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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - PDF
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Ángel Ruiz Naranjo
1 Página: 1 de 37 INSTRUCTIVO: ELABORAR INFORMACIÓN EXÓGENA NACIONAL, DISTRITAL Y DE CONVENIOS DE COOPERACION Y ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL APOYO Y EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS CON ORGANISMOS
2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Revisar y ajustar la información exógena nacional y distrital, siguiendo las instrucciones impartidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN (Nacional) y la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá en esta materia. ALCANCE: Inicia con la revisión de la comunicación anual expedida por la División Nacional de Contabilidad con las instrucciones para la presentación de la información exógena nacional de la respectiva vigencia en el informe de información exógena nacional, y finaliza con la presentación de la información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales a la División Nacional de Contabilidad en el informe de convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos, con organismos internacionales. La información exógena nacional y de convenios de cooperación internacional aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. La información exógena distrital en Bogotá D.C., aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional y en la Sede Bogotá. DEFINICIONES: 1. ICA - Impuesto de Industria y Comercio: Gravamen de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin establecimientos. 2. IVA - Impuesto al Valor Agregado: Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional. 3. NIT - Número de Identificación Tributaria: Número de identificación tributaria de las personas Naturales o Jurídicas. 4. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. La Universidad Nacional de Colombia, como ente jurídico, tiene la responsabilidad de reportar cada año a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información exógena, relacionada con cada una de las transacciones generadas durante una vigencia con personas naturales y/o jurídicas. Lo anterior de acuerdo con los lineamientos que se expidan por el mencionado organismos, a través de Resolución, en cuanto el contenido, las especificaciones técnicas y los plazos para la entrega de la misma. 3. La Universidad Nacional de Colombia, como ente jurídico, tiene la responsabilidad de reportar cada año a la Secretaria de Hacienda Distrital la información relacionada con las operaciones realizadas durante la vigencia con los proveedores de bienes y/o servicios en la ciudad de Bogotá. Estos requerimientos de
3 Página: 3 de 37 información son emitidos a través de Resolución, en donde se especifican el contenido, las características técnicas y los plazos para la entrega de la misma. 4. La Universidad Nacional de Colombia, como ente jurídico, tiene la responsabilidad de reportar mensualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información exógena sobre convenios de cooperación que se celebren, así como la asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos con organismos internacionales. NORMATIVIDAD: 1. Artículos 623 al del Estatuto Tributario 2. Ley 863 de Decreto 4660 de Resolución No de 2009 de la DIAN 5. Resolución anual expedida por la Secretaria de Hacienda Distrital, mediante la cual se señala el contenido, las características técnicas y los plazos para la entrega de la información de transacciones que se hayan realizado en la ciudad de Bogotá 6. Resolución anual expedida por la DIAN, mediante la cual señala en contenido y características técnicas para la presentación de la información exógena, y fija los plazos para la entrega de la misma 7. Circular No. 11 de 2008 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa División Nacional de Contabilidad. 8. Comunicación expedida por la División Nacional de Contabilidad, en donde se dan las instrucciones a seguir para la presentación de la información exógena nacional y distrital de la respectiva vigencia 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para revisar y presentar información exógena: (Para revisar cada una de las tareas a efectuar según el tipo de información que se requiera, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre del informe y dar clic mientras se oprime la tecla control (Ctrl)) Información Exógena Nacional Información Exógena Distrital en Bogotá D.C. Convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales
4 Página: 4 de Información Exógena Nacional 1. Revisar la comunicación anual expedida por la División Nacional de Contabilidad El tesorero debe revisar la comunicación anual expedida por la División Nacional de Contabilidad, en donde se informa respecto de la presentación de la información exógena nacional de la respectiva vigencia, con el fin de conocer el contenido, las especificaciones técnicas y los plazos para la entrega de la misma. 2. Revisar la resolución anual expedida por la DIAN El tesorero debe revisar la resolución anual expedida por la DIAN para la presentación de la información exógena nacional de la respectiva vigencia, con el fin de conocer el contenido, las especificaciones técnicas de la misma, para así darle cumplimiento al momento de hacer la revisión de la información a presentar. 3. Cargar y generar por empresas el archivo de información exógena nacional en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe cargar y generar por empresa los archivos de la información exógena nacional a través del SGF QUIPU. Los formatos a reportar a la DIAN, son: Pagos o abonos en cuenta y Retención en la fuente practicadas. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para cargar y generar por empresas el archivo de información exógena nacional: SGF QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Archivos DIAN. a. Diligenciar los siguientes campos: i. Grupo Archivos: Hace referencia al código del grupo de archivos planos a procesar. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código 1 ARCHIVOS DIAN. ii. Empresa: Hace referencia al código de la empresa de la cual se van a generar los medios magnéticos. iii. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código de la empresa. iv. Desde Período: Corresponde al período desde el cual se va a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes). v. Hasta Período: Corresponde al período hasta el cual se va a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes).
5 Página: 5 de 37 vi. Código Ciudad: Se escoge la opción 0 TODAS. b. Dar clic en el botón Carga Información; el sistema carga en tablas temporales, la información correspondiente al período digitado.
