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Alicia Carrizo Vidal
1 Poder Judicial de la Nación PLAN de FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PLAN de FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PODER JUDICIAL de la NACIÓN ARGENTINA PODER JUDICIAL de la NACIÓN ARGENTINA Comisión de Gestión Comisión de Gestión Plan de Gestión Plan de Gestión Febrero de 2008 Febrero de 20082 Poder Judicial de la Nación Instructivo para la Gestión del Fuero Civil Juzgados de Primera Instancia3 INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DEL FUERO CIVIL -Juzgados de Primera Instancia - Índice 1. POLÍTICA 2 2.PROCESOS/ORGANIGRAMA 3 A. MAPA DE PROCESOS 3 B.ORGANIGRAMA 4 3. OBJETIVOS 5 4. REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS/OBJETIVOS. TAREAS. 6 A. MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE ENTRADAS 6 B. MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE DESPACHO 14 C. MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE REVISIÓN Y FIRMA DEL PROSECRETARIO 14 D. MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE REVISIÓN Y FIRMA DEL SECRETARIO.. 15 E. MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE REVISIÓN Y FIRMA DEL JUEZ VERIFICACIÓN DE LOS PROCESOS/OBJETIVOS CAPACITACIÓN AUDITORÍAS (A CARGO DE LA OFICINA CORRES PONDIENTE) RELACIÓN CON EL DESTINATARIO - FORMULARIO DE ENCUES TAS ANÓNIMAS SISTEMAS OPERATIVOS DE APOYO MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE ENTRADAS DE 2DA INSTANCIA FUERO CIVIL 24 14 1. POLÍTICA a. Agilidad, celeridad y transparencia en la gestión. b. Atención respetuosa y esmerada al destinatario. c. Participación activa de todos los integrantes del juzgado mediante la motivación, el trabajo en equipo y la capacitación. d. Accesibilidad de los destinatarios a los funcionarios y magistrados. e. Mejora de la calidad de vida de los integrantes del juzgado. f. Progreso permanente del sistema de gestión. 25 2. PROCESOS/ORGANIGRAMA A) MAPA DE PROCESOS Mapa de Procesos Dirección Requisitos de destinatarios Mesa de Entradas (Instructivo Operativo) Sistemas Archivo Despacho (Instructivo Operativo) Insumos Sistemas operativos de apoyo Revisión y Firma (Instructivo Operativo) M e Capacitación j o r a Medición de la Satisfacción Análisis de datos Sugerencias, Comentarios y Quejas Verificación y evaluación y tratamiento de errores A U D I T O R Í A Satisfacción de destinatarios 36 B) ORGANIGRAMA: Referencias J.: Juez OR.: Ordenanza PROS.: Prosecretario S.: Secretario S.P.: Secretario Privado 47 3. Objetivos TEMA INDICADOR OBJETIVO TIEMPO DE MESA DE ENTRADAS Tiempo de tránsito entre la fecha de recepción y la Agregación en el día de los documentos ingresados fecha de carga en el sistema TIEMPO DE DESPACHO Tiempo de tránsito entre la fecha de recepción y la fecha de carga en el sistema Despacho en el día de las providencias simples y de aquellas que revistan carácter urgente. Despacho dentro del plazo legal de 3 días de las providencias con alguna complejidad. Resoluciones interlocutorias sencillas dentro de los cinco días y las complejas en plazo legal TIEMPO DE GESTIÓN Tiempo de tránsito entre la fecha de recepción y la fecha de vuelta a letra Podrá adicionarse hasta un día a los plazos antedichos, siempre respetando los máximos legales SATISFACCIÓN DE DESTINATARIOS Resultado de la encuesta de satisfacción Respuestas muy buenas y excelentes mayores al 80 % de los encuestados ACTIVIDADES PARA LA MEJORA Cantidad de reuniones por mes Una a dos reuniones mensuales 58 4. REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS/OBJETIVOS. TAREAS A. Manejo Administrativo de la Mesa de Entradas Las tareas que deben desarrollarse en la Mesa de Entradas son las siguientes: 1. Atención al público 2. Recepción y primer control de expedientes 3. Recepción de escritos, oficios, testimonios y edictos 4. Recepción de cédulas y mandamientos 5. Colocación de cargos en escritos 6. Carga en el sistema informático de la recepción de presentaciones dejando constancia del proveído 7. Préstamo de expedientes 8. Realización de desgloses 9. Puesta en letra 10. Aceptación del cargo de auxiliares de la Justicia 11. Costura y foliatura 12. Manejo y conservación de la documentación original 13. Fotocopiado 14. Búsqueda de expedientes y/o documentos extraviados 15. Paralización y desparalización de expedientes 16. Realización de vistas, pases a Cámara y a otros Juzgados 17. Dada de baja de vistas, pases a Cámara y a otros Juzgados 18. Lista de control de cierre de la Mesa de Entradas. 