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Timestamp: 2020-04-06 18:16:19+00:00

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LANDRATSAMT ORTENAUKREIS Modellkommune E-Government Konzept für weitere E-GovernmentAnwendungen Landratsamt Ortenaukreis Zentrale Organisation Badstr...
Author: Vincent Friedrich Brinkerhoff
LANDRATSAMT ORTENAUKREIS Modellkommune E-Government
Konzept für weitere E-GovernmentAnwendungen Landratsamt Ortenaukreis Zentrale Organisation Badstraße 20 77652 Offenburg
Konzept für weitere E-Government-Anwendungen; Landratsamt Ortenaukreis
Inhalt Vorwort .................................................................................................................................. 2 1.
Online-Antrag BAföG (eAntrag BAföG) ........................................................................... 3 1.1.
Kurzvorstellung des Projekts ................................................................................... 3
Ist-Zustand .............................................................................................................. 4
Soll-Zustand ............................................................................................................ 5
Projektplanung ........................................................................................................ 7
Ausblick..................................................................................................................13
Aufbau eines Open Data Portals ...................................................................................15 2.1.
Kurzvorstellung des Projekts ..................................................................................15
Ist-Zustand .............................................................................................................16
Soll-Zustand ...........................................................................................................18
Projektplanung .......................................................................................................19
Elektronischer Posteingang ...........................................................................................26 3.1.
Kurzvorstellung des Projekts ..................................................................................26
Ziele .......................................................................................................................27
Ist-Zustand .............................................................................................................28
Soll-Zustand ...........................................................................................................31
Projektplanung .......................................................................................................34
Online-Beantragung eines Führerscheins......................................................................42 4.1.
Kurzvorstellung des Projekts ..................................................................................42
Ist-Zustand .............................................................................................................43
Soll-Zustand ...........................................................................................................45
Projektplanung .......................................................................................................47
Ausblick..................................................................................................................49
Beitrag zum Leitfaden ...................................................................................................51
Vorwort Der Ortenaukreis ist mit einer Fläche von 1.851 Quadratkilometern Baden-Württembergs flächengrößter Landkreis. In den 51 Städten und Gemeinden der Ortenau leben über 412.000 Einwohner, davon rund 180.000 in den großen Kreisstädten Offenburg, Lahr, Kehl, Oberkirch und Achern. Obwohl die Kreisverwaltung dezentral aufgestellt ist, müssen die Bürger oft weite Anfahrtswege in Kauf nehmen. Durch
Kommunikationstechnologien und die zunehmende Verbreitung mobiler Endgeräte kann diesen Problemen wirksam entgegengetreten werden. Das E-Government-Gesetz des Bundes, welches am 01.08.2013 in Kraft getreten ist, eröffnet der Verwaltung hierzu neue Möglichkeiten.
Um die Potenziale neuer Technologien auf kommunaler Ebene darzulegen, hat das Bundesministerium
"Modellkommune
E-Government"
Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben. Ziel des Projektes ist es, die neuen Möglichkeiten, die sich durch die Implementierung von E-Government-Lösungen ergeben, praxisnah darzustellen. Im Rahmen des Projektes sollen die einzelnen Elemente des E-GovernmentGesetzes ausgetestet und auf ihre Effektivität geprüft werden. Im Zuge der zweiten Staffel des Wettbewerbes „Modellkommune E-Government“ wurde der Ortenaukreis im August 2014 als eine von fünf Modellkommunen ausgewählt. Im Rahmen der Bewerbung wurden die folgenden vier Teilprojekte skizziert, die bis zum Projektende Mitte 2016 umgesetzt werden sollen: 1. Online-Beantragung BAföG 2. Aufbau eines Open Data Portals 3. Elektronischer Posteingang 4. Online-Beantragung eines Führerscheins In einem ersten Schritt wurde zum Ende des Jahres 2014 ein Sachstandsbericht gefertigt, der den aktuellen Stand der Umsetzung von E-Government im Landratsamt Ortenaukreis dokumentiert. Im nachfolgenden Bericht werden die Konzeptionen der vier Teilprojekte, die im Rahmen des Modellprojektes realisiert werden, dargestellt. Nach einer kurzen Beschreibung des jeweiligen Projektes folgt die Dokumentation des Ist-Zustandes, bevor der daraus entwickelte Soll-Zustand skizziert wird. Im Anschluss werden die Projektplanung und das weitere Vorgehen mithilfe von Bausteinen veranschaulicht. Der Bericht schließt mit einem Beitrag für den Leitfaden „Weg zur E-Government-Kommune“.
1. Online-Antrag BAföG (eAntrag BAföG)
1.1. Die
ausbildungsförderungsgesetz (BAföG) werden vom Sachgebiet Ausbildungsförderung innerhalb des Amtes für Soziales und Versorgung wahrgenommen. Das Amt für Soziales und Versorgung ist organisatorisch dem Dezernat 3 „Bildung, Jugend, Soziales und Arbeitsförderung“ zugeordnet. Der Ortenaukreis ist lediglich für die Annahme und Prüfung von Anträgen zuständig, die durch Schüler eingereicht werden (Schüler-BAföG). Studierende müssen ihre BAföG-Leistungen bei den Studierendenwerken beantragen. Insgesamt gehen im Landratsamt Ortenaukreis ca. 1.000 BAföG-Anträge pro Jahr ein. Diese werden durch drei Mitarbeiter bearbeitet. Bei der Prüfung der Anträge sind nicht nur die Regelungen des BAföG zu beachten, sondern meist auch weitere Vorschriften wie das Sozialgesetzbuch (SGB), das Einkommenssteuergesetz (EStG), das Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Des Weiteren hat das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) Verwaltungsvorschriften zum BAföG erlassen, die in der Verwaltungspraxis ebenso Berücksichtigung finden müssen. Bei der Bearbeitung und Prüfung der Anträge wird das Fachverfahren Dialog 21 genutzt, das im Juni 2013 eingeführt wurde. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines BAföG-Antrages liegt bei ca. 10 Wochen. Ein großes Problem ist, dass die Antragsunterlagen sehr komplex sind und sich zusätzlich zum Basis-Antrag aus mehreren Anlagen zusammensetzen. Die Antragsteller wissen meist nicht, welche Anlagen auszufüllen sind und welche nicht. Daraus resultiert, dass entweder zu viele Unterlagen eingereicht werden, was unnötige Prüfschritte auslöst, oder zu wenige. Ein vollständiger BAföG-Antrag besteht oftmals aus 30 bis 40 Seiten. Aufgrund der jungen Zielgruppe, die zum Großteil sehr internetaffin ist, soll in diesem Bereich eine elektronische Antragsstellung ermöglicht werden. Ziel des eAntrags ist eine Reduzierung der Durchlaufzeiten durch den Einsatz eines intelligenten Antrags, der sich entsprechend den Eingaben des Antragstellers an die jeweiligen Bedürfnisse anpasst. Nur die Felder, die für die Prüfung des Antrags wesentlich sind, werden abgefragt. Aufgrund der Angaben werden den Antragstellern am Ende des Verfahrens die zusätzlich einzureichenden Unterlagen aufgelistet (z. B. Wohnnachweis). Zusätzlich werden die Dateneingaben auf ihre Plausibilität hin geprüft. Durch die medienbruchfreie Kommunikation sollen die Warte- und Bearbeitungszeiten weiter reduziert werden.
Nach § 9 I S. 1 EGovG sollen die Verwaltungsprozesse, die künftig in bedeutenden Teilen elektronisch abgewickelt werden sollen, vor der Implementierung neuer IT-Verfahren auf Optimierungspotenziale untersucht werden. Gemäß § 9 I S. 2 EGovG soll dabei auch berücksichtigt werden, dass die Nutzer elektronisch den Bearbeitungsstand sowie die Kontaktadressen der bearbeitenden Stelle einsehen können sollen. Hierzu gehört zunächst die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte und der verwendeten Verfahren und Methoden. Das Landratsamt Ortenaukreis setzt § 9 EGovG auf Basis der bereits vorhandenen GPO-Konzeption um. In einem ersten Schritt wurde daher der Prozess „Bearbeitung eines BAföG-Antrags“ ausführlich dokumentiert. Die Dokumentation erfolgte über die Picture Prozessplattform der Picture GmbH. Die notwendigen Informationen wurden über eine Befragung der Mitarbeiter generiert. Der Prozess wurde in zwei verschiedenen Varianten dargestellt, die sich jedoch nur geringfügig voneinander unterscheiden. In der ersten Variante geht der Antrag persönlich ein, bei der zweiten Variante geht der Antrag über den Postweg ein. Derzeit ist die Verteilung auf die beiden Varianten in etwa hälftig. Etwa 30 % der Antragsteller lassen sich zunächst durch die Sachbearbeitung beraten. Im Anschluss an diese Beratung werden die bundeseinheitlichen Formulare entweder persönlich übergeben oder auf dem Postweg übersendet. Die übrigen 70 % der Antragsteller lassen sich nicht vorab beraten und laden sich die Formulare direkt im Internet herunter – entweder über die Homepage des Ortenaukreises oder über die Seite www.bafoeg.de des BMBF. Diese Verteilung ist ein weiteres Anzeichen für die hohe Internetaffinität der Zielgruppe. Nach Eingang des Antrags wird in beiden Varianten zunächst geprüft, ob das Landratsamt überhaupt für die Bearbeitung zuständig ist und die wesentlichen Voraussetzungen für eine Förderung gegeben sind. Sofern der Antrag persönlich abgegeben wird, wird der Antrag zusätzlich sofort auf Vollständigkeit hin geprüft. Wenn der Antrag unvollständig ist, bekommt der Antragssteller ein Hinweisblatt ausgehändigt, auf dem alle fehlenden Dokumente aufgelistet sind. Die fehlenden Unterlagen sollen innerhalb von zwei Monaten nachgereicht werden. In beiden
Prüfungsschrittes an das Sekretariat weitergegeben. Wenn der Antrag mit der Post eingegangen ist, erstellt das Sekretariat zunächst eine Eingangsbestätigung, die anschließend auf dem Postweg versendet wird. In beiden Varianten wird dann eine Papierakte angelegt. Anschließend übernehmen die Mitarbeiter im Sekretariat die Stammdaten, wie z. B. Name, Adresse und Bankverbindung, aus dem Antrag in das Fachverfahren Dialog 21. Nun wird die Akte wieder an den Sachbearbeiter zurückgegeben. Sofern der Antrag auf dem Postweg eingegangen ist, wird erst jetzt eine Prüfung auf Vollständigkeit vorgenommen. Wenn die Prüfung ergibt, dass noch Unterlagen fehlen,
erstellt die Sachbearbeitung ein Hinweisblatt mit einer Auflistung der fehlenden Unterlagen. Die Akte wird daraufhin an das Sekretariat weitergegeben. Dort wird ein Anschreiben erstellt, das zusammen mit dem Hinweisblatt per Post an den Antragsteller gesendet wird. Sobald alle fehlenden Unterlagen eingegangen sind, wird in beiden Varianten eine erneute Prüfung auf Vollständigkeit vorgenommen. Wenn alle Unterlagen vollständig sind, übernimmt die Sachbearbeitung die übrigen Daten, wie z. B. das Einkommen der Eltern oder andere Vermögenswerte, in das Fachverfahren Dialog 21. Nun kann der BAföG Anspruch berechnet werden – entweder in Papierform oder in Dialog 21/BAföG 21. Da im Bereich der Ausbildungsförderung das Vier-Augen-Prinzip gilt, gehen die Ergebnisse der Berechnung über einen Workflow in Dialog 21 an die Sachgebietsleitung. Die Sachgebietsleitung prüft die Ergebnisse und erteilt anschließend die Freigabe. Über den Workflow in Dialog 21 erhält die Sachbearbeitung eine Meldung, dass die Freigabe erfolgt ist. Die Sachbearbeitung erstellt daraufhin einen Bescheid, der anschließend ausgedruckt und über den Postweg an den Antragsteller versendet wird. Der Antragsteller erhält auch dann einen Bescheid, wenn sich keine Förderung ergibt. Zusätzlich wird der Bescheid ein zweites Mal ausgedruckt und in die Akte abgelegt. In einem letzten Schritt wird der Fall aus der Eingangsliste, in der alle eingegangenen Anträge vermerkt werden, ausgetragen.
In einer ersten Analyse fällt auf, dass über den gesamten Prozess hinweg einige Medienbrüche und auch mehrere Schnittstellen enthalten sind. Durch eine intensivere Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien können diese auf ein Minimum reduziert werden. Dabei können einige Prozessschritte sogar komplett eingespart werden. Beispielsweise
elektronischen Weg versendet werden. Genauso könnte der Hinweis auf noch fehlende Unterlagen elektronisch an den Antragsteller übermittelt werden. Die im eAntrag enthaltenen Daten sollten automatisch in das Fachverfahren übernommen werden. Damit würde eine manuelle Dateneingabe durch das Sekretariat komplett entfallen. Die Einführung einer elektronischen Akte wird weitere Vorteile mit sich bringen.
Im Anschluss an die Dokumentation des Ist-Prozesses wurde der Soll-Prozess dokumentiert, also der absolute Idealzustand. Durch die Implementierung des eAntrags und weiteren ergänzenden Komponenten ergibt sich eine deutliche Verschlankung des gesamten Geschäftsprozesses. Um dies zu verdeutlichen wurde der optimierte Prozess neu modelliert und visualisiert. Gegenüber der Variante der persönlichen Übergabe der Antragsunterlagen in Papierform können ganze sieben Prozessschritte eingespart werden. In der Variante der
Übermittlung der Papier-Antragsunterlagen auf dem Postweg kann durch die Nutzung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien die Anzahl der Prozessschritte sogar von 26 auf nur 16 reduziert werden. Der
Navigationspunkt Online-Dienste auf den eAntrag BAföG zugreifen. Der eAntrag soll sich automatisch den Bedürfnissen des jeweiligen Antragstellers anpassen. Wenn der Antragsteller beispielsweise angibt verheiratet zu sein, werden die zusätzlich notwendigen Angaben zum Ehepartner abgefragt. Gibt der Antragsteller an, nicht verheiratet zu sein, entfallen die Felder in Bezug auf den Ehepartner. Hierdurch soll der Antrag an Übersichtlichkeit gewinnen. Wenn der Antragsteller den eAntrag vollständig ausgefüllt hat, wird der Antrag automatisch in ein PDF-Format mit integrierter (für den Antragsteller nicht sichtbarer)
Möglichkeiten zur Auswahl, den Antrag bei der Behörde einzureichen. Der Bürger kann den Antrag in der PDF-Version natürlich nach wie vor ausdrucken und unterschrieben in Papierform einerseits entweder per Post oder persönlich der Behörde übermitteln. Andererseits kann der Bürger den Antrag auch elektronisch einreichen. Dazu benötigt der Antragsteller einen De-Mail-Account. Der Antragsteller speichert sich zunächst die Datei, PDF-Version mit integrierter XML-Datei, lokal auf seinem PC ab. Wenn der Antragsteller den Antrag per De-Mail einreichen möchte, werden beide Dateien als Anlagen in die De-Mail hochgeladen. Anschließend sendet der Antragsteller die De-Mail in absenderbestätigter Form an die Behörde. Die De-Mail landet über das eingesetzte Gateway im Posteingang des E-Mail-Postfachs des Sachgebietes Ausbildungsförderung. Sofern die Schüler ihren Antrag auf elektronischem Weg einreichen, kann die Eingangsbestätigung, statt wie bisher auf dem Postweg, auch elektronisch versendet werden – bei einer entsprechenden Einrichtung des De-Mail-Kontos
Eingangsbestätigung möglich und auch vorgesehen. Die XML-Datei kann anschließend von der Sachbearbeitung in das Fachverfahren Dialog 21 eingelesen werden. Durch eine Verknüpfung des Fachverfahrens Dialog 21 mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) könnte gleichzeitig mit der Datenübernahme in das Fachverfahren automatisch eine entsprechende Akte im DMS angelegt werden. Eine aufwendige Anlage einer Papierakte im Sekretariat würde damit entfallen. Auch die Anforderung der fehlenden Unterlagen kann, genauso wie die Übermittlung des Bescheides, künftig auf elektronischem Weg erfolgen. Gemäß § 5 II S. 1 EGovG kann das Amt für Ausbildungsförderung benötigte Nachweise anderer öffentlicher Stellen direkt auf elektronischem Wege einholen – sofern der Antragsteller dem zugestimmt hat. Die Ausbildungsstättenbescheinigung (F2) wäre ein Beispiel hierfür. Dieser Nachweis könnte das Amt für Ausbildungsförderung direkt, z. B. bei der Schule oder der Hochschule, einholen. Über die Schnittstelle zum DMS könnte der
fertige Bescheid automatisch aus Dialog 21 in die bereits bestehende elektronische Akte abgelegt werden. Alternativ zur Identifikation über De-Mail soll künftig auch eine Identifikation des Antragstellers über die eID-Funktion des neuen Personalausweises (nPA) möglich sein. Die Realisierung ist in einem zweiten Schritt vorgesehen.
