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Boletín 3070 CONSIDERACIONES SOBRE FRAUDE QUE DEBEN HACERSE EN UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS
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Miguel Ángel Núñez Contreras
1 Boletín 3070 CONSIDERACIONES SOBRE FRAUDE QUE DEBEN HACERSE EN UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS Generalidades Boletín 3070, Párrafo 1 1 En los párrafos 6, 10 y 14 del Boletín Declaraciones normativas de carácter general sobre el objetivo y la naturaleza de la auditoría de estados financieros se establece que: a) "La finalidad del examen de estados financieros, es expresar una opinión profesional independiente, respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con principios de contabilidad, aplicados sobre bases consistentes". b) "Para que el auditor pueda formarse una opinión sobre los estados financieros, deberá cubrir todos los aspectos de importancia de los mismos, para lo cual deberá obtener una seguridad razonable mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de que la información que muestran los registros contables que sirvieron de base para su elaboración, es suficiente, confiable y que se encuentra revelada adecuadamente en los mismos, de acuerdo a su importancia y conforme a los principios de contabilidad, aplicados sobre bases consistentes". c) "La auditoría de estados financieros no tiene por objetivo el descubrir errores e irregularidades, por lo que debido a las características propias de su realización y a las limitaciones que ofrece cualquier sistema de control interno contable, existe un riesgo inevitable de que algunos errores o irregularidades puedan permanecer sin descubrirse; sin embargo, la responsabilidad del auditor nace con el hecho de que los mismos debieron haber sido detectados y no lo fueron, por no haberse cumplido con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Cualquier indicio de que algún error o irregularidad pudiera haber ocurrido provocando una distorsión importante en los estados financieros sujetos a examen, obligaría al auditor a ampliar sus procedimientos de revisión para confirmar o disipar sus apreciaciones, dado que pudiera verse afectada su opinión sobre la razonabilidad de estos mismos estados". Boletín 3070, Párrafo 2 2 En el transcurso de la auditoría se podrán identificar errores, los cuales se entienden como fallas involuntarias en la información financiera, tales como errores aritméticos, que los empleados cometen en los registros y en la información contable, equivocaciones en la aplicación de los principios de contabilidad, debido a ignorancia de éstos o aplicaciones equívocas o parciales de los mismos, o de las transacciones efectuadas por la entidad. 762 Al detectar un error el auditor deberá evaluar si es intencional o no; si es intencional el auditor deberá sujetarse a las disposiciones de este boletín. En caso contrario, en atención a su importancia relativa, el auditor deberá cerciorarse de que el tratamiento del error está de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Boletín 3070, Párrafo 3 3 Para efectos de este Boletín 3070, las irregularidades a que se refiere el Boletín 1020 se equiparan a fraude. También, para efectos de este boletín robo comprende: sustracción, malversación, desfalco, "jineteo" de fondos o valores, abuso de confianza y uso indebido de activos. Boletín 3070, Párrafo 4 4 Los requerimientos y guías contenidos en este boletín, tienen el propósito de que se integren en el proceso normal de una auditoría, de una manera lógica que sea consistente con los requerimientos y guías incluidos en otros boletines de esta Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, incluyendo los Boletines Planeación y supervisión del trabajo de auditoría, Importancia relativa y riesgo de auditoría y Estudio y evaluación del control interno. Aun cuando algunos de los requerimientos y guías incluidos en este boletín se presentan de una manera que sugiere un proceso de auditoría secuencial, el auditar de hecho involucra un proceso continuo de obtención, actualización y análisis de información durante la auditoría. Por lo tanto, la secuencia de los requerimientos y las guías en este boletín, pueden implantarse de manera diferente en los trabajos de auditoría. Alcance y limitaciones Boletín 3070, Párrafo 5 5 Este boletín es aplicable a las auditorías de estados financieros que se realizan de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAs), y no se refiere a otros servicios que se le solicitan al auditor relativos a detección o prevención de fraudes o relativos a normas de atestiguamiento, ya que éstos, usualmente, incluyen procedimientos distintos a los aplicados en una auditoría de estados financieros. Boletín 3070, Párrafo 6 6 Este boletín no se refiere a incumplimientos de una entidad con leyes y reglamentos, los cuales son tratados en el Boletín Efecto en la auditoría por incumplimientos de una entidad con leyes y reglamentos, de esta misma Comisión. Objetivos Boletín 3070, Párrafo 7 773 7 Los objetivos de este boletín son describir y presentar las características de fraude, establecer pronunciamientos normativos y proporcionar guías sobre las consideraciones de fraude que debe contemplar el auditor al diseñar los procedimientos que aplicará en la auditoría de estados financieros para cumplir con las normas que se señalan en el párrafo 1. Características de fraude Boletín 3070, Párrafo 8 8 El concepto legal de fraude es muy extenso y no es responsabilidad ni competencia del auditor el realizar determinaciones legales de cuándo un fraude ha ocurrido, por lo que el interés que el auditor debe tener sobre fraude se circunscribe específicamente al impacto que ese acto tiene o puede tener en los estados financieros; por lo tanto, para propósitos de este boletín, fraude se define como distorsiones provocadas en el registro de las operaciones y en la información financiera o actos intencionales para sustraer activos (robo), u ocultar obligaciones que tienen o pueden tener un impacto significativo en los estados financieros sujetos a examen. Boletín 3070, Párrafo 9 9 Para efectos de este boletín los fraudes se dividen en dos clases: a) Fraudes relacionados con información financiera: Éstos son producidos por distorsiones, alteraciones o manipulaciones intencionales de las cifras presentadas o por omisiones en las cantidades o revelaciones de los estados financieros y que causan que éstos no estén presentados, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). En este boletín esos actos se denominan distorsiones. La información financiera fraudulenta puede ser el resultado de: - Manipulación, falsificación, distorsión o alteración de los documentos que soportan la información y los registros contables y que son la base para la preparación de los estados financieros. - Alteración, distorsión u omisión intencional en las declaraciones de la administración en relación con los estados financieros, eventos, transacciones u otra información significativa. - No aplicar o aplicar incorrectamente algún o algunos principios de contabilidad que pueden tener efecto significativo en la adecuada clasificación, presentación y revelación de la información financiera, con el propósito de presentar una mejor situación financiera y resultados. 