1. Atención al Público El personal de la mesa de entradas debe atender según el orden de llegada del público (salvo urgencias, vg. un amparo de salud o un vencimiento antes de las 9:30 hs.). Se debe escuchar atentamente la petición. En caso de solicitar la vista del expediente en soporte papel debe buscarlo y entregarlo para su consulta en la mesa de entradas. De no encontrarse el expediente en letra debe buscarlo en el Sistema Informático e informar la localización. En caso de que el público no requiera la vista de las actuaciones, sino ingresar escritos, documentos y cédulas, corresponde hacer saber el uso del buzón entregado por el Colegio Público de Abogados, y si el Juzgado posee mesa receptora de escritos, que se utilice dicha oficina. Los empleados deben controlar su devolución y/o vista constantemente. 2. Recepción y primer control de expedientes El Personal de la Mesa de Entradas debe: a) Verificar que el número de Juzgado de la carátula confeccionada por el Centro de Informática de la Excma. Cámara Nacional de Apelaciones en lo Civil se corresponda con el Juzgado. b) Colocar el cargo seguido a la firma del letrado (Ver apartado 5, página 8). c) y d) El personal de la mesa de entradas debe colocar a los expedientes la carpeta plástica correspondiente y pasarlo a despacho. Una vez cumplidos los pasos precedentes, se debe cargar a despacho y colocarlo en el casillero correspondiente según el listado de distribución del despacho. 69 3. Recepción de escritos, oficios, testimonios y edictos El Personal de la Mesa de Entradas debe recibir el escrito y verificar que corresponda al juzgado. Sólo en este caso debe colocar el cargo (según apartado 5, página 8). Si lo que se recibe son testimonios, oficios o edictos, debe colocar en el medio del margen izquierdo la fecha de recepción e inicialar. Luego debe agregarlo en los autos correspondientes, y realizar la carga en el sistema informático (según apartado 6, página 8). El Personal de la Mesa de Entradas que se encuentra atendiendo al público, cuando sale de su turno de la Mesa de Entradas, debe agregar los documentos que le fueron dejados sin expediente. En caso de no encontrarse el expediente en letra, debe informarlo. El Prosecretario, diariamente controla que en el Juzgado se agregue la totalidad de las cédulas, escritos y oficios, y que en su caso se informen en un plazo no mayor a los tres días hábiles. 4. Recepción de cédulas y mandamientos El Personal de la Mesa de Entradas debe: a) Recibir las cédulas y mandamientos. b) y c) Sellar las cédulas y verificar la ausencia de número de zona; en su caso, completarlo de modo de evitar demoras innecesarias. Diariamente confeccionar la lista que acompaña las cédulas a la Oficina de Notificaciones, la que debe ser suscripta por el Secretario o el Prosecretario Administrativo. d) Imprimir dos ejemplares de ella, una para el juzgado como constancia de cédulas salidas, y otra para la Oficina de Notificaciones. Los mandamientos recibidos en la Mesa de Entradas deben agregarse al expediente respectivo para su confronte y firma. Posteriormente deben zonificarse y confeccionarse una lista para que sean enviados a la Oficina de Mandamientos (debe proceder de la misma manera que para la lista de cédulas). 5. Colocación de cargos en escritos El Personal de la Mesa de Entradas al recibir un escrito debe: a) Colocar el cargo al pie de la firma del peticionante, sin dejar espacio en blanco, de conformidad con lo establecido por el art. 45 del Reglamento para la Justicia Nacional b) Completar los blancos del cargo, a saber con o sin copia (en su caso expresar cantidad) y con o sin firma de letrado. c) Dejar constancia de los anexos, si los hubiera. d) Inicialarlo a fin establecer qué agente insertó el cargo. Si en el escrito hay firmas certificadas por escribano, el cargo debe colocarse en hoja aparte. Ver art. 222 Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil. 6. Carga en el sistema de la recepción de presentaciones: Cuando el Personal de la Mesa de Entradas recibe un escrito, debe: 710 a) Agregarlo al expediente respectivo. b) Cargarlo en el sistema informático. c) Repartir en los casilleros destinados al Personal de despacho. 