Source: https://www.olomouc.eu/magistrat/odbory-magistratu/odbor-kancelar-tajemnika/napln-cinnosti
Timestamp: 2019-05-21 20:46:58+00:00

Document:
www.olomouc.eu | stránka: Náplň činnosti « Odbor kancelář tajemníka « Odbory magistrátu « Magistrát
Náplň činnosti odboru kancelář tajemníka
odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:
organizační, technické a materiální zajištění místního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl
aktualizaci internetových stránek tajemníka a odboru kancelář tajemníka
sledování souvisejících právních norem
1. sekretariát tajemníka zajišťuje:
vedení sekretariátu tajemníka, vyřizování korespondence tajemníka
organizaci porad vedoucích odborů včetně vyhotovení zápisů a podkladů
sledování plnění úkolů vyplývajících z evidované korespondence
sledování plnění úkolů tajemníka vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
přípravu zpráv a podkladů pro jednání RMO a ZMO
po dohodě s tajemníkem objednávání návštěv a účast tajemníka na jednáních
archivování materiálů sekretariátu
plnění příkazů, úkolů a pokynů tajemníka MMOl
2.	samostatný zaměstnanec zajišťuje:
spolupráci s obcemi v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností1 (SMOl)
organizuje setkání starostů a tajemníků obcí správního obvodu SMOl s vedením SMOl
rozmísťování odborů MMOl a zajištění souvisejících záležitostí
rezervace sálu zastupitelstev a přilehlých místností v budově Hynaisova 10 pro potřeby MMOl, Krajského úřadu Olomouckého kraje a pro cizí subjekty po schválení poradou primátora
spolupráci při zajišťování spisové služby odboru (spisový uzel)
zhotovení podkladů, stanovisek a realizace korespondence
účast při jednáních a poradách tajemníka, vč. pořizování zápisů a protokolů
část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu v souladu se schválenými vnitřními předpisy
agenda zveřejňování smluv FKSP v registru smluv
plnění příkazů, pokynů a úkolů tajemníka MMOl a vedoucí odboru kancelář tajemníka
hospodaří s provozní zálohou odboru
evidenci pracovních náplní, dohod o odpovědnosti, zkrácených pracovních úvazků, posunů pracovní doby a služebních průkazů zaměstnanců odboru
3. samostatný zaměstnanec zajišťuje:
agendu služebních mobilních telefonů, komunikuje s poskytovateli mobilních služeb, vč. výběrových řízení na služby mobilního operátora
agendu služebních vozidel MMOl
evidenci nákupu karet CCS
evidenci v Agendiu: smlouvy odboru, žádosti a odpovědi podle zákona č. 106/1999 Sb. poskytnuté za odbor, stížnosti spadající do věcné příslušnosti odboru
odd. personální a právní zajišťuje:
výkon komplexních personálních činností v souladu s platnou legislativou
tvorbu a aktualizace personální strategie v návaznosti na strategické záměry SMOl
tvorbu metodik personálních činností a vytváření příslušné dokumentace v souladu s cíli SMOl
zabezpečuje podporu personálních procesů
agendu spojenou s vedením osobních spisů zaměstnanců v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
záležitosti týkající se pracovního poměru členů zastupitelstva dlouhodobě uvolněných pro výkon funkce
řešení pracovněprávních otázek podle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a dalších pracovněprávních předpisů
tvorbu specifikací vedoucích odborů MMOl a evidenci specifikací zaměstnanců MMOl
tvorbu dohod o odpovědnosti vedoucích odborů
zadávání personálních dat do programu Portál, který průběžně aktualizuje
aktuální evidenci schválených funkčních míst schválených v RMO a stavu zaměstnanců na jednotlivých odborech MMOl a MPO
průběžná aktualizace zkratek funkčních míst pro účely CIS dle usnesení RMO a návrhů vedoucích pracovníků ve spolupráci s odborem informatiky a Smart City
přípravu zpráv do RMO v oblasti pracovněprávní a v oblasti změn organizační struktury
evidenci změn organizační struktury MMOl (názvy odborů, oddělení atd.), včetně organizačních schémat
evidenci za personální oddělení dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
agendu povolování jiné výdělečné činnosti pro úředníky MMOl a zaměstnance MMOl
evidenci adaptační přípravy nově nastupujících, převáděných a přeřazovaných zaměstnanců MMOl
evidenci zastupování tajemníka MMOl, vedoucích odborů, vedoucích oddělení a ředitele MPO
agendu osob se zdravotním postižením ve spolupráci s úsekem PaM a úřadem práce
agendu společensky účelných pracovních míst, včetně příslušné evidence
spolupráci s úřadem práce dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a vedení příslušné dokumentace
poskytování metodické pomoci v oblasti personálního řízení, včetně pracovněprávní problematiky vedoucím pracovníkům a zaměstnancům SMOl
archivaci materiálů souvisejících s výkonem personální agendy
rozborovou činnost v oblasti personální
na úseku náboru a výběru zaměstnanců:
agendu výběrových řízení na obsazení pracovních pozic na MMOl dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a výběrová řízení na ředitele MPO (metodika výběrových řízení, vyhlašování, způsoby zveřejnění, informace uchazečům atd.)
