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POLICY ANTIRICICLAGGIO - PDF
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1 POLICY ANTIRICICLAGGIO POLITICHE DI GESTIONE DEL RISCHIO DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO ADOTTATE AI SENSI DEL PROVVEDIMENTO DI BANCA D ITALIA DEL 10/03/2011 POL102 Aggiornamento CdA 2 gennaio 2017 Vers. 2.0
2 Elenco versioni Versione Data dicembre gennaio 2017 Pag. 2 di 13
3 INDICE 1 FINALITA DELLA POLICY SISTEMA DI PREVENZIONE DEL RISCHIO DI RICICLAGGIO ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA OBBLIGHI DI SVOLGIMENTO Accensione del rapporto continuativo Adempimento iniziale degli obblighi di adeguata verifica per rapporto continuativo Aggiornamento dell adeguata verifica per rapporto continuativo Operazioni inattese o a rischio potenziale INDIVIDUAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO ADEGUATA VERIFICA SEMPLIFICATA ADEGUATA VERIFICA RAFFORZATA Situazioni connesse ad operazioni a rischio più elevato Cliente non presente fisicamente Conti correnti di corrispondenza con enti di Stati extracomunitari Persone politicamente esposte Enti con catena societaria complessa Società fiduciarie ATTEGGIAMENTO VERSO CLIENTI A RISCHIO Clienti indesiderati Monitoraggio dei clienti acquisiti Operazioni di cospicuo ammontare; Provvedimento della Banca d Italia sulla adeguata verifica, Parte I, sezione II, punto B) Astensione SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE ITER SOS SOSPENSIONE ARCHIVIO UNICO INFORMATICO CONTROLLI INTERNI...13 Pag. 3 di 13
4 1 FINALITA DELLA POLICY Il presente documento, denominato Politiche di gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo di seguito brevemente Policy antiriciclaggio, è stato adottato con delibera del 29/08/2011 del Consiglio di Amministrazione, sentito il parere del Collegio Sindacale, della Banca Cambiano 1884 S.p.A., di seguito brevemente Banca, ed esprime gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio ed il finanziamento del terrorismo; esso è stato successivamente aggiornato alla luce degli sviluppi della normativa, e delle scelte organizzative interne della Banca. La Policy antiriciclaggio viene adottata dal Consiglio di amministrazione ai sensi del Cap. 1 Sez. I del Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, emanato da Banca d Italia il 10/03/2011 ai sensi dell art. 7 c. 2 del d.lgs. 231/07, di seguito brevemente Provvedimento. Il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo rappresentano fenomeni criminali che costituiscono una grave minaccia per l economia legale, destabilizzando il sistema bancario e finanziario. L armonizzazione internazionale della disciplina di prevenzione dei rischi connessi al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo mira a preservare l integrità e la stabilità del sistema assegnando un ruolo chiave agli intermediari. Il contenimento del rischio di riciclaggio assume rilievo anche sotto il profilo della regolamentazione prudenziale, in quanto riconducibile al rischio legale (fra i rischi operativi di primo pilastro) e al rischio reputazionale (di secondo pilastro), che devono essere fronteggiati dalla Banca mediante un idoneo assetto organizzativo e adeguata dotazione patrimoniale. L azione di prevenzione e contrasto del riciclaggio si esplica attraverso l introduzione di presidi volti a garantire la piena conoscenza del cliente, la tracciabilità delle transazioni finanziarie e l individuazione delle operazioni sospette. La Banca è chiamata ad adottare misure di contrasto del riciclaggio e soluzioni organizzative calibrate in ragione del rischio desumibile da una serie di elementi, tra cui la natura della controparte, il servizio richiesto, l area geografica di riferimento. L elemento del rischio deve essere preso in considerazione per l individuazione e la segnalazione delle operazioni sospette e, ancor prima, per l applicazione di misure differenziate di verifica della clientela (approccio basato sul rischio). La