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Timestamp: 2020-01-26 12:36:53+00:00

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rehm eLine | Reisekosten im öffentlichen Dienst - II. Zu Absatz 1 (Anspruch auf Reisekostenvergütung)
Hauptgruppe 2 Kommentar Gruppe 20.0 BRKG Gruppe 20.0 Kommentar Bundesreisekostengesetz – BRKG § 3 Anspruch auf Reisekostenvergütung Erläuterungen
II. Zu Absatz 1 (Anspruch auf Reisekostenvergütung)
Dienstreisende haben Anspruch auf Reisekostenvergütung. Reisekostenvergütung wird allerdings nicht von Amts wegen gewährt, sondern muss seitens anspruchsberechtigter Dienstreisender erst mit einem schriftlichen oder elektronischen[1] Antrag auf Reisekostenvergütung nach Beendigung der Dienstreise (vgl. RN 4) geltend gemacht werden.
Reisekostenvergütung kann somit nicht gewährt werden, wenn Dienstreisende keinen Antrag stellen. Eine Verpflichtung Dienstreisender, angefallene Reisekosten (§ 1 Abs. 2) zu beantragen besteht nicht. Die Vorschrift legt nur fest, dass bei fehlender oder nur mündlicher[2] Antragstellung Reisekostenvergütung nicht gewährt wird.
Die Vorschrift des § 2 Abs. 3 BBesG, nach der Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter im Bundesdienst sowie Soldatinnen und Soldaten auf die ihnen gesetzlich zustehende Besoldung weder ganz noch teilweise verzichten können, gilt nicht für die Ansprüche nach dem BRKG.
Sechsmonatsfrist
Ein Antrag auf Reisekostenvergütung ist nur wirksam gestellt, wenn er innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfolgt. Nach Beendigung der Dienstreise bedeutet für den Beginn der Ausschlussfrist, dass diese um 00.00 Uhr des auf die Beendigung der Dienstreise folgenden Tages beginnt.
Für die Berechnung der sechsmonatigen Ausschlussfrist gelten die §§ 187, 188 und 193 BGB, soweit durch § 31 Abs. 3 Satz 1 VwVfG nicht etwas anderes bestimmt ist.
Fällt der aus Absatz 1 Satz 2 sich ergebende erste Tag der Ausschlussfrist z. B. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, so ist dies für die Berechnung des Endes der Ausschlussfrist ohne Bedeutung.
Fällt das Ende der Sechsmonatsfrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Ausschlussfrist nach § 31 Abs. 3 Satz 1 VwVfG erst mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktages.
Endet eine Dienstreise am Samstag um 00.30 Uhr, beginnt die Ausschlussfrist am Sonntag.
Endet die Sechsmonatsfrist an einem Montag, ist die Frist am darauf folgenden Dienstag verwirkt.
Ist der Montag am Ende der Sechsmonatsfrist ein gesetzlicher Feiertag, endet die Frist erst mit Ablauf des Dienstags.
Fällt das Ende der Sechsmonatsfrist ursprünglich auf Karfreitag, endet die Ausschlussfrist mit Ablauf des Dienstags nach Ostern.
Die Ausschlussfrist wurde vom Gesetzgeber von einem Jahr auf sechs Monate verkürzt, um Dienstreisende anzuhalten, den Antrag auf Reisekostenvergütung zeitnäher zur Dienstreise zu stellen. Damit soll bezweckt werden, dass
Dienstreisende die Dienstreise besser und damit zeitsparender nachvollziehen können und
mehr Dienstreisen in der Haushaltsperiode abgerechnet werden, in der sie durchgeführt wurden.
Daneben kann von einer Erleichterung für die abrechnenden Stellen ausgegangen werden, weil in dem verkürzten Antragszeitraum z. B. weniger Tarif- und Preisänderungen zu berücksichtigen sein werden.
Die Ausschlussfrist ist keine Verjährungsfrist. Es steht daher nicht im Ermessen der Behörde, einem erst nach Ablauf der Sechsmonatsfrist gestellten Antrag zu entsprechen. Nach der Rechtsprechung des BVerwG (vgl. Buchholz 238.90 Nr. 18, ZBR 1968 S. 119) und des OVG Münster (vgl. DÖD 1975 S. 42) erlischt der Anspruch bis dahin Berechtigter mit dem Ende der nicht eingehaltenen Ausschlussfrist. Eine Verlängerung der Frist ist mangels ausdrücklicher gesetzlicher Bestimmung nicht möglich. Ein erloschener Anspruch ist begrifflich einer Erfüllung nicht mehr zugänglich. Es kommt daher auch nicht darauf an, ob Bedienstete etwa z. B. infolge Krankheit, in Unkenntnis dieser Regelung oder wegen beruflicher Überlastung nicht in der Lage gewesen sind, die Frist für die Antragstellung einzuhalten. Da die Versäumung dieser Ausschlussfrist das Erlöschen des Anspruchs auf Reisekostenvergütung zur Folge hat, kann nach § 32 Abs. 5 VwVfG auch die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht in Betracht kommen (vgl. BVerwG in Buchholz 238.90 Nr. 90, ZBR 1982, 281, BVerwGE 65, 197).
