Source: https://www.vdiaz.de/ueber-uns/geschaeftsordnung/
Timestamp: 2019-10-15 13:18:24+00:00

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Geschäftsordnung – Verein deutsch-iranischer Ärzte und Zahnärzte in Hamburg e.V. (VDIAZ)
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Die Geschäftsordnung wurde auf der Mitgliedervollversammlung am 28.05.2016 mit absoluter Mehrheit genehmigt und verabschiedet. Sie dient dazu, dem Vereinsleben Rechtssicherheit zu geben und die Aufgaben des Vorstands zu definieren.
Die Geschäftsordnung ist kein Bestandteil der Satzung. Sie bedarf zu ihrem Erlass oder ihrer Änderung nicht der satzungsändernden Mehrheit von meist 2/3 der Stimmen, sondern kann, wenn in der Satzung hierfür nichts Anderes vorgeschrieben wird, von der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen werden.
Sie muss auch nicht beim Amtsgericht eingereicht und dort im Vereinsregister eingetragen werden.
Geschäftsordnungen von Verein deutsch-iranischer Ärzte und Zahnärzte in Hamburg dienen dazu, dem Vereinsleben Rechtssicherheit zu geben und geben Weisungen dem Vorstand sowie weiteren Organen des Vereins vereinsinterne Richtlinien, wie sie ihre Aufgaben zu führen haben. Die Geschäftsordnung ist kein Bestandteil der Satzung. Sie bedarf zu ihrem Erlass oder ihrer Änderung nicht der satzungsändernden Mehrheit von meist 2/3 der Stimmen, sondern kann, wenn in der Satzung hierfür nichts Anderes vorgeschrieben wird, von der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen werden und sie muss auch nicht beim Amtsgericht eingereicht und dort im Vereinsregister eingetragen werden.
E handelt sich um die externen Geschäftsordnungen. Diese werden von der Mitgliederversammlung beschlossen. Diese Regeln sind für die Arbeit des Vorstands bindend und können von ihm auch nicht geändert werden. Wenn der Vorstand gegen eine Regel der externen Geschäftsordnung verstößt, so wird dies als eine Verletzung der Amtspflichten angesehen.
§2 Aufnahmeprozess:
Ansprechorgan für die Mitgliedschaft ist der Vorstand. Der Aufnahmeprozess beginnt mit einem schriftlichen Antrag und findet mit eigenständigem Unterschrift des Antragstellers, zur Anerkennung der Vereinssatzung, seine Gültigkeit. Das Antragsformular wird vom Vorstand entsprechend vorbereitet und veröffentlicht.
Der Vorstand ist verpflichtet jeder Antrag in seiner Sitzung genau zu prüfen. Dabei wird die Mitgliedschaft wie die § 4 der Satzung beschreibt, die Einstufung des Antragsstellers in vorliegenden Mitgliedschaftsmöglichkeiten festgelegt.
Der Vorstand hat die Pflicht den Antragssteller die Vorlage der notwendigen Unterlagen anzufordern. Nur vom Vorstand und wissenschaftlichen Beirat erworbenen Mitglieder sind von dieser Regelung ausgenommen.
Die Vorlage der Notwendigen Unterlagen, wodurch eindeutig Profession/ Berufsstatus des Antragsstellers erkannt wird, ist bei der Prüfung des Antrages im Vorstand erforderlich. Nur vom Vorstand und wissenschaftlichen Beirat erworbenen Mitglieder können später nach der Aufnahme zur Archivierung ihre Unterlagen vorlegen.
Der Vorstand informiert den Antragsteller schriftlich über die Entscheidung über die Aufnahme. Die Mitgliedschaft beginnt aber erst nach Eingang des Mitgliedschaftsbeitrags.
Die Daten des neuen Mitgliedes werden in einem Archiv erfasst. Diese Daten dürfen nicht ohne Zustimmung des Mitgliedes an dritte Person weitergegeben werden.
Mitgliedschaftsbeitrag gilt für ein Geschäftsjahr (12 Monaten nach der Aufnahme).
Die Höhe des Mitgliedschaft Beitrages legt Mitgliederversammlung fest und kann variieren. Der aktuelle Mitgliedschaftsbeitrag zu Aufnahmezeit ist maßgebend für die Aufnahme.
