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Timestamp: 2019-03-25 15:05:34+00:00

Document:
Landesrecht BW BeamtVwV 55 | Verwaltungsvorschrift (Baden-Württemberg) | 55 | i. d. F. v. 19.04.2016 | gültig ab 01.07.2016 | gültig bis 30.06.2023
BeamtVwV
Versetzung, Abordnung, Zuweisung, Entsendung
Arbeitszeit, Urlaub, Fürsorge und Schutz
Personalaktendaten
50 Personalaktendaten (zu § 50 BeamtStG)
51 Erhebung von Personalaktendaten (zu § 83 LBG)
52 Speicherung, Veränderung und Nutzung von Personalaktendaten...
53 Übermittlung von Personalaktendaten (zu § 85 LBG)
54 Löschung von Personalaktendaten (zu § 86 LBG)
55 Einsichtsrecht, Anhörung, Mitteilung über gespeicherte...
56 Gliederung von Personalaktendaten, Zugriff auf Personalaktendaten...
Anlage 1: Personalbogen
Anlage 2: Belehrung
Anlage 3: Urkundsmuster
Anlage 4: Niederschrift über die Vereidigung
Aktenzeichen: 1-0310.3/57
Erlassdatum: 19.04.2016
Gültig bis: 30.06.2023
Fundstelle: GABl. 2016, 281
Einsichtsrecht, Anhörung, Mitteilung über gespeicherte Personalaktendaten (zu § 87 LBG)
§ 87 Absatz 1 LBG verleiht den Beamtinnen und Beamten ein grundsätzlich uneingeschränktes Recht auf Einsicht in ihre Personalaktendaten. Ein Einsichtsrecht besteht darüber hinaus auch in Sachakten, die personenbezogene Daten über die Beamtinnen und Beamten enthalten und für das Dienstverhältnis verarbeitet werden, sowie in weitere über sie gespeicherte Daten in Akten (§ 21 Absatz 1 und Absatz 3 Satz 2 LDSG). Personenbezogene Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftige nicht personenbezogene Daten sind vorher zu trennen. Ist dies nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich, ist den Beamtinnen und Beamten Auskunft zu erteilen.
Die Beamtinnen und Beamten müssen ihr Begehren auf Einsicht in die Personalaktendaten nicht begründen. Ein rechtliches Interesse daran wird, abgesehen von offensichtlichen Missbrauchsfällen, stets unterstellt. Hinterbliebene müssen dagegen ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen.
Von Bevollmächtigten ist eine schriftliche Vollmacht zu verlangen. Bevollmächtigte und Hinterbliebene sind vor der Gewährung der Einsicht oder Erteilung der Auskunft schriftlich darauf hinzuweisen, dass sie von den erlangten Kenntnissen nur im Rahmen des zur Einsicht oder Auskunft berechtigenden Zwecks Gebrauch machen dürfen und dass eine darüber hinausgehende Verwertung der erlangten Informationen unzulässig ist.
Das Begehren auf Einsicht in die Personalaktendaten ist an die Behörde zu richten, bei der sie geführt werden. Die Personalaktendaten sind im Regelfall in den Diensträumen dieser Behörde oder der von ihr bestimmten Stelle in Anwesenheit von Beschäftigten einzusehen, die dort mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betraut sind. Dies gilt auch bei einer elektronischen Aktenführung. Es dürfen Auszüge, Fotokopien, Ausdrucke oder Kopien auf elektronischen Speichermedien angefertigt werden. Die verantwortliche Stelle bestimmt unter Berücksichtigung der berechtigten Belange der Beamtinnen und Beamten, an welchem Ort und in welcher Weise die Einsichtnahme in die Personalaktendaten gewährt wird.
Über Einzelheiten der Einsichtnahme, zum Beispiel Datum, Dauer, angefertigte Kopien, durch die Beamtinnen und Beamten dürfen keine Aufzeichnungen in den Personalaktendaten vorgenommen werden, wenn und soweit derartige Daten zur Erfüllung der Aufgaben einer Personalverwaltung nicht erforderlich sind, so dass ihre Speicherung nach § 84 Absatz 1 LBG unzulässig ist. Reisekosten und andere Kosten, die den Beamtinnen und Beamten durch die Einsichtnahme entstehen, werden nicht erstattet.
Beamtinnen und Beamte sind zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Speicherung als Personalaktendaten zu hören. Ergeben sich durch die Anhörung Zweifel an der Begründetheit oder Richtigkeit der Beschwerden, Behauptungen oder Bewertungen und lassen sich diese Zweifel nicht ausräumen, darf keine Speicherung als Personalaktendaten erfolgen. Soweit eine Speicherung erfolgt, ist die Äußerung der Beamtin oder des Beamten hierzu ebenfalls in den Personalaktendaten zu speichern. Die Beamtinnen und Beamten können ihre Äußerung schriftlich oder zur Niederschrift abgeben. Verzichten sie auf eine Äußerung, ist dies bei den Personalaktendaten zu vermerken.
Wurden Vorgänge der genannten Art unter Verletzung des Rechts auf Anhörung als Personalaktendaten gespeichert, steht den Beamtinnen und Beamten, sofern nicht ein Tatbestand des § 86 LBG erfüllt ist, kein Anspruch auf Löschung, sondern lediglich auf Nachholung der Anhörung zu. Im Hinblick auf den Zweck der Anhörung sollte die Nachholung möglichst bald erfolgen. Ergeben sich durch die nachgeholte Anhörung Zweifel an der Begründetheit oder Richtigkeit der Beschwerden, Behauptungen oder Bewertungen und lassen sich diese Zweifel nicht ausräumen, so sind die entsprechenden Daten zu löschen.
Erfolgt eine Anhörung bereits nach anderen Rechtsvorschriften, zum Beispiel nach § 51 Absatz 2 LBG oder nach § 42 Absatz 4 LDG, entfällt die Anhörung nach § 87 Absatz 4 LBG.
Schwerbehinderte Beamtinnen und Beamte haben nach § 95 Absatz 3 SGB IX das Recht, bei der Einsicht in ihre Personalaktendaten die Schwerbehindertenvertretung ihrer Behörde hinzuzuziehen. Soll die Schwerbehindertenvertretung die Personalaktendaten allein einsehen, ist eine schriftliche Vollmacht zu verlangen.
Nur mit Zustimmung der Beamtinnen und Beamten dürfen Personalvertretung und Beauftragte für Chancengleichheit die Personalaktendaten einsehen (§ 71 Absatz 1 Satz 3 des Landespersonalvertretungsgesetzes, § 11 Absatz 4 Satz 4 des Chancengleichheitsgesetzes). Nach § 13 Absatz 6 Satz 3 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes darf die mit der Sicherheitsüberprüfung beauftragte Stelle die Personalaktendaten einsehen, wenn dies zur Klärung oder Beurteilung sicherheitserheblicher Erkenntnisse unerlässlich ist.

References: § 50
 § 83
 § 85
 § 86
 § 87

§ 87
 § 84
 § 86
 § 51
 § 42
 § 87
 § 95
 § 11
 § 13