Die Ausschlussfrist gilt nicht für aufgrund von § 58d Absatz 4 SG[3] von Interessenten an einem freiwilligen Wehrdienst durchgeführte Reisen zur Beratung und Untersuchung. Die Aufwendungen werden lediglich entsprechend § 11 Absatz 2 BRKG erstattet. Für diese Reisen gilt die normale Verjährungsfrist von 3 Jahren.
Haben Dienstreisende einen Abschlag (Tz. 3.1.5 BRKGVwV) als Vorauszahlung auf die zu erwartende Reisekostenvergütung erhalten, macht der Antrag auf Gewährung des Abschlags den nach Absatz 1 Satz 2 erforderlichen schriftlichen oder elektronischen Antrag auf Reisekostenvergütung innerhalb der Ausschlussfrist nicht entbehrlich, vielmehr sind vorab erhaltene Abschläge bei nicht rechtzeitiger Antragstellung zurück zu zahlen.
Sollte ein Abschlag nach versäumter Ausschlussfrist ausnahmsweise nicht abgewickelt sein, richtet sich die Rückforderung bei Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richtern im Bundesdienst sowie bei Soldatinnen und Soldaten aufgrund von § 12 BBesG, bei Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Bundes gemäß Tarifrecht nach den Vorschriften des BGB (§§ 812 ff.) über die Herausgabe einer ungerechtfertigten Bereicherung; wegen näherer Einzelheiten vgl. Gruppe 19.80.
Da zum Zeitpunkt der Abschlagszahlung noch kein wirksamer Anspruch auf Reisekostenvergütung besteht, sollte mit allen Auszahlungen eine umfassende Information der Dienstreisenden erfolgen. Diese könnte folgenden Inhalt haben:
„Die Zahlung ist unverbindlich. Es kann daraus kein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Zahlung abgeleitet werden. Wird die Dienstreise nicht durchgeführt, muss der Abschlag alsbald zurückgezahlt werden. Der Abschlag ist ebenfalls in voller Höhe zurück zu zahlen, wenn nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise die RKV form- und fristgerecht beantragt wird (§ 3 Absatz 1 BRKG). Übersteigt der gewährte Abschlag den nach den Bestimmungen des BRKG zustehenden Betrag, ist die Differenz stets zurück zu zahlen; insoweit kann ein Wegfall der Bereicherung (§ 818 Absatz 3 BGB) nicht wirksam geltend gemacht werden.“
Für die Auszahlung von Abschlägen gelten die Bestimmungen für Zahlstellen und Geldstellen gemäß dem RdSchr. des BMF vom 21.7.2005 – II A 6 – H 2006 – 25/05 – (GMBl S. 936):
„Ich bitte, bare Auftragseinzahlungen und Auftragsauszahlungen über Zahlstellen nur in Ausnahmefällen anzuordnen, da diese Einzahlungen und Auszahlungen grundsätzlich unbar über eine Bundeskasse anzuordnen sind.
der Sockelbetrag einer Geldstelle nur unbar aufzufüllen ist. Sollte die Geldstelle über kein Girokonto bei einem Kreditinstitut verfügen (Rundschreiben vom 4. November 1998 – II A 6 – H 2100 – 10/98 –), kann der Auffüllungsbetrag auch postbar über eine Bundeskasse angeordnet werden. Auch die Auszahlung von Abschlägen z. B. auf Reisekosten oder Trennungsgeld ist grundsätzlich unbar anzuordnen.
der HKR-Vordruck F 23 (Sammelanordnung zur Annahme von Einzahlungen eines Einzahlungspflichtigen, die bei unterschiedlichen Haushaltsstellen oder Objekten zu buchen sind) nicht mehr für die Anordnung von Bareinzahlungen verwendet werden kann. Anstelle dessen sind die HKR-Vordrucke F 22 zu verwenden. Der Vordruck F 23 wird mit der nächsten Änderung der Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiB-MV/TV-HKR) geändert.
Die von mir zugelassenen Ausnahmen für bare Zahlungen über Zahlstellen bleiben bestehen.“
Liegen die Voraussetzungen für einen wirksamen Antrag auf Gewährung der Reisekostenvergütung vor, besteht nach Satz 1 Anspruch auf die dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Ersetzt werden alle durch die Dienstreise bedingten Reisekosten. Dies können nur Kostenarten sein, die in § 1 Absatz 2 aufgeführt sind. Neben bei Dienstreisen unterschiedlich hoch anfallender und abrechenbarer Reisekosten wie z. B. Fahrtauslagen (§§ 4 und 5), höherer Übernachtungskosten (§ 7 Absatz 1 Satz 2) und Nebenkosten (§ 10) werden andere Reisekosten pauschal, allein z. B. abhängig von der Dauer einer Dienstreise (Tagegeld gemäß § 6) oder Übernachtungsgeld bei geringen oder nicht angefallenen Übernachtungskosten (§ 7 Absatz 1 Satz 1) sowie im Fall der Übernachtung in einer in der Nähe des Geschäftsortes gelegenen eigenen Wohnung (§ 11 Absatz 5) gewährt.
