Source: http://www.archives.cz/web/metodika/soukromopravni_puvodci/
Timestamp: 2020-06-06 04:14:47+00:00

Document:
Zemský archiv v Opavě: Soukromoprávní původci
Nové právní normy
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen "archivní zákon") a další související zákony
Nejdůležitější změny a zásady od 1. 7. 2012:
• Možnost zřizování soukromých archivů na základě akreditace ministerstva vnitra.
• Kontrola soukromých archivů a jejich zřizovatelů příslušným státním archivem.
• Kontrola vlastníků a držitelů archiválií vedených v evidenci Zemského archivu v Opavě.
• Kontrola subjektů vykonávajících koncesovanou živnost „vedení spisovny“.
• Kontrola soukromoprávních původců ve vztahu k zákonné povinnosti uchovávat dokumenty z přílohy č. 1 „archivního zákona“ (§ 3 odst. 2 "archivního zákona").
Povinnost uchovávat
Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených zákonem (§ 3 odst. 2 "archivního zákona"):
• obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 „archivního zákona“,
• politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti.
• notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 „archivního zákona“.
• Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií je v „archivním zákoně“ nově stanovena i právním nástupcům soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci.
• V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.
GDPR a povinnost původců uchovávat dokumenty
Povinnost stanovená soukromoprávním původcům v § 3 odst. 2 platného znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon“), tj. povinnost uchovat dokumenty a umožnit archivu provést z nich výběr archiválií, není nařízením GDPR (nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES ) nikterak dotčena. Původci uvedení v citovaném § 3 zákona jsou i nadále povinni umožnit výběr archiválií z dokumentů, a to bez toho, že by tyto byly předtím anonymizovány nebo šifrovány. V této souvislosti připomínáme, že dle čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR jsou archivy oprávněny ukládat dokumenty včetně osobních údajů v nich případně obsažených. V archivnictví se rovněž uplatňuje výjimku z práva „být zapomenut“ (viz čl. 17 nařízení GDPR). V případě, že z dokumentů či spisů budou nevratně vymazány osobní údaje bez toho, že by předtím bylo archivu umožněno posoudit hodnotu těchto dokumentů při výběru ve skartačním nebo mimo skartační řízení, dojde ze strany původců dokumentů k naplnění skutkové podstaty některého z přestupků definovaných § 74 zákona, za což původcům hrozí sankce.
Metodika a vzory
Soukromoprávní původci (původci uvedení v § 3 odst. 2 „archivního zákona“)
mají povinnost uchovávat dokumenty podle Přílohy č. 1 archivního zákona. Ostatní dokumenty mohou vyřazovat sami podle vlastních interních směrnic, vždy však s ohledem na příslušná ustanovení jiných právních předpisů, které stanovují skartační lhůty pro určité typy dokumentů (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění, zákon č. 235/2004 Sb. o DPH v platném znění apod.).
Do kontaktu s archivem se soukromoprávní původci dostanou ve chvíli, kdy ve smyslu ustanovení § 7 odst. 2 „archivního zákona“ požádají archiv o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení, či ve smyslu ustanovení § 11 odst. 2 téhož zákona požádají o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení (vždy z dokumentů podle Přílohy 1 „archivního zákona“).
V platnosti stále zůstáva možnost soukromoprávních původců rozhodnout se pro vyřazování dokumentů a provádění výběru archiváliíve skartačním řízení (§ 7 odst. 2 „archivního zákona“).
Vybrané archiválie jsou v obou případech vzaty příslušným archivem do evidence Národního archivního dědictví, zůstávají však ponechány v péči původce (vlastníka).
Vzor žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení (formát PDF)
Vzor žádosti o skartaci a výběr archiválií ve skartačním řízení (formát PDF)
Vzor žádosti o vyřazení dokumentů ve skartačním řízení (formát PDF)
Zabezpečení dokumentů v souvislosti se zánikem organizace a prohlášením konkurzu (formát PDF)
Koncesovaná živnost "Vedení spisovny" (formát PDF)

References: § 3
 zákona č. 499
 § 3
 čl. 17
 čl. 17
 § 74
 § 3
 § 7
 § 11