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Timestamp: 2017-09-24 21:28:27+00:00

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Ministerio de Educación Superior Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa Dr. Antonio Núñez Jiménez.
METODOLOGIA PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) EN EL ISMMM. EvaSCI
AUTOR: Daynelis García Batista E-Mail: dgbatista@ismm.edu.cu
Cuba – Holguín – Moa.
RESUMEN. Las insuficiencias presentes en el Sistema de Control Interno constituyen una de las problemáticas que ha centrado la atención de los directivos y funcionarios, los cuales se proyectan hacia la implementación de una nueva filosofía de trabajo que oriente el desarrollo de la actividad empresarial hacia niveles superiores de organización.
En tal sentido, esta preocupante dio origen a la presente investigación, la cual se proyecta desde la implementación del control interno hacia las posibilidades de su perfeccionamiento de manera continua, apoyándose en la autoevaluación y evaluación del sistema establecido.
Por lo que se propuso como objetivo la elaboración de un Metodología para la evaluación y autoevaluación del Sistema de Control Interno aplicable a las condiciones de las universidades cubanas o en entidades con características similares, convirtiéndose al mismo tiempo en una herramienta de autocontrol y autorregulación para cada miembro de la entidad en toda la estructura organizativa.
En la fundamentación del procedimiento, en el diagnóstico de las situación actual de la entidad, así como en la elaboración de la propuesta, se han aplicado métodos, técnicas e instrumentos que han conducido los resultados a considerarla como una vía que permite perfeccionar las condiciones presentes de manera continua, avalando su pertinencia e impacto entre los gestores de los diferentes procesos que se dan en la misma, constituyendo esta su significación práctica.
ABSTRACT. The shortcomings present in the internal control system is one of the issues it has focused the attention of managers and officials, which are projected towards the implementation of a new working philosophy that guides the development of business to higher levels of organization.
In that sense, this concern led to this investigation, which is projected from the implementation of internal control to the possibilities of improving continuously, based on self-assessment and evaluation system established.
As far out as objective the development of a methodology for evaluation and selfassessment of internal control system applicable to the conditions of the Cuban universities or companies with similar characteristics, while becoming a tool of selfcontrol and self-regulation for each member of the entity in the entire organizational structure.
On the basis of the procedure in the diagnosis of the current status of the entity as well as the development of the proposal have been applied methods, techniques and tools that have led to regard the results as a way that allows improving the present conditions continuously, supporting its relevance and impact among managers of different processes that occur in the same, being the practical import.
......... 1... 1................. Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Anexos 5 7 7 8 10 11 11 12 12 13 17 4 ..................3 Metodología para la elaboración del Informe.............2 Etapas de la Metodología……………………………………………….................... Resultado............. 1.....ÍNDICE Introducción……………………………………………………………………….......... 1............4 Importancia de la Metodología EvaSCI……………………………………...................................................1 Propuesta de la Metodología para la evaluación del sistema de control interno EvaSCI…………………………………............... 1..5 Importancia de la aplicación de esta Metodología en la entidad………..........................
Dentro de todo el proceso de la administración pública.INTRODUCCION En las condiciones actuales de la economía cubana el estudio. Por tanto la hipótesis programada es la siguiente: si se elabora una metodología que permita de manera continua la autoevaluación o evaluación del Sistema de Control 5 . En tal caso la presente investigación estudia como problema científico las insuficiencias presentes en el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno del Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa ¨Dr. de manera que se logre un buen control sobre cada uno de los recursos que intervienen en el proceso. le corresponde a las universidades el importantísimo encargo social de formar profesionales altamente competitivos. garantiza que la transmisión de información entre trabajadores y directivos no se pierda en algunos niveles de la organización. La gestión universitaria debe convertirse en una gestión de excelencia. 297-03 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) sobre el Sistema de Control Interno adquiere una significativa relevancia. Antonio Núñez Jiménez¨. capaces de transformar la realidad circundante en beneficio de la sociedad. por solo citar un ejemplo. en la que se conjuguen adecuadamente todos los elementos que actualmente se aplican a la dirección empresarial con la actividad docente. De la existencia de un adecuado Sistema de Control Interno emana la tranquilidad de saber que se cuenta con normativas que permiten a los trabajadores conocer cómo deben desarrollar las operaciones. Los ejemplos antes citados permiten que el SCI adquiera efectividad en el cumplimiento de metas y objetivos de la entidad. además. las características específicas y bajo qué nivel de supervisión. análisis y evaluación de los componentes y las normas de la Resolución No.
sistémico. 6 . De acuerdo a esta metodología el aporte práctico del estudio está dado por la propuesta de un procedimiento para la autoevaluación y evaluación del Sistema de Control Interno que permita diagnosticar el estado actual del proceso de perfeccionamiento continuo del Control Interno en el ISMMM. sus respectivos instrumentos fueron elaborados por el autor de la investigación.Interno. Para dar solución al problema planteado se propone como objetivo general del trabajo: elaborar una metodología para la autoevaluación o evaluación del Sistema de Control Interno en toda la estructura organizativa del centro con el fin de perfeccionar nuestro sistema de trabajo. además de permitir el procesamiento de la información obtenida durante el estudio. Son diversos los métodos y técnicas aplicables a este tipo de investigación. analítico sintético. donde se han seleccionado del nivel teórico: histórico lógico. inductivo deductivo. la entrevista. De nivel estadístico matemático se utilizó la estadística descriptiva que posibilitó la selección de técnicas para elegir la muestra y las variables a medir en la investigación así como la detección de aquellos elementos ajenos que puedan atentar contra la razonabilidad de los resultados. Por lo que el objeto de estudio que enmarca esta investigación es: el Sistema de Control Interno del ISMMM y como campo de acción la autoevaluacion y evaluación del Sistema de Control Interno. la encuesta. el análisis de documentos y el criterio de experto. Para el desarrollo del estudio exploratorio se usan como métodos cuantitativos fundamentales. de lo abstracto a lo concreto. se garantizará eficiencia y eficacia en el sistema de trabajo para la gestión de los procesos universitarios y la cultura organizacional del centro. la observación. También se aplicó el cálculo porcentual para determinar evidencias y variaciones originadas en los análisis efectuados.
donde definimos las variables y los indicadores a evaluar. Teniendo en cuenta el criterio anterior en nuestra propuesta definimos como objetivo: organizar e implementar la evaluación del SCI con el fin de favorecer el proceso de perfeccionamiento y mejora continua de la calidad.1. Cuenta con tres documentos primarios: el Patrón de Calidad (anexo1).La novedad científica radica en la modelación de un procedimiento que permita la autoevaluación del Sistema de Control Interno acorde a las características de la entidad y sobre la base de los principios de la implementación para establecer las medidas de mejora continua en todo el sistema de forma sistémica y totalizadora reflejando razonablemente la realidad presente.Propuesta de la Metodología para la evaluación del sistema de control interno (EvaSCI). las Técnicas de Recopilación de Información (anexo2). midiendo el grado de implementación de los componentes de Control Interno. RESULTADO 1. que te permitirán analizar los resultados y seleccionar el tamaño de la muestra si fuera necesario. Este procedimiento se ha estructurado por cada una de las variables (componentes del CI) utilizando un conjunto de indicadores (normas) que en cada caso describen los aspectos esenciales que permiten evaluar las mismas. y una Matriz de los Componentes del Sistema de 7 . ¿Qué es una metodología? La metodología es la ciencia que nos enseña a dirigir determinado proceso de manera eficiente y eficaz para alcanzar los resultados deseados y tiene como objetivo darnos la estrategia a seguir en el proceso.
1. así se socializan las bases del proceso de evaluación y se toman acuerdos respecto a su desarrollo.2. los alcances y límites del estudio. hacia los objetivos y necesidad de la evaluación. donde participen de manera activa y creadora. así como el cronograma de actividades.Etapa de planificación y organización del proceso: Esta etapa tiene dos propósitos esenciales: Determinar que se cuenta con los elementos previos al proceso que faciliten el éxito del mismo Y. Se materializa a través de la realización de talleres. todos los implicados. reafirmando el sentido de la misma. 2. derivados de las áreas o procesos claves y de las recomendaciones dejadas en exámenes anteriores. los métodos. quienes por demás serán los artífices del cambio.Control Interno (anexo3) y sus normas. con previa identificación de dichas necesidades. donde se relacionan en columnas(componentes) y filas (normas) datos cuantificables mediante los cuales se puede interpretar la evaluación del SCI y además conocer las vulnerabilidades. Definición de las variables de la evaluación. que tendrá como función: Definir las tareas básicas a desarrollar en el trabajo. para fomentar el cambio de actitudes. Para ello se proponen los siguientes pasos: 1. 8 . las variables seleccionadas (unidad de análisis). Identificación de los problemas más importantes. Creación del equipo evaluador. mediante el debate y la discusión. opiniones y valores. instrumentos y procedimientos para llevarlo a cabo.Etapas de la metodología: 1- Etapa de sensibilización: Esta etapa tiene como objetivo fundamental sensibilizar a la dirección y el resto de los trabajadores en el proceso de la evaluación. por otra. 2. 3. Se explica a los participantes el significado que tiene la evaluación. para el establecimiento de los objetivos. exponer por escrito el proyecto de evaluación que se planea realizar. desde la exposición de los objetivos.
4. 3. Se debe cumplir con las siguientes pautas: Análisis de las variables a comprobar. Asegurar recursos e infraestructura de apoyo al proceso de evaluación (información. Organización de los equipos de trabajo. sitios de trabajo. Análisis de resultados y elaboración de informes parciales de evaluación.). Es una etapa dinámica. documentación. instrumentos de recolección y procesamiento de información. Aplicación. elaborar informes parciales de evaluación. por parte del equipo evaluador y de los ejecutantes. justificación y metodología del proceso de evaluación. objetivos. 9 .Etapa de toma de decisiones y propuesta de mejoras continuas: Corresponde a la ejecución de acciones concretas derivadas de las valoraciones y recomendaciones realizadas y resumidas en un plan o programa de acción. Diseño del programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecución.Elaborar un plan de acción estratégico a fin con la entidad. de los indicadores y criterios. Síntesis de la información recolectada y conclusiones. organizar.Etapa de ejecución: Consiste en recopilar la información y analizarla.Etapa de seguimiento y control: Se establece esta fase con el objetivo de verificar el cumplimiento del plan de acción. Participar activamente en las deliberaciones de los equipos de trabajo. etc. que incluso permite rectificar el plan de acción. En tal caso se deberá: recolectar. analizar y valorar la información pertinente. Informar y motivar a los participantes sobre el propósito. Asignación de responsabilidades dentro de cada equipo. Elaborar informes correspondientes. 5.
referencia de la documentación que acredita el examen (ya sea del Comité de Control. los resultados de la evaluación deben consignarse en un informe que garantice a la gerencia tomar decisiones en cuanto a las situaciones que se presentan y que garanticen las mejoras continuas del SCI.Metodología para la elaboración del Informe: Introducción: en la introducción debe aparecer el encabezamiento. mencionados en la fase 3 y que se detallan a continuación. sí como el objetivo del mismo. el cumplimiento de las regulaciones vigentes y los inconvenientes que atenten contra su desarrollo.Al finalizar este complejo proceso.3. de acuerdo a la violación de las normas del Control Interno y otras normativas relativas al sistema de operaciones del proceso examinado. el cual contiene el nombre de la entidad. De esta manera pudiera constituirse y establecerse una forma de evaluación del sistema de control interno en una entidad que permita lograr la determinación de las 1 . fecha de la evaluación. una breve descripción de la entidad y del sistema de control interno. Conclusiones: en este apartado se resumirán los resultados que mayor incidencia tienen sobre el SCI y que avalan la evaluación propuesta. Recomendaciones: se procede a proponer recomendaciones que den posibilidad de un sistema de mejoras continuas al SCI. 1. Anexos: no pueden faltar las actividades o acciones que sostengan las mejoras del SCI propuestos por la entidad y que propiciarán en el próximo proceso evaluativo. Se propone una evaluación del control Interno. evaluadores externos). entre otros. además. tomar como referencia y validar su efectividad. nombres y apellidos de los evaluadores. Auditores internos. Debe consignarse. Desarrollo: se exponen los resultados más significativos obtenidos en el examen y que determinen las irregularidades detectadas. Generalidades: se precisan los agradecimientos u otros aspectos que sean de interés reflejar.