§3 Vorstand:
Zuständigkeitsverteilung erfolgt im Vorstand intern Geschlecht unabhängig nach Abstimmung.
Alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit. Sie sind gemeinsam verantwortlich und Zuständig für eine fach- und sachgerechte Führung des Vereines.
Jedes Vorstandsmitglied kann zur Erfüllung spezieller Aufgaben zeitlich befristet weitere Vereinsmitglieder einbinden.
Kann ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben der Geschäftsführung aus familiären, beruflichen oder gesundheitlichen Gründen, etc. nicht wahrnehmen, gilt folgende Vertretungsregelung:
Der 1. Vorsitzende wird vertreten durch den 2.Vorsitzenden
Der 2. Vorsitzende wird vertreten durch den Schriftführer.
Der Schriftführer durch 1. Vorsitzende
Der Kassenwart durch 1. Vorsitzender.
1. Erster Vorsitzende :
Der Vereinsvorstand übernimmt die Aufgaben eines Geschäftsführers im Verein. Zu den Geschäftsführungsaufgaben des Vorstands zählen alle Handlungen, die der Vorstand für den Verein vornimmt. Dabei lassen sich die Aufgabenbereiche in zwei große Gruppen aufteilen: die Vertretung des Vereins nach außen (wie Vertragsabschlüsse, Anmieten von Räumen etc.) und die Geschäftsführung im eigentlichen Sinn (z. B. Kontrolle Verwaltung der Mitglieder, Buchführung usw.). Wobei natürlich auch jede Vertretungshandlung nach außen zugleich eine Handlung der Geschäftsführung darstellen.
1. Hauptaufgaben:
Der Verein vorsitzende
A- gewährleistet und erfüllt die satzungsgemäßen Zwecke des Vereins
B- repräsentiert den Verein nach innen und außen
C- ist ein Bindeglied zwischen dem Verein und der Öffentlichkeit
D- vertritt den Verein als gesellschaftspolitisch (mit-) prägende Kraft
E- arbeitet daran, ein für den Verein nachhaltig optimales Ergebnis zu erzielen
F- versucht, den gesellschaftspolitischen Erfordernissen dabei Rechnung zu tragen
G- plant strategisch den Weg in die Vereinszukunft
2. Wichtige Einzeln Aufgaben:
A- beruft Sitzungen und Versammlungen ein
B- stellt die Tagesordnung auf
C-ist Vorsitzender bei Sitzungen und Versammlungen
D- legt der Mitgliederversammlung den Geschäftsbericht vor
E- überwacht die Durchführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
F- unterrichtet den Vorstand über die laufenden Geschäfte
G- beantragt Zuschüsse
H- bemüht sich um Spenden und Sponsoren
3. Entscheidungsaufgaben:
A- entscheidet zusammen mit dem geschäftsführenden und erweiterten Vorstand über alle relevanten Vereinsangelegenheiten
B- hat eine besondere Funktion bei Abstimmungen: im Fall einer Stimmengleichheit gibt seine Stimme den entscheidenden Ausschlag
C- bestellt einen der stellvertretenden Vorsitzenden zu seiner Vertretung bei Verhinderung oder Krankheit
4. Laufende Sachaufgaben:
A- wickelt die laufenden Geschäfte über die Geschäftsstelle ab
B- erledigt den laufenden Schriftverkehr mit Hilfe der Geschäftsstelle
5. Planungsaufgaben:
A- arbeitet permanent an der Verbesserung der Abläufe innerhalb der Vereinsarbeit.
B- plant Rationalisierungsprozesse.
C- ist verantwortlich für die positive Darstellung des Vereins im gesellschaftspolitischen Bereich.
D- sorgt für eine laufende Optimierung des Organisationssystems innerhalb des Vereins.
6. Kontrollaufgaben:
sorgt dafür, dass alle Funktionäre, die von ihnen übernommenen Aufgaben ordnungsgemäß und pünktlich erfüllen.
7. Personalaufgaben:
A- sorgt für eine umfassende Mitgliederinformation.