normativa antiriciclaggio, così come quella di vigilanza prudenziale, riserva agli intermediari la possibilità di adottare presidi organizzativi commisurati al livello di rischio stimato, prevede condotte flessibili e accorda margini di autonomia e discrezionalità per l adozione di procedure, strumenti e controlli. La Policy antiriciclaggio delinea il sistema di prevenzione dei rischi connessi con il riciclaggio ed il finanziamento del terrorismo adottato dalla Banca tenuto conto delle dimensioni, delle specificità organizzative, dell attività svolta e dei mercati in cui opera. La Policy antiriciclaggio riepiloga le scelte aziendali e gli indirizzi formulati dal Consiglio di Amministrazione alle strutture, su parere concorde del Collegio Sindacale, per l interpretazione delle norme più complesse e l applicazione delle disposizioni dell ordinamento antiriciclaggio che prevedono margini di discrezionalità e l adozione di provvedimenti basati sulla stima dei rischi. Pag. 4 di 13
5 2 SISTEMA DI PREVENZIONE DEL RISCHIO DI RICICLAGGIO La Policy antiriciclaggio sintetizza gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio ed il finanziamento del terrorismo, ponendo in evidenza le scelte compiute in autonomia dalla Banca. In generale, ai sensi delle Istruzioni di vigilanza emanate da Banca d Italia la Banca si è dotata di un sistema dei controlli interni, definibile come insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative che mirano ad assicurare il rispetto delle strategie aziendali ed il conseguimento delle seguenti finalità: efficacia ed efficienza dei processi aziendali salvaguardia del valore delle attività e protezione dalle perdite affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza nonché con le politiche, i piani, i regolamenti e le procedure interne». Per la descrizione dettagliata delle soluzioni organizzative adottate e dell impianto di prevenzione e contrasto del riciclaggio si fa rinvio ai seguenti documenti: Regolamento della funzione antiriciclaggio Regolamento per la segnalazione di operazioni sospette Regolamento dei compiti e responsabilità per l adempimento degli obblighi antiriciclaggio c.d. Manuale antiriciclaggio Regolamento dei flussi informativi Sistema dei Controlli Interni 3 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 3.1 OBBLIGHI DI SVOLGIMENTO La normativa dispone che l adeguata verifica comprenda le seguenti attività: identificazione del cliente e verifica dell identità identificazione del titolare effettivo e verifica dell identità ottenimento delle informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo svolgimento del controllo costante nel corso del rapporto continuativo. La normativa prevede che l adeguata verifica sia effettuata, in particolare, nei seguenti casi: all instaurazione di un rapporto continuativo all esecuzione di operazioni occasionali dell importo pari o superiore ad quando vi sono dubbi sulla veridicità e l adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti quando vi è un sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. In ordine al tema dell adeguata verifica (customer due diligence), che riveste importanza centrale nel sistema di prevenzione del rischio di riciclaggio, la Banca ha operato le scelte di seguito indicate. Pag. 5 di 13
6 3.1.1 ACCENSIONE DEL RAPPORTO CONTINUATIVO Sono considerati rapporti continuativi quelli indicati nel provvedimento della Banca d Italia del 3/4/2013, Art. 1, lettera k). Si stabilisce che, ai fini dell adeguata verifica, all accensione del rapporto continuativo intestato a persone fisiche debbano essere acquisiti i seguenti documenti: documento valido per l identificazione, non scaduto informazioni sull attività economica svolta tessera attributiva del codice fiscale o tessera sanitaria dichiarazione dei redditi, solo nel caso di richieste di affidamento Si stabilisce che, ai fini dell adeguata verifica, all accensione del rapporto continuativo intestato a persone giuridiche debbano essere