Source: https://www.directeurdeprogramme.dgpc.ulaval.ca/node/47
Timestamp: 2018-08-15 22:36:18+00:00

Document:
Inscription | Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle
Inscription – Régime d’études Responsabilités Droits de scolarité – Aide financière Abandon – avis de départ Reprise d’une activité échouée Abandon – reprise d’un stage
Le Bureau des bourses et de l’aide financière
Articles 196 à 218
Articles 221 à 227
Information destinée aux étudiants inscrits et publiée chaque session par le Bureau du registraire (dates importantes, carte étudiante, attestation d’inscription, assurances, etc.)
Inscription – Régime d’études
L’inscription constitue, après l’admission, la deuxième étape dans le cheminement de l’étudiant à l’Université. Elle lui permet d’obtenir le statut d’étudiant avec les obligations, droits et privilèges qui en découlent (RÉ, art. 196).
Généralement, l’étudiant s’inscrit directement dans monPortail* et aucune approbation du choix d’activités de la part du directeur de programme n’est requise. Toutefois, le directeur de programme peut refuser qu’un étudiant s’inscrive à plus de 6 crédits non contributoires à son programme (RÉ, art. 213). Cette disposition vise à éviter qu’un étudiant s’inscrive à un programme tout en suivant les activités de formation d’un autre programme.
L’étudiant qui ne s’inscrit pas à son programme pendant trois sessions consécutives est considéré comme l’ayant abandonné. Il doit présenter une nouvelle demande d’admission s’il désire s’y inscrire à nouveau. (RÉ, art. 203)
* Remarque : Certains étudiants doivent s’adresser à leur direction de programme pour leur inscription. C’est le cas notamment des étudiants en scolarité préparatoire, en probation ou encore à la suite d’une décision de la direction de programme à l’effet d’obliger tous ses étudiants à s’inscrire par son entremise.
Pour être considéré à temps complet, l’étudiant doit être inscrit à au moins 12 crédits*. Il peut obtenir une attestation d’inscription en la demandant au Bureau du registraire.
*Un étudiant atteint d’une déficience fonctionnelle majeure reconnue peut être considéré à temps complet dès qu’il s’inscrit à un minimum de 6 crédits. Pour toute question à ce sujet, il faut référer au Centre d'aide aux étudiants.
Aux fins d’obtention des prêts et bourses, quelques conditions particulières permettent à l’étudiant d’être considéré par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur comme étant « réputé à temps plein » à compter de 6 crédits d’inscription. C’est le cas notamment pour un étudiant monoparental ayant à sa charge un enfant de moins de 12 ans. Il est préférable de référer les étudiants au Bureau des bourses et de l'aide financière, car les règles d'attribution évoluent et sont sujettes à changement.
L’étudiant doit pouvoir compléter son programme de baccalauréat dans les délais normaux, par exemple en trois ans pour un baccalauréat de 90 crédits, en quatre ans pour un baccalauréat de 120 crédits ou selon le nombre de crédits prévu au programme, à moins que la description du programme ne précise clairement qu’il ne peut être suivi qu’à temps partiel. Cette règle s’applique aussi aux programmes de certificat qui s’étendent normalement sur deux sessions. Il incombe à la direction de programme, avec la collaboration des unités, de s’assurer que l’offre de cours est suffisante pour respecter cet engagement de l’Université.
Pour bien préparer l’inscription, la direction de programme doit s’assurer que les activités à l’horaire correspondent aux cheminements propres à chacune des cohortes de son programme. Elle doit porter une attention particulière aux cours obligatoires pour que les étudiants puissent les suivre au moment approprié dans leur cheminement
L’étudiant est responsable de son choix d’activités de formation (RÉ, art. 212). Il lui incombe de s’assurer que les activités auxquelles il s’inscrit contribuent à satisfaire aux exigences de son programme d’études. Il doit également s’assurer qu’il répond aux exigences particulières de chaque activité de formation et que celles-ci sont suivies dans le bon ordre pour assurer sa diplomation dans les délais normaux.
Le directeur de programme a la responsabilité de conseiller l’étudiant dans son choix d’activités de formation et de bien l’informer sur les objectifs, les exigences et la structure du programme ainsi que sur les conditions de poursuite des études reliées au programme (RÉ, art. 43b et d). Il est souhaitable de remettre à l’étudiant un cheminement-type indiquant l’ordre dans lequel les activités de formation doivent être suivies pour terminer le programme dans les délais normaux. Par ailleurs, le directeur de programme peut, dans le cas d’un étudiant dont la poursuite des études fait l’objet de conditions particulières, imposer ou restreindre l’inscription à certaines activités de formation.
Le Bureau du registraire est responsable de l’inscription officielle des étudiants et de l’émission des attestations de fréquentation d’études (RÉ, art. 24 b et d).
