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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD Página 1 de 13
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Cristina Río Ramos
1 Página 1 de OBJETIVO Establecer las normas institucionales que regulan los principales procedimientos para autorizar, efectuar el registro y el control contable de las operaciones, patrimoniales y financieras, así como para la elaboraci6n de los estados financieros de la ENAMM, de conformidad con las normas vigentes, determinando las responsabilidades de las diferentes Áreas. que intervienen en su ejecución. 2. ALCANCE Las disposiciones de esta Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio por el, Área de Abastecimiento, Área de Personal, Área de Tesorería y Control Patrimonial y otras que intervengan en los diferentes procesos contables. Los funcionarios y servidores de las diferentes Áreas que participan en la ejecución de los referidos procesos contables, son responsables de la aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, técnicas y de control, que los regulan. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES La presente Directiva podrá ser modificada y actualizada para efectos de la evaluación periódica de su aplicación, por parte de la Contaduría Publica de la Nación y la Dirección Técnica de Contabilidad del Ministerio de Defensa, una vez aprobada serán aplicadas por todas las Áreas involucradas. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. Responsables de la conducción de los Procesos de Contabilidad La más alta autoridad administrativa y ejecutiva de la ENAMM es el Titular de la Unidad Ejecutora, responsable de supervisar la presentación de los estados financieros a la Dirección Técnica de Contabilidad del Ministerio de Defensa.. El Órgano responsable de conducir y coordinar la formulación de los Estados Financieros de la Entidad es el Contador General. El Órgano de Apoyo responsable de administrar el Sistema Contable de la entidad es el Jefe dela Oficina de Administración. El Contador de la Unidad de Ejecutora es el responsable de coordinar y ejecutar las actividades contables, aplicando el Plan Contable Gubernamental. Es responsabilidad del Contador registrar en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Publico ( SIAF-SP) la fase del Compromiso, Devengado, Girado de las operaciones del gasto y la fase del Devengado y Recaudado de los Ingresos.
2 Página 2 de Sistema y registros contables El Sistema de Contabilidad Gubernamental registra las operaciones presupuestarias, y financieras que sirven para la elaboraci6n de los Estados Financieros y Presupuestarios de la institución, y por ende, para formular la Cuenta General de la República de acuerdo a la normatividad legal vigente. La contabilidad será llevada en lengua española, en moneda nacional (nuevos soles) y según el principio de la Partida Doble. Todas las operaciones que se registren en los libros contables principales y auxiliares se registran mediante el Sistema Integrado de administración Financiero (SIAF-SP), los mismos deberán tener el sustento del documento fuente debidamente fechado y refrendados por los Jefes de las Áreas involucradas. Las transacciones financieras y presupuestarias determinan registros, asientos contables y/o notas, las cuales deben incorporarse en los libros principales: Diario, Mayor e Inventarios y Balances, así como en los libros auxiliares y/u otros registros que se consideren necesarios para un mejor análisis de las informaciones reportadas Simultaneidad y paralelismo contable El Sistema de Contabilidad Gubernamental asegura la obtenci6n de información presupuestaria, financiera y económica concordante; con los Clasificadores del ingreso y del Gasto Público. El Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF-SP incorpora los lineamientos del Sistema de Contabilidad Gubernamental para procesar en sus reportes informaciones presupuestarias y financieras Unidades orgánicas responsables del registro del control contable y de la emisión de los Estados Financieros El Área de Contabilidad a través del Contador es el órgano responsable de efectuar la revisión de la documentación sustentatoria en concordancia con los lineamientos de la Contaduría Publica de la Nación. El Contador es el responsable de la validación de los registros y contabilización de las operaciones presupuéstales y financieras en el SIAF Libros Contables: Principales: Libro Diario Libro Mayor Libro Inventarios y Balances Auxiliares: Libro Caja
3 Página 3 de 13 Libro Bancos 4.6. Legalización de Libros Contables Los libros principales y auxiliares deberán ser sistematizados, legalizados, compaginados y empastados de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Contabilidad Gubernamental y numeral 16 del articulo 62 del Decreto Supremo Nº EF y la Resolución de Superintendencia No /SUNAT Documentación fuente sustentatoria de los registros contables Los documentos fuente que sustentan el registro contable son: Orden de compra - Guía de Internamiento Orden de Servicio Nota de Entrada al Almacén (NEA) Pedido - Comprobante de salida (PECOSA) Inventario físico Kardex de almacén Tarjetas de identificación del bien en el almacén Recibo de Ingresos a Caja Papeleta de Depósitos a favor del Tesoro Publico (T-6) Papeleta de Depósitos en Cuenta Corriente Nota de Cargo Nota de Abono Comprobante de Pago Planillas de Haberes Valorizaci6n de Obra Facturas y Boletas de Venta Otros 4.8. Del control previo y concurrente El jefe de la Oficina de Administración delegara en un funcionario del Área, efectuar las acciones de control previo y concurrente en el ámbito de su competencia.
