Source: https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28105
Timestamp: 2019-12-06 15:12:10+00:00

Document:
Guide sur la gestion du parc automobile, Chapitre 2 : Véhicules de fonction- Canada.ca
Le chapitre 2 du Guide sur la gestion du parc automobile a pour objet d’aider les directeurs et les gestionnaires à mettre en œuvre la politique et les directives gouvernementales concernant la gestion des voitures de fonction.
Modification : 2009-05-15
Le chapitre 2 du Guide sur la gestion du parc automobile a pour objet d'aider les directeurs et les gestionnaires à mettre en œuvre la politique et les directives gouvernementales concernant la gestion des voitures de fonction.
Organisé selon une démarche axée sur le cycle de vie qui prend en considération l'impact environnemental des voitures de fonction, le présent chapitre établit des lignes directrices et des pratiques exemplaires qui s'ajoutent à l'orientation à suivre obligatoirement exposée dans la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction. Dans certains cas, le présent chapitre explique également en détail les procédures à observer qui découlent d'autres directives du Conseil du Trésor. Cette façon de faire permet aux directeurs et aux gestionnaires d'adopter une série de procédures communes et de veiller à ce que leurs pratiques en matière de gestion et de prise de décisions soient conformes à l'éventail complet des pratiques exemplaires et des lignes directrices sur la gestion des voitures de fonction.
Comme le parc automobile de voitures de fonction représente, pour le gouvernement, une importante dépense en capital et des coûts permanents d'exploitation et d'entretien élevés, il est crucial que les ministères non seulement gèrent et opèrent les parcs selon une série d'exigences communes obligatoires, mais qu'ils tiennent compte également d'un vaste éventail de lignes directrices et de pratiques exemplaires.
Ces lignes directrices et pratiques exemplaires visent à aider les ministères à acquérir, gérer, opérer et aliéner leurs voitures de fonction, à en surveiller l'utilisation et à déclarer les avantages imposables. Ces lignes directrices doivent être lues en conjonction avec le Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers, qui renferme des lignes directrices et des pratiques exemplaires concernant la gestion du cycle de vie de tous les véhicules légers, y compris les voitures de fonction.
Les ministères sont invités à consulter le site Web de Gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour obtenir des directives et des consignes sur la gestion du matériel et du parc automobile, et d'autres sites Web d'intérêt pour les gestionnaires de matériel.
Le chapitre 2 du Guide sur la gestion du parc automobile aborde spécifiquement la gestion du cycle de vie des voitures de fonction. À l'instar du chapitre 1, il est divisé en sections correspondant aux quatre étapes du cycle de vie du matériel : la planification, l'acquisition, l'exploitation, l'utilisation et l'entretien, et l'aliénation. Des sous titres sont ajoutés, le cas échéant, pour établir une distinction claire entre les sujets. Les sections du présent chapitre sont les suivantes :
la section 2 traite des rôles et des responsabilités, y compris des mesures administratives générales du point de vue de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC);
la section 3 établit des lignes directrices générales sur les exigences en matière de planification;
la section 4 précise les lignes directrices sur l'acquisition de voitures de fonction;
la section 5 fournit des lignes directrices sur l'exploitation, l'utilisation et l'entretien des voitures de fonction;
la section 6 contient des lignes directrices concernant les assurances des voitures de fonction;
la section 7 énonce des lignes directrices sur le remplacement et l'aliénation des voitures de fonction;
la section 8 traite de l'usage personnel et des avantages imposables liés à l'utilisation des voitures de fonction.
2.1 Ministères fédéraux
Aux fins du présent chapitre, les ministères fédéraux incluent tous les organismes mentionnés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les ministères sont essentiellement responsables du financement et de la gestion de toutes les étapes du cycle de vie de leurs voitures de fonction, mais ils sont guidés par l'orientation stratégique établie par le Secrétariat. La plupart des ministères ont en place leur propre politique interne concernant la propriété, l'utilisation, l'entretien et l'aliénation des véhicules légers, dont les voitures de fonction, alors que d'autres ministères peuvent consulter les politiques, les directives, les règlements et les lignes directrices du Conseil du Trésor qui s'appliquent.
La Politique sur la gestion du matériel et les Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres renferment des détails supplémentaires sur les rôles et les responsabilités des ministères concernant les voitures de fonction.