Zur Klarstellung welches notwendige Reisekosten im Sinn des Absatzes 1 Satz 1 sind, hat das BMI mit der 2. ÄVwV in Tz. 3.1.1 BRKGVwV bezüglich Telearbeit und mobilem Arbeiten darauf hingewiesen, dass Fahrten zwischen der Dienststätte und dem Ort der Telearbeit oder des mobilen Arbeitens private Fahrten von und zur Arbeit und daher reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig sind; hierbei handelt es sich um dem Grund nach steuerrechtlich berücksichtigungsfähige Fahrten (Entfernungspauschale).
Werden solche Fahrten z. B. an Tagen mit Präsenzpflicht an der Dienststätte mit der Erledigung von auswärtigen Dienstgeschäften – § 2 Absatz 1 Satz 1 – verbunden, sind daher nur die durch die Erledigung des Dienstgeschäftes zusätzlich entstehenden Kosten erstattungsfähig. Bezüglich der Fahrtauslagen – §§ 4 und 5 – und des Tage- und Übernachtungsgeldes – §§ 6 und 7 – bedeutet dies, dass diese nur für die Dauer des Dienstgeschäftes sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt werden; was „zusätzliche Reisezeit“ indes sein könnte, bleibt in der ÄVwV offen.
Notwendige Fahrtauslagen sind danach nur durch die Erledigung des auswärtigen Dienstgeschäftes erforderliche Umwege im Vergleich zu den „üblichen“ Fahrtauslagen zwischen Telearbeitsplatz und Dienststätte ohne ein Dienstgeschäft. Beträgt die übliche Strecke z. B. 300 Kilometer und ist die auf Grund des Dienstgeschäftes zurückgelegte Strecke 340 Kilometer, steht für den „Umweg“ von 40 Kilometern Reisekostenvergütung zu. Im Fall der Benutzung regelmäßiger Beförderungsmittel, ist die Differenz der Kosten für eine entsprechend teurere Fahrkarte berücksichtigungsfähig.
Insoweit entspricht die Beurteilung der nur notwendigen Kosten dem Prinzip des § 13 Absatz 1 Satz 3 „Verbindung von Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen“. Private Fahrten Berechtigter dürfen bei der Reisekostenvergütung nicht berücksichtigt werden.
Zur Festsetzung von Tage- und Übernachtungsgeld ergibt sich aus der Formulierung der geänderten Tz. 3.1.1 BRKGVwV, dass nur die Dauer der Erledigung des Dienstgeschäftes berücksichtigt wird. Für zusätzliche Reisezeiten „übliche“ Fahrzeiten ohne Dienstgeschäfte mit denen bei einer Dienstreise zu vergleichen, stieße auf viele Unwägbarkeiten (Berücksichtigung von Verspätungen regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel, Stauaufkommen bei Benutzung von Kraftfahrzeugen). Außerdem widerspräche eine solche Vorgehensweise dem Prinzip einer schlanken Verwaltung.
Zum Grundsatz des § 3 Absatz 1 Satz 1 stellt das BMI in Abschnitt III. Nr. 2 seines Einführungsrundschreibens[4] heraus, dass die Regelungen des BRKG bedingen, dass bereits bei der Anordnung oder Genehmigung von Dienstreisen Klarstellungen z. B. zum Beförderungsmittel, zur notwendigen Dauer der Dienstreise sowie zur zeitlichen Lage des Dienstgeschäftes zu treffen sind. So soll die grundsätzlich freie Wahl des Beförderungsmittels nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führen. Vorab sollen auch zu benutzende Verkehrsmittel vor dem Hintergrund ggf. erreichbarer Zeitersparnis geprüft und angeordnet werden. Eine von der Anordnung/Genehmigung abweichende Reisedurchführung kann ggf. eine Beschränkung der Reisekostenvergütung zur Folge haben (vgl. Tz. 3.1.1 BRKGVwV).
Fehlt es z. B. an der Anordnung eines Beförderungsmittels, kann eine Beschränkung der Reisekostenvergütung, wenn z. B. ein Kraftwagen benutzt wurde, nicht mehr zum Zuge kommen, auch nicht, wenn z. B. eine Bahnfahrt wirtschaftlicher gewesen wäre. Eine nachträgliche Vergleichsberechnung findet keine Grundlage im BRKG. Würde im gleichen Fall eine Bahnfahrt durchgeführt worden sein, kann auch bei wirtschaftlicherer Durchführungsmöglichkeit mit einem Kraftwagen (z. B. Einsparung von Tage- und Übernachtungsgeld) keine Kostenbegrenzung (Tage- und Übernachtungsgeld, Wegstreckenentschädigung nach § 5 Absatz 1) stattfinden.
