Source: https://www.slideshare.net/jamboo_slide/smau-23102014-protocollo-informatico-e-workflow-documentale?from_m_app=ios
Timestamp: 2020-07-06 18:20:00+00:00

Document:
Smau 23/10/2014 agg. 16/03/2017 - Protocollo informatico e workflow d…
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, Direttore at IC Castellucchio
Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali
Luigi Ascione , Funzionario Informatico at Ispettorato Territoriale del Lavoro
Assunta Giordano , Docente presso Ministero Istruzione, Universita'​ e Ricerca, Avvocato, Formatore at Lavoratore autonomo
1. Il protocollo informatico e il workflow documentale Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN) "Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali” La presentazione è in costante evoluzione (agg.14/03/2017) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)
2. 2/260 Si può fare! Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
3. 3/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dichiarazione Universale sugli Archivi approvata dall'Assemblea Generale Oslo, 17/09/2010 ● Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate. ● Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di generazione in generazione. ● I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il significato. ● Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione responsabile e trasparente. ● Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva. ● L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita.
4. 4/260 Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare l'informazione? ● Perché lo dispone la Legge Italiana ● Perché è un diritto dei cittadini Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
5. 5/260 Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
6. 6/260 Il Codice dell’amministrazione digitale promuove e regola ● la disponibilità ● la gestione ● l’accesso ● la trasmissione ● la conservazione ● la fruibilità dell’informazione in modalità digitale. Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
7. 7/260 Dematerializzazione Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
8. 8/260 Gestione documentale Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
9. 9/260 L'oggetto del desiderio Il documento informatico Definizione l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
10. 10/260 Il Documento informatico, articoli di riferimento ● art.20 Documento informatico ● art.22 Copie informatiche di documenti analogici ● art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici ● art.23 ter Documenti amministrativi informatici ● art.40 Formazione di documenti informatici ● art.41 Procedimento e fascicolo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
11. 11/260 Le regole tecniche Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti: ● DPCM 22/02/2013 - firma elettronica ● DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico ● DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione ● DPCM 13/11/2014 - il documento informatico le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
12. 12/260 Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
13. 13/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”. (articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD) Il documento informatico Le regole tecniche
14. 14/260 Le regole tecniche Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono allegate le seguenti specifiche tecniche: ● Glossario/Definizioni ● Formati ● Standard e Specifiche tecniche ● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione ● Metadati Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
15. 15/260 Le regole tecniche I formati La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
16. 16/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. È opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto). I formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le scelte effettuate Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
17. 17/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) apertura 2) sicurezza 3) portabilità 4) funzionalità 5) Supporto allo sviluppo 6) diffusione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
18. 18/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) PDF -PDF/A 2) TIFF 3) JPG 4) Office Open XML (OOXML) 5) Open Document Format 6) XML 7) TXT 8) EML (messaggi di posta elettronica) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
19. 19/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF Il Portable Document Format, è un formato di file basato su un linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO 32000 universalmente adottato, è diventato lo standard de facto per la gestione dei documenti digitali può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PadES ma... Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
20. 20/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF ...ma Non è adatto alla conservazione dei documenti digitali in quanto: 1) non garantisce la riproducibilità a lungo termine 2) non garantisce la conservazione dell’aspetto visivo Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
21. 21/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF/A Per risolvere queste problematiche, è stato necessario definire uno standard, una versione ideata per la conservazione a lungo termine dei documenti PDF/A (PDF forArchiving) Lo standard ISO 19005-1 ha definito un formato di file basato su PDF,conosciuto come PDF/A,lo standard per l’archiviazione elettronica dei documenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
22. 22/260
23. 23/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le specifiche del formato PDF/A1 Le specifiche del formato sono state riconosciute standard ISO il 28 settembre 2005 con la denominazione ISO 19005-1:2005 Document management - Electronic document file format for long-term preservation. Il formato si basa sul PDF Reference 1.4 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
24. 24/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A1 Dal momento che nel nome di un file in formato PDF/A non è presente alcun elemento che possa far identificare il formato, sta cominciando ad essere molto diffusa la consuetudine di aggiungere al nome del file, prima dell’estensione, la desinenza “_A1a” o “_A1b” per indicare che si tratta di un file nel formato PDF/A e la sua versione. ● ad esempio, il file – lettera.pdf ● potrebbe essere denominato: - lettera_A1a.pdf - lettera_A1b.pdf Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
25. 25/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le limitazioni del formato PDF/A1 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