6 Página: 6 de 37 c. Dar clic en el botón Procesa Información; el sistema valida y genera la información, teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena parametrizados previamente de acuerdo a la resolución anual emitida por la DIAN. d. Dar clic en el botón Salida Excel, el sistema organiza en archivo Excel la información validada y generada.
7 Página: 7 de 37 e. Dar clic en el botón Gen.Archivo; genera en archivo Excel los diferentes formatos, teniendo en cuenta la estructura establecida en Resolución anual emitida por la DIAN.
8 Página: 8 de 37 f. Dar clic en el botón Aceptar; el sistema guarda los diferentes formatos en la carpeta C:\Temp. g. Abrir la carpeta C:\Temp y revisar cada uno de los formatos generados, de acuerdo con lo establecido por la Resolución de la DIAN para la información tributaria y contable a reportar. Al realizar la revisión de la información, es importante tener en cuenta que la descripción de los archivos es la siguiente: Dmuisca_01100X06200X X Dmuisca _ Nombre del archivo
9 Página: 9 de Indica si es un archivo nuevo o es un reemplazo 100X Indica el nombre del formato 06 Indica la versión del archivo 200X Indica la vigencia a reportar X Indica el número de archivos por formato a enviar 4. Validar la información según el formato a. Validar la información por conceptos de los pagos o abonos en cuenta e información de los terceros reportada en el formato 1001 El auxiliar de Tesorería debe validar la información por conceptos de los pagos o abonos en cuenta reportados en el formato 1001 respecto a la información del reporte del SGF QUIPU Pagos a Terceros por NIT. Adicionalmente, se debe revisar que el valor de la base del formato 1001 debe ser mayor o igual que la base del formato El archivo plano formato 1001 corresponde a información de pagos o abonos en cuenta. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para validar por conceptos los pagos o abonos en cuenta de la información de los terceros reportada en el formato 1001: SGF QUIPU: Contabilidad>Reportes>Diarios>Pagos Terceros Nit>Ejecución de Reportes b. Validar por conceptos, bases y retenciones en la fuente practicadas e información de los terceros reportada en el formato 1002 El auxiliar de Tesorería debe validar la información del formato 1002 que contiene las retenciones en la fuente practicadas respecto a los valores declarados y pagados. Para esta validación se requiere adicionalmente el reporte de Descuentos Tributarios generado en el SGF QUIPU. El formato 1002 corresponde a la información de retenciones en la fuente practicadas. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para generar el reporte de descuentos tributarios: SGF QUIPU: Tesorería>Reportes>Tributarios>Reporte de Descuentos Tributarios.
10 Página: 10 de Revisar y complementar la información de terceros generada en cada uno de los formatos El auxiliar de Tesorería debe revisar y complementar la información de terceros con el fin de actualizar la información a reportar en los formatos: Pagos o abonos en cuenta y Retención en la fuente practicadas. 6. Revisar los soportes de los registros, cuando haya lugar, para complementar la información requerida El auxiliar de Tesorería debe revisar los soportes a partir de los cuales se efectuaron los registros, en los casos a que haya lugar, con el fin de corregir o adicionar la información a reportar de los archivos planos de los formato 1001 y 1002, teniendo en cuenta: a. Los pagos a partir de los cuales se efectuaron los registros. b. La información de tributarios, debe corresponder a lo declarado y pagado a la DIAN durante la vigencia de la cual se está presentando la información exógena nacional. Se deben solicitar correcciones de información de terceros o alguna otra información de los formatos 1001 y 1002, en el SGF QUIPU? Sí: Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y demás información en los casos en que haya lugar, ir al numeral 7. No: Diligenciar la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagada respecto a las información exógena nacional, junto con la certificación, ir al numeral Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y demás información, en los casos en que haya lugar El auxiliar de Tesorería debe solicitar la corrección de la información a reportar de los archivos planos de los formato 1001 y 1002, luego de la revisión correspondiente. La información ya fue ajustada en el SGF QUIPU, según el requerimiento efectuado? El auxiliar de Tesorería debe verificar que se hayan realizado los ajustes solicitados, de la información a reportar en los archivos planos correspondiente a los formatos Pagos o abonos en cuenta y Retención en la fuente practicadas. Sí: Cargar y generar por empresas, el archivo de información exógena nacional en el SGF QUIPU, ir al numeral 3. No: Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y demás información, en los casos en que haya lugar, ir al numeral 7.
