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Timestamp: 2018-02-25 16:45:37+00:00

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INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. DEL PERÍODO ENERO-DICIEMBRE 2011, RENDIDO POR EL GERENTE DR - PDF
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María Rodríguez Hernández
1 INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. DEL PERÍODO ENERO-DICIEMBRE 2011, RENDIDO POR EL GERENTE DR. HERNEY ROJAS ARENAS. RENDICIÓN: En cumplimiento de la Ley 951 de 2005, la Circular 11 de 2005 y la Resolución orgánica 5674 de la Contraloría General, se presenta este informe de Rendición de cuentas a diciembre 31 de DIRECCION FINANCIERA La Beneficencia del Valle ha ejecutado del ingreso presupuestado el 88.14% que asciende a la cifra de $ , y en el gasto se ha ejecutado el 86.02% de lo Presupuestado, que asciende a la suma de $ (tomando estos dato según los giros realizados). Se hizo la Proyección financiera de la concesión del juego de Apuestas Permanentes Chance periodo , por un valor total de $ , incluidos los gastos de administración. Como quiera que el año 2010 estuvo caracterizado por gran variación de la legislación, decretos 127 y 130 de enero 21 de 2010 que aumentaron el impuesto IVA a los juegos de azar del 5% al 16% y los gastos de administración del 1% al 3%, y la ley 1393 de julio 12 de 2010 que derogó los estudios de mercado y estableció una fórmula para la liquidación de la rentabilidad mínima aplicable a todos los contratos vigentes, se hizo necesario la modificación de los cinco contratos de concesión respecto de los años 2010 y Por ello, la Liquidación de los Contratos actuales del Chance para 2010 y 2011 se realizó por valor de Se optó por una modificación de mutuo acuerdo para evitar un conflicto posterior al Departamento y para garantizar seguridad jurídica. Por efectos de la normatividad, Ley 1393 de 2010, y de acuerdo con la fórmula de rentabilidad mínima establecida en el artículo 23 de la ley, la Salud del Departamento dejaría de recibir por los 2 años aproximadamente millones, pero en el mutuo acuerdo se definió que el impacto fuera de , es decir millones menos. Se presentarán en el mes de diciembre las reclamaciones ante el Ministerio de Hacienda de las sumas que deben compensarse a la Beneficencia del Valle por la disminución de los derechos de explotación como consecuencia de la promulgación de la ley 1393
2 de 2010, por el año 2010 y se dejará lista la reclamación por el año 2011 para que sea presentada el 2 de enero de Lo anterior por cuanto la ley 1393 en su artículo 4º dejo establecido un fondo de compensación por las eventuales disminuciones de los derechos de explotación con el 2% del impuesto de IVA a los juegos de suerte y azar. La presente administración, en un acto de responsabilidad, dejó garantizado para 2012 la adición a los contratos de Billetes de lotería y de los formularios de chance para los meses de enero y febrero de 2012 con presupuesto de 2011, toda vez que por cambio de gobierno legalmente no se puede comprometer vigencias futuras. En vigilancia se dejará garantizado por todo el mes de Enero de 2012 el cual le cuesta a la Entidad $ , el de Seguros con un costo de $ , el de la billetes de lotería, que incluye los cinco (5) sorteos de enero y cuatro (4) sorteos del mes de febrero con un costo de $ , y el suministro de talonarios de chance para los meses de enero y febrero de 2011 por un valor de $ Con esta decisión, se evitan traumatismos para la nueva administración. Esto indica que esta administración está afectando Presupuesto de 2011, para garantizar estos servicios vitales para el buen desempeño de la Entidad, en la suma de $ La Entidad presentaba un Déficit de Tesorería a 31 de Diciembre de 2010 de $ millones. Sin embargo con recursos de la vigencia pago los $2.080 millones a diciembre 31 de En la vigencia 2011, la Entidad canceló la totalidad del Déficit Contable que traía de años anteriores por valor de $ En 2011 se atendieron las recomendaciones que la Contraloría Departamental venía haciendo a la Entidad desde hace ya varios años y que el área financiera no había resuelto. Para 2011 se implementó dicha solución a través de un Plan de Mejoramiento, que se enuncia a continuación: se creó dentro del Presupuesto de Gastos el rubro reserva técnica para pago de premios 2011, el cual permite reflejar el comportamiento de este rubro, separado del Pago de Premios. Se creó también una columna nueva dentro de la Ejecución Presupuestal de Gastos llamada cuentas por pagar, que permitirá mirar los saldos que van quedando de los rubros presupuestales mes a mes. se ajustaron algunos rubros tanto del ingreso como del gasto, los cuales estaban sobrevalorados, ello con el propósito de aterrizar las cifras a las realidades de la Entidad.
3 Se giró a la salud del Departamento en el mes de julio de este año por concepto de premios no reclamados la suma de ,36 por premios no reclamados 75% $ ,23 y control de juegos ilegales 25% $ ,13, de conformidad con la dispuesto en la ley 1393 de Igualmente se ordenó el traslado al Fondo Departamental de Salud de $ que se encontraban en cuentas de libre destinación provenientes de derechos de explotación en litigio y por resolución se ordenó su pago al Departamento. Este dinero venía siendo reclamado como devolución por la agencia de Chance Apuestas Azar EU, petición que fue denegada. Por transferencias por concepto de renta de lotería correspondiente al 12% de los ingresos brutos periodo enerodiciembre de 2010 se giraron al Fondo Seccional de Salud $ millones y enero-diciembre de 2011 se han girado $ millones que representa un incremento respecto de 2010 del 9.43%, tal como se observa en el siguiente cuadro detallado mes a mes: TRANSFERENCIAS A LA SALUD LOTERIA ENERO A DICIEMBRE DE 2011 ENERO DICIEMBRE DE 2010 MES VENTAS 12% VENTAS 12% ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
4 AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Por concepto de impuesto a ganadores la entidad giró al Fondo Seccional de Salud del Departamento de enero-diciembre de 2010 $ Millones y enero- diciembre de 2011 $ millones, suma que representa un 30,70% de incremento en la transferencia a la Salud frente al año 2010, tal como se muestra en el siguiente cuadro: TRANSFERENCIAS A LA SALUD 17% ENERO - DICIEMBRE DE MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
5 SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL las ventas de lotería comparado con el periodo enero- diciembre de 2010 fueron: de $ millones y para el periodo enero diciembre de 2011 fueron de $ millones con un incremento del 6.00%, tal como se puede apreciar en los siguientes cuadros: VENTAS ENERO-DICIEMBRE DE 2010 VENTAS ENERO-DICIEMBRE DE 2011 ENERO ENERO FEBRERO FEBRERO MARZO MARZO ABRIL ABRIL MAYO MAYO JUNIO JUNIO JULIO JULIO AGOSTO AGOSTO SEPTIEMBRE SEPTIEMBRE OCTUBRE OCTUBRE NOVIEMBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE DICIEMBRE TOTAL TOTAL Elaboración del Proyecto de Presupuesto 2012 de la Entidad por la suma de Los informes y archivos solicitados por las diversas entidades Contaduría General de la Nación, Supersalud, Contraloría Departamental, Secretaría de Hacienda, Planeación Departamental fueron entregados oportunamente.
6 Se hizo entrega oportuna a la Dirección de Calidad de los indicadores inherentes al área financiera, con sus respectivos análisis. Utilidad acumulada de enero-diciembre de 2010 fue $ 105 millones, Utilidad acumulada enero-diciembre 2011 es de 554 millones. Al comparar los resultados obtenidos encontramos que la Empresa pasó de diciembre de 2010 a diciembre de 2011 a incrementar su utilidad, tal como se observa en el siguiente cuadro: UTILIDAD ENERO-DICIEMBRE DE ,60 UTILIDAD ENERO-DICIEMBRE DE ,19 LOGROS: Se adicionó al seguro general para 2011 un cubrimiento por el riesgo de infidelidad y riesgos financieros, MULTIRIESGOS en responsabilidad civil, con una cobertura de $ 800 millones para prever fraudes financieros. En años anteriores solo existía una cobertura dentro del seguro general por responsabilidad de directivos de $ 200 millones. Justamente, se logró al finalizar la vigencia que la Aseguradora reconociera a la Entidad una indemnización por valor de $ , en razón a la cobertura de responsabilidad de directivos a raíz del fraude hecho a la Empresa a comienzos de 2010 con un cheque de $ , del cual sólo aplicó el 50% de la cobertura de $ 200 millones menos el deducible, porque no fue identificado un funcionario responsable. Con la gestión realizada con los concesionarios de chance también se obtuvo mediante la firma del otro sí a los contratos, un pago por valor de $ 396 millones de pesos por concepto de gastos de administración. 2.- ÁREA COMERCIAL El área Comercial Cumplió con el objetivo de brindar asesoría y apoyo permanente a la entidad, al igual que el mantenimiento de sus canales de distribución. Igualmente, en el desarrollo de la misión de la Entidad, se enmarcó dentro de los procedimientos y estrategias establecidas en el Plan Estratégico y del Plan de Acción de la Beneficencia del Valle; desarrollando estrategias y actividades con el fin de promover e incentivar el mercado y las ventas del producto loteria.
