Source: https://es.scribd.com/doc/88511165/Procesos-Administrativos-y-Contables-2
Timestamp: 2017-02-21 01:29:46+00:00

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NavegarInteresesBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultNavegar porLibrosAudio librosNews & MagazinesPartiturasExplorar todoSubirIniciar sesiónRegistrarsePROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA ADQUISICIÓN Y DOTACIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOSAUTORA MARÍA INMACULADA MEDINA RODRÍGUEZ
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Las organizaciones, tanto públicas como privadas tienen como propósito fundamental la utilización adecuada de los recursos con que cuentan para alcanzar sus metas y objetivos. Para lograr dicho fin, la Gerencia de las mismas, conjuntamente con sus directivos, crean una serie de lineamientos, con la finalidad de implantar un control claro y preciso de los recursos financieros con los que cuenta, buscando con esto salvaguardar tales recursos. En este orden, los procedimientos para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, de acuerdo a Esteves (2001) “son procesos que se dan en todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental adscrita a dichas instituciones necesitan obtener bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas que se han planteado” (p.17). De allí radica la importancia en la implementación de mecanismos de controles y políticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, en este sentido, existen unidades orgánicas adscritas a las Alcaldías que están facultadas para aplicar y establecer las pautas y guías en el desarrollo de los procedimientos para la adquisición de bienes y contratación de servicios. Por otra parte, la Dirección de Administración, de esas Alcaldías, además de ser las encargadas del control y registro de la contabilidad de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, también procesan y asignan, en conjunto con el Departamento de Presupuesto, el presupuesto anual correspondiente en
concordancia con los planes de desarrollo plasmados en los planes operativos anuales (POA), y establecen los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisición de bienes y contratación de servicios utilizados. Posteriormente deben presentar los Estados Financieros en las Memorias y Cuentas, exigido por el Estado.
En este orden Alvaréz (2008) señala: “La Unidad Departamental que tenga la necesidad de adquirir un bien, para su mejor funcionamiento y eficiencia dentro de la Alcaldía, tiene que elaborar un memorándum u oficio, el cual es enviado al Departamento de Compras, que tiene fijado, dentro de sus funciones más importantes, la programación de compras, con el propósito de garantizar, de manera efectiva, el suministro de materiales” (p.30). Asimismo el autor antes mencionado sostiene que los documentos y cuentas por pagar son partidas que conforman el pasivo, tanto de las empresas privadas como de las instituciones públicas. Éstos se originan, entre otros, por transacciones que se realizan con los proveedores, bien sea, por la adquisición de bienes o por la contratación de servicios, y pueden surgir como consecuencia de la aplicación de criterios estimativos de la gerencia.
En este sentido, Barone (2006) indica: La Dirección de Compras y Contratación Pública (ChileCompra) es un servicio público descentralizado que depende del Ministerio de Hacienda y está sometido a la supervigilancia del Presidente de la República. Chile compra es el Sistema de Compras y Contratación de bienes y servicios del Sector Público, una plaza de negocios administrada por la Dirección de Compras y Contratación Pública, que permite el encuentro de compradores públicos con los proveedores del Estado. Su objetivo es garantizar elevados niveles de transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en el mercado de las compras públicas, beneficiando así a empresarios, Organismos Públicos y ciudadanía.” (p.20). Vale decir, que una de las grandes fallas que presentan los Órganos y Entes de la Administración Pública, sean del ámbito Nacional, Estadal o Municipal, es que no utilizan un inventario de materiales, que debe encontrarse ubicado en la Dependencia
de Compras, y sólo se limitan a satisfacer las demandas de papelería que tienen los Departamentos, Dependencias, Coordinaciones y Oficinas. Igualmente, Pérez (2008) con respecto al tema en cuestión, expresa: “Que la apropiación de funciones, entre algunas oficinas, las cuales sólo se limitan a la evaluación y escogencia del proveedor, conlleva a que no se realice el proceso correctamente” (p.26). Por ejemplo, el Departamento de Compras y Suministros, evalúa la cotización y la factura emitidas por el proveedor, hace una revisión del nombre o razón social del vendedor, su domicilio fiscal, el registro de información fiscal y sus pagos y contribuciones tributarias realizadas al Estado. Igualmente, la información contable que se genera, no se utiliza con idoneidad, sólo se usan los detalles aportados por las conciliaciones bancarias para saber cuánto es la disponibilidad del efectivo con que cuenta la Institución, cuando el proceso debería conllevar a realizar una evaluación más profunda de los proveedores a escoger y por supuesto de la disponibilidad presupuestaria y financiera que tenga la institución. Por consiguiente, ubicando el tema en el ámbito Municipal, que es hacia donde esta investigación se dirige, pareciera que en la Alcaldía del Municipio Palavecino no hay evidencia alguna de que estas deudas con proveedores se originan mediante un criterio estimativo o por política de esta institución. Estos compromisos surgen, algunas veces, por la necesidad que tiene este Organismo de abastecerse de bienes y servicios. Es significativo señalar que en este proceso sólo se describen los compromisos hechos por la institución, enfocados en las carencias que tienen dichas Direcciones, Coordinaciones y Oficinas y que van desde la presentación de la necesidad del Servicio hasta su aplicación. En algunos casos han existido usurpaciones de funciones entre Departamentos, la Unidad de Servicios Generales ha hecho peticiones a los proveedores sin cotizaciones algunas y sin previa consulta a la Dirección de Administración. En cuanto a la disponibilidad financiera, hay un indebido recorrido de los
que estos funcionen de manera errada. Pues primeramente se envía, desde la Coordinación de Compras y Suministros, la Solicitud de Compras a la Dirección de Administración para determinar si hay recursos financieros y, no a la Dependencia de Presupuesto para precisar si existe disponibilidad presupuestaria cuando debería ser al contrario, primero se verifica si la Oficina o Unidad Solicitante del bien posee en la partida la imputación del gasto y seguidamente si la Administración cuenta con el efectivo suficiente para cubrir dicha partida. Lo antes descrito lleva a considerar la necesidad de implementación de mecanismos de controles y políticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, dado que en cuanto a los procesos administrativos y contables las direcciones de Administración, Tesorería y el Departamento de Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Palavecino están facultadas para aplicar, establecer, coordinar y llevar a cabo los mismos; e igualmente la Dirección de Administración y la comisión de Contratación de la Alcaldía del Municipio están facultadas para establecer y aplicar las pautas y guías en el desarrollo de los procedimientos para la adquisición de bienes y contratación de servicios, lo que implica establecer interrogantes como:  El proceso administrativo y contable que lleva la Alcaldía del Municipio Palavecino es suficiente y eficiente para garantizar que las adquisiciones y dotaciones de bienes y servicios se hagan conforme a la ley?  Se cumplen los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y servicios en la Alcaldía del Municipio Palavecino  Se lleva a cabo el proceso administrativo y contable y el cumplimiento de los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y servicios en la Alcaldía del Municipio Palavecino?. Las interrogantes antes descritas permitirán determinar los procesos
administrativos y contables llevados a cabo para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, y evaluar los niveles de eficiencia y eficacia de los mismos, para verificar su efectividad, estableciendo una relación entre ellos, para posteriormente coadyuvar a que se lleven conforme a la ley, y así garantizar la buena
utilización del patrimonio público del estado, en la alcaldía del Municipio Palavecino. Asimismo contribuirá a la implementación de nuevas políticas y normas de control en lo que respecta a la situación planteada
dotación de bienes y contratación de servicios en la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara. Específicos  Describir los procesos administrativos y contables que lleva la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara.  Verificar el cumplimiento de los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios por parte de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara.  Comparar los procesos administrativos y contables y el cumplimiento de los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios por parte de Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara. . Justificación
Las Alcaldías surgen por primera vez en Venezuela en el año 1.990, rigiéndose por los lineamientos políticos y administrativos, definidos en conjunto por los Alcaldes y Concejales como institución de derecho público, que tiene, entre sus objetivos,
promover y prestar buenos servicios a la comunidad, dedicada a la recaudación de Impuestos Municipales, los cuales constituyen una de sus principales fuentes de ingresos propios, que son posteriormente utilizados para la prestación de servicios y construcción de obras para la comunidad. Es de hacer notar que las Direcciones de Administración y Tesorería y el Departamento de Contabilidad, debería recopilar, registrar y analizar, entre otros aspectos, datos relativos a la dotación y adquisición de bienes y contratación de servicios, los cuales son procesados mediante un flujo de actividades, realizadas en las diferentes Dirección y Departamentos adscritas a la Alcaldía. Todo esto para producir información financiera y contable, de manera oportuna y confiable, que debe servir para la toma de decisiones administrativa, sin embargo, pareciera que esto se queda teóricamente en la visión y misión. De allí, que el presente estudio radica su importancia, en que teóricamente se encamina a analizar las políticas administrativas y contables aplicadas, que se traducen en consecuencias del funcionamiento o no en la implementación de normas y procedimientos contables, con lo cual se busca controlar la adquisición de bienes y contratación de servicios por parte de la Alcaldía en estudio. Esta búsqueda pudiera traducirse en soluciones como: que los responsables de hacer o llevar a cabo los procedimientos contables sientan la necesidad de tener un manual de Procedimientos Administrativo lo cual investigación. Igualmente, la investigación está orientada, entre otros aspectos, al análisis de los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisición de bienes y contratación de servicios. De allí que la información que se obtenga servirá para la profundización en el estudio de las reglamentaciones administrativas, existentes en dicha institución, y contribuirá a la implementación de nuevas políticas y normas de control en lo que respecta a la situación planteada. Profundizando investigación de la maestría en gerencia de las finanzas y los negocios. Aunado a ello, serviría como referente teórico para otros estudios que analicen las competencias de los Municipios en cuanto al gobierno y administración de los la línea de pudiera convertirse en uno de los aportes de esta
intereses propios y la gestión de las materias que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y las leyes nacionales y locales les confieran en todo lo relativo a la vida local, en especial, la utilización eficiente del patrimonio público en la dotación y adquisición de bienes y contratación de servicios, que a la larga influirán en la ordenación y promoción del desarrollo económico y social y prestación de los servicios públicos. De este modo, el estudio genera instrumentos para medir tanto la variable procesos administrativos y contables como la variable adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, y que una vez validados y buscado su confiablidad adaptándolos en otros contextos, se aplique para buscar información fiable y que de respuestas a las necesidades planteadas en la investigación. Desde la perspectiva del análisis estadístico, la información de los referentes que sirven para calcular información en función al diseño investigativo se deja claramente establecidos el cómo y por qué aplicar análisis inferencial y no descriptivo en investigaciones de carácter expostfacto.
El estudio pretende determinar los procesos administrativos y contables llevados a cabo para la adquisición de bienes y contratación de servicios de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara, siendo este el lugar donde se llevará a cabo la investigación, para ello necesitará:  Estudiar cada unidad departamental que constituyen dicha institución, donde se obtengan bienes y servicios, conformada por el Departamento de Servicios Generales, la Dirección de Administración y la Comisión de Licitaciones creada para algunos tipos de adquisiciones que estén por encima de los parámetros establecidos en la Ley de Contrataciones Púbicas. Por tanto la población estará conformada por cada uno de los trabajadores que están adscritos a dichas unidades departamentales y la muestra será censal, en el sentido que será igual a la población por ser finita.
 Implementar nuevas políticas y normas de control en lo que respecta a la situación planteada.  La investigación se realizará, como se dijo anteriormente, en la Alcaldía del Municipio Palavecino en un tiempo no mayor a un período presupuestario (enero a diciembre 2011), por cuanto el presupuesto es aprobado para un año fiscal.
El presente capítulo está conformado por una revisión bibliográfica-documental, que señala aspectos teóricos que se han elaborado con respecto al objeto de este tema de estudio, basado en las posiciones o enfoques de diferentes autores. En tal sentido, se debe procurar obtener informaciones de autores, cuyas investigaciones sean afines con este tópico, además se insertan aspectos entre los cuales se destacan, los antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases legales, definición de términos básicos y sistemas de variables.
