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Timestamp: 2016-12-04 22:33:26+00:00

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⭐Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 ABA_MOGC_01_2013
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 ABA_MOGC_01_2013
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1 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.R.L. Sede Legale in Roma, Largo Caduti di El Alamein, 9 Codice fiscale e Registro delle Imprese di Roma n Capitale Sociale Euro ,00 interamente versato Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 ABA_MOGC_01_2013 Adottato con delibera del 06 Novembre 20132 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.R.L. Sede Legale in Roma, Largo Caduti di El Alamein, 9 Codice fiscale e Registro delle Imprese di Roma n Capitale Sociale Euro ,00 interamente versato Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 CODICE ETICO ABA_MOGC_01_2013 Adottato con delibera del 06 Novembre 20133 Codice Etico di Amex Broker Assicurativo S.r.l. (Il documento costituisce parte integrante del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato ai sensi dell art. 6 del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231) AMEX BROKER ASSICURATIVO SRL - Sede legale: Largo dei Caduti di El Alamein, 9, Roma Codice fiscale e Iscrizione Registro Imprese di Roma: n REA: RM Capitale sociale: euro ,00 i.v.4 Amex Broker Assicurativo S.r.l. Codice Etico Pagina 2 di 16 INTRODUZIONE... 3 AZIONE DISCIPLINARE... 4 IL NOSTRO IMPEGNO RECIPROCO Trattamento dei dipendenti e delle altre persone... 4 Diversità e pari opportunità di lavoro... 4 Assenza di molestie... 4 Sicurezza e salute sul posto di lavoro... 4 Droghe e Alcool... 5 Violenza... 5 IL NOSTRO IMPEGNO NEI CONFRONTI DEGLI AZIONISTI Conflitti di interesse... 5 Posizioni esterne... 5 Impiego di un familiare... 6 Opportunità commerciali... 6 Investimenti Esteri... 6 Libri e Registrazioni contabili... 6 Bilanci e Contabilità... 7 Conservazione dei Documenti... 7 Rapporti con Revisori e Funzionari Pubblici o Autorità di Vigilanza... 7 Protezione della Proprietà e delle Informazioni... 7 Proprietà Materiale... 7 Proprietà Intellettuale... 7 Informazioni Riservate e Segreti Industriali... 8 Proprietà di Terzi e Informazioni... 8 Privacy... 8 Comunicazioni di American Express verso l esterno... 9 Operazioni in un Ambiente di Rete Aperto... 9 Esportazione di Elementi Criptati Insider Trading Altri Tipi di Compravendita di Titoli di American Express Diffusione di Informazioni Privilegiate e Tipping Comunicazioni con Operatori Finanziari e Azionisti IL NOSTRO IMPEGNO VERSO I CLIENTI E PARTNER AZIENDALI Vendite e Pubblicità Regali e Forme di Intrattenimento Antitrust e Concorrenza Leale Contatti con la Concorrenza Informazioni sulla Concorrenza Contatti con Clienti e Fornitori IL NOSTRO IMPEGNO VERSO LA SOCIETÀ Riciclaggio di Denaro Sporco e Finanziamento del Terrorismo Corruzione Pagamenti illeciti Tangenti Ambiente Attività politiche Attività politiche personali Attività politiche di American Express Beneficienza NOTE CONCLUSIVE... 165 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 3 di 16 INTRODUZIONE La reputazione di American Express è un capitale inestimabile. Rafforzatasi nel corso di 150 anni, essa induce i nostri clienti e i partners commerciali ad instaurare relazioni d affari con noi, i nostri azionisti ad investire e induce i migliori talenti a lavorare per American Express. Gli elevati standard di etica commerciale sono esposti nel Codice di Condotta; questi standard devono essere sostenuti in tutti le relazioni interne e con i partners, inclusi i clienti, gli azionisti, i venditori, i nostri partners commerciali e gli enti governativi. All interno di questo Codice di Condotta si trovano dei riferimenti ad importanti politiche aziendali. Non è ammessa nessuna deroga o eccezione alle prescrizioni e ai valori così imposti in nessun caso e per nessun dipendente di American Express o terzi che agiscano in nome e per conto di American Express, indipendentemente dalla tipologia di lavoro svolta o dal ruolo ricoperto. Il Codice di Condotta American Express è integralmente recepito dal presente Codice Etico ( Codice ), formalmente adottato dalla filiale italiana di American Express Services Europe Limited ( Ente o Società ), con sede legale a Londra (Gran Bretagna), anche ai fini della prevenzione e del contrasto di possibili illeciti ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 ( Decreto ). L Ente ha, infatti, adottato il Codice come parte integrante del proprio Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. n. 231/2001. Anche a questo fine, in linea generale: l Ente ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui esso opera; ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua; i rapporti commerciali con i clienti privati e pubblici devono essere sempre trasparenti e corretti. Questo importante strumento di autoregolamentazione estende le regole di condotta e di corporate governance dalla sfera interna a quelle, più ampie, con tutti gli stakeholder. Ad esso sono tenuti a conformarsi, senza alcuna eccezione, l Alta Direzione, i dipendenti, i consulenti e i collaboratori, i fornitori, i clienti, i procuratori e qualsiasi altro soggetto che agisca per conto o nell interesse dell Ente. In caso di conflitto con le regole aziendali o, in ogni caso, con la legislazione nazionale, queste prevalgono rispetto alle prescrizioni del Codice. A fronte di ragioni che fanno credere che un dipendente di American Express o una persona che lavora per conto dell Ente, possa avere avuto una condotta non etica o illegale, sorge il dovere di segnalare prontamente la situazione, oltre che alle Funzioni specificamente riportate nel corpo del Codice, anche all Organismo di Vigilanza dell Ente (per queste ultime segnalazioni può essere utilizzato l indirizzo di posta elettronica In questo modo si aiuterà l Ente ad affrontare meglio le varie problematiche e a prevenire future condotte non corrette. Le segnalazioni di condotta non corretta saranno trattate con riservatezza, nei limiti consentiti dalla normativa vigente. Tutte le segnalazioni verranno puntualmente e accuratamente investigate dalle persone preposte a tale compito. Quando richiesto, si è tenuti a collaborare alle indagini su un comportamento non corretto. Nessun soggetto che sospetti una violazione e la segnali in buona fede sarà soggetto a ritorsioni per averlo riportato. Buona fede significa che sono state fornite tutte le informazioni di cui si era in possesso e che tali informazioni sono ritenute veritiere. Inoltre, non vi saranno ritorsioni qualora si partecipi a un indagine relativa a una segnalazione.6 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 4 di 16 AZIONE DISCIPLINARE Per mantenere i più elevati standard di integrità, occorre sempre conformarsi al Codice, alle politiche e procedure aziendali, nonché alla normativa vigente. Coloro i quali non si comporteranno in questo modo saranno soggetti ad azioni disciplinari che potranno includere anche il licenziamento. L entità dell azione disciplinare dipenderà dalle circostanze in cui è avvenuta la violazione. Tutta la disciplina sarà applicata in conformità con le politiche e prassi aziendali, nonché in conformità con la normativa vigente e con il sistema disciplinare previsto dal Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dall Ente ai sensi dell art. 6 del D.Lgs. 8 giugno 2001, n Inoltre, le Autorità competenti potranno imporre delle ammende e sanzioni civili o penali a coloro che hanno commesso violazioni. Chiunque commetta un azione di ritorsione contro una persona, che in buona fede ha effettuato una