Source: https://www.scribd.com/document/56076677/Manual-Archivo
Timestamp: 2017-05-26 04:55:50+00:00

Document:
ScribdExploreEXPLORE BY INTERESTSCareer & MoneyBusiness Biography & HistoryEntrepreneurshipLeadership & MentoringMoney ManagementTime ManagementPersonal GrowthHappinessPsychologyRelationships & ParentingReligion & SpiritualitySelf-ImprovementPolitics & Current AffairsPoliticsSocietyScience & TechScienceTechHealth & FitnessFitnessNutritionSportsWellnessLifestyleArts & LanguagesFashion & BeautyFood & WineHome & GardenTravelEntertainmentCelebrity Biography & MemoirPop CultureBiographies & HistoryBiography & MemoirHistoryFictionChildren’s & YAClassic LiteratureContemporary FictionHistorical FictionLGBTQ FictionMystery, Thriller & CrimeRomanceScience Fiction & FantasyBROWSE BY CONTENT TYPEBooksAudiobooksNews & MagazinesSheet MusicUploadSign inJoinOptionsJoinSign InUploadManual ArchivoUploaded by compentyDocumentComputer FilePaperAccountingInstitution5.0 (1)DownloadEmbedView MoreCopyright: Attribution Non-Commercial (BY-NC)List price: $0.00Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentTABLA DE CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Diferencias entre Fondo acumulado y un Centro de información ¿Por qué ha de existir un archivo en la Universidad? ¿Qué documentación forma parte del archivo de la universidad Del Cauca? ¿Qué elementos constituyen el archivos de la universidad Fases del Ciclo vital del Documento
3. LOS ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA PRINCIPIOS BÁSICOS PARA SU ORGANIZACIÓN
3.1 3.2 Documentación de apoyo Informativo 3.1.1 Consejos para su organización Agrupación de documentos administrativos 3.2.1 Correspondencia 3.2.2 Libros de registro Secciones Documentales Series Documentales 3.4.1 Series Documentales más Representativas Clasificación de Documentos 3.5.1 Cuadro de Clasificación 3.5.2 Proceso de Clasificación 3.5.3 Clasificación de la Correspondencia Ordenación física y señalización 3.6.1 Ordenación Física 3.6.2 Señalización de los documentos Historias Laborales
4.1 4.2 4.3 4.4 Material de Archivo de oficina formato de préstamo de documentos Mobiliarios de oficina Medidas preventivas para la conservación de los documentos
5.1 5.2 5.3 Definición Documentos que han de eliminarse en la oficina Procedimientos de transferencia de documentos al Archivo Central
8.1 8.2 Bases de Datos Correo Electrónico
9. ANEXOS ANEXO I ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI ANEXO VII ANEXO VIII ANEXO IX ANEXO X ANEXO XI Formato de carta comercial formato de Memorando formato de Circular Informe Administrativo Acta Administrativa Formato de Constancia y Certificado Hoja de Trasferencias de documentos Modelo etiquetas para cajas de Archivo inactivo Formato inventario documental Resolución R-224 Consejo de Archivo Resolución R-225 Ventanilla Unica
Diferencias entre Fondo Información (Archivo) acumulado Documental y un Centro de
CUADRO COMPARARIVO
Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias, Documentos importantes que hay que conservar montones conservados con “guascas, cajas clasificar y ordenar archivisticamente “............ Pocas personas saben lo que se encuentra en el Inventario de los documentos con la descripción fondo acumulado correspondiente Los documentos son trasferidos sin ninguna Traslado planificado y organizado norma de archivística Es difícil encontrar y consultar un documento Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil los Acceso solo al personal autorizado
Cualquier persona documentos
No hay sistemas de organización ni clasificación Existe manuales de gestión archivística que regulan documental la documentación Cada persona conserva o elimina lo que le Criterios únicos de conservación y eliminación, parece sin ningún criterio archivístico definido especificados por Tablas de Retención Documental, y legislación.
producidos o reunidos por los órganos rectores y de gobierno. así como las personas físicas al servicio de la universidad del Cauca en el desarrollo de su actividad administrativa. ♦ Porque toda la Documentación producida por la Universidad del Cauca forma parte de su patrimonio documental y de su memoria institucional e histórica.¿Por qué ha de existir un Archivo en la Universidad? ♦ Porque el importante incremento del volumen documental de la universidad hace necesaria la normalización de la gestión de la documentación administrativa. ♦ Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico de los diferentes ámbitos de la universidad del cauca. e investigadora así como las donaciones o cesiones de personas físicas o jurídicas ajenas a la universidad. así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que genera la universidad del cauca. por lo tanto los fondos documentales de la siguiente naturaleza: ♦ Documentos del los diferentes comités y el consejo Superior de la Universidad del Cauca.
. ♦ Porque la legislación Colombiana establece que los organismos públicos están en deber de organizar y conservar los documentos que genere en el ejercicio de sus funciones. docente. organizados y conservados para la gestión administrativa y la información. así como para la investigación y la cultura. ♦ Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades de la universidad y sus miembros.formato o soporte material. ♦ Correspondencia y escritos de los diferentes dependencias y cargos académicos ♦ Historias Académicas ( expedientes académicos de los estudiantes ) ♦ Documentos del presupuesto de la universidad ♦ Expedientes del personal ( Docentes y administrativos ) ♦ Publicaciones institucionales y memorias ♦ Expedientes de Investigación.
¿Qué documentación forma parte del Archivo de la Universidad del Cauca? EL Archivo esta formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha . Quedan incluidos.
Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico. SEMIACTIVA para su selección y expurgo documental Valor Secundario y de conservación 3. (temporal o indefinida).¿Qué elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad del Cauca?
♦ Los Archivos de Gestión u oficina. acceso y consulta de los documentos. correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto. Estos tipos de archivo forman parte del sistema archivístico de la universidad del Cauca y responden a las diferentes fases del ciclo vital del documento en sus Valores Primarios. que conservan la documentación que elabora hasta su destino final y durante el periodo de vigencia administrativa. “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. ♦ El archivo Central. Ley 594 de 2000. ♦ Archivo histórico. área especializada en las funciones de gestión conservación. INACTIVA permanente para la cultura e investigación
De 3/6 a 25 años
A partir de 25 años ( valor permanente)
Documentos en tramite. Valores Secundarios. poseen 1. se estima de 2 a 5 años. ACTIVA vigencia administrativa y consulta frecuente Documentos de consulta esporádica 2. sin embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas.
Durante cada etapa los documentos pasan por un archivo diferente para su disposición final como lo pasa a mostrar el siguiente grafico en complemento con la figura de la pagina 5. llámese. eliminación.
Administrativo Legal fiscal Contable Técnico
Cultural Histórico Científico
.Fases del Ciclo Vital del Documento
Los documentos durante su utilidad administrativa cuentan con un camino plenamente demarcada en cuanto a su gestión se refiere. Podemos identificar fácilmente dicho proceso mediante lo que el Archivo General de la Nación denominó el CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. conservación total. que son pasos que todo documento debe seguir hasta encontrar su disposición final. microfilmación o selección en algunos casos.
. facultades. por lo tanto. áreas. una buena coordinación entre el Archivo Central y los archivos de Gestión para trabajar conjuntamente en la consecución de los siguientes objetivos: ♦ Normalizar los procedimientos de organización de los documentos en las oficinas para facilitar una gestión rápida y eficaz por parte de las unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas. de la Institución. independientemente de su soporte físico y de la fase del ciclo de vida en que se encuentre.
♦ Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que permita la gestión global e integrada de la documentación institucional. a partir de los siguientes instrumentos de tratamiento uniforme de los documentos:
♦ El cuadro de clasificación y codificación de los documentos y Series Documentales.
♦ El calendario de conservación y eliminación de los documentos de acuerdo con la normativa de la Universidad.2. de acuerdo con la estructura orgánica y las funciones que se desempeñan en la Universidad. de Tipos y Series Documentales para describir y recuperar la información.
♦ El Sistema de Descripción y de Gestión. preferiblemente automatizada. divisiones. siendo imprescindible. es decir. etc. en el contexto en el que se generaron.
♦ Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo Central de forma y manera que los documentos se mantengan organizados y accesibles para la comunidad Universitaria y para la sociedad en general.
EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA
El fondo del Archivo Central se forma principalmente a partir de las transferencias de los archivos de Gestión. dependencias.
1. Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los Servicios y Unidades administrativas. 2. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación, en colaboración con las distintas Unidades y Secciones. 3. Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas. Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la Universidad. 4. Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. 5. Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de gestión e impulsar actividades de formación de usuarios. 6. Recoger, organizar, custodiar y difundir otros fondos de archivos particulares o institucionales que se incorporen a la Universidad por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico. 7. Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental de la Universidad del Cauca. 8. Proponer y coordinar la capacitación e inducción del personal de la entidad con relación a la implementación de la Tabla de Retención Documental de acuerdo a lo definido por el comité de archivo de la universidad. 9. Hacer las sugerencias ante el Comité de Archivo en relación a todos los procesos relacionados con los diferentes archivos de la universidad. 10. Responder por el correcto manejo de recursos del Archivo Central. 11. Canalizar las inquietudes de los usuarios del Sistema de Archivística ante el comité de archivo y presentar las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.
3. LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA SU ORGANIZACIÓN.
Cada Sección/Unidad ha de mantener su archivo de Gestión correctamente organizado mediante la Formación de expedientes y series documentales, De acuerdo con criterios archivísticos previamente establecidos. La organización que se dé a los Documentos en esta primera etapa determinará, Casi de manera irremediable, dado el volumen De los documentos, las posibilidades de tratamiento Que recibirá más tarde.
Cada Sección/Unidad ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de gestión. El primer paso a seguir en la organización del Archivo de oficina es el de:
♦ separar los Documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente archivística, siguiendo el esquema siguiente:
3.1 DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan por su función informativa, etc., que han de ser destruidos en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión informativa. Nunca se han de transferir al Archivo Central.
3.1.1 Consejos para su organización: - Esta documentación ha de organizarse separada del resto del Archivo de gestión. - Una forma útil de organizar esta información en soporte papel es la creación de índices temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes de Archivos que se tratarán más adelante). - Los índices en papel se instalarán preferiblemente en carpetas suspendidas y los libros o revistas en estanterías abiertas o revisteros. - Sería deseable que los documentos informativos de consulta habitual estuvieran disponibles en la Web de la Universidad o en la Intranet del Campus Virtual, o bien fueran almacenados en un disco óptico para evitar la proliferación de las fotocopias múltiples. 3.2. Agrupación de documentos administrativos La función del archivo de oficina es un factor determinante en cualquier organismo para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generan. Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuación se detallan:
que forma parte de un expediente. no es obligación de los funcionarios con cargo de mensajeros ubicar fuera de esa oficina a las personas a quienes llegue documentación llámese docentes. administrativos o estudiantes” según acuerdo 060 de 2001 junta administrativa del Archivo General de la Nación. que se limita a una información más genérica. ♦ Pueden ser originales o copias.3. ♦ La correspondencia que acompaña a una información importante.1. es decir. ♦ La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante. se archiva en función de esta información adjunta. se ordena con dicho expediente. Correspondencia: Características: ♦ Es un tipo de documentación que reciben todas las unidades administrativas de la Universidad. facturas. ♦ No está vinculada a ningún procedimiento administrativo. informes u otros documentos. ♦ La correspondencia. ♦ Aporta información de muy distinto tipo. Ejemplo: SECCION DOCUMENTAL Rectoría DOCUMENTOS Resoluciones Acuerdos Circulares Oficios Generales
(Toda la documentación producida por esta sección documental será incluida en este legajo ya que estos documentos son categóricamente copias) 11
. Se debe agrupar en: Siguiendo la centralización documental los mensajeros de archivo y correspondencia del alma mater entregaran la documentación administrativa únicamente en la oficina de la secretaria de la decanatura. Organización: ♦ La correspondencia no se debe clasificar y correspondencia recibida y despachada. Finalmente la correspondencia interna se organizara por legajos identificados por secciones documentales y en estos legajos se guardara toda la documentación que produzca esa sección documental. tanto emitida como recibida. sino que cada carta debe ir unida a su respuesta.2.
etc. Control Interno etc.2. certificados. cartas. orgánica y funcionalmente. Historias laborales. notas internas. Libros de registro: El registro es un instrumento jurídico. por lo que las oficinas podrán mantener un sistema de control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que no sean objeto de registro: acuerdos. 12
. cuya finalidad es conseguir un sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan en la Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros órganos o a particulares. ♦ Estructura de la Sección Documental: las secciones documentales son fácilmente identificables ya que en el organigrama se discriminan por divisiones y facultades. no es función del Registro controlar las entradas o salidas de todos los documentos de gestión. 3.En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia pueden aplicarse a su vez nuevas subdivisiones. Ejemplo: Rectoría División Financiera. por un sujeto productor en una función asignada por el manual de procesos y procedimientos de una institución. departamentos a los que recurrirán las entidades como el Archivo General de la Nación o cualquier Ente de control del país cuando requieran registrar documentos oficiales o con “valor probatorio” (instancias. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado. Divisiones. oficios. diligencias. actas. Sin embargo. En la Universidad del Cauca cuenta con un libros de Registro General y varios Registros auxiliares de correspondencia en Facultades. convocatorias. recursos. 3. memorias. ♦ Subsecciones Documentales: Identificables también en el organigrama y son las áreas y departamentos que dependen de una división o de una facultad. ♦ Definición: Se entiende por Sección documental “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado.2. Historias Académicas. informes. requerimientos. de acuerdo con el volumen y diversidad de correspondencia que se genere en cada oficina.). etc.3 Secciones Documentales: Constituyen la unidad documental básica en todo tipo de archivos.
Evidénciales No Predecibles Destrucción Conservación Permanente
. Series Documentales:
Constituyen el segundo nivel de agrupación de los documentos en los archivos de gestión y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función.
DOCUMENTOS: Los documentos por su naturaleza y su función u objetivo tienen valores documentales los cuales debidamente identificados permiten una clasificación de los mismos en sus diferentes edades como se muestra a continuación en el grafico.3.4. Con ello los siguientes documentos
INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA Y AL INICIADOR Administrativo Aspectos
PRIMARIOS Legal Fiscal Contable Técnico Su Tramite Su Vigencia Su Plazo Precaucional
INTERESAN A LA INVESTIGACION Y A LA HISTORIA Predecibles Clasificación
Fuente: Archivo General de la Nación . también se define como el
documentos resultado de una función repetitiva de una sección Documental en facultad de sus asignaciones administrativas.
.3.1 Series Documentales más Representativas
Cada Serie documental ha de tener su correspondencia con el cuadro de clasificación del Archivo de la Universidad del Cauca y se identifica con el código correspondiente del cuadro de clasificación y su título de serie normalizado.4. el cual se fija previamente entre el Archivo Central y las propias oficinas.
Cada uno de estos apartados se subdivide en Subsecciones documentales y subdivisiones que reflejan las subfunciones y actividades concretas de la UNICAUCA. desde lo general A lo concreto.Tabla general 2.. División: Nivel de clasificación que corresponde a una función general de la Universidad.1. Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica.La tabla general: Establece 16 divisiones administrativas y 9 facultades que se corresponden con las funciones generales de la Universidad.5. la documentación académica.3. etc.. Las clases del cuadro de clasificación son las siguientes: 15
. El cuadro de clasificación muestra las relaciones que hay entre los documentos e identifica las series documentales en el conjunto del fondo documental.. El cuadro de clasificación Para organizar y tratar la documentación
administrativa bajo criterios y métodos uniformes es necesario clasificarla. El cuadro de clasificación se estructura en: 1.Índice. Clasificación de documentos. dentro de una estructura que es el cuadro de clasificación de la Unicauca
Tiene una estructura jerárquica y lógica. Permite la identificación y agrupación de los documentos. de acuerdo con las funciones y actividades de la Unicauca. El cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación de la documentación Administrativa de la Universidad es un sistema De clasificación que recoge las funciones y Actividades de la Universidad. es decir. sea cual sea su soporte. Aplicando el cuadro de clasificación podemos agrupar de manera independiente la documentación económica. La documentación de la Universidad del Cauca se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades de la Universidad. Cada clase se compone de subclases.5. cada apartado puede a su vez subdividirse en sus componentes lógicos. la relativa a recursos humanos.. 1.Tablas auxiliares 3.
. con su correspondiente remisión al lugar que ocupa cada una en el cuadro de clasificación.Las tablas auxiliares: son niveles de clasificación que se añaden a las Secciones y Subsecciones documentales para definir más el contenido de la documentación y las aplicamos especialmente en las facultades.