Antes de indicar los antecedentes de la investigación, se precisa referir que con respecto a la licitación y contratación, antiguamente las organizaciones ejecutaban directa y centralizadamente las actividades para dotarse y adquirir bienes y contratar servicios, en otras palabras, tales requerimientos eran solicitados al gerente de la organización, llámese este: Presidente, Director, Gerente, a quien le correspondía facilitar los medios para gestionar la operación. En los últimos años, se han creado instrumentos, que permiten manejar los procedimientos para la compra de los referidos bienes y contratación de servicios. Reseñado lo anterior, seguidamente se trae a colación algunos de los antecedentes encontrados en relación al tema de investigación. Por su parte Rivas (2004), orientada hacia el Análisis de los Servicios de Contratación a Empresas de Obras, Bienes y Servicios para CNPC Services Venezuela LTD, s.a., utilizó una investigación de tipo descriptivo complementaria al
utilizarse información documental y de campo, basado en la necesidad de reconocer la verdad de los hechos, es decir, lo que está pasando, ha pasado o está por pasar. Y esta realidad está representada por los eventos que se suscitan, y que estarán representados por los factores de contratación y su incidencia en la capacidad financiera de las empresas a participar en el proceso de licitación de CNPC Services Venezuela LTD, S.A. Concluyó en su investigación, que no existe un departamento de contratación de bienes y servicios de manera estructurada, donde hayan definiciones de roles y responsabilidades. El hecho de no existir empresas especializadas para la ejecución de trabajos puntuales, produce ineficiencia en la ejecución de los servicios, pérdida de tiempo y dinero por repetición de trabajos ya realizados, debido a fallas. Se viola la ley antimonopolio en el proceso de contratación de obras, bienes y servicios estipulados por la Legislación de la República Bolivariana de Venezuela. La Empresa CNPC Services Venezuela LTD, S.A., no tiene un registro detallado por especialidad de empresas en el ramo de bienes y servicios. Y recomendó lo siguiente: La creación de un Departamento de Contratación para obras, bienes y servicios, con un personal técnicamente preparado o calificado; Descripción de roles y responsabilidades de cada una de las posiciones en el organigrama del departamento; Realizar conforme lo exige la Ley de Licitaciones el proceso de contratación. Crear un Registro de Proveedores por especialización para obtener más fluidez y rapidez en la búsqueda de los mismos y hacer el proceso más eficiente. Es decir, como se pudo observar en la descripción de las obras, bienes y servicios contratados por la Empresa CNPC Services Venezuela LTD, S.A. Igualmente Vegas (1999 citado por Rivas, 2004), realizó una investigación descriptiva centrada en su informe de pasantías titulado: Análisis del Proceso de Licitación para la Contratación de Equipos de Transporte de Fluidos en Áreas Operacionales, llevado a cabo por la Superintendencia de Transporte del Distrito Punta de Mata-Estado Monagas, de la empresa PDVSA Exploración y Producción. El mismo centrado en una observación directa a la Superintendencia de Transporte a través de un registro descriptivo cerrado aplicado a un grupo de trabajadores (4), de
acuerdo al análisis de la información llegó a las siguientes conclusiones, entre otras: (a) El acta inicio del proceso es general, es decir, se utiliza para cualquier tipo de licitación, lo que trae como consecuencia que se pueda incurrir en errores u omisiones al momento de ser llenada. (b) En cuanto a las estrategias de contratación se obvian algunos criterios de suma importancia para los criterios de selección de las empresas contratistas, tales como: promedio de la experiencia del personal propio y el de ejecución de los trabajos de transporte, además de los planes, políticas, normas y aseguramiento de la calidad (Certificación ISP 9001). Estos criterios por supuesto no están incluidos en la matriz de evaluación técnico/económica. Por otro lado, Monagas (2005), efectuó un trabajo, orientado hacia: Una visión de Localidad del Sistema de Información Contable de la Empresa Construcciones, C.A. desde la Óptica Gerencial, cuyo objetivo se basó en analizar la calidad del sistema de información contable de la empresa Construcciones C.A. ubicada en la ciudad de Mérida – Venezuela. La metodología utilizada fue de una investigación de campo con base en una revisión bibliográfica. Concluyó la autora, que la ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o indirecta y además imposibilita a la empresa de practicar auditorias que le diagnostiquen su estado en cuanto a la calidad de su proceso. Asimismo Lovera (2006), realizó un trabajo cuyo tema de investigación se ubica en dos áreas: el control interno y el sistema contable, orientado a Realizar una Propuesta de un Plan Único de Cuentas para la Universidad Nacional de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), con el fin de contribuir a la optimización de las actividades administrativas y contables que se ejecuten en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ. Metodológicamente la investigación se concibió dentro de la modalidad de proyecto factible, con apoyo en investigación de campo. Entre las principales conclusiones destacó, la necesidad de la institución de aplicar un plan único de cuentas que unifique la contabilidad presupuestaria con la contabilidad financiera, la necesidad de disponer de manuales de procedimientos contables en las unidades de Control Previo,
Control Posterior y Sistema con el propósito de generar oportunamente los reportes financieros con la calidad y productividad esperada. En el trabajo de investigación efectuado por Avilés (2007), referida a Los Procesos de Adquisición y Contratación de Bienes, Servicio y Obras del Estado Peruano se planteó como objetivo analizar los procesos de adquisición y contratación de bienes, servicio y obras del Estado Peruano según denuncias, informes, observaciones y presunciones de actos de corrupción y lo orientó a profundizar en los detalles de los actos de corrupción que se dan en las adquisiciones y contrataciones, su incidencia y el perjuicio que ocasionan lesionando el interés público. En este trabajo el investigador utilizó una investigación descriptiva y la
metodología aplicada contiene los siguientes instrumentos en secuencia: (a) Un catálogo de denuncias, para identificar casos de corrupción distintos. (b) Análisis de las Fases de la Contratación, de las Modalidades y Tipos de Procesos de Selección, identificando los riegos de corrupción. (c) Contraste entre los casos de corrupción identificados vs la normativa vigente para describir las oportunidades o transgresiones a la Ley. (d) Organización de los casos de corrupción por: fases del contrato, modalidades de adquisición y tipos de selección, con comentarios de incidencia y perjuicios. Analizados y triangulada la información el autor concluyó, entre otras que: Las adquisiciones y contrataciones del Estado Peruano están expuestas a un alto riesgo de corrupción, y el revelar, describir y analizar cómo es que se dan estos actos de corrupción constituye una alerta y cartilla de prevención para que los actores del sistema de adquisiciones sean conscientes de que es posible que todo quede en simples percepciones o denuncias, y que de repente estos actos descubiertos nunca sean sancionados y que por tanto es negocio participar de estos. Y recomendó, entre otras, que el gobierno debe implementar políticas desarrollar y fomentar campañas pro probidad del funcionario público e implementar el Sistema Nacional Anticorrupción que fue parte de la mesa de trabajo del Acuerdo Nacional. El objetivo debe estar en tratar de modificar la actitud del funcionario orientado hacia el interés público.
Por su parte Barrios (2007), generó un trabajo relacionado con el Sistema de Información Financiero para la Toma de Decisiones y Control de la Alcaldía de Barinas, cuyo objeto de estudio estuvo orientado hacia el análisis de los procedimientos municipales de la Alcaldía de Barinas en el período 2005-2006, para identificar los requerimientos de información de sus actores, y así generar estrategias que faciliten el diseño de un nuevo sistema, con apoyo tecnológico. La investigación fue de tipo descriptiva, con un diseño no experimental, transversal y de campo. La población de estudio estuvo conformada por un total de 16 individuos, que incluyen al personal que labora en los departamentos: Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, los cuales constituyen la muestra, dado que, la población es pequeña y finita. Luego de efectuado el análisis del sistema de información financiero de la Alcaldía, concluyó lo siguiente: el sistema de información es fragmentado y
disperso, hay exceso de trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la tecnología es obsoleta, los procedimientos son manuales y lentos, muchos procesos son cambiados según la administración de turno, se improvisan algunos pasos, la información no llega de forma oportuna, además de que hay información importante que no se genera. En función de las debilidades encontradas, propuso como estrategias: la mayor dotación de equipos de trabajo, la automatización de los procedimientos y la implantación de una red de información, pero no sin antes cambiar los procedimientos de operación para hacerlos menos burocráticos. Por último, Marcano (2009) realizó una investigación titulada: Análisis de la Contribución de los Sistemas de Información Contable en la Eficiencia de la Toma de Decisiones: Una Perspectiva desde Suramericana de Licores Centro, C.A., cuyo objetivo fue demostrar que el empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta permite a la organización una toma de decisiones más acertada y por consiguiente el éxito de la misma, tomando en consideración que los sistemas de información son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones modernas. La investigación fue de tipo documental, lo que conllevó la revisión de la bibliografía y leyes existente en materia de licores y un estudio de la situación actual
de los sistemas de información gerencial para el proceso de toma de decisiones utilizados por Suramericana de Licores Centro, C.A. analítica y de campo. Los datos representativos fueron obtenidos a través de las técnicas de la observación documental, observación participante y la entrevista; entendiendo por observación documental la estrategia que permitió la elaboración de un marco teórico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre la investigación y como instrumento, la guía de observación documental. Para la observación participante se utilizó como instrumento de recolección de datos la guía de observación participante Para el caso de la técnica de la entrevista, se utilizó como instrumento la guía de entrevista dirigida a los informantes clave. Como técnicas de procesamiento y análisis de datos, se utilizó el análisis de contenido y el análisis estadístico de tipo descriptivo e inferencial. Concluyó en su investigación que, la información derivada orienta a afirmar que el sistema contable es útil sólo algunas veces motivado a que es difícil unificarlo, por lo que se encuentra por partes. Por lo que infirió que la información no resulta completamente confiable para la toma de decisiones oportunas y certeras. La emisión de los estados financieros en casos especiales trae como consecuencia no determinar la situación financiera de la empresa de manera permanente. Y recomendó, entre otras a la empresa, la utilización de un sistema de información integral, diseñado y construido íntegramente de manera holística para operar bajo ambiente Windows que ofrezca capacidades de adaptación sin precedentes, desarrollado con herramientas estándar de la industria. Como se puede observar, los trabajos presentados guardan estrecha relación con el que se lleva a cabo en la presente investigación, al colocar de manifiesto la importancia de un óptimo procedimiento administrativo y contable, en otras palabras, de un óptimo sistema contable, e igualmente la relevancia de la contratación pública para la adquisición de bienes y contratación de servicios, de una forma transparente en las instituciones públicas, aspecto éste de gran relevancia para salvaguardar el patrimonio público en el nivel que se trate: Nacional, Estadal o Municipal. En E igualmente fue de tipo
consecuencia, los antecedentes antes descritos permiten expresar que existen argumentos teóricos-empíricos para trabajar con los procedimientos administrativos y contables y la adquisición de bienes y contratación de servicios.
Las base teóricas que sustentan esta investigación están centradas en describir caracterizar y analizar los enfoques que hablan sobre: procedimientos administrativos y contables y su sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información. Y sobre la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios a través de contrataciones pública, esta última relacionada con, la asignación presupuestaria, contratistas y proveedores, contratos administrativos, y control fiscal.
Como primera aproximación teórica se parte de considerar lo relativo a los procedimientos administrativos y contables. Pero para ello se comenzará, por lo que se conoce como procedimiento
Con respecto a este término Gómez (1993) expresa: “Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Son como el “seccionamiento” funcional del acto administrativo, y se dan en todos los niveles de la empresa, por lo que se define entonces como “Un plan de trabajo, preciso y minucioso, previamente elaborado y verificado en la práctica experimentalmente” (pp. 3-4). Se tiene entonces que los procedimientos son actuaciones importantes en la consecución de los objetivos de toda organización, puesto que ellos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas, laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.
Melinkoff (1990), señala entre las características de los procedimientos las siguientes:     No son de aplicación general: son específicos, es decir pueden elaborarse diferentes procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades y características particulares de cada organización. Son continuos y sistemáticos: por lo tanto son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia a tomar decisiones cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo. Son estables: porque siguen una misma secuencia elaborada con antelación. Son flexibles: esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias; como estos son instrumentos, medios para alcanzar objetivos, su condición está supeditada a tales situaciones, lo que significa que sus modificaciones y alteraciones, dependen en lo esencial, del curso de los objetivos, por eso, los procedimientos deben tomar en cuenta para su implantación y aplicación los elementos disponibles: el personal, trabajo, objetivos, materiales” (pp. 28-29).
La importancia de los procedimientos radica en que son medios utilizados para facilitar la realización de las labores específicas y reiterativas que conforman funciones administrativas y productivas. Se debe mantener buenos sistemas de procedimientos y actualizados, para que sirvan como norma a todas las personas involucradas en la ejecución de las labores, y así lograr el éxito de la empresa. En este orden, definido lo que es un procedimiento en sentido genérico, se pasa al campo más específico de los procedimientos administrativos y los procedimientos contables. Gómez (ob.cit), define los Procedimientos Administrativos como: “Norma detallada de comportamiento a la cual deben administrarse o adecuarse todos los elementos y recursos para que el sistema en su conjunto, funcione con eficiencia” (p.3). Señala   el referido autor como características de los procedimientos
administrativos: Enfoca el efecto completo de una decisión por anticipado. Suministrando datos completos, exactos y oportunos para los procesos de planeación y toma de decisiones. Emplea datos y métodos ordinarios en la preparación de planes de largo y corto plazo.
Reduce el tiempo y volumen de información requerida mediante una información de cada nivel de dirección, de sólo los grados de detalles necesarios. Satisface las necesidades de cada unidad de la organización, con un mínimo de duplicación sirviendo al mismo tiempo a la organización como un todo. Presenta los datos a quienes son responsables de la toma de decisiones y planeación, en forma tal que disminuye al mínimo el tiempo o esfuerzo necesario para su análisis e interpretación” (p.3).
Por otro lado Rosemberg (1989), define los Procedimientos Contables como: “Todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el Registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad” (p.32). Estos procedimientos son utilizados con la finalidad de reflejar la situación financiera más exacta a la realidad de la empresa u organismo. El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los procedimientos de la contabilidad. El referido autor señala como características de los procedimientos contables las siguientes:     Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la información necesaria que se encuentre en las operaciones diarias para que puedan entenderse con facilidad. Provee información que permita el control de las operaciones de la empresa. Suministra información que permita la toma de decisiones en la empresa. Resume e informa, es decir, ordena la información registradas y clasificadas en los estados financieros que muestran las utilidades del período y la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. Provee información que permita la planeación de las operaciones de la organización. Evalúa la gestión de la organización” (p.32).
Procedimientos Contables De acuerdo con Rosemberg (ob.cit.), los procedimientos contables son: “Cuentas; débitos y créditos; cargos y créditos a las cuentas; cuentas de activos, pasivo y capital; resumen del funcionamiento de los débitos y créditos; registros de las operaciones; cuentas por cobrar y por cagar; el diario y el mayor; pases al mayor; determinación de los saldos de las cuentas y el balance de comprobación” (pp. 3334). Ahora bien, los procedimientos contables involucran una serie de dimensiones, como lo son: la sistematización, valuación, procesamiento evaluación e información. Al respecto, Elizondo (2006) refiere que el proceso contable: “Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera” (p.4). Continúa Elizondo (ob.cit), e indica con respecto al origen del proceso contable que: “El proceso contable surge en contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el objetivo de la contabilidad, esto es, obtener información financiera. Para ello es necesario inicialmente, seleccionar, diseñar e implantar el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación en términos de información terminada. Esta fase del Proceso Contable se denomina Sistematización. Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificación contenidas en la Teoría Contable. Dicha Cuantificación constituye la segunda fase denominada Valuación. Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios, esta fase recibe el nombre de Procesamiento. La información plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente económico tuvieron sobre su situación financiera. Como consecuencia de dicho análisis e interpretación, se emite una calificación sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente económico consignada en los Estados Financieros tuvieron sobre las situación financiera de dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este Fase se denomina Evaluación. Por último, El Proceso Contable termina
con la fase de Información, a través de la cual se comunica a los interesados de la situación financiera del ente económico, como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el periodo” (p.4).
En resumen parafraseando al autor, las fases del proceso contable están constituidas por: Sistematización: Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en un ente económico. Valuación: Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente económico en la celebración de transacciones financieras. Procesamiento. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico. Evaluación: Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente económico sobre su situación financiera. Información: Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la información financiera obtenida por la Contabilidad (Elizondo, 2006, p.6). Por otra parte, y una vez esbozadas las fases del proceso contables, se traen a colación otros términos de contabilidad que tienen intima relación con este proceso, y que son necesarios referir en este punto.
