Source: https://es.scribd.com/doc/94137975/Manual-de-usuario-SIAGIE-3-parte-2-de-3
Timestamp: 2017-02-27 07:02:15+00:00

Document:
NavegarInteresesBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultNavegar porLibrosAudio librosNoticias & RevistasPartiturasExplorar todoSubirIniciar sesiónRegistrarseManual de usuario SIAGIE 32012
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Envío de mensajes.
Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en los mensajes creados son: ID Mensaje Asunto Mensaje Adjunto Ubicación
Identificador del mensaje. Es un breve resumen del contenido del mensaje. Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto formateado Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto que previamente existe almacenado. Permite al usuario configurar la ubicación del mensaje en la ventana del destinatario. Las opciones disponibles son: Aquí Área de trabajo: El mensaje será visualizado en el se muestra el aviso de la presencia del área de trabajo del destinatario.
Splash: El mensaje será visualizado cada vez que el usuario destinatario ingrese al sistema. Es posible configurar también el tiempo que el usuario desea que el mensaje sea visto por los usuarios destinatarios. Este valor depende del contenido y de la importancia del mensaje. Los valores posibles son: Una sola vez: El mensaje se mostrará una sola vez. Hasta desactivar: El mensaje se mostrará hasta que el destinatario indique la desactivación. Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos que se remita el mensaje que estamos creando. Para ello es posible seleccionar a un conjunto de contactos dentro del sistema. Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el botón Buscar Destinatarios
Búsqueda de destinatarios. Al pulsar el botón de búsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrará la ventana que permite la inclusión de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje que viene siendo creado. En ese momento se mostrará una ventana similar a la siguiente:
Note que es posible definir un alcance diferente para cada mensaje.
Los campos de esta ventana son los siguientes: Alcance Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a enviar el mensaje. Puede ser: Individual: Significa que el mensaje será enviado a un destinatario (usuario del sistema específico). Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM, OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el mensaje será enviado a todos los usuarios de una de estas dependencias. Es un criterio de búsqueda que permite filtrar ya sea por código o nombre. Es una cadena de caracteres que permite filtrar
Criterio Dato
Cuando la elaboración de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a grabarlo y posteriormente a enviarlo. Cuando se pulsa el botón de Sólo grabar es posible modificar el mensaje posteriormente. En cambio, si se pulsa el botón de Grabar y enviar, entonces el
Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el ícono realiza el envío del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:
Visualizar mensajes: Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del área de trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el mensaje se haya configurado con la Ubicación para áreas de trabajo. Un mensaje pendiente significa que no ha sido leído. El mensaje completo es similar al siguiente:
Esta es la lista de mensajes pendientes de lectura.
Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido. Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE. Para definir un taller se requiere la siguiente información: El nombre del taller. Los criterios de evaluación del taller. Los grados a los que está dirigido el taller.
Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres. Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller. Solicitud de creación del taller Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna. Si ya existieran datos, el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico en curso.
Inicialmente visualizan registradas.
no se solicitudes
a. Registrar la solicitud de creación de talleres. Al hacer clic al botón Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud Rectificación Fecha de solicitud Doc. referencia de Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente. Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creación del taller en la institución educativa. Es recomendable que ante los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar. Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso. Es un sustento para la creación del taller. Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se está manifestando que el taller que se está solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre. Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base. Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrán determinar los grados que corresponda.
Diseño curricular Detalle Taller base
Nuevo taller Grados
Es posible eliminar una solicitud generada antes de ser remitida.
Use este botón para mostrar (+) u ocultar (-) el detalle de la solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botón Modificar. b. Registro de criterios de evaluación El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón Habilitar Registro de Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados. Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:
Este sector de la ventana queda como desactivada.
Este sector de la ventana queda como activada.
c. Registro de solicitud de creación de talleres con taller base. Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.
Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas:  Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:
Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará la ventana principal de esta forma:
El dato de la procedencia se refiere al código de criterio de evaluación original en el taller base.
Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.
d. Remitir solicitud de creación de talleres. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:
Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión y correspondiente aprobación. e. Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas. Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc. Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el taller como parte de las áreas impartidas:
Esta opción permite registrar los talleres de la institución educativa en un año escolar. Estos talleres tienen la característica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un estudiante puede seleccionar uno o más de los talleres ofertados por la institución educativa. Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean asistir. La programación de talleres tiene las siguientes características: a. Están asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la institución educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden llevar un mismo taller.
