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Timestamp: 2019-11-12 04:39:13+00:00

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Archivsatzung der Großen Kreisstadt Auerbach/Vogtland
Der Stadtrat Auerbach hat auf Grund von
§ 13 Abs 3 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen (SächsArchG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449), zuletzt geändert am 5. Mai 2004 (SächsGVBl. S. 148), § 04 Abs. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (SächsGemO) vom 21. April 1993 (SächsGVBl. S. 301), zuletzt geändert am 26. Juni 2009 (SächsGVBl. S. 323, 325)
am 16.11.2009 folgende Archivsatzung beschlossen:
§ 3 Aufgaben und Stellung des Archivs
§ 4 Anbietung und Übernahme von Archivgut
Abschnitt III - Benutzung des Archivs
§ 7 Direktbenutzung im Archiv
§ 10 Schutzfristen von Archivgut
§ 11 Benutzung von Archivgut privater Herkunft in Verwaltung des Stadtarchivs
§ 13 Reproduktion und Edition
Abschnitt IV - Schlussbestimmungen
§ 15 Haftung § 16 Ordnungswidrigkeiten § 17 Inkrafttreten
Abschnitt I - Grundsätze
Durch diese Satzung wird die Archivierung von Unterlagen im Stadtarchiv sowie die Benutzung der Bestände des Stadtarchivs geregelt.
Das Stadtarchiv kann bei Vorliegen eines öffentlichen Interesses auch zur Beratung und Betreuung nichtkommunaler Archive herangezogen werden.
Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen mit den zu ihrer Nutzung notwendigen Hilfsmitteln. Zum Archivgut zählt auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv ergänzend gesammelt wird.
Unterlagen sind insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Bilder, Filme, Tonbänder, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.
Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtssprechung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen der Dritter zukommt.
Archivierung beinhaltet das Erfassen, Übernahmen, Bewerten, Verwahren und Erhalten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut.
§ 3 - Aufgaben und Stellung des Archivs
Die Stadt Auerbach unterhält ein Stadtarchiv.
Das Stadtarchiv ist der Fachbereich für sämtliche Fragen des städtischen Archivwesens und damit zusammenhängender Fragen der Heimat- und Regionalgeschichte, insbesondere der Geschichte der Stadt Auerbach, ihrer Ortsteile und Ortschaften.
Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischen Organe, Ämter, Einrichtungen sowie der unter Verwaltung der Stadt Auerbach stehenden Betriebe, Stiftungen, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts nach Maßgabe dieser Satzung zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Stadt Auerbach und der Funktionsträger der in Satz 1 genannten Stellen sowie aus der Zeit von 8. Mai 1945 bis zum 2. Oktober 1990 auf das Archivgut der ehemaligen staatlichen und wirtschaftsleitenden Organe, der Kombinate, Betriebe, Genossenschaften und Einrichtungen, soweit dieses vom Archiv übernommen ist. Dies gilt auch für Archivgut der Parteien, gesellschaftlichen Organisationen und juristischen Personen.
Das Archiv kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen archivieren. Es gilt diese Archivsatzung, soweit keine anderweitige Vereinbarung oder Rechtsvorschriften dem entgegenstehen.
Das Archiv kann unter Wahrung des Eigentums von anderen als den in § 3 Abs. 3 und 4 dieser Satzung genannten Stellen oder Personen Archivgut aufgrund von besonderen Rechtsvorschriften, schriftlichen Verträgen oder letztwilligen Verfügungen übernehmen. Dies gilt insbesondere für Zweckverbände und juristische Personen des bürgerlichen Rechts, an denen die Stadt beteiligt ist. Für diese Unterlagen gilt diese Archivsatzung, soweit keine Rechtsvorschriften, anderweitigen Vereinbarungen oder letztwillige Verfügungen dem entgegenstehen. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr gegen das Stadtarchiv.
Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über sämtliches dort verwahrtes Archivgut und ist für dessen Archivierung nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen verantwortlich. Das Verfügungsrecht hinsichtlich des von anderen Anbietern und Stellen übernommenen Archivguts richtet sich nach den getroffenen Vereinbarungen. Das Archiv ist befugt, Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen und dauernd aufzubewahren. Das Archivgut ist nachhaltig vor Schäden, Verlust, Vernichtung und unbefugter Nutzung zu schützen. Archivgut ist Bestandteil des Landeskulturgutes; seine Veräußerung ist verboten.
Für die Behandlung von Rechtsansprüchen Betroffener ist § 6 SächsArchG entsprechend anzuwenden.