2.2 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Il incombe à TPSGC d'acquérir des voitures de fonction, de conclure et d'administrer les contrats d'assurance afférents. TPSGC est chargé de mettre en œuvre des mesures administratives précises pour prévenir toute dérogation à certaines dispositions de la politique et pour assurer une application rigoureuse des normes pertinentes ayant trait aux voitures de fonction. TPSGC veille également à ce que les demandes de voitures de fonction ne soient traitées que si les véhicules sont conformes aux normes applicables et sont destinés à des personnes autorisées.
Les demandes de voitures qui ne répondent pas aux normes applicables seront renvoyées au ministère concerné à moins que l'on puisse s'entendre sur les caractéristiques de la demande à modifier pour respecter les normes.
L'administration centrale de TPSGC achète les voitures de fonction conformément aux politiques d'acquisition établies. La Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction prescrit que ces voitures doivent faire partie de l'une des catégories suivantes : la berline à quatre portes, la familiale ou la mini fourgonnette. L'achat d'autres catégories de voitures ne sera envisagé que s'il s'agit de véhicules munis d'un moteur hybride ou d'un moteur pouvant être alimenté par un carburant de remplacement. Des spécifications ont été élaborées pour ce qui est de la taille, de la qualité et du type de véhicule automobile pouvant répondre adéquatement aux exigences opérationnelles du gouvernement.
Nota : Les ministères devraient consulter l'administration centrale de TPSGC avant de prendre une décision sur le type de voiture de fonction requis.
TPSGC a pour tâche de confirmer l'admissibilité des hauts fonctionnaires pour qui une voiture ou un contrat d'assurance est demandé et de vérifier si le véhicule respecte les normes applicables avant de traiter une demande. Pour permettre à TPSGC de bien s'acquitter de cette responsabilité, toutes les demandes de voitures de fonction devront se faire auprès de l'administration centrale de TPSGC.
Les demandes de voitures ou d'assurance pour un haut fonctionnaire qui n'est pas autorisé seront retournées au ministère concerné, accompagnées d'une copie de l'extrait applicable de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction.
2.3 Bureau du Conseil privé
Le Secrétariat du personnel supérieur du Bureau du Conseil privé tient à jour une liste des personnes nommées par le gouverneur en conseil qui peuvent faire usage d'une voiture de fonction et remet cette liste d'admissibilité aux voitures de fonction au Secrétariat et à TPSGC tous les trois mois. Les hauts fonctionnaires admissibles sont ceux qui satisfont aux critères suivants :
occuper un poste à temps plein à titre de sous ministre et dont la classification personnelle est équivalente au niveau DM 2 (GC 9 10 ou GCQ 9 10) ou plus;
occuper le poste le plus élevé dans l'organisme.
Le Secrétariat du personnel supérieur est responsable d'informer les hauts fonctionnaires nouvellement admissibles, ou ceux qui ne le sont plus, sur l'usage personnel d'une voiture de fonction. La réaffectation à un poste ou à un niveau qui ne satisfait plus aux critères d'admissibilité entraîne la perte immédiate des privilèges à cet égard.
2.4 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Le Secrétariat, au nom du Conseil du Trésor, assure le leadership et la coordination en veillant à ce que les voitures de fonction soient gérées conformément à la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction. Le Secrétariat élabore également des politiques et des lignes directrices connexes, et en surveille la mise en application.
3.1 Compréhension des délais d'approvisionnement
Afin de gérer efficacement le transport, il est essentiel que les ministères soient conscients du cycle de production des constructeurs automobiles par rapport aux offres à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) aux fins de l'achat de véhicules légers. Il est important, également, que les ministères prennent en considération le délai de livraison lorsqu'ils commandent une voiture de fonction.
Veiller à ce que les ministères soient bien conscients de la période qui peut s'écouler entre le moment où une voiture de fonction est commandée et celui où elle est reçue.
Prévoir suffisamment de temps pour la livraison lorsque l'on commande une voiture de fonction. En général, les offres à commande de TPSGC prévoient un délai de 90 à 120 jours pour la production et la livraison de véhicules légers, y compris de voitures de fonction. Le délai qui s'applique aux véhicules à carburant de remplacement est évalué entre 120 et 150 jours.
Déterminer le meilleur moment de l'année pour commander une voiture de fonction. Le Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers précise, à l'intention des ministères, le cycle de production prévu des constructeurs automobiles en fonction de l'achat de véhicules automobiles, au moyen des OCIM existantes aux fins de l'achat de véhicules légers. En général, le cycle de production commence en septembre, de concert avec l'adjudication des OCIM.