784 La información financiera fraudulenta no necesita ser el resultado de un plan complicado o de una conspiración; en algunas ocasiones, esa información financiera fraudulenta puede ser el resultado de una cuidadosa planeación hecha por los representantes de la administración; por ejemplo, la interpretación agresiva pero poco soportada de un principio de contabilidad complejo y que contribuye a mejorar las cifras financieras a informar o la presentación de cifras intermedias maquilladas temporalmente, con la expectativa de que serán corregidas posteriormente cuando los resultados de operación mejoren. La intención de un acto es muy difícil de determinar, particularmente en asuntos relacionados con estimaciones contables y la aplicación de los principios de contabilidad. Por ejemplo, la insuficiencia de una estimación contable puede ser un error o puede ser el resultado de un acto intencional para presentar mejores cifras en los estados financieros. A pesar de que una auditoría no está diseñada para determinar intenciones, el auditor tiene la responsabilidad de planear y realizar su examen para tener una seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores, sean éstos intencionales o no. b) Fraudes provenientes del robo de activos, que causan que los estados financieros no se presenten, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con PCGA. El robo de activos puede ser realizado de diferentes maneras como son: alterar la recepción de productos, sustraer activos o hacer que la entidad pague por productos o servicios que no se han recibido, etc. El robo de activos suele estar acompañado de falsificación de documentos y/o de registros contables. Factores de riesgo de fraude Boletín 3070, Párrafo Normalmente las siguientes condiciones están presentes cuando un fraude ocurre; a estas condiciones se les conoce como factores de riesgo de fraude: - Incentivos/presiones para perpetrar fraudes. Se retribuye a la administración y a otros funcionarios importantes de la entidad mediante incentivos, lo que provoca que esos funcionarios se encuentren bajo una considerable presión para lograr resultados. - Oportunidades para llevar a cabo un fraude. No existen controles, los controles existentes son ineficientes, o la administración de la entidad pasa por alto los controles establecidos. - Actitudes y razonamientos para justificar una acción fraudulenta. La falta de valores éticos contribuye a que las personas acepten cometer intencionalmente actos deshonestos. Sin embargo, también personas honestas pueden llegar a cometer fraude en ambientes que les proporcionan facilidades para hacerlo o que los mantienen muy 795 presionados. Entre mayor sea el incentivo o la presión, mayor será la probabilidad de que un individuo acepte la posibilidad de cometer un fraude. Boletín 3070, Párrafo La administración tiene una excelente posición para perpetrar fraudes debido a que frecuentemente está en posición de manipular directa o indirectamente los registros contables y presentar información financiera fraudulenta. Normalmente, cuando se presenta información financiera fraudulenta, la administración ha violado los controles que aparentan estar funcionado en forma efectiva. La administración puede pedir directamente a sus empleados que perpetren el fraude o que le ayuden a llevarlo a cabo. La forma en que la administración puede violar los controles puede ocurrir de muchas maneras impredecibles. Boletín 3070, Párrafo Típicamente, la administración y los empleados involucrados en un fraude tomarán los pasos necesarios para ocultar el mismo a los auditores y a otros, dentro o fuera de la entidad. El fraude puede ser ocultado reteniendo evidencia, haciendo declaraciones falsas o falsificando documentación. Por ejemplo, alterando los reportes de embarque. Los empleados o miembros de la administración que han robado efectivo tratarán de ocultarlo falsificando firmas o aprobaciones electrónicas en las autorizaciones de desembolsos. Una auditoría conducida de acuerdo a NAGAs rara vez involucra la autentificación de estas evidencias debido a que los auditores no están entrenados o no se espera que sean expertos en autentificar firmas o documentos. Adicionalmente, un auditor seguramente no descubrirá la existencia o modificación de un documento que se da a través de un arreglo entre la administración y terceras personas involucradas. Boletín 3070, Párrafo El fraude puede ser ocultado a través de colusión entre la administración, empleados o terceras partes. Esa colusión puede causar que en base a evidencia que examina y que en realidad es falsa, el auditor concluya que una operación es adecuada. Por ejemplo, a través de la colusión se puede entregar al auditor evidencia falsa de que los controles internos de la compañía están funcionado adecuadamente, o varios individuos pueden dar explicaciones consistentes, sobre resultados inesperados en un procedimiento analítico, o el auditor puede recibir confirmaciones falsas de terceras partes que están en colusión con la administración. Boletín 3070, Párrafo A pesar de que los fraudes usualmente se ocultan y la intención de la administración sobre ciertas operaciones es difícil de determinar, la presencia de ciertas condiciones puede sugerir al auditor la posibilidad de que exista un fraude. Por ejemplo, la utilización de documentación apócrifa para soportar erogaciones, la falta de estados de cuenta referentes a cuentas de cheques o a inversiones, la ausencia de respuesta o la 806 recepción de copias de respuestas a solicitudes de confirmación enviadas por el auditor en lugar de los originales debidamente firmados por quien corresponde, la desaparición de un contrato importante, la