Source: https://wist-steiermark.at/en/datenschutzerklarung
Timestamp: 2020-05-28 20:58:03+00:00

Document:
Datenschutzerklärung | WIST
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Kapfenberg, Krottendorf 8
Münzgrabenstraße 84a-84c, Messequartier
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Haushalsversicherung
Für uns - die WIST Steiermark - ist das Vertrauen der BewohnerInnen in den von uns praktizierten Datenschutz, GeschäftspartnerInnen, VeranstaltungsbesucherInnen und MitarbeiterInnen von wesentlicher Bedeutung, weshalb wir großes Augenmerk auf einen sicheren und sensiblen Umgang mit allen Daten legen.
Daher gelten für die WIST Steiermark folgende Prinzipien:
Wir legen größten Wert darauf, dass unsere Regelungen bezüglich des Datenschutzes für alle Beteiligten transparent und verständlich sind.
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Bestimmungen.
Kontaktdaten der Verantwortlichen:
WIST-Wirtschaftshilfe für Studierende Steiermark
Tel.: +43(316)8366660
Fax: +43(316)836666-30
E-Mail: verwaltung@wist-steiermark.at
ZVR: 929181607
Jedermann hat, insbesondere auch im Hinblick auf die Achtung seines Privat- und Familienlebens, Anspruch auf Geheimhaltung bzw. achtsame Verwendung seiner personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht.
Diese Datenschutzerklärung ist für alle MitarbeiterInnen und FunktionärInnen der WIST Steiermark bindend. Sie gilt für den Umgang mit allen personenbezogenen Daten, insbesondere Daten von BewohnerInnen, GeschäftspartnerInnen, VeranstaltungsbesucherInnen und MitarbeiterInnen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
Die Verarbeitung der Daten ist für Zwecke vorvertraglicher Aktivitäten oder der Vertragserfüllung erforderlich.
Die Verarbeitung wird durch eine Rechtsvorschrift angeordnet oder erlaubt. • Der/die Betroffene hat seine Einwilligung erteilt.
Die Verarbeitung dient der Wahrung eines berechtigten Interesses, z.B. der Durchsetzung offener Forderungen.
Nur MitarbeiterInnen der WIST Steiermark, die explizit mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung bestimmter personenbezogener Daten betraut werden, sind hierzu im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben befugt.
Es ist jedem/jeder MitarbeiterIn und FunktionärIn der WIST Steiermark strikt untersagt, personenbezogene Daten für private Zwecke zu nutzen oder sie Unbefugten zugänglich zu machen.
Bei einer Datenverarbeitung im Auftrag der WIST wird ein(e) AuftragsverarbeiterIn (ehemals „DienstleisterIn“) mit der Durchführung der Datenverarbeitung beauftragt, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. Somit sind bei der Auftragserteilung folgende Maßnahmen zu befolgen:
Es bedarf eines schriftlichen Vertrages, in dem die Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit sowie diesbezügliche Kontrollrechte vereinbart sind und festgehalten ist, dass die Daten nur nach den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden dürfen.
Sollen die Daten außerhalb Österreichs verarbeitet werden, muss der/die AuftragnehmerIn ein dieser Richtlinie adäquates Datenschutzniveau garantieren.
Die Übermittlung an staatliche Einrichtungen oder Behörden erfolgt ausschließlich aufgrund jeweils gültiger Rechtsvorschriften.
Die Betroffenen haben ein Recht auf Information im Zeitpunkt der Datenerhebung.
5.1. Information über die Erhebung und Verarbeitung von Daten
Die WIST verarbeitet jene personenbezogenen Daten, die ihr die BewerberInnen, NutzerInnen der Website als BewohnerInnen und/oder als InteressentInnen durch Angaben, etwa im Rahmen einer Anfrage oder im Rahmen des Abschlusses eines Benützungs- oder Mietvertrages, zur Verfügung stellen. Wesentliche Rechtsgrundlage dafür ist das Studentenheimgesetz in der geltenden Fassung.
