Source: http://gualmini-pct.blogspot.it/
Timestamp: 2017-11-22 23:33:00+00:00

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Blog dedicato al processo telematico con specifica attenzione agli aspetti tecnico-informatici e di prassi. Sia Processo Civile che Amministrativo, Tributario e, in prospettiva, Penale. Argomenti principali sono: formazione dei documenti, conformità delle copie, notifiche PEC, depositi con Consolle Avvocato, commenti alla giurisprudenza. Tutto basandomi anche sulla mia esperienza quotidiana. Offro consulenza professionale su tutti questi argomenti.
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La Posta Elettronica Certificata (PEC) è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 n.3” e successive regole tecniche (art. 17): Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 e successive note integrative, “Regole
Tecniche del servizio di trasmissione dei documenti informatici tramite Posta Elettronica
Per quanto riguarda l’applicazione specifica al Processo Telematico, dal decreto 21 febbraio 2011, n. 44 “Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24” e successive regole tecniche (artt. 21 e 34).
Tra queste regole tecniche, il provvedimento del responsabile per i servizi automatizzati del Ministero del 16 aprile 2014 reca all’art. 21 le seguenti parole “La casella di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte”.
Come è noto a chi opera con il PCT, esiste il fatidico limite di 30 Megabyte per l’invio della busta telematica. Ma prima un po’ di matematica.
Un Gigabyte equivale a 1024 Megabyte, si ricordi mille per praticità, pertanto, con un semplice calcolo si deduce che una casella PEC da 1 Gigabyte verrà riempita completamente con poco più di 30 ricevute di depositi corposi (ricordo che la ricevuta di consegna completa contiene anche tutti gli allegati presenti nella PEC inviata). Ovviamente senza considerare tutte le altre comunicazioni ricevute ed inviate.
Per conoscere il livello di riempimento della casella PEC è sufficiente entrare nella pagina Webmail del gestore, dove è presente un indicatore della percentuale di spazio occupato.
Il gestore invia un messaggio di avviso all’utente qualora lo spazio occupato superi determinate soglie percentuali.
Conseguenze della saturazione della casella
Mancata ricezione dei biglietti di cancelleria
D.L. 179/2012 art. 16 comma 4: “nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”;
Comma 6: “le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario”;
Comma 8 “quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l'articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile”.
Questo problema è almeno parzialmente mitigato dalla possibilità di consultare i fascicoli telematici attraverso i Punti di Accesso o la Consolle Avvocato.
E non dimentichiamo le comunicazioni dalle cancellerie Penali, amministrative ed i curatori fallimentari.
Mancata ricezione delle ricevute di deposito telematico
La trasmissione telematica della busta di deposito avverrà comunque in presenza di casella piena, e verrà normalmente elaborata dal Tribunale, ma le quattro PEC di conferma potrebbero essere respinte e non si avrà prova dell’avvenuto deposito.
Per questo motivo è presente in Consolle Avvocato una procedura di controllo dello spazio disponibile che interviene prima di ogni invio di busta telematica.
Mancata ricezione delle prove di notifiche in proprio Ex 53/94
Una volta satura, la casella PEC potrebbe non essere in grado di ricevere le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna del notifiche in proprio PEC Ex L. 53/1994, non potendo quindi provare l’avvenuta notifica.
Ovviamente non si potranno nemmeno ricevere le notifiche 53/94, ma in questo caso non vengono generate le ricevute di consegna per il mittente, sostituite da un messaggio di errore
La Legge lascia spazio a dubbi in questi casi: “La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna” (Art. 3bis c.3, L. 53/1994).
Mancata ricezione delle notifiche dal Fisco
A partire da luglio 2017 il Fisco è tenuto a trasmettere le notifiche esclusivamente a mezzo PEC nel caso in cui il destinatario è obbligato ad averne una. Ed è espressamente prevista la domiciliazione digitale con avviso tramite mezzo di raccomandata. (Decreto Legge n. 193/2016 Art. 7 c.6.)
Gestire la casella per prevenire il problema
Vediamo ora come agire per prevenire l’eccessivo riempimento della casella ed i conseguenti effetti ora descritti.
Scarico manuale e cancellazione
