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Timestamp: 2020-07-11 23:45:31+00:00

Document:
Marlene Orrego con MUNICIPALIDAD DE VALPARAÍSO Rol: C3197-19
Se acoge el amparo deducido en contra de la Municipalidad de Valparaíso, ordenándose la entrega de copia de los expedientes desde el año 2011 en adelante, correspondiente a las propiedades Roles 7005-1 y 7006-1, como asimismo, copia del formulario Ficha de Control de Trámite respecto de los inmuebles antes señalados. Lo anterior, por cuando no se configura en la especie la distracción indebida alegada por el órgano. En efecto, el tiempo señalado para la entrega de lo requerido no es de una entidad tal que pueda constituir para el órgano una distracción que afecte el debido cumplimiento de sus funciones.
DECISIÓN AMPARO ROL C3197-19
Ingreso Consejo: 02.05.2019.
Se acoge el amparo deducido en contra de la Municipalidad de Valparaíso, ordenándose la entrega de copia de los expedientes desde el año 2011 en adelante, correspondiente a las propiedades Roles 7005-1 y 7006-1, como asimismo, copia del formulario Ficha de Control de Trámite respecto de los inmuebles antes señalados.
Lo anterior, por cuando no se configura en la especie la distracción indebida alegada por el órgano. En efecto, el tiempo señalado para la entrega de lo requerido no es de una entidad tal que pueda constituir para el órgano una distracción que afecte el debido cumplimiento de sus funciones.
En sesión ordinaria N° 1027 del Consejo Directivo, celebrada el 29 de agosto de 2019, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del amparo Rol C3197-19.
1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 20 de marzo de 2019, doña Marlene Orrego solicitó a la Municipalidad de Valparaíso -en adelante e indistintamente Municipio o Municipalidad-, la siguiente información: "Copia de los expedientes (iniciados desde el año 2011, incluyéndolo) creados por la Dirección de Obras Municipales y correspondiente a propiedades Roles 7005-1 y 7006-1 (Edificios ex SAAM), incluyendo el formulario "Ficha de Control de Trámite" de cada expediente".
2) RESPUESTA: Por medio de documento de fecha 17 de abril de 2019, el órgano señaló en resumen, lo siguiente:
a) La Dirección de Obras Municipales -DOM- no posee archivo o expediente exclusivo a un Rol, sino que por cada predio o inmueble -asociado a rol de avalúos- se consulta una "Ficha de Control de Trámite", donde se registran diferentes ingresos con distinto tipo y cantidad de información, tales como certificados, resoluciones, expedientes de permisos, recepciones, aprobación de anteproyectos y demás solicitudes ante la DOM.
b) En este contexto, se puede encontrar por cada inmueble o predio, una gran cantidad de antecedentes incluso expedientes con un alto volumen de documentos, planos y otros, por lo que corresponde aplicar lo establecido en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.
Considerando la referida causal legal, al analizar la solicitud se advierte que ésta se refiere a un elevado número de documentos, conforme lo indicado por la DOM, debiendo disponer a un funcionario a buscar en más de un expediente la información solicitada.
De acuerdo a lo indicado, se alejaría al personal de sus funciones habituales, con lo que se afectaría directamente el desarrollo de las tareas y labores propias del Servicio.
c) Por otra parte, todos los antecedentes correspondientes a un predio o inmueble, está permanentemente a disposición del público, en la sección de archivos públicos de la DOM, por lo se puede consultar los documentos que correspondan a dicho expediente, según lo indicado en D.S. 120 de fecha 11 de noviembre de 1997, de conformidad a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 20.285.
3) AMPARO: El 2 de mayo de 2019, la solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del referido órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud de información.
4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Valparaíso, mediante oficio N° E8894, de fecha 3 de julio de 2019, con el objeto de que formule sus descargos y observaciones, en particular: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (3°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; y, (4°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida.
Posteriormente, el municipio por medio de ordinario N° 3817, de 18 de julio de 2019, refirió en síntesis, lo siguiente:
b) Para fundar lo anterior, se indicó que:
i. Cantidad de información a indagar: mínimo 200 documentos en resguardo de la Dirección, ya que la información solicitada no se encuentra digitalizada.
ii. Para proceder a indagar cada documento, se requiere una persona con dedicación exclusiva durante una jornada completa de ocho horas cada una para buscar; luego dos jornadas completas para digitalizar la información y enviarla por correo electrónico al Director de Obras Municipales para que dé su conformidad a la información; y luego el Director debe disponer de una jornada completa para enviárselas al encargado de transparencia, debido al peso que tendría la información digitalizada solicitada.
iii. Desde la Dirección de Asesoría Jurídica deberían disponer el tiempo ya señalado para enviar los archivos por correo electrónico al solicitante, cada vez que se haga una solicitud de la misma naturaleza de la presente.
iv. En resumen para enviar la información requerida, debe disponerse de cuatro jornadas completas por parte de funcionarios de la Dirección de Obras, lo que implica un retraso en sus labores y un considerable costo en horas hombre.
