Source: https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-approvisionnements/section/10
Timestamp: 2017-12-17 17:33:26+00:00

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Chapitre 10 — Coûts et profits - Achatsetventes.gc.ca
Chapitre 10 — Coûts et profits
10. Chapitre 10 — Coûts et profits
10.1 - Coûts et profits - Renseignements généraux
10.5 - Établissement des coûts
10.10 - Frais de déplacement et de subsistance
10.15 - Prix pour services d'individus rendus hors de l'usine
10.20 - Matériel excédentaire dans le cas des contrats à frais remboursables
10.25 - Établissement du coût des baux
10.30 - Contrats de services
10.35 - Coentreprises
10.40 - Contrats de recherche et de développement passés avec les universités et les collèges
10.45 - Contrats non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, excluant les universités et les collèges
10.50 - Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants
10.50.1 - Besoins non concurrentiels de biens et(ou) services commerciaux
10.50.5 - Besoins non concurrentiels de biens et(ou) services non commerciaux
10.50.10 - Agences et détaillants - exigences supplémentaires
10.50.15 - Analyse de prix
10.55 - Prix de transfert
10.60 - Outillage spécial de production et matériel spécial d'essai
10.65 - Calcul du profit des contrats négociés
10.65.1 - Rendement du capital utilisé
10.65.5 - Rendement du capital fixe utilisé (entre 50 000 $ et 249 999 $)
10.65.10 - Rendement des fonds de roulement utilisés (entre 50 000 $ et 249 999 $)
10.65.15 - Rendement du capital fixe utilisé (250 000 $ ou plus)
10.65.20 - Rendement des fonds de roulement utilisés (250 000 $ ou plus)
10.65.25 - Risques commerciaux généraux
10.65.30 - Risques contractuels
10.65.35 - Total des profits
10.70 - Recouvrement et règlement des rajustements des réclamations contractuelles
10.75 - Mesure de tarification provisoire
10.1 - Annexe : Détermination du capital fixe utilisé pour l'exécution d'un contrat
10.1.1 - Annexe : Exemples pour déterminer le capital fixe
10.2 - Annexe : Exemples pour déterminer les fonds de roulement
10.3 - Annexe : Exemples des calculs de profit
10.4 - Annexe : Raisons pour la non admissibilité de certains coûts lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés
10.5 - Annexe : Communiqués d'interprétation des coûts - 01 à 19
10.5.1 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 01 Installations excédentaires
10.5.2 - Annexe : Communiqué des coûts - Numéro 02 Amortissement
10.5.3 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 03 Coûts de location
10.5.4 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 04 Frais de déplacement
10.5.5 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 05 Dépenses du siège social
10.5.6 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 06 Coût des régimes de retraite
10.5.7 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 07 Dépenses de recherche et de développement
10.5.8 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 08 Frais relatifs aux soumissions et aux propositions
10.5.9 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 09 Frais de représentation et de commercialisation
10.5.10 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 10 Indemnités de départ
10.5.11 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 11 Remboursements à l'entrepreneur du surplus de la caisse de pension de retraite
10.5.12 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 12 Coûts financés par une entreprise
10.5.13 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 13 Rémunération des cadres
10.5.14 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 14 Exigences des équipes mobiles de réparation
10.5.15 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 15 Coûts environnementaux
10.5.16 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 16 Taux de recouvrement
10.5.17 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 17 Matériel fourni par le gouvernement
10.5.18 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 18 Régimes de participation aux bénéfices - primes de rémunération
10.5.19 - Annexe : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 19 Définition des coûts associés à la main-d'œuvre recrutée temporairement par l'entrepreneur pour réaliser des travaux dans le cadre d'un contrat
10.6 - Annexe : Notification de coût - 01 et 02
10.6.1 - Annexe : Notification de coût 01 - Montant des redevances de Partenariat technologique Canada pour la négociation des taux
10.6.2 - Annexe : Notification de coût 02 - Écarts d'acquisition
10.1 Coûts et profits - Renseignements généraux
Les procédures énoncées dans le présent chapitre serviront de base à l'agent de négociation des contrats qui doit déterminer le prix du contrat lorsque celui-ci est attribué de façon non concurrentielle ou lorsque, une fois le processus concurrentiel complété, il lui faudra négocier les prix avec le soumissionnaire retenu.
Le calcul des prix et des coûts dépend des circonstances particulières à chaque contrat. Avant de consulter les articles généraux sur l'établissement des coûts (voir 10.5 Établissement des coûts) et le profit (voir 10.65 Calcul du profit des contrats négociés), l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les circonstances spéciales suivantes ne s'appliquent pas :
Frais de déplacement et de subsistance (voir 10.10 Frais de déplacement et de subsistance);
Prix pour services d'individus rendus hors de l'usine (voir 10.15 Prix pour services d'individus rendus hors de l'usine);
Traitement du matériel excédentaire dans le cas des contrats à frais remboursables (voir 10.20 Matériel excédentaire dans le cas des contrats à frais remboursables);
Établissement du coût des baux (voir 10.25 Établissement du coût des baux);
Contrats de services (voir 10.30 Contrats de services);
Coentreprises (voir 10.35 Coentreprises);
Contrats de recherche et de développement passés avec les universités et les collèges (voir 10.40 Contrats de recherche et de développement passés avec les universités et les collèges);
Contrats non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, excluant les universités et les collèges (voir 10.45 Contrats non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, excluant les universités et les collèges);
Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants (voir 10.50 Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants);
Prix de transfert (voir 10.55 Prix de transfert);
Outillage spécial de production et matériel spécial d'essai (voir 10.60 Outillage spécial de production et matériel spécial d'essai).
Les agents de négociation des contrats devraient également tenir compte des exigences en matière de vérification (Voir 4.70.35 Vérification).
10.5 Établissement des coûts
Lorsque le prix d'un contrat est négocié en fonction des coûts, ceux-ci seront déterminés au moyen des Principes des coûts contractuels 1031-2 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA).
Particulièrement dans le cas de contrats non concurrentiels d'une valeur de 50 000 $ ou plus, dont la base de paiement est un prix ferme ou un taux fixe basé sur le temps, à l'exception des achats de biens ou services commerciaux, le prix ou le taux sera négocié en utilisant les coûts estimatifs déterminés au moyen des Principes des coûts contractuels 1031-2.
Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur de 50 000 $ ou plus, dont la base de paiement est à frais remboursables, à l'exception des achats de biens ou services commerciaux, le prix sera déterminé en utilisant les coûts réels engagés calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2.
Dans les deux cas précités, les Principes des coûts contractuels seront inclus en tant que condition du contrat. L'annexe 10.4 : Raisons pour la non admissibilité de certains coûts lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés explique pourquoi certains coûts ne sont pas admissibles lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés.
Lors des négociations, l'on devra tenir compte des communiqués d'interprétations des coûts publiés par le Secteur de la politique, des risques, de l'intégrité et de la gestion stratégique. Il existe actuellement des communiqués d'interprétation des coûts sur les sujets suivants :
Installations excédentaires (Annexe 10.5.1 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 01 Installations excédentaires)
Amortissement (Annexe 10.5.2 : Communiqué des coûts - Numéro 02 Amortissement)
Coûts de location (Annexe 10.5.3 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 03 Coûts de location)
Frais de déplacement (Annexe 10.5.4 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 04 Frais de déplacement)
Dépenses du siège social (Annexe 10.5.5 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 05 Dépenses du siège social)
Coût des régimes de retraite (Annexe 10.5.6 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 06 Coût des régimes de retraite)
Dépenses de recherche et de développement (Annexe 10.5.7 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 07 Dépenses de recherche et de développement)
Frais relatifs aux soumissions et aux propositions (Annexe 10.5.8 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 08 Frais relatifs aux soumissions et aux propositions)
Frais de représentation et de commercialisation (Annexe 10.5.9 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 09 Frais de représentation et de commercialisation)
Indemnités de départ (Annexe 10.5.10 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 10 Indemnités de départ)
Remboursements à l'entrepreneur du surplus de la caisse de pension de retraite (Annexe 10.5.11 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 11 Remboursements à l'entrepreneur du surplus de la caisse de pension de retraite)
Coûts financés par une entreprise (Annexe 10.5.12 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 12 Coûts financés par une entreprise)
Rémunération des cadres (Annexe 10.5.13 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 13 Rémunération des cadres)
Exigences des équipes mobiles de réparations (Annexe 10.5.14 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 14 Exigences des équipes mobiles de réparation)
Coûts environnementaux (Annexe 10.5.15 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 15 Coûts environnementaux)
Taux de recouvrement (Annexe 10.5.16 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 16 Taux de recouvrement)
Matériel fourni par le gouvernement (Annexe 10.5.17 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 17 Matériel fourni par le gouvernement)
Régimes de participation aux bénéfices - Primes de rémunération (Annexe 10.5.18 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 18 Régimes de participation aux bénéfices - primes de rémunération)
Définition des coûts associés à la main-d'œuvre recrutée temporairement par l'entrepreneur pour réaliser des travaux dans le cadre d'un contrat (Annexe 10.5.19 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 19 Définition des coûts associés à la main-d'œuvre recrutée temporairement par l'entrepreneur pour réaliser des travaux dans le cadre d'un contrat)
Il n'est pas nécessaire d'utiliser les Principes des coûts contractuels 1031-2 pour les biens et services commerciaux, étant donné que ceux-ci sont souvent destinés à combler des besoins autres que gouvernementaux et sont vendus par le fournisseur dans le cours de ses activités commerciales habituelles et qu'il existe également un nombre suffisant d'acheteurs, autre que le gouvernement, pour être en mesure d'établir un prix courant pour le bien ou le service.
10.10 Frais de déplacement et de subsistance
Habituellement, les frais de déplacement et de subsistance engagés par un entrepreneur dans le cadre de ses activités courantes devront être considérés comme des coûts indirects imputables aux frais généraux. Les contrats comportent une part proportionnelle de ces frais, qui rapportent des bénéfices. Ainsi, aucune disposition particulière relative à ces faux frais de déplacement et de subsistance n'est prévue pour ces contrats.
Toutefois, certains entrepreneurs imputent toujours directement aux contrats les frais de déplacement et de subsistance. Lorsqu'un prix est négocié avec les fournisseurs, ces frais seront acceptés en tant que coûts directs engagés en vertu du contrat si :
les frais découlent directement de l'exécution des travaux en vertu du contrat, et sont déduits des coûts indirects; et
l'entrepreneur considère toujours les frais de déplacement et de subsistance comme des coûts directs lorsqu'il détermine le prix des travaux effectués tant pour le gouvernement que pour les entreprises privées; et
les frais mentionnés au point (i) ci-dessus ne sont pas imputés aux coûts indirects répartis aux contrats.
Lorsque les frais de déplacement et de subsistance doivent être directement imputés au contrat, ces frais entraîneront soit le plein taux des frais généraux d'administration, si le coefficient de dépenses générales et administratives peut être justifié de manière satisfaisante, soit un taux inférieur négocié si on ne peut pas apporter une telle justification satisfaisante. Par ailleurs, si telle est la pratique de l'industrie, un contrat peut préciser que les frais de déplacement et de subsistance seront imputés au prix coûtant sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou les profits.
Lorsque les frais de déplacement et de subsistance, ainsi que le profit et(ou) les frais généraux, selon le cas, seront directement imputés à un contrat à frais remboursables, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause C4000C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA); lorsqu'il n'y a aucune indemnité pour le profit et(ou) les frais généraux, la clause C4001C doit être utilisée.
La Directive sur les voyages d'affaires du Conseil du Trésor (CT) s'applique aux frais de déplacement engagés dans le cadre de contrats conclus avec des personnes ne faisant pas partie de la fonction publique, lorsque ces frais sont prévus dans le contrat. Pour de plus amples renseignements, consulter la Directive sur les voyages et les Autorisations spéciales de voyager du CT.
L'agent de négociation des contrats peut accepter les taux de déplacement et de subsistance tels que fixés par l'entrepreneur, si ceux-ci sont inférieurs à ceux établis par le CT.
Pour plus de renseignements, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'annexe 10.5.4 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 04 Frais de déplacement.
Les établissements de services du ministère de la Défense nationale peuvent être en mesure de fournir le transport, les services de mess et le logement au personnel de l'entrepreneur qui exécute des travaux à un de ces établissements, ou près de ceux-ci, en vertu des contrats de services mobiles de réparation et d'entretien. Le commandant de l'établissement doit, sur demande, informer l'entrepreneur de la disponibilité de ces installations, ce qui doit entraîner une réduction des frais directs du contrat.
Tous les frais engagés par l'entrepreneur pour l'utilisation de ces installations, plus tous les faux frais engagés, seront remboursés en vertu du contrat, ainsi que les indemnités pour le profit et(ou) les frais généraux d'administration. Pour que l'entrepreneur puisse être remboursé, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause C4004C dans le contrat.
10.15 Prix pour services d'individus rendus hors de l'usine
Les procédures suivantes s'appliquent à tous les tarifs établis pour les services externes, sans égard au fait que tout contrat passé ultérieurement comporte un prix fixe, un prix unitaire fixe, un remboursement des coûts, etc., et traite des services rendus hors de l'usine par des individus ou des groupes d'individus, avec ou sans matériel.
Les services comprennent les services fournis par des représentants sur place, les services techniques rendus hors de l'usine et les services assurés par des unités mobiles de réparation effectuant les travaux à l'extérieur de l'usine de l'entrepreneur.
Lorsque des tarifs n'ont pas été établis commercialement ou qu'ils sont excessifs, les Principes des coûts contractuels 1031-2 doivent servir de base pour la négociation des taux des services externes (y compris les frais généraux afférents). Le calcul du profit doit être conforme à l'article 10.65 Calcul du profit des contrats négociés. Les frais de déplacement et de subsistance doivent être négociés conformément à l'article 10.10 Frais de déplacement et de subsistance.
Il incombe aux agents de négociation des contrats de négocier des tarifs de services externes justes et raisonnables, normalement selon un taux fixe par période, c'est-à-dire taux horaire, quotidien, mensuel, etc. Les tarifs des services externes feront l'objet d'un point distinct dans le calcul du paiement.
Pour déterminer les tarifs de services externes, il faut tenir compte de certains facteurs :
les tarifs normalement établis dans le secteur industriel et dans le secteur commercial;
le fait que l'entreprise fournisse habituellement le service ou non;
la possibilité d'obtenir le service auprès d'autres fournisseurs;
la rémunération des particuliers;
la décision de faire appliquer ou non les frais généraux de l'usine ou de négocier des frais généraux pour ce cas en particulier;
l'utilisation des installations du Canada.
Avant de procéder à l'attribution d'un contrat, l'agent de négociation des contrats doit se renseigner auprès de l'analyste des coûts du secteur ou de la région, en ce qui concerne l'interprétation des coûts et les tarifs des services externes négociés, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (PDF).
Les frais généraux de l'usine en entier ne devraient pas être appliqués aux tarifs des services externes, sauf si les services techniques rendus hors de l'usine représentent une partie relativement petite (inférieure à 10 p. 100) du chiffre d'affaire total de l'entrepreneur (volume/main-d'œuvre directe) pour une même année.
Les indemnités de déplacement peuvent être autorisées à condition que le montant de l'indemnité de déplacement soit raisonnable; que cette indemnité soit justifiable; et que cette indemnité soit conforme aux pratiques établies par l'entrepreneur.
En ce qui concerne les frais de déménagement, de subsistance, les allocations pour usage d'une voiture particulière et les frais assumés à l'étranger, les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de ce qui suit :
Les frais d'un seul déménagement à partir de la résidence d'origine (comportant un retour à celle-ci) seront payés à tout employé. Lorsque les frais de déménagement vers le lieu de travail ont été payés par le Canada en vertu d'un contrat antérieur et que la durée des services est prolongée, le changement apporté au contrat ou le contrat ultérieur doit prévoir le remboursement des dépenses engagées seulement pour le retour de l'employé à sa résidence d'origine.
Les frais de déménagement ne sont pas payés dans le cas d'affectations d'une durée inférieure à six mois; tout déménagement d'un employé avec des personnes à charge affecté à un travail d'une durée supérieure à six mois doit se faire dans les 90 jours qui suivent son affectation. Dans le cas d'un employé sans personne à charge, le déménagement doit se faire dans les 60 jours.
Le remboursement des frais de subsistance d'un employé avec personnes à charge affecté à un travail d'une durée supérieure à six mois cessera à compter du moment où sa famille aura déménagé (que les frais de déménagement aient été payés ou non) dans un logement permanent à l'endroit où se trouve son travail.
Le remboursement des frais de subsistance d'un employé sans personne à charge affecté à un travail d'une durée supérieure à six mois cessera à compter du moment où ses biens auront été déménagés (que les frais de déménagement aient été payés ou non) à l'endroit où se trouve son travail ou à la fin des 60 jours qui suivent son affectation à ce poste.
Une allocation raisonnable pour usage de la voiture particulière de l'employé, conformément à la pratique établie par l'entrepreneur, peut être versée à l'employé si cette voiture sert aux déplacements nécessaires de l'employé dans des endroits où le Canada ne dispose d'aucun moyen de transport.
Les cas où l'employé est tenu de se rendre à l'étranger doivent faire l'objet d'une étude distincte et être traités selon les circonstances.
Pour plus de renseignements, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'annexe 10.5.14 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 14 Exigences des équipes mobiles de réparation.
10.20 Matériel excédentaire dans le cas des contrats à frais remboursables
On peut se défaire du matériel excédentaire résultant de l'exécution d'un contrat d'une ou de plusieurs façons :
en le déclarant bien excédentaire au Centre de distribution des biens de la Couronne (CDBC);
en le cédant au client ou en l'incluant dans un autre contrat passé avec le même entrepreneur ou en le cédant à un autre entrepreneur; ou
en le renvoyant au fournisseur initial.
Chacune de ces façons a une incidence sur les modalités contractuelles qui touchent les coûts et les profits.
Les coûts du matériel excédentaire sont admissibles dans le cadre d'un contrat de production si le matériel devient excédentaire en raison :
de l'accumulation normale de stock, pendant ou après l'exécution d'un contrat, lesquels sont déclarés excédentaires au CDBC, cédés au client, ou en l'incluant dans un autre contrat avec le même entrepreneur ou avec un autre entrepreneur;
de modifications de conception ou d'autres modifications importantes, sauf en cas de résiliation;
de modifications de conception ou d'autres modifications peu importantes dans la portée des travaux, à condition que le contrat n'exclut pas ces éléments de façon expresse.
Lorsque le surplus est attribuable à des achats excessifs effectués par l'entrepreneur, les coûts ne sont pas admissibles en vertu du contrat.
Les frais de manutention du matériel excédentaire sont admissibles lorsque les coûts du matériel excédentaire sont admissibles en vertu du contrat.
Les frais généraux et administratifs associés au matériel excédentaire ne sont admissibles en vertu du contrat que lorsque le matériel excédentaire est déjà en cours de production ou correspond à des biens finis résultant de modifications de conception et de légères réductions des quantités.
Le profit est autorisé pour les frais admissibles mentionnés dans l'une des catégories suivantes (10.20(b), 10.20(d), 10.20(e)), sous réserve des exceptions ci-après :
dans le cas du matériel excédentaire résultant du cumul normal de stocks pendant et après l'exécution d'un contrat, le profit ne sera autorisé que si les stocks acquis pour ce contrat ont été financés par l'entrepreneur;
dans le cas du matériel excédentaire résultant de modifications de conception ou d'autres modifications importantes, le profit ne sera autorisé que si les stocks ont été soit achetés par l'entrepreneur, soit fabriqués par lui et devenus excédentaires en raison de modifications, s'il ne les a pas achetés.
