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Timestamp: 2019-09-18 21:50:36+00:00

Document:
In ordine alle Agenzie di recupero crediti, il Ministero dell'Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza, ha emanato la circolare nr. 557/PAS/6909/12015(1) del 10 gennaio 2011 trascritta sotto:
1) Le indicazioni che devono essere contenute in licenza.
a) la natura degli affari.
b) la tariffa delle operazioni.
c) la sede dell'attività ed il registro delle operazioni.
2) Contratti stipulati in luoghi diversi dalla sede operativa dell'agenzia e modalità di esibizione o dì comunicazione diverse dall'affissione.
3) Alcune delle prescrizioni che devono essere imposte dal Questore.
4) Altri obblighi del titolare della licenza e dei suoi agenti.
Modalità di gestione del giornale degli affari seconde modalità informatiche
3. Sistema dì gestione informatica del protocollo e dei documenti
4. Registro informatico
5. Sicurezza fisica dei documenti
6. Gestione della riservatezza
7. Supporti di memorizzazione
8. Tenuta del Registro
" Con circolare n.557/PAS/l 1858.12015(1), del 2 gennaio 2008, sulla scorta dei lavori preparatori del provvedimento dì modifica normativa dell'art. 115 del Testo Unico delle leggi di pubblica sicurezza, Imposto dall'attuazione della sentenza della Corte di Giustizia delle Comunità Europee relativa alla causa C-134/05 del 18 luglio 2007, sono state fomite le prime indicazioni in ordine alla nuova disciplina delle agenzie di recupero stragiudiziale dei crediti.
Tali disposizioni vanno ora opportunamente integrate dagli approfondimenti che seguono in considerazione della problematiche operative sinora evidenziatesi, nonché in attuazione all'atto di "sindacato parlamentare", contenuto nell'ordine del giorno n. 9/6/9 (dell'On. Barbato ed altri), approvato nella seduta dell'Assemblea del 29 maggio 2008, che impegnava il Governo a definire con maggiore precisione, in sede di attuazione del citato art. 4,"…le modalità dell'esibizione o della comunicazione al cliente della licenza da parte delle agenzie di recupero stragiudiziale di crediti, delle relative prescrizioni, nonché delle operazioni consentite e delle tariffe".
Come noto le modifiche introdotte all'art. 115 del t.u.l.p-s. dall'art. 4 del decreto-legge 8 aprile 2008, n. 59, convertito con modificazioni nella legge 6 ghigno 2008, n. 101, hanno riguardato i seguenti aspetti:
1. La validità della licenza:
• . -la licenza rilasciata dal Questore di una provincia abilita allo svolgimento delle attività di recupero stragiudizìale dei crediti per conto terzi senza limiti territoriali, osservate le prescrizioni di legge o di regolamento e quelle disposte dall' autorità (art. 115, comma sesto).
2. L'obbligo di avere una sede operativa per lo svolgimento dell 'attività:
• pur permanendo l'obbligo di avere a disposizione una sede operativa, alle attività di recupero stragiudizìale dei crediti non si applica i) comma quarto dell' art.l 15, secondo cui "la licenza vale esclusivamente per i locali in essa indicati" (art. 115, comma sesto e ottavo).
3. L'onere di affissione della tabella. Modalità alternative di adempimento dell'obbligo:
• l'onere di affissione della "tabella dette operazioni alle quali attendono, con la tariffa delle relative mercedi", imposto alle agenzie di affari dal successivo art. 120 del tu.l.p.s., per l'attività di recupero stragiudizialc dei crediti può essere assolto mediante l'esibizione o comunicazione al committente della licenza e delle relative prescrizioni, con la compiuta indicazione delle operazioni consentite e delle relative tariffe (art. 115, comma settimo).
4. Altri obblighi del titolare della licenza e dei suoi agenti:
* il titolare della licenza è obbligato a tenere a disposizione degli ufficiali e agenti di pubblica sicurezza il registro delle operazioni (art 120 t.u.l.p.s.) ed a comunicare all'ufficio che ha rilasciato il titolo autorizzatorio l'elenco dei propri agenti. Gli agenti sono tenuti ad esibire copia della licenza ad ogni richiesta degli ufficiali e agenti di pubblica sicurezza ed a fornire alle persone con cui trattano compiuta informazione della propria qualità e dell'agenzia per la quale operano (art.115, comma ottavo).