agendu náboru zaměstnanců (inzerce, spolupráce se školami apod.)
nábor a výběr ostatních zaměstnanců („neúředníků“) SMOl zařazených do MMOl
spolupráci s Úřadem práce Olomouc dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů a vedení příslušné dokumentace
informování občanů o volných pracovních místech u SMOl
analytické činnosti v oblasti náboru a výběru zaměstnanců, praxí a stáží
evidenci pravidelného hodnocení zaměstnanců MMOl
průběžné zakládání pracovněprávních dokumentů do osobních spisů zaměstnanců v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
organizaci bezplatné praxe studentů na MMOl ve spolupráci se školami včetně příslušné evidence
organizaci bezplatných stáží na MMOl ve spolupráci s agenturami práce včetně příslušné evidence
organizaci bezplatného specializačního vzdělávání ve spolupráci s Fakultní nemocnicí Olomouc včetně příslušné evidence
fasování kancelářských potřeb pro oddělení personální a právní
činnosti spojené se spisovým uzlem pro oddělení personální a právní
na úseku vzdělávání a rozvoje:
zajišťování funkce vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl v souladu s platnou legislativou
zpracování koncepce vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl a její průběžná aktualizace
agendu spojenou s kvalifikací zaměstnanců MMOl (odbornou profesní přípravou) včetně kontaktu se školícími agenturami
agendu spojenou s odbornou profesní přípravou pro členy RMO a ZMO
agendu spojenou se vstupním vzděláváním úředníků
agendu spojenou s průběžným vzděláváním úředníků
agendu spojenou s organizací a evidencí přípravy a ověřování zvláštní odborné způsobilosti úředníků dle vyhlášky č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů, a dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
agendu spojenou se vzděláváním vedoucích úředníků a vedoucích úřadů
zajišťování agendy studia na středních, vyšších odborných a vysokých školách a uzavírání kvalifikačních dohod se zaměstnanci MMOl
interní vzdělávání (jazykové kurzy, počítačové kurzy, cílená odborná školení a školení k měkkým dovednostem atd.) dle potřeb SMOl
vedení evidence plánů vzdělávání a rozvoje úředníků a spolupráce při jejich sestavení a aktualizaci s příslušnými vedoucími úředníky dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
vedení evidence o uznání rovnocennosti vzdělání dle vyhlášky č. 511/2002 Sb. (byla zrušena s účinností k 1. 10. 2012) a vyhlášky č. 304/2012 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků
plánování rozpočtu a hospodaření s rozpočtem na vzdělávání a rozvoj zaměstnanců MMOl, členů RMO a ZMO, včetně zpracování platebních příkazů
rozborovou činnost v oblasti vzdělávání a rozvoje
na úseku sociálním:
vysílání zaměstnanců MMOl na vstupní, periodickou, mimořádnou prohlídku a povinné očkování; kontroluje řádné plnění termínů a vede příslušné evidence
kontrolu správnosti vystavených faktur za pracovnělékařské prohlídky a povinné očkování a předává k dalšímu zpracování na oddělení správa budov a ekonomické
agendu zaměstnanců se zdravotním omezením na základě pracovnělékařských prohlídek a informuje příslušné vedoucí odboru
metodickou pomoc a informování v případě vyřizování žádostí zaměstnanců o starobní, invalidní, vdovské, vdovecké a sirotčí důchody
vyřizování určitých typů žádostí zaměstnanců v sociální oblasti
zpracování materiálu "Sociální politika Magistrátu města Olomouce"
rozborovou činnost v oblasti sociální
na úseku právním a legislativním:
právní a legislativní agendu SMOl (s výjimkou činností, které jsou svěřeny jiným odborům MMOl)
poskytování právního poradenství zejména pro potřeby primátora, náměstků primátora, ZMO a RMO (v oblasti pracovněprávní, voleb, referenda apod.)
