Source: https://es.scribd.com/doc/184084735/Modulo-4-Criterios-de-Organizacion-Control-y-Archivo
Timestamp: 2016-12-08 02:23:17+00:00

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NavegarInteresesBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultNavegar porLibrosAudio librosArticlesPartiturasExplorar todoSubirIniciar sesiónRegistrarseMÓDULO 4.- CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y ARCHIVO EL ARCHIVO
Existen varias acepciones de la palabra, como puede ser:
Lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros), Institución que conserva y maneja la documentación (ejemplo: el Archivo Nacional), El papel como documento en sí.
ARCHIVO (en archivística) se define como: Un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.
Los Archivos son Patrimonio: porque son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social o cultural de un país. Se crean de manera espontánea con la voluntad de justificar derechos y propiedades, y convertirlos en medios legitimadores de poder. Los Archivos son Memoria: es la atribución más común e inmediata ya que la sociedad valora la función de los archivos como elementos que garantizan la posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica buscando aplicar una filosofía común: la necesidad de construir el futuro sobre las sólidas bases de un conocimiento amplio y crítico del pasado. Los Archivos son Identidad: la recuperación y fortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenización que puede traer el proceso de globalización. Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer sus orígenes personales o de la sociedad donde han de desarrollar su vida e interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad. En la mayoría de los casos la destrucción de la memoria escrita conlleva una pérdida de la identidad del colectivo afectado. Los Archivos son Conocimiento: es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas ó en imagen existente en los archivos. Aquí la gama de servicios que puede ofrecer un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorad su nivel cultural. NIVELES DE ARCHIVOS Las entidades encargadas del cuidado y la organización de los Archivos se han visto en la necesidad de crear niveles que eviten que las oficinas se amontonen de papeles y estos sean trasladados de un lugar físico a otro, sin ningún tipo de cuidado, o pasen a ser materia prima de fábricas, sin tener en cuenta la importancia de esos documentos.
Es por ello que es necesario que la secretaria conozca cómo funcionan estos niveles para poder mantener viva la memoria de la entidad sin correr estos riesgos. Los niveles de Archivo en nuestro país son los siguientes: Archivo de Gestión, Administrativo o de Oficina: Es donde se generan los documentos, en los que se guardan con carácter temporal aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. En nuestra legislación se considera que los documentos deben estar en las oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años. Archivo Central: Cuando la consulta del documento de archivo haya dejado de ser frecuente en los archivos de gestión, son transferidos al Archivo Central, que no es un espacio físico sino una organización que recibe, organiza y guarda dicha documentación por un plazo de hasta 25 años, así como coordina el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la organización a la que pertenece. Archivo Histórico: Es aquel al que se han de transferir desde los Archivos Centrales la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, entre otros.
Para que la documentación pase de un nivel de Archivo a otro es necesario que ocurra el proceso de Transferencia.
Internacionalmente existe otro nivel de archivo que es el Archivo Intermedio, que es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. No pueden conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad. La legislación cubana no contempla este tipo de archivos.
CICLO DE VIDA DE LOS ARCHIVOS
Archivo Archivo de gestión Central
Edad Primaria Segunda
Valor Primario Primario
Duración 5 años 25 – 30 años
Local Oficina productora Archivo central de la institución. Archivos históricos
FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS Reunir de manera ordena toda la documentación que genera la empresa. Guardar el material de forma segura, es decir, protegido contra el fuego, la humedad, el polvo, la mala utilización, el desgaste, etc. Asegura la conservación de los documentos reunidos. Esta función se logra disponiendo de los medios necesarios: armarios, clasificadores, estanterías, ficheros, etc. Facilitar la máxima rapidez en el envío de los documentos solicitados. La eficiencia del archivo depende precisamente de la rapidez con que se conteste y tramite la documentación. FUNCIÓN DE LA SECRETARIA RESPECTO AL ARCHIVO
La función de recopilar: En el caso de un archivo de empresa, se trata de reunir toda la documentación que llegue a sus manos.
La función de conservar: En cuanto al almacenamiento, tendrá que guardar o conservar materialmente los documentos.