Im Rahmen der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise nicht getroffene Festlegungen können nach Wegfall der Kostenvergleichsberechnungen bei der Abrechnung nicht mehr berücksichtigt werden. Die Erstattungskriterien zu benutzten Beförderungsmitteln sind allerdings sowohl für regelmäßig verkehrende (z. B. Bahn und Flugzeug) als auch für Kraftfahrzeuge im Gesetz (§§ 4 und 5 i. V. mit der BRKGVwV) hinreichend definiert. Sie sind so gestaltet, dass unwirtschaftliche Reisekosten nicht entstehen können, sie ermöglichen ohnehin nur eine Erstattung am unteren Kostenlimit und begrenzen höhere Erstattungen (Flug, 1. Wagenklasse, höhere Wegstreckenentschädigung) auf klar festgelegte, zu erfüllende Voraussetzungen (vgl. die Erläuterungen zu §§ 4 und 5). Insoweit kann sich dieser Hinweis nur auf die Auslastung von Beförderungskapazitäten, die von der Behörde vorgehalten und bereitgestellt werden, beziehen. Dies könnte die Ausnutzung vertraglich eingekaufter Sitzplatzkontingente in Flugzeugen oder der Bahn sein oder die Auslastung vorhandener Dienstkraftfahrzeuge (mit Kraftfahrer oder als Selbstfahrerdienstkraftwagen). Eine weitergehende Auslegung des Hinweises würde schleichend zur Rückkehr zu verwaltungsintensiven Vergleichsberechnungen – nur eben im Vorfeld einer Dienstreise – führen und so der gewollten Verfahrensvereinfachung entgegenwirken.
Die Anordnung und Genehmigung soll sich aber auch an den zwar geänderten aber wieder aufgenommenen Zumutbarkeitskriterien (Tz. 3.1.4 BRKGVwV) orientieren. Die bisherigen, z. T. noch aus den Ausführungsbestimmungen zum Reisekostenrecht des Deutschen Reiches aus dem Jahr 1933 abgeleiteten Kriterien wurden vereinfacht. Danach gelten für Beginn und Ende einer Dienstreise über das ganze Jahr einheitliche Zeiten, die sich auch nicht mehr bezüglich der Ankunftszeiten am Geschäfts- oder Wohn-/Dienstort unterscheiden. So sollen Dienstreisen nicht vor 06.00 Uhr beginnen und am Geschäfts- oder Wohn-/Dienstort nicht nach 24.00 Uhr enden. Für den Beginn von Dienstreisen hat so auch die Umstellung von MEZ auf MESZ und umgekehrt Berücksichtigung gefunden. Diese Zeiten bilden keine absolute Festlegung, hiervon kann bei dienstlichen Erfordernissen abgewichen werden, was allerdings nicht die Regel werden darf; die Festlegung würde ansonsten „ad absurdum“ geführt werden.
Gleichzeitig ist auch festzustellen, dass diesen Zeitgrenzen mit dem Wegfall der Kostenvergleichsberechnungen eine wesentlich geringere Bedeutung zukommt als bisher.
Die Zumutbarkeitskriterien sind aber nach wie vor u. a. bei Feststellung eines fiktiven, dienstlich notwendigen Verlaufs von Dienstreisen, die mit privaten Reisen verbunden wurden (§ 13 Absatz 1), zu berücksichtigen.
Nicht nur aus Kostengründen, sondern auch aus der Fürsorgepflicht des Dienstherrn heraus ist wohl zu verstehen, dass Reisezeiten an allgemein arbeitsfreien Tagen vermieden werden sollen. Diese Klarstellung in der BRKGVwV lässt Abweichungen von dem Grundsatz zu, soweit dienstliche Erfordernisse die Inanspruchnahme solcher Tage erfordert. Bei der Planung auswärtiger Dienstgeschäfte ist dies aber allemal zu berücksichtigen, so dass ein Abweichen zumindest einer Begründung seitens der Behörden verlangt.
Aus der in Tz. 3.1.4 BRKGVwV aufgeführten Zeitspanne für den grundsätzlichen Beginn von Dienstreisen – 06.00 Uhr – und dem Grundsatz für die Beendigung von Dienstreisen – bis 24.00 Uhr – kann ein Rückschluss für die täglich zumutbare Dienstreisedauer allerdings insoweit nicht abgeleitet werden, als im Rahmen mehrerer eintägiger Dienstreisen oder sogar bei mehrtägigen Dienstreisen eine tägliche Dauer der Erledigung von Dienstgeschäften auch einschließlich erforderlicher Reisezeiten im regelmäßigen Umfang von 18 Stunden gefordert werden kann.