Dans le cas de contrats à frais remboursables avec tarif fixe ou avec prime d'encouragement ou lorsque le contrat comporte un prix plafond, les coûts admissibles du matériel excédentaire seront considérés comme des coûts directs supplémentaires, sans aucun rapport avec le tarif fixe, la prime d'encouragement ou le prix plafond. Il peut s'avérer nécessaire de renégocier les principales modalités du contrat.
Lorsqu'il s'agit de contrats avec prime d'encouragement nécessitant la négociation des prix cibles, le coût du matériel excédentaire devrait être compris dans les révisions du prix cible, uniquement si, pour d'autres raisons, il est essentiel de refaire le calcul ou pour la protection de l'entrepreneur ou celle du Canada. De même, lorsque le contrat le stipule, ces coûts peuvent être payés en tant que supplément au prix cible ou à toute autre disposition, p. ex., contrats à tarif fixe, avec un profit jugé approprié.
10.25 Établissement du coût des baux
Lorsqu'un entrepreneur propose d'inclure dans les coûts contractuels les coûts se rapportant à la location d'un bien par l'entrepreneur, le montant des frais admissibles dépend du type de bail.
Tous les renseignements pertinents destinés aux agents de négociation des contrats figurent à l' annexe 10.5.3 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 03 Coûts de location.
10.30 Contrats de services
Les honoraires versés pour tous les services, et qui ne sont pas établis par la concurrence des prix, à l'exception des services de réparation et de révision, doivent être négociés en fonction des tarifs courants exigés pour le type de travaux à effectuer et compte tenu des facteurs s'appliquant à chaque cas particulier. Voici les facteurs qui doivent être pris en considération :
exigences relatives aux travaux à effectuer : il faut évaluer le niveau de compétence et le savoir-faire nécessaire ou la complexité des travaux à exécuter;
qualifications des soumissionnaires : les honoraires varient en fonction de divers facteurs, par exemple, les compétences, les connaissances, le savoir-faire et l'expérience du personnel proposé, le taux de recours au personnel, l'utilisation des installations et le domaine de spécialisation;
conditions du marché : il faut déterminer s'il existe dans le secteur privé un tarif commercial ou courant pour une compétence ou une capacité particulière. S'il n'est pas possible de déterminer les tarifs du marché ou les tarifs courants, on peut se reporter aux barèmes recommandés par les associations professionnelles provinciales et s'en servir comme point de référence pour déterminer dans quelle mesure un tarif négocié est raisonnable;
pratiques relatives à l'établissement des coûts et des honoraires : les principes d'établissement des coûts et des honoraires pour les individus, les soumissionnaires et les universités varient considérablement. Certains coûts qui seraient normalement facturés séparément sont parfois imputés aux frais généraux, ce qui fait augmenter le tarif total.
Les honoraires devraient comprendre seulement les éléments de coût découlant directement du temps consacré aux travaux. Il s'agit notamment des coûts directs de la main-d'œuvre et de la part des frais généraux et administratifs, ainsi que du profit, qui s'y rapportent. Les autres coûts directs, notamment ceux relatifs à la publication de rapports, aux services spéciaux d'informatique et de mise à l'essai, aux frais de déplacement et de subsistance devraient normalement être fournis séparément. Chaque situation doit faire l'objet d'une évaluation distincte pour établir quels montants constituent des frais raisonnables, comme élément des honoraires ou comme article devant être imputé séparément.
Pour tous les contrats de services à frais remboursables et à tarif fixe basé sur le temps, les tarifs doivent être précisés pour l'ensemble de la période contractuelle, y compris toutes les phases et les périodes d'option précisées. Dans les cas où cela n'est pas possible, les paiements à verser pour chaque année ou chaque étape doivent être calculés selon un tarif ou une formule préétablis, qui doivent figurer dans le contrat.
10.35 Coentreprises
Lorsqu'il est prévu d'attribuer à une coentreprise un contrat non concurrentiel, les coûts spéciaux pouvant être attribués uniquement à l'accord de formation de la coentreprise (par exemple, les honoraires des services juridiques, comptables et de consultation relatifs à la constitution de la coentreprise) ne sont pas des coûts admissibles.
Les coûts d'exploitation permanents liés à l'accord visant la coentreprise sont admissibles, dans la mesure où ils sont considérés comme raisonnables et peuvent être imputés au contrat en vertu des Principes des coûts contractuels 1031-2.
Lorsque des matériaux, des fournitures ou des services doivent être transférés à la coentreprise en vertu d'un contrat de sous-traitance attribué à un représentant de la coentreprise, l'agent de négociation des contrats devrait négocier des coûts acceptables de sous-traitance avec le représentant conformément à la politique d'établissement des prix qui est énoncée aux articles 10.50 Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants à 10.50.5b.
Une coentreprise ne peut soumettre de soumission de prix fondée sur des taux moyens. Le coût des travaux de chacun des membres de la coentreprise doit être établi séparément au moyen des procédures pertinentes. La somme des coûts de tous les membres de la coentreprise doit correspondre au prix total proposé du contrat.
10.40 Contrats de recherche et de développement passés avec les universités et les collèges
Les travaux de recherche et développement exécutés par des universités ou des collèges seront facturés au coût direct, majoré d'une participation aux frais généraux. Cette participation devra correspondre à un taux négocié d'au plus 65 p. 100 des coûts directs de rémunération des travaux effectués sur le campus même, et de 30 p. 100 de ceux effectués hors campus. Une participation supplémentaire représentant 2 p. 100 des frais de déplacement et de subsistance doit être allouée.
On ne doit pas faire référence dans le contrat aux Principes des coûts contractuels 1031-2 et on ne doit pas procéder à une vérification des frais généraux après l'exécution du contrat. Toutefois, les coûts directs doivent faire l'objet d'une vérification.
Les coûts directs admissibles sont les suivants :
Coûts directs de rémunération
traitements du personnel de bureau
salaires des techniciens
bourses de recherche - tarif quotidien pour le personnel collaborant directement à un contrat
avantages sociaux comprenant :
Régime de pensions du Canada ou Régime des rentes du Québec
régime de pensions de l'université (pour les services en cours uniquement)
régimes de santé - quote-part de l'université
Les éléments figurant ci-dessus doivent être calculés par jour ouvrable, en tenant compte des congés fériés et des congés annuels.
matériel sorti des entrepôts
matériel, pièces et éléments achetés spécialement pour le marché au « coût en magasin »
frais d'appels téléphoniques interurbains
télégrammes, câblogrammes
fret et frais de messagerie
frais de publication convenus aux termes du contrat
Dépenses directes - coûts qui peuvent être clairement identifiés et évalués comme ayant été ou devant être engagés dans l'exécution du contrat et qui sont considérés comme tels par le système de comptabilité du prix de revient de l'établissement d'enseignement. Ces dépenses peuvent comprendre notamment :
achat d'appareillage et de matériel (qui demeureront la propriété du Canada et seront assujettis aux procédures de disposition des biens de l'État)
autres frais convenus et négociés, y compris le temps d'ordinateur.
Les experts-conseils peuvent appartenir à trois groupes différents :
experts-conseils en poste, à un taux de rémunération standard de l'établissement : taux de 65 p. 100 s'appliquant aux frais généraux;
experts-conseils externes, à savoir personnel en poste et travaillant en heures supplémentaires à des taux plus élevés et utilisant les installations de l'université : frais directs sans frais généraux;
experts-conseils de l'extérieur : frais directs sans frais généraux.
Le matériel devra être « fabriqué » ou « acheté », et cette décision devra faire l'objet d'un examen attentif par l'agent de négociation des contrats. Si le matériel est « acheté », son coût doit être inclus dans les coûts directs et le matériel doit appartenir au Canada : la décision d'en disposer sera prise plus tard. S'il s'agit de matériel « fabriqué », on remboursera à l'université le coût des pièces et de la main-d'œuvre, comme il est stipulé dans la soumission, ce qui comprend le 65 p. 100 de frais généraux, les clauses relatives à l'élimination étant les mêmes que pour un achat. Cette élimination devra faire l'objet d'une disposition distincte dans le contrat.
Frais généraux admissibles :
un maximum de 65 p. 100 sera applicable aux coûts directs de rémunération pour les travaux effectués au campus;
un maximum de 30 p. 100 sera applicable aux coûts directs de rémunération pour les travaux effectués hors campus;
des frais d'administration de 2 p. 100 sur les frais de déplacement et de subsistance imputés directement au contrat sont admissibles.
Les frais engagés par l'université ou le collège, et qui n'ont pas directement trait à une activité de recherche, ne sont pas acceptables comme frais directs imputables à des contrats de recherche du Canada. On pense notamment aux :
rapports annuels de l'université
dépenses de congrès (à moins qu'elles puissent s'appliquer à un contrat en particulier)
paiements forfaitaires postérieurs à un emploi
indemnités de départ antérieures au contrat
subventions (à moins qu'il ne s'agisse de services fournis pour un contrat donné)
frais financiers (banques, obligations, intérêts sur obligations, etc.)
Les frais additionnels pour des installations spéciales ne doivent pas être compris dans le prix puisqu'on en a déjà tenu compte dans la participation aux frais généraux.
Les frais d'utilisation d'un centre informatique doivent être imputés directement au contrat, selon un tarif horaire préétabli, comprenant les frais généraux, qui seront calculés de façon à ce que le centre fasse ses frais. Ces frais doivent être conformes aux principes de régie interne de l'université.
Les départements et organismes du gouvernement des États-Unis (É.-U.) négocient directement avec les universités et les collèges canadiens les contrats de recherche et développement. On peut cependant demander l'aide de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour l'établissement d'un taux approprié pour les frais généraux. Ces demandes seront traitées par le Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies, qui doit établir les taux des frais généraux d'après les derniers états financiers certifiés de l'université ou du collège, et calculer les frais indirects au prorata des frais directs, conformément aux principes d'établissement du prix de revient exposés dans la directive appropriée du gouvernement des É.-U. à ce sujet.
10.45 Contrats non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, excluant les universités et les collèges
Les organismes sans but lucratif assument des frais de financement pour les fonds d'immobilisation, en plus des coûts de fonctionnement habituels établis conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2. Ils sont en outre exposés à des risques commerciaux et contractuels, dans une moindre mesure toutefois que les organismes à but lucratif.
Le prix doit être fondé sur les coûts engagés, lesquels sont calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, majorés d'une indemnité tenant lieu de bénéfices.
Dans le cas du financement des frais pour le fonds de roulement, l'indemnité dépend de la base de paiement :
s'il existe une disposition pour des paiements progressifs ou des paiements d'étape - 1,5 p. 100 des coûts engagés;
s'il n'existe pas de disposition pour des paiements progressifs ou des paiements d'étape - 3 p. 100 des coûts engagés.
Dans le cas des risques commerciaux généraux, l'indemnité est fondée sur les coûts contrat :
matériaux directs, contrats de sous-traitance et frais directs - jusqu'à 1 p. 100 de ces coûts;
frais directs de main-d'œuvre et frais généraux - jusqu'à 2 p. 100 de ces coûts.
L'indemnité qui peut être accordée en contrepartie des risques dépend de la base de paiement choisie pour le contrat ou une partie de celui-ci et se présente comme suit :
prix ferme - jusqu'à 4 p. 100 des coûts engagés;
tarif basé sur le temps avec prix plafond - jusqu'à 3 p. 100 des coûts engagés;
frais remboursables avec prix plafond - jusqu'à 3 p. 100 des coûts engagés;
tarif basé sur le temps sans prix plafond - jusqu'à 2 p. 100 des coûts engagés;
frais remboursables sans prix plafond - 0 p. 100.
10.50 Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants
Les procédures décrites aux paragraphes 10.50.1 Besoins non concurrentiels de biens et(ou) services commerciaux à 10.50.15 Analyse de prix fournissent la marche à suivre en vue de l'établissement de prix justes et raisonnables, lorsque le processus concurrentiel ne peut pas être utilisé :
pour les achats effectués auprès d'agences et de détaillants canadiens, et
pour les achats de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès de fournisseurs canadiens, sauf s'il s'agit d'agences et de détaillants canadiens.
Il existe des différences essentielles entre ces deux types d'achats lorsqu'il s'agit de déterminer les coûts admissibles et de quelle façon les profits sont calculés. Les procédures diffèrent également s'il s'agit d'un bien ou service commercial ou non commercial.
10.50.1 Besoins non concurrentiels de biens et(ou) services commerciaux
L'agent de négociation des contrats doit négocier un juste prix en se fondant sur au moins un des critères suivants :
les prix récemment payés;
les prix indiqués dans les listes de prix ou les catalogues en vigueur;
les prix payés récemment par d'autres acheteurs, tels que les autres gouvernements, les sociétés d'État, les hôpitaux, les universités et les grandes compagnies ou sociétés du secteur privé.
Pour les besoins d'une valeur de 50 000 $ ou moins, l'agent de négociation des contrats peut, à sa discrétion, demander une justification additionnelle des prix par le biais d'une attestation des prix signée par le soumissionnaire; par contre, pour les besoins d'une valeur de 50 000 $ ou plus, l'attestation des prix doit être obtenue dans tous les cas.
Les agents de négociation des contrats doivent inclure la clause applicable d'attestation des prix suivante du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA) dans les demandes de soumissions non concurrentielles :
C0002T : pour des biens et(ou) des services commerciaux, autres que les produits pétroliers avec des fournisseurs canadiens, autres que les agences et les détaillants;
C0004T : pour des biens et(ou) des services commerciaux avec des agences et des détaillants canadiens, y compris les filiales de fabricants étrangers;
C0006T : pour des produits pétroliers;
C0600T : pour des services commerciaux (soumissionnaires canadiens).
Les agents de négociation des contrats doivent inclure la clause de vérification discrétionnaire des comptes C0100C dans les contrats.
10.50.5 Besoins non concurrentiels de biens et(ou) services non commerciaux
Pour les besoins non concurrentiels de biens et(ou) de services non commerciaux d'une valeur de 50 000 $ ou moins, un juste prix peut être négocié conformément aux lignes directrices relatives aux biens et(ou) aux services commerciaux précitées, à condition de disposer des données nécessaires.
Pour les achats effectués auprès d'agences et de détaillants seulement, si les données ne sont pas disponibles, alors les lignes directrices figurant à l'article 10.50.10 Agences et détaillants - exigences supplémentaires devraient être suivies.
L'agent de négociation des contrats doit demander au soumissionnaire de lui soumettre une ventilation détaillée des prix proposés. Dans le cas d'agences et de détaillants, l'agent de négociation des contrats doit analyser la ventilation des prix conformément à l'article 10.50.15 Analyse de prix. La profondeur de l'analyse exigée dépendra de la valeur du besoin ainsi que de la qualité et de la complétude des données justifications présentées par le soumissionnaire. On doit tenir compte du coût d'exécution de l'analyse et de la possibilité de réaliser des économies au moment de l'achat.
Pour plus de détails sur les bases de paiements, voir les articles 4.70.20 Base de paiement. On a habituellement recours à la base de paiement à prix ferme dans les contrats conclus avec des agences et des détaillants.
Les agents de négociation des contrats doivent inclure la clause d'attestation de prix C0003T du guide des CCUA dans les demandes de soumissions non concurrentielles, pour des biens et(ou) des services non commerciaux avec des fournisseurs canadiens; inclure la clause de vérification discrétionnaire des comptes C0101C dans les contrats, et la clause d'attestation des taux C0601T dans les demandes de soumissions non concurrentielles pour des contrats avec des taux horaires fixes, pour des services non commerciaux d'une valeur de 50 000 $ ou plus, présentée par un soumissionnaire canadien.
10.50.10 Agences et détaillants - exigences supplémentaires
Il y a deux principaux types d'agences et de détaillants auxquels on s'adresse dans les achats effectués pour le compte du Canada :
ceux qui sont engagés dans la fabrication et qui agissent également à titre d'agences ou de détaillants représentant d'autres fabricants (type 1); et
ceux qui ne sont engagés dans aucune forme de fabrication et qui agissent uniquement à titre d'agents, de distributeurs, de grossistes, de revendeurs ou de détaillants. Ils peuvent assumer les fonctions d'achat, de réception, d'entreposage, d'expédition et de comptabilité (type 2).
10.50.15 Analyse de prix
On doit tenir compte de ce qui suit lors de l'analyse de la ventilation des prix :
S'assurer que le soumissionnaire fournit les renseignements nécessaires pour étayer le prix du bien ou du service indiqué par le mandant et que toutes les remises ont été déduites. Il faut vérifier l'applicabilité et la valeur de tout frais de transport, différence de change, droit de douane et courtage ajouté. Le prix de transfert représentant une valeur marchande juste constitue un prix de revient aux fins de l'analyse de prix et du calcul du profit.
Coût des services nécessaires et frais généraux
Le coût des services nécessaires rendus par le soumissionnaire est établi en fonction des besoins, du genre d'organisation exploitée par le soumissionnaire et du degré de complexité du système de comptabilité du prix de revient du soumissionnaire.
Voici les types de services pouvant être pris en considération aux fins d'établissement du prix :
manutention interne, y compris le déballage, l'inspection à la livraison, la protection contre la corrosion, l'entreposage et le remballage pour livraison à une ou plusieurs destinations; il faut toutefois exclure les coûts de fabrication du soumissionnaire ou les autres coûts connexes;
les dépenses générales et administratives applicables à l'activité requise.
Lors de l'établissement de la structure globale des prix, il faut tenir compte de l'activité après vente, comme l'installation sur les lieux et les essais.
Il faut examiner les frais généraux consentis à l'achat considéré pour s'assurer que ces attributions représentent une répartition raisonnable et justifiable des frais généraux conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2.
Si les besoins du Canada peuvent être satisfaits par expédition directe des marchandises depuis le mandant, les frais du soumissionnaire sont normalement limités aux coûts d'achat et de facturation et il faudrait établir dans ces cas un tarif spécial d'expédition directe pour les frais généraux.
Les tarifs négociés conformément à ce qui précède constituent généralement un pourcentage qui s'ajoute au prix de revient.
Agence et détaillant (type 1)
Un taux raisonnable de profit est accordé sur le total des prix de revient et du coût des services requis par le Canada. Le taux doit être fonction du risque, du volume de revente au Canada et d'autres circonstances. Par exemple, si les services requis comprennent la tenue d'un inventaire, on permet un taux de profit plus élevé.
Agence et détaillant (type 2)
Les profits doivent être calculés comme suit :
Profit sur le prix de revient :
Compte tenu du coût de financement et des risques relatifs au maintien des stocks, les taux maximums de profits appliqués au prix de revient varient en fonction de la méthode d'approvisionnement, à savoir :
approvisionnement à partir de stocks maintenus et financés par le soumissionnaire : jusqu'à 4 p. 100;
approvisionnement à partir des stocks du soumissionnaire en consignation du mandant : jusqu'à 3 p. 100;
approvisionnement par le mandant par l'intermédiaire du soumissionnaire, seulement sur commande du Canada : jusqu'à 3 p. 100;
approvisionnement par le mandant par expédition directe au Canada : jusqu'à 2 p. 100.
Profit sur le coût des services nécessaires et des frais généraux :
Compte tenu des risques commerciaux généraux qui s'appliquent, les taux de profits appliqués au coût des services nécessaires et frais généraux peuvent varier selon les services assurés :
dans les cas où les services comprennent l'achat et la facturation seulement : jusqu'à 7,5 p. 100;
dans les cas où les services comprennent des services autres que l'achat et la facturation : jusqu'à 10 p. 100.
Attestation de prix et vérification discrétionnaire des comptes
Après la négociation des prix, le soumissionnaire doit présenter de nouveau sa proposition de prix en tenant compte de l'accord conclu et y joindre une attestation de prix. En outre, tous les contrats d'achats non concurrentiels d'une valeur de 50 000 $ ou plus, effectués auprès d'agences et de détaillants, doivent comprendre une clause de vérification discrétionnaire des comptes. (Voir les paragraphes 10.50.1b et 10.50.5b).