PLANEACIÓN E INVESTIGACIÓN ♦ CONSEJOS DE FACULTAD
Aunque estas partes representativas de la universidad forman parte de la misma no se les cuenta como sección documental o subsección y su documentación será añadida a la sección a la que pertenezca o de la que se desprenda. COORDINACIÓN CURRICULAR. Cada subclase se compone de subsecciones documentales. 3.
La Sección Documental División Financiera tiene las siguientes subsecciones: SUBSECCIÓN DOCUMENTAL: UNIDAD DE PRESUPUESTO SUBSECCIÓN DOCUMENTAL: UNIDAD DE CONTABILIDAD SUBSECCIÓN DOCUMENTAL: UNIDAD DE TESORERIA
2. divisiones y subdivisiones de la tabla general. Ejemplo: FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES EXACTAS Y DE LA EDUCACIÓN
♦ COMITES PERSONAL DOCENTE..
TODAS LAS FACULTADES TODAS LAS DIVISIONES Subsección: Nivel de clasificación que corresponde a una subfunción de la Universidad..El índice es la relación alfabética de todas las clases. El índice se presenta en el cuadro de clasificación detrás de las tablas auxiliares. subclases..
esta codificación podrá realizarse cuando se hayan identificado las series documentales de las divisiones.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación. Centros y Departamentos. En el caso de la Universidad del Cauca. facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización. cajas y estanterías. Ser numérica. En cualquier caso. Facultades. alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. todas las series.
. subseries y sus correspondientes tipos documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la Universidad. su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos. es decir.Ejemplo general
División de Admisión y registro y control académico
b) Código de clasificación. En el archivo de gestión el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas.
SERIE Acta del Consejo de Archivo Acta del Consejo Académico Acta del Consejo Superior Acta de Grado Circular Informativa Circular Normativa Informe de Gestión Informe Periódicos solicitados Por el Rector
8.20 22.2 22.29 NOMBRE ASUNTO.21 1.8 1.
Ejemplo: Las secciones documentales las identificaremos por un número consecutivo. Las subsecciones documentales las identificaremos con dos números consecutivos Y los departamentos y áreas con tres números secuenciales Situaciones
NOMBRE FONDO ACUMULADO INDICE GENERLA CONSOLIDADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
CODIGO SERIE 1.En la Universidad del cauca se ha optado por trabajar únicamente la identificación documental por un código numérico a cada sección.
22. subseccion y sus correspondientes departamentos y áreas.18 1.
.29 8.1 8. SERIE ACTAS CODIGO SUBSERIE 1. NOMBRE ASUNTO.
5º. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto en el que se encuentra en las Tablas de Retención Documental y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente. ♦ Aparece similarmente todas las series con sus respectivas subseries y tipos documentales. es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes. ♦ Las series documentales tienen una clasificación única en toda la universidad. 4º.2. 2º. La notación de la clasificación está formada por el código y el título.-Identificar a qué serie documental Pertenece el expediente.3. 3º. Esta operación va a facilitar la clasificación. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación.Clasificar el documentos dependiendo de su sección. De no existir en el organigrama Administrativamente el documento No puede ser clasificado. El proceso de clasificación
Cuando una oficina recibe o crea un Documento se han de seguir los siguientes Pasos: 1º. y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande.Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido En el sistema organizacional.Identificar a qué Sección documental Pertenece dicho documento..5. subesección y ha que serie documental pertenece el documento. En general..Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del Documento. Los criterios para identificar los documentos en las Tablas de Retención trabajaran de la siguiente manera. ♦ La Sección Documental ( dependencia productora) esta siempre identificado por un código único ♦ En el caso de existir Subsección esta estará también identificado por un código consecutivo al de la sección al que pertenece. ♦ Retención en años en los diferentes archivos ♦ Y la disposición final con sus observaciones correspondientes 19
1-2..2.2 5.
COD. subseries y tipos documentales.1.1-1 2.1
SERIES. Informes de Gestión Informes Semanales de Actividades ORDEN ♦ ♦ ♦ DE SERVICIO Aeroenvios Avianca Adpostal 1 2 X Por quedar condensados en el informe final de Rectoría
5.1.1-1.1-2.1.2. SERIE 2.1 2..1 5..2.2. SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AUTORIZACIONES ENVIO CORRESPONDENCIA Autorizaciones envío correspondencia nacional Autorizaciones envío correspondencia internacional AUTORIZACION DE LLAMADAS Autorización llamadas Internacionales Autorización llamadas Nacionales.1 10.1.1-2 2.1 2.--------5.. Mensajería confidencial Certificado Préstamo Documentos Certificado Envío Correspondencia INFORMES.10.1
Por quedar la información en la división financiera
ABREVIATURAS CT: Conservación Total S: Seleccionar M: Microfilmar E: Eliminar ♦ Tipos documentales
AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central MAYUSCULAS: Series Documentales NEGRILLAS: Subseries Documentales
FUNCIONARIO RESPONSABLE:___________________________________
Código de Sección Documental Código de Subsección Documental Codificación Documentos Propios Oficina CODIGO DE SERIES UNIVERSALES 2.3.1.1..Clasificar las series documentales aplicándole el código y el título de clasificación previamente establecidos en la tabla de retención de ser necesario ingresar nuevas series. 6º.
X Han perdido su vigencia
Han perdido su vigencia
Certificados servicios postales
♦ Aeroenvios ♦ Adpostal ♦ Avianca ♦ MC.1 2.2.1. 50.2.2.1 10. teniendo en cuenta el orden alfabético para su clasificación..2. lo que se tiene que hacer es seguir lo consecutivo de toda la documentación ya codificada. DEP.1 10.1.2 2.2. es aconsejable formar el título con el número mínimo de niveles necesario para su identificación.1.1-1.Ejemplo:
UNIVERSIDAD DEL CAUCA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: 2.1.
En la práctica.1 5.G
A. No.1 50.1 SECRETARIA GENERAL 2.1 2..2.1 ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA FECHA DE APROBACIÒN: ACTA DE COMITÉ: No.1. CERTIFICADOS
RETENCIÒN DOCUMENTAL
.La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial.3. mientras que el documentos de la fecha mas resiente será el ultimo documento que se encuentre en todos los legajos. .3. .Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente respetando el principio de llegada. SERIES CENTRALES ELECTRICAS DEL CAUCA DOCUMENTOS DE LA OFICINA DE RECAUDOS FACTURAS DE COBRO. . que consiste en ubicar en el legajo de la mencionada institución con su correspondientes secciones documentales y series el documento con la fecha mas antigua será el primer documento observable al abrir el legajo. OFICIOS REMISORIOS ETC. Clasificación de la Correspondencia
Son todos aquellos documentos resultados de una función administrativa en convenio o relación con entidades o personas naturales diferentes a la universidad del Cauca. Ejemplo:
DOCUMENTOS CORRESPONDENCIA EXTERNA
LEGAJO SECCION DOC.La correspondencia externa se organiza dependiendo de las empresas o instituciones diferentes con las que la universidad tiene algún tipo de vínculo. .
Carpeta CEDELCA Carpeta ICETEX Carpeta SENA
-Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos.Se clasifica en la Unidad documental de documentos externos.
tanto emitida como recibida quede agrupada. a efectos de su posterior transferencia al Archivo General. Para evitarlo. la unidad que debe conservar la correspondencia interna. La correspondencia interna que mantenga una unidad administrativa con unidades de nivel jerárquico superior se deberá conservar en la oficina mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. Los Servicios guardarán la correspondencia interna que mantengan con unidades administrativas de rango inferior. Es decir. si las hubiera. Este criterio de jerarquía se puede emplear siempre que exista seguridad de que la unidad administrativa de rango superior sigue el mismo principio y conserva sistemáticamente la correspondencia interna que mantiene con las unidades inferiores. . Por ejemplo. la documentación enviadas por la Rectoría a los distintos servicios se deben conservar en la Rectoría.En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados. de dichos Servicios.Dentro de cada unidad administrativa. es la que tenga un rango jerárquico superior. adjuntando lista de receptores. junto con las correspondientes contestaciones. es aconsejable seguir el principio de jerarquía. . la correspondencia de entrada y salida se ordena cronológicamente. A este efecto.La correspondencia enviada a distintas unidades administrativas se ordena en la unidad emisora. . dejando delante la más antigua y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto.