En este orden, Catacora (2000), define los Registros Contables como: “Registros destinados a asentar consecutivamente cualquier clase de transacción, que afecta o pueda afectar, transformar o modificar el patrimonio de la empresa, con indicación de los detalles esenciales que puedan necesitarse para consulta posterior” (p. 236). Y señala, como importancia de estos registros contable, lo siguientes: “Permite efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación específica; son la base para la elaboración de los estados financieros; y ayuda a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa” (p.236). Catacora (ob.cit.) señala igualmente las etapas del Registro Contable, que son:
“Recolección de Registros: Corresponde a toda la recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Clasificación de Registros: Consiste en la separación de las operaciones de acuerdos con criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede ser realizada con base en tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que típicamente son efectuadas en una empresa. Codificación de Registros: Consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de una lista. Todo sistema que las operaciones o registros sean codificado de alguna manera, ello hace necesario que una empresa requiera la adopción de algún método de codificación. Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda acceder posteriormente a la información. Control Interno Contable: Consiste en el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros y, en consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable seguridad de que: 1. Las transacciones se efectúan dé acuerdo con la autorización general o específica de la dirección. 2. Las transacciones se registran según sea necesario: a) Para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o cualesquiera otros criterios aplicados a tales estados. b) Para mantener el control sobre los activos. 3. El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección. 4. El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempos razonables” (p. 237). Control Interno Contable
Continúa Catacora (ob.cit), señalando aspectos importantes del control interno contable, que se hace necesario traer a colación, como lo son: “Principios del Control Interno: • Justificación por escrito de los hechos sujetos a registros; es decir todas las transacciones y operaciones deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa, dichos documentos deben contener una información completa y exacta. • Registros cronológicos de los hechos; las transacciones deben registrarse de acuerdo a la cantidad apropiada, en la cuenta adecuada y en el período en el cual se llevó a cabo la transacción.
• División del trabajo y mutuo control; la segregación de las obligaciones deben estar claramente definidas, mediante normas e instrucciones escrita dentro de cada organización • Contabilización rápida y metódica de toda la operación; es decir, la contabilidad debe ser y realizarse cuidadosamente con el propósito de garantizar la correcta y exacta imputación en cada cuenta de control. Clases de Control Interno Contable según su Finalidad: Control Formal: Controlando la existencia de los documentos que justifican las anotaciones contables. Se limitará el control formal, por consiguiente, a examinar si todas y cada una de las anotaciones contables presentan el justificante correspondiente, notificando cualquier anomalía que se presente. Control de Validez: Controlando la validez de todos los documentos justificantes de las operaciones contables viendo si contiene todas las formalidades necesarias. Control de Actuación: Implica no solamente un control de validez, sino la comparación de los documentos con las normas establecidas, por ejemplo, en una compra de mercadería, hay que ver si las mercancías adquiridas corresponden a las que estaban presupuestadas en lo concerniente a calidad, precio y cantidad, y comprobar si los documentos justificativos de dicha compra tiene la firma de las personas autorizadas para ello” (pp.239-240). Control Interno Administrativo Igualmente indica Catacora (ob.cit.), lo que se entiende por control interno administrativo y sus principios: “Control Interno Administrativo: Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con la directiva, política e informes administrativos. Son métodos medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Principios del Control Interno Administrativo: Es necesario reflejar la responsabilidad: El control interno será deficitario sino se delimita con nitidez la responsabilidad de cada una de las direcciones, departamentos y personas. Las operaciones y el registro contable de las mismas tienen que estar separadas: Un empleado no debe desempeñar un puesto en que tenga control sobre la contabilidad y al mismo tiempo sobre las operaciones que generan registros contables. Por ejemplo, el tenedor de los libros que lleva el
Mayor General no debe tener acceso a la caja o al registro de ventas al contado” (pp.241-242). Por consiguiente, las bases teóricas, antes citadas, con respecto a los procesos administrativos y contables, nos hace indicar, en primer lugar, que la administración es una actividad basada en tareas operativas que se llevan a cabo mediante el esfuerzo de los miembros del grupo para permitir el funcionamiento adecuado de una organización, para tal efecto el proceso administrativo es fundamental para especificar en forma sistemática y ordenada las actividades dentro de la empresa. Esta actividad basada en tareas, está conformada por procedimientos, entre ellos los procedimientos contables, pero seguidamente se dan otras etapas, como lo son, el registro contable, el control interno contable y el control interno administrativo, todas estas etapas o actividades se dan dentro del campo de la contabilidad, que llevan las empresas tanto públicas en el manejo de presupuesto como privadas en el manejo de su capital. En segundo lugar, el proceso contable, es el manejo de registros que constituye una fase o procedimiento de la contabilidad, cuyas fases están conformadas por: La sistematización, la cual necesitará un sistema de información financiera que contenga los procedimientos y métodos, ingresos de los datos, validación de los datos, actualización de los datos y emisión de los reportes. La valuación, donde se cuantifique tanto los recursos como las obligaciones, que conllevará a la valuación del efectivo, del efectivo en bancos, de inversiones, de derechos a cargo deudores, de propiedad, planta y equipo. El procesamiento, contentivo de etapas, como lo son la captación, clasificación, registro, cálculo y síntesis de datos. La evaluación, que involucra el efecto de las transacciones de cuentas, débitos y créditos, cargos y créditos a las cuentas, cuentas de activos, cuentas de pasivos y capital, resumen de funcionamiento de débitos y créditos, registros de operaciones, y cuentas por cobrar y pagar. Por último la información que corresponde a la contabilidad (control Interno), comprendida por, el registro de la actividad financiera, clasificación de la
información, resumen de la información, control, compatibilidad y flexibilidad, hardware y software, recursos humanos, políticas y normas contables, ingresos de los datos, validación de los datos, actualización de los datos y emisión de reportes. Todos estos términos contenidos dentro de los aspectos teóricos antes señalados. Esto conlleva a que el mantenimiento del registro conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. Por consiguiente, los registros contables son la memoria permanente de toda empresa, llámese pública o privada, lo que le va a permitir conocer la claridad y objetividad del manejo transparente de todas sus operaciones y así comprobar la exactitud y confiabilidad de cada uno de los pasos que se toman en cuenta para registrar la información obtenida. Adquisición y Dotación de Bienes y Contratación de Servicios
En otro orden de ideas, se hará referencia en esta investigación, a la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, como segunda aproximación teórica para ello se comenzará, con lo que es conocido en doctrina como Contratación pública.
Anteriormente las contrataciones públicas realizadas por el Estado y otros entes públicos, se regían por la extinta Ley de Licitaciones, de allí que el término definido hasta el 14 de marzo del 2008 era el de Licitaciones Públicas hoy en día Contrataciones públicas, en este orden, Cabanellas (1997), define la Licitación como: “Acción y efecto de licitar, de ofrecer precio por una cosa en subasta o moneda. Tiene especial importancia en derecho administrativo, ya que los contratos con particulares sobre suministros, ejecución de obras o prestación de servicios públicos, tiene que hacerse por ese procedimiento para su adjudicación, de acuerdo con el pliego de condiciones al licitante que ofrezca mejor precio y mayores ventajas” (p. 434).
Para el referido autor, el proceso de licitar ofrece a la empresa u organización de una manera diáfana, ordenada y participativa la selección de los proveedores de bienes y servicios para la ejecución de un trabajo determinado. Este proceso llamado desde marzo de 2008 contrataciones públicas, conlleva una serie de pasos, que según el Manual de Normas y Procedimientos de Contratación de PDVSA (1997) son: “La gerencia contratante es el ente responsable de promover y conducir el proceso de contratación y, en consecuencia, de establecer la estrategia de contratación que sea más conveniente. Una vez definida realizará entre otras, y no necesariamente en el mismo orden, las siguientes acciones preliminares al iniciar el proceso de contratación:  Verificar la previsión presupuestaria.  Obtener del correspondiente nivel de delegación de autoridad financiera, la aprobación para iniciar el proceso de selección del contratista.  Tramitar la autorización para iniciar el proceso de licitación.  Elaborar las especificaciones.  Preparar el estimado de costos.  Establecer las condiciones de contratación y licitación, cronograma de eventos, modalidad de selección, criterios de preselección, matriz de evaluación, lista de empresas contratistas, especificaciones y tipo de contrato, todo lo cual se someterá a la consideración de la comisión de licitación que sea competente” (p.9). Por consiguiente, esta investigadora señala que, la contratación pública, es un procedimiento que se sigue para las contrataciones del Estado y otros entes públicos, mediante la cual se selecciona a proveedores de un bien o servicio requerido dentro de los programas o proyectos que se desarrollan en el marco de la Planificación Institucional. Esta selección se hace sobre la base de una previa justificación de la idoneidad ética, técnica y financiera de los mismos, y tiende a establecer la mejor oferta, el precio más conveniente, para la adquisición o enajenación de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras. Continua esta investigadora e indica, que la justificación y fundamentación de las contrataciones públicas está en que los recursos económicos del Estado deben ser administrado con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados, en consecuencia se asegura al Estado las mejores condiciones
disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Se tiene entonces un control de los recursos económicos y se evitan las prácticas corruptas dentro de los procedimientos de contratación. Y a esto último se une, la vigilancia, fiscalización, que realiza el Órgano de Control Fiscal, llámese Contraloría General de la República (máximo ente Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal), de los Estados y de los Municipios, a través de sus auditorías fiscales, como garante de los recursos del estado venezolano. Siguiendo el orden anterior, el proceso de contrataciones públicas para la adquisición de bienes y contratación de servicios comporta una serie de aspectos para que se pueda llevar a cabo, como lo son, la asignación presupuestaria, los contratistas y proveedores con sus modalidades de selección a través de la Ley de Contrataciones Públicas (LCP), la formalización del acuerdo a través del contrato administrativo, y por último el control fiscal realizado por las Contralorías: República, Estado y Municipio, dependiendo el ámbito donde ellas se produzcan.
Sobre este aspecto, la página web de la Enciclopedia Libre Wikipedia lo define como: “Presupuesto público, presupuestos del Estado o presupuestos generales de los poderes públicos es el documento financiero del estado u otro poder del la administración pública, que balancea ingresos públicos y gastos públicos en el año fiscal. El presupuesto constituye la expresión cifrada, conjunta y sistemática de las obligaciones (gastos) que, como máximo, pueden reconocer y los derechos (ingresos) que prevean liquidar durante el correspondiente ejercicio (anual). La aprobación de los presupuestos constituye una de las atribuciones básicas del congreso o parlamento de un país, mediante la correspondiente Ley de presupuestos; que es una norma legal, contemplada en diversos ordenamientos jurídicos dictada por este órgano a finales de año (generalmente los últimos días de diciembre) que regula todo lo concerniente a los presupuestos para el año siguiente. Esta ley incluye la relación de gastos que puede ejercer el Estado y los ingresos que éste debe alcanzar en el próximo año. Además, es una ley de naturaleza mixta puesto que su función es legislativa pero también de control.
Por sus especiales características, la ley de presupuestos puede tener una tramitación especial o distinta de las otras leyes. Se entienden por gastos al conjunto de erogaciones, generalmente dinerarias que realiza el Estado para cumplir con sus fines, es decir, satisfacer las necesidades de la sociedad. Por el contrario, los recursos son el grupo de ingresos que tiene el Estado, preferentemente dinero para la atención de las erogaciones determinadas por las exigencias administrativas o de índole económico-social. Para obtener estos recursos el Estado establece leyes tributarias que deben estar acorde a lo que garantiza la Constitución del país”. Definido el presupuesto en su contexto general, se definirá que se entiende por presupuesto a nivel municipal, por cuanto la investigación está enmarcada en este ámbito.
Para Acosta (1996), “El Presupuesto del Municipio es un documento contentivo de especificaciones obligatorias que norman la acción administrativa y de gobierno del Municipio, cuyos gastos autoriza y cuyos ingresos estima y el cual se le atribuye naturaleza jurídica por cuanto debe ser aprobado con iguales formalidades que las ordenanzas y en efecto, es una Ordenanza” ( p. 170). De la misma manera, el autor define el Presupuesto de Ingresos, e indica: “El Presupuesto de Ingresos contendrá la enumeración de los diversos ingresos fiscales cuya recaudación se autorice, con la estimación prudencial de las cantidades que se propone habrán de ingresar por cada ramo en el año económico que se siga a su aprobación, así como cualesquiera otros recursos financieros permitidos por la Ley. El Presupuesto de Gastos”. Y señala con respecto a la ejecución del presupuesto de ingresos que: “Los ingresos aparecen en el Presupuesto como resultado de una estimación que no tiene carácter restrictivo, y al Fisco Municipal le es permitido percibir ingresos por encima de la cuantía prevista en el Presupuesto, pero a la vez, la recaudación puede ser afectada por factores extraños que provoquen su caída por
debajo de las estimaciones. Así pues, la inclusión de una cifra en el Presupuesto de Ingresos no implica una obligación de percibirla”. (p. 171). Igualmente define el Presupuesto de Gastos, indicando que. “contendrá, por sectores, los programas, subprogramas, proyectos y demás categorías presupuestarias equivalentes bajo responsabilidad directa del Municipio, así como los aportes que pudieran acordarse, todo de conformidad con las disposiciones técnicas que establezca la Oficina Central de Presupuesto” (p.172). Continua y señala con respecto a la ejecución que: “El Presupuesto de Gastos representa para la Administración Municipal o Distrital, la autorización para efectuar los gastos cuando éstos estén justificados. De otra forma, el Presupuesto de Gastos no supone una obligación de efectuar el gasto presupuestado, como tampoco a la Administración a comprometer el máximo de los recursos presupuestados. Mediante la Ordenanza de Presupuesto se faculta a la Administración Municipal o Distrital, según sea el caso, para efectuar el gasto presupuestado mediante un proceso en el cual se pueden considerar cuatro (4) fases: compromisos, liquidación, orden de pago y pago; atendiendo las demás normas legales de la materia con vistas a facilitar la ejecución” (p. 173).
Control de la Ejecución Presupuestaria del Municipio: Contraloría General de la República y Contraloría Municipal
Otro aspecto, que señala Acosta (ob.cit) y que es interesante resaltar es lo que respecta al Control de la Ejecución Presupuestaria. “Esta es la fase en la cual se comprueba si, efectivamente, los actos financieros se desarrollan conforme a las autorizaciones establecidas en la Ordenanza de Presupuesto, y al ordenamiento jurídico vigente. Corresponde a la Contraloría Municipal, donde exista de conformidad con la Ley Orgánica de Régimen Municipal, y la Ordenanza respectiva; o en su defecto, a la Contraloría General de la República, ejercer el control de la ejecución presupuestaria”(p. 194).