acquisiti i seguenti documenti: atto costitutivo statuto visura camerale oppure estratto del libro soci se presenti, procure ad operare se presenti, patti parasociali ufficiali, verbali assembleari o scritture per comprendere l assetto societario ed il titolare effettivo, solo nel caso di dubbi sul titolare effettivo bilancio, solo nel caso di richieste di affidamento nel caso di società partecipata da fiduciaria: comunicazione riservata della fiduciaria che indichi il fiduciante (o i fiducianti) titolare effettivo della quota, con i documenti occorrenti per il suo censimento; nel caso di società partecipata da trust: atto istitutivo del trust e copia del libro degli eventi per valutare successive modifiche rispetto all atto originario; Si definisce che l adeguata verifica sia formalizza all accensione del rapporto continuativo mediante questionario da far sottoscrivere al soggetto persona fisica, o al legale rappresentante delle societàpersone giuridiche. Operazioni occasionali Sono considerate operazioni occasionali le operazioni disposte dai clienti per cassa (o fuori conto) che comportano la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore ad euro , indipendentemente dal fatto che siano effettuate con un operazione unica o con più operazioni che appaiono tra loro collegate per realizzare un operazione frazionata; a tale fine viene definito che le operazioni frazionate sono quelle realizzate per un ammontare pari o superiore ad euro Ai fini dell adempimento all obbligo di adeguata verifica, si determina a livello aziendale che tale obbligo, per le operazioni in contanti, scatti per le operazioni di importo pari o superiore a euro Si definisce che l adeguata verifica sia formalizzata per le operazioni occasionali mediante il questionario da fare sottoscrivere come sopra indicato. Monitoraggio del rapporto Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo si attua analizzando le transazioni concluse durante tutta la durata di tale rapporto, in modo da verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che la Banca ha del cliente, delle sue attività e del profilo di rischio, avendo riguardo se necessario all origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati, le informazioni sul cliente. Il monitoraggio del rapporto continuativo si sostanzia nelle seguenti misure, volte ad approfondire l analisi delle operazioni inattese o a rischio potenziale: il questionario acquisito per i rapporti continuativi viene aggiornato secondo i criteri stabiliti nel successivo paragrafo Aggiornamento dell adeguata verifica Pag. 6 di 13
7 gli operatori che gestiscono la relazione con il cliente verificano la compatibilità delle operazioni con il quadro conoscitivo acquisito, approfondendo la verifica delle transazioni che appaiono incongrue, così come descritto nel successivo paragrafo Operazioni inattese o a rischio potenziale il sistema diagnostico Gianos segnala le transazioni inattese che vengono sottoposte ad analisi da parte delle filiali e della funzione antiriciclaggio vengono svolti i seguenti controlli idonei ad individuare le transazioni potenzialmente incompatibili con il profilo del cliente: - controllo giornaliero e trimestrale su cambio assegni - Ufficio Internal Audit; - controllo giornaliero su operazioni effettuate in contanti superiori ad euro Ufficio Internal Audit; - controlli trimestrali su carnet di assegni rilasciati in forma libera Ufficio Internal Audit; - controlli trimestrali su operazioni effettuate in contante a valere su libretti e conti correnti Titolare di Filiale e Funzione antiriciclaggio; - controllo semestrale su operazioni in contanti, con riferimento il progressivo annuo per segno delle operazioni (dare o avere) - Funzione antiriciclaggio; - controllo giornaliero sulla movimentazione di banconote di grosso taglio, per entità superiore a quella regolamentare per singola movimentazione - Funzione antiriciclaggio - controllo trimestrale sulla movimentazione di banconote di grosso