7. Préstamo de expedientes El Personal de la Mesa de Entradas debe: a) Verificar que el préstamo se encuentra ordenado y que no existan audiencias próximas. b) Controlar que la persona que pretende retirar las actuaciones se encuentre autorizada a ello en el expediente. c) Completar el formulario de préstamo en el sistema informático, con los recaudos previstos en el art. 251 del RJNC, e imprimir dos ejemplares, que serán firmados por quien retira las actuaciones, contra entrega de ellas, y guardados en forma correlativa por el Prosecretario, a cuyo cargo se encontrará verificar la oportuna devolución. Al ser restituidas al juzgado las actuaciones retiradas, el personal deberá asentar tal circunstancia en el sistema informático y entregar una de las constancias firmadas a su portador, previa verificación del detalle de lo entregado. El sistema informático se modificará de modo de operar con una agenda que de alerta diaria sobre los préstamos cuyo plazo venció sin que se registrara la devolución de las actuaciones. 8. Realización de desgloses El Empleado de la Mesa de Entradas debe, ante un pedido de desglose, remitir el expediente con la credencial o documento del autorizado al empleado designado para que verifique: a) La orden de desglose b) Corrobore que la persona que lo retira esté autorizada c) Desglose las piezas individualizadas y deje dos notas: En el margen superior del escrito posterior a la documentación que se retira. En la última foja del expediente, para hacer constar la fecha, qué se desglosó, quién retira y el carácter en que lo hace, e inicialar. 9. Puesta en letra La persona encargada de dar de baja en el sistema informático, debe separar las actuaciones según lo ordenado en ellas, verificando que dentro del área de impresión haya quedado el nombre y el cargo de quien suscribe las providencias. Caso contrario deberá colocar el sello aclaratorio en el expediente y además en el proveído generado en el sistema informático. Los expedientes que deban volver a letra serán encasillados por categoría y por letra inicial del actor, conforme con lo ordenado por el Sr. Prosecretario de acuerdo a la cantidad, espacio y práctica habitual en cada Juzgado. Aquéllos en los que deba cumplirse alguna tarea interna o remisión, deberán colocarse en los casilleros previstos para ello. 811 Cuando se tratare de actuaciones que no puedan o deban incorporarse a algún expediente, deben quedar en carpetas las que serán verificadas diariamente. Aquéllas serán ordenadas alfabéticamente y su búsqueda será tarea exclusiva del personal de la Mesa de Entradas. 10. Aceptación del cargo como auxiliar de la Justicia El Personal de la Mesa de Entradas debe: a) Verificar que el auxiliar se encuentre designado y no haya sido removido. b) Controlar la identidad del aceptante y sus datos (nombre y apellido, documento de identidad, domicilio, teléfono y especialidad). c) Realizar la aceptación del cargo de acuerdo con el modelo correspondiente del sistema informático, cuyos datos completará, imprimiendo la constancia, que deberá ser firmada por el aceptante y agregada al expediente, que será luego debidamente encasillado. 11. Costura y foliatura La persona encargada del despacho debe: a) En esos casos, foliar las actuaciones correlativamente, en el margen superior derecho; salvo las correspondientes a cuadernos de pruebas, beneficios de litigar sin gastos o incidentes, que serán foliadas en el margen inferior derecho. b) Agregar a los expedientes en orden correlativo los documentos, el escrito y el proyecto de despacho. c) Pasar luego el expediente a la firma correspondiente, de acuerdo con el art. 54 del Reglamento para la Justicia Nacional. 12. Manejo y conservación de la documentación original a reservar El Empleado de la Mesa de Entradas deberá remitir a la persona autorizada el expediente a fin de: a) Separar la documentación cuya reserva ordena el juez. Toda reserva debe realizarse por orden expresa en el expediente, en el que se deben dejar dos notas: 1) En el margen superior del escrito posterior a la documentación que se reserva. 2) En la última foja del expediente, y allí dejar constancia de la fecha, que se reserva y las dimensiones del sobre en que se halla con el fin de facilitar su búsqueda (art. 48 del Reglamento para la Justicia Nacional). b) Colocar en el frente de un sobre la carátula y el número de expediente. c) Guardar por número de expediente en las cajas de documentación asignada para tal fin en armarios con llave. d) Hacerlo en la caja de seguridad, que deberá ser provista a cada Juzgado, los testamentos ológrafos o documentación de similar importancia. 