falta de documentación que soporte cabalmente pagos hechos para amortizar total o parcialmente obligaciones o acciones de la entidad, que los auxiliares de una cuenta no estén satisfactoriamente conciliados con la cuenta de mayor, o que los resultados de la aplicación de un procedimiento analítico no sean consistentes con las expectativas. Sin embargo, debe tenerse presente que estas circunstancias pueden resultar de situaciones diferentes a fraude. Evaluación del riesgo de fraude Boletín 3070, Párrafo Como se ha comentado anteriormente, la responsabilidad del auditor es planear y realizar su examen con objeto de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes, intencionales o no. Sin embargo, en ningún examen se obtiene una seguridad absoluta, y es muy probable que no se detecten errores importantes derivados de fraudes, inclusive a pesar de que el examen sea bien planeado y ejecutado adecuadamente. Un error significativo puede ser no detectado debido a la naturaleza de la evidencia de auditoría o a las características del fraude que de acuerdo a lo mencionado anteriormente, pueden hacer que el auditor soporte su opinión, sin saberlo, en evidencia que parece ser válida pero que en realidad es falsa o alterada. Más aún, los procedimientos de auditoría pueden ser efectivos para detectar errores pero no fraudes. Por lo anterior, el auditor debe evaluar el riesgo de que en la entidad existan errores importantes causados por fraudes (riesgo de fraude). Boletín 3070, Párrafo El escepticismo profesional que debe tener el auditor es muy importante al momento en que éste considere o evalúe el riesgo de fraude. El auditor debe conducir su trabajo considerando que un error importante causado por fraudes puede existir, a pesar de experiencias pasadas de éxito o a pesar de la creencia del auditor en la integridad y honestidad de la administración; más aún, el auditor no debe sentirse satisfecho con una documentación soporte que no sea concluyente, sólo por su creencia en la honestidad de la administración. Boletín 3070, Párrafo Previamente o conjuntamente con los procedimientos que se describen en los párrafos 20 a 30 de este boletín, los miembros del equipo de auditoría deben discutir entre ellos la posibilidad de la existencia de errores importantes causados por fraude. Esta discusión debe incluir entre otros aspectos los siguientes: - En la etapa de planeación, un intercambio de ideas entre los miembros del equipo de auditoría, incluyendo al socio responsable, acerca de cómo y dónde consideran que la información financiera es susceptible de errores o alteraciones importantes 817 causadas por fraude, cómo la administración puede perpetrar fraudes y cómo pueden robarse los activos de la entidad. - Hacer énfasis en la importancia de mantener siempre en mente la posibilidad de la existencia de errores o alteraciones significativas en los estados financieros, por fraude. Los miembros del equipo de auditoría siempre deben de estar alertas sobre información u otras condiciones que indiquen que un error o alteración significativo por fraude puede existir, y en el caso de que existan, el auditor deberá probar la sospecha, obtener la evidencia adicional necesaria, consultar con otros miembros del equipo de auditoría y cuando sea apropiado, con expertos de su firma, antes de desechar la información o las condiciones que dieron lugar a los indicios. Boletín 3070, Párrafo La discusión entre los miembros del equipo de auditoría acerca de la posibilidad de que existen fraudes en la entidad, debe incluir consideraciones sobre los factores internos y externos conocidos y que pueden crear incentivos o presiones a la administración y a otros para cometer fraude, proveer oportunidades para que un fraude sea perpetrado e indicar una cultura o medio ambiente que permita a la administración pensar en cometer un fraude. Finalmente, la discusión debe incluir cómo el auditor debe responder a la posibilidad de que los estados financieros de la entidad se vean afectados en forma significativa por un fraude. Boletín 3070, Párrafo Es cuestión de juicio profesional del auditor el determinar qué miembros del equipo de auditoría deben intervenir en estas discusiones; sin embargo, normalmente se deberá incluir al personal clave. Varios factores pueden influenciar la extensión de la discusión o cuándo debe ocurrir, entre otros el número de localidades, la inclusión de especialistas, etc. Independientemente de los miembros de la firma que participen en la discusión, la comunicación entre los miembros del equipo acerca de que el riesgo de fraude puede ocurrir, debe ser constante durante el proceso de la auditoría. Boletín 3070, Párrafo Cuando el auditor realiza el levantamiento de información para obtener conocimiento acerca de la operación de la entidad y de la industria en la cual opera, debe aplicar los procedimientos que se listan a continuación y que lo ayudarán a evaluar el riesgo de fraude: a) Obtener de la administración y de otros en la entidad, su opinión sobre el riesgo de fraude en ésta y cómo lo están manejando. El auditor deberá preguntar a la administración: 828 - Si está al tanto de algún alegato de fraude o sospecha de fraude que afecte a la entidad. Por ejemplo, comunicaciones recibidas de empleados, ex-empleados, distribuidores, proveedores u otros. - Su entendimiento sobre el riesgo de fraude en la entidad, incluyendo la identificación de riesgos específicos de fraude que hayan sido identificados en ciertas cuentas del balance o clases de transacciones. - Controles y programas que se hayan establecido en la entidad para mitigar los riesgos de fraude que se hayan identificado, o que ayuden a prevenir, disuadir o detectar fraudes, y cómo la administración le da seguimiento a esos programas o controles. - Cómo se comunica a los empleados el comportamiento ético y las prácticas del negocio, que se deben observar en la entidad. - Y en el caso de entidades con múltiples localidades, la naturaleza y alcance de la vigilancia de las localidades operativas o segmentos de negocio y cómo se evalúa el riesgo de fraude en forma particular a cada localidad. b) Considerar cualquier variación inesperada o inusual derivada de la aplicación de revisiones analíticas durante la planeación de la auditoría. c) Considerar la existencia de uno o más de los factores de riesgo de fraude que se mencionan en el párrafo 10 y que se detallan ampliamente en el apéndice de este boletín. d) Considerar cualquier otra información que pudiera