Das Archiv unterhält und erweitert neben einer Präsenzbibliothek insbesondere Sammlungen, wie lokale Zeitungen, Fotos, Ansichtskarten, Filme, Karten, Pläne, Risse, Plakate, Chroniken, Jubiläumsschriften, Programme von Betrieben, Institutionen, Parteien, Organisationen, Verbänden und Vereinen, amtlichen Druckschriften sowie Zusammenstellungen zur Stadtgeschichte im weitesten Sinne.
Das Archiv betreibt und fördert die Erforschung der Heimat- und Regionalgeschichte.
§ 4 - Anbietung und Übernahme von Archivgut
Die in § 3 dieser Satzung genannten Stellen haben regelmäßig, mindestens aller 2 Jahre, zu prüfen, welches Schriftgut für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt wird. Dieses Schriftgut ist entsprechend der Registraturordnung der Stadt Auerbach dem Verwaltungsarchiv anzubieten und von diesem entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen zu verwahren. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf digitale Daten sowie Unterlagen, die dem Datenschutz und dem Geheimnisschutz unterliegen, soweit Rechtsvorschriften nichts Anderes bestimmen. Schriftgut von bleibendem Wert (Archivgut) ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch das Verwaltungsarchiv dem Historischen Archiv zu übergeben.
Zur Anbietung sind auch alle Stellen und Personen verpflichtet, die die tatsächliche Verfügungsgewalt über die Unterlagen der in § 3 Abs. 3 dieser Satzung genannten Stellen besitzen. Die Unterlagen sind unverzüglich anzubieten und auf Anforderung des Verwaltungsarchivs herauszugeben.
Die in § 3 Abs. 3 dieser Satzung genannten Stellen sind verpflichtet, die von ihnen herausgegebenen Druckschriften unmittelbar nach Erscheinen in zwei Exemplaren an das Archiv abzugeben.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Verwaltungsarchiv entscheidet das Archiv im Benehmen mit der anbietenden Stelle innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Nach Ablauf dieser Frist entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung.
Wird die Archivwürdigkeit bejaht, hat das Archiv die Unterlagen anhand von Ablieferungsverzeichnissen, welche vom Verwaltungsarchiv als anbietende Stelle zu fertigen sind, zu übernehmen. Wird die Archivwürdigkeit verneint, kann das Verwaltungsarchiv die Unterlagen vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange der Betroffenen entgegenstehen. Über die Vernichtung ist ein dauerhaft aufzubewahrender Nachweis zu führen.
Das Archiv kann Archivgut bereits vor Ablauf der für die abgebende Stelle jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist übernehmen, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen (Auftragsarchivierung). Die durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen werden auch durch Aufbewahrung im Archiv eingehalten.
Das Archiv hat nach der Übernahme ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Belange Betroffener zu berücksichtigen; insbesondere hat es bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten bei der Erfüllung seiner Aufgaben die Vorschriften über die Verarbeitung und Sicherung dieser Unterlagen zu beachten, die für die abgebende Stelle gelten.
Soweit es sich bei massenhaft gleichförmigen Unterlagen um Archivgut handelt, sind vor der Übergabe zwischen dem Archiv und der anbietenden Stelle Art und Umfang der zu übernehmenden Unterlagen einvernehmlich festzulegen. Bei maschinell lesbaren Datenträgern ist zusätzlich die Form der Datenüber- mittlung zu vereinbaren. Sie hat den allgemein anerkannten Regeln der Technik zu entsprechen.
Das Archiv ist berechtigt, Archivgut als Depositum unter Wahrung des Eigentums des jeweiligen Anbieters zu übernehmen. Zwischen dem Eigentümer und dem Archiv ist ein Depositalvertrag abzuschließen. Das Archiv ist nicht zur Übernahme verpflichtet. Depositalgut unterliegt den gleichen Bestimmungen wie das öffentliche Archivgut, sofern nicht durch Depositalvertrag etwas anderes bestimmt wird.
Abschnitt III - Benutzung des Archivgutes
Jedermann, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Satzung das Archivgut des Archivs benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes oder sonstigen Berechtigungen nichts anderes ergibt. Zur Benutzung des Archivgutes ist eine Benutzungserlaubnis erforderlich, die vom Archiv auf schriftlichen Antrag (gemäß § 6) erteilt wird.
Als Benutzung des Archivgutes gelten:
b) Einsichtnahme in die Findbücher und sonstige Findhilfsmittel
c) Einsichtnahme in Archivgut.
Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn
d) der Erhaltungszustand des Archivgutes entgegensteht,
e) ein nicht vertretbarer Arbeitsaufwand entstehen würde oder
f) Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.
Die Benutzung kann aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) Grund zur Annahme besteht, dass das Wohl der Stadt Auerbach gefährdet würde,
Die Benutzungsgenehmigung für das Archiv kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Befristungen) versehen, eingeschränkt, versagt, widerrufen oder zurückgezogen werden, insbesondere wenn
b) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
Der Benutzer ist verpflichtet, von einem Werk, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs Auerbach verfasst oder erstellt hat, nach Fertigstellung dem Archiv, unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.
§ 6 - Benutzungsantrag
Der Benutzungsantrag ist schriftlich beim Archiv einzureichen und muss folgende Angaben enthalten:
- Thematik und Zweck der Archivbenutzung
Minderjährige bedürfen zur Stellung des Benutzungsantrages der schriftlichen Zustimmungserklärung eines gesetzlichen Vertreters.
Die Benutzungserlaubnis ist auf andere Personen nicht übertragbar und gilt nur für das angegebene Arbeitsthema sowie für das laufende Kalenderjahr.
Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen.
Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.
§ 7 - Direktbenutzung im Archiv
Die Benutzung erfolgt unter Aufsicht des Archivpersonals durch die Einsichtnahme in Findhilfsmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dazu vorgesehenen Räumen des Archivs. Das Betreten der Magazine durch Benutzer ist untersagt.
Die Benutzer haben sich mit Datum und Namen in das in der Archivalie befindliche Benutzerblatt einzutragen.
Die Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass kein anderer behindert oder belästigt wird. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Kameras, Taschen, Mappen und dergleichen dürfen in den Benutzerrraum nicht mitgenommen werden.
Sämtliches für die Benutzung vorgelegtes Archivgut ist vom Benutzer sorgfältig zu behandeln. Veränderungen der inneren Ordnung, Radieren, Schneiden, Durchpausen oder andere zustandsbeeinflussende Tätigkeiten sind untersagt. Nach Beendigung der Benutzung ist das Archivgut in ordnungsgemäßem Zustand zurückzugeben.
Werden durch den Benutzer Schäden am Archivgut festgestellt, sind diese dem Archivpersonal unverzüglich anzuzeigen.
§ 8 - Versenden von Archivgut
Auf die Versendung von Archivgut besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Verwendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
§ 9 - Auskunftserteilung
Auskünfte werden im Regelfall nur schriftlich auf schriftliche Anfrage erteilt.
Auskünfte erstrecken sich vor allem auf Hinweise zu Art, Umfang und Zustand der benötigten Archivalien. Ein Anspruch auf Bearbeitung von darüber hinausgehenden Anfragen besteht nicht, soweit nicht Rechte Betroffener im Sinne von § 3 Abs. 7 dieser Satzung in Verbindung mit § 6 Abs. 3 SächsArchG berührt sind.
§ 10 - Schutzfristen für Archivgut
Das Archivgut wird im Regelfall dreißig (30) Jahre nach Entstehen der Unterlagen für die Benutzung freigegeben.
Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dürfen erst sechzig (60) Jahre nach ihrer Entstehung benutzt werden.
Unbeschadet der allgemeinen Schutzfristen dürfen Akten und Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen (personenbezogenes Archivgut), erst zehn (10) Jahre nach dem Tod der betroffenen Person durch Dritte benutzt werden. Ist der Tod nicht feststellbar, endet die Schutzfrist hundert (100) Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.
Die Schutzfrist nach Absätzen 1, 2 und 3 gelten nicht für Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt war.
Die Schutzfrist gemäß Absatz 1 und 2 gelten nicht für Archivgut der ehemaligen staatlichen und wirtschaftsleitenden Organe, der Kombinate, Betriebe, Genossenschaften und Einrichtungen aus der Zeit vom 8. Mai 1945 bis zum 2. Oktober 1990. Dies gilt auch für Archivgut der Parteien, gesellschaftlichen Organisationen und juristischen Personen.
Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sind keine betroffenen Personen im Sinne des Absatzes 3. Entsprechendes gilt für Mitarbeiter der in in Absatz 5 genannten Stellen.
Die in Abs. 1 bis 3 festgelegten Schutzfristen gelten auch bei der Benutzung durch öffentliche Stellen. Für die abgebenden öffentlichen Stellen gelten die Schutzfristen der Abs. 1 und 3 nur für Unterlagen, die bei ihnen aufgrund besonderer Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.
