Source: https://bvi-magazin.de/artikel/einsicht-in-die-verwaltungsunterlagen/
Timestamp: 2020-08-14 14:54:06+00:00

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Einsicht in die Verwaltungsunterlagen - BVI-Magazin
Grenzen der Eigentümerrechte
Bei dem Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümer handelt es sich um einen Individualanspruch, den ein jeder Wohnungseigentümer ohne Ermächtigung der übrigen und ohne vorherige Beschlussfassung geltend machen kann (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137). Ein Einsichtsrecht hat auch der ausgeschiedene Wohnungseigentümer (KG Berlin, Beschluss v. 31.1.2000, 24 W 601/99, ZMR 2000 S. 401).
1. Pflicht zur Einsichtsgewährung
Zur Einsichtsgewährung ist der jeweils amtierende Verwalter verpflichtet. Befinden sich die Verwaltungsunterlagen noch beim nicht mehr amtierenden Vorverwalter, hat der aktuell amtierende Verwalter für die Beschaffung der Unterlagen zu sorgen. Der ehemalige Verwalter ist nicht mehr zur Einsichtsgewährung verpflichtet, wohl aber zur Unterlagenherausgabe (OLG München, Beschluss v. 20.7.2007, 32 Wx 93/07, ZMR 2007 S. 814).
2. Einschränkung/Ausschluss des Einsichtsrechts
Eine Einschränkung des Einsichtsrechts ist allenfalls durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer möglich. Ein vollständiger Ausschluss des Einsichtsrechts wäre auch als Vereinbarung der Wohnungseigentümer unwirksam, da insoweit in den unverzichtbaren Kernbereich des Mitverwaltungsrechts der Wohnungseigentümer eingegriffen würde.
Im Verwaltervertrag kann das Recht zur Einsichtnahme nicht beschränkt werden. Vertragspartnerin des Verwalters ist die teilrechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Wohnungseigentümer sind von diesem Vertragsverhältnis lediglich insoweit betroffen, als es sich beim Verwaltervertrag um einen Vertrag mit Schutzwirkung zugunsten Dritter, nämlich der Wohnungseigentümer, handelt (BGH, Beschluss v. 7.7.2016, V ZB 15/14, ZMR 2017 S. 406). Da es sich beim Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer um einen Individualanspruch handelt, würden einschränkende Regelungen im Verwaltervertrag einen unzulässigen Vertrag zulasten Dritter darstellen.
3. Verwaltungsunterlagen
Jeder Wohnungseigentümer hat einen Anspruch auf Gewährung von Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137). Da die Einsichtnahme auch der Überprüfung der Verwaltertätigkeit dient, besteht das Einsichtsrecht nach der bestandskräftigen Genehmigung der Abrechnung und nach der Entlastung des Verwalters fort (LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016 S. 982). Es unterliegt keinen weiteren Voraussetzungen wie etwa einem besonderen rechtlichen Interesse des Wohnungseigentümers oder einer Ermächtigung durch die übrigen Wohnungseigentümer. Nur das Verbot des Rechtsmissbrauchs nach § 242 BGB und das Schikaneverbot des § 226 BGB begrenzen das Einsichtsrecht (LG Düsseldorf, Urteil v. 6.6.2012, 25 S 8/12, ZMR 2012 S. 805). Auch auf eine Verjährung möglicher Ansprüche kommt es für die Frage der Berechtigung der Einsichtnahme nicht an (LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016 S. 982).
Selbstverständlich steht auch der Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen für die Jahresabrechnung jedem Wohnungseigentümer einzeln zu. Auch zu seiner Geltendmachung muss kein besonderes rechtliches Interesse dargelegt werden (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137). Vom Einsichtsrecht umfasst sind insoweit insbesondere auch die Jahreseinzelabrechnungen anderer Wohnungseigentümer (OLG München, Beschluss v. 9.3.2007, 32 Wx 177/06, ZMR 2007 S. 720; LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016 S. 982).
