Source: http://lafabrique.ville-roubaix.fr/rubrique/reglement-interieur-du-fonds-de-participation-des-habitants
Timestamp: 2018-02-19 03:45:24+00:00

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Règlement intérieur du Fonds de participation des habitants | La FABRIQUE
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Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 16 décembre 2016 et adopté par délibération du Conseil Municipal en date du 2 février 2017 ; en vigueur pour le territoire de Roubaix à partir du cette même date. Ce nouveau règlement abroge de fait le précédent établi en date du samedi 30 mai 2015.
Les membres du Comité de Suivi et d'Évaluation du dispositif vous remercie de bien vouloir en prendre connaissance avant tout dépôt de dossier.
Le Fonds de participation des habitants, ci-après dénommé « le FPH », est un dispositif doté d’une enveloppe financière principale apportée par la Ville de Roubaix, éventuellement assortie d’un complément apporté par des co-financeurs privés ou institutionnels. Ce dispositif s’inscrit dans les orientations prioritaires de la Ville de Roubaix et des co-financeurs en matière de Politique de la ville et de Démocratie participative, pour l’émergence et l’accompagnement des initiatives des habitants.
Le FPH a pour but de dynamiser la participation des habitants, au plus près de leur vie quotidienne, dans les quartiers concernés. Ses objectifs sont donc, par une aide financière rapide et souple, de permettre de :
Favoriser les prises d’initiatives de groupes d’habitants ;
Renforcer les échanges entre habitants ;
Promouvoir les capacités individuelles et collectives des habitants à s’organiser, monter des projets et les argumenter ;
Favoriser la réalisation de projets ponctuels d’habitants ayant un impact sur le quartier, et non finançables par les procédures existant par ailleurs ;
Développer l’animation, la solidarité, améliorer le cadre de vie, permettre une meilleure appropriation par la population des valeurs citoyennes ;
Favoriser l’émergence de projets et l’accompagnement par la mutualisation des compétences entre associations et habitants.
Le FPH est affecté aux cinq grands secteurs de Roubaix (Nord, Ouest, Sud, Est, Centre) lesquels sont chacun dotés d’un Comité d’attribution constitué d’habitants élus qui délibèrent sur les demandes et les allocations financières accordées.
La gestion du FPH à Roubaix est confiée par convention à l’organisme ci-après désigné « association gestionnaire ». L’association gestionnaire est responsable au niveau administratif et comptable de la gestion du FPH.
Les représentants des Comités d’attribution, de l’association gestionnaire, de la Ville de Roubaix et de chacun des co-financeurs (élus et techniciens) composent la Commission de suivi et d’évaluation qui évalue le dispositif, décide de ses grandes orientations et du présent règlement intérieur
Le FPH s’adresse à des collectifs d’habitants simples ou constitués en association loi de 1901, ci-après dénommés « porteurs », souhaitant réaliser des projets d’actions sur Roubaix ou pour le bénéfice des Roubaisiens.
Le FPH n’est pas destiné à financer des projets portés par des associations déjà fortement subventionnées ; cependant celles-ci peuvent être amenées à accompagner les habitants sur le montage y compris sur les aspects financiers, sur appréciation des Comités d’attribution.
Le dossier est présenté devant le Comité d’attribution du quartier où résident les porteurs de projet. En cas de collectif d’associations, le dossier est présenté par l’ensemble, mais une seule association recevra les fonds.
Un même groupe d’habitants ou une même association ne peut pas avoir plus d’un projet soutenu en cours, ni présenter plus de trois projets par an à moins que les porteurs, habitants ou associations, ne démontrent au Comité d’attribution l’utilité de cette nouvelle action sur le quartier.
La liste des actions étant exclues d’un financement au titre du FPH est portée à l’annexe 1 du présent règlement.