3.2 Choix de la catégorie et du type de véhicule
Avant de choisir une catégorie de véhicule visant à satisfaire aux exigences opérationnelles, les ministères doivent envisager l'achat d'un véhicule de catégorie plus petite qui tire profit des dernières technologies, aux termes de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers.
La gestion des voitures de fonction doit être fondée sur l'économie, l'équité, la probité et la prise en considération des aspects environnementaux, tout en répondant aux besoins des utilisateurs autorisés.
Songer à choisir la catégorie de véhicules la plus petite et pratique en fonction de l'évaluation des besoins de transport ordinaires. La taille des véhicules ne doit pas être fondée sur des besoins occasionnels (comme la capacité de remorquage ou la traction aux quatre roues ou encore le transport de passagers supplémentaires), auxquels il est possible de satisfaire avec des moyens de transport de remplacement plus économiques.
Déterminer si un véhicule plus petit ou un moteur moins puissant pourrait satisfaire aux besoins de transport qui sont, ou étaient, satisfaits par un véhicule plus grand. Par exemple, un nouveau modèle de berline, doté d'un moteur moins puissant mais davantage efficace, pourrait satisfaire aux besoins qui étaient satisfaits auparavant par un modèle de berline de taille intermédiaire, doté d'un moteur plus puissant.
4.1 Admissibilité d'une voiture de fonction
TPSGC publie (habituellement deux fois par année) une Liste des voitures de fonction qui peuvent être commandées, par la voie des HOCIMH, pour les ministres, les ministres d'État, les secrétaires d'État, les sous ministres et les hauts fonctionnaires admissibles. Ces véhicules sont attribués par TPSGC aux constructeurs automobiles. Tous les véhicules sur la liste en question satisfont aux normes relatives aux voitures de fonction énoncées au paragraphe 5.3 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction, et leurs prix sont dans les limites établies par le Secrétariat au moment de leur publication.
Veiller à ce que le gouvernement du Canada assure un leadership sur le plan environnemental dans le cadre de l'acquisition de voitures de fonction.
TPSGC détermine quels véhicules peuvent être inclus dans la Liste des voitures de fonction (c. à d. la marque, le modèle, la puissance du moteur, les caractéristiques, les options et le prix). Les critères d'admissibilité des voitures de fonction utilisés par TPSGC sont fondés sur ce qui suit :
La catégorie de véhicule, le nombre de cylindres et le type de carburant, conformément aux spécifications énoncées dans le Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement publié par TPSGC. Cette information est utilisée pour déterminer si le véhicule satisfait aux normes énoncées aux articles 5.3.3 et 5.3.4 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction;
Le prix d'acquisition total, utilisé pour déterminer si le véhicule satisfait aux exigences de l'article 5.2.3 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction;
Pour les véhicules à essence conventionnel dotés d'un moteur à quatre cylindres, le montant estimatif des émissions de dioxyde de carbone par année, ainsi qu'il est décrit dans le Guide de consommation du carburant publié par Ressources naturelles Canada. Cette information est utilisée pour déterminer si le véhicule satisfait aux exigences de l'alinéa 5.3.3c) de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction;
L'approbation du Conseil du Trésor est requise lorsqu'il y a exception aux normes sur les voitures de fonction.
4.2 Acquisition d'une voiture de fonction
Les représentants ministériels peuvent sélectionner les véhicules appropriés à partir de la Liste des voitures de fonction, préparer les demandes correspondantes et les envoyer à l'administration centrale de TPSGC afin qu'elles soient traitées.
Communiquer avec la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC avant de préparer une demande de voiture de fonction pour confirmer la disponibilité du véhicule requis.
Prévoir de 90 à 120 jours entre le début du processus d'achat à TPSGC et la livraison, en plus du délai nécessaire pour que le ministère concerné traite la demande (voir l'article 3.1).
Entreprendre le remplacement de véhicules alimentés par des carburants conventionnels trois ans après leur achat. Pour appuyer les activités écologiques du gouvernement, la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction prescrit que les ministères doivent prendre cette mesure à l'égard des véhicules alimentés par des carburants conventionnels. Cependant, les ministères peuvent aussi choisir d'utiliser les principes d'établissement de coûts selon le cycle de vie pour déterminer quand il faut remplacer les véhicules hybrides et ceux alimentés par des carburants de remplacement.