In considerazione di ciò si forniscono i seguenti chiarimenti.
L'articolo 204 del Regolamento per l'esecuzione del t.uJ.p.s. elenca le indicazioni minime della domanda (che ai sensi dell'ultimo comma dello stesso articolo debbono poi essere riportate in licenza) per aprire un'agenzìa o un ufficio pubblico di affari, a termini dell'art. 115 della legge, che riguardano:
a) la natura degli affari a cui si vuole attendere;
b) la tariffa delle operazioni;
c) la sede dell'esercizio.
Il generico riferimento alla "natura degli affari" è imputabile al fatto che la disposizione in esame è applicabile non solo alle licenze per l'esercizio di agenzie il cui rilascio è rimasto nella competenza del Questore, come quelle di "recupero crediti", "pubblici incanti" ed "agenzie matrimoniali e dì pubbliche relazioni" ma anche a tutte le altre tipologie di agenzie o uffici pubblici di affari che l'art 163, comma secondo, lettera e), del decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 112, ha trasferito nella competenza dei comuni.
Si ribadisce tuttavia che la presente circolare riguarda unicamente le agenzie di recupero crediti, per le quali la Corte di Giustizia delle Comunità europee ha imposto le modifiche normative di cui si discute. Con riguardo a tale tipologia di licenza si osserva che l'indicazione "della natura degli affari a cui si vuole attendere ", in ragione delle particolari implicazioni che l' esercizio dell'attività ha con l'ordine e la sicurezza pubblica, necessita particolare attenzione da parte delle SS.LL., con la conseguenza che occorrerà verifìcare con doverosa puntualità il novero delle attività indicate dal richiedente, al fine di delimitare opportunamente il campo di operatività della licenza, evitando che siano riportate nel titolo autorizzatorio generiche formule che nello svolgimento della medesima attività possano eventualmente indurre il titolare della licenza ed i suoi agenti a travalicare i limiti di operatività della disposizione di cui all'art. 115 del t.u.l.p.s.- che sono la gestione, l'incasso e il recupero per conto di terzi di crediti insoluti, in qualsiasi modalità di contatto con il debitore nel rispetto delle norme vigenti, nonché l'espletamento delle attività connesse.
Onde svolgere tali attività il titolare della licenza ed i suoi agenti possono effettuare accertamenti avvalendosi della consultazione di pubblici registri,, ovvero acquisendo informazioni presso fonti private, comunque nel rispetto della-norme vigenti, con le cautele imposte dal "Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con il decreto legislativo 30 giugno 2003, nr.196, e osservate le prescrizioni^imposte dall'Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Resta inteso che l'acquisizione dei dati ed il relativo trattamento dovrà avvenire secondo il principio di pertinenza e per esclusiva finalità di recupero del credito, essendo preclusa ogni attività di natura squisitamente investigativa, per la quale l'ordinamento prevede l'obbligo di munirsi di un diverso titolo autorizzatorio.
Analogamente è da ritenersi preclusa alle agenzie di recupero crediti l'attività di rivendita delle informazioni commerciali elaborate da un istituto autorizzato ai sensi dell'art. 134 t.u.l.p.s., ancorché realizzata attraverso la rete internet, mediante la creazione sul sito web dell'agenzia di recupero di un collegamento telematico all'istituto di informazioni commerciali munito di licenza.
II richiamato art. 204 del Regolamento dti esecuzione del t.u.l.p.s. impone l'indicazione in licenza della "tariffa delle operazioni", mentre l'art 120 del tu.l.p.s. prevede che deve tenersi "permanentemente affissa nei locali dell'agenzia, in modo visibile, la tabella delle operazioni alle quali attendono, con la tariffa delle relative mercedi".
La finalità della disposizione è duplice: tutelare la buona fede del committente e consentire agli ufficiali ed agenti di pubblica sicurezza di verificare in sede di svolgimento dei necessari ed opportuni controlli la corrispondenza delle* attività autorizzate con quelle effettivamente svolte, quali risultanti dal registro di cui all'art. 120 t.uJ.p.s., nel quale, ai sensi dell'art. 219 del regolamento di esecuzione deve essere indicato, tra l'altro, "…la data e la natura della commissione, il premio pattuito, esatto o dovuto e l'esito dell'operazione".
