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Virginia Inmaculada Plaza Rodríguez
1 Acta CNSED Acta No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 17 de mayo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 1. Informe de Valoración: IV TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Ministerio de Educación Pública (MEP) Subfondos: 1. Dirección de Informática de Gestión, 2. Subdirección de Informática de Gestión, 3. Proyecto MEP-DIGITAL, 4. Programa Presupuestario 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación, 5. Sección de Adquisición Tecnológica, 6. Departamento de Soporte Técnico, 7. Sección de Redes y Telecomunicaciones, 8. Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados, 9. Departamento de Sistemas de Información, 10. Sección de Servicios Web, 11. Sección de Procesamiento y Control de Nómina, 12. Sección de Ingeniería del Software, 13. Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos, 14. Departamento de Bases de Datos, 15. Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático. Convocada: la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:40 horas ingresan las señoras Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y2 Acta CNSED Vanesa Alvarado Valverde, Archivista ambas del Ministerio de Educación Pública (MEP), y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 El día 29 de marzo de 2012, el suscrito solicitó vía correo electrónico, a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta del CISED del MEP, responder a una serie de consultas relacionadas con los siguientes aspectos: funciones y producción de series documentales, contenido, localización de originales, entre otros. 3.5 En razón a lo requerido, se dio respuesta por medio del oficio CISED de 25 de abril de 2012, suscrito por la señora Alvarado Agüero. A continuación se detallan las observaciones realizadas y sus respectivas respuestas: Observación: 1. Dirección de Informática de Gestión Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran: e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo... i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías... k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo... En dichas funciones se hace referencia de documentos específicos, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar en cuál de las series documentales se encuentran contenidas. Además se le solicita especificar de qué trata cada proyecto que contiene la serie 007. Expedientes de proyectos de informática. Respuesta: En cuanto a la función e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo... le informe que el mismo se encuentra contemplado en la Tabla de Plazos de Conservación del Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático en el número de orden 022 Planes de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias, la Dirección delego esta función al Departamento. El punto referente a la función i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías... Esta función se ve reflejada en el número de orden 007 Expedientes de proyectos de informática. En relación a la función k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo... El Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático realiza esta función, ver número de orden 024 de la Tabla de Plazos de este Departamento.3 Acta CNSED En relación a la solicitud de especificar de qué trata cada proyecto que contiene la serie 007. Expedientes de proyectos de informática. Le aclaro lo siguiente; de los ejemplos que se mencionaron: - Proyecto Data Center: Este proyecto no se ha llevado a cabo aún por los costos financieros que implica, sólo se realizó la investigación y la propuesta, el mismo consiste en la implementación de un Centro de Datos debidamente equipado en el cual contenga toda la información de los servidores del Ministerio de Educación Pública, en una zona geográfica segura con la finalidad de preservar la información en el caso de que se presente un desastre natural o provocado. - Proyecto Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares, Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos (TCTE): Es un proyecto de la Dirección Financiera y de la Dirección de Programas de Equidad, se contrató a la empresa PROYECTICA S.A. para la creación de módulos informáticos para el control de transferencias de dinero a los centros educativos, comedores escolares y transportes escolares, en la cual la Dirección de Informática de Gestión tuvo participación en el asesoramiento a las Direcciones participantes en el proyecto para formular los requerimientos del sistema, además de recomendaciones a los Manuales de Usuario y Técnicos que se elaboraron para los módulos, entre otras recomendaciones. - Proyecto Desarrollo de un sistema de aplicaciones que depuren la información para la gestión del sistema SIGRH: Este proyecto no está vigente, el mismo consistió en realizar una depuración de datos del sistema SIGRH con la finalidad de que se tuvieran los insumos necesarios para iniciar con la implementación de INTEGRA2, además de detectar errores en SIGRH y corregirlos. Observación: Proyecto MEP-DIGITAL - Detallar las funciones del Comité Técnico y del Comité funcional. - Explicar la(s) labor(es) que realiza el Grupo Asesor y cada una de las empresas participantes del Proyecto. - Especificar de que tratan las series documentales 035. Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL, 041. Informe de Diseño de Procesos, 043. Informe de resultados de estudio de cultura y clima organizacional en el MEP, 044. Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor. Respuesta: El Comité Técnico tiene como función trabajar en equipo con la empresa contratada, con el propósito de investigar, diseñar, desarrollar, implementar y documentar aplicaciones informáticas del MEP Digital, así como el desarrollo de programas y de aplicaciones específicas. El Comité Funcional, tiene como función apoyar con su conocimiento y labores asignadas en el establecimiento del modelo operacional y en la definición de los requerimientos funcionales del sistema, así como las pruebas y capacitación de la nueva solución informática. - Explicar la(s) labor(es) que realiza el Grupo Asesor y cada una de las empresas participantes del Proyecto.4 Acta CNSED R/ Las labores que realizan el Grupo asesor y las empresas participantes en el proyecto son: Realizar la migración de plataforma tecnológica del Sistema INTEGRA de la plataforma Power Builder, a la plataforma. Net. Identificar y documentar los requerimientos propios de Título II que se aplicarán a la herramienta INTEGRA con el fin de soportar los procesos mejorados del MEP. Identificar y documentar los requerimientos de adaptación propios de la gestión de Recursos Humanos, planillas y pagos propia de funcionarios de Título I. Realizar la adaptación de los componentes de INTEGRA que fueron identificados en los requerimientos de adaptación. Desarrollar los nuevos componentes del sistema de información identificados en los requerimientos de adaptación. Definir la estrategia para la implementación del sistema INTEGRA. Proporcionar apoyo y soporte al personal de los Ministerios de Educación y Hacienda, en la definición de las herramientas para la conversión de datos fuentes e históricos y en casos de que sea requerido, en la construcción de las mismas. Desarrollar las interfaces con otros sistemas que se identifiquen en la etapa de requerimientos. Generar la documentación técnica que permita conocer el sistema, comprender las funciones que realiza, controles incorporados, limitaciones, especificaciones por módulo, diccionario de datos, diagramas de bases de datos. Generar la documentación funcional para el usuario de la aplicación. Desarrollar un curso virtual sobre la operación de las planillas y pagos de INTEGRA II para apoyar el proceso de capacitación continua en el sistema. Proporcionar la capacitación técnica y funcional de la aplicación para la operación del sistema. - Especificar de que tratan las series documentales 035. Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL. R/ Este estudio se consiste en hacer un análisis de soluciones tecnológicas, con base a las opciones existentes en el mercado, que respaldará la mejor decisión en cuanto al camino a tomar por la administración para la implementación de la aplicación que apoyará la gestión de recursos humanos y pagos del MEP, el estudio presenta un extracto de las principales características de los sistemas estudiados Informe de Diseño de Procesos R/ En este documento se definió el modelo de los procesos de gestión de recursos humanos del MEP, para cada uno de los procesos se diseño el diagrama de flujo con su respectiva descripción, los indicadores clave del desempeño, la identificación de los riesgos del proceso y la definición de objetivos y actividades de control. El modelo propuesto se estableció 29 procesos agrupados en cinco áreas de proceso con el fin de permitir una gestión de recursos humanos eficiente que contribuya con el logro no solo de los objetivos de la Dirección de Recursos Humanos sino también de las estrategias del MEP Informe de resultados de estudio de cultura y clima organizacional en el MEP5 Acta CNSED R/ Este documento contiene los resultados del estudio de cultura y clima organizacional de la Dirección de Recursos Humanos del MEP, realizado mediante la aplicación del Sistema ACT (Ability to Change and Transform) de Price Waterhouse Coopers. Entre los puntos tratados estuvo determinar la percepción del recurso humano con respecto a la ejecutoria de la Dirección de Recursos Humanos, determinar la percepción del recurso humano con respecto a cómo la tecnología, la estructura, los procesos y las prácticas y políticas de personal están facilitando el logro de los resultados de la Dirección de Recursos Humanos, medir el grado de satisfacción del personal de la Dirección de Recursos Humanos y su disposición a emprender nuevos retos y cambios. El informe inicia con la explicación de la base conceptual del estudio y su medición. Luego presenta los hallazgos del estudio, seguidos por las conclusiones y recomendaciones Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor. R/ El documento resume lo acontecido en el desarrollo y entregas de los productos desarrollados por el Grupo Asesor, además de detallar el plan de trabajo y el cronograma oficial que establece los compromisos de entrega de cada producto. En el documento se expone en detalle los cambios a nivel del alcance del producto, la historia de los principales eventos que se dieron durante el desarrollo y el ciclo de aprobación del producto, los efectos que el retraso del producto tuvo sobre los otros productos y en forma global en el cronograma del proyecto y otros eventos que se dieron después de aprobado el producto, los cuales afectaron al producto y por ende a todo el proyecto. Observación: Sección de Adquisición Tecnológica Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran: - Emitir informes periódicos (trimestrales de labores) e informes técnicos actualizados... En dicha función se hace referencia a un documento específico, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita indicar dónde se encuentra esta serie documental. Respuesta: En cuanto a los Informes Técnicos estos están contemplados en el número de orden 005 Expedientes de Licitaciones en el contenido se especifica que en estos expedientes se encuentran los informes técnicos sobre el proceso de instalación y configuración