Asimismo indica el autor, que en el control de la Hacienda Pública Municipal intervienen dos órganos externos de control; uno de ellos es la Contraloría General de la República, y el otro, la Contraloría Municipal, y señala que: “La responsabilidad máxima de control de la Hacienda Nacional recae, constitucionalmente, en la Contraloría General de la República. A este órgano le corresponde el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes nacionales, así como las operaciones relativas a los mismos. Esta facultad de control puede considerarse máxima, porque Constitucionalmente le otorga la potestad de extender su función contralora a la administración descentralizada nacional, como es el caso de los Institutos Autónomos, así como a las administraciones Estadales y Municipales, sin menoscabo de la autonomía que a éstas garantiza la Constitución” ( p. 213). Y en cuanto a la atribución de la Contraloría Municipal, refiere lo siguiente: “La Contraloría Municipal es el órgano de control externo de la Hacienda Pública Municipal, previsto en la Ley Orgánica de Régimen Municipal. A éste le corresponde ejercer, con autonomía orgánica y funcional y bajo la responsabilidad y dirección del Contralor Municipal, el control, la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos municipales, así como las operaciones relativas a los mismos”(p. 218). Como se puede observar, del concepto de presupuesto público y de los planteamientos realizados por Acosta, siendo el presupuesto público, un balance realizado por las entidades públicas de la República, de los Estado y de los Municipios, entre los ingresos y los gastos públicos que se permiten realizar durante un período fiscal o bien un ejercicio fiscal correspondiente. Este presupuesto público, aparte necesita estar aprobado por el órgano encargado para ello, llámese Asamblea Nacional, Consejo Legislativo o Consejo Municipal, como órganos deliberantes que conforma el Poder Legislativo, en cada ámbito. El presupuesto, una vez ejecutado, queda sometido al control fiscal ejercido por un Órgano de Control Fiscal, llámese: Contraloría General de la República, Contraloría General de los Estados o Contraloría Municipales, a quienes les va a corresponder en cada ámbito ejercer el control, vigilancia y fiscalización, de los ingresos, gastos y bienes públicos y de las operaciones relativas a los mismos, para garantizar la
correcta utilización de tales recursos. Órganos de rango constitucional, cuyas atribuciones están establecidas en las leyes respectivas.
Por consiguiente, siguiendo los planteamientos teóricos anteriores, fiscal se puede definir según Piña (2011) como:
“Aquel que va dirigido a vigilar la gestión de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación y está concebido de la siguiente manera. El control externo, Comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones sometidas a su control. El control Fiscal interno: Es el instrumento que permite a los administradores medir los resultados obtenidos en el ejercicio de sus funciones y el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos. De igual manera señala la autora que el Sistema Nacional de Control Fiscal: “tiene como visión ser un sistema integrado de control fiscal en el cual el control interno y externo queden debidamente coordinados y se entrelacen armoniosamente para coadyuvar al logro de una efectiva, eficiente y económica administración del patrimonio público”. En consecuencia, se entiende por Sistema Nacional de Control Fiscal: “El conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos, que integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República, interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, así como también al buen funcionamiento de la administración pública (Art 4 LOCGSNCF)”.
Se debe también referir, en este punto de las contrataciones públicas, que las mismas están enmarcadas dentro de los contratos administrativos, razón por la cual se hará referencia a los contratos administrativos o contratos de la Administración Pública, parafraseando la doctrina existen ciertas características que definen el contrato administrativo como aquel contrato celebrado con la Administración Pública, cuyo objeto es la prestación directa de un servicio público que incluye cláusulas exorbitantes que exceden de las facultades de contratación de los particulares. Así lo ha establecido la Sala Político-Administrativa del Tribunal Supremo de Justicia en la sentencia de fecha 30 de junio de 2005, caso Riesgos y Lagunas C.A. en los siguientes términos: “...que una de las partes contratantes sea un ente público, que el objeto del contrato sea la prestación de un servicio público y, como consecuencia de lo anterior, la presencia de cláusulas exorbitantes de la Administración, aun cuando no estén expresamente establecidos en el resto de la convención”. El contrato administrativo en Venezuela no se encuentra definido por el ordenamiento jurídico, es la doctrina y la jurisprudencia que se han encargado de encontrar una verdadera definición al respecto cuya influencia tiene su origen en el derecho administrativo francés. Lo que está claro es, que los elementos o las
características del contrato administrativo son las establecidas por la sentencia del Tribunal Supremo de Justicia, antes referida. Por su parte Dromi (2001), indica que la administración resulta:    Del objeto del contrato, es decir, las obras y servicios públicos cuya realización y prestación constituyen precisamente los fines de la administración. De la participación de un órgano estatal o de un ente público en ejercicio de la función administrativa. De las prerrogativas especiales de la administración en orden a su interpretación, modificación y resolución” (p. 26). caracterización del contrato de la
Es evidente que la consecución de un contrato debe clarificar con qué fin se ha producido, y establecer el ente regidor de la parte administrativa. De igual forma queda claro que todo contrato debe tener una manifestación de voluntades de forma bilateral, que permitan definir los términos de conveniencias contractuales y personales de cada ente. Tanto la definición anteriormente citada, dada por la Sala Político Administrativa del Tribunal Supremo de Justicia como el desglose realizado por Dromi (2001) sobre las características de los contratos, convergen en una idea central, y es, que todo contrato conlleva a relaciones bilaterales, donde existe una previa manifestación de voluntades, y una de las partes asume la función administrativa, con fines a la consecución de una obra o servicio específico.
Por otra parte estas contrataciones públicas implican la selección de contratistas y proveedores, para ello Mónaco (2011) señala, ciertos aspectos doctrinarios sobre las modalidades de selección de contratista, entre las que se tienen: “Concurso abierto: permite que, todas las personas inscritas en el Registro Nacional de Contratistas (“RNC”), salvo en las excepciones establecidas en el artículo 29 de la LCP, puedan presentar sus manifestaciones de voluntad en participar, conjuntamente con los documentos que demuestren que califican para contratar con la Administración Pública y su respectiva oferta. Y podrá tener tres mecanismos para realizarse, según se establezca un acto único de entrega de sobres, con apertura diferida o no de ofertas, o actos separados para la entrega del sobre contentivo de manifestación de voluntad, los documentos de calificación y el sobre contentivo de la oferta respectiva. Concurso cerrado: se distingue del concurso abierto en que ésta no posee un procedimiento previo de calificación de los participantes, sino que estos último son invitados previamente para presentar de forma directa sus ofertas por los bienes, servicios u obras a contratar, por cumplir éstos con los requisitos de calificación. El concurso cerrado procederá en los siguientes Consulta de precios: consiste en solicitar al menos tres (3) cotizaciones de precios a proveedores inscritos en el RNC, para seleccionar aquella que fuese mejor.
Contratación directa: constituye una modalidad de selección de contratistas, mediante la cual la Administración Pública puede contratar sin necesidad de requerir varias ofertas válidas para la selección del contratista. Existen 2 tipos de supuestos en los cuales ésta procede independientemente del monto de los bienes, servicios u obras involucrados. La primera se encuentra referida a aquellos casos en los cuales se debe justificar su procedencia mediante acto motivado, en la cual se constate, entre otras razones, que no existe suficiente tiempo para seguir otra modalidad de selección de contratista, las características técnicas de los bienes o servicios a adquirir, o se pudieran comprometer secretos o estrategias comerciales del ente u órgano contratante. La segunda categoría corresponde a los casos en los cuales no se requiere dicho acto motivado para contratar de manera directa, y procede en los siguientes casos: Estados de Excepción; Bienes y servicios urgentes para la seguridad de la Nación, en los cuales no sea posible la aplicación de modalidades de selección de contratista; Bienes o servicios declarados de primera necesidad, en condiciones de desabastecimiento por producción nacional insuficiente” (pp.25). Como se puede observar del contenido del artículo, el objeto principal de la LCP es regular el procedimiento de contrataciones públicas, realizado por los Órgano o Instituciones de carácter público, con personalidad jurídica, para proceder a la selección de contratistas y garantizar la transparencia en la escogencia de los mismos, y salvaguardar el uso del patrimonio público del Estado en pro del bienestar colectivo. Y la manifestación de voluntades de carácter bilateral, queda sustentada en un documento formal denominado contrato administrativo. Señalados los aspectos teóricos, en cuanto a los procesos administrativos y contables y la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, de seguida se pasa a realizar un esboce de las bases legales por las cuales estos se rigen.
Indica la autora de esta investigación que, en la Administración Pública en nuestro país, los procedimientos y políticas para la adquisición de bienes, contratación de servicio y ejecución de obras, están reguladas por Leyes, Reglamentos, Decretos, de obligatorio cumplimiento por parte de los organismos públicos, entre esas normativas se tenía anteriormente la extinta Ley de Licitaciones Públicas y su Reglamento, hoy
en día denominada Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, aunado a los Decretos que se dicten para complementar dichas normativas, encargadas de establecer los parámetros para la adquisición de bienes y contratación de servicios. La antigua Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional (1974), en su artículo 427, est0ablecía una recomendación, en la que indicaba que, “en cuanto sea posible, los contratos para la construcción de obras y los de suministros y servicios, sean objeto de licitación”. Esta ley exceptuaba los contratos en que esté interesada la defensa nacional, los relativos a servicios técnicos y aquellos cuyo monto no exceda de Bs. 10.000,00. Según este régimen, fuera de los contratos de obra pública y de suministros, los otros contratos de la Administración no tenían previstos la necesidad de su contratación por licitación pública. Con el paso de los años, una vez que se produce el nacimiento de la administración descentralizada, las instituciones en ellas creadas, se encargaron de licitar en su ámbito los bienes y servicios que requerían, el 29 de Abril de 1983, mediante decreto, se dicta el Reglamento sobre Licitaciones Públicas, Concursos Privados y Adjudicaciones Directas para la Construcción de Obras y Adquisición de Bienes Inmuebles por la Administración Central, el cual fue modificado tres veces y rigió hasta el año de 1990 cuando se promulgo la primera Ley de Licitaciones. En este orden, las actividades de adquisición de bienes, contratación de servicios y construcción de obras, anteriormente estaba sujeta a la Ley de Licitaciones, su reglamento y normativas internas de carácter general, hoy en día están sujetas a la Ley de Contrataciones Públicas. La referidas Leyes tanto la extinta Ley de Licitaciones y su Reglamento como la vigente Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, así como las normativas internas de carácter general, fueron promulgadas por el Ejecutivo Nacional con la finalidad de reglamentar y dotar de transparencia la ejecución de los recursos públicos utilizados en la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras por parte de los organismos del Estado, en virtud de la cuantía de recursos financieros que tales actividades involucran.
Contratos de Interés Púbico
Indicado lo anterior, se trae a colación una serie de normativas que tienen relación con el tema de investigación, se comienza con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, vigente, en lo que respecta a los Artículos 150 y 151, relativos a los Contratos de Interés Público: Artículo 150: La celebración de los contratos de interés público nacional requerirá la aprobación de la Asamblea nacional en los casos que determine la ley. No podrá celebrarse contrato alguno de interés público municipal, estadal o nacional, o con Estados o entidades oficiales extranjeras o con sociedades no domiciliadas en Venezuela, ni traspasarse a ellos sin la aprobación de la Asamblea Nacional. La ley podrá exigir en los contratos de interés púbico determinadas condiciones de nacionalidad, domicilio o de otro orden, o requerir especiales garantías. Artículo 151: En los contratos de interés público, si no fuere improcedente de acuerdo con la naturaleza de los mismos se considerará incorporada, aun cuando no estuviere expresa, una cláusula según la cual las dudas y controversias que puedan suscitarse sobre dichos contratos y que no llegaren a ser resueltas amigablemente por las partes contratantes, serán decididas por los tribunales competentes de la república, de conformidad con sus leyes, sin que por ningún motivo ni causa puedan dar origen a reclamaciones extranjeras. La competencia para celebrar los contratos de interés nacional por parte del Presidente o Presidente de la República está señalada en el Artículo 236 relacionado con las atribuciones y obligaciones del mismo, allí se establece en su numeral 14, que podrá celebrar los contratos de interés nacional conforme a esta Constitución y la ley Se considera entonces, que en los contratos de Interés Público, celebrados por la Nación, en los casos en que la ley así lo establezca debe existir la aprobación previa de la Asamblea Nacional. Y en cuanto a la celebración de contratos de interés público de la nación, el Estado o el Municipio con estado o entidades oficiales extranjeras siempre deberá existir la aprobación previa de la Asamblea Nacional, y ello es así, por cuanto el dinero a utilizar es dinero del erario público del Estado Venezolano, en cualquiera de sus respectivas entidades territoriales. Por otra parte el Artículo 186 de la referida Constitución Nacional, relacionado con las atribuciones de la Asamblea Nacional, refuerza lo antes comentado al indicar:
Artículo 187: Corresponde a la Asamblea Nacional: …omissis…9. Autorizar al Ejecutivo Nacional para celebrar contratos de interés nacional, en los casos establecidos en la Ley. Autorizar los contratos de interés público municipal, estadal o nacional con Estados o entidades oficiales extranjeros o con sociedades no domiciliadas en Venezuela.
Contrataciones Públicas Señalados los Artículos de la Constitución que tienen que ver con los contratos de interés público, se trae a referencia la norma de rango legal que rige hoy en día tales contrataciones, como lo es la Ley de Contrataciones Públicas, vigente, creada mediante Decreto Presidencial con Rango, Valor y Fuerza de Ley, es decir, el presidente de la República fue habilitado por la Asamblea Nacional para dictar el Decreto en mención con tal carácter. El ámbito objetivo de esta Ley está contenido en el artículo que de seguida se trascribe Artículo 1: Objeto. El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, tiene por objeto regular la actividad del Estado para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, con la finalidad de preservar el patrimonio público, fortalecer la soberanía, desarrollar la capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de los órganos y entes sujetos al Presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, de manera de coadyuvar al crecimiento sostenido y diversificado de la economía. De la misma manera, establece cual será su ámbito de aplicación subjetiva, incluido en el siguiente artículo Artículo 3: Ámbito de Aplicación. El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, será aplicado a los sujetos que a continuación se señalan: 1. Los órganos y entes del Poder Público Nacional, Estadal, Municipal, Central y Descentralizado. 2. Las Universidades Públicas. 3. El Banco Central de Venezuela. 4. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las cuales la República y las personas jurídicas a que se contraen los numerales anteriores tengan participación, igual o mayor al cincuenta por ciento (50%) del patrimonio o capital social respectivo.
5. Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo patrimonio o capital social, tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%), las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral anterior. 6. Las fundaciones constituidas por cualquiera de las personas a que se refieren los numerales anteriores o aquellas en cuya administración éstas tengan participación mayoritaria. 7. Los Consejos Comunales o cualquier otra organización comunitaria de base que maneje fondos públicos. Y en su Artículo 4, establece que contratos están excluidos de la aplicación del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, contentivo de la Ley de Contrataciones Públicas, que indica: Artículo 4: Exclusiones. Se excluyen de la aplicación del presente Decreto con rango, Valor y Fuerza de Ley, los contratos que tengan por objeto la ejecución de obras, la adquisición de bienes y la prestación de servicios, que se encuentren en el marco del cumplimiento de acuerdos internacionales de cooperación entre la República Bolivariana de Venezuela y otros Estados, incluyendo la contratación con empresas mixtas constituidas en el marco de estos convenios. Como se puede observar, en la referida Ley, se establece cual será su ámbito objetivo, subjetivo, y quienes quedan excluidos de la aplicación de dicho decreto, pero así mismo señala una serie de aspectos que involucran la actividad del Estado relacionada con la celebración de contratos para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, como lo son: La comisión de contrataciones; expediente de contratación; la participación de los consejos comunales; el sistema nacional de contrataciones: contentivo del servicio nacional de contrataciones y del registro nacional de contratistas; las modalidades de selección de contratistas que son: concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios, contratación directa, contrataciones electrónicas; y otros aspectos relativos al procedimiento como son la adjudicación o la declaratoria desierta del referido concurso público para la contratación. Por consiguiente, la referida Ley blinda el procedimiento que deben llevar los órganos y entes públicos cuando realicen adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, para que el mismo se realice de forma transparente y con la finalidad de salvaguardar el patrimonio público del estado venezolano.
En este orden, se trae a colación, normativas legales que tiene que ver con el presupuesto asignado a los órganos y entes de la Administración Pública, para llevar a cabo sus operaciones y cumplir con los planes y objetivos propuesto en el Plan Operativo Anual, entre ellas: La Ley de Reforma parcial de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LRPLOAFSP) del 2009, de la cual se transcriben algunos de sus artículos, en lo que respecta al presupuesto público: Artículo 1: Esta Ley tiene por objeto regular la administración financiera, el sistema de control interno del sector público y los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, al Fondo de Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional Artículo 2: La administración financiera del sector público comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica. Artículo 6: Están sujetos a las regulaciones de esta Ley, con las especificidades que la misma establece, los entes u organismos que conforman el sector público, enumerados seguidamente: 1. La República. 2. Los estados. 3. El Distrito Metropolitano de Caracas y el Distrito Alto Apure. 4. Los distritos. 5. Los municipios. 6. Los institutos autónomos. 7. Las personas jurídicas estatales de derecho público. 8. Las sociedades mercantiles en las cuales la República o las demás personas a que se refiere el presente artículo tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social. Quedarán comprendidas además, las sociedades de propiedad totalmente estatal, cuya función, a través de la posesión de acciones de otras sociedades, sea coordinar la gestión empresarial pública de un sector de la economía nacional. 9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere el numeral anterior tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social.
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones constituidas con fondos, públicos o dirigidas por algunas de las personas referidas en este artículo, cuando la totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por una o varias de las personas referidas en el presente artículo, represente el cincuenta por ciento o más de su presupuesto. Artículo 9: El sistema presupuestario está integrado por el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de los entes y órganos del sector público. Artículo 10: Los presupuestos públicos expresan los planes nacionales, regionales y locales, elaborados dentro de las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la Nación aprobadas por la Asamblea Nacional, en aquellos aspectos que exigen, por parte del sector público, captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo económico, social e institucional del país; y se ajustarán a las reglas de disciplina fiscal contempladas en esta Ley y en la Ley del marco plurianual del presupuesto. El plan operativo anual, coordinado por el Ministerio de Planificación y Desarrollo, será presentado a la Asamblea Nacional en la misma oportunidad en la cual se efectúe la presentación formal del proyecto de ley de presupuesto. Artículo 12: Los presupuestos públicos comprenderán todos los ingresos y todos los gastos, así como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre si, para el correspondiente ejercicio económico financiero…” Artículo 13: Los presupuestos públicos de ingresos contendrán la enumeración de los diferentes ramos de ingresos corrientes y de capital y las cantidades estimadas para cada uno de ellos. No habrá rubro alguno que no esté representado por una cifra numérica. Las denominaciones de los diferentes rubros de ingreso serán lo suficientemente específicas como para identificar las respectivas fuentes. Artículo 14: Los presupuestos públicos de gastos contendrán los gastos corrientes y de capital, y utilizarán las técnicas más adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las políticas, los planes de acción y la producción de bienes y servicios de los entes y órganos del sector público, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de los gastos y la vinculación de éstos con sus fuentes de financiamiento. Para cada crédito presupuestario se establecerá el objetivo específico a que esté dirigido, así como los resultados concretos que se espera obtener, en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible. El Reglamento de esta Ley establecerá las técnicas de programación presupuestaria y los clasificadores de gastos e ingresos que serán utilizados. Artículo 16: Sin perjuicio del equilibrio económico de la gestión fiscal que se establezca para el periodo del marco plurianual del presupuesto, los presupuestos públicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras.
Artículo 18: Las autoridades correspondientes designarán a los funcionarios encargados de las metas y objetivos presupuestarios quienes participarán en su formulación y responderán del cumplimiento de los mismos y la utilización eficiente de los recursos asignados. Cuando sea necesario establecer la coordinación entre programas de distintos entes u órganos se crearán mecanismos técnico-administrativos con representación de las instituciones participantes en dichos programas. Artículo 19: Cuando en los presupuestos se incluyan créditos para obras, bienes o servicios cuya ejecución exceda del ejercicio presupuestario, se incluirá también la información correspondiente a su monto total, el cronograma de ejecución, los recursos erogados en ejercicios precedentes, los que se erogarán en el futuro y la respectiva autorización para gastar en el ejercicio presupuestario correspondiente. Si el financiamiento tuviere diferentes orígenes se señalará, además, si se trata de ingresos corrientes, de capital o de fuentes financieras. Las informaciones a que se refiere este artículo se desagregarán en el proyecto de ley de presupuesto y se evaluará su impacto en el marco plurianual del presupuesto. Asimismo, la referida LRPLOAFSP, antes indicada, establece otros aspectos relacionados con el presupuesto público y que tienen que ver con la parte contable, como lo es, el sistema de contabilidad pública y sistema de control interno, en su Título V y VI, en los artículos que van desde el 121 al 130 y 131 al 145, respectivamente, de los cuales se hará mención sólo de los mas resaltantes: Sistema de Contabilidad Pública Artículo 121. El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos económicos-financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados. Artículo 122. El Sistema de Contabilidad Pública tendrá por objeto: 1. El registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico financiera de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente. 2. Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes públicos sometidos al sistema. 3. Producir información financiera necesaria para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.
4. Presentar la información contable, los estados financieros y la respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control y la auditoría interna o externa. 5. Suministrar información necesaria para la formación de las cuentas nacionales. Artículo 123. El Sistema de Contabilidad Pública será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente; estará fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General de la República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación válidos para el sector público. La contabilidad se llevará en los libros, registros y con la metodología que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y estará orientada a determinar los costos de la producción pública. Artículo 124. El Sistema de Contabilidad Pública podrá estar soportado en medios informáticos. El Reglamento de esta Ley establecerá los requisitos de integración, seguridad y control del sistema. Artículo 125. Por medios informáticos se podrán generar comprobantes, procesar y transmitir documentos e informaciones y producir los libros Diario y Mayor y demás libros auxiliares. El Reglamento de esta Ley establecerá los mecanismos de seguridad y control que garanticen la integridad y seguridad de los documentos e informaciones. Artículo 126. Se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, como órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública, la cual estará a cargo de un Jefe de Oficina quien será de libre nombramiento y remoción del Ministro de Finanzas. Sistema de Control Interno Artículo 131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. Artículo 131. El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia. Artículo 133. El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. Artículo 134. Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema
incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así corno la auditoría interna. Artículo 135. La auditoría interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho servicio se prestará por una unidad especializada de auditoría interna de cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control. Artículo 137. Se crea la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, como órgano rector del Sistema de Control Interno, integrado a la Vicepresidencia Ejecutiva de la República, con autonomía funcional y administrativa, con la estructura organizativa que determine el Reglamento respectivo. Igualmente, la Ley Orgánica del Poder Público Municipal (LOPPM) del 2010 establece lo relativo al sistema presupuestario y contable, de los que se trae alguno de los artículos, que a continuación se señalan: Artículo 228. El presupuesto municipal es un instrumento estratégico de planificación, administración y de gobierno local, que exige captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo económico, social e institucional del Municipio, será ejecutado con base en los principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal. Artículo 229. Los municipios están obligados a normar su acción administrativa y de gobierno por un presupuesto aprobado anualmente por el respectivo Consejo Municipal, el cual se publicará en una ordenanza que se denominará ordenanza de presupuesto anual de ingresos y gastos. Artículo 230. El proceso presupuestario de los municipios se regirá por esta Ley, las ordenanzas municipales, por las leyes aplicables a la materia y se ajustará, en cuanto sea posible, a las disposiciones técnicas que establezca la Oficina Nacional de Presupuesto. Artículo 238: El presupuesto de ingresos, contendrá la enumeración de los diversos ingresos fiscales cuya recaudación se autorice, con la estimación prudencial de las cantidades que se presupone habrán de ingresar por cada ramo en el año económico siguiente a su aprobación, así como cualesquiera otros recursos financieros permitidos por la ley. La ejecución del presupuesto de ingresos, se regirá por las correspondientes ordenanzas de Hacienda Pública Municipal. Artículo 239: El presupuesto de gastos contendrá por sectores, los programas, subprogramas, proyectos y demás categorías presupuestarias equivalentes bajo responsabilidad directa de la entidad, así como los aportes que pudieran acordarse, todo de conformidad con las disposiciones técnicas que establezca la
Oficina Nacional de Presupuesto. En las categorías programáticas de gastos, se identificarán las partidas que expresarán la especie de los bienes y servicios que cada uno de los organismos ordenadores se propone alcanzar en el ejercicio y los créditos presupuestarios correspondientes. Artículo 240: El monto del presupuesto de gastos, no podrá exceder del total del presupuesto de ingresos. Cuando fuere indispensable para cumplir con esta disposición, en el presupuesto de ingresos se podrá incluir hasta la mitad de las existencias del Tesoro no comprometidas y estimadas para el último día del ejercicio fiscal vigente al momento de la presentación del proyecto de ordenanza de presupuesto anual de ingresos y gastos. Artículo 242: Los créditos presupuestarios del presupuesto de gastos por programas, subprogramas, proyectos, partidas y demás categorías presupuestarias equivalentes, constituyen el límite máximo de las autorizaciones disponibles para gastar, no pudiendo el alcalde o alcaldesa acordar ningún gasto ni pago para el cual no exista previsión presupuestaria. El alcalde o alcaldesa, dentro de los límites cuantitativos y cualitativos que establezcan las disposiciones generales de la ordenanza de presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio económico financiero, podrá acordar traspasos de créditos entre partidas, proyectos, subprogramas, programas y otras categorías presupuestarias equivalentes. Artículo 243: Los municipios a distritos están obligados a regirse por las normas generales de contabilidad, así como por las normas e instrucciones sobre los sistemas y procedimientos de contabilidad dictados por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, con el propósito de lograr una estructura contable uniforme, sin perjuicio de las variaciones necesarias que permitan el registro de sus operaciones, así ramo la regularización y coordinación de los procedimientos contables de cada Municipio. Artículo 245: El presupuesto deberá contener en forma especificada las inversiones, así como los gastos de operaciones, de las diversas unidades de la entidad y los aportes para fundaciones, empresas, mancomunidades y demás organismos de carácter municipal e intermunicipal. Contralorías Ahora bien, tales órganos y entes públicos, no manejan el patrimonio público a su completa discreción, sus actuaciones están enmarcadas dentro de un marco legal, y deben realizar un Pan Operativo Anual que contenga cuales son los objetivos y metas a alcanzar, el cual debe ser especificado por cada unidad que conforma esos órgano o entes públicos, y que les servirá para sustentar el respectivo presupuesto que soliciten para el funcionamiento de los mismos. Aunado a esta situación, están sometidos a la
vigilancia del Órgano de Control Fiscal, respectivo, por consiguiente, señalados los artículos arriba indicado, se quiere por último hacer alusión, a las normativas de rango constitucional, que corresponde a tales Órgano de Control Fiscal, encargados del control, vigilancia y fiscalización de los bienes, ingresos y gastos del patrimonio público y de las operaciones relativas a los mismos, entre ellos, la celebración de contratos. Dichos Órganos de Control están ubicados en todas las instancias territoriales: Nacional: Contraloría General de la República; Estadal: Contraloría General del Estado; y Municipal: Contraloría Municipal, y tienen rango constitucional, contenidos en los siguientes Artículos de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela: Artículo 163: Cada Estado tendrá una contraloría que gozará de autonomía orgánica y funcional. La Contralorea del Estado ejercerá, conforme a esta Constitución y la Ley, el control, la vigilancia y la fiscalización de los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las funciones de la contraloría General de la República. Dicho órgano actuará bajo la dirección y responsabilidad de un Contralor o contralora, cuyas condiciones para el ejercicio del cargo será determinado por la ley, la cual garantizará su idoneidad e independencia, así como la neutralidad en su designación, que será mediante concurso público. Artículo 176: Corresponde a la Contraloría Municipal el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes municipales, así como las operaciones relativas a los mismos, sin menoscabo del alcance de las atribuciones de la Contraloría General de la República y será dirigida por el Contralor o Contralora Municipal, designado o designada por el Consejo mediante concurso público que garantice la idoneidad y capacidad de quien sea designado o designada para el cargo, de acuerdo con las condiciones establecidas por la ley. Artículo 287: La Contraloría General de la República es el órgano de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos y bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección de los organismos y entidades sujetos a su control. Las referidas Contralorías de rango constitucional, tiene sus atribuciones establecidas y bien determinadas en las leyes respectivas, como lo son: A Nivel Nacional, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF) del 2010; a nivel estadal Leyes de las Contraloría Generales de los Estados, desarrolladas conforme a la LOCGRSNCF y, a nivel Municipal, Ley Orgánica del Poder Público Municipal, ordenanza de creación de las Contraloría Municipales y la LOCGRSNCF, está última, aplica en el ámbito estadal y municipal, por cuanto, las contralorías esta inmersas en un Sistema Nacional de control, regido por la Contraloría General de la República. Así se tiene, para la Contraloría General de la República, como normativa legal la LOCGRSNC (2010), de la que se traen algunos Artículos: Artículo 2: La Contraloría General de la República, en los términos de la Constitución de la República y de esta Ley, es un órgano del Poder Ciudadano, al que corresponde el control, la vigilancia y la fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarán a la realización de auditorías, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control. Artículo 9. Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República: 1. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional. 2. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal. 3. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Distritos y Distritos Metropolitanos. 4. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal. 5. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Territorios Federales y Dependencias Federales. 6. Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales. 7. El Banco Central de Venezuela. 8. Las universidades públicas. 9. Las demás personas de derecho público nacionales, estadales, distritales y municipales. 10. Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyan con la participación de aquéllas. 11. Las fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario
por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores representen el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto. 12. Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o responsables, de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico Tributario, o que en cualquier forma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en la administración, manejo o custodia de recursos públicos. Artículo 26: Son órganos del Sistema Nacional de Control Fiscal los que se indican a continuación: 1. La Contraloría General de la República. 2. La Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios. 3. La Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. 4. Las unidades de auditoría interna de las entidades a que se refiere el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley. Para las Contralorías, en la presente investigación, Municipal, la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, antes reseñada, en sus Artículos: Artículo 100: En cada Municipio existirá un Contralor o Contralora Municipal, que ejercerá de conformidad con las leyes y la ordenanza respectiva, el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes municipales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Artículo 101: La Contraloría Municipal gozará de autonomía orgánica, funcional y administrativa, dentro de los términos que establezcan esta Ley y la ordenanza respectiva. Como puede inferirse, en cada ámbito territorial, llámese Nación, Estado o Municipio, existe una Contraloría, que velará y garantizará que las operaciones realizadas por los órganos y entes adscritos a cada una de esas entidades, realicen sus operaciones, con transparencia y apegados al principio de legalidad que debe regir a todas las operaciones realizadas por estos órganos o entes, bien sea, que se establezcan los procedimientos en normativas de carácter legal, como en normativas de carácter sub legal, como Decretos, Reglamentos o Normativas Internas.
