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Pareri dei responsabili del trattamento dei dati
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CITTA’ DI MANFREDONIA
PARERI DEI RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DEI DATI:
(D.L.vo 196/2003)
(Avv. Dario Melillo)
Favorevole __________________
(Dott. Pietro Lo mastro)
Dirigente 1° Settore
(Dott. Matteo Ognissanti)
Dirigente 2° Settore
(Dott. Matteo Di Benedetto)
(Dott. Francesco Zoccano)
Dirigente 4° Settore
(Dott. Mariano Ciritella)
Dirigente 5° Settore
(D.ssa Maria Siponta Ciuffreda)
Dirigente 6° Settore
(Ing. Simone Lorussi)
Dirigente 7° Settore
(Ing. Domenico Curci)
Dirigente 8° Settore
(Ing. Giovanni Spagnuolo)
Art. 1 – Sistema Informativo Automatizzato sicuro
Art. 2 – Titolare
Art. 3 – Responsabili
Art. 5 – Responsabile della sicurezza informatica
Art. 6 – Incaricati
Art. 7 – Norme di gestione dei personal computer del Comune di Manfredonia
Art. 8 – Norme di utilizzo dei personal computer del Comune di Manfredonia
Art. 9 – Trattamento dei dati in formato elettronico
Art. 10 – Risorse informatiche del Comune di Manfredonia. Analisi della vulnerabilità
Art. 11 – Architettura di rete del Comune di Manfredonia
Art. 12 – Analisi dei rischi che incombono sui dati
Art. 13 – Misure da adottare per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità
Art. 14 – Criteri e modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento
Art. 15 – Interventi formativi degli incaricati del trattamento
Art. 16 – Trattamenti affidati all’esterno
Elenco trattamenti relativi a dati sensibili e giudiziari del Comune di Manfredonia.
Lettera di Nomina a Responsabile del trattamento dei dati.
Lettera di Assegnazione password per accesso alla banca dati. Nomina a incaricato del trattamento.
Lettera di Nomina a incaricato del salvataggio dei dati.
Con il termine “sicurezza” si intende l’insieme di misure, di carattere organizzativo e tecnologico, tese ad assicurare a ciascun utente autorizzato (e a nessun altro) esclusivamente i servizi previsti per l’utente stesso, nei tempi e nelle modalità stabilite.
Più formalmente, secondo la nota definizione ISO, la sicurezza è l’insieme delle misure atte a garantire l’insieme di tutte le misure atte a difendere il Sistema Informativo dalle possibili minacce d’attacco, con particolare riferimento a:
Disponibilità: l’informazione ed i servizi che eroga devono essere a disposizione degli utenti del sistema compatibilmente con le autorizzazioni.
Integrità: l’informazione ed i servizi erogati possono essere creati, modificati o cancellati solo dalle persone autorizzate a svolgere tale operazione.
Riservatezza: l’informazione che contiene può essere fruita solo dalle persone autorizzate a compiere tale operazione.
Gli incidenti di sicurezza possono essere identificati come accidentali o deliberati e possono essere causati da:
malfunzionamenti di sistemi hardware e software, applicativi software e servizi;
persone esterne all’organizzazione (hacker, spie, terroristi, vandali, ecc);
eventi naturali (inondazioni, incendi, terremoti, tempeste, ecc);
persone interne all’organizzazione.
L’approccio globale alla sicurezza richiede di considerare gli aspetti tecnici (sicurezza fisica e logica), strategici (obiettivi e budget), organizzativi (definizione di ruoli, procedure, formazione), economici (analisi dei costi) ed infine legali (leggi e decreti, provvedimenti Garante Privacy).
Tutti le componenti informatiche, hardware e software, debbano garantire che ogni loro mal funzionamento o messa fuori operazione non comporti una diminuzione della sicurezza di esercizio;
Le responsabilità dell’esercizio e dei controlli interni di sicurezza siano affidate a persone distinte e collocate nella struttura organizzativa comunale;
Sia sempre possibile individuare, inequivocabilmente l’autore di una qualsiasi operazione;
Sia sempre possibile ripristinare il sistema di fronte a guasti o eventi, naturali o dolosi, allo stato in cui si trovava, prima del verificarsi dell’evento stesso, di un certo tempo concordato a priori tra le parti;
Rendere sicuro un Sistema Informativo non significa esclusivamente attivare un insieme di contromisure specifiche, di carattere tecnologico ed organizzativo, che neutralizzino tutti gli attacchi ipotizzabili al sistema di servizi, ma significa, in particolare, collocare ciascuna delle contromisure individuate in una politica organica di sicurezza che tenga conto dei vincoli (tecnici, logistici, organizzativi, amministrativi e legislativi) imposti dalla struttura tecnica ed organizzativa in cui il sistema di servizi opera e che giustifichi ciascuna contromisura in un quadro complessivo.