Al riguardo occorre prendere atto che la legge (art. 120 t-uJ.p.s.,) non conferisce al Questore alcuna specifica potestà di determinare autoritatìvamente le tariffe delle attività di recupero stragiudiziale dei crediti. La redazione della tabella delle operazioni, con la tariffa delle relative mercedi, da tenere affissa nei locali dove si svolge l'attività, deve essere curata dal titolare della licenza e, quindi, l'Autorità che rilascia il titolo autorizzatorio deve accertare l'esatta corrispondenza delle indicazioni riportate nella tabella, con quelle iscritte nella licenza.
Conforme, quindi, al dettato normativo appare l'individuazione e la conseguente indicazione nella tabella di una tariffa per ogni singolo atto od attività che deve essere effettivamente svolta, nelle varie fasi di esecuzione del mandato conferito dal creditore al titolare dell'agenzia.
Resta inteso che l'Autorità di pubblica sicurezza competente al rilascio dell'autorizzazione è tenuta a controllare il rispetto delle leggi e dei regolamenti da parte delle agenzie ed è sempre legittimata ad intervenire per prevenire specifiche ipotesi di reato, ovvero in presenza di palesi violazioni di legge, quale ad esempio può essere il caso dell'applicazione di tassi usurai sotto la yoce "spese di mora", o simili; come pure appare necessario evitare nella tabella dei prezzi il ricorso a formule riguardanti prestazioni assolutamente generiche, come l'indicazione di tariffe per "spese dì istituto", ovvero "di istruzione pratica".
In tale prospettiva, anche i "ribassi" eventualmente offerti, per aggiudicarsi talune gare o appalti potranno essere soggetti a verifiche, finalizzate ad accertare che l'operazione non avvenga in pregiudizio della qualità dei servizi stessi e dunque, delle esigenze di ordine e sicurezza pubblica. In ogni caso, ribassi dovuti ad inadempimenti rispetto al costo reale del lavoro vanno evitati con opportuni controlli.
Al fine di semplificare, per quanto possibile, i procedimenti di verifica, le SS.LL. potranno avvalersi della certificazione liberatoria, circa l'adempimento degli obblighi contrattuali, rilasciata dall'"Ente Bilaterale" previsto dagli accordi tra le organizzazioni delle imprese maggiormente rappresentative del settore del recupero crediti e le associazioni dei consumatori.
Con l'occasione si precisa che l'attività posta in essere dagli addetti al recupero dei crediti consta, oltre a quelle connesse e strumentali, delle seguenti attività:
a) rintraccio sia telefonico, telematico che domiciliare dell'obbligato anche a mezzo della consultazione di registri e degli elenchi pubblici;
b) attività di recupero credito che comporti qualsiasi rapporto (telefonico, epistolare, telematico, domiciliare o altro) con l'obbligato ovvero nel rispetto della normativa sulla riservatezza con congiunti e terzi in genere;
c) delega transattiva ed incasso per conto della mandante ovvero per conto ed in nome della stessa;
d) redazione della relazione negativa in ipotesi di mancato successo nell'attività di recupero utilizzabile anche per fini di deducìbilìtà fiscale.
Le modifiche introdotte all'art. 115 t.u.l.p.s.. dall'articolo 4 del citato decreto legge 59/2008 non fanno venir meno, per le agenzie di recupero dei crediti, l'obbligo di disporre di una sede operativa per l'esercizio dell'attività. Ciò si ricava, infatti, non solo dal contesto normativo passato in rassegna ma anche dalla più recente giurisprudenza del Consiglio di Stato (cfr.: Consiglio di Stato, Sez. VI, sent. n. 506 del 07.02.2007) che ha affermato: "nell'ipotesi dì concessione di licenza per l'esercizio dì un'agenzia di recupero crediti, l'indicazione dei locali nella licenza concessa, vale ad individuare la sede dell'agenzia,….. ".
La "sede", quindi, è il luogo in cui hanno concreto svolgimento le attività amministrative e di direzione dell'agenzia; dove viene conservata la documentazione relativa all'attività autorizzata ed in particolare.il registro delle operazioni, che ai sensi dell'art. 115, comma ottavo, della legge e degli artt. 219 e 220 del regolamento di esecuzione può essere tenuto in forma cartacea ovvero in modalità digitale.