ser útil en la identificación del riesgo de fraude, como puede ser la obtenida de discusiones entre los miembros del equipo de auditoría, procedimientos relativos a la aceptación o retención de clientes, revisiones intermedias de estados financieros y consideraciones que se hicieron en la evaluación del riesgo de auditoría de los saldos de cuentas o grupos de transacciones (ver Boletín 3030), ya que en este caso, la evaluación del riesgo inherente puede proporcionar una información valiosa en la identificación del riesgo de fraude. Boletín 3070, Párrafo Las preguntas a la administración deben considerar la forma en que se informa al consejo de administración, al comité de auditoría, al comisario y a otros con responsabilidad y autoridad equivalentes, de cómo los controles internos de la entidad sirven para prevenir, desalentar o detectar fraudes. Adicionalmente, el auditor deberá indagar sobre la participación de estos órganos de vigilancia en la asignación del riesgo de fraude y en la vigilancia de los controles y programas que se han establecido para mitigar este riesgo. Boletín 3070, Párrafo 22 839 22 En el caso de que en la entidad exista la función de auditoría interna, el auditor deberá indagar con los auditores internos acerca de cómo consideran el riesgo de fraude en la entidad, si han aplicado procedimientos para identificar o detectar fraudes durante el año, cómo la administración ha respondido a los hallazgos y si tienen conocimiento de algún fraude o sospechas sobre la existencia de alguno. Boletín 3070, Párrafo Adicionalmente a las indagaciones que se mencionan en párrafos anteriores, el auditor deberá interrogar a otros en la entidad acerca de la existencia o sospecha de fraude. El auditor deberá utilizar su juicio profesional para determinar con quién se deben hacer estas indagaciones y la extensión de las mismas y deberá considerar quién tiene información que pueda ser de utilidad para la identificación del riesgo de fraude. Estas personas pueden ser empleados en diversos niveles de autoridad, incluyendo por ejemplo, personal de la entidad con quien el auditor tiene contacto durante el curso de la auditoría, personal operativo que no está directamente relacionado con los procesos de la información financiera y empleados involucrados en iniciar, registrar o procesar operaciones complejas o inusuales, por ejemplo, operaciones significativas con entidades relacionadas, abogados corporativos internos, etc. Boletín 3070, Párrafo Las indagaciones que el auditor realiza con la administración y con otros dentro de la entidad, son importantes debido a que los fraudes a menudo son descubiertos a través de información recibida en respuesta a sus indagaciones. Una razón para esto, es que las indagaciones pueden proporcionar a los individuos una oportunidad para hacer del conocimiento del auditor información que de otra forma no le sería comunicada. El hacer indagaciones con empleados de la entidad que no sean parte de su administración, puede ser útil para presentarle al auditor una perspectiva diferente a la de aquéllos involucrados en el proceso financiero. Las respuestas a estas indagaciones pueden servir para corroborar las obtenidas de la administración, y también pueden proporcionar evidencia sobre la posibilidad de que la administración esté violando los controles y sobre la forma en que se comunican en la entidad las políticas de comportamiento ético que deben observar los individuos dentro de la organización. Boletín 3070, Párrafo Al evaluar las respuestas de la administración, el auditor debe tener presente que ésta normalmente está en la mejor posición para perpetrar un fraude. El auditor debe utilizar su juicio profesional al decidir cuándo es necesario corroborar con otra información las respuestas a sus indagaciones obtenidas de la administración. Sin embargo, cuando esas respuestas son inconsistentes, el auditor debe obtener evidencia de auditoría adicional para aclararlas. Boletín 3070, Párrafo 26 8410 26 Al identificar el riesgo de fraude, el auditor debe considerar que uno o más de los tres factores de riesgo pueden no estar presentes (ver párrafo 10) o ser evidentes; de hecho, es muy difícil identificar la actitud de los individuos orientada a cometer fraudes, por lo que este factor no necesariamente estará presente o será evidente. Adicionalmente, la intensidad en que los factores están presentes es muy variable; sin embargo, el hecho de que los tres factores estén presentes hacen que el riesgo sea mayor. Boletín 3070, Párrafo La identificación del riesgo también es influenciada por otros factores aplicables a la entidad auditada, como puede ser su tamaño, complejidad, tenencia de acciones, etc. Por ejemplo, en el caso de una auditoría a una compañía de tamaño considerable, normalmente el auditor, con objeto de identificar factores que muestren conductas impropias de la administración, evalúa la efectividad del consejo de administración, del comité de auditoría, la función del departamento de auditoría interna y la existencia de, y grado de compromiso de cumplimiento con, un código de conducta. Tratándose de compañías más pequeñas, muchas de estas consideraciones no son aplicables y la administración, a través de comunicaciones orales y el ejemplo, debe desarrollar una cultura que enfatice la importancia de la integridad y los valores éticos. Boletín 3070, Párrafo El auditor debe evaluar cómo los riesgos de fraude identificados se relacionan con una cuenta específica del balance general o con un grupo de transacciones y sus respectivas aseveraciones o si esos riesgos se relacionan con los estados financieros en su conjunto. Relacionar los riesgos de fraude con las diferentes cuentas, transacciones y aseveraciones, será de utilidad al auditor para diseñar los procedimientos que deberá aplicar en su auditoría. Boletín 3070, Párrafo Ciertas cuentas, transacciones o aseveraciones poseen un alto riesgo inherente, ya que requieren de un alto grado de juicio y por lo tanto, implican un alto riesgo de fraude ya que son susceptibles de manipulación por parte de la administración. Por ejemplo, los activos resultantes de actividades de inversión, están sujetos a un riesgo inherente alto, derivado de la subjetividad y del juicio de la administración al momento de evaluar su valor de mercado estimado. Atributos de riesgo de fraude Boletín 3070, Párrafo En resumen, la identificación y evaluación de los riesgos de fraude depende del juicio profesional del auditor e incluye las consideraciones