Esta I.E. se maneja con talleres seleccionables.
Solo es posible eliminar una programación de taller siempre que no existan estudiantes asociados.
Agregar una nueva programación de taller. Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:
El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuación. ID Diseño curricular Nivel educativo Grado Taller Es el identificador de la programación de taller. Es un número correlativo en todo el año escolar. Indica el diseño curricular activo para la I.E. Indica el nivel educativo de la I.E. Se debe ingresar el grado a donde está dirigido el taller. Viene a ser un área definida como selectiva y que se ha configurado para el grado previamente registrado. Es el aula de la institución educativa donde se dictará el taller.
Manual de usuario SIAGIE 3 Texto Periodos Es el texto de detalle del contenido del taller. Es un dato referencial. Aquí se indican los periodos en los que son dictados los talleres en el año académico. Los periodo pueden no ser consecutivos y el estudiante debe asistir y ser calificado por periodos (siempre y cuando la institución educativa ingrese calificaciones por periodos). El sistema validará que al menos un periodo quede marcado, de esta manera el sistema se asegura que los estudiantes que llevan el taller tengan sus notas para el periodo. También al desmarcar un periodo, el sistema verifica que no existan notas registradas, de lo contrario se muestra un mensaje:
Marcando este check se marca y desmarca los periodos del año en la IE.
Modificar una programación de taller Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la programación del taller.
Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programación de taller, el sistema valida si existen notas asociadas a los estudiantes que están llevando dicho taller en el periodo siendo desmarcado. Listar las programaciones de taller Pulsando el botón Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los estudiantes matriculados.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Registro de estudiantes.
Permite regresar siempre a la opción de identificar al estudiante.
Se indica el año escolar con el que se está trabajando.
Indicadores secuencia.
Botón que permite avanzar a la siguiente actividad.
Accede a la sección de búsqueda de estudiantes.
Este es el grupo de información de la matrícula que es solicitada.
Formularios de registro de información asociada al estudiante.
Los semáforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue: Color Rojo Verde Amarillo Significado No es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos está completo. Es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos no está completo. Es posible ingresar al formulario.
a. Estudiante > Identificar Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opción y permite identificar y ubicar un estudiante ya sea por el código de estudiante, documento de identidad o apellidos y nombres.
b. Estudiante > Principal Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Los datos que se registran en este formulario son los siguientes: Código Estudiante Posee apellidos Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el apellido materno. Apellido materno del estudiante. Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre: La primera letra con mayúscula y las siguientes con minúsculas. Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la presentación de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por ejemplo: María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los Ángeles, etc. Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer) Condición del estudiante:
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los estudiante) formatos .jpg, .bmp.
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Pulsando el botón Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en alguna carpeta de su estación de trabajo, luego al pulsar el botón Grabar, se muestra la foto del estudiante. Datos de nacimiento Fecha Nacimiento País Nacimiento Ubigeo INEI Fecha de nacimiento País de origen del estudiante Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento es Perú. Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil. Mediante esta opción es posible buscar una ubicación geográfica por departamento, provincia o distrito. El usuario tendrá que ingresar el nombre del lugar donde nació el estudiante y presionar el botón “Buscar Ubigeo”, luego seleccionar un registro indicando clic en el icono “Check”. Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC respectivamente, así como también se muestra el nombre del departamento, provincia y distrito.
Otros datos Lengua maternal Segunda lengua
Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista). Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarán grabados en el sistema. Luego deberá indicar el botón Siguiente para pasar al formulario “Domicilio”. Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botón Modificar para que el sistema le permita la actualización de los datos. Luego hacer clic en botón Grabar para guardar los cambios. c. Estudiante > Domicilio Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son: Año Dirección Lugar Teléfono Lugar Residencia Año desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es registrada. Detalle de la dirección del domicilio del estudiante. Es un dato obligatorio Lugar de domicilio (o referencia) Teléfono de domicilio Ubicación geográfica del domicilio del estudiante. Utilizar el mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en el formulario principal
d. Estudiante > Laboral Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son: Año Edad Año de inicio de labores. Edad correspondiente al año de labores. El sistema valida que la edad corresponda al año registrado antes y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que realiza el estudiante. Descripción del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Semanales de Número de horas semanales que labora el estudiante. trabajo Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:
Esta es la lista que se va actualizando. Es posible visualizar, editar o eliminar el registro, usando los íconos respectivamente.
e. Estudiante > Datos Complementarios Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como documentos de identidad y otros datos de interés principalmente para la ficha de matrícula. Este formulario está divido en dos secciones: “Documento” y “Otros Datos”.
