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Felipe Rico Belmonte
1 Proceso/Subproceso Gestión Comercial Manual de calidad 07-M MANUAL SISTEMA RUTEO ELECTRONICO DE ORDENES Aprobado Por: Junta Directiva Versión 1 Fecha de Emisión: 01/Sep/2014 Fecha de Actualización: 01/Sep/2014 OBJETIVO Este manual contiene la descripción de las políticas, procedimientos y lineamientos en relación con el sistema de ruteo de órdenes que Asesores en Valores S.A, ofrece a sus clientes para facilitar la canalización de sus órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores. El presente manual fue enviado para su no objeción a la Superintendencia Financiera de Colombia, así: ALCANCE Asesores en Valores adopta este manual con el fin de mantener los controles adecuados, políticas y procedimientos para gestionar los riesgos que se deriven de su sistema electrónico de ruteo de órdenes, para lo cual cuenta con mecanismos que le permiten a la entidad identificar, gestionar, monitorear, controlar y mitigar los riesgos asociados al funcionamiento de este sistema electrónico de ruteo de órdenes; herramientas de acceso para la actuación de sus clientes y de sus operadores a través de este sistema y la interacción con la bolsa de valores de Colombia. APROBACIÓN El presente manual se encuentra aprobado por parte de la junta directiva de la sociedad y por tal razón cualquier modificación que se pretenda introducir al mismo deberá contar con la aprobación de la Junta Directiva. GLOSARIO E-Trading: Corresponde a la abreviatura de la palabra Electronic Trading que significa comercio electrónico de valores a través de una plataforma electrónica de negociación. Se pueden negociar acciones. DEMO: Abreviatura de demostración, es una aplicación o juego, que sirve para mostrar como es y cómo funciona, pudiendo así ver el mismo sin comprarlo. DATAIFX: Plataforma de postulación y ejecución de órdenes electrónicas, que permite a los clientes enrutar ordenes al mercado de la bolsa de valores de Colombia. CONFIDENCIALIDAD: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no está autorizada. CLIENTE: Es toda persona natural o jurídica con la cual la comisionista establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto o servicio propio de su actividad. PRODUCTO: Resultado de un proceso. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC- ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). DISPOSITIVO: Mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función determinada. BANCA MÓVIL: Canal de banca electrónica en el cual el dispositivo móvil es utilizado para realizar2 operaciones y su número de línea es asociado al servicio. ASPECTOS GENERALES 1. Se adopta la circular externa 015 de 2013 Reglas relativas al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia. 2. En el caso de órdenes de clientes, aquellas direccionadas o administradas a través de un sistema electrónico de ruteo deben cumplir con las disposiciones aplicables al registro de las mismas en los Libros Electrónicos de Órdenes (LEO) para su respectivo ingreso y transmisión. 3. El sistema electrónico de ruteo de órdenes de Asesores en Valores es ofrecido y utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión para cualquier tipo de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) y por lo tanto cumple con el régimen aplicable al contrato de comisión sobre valores. 4. Asesores en Valores será responsable de evaluar el perfil de riesgo del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo. 5. Asesores en Valores es el administrador responsable que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables. 6. Asesores en Valores será el responsable del monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones. 7. Asesores en Valores velará por el cumplimiento de todos los deberes que les son predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás normas aplicables. POLITICAS 1. Asesores en Valores ha desarrollado para sus clientes un contrato marco que contiene los parámetros mínimos establecidos en la Circular Externa 015 de 2013, el cual debe ser suscrito por el cliente previo a habilitarlo en la plataforma del sistema electrónico de ruteo de ordenes 2. La sociedad comisionista cuenta con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control de su sistema electrónico de ruteo de órdenes, 3. La sociedad comisionista cuenta con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de su sistema electrónico de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones. 4. Asesores en Valores ha establecido procedimientos que sirven para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de su sistema electrónico de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema y se transmitan a la bolsa de valore de Colombia, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación dela bolsa. 5. Asesores en Valores cuenta con mecanismos relacionados con el uso de su sistema electrónico de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista que permiten la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única posición en la cual actúa 6. La sociedad comisionista cuenta con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso único, individual e intransferible, y ha implementado herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. 7. Asesores en Valores cuenta con la certificación expedida por la Bolsa de Valores de Colombia la cual certifica el cumplimiento de los estándares de comunicación y seguridad para acceder a sus sistemas. 