Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2013?documento=legcol&contexto=legcol_ee52d38106bd015ae0430a010151015a&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-10-16 10:36:26+00:00

Document:
INSTRUCTIVO 2 DE 13 DE DICIEMBRE DE 2013
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS DE LOS ÓRDENES NACIONAL Y TERRITORIAL. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON EL CAMBIO DEL PERÍODO CONTABLE 2013 – 2014, EL REPORTE DE INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y OTROS ASPECTOS DEL PROCESO CONTABLE.
INSTRUCTIVO 2 DE 2013
Ref.: Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2013-2014, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros aspectos del proceso contable.
Con el fin de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos al debido reconocimiento de los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos en el periodo contable correspondiente al año 2013; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2014; así como advertir sobre otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo, y que se deriven de la correcta y completa aplicación del régimen de contabilidad pública, RCP, así como del cumplimiento de la Resolución 357 de 2008.
1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2013.
Las directivas de las entidades contables públicas deben adoptar estrategias administrativas tendientes a promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable y todo el apoyo y logística necesarios para un adecuado cierre del periodo contable del año 2013.
Las acciones que deben adelantarse comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales y las demás gestiones administrativas contempladas en la Resolución 357 de 2008 sobre control interno contable.
Es pertinente la definición y aplicación de estrategias por parte de la entidad para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable, con el fin de poder garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, y su respectiva revelación, debidamente soportados.
Las entidades contables públicas deben garantizar que a la fecha de cierre del periodo contable, la información relativa a los responsables de la información contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la composición patrimonial, cuando corresponda diligenciarla, se encuentre debidamente actualizada en la página web del CHIP. Para ello, deben ingresar a la página www.chip.gov.co, con su respectivo usuario y contraseña; por las opciones:
“Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios/Responsables” y actualizar la información. Además, se recomienda que la dirección y correos electrónicos registrados deban ser los institucionales, ya que resulta indispensable para tener una fluida comunicación con la entidad. Este procedimiento debe adelantarse de manera permanente, cuando se presenten modificaciones en la información registrada.
1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable.
Antes de realizar el cierre contable deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; y reconocimiento de pasivos pensionales, aplicando el procedimiento contenido en el régimen de contabilidad pública, RCP. También debe garantizarse la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.
1.2.2. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.
Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben efectuarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8-Conciliaciones de información y 3.16-Cierre contable, de la Resolución 357 de 2008.
1.2.3. Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles.
La entidad contable pública, durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes inmuebles, debe verificar que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que la acredite como propietaria de estos, o que tiene suscrito convenio de uso permanente sin contraprestación. Así mismo, debe identificar si tiene bienes inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas necesarias para la obtención de la titularidad de los mismos, indicando en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año.
1.2.4. Consolidación de las prestaciones sociales.
Previo a la realización del cierre contable del periodo, las entidades contables públicas deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante el año 2013, a través de pasivos estimados, con el propósito de reclasificar y reconocer la obligación de las mismas al final del periodo contable.
1.2.5. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación.
Las entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan propiedades, planta y equipo a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a un retiro de los mismos del balance general de la entidad que los entrega, con afectación en el patrimonio; y para tener un control de los bienes entregados debe registrarlos en cuentas de orden deudoras. A su vez, quien los recibe los incorpora en sus propiedades, planta y equipo en las subcuentas de bienes de uso permanente sin contraprestación afectando el patrimonio, según lo establecido en el manual de procedimientos del RCP.
En esta transacción debe confrontarse que tanto la entidad que recibe, como la que entrega los bienes, mantienen una comunicación directa para que se realicen los respectivos registros contables, de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior y así evitar duplicidad en la información, o que los activos queden sin reconocer y revelar en las dos entidades.
1.2.6. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos.
Las entidades deberán adelantar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1-Depuración contable permanente y sostenible, 3.4-Individualización de bienes, derechos y obligaciones y 3.7-Soportes documentales de la Resolución 357 de 2008.