4 Página 4 de DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Control y registro contable de los ingresos de Caja y Bancos El Contador verificara y contabilizara los registros administrativos en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF-SP, la fase del "determinado", con cargo a recursos directamente recaudados, considerados dentro del Texto Único de Procedimiento Administrativo (TUPA), entre los principales tenemos: Ingresos por cursos de Capacitación. Ingresos por pensión de enseñanza Ingresos por Venta de prospectos y expedientes Otros. El Tesorero remitirá al área de Contabilidad el reporte del Sistema Integrado de Administración Financiera la fase del "recaudado", de la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados, los Ingresos a Caja y Bancos por otros ingresos. El Contador efectuará las acciones correspondientes para la validación y registro de la Contabilidad Presupuestal, Financiera y de Tesorería en el Sistema SIAF: Revisará y contrastará los Reportes y los documentos fuente sustentatorios Control y registro contable de los compromisos El Jefe de la Sección de Presupuesto remitirá los documentos fuentes al Contador, para efectos de verificar el cumplimiento de la utilización de los clasificadores presupuéstales aprobados en la formulación del presupuesto El Contador con respecto a la Contabilidad Presupuestal y la Contabilidad Financiera realizará el paralelismo Contable mediante las Ecuaciones Probatorias mensualmente En el proceso de Contabilidad Presupuestal se aplicará obligatoriamente el Clasificador de los Gastos Públicos y el Clasificador Funcional Programático y se efectuarán las siguientes acciones: Verificar que los indicados documentos fuente, tengan adjunto los correspondientes Comprobantes de Pago (SUNAT) emitidos por el proveedor o contratista, así como la conformidad de estos ú1timos; Registro del Devengado Efectuar el registro del Devengado en el Sistema SIAF
5 Página 5 de 13 Conciliación mensual del Sistema SIAF El Contador deberá efectuar mensualmente la conciliación con el jefe de la Sección de Presupuesto de las Cuentas Presupuéstales verso Cuentas Financieras En el proceso de Contabilidad Financiera se deberán efectuar las siguientes acciones: Revisar que 1a documentación fuente sea la original, esté debidamente autorizada y que cuente con la conformidad del almacén en la recepción del bien y sobre la prestación de servicio que cumpla con los requisitos contractuales, cuando se trate de compromisos sin contraprestación inmediata o directa. Revisar y confrontar los comprobantes de pago (SUNAT) emitidos por el proveedor, contratista y/o beneficiario, así como los documentos sustentatorios de las solicitudes de reposición del Fondo para Pagos en Efectivo. De ser conforme, efectuará el registro contable en el SIAF por las adquisiciones de bienes, contratación de servicios y/o gastos, aplicando la dinámica del Plan Contable Gubernamental. El asiento contable efectuado es de estricta responsabilidad del Contador Control y registro contable de los cheques pagados El Tesorero conciliará mensualmente con el Contador el reporte de cheques girados y pagados en el SIAF ( libro bancos-extracto bancario) por toda fuente de financiamiento. El Tesorero registrará los cheques girados y pagados. El Contador supervisa el registro contable en los Comprobantes de Pago Anulación de compromisos y/o cheques girados Cuando se produzca la anulación de una Orden de Compra-Guía de Internamiento u Orden de Servicio aprobada, cuya ejecución se encuentra en proceso y pendiente de atención, el Jefe de la sección de Presupuesto efectuará en el Sistema SIAF el registro anulando el compromiso presupuestal. Asimismo, el Tesorero efectuará la anulación de los cheques que permanezcan en cartera más de treinta (30) días dela Fuente Recursos Ordinarios, efectuará el registro de la anulación del giro en el Sistema SIAF informara este hecho a la Dirección Técnica de Economía del Ministerio de Defensa. Para el proceso de Contabilidad Presupuestal se verificará en el Sistema SIAF la anulación del compromiso Presupuestal por la indicada Orden de Compra-Guía de Internamiento u Orden de Servicio anulada.