Si el archivo está al día costará menos trabajo completarlo a medida que lleguen los documentos.
La organización: es la referente a la organización de un archivo. más costará clasificarlos y ordenarlos. Determinar qué documentos carecen de interés y pueden ser eliminados. o lo que es lo mismo.-
La transmisión de los documentos: Ésta función es la difusión de los documentos.
FINALIDAD DEL ARCHIVO Deben establecerse con claridad los fines con que se efectúa el proceso de archivo. ya que conociéndolos es siempre posible encontrar un sistema que permita lograr el mayor rendimiento con el menor esfuerzo posible. por lo tanto. No archivar un documento puede provocar su pérdida o traspapeleo.
Desventajas Cuanto más se retrase la tarea de archivo. más documentos se irán acumulando y. Ordenar y clasificar la documentación de modo que pueda ser rápida y fácilmente consultada. proporcionar un servicio a los usuarios a través de la comunicación de la información que contienen dichos documentos.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ARCHIVO
Conservar toda la documentación de interés para la empresa.
lugar y nombre de la persona que lo solicita.
No permitir que todo el mundo pueda utilizar libremente el archivo.
. antes de dejar el despacho se archivarán cada uno de los documentos en su lugar.
Si se desea consultar un documento que ya está archivado.
Si no desea archivar los documentos según van entrando. se deben elegir los archivadores y métodos más adecuados para cada tipo de documento. legibles.
Una vez que se ha estructurado el esquema básico del archivo. imágenes. ya que se perdería el control sobre él y todo el trabajo inicial habría sido inútil. se colocará en su lugar la Guía Falta. el archivo debe ponerse continuamente al día y mantenerse en el orden inicial. donde se refleje la fecha. por tanto.) x Separación de los documentos por origen x Ordenación de los documentos por secciones (organigrama) x Ordenación de los documentos en las series (cuadro de clasificación)
GESTIÓN DEL ARCHIVO Recomendaciones para ejecutar la tarea de archivar
Al recibir o enviar un documento se debe asentar en el Registro de Entrada y Salida de la Correspondencia. etc. sonoros. Recuerde que ésta debe tener sólo el material del día y.PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO x Separación de los documentos según su clase x Separación de los documentos por tipos (textuales. debe usar la bandeja para archivar. hora. gráficos.
que debe funcionar como un todo único.
Para comprender el concepto de Sistema Archivístico se debe tener en cuenta que el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico. y en un segundo momento los documentos se conservarán en el Archivo Central. para que se garantice el seguimiento de la documentación desde su origen hasta su valoración final. donde es considerado. la eficiencia del trabajo de esta oficina o entidad. mientras que su utilización sea constante. como fuente primaria de investigación.
El Archivo de Gestión constituye la primera etapa en el ciclo vital de los documentos.
En un primer momento el lugar de conservación de los documentos serán los Archivos de Gestión y estos quedarán ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor (oficinas). Por su frecuente consulta y utilización es imprescindible que haya una casi perfecta organización.
. además de como testimonio al servicio de los ciudadanos. en estrecha relación.SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institución integrado por todos los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la misma. pues ello garantiza la agilidad en el trámite encomendado y por tanto. pues es donde se origina la documentación. cuando la utilización sea menos frecuente. pero también se archiva documentación recibida por otras oficinas de entidades diversas.
¾ Formación correcta de las series documentales. Guía de Archivo: Es una guía que registra la organización de las series documentales con su codificación (Cuadro de Clasificación). ¾ Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central. ¾ Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas. ¾ Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación. ¾ Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes. su consulta sea necesaria para la unidad administrativa. evitando el fraccionar un expediente según los pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común. como suministrar la información que el Archivo Central precise para la perfecta identificación de las series documentales.
2. ¾ Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración solicite respecto a los documentos que custodia. que siendo ya transferidos. tanto para solicitar recomendaciones y ayudas. Manual de Normas: Redactado por el Archivo Central. en el que figurarán entre otros los datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los archivos del sistema. ¾ Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos. lo que permitirá al Archivo de Gestión conocer en cada momento la documentación que tiene que transferir al Archivo Central. ¾ Estar en contacto permanente con el Archivo Central.Entre las actividades que conciernen al archivo de gestión se encuentran: ¾ Impedir la dispersión o eliminación indiscriminada de documentos.