Nel presente Documento Programmatico sulla Sicurezza, da redigere entro il 31 marzo di ogni anno, sono contenute idonee informazioni atte a garantire l’osservazione delle misure minime di sicurezza descrivendo:
La previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare.
(Sistema Informativo Automatizzato sicuro)
Ai fini dell’articolo 4 del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali si intende per:
“interessato”, la persona fisica, la persona giuridica, lente o l’associazione cui si riferiscono i dati personali;
Il Comune di Manfredonia è il Titolare dei dati personali gestiti dalle proprie articolazioni organizzative e delle relative banche dati ed è rappresentato, ai fini previsti dalla legge, dal Sindaco.
Ai sensi del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche ed integrazioni e del presente regolamento il titolare provvede a:
comunicare al Garante per la protezione dei dati personali le attività individuate per le quali non è determinata dalla legge una corrispondente rilevante finalità di interesse pubblico;
formulare, per iscritto, le istruzioni e le direttive di massima rivolte ai responsabili ed agli incaricati;
controllare la corretta applicazione della legge, delle istruzioni e delle direttive impartite;
essere a conoscenza delle banche dati, personali e sensibili, esistenti ed i nominativi dei rispettivi responsabili ed incaricati.
Il Titolare è comunque responsabile di:
Decisioni sulle finalità di raccolta dati.
Decisioni sulle modalità del trattamento dei dati.
Emanazione di norme di sicurezza e salvaguardia dell’integrità dei dati.
Adempimenti e obblighi che la legge gli attribuisce espressamente in via esclusiva o in concorso con i responsabili designati.
Mancata vigilanza sulla esecuzione degli adempimenti legittimamente assegnati ai Responsabili.
Verifica del rispetto da parte dei responsabili degli obblighi di legge e delle istruzioni scritte ricevute.
(Responsabili)
Il Direttore Generale, il Segretario Generale e i Dirigenti dei Settori sono responsabili di tutte le banche dati esistenti nei settori e negli uffici di loro competenza, nonché dei relativi trattamenti. Il titolare può designare altri responsabili, ai sensi dell’art. 5 comma 2 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche ed integrazioni.
I Responsabili per il trattamento dei dati che, ai fini della responsabilità attribuita sono tutti domiciliati presso la sede del Comune di Manfredonia, provvedono, per i rispettivi ambiti di competenza, a tutte le attività previste dalla legge ed in particolare a:
individuare e, se ritenuto opportuno, comunicare al Sindaco i nominativi dei soggetti incaricati del trattamento dei dati, anche non nominativamente e con riferimento a categorie o specifici profili di operatori e alla loro collocazione organizzativa;
fornire agli incaricati, per iscritto, sulla base delle direttive di massima impartite dal titolare, le istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali, eseguendo gli opportuni controlli;
adottare le misure e disporre gli interventi necessari per la sicurezza della conservazione dei dati e per la correttezza dell’accesso sulla base delle direttive a tale scopo impartite dal responsabile del Servizio Sistemi Informativi dell’Ente;
adottare le misure occorrenti per facilitare l’esercizio dei diritti dell’interessato;
inviare al Garante, tramite il Titolare, le comunicazione e le notificazioni previste dalla parte I, Titolo VI del Decreto Legislativo n. 196/2003;
stabilire le modalità di gestione e le forme di responsabilità relative a banche dati condivise da più articolazioni organizzative, d’intesa con gli altri responsabili. In caso di mancato accordo, sentiti i responsabili, decide il Direttore Generale;
individuare le tipologie di dati sensibili assoggettabili a trattamento secondo e le operazioni su di essi eseguibili;
per il corretto trattamento dei dati contenuti su Personal Computer; il Responsabile deve garantire che le postazioni informatiche siano conformi a quanto indicato nel Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza (allegato B del Codice). A tal fine le caratteristiche di nuovi personal computer da collegare alla rete comunale dovranno essere concordate con il servizio Sistemi Informativi e Statistica.