7 LOGROS OBTENIDOS. En la búsqueda por cumplir con los objetivos misionales de la entidad, se adelantaron las siguientes acciones: DE TIPO COMERCIAL: Canal Tradicional mejoramiento al Producto e imagen: Se cambió el diseño de los billetes; con el fin de darle más vida y presencia a la imagen de nuestro producto; igualmente se utilizó el espacio de impresión donde va la imagen para realizar convenios, con el fin de obtener beneficios, como fue el caso con la Secretaria de Cultura Municipal, que nos suministró la agrupación de salsa para el evento de Gala en el teatro estudio de telepacifico y la orquesta para la animación de la fiesta del lotero con motivo de la celebración de los 80 años de la Lotería del Valle. A continuación se muestra este logro gráficamente: Se realizó y coordinó el Evento de Gala de conmemoración de los 80 Años de la Loteria, en el teatro estudio de Telepacifico el 16 de Septiembre. Se realizo el lanzamiento del Nuevo Plan de Premios el 01 de Diciembre en el Parque de banderas contando con la asistencia de más de personas en compañía de la emisora RADIO UNO; manejado austeridad en el presupuesto.
8 Se propuso un nuevo manejo a la contratación de los medios de comunicación, a partir del mes de octubre; donde cada proveedor además de pautar las piezas publicitarias deberá presentar una propuesta amarrada a una estrategia que pudiera tener un estimulo a la venta. Se publicó un libro conmemorativo de los 80 años de la Lotería del Valle con lo cual se contribuye a recordar la historia de la Entidad y al posicionamiento de la marca CAMBIO DE PLAN DE PREMIOS En concertación con distribuidores, loteros, la Junta Directiva, el Comité de Gerencia y funcionarios de la Beneficencia, se diseñó un nuevo plan de premios de la Lotería. El anterior estaba generando un alto riesgo financiero por el incremento que se había producido al disminuir el número de series en 23, y el incremento de las ventas obtenido no compensaba en cifras económicas la mayor probabilidad en el pago de premios mayores. Se pasó entonces de $ millones el premio mayor a $ y se disminuyó el efecto probabilidades de pago de los premios mayores pasando de 77 a 100 series. Se diseñó una campaña de lanzamiento del nuevo plan de premios que ha incluido las siguientes acciones. El 2 de diciembre gran concierto de orquestas en asocio de Radio Uno en el Parque de las Banderas con asistencia de más de personas. El 6 de diciembre lanzamiento en Bogotá en la casa del Valle con la presencia de los distribuidores, algunos medios, y personalidades del Valle en diferentes escenarios de la Capital. Se proyectó el comercial de la campaña. Desde los primeros días del mes de noviembre se adelantó la campaña publicitaria en radio y televisión con dos componentes: Comercial informando del nuevo plan de premios que pasó de $ a $ millones y atractivos secos y aproximaciones. Promocional con intensa campaña publicitaria que incluye la rifa de dos combos de electrodomésticos y un carro Aveo cero kilómetros, el 21 y 28 de diciembre de Premios que se sortearán con los billetes no ganadores de premios en efectivo.
9 Como quiera que la Superintendencia requirió a la Entidad para el ajuste del Plan de Premios de acuerdo con las variables de ingresos y gastos la junta directiva en reunión del 26 de diciembre de 2011 ajustó al nuevo Plan a un premio mayor de $ millones a partir del primer sorteo del mes de febrero y con un plan global de $ Crecimiento del Canal Tradicional Distribuidores: Se han aumentado en 17 el número de distribuidores de la Lotería. Se aumentó la presencia en 03 departamentos donde no existía presencia: Cundinamarca, Meta y Boyacá. NUEVOS DISTRIBUIDORES CIUDAD AGENTE DISTRIBUIDOR CUPO ACEPTADO DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA BOGOTÁ DIEMAG S EN C. 500 BOGOTÁ DISTRIB. LOTS. GERARDO MUÑOZ BOGOTÁ SANTAFEREÑA DE LOTERIAS BOGOTA DISTRIBUIDORA SAN CARLOS 500 BOGOTÁ SANTAFEREÑA DE LOTERIAS BOGOTÁ GILDARDO TORRES 500 BOGOTÁ GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA GIRARDOT SOC. INVERJUEGOS SUERTE Y AZAR TOTAL CUNDINAMARCA DEPARTAMENTO DE CAUCA POPAYAN ACERTEMOS S.A DEPARTAMENTO DE META VILLAVICENCIO INVERSIONES HERRERA K.E. LTDA 500 ACACIAS DIST. DE LOTERÍAS CASTILLO 500 VILLAVICENCIO DIST. DE LOTERÍAS CASTILLO 500 TOTAL META 1500 DEPARTAMENTO DE BOYACA SOGAMOSO LOTERIAS EL SOL 250 TUNJA NUEVO MILENIUM R.G. 500 SOGAMOSO COMERCIAL DE LOTERIAS 500 TOTAL BOYACA 1250 DEPARTAMENTO DE TOLIMA IBAGUÉ TOLISUERTE 500 DEPARTAMENTO DE CASANARE YOPAL LOTERIAS EL SOL 250 TOTAL NUEVOS DISTRUBUIDORES Incentivo para distribuidores: En el marco de la celebración de los 80 años de la Lotería del Valle, se invitó a los distribuidores de todo el país, como incentivo a las ventas, con el fin que ellos participaran en los eventos que se realizaron del 12 al 18 de Septiembre.
10 Para la invitación se estableció una mecánica con base en resultados en las ventas.se contó con la participación de aproximadamente 50 distribuidores de todo el país. Se programaron y realizaron seis jornadas de mantenimiento con los distribuidores del departamento del Valle del Cauca, logrando afianzar los lazos comerciales y mejorando la comunicación, la cual es vital en mercadeo; al igual en departamentos donde la lotería ha estado perdiendo participación, logrando aumentar cobertura, y recuperando la presencia y aumentando el nivel de ventas en estas regiones. Se reactivaron 04 distribuidores de Bogota, después de llegar a acuerdos conjuntos. REACTIVACION DE CUPOS BOGOTÁ LUIS LIZARAZO 500 BOGOTA REPRESENTACIONES NANCY 1000 BOGOTÁ CENTRAL DE LOTERIAS 1000 BOGOTA BOGOTANA DE LOTERIAS 1000 TOTAL DISTRUBUIDORES REACTIVADOS 3500 Canal Tradicional loteros: Se realizó y coordinó La Brigada del Lotero Vallecaucano del 12 al 16 de Septiembre. Se realizó y coordinó la Fiesta del Lotero en el club Yanaconas, contando con una participación de aproximadamente loteros. Fue una actividad de todo el día con actividades lúdicas y recreativas. Se entregaron regalos y sorpresas a los loteros. Incentivos a loteros y distribuidores del Valle del Cauca, Cauca, Risaralda y el Caribe Colombiano. Con el fin de poder incentivar a los loteros con el pago de las aproximaciones, pagándoles las 2, 3 últimas cifras y el mayor sin serie, por la venta del billete completo de esta forma potencializar la venta y estimular el compromiso por parte de los loteros. Dos Últimas $ Tres Últimas $ Mayor Sin Serie $
11 INCREMENTO DE LAS VENTAS En comparación con las ventas presentadas al corte del mes de diciembre del 2010 se ha presentado un incremento de $ , lo que representa un crecimiento del 6%, lo que le ha significado a la LOTERIA DEL VALLE, pasar del puesto séptimo al sexto a nivel nacional. COMPORTAMIENTO A DICIEMBRE VENTAS Diferencia % Crecimiento Venta Bruta Fracciones Vendidas ,51 Premiación ,91 1. DE TIPO TECNOLOGICO: Nuevos Canales de Distribución LOTERIA EN LINEA LOTTIRED ATRAVES DE LA VENTA TIENDA A TIENDA LOTTIRED es el CANAL de ventas de lotería electrónica, creado para acercar la lotería al cliente final, con ventajas que benefician principalmente al cliente, como la posibilidad de elegir los cuatro números que siempre ha querido jugar y otros servicios adicionales que incluye la plataforma.
