Source: https://www.ra-stracke.de/index.php/datenschutzerklaerung/2-ra-stracke/113-datenverarbeitung-notar
Timestamp: 2020-07-14 13:33:33+00:00

Document:
Datenverarbeitung notariell
Dr. Hartmut Stracke
Verena Buxel
Roman Kanthak
Gesamtes Tätigkeitsgebiet
Hinweise zur Datenverarbeitung im Falle einer notariellen Beauftragung
Wir, die Notare Hans Bubenzer, Volker Küpperbusch und Philipp Küster, Marktstraße 7, 33602 Bielefeld, nehmen die Belange des Datenschutzes ernst und möchten sicherstellen, dass Ihre Privatsphäre bei der Inanspruchnahme unserer Dienste geschützt wird. Wir haben daher diese Hinweise zur Datenverarbeitung erstellt, in denen wir Ihnen unseren Umgang mit Ihren Daten erläutern.
Zur Struktur der Hinweise :
Unter II. finden Sie allgemeine Hinweise zum Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, zur Weitergabe von Daten an Dritte, zur Speicherdauer sowie Löschung und insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person.
Unter III. halten wir Angaben zu den verantwortlichen Notaren sowie die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten vor.
Unter IV. stellen wir dar, welche personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer notariellen Anfrage erhoben werden.
Soweit die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Besonders sensible Daten verarbeiten wir zudem auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f und g DSGVO, weil sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbesondere der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten. Die vorsorgende notarielle Tätigkeit erfolgt insofern auch aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses.
Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiterzugeben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 BNotO und unsere Dienstaufsichtsbehörden i.S.v. § 92 BNotO im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist. Des Weiteren geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen und Notare und an Dritte weiter, die an den von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z.B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. Stets wahren wir unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.
Die Information über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.
Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, werden nach Ablauf der Speicherfristen gelöscht, Papierunterlagen werden vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO.
Sie haben dem verantwortlichen Notar gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden per-sonenbezogenen Daten:
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO, Einzelheiten siehe unter II. 6. b. dieser Hinweise),
Recht auf Widerruf der Einwilligung in Datenverarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO, Einzelheiten siehe unter II. 6.b. dieser Hinweise),
Sie haben zudem das Recht, sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten darauf stützen, dass die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle eines begründeten Widerspruches prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen die zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen bzw. darstellen, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Über Ihren Widerspruch können Sie uns unter den nachfolgend angegebenen Kontaktdaten informieren:
Die Verantwortlichen im Sinne der DS-GVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die Notare:
oder deren bestellte(r) Vertreterin/Vertreter
Telefon: 0521 96657-0
Fax: 0521 96657-66
Den Datenschutzbeauftragten der Notare Michael Niebuhr erreichen Sie unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
IV. Erhebung personenbezogener Daten bei Ihrer notariellen Anfrage
Wenn Sie uns einen notariellen Auftrag erteilen, erheben wir ggf. folgende Informationen:
Bankdaten (Bank, IBAN, BIC)
Informationen, die der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten i.S.v. Art. 9 der DSGVO gehören, z.B. Gesundheitsdaten
Wie Sie uns gefunden haben.
Einen Teil der voranstehend dargestellten Daten erheben wir über unseren Mandantenfragebogen. In diesem haben wir die freiwilligen Angaben mit einem * gekennzeichnet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der nicht als freiwillig gekennzeichneten personenbezogenen Daten ist sowohl Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der als freiwillig gekennzeichneten personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
Sie als Klienten identifizieren zu können.
mit Ihnen kommunizieren und korrespondieren zu können.
Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen, insbesondere nach der BNotO und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können.
unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können.
Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können.
um mit Ihnen abrechnen zu können.
von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.
Ihre personenbezogenen Daten speichern wir während der gesamten Dauer unserer jeweiligen notariellen Amtstätigkeit. Hierzu sind wir gemäß § 28 BNotO i.V.m. § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in NRW verpflichtet.
Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre.
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch an der Kontenliste, Generalakten: 30 Jahre
Nebenakten: 7 Jahre, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann (z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr); die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, getroffen werden.
Erhaltung von Beweismitteln: Aufbewahrung im Rahmen der gesetzl. Verjährungsvorschriften.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder eine Nachricht an die unter III. angegebenen Kontaktdaten erklärt werden. Insoweit werden wir Ihre Daten dann nicht weiter verarbeiten.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit e DS-GVO stützen, können Sie dieser jederzeit widersprechen. Über Ihren Widerspruch können Sie uns unter den unter III. dieser Datenschutzhinweise angegebenen Kontaktdaten informieren.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO bleibt davon allerdings unberührt.
Adresse: Marktstraße 7 · 33602 Bielefeld
Heute besteht die Kanzlei aus 13 Rechtsanwälten und 3 Notaren, die von mehr als 20 Fachangestellten unterstützt werden. Sie trägt jetzt den Namen »Dr. Stracke, Bubenzer & Partner«.

References: Art. 6
 Art. 9
 § 74
 § 92
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 28
 § 15
 § 5
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6