Le cycle de production des automobiles commence généralement en septembre, et il est courant que les constructeurs automobiles cessent d'accepter des commandes pour le modèle de l'année en cours en mars ou en avril. Par conséquent, les projets d'acquisition d'une nouvelle voiture de fonction devraient suivre le cycle normal de production. Si une demande d'une voiture de fonction est adressée à TPSGC en juin, il faudra probablement attendre plus longtemps pour sa livraison que ce qui est indiqué ci-dessus.
Nota : Conformément à la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, les achats chez les concessionnaires ne sont effectués qu'à titre exceptionnel, avec l'approbation de TPSGC, et dans le seul cas où il n'y a absolument aucune autre manière de répondre aux besoins du client. Le paragraphe 4.5 du Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers énonce dans le détail les modalités à suivre en cas de besoin d'acquérir une voiture de fonction chez les concessionnaires.
Tous les coûts liés à l'exploitation et à l'entretien des voitures de fonction devraient être assumés par le ministère propriétaire du véhicule.
Les fonds ministériels ne doivent pas servir à payer les amendes imposées par suite d'infractions au code de la route commises par le conducteur du véhicule, comme les excès de vitesse et le stationnement interdit.
5.2 Collecte de données et carte de parc automobile
Maintenir des données exactes sur l'utilisation du carburant et l'entretien.
Attribuer une carte de parc automobile à chaque voiture de fonction afin de retracer les transactions relatives à chaque voiture. La carte ne peut servir à faire des achats pour d'autres véhicules ou d'autres pièces d'équipement. Les transactions d'urgence qui ne sont pas payées avec la carte de parc automobile doivent être déclarées aux autorités concernées afin que ces données soient saisies manuellement dans la base de données du parc automobile. Les détails sur l'utilisation appropriée d'une carte de parc automobile figurent à l'article 5.5.2 du Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers.
Nota : TPSGC publie une offre à commandes principale et nationale pour les services de soutien à la gestion du parc automobile qui inclut l'utilisation d'une carte de parc automobile. L'utilisation de cette carte permet aux ministères de tirer profit de l'exemption des taxes du gouvernement et des ristournes obtenues par l'intermédiaire du fournisseur de services de la carte de parc automobile et grâce aux accords d'offres à commande conclus par TPSGC avec les principaux fournisseurs de carburant, les fabricants de pneus et de chambres à air, les concessionnaires, les distributeurs de pièces et d'autres fournisseurs de services reliés au parc automobile.
5.3 Appui à un parc automobile écologique
Afin que l'on donne l'exemple en matière de leadership, les critères environnementaux contenus à l'article 5.3.3 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction restreignent l'acquisition de voitures de fonction aux véhicules hybrides, à carburant de remplacement et aux véhicules dotés d'un moteur de quatre cylindres à haut rendement énergétique. Du fait de l'application de ces critères, le parc de voitures de fonction est essentiellement composé de véhicules écologiques. L'acquisition de véhicules écologiques constitue une étape dans la démonstration d'un leadership. L'étape suivante consiste à assurer l'exploitation efficiente et efficace de ces véhicules, d'une manière qui prend en considération leur impact sur l'environnement.
Veiller à ce que l'impact environnemental des voitures de fonction soit pris en considération.
Utiliser un carburant à faible teneur en éthanol (habituellement appelé E10) pour les véhicules à essence et les carburants de remplacement comme l'éthanol/essence E85 pour les véhicules polycarburants lorsqu'ils sont disponibles. L'article 5.4.9 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction exige l'utilisation du carburant E10, lorsque cela est possible, pour toutes les voitures de fonction dotées de moteurs à essence ordinaire. En outre, l'article 5.4.10 exige que les véhicules qui peuvent utiliser l'éthanol E85 utilisent ce carburant lorsqu'il est disponible.
Mettre au point des lignes directrices visant à faire connaître aux conducteurs de voitures de fonction l'emplacement des stations de ravitaillement situées à proximité qui offrent les carburants E10 et E85. Ces lignes directrices doivent aussi mettre en relief les exigences de la politique et fournir aux conducteurs des consignes claires au sujet des mesures à prendre pour assurer le respect de ces exigences.
Accroître au maximum l'accès au carburant de remplacement pour les véhicules ministériels au moyen de mesures supplémentaires énoncées au paragraphe 5.1 du Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers.
Se prévaloir de mesures pour éliminer la marche au ralenti inutile des voitures de fonction. Une liste de mesures proposées est dressée à l'article 5.4.4 du Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers.