segnalazione o abbia collaborato a un indagine, sarà soggetto a un azione disciplinare che potrà includere anche il licenziamento. IL NOSTRO IMPEGNO RECIPROCO TRATTAMENTO DEI DIPENDENTI E DELLE ALTRE PERSONE Si deve trattare con rispetto e dignità chiunque e ogni persona con cui ci si relaziona a nome della Società. Trattare tutti con rispetto sul posto di lavoro è un valore della Società che si applica a ognuno di noi. Bisogna trattare con onestà e dignità tutti i colleghi di lavoro, inclusi i non dipendenti con i quali si lavora. DIVERSITÀ E PARI OPPORTUNITÀ DI LAVORO Si deve sostenere l impegno della nostra Società nei confronti della diversità e delle pari opportunità di lavoro. American Express cerca di sviluppare e conservare una forza lavoro diversificata. La Società riconosce che la varietà delle esperienze, opinioni e talenti arricchisce l azienda e aiuta il raggiungimento del successo. Si è tenuti, quindi, a garantire pari opportunità di lavoro e un trattamento imparziale. Tutte le decisioni relative all impiego devono essere prese basandosi sulle qualifiche lavorative, a prescindere dalla razza, etnia, sesso, età, nazionalità, religione, convinzioni, orientamento sessuale, stato civile, cittadinanza, invalidità, servizio militare prestato o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge nei singoli stati in cui la Società opera. ASSENZA DI MOLESTIE Si è tenuti a creare un ambiente di lavoro libero da molestie. Per creare un ambiente di lavoro positivo si devono prendere tutte le misure atte a garantire che non vi siano molestie. Con molestie si intendono i comportamenti offensivi che interferiscono con l adempimento delle mansioni di un altra persona o che hanno lo scopo o l effetto di creare un ambiente di lavoro minaccioso, ostile ed offensivo. Il comportamento sarà considerato molesto, a prescindere che sia fisico o verbale, sia se posto in essere di persona che con altri mezzi (come lettere o moleste), e sia se a sfondo sessuale o comunque inappropriato. Sono considerati comportamenti potenzialmente offensivi approcci non graditi o commenti inappropriati a sfondo sessuale. Sono considerati tali anche insulti, scherzi o commenti denigratori di carattere etnico, religioso o razziale. SICUREZZA E SALUTE SUL POSTO DI LAVORO Si deve lavorare insieme per promuovere un ambiente lavorativo salutare e sicuro. La Società considera ogni dipendente come una preziosa risorsa e s impegna a garantire i più elevati standard di sicurezza e protezione per i dipendenti. Ogni dipendente ha una responsabilità per far fronte a tale impegno, seguendo tutte le procedure di sicurezza della società, nonché le normative e le leggi vigenti. In particolare, i principi e i criteri cui deve sempre ispirarsi la gestione delle attività che influiscono sulla salute e sicurezza sul posto di lavoro sono, in sintesi, i seguenti: a) evitare i rischi;7 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 5 di 16 b) valutare i rischi che non possono essere evitati; c) combattere i rischi alla fonte; d) adeguare il lavoro all uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare per attenuare il lavoro monotono e il lavoro ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute; e) tener conto del grado di evoluzione della tecnica; f) sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso; g) programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l influenza dei fattori dell ambiente di lavoro; h) dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale; i) impartire adeguate istruzioni ai lavoratori. DROGHE E ALCOOL Si è tenuti a svolgere un business libero dall influenza di qualsiasi sostanza che possa compromettere la prestazione lavorativa. Ciò comprende l alcool, le droghe illegali, sostanze controllate e in certi casi anche prescrizioni mediche. Inoltre non è possibile vendere, produrre o distribuire droghe o medicinali sul posto di lavoro. Queste regole si applicano a tutte le persone all interno delle strutture della Società. VIOLENZA Per garantire un ambiente di lavoro sicuro, non è consentito usare o tollerare mai nessuna forma di violenza. Il concetto di Violenza comprende le minacce o atti di violenza, intimidazione degli altri o tentativi di incutere paura negli altri. Se si viene a conoscenza di una reale o potenziale violenza sul posto di lavoro, si deve riferire immediatamente la preoccupazione al superiore gerarchico, all ufficio delle Risorse Umane o alla sicurezza. Se si hanno delle ragioni per credere che qualcuno si trovi in una situazione di pericolo immediato, si deve contattare la sicurezza o le autorità locali. IL NOSTRO IMPEGNO NEI CONFRONTI DEGLI AZIONISTI CONFLITTI DI INTERESSE Si devono evitare tutti i reali o potenziali conflitti fra gli interessi personali e quelli di American Express. È necessario che tutti agiscano nell interesse della Società e con l obiettivo di difenderne la reputazione quando lavorano per conto di essa. Questo implica che ogni decisione lavorativa deve essere presa evitando ogni possibile conflitto di interesse. Anche solo l apparenza di un conflitto di interesse, infatti, può danneggiare la reputazione personale o quella di American Express. Un conflitto di interesse si verifica quando le attività esterne alla società o gli interessi personali sono in conflitto o semplicemente appaiono in conflitto con le responsabilità dei singoli nella Società o si usa la propria posizione all interno dell azienda o le informazioni che si sono acquisite grazie al lavoro in un modo che può creare conflitto fra gli interessi personali e quelli dall azienda o dei suoi clienti. Ogni potenziale o reale conflitto di interessi deve essere segnalato tempestivamente all Ufficio Legale. Sono inclusi anche quelli in cui si può essere coinvolti inavvertitamente tramite relazioni di lavoro o personali con clienti, fornitori, business associate, colleghi o concorrenti della Società. Molti conflitti di interesse reali o potenziali possono essere risolti. Le presenti linee guida si applicano alle più comuni situazioni di conflitto di interessi. Queste linee guida si applicano anche ai membri della famiglia. Ciò include il partner, i genitori, i figli, i nonni, i nipoti, gli zii i cognati e tutte le atre persone con le quali si intrattengono rapporti stretti. POSIZIONI ESTERNE I dipendenti non devono svolgere attività esterne che interferiscono con la capacità di svolgere il proprio lavoro presso la Società. Il lavoro presso la Società deve essere sempre prioritario. Inoltre non è consentito accettare lavori da società esterne o entità che agiscono in qualità di fornitori, partner commerciali, o competitor della Società senza l approvazione dell Ufficio Legale e, in molti casi, anche del proprio leader. Potrebbe sorgere un conflitto di interessi anche nel caso in cui un parente stretto o un familiare di un8 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 6 di 16 dipendente lavori per una società concorrente o per un partner commerciale o per un fornitore di American Express. Tali situazioni devono essere comunicate immediatamente all Ufficio Legale. Non è possibile assumere la funzione di direttore, amministratore o funzionario, membro del consiglio di amministrazione, consulente o posizioni simili, retribuite o meno, in società diverse da American Express o in una delle sue consociate, senza previa approvazione dell Ufficio Legale. Questa regola non si applica a organizzazioni sociali pubbliche, politiche e non a scopo di lucro le cui attività non sono in conflitto con gli interessi della Società. IMPIEGO DI UN FAMILIARE Se si decide di impiegare o di assumere un familiare di un dipendente o la sua azienda, per fornire beni o servizi alla