12 Aprovechando este canal se propuso vincular al gremio de los tenderos a través de la venta tienda a tienda, Teniendo en cuenta lo anterior y según estudios realizados la fuerza tradicional de ventas que son los loteros, actualmente no se está renovando y cada vez va en disminución. La Beneficencia del Valle iniciara en alianza con LOTTIRED, la vinculación de los tenderos para la venta de loteria a través de este canal, con el fin de cumplir con este objetivo, donde se espera por parte de LOTTIRED, publicidad y uniformes a los nuevos vendedores Tenderos. Por otra parte, se fortaleció la estrategia publicitaria a través de los medios y del DIARIO DE OCCIDENTE, con el acompañamiento continuo de los distribuidores, quienes serán los directamente responsables de la logística y el manejo del tema de cartera; la lotería por su parte contribuirá de la siguiente forma: Se les incluirá en la estrategia de ventas actual con la emisora RADIO UNO y el evento El Parrandon que se viene realizando en los barrios. Fortaleciendo este nuevo canal, por medio de pautas publicitarias en medios de comunicación impresa y radial. Asistiendo a reuniones mensuales con el gremio de los tenderos motivándolos para que se vinculen. Actividades de BTL. Afiche Dispuesto en cada una de las tiendas. Menciones de Radio a través de Radio Uno. Artículos de Prensa. Se arrendó a la empresa de los distribuidores creada para este fin un local en el Edificio de la Beneficencia del Valle, en el cual serán atendidos los tenderos para su actividad de venta de lotería. CANAL DE LOTERIA ABONADOS MERCALOTERIAS EN ALMACENES LA 14 Con el fin de poder desarrollar un producto, para que la Lotería del Valle llegue a los estratos 4, 5 y 6. Ofreciendo la seguridad en la transacción que brindan los almacenes Con servicio al cliente personalizado. Con el envío de los resultados de los sorteos y promociones vía correo electrónico. Posibilidad de jugar el número de suerte deseado de manera permanente. En 26 y/o 52 sorteos. Título Bono: Cliente VIP de la Lotería del Valle Descuentos promocionales, entradas a eventos, ferias, muestras, conciertos, etc. (Estrategia de direccionamiento de clientes a empresas afiliadas) Diferentes formas de pago (TC, asociados Coomeva, descuento por la factura de servicios públicos, etc.).
13 VENTA DE LOTERIA VIRTUAL Convenio con LOTICOLOMBIA, para la venta de lotería a través de pagina Web, ya se están revisando los documentos para dar inicio de esta nuevo canal de distribución para la LOTERIA DEL VALLE. DISMINUCIÓN DE LAS NOTAS DE DEVOLUCION Los días miércoles en el momento de la devolución, los distribuidores envían los correspondientes archivos, para aplicar en el sistema y poder obtener las ventas de cada uno. Anteriormente se les habían cerrado los parámetros de devolución y solo podían realizar la propia, si llegaban billetes de otro distribuidor esta lectura era rechazada en el sistema de la Lotería, generando NOTAS DE RECHAZO de devolución y además notas debito para el cobro de cartera, generándose una información errada en obligaciones por cobrar. Con el fin de subsanar estas inconsistencias y después de revisar el proceso, se detectó con el ingeniero de sistemas que no existía ningún problema en abrir los parámetros por distribuidor en el Valle del Cauca y cerrarlos solamente para la devolución por Departamento, dando la posibilidad que los loteros que realizan tanto la compra de lotería como la devolución en cualquier agencia donde retiran la billeteria. 2. DE TIPO OPERATIVO: Se realizo una depuración de las carpetas de los distribuidores, actualizando toda la documentación de estos; con el fin de garantizar una menor exposición al riesgo en el tema de pólizas logrando pasar de solo 18 distribuidores con póliza de garantía a 100 distribuidores con el lleno de este requisito. Se ha depurado la cartera por parte de los distribuidores, logrando pasar de una rotación de 15 días a 9 días en Promedio. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CARTERA ROTACION DE CARTERA Mes ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO Cartera Venta No. De días de cartera
14 Mes JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE Cartera Venta No. De días de cartera Mes NOVIEMBRE DICIEMBRE Cartera Venta No. De días de cartera 13 9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: RECOMENDACIONES: Es indispensable mantener una estrategia de comunicación fluida con distribuidores y vendedores de lotería que permitan un mejor ambiente para las ventas del producto lotería. En esta administración la comunicación con estas fuerzas del mercado fue permanente y eso posibilitó un incremento de las ventas y de las relaciones comerciales La experiencia que deja la estrategia de mercadeo dirigida hacia clientes compradores de lotería, distribuidores, loteros, y taquilleros, muestra que lo más efectivo para la venta es la inversión de los recursos de comercialización hacia los loteros, distribuidores y taquilleros en primer lugar. Se pudo detectar a lo largo de varios promocionales con la rifa de carros y entrega de incentivos a loteros, distribuidores y taquilleros, que es más efectivo la motivación de la fuerza de ventas. Lo cual es una estrategia que vienen utilizando las demás loterías como la lotería del Cauca y les ha dado muy buenos resultados. Los incentivos impactan más la venta si van dirigidos hacia la fuerza tradicional que son los loteros. En cambio, la publicidad de recordación de marca dirigida hacia el cliente es más importante por la competencia que existe en los juegos de suerte y azar. Se debe hacer un seguimiento permanente al presupuesto en relación con las ventas y la participación por cada departamento, tanto para las actividades comerciales, de incentivos y publicidad como promocionales. Lo anterior para hacer los ajustes que se requieran al presupuesto en el primer semestre con los excedentes para mejorar la inversión en publicidad y promoción. Se debe mantener la estrategia de publicidad intensiva que incluya todo el País con el fin de ser más competitivos con el producto Lotería del Valle.
15 Es importante mantener la ofensiva comercial en la Capital del País, Bogotá, y en las ciudades de la Costa Atlántica, regiones que han venido creciendo en ventas de la Lotería del Valle. Se realizó una depuración concertada con los distribuidores de la asignación de los cupos de la loteria actual, toda vez que la efectividad en venta promedio sobre lo impreso se encuentra en un 18% sobre la venta, generando esto un sobrecosto en la impresión. Por ello se disminuyó la impresión de billetes generando un ahorro notable en el presupuesto. CONCLUSIONES: Se ha logrado cumplir con el objetivo comercial de la Entidad en el mantenimiento y mejora de sus canales de distribución, la estrategia comercial en el desarrollo de su misión, se enmarcó dentro de los procedimientos y estrategias establecidas en el Plan Estratégico del Departamento y del Plan de Acción de la Lotería del Valle; implementando estrategias y actividades permanentes con el fin de promover e incentivar el mercado y las ventas de la Lotería. El cambio del plan de premios por un lado, mejora la expectativas para el cliente pues se pasa de un mayor de millones a uno de $ 1.200, lo cual mejora la oferta de la lotería y al aumentar el número de las series pasando de 77 a 100 se disminuye el riesgo financiero puesto que el pago de premios se debe mover dentro del presupuesto aforado del 40% del valor de la venta. Departamento del Valle del Cauca PLAN DE ACCION ACTIVIDADES DEL SUBPROGRAMA DE JULIO A DICIEMBRE DE 2011 SEGUIMIENTO AL CORTE DEL 31 DE DICIEMBRE Gobernación ITEM CODIGO DESCRIPCION EJE OBJETIVO GENERAL 501 OBJETIVOS ESPECIFICOS PROGRAMA No. 1 SUBPROGRAMA ENTIDAD GERENCIA PÚBLICA, TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO Garantizar en el departamento y promover en los municipios la sostenibilidad y viabilidad de las entidades para el cumplimiento de la prestación de los servicios sociales, la promoción y gestion del desarrollo Aumentar los ingresos de la Entidad y Racionalizar el Gasto Fortalecimiento de las finanzas publicas Fortalecimiento de las finanzas del gobierno departamental Beneficencia del Valle del Cauca Meta de Producto Descripción Meta al 2011 PROYECTO ACTIVIDADES META ACTIVIDAD METAS 2DO SEMESTRE CUMPLIMIENTO OBSERVACION 1. Realizar visitas periodicas de supervisión y control a los Concesionarios de Apuestas sobre el cumplimiento de los Contratos. Realizar 10 visitas de supervision y control %