taglio, suddivisa per cliente - Funzione antiriciclaggio - controlli giornalieri su operazioni dare/avere con importo superiore ad euro Titolare di Filiale - controllo giornaliero sulle operazioni di importo superiore ad Ufficio Internal Audit; - controllo giornaliero sulle operazioni da/per paesi esteri ricompresi in black lists - Funzione antiriciclaggio ADEMPIMENTO INIZIALE DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA PER RAPPORTO CONTINUATIVO Per i nuovi rapporti, si dispone che gli obblighi di adeguata verifica siano adempiuti al momento dell accensione. Per i rapporti già acquisiti all entrata in vigore del Provvedimento della Banca d Italia del 3/4/2013 sulla adeguata verifica (1/1/2014), si dispone che gli obblighi, secondo le modalità in esso descritte, siano adempiuti al primo contatto utile. Si considera primo contatto utile: apertura di un nuovo rapporto da parte dello stesso soggetto esecuzione operazioni in titoli (che comportino o meno l aggiornamento Mifid) rinegoziazione delle condizioni del rapporto continuativo rinnovo del documento di identità raccolta o aggiornamento del questionario MiFID consegna di uno strumento di pagamento richiesta di affidamento. In considerazione della valutazione del rischio presente, si dispone che per i rapporti già attivi debba essere svolta l adeguata verifica nel rispetto delle seguenti regole di priorità: Punteggio GIANOS Numero rapporti Rapporto affidato entità dell affidamento Pag. 7 di 13
8 3.1.3 AGGIORNAMENTO DELL ADEGUATA VERIFICA PER RAPPORTO CONTINUATIVO Si dispone che l adeguata verifica sia ripetuta periodicamente, cioè aggiornata, per cogliere cambiamenti significativi che potrebbero interessare le singole posizioni ed impattare sulla valutazione del rischio di riciclaggio. Per il rinnovo dell adeguata verifica sono definite le seguenti regole, che tengono conto del rischio assegnato al cliente dallo strumento Gianos GPR : rischio irrilevante, aggiornamento ogni 7 anni rischio basso, aggiornamento ogni 5 anni rischio medio, aggiornamento ogni 3 anni rischio alto, aggiornamento ogni anno. Si dispone inoltre che l adeguata verifica debba essere rinnovata, con aggiornamento del questionario, ogni qualvolta la Banca viene a conoscenza di: variazione dell assetto societario (soci, titolare effettivo, gruppo di appartenenza) variazione della forma giuridica delle società affidate variazione dell oggetto sociale e/o codice attività economica peggioramento del livello di rischio del cliente ripetuta comparsa di inattesi in Gianos, sintomo di cambiamenti operativi o strutturali OPERAZIONI INATTESE O A RISCHIO POTENZIALE La compatibilità delle transazioni eseguite dal cliente rispetto al quadro conoscitivo acquisito, viene valutata tempo per tempo, approfondendo la verifica delle transazioni che appaiono incongrue, accertando l origine dei fondi e/o la destinazione dei medesimi. L adeguata verifica deve essere svolta quando vi è un sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e/o nel momento di valutazione in ordine all avvio dell iter di segnalazione di operazione sospetta. In tale circostanza deve altresì essere svolto un aggiornamento della adeguata verifica già svolta, a meno che tale operazione non ossa costituire, per il cliente, indizio della incipiente segnalazione. Infine, l adeguata verifica deve essere svolta quando vi sono dubbi sulla veridicità e l adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti. Nei casi sotto specificati, si definisce che il soggetto cui è riferibile il rapporto/operazione debba essere oggetto di monitoraggio, di cui deve rimanere traccia o nella corrispondenza con l Unità Operativa di Sede (Funzione Antiriciclaggio), o nella scheda contatti-relazioni del cliente. - Per operazioni inattese segnalate da Gianos, accertando l origine dei fondi o la destinazione dei medesimi [ove l operazione risulti non compatibile con il quadro informativo acquisito sul cliente]. - Per operazioni che appaiono incongrue rispetto