Consulter la Liste de vérification relative à la gestion d'un parc automobile écologique à l'Annexe D du Guide sur la gestion du parc automobile, chapitre 1 : Véhicules légers. Structurée en fonction des quatre étapes du cycle de vie du matériel, cette liste de vérification énonce les pratiques environnementales exemplaires liées à la gestion des véhicules légers.
Nota : Les renseignements sur les carburants de remplacement et les carburants E10, y compris les endroits où sont situées les stations de ravitaillement partout au Canada, sont disponibles auprès de l'Office de l'efficacité énergétique sur le site Web de Ressources naturelles Canada.
Les utilisateurs autorisés de voitures de fonction et les personnes en relation avec les utilisateurs autorisés peuvent utiliser ces véhicules à des fins personnelles lorsque ces véhicules ne sont pas requis pour usage officiel. Cette utilisation personnelle d'un véhicule du gouvernement expose son utilisateur à des risques financiers importants pour des dommages causés par le véhicule et son conducteur ou pour le préjudice causé au véhicule ou à ses occupants. C'est pourquoi la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction prévoit que les ministères souscriront à une assurance adéquate pour les voitures de fonction.
Veiller à ce que les risques associés à l'utilisation à des fins officielles et à des fins personnelles des voitures de fonction soient bien gérés.
Confirmer que la police d'assurance de la voiture de fonction inclut à tout le moins les protections suivantes :
protection d'au moins deux millions de dollars pour responsabilité civile et dommages matériels;
garantie collision avec franchise minimale de cinq cents dollars;
garantie tous risques avec franchise minimale de trois cents dollars.
Nota : Il est possible d'obtenir des renseignements sur la protection suffisante en communiquant avec la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC.
6.2 Renseignements exigés par TPSGC et l'assureur
Veiller à ce que les voitures de fonction soient adéquatement assurées à tout moment.
Informer la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC avant d'accepter la livraison d'une voiture de fonction. Une omission à cet égard peut signifier que la voiture de fonction du titulaire ne sera pas assurée.
Fournir au moins les renseignements suivants à l'autorité compétente de TPSGC à la Division des produits industriels et des véhicules pour chaque voiture de fonction qu'il faut assurer :
propriétaire (ministère ou organisme);
année, marque et modèle du véhicule à assurer;
numéro d'identification du véhicule (NIV);
numéro de plaque d'immatriculation du véhicule;
numéro d'identification de l'enregistrement, le cas échéant;
renseignements sur le conducteur (y compris sur les conducteurs occasionnels);
noms des conducteurs principaux;
date de naissance des conducteurs;
numéros de permis de conduire des conducteurs et la province émettrice;
code de règlement interministériel, aux fins de la facturation.
Nota : Aucune information n'est requise ayant trait à une personne qui conduira le véhicule une ou deux fois par année seulement.
6.3 Facturation et réclamations
Il incombe à TPSGC de souscrire à une assurance commerciale pour le parc automobile de voitures de fonction. C'est TPSGC qui effectue le paiement en faveur de la société d'assurance au début de la période de protection et qui facture au ministère ou à l'organisme le montant de la protection de chacun des véhicules à la fin de la période de protection.
Informer rapidement la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC de toute modification au statut du parc automobile de voitures de fonction, surtout si une voiture de fonction est transférée à un autre organisme.
Communiquer avec le courtier d'assurance, Aon Reed Stenhouse Inc., pour obtenir de l'aide pour toutes les réclamations d'assurance visant des voitures de fonction. Le numéro à composer est le 613 722 7070 pour les voitures de fonction situées dans la région de la capitale nationale et le 1 800 267 6262 pour les voitures de fonction situées ailleurs au Canada.
7. Remplacement, transfert et aliénation
Veiller à ce que la gestion du cycle de vie des voitures de fonction soit rentable et efficace.
Remplacer les voitures de fonction en se fondant sur les mesures d'établissement des coûts du cycle de vie, compte tenu de tous les facteurs pertinents. Il faut porter une attention toute particulière à l'article 5.2.5 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction. Les mesures d'établissement des coûts du cycle de vie des voitures de fonction devraient être conformes aux méthodes utilisées pour déterminer le remplacement d'autres véhicules ministériels.
