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Timestamp: 2018-08-17 12:40:18+00:00

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Guarda de Livros e documentos contabilísticos | Tome Nota | IATOC
Guarda de Livros e documentos contabilísticos
O artigo 40.º - Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos, do Código Comercial (CC), na redação que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março, preconiza que todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos, podendo estes documentos ser arquivados com recurso a meios eletrónicos.
Ora, tendo em atenção não só o cumprimento desta disposição da lei comercial (atente-se que o CC foi aprovado pela carta de lei de 28 de Junho de 1888), como do que sobre esta matéria estipulam os códigos fiscais, vimos, com este trabalho, tentar clarificar as regras a que deve obedecer a guarda de livros e documentos contabilísticos por parte dos empresários e, ou, pelos Contabilistas, assim como os prazos durante os quais essa guarda é obrigatória.
Começamos por transcrever o Ofício Circulado n.º 2/91, de 9 de Janeiro, da Direção de Serviços de Imposto sobre o Rendimento, relativo a Centralização da contabilidade ou da escrituração (art.º 113.º [actual artigo 118.º] do CIRS e art.º 100.º [actual artigo 125.º] do CIRC).
1. Sobre o assunto em referência e para conhecimento dos Serviços e devidos efeitos, comunica-se a V. Exa. que, por despacho do Senhor Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais de 30 de Julho de 1990, foi sancionado o entendimento de que é permitido que os livros e demais elementos de escrita, possam estar na posse de técnicos de contas [actualmente Contabilistas Certificados] ou das empresas encarregadas da sua escrituração, mas apenas durante o exercício económico a que respeitam os serviços prestados por eles.
2. Notificado o contribuinte para apresentar a escrita num determinado prazo se o não fizer, será tal atitude equiparada a recusa de exibição de escrita, ficando sujeito a procedimento contraordenacional, conforme dispõe o art.º 28.º do Regime Jurídico das Infrações Fiscais não Aduaneiras [atual artigo 110.º do RGIT], quando a recusa de exibição não constitua fraude fiscal, caso em que será qualificada como crime nos termos do art.º 23.º [atual artigo 103.º do RGIT] do mesmo diploma.
Estamos crentes que possivelmente os Prezados Colegas ficaram com algumas dúvidas relativamente ao que é referido na parte final do ponto 1 – Os livros e demais elementos de escrita podem estar na posse dos contabilistas ou das empresas encarregadas da sua escrituração, mas apenas durante o exercício económico a que respeitam os serviços por eles prestados – o que parece inviabilizar que os possamos manter nas nossas instalações por um período de tempo superior.
Entendemos, no entanto, que a disposição em causa nos é favorável, dado que, com base nela, podemos (devemos…) incluir uma cláusula no contrato de prestação de serviços de contabilidade, que regula os deveres e direitos recíprocos entre nós, contabilistas, e os nossos clientes, para que fique nela expresso as condições, prazo e preço, para sejamos depositários das pastas, livros e restante documentos.
Apesar do Ofício Circulado acima transcrito transmitir a ideia de que os livros e os documentos da contabilidade devem estar na sede ou domicílio fiscal dos contribuintes, tanto os artigos 125.º - Centralização da contabilidade ou da escrituração do CIRC, como o 118.º - Centralização, arquivo e escrituração, do CIRS, estabelecem que a contabilidade ou a escrituração dos sujeitos passivos deve ser centralizada em estabelecimento ou instalação situado no território português, e que o referido estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização deve ser indicado na declaração de inscrição no registo/início de atividade ou na declaração de alterações.
Quanto ao IVA, o n.º 3 do artigo 52.º - Prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte, estabelece que os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos em estabelecimento ou instalação, situado em território nacional, e, por sua vez, o artigo 76.º - Centralização da escrita, também do CIVA, estipula que os sujeitos passivos que distribuam a sua atividade por mais de um estabelecimento devem centralizar num deles a escrituração relativa às operações realizadas em todos, devendo o estabelecimento escolhido para a centralização ser o indicado para efeitos do IRS ou IRC.
Para cumprimento do que se encontra referido na parte final dos dois parágrafos anteriores, na Declaração de Inscrição no Registo/Início de Atividade, no quadro 16 – Informações relativas à contabilidade, nos campos 5 e 6, é solicitada a informação relativa ao local da centralização da contabilidade, se na sede ou outro, sendo que, neste último caso, é pedido que seja indicado o local (Rua, Praça, Avenida, Lugar, etc., Freguesia, Concelho, Localidade e Código postal), onde se encontre centralizada a contabilidade.
Analisemos agora, relativamente à escrituração e correspondentes documentos, o que como tal devem ser considerados. Assim, os n.ºs 4 e 5 do artigo 123.º do CIRC estabelecem que os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos, e que quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação referida no número anterior é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.