1.2.7. Costos de producción.
Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-Costos de producción deben realizar, al finalizar el mes, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente. Luego debe efectuarse el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta “Traslado de costos (Cr)” y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción, de la cuenta que corresponda.
1.2.8. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos.
Con el fin de cumplir a cabalidad con el principio de devengo o causación, las entidades contables públicas deben emitir, comunicar y enviar oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes, para facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable, como en el de las entidades públicas con las que haya efectuado transacciones y operaciones.
1.2.9. Agregación de información.
Las entidades contables que agregan información y las entidades agregadas deben dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable, contenido en el manual de procedimientos del RCP.
Los fondos de reservas y las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensionales deben reconocer, actualizar y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo y amortizarlo según lo indicado en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, RCP.
Las entidades territoriales, cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deberán garantizar que este haya sido actualizado por lo menos al cierre del periodo contable, con base en la información facilitada por esa dirección, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde al 31 de diciembre de 2012, el cual puede ser consultado por las entidades públicas en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET
Con posterioridad a la publicación del cálculo actuarial correspondiente al 31 de diciembre de 2013, se deberá hacer el respectivo ajuste, según lo definido en el manual de procedimientos del RCP. Igual tratamiento aplicarán las entidades del orden nacional cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Las entidades contables públicas empleadoras deben verificar que el valor amortizado en el periodo contable, es decir las afectaciones en el gasto, corresponda como mínimo al valor que resulta de dividir el total del cálculo actuarial pendiente de amortizar por el número de años que faltan para culminar el plazo previsto en las disposiciones legales vigentes, que apliquen a cada entidad en particular, contados a partir de la fecha de corte del cálculo actuarial realizado. Lo anterior, según lo indicado en el numeral 5º del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, contenido en el manual de procedimientos del RCP.
En el caso de los fondos de reservas de pensiones, debe verificarse que el valor de las afectaciones en el costo de operación durante el periodo contable, sea como mínimo el valor de la nómina causada durante el periodo contable.
Tanto las entidades contables públicas empleadoras como los fondos de reservas deben comprobar que se reconozca el valor de la cuota parte del bono pensional, en el momento en que la entidad contable pública siendo emisora o contribuyente del bono, confirme o certifique la información laboral que sustenta la liquidación provisional del bono pensional; en este sentido, solo debe reconocer el valor de la cuota parte que le corresponde.
Las entidades territoriales deberán verificar que en la subcuenta 190102-Recursos entregados en administración, de la cuenta 1901-Reserva financiera actuarial esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET
Dentro del proceso de cierre del periodo contable 2013 deben considerarse las necesidades de información, para la correcta y completa estructuración de las notas a los estados contables básicos, en consonancia con lo dispuesto por el procedimiento relativo a los estados, informes y reportes contables, contenido en el manual de procedimientos del RCP, considerando que la información sobre la situación financiera y los resultados de la gestión de la entidad contable pública, enriquece el análisis de los usuarios.
Dado que una subcuenta puede tener varios detalles asociados, en el campo “Detalle”, la entidad puede revelar hasta 20. Para esto debe enumerarse cada uno, iniciando con el número 1 hasta el 9 y si requiere adicionar otros, continúa con letras desde la A hasta la K. La longitud de cada detalle es de 2.000 caracteres, por lo cual, se dispone de 40.000 caracteres para hacer revelaciones específicas de cada subcuenta.
Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que en el grupo 22-Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central se reconocen las obligaciones que exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, de que trata el Decreto 2681 de 1993 que reglamenta la Ley 80 de 1993, mientras que las operaciones de financiamiento que se registran en el grupo 23-Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, no se encuentran sujetas a tales formalidades.
En tal sentido, se advierte que la cuenta 2309-Operaciones de financiamiento externas de largo plazo es de uso exclusivo de las empresas que no se encuentran bajo el ámbito de la ley de contratación de la administración pública; por lo tanto, las entidades de gobierno general así como las empresas a las que les aplica el estatuto general de contratación deberán reconocer y revelar sus operaciones de financiamiento externas de largo plazo en la Cuenta 2213-Operaciones de crédito público externas de largo plazo.