8. La sociedad comisionista ha adoptado las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a nuestros clientes, el acceso por parte de terceros no3 autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que pueden vulnerar la normativa del mercado de valores, 9. En el evento que Asesores en Valores identifique circunstancias, órdenes u operaciones que pueden vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, informará de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia. 10. La sociedad comisionista ha facilitado mecanismos de capacitación para sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. 11. La sociedad comisionista ha adoptado mecanismos para asegurar que en los LEO se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales. 12. Asesores en Valores brinda a sus clientes de ruteo de órdenes la información clara y precisa sobre la(s) persona(s) que desarrollará(n) las funciones de asesoría y suministro de información en cualquier momento que cada cliente lo requiera. NORMAS GENERALES Norma 1: Dentro de los estándares mínimos para que los clientes puedan acceder al servicio de etrading se establecen los siguientes: a. El cliente debe estar creado para el servicio de etrading en la sociedad comisionista, previo el cumplimiento de los requisitos aplicables a este servicio. b. La sociedad comisionista debe verificar que: Existen por parte del cliente recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías. El inversionista cuenta con procedimiento adecuado que garanticen que las personas que hacen uso del sistema electrónico de ruteo de órdenes tienen los conocimientos y/o experiencia suficientes sobre las reglas de mercado y en especial las disposiciones o reglas aplicables a la gestión de órdenes a través del sistema, lo cual se entenderá cumplido con la firma del respectivo contrato. El perfil de los clientes que deseen operar por medio del sistema de enrutamiento de órdenes de Asesores en Valores, Serán: Especulación, crecimiento e ingreso, o el equivalente a estos en caso de modificación. Norma 2: Para la verificación de la existencia de recursos la sociedad procederá así: El Director de E-trading será el responsable de asegurar que la plataforma efectivamente este validando la disponibilidad de los recursos y/o títulos para saldos y operaciones desde OyD, y para títulos desde Deceval. Norma 3: Valores. El sistema electrónico de ruteo de órdenes puede ser utilizado para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en la bolsa de valores de Colombia, sobre los cuales la comisionista pueda ofrecer conexión. Norma 4: Deber de Asesoría. Para efectos de dar cumplimiento a su deber de asesoría, Asesores en Valores se soporta en: (i) Suministrar al Cliente a través del Software la información del mercado que razonablemente debe ser tenida en cuenta por el Cliente para la toma de decisiones. (ii) Ofrecer al Cliente la posibilidad, a través del Chat Privado, de solicitar información adicional a la que se encuentra en la plataforma o de intercambiar opiniones con los representantes de Asesores en Valores. (iii) Controlar a través de software que las ordenes límite no se realicen por fuera del rango de mercado.4 (iv) Remitir informes que contienen estudios y análisis sobre las condiciones del mercado, sus tendencias y proyecciones para dar cumplimiento al deber de asesoría e información. Asesores en Valores ofrece al Cliente la opción de un servicio a través de los asesores de la firma, la cual está disponible para el Cliente en caso de que sea solicitada, en los términos del Reglamento de AMV capítulo 8 artículo 44.2 inciso 4. Norma 5. Capacitaciones. Asesores en Valores cuenta con capacitaciones virtuales dentro de la plataforma E-trading las cuales podrán ser consultadas por los clientes en cualquier momento, así mismo en la página web se dispone de un cuestionario de preguntas frecuentes el cual podrá ser consultado para resolver sus inquietudes y los riesgos a los cuales está expuesto, en caso que esto no sea suficiente, los clientes se podrán comunicar directamente con la comisionista. Norma 6. Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, el Director de E-trading debe asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, implementará el siguiente mecanismo de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la sociedad comisionista de bolsa de valores. La disponibilidad de valores, solo se exceptuará cuando se trate de clientes que sean a sujetos de cupo e-trading. PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO, VALIDACIÓN, RECHAZO Y ACEPTACIÓN DE ÓRDENES PLATAFORMA Descripción de las plataformas El cliente tendrá, la opción de ingresar a tres tipos de plataforma. Rígida Web Movil Desde cada una de estas tendrá acceso al mercado en tiempo real, portafolio y envío de órdenes límite y mercado.5 OPERACIÓN Horarios de operación. El Cliente podrá acceder al sistema tanto dentro de los horarios establecidos por la Bolsa para la negociación de acciones, como fuera de ellos, siempre que el mismo esté disponible. Sin embargo, el envío de órdenes de compra y venta de acciones, bien sea límite o mercado, estará habilitado únicamente en los horarios de negociación establecidos por la Bolsa. Esta restricción podrá ser modificada por Asesores en Valores de forma unilateral sin notificación al Cliente con respecto al envío de órdenes límite. Operación del sistema. Una vez el Cliente envíe una orden a través del Software, aparecerá en la pantalla de su computador una ventana de confirmación de envío. Dicha orden será enrutada al sistema