Activo Fijo o Permanente: Es un activo tangible de naturaleza relativamente permanente que normalmente no está disponible para la venta. Generalmente incluye las propiedades, plantas, equipos y recursos naturales. Los Activos se dividen en dos grandes grupos: los sujetos a depreciación (edificio, maquinarias, herramientas y equipos); y los no sujetos a depreciación como los terrenos.) (Diccionario de Términos Contables y Administrativo, 1998). Administración: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. (Stoner y Wankel, 1996). Administración: Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. (WWW.elprisma.com). Alcaldía: Es la denominación oficial del órgano ejecutivo del municipio, representado por la figura del Alcalde, quien ejerce la función ejecutiva y le corresponde el gobierno y administración del municipio. (Ley Orgánica del Poder Público Municipal Régimen Municipal, 2010). Anticipo: Adelantos efectuados en dinero o en especie por el ente económico a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestación futura de acuerdo con las condiciones pactadas... (Plan Único de Cuentas Contables, 2000). Asignación: Suma autorizada de dinero destinada a pagar ciertos costos conocidos o anticipados de un determinado bien o servicio. (Rosenberg, 1983). Bienes de Compra: Los que sólo se adquieren después de haber comparado las ventajas y desventajas de todas las mercancías similares. Rosenberg, (1983). Buena Pro: Consiste en la decisión del contratante de manifestarle a una de las empresas participantes en la licitación, su conformidad con la oferta presentada y por
lo tanto la disposición a contratar con esa empresa el servicio, la obra o la adquisición licitada. (CORPOVEN, S.A., 1994). Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. Clasificación: Es la ubicación del interesado en las categorías de especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base a su capacidad técnica general. (LCP). Comprobante: Es un documento que se extiende para demostrar una transacción. (Diccionario Pequeño Larousse Ilustrado, 1991). Conciliación: Proceso para determinar las diferencias entre dos renglones o partidas de una cuenta para concordarla; por ejemplo un estado de cuentas y un libro de comprobantes puesto al día. (Rosenberg, 1983) Contabilidad: Es el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar una imagen numérica, una base de cifras y una justificación en cifras, para orientar las actuaciones de la gerencia. (Goxens, 1996). Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los órganos y entes sujetos al presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, en virtud de un contrato, sin que medie relación de dependencia. (LCP). Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de servicio, que contendrán al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario.(LCP). Control: Es la gestión administrativa que permite conocer si se han cumplido, y se están cumpliendo los programas propuestos, los principios establecido, las instrucciones y las órdenes impartidas, con el propósito de detectar eventuales desviaciones, a fin de efectuar los ajustes pertinentes a tiempo, para tomar medidas apropiadas y evitar que se repitan los errores cometidos. (Gómez, 1993).
Control Administrativo: Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que se han impartido se ejecutan de acuerdo a los requerimientos, planes o programas de la organización. Formulación continua de planes, evaluaciones, métodos de organización, sanciones, análisis, verificaciones y sincronización. (Rosenberg, 1983). Control Fiscal: Cuando actúan los funcionarios de los órganos de control externo en las instituciones del estado; tal es el caso de las Contralorías, llámese República, Estados o Municipios; las cuales ejercita este control sobre los inventarios de las cuentas, que exige por mandato de ley, para ser revisadas en forma de auditorías, las cuales son acciones que realiza o practica en forma permanente los Órganos de Control Externo o Unidades de Auditoría Interna, en los organismos públicos que son de su competencia o sujetos a su control, por mandato legal. (Propio de la investigadora). Control Interno: Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud veracidad de su información financiera y administrativa para promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (www.interconsulting.com). Cuenta (s): Son unidades básicas de la contabilidad, en que se refleja el movimiento de todo lo que recibió y todo lo que entrego esa cuenta. (Brito. 1999). Deducción: Suma que los trabajadores deben pagar de su salario en concepto de tasas estatales, seguridad social y otros impuestos. (Rosenberg, 1983). Dirección: Consiste en sacarle el mejor provecho a todos los recursos con que cuenta la empresa; misión que se distribuye entre todos los ejecutivos, a cada uno la parte que le corresponde dentro de su área de responsabilidades. (Gómez, 1993). Emergencia Comprobada: Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización, o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. (LCP).
Estructura Organizacional: Es el arreglo, interrelación y posición de las unidades orgánicas que componen a una compañía. (Stoner y Wankel, 1996). Función Financiera: Analiza la obtención de los recursos necesarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa. (Goxens, 1996). Gerencia Contratante: Es la organización responsable de promover y conducir el procedimiento de contratación a llevar a cabo, y en consecuencia, de establecer la estrategia de contratación que sea más conveniente con el apoyo de las organizaciones asesoras. (PDVSA: Manual de Mecanismos de Contratación, 1997). Manual de Procedimientos: Un manual de normas y procedimientos detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa. Por otra parte, este tipo de manual establece las pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización. (Catacora, 1997). Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos Establecidos en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, creadas para efectuar la selección de contratistas para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. (LCP). Municipio: Constituye la unidad política primaria de la organización nacional de la República, goza de personalidad jurídica y ejerce sus competencias de manera autónoma, conforme a la Constitución de la República y la ley.(Ley Orgánica del Poder Público Municipal, 2010). Oferta: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. (LCP). Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de participar una oferta en alguna de las modalidades previstas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. (LCP). Orden de pago: Es la obligación de un organismo gubernamental, extendida para liquidar deudas y pagadera inmediatamente por el tesoro de la unidad gubernamental correspondiente. (Kohler, 2004).
Organizar: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización. (Stoner y Wankel, 1996). Órgano o Ente Contratante: Todos los sujetos, señalados en el artículo 3° del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, que pueden proceder a contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. (Ley de Contrataciones Públicas (LCP). Participante: Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido el pliego de condiciones para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado o Consulta de Precios.(LCP). Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas, requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades de selección de contratistas establecidas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.(LCP). Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de servicios. (LCP). Presupuesto por Programas: Es un presupuesto que atiende más a los fines de la acción gubernamental que a los componentes de las compra del gobierno. (Diccionario de Términos Contables, 1998). Presupuesto Público: Es una herramienta de carácter financiero, económico y social, que permite a la autoridad estatal planear, programar y proyectar ingresos y gastos públicos, a fin de que lo programado o proyectado presupuestal sea lo más cercano de la ejecución. (Romero, 2001). Procedimientos: Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, que constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. (Gómez, 1993).
Procesos: Son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con unas normas, unos principios, leyes y reglas. (Melinkoff, 1990). Servicios Profesionales: Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas, en virtud de actividades de carácter científico, técnico, artístico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio de su profesión, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia. (LCP). Sistema de Contabilidad Pública: Será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la República y a sus entes descentralizados funcionalmente; estará fundamentado en las normas generales dictadas por la Contraloría General de la República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación válidos para el sector público. (Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, 2009). Sistemas y Procedimientos: Es el análisis de los planes de acción colectivo, procedimientos, formas y equipos, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa. (Haslett, 1991).
Este punto se refiere a las variables relacionadas con el objeto de estudio, procediendo a exponer su definición conceptual y operacional. Para Balestrini (2001) “Una variable es un aspecto o dimensión de un objeto o una propiedad de estos aspectos o dimensiones que adquiere distintos valores y por lo tanto varia” (p. 113). La autora, antes referida, igualmente expresa que: “La función de las hipótesis es la de indicar los aspectos del problema en estudio que deben ser tomados en consideración, sin embargo, no es menos cierto, que esta función de las hipótesis es posible alcanzarla en la media en que se logre un mayor nivel de concreción o especificación de las variables que contiene la hipótesis. Si bien es cierto, que un concepto es una abstracción de la realidad, una variable es un concepto” (p.113).
Por su lado, Hernández y otros (1999) indican que, “Una variable propiedad que puede variar y cuya variación es susceptible de medirse” (p.75).
Según los autores citados, las variables son observables, son cualidades de una cosa, de un objeto, factible de cambio o de variación de valores y por ende medible Es por ello que según el planteamiento del problema de esta investigación, las variables a medir son: los procesos administrativos y contables y la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios. Las variables entonces representan los elementos examinados en la investigación las cuales se operacionalizan, como señala Balestrini (ob.cit.) “A través de un proceso de mediación entre el concepto y los indicadores” (p.115). Y esta operacionalización, no es más que dividir o desglosar las variables en aspectos más sencillos, para poder medirla, es pasar, según la autora referida, del concepto de la variable en su
definición nominal y real, a las dimensiones consideradas esenciales que integran el concepto, hasta llegar a los indicadores de las dimensiones.
Según Balestrini (ob.cit.), se puede entender que dentro del concepto se tiene una definición nominal: “Se encuentra estrechamente relacionada con el cuerpo teórico en el cual está contenida la hipótesis en cuestión o la variable en estudio. En esta etapa del proceso de operacionalización de las variables, se establece específicamente el significado que ha de otorgársele a un determinado término dentro de la investigación. Las definiciones nominales, tiene la ventaja de proporcionar una mayor precisión en el establecimiento de los objetivos de la investigación” (p. 114). Asimismo indica, la autora señalada, que dentro del concepto se tiene una: “definición real, dentro del proceso de operacionalización de las variables, está relacionado con los enjunciados relativos a las propiedades (dimensiones) consideradas esenciales del objeto u hecho referido en la definición. Se trata aquí de descomponer el concepto original en las dimensiones que lo integran” (p.114).
Se tiene entonces que definir en esta investigación, lo que se entiende por: procesos administrativos y contables y por adquisición y dotación de bienes y contratación de servicio.
Administración y Contaduría, definen en su Programa de la asignatura Sistemas Administrativos y Contables (2006) en su fundamentación, lo siguiente: “Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones. Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos. El Sistema Administrativo es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones”. Adquisición y Dotación de Bienes y Contratación de Servicios Para la autora de esta investigación, los procedimientos para la adquisición de bienes y contratación de servicios, son procesos que se dan en todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental adscritas a dichas instituciones necesitan obtener bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas que se han planteado, de allí radica la importancia en la implementación de mecanismos de controles y políticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos. Por tanto, lo que se pretende en esta investigación, es diagnosticar los procesos administrativos y contables y dependiendo de lo que se encuentre, proponer mejoras viables con el fin que sean aplicadas en la institución y que contribuyan a que dichos
procesos sean más eficiente y efectivos y que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos de la institución, para los cuales se hace necesario, la adquisición de bienes y contratación de servicios. Por cuanto, los órganos y entes de la administración pública, no funcionarían sin los implementos necesarios (materiales y humanos) para cumplir sus metas y objetivos. Pero como la Administración Pública está sometida al principio de legalidad, necesita cumplir con lo que le establezcan las normas en materia de sistemas contable y en materia de contrataciones públicas.
Para Balestrini (ob.cit.), “La definición operacional de una variable, implica seleccionar los indicadores contenidos de acuerdo al significado que se le ha otorgado a través de sus dimensiones a la variable den estudio. Supone la definición operacional la referencia empírica. Hay que recordar, que es necesario definir las variables teóricas en términos de variables empíricas o indicadores. Esta etapa del proceso de operacionalización de una variable debe indicar de manera precisa el qué, cuándo y cómo de la variable y las dimensiones que la contienen. Se trata de encontrar los indicadores para cada una de las dimensiones establecidas” (p.114). Las dimensiones en las que se encuentran inmersas estas variables se indican seguidamente. Para la variable independiente referente a procesos administrativos y contables, son: sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información, y sus indicadores: sistema de información financiera; cuantificación de recursos y cuantificación de obligaciones; etapas; efecto de las transacciones; y contabilidad. Para la variable dependiente relacionada con la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios es: contratación pública y sus indicadores: asignación presupuestaria; contratistas y proveedores; contratos administrativos y control fiscal. A continuación se presenta la tabla de operacionalización de las variables con sus dimensiones, indicadores, sub-indicadores, fuentes, instrumentos e ítems.
CUADRO: OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
VARIABLES DIMENSIÓN Sistematización INDICADOR Sistema de información financiera SUBINDICADOR  Procedimientos y métodos.  Ingresos de los datos.  Validación de los datos.  Actualización de los datos.  Emisión de reportes FUENTES Documental y de Campo: aplicada a la Dirección de Administración Departamento de Presupuesto y Sección de Contabilidad INSTRUMENTOS Cuestionario estructurado. ITEMS
Valuación PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES (VI)
Cuantificación de recursos Cuantificación de obligaciones
 Valuación del efectivo.  Valuación del efectivo en bancos.  Valuación de Inversiones.  Valuación de derechos a cargo deudores.  Valuación de Propiedad Planta y Equipo
Captación. Clasificación. Registro. Calculo. Síntesis de datos
 Débitos y créditos.