• La reformulación o formulación continua del SCI. en función de las estrategias de control y evaluación. de evaluación y del mejoramiento continuo del SCI. 1.Importancia de la aplicación de esta metodología en la entidad: • • • Precisa los aspectos en los cuales el SCI cumple o excede los estándares mínimos establecidos en las normativas y regulaciones vigentes.4. 1.5. La aplicación de esta metodología en el desarrollo y perfeccionamiento del SCI implicará un conjunto de acciones que favorecerán: • La construcción de una visión integradora de la evaluación (escenarios deseables) que sea asumida por la organización a modo de valores y expectativas compartidas.deficiencias que más inciden en su funcionamiento y la propuesta de mejoras continuas para potenciar el perfeccionamiento y continuidad del mismo.Importancia de la Metodología EvaSCI. así como las oportunidades y amenazas a las que está sujeta. para los responsables de las diferentes áreas y procesos. Formula recomendaciones concretas sobre las acciones prioritarias para introducir ajustes correctivos. • El análisis de los rasgos que caracterizan el contexto de la entidad y la determinación de las fortalezas y debilidades propias. • El establecimiento de los objetivos de implementación. 1 . • Evaluación y retroalimentación permanente del SCI mediante la determinación de nuevas estrategias para alcanzar los objetivos superiores. • La formulación de estrategia de evaluación para alcanzar los objetivos. Determina los aspectos que no alcanzan los estándares mínimos y que por consiguiente deberán ser mejorados.
es decir. (la gestión de los cambios. es necesario hacer algunas referencias. los objetivos según la Misión de las Universidades. • • Primeramente tener siempre fijados y actualizados. identificar cambios con vistas a adoptar las decisiones oportunas) reviste gran importancia por las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.CONCLUSIONES El estudio desarrollado ha permitido elaborar y establecer una metodología para la autoevaluación y evaluación del Sistema de Control Interno para cada uno de sus componentes y normas. lo que facilita el perfeccionamiento del sistema de trabajo del centro para mejorar la seguridad. confiabilidad y eficiencia de los procesos que se forman dentro y fuera de este. • Que los trabajadores tengan conocimiento de los riesgos que enfrenta la organización donde laboran. que serán válidas para mantener en constante perfeccionamiento el sistema de trabajo a través del Sistema del Control Interno. según cambios y exigencias del entorno. incluyendo las disposiciones de los organismos superiores. • Aplicar el procedimiento de esta metodología a todas las áreas y los programas de mejora continua de la calidad de los procesos sustantivos de la universidad 1 . Mantener un sistema de información que permita conocer los cambios internos. así como de las acciones tomadas para contrarrestarlos. • Mantener en constante actualización y vigencia los Planes de Prevención de riesgos y peligros potenciales que puedan provocar actos delictivos y de corrupción. RECOMENDACIONES Después de exponer la metodología de evaluación y autoevaluación para el logro de la eficiencia y eficacia en las operaciones que se desarrollan en las Universidades. y los externos que afectan el cumplimiento de las metas trazadas.
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PATRON DE CALIDAD Sistema de Control Interno 1 .
pueden ser violados. En la documentación elaborada al respecto se hace hincapié en que los valores éticos van más allá del cumplimiento de las leyes. los cuadros y dirigentes trasmiten el mensaje de que la integridad y los valores éticos. bajo ninguna circunstancia. Un factor clave para este logro es el ejemplo que trasmita la máxima dirección a cada nivel. decretos. Se puede tener muchos manuales. resoluciones. En consecuencia.Variables e Indicadores. Para la creación y evaluación de este componente existen normas establecidas cuyo contenido se explican a continuación. Componente 1: AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control es la base para el diseño del Sistema de Control Interno. aspecto que se promueve y ratifica en cada una de las acciones de preparación y superación de los cuadros y dirigentes. etc. (ejemplo: valores institucionales. en él queda reflejada la importancia que da la dirección del ISMMM al Control Interno y la incidencia de esta actitud sobre las actividades y los resultados del centro. convenio colectivo de trabajo) y constituyen una parte intangible del ambiente de control. Indicadores para Evaluar el Componente Primera norma: Integridad y valores éticos La dirección del centro ha implementado mecanismos para lograr que todos sus trabajadores y directivos conozcan y practiquen. Se planifican y desarrollan eventos para que los 1 . los valores éticos asumidos por la organización. en todo momento. pero si no existe una cultura de organización sustentada en el comportamiento y la integridad moral de sus trabajadores el sistema de Control Interno no será efectivo. código de ética.
hasta el propio trabajador.trabajadores acepten y entiendan ese mensaje. los documentos de valores institucionales y el convenio colectivo de trabajo. logrando con ello una retroalimentación ascendente. lo que evitaría sentirse como imprescindibles.Se realizan actividades. etc. . . La dirección del centro demuestra continuamente. Para que se descentralice a los niveles intermedios. lo que pudiera igualmente canalizarse por la sección sindical. mediante las informaciones y comunicaciones y principalmente el comportamiento. pudiendo accionar de inmediato e informar el problema mediante su jefe al que se subordina o por vía de la sección sindical. su compromiso para con la integridad y la práctica valores éticos. donde tanto el dirigente intermedio como el trabajador detecte los problemas que generan pérdidas o insatisfacciones por servicios inadecuados. aquellas tareas que fueron acometidas o acordadas de manera oportuna. donde corresponda. descendente y transversal. Para ello: . . pudiendo éstos. que en cierta medida está plasmado en el código de ética. elevar sus criterios y recomendaciones. . ya sea en reuniones 1 .Se elaboran mecanismos para lograr que cada tarea orientada posea un monitoreo constante. el reglamento interno. ello quiere decir que las tareas encomendadas serán realizadas por todos y se busquen soluciones totalmente participativas. orientaciones fuera de término y caprichos.Se lleva al Consejo de Dirección las informaciones recibidas del mando o instancia superior de una forma oportuna y lograr la interpretación y valoración de las mejores formas de conformarlas y aplicarlas. del cumplimiento de la gestión económica a todos los trabajadores.Se aplica un sistema de influencias para que los cuadros se vean con la necesidad de ayuda mutua en el desempeño de una actividad. lo que no quiere decir que no tengan un responsable. por parte de la dirección o el área económica.Existen mecanismos. Integridad en las funciones de dirección La dirección del centro promueve acciones y mecanismos para lograr una buena comunicación y desempeño íntegro ante sus cuadros y todos los trabajadores.
partícipe de las decisiones. la de Informatización y la Estrategia Maestra 2 . Para lograr la competencia profesional deseada se trata de que el personal de nueva selección tengan la experiencia necesaria o por lo menos los conocimientos básicos de la actividad donde se va a desempeñar y luego completarlas y consolidarla mediante las actividades de orientación. Segunda norma: Competencia profesional. donde pueda descargar sus preocupaciones sin temor a no ser escuchado y menos aún reprimido. que permite identificar las necesidades de superación del trabajador que lo ocupa o del aspirante al mismo. sino aquel que él elija personalmente. donde éstos puedan exponer sus opiniones y soluciones presentes o futuras.Existen mecanismos de evaluación de cuadros y dirigentes a todos los niveles de manera indirecta. Tercera norma: Atmósfera de confianza mutua. Para el desarrollo de esta norma se tienen confeccionado la mayoría del diseño de cada puesto de trabajo. Sin lugar a dudas el trabajador en general se sentiría escuchado. capacitación y adiestramiento que se desarrollan una vez aceptado el trabajador. se tienen definidas y se desarrollan la Estrategia de Comunicación. Que a través de un sistema de capacitación y preparación. La dirección del centro realiza diferentes actividades.sindicales o en cualquier actividad. La dirección del instituto tiene establecido los mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores. o sea. . que incluye desde el puesto de trabajo se van introduciendo las condiciones para lograr los niveles de conocimiento y habilidades necesarios para el buen desarrollo de cada puesto de trabajo. que el trabajador pueda enviar sus valoraciones sin que medie su firma o apuntes personales. consultado.
conferencias. Además. de los trabajadores y de los terceros. reuniones de dirección. Están definidos los canales de información y comunicación atendiendo además al diseño del puesto de trabajo y que facilita la atmósfera de confianza mutua y la toma de decisiones colegiada con la participación de los trabajadores. mítines. Relación y trato con trabajadores y terceros Se ha avanzado notablemente en establecer ante todo un clima de entendimiento y desarrollo de relaciones capaces de solucionar tanto los problemas laborales como personales en la medida de las posibilidades.Principal para crear y fomentar. De acuerdo a las nuevas misiones asignadas al centro y para disponer de un organigrama funcional se perfecciona sistemáticamente la estructura organizativa y los 2 . Cuarta norma: Estructura organizativa. Todas estas actividades y acciones ha favorecido la participación de los trabajadores en exponer no sólo sus discrepancias. las relaciones con los trabajadores dentro y fuera del contexto universitario en un ambiente de respeto y de confianza mutua todo lo cual va en beneficio de mejorar el desempeño individual y la cooperación permanente. un estado de confianza mutua que ayude a materializar el flujo de información que las personas necesitan para tomar decisiones. se realizan sustituciones con la reserva de cuadro y se efectúan análisis y evaluaciones del desempeño de cada trabajador y dirigente. sino sus experiencias y sugerencias sobre el funcionamiento de la dirección en las distintas áreas. talleres se promueven acciones para incrementar la educación formal. A través del desarrollo de actividades sindicales. La gran mayoría de los trabajadores tienen un grado de comprensión tal de cuál es el camino que mutuamente lleva a la prosperidad de las relaciones y con ello de la entidad. se aplica la política de delegación de autoridad a las personas que corresponde.
