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BOE.es - Documento BOE-A-1998-29347
Documento BOE-A-1998-29347
«BOE» núm. 303, de 19 de diciembre de 1998, páginas 42771 a 42787 (17 págs.)
BOE-A-1998-29347
La reglamentación de los archivos militares actualmente en vigor es obsoleta, si bien supuso un hito de enorme trascendencia en la historia de la archivística española y cumplió un papel de inestimable valor en la Administración militar de finales del siglo XIX y primeros años del presente. No sería justo dejar sin mención a los archiveros militares que hicieron posible aquella reglamentación pionera: Don Rafael Aparicio, don Florián Zubizarreta y don Silvestre Aparicio. Pero esta regulación adolece de enormes lagunas que el mundo actual no puede obviar.
Recordemos que el Reglamento del Archivo del Ministerio de Marina, uno de los primeros reglamentos de Archivos Militares del mundo, data de 1885 y que el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los archivos militares (aplicado, primero, a los archivos del Ministerio de la Guerra y del Ejército de Tierra y, posteriormente, a los archivos del Ministerio del Aire y del Ejército del Aire) no ha sufrido apenas variaciones desde su promulgación, en septiembre de 1898.
La existencia del unificado Ministerio de Defensa a partir del año 1977, junto con la asunción por parte de éste de las competencias sobre el patrimonio documental producido por los distintos órganos de la Administración militar, hace necesaria la unificación de criterios en materia archivística. En primer lugar, es necesario un marco común reglamentario; en segundo lugar, hay que establecer los canales para una acción archivística homogénea, creando los cimientos precisos para una planificación conjunta y una coordinación efectiva.
Además del señalado carácter obsoleto de la normativa reglamentaria, ésta contiene algunos principios claramente superados por el desarrollo de la archivística en los últimos cien años. En concreto, la clasificación de fondos documentales debe abandonar los criterios de agrupación por materias (más propios del mundo bibliotecario) y sustituirlos por el principio de respeto a la procedencia de los fondos y de respeto a su orden lógico original (principios de procedencia y estructura).
Además de ello, se han de contemplar las pautas de actuación con respecto a cuestiones que no fueron reguladas en su momento y que hoy son de absoluta prioridad en cualquier tratamiento archivístico. Principalmente, se ha de afrontar la cuestión genérica de la calificación documental, tanto en lo referente a la destrucción de documentos (selección de la documentación con valor permanente) como al establecimiento de plazos y lugares de conservación de los documentos de valor temporal, así como las condiciones de acceso a unos y otros. Se ha de contemplar, por fin, toda la relación con el mundo de la investigación y con la sociedad en general, por cuanto la normativa actual sólo contempla los archivos militares como entes al servicio de la Administración militar y en ningún caso como los servicios públicos que deben ser de acuerdo con el artículo 105 b) de la Constitución, los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. El Reglamento de Archivos Militares debe ser, pues, el paso esencial en la definición del nuevo marco normativo que se precisa.
En su virtud, a propuesta de los Ministros de Defensa y de Educación y Cultura, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 4 de diciembre de 1998, DISPONGO:
Se aprueba el Reglamento de Archivos Militares que figura como anexo a este Real Decreto.
Disposición adicional primera. Declaración de Archivos Nacionales.
A los efectos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, quedan declarados expresamente como Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares:
a) Archivo General Militar de Segovia.
b) Archivo General Militar de Madrid (nueva denominación del Archivo Central del Servicio Histórico Militar).
c) Archivo General Militar de Guadalajara.
d) Archivo General Militar de Ávila.
e) Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Servicio Geográfico del Ejército.
f) Archivo General de la Marina «Alvaro de Bazán».
g) Archivo del Museo Naval.
h) Archivo Histórico del Ejército del Aire.
Disposición adicional segunda. Publicidad del presente Reglamento.
En los archivos militares existirá al menos un ejemplar del presente Reglamento a disposición del público.
Extractos del mismo, en lo que afecta a sus derechos y obligaciones, figurarán de forma pública en las salas de investigación y consulta y en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.