912 13. Fotocopiado El personal de la Mesa de Entradas debe verificar si el solicitante se encuentra autorizado, y en caso de duda consultar al Prosecretario Administrativo o al Secretario. Los auxiliares de servicio o los agentes que los mencionados funcionarios dispongan deben acompañar al peticionante a sacar fotocopias de las actuaciones. 14. Búsqueda de expedientes y/o documentos extraviados Ante el extravío de expedientes o documentación, debe procederse a su búsqueda de acuerdo a las pautas impartidas por el Juez, Secretario o Prosecretario Administrativo. Ante la ausencia de tales instrucciones o de datos concretos del elemento buscado que permitan presumir su localización, el proceso de búsqueda deberá efectuarse en el siguiente orden. Si se trata de un expediente extraviado, el Personal de Mesa de Entradas debe a) Verificar en la computadora si los autos requeridos pertenecen a este Juzgado y cual fue el motivo del último movimiento del expediente. b) Comprobar si los autos fueron remitidos a alguna dependencia, se encuentran en préstamo, o están a sentencia en el libro correspondiente, e informar al Juez por escrito. Si no lo encuentra, deben iniciar su búsqueda y revisar lo siguiente: a) Todos los casilleros de la Mesa de Entradas, y de expedientes reservados. b) El despacho de los funcionarios. c) Los primeros cuerpos. d) Los expedientes ad effectum videndi et probandi. e) Los libros de préstamo, de pases, de vistas, de archivo y de Cámara, del año en curso y de los años anteriores. f) Los expedientes paralizados. g) Concluido lo cual, debe efectuar un informe de la búsqueda y las tareas realizadas que debe suscribir el Prosecretario. Si se trata de un documento extraviado, el Personal de la Mesa de Entradas debe a) Verificar en el expediente pertinente la existencia de notas de desglose para devolución al interesado, adjunción a alguna pieza que haya sido remitida o la nota de reserva de la documentación. b) Verificar copia con sello fechador entregado a la parte. c) Comprobar si el documento no se encuentra traspapelado en la carpeta de escritos para agregar, cédulas para agregar, documentos observados, documentos firmados y copias. d)verificar que el documento no se encuentre reservado y/o traspapelado en los sobres de documentación reservada, inclusive en aquellos que contengan en su exterior la carátula de otro expediente; 1013 e) Concluido lo cual, debe efectuar un informe de la búsqueda y las tareas, que debe suscribir el Prosecretario. A los efectos de agilizar los reclamos de expedientes y/o documentación extraviada así como de facilitar el control del proceso de búsqueda puede llevarse un libro de búsquedas, que se hallará a cargo del personal designado para la realización de las búsquedas, debiendo asentar el expediente o documentación extraviada, dejando constancia de la fecha y la o las personas responsables de su realización. Si la búsqueda fuese exitosa, debe dejarse constancia en el libro, procediendo a informar positivamente, en caso de haberse dejado escrito de búsqueda. En caso negativo, debe dejarse constancia de los lugares y documentación que se registró, poniendo en conocimiento del peticionante para que pueda solicitar su reconstrucción. Se analizarán las causas de aquellas búsquedas que requieran un plazo mayor de los tres días sin haberse encontrado exitosamente los expedientes y/o la documentación. 15. Paralización y desparalización de expedientes El Personal de la Mesa de Entradas, durante las ferias judiciales de verano e invierno debe proceder a la paralización de los expedientes que carezcan de movimiento durante los últimos tres meses, de la siguiente manera: a) Agregar la documentación reservada. b) Pasar a despacho los expedientes requeridos ad effectum videndi para los expedientes a paralizar. c) Pasar a despacho los expedientes en los que se hubiera operado la perención de la instancia a los efectos previstos en el art. 316 del CPCN d) Sacar las carpetas plásticas e) Proceder al armado del legajo alfabéticamente y con orden correlativo. f) Inicialar el legajo en la carátula de cada uno de los expedientes. g) Colocar los legajos en la zona correspondiente a paralizados. Los Juzgados que se encuentran adheridos al sistema de la U.A.C. (Unidad Administrativa Común) deben remitir los expedientes paralizados a dicha dependencia con el listado pertinente para