26. 26/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Limitazioni del formato PDF/A-1 ● è obbligatoria l’incorporazione dei font (con i file PDF/A non può verificarsi l’errore di “missing fonts”); ● lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera indipendente dal dispositivo su cui il documento verrà rappresentato; ● è proibito l’utilizzo di contenuti audio e video; ● è vietato l’uso di link esterni; ● è proibito l’utilizzo di Javascript; ● è proibita la cifratura del documento; ● è obbligatorio l’uso di metadati basati su standard. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
27. 27/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Lo standard ISO 19005-1:2005 è suddiviso su due livelli di conformità: ● PDF/A-1a (accessibile) ● PDF/A-1b (basic) Il PDF/A-1a (livello di conformità A) indica la piena conformità allo standard PDF/A attualmente approvato. Esiste un livello di conformità minima per il PDF/A: il PDF/A-1b. I requisiti del PDF/A-1b mirano a garantire che l’aspetto visivo del file sia riproducibile nel lungo periodo e differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
28. 28/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
29. 29/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa, che assicura la rispondenza a tutti i requisiti dell’ISO 19005-1, compresi quelli relativi all’utilizzo dei tag. Questi tag, forniscono informazioni sulla struttura del file e sulla semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione della sua struttura logica e del normale ordine di lettura. In sostanza, il PDF/A-1a non solo assicura che il file venga riprodotto sempre alla stessa maniera, ma anche che il suo contenuto possa essere interpretato in maniera semanticamente corretta, che sia accessibile alle persone con deficit sensoriali e che possa essere ristrutturato (reflowed) per poter essere fruito, ad esempio, in dispositivi mobili o altri apparati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
30. 30/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1b è il livello di conformità minima, che assicura la rispondenza solamente ai requisiti minimi dell’ISO 19005-1, ovvero quei requisiti che sono sufficienti per garantire solamente che l’aspetto visivo di un file PDF/A venga conservato nel tempo. In altre parole, questa versione assicura che il testo e i contenuti aggiuntivi (ad esempio, le immagini) vengano visualizzati correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto sia leggibile o comprensibile o che sia possibile interpretare semanticamente il suo contenuto. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
31. 31/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre altre vengono superate. A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2: – maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie all’adozione dell’algoritmo di compressione JPEG2000; – supporta gli effetti di trasparenza e l’impiego dei layer; – permette l’incorporamento di font OpenType; E inoltre... Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
32. 32/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... offre la possibilità di incorporare allegati PDF/A (sia PDF/A-1 che PDF/A-2) permettendo l’archiviazione in un unico file di insiemi di documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza. In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una sorta di “contenitore” di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi file PDF/A devono essere conservati insieme ma rimanendo file indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
33. 33/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... Supporto per le firme elettroniche PaDES ● L’aggiunta di firme elettroniche CaDES ad un documento era già prevista dal PDF/A-1. ● Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili per l’utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva dell’Unione Europea 1999/93/CE. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
34. 34/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-2a (accessibile) 2) il PDF/A-2u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-2b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
35. 35/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
36. 36/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Il formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che dovrebbero essere valutate attentamente da tutti coloro che si occupano di archiviazione e conservazione digitale. Rispetto al suo predecessore PDF/A-1, il formato PDF/A-2 dispone di alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come l’utilizzo dell’algoritmo di compressione JPEG2000, l’utilizzo degli effetti di trasparenza, l’utilizzo dei layer, etc. Altre funzionalità rimangono, invece, vietate, come l’utilizzo di codice Javascript o l’utilizzo della crittografia applicata all’intero file. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
37. 37/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-3 Da un punto di vista tecnico, rispetto al predecessore PDF/A-2, c’è un solo cambiamento, ma si tratta di un cambiamento che apre la strada ad innumerevoli campi applicativi: ora qualsiasi tipo di file (comprese le tabelle di Excel, i documenti Word, file HTML o XML) può essere incorporati come allegato in un file PDF/A. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
38. 38/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-3 Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-3a (accessibile) 2) il PDF/A-3u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-3b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
39. 39/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le relazioni tra i formati PDF/A-n Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
40. 40/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e consente di salvare la mail con i relativi allegati senza alterare minimamente il messaggio di posta elettronica conservando quelle caratteristiche di integrità e immodificabilità del documento che si ottengono quando forma e contenuto non sono alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia di staticità nella fase di conservazione. Le regole tecniche Il formato EML
41. 41/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di posta elettronica completi di formattazione del testo, immagini ed eventual allegati. Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook, Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open source, multipiattaforma). Per la apertura è necessario un client di posta elettronica residente. DPCM 13 novembre 2014 Il formato EML
42. 42/260 DPCM 22/02/2013 Le Regole tecniche "Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori qualificati.” Documento informatico e... firma elettronica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