Es werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
Bewohnerstammdaten:
Adressen (PLZ, Ort, Anschrift)
E-Mail-Adressen • Telefonkontaktdaten
Weitere personenbezogene Daten, insbesondere Daten besonderer Kategorien (sensible Daten):
Bankverbindung (IBAN,BIC)
Schul- und Reifeprüfungszeugnisse
Studienrichtung und Anzahl der Semester
Informationen aus dem Studienbuchblatt
Inskriptionsbestätigungen
Studienerfolgsnachweise
Erforderliche Informationen über allfällige Studienzeiten an anderen Universitäten
Ärztliche Bestätigungen und Atteste
Garantieerklärungen von Firmen
Die Datenverarbeitung erfolgt zu nachstehenden Zwecken:
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen der generellen Tätigkeit der WIST, nämlich der Abwicklung von Bewerbungen ,Vergabe von Heimplätzen und Gastplätzen und Tiefgaragenplätzen
Vorschreibung und Abrechnung des Bestandsentgelts
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen der Verwaltung der Studierendenwohnhäuser
Abwicklung von Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen • Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rechnungswesen
Einrichtung eines Internetaccounts über den VC Graz
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit Kunden und Lieferanten • Bearbeitung von Verlängerungsanträgen
Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen
Erlassung von Geschäftsordnungen und Organisationshandbüchern
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen des Einsatzes neuer ITLösungen
Aussendung von Einladungen, insbesondere im Rahmen der Konzertreihe „WISTJazz“.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen sind:
a) erteilte Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als InteressentIn zu unserem Angebot und/oder
b) Datenbekanntgaben im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Benützungsvertrages bzw. dessen Verlängerung, sodass wir die weitere Betreuung der BewohnerInnen abwickeln können, somit im Rahmen der Vertragsanbahnung- und –erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder
c) gesetzliche Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, Durchführung und Verwaltung von Benützungs- und Gastverträgen bzw. Objektbetreuung und/oder
d) Informationsschreiben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, damit die WIST die BewohnerInnen laufend betreuen kann.
Personenbezogene Daten werden an Dritte nur weitergegeben bzw. übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragserfüllung oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder die NutzerInnen unserer Webseite und/oder BewerberInnen oder BewohnerInnen zuvor eingewilligt haben.
Unter anderem können im Zuge von WIST-Veranstaltungen Fotos angefertigt werden, die auf der Homepage www.wist-Steiermark.at bzw. im Periodikum „WIST aktuell“ oder anderen Publikationen der WIST nach zuvor erfolgtem diesbezüglichen Hinweis auf der jeweiligen Einladung verwendet werden.
Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn die NutzerInnen der WIST-Webseite und/oder InteressentInnen, BewerberInnen oder BewohnerInnen die erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, sofern die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist bzw. wird. Daten für Abrechnungszwecke, buchhalterische Zwecke und zur Wahrung sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen (Dokumentationspflichten) werden von einem Löschungsverlangen nicht berührt.
Die Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften folgenden externen Einrichtungen bzw. Behörden offengelegt:
a) Behörden (z.B.: Finanzamt, Melde- und Strafverfolgungsbehörden)
b) Gerichte
c) Förderungsstellen (z.B.: Bundesministerium oder Amt der Landesregierung)
d) Sozialversicherungsträger (z.B.: GKK)
e) Rechtsvertreter (Anwälte, Notare, Steuerberater etc.)
f) Kreditinstitute
g) Dienstleister(z.B.: ProfessionistInnen, AuftragsverarbeiterInnen, ITDienstleisterInnen etc.)
Die Daten werden insbesondere auf Basis folgender Rechtsgrundlagen übermittelt:
a) auf Grund der erteilten Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als InteressentInnen im Rahmen einer Registrierung zum WIST- Angebot und/oder
b) die Datenbekanntgabe im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Benützungsvertrages, sodass die weitere Betreuung abgewickelt werden kann, sohin gemäß Vertragsanbahnungund –erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder
c) gesetzliche Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die erfüllt werden müssen, wie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, Durchführung und Verwaltung von Mietverhältnissen und/oder
d) Informationsschreiben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, damit die BewohnerInnen laufend betreut werden können.
Die Daten werden bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, in personenbezogener Form gespeichert und aufbewahrt.
Zugriff auf die Daten haben die jeweils mit der Abwicklung und dem Prozess befassten Personen der WIST. Dies sind:
Vorstand, Präsidium und Rechnungsprüfer
MitarbeiterInnen der WIST Steiermark
IT-Verantwortliche der WIST-Steiermark
Die Daten werden vor unberechtigtem Zugriff zum Teil durch verschlüsselte Übertragung, einem Rollenberechtigungskonzept, einem Datensicherungskonzept, beinhaltend organisatorische Maßnahmen für die zugriffsberechtigten Personen und physische Schutzmaßnahmen für die Server, geschützt. Diese Sicherungsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung aktualisiert.
