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Timestamp: 2017-09-24 19:08:52+00:00

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Expediente Electrónico (EE) : Desarrollo Social
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Expediente Electrónico (EE)
Gestión de Documentación Electrónica
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Extracto de los capítulos 6, 7 y Anexos del Libro “Gestión Documental Electrónica”
Ecosistema SADE
Estrategia modular como punto de partida
El Sistema de Administración de Documentos Electrónicos es un conjunto de componentes que integran una estructura modular.
La pieza central y fundamental es el Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO). Se trata del módulo que contiene y administra todas las reglas para generar digitalmente los documentos oficiales electrónicos, que son los que legalmente reemplazan a los documentos tradicionales en papel y firmados ológrafamente. Estos nuevos documentos electrónicos son guardados en el Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO), de donde el resto de los módulos los toman a fin de administrarlos según las reglas de cada uno, sean estos “contenedores” (por ej., expediente electrónico) o “negocios” u operaciones en particular que a su vez usan algún “contenedor” (por ej. subsidios o locaciones que se tramitan vía un expediente electrónico).
Los módulos principales son el Expediente Electrónico (EE), Comunicaciones Oficiales (CCOO), Boletín Oficial Web (BOW), Sistema de Información Normativa (SDIN), Administración Firma Jefe de Gobierno (AFJG), Archivo (ARCH), Plataforma Electrónica para la Tramitación Única de Subsidios (TUS), Locación de Obras y Servicios (LOyS), Integración Buenos Aires Compras (BAC), Legajo Único Empleados (LUE), Gestor Único de Proveedores (GUP), Designaciones del Personal de Salud (DPS), Registro Civil Electrónico (RCE), Registro Legajo Multipropósito (RLM) y Trámite a Distancia (TAD).
Luego están también los módulos de servicios generales como Escritorio Único (EU) y Portafirma (PF), que facilitan las tareas o bien su visualización.
El módulo denominado Business Inteligence (BI) es la capa del ecosistema por la cual se da reportes de gestión o bases de datos para datamining. Es un módulo que los abarca a todos, pues todos los módulos generan reportes.
Al abordar un trámite bajo este esquema, se debe mirar el flujo de la tramitación desde la óptica de las tareas y tomar en cuenta si requieren la construcción de un documento.
Independencia entre documentos y procesos.
Otro ejemplo de la independencia entre documentos y procesos en un caso aun más complejo: cuando un “negocio” en particular (por ej., BAC) requiere, además de un flujo de trabajo paralelo para la generación de los documentos, “salir” a otro flujo en forma excepcional. En este caso no solo “llama” al flujo del GEDO, sino al módulo de EE para utilizar su flujo abierto, más allá de que en cada tarea esté usando los servicios de EE como contenedor. El siguiente gráfico expone claramente este cuádruple flujo de trabajo paralelo, donde los cuatro flujos se pueden estar ejecutando en simultáneo.
Todo esto es posible porque la arquitectura general del SADE es modular, como ya se mencionó. Pero además, porque cada “pieza” de cada módulo se convierte en servicios utilizables para otros sistemas.
Hay dos tipos básicos de “contenedores”: Expedientes Electrónicos (EE) y Registros-Legajos (R-L), Los expedientes están orientados a tramitar, es decir, que hay un proceso o flujo de trabajo para un determinado resultado. En cambio, los registros-legajos están más orientados a la guarda de información para el control y validación de situaciones futuras. Así se han desarrollado, por ejemplo, sobre la base del EE, el módulo Locación de Obras y Servicios (LOyS) o Planes Sociales y Subsidios (PSOC); y sobre la base de R-L módulos como Registro de Identificación de Beneficiarios (RIB), Gestor Único de Proveedores (GUP) o Legajo Único de Empleados (LUE).
Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO)
El Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) es el módulo del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) que resuelve la creación, numeración, tramitación, firma y archivo de los documentos oficiales; de un modo seguro, controlado, automático; con soporte y registro digital y que, por ende, elimina la necesidad de su producción, registro y conservación en soporte papel. Es así la única fuente de creación de documentos electrónicos oficiales, a ser incluidos en cualquiera de los contenedores.
Todos los documentos generados por GEDO son contenidos en un único repositorio que hemos denominado Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO) y desde allí se permite que cualquier documento sea vinculado a cualquiera de los distintos contenedores (expediente, registros legajos, CCOO, etc.).
El módulo permite identificar entre los usuarios distintos roles:
El Productor es el usuario que lo genera o sea el que los redacta, completa un formulario, lo “importa” desde una imagen o lo “embebe” en el caso de haberse generado externamente (por ejemplo un documento Word, un video, un plano, etc.).
El Asignador es la persona que solicita a otro usuario (Productor) la confección de un documento, este perfil es clarísimo en Trámite a Distancia (TAD), donde es algún funcionario que solicita a un ciudadano o empresa que confeccione un determinado tipo de documento, convirtiéndolo en Productor.
El/los Revisor/res son funcionarios, abogados o asesores que generalmente revisan los documentos antes de la firma de un funcionario/funcionarios. El módulo permite iterar tantas veces como se quiera entre varios revisores o firmantes y revisores.
El/los Firmante/s son los funcionarios que le dan validez legal al documento con su firma. Puede ser uno, pero a veces, en el caso de documentos que requieran de firmas conjuntas, son varios; un típico ejemplo es la firma de Proyectos de Convenios, Convenios, Decretos y Actas que llevan refrendo.
El pasaje por los distintos actores es registrado y exhibido en todo momento por el sistema, para poder auditar quién confeccionó, revisó y firmó cada uno de los documentos.
Si un usuario lo desea, puede cumplir él mismo todos los roles en un solo paso.
Otra facilidad de GEDO es que si se quieren guardar metadatos o datos de cualquier documento GEDO, el módulo cuenta con un generador de datos o metadatos adicionales. A través de tablas y de manera muy sencilla se pueden desplegar unas pantallas que permiten su captura y guarda.
GEDO utiliza cuatro formas básicas de documentos:
Editables. Se redacta, y es solo texto. Por ej., los actos administrativos. Genera un documento en formato PDF legible libremente.
Imágenes. Se captura (escanea) la imagen de un documento generado en papel, por ej., cuando un ciudadano acerca un documento a la administración en papel o un oficio judicial en papel. Genera un documento en formato PDF legible libremente.
Nota: También permite recibir documentos electrónicos externos y respetar su firma.
Formularios (Templates). Son documentos prefijados, con textos y campos combinados o sólo campos, que se deben cargar o no (obligatorio y no obligatorio) controlando sus valores. Genera un documento en formato PDF legible libremente y un archivo con los datos capturados.
Nota: Administra documentos “importados” de una imagen, a los que se puede asociar un formulario de modo de capturar los datos que se deseen.
Embebidos (otros formatos, no PDF). Permite guardar otros formatos propietarios (por ej., .doc, .xl, .tif, .dwp, .dwf, etc.) Esto permite guardar y firmar un documento (planos, videos, etc.) sin perder su formato original, pero solo serán legibles si se cuenta con la aplicación correspondiente (Word, CAD, etc.). No genera documentos en formato PDF.