de los atributos de riesgo de fraude que se mencionan a continuación: 8511 - Tipo de riesgo de fraude que existe: Estados financieros fraudulentos o robos de activos. - La medición del riesgo: si el riesgo puede ser de una magnitud que pudiera tener un efecto significativo en los estados financieros. - La probabilidad del riesgo: probabilidad de que tenga un efecto significativo en los estados financieros. - La presencia del riesgo: el riesgo está presente en los estados financieros en su conjunto o está identificado específicamente con una cuenta, grupo de transacciones o aseveración. Presunción de que métodos impropios de amortización de obligaciones y acciones de la entidad y de reconocimiento de ingresos, costos y gastos representan un riesgo de fraude Boletín 3070, Párrafo Con frecuencia, errores significativos en los estados financieros causados por un acto fraudulento, se derivan del registro de liquidaciones o amortizaciones ficticias de obligaciones o de acciones de la entidad, de sobreestimaciones de ingresos a través del reconocimiento anticipado de los mismos, del reconocimiento de ingresos ficticios, del no reconocimiento de costos y gastos incurridos o del registro de costos y gastos no incurridos o por montos superiores a los realmente incurridos. También pueden provocarse subestimaciones de ingresos en el periodo sujeto a examen a través de retrasar embarques de productos, para su reconocimiento en el siguiente periodo. Asimismo, sustracciones significativas de fondos pueden encubrirse mediante el registro de amortizaciones ficticias de obligaciones o de acciones de la entidad. Por lo tanto, en su planeación el auditor normalmente deberá presumir que existe un riesgo de fraude relacionado con el reconocimiento de amortización de obligaciones y acciones de la entidad y de ingresos, costos y gastos. Consideraciones sobre la posibilidad de que la administración viole los controles establecidos Boletín 3070, Párrafo Aun cuando no exista un riesgo identificado de fraude, siempre existe la posibilidad de que la administración viole los controles establecidos en la entidad y por lo tanto, el auditor debe cubrir ese riesgo independientemente de cualquier conclusión en relación con la existencia de riesgos de fraude más identificables. Boletín 3070, Párrafo 33 8612 33 El Boletín Estudio y evaluación del control interno, requiere que el auditor obtenga un conocimiento suficiente de los elementos de control interno; dicho entendimiento debe ser utilizado para identificar y evaluar los tipos de riesgo y diseñar, cuando así se requiera, las pruebas de cumplimiento y los procedimientos sustantivos. Como parte de ese conocimiento, el auditor debe evaluar si la entidad tiene programas y controles para cubrir los riesgos de fraude identificados y si éstos están debidamente diseñados y operando eficazmente. Estos programas o controles deben incluir: a) Controles diseñados específicamente para mitigar el riesgo de fraude; por ejemplo, establecimiento de controles para activos susceptibles de robo. b) Programas diseñados para prevenir, desalentar y detectar fraude; por ejemplo, programas para promover en la entidad la cultura de honestidad y el comportamiento ético. Respuesta del auditor a los resultados de la evaluación de riesgo de fraude Boletín 3070, Párrafo Una vez concluida por el auditor la evaluación de los riesgos de fraude, en respuesta y con escepticismo profesional, debe proceder a obtener y evaluar la evidencia de auditoría; por ejemplo: a) Diseñando procedimientos de auditoría adicionales o diferentes para obtener una evidencia más confiable que soporte una cuenta específica del balance general, un grupo de transacciones y sus aseveraciones relativas. b) Obteniendo corroboración adicional de las explicaciones o declaraciones obtenidas de la administración referentes a asuntos importantes, a través de su confirmación por terceras partes, el uso de especialistas, revisiones analíticas, examen de documentación obtenida de fuentes independientes o preguntas a otras personas dentro o fuera de la entidad, diferentes a quienes integran su administración. La respuesta del auditor a su evaluación de los riesgos de distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude, dependerá de la naturaleza e importancia de los riesgos identificados y de los programas y controles establecidos en la entidad para cubrirlos. El auditor responde al riesgo de auditoría debido a distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude, considerando las siguientes tres respuestas: i. Los juicios del auditor relativos al riesgo de distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude, tienen un efecto global en la manera en que se conduce la auditoría. La respuesta del auditor, cubrirá generalmente más consideraciones generales, además de los procedimientos específicos que de otra manera se hubieran planeado, principalmente: 8713 - Asignación de personal y supervisión: El conocimiento, habilidad y capacidad del personal a quien se asigna responsabilidades importantes en el trabajo, deben ser congruentes con la evaluación hecha por el auditor de los riesgos de distorsiones significativas debido a fraude. Además, el alcance de la supervisión debe reflejar los riesgos de distorsiones significativas debido a fraude. - Aplicación de los principios de contabilidad: El auditor deberá considerar los criterios seguidos por la administración para la selección y aplicación de principios de contabilidad significativos, principalmente aquellos relacionados con mediciones subjetivas y transacciones complejas. También deberá considerar si los principios de contabilidad seleccionados y las políticas adoptadas por la administración pueden haber sido aplicadas incorrectamente provocando una distorsión significativa en los estados financieros. - Aplicación de los procedimientos de auditoría: Con objeto de que los procedimientos de auditoría no se conviertan en procedimientos predecibles, al seleccionar aquéllos a ser aplicados, el auditor deberá incorporar elementos de sorpresa. Por ejemplo, la aplicación de pruebas sustantivas sobre cuentas del balance general seleccionadas, que de otra manera no hubieran sido revisadas debido a su importancia relativa o riesgo, ajustando la fecha en que se realizarán pruebas sustantivas, utilizando métodos diferentes para la determinación de las muestras a revisar, o revisando procedimientos en diferentes localidades sin anuncio previo. ii. Una respuesta a los riesgos