Sección “Documentos”: En esta sección se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como: Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjería, etc.
Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento deberá seleccionar el botón Grabar. En seguida el sistema actualizará la lista de documentos. Esta lista nos permitirá realizar acciones de mantenimiento (edición y eliminación )a los registros. Sección “Otros Datos”: En esta sección se registran otros datos del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula, tales como: lengua materna, segunda lengua, número de hermanos, lugar que ocupa, religión, etc. Para esto deberá hacer clic al botón Modificar.
Los datos que se registran en este formulario son: Otros datos (del estudiante) Nro. Hermanos Lugar que ocupa Religión
Número de hermanos del estudiante. Orden que ocupa entre los hermanos. Religión que profesa.
Salud > Controles
Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
Fecha Control Fecha de la toma de información realizada. Tipo de control realizado.
Resultado de la consulta realizada. Detalle u observaciones adicionales.
g. Salud > Estado Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la información del estado de salud del. Este formulario está divido en dos secciones: “Datos del Estado de Salud” y “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”.
Sección “Datos del Estado de Salud”: En esta sección se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante durante su vida.
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Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Sección “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”: En esta sección se ingresan las alergias, experiencias traumáticas y el tipo de sangre del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula. Para esto deberá indicar el botón Modificar, luego el sistema habilitará los atributos para su respectivo registro.
Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia traumática Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botón Grabar. h. Salud > Actividad Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la evolución de la actividad psicomotriz y lenguaje del estudiante:
Manual de usuario SIAGIE 3 Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se registran en este formulario son: Edad Actividad
Es la edad del estudiante (expresada en años y meses) en la que se dio la actividad. Es un evento de importancia en la actividad psicomotriz o de lenguaje del estudiante.
Familia > Información
Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar, se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior. Para asociar el apoderado al momento de la matrícula, es necesario haber registrado al familiar en este formulario. Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este formulario son: Datos principales Parentesco
En caso que el usuario confirme y continúe, entonces los datos de la persona serán automáticamente cargados. Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los familiares de los estudiantes. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Estado de existencia del familiar Indicador si el familiar vive con el estudiante Género masculino o femenino Estado civil del familiar
Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Vive? Vive con estudiante Sexo Estado Civil
Datos del nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento País Nacimiento País de nacimiento del familiar. Note que si elige Perú se va a activar la búsqueda del Ubigeo. Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en el código de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre y cuando se elija el país de nacimiento a Perú. Otros datos del familiar Domicilio Dirección de vivienda del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Grado Instrucción Grado alcanzado.
Manual de usuario SIAGIE 3 Ocupación Centro de trabajo Email Cargo o tarea que realiza el familiar Centro de labores del familiar Correo electrónico del familiar.
Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la consistencia de la información contenida en el sistema, por ejemplo: El estudiante no puede tener más de un padre o madre. Un familiar no debe estar asociado más de una vez a un mismo estudiante. Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona existe en la base de datos, el sistema solicitará la confirmación si se está intentando asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula individual.
Manual de usuario SIAGIE 3 a. Matrícula > Matricular
Para esto deberá hacer clic el botón Modificar, luego el sistema le permitirá actualizar los registros. Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Datos de matrícula Situación matrícula
El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar (para EBR) El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un
diferente año escolar (para EBA) Estado Grado Muestra el estado de la matrícula del estudiante para el año escolar o periodo promocional. Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.
Sección Condición de Matricula
Datos del apoderado Apoderado Parentesco Vive? Vive con el estudiante Trabaja
De los familiares de estudiante que se han registrado se podrá elegir un apoderado para el año escolar seleccionado. Se muestra el tipo de relación familiar del apoderado con el estudiante. Estado de existencia del apoderado. Indicador si el apoderado vive con el estudiante Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad de horas semanales. Datos de procedencia del estudiante Tipo Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. El estudiante no proviene de ninguna IE.