Auffallend ist, dass durch den Einsatz des eAntrags in Verbindung mit einer elektronischen Aktenführung die Schnittstellen zum Sekretariat durch eine Automatisierung der einfachen Tätigkeiten, wie z. B. das Anlegen einer Akte oder die manuelle Übernahme der Stammdaten vom Papierantrag in das Fachverfahren, komplett aufgehoben werden können. Weitere Zeitersparnisse ergeben sich weiterhin aus einer weiteren Optimierung der elektronischen Kommunikation. Beispielsweise ist vorgesehen, Beratungsleistungen in Zukunft auch über einen Chat oder gar einen Video-Chat anzubieten. Auch die automatische Datenübernahme vom eAntrag in Dialog 21 wird eine zeitliche Entlastung mit sich bringen. Genauso können über das Bürgerkonto, das den Schülern eine ständige Verfolgung des Bearbeitungsstandes ermöglicht, Rückfragen auf ein Minimum reduziert werden.
Die weitere Vorgehensweise wurde in insgesamt vier Bausteine untergliedert: Elektronisches Formular, De-Mail, elektronische Akte und Marketing. Baustein 1: Elektronisches Formular Das Land Baden-Württemberg entwickelt zentral für alle Studierendenwerke und kommunalen Ämter einen eAntrag BAföG. Mit der programmtechnischen Entwicklung wurde die Datenzentrale Baden-Württemberg beauftragt. Ziel des Projektes ist die Entwicklung einer zentralen Lösung für eine medienbruchfreie, elektronische Bearbeitung von BAföGAnträgen vom Antrag bis zur Archivierung. Die Lösung soll mit wenigen Anpassungen von allen Studierendenwerken und kommunalen Ämtern in Baden-Württemberg genutzt werden können. Der eAntrag BAföG wird zentral auf einem Server durch das Land BadenWürttemberg zur Verfügung gestellt. Die Studierendenwerke bzw. die Ämter für Ausbildungsförderung können den eAntrag über einen Link in die eigene Homepage einbinden. Auf diese Weise können maximale Synergieeffekte generiert werden. Die Verantwortlichen des Landkreises erhielten zunächst einen Link zur Testversion des elektronischen Formulars. Mehrere Mitarbeiter der Kreisverwaltung, sowohl aus dem Sachgebiet Ausbildungsförderung als auch aus der Zentralen Organisation, testeten nun das elektronische Formular ausgiebig. Die Mitarbeiter der Zentralen Organisation versetzten sich
konzentrierten sich dagegen eher auf die fachlichen Aspekte. Die elektronische Version war bisher hauptsächlich auf die Arbeit der Studierendenwerke abgestimmt. Gerade in Bezug auf die Auswahlfelder ergaben sich daher ein paar wenige Änderungen. Damit sich das elektronische Formular optisch nahtlos in die neue Homepage einfügen kann, wurde in einem
nächsten Schritt das Layout durch die Datenzentrale Baden-Württemberg
entsprechend angepasst. Ohne diese Anpassung würde ein Standard-Layout mit dem Logo des MWK BW zum Einsatz kommen. Ein Bezug zum Ortenaukreis wäre aus dem Formular nicht hervorgegangen.
Abbildung 1: Startseite des grafisch aufbereiteten Antrags
Abbildung 2: Eingabe der Stammdaten im grafisch aufbereiteten Antrag
Baustein 2: De-Mail Gemäß Art. 4 EGovG bzw. § 36a II S. 4 Nrn. 2 und 3 SGB I kann die Schriftform auf elektronischem Wege ersetzt werden, indem das zu unterzeichnende Dokument per De-Mail an die Behörde bzw. an den Bürger gesendet wird. Nach § 2 II EGovG sind bislang lediglich die
Bundesbehörden dazu
einzurichten. Bis zum 31.12.2013 hatten die Inhaber einer DE-Domain die Möglichkeit, die entsprechende De-Mail-Domain für sich zu reservieren (Sunrise-Phase). Der Ortenaukreis ist Inhaber der DE-Domain „www.ortenaukreis.de“. Daher konnte sich der Landkreis frühzeitig die
DE-Mail-Domain
„ortenaukreis.de-mail.de“
Domainreservierung standen die Anbieter Telekom, 1&1/GMX und Mentana Claimsoft zur Auswahl. Zunächst entschieden sich die Verantwortlichen für einen Vertragsabschluss mit der Telekom. Vorerst verfügt der Landkreis, wie jeder Bürger, der ein De-Mail-Konto nutzt, lediglich über eine webbasierte Version. Der Landkreis kann nun innerhalb seines De-Mail-Kontos mehrere Adressen anlegen, z. B. [email protected]
Telekom bietet eine sichere Anmeldung per mobile TAN oder per nPA. Die Mitarbeiter des Landratsamtes benötigen unbedingt die Möglichkeit der sicheren Anmeldung, da nach § 36a
II S. 4 Nr. 3 SGB I lediglich eine De-Mail mit Absenderbestätigung die Schriftform ersetzen kann. Der jeweilige Mitarbeiter des Landkreises, der De-Mails versendet oder empfängt, müsste bei Beibehaltung der webbasierten Lösung bei jeder Nutzung die entsprechende Internetseite der Telekom aufrufen und sich dort sicher anmelden. Um dies zu umgehen, soll ein De-Mail-Gateway eingerichtet werden. Durch das Gateway wird das De-Mail-Konto mit dem bisherigen E-Mail-System verknüpft. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter künftig ihre De-Mails aus ihrem Lotus Notes E-MailPostfach heraus versenden und empfangen können – ohne zusätzliche Anmeldung. Die bereits im Einsatz befindliche virtuelle Poststelle, JULIA MailOffice bietet zusätzlich ein Release für den Versand und den Empfang von De-Mail-Nachrichten an. Diese GatewayLösung über JULIA MailOffice kann jedoch lediglich in Zusammenarbeit mit dem Diensteanbieter Mentana Claimsoft realisiert werden. Ein Wechsel des Diensteanbieters war daher unumgänglich.
Abbildung 3: Funktionsweise der angestrebten Gateway-Lösung
Die De-Mail-Konten des Ortenaukreises befinden sich grundsätzlich auf einem Server des Diensteanbieters.
MailOffice,
Landratsamtes installiert ist, holt die De-Mails über eine verschlüsselte Verbindung beim
Diensteanbieter ab. Über eine „Alias-Tabelle“, die einmalig bei JULIA MailOffice hinterlegt wird, erfolgt eine Zuordnung der De-Mail-Adressen zu den E-Mail-Adressen. Beispielsweise werden die Nachrichten, die unter [email protected] eingegangen sind, nun der Adresse [email protected] zugeordnet. JULIA MailOffice leitet wiederum die Nachrichten und die zugehörigen Informationen an das Mail-Programm Lotus Notes, das auf einem anderen Server des Ortenaukreises installiert ist, weiter. Wenn der Mitarbeiter aus seinem Lotus Notes E-Mail-Account heraus eine De-Mail versenden will, nimmt die De-Mail den identischen Weg über JULIA MailOffice bis zum Diensteanbieter, der die De-Mail wiederum an den Diensteanbieter des Empfängers übermittelt. Im nächsten Schritt wurde bereits ein neuer Webserver für die Anwendung JULIA MailOffice aufgesetzt, der anschließend durch die Herstellerfirma konfiguriert wurde. Damit der einzelne Mitarbeiter über seinen Lotus Notes Account z. B. auch absenderbestätigte De-Mails versenden kann, muss in Bezug auf Lotus Notes noch eine spezielle Schablone erstellt werden, die die entsprechend benötigten Parameter, wie z. B. „absenderbestätigt“ enthält. Ziel ist, dass der Mitarbeiter in Lotus Notes lediglich ein zusätzliches Kontrollkästchen aktivieren muss, um eine absenderbestätigte De-Mail zu versenden. Gemäß § 36a I SGB I dürfen die Unterlagen nur dann auf elektronischem Weg versendet werden, wenn der Empfänger für den jeweiligen Übertragungsweg den Zugang eröffnet hat. Der Ortenaukreis wird die Zugangseröffnung auf der Homepage unter der Rubrik BAFöG bekannt machen. Des Weiteren müssen die Rechtsbehelfsbelehrungen entsprechend um die neue Zugangsmöglichkeit erweitert werden.
Baustein 3: Elektronische Akte Um ein Verwaltungsverfahren vollständig medienbruchfrei abwickeln zu können, muss in letzter Konsequenz auch die laufende Aktenführung und die eventuell spätere Archivierung auf elektronische Weise erfolgen. Das EGovG verpflichtet in § 6 S. 1 lediglich die Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung. Zudem tritt diese Regelung gemäß Art. 31 V EGovG erst zum 01.01.2020 in Kraft. Da für Baden-Württemberg derzeit noch kein Landes-EGovG gibt (Stand: August 2015), das eine entsprechende Regelung enthält, existiert für die Kreisverwaltung grundsätzlich keine Verpflichtung im Hinblick auf die elektronische Aktenführung. Das Landratsamt Ortenaukreis nutzt jedoch bereits seit dem Jahr 2009 ein DMS des Herstellers Optimal Systems. Um weitere Vorteile nutzen zu können, sollte eine Schnittstelle zum Fachverfahren Dialog 21 eingerichtet werden. Durch diese direkte Verknüpfung könnten einige Synergieeffekte geschaffen werden.
Abbildung 4: Funktionsweise der DMS-Schnittstelle
Wenn künftig der eAntrag BAföG in Form einer PDF-Datei mit integrierter XML-Datei beim Landratsamt auf elektronischem Wege eingeht, wird die Datei zunächst in der Schnittstelle DMS/Dialog 21 abgelegt. Der Sachbearbeiter muss nun definieren, ob es sich um einen Erstantrag oder einen Folgeantrag handelt. Sofern es sich um einen Erstantrag handelt, wird daraufhin automatisch eine neue Akte mit Namen und Geburtsdatum des Antragstellers angelegt. Gleichzeitig wird die PDF-Datei automatisiert in der neu angelegten Akte abgelegt und die integrierte XML-Datei wird in Dialog 21 eingelesen. Genauso könnten alle Schriftstücke oder Dokumente, die zum betreffenden Fall über Dialog 21 erstellt werden, automatisiert in die entsprechende Akte im DMS abgelegt werden. In einem nächsten Schritt kann die Programmierung der Schnittstelle beauftragt werden. Parallel dazu kann begonnen werden, die Ablagestruktur zu erarbeiten. Dabei ist insbesondere auch das Aufbewahrungs- und Archivierungskonzept zu berücksichtigen. Nach Fertigstellung der Schnittstelle und Anlage der Aktenordner und Vorgänge im DMS kann die Qualifizierung der Mitarbeiter in Angriff genommen werden. Anschließend wird der Testbetrieb gestartet. Baustein 4: Marketing Um die Nutzer auf die neuen Angebote aufmerksam zu machen, sollen verschiedene Werbeaktionen
Wiedererkennungswert initiiert werden, die die Jugendlichen und jungen Erwachsenen direkt anspricht. Bei der Erstellung der Werbekampagne ist eine Kooperation mit der Gewerblichen Schule, Bereich Grafikdesign, die sich in der Trägerschaft des Ortenaukreises befindet, denkbar. So entsteht praktisch eine Kampagne von Schülern für Schüler. In einem ersten 1
Schritt werden Flyer und Plakate angefertigt, die an den Stellen zum Einsatz kommen sollen, an denen sich die Zielgruppe regelmäßig aufhält. Beispielsweise ist eine Auslage bzw. ein Aushang an sämtlichen allgemeinbildenden und beruflichen Schulen, in Vereinsheimen, in Fitnessstudios, in Jugendzentren, in Sporthallen und in sämtlichen Bürgerbüros in der Ortenau geplant. Die Mitarbeiter in den Bürgerbüros der Gemeinden erhalten zusätzlich ein Informationsschreiben, in dem die angebotenen Möglichkeiten noch einmal ausführlich erläutert werden in Verbindung mit der Bitte, bei Beantragung von Personalausweisen im Bereich der Zielgruppe auf die mögliche Nutzung der eID-Funktion im Rahmen eines BAföGAntrages hinzuweisen. Auch der Dreh eines Werbevideos wäre denkbar. Der Videodreh könnte möglicherweise in Zusammenarbeit mit der Hochschule Offenburg, Fachbereich Medien, realisiert werden. Das Werbevideo kann nicht nur auf der Homepage des Ortenaukreises eingebunden werden. Auch ein Einsatz im Rahmen einer Kinowerbung könnte sich lohnend auswirken. Für die Planung weiterer Aktionen wäre auch eine Einbindung der Auszubildenden des Landkreises denkbar – nicht nur als weitere Ideengeber, sondern auch zur direkten Ansprache. Einige Auszubildende sind als Botschafter in Schulen unterwegs, um über das Landratsamt und vor allem über die Ausbildungsmöglichkeiten zu informieren. Eventuell könnten die Auszubildenden dabei auch auf den elektronischen BAföG-Antrag hinweisen. Auch auf der Facebook-Fanseite „[email protected]“, auf der die Azubis wöchentlich selbst verfasste Beiträge rund um das Thema Ausbildung posten, könnte der neue Online-Service effektiv beworben werden.
