Source: http://agentesretenedores.blogspot.com/
Timestamp: 2017-02-21 07:23:55+00:00

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AGENES DE RETENCION
AGENTES DE RETENCIÓN DE RENTA
Quienes son y cuáles son sus responsabilidades.El estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto.Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención.Las personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de retención, y la norma señala expresamente quienes son estos agentes.Agentes de retención en rentaSobre el respecto el artículo 368 contempla:
“Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente”.Como bien se puede concluir de la norma transcrita, toda Persona jurídica es agente de retención. Respecto a la Persona natural, esta es agente de retención solo si cumple las condiciones establecidas en el artículo 368-2: Ser comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT, es decir, que para el 2009, serán agentes de retención quienes en el 2008 hayan obtenido ingresos superiores a $661.620.000.
Obligaciones de los agentes de retención.Retener Es obligación del agente retenedor practicar la retención siempre que haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al Régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.Igualmente de la interpretación del artículo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T, se puede concluir, que si el agente de retención no cumple con su obligación de retener, no se le aceptaran como costo o deducción los valores sobre los cuales no practicó la retención, o habiéndola practicado no las hubiere consignado.Así como el agente retenedor por equivocación puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y debe responder por ese hecho), puede también suceder que por error practique indebidamente una retención, caso en el cual puede ser objeto de una reclamación por parte del afectado. (Vea Retenciones en la fuente practicadas en exceso)DeclararTodo agente de retención está en la obligación de presentar su respectiva declaración mensualmente. Esta declaración debe presentarse así en el respectivo periodo no se hayan practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de acción comunal, están exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo mes no practicaron retención alguna.Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad.
El artículo 580 del E.T establece cuando una declaración se tiene como no presentada:No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:
e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago”(Vea Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público)Consignar las retencionesEl agente retenedor está en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, la declaración se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente retenedor presentar la declaración sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la declaración de retención sin pago. Además, el contribuyente debe solicitar la compensación dentro de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaración de retención se considerara como no presentada.Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artículo 402, contempla prisión de 3 a 6 años para los agentes de retención (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las fechas establecidas para su declaración y pago, no se consignan las retenciones practicadas. Contempla también una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta supere los 50.000 Salarios mínimos mensuales vigentes.Expedir certificadosLos agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención, a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos:Artículo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes. Artículo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.El artículo 667 del E.T contempla sa nciones para quien se niegue a expedir los certificados:“Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma”.Conservar soportesLos agentes de retención deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han practicado las retenciones, que se han declarado y consignado.No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumplió con la obligación de retener, y según los artículos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocerán los costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retención estando obligado a hacerlo.
Uno de los requisitos de las declaraciones tributarias para que se den por presentadas es que estén firmadas por quienes deben hacerlo. Y una de las personas que debe firmar las declaraciones, además del representante legal, es el Contador público o Revisor fiscal. La pregunta es cuándo las declaraciones tributarias deben estar firmadas por contador público o revisor fiscal.
Para el efecto recurriremos al estatuto tributario los requisitos de las declaraciones tributarias. Entendiéndose entre estas las de renta y complementarios, impuestos sobre las ventas, la retención en la fuente, ingresos y patrimonio, etc.Estatuto Tributario, Artículo 596. Contenido de la declaración de renta. La declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá presentarse en el formulario que para tal efecto señale la Dirección General de Impuestos Nacionales. Esta declaración deberá contener:El formulario que para el efecto señale la Dirección General de Impuestos Nacionales debidamente diligenciado.