právní služby pro tajemníka a odbor kancelář tajemníka
konzultace a poradenství v oblasti zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, souvisejících pracovněprávních předpisů a zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
konzultace a poradenství v oblasti zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, pro samosprávné odbory MMOl
právní činnosti pro MMOl (záležitosti týkající se voleb, referenda apod.)
vypracovávání právních vyjádření a připomínek (např. pro MV ČR) v rámci kompetencí odboru kancelář tajemníka (např. v oblasti pracovněprávní, voleb, referenda a střetu zájmů)
centrální evidenci právních předpisů SMOl (obecně závazné vyhlášky a nařízení) v souladu s § 12 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,
tvorbu právních předpisů SMOl ve spolupráci s příslušnými odbory MMOl včetně zajišťování rozborů od MV ČR
vyhlašování právních předpisů SMOl na úřední desce a zasílání vyhlášených právních předpisů SMOl orgánům dozoru (MV ČR, KÚOK)
agendu interních norem, tj. vnitřních předpisů a metodických pokynů, popř. jiných interních norem
tvorbu nových interních norem z personální oblasti a jejich aktualizaci,
realizaci připomínkového řízení k návrhům interních norem (nebo jejich změn),
vydání, zveřejnění a distribuci interních norem
společně s vedoucími odborů a zpracovateli právních předpisů SMOl a interních norem průběžné sledování jejich aktuálnosti a upozorňování na případné nedostatky ve spolupráci s odborem právním
poskytování informací týkajících se právních předpisů SMOl a interních norem a zveřejnění těchto informací na intranetu (případně internetu) včetně jejich průběžné aktualizace
aktualizaci informací pro zaměstnance SMOl zařazené do MMOl v rozsahu zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a jejich zveřejnění na intranetu
agendu týkající se problematiky ustanovení SMOl opatrovníkem aktem jiného správního orgánu (s výjimkou orgánů na úseku práce a sociálních věcí) nebo soudu (s výjimkou vykonávání funkce kolizního opatrovníka nezletilým dětem, veřejného opatrovníka na základě usnesení soudu a pověření primátora SMOl osobám omezeným ve svéprávnosti a kolizního opatrovníka těmto osobám)
komplexní výkon mzdové agendy pro zaměstnance SMOl (MMOl, MPO)
evidenci docházky včetně jejího zadávání a zpracování základních mzdových údajů do programu DC, který průběžně aktualizuje
provedení výpočtu soc. pojištění, náhrady platu v době pracovní neschopnosti včetně odvodu a zpracování statistických výkazů včetně odvodů na Českou správu sociálního zabezpečení
provedení výpočtu zdravotního pojištění včetně odvodů do příslušných zdravotních pojišťoven a výpočet daně z příjmu fyzických osob včetně odvodu Finančnímu úřadu
přihlašování, odhlašování a hlášení změn zaměstnanců do příslušných zdravotních pojišťoven a na Českou správu sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“)
zpracování a zasílání podkladů pro výpočet dávek nemocenského pojištění na ČSSZ
vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení a jejich zasílání na ČSSZ, a to i za zaměstnance ze zrušených organizací, které patřily městu Olomouc
vyhotovení a zasílání daňových výkazů Finančnímu úřadu
provádění srážek z mezd a platů zaměstnanců SMOl
zpracování výpočtu zákonného pojištění odpovědnosti SMOl za škodu a pracovní úrazy včetně odvodu, výpočet odškodnění pracovních úrazů
průběžnou aktualizaci výpočtu nároku na dovolenou, kontrolu čerpání a krácení dovolené
vystavení předpisů mezd a platebních poukazů pro odbor ekonomický MMOl
stanovení započitatelné praxe zaměstnancům zařazeným do MMOl ve spolupráci s příslušným vedoucím odboru
zařazování zaměstnanců MMOl do příslušných platových tříd
vystavování platových výměrů zaměstnancům SMOl
ve spolupráci s ostatními odbory činnosti související s povinností přiznání plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
provedení výpočtu povinného podílů, zpracování oznámení pro Úřad práce a případně provedení odvodu