16 Cumplir con las transferencias presupuestadas por concepto de ventas de lotería y derechos de explotación de apuestas Garantizar el ingreso de los Derechos de Explotación pactados en los Contratos con los concesionarios. Incremento de las ventas del producto de la Lotería del Valle 2. Seguimiento y medición a través de indicadores del cumplimiento por parte de los concesionarios de Apuestas del pago de los derechos de Explotación pactados en los contratos 3. Verificación de la trasmision de datos de las apuestas permanentes en linea y en tiempo real. 1. Diversificar canales de distribución 2. Realizar promociones para distribuidores, taquilleros, loteros y cliente apostador, en todo el país. 3.Ampliar la red de Distribucion existente. Recaudar los ingresos presupuestados por derechos de explotación que ascienden a $ Seguimiento semanal a las ventas de chance desde la plataforma suministrada por CODESA en el servidor de la Beneficiencia del Valle. Aumentar en un canal adicional la distribucion y venta de Loteria Realizar una actividad promocional para distribuidores, taquilleros, loteros y cliente apostador en todo el país. Aumentar el numero de Distribuidores en todo el País. >=50% Se modifica de acuerdo a la ley 1393 de 2010 >= % % % >= % Informe de Apuestas Permanentes Chance En el año 2010 se generó una gran inestabilidad jurídica para los contratos de chance por los cambios legislativos. Se expidieron los decretos 127 y 130 el 21 de enero de 2010 y la ley 1393 el 12 de julio de En el artículo 23 de dicha ley se dejó establecido que regía en forma permanente para todos los contratos. En diciembre 23 de 2010 El Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar emitió concepto reafirmando que la ley se debía aplicar a los contratos en curso. La Beneficencia del Valle durante el transcurso del año 2011 estuvo atenta a la reglamentación de la ley para efectuar los ajustes a los contratos, no obstante, la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo del Ministerio de la Protección Social mediante Memorando del 4 de abril de 2011 dirigido a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, manifestó lo siguiente: i) La propuesta de reglamentar la rentabilidad mínima del juego de apuestas permanentes es improcedente por cuanto esta se encuentra determinada en la Ley 1393 artículo 23 que pretende reglamentarse; ii) No es posible en ejercicio de la potestad reglamentaria ir más allá de lo expresado en la disposición legal; iii) Tampoco es pertinente reproducir en la disposición reglamentaria la disposición legal que se pretende reglamentar so pretexto de facilitar su cumplida ejecución, puesto que devendría en un ejercicio innecesario; iv) La rentabilidad mínima de los contratos de concesión que se encuentren en ejecución será la establecida en
17 el artículo 23 de la Ley 1393 de 2010 modificatorio del artículo 24 de la Ley 643 de Fue así que esta administración tomó la decisión más conveniente para el Departamento, modificando los contratos y ajustándolos a la nueva legislación, buscando un mutuo acuerdo en mesa de concertación con los concesionarios que no solo evitara un riesgo jurídico de posibles demandas sino también garantizar estabilidad jurídica de los contratos y el pago de los recursos a la salud del Departamento. Existían dos escenarios posibles de acuerdo con la ley 1393 de 2010, el primero liquidar los años 2010 y 2011 con fundamento en el artículo 23 de la propia ley, liquidación que arrojaba una cifra de afectación para el Departamento de $ millones de pesos. Y el otro escenario, era con base en el hecho del príncipe, es decir, por la aparición de un hecho ajeno a los contratos y a las partes, que era el incremento del IVA en 11 puntos, proceder a descontarlos de los pagos mínimos que se debían hacer por derechos de explotación pactados en los contratos, lo cual arrojaba una cifra más conveniente para el Departamento de $ millones, no obstante la Administración propuso una cifra de $ millones prorrateada para los cinco contratos de acuerdo a su participación porcentual, lo cual se logró de mutuo acuerdo en largas jornadas de concertación, en las cuales participó la Junta Directiva de la Beneficencia del Valle. Con este acuerdo se logró que los concesionarios cancelaran los valores excedentes por concepto de derechos de explotación y de gastos de administración. De estos $ millones de afectación se presentó reclamación al Ministerio de Hacienda en lo correspondiente a la compensación establecida en la ley 1393 de 2010, lo cual se encuentra en trámite. Ese resultado es el que se presenta a continuación: Informe trimestral de pagos de los contratos de concesión a diciembre 31 de 2011: BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA EICE RELACIÓN TRIMESTRAL DE PAGOS APUESTAS UNIDAD DEL PACIFICO S.A D.E Y GASTOS ACORDADOS D.E Y GASTOS AJUSTADOS D.E Y GASTOS PAGADOS TRIMESTRE SALDO 1er TRIMESTRE do TRIMESTRE er TRIMESTRE to TRIMESTRE PAGOS EXTRAS
18 TOTAL BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA EICE RELACIÓN TRIMESTRAL DE PAGOS APUESTAS ASOCIADAS DE PALMIRAS S.A D.E Y GASTOS ACORDADOS D.E Y GASTOS AJUSTADOS D.E Y GASTOS PAGADOS TRIMESTRE SALDO 1er TRIMESTRE do TRIMESTRE er TRIMESTRE to TRIMESTRE PAGOS EXTRAS TOTAL BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA EICE RELACIÓN TRIMESTRAL DE PAGOS SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS LTDA D.E Y GASTOS ACORDADOS D.E Y GASTOS AJUSTADOS D.E Y GASTOS PAGADOS TRIMESTRE SALDO 1er TRIMESTRE do TRIMESTRE er TRIMESTRE to TRIMESTRE PAGOS EXTRAS TOTAL BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA EICE RELACIÓN TRIMESTRAL DE PAGOS APUESTAS UNIDAS DE TULUA S.A D.E Y GASTOS ACORDADOS D.E Y GASTOS AJUSTADOS D.E Y GASTOS PAGADOS TRIMESTRE SALDO 1er TRIMESTRE do TRIMESTRE er TRIMESTRE
19 4to TRIMESTRE PAGOS EXTRAS TOTAL BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA EICE RELACIÓN TRIMESTRAL DE PAGOS APUESTAS ASOCIADAS DE CARTAGO D.E Y GASTOS ACORDADOS D.E Y GASTOS AJUSTADOS D.E Y GASTOS PAGADOS TRIMESTRE SALDO 1er TRIMESTRE do TRIMESTRE er TRIMESTRE to TRIMESTRE PAGOS EXTRAS TOTAL INFORME DE LA MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS DE APUESTAS PERMANENTES (CHANCE) POR DISPOSICIÓN DE LA LEY 1393 DE JULIO 12 DE Informe de contrato de concesión No con Apuestas Unidas del Pacífico (Buenaventura) V/ inicial contratado 2010 $ V/inicial contrato 2011 $ Total contrato $ TOTAL CONCESIÓN CINCO ZONAS $ PONDERADO ZONA No % Valor ajustado por el año 2010 $ Valor ajustado por el año 2011 $ Total contrato ajustado años $ Afectación a reclamar a Minhacienda $ DERECHOS AJUSTADOS $ GASTOS DE ADMINISTRACIÓN AJUSTADOS $ Informe de contrato de concesión con Apuestas Asociadas de Palmira V/ inicial contratado 2010 $ V/inicial contrato 2011 $
20 Total contrato $ TOTAL CONCESIÓN CINCO ZONAS $ PONDERADO ZONA No % Valor ajustado por el año 2010 $ Valor ajustado por el año 2011 $ Total contrato ajustado años $ Afectación a reclamar a Min -Hacienda $ DERECHOS AJUSTADOS $ GASTOS DE ADMINISTRACIÓN AJUSTADOS $ Informe contrato de concesión con Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. (Cali) V/ inicial contratado 2010 $ V/inicial contrato 2011 $ Total contrato $ TOTAL CONCESIÓN CINCO ZONAS $ PONDERADO ZONA No % Valor ajustado por el año 2010 $ Valor ajustado por el año 2011 $ Total contrato ajustado años $ Afectación a reclamar a Minhacienda $ DERECHOS AJUSTADOS $ GASTOS DE ADMINISTRACIÓN AJUSTADOS Informe contrato de concesión con Apuestas Asociadas de Tuluá S.A. V/ inicial contratado 2010 $ V/inicial contrato 2011 $ Total contrato $ TOTAL CONCESIÓN CINCO ZONAS $ PONDERADO ZONA 15.03% Valor ajustado por el año 2010 $ Valor ajustado por el año 2011 $ Total contrato ajustado años $ Afectación a reclamar a Minhacienda $ DERECHOS AJUSTADOS $ GASTOS DE ADMINISTRACIÓN AJUSTADOS Informe contrato de concesión con Apuestas Azar S.A. de Cartago V/ inicial contratado 2010 $ V/inicial contrato 2011 $ Total contrato $ TOTAL CONCESIÓN CINCO ZONAS $ PONDERADO ZONA % Valor ajustado por el año 2010 $ Valor ajustado por el año 2011 $ Total contrato ajustado años $