de la Bolsa de Valores de Colombia, sin embargo, podrá rechazar la orden enviada por el Cliente si ocurre uno de los siguientes eventos: a. Que no exista oferta o demanda alguna en el mercado que cumpla con las condiciones de cantidad de venta o compra de acciones establecidas por el Cliente en su orden. b. Si el valor al cual pretende el Cliente comprar o vender acciones a través de una orden límite (como están definidas en el parágrafo de la cláusula vigésimo tercera) se encuentra fuera del rango del mercado. Una orden por fuera del rango de mercado es aquella orden límite de compra en la que se pretende adquirir acciones por un precio mayor al cual se negocia dicha acción en el mercado al momento de ser recibida por Asesores en Valores. De igual forma, una orden por fuera del rango de mercado es aquella orden límite de venta en la que se pretende vender acciones por un precio menor al cual se negocia dicha acción en el mercado de valores6 al momento de ser recibida por Asesores en Valores. c. En general, que exista una circunstancia que impida la ejecución de la orden en el momento que es enviada por el Cliente. d. Si implica de alguna manera violación de las normas del mercado de valores en Colombia. Una vez enviada y ejecutada la orden del Cliente, éste recibirá un mensaje de confirmación preliminar de ejecución a través del Software enviado por Asesores en Valores, el cual se encuentra sujeto a una posterior confirmación por parte de la Bolsa de Valores de Colombia. El precio que el Cliente verá reflejado en la pantalla de su computador personal al enviar la orden de compra o venta se determina de acuerdo al valor del último cierre de una transacción con base en dicha acción a comprar o vender (el cierre ), el cual no es el precio del mercado al momento de enviar la respectiva orden de compra o venta y como tal no es el mejor de los precios de oferta o demanda disponible en el mercado. El precio del mercado es determinado de acuerdo a las órdenes de compra y venta que los diferentes actores del mercado público de valores envían al sistema transaccional de la Bolsa de Valores de Colombia. De esta forma, el precio al cual se ejecuten las órdenes a mercado, como están definidas en el parágrafo de la cláusula vigésima tercera, no necesariamente será aquel que se ve reflejado en la pantalla del computador personal de El Cliente al momento de enviar la orden, debido a que el precio al cual se ejecutará dicha orden es aquel que sea determinado por las condiciones de oferta y demanda sobre la acción en cuestión al momento de la ejecución y no por el cierre, que es el valor reflejado en la pantalla de El Cliente. Ingreso de Ordenes. El Software permite el envío de dos tipos de órdenes por parte del Cliente: las ordenes a mercado y las ordenes límite. Las órdenes a mercado son aquellas que son enviadas por el Cliente y que Asesores en Valores, como operador del sistema, sitúa inmediatamente en el mercado accionario colombiano para su ejecución en el menor tiempo posible y al mejor precio que ofrezca el mercado en dicho momento. Dichas órdenes a mercado no pueden ser canceladas por el Cliente una vez enviadas a Asesores en Valores. Las órdenes límite son aquellas que son enviadas por el Cliente y que Asesores en Valores, como operador del sistema, sitúa en el mercado accionario colombiano para su ejecución una vez las condiciones del mercado coincidan con las condiciones de precio establecidas por el Cliente en su orden. Dichas órdenes estarán vigentes hasta el cierre de la rueda de negociación de acciones del día en que se enviaron las respectivas órdenes, momento en el cual se eliminarán automáticamente por el sistema. Únicamente sobre las órdenes límite el Cliente podrá enviar una solicitud de cancelación, la cual estará sometida a la aprobación de Asesores en Valores, como operador del sistema. Asesores en Valores mantendrá como criterio para la aprobación de las solicitudes de cancelación de órdenes límite el que la orden pueda ser retirada de la rueda de negociación y no se haya efectivamente ejecutado dentro del mercado accionario. Validación. El software validara que el cliente cuente con los recursos y títulos para la respectiva venta, al igual que este ingresando con la clave correcta al sistema. Rechazo. En caso de no poseer ni títulos ni dinero disponible el sistema mostrara un mensaje que su orden no podrá ser ejecutada. Aceptación. En caso de cumplir con los requisitos para envió de órdenes, la misma será enrutada al mercado directamente sin necesidad de una intervención adicional. Monitoreo. El Director de E-trading será responsable por el monitoreo de las ordenes ingresadas a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes y del cumplimiento de las mismas, siendo como administrador responsable por velar que el sistema electrónico de ruteo de ordenes opere adecuadamente y alertar a las instancias responsables del sistema de administración de riesgos y/o a las encargadas de tecnología y seguridad de la información. Pago de Dividendos. El cliente contara con 2 cuentas en la comisionista, las cuales podrá visualizar en la plataforma, la cuenta que está marcada como e-trading es la cuenta que utilizara para enviar7 ordenes, la otra cuenta será aquella en la cual se depositan sus dividendos. Quejas y Reclamos. En caso de existir alguna inconformidad con el servicio el cliente se puede comunicar directamente al correo electrónico o con el defensor del cliente del cual podrá obtener los datos de contacto en nuestra página web. Solución