de equipo informático, entre otros tipos documentales que los conforman. Observación: Departamento de Soporte Técnico Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran: c)...crear y desarrollar la plataforma de comunicaciones digitales del MEP... l) Conformar una Intranet a nivel ministerial para ofrecer los múltiples servicios... p) Realizar los respaldos de las configuraciones de los routers, firewalles, ISDN, LAN y MODEM existentes, documentando todo lo necesario para garantizar la pronta recuperación de servicios...6 Acta CNSED q) Desarrollar planes de contingencias, seguridad, e implementación de cableado... t) Realizar investigaciones en materia de comunicaciones, equipos, software y actualización tecnológica... En dichas funciones se hace referencia de acciones que pueden generar documentos, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar en cuál de las series documentales se encuentran contenidas. Respuesta: R/ En cuanto a las funciones C e I, no se han ejecutado, se conoce que el proyecto se está empezando a formular desde el Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano, sin embargo no se ha desarrollado ningún producto. En cuanto a la función p) Realizar los respaldos de las configuraciones de los routers, firewalles, ISDN, LAN y MODEM Estos se realizan digitalmente por edificio, sin embargo no se ha documentado aún el proceso. La función q) esta contemplada en la Tabla de Plazos en el número de orden 025 Planes de contingencia para los sistemas informáticos y la 027 Proyecto MEP ROFAS Certificación de Redes Estructuradas piso 3, 4, 6. La función t) la documentación se ve reflejada en el número de orden 022 Solicitudes de pedido ya que los profesionales de este departamento realizan investigaciones para la adquisición de equipos, software, actualización tecnológica, etc. y esta información queda consignada en las solicitudes de pedido. Observación: Sección de Redes y Telecomunicaciones Indicar si en alguna oficina del MEP se encuentra original de la serie 023. Convenio ICE- MEP sobre conectividad a Centros Educativos. Respuesta: R/ El original del Convenio se encuentra en el Despacho del Ministro. Observación: Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados - Explicar en qué consiste el Software Three Rivers LLc. - Aclarar de qué trata y detallar el contenido de la serie 019. Contratos de Práctica Didáctica Supervisada con el Instituto. Respuesta: Software Three Rivers LLc. es una empresa que desarrolla software y servicios para la Administración Electrónica de Documentos y Contenido Digital Fijo. Proporciona soluciones de Administración Electrónica de Documentos, Correos Electrónicos, y Automatización de Procesos Documentales. Es la empresa distribuidora del Programa Visión 2020 el cual es utilizado en varias dependencias del MEP. El departamento conserva la copia de las licencias entregadas a las diferentes unidades administrativas para la utilización del programa Visión Contratos de Práctica Didáctica Supervisada con el Instituto:7 Acta CNSED R/ En este documento es utilizado cuando un estudiante del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) realiza su práctica supervisada en el Ministerio de Educación Pública en la Sección de Soporte Técnico, con la finalidad de egresarse de la institución, en el documento se detalla datos del estudiante a realizar la práctica (nombre completo, número de cédula, dirección, entre otros), información de las condiciones a cumplir para realizar la práctica, horarios, plazo, lapso en el que se compromete a finalizar la práctica, firmas del estudiante y del jefe de la Sección de Soporte Técnico y fecha. Observación: Departamento de Sistemas de Información Especificar para qué se utiliza el sistema llamado MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información), además, indicar dónde se encuentra dicho sistema. Respuesta: R/. El MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información), es un Sistema de Depuración de Información y el servidor se encuentra ubicado en el Edificio Rofas en el Departamento de Sistemas de Información. El proyecto consiste en el desarrollo de un sistema de aplicaciones o scrips con la capacidad para identificar y/o corregir inconsistencias generadas en la gestión de los Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública. Específicamente el sistema va a depurar las inconsistencias de datos producto de la aplicación de las acciones de personal, en las tablas que se vean afectadas. Se encuentra dirigido al personal técnico encargado de la coordinación del desarrollo del sistema tanto por parte del Ministerio de Educación Pública, como de la empresa que tenga a cargo la construcción, implementación y puesta en marcha el sistema, en este caso Proyectos y Sistemas PROYECTICA S.A. Observación: Sección de Servicio Web - Indicar dónde se encuentra el llamado Portal Educativo. Respuesta: R/. El servidor principal se encuentra ubicado en el Edificio Antiguo Centro Nacional de Didáctica (CENADI). es un proyecto en conjunto con la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación, en lo relativo a la parte técnica - informática lo administra la Sección de Servicios Web, la parte de planeación, desarrollo e implementación la llevo a cabo la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación. El portal es un espacio educativo para compartir, investigar y crear documentos y recursos el mismo se puede encontrar en la dirección Web (http://www.educatico.ed.cr/). Observación: Sección de Procesamiento y Control de Nómina - Indicar dónde se encuentra el llamado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIGRH). Respuesta: R/. El servidor del SIGRH se encuentra ubicado en el Edificio de la Antigua