Società, ci si deve rivolgere prima all Ufficio Legale. Inoltre, se si è coinvolti in un processo di assunzione, bisogna rivolgersi all Ufficio Risorse Umane prima di procedere. Per evitare conflitti di interesse, inclusa l apparenza di favoritismi, non si dovrà lavorare direttamente, o lavorare nello stesso reparto, o supervisionare o prendere delle decisioni che coinvolgono il familiare. OPPORTUNITÀ COMMERCIALI Non è consentito accettare opportunità commerciali, pagamenti, commissioni o accordi finanziari vantaggiosi da un cliente, fornitore, concorrente o partner aziendale della Società. Inoltre, non è consentito acquistare per uso personale beni o servizi dei fornitori della Società a condizioni diverse da quelle normalmente offerte al pubblico o stabilite dalla politica aziendale. Per ogni chiarimento in merito a situazioni da valutare si deve contattare l Ufficio Legale. Non è consentito approfittare di opportunità di affari o opportunità di investimento di cui si è venuti a conoscenza per motivi di lavoro, a meno che la Società non abbia avuto l opportunità di valutarla e abbia scelto di non usufruirne. INVESTIMENTI ESTERI Generalmente, si può investire liberamente in società quotate in borsa. Detenere una partecipazione inferiore all 1% di una società quotata in borsa non rappresenta nessun problema. Tuttavia, si deve essere cauti nel caso in cui gli investimenti personali interferiscono o appaiono interferire con la capacità di prendere decisioni per conto della Società. Questo è particolarmente vero quando le funzioni implicano un potere discrezionale in trattative con altre compagnie. Tutte queste situazioni devono essere notificate all Ufficio Legale. Inoltre, non è consentito effettuare o conservare investimenti significativi in entità private che sono in competizione, hanno o desiderano avere rapporti d affari con la Società, senza l approvazione dell Ufficio Legale. Un interesse è considerato significativo se ha la capacità di limitare, o dare la ragionevole impressione di limitare, la nostra capacità di agire unicamente nell interesse di American Express. Se è già stato effettuato un tale investimento, è necessario notificarlo immediatamente all Ufficio Legale. Queste restrizioni agli investimenti esterni non si applicano ai fondi comuni o investimenti similari dove non abbiamo un controllo diretto o indiretto sugli investimenti sottostanti al fondo. Non è, inoltre, consentito accettare alcuna offerta di partecipazione in offerte pubbliche iniziali da parte di aziende che hanno o desiderano avere rapporti d affari con la Società. Per qualsiasi dubbio, consultare il Responsabile Ufficio Compliance. LIBRI E REGISTRAZIONI CONTABILI Occorre assicurarsi che i registri finanziari e di contabilità della Società soddisfino i più elevati standard di precisione e completezza. Fornire informazioni accurate, complete e comprensibili sugli affari, guadagni e condizioni finanziarie della Società, è uno dei doveri più importanti. Non si devono mai inserire scritture contabili false o artificiose nei libri o nelle registrazioni contabili. Se si ha ragione di credere che alcuni dei libri o registrazioni contabili siano mantenuti in maniera fraudolenta, non accurata o incompleta, o se si sono subito pressioni per preparare, modificare, nascondere o distruggere documenti in violazione della politica aziendale, occorre segnalare immediatamente la situazione al business unit Controller o al responsabile Ufficio9 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 7 di 16 Compliance. BILANCI E CONTABILITÀ Si devono fornire informazioni su ogni transazione finanziaria in modo accurato, completo, onesto e in maniera tempestiva e comprensibile. Ci si deve anche assicurare che i dati da forniti per la preparazione dei bilanci, dei report per le Autorità e documenti pubblicamente depositati siano conformi a tutti i principi di contabilità applicabili e alle procedure interne di controllo della Società. Gli azionisti confidano nei dipendenti nell assicurare che questi documenti riflettano onestamente e completamente le operazioni e la condizione finanziaria della Società. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E necessario conservare tutti i documenti in conformità con le norme previste dalla Records Management Policy. Questa procedura spiega in dettaglio come conservare, archiviare e gestire in modo appropriato i documenti cartacei ed elettronici. Per conservare i documenti elettronici in modo appropriato, si devono archiviare in modo sicuro le informazioni aziendali sensibili o critiche negli appositi database o reti di archiviazione. È importante prestare particolare attenzione nel conservare tutti quei documenti relativi a investigazioni imminenti o in corso, procedimenti legali, verifiche che coinvolgono la Società. Ciò significa che non si dovranno mai distruggere, nascondere o modificare documenti o registri che ostacolino investigazioni, azioni legali, verifiche o ispezioni. Il coinvolgimento in suddette attività può esporre persone singole o l intera Società a responsabilità penale. Si devono osservare tutte le istruzioni relative all archiviazione di documenti relativi ad azioni legali intentate nei confronti della Società in maniera uniforme e tempestiva. RAPPORTI CON REVISORI E FUNZIONARI PUBBLICI O AUTORITÀ DI VIGILANZA Ci si aspetta piena collaborazione con i revisori esterni e interni e con i funzionari pubblici o con l Autorità di Vigilanza in relazione a qualsiasi verifica o revisione della nostra Società. Ciò significa che si devono fornire esclusivamente informazioni complete e accurate a tali soggetti. Se un funzionario pubblico chiede di prendere parte a un indagine sulla Società o su di un dipendente, prima di adempiere alla richiesta occorre segnalare la situazione all Ufficio legale. Prima di iniziare una relazione con un azienda di revisioni, è necessario ottenere un approvazione secondo la procedura descritta dall Accounting Firm Service Request. Non è consentito tentare di influenzare illecitamente un revisore dei conti o un membro dell Autorità di vigilanza durante il controllo dei bilanci della Società e nemmeno incoraggiare qualcuno a farlo. Esempi di influenze illecite includono il fornire informazioni fuorvianti, l offerta di denaro od oggetti di valore per il buon esito della verifica. Se si ha ragione di credere che qualcuno abbia rilasciato una dichiarazione fuorviante, incompleta o falsa a un contabile, revisore dei conti, o a un membro dell Autorità di vigilanza in riferimento alla nostra Società, è necessario segnalarlo immediatamente al business unit Controller o al responsabile dell Ufficio Compliance. PROTEZIONE DELLA PROPRIETÀ E DELLE INFORMAZIONI Occorre proteggere la proprietà della Società, che include tutti i capitali tangibili e non. American Express richiede il rispetto e la cura per le sue proprietà sempre e al meglio delle capacità dei singoli. E necessario lavorare insieme per prevenire e fermare furti, distruzioni o appropriazioni indebite di tutte le proprietà societarie, incluse le proprietà materiali, le informazioni riservate e la proprietà intellettuale. PROPRIETÀ MATERIALE La proprietà materiale comprende fondi societari, impianti, attrezzature e sistemi di comunicazione. Se si sospettano irregolarità nei confronti della proprietà materiale della Società, occorre segnalare immediatamente la situazione al rappresentante locale di Global Security. PROPRIETÀ INTELLETTUALE La Proprietà Intellettuale della Società (IP) è uno dei suoi beni più preziosi. Si deve proteggere e, se necessario, far valere il diritto di Proprietà Intellettuale della Società. La Proprietà Intellettuale comprende le creazioni dell intelletto