Source: https://www.asesoresgyr.com/politicas/
Timestamp: 2019-08-18 00:36:54+00:00

Document:
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Cel: (318) 291 71 05 Fijo: (57) (4) 582 18 04 comunicador@asesoresgyr.com
Políticas y procedimientos de GYR ASESORES para la protección de datos personales.
En el desarrollo de su objeto social, GYR ASESORES ha venido realizando almacenamiento y utilización de datos personales de sus clientes, usuarios, empleados y aliados comerciales o estratégicos, datos que se encuentran protegidos bajo el derecho fundamental de hábeas data consagrado en la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 que buscan garantizar a todas las personas el poder de decisión y control sobre su información privada.
En atención a lo anterior, con el objetivo de dar adecuado manejo a los datos personales de terceros y cumplimiento a lo estipulado en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Autotécnica Colombiana S.A.S. (“GYR ASESORES” o “la compañía”), se permite presentar su manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de protección de datos personales (“el manual”).
1.2. Marco jurídico
1.4. Vigencia
Deberes y obligaciones de GYR ASESORES
3.1. Deberes como responsable
3.2. Deberes como encargado
4.1. Canales de captura
4.1.1. Escrito
4.1.2. Telefónico
4.1.3. Electrónico
4.1.4. Términos de uso de la página web de la compañía
4.2. Campos de captura de la información
4.2.1. Grupos de interés
4.3. Autorización de captura
4.3.1. Autorización para datos recolectados antes de la vigencia de este manual
4.4. Utilización de los datos
4.4.1. Consumidores:
4.4.2. Socios comerciales
4.4.3. Empleados o exempleados
4.4.4. Proveedores
4.4.5. Otros públicos
5.1. Procedimientos
5.2. Obligaciones especiales
Procedimiento de atención de peticiones, consultas y reclamos
Modificaciones del manual
El manual tiene como objetivo establecer e informar los procedimientos, principios, políticas y mecanismos de seguridad ejecutables por la compañía para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de terceros y cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que de tiempo en tiempo adicionen o modifiquen la materia.
El manual fue elaborado en consideración a las disposiciones establecidas en los Artículos 15 y 20 del Capítulo I del Título II de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en especial lo previsto en el literal K) del Artículo 17, así mismo el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Conforme con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 3 del Decreto 1337 de 2013, se tendrán como términos definidos a lo largo del presente manual los siguientes:
Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Adicionalmente, se tendrán como términos definidos los siguientes:
Direcciones de la compañía: unidad derivada de la organización funcional y jerárquica de la compañía.
Contacto: registro en la base de datos que contiene datos personales de personas naturales vinculadas a las diferentes personas jurídicas con los cuales se relaciona la compañía.
Grupos de interés: clasificación interna definida por la compañía para el manejo grupal de titulares de acuerdo con la naturaleza de la relación, los cuales son: consumidores, socios comerciales, empleados o exempleados, proveedores y otros públicos.
Consumidor: persona natural o contacto que adquiere, utiliza o potencialmente adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la compañía.
Socio comercial: personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social, tales como puntos de venta, Centros de Servicio Autorizados y distribuidores autorizados de repuestos y accesorios.
Empleado o exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.
Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes GYR ASESORES tiene relación jurídico-comercial.
Otros públicos: personas naturales con las cuales la compañía establece o puede llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la compañía.
Contact center: plataforma de operación a través de la cual GYR ASESORES centraliza la relación con los consumidores, estableciendo contacto en canales de atención telefónica (línea 018000, números locales en ciudades principales), chat y correo electrónico oficial.
Canales de captura: plataformas o mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales.
Chat oficial: plataforma virtual mediante la cual la compañía mantiene comunicación escrita en tiempo real a través de internet con terceras personas y que se encuentra habilitado como canal de captura, siendo una opción de comunicación habilitada a través de las páginas web oficiales de la compañía.