Die festgelegten Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsvorhaben erfolgt und schutzwürdige Belange der betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden und das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt. Soweit der Forschungszweck dies zulässt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen.
Eine Benutzung personenbezogenen Archivgutes ist unabhängig von den in Absatz 3 genannten Schutzfristen auch zulässig, wenn die Person, auf welche sich das Archivgut bezieht, oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen eingewilligt haben. Die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen geschäftsfähigen Kindern und, wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betreffenden Person einzuholen. Der Nachweis der erforderlichen Einwilligung ist durch den Benutzer zu erbringen und erfolgt durch Vorlage einer schriftlichen Einwilligungserklärung beim Archiv.
§ 11 - Benutzung von Archivgut privater Herkunft in Verwaltung des Stadtarchivs
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadtarchiv verwahrt wird, gelten die Bestimmungen dieser Satzung entsprechend, soweit nicht mit dem Eigentümer des Archivgutes abweichende Vereinbarungen getroffen wurden.
§ 12 - Auswertung und Veröffentlichung
Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Belange der Stadt Auerbach, die Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte Dritter sowie deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Belegstellen sind anzugeben. Der Benutzer hat die Stadt Auerbach von etwaigen Ansprüchen Dritter freizustellen.
Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs verfasst, ist der Benutzer zur Abgabe eines Belegexemplars verpflichtet. Ist dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung eines Belegexemplars - insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes - nicht zumutbar, kann er dem Archiv ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.
Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Stadtarchivs, so hat der Benutzer dem Archiv die Drucklegung mit den genauen bibliografischen Angaben anzuzeigen und ihm kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.
§ 13 - Reproduktionen und Editionen
Die Fertigung von Reproduktionen sowie deren Publikation und die Edition von Archivgut bedarf der Zustimmung des Stadtarchivs. Ein Rechtsanspruch auf das Anfertigen von Reproduktionen besteht nicht. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck verwendet und unter Angabe der Herkunft und der Belegstelle veröffentlicht werden.
Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar unaufgefordert und kostenlos zu überlassen.
Die Verwendung von Archivgut für Reproduktionen und Editionen ist gebührenpflichtig.
Es besteht kein Rechtsanspruch auf die Anfertigung von Kopien durch das Stadtarchiv. Die Entscheidung über die Ausführung des Auftrages liegt beim Stadtarchiv, wobei besonders der Erhaltungszustand der Vorlage sowie der zeitliche Aufwand zur Ausführung des Auftrages berücksichtigt wird.
§ 14 - Gebühren
Die Erhebung von Gebühren und Auslagen erfolgt auf der Grundlage der Gebührensatzung für das Archiv in Verbindung mit der Verwaltungskostensatzung der Stadt Auerbach.
§ 15 - Haftung
Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivgutes verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.
Der Benutzer hat bei der Verwertung des Archivgutes die Rechte und Schutz über die Belange der Stadt Auerbach, die Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte betroffener Personen sowie deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Der Benutzer hat die Stadt von etwaigen Ansprüchen insoweit freizustellen.
Die Stadt Auerbach haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit der Mitarbeiter des Stadtarchivs - insbesondere bei der Vorlage von Archivgut oder Reproduktionen - beruhen.
Gemäß § 124 Abs. 1 SächsGemO handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig
a) entgegen § 7 ein Archivstück nicht zurückgibt, es beschädigt oder verändert
b) Veröffentlichungen unter Verwendung von Archivgut ohne Zustimmung der Stadt Auerbach vornimmt und hierdurch gegen § 12 verstößt.
Die Ordnungswidrigkeit kann nach den gesetzlichen Bestimmungen mit einer Geldbuße geahndet werden.
Auerbach, den 16.11.2009

References: § 13
 § 04

§ 3

§ 4

§ 7

§ 10

§ 11

§ 13

§ 15
 § 16
 § 17

§ 3
 § 3
 § 6

§ 4
 § 3
 § 3
 § 3
 § 6

§ 6

§ 7

§ 8

§ 9
 § 3
 § 6

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14

§ 15
 § 124
 § 7
 § 12