Descripción de labores Funcionario Tiempo (horas) Grado Valor hora por grado Valor total actividad
Búsqueda de documentos Personal de archivo 8 12 $14.350 $114.800
Digitalizar la información y enviarla al director para su revisión
Personal de archivo 16 12 $14.350 $229.600
Revisar y enviar información al DAJ Director 8 5 $62.380 $499.040
Total $843.440
1) Que el presente amparo tiene por objeto la negativa del órgano en orden a entregar los expedientes relativos a las propiedades que se consultan en el numeral 1°, de lo expositivo, respecto de lo cual el municipio alegó la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.
2) Que, en cuanto a la hipótesis de reserva alegada, cabe tener presente que dicha causal permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido el artículo 7° numeral 1° letra c) del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales.
3) Que, respecto de la interpretación de la causal en comento, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado".
5) Que, de acuerdo a lo anterior, y analizando las alegaciones del órgano se advierte que sus fundamentos no resultan suficientes para acreditar el supuesto establecido en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. En efecto, el tiempo señalado para la entrega de lo requerido no es de una entidad tal que pueda constituir para el órgano una distracción que afecte el debido cumplimiento de sus funciones, en tanto no se debe olvidar que por cada solicitud de información se cuenta con 20 días hábiles, más 10 días hábiles de prórroga de resultar necesarios. En tal sentido, las cuatro jornadas completas que según el órgano requiere, se pudieron haber prorrateado por la cantidad de días que permite la ley para entregar lo solicitado sin producirse afectación alguna. Además, en lo concerniente a los costos alegados, el municipio las calcula sobre la base del trabajo de sus funcionarios y sus respectivos grados jerárquicos -valor hora por grado-, lo cual no es admisible en tanto aquellos deben realizar dicha tarea en cumplimiento de sus propias funciones como empleados públicos, recibiendo como contraprestación por los servicios prestados sus respectivas remuneraciones mensuales. En otras palabras, el gasto informado por el órgano no corresponde a un costo real en que debería incurrir, sino a un monto teórico o hipotético representativo del trabajo de sus funcionarios, tomando como base de cálculo el grado de la escala de cada uno de ellos, que sólo le sirve para graficar económicamente lo que se debería realizar, pero que en la práctica, no se traduce en un desembolso de recursos como los señalados, por cuanto los respectivos funcionarios que participarían en búsqueda de lo pedido, sólo recibirían sus remuneraciones correspondientes, independiente de las tareas que en concreto lleven a cabo. Por otra parte se debe señalar que este deber de búsqueda y entrega de información pública, es propio de los órganos públicos en su calidad de tal, cuya carga no puede traspasarse a los requirentes.
6) Que, en mérito de lo razonado precedentemente, este Consejo procederá a acoger el amparo en esta parte, ordenándose la entrega de lo solicitado, debiendo tarjar previamente aquellos datos personales de contexto incorporados en la información ordenada a entregar, por ejemplo número de cédula de identidad, domicilio particular, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, teléfono y correo electrónico particular, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 2°, letra f), y 4° de la ley N° 19.628, en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la citada Ley de Transparencia.
7) Que, en otro orden de ideas, la reclamante requirió también "Ficha de Control de Trámite de cada expediente". Al respecto, el órgano aclaró en su respuesta que no posee archivo o expediente exclusivo a un Rol, sino que por cada predio o inmueble -asociado a rol de avalúos- se consulta una "Ficha de Control de Trámite", donde se registran diferentes ingresos con distinto tipo y cantidad de información, tales como certificados, resoluciones, expedientes de permisos, recepciones, aprobación de anteproyectos y demás solicitudes. De lo anterior, si bien se colige que no existe por cada expediente una "Ficha de Control de Trámite", sí obra en poder del órgano dicha ficha respecto de cada inmueble. Por lo tanto, en virtud del principio de máxima divulgación, consagrado en el artículo 11, letra d), de la Ley de Transparencia, conforme al cual "los órganos de la Administración del Estado deben proporcionar información en los términos más amplios posibles", es que se acogerá el amparo en esta parte, ordenándose la entrega de la ficha en comento, respecto de las propiedades singularizadas en el numeral 1°, de lo expositivo. Por otra parte, en el evento que esta ficha no exista, se deberá explicar y acreditar esta circunstancia en forma pormenorizada en sede de cumplimiento, de acuerdo al punto 2.3 de la Instrucción General N° 10.
I. Acoger el amparo deducido por doña Marlene Orrego en contra de la Municipalidad de Valparaíso, por los fundamentos señalados precedentemente.
a) Entregue a la solicitante copia de lo siguiente:
i. Copia de los expedientes (iniciados desde el año 2011, incluyéndolo) creados por la Dirección de Obras Municipales y correspondiente a propiedades Roles 7005-1 y 7006-1 (Edificios ex SAAM);
ii. Copia del formulario Ficha de Control de Trámite respecto de las propiedades antes señalada. En este caso, en el evento que esta ficha no exista, se deberá explicar y acreditar esta circunstancia en forma pormenorizada en sede de cumplimiento, de acuerdo al punto 2.3 de la Instrucción General N° 10.
Por otra parte, se deberán tarjar previamente aquellos datos personales de contexto incorporados en la información ordenada a entregar, por ejemplo número de cédula de identidad, domicilio particular, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, teléfono y correo electrónico particular.
III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Marlene Orrego y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Valparaíso.

References: artículo 21
 artículo 15
 artículo 21
 artículo 7
 artículo 21
 artículo 33
 artículo 11