11 Página: 11 de Diligenciar la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto a la información exógena nacional, junto con la certificación El auxiliar de Tesorería debe diligenciar la hoja de trabajo para conciliación de valores y conceptos declarados y pagados respecto a la información exógena nacional a reportar a la DIAN, verificando que la sumatoria generada por cada uno de los conceptos de retención (Ej.: compras, honorarios, servicios, etc.) corresponda al valor declarado y pagado por cada concepto durante la respectiva vigencia. El auxiliar de Tesorería debe elaborar la certificación para la firma del responsable de la información, en donde se certifique que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado por la Universidad Nacional de Colombia en la respectiva vigencia. Ver hoja de trabajo conciliación retenciones en la fuente presentadas respecto de la información exógena nacional reportada. La Tesorería que va a reportar la información exógena nacional es de una facultad o dependencia de la Sede Bogotá? Sí: Enviar a la Sección Tesorería Central de Sede Bogotá la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto de la información exógena nacional, junto con la certificación, ir al numeral 9. No: La Tesorería que va a reportar la información exógena nacional es la División Nacional de Tesorería, Unimedios, Editorial Universidad Nacional de Colombia, UNISALUD Bogotá o Fondo Pensional de la Sede Bogotá? Sí: Presentar archivos planos y formato de conciliación debidamente diligenciado, junto con certificación a la División Nacional de Contabilidad, ir al numeral 13. No: Generar el consolidado de la información exógena nacional de la respectiva Sede en el SGF QUIPU, ir al numeral Enviar a la Sección de Tesorería del nivel central de la Sede Bogotá la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto de la información exógena nacional El Tesorero de la Facultad o dependencia de la Sede Bogotá debe enviar a la Sección Tesorería del nivel central, la hoja de trabajo con la conciliación de valores y conceptos declarados y pagados respecto de la información exógena nacional a reportar a la DIAN, junto con la certificación, debidamente firmada, en donde conste que los valores reportados en la información exógena enviada de la respectiva Tesorería corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia.
12 Página: 12 de Recibir la hoja de trabajo de conciliación de retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto de la información exógena nacional a reportar, junto con la certificación El Auxiliar de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe recibir la hoja de trabajo con la conciliación de valores y conceptos declarados y pagados respecto de la información exógena nacional a reportar a la DIAN, junto con la certificación en donde conste que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia, la cual ha sido enviada por los tesoreros de la Sede Bogotá. 11. Verificar la información de la Sede Bogotá para su consolidación, según lo reportado por cada Tesorería y firmar la certificación El auxiliar de Tesorería de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe realizar la consolidación de la información correspondiente a la Sede Bogotá, para lo cual debe diligenciar la hoja de trabajo para conciliación de valores y conceptos declarados y pagados respecto de la información exógena nacional a reportar a la DIAN, además de elaborar la certificación, en donde se hace constar (a partir de las certificaciones allegadas por cada una de las Tesorerías de la Sede Bogotá) que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. El Tesorero de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe verificar la información consolidada en la hoja de trabajo para conciliación de valores y conceptos declarados y pagados respecto a la información exógena nacional a reportar a la DIAN, a partir de la información presentada por cada una de las Tesorerías de la Sede Bogotá, y firmar la certificación en donde consta que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. 12. Generar el consolidado de la información exógena nacional de la respectiva Sede en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería de la respectiva Sede debe generar la información exógena nacional consolidada por cada Sede conforme a las empresas consolidadoras en el SGF QUIPU: Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para cargar y generar el archivo de información exógena nacional: SGF QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Archivos DIAN.
13 Página: 13 de 37 a. Diligenciar los siguientes campos: i. Grupo Archivos: Hace referencia al código del grupo de archivos planos a procesar. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código 1 ARCHIVOS DIAN. ii. Empresa: Hace referencia al código de la empresa consolidadora que va a agrupar la información de los medios magnéticos para enviar al Nivel Nacional. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código de la empresa. Generar los archivos consolidados por cada Sede en el SGF QUIPU, según le corresponda y teniendo en cuenta: SEDE EMPRESA RANGO DE EMPRESAS Unidad Gestión General Bogotá Desde 2001 Nivel Central Sede Bogotá Hasta 2048 Consolidado Fondo Bogota (desde Dirección Académica, hasta 2023 Facultad Bogotá Especial Marengo) 2056 Consolidado UGI Sede Bogotá Desde 2060 UGI Nivel Central Bogotá Hasta 2072 UGI Dirección Académica Medellín 3049 Unidad Gestión General Medellín 3056 Consolidado UGI Sede Medellín Desde 3001 Nivel Central Sede Medellín Hasta 3048 Consolidado Fondo Medellín (desde Fondo Especial, hasta Facultad de Minas) Desde 3060 UGI Nivel Central Sede Medellín Hasta 3065 UGI Facultad de Minas Sede Medellín Manizales 4049 Unidad Gestión Desde 4001 Nivel Central Sede Manizales
14 Página: 14 de 37 General Manizales Hasta 4048 Consolidado Fondo Manizales (desde Fondo Especial, hasta Facultad de Ciencias Exactas y Naturales) Palmira Amazonía Orinoquía Caribe 4056 Consolidado UGI Sede Manizales 5049 Unidad Gestión General Palmira 5056 Consolidado UGI Sede Palmira 6049 Unidad Gestión General Sede Amazonía 6056 Consolidado UGI Sede Amazonía 7049 Unidad Gestión General Sede Orinoquía 7056 Consolidado UGI Sede Orinoquía 8049 Unidad Gestión General Sede Caribe 8056 Consolidado UGI Sede Caribe Desde 4060 UGI Nivel Central Sede Manizales Hasta 4063 UGI Facultad de Ciencias Exactas y Naturales Desde 5001 Nivel Central Sede Palmira Hasta 5048 Facultad de Ciencias Exactas y Naturales Desde 5060 UGI Nivel Central Sede Palmira Hasta 5062 UGI Facultad de Ingeniería y Administración Desde 6001 Nivel Central Sede Amazonía Hasta 6010 Fondo Especial Amazonía Desde 6060 UGI Nivel Central Sede Amazonía Hasta 6061 UGI Fondo Especial Sede Amazonía Desde 7001 Nivel Central Sede Orinoquía Hasta 7010 Fondo Especial Orinoquía Desde 7060 UGI Nivel Central Sede Amazonía Hasta 7061 UGI Fondo Especial Sede Orinoquía Desde 8001 Nivel Central Sede Caribe Hasta 8010 Fondo Especial Sede Caribe Desde 8060 UGI Nivel Central Sede Caribe Hasta 8061 UGI Fondo Especial Sede Caribe iii. Desde Período: Corresponde al período desde el cual se van a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes). iv. Hasta Período: Corresponde al período hasta el cual se van a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes). b. Dar clic en el botón Consolida; el sistema agrupa la información relacionada con cada una de las empresas que conforman el campo Empresa diligenciado.