Das Landratsamt Ortenaukreis möchte den Bürgern künftig nicht nur eine Antragstellung per De-Mail ermöglichen. In einem zweiten Schritt soll die Schriftform in Bezug auf den eAntrag BAföG gemäß Art. 4 EGovG bzw. § 36 II S. 4 Nr. 1 i.V.m. S. 5 SGB I auch mithilfe der eIDFunktion des nPA ersetzt werden können. Nach § 2 III EGovG sind lediglich die Bundesbehörden dazu verpflichtet, eine elektronische Identitätsfeststellung mit dem nPA bzw. dem eAT anzubieten. Die Implementierung einer eigenen eID-Infrastruktur für das Landratsamt Ortenaukreis würde einen vergleichsweise großen Aufwand verursachen. Daher wäre eine gemeinsame Lösung auf Landesebene erstrebenswert. Das Innenministerium Baden-Württemberg hat bereits die entsprechende Weiterentwicklung des Bürgerkontos innerhalb der Plattform Service-BW beauftragt. Eine endgültige Fertigstellung der neuen Plattform inkl. des Bürgerkontos
Führerscheinen ist in Bezug auf das landesweite Bürgerkonto als Pilotprojekt vorgesehen (siehe S. 48 f.). In einem zweiten Schritt soll dann auch der eAntrag BAföG mit dem
Bürgerkonto von Service-BW verbunden werden. An dieser Stelle wird eine Kooperation zwischen der Datenzentrale Baden-Württemberg und dem kommunalen Rechenzentrum angestrebt.
2. Aufbau eines Open Data Portals
Die Möglichkeiten von Open Data sind so vielfältig wie die immense Zahl an Daten, die in öffentlichen Verwaltungen gespeichert und verarbeitet werden. Befürworter argumentieren, dass die Daten mithilfe von Steuergeldern erstellt wurden und somit Eigentum der Allgemeinheit sein sollten. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Argumente, welche für die Veröffentlichung von Verwaltungsdaten sprechen. Im Rahmen des Teilprojekts „Aufbau eines Open Data Portals“ beabsichtigt das Landratsamt Ortenaukreis bestimmte Datenbestände der Kreisverwaltung öffentlich zugänglich zu machen, indem diese im Internet zum Download bereitgestellt werden. Prinzipiell kommen alle Daten in Frage, die für Bürger und Unternehmen von Interesse sein könnten. Eine Ausnahme stellen selbstverständlich sensible und sicherheitsrelevante Daten dar. Die potenziellen Nutzer bekommen die Möglichkeit, die gewünschten Datenbestände direkt aus dem Open Data Portal zu beziehen. Ob sie diese rein zu Informationszwecken oder als Grundlage einer Anwendungsprogrammierung nutzen, bleibt ihnen selbst überlassen.
Transparenz und Teilhabe Mit Open Data möchte das Landratsamt Ortenaukreis die Verwaltung nach außen hin weiter öffnen. Durch die veröffentlichten Daten bekommt die Bevölkerung einen Einblick in das Verwaltungshandeln und kann dessen Ergebnisse in digitaler Form einsehen und verarbeiten. Dies schafft zum einen Transparenz und zum anderen ein besseres Verständnis für die öffentliche Verwaltung. Darüber hinaus erhofft sich der Landkreis eine Steigerung des Interesses für Kreisthemen.
Förderung der regionalen Wirtschaft Für die regionale Wirtschaft kann Open Data ein wichtiger Wachstumstreiber sein. Offene Daten
Bevölkerungsstruktur einer Region beispielsweise kann Unternehmen dabei helfen, Produkte zielgerichtet für den Markt „Ortenaukreis“ zu entwickeln oder die richtigen Produkte aus dem bestehenden Portfolio zu platzieren. Zusätzliche Informationen, wie Kartenmaterial, statistische und Unternehmensdaten, bilden das Ausgangsmaterial für eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen. Diese neuen Produkte und Services wiederum begünstigen ihrerseits die Gründung von Startups. Open Data spielt für Unternehmen im Digitalzeitalter
eine zentrale Rolle und kann dazu beitragen, die Medienregion Ortenaukreis als Wirtschaftsstandort weiter nachhaltig zu stärken. Mehrwert durch Anwendungen Einen weiteren Nutzen verspricht sich der Landkreis durch die Anwendungen, welche sozusagen als Endprodukte aus den Datenbeständen entstehen. In Wien wurden bereits zahlreiche Anwendungen auf der Basis von Open Data programmiert. Die Anwendungen reichen vom einfachen Parkplatzfinder, über Apps mit Abfahrtszeiten und Verspätungen der Verkehrsbetriebe, zu umfassenden „Wien-Apps“. Diese kombinieren eine Vielzahl von Datensätzen, um alles Wissenswerte über die Stadt in einer Anwendung zu bündeln. Solche Anwendungen und insbesondere deren Funktionen haben großes Potenzial und können speziell für die Nutzergruppen, an die sie gerichtet sind, einen Mehrwert enthalten. Vorreiterrolle in der Region Das Landratsamt Ortenaukreis möchte innovativ voranschreiten und bei der Thematik Open Data eine Vorreiterrolle in Baden-Württemberg einnehmen. Besonders im süddeutschen Raum sucht man bisher vergebens nach öffentlichen Behördendaten im größeren Umfang. Städte wie Hamburg, Bremen und Rostock zeigen jedoch, dass Open Data möglich ist und bei der Bevölkerung ankommt. Im Ortenaukreis wird deswegen ein Portal entstehen, welches ein Vorbild für Kommunen in der Region sein soll.
Im Zuge der Modernisierung und Weiterentwicklung des Serviceportals www.service-bw.de wird in Baden-Württemberg erstmals ein Open Data Portal auf Landesebene entstehen. Das Landratsamt Ortenaukreis wurde als Pilotkommune ausgewählt, um das neue Serviceportal und damit auch das Open Data Angebot ausgiebig zu testen.
Aufgrund der Erfahrungen bei der Veröffentlichung der eigenen Datenbestände und durch die Tätigkeit als Pilotkommune von www.service-bw.de kann der Landkreis künftig als kompetenter Ansprechpartner agieren und andere Verwaltungen bei der Umsetzung ähnlicher Systeme beratend unterstützen.
Seit Juni 2014 präsentiert sich das Landratsamt Ortenaukreis im Internet mit einer komplett überarbeiteten Homepage. Das Systemhaus „Advantic“ hat den Zuschlag für den Relaunch der bestehenden Internetpräsenz erhalten und diesen mit dem Content Management System (CMS) „iKISS“ umgesetzt. Im Zuge dieser Modernisierung und Verschlankung wurde auch
eine Seite eingerichtet, auf der bereits zum jetzigen Zeitpunkt Open Data im kleinen Umfang betrieben wird. Momentan beinhaltet dieses Angebot lediglich eine überschaubare Auflistung an PDF-Dateien ohne jegliche Kategorisierung.
Abbildung 5: Derzeitiges Open Data Angebot auf www.ortenaukreis.de
Dennoch wird – besonders im Hinblick auf dieses Teilprojekt – direkt auf der Startseite prominent auf das bestehende Angebot hingewiesen. Mit Erfolg: Zahlreiche Interessierte haben sich bereits gemeldet und weitere Daten angefragt. Außerdem wurde mehrfach bemängelt, dass die Daten nur im PDF-Format hinterlegt sind und nicht in einem maschinenlesbaren Format.
Abbildung 6: Open Data Hinweis auf www.ortenaukreis.de
Diese Resonanz, welche in Form von Kritik geäußert wurde, zeigte deutlich, dass die Bevölkerung
weiterverarbeiten möchte. Die Zahl der Aufrufe der Open Data Seite bestärkte diesen Eindruck weiter:
Abbildung 7: Seitenzugriffe auf www.ortenaukreis.de/Online-Dienste/Open-Data
Der Zugang zu den Datenbeständen soll auch in Zukunft über ein Open Data Portal erfolgen, welches direkt in die Internetpräsenz „www.ortenaukreis.de“ integriert ist. Langfristig wird somit auf der Homepage des Ortenaukreises eine möglichst große Vielfalt an Informationen zur Verfügung gestellt werden, deren Auswahl sich nach den Bedürfnissen und Interessen der Menschen im Kreisgebiet richtet. Die öffentlichen Daten werden in maschinenlesbarer Form nach § 12 I S. 1 EGovG und in mehreren Dateiformaten angeboten. Durch die Maschinenlesbarkeit der Informationen können diese von Anwendungen nach dem Download automatisiert ausgelesen werden. Neben dem direkten Download der Rohdaten besteht
Programmierschnittstelle, ein sog. Application Programming Interface (API) abzufragen. Diese Schnittstelle wird durch das verwendete Content Management System „iKISS“ oder direkt über die entsprechenden Fachverfahren der jeweiligen Ämter bereitgestellt. Auf diese Weise können Anwendungen direkt und selbstständig auf die jeweils aktuellen Informationen aus den Datenbeständen zugreifen und diese automatisiert verarbeiten. Dieses Verfahren ist besonders bei Datensätzen von Bedeutung, welche in kurzen Zeitintervallen aktualisiert werden müssen, wie beispielsweise Abfahrtszeiten und Verspätungen von öffentlichen Verkehrsmitteln.
Damit der spätere Nutzer möglichst schnell und unkompliziert auf relevante Datensätze zugreifen kann, stehen ihm verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Ähnlich wie auf der Internetpräsenz „www.ortenaukreis.de“ können die Datensätze kategorisiert nach Themengebieten, wie beispielsweise „Bauen & Wohnen“, „Veranstaltungen & Tourismus“
und „Landkreis & Verwaltung“ aufgeführt werden. Des Weiteren unterstützt eine alphabetische Auflistung sog. Tags beim Finden von Informationen. Außerdem besteht die Möglichkeit einer Volltextsuche. Entsprechende Filteroptionen erlauben dem Nutzer sich nur Datensätze mit bestimmten übereinstimmenden Eigenschaften, wie etwa Daten im Format PDF, anzeigen zu lassen. Damit diese Suchfunktionen und Kategorisierungen funktionieren, werden die Datensätze mit sog. Metadaten versehen. Dieses Verfahren wird auch in § 12 I S. 3 EGovG als Sollvorschrift formuliert.
Wird der passende Datensatz nicht gefunden, bietet das System die Option, eine entsprechende Veröffentlichungsanfrage einzureichen. Das Landratsamt Ortenaukreis prüft alle eingegangenen Anfragen und entscheidet über die Veröffentlichung der geforderten Daten. Diese Anfragen können natürlich ebenfalls direkt über die Internetpräsenz eingereicht werden. Dort sieht der einreichende Nutzer – und alle anderen – zudem den Bearbeitungsstand der Anfrage und kann somit den gesamten Prozess bis zur eventuellen Veröffentlichung mitverfolgen. Diese Informationen zum Verfahrensstand und zum weiteren Verfahren schreibt das E-Government-Gesetz in § 9 I S. 2 vor. Eingereichte Anfragen können außerdem jederzeit kommentiert werden.
Zuletzt eröffnet das Open Data Portal des Landkreises dem Nutzer die Möglichkeit, sich über die rechtlichen Hintergründe von Open Data zu informieren. Dazu gehören sowohl allgemeine Informationen, als auch die Rechte, die einen konkreten Datensatz betreffen. Thematisiert werden Rechte bei Download, Verarbeitung und Weitergabe der öffentlichen Daten.
Baustein 1: Fragebogen Um den bisher lediglich durch vereinzelte Nachfragen aus der Bevölkerung geäußerten Bedarf mit konkreten Zahlen zu unterstützen, wurde in einem nächsten Schritt ein Fragebogen erstellt. Viele Verwaltungen, die Open Data aktiv betreiben, beginnen mit der Veröffentlichung bei den Daten, welche Sie ohnehin schon in geeigneter Form vorliegen haben. Bei dieser Verfahrensweise besteht jedoch die Gefahr, dass man Datensätze veröffentlicht, die niemand betrachten oder weiterverarbeiten möchte. Durch eine umfangreiche Erhebung soll diese Problematik umgangen werden. Die Interessen von Unternehmen, Kommunen und Privatpersonen werden abgefragt und dokumentiert, um Open Data als Service gezielt und bedarfsgerecht anbieten zu können. Damit diese Interessen schon bei den Planungen berücksichtigt werden können und um die Vorteile einer
privatwirtschaftlichen Außensicht zu nutzen, wurde die regionale Wirtschaftsförderung an der Gestaltung des Fragebogens beteiligt.
Inhaltlich stellte sich der Fragebogen folgendermaßen dar: Zu Beginn wurde abgefragt, ob eine Privatperson den Fragebogen ausfüllt oder stellvertretend für ein Unternehmen oder eine öffentliche Verwaltung gehandelt wird. Danach wurden beispielhaft ungefähr 30 Datensätze vorgestellt, welche in Kategorien wie Bildung, Verkehr und Soziales unterteilt waren. Es bestand die Möglichkeit sein Interesse für einen konkreten Datensatz aus der Liste zu äußern oder auch einen nicht genannten Datensatz zu ergänzen. Die Auswahl der vorgeschlagenen Datensätze erfolgte dabei anhand der Kriterien „Verfügbarkeit der Daten“, „Erfahrungen anderer Kommunalverwaltungen“ und „Vermutetes Interesse der Bevölkerung“. Eine weitere Frage zielte auf die Intention der Datenverwendung ab. Werden die Daten künftig zum Entwickeln einer Anwendung, als Informationsquelle oder für einen sonstigen Zweck verwendet? Zuletzt folgte eine Auflistung maschinenlesbarer Dateiformate und die dazugehörige Frage: „Welche Dateiformate würden Sie bei einem Download bevorzugen?“ Neben Formaten wie XML, JSON und CSV gab es außerdem die Möglichkeit ein nicht aufgelistetes Format zu ergänzen.
Der Fragebogen wurde über ein Zusatzmodul auf unserem Content Management System iKISS dargestellt. Dieses Zusatzmodul wird auch in Zukunft Verwendung finden, primär wurde es jedoch für dieses Projekt erworben. Bei der Anschaffung des Moduls und der Umsetzung des Fragebogens im Editor wurden wir maßgeblich durch unseren IT-Service unterstützt.
Um verwertbare und aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, musste der Fragebogen einer möglichst breiten Masse zugänglich gemacht werden. Die Veröffentlichung erfolgte deshalb über
Wirtschaftsförderung per E-Mail an die Unternehmen des Ortenaukreises gesendet. Zum anderen verwies ein prominenter Hinweis mit einem Direktlink auf der Startseite von www.ortenaukreis.de auf die Umfrage. Auch die Kommunalverwaltungen im Ortenaukreis erhielten eine entsprechende E-Mail. Die lokale Presse wurde natürlich ebenfalls miteinbezogen. Kontakte zur Hochschule Offenburg nutzte das Landratsamt Ortenaukreis, um die Thematik den dort ansässigen Informatikstudenten näher zu bringen. Obwohl Open Data in Deutschland auf dem Vormarsch ist, können viele Personen mit diesem Begriff nichts assoziieren. Deswegen wurde direkt vor dem eigentlichen Fragebogen ein kurzer Text veröffentlicht, welcher das Thema Open Data kurz umreißt, alle wesentlichen Vorteile aufzählt, und zur Teilnahme an der Umfrage motivieren soll.
Beim gesamten Veröffentlichungsprozess wurde auf die Unterstützung der Pressestelle des Landratsamtes zurückgegriffen.
Nun gilt es abzuwarten, bis die Frist für das Ausfüllen des Fragebogens verstrichen ist. Danach müssen alle Antworten gesichtet und analysiert werden, um schließlich weitere Entscheidungen darüber treffen zu können, welche Datenbestände in welchen Formaten bereitgestellt werden sollen.