6 Página 6 de 13 El Contador efectuara en el SIAF la anulación de las respectivas fases de las etapas de devengado y girado Registro y control contable del movimiento de bienes del almacén El Jefe de la Sección de Abastecimiento aprobara y remitirá mensualmente al Contador la siguiente información: Copias de Ordenes de Compra - Guía de Internamiento, Pedido de Comprobantes de Salida y Notas de Entrada a Almacén, en el que consignara de todos y cada uno de los bienes que ingresan y salen del Almacén, en orden cronológico detallando los suministros recibidos y entregados, y aplicando el c6digo de acuerdo al clasificador del Catalogo de Bienes y el Plan Contable Gubernamental. El Jefe de la Sección de Control Patrimonial, verifica, concilia y valida las compras de los Activos Fijos y aplica el Plan Contable Gubernamental en los reportes que mensualmente hace llegar al Contador Registro y control contable de los bienes del activo fijo La valuación de los bienes del activo fijo deberá efectuarse de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Nº 2 de la Contaduría Pública de la Naci6n. Para tales efectos, el encargado de Control Patrimonial y Almacén efectuará la conciliación mensual de las unidades y valores de los bienes del activo fijo ingresados al Almacén, con el Registro de Control del Patrimonio Mobiliario de la institución. Por el alta y baja de los bienes del activo fijo, aprobado por Resolución, el encargado de Control Patrimonial procesará el registro correspondiente. El Contador revisará los asientos contables de los bienes del activo fijo generados automáticamente en el SIAF Registro y control contable de las cargas diferidas Los desembolsos o gastos pagados por anticipado sujetos a liquidación futura y/o absorción de gastos, serán registrados contablemente y controlados por el Contador, para lo cual efectuará las siguientes acciones: Viáticos nacionales e internacionales El anticipo concedido para viáticos y la rendición de cuenta se procesa en el Módulo de Tesorería del Sistema SIAF El Contador revisará los asientos automáticos generados por las procesos de viáticos.
7 Página 7 de Gastos Operativos El Registro y control de los pagos anticipados por este concepto y de la respectiva rendición de cuenta documentada es efectuada por el Tesorero a través del Sistema SIAF de conformidad con el procedimiento para la rendición de cuenta de Gastos Operativos. El Contador procesará la Contabilidad Financiera en el Sistema SIAF, con el tratamiento de encargo interno la rendición de cuenta referida a las metas presupuestales del compromiso. Así mismo, efectuará la revisión selectiva y validación de la información reportada por el módulo de Tesorería Otros pagos anticipados El registro y control de otros pagos anticipados, como seguros, suscripciones anuales a revistas especializadas y otros son registrados como cargos diferidos. El Contador procesará mensualmente la Contabilidad Patrimonial analizando este rubro a efecto de trasladar a gastos, la parte alícuota del cargo diferido Registro y control contable de las provisiones Depreciación de bienes del activo fijo El Contador de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Nº 2 del Compendio de Normatividad Contable, contabilizara mensualmente en el Sistema SIAF, el reporte mostrará la depreciación mensual y la depreciación acumulada actualizada Compensación por tiempo de servicios El Jefe de la Oficina de Personal remitirá al Contador el reporte mensual de Compensación por Tiempo de Servicios Cuentas de cobranza dudosa El Contador efectuará la revisión y dará la conformidad a las cuentas por cobrar como de cobranza dudosa y con la opinión de Asesoría Jurídica respecto a las gestiones de cobrabilidad, las pondrá a consideración del Jefe de la Oficina de Administración, a fin de que autorice al Contador la contabilización de la provisión para cuentas de cobranza dudosa. para lo cual deberá adjuntar la informacion pertinente que señala el Instructivo Nº 3 de la Contaduría Publica..