Vielmehr ist der Sinn und Zweck dieser Zeiten, den Beginn von Dienstgeschäften so zu organisieren, dass ein Verlassen der Wohnung ab sechs Uhr ausreicht und deshalb eine Anreise am Vortag vermieden wird. Ist im Ausnahmefall eine Abreise am Vortag erforderlich und liegt diese auch tatsächlich vor, da ansonsten vor sechs Uhr die Wohnung verlassen werden müsste, handelt es sich um eine notwendige Reisedauer und damit auch um notwendige Kosten bezüglich der Reisekostenvergütung nach Satz 1.
Die Zeitgrenze „bis 24.00 Uhr“ gilt in der Regel für die Beendigung mehrtägiger Dienstreisen. Diese Zeitgrenze beschränkt eine notwendige Dauer der Dienstreise auf den Tag der Beendigung eines Dienstgeschäftes, wenn sie eingehalten werden kann. Ist eine Rückkehr bis 24.00 Uhr nicht möglich, erweitert sich die notwendige Dauer bis zur Rückkehr am folgenden Tag, wenn die Rückreise tatsächlich am nächsten Morgen angetreten wird.
Die Dauer eintägiger Dienstreisen wird von den Zumutbarkeitszeiten insoweit erfasst, als diese für gelegentliche Dienstreisen ebenfalls gilt. Fallen allerdings mehrere eintägige Dienstreisen innerhalb einer Woche an, wird nicht für jede eine Dauer von 18 Stunden abgeleitet werden können.
Diese Grundsätze finden für die fiktive Berechnung einer Reisekostenvergütung gleichermaßen Berücksichtigung, wenn mit Dienstreisen private Reisen verbunden werden, und zwar bezüglich der dienstlich notwendigen Abreise und/oder Ankunft am Wohn-/Dienstort beziehungsweise vom oder am Geschäftsort (vgl. hierzu § 13 Absatz 1).
Eine Übernahme von Kosten Dienstreisender, die nach Art und Umfang vom BRKG abweicht, wird durch Absatz 1 Satz 1 ausgeschlossen, da sie keine Reisekosten i.S. des BRKG darstellen. Gleichzeitig bedeutet der neue Begriff „Reisekosten“ eine Abgrenzung zum im BRKG a. F. verwendeten Begriff „Mehraufwendungen“ (vgl. die amtliche Begründung zu § 3 Absatz 1). Die Änderung im Gesetz macht deutlich, dass die folgenden gesetzlichen Regelungen (ab § 4) zu Art und Umfang der Reisekostenvergütung hinreichend klar definiert sind und daher Anrechnungen ansonsten im Umfeld Dienstreisender ohne diese Dienstreise entstehender Kosten nicht, auch nicht ansatzweise erfolgen dürfen (vgl. RN 67 zu § 2). Im bisherigen Sprachgebrauch unter dem Begriff „häusliche Ersparnis“ subsumierte Kosten sind z. B. bei der pauschalierten Abfindung beim Tagegeld berücksichtigt worden, in dem bei der Höhe des Tagegeldes nicht unterstellt wird, dass dieses die Kosten der gesamten während einer Dienstreise üblichen Mahlzeiten abdeckt. Ein ähnlicher Ansatz ist in der Festsetzung der objektiv nicht kostendeckenden sog. „kleinen Wegstreckenentschädigung“ für die Fälle zu erkennen, in denen zur Durchführung von Dienstreisen eine Kraftfahrzeugbenutzung nicht notwendig ist oder zumindest vom Gesetzgeber nicht für notwendig gehalten wird. Andere gesetzliche Anspruchsregelungen berücksichtigen demgegenüber durchaus Dienstreisende motivierende Ansätze, ansonsten höhere – meist darüber hinaus zu erstattende – Kosten zu vermeiden (vgl. § 7 Absatz 1 Satz 1; § 11 Absatz 5).
Über allen Verfahrensbestimmungen und zu den Arten der Reisekostenvergütung im Gesetz enthaltenen Regelungen steht nach wie vor das Gebot, Reisekostenmittel möglichst wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Dies gilt für die Verwaltung genauso, wie für Dienstreisende selbst. Dieser Grundsatz muss daher sowohl bei der Planung, Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise durch Vorgesetzte als auch bei der Ausführung von Dienstreisen beachtet werden. Seitens Dienstreisender insoweit, als ihnen bei der Gestaltung der Dienstreise ein Spielraum eingeräumt bleibt, Reisemittel also nicht bereits zur Verfügung gestellt werden. Der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise kommt nach der Novellierung des BRKG eine vergleichsweise höhere Bedeutung zu als dies bisher bereits der Fall gewesen ist. Um dem gerecht werden zu können, ist es unerlässlich, die Reisestellen bereits vor der Anordnung oder Genehmigung einzubinden. Das kann aus einem weiteren Grund hilfreich sein, als Bedienstete, die z. B. seltener Dienstreisen durchführen, sich nicht über Gebühr mit der Buchung von Reisemitteln (Fahrkarten, Unterkunft u. v. m.) aufzuhalten brauchen. So lange nicht allen Bediensteten der Zugang zur Buchung im TMS-Portal offen steht, können Rabatte z. B. für Bahnfahrkarten nur in den Reisestellen realisiert werden.