identificados, que involucra la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a ser aplicados. Los procedimientos a aplicarse en respuesta al riesgo de información financiera fraudulenta significativa, varían dependiendo del tipo de riesgo identificado y de las cuentas, grupos de transacciones y aseveraciones que son afectadas. Estos procedimientos pueden incluir pruebas sustantivas y pruebas de efectividad operativa de los controles; sin embargo, debido a la capacidad de la administración para violar los controles y que éstos aparenten estar funcionando efectivamente, es poco probable que el riesgo de auditoría pueda reducirse a un nivel adecuadamente bajo, que permita realizar únicamente pruebas de cumplimiento, por lo que la respuesta del auditor puede incluir cambios en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, de la siguiente manera: - La naturaleza de los procedimientos de auditoría para obtener evidencia más confiable u obtener información adicional que ayude a corroborar la evidencia obtenida. - La oportunidad de las pruebas sustantivas para realizarlas en, o cerca de, la fecha de cierre del período auditado, si el auditor concluye que las pruebas en periodos intermedios no son efectivas considerando que puede estar presente un error intencional o una manipulación. 8814 - El alcance de los procedimientos de auditoría, incrementando los tamaños de las muestras o efectuando revisiones analíticas a niveles más detallados. Adicionalmente, la aplicación de técnicas de auditoría a través del computador, permite revisiones más extensas de los archivos electrónicos clave y de los archivos contables para clasificar y analizar transacciones con características específicas o para probar una población o universo completo, en lugar de una muestra. iii. Una respuesta que involucra la aplicación de ciertos procedimientos para cubrir con mayor amplitud el riesgo de que la administración viole los controles establecidos. Como se comenta en párrafos anteriores, la administración está en una posición privilegiada para cometer fraudes debido a su capacidad directa o indirecta para manipular a los empleados y a los registros contables y preparar información financiera fraudulenta y debido también a su naturaleza, estos actos pueden ocurrir de maneras no predecibles por el auditor; por lo tanto, además de las respuestas al riesgo de fraude comentadas en el inciso i. de este mismo párrafo, se pueden aplicar los siguientes procedimientos: 1) Examinar pólizas de diario y de ajustes contables para obtener evidencia de posibles distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude. 2) Revisar las estimaciones contables para buscar posibles sesgos que puedan resultar en distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude. 3) Revisar las razones de negocio en busca de transacciones inusuales significativas. Examinar pólizas de diario y de ajustes contables para obtener evidencia de posibles distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude. Boletín 3070, Párrafo Con frecuencia, las distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude involucran la manipulación del proceso de preparación de la información financiera mediante: (a) El registro incorrecto o no autorizado de pólizas de diario durante el período o al final de éste, o (b) Ajustes a las cuentas reportadas en los estados financieros que no son reflejados en pólizas de diario formales, tales como ajustes de consolidación, combinación y reclasificaciones. Por esta razón, el auditor debe diseñar procedimientos para probar lo apropiado de las pólizas de diario y otros ajustes (por ejemplo, asientos registrados directamente en los borradores de estados financieros) elaborados durante el proceso de preparación de los estados financieros. Para este propósito el auditor debe: 8915 a. Obtener entendimiento adecuado del proceso de preparación y emisión de informes financieros de la entidad y de los controles establecidos sobre las pólizas de diario y otros ajustes, con el objeto de identificar el tipo, número y valor monetario de esas pólizas de diario y de otros ajustes que típicamente se hacen en la preparación de los estados financieros. Por ejemplo, el entendimiento por el auditor puede incluir las fuentes de cargos y créditos importantes a una cuenta, quién puede registrar asientos contables en el mayor general o en los sistemas de procesamiento de las transacciones, qué autorizaciones son requeridas para esos asientos y cómo son registrados los asientos de diario en el sistema; por ejemplo, los asientos pueden iniciarse y registrarse en línea sin ninguna evidencia física o pueden hacerse en papel e introducirse al sistema, mediante su captura. Por lo que respecta a los controles establecidos sobre las pólizas de diario y otros ajustes, éstos deben ser evaluados con objeto de obtener un adecuado entendimiento de su diseño y determinar si son eficientes y están operando. Una entidad puede tener vigentes controles específicos sobre los asientos de diario y otros ajustes. Por ejemplo, puede utilizar asientos de diario preformulados con número de cuenta y criterios específicos de aprobación por el usuario y puede tener controles automatizados para generar un informe de excepciones que incluya a todos los asientos que fueron fallidamente propuestos para su registro o asientos que fueron registrados y procesados fuera de los parámetros establecidos. El auditor debe de obtener un adecuado conocimiento del diseño de esos controles sobre los asientos de diario y otros ajustes, y determinar si esos controles están diseñados adecuadamente y si están en operación. b. Identificar, seleccionar y probar pólizas de diario y otros ajustes. El auditor deberá utilizar su juicio profesional para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de sus pruebas de pólizas de diario y otros ajustes. Para propósitos de identificar y seleccionar asientos de diario y otros ajustes a incluir en sus pruebas, y de determinar el método adecuado para examinar el correspondiente soporte de las partidas seleccionadas, el auditor debe considerar: - La evaluación por el auditor, del riesgo de distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude. La presencia de factores de riesgo de fraude u otras condiciones pueden ayudar al auditor a identificar clases específicas de pólizas de diario a incluir en sus pruebas y a establecer el alcance de las pruebas que se requieren. - La efectividad de los controles que han sido implantados sobre las