43. 43/260 La firma digitale La firma digitale è il risultato di una procedura informatica detta validazione che garantisce l’autenticità e l’integrità di documenti informatici. La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti caratteristiche: ● autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore del documento; ● integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione; ● non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore; Documento informatico e... firma elettronica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
44. 44/260 Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2, del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono soddisfatti una serie di requisiti. Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
45. 45/260 [Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale (es. una marca temporale) opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
46. 46/260 [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: ● Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale) Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
47. 47/260 il CAD distingue tra quattro tipologie di firma ● la firma elettronica pura e semplice ● la firma elettronica avanzata ● la firma elettronica qualificata ● la firma digitale Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
48. 48/260 Firma elettronica pura e semplice Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
49. 49/260 Firma elettronica avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
50. 50/260 Firma elettronica qualificata particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
51. 51/260 Firma digitale Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
52. 52/260 Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
53. 53/260 Tra questi parametri comportamentali figurano: ● la velocità di scrittura ● la pressione esercitata sul tablet ● l’angolo di inclinazione della penna ● l’accelerazione dei movimenti ● il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
54. 54/260 La firma grafometrica “forte” e... il riconoscimento dell'autore Al fine di rendere "probante il documento" cui è apposta una firma grafometrica, il dirigente scolastico appone la sua firma digitale a conferma del riconoscimento. Documento informatico e... firma grafometrica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
55. 55/260 Diversi fornitori stanno integrando il meccanismo base dell’acquisizione delle firme grafometriche con altre soluzioni di sicurezza informatica allo scopo di realizzare un sistema che soddisfa pienamente i requisiti imposti dalla normativa per la generazione di firme elettroniche avanzate. Nel breve periodo, si potrà valutare concretamente dove e come poter utilizzare questo tipo di sottoscrizione su base digitale. Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
56. 56/260 L'art. 21 del CAD ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma di nuova dignità e rilevanza giuridica. Si introduce un principio di carattere generale di libera valutabilità in giudizio del documento informatico come documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
57. 57/260 ● Approvare un documento ● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento ● Accettare i termini di un documento ● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al documento. ● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non è stato modificato dopo la certificazione. Documento informatico e... firma digitale Una firma digitale può essere utilizzata per: Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
58. 58/260 la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito “busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore. L’autenticità del certificato è garantita da un’Autorità di certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi dell’articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali La Busta Crittografica
59. 59/260 i formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf) e la loro attitudine ad ospitare più firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della firma digitale quali, ad esempio, la segnatura di protocollo prevista dall’articolo 55 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia modificato dopo l’apposizione della firma. Documento informatico e... firme digitali formati di firma CAdES e PAdES Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
60. 60/260 La busta CAdES è un file con estensione .p7m, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di “sbustare” il documento sottoscritto. Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole. Infatti, è necessario utilizzare un’applicazione specifica. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES
61. 61/260 Per il formato CAdES l’apposizione di due o più firme può essere effettuata in due modi: ● re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o “firma matrioska” o firma gerarchica). ● oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate dai relativi certificati (c.d. firme congiunte o firme parallele). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES
62. 62/260 La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione .pdf, leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato. Questa tipologia di firma, nota come “firma PDF”, prevede diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo documenti di tipo PDF. Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni dello stesso documento senza invalidare le firme digitale apposte. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
63. 63/260 Predisposizione del documento PDF Il documento può essere predisposto, attraverso la gestione dei “moduli”, alla firma digitale da parte di utenti che dispongono di un prodotto conforme allo standard PDF (ISO 32000), fra questi Acrobat Reader. A tale scopo sarà necessario trasformare il documento in formato PDF e, successivamente, predisporre i campi firma. Il documento può anche essere predisposto per contenere dei campi testo ove è possibile inserire delle informazioni successivamente alla firma senza invalidare la stessa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
64. 64/260 Predisposizione del documento PDF Altra caratteristica è che il documento in formato PDF consente di collocare fisicamente la firma digitale in un preciso punto del documento. Tale caratteristica è particolarmente utile nel caso di sottoscrizione di clausole vessatorie o, comunque, in ogni caso in cui la collocazione della firma abbia una qualche valenza. Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