de problemas (Responsable). La comisionista contara con una línea de atención a nivel nacional y local a través de la cuales los clientes se pueden comunicar si presentan algún problema con una operación, la plataforma o su portafolio. Costos de operación. Los costos de operaciones serán publicados en nuestra página web: FLUJO DE INFORMACIÓN AL CLIENTE Asesores en Valores establece los siguientes mecanismos de información, los cuales se describen a continuación: a. Identificación del cliente. Revelará a las autoridades del mercado cuando se le requiera la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de su sistema electrónico de ruteo de órdenes. b. Información previa y posterior a la negociación. Asesores en Valores garantiza que su sistema electrónico de ruteo de órdenes permite acceder a toda la información del mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes, durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos. El cliente recibirá la respectiva papeleta o comprobante de la operación a la dirección electrónica registrada en su formato de vinculación. SISTEMAS Y CONTROLES Asesores en Valores cuenta con sistemas y controles que permiten operar a los clientes con seguridad y con un riesgo controlado.8 GESTION DE RIESGOS DE LA PLATAFORMA DE ETRADING Asesores en Valores cuenta con políticas y procedimientos para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permite a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.9 Riesgos de Mercado Se entiende por riesgo de mercado la posibilidad de que las entidades incurran en pérdidas asociadas a la disminución del valor de sus portafolios, las caídas del valor de las carteras colectivas o fondos que administran, por efecto de cambios en el precio de los instrumentos financieros en los cuales se mantienen posiciones dentro o fuera del balance. Debido a que es un producto ofrecido y utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión para cualquier tipo de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) le corresponde al cliente asumir y administrar este riesgo. Debido a que le corresponde al cliente asumir este riesgo, este podrá de manera autónoma diversificar su portafolio, además de haber expresado a través del contrato tener el conocimiento y la experiencia necesarios en el mercado bursátil para, a partir de sus propios análisis y fuentes de información, tomar las decisiones de inversión que considere apropiadas, sin requerir o necesitar las recomendaciones que pueda formularle Asesores en Valores. La plataforma electrónica de ruteo de órdenes presente limites operativos a las operaciones de los clientes, determinados por el monto que estos tienen disponible en efectivo o títulos, dentro de la plataforma. Adicionalmente a través de este manual se establece un perfil de riesgo de cliente mínimo para determinar el acceso a esta plataforma. La sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo, toda vez que no se pueden presentar incumplimientos de los clientes debido a los límites operativos a las operaciones de los clientes que incorpora el sistema de ruteo electrónico de órdenes. Riesgo de Crédito Se entiende por riesgo de contraparte (RiC) a la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia del incumplimiento de una contraparte, eventos en los cuales deberá atender el incumplimiento con sus propios recursos o materializar una pérdida en su balance. Dentro de los estándares mínimos para que los clientes puedan acceder al servicio de E-trading se establece la existencia por parte del cliente de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías de manera previa a operar en el sistema. A través del procedimiento 11-P-023 CUPOS DE E-TRADING se establece la metodología para la adjudicación de cupos de crédito para los clientes que por su naturaleza, tamaño, estructura y/o objeto social se consideren sujetos de cupo del sistema electrónico de ruteo de órdenes de Asesores en Valores y su posterior control y monitoreo. El sistema electrónico de ruteo de órdenes de Asesores en Valores fija límites operativos de manera automática para controlar la existencia de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías de manera previa a operar en el sistema. El Director del producto será el encargado de revisar diariamente el efectivo cumplimiento de estos límites a través de la plataforma. El riesgo al que está expuesto la sociedad comisionista a través de clientes a los cuales se les ha aprobado cupo E-trading se mitiga a través de la debida diligencia en el análisis del perfil del cliente y su respectivo estudio de cupo, además de la aprobación final directamente por parte del comité de riesgos. La Dirección de Riesgos de Mercado, Liquidez y Crédito será la encargada de parametrizar el cupo dentro del sistema electrónico de órdenes para el control a través de límites operativos automáticos, que permiten el monitoreo y control de este riesgo. La Dirección de Riesgos de Mercado, Liquidez y Crédito será responsable de identificar, medir,10 controlar y monitorear este riesgo. La sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo debido a la naturaleza del producto, a excepción de los clientes que son sujeto de cupo e-trading donde según se indica en el procedimiento se limita la exposición global de la entidad, además, de presentar restricciones elevadas para ser sujeto de cupo de e-trading. Riesgo de Liquidez Se entiende por riesgo de liquidez la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera oportuna y eficiente