21 Afectación a reclamar a Min Hacienda $ DERECHOS AJUSTADOS $ GASTOS DE ADMINISTRACIÓN AJUSTADOS Licitación del Juego de Apuestas Permanentes (Chance) para Por disposición legal (artículo 336 de la Constitución Política- ley 643 de ley 1393 de 2010 y Ordenanza 117 de 2001 de la Asamblea del Valle del Cauca) la Beneficencia del Valle debe realizar cada cinco años la licitación del chance para adjudicar los contratos de concesión y proyectar los recursos para la Salud del Departamento del Valle del Cauca por dicho concepto. Los actuales contratos tienen vigencia hasta el 31 de diciembre de 2010 y por tal motivo el 7 de octubre de 2011 se informó a la Cámara de Comercio de Cali del inicio de la licitación. Igualmente se colocaron los aviso de prensa que ordena la ley 80 de La Proyección financiera realizada por la firma de asesores financieros de la Gobernación del Valle Cabrera y Bedoya y los financieros de la Beneficencia del Valle realizaron la proyección de los ingresos esperados para el período de conformidad con lo establecido en el parágrafo transitorio del artículo 23 de la ley 1393 de 2010 por un valor total de $ incluido gastos de administración. A partir del mes de noviembre se dio inicio al proceso licitatorio invitando a los entes de control de orden nacional y departamental y a las veedurías públicas para que acompañaran el proceso. Todas las actuaciones surtidas dentro de este proceso se encuentran colgadas en la página WEB de Beneficencia del Valle y Lotería del Valle y en la página del SECOP. Liquidación de los derechos de explotación. Para liquidar la rentabilidad mínima se le dio aplicación al parágrafo transitorio del artículo 23 de la ley 1393 de 2010 que reglamentó la nueva forma de establecerla de la siguiente manera: PARÁGRAFO transitorio. Para fijar la rentabilidad mínima en los procesos licitatorios que se abran dentro de los dos (2) años siguientes a la vigencia de la presente ley, se utilizará el promedio actualizado de los ingresos brutos obtenidos por la venta del juego durante los dos (2) años anteriores a la apertura del proceso licitatorio más 1.25 puntos porcentuales. Fue así entonces que se partió de las cifras que posee la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. y la Supersalud, sobre los ingresos reales de los cinco (5) Concesionarios actuales en los dos (2) últimos años, en línea y en tiempo real, teniendo en cuenta las variaciones mensuales de acuerdo al mes en que se recibió el ingreso. B/tura. Palmira Cali Tuluá Cartago Total Promedio
22 Este promedio se multiplicó por el factor establecido en el parágrafo transitorio del artículo 23 de la ley 1393/10, con lo que se obtiene el ingreso bruto mínimo a exigir en esta licitación, para el primer año de la concesión, arrojando un valor de $ discriminados así: Ingreso Base B/tura. Palmira Cali Tuluá Cartago Total Proyección realizada para el período Zona Total Pacífico (Zona 1) Palmira (Zona 2) Cali, (Zona3) Tuluá (Zona 4) C/tago (Zona 5) Total Cabe anotar que el valor real del contrato cada año estará amarrado al IPC certificado por el DANE. De tal forma que el valor a pagar por derechos de explotación se definirán mediante la siguiente fórmula: Año 2012 = $ Año 2013 = Valor 2012 (1+i) Año 2014 = Valor 2013 (1+i) Año 2015 = Valor 2014 (1+i) Año 2016 = Valor 2015 (1+i) Donde i equivale al IPC de cada año, certificado por el DANE. Es decir que los ingresos brutos se incrementarán cada año de la concesión, de acuerdo con la variación del IPC que certifique el DANE. 3.- AREA DE INFORMATICA Para garantizar la seguridad y transparencia de los procesos informáticos que se realizan en la Beneficencia del Valle se ejecutaron los siguientes proyectos en el periodo de Enero a Diciembre del 2011: 1. IMPLEMENTACION SISTEMA DE SEGURIDAD Y MONITOREO Se implementó sistema de seguridad informática UTM de Endian y una consola de seguridad central de Ossim con 22 herramientas open source. Se incluye funciones de seguridad tales como el paquete dinámico de Firewall, VPN, Proxy, anti-virus, anti-spam, protección de la web y filtración de correo electrónico.
23 Estos programas nos permiten gestionar y saber el nivel de seguridad (métrica) que tiene nuestra empresa y ofrecen control de amenazas. La plataforma de red tiene la protección que necesita. Se segmentó la red LAN de la empresa, aislando los equipos críticos de la red normal, logrando así una mayor seguridad para estos. La realización del Sorteo de la Lotería del Valle tiene los mejores controles y seguimientos que apoyan la transparencia del juego. El área de sistemas cuenta con herramientas de gestión y monitorización que le permiten garantizar la disponibilidad de los servicios de red que brinda a la organización. 2. AUDITORIA EXTERNA La Firma Gonzalo Millán C. & Asociados, Auditores y Consultores de Negocio S.A., ha venido prestando desde el año 2007 sus servicios de Revisoría Fiscal y Auditoría Externa a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. Como parte del servicio de Auditoría Externa que se desarrolló en el año 2010, con base al conocimiento de la Firma sobre la operación y gestión de los procesos de la entidad, y específicamente los procesos desarrollados por la Jefatura de Informática y los riesgos de las tecnologías de la información (TI) que soportan la operación del negocio, y de acuerdo a los direccionamientos de la Gerencia, se inició en Noviembre de 2010 la formulación del Plan Estratégico de Seguridad Informática enmarcado como Ruta de Acción para el Fortalecimiento de los Controles, Procesos y Recursos Informáticos del Sorteo de la Lotería del Valle. En el año 2011 La Firma Gonzalo Millán C. & Asociados y la Dirección de la Beneficencia del Valle del Cauca dieron continuidad al plan estratégico, acompañando y desarrollando las actividades planteadas en la ruta de acción. A finales de Abril de 2011, en un trabajo conjunto entre esta Firma y la Beneficencia, se logró cumplir con las metas propuestas a corto plazo en la ruta de acción. Se dio cumplimiento a la ruta de acción así: a. Cumplimiento del 84.6% de las acciones definidas a corto plazo (de 1 a 3 meses). b. Cumplimiento del 16,6% de las acciones definidas a mediano plazo (de 6 a 12 meses). La empresa auditora Millán & asociados, realiza control sobre los procesos y procedimientos informáticos en la realización del sorteo, asegurando la transparencia en la ejecución de cada juego.
24 Actividades de la Ruta de Acción. 3. ORGANIZACIÓN DE RACK DE CABLEADO ESTRUCTURADO Se realizó el proyecto de organización del rack de cableado estructurado, aseguramiento de las puertas del rack de datos, compra de 3 switch y adecuación de puntos eléctricos comunes y regulados en el área de sistemas de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., lo que permite tener una mejor administración de la red y más seguridad en la conectividad de los equipos. 4. IMPLEMENTACION DEVOLUCIONES VIA WEB Se Implementaron las devoluciones vía web con encriptación de datos a través de la página de la lotería, con lo que se brinda seguridad y transparencia a los datos enviados por los distribuidores por la página de la lotería para el sorteo. La encriptación de los archivos es transparente, lo que evita traumatismos e inconvenientes con el distribuidor, es realizada a través de un proceso desarrollado por el proveedor de la página web.
25 5. IMPLEMENTACIÓN DE LOS NUEVOS SITIOS WEB Implementación de los nuevos sitios web de la empresa y ambos interrelacionados entre sí, esto con el fin de separar la información comercial de la parte institucional de la empresa e implementar servicio transaccionales en cada uno de ellos como lo son las devoluciones de la lotería, envío de facturas, extractos, y documentos con el objetivo de mejorar los procesos y optimizar tiempo, recursos y dinero, pero sobre todo que ambos sitios cumplan con los requerimientos establecidos por Gobierno en Línea en la parte informativa, transaccional y participativa. 6. HOSTING VIRTUAL DEDICADO (VPS) Se contrató un hosting virtual dedicado (VPS) con el objetivo de alojar las páginas web, esto con el fin de garantizar la seguridad para las transacciones que se realizan con los archivos de las devoluciones. Antes se tenía un Hosting virtual compartido lo cual no ofrecía toda la seguridad que requiere el sorteo de la Lotería. 7. AMPLIACIÓN DEL ANCHO DE BANDA DE INTERNET A 2.5MB Se amplió la capacidad del ancho de banda del canal a 2.5 Mb y se cambió la tecnología en los equipos. Con esto la empresa recibe un mejor servicio en el ancho de banda y más estable. 8. INSTALACIÓN DE VIDEO VIGILANCIA Y REFUERZO DE LA SEGURIDAD EN LA ENTRADA AL CENTRO DE DATOS. Se Instaló video de vigilancia y se reforzó la seguridad en la entrada al centro de datos para el área de sistemas, para cumplir con los requerimientos de las políticas de seguridad y ganar transparencia en los procesos que realiza la entidad en el área de sistemas. 9. CIFRADO DE CORREOS ELECTRONICOS Se activó cifrado en los correos electrónicos corporativos, con lo cual se protegen los datos de intrusos en la red. 10. PUESTA A PUNTO DE SERVIDORES A los servidores de producción y de respaldo se les realizó una depuración y afinamiento para garantizar que los procesos se realicen sin ningún contratiempo. 11. IMPLEMENTACION DE POLITICAS DE SEGURIDAD. Se implementaron las políticas de seguridad, con las cuales se establecen las directrices que orientan en el uso adecuado de herramientas tecnológicas y se brindan recomendaciones para obtener el mayor provecho de estas ventajas,