capacitación o superación de los ocupantes.niveles de autoridad y responsabilidad de cada área. las acciones y los cargos. asambleas de afiliados del sindicato. reuniones de los núcleos del PCC y Plenos de trabajadores. en ocasiones . tanto de la efectividad de la estructura como el desempeño de cada cuadro. en la misma medida que se establecen las diferentes relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos. logrando que cada miembro del instituto conozca sus deberes y responsabilidades. tanto en la Sede Central como en las SUM se han confeccionado los manuales de normas y procedimientos para la mayoría de los procesos fundamentales que se desarrollan donde quedan claramente establecidas las responsabilidades. 2 . Durante el curso se realizan evaluaciones. Comisión de Cuadros. como base para análisis de posibles necesidades de cambios de estructura. Quinta norma: Asignación de autoridad y responsabilidad. Para garantizar el funcionamiento uniforme de la estructura específica. Para realizar modificaciones en las estructura se hace en correspondencia al tamaño y necesidad del área y se garantiza el flujo de informaciones para lograr la máxima efectividad de sus gestión. están definidos los documentos que especifican los niveles de autoridad y el propio alcance de la responsabilidad de cada trabajador o dirigente y de forma colectiva. Estos manuales de normas y procedimientos se localizan en las áreas responsables del establecimiento de las políticas de cada proceso En consecuencia. dirigente y trabajador a través del Consejo Universitario.en dependencia de la necesidad y mejor funcionabilidad se hacen estructuras virtuales hasta su aprobación definitiva. para evitar la dualidad y divagación de la responsabilidad. Todos estos cambios son rigurosamente fundamentados. Sexta norma: Políticas y prácticas en personal.
sino para solucionar las desviaciones que se ocasionan. rotación y promoción de los recursos humanos y los mecanismos correctivos hacia los incumplimientos y violaciones de las políticas y procedimientos y se establecen medidas rápidas no sólo para sancionar. Sobre las medidas correctivas y otras en bienestar de la entidad En todas las Reuniones de Rectoría se analizan las incidencias y hechos ocurridos y las medidas administrativas que se aplican y esta información se les da a los trabajadores de las áreas involucradas. comportamiento ético y competencia profesional y cuáles son las vías para lograr estos propósitos. Claustro de Profesores.A través de los Plenos y Asambleas Generales de Trabajadores. 2 . además. Séptima norma: Comité de Control. para lo cual: . inducción. . capacitación. del desempeño esperado que tiene cada trabajador en alcanzar estas metas y se enriquezca humana y técnicamente. Balances de los resultados del cumplimiento de las ARC y objetivos de trabajo . se informa a todos los trabajadores la proyección de trabajo de cada cuadro o dirigente en su esfera de actuación en materia de integridad. Para ello se han perfeccionado los procedimientos de selección. Asambleas de Trabajadores y Claustro de Profesores el desarrollo de las principales estrategias y se adoptan y orientan mecanismos para que los colectivos conozcan de procedimientos inadecuados aplicados y las violaciones específicas. a los efectos de que los trabajadores se sientan partícipes de los problemas y ayuden a encontrar mecanismos de prevención.En todos os casos de violaciones de procedimientos se les explica a los trabajadores el porque de la medida disciplinaria aplicada. Se analizan en los Consejos Universitarios.En todas las inspecciones o auditorias internas y externas realizadas se exige la elaboración del plan de medidas para eliminar las deficiencias detectadas y posteriormente se controla su cumplimiento.
Esta imposibilidad se debe principalmente al desconocimiento o insuficiencia de conocimiento sobre el futuro. por lo que cada vez es mayor la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización. se hacen necesarios mecanismos para identificar y minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio. la cual puede ser entendida como la imposibilidad de predecir o pronosticar el resultado de una situación en un momento dado. por tanto. independientemente 2 . El Comité realiza reuniones con la máxima dirección para evaluar la efectividad del Control Interno. y de las políticas y procedimientos establecidos. normativas y operacionales se modifican de forma continua. industriales. pero. Componente 2: EVALUACIÓN DE RIESGOS Una vez creado el ambiente de control se está en condiciones de proceder a una evaluación de los riesgos. ejecuta chequeos periódicos del cumplimiento de los objetivos de control y la efectividad de las técnicas utilizadas en su desarrollo. no se puede evaluar algo que previamente no haya identificado. Debido a que las condiciones económicas. el proceso de identificación de los riesgos comienza paralelamente con el establecimiento del ambiente de control y del diseño de los canales de comunicación e información necesarios a lo largo y ancho del Instituto. Componentes esenciales de la definición de riesgo Incertidumbre: El primer componente de la definición de riesgo es la incertidumbre.Por las características del centro y la necesidad de contar con un mecanismo estable de monitoreo del cumplimiento de todo lo establecido acerca del Control Interno se creo el Comité de Control y Prevención para dotar a la máxima dirección de un instrumento de apoyo para la vigilancia adecuada del sistema de Control Interno creado.
Otra definición es: Estimado de que un suceso ocurra o no. Estos dos factores se expresan mediante los conceptos de frecuencia y severidad de la ocurrencia de un riesgo. asumiendo que las condiciones fundamentales permanecen constantes. 2 . Probabilidad: Es la proporción de veces que un evento en particular ocurre en un tiempo determinado. La idea de probabilidad se relaciona con la incertidumbre. La relación de frecuencia y severidad puede presentarse de forma diferente según el tipo de riesgo que estemos analizando. aún conociendo la posibilidad de ocurrencia de un hecho siempre existe cierta incertidumbre acerca de cuántas veces y cuánto efecto podrá tener. Si conociéramos con certeza lo que va a suceder no estaríamos corriendo ningún riesgo.de que este desconocimiento sea reconocido o no por los individuos. el monto de daños o pérdidas ocasionadas por la misma. es decir. estableciendo una tendencia en el resultado de un evento. los accidentes del tránsito tienen generalmente una relación de alta frecuencia y baja severidad. Por ejemplo. Entendemos por frecuencia el número de ocurrencias en un período de tiempo definido y por severidad la magnitud de los efectos de la ocurrencia. pues por cada accidente de proporciones considerables suceden decenas de pequeños accidentes. Otros componentes de la definición de riesgo Nivel de riesgo: Como habíamos indicado anteriormente. La primera es una tendencia medible y la segunda nos determina la posibilidad de realización del hecho o no.
Por ejemplo. en nuestra ciudad. es necesario establecer la clasificación de éste. etc. En otras palabras. la cercanía al mar. siendo riesgos de baja frecuencia y alta severidad. los sistemas de protección. los accidentes de aviación presentan una relación totalmente inversa. los sistemas automáticos de detección y extinción de incendio. de lo que se trata es que en la zona de Miramar existe el peligro de inundación y la cercanía de los bienes al mar sólo incrementa o disminuye la azarosidad de tales inundaciones. mientras que la azarosidad es el factor o los factores que influyen (incrementan o disminuyen) en el efecto provocado por la ocurrencia del peligro.Por el contrario. veíamos que en ocasiones se utiliza este término para denotar la causa que da origen a una pérdida y en otras ocasiones a los factores que pueden influenciar en el resultado de una situación en un momento dado. Factores físicos y factores morales: Los factores físicos son aquellos que tienen relación con las características físicas del riesgo: el tipo de construcción. Clasificación de los riesgos: Para poder estudiar el riesgo. sin embargo. podemos definir el peligro como la causa primaria que da lugar a una pérdida en una situación dada. Nosotros solo comentaremos algunas de ellas: 2 . existen diferentes criterios al respecto. Realmente. en la zona de Miramar las personas suelen decir: "Esa casa está expuesta al riesgo de inundación" o "La cercanía de esa casa al mar es un gran riesgo". Peligro y azarosidad: Cuando revisábamos las diferentes acepciones de la definición de riesgo.
pero el resultado final y real sólo puede ser valorado a través de las implicaciones humanas que conllevan estas decisiones. Riesgos Dinámicos: Están asociados con cambios de los requerimientos humanos y mejoramientos en la maquinaria y la organización. la pérdida de una casa. Riesgos No-Financieros: Aquellos riesgos que no pueden ser medidos estrictamente en términos monetarios son considerados riesgos no-financieros. terremotos. Podemos agregar que la ocurrencia de los mismos es en cierta forma controlable por los individuos. 2 . constituyen ejemplos de riesgos fundamentales. explosión. etc. y tienen un efecto catastrófico y extensivo sobre los mismos. o escoger una carrera. Riesgos fundamentales y particulares: Riesgos fundamentales: Son aquellos que se originan por causas fuera del control de un individuo o grupo de individuos. inundaciones.Riesgos estáticos y dinámicos: Riesgos Estáticos: Están conectados con pérdidas causadas por la acción irregular de las fuerzas de la naturaleza o los errores y delitos del comportamiento humano y que resultan una pérdida para la sociedad. intervenciones.. Riesgos particulares: Los riesgos particulares son más personales en su causa y efecto. Por ejemplo. y afectan de manera particular a individuos. etc. Buenos ejemplos de esta última clasificación son los riesgos que se corren al contraer matrimonio. robo. las pérdidas consecuenciales y hasta la responsabilidad civil pueden ser medidas en términos monetarios. un automóvil. En todos los casos pueden existir implicaciones financieras. así como los acontecimientos políticos y sociales: guerras. o tener niños. etc. Todos los riesgos de la naturaleza como son: huracanes. pues se originan por causas individuales como son: incendio. Riesgos Financieros y No-Financieros: Riesgos Financieros: El riesgo es clasificado como financiero cuando es susceptible de valoración económica en términos monetarios.
una apuesta. Riesgos Especulativos: Como contraposición a la clasificación anterior existen riesgos especulativos. etc. los cuales infieren la posibilidad de ganar algo en una situación dada. expansión. cuya realización siempre es un daño o pérdida.Riesgos puros y especulativos: Riesgos Puros: Son aquellos que implican una posibilidad de pérdida y que en el mejor de los casos generen una situación donde no se gane. Es decir. Los riesgo de incendio en una casa. comprar acción en la bolsa de valores. sino también. 2 . Ejemplos de lo anterior son los riesgos del negocio: el precio de los productos. Por otro lado. Al considerar la identificación de riesgos. La identificación de riesgos es la primera etapa del proceso y es sumamente importante. etc. debemos reconocer todas las posibilidades de pérdida de la entidad. son riesgos puros. los especulativos son situaciones como una inversión. Para definir un riesgo es necesario conocer su causa. dado que ella nos permite determinar de una manera más exacta la exposición de una empresa o negocio a un riesgo o pérdida. la política de marketing y publicidad. compra de nuevos activos. Ejemplos de los primeros son los riesgos asegurables. tratar de detallar todas las formas posibles en que los activos de la entidad pueden ser dañados y las formas en que su capacidad de generar ganancia pueda ser afectada. Es necesario determinar no sólo aquellos riesgos que son susceptibles de asegurar o controlar. decisiones sobre diversificación. debemos asumir el punto de vista más amplio posible. Indicadores para Evaluar el Componente Primera Norma: Identificación del riesgo. o de un accidente automovilístico. sino que se mantenga la situación inicial. que es la que va a determinar la existencia de éste y si puede afectar a la empresa o no.
Un inadecuado conocimiento de la entidad conlleva a una incorrecta identificación de los riesgos. También es importante identificar todo bien o interés de la empresa. Asimismo. El gerente de riesgos debe ser capaz de analizar la actividad que se realiza en cada etapa del proceso operativo y determinar cómo cada actividad puede resultar potencialmente peligrosa para el resto del proceso. caracterización de los riesgos y establecimiento de las relaciones entre el riesgo y/o las causas que los originan.Cuestionarios . debe estudiar la interrelación de las actividades propias con la de entidades ajenas que influyen o pudieran influir en su empresa. Este análisis tiene como objetivo determinar cada uno de los riesgos que pueda afectar la continuidad de un negocio o empresa.Esta tarea requiere de un conocimiento exhaustivo de todas las instalaciones y del proceso operativo de la entidad. ya sea por una relación comercial. Una vez analizados los aspectos fundamentales de la etapa de Identificación podemos definir ésta como: Análisis. Establecimiento de las herramientas que ayudarán a la identificación de los riesgos: Para poder desarrollar la actividad de la identificación de riesgos existen herramientas. y con ello reconocer la posibilidad de una pérdida. la vecindad u otra causa.Organigramas . ya que los riesgos siempre se relacionan con éstos.Estados financieros 2 .Diagramas de flujo . alguna de las cuales te relacionamos a continuación: .