Die Dauer der Dienstreise ist auf die zur Ausführung des Dienstgeschäftes unbedingt notwendige Zeit zu beschränken. Zu frühe Abfahrtszeiten vor Beginn eines Dienstgeschäftes oder/und nicht notwendiger Verbleib am Geschäftsort nach Beendigung des Dienstgeschäftes dürfen sowohl bei der Anordnung und Genehmigung als auch bei der späteren Abrechnung keine Berücksichtigung finden. Sind solche Zeiten dienstlich und damit auch fiskalisch begründet, muss dies aus der Reisekostenrechnung eindeutig ersichtlich sein (z. B. günstigerer Flugpreis, Ermäßigung bei zeitlich früherer oder späterer Zugbenutzung u. ä.). Ansonsten sind die Dienstreisen künftig so abzurechnen wie sie durchgeführt wurden, Kostenvergleiche jedweder Art sind im Rahmen der Abrechnung nicht zulässig, da eine gesetzliche Grundlage hierfür nicht vorhanden ist.
Die Vorgesetzten haben vor einer Dienstreise zu prüfen, ob bei Vorliegen von mehreren Dienstreiseanträgen für das selbe Dienstgeschäft die Teilnehmerzahl beschränkt werden kann, ob die vorgesehene Dauer der Dienstgeschäfte notwendig ist und u. a. auch, ob zur Erledigung eines längeren Dienstgeschäftes mehrtägige Dienstreisen angebracht sind oder die Erledigung ggf. durch mehrere eintägige Dienstreisen besser und kostengünstiger durchgeführt werden kann. Letzteres kann auch der Fall sein, wenn zwischenzeitliche Abstimmungen zu einem besseren Ergebnis auswärtiger Dienstgeschäfte beitragen können.
Absatz 1 Satz 3 eröffnet mit der neuen Regelung, dass die zuständigen Stellen bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung die Vorlage der für die Abrechnung der Reisekosten maßgeblichen Belege verlangen kann, erstmalig die Möglichkeit zur beleglosen Reisekostenabrechnung.
Die Aufnahme dieser neuen Möglichkeit in das BRKG resultiert aus der Überlegung, elektronische Antrags- und Abrechnungsverfahren (sog. Workflow) durch die Rechtsvorschrift zu stützen und nicht durch allzu großen Verwaltungsaufwand zu konterkarieren. Dies wäre der Fall, wenn mit elektronischen Verfahren in allen Fällen parallele z. B. Beleg-Versendungen einhergehen müssten.
Das Recht, Belege beim Dienstreisenden anfordern zu können beinhaltet auch, dass Belege zu allen Reisekostenrechnungen (Anträge auf Gewährung von Reisekostenvergütung) verlangt werden können. Am bisherigen Verfahren der Belegpflicht festzuhalten bietet sich immer dann an, wenn ein Workflow (noch) nicht praktiziert wird, also Reisekostenrechnungen weiterhin in Papierform erfolgen. Ein Grund, in diesen Fällen von der Belegpflicht abzusehen, ist nicht erkennbar. Zudem würde das Festhalten am bisherigen Verfahren Lösungen zur Anforderung von Belegen vorerst erübrigen (vgl. RN 19).
Entscheidungen, ob Abrechnungsverfahren „ohne obligatorisch vorzulegende Belege“ durchgeführt werden, sollte die oberste Dienstbehörde treffen. Soweit das nicht geschieht, liegt die Entscheidung bei der für die Abrechnung zuständigen Behörde. Eine Vorgabe hierzu enthält das Gesetz nicht.
Belege, maßgebliche
Die zuständige Stelle kann die Vorlage der maßgeblichen Belege verlangen. Für eine Reisekostenabrechnung sind alle Belege, die eine Zahlung verursachen, maßgebliche Belege (Tz. 3.1.3 BRKGVwV). Dies sind u. a. Fahrkarten, Flugscheine, Unterkunftsrechnungen, Mietwagenabrechnungen, Taxiquittungen, Eintrittskarten für dienstliche Veranstaltungen, Auszüge aus Bonusprogrammen und auch Tankquittungen, falls die Vorlage festgelegt wird.
Maßgebliche Belege sind gemäß Tz. 3.1.3 Satz 2 BRKGVwV nicht Belege für Ausgaben bis zu 10 € je Tag einer Dienstreise, sofern die oberste Dienstbehörde dies bestimmt hat. Macht die oberste Dienstbehörde von dieser Möglichkeit Gebrauch, gilt für den jeweiligen Geschäftsbereich, dass solche Ausgabebelege auch auf Verlangen nicht vorzulegen sind und Reisekostenvergütung in der beantragten Höhe ohne Nachweis zu gewähren ist.