Embajada Americana, el sistema lo utiliza y administra la Dirección de Recursos Humanos, en la parte técnica informática lo hace la Sección de Procesamiento y Control de Nómina.8 Acta CNSED Observación: Sección de Ingeniería del Software Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran: - Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área de sistemas... - Coordinar programas de trabajo relacionados con el sistema manejador de bases de datos. - Brindar apoyo profesional... mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades... - Realizar investigaciones sobre sistemas de información... - Determinar las bases de datos que deben desarrollarse... - Elaborar y proponer a superiores, el Plan de Desarrollo del área de Computación e Informática. En dichas funciones se hace referencia de acciones que pueden generar documentos y series, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar dónde se encuentran o en cuál de las series documentales están contenidas. Respuesta: R/ En cuanto a los puntos Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área de sistemas... y Elaborar y proponer a superiores, el Plan de Desarrollo del área de Computación e Informática, se realiza a través del Plan Operativo Anual del Departamento de Sistemas de Información número de orden 010, ya que el Departamento se encarga de realizar el POA que incluye a todas las Secciones del Departamento entre éstas las de la Sección de Ingeniería del Software, en el se ve contemplado las políticas y planes de trabajo de la Sección y el plan de desarrollo informático. En relación a las funciones Brindar apoyo profesional... mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades... Determinar las bases de datos que deben desarrollarse...y la función de realizar investigaciones sobre sistemas de información... se encuentran contenidas en la serie documental 007 Informes de sistemas de información La función coordinar programas de trabajo relacionados con el sistema manejador de bases de datos no se realiza en la sección, por error se consigno en el Manual de Reorganización de la Dirección de Informática de Gestión. Observación: Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos Explicar cuáles tipos de sistemas y dónde se ven reflejados en las tablas de plazos los llamados Sistemas de Información desarrollados. Respuesta: R/. Los sistemas que se desarrollan en la Sección de Sistemas de Especializados en Recursos Humanos son aquellos sistemas que se enfocan en automatizar hasta donde sea posible los procesos que desarrollan las distintas dependencias de la Dirección de Recursos Humanos tales como: el Departamento de Asignación del Recurso Humano y sus unidades de gestión (Administrativa, Primaria y Preescolar, Secundaria Académica y Secundaria Técnica), Departamento de Registros Laborales (Plataforma de Servicios, Unidad de Pensiones, Carrera Profesional, control de vacaciones, entre otros), Departamento de Control de Pagos (Incapacidades, pagos9 Acta CNSED adicionales o diferencias salariales), así como de cualquier otro proceso en que alguna de las dependencias de la Dirección de Recursos tenga parte y se solicite o requiera el desarrollo de herramientas informáticas, cumpliendo con dicho enfoque se han desarrollado sistemas tales como: el Sistema de Asignación del Recurso Humano, Certificación de Años de Servicio, Certificación de Grupos Profesionales, Certificación de Pensiones, Sistema de Carrera Profesional, Sistema de Vacaciones y Sistema de Incapacidades entre otros. Se ven reflejados en la Tabla de Plazos de Conservación Documental de dicha Sección en los números de orden 10,11 y 12 referentes a los Manuales que se generan en el desarrollo de cada sistema informático. Observación: Departamento de Bases de Datos Aclarar dónde se encuentran custodiadas las bases de datos del MEP y detallar para qué son utilizadas. Respuesta: R/ las principales BD se encuentran custodiadas en los edificios de la Antigua Embajada Americana y en el Edificio Rofas, El Departamento de Bases de Datos se encarga de dar mantenimiento y administrar desde la parte técnica informática cada una de ellas. Ahí están los principales equipos que contienen dichas bases de datos y las BD son las que contienen toda la información (datos) de los diferentes sistemas que administra la Dirección de Informática de Gestión. En el cuadro que se presenta a continuación se detalla para que son utilizadas las Bases de Datos: Nombre de la Bases de Datos Utilización Wizdom Es un sistema de control de inventarios de las dependencias del MEP, lo utiliza el Departamento de Administración y Control de Bienes y el Centro de Almacenamiento y Administración de Materiales. Control Garantías Control de Garantías del Departamento de Soporte Técnico Nombre del Servidor SQL 2005 MSQLSERVER BDAdicion Sumas Giradas de más MSQLSERVER ExpedientesInactivos Expedientes Inactivos del MSQLSERVER Departamento de Registros Laborales HorasExtras Horas Extras MSQLSERVER MenuSistemas Menú Sistemas MSQLSERVER Pensiones Pensiones funcionarios del MEP MSQLSERVER SALV Sistema de Viáticos MSQLSERVER10 Acta CNSED Sybase Vacaciones Versiones Transporte de tablas de Sybase a SQL Server Sistema de Vacaciones de la Dirección de Recursos Humanos Sistema de Versiones de Sistemas MSQLSERVER MSQLSERVER MSQLSERVER Esta Base de Datos es utilizada para llevar el control de las diferentes versiones de los sistemas existentes en el MEP, por ejemplo cuando se actualiza un Sistema, cambia la versión del sistema, toda la información sobre estos cambios queda registrada en esta Base de Datos. 