L'obbligo di tenuta del registro degli affari di cui all'art.120 t.u.l.p.s si considera assolto qualora l'agenzia di recupero crediti abbia adottato il sistema di registrazione AUI -Archivio Unico Informatico, che consente -.di ottemperare agli obblighi di registrazione ' previsti dalla normativa antiriciclaggio, ai sensi dell'art.39 comma 1 del D.Lgs. 231 del 2007, come precisato dal Ministero dell'Economia e delle Finanze Dipartimento del Tesoro, Direzione Valutaria, Antiriciclaggio ed Antiusura, con nota protocollo n. 91239 del 25 settembre 2008.
Si considera altresì assolto l'obbligo di tenuta del giornale degli affari anche per le agenzie che si muniscono di un programma informatico aziendale, diverso dall'AUI, che consenta la registrazione delle operazioni e dei dati, secondo le indicazioni fornite dall' allegato A alla presente circolare.
In tale ipotesi l'agenzia di recupero crediti dovrà fornire alla Questura, con cadenza trimestrale, idoneo supporto informatico, immodificabile, contenente una copia di quanto registrato nel periodo.
Resta inteso che, quale che sia la modalità di tenuta prescelta (cartaceo, AUI, registro digitale), il registro dovrà essere conservato dall'esercente per un quinquennio a disposizione dell'Autorità di pubblica sicurezza al fine di consentire un agile riscontro sulle singole operazioni.
Relativamente, poi, alla sede dell'attività, va osservato che la modifica normativa in parola, facendo venir meno per le agenzie di recupero crediti la previsione contenuta al comma quarto del citato art. 115-, pone particolari problemi applicativi con riguardo sia alla stipula dei contratti al di fuori della sede operativa dell'agenzia sia alle modalità alternative di assolvimento dell'onere di affissione della tabella delle tariffe.
Su tali aspetti si ritiene doveroso soffermarsi, richiamando la particolare attenzione delle SS.LL. sulla necessità di fornire puntuali indicazioni ai titolari di licenza operanti nelle province di rispettiva competenza.
L'attività in parola risulta caratterizzata dal fatto che:
non trova più applicazione il comma quarto dello stesso articolo 115, secondo cui la licenza vale esclusivamente per i locali in essa radicati;
il limite provinciale non è più un vincolo indefettibile della licenza e, conseguentemente, il titolo autorizzatorio rilasciato dal Questore di una provincia abilita all'esercìzio dell'attività senza lìmiti territoriali e, quindi, su tutto il territorio nazionale;
l'onere di affissione imposto dall'art 120 può essere assolto mediante l'esibizione o la comunicazione al committente della licenza, delle relative prescrizioni, con la compiuta indicazione delle operazioni consentite e delle relative tariffe nonché, ove esistente, del certificato liberatorio rilasciato dall'Ente Bilaterale citato.
Tali innovazioni comportano, come prima diretta conseguenza, che i contratti di assunzione dell'incarico da parte del titolare dell'agenzia o del suo rappresentante ed il conferimento a questi del mandato da parte del creditore a recuperare il credito possono essere stipulati anche con modalità diverse da quelle tradizionali fino ad ora in uso ad esempio via internet.
Al riguardo, per quel che concerne in particolare il commercio elettronico trovano completa applicazione le disposizioni contenute nel decreto legislativo 9 aprile 2003, n. 70. Allo specifico obbligo di comunicazione imposto dal settimo comma dell'art. 115, il titolare dell'agenzia di recupero crediti od il suo rappresentante, provvederà con le stesse modalità individuate dall'art. 12 dello stesso decreto legislativo, che disciplina specificatamente le "informazioni dirette alla conclusione del contratto", alle quali si aggiungono quelle specifiche previste dal richiamato art. 115.
L'elencazione che segue non deve ritenersi tuttavia esaustiva di tutte le prescrizioni che possono essere .imposte dall'Autorità di pubblica sicurezza, ai sensi dell'art 9 del t. u.l.p.s. nel pubblico interesse, che dovrà valutarie caso per caso, anche in considerazione dell'andamento generale dell'ordine e della sicurezza pubblica nella provincia.