Esta es la documentación resultado de funciones y transacciones administrativas entre diferentes secciones documentales de la Universidad del Cauca.Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Unicauca. es necesario que las unidades administrativas no procedan a eliminar correspondencia interna hasta que no tengan la correspondiente
. . ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. junto con las respuestas.
si bien se ha de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.: En una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos. los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior.Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación.En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico. Ejem. vídeos. 23
. Siguiendo la práctica administrativa más extendida. en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética. se separan físicamente de éste. en algunos casos se podrá optar por la ordenación inversa. se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro del legajo correspondiente) así como la señalización de los mismos y series documentales para facilitar su rápida localización. certificaciones de cursos de formación. .6.autorización al Archivo General.
3. tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de su serie documental.: fotografías. .1.) que pertenezcan a un determinado expediente. • Ordenación interna de los expedientes: . En caso contrario. carteles. siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental (casos que establezca la ley). . etc. Ordenación física
Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme por todo el personal de la Unidad. aún a riesgo de posibles duplicados. disquetes.
3.Los documentos en soporte diferente al papel (ejem. Ordenación Física y Señalización
Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha asignado el código correspondiente.6. No obstante.De acuerdo con las características de la documentación. es preferible que las unidades administrativas de rango inferior conserven la correspondencia Interna. que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.
: Expedientes personales: nombres de personas Físicas. archivadores o estantes.: Correspondencia: orden cronológico por años con División alfabética por nombres de instituciones.• Ordenación de las Series Documentales: Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas. ♦ Orden alfabético: Ejem.
. mes y día. correspondientes a un mismo ejercicio económico. ♦ Orden cronológico y alfabético : Ejem. Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser: ♦ Orden cronológico: Ejem. ♦ Orden numérico: Ejem.: Documentación contable: nº de control del expediente.: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: Año.
cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo.Año(s) Se puede utilizar el modelo de tejuelo que proporciona el Archivo Central.Código y título de clasificación (cuando se disponga de ellos) .2.Código de clasificación y título .Nombre del Servicio y Unidad . En la parte frontal de la caja se colocará una etiqueta con los siguientes datos: .3. se ha de normalizar la señalización: ♦ Señalización de legajos : los expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que se han de hacer constar los siguientes datos: . El Archivo Central puede facilitar a las Unidades administrativas legajos de cartulina y subcarpetas de papel diseñadas para este uso. Señalización de legajos suspendidas: se aconseja la instalación de los expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas suspendidas.
♦ Señalización de cajas de archivo inactivo: los expedientes finalizados y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartón de archivo inactivo hasta su transferencia al Archivo Central. En este caso.Opcionalmente se podrá hacer constar el título propio del expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.6. Señalización de los documentos
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo.Nombre del Servicio y Unidad . 25
. de acuerdo con el calendario de transferencia que se establezca en cada caso. que se señalizarán asimismo mediante el código de clasificación y el título. de forma que las cajas estén ya preparadas para cuando haya de realizarse la transferencia. las carpetas suspendidas.Título propio de la serie . las carpetas de archivo se introducirán en las carpetas suspendidas.Años: año de obertura y cierre del expediente .
. expedientes de proyectos de investigación. además de apuntarlo en un libro de control de préstamos. expedientes de ayudas y becas. expedientes contables. ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo con acierto.7 HISTORIAS DOCUMENTALES. fecha de iniciación y finalización. expedientes de compra de material. gancho plástico y un formato especial en el que se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado. . código del cuadro de clasificación con la denominación de la serie y signatura de instalación. expedientes de recursos administrativos. .: hoja tamaño folio de color). la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior recuperación. etc.Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente.Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento. y otros recibidos en ella. haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo. resumen del asunto.Ejemplos de expedientes administrativos: expedientes de estudiantes. Estos últimos los conservaremos en forma original.3. nº de documentos. en este caso se fotocopiarán y devolverán inmediatamente a su lugar. .Los tipos de documentos que forman parte de una historia podrán ser de acuerdo con la Circular 04 del 2003 emanada por el Archivo General de la Nación: . expedientes de personal. expedientes de contratación de obras.Se ha de evitar la extracción de documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros. mientras que los otros. expedientes de las reuniones de los comités y consejos de la Universidad.Documentos que integran una historia laboral (expediente administrativo): dentro de un mismo expediente nos podemos encontrar con documentos que han sido producidos por la propia oficina. Cada Historia Documental debe estar contenido en un legajo plastificado que no debe contener mas de doscientos documentos. habrá de quedar en su lugar un testigo (ejem. expedientes de títulos. . 26
. expedientes de tesis. los conservaremos en forma de copia administrativa. al salir fuera de las oficinas.
es decir.Expedientes informativos: Constituye un tipo de expedientes que se caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo. según la complejidad y extensión de los mismos.. si bien se forman igualmente a partir de documentos originales de la Institución que han de ser conservados y organizados en los archivos de gestión durante su primera etapa. el documento con la fecha mas antigua.
. informes. etc. Ordenación: Se pueden ordenar por orden cronológico o por grupos temáticos de documentos. En el aspecto del orden cronológico tendremos en cuenta que cuando abrimos el legajo el primer documento que encontremos tiene que se el primer documentos en ser recibido. Se separarán los documentos de la misma naturaleza en subcarpetas. por ejemplo: correspondencia. facturas.
se tendrán en cuenta: . . Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos. tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado. . formatos y soportes físicos…). ya que el pegamento daña el papel. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa. que permite escribir normas de utilización de la carpeta. aprovechando cada bandeja para una serie documental.Las medidas preventivas de conservación de los documentos. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas. • Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite. preferiblemente de cartulina. • Índices y separadores de carpeta y ficheros.1 Material de archivo de oficina:
. • Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido. son elementos importantes para una buena organización del archivo administrativo.Las características de la documentación a archivar (volumen de los Expedientes.4. Elementos auxiliares: Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. A la hora de seleccionar los más adecuados para cada oficina. como en el mobiliario que se utilice para instalar los documentos. La utilización de diferentes colores permite diferenciar las series u oficinas.
4.La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o menor frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).
para que los documentos no se salgan y no sea necesario utilizar otros mecanismos de sujeción (grapas. Por otra parte algunas entidades utilizan dichos formatos para guardar documentación de apoyo como lo son leyes.etc. (No sugerimos su utilización)
.). a partir de 50 hojas.4. clips. sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el deterioro de cantos y orificios cuando no están debidamente reforzados. El tamaño de la carpetilla ha de ser adecuado al grosor del expediente. Cuando no están debidamente reforzados así como no ayudar a la conservación de los documentos y la exagerada utilización de espacio para conservar documentos. 2 o 3 cm. se desaconsejan completamente para la documentación de archivo y sólo se utilizarán para guardar documentación informativa que posteriormente se vaya a destruir. acuerdos etc.
Carpetas de anillas (comúnmente conocidos como A/Z):
Presenta ventajas e inconvenientes.2 Formato de préstamo de Documentos
Camisas (de papel). Habitualmente se utilizarán las carpetillas de cartulina para guardar los expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. siendo necesario fuelles de 1. decretos. Como ventajas están la posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la sujeción de los documentos. Las camisas de plástico. preferentemente laterales. carpetillas (de cartulina) y guardas:
Su utilización es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario relacionar varios documentos. cosido. de uso muy habitual en las oficinas. Las carpetillas deberán llevar solapas.
De ancho x 3 cm. de fondo). albaranes. Existen diferentes modelos.: copia de informes. ya que pueden deteriorarse si su consulta es muy habitual y los Documentos se doblan cuando la caja no está suficientemente llena. etc. por lo que habrá que elegir los que más de adecuen a la documentación que se ha de guardar y no a la inversa. que hace que los documentos no hayan de ser taladrados. Se aconseja estas carpetas para archivo de documentos fotocopiados susceptibles de eliminación u otros documentos sueltos (ejem. Este sistema es el más adecuado para conservar los documentos una vez que se haya finalizado su trámite y su vigencia.Asimismo.
de archivadores:
Llevan un mecanismo de fijación por presión (miniclys). fotocopias de actas. circulares. es importante que permita etiquetas extraíbles. de alto x 25 cm.). la protección de los documentos y el fácil almacenaje.
de archivo (llamadas cajas de archivo definitivo):
El sistema más difundido en las oficinas son las cajas de cartón que vienen desmontadas y que se montan en el momento de su utilización.
