Source: https://www.durbal.de/fn/datenschutzleitlinie/
Timestamp: 2020-01-26 20:46:21+00:00

Document:
DURBAL Metallwarenfabrik GmbH verpflichtet sich im Rahmen Ihrer gesellschaftlichen
Verantwortung zur Einhaltung von Datenschutzrechten. Diese Datenschutzleitlinie gilt für DURBAL Metallwarenfabrik GmbH in Bezug auf die Grundprinzipien zum Datenschutz. Die Wahrung des
Datenschutzes ist eine Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen und DURBAL Metallwarenfabrik GmbH als Arbeitgeber.
Die Datenschutzleitlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen für die Datenübermittlungen zwischen DURBAL Metallwarenfabrik GmbH, Lieferanten und Kunden, sowie sonstigen Geschäftspartnern. Sie gewährleistet das von der Europäischen Datenschutzleitlinie und den nationalen Gesetzen verlangte angemessene Datenschutzniveau.
Diese Datenschutzleitlinie gilt für DURBAL Metallwarenfabrik GmbH. Die Datenschutzleitlinie
erstreckt sich auf sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten. Anonymisierte Daten, z.B. für statistische Auswertungen oder Untersuchungen, unterliegen nicht dieser Datenschutzleitlinie. Die aktuellste Version der Datenschutzleitlinie kann unter den Datenschutzhinweisen auf der Internetseite der DURBAL Metallwarenfabrik GmbH www.durbal.de abgerufen werden.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen
gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise erhoben und verarbeitet werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich für die Zwecke verfolgen, die vor der
Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.
Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind
personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss
der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:
Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang
diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen.
Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert
werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.
Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Wenn im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen dieser Daten bestehen, müssen die Daten gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt und durch DURBAL Metallwarenfabrik GmbH geprüft werden konnte.
Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen
Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass
nicht zutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände vorliegt. Ein solcher Erlaubnistatbestand ist auch dann erforderlich, wenn der Zweck für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten gegenüber der ursprünglichen Zweckbestimmung
Kundenbindungs- oder Werbemaßnahmen bedürfen zusätzlicher rechtlicher Voraussetzungen. Die
Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Werbung ist zulässig, sofern sich dies mit dem Zweck, für den die Daten ursprünglich erhoben wurden, vereinbaren lässt. Der Betroffene ist über die Verwendung seiner Daten für Zwecke der Werbung zu informieren. Sofern Daten ausschließlich für Werbezwecke erhoben werden, ist deren Angabe durch den Betroffenen freiwillig. Der Betroffene soll über die Freiwilligkeit der Angabe von Daten für diese Zwecke informiert werden. Im Rahmen der Kommunikation mit dem Betroffenen soll eine Einwilligung des Betroffenen in die Verarbeitung seiner Daten zu Werbezwecken eingeholt werden. Der Betroffene soll im Rahmen der Einwilligung zwischen den verfügbaren Kontaktkanälen wie elektronische Post und Telefon wählen können (s. u. c) Einwilligung).
Eine Datenverarbeitung kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Vor der
Einwilligung muss der Betroffene gemäß IV.3. dieser Datenschutzleitlinie informiert werden. Die
Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umständen, z.B. bei telefonischer Beratung, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss dokumentiert werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines
berechtigten Interesses von DURBAL Metallwarenfabrik GmbH erforderlich ist.
Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (z.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder
wirtschaftliche (z.B. Vermeidung von Vertragsstörungen) Tatbestände. Eine Verarbeitung
personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im
Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.
Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten darf nur erfolgen, wenn dies
gesetzlich erforderlich ist oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat. Die Verarbeitung dieser Daten ist auch dann zulässig, wenn sie zwingend notwendig ist, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Beauftragte für den Datenschutz im Vorfeld zu informieren.
Wenn auf Webseiten oder in Apps personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die Betroffenen hierüber in Datenschutzhinweisen und ggf. Cookie-Hinweisen zu informieren. Die Datenschutzhinweise und ggf. Cookie-Hinweise sind so zu integrieren, dass diese für die Betroffenen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind. Werden zur Auswertung des Nutzungsverhaltens von Webseiten und Apps Nutzungsprofile erstellt (Tracking), so müssen die Betroffenen darüber in jedem Fall in den Datenschutzhinweisen informiert werden. Ein personenbezogenes Tracking darf nur erfolgen, wenn das nationale Recht dies zulässt oder der Betroffene eingewilligt hat.
Erfolgt das Tracking unter einem Pseudonym, so soll dem Betroffenen in den Datenschutzhinweisen eine Widerspruchsmöglichkeit eröffnet werden (Opt-out). Werden bei Webseiten oder Apps in einem registrierungspflichtigen Bereich Zugriffe auf personenbezogene Daten ermöglicht, so sind die
Identifizierung und Authentifizierung der Betroffenen so zu gestalten, dass ein für den jeweiligen Zugriff angemessener Schutz erreicht wird.