15 Página: 15 de 37 c. Finalizado el paso anterior, oprimir el botón Procesa Información; el sistema valida y genera la información teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena parametrizados previamente de acuerdo a Resolución anual emitida por la DIAN. d. Dar clic en el botón Salida Excel; el sistema organiza en archivo Excel la información validada y generada.
16 Página: 16 de 37 e. Dar clic en el botón Gen.Archivo; genera en archivo Excel los diferentes formatos, teniendo en cuenta la estructura establecida en la Resolución anual emitida por la DIAN. f. Dar clic en el botón Aceptar; el sistema guarda los diferentes formatos en la carpeta C:\Temp.
17 Página: 17 de 37 g. Abrir la carpeta C:\Temp y revisar cada uno de los formatos generados, de acuerdo con lo establecido por la Resolución de la DIAN para la información tributaria y contable a reportar. Hecho lo anterior, realice la revisión de la información consolidada. h. Dar clic en el botón Importa/Exporta, para exportar los archivos que se deben enviar a la División Nacional de Contabilidad
18 Página: 18 de 37 i. Dar clic en el botón Importar/Exportar; se habilita una ventana Importar/Exportar. Asegurarse de que las opciones seleccionadas correspondan a las señaladas en los recuadros y oprimir el botón Exportar. El sistema guarda los 5 archivos *.txt marcados, en la carpeta C:\Temp. 13. Presentar archivos planos y formato de conciliación debidamente diligenciado, junto con certificación a la División Nacional de Contabilidad El Tesorero de la respectiva Sede debe enviar a la División Nacional de Contabilidad la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto de la reportada en
19 Página: 19 de 37 la información exógena nacional y la certificación debidamente firmada en donde consta que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. Excepto para el caso de las Tesorerías del Nivel Nacional (División Nacional de Tesorería, Unimedios, Editorial Universidad Nacional de Colombia, UNISALUD Bogotá o Fondo Pensional de la Sede Bogotá) se debe enviar el archivo plano con la información exógena nacional, una vez se haya revisado y verificado la información procesada de información exógena nacional a presentar a la DIAN Las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Amazonía, Orinoquía y Caribe; UNISALUD Medellín, Manizales y Palmira; el Fondo Pensional de la Universidad Nacional de Colombia de las Sedes Medellín, Manizales y Palmira, deben enviar los siguientes 5 archivos, con la debida certificación del Tesorero en lo relacionado a declaraciones y pagos de retención en la fuente y por el Contador en lo relacionado a las cifras contables: TRIB_XXXX.200X12.txt SICO_XXXX_200X.txt MVCO_XXXX_200X12.txt CTBN_XXXX_200X.txt TERC_XXXX.txt Ir al procedimiento Consolidar y presentar información exógena- Instructivo para consolidar y presentar información exógena (Proceso Contable). 2. Información Exógena Distrital en Bogotá D.C. 1. Revisar la comunicación anual expedida por la División Nacional de Contabilidad El tesorero debe revisar la comunicación anual expedida por la División Nacional de Contabilidad, en donde se informa respecto de la presentación de la información exógena distrital de la respectiva vigencia, con el fin de conocer el contenido, las especificaciones técnicas y los plazos para la entrega de la misma.
20 Página: 20 de Revisar la resolución anual expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital El tesorero debe revisar la resolución anual expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital para la presentación de la información exógena distrital de la respectiva vigencia, con el fin de conocer el contenido, las especificaciones técnicas de la misma, para así darle cumplimiento al momento de hacer la revisión de la información a presentar. 3. Cargar y generar por empresas, el archivo de información exógena distrital en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe seguir la circular o el instructivo elaborado por la División Nacional de Contabilidad para generar la información de medios magnéticos distritales en el SGF QUIPU. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para cargar y generar por empresas el archivo de información exógena distrital: SGF QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Archivos DIAN. a. Diligenciar los siguientes campos: i. Grupo Archivos: Hace referencia al código del grupo de archivos planos a procesar. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código 99 MEDIOS MAGNÉTICOS DISTRITALES.