Rückblickend stellte sich insbesondere die Gestaltung des Fragebogens als unerwartete Herausforderung dar. Ein Grund hierfür ist die Tatsache, dass Open Data in der Bevölkerung noch weitestgehend unbekannt ist. Um dennoch den Grundgedanken und das Potenzial von Open Data zu vermitteln, war es notwendig, bei der Erhebung einige Datensätze als mögliche Beispiele anzugeben. Doch genau diese Auswahl von beispielhaften Datensätzen war durchaus komplex, da letztlich nicht bekannt ist, welcher Bedarf bei welchen Interessensgruppen vorhanden sein könnte. Hinzu kommt die Tatsache, dass es bislang keine Informationen darüber gibt, in welcher Form und Qualität die entsprechenden Daten bei den einzelnen Ämtern und Sachgebieten vorliegen. Baustein 2: Portalrealisierung Es muss geprüft werden, ob und wie ein derartiges Portal auf technischer Ebene realisiert werden kann. Wie bereits erläutert, soll Open Data in die bestehende Präsenz www.ortenaukreis.de integriert werden. Die bedeutet im Umkehrschluss, dass sowohl die Möglichkeiten, als auch die Einschränkungen des Content Management Systems (CMS) „iKISS“
als Arbeitsgrundlage festgelegt
Programmierschnittstelle (API) auf Grundlage des CMS bleibt zu überprüfen. In diesem Zuge muss ebenfalls geprüft werden, inwiefern die Fachanwendungen der entsprechenden Ämter bereits Schnittstellen für die Datenausgabe bereitstellen. Ist dies der Fall, so können die erstellten Anwendungen künftig die Daten direkt über die Fachanwendungen beziehen und der Umweg über das Portal entfällt. Zudem muss geklärt werden, wie viel Traffic in Form von Downloads die Datenleitung zum Webserver in der derzeitigen Form verkraften kann. Sind diese Fragen beantwortet und eventuell auftauchende Probleme gelöst, so kann das Portal unter „www.ortenaukreis.de/Online-Dienste/Open-Data“ angelegt werden. Baustein 3: Lizenzen und Rechte Wenn die Daten des Landkreises der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden sollen, dann bedarf es einiger Regelungen und Vorgaben bezüglich der Verwendungs- und
Verarbeitungsrechte der Nutzer. Deshalb müssen Lizenzmodelle erarbeitet werden, die dem Ortenaukreis Rechtssicherheit geben und die Datenbestände vor Missbrauch schützen. Diese Rechtssicherheit ist sowohl für das Landratsamt Ortenaukreis von Bedeutung, als auch für die Personen, die später mit den zur Verfügung gestellten Daten arbeiten. Eines der Hauptargumente, welches Kritiker gegen Open Data hervorbringen, ist die Verletzung der Urheberrechte. Diese gilt es natürlich nachhaltig zu schützen. Gleichzeitig machen restriktive
Datenbestände stark
einschränken, die Grundidee und das Potenzial von Open Data zunichte. Es gilt also ein Modell zu finden, welches diese beiden gegensätzlichen Interessen gleichermaßen berücksichtigt.
Baustein 4: Einbindung der Ämter Die
Gegebenheiten und Denkweisen in der öffentlichen Verwaltung dar. Bisher lagerten Daten und Akten auf den Servern und in den Aktenschränken der Behörden. Mit Open Data ändert sich dies umfassend. Die Datenbestände sind dann online für jeden erreichbar, der einen Zugang zum Internet hat. Damit Open Data erfolgreich sein kann, ist es deshalb von Bedeutung, die Kolleginnen und Kollegen in den einzelnen Ämtern und Sachgebieten frühzeitig einzubinden und zu informieren, um rechtzeitig auf Bedenken und Anmerkungen eingehen zu können. Um
Veröffentlichung des Fragebogens ein Artikel im Intranet. In kompakter Form wurde dabei die Thematik Open Data umrissen. Vorteile und Chancen wurden genannt und der Fragebogen sowie die Intention der gesamten Umfrage erläutert. In einem nächsten Schritt finden nach der Auswertung des Fragebogens Gespräche mit den Dezernenten und Amtsleitern statt, aus deren Fachbereichen Daten veröffentlicht werden sollen. Diesen Gesprächen kommt eine besonders hohe Bedeutung zu, da die Unterstützung der Führungskräfte einen maßgeblichen Faktor für den Projekterfolg darstellt. Zuletzt bedarf es einer Informationsveranstaltung, an der alle interessierten Kolleginnen und Kollegen
Organisation als permanente Ansprechpartner rund um das Projekt „Aufbau eines Open Data Portals“. Baustein 5: Datenmanagement 1. Anforderung der Daten Nach der Auswertung des Fragebogens und den Gesprächen mit den einzelnen Akteuren beginnt das Management der Daten. Die Idealvorstellung wäre eine
allgemeingültige Übersicht darüber, welche Ämter und Sachgebiete mit welchen Datenbeständen
abgespeichert sind. Da es eine derartige Auflistung jedoch noch nicht gibt, muss dieses Wissen zunächst erarbeitet werden. Um dies zu erreichen werden die Datensätze, welche bei der Erhebung am häufigsten nachgefragt wurden, bei den Kolleginnen und Kollegen angefordert. 2. Recherche und Aufbereitung Mit
Recherchetätigkeit. Es wird geprüft, ob die gewünschten Datenbestände bereits in einer präsentierbaren Form vorhanden sind. Präsentierbar bedeutet, dass die gewünschten Informationen aktuell und anschaulich bzw. verständlich dargestellt sind. Unter Umständen müssen außerdem Informationen vieler einzelner Dateien zu einem einzelnen Datensatz zusammengefasst werden. Es bedarf also einer entsprechenden Aufbereitung der Daten. Natürlich muss darüber hinaus gewährleistet sein, dass keine sensiblen oder sicherheitsrelevanten Daten veröffentlicht werden. 3. Konvertierung Die Datenbestände, welche die Fachbereiche nach der Aufbereitung übermitteln, werden zunächst gesammelt, um dann für die Veröffentlichung im Portal vorbereitet zu werden. Zu dieser Vorbereitung gehört auch die Konvertierung. Mithilfe der Umfrage wird ermittelt, welches die von den späteren Nutzern am häufigsten gewünschten Dateiformate sind. Abhängig davon, in welchem Format die Datensätze aus den Ämtern vorliegen, müssen diese noch entsprechend konvertiert werden. 4. Metadaten Eine weitere Aufgabe im Rahmen des Datenmanagements ist die Ergänzung der einzelnen Datensätze um entsprechende Metadaten. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Informationen mithilfe einer Volltextsuche gefunden werden und beispielsweise die Kategorisierung nach Tags funktioniert.
5. Upload Die aufbereiteten, konvertierten und mit Metadaten versehenen Datensätze können schließlich in das Portal hochgeladen werden.
6. Application Programming Interface (API) Einige der im Rahmen des Datenmanagements beschriebenen Arbeitsschritte beziehen sich lediglich auf die Daten, welche ohne API oder durch die API des CMS iKISS bereitgestellt werden. Erfolgt die Datenausgabe direkt über eine Schnittstelle der entsprechenden Fachanwendungen, so muss im Einzelfall geprüft werden, welche Datenbestände in welchen Formaten ausgegeben werden können. Baustein 6: Veröffentlichung der Plattform Nach erfolgreichem Abschluss der fünf vorangegangenen Bausteine kann das Portal online gestellt werden. Mit Ausnahme des Artikels im Intranet, der die Kolleginnen und Kollegen im Landratsamt
Veröffentlichung nicht separat beworben. Das entsprechende Marketing hierzu erfolgt im Zusammenhang mit dem geplanten Wettbewerb (Baustein 7). Baustein 7: Wettbewerb Der hohe Aufwand, der hinter der Veröffentlichung und der Pflege der Datenbestände steht, scheint nur dann gerechtfertigt, wenn die offenen Daten auch genutzt werden. Um diese Nutzung voranzutreiben beabsichtigt der Landkreis einen Wettbewerb zu veranstalten. Prämiert wird dabei die beste Anwendung, die auf Grundlage der öffentlichen Behördendaten programmiert wurde. Ähnlich wie bei der Veröffentlichung des Fragebogens soll auch der Wettbewerb über sehr viele Kanäle beworben werden, um eine möglichst breite Masse zu erreichen. Hierzu wird erneut auf die Unterstützung der internen Pressestelle zurückgegriffen. Ein attraktiver Hauptgewinn wird dafür sorgen, dass möglichst viele Personen an dem Wettbewerb teilnehmen und als Konsequenz daraus bereits kurz nach dem Start des Open Data Portals die ersten Apps programmiert werden. Durch den Wettbewerb wird das Open Data Portal des Ortenaukreises gleich zu Beginn sehr stark beworben und erlangt Bekanntheit. Gleichzeitig entstehen bereits die ersten Anwendungen und Ideen für weitere. Nur wenn das Portal bekannt ist und genutzt wird können die einleitend genannten Ziele auch adäquat erreicht werden und der Aufwand hinter der Veröffentlichung der Behördendaten ist gerechtfertigt.
Baustein 8: Betreuung und Aktualität Selbstverständlich ist ein derartiges Open Data Portal nach Abschluss der Projektlaufzeit kein Selbstläufer. Mit zunehmendem Bekanntheitsgrad der Plattform werden neue Anfragen nach weiteren Datenbeständen eingehen, welche es zu bearbeiten gilt. Zudem muss immer dann, wenn aus organisatorischen Gründen kein Automatismus notwendig ist, auf die Aktualität der veröffentlichten Informationen geachtet werden. Darüber hinaus wird ebenfalls
ein Aufwand entstehen, um sowohl die Kolleginnen und Kollegen, aber auch die interessierte Bevölkerung zu betreuen und zu beraten. Diese Aufgaben werden natürlich umso zeitintensiver, je umfangreicher die veröffentlichten Datenmengen sind und je größer die Bekanntheit des Portals ist.
3. Elektronischer Posteingang
Eine Vielzahl von Geschäftsprozessen wird durch den Eingang von Dokumenten in der Poststelle initiiert. Ein Beispiel hierfür stellen jegliche Anträge von Bürgern dar, welche allein durch ihren Eingang verschiedene Bearbeitungsschritte einleiten, beispielsweise ein Bauantrag. Die Eingangspost, welche in Papierform an das Landratsamt Ortenaukreis übermittelt wird, soll künftig zentral gescannt und über das Dokumentenmanagementsystem digital an die entsprechenden Empfänger verteilt werden. In der zentralen Poststelle der Kreisbehörde (Hauptgebäude in Offenburg) gehen derzeit täglich ca. 1.000 Kleinbriefe, 500 Großbriefe und 30 bis 40 Pakete ein, welche von sechs Mitarbeitern bearbeitet werden. Außerdem gehen bei den ca. 20 Außenstellen des Landratsamtes ebenfalls zahlreiche Poststücke ein. Aufgrund dieser Gesamtmenge an Eingangspost soll vor der umfassenden Einführung zunächst die Post dreier Pilotämter in der Poststelle gescannt und verteilt werden. Anschließend ist jedoch geplant, die gesamte Eingangspost zentral durch die Poststelle zu digitalisieren und zu verteilen.
Als neues E-Government-Element wurde beim Landratsamt Ortenaukreis bereits im Jahr 2009
Verfahrensvereinfachung Volltextsuche,
Akte, über
Dokumentenmanagementsystems Einsparung Workflows)
zur wegen einen
Teilnehmerwettbewerb wurde das Produkt DOKUMEA ausgewählt, welches durch das kommunale Rechenzentrum vertrieben wird. Herstellerfirma dieses Produktes ist die Firma Optimal Systems. Als Pilotprojekte wurde das DMS 2009 bei der Zentralen Organisation, der Kreiskasse sowie dem Straßenbauamt inklusive der Straßenmeistereien eingeführt. Mittlerweile wurde das DMS auch in zahlreichen weiteren Ämtern eingeführt, beispielsweise beim Personalamt, bei der Kämmerei und dem Gebäudemanagement, dem Eigenbetrieb Abfallwirtschaft sowie dem Versorgungsamt. Dabei wurden auch einige Fachverfahren an das DMS angebunden. Darüber hinaus konnten bereits einige Workflows programmiert werden, beispielsweise ein Umzugsworkflow oder ein Personalveränderungsworkflow. Zukünftig ist eine weitere sukzessive Ausbringung des DMS auf alle Ämter des Landratsamtes vorgesehen. Schließlich entfaltet auch ein elektronischer Posteingang erst dann seine volle Wirkung, wenn alle Ämter ihre Post digital über das DMS abrufen können.
Mit der Einführung des DMS soll die Führung unterschiedlicher digitaler Dokumente in einer einheitlichen elektronischen Akte ermöglicht werden. Dies setzt allerdings voraus, dass alle aktenrelevanten Papierdokumente in digitaler Form zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund rückt der elektronische Posteingang in den Vordergrund, da somit sichergestellt ist, dass alle aktenrelevanten Dokumente von Beginn an digitalisiert zur Verfügung stehen.
Der Ortenaukreis strebt darüber hinaus möglichst medienbruchfreie Geschäftsprozesse an. Dies bedeutet, dass benötigte Informationen und Dokumente während der gesamten Lebenszeit eines Geschäftsprozesses durchgehend digital vorliegen. Zudem erfolgen die Bearbeitung, das Weiterleiten und das Archivieren digital. Im Umkehrschluss soll also vermieden werden, dass Dokumente für einen bestimmten Arbeitsschritt ausgedruckt werden müssen, um diese später für die weitere Bearbeitung und Archivierung wieder einzuscannen. Bisher musste jeder einzelne Mitarbeiter die eingegangenen Poststücke selbst einscannen, damit die Dokumente für weitere Bearbeitungsschritte digital zur Verfügung stehen. Durch den elektronischen Posteingang entfällt dieser Aufwand und die digitale
Medienbrüchen und hybrider Arbeitsweise Effizienzen sowohl bei der Bearbeitungszeit, als auch bei den sonstigen Prozesskosten. Außerdem kann dadurch die Akzeptanz für den elektronischen Posteingang bei den Mitarbeitern weiter erhöht werden.
Des Weiteren kann mit Hilfe des elektronischen Posteingangs die Gesamt-Bearbeitungszeit in Bezug auf die Verteilung der Eingangspost reduziert werden. Denn nicht nur innerhalb des Hauptgebäudes in Offenburg muss die Eingangspost des Landratsamtes verteilt werden, sondern auch täglich an sämtliche Außenstellen im gesamten Kreisgebiet. Durch das Digitalisieren und die elektronische Weiterleitung der Post kann daher eine effiziente und zeitnahe Verteilung der Dokumente gewährleistet werden.
Die elektronische Posteingangsverscannung wird das tägliche Arbeiten grundlegend verändern. Vor allem die Personen, die bisher täglich die Eingangspost verteilen, erfahren grundlegende Änderungen in ihrer Arbeitsweise. Aufgrund dessen ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren und Bedenken und Anregungen aufzunehmen. Nur so kann die Akzeptanz bei den Beschäftigten geschaffen und erhalten werden. Technisch müssen das Digitalisieren und das Weiterleiten der Dokumente deshalb so einfach wie möglich gestaltet werden, sodass möglichst jeder Mitarbeiter einen Mehrwert in dem elektronischen Posteingang erkennen kann.
Betrachtet man den derzeitigen Ablauf der Eingangspost in Papierform, so ist dies ein langer und komplexer Weg vom Eingang der Post im Landratsamt bis zum Schreibtisch des Sachbearbeiters. Dies ist zum einen in der sehr dezentralen Struktur des Ortenaukreises mit fünf Dienstorten und ca. 20 Dienststellen begründet. Zum anderen aber auch in der innerbehördlichen Organisation mit vielen Hierarchieebenen.