10.55 Prix de transfert
Lorsque des matériaux, des fournitures ou des services sont transférés à un fournisseur du Canada à partir des divisions, filiales ou compagnies affiliées sous contrôle collectif, le prix du transfert doit être établi conformément à des critères standard, afin de ne pas avoir à payer un taux de profit qui excéderait les normes du ministère.
L'application de ces critères est assujettie à des considérations matérielles et pratiques. Un autre objectif visé est l'uniformité : uniformité entre les travaux du gouvernement et les travaux commerciaux; uniformité entre les divers contrats à prix ferme et à frais remboursables; ainsi que l'uniformité d'une année à l'autre. Afin d'assurer cette uniformité, le personnel des secteurs/régions devrait consulter tôt, au début de la négociation, un répertoire de données pertinentes tenu par le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique.
Les critères suivants s'appliquent à la mise en vigueur de prix de transferts inter et intra-compagnie indiqués dans les contrats non concurrentiels pour lesquels un prix est négocié avec le soumissionnaire au moyen d'un processus nécessitant l'analyse des coûts et la détermination du profit.
Ces critères ne s'appliquent pas lorsqu'on peut prouver que le prix de transfert est raisonnable par rapport à des prix comparables demandés par des tiers pour des transactions entre la filiale canadienne (agence ou détaillant) ou la société mère et un tiers ou entre des parties indépendantes.
Les prix de transfert intra-compagnie(c'est-à-dire des transferts effectués entre les divisions d'une même entité légale ou corporative) doivent être imputés au prix coûtant en vertu du contrat, conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 sans aucune indemnité pour le profit ou sans allocations pour des frais généraux et administratifs des sociétés. Ces derniers doivent être calculés dans le coût du produit fini vendu au Canada.
Les prix de transfert inter-compagnie(c'est-à-dire des transferts effectués entre une compagnie et sa filiale ou sa société affiliée qui jouit d'un statut légal distinct et qui est par ailleurs sous contrôle collectif) imputés en vertu du contrat ne doivent pas, dans la mesure du possible, dépasser la valeur marchande juste. Lorsque dans certains cas, on ne peut déterminer une valeur marchande juste, les prix de transfert inter-compagnie représenteront un montant raisonnable, dans les circonstances, pour les parties en concurrence prenant part à la transaction.
Valeur marchande juste -se dit d'un prix convenu dans un marché libre ou sans restriction entre deux parties consentantes qui sont en concurrence, qui disposent de tous les renseignements nécessaires et n'ont aucune obligation d'effectuer une transaction.
Si le bien ou le service en question a un prix de revient permettant d'en vendre des quantités importantes au cours de transactions concurrentielles, ce prix constituera une valeur marchande juste. On peut citer les exemples suivants : prix réglementé, prix affiché, cotes de catalogue et autres prix réellement disponibles et accordés dans le cadre de transactions de pleine concurrence conclues dans le passé pour l'ampleur, la qualité, l'opportunité et l'endroit de la transaction, et compte tenu de tous les escomptes. Un prix de transfert inter-compagnie représentant une valeur marchande juste sera utilisé dans le cas de cet article comme « prix de revient » pour le calcul de la marge bénéficiaire, du profit et du prix du contrat.
Dans tous les cas où les circonstances décrites dans le dernier paragraphe ne s'appliquent pas, on doit estimer que les prix de transfert de la compagnie sont établis au prix coûtant et sont calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 sans indemnité pour le profit et sans allocation pour les frais généraux et administratifs de l'entreprise.
Aux fins d'interprétation de l'expression « raisonnable compte tenu des circonstances », on doit considérer les modalités suivantes :
Si le fournisseur du Canada peut prouver que le transfert s'effectue au prix coûtant, alors le profit normal réalisé d'après les taux établis à l'article 10.65 Calcul du profit des contrats négociés doit s'appliquer sur le coût du produit fini.
Si le fournisseur du Canada peut justifier de façon suffisante un prix de transfert excédant le prix coûtant, l'élément de profit sur un tel prix de transfert doit se limiter à un rendement (à un taux n'excédant pas le taux des obligations industrielles publié de temps à autre par le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique) sur les capitaux fixes et le fonds de roulement utilisé pour la production des biens et services. La formule suivante est utilisée pour calculer le profit :
(R/12) x M(a x (b/c)) = P
R = le taux des obligations industrielles
M = la période (d'utilisation du capital en mois)
a = capitaux fixes et fonds de roulement
b = prix de transfert moins les profits
c = coût total annuel des ventes et transferts de la compagnie
P = la marge de profit qui doit être incluse dans le prix du transfert
Il est à noter qu'une garantie satisfaisante des prix donnée par le cédant doit pouvoir subir une vérification par comparaison à d'autres transactions concernant des biens similaires soit entre la filiale canadienne ou la société mère et un tiers, soit entre des parties indépendantes.
Dans certaines situations autres que celles énumérées en (i) et en (ii) ci-dessus, un profit ne doit pas être réalisé sur les prix de transfert inclus dans le coût total du produit fini vendu au Canada.
Lorsque nécessaire, le contrôle collectif doit être déterminé en consultant les derniers numéros d'études commerciales appropriées (c'est-à-dire le « Financial Post Survey of Industrials », le « Moody's Industrials », etc.), selon une confirmation fournie par la compagnie au moyen d'une attestation concernant le contrôle (utiliser la clause A9112C du guide des CCUA, à cette fin). On présume qu'il y a contrôle collectif dans le cas où la société affiliée détiendrait au moins 50 p. 100 des droits de vote.
10.60 Outillage spécial de production et matériel spécial d'essai
Aucun profit ne peut être réalisé sur l'outillage spécial de production ou le matériel spécial d'essai qui est acheté par un entrepreneur qui doit s'en servir dans le cadre d'un contrat, ou qui est acheté ou autrement acquis par ses sous-traitants pour emploi dans le cadre de contrats de sous-traitance approuvés.
Lorsque la fabrication du produit fini comporte des dépenses préalables ou simultanées à l'exécution des travaux pour de l'outillage spécial de fabrication ou pour le matériel spécial d'essai aux termes d'une entente distincte ou d'une clause d'un contrat ou de sous-traitance, l'entrepreneur est autorisé à réaliser un profit d'au plus 5 p. 100 sur tout outillage de production spécial fabriqué dans une usine qu'il dirige ou qui lui appartient.
Aucun profits ne peut être réalisé sur les coûts de l'équipement acheté, incorporé ou intégré au matériel spécial d'essai.
Les dépenses engagées par l'entrepreneur relativement à l'achat d'outillage spécial de production ou de matériel spécial d'essai (autres que le prix de revient de cet outillage ou matériel) sont normalement recouvrées dans les dépenses préalables à la production ou les frais généraux de fabrication.
Les frais administratifs généraux ne sont pas acceptés dans le cas du matériel spécial d'essai.
L'outillage acheté doit être inclus dans le calcul du prix de vente aux fins de répartition des frais administratifs généraux.
Puisque le coût de l'outillage spécial de production ou du matériel spécial d'essai constitue une partie du prix de revient du produit fini acheté par le client, les fonds du client qui ont été réservés pour l'achat du produit fini en question servent à effectuer le paiement.
L'outillage spécial de production peut être acquis selon un prix ferme ou selon le principe des frais remboursables, indépendamment du prix convenu pour le produit fini pour lequel l'outillage est nécessaire.
Lorsque l'outillage spécial de production doit être fourni au prix coûtant :
le coût de cet outillage doit être calculé conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2;
il faut fixer une limite pour le coût de l'outillage et stipuler que le coût ne doit pas dépasser cette limite à moins d'en avoir obtenu l'autorisation.
10.65 Calcul du profit des contrats négociés
La politique et les lignes directrices régissant le calcul du profit de contrats, et des parties de contrats négociés avec des fournisseurs canadiens, pour des biens et des services, sont énoncées aux articles 10.65 (b) à 10.65.35 Total des profits. La négociation du profit, telle que décrite dans le présent article, ne s'applique pas aux contrats évalués à moins de 50 000 $.
Les lignes directrices diffèrent en ce qui a trait aux contrats dont le coût total se situe entre 50 000 $ et 249 999 $ et ceux dont le coût total est de 250 000 $ ou plus.
Dans le cas des agences et des détaillants, on doit respecter les procédures reproduites au paragraphe 10.50.15 Analyse de prix pour le calcul du profit.
Lorsque, pour une raison ou une autre, il est impossible d'établir les prix par voie de concurrence ou de les évaluer d'une manière juste et raisonnable, ceux-ci doivent faire l'objet de négociations. La négociation du prix vise à simuler une juste valeur marchande tout en répartissant de façon réaliste les responsabilités et les risques entre l'entrepreneur et le Canada.
On négociera une juste valeur marchande pour les contrats non concurrentiels pour l'approvisionnement de biens ou de services (autres que les biens ou services commerciaux.) Le but d'une telle négociation est d'en arriver à un prix juste et raisonnable dans les circonstances, fondé sur l'estimation des frais à engager pour l'exécution du contrat, calculé conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, auxquels on ajoute un profit équitable. Un profit équitable ne dépasse pas la somme calculée conformément au présent article.
En général, tous les contrats passés pour le compte de la Corporation commerciale canadienne (CCC). Toutefois, si le client ultime auquel s'adresse le contrat de la CCC est le département de la Défense des États-Unis ou la National Aeronautics and Space Administration (NASA), ou bien le ministère de la Défense du Royaume-Uni, le profit peut être calculé conformément au présent article.
Les contrats ou parties de contrat dont le prix est calculé d'après des catalogues, des listes de prix courants ou des barèmes des tarifs et dont les escomptes seulement peuvent être négociées.
Les contrats pour lesquels la tarification est établie selon des approches différentes qui ne sont pas traitées dans la section 10.65, comme lorsque les prix ne sont pas établis en fonction du coût et du profit, ou lorsque le profit n’est pas calculé conformément à la section 10.65 (c). Le processus relatif à ces contrats est décrit à la section 10.75 Mesure de tarification provisoire.
Les profits vont varier afin :
de tenir compte du loyer de l'argent qui découle du capital employé par l'entrepreneur pour exécuter le contrat;
de tenir compte des risques commerciaux généraux et des risques contractuels assumés par l'entrepreneur pour exécuter le contrat.
Le calcul du profit attribuable à chacun de ces facteurs doit se faire conformément aux lignes directrices ci-après.
10.65.1 Rendement du capital utilisé
Le rendement du capital utilisé doit être calculé en deux volets :
le rendement du capital fixe utilisé, et
le rendement des fonds de roulement utilisés.
Pour les contrats dont le coût total se situe entre 50 000 $ et 249 999 $ et ceux dont le coût total est de 250 000 $ ou plus, ce calcul se fait de façon différente. (Voir le paragraphe 10.65.10 Rendement des fonds de roulement utilisés (entre 50 000 $ et 249 999 $).)
10.65.5 Rendement du capital fixe utilisé (entre 50 000 $ et 249 999 $)
Pour les contrats dont le coût total se situe entre 50 000 $ et 249 999 $, le rendement du capital fixe utilisé se calcule comme suit :
Si la machinerie et(ou) le matériel de l'entrepreneur sont utilisés régulièrement pour la fabrication des produits ou pour la prestation des services en vertu du contrat, un montant égal à 1 p. 100 du total des coûts autorisés sera remboursé et représentera le rendement du capital utilisé.
10.65.10 Rendement des fonds de roulement utilisés (entre 50 000 $ et 249 999 $)
Les taux suivants appliqués au total des coûts contractuels serviront à calculer le rendement des fonds de roulement utilisés :
s'il n'existe pas de disposition pour des paiements progressifs, paiements anticipés ou paiements d'étape - 3 p. 100;
s'il existe une disposition pour des paiements progressifs ou des paiements d'étape - 1,5 p. 100;
s'il existe une disposition pour des paiements anticipés - 1,5 p. 100 (Nota : Le facteur de profit de 1,5 p. 100 s'appliquera seulement au total des coûts moins le montant des paiements anticipés.);
s'il existe une disposition pour des paiements anticipés et des paiements progressifs - 0 p. 100.
10.65.15 Rendement du capital fixe utilisé (250 000 $ ou plus)
Pour les contrats dont le coût total est de 250 000 $ ou plus, le rendement du capital fixe utilisé se calcule comme suit :
Un rendement sur le capital fixe utilisé a été prévu non seulement pour rembourser aux entrepreneurs le loyer de l'argent qui découle du capital fixe pour le contrat mais encore pour les inciter à investir sous forme d'équipement nouveau, ce qui se traduira par l'augmentation de la productivité et donc par une réduction des coûts assumés par le Canada.
Pour les fins du présent article, le capital fixe utilisé est la valeur comptable nette de l'actif immobilisé excluant :
les terrains et toute immobilisation incorporelle,
tout actif immobilisé qui ne sert pas (comme une usine arrêtée, par exemple), et
tout surplus qui découle d'une réévaluation.
La façon de déterminer le capital fixe utilisé sera comme suit :
Déterminer le pourcentage :
(A/B) x 100 %
A = base de recouvrement des frais généraux attribués au contrat
B = montant total de la base de recouvrement inscrit dans le budget
Appliquer le pourcentage en (A) à la valeur comptable nette de l'actif immobilisé.
Le capital fixe utilisé sera déterminé conformément à la méthode exposée à l'annexe 10.1 : Détermination du capital fixe utilisé pour l'exécution d'un contrat.
Le taux de rendement à appliquer au capital fixe utilisé pendant le contrat en question est 1,7 fois le taux des obligations des corporations qui sera publié chaque mois par le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS). Le taux utilisé correspondra au dernier taux publié à la date où la proposition de prix de l'entrepreneur est ferme. Dans l'éventualité où le taux publié au moment de l'attribution du contrat varie de plus d'un point, à la hausse ou à la baisse, ce taux sera utilisé pour recalculer le rendement.
Le taux utilisé dans la proposition de prix de l'entrepreneur sera le dernier chiffre publié au moment où la proposition de prix est présentée. Pour assurer la conformité avec l'alinéa (iii) ci-dessus, il est nécessaire d'inclure dans la proposition de prix la clause ci-après :
« Le prix indiqué comprend un profit calculé d'après un taux des obligations des corporations de _____ p. 100. Dans l'éventualité où le taux des obligations des corporations, publié par le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, au moment de l'attribution du contrat, varie de plus d'un point, à la hausse ou à la baisse, le prix sera rajusté pour tenir compte de ce taux. »
10.65.20 Rendement des fonds de roulement utilisés (250 000 $ ou plus)
Le montant des fonds de roulement utilisés pour l'exécution d'un contrat donné comprend tous les frais contractuels autorisés (sauf l'amortissement lorsque jugé important) moins les revenus tirés du contrat (le profit étant exclu).
Pour les contrats dont le coût total est de 250 000 $ ou plus, le rendement des fonds de roulement se calcule somme suit :
Au cours des négociations, un calendrier afférent aux fonds de roulement nets estimés pour l'exécution du contrat, selon la définition ci-dessus, sera déterminé sur une base mensuelle, et fera l'objet d'un accord entre l'agent de négociation des contrats et l'entrepreneur.
Le taux de rendement à appliquer aux montants cumulatifs mensuels des fonds de roulement est prescrit ci-après. Toutefois, comme il s'agit d'un taux de rendement annuel, un douzième seulement de ce taux se rapporte à chaque montant mensuel. Pour faciliter les calculs, la formule équivalente à employer pour déterminer le rendement des fonds de roulement utilisés pour l'exécution d'un contrat donné, est la suivante :
A = somme des montants cumulatifs mensuels des fonds de roulement
B = taux prescrit
Le taux de rendement à appliquer aux fonds de roulement utilisés pour l'exécution du contrat sera le taux préférentiel des banques à charte. Ce taux sera publié une fois par semaine par le SPRIGS. Le taux utilisé correspondra au dernier taux publié à la date où la proposition de prix de l'entrepreneur est ferme. Dans l'éventualité où le taux publié au moment de l'attribution du contrat varie de plus d'un point, à la hausse ou à la baisse, ce taux sera utilisé pour recalculer le rendement.
Le taux utilisé dans la proposition de prix de l'entrepreneur sera le dernier chiffre publié au moment où cette proposition est présentée. La clause ci-après doit figurer dans ladite proposition de prix :
« Le prix indiqué comprend un profit calculé d'après un taux préférentiel des banques à charte de ______ p. 100. Dans l'éventualité où le taux préférentiel des banques à charte, publié par le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, au moment de l'attribution du contrat varie de plus d'un point, à la hausse ou à la baisse, le prix sera rajusté pour tenir compte de ce taux. »
Les lignes directrices à suivre concernant le coût de base pour fin de tous les calculs du profit sont les suivantes :
Le coût des matières directes doit comprendre le coût de toutes les matières achetées spécialement pour l'exécution du contrat, ainsi que celui de toutes les autres matières en provenance des stocks de l'entrepreneur qui servent à l'exécution du contrat, sauf les pièces sujettes à des avances comptables prévues au contrat. Le coût des matières directes ne doit pas tenir compte de la valeur du matériel fourni par le gouvernement (MFG) ni des articles de distribution contractuels. Cependant les coûts de main-d'œuvre directe et les frais généraux découlant de l'acquisition, du stockage et de la manutention du MFG, d'articles de distribution contractuels et des pièces sujettes à des avances comptables prévues au contrat peuvent être ajoutés à l'élément de coût approprié, aux fins du calcul du profit.
Dans le présent contexte, l'expression « frais généraux » désigne non seulement les frais généraux d'usine mais aussi les frais généraux techniques, les frais généraux de manutention du matériel et les frais généraux administratifs qui sont appropriés et permis selon le contrat.
On entend par « autres coûts permis » les dépenses qui ne sont pas considérées comme des coûts de main-d'œuvre et de matières directes ou des frais généraux mais qui représentent quand même des frais directs appropriés et permis selon le contrat. Toutefois, même si les paiements de redevances et la taxe sur les produits et les services ou la taxe de vente harmonisée constituent des coûts directs appropriés et permis selon le contrat, ils ne doivent pas entrer dans le calcul du profit.
Pour plus information, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'annexe 10.2 : Exemples pour déterminer les fonds de roulement.
10.65.25 Risques commerciaux généraux
Le profit attribué en vertu de ce facteur a pour objet de rémunérer l'effort accompli par l'entrepreneur pour gérer avec efficacité et de façon économique toutes les ressources nécessaires pour exécuter le contrat.
On considère que cet effort varie selon les éléments de coût; il est reflété par les taux de profit ci-après, qui doivent être calculés sur les coûts de chaque élément :
matériaux directs : 1,5 p. 100
contrats de sous-traitance : 2 p. 100
pièces sujettes à des avances comptables prévues au contrat : 2 p. 100
main-d'œuvre directe : 4 p. 100
frais généraux : 4 p. 100
autres coûts admissibles : 1,5 p. 100.
10.65.30 Risques contractuels
Les taux de profit à verser en contrepartie des risques contractuels dépendent de la base de paiement choisie pour chacun des éléments (ou une partie des éléments) du contrat et la base de coût se rapportant à chaque base de paiement distincte.
La base de paiement détermine le montant maximum des profits et doit être évaluée en fonction de divers facteurs pour arriver à des profits justes.