B- informiert die Mitarbeiter über das vereinsinterne Geschehen, Ergebnisse von Tagungen etc.
C- setzt sich für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter ein.
D- führt Zielvereinbarungsgespräche mit den Mitarbeitern.
E- gibt mündliche und schriftliche Anweisungen für die Zusammenarbeit der . . . Vereinsmitarbeiter untereinander.
F- praktiziert einen kooperativen Führungsstil.
8. Unterschriftsbefugnisse:
A- unterschreibt die wichtigste/etatwirksame Vereinskorrespondenz
B- unterzeichnet alle verbindlichen Rechtsgeschäfte gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied des geschäftsführenden Vorstands
2. Zweiter Vorsitzende (Stellvertretender Vorsitzende):
Der 2. Vorsitzende vertritt den 1. Vorsitzenden in allen Belangen, wenn und soweit der 1. Vorsitzende zeitlich verhindert ist. Der 2. Vorsitzende hat in diesem Fall dieselben Rechte und Pflichten wie der 1. Vorsitzende. Insbesondere übernimmt der 2. Vorsitzenden die Repräsentation des Vereins nach innen und außen.
1- Im Einzelnen übernimmt der 2. Vorsitzende folgende Aufgaben:
A- Strategie- und Angebotskonzepte für die Weiterentwicklung des Vereins (kurz-, mittel-, langfristig) in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern.
B- Koordination der Vereinsaufgaben
C- Mitwirkung bei und Überwachung der laufenden Finanzplanung in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister/Vereinskassierer.
D- Bearbeitung von Schadensfällen im Verein.
E- Führung der Liste mit allen ehrenamtlichen Helfern des Vereins.
F- jährliche Überprüfung, ob Ehrungen anstehen; Vorlage an den Gesamtvorstand, Beantragung der Ehrungen bei den zuständigen Stellen.
G- Vertretung des Vorstandes bei Veranstaltungen der Abteilungen.
H- Abstimmung zwischen den Abteilungen in organisatorischen Belangen.
I- Organisation für Veranstaltungen des Gesamtvereins.
J- Vorbereitung und Überwachung der Umsetzung von Beschlüssen des Vorstandes (in Abstimmung mit dem 1. Vorsitzenden).
1- ist zuständig für die Abwicklung aller finanziellen Angelegenheiten gegenüber dem Vorstand.
2- Er überwacht die Einhaltung des Zahlungsverkehrs und hat ständig die Kontrolle über die Kassen- und Bankgeschäfte auszuüben.
3- Über die Erfüllung des Haushaltplanes/Finanzplanes des Vereines hat er gemäß 4- Finanzordnung im Vorstand zu berichten.
5- weitere Aufgaben sind in der Finanzordnung festgelegt.
A- Führung der Vereinsfinanzen
B- Mitgliedsbeiträge einzuziehen sowie die termingerechten Überweisungen der Selbstzahler zu überwachen.
C-Durchführung und Abwicklung des Mahnwesens.
D- Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen.
E- termingerechte Zahlung von Gehältern.
F- Prüfung und Zahlung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen.
G- Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs.
H- Ausstellung von Spendenbescheinigungen.
I- Finanzbuchhaltung.
J- Termingerechte Antragsstellung für Zuschüsse und Terminüberwachung bei Zahlung.
K- Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans.
L- Durchführung des Jahresabschlusses.
M- Führung einer Inventarliste.
N- Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften.
O- Beschaffung von Betriebsmitteln.
P- Abrechnung der Betriebskosten.
Q- Beschaffung und Verwaltung von Vereinsequipment sowie deren Ausgabe.
R- Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten.
S- ggf. Abführung von Steuern.
T- Antrag auf Vorsteuerabzug.
Im Übrigen hat der Kassenwart folgende Aufgaben:
A1- Führung und regelmäßige Überwachung der getätigten Bankgeschäfte, Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge.
B1-Auffinden geeigneter Kapitalanlagen für vorhandene Kapitalreserven bzw. Rücklagen, bei Sicherstellung der Liquidität.
C1-Durchführung des Beitragseinzugs (Lastschriftverfahren, 1 x Jahr).
D1-Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens.