Inspecciones . 3 . Esta etapa se define como: La cuantificación de las exposiciones a riesgo. 2. así como todos los aspectos cualitativos y cuantitativos que realmente sean relevantes para el riesgo que estamos evaluando. De esto se desprende que la información es clave para la evaluación de los riesgos y la toma de decisiones en cuanto a las herramientas a aplicar. Esta etapa es la conocida como análisis de riesgos. Una vez que los riesgos han sido identificados. Objetivos fundamentales: 1.Proyectos.Contratos . debe ser determinado el impacto potencial que la ocurrencia de los mismos podría tener en la entidad. basada en su impacto financiero en la entidad y expresada en términos monetarios. así como las probabilidades de tal ocurrencia.. La etapa de evaluación de riesgos es muy importante.Inventarios. ya que te permite discriminar la información generada en la fase de identificación y contribuye a establecer las prioridades de solución. se deben tener en cuenta todas las circunstancias que influyen sobre éstos.Entrevistas . . Determinar la importancia relativa de los riesgos dentro de la estructura financiera de la entidad. Segunda Norma: Estimación del riesgo. Obtener la información necesaria que nos ayudará a la mejor combinación de las herramientas de la Administración de Riesgos.Manuales . Si atendemos al 1er objetivo que hace referencia a la importancia relativa de los riesgos.
¿Con qué frecuencia ocurren las pérdidas? .¿Qué se busca con este proceso de reflexión? . estimado y cuantificado los riesgos. Una vez que se han identificado.¿A qué dimensiones nos estamos refiriendo? La evaluación de los riesgos se relaciona con la frecuencia y severidad de los mismos. Una vez medidos y jerarquizados los riesgos. Se entiende por: 1. 2. y en dependencia del objetivo. la máxima dirección y los directivos de cada área deben diseñar los objetivos de control para minimizar los riesgos identificados como relevantes. 3 . Jerarquizar: conociendo los recursos financieros de la empresa. establecer un orden de prioridad para la atención de los riesgos. Este trabajo se basa tanto en el estudio de las condiciones físicas del riesgo como en los datos estadísticos de experiencias previas o en análisis teóricos de probabilidades y será objeto de estudio más adelante.De la propia importancia de la etapa se desprenden 2 acciones fundamentales que el Responsable de Riesgos debe llevar a cabo. que son: severidad y frecuencia. En este proceso de reflexión el Responsable de los Riesgos se está refiriendo a 2 dimensiones fundamentales.¿Cuánto pueden atentar contra la estabilidad económica de la empresa? . Medir: darle un valor al riesgo previamente identificado. Tercera Norma: Determinación de los objetivos de control. el Responsable de los riesgos debe realizarse las siguientes preguntas: . como son: medir y jerarquizar los riesgos.¿Qué tan graves pueden ser? . De esta forma podremos determinar cuáles son los más importantes y urgentes que requieren de unas atenciones inmediatas y cuáles los de menor importancia y que podrían ser atendidos posteriormente.
una alarma. unidad o sección. el propósito de cada departamento. El diseño del objetivo de control tiene un componente subjetivo motivado por la percepción que tenga la dirección sobre el riesgo a minimizar: Esta percepción es la base para decidir la estrategia a seguir. es poseer un reglamento sobre qué se necesita cumplir para evitar que las amenazas y los hechos no deseados ocurran o causen perjuicio.) estaremos en condiciones de analizar cuáles instrumentos me permiten llevar esta estrategia a vías de hecho. detección y corrección de errores o fraudes que pueden ocurrir en las actividades de la entidad. impedir. detectar. un agente de seguridad y protección. Una vez definida la estrategia (qué quiero hacer: prevenir. un procedimiento. un programa de computación. una cerca perimetral. segregar. interactuar. corregir. 3 . El objetivo se genera y enuncia tomando la versión negativa de la amenaza y convirtiéndola en una declaración positiva de deseo. Los instrumentos que la organización utiliza para hacer cumplir sus objetivos de control se conocen como las técnicas de control. Son ejemplos clásicos de técnicas de control una norma. El diseño de los objetivos de control tiene su base en la siguiente relación sistémica: Objetivo de control Estrategia Técnica (s) Al diseñar el objetivo de control. analizando qué puede ocurrir incorrectamente y qué me propongo para que no ocurra. un extintor de incendio. etc. Las técnicas de control son el conjunto de mecanismos diseñados para minimizar un riesgo y son actividades que tienen como finalidad la prevención.determinar qué técnica(s) de control se utilizarán para implementarlo. etc. siempre desde una evaluación de su costo-beneficio. es decir.
Si la técnica de control no disminuye la exposición al riesgo es innecesaria a los efectos del sistema de Control Interno. además. 297/03 se consigna: “Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo. Se garantiza la coherencia de los planes de negocios y los presupuestos con los objetivos globales. y su utilización no tributará eficazmente al objetivo de control trazado. los planes estratégicos y las circunstancias actuales de la entidad. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. En la Resolución No. lo bastante específicos respecto a la entidad en concreto. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • • Verificar si se especifican los objetivos de control en función de los riesgos internos. Cuarta Norma: Detección del cambio. Existe relación y coherencia entre las estrategias y los objetivos globales. Los objetivos globales de la entidad proporcionan una descripción y orientación suficientemente amplias de las metas de la misma y son. externos y de actividad definidos. • • Los objetivos globales se comunican con efectividad a los trabajadores y al Consejo de Dirección. 3 . que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.” “Una etapa fundamental del proceso de Evaluación del Riesgo es la identificación de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su acción.
los que deben ser establecidos por los directivos y todo el personal responsable de una actividad determinada. Por ejemplo: a) Cambio en el entorno de las operaciones. Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL 3 . Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. necesariamente. propiciará nuevos riesgos. b) Nuevos trabajadores. se comuniquen a los trabajadores. d) Crecimiento acelerado.” Por lo tanto.Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones de dicho entorno. requieran la atención de la alta dirección. c) Sistemas de información nuevos o modificados. del personal. h) Operaciones en el extranjero. etc. consecuentemente. productos. e) Nuevas tecnologías. se analice con aquellos afectados y el cambio se asuma como una transformación en el entorno de control que. Se debe establecer la forma de que los cambios que se van efectuando en el proceso tecnológico. g) Reestructuración de la entidad. identificar y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecución de los objetivos específicos o globales.. actividades y adquisiciones nuevas. deben existir mecanismos para que puedan anticiparse y reaccionar ante los acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecución de los objetivos generales o específicos de la entidad. f) Líneas. de estructura. • Existen mecanismos para detectar y reaccionar ante los cambios que pueden tener un efecto importante sobre la entidad y que. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • Existen los mecanismos para anticipar.
y así el sistema propicia un desempeño integrado. Las actividades de control están relacionadas solamente con un área específica. y así sucesivamente. tendrían si ocurrieran.. de lo contrario.) pero siempre será menos efectiva para los intereses de la entidad. organismo superior. cuestionarios. En muchos casos. los controles sobre la fiabilidad de la información financiera pueden contribuir al cumplimiento de la legislación aplicable. etc.Después de identificados y evaluados los riesgos podrán establecerse las actividades de control con el objetivo de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el efecto negativo que. ser sustituida por otra. etc. De este modo. para los objetivos de la organización.) realizados de forma permanente por los directivos y los auditores internos si existieran. Es en este momento cuando se observa con mayor claridad la naturaleza del Control Interno con sus enfoques de prevención y autocontrol. los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera. las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros. La actividad de monitoreo puede ser efectuada por terceros (auditores externos. las actividades de control en el área de operaciones también contribuyen al logro de una información financiera oportuna y con calidad. con el objetivo de poder asegurar que el Control Interno funcione de forma adecuada y detectar oportunamente cuánto es de efectiva la actividad de control para. ya que una determinada actividad de control puede ayudar a alcanzar objetivos de la entidad que corresponden a otras áreas. éstas al cumplimiento normativo. donde la organización será capaz de identificar sus puntos vulnerables y erradicarlos con oportunidad. con frecuencia afectan a diversas áreas. 3 . revisiones sorpresivas. Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos de supervisión eficaces (observaciones.
Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades. .Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. Las cuestiones que se exponen a continuación muestran la amplitud abarcadora de las actividades de control. los que en cada caso deben estar elaborados por la entidad (Ver Anexo 1 “Matriz de Control Interno Componentes y sus Normas”). .Manuales/Automatizados o Informáticos . Contabilidad General y Contabilidad de Costo.Análisis efectuados por la dirección.Aplicación de indicadores de rendimiento. prenumeraciones. autorización pertinente: aprobaciones. debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones. . cotejos. como mínimo. Indicadores para Evaluar el Componente 3 .Para cada categoría existen diversos tipos de control: .Gerenciales o directivos. aunque no constituyen la totalidad de ellas. .Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud.Preventivo y correctivos . recuentos. En este componente deben incluirse todas las normativas vigentes en el país referidas a Control Interno. recálculos. conciliaciones. en manuales que contengan los procedimientos referidos a: Control Interno. revisiones.Segregación de funciones. deben estar recogidas. . .Controles físicos patrimoniales: arqueos. totalidad. Estas normas Además. En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen. . análisis de consistencia.
Primera Norma: Separación de tareas y responsabilidades. La dirección debe velar porque exista un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad a partir de la estructura organizativa diseñada y para cada ciclo de operaciones. En la medida que se evite que todas las cuestiones de una transacción u operación queden concentradas en una persona o área, se reduce el riesgo de errores, despilfarro o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que, de ocurrir, sean detectados.
Es necesario velar porque en cada caso exista una delimitación de funciones y responsabilidad directa de cada uno de los trabajadores, así como de los funcionarios de la entidad.
Ejemplo de actividades que tributan a la segregación de funciones: TIPO EXPLICACIÓN Contabilidad La función contable total debe estar completamente separada de las áreas de operación, como la producción y las ventas, para que puedan llevarse registros confiables. Por ejemplo, los inspectores de turnos productivos, -no los operadores de maquinarias-, deben contar las unidades producidas en un proceso de fabricación. Los contadores,- no los vendedores-, deben llevar los registros de inventario. Se puede reducir el riesgo de tentación y fraude, si el contador no maneja efectivo y si el cajero no tiene acceso a los registros contables. Si un trabajador tiene acceso tanto a la caja como a los registros contables, esa persona puede robar efectivo y conciliar el robo, haciendo un asiento falso en los libros. Los trabajadores del almacén que manejan los inventarios no deben tener acceso a los registros contables. En un sistema contable soportado sobre tecnologías de la información, una persona que tiene la custodia de activos no
Separación entre custodia de activos y la contabilidad
debería tener acceso a los programas de la computadora. De manera similar, el programador no debería tener acceso a los denominados activos tentadores, como el efectivo.