zpracování statistických výkazů a případné spolupráce při poskytování dat pro účely statistiky jiným odborům
evidenci dohod konaných mimo pracovní poměr včetně evidence výkazů práce
konzultace s příslušnými vedoucími odboru problematiky pracovnělékařských prohlídek při sjednávání dohod mimo pracovní poměr
provedení výpočtu odměn dle uzavřených dohod konaných mimo pracovní poměr včetně zajištění výplat náhrady mzdy v době pracovní neschopnosti a odvodů na sociální pojištění, zdravotní pojištění a daně a přihlašování, odhlašování, hlášení změn do příslušných zdravotních pojišťoven, na ČSSZ
plnění usnesení RMO ve věcech realizace
mzdových opatření zaměstnanců SMOl
odměn zastupitelů ZMO, členů výborů ZMO a komisí RMO – dle podkladů od tajemníků nebo předsedů výborů ZMO nebo komisí RMO zajištění zpracování a výplaty odměn, včetně přihlašování, odhlašování a hlášení změn u zastupitelů a členů výborů ZMO a komisí RMO do příslušných zdravotních pojišťoven a na ČSSZ (vznikne-li účast na pojištění), vedení evidenčních listů a zasílání na ČSSZ, zajištění odvodů zdravotního pojištění, sociálního pojištění a daně
zpracování rozpočtu pro zastupitele ZMO, členy komisí RMO a KMČ
provedení výpočtu odměn a vystavení platových výměrů pro primátora SMOl a náměstky primátora SMOl
průběžné platby jednotlivých refundací platů a mezd
zpracování rozpočtu mzdových nákladů pro zaměstnance SMOl (s výjimkou zaměstnanců MPO) včetně zákonných odvodů, sledování plnění rozpočtu, provádění rozborů a navrhování opatření
evidenci dotací a finančních příspěvku jednotlivých odborů na platy a mzdové náklady
výpočet a označení jednotlivých mzdových nákladů přidělenými účelovými znaky, dle pokynu garanta jednotlivých dotací či finančních příspěvků
část agendy sociálního fondu MMOl
stanovení výše sociálního fondu MMOl včetně stanovení rozpočtu a sledování čerpání finančních prostředků ze sociálního fondu MMOl
provádění odvodů záloh do sociálních fondů MMOl a MPO dle čerpání mzdových prostředků
zpracování a evidence příspěvku zaměstnavatele poskytovaného na penzijní připojištění a na doplňkové penzijní spoření zaměstnancům MMOl
zajištění flexi passu pro zaměstnance zařazené do MMOl
zabezpečení činností požadovaných ČSSZ
vystavování potvrzení pro sociální dávky, finanční úřady a soudy
vystavování veškerých potvrzení pro zaměstnance SMOl požadovaných bankovními ústavy a finančními institucemi
archivaci materiálů související s komplexním výkonem mzdové agendy
rozborovou činnost v oblasti PaM
zajištění komplexního zpracování odměn okrskových volebních komisí (dále jen OVK) a ostatních zaměstnanců podílejících se na zabezpečení voleb (vedení členů OVK a ostatních zaměstnanců ve mzdovém programu, výplata odměn, odvody daně, sociálního a zdravotního pojištění) a zpracování vyúčtování celkových mzdových nákladů souvisejících se zajištěním voleb
odd. správa budov a ekonomické zajišťuje:
likvidaci faktur
nákup předmětů operativně technické evidence (dále jen „OTE“), drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DDHM“), jiného drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen JDDHM), ostatního dlouhodobého hmotného majetku (dále jen ODHM) a dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DHM“)
evidenci a fyzickou inventarizaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM
vyřazování a likvidaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM již nefunkčních a nevyhovujících na základě rozhodnutí škodní a likvidační komise a RMO, nebo jen příkazce operace
příprava podkladů pro zařazení majetku, převod či vyřazení z účetní evidence odboru kancelář tajemníka MMOl, evidence jednotlivých případů změnových listů
přefakturace plateb za el.energii, plyn, vodu, teplo externím odběratelům
provádění a evidence zálohových plateb
zhotovování veškerých požadovaných tiskopisů používaných zaměstnanci MMOl
zhotovování razítek odborům, vedení prvotní evidence a následná likvidace
vystavování platebních poukazů
praní záclon, potahů, vlajek, praporů, mobilních částí zástěn k volbám, atd.