1 BONOS Becas antiguas a FONABE MSQLSERVER CargaDatos CARRERA VacacionesDGI dba_sap Sistema de Carga Datos para Pensiones Control y Asignación del componente Salarial CARRERA PROFESIONAL Sistema de Vacaciones de la Dirección de Informática de Gestión Sistema de acciones de personal antes de SIGRH MSQLSERVER MSQLSERVER MSQLSERVER MSQLSERVER dbnombramientosinterinos Contiene la información de MSQLSERVER Asignación de Recurso Humano vacante distribution Base de datos interna de Microsoft MSQLSERVER SQL Server 2000 Gestor Sistema de Gestión Web MSQLSERVER Giras Sistema de Giras de dinero MSQLSERVER GruposProfesionales Grupos Profesionales del MEP MSQLSERVER Incapacidades Incapacidades funcionarios del MEP MSQLSERVER Infraestructura Sistema de Infraestructura del DIEE Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento (DIEE), en ella se lleva el control de las obras de infraestructura que se realizan en los diferentes centros educativos. 2 MSQLSERVER 1 Información suministrada mediante correo electrónico de 7 de mayo de 2012, remitido por la señora Vanessa Alvarado Valverde, profesional del Archivo Central del MEP y responsable de la coordinación de las tablas de plazos de conservación. 2 Ídem11 Acta CNSED INTEGRACION Sistema de Integración del DIEE MSQLSERVER Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento (DIEE), en ella se lleva el control de todo el proceso de equipamiento de los diferentes centros educativos. 3 Padron Se usa para validar las cedulas MSQLSERVER según la información disponible en el TSE Panea Sistema de Planillas de pago de MSQLSERVER rubro de alimentos, rubro de servidoras. PINVENTARIOS Sistema de Inventarios de MSQLSERVER departamentos ubicados en el edificio Raventós PORTAL Sitio Web Administrativo del MEP. MSQLSERVER PPLANILLA Base de datos que registra los pagos MSQLSERVER realizados a los funcionarios del MEP. PPLANILLA_HISTORICO_1 Histórico de pagos realizados a los MSQLSERVER 996_2003 funcionarios del MEP. PropuestasdePago Propuestas de Pago para Hacienda MSQLSERVER SICOP Sistema de Control de Presupuestos MSQLSERVER Sisvan SitioMEP VacacionesPROMECE Sistema de Administración de Vehículos del MEP Base de datos para levantar la página WEB del MEP Vacaciones de PROMECE Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Educación Preescolar y General Básica. MSQLSERVER MSQLSERVER MSQLSERVER Vehiculos Sistema de Vehículos antiguos MSQLSERVER Acuersoft Administrar la información registrada en actas por grupos colegiados de trabajo. Esta Base de Datos es utilizada en el Despacho del Ministro de Educación, en ella se lleva el control de la información registrada en las Actas del Despacho producto de las diferentes reuniones de grupos colegiados de trabajo. 4 SQLDESARROLL O 3 Ídem 4 Ídem12 Acta CNSED Pplanilla Propuestasdepago Trabajo_final Bdpropuesta Se guarda información referente a pagos y deducciones realizados en todas las quincenas. Se guarda información referente a pagos Se guarda información referente a pagos Se guarda información referente a pagos SQLDESARROLL O SQLDESARROLL O SQLDESARROLL O SQLDESARROLL O VirtualOffice Sistema de Correspondencia Digital SQLMEPPOR ScanvisionIso Sistema Vision2020 ServerConesup Sesup Sistema Conesup ServerConesup EpoAntivirus Antivirus ServerConesup Bd_Mep_Ofertas Concurso servicio Civil ServerConesup Bd_Mep_Seguridad Concurso servicio civil ServerConesup Bda_Mep_Wizdom Guarda información sobre los activos ServerConesup del MEP Bda_Sit Catalogo institucional de trámites ServerConesup bdaformulariosweb Encuesta Conectividad centros ServerConesup educativos bdasovocat Orientación vocacional ServerConesup bdasciv Sistema de Viáticos Microsoft SQL Server 2008R2. bda_salv_idpugs Sistema de Viáticos Microsoft SQL Server 2008R2. MepTCTE2 SITRA Proyecto TCTE Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Programas de Equidad, en ella se consigna información sobre el proyecto Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares, Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos. 5 Sistema de Transportes Esta Base de Datos es utilizada por el Departamento de Transporte perteneciente a la Dirección de Servicios Generales, en ella se lleva el control de la asignación de vehículos a los funcionarios del MEP y de las Giras que realizan en el Departamento. 6 Microsoft SQL Server 2008R2. Microsoft SQL Server 2008R2. 5 Ídem 6 Ídem13 Acta CNSED master model msdb Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Almacena información de configuración de la instancia de SQL Server, como puede ser la definición de los inicios de sesión (Logins), de las bases de datos, de los errores del sistema, etc. También contiene los procedimientos almacenados extendidos, y muchos otros procedimientos almacenados del sistema sólo disponibles en MASTER. 7 Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Esta base de datos sirve de modelo. Siempre que se crea una nueva base de datos, se realiza una copia de la base de datos MODEL, heredando de ésta su configuración y contenido, salvo que se especifique lo contrario. Por ejemplo, es posible establecer el Modo de Recuperación o Modo de Registro de MODEL en SIMPLE (o sencillo), con el fin de evitar que al crear una base de datos por defecto se utilice el Modo de Recuperación FULL (completo). 8 Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Principalmente tiene la función de dar soporte al Agente de SQL Server, de tal modo que almacena la definición y planificación de JOBs, Planes de Mantenimiento, etc. (incluyendo su historial de ejecución), así como almacena la definición de otros objetos como Operadores, Alertas, etc. Esto implica, que el Agente de SQL Server, que cómo sabemos es un servicio de Windows, se conectará a esta base de datos, y por ello será necesario parar el Agente de SQL Server si deseamos hacer un RESTORE de la misma, pues necesitaremos exclusividad. Sin embargo, MSDB también se utiliza cuando el Agente de SQL Server no está presente, como es el caso de SQL Express (que no incluye éste servicio) o en los casos en que no se utiliza (ej: el Agente de SQL Server está parado). Por Microsoft SQL Server 2008R2. Microsoft SQL Server 2008R2. Microsoft SQL Server 2008R2. 