Su casa I.E Procedencia
Ingresando los criterios de búsqueda de interés se muestra la información de esta manera:
También podrá digitar directamente el código modular de la IE con el anexo en lugar hacer clic en el ícono Buscar. Se ingresa un texto asociado a la matrícula.
Anular Matrícula La anulación de la matrícula solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “Pre-Matricula” o “En proceso” y además no exista ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón “Anular Matrícula”, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.
Una vez anulada la matrícula no podrá modificarla. Para eliminar físicamente la matrícula deberá realizarse a través de la opción “Estudiantes por Sección”. Tratamiento de los controles de edad en la matrícula.
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En el tema de la matrícula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la matrícula de estudiantes en algunos grados en función a las directivas emitidas por el Ministerio de Educación. Este mecanismo de validación funciona a través de tres parámetros: Fecha límite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podrá se matriculado en dicho grado. Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la posibilidad de matrícula de los estudiantes, esta fecha permite la matrícula del estudiante que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la información que sustente la matrícula. Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones. En función de estos parámetros, el sistema realiza las siguientes validaciones   Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite entonces se acepta la matrícula del estudiante. Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite pero antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrícula siempre y cuando se presente la información que sustente. Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha límite y antes de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrícula.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular estudiantes en el sistema. Estas opciones son:  La opción de matrícula de estudiantes. La opción de prematrícula de estudiantes. La opción de nómina básica de estudiantes. Opción de matrícula de estudiantes. Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompañada de un check de validación en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del estudiante presenta el código de estudiante y la constancia de estudios.
Manual de usuario SIAGIE 3 b. Matrícula > Exonerar
Este es el formulario en donde se actualiza la información de las exoneraciones del estudiante, las áreas a cargo y programas sociales del estudiante para el año escolar seleccionado. Para tener acceso a esta opción previamente debe haber registrado la matrícula para el año académico actual. Este formulario cuenta con tres secciones: “Áreas Exoneradas”, “Áreas a Cargo” y “Programas Sociales”. Sección “Áreas Exoneradas” En esta sección podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año académico. Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son: Diseño Curricular Área Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.
Sección “Áreas a Cargo” Esta sección permite registrar las áreas a cargo, siempre y cuando se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo). También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo para un estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a EBA, que tiene más de uno).
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Para registrar un área a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área a cargo de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado Año al que corresponde al área a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.
Sección “Programas Sociales” Esta sección permite registrar los programas sociales en los que está participando o inscrito el estudiante para el año académico actual. El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE. Para asignar uno o más de los programas sociales mostrados, deberá marcar el check, luego indicar el botón Grabar. Para quitar la asignación de un programa social, simplemente deberá desarmar el check y a continuación indicar el botón Grabar.
c. Matrícula > Imprimir Este es el formulario final del proceso de matrícula de un estudiante, permite imprimir la constancia de matrícula y la ficha única de matrícula.
Si escoge la primera opción “Constancia de Matrícula Estudiante” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la constancia de matrícula.
Si selecciona la opción “Ficha Única de matrícula” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha Única de Matrícula del estudiante.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Generación y envío.
Esta opción permite generar los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Elección del formato: Nomina de Matricula. Nomina Adicional.
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Pulse el botón Generar Nómina.
Debe indicar la resolución asociada al grado y sección
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Remisión del formato de la nómina de matrícula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:
No es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja de check Generar nómina oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado la nómina oficial correspondiente, Por ejemplo:
Es posible eliminar el registro siempre y cuando no sea aprobado o rechazado.
Note que es posible armar un envío con formatos de nóminas de secciones de diferentes grados.
Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío. Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el Censo Escolar del año correspondiente. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío.
Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las nóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Nómina adicional.
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando para sus matrículas adicionales. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.
Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución No está disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.
Manual de usuario SIAGIE 3 Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante:
La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Postergación -> Postergación de evaluación.
Manual de usuario SIAGIE 3 Código de Postergación Grado Sección Nombre de Estudiante Motivo Código generado por el sistema Grado que cursa el Estudiante Sección que cursa el Estudiante Apellidos y Nombres del Estudiante
Motivo por el cual el Estudiante no podrá dar el examen Observaciones Resolución de la Postergación Fecha que se realiza la postergación
Observaciones Resolución Postergación Fecha de Postergación
Después de encontrar el estudiante, pulse doble clic.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.
Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.
Manual de usuario SIAGIE 3 El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 9 Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo Ejemplo CargaDNI_
Del 19 al 24 Del 25 al 28
_34378 .xls
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta.
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
Columna donde se deben registrar los DNI actualizados de los estudiantes.
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las operaciones de carga de DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
También es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Est. por sección.
Esta opción tiene las siguientes funcionalidades: a. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenará automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.
Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.
Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando el orden de los números.
El usuario puede cambiar la numeración.
Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. Los cambios de estado de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior. La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior. La matricula no puede ser modificada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación
Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrícula Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada No No No Si En proceso No No Si Si Definitiva Si Si No Si Anulada Si Si Si No
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Padrón de apod. x sec.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Cambio de sección.
Esta opción permite cambiar de sección a un estudiante dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico o periodo promocional y dentro de una misma institución educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.
Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección hacer clic en el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos hacer clic en el botón Grabar.
Los datos que se muestran / registran son: Código de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.
Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso.
Descripción del reporte: Código de estudiante Estudiante Estado Fecha Observación Resolución Sección Destino Sección Origen Código de identificación del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de sección Motivo del cambio de sección. Numero de resolución del cambio de sección. Sección Destino del cambio. Sección Origen
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Traslado estudiantes.
Esta opción lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del año académico actual. El usuario deberá seleccionar un tipo de traslado y a continuación hacer clic al botón “Listar Estudiante”.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Retiro estudiantes.
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académico. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa hacer clic en el botón Agregar
Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nombre de estudiante Código de retiro Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro
Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Identificador asignado por el sistema Número de la resolución de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se está retirando el estudiante.
Pulse el enlace para modificar la información.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestión de traslados -> Ingreso.
Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se solicitan son: Tipo Traslado
IE Origen Año Origen Nombre de estudiante Año Destino Grado Texto IE
1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe haber culminado un grado promoción. 2 Por cambio de año: En este caso el estudiante ha finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar el grado siguiente correspondiente al mismo nivel. 3 En el mismo año: En este caso el estudiante cuenta con matrícula en un año escolar y desea cambiarse de IE en el mismo año. Institución educativa de donde proviene el estudiante. Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Apellidos y nombres del estudiante Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Se carga el grado según el tipo traslado y la última matrícula del estudiante. Texto referencial u observación.
En este campo se ingresa el nombre de la IE Código Modular.
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación o liberación de la matrícula la cual deberá realizarse por la IE Origen. Así mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrícula del estudiante el estado se mostrará como sigue:
Luego que haya sido aprobada la IE podrá matricular al estudiante haciendo clic en el botón . Aparecerá una ventana modal que le permitirá elegir la Sección y el Apoderado, luego clic en matricular.
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestión de traslados -> Salida.
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación/liberación de la matricula. Al dar clic en el botón nos mostrará la siguiente ventana:
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula automática (prematrícula).
Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Se tienen dos procesos de prematrícula: Fase Regular y Fase de Recuperación. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de Evaluado.
Los estados deben estar en el estado Evaluado.
Cuando el estado se encuentra en evaluado recién se activan el botón
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el año previo como Sección Posterior. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:
El informe dependiendo de la fase se mostrará: FASE REGULAR FASE DE RECUPERACION:
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 22 Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa. Es el código del Ejemplo EstudiantesPorPrograma_
Manual de usuario SIAGIE 3 programa social y un separador Es un numero aleatorio Es la extensión del archivo
Del 36 al 40 Del 41 al 45
16091 .xls
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
Manual de usuario SIAGIE 3 c)
Concluida la operación el sistema mostrará una ventana de confirmación:
Mediante esta opción las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos podrán registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el año escolar. Previamente, en el proceso de matrícula propio de la IE o durante el año escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia. Nota: Si la institución educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces se le mostrará un mensaje que le impide el ingreso a esta opción. Para configurar la funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opción de datos de la institución educativa. Al ingresar a esta opción, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a continuación:
En las filas se puede apreciar los estudiantes de la sección.
En las columnas se muestran las programaciones de talleres.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde a la intersección estudiante – taller. Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, éste mostrará el mensaje de advertencia correspondiente.
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