7.2 Transfert d'une voiture de fonction
Transférer une voiture de fonction d'un ministère à un autre, au besoin. Il est important d'informer rapidement la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC d'un tel transfert. Conformément au paragraphe 4.3 de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus, les ministères peuvent transférer des voitures de fonction à d'autres ministères et organismes fédéraux, soit à titre gratuit, soit compte tenu de la valeur comptable ou de la valeur marchande.
Transférer un véhicule du parc de voitures de fonction au parc de voitures ministérielles au besoin. Les conditions énoncées à l'article 5.2.5 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction continuent cependant de s'appliquer (à savoir que le véhicule remplacé a été utilisé pendant moins de trois ans ou qu'il a franchi moins de 150 000 km); autrement, le prix maximal sera réduit de 15 p. 100 au moment de l'acquisition du véhicule de remplacement.
7.3 Aliénation d'une voiture de fonction
Aliéner les voitures de fonction par l'intermédiaire de l'offre à commandes pour des services de revente de véhicules négociée par TPSGC conformément à l'article 4.8 de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus. Les gestionnaires du parc automobile ministériel devraient bien connaître cette offre à commandes et donc participer au processus d'aliénation des voitures de fonction. L'offre à commandes en vigueur sera inscrite sur le Réseau canadien d'encans indépendants.
Nota : Pour veiller à ce que les voitures de fonction soient adéquatement assurées à tout moment, les ministères devraient informer la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC de tous les transferts, remplacements et aliénations de voitures de fonction.
8. Usage personnel et avantage imposable
Les ministres, ministres d'État, secrétaires d'État, sous ministres et hauts fonctionnaires admissibles peuvent demander la permission d'utiliser à des fins personnelles la voiture de fonction qui leur est fournie. L'usage personnel comprend tous les usages pour des raisons autres que les fonctions officielles. La définition de l'expression « usage personnel » est énoncée au chapitre 2, « Allocations et avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur » du Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables publié par l'Agence du revenu du Canada (ARC).
Tout usage personnel, y compris le déplacement entre le domicile et le lieu de travail habituel, constitue un avantage imposable à inclure en tant que rémunération aux fins de l'impôt sur le revenu. L'omission de déclarer cet avantage expose le bénéficiaire aux pénalités prévues par la Loi de l'impôt sur le revenu. L'administration de cet avantage requiert des registres détaillés. À cet égard, les dispositions administratives recommandées ci-après s'appliquent.
La gestion des voitures de fonction doit être fondée sur l'économie, l'équité et la probité.
Saisir des données essentielles sur les coûts et l'usage des voitures de fonction au moyen d'un journal et du système d'information sur la gestion du parc automobile et à l'aide de la carte de parc automobile connexe disponible à l'heure actuelle par l'intermédiaire de l'offre à commandes relative à des services de soutien de gestion du parc automobile. Cela permet aux ministères d'adopter une démarche de gestion axée sur le cycle de vie afin de contrôler l'utilisation ainsi que les coûts d'entretien, de réparation et d'exploitation des voitures de fonction.
Satisfaire aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et de son règlement d'application. Il est possible de trouver des renseignements sur ces exigences, y compris sur le calcul de l'avantage imposable et la manière de remplir les formulaires T 4 (et les feuillets RL 1 aux fins de l'impôt sur le revenu du Québec) dans le Bulletin d'interprétation IT 63R5 et ses versions révisées subséquentes, disponibles auprès de l'ARC. En ce qui concerne l'impôt provincial sur le revenu, il faudra au besoin consulter les lois, directives et règlements appropriés. Cependant, il incombe à chaque personne de déclarer son revenu de manière adéquate et précise.
Nota : Il est fortement recommandé aux ministères de consulter le Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables publié par l'ARC. Le chapitre 2 « Allocations et avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur » renferme un chiffrier qui permet de calculer les avantages relatifs aux véhicules.
En cas de conflit concernant les directives administratives internes, les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu, le règlement pris en vertu de la Loi ou les autres directives publiées par les autorités compétentes ont préséance sur la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction ou les directives connexes.
Tous les ministères qui ont besoin de voitures de fonction devraient consulter les documents suivants.
De l'ARC:
Bulletin d'interprétation IT-63R5 : Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile qui découlent de l'usage personnel d'un véhicule à moteur fourni par l'employeur et les versions révisées subséquentes de ce document
Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables, Chapitre 2, « Allocations et avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur »
Du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada:

References: l'article 5
 l'article 3
 l'article 5
 l'article 5
 L'article 5
 l'article 5
 l'article 5
 l'article 5
 l'article 5
 l'article 4