Mit der ab 1.5.2019 wirksamen 2. ÄVwV zur BRKGVwV gilt die Bagatellregelung grundsätzlich und ist nicht mehr von einer Zustimmung der obersten Dienstbehörde abhängig. Hiermit wurde nunmehr ein bundeseinheitliches Verfahren geschaffen.
Werden zur Abgeltung von Reisekostenvergütung allerdings Drittmittel z. B. im Bereich der Zuwendungsempfänger verwendet, gilt die Bagatellregelung nicht; hier sind alle Kosten auch aufgrund der Vorsteuerabzugsberechtigung vollständig zu belegen
Bis zu 10 € bedeutet, dass es sich bei diesem Betrag nicht um eine Pauschalabfindung handelt, die beantragten Kosten also explizit im Antrag auf Reisekostenvergütung nach Zweck und Höhe aufgeführt werden müssen. Es kann sich auch nur um solche Kosten handeln, die nach den Regelvorschriften des BRKG erstattungsfähig sind und unmittelbar durch das auswärtige Dienstgeschäft veranlasst worden sind. Dadurch, dass diese Bestimmung nicht in § 10 (Sonstige Kosten) sondern in § 3 aufgenommen wurde, umfasst diese Regelung jede Art der Reisekostenvergütung. Sie wird allerdings beim Tagegeld aufgrund der Pauschalabfindung und beim Übernachtungsgeld, das entweder ebenfalls pauschal gewährt wird (§ 7 Abs. 1 Satz 1) oder in Höhe des Nachweises zu erstatten ist (§ 7 Abs. 1 Satz 2), nicht praktisch. Gleiches gilt für Reisekosten, die als Pauschvergütung (§ 9 Abs. 2) zusteht oder Bestandteile der Reisekostenvergütung, für die eine Aufwandsvergütung (§ 9 Abs. 1) festgesetzt wurde. Wird an Tagen der Dienstreise der Betrag in Höhe von 10 € überschritten, sind alle Belege für diesen Tag der Dienstreise maßgebliche Belege, die auch auf Verlangen vorzulegen sind.
Ob diese Regelung auch greift, wenn zwar an einem oder mehreren Tagen einer Dienstreise der Betrag von 10 € überschritten wird, aber nicht im Durchschnitt bezogen auf alle Tage der Dienstreise, lassen die Bestimmungen offen. Sofern die oberste Dienstbehörde von dieser Regelung Gebrauch macht, sollte sie gleichzeitig auch hierzu eine Aussage treffen; ist eine Aussage nicht erfolgt, gilt die 10 €-Grenze für jeden Tag einer Dienstreise gesondert.
Sind entsprechende Kosten nicht nachzuweisen, sind sie zwar der Art nach in der Reisekostenrechnung aufzuführen (z. B. Fahrt zwischen auswärtiger Unterkunft am Geschäftsort und der dortigen Dienststätte), aber nicht zu begründen. Folglich könnten ansonsten nur mit besonderer Begründung erstattungsfähige Aufwendungen (z. B. Taxibenutzung, Parkgebühren) hiernach unter Umgehung dieser Begründung erstattet werden. Das BMI hat daher in Abschnitt II. Nr. 2 seines Einführungsrundschreibens[5] ausgeführt, dass ansonsten erforderliche Begründungen auch bei Beträgen bis zu 10 € nicht entfallen können.
Die im Gesetz eröffnete Möglichkeit des generellen Verzichts auf die Vorlage der Kostenbelege erfolgte zugunsten einer einfachen, zunehmend elektronischen Reisekostenabrechnung. Um dem Missbrauch durch falsche Angaben vorzubeugen, sollen aber Belege in einer bisher nicht festgelegten Zahl von Abrechnungen von Dienstreisenden angefordert werden (Visaprüfung). Dienstreisenden soll gegenwärtig sein, dass ihre Belege jederzeit angefordert werden könnten.
Die gesetzliche Regelung lässt auch zu, z. B. im Vorfeld von Prüfungen des Bundesrechnungshofes, alle Belege für einen zu prüfenden Zeitraum anzufordern. Das stünde auch nicht im Widerstreit zur gewollten Verwaltungsvereinfachung, weil hiervon regelmäßig nur wenige Dienststellen betroffen sind. Allerdings können Belege nur nach Maßgabe des § 3 Abs. 1 Satz 3 angefordert werden.
Die Frist von sechs Monaten zur Anforderung der maßgeblichen Belege ist unabhängig von der Ausschlussfrist nach Satz 2. Diese Frist beginnt am Tag nach der erfolgten Antragstellung. Beantragen Dienstreisende z. B. am letzten Tag der Ausschlussfrist Reisekostenvergütung, hat die zuständige Stelle weitere sechs Monate Zeit (Dienstreise liegt dann ein Jahr zurück), die Belege vom Dienstreisenden anzufordern. Damit verbunden ist auch, dass Dienstreisende die maßgeblichen Belege auch entsprechend lange vorhalten müssen.