Fue necesario crear familias de tipos de documentos para facilitar la elección a los usuarios; son grupos de documentos que tienen características similares.
Comentarios adicionales sobre el Formulario Controlado y la Firma Conjunta:
El Formulario Controlado permite, a través de tablas y en forma muy sencilla, reemplazar infinidad de “pantallas de carga” de los sistemas tradicionales y resulta imprescindible para:
1) controlar y guiar la generación de documentos tanto en Trámite a Distancia (TAD) –es decir, carga de un ciudadano no capacitado– como en Registro Legajo Multipropósito (RLM) y en la carátula de los Expedientes
2) capturar datos de los documentos incorporados a partir de una imagen.
La Firma Conjunta de un documento digital que deba ser numerado y fechado con la última firma sin perder la validez de las firmas anteriores conlleva una resolución técnica sofisticada, que permite que GEDO realmente represente los documentos como se los conoce en papel. Muchos otros sistemas lo resuelven generando varios documentos individuales cada uno con su firma, lo cual torna engorrosa y compleja su generación, exhibición y validez.
Principales beneficios de la implementación del Generador Electrónico de Documentos Oficiales
Crear cualquier tipo de documento en forma totalmente controlada.
Desacoplar la producción de documentos del flujo de trabajo del proceso (trámite) en que se utiliza a través del flujo de trabajo propio.
Permitir la constitución de un Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO).
Acelerar enormemente la producción de documentos, en especial en los de firma conjunta.
Visualizar en forma instantánea absolutamente todos los intervinientes en la confección de un documento.
Impedir la reserva de números de documentos. Más allá de los obvios temas de control involucrados, esto hace que el Gobierno deba trabajar al día, pues ya no puede “especular” con realizar las tareas en una fecha posterior a la establecida por las normas y antedatar.
Impedir la adulteración de firmas.
El módulo de Expediente Electrónico (EE) es uno de los principales “contenedores” con los que cuenta el ecosistema SADE para administrar las reglas que rigen el uso de un expediente. Permite vincular documentos generados por GEDO y guardados en el repositorio único, con todos los atributos del manejo de documentos.
Algunas de las ventajas de la implementación del módulo Expediente Electrónico (EE)
Acceso permanente al expediente (información).
Mayor capilaridad.
Despapelizar el proceso de toma de decisiones (no así ahorro de papel, ya que es posible que se impriman varias versiones).
Información de control en línea y ex post.
Total seguridad en los contenidos del expediente.
Reducción de malas prácticas.
Ambiente tecnológico de alta seguridad informática.
Interoperabilidad con los sistemas verticales y transversales.
Seguimiento de las tareas por trámite.
Control del rendimiento por agente.
Mejor relación con el ciudadano (consulta, trámites a distancia).
Aplicar el concepto de Ventanilla Única
Ahorros en:
Personal (registro/mensajería).
Transporte (cadetes/vehículos/choferes).
Espacio (archivos transitorios y definitivos).
Tiempos (viajes/simultaneidad de tratamiento).
Dinero (manejo discrecional del expediente).
El funcionamiento del expediente electrónico
Caratulación
El módulo permite generar una “Carátula”, que es un registro donde constan los principales atributos del trámite a realizar. Todos los trámites están codificados, por lo que se debe elegir el que se desea realizar e ingresar los datos de carácter general, obligatorios y no obligatorios. También se pueden definir metadatos específicos para cada trámite en particular, en el módulo Administrador de EE por medio de tablas.
Solicitud de Caratulación
Debido a que en algunos trámites no resulta conveniente descentralizar la caratulación, el usuario puede pedir al administrador central de EE una carátula para iniciar un trámite.
El usuario carga los datos en forma similar a una carátula y aguarda la confirmación del administrador central.
Un expediente es la colección de documentos que fundamentan una decisión y el correspondiente acto administrativo. El servicio principal de EE es permitir la vinculación de cualquiera de los documentos generados por GEDO y alojados en el Repositorio Único de Datos Oficiales (RUDO) a un contenedor (EE), que no es más que un “puntero” que permite agrupar de manera ordenada los documentos que formarán el expediente.
Está vinculación solo puede deshacerse mientras el EE se encuentre en poder del usuario que está operando. Una vez realizado un Pase a otro usuario, estos documentos no podrán ser desvinculados por ningún motivo, y esta es una de las bases principales sobre las que se sustenta el sistema. Si por algún motivo hubiera que realizar un cambio, solo puede hacerse con el servicio de Subsanación de Errores Materiales (SEM).
Subsanación de Errores Materiales (SEM)
Los contenedores electrónicos aumentan la seguridad por vía de que los documentos vinculados no puedan ser removidos, motivo por el cual el servicio de SEM contempla la subsanación de estos errores sin necesidad de desvincular los documentos.
El Pase es el servicio por el cual se identifica la persona o sector al cual se le quiere dar el control del EE para la prosecución del trámite. Permite:
Redactar el motivo y el pedido de esta acción; el sistema la convertirá en un documento (Providencia) que vinculará al EE
Cambiar el estado del expediente
Notificar a otro usuario de que el trámite pasó a otra etapa, por medio del módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).
Buzón Grupal
Permite “girar” un expediente a una repartición o sector en lugar de a un individuo. En este caso, hasta que el EE sea asignado por un superior a un determinado usuario, o hasta que un usuario con permiso lo “tome” del Buzón Grupal de su repartición o sector, no se podrá actuar sobre el expediente, ya que siempre debe estar identificado el usuario que realiza cualquier acción.
Para tramitar un EE puede haber siete estados, que no es lo mismo que etapas. Los estados son situaciones generales o pasos comunes a cualquier trámite, con distintos efectos legales y cuya definición ayuda a la administración del EE; las etapas, en cambio, son intrínsecas a cada trámite, marcan qué es lo que se debe hacer en cada caso para ese trámite en particular.
Los estados son: Iniciación, Subsanación, Tramitación, Comunicación, Ejecución, Guarda Temporal, Archivo Definitivo. Nada impide que en el futuro, de ser necesario, se definan otros. El servicio controla la secuencia lógica entre los distintos estados. En cada pase se puede modificar el estado de acuerdo a las reglas definidas y en todos se debe indicar un motivo del pase en un campo de texto libre disponible a tal efecto.
Iniciación. Es el estado con el cual se crea el expediente con la caratulación. Cuando el usuario determina que debe cambiarlo, las alternativas son “Subsanación”, “Tramitación” o “Guarda Temporal”. Una vez que abandonó este estado, no puede retornar. En caso de enviarlo al estado de “Subsanación”, debe indicar el o los documentos que serán modificados. El usuario también está obligado a indicar el motivo por el cual envía a “Subsanación”.
Subsanación. Es el momento en que la administración solicita a un tercero la subsanación de algún error o aclaración de su presentación. Aquí se pueden modificar los atributos y documentos del expediente que se hayan marcado para este fin. El usuario puede ir de este estado al de “Tramitación” o al de “Guarda Temporal”. El estado de subsanación es optativo dentro del ciclo de vida del expediente.
Tramitación. Refleja el momento durante el cual el trámite atraviesa las distintas etapas para llegar a su resolución (acto administrativo). Para pasar de este estado a “Subsanación” o “Comunicación” o “Guarda Temporal”, el usuario debe indicarlo. En caso de enviar el EE al estado “Subsanación”, el usuario debe indicar el/los documentos que serán objeto de modificación.