Droits de scolarité – Aide financière
Les droits de scolarité varient selon qu’un étudiant est québécois, canadien hors Québec ou étranger. Pour connaître les coûts, consultez Calcul des droits et des frais de scolarité.
Les différentes sources possibles pour le financement des études, notamment les différents programmes d'aide financière gouvernementaux et les programmes de bourses d'admission, d'excellence ou de mobilité se trouvent sur le site du Bureau des bourses et de l'aide financière.
C’est également à ce bureau qu’on peut référer un étudiant monoparental ayant à charge un enfant de moins de 12 ans, s’il veut bénéficier d’un régime d’études à temps complet à compter de 6 crédits d’inscription.
Fond de dépannage
L'Université Laval, la CADEUL, l'AELIÉS et le Fonds d'aide financière aux étudiants (FAFÉ) offrent un fond de dépannage pour les étudiants qui présentent des situations financières exceptionnelles compromettant la poursuite de leurs études. Cette bourse s’adresse aux étudiants de tous les cycles inscrits à temps complet ayant terminé avec succès au moins une session universitaire dans un programme menant à un grade.
Abandon – avis de départ
L’étudiant peut abandonner en tout ou en partie les activités de formation auxquelles il est inscrit. Selon la date du calendrier universitaire, trois situations sont possibles aux sessions d’automne et d’hiver* :
Une première date, soit au début de la 3e semaine de cours, marque la limite du droit à un abandon avec remboursement. L’activité n’apparaît pas au relevé de notes.
Une deuxième date, soit au début de la 11e semaine, marque la limite du droit à un abandon sans remboursement et sans échec. Une mention X apparaît au relevé de notes et n’a pas d’incidence sur le calcul de la moyenne de session, moyenne de cheminement et moyenne de programme.
En cas d’abandon après cette deuxième date, l’étudiant obtient un échec, la mention E ou N est inscrite au relevé de notes et elle se répercute sur le calcul de la moyennes de session, moyenne de cheminement et moyenne de programme.
* Les dates d’abandon des activités de formation en dehors du calendrier régulier sont déterminées au prorata de la durée de l’activité. C’est le cas notamment pour les activités offertes durant l’été.
Pour connaître les dates officielles pour chacune des sessions, consultez le sommaire de l’agenda des études (voir l’onglet permanent sur cette page).
Lorsqu’un étudiant souhaite abandonner son programme, on devrait chercher à connaître les motifs qui l’ont amené à prendre cette décision. Cette démarche permettrait d’obtenir, le cas échéant, de l’information sur des problèmes liés à son intégration, sa formation, un cours en particulier ou autres. On peut proposer à l’étudiant différentes mesures permettant d’éviter l’abandon ou encore, pouvant l’aider à entreprendre un autre programme à l’Université.
Quand un étudiant manifeste le désir d’abandonner une partie de ses activités de formation, il faut toujours lui rappeler que, pour les fins d’aide financière gouvernementale, il lui faut être inscrit à 12 crédits pour être considéré à temps complet. Lorsque l’étudiant abandonne une ou des activités durant la période « sans remboursement et sans échec», il obtient la mention « X » au bulletin et le MEES ajuste en conséquence le calcul de son montant de prêt et bourse. Pour toute question, il est préférable de le référer au Bureau des bourses et de l’aide financière.
Pour des raisons impératives indépendantes de la volonté de l’étudiant (billet médical, décès d’un proche, etc.), l’abandon de toutes les activités de formation au début de la troisième semaine de cours, mais avant la fin de la sixième semaine de cours d’une session régulière, peut faire l’objet d’un remboursement à hauteur de 75% des frais de scolarité. Le formulaire Demande de changement au dossier d’inscription (REG-330-IN), accompagné de la pièce justificative, doit être transmis au Bureau du registraire qui jugera de la suite à donner à la demande. Dans tous les cas, c’est le Service des finances qui détermine si l’étudiant peut bénéficier d’un remboursement.
Reprise d’une activité échouée
Toute activité échouée peut être reprise deux fois, à l’exception des stages (RÉ, art.226).
Abandon – reprise d’un stage
L’étudiant qui a abandonné un stage doit obtenir l’autorisation du directeur de programme pour s’y réinscrire à nouveau (RÉ, art. 222).
Par ailleurs, la reprise d’un stage réussi n’est pas autorisée, à moins d’être exigée par le directeur de programme (RÉ, art. 223). Un stage échoué peut être repris une seule fois, à moins d’indication contraire dans la description du programme (RÉ, art. 224).

References: art. 196
 art. 213
 art. 203
 art. 212
 art. 43
 art. 24
 art.226
 art. 222
 art. 223
 art. 224