8 Página 8 de Conciliación de saldos de las cuentas contables El Jefe de la Sección de Presupuesto y el Contador son responsables de supervisar y verificar que la información contable registrada y los saldos de las cuentas sean contrastadas, con el objeto de dar conformidad y proporcionar confiabilidad sobre la información contable registrada y de ser el caso, determinar las operaciones pendientes de registro, detectar diferencias y explicar los ajustes o regularizaciones. Para tal efecto mediante las ecuaciones contables deberán contrastar los saldos de las cuentas presupuéstales con las financieras Formulación y presentación de la información financiera e información presupuestaria La formulación y presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios se realizará de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Nº 6 y articulo 20 de la Resolución de Contaduría No EF/93.01, respecto a la "Periodicidad de presentación de Estados Financieros y Presupuestarios" a la Contaduría Pública de la Nación. El Jefe de la Sección de Presupuesto y el Contador General son los responsables de formular y presentar la información Financiera y Presupuestal, previamente deben ser refrendados por el Jefe de la Unidad Ejecutora y el Jefe de la Oficina de Administración. El Contador, deberá elaborar mensualmente los siguientes estados financieros, reportados a través del Sistema SIAF de conformidad con el Instructivo Nº 6 de la Contaduría Publica de la Nación: Balance General (F-1) Estado de Gestión (F-2) Balance de Comprobación Notas a los Estados Financieros La referida informaci6n será reportada a valores históricos en nuevos soles y céntimos, de conformidad con la Resolución Directoral Nº EF/93.01 y deberá ser refrendada y presentada por el Contador al Jefe de la Unidad de la Oficina de Administración, dentro los plazos establecidos, quien a su vez lo presentará al Jefe de la Unidad Ejecutora para ser elevada a la Dirección Técnica de Economía del Ministerio de Defensa dentro de los dieciocho (18) días hábiles siguientes al cierre mensual. El Contador, una vez refrendada por el Jefe de la Unidad Ejecutora transmitirá al Pliego, los estados financieros mensuales vía el sistema SIAF, asimismo remitirá los reportes obtenidos del sistema Cierre e información contable anual para la Cuenta General de la Republica. La formulación y presentación a la Contaduría Publica de la Nación de la informacion contable básica anual para la Cuenta General de la Republica se realizara de acuerdo a
9 Página 9 de 13 lo establecido en el Instructivo Nº 7 "Cierre Contable - Informaci6n Contable que deberán presentar las entidades publicas a la Cuenta General de la Republica" del Compendio de Normas de Contabilidad Instrucciones para el cierre y la formulación de la información contable El Contador, deberá, seguir y cumplir las instrucciones para el cierre contable y la formulación de la informacion contable contenida en el referido instructivo, que se detallan a continuación: Coordinación para la presentación de Balances El Contador, realizará las coordinaciones para presentación de la información anual, en forma permanente; con los jefes de Presupuesto, Tesorería, Personal y Abastecimiento Verificación de los saldos de las cuentas El Contador es responsable de conducir las conciliaciones de los saldos y las pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor Cálculo y registros de los ajustes técnicos Para la formulación y presentación de la informacion contable para la Cuenta General de la Republica, el Contador está obligado a tener en cuenta el cálculo y el registro de los siguientes ajustes técnicos: Depreciación: a inmuebles, maquinaria y equipo, otros bienes. Provisión para cuentas de cobranza dudosa. Provisión para beneficios sociales. Aplicación de las cargas diferidas. Realización de los ingresos diferidos. Desvalorización de existencias. Diferencia por tipo de cambio Formulación del Balance Constructivo El Contador, es responsable de conducir, coordinar y/o elaborar el Balance Constructivo, el que deberá mostrar el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del mayor, los ajustes, los asientos de regularización patrimonial, la distribución de saldos de las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias, con la finalidad de obtener informacion para la formulación de los estados financieros y presupuestarios Relación de asientos de cierre El Contador realizará el traslado reciproco de los saldos de las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio y efectuará el traslado de los saldos deudores y acreedores a la cuenta contable: Cierre
10 presupuestario. Página 10 de Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios El Contador es responsable de la formulación y presentación oportuna de la informacion contable para la Cuenta General de la Republica a ser presentada a la Contaduría Publica de la Nación, de conformidad con el Instructivo Nº EF/93.11, aprobado por la Resolución de Contaduría Nº EF/93.01, la misma que se detalla a continuación: a) Información Financiera: F-I Balance General F-2 Estado de Gestión F-3 Estado de Cambio en el Patrimonio Neto F-4 Estado de Flujos de Efectivo Notas a los Estados Financieros Anexos a los Estados Financieros: AF-2 Inmuebles, Maquinaria y Equipo AF-3 Depreciación, agotamiento y amortización acumulada AF-4 Otras cuentas del activo AF-5 Provisión para beneficios sociales AF-6 Ingresos diferidos AF-7 Hacienda Nacional adicional AF-9 Movimiento de Fondos de las sub-cuentas corrientes del Tesoro público. AF-10 Declaración Jurada AP-11 Relación de funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y presupuestarios AF-12 Transferencias Corrientes recibidas AF-13 Transferencias corrientes otorgadas Otros anexos: Obligaciones provisionales Contingencias Reporte de saldos de cuentas del activo por operaciones recíprocas entre entidades del sector publico Reporte de saldos de cuentas de gestión por operaciones recíprocas entre entidades del sector público. b) Información Complementaria HT-1 Balance Constructivo Relación de asientos contables: Ajustes y regularizaciones patrimoniales Cierre de cuentas de gestión y de resultados Cierre de cuentas de balance y de presupuesto Conciliaciones: Por transferencias corrientes recibidas y/u otorgadas del período y de ejercicios anteriores.