umano che sono protette dalla legge. Ciò include copyright, brevetti, marchi registrati, segreti commerciali, diritti sul design,10 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 8 di 16 loghi, know-how e altri tipi di proprietà industriale o commerciale. Ai sensi della legge, i diritti di tutta la proprietà intellettuale che sia o non sia brevettabile o possa essere protetta da copyright, segreto industriale o marchio registrato vengono assegnati alla Società. Questo vale per tutti quei materiali creati durante il tempo e a spese dell azienda nell ambito delle attività che svolgiamo nella nostra Società. INFORMAZIONI RISERVATE E SEGRETI INDUSTRIALI Nel corso dell attività lavorativa, si possono acquisire delle informazioni riservate sulla Società che non sono note al pubblico o alla concorrenza. Alcune di queste informazioni possono essere segreti industriali. I segreti industriali sono quelle informazioni che danno alla Società un vantaggio competitivo o economico sui suoi concorrenti. Di seguito alcuni esempi: liste clienti o dati; termini, tassi di sconto o tariffe offerte a particolari clienti; piani di marketing o strategici; software, modelli di rischio, strumenti e altri sviluppi di sistemi o tecnologie. policy della Società, procedure o linee guida. Se si ha anche il minimo dubbio sulla confidenzialità delle informazioni riguardanti la Società e le sue attività, sui clienti passati, presenti o potenziali, sui fornitori o impiegati occorre chiedere al manager di riferimento o contattare l Ufficio Legale. Non si devono divulgare informazioni riservate o segreti industriali a nessuno al di fuori della Società se non per scopi d affari inclusi familiari e amici. Qualora sia necessario per ragioni di business, è necessaria una preventiva autorizzazione per la divulgazione delle informazioni relative. Si deve stare particolarmente attenti a non divulgare informazioni riservate o segreti industriali quando si è avvicinati da aziende di ricerche di mercato o da studenti o ricercatori, per discutere della Società o dello sviluppo del Settore in generale. Nel caso in cui sia una necessità dettata dal business, si possono divulgare informazioni riservate e segreti industriali della Società a terze parti solamente dopo che è stato messo in atto un accordo di riservatezza. Per ricevere assistenza su tali accordi contattare l Ufficio Legale. Non è consentito discutere informazioni riservate o segreti industriali in luoghi in cui altri possano sentire come taxi, ascensori, mense aziendali o ristoranti. Inoltre, non è consentito comunicare o trasmettere informazioni riservate o segreti industriali con mezzi non sicuri, come telefoni cellulari, non protette o fax degli hotel. Questi obblighi si applicano durante il periodo lavorativo e anche dopo che il contratto di impiego con American Express è terminato. Quando un dipendente lascia la Società deve restituire tutto il materiale contenente informazioni riservate o segreti industriali della Società in suo possesso. PROPRIETÀ DI TERZI E INFORMAZIONI Si deve rispettare la Proprietà Intellettuale appartenente a terzi, e non si deve mai violare intenzionalmente i diritti di proprietà intellettuale altrui. È necessario essere particolarmente attenti nella preparazione di materiali pubblicitari o promozionali, nell utilizzare nomi o materiale stampato di un altra azienda, o nell utilizzare un software su un computer della Società. Sui computer della Società sono consentiti solamente software di cui la Società possiede regolare licenza. Inoltre, non dovranno essere utilizzate o divulgate informazioni riservate o segreti industriali altrui, comprese informazioni relative al precedente datore di lavoro. Qualora qualcuno lo chieda o faccia pressione, si deve immediatamente segnalare l accaduto. Non è consentito utilizzare o condividere informazioni divulgate da terzi (intenzionalmente o no) a meno che si sia certi che non siano riservate o non siano segreti industriali. Se non si è sicuri su come utilizzare le informazioni di cui si è venuti possesso o che si sono ricevute, contattare l Ufficio Legale. PRIVACY Protezione dei Clienti e Privacy dei dipendenti La Privacy è il principio che governa i sistemi, i processi e le procedure che controllano la raccolta, l uso e la condivisione di Informazioni Personali Identificabili (PII) dei clienti e dei dipendenti. In qualità di membri di American Express, si condivide la responsabilità di proteggere le PII dei clienti e dei colleghi dipendenti. Si fa questo rispettando gli American Express Data Protection and Privacy Principles. Questi principi sono un11 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 9 di 16 impegno per i dipendenti e i clienti per raccogliere, usare, archiviare, condividere, trasmettere, cancellare o processare le PII secondo i criteri usati dalla Società. Firmando questo Codice di Condotta, si recepisce l impegno nei confronti di questi principi. In aggiunta a questi principi, è importante ricordare che si possono raccogliere, utilizzare o condividere PII solo se si è legittimati a farlo da ragioni di business. Non bisogna maicondividere informazioni relative a clienti o a dipendenti di American Express con familiari o amici. Prima di condividere o rivelare informazioni PII di clienti o di dipendenti con terze parti, assicurarsi che la persona o il fornitore al quale si stanno dando le informazioni sia autorizzato a riceverle per una legittima ragione di business. Inoltre, assicurarsi che la persona o il fornitore coinvolto sia tenuto alla protezione delle Informazioni Personali Identificabili da specifici accordi di confidenzialità e dai contratti. Molti Paesi hanno proprie leggi specifiche che governano l utilizzo di informazioni personali. Per maggiori informazioni sulle leggi locali, o per altre questioni riguardanti la privacy, contattare l ufficio locale di Compliance oppure AXPPrivacy. COMUNICAZIONI DI AMERICAN EXPRESS VERSO L ESTERNO Per proteggere le informazioni della Società e assicurarsi che queste vengano diffuse al pubblico in maniera accurate e coerente, le persone che possono parlare in nome di American Express sono designate ufficialmente dalla Società stessa (portavoce ufficiali). Questo comprende anche le comunicazioni effettuate tramite canali multimediali come Facebook, Twitter, LinkedIn e YouTube. Se si riceve una richiesta di commentare qualsiasi informazione relativa alla Società da parte degli organi dei media, occorre fare riferimento all ufficio locale Corporate Affairs e Communications group (CA&C). Inoltre, solo i membri del Reparto Communications Department (all interno di CA&C), o i soggetti da loro nominati, sono autorizzati a rappresentare o a discutere pubblicamente della Società con i media. Per maggiori informazioni controllate il documento External Communications and Investor Relations Policy. Inoltre non si può rispondere o commentare in alcun post l attività della Società, i prodotti o i servizi. Questi post possono essere scritti da blogger, giornalisti o consumatori in siti, discussioni online e siti di social networking. Questi post possono essere trovati in qualsiasi altro network o piattaforma online. Per rispondere a questi post è necessario ottenere l approvazione dal CA&C. Per saperne di più in merito ai principi riguardanti questa materia e su Do s and Don ts consultate la Social Media Communications Policy. Si potrebbero anche ricevere inviti da gruppi spesso definiti come expert networks per consulenze su questioni riguardanti l attività e il settore in cui opera la Società. Questi inviti possono consistere in richieste a partecipare a consulenze telefoniche, incontri, o eventi scolastici peri clienti di questi