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Timestamp: 2020-08-15 05:20:07+00:00

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RESOLUCIÓN 2891 DE 02 DE MAYO DE 2012
CONTENIDO:REGLAMENTA LAS CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA REPRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO NACIONAL DEL IDENTIFICACIÓN (ANI), DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, PARA LOS PARTICULARES QUE REQUIERAN DE ESTE SERVICIO, DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 227 DE LA LEY 1450 DE 2011.
TEMAS ESPECÍFICOS:ENTIDAD PÚBLICA, FUNCIÓN PÚBLICA, GESTIÓN ADMINISTRATIVA, REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, FUNCIONES DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, ACCESO A LA INFORMACIÓN, IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA
DIARIO OFICIAL N°:48420 DE MAYO 4 DE 2012
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 8410 DE 2013 ARTÍCULO 18 DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.
RESOLUCIÓN 2891 DE 2012
“Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para las consultas que requieran los particulares de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.
(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 1163 de 2007, la Ley 1450 de 2011, el numeral 1 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, y
Que la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, tiene alto impacto e interés en todos los sectores del orden nacional.
Que el Plan Nacional de Desarrollo 2011- 2014, expedido a través de la Ley 1450 de 2011 en su artículo 227 establece:
En los términos señalados en el presente artículo y para el reconocimiento de derechos pensionales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, esta tendrá acceso a la información alfanumérica y biográfica que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a la tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del título II del libro V del estatuto tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Que los servicios se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad, desempeño, contingencia, auditoría, concurrencia, integridad debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil como los particulares usuarios “garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional y, en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva”, así como no permitir el uso indebido de la información al tenor de lo previsto en el policitado artículo 227 de la Ley 1450 de 2011.
Que el comité de tarifas en cumplimiento de las resoluciones 6128 del 8 de octubre 2007 y 4890 del 17 de junio de 2011 ordenó la realización de un estudio para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, conforme lo establece el artículo 227 de la mencionada ley.
Que el citado comité en sesión del 16 de abril de 2012, según Acta 5, analizó y aprobó el estudio jurídico, técnico, financiero y presupuestal que sirve como base para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, producto de lo cual este recomendó al señor Registrador Nacional la fijación de los mismos, en el evento que los particulares requieran esta consulta.
Que mediante Resolución 188 del 16 de abril de 2012, se fijaron los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares que requieran consultas.
Que con fundamento en lo anterior los particulares que deseen acceder a la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán cumplir con los diferentes requerimientos descritos mediante el presente acto, los cuales son de obligatorio cumplimiento.
Que acogiendo las recomendaciones señaladas por el comité para la fijación de las tarifas y precios por los servicios que presta la entidad este despacho,
ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y procedimientos para la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares que requieran de este servicio, de conformidad con lo previsto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011.
ART. 2º—Definiciones. Con el fin de poner a disposición la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, se precisarán los siguientes términos:
Procesamiento o filtros especiales adicionales. Conjunto de actividades o eventos coordinados y organizados que se realizan para atender una solicitud o requerimiento de consulta de información, bajo criterios específicos que implica destinar recursos por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil para la generación de los resultados respectivos.
Acceso a la información de la base de datos
ART. 3º—Autorización para la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares. La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá a los particulares el acceso a la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, teniendo en cuenta los términos, procedimientos y condiciones establecidas en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva.
ART. 4º—Servicios de acceso a la información de la base de datos. Los particulares interesados en acceder a la información contenida en las base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con su objeto social.
ART. 5º—Plataforma de comunicaciones. El particular interesado deberá proveer el canal de comunicaciones, la infraestructura y plataforma requeridas para el servicio solicitado.
ART. 6º—Acceso prioritario a la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI. Los accesos estarán supeditados a la disponibilidad de los recursos, conforme a las prioridades en la prestación de los servicios que la Registraduría Nacional del Estado Civil debe proveer a las registradurías, consulados, notarías, hospitales públicos y las campañas para la atención de la población vulnerable.
PAR. 1º—Por razones inherentes a los procesos electorales, los servicios podrán ser limitados o suspendidos unilateralmente por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
PAR. 2º—La Registraduría Nacional del Estado Civil, dará prioridad a las solicitudes de acceso a la información de las bases de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, que sean requeridas por autoridad competente en los términos previstos en el artículo 213 del Código Electoral. Entiéndase por autoridad competente la Rama Judicial, Fiscalía General de la Nación, Policía Judicial, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, entre otros.