Dans le cas des prix fermes et des prix de base fermes avec indexation (7 p. 100 au maximum), on doit tenir compte :
de la capacité du Canada d'énoncer ses besoins de façon définie sous forme de spécifications;
de la capacité de l'entrepreneur de convertir les spécifications du Canada en un énoncé des travaux complet;
de la capacité du Canada et de l'entrepreneur de calculer au préalable les coûts de l'énoncé des travaux;
de la durée du contrat ou la période pendant laquelle les travaux seront effectués, ainsi que l'effet de ces éléments sur les coûts prévisibles de main-d'œuvre et de matériel et les frais généraux, en tenant compte du fait qu'une protection est accordée à l'entrepreneur à cet égard, grâce à l'inclusion dans le contrat d'une disposition pour indexation des prix (prix de base ferme avec indexation des prix);
du fait que la détermination définitive du prix ferme a lieu avant ou après qu'une partie de la période contractuelle se soit écoulée.
Dans le cas d'un taux fixe basé sur le temps avec prix plafond (4,5 p. 100 au maximum) et sans prix plafond (3,5 p. 100 au maximum), on doit tenir compte :
de la durée du contrat et de la période pendant laquelle les travaux seront effectués, ainsi que de leurs effets prévisibles sur le coût de la main-d'œuvre et les frais généraux;
si un prix plafond a été fixé, de la connaissance par l'entrepreneur des travaux à effectuer en vertu du contrat, par suite de la fabrication des mêmes produits ou de produits similaires, ou de la prestation des mêmes services ou de services similaires;
du fait que le tarif fixe a été établi de façon définitive avant ou après qu'une partie de la période contractuelle se soit écoulée.
Dans le cas des contrats à frais remboursables avec prime d'encouragement (4,5 p. 100 au maximum), on doit déterminer :
dans quelle mesure la différence entre le tarif cible et le tarif maximum inciteront l'entrepreneur à assurer un contrôle plus efficace des coûts et un meilleur rendement;
si l'entente concernant les coûts cibles a été conclue avant ou après qu'une partie de la période contractuelle se soit écoulée.
Pour calculer la prime pour les contrats à tarif cible avec prime d'encouragement : les frais maximum dans le cas des contrats à frais remboursables avec prime d'encouragement sont constitués du tarif cible plus un montant ajouté qui porte le total des bénéfices pour les risques commerciaux généraux et les risques contractuels à un maximum de 10 p. 100 des coûts cibles.
Dans le cas des contrats à frais remboursables avec tarif fixe et prix plafond (4,5 p. 100 au maximum), et sans prix plafond (1 p. 100 au maximum), on doit tenir compte :
de la fiabilité de l'estimation des coûts qui a servi à déterminer le tarif fixe, en fonction de la durée du contrat ou la période pendant laquelle les travaux seront effectués et de leurs effets sur les coûts prévisibles, à condition qu'aucun « chiffre repère » pour la renégociation du tarif fixe ne soit compris dans le contrat;
lorsqu'un prix plafond est prévu, de la connaissance par l'entrepreneur des travaux à effectuer en vertu du contrat, du fait qu'il a fabriqué les mêmes produits ou des produits similaires ou qu'il a fourni les mêmes services ou des services similaires;
du fait que le tarif fixe a été établi avant ou après qu'une partie de la période contractuelle se soit écoulée.
Dans le cas des contrats à frais remboursables sans tarif fixe et sans prix plafond (0 p. 100) : il n'y a ni risques commerciaux, ni risques contractuels.
10.65.35 Total des profits
Le montant total des profits admissibles doit être le plus bas parmi les suivants :
la somme des montants justifiables par facteur;
20 % du coût total
Le pourcentage total des profits accordés en vertu de tous les facteurs ne doit jamais dépasser 20 p. 100 du total des coûts contractuels.
Les profits afférents à tous les facteurs devront être calculés séparément et compris dans le prix de chaque article avec une base de paiement distincte dans le contrat (voir les exemples donnés à l'annexe 10.1.1 : Exemples pour déterminer le capital fixe et l'annexe 10.3 : Exemples des calculs de profit).
10.70 Recouvrement et règlement des rajustements des réclamations contractuelles
Le processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles se rapporte aux réclamations en trop détectées et signalées dans les rapports de mission de certification préparés dans le cadre du Programme de certification des coûts et des profits (PCCP). Le PCCP est un programme consultatif professionnel offert par la Direction des services, des politiques, de la vérification et de l’analyse des coûts (DSPVAC) afin d’aider les agents de négociation des contrats à veiller à ce que l’État ne verse pas de paiements en trop lors de contrats d’envergure. Les missions de certification sont mises en œuvre à la suite d’une stratégie de certification élaborée avec la collaboration des conseillers en certification de la DSPVAC, ou en réponse aux préoccupations soulevées par un agent de négociation des contrats au sujet d’une possible surfacturation.
Les vérificateurs des coûts de la DSPVAC prennent connaissance des motifs de réclamation de l’entrepreneur et des dispositions relatives à la base de paiement; ils comparent ensuite les montants réclamés aux registres de l’entrepreneur. Les rapports de mission de certification permettent de déterminer les montants qui dépassent ce qui est prévu par le contrat, ainsi que de régler les questions de conformité qui se rapportent notamment à la conservation des dossiers et au maintien de systèmes et de contrôles adéquats en matière de comptabilité.
Le niveau de certification va de la certification élevée (missions de vérification) à l’absence de certification (complilations). Voici une description des divers types de missions de certification :
Les missions de vérification visent à permettre au vérificateur des coûts d’obtenir une certification raisonnable que l’information financière « fournie par l’entrepreneur » ne contient aucune anomalie significative, attribuable à une fraude ou à une erreur, permettant ainsi au vérificateur des coûts d’exprimer une opinion à savoir si les renseignements financiers sont préparés, à tous les égards importants, conformément aux modalités financières du contrat.
Les missions d’examen visent à ajouter une mesure de crédibilité à l’objet du rapport. Le but est d’évaluer si l’information faisant l’objet du rapport est plausible dans le cadre des critères appropriés, ce qui peut comprendre l’examen et l’évaluation de la documentation relative aux systèmes, l’examen analytique de l’information financière et des entrevues avec le personnel de l’entrepreneur.
Les missions d’audit de procédures déterminées ont une portée limitée, et la certification offerte peut se limiter aux transactions examinées ou aux tâches exécutées.
Les compilations n’offrent aucune certification autre que la participation du comptable à la préparation de l’information. Une mission de compilation consiste en la réception, par le comptable, de l’information fournie par un client, que le comptable présente sous forme d’état financier. Le comptable veille à l’exactitude mathématique du regroupement des informations, mais il ne procède pas à une vérification ou à un examen.
Tout au long de la mission de certification, tous les intervenants clés collaborent étroitement et communiquent de façon régulière, en particulier le conseiller en certification, le vérificateur des coûts, l’agent de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le représentant du ministère client, et l’analyste des coûts, si celui-ci a participé à la négociation des arrangements de prix pertinents au contrat qui fait l’objet de l’examen.
Le processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles est amorcé sur réception du rapport de mission de certification établi par le conseiller en certification.
Rapport de notification et plan d'action
Le conseiller en certification de la DSPVAC entreprend la préparation et la rédaction du rapport de notification. Ce rapport vise à expliquer les principales constatations et à formuler des recommandations quant aux mesures qui devraient être prises par les agents de négociation des contrats pour traiter les demandes de paiement de l’entrepreneur et pour composer avec les méthodes comptables et les contrôles internes de ce dernier. Les conseillers en certification doivent transmettre le rapport de notification, avec une copie du rapport de mission de certification du vérificateur des coûts, à l’agent de négociation des contrats et au représentant du ministère client. Bien que le rapport de notification résume et englobe tous les points soulevés dans le rapport de mission de certification, il présente des conseils quant aux mesures que l’État devrait prendre, contrairement à la mission de certification.
Les renseignements inclus dans le rapport de notification visent à fournir du soutien à l’agent de négociation des contrats en ce qui a trait :
aux négociations avec l’entrepreneur afin de parvenir à un règlement final des demandes de paiement;
au suivi des questions concernant la conformité de l’entrepreneur sur le plan des dossiers, des contrôles internes, de la comptabilité analytique ou des méthodes de facturation.
à la documentation et et l'approbation de la suite donnée aux constatations énoncées dans le rapport de mission de certification.
Le rapport de notification comprend ce qui suit :
Une description, en langage clair, des rajustements proposés relativement aux demandes de paiement de l’entrepreneur, avec des détails sur ses constatations, la période et les contrats couverts par la mission et, le cas échéant, des renseignements sur les lacunes en ce qui concerne le contrôle interne ou le système de comptabilité, etc.
Les recommandations exigeant une réponse de l’agent de négociation des contrats.
Une demande de plan d’action en réponse aux recommandations formulées dans le rapport de notification, avec un échéancier pour l’achèvement.
Les Approvisionnements préparent et approuvent le plan d’action, qui doit correspondre aux recommandations formulées dans le rapport de notification établi par la DSPVAC.
L’agent de négociation des contrats doit fournir un plan d’action au conseiller en certification dans les 30 jours civils suivant la réception du rapport de notification. Le directeur de la passation de contrats compétent doit approuver le plan d’action.
L’agent de négociation des contrats devrait présenter au conseiller en certification, mensuellement ou au besoin, des rapports sur l’état d’avancement du plan d’action.
Une fois le plan d’action reçu de l’agent de négociation des contrats, le conseiller en certification lui apporte son aide en ce qui a trait, notamment, au processus de recouvrement auprès de l’entrepreneur, à la formulation de recommandations visant à modifier les contrôles internes des systèmes de comptabilité de l’entrepreneur, et ainsi de suite. L’aide consiste également à fournir les précisions dont l’agent de négociation des contrats peut avoir besoin et à obtenir des renseignements supplémentaires auprès du vérificateur des coûts relativement à la justification des rajustements des réclamations de l’entrepreneur et autres questions, s’il y a lieu.
Soutien technique dans le cadre de la négociation des rajustements
Compte tenu de la complexité technique des constatations du vérificateur des coûts, les Approvisionnements peuvent avoir besoin de l’aide d’un comptable professionnel dans le cadre des négociations avec l’entrepreneur. Le cas échéant, veuillez communiquer avec la DSPVAC.
Rejet des rajustements des réclamations de l’entrepreneur
Tous les plans de rejet des rajustements proposés des réclamations d’un entrepreneur doivent être approuvés avant discussion avec ce dernier. Les approbations doivent être conformes au paragraphe k. ci-dessous et doivent inclure le ministère client, l’autorité contractante de TPSGC et le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS).
La DSPVAC surveille de près les mesures et les rapports de recouvrement et de règlement, et assure le suivi auprès de l’autorité contractante compétente jusqu’à ce que toutes les recommandations figurant dans le rapport de notification aient été mises en œuvre.
La DSPVAC établit les rapports d’avancement mensuels, qui sont transmis aux directeurs principaux et aux directeurs généraux responsables de la passation de contrats.
Chaque trimestre, la DSPVAC fera état du recouvrement et de la disposition des rajustements au Comité de gestion de la Direction générale des approvisionnements. Elle signalera également les leçons apprises au cours de ce processus.
Remboursement des montants réclamés en trop
Lorsque l’entrepreneur remet un(des) chèque(s) à l’agent de négociation des contrats pour rembourser un montant réclamé en trop, l’agent de négociation des contrats doit fournir les documents suivants au conseiller en certification, dans les 7 jours civils suivant le dépôt du chèque :
une copie du(des) chèque(s) de l’entrepreneur;
une copie du reçu officiel du bureau du caissier des revenus et des comptes débiteurs de TPSGC;
une copie de la fiche de codage pour remboursement de TPSGC, qui fait état du code financier du grand livre.
La DSPVAC est responsable de la clôture administrative finale du processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles. Une fois que les tâches incluses dans le plan d’action sont achevées, le conseiller en certification établit un rapport qui résume la situation des rajustements des réclamations contractuelles et les questions relatives à la conformité de l’entrepreneur, auquel doit souscrire l’agent de négociation des contrats. La clôture est finale lorsque le rapport est approuvé, comme cela est précisé au paragraphe k.
Approbations de l’utilisation du rapport de mission de certification
L’approbation des trois niveaux d’autorisation, soit le ministère client, l’autorité contractante de TPSGC et le SPRIGS, est obligatoire. Le niveau requis pour l’approbation est déterminé par la valeur totale des rajustements des réclamations contractuelles, comme cela est indiqué dans le rapport de notification. Les seuils d’approbation sont les suivants :
directeurs principaux : jusqu’à 200 000 $
directeurs généraux : de 200 001 $ à 999 999 $
sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements : 1 000 000 $ et plus.
NOTA : À titre de mesure provisoire jusqu’au 1er avril 2014, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements doit approuver le rapport final sur le règlement de tous les rajustements des réclamations contractuelles et les questions liées à la conformité de l’entrepreneur.
10.75 Mesure de tarification provisoire
Cette section décrit les procédures à suivre, lorsque la tarification du contrat pour les besoins canadiens est établie en fonction d'approches différentes qui ne sont pas traitées dans la section 10.65. Par exemple, lorsque les prix ne sont pas établis en fonction du coût et du profit, ou lorsque le profit n'est pas calculé conformément à la section 10.65 (c).
Cette mesure vise à encourager les agents de négociation des contrats de prendre en considération tous les autres facteurs et toutes les approches différentes en vue d'offrir un meilleur rapport qualité-prix au Canada, lors de la négociation d'accords de tarification du contrat.
Par exemple, il pourrait s'agir :
d'un accès de meilleurs prix grâce au partage des gains ou à des réductions de prix au fil du temps;
d'un rendement accru des services gouvernementaux rendus au public;
d'arrangements flexibles en matière de passation de contrats, afin de s'adapter aux révisions de budget ou à l'évolution de la demande opérationnelle; ou
d'un meilleur comportement de l'entrepreneur ou d'une satisfaction accrue de la clientèle pour les biens et les services fournis.
Les pratiques en matière de tarification qui ne sont pas traitées dans la politique de TPSGC sur les profits doivent respecter les exigences suivantes :
L'établissement de prix est approuvé par l'autorité contractante déléguée.
L'obtention de l'accord du client.
La consignation par écrit de la décision, conformément aux procédures ci-dessous.
Le compte rendu de décision comprenant la justification, l'accord du client et l'approbation de l'autorité contractante est communiqué à la Direction du soutien des prix (DSP).
Processus : Mesure de tarification provisoire (MTP)
Le principe directeur global pour toutes les activités d'approvisionnement de TPSGC est l'intégrité. De ce grand principe découlent les principes directeurs sur lesquels repose le processus d'achat de TPSGC.
Les agents de négociation des contrats doivent toujours respecter ces principes, que les procédures soient définies ou non dans le présent guide. Si le besoin pour la MTP s'est présenté dans un contexte non concurrentiel, cette mesure peut également servir dans le cadre de marchés concurrentiels.
Les procédures sont écrites dans une perspective canadienne, où les agents de négociation des contrats sont tenus de donner une justification et d'obtenir une approbation pour toutes les pratiques d'établissement de prix qui ne sont pas traitées dans la politique de TPSGC sur les profits. Ces procédures décrivent les étapes que les agents de négociation de contrats doivent suivre, mais elle n'exclut pas la participation des entrepreneurs au processus de détermination et de justification d'occasions de déroger à la politique de TPSGC sur les profits.
L'agent de négociation des contrats doit consigner par écrit les éléments suivants :
indiquer la pratique d'établissement de prix proposée
expliquer les raisons pour lesquelles la pratique d'établissement de prix est appliquée et la politique de TPSGC sur les profits n'est pas utilisée
présenter des pièces justificatives ou des données de comparaison provenant d'autres champs d'application ou d'autres secteurs pour la pratique d'établissement de prix proposée, le cas échéant
relever, décrire et estimer les coûts et les avantages de la pratique d'établissement de prix envisagés pour le Canada
expliquer le calcul ou le moyen utilisé pour déterminer l'établissement de prix, le cas échéant
expliquer le fonctionnement de l'établissement de prix
indiquer toute limitation dans l'application de la pratique d'établissement de prix, notamment les échéanciers ou les conditions applicables
discuter brièvement, le cas échéant, des plans et des approches pour :
valider les conditions que l'entrepreneur doit respecter pour appliquer les dispositions sur la tarification, y compris le partage des gains et les objectifs de rendement non financiers
rajuster ou rééchelonner les arrangements en matière de tarification, y compris les objectifs de rendement, y compris les objectifs de rendement dans le cas des marchés pluriannuels
passer en revue et évaluer l'efficacité des pratiques d'établissement de prix et faire des recommandations pour qu'ils soient utilisés par d'autres intervenants
Ces exigences peuvent être indiquées dans le plan d'achat, s'il y en a un, dans une analyse de rentabilisation ou dans un autre dossier de décision préparé à d'autres fins. Les renseignements fournis doivent permettre de comprendre comment la tarification soutient les dispositions du contrat sur la base de paiement.
Les documents doivent comprendre une preuve de l'acceptation des arrangements sur la tarification figurant au contrat par les gestionnaires du programme (le client).
Après l'approbation par l'autorité contractante déléguée, aviser la DSP par courriel (TPSGC.padgamtp-appbipm.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca) que la MTP a été utilisée et fournir son nom et ses coordonnées pour permettre à la DSP d'assurer un suivi. La DSP fournira des instructions sur comment lui envoyer de façon sécuritaire une copie de la justification. Ceci permet à TPSGC de tirer des leçons de son expérience et d'en tenir compte dans son cadre d'établissement des coûts.
Sur demande, dans le cas de marchés d'une valeur de plus de 20 millions de dollars, la DSP peut aider les agents de négociation des contrats en révisant les documents et en faisant des suggestions sur la justification à utiliser pour les pratiques d'établissement de prix qui ne sont pas traitées dans le cadre d'établissement des coûts du Canada. Veuillez noter que le montant de 20 millions de dollars correspond à la valeur totale de l'approvisionnement ou du projet, qui comprend les taxes, les frais et les coûts relatifs aux éléments suivants : la gestion de projet, la définition du projet, le matériel, le soutien provisoire et les imprévus. Un projet peut nécessiter plusieurs étapes d'approvisionnement afin de répondre à l'ensemble des besoins ou encore aux exigences du projet ou du programme.
Tel que spécifié dans la Directive sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (PDF), la DSP continue à donner des conseils sur les éléments suivants :
l'établissement des prix et le calcul du profit.
les risques liés au paiement, la base de paiement et les clauses de vérification du contrat.
les techniques permettant de valider le rendement de l'entrepreneur, afin de soutenir l'administration du contrat.
Annexe 10.1 : Détermination du capital fixe utilisé pour l'exécution d'un contrat
En vigueur le 25 février 2015 – Le contenu de cette page fait l’objet d’une mise à jour et a été temporairement supprimé.
À l’attention de fournisseurs et du public : Vous pouvez obtenir une copie de ces renseignements en appelant la LigneInfo nationale au 1-800-811-1148. Des préposés prennent les appels du lundi au vendredi de 7 h 30 à 17 h (heure normale /avancée de l’Est).
À l’attention des agents de négociation des contrats du Gouvernement du Canada : Vous pouvez obtenir une copie de ces renseignements dans les Archives du Guide des approvisionnements .
Les questions et demandes de renseignements peuvent également être envoyées au moyen du formulaire Web d’Achatsetventes.gc.ca disponible sur la page Contactez-nous.
Annexe 10.1.1 : Exemples pour déterminer le capital fixe
Annexe 10.2 : Exemples pour déterminer les fonds de roulement
Contrats d'une valeur de 250 000 $ et plus
Exemple 1 - Hypothèses :
Le total des coûts contractuels s'élève à 1 313 190 $ sur lesquels 26 500 $ sont affectés à l'amortissement.
Frais répartis sur une base régulière mois après mois.
Des acomptes de 85 % sont effectués une fois par mois.
La durée qui s'écoule entre l'envoi de la facture et la réception du paiement est de 1 mois.