1.3.4. Impuestos, tasas y contribuciones por pagar.
Las entidades contables públicas sujetas al pago de obligaciones tributarias por impuesto de renta y de industria y comercio, para las cuales se realiza una provisión durante el periodo contable, deben tener presente que en la cuenta 2440-Impuestos, tasas y contribuciones por pagar procede reconocer la obligación por tales conceptos, cuando la transacción se halle soportada en las liquidaciones privadas y sus correcciones, o en los actos administrativos en firme.
La información con corte a 31 de diciembre de 2013 deberá trasmitirse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007 modificada por la Resolución 375 de 2007, es decir, a más tardar, el 15 de febrero de 2014.
Para el corte del 31 de diciembre de 2013, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública, RCP, deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental únicamente a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública (CHIP), según lo definido en el artículo 2º de la Resolución 248 de 2007, incluyendo el informe anual de control interno contable, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 1027 de 2007, expedido por el Gobierno Nacional.
Las entidades bajo el ámbito de aplicación del RCP deben reportar, con la información con fecha de corte 31 de diciembre de 2013, los formularios relacionados con las categorías que son responsabilidad de la Contaduría General de la Nación, como son: información contable pública, notas generales y control interno contable.
El soporte técnico para el envío de los formularios a través del CHIP será dado por la mesa de servicios nivel 1 en el teléfono 4926400 y las recomendaciones podrán consultarse en la página http://www.chip.gov.co.
Los formularios que deben reportarse a más tardar el 15 de febrero de 2014, teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 7º y 9º de la Resolución 248 de 2007, son los siguientes:
CGN2005_0001_Saldos_Y_Movimientos
CGN2005N E_003_Notas de_Caracter_Especifico
CG N2005NG_003_Notas de_Caracter_General
El formulario CGN_2007_Control_Interno_Contable debe reportarse antes del 28 de febrero de 2014, en consonancia con lo definido en el artículo 2º del Decreto 1027 de 2007, referido anteriormente.
Estas operaciones relacionan a dos o más entidades contables públicas por transacciones registradas entre sí, en cuentas del balance general o del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, constituyéndose en un insumo para el proceso de consolidación, por lo cual debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Igualmente, para el reporte de las operaciones recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, MHCP, debe tenerse en cuenta el Instructivo 14 del 4 de agosto de 2011, expedido por la CGN, que desagrega el MHCP en tres (3) unidades de negocio.
Este instructivo puede ser consultado en la página web de la CGN:
http://www.chip.gov.co/chiprt/?Mlval=/resultadoClas.htm&NUMREG=10&PAGINA=1&BLOQUE=0&IDCLAS=11
http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/internetes/home/internet/productos/reglasde-eliminacion/ut/p/bl/04Sj9CPykssyOxPLMnMzOvMAfGjzOINzPyDTEPdQoONTA1MDBwNTAOtTYL8jAwCTIAKIkEKcABHAOL6Tzyc1Plc3IjygHTUGxv/d14/d5/L2dJQSEvUUt3QS8OSmtFL102XzA2T1I1VUZVUOk3TDMwSVJQUORRVTczQ0Q3/
Las entidades contables públicas deben efectuar permanentemente procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas entre sí, tanto en los cortes trimestrales intermedios como en el corte de final de año.
Es preciso advertir que algunas entidades vienen publicando en sus páginas web los saldos de las operaciones recíprocas, con el fin de facilitar el proceso de conciliación con las entidades contables públicas que realizaron transacciones con ellas. Se recomienda consultar esta información y realizar las conciliaciones a que haya lugar, antes de reportar a la CGN.
De igual manera, se recomienda a las entidades que realizan la publicación mencionada en el párrafo anterior, efectuar la divulgación correspondiente con la debida anticipación, para así permitir a las entidades partícipes en la operación recíproca, disponer del tiempo suficiente para interactuar y retroalimentar el proceso, así como para realizar los ajustes a que haya lugar.