Comunicación. En este momento, el EE ya está comunicando y publicando el acto administrativo; no debe permitir vinculación de documentos. El expediente no se puede modificar. El siguiente estado posible es “Guarda Temporal” o “Ejecución”.
Ejecución. Es el momento en que el trámite debe ejecutar el acto administrativo. Este estado es optativo dentro del ciclo de vida del expediente. El siguiente estado posible es “Guarda Temporal”.
Guarda Temporal. Cuando el trámite finaliza, el usuario responsable define su archivo. Este estado permite volver a algunos estados ante un pedido expreso de autoridad competente por medio de la Rehabilitación, función solo en poder del administrador del sistema.
Archivo Definitivo. Es el momento en que el EE pasa de Guarda Temporal a una Guarda Definitiva. En este punto no se permite que el EE vuelva a otro estado.
Pases múltiples (Tramitación en paralelo)
Permite tramitar un expediente en forma simultánea en diferentes áreas, a los fines de acelerar los tiempos de tramitación. Cualquier usuario puede iniciar una tramitación en paralelo y convertirse en “superusuario”: realiza pases simultáneos a varios destinatarios, a los que puede indicar el motivo: estos destinatarios solo pueden devolverle el expediente al mismo usuario.
Reserva de Trata
Por su temática, algunos expedientes revisten el carácter de reservados (por ej., Consejo del Niño). El servicio de Reserva de Trata se diseñó para mantener en reserva la totalidad de un expediente. La condición de EE reservado es un atributo de la trata, que durante el proceso de caratulación permite al usuario elegir si el expediente en particular será o no reservado, ya que algunos no requieren de esta condición. De usar la condición “reservado”, se vincula el acto administrativo por el cual se declara reservada esta trata.
La Reserva de Trata permite que la visualización de este EE quede restringida a los usuarios que hayan participado de su tramitación o a los usuarios que tengan el rol de “autorizados” dentro de la Repartición, pero con una restricción: a medida que avanza el trámite, su visualización es parcial y se va restringiendo a los documentos incluidos hasta el momento (Pase) en que esa Repartición tuvo control sobre el EE.
Tramitación Conjunta (TC)
Es la facilidad por la cual se permite administrar la tramitación de un grupo de expedientes en forma conjunta durante un tiempo sin que pierdan su individualidad; de esta forma, pueden ser desasociados en cualquier momento.
Cualquier usuario puede invocar el servicio e informar los números de EE que se desean asociar para su TC, debiendo dejar asentado el motivo en la correspondiente providencia. El expediente sobre el que se está operando será el “cabecera” de esa asociación; hasta su “desasociación” no se permite operar sobre los EE asociados al cabecera. Solo se permite asociar EE que estén bajo control del usuario al momento de la asociación.
A partir de allí, se opera sobre el expediente cabecera, y se les deben realizar a todos los EE asociados las mismas acciones que a aquel. O sea, cuando se vincula un documento al EE cabecera, se debe vincular ese mismo documento a todos los demás EE asociados; cuando se realiza un Pase al expediente cabecera, se debe realizar exactamente el mismo Pase a todos los EE asociados.
Si se envía a Guarda Temporal el EE Cabecera (cambiando su estado), se deben desasociar, ya que la guarda es individual.
La visualización de un EE de TC presenta cada uno de los Expedientes asociados, mostrando primero el EE cabecera. Se accede a la visualización desde cualquiera de ellos, indistintamente.
Expedientes Fusionados (FU)
Es la facilidad por la cual el módulo EE del SADE permite unificar un grupo de EE en forma permanente. Esta operación, a diferencia de la tramitación conjunta (TC), no tiene vuelta atrás; los expedientes “fusionados” pierden su individualidad. Cualquier usuario de EE puede invocar el servicio e informar los números de EE que se deseen asociar para su FU, debiendo dejar asentado el motivo en la correspondiente providencia.
El EE sobre el que se está operando será el “cabecera” y su numeración será la del EE resultante de la fusión; el resto de los EE asociados perderán su individualidad y pasarán a Guarda Temporal Archivo con marca de no poder devolverlos a tramitación. Solo se debe permitir asociar EE que estén bajo el control del usuario al momento de la asociación.
El EE FU se comporta como cualquier otro EE, solo varía su visualización, que muestra cada uno de los expedientes por separado, con una ventana adicional para ver los documentos vinculados desde la fecha de fusión hasta el momento de la consulta.
Tareas de supervisados
Este servicio permite a quien tiene personas a su cargo, más allá del acceso desde Escritorio Único (EU), visualizar, reasignar, avocarse y enviar a Guarda Temporal cualquiera de los EE en poder de sus subordinados.
El EE cuenta con la posibilidad de ir guardando, en un repositorio de trabajo, archivos que no forman parte del EE pero que los usuarios crean conveniente conservar para facilitar la tramitación de cualquier etapa posterior. Por ejemplo, archivos de los planos en formato dwg (AutoCad editable) para poder editarlos y realizar las correcciones que se requieran –a diferencia del guardado en el EE, que es un dwf (AutoCad no editable)–, o un Excel en un EE de redeterminación de precios de modo de entender el cálculo o modificarlo.
El módulo de EE cuenta con distintos tipos de consultas, las más destacadas son: todos los EE por su clave exacta, todos los EE generados por un usuario, todos los EE generados por la Repartición a la que pertenece ese usuario, todos los EE sobre los que haya participado ese usuario en su tramitación. Una vez seleccionado el expediente a consultar, hay varias visualizaciones muy importantes para un rápido conocimiento del EE: entre otras, la carátula, la posibilidad de ver el EE con o sin sus pases, y algún detalle de los metadatos de los documentos –por ej., quién lo asignó, quién lo creo, quiénes lo revisaron y quién lo firmó.
Comunicaciones Oficiales (CCOO)
Utilizado por todos los agentes y funcionarios dentro del sistema SADE, el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) resuelve la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de Notas y Memorandos, de un modo seguro, controlado, automático, con soporte y registro digital. En consecuencia, elimina la necesidad del registro, notificación y conservación en soporte papel.
Generación y envío de una comunicación electrónica.
Generación de una respuesta a una comunicación electrónica.
Reenvío de una comunicación electrónica.
El CCOO incluye:
Buzón de Tareas que permite a cada usuario identificar las tareas y roles de Asignación y Producción que tiene iniciadas o las tareas de Revisión y Firma que tiene pendientes, usando el módulo GEDO
Buzón de Comunicaciones Oficiales para ver las notas o memorandos enviados y recibidos; el envío a múltiples destinatarios
Avocación, reasignación o derivación de tareas, la consulta de CCOO y de usuarios por repartición.
Productor: el usuario que confecciona la nota
Revisor: persona que realiza algún tipo de control sobre la comunicación oficial
Firmante: funcionario que firma la comunicación.
La tarea de revisión de una comunicación oficial pueden realizarla varios usuarios en forma secuencial.
Este módulo fue el primero implementado masivamente, debido a la sencillez de su uso y como forma de abrir las puertas hacia una gestión documental electrónica. Su introducción significó un gran cambio para la organización.