Exemple 1 de calcul
Coût contractuel permis sans amortissement $
Produits du contrat moins bénéfices $
Fonds de roulement mensuel utilisé $
Fonds de roulement mensuels cumulatifs utilisés $
1 107 224 -- 107 224 107 224
2 107 224 -- 107 224 214 448
3 107 224 93 017 14 207 228 655
4 107 224 93 018 14 206 242 861
5 107 224 93 017 14 207 257 068
6 107 224 93 018 14 206 271 274
7 107 224 93 017 14 207 285 481
8 107 224 93 018 14 206 299 687
9 107 224 93 017 14 207 313 894
10 107 224 93 018 14 206 328 100
11 107 224 93 017 14 207 342 307
12 107 206 93 018 14 206 356 515
13 -- 93 017 (93 017) 263 498
14 -- 289 998 (289 998) (26 500)
1 286 690 1 313 190 (26 500) 3 484 512
Fonds de roulement utilisé pour l'exécution du contrat destinés au calcul du profit -
3 484 512 $ ÷ 12 = 290 376 $
Exemple 2 - Hypothèses :
Le contrat a trait à la conception, la fabrication et la livraison de 24 machines au coût de 40 000 $ par machine, ce qui fait un total de 960 000 $.
Ce total comprend un montant de 84 000 $ pour l'amortissement.
Les coûts sont assumés mois après mois comme le montre le tableau ci-joint.
Les factures sont établies à la livraison, et le calendrier des livraisons est le suivant :
Livraison d'une machine, le 8e, 9e et 10e mois.
Livraison de deux machines le 11e et le 12e mois.
Livraison de trois machines par mois du 13e au 17e mois inclusivement.
Livraison de deux machines le 18e mois.
Le temps qui s'écoule entre l'envoi de la facture et la réception du paiement est d'un mois.
Exemple 2 de calcul
Coût contractuel permis sans amortissement
Produits du contrat moins bénéfices
Fonds de roulement mensuel utilisé
Fonds de roulement mensuels cumulatifs utilisés
1 24 000 -- 24 000 24 000
2 24 000 -- 24 000 48 000
3 30 000 -- 30 000 78 000
4 30 000 -- 30 000 108 000
5 40 000 -- 40 000 148 000
6 40 000 -- 40 000 188 000
7 60 000 -- 60 000 248 000
8 60 000 -- 60 000 308 000
9 60 000 40 000 20 000 328 000
10 60 000 40 000 20 000 348 000
11 70 000 40 000 30 000 378 000
12 70 000 80 000 (10 000) 368 000
13 60 000 80 000 (20 000) 348 000
14 60 000 120 000 (60 000) 288 000
15 60 000 120 000 (60 000) 228 000
16 50 000 120 000 (70 000) 158 000
17 40 000 120 000 (80 000) 78 000
18 38 000 120 000 (82 000) (4 000)
19 -- 80 000 (80 000) (84 000)
876 000 960 000 -84 000 3 584 000
Fonds de roulement utilisé pour l'exécution du contrat
destinés au calcul du profit - 3 584 000 $ ÷ 12 = 298 667 $
Annexe 10.3 : Exemples des calculs de profit
Annexe 10.4 : Raisons pour la non admissibilité de certains coûts lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés
Pour les raisons données, les coûts indiqués ci-dessous ne s'appliquent pas aux contrats du gouvernement lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés.
Allocations pour les intérêts sur le capital investi, les obligations, les débentures, les emprunts bancaires ou autres, y compris les escomptes à l'émission d'obligations et les frais de crédit
Pour plusieurs raisons, les intérêts sur les emprunts, peu importe la façon dont ils sont représentés, ne sont pas des coûts admissibles. En effet, il est impossible de déterminer relativement à un entrepreneur la partie de ses capitaux qui devrait être financée par des actions et celle qui devrait l'être par des emprunts. Or, s'il était estimé acceptable d'inclure les intérêts des emprunts (la récompense financière du prêteur) dans les coûts admissibles, il faudrait logiquement aussi accepter les dividendes (la récompense financière de l'actionnaire). Or, ceux-ci sont considérés comme un mode de distribution des bénéfices et, à ce titre, ne peuvent pas faire partie des coûts. Par conséquent, les intérêts doivent être traités de la même manière. Une autre façon d'envisager la question est d'établir comment les capitaux d'une entreprise devraient être constitués, sans tenir compte de la situation financière réelle. Or, si les intérêts étaient considérés des coûts admissibles, l'entrepreneur dont l'entreprise est financée par des obligations, des débentures ou des emprunts à long terme se trouverait alors dans une position privilégiée par rapport à celui dont les capitaux ont été réunis par l'émission d'actions. Ainsi, le gouvernement estime que le loyer de l'argent (ou intérêt) lié à l'utilisation des capitaux, peu importe le mode de financement de ceux-ci, est un élément qui entre dans le calcul des bénéfices.
Frais de services juridiques, comptables et honoraires des experts-conseils liés à une réorganisation financière, à l'émission de garanties et de capital-actions, à l'obtention de brevets et de permis ainsi qu'aux actions en réclamations intentées contre le Canada
Il est indispensable d'établir ici une distinction entre les dépenses occasionnelles engagées afin de réunir des fonds, dont il est question ci-dessus, et qui ne sont pas admissibles, et les dépenses normales périodiquement effectuées sur une base quotidienne pour la gestion et l'inscription des opérations financières, lesquelles sont jugées des coûts admissibles. Ces dernières incluent entre autres les dépenses liées à l'enregistrement et au transfert des actions lorsqu'elles font partie des fonctions du secrétaire de l'entreprise, le coût des assemblées des actionnaires, des demandes de procuration habituelles, des rapports destinés aux actionnaires, de la présentation des rapports voulus aux organismes gouvernementaux, des jetons de présence et des frais accessoires des administrateurs et des réunions du conseil.
Pertes subies en raison de mauvais investissements, de mauvaises créances et frais de recouvrement
Puisque les intérêts sur les capitaux investis dans une entreprise ne sont pas considérés comme des coûts d'exploitation, les intérêts reçus par un entrepreneur pour les fonds investis ailleurs que dans sa propre entreprise ne peuvent pas, par conséquent, être considérés comme un crédit imputable à ses coûts d'exploitation. Toutefois, en suivant le corollaire de ce raisonnement, les pertes subies par un entrepreneur en raison de ses investissements externes ne peuvent pas non plus être considérées comme des coûts d'exploitation et ne sont donc pas imputables aux contrats du gouvernement.
Étant donné que le gouvernement en tant que débiteur paie toujours ses justes dettes alors que ce sont seulement les clients commerciaux qui ont des mauvaises créances dans les livres de l'entrepreneur, les pertes attribuables aux mauvaises créances et les frais de recouvrement qui s'y rattachent ne sont donc pas imputables aux contrats du gouvernement.
Pertes subies sur d'autres contrats
Les pertes subies parce que les coûts entraînés par l'exécution d'un contrat étaient supérieurs aux recettes qui en ont été tirées, ne sont pas des coûts admissibles qu'il est possible d'imputer à d'autres contrats. Le même principe s'applique également lorsque l'entrepreneur impute des taux privilégiés de frais généraux à certains contrats. Dans de tels cas, toute partie des frais généraux qui est supérieure à celle des frais généraux privilégiés ne doit pas être imputée aux contrats du gouvernement.
Impôts sur le revenu, fédéral et provincial, taxes ou surtaxes sur les profits excédentaires, ou dépenses spéciales y afférant
En règle générale, les taxes qu'un entrepreneur doit payer et qui sont calculées suivant des méthodes comptables reconnues, sont des coûts admissibles, sauf dans le cas de ceux précisés sous la présente rubrique et des autres taxes liées au financement, au refinancement ou à la réorganisation de l'entreprise.
Par contre, l'entrepreneur n'est pas tenu d'utiliser ses remboursements d'impôt, fédéral ou provincial, pour réduire ses dépenses connexes.
Une dette éventuelle est une dette pouvant se matérialiser à condition qu'une éventualité donnée survienne. Or, la création d'une réserve ou l'augmentation des fonds qui s'y trouvent en vue de parer à une dette éventuelle est considérée comme la mise de côté de certains gains afin d'être en mesure de régler des dettes éventuelles entraînées par la réalisation de futurs profits, et non comme des coûts d'exploitation de l'entreprise. Par conséquent, ces réserves ne sont pas des coûts imputables aux contrats du gouvernement.
Il y a une seule exception à cette règle, et elle concerne les coûts des garanties d'exécution. Dans un contrat à prix ferme, l'entrepreneur peut choisir d'inclure à titre de coût une somme raisonnable, mise de côté en tant que réserve pour amortir les dépenses engagées relativement aux garanties données dans un contrat. Lorsqu'il s'agit de fixer une somme raisonnable, il faut tenir compte des facteurs suivants :
les sommes prévues pour les frais de garantie doivent être indiquées séparément pour chaque produit ou famille de produits;
les sommes prévues doivent être fixées, lorsque cela est possible, suivant le rendement passé du produit sur le plan des garanties, en se servant d'une moyenne calculée sur trois à cinq ans;
le coût de toute garantie imputé à un contrat donné doit être établi suivant la différence entre la période de garantie consentie et celle qui est normalement offerte par l'entrepreneur pour le produit en question; et,
les coûts imputés doivent être exempts de toute garantie consentie par l'entrepreneur à d'autres clients.
Primes relatives aux assurances-vie des cadres ou des administrateurs, lorsque l'entrepreneur est le bénéficiaire de ces contrats d'assurance
Par conséquent, l'entrepreneur n'est pas tenu d'utiliser les sommes reçues en vertu de ces assurances-vie pour réduire ses coûts.
Les primes versées pour ces assurances ne sont pas imputables aux contrats du gouvernement puisque le Canada n'en retire aucun bénéfice.
Amortissement d'une augmentation de la valeur des biens qui ne s'est pas matérialisée
Voir l' annexe 10.5.2 : Communiqué des coûts - Numéro 02 Amortissement, « Amortissement (pour dépréciation) ».
Dépréciation des biens payés par le Canada
Voir l' annexe 10.5.2 : Communiqué des coûts - Numéro 02 Amortissement« Amortissement (pour dépréciation) ».
Amendes et dommages-intérêts
Les amendes et les dommages-intérêts fixés par les autorités fédérales, provinciales ou municipales ne sont pas des coûts imputables aux contrats du gouvernement, puisque cela équivaudrait à soutenir financièrement les infractions qui sont à l'origine de ces amendes et dommages-intérêts.
Coûts et amortissement des installations excédentaires ou inutilisées
Aux fins de la présente, les installations excédentaires ou inutilisées correspondent à l'ensemble des immobilisations figurant au livre de compte d'un entrepreneur et pour lesquelles aucune utilisation n'est faite actuellement ni prévue dans un avenir raisonnable. Les coûts liés à l'entretien et à l'amortissement de ces installations ne sont pas des coûts imputables aux contrats du gouvernement.
Les coûts et l'amortissement des installations excédentaires ou inutilisées, selon la définition donnée ci-dessus, qui sont conservées à la demande expresse du gouvernement aux fins de défense doivent être imputés à un contrat distinct, spécialement établi à cet effet.
Rémunération et primes déraisonnables versées aux cadres et aux employés
Les coûts supplémentaires assumés suite à une rémunération et à des primes déraisonnables versées aux cadres et aux employés ne sont pas imputables aux contrats du gouvernement.
Frais d'élaboration et d'amélioration de produits qui n'ont pas été engagés relativement au produit visé par le contrat
Voir l' annexe 10.5.7 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 07 Dépenses de recherche et de développement, « Frais de recherche et de développement ».
Frais de publicité, sauf les frais raisonnables de publicité de nature professionnelle ou de prestige versés pour les annonces placées dans les publications spécialisées, techniques ou professionnelles dont le but est de fournir de l'information aux industries ou aux entreprises
Si l'on suppose que les employés d'une entreprise augmentent leurs connaissances par la lecture de publications spécialisées, techniques et professionnelles, qu'à son tour, le gouvernement bénéficie de cet apport de connaissances dans les contrats qu'il conclut avec l'entreprise en raison de l'accroissement de l'efficacité et de la productivité qui en résulte, et que la publicité qui est placée dans ces publications vise à les soutenir, les frais de publicité de cette nature sont des coûts imputables aux contrats du gouvernement, si les conditions suivantes sont respectées :
seule la publicité de prestige ou de soutien est admissible, toute forme d'étalage publicitaire est exclue;
la publicité ne doit pas vanter les mérites d'un produit ou d'un service donné de l'entreprise;
la publicité doit être placée dans des publications spécialisées, techniques ou professionnelles (les publications financières sont exclues parce qu'elles s'adressent principalement aux investisseurs, et non à l'industrie ou aux membres de la profession; de ce fait, elles ne répondent pas aux exigences établies); et,
les frais de cette publicité doivent être raisonnables.
Les dépenses liées au placement d'offres d'emploi sont des coûts admissibles, à condition qu'elles soient raisonnables et qu'elles visent uniquement à recruter du personnel.
Les frais de toute publicité, quel que soit le média utilisé, qui ne répondent pas aux exigences des points (1) et (2) ci-dessus, ne sont pas imputables aux contrats du gouvernement. Aux fins de la présente, les médias publicitaires sont : les revues, les journaux, les émissions ou les annonces publicitaires diffusées à la radio ou à la télévision, les brochures, les annonces distribuées par le courrier, la publicité extérieure, les congrès, les expositions, les produits et les échantillons gratuits.
Frais de divertissement
Même si les frais de divertissement et les dépenses relatives aux activités mondaines, ainsi que les frais accessoires qui s'y rapportent, ne sont pas jugés admissibles, les dépenses liées aux réunions et aux conférences, convoquées en vue de la diffusion de renseignements techniques ou de la discussion de problèmes de production ou de nature similaire sont considérées admissibles. Ces dépenses comprennent les repas, le transport, la location des salles de réunion et les autres frais accessoires, à condition qu'ils soient raisonnables.
Dons, à l'exception de ceux aux organismes de charité enregistrés en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu
Tous les dons, sauf ceux versés aux partis politiques, sont des coûts admissibles s'ils sont effectués conformément aux règlements de l'impôt sur le revenu et sont inscrits dans les frais généraux de la période pendant laquelle ils ont été versés et non dans ceux de la période durant laquelle ils ont été promis.
Cotisations et autres frais d'adhésion à un mouvement sauf aux associations professionnelles reconnues
Les dépenses engagées pour permettre à l'ensemble de l'entreprise, à des cadres ou à des employés d'être membre d'une association dont le but principal est de fournir des divertissements ou d'offrir des loisirs ne sont pas imputables aux contrats du gouvernement.
Honoraires, extraordinaires ou anormaux, versés à des experts pour obtenir des conseils techniques, administratifs ou comptables, à moins d'en être autorisé par l'autorité contractante
Les dépenses engagées pour l'obtention de ce type d'aide ne sont pas admissibles, à moins qu'un entrepreneur ne réussisse à prouver à l'agent de négociation des contrats la pertinence des circonstances qui l'ont amené à avoir recours à ce genre de services.
Rémunération sous forme de paiements de dividendes ou calculée selon les paiements de dividendes
Les dividendes ne sont pas des coûts propres à l’organisation, il s’agit plutôt de la distribution des bénéfices nets parmi les actionnaires. Ainsi, comme les dividendes ne sont pas directement liés aux opérations de l’organisation, ils ne peuvent être jugés comme des coûts contractuels admissibles.
Rémunération calculée, ou dont la valeur est établie, selon les fluctuations dans le prix des titres de sociétés, comme les options sur les actions, les droits à la plus value des actions, le régime d’options d’achat d’actions fictives ou la conversion d’actions nouvelles; ou toute rémunération versée sous forme de paiements à un employé au lieu que celui-ci reçoive ou exerce un droit, une option ou un avantage
Le caractère non admissible de ce type de dépenses à titre de coûts contractuels est déjà abordé à l'alinéa f. fonds de prévoyance du paragraphe 07 Coûts non admissibles des Conditions générales Principes des coûts contractuels 1031-2 des CCUA. Une telle dette éventuelle consiste à mettre de côté un montant afin de maintenir un employé en poste et le motiver à atteindre un certain rendement, selon qu’une éventualité donnée survienne ou non. Ces fonds de prévoyance sont des gains mis de côté dans le but de régler des dettes éventuelles et ne sont pas considérés comme des coûts d’exploitation de l’entreprise. Ils ne sont donc pas admissibles à titre de coûts dans les contrats du gouvernement.
En outre, la rémunération fondée sur les fluctuations des titres n’a aucun lien avec le travail réellement effectué et n’est donc pas admissible. Peu importe le nom donné au plan, les scénarios de rémunération liés à la valeur des actions continuent de survenir et plutôt que de nommer chacun des scénarios individuellement dans les Principes des coûts contractuels 1031-2, toute rémunération basée sur les variations des titres de société est jugée non admissible.
Annexe 10.5 : Communiqués d'interprétation des coûts - 01 à 19
Annexe 10.5.1 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 01 Installations excédentaires
L'article 07 (k) des Principes des coûts contractuels 1031-2 précise que les dépenses et l'amortissement afférents aux installations excédentaires doivent être considérés comme des coûts non applicables au contrat.
Le présent communiqué explique les coûts qui devront être pris en considération aux fins de l'application de cet article.
Aux fins du présent communiqué,
« installations », dans ce contexte, désigne l'usine ou toute partie de celle-ci (y compris le terrain qui fait partie intégrante de l'entreprise), le matériel, pris individuellement ou collectivement, ou toute autre immobilisation tangible, peu importe son emplacement ou le fait qu'elle appartienne à l'entrepreneur ou soit louée par lui.
Il faudrait examiner les coûts liés aux installations qui excèdent les besoins actuels de l'entrepreneur afin de déterminer s'il s'agit de coûts non applicables.
Les facteurs suivants devraient être pris en considération au moment de l'examen de ces coûts :
l'espace vacant en tout ou en grande partie;
le matériel inutilisé;
les capacités inutilisées requises en cas de besoin;
les employés de soutien indirect dont les services ne sont plus requis en tout ou en partie;
les autres coûts tels que ceux liés à l'entretien, aux réparations, au loyer, aux impôts fonciers, aux assurances, à l'amortissement, etc.;
les coûts de gestion qui devraient être réduits en raison du plus petit nombre d'installations actives.
Annexe 10.5.2 : Communiqué des coûts - Numéro 02 Amortissement
L'alinéa 04.2.e des Conditions générales Principes des coûts contractuels 1031-2 des CCUA prévoit que les coûts indirects (frais généraux) peuvent comprendre une provision raisonnable pour l’amortissement.
De plus, le paragraphe 07 des Conditions générales Principes des coûts contractuels 1031-2 ne permet pas :
a.	les frais de crédit;
h.	l’amortissement d’une augmentation de la valeur des biens qui ne s’est pas matérialisée;
k.	les coûts et l’amortissement des installations excédentaires.
Ce communiqué explique ce que signifie une provision raisonnable pour amortissement aux fins de l’application de cet alinéa 04.2.e.