7 Ídem 8 Ídem14 Acta CNSED tempdb poner ejemplos, siempre que se realiza una copia de seguridad (BACKUP DATABASE o BACKUP LOG) o una restauración (RESTORE DATABASE o RESTORE LOG), se almacena en MSDB (tablas backupfile, backupfilegroup, backupmediafamily, backupmediaset, backupset, restorefile, restorefilegroup, restorehistory). Por último, también permite servir de ubicación de almacenamiento de paquetes DTS (SQL Server 2000) y DTSX (SQL Server SSIS). 9 Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Almacena tanto los objetos temporales (tablas temporales, procedimientos almacenados temporales, etc.), como los resultados intermedios que pueda necesitar crear el motor de base de datos, por ejemplo durante la ejecución de consultas que utilizan las cláusulas GROUP BY, ORDER BY, DISTINCT, etc. Además, TEMPDB se crea de nuevo siempre que se inicia la instancia SQL Server, tomando su tamaño por defecto. Dado que según necesite más espacio, TEMPDB crecerá hasta el tamaño que necesite, y dado que el crecimiento de un fichero implica esperas debidas a la entrada/salida, es muy importante en entornos críticos dimensionar correctamente TEMPDB para que se cree con un tamaño apropiado, y evitar dichas esperas de entrada/salida en tiempo de ejecución, justo cuando estamos ofreciendo servicio a los usuarios. Evidentemente, estamos desplazando dichas esperas al momento de inicio de la instancia, pero también conseguimos una ventaja adicional al crear de una vez TEMPDB: limitamos la fragmentación (también muy importante en entornos críticos). 10 Microsoft SQL Server 2008R2. 9 Ídem 10 Ídem15 Acta CNSED ReportServer$SQLEMBA20 08R2 ReportServer$SQLEMBA20 08R2_TempDB Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Estas bases de datos aparentemente están ocultas (no podremos verla desde SQL Server Management Studio). Es de sólo lectura y no contiene datos, sino por el contrario, contiene el código de todos los objetos del sistema de SQL Server No es accesible directamente, puesto que es necesario establecer el modo de usuario único (single_user) para poder acceder a esta base de datos (USE MSSQLSYSTEMRESOURCE). En cualquier caso, jamás se debe acceder a estas bases de datos. Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 Estas bases de datos aparentemente están ocultas (no podremos verla desde SQL Server Management Studio). Es de sólo lectura y no contiene datos, sino por el contrario, contiene el código de todos los objetos del sistema de SQL Server No es accesible directamente, puesto que es necesario establecer el modo de usuario único (single_user) para poder acceder a esta base de datos (USE MSSQLSYSTEMRESOURCE). En cualquier caso, jamás se debe acceder a estas bases de datos. Microsoft SQL Server 2008R2. Microsoft SQL Server 2008R En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos, perteneciente al subfondo Departamento de Sistemas de Información, no se anotaron los números de orden 12, 15 y 16 por lo tanto en realidad no se presentan 26, sino 23 tipos o series documentales. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Aprobar la solicitud de valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP), mediante oficio CISED de 20 de febrero de 2012, para el Fondo: Ministerio de Educación Pública (MEP), Subfondos: 1. Dirección de Informática de Gestión, 2. Subdirección de Informática de Gestión, 3. Proyecto MEP-DIGITAL, 4. Programa Presupuestario 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación, 5. Sección de Adquisición Tecnológica, 6. Departamento de Soporte Técnico, 7. Sección de Redes y Telecomunicaciones, 8. Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados, 9. Departamento de Sistemas de Información, 10. Sección de Servicios Web, 11. Sección de Procesamiento y Control de Nómina, 12. Sección de Ingeniería del Software, 13. Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos, 14. Departamento de Bases de Datos, 15. Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:16 Acta CNSED FONDO: MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA SUBFONDO: 1. Dirección de Informática de Gestión 11 Funciones: a) Dirigir, organizar y evaluar los planes, proyectos y actividades que desarrolle el MEP en el campo de la informática y las telecomunicaciones. b) Dirigir, orientar y ejecutar la aplicación y difusión de conocimientos y recursos informáticos y de telecomunicaciones. c) Organizar y controlar las funciones especializadas y de apoyo de la informática y las telecomunicaciones del MEP en aras de su mejor eficiencia y eficacia. d) Crear y desarrollar la plataforma de comunicaciones digitales del MEP en todo el país. e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo, con el fin de promover la sistematización de procesos en todas las dependencias del MEP, tanto en el nivel central como regional, así como presentarlo al Nivel Político para su autorización. f) Brindar asesoría técnica y participar, en coordinación con las distintas dependencias del MEP, en la solución de problemas originados en la aplicación o falta de aplicación de estas tecnologías. g) Proponer los ajustes de organización que se requieran para la mejor adaptación de los servicios a la realidad nacional e internacional. h) Brindar la asesoría que requieran las dependencias y funcionarios del MEP en su campo, mediante personal destacado cuando así corresponda. i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías de la informática y las telecomunicaciones en el ámbito que corresponde a la informática de gestión. j) Coordinar, en su campo de actividad, con las diversas instancias, dentro o fuera del MEP, la ejecución de labores especializadas y el desarrollo de convenios, de acuerdo con las normas legales vigentes. k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo al Viceministro Administrativo de Educación Pública para su aprobación. l) Otras funciones relacionadas, asignadas por el superior jerárquico. N orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural 1.1 Correspondencia. 