Il Responsabile ha il dovere di compiere quanto necessario ai fini del rispetto e della corretta applicazione del DLGS 196/2003 e può esercitare, in tal senso, autonomi poteri gestionali e di controllo.
E’ compito del Responsabile vigilare affinché venga impedito l’accesso, il transito e la permanenza di persone estranee all’attività lavorativa nelle aree e nei locali adibiti a luoghi di lavoro, con particolare attenzione agli spazi in cui vengono custodite banche di dati o in cui avvengono trattamenti di dati.
E’ altresì suo compito impedire che vengano introdotti in tali aree oggetti, apparecchiature, sostanze o materiali che possono favorire la realizzazione dei rischi sopra individuati, ovvero non indispensabili allo svolgimento dell’attività lavorativa.
L’accesso e la permanenza di personale addetto ad attività di servizio (pulizia, manutenzioni, etc.) deve avvenire con procedure e controlli idonei a ridurre i rischi sopra individuati.
(Responsabile della sicurezza informatica)
Il Responsabile della sicurezza informatica, nominato da Titolare provvede ad assicurare le misure di sicurezza degli archivi informatici al fine di:
ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati memorizzati su supponi magnetici o ottici gestiti, nonché delle banche dati e dei locali ove sono collocate;
evitare l’accesso non autorizzato alle banche dati, alla rete e, in generale, ai servizi informatici del Comune;
prevenire trattamenti dei dati non conformi alla legge o ai regolamenti e la cessione o distribuzione dei dati in caso di cessazione del trattamento.
A tal fine con il Responsabile della sicurezza informatica si avvale della collaborazione dei dipendenti del servizio Sistemi Informativi e di almeno un referente per ogni Settore che, in base alle proprie conoscenze tecniche e alle istruzioni ricevute assicurano il rispetto delle misure di sicurezza del Settore di appartenenza.
(Incaricati)
I Responsabili per il trattamento dei dati procedono all’individuazione all’interno dei singoli Settori degli Incaricati, persone autorizzate nei vari uffici a compiere le operazioni di trattamento dei dati, da svolgersi secondo le modalità previste dalla legge.
Gli Incaricati mettono in atto le istruzioni e i compiti definiti dalla legge e dal Responsabile del Trattamento di competenza; relativamente al trattamento dei dati elettronici, devono dar conto anche al Responsabile della sicurezza informatica del rispetto delle disposizioni emanate.
Tutti i dipendenti del Comune di Manfredonia sono incaricati del trattamento dei dati sulla base delle competenze assegnate nell’ambito dell’organizzazione comunale, delle esigenze di servizio esplicitate in appositi ordini, conformemente alla necessità di trattamento e con il minimo livello di conoscenza necessario dei dati.
Il trattamento dei dati è vincolato al rispetto del segreto d’ufficio nonché ai doveri di correttezza nell’adempimento delle prestazioni come previste dal contratto e dal codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni.
E’ compito degli Incaricati:
impedire l’accesso, il transito e la permanenza di persone estranee all’attività lavorativa nelle aree e nei locali adibiti a luoghi di lavoro di propria competenza, con particolare attenzione agli spazi in cui vengono custodite banche dati o in cui avvengono trattamenti di dati.
