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Timestamp: 2020-05-26 17:11:21+00:00

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Andererseits ist auch die Fürsorge gegenüber dem Bediensteten ein gewichtiger Gesichtspunkt, der zur Geheimhaltung bestimmter Informationen über den Bediensteten führen kann.
Bei einer Abwägung, ob die Informationsinteressen der von staatlichem Handeln betroffenen Bürger oder die Fürsorge gegenüber dem Bediensteten höher zu werten sind, dürfte eine Geheimhaltung der Identität des Bediensteten nur in Frage kommen, soweit Leben und Gesundheit des Bediensteten (bspw. bei bestimmten exponierten Tätigkeiten) gefährdet oder schwerwiegende Belästigungen zu befürchten sind.
Gegen die Anordnung des Dienstherrn, Namensschilder zu tragen, bestehen unter den genannten Voraussetzungen keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Allerdings wird das Informationsinteresse des Bürgers bereits durch die Bekanntgabe des Familiennamens gedeckt sein.
Den Interessen der Bediensteten kann im Beteilungsverfahren des Personalrates nach Art. 76 Bayer. Personalvertretungsgesetz ausreichend Rechnung getragen werden.
Prüfung einer kommunalen Personalverwaltung
Im Berichtszeitraum haben Mitarbeiter meiner Geschäftsstelle die Personalverwaltung einer Stadt datenschutzrechtlich überprüft. Gegenstand der Kontrolle waren die Erhebung von Personaldaten von Bediensteten und Bewerbern mit Hilfe von Formularen. Ferner wurde der Umfang und die Erforderlichkeit der in Personal-Dateien gespeicherten Daten, die aus diesen Dateien erstellten Auswertungen, die Zugriffsregelungen auf Dateien, die neben Dateien geführten manuellen Personalkarteien und Datenübermittlungen aus Dateien und Karteien überprüft.
Geprüft wurde ferner die Aufbewahrung und Archivierung von Personalakten, die Bearbeitung von Beihilfeanträgen sowie Umfang und Speicherungsdauer der mittels Telefoncomputersystemen aufgezeichneten Verbindungsund Gebührendaten.
Es ergaben sich nur geringe Mängel.
Im einzelnen wurden folgende Feststellungen getroffen: Datenerhebung Grundlage für die Erhebung von Personaldaten sind in der Regel der vom Betroffenen auszufüllende Personalfragebogen, weitere Fragebögen, bspw. zur Festsetzung des Besoldungsdienstalters sowie die vorgelegten Personenstandsurkunden und Prüfungsnachweise.
Gemäß Art. 16 Abs. 3 ist ein Betroffener, wenn bei ihm Daten erhoben werden, auf die Rechtsvorschrift hinzuweisen, die ihn zu Angaben verpflichtet, bzw. auf die Freiwilligkeit, wenn eine solche Pflicht nicht besteht. Dies geschah in den augenblicklich verwendeten Personalfragebögen nicht. Ich habe deshalb gefordert, sie entsprechend zu ergänzen.
Datenübermittlungen im Zusammenhang mit der Einstellung von Bewerbern
Im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren bei Neueinstellungen werden Personaldaten der Bewerber an den Personalrat, die Frauenbeauftragte und den Personalausschuß bzw. ab einer bestimmten Vergütungsgruppe/Besoldungsgruppe an den Stadtrat, übermittelt.
Dem Personalrat wurden nur die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung gestellt (Art. 75 Abs. 1 Nr.1, Art. 69 Abs. 2 Bayerisches Personalvertretungsgesetz).
Hinsichtlich der Datenübermittlungen an die Frauenbeauftragte verweise ich auf meine grundsätzlichen Ausführungen unter Nr.12.6.
Bei der Behandlung von Personalangelegenheiten durch den Stadtrat und seine Ausschüsse ist das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Stellenbewerber zu beachten und gleichzeitig dem Informationsbedürfnis des Stadtrats Rechnung zu tragen. Das bedeutet, dass dem Stadtrat und seinen Ausschüssen personenbezogene Daten von Stellenbewerbern in dem Umfang mitgeteilt werden dürfen, als es zur Beschlußfassung erforderlich ist. Bei der überprüften Stadt erhielt der Stadtrat im Regelfall nur eine Bewerberliste. Dabei konnten die Unterlagen der einzelnen Bewerber nicht eingesehen werden. Es erfolgte vielmehr nur eine Auskunft daraus durch den Oberbürgermeister.
