillerie pour réaliser ses travaux d'électricité, il s'agit d'un contrat de vente qui ne nécessite aucune autorisation de l'AMP.
Dans le même exemple, si l'entreprise ABC conclut le même type de contrat avec la Ville de Montréal, l'entreprise spécialisée en électricité doit détenir une autorisation délivrée par l'AMP si la valeur de son sous-contrat est de plus de 25 000 $.
Consultez le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat, publié par le Secrétariat du Conseil du trésor.
Dans le cas d'un sous-contrat visé par l'obligation d'obtenir une autorisation, qui doit présenter la demande d'autorisation à l'AMP, le contractant principal ou le sous-contractant?
Est-ce que les sous-sous-contractants doivent obtenir une autorisation de l'AMP?
Depuis le 24 septembre 2014, les entreprises qui souhaitent conclure des sous-contrats de la Ville de Montréal comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ rattachés directement ou indirectement à des contrats d'approvisionnement en enrobés bitumineux et des contrats de services liés à la construction, à la reconstruction, à la démolition, à la réparation ou à la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout, qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et dont le processus d'adjudication (c'est-à-dire la date de publication de l'appel d'offres) ou d'attribution débute à compter du 24 septembre 2014, doivent également obtenir une autorisation.
Consultez le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du trésor.
Actuellement, les contrats d'approvisionnement ne sont pas visés par la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1. Pour les questions de contrats mixtes, consultex le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du trésor. Il y est notamment mentionné qu'il appartient aux organismes publics de catégoriser les contrats et qu'il est de la responsabilité des entreprises de catégoriser leurs sous-contrats.
Comme le taux de remboursement des taxes peut varier d'un organisme public à l'autre, les entreprises doivent vérifier dans les documents d'appel d'offres, ou en communiquant avec le donneur d'ouvrage, si la dépense estimée inclue ou non les taxes.
Dans le cas d'une entreprise qui n'est pas constituée en vertu d'une loi du Québec et qui n'y possède pas de siège, ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, qu'est-ce qu'on entend par un certificat de bonne conduite à l'égard de l'entreprise?
Une telle entreprise doit fournir à l'AMP l'un des documents suivants :
On entend par « certificat de bonne conduite » les certificats de police, les vérifications des antécédents criminels, les vérifications de casier judiciaire, les vérifications policières ou les vérifications du Centre d'information de la police canadienne.
À titre indicatif, le site suivant donne des explications sur la façon d'obtenir un tel document : www.cic.gc.ca/francais/information/securite/cert-police/index.asp
Si une entreprise n'est pas en mesure de fournir un certificat de bonne conduite, elle doit transmettre à l'AMP une lettre assermentée signée par le répondant ou un dirigeant de l'entreprise déclarant que l'entreprise n'a pas, au cours des cinq dernières années :
Lorsqu'une entreprise a un établissement principal au Québec mais que son siège social n'est pas situé au Québec, doit-elle transmettre à l'AMP les certificats de bonne conduite et les autres documents requis par l'article 5 du Règlement?
Dans un tel cas, l'AMP n'exige pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même, mais elle en exigera un pour chacune des entreprises qui la contrôlent qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou n'y ont pas leur siège ni d'établissement, à condition que celles-ci doivent faire l'objet d'une déclaration à l'AMP.
De plus, dans un tel cas, l'AMP exige des dirigeants, administrateurs, associés ou autres personnes liées à l'entreprise et qui ne résident pas au Québec de fournir de tels certificats, le tout selon l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1.
En effet, l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. L'entreprise doit alors communiquer à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.35 de la LCOP, annuler la demande d'autorisation.
L'AMP n'exige pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même, mais elle en exige un pour chacune des entreprises qui la contrôlent qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou qui 'y ont pas leur siège ni d'établissement, à conditions que celles-ci doivent faire l'objet d'une déclaration à l'AMP.
L'AMP exige-t-elle un certificat de bonne conduite pour les administrateurs étrangers d'une entreprise constituée au Québec?
Oui, selon l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1.
En effet, cette disposition prévoit que l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors transmettre à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.35 de la LCOP, annuler la demande d'autorisation.
Une entreprise dont le siège social est hors du Québec mais qui a des activités au Québec, est-elle considérée comme une entreprise étrangère (au motif que, tout en étant très présente au Québec, elle n'y exerce pas)?
Oui. Pour qu'une entreprise soit considérée comme une entreprise étrangère au sens du règlement, elle ne doit pas être constituée en vertu d'une loi québécoise ET elle ne doit pas avoir de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités.
Une société en participation ou une entreprise individuelle qui souhaite présenter une demande d'autorisation auprès de l'AMP peut-elle obtenir un numéro d'entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec?