In ogni caso, si ritiene necessario prescrivere che:
gli atti e le attività svolte nell'esercìzio dell'attività di recupero crediti non possono travalicare i limiti di operatività dell'art. 115, sconfinando in prestazione di servizi per i quali la legge prevede il rilascio di un diverso o di un ulteriore titolo autorizzatorio;
il Questore, nell'ipotesi di iscrizione dell'agenzia di recupero crediti ad un Ente Bilaterale, potrà avvalersi ai fini di controllo del certificato di conformità rilasciato annualmente dall'Ente stesso, in ordine ai contratti ed ai mandati di recupero conferiti all'agenzia dalla propria clientela. Il certificato di conformità dovrà contenere: le modalità di acquisizione ed esecuzione dei contratti e quelle di conferimento del mandato da parte del creditore, l'eventuale impiego di particolari tecnologie o strumentazioni, indicando anche il luogo - se diverso dalla sede dell'agenzia - dove tali attività vengono svolte e dove sono ubicati i mezzi e le tecnologie utilizzate, le modalità di inquadramento del personale utilizzato ed incaricato alle operazioni di recupero, i requisiti professionali degli stessi. Tali requisiti professionali devono essere basati su programmi formativi e conformi ai modelli elaborati dall' Ente Bilaterale
l'onere di affissione, imposto dall'art. 120 t.u.l.p.s., è assolto mediante l'esibizione o la comunicazione al committente della licenza, delle relative prescrizioni, con la compiuta ' indicazione delle operazioni consentite e delle relative tariffe e, eventualmente, del certificato liberatorio dell'Ente Bilaterale del comparto.
Come noto, la peculiare delicatezza delle attività svolte dalle agenzìe d'affari, ed in particolare quella del recupero extragiudiziale dei crediti, "..esposta a difficili rapporti con le problematiche dei tassi usurai e a forme di coercizione del debitore non sempre coerenti con le garanzie apprestate, per quest'ultimo, dall'ordinamento…" (cfr. Consiglio di Stato n. 881/2003), giustifica la specifica vigilanza che l'ordinamento appresta su queste agenzie pubbliche, particolarmente esposte a infiltrazioni criminale.
La vigente normativa del Testo Unico e del relativo Regolamento di esecuzione tende ad evitare ogni possibile rischio connesso all'esercizio delle molteplici attività soggette al rilascio di autorizzazioni di pubblica sicurezza attraverso un opportuno sistema di prescrizioni e di controlli, dì cui le nonne sulla rappresentanza costituiscono una delle molteplici esplicazioni.
Nelle autorizzazioni di Polizia, in forza del loro carattere personale, rectìus fiduciario, la rappresentanza - in cui il rappresentante agisce in nome e per conto del titolare, può contrarre obbligazioni e può compiere tutti gli ani relativi all'esercizio dell'attività autorizzata - è ammessa solo nei casi espressamente previsti dalla legge e richiede, in capo al rappresentante, sia il possesso dei requisiti necessari per conseguire l'autorizzazione sia l'approvazione dell'Autorità di pubblica sicurezza che ha concesso l'autorizzazione.
L'approvazione del rappresentante - atto formale che può consistere sia in un'annotazione in calce alla licenza del titolare sia in un atto separato - fa sorgere, accanto e su un piano distinto da quello civilistico che lega rappresentato, rappresentante e terzo, un rapporto nuovo ed autonomo, lato sensu, pubblico, tra Pubblica Amministrazione e rappresentante, in forza del quale questo è soggetto all'obbligo di svolgere l'attività nel rispetto delle leggi e delle prescrizioni che l'Autorità di pubblica sicurezza ritenga di imporgli nel pubblico interesse (cfr. art. 9 t.uJp.s.) ed è perciò sottoposto, direttamente e personalmente, a responsabilità amministrativa e penale per le violazioni a leggi o prescrizioni da lui commesse.
Questo Dipartimento ha già avuto modo di rappresentare che l'art. 115 t.u.l.p.s non i ndica specificatamente natura e caratteristiche del rapporto di lavoro o di subordinazione inerente la rappresentanza e che la nuova disciplina del lavoro, introdotta dal Decreto Legislativo 10 settembre 2003, n. 276 recante "Attuazione delle deleghe, in materia di occupazione e mercato del lavoro, di cui alla legge 14 febbraio 2003, n. 30", prevede anche rapporti di collaborazione coordinata e continuativa non escludendosi che anche il titolare di licenza ex art. 115 t.u.l.p.s. possa avvalersi, quale proprio rappresentante, di un collaboratore inquadrato nell'ambito di un contratto di lavoro a progetto.