21 Página: 21 de 37 ii. Empresa: Hace referencia al código de la empresa de la cual se van a generar los medios magnéticos distritales. iii. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código de la empresa. iv. Desde Período: Corresponde al período desde el cual se van a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes). v. Hasta Período: Corresponde al período hasta el cual se van a generar la información exógena. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes). vi. Código Ciudad: Se escoge la opción 1 BOGOTÁ.
22 Página: 22 de 37 b. Dar clic en el botón Carga Información; el sistema carga en tablas temporales, la información correspondiente al período digitado. c. Dar clic en el botón Procesa Información; el sistema valida y genera la información, teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena distritales parametrizados previamente de acuerdo con la Resolución anual emitida por la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá. d. Dar clic en el botón Salida Excel; el sistema organiza en archivo Excel la información validada y generada.
23 Página: 23 de 37 e. Dar clic en el botón Gen.Archivo; genera en archivo Excel los diferentes formatos, teniendo en cuenta la estructura establecida en Resolución anual emitida por la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá.
24 Página: 24 de 37 f. Dar clic en el botón Aceptar; El sistema guarda los diferentes formatos en la carpeta C:\Temp.
25 Página: 25 de 37 g. Abrir la carpeta C:\Temp y revisar cada uno de los archivos planos generados, de acuerdo a lo establecido por la Resolución de la Secretaría de Hacienda Distrital para la información tributaria y contable a reportar. Descripción archivos planos: 1. Dmuisca_ (archivo definitivo): Corresponde a la información de compras de bienes y/o servicios, en la jurisdicción del Distrito Capital. Contenido del archivo plano: - Columna A: Vigencia - Columna B: Tipo de Documento - Columna C: Número de Documento - Columna D: Nombres y apellidos o razón social - Columna E: Dirección - Columna F: Teléfono - Columna G: Código municipio (codificación DANE) - Columna H: Nombre del municipio - Columna I: Nombre del departamento -Columna J: Valor acumulado anual de las compras de bienes y servicios, sin incluir el IVA. -Columna K: Valor acumulado de cuentas por pagar con corte al 31 de diciembre de la vigencia reportada.
26 Página: 26 de Dmuisca_ (archivo temporal): Contiene la información de la columna valor acumulado de compras. 3. Dmuisca_ (archivo temporal): Contiene la información de columna valor acumulado cuentas por pagar. 4. Dmuisca_ (archivo definitivo): Corresponde a la información de retención del impuesto de Industria y Comercio reportada por los agentes de retención, practicadas en la ciudad de Bogotá. Contenido del archivo plano: - Columna A: Vigencia - Columna B: Tipo de Documento - Columna C: Número de Documento - Columna D: Nombres y apellidos o razón social - Columna E: Dirección - Columna F: Teléfono - Columna G: Código municipio (codificación DANE) - Columna H: Nombre del municipio - Columna I: Nombre del departamento -Columna J: Base de retención -Columna K: Tarifa aplicada -Columna L: Monto retenido anualmente 4. Revisar y validar la información de terceros de los archivos planos de la información exógena distrital El auxiliar de Tesorería debe revisar y validar la información de terceros de los archivos planos generados con la información exógena distrital, teniendo en cuenta que esté completa y diligenciada de acuerdo con las instrucciones indicadas en la resolución de la Secretaría de Hacienda Distrital. Está completa y correcta la información de terceros? Sí: Revisar la información de valores anuales de compras de bienes y servicios y de valores acumulados de cuentas por pagar, ir al numeral 6. No: Complementar la información de los terceros, ir al numeral Complementar la información de los terceros El auxiliar de Tesorería debe proceder a ubicar los soportes, para complementar los datos de los terceros a reportar en la información exógena distrital.
27 Página: 27 de Revisar la información de compras de bienes y servicios y de valores acumulados de cuentas por pagar El auxiliar de Tesorería debe revisar y validar la información de compras de bienes y servicios y de valores acumulados de cuentas por pagar con corte al 31 de diciembre de la vigencia reportada del archivo plano Dmuisca_ , teniendo en cuenta los siguientes datos: - Columna A: Vigencia - Columna B: Tipo de Documento - Columna C: Número de Documento - Columna D: Nombres y apellidos o razón social - Columna E: Dirección - Columna F: Teléfono - Columna G: Código municipio (codificación DANE) - Columna H: Nombre del municipio - Columna I: Nombre del departamento - Columna J: Valor acumulado anual de las compras de bienes y servicios, sin incluir el IVA. - Columna K: Valor acumulado de cuentas por pagar con corte al 31 de diciembre de la vigencia reportada. 7. Revisar que la información de bases de retención, tarifas aplicadas y monto retenido anualmente, corresponda con los valores declarados por concepto de retenciones en la fuente de ICA de la respectiva vigencia El auxiliar de Tesorería debe revisar que la información de retención del impuesto de Industria y Comercio reportada por la Universidad Nacional de Colombia, como agente de retención, practicadas en la ciudad de Bogotá, corresponda con los valores declarados por concepto de retenciones en la fuente de ICA de la respectiva vigencia, así mismo, debe verificar la información que se relaciona a continuación y que se reportará en el archivo plano Dmuisca_ : - Columna A: Vigencia - Columna B: Tipo de Documento - Columna C: Número de Documento - Columna D: Nombres y apellidos o razón social - Columna E: Dirección - Columna F: Teléfono - Columna G: Código municipio (codificación DANE) - Columna H: Nombre del municipio - Columna I: Nombre del departamento - Columna J: Base de retención - Columna K: Tarifa aplicada - Columna L: Monto retenido anualmente