26 evitando el uso indebido de las mismas, dado que esto puede ocasionar serios problemas a los bienes, servicios y operaciones de la empresa. 12. IMPLEMENTACION DE LOGS MODULO LOTERIA. Para el mes Septiembre se implementaron los registros (logs) de acceso, de operación y de transacción del modulo de lotería del aplicativo AZEN. Se le incorporó al final de los registros de logs generados por los aplicativos, una nueva marca llamada chk, la cual contiene dos números que corresponden al número de caracteres que tiene la línea del log (sin incorporar la información propia de la marca chk) y el segundo dato corresponde a la sumatoria de los ASCII (código numérico de cada carácter). 13. COSTO DE LA GESTIÓN E INVERSIONES De noviembre de 2010 a Abril de 2011 se realizaron inversiones por un total de $ Estas inversiones corresponden a: - Implementación de devoluciones vía web por un valor de $ Implementación de solución Firewall-UTM y Monitoreo por valor de $ Actualización del rack de datos por valor de $ Fortalecimiento del acceso físico al área de sistemas por valor de $ Se logró una optimización del gasto cercana a $ que corresponden a: - La solución Firewall-Utm tiene prestaciones adicionales que fueron implementadas (ocs inventory) y que en el mercado tiene un costo promedio de $ La actualización del rack de datos incluyó la revisión y ajuste de elementos complementarios al cableado estructurado, como valor agregado por el contratista, por un valor aproximado de $ Esta optimización corresponde a un 38% del costo de la inversión. Con respecto al presupuesto estimado inicial se logró un ahorro del 22%. La inversión estimada inicial para la ejecución de las actividades de la ruta de acción fue de $ que corresponden a: - Corto plazo, valor estimado $ Mediano plazo, valor estimado $ Largo plazo, valor estimado $
27 4.- ÁREA JURIDICA LEGALIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Se ha brindado apoyo jurídico a las diferentes áreas, de manera verbal y escrita, para la elaboración de resoluciones, respuesta a derechos de petición y presentación de recursos. A la fecha se han tramitado cuatrocientos noventa y ocho (498) resoluciones. En este sentido, la Dirección Jurídica ha proyectado cuatro (4) resoluciones de pago por diferentes conceptos, ha sustentado dos (2) recursos de reposición ante la Superintendencia Nacional de Salud, ha emitido quince (15) conceptos jurídicos, ha contestado cinco (5) derechos de petición y ha emitido once (11) Circulares Normativas. ELABORACION DE CONTRATOS SEGUN SU CUANTIA Conforme con las cuantías de contratación establecidas en la Entidad, esta dependencia tramitó treinta y siete (43) contratos, comprendiendo la etapa precontractual, contractual y pos contractual, así: CONTRATO OBJETO VALOR CONTRATISTA La implementación de una $ SISTEMAS T.G.R. solución de seguridad S.A.S. basada en ossim en su versión GPL v3 COMMUNITY Servicios de mantenimiento $ AZEN y soporte de las aplicaciones CONSULTORIAS de AZEN, 1) Mantenimiento, actualización y soporte en los programas de Lotería, EN LTDA. SISTEMAS Contabilidad, Presupuesto, Almacén, Tesorería y Nómina 2) Respaldo y soporte, 3) Realización de cuatro (4) visitas en las instalaciones de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., 4) Se incluye la instalación y configuración de los nuevos módulos 5) Enviar mensualmente una copia del código fuente con las respectivas actualizaciones.
28 Impresión, suministro, distribución de billetes de Lotería del Valle y recolección de la devolución y billetes premiados de la Lotería del Valle, para cuarenta y dos (42) sorteos Servicio de seguridad y vigilancia con personal profesional idóneo, calificado, debidamente uniformado, armado y con equipo de comunicación para los Edificios de la Beneficencia del Valle Realizar con personal idóneo, calificado y debidamente uniformado, las labores de aseo de los edificios de la Beneficencia del Valle Impresión, suministro, almacenamiento y custodia de formas: rollo térmico y rollo bond 500 para el juego de apuestas permanentes chance Impresión y distribución de cinco mil quinientos (5.500) volantes con los resultados del sorteo de la Lotería del Valle Impresión y distribución de quince mil (15.000) volantes con los resultados del sorteo de la Lotería del Valle, en la ciudad de Santiago de Cali Transmisión en vivo y en directo, del sorteo de la Lotería del Valle, por veintiún (21) sorteos, los días miércoles de cada semana, por el canal regional de televisión Telecaribe, Publicación del resultado de la Lotería del Valle, por cuarenta y cinco (45) sorteos Transmisión en directo del sorteo de la Lotería del Valle, por cuarenta y cinco (45) sorteos, por la emisora Radio Uno de RCN. $ ASSENDA S.A.S. $ AGUILA DE ORO DE COLOMBIA LTDA. $ SERVIESPECIALES S.A. $ ASSENDA S.A.S. $ JUAN CARLOS ZULETA GAVIRIA $ ROMMEL AMAYA $ PROMOCIONES, MERCADEO, VENTAS TELEVISION $ NUEVO DIARIO OCCIDENTE S.A. $ RADIO CADENA NACIO S.A. Y
29 Publicación de cuarenta y cuatro (44) avisos de prensa invitando a jugar la Lotería del Valle, los miércoles de cada semana Entregar en calidad de venta a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., un automóvil SPARK, con aire acondicionado, modelo Realizar actividades de Apoyo a la Dirección Comercial en la implementación, coordinación y control de estrategias y tácticas de ventas Emisión de tres (3) cuñas diarias de 20 alusivas a la LOTERIA DEL VALLE, durante la transmisión del programa Red de Noticias Sonora A.M Emisión de dos (2) menciones comerciales diarias, de domingo a viernes, realizadas por los presentadores del programa deportivo Campo de Juego, que se transmite por el canal regional TELEPACIFICO, a las 9:15 P.M., aproximadamente Realizar actividades de apoyo a la Dirección Administrativa Publicación de doce (12) avisos de prensa en el periódico ADN nacional, producto de la casa Editorial El Tiempo Realizar trabajos relacionados con la impermeabilización de la terraza del tercer piso del Centro Comercial IMBANACO I Realizar obras de remodelación en el local 01 mezanine primer piso del edifico Lotería del Valle. $ EL PAIS S.A. $ CALIMA MOTOR S.A. $ DUFAY OVALLES HERNANDEZ $ RED SONORA S.A.S. $ JAVIER GUTIERREZ JIMENEZ $ LAURA MARCELA GENIS RIOS $ CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A. $ ESTRUPANEL DE OCCIDENTE S.A. CONSTRUCCION LIVIANA $ ARQUITECTURA KAYROS SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA S.A.S.
30 Emisión de una (1) cuña diaria de 20 alusiva a la LOTERIA DEL VALLE, de lunes a viernes, en el programa NOTICIERO 6:00 A.M. HOY POR HOY, en la emisora Caracol de 4:00 a 10:00 A.M., en las ciudades de Bogotá, Cali y Medellín Auditoría y Revisión de los Estados Financieros de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., correspondiente a la vigencia 2011, y auditoría durante los sorteos de la Lotería del Valle Emisión de cuñas de 20 por la emisora Radio uno de la ciudad de Cali, para un total de 230 cuñas; Organización del Rack de cableado estructurado en el área de sistemas que se encuentra en el edificio Beneficencia del Valle Elaborar un plan estratégico para la campaña de comunicación y estrategia publicitaria de la Lotería del Valle Presentación semanal del sorteo de la Lotería del Valle, los días miércoles de cada semana, en las instalaciones del canal regional TELEPACIFICO Emisión de cuñas alusivas a la Lotería del Valle, en la transmisión en todos los partidos por el campeonato profesional Liga Postobón Realizar actividades de apoyo al área financiera de la Entidad Realizar actividades de mensajería interna y externa; entrega y recepción de comunicaciones con las entidades bancarias. $ CARACOL S.A. $ MILLAN & ASOCIADOS S.A. $ RADIO CADENA NACIONAL S.A. $ SEIDER CAICEDO OROBIO $ GUILLERMO EDUARDO RAFAEL LOMBANA ZAPATA $ MONICA MARIA CASTIBLANCO ALBAN $ GOMEZ Y CIA S.EN.C. $ DIANA CRISTINA RENZA PRADES $ JERSON JAVIER BONILLA ARRECHEA
31 Prestar el servicio de soporte a los usuarios, aplicaciones de ofimática, instalación de software, mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo (Pc s e impresoras), en las instalaciones de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E Realizar actividades de conducción de vehículos de propiedad de la Beneficencia del Valle Brindar apoyo para normalizar e implementar el proceso de la planta de cargos de la Entidad, en el diseño de los manuales de funciones y de Atención al cliente Logística, locación y organización para la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. de los actos conmemorativos, con motivo de la celebración de los 80 años de la Lotería del Valle y la Brigada Social de Apoyo al Lotero Vallecaucano Entregar en calidad de venta a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., un automóvil Aveo Family, 0 kilómetros para sorteo promocional Lotería Emisión de cuñas radiales de 20 alusivas a la Lotería del Valle y divulgación de su plan promocional y celebración de los 80 años de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. y de la Lotería del Valle Elaboración y entrega de mil quinientas (1.500) camisetas blancas tipo polo, con los logos de la Beneficencia del Valle del Cauca y Lotería del Valle. $ ALVARO BURGOS FIGUEROA $ LUCIO CARABALI MOSQUERA $ ERNESTO JOSE PIEDRAHITA $ COMFENALCO- VALLE $ CALIMA MOTOR S.A. $ RED SONORA S.A.S. $ CONFECCIONES BRITANY LTDA.