Oui. Puisque ces entreprises doivent déposer une attestation de Revenu Québec lorsqu'elles présentent leur demande d'autorisation à l'AMP et que pour obtenir cette attestation le NEQ est obligatoire, elles peuvent demander au Registraire des entreprises de leur en attribuer un.
Il importe d'abord de préciser qu'un consortium est un « regroupement » de deux ou de plusieurs entreprises, souvent constitué de façon temporaire et pour les fins d'un projet ou d'un contrat en particulier. Par exemple, deux sociétés en participation peuvent former un consortium, tout comme le peuvent une société en participation et une société en nom collectif ou une société en commandite et une compagnie. Par ailleurs, le consortium doit normalement revêtir l'une des formes juridiques prévues à l'article 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) pour contracter directement avec un organisme public au sens de cette loi.
Si le consortium est une société en nom collectif, une société en commandite ou une compagnie, il doit présenter une demande d'autorisation. Chacune des entreprises composant ce consortium doit également présenter une demande d'autorisation si elle ne détient pas déjà une autorisation délivrée par l'AMP.
Si le consortium prend la forme d'une société en participation, aucune autorisation n'est exigée pour cette société. Toutefois, chacune des entreprises composant ce type de consortium doit détenir une autorisation délivrée par l'AMP.
Il demeure important de laisser aux entreprises le soin de déclarer leur participation à un consortium et de demander les autorisations qu'elles jugent requises. L'AMP n'a pas à décider si une autorisation est requise ou non.
Liens d'affaires à divulguer
Oui, la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) prévoit que le répondant est soit la personne physique qui exploite une entreprise individuelle, soit l'administrateur ou l'administratrice, ou un dirigeant ou une dirigeante dans le cas d'une personne morale, soit un ou une associé(e) dans le cas d'une société. La définition de « dirigeant » prévue au guide est présentée à titre indicatif. L'entreprise peut identifier d'autres dirigeants pour agir à titre de répondants.
Le répondant peut-il mandater son conseiller ou sa conseillère juridique pour interagir avec l'AMP, même si cette personne n'est pas un ou une dirigeant(e) de l'entreprise?
Oui, le répondant peut mandater son conseiller ou sa conseillère juridique pour interagir avec l'AMP. Sur réception de ce mandat, l'AMP acceptera de communiquer avec cette personne. Toutefois, le ou la répondant(e) conserve son titre de répondant(e) et demeure responsable de la demande d'autorisation de son entreprise, malgré le mandat.
À titre indicatif, vous pouvez référer à la définition fournie dans le Guide à l'intention des entreprises (pdf : 3 Mo)
L'entreprise doit divulguer des liens d'affaires et fournir les formulaires de déclaration qui y sont associés pour ses trois principaux actionnaires détenant chacun 10 % ou plus des actions votantes et, le cas échéant, tous les autres actionnaires détenant un pourcentage égal à celui de l'actionnaire déclaré le plus bas. À titre d'exemple, dans le cas de l'actionnariat suivant : 25 %, 22 %, 19 %, 19 % et 15 %, l'entreprise doit déclarer quatre actionnaires. Dans cet exemple, l'actionnaire à 15 % n'est pas déclaré.
S'il n'y a aucun actionnaire qui détient 10 % ou plus des actions votantes, l'entreprise ne divulgue aucun lien d'affaires et ne fournit aucun formulaire pour son actionnariat. Une lettre doit cependant être transmise à l'AMP expliquant la description de son capital action.
Si aucun actionnaire ne détient 20 % ou plus des actions votantes, l'entreprise ne divulgue aucun lien d'affaires et ne fournit aucun formulaire pour l'actionnariat de l'entité de niveau 2. Une lettre doit cependant être transmise à l'AMP expliquant la description de son capital action.
Est-ce que la notion de dirigeant(e), prévue au Guide à l'intention des entreprises, est limitative?
Non. La description présentée au Guide à l'intention des entreprises (pdf : 3 Mo) n'est fournie qu'à titre indicatif et ne constitue pas une définition stricte du mot « dirigeant ». L'entreprise doit fournir les déclarations de ceux et celles qu'elle considère être des dirigeants, sans égard à la nomenclature du poste.
Un ou une dirigeant(e) est une personne qui dirige et/ou encadre l'administration et/ou les activités d'une entreprise.
Dirigeant(e) ayant le contrôle : Exerce un pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise. De façon non limitative, l'AMP considère qu'une personne qui occupe l'un des postes suivants est un dirigeant ayant le contrôle : président(e), directeur ou directrice général(e), chef de la direction, chef des finances et chef de l'exploitation, ou toute autre personne qui exerce des fonctions analogues. De plus, toute personne occupant un poste décisionnel au sujet des appels d'offres, des soumissions, des contrats et des sous-contrats doit être divulguée à l'AMP comme un ou une dirigeant(e) ayant le contrôle.