E1-Überwachung und Prüfung von Meldungen/Beitragsleistungen gegenüber weiteren Behörden/Institutionen.
F1-Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge.
G1-Überwachung und Begleichung der von den Vereinsorganen beschlossenen Ausgaben insbesondere des Jahresbudgets.
H1-Mitwirkung bei der Erstellung des Rechenschaftsberichts.
I1- Erschließung von Fördermöglichkeiten.
J1-Vorbereitung und Realisierung von Zuschüssen, Überwachung der Antragstellung, der Mittelverwendung bei erhaltenen Zuschüssen.
K1-Koordination der wirtschaftlichen Maßnahmen in allen Abteilungen.
L1-Abstimmung und Überprüfung der Abteilungskassen.
M1-Personalkostenabrechnung und laufende Überwachung bei beschäftigten Übungsleitern/Trainern.
N1-Erstattung von vorgelegten Spesenabrechnungen /Aufwands- Entschädigungen.
O1-Entgegennahme aller Zahlungen (Spenden) für den Verein gegen alleinige Quittung.
Q1- Vorlage eines Haushaltsvorschlages für das kommende Jahr.
R1- Organisation und Kassierung von Eintrittsgeldern zu Veranstaltungen
S1- Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude.
T1-Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen.
U1-Vorbereitung, Sicherstellung des Zahlungsverkehrs einschließlich Abrechnung etc. bei Durchführung von eigenen Vereinsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen), Abrechnung mit Lieferanten, Aushilfskräften etc.
Ü1-Abrechnung mit der GEMA.
V1-Führen der Übersicht Versicherungen.
W1-Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaft.
X1- Überwachung der Mitgliederverwaltung (Aufgabe der Geschäftsstelle).
Y1- Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen mit Werbepartnern/Sponsoren.
Z1- Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen.
Z2-Abrechnung und Controlling der Werbeträger.
A- Mitgliederverwaltung. Organisation des Vorstandsbüros. Dazu gehören Erfassung und Lenkung des Post ein- und -ausgangs, Strukturierung der Ablage in Ordnern und im PC.
B- Bearbeitung von Aufnahmeanträgen und Austrittserklärungen.
C-Führen der Mitgliederstatistik.
D-schriftliche Einladung zu den Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen per Brief oder E-Mail.
E- Einladungsschreiben zu Festveranstaltungen.
F- Entwurf von Handzetteln für Informationsveranstaltungen.
G- Schreiben von Gruß- und Glückwunschkarten.
H- Protokollführung bei Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen.
I-Schreiben der Beiträge “Der Vorstand berichtet” für die Vereinszeitung.
J- Entwurf und Vervielfältigung von Plakaten, Handzetteln und Broschüren.
K- Verantwortung für die interne Kommunikation.
5. Erweiterter Vorstand:
A- Beisitzer für verschiedene Bereiche (flexibel gestaltbar)
B- Öffentlichkeitsarbeit (intern/extern)
C- Beratung des Vorstandes
D- Betreuung und Hilfeleistung bei Feste und Feiern
6. Vorstandsitzung:
A- Vorstandssitzungen finden regelmäßig mindestens ein Mal im Monat statt. In Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag eines Vorstandsmitglieds weitere Sitzungen einberufen werden. Der Antrag muss begründet sein und die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Beschluss- und Beratungsgegenstände im Einzelnen benennen.
B- Der Vorstand legt die Termine für die turnusmäßigen Vorstandssitzungen jeweils zu Beginn des Jahres für das laufende Jahr fest.
C- Die Vorstandsmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Bei Nichtteilnahme muss der Vorsitzende informiert werden.
1- Tagesordnung:
A- Die Tagesordnung wird von dem 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt.
B- Die Tagesordnung muss alle Anträge der Vorstandsmitglieder enthalten, die bis 7 Tage vor der Sitzung beim 1. Vorsitzenden eingegangen sind.
C- Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern spätestens 3Tage vor dem Sitzungstermin schriftlich(Mailing) mitzuteilen.
2- Vertraulichkeit/Öffentlichkeit:
A- Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich.
B- Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.
C- Bestellt die Mitgliederversammlung einen Geschäftsführer oder beratende Person, die/der nicht Mitglied des Vorstands ist, nimmt diese/er regelmäßig an den Vorstandssitzungen teil.