Questo paragrafo si rivolge a coloro che consultano la casella PEC attraverso la “Webmail”, ovvero la pagina Web predisposta dal fornitore della PEC (in gergo tecnico “provider”) per leggere ed inviare posta. Solitamente il suo indirizzo è nella forma http:\\webmail.provider.it.
L’azione più intuitiva per liberare spazio è quella di cancellare messaggi dalla casella. Ciò è
fattibile, ma non prima di avere salvato una copia dei messaggi che devono essere conservati; per fare questo è disponibile all’interno della pagina Webmail un comando denominato “scarica eml” o “salva” che permette di scaricare e salvare come file sul proprio computer il messaggio selezionato. Il file ottenuto avrà estensione (la parte terminale del nome del file) .eml, o in alcuni casi .msg. Non si deve inoltre dimenticare che anche i messaggi presenti nella cartella della posta inviata occupano spazio.
Se si decide di procedere alla cancellazione dei messaggi dopo lo scaricamento della copia è a maggior ragione fortemente consigliabile effettuare backup dei dati per evitare perdite gravi in caso di guasto, virus o errore umano.
Personalmente ritengo sia buona prassi salvare una copia dei messaggi relativi ad un fascicolo, sia comunicazioni di cancelleria che ricevute di deposito telematico, nella cartella della pratica corrispondente nel proprio computer, a prescindere dalla successiva cancellazione del messaggio dalla Webmail.
Acquistare spazio aggiuntivo
I provider PEC nella fornitura di base convenzionata con gli Ordini si attengono alla dimensione di 1 Gigabyte, ma offrono la possibilità di espandere (a fronte di un canone annuo modesto) la capacità disponibile.
Scarico con i protocolli POP ed IMAP
Molti utenti di PEC, così come per la posta elettronica tradizionale, utilizzano un “Client” per la gestione dei messaggi. Un “Client” è un programma che consente di gestire la casella direttamente sul proprio computer o smartphone, senza dover effettuare ogni volta un accesso alla Webmail.
Tra i programmi Client email più noti vi sono: Mozilla Thunderbird, Outlook, Windows Mail, Apple Mail, oltre alle applicazioni per Android ed iPhone.
Ogni Client può gestire la casella secondo due distinte ed alternative modalità: il protocollo POP ed il protocollo IMAP. Analizziamo le differenze:
POP: Il sistema POP (acronimo di Post Office Protocol) è quello storicamente più vecchio. I messaggi di posta vengono scaricati sul computer e cancellati (subito o dopo un tempo prefissato) dal server del provider (in pratica la Webmail).
Il principale vantaggio del sistema POP è quello di prevenire il riempimento della casella, poiché i messaggi vengono rimossi dopo lo scaricamento. L’aspetto negativo che ne deriva è che l’unica copia dei messaggi disponibile dopo lo scaricamento si trova nel computer, pertanto è necessario effettuarne un valido backup.
IMAP: Nel sistema IMAP (Internet Message Access Protocol) il Client si limita a visualizzare ciò che si trova nella Webmail ed a riportare in essa le azioni compiute dall’utente. Se l’utente segna come letto un messaggio, ciò risulterà sulla Webmail, se viene cancellato o spostato in una sottocartella, così accadrà nella Webmail, etc.
Il vantaggio è quello di poter configurare differenti computer ed anche cellulare e tablet in modo da essere perfettamente in sincronia (se ad esempio cancellando un messaggi Spam dal cellulare questo sparirà anche dalla Webmail e dal Client sul computer).
Per contro invece, il sistema IMAP non risolve il problema dello spazio disponibile, in quanto i messaggi devono necessariamente rimanere sul server del provider.
In pratica si può utilizzare un approccio misto basato sul protocollo IMAP abbinato ad una periodica archiviazione e cancellazione dei vecchi messaggi.
I “LOG” del provider
L’argomento di questo paragrafo non è strettamente attinente al problema della saturazione della casella, ma è comunque una conoscenza utile.
I fornitori del servizio PEC sono tenuti (D.M. 2 novembre 2005) a conservare un registro (chiamato in gergo tecnico “Log”) dei messaggi inviati e ricevuti. Tale registro conterrà un codice identificativo del messaggio, gli estremi del mittente e dei destinatari, la data e l’ora, il testo dell’oggetto, la natura della comunicazione (consegna, ricevuta, errore, ecc), il codice dei messaggi correlati (es. ricevute), il nome del gestore mittente. Tali dati vengono forniti all’utente titolare su specifica richiesta.
Pubblicato da Marco Gualmini a 15:32 Nessun commento:
La tempesta: quando scade la chiavetta di firma digitale
