Source: https://www.blitzarchiv.de/aufbewahrungspflicht_aufbewahrungsfristen.html
Timestamp: 2017-10-19 23:45:33+00:00

Document:
Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfristen, Aktenaufbewahrung * interaktiv berechnen
mit der Saarbrücker Tabelle
Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.
Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr 20172018201920202021202220232024202520262027 vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang 20062007200820092010201120122013201420152016 vernichtet werden?
Auswahl: Alleamtliche DokumenteBuchhaltungkeine PflichtBilanzwesenBranchenspez.FinanzenFrachtpapiereGenau prüfenoperative TätigkeitPersonalwesenSystem/Anweisungen
Sortierung: DokumentenklasseDokumentenartFrist
Im Jahr 2017 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:
amtliche Dokumente Anmeldung zur Liquidation 10 2006
amtliche Dokumente Betriebsprüfungsberichte 10 2006
amtliche Dokumente Einheitswertbescheide und -unterlagen 10 2006
amtliche Dokumente Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2006
amtliche Dokumente Steuerbescheide 10 2006
amtliche Dokumente Steuererklärungen 10 2006
amtliche Dokumente Steuerunterlagen zu Steuererklärungen 10 2006
Buchhaltung Abrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Aktenvermerke - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 2006
Buchhaltung Ausgangsrechnungen 10 2006
Buchhaltung Außendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Bankbelege 10 2006
Buchhaltung Belege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Beleglisten - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10 2006
Buchhaltung Betriebskostenabrechnungen 10 2006
Buchhaltung Bewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Bewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung CRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit 10 2006
Buchhaltung Debitorenbuchhaltung 10 2006
Buchhaltung Debitorenliste - soweit Bilanzunterlage 10 2006
Buchhaltung Depotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare 10 2006
Buchhaltung Doppel von Ausgangsrechnungen 10 2006
Buchhaltung Effektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Eigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Eingangsrechnungen 10 2006
Buchhaltung Einnahmeüberschussrechnungen 10 2006
Buchhaltung E-Mail - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Essensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Fahrtenbücher 10 2006
Buchhaltung Fahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Freistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Gehaltslisten 10 2006
Buchhaltung Geschäftsberichte 10 2006
Buchhaltung Gutschriften 10 2006
Buchhaltung Handelsbriefe - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Handelsbücher 10 2006
Buchhaltung Hauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz 10 2006
Buchhaltung Inkassobücher, -belege 10 2006
Buchhaltung Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2006
Buchhaltung Kassenberichte 10 2006
Buchhaltung Kassenbücher und -blätter 10 2006
Buchhaltung Kassenzettel 10 2006
Buchhaltung Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 2006
Buchhaltung Kontenregister 10 2006
Buchhaltung Kontoauszüge - Girokonten, Postgiro 10 2006
Buchhaltung Kostenträgerberechnungen - bei Organschaften 10 2006
Buchhaltung Kreditorenbuchhaltung 10 2006
Buchhaltung Kreditunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Lagerbuchführungen 10 2006
Buchhaltung Lastschriftanzeigen 10 2006
Buchhaltung Lieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum) 10 2006
Buchhaltung Lohnkonten - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Lohnlisten 10 2006
Buchhaltung Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2006
Buchhaltung Lohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich 10 2006
Buchhaltung Nachnamebelege - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung OP-Listen (EDV) 10 2006
Buchhaltung Pfändungsunterlagen 10 2006
Buchhaltung Portokassenbücher 10 2006
Buchhaltung Postgirobelege - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Prämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Provisionsabrechnungen 10 2006
Buchhaltung Quittungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2006
Buchhaltung Rechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen 10 2006
Buchhaltung Registrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Reisekostenabrechnungen 10 2006
Buchhaltung Repräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Sammelbelege - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Scheckunterlagen 10 2006
Buchhaltung Spendenbescheinigungen 10 2006
Buchhaltung Stornorechnungen 10 2006
Buchhaltung Stornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende 10 2006
Buchhaltung Telefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Überweisungsbelege 10 2006
Buchhaltung Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2006
Buchhaltung Verkaufsbücher 10 2006
Buchhaltung Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher 10 2006
Buchhaltung Wechselunterlagen - soweit Buchungsbelege 10 2006
Buchhaltung Werbegeschenknachweise 10 2006
Buchhaltung Zahlungsanweisungen 10 2006
Buchhaltung Zinsabrechnungen 10 2006
Buchhaltung Zollbelege 10 2006
keine Pflicht Angebote - die keinen Auftrag zur Folge hatten keine -
keine Pflicht Anzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt keine -
keine Pflicht Lieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017) keine -
keine Pflicht Mitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt keine -
keine Pflicht öffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt keine -
keine Pflicht Werbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt keine -
Bilanzwesen Abschreibungsunterlagen 10 2006
Bilanzwesen Anlagenverzeichnis 10 2006
Bilanzwesen Anlagevermögensbücher 10 2006
Bilanzwesen Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 2006
Bilanzwesen Bilanzanlagen 10 2006
Bilanzwesen Bilanzen 10 2006
Bilanzwesen Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste) 10 2006
Bilanzwesen Dubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen) 10 2006
Bilanzwesen Einzelnachweis Berichtigung 10 2006
Bilanzwesen Eröffnungsbilanz 10 2006
Bilanzwesen Gewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz 10 2006
Bilanzwesen Handelsbilanz 10 2006
Bilanzwesen Hauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle 10 2006
Bilanzwesen Inventare und Inventarunterlagen 10 2006
Bilanzwesen Inventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 10 2006
Bilanzwesen Jahresabschlüsse 10 2006
Bilanzwesen Jahresabschlusserläuterungen 10 2006
Bilanzwesen Jahresabschlusslisten 10 2006
Bilanzwesen Konzernabschlüsse 10 2006
Bilanzwesen Konzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 10 2006
Bilanzwesen Lageberichte 10 2006
Bilanzwesen Nebenbücher 10 2006