Betrachtet man die Verteilung der Eingangspost, so gibt es drei große Arbeitsschritte: 3.3.1. Posteingang im Landratsamt und Sortierung Ein Mitarbeiter der Poststelle holt die Post um 6:45 Uhr in einem Schließfach der Deutschen Post in Offenburg ab und bringt diese zum Hauptstandort des Landratsamtes in Offenburg. Zum gleichen Zeitpunkt wird der hauseigene Briefkasten am Eingang des Landratsamtes geleert. Die gesamte Eingangspost wird nun gesichtet und sortiert. Dabei müssen verschiedene Poststücke
Angebotsumschläge
Schriftstücke oder
rotem sowie
Angebotsaufkleber, „vertrauliche“/
„wichtige“
verschlossenen bleiben. Die anderen Poststücke werden geöffnet. Es folgt eine Leer- und Anlagenkontrolle mit abschließender Heftung der mehrseitigen Dokumente. Anschließend wird jedes einzelne Poststück mit einem Eingangsstempel versehen. Im nächsten Schritt werden die Dokumente nach ihrem Empfänger bzw. nach dem entsprechenden Amt oder Sachgebiet
Poststücke,
Sachgebieten in die dafür vorgesehenen Postfächer verteilt.
Anschließend splittet sich der Prozess in drei Teilprozesse: 3.3.2. Abholung und Auslieferung Teilprozess 1: Hauptgebäude des Landratsamtes Bereits noch während der Verteilung holen einzelne Ämter oder Sachgebiete ihre Post zur Weiterbearbeitung direkt in der Poststelle ab. Die übrige Post wird spätestens um 8:45 Uhr direkt durch das Personal der Poststelle an die Dezernate im Haupthaus verteilt bzw. zugestellt.
Teilprozess 2: Außenstellen am Hauptstandort Offenburg Täglich um 9:20 Uhr beginnt die Stadtfahrt. Dabei werden fünf Dienststellen innerhalb von Offenburg nach einem festgeschriebenen Fahrplan angefahren und die Post zugestellt. Ausgangspost für das Haupthaus oder einen anderen Dienstort wird dort
im Gegenzug wieder mitgenommen. Diese Poststücke werden dann bei der Post unter Ziffer 2.3 hinzusortiert und versandt. Mit einem Eingangsstempel werden die Schriftstücke jedoch nicht versehen, da es sich um interne Post handelt oder sie bereits einen Eingangsstempel haben.
Teilprozess 3: Außenstellen anderer Dienstorte Post, welche für einen anderen Dienstort bestimmt ist, wird ebenfalls bei der Sortierung in den entsprechenden Postfächern gesammelt. Anschließend wird diese Ausgangspost in Kisten verpackt und an drei der insgesamt vier Dienstorte mit der Deutschen Post versandt. Beim vierten Dienstort erfolgt die Zustellung mittels Kurier. Innerhalb der Dienstorte werden die Poststücke dann wieder an die verschiedenen Dienstgebäude verteilt. Dazu holen Mitarbeiter aus den anderen Dienstgebäuden die Post an der jeweiligen Hauptstelle des Standorts ab und bringen im Gegenzug ihre Ausgangspost
Landratsamtes bei den unterschiedlichen Dienstgebäuden.
3.3.3. Verteilung bis zum einzelnen Mitarbeiter Nachdem die Poststücke in der entsprechenden Dienststelle angekommen sind, muss noch der Weg zum zuständigen Sachbearbeiter zurückgelegt werden. Dies läuft je nach Größe der Dienststelle und der dort vorhandenen Hierarchietiefe unterschiedlich ab. In den Außenstellen erfolgt oft eine Sichtung der Eingangspost durch die Sachgebietsleitung, bevor die Post an die Mitarbeiter verteilt wird. Aber auch am Hauptstandort in Offenburg variiert der Ablauf der Postverteilung je Dezernat oder Amt. In der Regel wird die Post von den Mitarbeiterinnen in den Vorzimmern der Dezernate gesichtet. Wichtige Dokumente werden dann vor dem Weiterleiten zunächst dem jeweiligen Dezernenten vorgelegt. Anschließend geht die Post in das entsprechende Amt. Hier findet oft eine Sichtung der Eingangspost durch die Amtsleitung statt. In manchen Ämtern wird die Post allerdings auch direkt an die Mitarbeiter verteilt. Teilweise ist hier noch eine Hierarchiestufe – die Sachgebietsleitung – zwischengeschaltet, die ebenfalls die Post sichtet. Im Laufe des Vormittags
Mitarbeiterpostfächern abholen.
Abbildung 8: Aktueller Ablauf der Abholung und Auslieferung der Eingangspost
Abbildung 9: Aktueller Ablauf der Verteilung der Eingangspost an die Mitarbeiter
Die Idealvorstellung des elektronischen Posteingangs wäre natürlich die Digitalisierung aller eingehenden Dokumente. Somit würde in der Organisation die Möglichkeit einer gänzlich medienbruchfreien Arbeitsweise geschaffen werden. Abgesehen vom Posteingang selbst würden alle Informationen elektronisch gespeichert, verarbeitet, weitergeleitet und archiviert werden.
Dass dies eine Idealvorstellung bleibt, wird deutlich, wenn die Begebenheiten in der Praxis näher betrachtet werden. Tatsächlich gibt es zahlreiche Papierdokumente, welche nicht eingescannt werden können oder zwingend im Original aufbewahrt werden müssen. Die Gründe hierfür reichen von rechtlichen Einschränkungen über Praktikabilität bis hin zu technischen Hindernissen. Das Landratsamt Ortenaukreis möchte dieser Idealvorstellung jedoch so nahe wie möglich kommen. Deshalb sollen alle Dokumente, die in der zentralen Poststelle im Hauptgebäude des Landratsamtes in Offenburg eingehen und bei denen eine Digitalisierung möglich ist, noch in der Poststelle eingescannt werden. Die Post, die in den Außenstellen des Landratsamtes eingeht, soll in der jeweiligen Außenstelle gescannt werden.
Wie bisher wird die Post aus dem Schließfach der Deutschen Post abgeholt und der Briefkasten am Eingang des Hauptgebäudes geleert. Die Posteingänge werden in der Poststelle geöffnet und es erfolgt eine Sichtung und Sortierung der Eingangspost. Posteingänge, die nicht geöffnet werden dürfen, beispielsweise Personalsachen, werden weiterhin in Papierform verteilt. Anschließend wird nach wie vor auf jedem Poststück ein Eingangsstempel angebracht. Langfristig wird allerdings die Nutzung einer elektronischen Behördensignatur angestrebt. Die Dokumente werden zunächst danach sortiert, ob bei dem betroffenen Fachamt bereits eine Anbindung an das DMS vorhanden ist oder nicht. Anschließend werden die geöffneten Poststücke dahingehend überprüft, ob sie überhaupt gescannt werden können. Falls nicht, erfolgt ebenfalls eine Verteilung wie bisher in Papierform. Die Post der einzelnen Dezernate wird dann voneinander getrennt durch sog. „Barcodetrennblätter“ von einem Mitarbeiter der Poststelle eingescannt. Anschließend erfolgt eine Sichtkontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit der Dokumente. Nach der Sichtkontrolle werden die Dokumente an die jeweiligen Vorzimmer der Dezernate verteilt, um so sicherzustellen, dass für das Dezernat wichtige Post an den jeweiligen Dezernenten weitergeleitet wird. Im Folgenden wird die Post an das entsprechende Vorzimmer eines Amtes weitergeleitet, welches wiederum die Poststücke den konkreten Mitarbeitern zuordnet. Da der aktuelle Postlauf im Landratsamt Ortenaukreis in den Dezernaten sehr verschieden
ist, können sich im Rahmen der Einführung des elektronischen Posteingangs allerdings auch verschiedene Verteilungsszenarien ergeben.
Am Ende des Prozesses steht jedem Mitarbeiter die für ihn bestimmte Post digital im DMS DOKUMEA zur Verfügung. Falls innerhalb der Ämter eine Aufteilung in verschiedene Teams vorhanden ist, sollte es auch für jedes Team ein sog. Teampostfach geben. Schließlich muss jedes Dokument vom Mitarbeiter dem entsprechenden Vorgang zugeordnet und darin abgelegt werden. Von diesem Zeitpunkt an kann die elektronische Weiterverarbeitung oder die Initiierung eines Workflows erfolgen.
Wie bei der Verteilung der Papier-Eingangspost kann es passieren, dass ein Dokument dem falschen Mitarbeiter zugeordnet wird. Aus diesem Grund hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, ein Dokument an die postverteilende Stelle zurückzuweisen. Das Dokument kann auch mit einem Kommentar versehen werden, wenn beispielsweise der richtige Mitarbeiter bereits bekannt ist. Das Dokument kann dann von der postverteilenden Stelle noch einmal neu verteilt werden.
Falls ein Mitarbeiter nicht anwesend ist (z.B. Urlaub), muss sich diese Person im DMS entsprechend abwesend melden. So ist gewährleistet, dass dem jeweilig hinterlegten Stellvertreter die Eingangspost ebenfalls digital zur Verfügung steht. Zudem ist es wichtig, dass eine sog. „Eskalationsstufe“ vorhanden ist. Das bedeutet, dass der jeweilige Vorgesetzte eine Nachricht erhält, wenn ein Poststück eine gewisse Zeit nicht bearbeitet wird.
Im täglichen Geschäft ist es durchaus möglich, dass Mitarbeiter nachträglich zwingend ein Dokument im Original benötigen. Aus diesem Grund wird die gesamte Eingangspost nach dem Einscannen getrennt nach Datum und Dezernaten vorläufig in der Poststelle aufbewahrt. Die Mitarbeiter können so mittels eines Workflows im DMS nachträglich ein Originaldokument von der Poststelle anfordern.
Abbildung 10: Abholung der Eingangspost und Scanprozess
Abbildung 11: Elektronische Verteilung der Eingangspost an die Mitarbeiter
Baustein 1: Verschiedene Vorarbeiten Um von Beginn an einen reibungslosen elektronischen Posteingang gewährleisten zu können, müssen vor der Einführung verschiedene Vorarbeiten geleistet werden. So wurde innerhalb der Zentralen Organisation bereits ein Workshop zum Thema „Elektronischer Posteingang“ mit Mitarbeitern der Organisation und des IT-Services durchgeführt. Hierbei wurden bereits einige Detailfragen diskutiert, beispielsweise ob eine zentrale oder dezentrale Digitalisierung erfolgen soll und wie die Dokumente nachträglich angefordert werden können. Daraufhin wurde der bereits beschriebene Soll-Zustand entwickelt. Außerdem wurden zu Beginn Vorgespräche mit der Sachgebietsleitung und Mitarbeitern der Poststelle geführt.
In einem Sachgebiet des Landratsamtes wird bereits ein elektronischer Posteingang genutzt. Allerdings werden die Poststücke hier dezentral in dem Sachgebiet eingescannt und an die Mitarbeiter
Posteingangsmodul entwickelt, welches speziell an die Bedürfnisse dieses Sachgebiets angepasst wurde. Dieses soll auch für den elektronischen Posteingang im gesamten Landratsamt genutzt werden. Im Rahmen der Bewerbung beim Projekt „Modellkommune E-Government“ wurde als Ziel festgelegt, bei mindestens drei Abteilungen während der Projektlaufzeit den elektronischen Posteingang einzuführen. Um festzulegen, welche Ämter dafür in Frage kommen, wurde bei der Zentralen Poststelle im Hauptgebäude des Landratsamtes eine Erhebung der gesamten Eingangspost durchgeführt. An zwei Tagen wurden dabei sämtliche eingegangenen Poststücke betrachtet und hinsichtlich ihrer Scanwürdigkeit bewertet und in einer Excel-Liste erfasst. Um außerdem ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viele Poststücke direkt bei den Außenstellen des Landratsamtes an den unterschiedlichen Dienstorten eingehen, z.B. in Lahr, Kehl oder Achern, wurden auch dort an zwei Tagen die direkt eingehenden Poststücke gezählt. In Folge dieser Erhebung wurde festgelegt, dass die Einführung des elektronischen Posteingangs neben dem Pilotprojekt bei der Zentralen Organisation zunächst beim Amt für Soziales und Versorgung sowie bei der Kommunalen Arbeitsförderung (zunächst Außenstelle in Kehl) angestrebt wird.
Nach Festlegung der Ämter muss ebenfalls definiert werden, welche Dokumente im Rahmen des elektronischen Posteingangs überhaupt gescannt werden können und welche zwingend im Original weitergeleitet werden müssen. Unabhängig vom elektronischen Posteingang wurde bereits eine Dienstanweisung zum DMS erstellt, welche sich aktuell kurz vor der
Unterzeichnung befindet. Dabei wurde festgelegt, dass grundsätzlich alle Dokumente, die in Papierform eingehen, einzuscannen sind. Es muss gewährleistet sein, dass jedes Dokument nach der Digitalisierung jederzeit wieder reproduzierbar ist. Rechnungen werden derzeit von jedem Fachamt in SAP angewiesen und anschließend gemeinsam mit der ausgedruckten Auszahlungsanordnung an die Kreiskasse gegeben, welche
(frühe
Rechnungseingangsverscannung). Aus diesem Grund müssen Rechnungen zunächst nicht zentral
Rechnungseingangsworkflows wird allerdings angestrebt. Vom kommunalen Rechenzentrum wurde bereits in Aussicht gestellt, dass ein entsprechender Workflow zeitnah fertiggestellt wird. Grundsätzlich sind die eingescannten Papierdokumente nach der Übertragung in das DMS zu vernichten. Allerdings können dieser Vernichtung verschiedene Gründe entgegenstehen. Besonders schutzwürdige Dokumente sind z.B. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, beurkundete/beglaubigte
spezialgesetzlicher Regelungen in Papierform vorgehalten werden müssen. Diese Liste an Beispielen ist jedoch nicht abschließend. Aus diesem Grund muss bei der Einführung des DMS und somit auch bei der Einführung des elektronischen Posteingangs durch jedes Fachamt gesondert geprüft und geregelt werden, welche Dokumente weiterhin zwingend im Original aufzubewahren sind.
Baustein 2: Pilot Zentrale Organisation Der elektronische Posteingang ist ein Projekt mit einem weiten Wirkungskreis. Jeder einzelne Mitarbeiter und jede Führungskraft ist davon betroffen. Aus diesem Grund wird der elektronische Posteingang momentan in einem Pilotprojekt erprobt. Als Amt für die Durchführung des Tests wurde die Zentrale Organisation ausgewählt.
Vor dem Start dieses Pilotprojektes wurde festgelegt, welche Dokumente eingescannt werden können und welche nicht. So werden beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Werbung
herkömmlichen Weg bearbeitet. Außerdem wurde den Mitarbeitern der Zentralen Organisation ein Leitfaden zur Bearbeitung der elektronischen Eingangspost zur Verfügung gestellt.