1. El Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898.
2. El Reglamento para el Servicio del Archivo Central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885.
3. La Orden de 16 de mayo de 1953 del Ministerio del Aire.
4. Cuantas normas de igual o inferior rango se opongan al contenido del presente Real Decreto.
Se autoriza al Ministro de Defensa para dictar las oportunas normas de desarrollo del Reglamento que se aprueba por el presente Real Decreto.
El Reglamento de Archivos Militares entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
El presente Reglamento se aplicará a todos los archivos militares españoles, así como a los servicios técnicos o docentes relacionados con ellos o con las actividades que competen a la Administración militar en la protección de su patrimonio documental.
Artículo 2. Definición de archivos militares.
Son archivos militares:
1. Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa, reunidos en el ejercicio de sus actividades por:
a) Los órganos centrales y periféricos del Ministerio de Defensa, así como sus Organismos autónomos.
b) El Cuartel General del Ejército de Tierra y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército de Tierra.
c) El Cuartel General de la Armada y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza de la Armada.
d) El Cuartel General del Ejército del Aire y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército del Aire.
2. Las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados, dichos conjuntos orgánicos. Tendrán esta naturaleza los archivos dependientes de los órganos comprendidos en el apartado 1 de este mismo artículo.
Estos archivos se regirán por la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y las normas dictadas en su desarrollo, así como por el presente Reglamento.
Los archivos y servicios archivísticos militares quedarán bajo la responsabilidad directa de las entidades u organismos de los que dependan orgánicamente, que serán responsables del cumplimiento del presente Reglamento, sin perjuicio de las funciones de ordenación, asistenciales y de inspección del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.
a) Dirigir la política general de creación, mantenimiento y difusión de los archivos militares, así como arbitrar los medios humanos y presupuestarios necesarios para el funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa.
b) Elevar al Gobierno los proyectos de Real Decreto de creación de archivos nacionales militares, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 del presente Reglamento, previo informe de la Junta de Archivos Militares.
c) Aprobar las normas técnicas y de procedimiento en aplicación de las disposiciones del presente Reglamento.
d) Aprobar las propuestas de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa señaladas en los párrafos b) y c) del artículo 11 de este Reglamento.
a) Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de los órganos a él vinculados, tal y como establece el artículo 65.1 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.
b) Elaborar los programas de actuación del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares.
c) Proponer y promover el desarrollo de los servicios de asistencia técnica de carácter nacional necesarios para el ejercicio de las competencias que le asigna el presente Reglamento.
d) Elaborar las normas técnicas y de procedimiento en aplicación de las disposiciones del presente Reglamento, previo informe de la Junta de Archivos Militares.
e) Coordinar y, en su caso, mantener y establecer el Censo de Patrimonio Documental Militar en cooperación con los Servicios Estadísticos del Ministerio de Defensa, sin perjuicio de la colaboración necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran.
f) Proporcionar la información de carácter general que corresponda sobre el patrimonio documental militar a las entidades, organismos o personas que lo soliciten.
g) Asesorar y prestar asistencia técnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento del presente Reglamento.
h) Impulsar la formación y actualización en temas archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico de Defensa.
i) Inspeccionar el funcionamiento técnico de los archivos y servicios archivísticos del Sistema Archivístico de la Defensa.
j) Asegurar el cumplimiento del presente Reglamento en los archivos y los servicios archivísticos militares.
a) Promover el desarrollo normativo y la unificación de criterios sobre archivos militares.
b) Asesorar la coordinación y la planificación de las actuaciones con respecto al patrimonio documental militar.
La Junta de Archivos Militares dependerá orgánica y funcionalmente del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, y será presidida por el Ministro o persona en quien delegue. En la Junta estarán representados los archivos de los tres Ejércitos, así como el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. Asimismo, podrán formar parte de la misma dos expertos en Archivística e Historia, respectivamente, designados por el Ministro de Defensa.