65. 65/260 Predisposizione del documento PDF gestione delle versioni (versioning) Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. Ogni versione successiva alla prima, contiene la versione integrale, non modificata, del documento precedente (comprese le firme digitali). Ogni modifica al documento (ulteriore firma o aggiunta di testo o immagini) produce, infatti, una nuova versione che contiene la versione originale non modificata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
66. 66/260 Verifica della firma Ad una prima analisi, un documento sottoscritto sul quale sono riportate tali annotazioni potrebbe apparire corrotto in quanto modificato dopo la firma, tuttavia nella busta PAdES è presente ed è accessibile anche la versione non modificata del documento, che pertanto conserva piena efficacia giuridica. Non devono, trarre in inganno i messaggi mostrati dal reader del documento “Almeno una delle firme non è valida” e “Il documento dopo la firma è stato modificato o si è danneggiato”, in quanto è comunque possibile accedere alla versione del documento correttamente sottoscritta, coerentemente con quanto previsto dalle regole tecniche di cui al DPCM 22/02/2013 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
67. 67/260 Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di avvenuta consegna. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... PEC
68. 68/260 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del 13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il 14.09.2016 (video dell'Avvocato Ernesto Belisario) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
69. 69/260 Valore probatorio del documento informatico Interessanti novità in tema di valore probatorio del documento informatico sottoscritto con una firma elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
70. 70/260 Valore probatorio del documento informatico Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
71. 71/260 Valore probatorio del documento informatico ● solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa; ● per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
72. 72/260 Valore probatorio del documento informatico Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma elettronica, che può andare da una password banale ad un sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
73. 73/260 Modifiche all'art. 20 "Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici” EX "Documento informatico" Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità". Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
74. 74/260 Modifiche all'art. 21 "Documento informatico sottoscritto con firma elettronica" Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della "scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
75. 75/260 Modifiche all'art. 21 c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione "Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria." Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
76. 76/260 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o "semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza da parte di chi l'ha sottoscritto. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
77. 77/260 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità (imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta) sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per sottoscrivere il documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
78. 78/260 Efficacia della scrittura privata Sarà comunque il giudice a valutare se nella fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al regolamento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
79. 79/260 Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di firma per i documenti con firma elettronica avanzata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
80. 80/260 Regolamento del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014 "Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno” Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di utilizzare la loro identificazione elettronica per autenticarsi in un altro Stato membro. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
81. 81/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS ● È introdotto il sigillo elettronico ● Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota ● Riconosciuta e introdotta la validazione temporale ● Introdotto il servizio di recapito certificato ● Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei siti web Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
82. 82/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme elettroniche: ● Firma Elettronica ● Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● Firma Elettronica Qualificata (FEQ) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
83. 83/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS La Firma Elettronica nel CAD Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
84. 84/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Nel regolamento eIDAS Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
85. 85/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● è connessa unicamente al firmatario; ● è idonea a identificare il firmatario; ● è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; ● è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
86. 86/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Qualificata (FEQ) In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche: ● è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica ● è basata su un certificato qualificato ● ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
87. 87/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel CAD Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
88. 88/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel regolamento eIDAS Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo riconoscimento). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
89. 89/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
90. 90/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
91. 91/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un estratto del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente l’intero documento amministrativo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
92. 92/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del regolamento e serve per provare l’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto, secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo perché è elettronico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
93. 93/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Esistono due tipi di sigilli: ● sigillo elettronico avanzato ● sigillo elettronico qualificato Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