3.2. Fertigen von Kopien
Der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer ist grundsätzlich auch berechtigt, auf seine Kosten Kopien von den Verwaltungsunterlagen zu fertigen. Da er allerdings in den seltensten Fällen ein Kopiergerät mit sich führen dürfte, ist insoweit anerkannt, dass er gegen Kostenerstattung das Fertigen von Kopien verlangen kann (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137; OLG München, Beschluss v. 29.5.2006, 34 Wx 27/06, ZMR 2006 S. 881). Dem Einsicht nehmenden Wohnungseigentümer ist es nicht zuzumuten, handschriftliche Notizen ggf. von einer Vielzahl von Verwaltungsunterlagen fertigen zu müssen. Insbesondere ist das Verlangen, gegen Kostenerstattung Kopien der Einzelabrechnungen zu erhalten, in der Regel nicht rechtsmissbräuchlich (OLG München, Beschluss v. 9.3.2007, 32 Wx 177/06, ZMR 2007 S. 720).
Praxis-Tipp: Fotos
Als Alternative kann der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer selbstverständlich auch Lichtbilder von den Unterlagen etwa mittels seines Smartphones fertigen (AG Charlottenburg, Beschluss v. 6.8.2010, 216 C 111/10, GE 2010 S. 1205 zum Mietrecht).
3.3. Grenzen
Allgemein setzt das Missbrauchs- und Schikaneverbot dem Einsichtsbegehren der Wohnungseigentümer Grenzen. Ob diese Grenzen überschritten sind, richtet sich maßgeblich nach den Umständen des konkreten Einzelfalls. Zu beachten ist jedenfalls grundsätzlich, dass der Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nicht auf eine nur einmalige Einsichtnahme beschränkt ist (LG Hamburg, Urteil v. 5.10.2011, 318 S 7/11, ZMR 2012 S. 292).
Beispiel: Verschobene Beschlussfassung über die Jahresabrechnung
Der Verwalter hatte zur Wohnungseigentümerversammlung im Mai geladen. Einer der Wohnungseigentümer begehrte daraufhin Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, die ihm auch gewährt wurde. Tatsächlich wurde in der Mai-Versammlung die Jahresabrechnung nicht beschlossen und der Verwalter berief eine weitere Versammlung im Oktober ein, in der sie genehmigt werden sollte. Im Vorfeld dieser Versammlung begehrte der Wohnungseigentümer nochmals Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, die ihm nunmehr verwehrt wurde.
Die Verweigerung der Unterlageneinsicht erfolgte zu Unrecht. Insbesondere liegt kein rechtsmissbräuchliches oder schikanöses Einsichtsbegehren vor, da sich die Verhältnisse in der Zwischenzeit geändert haben konnten (LG Frankfurt a. M., Urteil v. 12.1.2017, 2-13 S 48/16, ZMR 2017 S. 824). Selbst wenn ein Wohnungseigentümer in der Vergangenheit mehrfach Einsicht in die Verwaltungsunterlagen genommen hat, ist dadurch nicht belegt, dass seinem Informationsbedürfnis bereits vollständig entsprochen worden ist (LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016 S. 982).
Die Grenzen zum Rechtsmissbrauch bzw. der Schikane werden dann überschritten sein, wenn ein Wohnungseigentümer mehrfach und grundlos Einsicht in dieselben Unterlagen begehrt. Das Ersuchen des Wohnungseigentümers muss sich im Übrigen auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störungen des Betriebsablaufs der Verwaltung eingesehen und ggf. fotokopiert werden können (OLG Hamm, Beschluss v. 9.2.1998, 15 W 124/97, ZMR 1998 S. 586).
Ein Wohnungseigentümer hat nur ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, aber kein Recht auf Herausgabe (BayObLG, Beschluss v. 3.12.2003, 2Z BR 188/03, ZMR 2004 S. 443). Überlässt der Verwalter einem Wohnungseigentümer Verwaltungsunterlagen zur Prüfung außerhalb seiner Geschäftsräume, kommt regelmäßig ein Leihvertrag zustande mit der Folge, dass der Verwalter die Herausgabe der Unterlagen im eigenen Namen verlangen kann (BGH, Urteil v. 15.7.2011, V ZR 21/11, ZMR 2011 S. 976).