network. La partecipazione a questi eventi è consentita solo se è approvata preventivamente dall Ufficio Legale in accordo con il codice che regola i conflitti di interesse. Inoltre non è permesso fare nessun tipo di consulenza esterna riguardante il settore e le relative questioni, a meno che non si sia stati designati da un portavoce ufficiale o che questa partecipazione sia stata considerata e approvata dall Ufficio Legale come richiede questo Codice di Condotta per i conflitti di interesse. Questo è valido anche nel caso in cui non sia previsto nessun compenso. Nel caso di dubbi in merito ad un invito di questo genere contattare il Compliance Officer o l Ufficio Legale. OPERAZIONI IN UN AMBIENTE DI RETE APERTO La Società opera in un ambiente di rete aperto. La Società, infatti, concede la licenza di utilizzo del suo marchio per consentire a terzi di rilasciare carte American Express e acquisire esercizi per la rete American Express Global Network (AEGN o Network). Dato che la rete AEGN è in espansione, spesso si ricevono informazioni confidenziali dai partner, fornitori e da altri soggetti. Occorre, quindi, proteggere le loro proprietà intellettuali e le loro informazioni confidenziali come se fossero nostre. I seguenti principi, che fanno parte dell Open Network Confidentiality Operating Principles (ONCOP), regolano come le informazioni confidenziali devono essere gestite nella rete AEGN.12 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 10 di 16 Principio 1 Obbligazioni Legali e Contrattuali Il primo principio enuncia che occorre rispettare i vincoli legali condividendo informazioni in nessun modo contrario alle norme contrattuali e legali. Questo è un principio molto importante per coloro che disciplinano questa materia e che hanno l autorità di esaminare il network della Società al fine di assicurarsi che le norme che regolano banche e network vengano rispettate. La Società protegge le informazioni confidenziali dei partner emittenti e di coloro che acquisiscono esercizi commerciali. Occorre fare in modo che queste informazioni non siano viste o usate se non da coloro che le usano per operare la rete AEGN. Le leggi Antitrust e per il commercio equo proibiscono di condividere prezzi e altre informazioni concorrenziali con i competitors e altre terze parti. Dato che tutti i partecipanti alla rete AEGN competono per i clienti, è importante che, per il successo della stessa rete, si tenga fede agli impegni. Principio 2 Condivisione delle informazioni Il secondo principio richiede che le informazioni confidenziali di un emittente o di un soggetto che acquisisce esercizi commerciali all interno del Network non siano utilizzate da nessun altro emittente o acquisitore di esercizi. Questo è l elemento principale dell ONCOP, e costituisce il punto di forza ed affidabilità dell American Express Global Network. Per applicare questo principio è necessario prima stabilire se le informazioni sono confidenziali per coloro che le stanno divulgando. Generalmente ogni informazione che non è disponibile pubblicamente viene considerata confidenziale. Nello specifico, queste informazioni includono: strategie di business o dei prezzi; piani di Marketing; dettagli relativi ad accordi o contratti con partner del Network Statistiche riguardanti emittenti o soggetti che acquisiscono esercizi commerciali. Alcune informazioni confidenziali della nostra Società, anche se non disponibili pubblicamente, si applicano a tutti gli emittenti del Network, come ad esempio: policy del Network; campagne di Marketing del Network; questioni operative del Network. Queste informazioni possono essere condivise tra gli emittenti del Network ma mai al di fuori del Network stesso. Principio 3 Supporto del Network Il terzo principio riguarda l accesso alle informazioni confidenziali. Questo prevede che alcuni gruppi a supporto dell American Express Global Network possano avere accesso ad informazioni confidenziali relative agli emittenti con il solo scopo di supportare il Network. Questo principio è probabilmente il più complesso. Tuttavia, dato che la maggior parte dei dipendenti e dei contractor ha accesso ad informazioni riguardanti un solo emittente, o l emittente principale o uno degli altri emittenti del Network questo principio generalmente non rappresenta un problema. Alcuni gruppi, tuttavia, richiedono l accesso a informazioni riguardanti più di un emittente per lavorare a supporto del Network nel suo complesso. Come dipendenti si può avere accesso a informazioni riguardanti più di un emittente o informazioni riguardanti il Network aggregato quando: il ruolo è necessario a supporto del Network e c è un evidente, essenziale, specifico ed attuale bisogno di avere informazioni su più di un emittente o sul Network nel suo complesso (come per il network marketing); il ruolo richiede che venga fatta consulenza e assistenza in diversi settori e non è circoscritto ad un singolo emittente; si è a supporto di più di un emittente o acquisitore e quindi si deve avere accesso informazioni su tutto il Network per quale si opera. Questo è, spesso, il caso che si verifica al di fuori degli Stati Uniti, dove il Global Network Services è responsabile di più di un emittente e acquisitore di American Express. Questi principi sono enunciati nella policy ONCOP e sono ulteriormente spiegati nell ONCOP standard. Entrambi possono essere trovati nel sito The Square. Eventuali domande sull applicazione di questi principi possono essere indirizzate a aexp.com. ESPORTAZIONE DI ELEMENTI CRIPTATI Ci si deve attenere alla legislazione statunitense e alle leggi internazionali relative all esportazione (o lo spostamento) di tecnologia di criptaggio da13 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 11 di 16 un Paese all altro. Sono esempi di tecnologia criptata i computer portatili e fissi che hanno dischi completamente criptati, prodotti software come Microsoft Outlook e Microsoft Communicator e GLOBE e Probe utilizzati dal Global Network Services. Dobbiamo attenerci a tutte le leggi e direttive vigenti per assicurare che la Società mantenga i suoi privilegi di esportazione ed eviti sanzioni penali risultanti dalla mancata conformità alle leggi e direttive di esportazione. Per maggiori informazioni, consultare la Encryption Export Compliance Policy. INSIDER TRADING Non è consentito effettuare azioni di insider trading o tipping. Per motivi di lavoro, un dipendente può venire a conoscenza di informazioni riservate relative ad American Express o altre aziende. Le informazioni riservate (chiamate anche informazioni privilegiate ) sono le informazioni su un azienda che non sono note all opinione pubblica e che possono influenzare le decisioni di un tipico investitore di acquistare, vendere o detenere i titoli di tale azienda. Le informazioni cessano di essere privilegiate quando vengono divulgate al pubblico e dopo che è passato un ragionevole lasso di tempo per consentire a tali informazioni di essere assorbite dal mercato. L acquisto o la vendita di titoli di un azienda effettuate mentre si è in possesso di informazioni privilegiate (anche detto insider trading ) è un reato penale in molti Paesi ed è proibito dalla politica aziendale. Ciò si applica ad azioni, opzioni, titoli di debito od ogni altro titolo di American Express o altra azienda, e anche a trasferimenti da e verso il fondo d investimento aziendale sotto forma di piani pensionistici o di risparmio. La vostra unità aziendale può pubblicare requisiti aggiuntivi e restrizioni riguardo l attività di compravendita per scopi personali come conseguenza della propria responsabilità lavorativa. Se non si è sicuri di possedere o meno informazioni privilegiate, non