94. 94/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico avanzato è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
95. 95/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico qualificato oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
96. 96/260 Approfondimenti Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati e favoriti strumenti quali: ● il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale (SPID) ● il domicilio digitale ● i pagamenti elettronici Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
97. 97/260 S.P.I.D. [art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
98. 98/260 S.P.I.D. [art. 64, c. 2-ter, CAD] – Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'AGID, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni, in qualità di erogatori di servizi in rete, ovvero, direttamente, su richiesta degli interessati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
99. 99/260 Modifiche all'art. 3 ● Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese) ● Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano sulle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
100. 100/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quater prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e il funzionario responsabile del procedimento». Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
101. 101/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quinquies prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso delle tecnologie) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
102. 102/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-sexies prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto, viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti doveri in capo alle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
103. 103/260 Modifiche all'art. 7 relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività, stabiliti con le regole tecniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
104. 104/260 Modifiche all'art. 7 consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce, altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che, in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
105. 105/260 Modifiche all'art. 8 viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con «cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi pubblici, a beneficio degli utenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
106. 106/260 Modifiche all'art. 9 relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di «migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo, ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente legislazione, di forme di consultazione preventiva per via telematica sugli schemi di atto da adottare. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
107. 107/260 Abolito l'art. 50 bis In cui si dava l’obbligo alle pubbliche amministrazioni di definire: - il piano di continuità operativa; - il piano di disaster recovery; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
108. 108/260 Sanzioni di cui all'art. 61 si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
109. 109/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutto pronto ma... Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
110. 110/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai. Tutto pronto ma...
111. 111/260 DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso ...e nel frattempo?
112. 112/260 … e ora che fare? Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
113. 113/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 1 Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge; Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
114. 114/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 2 Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente) Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
115. 115/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 3 Provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
116. 116/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 4 Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali integrato da protocollo informatico e conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
117. 117/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
118. 118/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in materia di gestione documentale e approfondiscono concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con le quali condividono le specifiche tecniche. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
119. 119/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Nel decreto sono contenute le regole relative a: a) formazione del documento informatico; b) copie, duplicati ed estratti informatici; c) formazione del documento amministrativo informatico; d) fascicoli informatici; e) formazione di registri e repertori della PA; DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole contenute nel decreto
120. 120/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Ogni cambio di stato di un documento... ...comporta la perdita della firma! ● copie informatiche di documenti analogici ● copie analogiche di documenti informatici
121. 121/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
122. 122/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
123. 123/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La regola fondamentale il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
124. 124/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: ● redazione con software; ● acquisizione per via telematica o su supporto informatico; ● acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; ● acquisizione della copia informatica di un documento analogico; DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
125. 125/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici; ● presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente); ● generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
126. 126/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico
127. 127/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” e i “formati” del documento informatico
128. 128/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: ● la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; ● l'apposizione di una validazione temporale; ● il trasferimento con PEC con ricevute complete; ● la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; ● il versamento ad un sistema di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico (2)
129. 129/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” del documento informatico Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".