Las personas que autorizan las operaciones no deberían manejar el activo correspondiente. Por ejemplo, la misma persona no debe autorizar el pago de una factura de un Separación entre la proveedor y firmar también el cheque para pagar la cuenta. autorización y la custodia Con ambas funciones, el trabajador puede autorizarse los de activos correspondientes pagos a sí mismo y firmar luego los cheques. Cuando esta función está separada, sólo se pagan las cuentas reales. Un trabajador que maneja los ingresos no debe tener autoridad de cancelar las cuentas por cobrar. Separación de funciones La realización por varios trabajadores de diversas fases del dentro de la actividad proceso contable ayuda a minimizar errores y oportunidades contable de cometer fraude. Por ejemplo, diferentes trabajadores del área contable deben ser responsables de registrar los ingresos de efectivo y los desembolsos de efectivo. Los trabajadores que procesan las cuentas por pagar y las solicitudes de cheques no deberían tener nada que ver con el proceso de aprobación. En entidades pequeñas y con poco personal debe evaluarse la conveniencia de establecer separaciones de tareas sin descuidar lo que nos costaría dividir funciones; en este caso para lograr minimizar los riesgos expresados anteriormente deben reforzarse las actividades de supervisión y monitoreo.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma, analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: •
Están debidamente segregadas y diferenciadas (en la medida de lo racionalmente posible) la responsabilidad de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar una transacción, teniendo en cuenta la necesaria coordinación entre las distintas áreas de responsabilidad definidas en la entidad.
Segunda norma: Coordinación entre áreas.
Lograrse el trabajo de todas las áreas de la organización en virtud de alcanzar los objetivos propuestos y para que el resultado sea efectivo, mejorando la integración y la responsabilidad y limitando la autonomía.
Cada área o sub-área de la entidad debe operar en coordinación con las restantes, no sólo para evitar la duplicidad de funciones, sino para lograr la integración adecuada entre ellas. En una entidad, las decisiones y acciones de cada una de las áreas que la integran requieren coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad.
La Resolución 297/03 en su Anexo plantea:
“La coordinación mejora la integración, la consistencia y la responsabilidad, y limita la autonomía. En ocasiones una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la de la entidad como un todo”. • • •
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma, analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: Existen las políticas y los procedimientos apropiados y necesarios en relación con cada una de las actividades de la entidad definidas para cada área. Se han establecido las debidas coordinaciones entre las áreas que propicien la integración, la consistencia y la responsabilidad con carácter colectivo.
Tercera Norma: Documentación. todo debe estar documentado en los manuales que se elaboren. están claramente documentados. Cuarta Norma: Niveles definidos de autorización. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • La estructura de Control Interno y todas las transacciones y hechos significativos. 4 . Quinta Norma: Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. La autorización quedará plasmada en un documento y será comunicada explícitamente a las personas o áreas autorizadas. quienes quedarán responsabilizados de ejecutar las tareas de acuerdo a lo regulado en el documento. Estos manuales pueden aparecer en cualquier tipo de soporte y la documentación debe estar disponible de forma tal que permita verificar si los controles descritos en los manuales de procedimientos son aplicados realmente y de la forma debida. y la documentación está disponible para su verificación. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma.• Los funcionarios y trabajadores consideran las implicaciones y repercusiones de sus acciones en relación con la entidad. La máxima dirección debe tener identificadas las personas facultadas a autorizar o autorizadas a realizar determinadas actividades dentro del ámbito de su competencia. La entidad debe poseer la documentación referida al sistema de Control Interno y la relacionada con transacciones y hechos significativos. lo que supone consultas dentro y entre las entidades.
Además. para garantizar su relevancia y utilidad. relevancia y utilidad que ello tiene para la presentación razonable de los saldos en los estados financieros. Sexta Norma: Acceso restringido a los recursos. deben estar debidamente registrados y periódicamente se cotejarán las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. a través de seguros. o lo más inmediato posible. activos. etc. debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas. puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma.Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados. de los activos y se concilian con los registros contables. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho. • Se realizan conteos físicos. Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia. periódicos. pase para acceso. una vez procesados. tendiendo a la importancia. La 4 . deberán clasificarse adecuadamente para que. Asimismo. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • Se registran y clasifican de manera oportuna las transacciones y hechos importantes. sistemas de alarma. activos y registros. almacenaje. El acceso a los recursos. facilitando a directivos y terceros la toma de decisiones. desde su inicio hasta su conclusión. registros y comprobantes.
periódicamente. Los trabajadores a cargo de estas actividades. 4 . en cada una de las acciones. los ejecutantes y los responsables de su control. Se deben crear controles sobre la seguridad informática. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. Séptima Norma: Rotación del personal en las tareas claves. semanal. pudiendo ser ocasional. errores o fraudes. siempre observando la relación costo/beneficio. define el tiempo o los momentos de ejecución. quincenal o mensual. en el proceso de identificación de riesgos. Todo el mecanismo de seguridad estará en correspondencia con la necesidad que exista del mismo.frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo. con el cambio frecuente de los códigos de acceso u otras medidas. deben emplearse en otras funciones. La dirección. Revisar que el plan de prevención elaborado ha tenido en cuenta el diagnóstico de los riesgos internos o peligros potenciales. determina aquellas tareas o actividades con una mayor probabilidad de que se cometan irregularidades. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • • Existen dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. el análisis de las causas que lo provocan o propician y las propuestas de medidas para prevenir o contrarrestar su ocurrencia. • Comprobar que el plan de prevención.
que el trabajador alcance un conocimiento integral de las actividades que se realizan en cada puesto de trabajo del área donde se desenvuelve y conozca cómo el resto de los puestos de trabajo contribuyen al control de su labor y viceversa. Octava norma: Control del sistema de información. se adopta una estrategia de prevención ante hechos que puedan propiciar actos adversos. El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones y operaciones generales de la entidad. aunque se confíe en la solidez ética de todos los trabajadores. de los resultados obtenidos. 4 . es importante destacar que la eficacia de esta actividad de control está en la correcta identificación de los riesgos en la entidad. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. Ahora bien. ya que poner a rotar al personal de tareas no claves conlleva un costo que pudiera afectar la eficiencia del trabajo. con los presupuestos y planes aprobados y otros niveles de análisis que les sean útiles. además. La rotación de empleados propicia. comparándolos con períodos anteriores.Con esta rotación se elimina el concepto de “hombre imprescindible” y. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • Se cumplen los planes de rotación en el desempeño en las tareas claves del personal involucrado y se desarrollan con calidad Verificar que la dirección efectúe análisis periódicos y sistemáticos.
Las actividades de control de los sistemas de aplicación están diseñadas para controlar el procesamiento de las transacciones dentro de los programas de aplicación e incluyen los procedimientos manuales asociados. 4 . y a mantener datos financieros. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren. procesos. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • El sistema de información es flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección.La toma de decisiones en la entidad debe estar sustentada en la base del sistema de información. en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. Novena Norma: Control de la tecnología de información. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes.financieros. y a mantener datos financieros. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad. a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas. mediante la aplicación de índices e indicadores de rendimientos y análisis económicos. almacenamiento y salidas. El sistema ha de demostrar en su funcionamiento que ayuda a controlar todas las actividades de la entidad.
incluyendo la totalidad de sus componentes. Puntos donde centrar las acciones Desarrollar un plan estratégico que optimice la Inversión de la entidad considerada en su conjunto y su utilización. confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de tecnología de información. La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad. Las actividades de control general de la tecnología de información se aplican a todo sistema de información. sistemas de aplicación. y garantizar que las iniciativas den apoyo a los planes a largo plazo de la entidad. Estos abarcan: datos. microcomputadoras y redes. Hacer participar a los usuarios en el desarrollo y 4 . También abarcan las medidas y procedimientos manuales que permiten garantizar la operación continua y correcta del sistema de información. a fin de proporcionar la información necesaria que permita a cada trabajador cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas. tecnología asociada. hasta la gestión de procesamiento por el usuario final. La información que necesitan las actividades de la entidad es provista mediante el uso de recursos de tecnología de información. instalaciones y personal. La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnología de información agrupados naturalmente. desde la arquitectura de procesamiento de grandes computadoras. Ejemplo de tecnología de información: Objetivos Utilizar tecnología informática para llevar a cabo los planes estratégicos de la entidad Riesgos Interrelación insuficiente en gestión financiera y operativa para el desarrollo de planes estratégicos.Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su misión.
.Estudio de viabilidad. La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos y acción y el mejoramiento del rendimiento.Obtener. La dirección de una entidad. nivel de competencia de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan. . programa. bienes y servicios que entrega. procesar y mantener la información de manera completa y exacta y entregársela a las personas correspondientes para permitir cumplir con sus responsabilidades Sistemas diseñados arreglo a necesidades del usuario o adecuadamente Implementados. Crear una fase de desarrollo de sistemas que incluya los siguientes aspectos o fases claves: . no con las no Mantenimiento del plan estratégico. tamaño. Décima Norma: Indicadores de desempeño La máxima dirección y los directivos a todos los niveles deben diseñar un sistema de indicadores que les permitan evaluar el comportamiento de su gestión. proyecto o actividad. Estos indicadores pueden ser cuantitativos y cualitativos. es decir. Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características. los indicadores cuantitativos se expresan de manera que permitan su aplicación objetiva y razonable.Petición de diseños de sistemas. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: 4 . ejercer el control. Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. es decir. debe conocer cómo marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo.Diseño de sistema general. proceso productivo.
con razonable certeza. puede practicar los análisis. Por su parte. para brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por alcanzar los objetivos de la organización. en representación de la dirección. 4 . autoridad y responsabilidad en cada ciclo de operaciones. La auditoria interna debe vigilar. informando oportunamente a aquella sobre su situación. determinando su calidad. verificaciones y pruebas que considere necesarios en las distintas áreas o ciclos de operaciones. eficiencia y fiabilidad. sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de Control Interno. La unidad de auditoria interna. Oncena Norma: Función de Auditoria Interna independiente. Algunas tareas de la Auditoria Interna. para la entidad. inspecciones. el adecuado funcionamiento del sistema. Las unidades de auditoria interna (o auditores internos) deben brindar sus servicios a toda la organización constituyendo un “mecanismo de seguridad” con el que cuenta la dirección para estar informada. los mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno protegen aspectos específicos de la operatoria.• Existe un sistema de indicadores de rendimiento implementado en la entidad para la puesta en marcha de acciones correctivas que disminuyan o eliminen las desviaciones importantes. hayan sido establecidas. así como la observancia de los componentes en que se fundamenta. • • Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las adecuaciones que. debe estar subordinada al primer nivel de dirección. que tributan a su función preventiva. son: • Comprobar el cumplimiento del sistema de Control Interno y sus adecuaciones autorizadas. Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo y observar el cumplimiento de las funciones.
