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Nicolás Cortés Díaz
1 Presentación LOPD copyright Grupo PDS. Todos los derechos reservados2 Presentación Grupo PDS, nació en A partir de este año, se han ido incorporando empresas al grupo. Tenemos un único objetivo, dar la máxima calidad a nuestros clientes, y facilitarles cualquier labor en los campos de formación y servicios. Contamos con una amplia y dilatada experiencia en estas áreas. Nuestros Colaboradores está distribuido en las principales poblaciones, con el fin de dar el mejor servicio, y lo más importante, proximidad con el cliente. Hemos dotado a nuestra estructura de sistemas tecnológicos de última generación, aunque el valor más importante en nuestra empresa, es el valor humano. Referente a los sistemas tecnológicos, disponemos de programas informáticos que nos permiten una perfecta adecuación a la LOPD, como la conexión remota a los pcs de la empresa, conexiones virtuales con los clientes, etc., y un servicio personalizado. Ante cualquier duda, nuestro Departamento se pone en contacto con al empresa con la finalidad de una correcta ejecución de todos los pasos. Este es nuestro valor añadido, y lo más importante, no tenemos exteriorizado el servicio, sino que es nuestro equipo técnico especializado quien desarrolla todo el proceso en la Adecuación a la LOPD. Por qué no todas las empresas son iguales. Nuestro equipo interno es un equipo humano multidisciplinar y altamente cualificado en diversos campos como Derecho, Económicas, ADE, Docencia, RRHH, Graduados Sociales, Informáticos, etc. Gracias por confiar en Grupo PDS. Jaume Navés i Peig Director General3 Introducción Que es la LOPD? La principal finalidad de la LOPD es la de proteger los derechos fundamentales dentro de la esfera personal, como son los derechos al honor, la intimidad personal y la propia imagen de todas las personas físicas. Para ello, la LOPD limita el uso de la información y otras técnicas y medios de tratamiento, sea automatizado y/o documental de los datos de carácter personal dentro del tráfico mercantil. A quién afecta la regulación de la Ley? Toda entidad bien sea física (autónomo), jurídica (sociedades,, comunidades de propietarios, asociaciones de cualquier tipo, etc.)., que mantenga y trate datos de carácter personal como la relación de clientes, proveedores, trabajadores, etc., ya sea en un sistema informático o en soporte papel, está obligada a cumplirla. Principales obligaciones de la Ley Inscripción de los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos Personales (www.agpd.es). Elaboración del Documento de Seguridad donde se reflejan las medidas, tanto técnicas como organizativas a adoptar, dependiendo del nivel de seguridad que afecte a la empresa. Regularización de contratos con terceros que accedan y/o traten los datos de la empresa, como la gestoría, sea fiscal, laboral o jurídico, como empresa de soporte informático, etc. Cláusulas informativas según el Artículo 5 de la LOPD. Adecuación del contenido de la página web. Documento de confidencialidad para trabajadores y colaboradores. Modelo para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. (ARCO) Medidas en relación a las cámaras de video vigilancia, si dispone. Estudio Personalizado En que consiste? Nuevas adaptaciones. Nos ponemos en contacto con la persona encargada de la empresa, con el fin de recopilar todos tipo de información y obligaciones que le supone la adaptación a la LOPD de su empresa. Si lo desea, en nuestra web, disponemos de un cuestionario, con todos los datos necesarios para efectuar una valoración exacta de su empresa, y confeccionar el presupuesto ajustado a sus necesidades. Acceso a presupuesto. Empresas ya adaptadas. En caso que la empresa ya esté adaptada a la LOPD, procedemos a : Revisión del estado ficheros. Confirmar su inscripción a la AEPD. Revisión de Documento de Seguridad. Hechas las comprobaciones oportunas, valoraremos los costes que le supone la implantación o revisión. Confección del presupuesto Una vez valorada la empresa, se confecciona el presupuesto personalizado, en función de si la empresa ya está adaptada o no. Por que personalizado? A través del tarificador, y en función de varios parámetros: Núm. de ficheros a inscribir. Núm. de sedes de la empresa. Núm. de trabajadores, y de estos, cuántos con acceso a datos. Nivel de datos (Alto / Medio / Bajo) Número de PCs y periféricos. Calculamos el precio ajustado a su empresa, ni más ni menos.4 Aceptación del presupuesto Aceptado el