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Timestamp: 2019-09-22 21:00:11+00:00

Document:
RESOLUCIÓN 5722 DE 06 DE SEPTIEMBRE DE 2012
CONTENIDO:COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. SE AJUSTA, SE INTEGRA, Y SE LE ESTABLECE SU REGLAMENTO. DEROGA LA RESOLUCIÓN 1741 DE 2010.
VIGENCIA:DEROGADO POR LA RESOLUCIÓN 785 DE 2016 ARTÍCULO 14 DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR.
“Por la cual se reestructura el Comité de Defensa Judicial y Conciliación en la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente Lleras”.
(Nota: Derogado por la Resolución 785 de 2016 artículo 14 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en los artículos 75 de la Ley 446 de 1998, 15 y 16 del Decreto 1716 de 2009, 78 de la Ley 489 de 1998, 27 del Decreto 1138 de 1999, 39 del Decreto 2041 de 1995 y 28, literal b) de la Ley 7ª de 1979 y los decretos 4156 de 2011 y 987 de 2012, y
Que mediante Resolución 1741 de 2010 se estableció la regulación y el funcionamiento del comité de defensa judicial y conciliación en la dirección general y en las regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras.
Que mediante el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 se establecieron las normas de obligatorio cumplimiento de las comités de conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, señalando, su integración, sus funciones, la periodicidad de sus sesiones y las reglas para la adopción de sus decisiones, las funciones de la secretaría técnica y lo relacionado con las acciones de repetición y llamamiento en garantía y lo concerniente a la elaboración de las actas de cada sesión del comité.
Que mediante la Directiva Presidencial 5 del 22 de mayo de 2009, el Presidente de la República impartió instrucciones a los ministros, directores de departamentos administrativos superintendentes, gerentes directores, representantes legales de entidades descentralizadas del orden nacional y miembros de los comités de conciliación de los organismos y entidades del orden nacional para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo; de la misma manera señala que los indicadores sobre la eficacia de la conciliación deben ser remitidos como informe bimestral a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 987 de 2012, por medio del cual modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, se creó nuevas dependencias y se determinó las funciones de estas.
Que el Decreto 987 del 14 de mayo de 2012, que modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras”, determinó en su numeral 12 del artículo 6º, como función de la oficina asesora jurídica, “Atender las diligencias de carácter extrajudicial, judicial y administrativo en las cuales daba ser parte el instituto, y mantener actualizada la información sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la entidad”.
ART. 1º—Objeto. El comité de defensa judicial y conciliación de la dirección general del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras, como única instancia, tiene por objeto decidir sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, en defensa de los intereses de la entidad así como sobre la de instaurar acción de repetición y formular políticas sobre prevención del daño antijurídico.
ART. 2º—Integración. El comité de defensa judicial y conciliación estará integrado por(1):
PAR. 1º—Asistentes. Concurrirán con voz pero sin voto el jefe de la dependencia donde se originó la controversia, el jefe de la oficina de control interno y los funcionarios que por su condición deban asistir según el caso concreto. El apoderado que en cada caso o proceso represente los intereses del instituto, el secretario técnico del comité y los demás asesores que sean invitados a las sesiones.
PAR. 2º—Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito por correo electrónico enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión; o haciendo llegar a la sesión del comité el escrito antes señalado.
PAR. 3º—Secretaría técnica. El coordinador del grupo de representación judicial de la oficina asesora jurídica concurrirá siempre como secretario técnico del comité.
PAR. 4º—Asistencias y delegación. La asistencia y participación de los integrantes será indelegable salvo para el director general(2).
PAR. 5º—Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Judicial. Se podrá invitar a participar en las sesiones del comité a un funcionario de la Agencia Nacional de Defensa Judicial.
PAR. 6º—Miembros del comité y controversias. En caso de que la controversia sobre la materia que deba tratar el comité se origine en una de las dependencias representadas por uno de sus miembros, y este manifieste estar impedido, deberá justificarlo y ponerlo en votación del comité. En caso de prosperar el impedimento no tendrá derecho a voto frente a ese tema en particular.
ART. 3º—Responsable de la gestión técnica de las fichas de conciliación. El coordinador del grupo jurídico de la regional donde se suscite la controversia deberá enviar al secretario técnico del comité, por escrito, una síntesis de los fundamentos fácticos y legales que motivan la solicitud de conciliación, la descripción del problema jurídico, el análisis jurídico, la relación de las pruebas, la recomendación y los documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto implemente la oficina asesor jurídica.