que efectúe el trabajo de pre-archivo o archivo intermedio. Cuando la parte interesada presenta un escrito solicitando la desparalización de un expediente y puesta en letra, hacer mención de la carátula completa del expediente y el legajo en que se encuentra archivado. El Personal de la Mesa de Entradas, de acuerdo con los arts. 252 y 253 del Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil, debe: a) Colocar estos escritos en una carpeta. b) Desparalizar los expedientes solicitados y retirarlos de su legajo c) Agregar el escrito correspondiente y dar de baja el expediente en el sistema informático. d) Pasar a despacho de acuerdo al procedimiento habitual En los casos de los Juzgados adheridos a la U.A.C. la tarea de desparalización de expedientes es efectuada por dicha dependencia. 1114 16. Realización de Vistas Cámara y Pases a otros Juzgados El Personal de la Mesa de Entradas debe proceder de la siguiente manera: Si en el expediente se encuentra ordenada una vista o un pase a otro Juzgado, de una nota en el expediente en la que conste: a) Fecha. b) Dependencia a la cual debe ser remitido. c) Cantidad de cuerpos y número de fojas en que se remite. d) Documentación. e) Incidentes o anexos. En caso de que se encuentre ordenada una vista, debe confeccionarse una lista por cada dependencia. Si se trata de un pase a otro Juzgado o Fiscal de otro Fuero, o una elevación a Cámara, debe confeccionarse una nota, con las constancias del sello de pase. Todas estas constancias deben ser colocadas en los libros correspondientes una vez realizadas las vistas y pases por el Auxiliar del Juzgado. Las notas que obran en las actuaciones deben ser firmadas por el Prosecretario. Los Juzgados que cuentan con la U.A.C. deben remitir a dicha dependencia todos los envíos, los que serán distribuidos en función de la cantidad y destinatarios del pase por esa unidad. De no contarse con la U.A.C. serán los auxiliares de servicio los encargados de cumplir dicha tarea. 17. Dada de baja de Vistas Cámara y Pases a otros Juzgados El personal de la Mesa de Entradas y/o auxiliares de servicio y/o las personas que los funcionarios del Juzgado afecten a dicha tarea deben dar de baja los expedientes cuando son devueltos de las dependencias y del Superior, para lo cual deben proceder de la siguiente manera: a) Dar de baja en el libro respectivo, dejando constancia de la fecha de su devolución. b) Dar de baja en el sistema informático y se pasa a despacho. c) En caso de que se devuelva un expediente sin su documentación, primeros cuerpos, incidentes o anexos, el Personal de la Mesa de Entradas debe comunicarlo al Secretario o Prosecretario, quien deberá tomar las medidas necesarias para su recuperación (llamar por teléfono o librar un oficio a la dependencia) d) Asimismo, agregar aquellos escritos o cédulas que se encuentren informados en la canastilla respectiva. 18. Relevamiento de la Mesa de Entradas Antes de finalizar el horario de atención al público, el Prosecretario Administrativo debe revisar el Buzón del Juzgado y/o supervisar su revisación y apertura en el caso de verificarse la existencia de escritos y retirarlos para la colocación del cargo respectivo. El Personal de la Mesa de Entradas debe proceder durante el día de la siguiente manera: 1215 a) Encasillando los expedientes consultados y los salidos de firma colocándoles el sello pertinente si no lo tuvieren-, previa carga de estos últimos en el sistema informático de gestión. b) Si quedaran expedientes con presentaciones efectuadas en el día sin despachar, cargar los expedientes a despacho, y distribuirlos según la adjudicación habitual de expedientes. Las presentaciones despachadas en el día deberán ser ingresadas en el sistema al momento de generar el proyecto de despacho pertinente por los agentes pertinentes. c) Ordenar la Mesa de Entradas de acuerdo a las instrucciones impartidas por los funcionarios. Al menos una vez por semana el Prosecretario Administrativo y/o Secretario del Juzgado debe efectuar un relevamiento informático de los expedientes que figuren en el sistema como pendientes de firma y dar las órdenes para regularizar aquellos casos en que se hubiera omitido oportunamente tal recaudo. 1316 B. Manejo Administrativo del Proceso de Despacho Desarrollo: Las tareas que debe realizar el Personal de Despacho son las siguientes: 1. Retirar el expediente con el documento 1 que se encuentra agregado, de su casillero del sector Mesa de Entradas. 