trattare i dati diligentemente, evitando accessi indebiti da parte di estranei non autorizzati o non incaricati del trattamento. Al termine dell’utilizzo i documenti contenenti i dati vanno ricollocati nei rispettivi contenitori e/o archivi affinché gli atti e documenti contenenti dati sensibili utilizzati dagli incaricati (solo ed esclusivamente per compiti d’ufficio) siano conservati in contenitori muniti di serratura;
predisporre quanto necessario affinché i contenitori (armadi, schedari e simili) contenenti dati personali vengano sempre chiusi a chiave dopo l’utilizzo; così pure che ciò avvenga per i locali in cui vengono archiviati dati personali; inoltre devono conservare le chiavi degli armadi, schedari, cassettiere ed archivi anche presso il Responsabile del trattamento competente oppure in luogo all’interno del Settore conosciuto solamente dagli incaricati interessati e dai rispettivi Responsabili del trattamento;
predisporre quanto necessario, seguendo le indicazioni dell’Amministratore del sistema, per il corretto trattamento di dati personali contenuti in banche dati ubicate su elaboratori (PC) non accessibili da altri elaboratori (assumendo in tale veste il ruolo di Amministratore del sistema);
predisporre in caso di necessità una relazione scritta in ordine a tutti gli adempimenti eseguiti ai sensi del DLGS 196/2003, alla documentazione raccolta ed archiviata ai sensi della medesima legge, nonché in ordine alle misure di sicurezza. Tale relazione dovrà essere, successivamente, trasmessa al Titolare del trattamento;
distruggere i dati personali in caso di cessazione del trattamento degli stessi, provvedendo alle necessarie formalità;
segnalare la correttezza dei dispositivi antincendio per i locali e/o i siti in cui hanno sede le banche dati contenenti i dati personali e dare pronta comunicazione al Titolare in caso di interventi di adeguamento;
Ogni incaricato deve garantire la disponibilità dei dati che tratta in caso di propria assenza o impedimento, al fine di garantire il principio di fruibilità da parte di chi ha diritto di conoscerli ed utilizzarli.
Non è considerata comunicazione né violazione della normativa vigente la conoscenza dei dati personali da parte degli Incaricati a compiere le operazioni del trattamento, che operano per designazione scritta dal Titolare o dal Responsabile.
Nei casi di particolari trattamenti (attività giornalistica, trattamento per scopi storici, statistica), gli incaricati dovranno attenersi anche a quanto stabilito nei rispettivi codici di Deontologia allegati A1, A2 e A3 del Codice in materia di protezione dei dati personali.
(Norme di gestione dei personal computer del Comune di Manfredonia)
Il Servizio Sistemi Informativi e Statistica Comunale provvede ad assicurare lo sviluppo delle misure di sicurezza degli archivi informatici.
A tal fine dovranno essere rigorosamente rispettate le seguenti regole da tutti coloro a cui sono assegnate postazioni di lavoro informatiche presso le strutture del Comune di Manfredonia:
Le caratteristiche tecniche delle postazioni informatiche devono essere concordate con il Servizio Sistemi Informativi prima della procedura di acquisizione.
Ad ogni personal computer collegato al Sistema Informativo comunale viene assegnato un indirizzo di rete univoco che consente l’accesso alla rete comunale da non modificare. In caso contrario la persona a cui è assegnato il Personal Computer risponde personalmente di eventuali conseguenze sulla vulnerabilità della rete.
Ad ogni persona avente titolo, il servizio Sistemi Informativi assegna un account personale (utente e password) per consentire l’accesso alle risorse della rete del Comune. Tale account è rigorosamente personale. Ogni utente dovrà garantire la riservatezza della propria password ed impedire che altri possano utilizzarla.
Su ogni postazione di rete deve essere installato un programma Antivirus, secondo disposizioni del servizio Sistemi Informativi. E’ cura dell’operatore verificare che tale sistema sia sempre presente e aggiornato.
E’ assolutamente vietato installare sul proprio computer programmi ricevuti dall’esterno. In caso contrario la persona a cui è assegnato il Personal Computer risponde personalmente di eventuali conseguenze sulla vulnerabilità della rete.
Il salvataggio periodico dei dati trattati su Personal Computer dovrà essere eseguito dalla persona a cui è assegnato il Personal Computer. In caso di archivi condivisi in rete, il salvataggio dei dati deve essere eseguito e custodito da apposito personale indicato dal Responsabile del trattamento dati. Le specifiche del salvataggio delle banche dati informatiche possono essere concordate con il Servizio Sistemi Informativi e Statistica.
Non e possibile connettere apparecchi aggiuntivi alla rete, senza che sia stato richiesto ed assegnato da parte degli addetti del Servizio Sistemi Informativi il relativo indirizzo di rete costituito dal numero IP e dal nome associato. Ciò vale non solo per i Personal Computer (compresi i portatili), ma per ogni altro apparecchio (stampanti di rete, terminal server, router, etc.). Qualunque intervento sul cablaggio di rete, deve essere concordato con gli addetti del Servizio Sistemi Informativi, autorizzato e verificato dopo la realizzazione.