Instrumentos de que debe disponer el Archivo de Gestión
cinta.) Medio: para fijar el contenido en el soporte puede ser la escritura. papiro. disco) en el que un medio (escritura. pergamino. notas musicales. quedando esta noticia fijada en el objeto. celuloide. nombres.
5. pintura) fija el contenido. papel. la noticia (información). disco. lienzo. entre otros. lugares geográficos.
4. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO Soporte: puede ser el papel. así como Registro de Préstamo. pergamino. que sean necesarios para recuperar la información contenida en distintos expedientes y de esta forma poder atender adecuadamente las consultas. gráfico. Registro de Transferencias: Formado con el ejemplar de la Relación de Entrega que el Archivo Central devuelve debidamente cumplimentado al Archivo de Gestión. Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana. Contenido: información
. que sirve para dar noticia de un hecho. DOCUMENTO Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información. Instrumentos de Control: Son los Registros de Entrada y Salida. Instrumentos de Búsqueda: Son los documentos que permiten ubicar rápidamente la documentación en el Archivo. madera. Se presenta en un soporte material (piedra. etc. piedra.3. colores. Esto incluye los índices de materias.
La propia génesis u origen. forma y soporte material. Son ejemplares múltiples.)
. contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firma o rúbrica de su autor. nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas.Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo. exclusivos. registros.Los documentos de archivo son únicos. fotocopias de documentos. . se refiere a un asunto o persona diferente. sellos. producido o recibido por cualquier persona física o moral y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad. etc. por lo tanto son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. responden a la actividad concreta de un productor.
Son los que ayudan a las oficinas a informarse para la instrucción o resolución de un expediente relacionado con la gestión. de cualquier fecha.DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el que contiene información. revistas. . Ej.: boletines oficiales. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO .
o en forma de libros. dibujos. Documento privados: producidos por instituciones privadas o por particulares. Documentos en imagen. Los manuscritos. diapositivas. Se encuentra en el archivo de gestión. pueden ser las fotografías. el microfilm. Documentos audiovisuales. formando cuadernillo.CLASES DE DOCUMENTOS a) Según la manera de transmisión de información se tienen: Documentos Textuales: transmiten información mediante texto escrito Ej. los listados y según el procedimiento manual o mecanizado puede ser manuscritos. El formato hojas. los impresos. Según el ámbito de producción podrán ser de la administración central. Documentos gráficos: cuando la información está representada por formas y colores Ej. Los discos. películas. planos. película Legibles por máquina. folios. Se encuentra en la primera etapa de su producción y su frecuencia de consulta por parte del productor es aún alta. El soporte suele ser papel. mecanografiados o impresos. pergamino. c) Según la edad y frecuencia dé consulta Documento activo: documento que por su corta edad guarda un valor administrativo para su productor y para el ciudadano.
. son aquellos que transmiten la información a través de la imagen o del sonido Ej. Mapas. autónoma o local. b) Según el autor o productor Documentos públicos: producidos por instituciones públicas en el ejercicio de sus funciones. disquete.
Documento semiactivo: se encuentra en su segunda etapa. ordenanzas. Cartas. Ej. certificados o contratos legalizados. circulares. Ej.
. Se encuentra en los archivos centrales e intermedios. referido desde su nacimiento y tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que se denomina valor administrativo o valor legal es decir sirve como testimonio. balances anuales. la frecuencia de consulta con fines administrativos comienza a descender dado que con el transcurso de los años va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario e histórico. tiene un valor histórico o secundario es consultado con fines de investigación. resoluciones. Leyes. edictos. Documento inactivo: el documento se encuentra en su etapa final desde el punto de vista administrativa. diplomas. garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurídica.