divulgatele. Piuttosto, chiedete consiglio all Ufficio Legale. Anche se fate del trading per ragioni estranee alle informazioni privilegiate in vostro possesso, potreste essere ritenuti responsabili di insider trading. Possono esservi delle eccezioni nel caso in cui abbiate sottoscritto un piano, legalmente riconosciuto, di vendita o acquisto di strumenti finanziari preventivamente approvato dall Ufficio Legale. ALTRI TIPI DI COMPRAVENDITA DI TITOLI DI AMERICAN EXPRESS Si è incoraggiati a investire a lungo termine nei titoli di American Express, sia direttamente che attraverso i piani di indennità e previdenziali della Società. Non ci è consentito effettuare vendite allo scoperto o compravendita di azioni call e put su titoli American Express (ad eccezione di quelle previste dai piani di esercizio di stock option riconosciuti ai dipendenti). Per maggiori informazioni relative alla compravendita di titoli societari, contattare l Ufficio Legale. Non sono inoltre ammesse speculazioni sui titoli della Società che lasciano intendere il tentativo di fare profitto sulle variazioni di prezzo a breve periodo come il day trading. DIFFUSIONE DI INFORMAZIONI PRIVILEGIATE E TIPPING Se si rivelano informazioni privilegiate a qualsiasi soggetto, anche a un parente o familiare, e tale persona, in seguito, acquista o vende titoli (o passa le informazioni a qualcun altro che compra o vende titoli), potreste essere accusati di tipping. L accusa è valida anche se non avete sfruttato personalmente tali informazioni. Il tipping è una violazione del Codice e delle leggi sull insider trading, e comporta pene severe, inclusa una potenziale responsabilità penale. COMUNICAZIONI CON OPERATORI FINANZIARI E AZIONISTI Generalmente, solo dei portavoce ufficiali posso parlare agli operatori finanziari o agli azionisti a proposito della Società. Occorre, quindi, riferire tutte le richieste provenienti da quest ultimi all Ufficio Legale. Se si è in contatto con operatori finanziari nel corso delle proprie normali attività aziendali, è consentito interagire con essi senza che sia richiesta la presenza di un rappresentante dell Ufficio Legale. Comunque, non è consentito divulgare informazioni riservate. IL NOSTRO IMPEGNO VERSO I CLIENTI E PARTNER AZIENDALI14 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 12 di 16 VENDITE E PUBBLICITÀ Tutte le nostre attività di vendita, marketing e pubblicità devono essere effettuate con onestà e integrità. Ci si aspetta una concorrenza vigorosa ed efficace, ma mai scorretta. Per questa ragione, l onestà deve essere una guida in tutte le nostre attività di vendita, marketing e pubblicità. Dovremo rilasciare solamente dichiarazioni complete, reali e veritiere sulla Società, sui suoi prodotti e servizi. Tutti gli slogan pubblicitari e di marketing devono essere approvati e devono contenere tutte le informazioni e divulgazioni necessarie per renderli accurati e completi. Dobbiamo prestare attenzione a che tutte le divulgazioni siano scritte in modo comprensibile per il pubblico a cui sono destinate. Inoltre, non dovremo mai fare commenti denigratori sui nostri concorrenti o fare dei paragoni scorretti tra i prodotti e servizi dei concorrenti e i nostri. Occorre conoscere le procedure di vendita, marketing e pubblicità che si applicano al lavoro. Con le nuove leggi e direttive, e anche con l aumento dell attenzione politica e mediatica, è fondamentale conoscere gli ultimi requisiti relativi alla divulgazione e gli altri vincoli giuridici. Per maggiori informazioni contattare il manager di riferimento, il Responsabile Ufficio Compliance o l Ufficio Legale. REGALI E FORME DI INTRATTENIMENTO Non è consentito sollecitare, accettare od offrire regali in grado di influenzare decisioni aziendali. Occorre essere cauti nell offrire o nell accettare regali o altre forme di intrattenimento con chiunque ha o cerca di avere relazioni commerciali con la Società. Ciò potrebbe influenzare, o dare l impressione di influenzare, la capacità di prendere decisioni aziendali obiettive. Inoltre, non si dovranno chiedere od offrire regali ad attuali o potenziali clienti o ad altri partner aziendali. Non si dovranno mai accettare od offrire regali, omaggi o altre utilità nelle seguenti forme: oggetti che hanno un valore significativo o che possono sembrare di valore significativo agli altri; trattamenti di favore. Inoltre, non si dovranno mai accettare od offrire intrattenimento come omaggio che abbia: valore eccessivo; nessuna relazione con l attività lavorativa svolta; con una forma non appropriata. È consentito accettare pasti, forme di intrattenimento, regali occasionali o favori in relazione alla propria posizione aziendale solo quando il loro valore non è significativo e solo quando tali regali non danno l impressione di creare una situazione reale o apparente di debito nei confronti del donatore. Questa norma si applica anche a qualsiasi dono o forma di intrattenimento offerto ai familiari. Se non si è certi dell adeguatezza di un dono o di una forma di intrattenimento, contattare il manager di riferimento. In alcuni Paesi è tradizione offrire regali alle persone con cui si fanno affari per dimostrare cortesia o apprezzamento. È consentito fare regali a funzionari non-pubblici nelle località in cui tali regali sono consuetudinari, generalmente accettati e compatibili con le leggi e le direttive. Tali doni devono avere un valore ragionevole e devono essere segnalati in modo appropriato. Qui di seguito alcuni esempi. ACCETTABILE Una bottiglia di vino di valore accettabile. Un libro che riguarda un soggetto correlato a un rapporto di affari. Un modesto omaggio aziendale che porta il logo della società (una penna, un notepad). Un modesto segno di gratitudine (cioccolatini, fiori, un cesto di frutta). ECCESSIVO Una cassa di champagne di marca. Un viaggio per un week end che non ha nessuna attinenza lavorativa. Denaro, equivalenti del denaro, oggetti di investimento o buoni (tali doni sono troppo simili al denaro).15 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 13 di 16 Un sontuoso regalo personale come un gioiello di valore. Denaro, o equivalente monetario come carte regalo o voucher. Non bisogna mai offrire regali o intrattenimenti a rappresentanti del governo con i quali si lavora o con i quali vi siano trattative per business futuri. In aggiunta, occorre evitare lo stesso comportamento anche con agenzie del governo che direttamente o indirettamente regolamentano il business relativo alla nostra società. Questi principi limitano estremamente la possibilità di ricevere o di fare regali. Per maggiori informazioni si rinvia alla successiva sezione Anticorruzione del Codice; per ulteriori indicazioni sull applicazione delle regole contattare l ufficio Compliance o l Ufficio Legale. ANTITRUST E CONCORRENZA LEALE Occorre rispettare pienamente la lettera e lo spirito delle leggi intese a proteggere la concorrenza libera e aperta. American Express sostiene la concorrenza vigorosa ma leale. Tutti devono sottostare alle leggi sulla concorrenza (chiamate anche leggi su antitrust, sui monopoli o sui cartelli ), che sono redatte per proteggere una concorrenza libera e aperta. Tali leggi variano, ma il loro scopo comune è di promuovere un mercato concorrenziale che fornisca ai consumatori beni di elevata qualità e servizi a prezzi equi. La mancata osservanza di queste leggi può comportare conseguenze serie e di ampia portata per la Società e per i soggetti che agiscono per conto e/o nell interesse della Società. Inoltre, nel corso di una trattativa d affari, richiesta o rapporto commerciale, non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni (suscettibili di costituire corruzione tra