3- Sitzungsleitung
A- Die Sitzungen des Vorstands werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Ist der 1. Vorsitzende verhindert, leitet der 2. Vorsitzende die Sitzung. Alternativ in Abwesenheit des 1. Und 2.Vorsitzenden ist der Schriftführer dafür zuständig.
B- Der berechtigte Sitzungsleiter kann die Rolle nach vorheriger Ankündigung an anderen Mitglieder des Vorstandes überlassen.
4- Beratungs- und Beschlussgegenstände
A- Gegenstand der Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte.
B- Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden zur Beschlussfassung nur zugelassen, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen. Andernfalls können sie zur Beratung zugelassen werden, wenn die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder zustimmt.
5- Beschlussfassung
5-1- Die Stimmabgabe
A- Alle Vorstandsmitglieder haben eine Stimme. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht gezählt. Abweichende Regelungen, zum Beispiel ein Vetorecht des 1. Vorstands, muss die Satzung treffen.
B- Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstands berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.
C- Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen. Über die Form der Abstimmung im Sonderfall, nach Zustimmung der Mehrheit, bestimmt der Sitzungsleiter.
5-2- Niederschrift
A- Über Vorstandssitzungen ist ein Sitzungsprotokoll zu fertigen. Das Protokoll muss umfassen: Datum und Uhrzeit der Versammlung, eine Namensliste der Teilnehmer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Anträge zur Tagesordnung, die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses. Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen in das Protokoll aufgenommen werden.
B- Das Sitzungsprotokoll wird vom Schriftführer erfasst und ist vom Versammlungsleiter innerhalb von 2 Wochen zu unterzeichnen.
C- Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln.
D- Auf Beschluss des Vorstandes kann Sitzungsprotokoll in einer gewählten Form vom Vorstand, z.B. Newsletter, allen Vereinsmitglieder zur Verfügung gestellt werden.
D- Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt. Das Protokoll wird dann allen Mitglieder Online oder andersförmig übermittelt.
§4 Wissenschaftlicher Beirat:
Beirat besteht aus mindestens drei natürlichen Personen.
Beiratsmitglieder müssen nicht unbedingt Mitglied des Vereins sein. Die Amtszeit endet mit Ablauf der Berufungszeit. Eine wiederholte Berufung ist zulässig.
Die Tätigkeit des Wissenschaftlichen Beirates ist ehrenamtlich.
Beiratsmitglieder erhalten eine Urkunde über das ehrenamtliche Engagement im Beirat.
Wissenschaftliche Beirat ist interdisziplinär aus Wissenschaftlern verschiedener Fachgebiete der Medizin und Zahnmedizin zusammengesetzt.
A- Seine Aufgabe ist die Beratung des Vorstands zu medizinisch- zahnmedizinisch wissenschaftlichen Vorträge und Fragen, die insbesondere bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen und der wissenschaftlichen Projekte des Vereins auftreten.
B- Erarbeitet nach der Beauftragung durch den Vorstand der Stellungnahmen, Richtlinien bzw. Empfehlungen zu verschiedenen Themenkomplexen unter Berücksichtigung von ethischen Aspekten.
2. Weitere Aufgaben:
A- Überwachung des wissenschaftlichen Stands des Vereins und Tagungen
B- den Vorstand Beratung und Hilfeleistung zu den Themen geben und deren Kontrolle.
C- Planung und Gestaltung Wissenschaftlicher Projekte.
D- Stellungnahme zu den Berufungsvorschlägen
E- Berichterstattung an den Vorstand.
D- Das Plenum des Wissenschaftlichen Beirats tritt einmal jährlich zusammen. E- Die Koordination der Beiratsarbeit erfolgt durch den Vorstand des Wissenschaftlichen Beirats.
F- Das Plenum des Wissenschaftlichen Beirats tritt einmal jährlich zusammen.
G- Die Koordination der Beiratsarbeit erfolgt durch den Vorstand
des Wissenschaftlichen Beirats.