Aux fins du présent communiqué :
« Amortissement »
est l’épuisement progressif de la capacité de service d’un élément d’actif fixe qui n’est pas restauré par des pratiques d’entretien. C’est la conséquence de facteurs tels que l’utilisation, la désuétude, le caractère inadéquat et la détérioration. (Depreciation)
« Amortissement fonctionnel »
est l’amortissement d’un montant calculé selon la portion de l’assiette d’amortissement que la production ou l’utilisation au cours de la période représente par rapport à la production ou l’utilisation estimative totale à tirer de l’élément d’actif. (Production Depreciation)
« Amortissement linéaire »
est l’amortissement d’un montant calculé en divisant l’assiette d’amortissement par le nombre estimatif de périodes de sa durée utile. (Straight Line Depreciation)
« Amortissement proportionnel à l’ordre numérique des années inversées »
est l’amortissement d’un montant en vertu duquel l’assiette d’amortissement est répartie sur les diverses années selon une proportion décroissante, en le multipliant par une fraction dont le numérateur est le nombre d’années + 1 de la durée utile estimative restante, et le dénominateur est la somme de la série des nombres représentant les années dans l’ensemble de la vie utile estimative. (Sum-of-the years'-digits Depreciation)
« Amortissement selon le solde décroissant »
est l’amortissement d’un montant calculé selon une fraction constante de la valeur amortie de sorte que l’assiette d’amortissement est entièrement amortie à la date prévue de mise au rancart. (Diminishing, Declining or Reducing Balance Depreciation)
« Assiette d’amortissement »
est le coût de l’élément d’actif moins sa valeur résiduelle estimative. (Depreciation Base)
« Comptabilisation d’une immobilisation » :
est le coût d’une immobilisation devant être comptabilisé en tant qu’actif seulement s’il est probable que les avantages économiques futurs associés à cet élément iront à l'entrepreneur et si le coût de cet actif peut être évalué de façon fiable. (Asset Recognition)
est le coût livré de l'élément d'actif plus le montant de la contrepartie visant à construire, élaborer ou améliorer un élément d’un bien, d’une installation et d’équipement, y compris l’installation de celui-ci à l’endroit approprié et selon les conditions nécessaires à son utilisation prévue moins toute partie applicable de tout revenu, rabais, allocation ou de tout autre crédit se rapportant aux coûts admissibles directs ou indirects ayant été reçue par l'entrepreneur ou lui revenant, et les frais d’emprunt capitalisés connexes compris dans le coût de l’immobilisation. Le coût tel qu’il est défini dans les Principes des coûts contractuels 1031-2 n’inclut pas l’estimation initiale du coût de démolition ou d’enlèvement de l’élément, ni les coûts de restauration du site sur lequel l’élément était installé. (Cost)
« Coût d’emprunt »
comprend les différences de change résultant des emprunts en monnaie étrangère, dans la mesure où elles sont assimilées à un ajustement des coûts d’intérêt, les intérêts calculés au moyen de la méthode des intérêts effectifs, et les charges financières en rapport avec les contrats de location-financement. (Borrowing Cost)
« Coût livré d’un élément d’actif »
est le coût engagé par un entrepreneur pour acquérir un élément d’actif. Ce coût comprend le prix facturé par l'entrepreneur (moins les remises) plus tout montant applicable pour le transport, la conversion des devises, les droits de douanes, les honoraires de courtier et les taxes applicables. (Asset Laid Down Cost)
« Déduction pour amortissement »
est une déduction, semblable à l’amortissement, qui est permise dans le calcul du revenu aux fins d’impôt. (Capital Cost Allowance)
« Imputation axée sur la cession »
est une procédure comptable dans le cadre de laquelle aucune charge n’est portée au compte des dépenses à l’égard d’un élément d’actif fixe jusqu’à ce qu’il soit mis au rancart; le coût original est alors imputé aux frais généraux de l’année durant laquelle l’élément d’actif est retiré de l’exploitation. (Retirement Accounting)
« Imputation axée sur l’amortissement »
est une procédure comptable par laquelle le coût d’un élément d’actif fixe moins sa valeur résiduelle estimative, le cas échéant, est réparti sur la durée utile estimative de cet élément d’actif d’une façon systématique et rationnelle. (Depreciation Accounting)
« Imputation axée sur le remplacement »
est une procédure comptable en vertu de laquelle aucune charge n’est portée au compte des dépenses à l’égard d’un élément d’actif jusqu’à ce que survienne son remplacement; le coût du remplacement, plutôt que le coût de l’élément d’actif à l’origine, est alors porté au compte des dépenses. (Renewal (Replacement) Accounting)
« Modèle de coûts »
détermine qu’un élément d’un bien, d’une installation et d’équipement doit être inscrit à son coût réel, déduction faite des amortissements cumulés. (Cost Model)
« Prêt et mis en service »
est la date à laquelle une immobilisation a été utilisée pour la première fois en vue de gagner un revenu. (Available and In Use)
Pour être considérée raisonnable, toute provision pour amortissement doit être établie conformément à ce qui suit :
Aux fins de l’amortissement, la valeur d'un élément d’un bien, d’une installation et d’équipement doit être mesurée en fonction de sa valeur initiale conformément au modèle de coûts, déduction faite des coûts d’emprunt associés compris dans le coût de l'élément d'actif. L’amortissement de l’augmentation non matérialisée de la valeur des éléments d'actif ne sera pas comptabilisé, car cette action fait en sorte de ramener le coût d’origine à la juste valeur, laquelle ne correspond pas au coût initial.
Le montant devrait être calculé à l’aide de l’une des méthodes suivantes, de façon systématique :
amortissement linéaire;
amortissement selon le solde décroissant;
amortissement fonctionnel;
amortissement proportionnel à l’ordre numérique des années inversées.
Les deux méthodes suivantes ne sont pas acceptées :
imputation axée sur le remplacement;
imputation axée sur la cession.
Le montant calculé à l’aide de taux de déduction pour amortissement (DPA) ne devrait pas être plus élevé que les taux de base de la DPA publiés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins d’impôt sur le revenu. L’ARC permet, à l'occasion, d’utiliser des taux de DPA accélérés aux fins de l’impôt sur le revenu mais ces taux ne sont pas autorisés aux fins des Conditions générales 1031-2.
Le montant total de l’amortissement de tout élément d’actif ne devrait pas dépasser 100 p. 100 du coût d’origine de cet élément d’actif.
De façon générale, l’amortissement devrait être calculé et intégré au coût de production uniquement pour les périodes comptables suivant la date à laquelle l’élément d’actif est prêt et mis en service. Durant la première année d’utilisation, le montant de l’amortissement peut être fondé sur la fraction exacte de l’année financière, ou encore on peut recourir à la convention de la demi-année si c’est la pratique adoptée par l’entrepreneur. Cette dernière méthode est fondée sur l’hypothèse que toutes les acquisitions d’immobilisations ont lieu à la mi-année.
Les éléments d’actif achetés spécifiquement pour être utilisés dans le cadre de contrats devraient être capitalisés et amortis à l’aide de la méthode habituellement employée par l’entrepreneur à moins que la propriété de l’élément d’actif ne revienne au Canada ou que le Canada ne paie cet élément d’actif dans le cadre d’un programme d’aide.
Les contributions financières du Canada, sous quelque forme que ce soit, y compris les avantages directs ou indirects comme l’aide aux immobilisations, devraient être comptabilisées en utilisant la méthode de la réduction du coût. Le montant de tous les fonds reçus par l’entrepreneur ou crédités à son compte devrait être déduit du prix d’achat des éléments d’actif connexes et tout amortissement doit être calculé à partir du montant net. Quant au crédit d’impôt à l’investissement, il ne devrait pas être déduit du coût de l’immobilisation connexe.
Les coûts engagés au titre des améliorations locatives devraient être traités de la même façon que des ajouts aux immobilisations et, aux fins de l’amortissement, ils devraient être amortis selon la période la plus brève entre la durée d’utilisation prévue de l’amélioration locative et la durée du bail non renouvelable.
Annexe 10.5.3 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 03 Coûts de location
En vertu des conditions des Principes des coûts contractuels 1031-2 les coûts de location sont des coûts applicables pouvant figurer dans les frais généraux d'un entrepreneur ou sous la forme d'une imputation directe au contrat, en autant qu'ils soient raisonnables.
Le présent communiqué précise ce que l'on entend par coûts de location raisonnables.
« bail »
signifie le transport d'un bailleur à un locataire du droit d'utiliser un élément d'actif tangible, habituellement pour une période de temps déterminée en retour du versement d'un loyer.
« bail d'exploitation »
signifie un bail dans le cadre duquel le bailleur ne transfère pas en substance tous les avantages et les risques inhérents à la propriété d'un bien.
« bail de location-acquisition »
est un bail dans le cadre duquel tous les avantages et risques inhérents à la propriété d'un bien sont en substance transférés du bailleur au locataire.
« coûts exécutoires »
sont les coûts liés à l'exploitation du bien loué (p. ex., les primes d'assurance, les coûts d'entretien et les impôts fonciers).
« aux d'intérêt implicite du bail »
est le taux d'escompte qui, au début du bail, est tel que la valeur actualisée globale du
montant minimum des loyers, à l'exclusion de la partie des paiements qui représente les coûts exécutoires à verser par le bailleur et tout bénéfice sur ces coûts, et
la valeur résiduelle non garantie qui s'accumule au bénéfice du bailleur sera égale à la juste valeur du bien loué pour le bailleur au début du bail.
« taux marginal d'emprunt »
est le taux d'intérêt que le preneur devrait payer, à la date d'entrée en vigueur du bail, s'il voulait emprunter, pour une même durée et moyennant une garantie comparable, les fonds nécessaires à l'achat du bien loué.
« valeur résiduelle non garantie »
est la partie de la valeur résiduelle du bien loué qui n'est pas garantie ou qui est garantie uniquement par un tiers ayant un lien avec le bailleur.
Pour être jugé raisonnable, tout coût afférent à un bail doit être déterminé conformément à ce qui suit.
Le genre de bail (d'exploitation ou de location-acquisition) doit être correctement indiqué. Dans le cas d'un bail d'exploitation, le coût réel du loyer versé est considéré comme un coût raisonnable. Dans le cas d'un bail de location-acquisition, le montant de l'amortissement calculé sur la valeur capitalisée de l'élément d'actif au terme du bail, pour la période de location ou la durée économique de l'élément d'actif, est considéré comme un coût raisonnable.
Un bail doit être classé comme bail de location-acquisition si l'un des critères suivants est respecté :
le bail précise qu'il y aura transfert du bien au locataire à la fin de la période de location;
le bail renferme une option d'achat à rabais;
la durée du bail est telle que le locataire recevra sensiblement tous les avantages économiques à retirer de l'utilisation du bien loué pendant la durée utile de celui-ci, ce qui se produira habituellement si la durée du bail représente 75 % ou plus de la durée économique du bien loué;
la valeur actualisée des paiements minimum en vertu du bail, à l'exclusion de tous frais accessoires, est égale à sensiblement toute (habituellement 90 % ou plus) la juste valeur du bien loué au début du bail; le taux d'escompte à utiliser pour déterminer la valeur actualisée des paiements minimum en vertu du bail aux fins de la présente doit être le moins élevé du taux marginal d'emprunt du locataire et du taux d'intérêt utilisé dans le bail, si celui-ci est précisé.
Dans le cas d'un bail de location-acquisition, la valeur correspondant à la capitalisation devrait être le moindre de la valeur actualisée des paiements minimum en vertu du bail comme elle est décrite en 2. d) ou de la juste valeur du bien (habituellement, celle-ci correspond à la valeur d'achat de l'élément d'actif à ce moment).
Annexe 10.5.4 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 04 Frais de déplacement
En vertu des Principes des coûts contractuels 1031-2, les frais de déplacement raisonnables sont des coûts applicables pouvant figurer dans les frais généraux de l'entrepreneur ou sous forme d'imputation directe à un contrat.
Dans le présent communiqué, nous expliquons les conditions qui doivent être respectées avant que des frais de déplacement puissent être imputés directement à un contrat.
« frais de déplacement »sont les coûts engagés pour le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais par le personnel d'un entrepreneur dans le cadre des activités commerciales officielles de l'entreprise. Les coûts de transport peuvent être fondés sur les taux de kilométrage, les coûts réels engagés ou une combinaison de ceux-ci pourvu que la méthode utilisée donne lieu à l'imputation d'un montant raisonnable. Les coûts d'hébergement, des repas et des faux frais peuvent être fondés sur les coûts journaliers, les coûts réels ou une combinaison de ceux-ci pourvu que la méthode utilisée donne lieu à l'imputation d'un montant raisonnable.
Afin que les frais de déplacement soient acceptés comme coûts directs dans le cadre d'un contrat, les conditions suivantes doivent être respectées :
ces coûts sont directement imputables à l'exécution du travail en vertu du contrat;
la pratique consistant à imputer les frais de déplacement à un contrat est systématiquement appliquée dans l'établissement des coûts pour les travaux gouvernementaux et non gouvernementaux; et
tous les frais de déplacement directement imputés sont soustraits des coûts indirects imputés aux contrats gouvernementaux.
Un montant/pourcentage raisonnable peut être ajouté aux frais de déplacement imputés directement à un contrat pour défrayer les coûts généraux et administratifs applicables pourvu que cela corresponde à la pratique habituelle et systématique de l'entrepreneur.
Annexe 10.5.5 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 05 Dépenses du siège social
En vertu des Principes des coûts contractuels 1031-2, les dépenses imputées par le siège social d'une organisation à un entrepreneur qui constitue une section de cette organisation sont les coûts applicables pouvant figurer dans les frais généraux de l'entrepreneur, pourvu que le montant ainsi imputé soit raisonnable.
Le présent communiqué explique la méthode à employer dans l'imputation des dépenses du siège social pour que le montant imputé soit jugé raisonnable.
est l'une de deux ou plusieurs directions, divisions, départements, usines ou autres sous-divisions d'une organisation qui se rapporte directement au bureau central ou siège social, habituellement identifié en fonction de la responsabilité qu'il assume à l'égard des bénéfices et (ou) de la production d'un produit ou d'un service.
est un bureau responsable de l'orientation et de la gestion des activités de deux ou plusieurs sections d'une organisation, mais non nécessairement de toutes.
Pour que l'imputation de toute dépense soit acceptable, il doit y avoir une relation entre le siège social et la section et, généralement, la société doit avoir des politiques décrivant la base d'imputation de ces dépenses.
Pour que l'imputation des dépenses soit jugée raisonnable, il faut appliquer l'ensemble ou toute combinaison des trois méthodes suivantes :
Dépenses directement imputables- c.-à-d. les dépenses appartenant au groupe des dépenses du siège social à imputer qui peuvent être classées comme ayant été engagées explicitement et entièrement pour le compte d'une section particulière. Ces dépenses doivent être imputées directement à la section visée dans la mesure du possible.
Dépenses imputées séparément- c.-à-d. les dépenses individuelles ou les groupes de dépenses imputées uniquement à un groupe restreint de sections de l'entreprise. Ces dépenses ne sont habituellement pas engagées pour le compte de sections particulières mais ont des rapports objectifs et mesurables avec ces sections et doivent être regroupées en ensembles homogènes pour être par la suite imputées selon une formule qui reflète ces rapports objectifs et mesurables.
Dépenses résiduelles- c.-à-d. les autres dépenses imputées à l'ensemble ou à la plupart des sections de l'entreprise de façon générale. Ces dépenses doivent être imputées aux sections selon une ou des formules reflétant l'activité globale des sections (voir 3. ci-dessous).
Il ne sera nécessaire de recourir à une procédure d'imputation à trois niveaux, comme celle décrite précédemment, que lorsque les montants en cause sont importants. Pour les sommes moins importantes, une combinaison de la méthode des dépenses directement imputables et de celle des dépenses résiduelles pourrait suffire. Pour les montants de faible valeur, le seul recours à la méthode des dépenses résiduelles pourra être approprié.
Les méthodes servant à imputer les dépenses résiduelles sont nombreuses et variées. Cependant, pour être acceptée(s) et jugée(s) raisonnable(s), la (les) formule(s) choisie(s) doi(ven)t être représentative(s) et appliquée(s) de façon uniforme à toutes les sections de l'organisation. Voici des exemples de formules d'imputation souvent employées :
Nombre d'employés dans chaque section de l'organisation.
Valeur monétaire de la production de chaque section de l'organisation.
Coût des biens vendus par chaque section de l'organisation.
Chiffre d'affaires de chaque section de l'organisation.
Les imputations découlant d'une formule arbitraire de répartition prévisionnelle ne sont pas considérées comme étant acceptables. On devrait prendre en considération et documenter les données historiques et actuelles sur les coûts utilisées pour établir la formule d'imputation, ainsi que les conditions économiques futures.
Annexe 10.5.6 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 06 Coût des régimes de retraite
La section 04 (2) (c) des Principes des coûts contractuels 1031-2 précise que les coûts indirects (frais généraux) peuvent englober le coût des avantages sociaux (la contribution de l'employeur seulement).
Le coût du régime de retraite est généralement compris dans les frais généraux de l'entrepreneur, au chapitre des avantages sociaux. C'est sur cette interprétation que reposent le calcul et l'évaluation des coûts liés aux pensions.
« coût des prestations pour services courants »
sont des coûts des prestations de retraites à verser au cours d'une année quelconque et habituellement déterminé suivant une formule actuarielle; ce coût est une estimation globale du coût des prestations offertes, pour une année de service, à chacun des participants au régime.
« coût du service antérieur »
est le coût estimatif des prestations de retraite qu'il faudra verser à l'égard des années de service précédant l'adoption d'un régime de retraite; le coût de ces prestations est généralement imputé aux opérations, sur un nombre d'années raisonnable.
« gains ou déficits actuariels »
sont des écarts entre les prévisions et les résultats réels constatés pour un régime de retraite.
« hypothèses actuarielles »
sont des hypothèses qui portent sur les événements futurs susceptibles d'influer sur les charges et les obligations d'un régime de retraite. Ces événements sont notamment : le décès, le désistement, l'invalidité, la retraite, les changements apportés à la rémunération des participants, l'intérêt sur les prestations courues, le rendement des investissements, les plus-values et les moins-values s'y rapportant.
« méthodes actuarielles d'attribution des coûts »
sont des méthodes utilisées pour déterminer le coût lié au versement de prestations de retraite et pour faire porter ce coût sur certaines périodes de temps.
« régime de retraite »
est tout accord, contractuel ou autre, établissant un régime qui garantit à ses participants le droit de toucher un revenu de retraite.
« régime à cotisations déterminées »
est un régime dans lequel la cotisation est fixée d'avance, généralement en fonction des salaires dont elle constitue un pourcentage, et attribuée individuellement à chaque employé. Les prestations de retraite de chaque employé correspondent à la somme qui peut lui être servie à sa retraite compte tenu des cotisations qui ont été accumulées en sa faveur et du revenu provenant du placement de ces cotisations.
« régime de retraite à prestations déterminées »
est un régime dans lequel est précisé soit le montant des prestations que recevront les employés lorsqu'ils seront à la retraite, soit le mode de calcul du montant de ces prestations.
Pour déterminer si ce coût est raisonnable ou non, on devrait tenir compte des éléments suivants :
Les modalités du régime de retraite constituent des facteurs dont il faut tenir compte pour évaluer les obligations du régime.
Le coût des pensions de retraite, pour une période comptable donnée, est périodiquement déterminé à l'aide d'une méthode actuarielle d'attribution des coûts, laquelle évalue séparément chacun des éléments liés au coût des prestations de retraite.
Chacune des hypothèses actuarielles utilisées pour déterminer le coût des prestations de retraite doit être clairement identifiée; il doit s'agir de la meilleure estimation que peut faire l'entrepreneur des gains ou des déficits actuariels prévus en vertu du régime, compte tenu des pertes ou des gains antérieurs et de prévisions réalistes.
Conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, on peut inclure dans le coût du régime de retraite les coûts liés à des régimes de pension à cotisations déterminées ou les coûts liés à des régimes de pension à prestations déterminées.
Dans le cas des régimes de pension à cotisations déterminées, l'employeur n'a qu'à payer une cotisation annuelle établie à l'aide de la formule prévue par le régime. Le coût du régime de retraite pour une période comptable donnée englobe normalement le coût lié au service courant et au service antérieur.