Pour solliciter un financement, les porteurs d’un projet doivent suivre la procédure suivante :
Retirer une fiche de demande de financement FPH auprès des Mairies de quartiers ou sur le site internet de la Ville de Roubaix, mais réceptionné par la Mairie de quartiers compétente ;
Remplir la fiche et la déposer en Mairie de quartiers ou sur le site de la Ville, quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution du FPH ce qui permettra au chef de projets de la Mairie de quartiers de vérifier la validité du projet déposé ;
Présenter oralement leur projet lors de cette réunion (par trois habitants minimum).
Chapitre 1- Les Comités d’attribution
Chaque Comité d’attribution du FPH est composé d’au moins sept membres titulaires plus trois membres suppléants à voix délibérative représentant leur quartier et élus pour une période de trois ans.
un représentant de l’association gestionnaire du FPH ;
un représentant de la Ville de Roubaix.
Le Comité d’attribution est présidé par un Président assisté par un Vice- président.
Lorsqu’un membre, ayant voix délibérative est absent à trois réunions consécutives, sans excuse, il reçoit un courrier de demande d’explication du Comité d’attribution dont il émane. Sans réponse de sa part dans le mois suivant la date de réception dudit courrier il est considéré comme démissionnaire sur décision du Comité d’attribution. Le membre, à voix délibérative, démissionnaire est remplacé par cooptation d’un membre suppléant jusqu’à la prochaine élection.
§4 Engagement de confidentialité
Tous les membres, participant ou non aux délibérations des Comités d’attribution, sont tenus à protéger la confidentialité des débats et s’obligent au secret en ce qui concerne les données personnelles auxquelles ils pourraient avoir accès, soit directement, soit de manière incidente à l’occasion des travaux menés dans le cadre de leur engagement bénévole au sein du FPH.
§5 Secrétariat
Il est assuré par la Ville de Roubaix.
II. La Direction Politique de la ville et Vie associative, par l’intermédiaire des chefs de projet, pour :
§2 Décision des allocations de subvention
Le Comité d’attribution qui instruit la demande décide souverainement, dans le cadre du présent règlement intérieur et notamment de ses dispositions relatives aux critères et procédures de financement par le Fonds, de l’octroi des subventions accordées par le Fonds aux projets entrant dans sa compétence territoriale. Pour ce faire, il :
Examine les dossiers et entend les porteurs de projets après le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire ;
Décide du montant de l’aide éventuellement attribuée ;
Peut entendre soit à la demande des intéressés soit à la demande du Comité d’attribution qui souhaite avoir des précisions sur l’action réalisée et approuve la présentation du bilan des actions menées par les porteurs de projets, après le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire.
Le Comité d’attribution prend ses décisions à huis clos. Seuls les membres à voix délibérative prennent alors part à la décision, qui prend la forme adoptée par le Comité d’attribution.
Les membres du Comité d’attribution sont élus pour une durée de trois ans. La constitution du Comité d’attribution doit permettre respecter les règles de quorum visées à l’article 7 du présent règlement intérieur. Aussi, des élections anticipées doivent être convoquées lorsque :
la moitié ou plus des membres titulaires du Comité d’attribution a été modifiée
le Comité d’attribution n’a plus de membres suppléants
Par dérogation, en cas de démission ou de perte des conditions requises pour être éligible d’un membre titulaire d’un Comité d’attribution, ce dernier est remplacé par cooptation d’un membre suppléant.
Chaque candidature porte sur un des cinq grands secteurs de Roubaix de manière exclusive suivant son lieu de résidence ou celui de l’association qui la mandate. Une candidature portant sur plusieurs grands secteurs n’est pas recevable.