ART. 7º—Acceso a la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil, procederá a permitir el acceso a la información de que trata la presente resolución, relacionada con los requerimientos efectuados por los particulares, dentro de los treinta (30) días siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente acto, mediante la suscripción y legalización del contrato respectivo, cuando a ello haya lugar.
PAR.—En los casos de procesamiento de cruce de información contra las bases de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, será necesaria la suscripción de contrato, siempre y cuando la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación y la Gerencia de Informática hayan evaluado la pertinencia de la suscripción del contrato, atendiendo a la periodicidad y volúmenes de consulta del requerimiento. En caso de no requerirse la suscripción de contrato, se dará traslado de la petición a la coordinación de soporte técnico de la gerencia de informática para el trámite pertinente.
ART. 8º—Facturación y cobro. La gerencia administrativa y financiera efectuará el procedimiento para la facturación y cobro por la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de conformidad con lo dispuesto por la Resolución 188 del 16 de abril de 2012.
Procedimiento para consulta de la información contenida en la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI.
ART. 9º—Coordinación del servicio. El particular interesado deberá establecer un único interlocutor, responsable de gestionar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil los requerimientos de información.
ART. 10.—Consulta vía web. La gerencia de informática de la Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo a su disponibilidad técnica, establecerá el número de usuarios permitidos para cada uno de los particulares interesados.
ART. 11.—Procesamiento - Cruce de Información con ANI. Los particulares solicitarán la reproducción mediante el cruce de la información del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el formato previamente establecido, adjuntando en medio magnético (CD/DVD), los archivos planos con la estructura establecida por la gerencia de informática.
ART. 12.—Trámite de las peticiones. Las peticiones presentadas por los particulares para el acceso a la información descrita en la presente resolución, serán tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien coordinará con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emitiendo los pronunciamientos que correspondan para cada caso.
ART. 13.—Peticiones incompletas. En el evento en que la solicitud no contenga la totalidad de los documentos o la información necesaria, se remitirá comunicación al particular peticionario para que allegue los documentos o requisitos faltantes.
ART. 14.—Solicitud de información o documentos faltantes. Si la información o los documentos aportados por el particular interesado; o si de la prueba técnica, se desprende que el peticionario no cumple con lo requerido o la documentación no es suficiente para decidir la solicitud, la Registraduría Nacional del Estado Civil requerirá con toda precisión y en forma escrita por una sola vez, el aporte de los documentos o aspectos faltantes. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que la entidad solicitante atienda el respectivo requerimiento. Desde el momento en que él allegue lo requerido comenzará a correr los términos.
ART. 15.—Desistimiento. Al tenor de lo previsto en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo se entenderá que el particular interesado ha desistido de su solicitud, si pasados dos (2) meses de realizar la Registraduría el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o la información de que tratan los dos artículos anteriores, no ha cumplido o allegado lo solicitado, sin perjuicio de que el particular presente posteriormente una nueva solicitud.
ART. 16.—Confidencialidad de la información. La información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la entidad, se considera de reserva legal y de seguridad nacional, siendo derecho patrimonial de autor para la Registraduría Nacional del Estado Civil, por consiguiente se deberá respetar este derecho comprometiéndose el particular solicitante a utilizar dicha información para sus fines misionales, con observancia de la Constitución Política de Colombia; del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, así como por las demás disposiciones civiles que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas referidas a la protección de la información de los datos personales y al derecho a la intimidad. Por ello, se deberá contar con la orden de la autoridad competente para poder acceder a la información de las bases de datos de la entidad que contiene información de carácter reservado.
Los interesados deberán garantizar la reserva y seguridad de la información de los colombianos almacenada en la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, establecida en la normatividad vigente, mediante la suscripción de un acta de compromiso de reserva y confidencialidad, que la entidad entregará para su firma, la cual deberá ser diligenciada y entregada en la Secretaría General al momento de autorizarse el acceso a la información.
ART. 17.—Verificación de la confidencialidad y uso de la información. Teniendo en cuenta que los particulares usuarios de la información o los terceros autorizados por estos, deberán garantizar el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva, además, no permitirán el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se les permita el acceso, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se reserva el derecho en cualquier momento de verificar el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos mecanismos de seguridad.
ART. 18.—Propiedad intelectual y licenciamiento. Los archivos y las bases de datos que contienen la información de los colombianos son propiedad exclusiva de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
ART. 19.—Normatividad aplicable. En lo no previsto en esta resolución se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y demás normatividad aplicable.
ART. 20.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2012.

References: ARTÍCULO 227
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 18

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 18
 artículo 25
 artículo 227
 artículo 574
 artículo 227
 artículo 227
 Resolución 
 resolución 
 artículo 227
 artículo 213
 Resolución 
 artículo 13
 artículo 213
 resolución 
 resolución