La comptabilité des régimes de retraite à prestations déterminées est très complexe : les prestations sont déterminées en fonction de variables futures incertaines; un modèle de financement approprié doit être établi, de sorte que, le moment venu, on ait suffisamment de fonds pour payer les prestations de retraite exigibles. Le coût du régime de retraite, pour une période comptable donnée, comprendra le coût lié au service courant et au service antérieur, plus les intérêts, moins le rendement prévu sur les actifs du régime, plus ou moins les gains ou les déficits actuariels.
Annexe 10.5.7 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 07 Dépenses de recherche et de développement
L'alinéa 04 (2) (h) des Principes des coûts contractuels 1031-2 stipule que les coûts indirects (frais généraux) peuvent inclure : les dépenses générales de recherche et de développement que le Canada considère applicables ». L'aliéna 7(m) des Principes des coûts contractuels 1031-2 stipule que : « les frais d'élaboration ou d'amélioration de produits non reliés au produit étant acquis en vertu du contrat » sont considérés des coûts non admissibles au contrat.
Le présent communiqué explique la distinction entre les dépenses générales de recherche et de développement et celles de l'élaboration ou de l'amélioration de produits en fonction des deux éléments précités des Principes des coûts contractuels 1031-2. Il explique aussi la façon de traiter chaque type de dépenses dans les méthodes de comptabilité analytique d'un entrepreneur pour que ce soit acceptable dans les contrats.
« recherche et développement en général »
signifie une étude planifiée entreprise dans l'espoir d'acquérir de nouvelles connaissances et une nouvelle compréhension à caractère scientifique ou technique. Cette étude peut être orientée ou non vers un but ou une application pratique.
« élaboration ou amélioration d’un produit »
signifie un programme de travail systématique, qui dépasse la recherche de base et appliquée et vise à mettre au point un produit, un système, un composant ou un matériel nouveau ou amélioré, essentiellement sous forme commercialisable, mais excluant toute fabrication au-delà de la mise au point du prototype de produit nouveau ou amélioré.
La recherche et le développement financés par une entreprise doivent se diviser en deux catégories distinctes de dépenses :
recherche et développement en général;
élaboration ou amélioration déterminée de produits.
Recherche et développement en général
Les dépenses relatives à la recherche et au développement en général doivent être incluses dans les frais généraux et imputées à l'ensemble des activités commerciales de l'entrepreneur, sauf à des éléments comme la revente, la garantie, etc., au cours de l'exercice financier courant.
Élaboration ou amélioration d'un produit déterminé
Pour ces catégories de recherche, au moment où les coûts sont engagés, il ne faut pas les inclure dans les frais généraux. La façon appropriée de procéder est la suivante : extraire ces coûts des frais généraux et les garder séparés afin de les recouvrer plus tard à même les ventes du produit.
Dans le cadre de leurs négociations, les négociateurs doivent tenir compte de L'application ou non des frais généraux aux coûts d'élaboration de produits. Dans le cas des frais généraux et administratifs, ils sont appliqués soit au moment où les coûts d'élaboration de produits sont engagés, soit au moment où les coûts d'élaboration de produits sont recouvrés à même les ventes de produits. Pour déterminer à quel moment il faut appliquer les frais généraux et administratifs, les négociateurs pourront examiner d'autres applications de recouvrement de frais généraux et administratifs relatives à l'élaboration de produits par l'entreprise.
Dans la majorité des cas, l'entrepreneur recouvrera les coûts d'élaboration de produits grâce à l'amortissement des coûts d'élaboration de ces produits dans le cadre des ventes de la gamme de produits pertinents.
L'entrepreneur pourra recouvrer ces dépenses à l'occasion des ventes de produits pertinentes, notamment les ventes au gouvernement, même si les dépenses connexes ont été passées par le compte de pertes et profits de l'année où ces frais ont été engagés. Toutefois, dans un tel cas, l'entrepreneur doit tenir des dossiers suffisants pour démontrer les coûts à recouvrer et aussi pour prouver que les coûts n'ont pas encore été recouvrés dans les frais généraux.
Le recouvrement des dépenses d'élaboration de produit ne doit pas avoir lieu avant que l'élaboration d'un produit en particulier ait été achevée.
Voici des exemples d'activités qui seraient typiquement exclues de n'importe quel projet de recherche et de développement en général et d'élaboration de produits :
suivi d'ingénierie effectué au cours d'une étape préliminaire de production;
contrôle de la qualité au cours d'une production commerciale, y compris les tests habituels sur les produits;
dépannage en cas de pannes au cours de la production;
modifications courantes ou périodiques apportées aux produits, aux chaînes ou aux procédés de fabrication existants, et autres opérations permanentes, même si ces modifications peuvent constituer une amélioration;
adaptation d'une capacité existante en fonction d'un besoin déterminé ou d'un besoin d'un client, dans le cadre d'une activité commerciale permanente;
conception courante d'outils, de montages, de gabarits et de matrices;
activité (y compris la conception et l'ingénierie de construction) liée à la construction, au déplacement, au réarrangement, au démarrage d'installations ou à l'équipement, exclusivement pour un projet déterminé de R et D, à moins d'approbation particulière de l'autorité technique;
toutes les activités de recherche sur le marché, y compris celles orientées vers le développement de marché, la vérification, la détermination, la démonstration, la préférence et les démarches visant à faire accepter un produit par le client;
coûts de présérie et des propositions;
dépassements de coûts à l'égard de contrats antérieurs d'élaboration à prix ferme.
Recherche et développement en général (R et D) - Autres facteurs
Les coûts acceptables à titre de recherche et de développement en général doivent être liés à des projets considérés comme pertinents à la recherche de base ou à la recherche appliquée. Les coûts relatifs aux projets d'élaboration de produits partiellement financés par le Canada ne sont pas acceptables à titre de recherche et de développement en général. L'élaboration de produits n'est pas considérée comme un élément de frais généraux et les dépenses connexes sont recouvrés grâce à un tarif distinct de récupération des dépenses en la matière.
Lorsque les dépenses de recherche et de développement en général constituent la majeure partie du total de dépenses générales et administratives, il faut souligner ce fait dans le rapport de négociation des tarifs de coûts, ou élaborer un tarif distinct pour ces dépenses.
Il faut tenir compte des écarts importants entre les coûts négociés et les coûts réellement engagés lorsqu'on examine les coûts vérifiés, ou lorsqu'on négocie les coûts de recherche et de développement en général pour les prochaines années.
Élaboration de produits (EP) - Autres facteurs
L'élaboration de produits financée par une entreprise produira inévitablement des articles non commercialisables qui empêcheraient les coûts connexes d'être recouvrés à l'égard des ventes de produits connexes. Cependant, il y aura peut-être des sous-produits ou des versions améliorées qui seront commercialisables. Au Canada, on a coutume d'exclure ces coûts des frais généraux.
Amortissement de l'élaboration de produits
Les entrepreneurs qui proposent d'amortir les coûts d' EP grâce aux ventes futures au Canada doivent présenter un calendrier annuel des coûts à la direction générale responsable.
Annexe 10.5.8 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 08 Frais relatifs aux soumissions et aux propositions
Selon l'aliéna 4 (02) (g) Principes des coûts contractuels 1031-2, les frais de vente et de commercialisation, qui pourraient notamment inclure les frais relatifs aux soumissions et aux propositions, font partie des éléments généralement considérés comme des coûts indirects. Il arrive cependant que des entrepreneurs aient recours à une pratique courante qui consiste à imputer les frais relatifs à une soumission et à une proposition directement au contrat qui en découle.
Le présent communiqué a pour but d'expliquer les critères auxquels doivent satisfaire les frais relatifs aux soumissions et aux propositions pour que leur imputation directe aux contrats qui en découlent soit acceptée par TPSGC.
« Les frais relatifs aux soumissions et aux propositions » sont les dépenses engagées pour la préparation, la présentation et la justification des soumissions et de propositions (qu'elles aient ou non fait l'objet d'une demande) relativement à des contrats éventuels, et englobent notamment :
les travaux administratifs directement reliés à la préparation matérielle des documents techniques de la proposition et les travaux d'ordre technique ou autres requis pour la préparation et la publication des données sur les coûts et des autres données administratives nécessaires pour appuyer les soumissions et les propositions de l'entrepreneur;
les travaux d'ordre technique exécutés spécialement pour appuyer une soumission ou une proposition, y compris la réalisation d'études nécessaires à l'élaboration du système et du concept ainsi que l'établissement de données techniques et de données de production;
les services et les fournitures achetés spécialement pour appuyer une soumission ou une proposition.
Pour que TPSGC accepte que les frais relatifs à une soumission ou à une proposition soient directement imputés au contrat résultant de cette proposition, il doit être clairement indiqué dans la proposition et dans les documents du contrat négocié ultérieurement que ces frais sont inclus dans le prix du contrat.
Annexe 10.5.9 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 09 Frais de représentation et de commercialisation
Selon l'aliéna 4 (02) (g) des Principes des coûts contractuels 1031-2, les frais de vente et de commercialisation se rapportant au produit ou au service acquis en vertu d'un contrat attribué par TPSGC peuvent être imputés à ce contrat à la condition qu'ils aient été raisonnablement et légitimement engagés pour exécuter ce contrat.
Le présent communiqué explique ce que l'on entend par frais de vente et de commercialisation raisonnables et présente une méthode permettant de déterminer la proportion appropriée de ces frais pouvant être imputée à un contrat de TPSGC.
Pour déterminer si les frais de représentation et de commercialisation sont raisonnables, on doit prendre en considération les points suivants :
la nature et la somme des frais comparativement aux frais qu'un entrepreneur prudent engagerait dans l'administration d'une entreprise concurrentielle;
les sommes proportionnellement dépensées à l'administration fédérale par rapport à celles qui sont dépensées dans le secteur commercial privé;
la tendance et la comparabilité des frais engagés par l'entrepreneur pour la période courante en comparaison des frais engagés antérieurement;
le niveau général des coûts engagés à ce titre par un entrepreneur du secteur privé;
la nature et la portée des efforts en matière de représentation en comparaison des coûts en ce domaine et de la valeur du contrat.
Les frais de commercialisation et de vente peuvent comprendre les frais raisonnablement engagés aux fins de la présentation du produit à des salons professionnels ou à des foires commerciales. Toutefois, les frais suivants ne sont pas autorisés :
les frais de représentation, c'est-à-dire les frais relatifs aux divertissements, aux activités sociales, ainsi que les frais accessoires s'y rapportant. Toutefois, les dépenses relatives aux réunions et aux conférences organisées dans le but de fournir des renseignements techniques ou pour discuter de problèmes de production ou de nature semblable, incluant notamment les frais raisonnables de repas, de transport, de location de salles et d'autres frais accessoires, sont autorisés;
les frais de publicité, à l'exception des dépenses autorisées selon 1031-2, c'est-à-dire les dépenses raisonnables se rapportant à la publicité faite dans des revues commerciales, des revues spécialisées ou techniques dans le but d'informer l'industrie ou un organisme;
les frais des lobbyistes retenus, tel que décrit à l'appendice M, Les lobbyistes et la passation de marchés, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, lesquels sont payés sur une base d'honoraires proportionnels aux résultats;
les commissions déraisonnables des agents des ventes;
les paiements non spécifiés versés à une tierce partie;
les frais de dépréciation ou d'amortissement du matériel utilisé à des fins de démonstration.
Répartition des frais relatifs aux contrats
Dans le but de permettre une répartition raisonnable et justifiée des frais de vente et de commercialisation devant être imputés aux contrats de TPSGC, on devrait procéder de la façon suivante :
l'entrepreneur doit indiquer les frais de vente et de commercialisation clairement et de façon distincte des autres frais indirects et ce, afin de constituer, si la situation l'exige, un groupe de dépenses distinct;
lorsqu'un entrepreneur fabrique plus d'un type de produits ou qu'il fournit plus d'un type de services, les frais de vente et de commercialisation se rapportant à un produit ou à un service donné devraient être clairement imputés à cet article, tandis que les autres frais généraux devraient être proportionnellement répartis entre tous les autres produits et services fournis;
on doit inclure dans les frais généraux du contrat une partie des frais de vente et de commercialisation proportionnellement attribuée, conformément à la façon indiquée au point b) ci-dessus, aux produits, aux services ou à un groupe de produits ou de services particuliers obtenus en vertu du contrat de TPSGC.
Annexe 10.5.10 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 10 Indemnités de départ
Les Principes des coûts contractuels 1031-2 stipule que : « Le coût total du contrat doit représenter la somme des coûts directs et indirects applicables, qui sont ou doivent être raisonnablement et convenablement engagés ou répartis, dans l'exécution du contrat, moins tous les crédits applicables ». Ces coûts peuvent également comprendre les indemnités de départ versées aux employés.
Le présent communiqué a pour but de fournir une interprétation de ce que l'on entend par indemnités de départ et des montants qui peuvent être imputés au contrat à ce titre.
« l'indemnité de départ » correspond à un montant d'argent ou à un congé payé accordé aux employés qui quittent leur emploi pour différentes raisons, ou au moment de leur retraite. La rémunération des crédits de congé annuel ou des crédits de congé de maladie ne peut être considérée comme indemnité de départ. Les remboursements des cotisations versées à un régime de pension ou à un régime d'épargne-retraite sont également exclues de l'indemnité de départ.
Pour que les paiements versés à titre d'indemnité de départ puissent être considérés comme des coûts admissibles, ils doivent être calculés selon l'un ou l'autre des critères suivants :
conformément aux conditions prévues dans le contrat d'emploi, la convention collective ou la loi pertinente;
conformément à la politique de l'entreprise;
selon l'étude de chaque cas.
Pour qu'un paiement d'indemnité de départ admissible soit jugé raisonnable, il ne doit inclure aucune somme versée à titre :
de participation aux bénéfices;
de commission;
de droits de brevet ou d'autres droits.
Annexe 10.5.11 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 11 Remboursements à l'entrepreneur du surplus de la caisse de pension de retraite
Il arrive que des sommes soient crédités en raison de remboursements faits aux entrepreneurs par les sociétés chargées de gérer leur régime de retraite. Cette situation peut s'expliquer par le fait qu'un grand nombre d'employés ont été licenciés, qu'ils ont cessé de cotiser à un régime de retraite et que les fonds investis ont produit des intérêts.
Le problème soulevé sur le plan comptable par la cessation de la cotisation à un régime de retraite est de savoir si l'on doit accorder un profit à l'entreprise lorsqu'on lui remet les valeurs en question.
Le « Règlement d'un régime de retraite »
est une opération par laquelle l'employeur met légalement fin à son obligation de verser des prestations, soit en transférant directement des éléments d'actif de la caisse aux participants en contrepartie de leurs droits aux prestations, soit en concluant un contrat de rente par lequel une tierce partie prend l'engagement inconditionnel de verser le total des prestations constituées.
La « Compression d'un régime de retraite »
est la situation qui se produit lorsque la durée estimative des services futurs devant être rendus par le groupe de salariés existants est réduite de façon sensible ou lorsque les salariés ne peuvent gagner des prestations pendant une partie ou la totalité des exercices futurs.
Les montants remboursés au titre du régime de retraite et devant être déduits des frais généraux utilisés pour déterminer les tarifs contractuels devraient correspondre à la quote-part versée par l'entrepreneur pour les droits à pension.
Au moment du règlement ou de la compression d'un régime de retraite, l'employeur peut avoir éliminé des obligations prévues par le régime, tout profit réalisé ou perte subie relativement à la transaction, incluant tout montant non autorisé se rapportant aux modifications antérieures du régime.
Les changements dans la prise en charge, ainsi que les gains réalisés et les pertes subies devraient être reconnus immédiatement.
Par contre, si un employeur règle seulement une partie des prestations constituées, une partie de tout gain réalisé ou de toute perte subie incluant les montants non amortis devrait être reconnue immédiatement.
Annexe 10.5.12 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 12 Coûts financés par une entreprise
Les Principes des coûts contractuels 1031-2 portent sur les « coûts qui sont ou doivent être raisonnablement engagés ou répartis, dans l'exécution du contrat, moins tous les crédits applicables. »
Le présent communiqué fournit des explications sur l'établissement des coûts lorsqu'une entreprise a reçu de l'aide gouvernementale pour les coûts liés aux immobilisations, à la recherche et à la mise au point de produits.
« coûts financés par une entreprise » :
dépenses effectuées à partir des fonds sur lesquels l'entreprise exerce un pouvoir de dépenses et qui ne lui ont pas été fournis dans le cadre d'un accord ou d'un protocole d'entente.
« subvention » :
paiement inconditionnel versé à un bénéficiaire, normalement dans un but déterminé, et pour lequel le gouvernement ne recevra aucune redevance, aucun bien ou aucun service.
paiement de transfert conditionnel versé dans le cadre d'un accord véritable, et pour lequel le gouvernement ne recevra aucune redevance, aucun bien ou aucun service.
« accord de contribution » :
entente conclue entre un ministère ou organisme donateur et un bénéficiaire éventuel d'une contribution et décrivant les obligations de chacune des parties en cause, les conditions et les modalités de paiement ainsi que les modalités relatives aux redevances découlant des ventes. Il peut s'agir d'un simple échange de lettres.
Voici les coûts financés par une entreprise et jugés applicables dans le cas de contrats négociés au moyen des Principes de coûts contractuels 1031-2.
L'aide gouvernementale en vue de l'acquisition d'immobilisations sera déduit du coût de l'immobilisation connexe et l'amortissement pertinent de celle-ci sera calculé sur la valeur nette de l'immobilisation. Le montant de l'amortissement ainsi calculé sera inclus dans les frais généraux applicables au recouvrement des coûts dans le cas des contrats.
L'aide gouvernementale sous forme de crédits d'impôt à l'investissement ne sera pas déduite des dépenses connexes de recherche et de développement lorsqu'on déterminera les coûts applicables.
L'aide gouvernementale, ainsi que l'aide financée par un tiers, visant la mise au point d'un produit déterminé, sera soustraite des coûts connexes de mise au point du produit pour établir la partie à recouvrer par rapport à la vente de ce produit ou de cette gamme de produits.
Annexe 10.5.13 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 13 Rémunération des cadres
L'alinéa 04 2. f) des Principes des coûts contractuels 1031-2 stipule que les coûts indirects peuvent inclure « les frais administratifs et généraux, c'est-à-dire la rémunération des cadres et des employés... ». Toutefois, l'article 07 (1) indique que « la rémunération et les primes déraisonnables versées aux cadres et aux employés » sont considérées comme des coûts non imputables au contrat. De nombreux facteurs peuvent influer sur le montant qu'une personne peut recevoir.
Le présent communiqué d'interprétation des coûts donne des lignes directrices sur la détermination et le caractère admissible des dépenses de rémunération des cadres incluses dans les dépenses globales d'un entrepreneur.
Un régime de rémunération global pour tout cadre comprend généralement quatre éléments de base, qui ne sont pas nécessairement des coûts admissibles :
traitement : reflète l'envergure de l'expérience et le niveau soutenu de rendement relativement à un emploi ou à un poste;
avantages sociaux : congés rémunérés, services aux employés, services médicaux, assurance admissible et primes de retraite;
primes de rendement : récompense proportionnelle au degré de réalisation des objectif établis;
conditions préalables : avantages conçus uniquement pour les cadres (par exemple, les prêts résidentiels) et ajoutés aux avantages offerts à tous les autres employés.