opravy počítaček, kalkulaček, psacích strojů, kopírek, služebních vozidel , kávovarů, skartovaček atd.
přeúčtování PHM daným odborům na základě podkladů CCS
sledování a vedení osobních karet zaměstnanců odboru kancelář tajemníka MMOl
zajišťování shromažďování materiálů k odborné skartaci dokumentů (SUES)
zajištování odvozu objemného odpadu do Sběrového dvora, evidence
vedení a sledování pohybu uměleckých předmětů spadajících do majetku MMOl i majetku zapůjčeného Vlastivědným muzeem, Muzeem umění atd. (obrazy, stylový nábytek apod.), vedení smluv a jejich aktualizace, vedení cizího majetku-leasing, nájem
agendu spojenou se zajištěním stravování pro zaměstnance MMOl (nákup, výdej, vyúčtování FKSP + zaměstnanecký podíl – ceniny
vyhotovení objednávek pro odbor kancelář tajemníka i ostatní odbory na různé opravárenské práce a služby výrobní či nevýrobní činnosti, nákup materiálu, DDHM, JDDHM, ODHM, DHM a OTE
aktivace a technické zhodnocení majetku
zajišťování stěhovacích prací, výmalby, pokládka podlahových krytin, výměna osvětlení, drobné stavební práce a sanace objektů ve správě OKT
likvidaci různých faktur dle rozpočtu MMOl, hrazení elektřiny, plynu, vody, tepla a úklidu v objektech MMOl, služeb, oprav a materiálu
soustřeďuje a zajišťuje uzavřené smlouvy a dohody o nájmech v objektech odboru kancelář tajemníka, smlouvy o zabezpečení úklidových prací, smlouvy o dodávkách tepla, el. energie, vody, smlouvy o fyzické ostraze objektů a o ostraze prostřednictvím PCO, smlouvy o dílo, zápůjční smlouvy, smlouvy o poskytnutí služby, smlouvy o odvozu a zneškodnění odpadu, smlouvy kupní atd. a spolupracuje na jejích změnách
předpisy nájemného za pronajaté prostory, taktéž za odběr vody, elektřiny, plynu a tepla
evidenci odběrných míst elektřiny, vody, plynu
údržbu a provoz objektů MMOl - odboru kancelář tajemníka (objekty administrativní a skladovací)
revizní zprávy na objektech odboru kancelář tajemníka (EPS, EZS, komíny, hromosvody, elektrospotřebiče, výtahy atd.)
deratizace zasažených objektů, zajišťování postřiků proti hmyzu
nákup materiálu pro odbor kancelář tajemníka v souvislosti s údržbou objektů
vyhotovení atestů a evidenci nově nakoupených elektrospotřebičů a prodlužovacích šňůr
sleduje a eviduje vydávání nových zákonů, vyhlášek a norem v oblasti požární ochrany a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (PO a BOZP) dle potřeb odd. správy budov
úhrada za nákup služebních mobilních telefonů MMOl
likvidace faktur za používání služebních mobilních telefonů MMOl
vede evidenci čistících prostředků pro úklid budov MMOl a MPO (nákup, výdej, fakturace)
vede agendu a manipulaci ve věci drobných ztrát a nálezů
spolupráce s oddělením opatrovnickým odboru sociálních věcí MMOl v souvislosti s pohřby neznámých a osamělých osob na území SMOl – vyklizení nemovitosti a likvidace věcí (škodní a likvidační komise RMO) apod.