privati, fattispecie penalmente punita dalla legislazione nazionale): esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale; offrire o in alcun modo fornire omaggi (salvo quelli ammessi a norma del presente Codice e delle regole aziendali in materia); sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l integrità o la reputazione di entrambe le parti. CONTATTI CON LA CONCORRENZA Bisogna evitare anche solo di dare l impressione di accordarsi con un concorrente per limitare la concorrenza. È anche importante che si rispettino tutte le leggi vigenti sulla concorrenza mentre si intrattengono rapporti con i nostri fornitori, clienti e altri partner aziendali che possono essere in concorrenza con noi. Non bisognerà mai discutere dei seguenti argomenti con i concorrenti: prezzi o politiche di prezzi, costi, piani di marketing o strategici; ogni informazione riservata, proprietaria o particolarmente importante per la concorrenza; accordi sui prezzi che verranno applicati ai clienti; accordi sulla divisione di clienti, mercati, territori o Paesi; boicottare determinati clienti, fornitori o concorrenti. Anche in assenza di un accordo formale scritto, il semplice scambio di informazioni può creare l impressione di un accordo informale tra concorrenti, producendo potenziali rischi di concorrenza leale. È necessario essere cauti nell intrattenere rapporti con i concorrenti durante conferenze ed eventi simili. Se un concorrente tenta di avere una discussione su alcuni degli argomenti di cui sopra, è necessario interrompere immediatamente la discussione, anche se questo può dare l impressione di essere maleducati o bruschi. Quindi, segnalare immediatamente l accaduto all Ufficio Legale. Per ulteriori indicazioni riguardanti qualsiasi aspetto delle leggi sulla concorrenza, fare riferimento alla Antitrust Guidelines o contattare l Ufficio Legale. INFORMAZIONI SULLA CONCORRENZA La Società ha bisogno di sapere cosa stanno facendo i concorrenti per poter essere competitiva in modo efficace. Tuttavia, nessuno dei dipendenti può raccogliere informazioni confidenziali direttamente da o sui concorrenti (come politiche di prezzo, lista dei concorrenti, programmi di sviluppo sui prodotti o piani strategici) con l inganno, furto o altri mezzi illeciti o non etici. Inoltre, non possono essere ingaggiate terze parti per la raccolta di queste informazioni per conto della Società. Bisogna prestare particolare attenzione a non richiedere informazioni ai neoassunti sul loro ex datore di lavoro. Bisogna16 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 14 di 16 essere molto attenti anche nel condurre ricerche di mercato (inclusi i prezzi di riferimento), direttamente o tramite i fornitori. È consentito raccogliere informazioni pubbliche sui concorrenti utilizzando ogni canale attraverso il quale queste informazioni sono disponibili al pubblico. Si possono anche raccogliere informazioni sui concorrenti quando questi stessi esprimono un invito pubblico a farlo. Tuttavia, non dovremo mai: dichiarare false generalità o falsi intenti per ottenere informazioni riguardanti un concorrente; cercare di influenzare un altra persona per rompere un accordo di riservatezza (inclusi exdipendenti di società concorrenti o clienti di concorrenti); o contattare direttamente o indirettamente giornalisti per una qualsiasi ragione, se non si è autorizzati da Communications Department. Per maggiori informazioni, consultare la Conducting Competitive Intelligence Activities Policy e la Ethical Guidelines for Conducting Outside Investigations Policy. CONTATTI CON CLIENTI E FORNITORI Problemi con le leggi sulla concorrenza possono sorgere anche quando si ha a che fare con clienti, fornitori e altre persone che non sono concorrenti della Società. Consultare l Ufficio Legale prima di: stipulare un accordo di esclusiva con un cliente o un fornitore; stabilire i prezzi o i termini in base ai quali i nostri clienti o licenziatari rivendono i nostri prodotti o servizi; applicare a differenti clienti dei prezzi differenti per lo stesso prodotto o servizio. Si è, inoltre, soggetti a norme e direttive severe che riguardano la capacità di condizionare le vendite, o di legare insieme i nostri prodotti. Gli accordi in cui l Ente o le società affiliate legano la disponibilità o il prezzo di un prodotto all acquisto di un altro, necessitano una revisione accurata. Consultare l Ufficio Legale per consigli sulle restrizioni previste dalla legge in materia di diritto della concorrenza. IL NOSTRO IMPEGNO VERSO LA SOCIETÀ RICICLAGGIO DI DENARO SPORCO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO Ogni dipendente deve vigilare attivamente per evitare l uso dei prodotti e dei servizi dell azienda a scopo di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo. American Express è impegnata nella lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, che continuano a essere oggetto di notevole attenzione da parte dei governi, delle organizzazioni internazionali e degli organismi giudiziari in tutto il mondo. Questo è un problema che la Società prende in considerazione molto seriamente. Il riciclaggio di denaro sporco è il processo con il quale i proventi di attività criminali vengono fatti passare attraverso il sistema finanziario per nascondere ogni traccia della loro origine criminale. Il finanziamento del terrorismo, tra le altre cose, riguarda la destinazione e l uso di fondi che possono avere un origine legittima e/o criminale. È estremamente importante conoscere e rispettare tutte le leggi e direttive preposte a bloccare l attività di riciclaggio di denaro sporco e di finanziamento del terrorismo. Ogni unità di business adotta un programma specifico per assicurare il rispetto di questi principi. È responsabilità dei Dipendenti conoscere e comprendere la Global Anti-Money Laundering Policy. Occorre essere vigili e usare il buon senso nella gestione delle transazioni di clienti insolite e sospette. Riferire sempre al proprio manager di riferimento ogni situazione che sembra inappropriata o sospetta. Se vi sono altre domande o preoccupazioni, contattare il responsabile Ufficio Compliance o l Ufficio Legale. La Società è tenuta a prendere ogni precauzione al fine di scegliere i partner aziendali che non useranno il marchio, i prodotti o i servizi di American Express per intraprendere azioni illegali. Se sorgono preoccupazioni sulle attività svolte da un partner aziendale, segnalare immediatamente la situazione al manager di riferimento, al responsabile Ufficio Compliance o all Ufficio Legale. Inoltre, qualora un dipendente venga contattato da un ente pubblico per indagini relative a riciclaggio di denaro sporco o finanziamento del terrorismo, dovrà contattare immediatamente il responsabile dell Ufficio17 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 15 di 16 Compliance o l Ufficio Legale. CORRUZIONE Non è consentito offrire o accettare pagamenti, omaggi o regali impropri con l intento (o l apparente intento) di ottenere o mantenere rapporti d affari o servizi. La corruzione colpisce non solo la Società, ma anche le società con cui si intrattengono affari. I governi stanno adottando misure per combattere la corruzione, e molti dei Paesi in cui American Express ha affari hanno delle specifiche leggi restrittive contro di essa. Per queste ragioni, la Società ha adottato delle norme di tolleranza zero nei confronti della corruzione, a prescindere da dove essa si verifichi. Ciò significa che non dovremo prendere parte a nessuna forma di corruzione, compresa l offerta o l accettazione di oggetti di valore, direttamente o indirettamente, al fine di ottenere o conservare rapporti d affari o servizi (sia nei rapporti con i privati che nei