Como se puede observar, en primer lugar dice que la declaración de renta debe ser firmada por revisor fiscal cuando según el código de comercio y demás normas vigentes el contribuyente este obligado a tener el revisor fiscal. Y según el código de comercio:ARTICULO 203. SOCIEDADES QUE ESTÁN OBLIGADAS A TENER REVISOR FISCAL. Deberán tener revisor fiscal:
Por otro lado, la ley 43 del 90, Art. 13, parágrafo 2 contempla: Será obligatorio tener Revisor Fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.(Vea con más detalle: Obligados a tener revisor fiscal)Debida cuenta que los contribuyentes que estén contemplados en estas normas deben presentar sus declaraciones firmadas por revisor fiscal sin considerar el tope de patrimonio o ingresos de que habla el artículo 596 del estatuto tributario, pues la obligación de tener firma de revisor fiscal la da el artículo 203 del código de comercio y la ley 43 del 90.Luego el mismo artículo 596 del estatuto tributario dice que los demás contribuyentes, es decir, aquellos que no estén obligados a tener revisor fiscal de acuerdo al código de comercio y/o ley 43 del 90, deben presentar las declaraciones firmadas por contador público siempre y cuando su patrimonio bruto o ingresos brutos superen 100.000 Uvt y que además estén obligados a llevar contabilidad.Es decir, que si no se está obligado a tener revisor fiscal, y se está obligado a llevar libros de contabilidad y además alcanza el tope de patrimonio, debe presentar sus declaraciones de renta firmada por contador público.Por otro lado, si se está obligado a llevar contabilidad pero no alcanza el tope de patrimonio o ingresos, no requiere que sus declaraciones estén firmadas por contador público.Lo anterior es aplicable a las declaraciones de renta (Art. 596), de ingresos y patrimonio (Art, 599), de IVA (Art. 602), de retención en la fuente (Art. 606). Estos artículos son del estatuto tributario.La única excepción es la declaración de IVA cuando está presente saldo a favor, caso en el cual debe necesariamente estar firmada por contador público sin tener en cuenta los requisitos anteriores.OBLIGADOS A TENER REVISOR FISCALLa Revisoría fiscal es una figura reglamentada por la Ley 43 de 1990 y por el Código de comercio en sus artículos 203 a 217. Son estas normas las que señalan expresamente quienes están obligados a tener revisor fiscal.El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor fiscal:1) Las sociedades por acciones;
3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por ciento del capital.De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla:Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.Vale recalcar que en el caso de las empresas señaladas por el artículo 203 del Código de comercio, éstas están obligadas a tener revisor fiscal sin importar si cumplen o no los requisitos establecidos por la Ley 43 de 1990.Según opinión de la Superintendencia financiera, el valor del salario mínimo que se debe tener cuenta para determinar si se está o no obligado a tener revisor fiscal, en los términos de la ley 43, es el valor del salario mínimo del año inmediatamente anterior, puesto que el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior es el que se toma como referencia, por lo que los topes serian para el 2011 de $2.575.000.000 y $1.545.000.000 respectivamente.Es de anotar que en cada año se deben cumplir los requisitos exigidos por la ley para que exista la obligación de tener revisor fiscal, lo que significa que si en el 2010 se estaba obligado a tener revisor fiscal, es posible que en el 2011 no, si no se han sobrepasado los topes establecidos. El hecho que en un año se esté obligado a tener revisor fiscal, no significa que en el siguiente también se debe tener revisor fiscal. Esta obligación solo está dada por el hecho que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior se cumpla con los topes de ingresos y patrimonio respectivos.Veamos algunos casos particulares que se pueden presentar en la parte tributaria:En el caso de la Declaración de renta del año gravable 2008 que se presenta en el 2009, y teniendo en cuenta que para el año 2008, le asistía la obligación de tener revisor fiscal a aquellas sociedades que tuvieron en el 2007 patrimonio e ingresos iguales o superiores a de 2.168.500.000 y 1.168.500.000 respectivamente, debe ser firmada por revisor fiscal solo si en el 2007 igualó o superó esos topes. Para efectos de la firma de la declaración de renta del 2008 se debe tener en cuenta si en el año 2008 se estaba obligado o no a tener revisor fiscal; no se debe tomar como referencia el hecho que en el 2009 se esté obligado a tener revisor fiscal, puesto que la obligación tributaria es del 2008, y son las obligaciones del 2008 las que se deben tener en cuenta.En tal circunstancia, por ejemplo, es posible que las declaraciones de Retención en la fuente y la de Impuesto a las ventas del 2009, no deban ser firmadas por Revisor fiscal, pero si la de Renta del 2008, en el supuesto que en el 2009 ya no se esté obligado a tener revisor fiscal debido a que en el 2008 no se alcanzaron los topes establecidos en el artículo 13 de la ley 43.Una declaración tributaria que no se firme por el revisor fiscal, estando la empresa obligada a tener revisor fiscal, se considera como no presentada, exponiéndose a las sanciones del caso. CUANDO UNA DECLARACIÓN TRIBUTARIA SE CONSIDERA NO PRESENTADA.Todo contribuyente está en la obligación de presentar las respectivas declaraciones tributarias en debida forma, en los lugares señalados por el estado y dentro de las fechas establecidas por él.Según la responsabilidad de cada contribuyente, éste debe presentar una, varias o todas las declaraciones siguientes:Declaración anual del Impuesto de renta y complementarios.Declaración bimestral del Impuesto a las ventas.Declaración mensual de Retención en la fuente.Declaración del Impuesto de timbre.Declaración anual de Ingresos y patrimonio.Declaración semanal del Gravamen a los movimientos financieros.Las declaraciones se deben presentar con el lleno total de los requisitos señalados por la ley. El no cumplimiento de alguno de los requisitos puede significar que su presentación no sea válida.El Estatuto tributario, en su artículo 580 estable de forma clara, cuando una declaración tributaria se entiende no presentada:“No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.e. (Derogado ley 1430 de 2010)Respecto a la declaración de retención en la fuente en su artículo 15 adicionó el siguiente artículo al estatuto tributario:Artículo 580-1. Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total. Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.Lo señalado en el inciso anterior no se aplicará cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor igual o superior a ochenta y dos mil (82.000) UVT susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de la declaración de retención en la fuente por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración.El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaración de retención, dentro de los seis meses (6) siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente.Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favor oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada la declaración de retención en la fuente presentada sin pago no producirá efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.Por su parte, el artículo 579-2 del estatuto tributario contempla que:Presentación electrónica de declaraciones. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 579, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución, señalarán los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios a través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento. Las declaraciones tributarias, presentadas por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, se tendrán como no presentadas. En el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente presentar oportunamente su declaración por el sistema electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 de este Estatuto, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor.(…)En el evento en que se presente una de las anteriores circunstancias, la declaración tributaria se considera no presentada, y lo que se debe hacer es presentarla nuevamente, presentación que ya es extemporánea.Cometer un error que lleve a considerar una declaración como no presentada, es algo no muy común, puesto que existe una especie de filtro, que es la entidad financiera que recibe la declaración, debido a que las entidades financieras están en la obligación de verificar el contenido de las declaraciones presentadas por el contribuyente, y para esto confronta por ejemplo el Rut del contribuyente con los datos del respectivo formulario, además de otros aspectos que debe verificar según resolución de la DIAN No. 0478 del 2000. Esto hace que sea difícil que un Banco reciba una declaración con alguno error de este tipo. En todo caso, el contribuyente es el responsable por cualquier error de sus declaraciones tributarias.Respecto al literal e del artículo 580, que señala como una causal para considerar una declaración de retención en la fuente como no presentada, el hecho de presentarla sin pago, la ley 1111 de 2006 en su artículo 64, contempla la posibilidad de presentar la declaración de retención en la fuente sin pago, siempre y cuando se tenga un saldo a favor que se puede compensar. Este saldo debe haberse generado antes de la presentación de la respectiva declaración de retención. Igualmente, la solicitud de compensación debe presentarse dentro de los seis meses siguientes, y de no hacerse, entonces se aplica el literal e del artículo 580, es decir, se considera no presentada.En cuanto a quiénes deben firmar las declaraciones tributarias, deben ser el representante legal (Gerente por lo general), el Contador público o Revisor fiscal. En el caso del Revisor fiscal, no es necesario que esté inscrito en el Registro mercantil, obligación que sí le asiste al representante legal cuando se trata de una Persona jurídica. En el caso de una Persona natural, es suficiente con que firme ella misma, y no es requisito que está inscrita en el Registro mercantil.(Vea Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público y Obligados a tener revisor fiscal)Sanciones que se aplican cuando una declaración se considera no presentada.Como ya es hizo mención en un comienzo, al considerarse como no presentada una declaración tributaria, ésta se debe presentar nuevamente, como si no se hubiera presentado nunca, lo que significa que es una declaración extemporánea y como tal debe pagarse la respectiva Sanción por extemporaneidad contemplada en el artículo 641 o 642 del Estatuto tributario, según sea antes o después de emplazamiento.El artículo 588 del estatuto tributario en su parágrafo 2, ofrece la posibilidad de corregir voluntariamente las inconsistencias a, b, y d del artículo 580, liquidando una sanción equivalente al 2% de la sanción establecida en el artículo 641 del estatuto tributario, sin que la sanción exceda de 1.300 UVT.Es importante que cualquier corrección, en lo posible deba hacerse antes de emplazamiento, puesto que para el caso de una presentación extemporánea, la sanción antes de ser emplazado para corregir es de sólo el 10%, pero si se espera el emplazamiento la sanción será del 20%.Si el contribuyente no corrige, o no presenta la nueva declaración voluntariamente, la administración de impuestos podrá imponer al contribuyente una Sanción por no declarar, según lo establecido en el artículo 643 del estatuto tributario.Por último, agotados los procedimientos anteriores, y si el contribuyente aun no responde por sus declaraciones, la administración de impuestos procederá a realizar una liquidación de aforo, en la cual determinará, según la información que posea, el valor de las obligaciones tributarias del contribuyente.
nelly,andrea,milena y leiny

References: artículo 368
 artículo 368
 artículo 177
 artículo 580
 artículo 402
 Artículo 381
 artículo 667
 resolución 
 resolución 
 Artículo 596
 artículo 596
 artículo 203
 artículo 596
 artículo 203
 artículo 203
 artículo 13
 artículo 580
 artículo 15
 artículo 579
 artículo 579
 artículo 641
 resolución 
 artículo 580
 artículo 64
 artículo 580
 artículo 641
 artículo 588
 artículo 580
 artículo 641
 artículo 643