Wurden Belege von der zuständigen Stelle angefordert, müssen Bedienstete dieser Anforderung innerhalb von drei Monaten nachkommen. Diese neuerliche Frist beginnt am Tag, nach dem Bediensteten die Anforderung zugegangen ist.
Werden Belege auf Anforderung insgesamt oder teilweise nicht vorgelegt, kann der Vergütungsantrag insoweit abgelehnt werden. Tz. 3.1.2 BRKGVwV stellt aber fest, dass Dienstreisende in diesen Fällen Kosten für zur Verfügung gestellte Reisemittel – Fahr-/Flugscheine, von der Dienststelle vorausbezahlte Unterkünfte – nicht zurück erstatten müssen, wenn diese Leistungen im Rahmen der Erledigung des Dienstgeschäftes in Anspruch genommen worden sind; insoweit bestünde auch bei vorhandenen Belegen kein Anspruch auf Reisekostenvergütung (z. B. § 4 Abs. 2 Satz 2, § 5 Abs. 4, § 6 Abs. 2, § 7 Abs. 2).
Die Möglichkeit, Abschlagszahlungen auf zu erwartende Reisekostenvergütung zu gewähren hat das BMI in Tz. 3.1.5 BRKGVwV neu festgelegt. Danach sollen Abschläge grundsätzlich nur noch gewährt werden, wenn Dienstreisende voraussichtlich Reisekosten in Höhe von mehr als 200 € vorstrecken müssten. Auf Verlangen bedeutet, dass Abschläge beantragt werden müssen, hierzu genügt eine entsprechende Angabe im Dienstreiseantrag.
Diese restriktivere Handhabung scheint vor dem Hintergrund gerechtfertigt zu sein, dass Bundesbediensteten im Rahmen des TMS die Möglichkeit eröffnet wird, eine beitragsfreie Kreditkarte auf der Grundlage eines dienstlichen Vertrages (Corporate Card) zu beantragen. Der mit einem Kreditkartenunternehmen abgeschlossene Vertrag beinhaltet, dass in einem Monat in Anspruch genommene Beträge zwar Anfang des Folgemonats in Rechnung gestellt werden, die Abbuchung aber erst 28 Tage nach Rechnungsstellung erfolgt. Mit der Kreditkarte geleistete Reisekosten sind bei rechtzeitiger Antragstellung bis zur Belastung des Kontos in der Regel erstattet; eine Vorleistung Dienstreisender wird damit nicht mehr erforderlich. Daher beinhaltet Tz. 3.1.5 BRKGVwV ergänzend auch, dass beim Vorhandensein einer aufgrund dienstlicher Vereinbarung erworbenen Kreditkarte keine Abschläge gewährt werden sollen.
Das Ziel, Abschläge gänzlich zu vermeiden erfolgte auch aus Gründen organisatorischer Veränderungen in den Dienststellen, in denen früher eingerichtete Zahlstellen in den letzten Jahren aufgelöst wurden. Bis dahin bar ausgezahlte Abschläge könnten nur unbar über die Bundeskasse erfolgen. Unbar angewiesene Abschläge würden terminlich für einen großen Teil durchzuführender/durchgeführter Dienstreisen an der ursprünglichen Zweckbestimmung vorbeilaufen.
Die oberste Dienstbehörde kann in besonderen Fällen einen geringeren Betrag als 200 € festsetzen. Da diese Befugnis nur der obersten Bundesbehörde zusteht, wird deutlich, dass diese Ausnahmeregelung Einzelfallentscheidungen nicht zulässt. Denkbar wäre in diesem Zusammenhang, einen niedrigeren Betrag, z. B. für gering verdienende Bedienstete oder für Fälle häufiger eintägiger Dienstreisen in kurzen Zeitabständen festzusetzen. Nur dann würden für einen definierten Personenkreis oder bestimmbare Dienstreisetätigkeit besondere Fälle im Sinne der BRKGVwV gegeben sein[6].
Vgl. RN 45 zu § 2.
(2) Personen, die nach der Beratung Interesse an einem freiwilligen Wehrdienst nach § 58b bekunden, werden auf ihre Dienstfähigkeit und auf ihre Eignung nach § 37 Absatz 1 Nummer 3 untersucht, sofern sie in die Untersuchungen schriftlich oder elektronisch eingewilligt haben. Das Ergebnis der Untersuchungen wird ihnen schriftlich oder elektronisch mitgeteilt.
In Nr. 4 der Vorbemerkungen.
Mit Erlass vom 12.7.2006 – PSZ III 7 – Az 21-01-01 hat das BMVg für seinen Geschäftsbereich die Obergrenze auf 50 € reduziert.

References: § 3
 § 2
 § 31
 § 31
 § 32
 § 58
 § 11
 § 12
 § 1
 § 6
 § 2
 § 13
 § 3
 § 5
 § 13
 § 3
 § 4
 § 2
 § 7
 § 11
 § 10
 § 3
 § 3
 § 4
 § 5
 § 6
 § 7
 § 2
 § 58
 § 37