Dirigeant(e) n'ayant pas le contrôle : N'exerce aucun pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise.
Non. Puisque ces compagnies ne sont pas des institutions financières au même titre que les banques, les caisses et les compagnies d'assurance, elles n'ont pas à faire l'objet d'une déclaration. Citons, à tirte d'exemple, des compagnies qui financeraient l'équipement utilisé par une entreprise (flotte de camions, véhicules, machinerie, etc.).
Dans le cas d'une société en commandite, est-ce que les commanditaires et les commandités doivent faire l'objet d'une déclaration à l'AMP?
Oui. Tous les commandités doivent être déclarés à l'AMP par le biais d'un lien de type « associé (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « associé (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Pour les commanditaires, seuls les trois principaux doivent être déclarés à l'AMP par le biais d'un lien de type « associé (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « associé (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Dans le lien « Institutions financières », qu'entend-on par « faire affaire avec une institution financière »?
Pour une grande entreprise, le signataire des déclarations peut-il préciser qu'à sa connaissance, les renseignements présentés sont véridiques et complets, compte tenu du fait qu'une déclaration erronée peut être jugée fausse ou trompeuse?
L'AMP s'attend à ce que l'entreprise fournisse des informations raisonnablement complètes et qu'elle indique, à même sa demande, si l'information est incomplète ou non exhaustive, de sorte que l'analyste chargé(e) du dossier de l'entreprise veille à demander à celle-ci de la compléter si cela s'avère nécessaire.
Ce n'est pas l'AMP qui détermine si une entreprise peut limiter ses déclarations. C'est l'entreprise elle-même ou le ou la déclarant(e), selon le cas, qui, connaissant l'ampleur de l'information en jeu, décide de limiter sa déclaration et choisit, par exemple, d'en résumer le contenu sous réserve d'en fournir davantage sur demande.
Il ou elle doit alors le préciser dans sa déclaration.
Décisions de l'AMP
Si l'AMP refuse d'émettre une autorisation, est-ce qu'elle pourra donner les raisons de son refus à l'entreprise? Est-ce que l'entreprise aura la chance de s'expliquer?
Lorsque l'AMP entend refuser d'émettre une autorisation à une entreprise, elle notifie un préavis de refus indiquant à l'entreprise les motifs appuyant son intention de refuser de lui délivrer une autorisation.
Ce préavis peut, dans certains cas, donner à l'entreprise l'occasion de procéder à des correctifs qui, s'ils sont à la satisfaction de l'AMP, peuvent permettre la délivrance de l'autorisation.
Dans tous les cas, l'entreprise a la possibilité de faire part à l'AMP de ses observations et des informations susceptibles d'influencer la décision à venir. En effet, l'AMP doit, avant de refuser d'accorder ou de renouveler une autorisation ou avant de la révoquer, notifier l'entreprise par écrit et lui accorder un délai d'au moins 10 jours pour présenter ses observations par écrit ou fournir d'autres documents pour compléter son dossier.
La décision de l'AMP est une décision administrative. Elle est finale et sans appel. L'entreprise qui veut s'en plaindre devra s'adresser à la Cour supérieure.
Est-ce qu'une entreprise s'étant vue refuser une autorisation de conclure des contrats publics peut terminer les contrats publics qu'elle a en cours d'exécution?
L'article 21.2.0.0.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) prévoit que, lorsqu'une autorisation est refusée ou révoquée en application de cette loi, l'entreprise apparaît au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), et ce, pour une période de cinq ans.
Les seules informations qui peuvent se trouver au registre en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) et ses règlements sont :
le nom de l'entreprise autorisée, les noms sous lesquels elle exerce ses activités, ainsi que son numéro d'entreprise du Québec attribué par le Registraire des entreprises;
le numéro d'identification, attribué par l'AMP.
Par conséquent, lorsqu'une entreprise est inscrite au Registre des entreprises autorisées à contracter ou à sous-contracter, cela confirme qu'elle est autorisée à conclure des contrats ou des sous-contrats avec des organismes publics. Inversement, si l'entreprise n'y est pas inscrite, elle ne détient pas cette autorisation en date de la consultation du registre.
Outre le registre public des entreprises ayant obtenu leur autorisation auprès de l'AMP, y a-t-il un registre des entreprises à qui l'AMP a refusé de délivrer une autorisation?
Le registre public de l'AMP est un registre dit « positif », c'est-à-dire qu'il ne contient que les informations relatives aux entreprises autorisées.