Carpetas colgantes:
Es el sistema especialmente recomendado para el archivo de oficina. Las ventajas que ofrece este sistema son: su bajo precio. ya que a menudo se podrán reutilizar por no ser adecuadas para archivo definitivo. relaciones de envío de Documentos. pero tiene el inconveniente de que no pueden contener muchos documentos (medidas 32 cm. fotocopias de boletines. colores y sistemas de visor. En el caso de expedientes voluminosos se han de escoger carpetas con 2 cm.
. de lomo. aconsejándose el tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) y el cartón fuerte y resistente con un PH igual o superior a 7. Existen de varios tamaños y calidades.
A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario Standard y prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada oficina. Presentan el inconveniente de poca capacidad y del sistema abierto con los problemas de polvo y control del de acceso. Una variante útil sería la instalación en las mismas de carpetas colgantes. al permitir el deslizamiento de los módulos y. ya que permiten el almacenamiento de distintos formatos y soportes.3. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente. no lo son para los documentos de archivo. y con la ventaja añadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. etc. lo que facilita la localización de las carpetas. unidos al puesto de trabajo (bucks) o como unidades independientes. la reducción del número de pasillos a uno solo.
Carritos para carpetas colgantes y de anillas: son archivadores provistos de ruedas que permiten el transporte de los documentos de un puesto de trabajo a otro.
• Armarios: Pueden ser de varios tipos: . Si bien son muy adecuadas para instalar libros. Se indican a continuación distintos tipos de mobiliario y estanterías que pueden utilizarse para el archivo de oficina:
Bastidores y mini archivadores de sobremesa: son útiles como
archivo provisional y se utilizan sobre todo como instrumento auxiliar para hacer una primera ordenación de los documentos: ejem: ordenación alfabética de instancias. Se aconsejan sistemas de armario modulares. así como la posibilidad de ir incorporando módulos de acuerdo con las necesidades. ordenación de catálogos. Estanterías: permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manualmente. ordenación de expedientes pendientes de informe. aumentando el espacio en un 80-90% y constituyen la solución ideal para aquellas oficinas que deban conservar un gran volumen documental. • Archivadores: Consiste en un módulo formado por dos o más cajones en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas.4.Compactos sobre raíles: tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible notablemente. por lo tanto.
Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de
persianas. por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio.
.). cartulina o cartón).: planeros (módulo especial para el archivo de planos. armarios y contenedores metálicos.
1. No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. archivadores para disquetes y discos compactos. Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente. 4. 5.• Otro mobiliario: existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalación de otro tipo de materiales: ejem.). permitiendo la extensión de los módulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas. 32
. 6. clips de plástico. 3. La necesidad de archivar cada vez más otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitución de las tradicionales librerías por un mobiliario modular Multiusos en el que las diferentes piezas que lo componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores. La luz no debe incidir directamente sobre el papel. una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200 lux. Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas. No obstante. carteles. gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico. etc. No utilizar papel reciclado para los documentos importantes. hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5). cajas de cartón neutro. se pueden tomar las siguientes medidas en las oficinas: • Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. etc. • Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo. 2. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles con las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. Si es necesario. Medidas preventivas para la conservación de los documentos. cola de celulosa.
4. • Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades.. Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura entre 15 y 25ºC.4. etiquetas de papel engominado. Los documentos importantes no se perforan nunca. se abrirán varias carpetas y se numerarán: volumen I. II. fastener. • Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel.
2. Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión. 2. en nuestro caso. es preferible no eliminar las copias. Definición
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema.. cuyos originales estén bajo la custodia de la división financiera dentro del cual identificamos las subsecciones de presupuesto. 4.. siempre que hagan referencia a un procedimiento. acceso y consulta de los documentos.Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (Este último sí que se conserva). conservación (temporal o indefinida). 5. 33
. 3. evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. tesorería y Contabilidad. Sin embargo. sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo.Las Copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados.5. cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.Las copias y duplicados de documentación contable... Documentos que se han de eliminar en las oficinas
(Según las recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra) 1. TRANSFERENCIAS DE ARCHIVO DE GESTIÓN AL CENTRAL 5..
5.Las notas internas.Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica.1. Los objetivos principales son: Optimizar el aprovechamiento del espacio. de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General. Ejm: copias de acta de los comités y consejos de la universidad cuyos originales se custodien en la secretaria general o en el consejo superior En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original.
9.. 10.Los faxes. Sin embargo. ARCHIVO CENTRAL EDIFICIO: Teléfono: Fax: E-mail: Santa Domingo (paraninfo) 1er piso 8209900 8244851 archivo@unicauca. etc.. fotografías o publicaciones impresas relativas a la Universidad del Cauca y a las actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella. carteles.Los catálogos y publicaciones comerciales.edu. que ya se ha tratado en apartados anteriores. 8. 7. Si no se hiciera en este momento. Estudi General) 1º) El primer paso es ponerse en contacto con el Archivo Central para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación.
5. De esta forma.6. planificar los flujos de trabajo del Archivo y
..La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE.). Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo Central
(Basado en el procedimiento propuesto por el Arxiu Intermedi de la Universitat de València.. DOG u otras publicaciones oficiales. el Archivo puede conocer de antemano el volumen y características de la documentación a transferir.. se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo Central. Cuyo modelo se puede obtener en la página Web de la universidad Sección de Archivo Central y enviar por correo electrónico en fichero adjunto. sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos. El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina.Los documentos que la Tabla de Retención documental de su oficina le diga que tiene que eliminar con el levantamiento de la correspondiente acta de eliminación. siempre que se conserven los originales del documento.La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.3.co
Es aconsejable que la Unidad Administrativa complementé el formulario: Hoja de previsión de transferencia de documentos.
. bajo la supervisión del Jefe del Servicio o Unidad y con el asesoramiento técnico del Archivo Central siempre que sea necesario.Nombre del órgano o de la unidad administrativa (Servicio. ..ponerse en contacto con la Unidad correspondiente para aclarar cualquier cuestión al respecto.. Las carpetas colgantes serán sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas (A-Z) por cajas de archivo normalizadas.La denominación propia de la serie documental que se transfiere y código de clasificación correspondiente. gomas. duplicados. El responsable del archivo de gestión se encargará de preparar la documentación para remitirla al Archivo Central.. .Las fechas extremas de los documentos que contiene el expediente.Verificar que la documentación a transferir ya cumplió su utilidad en el archivo de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.Los expedientes deben estar libres de clips. 35
. Negociado.. si no se ha hecho con anterioridad.Revisar los documentos: .Verificar la ordenación correcta (numérica. cuando un expediente por su extensión ocupe más de una carpeta. La documentación objeto de transferencia deberá estar organizada. . . grapas. carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. cronológica o alfabética..Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo.Número de volumen.) de los documentos. . Sección. borradores. Así mismo se relacionara toda la documentación a transferir en formatos anexos ya señalados para dicho fin en cuya cubierta se anotará la descripción siguiente: .) .
2º) Preparación de los documentos a transferir: .Separar. se comprobará que no falta ningún documento dentro de los legajos identificados por la serie documental. todas las copias. y todos los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente. 3) Colocar los expedientes en legajos de cartulina proporcionadas por el Archivo o bien en los legajos normalizados con el logotipo de la Universidad del Cauca..
.Para identificar cada caja se podrán utilizar los formatos proporcionados por el Archivo Central en los que se podrán cumplimentar los siguientes datos: ♦ Número de identificación de la caja dentro de la transferencia. ♦ Sección Documental /Centro o Servicio ♦ Nombre de la serie documental que contiene. .En los casos de documentación que. ♦ Año/s: primera y última fecha de la documentación contenida en la caja. se utilizará el formato más conveniente. no pueda ser introducida en las cajas normalizadas. 5) Rotulación de las cajas: . . .Los expedientes se guardarán de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronológico en cajas correlativas. por su tamaño o características. .La signatura o número de referencia que tenga en la Unidad Administrativa de origen. . según un orden de mayor a menor edad. se puede hacer constar otra información de interés para la oficina.Asimismo.Título del expediente (para identificarlo entre los expedientes de la misma naturaleza o serie). a lápiz. 4) Colocar las carpetas en cajas: . de acuerdo con el Archivo Central.Las carpetas con los expedientes se guardarán en cajas de cartón de archivo inactivo de tamaño folio (el Archivo Central las puede proporcionar a petición de las oficinas). si bien sí que es imprescindible que las Oficinas anoten a lápiz en el lomo de las cajas la numeración correlativa de las cajas que se transfieren. Esta numeración será correlativa y se corresponderá con el número asignado en la Hoja de transferencia de documentos. tal como: . evitando dejar cajas semivacías.El Archivo Central no admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. con objeto de que el Archivo pueda identificarlas dentro de la transferencia Y cotejar el contenido de las mismas con los datos cumplimentados en la Hoja de transferencia.No es obligatorio el uso de los tejuelos por parte de las oficinas. procedimiento que se describe en el siguiente apartado. que deberán llenarse sin llegar a estar apretadas.