Por sua vez, o artigo 117.º do CIRS, estabelece que os titulares de rendimentos da categoria B que não estejam abrangidos pelo regime simplificado de tributação são obrigados a dispor de contabilidade organizada, nos termos da lei comercial e fiscal, que permita o controlo do rendimento apurado, aplicando-se a estes sujeitos passivos o disposto no artigo 123.º do CIRC.
Também o n.º 1 do artigo 52.º do CIVA dispõe que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.
Atente-se, ainda, que o n.º 1 do artigo 120.º do RGIT - Inexistência de contabilidade ou de livros fiscalmente relevantes, estabelece que é punível com coima a inexistência de contabilidade organizada ou de livros de escrituração e do modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios por força da lei, bem como de registos e documentos com eles relacionados, qualquer que seja a respetiva natureza.
Não podemos deixar de abordar os procedimentos que devem ser seguidos quando, por qualquer motivo, cesse a nossa prestação de serviços, relativamente aos respetivos clientes.
Cremos ser importante salientar, desde logo, que o artigo 15.º - Devolução de documentos, do nosso Código deontológico estabelece que no caso de rescisão do contrato, o contabilista certificado entrega à entidade a quem prestou serviços, ou a quem aquela indicar por escrito, os livros e os documentos que tenha em seu poder, no prazo máximo de 60 dias, devendo ser emitido e assinado documento ou auto de receção, no qual se discriminem os livros e documentos entregues. Após o cumprimento desta disposição, o contabilista certificado fica desobrigado de prestar qualquer informação respeitante aos livros e documentos devolvidos, salvo se lhe for novamente facultada a sua consulta.
Note-se que esta obrigação de restituição de livros e documentos resulta também do disposto no artigo 1161.º, alíneas d) e e), do Código Civil, aplicável por força do disposto no artigo 1156.º do mesmo diploma legal.
Salvo melhor opinião, entendemos que também os registos informáticos dos movimentos contabilísticos, assim como dos processamentos de vencimentos e outros, que constem do contrato de prestação de serviços por nós celebrado com o cliente, devem ser-lhe entregues, dado que o n.º 4 do artigo 113.º - Recusa de entrega, exibição ou apresentação de escrita e de documentos fiscalmente relevantes, do RGIT considera documentos fiscalmente relevantes os livros, demais documentos e respetivas versões eletrónicas.
Aproveitamos o ensejo, relativamente a esta questão do arquivo e guarda de documentos fiscalmente relevantes, para transcrever a seguinte doutrina:
Informação Vinculativa – Ficha Doutrinária
Diploma:	CIVA
Artigo:	52.°, n.º 1
Assunto:	Arquivamento e conservação de documentos
Processo:	O029 2005137 – despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Diretor Geral, em 23092008
O sujeito passivo A, exercendo a atividade de "Edição de outros programas informáticos" – CAE 58290, vem solicitar parecer vinculativo nos termos do art.º 68.º da Lei Geral Tributária, relativamente à interpretação do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA.
Exposição do sujeito passivo
1. Refere na presente exposição que no âmbito da sua atividade procede à configuração de "documentos financeiros de negócio", tais como a fatura e talão de venda, pelo que, pretendendo clarificar a interpretação a dar ao n.º 1 do artigo 52.º do CIVA, coloca as seguintes questões:
"O arquivamento e a conservação a que se refere o artigo deverá ser necessariamente num formato de papel ou poderá ser um formato eletrónico do tipo disco duro, CD, memória, etc.?"
"Podemos considerar que os documentos faturas e talões de venda estão incluídos ou são considerados no grupo dos documentos – "livros, registos e respetivos documentos de suporte?"
"Os livros, registos e respetivos documentos de suporte" deverão incluir obrigatoriamente uma cópia unitária de todas as faturas emitidas por meios eletrónicos do tipo máquina registadora /ou computador pessoal (PC) utilizando um software específico de faturação ou o artigo refere-se apenas ao documento folha de caixa que apura o total diário de faturas emitidas?"
Enquadramento legal da situação
2. Estabelece o n.º 1 do art.º 52.º do CIVA que "os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos".
3. Relativamente aos sujeitos passivos que estão dispensados da obrigação de faturação, mas obrigados a emitir talão de venda nos termos do n.º 2 do art.º 40.º do CIVA (art.º 39.º antes da renumeração e publicação do Código, pelo D.L. n.º 102/2008, de 20 de Junho), determina o n.º 2 do art.º 46.º do mesmo diploma, que o registo diário das operações efetuadas por esses sujeitos passivos, deverá ser apoiado em documentos adequados, tais como "fitas de máquinas registadoras, talões de venda, talão recapitulativo diário ou folhas de caixa".