A continuación se relacionan las entidades que publican en su página web los saldos de operaciones recíprocas y la dirección en la que pueden ser consultados:
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable/InformacionContableAdmin/ICA2012
Dirección general de crédito público y del tesoro nacional, y sistema nacional de regalías
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable
http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-188733,html
http://www.minsalud.gov.co/Paginas/Informaci%C3%B3n%20Contable%20Ministerio%20de%20 Salud.aspx
http://www.mintrabajo.gov.co/el-ministerio/institucional/informacion-financiera-y-contable/estados-contables.html
http://www.SuperFinanciera.gov.co/Nuestra entidad/Informacion financiera/ Estadoscontables/Operaciones reciprocas.
http://www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadanos?NavigationTarget=navurl://c6d548bee9271e99ef9737170cd9b294
En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas debe hacerse entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el derecho o la obligación y no con la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las entidades deberán adoptar las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades contables públicas intervinientes en las operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el reporte.
Para el caso específico de las operaciones registradas en las subcuentas 142402-En administración y 142003-Anticipo sobre convenios y acuerdos con el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, estas no deben ser objeto de reporte en el formulario CGN_2005_002_Operaciones_Reciprocas por las entidades contables públicas, teniendo en cuenta que este último utiliza las cuentas de orden para el registro de la transacción.
Por el reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje, las entidades del nivel nacional deben reportar como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, en las subcuentas 512002 o 522002-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, 244014-Cuota de fiscalización y auditaje, 472203-Cuota de fiscalización y auditaje para operaciones sin flujo de efectivo, y 472080-Recaudos, para operaciones con flujo de efectivo.
Por su parte, la Contraloría General de la República reportará las subcuentas utilizadas para reconocer esta operación, así: 140161-Cuota de fiscalización y auditaje, 411062-Cuota de fiscalización y auditaje, 572080-Recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales contenido en el RCP.
Para el caso de las entidades del nivel territorial, el reporte de la operación recíproca por este concepto, se efectúa directamente con la respectiva entidad territorial, ya que son quienes agregan la información contable de las contralorías territoriales.
Las entidades contables públicas contribuyentes de impuestos nacionales deben reportar las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN recaudadora, identificada con el código institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación recíproca se reportará con la entidad beneficiaria de la cesión.
El valor de la sobretasa ambiental, que se factura con el impuesto predial, debe reportarse como operación recíproca con las autoridades ambientales.
La entidad territorial debe reportar la operación recíproca de derechos e ingresos por la participación para propósito general con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con código 11500000; para educación, con el Ministerio de Educación Nacional, con el código 11300000; para salud, con el Ministerio de Salud y la Protección Social con código 923272421; para agua potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio con el código 923272412.
• Los saldos de cuentas del balance que subsistan de los valores trasladados por la entidad liquidada, deberán reportarse con la(s) entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, según corresponda a cada tipo de operación. De igual manera deberá procederse con los derechos y obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.
• En lo relativo a las cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el periodo, no deben reportar los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.
En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos conciliados al 100%, es decir, el mismo valor del ingreso debe ser el correspondiente al gasto o costo, y cuando sea el caso, el valor del derecho debe ser igual al valor de la obligación.
2.3.10. Operaciones recíprocas por recursos entregados en administración, diferentes a los administrados a través de negocios fiduciarios.
Los gastos y obligaciones por transferencias del sistema general de regalías a las entidades territoriales, bien sea por asignaciones directas o por la ejecución de los recursos de los fondos registrados en las subcuentas de la cuenta 5413-Sistema general de regalías y la subcuenta 240316-Sistema general de regalías, constituyen operaciones recíprocas con los ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales en las subcuentas de la cuenta 4413-Sistema general de regalías y la subcuenta 141313-Sistema general de regalías. Por lo tanto, estas entidades reportarán las operaciones recíprocas registradas con el sistema general de regalías con el código 923272447.