La Ville de Roubaix organise un appel à candidatures respectant la procédure suivante :
un appel à candidature est envoyé un mois avant la date des élections auprès de porteurs de projets des deux années précédant l’année de l’élection (habitants et bénévoles associatifs) par correspondance, par mail et sur La FABRIQUE.
les candidatures doivent être déposées au plus tard quinze jours avant la date de l’élection auprès du chef de projets (en main propre ou voie postale en Mairie de quartiers) ou par courriel à l’administrateur du site La FABRIQUE (http://lafabrique.ville-roubaix.fr/) : lafabrique@ville-roubaix.fr
Le scrutin est organisé par les Comités d’attribution à bulletin secret. Il s’agit d’un scrutin de liste où chaque électeur est amené à élire dix membres permanents et dix suppléants.
Les listes des candidats doit être disponibles une semaine avant la date de l’élection sur le site de La FABRIQUE, en Mairie de quartiers ou à la Direction politique de la ville et vie associative à l’Hôtel de Ville.
Les élections auront lieu en Mairie de quartiers entre 16 et 18 heures. Le dépouillement aura lieu dès la fermeture du bureau de vote.
deux membres du FPH ;
Chapitre 2 -La Commission de suivi et d’évaluation
La Commission de suivi et d’évaluation du FPH se réunit périodiquement au minimum trois fois par an, sous la co-présidence des élus en charge du FPH, représentant la Ville de Roubaix et d’un membre du collège des cinq Comités d’attribution.
les membres à voix délibérative : les cinq Présidents des Comités d’attribution ou leur représentant, le Président de l’association gestionnaire ou son représentant, le représentant de la Ville de Roubaix et du représentant de chacun des co-financeurs.
les autres personnes invitées, les techniciens de la Ville de Roubaix de chacun des co-financeurs, ont voix consultative.
Le secrétariat de la Commission est géré par la Ville de Roubaix qui s’assure de fournir la liste d’émargement complète des personnes autorisées à assister à la Commission de suivi et d’évaluation.
Tous les membres des cinq Comités d’attribution (titulaires et suppléants) seront invités une à deux fois par an à participer à une réunion d’échange sur le fonctionnement du FPH.
établir et développer des temps d’échanges et réflexions entre acteurs du FPH de Roubaix ;
élaborer, modifier et amender le présent règlement intérieur et son annexe ;
évaluer le fonctionnement général du FPH et procéder notamment à une évaluation annuelle de celui-ci. Dans le cadre de cette mission, et sans préjudice de la mission précédente, il appartient à la Ville de Roubaix et à l’association gestionnaire, ainsi qu’aux cinq Comités d’attribution de faire toute proposition d’amélioration du fonctionnement du FPH ;
développer l’information, la communication et la promotion du FPH à Roubaix, tant à destination des habitants des quartiers concernés de la Ville que des partenaires extérieurs.
L’association gestionnaire du FPH assure l’exécution des décisions d’allocation de subvention des Comités d’attribution dans les conditions prévues ci-après. Le versement des subventions allouées, conditionné à la présentation d’un dossier, suit une procédure en deux temps, avec un acompte au démarrage du projet puis un solde après sa réalisation après le bilan.
§1 Descriptif du projet
Le dossier de demande de subvention FPH est déposé par les porteurs en Mairie de quartiers et vérifié par le chef de projet. Ce dossier contient la fiche projet, les devis et les pièces justificatives des dépenses et recettes renseignées au budget prévisionnel de l’action.
Les porteurs justifient de la réalisation de leur projet et des dépenses sous la forme d’un bilan, contenant la fiche bilan, l’ensemble des justificatifs financiers (factures, tickets de caisse), les photos et articles de presse éventuels, qu’il dépose en Mairie de quartier pour que le chef de projets puisse en vérifier l’intégrité. Ce bilan doit être remis dans un délai maximal d’un mois à compter de la date de réalisation de l’action.
Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du bilan entraîne une décision d’ajournement ou la perte du solde de la subvention FPH et le remboursement des sommes perçues à titre d’acompte.