Les facteurs à considérer dans la détermination de ce qui constitue une rémunération raisonnable pour un cadre sont les suivants :
la rémunération versée à des cadres occupant des postes semblables, en comparaison aux données des enquêtes sur les échelles de paye connexes de cadres;
l'expérience antérieure du cadre, son expérience à d'autres postes au sein de l'entreprise et à des postes semblables dans d'autres entreprises;
comparaison entre la rémunération versée pour la nature et l'envergure du travail ou du service, selon la définition figurant dans le marché de services, et(ou) la description de poste;
l'envergure et la complexité de la structure de gestion de l'entreprise;
il faut examiner la politique salariale générale de l'entreprise pour s'assurer que la rémunération est uniformément versée, selon les critères établis;
dans le cas de petits entrepreneurs comptant un nombre limité d'agents, le montant de la rémunération versée aux cadres l'année précédente doit être examiné, car une augmentation substantielle par rapport à l'année précédente peut indiquer une rémunération excessive; il faut aussi déterminer si la rémunération des cadres correspond aux services rendus ou plutôt à une redistribution des bénéfices de l'entreprise;
la rémunération versée aux cadres relativement à des opérations entre personnes apparentées.
Annexe 10.5.14 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 14 Exigences des équipes mobiles de réparation
Conformément à l'article 5 des Principes des coûts contractuels 1031-2, les coûts indirects de même nature doivent être regroupés sous une même catégorie, et il doit y avoir un rapport entre le contrat et chaque catégorie de coûts.
Normalement, les réparations sont effectuées dans l'atelier de l'entrepreneur, mais de temps à autre, il faut les faire exécuter ailleurs pour répondre aux besoins d'un ministère client.
Le présent communiqué d'interprétation des coûts donne des lignes directrices sur la détermination des frais généraux applicables aux exigences des équipes mobiles de réparation.
« équipe mobile de réparation » : personne ou groupe de personnes exécutant le travail ailleurs qu'à l'atelier de l'entrepreneur.
Le tarif des frais généraux relatif au travail des équipes mobiles de réparation correspond normalement au plein tarif de l'atelier, mais il faut noter qu'aux termes des trois modalités ci-après, il peut être différent :
lorsque le nombre d'heures estimatif à consacrer au travail des équipes mobiles de réparation dépasse 5 p. 100 du total estimatif des heures de travail de la main-d'œuvre directe, à la fois pour les réparations commerciales et de défense et pour le travail de révision pendant la période contractuelle; ou
lorsque le nombre estimatif d'heures que consacreront les équipes mobiles de réparation est inférieur à 5 p. 100, mais que l'agent de négociation des contrats estime qu'un nombre important d'employés de main-d'œuvre directe sont engagés uniquement pour les équipes mobiles de réparation; ou
lorsque l'entrepreneur tient des registres de coûts appropriés en vue de permettre le calcul et la négociation d'un tarif distinct pour les équipes mobiles de réparation.
Dans les circonstances envisagées aux paragraphes a) et b) ci-dessus, il faut négocier un tarif de frais généraux reflétant les coûts réduits applicables au travail des équipes mobiles de réparation.
Nonobstant l'interprétation des coûts portant sur les frais de déplacement, il faut imputer directement au contrat tous les frais de déplacement du personnel de l'équipe de réparation mobile, qui ne sont pas inclus dans les frais généraux.
Annexe 10.5.15 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 15 Coûts environnementaux
Selon l'article 04 des Principes des coûts contractuels 1031-2, les « coûts indirects » sont ceux qui : « quoique ayant été engagés pendant l'exécution du contrat pour l'exploitation générale de l'entreprise par l'entrepreneur, ne peuvent cependant pas être identifiés et quantifiés comme étant directement reliés à l'exécution du contrat. »
Les frais liés à la protection de l'environnement constituent une portion de plus en plus grande des coûts indirects. Le présent communiqué d'interprétation des coûts trace les lignes directrices concernant les frais environnementaux qui font partie des frais indirects de l'entrepreneur.
« coûts liés à l'environnement » sont les dépenses engagées par une entité pour prévenir les dommages à l'environnement, réduire leur impact ou y remédier, ou encore, pour veiller à la conservation des ressources renouvelables et non renouvelables.
Tout avantage direct ou indirect tel que les crédits d'impôt, les prestations d'assurance ou l'aide gouvernementale doit être comptabilisé selon la méthode de réduction des coûts. Ces prestations versées à l'entrepreneur ou créditées à son compte doivent être déduites des coûts environnementaux connexes, et l'amortissement des coûts doit être calculé sur le montant net.
Indépendamment des autres sections du présent communiqué, aucune amende ou pénalité ou tout autre coût non admissible tel que précisé dans l'article 07 des Principes des coûts contractuels 1031-2 n'est admissible.
On peut regrouper les coûts environnementaux selon les périodes où les dépenses engagées et les périodes visées par les dépenses
pendant la période en cours et qui se rapportent aux opérations courantes.
Par exemple, l'élimination des déchets découlant des opérations courantes.
Ces dépenses doivent être permises et réparties à la base pertinente dans la période courante.
pendant la période en cours et qui se rapportent à des périodes d'opération antérieures.
Par exemple, les frais de nettoyage concernant des activités antérieures.
Les dépenses attribuables à la période en cours dont le montant est élevé devraient être reportées et réparties sur plusieurs exercices.
pendant la période en cours et qui se rapportent à des périodes d'opérations futures.
Par exemple, un bien amortissable acheté pour contrôler les émissions de gaz dangereux.
Ces dépenses devraient être amorties sur les périodes au cours desquelles on s'attend à tirer des bénéfices des dépenses engagées.
Annexe 10.5.16 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 16 Taux de recouvrement
Selon l'article 5 des Principes des coûts contractuels 1031-2 :
« Les coûts indirects doivent être accumulés dans des groupements de coûts indirects appropriés en fonction des structures organisationnelles ou opérationnelles de l'entreprise, et ces groupements doivent ensuite être répartis entre des contrats, suivant les deux principes suivants :
la répartition de chaque groupement de coûts indirects devrait, dans la mesure du possible, refléter les liens de cause à effet entre les groupements de coûts et les contrats entre lesquels ces coûts sont répartis. »
Le présent communiqué fournit une interprétation de la façon dont les taux de recouvrement reflètent la ventilation de coûts spécifiques appartenant à des groupes de coûts indirects en fonction des coûts et des circonstances auxquels ils se rapportent dans les contrats. Il faut toutefois appliquer aux produits ou services en question une proportion juste des frais généraux ou des coûts généraux et administratifs.
Le « taux de recouvrement » correspond au taux négocié appliqué au recouvrement des frais généraux se rapportant à des biens et à des services qui ne constituent pas la majeure partie des activités de l'entreprise, mais qui sont tout de même considérables dans le contexte d'un contrat du gouvernement. Le taux ainsi négocié devrait, dans la plupart des cas, être légèrement inférieur à celui qui est appliqué aux autres travaux exécutés dans les installations de l'entreprise.
Les taux de recouvrement peuvent être établis dans le but de ventiler les frais généraux de façon raisonnable et justifiée entre les biens et les services qui nécessitent un investissement en frais généraux inférieur à celui requis pour les activités courantes de l'entreprise.
La décision d'appliquer un taux de recouvrement est laissée à la discrétion des négociateurs qui sont les mieux placés pour déterminer si une telle mesure s'impose compte tenu des renseignements dont ils disposent.
Voici certaines circonstances dans lesquelles il serait indiqué d'appliquer un taux de recouvrement :
livraisons directes, autres reventes et achats de grande valeur;
services de réparation sur place et services d'une équipe volante de réparation;
autres applications spécialisées, comme les frais de déplacement et de subsistance imputés directement à un contrat.
L'application de taux de recouvrement a pour but d'affecter des coûts à un contrat. Les autres taux de recouvrement des frais généraux ne doivent comprendre aucun des coûts associés à un contrat auquel s'applique un taux de recouvrement. C'est donc dire que si on omet de tenir compte du coût total lié à certaines situations pour établir les taux de recouvrement, on risque de ne pas recouvrer tous les frais généraux, puisque ceux-ci ne peuvent pas être recouvrés aux termes d'autres contrats. Par exemple, une telle situation pourrait se produire si un contrat est établi selon un faible taux de recouvrement afin d'éviter que le prix total du contrat ne dépasse un certain plafond et que ce taux ne permet donc pas de recouvrer la totalité des coûts engagés.
Annexe 10.5.17 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 17 Matériel fourni par le gouvernement
L'alinéa 05 a) des Principes des coûts contractuels 1031-2 porte sur la répartition des coûts indirects selon les principes de « lien de similarité » et de « lien de cause à effet entre les groupements de coûts ». Au moment de la mise en application de ces principes, il faut tenir compte de la nature des différentes activités auxquelles les coûts sont attribuables ainsi que le moment où ces activités sont réalisées.
Le présent communiqué d'interprétation vise à aider à déterminer quand les coûts de manutention du matériel et les frais généraux et administratifs liés au matériel fourni par le gouvernement sont des éléments admissibles de remboursement des coûts.
« pièces de rechange faisant l'objet d'avances à justifier » : matériel ne figurant pas au catalogue, qui appartient au gouvernement et qui est fabriqué ou acheté par des entrepreneurs conformément aux ententes établies entre les entrepreneurs et le gouvernement. Ces pièces sont utilisées pour la réparation et la révision de l'équipement du gouvernement.
« prix de revient effectif » : dépenses engagées par un entrepreneur pour obtenir un produit donné. Cela comprend le prix facturé à l'entrepreneur (moins les remises), les frais de transport applicables, les frais de recouvrement, les droits de douane et de courtage.
« matériel fourni par le gouvernement (MFG) » : matériel qu'un ministère ou un organisme gouvernemental fournit à un entrepreneur pour qu'il l'intègre au produit final.
Les frais de manutention liés à la mise en entrepôt du matériel et au retrait de celui-ci de l'entrepôt sont attribués au matériel fourni par le gouvernement au moment de l'intégration du matériel.
Les frais généraux et administratifs et les frais de manutention applicables doivent être attribués en tant que coût lié à l'intégration au matériel fourni par le gouvernement l'année où le matériel est intégré. Par exemple, lorsque du matériel fourni par le gouvernement faisant l'objet d'avances à justifier est retiré de l'entrepôt et transféré au Canada pour aliénation, les frais généraux et administratifs et les frais de manutention applicables sont attribués au moment du transfert du matériel.
Lorsque l'entrepreneur garde en entrepôt, pour le Canada, du matériel fourni par le gouvernement, le prix de revient effectif du matériel fourni par le gouvernement qui est acheté ou encore, les coûts directs de matériel, de main-d'œuvre et de fabrication et les frais généraux et administratifs connexes sont normalement inclus dans le coût des articles en stock.
Annexe 10.5.18 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 18 Régimes de participation aux bénéfices - primes de rémunération
L'article 04 des Principes des coûts contractuels 1031-2 explique les coûts indirects. Le paragraphe 2. c) de cette section stipule que les avantages sociaux (la contribution de l'entrepreneur seulement) doivent être inclus comme coûts indirects (frais généraux). Aux fins de 1031-2, les montants payés au titre des Régimes de participation aux bénéfices - Primes de rémunération ne peuvent pas être des frais généraux. Ces sommes ne constituent pas des coûts parce que ces régimes sont normalement considérés comme une répartition d'une partie des bénéfices parmi les employés. Les gains qui proviennent de profits ou de la distribution de bénéfices non répartis, ne sont pas des coûts. Toutefois, comme le but de ces régimes est de rémunérer les employés, il n'est pas rare qu'on juge que les paiements versés dans le cadre de ces régimes devraient être considérés comme des coûts.
Le présent communiqué d'interprétation des coûts vise à déterminer les caractéristiques des Régimes de participation aux bénéfices - Primes de rémunération qui peuvent être considérés comme des coûts admissibles aux fins de 1031-2.
Les Régimes de participation aux bénéfices - Primes de rémunération ont pour but d'établir un rapport entre le rendement des employés et l'atteinte des objectifs de l'organisation, en fournissant un supplément de rémunération au moyen de la distribution d'une partie définie des profits nets de l'organisation.
Les Régimes de participation aux bénéfices - Primes de rémunération peuvent être considérés comme un élément de coût admissible dans les circonstances suivantes :
le régime prévoit une entente documentée de partage avec tous les employés, et les primes d'encouragement que verse l'employeur sont calculées en fonction des profits;
l'entreprise paie les employés directement ou met en fiducie les fonds du régime de participation aux bénéfices pour le compte des employés qui participent au régime;
le coût ne dépasse pas le montant du versement fait aux employés ou placé en fiducie;
le coût n'est imputable que pendant l'année où l'employé a fourni les services qui ont permis d'obtenir les gains visés dans le régime;
la totalité du montant reconnu comme un coût est versée aux employés (ou au fiduciaire) pendant l'exercice financier au cours duquel les gains ont été faits ou peu de temps après la fin de l'exercice financier (dans les mois qui suivent, et bien avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel les gains ont été réalisés);
les fonds que le fiduciaire doit verser à l'employeur pour les surcotisations ou pour les sommes que le régime peut générer servent à réduire les coûts de l'exercice en cours, à moins que ces sommes soit directement versées par l'employeur aux employés pendant l'exercice financier en cours. (Voir l'annexe 10.5.11 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 11 Remboursements à l'entrepreneur du surplus de la caisse de pension de retraite);
la rémunération versée aux propriétaires des sociétés apparentées, aux partenaires, aux propriétaires exclusifs ou aux membres de leur famille immédiate est proportionnelle aux services personnels qu'ils ont rendus plutôt que d'être une part des profits distribués. (Voir l'Annexe 10.5.13 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 13 Rémunération des cadres).
Annexe 10.5.19 : Communiqué d'interprétation des coûts - Numéro 19 Définition des coûts associés à la main-d'œuvre recrutée temporairement par l'entrepreneur pour réaliser des travaux dans le cadre d'un contrat
Conformément aux articles 03, 04 et 05 des Principes de coûts contractuels 1031-2 les coûts de la main-d'œuvre dont on retient temporairement les services dans le cadre d'un contrat peuvent être considérés comme étant des coûts directs ou des coûts de la main-d'œuvre.
On entend par « coûts de la main-d'œuvre » les coûts engagés par un entrepreneur pour retenir temporairement les services d'ingénieurs, de rédacteurs techniques, de techniciens, d'ouvriers spécialisés. La main-d'œuvre dont on retient les services entraîne normalement des coûts indirects différents. On doit veiller à ce que ceux-ci ne soient pas traités comme des coûts associés au travail des employés de l'entrepreneur.
La méthode que les entrepreneurs utilisent pour effectuer le traitement comptable des coûts associés à la main-d'œuvre, y compris des frais généraux connexes, varie en fonction des circonstances dans lesquelles les coûts sont engagés.
certains entrepreneurs considèrent les coûts de la main-d'œuvre retenue par contrat comme étant des coûts directs lorsque les travaux ont été réalisés sous leur supervision et dans leurs installations, et que la disposition mentionnée à l'article 03 b) des Principes de coûts contractuels 1031-2 s'applique à ces coûts. Ils appliquent alors soit les taux des coûts directs de la main-d'œuvre retenue qui sont en vigueur sur le marché, soit les taux salariaux moyens qui s'appliquent à leurs propres employés lorsqu'ils réalisent des travaux semblables. Toutefois, ces entrepreneurs consignent comme des frais généraux la différence entre les taux salariaux moyens de leurs propres employés et les taux de la main-d'œuvre retenue par contrat;
d'autres entrepreneurs considèrent les coûts de la main-d'œuvre retenue par contrat comme étant des coûts associés à la sous-traitance.
Certains coûts indirects doivent être répartis équitablement entre les coûts de la main-d'œuvre retenue par contrat lorsqu'il existe un lien de cause à effet ou un rapport avantageux, et la méthode de répartition doit être conforme aux pratiques communiquées par l'entrepreneur.
Le traitement comptable des coûts de la main-d'œuvre retenue par contrat doit être évalué au cas par cas, en tenant compte de l'importance relative des coûts en question et de l'effet global du traitement comptable sur les objectifs finaux visés en matière de coûts. L'acceptation ou le rejet de la méthode qu'utilise l'entrepreneur pour comptabiliser les coûts de sa main-d'œuvre doit être fondé sur :
les liens de cause à effet et les rapports avantageux entre les coûts indirects et les coûts de la main-d'œuvre retenue par contrat;
la nature des rapports qui existent entre l'employeur et le consultant.
La méthode préférée de traitement comptable des coûts de la main-d'œuvre retenue consiste à utiliser des coûts directs, distincts des frais généraux applicables. D'autres méthodes sont acceptables à condition qu'elles soient raisonnables et justifiées et qu'elles soient conformes aux Principes des coûts contractuels 1031-2.
Annexe 10.6 : Notification de coût - 01 et 02
Annexe 10.6.1 : Notification de coût 01 - Montant des redevances de Partenariat technologique Canada pour la négociation des taux
Partenariat technologique Canada (PTC) a contribué des sommes dans le cadre d'accords sur un projet conclus avec PTC et prévoyant le remboursement possible des contributions en question selon des dispositions de remboursement de redevances.
Dans la plupart des cas, ces dispositions de remboursement de redevances sont liées à la vente du produit/projet potentiel pour lequel PTC a contribué des fonds. Les dispositions et le pourcentage de remboursement varient selon l'accord.
Dans les accords qui ont été passés en revue, les paiements de redevances que l'entreprise doit verser à PTC, dans la plupart des cas, dépassent le montant original de la contribution, à condition que les ventes liées au projet de développement soient viables.
Dans la négociation des taux annuels avec une entreprise, un coût de remboursement de redevances devra peut-être être pris en compte dans le calcul du taux de frais généraux dans l'année où le remboursement est requis et est versé à PTC.
Situation du recouvrement des coûts pour la négociation des taux annuels
Aux fins de négociation des taux annuels, le montant à recouvrer autorisé à l'égard de contrats sera limité à la contribution originale de PTC en vertu de l'accord. Le montant dépassant la contribution originale sera considéré comme un élément distinct extérieur aux négociations de taux et ne sera pas un coût contractuel autorisé.
Le montant du recouvrement sera déterminé selon l'accord original conclu avec PTC. Dans le cas des contributions qui sont particulières à un produit, un taux de recouvrement lié au développement du produit sera établi. Dans le cas des accords non particuliers à un produit, le recouvrement se fera au moyen de frais généraux et d'administration et sera réparti sur une période de temps raisonnable.
Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor- Paiements de transfert (Subventions et contributions)
1031-2, Principes des coûts contractuels du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat
ICCA 3290 Éventualités
Annexe 10.6.2 : Notification de coût 02 - Écarts d'acquisition
Aux fins de la présente notification :
Un écart d'acquisition signifie l'excédent de la valeur globale d'une entreprise sur la valeur nette attribuée aux actifs acquis et aux passifs pris en charge. Cet élément est un actif incorporel non identifiable, qui tire sa source de la méthode de comptabilisation d'achat d'un regroupement d'entreprises lorsque le prix payé par l'entreprise acheteuse dépasse la somme des actifs individuels identifiables acquis moins les passifs pris en charge, en fonction de leur juste valeur.
Un écart d'acquisition représente le montant excédentaire payé par un entrepreneur pour l'achat d'une entreprise sur la juste valeur du marché des actifs de l'entreprise acquise moins les passifs pris en charge. Ce montant est fondé sur la croissance et les bénéfices prévus de l'entreprise nouvellement acquise et, par conséquent, constitue un actif incorporel.
La comptabilisation de tous les coûts d'amortissement, de passation en charge, d'imputation ou de réduction de la valeur de cet actif incorporel appelé écart d'acquisition (peut importe la méthode de comptabilisation) est interdite.
1031-2, Principes des coûts contractuels, du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat
Annexe 10.2 : Exemples pour déterminer les fonds de roulement : Raisons pour la non-admissibilité de certains coûts lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés
ICCA 3062 Écarts d'acquisition et autres actifs incorporels
FAR 31.205-49 Goodwill (Disponible en anglais seulement)

References: l'article 10
 l'article 10
 l'article 10
 l'article 10
 l'article 10

L'article 07
 l'article 07
 l'article 5
 l'article 04
 l'article 07
 l'article 5

L'article 04
 l'article 03