Cuando una entidad contable pública registre varias operaciones recíprocas, por el mismo concepto con una misma entidad, deberá sumar los valores y reportarlos en un único registro en el formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas.
2.3.15. Reporte de operaciones recíprocas por movilización de activos
2.3.16. Reporte de operaciones generadas con Fosyga.
Las entidades contables públicas que hayan registrado operaciones con el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, deben registrar y reportar la operación recíproca de los activos, pasivos, ingresos, gastos, según corresponda, con el Ministerio de Salud y Protección Social con código 923272421.
2.3.17. Retención en la fuente.
Los saldos registrados por las entidades contables públicas en las subcuentas de la cuenta 2436-Retención en la fuente e impuesto de timbre no son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, excepto cuando la entidad contable pública, en su calidad de agente retenedor, presenta la declaración tributaria sin pago por ser titular de un saldo a favor susceptible de ser compensado a retenciones pendientes de cancelar, por lo cual se genera una operación recíproca entre la entidad contable pública que actúa como agente retenedor y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, recaudadora con el código 910300000.
2.3.18. Anticipos de impuesto sobre la renta.
Los saldos registrados en la subcuenta 142201-Anticipo de impuesto sobre la renta, por parte de las entidades contables públicas y que son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, corresponden al anticipo de renta liquidado para el año gravable siguiente, en la última declaración de renta presentada.
2.3.19. Operaciones con fondos de reservas pensionales.
Así mismo, las transferencias de la Nación por garantía estatal del régimen de prima media con prestación definida no deben reportarse como operaciones recíprocas.
2.3.20. Traslado de bienes entre entidades contables públicas.
En los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no hay lugar al reporte de operaciones recíprocas por parte de las entidades que intervienen en la transacción.
2.3.21. IVA no descontable.
El valor del IVA por compra de bienes y servicios, cuando no es descontable y se registra como un mayor valor de los costos o gastos incurridos, no debe reportarse como operación recíproca en el formulario CGN_2005_002_Operaciones_Reciprocas.
2.3.22. Reporte de operaciones recíprocas por multas.
2.3.23. Atención de accidentes de tránsito (SOAT).
Las subcuentas de la cuenta 4312-Servicios de salud y la subcuenta 140914-Atención accidentes de tránsito SOAT-Compañías de seguros no configuran operaciones recíprocas con estas compañías.
2.3.24. Subcuentas no incluidas en las reglas de eliminación.
Las subcuentas no definidas en las reglas de eliminación, publicadas por la Contaduría General de la Nación, CGN, no deben reportarse en el formulario CGN_2005_002_Operaciones_ Recíprocas.
No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe ser incluida, deberá remitir la solicitud al correo cgnconsolidacion@contaduria.gov.co indicando: Subcuenta a incluir, origen y descripción de la transacción, entidades públicas partícipes y las subcuentas que consideren que deben ser recíprocas.
2.3.25. Operaciones que no deben reportarse como recíprocas.
No es viable incluir en las reglas de eliminación, las subcuentas de la clase 3 - Patrimonio, teniendo en cuenta que estas se calculan directamente en el proceso de consolidación efectuado por la CGN, con base en la información reportada por las entidades a través del CHIP, 7 - Costos de producción, por cuanto el saldo de estas subcuentas se traslada periódicamente a las subcuentas de la clase 6 - Costos de ventas y operación o al grupo 15 - Inventarios.
Tampoco son objeto de inclusión en las reglas de eliminación, las subcuentas de las clases 8 - Cuentas de orden deudoras y 9 - Cuentas de orden acreedoras.
2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905-Cierre de ingresos, gastos y costos
El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia calculada por la entidad (utilidad o pérdida), la cual resulta de restar al valor de los ingresos el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero-diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.
Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable, siguiendo las dinámicas establecidas para esta cuenta, en el catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del RCP.
2.4.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230-Resultado del ejercicio, 3111 y 3233-Resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales.
El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia calculada por la entidad (utilidad o pérdida), que resulta de restar al valor de los ingresos el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero-diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta, El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.
Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para estas cuentas, en el catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del RCP.
Es preciso advertir que la entidad contable pública no debe registrar ni revelar en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.
3. Aspectos previos para la iniciación del periodo contable del año 2014.
Al inicio del periodo contable del año 2014 las entidades contables públicas deben reclasificar:
3.1.1. Los saldos de la subcuenta 311001-Excedente del ejercicio o 311002-Déficit del ejercicio, de la cuenta 3110-Resultado del ejercicio, a la cuenta 3105-Capital fiscal en la subcuenta que corresponda, para las entidades del sector central.
Por su parte, las entidades del sector descentralizado deben reclasificar el saldo de las subcuentas 323001-Utilidad o excedente del ejercicio, 323002-Pérdida o déficit del ejercicio y 323003-Utilidad por exposición a la inflación o 323004-Pérdida por exposición a la inflación, de la cuenta 3230-Resultados del ejercicio, a las subcuentas 322501-Utilidad o excedentes acumulados, 322502-Pérdida o déficit acumulados y 322503-Utilidad acumulada por exposición a la inflación o 322504-Pérdida acumulada por exposición a la inflación, de la cuenta 3225-Resultados de ejercicios anteriores, para las entidades del sector descentralizado por servicios, según corresponda.
3.1.2. Los saldos de la subcuenta 311101-Excedente del ejercicio o 311102-Déficit del ejercicio, de la cuenta 3111-Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3140-Patrimonio de entidades en procesos especiales, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, debe reclasificarse el saldo de las subcuentas 323301-Utilidad o excedente del ejercicio o 323302-Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233-Resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales, a la subcuenta respectiva, de la cuenta 3260-Patrimonio de entidades en procesos especiales.
3.1.3. El saldo de las subcuentas, de las cuentas 3125 - Patrimonio público incorporado y 3255-Patrimonio institucional incorporado, se reclasifica a las subcuentas, de la cuenta 3105 o 3208-Capital fiscal según corresponda, excepto el saldo que pertenezca a las subcuentas 312530-Bienes pendientes de legalizar, 312531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530-Bienes pendientes de legalizar y 325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.
3.1.4. El saldo de las subcuentas, de las cuentas 3128-Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones y 3270-Provisiones, depreciaciones y amortizaciones se reclasifica a la subcuenta respectiva, de las cuentas 3105 o 3208-Capital fiscal, según corresponda.
31.5. El saldo de las subcuentas pertenecientes a la cuenta 1305-Rentas por cobrar - vigencia actual se debe reclasificar a la subcuenta respectiva de la cuenta 1310 Rentas por cobrar - vigencias anteriores.
4.1. Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades territoriales.
Las entidades territoriales que hayan realizado venta de activos al sector privado deberán revelar los montos de estas operaciones en las subcuentas respectivas de la cuenta 8354 Recaudo por la enajenación de activos al sector privado, definidas para este propósito, y reportarlas en el formato CGN2005_001_Saldos_y_movimientos de conformidad con lo establecido en la Resolución 278 de junio de 2012.
4.2. Rendición de cuentas.
En cumplimiento de los propósitos del sistema nacional de contabilidad pública, en particular, el de “Rendición de cuentas” referido en el marco conceptual del régimen de contabilidad pública y en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades contables públicas deben presentar en la fecha en la que se realice la audiencia pública de rendición de cuentas, el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental al 31 de diciembre del año anterior, teniendo en cuenta la política fijada para el “buen gobierno”.
4.3. Actualización del código postal.
Para efectos de actualizar la información básica registrada en el CHIP, debe verificarse que se haya incorporado el código postal de la entidad, según lo dispuesto en el Decreto 852 del pasado mes de abril, emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, ya que debió implementarse antes del 31 de agosto de 2013. No obstante, este puede obtenerse siguiendo el procedimiento descrito en la página www.chip.gov.co, a través del link “Información de apoyo código postal.