Para comprobar y/o diagnosticar la situación en que se encuentra ésta norma. circulares. resoluciones. donde se de información desde la alta dirección a todo el personal de forma clara para 4 . eficiencia y confiabilidad de los sistemas de procesamiento electrónico de la información. Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo.• Verificar la calidad. Componente 4: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Para que el trabajador pueda cumplir con sus responsabilidades es necesario comunicar la información necesaria en el tiempo requerido y para ello el sistema informativo (SI) de la institución es decisivo. emitidas tanto internamente. con énfasis en el aseguramiento de la calidad de su Control Interno y validación. Como regla general hoy el SI esta apoyado en los sistemas informáticos que permiten producir informes con información operativa para dirigir y controlar la entidad. • • Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-financiera vigente. instrucciones. utilizándose y respetándose los resultados de la Auditoria Interna. también reflejan acontecimientos externos y otros datos necesarios para la toma de decisión. fiabilidad y oportunidad de la información que rinde la entidad. etc. realizando los análisis correspondientes de los indicadores de desempeño. como por los niveles superiores de la economía y el Estado. de arriba hacia abajo y a la inversa. que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización. Estos sistemas no solo manejan datos e informes internos. y se ha puesto en funcionamiento. Es necesario hacer una comunicación eficaz. de existir auditores internos. • Verificar la calidad. analizar las siguientes preguntas y/o aspectos: • Se ha desarrollado un plan de Auditoría Interna.
así como las vías medios para el acceso al exterior del sistema con las responsabilidad que existe en ello por cada una de las áreas del centro. confiable y oportuna. La señal establece un momento de relación. incluyendo una circulación multidireccional (ascendente. Los riesgos que afronta la entidad se reducen en la medida que la adopción de las decisiones se fundamente en información relevante. Asimismo. las fuentes emisoras y receptoras. tiene que haber una comunicación eficaz con terceros La información relevante debe ser captada. procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. descendente y transversal). El mensaje genera una respuesta en la persona que lo recibe. Una señal externa con forma material. 2. También es necesaria la existencia de medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. La información es considerada como fenómeno o proceso. escrita. siendo producida por agentes externos a las personas. Indicadores para Evaluar el Componente Primera Norma: Información y responsabilidad. Por ello al ser un proceso debe tener tres niveles: 1. El desarrollo a mediano y corto plazo del sistema de información y comunicación del ISMM se recoge en la estrategia de comunicación del centro donde aparecen definidos los canales de comunicación. oral o electrónica.. La 4 .que los trabajadores puedan comprender cuál es su papel en el sistema de Control Interno. 3. Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. tiene un significado intencional o mensaje.
El ISMM posee mecanismos para obtener la información externa y controlar cambios significativos. Por su parte también existe la información administrativa como 5 . La información contable se origina en el área de contabilidad financiera se centra específicamente en la identificación de los informes mensuales con el estado de ingresos y gastos. distribución de los gastos generales entrarían dentro del epígrafe de información relativa a la contabilidad. La información de gobierno relacionada con los objetivos y las normas permiten adoptar decisión atendiendo a las metas que pretende alcanzar el centro a través de planeación estratégica y las ARC. donde los jefes de áreas y/o departamentos reciben las informaciones necesarias para su desempeño. exponiendo el resultado de la gestión. La misma aparece en soporte digital e impreso en las diferentes áreas responsables.información es relevante para un usuario. Existe un mecanismo interno. Aquí la contabilidad administrativa proporciona información relativa a los costos de personal. procedimientos y reglas de funcionamiento establecidas) y la externa es aquella que se genera en el entorno en el que el ISMM está situado y desarrolla su actividad. gastos de operaciones. La información interna (que se produce en el interior así como las normas. los factores críticos y situaciones más relevantes. La información contable es de suma trascendencia y por ello es llevada al CU y a los claustros del centro. en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significación. La información básica y la elemental sobre los procedimientos se realizan de forma oral y documentada para el uso de los trabajadores y estudiantes. donde identifica y presenta con regularidad la información que se genera dentro de ella al Consejo de Dirección y al colectivo de trabajadores.
Como se muestra en la Fig. sino que esté en correspondencia con los objetivos de la centro. Aquí se mueve información del MES y de las áreas centrales del centro con el detalle necesario no sólo para el entendimiento de quienes la utilizarán. así como con su misión y visión. La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones. descendente. Segunda Norma: Contenido y flujo de la información. 1 que expresa de forma resumida el flujograma de la información en el ISMM esta tiene carácter ascendente (líneas discontinuas) al llegar a los niveles de dirección correspondiente para su aprobación. los informes deben relacionar el desempeño con los objetivos y metas fijados. horizontal y transversal donde la Web y el uso de correo electrónico constituyen un elemento decisivo para la conducción y control al poder disponer de la información satisfactoria. Para el caso de los niveles directivo. ascendente.subproducto del proceso de contabilidad que es elaborada de forma resumida para mostrar resultados generales y tendencias de interés que es expuesta en la rectoría. a tiempo y en el lugar necesario. El flujo de información debe circular en todos los sentidos. También se manifiesta su carácter descendente al llegar al nivel inferior para su realimentación directa y cruzada para lograr distintas interpretaciones y análisis del problema en la búsqueda de soluciones adecuadas y colegiadas. Por la importancia que reviste para alcanzar las metas que el centro se propone a corto y mediano plazo. el diseño de los objetivos de las ARC durante su proceso de 5 . conocimiento y toma de decisiones. El flujo informativo y su funcionamiento adecuado constituyen preocupaciones centrales para los directivos de la entidad por su importancia en la toma de decisiones.
También la estrategia de informatización a través de sus cinco componentes recoge el plan mediano y largo plazo el plan informático ligado a las directivas del MES y las estrategias propias del centro con vista mejorar de de forma continua la calidad de la información. actualización. formato único y la comunicabilidad.conformación y conciliación. Estos elementos se encuentran recogidos en los diferentes manuales de normas y procedimiento del ISMM. se realizan esfuerzos por obtener un grado adecuado de cada uno de los atributos mencionados anteriormente y para ello existe un sistema de control y emulación de las páginas web del centro y áreas por ser este el principal canal de interna y externa. Como parte del Control Interno en el centro. adecuación. proyecta y da seguimiento a la estrategia de comunicación (ver anexo) que establece las prioridades determinadas por las áreas y la responsabilidad de estas con vista a evitar los elementos inadecuados que pueden surgir en el sistema. La información del sistema debe cumplir los atributos de contenido apropiado. El ISMM a través del departamento de extensión universitaria identifica. Están declaradas por la dirección del centro las pautas de calidad para los informes que se envían al Mes y a los órganos centrales del centro con vista a garantizar la relevancia. se ha diseñado un flujograma para esta actividad en particular. También el plan estratégico recogido en la estrategia de comunicación refleja en conjunto de acciones a realizar para asegurar esta norma de calidad. 5 . Tercera Norma: Calidad de la información. oportunidad. exactitud y accesibilidad. precisión.
Quinta Norma: El sistema de información. Aquí se utiliza también la información sobre hechos. El sistema de información esta diseñado atendiendo a la estrategia y al programa de funcionamiento de la centro. la misión. clientes. El sistema de información es revisado y actualizado en cada curso para superar las deficiencias detectadas en su funcionamiento y productos o cuando se realizan los cambios en la proyección estratégica. Existen elementos formales e informales para la información a través de los despachos con trabajadores. la política y los objetivos. El mismo se apoya en la informatización a través de software como SIGENU. ACED y aplicaciones para la gestión y las páginas Web. Para esta norma el centro aporta recursos materiales y humanos que estando en las diferentes áreas contribuyen al rediseño y desarrollo flexible del sistema. El sistema esta diseñado para apoyar la estrategia. relativos a las operaciones económicas .Cuarta Norma: Flexibilidad al cambio.contables y a las actividades operativas internas. informes que se circulan por la red o se discuten en los diferentes niveles y órganos de dirección del centro o en las asambleas de trabajadores. También 5 . actividades internas y externas recogidas en formas de relatoría de talleres. estudiantes. El calendario de actualización y ajuste de esto se recoge en el cronograma de implementación de la 297 que existe a nivel de centro. lo que esta en correspondencia con el objeto social. proveedores y organismos de control. El sistema de información se utiliza para el procesamiento de datos generados internamente. objetivos y programas de trabajo.
objetivos y resultados de su gestión expuestos en la planeación estratégica. Para ello se realiza un proceso de comunicación abierto. Los valores éticos están declarados para los trabajadores acorde a las políticas internas y de gobierno y en el caso de los estudiantes (definidos en las estrategias de los departamentos rectores) por carreras para atender también los aspectos que se relacionan con la profesión. Es por ello en los Consejos universitarios y rectorías se analizan con periodicidad (según el cronograma del curso) los elementos referentes al sistema de comunicación e informatización. Séptima Norma: Comunicación. confiable y oportuna. 5 . capaz de transmitir información relevante. El compromiso de la dirección con el sistemas de información es explicito y se refleja en las asignación de recursos suficientes (ver estrategia de comunicación) para su funcionamiento eficaz. políticas. Sexta Norma: Compromiso de la dirección. los objetivos del curso y los balances anuales de las ARC y estrategias. El proceso de comunicación del ISMM realiza la difusión y sustentación de sus valores éticos. valores de la organización y estrategias. así como los de su misión. multidireccional. al comprender el rol importante que esto desempeña para el correcto desenvolvimiento de los deberes y responsabilidades en el centro.resulta valiosa la información obtenida en los seminarios y claustros con trabajadores y en los encuentros con estudiantes.
las informaciones recogidas en las encuestas de estudiantes y trabajadores que relazan con periodicidad la VRD y recursos humanos en cada curso académico. Existen formas de comunicarse con los niveles de dirección superior de la entidad. proveedores y otras personas externas para transmitir información sobre los cambios que se producen de sus necesidades. 5 . sin tener que pasar por un superior directo como es el caso del sindicato. o por medio de los auditores internos o asesores de las diferentes áreas de dirección.Como principales vías de comunicación son formales e informales. de formación. Existe una apertura de los canales de comunicación con los estudiantes. dando incluso respuesta por escrito a éstos en los casos requeridos. considerando quejas. reuniones en los colectivos de trabajos. El sistema de comunicación del ISMM se estructura en canales de transmisión de datos e información donde se conectan diferentes emisores y receptores para asegurar la comunicación con los trabajadores y estudiantes. la solicitud de despachos directos. Los órganos de dirección del centro a nivel central y de área. Los trabajadores conocen los objetivos de su actividad y su derivación hasta el plan de resultado que posee cada uno donde se declaran sus tareas lograr su aporte al cumplimiento de sus objetivos y por consiguiente los de la organización. el sindicato de las áreas. le dan seguimiento a los acuerdos para las acciones de análisis y la solución inmediata de los problemas. En consecuencia el principal canal de comunicación constituido por la Web establece una vía de comunicación para la comunidad universitaria en su interior y hacia el exterior. para el cumplimiento de las tareas y metas. Octava Norma: Canales de comunicación.