Algunos de los beneficios específicos de la implementación del módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO):
La erradicación de una importante mala práctica en la organización: la tramitación a través de notas.
La oficialización de la nota en “un solo clic”, rápido y simple. Con la implementación de CCOO, cuando el funcionario firma una Nota o Memorando, la actuación es numerada por el sistema y remitida en forma automática al buzón del destinatario. Los tiempos de remisión de estas actuaciones se han reducido sustancialmente. La nota o el memorando nacen archivados, evitando no solo el trabajo artesanal sobre el papel sino el tiempo de traslado de la nota.
El uso para notificación interna. La organización adoptó a tal punto este medio de comunicación que se convirtió en la forma de notificación interna de cualquier actuación y así, entre otros beneficios, se evita una gran cantidad de pases de expedientes que solo se hacían para que un funcionario tomara conocimiento. Con este módulo solo se le informa que debe leer la actuación, evitando así tiempos muertos en la tramitación de un expediente.
Escritorio Único (EU)
El Escritorio Único (EU) es una puerta de acceso o una “bandeja de entrada” a todo el ecosistema. Para poder operar cualquiera de los módulos de SADE es imprescindible pasar por este escritorio, que facilita el acceso y controla los permisos de cada usuario.
Permite tener una visión general en línea y en tiempo real, de las tareas y los tiempos de demora en los flujos de trabajo propios y de los subordinados, así como acceder a los módulos, operar sobre tareas de los subordinados y recibir avisos de tareas que se llevan a cabo en etapas posteriores del flujo de trabajo.
Las funciones básicas del módulo EU son:
Controlar la habilitación de los usuarios para operar en los distintos módulos del ecosistema.
Dar al usuario una visión de sus stocks de tareas pendientes para cada uno de los módulos, y los tiempos que llevan en su poder, pues se los exhibe agrupados por intervalos de tiempo definidos por cada usuario como mejor le resulte para su tipo de actividad y con cálculo de promedios.
Dar al usuario una visión de las tareas pendientes para cada uno de los módulos de sus subordinados con la misma visión que a las propias y permitiéndole ir al detalle con la posibilidad de operar las siguientes funciones: reasignarlas, avocarse, eliminarlas o enviarlas a Guarda Temporal.
Recibir distintos avisos de los módulos; por ejemplo, si una tarea fue realizada en una etapa posterior del flujo de trabajo (típico en la tarea de firma).
El Escritorio Único (EU) permite al usuario tener una visión general en línea y en tiempo real, de las tareas y los tiempos de demora en los flujos de trabajo propios y de los subordinados, así como acceder a los módulos que utiliza.
Portafirma (PF)
El módulo Portafirma (PF) permite que un usuario que deba realizar una gran cantidad de firmas pueda administrarlas en forma conjunta de un modo más fácil y con mayor celeridad. Esta funcionalidad es recomendable solo para un perfil de usuario con alto volumen de firmas, ya que al optar por este módulo para firmar no es posible hacerlo individualmente sobre el módulo que se esté operando.
Seleccionar los universos a firmar, marcar y desmarcar operaciones de esos conjuntos.
Firmar los lotes seleccionados.
Llevar el control de las operaciones firmadas.
Los principales beneficios de esta herramienta:
Controlar mejor de dónde provienen las firmas.
Dar una visión general de los requerimientos de firma.
Dar celeridad a la tarea. Por ejemplo, un usuario que debe realizar más de 250 firmas diarias (ajustes presupuestarios, habilitaciones, etc.) con tardar 4 o 5 segundos por firma, demora unos 20 minutos, mientras que con esta funcionalidad puede hacerlo en entre 30 segundos y dos minutos, dependiendo de los filtros que utilice. Debe tenerse en cuenta que hay momentos en el año que este tipo de usuario puede llegar a tener que firmar más de 1.000 documentos en un día.
Accesibilidad. Término genérico usado para describir el grado en que un sistema es utilizado por el mayor número de personas posible.
Actuación administrativa. Acción de orden interno en relación a la resolución parcial o total de un trámite, determinada por el grado de competencia de cada repartición en función a la problemática planteada. Pueden ser de los siguientes tipos: carpeta, registro, nota, memorando, oficios judiciales y presentaciones a agregar en expedientes.
Administración central. Conjunto de órganos superiores o de competencia general dentro de la administración pública.
Administración de documentos. Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos.
Administración pública. Función del Estado consistente en la aplicación de leyes y en el cuidado de los intereses y el bienestar públicos. Conjunto de todos los organismos que desempeñan estas funciones.
Adulteración. Cambio o modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.
Agencia de Sistemas de Información (ASI). Entidad autárquica en el orden administrativo, funcional y financiero, en el ámbito de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que tiene como objetivo organizar y coordinar con todas las dependencias del Poder Ejecutivo, la infraestructura informática de telecomunicaciones y de los sistemas de información, dotando a la Ciudad de un plan autosuficiente, razonable y coordinado de gobierno electrónico, que permita el acceso del ciudadano por medios telemáticos a los servicios de información de Gobierno, aportando transparencia a la gestión.
Almacenamiento. Acumulación de documentos originales o reproducidos guardados, de modo que permita operaciones de recuperación de la información. Reunión de documentos en un espacio determinado, para su posterior ordenamiento sistemático.
Ámbito de aplicación. Espacio físico u organizacional alcanzado por una ley, decreto o normativa para su cumplimiento y operativo.
Análisis documental. Conjunto de operaciones necesarias para extraer la información contenida en las fuentes primarias y prepararla para su posterior recuperación y utilización.
Aplicación informática. Tipo de programa diseñado como herramienta para posibilitar a un usuario realizar uno o varios tipos de trabajo. Suele concebirse como una solución informática para automatizar tareas de diversa complejidad.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte, producidos o recibidos por persona física o moral, o por organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, y que son conservados por sus creadores o sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a la unidad de archivos competente en razón de su valor testimonial.
Archivo de actuaciones. Conservación de las actuaciones administrativas en las reparticiones donde se originan y por los plazos de archivo que se les asigne, de conformidad con la naturaleza de cada actuación; deben tenerse en cuenta los plazos de prescripción impuestos expresamente.
Archivo de documentos electrónicos. Conjunto de documentos producidos y suscriptos por una persona física o jurídica en el transcurso, y como apoyo, de una actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la gestión documental electrónica y la firma digital. Se los selecciona a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y se los guarda en depósitos de conservación permanente; también se los transmite por medios electrónicos.
Archivo de expedientes. En el GCABA los expedientes se resguardan en el Archivo General de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, dando cumplimiento a los requisitos y plazos de guarda vigentes.
Archivo digital. Resguardo de la documentación que ha sido trasladada del soporte físico al digital, conformando un ámbito de localización virtual.
Archivo físico. Ámbito localizado donde se encuentran depositados los documentos expresados sobre soporte papel o microfilm, hasta la vigencia de sus respectivos plazos de guarda, o por la determinación de su valor histórico.
Archivo operativo. También denominado “archivo activo”. Es el que contiene expedientes en trámite.