Für das Arbeitsverhältnis dürfen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Bei der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeitet werden. Nach Ablehnung sind die Daten des Bewerbers unter Berücksichtigung beweisrechtlicher Fristen zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat in eine weitere Speicherung für einen späteren Auswahlprozess eingewilligt. Eine Einwilligung ist auch für eine Verwendung der Daten für weitere Bewerbungsverfahren erforderlich. Dies betrifft wechselseitige Weitergaben von Bewerbungen an die DURBAL Metallwarenfabrik GmbH. Im bestehenden Arbeitsverhältnis muss die Datenverarbeitung immer auf den Zweck des Arbeitsvertrages bezogen sein, sofern nicht einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände für die Datenverarbeitung eingreift.
Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten ist auch dann zulässig, wenn staatliche
Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften. Besteht ein gesetzlicher Handlungsspielraum, müssen die schutzwürdigen Interessen des Mitarbeiters berücksichtigt werden.
Einwilligungserklärungen müssen freiwillig abgegeben werden. Unfreiwillige Einwilligungen sind
unwirksam. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Erlauben die Umstände dies ausnahmsweise nicht, kann die Einwilligung mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss in jedem Fall ordnungsgemäß dokumentiert werden. Bei einer informierten freiwilligen Angabe von Daten durch den Betroffenen kann eine Einwilligung angenommen werden, wenn nationales Recht keine explizite Einwilligung vorschreib. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß IV.3. dieser Datenschutzleitlinie informiert werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses von DURBAL Metallwarenfabrik GmbH erforderlich ist.
Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtlich (z.B. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche) oder wirtschaftlich (z.B. Bewertung von Mitarbeitern) begründet.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Mitarbeiters das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Das Vorliegen schutzwürdiger Interessen ist für jede Verarbeitung zu prüfen.
Kontrollmaßnahmen, die eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten erfordern, dürfen nur durchgeführt werden, wenn dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein begründeter Anlass gegeben ist. Auch bei Vorliegen eines begründeten Anlasses muss die Verhältnismäßigkeit der Kontrollmaßnahme geprüft werden. Die berechtigten Interessen des Unternehmens an der Durchführung der Kontrollmaßnahme (z.B. Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Regeln) müssen gegen ein mögliches schutzwürdiges Interesse des von der Maßnahme betroffenen Mitarbeiters am Ausschluss der Maßnahme abgewogen werden und dürfen nur durchgeführt werden, wenn sie angemessen sind. Das berechtigte Interesse des Unternehmens und die möglichen schutzwürdigen Interessen der Mitarbeiter müssen vor jeder Maßnahme festgestellt und dokumentiert werden. Zudem müssen ggf. nach staatlichem Recht bestehende weitere Anforderungen (z.B. und Informationsrechte der Betroffenen) berücksichtigt werden.
Besonders schutzwürdige personenbezogene Daten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen
verarbeitet werden. Besonders schutzwürdige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über
Gewerkschaftszugehörigkeiten oder über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen. Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzwürdig eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen, häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden. Die Verarbeitung muss aufgrund staatlichen Rechts ausdrücklich erlaubt oder vorgeschrieben sein. Zusätzlich kann eine Verarbeitung erlaubt sein, wenn sie notwendig ist, damit die verantwortliche Stelle ihren Rechten und Pflichten auf dem Gebiet des Arbeitsrechts nachkommen kann. Der Mitarbeiter kann freiwillig auch ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligen. Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Datenschutzbeauftragte im Vorfeld zu informieren.
Telefonanlagen, E-Mail-Adressen, Intranet und Internet sowie interne soziale Netzwerke werden in erster Linie im Rahmen der betrieblichen Aufgabenstellung durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt. Sie sind Arbeitsmittel und Unternehmensressource. Sie dürfen im Rahmen der jeweils geltenden Rechtsvorschriften und der unternehmensinternen Richtlinien genutzt werden. Im hier vorliegenden Fall der erlaubten Nutzung zu privaten Zwecken sind das Fernmeldegeheimnis und das jeweils nationale geltende Telekommunikationsrecht zu beachten, soweit diese Anwendung finden.
Eine generelle Überwachung der Telefon- und E-Mail-Kommunikation bzw. der Internet-Nutzung findet nicht statt. Zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Infrastruktur können Schutzmaßnahmen implementiert werden, die schadhafte Inhalte blockieren.
Aus Gründen der Sicherheit kann die Nutzung der Telefonanlagen, der E-Mail-Adressen, des Internets
zeitlich befristet protokolliert werden. Personenbezogene Auswertungen dieser Daten dürfen nur bei einem konkreten begründeten Verdacht eines Verstoßes gegen Gesetze oder Richtlinien von DURBAL Metallwarenfabrik GmbH erfolgen. Diese Kontrollen dürfen nur durch ermittelnde Bereiche unter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips und durch Kontrolle des Datenschutzbeauftragten erfolgen. Die jeweiligen nationalen Gesetze sind zu beachten.