los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar el curso de las operaciones diarias o la condición financiera de la entidad. A su turno, la capacidad de las entidades para generar o deshacer posiciones financieras a precios de mercado, se ve limitada bien sea porque no existe la profundidad adecuada del mercado o porque se presentan cambios drásticos en las tasas y precios (riesgo de liquidez de mercado). Debido a que es un producto ofrecido y utilizado para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión para cualquier tipo de cliente (cliente inversionista o inversionista profesional) le corresponde al cliente asumir y administrar este riesgo. Así mismo por la arquitectura del producto y los requisitos previos exigidos por la normatividad y los contenidos en este manual no se establece exposición para la sociedad comisionista a este riesgo de liquidez. Debido a que le corresponde al cliente asumir este riesgo, este podrá de manera autónoma conformar su portafolio de acuerdo a su perfil de exposición a este riesgo. El cliente ha expresado a través del contrato tener el conocimiento y la experiencia necesarios en el mercado bursátil para, a partir de sus propios análisis y fuentes de información, tomar las decisiones de inversión que considere apropiadas, sin requerir o necesitar las recomendaciones que pueda formularle Asesores en Valores. La plataforma electrónica de ruteo de órdenes presente límites operativos a las operaciones de los clientes, determinados por el monto que estos tienen disponible en efectivo o títulos, dentro de la plataforma. Adicionalmente a través de este manual se establece un perfil de riesgo de cliente mínimo para determinar el acceso a esta plataforma. Es bajo debido a que la sociedad comisionista no presenta exposición a este riesgo, toda vez que no se pueden presentar incumplimientos de los clientes debido a los límites operativos a las operaciones de los clientes que incorpora el sistema de ruteo electrónico de órdenes. Informe de E-trading El área de riesgos presentara un informe semanal sobre el seguimiento y control que se realiza sobre el portafolio global de los clientes que operan en el sistema electrónico de ruteo de órdenes, este seguimiento involucra factores como: Valor total del portafolio de E-Trading para la fecha de corte, Variación del valor total del portafolio con respecto a la última fecha del informe Especies en las que el portafolio se encuentra más concentrado para la fecha. Valor del portafolio discriminado por rangos Cupos de crédito por cliente Total de clientes activos (clientes con acciones) Total de clientes que operaron, el volumen de operaciones y el volumen operado para la semana de verificación Participación de acciones no líquidas que contenga el portafolio Evolución de los montos operados11 Acciones restringidas. En concordancia con la circular 015 de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia donde se extiende el cumplimiento de todos los deberes que les son predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás norma aplicables a las sociedades comisionistas de bolsas de valores que provean sistema de enrutamiento de órdenes, y el artículo del decreto 2555 de 2010 sobre el deber de asesoría frente a los clientes inversionistas Se entiende por asesoría profesional el brindar recomendaciones individualizadas que incluyan una explicación previa acerca de los elementos relevantes del tipo de operación, con el fin de que el cliente tome decisiones informadas, atendiendo al perfil de riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de acuerdo con la información suministrada por el cliente inversionista sobre sus conocimientos y experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a realizar., el Director de E-trading deberá establecer los mecanismos suficientes por los cuales se deberá informar a los clientes que operen por medio de este sistema, sobre los posibles riesgos de la compra y venta de acciones de baja liquidez según la Bolsa de Valores de Colombia, así como los riesgos asociados a la compra definitiva de las acciones que se encuentren restringidas por el comité de riesgos, de la sociedad comisionista sin importar que sean negociadas en la rueda de alta o de baja liquidez. El cliente que desee operar estas acciones restringidas, a pesar de la recomendación brindada por Asesores en Valores, deberá dar consentimiento sobre el conocimiento de los riesgos que acarrea la operación, y asumir su responsabilidad en caso de que se materialice alguno de estos haciéndolo llegar a la dirección de e-trading. Con el fin de controlar las operaciones con especies no líquidas o restringidas, realizadas por clientes que operen a través del sistema de enrutamiento de Asesores en Valores, la gerencia de riesgos de la sociedad comisionista monitoreara de manera diaria las operaciones de este tipo, las cuales se informaran de manera semanal en el informe de Acciones Restringidas. Este informe, además de notificar sobre las operaciones con acciones no líquidas o restringidas por medio del contrato por comisión, incluye las operaciones de este tipo hechas por los clientes de e-trading. El informe contiene información sobre la concentración del portafolio de e-trading en las acciones restringidas y la concentración por especie. La concentración del portafolio en acciones no líquidas y la participación de estas por especie, se informará en el informe de e-trading como se mencionó anteriormente. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT) Dada la exigencia normativa de conocer al cliente actual y potencial y en desarrollo de nuestro sistema SARLAFT, se han establecido las políticas y procedimientos necesarios para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, nacionales o extranjeros, permanentes u ocasionales de la sociedad comisionista de bolsa. En consecuencia se expidió el Manual para la implementación del SARLAFT en el cual se definen los requisitos y documentos que deben ser presentados por los clientes persona natural y persona jurídica para acceder a los productos y servicios de la sociedad comisionista de bolsa. Todos los colaboradores de Asesores en Valores están en la obligación de cumplir con los procedimientos descritos en el MANUAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO LA/FT y en todos aquellos que hagan parte de la estructura documental de la Dirección de Prevención LA/FT y Riesgo Operacional, los cuales contribuyen a la prevención y control de actividades ilícitas y terroristas.12 Asesores en valores, ha diseñado de acuerdo con el tipo de persona a vincular sea natural o jurídica, un formulario de vinculación para cada caso, estos formularios son de obligatorio cumplimiento y diligenciamiento. i) Etapas del SARLAFT: Previo al lanzamiento de E-trading se identificaron los riesgos inherentes, los cuales se encuentran descritos en la matriz de riesgo de SARLAFT, a estos riesgos se aplicaron los controles respectivos para minimizar la probabilidad de ocurrencia, resultante de esto mantenemos un riesgo residual moderado, el cual es monitoreado por la Dirección de Prevención LA/FT y Riesgo Operacional. ii) Procedimiento: En aras de lograr un adecuado conocimiento de nuestros clientes, desde el momento mismo de su vinculación resulta obligatorio la obtención del formulario de vinculación y sus anexos, así como la realización de un Confronta Cifin y la verificación de los datos la cual es realizada por el Auxiliar de Prevención, el formulario debe estar debidamente diligenciado (incluyendo firma y huella), junto con los anexos correspondientes. Asesores en Valores no mantendrá vínculos comerciales con personas naturales o jurídicas que se encuentren relacionadas en la lista OFAC y ONU. En consecuencia constituye una obligación especial del área de Prevención designada en el Auxiliar de Prevención verificar antes de realizar la vinculación que la persona que se pretenda vincular no se encuentre relacionada en dichas listas. Corresponde al Oficial de Cumplimiento Principal y/o la Dirección de Prevención LA/FT - Oficial de Cumplimento suplente autorizar la vinculación del cliente, surtida las validaciones correspondientes y resultando satisfactoria su vinculación. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO (SARO) Asesores en Valores S.A., cuenta con un Manual de Riesgo Operacional, en cual se han definido políticas y procedimiento para la gestión de riesgos operacionales. La etapa del riesgo operativo inicia con la identificación y documentación de los riesgos asociados a la operatividad del negocio, los cuales están descritos en la matriz de riesgo. En la siguiente fase se han implementado los controles y planes de acción necesarios para mitigar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, estas matrices son permanentemente monitoreadas actualizadas. Para E-trading se ha creado la matriz de riesgo operativo. La sociedad comisionista, cuenta con un registro de eventos de riesgo los cuales son medidos y controlados a través de planes de acción desarrollados con los líderes del proceso a fin de evitar que los mismos generen perdidas económicas, riesgo reputacional o pérdida de clientes. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Asesores en Valores S.A., cuenta con un Manual de Continuidad del Negocio el cual contiene políticas y procedimientos que deben ser activados en aquellos procesos que en un momento de interrupción genere discontinuidad en el flujo normal del negocio y puedan llegar a generar imposibilidad de operar. La sociedad comisionista ha documentado el plan de contingencia para E-trading en el cual se describen las políticas, escenarios, roles, responsabilidades y procedimiento ante durante y después de la crisis para lograr enfrentarnos ante eventualidades de un riesgo imprevisto que ponga en peligro la continuidad de la actividad de E-trading. Riesgos Informáticos13 Se entienden por riesgo informático aquellos riesgos que se pueden generar en el funcionamiento del sistema electrónico de órdenes de Asesores en Valores, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores. A continuación se describe la arquitectura utilizada para la implementación del producto sistema electrónico de ruteo de ordene en Asesores en Valores, así como su modelo de seguridad e interacción con los aplicativos de misión crítica de la compañía. Autenticación de Cliente El Cliente, junto con el Software, recibirá una clave de acceso, la cual es suministrada por Asesores en Valores. Dicha clave tiene como fin el de ser una herramienta de autenticación mediante la cual el Cliente puede acceder al sistema y al mismo tiempo le permite a Asesores en Valores asumir que la persona que obtiene dicho acceso ha sido debidamente autorizada y efectivamente posee un licencia de uso sobre el Software. La clave suministrada por Asesores en Valores será confidencial y estrictamente personal, por lo cual Asesores en Valores asumirá que cada vez que se ingrese al sistema con dicha clave es el Cliente quien está haciendo uso del Software. El Cliente asume toda responsabilidad