4.4. Control interno contable.
Con el fin de realizar un seguimiento y acompañamiento permanente al proceso de convergencia de la regulación contable pública hacia Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, NICSP, se recomienda a las oficinas de control interno participar de manera proactiva en los procesos de actualización y así mismo, verificar que la entidad contable pública haya adoptado los procesos administrativos necesarios que le permitan aplicar la nueva regulación contable pública, que sobre el tema haya emitido la Contaduría General de la Nación.
5. Aspectos a tener en cuenta por las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera, SIIF, Nación para el cierre del periodo contable.
5.1. Con relación a cada entidad contable pública y a cada una de las posiciones de catálogo institucional, PCI, que la conforman, deben tenerse en cuenta los aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales 1.1 y 1.2 de este instructivo.
5.2. Verificar que las subcuentas 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos, 311001-Excedente del ejercicio, 311002-Déficit del ejercicio, 323001-Utilidad o excedente del ejercicio, 323002-Pérdida o déficit del ejercicio, 311101-Excedente del ejercicio, 311102-Déficit del ejercicio, 323301-Utilidad o excedente del ejercicio, 323302-Pérdida o déficit del ejercicio, no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el registro del cierre del periodo contable y el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio son procesos automáticos.
5.3. Las entidades deben efectuar los registros contables manuales, a nivel de auxiliar directo y de tercero, de los valores retenidos a los sujetos de retención y los valores pagados a la DIAN registrados en las subcuentas de la cuenta 2436-Retención en la fuente e impuesto de timbre.
5.4. Las entidades contables públicas deben efectuar la identificación de sus recaudos por los conceptos de ingresos que hayan sido efectuados en las cuentas bancarias del tesoro o en sus cuentas propias.
Los recaudos que al final de periodo contable no hayan sido reclasificados se reconocen en la entidad que haya efectuado el registro del derecho en la subcuenta 290580, ese pasivo permanecerá hasta que la entidad reconozca la disminución de los derechos causados. Los recaudos que al final de periodo contable hayan sido cargados a una entidad contable pública y que no correspondan a derechos de esta deben reclasificarse por la dirección del tesoro nacional, afectando las subcuentas 472080 y 290580.
Al inicio del periodo contable, la dirección del tesoro nacional debe reversar este registro para que las entidades a las cuales corresponden los saldos, sigan reclasificándolos.
5.5. Para cada uno de los pagos con traspaso a pagaduría se debe realizar la orden de pago no presupuestal para cancelar el pasivo registrado en la obligación (procedimiento de pago extensivo).
5.6. Efectuar la contabilización de los reintegros de la vigencia.
5.7. La entidad contable pública debe adelantar el proceso de distribución a los centro de costos productivos o administrativos, del valor de los costos y gastos incurridos que han sido registrados en los “Tipo de gasto 4 - costos y gastos por distribuir bienes” y “Tipo de gasto 5 - costos y gastos por distribuir servicios”. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de las subcuentas de la cuenta 5897- Costos y gastos por distribuir, debe ser igual a cero.
5.8. De conformidad con el parágrafo del artículo 6º del Decreto 2674 de 2012, los sistemas complementarios para la información contable tales como: nómina, rentas por cobrar, bienes y servicios, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF Nación los procesos necesarios para efectos del control y registro del total de las transacciones.
5.9. La fecha límite para el registro contable de las operaciones del mes de diciembre será hasta el 13 de febrero de 2014. La transmisión vía CHIP será el 15 de febrero de 2014 y el cierre del periodo contable y el cargue de saldos iniciales, será el 1º de marzo de 2014.
Por lo tanto, entre el 15 y el 28 de febrero, la Contaduría General de la Nación adelantará los procesos de consolidación para verificar la consistencia de la información reportada por las entidades. Las inconsistencias detectadas en este proceso deben ser corregidas en la información contable de las entidades, previa justificación por parte del representante legal y el contador de la entidad.
5.10. Las entidades, cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, tienen la obligación de efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro concepto que corresponda.