Dieses Verfahren ist aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zu beanstanden. Im Hinblick darauf, dass der erste Bürgermeister regelmäßig nicht verpflichtet ist, in Personalangelegenheiten den Sitzungsteilnehmern vor der Beratung Sitzungsunterlagen zuzusenden, könnte daran gedacht werden, die Unterlagen (Bewerberlisten) ggf. numeriert als Tischvorlage für die Dauer der Sitzung zur Verfügung zu stellen und anschließend wieder einzusammeln.
Umfang und Erforderlichkeit der in Dateien gespeicherten Daten
Es wurde das bei der Stadt verwendete Personalverwaltungssystem PAISY sowie die mittels Telefoncomputer erfolgte Telefondatenverarbeitung überprüft.
Hinsichtlich PAISY ergaben sich bei der von der Stadt verwendeten Version keine datenschutzrechtlichen Anmerkungen.
Für das von der Stadt betriebene Klinikum ergab sich, daß dort eine automatisierte Telefondatenerfassung erfolgte, ohne dass eine Dienstvereinbarung abgeschlossen worden war oder die Zustimmung des Personalrats eingeholt wurde. Die Zielnummer wurde in allen Fällen vollständig ausgedruckt. Dies war auch für die vom Schwesternwohnheim aus den einzelnen Appartements geführten Privatgespräche der Fall.
Der Betrieb eines Telefoncomputers ist nach Art. 75 a Abs. 1 mitbestimmungspflichtig. Es empfiehlt sich,
Drucksache 13/390Bayerischer Landtag 13. 82 über die getroffenen Regelungen eine Dienstvereinbarung abzuschließen. Ich habe gefordert, insbesondere für die aus dem Schwesternwohnheim geführten Privatgespräche eine datenschutzgerechte Lösung zu vereinbaren. Diese könnte bspw. in einem nur verkürzten Ausdruck der Zielnummer bestehen. Nur im Falle strittiger Abrechnungsfälle sollte ein vollständiger Ausdruck erfolgen.
Die Urlaubskartei enthielt in einigen Fällen auch den Grad der Schwerbehinderung. Dieses Merkmal ist zur Aufgabenerfüllung nicht erforderlich. Es genügt die Angabe Zusatzurlaub: ja/nein. Bei der Überprüfung wurden auch Karteikarten aus länger zurückliegenden Urlaubsjahren vorgefunden. Die Stadt wurde gebeten, die Aufbewahrungsdauer der Karteikarten festzulegen. Ich habe darauf hingewiesen, dass nach Art. 100 g Abs. 2 (in der Fassung eines Zwölften Gesetzes zur Änderung beamtenrechtlicher Vorschriften) für Unterlagen der genannten Art eine Aufbewahrungsdauer von 5 Jahren nach Abschluß des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, vorgesehen ist.
Aufbewahrung und Aussonderung von Personalakten
Bei einer stichprobenartigen Überprüfung von sowohl in der Besoldungskartei als auch in der jeweiligen Personalakte vorhandenen Merkmalen ergab sich in mehreren Fällen, dass zur Begründung für eine Einstellung oder eine ausgesprochene Beförderung auch Unterlagen über vorhandene Mitbewerber in der Personalakte des Eingestellten oder Beförderten abgelegt waren.
Im Hinblick auf das Einsichtsrecht in die eigene Personalakte habe ich gefordert sicherzustellen, dass der Einsichtnehmende nicht von persönlichen Verhältnissen von etwaigen Mitbewerbern Kenntnis erlangt.
Vorlage von Bewerberlisten an die Gleichstellungsstelle für Frauen durch die Personalverwaltung
Eine Stadt hat mich um Stellungnahme gebeten, unter welchen Voraussetzungen Bewerbungsunterlagen einer Frauenbeauftragten zur Verfügung gestellt werden können.
Im Einvernehmen mit den Staatsministerien der Finanzen, des Innern und für Arbeit, Sozialordnung, Familie, Frauen und Gesundheit vertrete ich dazu die Auffassung, daß mangels entsprechender gesetzlicher Befugnisnormen ein eigenständiger Anspruch der Frauenbeauftragten auf Überlassung von Bewerberlisten und sonstigen personenbezogenen Unterlagen nicht besteht.
Das Staatsministerium des Innern hat mit Bekanntmachung vom 27.01.1989 Nr.8/1989, S.284) Hinweise für die Arbeit der Gleichstellungsstelle bei den Gemeinden veröffentlicht. Danach steht die Entscheidung über die Gleichstellungsstelle, ihre organisatorische Ordnung und ihr Aufgabenzuschnitt im Ermessen der Gemeinde (Organisationshoheit).