pólizas de diario y otros ajustes. La existencia de controles efectivos sobre la preparación y registro de asientos de diario y de ajuste puede afectar el alcance de las pruebas sustantivas necesarias, siempre y cuando el auditor haya probado que dichos controles están operando efectivamente. Sin embargo, aun cuando los controles estén vigentes y operando efectivamente, los procedimientos del auditor para probar los asientos de diario y otros ajustes, deben incluir la identificación y prueba de partidas específicas. - Los procesos de preparación y emisión de la información financiera de la entidad y la naturaleza de la evidencia que puede ser examinada. Los procedimientos a aplicar por el auditor para probar los asientos de diario y otros ajustes variarán en función 9016 a la naturaleza de los procesos de preparación y emisión de la información financiera de la entidad. Para numerosas entidades, el procesamiento rutinario de las transacciones involucra una combinación de pasos y procesos manuales y automatizados. Asimismo, el procesamiento de asientos de diario y otros ajustes puede involucrar procesos tanto manuales como automatizados. Cualquiera que sea el método, los procedimientos del auditor deben incluir el seleccionar del mayor general asientos de diario a ser probados y el examen del soporte de esos asientos. Además, el auditor debe tener presente que los asientos de diario y otros ajustes pueden existir en medios electrónicos o en papel. Cuando se utiliza Tecnología de la Información (TI) en el proceso de la información financiera, los asientos de diario y otros ajustes, puede ser que éstos sólo existan en forma electrónica. La evidencia electrónica con frecuencia requiere que los datos que se desea examinar sean extraídos por un auditor con conocimientos y experiencia en TI o por un especialista en esta actividad. En un ambiente de TI, puede ser necesario que el auditor utilice técnicas de auditoría con el computador (por ejemplo, procesamiento y escritura de informes, programas o herramientas para la extracción de datos, u otras técnicas basadas en los sistemas de TI), para identificar los asientos de diario y otros ajustes a ser probados. - Las características de los asientos de diario y de ajuste fraudulentos. Los asientos de diario y de ajuste fraudulentos, normalmente tienen ciertas características de identificación únicas. Esas características pueden incluir asientos: (a) hechos a cuentas no relacionadas, inusuales o que se usan rara vez (b) elaborados por individuos que normalmente no preparan asientos de diario (c) registrados al final del periodo o con posterioridad al mismo con una breve o ninguna explicación o descripción (d) hechos antes o durante la preparación de los estados financieros que no incluyen los números de las cuentas o (e) contienen números redondeados o una terminación numérica consistente. - La naturaleza y complejidad de las cuentas. Pueden registrarse asientos de diario o ajustes fraudulentos en las cuentas que: (a) contienen transacciones complejas o de naturaleza inusual (b) contienen estimaciones importantes y ajustes de fin de periodo (c) han sido propicias a errores en el pasado, (d) no han sido conciliadas oportunamente o contienen diferencias no conciliadas, (e) contienen transacciones inter-compañías, o (f) de otra forma, están asociadas con un riesgo identificado de error u omisión significativo debido a fraude. - Asientos de diario y de ajuste procesados fuera del curso normal de las operaciones. Los asientos de diario utilizados para contabilizar transacciones mensuales tales como compras, ventas y pagos de efectivo o para registrar estimaciones contables periódicamente recurrentes, generalmente están sujetos a los controles internos de la entidad; sin embargo, los asientos de diario que no son estándar pueden no estar sujetos al mismo nivel de control interno (por ejemplo, los asientos que se utilizan para registrar operaciones no recurrentes, tales como una combinación de negocios, o asientos utilizados para registrar una estimación no recurrente, tal como la baja del valor de un activo fijo debido a deterioro). Adicionalmente, otros ajustes, como los de consolidación, 9117 combinación y reclasificaciones, generalmente no son reflejados en asientos de diario formales y pueden no estar sujetos a los controles internos de la entidad. Por lo tanto, el auditor debe considerar el hacer un énfasis especial en la identificación y revisión de los asientos de diario procesados fuera del curso normal de las operaciones. Boletín 3070, Párrafo Debido a que los asientos de ajuste fraudulentos a menudo son elaborados al final del periodo que cubre el informe, las pruebas del auditor normalmente deben enfocarse a los asientos de diario y de ajuste elaborados en esa etapa. Sin embargo, debido a que los estados financieros pueden incluir distorsiones significativas provocadas por fraude durante todo el periodo, el auditor debe considerar si es necesario además, realizar pruebas sobre los asientos de ajuste registrados durante todo el periodo sujeto a auditoría. Revisar las estimaciones contables para buscar posibles sesgos que puedan resultar en distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude Boletín 3070, Párrafo En la preparación de los estados financieros, la administración es responsable de hacer numerosos juicios y de adoptar suposiciones que tienen un efecto importante en las estimaciones contables, así como de vigilar continuamente la razonabilidad de dichas estimaciones y supuestos. Boletín 3070, Párrafo La información financiera fraudulenta a menudo se produce mediante la alteración intencional de estimaciones contables, por lo que el auditor debe considerar si las diferencias entre las estimaciones soportadas a través de la evidencia de auditoría y las incluidas en los estados financieros, aún y cuando éstas sean individualmente razonables, indican una posible desviación provocada intencionalmente por la administración de la compañía, en cuyo caso, el auditor debe reconsiderar la razonabilidad de las estimaciones tomadas en su conjunto. Boletín 3070, Párrafo El auditor debe revisar retrospectivamente las estimaciones contables significativas incluidas en los estados financieros del año anterior, para determinar si los juicios y suposiciones asumidas por la administración en relación a las estimaciones, indican un posible sesgo hecho intencionalmente por la administración. Las estimaciones contables significativas seleccionadas por el auditor