H- Der Wissenschaftliche Beirat wählt mit einfacher Stimmenmehrheit aus
seiner Mitte für die Dauer von vier Jahren eine/n Vorsitzende/n und eine/n
stellvertretende/n Vorsitzende/n. Einmalige und unmittelbare Wiederwahl ist
I- Der/die Vorsitzende beruft die Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirates
ein und leitet diese. Er/sie erstellt hierzu in Absprache mit dem/der
Stellvertreter/in eine Tagesordnung.
J- Er/sie vertritt den Wissenschaftlichen Beirat nach außen.
3. Die Mitglieder:
A- Die Mitglieder des Wissenschaftlichen Beirats werden auf vier Jahre einberufen. Einmalige Wiederbestellung ist möglich. Der Präsident/die Präsidentin des Wissenschaftlichen Beirats kann Vorschläge zur Bestellung der Mitglieder vorlegen.
4. Die Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirates:
A- Der Vorsitzende beruft den Wissenschaftlichen Beirat mindestens einmal jährlich, bei Bedarf auch häufiger zu einer Sitzung ein. Auf Verlangen von wenigstens einem Drittel der Mitglieder des Beirates oder wenigstens einem Drittel des Vereinsvorstandes kann jederzeit eine Sitzung einberufen werden.
B- Die Sitzungsleitung obliegt dem/der Vorsitzenden oder seinem/r Stellvertreter/in.
C- Die Tagesordnung wird mit der Einladung und den Sitzungsunterlagen zwei Wochen vor dem
D- Sitzungstermin verschickt. Sie kann auf Wunsch Einzelner mit Zustimmung der Mehrheit zu Beginn der Sitzung ergänzt oder verändert werden.
E- An der Sitzung nehmen die Mitglieder des Beirats und der Präsident/die
Über begründete Nicht-Teilnahme müssen die Beiratsmitglieder den Vorsitzenden rechtzeitig informieren. In begründeten Fällen kann der Beirat unter Ausschluss des Präsidenten/der Präsidentin tagen.
F- Gäste (insbes. externe Experten/Expertinnen) können fallweise eingeladen werden.
G- Die Sitzungen sind nicht öffentlich. Die Diskussion und Abstimmungen sind vertraulich. Protokolle sollen veröffentlicht und den Mitglieder eingereicht werden.
5. Beschlussfassung/Abstimmungen:
A- Der Beirat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.
B- Der/die Vorsitzende oder eine/r seiner/ihrer Vertreter muss anwesend sein.
C- Die Wahl des/der Vorsitzenden und seines/r Stellvertreters/in ist geheim. Die anderen Abstimmungen erfolgen offen. Auf Wunsch eines Mitgliedes wird geheim abgestimmt.
D- Der Beirat fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet eine zusätzliche Stimme des/der Vorsitzenden.
E- Der Präsident/die Präsidentin des Vereins hat kein Stimmrecht.
F- Die Abstimmungsergebnisse (inklusive Umlaufverfahren) sind zu protokollieren.
G- Protokollführer/in und der/dem Vorsitzenden visiert wird. Darin werden mindestens aufgeführt:
– Ort, Beginn und Ende der Sitzung,
– Anwesende, Sitzungsvorsitz,
– die festgelegte Tagesordnung,
– Beratungsgegenstände und Beratungsverlauf in den Grundzügen.
-alle formellen Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die gefassten
H- Die Protokollführung obliegt dem Vorsitzenden. Mit Einverständnis der/des Vorsitzenden kann ein/e Protokollführer/in hinzugezogen werden.
I- Die Mitglieder können im Einzelfall spätestens nach der betreffenden Abstimmung verlangen, dass ihr Votum im Protokoll festgehalten wird.
J- Das Protokoll wird dem Beirat jeweils in der folgenden Sitzung oder per Umlaufverfahren zur Genehmigung vorgelegt.
K- Das vom Beirat genehmigte Protokoll wird an Vorstand des Vereins gegeben.
A- Der Vorstand regelt den Ablauf der Mitgliederversammlungen. Die Bestimmungen der Satzung haben jeweils Vorrang.
B- Mitgliederversammlungen sind vereinsöffentlich.