příprava podkladů pro VŘ na nákup komodit hrazených z rozpočtové kapitoly ORJ odboru kancelář tajemníka, včetně technické specifikace a dle zákona 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
zpracování podkladů a návrh rozpočtu za odbor kancelář tajemníka, jednání o rozpočtu, sledování čerpání rozpočtových položek (zdrojů příjmů a zaměření výdajů) na příslušný kalendářní rok za ORJ odboru kancelář tajemníka, předkládání návrhů na rozpočtové změny do RMO
hospodaření s přidělenými dotacemi nebo jinými účelově vázanými prostředky, kontrola jejich čerpání a užití, evidence
zajišťování oprav, úprav, změn orientačního a informačního systému (venkovní orientační tabule-vchodové, vnitřní tabule chodbové, přededveřní (odbor, oddělení, pracovník, č.kanc.) , informační piktogramy, identifikační štítky pracovníků (na oděv), fotografie pracovníků, změny spojené s organizačními změnami MMOl
příprava podkladů pro řešení škodních pojistných událostí a havarijních stavů v administrativních objektech a skladovacích prostorách MMOl, řešení havárií s pracovníky pojišťovny, Národního památkového ústavu a odboru památkové péče MMOl
evidence smluv a objednávek v Agendio – jejich vypořádání v návaznosti na alokaci rozpočtu
úsek správy budov zajišťuje:
činnosti spojené s komplexním chodem budov Hynaisova 10, Palackého 14, Horní nám. 583, Štursova 1, Vejdovského 2, Barvířská 1, Kosmonautů 8, Sokolská 19, 28. října a dalších objektů, které slouží pro uložení nábytku organizace, volebního materiálu, uměleckých děl atd.
obsluhu audiovizuální techniky
obsluhu technologických zařízení
opravy dodavatelským způsobem
řádnou evidenci a provádění technických revizí spojených se správou budov apod.
poskytování nejfrekventovanějších tiskopisů a údajů o nutných dokladech k vyřízení
poskytování informací o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců
poskytování základní informace podle § 5 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
zajišťování telefonního spojení mimo pracovní dobu za zaměstnance telefonní ústředny
výkon operativní činnosti kolem parkování - zapůjčení výjimek pro vjezd do pěší zóny
ochranu bezpečnosti osob a majetku, provádí zákroky a úkony v rámci stanovených oprávnění v budovách Magistrátu města Olomouce
monitorování vstupu a odchodů osob v objektech, v případě potřeby zasahuje
ochranu movitého a nemovitého majetku organizace
výkon kontroly zajištění bezpečnosti objektu před vloupáním, poškozením apod. ve všech jeho prostorách, obsluhuje zabezpečovací zařízení
výkon kontrolní prevence před nebezpečím požáru a koná první úkony při zjištění požáru - účinně přitom spolupracuje s příslušnými orgány
spolupráci s externí odborně způsobilou osobou BOZP a PO při řešení bezpečnosti práce a požární ochrany objektů
spolupráci s MPO a Policií ČR při řešení mimořádných situací v objektech
evidenci náhradních klíčů od všech dveří objektu a má k dispozici plán objektu pro případy havárií
vyvěšení praporů a vlajek dle pokynů odpovědných pracovníků, apod.