Bisher wird die Eingangspost für die Zentrale Organisation über den herkömmlichen Postweg in das Sekretariat des Amtes gebracht. Dort wird die Post üblicherweise in die
jeweiligen Postfächer einsortiert und von den betroffenen Mitarbeitern abgeholt. Eine Sichtung durch die Amtsleitung erfolgt in diesem Fall nicht. Auch beim Test des elektronischen Posteingangs kommt die Eingangspost auf dem herkömmlichen Weg in das Sekretariat der Zentralen Organisation. Anschließend werden auch hier die originalen Papierdokumente wie bisher nach den jeweiligen Amtspostfächern sortiert (nach Mitarbeitern oder Teams), Tacker- oder Heftklammern entfernt und anschließend mittels eines Barcodetrennblattes voneinander abgegrenzt. Dabei ist jeder Barcode einem Mitarbeiter bzw. einem Team der Zentralen Organisation zugeordnet. Anschließend wird der gesamte Stapel zusammengefügt, eingescannt
Sichtkontrolle unterzogen. Nach Abschluss der Kontrolle werden die Dokumente durch die entsprechenden Barcodes direkt im DMS an die einzelnen Adressaten weitergeleitet. Diese können dann ihre Tagespost über die sog. „Objektsuche“ im DMS abrufen und im entsprechenden Vorgang mit einer Verschlagwortung des Dokuments ablegen.
Abbildung 12: Ansicht eingegangene Postdokumente beim Mitarbeiter
Falls ein Dokument dem falschen Mitarbeiter weitergeleitet wurde, kann dieses vom Mitarbeiter über die Indexdatenmaske des Dokuments wieder an die postverteilende Stelle zurückgewiesen werden, ggf. mit Anbringung eines Kommentars. Anschließend kann das Dokument erneut an die Mitarbeiter verteilt werden.
Abbildung 13: Indexdatenmaske eines Postdokuments
Falls in anderen Ämtern eine Sichtung durch die jeweilige Amtsleitung gewünscht wird, wurde auch dieses Szenario in der Zentralen Organisation entsprechend getestet. Hierfür wurden alle Dokumente eingescannt und zunächst an die Amtsleitung weitergeleitet. Diese konnte
Geschäftsgangvermerken an die Mitarbeiter der Zentralen Organisation weiterleiten. Aus technischer Sicht funktioniert das Pilotprojekt bisher ohne Probleme. Es gibt allerdings noch
Benachrichtigung über eingegangene Poststücke im DMS sowie der Weiterleitung von Dokumenten, weshalb Ende Juli 2015 ein Workshop gemeinsam mit dem kommunalen Rechenzentrum und der Herstellerfirma Optimal Systems stattgefunden hat. Über den Workshop und die Ergebnisse wird im nächsten Baustein Nr. 3 berichtet.
elektronischen Posteingangs erheblich. Die Post der Zentralen Organisation besteht zum großen Teil aus jenen Dokumenten, welche auch weiterhin in Papierform bearbeitet werden sollen bzw. müssen, sodass nur ein Bruchteil der täglichen Post tatsächlich digitalisiert wird. Dies macht es natürlich umso schwerer, Erfahrungswerte für die umfassende Einführung des elektronischen Posteingangs zu gewinnen. Nichtsdestotrotz war der erste Test des elektronischen Posteingangs sehr wichtig, um erste technische und organisatorische Hindernisse zur erkennen.
Baustein 3: Workshop mit Optimal Systems und dem kommunalen Rechenzentrum Da sich in der Testphase bei der Zentralen Organisation noch Änderungswünsche hinsichtlich dem aktuellen Posteingangsmodul ergeben haben, wurde Ende Juli 2015 gemeinsam mit dem kommunalen Rechenzentrum und der Herstellerfirma Optimal Systems ein Workshop durchgeführt. Dabei wurden zunächst noch einmal der aktuelle Ablauf der Postverteilung sowie die aktuelle Maske des Posteingangsmoduls vorgestellt. In diesem Zuge wurde sogleich auf die bestehenden Probleme und Änderungswünsche hingewiesen.
Die Herstellerfirma Optimal Systems stellte daraufhin zum Vergleich noch ein weiteres Posteingangsmodul vor, welches sich bei verschiedenen Firmen und Kommunen bereits im Einsatz befindet. Der elektronische Postlauf wird dabei mittels eines Ad-Hoc-Workflows abgebildet. Alleine die Handhabung bezüglich der Weiterleitung der Poststücke stellte sich allerdings als sehr kompliziert heraus. Insofern einigten sich die Verantwortlichen darauf, das Posteingangsmodul, das sich aktuell bereits zum Test bei der Zentralen Organisation im Einsatz befindet, weiterhin zu nutzen. Allerdings werden einige Optimierungen angestrebt, die vom kommunalen Rechenzentrum entsprechend umgesetzt werden sollen. Dabei
handelt es sich zum einen um eine vereinfachte Möglichkeit der Weiterleitung von Dokumenten. Die Postverteiler sollen künftig eine technisch einfache Möglichkeit haben, die Dokumente mit wenigen Mausklicks an die jeweiligen Personen weiterzuleiten (Rechtsklick  „Senden an“). Außerdem erhalten die DMS-Nutzer künftig zweimal täglich in ihrem Eingangskorb im DMS eine entsprechende Benachrichtigung über die eingegangenen Poststücke. Bei der Einführung des elektronischen Posteingangs müssen allerdings zwingend die Schnittstellen zu Fachverfahren berücksichtigt werden. Es besteht die Möglichkeit, dass bei den Schnittstellen bereits eigene Posteingangslösungen enthalten sind. Damit die Mitarbeiter letztendlich nicht in zwei verschiedenen Posteingängen ihre Post abrufen müssen, muss dies zwingend im Voraus betrachtet werden.
Nach dem Workshop muss nun die Rückmeldung des kommunalen Rechenzentrums und der Herstellerfirma Optimal Systems abgewartet werden, inwiefern und wie schnell die gewünschten
anschließend die Neuerungen auf ihre Praxistauglichkeit zu testen, soll der elektronische Posteingang zunächst erneut bei der Zentralen Organisation eingesetzt werden. Ggf. müssen anschließend erneut Änderungen vorgenommen werden, bis alle für das Landratsamt wichtige Funktionen enthalten sind. Erst nach dem erneuten Test ist eine Einführung bei weiteren Ämtern sinnvoll, damit die Funktionsfähigkeit
gewährleistet werden kann. Baustein 4: Übertragen des Scannens in die Poststelle Im nächsten Schritt soll die Verscannung der Eingangspost der Zentralen Organisation in die zentrale Poststelle des Landratsamtes übertragen werden. Die Sachgebietsleitung sowie die Leitung der Poststelle wurden bereits von Beginn an in die Planungen des elektronischen Posteingangs miteinbezogen. Vor dem Start müssen allerdings auch die anderen Mitarbeiter der Poststelle informiert und entsprechend geschult werden. Die Schulungen werden durch den IT-Service für alle sechs Mitarbeiter der Poststelle durchgeführt, damit im Vertretungsfall jede Person in der Lage ist, die Eingangspost zu scannen. Zusätzlich wird vom IT-Service ein schriftlicher Leitfaden sowie ein Video erstellt, damit jederzeit eine entsprechende Anleitung zur Verfügung steht. Der Ablauf des Scanprozesses wurde bereits ausführlich im Teil 3.4 Soll-Zustand dargestellt. Da im Rahmen der Testphase bei der Zentralen Organisation bereits festgestellt wurde, dass viele Posteingänge nicht digitalisiert werden können, ist für den ersten Schritt ein Tischscanner ausreichend. Bei einer Ausweitung des
elektronischen Posteingangs auf weitere Ämter muss allerdings ein entsprechend leistungsstarker Hochleistungsscanner beschafft werden. Baustein 5: Einführung weitere Ämter Wie bereits dargestellt, wird für eine weitere Ausbringung die Einführung des elektronischen Posteingangs beim Amt für Soziales und Versorgung sowie bei der Kommunalen Arbeitsförderung des Ortenaukreises angestrebt. Zu Beginn der Einführung sollten sowohl die beteiligten Personen als auch die Prozesse erhoben werden. Im Rahmen eines Workshops werden dann gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern die jeweiligen Abläufe der Postverteilung innerhalb des Amtes analysiert und wenn möglich optimiert. Es ist nicht das Ziel, den Prozess lediglich von der Papierwelt in die digitale Welt zu übertragen. Vielmehr muss hinterfragt werden, ob durch eine digitale Postverteilung die Abläufe nicht entsprechend geändert werden können oder müssen. Schließlich muss im Rahmen des Workshops ein einheitlicher Weg festgelegt werden, wie die Post künftig innerhalb des Amtes digital verteilt werden soll.
Auch die Mitarbeiter des jeweiligen Amtes müssen anschließend im Umgang mit dem elektronischen Posteingang geschult werden. Auch hierfür wird vom IT-Service ein schriftlicher Leitfaden sowie ein Video erstellt, damit auch jederzeit eine Anleitung zur Nutzung des Moduls vorhanden ist. Nach der entsprechenden Schulung kann dann der Betrieb der elektronischen Posteingangsverteilung gestartet werden. Hier ist es wichtig, dass die Mitarbeiter die elektronischen Postverteilung aufmerksam testen und ggf. notwendige Änderungen der Zentralen Organisation (IT-Service) mitteilen. Der Ablauf der Verteilung kann sich sicherlich während der ersten Testphase oder sogar nach einer gewissen Zeit der Nutzung noch einmal ändern. Hier sollte das System technisch so flexibel sein, dass Änderungen ohne großen Aufwand eingepflegt werden können. Baustein 6: TR-RESISCAN / TR-ESOR Zum Teil sind die Dokumente, die auf dem Postweg beim Landratsamt Ortenaukreis eingehen, rechtlich bedeutsam und müssen unter Umständen über Jahrzehnte hinweg rechtssicher aufbewahrt werden. Vor Gericht dienen derzeit Merkmale wie Siegel und Unterschrift als Beweis für die Echtheit eines Bescheides oder einer Urkunde. Doch gerade diese immanenten Sicherheitsmerkmale zum Integritäts- und Authentizitätsschutz gehen bei einem einfachen Scanprozess verloren. Die Beschaffenheit des Dokumentes ändert sich und die Echtheit kann nicht mehr zweifelsfrei nachgewiesen werden. Wie also kann gewährleistet werden, dass eingescannte Dokumente zum Bespiel in einer Gerichtsverhandlung
Beweiskraft haben? Gesetzliche Ausgestaltungen des Scanprozesses gibt es leider nur vereinzelt, obwohl das Bedürfnis hierfür durchaus anwendungsübergreifend besteht. Aus diesem Grund hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die „Technische Richtlinie (TR) 03138 RESISCAN“ und die „TR 03125 ESOR“ veröffentlicht. Die TR-RESISCAN behandelt die technisch-organisatorischen Anforderungen an den Scanprozess und das Scanprodukt mit dem Ziel, einen möglichst hohen, dem Original angenäherten Beweiswert des Scanproduktes für ein Gerichtsverfahren zu erreichen. Die Papierdokumente müssen direkt beim ersten Scannen mit einer digitalen Signatur versehen werden. Zudem dürfen die daraus entstandenen Dateien nur über sichere Kommunikationswege transportiert werden. Änderungen an einem signierten Dokument führen zwangsläufig dazu, dass eine erneute elektronische Signierung durch den Bearbeiter notwendig wird. Jede Dateiversion, die auf diesem Wege entsteht, muss darüber hinaus rechtssicher abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt rechtssicher archiviert werden.
Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente. Der Grund für die Existenz der TR-ESOR liegt im Verfall der bestehenden digitalen Sicherungsmittel wie beispielsweise Signaturen. Besonders bei Dateien, deren Aufbewahrungsfrist mehrere Jahrzehnte beträgt, muss gewährleistet sein, dass das Dateiformat und entsprechende Signaturen dann noch intakt sind. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Dateien bereits vor Ablauf der Frist nicht mehr geöffnet werden können oder deren Beweiswert erlischt.
Die beiden technischen Richtlinien des BSI stellen also eine Vielzahl an technischen und organisatorischen Anforderungen an Behörden und Unternehmen. Werden diese erfüllt, so besteht die Möglichkeit einer Zertifizierung durch das Bundesamt selbst.
Um einen Eindruck von dieser Zertifizierung und dem damit einhergehenden Aufwand zu erhalten, nahm das Landratsamt Ortenaukreis in einem Nachbarlandkreis an einem Workshop zum Thema „DMS Compliance“ teil. Zwei Experten der „procilon GROUP“ untersuchten bei diesem Workshop die bisherige Umsetzung des elektronischen Posteingangs hinsichtlich der Zertifizierungsfähigkeit nach den beschriebenen technischen Richtlinien. Die Ergebnisse dieses zweitägigen Workshops waren recht ernüchternd. Obwohl die Kreisverwaltung bei dem Projekt „Elektronischer Posteingang“ schon weit fortgeschritten ist, reichen die bisherigen Umsetzungen noch nicht für eine Zertifizierung.
Erstaunlich ist, dass es bisher scheinbar keine andere öffentliche Organisation in Deutschland gibt, welche nach einer der beiden Richtlinien zertifiziert wurde. Begründet liegt
dies vermutlich in der enormen Komplexität und den hohen Anforderungen der Richtlinien, die eine vollständige Umsetzung stark erschweren. Hinzu kommt, dass die TR-RESISCAN und die TR-ESOR nicht den Charakter einer Rechtsnorm besitzen. Somit besteht die Möglichkeit, dass ein Richter die Beweiskraft von elektronischen Dokumenten trotz bestehender Zertifizierung anzweifelt.
Auch der Ortenaukreis hält eine vollständige Umsetzung der beiden technischen Richtlinien in der derzeitigen Form für absolut nicht praktikabel. Neben den hohen Anforderungen erschweren Rahmenbedingungen wie die personenbezogene Signatur die Umsetzung maßgeblich. Nach aktueller Sachlage müssten für einen reibungslosen Ablauf des elektronischen
ausgestattet werden. Nur so könnten die Anbindung der Außenstellen und der Austausch zwischen den Ämtern funktionieren. Zusätzlich benötigen die jeweiligen Stellvertreter eigene, persönliche Signaturkarten. Eine Umsetzung des elektronischen Posteingangs mit einer Behördensignatur wäre eine praktikable Lösung mit einem angemessenen Aufwand.
Grundsätzlich stellt sich die Frage, warum die Anforderungen für die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten um ein Vielfaches höher sind als die ihrer Pendants in Papierform. Papierdokumente werden auf ihrem Weg vom Posteingang bis zur Archivierung häufig verändert. Nachdem der Eingangsstempel angebracht wurde, werden sie kopiert, erhalten handschriftliche Notizen und werden mit weiteren Stempeln versehen. Die elektronischen Dokumente hingegen dürfen nach der Signierung nicht mehr verändert werden. Wird die Originaldatei dennoch bearbeitet, entstehen neue Versionen, welche ihrerseits erneut signiert werden müssen. Dies führt dazu, dass am Ende statt eines Papierdokumentes zahlreiche Dateien mit verschiedensten Signaturen archiviert werden, die aber dennoch keinen Mehrwert an Information enthalten. Im Gegenteil: diese können, wie bereits beschrieben, nach aktuellem Rechtsstand sogar im Gerichtsverfahren angezweifelt werden.
Aufgrund dieser unbefriedigenden Gesamtsituation hat sich das Landratsamt Ortenaukreis entschlossen, die Umsetzung der TR-RESISCAN und der TR-ESOR erst einmal nicht zu priorisieren, sondern die weiteren Entwicklungen zu verfolgen. Im Vordergrund muss eine Lösung stehen, welche die Nutzer zufriedenstellt und im Rahmen der derzeitigen Möglichkeiten und im Verhältnis zum Aufwand ein möglichst hohes Maß an Sicherheit bietet. Zur Wahrung der notwendigen Rechtssicherheit werden die entsprechenden Dokumente weiterhin eine gewisse Zeit in Papierform aufbewahrt.