C- Der Vorstand ist berechtigt, Personen, die nicht Mitglieder von Verein sind, als Gäste zur MV zuzulassen, sofern deren Anwesenheit erforderlich ist. Über die Zulassung weiterer Gäste entscheidet die MV mit einfacher Mehrheit.
D- Änderungen oder Aufnahme zusätzlicher Tagesordnungspunkte der Tagesordnung entscheidet die Versammlung mit einfacher Mehrheit.
(1) Wahlprozess:
A- Die Einberufung der MV richtet sich nach der Satzung.
B- Der Einladung sollen die zur Beschlussfassung stehenden Anträge und soweit erforderlich die Wahlunterlagen beigefügt werden.
1- Wahlen:
A- Wahlen dürfen nur dann durchgeführt werden, wenn sie satzungsgemäß anstehen oder durch Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern erforderlich werden. Sie müssen auf der Tagesordnung stehen und bei der Einberufung bekannt gegeben worden sein.
B- Wahlen sind grundsätzlich schriftlich und geheim in der satzungsmäßig vorgeschriebenen Reihenfolge vorzunehmen, wenn die Versammlung nichts Anderes beschließt.
C- Vor Wahlen ist ein Wahlausschuss mit mindestens drei Mitgliedern, die mindestens 3 Monate Vereinsmitglied sind, zu bestellen, der die Aufgabe hat, die abgegebenen Stimmen zu zählen und zu kontrollieren.
D- Der Wahlausschuss hat einen Wahlleiter zu bestimmen, der während des Wahlganges die Rechte und Pflichten eines Versammlungsleiters hat.
E- Vor dem Wahlgang hat der Wahlausschuss zu prüfen, ob die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten die Voraussetzungen erfüllen, die die Satzung vorschreibt. Ein Abwesender kann gewählt werden, wenn dem Wahlleiter vor der Abstimmung eine schriftliche Erklärung vorliegt, aus der die Bereitschaft, die Wahl anzunehmen, hervorgeht.
F- Vor der Wahl sind die Kandidaten zu fragen, ob sie im Falle einer Wahl das Amt annehmen.
G- Das Wahlergebnis ist durch den Wahlausschuss festzustellen, dem
Versammlungsleiter bekanntzugeben und seine Gültigkeit ausdrücklich für
das Protokoll schriftlich zu bestätigen.
H- Im Falle eines Ausscheidens von Mitgliedern des Vorstandes, der Organe oder der Abteilungen während der Legislaturperiode beruft der Vorstand auf Vorschlag des betreffenden Gremiums ein geeignetes Ersatzmitglied bis zurnächsten festgelegten Wahl.
2- Wahlvorschläge:
A- Vorschläge zu Wahlen während einer Mitgliederversammlung dürfen dem Vereinsvorstand frühestens zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung, bei der die Wahl stattfinden soll, vorliegen.
B- Die Wahlvorschläge müssen mit folgenden Angaben versehen werden:
– Vor- und Nachname des Kandidaten;
– vollständige Wohnanschrift
– Dauer der Vereinszugehörigkeit
– Erklärung des Kandidaten, dass er bereit ist, sich für das benannte Amt zur Wahl zu stellen.
2-1 Wahl abwesender Kandidaten :
A- Abwesende Kandidaten können gewählt werden, wenn sie sich schriftlich zur Kandidatur bereit erklärt und zusätzlich schriftlich erklärt haben, die Wahl bei Erreichen der erforderlichen Stimmenmehrheit anzunehmen.
3- Stimmenthaltungen:
A- Stimmenthaltungen gelten wie ungültige Stimmen als nicht abgegeben.
4- Stichentscheid:
A- Bei Stimmengleichheit oder wenn keiner der Kandidaten die erforderliche Stimmenmehrheit erreicht, findet zwischen dem Erst- und Zweitplatzierten eine Stichwahl statt. In der Stichwahl ist gewählt, wer über die einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen verfügt.
5- Änderung der Wahlordnung:
A- Änderungen der Wahlordnung werden von der Mitgliederversammlung beschlossen.
6- Ergänzende Geltung:
A- Bei Angelegenheiten, für diese Wahlordnung keine Regelung trifft, gilt die Satzung des Vereins entsprechend.