alle informazioni note sul cliente e/o caratterizzate da indicatori di anomalia e/o corrispondenti a schemi rappresentativi di comportamenti anomali, accertando l origine dei fondi o la destinazione dei medesimi - Per operazioni di versamento o prelevamento di contante, accertando l origine dei fondi o la destinazione dei medesimi, ove l operazione risulti non compatibile con il quadro informativo acquisito sul cliente. Nei casi sopra elencati, l operatore acquisisce sul cliente tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire alla Banca di adempiere agli obblighi di monitoraggio costante, desumendole anche dall andamento delle relazioni ad esso riferibili. Si definisce, comunque, di richiedere al cliente documenti Pag. 8 di 13
9 giustificativi dell operazione, secondo un approccio basato sul rischio, nei casi in cui esso appare più significativo. 3.2 INDIVIDUAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO La banca, come esplicitato anche nel Manuale operativo antiriciclaggio, nel capitolo relativo alla individuazione del titolare effettivo, fa pieno riferimento al dettato normativo della L. 231/2007, ed all art. 2 dell Allegato Tecnico; si fa altresì riferimento a quanto precisato nel Provvedimento della Banca d Italia del 3/4/2013 sulla adeguata verifica. Viene individuato come vincolante il criterio quantitativo-formale del 25% + 1 ai fini della individuazione del soggetto titolare effettivo, nel senso che, al ricorre dello stesso, il soggetto possessore della quota deve essere individuato come titolare effettivo. In aggiunta o in alternativa a quanto sopra, e sempre dietro dichiarazione del legale rappresentante della società/persona giuridica, si fa riferimento al criterio sostanziale, ben potendo sussistere un titolare effettivo che non soddisfi il requisito quantitativo sopra riferito. Infine, non ricorrendo le due precedenti casistiche, nelle varie fattispecie di ente collettivo, si ricorre al criterio residuale desumibile dal Provvedimento del 3/4/2013 sopra richiamato, andando ad individuare il titolare effettivo nel soggetto o soggetti che gestiscono e rappresentano l ente. Sono ammessi casi di assenza del titolare effettivo nelle ipotesi individuate nel ridetto Provvedimento, (ad es. qualora la partecipazione nella società sia detenuta da enti pubblici, società quotate, o comunque entità che non soggette all adempimento della adeguata verifica), e casi di più titolari effettivi (es. 3 soci al 33%). Qualora il cliente sia assoggettato ad adeguata verifica semplificata, non si pone l esigenza della individuazione del titolare effettivo. Dovranno essere esaminati con molta cura i casi di difformità fra quanto dichiarato dal cliente in merito al titolare effettivo, e quanto invece risulta alla Banca da altre fonti (visure camerali, atti notarili etc); in tali circostanze, l operatore dovrà prendere contatto con il Responsabile Antiriciclaggio per le valutazioni del caso (ad es. considerare l inoltro della segnalazione di operazione sospetta, e la continuazione dell eventuale rapporto continuativo). Ferme restandole prerogative del Delegato aziendale per le segnalazioni di operazioni sospette, nei casi sopra considerati, ed in tutte le ipotesi in cui si debba valutare l opportunità di mantenere o meno la relazione, la decisione finale compete al Direttore Generale. 3.3 ADEGUATA VERIFICA SEMPLIFICATA Ad integrazione delle disposizioni normative, si stabilisce che l adeguata verifica semplificata implichi lo svolgimento dei seguenti atti: identificazione del cliente verifica dell identità con acquisizione di documentazione valida verifica ed acquisizione dei documenti attestanti l eventuale potere di rappresentanza del soggetto acquisizione di documenti attestanti la riconducibilità del cliente alle categorie a cui è riservata l adeguata verifica semplificata controllo nel continuo del rapporto. Si ritiene che l applicazione dell adeguata verifica semplificata esima la Banca dai seguenti obblighi: identificazione del titolare effettivo acquisizione del questionario di adeguata verifica ottenimento delle informazioni sulla natura del rapporto. Avuto riguardo alle disposizioni normative, si definisce di applicare l adeguata verifica semplificata ai seguenti soggetti clienti: Uffici della Pubblica Amministrazione (es. scuole di ogni ordine e grado, conti comunali, conti di tesoreria, Regioni, Province, Comuni, istituzioni universitarie, aziende ed enti del Servizio Sanitario); Ordini professionali pubblici (Architetti, Avvocati, Commercialisti, Notai, ecc.); Società di Riscossione Tributi; Pag. 9 di 13
10 Banche; Imprese di Assicurazione che operano nel ramo vita, Agenti di cambio, Enti creditizi/finanziari comunitari soggetti alla direttiva, Enti creditizi/finanziari in uno stato extracomunitario a regime equivalente; Società o altro Organismo quotato i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva 2004/39/CE. L adeguata verifica semplificata si applica anche ai casi di contratti di assicurazioni Vita con premio annuale non superiore ad euro o premio unico non superiore ad euro ADEGUATA VERIFICA RAFFORZATA La normativa dispone di applicare misure rafforzate di adeguata verifica della clientela: - in presenza di un rischio di riciclaggio più elevato - cliente non presente fisicamente - conti di corrispondenza con enti corrispondenti di stati extracomunitari - cliente o titolare effettivo persona politicamente esposta in senso proprio, come definito dalla L.231/ SITUAZIONI CONNESSE AD OPERAZIONI A RISCHIO PIÙ ELEVATO Si fa rinvio al paragrafo Operazioni inattese o a rischio potenziale. Si definisce che l adeguata verifica rafforzata sia svolta nelle forme e nei modi ivi previsti, nonché secondo quanto riportato nel Manuale Antiriciclaggio CLIENTE NON PRESENTE FISICAMENTE La Banca in linea generale non accende alcun rapporto continuativo senza la presenza fisica del cliente. E fatto quindi divieto di accendere rapporti continuativi senza svolgere l adeguata verifica con la presenza del cliente fatti salvi il seguenti casi: finanziamenti in pool realizzati mediante adeguata verifica di terzi operatività a distanza ex art. 29 e ss. D. Lgs. 231/2007. Si dispone che la Banca non esegua alcuna operazione senza la presenza fisica del cliente, fatta eccezione per i seguenti casi: operazioni effettuate con sistemi di cassa continua, sportelli automatici o per corrispondenza operazioni effettuate attraverso soggetti che svolgono attività di trasporto valori operazioni effettuate mediante carte di pagamento disposizioni impartite mediante canale internet (trading on line, internet banking) Per tutte le altre fattispecie si dispone di individuare il soggetto esecutore dell operazione CONTI CORRENTI DI CORRISPONDENZA CON ENTI DI STATI EXTRACOMUNITARI La Banca al momento si astiene dall accensione di rapporti continuativi con enti corrispondenti di Stati extracomunitari. Pag. 10 di 13
11 3.4.4 PERSONE POLITICAMENTE ESPOSTE La Banca ha adottato procedure idonee alla verifica e gestione dell accensione di rapporti a persone politicamente esposte, per cui si fa rinvio al Regolamento dei compiti e responsabilità per l adempimento degli obblighi antiriciclaggio. L accertamento e successivo monitoraggio viene effettuato mediante liste world check e l autorizzazione viene rilasciata dal Direttore Generale, per quanto riguarda i Peps in senso stretto, e dalla Funzione Antiriciclaggio per quanto riguarda i Peps italiani. Viene sempre accertata l origine dei fondi ENTI CON CATENA SOCIETARIA COMPLESSA Nel caso di società italiana controllata da una capogruppo avente sede in Paesi esteri la Banca acquisisce documentazione particolare oppure una adeguata verifica da parte di terzi, sempre che si tratti di un Paese inserito nell elenco di quelli a regime fiscale equivalente; è esclusa la possibilità di attivare rapporti con società la cui controllante, ai sensi dell art c.c. e dell art. 93 TUF, abbia sede in un Paese non collaborativo. L adeguata verifica rafforzata consiste nell acquisizione, a seconda dei casi, dell'adeguata verifica di terzi o della documentazione per individuare il titolare effettivo SOCIETÀ FIDUCIARIE Nei rapporti con le società fiduciarie, qualora operino per conto terzi, l adeguata verifica rafforzata consiste nell acquisizione dei dati relativi al fiduciante e dell eventuale titolare effettivo se diverso dal fiduciante, nel caso di operazioni su conti omnibus e di rapporti rubricati; nell acquisizione dei dati del titolare effettivo, nel caso di quote detenute da fiduciaria. 