2. Verificar que el documento esté correctamente agregado conforme al punto 3 del Instructivo Mesa de Entradas 2, y colocar la fecha de recepción en el reverso (margen superior derecho). 3. Titular y proyectar el despacho de acuerdo con la voz del Sistema Informático Gestión de Documentos o cotejar el documento (modelo existente) con las constancias de la causa. 4. Revisar, imprimir, coser o abrochar y foliar el proyecto de despacho. En caso de tratarse de un documento a confronte, inicialarlo sobre el margen izquierdo, agregar una copia al expediente y foliarla. Si lo observa, debe realizar las correcciones que se estimaren pertinentes o dejar constancia en el documento en lápiz de la observación. En todos los casos debe dejarse constancia en el sistema Informático. 5. Colocar el expediente en el lugar asignado para la revisión y firma del Secretario y luego del Juez; o llevarlo al despacho del Prosecretario para su revisión y firma. 6. En caso de expedientes recién iniciados se recomienda la carga de datos centralizada por intermedio de la Mesa General de Entradas (C.I.J.). Hasta que se implemente el sistema deberá cargarse antes de despachar el expediente indicando: a) número de expediente, b) carátula completa, c) tipo de proceso, d) datos de las partes y sus domicilios. C. Manejo Administrativo del Proceso de Revisión y Firma del Prosecretario Desarrollo: Las tareas relacionadas con la revisión y firma de expedientes que debe realizar el Prosecretario son las siguientes: 1. Tomar los expedientes asignados a su control. 2. Revisar que los documentos estén correctamente agregados y proyectados conforme el Instructivo de la Mesa de Entradas y de la Hoja de Datos de Despacho 3. 1 Documentos que pueden ser: Escritos o contestaciones de oficios (despacho), cédulas, testimonios, mandamientos, oficios, edictos o certificados (confronte). 2 En caso de no verificarse el cumplimiento, debe devolverse al Personal de la Mesa de Entradas para que sea agregado correctamente. 3 En caso de no verificarse el cumplimiento o advertirse un error, es quien deba firmarlo el que debe interactuar con quien lo preparó y determinar si ha de continuarse en las condiciones detectadas o modificar lo escrito para rectificar la situación, en función de la naturaleza de lo detectado. Una vez efectuadas las correcciones, los expedientes deben ser devueltos para la firma, con el proyecto observado enganchado en la última hoja y ser revisados nuevamente por el Prosecretario. 1417 3. Firmar y separar según vuelvan a letra o tengan otro destino, como pases en vista, confección de cheque o elevación a Cámara. En este último caso, debe darlo de baja en el sistema informático y llevarlo al casillero correspondiente. 4. En caso de que deba realizarse alguna tarea previa al encasillamiento o se encuentre ordenada una vista a algún funcionario, debe colocar un sello en la última hoja con las leyendas Vista, Comunicar Informática o la que corresponda. 5. Firmados los expedientes, deben ser colocados en el sector de expedientes firmados para que luego se proceda a darlos de baja en el sistema según el Instructivo de manejo administrativo de la Mesa de Entradas. D. Manejo Administrativo del Proceso de Revisión y Firma del Secretario Desarrollo: Las tareas relacionadas con la revisión y firma de expedientes que debe realizar el Secretario son las siguientes: 1. Tomar los expedientes destinados a su revisión y firma. 2. Revisar que los documentos estén correctamente agregados y proyectados conforme el Instructivo de la Mesa de Entradas y de la Hoja de Datos de Despacho Firmar los que le correspondan, colocándolos en el sector habilitado para su firma. Sino, visarlos con su inicial a la derecha de la fecha y colocarlos en el lugar destinado a la firma del juez. 4. Para el caso de que deba realizarse alguna tarea previa, colocar un sello o anotación en la última hoja con la leyenda corresponda. Una vez efectuadas las correcciones, los expedientes deben ser devueltos para la firma con el proyecto observado enganchado en la última hoja y ser revisados nuevamente por el Secretario. 5. Firmados los expedientes, si corresponde, deben ser llevados a la Firma del Juez para luego darlos de baja en el sistema según el Instructivo de manejo administrativo de la Mesa de Entradas. E. Manejo Administrativo del Proceso de Revisión y Firma del Juez Desarrollo: Las tareas relacionadas con la revisión y firma de expedientes que debe realizar el Juez son las siguientes: 1. Tomar los expedientes destinados a su firma. 