ante Asesores en Valores, la Bolsa o cualquier otro tercero, por el uso indebido del Software o la información cursada a través del mismo, que un tercero lleve a cabo con su clave de acceso. PLATAFORMA TECNOLÓGICA La siguiente es la arquitectura utilizada para la implementación del producto Etrading en Asesores en Valores, así como su modelo de seguridad e interacción con los aplicativos de misión crítica de la compañía. Infraestructura y Comunicaciones Asesores en valores cuenta con una infraestructura centralizada en el datacenter de Claro Triara, el más moderno y seguro de Suramérica, el cual cuenta con altos estándares internacionales y la certificación ISO a su sistema de gestión de seguridad de la información. Se cuenta con canales de comunicaciones dedicados y contingentes hacia la BVC y hacia cada una de nuestras sedes a nivel nacional, estos canales de comunicaciones cuentan con un router encriptor el cual garantiza que la información trasmitida no pueda ser vista por terceros. Todos los servidores que componen la plataforma de Etrading son equipos virtualizados, los cuales ofrecen ventajas tales como: Rápida incorporación de nuevos recursos para los servidores virtualizados Mejora en los procesos de clonación y copia de sistemas: Mayor facilidad para la creación de entornos de test que permiten poner en marcha nuevas aplicaciones sin impactar a la producción, agilizando el proceso de las pruebas Mejora de las políticas de backup, recuperación ágil mediante puntos de control de las máquinas virtuales Aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles. Respuesta rápida ante cambios bajo demanda. Continuidad de negocio y recuperación ante desastres. En caso de fallo de un sistema físico, los sistemas lógicos allí contenidos pueden distribuirse dinámicamente a otros sistemas. Continuidad de negocio en caso de falla del sistema operativo mediante la opción de SnapShots La plataforma de E-trading está compuesta por 5 servidores distribuidos de la siguiente forma:14 2 servidores de aplicación. En estos servidores se encuentra instalada la aplicación web y cliente servidor, cuentan con certificados digitales SSL de 2048 bits emitidos por verisign, lo que garantiza la autenticidad del sitio y la integridad de los datos transmitidos. 2 servidores de base de datos Uno contiene la base de datos de Etrading y el otro la base de datos de OyD, estos e relacionan a través de un web services el cual está apuntando las ordenes que van hacia la BVC. 1 servidor de web services y Gateway Este servidor es el encargado de realizar la comunicación entre la BVC y nuestros servidores de Etrading y OyD. Se cuenta con un Firewall, IDS IPS administrado por Telmex el cual protege nuestros servidores de accesos no autorizados y de posibles ataques informáticos. Únicamente está abierto el puerto HTTPS hacia nuestros servidores de aplicación desde Internet. 1. Gestion de Backups Los Backups se generan automáticamente a los distintos componentes de la plataforma e-trading. Adicionalmente cada uno de los servidores por ser virtuales tienen un esquema de Backup completo por parte de nuestro ISP (Telmex) lo que permite tener una pronta recuperación en caso de un incidente de alto impacto en cualquiera de los servidores. Estas copias se almacenan en la cintoteca que tiene el datacenter de Telmex así: Cabe anotar que las grabaciones de cada año, seguirán almacenadas en la cintoteca mientras exista contrato con Claro.15 SEGURIDAD DE LA PLATAFORMA Acceso seguro a la plataforma (usuario/clave) Claves de acceso. Para efecto de la autenticación del Cliente, Asesores en Valores utilizará los siguientes procedimientos: A partir de la fecha y hasta que se instale la segunda versión del software que soporta la aplicación, se validará el usuario y el password o clave del usuario. Este mecanismo es enviado de manera segura al usuario su usuario y password y se obliga a el cambio de dicho password inmediatamente en el primer ingreso a la plataforma. Este mecanismo tiene pre-establecido las políticas de seguridad de password como: longitud, caracteres especiales, históricos no repetidos, entre los más importantes. Dicha autenticación se realiza con teclado virtual para mayor seguridad; También existe una política de cambio de password cada 30 días. A partir de la instalación de la segunda versión del software que soporta la aplicación, que se comunicará al Cliente a través de la página se utilizarán un sistema de autenticación que incluye la combinación de dos métodos de verificación de identidad: i) El primer método es el de la combinación de usuario y password. Este mecanismo es enviado de manera segura al usuario su usuario y password y se obliga a el cambio de dicho password inmediatamente en el primer ingreso a la plataforma. Este mecanismo tiene pre-establecido las políticas de seguridad de password como: longitud, caracteres especiales, históricos no repetidos, entre los más importantes. Dicha autenticación se realiza con teclado virtual para mayor seguridad; ii) El segundo mecanismo de seguridad está basado en preguntas de seguridad para el cliente y registro de la IP del computador desde el cual se genera la conexión. El CLIENTE, junto con el Software, recibirá la clave de acceso, la cual es suministrada por Asesores en Valores. Dicha clave tiene como fin el de ser una herramienta de autenticación mediante la cual el CLIENTE puede acceder al sistema y al mismo tiempo le permite a Asesores en Valores asumir que la persona que obtiene dicho acceso ha sido debidamente