Componente 5: SUPERVISIÓN O MONITOREO La Supervisión o Monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente. facultades y sedes universitarias municipales) ya que es importante monitorear el control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos. incluyendo sus dependencias adscritas (vicerrectorias. Algunas de las cuestiones a tener en cuenta son: • • • • • • Constitución del Comité de Control y Prevención del centro integrado por: Presidente: Andrés Alberto Fonseca Hernández Miembro: Sergio Breff López Miembro: Maritza Rodríguez Gamboa Miembro: Jorge Suárez Zapata Miembro: Erislaidi El objetivo central del Comité de Control y Prevención del centro es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo. así como el trabajo del plan de prevención realizadas en ella. directamente por las distintas estructuras de dirección. así como velar por la adecuada realización. los diagnósticos para medir la implementación de la resolución 297/03 en las áreas . • Dado la gran complejidad del sistema del centro y su extensa estructura le entidad cuenta con la existencia de una unidad de auditoría interna con 5 . ejecución y control del plan de prevención en el centro y áreas del instituto. Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria. y por supuesto la encargada de evaluar el control interno en el instituto.
jefes de áreas. que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos y que resulten aptos para los fines perseguidos. estén formalizados. la competencia y experiencia de quienes los controlan y los resultados de la supervisión continuada. Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales o recurrentes. jefes de departamentos. por la auditoría interna y por los miembros del Comité de Control y Prevención del centro. corresponden las siguientes consideraciones: Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que estos entrañan. las que se encuentran incluidas en el planeamiento (plan de autocontrol del centro) o solicitadas especialmente por la dirección y los auditores externos. la cual está integrada por: Yamilia Edith Loforte Manuel Galbán Estupiñán Jefe de Grupo de Auditoria Asesor de la CANEC Asesor de la CANEC El objetivo general es asegurar que el control interno funcione adecuadamente.suficiente grado de independencia y calificación profesional. vicerrectores y otros dirigentes. inherentes al trabajo de decanos. a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. que. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan. generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes. prima una disciplina apropiada y principios insoslayables. aunque los enfoques y técnicas varíen. Constituyen todo un proceso dentro del cual. 5 . En cuanto a las evaluaciones puntuales. ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión.
Presentación de conclusiones y documentación de soporte. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren un mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.Responden a una determinada metodología con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos. Programa de evaluaciones. Se confeccionó el plan de acción o autocontrol del centro el cual contempla los siguientes aspectos: Alcance de las evaluaciones realizadas en el centro. con este propósito se han creado en el centro Comités de Control y Prevención en las áreas de mayor complejidad. Existen controles informales que. Indicadores para Evaluar el Componente Primera Norma: Evaluación del Sistema de Control Interno. las que coordinan sus actividades con el Comité del Centro. Evaluadores. Áreas o asuntos de mayor riesgo. Las actividades de supervisión continuadas existentes. metodología y herramientas de control. Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes. 5 . Las tareas de los auditores internos y externos. aunque no estén documentados. se aplican correctamente y son eficaces. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad del área del centro en cuestión. La dirección de la entidad ha orientado a los funcionarios que son responsables de áreas evaluar periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados a las autoridades competentes. si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados.
c) Presentación del informe de diagnóstico. las auditorias internas planificadas por los auditores. 4. Discusión del informe del resultado del diagnóstico en Consejo de Dirección del centro o área administrativa en caso de realizarse la inspección por el Comité de Control y Prevención de este nivel organizativo. 3. la tranquilidad de un adecuado funcionamiento. d) Toma de Acuerdos de la discusión del informe y cumplimiento del plan de medidas para eliminar las insuficiencias detectadas. b) Principales logros y deficiencias del área. el cual agrupa. la discusión de los informes donde se analiza las deficiencias detectadas y las medidas que deben controlarse deficiencias. para erradicar las Procedimiento para la realización de diagnóstico al Sistema de Control Interno en las áreas del instituto llevada a cabo por el Comité de Control y Prevención del centro y de las áreas administrativas. Realización del diagnóstico al área. entre otros aspectos. 5 . Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas diagnosticadas para eliminar las deficiencias detectadas. las actividades de inspección a las áreas por el Comité de Control y Prevención para evaluar el sistema de control interno y el plan de prevención. 2. con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los inspectores. 1. o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento. a) Presentación del Sistema de Control Interno y Plan Prevención del área. Envío de Aviso de diagnóstico al Sistema de Control Interno del área planificada. Para el logro de este objetivo se realizó el Plan de Autocontrol o de Acción. coordinado con ell plan del Comité de Control y Prevención del centro.Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando en la entidad proporciona a la máxima dirección y a demás administrativos.
El instituto cuenta con un Plan de Acción que tiene como objetivo principal la administración de todos los planes. Esta norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno. La información financiera. Segunda Norma: Eficacia del Sistema de Control Interno. El Sistema de Control Interno en el Instituto Superior Minero metalúrgico de Moa se considera efectivo en la medida en que este cuente con una seguridad razonable en: • La información acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia • • La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros El cumplimiento de la legislación y normas vigentes. estrategias y los procedimientos emanados de la propia entidad.Realización de reunión con los inspectores. directivos de las áreas inspeccionadas y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias. El Plan de Acción fue elaborado por el Comité de Control y Prevención del Instituto el cual controla el cumplimiento de las actividades planificadas en él. incluida las políticas. procedimientos y actividades de controlen por de lograr la eficiencia y eficacia de su Sistema de Control Interno. basándose en las tres materias del control: • • • Las operaciones. decretos. reglamentos y cualquier tipo de normativa. El cumplimiento con las leyes. El mismo contiene los siguientes documentos: • Pan de Discusión de la 297-03 del MFP y Plan de Prevención en las áreas del centro 6 .
ATM. • Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2008.• Plan de Auditoria Interna 2009 • Plan de Prevención del centro • Plan del Comité de Control y Prevención. Transporte y Recursos Humanos. • Normas de la Auditoria Generalmente Aceptadas. tengan conformada esta estructura y los Los métodos para la evaluación del Sistema de Control Interno y Plan de Prevención son: • Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2004. planificadas y controladas por el Plan de Acción. ejecución y control del plan de prevención en las áreas. las cuales se coordinan con el rector y el Presidente del Comité de Control y Prevención para el año fiscal vigente. Las tareas de los auditores internos es agrupan en el Plan Anual de las Acciones de Control. destacándose las áreas Dirección Económica. Las áreas o asuntos de mayor riesgo están contenidas en el Plan de Prevención del centro. los miembros del Comité de Control y Prevención de las áreas que auditores internos del instituto. Además de estas fuentes se le adiciona: Cronograma de Implantación de la 297-03 en el ISMMM. 6 . Los evaluadores establecidos en el centro para el Sistema de Control Interno son los miembros del Comité de Control y Prevención del centro. Las actividades de supervisión continuadas existentes son conformadas. • Resolución 13-06 del MAC. Cronograma de actividades para la elaboración.
5. incrementa la probabilidad de la formación de un juicio acertado. 7. razonablemente. Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas auditadas para eliminar las deficiencias detectadas. con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los auditores. practicados sobre bases de normas y procedimientos generalmente aceptados. a los cuales se les da un estricto seguimiento y control en pos de eliminar las deficiencias encontradas. permiten obtener una opinión técnica válida sobre el estado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno en el centro. 6 . Estos exámenes. Procedimiento para la realización de la actividad de auditoria en las áreas. Realización de reunión (Consejo de Dirección) para la discusión informe de los resultados de la auditoría realizada por los compañeros auditores. La auditoría del centro se ajusta a un método objetivo y sistemático que. El centro planifica auditorías hacia su Sistema de Control Interno (Anexo H). 6. las que informan sobre la eficacia y eficiencia del mismo.Tercera Norma: Auditorías al Sistema de Control Interno del ISMMM. materializándose en los informes contenidos en el Expediente Único de Auditoria que se generan de la actividad. proporcionando recomendaciones para su fortalecimiento si correspondiera. La naturaleza. extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno varían en función del nivel de riesgo determinado por el Cronograma de Riegos elaborado en el centro para cada año y de la ponderación de la importancia del control para reducirlo. Realización de auditoría por los compañeros competentes.
8. Realización de reunión con los auditores. forma periódica. Definido como Áreas de Resultados Claves. los cuales se encuentran en estrecho vinculo con los supuestos validados por el centro. El Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa valida de supuestos que sustentan los objetivos de la organización. dándole especial cumplimiento al cronograma del plan de las actividades de control organizado para el año. Defensa y Protección (ocho objetivos) a cumplir en el curso y en el año fiscal. Al finalizar cada curso y cada año fiscal. los cuales son derivados a facultades. Quinta Norma: Tratamiento de las deficiencias detectadas. áreas administrativas. auditados y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias. evaluaciones mensuales. control y cumplimiento en estos niveles organizativos. la entidad califica el trabajo de auditoria realizado por los consultores de la CANCEC. Universalizalición. los cuales son : Formación de Profesional. el instituto planifica sus objetivos de trabajo. Ciencia y Técnica. 6 . Extensión Universitaria. Cuarta Norma: Validación de los supuestos asumidos. Aseguramiento Material y Financiero. y trabajadores docentes y no docentes para su estricta planificación. los Los objetivos y los elementos de control que respaldan su logro descansan en supuestos fundamentales acerca de cómo funciona su entorno. Posgrado y Capacitación de Cuadros. Recursos Humanos. con el propósito de medir el grado de cumplimiento de los objetivos trazados. semestrales y de fin de curso. departamentos docentes. Se realizan tanto a las áreas administrativas de todos los niveles organizativos y trabajadores docentes y no.
por medio de reclamos. Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno.Las deficiencias que afectan o pueden llegar a afectar la efectividad del Sistema de Control Interno son informadas a los niveles y estructuras establecidas según la gravedad y complejidad del tema. Comité de Control y Prevención y Jefes e Áreas) . Están establecidos los procedimientos que determinan sobre qué asuntos. analizándose luego por las instancias competentes designadas en la entidad (Consejo de Dirección. inspecciones. La comunicación de las deficiencias siguen normalmente el camino que conduce al inmediato superior. la supervisión y la evaluación. en qué forma y ante quién se presentará la información a tratar. a través de la relación con terceros. pero la orientación general llega finalmente a la autoridad que puede tomar la acción correctiva. son rápidamente detectadas y comunicadas. También. 6 . verificaciones y auditorías externas e internas. La identificación de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio control interno. demandas. dada su importancia.
Oculares: verificar en forma directa y paralela. mediante los cuales la entidad evaluada ejecuta las actividades objeto de evaluación. la relación con el entorno. actividad.TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION. etc. suficientes y competentes que le permitan formar un juicio profesional y objetivo. Esta técnica permite tener una visión de la organización. proyecto o transacción de la entidad bajo exámen. Encuestas. y Cuestionarios. que facilite la calificación de los hallazgos detectados en la materia examinada. Las técnicas oculares se clasifican de la forma siguiente: Observación. Las técnicas de recolección de información son procedimientos especiales utilizados para obtener y evaluar las evidencias necesarias. o sea. las instalaciones físicas. Las técnicas de recolección de información se clasifican en: Verbales: Obtención de información oral. 6 . la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos. área. para examinar cualquier operación. sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos. los procesos. mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad. programa. Las técnicas verbales pueden ser: Entrevistas. El actor debe seleccionar la técnica más apropiada. prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. desde el ángulo que el actor necesita. los movimientos diarios.
y. evaluación o verificación. Comprobación. Documentales: Obtener información escrita. programa. Revisión analítica. Conciliación. proceso o actividad examinada. Cálculo. 6 . lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población. conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los actores. para soportar las afirmaciones. El auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional. Esta técnica se aplica de las formas siguientes. y Tabulación. Estas pueden ser: • • • Físicas: Reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica de la inspección. Análisis. análisis o estudios realizados por los actores. área. La aplicación de las técnicas de auditoria. Confirmación. Escritas: Refleja toda la información que se considera importante para sustentar los hallazgos del trabajo realizado por el actor. sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución. Revisión selectiva Rastreo. para lo cual se emplea los procedimientos siguientes: Pruebas selectivas: Consisten en simplificar la labor total de medición. Muestro estadístico: La selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos.Comparación o confrontación. mediante la selección de muestras que a juicio del auditor.