4. Estes documentos que servem de suporte ou constituem o registo a que se refere o art.º 46.º do CIVA, sem prejuízo da possibilidade de opção pela elaboração de folhas de caixa, devem de igual modo, ser conservados no prazo determinado no art.º 52.° do mesmo diploma (n.º 5 do art.º 46.º do CIVA).
5. Pelo exposto, conclui-se que:
Deverão ser arquivados e conservados em boa ordem, pelo prazo estabelecido no n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, todos os elementos, nomeadamente os referidos nesse normativo, necessários ao correto apuramento do imposto.
O arquivo desses documentos será em formato de papel, sem prejuízo de, quando a contabilidade é efetuada por meios informatizados, os elementos "relativos à análise, programação e execução dos tratamentos", serem arquivados nos próprios meios informáticos que suportam a referida contabilidade.
6. Mais se informa, relativamente ao arquivo de documentos (faturas ou documentos equivalentes, talões de venda ou outros documentos fiscalmente relevantes), a possibilidade dos mesmos serem arquivados eletronicamente, nos termos do n.º 4 e n.º 7, ambos do art.º 52.° do CIVA, que se transcrevem:
"4 – É permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo (redação dada pelo art.º 3.º do Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20/12).”
"7 – É ainda permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças (aditado pelo art.º 3.º do Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20/12).”
7. Relativamente ao arquivo previsto no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, refere-se que o Decreto-Lei n.º 196/2007, de 15 de Maio regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica e que a Portaria n.º 1370/2007, de 19 de Outubro, estabelece as condições que devem ser observadas para o arquivo eletrónico dos documentos previstos no n.º 7 do mesmo diploma.
8. Refira-se ainda que o arquivo em suporte eletrónico deve ser conservado no prazo e nos termos previstos no n.º 1 do art.º 52.º do CIVA.
Embora se encontre estatuído que o prazo para a guarda e conservação dos livros, registos e respetivos documentos de suporte, é de 10 anos, devemos ter em consideração que relativamente aos anos de 2014 e 2015 o prazo de conservação dos livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte é de 12 anos. Veja-se, aliás, a doutrina que se transcreve abaixo. O prazo de 10 anos foi reposto pela Lei n.º 7-A/2016, de 30 de Março (OE/2016).
Diploma:	Código do IRC
Artigo:	Código do IRC - Artigo 123.º
Assunto:	Obrigações contabilísticas das empresas – Prazo de conservação de documentos
Processo:	1995/2014 – Despacho de 2014 / 10 / 08 do Diretor-Geral
1. A Lei nº 2/2014, de 16 de Janeiro, veio conferir nova redação ao n.º 4 do art.º 123.º do CIRC, o qual passou a dispor que: Os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 12 anos.
2. Tendo-se colocado dúvidas quanto à sua aplicação temporal, foi sancionado o seguinte entendimento:
3. Para efeitos de aplicação no tempo, deverá ter-se em conta o disposto na regra contida no art.º 14.º daquela lei, que tem a epígrafe “Produção de efeitos”, dado tratar-se de uma norma especifica de aplicação temporal.
4. Determina este preceito que a presente lei aplica-se aos períodos de tributação que se iniciem, ou aos factos tributários que ocorram, em ou após 1 de Janeiro de 2014, não distinguindo consoante se trate de normas procedimentais ou substantivas.
5. Assim, a obrigação de conservação dos livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte por 12 anos apenas se verifica quanto aos períodos de tributação que se iniciem em ou após 1 de Janeiro de 2014.
6. Aliás, este alargamento do prazo de conservação dos documentos está em consonância com o alargamento do período de reporte de prejuízos fiscais, o qual só se aplica aos prejuízos apurados em períodos de tributação que se iniciem em ou após 1 de Janeiro de 2014 (n.º 5 do art.º 12.º da Lei n.º 2/2014).
Outros prazos que não podemos deixar de ter em consideração são relativos à caducidade, que define o período temporal para liquidação de um imposto, por norma de 4 anos (n.º 1 do artigo 45.º da LGT), assim como à prescrição, que define o prazo para cobrança de um imposto já liquidado, por norma de 8 anos (n.º 1 do artigo 48.º da LGT).
Aproveitamos o ensejo para chamar a atenção para o Tome Nota – Caducidade e prescrição, onde se encontram descritas diversas situações a que são aplicáveis outros prazos para além dos atrás mencionados.

References: artigo 40
 artigo 118
 artigo 125
 artigo 110
 artigo 103
 artigo 52
 artigo 76
 artigo 123
 artigo 117
 artigo 123
 artigo 52
 artigo 120
 artigo 15
 artigo 1161
 artigo 1156
 artigo 113
 artigo 52
 Artigo 123
 artigo 45
 artigo 48