Su composición será determinada por Orden ministerial.
a) Dictaminar el expurgo o eliminación de documentos militares.
b) Proponer los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo a que se refiere el artículo 18 del presente Reglamento, así como las modificaciones que de tales plazos se considere necesario introducir.
c) Proponer el régimen de acceso y utilización de los documentos y series documentales.
d) Informar las solicitudes de acceso a documentos excluidos de la consulta pública en archivos militares, previstas en el artículo 57.1, párrafo b), de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.
A iniciativa del presidente de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, ésta podrá crear en su seno cuantas subcomisiones sean necesarias. Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualquiera de los centros del Sistema Archivístico de la Defensa, representantes técnicos y oficiales superiores de los organismos relacionados con la documentación a estudiar, que, por su función en dichos organismos, conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.
Del Sistema Archivístico de la Defensa
De la composición y funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa
1. Los órganos y unidades de dirección y planificación técnica integrados en el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.
2. Los órganos asesores: La Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
3. Los restantes órganos y unidades de dirección y planificación técnica, así como la totalidad de los archivos militares como unidades ejecutivas en la gestión del patrimonio documental militar. Tales organismos se articularán en los siguientes subsistemas archivísticos:
Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra, Subsistema Archivístico de la Armada, Subsistema Archivístico del Ejército del Aire y Subsistema Archivístico del Órgano Central, que abarca todos los organismos dependientes del Ministerio de Defensa no incluidos en alguno de los subsistemas anteriores.
1. Archivos de gestión de las propias oficinas productoras de los documentos, en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.
2. Archivos centrales, en los que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de las unidades, centros y organismos (UCO), una vez finalizado su trámite y cuando su consulta administrativa no es continua. Conservarán la documentación por un plazo de cinco años, salvo las excepciones que puedan ser aprobadas por el Ministro de Defensa a propuesta de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
3. Archivos intermedios, a los que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico.
4. Archivos históricos, a los que se transfiere, o ha transferido, desde el archivo intermedio, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. En todo caso, no podrán transferirse a los archivos históricos documentos con menos de veinte años de antigüedad.
5. El Real Instituto y Observatorio de la Armada, el Instituto Hidrográfico de la Marina y el Servicio Geográfico del Ejército contarán en su seno con un archivo que podrá cubrir, para la documentación científica que produzcan, las etapas de archivo central, intermedio e histórico. La misma solución se podrá aplicar a los Centros Científicos Militares que para el desarrollo de sus competencias en el ámbito de la investigación necesiten disponer, de forma permanente, de los antecedentes recogidos en la documentación científica generada a lo largo de su existencia, siendo necesaria, en este caso, la aprobación del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
1. En cada centro directivo del Ministerio de Defensa.
2. En cada uno de los órganos que componen los Cuarteles Generales de los Ejércitos, la Fuerza y el Apoyo a la Fuerza.
3. En cada uno de los Cuarteles Generales de las regiones o zonas militares, marítimas y aéreas.
4. En todas y cada una de las unidades, buques, centros, organismos e instalaciones de todo tipo de los Ejércitos.
5. En cada una de las Delegaciones de Defensa.
6. En cada organismo militar autónomo o servicio descentralizado.
Podrán, no obstante, por razones de economía y eficacia, concentrarse en un solo archivo central los de aquellas unidades u organismos que compartan un mismo edificio, base o acuartelamiento. Igualmente, podrán constituirse depósitos auxiliares de documentos, bajo la coordinación del archivo central, en aquellas dependencias del organismo ubicadas físicamente en edificios independientes.
1. En cada Cuartel General de los tres Ejércitos, con las denominaciones siguientes: Archivo General del Cuartel General del Ejército, Archivo General del Cuartel General de la Armada y Archivo General del Cuartel General del Ejército del Aire, para los documentos conservados en la fase anterior por los archivos centrales de los organismos integrados en los citados Cuarteles Generales (Estados Mayores, Direcciones u otros), así como en los archivos centrales de sus respectivos mandos de personal, mandos de apoyo logístico y organismos análogos.