5.4. Geltendmachung der Rechte als betroffene Person
Den betroffenen Personen stehen die nachstehend angeführten Rechte und Rechtsbehelfe zu. Zur Geltendmachung dieser Rechte und bei Fragen veröffentlicht die WIST die nachstehende E-Mail-Adresse:datenschutz@wist-steiermark.at
Gegebenenfalls kann es erforderlich sein, uns die Identität in geeigneter Form nachzuweisen, um auszuschließen, dass unberechtigten Dritten Auskünfte über personenbezogene Daten erteilt werden und/oder unberechtigte Änderungen und/oder unberechtigte Löschungen vorgenommen werden.
Im Falle der Ausübung dieser Rechte hat die WIST unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Einlangen von Anfragen dazu Stellung zu nehmen bzw. den Anliegen zu entsprechen bzw. bekanntzugeben, ob und warum die Frist zur Stellungnahme um zwei Monate verlängert wird.
Die WIST hat auf Verlangen Auskunft zu erteilen, ob sie personenbezogene Daten verarbeitet.
Sollten von der WIST verarbeitete Daten nicht richtig erfasst worden sein, besteht der Rechtsanspruch, diese unverzüglich richtig zu stellen und/oder zu vervollständigen und/oder einzuschränken
Im Falle, dass eine Verarbeitung der Daten durch die WIST nicht länger gewünscht wird, ersucht die WIST, ihr dies mitzuteilen. Es werden die Daten selbstverständlich umgehend gelöscht, und die Betroffenen darüber informiert. Sollten zwingende rechtliche, insbesondere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen, erfolgt dahingehend umgehend eine Benachrichtigung.
Die Einschränkung der Verarbeitung von Daten kann verlangt werden, wenn
die Richtigkeit der Daten bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, statt der Löschung aber eine Einschränkung der Datennutzung verlangt wird;
die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigt werden; diese Daten aber von Betroffenen noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden oder Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt wird.
Auf Verlangen wird die WIST die von ihr erhobenen personenbezogenen Daten an einen von Ihnen bekanntgegeben Dritten übermitteln, wobei die Datenübermittlung in einem gängigen elektronischen Format [z.B.: PDF] erfolgen wird.
Betroffene haben das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Die WIST wird in weitere Folge die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Notwendigkeit der Verarbeitung nachweisen, die wichtiger sind als die Interessen, Rechte und Freiheiten, oder die Datenverarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Insbesondere gegen Datenverarbeitungen zum Zweck der Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft erhoben werden.
Sollten Betroffene der Meinung sein, dass die WIST bei der Verarbeitung von Daten gegen österreichisches oder europäisches Datenschutzrecht verstößt, so werden Sie eingeladen, mit der WIST Kontakt aufzunehmen, um allfällige Fragen abklären zu können. Darüber hinaus besteht auch das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder bei einer Aufsichtsbehörde innerhalb der EU zu beschweren.
6. Nutzung der Webseite der WIST Steiermark (siehe Anhang Punkt 10)
7. Organisation des Datenschutzes bei der WIST
Die WIST gestaltet den Datenschutz durch:
Bearbeitung aller Anfragen zum Datenschutz sowie
interne Kontrollen.
Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der geltenden Datenschutzgesetze wird durch die Datenschutzbehörde überprüft. Missbräuchliche Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geahndet.
Diese Richtlinie wird im Internet veröffentlicht und gilt ab dem 25.5.2018
10. Anhang: Nutzung der Website der WIST Steiermark
Beim bloßen Betrachten der Webseite der WIST Steiermark werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Wenn auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Bitte lesen Sie die nachstehenden Datenschutzhinweise. Bedenken Sie, dass Sie das Speichern von Cookies selbst unterbinden und bereits gesetzte Cookies, wenn gewünscht, jederzeit selbst löschen können. Machen Sie gegebenenfalls auch von Ihren Möglichkeiten zur Unterbindung oder Einschränkung der Datenverwendung und Datenverarbeitung durch Dritte Gebrauch.
a) Online.Eingabeformulare
Die Formulare sind zum persönlichen Ausdruck vorgesehen.
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