3.5 ATTEGGIAMENTO VERSO CLIENTI A RISCHIO La Banca definisce di adottare un atteggiamento di particolare cautela verso clienti aventi caratteristiche tali da far ritenere che vi sia una maggior esposizione ai rischi connessi al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo accendendo rapporti continuativi a questi intestati o dando corso ad operazioni da questi richieste CLIENTI INDESIDERATI E fatto divieto di accendere rapporti continuativi o accogliere la richiesta di operazioni da parte dei soggetti riconducibili alle seguenti categorie: - soggetti che rifiutino di fornire informazioni necessarie per completare l adeguata verifica sia per l accensione del rapporto continuativo sia per il compimento di un Operazione a rischio potenziale - soggetti che forniscano indicazioni sul titolare effettivo manifestamente discordanti da quanto emerge dalle fonti ufficiali (con l intento di dare all esterno un immagine societaria difforme da quella fattuale) Per i nominativi interessati da segnalazione di operazione sospetta, con cui la Banca ha già chiuso i rapporti, vengono adottati gli opportuni accorgimenti perché, senza divulgare la notizia dell inoltro della S.O.S., venga inibita la possibilità di riattivare i rapporti senza previo assenso della Direzione Generale. La Banca, nella propria autonomia gestionale, ritiene di non procedere all apertura di rapporti continuativi, od alla effettuazione di operazioni occasionali nei confronti di operatori, in qualsiasi forma costituiti, appartenenti alle seguenti categorie: compro-oro; sale giochi e sale scommesse; agenzie di money transfer. Pag. 11 di 13
12 Per le seguenti categorie di soggetti, in fase di allacciamento di nuove relazioni, è necessario avere l autorizzazione del Direttore Generale, previo parere della Funzione Antiriciclaggio: soggetti già segnalati alla UIF; soggetti sottoposti a provvedimenti di tipo penale, o notoriamente indagati dall a.g. con evidenza del dato dalle liste della W.C.L. o a mezzo stampa o altre fonti di pubblico accesso MONITORAGGIO DEI CLIENTI ACQUISITI La Banca ha adottato procedure per il monitoraggio della clientela acquisita. Qualora nominativi intestatari di rapporti continuativi presso la Banca entrino a far parte delle liste world check o versino in una delle situazioni di cui al precedente paragrafo, si dispone di avviare un attento monitoraggio che può condurre alla riduzione delle relazioni commerciali o all estinzione dei rapporti OPERAZIONI DI COSPICUO AMMONTARE; PROVVEDIMENTO DELLA BANCA D ITALIA SULLA ADEGUATA VERIFICA, PARTE I, SEZIONE II, PUNTO B). Al fine di determinare il concetto di cospicuo ammontare delle operazioni da prendere in considerazione ai fini indicati sopra, si stabilisce che tali debbono essere considerate le operazioni singolarmente di importo pari o superiore ad , in particolare se incoerenti con il profilo economico-patrimoniale del cliente ASTENSIONE Ai sensi della normativa vigente, quando la Banca non è in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela non può instaurare il rapporto continuativo. Parimenti, la Banca pone fine al rapporto continuativo e si astiene dal dare corso all operazione richiesta dal cliente ove questi non fornisca le informazioni necessarie per lo svolgimento dell adeguata verifica. La Banca esegue l operazione richiesta qualora la predetta astensione non sia possibile, cioè nei seguenti casi: l'esecuzione dell'operazione per sua natura non può essere rinviata l'astensione può ostacolare eventuali indagini. Le segnalazioni sono effettuate appena la Banca viene a conoscenza degli elementi di sospetto, ove possibile prima di eseguire l'operazione. Sono fatti salvi tutti i casi in cui tale astensione non sia possibile tenuto conto della normale operatività e del rischio di violare il principio della riservatezza creando allarmismi nel cliente. 