 Cuentas.
 Cargos y Créditos a las cuentas.  Cuentas de activos.  Cuentas de Pasivos y Capital.  Resumen de funcionamiento de débitos y créditos.  Registros de operaciones.  Cuentas por Cobrar y pagar.
 Registro de la actividad financiera.  Clasificación de la información.  Resumen de la información.  Control, compatibilidad y flexibilidad.  Hardware y software.  Recursos humanos.  Políticas y normas contables.  Ingresos de los datos.  Validación de los datos.  Actualización de los datos.  Emisión de reportes.
 Presupuesto anual.
Documental y de Campo: aplicada a la Dirección de Administración
Contratistas y proveedores. ADQUISICIÓN Y DOTACIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS (VD) Contratos administrativos
 Modalidades de selección: Ley de Contrataciones Públicas.
Departamento de Presupuesto y Sección de Contabilidad y a la Comisión de Licitaciones
 Formalización del acuerdo bilateral de voluntades.
 Órganos de Control
Fiscal: Auditorias, fiscalizaciones, inspecciones.
Elaborado con información obtenida de Arturo Elizondo López y Datos propios de la Investigadora
El presente capítulo enmarca la metodología utilizada para el desarrollo de la investigación, comprende un conjunto de actividades así como procedimientos los cuales debe realizar el investigador para dar respuesta a los objetivos planteados, siendo el propósito de estudio determinar los procesos administrativos y contables para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios en la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara
Naturaleza, Tipo y Diseño de Investigación
Se debe comenzar este punto, indicando lo que se entiende por el enfoque positivista del paradigma cuantitativo, para Hurtado (1998) las características de este paradigma son: “Utiliza técnicas cuantitativas de recolección y análisis de datos. Es positivista y presta poca atención a los estados subjetivos de quien actúa. Medición controlada y a veces intervención. Se dice objetivo. Orientado a la comprobación, confirmatorio e hipotético deductivo. Orientado al resultado. Énfasis en la confiabilidad de los datos: replicabilidad. Intenta generalizar: estudios de muchos casos. Asume la realidad como estable” (p.7). Por su parte Palella y Martins (2008), indican: “El paradigma con enfoque cuantitativo se fundamenta en el positivismo, el cual percibe la uniformidad de los fenómenos, aplica la concepción hipotética-deductiva como una forma de acotación y predica que la materialización del dato es el resultado de procesos derivados de la experiencia. Esta concepción se organiza sobre la base de procesos de
operacionalización que permiten descomponer el todo en sus artes e integrar éstas para logra el todo. El positivismo (Comte, 1787-1857) afirma que el espíritu humano debe renunciar a conocer el ser mismo (la naturaleza) de las cosas y contentarse con las verdades que proporciona la observación y la experimentación” (p.40). En este orden y tomando en cuenta las características del estudio, el mismo se enfoca en el paradigma positivista. Siendo su enfoque de naturaleza
cuantitativa, en la que se recogen y analizan datos numéricos sobre variables, sustentándose en la inducción probabilística del positivismo lógico. Desde el punto de vista metodológico, el presente estudio corresponde a una investigación de campo con base documental, por lo que se utilizarán fuentes primarias de información, es decir, datos aportados por la Dirección de Administración, Dirección de Tesorería, Departamento de Contabilidad y la Comisión de Licitaciones, en consecuencia, con esta información, obtenida directamente de los sujetos involucrados se obtendrán los datos necesarios para analizar el objeto de estudio. Para Balestrini (1998), los trabajos de campo permiten observar y recolectar los datos directamente de la realidad en su situación natural. Con el doble propósito que el investigador pueda profundizar en la comprensión del hallazgo encontrado mediante la aplicación de los instrumentos; y por la otra parte, formarse una aproximación cercana al conocimiento de la realidad objeto de estudio. Hernández y Otros (1999) citan a Kerlinger (1975), el cual define el experimento de campo como ”un estudio de investigación en una situación realista en la que una o más variables independientes son manipuladas por el experimentador e condiciones tan cuidadosamente controladas como lo permite la situación (p.167). Parafraseado los autores el estudio de campo: es la información obtenida directa de la realidad; residiendo su innegable valor en el hecho de permitir al investigador cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos.
Considerando esta premisa y tomando en cuenta que la investigación se realizará en las Direcciones de Administración y Tesorería, Departamento de Contabilidad y Comisión de Licitaciones de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara para determinar los procesos administrativos y contables para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios, la misma cobra relevancia de investigación de campo. Por consiguiente, basado en la descripción anterior y tomando en cuenta que los datos a observar se tomarán directamente de la realidad es conveniente seleccionar el diseño en mención. De este modo, se dice que es documental pues se aplicará la técnica de observación documental a través de consultas a diversos materiales, tanto fuentes primarias como secundarias, libros, documentos, manuales, tesis, leyes, fuentes electrónicas y otros recursos tales como estudio de expediente,
informes de auditoría que se consideran importantes y que guardan relación con esta investigación. Al respecto cabe mencionar la definición de investigación documental de Ramírez (1999), quien expresa: “que es un variante de la investigación científica cuyo objetivo fundamental es el análisis de diferentes fenómenos de la realidad a través de la indagación exhaustiva, sistemática y rigurosa, utilizando técnicas muy precisas de la documentación existente que directamente e indirectamente aporten la información atinente al fenómeno estudiado” (p 40). En cuanto al diseño de investigación, se debe indicar que es la estructura real que la investigación asumirá para lograr los objetivos planteados, en este caso es, expostfacto , de carácter comparativo, no experimental, según Hernández y Otros (ob.cit), se refiere a que “se realizó sin manipular deliberadamente las variables” (p184). Según los autores antes mencionado, señalan que la
perspectiva temporal es transeccional, por cuanto la información se recolectará una sola vez por cada elemento muestral durante el periodo de estudio, además
se trata de una búsqueda retrospectiva de las posibles causas que han producido el fenómeno como el caso del estudio planteado. Para Hurtado (ob.cit) el carácter de la expresión ex-post-facto significa “fuera y después de hecho Se denomina así una investigación de nivel integrativo e la cual el investigador observa el evento después que éste ha ocurrido. En este tipo de diseño el investigador no tiene control sobre la variable independiente o el proceso causal, y la muestra no está seleccionada al azar” (p.392). En consecuencia, primero se produce el hecho y después se analizan las posibles causas y consecuencias, por lo que se trata de un tipo de investigación en donde no se modifica el fenómeno o situación objeto de análisis Este tipo de investigación es apropiada para establecer posibles relaciones de causa-efecto observando que ciertos hechos han ocurrido y buscando en el pasado los factores que los hayan podido ocasionar. Se diferencia del
verdadero experimento en que en éste la causa se introduce en un momento determinado y el efecto se viene a observar algún tiempo después. La investigación expostfacto estudia dos grupos diferentes y busca qué es lo que hace la diferencia para establecer la relación causa-efecto. El investigador examina el efecto de una variable independiente que ocurre de forma natural después que esta ha sucedido y trata de relacionar esta variable con un resultado o variable dependiente. La principal característica de este tipo de investigación es que el investigador escoge uno o más efectos que le es dable observar y se retrotrae en el tiempo en busca de posibles causas, relaciones y su significado. Es apropiado cuando por razones prácticas, económicas o éticas, no es posible realizar experimentos. Proporciona información útil sobre la naturaleza del problema: qué factores están asociados, bajo qué circunstancias, en qué secuencia aparecen. Actualmente las posibles relaciones causales que puedan determinarse por estudios expostfacto, se benefician considerablemente de técnicas estadísticas tales como la correlación parcial y la regresión múltiple
Para Hernández y Otros (ob.cit) la correlación: “Es una prueba estadística para analizar la relación entre dos variables medidas en un nivel por intervalos o de razón”(p.376). Y la regresión múltiple la definen como: “Un método para analizar el efecto de dos o más variables independientes sobre una dependiente. Asimismo, es una extensión de la regresión lineal sólo que con un mayor número de variables independientes. Es decir, sirve para predecir el valor de una variable dependiente conociendo el valor y la influencia de las variables independientes incluidas en el análisis” (p.411). Sobre este particular, en el presente estudio se determinará la situación actual de los procesos administrativos y contables para la adquisición y
dotación de bienes y contratación de servicios, se describirá tales procesos, se verificará el cumplimiento de los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios y se comparará los procesos administrativos y contables y el cumplimiento de los trámites administrativos para la adquisición y dotación de bienes y contratación de servicios por parte de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara. Finalmente con base a la información que se desprenda del estudio de campo establecer estrategias y lineamientos gerenciales organizativos, normativos y de procedimientos convenientes para actualizar y sincerizar tales actividades, que permitan mejorar los procesos administrativos y contables para la adquisición de bienes y contratación de administración pública, de auditoría y de gestión.
Según Arias (1999), “la población o universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas) involucradas en la investigación” (p.49). Los sujetos de estudio corresponden a “un conjunto finito o infinito de elementos
con características comunes para las cuales serán extensivas las conclusiones del estudio” (p.50). Continúa Arias (ob.cit.) y expresa que para seleccionar la población es necesario considerar cual será la unidad de análisis, lo que permitirá determinar con que elementos (personas u organización) se va a realizar el estudio de la definición antes citada. Por otra parte Selltiz (1974) citado por Hernández y Otros (ob.cit), señalan bajo el enfoque cuantitativo que: “….población o universo es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones” (p.204) En este orden Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a población la
consideran como “la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” ( p.60) En la presente investigación debido a que la población es pequeña y de fácil acceso en la investigación, se consideró la población como muestra en su totalidad, por representar un número finito de elementos fácilmente controlables por el investigador. En consecuencia, la muestra es censal: por tanto la muestra es igual a la población por ser esta finita. Por lo tanto, al mostrarse equitativamente población y muestra, se obviaran los procesos de muestreo y aleatorización. La muestra en la investigación es una parte representativa de una población, cuyas características según Balestrini, (2001): “debe reproducirse en ella, lo más exactamente posible”. (p.142). Por su parte Bernal (2000) define como muestra: “la parte de la población que se selecciona, y de la cual realmente se obtiene información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuarán la medición y la observación de las variables objetos de estudio” (p.45) En tal sentido, la población involucrada en este estudio estuvo conformada por 21 trabajadores pertenecientes a las siguientes unidades orgánicas:
Dirección de Administración, Dirección de Tesorería y Departamento de
Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Palavecino y la Comisión de Licitaciones conformada de acuerdo a la Ley de Contrataciones Públicas, por la Máxima autoridad de la Alcaldía, es decir por el Alcalde. De la muestra depende la investigación, por eso, es necesario que los sujetos a estudiar sean cuidadosamente escogidos de modo que la población esté totalmente representada.
Técnicas de Recolección de Datos o Procedimientos.
En función de los objetivos definidos en el presente estudio, se emplearán una serie de instrumentos y técnicas de recolección de información, orientados de manera esencial a alcanzar los fines propuestos. En este orden, la recolección de datos es un proceso meticuloso y difícil, pues requiere un instrumento de medición que sirva para obtener la información necesaria para estudiar un aspecto o el conjunto de aspectos de un problema. Según Hurtado (ob.cit), las técnicas: “… comprenden procedimientos y actividades que le permiten al investigador obtener información necesaria para dar respuesta a su pregunta de investigación” (p.409). Es decir, las técnicas tienen que ver con los procedimientos utilizados para la recolección de datos, es decir, el cómo. Continúa la autora e indica que las técnicas pueden ser: observación, entrevista, encuesta, sociometría y sesión en profundidad (p.410) Por consiguiente, para tal fin, se utilizará la técnica de la encuesta, que según Sabino (1978), se refiere: “a la obtención de información de interés mediante la interrogación de la población en estudio, con el fin de detectar un problema y ofrecer solución. Se trata entonces de requerir información a un grupo socialmente significativo de personas acerca de los problemas en estudio para luego, mediante un análisis de tipo cuantitativo, sacar las conclusiones que se correspondan con los datos recogidos. (p. 71) Para lograr el alcance de esta técnica, es necesaria la utilización del instrumento indicado para tal fin, como es el Cuestionario Estructurado, el cual
se centra en la aplicación a un determinado número de personas de un listado invariable de preguntas donde, el grado de estructuración del mismo dependerá del carácter abierto o cerrado de las preguntas. Con respecto el cuestionario Bavaresco (1988) define el cuestionario como “el instrumento o herramienta que recoge la información directa por el encuestador o indirecta por correo.” (p.104). Asimismo Hernández y Otros (ob.cit) definen el cuestionario “como el instrumento más utilizado para recolectar datos, consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir” (p.276). Este instrumento perteneciente a la técnica de la encuestase aplicará en forma de cuestionario con preguntas cerradas y estructuradas con el criterio dicotómico Si o No, a los Directores y Jefe pertenecientes a las áreas de Administración, Tesorería, Contabilidad y a la Comisión de Licitaciones de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara que representan un total de 21 trabajadores pertenecientes a las siguientes unidades orgánicas, antes mencionadas, seleccionadas para el estudio y que representan la muestra estadística de la población, es decir, constituirán las unidades de análisis de la investigación. En lo que respecta al procedimiento, luego de recolectar la información a través del instrumento escogido, se procederá a ordenarla y clasificarla tomando en cuenta los requerimientos definidos para facilitar su procesamiento y análisis. Los resultados de los cuestionarios se analizaron a través de la tabulación y gráfico de los resultados. En el desarrollo de la presente investigación se utilizará la medida de tendencia central, es decir la medida donde se calcula el promedio aritmético de una distribución de frecuencias, donde se observan claramente los datos arrojados por la aplicación de los instrumentos de recolección de información. Esta medición bajo el parámetro estadístico, se realizará a través del cálculo de repetición en las respuestas arrojadas por los consultados, donde cada ítem será analizado por medio de la ilustración gráfica y analítica a nivel porcentual, de
los distintos datos obtenidos de la tabulación de encuestas. Estos datos arrojados sirvieron de iniciativa a la formulación de conclusiones y recomendaciones para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Los procedimientos a realizar en el estudio fueron: 1. Revisión documental de textos, documentos, manuales, tesis, leyes,
fuentes electrónicas, entre otros. En esta etapa se fundamenta el problema y estructura los antecedentes y marco teórico de la investigación. 2. Selección de los sujetos de estudio. En esta etapa se establece contacto
con los sujetos que conforman el marco muestral para informarles el propósito de la investigación y solicitudes su colaboración al responder el instrumento. 3. 4. Diseño del instrumento de recolección de datos. Determinación de validez del instrumento a través de la técnica juicio de
expertos. 5. 6. 7. 8. Aplicación de prueba piloto. Determinación del coeficiente de confiabilidad. Aplicación del instrumento a la muestra seleccionada. Análisis y tabulación de resultados, la cual se ilustra en gráficos, para su
mayor precisión. 9. Establecimiento de conclusiones y recomendaciones.
