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Timestamp: 2017-09-26 17:56:30+00:00

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ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento y la política que se plantea fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, por tratarse de una empresa colombiana, pero su alcance y ámbito de aplicación se extiende a todos los territorios en los que se hagan descargas de contenido, se visualice información generada po RITCHI S.A.S. y por tanto serán aplicables las normas locales que se compaginen con las normas antes citadas.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre RITCHI S.A.S. Igualmente, aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas y los desarrolladores de contenido, que son tratados por RITCHI S.A.S. en su condición de centralizador y administrador de todas sus bases de datos.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de CONSUMIDORES, USUARIOS, COMPRADORES, USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE RITCHI S.A.S. O QUE ESTA SOCIEDAD ADMINISTRA; CONSUMIDORES PARTICIPANTES EN SORTEOS, CONCURSOS O ACTIVIDADES PROMOCIONALES; USUARIOS DE LAS FAN PAGE EN EL SITIO FACEBOOK DE LAS MARCAS Y PRODUCTOS QUE TENGA RITCHI S.A.S.; SEGUIDORES DE LA(S) CUENTA(S) EN TWITTER QUE TENGA RITCHI S.A.S. O SUS MARCAS Y PRODUCTOS; SEGUIDORES O CONTACTOS DE CUALQUIER CUENTA EN CUALQUIER RED SOCIAL QUE TENGA RITCHI S.A.S.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas de Tratamiento”, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan. Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realizan RITCHI S.A.S. y/o sus marcas, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por RITCHI S.A.S. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales; a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por RITCHI S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular; b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de RITCHI S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de RITCHI S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de RITCHI S.A.S. y/o sus marcas requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. RITCHI S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y/o de sus marcas, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitida por RITCHI S.A.S. y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
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ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. RITCHI S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
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A continuación RITCHI S.A.S. le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. RITCHI S.A.S. garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma: a) El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por RITCHI S.A.S.; b) El Titular podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión del responsable; c) RITCHI S.A.S. y/o Las Sociedades informarán al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
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Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales RITCHI S.A.S. garantiza:
Tener habilitada sus líneas de atención a los usuarios y/o compradores en el correo electrónico publicidad@ritchi.com.co, y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.
ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que RITCHI S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 18. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a RITCHI S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por RITCHI S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
ARTÍCULO 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a RITCHI S.A.S. información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por: (i) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad. (ii) Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, RITCHI S.A.S tomará el reclamo por no presentado.
Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por RITCHI S.A.S., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1 El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
2 Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3 La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.
RITCHI S.A.S. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que RITCHI S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.
ARTÍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que RITCHI S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a RITCHI S.A.S., indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.
ARTÍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, RITCHI S.A.S. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. RITCHI S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
ARTÍCULO 23. RITCHI S.A.S. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las BASES DE DATOS DE RITCHI S.A.S. a publicidad@ritchi.com.co, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de RITCHI S.A.S. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.
ARTÍCULO 24. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 18 de noviembre de 2014 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.
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