28 Página: 28 de 37 Adicionalmente se debe validar la información de medios magnéticos generada en el SGF QUIPU respecto a los reportes generados en el SGF QUIPU de descuentos tributarios y de Pagos a terceros por NIT. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para validar los valores de información exógena distrital frente a valores pagados en la declaración: SGF QUIPU: a) Tesorería>Reportes>Tributarios>Reporte de Descuentos Tributarios (ICA); b) Contabilidad>Reportes>Diarios>Pagos Terceros Nit>Ejecución de Reportes. Se deben solicitar ajustes en la información de terceros y/o valores a reportar en los archivos planos de la información exógena distrital? Sí: Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y valores a reportar en los archivos planos de la información exógena distrital, en los casos a que haya lugar, ir al numeral 8. No: Diligenciar la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente de ICA presentadas y pagadas respecto de las información exógena distrital, junto con la certificación, ir al numeral Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y valores a reportar en los archivos planos de la información exógena distrital, en los casos en que haya lugar El auxiliar de Tesorería debe solicitar al grupo de soporte SGF QUIPU, la corrección de la información a reportar de los archivos planos, de acuerdo con la revisión efectuada. La información ya fue ajustada en el SGF QUIPU, según el requerimiento efectuado? El auxiliar de Tesorería debe verificar que se hayan realizado los ajustes solicitados a la información a reportar en los archivos de la información exógena distrital. Sí: Cargar y generar por empresas el archivo de información exógena distrital en el SGF QUIPU, ir al numeral 3. No: Solicitar los ajustes en el SGF QUIPU de información de terceros y valores a reportar en los archivos planos de la información exógena distrital, en los casos en que haya lugar, ir al numeral 8.
29 Página: 29 de Diligenciar la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente de ICA presentadas y pagadas respecto de las información exógena distrital, junto con la certificación El auxiliar de Tesorería debe diligenciar la hoja de trabajo para conciliación de valores de retención en la fuente de ICA declarados y pagados respecto de la información exógena distrital a reportar a la Secretaría de Hacienda Distrital, verificando que la información esté correcta. Ver hoja de trabajo conciliación retenciones en la fuente ICA presentadas respecto de la información exógena distrital reportada El auxiliar de Tesorería debe elaborar la certificación para la firma del responsable de la información, en donde se certifique que los valores reportados en la información exógena distrital enviada corresponden a lo declarado por la Universidad en la respectiva vigencia. La Tesorería que va a reportar la información exógena distrital es de la Sede Bogotá? Sí: Enviar a la Sección Tesorería de la Sede Bogotá la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente ICA presentadas y pagadas respecto de la información exógena distrital, junto con la certificación, ir al numeral 10. No: Presentar archivos planos y formato de conciliación debidamente diligenciado, junto con certificación a la División Nacional de Contabilidad, según corresponda, ir al numeral Enviar a la Sección Tesorería de la Sede Bogotá la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente ICA presentadas y pagadas respecto de la información exógena distrital, junto con la certificación El Tesorero debe enviar a la Sección Tesorería de la Sede Bogotá la hoja de trabajo con la conciliación de valores declarados y pagados respecto de la información exógena distrital a reportar a la Secretaría de Hacienda Distrital, junto con la certificación, debidamente firmada, en donde conste que los valores reportados en la información exógena enviada de la respectiva Tesorería, corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. 11. Recibir la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente de ICA presentadas y pagadas respecto de la información exógena distrital a reportar, junto con la certificación El Auxiliar de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe recibir la hoja de trabajo con la conciliación de valores declarados y pagados respecto de la información exógena distrital a reportar a la Secretaría de Hacienda Distrital, junto con la certificación en donde conste que los valores
30 Página: 30 de 37 reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia, la cual ha sido enviada por los tesoreros de la Sede Bogotá. 12. Verificar la información exógena distrital de la Sede Bogotá y consolidarla, según lo reportado por cada Tesorería de la Sede Bogotá y firmar la certificación El auxiliar de Tesorería de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe realizar la consolidación de la información correspondiente a la Sede Bogotá en un libro de Excel por cada empresa en el SFG QUIPU. Así mismo, debe diligenciar la hoja de trabajo para conciliación de valores declarados y pagados respecto de la información exógena distrital a reportar, además de elaborar la certificación, en donde consta (a partir de las certificaciones allegadas por cada una de las Tesorerías de la Sede Bogotá) que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. Ver hoja de trabajo conciliación retenciones en la fuente ICA presentadas respecto de la información exógena distrital reportada El Tesorero del nivel central de la Sede Bogotá debe verificar la información consolidada en la hoja de trabajo para conciliación de valores declarados y pagados respecto de la información exógena distrital a reportar, a partir de la información presentada por cada una de las Tesorerías de la Sede Bogotá, y firmar la certificación en donde consta que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. 14. Presentar archivos planos y formato de conciliación diligenciado, junto con certificación a la División Nacional de Contabilidad, según corresponda Los Tesoreros del nivel central de la Sede Bogotá, de la División Nacional de Tesorería, de Unimedios, de la Editorial Universidad Nacional de Colombia, de UNISALUD Bogotá y del Fondo Pensional de la Sede Bogotá deben enviar a la División Nacional de Contabilidad la hoja de trabajo de conciliación retenciones en la fuente presentadas y pagadas respecto a la reportada en la información exógena distrital y la certificación debidamente firmada en donde consta que los valores reportados en la información exógena enviada corresponden a lo declarado y pagado en la respectiva vigencia. La Sección Tesorería de la Sede Bogotá debe enviar, además, los siguientes archivos consolidados por empresa en el SGF QUIPU, con la debida certificación del Tesorero en lo relacionado con las declaraciones y pagos de retención en la fuente de ICA: a. Dmuisca_ (archivo definitivo): Corresponde a la información de compras de bienes y/o servicios, en la jurisdicción del Distrito Capital.