E’ assolutamente vietato utilizzare, per il collegamento alla rete Internet, modem o router collegati direttamente al proprio Personal Computer. In caso contrario la persona a cui è assegnato il Personal Computer risponde personalmente di eventuali conseguenze sulla vulnerabilità della rete.
In caso di inosservanza delle nonne di utilizzo della rete, il servizio Sistemi Informativi non garantirà la sicurezza di tutta la rete informatica del Comune di Manfredonia.
In caso di reiterata inosservanza, per colpa grave o dolo, il trasgressore sarà suscettibile di provvedimento disciplinare secondo la normativa vigente.
In caso di misure d’emergenza, tese a salvaguardare il funzionamento della rete nel suo insieme o in una delle sue parti il servizio Sistemi Informativi e Statistica può, come misura transitoria, attuare una sospensione parziale o totale all’accesso alla rete di una singola postazione o di parte della rete.
(Norme di utilizzo dei personal computer del Comune di Manfredonia)
Per accedere al proprio computer è necessario creare e usare una password sicura, composta da almeno 8 caratteri, con lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli da cambiare ogni sei mesi.
Utilizzare uno screensaver, protetto tramite password. In questo modo si eviterà che altre persone accedano alle informazioni quando si è momentaneamente assenti. Impostare la funzione di attivazione automatica a non più di 10 minuti.
Spegnere sempre il Personal Computer al termine della giornata di lavoro o al termine dell’utilizzo.
Utilizzare sempre un software Antivirus aggiornato e autorizzato, soprattutto su computer collegati a Internet.
Controllare sempre i files provenienti dall’esterno tramite software Antivirus.
Prestare molta attenzione quando si ricevono messaggi di posta elettronica con allegati da mittenti sconosciuti. Gli allegati possono contenere virus o altri programmi dannosi.
Non accedere a dati, server o account per i quali non si è autorizzati.
Non inviare messaggi di posta non sollecitati o materiale vario a destinatari che non abbiano richiesto tale materiale.
L’accesso alla rete Internet e le relative modalità dovranno essere autorizzate dal Responsabile. In tal caso, per evitare l’attacco da parte di virus o altre situazioni che provocherebbero problemi anche alle altre postazioni della rete comunale si raccomanda consultare soltanto siti istituzionali, evitando:
Siti con contenuti vietati
Siti web che offrono sfondi per il desktop del PC
Siti che offrono loghi e/o suonerie per cellulari
Siti web che offrono brani MP3 e clip video
Di scaricare messaggi di posta elettronica (mail) provenienti da mittenti sconosciuti, con oggetto in lingua straniera con allegati “.exe” o comunque sospetti
Di scaricare file di dimensioni molto grandi che occupano per molto tempo la linea di collegamento, rallentando la trasmissione agli altri utenti.
(Trattamento dei dati in formato elettronico)
I sistemi di accesso agli archivi strutturati sono costituiti da programmi specifici, detti anche procedure, che permettono di inserire, modificare, interrogare, leggere e stampare le informazioni in essi contenute.
La proprietà dei dati è del Titolare, la gestione è del Responsabile, l’amministrazione dei dati è dell’Incaricato, sotto il coordinamento del Servizio Sistemi Informativi che detiene il sistema di sicurezza e i programmi di accesso previa comunicazione del Responsabile.
Eventuali usi impropri degli archivi devono essere segnalati dagli Incaricati al responsabile del trattamento.
Per i casi di esternalizzazione del servizio, il raccordo e operato d’intesa con il soggetto esterno, tramite atti formali, secondo le regole stabilite nel successivo articolo 16.
L’elenco e i relativi trattamenti dei dati sensibili effettuati dal Comune di Manfredonia sono stati individuati in apposito regolamento in corso di approvazione; l’elenco contenente i nominativi dei soggetti che vi operano è in ogni caso allegato sotto la lettera A al presente documento.
La comunicazione dei dati all’interno della struttura comunale, per ragioni d’ufficio, non è soggetta a limitazioni particolari, salvo quelle espressamente previste dalle leggi e regolamenti.

References: Art. 1

Art. 2

Art. 3

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 13

Art. 14

Art. 15

Art. 16
 articolo 16