En cuanto a los instrumentos, son los medios materiales empleados para recoger y almacenar la información. Al respecto Hurtado (ob.cit), sostiene que los instrumentos: “… constituyen un conjunto de pautas e instrucciones que orientan la atención del investigador hacia un tipo de información específica para impedir que se aleje del punto de interés; los instrumentos le indican que tipo de preguntas hacer y con cuál contenido, o cuáles situaciones observar y en qué momento. Si bien la técnica indica el cómo se va a recoger la información el instrumento señala el cuál información seleccionar” (p.409).
En este orden, los instrumentos representan la herramienta con la cual se va a recoger, filtrar, y codificar la información, es decir, el cuál, y estos pueden estar ya elaborados e incluso regulados. La misma autora señala que los instrumentos dependiendo de la técnica utilizada pueden ser: Para la
observación: Guía de observación, lista de cotejo, registro anecdótico, matriz de análisis. Para la entrevista: Guía de entrevista. Para la encuesta: cuestionario, escala, test, prueba de conocimiento. Para sociometría: test sociométrico. Para la sesión en profundidad: guía de observación (p.410). Con respecto a este punto Padua (1989) señala: “…un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la información. La recopilación de datos se remite al uso de técnicas que establecen la forma o reglas para construir los instrumentos apropiados que permitan el acceso a la información requerida” (p.17) Continúa el autor en la misma obra en cuanto a las técnicas de recolección de datos que establecen la manera de construir instrumentos apropiados para llegar a la información y señala lo que se debe entender por encuesta: “…la encuesta es una forma específica de interacción social, que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarles datos de interés estableciendo un diálogo peculiar donde una de las partes busca recoger informaciones y otra es la fuente de la misma. El propósito de esta técnica es conferenciar de manera informal sobre algún tema establecido previamente y, a la vez reunir datos” (p.28). En orden a lo anterior, la encuesta será la técnica que se diseñará y utilizará como herramienta para obtener la información necesaria para el objeto de la presente investigación. Y el instrumento operacional será el cuestionario con preguntas cerradas y estructuradas con el criterio dicotómico con alternativas (Sí y No). Las preguntas o ítems son referentes a las variables que se estudiarán: procesos administrativos y contables y adquisición y dotación de bienes y contratación deservicios. El mismo constará de 41 ítems.
Validez del Instrumento Es innegable que para que la investigación tenga mayor credibilidad y confiabilidad, deberá contar con la validación por parte de expertos del instrumento a ser utilizado. En este orden se tiene un concepto de validez expresado por Hernández, y Otros (ob.cit), indicando: “la validez se refiere al grado en que un instrumento de medición mide realmente la variable que pretende medir” (p.236). Continúan los autores y señalan que la validez es un concepto del cual pueden tenerse diferentes tipos de evidencia: “Evidencia relacionada con el contenido: se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo que se mide. Evidencia relacionada con el criterio: establece la validez de un instrumento de medición comparándola con algún criterio externo. Este criterio es un estándar con el que se juzga la validez de un instrumento. Evidencia relacionada con el constructo: probablemente es la más importante sobre todo desde una perspectiva científica y se refiere al grado en que una medición se relaciona consistentemente con otras mediciones de acuerdo con hipótesis derivadas teóricamente y que conciernen a los conceptos (constructos) que están siendo medidos” (pp.236-238). Agregan igualmente los autores que: “la validez total de un instrumento de medición se evalúa sobre la base de tres tipos de evidencia. Entre mayor evidencia de validez de contenido, validez de criterio y validez de constructo tenga un instrumento de medición, éste se acerca más a representar la variable o variables que pretende medir” (p.238). En tal sentido, los instrumentos serán sometidos a validación de contenido, de criterio y de constructo, a través del juicio de expertos, para lo cual se solicitará la colaboración de un metodólogo, y dos expertos en materia de derecho público: del área de contabilidad y contrataciones públicas, quienes juzgarán el instrumento y realizarán las respectivas
observaciones, de acuerdo a la claridad, congruencia y pertinencia de los ítems. Para ello, a cada experto se le hará entrega de una carpeta contentiva
de: título, objetivos, operacionalización de las variables, instrumento y formato de validación, a fin de que opinen sobre la claridad de los ítems, pertinencia y exactitud. De esta manera se determinará la relación del ítem seleccionado con los objetivos e indicadores de las variables objeto de estudio. Asimismo realicen las observaciones pertinentes para mejorar los instrumentos en su elaboración definitiva. Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validación se realizarán las modificaciones a que dé lugar para finalmente considerarlos válidos para medir las variables en estudio y una vez concluido, se efectuará la recolección en el cuestionario prototipo y se editará la versión definitiva para la aplicación de una prueba piloto.
La confiabilidad, es considerada como el grado de seguridad que presenta el instrumento en su aplicación, las veces que sea necesario a uno o varios sujetos. En este sentido Hernández y otros (ob. cit.), acotan: “la confiabilidad de un instrumento se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados” (p. 235). Los autores en mención señalan igualmente que “existen diversos procedimientos para calcular la confiabilidad de un instrumento de medición. Todos utilizan formulas que producen coeficientes de confiabilidad. Estos coeficientes pueden oscilar entre 0 y 1. Donde un coeficiente 0 significa nula confiabilidad y 1 representa un máximo de confiabilidad” (p.241). Asimismo, para determinar la confiabilidad de los instrumentos utilizados en la investigación, se aplicará una prueba piloto, aplicada a 8 personas no incluidas en la población pero que tengan que ver de alguna manera con el tema de investigación: procesos administrativos y contables para la dotación y adquisición de bienes y contratación de servicios.
En cuanto a la prueba piloto, Hernández y Otros (ob.cit) señalan: “… se aplica a personas con características semejantes a las de la muestra o población de la investigación. En este prueba se analiza si las instrucciones se comprenden y si lo ítems funcionan adecuadamente. Los resultados se usan para calcular la confiablidad y, de ser posible, la validez del instrumento de medición” ( p.254). Con respecto a la prueba piloto Balestrini (2001) indica: “Una vez que se han definido y diseñado los instrumentos y procedimientos de recolección de los datos, atendiendo al tipo de estudio de que se trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada, es conveniente someterlo a prueba con el propósito de establecer la validez de estos en relación al problema investigado. Esta prueba previa de los instrumentos y procedimientos de recolección de los datos, denominada prueba piloto, estudio piloto, pre test, test preliminar o investigación de ensayo, debe ser introducida en el marco del proceso de toda investigación en la medida que permita someterlos a ciertos correctivos, refinarlos y validarlos” ( p. 167). Por consiguiente, comparando las definiciones dadas por los autores, la prueba piloto se aplica a una pequeña muestra lo más representativamente posible a la muestra definitiva de la población investigada. Esta prueba piloto permitirá hacer dos comprobaciones necesarias: primero, la verificación de la forma de administrar el instrumento al personal de las unidades orgánicas involucradas: Direcciones de Administración y Tesorería, Departamento de Contabilidad y, Comisión de Licitaciones de la Alcaldía del Municipio Palavecino del Estado Lara, y segundo determinar su confiabilidad. Siguiendo este misma dirección, aunque existe diversas formas de de evaluar la confiabilidad de la medición realizada por el instrumento se puede afirmar que las estrategias test-retest y las de consistencia interna son las más utilizadas. La estrategia test-retest, según Muñiz (1996): “consiste en la aplicación de un mismo instrumento a una misma muestra de sujetos en al menos dos momentos diferentes”. La consistencia interna según Muñiz (ob.cit), “permite aplicar el
instrumento tan sólo una vez, las dos más utilizadas son la confiabilidad por mitades y el coeficiente Alfa de Cronbach” (p.40). Para Hernández y Otros (ob.cit.) “El Método de Mitades Partidas requiere sólo una aplicación de la medición. Específicamente el conjunto total de ítems es dividido en dos mitades y las puntuaciones o resultados de ambos son comparadas. Si el instrumento es confiable, las puntuaciones de ambas mitades debes estar fuertemente correlacionadas. En cuanto al Coeficiente de Alfa de Cronbach, requiere una sola administración del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1. Su ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los ítems del instrumento de medición, simplemente se aplica la medición y se calcula el coeficiente.” (p. 242). A efecto de esta investigación, la confiabilidad del cuestionario se calculará mediante el método de mitades partidas de Rulon-Guttman, para llevar a cabo dicho método se correlacionará a las dos mitades, la fórmula utilizada será la siguiente: A efecto, de esta investigación, la confiabilidad del cuestionario se calculará mediante la técnica de Kuder-Richardson (KR20), utilizada para instrumentos con ítems dicotómicos (Sí – No). Para Hurtado (ob.cit), “Esta técnica se basa en el supuesto de que cada ítem del instrumento constituye una prueba paralela, de modo que cada ítem es tratado como paralelo de todos los demás ítems. Esta técnica sólo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada ítem pueden calificarse como 1 ó 0 cada una. La fórmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n ítems será:
número de ítems del instrumento.
𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟=
𝑘𝑘−1
𝑠𝑠𝑟𝑟2−∑ 𝑝𝑝.𝑞𝑞 𝑠𝑠𝑟𝑟2
p = Porcentajes de personas que responden correctamente cada ítems. q = Porcentajes de personas que responden incorrectamente cada ítems S2t = Varianza total del instrumento” (p.424).
Teóricamente la ecuación KR20, según Magnusson (1985), citada por Hurtado (ob.cit), “representa un coeficiente de consistencia interna del instrumento, que proporciona la media de todos los coeficientes de división por mitades para todas las posibles divisiones del instrumento en dos partes” (p.424). Una manera práctica de interpretar la magnitud de un coeficiente de confiabilidad puede ser guiada por la escala que a continuación se indica, en la que se establecen los criterios para el análisis, y sus valores oscilan entre cero (0) y uno (1), siendo "0" una confiabilidad nula y “1” una confiabilidad máxima, mientras más se acerca el valor a cero más factible es el error en la medición Valores Entre 0,81 y 1,00 Entre 0,61 y 0,80 Entre 0,41 y 0,60 Entre 0,21 y 0,40 Entre 0,00 y 0,20 Criterios Muy alta. Alta. Moderada. Baja. Muy baja
Una vez que se efectué el cálculo, se ubicará el resultado en la escala de valores la cual indicara cual será su confiabilidad. Por último se indica, que es requisito que un instrumento de medición sea confiable y valido, para que los resultados de la investigación sean tomados en serio.
Según Hernández y Otros (ob.cit), el tipo de análisis de datos a llevar a cabo en un trabajo de investigación depende de los datos recolectados. Por la naturaleza del instrumento de medición, en este caso cuestionario, se decidió hacer uso de un análisis de datos cuantitativos.
Por consiguiente, en la presente investigación se procederá a la recolección de datos en las unidades orgánicas objeto de estudio, ya mencionada, dentro de los cuales se puede mencionar, informaciones referidas a los procesos administrativos y contables y a la dotación y adquisición de bienes y contratación de servicio. Para el análisis de los datos recolectados se separará la información verbal que estará constituida por el cuestionario a ser aplicado, de la información numérica que podrá ser obtenida mediante cualquier otra información de relevancia que posean las unidades orgánicas involucradas. Para llevar a cabo dicho análisis, una vez que se aplique el instrumento se procederá a organizar la información a través de la tabulación y cuantificación de los datos obtenidos. Luego se procederá a graficar los resultados expuestos en el cuadro de distribución de frecuencias, a través de la modalidad de grafico tipo circular, donde se distinguen las opciones o categorías a través de colores, analizando cada resultado expuesto de todas las preguntas realizadas. Se utilizará la estadística descriptiva, lo que implicará el cálculo de medidas de tendencia central como: media, mediana y moda, así como medidas de variabilidad como la desviación estándar donde la información se procesará de forma manual, determinando la frecuencia y porcentaje, los cuales se interpretarán sobre la base de cada una de las dimensiones, indicadores e ítems, de las variables en estudio. Para el cálculo del análisis de datos del presente estudio se empleará el programa SPSS y Microsoft Excel, debido a que son programas que contienen herramientas que facilitan el procesamiento de datos estadísticos de esta índole. Otra de las técnicas que se empleará en esta investigación, y que forma parte de la gerencia estratégica, es la Matriz FODA, la cual es una herramienta de comparación de las debilidades (D) y fortalezas (F) internas con las amenazas (A) y oportunidades(O) externas, la cual conduce a cuatro tipos de estrategias alternativas FO, DO, FA, DA. La estrategia DO tiene como objetivo mejorar las debilidades internas valiéndose de las oportunidades externas. La estrategia FA
se basa en la utilización de las fortalezas internas para reducir las amenazas externas. Siguiendo este mismo orden, se indica que para hacer el análisis inferencial se utilizará el método analítico deductivo- inductivo, considerado como el procedimiento que parte de lo general, como dato valido, para llegar a una conclusión de tipo particular. De esa forma, se estableció la relación causaefecto entre los elementos que componen el objeto de investigación; se realizó la descomposición del todo en sus partes para el estudio, tal como constata Ramírez (1999): Esto es que a partir de situaciones de carácter general se llegue a identificar explicaciones de carácter particular contenidas explícitamente en la situación general, y de la teoría general acerca de un fenómeno o situación se explican hechos o situaciones particulares” (p.32). Igualmente, se utilizará el análisis de divisiones o análisis de contingencia, que permite describir los comportamientos en forma conjunta de las dos variables y sus valores nominales, se representan en tablas de doble entrada donde en la horizontal se colocan los niveles alto, medio y bajo y en la vertical se colocan las variable dependiente e independientes. Y el método analítico,
para analizar los conceptos relacionados con el problema en estudio para conocer la relación que puede existir entre las variables Posteriormente, los datos recopilados se representarán en cuadros y gráficos que facilitarán su comprensión, para luego proceder a su análisis mediante la comparación de los objetivos apoyado con el sistema de variables, que permitirán redactar la conclusiones y recomendaciones respectivas.
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