11 Página 11 de 13 Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del periodo y de ejercicios anteriores Responsables y Plazos para In presentación de In información contable para La Cuenta General de la Republica El Contador General deberá presentar al Jefe de la Oficina de Administración a mas tardar los quince (15) días hábiles del mes de febrero del siguiente año de terminado el ejercicio presupuestal, la información contable de la institución, para la Cuenta General de la República y este a su vez, sea remitida en forma preliminar a la Dirección Técnica de Economía del Ministerio de Defensa para su revisión, verificación y conformidad, una vez aprobada deberán ser refrendadas por el Jefe de la Unidad Ejecutora y el Jefe de la Oficina de Administración luego se, remitirá en forma definitiva a mas tardar el 31de marzo del año siguiente concluido el ejercicio fiscal. Los estados financieros y presupuestales de cierre del ejercicio anual de conformidad con el Instructivo Nº 23 de la Contaduría Pública de la Nación deben ser transmitidos vía el Sistema SIAF-SP a la Dirección Técnica de Economía del Ministerio de Defensa como Unidad Ejecutora del Pliego. 6. DISPOSICION FINAL La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación. 7. ANEXO ANEXO 1: DIAGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA LA CONTABILIZACION Y ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
12 Página 12 de 13 DIAGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DEL COMPROMISO, DEVENGADO Y PAGO DE OBLIGACIONES ESPECIALISTA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES GERENCIA UNIDAD PROCESO DE PROCESO DE PROCESOS PROCESOS DE ADMINISTRACION DE CONTABILDAD TESORERIA DE PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS Y FINANZAS FINANZAS PRESUPUESTAL PATRIMONIAL BASE LEGAL. INICIO Emite refrenda de solicitudes de reposición del Fondo para Pagos en Efectivo Dispone atender: - Viáticos - Otros Verifica la documentación sustentatoria Dispone efectuar la validación del compromiso, registro del devengado y pago en el Sistema SIGFYS Registra el compromiso hasta su fase de aprobación en el Sistema SIGFYS y envía refrendas con la debida conformidad: - Orden de Compra - Orden de Servicio - Facturas, boletas. - Gastos Operativos, etc Registra el compromiso hasta su fase de aprobación en el Sistema SIGFYS y envía directamente a la GAF: - Planillas, - Resoluciones, - Liquidaciones - Resoluciones de Servicios No Personales y - Otros Verifica el compromiso y efectua el registro del devengado en el Sistema SIGFYS Dispone efectuar el registro del devengado en el Sistema SIGFYS, asi como los registros contables respectivos Validación del compromiso del Fondo para Pagos en Efectivo Verifica que la documentación sustentatoria evidencie el cumplimiento de las obligaciones por parte de los beneficiarios y/o proveedores y de la normatividad vigente, así como el registro en el Sistema SIGFYS Recibe documentos fuente y dispone revisar afectación presupuestal, conformidad de los mismos, efectuar el registro contable del compromiso, así como las acciones para el devengado, girado y el pago Emite y firma comprobantes de Pago, gira Cheques y Carta Orden. Registra giro en el Sistema SIGFYS Revisa confirmidad de la sustentación de los documentos fuentes (O/C y/u O/S) Revisa en el Sistema SIGFYS los registros contables (validación) en la fase del devengado Revisa el documento fuente de la afectación presupuestal del compromiso. Efectúa la formalización del devengado en el Sistema SIGFYS Disponer revisar afectación presupuestal, la conformidad de los documentos fuente, formalización del devengado en el Sistema SIGFYS y el registro contable del reconocimiento del gasto Revisa el Comprobante de pago y la documentación sustentatoia del gasto, y/o adquisición de bienes, cheques, carta orden, verifica autorizaciones y visaciones y firma el comprobante de pago Recibe cheques y carta orden firmados. Emite y entrega reporte de Giros y Comprobante de Pago cancelados, para qie el Area de Contabilidad, revise el proceso contable Revisa y firma cheques y carta orden Revisa reporte de giros y documenta sus registros contables TERMINO
13 Página 13 de 13 Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad Nº EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental. Resolución de Contaduría Nº EF/93.01, que aprueba el Compendio de Normatividad Contable. RD. Nº EF Directiva Nº EF/93.01, para el Cierre Contable y Presentación de Información para la Cuenta General de la Republica. RD Nº EF Directiva Nº EF/93.01,sobre Preparación y Presentación de Información Financiera del Sistema de Contabilidad Gubernamental Ley de Presupuesto para el Sector Publico del año fiscal.
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