Área. Campo o esfera de acción determinado por su nivel de competencia. Dentro de una organización, se distinguen un área administrativa, un área de recursos humanos, etc.
Asignación de número de expedientes, registros y documentos. Procedimiento mediante el cual se numera o identifica unívocamente.
Asistencia técnica. Conjunto de actividades que permiten transmitir información y conocimientos, así como formar actitudes y desarrollar habilidades en los procesos administrativos y técnicos, para el mejoramiento continuo de los objetivos.
Autenticar. Legitimar o legalizar una firma o un documento. Procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción, o en otro país, o mediante el que se da fuerza aprobatoria a un instrumento privado en juicio.
Autentificación de firma. Procedimiento notarial por el cual se da fe de la autenticidad de la firma. Se utiliza particularmente para efectos de la tramitación.
Backup. Término de origen inglés utilizado para denominar la copia de archivos de seguridad (archivos de reserva).
Backend. Del inglés, motor o parte de un sistema o software que procesa la información obtenida en el frontend, que es la parte que interactúa con el usuario.
Back-office. Término de origen inglés que refiere a las tareas no visibles para el usuario de un sistema o empresa, como las actividades de apoyo; literalmente, “oficina trasera”.
Baja documental. Descarte de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no tenga valor histórico.
Base de datos. Conjunto de archivos estructurados que provee una fuente única de datos para una serie de aplicaciones. Configura la base de los sistemas informáticos integrados.
Beneficiario. Persona física o jurídica que tiene derecho a percibir ciertas prestaciones económicas o al reconocimiento de ciertos derechos en función de un contrato suscrito.
Boletín Oficial. Periódico oficial del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires donde se publican las leyes, decretos y disposiciones de promulgación reciente, las cuales entran en vigencia a partir de esta instancia informativa. También editan este tipo de publicación el Gobierno Nacional y los gobiernos provinciales.
Boletín Oficial Web (BOW). Aplicativo del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires para la gestión y publicación online del Boletín Oficial.
Buenos Aires Compras (BAC). Portal que permite realizar contrataciones electrónicas del sector público de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
CABA Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Canales de comunicación. Medios a través de los cuales se transmiten los mensajes entre personas, personas y máquinas, y entre máquinas.
Capacitar. Instruir a alguien para otorgarle aptitud en el desempeño de una tarea específica.
Captura. Acto de registrar o salvar una instancia, manifestación o estado particular de un objeto digital.
Carátula. Rótulo que se coloca sobre la tapa o cubierta de los expedientes y actuaciones administrativas. Contiene una serie de datos normalizados que posibilitan su identificación.
Cédula de notificación. Documento emitido por el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires o sus reparticiones para comunicar o emplazar a ciudadanos u organismos públicos o privados sobre la resolución de cierto trámite. También pueden emitir este tipo de documentos el Poder Judicial de la Nación y sus homólogos provinciales.
Centralización. Acción y efecto de reunir o concentrar la resolución de los asuntos políticos y administrativos en el gobierno o en sus delegados directos.
Certificados digitales. Son aquellos que implementa y promueve la autoridad de aplicación y en el GCABA emite la Agencia de Sistemas de Información (ASI), como autoridad certificante, para que los suscriptores utilicen la firma digital y la firma electrónica, en el ámbito de aplicación establecido.
Circuito. Recorrido, previamente diseñado, para el desarrollo de un proceso.
Cláusula. Cada una de las disposiciones de un contrato, tratado, testamento o cualquier otro documento análogo, público o privado.
Codificación digital. Utilización de valores numéricos diferenciados, tales como los dígitos binarios 0 y 1 utilizados para representar un objeto, que de esta forma constituirá un objeto digital.
Código de actuación. Es aquel que define la tipología de las diferentes actuaciones: carpeta, registro, oficio judicial, nota, memorándum y presentación a agregar.
Código de trata. Referencia exigida para caratular expedientes, que se define de acuerdo al nomenclador de tratas.
Compra electrónica. Adquisición de productos o servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas.
Comunicaciones Oficiales (CCOO). Módulo vinculado al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), que se implementa con un workflow para la asignación, producción, revisión y firma electrónica de los instrumentos de comunicación denominados “Notas” y “Memos”.
Conectividad. Posibilidad de conexión, a través de un entorno informático, de una repartición u organismo con otro.
Confidencial. Reservado. Dícese de la información que no debe tomar estado público.
Configuración. Preparación de un ordenador, de un dispositivo o de una aplicación para su correcto funcionamiento.
Conservación de los archivos. Una vez determinados mediante el proceso de evaluación los documentos que se resguardarán de manera permanente en los archivos, la tarea de los archivistas consiste, fundamentalmente, en preservar dichos documentos y proveer la información que se demande sobre ellos.
Conservación digital. Acciones efectuadas para anticipar, prevenir, o retardar el deterioro del soporte de documentos digitales.
Contraseña. Datos de autenticación de usuario, de carácter físico o virtual, que posibilitan el acceso seguro a un área restringida.
Contratación. Convenio en el que se pacta con una persona un trabajo a cambio de dinero u otra compensación.
Contrato administrativo. El que celebra la Administración Pública con los particulares a efectos de asegurar la ejecución de obras, la percepción de servicios o el suministro de materiales.
Contrato de locación. Contrato referido al arrendamiento temporal de bienes o servicios, pactando el pago y su respectivo término.
Control. Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
Cuerpo. Un expediente está compuesto por fojas y un conjunto de fojas forman un cuerpo; un expediente puede estar compuesto por uno o varios cuerpos.
Dato. Elemento o antecedente utilizado como base para obtener una información o para tomar una decisión.
Desarchivo. Operación consistente en retirar temporalmente del Archivo General, un expediente para trabajar sobre él.
Descentralización. Puede entenderse como proceso (desde lo centralizado) o como forma de funcionamiento de una organización. Supone transferir el poder (y por lo tanto, el conocimiento y los recursos) de un gobierno central hacia autoridades no están jerárquicamente subordinadas.
Descripción de trata. Es una de las demandas informativas incluidas en la solicitud de caratulación. Surge del nomenclador de tratas, por ejemplo: obras, impuestos, recursos humanos, etc.
Despapelización. Es el propósito de convertir todos los documentos registrados sobre papel (soporte físico) a un registro electrónico (soporte virtual).
Digitalización. Proceso mediante el cual una imagen real o analógica es transformada en una secuencia de cifras que posibilitan su manipulación a través de un ordenador.
Documento. Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas; entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráfica, sonido, imágenes o cualquier clase de información inherente a los procesos administrativos.
Documento electrónico o digital. Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, en soporte digital.
Documentos de numeración especial. Documentos definidos como especiales en el GEDO: Disposición, Resolución, Decreto y otros que en el futuro se definan como tales.
Documento reservado. Tipo documental con atributo de reserva; pueden ser visualizados, solamente, por aquellos usuarios de la Repartición que los generó, y que, además, posean el perfil autorizado.
Dominio electrónico. Método para referenciar lugares específicos en la web, usualmente una frase o palabra que posibilita identificar un sitio en Internet.
E-gobierno. Gobierno electrónico. Ecosistema SADE. Conjunto de módulos funcionales integrados al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE).