Bilanzwesen Saldenbilanzen 10 2006
Bilanzwesen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2006
Bilanzwesen Vermögensverzeichnis 10 2006
Bilanzwesen Warenbestandsaufnahmen (Inventur) 10 2006
Branchenspez. Betriebstagebücher - EfbV 5 2011
Branchenspez. Patentienakten - Krankengeschichte 30 1986
Branchenspez. Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV 10 2006
Branchenspez. Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV 30 1986
Branchenspez. Strahlenschutz - Belehrungen - RöV 30 1986
Branchenspez. Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV 30 1986
Branchenspez. Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV 30 1986
Finanzen Abtretungserklärungen - nach Erledigung 6 2010
Finanzen Akkreditive - soweit keine Buchungsbelege 6 2010
Finanzen Bankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf 6 2010
Finanzen Bürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf 6 2010
Finanzen Darlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage 6 2010
Finanzen Finanzberichte 6 2010
Finanzen Investitionszulage - Unterlagen 6 2010
Finanzen Kreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages 6 2010
Finanzen SEPA Umwidmung Lastschriftverfahren 6 2010
Finanzen Zessionen 6 2010
Frachtpapiere Ausfuhrunterlagen 6 2010
Frachtpapiere Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 2010
Frachtpapiere Einfuhrunterlagen 6 2010
Frachtpapiere Exportunterlagen 6 2010
Frachtpapiere Frachtbriefe 6 2010
Frachtpapiere Versand- und Frachtunterlagen 6 2010
Genau prüfen Beteiligungsunterlagen 10 2006
Genau prüfen Gebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen) 10 2006
Genau prüfen Gesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse 10 2006
Genau prüfen Gewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende 10 2006
Genau prüfen GläubigerID SEPA Lastschriftverfahren 10 2006
Genau prüfen Grundbuchauszug - soweit Inventar 10 2006
Genau prüfen Grundstücksverzeichnis - soweit Inventar 10 2006
Genau prüfen Gründungsakten einer Gesellschaft 10 2006
Genau prüfen Gutachten 10 2006
Genau prüfen Mahnungen und -bescheide 6 2010
Genau prüfen Mietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende 6 2010
Genau prüfen Mietverträge - soweit Buchungsbelege 10 2006
Genau prüfen Pachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende 6 2010
Genau prüfen Patente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende 6 2010
Genau prüfen Patente Patentunterlagen 10 2006
Genau prüfen Pensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende 10 2006
Genau prüfen Rechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende 6 2010
Genau prüfen Rufnummernzuteilung Bundesnetzagentur 10 2006
Genau prüfen Treuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende 10 2006
Genau prüfen Urteile des Finanzgerichtes 10 2006
Genau prüfen UST ID Mitteilungen 10 2006
Genau prüfen Vermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung 6 2010
Genau prüfen Versicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende 6 2010
Genau prüfen Verträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf 6 2010
operative Tätigkeit Aktenvermerke 6 2010
operative Tätigkeit Angebote - die einen Auftrag zur Folge hatten 6 2010
operative Tätigkeit Auftrags- und Bestellunterlagen 6 2010
operative Tätigkeit Bestell- und Auftragsunterlagen 6 2010
operative Tätigkeit Dauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage 6 2010
operative Tätigkeit Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.2002 6 2010
operative Tätigkeit Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.2003 6 2010
operative Tätigkeit Geschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften 6 2010
operative Tätigkeit Geschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage 6 2010
operative Tätigkeit Handelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften 6 2010
operative Tätigkeit Handelsregisterauszüge 6 2010
operative Tätigkeit Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) 6 2010
operative Tätigkeit Preislisten 6 2010
operative Tätigkeit Protokolle (allgemeiner Art) 6 2010
operative Tätigkeit Schadensunterlagen 6 2010
operative Tätigkeit Schriftwechsel (allgemein) 6 2010
operative Tätigkeit Telefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Doppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Lohnbelege - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Lohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG) 6 2010
Personalwesen Personalunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Sozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Überstundenlisten - soweit Buchungsbelege 6 2010
Personalwesen Vermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege 6 2010
System/Anweisungen Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 2006
System/Anweisungen Buchungsanweisungen 10 2006
System/Anweisungen EDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich 10 2006
System/Anweisungen Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 2006
System/Anweisungen Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10 2006
System/Anweisungen Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich 10 2006
System/Anweisungen Organisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich 10 2006
System/Anweisungen Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich 10 2006
System/Anweisungen Qualitätsmanagerment Unterlagen 10 2006
System/Anweisungen Sachkonten 10 2006
System/Anweisungen Saldenlisten 10 2006
Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.
Begriffe der Saarbrücker Tabelle:
Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.
Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:
Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)
Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:
Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:
Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.
Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:
Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )
Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:
Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)
Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:
Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)
Folgen bei einem Verstoß:
Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.
Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:
Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.
Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:
Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)
Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:
Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.
Dieser Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Alle Preise sind in Euro und verstehen sich zzgl. gesetzl. MwSt.
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References: §147
 § 238
 § 257
 § 147
 §140
 §2
 §147