Fermo restando che vanno osservati anche in questa circostanza i requisiti dì cui agli articoli 8, 11 e seguenti del tu.l.p.s, resta inteso che le attività svolte al di'fuori di qualsiasi rapporto collaborativo con agenzie autorizzate a norma del richiamato art. 115, con connessa assunzione di responsabilità, richiedono esse stesse il possesso della prescritta licenza, in mancanza della quale ricorre l'esercizio abusivo dell'attività di recupero crediti.
Analogamente argomentando, con riferimento al contratto di mandato, lo stesso può considerarsi utilizzabile nella sua forma di mandato con rappresentanza in cui il mandante, titolare di licenza ai sensi dell'art. 115 t.u.l.p.s., conferisce procura al mandatario-rappresentante che agisce in nome e per conto del mandante producendo direttamente in capo allo stesso gli effetti giuridici degli atti compiuti, ferma restando l'approvazione ai sensi dell'art. 8 t.u.l.p.s., previa verifica del possesso dei requisiti di cui agli articoli Ile seguenti del t.u.l.p.s. e delle relative norme del Regolamento di esecuzione.
Resta inteso che tale fattispecie deve ritenersi applicabile esclusivamente per singoli incarichi e che, in tali casi, non può essere consentita la conservazione dei dati del debitore o comunque di tutti i dati relativi agli incarichi di recupero da parte del mandatario-rappresentante una volta terminata la lavorazione della pratica affidata. E' espressamente vietato per il mandatario di assumere propri incarichi di recupero direttamente o indirettamente in assenza di autonomo titolo autorizzatorio.
Come già osservato in premessa, il comma optavo dell'art 115 impone al titolare della licenza anche l'obbligo di comunicare all'ufficio che ha rilasciato il tìtolo autorizzatorio "l'elenco dei propri agenti", onde consentire all'Autorità di p.s. di valutare che tali soggetti siano in possesso dei consueti parametri di affidabilità previsti dall'alt. 11 t.u.l.p.s..
Lo stesso comma ottavo prevede, inoltre, che gli "agenti" sono tenuti ad esibire copia in carta semplice della licenza ad ogni richiesta degli ufficiali e agenti di pubblica sicurezza "ed a fornire alle persone con cui trattano campata informazione della propria qualità e dell'agenzìa per la quale operano" (art. 115).
A tal fine si ritiene che, una volta espletati, con esito positivo, gli accertamenti di rito per ogni singolo agente indicato dal titolare della licenza si possa procedere al rilascio di una copia conforme ed aggiornata dell'elenco degli agenti che sarà allegato alla licenza dell'agenzia per conto della quale l'interessato opera.
Restano fermi ed impregiudicati gli ulteriori obblighi ed adempimenti contemplati da altre norme del t.u.l.p.s. e del relativo regolamento dì esecuzione non richiamate in precedenza nonché quelli imposti da specifiche leggi o regolamenti ai titolari di licenza di cui all'articolo 115 t.u.l.p.s…
A questo ultimo proposito, si raccomanda la particolare osservanza delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante "Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006770/CE che ne reca1 misure di esecuzione". Infatti, essendo il recupero di crediti per conto terzi, in presenza della licenza di cui all'articolo 115 del t.u.l.p.s., espressamente indicato all'art. 14, primo comma, lettera a), l'esercizio dell'attività deve essere svolto nel rispetto anche di tutti gli obblighi imposti dallo stesso decreto legislativo n. 231 del 2007.
Nel rassegnare le linee d'indirizzo che precedono alla prudente applicazione che le SS.LL. vorranno assicurare, si confida nella tempestiva segnalazione di eventuali criticità, assicurando che i competenti Uffici di questo Dipartimento della Pubblica Sicurezza sono a disposizione per chiarire ulteriori dubbi interpretativi e per contribuire sinergicamente alla risoluzione di eventuali problematiche applicative della normativa passata in rassegna.