130. 130/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico. Il risultato è la perdita dell'autografia della firma! Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
131. 131/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
132. 132/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma... una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato! La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
133. 133/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura "Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93" ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
134. 134/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il “contatto” della copia con l'originale. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale: ● è attestata da un pubblico ufficiale (DS); ● non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di un documento informatico
135. 135/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento. … copia del file :-) Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Duplicato informatico di un documento informatico
136. 136/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare, ma... quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
137. 137/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
138. 138/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...) DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
139. 139/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? firma elettronica? Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. ... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
140. 140/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…) ...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
141. 141/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com … ma di quali documenti stiamo parlando? i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta. per la posta in entrata il formato previsto è l'EML che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati. i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
142. 142/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? ● email con allegato doc privo di firma ● email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile ● email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993 Questi NON sono documenti ! DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
143. 143/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici? Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
144. 144/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici? Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
145. 145/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Cos'è una copia, cos'è un duplicato? Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
146. 146/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Quando posso dichiarare la conformità? la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
147. 147/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dove trovo la soluzione? ● Nel rispetto della Legge ● Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche ● Nella formazione continua DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
148. 148/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPR 20 ottobre 1998, n. 428 “Protocollo informatico” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Sistema di gestione dei flussi documentalie degli archivi” Una evoluzione NON soltanto lessicale...
149. 149/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare; il documento quindi docet (monumentum) e mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò rappresentato. Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola documento, come già il DPR 1409/1963.
150. 150/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Atto e documento L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici. Il documento è l’entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.
151. 151/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti... ... quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
152. 152/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti Le tre parole strategiche in Archivistica ● Efficacia Registrazione ● Efficienza Classificazione e Selezione ● Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
153. 153/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5 REGISTRAZIONE Protocollo Repertorio Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO) Documenti uguali per forma ma diversi per contenuto
154. 154/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati). I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
155. 155/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) ● Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico ● Introdurre il titolario di classificazione ● Fascicolare i documenti ● Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione) Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
156. 156/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
157. 157/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il registro di protocollo L’insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale. Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile. Il protocollo informatico e il workflow documentale
158. 158/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti. Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a conservazione sostitutiva. Il protocollo informatico e il workflow documentale
159. 159/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; Il protocollo informatico e il workflow documentale
160. 160/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
161. 161/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.); Il protocollo informatico e il workflow documentale
162. 162/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Registrazione di protocollo inoltre possono essere aggiunti: m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale
163. 163/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile. L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’art. 54 del DPR 445/2000. Il protocollo informatico e il workflow documentale
164. 164/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche, il responsabile del servizio ● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza; ● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico. ● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della revoca dell’emergenza; ● conserva il registro di emergenza; ● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle funzionalità del registro di protocollo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale
165. 165/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del testo unico (dPR 445/2000): a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. Il protocollo informatico e il workflow documentale
166. 166/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra: 1. guasto al software di protocollazione informatica; 2. guasto al sistema informatico di gestione; 3. mancanza di energia elettrica. Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo. Il protocollo informatico e il workflow documentale
167. 167/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve: a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1) b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)]; c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza; d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del registro di emergenza. Il protocollo informatico e il workflow documentale
168. 168/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Al termine dell’emergenza si deve: a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
169. 169/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità. La gestione dei flussi documentali Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità.
Bassano del Grappa 22 aprile 2015 "Verso la scuola del futuro"

References: art.20
 art.22
 art.23
 art.23
 art.40
 art.41
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 53
 art. 53