Sello del órgano remitente y firma del responsable de dicha Unidad 37
.El responsable del Archivo de oficina cumplimentará tres copias de la Hoja de transferencia de documentos. Nº de transferencia: este dato no se cumplimenta. ♦ Periodo de vigencia administrativa ♦ Signatura en el Archivo: Este dato será cumplimentado en el Archivo Central cuando se le asigne el número definitivo en el depósito y se hará constar en la copia que el Archivo devolverá a la oficina para facilitar futuras consultas por parte de la misma. (El último número ha de coincidir con el nº total de cajas de la transferencia).Este documento cumple una doble función: ♦ Es el elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar. . tanto para el Archivo Central como para la Unidad Administrativa remitente.6) Redacción de la hoja de transferencia de documentos: . Descripción: ♦ Número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia. Número total de cajas de archivo que se transfieren. Dos copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina correspondiente para su control e información interna. Fecha de la transferencia. ♦ Denominación de la serie y contenido específico de cada caja. ♦ Facilita el control y la localización de los documentos. Nombre. cuyo modelo está disponible en la página Web de la Universidad. teléfono y dirección de correo electrónico del responsable del archivo de gestión. ya que será asignado por el Archivo. En la Hoja de transferencia de documentos.
7. la oficina remitente hará constar los siguientes datos: Datos de la cabecera: Nombre del órgano remitente. ♦ Fechas extremas (Primera y última de los documentos contenidos en cada caja).
♦ Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia. En el supuesto de que no haya coincidencia. firmada y sellada por el Archivo Central.
El Archivo Central realizará a continuación las siguientes tareas: ♦ Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida. en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.8º) Formalización de la transferencia . como confirmación de que la transferencia ha sido realizada. se concretará con el Archivo Central la fecha de traslado. ♦ Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo Central. . ♦ Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal. la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados.Una vez que la transferencia esté preparada. GRAFICACION DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
.El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad
e irá a cargo de la oficina remitente.
.Signatura de la documentación en el Archivo General. debe hacer uso del formulario de solicitud de préstamo en la página Web del Archivo General.Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando recibo de la documentación devuelta.Descripción (título de la serie y del expediente que se requiere) .Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera Añadir en relación a las características de la documentación que solicita. La unidad administrativa de la UA que desee solicitar un préstamo de documentación al Archivo General.Años . . 4.Fecha de devolución en caso de prórroga. y enviarlo al Archivo. 2.Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando Curso al préstamo. El formulario de solicitud de préstamo incluye los siguientes campos: • Nombre del solicitante • Unidad administrativa • Nombre del responsable que solicita • Correo electrónico y teléfono del solicitante • Fecha de la solicitud • Datos de la documentación: . imprimirlo. . debe dirigir la petición a la unidad administrativa responsable del procedimiento. cumplimentarlo. • Datos de control interno del préstamo . se prepara la documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
1. . Este formulario refleja el procedimiento de préstamo y ha de acompañar a la documentación en todas las fases del procedimiento. plazos especiales. etc.Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad Administrativa solicitando el préstamo. motivo de la solicitud. Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora. 3. acompañada por el formulario en donde el Archivo ha
. • Firmas. Una vez que el Archivo Central recibe el formulario. . firmado por el responsable de la unidad Administrativa. . sellos y fechas del procedimiento administrativo del préstamo: .Fecha de devolución.Número de préstamo.Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa devolviendo el préstamo.6.
fecha de devolución y ha firmado y fechado el envío del préstamo.consignado los datos de número de préstamo. el Archivo Central remite al prestatatario el formulario con el acuse de recibo fechado. Una vez recibida la documentación prestada. 6. 8. 5. firmado y sellado. La documentación se devuelve al Archivo Central sin modificaciones. 9. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento. la unidad administrativa devuelve la documentación al Archivo Central. la responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del préstamo. En caso de pérdida o deterioro de la documentación.
. es necesario que solicite una prórroga al Archivo Central. el responsable de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertirá de ello al Archivo Central. firmado y sellado la devolución. Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante un plazo más amplio del establecido. Dentro del plazo de préstamo establecido (máximo un mes). 7. junto con el formulario en donde ha fechado.
• Documentos electrónicos que no forman parte del archivo. y que consta del contenido. etc. pueden ser eliminados. Introducción
Definición de documento electrónico de archivo: Información en soporte informático registrada. en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular. diferentes programas y versiones de programas que en el transcurso del tiempo se vuelven obsoletos impidiendo la accesibilidad a los documentos. y.7. por lo tanto. Algunas directrices a seguir son: 41
.1. no varían al cambiar de formato o soporte. producida o recibida en el inicio. localización y control: problemática derivada del elevado volumen de documentos producidos.2. discos duros. conservar y transferir. bases de datos. etc. para que un documento electrónico sea considerado documento de archivo de la institución universitaria que lo genera recibe de igual manera que el resto de la documentación de archivo. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
7. del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio. Problemática de los documentos electrónicos en los archivos:
Se resumen las particularidades propias de los documentos electrónicos en los archivos y se apuntan algunas directrices a tener en cuenta para su gestión y preservación Identificación.).
7. Al igual que sucede con los
• Documentos electrónicos de archivo: identificar. dispersión de la información (disquetes. guardar. soportes ópticos. Las características que debe reunir un documento para ser considerado documento de archivo.
y que se unen sólo en el momento de su visualización).
7. soporte.3
Complejidad de los documentos informáticos:
La informática distribuida y la propia evolución del software está conduciendo a una progresiva complejidad de los documentos informáticos. sistema de asignación de nombres a los ficheros. fechas de creación y de uso. se descompone en una serie de documentos de menor tamaño. documentos distribuidos (los distintos ficheros que forman un mismo documento pueden residir en una misma unidad de memoria.. en una misma red o en distintas redes) y documentos dinámicos (los diversos ficheros que componen un documento pueden cambiar periódicamente. número de registros de cada base de datos. sistema de gestión para la denominación de los ficheros de las bases de datos. hojas de cálculo.). ♦ Conservar la integridad del documento a lo largo de los usos y transacciones posteriores a su creación original para controlar su autenticidad. o en distintas unidades. manuales y fuente utilizadas Como guía para hacer la entrada de datos. En bases de datos: nombres y tipos de campos y de registros.o Identificar desde su origen los documentos que han de formar el archivo (=documentos definitivos) o Recoger la información técnica necesaria para facilitar el acceso a la información contenida: nombre y versión del sistema operativo. nombre y versión de los programas utilizados para la creación de documentos. generados por distintas aplicaciones. 42
. Estos dos controles sólo se pueden llevar a cabo si cualquier copia o modificación de un documento puede ser detectada a partir del mismo documento. cambios de actualización de equipamientos y formatos. información sobre el procedimiento utilizado para la creación de copias de seguridad (frecuencia. etc.. por ejemplo: bases de datos. de un mismo ordenador o de distintos ordenadores. en la medida en que se multiplican los documentos compuestos (lo que a la vista del usuario es un solo documento. ♦ Control de fiabilidad y autenticidad: la facilidad de copia y modificación de los documentos informáticos hace necesario el establecimiento de medidas y controles para asegurar su fiabilidad y autenticidad: ♦ Controlar el contexto de creación del documento y la legitimidad de la autoría para asegurar su fiabilidad. etc.).
tanto magnéticos como ópticos: conviene evitar que se doblen o curven por cualquier causa de carácter físico o ambiental. ♦ Cuidado en la manipulación y en la utilización: Evitar tocar directamente el soporte magnético No escribir sobre los disquetes No apilar los disquetes horizontalmente Separarlos de posibles campos magnéticos (imanes. sino la conservación de los contenidos a medio y largo plazo. generadores. Almacenamiento en posición vertical y superficie de lectura limpia y seca en caso de sistemas de almacenamiento óptico.