Il Capo della Polizia Direttore generale della Pubblica Sicurezza f.to Manganelli
II registro degli affari (di qui in avanti Registro), deve indicare:
1) nome, cognome e domicilio del committente ed estremi del documento di identificazione;
2) la data e natura della commissione (attività di gestione, dì recupero per conto terzi, servizio connesso o strumentale);
3) il premio pattuito, esatto o dovuto; modalità di pagamento da parte del mandante;
4) l'esito dell'operazione;
5) nome cognome e domicilio del debitore (ovvero del soggetto che effettua il pagamento per suo conto) ed estremi del documento di identificazione solo in ipotesi di successo dell'attività di recupero e pagamento tramite conti correnti della soc. di tutela del credito.
Per l'inserimento informatico delle annotazioni devono essere adottati formati che, al minimo, possiedano requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. In via preferenziale devono adottarsi i formati XML, PDF-A, HTML, TXT, "UFF, ecc.
\ \ Il sistema operativo dell'elaboratore, su cui è realizzato il sistema di gestione
informatica del Registro deve essere conforme alle specifiche previste dalla normativa vigente e deve assicurare:
a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti che procedono all'inserimento dei dati;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; e) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l'identificabilìtà dell'utente stesso.
Le annotazioni devono essere protette da modifiche non autorizzate.
II sistema inoltre:
1) deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;
2) deve assicurare il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e J'individuazione del sub autore.
La conformità del sistema operativo alle specifiche di cui sopra sono attestate dall'amministratore di sistema con idonea documentazione.
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del Registro deve essere riversato:
- al termine della giornata lavorativa, su supporti riscrivibili e conservato a cura deiramministratore di sistema;
- ogni trenta giorni su supporto non riscrivibile;
- trimestralmente su supporto non riscrivibile e conservato a cura deiramministratore di sistema e consegnandone copia alla Questura.
Alla chiusura delle registrazioni, il contenuto annuale del Registro deve essere riversato, in triplice copia, su un supporto informatico non riscrivibile.
•n Titolare del trattamento o, per suo conto, il Responsabile o rAmmìnistratore di sistema appositamente nominati, deve garantire la puntuale esecuzione delle operazioni di backup dei dati e dei documenti registrati, su supporti informatici non riscrivibili.
Le copie di backup dei dati e dei documenti prodotte in almeno tre copie^ sono conservate a cura dei predetti soggetti in un luogo diverso dalla sede.
1) ad ogni annotazione, all'atto della registrazione nel sistema, deve essere associata una Access Contro! List (ACL) che consenta di stabilire quali utenti o gruppi di utenti abbiano accesso ad esso. Per default il sistema deve seguire la logica dell'organizzazione, in modo che ciascun utente possa accedere solamente ai documenti che siano stati assegnati alla sua struttura di appartenenza, o agli uffici ad esso subordinati;
2) il titolare del trattamento ha l'obbligo di predisporre un mansionario contenente le regole per l'accesso al Registro da parte degli incaricati sulla base della nonnativa vigente in materia di privacy.
3) il controllo degli accessi ai dati di protocollo e alla base documentale da parte del personale dell'amministrazione deve essere assicurato mediante un sistema di credenziali di autenticazione ed autorizzazione, secondo quanto previsto dall'Ali. B) al D.Lgs. 19672003;
4) il servizio informatico deve assicurare, come previsto dal Documento programmatico sulla sicurezza, la variazione sistematica delle password assegnate agli utenti per l'accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico.
Per l'archiviazione ottica dei documenti devono essere utilizzati supporti di memorizzazione digitale che consentano la registrazione mediante la tecnologia laser (WORM, CD-R, DVD-R).
II Responsabile del procedimento di conservazione digitale (Conservatore) deve:
a) adottare le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica e logica del sistema
preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza; -
b) ogni trenta giorni rendere statico il dato dinamico contenuto nel registro mediante una copia di back up non modificabile ovvero mediante la duplicazione del dati contenuti nel registro, su un supporto informatico non alterabile e conservarlo per 10 anni;
e) verificare, periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l'effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o
sostitutivo del contenuto dei supporti; v
d) deve consegnare copia alla Questura del registro su supporto non modificabile ogni tre mesi."
page revision: 6, last edited: 08 Sep 2011 17:54

References: sentenza 
 art. 4
 art. 120
 art. 204
 art. 115
 articolo 115
 art. 115
 art. 9
 art. 115
 art. 115