Die anfragende Stadt hat sich nach ihrer besonderen Geschäftsanweisung über die Aufgabe der Frauenbeauftragten dafür entschieden, eine städtische Dienststelle einzurichten, die dem Oberbürgermeister unmittelbar zugeordnet ist. Aufgrund dieser Organisationsform ist die Frauenbeauftragte gegenüber dem Oberbürgermeister weisungsgebunden.
Im Rahmen seiner eigenen Zuständigkeit für Personalangelegenheiten kann der Oberbürgermeister anordnen, dass die Personalverwaltung Bewerberlisten an die Gleichstellungsstelle für Frauen vorlegt. Die Frauenbeauftragte handelt danach im Auftrag des Oberbürgermeisters; der Umfang der zulässigen Datenoffenbarung an sie wird von diesem Auftrag begrenzt.
Ich empfehle allgemein, den Umfang der bei Neuemstellungen und Neubesetzungen zur Verfügung zu stellenden Unterlagen konkret zu beschreiben.
Hinsichtlich der Einsichtnahme in Personalakten (-daten) bemerke ich, dass mit Rücksicht auf das Personalaktengeheimnis der einsichtnehmende Personenkreis möglichst eng zu halten ist.
Dementsprechend sieht Art. 100 a Abs. 3 (i.d.E eines Zwölften Gesetzes zur Änderung beamtenrechtlicher Vorschriften) vor, dass Zugang zum Personalakt nur Beschäftigte haben dürfen, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist.
Diese Vorgaben sind bei der Frauenbeauftragten der anfragenden Stadt nicht erfüllt.
Es ist für eine Einsichtnahme in einen Personalakt deshalb ein konkreter Auftrag des Oberbürgermeisters, als Dienstvorgesetzter der Beschäftigten der Stadt, erforderlich. Dabei ist stets auch zu prüfen, ob nicht eine Auskunft oder eine Überlassung von Auszügen bereits zur zugewiesenen Aufgabenerledigung ausreichend ist.
Ich vertrete die Auffassung, dass weitergehende Rechte der Frauenbeauftragten - etwa auf weisungsfreies Handeln oder auf eigenständige Informationsansprüche -wegen des damit verbundenen Eingriffs in das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Betroffenen nur durch Landesgesetz geschaffen werden können.
Hinsichtlich der Möglichkeit der Weitergabe von zulässigerweise erhaltenen Informationen durch die Frauenbeauftragte bemerke ich:
Die im Rahmen des Einstellungsverfahrens angefertigten Bewerberlisten werden für eine effektive Organisation des Auswahlverfahrens benötigt. Ihnen kommt Sachaktenqualität zu. Gleiches gilt für Bewerbungsunterlagen.
Drucksache 13/390 Seite 83Bayerischer Landtag 13. Wahlperiode
Die Unterlagen über die externen Bewerber erlangen erst mit der tatsächlichen Einstellung Personalaktenqualität.
Beim Umgang mit den genannten Unterlagen hat die Frauenbeauftragte somit die Vorschriften des Bayerischen Datenschutzgesetzes zu beachten. Daraus folgt, dass die Frauenbeauftragte personenbezogene Informationen an einzelne Mandatsträger oder Gruppierungen nicht weitergeben darf. Das Kontroll- und Informationsrecht und die Entscheidungskompetenz in Personalangelegenheiten des Stadtrats und seiner Ausschüsse bleiben davon unberührt.
Ermittlung von Fehlzeiten und Mitteilung an den Gemeinderat
Mehrere Zuschriften von Gemeindebediensteten beschäftigten sich mit der Frage, ob es zulässig sei, Krankmeldungen namentlich über einen längeren Zeitraum auszuwerten und die Auswertung personenbezogen dem Gemeinderat mitzuteilen.
In mehreren Entscheidungen stellt das Bundesarbeitsgericht fest, dass Vorschriften des Datenschutzrechts den genannten Auswertungen nicht entgegenstehen. Das Gericht führt aus, dass die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Zweckbestimmung eines Arbeitsvertragsverhältnisses oder zur Wahrung berechtigter Interessen des Arbeitgebers zulässig ist, wenn kein Grund zu der Annahme besteht, dass dadurch schutzwürdige Belange des Arbeitnehmers beeinträchtigt werden.
Der Zweck eines Arbeitsverhältnisses ist der Austausch von Arbeitsleistung gegen Zahlung von Arbeitsentgelt.