32 Despacho de la correspondencia a los diferentes municipios y departamentos del país, dentro de la invitación privada No $ CRONO ENTREGAS DE OCCIDENTE LTDA Concesionario de apuestas permanentes para que por su cuenta y riesgo opere el juego de chance, con premios en dinero, en la zona uno de B/tura y Dagua. $ APUESTAS UNIDAS DEL PACIFICO S.A Concesionario de apuestas permanentes para que por su cuenta y riesgo opere el juego de chance, con premios en dinero, en la zona dos de Palmira, Candelaria, Florida y Pradera. $ APUESTAS ASOCIADAS DE PALMIRA S.A Concesionario de apuestas permanentes para que por su cuenta y riesgo opere el juego de chance, con premios en dinero, en la zona tres de Cali, Jamundi, Yumbo, la Cumbre y Viges. $ SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A Concesionario de apuestas permanentes para que por su cuenta y riesgo opere el juego de chance, con premios en dinero, en la zona cuatro de Cerrito, Ginebra, Andalucia, Buga, Bugalagrande,Guacarì, Tuluà, San Pedro, Restrepo, Darien, Rio Frio, Trujillo y Yotoco. Concesionario de apuestas permanentes para que por su cuenta y riesgo opere el juego de chance, con premios en dinero, en la zona Cinco de Alcalà, Argelia, Bolivar, Cartago, Caicedonia, El Cairo, El Aguila, El Dovio, Obando, La Uniòn, La Victoria, Roldanillo, Zarzal, Sevilla, Versalles, Ansermanuevo, Toro y Ulloa. $ $ APUESTAS ASOCIADAS DE TULUA S.A. APUESTAS AZAR S.A Operaciòn, Comercializaciòn y Publicidad de los sorteos autorizados de Chontico Millonario Dia y Noche, utilizando el resultado en el juego de chance. $ OCCIDENTAL DE JUEGOS S.A. CHONTICO
33 Una vez perfeccionado el contrato, esta Dirección diligencia el formato respectivo en PDF y lo envía al Secop para su publicación. Igualmente, se publica en un lugar visible de la Entidad, la relación de los contratos suscritos mensualmente. También se ha dado soporte jurídico para la elaboración de estudios previos y órdenes de gasto en las Direcciones Administrativa y Comercial. REPRESENTACION JUDICIAL Y SEGUIMIENTO DEMANDAS Se ha representado a la Entidad ante las diferentes instancias judiciales, conforme con el seguimiento y medición de las demandas, detallado a continuación: ACCION DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO JUZGADOS ADMINISTRATIVOS DEL CIRCUITO DE CALI: Están en curso en primera instancia, cinco demandas contra la Beneficencia del Valle en los juzgados 4º de descongestión ( ), 8º ( ), 15 ( ), 16 ( ) y ( ) EN APELACIÓN ANTE EL CONSEJO DE ESTADO: Están en curso cuatro fallos favorables a la Entidad y uno en contra pendientes de resolución. ACCION DE REPARACION DIRECTA Se encuentran en trámite un proceso en el juzgado 4º de descongestión ( ) en primera instancia y uno en apelación ante el Consejo de Estado ( ) PROCESO ORDINARIO DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL BANCARIA Se encuentra en trámite una demanda de la Entidad contra el Banco de Occidente ( ) en primera instancia. PROCESO EJECUTIVO ADMINISTRATIVO Se encuentra en trámite una demanda contra la Beneficencia del Valle ( ) en el juzgado 17 administrativo.
34 APELACION TRIBUNAL SUPERIOR DE CALI Se encuentra en trámite en Apelación sentencia favorable a la Entidad (p ) en la Sala Laboral. CORTE SUPREMA-CASACION Se encuentra en trámite recurso de casación en fallo favorable a la Entidad ( ) DELITO ESTAFA EN INVESTIGACION FISCALIA 57 SECCIONAL CALI Con radicación en investigación preliminar ACCION DE REPETICION TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO DEL VALLE DEL CAUCA Se encuentra en trámite acción de repetición S del señor Gabriel Alexis Osorio Correa ACCION DE REPETICION CONTRA ANA DOLORES GARCIA ANDRADE REFORMA ADMINISTRATIVA AÑO 1999 Se encuentra en trámite acción de repetición en 37 demandas que fueron acumuladas en el proceso radicado bajo el número del Juzgado Séptimo Administrativo. Igualmente está en trámite una demanda de reconvención de la señora ANA DOLORES GARCÍA ANDRADE contra la Entidad por el mismo motivo. JUZGADOS ADMINISTRATIVOS DEL CIRCUITO DE CALI Se encuentran en trámite los siguientes procesos de restitución de inmueble arrendado: juzgado 2º ( ), 3º de descongestión ( ), 8º ( ), 13 dos procesos ( ) y ( ), 16 ( ), JUZGADOS CIVILES MUNICIPALES DE CALI Se encuentran en trámite en el juzgado 12 ( ), y en el 27 ( ) JUZGADOS CIVILES DEL CIRCUITO DE CALI Se encuentran en trámite los procesos en el juzgado 3º ( ), 9º ( ), 11 0 ( ) y 7 0 un ejecutivo contra Henry Tabarquino.
35 INTERVENTORIA CONTRATOS SUSCRITOS CON ABOGADOS Se hace el seguimiento continuo de las actuaciones realizadas por los abogados externos contratados por la Entidad, para lo cual se diligencia semestralmente el formato de interventoría, de conformidad con los informes que presentan los abogados cada dos (2) meses. ACTUALIZACION PLAN LEGAL DE LA ENTIDAD En cumplimiento de la obligación de mantener actualizado el normograma aplicable a la Entidad, se han realizado cinco (5) reuniones con las profesionales del derecho adscritas a la Dirección Jurídica, Comercial y Administrativa, con el fin de evaluar la normatividad allegada, suscribiendo las respectivas actas para proceder a actualizar el formato de calidad respectivo y socializarlo. ASISTENCIA COMITES Y ELABORACION DE ACTAS En virtud de los Comités existentes en la Entidad, se ha participado en las siguientes reuniones, elaborando las respectivas actas: Comité de Gerencia: Doce (12) Comité de Personal: Siete (7) Comité de Conciliación: Tres (3) Comité de COPASO: Siete (7) Comité de Cartera: Cuatro (4) Comité Evaluador de Ofertas: Treinta y siete (37) Comité de Calidad: Cuatro (4) Reunión con funcionarios de la Secretaria de Salud Departamental: Ocho (8) Reunión con abogados externos: Siete (7) Reunión con Jurídicos de la Gobernación del Valle: Tres (3) Reunión con la Secretaria Jurídica de la Gobernación del Valle: Una (1) Reunión con la doctora Olga Lucia Botero, Asesora de la Gobernación del Valle: Cuatro (4) RENDICION DE CONTRATOS, PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS ANTE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL CAUCA De acuerdo con la Circular Directrices Para La Rendición Vigencia 2011, cada trimestre se diligencian tres (3) formatos establecidos por la Contraloría Departamental, para contratos suscritos por la Entidad, personas naturales y jurídicas.
36 REPORTE COMITÉ DE CONCILIACION En cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 1716 de 2009, en el mes de julio de 2011 se reportó al Ministerio del Interior y de Justicia, el Formato Único de Gestión de Comités de Conciliación, FUGCC Versión III. SECRETARIA JUNTA DIRECTIVA DE LA ENTIDAD La Dirección Jurídica obra como Secretaría de la Junta Directiva de la Entidad, por ello ha participado en las sesiones ordinarias y extraordinarias, elaborando además ocho (8) actas de sesiones ordinarias entre enero y octubre 30 de 2011, una (1) extraordinaria y cinco (5) Acuerdos. CUMPLIMIENTO SISTEMA DE RETENCION DOCUMENTAL El área cumple con la obligatoriedad de archivar los documentos, de conformidad con la Ley 594 de 2000-Ley General de Archivo, en concordancia con las Tablas de Retención Documental aprobadas por nuestra Entidad. 4.- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Informe Talento Humano Personal PENSIONES: Cuotas partes entre el Departamento y Beneficencia del Valle Para la vigencia 2011, se estableció convenio en compensación y pago de cuotas partes pensionales entre la Beneficencia del Valle y la Gobernación del Valle, llegando a la cifra de $ cancelados por el Departamento y a su vez la Beneficencia le ha cancelado $ al Departamento. Al 31 de diciembre la Gobernación del Valle del Cauca cancelo $ 150 millones de pesos por concepto de compensación cuotas partes pensiónales a la Beneficencia del Valle. Pagos a jubilados del incremento del artículo 143 de la ley 100 de 1993 La Beneficencia del Valle realizó durante 2011 los pagos del incremento de mesada a jubilados por salud, según art 143 de ley 100/93: 18 jubilados, evitando un conflicto jurídico con sus ex servidores. Cobro al Seguro Social de aportes pagados en exceso Se realizó el trámite de los traslados de cuatro pensionados de la Beneficencia del Valle al Seguro Social (ISS), de las cuales ya se ha reconocido 1 y quedan pendientes tres por solucionarse. Igualmente, se tramitó directamente en Bogotá ante la Vicepresidencia de pensiones la devolución de aportes pagados al Seguro Social en exceso de 34 pensionados por valor de $ 95 millones de pesos, petición que ya fue respondida favorablemente y se encuentra en trámite de pago.