La chiavetta di firma digitale ha una scadenza, o meglio, i certificati ivi contenuti hanno una scadenza, che solitamente è di tre anni dall’attivazione. Preciso che la cosiddetta chiavetta, anche detta “token”, contiene al suo interno due certificati digitali: uno di autenticazione, che consente di accedere alla consultazione dei fascicoli, ed uno di firma digitale, che permette di sottoscrivere sia gli atti che la busta di deposito telematico.
La chiavetta di firma è quindi necessaria per accedere alla consultazione dei fascicoli, ed è indispensabile sia nell’ambito civile che amministrativo che tributario.
Dopo la scadenza la chiavetta diventa inservibile, ovvero, di fatto non è più possibile operare in ambito giudiziario.
Preciso che la Posta Elettronica Certificata è del tutto indipendente dalla firma digitale, per cui si continueranno a ricevere le comunicazioni di cancelleria anche a certificati scaduti.
Conoscere la scadenza
In Consolle Avvocato:
Accedere al menu “Configurazione” (ultima icona in basso nella colonna di sinistra), sezione “Certificati e smartcard”. Cliccare il tasto “verifica pin”, digitare il pin (il codice segreto numerico di otto cifre) quando richiesto.
Si aprirà una finestra riportante la data di scadenza dei certificati.
In alternativa si potrà utilizzare il software fornito dal produttore della chiavetta, secondo procedure variabili in base allo stesso.
In prossimità della scadenza dei certificati viene, di prassi, inviata una email di preavviso dall’ente erogatore all’indirizzo email comunicato al momento della sottoscrizione del contratto. Pertanto, nel caso l’indirizzo venga variato, è opportuno comunicare l’aggiornamento al fornitore.
Una volta nota la data di scadenza, consiglio caldamente di annotarla in agenda.
Solitamente è possibile rinnovare online, per un numero limitato di volte, i certificati di autenticazione e firma entro la data di scadenza. La procedura da seguire è fornita dall’ente erogatore. Superata la data di scadenza non è più possibile procedere al rinnovo dei certificati esistenti e si deve acquistare un nuovo supporto.
Come in mare: due di tutto
Chiedete ad un esperto navigatore: occorre il doppio di ogni cosa indispensabile. Anche nel caso della chiavetta di firma digitale è utile avere un secondo dispositivo, meglio se con date di scadenza differite, per avere una alternativa nel caso in cui la prima si guasti, vada persa, scada ecc.
Una seconda chiavetta può essere richiesta indipendentemente dalla prima all’ente convenzionato con il proprio Ordine, alla camera di commercio, ad enti privati autorizzati e a loro agenti.
Un’alternativa diffusa per garantire ridondanza è quella in cui due o più avvocati, ciascuno dotato di una propria chiavetta, sono co-delegati con firma disgiunta.
Pubblicato da Marco Gualmini a 14:21 Nessun commento:
Etichette: firma digitale, Frequently Asked Questions
Pubblicato da Marco Gualmini a 09:19 Nessun commento:
Una domanda che mi viene posta molto frequentemente è quale formula utilizzare per autenticare la conformità di copie analogiche da digitale e viceversa.
Occorre sottolineare che la giurisprudenza si è orientata nella direzione di richiedere sempre la dichiarazione di conformità laddove un atto viene tradotto dalla forma analogica (Leggasi cartacea) a digitale e viceversa.
Come Alice nell’attraversare lo specchio passa da un mondo ad un altro rimanendo se stessa, la dichiarazione di conformità fa si che l’atto mantenga la sua efficacia probatoria passando dalla realtà fisica a quella digitale.
La mia risposta alla domanda iniziale è quella di attenersi alla via minimalista, tralasciando i riferimenti normativi e orpelli vari.
Ad ogni modo, i riferimenti normativi sono:
-D.L.G.S. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)
Art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici
Art. 23 – Copie analogiche di documenti informatici
-D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ...)
-D.L. 18 ottobre 2012 n. 179 conv. L. 221 / 12
Art. 16 bis c. 9bis – Potere di autentica di copie analogiche estratte da fascicolo telematico
Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti
Art. 16 undecies – Modalità dell'attestazione di conformità
-L. 21 gennaio 1994 n. 53
Art. 3 bis: Notifiche in proprio a mezzo PEC
Art. 9 c. 1bis - Copia cartacea di atto notificato
Stampa di atto estratto dal fascicolo telematico
Casistica: notifica cartacea (U.G., Posta) di atto emesso telematicamente (pronunciamento, D.I.)
Dopo avere stampato l’atto dal Portale Servizi Telematici o dalla Consolle Avvocato, apporre in calce, o in mancanza di spazio su foglio aggiuntivo, una formula del seguente tenore, che verrà sottoscritta di pugno:
Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia analogica è conforme all’originale documento informatico contenuto nel fascicolo telematico R.G.N. …. / 2017 presso il Tribunale di Milano da cui è estratta.
Il documento è costituto da # pagine inclusa la presente.
Milano, …….
Se il documento consta di più pagine queste verranno rilegate e verranno apposti timbri di congiunzione.
Scansione di atto originariamente cartaceo per deposito telematico
Casistica: deposito di notificazione a mezzo U.G. o servizio postale; iscrizione di procedura esecutiva (deposito titoli ed atti); deposito di fascicolo cartaceo (GdP, 1° grado)
Dopo avere scansionato l’atto, ottenendo un file PDF, lo si apre con Adobe Reader e si aggiunge in forma digitale la formula dichiarativa sulla seguente impronta:
Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia informatica è conforme all’originale documento analogico a mie mani da cui è stato tratto mediante scansione.
Sottolineo l’importanza di apporre la formula sul file PDF dopo la scansione. L’usanza di scrivere la formula sull’originale prima della scansione (o su una sua fotocopia) è ideologicamente errata.
Dichiarazione di conformità su file separato
Quale modalità alternativa all’apposizione della formula all’interno del documento PDF, la legge ammette (regole tecniche D.P.C.M. 13 novembre 2014 Art.4 c.3) che la stessa si possa disporre in un file separato rispetto ai documenti da autenticare. Occorre soddisfare i seguenti punti:
-che sia citato, per ogni file autenticato, il suo nome ed una sintetica descrizione del suo contenuto,
-che il file di autentica sia sottoscritto digitalmente,
-che file di autentica e file autenticati siano inclusi “in un sistema di gestione informatica dei
documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” (registro telematico del tribunale, nello specifico).
Un esempio applicativo si ha nell’iscrizione a ruolo di procedimenti esecutivi, dove si ha la comodità di redarre una sola formula invece di tre, ed il vantaggio di non alterare i documenti originali.
Un verosimile esempio di formula:
Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che i documenti informatici:
“decreto ingiuntivo.pdf” contenente il Decreto Ingiuntivo esecutivo n. 1234/15 emesso dal tribunale di Milano,
“atti di precetto.pdf” contenente atto di precetto notificato in data …..,
“verbale di pignoramento.pdf” contenente verbale di pignoramento diretto avvenuto in data ….,
sono conformi agli originali analogici da cui sono tratti mediante scansione ed in mio possesso.
Scansione di atto cartaceo per notifica a mezzo Posta Elettronica Certificata
Casistica: notifica a mezzo PEC di atto cartaceo (pronunciamento di GdP, D.I. esecutivo)
La L.53/94 all’Art. 3bis afferma che la formula di attestazione di conformità per documento originariamente in forma non digitale deve essere contenuta nella relazione di notifica, e che questa sia allegata come file separato, sottoscritto digitalmente, alla PEC.
La Consolle Avvocato, ad esempio, offre una formula standard di relata di notificazione adatta allo scopo.
Catena di conformità
Nulla impedisce che si possa ripetere indefinitamente la copia in conformità di un documento, purché ad ogni passaggio vengano rispettati i requisiti formali richiesti dalla legge.
Qui un esempio concreto:
1) il magistrato elabora un provvedimento in forma cartacea (al di fuori dei provvedimenti speciali sommari egli ne ha facoltà),
2) il cancelliere scansiona l’atto e lo inserisce in copia per immagine nel fascicolo telematico; in questo caso non è presente né formula di autentica né firma digitale (ex art. 16bis c.9bit D.L: 179/12),
3) l’avvocato stampa la copia dell’atto e ne attesta la conformità al documento informatico presente nel fascicolo telematico allo scopo di effettuarne notifica a mezzo U.G.,
4) l’avvocato deposita telematicamente copia dell’atto notificato completo di cartolina attestandone la conformità all’originale analogico.
Pubblicato da Marco Gualmini a 10:18 Nessun commento:
Etichette: conformità, Frequently Asked Questions
Pubblicato da Marco Gualmini a 09:22 Nessun commento:
Frequently Asked Questions conformità firma digitale PCT Consolle Avvocato PAT PEC copia duplicato
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68 “ Regolamento...
La società Net Service Spa, sviluppatrice di Consolle Avvocato, comunica che a partire dalla versione 3.17, con uscita il 20 marzo 2017, sar...

References: art. 16
 Art. 7

Art. 22

Art. 23

Art. 16

Art. 16

Art. 16

Art. 3

Art. 9
 Art.4
 art. 16