2. En el órgano central, con la denominación de Archivo General de Defensa, para los documentos relativos a los Cuerpos Comunes de las Fuerzas Armadas y los conservados en la fase anterior por los archivos centrales de los organismos integrados en el mencionado órgano central, así como los integrados en las Delegaciones de Defensa.
3. En cada Región o Zona Militar, Marítima o Aérea, para los documentos conservados en la fase anterior por los archivos centrales de las unidades, centros y organismos ubicadas en el marco de cada Ejército en tales ámbitos geográficos. Excepcionalmente, por razón de insularidad o extensión geográfica, podrá existir más de un Archivo Intermedio en una misma región o zona militar, aérea o marítima.
De la creación de archivos militares
De las altas y bajas de documentos
1. Por las transferencias regulares de fondos que se definen en el artículo 18 del presente Reglamento.
2. Por compraventa de documentos por el Estado.
3. Por donación, herencia o legado aceptados por el Estado.
4. Por el pago de deuda tributaria mediante entrega al Estado de Bienes del Patrimonio Histórico, contemplado en la misma Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
5. Por depósito voluntario de documentos.
6. Por cualesquiera otros actos de adquisición «inter vivos» o «mortis causa» de la posesión, los derechos reales o el dominio contemplados por el ordenamiento jurídico que puedan ejercerse sobre fondos documentales.
a) Número de orden del ingreso.
b) Fecha de entrada de los documentos en el archivo.
c) Institución, organismo o persona física o jurídica productora.
d) Institución, organismo o persona física o jurídica remitente.
e) Identificación genérica de los fondos.
f) Fechas extremas de la documentación.
g) Número de unidades de conservación ingresadas.
h) Localización topográfica.
i) Titularidad.
j) Forma de ingreso.
1. Las pérdidas documentales derivadas de accidentes, catástrofes naturales, incendios, robos, hurtos o cual quier otra causa no contemplada en el punto anterior se considerarán bajas accidentales de carácter extraordinario y como tales se anotarán en el Registro General de Bajas, previa comunicación de las mismas al órgano competente en la gestión del patrimonio documental militar correspondiente y tras la apertura por éste de expediente informativo, del que se concluirá la existencia o no de actitudes dolosas o negligentes en las circunstancias que dieron lugar a tales pérdidas e independientemente de las responsabilidades administrativas o penales que cupiera exigir.
2. También podrán producirse bajas por las permutas que contempla el artículo 34 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, así como por intercambio o cesión entre archivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Además de las garantías que contempla el citado artículo 34 de la Ley 16/1985 para el caso de la permuta de bienes muebles de titularidad estatal entre Estados, las bajas anteriormente descritas, por permuta, intercambio o cesión, requerirán previo informe de la Junta de Archivos Militares. Asimismo, se considerarán bajas definitivas las producidas por la retirada de depósitos voluntarios, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 35.5 del presente Reglamento.
Las bajas contempladas en este punto tendrán el carácter de bajas extraordinarias voluntarias y como tales se anotarán en el Libro-Registro General de Bajas de Documentos.
a) Número de orden de baja.
b) Fecha de baja.
c) Identificación genérica de la documentación y fechas extremas.
d) Número de unidades de conservación que causan baja en el archivo.
e) Localización topográfica.
f) Carácter de la baja.
g) Causa de la baja.
h) Autoridad que aprueba la baja (cuando proceda).
2. Sólo en los casos en que resulte legalmente obligatorio, se podrán prestar los documentos originales, que deberán ser devueltos al archivo una vez finalizada su utilización a los fines citados. En este caso, la salida de documentos del archivo no requerirá Orden del Ministro de Defensa. Estas salidas temporales de documentos, que se ajustarán al tiempo estrictamente necesario para cumplir los fines legales antedichos, se anotarán en el libro de registro de salidas temporales de documentos contemplado en el artículo 33.1 de este Reglamento.
Requerirán, en todo caso, autorización del director del centro, a quien se cursarán las solicitudes.