rapporti con gli enti pubblici o governativi). Non si fa eccezione per piccoli importi. È importante ricordare che prendere parte ad azioni di corruzione, o anche l apparente tentativo di farlo, può esporre il singolo o la Società a una responsabilità penale. Nel corso di una trattativa d affari, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione, non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni: esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale; offrire o in alcun modo fornire omaggi (salvo quelli ammessi a norma del presente Codice e delle regole aziendali in materia); sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l integrità o la reputazione di entrambe le parti. aziende e partner di joint venture che sono state nazionalizzate o che hanno una grossa partecipazione da parte del governo. Non è consentito offrire o promettere beni di valore, al fine di influenzare le azioni o le decisioni, o ottenere un vantaggio improprio da funzionari pubblici o organismi pubblici, che possono influenzare. Se si hanno domande su pagamenti impropri a dipendenti pubblici, contattare il vostro responsabile Ufficio Compliance o l Ufficio Legale. Per maggiori informazioni consultare l American Express Global Anti-Corruption Policy e il sito square.aexp.com/anticorruption. TANGENTI Le tangenti (note anche come pagamenti di facilitazione o di agevolazione ) sono pagamenti volti a velocizzare o a garantire le prestazioni di normali iter burocratici, come la concessione di un visto o sdoganamenti. Nel mondo molti Paesi considerano questi pagamenti come illegali. È proibito pagare tangenti a impiegati governativi, indipendentemente dal luogo in cui svolgono il loro lavoro. Ciò si applica indipendentemente da usanze locali dei luoghi in cui facciamo business. AMBIENTE I dipendenti devono comportarsi rispettando l ambiente quando lavorano per conto dell azienda. L impegno dell Ente verso la società consiste, anche, nello sforzarci per minimizzare ogni impatto negativo del lavoro svolto sull ambiente. Ciò significa che occorre rispettare la normativa ambientale vigente e le linee guida adottate dalla Società. Si deve lavorare tutti nel rispetto dell ambiente minimizzando ogni rischio, per conservare e proteggere le risorse naturali e per gestire l utilizzo energetico. PAGAMENTI ILLECITI E necessario prestare particolare attenzione al fine di evitare casi di corruzione ogni qualvolta si hanno rapporti con funzionari pubblici, compresi funzionari di organizzazioni internazionali e partiti politici, e anche con dipendenti di aziende pubbliche. Ciò include anche dipendenti di ATTIVITÀ POLITICHE Il nostro coinvolgimento nelle attività politiche deve avvenire a nostre spese e durante il nostro tempo libero.18 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.r.l. Codice Etico Pagina 16 di 16 ATTIVITÀ POLITICHE PERSONALI American Express incoraggia a sostenere il benessere comune, partecipando alla vita politica. Tuttavia, occorre essere attenti per proteggere la reputazione della Società partecipando a tali attività solo a proprie spese e durante il tempo libero. Non è consentito durante le campagne elettorali o ai candidati sfruttare i fondi o i beni, le attrezzature, le strutture aziendali o i marchi. Inoltre non si dovrà mai usare il nome dell azienda quando si partecipa a tali attività. ATTIVITÀ POLITICHE DI AMERICAN EXPRESS In certe situazioni, è consentito dalla legge locale rappresentare la Società in un forum politico. Ad esempio, negli Stati Uniti è consentito destinare dei fondi personali per American Express Company Political Action Committee (AXP PAC). La partecipazione è puramente volontaria. Tramite l AXP PAC, si possono sostenere i candidati eletti che condividono le idee aziendali riguardo alle più importanti questioni politiche. Di tanto in tanto, l AXP PAC può ospitare dei dibattiti politici con candidati o con funzionari eletti nelle strutture di proprietà della Società. Per quanto riguarda il finanziamento ai partiti e la legislazione in materia, occorre osservare rigorosamente la normativa italiana. Non è consentito usare la propria posizione per costringere o spingere dipendenti a prendere parte ad alcuni eventi politici organizzati, o per altri fini politici. Per maggiori informazioni sulle attività politiche dell azienda, incluso l AXP PAC e i requisiti per farne parte, visionare la Political Contributions, Lobbying Activities and Provision of Gifts or Entertainment to Public Officials Policy. NOTE CONCLUSIVE In conclusione, ferma l esigenza di conformarsi sempre ai Valori e ai Principi di condotta stabiliti dal Codice e, più in generale, dalla legislazione e dalle regole aziendali, locali e internazionali, e di agire sempre in maniera etica, non è sempre chiaro il modo in cui ciò deve essere fatto. A volte si possono incontrare situazioni in cui è necessario prendere delle ferme decisioni su cosa si intende per etico e lecito. Questi dilemmi non sempre hanno delle risposte chiare. Anche se questo Codice, le regole aziendali e il Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dall Ente ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e le risorse fornite aiutano a fare la scelta giusta, tali strumenti non sempre rispondono a tutti i possibili quesiti. Prima di prendere una decisione e di scegliere cosa fare, basta chiedersi: è coerente con i Valori aziendali, con il Codice e con le regole aziendali? come mi sentirei io se i miei amici o la mia famiglia lo scoprissero? come mi sentirei se ciò venisse trasmesso nel TG serale? la situazione potrebbe essere vista come non appropriata, non etica o rischiosa? Se ci si sente ancora insicuri su cosa fare dopo essersi fatte queste domande, allora prima di agire è bene chiedere al manager di riferimento, al Responsabile Ufficio Compliance o all Organismo di Vigilanza. BENEFICIENZA American Express sostiene vari istituti di beneficenza e incoraggia il coinvolgimento del proprio personale attraverso vari programmi portati avanti dalla Società. Tuttavia, solo il Philanthropy Office o l ufficio del Presidente possono effettuare donazioni per conto della Società.Per maggiori informazioni si prega di consultare le Charitable Contributions, Unsolicited Proposals and Transactions with Charities Policy.19 AMEX BROKER ASSICURATIVO S.R.L. Sede Legale in Roma, Largo Caduti di El Alamein, 9 Codice fiscale e Registro delle Imprese di Roma n Capitale Sociale Euro ,00 interamente versato Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 PARTE GENERALE ABA_MOGC_01_2013 Adottato con delibera del 06 Novembre 201320 AMEX BROKER ASSICURATIVO SRL Il Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. n. 231/2001 Parte generale Pagina 1 di 69 AMEX BROKER ASSICURATIVO SRL Sede legale: Largo dei Caduti di El Alamein, 9, Roma Codice fiscale e Iscrizione Registro Imprese di Roma: n REA: RM Capitale sociale: euro ,00 i.v. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 Struttura del Modello Codice Etico Parte Generale: IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ALLEGATI ALLA PARTE GENERALE: ALLEGATO 1: LA NORMATIVA IN MATERIA DI RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA DEGLI ENTI EX D.LGS. N. 231/2001 (SINTESI E TESTO DELLE NORME MODIFICATRICI AGGIORNATO AL MAGGIO 2013) ALLEGATO 2: LE FATTISPECIE DI REATO RILEVANTI AI FINI DEL D.LGS. N. 231/2001 ALLEGATO 3: IL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO (ADOTTATO AI SENSI DELL ART. 30, D.LGS. N. 81/2008) [Omissis] Parte Speciale: SEZIONE A: Reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione Vedere altro
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 Art. 1
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