PAR.—Fichas de análisis y términos. El coordinador del grupo jurídico de la regional deberá enviar la ficha de análisis con la información solicitada previo aval del director regional con todos los soportes probatorios al secretario técnico del comité al quinto día siguiente al recibo de la solicitud de conciliación, por medio de correo electrónico.
Por excepción, y sólo cuando el secretario técnico del comité así lo autorice, podrá prorrogarse por cinco días más el envío de la ficha de análisis, previa solicitud que justifique esta prórroga.
ART. 4º—Informes de las dependencias involucradas. Cuando el caso así lo requiera, podrá el coordinador del grupo jurídico de la regional, dentro del término señalado en el parágrafo anterior, requerir informe escrito y pormenorizado a las dependencias donde se originó la controversia o que puedan brindar información para la efectiva defensa de los intereses del instituto.
PAR. 1º—Poderes para conciliar. Conforme con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto 987 de 2012, los poderes para conciliar serán otorgados por el jefe de la oficina asesora jurídica.
PAR. 2º—Recomendaciones del comité. Las recomendaciones formuladas por el comité de la dirección general constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado del ICBF.
ART. 7º—Sesiones y votación. El comité de conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
ART. 8º—Sesiones no presenciales. El comité, a solicitud de la secretaría técnica, podrá ser convocado a sesionar sin que estén físicamente presentes sus miembros y siempre que pueda probarse, haciendo uso de nuevas tecnologías, garantizando la intervención y la deliberación mediante comunicación simultánea o sucesiva, en este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
La presencia virtual debe seguir el quórum requerido para la aprobación y la mayoría para la decisión, para lo cual deberá observarse lo siguiente:
ART. 9º—Prueba de la reunión no presencial. Para probar las reuniones no presenciales, deben existir mecanismos tales como grabaciones, filmaciones o correos electrónicos, y tal situación no exonera a la secretaría técnica del comité de elaborar, aprobar y hacer firmar las actas correspondientes.
ART. 10.—Convocatoria. La convocatoria a las reuniones del comité de defensa judicial y conciliación de la dirección general se hará por medio del correo electrónico institucional de cada uno de los miembros del comité y los asistentes. En ella se especificará los temas por tratar y las fichas de análisis sobre los respectivos casos que serán objeto de estudio por el comité por convocatoria no podrá ser menor a dos días o en caso excepcional se podrá convocar de manera inmediata.
ART. 11.—Mayoría decisoria. Las decisiones serán adoptadas por la mayoría simple de los miembros presentes en la reunión.
ART. 12.—Secretaría técnica. Son funciones del secretario técnico del comité:
2. Certificar la presencia de los miembros del comité y establecer si hay quórum para llevar adelante la reunión.
5. Archivar y mantener resguardados bajo su responsabilidad las actas de cada sesión del comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación.
PAR.—Secretario técnico. El jefe de la oficina asesora jurídica informará a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia sobre el funcionario que se desempeña como secretario técnico del comité, que en todos los casos será el coordinador del grupo de representación judicial de la oficina asesora jurídica.
ART. 13.—Aprobación de actas de conciliación. El secretario técnico enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del comité a más tardar a los tres (3) días siguientes de la sesión, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días siguientes. Si vencido este plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
PAR.—Certificaciones del secretario técnico. Siempre y cuando al comité haya sesionado de la manera dispuesta en esta resolución y frente a un caso apremiante por su urgencia, el secretario técnico podrá expedir certificación sobre la posición del comité definida frente al caso. La urgencia deberá ser manifestada al comité para que este autorice la certificación, lo cual deberá constar luego en el acta.
ART. 14.—Acción de repetición. Frente al trámite que debe surtirse en el comité sobre la acción de repetición, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total de una sentencia de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, previa comunicación del tesorero o pagador del ICBF, deberá remitir acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no a la acción de repetición y se presente la correspondiente demanda. Cuando la misma resulte procedente deberá, iniciarse dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.
ART. 15.—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1741 del 27 de abril de 2010 y demás normas internas que le sean contrarias.
1. Artículo 17 Decreto 1716 de 2009.
2. Artículo 17 Decreto 1716 de 2009.

References: RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 14
 Resolución 
 artículo 14
 Resolución 
 artículo 75
 artículo 6
 artículo 6
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Artículo 17
 Artículo 17