7- Versammlungsleitung:
A- Die Versammlungen werden vom Versammlungsleiter eröffnet, geleitet und geschlossen.
B- Falls der Versammlungsleiter und seine satzungsmäßigen Vertreter verhindert sind, wählen die erschienenen Mitglieder aus ihrer Mitte einen Versammlungsleiter. Das gleiche gilt für Aussprachen und Beratungen, die den Versammlungsleiter persönlich betreffen.
C- Dem Versammlungsleiter stehen alle zur Aufrechterhaltung der Ordnung erforderlichen Befugnisse zu. Ist die ordnungsgemäße Durchführung der Versammlung gefährdet, kann er insbesondere das Wort entziehen, Ausschlüsse von Einzelmitgliedern auf Zeit oder für die ganze Versammlungszeit, Unterbrechung oder Aufhebung der Versammlung anordnen. Über Einsprüche, die unmittelbar ohne Begründung vorzubringen sind, entscheidet die Versammlung mit einfacher Mehrheit ohne Aussprache.
D- Nach Eröffnung prüft der Versammlungsleiter die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung, die Anwesenheitsliste, die Stimmberechtigung und gibt die Tagesordnung bekannt. Die Prüfungen können delegiert werden. Über Einsprüche gegen die Tagesordnung oder Änderungsanträge entscheidet die Versammlung ohne Debatte mit einfacher Mehrheit.
E-Die einzelnen Tagesordnungspunkte kommen in der festgesetzten Reihenfolge zur Beratung und Abstimmung.
8- Protokollführung:
Die Satzung schreibt vor, über jede Mitgliederversammlung ein Protokoll zu führen. In Ergänzung dieser Satzungsbestimmung hat es sich um ein Ergebnisprotokoll zu handeln, das zumindest Folgendes zu enthalten hat:
A-Ort, Tag und Uhrzeit der Versammlung
B-Namentliche Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
C-Zahl der persönlich erschienen bzw. ordnungsgemäß vertretenen Mitglieder
D-Feststellung darüber, ob die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde
E-Feststellung darüber, ob die Versammlung beschlussfähig ist
F-Tagesordnung
G-Wortlaut der Anträge in der Reihenfolge ihrer Behandlung mit den Namen der Antragsteller
H- Art der Abstimmung
I- Abstimmungsergebnisse
J- Wortlaut der gefassten Beschlüsse
K- Bei Wahlen: die Erklärung des Gewählten über die Annahme des Amtes
Die Versammlungsprotokolle sind vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter zu unterzeichnen. Einwendungen gegen Form und Inhalt eines Versammlungsprotokolls sind innerhalb eines Monats gegenüber dem Versammlungsleiter zu erheben. Die Frist beginnt mit der satzungsgemäßen Bekanntgabe des Versammlungsprotokolls. Die Protokolle der MV sind binnen zwei Wochen zu erstellen, von Versammlungsleiter und Protokollführer zu unterzeichnen und den Mitgliedern innerhalb vier Wochen zu übermitteln.
A- Die Antragsberechtigung zur Mitgliederversammlung ist in § 4 der Satzung festgelegt. Anträge an die anderen Organe und Gremien können die stimmberechtigten Mitglieder der entsprechenden Organe und Gremien stellen.
B- Soweit die Frist zur Einreichung von Anträgen nicht durch die Satzung geregelt ist, müssen Anträge eine Woche vor dem Versammlungstermin vorliegen.
C- Alle Anträge müssen schriftlich eingereicht werden; sie sollen eine schriftliche Begründung enthalten. Anträge ohne Unterschrift dürfen nicht behandelt werden.
D- Anträge, die sich aus der Beratung eines Antrages ergeben und diesen ändern, ergänzen oder fortführen, sind ohne Feststellung der Dringlichkeit zugelassen.
E- Für Anträge auf Satzungsänderung gelten die Bestimmungen des § 12 der Satzung.
§ 6 Änderung der Geschäftsordnung:
Diese Geschäftsordnung wurde von der Mitgliederversammlung am 28.05.2016 beschlossen und tritt am selben Tag in Kraft.

References: §2
 § 4

§3

§4
 § 4
 § 12

§ 6