♦ Aislamiento de campos magnéticos b) Conservación del contenido: El mayor problema de conservación NO es la conservación de los soportes. motores. ya que la obsolescencia de los programas y equipos informáticos presenta plazos 43
. o Conservación de discos.) o no situarlos cerca de focos de calor o aislar los soportes magnéticos del polvo
♦ Almacenamiento de los soportes: Conservación de cintas: posición vertical para evitar que la cinta se desplace lateralmente.Conservación de los soportes y los contenidos:
Presenta una doble problemática: a) Conservación física de los soportes: las estimaciones sobre la vida media de los soportes magnéticos oscilan entre los 5 y los 40 años.. siendo especialmente sensibles a la degradación por la falta de control de la humedad. siempre que se mantengan en condiciones óptimas de conservación. rebobinar las cintas antes de ser guardadas y rebobinarlas periódicamente para evitar que la información magnética se traspase de una capa a otra de la cinta.. manipulación y almacenamiento. tales como: ♦ Control de temperatura y humedad: 18ºC y 40% humedad relativa.
en el caso de los documentos electrónicos es un elemento absolutamente imprescindible. si bien el más comúnmente aceptado en la actualidad se basa en la migración y conversión de los documentos electrónicos de archivo a formatos Standard (SGML o XML) para su conservación definitiva. Evaluación documental: el elevado coste y complejidad de la
conservación de los documentos electrónicos a medio y largo plazo hace necesario realizar previamente una evaluación que determine el valor de los documentos con vistas a su eliminación o conservación temporal o permanente.más cortos que la propia durabilidad de los soportes.
. compatibilidad y facilidad de transferencia y conversión. si bien es todavía un campo abierto a la investigación. Esta solución. implica un importante coste económico en recursos informáticos y humanos. Si esta función de evaluación ya es necesaria para las series documentales en papel. pudiendo aportar en la actualidad sólo algunas recomendaciones generales o buenas prácticas aconsejadas:
Intervención "a priori”: Supone un trabajo común por parte del servicio de archivos. si se mantienen las condiciones de conservación mencionadas en el apartado anterior. de acuerdo con las características de universalidad. Existen múltiples iniciativas en ámbitos internacionales para hacer frente a este grave problema que amenaza con hacer desaparecer la memoria de la historia más reciente de la Humanidad. en colaboración con el servicio de informática y tiene por objeto normalizar y fijar los formatos electrónicos utilizados en una organización. Intervención "a posteriori": Existen diversos métodos y estrategias de conservación de los documentos electrónicos en los archivos. no obstante. con el fin de decidir cuáles de ellos son los más adecuados para la creación de documentos informáticos. no asegura completamente la conservación de todos los elementos y en cualquier caso.
que no se requiera guardar.8. Eliminar todos aquellos documentos electrónicos que hayan sido impresos e integrados en su expediente en papel. se propone la aplicación de una serie de recomendaciones prácticas para evitar la pérdida irremediable de documentos de valor permanente para las organizaciones que sólo existen en soporte informático. RECOMENDACIONES DE APLICACIÓN EN
GESTIÓN INFORMATICOS
Trabajo en equipo entre el personal informático. NO guardar los documentos de archivo mezclados con otros documentos personales. etc. asegurando su organización y conservación a corto y medio plazo NO guardar los documentos en el mismo directorio que los diferentes ficheros del sistema o de las aplicaciones. Establecimiento de políticas de evaluación y selección de los documentos a aplicar desde el momento de concepción y creación de los mismos. En tanto la Universidad no disponga de un Sistema de gestión de documentos electrónicos corporativo. Una vez cerrado el expediente. documentos que se puedan aprovechar como modelos o patrones (actas de reuniones. oficios. archivista y las propias oficinas de gestión. circulares) y las versiones definitivas. excepto cuando se trate de documentos reutilizables o actualizables.
. Por ejemplo: documentos que se actualizan periódicamente. notas. se han de eliminar todos los borradores. Aplicación de criterios archivísticos a la hora de gestionar los documentos electrónicos y activa participación del Archivo en la creación del archivo digital de la institución.
Bases de datos de actualización constante o periódica: constituyen el caso más habitual. El lenguaje más extendido en la actualidad es SQL. pudiendo presentar estructuras relativamente complejas. realizar una primera fotografía de la base de datos y archivados posteriores de las modificaciones realizadas. archivar en ambos casos también los datos que son retirados de la base.8. de fragmentación de partes de la base. el productor puede determinar otros tipos de fases de validación.
.1. Bases de datos:
Una base de datos está constituida por la agrupación de múltiples ficheros y tablas en una misma aplicación. en relación con el archivero y prever su archivado según estos criterios de validación. Existen diversas tecnologías para la gestión de bases de datos.
Dentro de cualquier organización puede existir una amplia tipología:
Bases de datos creadas para una necesidad puntual: en este caso
es fácil identificar su utilidad administrativa y a partir de qué momento se pueden dar por cerradas. el cual permite manipular fácilmente las bases de datos con un SGBD-R (sistema de gestión de base de datos relacional). que puede ser según los casos: archivar periódicamente una fotografía de la base de datos en ese momento determinado. En este caso hay que determinar los momentos de validación y fijación de los datos y establecer una estrategia a seguir.
borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados. actas. Los mensajes enviados o recibidos han de ser guardados y clasificados en carpetas de mensajes en el mismo momento en que se recibe o envía un mensaje.8. Sin embargo. se aconseja utilizar los siguientes métodos:
Imprimir el mensaje y sus documentos anejos y guardarlos en su expediente de papel. Se resumen algunas recomendaciones prácticas para su gestión: Separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los mensajes informales que no proporcionan evidencia de políticas oficiales o transacciones de la organización.2 Correo electrónico:
El correo electrónico está teniendo un fuerte impacto en la forma en la que las organizaciones desarrollan sus actividades. cualquier documento que inicia. las ventajas de este sistema pueden verse eliminadas si los sistemas de correo electrónico y de tránsito de los documentos electrónicos no son gestionados de forma efectiva. Cuando se trate de documentos de conservación permanente. en la medida en que mejoran las comunicaciones internas. agendas. eliminan el papeleo y automatizan las rutinas de trabajo. correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización. informes finales o recomendaciones. previa configuración de las carpetas de las series documentales correspondientes en el mismo programa de correo. En tanto no se disponga de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que permita un almacenamiento de estos documentos con su meta datos correspondientes en una aplicación corporativa. Los tipos de mensajes que habitualmente constituyen documentos de archivo son: políticas y directrices. será necesario establecer otras formas de archivado. planes de trabajo.
. autoriza o completa una transacción dentro de la organización. Realizar una copia periódica en disco óptico de las carpetas con sus mensajes y documentos anexos.
ANEXOS FORMATO CARTA COMERCIAL CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
De 2 a 3 Cm.9.
ANEXO II FORMATO DE MEMORANDO
De 2 a 3 Cm.ANEXO III FORMATO DE CIRCULAR
FORMATO IV INFORME ADMINISTRATIVO
De 3 a 4 Cm.ANEXO V ACTA ADMINISTRATIVA
De 2 a 3 Cm.ANEXO VI FORMATO DE CONSTANCIA Y CERTIFICADOS
De 2 a 3 Cm.ANEXO VII HOJA DE TRASFERENCIAS DE DOCUMENTOS
ANEXO VIII MODELO ETIQUETAS PARA CAJAS DE ARCHIV INACTIVO
De 2 a 3 Cm.ANEXO IX FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
RESUELVE ARTICULO PRIMERO: Crear el Comité de Archivo de la Universidad del Cauca. conforme el numeral 2 del considerando y a la estructura organizativa actual de la Institución. como organismo. los Comités de Archivos de Instituciones de Educación Superior. R-224 de 2004 (MAYO 11) Por la cual se deroga la Resolución No. por medio de la cual se establecen reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado Colombiano. en su articulo segundo estipula el ámbito de aplicación de la misma. y
1. en ejercicio de sus funciones legales y estatutarias. que se encargue de direccionar.RESOLUCION No. adscrito a la Secretaría General de la Universidad del Cauca. crea El Consejo de Archivos de la Universidad del Cauca como organismo que se encargue de coordinar y dirigir la reorganización del Archivo administrativo en la Universidad del Cauca. prevé sus integrantes y funciones 4. considerando las instituciones archivistas que integran el Sistema Nacional de Archivos 2. 015 del 23 de Enero de 1998 proferida por la Rectoría de la Universidad del Cauca. coordinar y controlar la función archivista en la Institución. Por lo expuesto. La Resolución No. 57
. El Titulo II de la mencionada norma considera entre los órganos Asesores. 3. La ley 594 de 2000. 015 del 23 de Enero de 1998 que crea el Consejo de Archivos de la Universidad del Cauca El RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA. La Universidad del Cauca requiere la constitución de un organismo que se atempere a la disposición vigente en materia de archivo. de Coordinación y Ejecución del Sistema.