Wichtig: Verwaltungsbeirat
Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats räumt das Gesetz keine weitergehenden Rechte als den Wohnungseigentümern ein. Die Rechtsprechung ebenso nicht (BayObLG, Beschluss v. 3.12.2003, 2Z BR 188/03, ZMR 2004 S. 443).
3.4. Einsichtsberechtigte
Einsichtsberechtigt ist zunächst jeder Wohnungseigentümer. Neben dem Wohnungseigentümer haben der
Zwangsverwalter und der
ein eigenständiges Einsichtsrecht.
Auch der Vorverwalter hat ein Einsichtsrecht. Dem Verwalter wird durch das Ausscheiden aus dem Amt die Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr nicht unmöglich. Soweit er die Verwaltungsunterlagen inzwischen an den neuen Verwalter herausgegeben hat, steht ihm ein Einsichtsrecht zu. Dieses umfasst auch die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege, die im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verwalteramt noch nicht vorlagen, sondern dem neuen Verwalter erst später zur Verfügung stehen, wie z. B. die auf einen Dienstleister übertragene Heizkostenabrechnung (BGH, Urteil v. 16.2.2018, V ZR 89/17, NJW 2018 S. 1969).
3.5. Berater und Begleitpersonen
Von dem Recht des Wohnungseigentümers, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen, ist auch gedeckt, sich der Unterstützung und Hilfe eines weiteren Eigentümers aus der Gemeinschaft und/oder eines Rechtsanwalts zu bedienen (LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 20.6.2016, 2-13 S 13/14, ZMR 2016 S. 982). Der Anspruch auf Einsichtsgewährung umfasst demnach auch die Möglichkeit, weitere Personen zur Vornahme der Einsicht hinzuziehen zu dürfen (LG Hamburg, Urteil v. 5.10.2011, 318 S 7/11, ZMR 2012 S. 292). Lediglich im rein theoretischen Ausnahmefall, dass durch die Teilnahme von Begleitpersonen konkrete Gefahren für den störungsfreien Geschäftsbetrieb ausgehen, kann ihnen die Einsichtnahme verwehrt werden. Der Wohnungseigentümer kann auch durch Dritte Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen, wenn er hieran ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse hat. Ein berechtigtes Interesse des Wohnungseigentümers an einer Einsichtnahme durch Dritte kann grundsätzlich fehlende Sachkunde des Wohnungseigentümers oder aber auch die Stellung des Bevollmächtigten als Vertrauter und insbesondere auch Mieter des Wohnungseigentümers begründen (LG Saarbrücken, Urteil v. 26.4.2019, 5 S 31/18, ZMR 2019, 798).
4. Versammlungsniederschriften
Die Bestimmung des § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG verleiht den Wohnungseigentümern das Recht zur Einsichtnahme in die Niederschriften der Wohnungseigentümerversammlungen. Da das Wohnungseigentumsgesetz den Verwalter nicht zum Versand der Versammlungsprotokolle verpflichtet, musste der Gesetzgeber den Wohnungseigentümern zumindest ein entsprechendes Einsichtsrecht verleihen. Grundsätzlich muss der Einsicht begehrende Wohnungseigentümer kein rechtliches Interesse an der Einsichtnahme geltend machen (LG Hamburg, a. a. O). Er ist auch berechtigt, einen Dritten wie z. B. einen Erwerbsinteressenten oder einen Rechtsanwalt und Steuerberater zur Einsicht zu ermächtigen. Allerdings muss insoweit der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme haben (LG Hamburg, a. a. O.). Dieses hat zweifellos der potenzielle Erwerber von Wohnungseigentum und auch der Mieter eines Wohnungseigentümers.
5. Beschluss-Sammlung
Die Bestimmung des § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG verleiht den Wohnungseigentümern das Recht zur Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung. Auch einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer entsprechend ermächtigt hat, steht das Recht zu, Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu nehmen. Beim Einsichtsrecht nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG gelten dieselben Grundsätze wie im Fall des Einsichtsrechts nach § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG. So muss der Wohnungseigentümer kein berechtigtes Interesse an der Einsicht darlegen (LG Hamburg, Beschluss v. 18.1.2016, 318 T 65/15, ZMR 2016 S. 561). Ermächtigt der Wohnungseigentümer einen Dritten zur Einsicht, ist allerdings weder nach dem Wortlaut von § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG, noch nach den Gesetzesmaterialien (vgl. Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes und anderer Gesetze v. 9.3.2006, BT-Drucks 16/887, S. 34.) ein besonderes rechtliches Interesse des Dritten an der Einsichtnahme erforderlich. Freilich führt dies nicht etwa dazu, dass der Verwalter verpflichtet wäre, jedem x-beliebigen Dritten Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu gewähren. Allerdings bestehen insoweit mit Blick auf Kaufinteressenten keinerlei Bedenken, da die Verpflichtung zum Führen der Beschluss-Sammlung ja in erster Linie dem Schutz der Rechtsnachfolger dienen soll. Entsprechendes gilt aber auch bezüglich des Mieters eines Wohnungseigentümers, der von der in der Gemeinschaft geltenden Rechtslage zum Teil unmittelbar betroffen ist (LG Hamburg, a. a. O.). Ein eigenes Einsichtsrecht wird dem Dritten jedoch durch § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG nicht eingeräumt, stets bedarf es der Ermächtigung des Wohnungseigentümers.
Von dem Einsichtsrecht ist auch das Recht umfasst, entsprechende Ablichtungen bzw. Ausdrucke anzufordern. Dies korrespondiert mit der Rechtslage hinsichtlich des Einsichtsrechts in die Versammlungsniederschriften gemäß § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG.
6. Ort der Einsichtnahme
Aus § 269 Abs. 1, Abs. 2 BGB folgt, dass das Recht auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters auszuüben ist. Verweist der Verwalter einen Miteigentümer an einen anderen Ort der Einsichtnahme, wird das Recht auf Belegeinsicht verletzt (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137; LG Itzehoe, Urteil v. 17.9.2013, 11 S 93/12, ZMR 2014 S. 144).
Grundsätzlich hat jeder Wohnungseigentümer auch nur einen Anspruch darauf, in den Räumen der Verwaltung Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen, wenn der Sitz der Verwaltung am Ort der Wohnungseigentumsanlage ist. Die Wohnungseigentümer können nicht verlangen, dass ihnen die Verwaltungsunterlagen an einem „neutralen“, möglicherweise von ihnen zu bestimmenden Ort zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Der Leistungsort für die Tätigkeiten des Verwalters ist nämlich dessen Sitz, sodass er von dort Auskünfte erteilt und die gewünschte Einsicht ermöglicht (OLG Köln, Beschluss v. 7.6.2006, 16 Wx 241/05, NJW-RR 2006 S. 1447). In Ausnahmefällen ist der Verwalter aber verpflichtet, einem Wohnungseigentümer die Einsicht außerhalb seiner Büroräume zu gewähren. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Wohnungseigentümer bei Einsicht in den Geschäftsräumen um seine körperliche Unversehrtheit fürchten muss (OLG Hamm, Beschluss v. 12.2.1998, 15 W 319/97, ZMR 1998 S. 587). Bloße diffamierende Äußerungen in der Vergangenheit genügen hingegen nicht (OLG Köln, Beschluss v. 7.6.2006, 16 Wx 241/05, NJW-RR 2006 S. 1447). Nicht geklärt ist, ob im Fall größerer Entfernung des Sitzes des Verwaltungsunternehmens von der Wohnungseigentumsanlage Einsicht vor Ort in der Wohnungseigentumsanlage zu gewähren ist. Hiergegen sprechen zweierlei Aspekte:
1. Die Wohnungseigentümer haben den Verwalter trotz großer Entfernung seines Sitzes von der Wohnanlage bestellt.
2. Die Wohnungseigentümer haben in diesem Fall Anspruch gegen
den Verwalter auf Übersendung der Unterlagen in Kopie – selbstverständlich gegen entsprechende Kostenerstattung.
Anspruch auf Kopienübersendung
Zunächst und grundsätzlich ist der Verwalter nicht verpflichtet, Wohnungseigentümern auf ihren Wunsch hin Kopien von bestimmten Verwaltungsunterlagen zu fertigen und ihnen zu übersenden (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137). Der BGH hat zwar die Frage offen gelassen, ob bei großer Entfernung zwischen dem Sitz des Verwalters und der Wohnungseigentumsanlage Zumutbarkeitsgesichtspunkte auf Seiten des Wohnungseigentümers es erfordern, ihm die Einsichtnahme an dem Ort der Anlage zu gewähren. Allerdings betont er, dass sich eine Pflicht zur Übersendung von Ablichtungen bestimmter Unterlagen aus dem Einsichtnahmerecht des Wohnungseigentümers ergeben könne. Dies ist dann der Fall, wenn Treu und Glauben dies gebieten. Eine Versendungspflicht des Verwalters besteht jedenfalls dann, wenn
· der einzelne Wohnungseigentümer andernfalls die ihm zustehenden Informationen nicht rechtzeitig, etwa vor einer Eigentümerversammlung, erlangen kann;
· eine erhebliche räumliche Entfernung des Wohnungseigentümers vom Ort der möglichen Einsichtnahme besteht und ihm eine Anreise unzumutbar ist (LG Itzehoe, Beschluss v. 9.3.2016, 11 S 79/15, ZMR 2016 S. 395).
Beispiel: Sylter Ferienwohnung
Der zu 80 Prozent schwerbehinderte Wohnungseigentümer hat eine Ferienwohnung auf Sylt. Die Wohnanlage wird von einem ortsansässigen Unternehmen verwaltet. Er selbst lebt mit seiner Gattin 500 Kilometer entfernt. Die Ferienwohnung wird lediglich alle paar Jahre einmal genutzt. Er begehrt vom Verwalter die Übersendung konkret bezeichneter Unterlagen. Dieser weigert sich.
Die Weigerung des Verwalters war rechtmäßig. Allein eine Schwerbehinderung rechtfertigt noch keinen Anspruch gegen den Verwalter auf Versendung von Kopien. Zu berücksichtigen ist des Weiteren, dass der Wohnungseigentümer seine Gattin entsprechend beauftragen könnte.
Maßgeblich sind im Übrigen stets die Umstände des Einzelfalls. Ein Anspruch auf Übersendung von Kopien kann etwa im Fall längerer Erkrankung bestehen, die das Aufsuchen der Räume des Verwalters unmöglich oder unzumutbar macht. Auch ein hohes Alter des Wohnungseigentümers oder dessen Sehbehinderung können ein entsprechendes Begehren rechtfertigen (arg. AG Dortmund, Urteil v. 12.10.2011, 411 C 3364/11, WuM 2011 S. 631).
Auch wenn im Einzelfall einmal ein Anspruch gegen den Verwalter besteht, gegen Kostenerstattung die Anfertigung von Kopien hinreichend genau bezeichneter Belege vom Verwalter zu verlangen, kann die Forderung, alle Belege eines Wirtschaftsjahrs gegen Kostenerstattung kopiert und zugesandt zu bekommen, im Einzelfall gegen das Schikane- und Missbrauchsverbot verstoßen (OLG München, Beschluss v. 29.5.2006, 34 Wx 27/06, ZMR 2006 S. 881).
7. Zeitpunkt der Einsichtnahme
Die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen ist angemessene Zeit vorher anzukündigen, wobei auf die Bürozeiten und den Bürobetrieb des Verwalters Rücksicht zu nehmen ist (OLG Köln, a. a. O.). Ermöglicht der Verwalter die Einsichtnahme für einen angemessenen Zeitraum, ist er berechtigt, die Einsichtnahme abzubrechen, auch wenn der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer noch nicht fertig ist. Diesem steht es frei, mit dem Verwalter einen Fortsetzungstermin zu vereinbaren (OLG Rostock, Beschluss v. 3.11.2008, 3 W 5/08, ZMR 2009 S. 470). Reagiert der Verwalter nicht auf ein Gesuch nach Einsichtnahme, dürfte man den Wohnungseigentümer als berechtigt ansehen, nach Vorankündigung die Geschäftsräume des Verwalters während dessen üblicher Bürozeiten aufzusuchen und um Einsichtnahme zu bitten (LG Berlin, Urteil v. 6.6.2014, 63 S 238/13, GE 2014 S. 937).
Kein geeigneter Zeitpunkt für eine Unterlageneinsichtnahme ist die Eigentümerversammlung. Der Verwalter ist nämlich nicht verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen in der Versammlung bereitzustellen. Abgesehen vom besonderen Aufwand und der Gefahr des Verlustes sowie der Beschädigung der Unterlagen, ist auch im Rahmen der Eigentümerversammlung nicht zu erwarten, dass die Wohnungseigentümer überhaupt die ungestörte Gelegenheit haben, in ordnungsgemäßer Weise von ihrem Einsichtsrecht Gebrauch zu machen (AG Saarbrücken, Urteil v. 5.2.2009, 1 WEG C 7/08, ZMR 2009 S. 560).
Etwas Anderes gilt lediglich für Unterlagen, die konkrete Tagesordnungspunkte betreffen, soweit insoweit Unterlagen wie etwa Vergleichsangebote oder etwa auch gutachterliche Aussagen von Sonderfachleuten im Rahmen von Erhaltungsmaßnahmen vorliegen, die den Wohnungseigentümern nicht bereits mit dem Ladungsschreiben übersandt wurden.
8. Durchführung der Einsichtnahme
Der Verwalter sollte stets berücksichtigen, dass er zur Vorlage geordneter Unterlagen verpflichtet ist. Völlig ungeordnete Unterlagen hat er vor der Einsichtnahme zu ordnen, wobei das entsprechende System seinem Ermessen obliegt. Begehrt der Wohnungseigentümer Einsicht in bestimmte von ihm bezeichnete Unterlagen, genügt der Verwalter seiner Einsichtsverpflichtung nicht, wenn er dem Wohnungseigentümer mehrere Ordner zur Verfügung stellt, aus denen sich der Wohnungseigentümer die Unterlagen heraussuchen muss.
Mit Blick auf die Durchführung der Einsichtnahme ist vorwegzunehmen, dass der
Verwalter nicht verpflichtet ist, der Belegeinsicht persönlich beizuwohnen und
der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer kein Recht zur unbeaufsichtigten Einsichtnahme hat.
Im Einzelfall wird der Verwalter abschätzen müssen, ob er dem Wohnungseigentümer insoweit vertrauen kann, dass bei unbeaufsichtigter Einsichtnahme keine Manipulation der Unterlagen erfolgt. Bei entsprechenden Zweifeln sollte der Verwalter für seine persönliche Anwesenheit oder die einer seiner MitarbeiterInnen sorgen.
Hat der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer einen Dritten zur Einsichtnahme ermächtigt, sollte sich der Verwalter die Ermächtigung nachweisen lassen. Weder dem Gesetz noch der Gesetzesbegründung ist zu entnehmen, in welcher Form die Ermächtigung zu erteilen ist. Der Verwalter sollte daher stets auf eine schriftliche Ermächtigung bestehen und sich durchaus auch von der Identität des Ermächtigten durch Vorlage des Personalausweises überzeugen.
9. Kosten der Einsichtnahme
Auch wenn die Gewährung einer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen allein mit Blick auf den hiermit verbundenen Zeitaufwand für den Verwalter Kosten verursacht, kann er den ihm entstehenden Aufwand nicht ohne entsprechende Vereinbarung berechnen. Da das Gewähren einer Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen nicht zu den gesetzlichen Grundpflichten des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz gehört, wird vertreten, dass sich der Verwalter insoweit ein Sonderhonorar im Verwaltervertrag ausbedingen kann. Dies scheint allerdings vor dem Hintergrund zweifelhaft, als die Verwaltungsunterlagen ohnehin dem Verwaltungsvermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft zuzuordnen sind. Da der Verwalter im Übrigen nach § 24 Abs. 6 Satz 3, Abs. 7 Satz 8 WEG gesetzlich verpflichtet ist, Einsicht in die Versammlungsniederschriften und die Beschluss-Sammlung zu gewähren, kann er sich hierfür wohl unzweifelhaft kein Sonderhonorar ausbedingen.
Zweifellos aber kann der Verwalter ihm entstehende Kosten ersetzt verlangen, die ihm durch Kopieren und Versenden der Verwaltungsunterlagen entstehen. Völlig unbedenklich sind insoweit Vereinbarungen, wonach sich die Kosten in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berechnen. Nr. 7000 des Vergütungsverzeichnisses sieht hier für die ersten 50 Kopien jeweils 0,50 Euro und für jede weitere Kopie 0,15 Euro vor. Allerdings wurden auch pauschal 0,30 Euro als angemessen erachtet (OLG München, Beschluss v. 9.3.2007, 32 Wx 177/06, ZMR 2007 S. 720).
Stets ist zu beachten, dass entsprechende Regelungen im Verwaltervertrag nur die Wohnungseigentümergemeinschaft binden. Diese ist demnach Schuldnerin der Kosten. Im Verwaltervertrag kann nicht geregelt werden, dass die Kosten verursacherbezogen vom jeweiligen Eigentümer zu tragen sind. Dies würde eine unzulässige Regelung zulasten Dritter, nämlich der Wohnungseigentümer, darstellen (BGH Beschluss v. 17.11.2011, V ZB 134/11, NJW 2012 S. 1152). Entsprechendes gilt auch bei einer Beschlussfassung auf Grundlage der Bestimmung des § 21 Abs. 7 WEG. Sollen hier Sondergebühren wegen eines besonderen Verwaltungsaufwands beschlossen werden, trifft nur dann den Verursacher eine entsprechende alleinige Kostentragungspflicht, wenn dies auch ausdrücklich beschlossen wurde.
Hinweis: Auch Vorkasse kann beschlossen werden
Ein Beschluss, durch den die Erstellung und Aushändigung von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen nur gegen Vorkasse erfolgt, entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn keine Vereinbarung über die Erteilung von Fotokopien besteht (BayObLG, Beschluss v. 20.11.2003, 2Z BR 168/03, ZMR 2005 S. 134).
Musterbeschluss:
TOP XX Kostenersatz für Kopien aus den Verwaltungsunterlagen
Für die Anfertigung von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen auf Wunsch einzelner Wohnungseigentümer sind dem Verwalter die nachgewiesenen Portoaufwendungen sowie die Kopierkosten in Höhe von ___ EUR pro Kopie zzgl. USt. in gesetzlicher Höhe (derzeit 19 %), mithin ___ EUR brutto zu erstatten. Zahlungsverpflichtet ist jeweils der die Kopien anfordernde Wohnungseigentümer. Der Verwalter ist berechtigt, vom jeweiligen Wohnungseigentümer einen Vorschuss anzufordern, der dem voraussichtlichen Kopier- und Portoaufwand entspricht. Mit Übersendung der Kopien erfolgt Berechnung der Kosten unter Anrechnung geleisteter Vorschüsse.
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
10. Verweigerte Einsichtnahme
Verweigert der Verwalter zu Unrecht die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, kann er vom einsichtsbegehrenden Wohnungseigentümer entsprechend gerichtlich in Anspruch genommen werden. Beim Einsichtsrecht des Wohnungseigentümers handelt es sich um einen ihm zustehenden Individualanspruch, zu dessen Durchsetzung es keiner Legitimation durch Beschlussfassung der Wohnungseigentümerversammlung bedarf.
Der Anspruch ist im wohnungseigentumsrechtlichen Verfahren des § 43 Nr. 3 WEG gegen den Verwalter geltend zu machen. Im Klageantrag sind die Unterlagen, in die Einsicht begehrt wird, möglichst exakt zu bezeichnen, sodass sich keine Probleme im Rahmen eines etwa sich anschließenden Zwangsvollstreckungsverfahrens ergeben. Die Zwangsvollstreckung erfolgt nach § 888 ZPO durch Zwangsgeld.
Hinweis: Anfechtbarkeit von Beschlüssen
Die Wohnungseigentümer haben ein umfassendes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen. Sie sind auch berechtigt, wiederholt Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Lediglich das Verbot des Rechtsmissbrauchs und das Schikaneverbot beschränken das Einsichtsrecht. Ein Beschluss widerspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn er gefasst wurde, ohne einem Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren (LG Saarbrücken, Urteil v. 26.4.2019, 5 S 31/18, ZMR 2019, 798; LG Frankfurt a. M., Urteil v. 12.1.2017, 2-13 S 48/16, ZMR 2017 S. 824).
Jeder Versammlungsteilnehmer hat auch im Rahmen der Eigentümerversammlung jederzeit das Recht auf Einsicht in die Vollmachten. Wird die Bitte um Einsichtnahme zurückgewiesen, stellt dies einen Beschlussmangel dar und führt zur Ungültigkeit der dann angefochtenen Beschlüsse (LG Frankfurt a. M., Urteil v. 8.4.2015, 2-13 S 35/13, NJW 2015 S. 1767).
Wichtig: Abberufung droht
Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, stellt dies einen wichtigen Grund zu dessen Abberufung dar (BayObLG, Beschluss v. 9.8.1990, BReg 1 b Z 25/89, WuM 1990 S. 464).
11. Abgrenzung: Auskunftsrecht
Vom Recht der Einsicht des Wohnungseigentümers in die Verwaltungsunterlagen ist sein Recht auf Auskunft gegenüber dem Verwalter abzugrenzen. Anders als beim Einsichtsrecht handelt es sich dabei in erster Linie nicht um einen individuellen Anspruch des einzelnen Wohnungseigentümers, sondern um einen allen Wohnungseigentümern als unteilbare Leistung zustehenden Anspruch (BGH, Urteil v. 11.2.2011, V ZR 66/10, NJW 2011 S. 1137). Der Auskunftsanspruch ist daher in aller Regel im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung geltend zu machen. Lediglich dann, wenn die (übrigen) Wohnungseigentümer im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung von ihrem Anspruch auf Auskunft gegen den Verwalter keinen Gebrauch machen, kann der einzelne Wohnungseigentümer den Verwalter auf Auskunft in Anspruch nehmen. Im Rahmen zu gewährender Unterlageneinsicht ist der Verwalter jedenfalls in aller Regel nicht zur Auskunft verpflichtet.
Beispiel: Keine Auskunft nach Einsichtnahme
Der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer stößt in den Verwaltungsunterlagen auf die Rechnung eines Catering-Service. Er befragt den Verwalter nach dem Hintergrund dieser Rechnung, da ihm gemeinschaftliche Festivitäten mit Catering-Service nicht bekannt sind. Der Verwalter ist zur Auskunft nicht verpflichtet. Ist die Rechnung anschließend Bestandteil der in der Jahresabrechnung dargestellten gemeinschaftlichen Ausgaben, haben die Wohnungseigentümer im Rahmen der Eigentümerversammlung Anspruch auf entsprechende Auskunft gegenüber dem Verwalter. Der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer kann hier dann die Initiative ergreifen und den Verwalter entsprechend um Auskunft bitten.
Selbstverständlich besteht aber dann ein Auskunftsanspruch als Individualanspruch eines jeden Wohnungseigentümers, wenn sich das Auskunftsverlangen auf Angelegenheiten bezieht, die ausschließlich ihn betreffen (BGH, a. a. O.).
RA Alexander C. Blankenstein, Düsseldorf
www.we-recht.de
Erstveröffentlichung in „Der Verwalter-Brief“ 12/2019 www.haufe.de/immobilien

References: § 242
 § 226
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 269
 BGH 
 § 24
 § 21
 § 43
 § 888