Source: https://www.datenschutz.hessen.de/ft-meldepflicht.htm
Timestamp: 2017-04-29 07:24:55+00:00

Document:
Meldepflicht - Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Fachthemen > Meldepflicht
Merkblatt zur Meldepflicht verantwortlicher nicht öffentlicher Stellen bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz nach § 4d BDSG
Formular zur Anmeldung nach § 4d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum Register nach § 38 Abs. 2 BDSG beim Hessischen Datenschutzbeauftragten (PDF-Datei, 58 kB; um die Datei abspeichern zu können, benötigen Sie eine aktuelle Version des Acrobat Reader)
Hinweis zur Meldepflicht nach § 4 d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum Register nach § 38 Abs. 2 BDSG beim Hessischen Datenschutzbeauftragten
Die Meldung nach § 4 d BDSG kann ab sofort in elektronischer Form abgegeben werden. Das hier bereit gestellte Formular kann am Bildschirm ausgefüllt werden und direkt per E-Mail an den Hessischen Datenschutzbeauftragten übermittelt werden. Anstelle der bisher zu leistenden Unterschrift geben Sie bitte zukünftig einen Ansprechpartner in der Meldung an, der Fragen zur Registermeldung beantworten kann.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist bei der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten anzuwenden, wenn die Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (also automatisiert) oder in oder aus nicht automatisierten Dateien verarbeitet oder genutzt oder dafür erhoben werden und dies nicht ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten erfolgt (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG).
Grundsätzlich müssen alle Verfahren automatisierter Verarbeitungen personenbezogener Daten bei der Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet werden. Unter Verfahren ist die Gesamtheit an Verarbeitungen zu verstehen, mit denen eine oder mehrere miteinander verbundene Zweckbestimmung(en) realisiert werden sollen. Daher kann ein Verfahren eine Vielzahl von DV-Dateien umfassen.
zum Zweck der Übermittlung (§ 29 BDSG, z. B. Auskunfteitätigkeit, Adresshandel) oder
zum Zweck der Markt- u. Meinungsforschung (§ 30 a BDSG)
gespeichert werden, unterliegen ohne Ausnahme der Meldepflicht (§ 4d Abs. 4 BDSG).
Wenn die verantwortliche Stelle einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt hat (§ 4d Abs. 2 BDSG).
Bestimmte Stellen müssen immer einen DSB bestellen und sind dann von der Meldepflicht befreit, sobald sie der Pflicht zur Bestellung eines DSB nachgekommen sind. Eine Pflicht zur DSB-Bestellung besteht, wenn die verantwortliche Stelle
in der Regel mehr als neun Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt oder
personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung oder der anonymisierten Übermittlung erhebt, verarbeitet oder nutzt. (Die Meldepflicht kann hier aber nur für Verfahren entfallen, die nicht diesen Zwecken dienen, z.B. Gehaltsabrechnung bei Auskunfteien.)
Wenn verantwortliche Stellen personenbezogene Daten für eigene Zwecke erheben, verarbeiten oder nutzen, hierbei höchstens neun Personen mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten beschäftigt sind und entweder eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt oder die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses mit dem Betroffenen dient, besteht ebenfalls keine Meldepflicht (§ 4d Abs. 3 BDSG).
Das Hauptblatt mit den geforderten Angaben zur verantwortlichen Stelle und den dortigen Verantwortungsträgern ist von jeder Stelle nur einmal auszufüllen. Die Angaben zu den jeweiligen automatisierten Verfahren sind mit dem
Formular Anlagen für jedes einzelne betriebene Verfahren gesondert zu melden. Der Name und die Anschrift der verantwortlichen Stelle müssen im Kopf der Anlage nochmals angegeben werden. Wenn eine meldepflichtige Stelle nach der Meldung weitere meldepflichtige Verfahren durchführt oder durchführen lässt, genügt es, wenn sie lediglich eine neue Anlage ausfüllt und vorlegt.
Ebenso ist zu verfahren, wenn sich Änderungen bei bereits gemeldeten Verfahren ergeben (wobei dann die Nummerierung der geänderten Anlage anzugeben ist). Das Hauptblatt ist nur dann neu auszufüllen, wenn sich auch insoweit Änderungen ergeben.
Die geforderten Angaben zu dem im Inland ansässigen Vertreter einer außerhalb der Europäischen Union oder des Gebietes des EWR gelegenen verantwortlichen Stelle sind nach § 1 Abs. 5 Satz 3 BDSG notwendig.
Für die Stellen, die trotz der Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten der Meldepflicht unterliegen (siehe II.), ist die Benennung des DSB sinnvoll, da dieser nach § 4f Abs. 5 Satz 2 BDSG auch der Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger ist.
Das Meldeformular kann hier heruntergeladen werden:
Anmeldung nach § 4 d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum Register nach § 38 Abs. 2 BDSG beim Hessischen Datenschutzbeauftragten (PDF-Datei, 58 kB; um die Datei abspeichern zu können, benötigen Sie eine aktuelle Version des Acrobat Reader)
Wenn eine verantwortliche nichtöffentliche Stelle vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4d Abs. 1, auch in Verbindung mit § 4e Satz 2 BDSG, eine Meldung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig macht, begeht sie nach § 43 Abs. 1 Nr. 1 BDSG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 50.000 â‚¬ geahndet werden kann.

References: § 4
 § 4
 § 38
 § 4
 § 38
 § 4
 § 1
 § 4
 § 4
 § 38
 § 4
 § 4
 § 43