Le secrétariat du Comité d’attribution transmet à l’association gestionnaire le relevé de décisions, dûment rempli, du Comité d’attribution signé par son Président ou le Vice-président. Ainsi, ce relevé est mis en ligne sur le site web La FABRIQUE (http://lafabrique.ville-roubaix.fr/).
Après contrôle du bilan par le chef de projets, le Comité d’attribution compétent l’examine puis décide et notifie aux porteurs le montant du dernier versement permettant de solder le dossier.
Le chèque reste à disposition du porteur en Mairie de quartiers pendant un mois. Si le porteur de projet n’a pas récupéré son chèque, la Mairie de quartiers alerte l’association gestionnaire qui mettra en œuvre une procédure d’annulation de la subvention FPH et en informera le Comité d’attribution compétent.
§2 Procédure de recouvrement
Les porteurs qui n’auront pas justifié dans un délai de trois semaines, après une lettre de rappel du Président du Comité d’attribution, de la réalisation de l’action subventionnée ou omis de rembourser les sommes qui leur auraient été indûment versées, recevront une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de la part de l’association gestionnaire du FPH.
Sans préjudice des poursuites judiciaires que la Ville de Roubaix et l’association gestionnaire se réservent le droit de mettre alors en œuvre à l’encontre les porteurs du projet concerné une procédure d’exclusion du FPH.
ANNEXE 1 : Contraintes de financement
Sont exclus d’un financement au titre du FPH Quartiers les projets :
prévoyant l’acquisition de matériels (à l’exception des fournitures consommables) pour un usage personnel ou exclusif. L'acquisition de matériaux permettant la fabrication collective par les habitants d'un matériel nécessaire à la réalisation de l'action est en revanche autorisée ;[1]
entrant dans la compétence légale obligatoire d’un organisme public ;[2]
[1] Exemple : pour la tenue d'un carnaval il pourrait être nécessaire de confectionner des éléments de costumes ou un géant. Le processus de fabrication impliquant les habitants dans leur réalisation s'inscrit pleinement dans les objectifs du dispositif pour le renforcement des échanges entre les habitants comme la promotion de leurs capacités à s'organiser.
[2] Exemple : la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives du secrétariat général pour l’administration (SGA/DMPA) et la direction générale de l’enseignement scolaire (DGESCO) du ministère de l’éducation nationale soutiennent financièrement un certain nombre de projets et voyages pédagogiques liés aux conflits contemporains. Le FPH n’a pas pour vocation à se substituer à leur action.
Fonds de participation des habitants, FPH, Règlement intérieur
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 16 décembre 2016 et adopté par délibération du Conseil Municipal en date du 2 février 2017 ; en vigueur...
Sur proposition du Comité d'attribution du Fonds de Participation des Habitants du secteur Sud de Roubaix, le règlement intérieur du dispositif a été remanié afin de mieux conformer les besoins et usages des acteurs du territoires. Vous trouverez ci...
Sur proposition des comités d'attribution du Fonds de Participation des Habitants des secteurs Sud et Est de Roubaix, le règlement intérieur du dispositif a été remanié et quelques articles ont été ajoutés, rénovés ou supprimés afin de mieux...
Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur modifié au 16/11/2013 : seul l'article 11 a été modifié, donnant le droit de vote aux huit membres suivants : 5 présidents de comités d'attribution ; Association gestionnaire ; Conseil régional ; Ville...
Lors du comité de suivi et d'évaluation du 4 octobre 2011, quelques articles du règlement intérieur du FPH ont été ajoutés, rénovés ou supprimer pour être plus conformes à l'évolution du dispositif. Il est téléchargeable ici et sur le site de la...
FONDS DE PARTICIPATION DES HABITANTS Ville de ROUBAIX REGLEMENT INTERIEUR Titre I - Généralités Article 1 : Définition du FPH Le Fonds de Participation des Habitants (ci dessous dénommé « le FPH » ou « le Fonds ») est une enveloppe financière...

References: §4

§5

§2

§1

§2
 l'article 11