presupuesto, creamos el calendario de actuación, procediendo a la Toma de Datos, Inscripción de los ficheros, confección del manual de seguridad, y posterior entrega. Fases: Adecuación a la LOPD Fase 1. Inscripción de Ficheros Con los datos facilitados, y después de las comprobaciones oportunas, procedemos a la Inscripción de los Ficheros a la AEPD. La Pre-Inscripción es automática. A través de nuestros sistemas informáticos, procedemos a la Pre- Inscripción, y envío del documento al mail que nos indique, para que Usted haga la inscripción definitiva vía fax o mail. En unos días, recibirá la Inscripción del fichero, con su correspondiente código de identificación numérico, necesario para modificar el fichero, si fuera necesario, que le recomendamos lo guarde junto al resto de documentación. Pre-Inscripción del fichero A E P D EMPRESA o Fases Adecuación a la LOPD Fase 2. Toma de datos. Nuestro equipo técnico en adecuaciones complejas se desplazará a sus instalaciones con el fin de recopilar toda la información necesaria para una correcta cumplimentación del Documento de Seguridad. También existe la posibilidad de contratación de los servicios de adecuación por internet, y nuestro equipo técnico a través de Conexión Remota a su sistema informático, recopilará los datos necesarios para cumplimentar el Manual de Seguridad, Es muy importante que los datos facilitados, tanto de equipos informáticos, personal, sedes, datos tratados, etc., ya que son los datos que constarán en el Documento de Seguridad.5 PERSONAL EQUIPOS INFORMATICOS PROGRAMAS INFORMATICOS SIN ACCESO A DATOS PERSONALES CON ACCESO A DATOS PERSONALES CONFECCION MANUAL DATOS TRATADOS SEDES EMPRESAS EXTERNAS Fase 3. Confección del documento. Nuestro equipo técnico confeccionará el Documento de Seguridad, según los datos facilitados por la empresa en la Toma de Datos. El Documento de Seguridad consta de los siguientes apartados: a) Política de Seguridad b) Manual de Seguridad c) Normativa d) Auditoria (sólo para Nivel Medio y Alto) e) Formulario Contratos Empleados Empresas Externas Subcontratistas o autónomos vinculados a la empresa Otros posibles f) Varios En caso de video vigilancia, se entregará los distintivos personalizados, para su colocación en lugar visible, según normativa. Existe la posibilidad de entregar del Documento de Seguridad en formato CD o papel. Politica de Seguridad Manual de Seguridad Normativa Auditoría para Nivel Medio/Alto Formulario Contratos Otros6 Fases Adecuación a la LOPD Fase 4. Revisión final y entrega documentación. Dada su complejidad en algunos casos, y antes del cierre definitivo del Documento, procedemos a una revisión total, junto con la persona destinada por la empresa. La finalidad no es otra que asegurarnos que el Documento de Seguridad está correcto en todos y cada uno de los apartados, y/o la corrección de las variaciones de los datos facilitados que pueda haber a última hora. Entrega del Documento de Seguridad, y explicación al Responsable de Seguridad de todos los apartados. Por otra parte, y especial interés en los Documentos de Confidencialidad de las empresas externas y de los trabajadores. Mantenimiento Por que contratar mantenimiento? Como hemos comentado anteriormente, el Documento de Seguridad ha de estar actualizado, además de adaptarlo a los cambios en la Normativa que obliguen a confeccionar nuevos documentos o apartados, o simplemente, modificarlos. Todos los cambios, deben estar reflejados en el Documento de Seguridad. Modificación y notificación de nuevos ficheros. Actualización del Documento de Seguridad. Revisión de contratos de proveedores y clientes. Creación de nuevas cláusulas y avisos legales. Revisión del personal de la empresa. Redacción y elaboración de cartas. Revisión de políticas y procedimientos internos. Revisiones técnicas de software y hardware. Por este motivo, creemos que es imprescindible contratar los Servicios de Mantenimiento. Tenemos a su disposición varios tipos, con el fin de adaptarlo a sus necesidades desde sólo 100 al año. Auditoría Quién está obligado? Articulo 96 del Reglamento del Desarrollo de la LOPD A partir del nivel medio los sistemas de información e instalaciones de tratamiento y almacenamiento de datos se someterán, al menos cada dos años, a una auditoría interna o externa que verifique el cumplimiento del presente título. La primera fase consistirá en recopilar toda la información acerca del grado de Mantenimiento y Cumplimiento del Documento de Seguridad, y especialmente los apartados de Funciones