4. Online-Beantragung eines Führerscheins
Die Leistungen rund um die Erteilung von Fahrerlaubnissen werden vom Sachgebiet Führerscheine innerhalb des Amtes für Straßenverkehr & ÖPNV wahrgenommen. Das Amt für Straßenverkehr & ÖPNV ist organisatorisch dem Dezernat 2 „Infrastrukturen, Baurecht & Migration“ zugeordnet. Im Hinblick auf die Ersterteilung von Führerscheinen gehen jährlich ca. 6.000 Anträge ein. Hinzu kommen Anträge auf Erweiterung, Verlängerung, Umtausch, Ersatz oder Umschreibung von Fahrerlaubnissen. Darüber hinaus gehören auch die Erteilung von Fahrgasterlaubnissen sowie die Ausstellung internationaler Führerscheine zu den Aufgaben des Sachgebietes Führerscheine. Die Anträge werden durch insgesamt acht Personen bearbeitet, wobei vier Personen in Teilzeit beschäftigt sind. Im Rahmen der Prüfung der einzelnen Anträge ist, neben der Fahrerlaubnisverordnung (FeV), auch das Straßenverkehrsgesetz (StVG) von Bedeutung. Bei der Bearbeitung und Prüfung der Anträge wird bereits seit einigen Jahren das Fachverfahren LaIF genutzt, das im Laufe der Jahre mehrfach weiterentwickelt und angepasst wurde. Zusätzlich kommt seit rund einem Jahr das Zusatzmodul Digant FS zum Einsatz. Dieses Modul ermöglicht eine elektronische Erfassung und Übermittlung aller benötigten Komponenten an die Bundesdruckerei. Die Führerscheinstelle verfügt darüber hinaus seit einigen Jahren über ein DMS inkl. Schnittstelle
durchschnittlich bei ca. 2 bis 3 Wochen. Auch in diesem Bereich ist die Zielgruppe in Bezug auf den Prozess „Ersterteilung von Führerscheinen“ vergleichsweise jung und internetaffin. Aus diesem Grund und aufgrund der hohen Fallzahlen sollen die Dienstleistungen des Sachgebietes Führerscheine als Online-Services angeboten werden. Ziel des Projektes ist die Reduzierung der Durchlaufzeiten, insbesondere durch einen elektronischen Antragseingang, verbunden mit einer automatisierten Plausibilitätsprüfung und einer Datenübernahme in das Fachverfahren. Neben einer weiteren Verbesserung des Services für den Bürger ist auch der Imagegewinn der Verwaltung ein weiteres Ziel.
Auch dieser Prozess wurde zunächst im Hinblick auf die Regelung in § 9 I S. 1 EGovG auf Optimierungspotenziale untersucht. In einem ersten Schritt wurde der Prozess „Ersterteilung einer Fahrerlaubnis“ innerhalb der Picture Prozessplattform dokumentiert. Zuvor wurden der Sachgebietsleiter sowie zwei Sachbearbeiter zu den einzelnen Arbeitsschritten ausführlich befragt. Der Antrag auf Ersterteilung eines Führerscheins geht bislang über die Gemeinden bei der Führerscheinstelle des Landratsamtes ein, das heißt, der Bürger stellt seinen Antrag zunächst schriftlich bei der Gemeindeverwaltung. Nach § 7 I S. 1 FeV darf eine Fahrerlaubnis nur erteilt werden, wenn der Antragsteller seinen ordentlichen Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland hat. Gemäß § 7 I S. 2 FeV kann hiervon ausgegangen werden, wenn der Antragsteller mindestens 185 Tage im Jahr im Inland wohnt. In der Praxis wird diese Prüfung durchgeführt, indem die Gemeinde-/Stadtverwaltung des Wohnortes des Antragstellers nach einer Sichtung des Meldeportals bestätigt, dass der Antragsteller mindestens ein halbes Jahr in der Gemeinde/Stadt gemeldet ist. Die Gemeinden prüfen daher zunächst die Meldedaten des Antragstellers. Für diese Leistung muss der Antragssteller eine Gebühr bei der Gemeinde entrichten. Anschließend senden die Gemeinden die Anträge gesammelt an das Landratsamt. Die Übermittlung erfolgt entweder über den Postweg oder über Boten. Sobald der Antrag inklusive Bestätigung der Meldedaten beim Landratsamt eingetroffen ist, wird durch die Sachbearbeiter eine Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen vorgenommen. In 35 % der Fälle sind die Antragsunterlagen nicht vollständig. Anschließend werden die Daten des Antragsstellers im Fachverfahren LaIF erfasst. Der Sachbearbeiter beantragt danach, durch das Markieren eines Auswahlfeldes in LaIF, eine Anfrage beim Fahreignungsregister (FAER). LaIF startet daraufhin automatisiert eine entsprechende Online-Anfrage. Wenn kein Eintrag vorhanden ist, wird das Ergebnis der Anfrage sofort sichtbar. Wenn jedoch ein Eintrag im FAER hinterlegt ist, erfolgt die Rückmeldung erst ca. 10 Tage später auf schriftlichem Weg. Zusätzlich prüft der Sachbearbeiter, ob bei der Führerscheinstelle bereits eine entsprechende Meldung der Polizei vorliegt. Sofern eine polizeiliche Meldung oder ein Eintrag im FAER vorhanden ist, erfolgt eine Aktenanforderung bei der Staatsanwaltschaft. Nach diesen Prüfschritten wird der Gebührenbescheid erstellt. Gleichzeitig mit dem Gebührenbescheid wird, sofern notwendig, auch ein Anschreiben erstellt und versandt, um die fehlenden Unterlagen nachzufordern. Die Übermittlung dieser Schriftstücke erfolgt auf dem Postweg. Im nächsten Teilprozess wird eine Eignungsprüfung vorgenommen. Hier muss zwischen drei verschiedenen Varianten unterschieden werden. Sofern im FAER kein Eintrag vorhanden ist und keine polizeiliche Meldung vorliegt, gilt der Antragssteller als geeignet. Es müssen keine weiteren Prüfschritte vorgenommen werden. Bestehen hinsichtlich der Eignung des Antragstellers Bedenken wird
im nächsten Schritt in LaIF eine schriftliche Anordnung für eine Medizinisch-Psychologische Untersuchung (MPU) oder einen Facharztbesuch erstellt und auf dem Postweg versendet. Stimmt der Bürger der Maßnahme zu, wird ein Auftragsschreiben an den jeweiligen Facharzt oder die Begutachtungsstelle für Fahreignung erstellt und postalisch versendet. Nach Eingang und Sichtung des Gutachtens wird der Antragssteller entweder für geeignet oder für nicht geeignet erklärt. In der Variante der Nicht-Eignung, die entweder in Folge eines negativen
Ablehnungsbescheid erstellt und versendet. Zusätzlich erfolgt eine entsprechende Meldung an das FAER. Wird der Antragsteller, entweder in Folge eines positiven Gutachtens oder von vorneherein als geeignet eingestuft, wird innerhalb des darauffolgenden Teilprozesses der Führerschein bei der Bundesdruckerei bestellt. Dazu werden zunächst die auf den Antragsunterlagen geleistete Unterschrift sowie das Lichtbild eingescannt. Über das Modul Digant FS werden anschließend die vollständigen Antragsunterlagen online an die Bundesdruckerei übermittelt. Im nächsten Teilprozess wird der Prüfauftrag in LaIF erstellt und auch über LaIF online an den TÜV übermittelt. Ebenso geht der Prüfauftrag nachrichtlich an die jeweilige Fahrschule des Antragstellers. Auch diese Übermittlung erfolgt automatisiert über LaIF. Der Prüfauftrag wird erst dann erstellt, wenn die fertigen Kartenführerscheine von der Bundesdruckerei eingegangen sind. Diese werden unmittelbar nach Erstellung des Prüfauftrags an den TÜV weitergeleitet. Ausgenommen davon sind jedoch die Fälle, bei denen der Nachweis für das Absolvieren eines Erste-Hilfe-Kurses noch nicht geführt ist. Diese entsprechenden Führerscheinkarten verbleiben beim Landratsamt. Sofern der Antragsteller das Mindestalter erreicht und auch alle sonstigen Voraussetzungen erfüllt hat, geht eine schriftliche Prüfbestätigung vom TÜV auf dem Postweg bei der Führerscheinstelle ein. Die Sachbearbeiter tragen das Prüfergebnis anschließend in LaIF ein. LaIF übermittelt das Prüfergebnis wiederum automatisiert an das FAER. Wenn der Antragsteller binnen eines Jahres die Prüfung nicht abgelegt hat, erstellen die Sachbearbeiter, nach entsprechender postalischer Mitteilung durch den TÜV, ein Anhörungsschreiben. Auch dieses wird postalisch an den Antragssteller übermittelt. Die Rückmeldung des Antragsstellers kann dagegen sowohl auf dem Postweg, als auch per Mail oder telefonisch erfolgen. Über LaIF wird entweder dann automatisiert ein neuer Prüfauftrag an den TÜV übermittelt oder aber es ergeht ein Ablehnungsbescheid, der postalisch versendet wird. Wenn der Antragsteller bis auf das Vorliegen eines Nachweises zum Erste-Hilfe-Kurs alle Voraussetzungen zur Aushändigung des Führerscheins erfüllt, prüft die Sachbearbeitung unmittelbar nach dem Eingang der schriftlichen Prüfbestätigung durch den TÜV, das Vorliegen des fehlenden Nachweises. Sobald der Antragsteller den Nachweis für das Absolvieren des Kurses vorgelegt hat, wird der Führerschein von der Führerscheinstelle ausgehändigt. Anschließend erfolgt wieder der Eintrag des Prüfergebnisses in LaIF mit automatischer Weiterleitung an
das zentrale Fahrerlaubnisregister (ZFER). Entsprechend ist das Vorgehen wenn, bis auf das Erreichen des Mindestalters, alle Voraussetzungen vorliegen. Hier muss abgewartet werden, bis das Mindestalter erreicht ist. Erst dann erfolgt eine persönliche Aushändigung durch die Führerscheinstelle. Wenn der jeweilige Vorgang abgeschlossen ist, werden alle bisher ausschließlich in Papierform vorhandenen Dokumente eingescannt und im DMS abgelegt.
In einer ersten Analyse fällt auf, dass der Prozess schon weitestgehend technikunterstützt abläuft. Das Fachverfahren LaIF verfügt bereits über einen vergleichsweise hohen Automatisierungsgrad. vollelektronische
FS für
dass bereits
Digitalisierung dieses Prozesses investiert wurde. Ein weiterer Vorteil ist, dass bereits ein DMS und damit eine elektronische Aktenführung umgesetzt wurden. Das aktuelle Projekt bezieht sich daher hauptsächlich auf den ersten Teilprozess „Bearbeitung Antragseingang“. Im Fokus steht also der Teil des Prozesses, der der Bearbeitung des Antrags im Landratsamt vorhergeht. Im weiteren Verlauf des Prozesses kann die Antragsbearbeitung weiterhin durch eine elektronische Kommunikation bzw. eine rechtssichere elektronische Übermittlung von Dokumenten optimiert werden.
In Absprache mit der Projektgruppe innerhalb der Führerscheinstelle wurde anschließend der Soll-Prozess entwickelt und dokumentiert. Auch hier können durch einen optimierten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien mehrere Prozessschritte eingespart und die Durchlaufzeit des Antrags erheblich verkürzt werden. Der Prozess wurde daher neu modelliert und visualisiert. Der Bürger soll künftig seinen Antrag auf Ersterteilung eines Führerscheins über die Homepage des Landkreises stellen können. Unter dem Navigationspunkt „Online-Services“ soll auf den Online-Antrag zugegriffen werden können. In einem ersten Schritt registriert sich der Bürger, unter der Nutzung der eID-Funktion seines nPA, am Bürgerkonto. Die Stammdaten, wie z.B. Name, Vorname und Adresse, werden bereits zu diesem Zeitpunkt automatisch in den Antrag übernommen. Im zweiten Schritt ergänzt der Bürger den Antrag, indem er die noch verbliebenen freien Felder, wie z.B. Name der Fahrschule, ausfüllt. Des Weiteren muss der Antragsteller die benötigten Dokumente (Sehtest, Nachweis Erste-HilfeKurs etc.) und ein biometrisches Passbild, das später auf den Führerschein gedruckt werden soll, hochladen. Der Antrag wird jedoch so aufgebaut, dass es auch möglich sein wird, einzelne Dokumente, die bei Antragstellung noch nicht vorlagen, nachträglich über das
Bürgerkonto einzureichen. Zusätzlich muss der Antragsteller auf neutralem Papier eine Unterschrift leisten, die anschließend einzuscannen und hochzuladen ist. Im nächsten Schritt erfolgt die Bezahlung der Leistungen. Der Bürger wählt an dieser Stelle zunächst die Zahlungsart aus. Es stehen die Möglichkeiten Sofortüberweisung, Kreditkarte oder PayPal zur Verfügung. Anschließend erfolgt die Zahlung gemäß der gewählten Zahlungsart. Ein Teil der Gebühren (derzeit 5,10 €) wird dabei der Gemeinde-/Stadtverwaltung des jeweiligen Wohnortes des Antragstellers gutgeschrieben. Der übrige Teil der Gebühren wird direkt auf die Konten des Landratsamtes überführt. Nachdem auch dieser Schritt abgeschlossen ist, wird der Antragsteller nochmals auf die evtl. noch fehlenden Unterlagen hingewiesen. Nachdem der Bürger den Antrag vollständig ausgefüllt und abgesendet hat, wird der Antrag per
Antragstellers weitergeleitet. Die Gemeinde/Stadt wird zunächst per Mail darüber unterrichtet, dass ein neuer Antrag eingegangen ist. In der Mail ist zusätzlich ein zeitlich begrenzt gültiger Link zum Antrag enthalten. Der zuständige Mitarbeiter der Gemeinde/Stadt prüft in einem nächsten Schritt die Meldedaten des Antragstellers. Sofern der Antragsteller bereits die vorgeschriebenen 6 Monate in der Gemeinde/Stadt gemeldet ist, bestätigt der Mitarbeiter dies durch das Markieren des im Antrag vorgefertigten Auswahlfeldes. Über den Workflow wird der Antrag anschließend an die Führerscheinstelle des Landkreises weitergeleitet. Idealerweise sollten die Mitarbeiter des Landkreises den eingegangenen Antrag, nach der erfolgreichen Anmeldung am Bürgerkonto, mit nur einem Klick in das Fachverfahren LaIF übernehmen können. Gleichzeitig sollen nicht nur die Daten des Antragstellers automatisiert in das Fachverfahren übernommen werden. Auch die hochgeladenen Dokumente sollen automatisiert im Fachverfahren, welches zusätzlich bereits mit dem DMS verbunden ist, abgelegt werden. Die eingescannte Unterschrift sowie das
vorgeschriebenen Vordruck platziert. Die weitere Bearbeitung des Antrages erfolgt, wie bisher auch, über das Fachverfahren LaIF. Wie bereits oben dargestellt laufen die übrigen Teilprozesse bis hin zur Aushändigung des Führerscheins schon weitestgehend optimiert ab. Einzig die Kommunikation mit den Antragstellern und die Übermittlung von Dokumenten, wie z.B. Ablehnungsbescheide oder nachgeforderte Dokumente, sollen in Zukunft in digitaler Form ermöglicht werden. In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob eine entsprechende Umsetzung unter der Nutzung von De-Mail sinnvoll ist. Anstatt einer Anmeldung am Bürgerkonto unter Nutzung der eIDFunktion des nPA würden die Daten und Dokumente des Antragstellers in einem maschinenlesbaren Format per De-Mail bei der Führerscheinstelle eingehen.