37 Propuesta de conmutación Pensional La Beneficencia del Valle cuenta con 103 jubilados que podrían ser conmutados con el Seguro Social. El Gerente de la Entidad se entrevistó a mediados del 2011 con el Vicepresidente de Pensiones del Seguro Social y sus asesores y consultó esa posibilidad, que fue respondida positivamente por el Seguro previo el pago de una cifra que será evaluada por la Entidad de Previsión Social. La Beneficencia se encuentra tramitando ante el asesor Delima Marsh, el cálculo actuarial para determinar su cuantía y proceder a la elaboración y diseño de esta política que aliviaría la situación financiera de la Entidad en el mediano y largo plazo. Respuesta a peticiones En lo corrido de 2011 se Contestaron 27 de derechos de petición y se Negaron mediante acto administrativo cuatro derechos de petición reclamando pensión de jubilación por improcedentes. Aceptación de sustituciones pensionales: dos (2) Cobro de devolución de aportes al ISS de 34 pensionados. Contestada una tutela que fue fallada a favor de la Beneficencia del Valle, incoada por la cónyuge de jubilado fallecido Ramiro García. Demanda de Lotería fue fallada a favor de la Beneficencia del Valle cuya cuantía fue instaurada por el premio mayor de Salud Ocupacional Se han realizado 6 reuniones de COPASO, dando cumplimiento a las pausas activas con todos los empleados y se ha venido implementando mediante instalación en cada equipo de cada funcionario las pausas activas. Programa de Seguros Todos los inmuebles de la Entidad tienen garantizado el pago de los seguros hasta el 31 de diciembre del presente año y las coberturas de las pólizas son: Responsabilidad Civil Servicios Públicos Automóviles Exceso de Responsabilidad Civil Autos GRUPO VIDA ACCIDENTES PERSONALES Responsabilidad Civil ext. SOAT, INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS MULTIRIESGO RESPONSABILIDAD CIVIL MANEJO. Estado actual de los contratos Todos los pagos por concepto de los contratos del área administrativa relacionados con aseo, vigilancia, corredores de seguros, planes complementarios, pensiones, se encuentran al día al mes de diciembre de Capacitación del Talento Humano La Entidad ha cumplido el programa previsto de desarrollo del talento humano y fruto de ello se otorgó en el mes de julio de 2011 la renovación de las certificaciones al sistema de gestión de calidad ISO 9001 y GP1000 a sus procesos.
38 Informe Talento Humano Nómina 1. Actualmente la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. cuenta con una Planta de 26 Servidores Públicos, de los cuales existen 18 Servidores Oficiales y 8 Empleados Públicos. 2. Los pagos por concepto de salarios, cesantías, prima especial de servicios se encontraban al día con fecha de corte a diciembre 31 de Con la llegada de esta administración se encontraba una situación anómala de que los servidores no se les autorizaba las vacaciones generándose un costo adicional para la Entidad por el pago de compensaciones. Fue así que se organizó un cronograma y se produjo el cumplimiento de los períodos para la mayor parte de los funcionarios. Actualmente sólo cinco funcionarios están pendiente de salir a disfrutar de sus vaciones. 4. Los pagos por concepto de Cesantías e Intereses a las Cesantías de los Servidores Públicos de la entidad se encuentran al día con fecha de corte a diciembre 31 de El pago por concepto de prestaciones sociales definitivas de ex_empleados de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. se encuentran al día con fecha de corte diciembre 31 de El pago por concepto de Aporte a Caja de Compensación Familiar COMFANDI, Aporte al I.C.B.F., Aportes al SENA, Cotización a Seguridad Social en Salud, Aportes a Pensiones, ARP, de los trabajadores oficiales y empleados públicos de la entidad se encuentran al día con fecha de corte diciembre 31 de El pago por concepto de Planes Complementarios de los Trabajadores Oficiales de la Beneficencia del Valle del Cauca se encuentra al día, al igual que el pago por concepto de capitaciones con fecha de corte diciembre 31 de La entidad tiene actualmente 103 jubilados los cuales se encuentran al día por concepto de pagos de Mesada de Pensión de Jubilación con fecha de corte diciembre 31 de El pago por concepto de pensión por los riesgos de invalidez, vejez y muerte al seguro social de los jubilados a los cuales se les debe cotizar en cumplimiento del Decreto 758 de 1990 se encuentra al día con fecha de corte diciembre 31 de El pago por concepto de planes complementarios de los jubilados de la Beneficencia del Valle se encuentra al día con fecha de corte diciembre 31 de Se han efectuado las liquidaciones por concepto de Cuotas Partes Pensionales por cobrar a saber: 1.1 Liquidación a la Gobernación del Valle por valor de $ con fecha de corte Junio 30 de Liquidación al Municipio de Santiago de Cali por valor de $ con fecha de corte Agosto 30 de Liquidación a Epsa por valor de $ con fecha de corte Octubre 30 de Liquidación a Ferrocarriles Nacionales por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación a Industria de Licores del Valle por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de 2011.
39 1.6 Liquidación a INURBE por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación al Municipio de Buga por valor de $ con fecha de corte Abril 30 de Liquidación al Municipio de Caloto por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación al Municipio de la Cumbre por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación a la Policía Nacional por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación al Hospital Universitario del Valle por valor de $ con fecha de corte Julio 30 de Liquidación a Emcali por valor de $ con fecha de corte Agosto 30 de Las Hojas de Vida de los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales de la Beneficencia del Valle se encuentran al día, pero se requiere legajar nuevamente los documentos en carpetas nuevas por el deterioro causado por el tiempo.las Hojas de Vida de los Jubilados se encuentran debidamente organizadas en el Archivo Central de la Entidad. Expedición del Manual de Funciones de la Entidad Se logró expedir el manual de funciones de la Beneficencia del Valle, ya que se había modificado la planta en julio de 2010, pero delegando en el Gerente la expedición del mencionado manual. Con esta medida, la función administrativa que presta la Entidad tendrá un estatuto actualizado y ajustado a la realidad de la planta de cargos, lo cual facilitará no solo el control y la gestión administrativa sino una mayor eficiencia en el desempeño de los funcionarios. Informe de Bienes Inmuebles La administración de los bienes inmuebles ha tenido muchas deficiencias en los años recientes, tal vez porque la Entidad no ha contado con una estructura apropiada para tal propósito. Al fin y al cabo su misión es generar recursos para la salud y no administrar bienes inmuebles. Por ello, al llegar esta administración no se contaba con información actualizada y consolidada sobre ingresos, cartera mensual, recaudo mensual de arrendamientos, cartera morosa, lo cual dificultaba la toma de decisiones. En 2011, se inició un trabajo dedicado a enmendar esta situación y a diciembre de 2011 ya se cuenta con cifras y listados confrontables y medibles que facilitan la toma de decisiones. Es así que se contrató una abogada externa que se encargó de cobrar jurídicamente a los arrendatarios morosos y de iniciar los procesos de aquellos que se resisten a ponerse al día.
40 A continuación se presenta un balance de esta gestión en 2011: 1. INGRESOS POR CONCEPTO CANON DE ARRIENDO Informe Cartera de los bienes inmuebles de propiedad de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. Comparativo año 2011 VR FACTURADO VR RECAUDADO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Para el periodo febrero a diciembre de 2011, se ha logrado un incremento de los ingresos por arrendamiento en un 20%, manteniéndose sostenido este ingreso en los últimos 7 meses.
41 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Informe Cartera de arrendatarios por Edificios Bienes Inmuebles Fecha de Corte: Diciembre de 2011 VALOR CARTERA EDIFICIO LOTERIA DEL VALLE $ ,00 EDIFICIO BENEFICENCIA DEL VALLE $ ,00 EDIFICIO Y CENTRO COMERCIAL IMBANACO I $ ,00 EDIFICIO Y CENTRO COMERCIAL IMBANACO II $ ,00 VALOR TOTAL CARTERA $ COMPARATIVO DE CARTERA A DICIEMBRE 2011 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

References: Resolución 
 artículo 23
 artículo 4
 resolución 
 artículo 23
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 artículo 23
 artículo 24
 artículo 23
 artículo 23
 artículo 23
 artículo 23
 artículo 143