De la identificación de la estructura de los fondos
De la valoración de los documentos
De la eliminación de documentos
a) Informe conteniendo las conclusiones que, fruto del proceso de valoración, hagan aconsejable la eliminación, garantizando, en todo caso, que no serán destruidos documentos en los que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
b) Descripción de la documentación cuya eliminación se propone, con expresión de signaturas, organismo productor, fechas extremas, resumen de contenido y tipo de muestreo que se recomienda.
3. La eliminación se autorizará por Orden del Ministro de Educación y Cultura, que se insertará en el «Boletín Oficial del Estado», y de la que se dará traslado al archivo solicitante.
a) Una descripción de la documentación a destruir, con expresión de la signatura, organismo productor, resumen de contenido y fechas extremas.
b) Documento resolutivo o traslado del mismo, por el que se autoriza la destrucción.
c) Dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa y dictámenes de otras comisiones calificadoras que hayan podido intervenir.
d) Memoria del muestreo de documentación a expurgar.
e) Acta de eliminación.
De la descripción de los documentos
Son guías los instrumentos que describen globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos:
Organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además de la información sumaria sobre el contenido documental, las guías recogerán información básica sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
1. La realización de inventarios de los fondos carentes de ellos.
2. La realización de otros instrumentos susceptibles de ser integrados en los programas de actuación sobre el patrimonio documental militar.
3. La realización de instrumentos de referencia que se ajusten a las necesidades que planteen las demandas mayoritarias de los usuarios.
De los servicios de información archivística
a) Confeccionar y mantener actualizado el censo de bienes integrantes del patrimonio documental militar, en colaboración con los servicios correspondientes de la Administración General del Estado en materia de Patrimonio Histórico.
b) Confeccionar las estadísticas de archivos.
c) Coordinar la realización de los proyectos incluidos en los planes nacionales de información sobre el patrimonio documental.
d) Coordinar las actividades de información de los archivos militares.
e) Confeccionar instrumentos de información de carácter general.
f) Informar a las instituciones culturales y científicas, y a las personas que lo soliciten, de cuantos datos y noticias puedan interesarles en relación con las fuentes documentales y centros militares de consulta, orientándoles en su búsqueda y sobre las posibles restricciones de acceso a la documentación.
De la conservación de los documentos
Sección 1.ª De los edificios, locales e instalaciones de archivos
Sección 2.ª De la prevención del deterioro de los documentos en los archivos y de su restauración
No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización para el acceso a tales documentos o series documentales. Dicha autorización podrá ser concedida por el Ministro de Defensa, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
La denegación de autorización deberá ser motivada.
2. El acceso a los documentos contenidos en tales series con anterioridad a los plazos fijados para su libre acceso sólo será autorizado a aquellos usuarios que acrediten el consentimiento para la consulta, mediante poder notarial o cualquier otro documento que acredite fehacientemente la concesión del consentimiento, realizado a su favor por los afectados o sus herederos (caso de haber fallecido). Tal autorización afectará exclusivamente a los documentos o expedientes concretos de tales series relativos a la persona o personas que manifiesten el citado consentimiento. Cuando en un mismo expediente o documento se incluyan datos de carácter personal clínico, policial o procesal sobre más de una persona, será necesaria, para el acceso a la integridad del documento o del expediente, la autorización de todos los afectados.
En otro caso, el archivo servirá la documentación parcialmente, con sólo los documentos relativos a la persona que haya manifestado su consentimiento. Si no fuera posible la mencionada parcelación, el documento o los documentos se servirá o servirán en reproducciones en las que puedan ser despersonalizados los datos que afecten a terceros de los que no se disponga de consentimiento. Del mismo modo, cuando en los expedientes o documentos de carácter personal clínico, procesal o policial figuren datos que, a juicio del director del archivo, puedan afectar al honor, la intimidad y la propia imagen de terceros, tales datos serán despersonalizados, comunicándolo así a los usuarios y sirviéndoles la documentación en reproducciones en las que pueda realizarse la mencionada despersonalización.