poskytnutí první pomoci s pomocí defibrilačního přístroje
nákup materiálu do skladu kancelářských potřeb a jeho následného vydávání na základě požadavků jednotlivých odborů, včetně evidence, výběrových řízení
agendu leasingů MMOl hrazených z rozpočtu odboru
agendu služebních vozidel MMOl – (administrace el. knihy jízd, práva, měsíční vyúčtování PHM za jednotlivé vozy a odbory
agenda – servis a opravy el. ústředny, přepojování tel. linek
odd. spisové služby zajišťuje:
provádí výkon spisové služby odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti SMOl, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, odesílání apod. dle platné legislativy
vykonává činnost elektronické podatelny dle platné legislativy
vykonává obsluhu datové schránky SMOl a z moci úřední provádí konverzi dokumentů v listinné podobě do elektronické podoby a z elektronické podoby do listinné podoby podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
správu elektronické úřední desky zahrnující přidělování uživatelských práv k aplikaci, definici a úpravu číselníků, sběr a vyhodnocování připomínek k aplikaci
tvorbu a aktualizaci metodiky spisové a archivní služby
podílí se na optimalizaci toku dokumentů
spravuje agendu elektronického podpisu zaměstnanců SMOl
zajišťuje hromadné kopírování dokumentů (nad 25ks kopií z jednoho originálu)
vede objednávky, evidenci, fakturaci a reklamaci novin, časopisů a Sbírek zákonů
vyvěšení vyhlášek statutárního města Olomouce, usnesení RMO a ZMO
evidenci, vyvěšení a potvrzení vyhlášek od cizích organizací
vede objednávky, evidenci a likvidaci faktur za telefonní hovory z pevných linek v objektech MMOl
úhrady faktur za poštovní služby (profi balíky, odpovědní balíky, nadstandardní zpracování složenek, vystavení certifikátů el. podpisu)
agendu a doplňování finančních prostředků pro frankovací stroje
agendu centrální spisovny Magistrátu města Olomouce a Městské policie Olomouc
agendu centrální spisovny 15 zrušených organizací, popř. organizací v likvidaci, jejichž zřizovatelem bylo statutární město Olomouc:
1.	Oděvní tvorba Olomouc
2. Obnova Olomouc
3. Služby města Olomouce
4. Restaurace a jídelny Olomouc
5. Hanácké pekárny a cukrárny Olomouc
6. Separé Olomouc
7. Drobná provozovna Kopeček
8. Správa kin Olomouc
9. Okresní kulturní středisko
10. Městské kulturní centrum Olomouc
11. Moravský stavební podnik Olomouc
12. Stavební podnik města Olomouce
13. Lotos Olomouc
14. Olterm Olomouc
15. Uhelné sklady Olomouc
přebírání materiálů z jednotlivých odborů do centrální spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic
zapůjčování či nahlížení do písemností uložených v centrální spisovně pracovníky, jichž se písemnosti týkají nebo kteří na jejich základě dále pracují
provádí každoroční skartaci materiálů ve spolupráci se Státním okresním archivem v Olomouci a předávání vybrané spisové agendy do Státního okresního archivu v Olomouci
zajišťuje vyhledávání dokladů a potvrzování odpracované doby bývalých zaměstnanců zrušených organizací atd.
plnění povinností tzv. podpůrného orgánu k Centrálnímu registru oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, a to ve vztahu ke všem členům RMO a vedoucím úředníkům SMOl (tajemník, vedoucí odborů, vedoucí oddělení)
vedení evidence vyrozumění ohledně vyklizení nemovitostí bez náhrady nebo se zajištěním bytové náhrady nebo přístřeší podle § 340 odst. 2 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
vedení evidence pravomocných usnesení soudu o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí podle § 335b odst. 3 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
vedení evidence pravomocných usnesení orgánů činných v trestním řízení o zajištění nemovitosti podle § 79b a § 79d zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů
1 Viz vyhláška č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obci s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů.
zpracovala: Ing. Sylvie Nováková – vedoucí odboru

References: zákona č. 106
 zákona č. 312
 zákona č. 262
 zákona č. 106
 zákona č. 435
 zákona č. 312
 zákona č. 435
 zákona č. 312
 zákona č. 312
 zákona č. 262
 zákona č. 312
 zákona č. 500
 § 12
 zákona č. 128
 zákona č. 262
 § 5
 zákona č. 106
 zákona č. 300
 zákona č. 159
 § 340
 zákona č. 99
 § 335
 zákona č. 99
 § 79
 § 79
 zákona č. 141