Von daher entspricht es einem berechtigten Interesse des Arbeitgebers, festzustellen, inwieweit dieses Austauschverhältnis durch Krankheits- und Fehlzeiten gestört ist. Diesem Interesse kann dadurch genügt werden, daß solche Aussagen und Erkenntnisse ohne Einsatz technischer Hilfsmittel erarbeitet werden, es ist aber auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers anzuerkennen, sich diejenigen Kenntnisse, die er berechtigterweise benötigt, in wirtschaftlich sinnvoller Weise schnell und kostengünstig unter Einsatz automatisierter Verfahren zu verschaffen.
Im letzteren Fall ist allerdings das Mitbestimmungsrecht des Personalrats nach Art. 75 a Abs. 1 zu beachten.
Schutzwürdige Belange der Arbeitnehmer machen eine solche Datenverarbeitung nicht von vorne herein unzulässig. Zwar werden durch die genannten Auswertungen auch schutzwürdige Belange der Arbeitnehmer berührt, als der Arbeitgeber Erkenntnisse gewinnen kann, die den Arbeitnehmern - wenn auch berechtigterweise - zum Nachteil gereichen können. Das allein schließt die Datenverarbeitung aber noch nicht aus. Die Grenze für die Zulässigkeit einer Datenverarbeitung ergibt sich vielmehr erst aus einer Abwägung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers und der schutzwürdigen Belange des Arbeitnehmers.
Zur Übermittlung von Zusammenstellungen über die Fehlzeiten von Gemeindebediensteten an den Gemeinderat bemerke ich:
Gemäß Art. 29 GO wird eine Gemeinde durch den Gemeinderat verwaltet, soweit nicht der erste Bürgermeister selbständig entscheidet. In die Entscheidungskompetenz des ersten Bürgermeisters fallen insbesondere die laufenden Angelegenheiten und die Dienstaufsicht über die Bediensteten der Gemeinde (Art. 37 GO). Der Gemeinderat ist im Zusammenhang mit den mit einer Gemeinde bestehenden Dienst- und Arbeitsverhältnissen für statusrechtliche Entscheidungen wie Ernennungen, Beförderungen, Entlassungen u.ä. zuständig (Art. 43 GO).
Gegen eine personenbezogene oder -beziehbare Mitteilung der Fehlzeiten bestehen Bedenken, soweit es sich nicht um eine statusrechtliche Entscheidung im konkreten Einzelfall (z.B. eine ins Auge gefaßte Entlassung wegen dauerndem Fehlen) handelt. Die Würdigung von Fehlzeiten dürfte in der Regel Teil der Dienstaufsicht sein, welche, wie bereits erwähnt, vom ersten Bürgermeister auszuüben ist.
Auch außerhalb statusrechtlicher Angelegenheiten mögen Fallgestaltungen denkbar sein, in denen eine personenbezogene Bekanntgabe von Personaldaten an den Gemeinderat zulässig ist (z.B. nach einem Beschluß zur Wahrnehmung des Kontrollrechtes des Gemeinderates über die ordnungsgemäße Amtsführung des Bürgermeisters in Personalangelegenheiten), doch auch hier wäre in erster Linie eine Bekanntgabe der Personalaktendaten nicht an den gesamten Gemeinderat, sondern nur an den Personalausschuß angemessen. Erst als letztes käme eine Behandlung der Angelegenheit in einer aufgrund der Sensibilität der Daten nichtöffentlichen Sitzung des Gemeinderats in Betracht.
Einsichtnahme des Betroffenen in Sitzungsprotokolle des Personalausschusses
Eine Stadt hat angefragt, ob einem städtischen Mitarbeiter Einsicht in die Niederschrift über eine nichtöffentliche Sitzung des Personalausschusses gewährt werden kann, soweit in dieser Sitzung eine den Mitarbeiter betreffende Personalentscheidung getroffen wurde. Bei den Protokollen handelte es sich um Inhaltsprotokolle, denen auch die Äußerungen der einzelnen Diskussionsteilnehmer zu entnehmen waren.
Im Einvernehmen mit dem Staatsministerium des Innern vertrete ich die Ansicht, dass im Zusammenhang mit dem geschilderten Sachverhalt zu prüfen ist, ob einem (Inhalts)Protokoll einer nichtöffentlichen Gemeinderatsoder Personalausschußsitzung Personalaktenqualität zukommen kann.

References: Art. 76
 Art. 16
 Art. 69
 Art. 75
 Art. 100
 Art. 100
 Art. 75
 Art. 29