Ejecución de expedientes. Refiere a aquellos tipos de expediente cuya resolución promueve una actuación posterior. Por ejemplo, el llamado a licitación para realizar una obra determinada, luego de su adjudicación, culmina con su posterior concreción. Escáner. Del inglés scanner, aparato o dispositivo que convierte imágenes o documentos a formato digital.
Estados evolutivos de un expediente. Diferentes momentos en la conformación de un expediente; constituyen una serie ordenada de actuaciones administrativas: iniciación, subsanación, tramitación, comunicación, ejecución, archivo operativo y archivo histórico.
Expediente. Conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución administrativa.
Expediente electrónico. Colección ordenada de documentos electrónicos que se encuentran en el Repositorio Único y reflejan un procedimiento administrativo.
Expediente Electrónico (EE). Módulo del ecosistema SADE que administra las reglas de uso de un expediente en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Fase administrativa. Etapa donde el o los documentos suministran información a la administración en forma interna.
Firma digital. Esquema matemático que usa un método criptográfico para demostrar la autenticidad de un documento electrónico, brindando al destinatario la seguridad de que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado durante la transmisión o guarda.
Firma electrónica. Conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el suscriptor como su medio de identificación.
Firma ológrafa u hológrafa. Firma manuscrita.
Firmar. Acción que certifica un documento con distintos niveles de seguridad (ver “firma digital”, “firma electrónica” y “firma ológrafa”).
Flujograma. Representación gráfica utilizada para mostrar esquemáticamente los pasos de determinado proceso o procedimiento dentro de una organización o sector de la misma.
Formulario. Documentos prefijados con textos y campos combinados, o solo campos, que se deben cargar o no (obligatorio y no obligatorio) controlando sus valores.
Framework. En inglés, “marco de trabajo”; en software se utiliza para definir una estructura desde la cual se realiza un desarrollo.
Frontend. En inglés, “interfaz” o parte de un sistema o software que interactúa con el usuario; en oposición al backend, que procesa la información pero no tiene interacción directa.
Front-office. Término de origen inglés que hace referencia a las actividades en contacto directo con los usuarios o clientes de un sistema o empresa.
Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO). Sistema que permite generar, numerar, encriptar y almacenar documentos electrónicos. Los documentos generados corresponden a alguno de estos orígenes:
Libres: generados en el sistema a través de un workflow de confección que comprende la solicitud, producción, revisión y firma de los documentos.
Importados: archivos digitales que son incorporados y firmados.
Documentos con atributo “embebido” generados en el sistema a través de un workflow de confección que contienen un archivo incrustado.
Documentos template. Documentos con un formulario controlado asociado.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su identificación, utilización, explotación de información y conservación.
Gestión documental electrónica. Gestión documental que se apoya en tecnologías digitales y sistemas informáticos para dar orden a los procesos de creación, modificación, circulación, registro y guarda de la información.
Giro. Movimiento externo de una actuación administrativa hacia otros Poderes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Gobierno electrónico. Prestación de servicios públicos por medios electrónicos.
Grupo documental. Es la unidad documental de mayor volumen y representa la totalidad de la documentación originada por una dependencia gubernamental.
Hardware. Conjunto de circuitos lógicos y dispositivos electromecánicos que componen una computadora.
Implementar. Establecer y poner en funcionamiento un nuevo método, proceso o procedimiento operacional, una nueva estructura organizacional, etc.
Impresión digital. Reproducción de documentos mediante la utilización de herramientas electrónicas: escáner, digitalizadora. Este recurso tecnológico permite la transformación o reemplazo de los archivos físicos: papel, microfilm.
Iniciación de expediente. Estado en el que se da comienzo a una actuación administrativa para la resolución de una cuestión puntual solicitada. Primero de los estados evolutivos de un expediente.
Iniciador externo. Solicitante de intervención que no pertenece al ámbito específico de una Dirección General. También refiere al ciudadano que efectúa una presentación frente a la Mesa de Entradas pertinente para la resolución de una determinada problemática.
Iniciador interno. Repartición que, dentro del ámbito de una Dirección específica, comienza su intervención competente para la resolución de un trámite o actuación administrativa.
Interfaz. En software, parte de un programa que permite el flujo de información entre un usuario y la aplicación, o entre la aplicación y otros programas. “Interfaz” también hace referencia al conjunto de métodos para lograr interactividad entre un usuario y una computadora.
Interoperabilidad. Capacidad que tienen varios sistemas o componentes para intercambiar información y utilizar la información intercambiada.
Intranet. Red entre computadoras montada para uso exclusivo dentro de un organismo público, empresa u hogar. Se trata de una red privada que puede, o no, tener acceso a Internet.
Know-how. Término de origen inglés que denomina la experiencia técnica capitalizada mediante el ejercicio de una actividad.
Medio digital. Material físico, tal como un disco compacto, DVD, cinta o disco duro usado como soporte para almacenar datos digitales. También denominado “soporte digital”.
Memorándum o memo. Instrumento interno de comunicación oficial que se cursa a una autoridad determinada para solicitar informes, impartir instrucciones, comunicar decisiones y para que los elementos de juicio que en él se exponen constituyan un ayudamemoria para la solución de un asunto.
Metadatos. Información opcional anexa a otra principal, mediante la cual es posible decodificar un mensaje. El uso de metadatos mencionado más frecuentemente es la refinación de consultas a buscadores. Usando informaciones adicionales, los resultados son más precisos, y el usuario se ahorra filtraciones manuales complementarias.
Microfilm. Filme en el que se reproducen, con una importante reducción de tamaño, los documentos gráficos con el propósito de facilitar su almacenamiento y manipulación. Esta tecnología ha caído en desuso debido a la utilización de herramientas superadoras como el escáner y la digitalizadora.
Migración. Proceso de mover o transferir objetos digitales de un sistema a otro.
Monitorear. Controlar, seguir, supervisar el desarrollo de un procedimiento.
Nomenclador de tratas. Sistema integrado a partir de la definición de rubros codificados determinados por las tratas: Habilitaciones, Tránsito, Cementerios, etc. Su aplicación es exigida para la caratulación del expediente y su posterior remisión al organismo correspondiente.
Nota. Instrumento de comunicación oficial referido a asuntos de servicio de carácter menor; comunicación escrita relacionada con asuntos de gestión interna. Refiere, también, a los documentos emitidos por el Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires para la comunicación con otros organismos o personas de la gestión estatal.
Notificación. Documento utilizado para poner en conocimiento a un particular de la instancia en que se encuentra un trámite o acto administrativo. Puede tener carácter privado (notificación por cédula) o carácter público (notificación publicada en el Boletín Oficial).
Numeración. Procedimiento por el cual se ordenan numéricamente y en forma correlativa expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, a la sigla de la repartición, el año y el motivo.
Ológrafo. Testamento o memoria testamentaria de puño y letra del testador. Autógrafo. Por extensión, firma de puño y letra del autor.
Online. En castellano, “en línea”. Significa “conectado al sistema informático y accesible en forma directa e instantánea”.
Ordenador. Computadora; máquina que acepta e introduce información desde el mundo exterior, almacena internamente, procesa la información almacenada para solucionar o dar una respuesta a una demanda particular y proporciona o extrae información en forma legible o comprensible.
Pase. Acción que define el movimiento de expedientes entre las reparticiones u oficinas internas de un organismo que deben intervenir en su tratamiento.
Password. Contraseña; término de origen inglés utilizado para designar la seña o palabra clave que posibilita el acceso a un servidor.
PDF. Portable Document Format. Formato para almacenar documentos. Los documentos PDF soportan textos, imágenes, hipervínculos y gráficos vectoriales. Es un formato multiplataforma y está sumamente extendido, especialmente en lo referido a documentación de manuales y libros.
Pieza documental. Unidad documental, físicamente separable, integrada por uno o varios documentos reunidos de forma que puedan tratarse como unidad.
Pliego. Papel o memorial comprensivo de las condiciones o cláusulas que se proponen o se aceptan en un contrato, una concesión gubernativa, una subasta, etc.
Portal. Sitio web cuya característica fundamental es la de servir de “puerta de entrada” para ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados con un mismo tema.
Procedimiento administrativo. El que no se sigue ante la jurisdicción judicial, sino ante los organismos dependientes del Poder Ejecutivo.
Providencia. Escrito firmado por un funcionario y relativo a algún expediente. Mediante una Providencia se informa brevemente sobre el expediente o se ordena su prosecución. En general, su uso se restringe a los textos sintéticos de tramitación simple y no a los de carácter dispositivo.
Red. Organización de servicios relacionados entre sí. Término que, generalmente, se aplica al conjunto de equipos de comunicaciones interconectados.
Registro. Tipo o conjunto de datos almacenados en un sistema.
Relevamiento. Determinación de la situación existente en un sistema. Investigación detallada de las áreas componentes de una organización.
Repartición. Unidad operativa de carácter ejecutivo, destinada a la resolución específica de uno o más temas que requieren un nivel de especialización determinado.
Repositorio documental. Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos. Deriva del latín “repositorium”, que significa “armario”, “alacena”. Estos depósitos suelen estar preparados para ser distribuidos por medio de una red informática como Internet o en un medio físico como un disco compacto. Pueden ser de acceso público o estar protegidos y necesitar de una autentificación previa.
Reproducción documental. Copia de uno o más ejemplares de documentos mediante la utilización de diferentes procedimientos tecnológicos: microfilmación, escaneado, digitalización. Su cometido es preservar series documentales o parte importante de ellas.
Sede electrónica. Oficina virtual instalada en Internet para atender el derecho de los ciudadanos a interactuar con la Administración Central por medios electrónicos.
Seguridad informática. Proceso de establecer y observar un conjunto de estrategias y procedimientos tendientes a prevenir, proteger y resguardar de posible daño, alteración o sustracción, los recursos informáticos de una organización.
Selección documental. Operación intelectual y material de localización de documentos o expedientes que han de ser conservados o destruidos en virtud de los plazos de guarda establecidos, luego de un proceso de valoración.
Serie documental. Agrupación de documentos que constituyen el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un organismo o en virtud de una función. Una serie documental integra una sección documental.
Sigla de la repartición. De acuerdo a la tabla de códigos, es uno de los elementos de identificación imprescindibles de expedientes y actuaciones administrativas, junto a la numeración, el año y el motivo.
Sistematización. Organización de una cosa según un sistema o un conjunto de normas y procedimientos.
Software. Término de origen inglés que en informática refiere a las instrucciones, procedimientos y supervisión del sistema resueltos de manera electrónica.
Solapa. En informática, elemento en las interfaces gráficas que posibilita pasar de un documento a otro o de una sección a otra de forma rápida. Suelen constar de un campo de texto dentro de un cuadro rectangular y se ubican de forma contigua. También se denomina “pestaña” o “lengüeta”.
Subsanación de expedientes. Reparación o enmienda que se efectúa sobre un trámite. Configura el segundo de los estados evolutivos de un expediente.
Tabla de códigos. Normativa que establece los datos específicos que componen la identificación de expedientes y actuaciones administrativas.
Tablero de control. Herramienta aplicable a cualquier organización y a cualquier nivel de una organización. Su objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se lo define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación, apoyándose en las nuevas tecnologías de información y la comunicación (TIC).
(TIC). Sistemas informáticos en línea que amplían el alcance y las potencialidades de las organizaciones existentes y colaboran en la creación de nuevas organizaciones. Promueven la comunicación, la cooperación, la participación y el intercambio de información, experiencias, bienes y servicios entre los ciudadanos y los actores públicos y privados de una comunidad. Una concepción más amplia incluye dentro de las TIC a los medios de comunicación social y los medios de comunicación interpersonales tradicionales con soporte tecnológico, como el teléfono o el fax.
Token. Dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio para facilitar el proceso de autenticación.
Tramitación conjunta. Unificación de un grupo de expedientes para movilizarlos en conjunto durante un período de tiempo o tramo del trámite en cuestión, sin que pierdan en ninguna instancia su individualidad, porque en algún momento van a volver a tramitarse por separado nuevamente.
Tramitación en paralelo. Instancia donde un grupo de usuarios trabaja sobre el mismo expediente al mismo tiempo para agilizar la tramitación.
Trata. Definición sucinta del trámite que origina la apertura de un expediente o actuación administrativa. Es uno de los elementos informativos que integran la carátula.
Trazabilidad. Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción o tramitación; reflejo documental de esas etapas.
Usuario. El que usa ordinariamente algo. Desde el punto de vista archivístico, persona que hace uso de su derecho a tener acceso a la documentación e información, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de acciones y documentos.
Valoración documental. Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o depuración. Se resuelve a través de este proceso, también, su posible destrucción.
Vinculación. Procedimiento mediante el cual se incorpora a un expediente documentación complementaria (notas, memos, presentaciones). Corresponde cuando los documentos tratan sobre el mismo tema que el expediente.
Workflow. Flujo de trabajo; estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.
AFJG Administración Firma Jefe de Gobierno
ARCH Archivo
ASI Agencia de Sistemas de Información
BAC Integración Buenos Aires Compras
BOW Boletín Oficial Web
CCOO Sistema de Comunicaciones Oficiales
DGTAL Dirección General Técnica Administrativa y Legal
DPS Designaciones de Personal de Salud
EE Expediente electrónico
EU Escritorio Único
GCABA Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
GEDO Generador Electrónico de Documentos Oficiales
GUP Gestor Único de Proveedores
LOyS Locación de Obras y Servicios
LUE Legajo Único Electrónico de Personal
PF Portafirma
PSOCS Planes Sociales y Subsidios
RCE Registro Civil Electrónico
RIB Registro de Identificación de Beneficiarios
RLM Registro Legajo Multipropósito
RUDO Repositorio Único de Documentos Oficiales
SADE Sistema de Administración de Documentos Electrónicos
SDIN Sistema de Información Normativa
SECLYT Secretaría Legal y Técnica
SIGAF Sistema Integral de Gestión y Administración Financiera
TAD Trámite a Distancia
TIC Tecnologías de información y comunicación
TUS Tramitación Única de Subsidios
Material de Capacitación sobre Expediente Electrónico de la DIC
1-¿Cómo funcionan los códigos que le otorga el sistema a los documentos generados?
Los documentos cuentan con una secuenciación única e irrepetible de carácter oficial. La misma nos facilitará la identificación y búsqueda de los documentos a través del sistema.
La secuenciación de la documentación se asigna automáticamente al generar la documentación y cuenta con cinco partes que la constituyen tal y como se puede ver en el siguiente ejemplo:
La primer parte nos permite conocer el tipo de documento y se constituye por una sigla. En el caso del ejemplo “NO” es la abreviación de “NOTA”.
Luego podemos ver la fecha del año en que fue firmado dicho documento. En este caso, el año 2016.
A continuación vemos un número secuencial que sigue un orden ascendente independiente al organismo que genere la documentación, que es único para todos los tipos de documentos y que se renueva anualmente. Por ejemplo, en el año 2017 comenzará nuevamente con el número 00000001 para el primer documento firmado ese mismo año.
La sigla que le sigue al número secuencial, en este caso “APN”, representa el sector dónde se firmó la documentación. La última sigla hace mención a la repartición que firmó finalmente el documento.
Para los CCOO, de firmarse el documento conjuntamente entre dos reparticiones, la última repartición será la que caracterice el número resultante.
En caso de ser un EE (expediente electrónico) hará mención a la repartición encargada de la caratulación del mismo.
2-¿Qué sucede con mis tareas pendientes si yo me ausento del trabajo por vacaciones o un periodo de enfermedad?
En ese caso nuestro superior jerárquico tendrá acceso a nuestra cuenta y podrá reasignar tus tareas asignadas a otra persona, o bien a sí mismo para continuarlas y no interrumpir el proceso de tramitación requerido por la documentación.
3-¿Cualquiera puede acceder a los documentos que se firman?
Si. La información es abierta y de carácter público, siempre y cuando se cuente con el código completo de la documentación requerida. Es importante conocer con precisión dicha información, ya que los motores de búsqueda del sistema requieren todos los campos para funcionar.
4-¿Cada vez que se firma un documento es necesario imprimirlo?
No. Una de las características principales del sistema es que reemplaza al soporte papel, agilizando todos los trámites de la administración pública.
5-¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica?
La firma electrónica es la más común y que poseen todos cargos de menor jerarquía, es decir, la mayoría. La firma digital es la firma que se realiza a través de un dispositivo “token” y reemplaza el sello y firma ológrafa de los funcionarios de más alta jerarquía, que van desde Directores Generales hacia arriba.
6-¿Tiene la firma digital la misma validez que el sello y la firma ológrafa, es decir de puño y letra?
Si, ambas tienen la misma validez.
7-¿Qué sucede si en mi sesión no cuento con la opción para firmar con sello?
Los sellos son otorgados únicamente a funcionarios que cuenten con el cargo de Director General hacia arriba jerárquicamente y su carga será automática para los mismo. De no ser así deberá contactarse con la Mesa de Ayuda de GDE para la resolución del problema.
8-¿Cómo le envío un documento a un agente externo que no tiene usuario?
Se debe enviar el documento a mesa de entrada desde donde se lo asignará a un agente externo para su envío por el método tradicional.
9-¿Si cometo un error, puedo apretar la flecha ubicada en el margen superior izquierdo o “ir hacia atrás” en el navegador?
No. Si se hace uso o clic en esa flecha se perderá toda la información con la cual se venía trabajando hasta el momento.
10-¿Puedo acceder al sistema desde mi domicilio?
Si. En algunas ocasiones y para ciertos usuarios solamente se podrá ingresar al sistema mediante el ingreso por un proxy reverso.
11-¿Qué sucede con la información si se cae el servidor o tenemos problemas de conexión?
Si esto sucede, generalmente en casos de mantenimiento o reparación del sistema, perderemos los últimos cambios no guardados por nosotros. El sistema no permite recuperar aquellas acciones que no fueron previamente realizadas si no las guardamos.
12-¿Puedo ausentarme de mi PC mientras confecciono un documento y luego volver para seguir trabajando?
Si. Pero se debe tener en cuenta que la sesión ingresada permanece abierta durante 30 minutos en período de inactividad. Luego de ese lapso se cerrará automáticamente la misma perdiendo toda la información que no se haya guardado con anterioridad.
Ya que el sistema no tiene un botón u opción formal para guardar, es recomendable utilizar la opción “enviar a revisar” a nosotros mismos, de esa manera la tarea continuará en el buzón de tareas pudiendo reanudar su redacción cuando se desee.
13-No puedo ingresar al sistema o nos reporta un error al intentarlo
Revise su conexión a la red para asegurarse de que se encuentra conectado a la misma. Si así fuese el caso, elimine las cookies del navegador desde “abrir menú” – “opciones”:
Luego seleccionar “Privacidad” y a continuación “eliminar determinadas cookies”:
Para finalizar seleccione “eliminar todo”:
14-¿Cómo hago el seguimiento de un documento que cree o en el que participe?
Si participó de la confección de un documento y precisa realizar un seguimiento del mismo puede seleccionar la opción “Copia Oculta”. Además puede solicitar que se notifique cuando el documento sea firmado en su destino final. De esa manera recibirá el número de dicha documentación que le permitirá realizar un seguimiento posterior.
15-¿Cuál es la diferencia entre archivo embebido y archivo de trabajo?
El archivo embebido constituye un documento oficial que forma parte de la actuación caratulada (nota o memo) el cual conserva su extensión original.
El archivo de trabajo no es un documento oficial sino que es información adicional que queda por fuera de la actuación caratulada. Es este caso al abrir la comunicación oficial el mismo aparecerá como un archivo aparte sin posibilidad de modificación.
16-¿Qué ocurre si me olvido la contraseña y/o usuario?
En este caso se deberá que recurrir al administrador local de su repartición para que resuelva el problema. Les recomendamos nunca compartir la contraseña por asuntos de seguridad. La responsabilidad al iniciar la sesión con nuestro usuario y contraseña es única e intransferible y representa legalmente todos los documentos manipulados y firmados por dicho usuario.
17-¿Tengo la posibilidad de adjuntar un archivo de carácter oficial en papel a las CCOO?
Existe la posibilidad de adjuntar un documento previamente escaneado que quedara vinculado al comunicado (nota o memo). Para ello deberemos cargar el documento como archivo embebido. Hecho esto deberá proceder a firmarlo uno mismo para oficializar el documento.
18-¿Cómo sigo la confección de un documento en el que participé?
Para realizar el seguimiento de la confección de un documento en el que participó, antes de mandar a revisar, siempre puede desde la opción “destinatarios” – “copia oculta” agregar su usuario. Las modificaciones realizadas aparecerán en la pestaña bandeja CO dentro del módulo CCOO.
19-¿Cuál es la diferencia entre la solapa de “documentos” y “documentos de trabajo”?
Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que la integran. Estos documentos forman parte del expediente y tienen validez para tramitar. En cambio los documentos de trabajo permiten anexar archivos de trabajo que no forman parte integral del expediente y por lo tanto no tienen validez para tramitar
Firma Digital Mendoza
Formulario Alta de Usuarios GDE
Planilla Relevamiento Procesos Expediente Electrónico
Formulario Solicitud Correo Oficial

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