para ser probadas en la auditoría, deben incluir a aquéllas que están basadas en suposiciones altamente sensibles o que de alguna forma resultan ser significativamente afectadas por juicios hechos por la administración. Con el beneficio del conocimiento de los hechos después de que ocurrieron, una revisión retrospectiva debe proporcionar al auditor información adicional acerca de si pueden haber posibles sesgos incurridos intencionalmente por la 9218 administración al hacer las estimaciones del año sujeto a revisión. Sin embargo, no se intenta que esta revisión cuestione los juicios profesionales hechos por el auditor en años anteriores, en base a la información disponible en esa época. Boletín 3070, Párrafo Si el auditor identifica posibles sesgos incurridos intencionalmente por la administración al hacer estimaciones contables, debe evaluar si las circunstancias que dieron lugar a esos sesgos representan un riesgo de distorsiones significativas en los estados financieros debido a fraude. Por ejemplo, información que llega a ser del conocimiento del auditor, puede indicar un riesgo de que los ajustes a las estimaciones del año actual pudieran haber sido registrados bajo instrucciones de la administración, para lograr arbitrariamente un objetivo específico de utilidades. Revisar las razones de negocio en busca de transacciones inusuales significativas Boletín 3070, Párrafo Durante el curso de la auditoría, el auditor puede llegar a tener conocimiento de transacciones significativas que están fuera del curso normal de negocios de la entidad o que de alguna otra manera, debido al entendimiento que el auditor tiene de ésta y de su ambiente le parecen ser inusuales. El auditor debe lograr un entendimiento de las razones de negocios que justifican esas transacciones, o si se carece de esa justificación, si esas razones sugieren que las transacciones pudieron efectuarse para presentar estados financieros fraudulentos o para ocultar robos de activos. Boletín 3070, Párrafo Para lograr un adecuado entendimiento de las razones de negocios de las transacciones, el auditor debe considerar: - Si la forma de las transacciones es demasiado compleja; por ejemplo, si involucra a entidades dentro de un grupo consolidado o a terceras partes no relacionadas. - Si la administración ha comentado la naturaleza y el registro de esas transacciones con el comité de auditoría, el consejo de administración o algún órgano similar. - Si la administración hace más énfasis en la necesidad de un tratamiento contable particular para esas transacciones que en su sentido económico. - Si las transacciones que involucran partes relacionadas no consolidadas, incluyendo entidades con propósito específico, han sido apropiadamente revisadas y aprobadas por el comité de auditoría, el consejo de administración u otros órganos similares. 9319 - Si las transacciones involucran partes relacionadas, no identificadas previamente, o partes que no tienen la sustancia o la fortaleza financiera necesaria para soportar la transacción sin la asistencia de la entidad sujeta a auditoría. Evaluación de la evidencia de auditoría Boletín 3070, Párrafo Evaluación durante la auditoría de riesgos de distorsiones significativas debido a fraude. La evaluación de estos riesgos por el auditor debe ser un proceso continuo durante la auditoría. Durante el trabajo de campo, pueden identificarse condiciones como las que se mencionan a continuación, que hagan necesario modificar o apoyar el juicio del auditor referente a su evaluación de los riesgos: Discrepancias en los registros contables, incluyendo: - Transacciones que no son registradas completa u oportunamente o que son registradas incorrectamente en cuanto a cantidad, periodo contable, clasificación o políticas de la entidad. - Transacciones o saldos no soportados o no autorizados. - Ajustes de último minuto que afectan significativamente los resultados financieros. - Evidencia de acceso de empleados a los sistemas y registros, de forma inconsistente con el necesario para realizar sus funciones autorizadas. - Quejas o indicios proporcionados al auditor acerca de posibles fraudes. Evidencia conflictiva extraviada, incluyendo: - Documentos faltantes o perdidos. - Documentos que aparentan haber sido alterados. - No disponibilidad de documentos originales, sino sólo de documentos fotocopiados o transmitidos electrónicamente, cuando se supone que deben existir los documentos originales. - Partidas significativas sin explicación, en las conciliaciones. - Respuestas inconsistentes, vagas o inverosímiles de la administración a preguntas o indagaciones resultantes de procedimientos analíticos. 9420 - Discrepancias inusuales entre los registros de la entidad y las respuestas a solicitudes de confirmación. - Faltantes de inventarios o de otros activos físicos de magnitud considerable. - Evidencia electrónica no disponible o extraviada, inconsistente con las políticas y prácticas de retención de registros de la entidad. - Incapacidad para proporcionar evidencia de desarrollo de sistemas clave, de pruebas de cambios hechos a programas y de las actividades de implementación de cambios y desarrollos hechos en el año actual a los sistemas. Relaciones problemáticas o inusuales entre el auditor y la administración, incluyendo: - Negativa al auditor de acceso a registros, instalaciones, ciertos empleados, clientes, proveedores o a otros en donde o de quienes puede procurarse evidencia de auditoría. - Presiones de tiempo indebidas impuestas por la administración para resolver asuntos complejos o contenciosos. - Quejas de la administración acerca de la conducción de la auditoría o intimidaciones de la administración a miembros del equipo de auditoría, particularmente con relación a evidencia de auditoría o a la resolución de desacuerdos potenciales con la administración. - Retrasos inusuales por la entidad para proporcionar información solicitada. - Rehusarse la administración a facilitarle al auditor acceso a archivos electrónicos clave, para ser probados mediante el uso de técnicas de auditoría con asistencia del computador. - Rehusar la administración el acceso del auditor a personal operativo e instalaciones clave del procesamiento electrónico de datos, incluyendo, seguridad, operaciones y personal de desarrollo de sistemas. - Rehusarse la administración a añadir o modificar revelaciones en los estados financieros, necesarias para hacerlos más completos o transparentes. 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