Direccionar y Coordinar los planes.
. cumplirá con las siguientes funciones: • • • Recomendar políticas en materia de archivos para la Universidad del Cauca. programas y proyectos que en materia de archivos pueda adelantar la Universidad del Cauca.
ARTICULO CUARTO: Derogar en todas sus partes la Resolución 015 de Enero 23 de 1998. programas y proyectos formulados sobre la materia. quien lo presidirá Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado. y demás normas que le sean contrarias. Evaluar y Controlar los planes. Director del Centro de Investigaciones Históricas Jefe Oficina de Coordinación de Archivo
ARTICULO TERCERO: El Comité de Archivos de la Universidad del Cauca.ARTICULO SEGUNDO: El Comité de Archivos de la Universidad del Cauca estará integrado así: • • • • El Secretario General de la Universidad del Cauca. ANÓTESE. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Se expide en Popayán a los 11 días del mes de mayo de Dos mil Cuatro (2004)
DANILO REINALDO VIVAS RAM OS Rector.
como parte fundamental de la gestión documental.RESOLUCION No. radicación y distribución de sus comunicaciones. de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de gestión documental y a los programas de conservación. 4. R-225 de 2004 (MAYO 11) Por el cual se redirecciona el Area de Correspondencia y Archivo de la Universidad del Cauca. para lograr mayores niveles de calidad en la prestación de los servicios institucionales. por el. RESUELVE
. por medio de la cual se establecen reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado Colombiano. y CONSIDERANDO 1. El acuerdo No. centrales e históricos. del Archivo General de la Nación. El RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA. en su artículo Tercero estipula: "Las entidades deberán establecer. Por lo expuesto. de acuerdo con su estructura. Se hace necesaria la normalización de los procedimientos de correspondencia en la Universidad del Cauca. en ejercicio de sus funciones legales y estatutarias. la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada. en su articulo cuarto. 060 de Octubre 30 de 2001. los servicios de recepción. estipula que la dirección y coordinación de la función archivística corresponde al Archivo General de la Nación 2. integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión. cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. El acuerdo 105 de 1993 del Honorable Consejo Superior de la Universidad del Cauca. considera la gestión documental a cargo de la Secretaría General." 3. La ley 594 de 2000. por el cual se expide el Estatuto General de la Institución.
de la correspondencia llegada a la Universidad del Cauca. destino. anexos. la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada.. Definición de un esquema único para la elaboración de correspondencia en la Universidad del Cauca.
ARTICULO SEGUNDO: La Unidad de correspondencia funcionará como una dependencia adscrita a la Secretaría General de la Institución. con reglamentación interna propia. recursos físicos y elementos necesarios para adelantar su gestión de manera eficiente y eficaz. Asignación de numeración consecutiva única para la Institución.ARTICULO PRIMERO: Crear e implantar en la Universidad del Cauca. Revisión para verificar las competencias en cuanto a firmas se refiere. de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y a los programas de conservación. datos de origen de la persona o Institución remitente.
ARTICULO TERCERO: La Unidad de Correspondencia o Ventanilla Unica diseñará.. su registro.
. Velar por el cumplimiento y aplicación de la normatividad vigente. Recepción. Establecer horarios de atención al público y su divulgación al público en general. Para efectos organizacionales la unidad se denominará "Ventanilla Unica". radicación y distribución. radicación y distribución de sus comunicaciones. dirección donde se debe dar la respuesta Diseño de los controles y formatos necesarios para recepción y seguimiento a tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas Velar por la conservación documental y la imagen corporativa institucional. integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos _e gestión. los servicios de recepción. personal suficiente y capacitado. central e histórico. formalizará y divulgará sus propios manuales de procedimientos oportunamente
ARTÍCULO CUARTO: Son funciones de la Unidad de correspondencia: • • • • • Capacitar y orientar a las dependencias universitarias sobre envío de comunicaciones y sus condiciones.
ARTICULO QUINTO: La presente resolución. contará con un término de transición e implementación contado entre la fecha de su expedición y el31 de Diciembre de 2004.
. Se aplicará a partir del 10 de Enero del año 2005
ANÓTESE. CUMPLACE Y COMUNIQUESE Se expide en Popayán a los 11 días del mes de mayo de Dos mil Cuatro (2004)
y Leyva Palma. Mikelarena Peña.Normas técnicas para elaborar documentos: Bernarda García y Ana Maria Chávez. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación administrativa. [En línea] < http://www. .Cruz Mundet. Universitat Jaime I [Manual de uso Interno].Doyle. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid. . . . A. Popayán Colombia 2004/ 2da edición Manual Archivo Central
. 1991. Guadalajara: Anabad Castilla-La Mancha. . 1996. Paris: UNESCO.Roberge. La gestió dels documents administratius. La preparación de manuales de gestión de documentos Para las administraciones públicas: un estudio RAMP. Manual de tratamiento de archivos administrativos. V.R. Castellón.Manual de l’Arxiu Intermedi de la Universitat de València [Manual de uso interno]. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas Municipales. . Madrid: Dirección de Archivos Estatales.L.Cruz Mundet. 2001. Madrid: Marcial Pons.Fernández Gil. . M. Universitat Pompeu Fabra.Diccionario de terminología archivística. Manual de Archivística.
. F. – Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiz Pérez. Granada: CEMCI.upf. Madrid: Dirección de Archivos Estatales.Manual de gestió de l’Arxiu General. . . 1997. y Freniere. A.. Información y documentación Administrativa. . J. Barcelona: Diputación.R.Molina Nortes.es/arxiu/> . 1993.Manual dels arxius de gestió. Madrid: Tecnos.BIBLIOGRAFÍA BASICA. . M. J. 1993.Conde Villaverde. 1998. M.Dupla del Moral. 1992. J. 1999. P.
Laura Ismenia Castellanos Vivas Secretaria General Universidad Del Cauca José Fernando Pérez Restrepo Coordinador Archivo Central Universidad Del Cauca Edgar Hernán Tintinango Auxiliar Archivo Central Técnico en Archivistica Universidad Del Cauca
Universidad Del Cauca Secretaria General Area Correspondencia y Archivo 2008
Documents Similar To Manual ArchivoSkip carouselCICLO VITAL DE LOS ARCHIVOSINSTRUCTIVO T.R.D. Y T.V.D. SENAOficial - Guia Implementacion de Un Pgd[1]INSTRUCTIVOS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTALManual de Archivo y CorrespondenciaFormato Trd y Tvd Sena Norte de SantanderServicios archivísticosNormas Tecnicas ColombianasLa Archivistica en MexicoGUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALProceso Gestion DocumentalEl Cuadro de ClasificacionManual de Archivo y Administración de documentosTaller Semana 4 - Registros SGCarchivoPrincipios para la organización de archivos administrativosGTH-IN-001 Archivo de Hojas de VidaUnidades archivísticasCiclo Vital de Los Documentos de Archivo.oandes GerenciaFunciones Del Tecnico en Gestion DocumentalSERIE DOCUMENTALFUNDAMENTACIÓN CONCEPTOS Y PROCESOS ARCHIVISTICOS02 Anexo Resol 3751 de 2008 Manual de Procesos y procedimientos V2008Manual de Gestión DocumentalADMINISTRACION DOCUMENTALFormato Diagnóstico DocumentalUnidades de Infomación y sus tipos - Mapa ConceptualGUÍA METODOLOGICA DE FONDOS ACUMULADOSempanaditas_fe_pge.pdftablas de retencion

References: Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución