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Agustín Tomás de la Fuente Quiroga
1 ORDENANZA REGULADORA DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL ORGANISMO AUTÓNOMO GERENCIA MUNICIPAL DE URBANISMO DEL EXCELENTÍSIMO AYUNTAMIENTO DE SAN CRISTÓBAL DE LA LAGUNA PREÁMBULO ÍNDICE TÍTULO I.- Disposiciones Generales Artículo 1.- Objeto Artículo 2.- Ámbito de aplicación Artículo 3.- Obligatoriedad en el uso de soportes electrónicos Artículo 4.- Tratamiento de datos de carácter personal TÍTULO II.- Sede Electrónica Artículo 5.- Sede electrónica Artículo 6.- Acceso universal y multicanalidad Artículo 7.- Gestión de la sede electrónica Artículo 8.- Ámbito y contenido de la sede electrónica Artículo 9.- Tablón de anuncios electrónico Artículo 10.- Carpeta ciudadana TÍTULO III.- Identificación y Autenticación Artículo 11.- Identificación electrónica de la Gerencia de Urbanismo y autenticación en el ejercicio de su competencia Artículo 12.- Identificación electrónica de los empleados públicos de la GULL y autenticación en el ejercicio de su competencia Artículo 13.- Medios de identificación y autenticación de los ciudadanos Artículo 14.- Identificación y acreditación de la voluntad de los ciudadanos por parte de funcionario público TÍTULO IV.- Registro electrónico Capítulo I.- Presentación telemática Artículo 15.- Registro electrónico Artículo 16.- Acceso telemático al registro electrónico Artículo 17.- Cómputo de plazos Artículo 18.- Registro de entrada de documentos Artículo 19.- Registro de salida de documentos Artículo 20.- Rechazo de documentos Capítulo II.- Presentación presencial Artículo 21.- Aportación de documentos electrónicos de forma presencial Artículo 22.- Presentación de documentos en soporte papel Artículo 23.- Presentación de documentos complementarios Artículo 24.- Presentación de documentos por medios alternativos al registro Artículo 25.- Interoperabilidad TÍTULO V.- Comunicaciones y Notificaciones Artículo 26.- Envío de comunicaciones por vía electrónica Artículo 26 bis.- Obligatoriedad de comunicación utilizando medios electrónicos. Artículo 27.- Forma de notificación Página 12 Artículo 28.- Notificaciones electrónicas Artículo 29.- Práctica de la notificación por medios electrónicos Artículo 30.- Notificación por comparecencia electrónica Artículo 31.- Comunicaciones internas TÍTULO VI. De los documentos y archivo electrónico Artículo 32.- Formato de los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos Artículo 33.- Destrucción de documentos emitidos originalmente en soporte papel Artículo 34.- Archivo electrónico de documentos TÍTULO VII. Gestión electrónica de los procedimientos Artículo 35.- Expedientes electrónicos Artículo 36.- Modelos normalizados Artículo 37.- Iniciación del procedimiento administrativo Artículo 38.- Instrucción del procedimiento utilizando medios electrónicos Artículo 39.- Acceso de los interesados a la información sobre el estado de tramitación Artículo 40.- Continuación del procedimiento administrativo electrónico por medios tradicionales Artículo 41.- Foliado del expediente Artículo 42.- Pago electrónico Disposiciones Adicionales Disposiciones Transitorias Disposición Final ORDENANZA REGULADORA DE LA ADMINISTRACION ELECTRÓNICA DEL ORGANISMO AUTÓNOMO GERENCIA MUNICIPAL DE URBANISMO DEL EXCELENTÍSIMO AYUNTAMIENTO DE SAN CRISTÓBAL DE LA LAGUNA PREÁMBULO La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, estableció que la Administración quedaba obligada a transformarse en una administración electrónica regida por el principio de eficacia que proclama el artículo 103 de la Constitución. Con esta Ley se da el paso necesario para el reconocimiento a los ciudadanos del derecho a relacionarse con la Administración por medio electrónicos, obligando a dar el paso del podrán, establecido hasta el momento, al deberán. La Gerencia de Urbanismo de La Laguna inició hace años un proceso de modernización continua en el que se ha pretendido que los principios de eficacia y eficiencia sean el eje vertebrador que configuren una Administración moderna y ágil, prestando especial atención a la calidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos. Durante este proceso se ha trabajado intensamente en el impulso de la sociedad de la información, incorporando a su gestión el uso de las nuevas tecnologías, que combinado con los cambios organizativos y jurídicos necesarios han permitido hacer realidad la transformación pretendida. Para potenciar el uso más intenso de las tecnologías en las relaciones con los ciudadanos y facilitar el pleno aprovechamiento de sus beneficios es preciso dotar a esta Administración de un instrumento normativo, que partiendo de lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establezca los aspectos concretos de la Administración Electrónica en el ámbito del Organismo Autónomo Página 23 Gerencia Municipal de Urbanismo, respetando en todo caso, todos y cada uno de los principios generales contenidos en la Ley. TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES Art 1.- Objeto.- La presente ordenanza regula la utilización de medios electrónicos y los aspectos básicos de utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa en el ámbito del Organismo Autónomo Gerencia Municipal de Urbanismo del Ayuntamiento de San Cristóbal de La Laguna, según lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Art. 2.- Ámbito de aplicación.- 1. Esta Ordenanza se aplicará a las relaciones desarrolladas a través de medios electrónicos entre el O. A. Gerencia Municipal de Urbanismo de San Cristóbal de La Laguna (en adelante GULL) y las personas físicas y jurídicas, privadas y públicas, usuarias de sus servicios. 2. Se aplicará concretamente a las actuaciones realizadas por la GULL a través de medios electrónicos y, en particular, a: a) Las relaciones de carácter jurídico-administrativo y la tramitación de los procedimientos administrativos incorporados a la tramitación por vía electrónica, de conformidad con lo previsto en esta Ordenanza. b) El acceso de la ciudadanía a la información obrante en poder de la Gerencia de Urbanismo. c) El tratamiento de la información obtenida por la Gerencia de Urbanismo en el ejercicio de sus potestades. 3. Esta ordenanza también será de aplicación a las comunicaciones con la ciudadanía no sometidas a derecho Administrativo y, especialmente, a las comunicaciones de avisos e incidencias, la recepción de reclamaciones y quejas, la formulación de sugerencias, las consultas, las peticiones y otras formas de participación, siempre que éstas últimas no sean objeto de una regulación específica. Art. 3.- Obligatoriedad en el uso de soportes electrónicos.- 1. La utilización de soportes electrónicos será obligatoria en las relaciones de especial sujeción, entendiendo por tales las mantenidas con los siguientes sujetos: a) Los licitadores y contratistas que deberán presentar en soporte electrónico la documentación necesaria para las licitaciones. b) El personal al servicio de la Gerencia de Urbanismo, en el ámbito de sus relaciones de empleo público, así como los cargos públicos y miembros de la corporación en el desarrollo de sus funciones. c) Las asociaciones o colegios profesionales y sus miembros, en particular aquellos que en el ejercicio de su actividad, realicen actos de comunicación con la GULL en representación de otros ciudadanos, sin perjuicio de la firma de convenios de colaboración. 2. La GULL facilitará los medios técnicos, materiales y organizativos necesarios para el cumplimiento de la citada obligación. Art 4.- Tratamiento de datos de carácter personal.- 1. La utilización de técnicas electrónicas por la Gerencia de Urbanismo, en el ámbito de lo dispuesto en esta Ordenanza, tendrá las limitaciones establecidas en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y Reglamentos de desarrollo. Página 34 TÍTULO II. SEDE ELECTRÓNICA Art. 5.- Sede electrónica.- 1. Se crea la sede electrónica del Organismo Autónomo Gerencia Municipal de Urbanismo de La Laguna, como conjunto sistematizado de información y operatorias accesibles a través de protocolos web, establecida en la dirección de Internet 2. La titularidad de la sede electrónica corresponde al O. A. Gerencia Municipal de Urbanismo de La Laguna, que será responsable de la integridad, veracidad y actualidad de sus contenidos, salvo en el caso de información que se pueda obtener de fuentes externas o aquella a la que simplemente se redireccione mediante un enlace, según lo previsto en el artículo 17 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información. 3. La Sede electrónica posibilitará que los ciudadanos puedan ejercitar los derechos reconocidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE) y de cualquiera otros que se establezcan por los Órganos de gobierno competentes de la GULL. Art. 6.- Acceso universal y multicanalidad.- 1. La GULL garantizará a toda la ciudadanía la posibilidad de acceso a su sede electrónica, disponiéndose al efecto los oportunos terminales instalados en las Oficinas de Atención al Ciudadano y en cualesquiera otras ubicaciones que se determinen. 2. La sede electrónica de la GULL será accesible a través de aquellos terminales cuyo uso esté generalmente extendido entre la ciudadanía de acuerdo con el estado de la técnica en cada momento. 3. La GULL velará por la accesibilidad de todos los contenidos de su sede electrónica con plenitud de funcionalidades a través de los navegadores de Internet generalmente utilizados por la ciudadanía. Art. 7.- Gestión de la sede electrónica.- 1. El Servicio de Sistemas de Información Territorial y Nuevas Tecnologías de La GULL será el responsable de la gestión y soporte técnico de la sede electrónica. 2. El Servicio responsable de la sede electrónica coordinará con los distintos servicios para que incorporen a la misma información relativa a su ámbito competencial, estableciendo las directrices necesarias al efecto. Cada unidad será responsable de la integridad, veracidad y actualidad de la información incorporada, sin perjuicio de la potestad de supervisión de todos los contenidos de la sede electrónica a cargo del servicio responsable de ésta. 3. La GULL podrá recurrir a las fórmulas contractuales para la gestión indirecta de servicios públicos admitidas en Derecho para encomendar a terceros la gestión y administración y hospedaje de la sede, manteniéndose en todo caso sus responsabilidades sobre la misma. Art. 8.- Ámbito y contenido de la sede electrónica.- La GULL incluirá en su sede electrónica todos los contenidos directamente relacionados con los servicios públicos prestados a la ciudadanía y en particular: a. Identificación de la sede. b. Información necesaria para la correcta utilización de la sede incluyendo el mapa de la sede electrónica o información equivalente, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles, así como la relacionada con propiedad intelectual. Página 45 c. Sistema de verificación de los certificados de la sede, que estará accesible de forma directa y gratuita. d. Relación de los medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con la Administración. e. Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos o utilizados en la sede. f. Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, incluyendo un enlace con la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos. g. En su caso, publicación electrónica de actos y comunicaciones que deban publicarse en tablón de anuncios o edictos, indicando el carácter sustitutivo o complementario de la publicación electrónica. h. Enlace para la formulación de sugerencias y quejas. i. Acceso, en la medida en que se vayan incorporando a la tramitación electrónica, al expediente. j. Verificación del sello electrónico de los órganos que abarque la sede. k. Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos que abarca la sede que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación. l. Indicación de la fecha y hora oficial a los efectos previstos en el artículo 26.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio (LAE). m. Un catálogo de procedimientos administrativos tramitables total o parcialmente por medios electrónicos, con indicación de los requisitos esenciales para la tramitación, incluyéndose asimismo los impresos y formularios asociados. n. La dirección de la sede física de las Oficinas de Atención al Ciudadano y otros datos de localización, tales como los números de teléfono o las direcciones de correo electrónico habilitados para la atención a la ciudadanía. o. Los miembros del personal municipal habilitados para suplir a la ciudadanía en la identificación y autenticación realizada por medios electrónicos 2. El Consejero Director como responsable de la sede, podrá además incluir en la misma otros servicios o contenidos, con sujeción a lo previsto en el artículo 10 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en la presente Ordenanza. Art. 9.- Tablón de anuncios electrónico.- 1. La GULL dispondrá en su sede electrónica de un tablón de anuncios electrónico, destinado a la publicación preceptiva de normas, acuerdos, resoluciones, comunicaciones y cualesquiera otras informaciones de interés general. 2. A efectos del cómputo de plazos, en el momento de la publicación se generará el correspondiente sello de tiempo. Art Carpeta Ciudadana.- 1. La sede electrónica de la GULL dispondrá de una zona denominada Carpeta ciudadana, de acceso restringido a su titular o titulares, quienes deberán identificarse utilizando un certificado electrónico o cualquier otro medio de identificación electrónica admisible en derecho que se implante en el futuro, antes de acceder a la misma. 2. Siempre que resulte técnicamente factible, se incorporará a la carpeta ciudadana toda la información relativa a su titular obrante en la GULL, indicando expresamente aquella cuya utilización por parte de la GULL se haya utilizado en nuevos procedimientos o cuya cesión a Página 56 otras Administraciones haya sido consentida, y pudiéndose modificar esta opción, según lo previsto en la normativa vigente de protección de Datos de Carácter Personal. 3. La práctica de las notificaciones por medios electrónicos se realizará en la carpeta ciudadana, según lo establecido en el artículo 29 de esta Ordenanza. Página 67 TÍTULO III. IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN Art Identificación electrónica de la Gerencia de Urbanismo y autenticación en el ejercicio de su competencia.- 1. La GULL utilizará para la identificación y autenticación del ejercicio de su competencia en la actuación administrativa automatizada sello electrónico del Órgano, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. 2. El certificado electrónico incluirá el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente. 3. El sello electrónico podrá ser utilizado en procesos manuales o automatizados siempre que el Órgano competente haya autorizado expresamente su utilización. Art Identificación electrónica de los empleados públicos de la GULL y autenticación en el ejercicio de su competencia 1. Los empleados públicos de la GULL utilizarán en el desarrollo de sus funciones firma electrónica reconocida, en los términos establecidos legalmente. 2. La firma electrónica basada en el documento nacional de identidad electrónico y cualquier otro certificado reconocido, emitido por prestadores de servicios de certificación que ejerzan su actividad en España, serán mecanismos utilizados para la identificación de los empleados públicos en el ejercicio de sus funciones. 3. Asimismo, se podrá utilizar la firma basada en certificado de empleado público al servicio de esta Administración. Mediante resolución del órgano competente se identificarán los supuestos y causas de aplicación de este mecanismo de identificación dándoles cobertura. 4. Corresponderá a las personas identificadas en los certificados electrónicos el uso de los mismos en el ejercicio de sus funciones públicas con los límites que, en cada caso, se hagan constar en aquéllas. Art Medios de identificación y autenticación de los ciudadanos.- 1. La utilización de la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido será suficiente para identificar a los ciudadanos, así como para entender acreditada su voluntad, cuando se presenten por vía telemática documentos electrónicos relativos a cualquier procedimiento o trámite en la sede electrónica. 2. La GULL admitirá en todas sus operatorias y trámites la utilización del documento nacional de identidad electrónico. 3. La GULL admitirá las firmas electrónicas basadas en certificados reconocidos emitidos por prestadores de servicios de certificación que ejerzan su actividad en España generalmente utilizados por la ciudadanía, siempre y cuando el prestador de servicios de certificación ponga a su disposición la información precisa y, en particular, la relación de certificados revocados, gratuitamente y se acuerdo con los estándares establecidos al efecto. 4. El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con la naturaleza del trámite a realizar conforme a los procedimientos establecidos en la GULL. 5. El uso por la ciudadanía de sistemas de firma electrónica implicará que la Gerencia de Urbanismo podrá tratar los datos personales consignados, a los efectos exclusivos de verificación de firma. Página 78 Art Identificación y acreditación de la voluntad de los ciudadanos por parte de funcionario público.- 1. Se podrá llevar a cabo la identificación y autenticación de los ciudadanos por funcionario público habilitado conforme a lo previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. 2. El ciudadano, por su parte habrá de identificarse ante el empleado público y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello. 3. La GULL mantendrá un registro actualizado de empleados públicos habilitados para la identificación y autenticación regulada en este artículo. TÍTILO IV. REGISTRO ELECTRÓNICO CAPÍTULO I.- PRESENTACIÓN TELEMÁTICA Art Registro electrónico.- 1. Se crea el Registro Electrónico de la Gerencia Municipal de Urbanismo del Ayuntamiento de La Laguna, integrado en el Registro de entrada y salida de documentos de este Organismo Autónomo, formando parte del mismo a todos los efectos jurídicos. 2. Será responsable de su gestión la Unidad Orgánica de Modernización y Atención al Ciudadano de la GULL. 3. La GULL garantizará la seguridad de este registro, a través de los medios técnicos adecuados, los requisitos de disponibilidad, acceso, integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los datos e informaciones y servicios, de conformidad con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio (LAE). Art Acceso telemático al registro electrónico.- 1. El acceso telemático al registro de la GULL estará permanentemente disponible en la sede electrónica de ésta y se realizará, en todo caso, mediante la utilización de certificado electrónico o cualquier otro medio de identificación electrónica admisible en derecho que se implante en el futuro 2. El acceso telemático al registro electrónico se podrá realizar durante las 24 horas del día, todos los días del año, salvo cuando razones de mantenimiento técnico u operativo lo impidan, hecho éste que se deberá informar a los usuarios con la máxima antelación posible y mientras dure esta situación. Esta información se publicará en la sede electrónica. 3. La presentación telemática de solicitudes, escritos o comunicaciones al registro electrónico tendrá los mismos efectos que la efectuada por el resto de medios admitidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común. Art Cómputo de plazos.- 1. A los efectos del cómputo de plazos, la fecha y hora en la entrada y salida de documentos se regirá por la fecha y hora de la sede electrónica. 2. La recepción de documentos en un día inhábil se entenderá efectuada al primer día hábil siguiente. 3. Las solicitudes, escritos y comunicaciones se entenderán recibidas en el plazo establecido si se inicia la transmisión dentro del mismo y dicha transmisión finaliza con éxito. Página 89 4. Anualmente se publicará en el tablón de anuncios de la sede electrónica el calendario oficial de días inhábiles. Art.18.-Registro de entrada de documentos.- 1. En cada presentación telemática ante el registro electrónico de la GULL deberá figurar al menos un documento de presentación obtenido del catálogo de trámites publicado en la sede electrónica, que se firmará con alguno de los certificados electrónicos admitidos por la GULL cuya relación actualizada estará publicada en la sede electrónica. 2. El documento de presentación podrá ir acompañado de otros documentos electrónicos anexos, debiéndose hacer constar expresamente en el documento de presentación declaración responsable de la autenticidad de los mismos, en el caso de que éstos no sean documentos electrónicos auténticos. 3. Cuando se aporten a través del registro electrónico documentos cuyo destino sea un expediente ya iniciado deberá constar en el documento de presentación el número de expediente o, en caso de no conocerse éste, el número de registro obtenido en la presentación que dio inicio al expediente. 4. El registro emitirá automáticamente un justificante de recepción de los documentos electrónicos presentados en el que se dejará constancia de la anotación de entrada. 5. A través de la Carpeta Ciudadana se podrán consultar todos los registros de entrada del interesado, incluyendo la información del Registro y los documentos asociados al mismo. Art Registro de salida de documentos.- 1. Las unidades administrativas de la Gerencia de Urbanismo registrarán de salida los documentos electrónicos auténticos que vayan a ser notificados a otras Administraciones públicas o a la ciudadanía. 2. El registro electrónico practicará el oportuno asiento de salida. 3. A través de la Carpeta Ciudadana se podrá consultar todos los registros de salida dirigidos al interesado. Art Rechazo de documentos.- 1. El registro electrónico de la GULL rechazará toda presentación que no esté respaldada por una firma electrónica válida (certificado de firma reconocida no caducado y no revocado), así como aquellas que contengan ficheros cuyo formato no se ajuste a las especificaciones técnicas establecidas en el artículo 32 de esta Ordenanza, o que presumiblemente puedan contener código maliciosos o cualquier otro mecanismo que pueda provocar anomalías o fallos en el funcionamiento del registro, o suponga un riesgo para la integridad o seguridad de los sistemas de información de la Gerencia de Urbanismo. 2. En los casos previstos en el párrafo anterior, así como cuando se detecten anomalías técnicas en la transmisión telemática de los documentos electrónicos, el registro electrónico de la GULL no admitirá ningún dato, poniendo dicha circunstancia en conocimiento del presentante, mediante los correspondientes mensajes de error, para que proceda a la subsanación del envío, y conservando un registro de la incidencia. CAPÍTULO II.- PRESENTACIÓN PRESENCIAL Art Aportación de documentos electrónicos de forma presencial.- 1. La GULL podrá admitir la presentación de documentos electrónicos en los registros presenciales, siempre que se entreguen en un soporte de almacenamiento generalmente Página 910 utilizado (CD, DVD, dispositivo USB, etc), que sean fácilmente localizables en el mismo y estén en el formato establecido en el artículo 32 de esta Ordenanza. Previamente, tanto el medio de almacenamiento como los propios documentos electrónicos serán analizados para garantizar la ausencia de código malicioso o susceptible de afectar a la integridad o seguridad de los sistemas de información internos. 2. En las oficinas de atención al ciudadano de la GULL se pondrá a disposición de los ciudadanos de forma libre y gratuita los equipos necesarios para la presentación telemática de documentación. En estos casos, si el presentante dispone de medios de identificación y autenticación propios, podrá realizar la presentación por medios telemáticos por sí mismo utilizando la aplicación dispuesta al efecto. Si no fuera así, tal identificación o autenticación podrá ser validamente realizada por funcionario público, según lo dispuesto en el artículo 14 de esta Ordenanza. En todo caso el personal de atención al ciudadano asistirá y orientará a los interesados en realizar este tipo de trámites. Art Presentación de documentos en soporte papel.- 1. Los documentos presentados en el registro de la GULL en soporte papel se convertirán en copias electrónicas auténticas mediante el procedimiento establecido en el artículo 30.3 de la LAE, quedando vinculados al asiento de entrada y llevarán incorporado sello electrónico de la GULL. Posteriormente se podrá proceder a la destrucción del papel según lo establecido en el artículo 33 de esta Ordenanza. Art Presentación de documentos complementarios.- La aportación de documentación complementaria relativa a un expediente iniciado a instancia de parte a través del registro electrónico y que no pueda ser objeto de presentación en el mismo, por razones técnicas o por ser preciso el cotejo con el original, podrá realizarse mediante presentación en los registros presenciales. Art. 24.-Presentación de documentos por medios alternativos al registro.- Cuando de acuerdo con lo previsto en el párrafo 4 del artículo 38 de la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento Administrativo Común, se presenten documentos por medios ajenos al registro de la GULL, éste procederá en el momento de su recepción de acuerdo con lo dispuesto en los artículos anteriores, adoptando las medidas necesarias para que las fechas que se incorporen a sus sistemas de gestión sean las correspondientes a las de presentación originaria. Art 25.- Interoperabilidad.- La tecnología o sistemas utilizados por el Registro electrónico garantizarán un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica, organizativa y procedimental, para la recepción de documentos dirigidos o presentados ante otras Administraciones Públicas con las que se encuentren suscritos convenios de colaboración. TÍTULO V. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES Art 26.- Envío de comunicaciones por vía electrónica.- 1. Para la prestación de servicios a la ciudadanía, la GULL podrá remitir comunicaciones mediante el envío de correos electrónicos o mensajes a móviles a la dirección o números de teléfono previamente facilitados. 2. Cuando sus características así lo aconsejen, los mensajes podrán ir firmados con un sello electrónico de la GULL. Página 1011 Artículo 26 bis.- Obligatoriedad de comunicación utilizando medios electrónicos.- La Gerencia Municipal de Urbanismo establece por medio de la presente Ordenanza la obligatoriedad de comunicarse con la misma utilizando sólo medios electrónicos para los sujetos expuestos a continuación: a) Las personas jurídicas con independencia de su forma jurídica. b) Las personas físicas integrantes del colectivo de quienes ejercen una actividad, entendiendo como tal todo tipo de operación o trabajo de carácter industrial, comercial, profesional o de servicios, que se ejerce o explota en un determinado establecimiento. Art Forma de notificación.- 1. Los documentos en virtud de los cuales se dé inicio a un procedimiento a instancia de parte contendrán un apartado en el que el interesado elegirá expresamente la opción preferida para la práctica de las notificaciones. Cabrá la posibilidad de cambiar esta opción en la carpeta ciudadana en cualquier momento del procedimiento. 2. La carpeta ciudadana permitirá asimismo optar por una forma de notificación para su aplicación en todos los eventuales procedimientos en el que el interesado sea parte. Art Notificaciones electrónicas.- 1. Las notificaciones electrónicas son documentos electrónicos auténticos firmados con un sello electrónico de la GULL, sin perjuicio de las firmas electrónicas que, en su caso, puedan llevar incorporadas a los documentos anexos a las mismas. 2. Cuando la GULL practique la notificación a los interesados, tanto en soporte electrónico como en soporte papel, se le remitirá una copia auténtica del documento electrónico original verificable a través de la sede electrónica. Art Práctica de la notificación por medios electrónicos.- 1. La GULL remitirá las notificaciones por medios electrónicos a quienes hayan optado por esta forma de notificación. 2. Asimismo, la GULL remitirá las notificaciones por medios electrónicos a quienes según el artículo 3 de esta Ordenanza estén obligados al uso de soportes electrónicos así como aquellos que según lo dispuesto en el artículo 26 bis de la misma estén obligados a la utilización de medios electrónicos en sus comunicaciones con aquella. 3. Una vez practicado el asiento de salida según lo previsto en el artículo 19 de esta Ordenanza, la puesta a disposición se realizará en la carpeta ciudadana del destinatario. 4. En el momento de la puesta a disposición de la notificación se enviará al destinatario un aviso a través de, al menos, uno de los sistemas de comunicación previstos en el artículo 26 de esta Ordenanza. El envío de este aviso permitirá acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición, de tal forma que, siguiendo lo establecido en el artículo 28.3 de ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, si transcurridos diez días naturales desde la puesta a disposición al interesado si que se acceda a su contenido se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común y normas concordantes, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso. Página 1112 5. En la carpeta ciudadana se mostrará de forma destacada la existencia de notificaciones pendientes, indicándose asimismo claramente que el acceso al documento, previa su aceptación, implica la notificación de su contenido, momento a partir del cual se entenderá practicada a todos los efectos. Asimismo, la carpeta ciudadana mostrará la posibilidad al ciudadano de proceder a su rechazo produciendo los efectos del artículo 59.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común y normas concordantes. 6. La operatoria de notificaciones permitirá al destinatario visualizar la notificación y, en su caso, los documentos adjuntos, verificar las firmas electrónicas que los acompañen y descargar todo ello en un terminal. Art Notificación por comparecencia electrónica.- La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el interesado, debidamente identificado, al contenido de la actuación administrativa correspondiente, quedando constancia de la fecha y hora de este acceso, a través de la carpeta ciudadana en la sede electrónica. Art Comunicaciones internas.- Con carácter general, las comunicaciones entre servicios y unidades administrativas de la Gerencia de Urbanismo se efectuarán utilizando los medios electrónicos específicamente habilitados para ello y de acuerdo con las instrucciones dictadas al efecto. TÍTULO VI. DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO Art Formato de los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos.- 1. Con carácter general se adopta como formato electrónico el denominado PDF (formato de documento portátil). 2. Los proyectos técnicos necesarios para la tramitación de expedientes se aceptarán en el formato aprobado por el Colegio Oficial correspondiente para sus visados electrónicos, sin perjuicio de lo que se pudiera establecer en convenios de colaboración firmados entre la GULL y los distintos Colegios Profesionales. 3. Para el resto de documentación técnica que no tenga carácter de proyecto, se estará a lo dispuesto en el apartado primero. Artículo Destrucción de documentos emitidos originalmente en soporte papel.- 1. Se procede a la creación de un Comité Interno de Análisis Documental que garantice la legalidad del proceso de destrucción el cual estará formado por los empleados públicos que en cada momento ocupen los siguientes puestos: - Gerente. - Secretario. - Jefe de Servicio de Sistemas de Información Territorial y Nuevas Tecnologías. - Responsable de la coordinación de archivos - Jefe se Servicio responsable de la tramitación en papel que se proponga a eliminación. 2. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico, podrán destruirse, si se cumplen los siguientes requisitos: a) Se haya generado un documento original electrónico. Página 1213 b) Que el citado documento original electrónico sea objeto de una adecuada conservación. c) Que exista dictamen favorable del Comité Interno de Calificación Documental. 3.- Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico, que cumplan con los requisitos enumerados en el apartado anterior, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos: a) La destrucción requerirá una resolución adoptada por el Consejero Director previa propuesta de Secretaría tras la tramitación del oportuno expediente de eliminación. b) La citada resolución requerirá de informe previo del Jefe de Servicio de Sistemas de Información Territorial y Nuevas Tecnologías así como del responsable de la coordinación de archivos en el que conste un análisis de los riesgos relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las garantías de conservación de los documentos originales electrónicos. Asimismo, deberá constar con posterioridad a los citados informes, dictamen favorable del Comité Interno de Análisis Documental de objeto la legalidad del proceso de destrucción sin que, en su conjunto, este trámite de informe pueda ser superior a tres meses. Art Archivo electrónico de documentos.- La GULL archivará por medios electrónicos todos los documentos utilizados en el ejercicio de sus funciones, que contará con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos electrónicos almacenados. Además asegurará la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. TÍTULO VII. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS PROCEDIMIENTOS Art Expediente electrónico.- 1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. 2. La GULL publicará en su sede electrónica la relación de procedimientos que pueden tramitarse de forma electrónica. Art Modelos normalizados.- La iniciación de un procedimiento administrativo a solicitud del interesado por medios electrónicos requerirá la puesta a disposición de éstos de los correspondientes modelos normalizados de solicitud en la sede electrónica, que deberán ser accesibles sin otras restricciones tecnológicas que las estrictamente derivadas de la utilización de estándares abiertos o de uso generalizado por la ciudadanía y criterios de comunicación y seguridad aplicables de acuerdo con las normas y protocolos nacionales e internacionales. Art Iniciación del procedimiento administrativo.- 1. Los procedimientos administrativos incorporados a la tramitación por vía electrónica se podrán iniciar a través de medios electrónicos a instancia de parte, mediante la presentación de solicitud, en el Registro Electrónico regulado en esta Ordenanza, o de oficio por el Servicio responsable de su tramitación. Página 1314 2. Las solicitudes electrónicas mencionadas en el apartado anterior deberán contener la firma electrónica reconocida del interesado y todos los demás requisitos establecidos en el artículo 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre. 3. Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica reconocida. La Administración podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional podrá requerir al particular la exhibición del documento o de la información original. La aportación de tales copias implica la autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos. 4. Con objeto de facilitar y promover su uso, los sistemas normalizados de solicitud podrán incluir comprobaciones automáticas de la información aportada respecto de datos almacenados en sistemas propios o pertenecientes a otras Administraciones e, incluso, ofrecer el formulario cumplimentado, en todo o en parte, con objeto de que el ciudadano verifique la información y, en su caso, la modifique y complete. Art Instrucción del procedimiento utilizando medios electrónicos.- 1. Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción por medios electrónicos de los procedimientos garantizará el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables de los procedimientos así como la tramitación ordenada de los expedientes y facilitará la simplificación y la publicidad de los procedimientos. 2. Los sistemas de comunicación utilizados en la gestión electrónica de los procedimientos para las comunicaciones entre los órganos y unidades intervinientes, a efectos de emisión y recepción de informes u otras actuaciones, deberán cumplir los requisitos de autenticidad, seguridad, integridad y conservación. 3. Cuando se utilicen medios electrónicos para la participación de los interesados en la instrucción del procedimiento a los efectos del ejercicio de su derecho a presentar alegaciones en cualquier momento anterior a la propuesta de resolución o en la práctica del trámite de audiencia cuando proceda, se emplearán los medios de comunicación y notificación electrónicos indicados por el interesado. Art Acceso de los interesados a la información sobre el estado de tramitación.- 1. En los procedimientos administrativos gestionados en su totalidad electrónicamente, el órgano que tramita el procedimiento pondrá a disposición de la persona interesada un servicio electrónico de acceso restringido donde este pueda consultar, previa identificación, al menos la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones a dicha información. 2. En el resto de los procedimientos se podrá igualmente consultar el estado de la tramitación que comprendan, al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el órgano o unidad responsable. Art Continuación del procedimiento administrativo electrónico por medios tradicionales.- Cuando un procedimiento iniciado electrónicamente no se pueda tramitar totalmente en soporte electrónico se procederá, por parte del órgano competente a la reproducción en soporte papel de las solicitudes, comunicaciones u otros documentos electrónicos, para poder continuar con la tramitación del expediente, asegurándose en cualquier caso el archivo seguro de los documentos electrónicos originales. En todo caso, para garantizar la concordancia entre los documentos electrónicos originales y los reproducidos en papel, en toda copia se hará constar la diligencia del funcionario competente que acredite la correspondencia y exactitud con el documento original. Estos Página 1415 documentos tendrán la consideración de copias auténticas, a los efectos de lo previsto en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre. Art Foliado del expediente electrónico.- 1. El foliado de los expedientes deberá llevarse a cabo mediante un índice electrónico, firmado con el sello electrónico de la GULL. El índice garantiza la integridad del expediente y permite la recuperación de los distintos documentos que forman el expediente electrónico. 2. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado el derecho a obtener copia de conformidad con lo establecido legalmente. Art Pago electrónico.- 1. La GULL habilitará en sede electrónica sistemas electrónicos que permitan el ingreso de tributos, multas, recargos u otras cantidades debidas a ella, mediante cargo en cuenta o tarjetas bancarias. 3. Los sistemas habilitados según apartados anteriores emitirán el correspondiente impreso justificativo del pago. 4. La realización del pago por medio telemático no supone alteración alguna en cuanto a las obligaciones de cualquier clase por las que sea responsable el interesado, en particular las relativas a la documentación y a la presentación de la documentación exigida. 5. La imposibilidad de realizar el pago por medio telemático no supone alteración alguna del cumplimiento de dicha obligación dentro de los plazos establecidos. DISPOSICIONES ADICIONALES Primera. A partir de la entrada en vigor de esta Ordenanza, cualquier regulación que se efectúe de nuevos procedimientos y trámites administrativos o modificación de los existentes, deberá prever la posibilidad de su tramitación por medios electrónicos y se ajustará a los requisitos previstos en esta ordenanza. Segunda. Respecto a los formatos de la documentación técnica aportada por los interesados y teniendo en cuenta los cambios tecnológicos que se puedan producir en el futuro, mediante resolución del Órgano competente se podrá cambiar los requisitos que deben contener los mismos, que en todo caso estarán siempre actualizados y publicados en la sede electrónica. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera. No será exigible la aplicación el contenido de esta ordenanza a los expedientes iniciados con anterioridad a su entrada en vigor aunque el procedimiento haya sido dado de alta en la sede electrónica. Segunda. Página 1516 Las disposiciones contenidas en la presente Ordenanza que inciden en aplicaciones no desarrolladas técnica u organizativamente, no serán de aplicación hasta tanto se produzca el desarrollo de las mismas. Tercera. La Gerencia Municipal de Urbanismo exigirá la plena aplicación de los artículos 26 bis así como 29.2 de la presente Ordenanza, de objeto la obligatoriedad de comunicación así como la notificación con la misma utilizando sólo medios electrónicos, una vez transcurran seis meses desde la plena operatividad de la denominada por el artículo 10 de como Carpeta ciudadana, a los efectos de que todos los titulares de las actividades puedan disponer del correspondiente certificado de firma electrónica legalmente exigible. DISPOSICIÓN FINAL Primera. Entrada en vigor. De conformidad con lo establecido en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, el presente Reglamento entrará en vigor, una vez aprobado definitivamente, a los QUINCE días hábiles de la publicación de su texto completo en el Boletín Oficial de la Provincia Página 16 Mostrar más
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