4 SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE La Banca ha adottato provvedimenti organizzativi e procedure volte ad assicurare un processo omogeneo per la valutazione e la segnalazione delle operazioni sospette. Si fa rinvio al Regolamento per la segnalazione delle operazioni sospette. 4.1 ITER SOS La Banca ha operato le seguenti scelte in merito all iter di valutazione e segnalazione dell operazione sospetta: - i livelli di valutazione sono tre: operatore, responsabile del punto operativo, delegato aziendale - il responsabile del punto operativo non può archiviare la segnalazione di operazione sospetta Pag. 12 di 13
13 - i nominativi interessati da segnalazione dell operazione sospetta possono essere resi noti anche alle strutture/alla rete delle filiali, oltre che ai soggetti direttamente coinvolti nell iter della segnalazione, ferma la tutela della riservatezza circa il nome del soggetto che ha effettuato la S.O.S. e di chi la ha commentata. - i rapporti accesi con i clienti interessati da segnalazione dell operazione sospetta vengono monitorati con regolarità, con la appostazione in adeguata verifica rafforzata ; in sede di periodica valutazione, possono essere gradualmente condotti all estinzione. 4.2 SOSPENSIONE Ai sensi della normativa, l UIF può sospendere per un massimo di 5 giorni lavorativi, sempre che ciò non pregiudichi il corso delle indagini, operazioni sospette di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Si definisce che la Banca possa proporre all UIF la sospensione dell operazione, prima di eseguirla, per le vie brevi, senza creare allarmismi nel cliente e senza correre il rischio di ostacolare eventuali indagini in corso di cui si abbia conoscenza, nei casi di: - elevato rischio di riciclaggio stimato; - operazioni di deflusso finanziario che rischiano di fare perdere la tracciabilità dei fondi. 5 ARCHIVIO UNICO INFORMATICO La Banca ha istituito l Archivio Unico Informatico in conformità delle normative vigenti. Le registrazioni in AUI vengono generate mediante automatismi del sistema informatico. Per mitigare il rischio di registrazioni omesse, tardive o incomplete, sono stati istituiti presidi dedicati: controlli quotidiani, tramite stampa delle registrazioni incomplete controlli settimanali dell Ufficio Antiriciclaggio, tramite visualizzazione delle operazioni per le quali è necessario completare i dati ai fini della registrazione Stampa tabulato giornaliero e controllo delle operazioni inserite manualmente (Ufficio Antiriciclaggio) Controllo mensile delle operazioni da inviare nei flussi SARA, con utilizzo del diagnostico K Aui per rilevare eventuali anomalie. 6 CONTROLLI INTERNI Per conseguire gli obiettivi di prevenzione ed attenuazione dei rischi connessi al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, la Banca adotta le seguenti misure: atti di normativa interna controlli di 1 livello affidati alle strutture operative controlli di 2 livello affidati a Funzione Antiriciclaggio e Funzione Internal Auditing (in forza di appositi accordi di servizio) attività di internal audit svolta dalla Funzione di Audit interno e da META diffusione della cultura del controllo e sensibilizzazione verso la tematica del riciclaggio interventi di formazione organizzati su più livelli a beneficio delle strutture centrali e delle filiali aggiornamento dei contratti e della modulistica manutenzione e implementazione degli strumenti di lavoro (sistema informativo, diagnostici, ecc.) Pag. 13 di 13
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