2. Verificar que los documentos estén revisados y visados por el Secretario. 3. Controlar el contenido de los proyectos 5. 4 En caso de no verificarse el cumplimiento o advertirse un error, es quien deba firmarlo el que debe interactuar con quien lo preparó y determinar si se continúa en las condiciones detectadas o se modifica lo escrito para rectificar la situación, en función de la naturaleza de lo detectado. 5 En caso de no verificarse el cumplimiento o advertirse un error, es quien deba firmarlo el que interactúa con quien lo preparó y define si se continúa en las condiciones detectadas o se modifica lo escrito para rectificar la situación, en función de la naturaleza de lo detectado. Una vez efectuadas las correcciones, los expedientes vuelven a la firma con el proyecto observado enganchado en la última hoja y son revisados nuevamente por el Juez. 1518 4. Firmarlos y derivarlos a la Mesa de Entradas para luego darlos de baja en el sistema según el Instructivo de manejo administrativo de la Mesa de Entradas. 1619 5. VERIFICACIÓN DE LOS PROCESOS/OBJETIVOS Modelo de planilla de carga: completar la carga de 80 expedientes mensuales. Expediente Cargo Mesa Providencia Despacho Firma Letra Observaciones 1720 6. CAPACITACIÓN El Juez y el Secretario definen el perfil del auxiliar administrativo y del meritorio. La capacitación inicial para desempeñar las funciones debe ser brindada por el Secretario y el Prosecretario. Los objetivos de la capacitación general del Personal son: 1. Definir los criterios procesales aplicables. 2. Agilizar la atención en la Mesa de Entradas. 3. Crear una mayor fluidez con el destinatario. 4. Mejorar el desempeño del Juzgado en general. Las evaluaciones de los meritorios deben ser realizadas por el Secretario y el Prosecretario. La capacitación permanente debe planificarse según un plan anual de capacitación y se registra en libros de reuniones y capacitación, e individualiza el capacitador o coordinador de cada una de las reuniones. Debe evaluarse la eficacia de la capacitación mensualmente y dejar registro en los libros de reuniones y capacitación de Despacho y Mesa de Entradas. La capacitación debe llevarse a cabo durante un mínimo de 90 minutos mensuales. Plan de capacitación Curso Participantes Fecha prevista Observaciones Finalizó 1821 7. AUDITORÍAS (a cargo de la Oficina correspondiente) Desarrollo: Deben planificarse anualmente las auditorías del Sistema de Gestión basadas en los siguientes criterios: Auditar, al menos una vez por año, cada sector de la organización Auditar, al menos una vez por año, cada sección del Instructivo. Si por algún por motivo se considera necesario realizar una Auditoría fuera de lo planificado, o auditorías parciales, debe informarse al Juzgado sobre las gestiones para llevarla a cabo. Cuando debe llevarse a cabo una auditoría, es necesario evaluar si se realizará con uno o más auditores de la dependencia oficial relacionada con el Sistema de Gestión en la Justicia. El auditor responsable y los auditores auxiliares deben cumplir los siguientes requerimientos: Aprobación de un curso de Auditor Interno en Gestión que tenga una carga horaria no menor de 16 horas. Participación en auditorías, dos para el auditor responsable y una para los auditores. Debe llevarse un Registro de Auditores calificados y archivarse las evidencias que presentan de sus antecedentes como auditores. El auditor responsable debe elaborar un Programa de Auditoría entregándolo al Secretario del Juzgado con una anticipación no menor a 10 días hábiles judiciales a la fecha de realización de la Auditoría. El Programa de Auditoría debe indicar: Alcance de la Auditoría. Horario y participantes de la reunión de apertura. Personas a entrevistar y puntos de la norma a auditarles. Horario tentativo de la realización de las entrevistas. Horarios y participantes de la reunión de cierre. Los auditores deben realizar la auditoría de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Programa de Auditoría. 19 Mostrar más
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 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 1
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 Resolución 
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 RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 Artículo 5