Páginas web oficiales: plataforma virtual perteneciente a la compañía e identificable en las siguientes direcciones que se encuentran habilitadas como canales de captura: www.asesoresgyr.com
Cuentas oficiales en redes sociales: son aquellos perfiles o páginas de las cuales GYR ASESORES es propietario y administrador exclusivo en una red social.
Comité de hábeas data: agrupación interna de la compañía conformada por el director de Asuntos Corporativos, el director comercial, el director de Mercadeo y el director de Calidad Integral y Servicios Posventa de la compañía, establecida con el fin de mantener actualizado y acorde con las políticas y los fines de la compañía el presente manual, para lo cual será el único autorizado para realizar modificaciones en el mismo.
El manual aplicará para las bases de datos personales de las cuales las compañía es responsable y encargada; entrará en vigencia a partir del primero (1) de abril de 2013.Las bases de datos y el manual tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la compañía.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le han dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de aplicación en el país.
En atención a que en la compañía concurren las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, le corresponde el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno así:
3.1. Deberes como responsable:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
i) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
3.2 Deberes como encargado:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el encargado está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por la Ley;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley;
A continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales.
4.1.1. Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la compañía, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales, a través del formato contenido en el Anexo 1: aviso de privacidad.
4.1.2. Telefónico: es el medio a través del cual,de manera audible, la compañía realizará la recolección de datos personales de acuerdo con el formato contenido en el Anexo 2: aviso de privacidad.
4.1.3. Virtual: mecanismo a través del cual la compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente, que a la fecha son: la página web, chat oficial y las cuentas oficiales en redes sociales, realizará la recolección de datos personales, de acuerdo con el formato contenido en el Anexo 3 y bajo la aceptación de los términos y condiciones contenidos en el Anexo 4.
En desarrollo de los principios de protección de hábeas data, la recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para el cual son recolectados o requeridos por la compañía.En atención a lo anterior, estarán habilitados para su captura únicamente los campos contenidos en el Anexo 5: listado de campos autorizados.
Corolario a lo anterior, se han establecidos grupos de interés para el manejo grupal de titulares, organizados de acuerdo con la naturaleza de la relación que sostienen con la compañía. Estos grupos son:
Socios comerciales: personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social, tales como puntos de venta, Centros de Servicio Autorizados y distribuidores autorizados de repuestos y accesorios.
Entiéndase por autorización el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Toda autorización debe contener la información que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene.
GYR ASESORES con el cumplimiento de los requisitos legales ha dispuesto un formato de solicitud de autorización de captura para cada uno de sus canales captura, dicha solicitud de autorización puede ser consultada en cada uno de los formatos contenidos en los Anexos 1, 2, 3 y 4 del presente manual.
Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de este manual, GYR ASESORES solicitará la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales a través de sus canales de captura habilitados, así como para poner en conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de autorización para continuar con el tratamiento del dato personal ya recolectado, el titular no ha contactado a GYR ASESORES para solicitar la supresión de sus datos personales, la compañía podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en este manual.
El uso que la compañía dará a los datos personales recolectados estará siempre sujeto a los principios de protección de hábeas data consagrados en la Ley, y solo se entenderán autorizados los usos contemplados en este manual, para lo cual dichos usos son presentados de acuerdo con grupos de interés de la siguiente forma:
– Identificación del titular para atención de solicitudes en los canales de atención de la compañía.
– Generación de estadísticas y reportes.
– Conocimiento del consumidor.
– Investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
– Implementación de campañas.
– Invitación a eventos comerciales, de mercadeo y de servicios posventa.
– Respuesta y seguimiento a la gestión de peticiones, quejas y reclamos de todo tipo.
– Acompañamiento a compradores y envío de productos.
– Envío de información comercial, educativa, de importancia para la industria o el sector y de servicio.
– Compartirla con terceros relacionados.
– Actualización de datos.
4.4.2. Socios comerciales:
– Envío de información institucional, comercial y de interés para el sector o la industria.
– Envío de información técnica.
– Seguimiento a cotizaciones y ventas.
