Source: https://milkampo.com/politica-y-procedimiento-de-proteccion-de-datos-personales/
Timestamp: 2020-01-24 15:14:23+00:00

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POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - Milkampo
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MILKAMPO adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales.
MILKAMPO pone toda su diligencia y cuidado en procura de mantener los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento delos datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades promocionales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a MILKAMPO cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Artículo 1. NOMBRE. El nombre de la empresa es MILKAMPO S.A.S
Artículo 2. DOMICILIO, DIRECCIONES Y DATOS DE CONTACTO. El domicilio principal de la empresa es Departamento de Antioquia, Municipio de Medellín con dirección en la carrera 51 B número 12 sur 52, dirección electrónica para efectos de esta política es cartera@milkampo.com.co y a éstas debe remitirse cualquier interesado.
II. MARCO LEGAL.
Artículo 3. El marco legal de la presente política se fundamenta en los siguientes documentos:
Artículo 4. La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de MILKAMPO en los términos legales aplicables cuyo titular sea una persona natural.
Artículo 5. Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
V. PRINCIPIOS.
Artículo 6. Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LA EMPRESA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice la Empresa o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de LA EMPRESA, será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA EMPRESA, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.
Artículo 7. De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA EMPRESA.
El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA
VII. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.
Artículo 8. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley y:
VIII. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Artículo 9. LA EMPRESA reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, LA EMPRESA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, LA EMPRESA tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normativa vigente sobre protección de datos personales.
IX. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.
Artículo 10. LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
Artículo 11. Manifestación de la autorización. La autorización a LA EMPRESA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA.
Artículo 12. Duración de la autorización. Las autorizaciones otorgadas a MILKAMPO se entenderán recaudadas para un término comprendido entre el momento en que se suscriben y hasta el día 31 de diciembre de 2023 siempre que el usuario no extienda manifestación en contrario. A partir de esa fecha se prorrogará automáticamente la autorización por el término de cinco (5) años. Sin perjuicio de lo anterior, es responsabilidad de la Empresa almacenar la información de los titulares en concordancia con la calidad que les aplique en los determinados momentos de relacionamiento con MILKAMPO, entre otros: CLIENTE – PROVEEDOR – CONTRATISTA – EMPLEADO ACTIVO/INACTIVO.
Artículo 13. Medios para otorgar la autorización. LA EMPRESA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por LA EMPRESA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
Artículo 14. Prueba de la autorización. LA EMPRESA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, LA EMPRESA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Artículo 15. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. LA EMPRESA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA EMPRESA deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA EMPRESA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
X. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.
Artículo 16. El tratamiento de los datos personales de empleados, ex empleados, proveedores, clientes, contratistas, o de cualquier persona con la cual LA EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de empresa del sector comercial con un objeto que le permite la producción, distribución, comercialización, importación y exportación de insumos y productos relacionados con el sector agrícola y pecuario en general; así los datos se suministrarán y someterán para el cumplimiento de su objeto y las actividades de promoción y divulgación del mismo.
Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por LA EMPRESA.
Desarrollar la misión de LA EMPRESA.
Cumplir con la normativa vigente en Colombia para las SAS.
Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA EMPRESA.
Artículo 17. Datos sensibles. Para el caso de datos personales sensibles, LA EMPRESA podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
XI. AVISO DE PRIVACIDAD.
Artículo 18. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA EMPRESA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
XII. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.
Artículo 19. Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA EMPRESA pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
XIII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.
Artículo 20. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos será el siguiente:
a. Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en LA EMPRESA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales MILKAMPO:
Habilitará medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecerá formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizará los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
Sin perjuicio del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las consultas podrán formularse al correo cartera@milkampo.com.co
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Empresa al correo electrónico cartera@milkampo.com.co o mediante comunicación escrita dirigida al departamento de crédito y cartera con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
c. Petición de actualización y/o rectificación
El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico cartera@milkampo.com.co o en medio físico dirigido al departamento de crédito y cartera indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
LA EMPRESA podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d. Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA EMPRESA su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA EMPRESA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
XIV. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
Artículo 21. LA EMPRESA, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
LA EMPRESA, procederá de acuerdo con la normativa vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, al registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normativa que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
XV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Artículo 22. Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normativa vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XVI. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA.
Artículo 23. En cumplimiento de su objeto, LA EMPRESA, atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con MILKAMPO, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA EMPRESA, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
LA EMPRESA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
XVII. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Artículo 24. LA EMPRESA será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento de crédito y cartera será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de LA EMPRESA.
Artículo 25. Esta política entró en vigencia a partir del 1 enero de 2014 y fue ajustada el 28 de abril de 2018 a efectos de determinar la duración de la autorización y la dependencia responsable del almacenamiento de los datos, dejando sin efecto cualquier disposición anterior.
NOTAS DE VIGENCIA.
La presente política fue ajustada en aspectos generales de forma y en cuanto la duración de la autorización del titular de que se habla en el artículo 12 del capítulo IX como aspecto de fondo y el responsable referido en el artículo 24.

References: Artículo 1

Artículo 2

Artículo 3

Artículo 4

Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 8

Artículo 9

Artículo 10

Artículo 11

Artículo 12

Artículo 13

Artículo 14

Artículo 15

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19

Artículo 20

Artículo 21

Artículo 22

Artículo 23
 artículo 26
 artículo 25

Artículo 24

Artículo 25
 artículo 12
 artículo 24