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens DURBAL Metallwarenfabrik GmbH oder an Empfänger innerhalb des Unternehmens unterliegt den
Zulässigkeitsvoraussetzungen der Verarbeitung personenbezogener Daten unter Abschnitt V. Der Empfänger der Daten muss darauf verpflichtet werden, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden.
Im Falle einer Datenübermittlung von Dritten an das Unternehmen DURBAL Metallwarenfabrik
GmbH muss sichergestellt sein, dass die Daten für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden dürfen.
Eine Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. In diesen Fällen ist mit externen Auftragnehmern eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen. Dabei behält das beauftragende Unternehmen die Verantwortung für die korrekte Durchführung der Datenverarbeitung.
1. Der Auftragnehmer ist nach seiner Eignung zur Gewährleistung der erforderlichen technischen und
organisatorischen Schutzmaßnahmen auszuwählen. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen.
2. Der Auftrag ist in Textform zu erteilen. Dabei sind die Weisungen zur Datenverarbeitung und die
Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers zu dokumentieren.
4. Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der Pflichten des
Auftragnehmers überzeugen. Die Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit kann ein
Auftragnehmer insbesondere durch Vorlage einer geeigneten Zertifizierung nachweisen. Je nach Risiko der Datenverarbeitung ist die Kontrolle gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit regelmäßig zu wiederholen.
6. Art. 27 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zur Bestellung eines „Repräsentanten“ trifft auch den
7. Art. 30 Abs. 2 DSGVO: Der Auftragsverarbeiter ist zur Führung von Verfahrensverzeichnissen
8. Art. 31 DSGVO: Die Pflicht zur Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsicht trifft auch den
9. Art. 32 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen der
Datensicherheit gilt auch für den Auftragsverarbeiter.
11. Art. 44 DSGVO: Die Beschränkungen für den Datentransfer in Drittländer sind auch vom
Auftragsverarbeiter zu beachten.
h) Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und auf
ersonenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis. Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Mitarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Mitarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein. Es gilt das Need-to-know-Prinzip: Mitarbeiter dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn und soweit dies für ihre jeweiligen Aufgaben
erforderlich ist. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten sowie deren Umsetzung und Pflege im Rahmen von Berechtigungskonzepten.
Personenbezogene Daten sind jederzeit gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie gegen Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung elektronisch oder in Papierform erfolgt. Vor Einführung neuer Verfahren der Datenverarbeitung, insbesondere neuer ITSysteme, sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten festzulegen und umzusetzen. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken
und dem Schutzbedarf der Daten zu orientieren. Der verantwortliche Fachbereich kann dazu insbesondere seinen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind Teil des Informationssicherheits-managements und müssen kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst werden.
Die Ergebnisse der Datenschutzkontrollen sind dem Datenschutzbeauftragten mitzuteilen. Die Geschäftsführung ist über wesentliche Ergebnisse zu informieren. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde kann im Rahmen der ihr nach staatlichem Recht zustehenden Befugnisse auch eigene Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften dieser Leitlinie
sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht
Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Datenverarbeitung. Damit ist sie verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzleitlinie enthaltenen Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden (z.B. nationale Meldepflichten). Es ist eine Managementaufgabe der Führungskraft, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes
sicherzustellen. Die Umsetzung dieser Vorgaben liegt in der Verantwortung der zuständigen Mitarbeiter. Bei Datenschutzkontrollen durch Behörden ist der Datenschutzbeauftragte umgehend zu informieren.
Die Geschäftsführung ist verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten in seiner Tätigkeit zu unterstützen. Die für Geschäftsprozesse und Projekte fachlich Verantwortlichen müssen den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über neue Verarbeitungen personenbezogener Daten informieren. Bei Datenverarbeitungsvorhaben, aus denen sich besondere Risiken für Persönlichkeitsrechte der Betroffenen ergeben können, ist der Datenschutzbeauftragte schon vor Beginn der Verarbeitung zu beteiligen. Dies gilt insbesondere für besonders schutzwürdige personenbezogene Daten. Die Führungskräfte müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im erforderlichen Umfang zum Datenschutz geschult werden. Eine missbräuchliche Verarbeitung personenbezogener Daten oder andere Verstöße gegen das Datenschutzrecht werden in vielen Staaten auch strafrechtlich verfolgt und können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Zuwiderhandlungen, für die einzelne Mitarbeiter verantwortlich sind, können zu arbeitsrechtlichen
Sanktionen führen.
Der Datenschutzbeauftragte als internes, fachlich weisungsunabhängiges Organ wirkt auf die Einhaltung der nationalen und internationalen Datenschutzvorschriften hin. Er ist verantwortlich für die Richtlinien zum Datenschutz und überwacht deren Einhaltung. Der Datenschutzbeauftragte wurde von der Geschäftsführung DURBAL Metallwarenfabrik GmbH bestellt.
Tel.: +49 7941 946035
Fax: +49 7941 946089
Matthias.Hayn(at)Durbal.de

References: Art. 28
 Art. 5
 Art. 27
 Art. 30
 Art. 31
 Art. 32
 Art. 44