Der Prozess „Ersterteilung einer Fahrerlaubnis“ ist als Pilotprozess anzusehen. In Bezug auf die weiteren Prozesse der Führerscheinstelle soll künftig ebenso eine Online-Beantragung ermöglicht werden. Dabei handelt es sich um die nachfolgend aufgeführten Prozesse: 
„Erweiterung einer Fahrerlaubnis“
„Verlängerung einer Fahrerlaubnis“
„Umtausch einer Fahrerlaubnis“
„Ersatz für eine Fahrerlaubnis“
„Umschreibung einer Fahrerlaubnis“
„Erteilung einer Fahrgasterlaubnis“
„Erteilung einer internationalen Fahrerlaubnis“
Auffallend ist, dass viele einfache Tätigkeiten, wie beispielsweise die Übernahme von Daten und Dokumenten in das Fachverfahren oder das Erstellen von Gebührenbescheiden, in Zukunft
Plausibilitätsprüfung kann zusätzlich die erste Sichtprüfung zügiger abgewickelt, sowie auf ein Anschreiben bezüglich der noch fehlenden Unterlagen verzichtet werden. Die Erleichterungen sollen jedoch nicht nur auf Seiten des Landkreises zu spüren sein. Auch die einzelnen Gemeinde-/Stadtverwaltungen sollen entlastet werden. Bei einer guten Annahme des Online-Angebotes werden weniger Bürger bei den Gemeinden vorsprechen. Stattdessen besteht die Aufgabe der Gemeinden/Städte lediglich darin, die Meldedaten des Antragstellers zu prüfen und per Kontrollhäkchen zu bestätigen. Nebenbei sorgt die Nutzung der Authentifizierung über den nPA bzw. die Nutzung einer De-Mail-Adresse für eine größere Sicherheit gegen Missbrauch.
Die weitere Vorgehensweise wurde in insgesamt drei Bausteine untergliedert: Elektronisches Formular, Bürgerkonto & E-Payment und Marketing.
Baustein 1: Elektronisches Formular Die
vorgeschriebenen Papierformulare in eine elektronische Version zu überführen. Dieser Baustein steht in enger Abhängigkeit zu dem einzusetzenden Bürgerkonto (siehe Baustein Nr. 2). Die Umsetzung soll in Kooperation mit dem kommunalen Rechenzentrum erfolgen, wobei das Rechenzentrum unter anderem auch mit dem Hersteller des Fachverfahrens LaIF zusammenarbeiten wird. Die Mitarbeiter der Führerscheinstelle werden zunächst einmal,
analog zum Papierformular, die Felder definieren, die der Antragsteller auszufüllen hat. In einem nächsten Schritt werden nun die Städte und Gemeinden in die Planungen einbezogen. Als Erstes werden die Bürgerbüros bzw. Meldeämter der Städte und Gemeinden über das Vorhaben und die künftigen Abläufe informiert. Dabei sollen auch die Mail-Adressen der Städte und Gemeinden, unter denen die Bürgerbüros/Meldeämter erreichbar
auszuwählenden Wohnorten verknüpft, so dass eine automatische Mail an die Gemeinde, zur Bestätigung der Meldedaten, generiert werden kann. Gleichzeitig wird die Anbindung an das Fachverfahren LaIF realisiert. Alle eingegeben Daten und hochgeladenen Dokumente sollen automatisch an die entsprechenden Stellen in LaIF überführt werden. Vor allem auch die automatisierte Anpassung des biometrischen Lichtbildes und der eingescannten Unterschrift, in das vom Bund vorgegebene Formular muss entsprechend programmiert werden. Baustein 2: Bürgerkonto & E-Payment Um die Schriftform im Verwaltungsverfahren auf elektronische Weise ersetzen zu können, muss gemäß Artikel 3 Nr. 1 EGovG bzw. § 3a II S. 4 Nr. 1 i.V.m. S. 5 VwVfG ein Identitätsnachweis in Form der eID-Funktion des nPA erfolgen. Der Landkreis strebt auch hier die Nutzung des landesweiten Bürgerkontos, das derzeit als ein Modul der Neuauflage des Landesportals Service-BW entwickelt wird, an. Die Lösung des Landes BadenWürttemberg bringt sowohl für die Gemeinden und Städte, als auch für die Landkreise, einige Synergieeffekte mit sich. Der Landkreis Ortenaukreis benötigt keine eigene eIDInfrastruktur, auch die Beantragung eines Berechtigungszertifikates beim BVA entfällt komplett. Das Land Baden-Württemberg stellt das Berechtigungszertifikat zentral zur Verfügung. Somit können erhebliche Kosten eingespart werden. Zusätzlich beinhaltet die Neuauflage von Service-BW das E-Payment-Modul ePayBL zur freien Nutzung. Nach der Realisierung des elektronischen Formulars (Baustein Nr. 1) muss dieses an das Bürgerkonto-Modul und das E-Payment-Modul angebunden werden. Die entsprechende Umsetzung
Innenministerium Baden-Württemberg, das sich für das Landesportal Service-BW zuständig zeichnet, realisieren. Dabei muss unter anderem berücksichtigt werden, dass eine Übernahme der Stammdaten, wie z.B. Name und Adresse des Antragstellers, aus dem nPA in das elektronische Formular ermöglicht wird. Wie in § 9 I S. 2 EGovG gefordert, soll der Antragsteller zudem den Bearbeitungsstand seines Antrags online abrufen können. Um diese Funktion umsetzen zu können muss eine entsprechende Schnittstelle zwischen dem Bürgerkonto zum Fachverfahren LaIF geschaffen werden.
Beide Module, Bürgerkonto und E-Payment, sollen zum 01.01.2016 einsatzbereit sein. Der Landkreis Ortenaukreis ist als Pilotanwender vorgesehen und wird daher bereits ab dem September 2015 erste Tests vornehmen können. Das Service-BW Bürgerkonto wird in der ersten Version noch nicht die Funktion beinhalten, Dokumente rechtssicher an den Antragsteller zu senden. Das bedeutet, dass zunächst nur der Weg vom Bürger hin zur Behörde elektronisch rechtssicher abgewickelt werden kann – sofern überhaupt ein Schriftformerfordernis besteht. In Zukunft soll es jedoch auch möglich sein den umgekehrten Weg, von der Behörde hin zum Bürger, zu ermöglichen. Derzeit finden entsprechende Gespräche zur Weiterentwicklung des Service-BW Bürgerkontos auf Landesebene statt.
Baustein 3: Marketing Damit das neue Angebot von den Bürgern gut angenommen wird sollen verschiedene Werbemaßnahmen durchgeführt werden. Laut der Studie zum E-Government Monitor 2015 ist die mangelnde Bekanntheit der Online-Services nach wie vor der Hauptgrund für die noch sehr geringe Nutzungsquote der Angebote. Gerade in Bezug auf den aktuell zu betrachtenden Prozess „Ersterteilung einer Fahrerlaubnis“ bieten die Fahrschulen im Ortenaukreis die wichtigsten Anknüpfungspunkte. Eine Informationsveranstaltung für alle interessierten Fahrlehrer, an dem die Funktionsweise des neuen Online-Services an einem Beispiel erklärt wird, soll dazu führen, dass die Fahrlehrer als Multiplikatoren eingesetzt werden können. Zusätzlich kommen in den Fahrschulen klassische Flyer und Plakate zum Einsatz. In Bezug auf den aktuellen Prozess ist die Zielgruppe des Online-Services üblicherweise ca. 17 bis 19 Jahre alt. Daher kommen auch hier, wie auch im Projekt „eAntrag BAföG“, die allgemeinbildenden und beruflichen Schulen im Ortenaukreis als weitere Anknüpfungspunkte in Frage. Darüber hinaus sollen die Gemeinde- und Stadtverwaltungen mithilfe eines Informationsschreibens über die neuen Möglichkeiten informiert werden. Auch hier könnten die Flyer und Plakate zum Einsatz kommen. Um das Verständnis der Mitarbeiter in den Bürgerbüros für die Verwendung der eID-Funktion des nPA zu wecken, ist zusätzlich eine Informationsveranstaltung sinnvoll. Dabei könnten die Mitarbeiter gleichzeitig in die neuen Abläufe, in Bezug auf die Bestätigung der Meldedaten, eingewiesen werden.
In Zukunft sollen, wie bereits oben beschrieben, auch die übrigen Prozesse der Führerscheinstelle online abgewickelt werden. Die nachfolgend aufgeführten Prozesse sind hiervon betroffen:
Die einzelnen Prozesse werden nacheinander zunächst in der Picture Prozessplattform dokumentiert und optimiert. Anschließend wird, analog zum aktuellen Prozess „Ersterteilung einer Fahrerlaubnis“, gemeinsam mit der Führerscheinstelle der Soll-Prozess entwickelt und dokumentiert. Im nächsten Schritt wird das entsprechende elektronische Formular programmiert und integriert. Die Marketingmaßnahmen werden an die neuen Zielgruppen angepasst. Nach Artikel 3 Nr. 1 EGovG bzw. § 3a II S. 4 Nr. 2 VwVfG kann die Schriftform im elektronischen
absenderbestätigter De-Mail ersetzt werden. Es ist vorgesehen, den Bürgern künftig auch diese Möglichkeit zu eröffnen. Die Schwierigkeit liegt jedoch darin, die Gemeinden in den Prozess einzubeziehen, ohne für alle Beteiligten einen erhöhten Aufwand zu verursachen. Die weitere Vorgehensweise wird davon abhängen, wie die De-Mail-Nutzung in Deutschland weiter voranschreitet bzw. welche Erfahrung im Projekt „eAntrag BAföG“ in Bezug auf DeMail gemacht werden. Die künftigen Planungen sollten aber bereits bei der aktuellen Projektumsetzung berücksichtigt werden. Da die Nutzung von Tablets und Smartphones immer weiter ansteigt, strebt der Landkreis Ortenaukreis an, künftig eine mobile Lösung zu schaffen. Ziel ist, den Bürgern die Möglichkeit zu geben, ihren Führerschein von einem mobilen Gerät aus zu beantragen. Dokumente könnten mithilfe des mobilen Gerätes abfotografiert und automatisiert dem Antrag beigefügt werden. Eventuell könnte auf die gleiche Weise auch ein biometrisches Passbild gefertigt werden. Allerdings ist das Identifikationsverfahren mit dem nPA derzeit nur unter dem Einsatz eines Lesegerätes nutzbar. Von Seiten des Bundes sollte an dieser Stelle unbedingt nach einer neuen Lösung gesucht werden.
5. Beitrag zum Leitfaden Prozesse optimieren Eine
Ausgangspunkt für alle E-Government-Aktivitäten ist eine Optimierung der jeweiligen Geschäftsprozesse. Eine umfassende Analyse des Arbeitsablaufs ist unumgänglich, um herauszufinden, wie der Prozess beschleunigt und Effizienzen entstehen können. Es muss bekannt sein, wie der Prozess derzeit abläuft, welche Personen und Stellen am Leistungserstellungsprozess beteiligt und welche Techniken im Einsatz sind. Erst dann wird klar, wo es Ansatzpunkte für eine Veränderung gibt. Es ist ausdrücklich nicht das Ziel, den Prozess lediglich von der Papierwelt in die digitale Welt zu übertragen. Es sollte eine vollständige Neuausrichtung angestrebt werden. Ansonsten werden möglicherweise auch Prozessschritte ins Digitale transformiert, die so gar nicht mehr benötigt werden bzw. auf andere Weise umgesetzt werden könnten. E-Government darf kein Selbstzweck sein. Die Projekte müssen Mehrwerte in Form von erhöhter Servicequalität, Entlastung der Mitarbeiter oder Einsparungen generieren.
Synergieeffekte nutzen Im Rahmen der Konzeptionierung von E-Government-Lösungen ist eine frühzeitiger Austausch mit dem kommunalen Rechenzentrum oder anderen IT-Dienstleistern und der Landesverwaltung sinnvoll. Auf diese Weise ist es möglich, aktuelle Entwicklungen auf den verschiedenen Ebenen laufend zu verfolgen. Gerade in Bezug auf die Neugestaltung von Service-BW haben sich so schon viele Vorteile ergeben. Der Landkreis konnte ebenso bereits im Rahmen des Projektes „eAntrag BAföG“, den die Datenzentrale in Kooperation mit dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg entwickelt hat, von der Zusammenarbeit profitieren. Zusätzlich sind ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch und eine enge Vernetzung mit anderen Landkreisen und Kommunen anzustreben. Beispielsweise dienen regelmäßige Telefonkonferenzen und themenbezogene Workshops dem Erfahrungsaustausch und schaffen Synergieeffekte auf kommunaler Ebene. Darüber hinaus liegt in der gemeinsamen Nutzung von Basisinfrastrukturen ein großes Potenzial – nicht nur in finanzieller Hinsicht. Auch im Hinblick auf die knappen personellen Ressourcen sollten weitere interkommunale Projekte realisiert werden. Bei der Konzeptionierung des Teilprojekts „Aufbau eines Open Data Portals“ wurde auf die Unterstützung der regionalen Wirtschaftsförderung zurückgegriffen. Insbesondere bei der
Erstellung des Fragebogens, aber auch bei der direkten Ansprache der Unternehmen, war diese Zusammenarbeit von großem Vorteil.
Betroffene zu Beteiligten machen Die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte sind frühzeitig in die Erstellung des Konzepts einzubeziehen. Die Beteiligten sollten bereits von Anfang an über alle Entwicklungen informiert werden. Die Mitarbeiter kennen den Prozess und die fachlichen Hintergründe sehr gut und sind daher wertvolle Wissensträger. Um dieses Wissen effektiv zu nutzen bieten sich Workshops im Rahmen der Prozessoptimierung an. Dabei können die Mitarbeiter unter der Leitung eines neutralen Moderators eigene Ideen entwickeln und einbringen. Auch die Bedenken und Ängste sollten in diesem Zuge aufgegriffen und thematisiert werden. Alle Beteiligten sollten mit ihrer Meinung ernst genommen zu werden. Zusätzlich ist es sinnvoll das Thema E-Government im Rahmen einer Zukunftswerkstatt im Haus weiter zu positionieren. Auf diese Weise können völlig neue Themenfelder erschlossen werden. Nach der Fertigstellung der Konzeption ist es zudem sinnvoll diese zusätzlich von den Mitarbeitern noch einmal gegenlesen zu lassen. Darüber hinaus darf nicht außer Acht gelassen werden, dass die Unterstützung durch die jeweiligen Führungskräfte einen erheblichen Faktor für den Projekterfolg darstellt.

References: § 9
 § 9
 § 9
 § 5
 Art. 4
 § 36
 § 2
 § 36
 § 36
 § 6
 Art. 31
 Art. 4
 § 36
 § 2
 § 12
 § 12
 § 9
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 § 7
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 § 3
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 § 3