– Seguimiento a la gestión de los Centros de Servicio Autorizados.
– Seguimiento al plan posconsumo de baterías.
– Envío de facturación.
– Invitación a programas de entrenamiento y coordinación logística de participación en programas.
– Revisión y análisis de los documentos para asignación de cupo de crédito.
4.4.3. Empleados o exempleados:
– Consulta vía red interna del directorio de empleados.
– Usos propios de la relación laboral como pagos, liquidaciones, memorandos, notificaciones, prestaciones sociales.
– Toma de indicadores de canales de venta interna.
– Actualización de indicadores.
4.4.4. Proveedores:
– Creación y seguimiento a las órdenes de compra.
– Atención de reclamaciones.
– Análisis estadísticos.
– Solicitud de propuestas y cotizaciones.
– Envío y solicitud de información sobre el desempeño de productos.
– Contacto comercial para compras y contratación.
– Gestión de pago a proveedores.
– Seguimiento a relaciones públicas.
– Estrategias de sensibilización acerca del motociclismo.
– Invitación a eventos.
– Divulgación de lanzamientos de nuevos productos.
Para estar en capacidad de informar al titular acerca del uso que el responsable o encargado del tratamiento han dado a sus datos personales, se realizará registro de cualquier uso o tratamiento que reciban los datos.
En todo caso, deberá entenderse que la organización del uso de la información en grupos de interés tiene fines exclusivamente descriptivos y no limitativos, pues cada uno de los usos descritos en este numeral podrán ser aplicados a cualquiera de los titulares siempre y cuando se respeten los campos de captura estipulados en el Anexo 5.
La compañía, para el cuidado de los datos personales de terceros obtenidos a través de los canales autorizados por este manual, ha dispuesto las medidas de seguridad que usa e implementa en relación a su información propia y que permite concluir razonablemente que cuenta con adecuados modelos de gestión documental y protección de información para cumplir adecuadamente con sus obligaciones legales en relación con el cuidado y custodia de información de terceros.
5.1. Procedimientos. La compañía cuenta con diferentes plataformas de software a través de las cuales, previo cumplimiento de las políticas de seguridad, administra, custodia, permite el acceso a personal autorizado y realiza el tratamiento de los datos. El software destinado a dicho propósito es de propiedad de la compañía o cuenta con las licencias, permisos y autorizaciones requeridos para su uso.
6.1. Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos que administre GYR ASESORES. La compañía suministrará a estos la información contenida que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta podrá formularse a través de los siguientes canales:
– Correo electrónico: servicioalcliente@GYR ASESORES.com.co.
– Solicitud enviada a Carrera 42 #45-77 Autopista Sur, Itagüí, Antioquia.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en su domicilio principal o del registro de su solicitud en los canales de atención previamente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2. Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en este manual, podrán presentar un reclamo ante GYR ASESORES, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
6.2.1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GYR ASESORES a través de los canales de atención mencionados en el punto anterior y debe incluir lo siguiente:
– Identificación del titular,
– Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
– Dirección de notificaciones y respuestas y
– Los documentos o pruebas que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, el registro asociado al titular pasará a un estado inactivo y se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, además, tendrá asociado un registro de solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
6.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para modificaciones a este manual
Para la modificación del presente manual, se requerirá de la previa y expresa autorización del comité de hábeas data, el cual estará integrado por:
– Director de Asuntos Corporativos
– Director comercial
– Director de Mercadeo
– Director de Calidad Integral y Servicios Posventa
El comité de hábeas data se reunirá por solicitud de cualquiera de sus miembros y analizará las razones y alcance la modificación requerida o propuesta, la cual deberá ser comunicada a la compañía y a los terceros parte de los grupos de interés, a través de la página web de GYR ASESORES.
De cada modificación se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes, y las modificaciones al manual serán de obligatorio e inmediato cumplimiento.

References: Artículo 17
 Artículo 17
 Artículo 3
 Artículo 3
 Artículo 8
 Artículo 17
 Artículo 18