.Selección cuidadosa de los entrevistados. 6 . para asegurar la participación de los entrevistados.Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación.Revisión de la información disponible. por lo que se deben preparar con anticipación teniendo en cuenta lo siguiente: .Entrevistas: Representan fuentes primarias de información para los equipos de auditoria. . y .Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación en función de los objetivos previstos en la auditoria.
2 Estimación del riesgo.5 1. 5 NORMA ASOCIADA Integridad y valores éticos. Estructura organizativa.5 2 3.7 EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.4 1 AMBIENTE DE CONTROL 25 1.1 1. Manual R. Políticas y prácticas en personal.1 18 2. Humanos. Competencia profesional.5 4 5. 6 6 . Mapa de Riesgos. Identificación del riesgo.2 1. Mapa de Riesgos. Humano y Organización. 2 2. 1. Seg. Protección (Plan de Prevención Res/13). y Valor Desagregado 3 2. Manual Control Interno. Humanos.5 4 DOCUMENTO Manual R. COMPONENTE Valor Norma Añadido No. Comité de Control. Manual Control Interno. Manual Control Interno Todos los manuales.3 Determinación de los objetivos de control.3 1.MATRIZ DE CONTROL INTERNO COMPONENTES Y NORMAS No. Atmósfera y confianza mutua.6 1.5 4. Asignación de autoridad responsabilidad. Todos los manuales Manual R. específicamente Manual de Calidad.
10 1. Todos los manuales. Separación de tareas responsabilidades.5 0.8 1. Humanos.2 4. Compromiso de la dirección. Información y responsabilidad.5 2 1 0.7 Función de Auditoria Interna independiente.7 0.5 3. valores 6 de la 5 2. Todos los manuales Manual de la Organización. Rotación del personal en las tareas claves. Manual Sistema Informativo Manual de Organización.4 4. Tecnología de la Información Manual de R. de 3. Manual de Auditoria Manual Sistema Informativo y de Calidad.5 4. Comunicación.5 2 Todos los manuales.2 3.5 1.5 2.7 3.6 3 ACTIVIDADES DE CONTROL 30 Detección del cambio. y 3 4 3 3. Coordinación entre áreas.1 3. Humanos. Control de la tecnología información.11 4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 12 4. Manual de Calidad. Manual Sistema Informativo.9 3. Indicadores de desempeño.3 3.3 4. Manual de Contabilidad. Contenido y flujo de la información.8 3.6 4.5 4. activos y registros.5 1.9 Manual R. Todos los manuales Documentación.4 3.1 4. Control del sistema de información. Manual Sistema la . El sistema de información. Calidad de la información Flexibilidad al cambio. Niveles definidos de autorización.8 1.2.4 3. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos Acceso restringido a los recursos.5 3.
organización y estrategias. Auditorias al Sistema Interno Validación de los asumidos. 7 . Eficacia del Sistema Interno.2 5 SUPERVISIÓN Y MONITOREO 15 5.8 4 3 2.5 100 Informativo y de la Organización.1 5.8 5. de Control de Control 1. 4.4 5.5 Total 5 100 35 Canales de comunicación. Tratamiento de las detectadas. Evaluación del Sistema Interno.3 5.5 2 3. Manual Sistema Informativo de Control supuestos deficiencias Manual de Control Interno y de Auditoria.
Valor Desagregado.Procedimiento para la formación de los RH.-Canales de comunicación definidos.1- Norma No.Diseño y contenido del puesto de trabajo. 4.7 1....-Organigrama de la entidad.Registro de sanciones actualizado.Código de conducta de ética (existencia y firma. 1.Procedimiento para la capacitación de los RH.Control del cumplimiento de los acuerdos por los responsables.5 0.. y 2 1.2Competencia profesional.7 0.) 2.5 0.5 0.-Planeacion estratégica de la entidad.-Reglamentos establecidos en la entidad 3.5.-Manual de organización.-Deberes y derechos de cada trabajador. 5.8 0. 2. 4. 1. 1. 2.-Actas de Rendición de cuenta.-Actas de las Reuniones 2.5 0.Procedimiento para la evaluación y promoción de los RH. 1. 1.4 0. Valor Añadido. 2. 3.5 4...Procedimiento para la selección de los RH.5 7 .3 –Atmósfera confianza mutua. Integridad y valores éticos.5 0.. 2. 1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.Evidencias por normas No. 3 Documentos por normas.4 0.5 0. 1.4Estructura organizativa.5 0. 3.Acta de responsabilidad material.5 2 2 1.5 1 1. 1... 3.5 1.Asignación autoridad responsabilidad de y 3.
Acta de constitución del comité de control. 1. los que hay que compartir.Clasificación de los riesgos 3. EVALUACIÓN DE RIESGOS del 5 1..Separación de DE tareas y CONTROL responsabilidades..1.1. 2. 3..1.4..Acta de división del trabajo.Determinar los objetivos de control de acuerdo a los riesgos identificados y estimados. los que se pueden reducir. 2 2 0.Actualización y cumplimiento de los procedimientos de desempeño laboral.Procedimientos de realización de tareas. 3. 2.. 3. 2. y los que debemos aceptar.-Planificación.-Diferencias entre los riesgos que pueden ser evitados. 1.-Sistema de información para evaluar el riesgo. 1.5 1 2 2 2 2 2.Informe de evaluación de las áreas.5 1.Detección cambio.-Procedimientos de control de los riesgos.Determinación de los objetivos de control.8 1.5 ACTIVIDAD 3.7 1.Mapa de riesgo por procesos.-Evidencias de las revisiones periódicas a los levantamientos de los riesgos.Identificaron de los riesgos de la entidad.-Inventario de riesgo 2.6 1. 1.5 1 1.Comité de Control 5..2...Identificación del riesgo.Comprobar si en la identificación de los riesgos se expuso la valoración de la perdida (monetaria) si es posible. 2.4 1.6Políticas y prácticas en personal.-Informe de evaluación del funcionamiento del comité de control.7.5 2 2 2 2.Estimación riesgo. 1. 4 1. 6 2. 2.Sanciones acordes a la legislación laboral vigente..3. 4. 3 del 3 2 1. 4 2.. 4 7 . 2. 1...Acta de asignación de tarea.
Acta de la rotación efectuada con la evaluación de resultados obtenidos..5 0.Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos 3..Acceso restringido 2 a los recursos. 3.5 0..Diseño del sistema informativo de la entidad.-Plan de rotación del personal en tareas claves.7Rotación del personal en las tareas claves. activos y registros.5 1. 1.-Actualización de los niveles de acceso.3 0.3 7 .-Definición de los niveles de autorización y transacciones relevantes.-Validación del ordenamiento de los activos con los registros contables.8 0. 4.2Coordinación entre áreas. 3.-Clasificación y registro correcto de las transacciones de la entidad.. 2.3.-Control de la actualización de los niveles de acceso.8 1 3. 1..-Acta de entrega y recibo del relevo de responsabilidad. del de 1. 2.5 1 1. 2. 2.-Conservación de la documentación de acuerdo a las condiciones y plazos establecidos. 2.4 0. 1.5 2 1.-Documento que exprese la interrelación entre las áreas.-Funciones y atribuciones entre áreas.5 3. 1. 1.Aprobación de las normas de los niveles de autorización.4.5.Niveles definidos de autorización 2.5 1 3 1. 3. 1.5 3.8Control sistema información. 3 3.5 1.5 0.Niveles de acceso definidos 2.Cumplimiento con la legislación vigente. 0.-Control de los procesos de elaboración y emisión de los sistemas informativos.Documentación..La documentación cumple con los requisitos de elaboración y aprobación establecidos. 4.3. 3.6.5 1. 2.
3. 3.-Procedimientos que avalen los manuales. 1.7 1. 3.5 0.8 4.9.7 0. y 2.5 0..Actualización de los sistemas de información. 3.5 .-La información externa es recibida y emitida en tiempo.Control tecnología información de la de 1. 4. 4. 2.10. 3.8 1. 3..Acta del control de cumplimiento del plan de auditoria.3 1.Existencia de documentos debidamente autorizados para la utilización del sistema de información.5 0.11Función de Auditoria Interna independiente 0.Certificación del Sistema Informático de la entidad.5 0.3Calidad de la 0. Acta de este proceso.Resolución de nombramiento de los auditores o la comisión de control interno.5 0. 4. 1. 1.6 0.Plan de auditoria o de supervisión..5 3.Contenido y flujo de la información.5 0..2. 1.Actualización de los flujos de información...Acta de que la información que se brindan no 7 0. 2..1.Procedimiento para el control del sistema.Acta de suministro de información necesaria para con las responsabilidades del solicitante.Indicadores de desempeño.-Existencia y actualización del expediente único de auditoria.Acta de validación del funcionamiento del sistema informativo por auditorias competentes.3 0...5 5 4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4.Diseño de los flujos de información.Información responsabilidad.4 0.. 4. 2. 1..Definir alcance y funciones del personal con acceso al sistema informativo.. 2.4 0.Indicadores de desempeño que permitan medir la gestión y el control de los recursos..5 1 1.5 1 1..
..Evaluación periódica del sistema de control interno.2Eficacia del Sistema de Control Interno. 2 0. 1. 4.Planes de medidas y control de su cumplimiento..9 1.8 4 0. 0.3 0. al 2 de 1 contiene errores y esta actualizada.Diseño de un sistema de información fiable.-Implementación del sistema.4.8 4 3 2 5 SUPERVISIÓN Y MONITOREO 1 1 0.Flexibilidad cambio. 2. 2. estrategia. política y objetivos de la entidad.Acta de asignación de recursos por la dirección para el funcionamiento eficaz del sistema.3Auditorias al Sistema de Control Interno 2. 3... valores de la organización y estrategias. 1..5 7 .5 1 5. 1. 2. 4.información 4.3 0.-Eficacia de los canales interno y externo de comunicación. 1. 4. 1. 1..8Canales de comunicación.4 0.Evaluación de los resultados de las comprobaciones de los aspectos del plan de prevención.7Comunicación.9 1.-Guía de validación de la eficacia del sistema de control interno. 3..5 1. que permita el cumplimiento de los objetivos de trabajo y los criterios de medida a largo.Registros de la opinión de los usuarios.Plan de auditoria para el sistema de control interno. 1. 5.1.6..5.Control del cumplimiento del plan de auditoria e informe de resultado.. 5.El sistema información. desde el punto de vista normativo como organizacional.Compromiso de la dirección.Evaluación del Sistema de Control Interno. 2.Condiciones del mercado interno y externo. 1.5 1 4.Validación de que el sistema cumple los requisitos de apoyar la misión.Actualización de la información de acuerdo al cambio.. corto y mediano plazo.
2 3.-Adopción de medidas disciplinarias. 5.. 1.Validación de los supuestos asumidos.Detección oportuna de las deficiencias a partir del plan elaborado 2.3 0.5.5 1 Total 5 35 100 100 7 . 1.Evaluación periódica de los supuestos 2.Tratamiento de las deficiencias detectadas.5 0.Acta de análisis de las deficiencias detectadas en el consejo de dirección.Actualización de los riesgos.4.5.7 1 0. 4.Introducción de cambios si fuera necesario.5 3.. 5... 92 0..5 1. administrativas o fiscales de acuerdo con la deficiencia detectada.-Actualización de los procedimientos.
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