31 Página: 31 de 37 b. Dmuisca_ (archivo definitivo): Corresponde a la información de retención del impuesto de Industria y Comercio reportada por los agentes de retención, practicadas en la ciudad de Bogotá. Ir al procedimiento Consolidar y presentar información exógena- Instructivo para consolidar y presentar información exógena (Proceso Contable). 3. Convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales 1. Identificar si hay convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales en los que se hayan realizado pagos. El auxiliar del área de Tesorería debe ingresar a la dirección en el link Convenios Instituciones de Educación Superior y Otras, allí abrirá una página de Administración de Convenios donde se puede elegir el tipo de convenio que se desea consultar, y que le permitirá la búsqueda por el año de suscripción, país, tipo de convenio, estado o nombre de la institución contraparte. El tesorero deberá constatar si una vez realizada la consulta en la página web de la ORI, hay o no, convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales que hayan involucrado pagos a través de su área de Tesorería. Se cuenta con información para reportar? Sí: Revisar la información a reportar de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios con cargo a los convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales, ir al numeral 2. No: Elaborar y firmar certificación informando que no se celebraron convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales, ir al numeral 8.
32 Página: 32 de Revisar la información a reportar de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios con cargo a los convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales El auxiliar del área de Tesorería debe consultar el SGF QUIPU para verificar si se celebraron contratos de venta de bienes o de prestación de servicios, vigentes con cargo a los convenios de cooperación y asistencia técnica y revisar si se han realizado pagos o abonos en cuenta en el período a reportar. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para consultar la información sobre contratos de venta de bienes o de prestación de servicios: SGF QUIPU: Proyectos> Reportes> Mov x Proy x Impu. El auxiliar del área de Tesorería debe revisar la clase de contrato suscrito con cargo al convenio de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales. 3. Diligenciar la hoja Principal del Formato 1159 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN El auxiliar del área de Tesorería debe diligenciar la hoja de Excel llamada Principal del Formato 1159 de la DIAN, donde se debe incluir el número del convenio, identificación del convenio en ejecución, nombre o razón social del organismo internacional con el cual se celebró el contrato y el país origen. Ver formato 1159 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Ver anexo N 53 especificaciones técnicas del formato Revisar pagos del período a reportar El auxiliar del área de Tesorería debe revisar la información respecto de pagos o abonos realizados de contratos en el período a reportar. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para consultar la información sobre pagos de contratos de convenios:
33 Página: 33 de 37 SGF QUIPU: Contratos> Consultas> Consulta General. 5. Diligenciar la hoja Secundario_Contratos del Formato 1159 de la DIAN El auxiliar del área de Tesorería debe diligenciar la hoja de Excel llamada Secundario_Contratos del Formato 1159 de la DIAN que contiene los siguientes campos: número del contrato, valor total del contrato, fecha inicial del contrato, fecha final del contrato, clase de contrato, teniendo en cuenta la información generada en el SGF QUIPU respecto a pagos de contratos en el período a reportar. Los contratos se deben reportar teniendo en cuenta la clase de contrato, de acuerdo con la siguiente codificación: a. Contratos de obra y/o suministro, en el concepto b. Contratos de consultoría, en el concepto c. Contratos de prestación de servicios, en el concepto d. Contratos de concesión, en el concepto e. Otros contratos, en el concepto En el caso de avances girados, se debe aclarar que el reporte del pago se realiza en el período en que se registre la legalización de dicho avance y el número del contrato corresponderá al número de comprobante que genera la legalización. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para consultar información sobre pagos en desarrollo de los contratos suscritos: SGF QUIPU: Contratos> Consultas> Consulta General. 6. Diligenciar la hoja Secundario_Pagos del Formato 1159 de la DIAN El auxiliar del área de Tesorería debe diligenciar la hoja de Excel llamada Secundario_Pagos que contiene los siguientes campos: número del convenio, clase de contrato, número del contrato, concepto del pago, tipo de documento, número de identificación del contratista, dígito de verificación, primer apellido del contratista, segundo apellido del contratista, primer nombre del contratista, otros nombres del contratista, razón social del contratista, dirección del contratista, código departamento, código municipio, valor del pago o abono en cuenta, base retención aplicada a título de renta, retención aplicada a título de renta, retención aplicada a título de IVA, valor impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al periodo que se reporta.