Quel est le processus lié au renouvellement d'une autorisation et son impact sur l'exécution et/ou sur la signature d'un contrat public?
La Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65) prévoit que, lorsqu'une entreprise présente une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle demeure autorisée à contracter, sous réserve d'une révocation durant ce délai. L'entreprise demeure donc au Registre des entreprises admissibles (REA), et ce, jusqu'à ce que l'AMP confirme, ou non, son renouvellement.
Cependant, si une entreprise dépose sa demande de renouvellement moins de 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle est alors retirée du REA une fois ce délai expiré. Par conséquent, elle ne peut plus signer de nouveaux contrats ou de sous-contrats publics au-dessus des seuils applicables. Elle peut cependant poursuivre ceux qui sont en cours d'exécution jusqu'à ce qu'une décision soit rendue par l'AMP sur la demande de renouvellement.
Est-ce que l'AMP transmet une confirmation à l'entreprise comme quoi la demande de renouvellement est soumise, ou non, dans les délais prescrits?
Non. Dans le cadre du processus de renouvellement, l'AMP transmet à l'entreprise, une fois la demande de renouvellement dûment soumise, un accusé de réception attestant de la date à laquelle ladite demande a été reçue. Ce document, combiné à la décision d'autorisation initialement délivrée par l'AMP, permet à l'entreprise de déterminer si sa demande a été déposée, ou non, dans le délai prescrit. Par la suite, la décision quant au le renouvellement est transmise par l'AMP à l'entreprise une fois celle-ci rendue.
Il est donc de la responsabilité des donneurs d'ouvrage de consulter systématiquement le REA avant de conclure un contrat avec une entreprise, et ce, afin de s'assurer que celle-ci est bel et bien autorisée à le faire, à la date de signature dudit contrat.
Est-ce qu'une entreprise qui ne souhaite pas renouveler son autorisation peut en aviser l'AMP de façon proactive?
Oui. Une entreprise qui ne désire pas renouveler son autorisation peut soumettre sa demande de non-renouvellement à l'aide des services en ligne de l'AMP. Pour ce faire, elle doit accéder à son compte client et sélectionner la demande de renouvellement accessible à l'onglet « Contrats publics – Renouvellement/non-renouvellement ». L'AMP traite alors la demande de non-renouvellement et transmet une confirmation à l'entreprise une fois l'autorisation expirée.
L'entreprise dont l'autorisation est expirée doit alors transmettre à l'AMP la liste de ses contrats et de sous-contrats en cours d'exécution à l'aide du formulaire accompagnant la lettre que lui aura transmise l'AMP pour confirmer son non-renouvellement. Si aucun contrat ou sous-contrat n'est en cours d'exécution, l'entreprise doit également en aviser l'AMP. Il est important de noter que l'article 27.9 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65) prévoit que le défaut de transmettre cette liste à l'AMP constitue une infraction passible d'une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d'une personne physique et de 15 000 à 100 000 $ dans les autres cas.
Par ailleurs, l'AMP rappelle que si l'entreprise exécute un contrat ou un sous-contrat public et que son autorisation est expirée, elle peut être réputée en défaut d'exécuter ce contrat ou ce sous-contrat au terme d'un délai de 60 jours suivant la date d'expiration de l'autorisation.
Services en lignes de l'AMP et clicSÉQUR
Vérifiez d'abord auprès de ClicSÉQUR si votre entreprise peut posséder un tel compte. S'il s'avère que votre entreprise ne peut posséder un tel compte, communiquez avec un ou une préposé(e) aux renseignements de l'AMP.
Si votre entreprise n'est pas constituée en vertu d'une loi québécoise et qu'elle n'a pas de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, consultez la rubrique Entreprises étrangères du site de l'AMP.
J'ai oublié mon numéro d'accès ou mon mot de passe clicSÉQUR. Que faire si je veux accéder aux services en ligne de l'AMP?
Si vous avez oublié vos codes d'accès clicSÉQUR, cliquez ici .
Je refuse de présenter ma demande par le biais des services en ligne de l'AMP. Puis-je soumettre ma demande d'une autre façon?
Dans un tel cas, nous vous invitons à communiquer avec un ou une préposé(e) aux renseignements de l'AMP.
En complétant ma demande d'autorisation dans les services en ligne de l'AMP, on m'indique de compléter des déclarations. Où puis-je obtenir ces documents?
Les déclarations utilisées pour compléter la demande d'autorisation des services en ligne de l'AMP sont accessibles sous la rubrique Guide et déclarations.

References: l'article 21
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 23
 l'article 5
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 1

L'article 21
 l'article 27