3 años y copia 1.2 Circulares. y copia 2 años Memorandos. 13 y copia 1.4 Consecutivos de oficios enviados Solicitudes de certificaciones y constancias Expediente de Comisión de Control Interno de la Dirección de Informática de Gestión Reseña Histórica: En 1993 con el decreto ejecutivo se crea el Departamento de Informática y Gestión Educativa como una dependencia del Despacho del Ministro, con cuatro secciones: Informática Educativa, Informática de Gestión, Procesadora de Datos y Soporte Técnico. Con el decreto MEP pasa a ser una dependencia de la Oficialía Mayor con el rango de Sección. Más tarde con el decreto MEP, en 1994 se crea como División de Informática con dos Departamentos: Informática Educativa e Informática de Gestión. El decreto MEP 2002, establece cinco áreas: Base de Datos, Sistemas de Información, Soporte Técnico, Investigación en Tecnologías de Información, y Servicios Orientados a Internet, y un Comité Institucional de Informática de Gestión, todas como dependencias de la División de Informática. El decreto de Reestructuración de Oficinas Centrales del MEP, convierte a las Divisiones en Direcciones, en el caso de la División de Informática pasa a llamarse Dirección de Informática de Gestión, con cuatro departamentos: Innovación Tecnológica y Control Informático, Soporte Técnico, Sistemas de Información, y Base de Datos más el Comité Institucional de Tecnologías de Información y Comunicación. 12 En la casilla de observaciones se anota que se conservarán permanente en la oficina las circulares emitidas con carácter de directriz. 13 En la casilla de observaciones se anota que este tipo documental se dejó de producir en el año En la casilla de observaciones se anota que este tipo documental se comenzó a implementar en el año En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del En la tabla de plazos se anota que sólo se ejecutó en el 2010.17 Acta CNSED Expedientes de proyectos en Informática. 17 Contenido: correspondencia, informes de avances de proyectos, informes con recomendaciones de aspectos técnicos, observaciones a manuales técnicos y de usuarios de proyectos relacionados con desarrollo de sistemas y adquisición de software informático, entre estos tenemos: Proyecto Data Center, Proyecto Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares, Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos (TCTE), Proyecto: Desarrollo de un sistemas de aplicaciones que depuren la información para la gestión del sistema SIGRH, entre otros. 1.8 Expediente del Proyecto Mep-Digital. 18 Contenido: Correspondencia, borradores de convenio de cooperación interinstitucional entre el Ministerio de Hacienda y el MEP para un sistema de planillas, borradores de la propuesta de la conformación del proyecto Mep-Digital, análisis de las propuestas del MEP para el desarrollo del Proyecto Mep Digital, Informes sobre el proyecto, por ejemplo: Documento de Análisis y consideraciones de una propuesta para el desarrollo de una aplicación integrada para el gobierno central, Informe Mep Digital Integra Registros de correspondencia enviada y recibida Registro control de firmas de asistencia Formularios de adelantos y liquidaciones de viáticos Expedientes de personal Boletas de orden de transporte Expediente de seguimiento Control Interno años 3 años 1 año 1 año Permanente para la mientras el funcionario se encuentre activo 1 año 17 En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del En la tabla de plazos se anota que se inició en el En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del En la tabla de plazos se anota que a partir del 2010 se utiliza el Sistema REGISTRA. 21 En la tabla de plazos se indica que las giras se iniciaron en el año En la tabla de plazos se indica que se iniciaron en el año Ídem.18 Acta CNSED Expediente de evaluación del desempeño. 24 Contenido: en estos manuales se detallan las políticas, planes y lineamientos dispuestos por la Dirección en materia informática, además de manuales técnicos y de usuarios. Incluyen los siguientes temas: Metodología de Desarrollo de Sistemas Informáticos, Políticas Institucionales en Informática, Estándares de la Dirección de Informática, Organización de la Dirección de Informática de Gestión, manuales de procedimientos, entre otros. Soporte: papel Cantidad: 0.60 m Fechas: Permanente para la oficina productora mientras se encuentre activo el funcionario 1 año 1.16 Cuadro resumen evaluación del desempeño Boletas de asignación de activos Invitaciones. 