34 Página: 34 de 37 Para el diligenciamiento de la hoja de Excel llamada Secundario_Pagos, es necesario consultar en el SGF QUIPU para conocer, en el caso de legalizaciones, el período de la misma, los terceros a los cuales se les pagó y los valores cancelados; y, en el caso de pagos, para establecer igualmente los valores cancelados y sus correspondientes retenciones. Los valores reflejados en el reporte por imputación incluyen el Gravamen a los Movimientos Financieros GMF, por ello es necesario saber el valor exacto del pago sin dicho gravamen. No se deben incluir los anticipos girados, éstos se relacionarán en el período en que se amorticen y se realicen otros pagos. Para los datos personales de cada tercero es necesario consultar por Detalle de Auxiliares, el dígito de verificación para el caso de Personas Jurídicas, dirección, código de departamento y municipio para todos los terceros. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF QUIPU para consultar información sobre pagos de órdenes de pago y valores cancelados: SGF QUIPU: 1. Pagos: Cuentas por Pagar> Consultas> Ordenes de Pago> General. 2. Avances: Contabilidad> Consultas> Movimientos> por auxiliar. El auxiliar del área de Tesorería debe revisar los pagos o abonos en cuenta de los contratos suscritos con cargo al convenio de cooperación y asistencia técnica, la base de retención en la fuente practicada a titulo de renta, la retención en la fuente a título de renta y la retención en la fuente practicada a titulo de IVA, para reportar la información según el concepto al que correspondan, de la siguiente manera: a) Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente pagados al trabajador, cuando el pago mensual supere la suma sujeta a retención en la fuente, en el concepto b) Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto c) Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto d) Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto e) Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto f) Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto g) Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007.
35 Página: 35 de 37 h) Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto i) Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto j) Los pagos por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto k) Los pagos por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto l) Los pagos o abonos en cuenta por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al Instituto de Seguros Sociales y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en concepto 5012 m) Los demás pagos a terceros, en el concepto Elaborar y firmar certificación adjuntando formato El auxiliar del área de Tesorería debe elaborar la certificación adjuntando el Formato 1159 de la DIAN, informando los pagos realizados en cumplimiento de los contratos de venta de bienes o de prestación de servicios suscritos para el desarrollo de convenios de cooperación técnica y asistencia técnica celebrados con organismos internacionales. Así mismo, una vez revisada la información a reportar, el tesorero debe firmar la certificación en señal de aprobación de los datos reportados. El área de Tesorería que va a reportar la información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales es de la Sede Bogotá? Sí: Enviar a la Sección Tesorería de Sede Bogotá la certificación informando si se reporta o no información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internaciones, ir al numeral 9. No: Presentar la información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales a la División Nacional de Contabilidad, ir al numeral Elaborar y firmar certificación informando que no se celebraron convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de programas o proyectos, con organismos internacionales El tesorero y el auxiliar del área de Tesorería deben elaborar y firmar la certificación informando que no se celebraron convenios de cooperación técnica y asistencia técnica con organismos internacionales en el mes inmediatamente anterior.
36 Página: 36 de 37 El área de Tesorería que va a reportar la información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales es de la Sede Bogotá? Sí: Enviar a la Sección Tesorería de la Sede Bogotá la certificación, informando si se reporta o no información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internaciones, ir al numeral 9. No: Presentar la información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales a la División Nacional de Contabilidad, ir al numeral Enviar a la Sección Tesorería del nivel central de la Sede Bogotá la certificación informando si se reporta o no información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internaciones El Tesorero del área que ha suscrito la certificación, debe enviarla a la Sección Tesorería de la Sede Bogotá, informando si se cuenta o no con información de pagos en cumplimiento de los contratos de venta de bienes o de prestación de servicios suscritos para el desarrollo de convenios de cooperación técnica y asistencia técnica celebrados con organismos internacionales, en el mes inmediatamente anterior. 10. Recibir la certificación en donde se informa si se reporta o no información de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internaciones El auxiliar de la Sección Tesorería del Nivel Central de la Sede Bogotá debe recibir la certificación en donde las áreas de Tesorería de la Sede Bogotá informan si se cuenta o no con información de pagos en cumplimiento de los contratos de venta de bienes o de prestación de servicios, suscritos para el desarrollo de convenios de cooperación técnica y asistencia técnica celebrados con organismos en el mes inmediatamente anterior. 11. Verificar la información reportada por cada Tesorería de la Sede Bogotá y consolidarla El auxiliar de la Sección Tesorería del Nivel Central de la Sede Bogotá debe consolidar la información mensual de todos los contratos vigentes con cargo a convenios de cooperación técnica y asistencia técnica celebrados con organismos internacionales, junto con el detalle de los pagos o abonos en cuenta que se realizaron en el período a reportar, en el formato 1159, haciendo una revisión técnica de los terceros y verificando que los nombres y apellidos se encuentren diligenciados correctamente. Ver formato 1159 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Ver anexo N 53 especificaciones técnicas del formato 1159

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