autorizada y efectivamente posee un licencia de uso sobre el Software. La clave suministrada por Asesores en Valores será confidencial, intransferible y estrictamente personal, por lo cual Asesores en Valores asumirá que cada vez que se16 ingrese al sistema con dicha clave es el CLIENTE quien está haciendo uso del Software. El CLIENTE asume toda responsabilidad ante Asesores en Valores, la Bolsa o cualquier otro tercero, por el uso indebido del Software o la clave, o de la información cursada a través del mismo, que un tercero lleve a cabo con su clave de acceso. Asesores en Valores no hace responsable por los daños que pueda sufrir el CLIENTE debido al uso no permitido que terceros hagan de la clave de acceso del mismo CLIENTE. Asesores en Valores entrega a cada CLIENTE una contraseña, que le permitirá ingresar a la plataforma. Así mismo, el CLIENTE, recibirá una segunda clave, para confirmar las órdenes enviadas. La activación de claves para permitir el acceso al enrutador, depende de la modalidad de acceso que haya solicitado el cliente, es por esto que la clave podrá ser suministrada por Asesores en Valores directamente o por el Network elegido Los clientes que quieran acceder a la plataforma tendrán un usuario y una contraseña suministrada por ASESORES EN VALORES, este usuario según la circular 052 de la Superintendencia Financiera será bloqueado en el día después de ingresar 3 veces mal la contraseña, de igual manera esta deberá ser cambiada en un tiempo determinado por una diferente a las 3 últimas ingresadas. La contraseña será generada por el sistema automáticamente cuando es creado el cliente y será enviado vía correo cifrado al cliente con la herramienta de cifrado Google Message Encription, la primera vez que se loguee el usuario a la plataforma será obligado a cambiar dicha contraseña quedando cifrada en la base de datos. La plataforma se conecta a nuestros servidores acciones.asesoresenvalores.com o etrading.asesoresenvalores.com los cuales cuentan con certificados digitales SSL de 2048 Bits emitidos por Verising. La plataforma cuenta con métodos para identificar usuarios ajenos a la plataforma bloqueando cualquier actividad que se intente realizar. Logs. La plataforma cuenta con diferentes logs donde queda registrado cada uno de los movimientos que hacen los usuarios y clientes de la plataforma. Los logs de la plataforma son: Los de seguridad: En este log queda registrado el momento en que los usuarios inician o finalizan sesión, cambian contraseña, registro de usuarios, actualización de usuarios, eliminación de usuarios, bloqueo de usuarios. Campos del log Fecha y hora Usuario Perfil Evento Log de negocio: En este log quedan registrados todos los movimientos de los usuarios como: Registro de una orden. Cambio de estado de una orden. Cancelación de una orden. Solicitud de cancelación de una orden. Confirmación de una operación. Actualización de parámetros de configuración. Registros de márgenes de comisión Registros de días festivos Complementación de una operación Adición de noticias17 Adición de una alarma Adición de una orden de alarma Campos del log Fecha y hora Usuario Descripción Log de imágenes: En el momento en que un cliente se dispone a colocar una orden de compra o de venta la plataforma le mostrará una ventana de confirmación con la información de la orden, cuando el usuario de click en el botón Comprar o Vender el sistema tomara una foto a la ventana de confirmación la cual quedara guardada en la base de datos del sistema y en la máquina del cliente, estas imágenes pueden ser consultadas por el usuario Auditor de la plataforma en caso en que haya dudas en la colocación de una orden. Campos del log Número de la orden Imagen Histórico de órdenes: El sistema cuenta con el histórico de órdenes que se colocan a través de la plataforma, este histórico podrá ser consultado por el cliente haciendo una solicitud formal a Correval y éste se le proporcionará, no hay ningún perfil del cliente que permita consultar este histórico. Seguridad de Autenticación para usuarios. Todos los usuarios del sistema cuentan con un usuario y contraseña, el usuario y la contraseña se encuentran guardados en la BD pero esta última está encriptada de forma tal que DataIFX ni Asesores en Valores saben cuál es la contraseña del usuario. Los usuarios manejan los siguientes estados. Bloqueado. Desbloqueado. Activo Suspendido por OyD. (Al estar suspendido por OyD está bloqueado en la plataforma y no puede transar a través de la misma.) Perfiles de usuario. A través del administrador se pueden crear perfiles tales como: Auditor Trader de confirmación o complementador Administrador Analista de Mercado Auxiliar Director de Mesa 2. Requerimientos Técnicos Clientes en el sector real Microsoft Internet Explorer 6.x o versiones posteriores. Macromedia Flash Player 7 o versiones posteriores. Flash Player es totalmente gratuito y se puede descargar del sitio Configurar la resolución del monitor a 1024x768. Todas las pantallas de la plataforma de acciones18 fueron diseñadas para ser visualizadas en esta resolución dando un mayor realce gráfico a la información presentada en tiempo real. Habilitar conexión al dominio etrading.asesoresenvalores.com o acciones.asesoresenvalores.com por el puerto SSL 443. (solo para clientes que accedan a Internet a través de un Firewall) Conexión a Internet con un ancho de banda de 128Kbps, recomendable 512Kbps. Procesador Intel Pentium de 2.5GHz en adelante. 512MB en memoria RAM. 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