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Timestamp: 2019-06-16 09:07:29+00:00

Document:
Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen - Bürgerservice
KWMBl. I 2015 S. 221
vom 13. Oktober 2015, Az. II.1-BS4310.1/1/1/4,
geändert durch Bekanntmachung vom 30.06.2016, Az. II.1-BS4310.1/7/3
Für einen einheitlichen Vollzug des Teil 5 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) vom 1. Juli 2016 (GVBl. 164), in der jeweils geltenden Fassung wird nachfolgende Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst erlassen:
(vgl. § 1 BayScho)
1Diese Bekanntmachung gilt für alle Schulen im Geltungsbereich der BaySchO. 2Staatlich anerkannte Ersatzschulen sind bei den Regelungen hinsichtlich Schülerunterlagen nach § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. b bis e und Nr. 2 BaySchO unmittelbar betroffen; unberührt bleiben Vorgaben, die sich aus anderen Bestimmungen des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetzes (BayEUG) und anderer Schulordnungen ergeben. 3Den staatlich anerkannten Ersatzschulen außerhalb ihrer Tätigkeit als Beliehene sowie allen anderen privaten Schulen wird die entsprechende Anwendung dieser Bekanntmachung empfohlen.
4. Weitergabe
(vgl. § 39 BaySchO)
Die Weitergabe weiterer Schülerunterlagen nach § 39 Abs. 1 Satz 2 BaySchO kann auf Veranlassung der aufnehmenden oder der abgebenden Schule erfolgen.
1Ein Schulwechsel im Sinne des § 39 BaySchO liegt nicht vor, wenn Schülerinnen und Schüler die Schule mit einem Abschluss verlassen und nicht unmittelbar eine weiterführende Schule besuchen, es sei denn, die Unterbrechung der Schullaufbahn erfolgt aufgrund der Ableistung eines Freiwilligen Sozialen Jahres, des Bundesfreiwilligendienstes, eines Auslandaufenthalts o. Ä.; in diesen Fällen ist eine Weitergabe weiterhin erforderlich. 2Bei Aufnahme in die Fachschule oder die Berufsoberschule unterbleibt die Weitergabe des Schülerstammblattes sowie des Schullaufbahnbogens, da diese nach § 39 für die weitere Ausbildung nicht mehr erforderlich sind.
1Sofern erforderlich, kann die Schulleitung der abgebenden von ihren Schülerinnen und Schülern verlangen, dass diese sie über die Anmeldung bei einer künftigen Schule informiert, um so eine schnelle und vollständige Weitergabe zu gewährleisten. 2Hierzu können etwa erhaltene Anmeldebestätigungen zur Schülerakte gegeben werden.
6. Einsichtnahme
(vgl. § 41 BaySchO)
Die Form der Einsichtnahme bestimmt sich nach dem pflichtgemäßen Ermessen der Schulleitung.
1Die Einsichtnahme ist nach § 41 Abs. 2 Satz 1 BaySchO insbesondere unzulässig, wenn in den Schülerunterlagen Daten Dritter (Mitschülerinnen oder Mitschüler, Erziehungsberechtigter etc.) enthalten sind, welche der bzw. dem Antragstellenden nicht zugänglich gemacht werden dürfen (etwa dass eine Mitschülerin oder ein Mitschüler nichtehelich geboren, Pflegekind oder Adoptivkind ist oder dass deren bzw. dessen Eltern geschieden sind oder getrennt leben). 2Damit sollen psychische Belastungen von den betroffenen Kindern möglichst ferngehalten werden. 3Sofern – wie in den meisten Fällen – die Einsichtnahme nur in einzelne in den Schülerunterlagen enthaltene Daten unzulässig ist, ist nur die Einsichtnahme in diese einzelnen Daten zu verwehren. 4Das Recht auf Einsichtnahme in die restlichen in den Schülerunterlagen enthaltenen Daten bleibt unberührt. 5Sofern nach Schwärzen der entsprechenden Daten eine Einsichtnahme gewährt werden kann, ist diese Möglichkeit vorzuziehen. 6Eine pauschale Verweigerung der Einsichtnahme ist in jedem Fall unzulässig. 7Das Recht der Erziehungsberechtigten auf Einsichtnahme knüpft an das Sorgerecht an; bei mehreren Sorgeberechtigten kann jede bzw. jeder einzelne dieses Recht ausüben.
1Die Anfertigung von Abschriften und Ablichtungen soll nur bei Vorliegen berechtigter Interessen erfolgen. 2Eine selbständige Anfertigung von Kopien durch die Antragstellenden ist nicht zulässig.
1Für die Gewährung von Einsichtnahme und die Anfertigung von Ablichtungen können die öffentlichen Schulen nach Art. 16 Abs. 3 des Kostengesetzes (KG) auf die Erhebung von Kosten verzichten. 2Dies wird an staatlichen Schulen im Regelfall möglich sein.
Andere ein Recht auf Einsicht oder Auskunft gewährende Vorschriften, wie etwa Art. 29 BayVwVfG, bleiben unberührt.
7. Auflösung, Zusammenlegung oder Teilung einer Schule
(vgl. § 42 BaySchO)
Bei der Entscheidung über die weitere Aufbewahrung ist insbesondere zu berücksichtigen, ob die Aufbewahrungshöchstfristen bereits abgelaufen sind und mit den Schülerunterlagen somit nach Nr. 8 dieser Bekanntmachung zu verfahren ist.
8. Übergangsvorschriften
(vgl. § 44a Abs. 1 BaySchO)
Schülerunterlagen sind ab dem Schuljahr 2016/2017 verpflichtend anhand der Muster in Anlage I, II und III zu führen.
Schülerunterlagen, deren Frist zur Aufbewahrung bereits abgelaufen ist, sind entsprechend der Nr. 9 dieser Bekanntmachung zu behandeln.
Diese Bekanntmachung tritt am 8. Dezember 2015 in Kraft.
Mit Ablauf des 7. Dezember 2015 treten
die Entschließung über die Angabe der Familienverhältnisse der Schüler vom 29. August 1968 (KMBl. S. 525) und
die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über die Schülerliste für Schülerinnen und Schüler an Grundschulen und Mittelschulen vom 5. Juli 2013 (KWMBl. S. 235) außer Kraft.
Zum 1. August 2016 tritt die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über den Schülerbogen (§ 24 Allgemeine Schulordnung) vom 30. Mai 1975 (KWMBl. S. 1474), zuletzt geändert durch Bekanntmachung vom 12. Januar 1976 (KMBl. I S. 32) außer Kraft.
Anlage 1: Schülerstammblatt
Anlage 2: Schullaufbahnbogen
Anlage 3: Schülerliste

References: § 1
 § 37
 § 39
 § 39
 § 39
 § 39
 § 41
 § 41
 Art. 16
 Art. 29
 § 42
 § 44