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Timestamp: 2018-10-24 05:19:41+00:00

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﻿ ACUERDO 38 DE 2002
ACUERDO 38 DE 20 DE SEPTIEMBRE DE 2002
CONTENIDO:SERVIDORES PÚBLICOS. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.
DIARIO OFICIAL N°:45038 DE DICIEMBRE 18 DE 2002, Y 45990 DE AGOSTO 4 DE 2005
ACUERDO 38 DE 2002
“Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, y
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades;
Que el numeral 5º del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”;
Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”;
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, “el documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención” y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;
Que el Código Penal dentro del Título IX de “Delitos contra la fe pública”, artículo 292, establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público,
ART. 1º—Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
ART. 2º—Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará, según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
ART. 3º—La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior se hará de conformidad con la tabla de retención documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2º, 3º, 4º, 5º, 6º, 8º, 9º, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.
12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
14. Soporte Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo. Ejemplo, una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina, deberá registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
Número de orden Código Nombre de las series, subseries o asuntos Fechas extremas Unidad de conservación Nº de folios Suborden Frecuencia de la consulta Notas
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro
ART. 4º—Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas.
Procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario
1. Los secretarios generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la unidad de archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
2. El jefe de la unidad administrativa o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
4. El jefe de la unidad administrativa de archivo de la entidad deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el acta de entrega y recibo.
5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
6. En caso de abandono del cargo, la administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto, el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del jefe de la unidad de archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.
ART. 5º—Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
PAR.—Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la ley.
ART. 6º—El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este acuerdo.
ART. 7º—El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los acuerdos que le sean contrarios.
Dado en Bogotá, D.C., a los veinte (20) días del mes de septiembre de dos mil dos (2002).

References: artículo 15
 artículo 15
 artículo 34
 artículo 35
 artículo 251
 artículo 14
 artículo 35
 artículo 292