5.11. Las corporaciones autónomas regionales, las empresas industriales y comerciales del Estado y las empresas sociales del Estado, sujetas al régimen de aquellas, que reciban recursos de la Nación a través del Presupuesto General de la Nación, deben proceder a elaborar un comprobante con el propósito de que los movimientos contables derivados de la gestión presupuestal del gasto y del giro de los recursos presenten saldo final cero (0), en el entendido que su contabilidad no hace parte del ámbito de aplicación del SIIF-Nación.
5.12. Las entidades contables públicas que fueron objeto de la transformación del Estado del año 2011 cambiando su adscripción y en consecuencia de código de unidad ejecutora en el Presupuesto General de la Nación, deben trasladar todos los efectos contables originados en la ejecución del rezago presupuestal, que tenían constituido en el momento de la transformación a la unidad ejecutora vigente.
5.13. Las entidades contables públicas deben verificar su correcta clasificación cuando se habilitaron en el sistema como tercero administración central nacional, ACN, o establecimiento público, por cuanto esta clasificación determina el registro del cierre en las subcuentas de las cuentas del grupo 31-Hacienda pública o del grupo 32-Patrimonio institucional.
5.14. Las entidades contables públicas deben realizar la clasificación de corriente y no corriente y generar por el SIIF-Nación el reporte CGN.2005.002 Operaciones recíprocas. El SIIF Nación cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros.
5.15. Con ocasión de los registros en el sistema de los fondos entregados y recibidos, se debe aplicar lo establecido en la comunicación interna 20122000011463 del 19 de junio de 2012, sobre la interpretación de la descripción de las cuentas 5705-Fondos entregados y 4705-Fondos recibidos, en la cual la CGN conceptúo que: “... las imputaciones para la entidad fuente, a nivel de las subcuentas de la cuenta 5705-Fondos entregados, están en función de las aplicaciones que se espera financiar en el desarrollo del cometido estatal de la entidad destino”.
En consecuencia, las entidades contables públicas no deben efectuar registros manuales reclasificando los registros automáticos que el sistema genera, excepto por el registro manual que debe hacer la entidad contable pública “Dirección del tesoro nacional” que en cumplimiento del numeral 6º relativo a los “Reintegros a la dirección general de crédito público y del tesoro nacional - DGCPTN”, señala que: “... la DGCPTN debita las subcuentas 1106-Cuenta única nacional -Hoy: 1110-Depósitos en instituciones financieras y acredita las subcuentas de la cuenta 4705-Fondos recibidos, efectuando la reclasificación de la subcuenta afectada con el recaudo”.
6. Aspectos a tener en cuenta por el sistema general de regalías, SGR, y los órganos que lo conforman para el cierre del periodo contable.
6.1. Con relación a la entidad contable pública sistema general de regalías y los órganos que lo conforman, deben tenerse en cuenta los aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales 1.1 y 1.2 de este instructivo.
6.2. Los órganos que conforman el sistema general de regalías deben incorporar las deducciones originadas en las operaciones con recursos de regalías, en el sistema integrado de información financiera, SIIF, Nación, de conformidad con la Resolución 139 de 2012.
Por su parte, la entidad contable pública sistema general de regalías, debe legalizar el pasivo correspondiente a la subcuenta “249015 - Obligaciones pagadas por terceros”.
6.3. Verificar que las subcuentas 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos, 311001-Excedente del ejercicio y 311002-Déficit del ejercicio, no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el registro del cierre del periodo contable y el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio son procesos automáticos.
6.4. La fecha límite para el registro contable del mes de diciembre será el 13 de febrero de 2014. La transmisión vía CHIP será el 15 de febrero de 2014 y el cierre del periodo contable y el cargue de saldos iniciales, será el 1º de marzo de 2014.
6.5. La entidad contable pública sistema general de regalías debe realizar la clasificación de corriente y no corriente y generar el reporte CGN.2005.002 Operaciones Recíprocas.
El aplicativo sistema de administración de giros de regalías, cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros.
N. del D.: El presente instructivo va dirigido a los representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial.

References: Resolución 
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 artículo 9
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