1. Los directores de los archivos militares podrán excluir cautelarmente de la consulta pública aquellos documentos o series documentales que, a su juicio, puedan contener información relevante sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado y sobre los que no haya habido pronunciamiento acerca de su accesibilidad por parte del Ministro o del órgano en quien éste hubiese delegado la competencia de excluir de la consulta pública documentos o series documentales cuyo contenido afecte a la Defensa NacionaloalaSeguridad del Estado.
En tal caso, los directores de los archivos militares deberán poner el hecho, de forma inmediata, en conocimiento del Ministro de Defensa o del órgano en quien éste hubiera delegado. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales exclusiones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocida la cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo.
2. Los directores de los archivos militares podrán restringir cautelarmente el acceso de los usuarios a aquellos documentos o series documentales que, a su juicio, puedan contener información que afecte al honor, la intimidad o la propia imagen de las personas, que no cumplan los plazos establecidos para ser considerados de libre acceso por el artículo 57.1 c) de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, y sobre los que no haya habido pronunciamiento acerca de su accesibilidad por parte de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa ni se encuentren en trámite de dictamen.
En tal caso, los directores de los archivos militares deberán iniciar, de forma inmediata, el trámite de valoración documental establecido en los artículos 40 y 41 del presente Reglamento. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales restricciones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocido el cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo.
En cualquier caso, cuando el estado de conservación de algún documento pueda, a juicio del Director del centro, correr peligro de deterioro irreparable por su manejo directo, podrá éste excluirle del servicio público, dando explicación razonada y por escrito a los posibles solicitantes, entretanto se reparan las circunstancias que motivaron la exclusión.
a) Las primeras copias de todas las reproducciones realizadas en ejecución de los programas de reproducción.
b) Las primeras copias de las reproducciones realizadas en los servicios de reproducción de los archivos militares y que afecten a unidades de conservación completas.
c) Cualesquiera otras, sea cual fuere su soporte, que le sean remitidas para su custodia por el Ministerio de Defensa.
De la coordinación de las actuaciones ordinarias y de los planes extraordinarios de actuación sobre el patrimonio documental militar
Al efecto, recabarán de cada uno de los centros integrantes de los respectivos subsistemas archivísticos sus proyectos de programas particularizados de actividades, desglosados, en su caso, en fases o períodos anuales, con el fin de elaborar el plan de actuación pertinente.
La remisión de dichos proyectos de programas deberá efectuarse en los primeros cuatro meses del ejercicio anterior a aquel en que pretenda iniciarse o desarrollarse la actividad.
1. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa será responsable de la elaboración de los planes extraordinarios de actuación sobre el patrimonio documental militar en los que proceda el concurso de distintos centros, pertenecientes a más de uno de los subsistemas archivísticos integrantes del Sistema Archivístico de la Defensa o bien en operaciones orgánicas de gran volumen, que puedan suponer algún riesgo para sus fondos documentales.
Tales planes extraordinarios estarán encaminados a actuaciones no contempladas en los planes ordinarios y podrán abarcar aspectos monográficos con relación al patrimonio documental militar, tales como: Proyectos descriptivos compartidos (guías de fuentes), proyectos divulgativos compartidos (exposiciones, ediciones, muestras), proyectos formativos comunes, proyectos extraordinarios de restauración, proyectos extraordinarios de reproducción o proyectos extraordinarios de conservación preventiva.
a) La información que soliciten a los archivos y servicios y que éstos están obligados a proporcionarle.
b) La recepción de partes de trabajo, con la periodicidad que se indique en cada programa.
c) Las visitas de inspección técnica que ordenen realizar.
De la biblioteca auxiliar
El acceso a los fondos de dichas bibliotecas por parte de los investigadores se ajustará a lo dispuesto para la consulta de documentos en el capítulo X de este Título.
No obstante, el uso de la sala de investigadores para la consulta de la biblioteca auxiliar estará subordinado a la utilización preferente de dicha sala para la consulta de documentos de archivo.
De las actividades culturales y científicas de los archivos
Cuando por los órganos y unidades gestoras del patrimonio documental militar se llegue a un acuerdo con otras instituciones archivísticas, académicas, científicas y culturales para la realización de actividades de interés recíproco, dicho acuerdo adoptará la forma de convenio de colaboración y será suscrito por el Ministro de Defensa, sin perjuicio de su capacidad de delegar su competencia o firma de acuerdo con la legislación vigente.
Los términos de dichos convenios asegurarán el cumplimiento de todo lo dispuesto en el presente Reglamento y en las normas técnicas y de procedimiento que en su caso lo desarrollen.
De las certificaciones y compulsas
De la estructura funcional y del personal de los archivos militares
d) Referencia.
Estos puestos podrán ser ocupados por militares profesionales pertenecientes a los cuerpos especializados en el tratamiento de los archivos o por funcionarios de los gruposAoBdelaAdministración del Estado, con suficientes conocimientos archivísticos.
2. En los Archivos Históricos e Intermedios del Subsistema Archivístico del Órgano Central, el Director podrá ser un funcionario del grupo A de la Administración del Estado, con suficientes conocimientos archivísticos, pudiendo ser también, en el caso de los Archivos Intermedios, un funcionario del grupo B de la Administración del Estado, asimismo con suficientes conocimientos en archivística. En tal caso, el Director asumirá las responsabilidades que este Reglamento adjudica al Director del centro y al Director técnico.
d) La elaboración para su aprobación, a propuesta del Director técnico -en los casos en que esta figura exista-, de los presupuestos del centro, así como el control de la gestión económica del mismo.
e) La validación de certificaciones y compulsas.
f) La coordinación de las actividades culturales del archivo, así como la difusión y divulgación de los contenidos de los fondos documentales.
g) La aprobación, a propuesta del Director técnico -cuando tal figura exista-, de los planes ordinarios, de las propuestas del centro para los planes extraordinarios del Sistema Archivístico de la Defensa y de las memorias anuales.
h) La coordinación y el impulso de las actividades de los distintos departamentos del archivo.
a) La dirección del tratamiento archivístico y técnico de los fondos documentales.
b) La coordinación de las áreas de control, conservación, descripción y referencias.
c) La planificación de las necesidades económicas para su propuesta al Director del centro.
d) El asesoramiento archivístico al Director del centro.
e) La atención científica a los investigadores.
f) La elaboración de propuestas para los planes ordinarios y extraordinarios y de las memorias anuales, para ser sometidos a aprobación por el Director del centro.
De la integración del Sistema Archivístico de la Defensa en el Sistema Español de Archivos
Hasta pasados seis meses a partir de la entrada en vigor de este Reglamento, los documentos conservados en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, mantendrán su estructura si hubiesen sido organizados de acuerdo con las pautas establecidas en el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898.
Transcurridos los citados seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento, el único criterio archivístico de clasificación documental será el establecido en los artículos del capítulo IV del Título II del presente Reglamento.
Entrada en vigor: 20 de diciembre de 1998.
con el art. 22, creando el Archivo General e Historico de Defensa: Real Decreto 1674/2011, de 18 de noviembre (Ref. BOE-A-2011-18143).
sobre órganos del Sistema Archivístico de la Defensa: Orden PRE/0447/2003, de 27 de febrero (Ref. BOE-A-2003-4378).
SE MODIFICA lo indicado, por Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre (Ref. BOE-A-2002-22192).
Orden de 16 de mayo de 1953 (BOMA núm. 56, del 21).
Reglamento provisional para el régimen y servicio de los archivos militares, de 1 de septiembre de 1898, (Ref. BOE-A-1898-3553).
Reglamento para el servicio del archivo central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885 (Ref. BOE-A-1885-4490).

References: artículo 105
 artículo 57

Artículo 2
 Real Decreto 
 artículo 22
 artículo 11
 artículo 65
 artículo 18
 artículo 57
 artículo 18
 artículo 34
 artículo 34
 artículo 35
 artículo 33
 resolución 
 artículo 57
 resolución 
 Real Decreto 
 Real Decreto