y obligaciones del Personal con acceso a Datos, Registro de Incidencias, accesos y copias de seguridad, y en general todo lo referente a soportes y usuarios autorizados.7 Posteriormente se redactará el INFORME en que se dictaminará: Adecuación de las medidas y controles establecidas a lo dispuesto en el Título VIII del Reglamento. Identificación de deficiencias y propuesta de medidas correctoras o complementarias Incluirá los datos, hechos y observaciones en que se basen los dictámenes alcanzados y recomendaciones propuestas. Será analizado por el responsable de seguridad, y elevará sus conclusiones al responsable del ficheros para que adopte las medidas adecuadas. Deberá quedar a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos el Documento de Seguridad y el Informe de la Auditoría. Sólo las empresas de Nivel Medio y/o Alto están obligadas a someterse a una Auditoría Formación en Materia de LOPD La formación en materia de LOPD o LSSIce, NO ES OBLIGATORIA, no obstante, y más tras la reforma del Código Penal según Ley Orgánica 5/2010, del 22 de junio, entendemos que: ES MÁS QUE RECOMENDABLE Disponemos de tres cursos y un pack, todos On Line, adaptados y pensados para sus alumnos en función y criterio de los datos tratados: LOPD Nivel 1 (14 horas) LOPD Nivel 3 (40 horas) LOPD Nivel 2 (28 horas) Pack Leyes (LOPD + LSSIce) (56 horas) Los cursos son aconsejables sólo para el PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES. NOTA: La Fundación Tripartita, aleatoriamente realiza inspecciones a los Centros Formativos para comprobar el uso de los fondos en formación. Recomendamos que la formación sobre LOPD sea exclusivamente para personal con acceso a datos personales, de lo contrario, puede tener problemas en su deducción hasta los tres años posteriores a la bonificación. Una de las preguntas que nos formulan en caso de inspección es, SI LA FORMACIÓN IMPARTIDA SE ADAPTA AL LUGAR DE TRABAJO. Por otra parte, para que la formación sea bonificable se han de cumplir los siguientes requisitos: a) los alumnos han de ser personal en activo y contrato a régimen general. b) que la empresa disponga de crédito suficiente y no haya agotado su saldo en formación. c) y evidentemente, la realización del curso. Sea cual sea su saldo, nosotros sólo le recomendamos que utilice el importe necesario para dar formación a los empleados CON ACCESO A DATOS PERSONALES. Fundación Tripartita y FSE Grupo PDS, y a través de su filial PRODIFORM, SL, empresa Organizadora de Formación de la Fundación Tripartita y Fondo Social Europeo, le ofrece la posibilidad de que la formación para trabajadores en activo y a regimen general, pueda ser total o parcialmente deducible de sus cuotas a la seguridad social.8 LSSIce La presente Ley tiene como objeto la incorporación al ordenamiento jurídico español de la Directiva 2000/31/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 8 de junio, relativa a determinados aspectos de los servicios de la sociedad de la información, en particular, el comercio electrónico en el mercado interior (Directiva sobre el comercio electrónico). Asimismo, incorpora parcialmente la Directiva 98/27/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de mayo, relativa a las acciones de cesación en materia de protección de los intereses de los consumidores, al regular, de conformidad con lo establecido en ella, una acción de cesación contra las conductas que contravengan lo dispuesto en esta Ley Enlaces de interés PDSoftware es otra empresa integradas dentro del entorno de GRUPO PDS. Especializada en aplicaciones y páginas Web, así como su posicionamiento. Le confeccionamos una página web para su empresa a partir de 200 euros*. En caso que no disponga de diseño corporativo, nos encargamos de confeccionárselo, si lo desea, tanto el anagrama como cualquier documento de identidad corporativa de su empresa. No lo olvide, nuestra imagen es importante y debemos cuidarla. De aquí la gran importancia no sólo de su web, sino de todos sus documentos corporativos. *Más gastos de dominio y alojamiento. Mails corporativos y teléfonos Atención al cliente: Comercial: Formación: Servicios: Técnico: LOPD: SSCC Raval del Carme, TARREGA Grupo PDS en las Redes Sociales Teléfono: lineas Fax: DEL. COMERCIALES Avda. Païssos Catalans, 61 Altell BALAGUER C/ Catalunya, VILADECANS Crta. dels Cards, St. PERE DE RIBES BARCELONA MATARO HUESCA - VALENCIA www. twitter.com/gruppds es.linkedin.com/in/grupopds Documentos relacionados
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