3 meses 1.19 Manuales. Permanente para la oficina productora mientras se encuentre vigente 1.20 Control de asignación de equipo de computo a Centros Educativos Boletas de salida de equipo de cómputo Inventario de equipo de computo Boletas de liquidación de combustible Boletas de vacaciones Contrato de compromiso del funcionario informático ante la designación de cursos de capacitación Informes presentados por los Departamentos y Secciones de la Dirección. Contenido: sobre conectividad de la institución, desarrollo, mantenimiento, ajustes de sistemas de información y otros proyectos. Sí. Porque reflejan las políticas, planes, lineamientos y métodos de trabajo y uso de acatamiento para los funcionarios de la Dirección y los usuarios de los sistemas informáticos del MEP. Elegir los más relevantes a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central 1 año 1 año 1 año 1 año 2 años 5 años 24 En la tabla de plazos se anota que se inició a implementar en el En la tabla de plazos se anota que sólo se ejecutó en el En la tabla de plazos se anota que este tipo documental se empezó a utilizar en el año En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: A partir del año 2010 la Sección de Adquisición Tecnológica perteneciente a la Dirección lleva este control. * Ver N. de orden En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: Solo se produjeron esos años, actualmente lo realiza el Departamento de Soporte Técnico. *Ver N. de orden En la tabla de plazos se anota que sólo se produjeron en los años 2007 y 2008.19 Acta CNSED Instructivos del Sistema Integrado de Recursos Humanos Anteproyecto presupuestario de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias. y copia 1.29 Minutas de reuniones con Departamentos de la Dirección Expedientes de reuniones de comités, comisiones y subcomisiones Correos electrónicos. Permanente para la oficina productora mientras se encuentren vigentes y copia 1.32 Informes de Auditoría Interna. Permanente para la oficina productora 1.33 Informes Trimestrales de Labores Certificaciones de Tiempo servido de funcionarios de la Dirección Informes de Control de Calidad Expediente de la Comisión conformadora de la Universidad Técnica Nacional año 1 año 1.37 Certificaciones de Aprovechamiento. 1 año SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 2. Subdirección de Informática de Gestión 31 Funciones: a) Sustituye al Director de la Dirección en su ausencia. b) Asesorar a los funcionarios del Ministerio de Educación Pública (MEP), sobre las necesidades de automatización de la Institución, y de las telecomunicaciones, hardware y software que deben adquirirse. c) Sustituir en aquellos comités que por delegación forma parte, en cuanto al Comité Técnico de Informática, ser miembro activo y con derecho a voto del Comité informático Institucional. d) Coadyuvar en el planeamiento, dirección y control los sistemas informáticos que se desarrollen en el Ministerio de Educación Pública (MEP). e) Distribuir, controlar y supervisar el adecuado uso de los sistemas de información, telecomunicaciones y equipo de cómputo que exista y que se adquiera en la institución. f) Coordinar y controlar las actividades de los proyectos de alta complejidad, de la Sección de Adquisición Tecnológica y de los programas de trabajo asignados a las distintas unidades de la Dirección. g) Participar en el análisis, diseño, aprobación o rechazo de toda solicitud de compra o adquisición de equipo de cómputo, programas y telecomunicaciones. h) Coadyuvar en formulación, coordinación y supervisión del presupuesto anual de la Dirección para la adquisición de todos los materiales y equipos que necesita i) Informática para satisfacer sus propias necesidades y las de los clientes y/o usuarios. 30 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: El Director de Informática de Gestión participó como representante del Poder Ejecutivo en ese año. 31 Reseña Histórica: La Subdirección se creó en el año 2010, sus funciones no constan en el decreto de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la cual la Dirección de Informática de Gestión delega parte de sus funciones a la Sub Dirección.20 Acta CNSED j) Responder a las consultas verbales o escritas de sus superiores, subalternos y público en general. k) Coadyuvar con la supervisión y control del cumplimiento adecuado de las diversas actividades de carácter administrativo y técnico de la organización. l) Coordinar, supervisar y controlar el cumplimiento adecuado de las diversas actividades técnicas de carácter administrativo de la Sección de Adquisición Tecnológica. m) Sustituir al Jefe en aquellas actividades o en ausencia de este. n) Ejecutar las tareas propias de su cargo. N orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural 2.1 Correspondencia. y copia 2.2 Circulares. s 2.3 Consecutivos de Oficios enviados. 2.4 Manuales de Procedimientos del Departamento de Innovación y Control Informático. 32 Permanentes en la mientras se encuentren vigentes 2.5 Boletas de Solicitud de Vacaciones. 1 año 2.6 Boletas de Omisión de Marca. 1 año 2.7 Registros de Correspondencia enviada y recibida. 2.8 Inventario de activos Expedientes de Personal Expediente de Evaluación del Desempeño. Permanentes en la mientras se encuentre activo el funcionario en la oficina 2.11 Expediente de proyectos en informática. 2 años posterior de concluido el proyecto para la 2.12 Inventario de equipo de cómputo de la institución Informes de Auditoría Interna. Permanente para la 2.14 Constancias y Certificaciones de experiencia 1 año laboral Invitaciones. 3 meses 2.16 Expedientes de reuniones de comités, 1 año comisiones y subcomisiones Informes de Cheklist Informes del sistema MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información) Anteproyecto presupuestario de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias. 32 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: La Sub Dirección se encarga de dar La Sub Dirección se encarga de dar el visto bueno y revisar todos los manuales producidos por el Departamento de Innovación y Control Informático. 33 En la casilla de observaciones se indica que este tipo documental se empezó a utilizar en el En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: Se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales. Mostrar más
Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión.
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