VALOR DEL DOCUMENTO Primario. d) Según el tipo documental: Dispositivos: son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecidos. decretos. no existe frecuencia de consulta por parte del productor. Informativos: son aquellos documentos que se utilizan en las distintas unidades Administrativas para establecer una comunicación. como ser: actas del registro civil. Testimoniales: aquellos en que la autoridad asienta una información o acepta la información de otro.
reglamentos. sentencias.
cuando llega un momento en que los derechos y obligaciones garantizados por testimonios escritos prescriben se da el valor secundario. valor administrativo. a pesar del cambio natural de sucesivos gestores.Para demostrar cómo se obtiene. este valor inicial comporta una serie de valores paralelos que varían según el tipo documental: . lugares o asuntos en caso necesario.
.Para cumplir con las exigencias de una ley. valor legal. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo. cómo se gasta y cómo se justifican los tributos públicos. . .Por otra parte. valor fiscal.Para tener referencias sobre personas. .El documento de archivo nace como una herramienta de la administración con la finalidad de mantener informada la continuidad de gestión o continuidad administrativa. ha dejado de ser activo y a partir de ese momento el documento cumple otro rol el de servir de fuente para la historia.Cuando el documento sirve de recaudo a la justificación de cuentas (entradas y gastos) y un presupuesto financiero. . derechos y rentas. valor informativo.Para reconstruir y revisar el pasado. valor histórico y cultural. . valor jurídico. Secundario. . valor contable.Para salvaguardar derechos y obligaciones de patrimonios.
ORGANIZACIÓN Los documentos de un archivo se producen como soporte material de la actividad de un sujeto. los cuales deberán ser individualizados. en archivadores. manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en el que se han producido. (disponer. informar). consulta). Segunda edad La documentación forma parte del archivo central. Por tanto. El documento será consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Fase permanente o histórica (patrimonio documental. el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir guardado para ser objeto de consulta. su organización consiste en respetar la formación de las series documentales. pero no con la frecuencia de la primera edad. Su archivo y conservación serán definitivos. Momento de vigencia Momento de planificación y tramitación del documento. probar. que son sus componentes básicos. Tercera edad La documentación forma parte del archivo histórico.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Primera edad La documentación forma parte de los archivos de gestión. al alcance de su mano para su manejo frecuente. en su mesa. puesto que cada uno se refiere a la resolución de un asunto concreto. Cada serie estará constituida por expedientes. solución al asunto empezado.
. En esta edad una vez recibida la respuesta o El documento está cerca del funcionario responsable de su tramitación.
Este primer paso conduce al punto de partida para la elaboración de la Guía de Archivo o Cuadro de Clasificación.
Otro aspecto importante que se debe tener en cuenta son las funciones que debe cumplir la organización a la que pertenece así como de su oficina en particular. estructura y funciones.
Para definir la estructura y las funciones se debe buscar el organigrama de la institución. qué relaciones tiene con otras oficinas o dependencias. Se trata de definir qué lugar ocupa dicha oficina dentro de esa estructura. h Identificar la serie documental. Las funciones deben estar legisladas en un documento desde la creación de la institución y/o de la oficina en particular.
. es decir. teniendo en cuenta su relación con el resto de la institución. Estos pasos son:
h Definir la estructura y funciones de la organización productora de los documentos. tanto en el orden vertical como horizontal. ya que es la única forma de poder conducir correctamente el trabajo de una oficina. a quien está subordinada. deben ser de conocimiento de la secretaria. y que le permitirá conocer el nivel de subordinación que tiene la misma. instrumento imprescindible con que debe contar todo Archivo de Gestión. que no es más que el reflejo esquemático de la estructura de la organización donde está enmarcada la oficina que está siendo analizada. no solo para la organización de los archivos. h Identificar el tipo documental. sino para poder cumplimentar con eficiencia las tareas que se le asignan.Para la correcta organización de los documentos de archivo se deben llevar a cabo tres pasos en el siguiente orden que permitan ir conformando los expedientes y las series documentales.
Su empleo se recomienda para organismos poco complejos en su estructura o de poca duración. o bien para un primer momento en la elaboración del cuadro. de manera que a medida que va conociendo más la institución. Estos sistemas de clasificación son:
Orgánico: establece los distintos grupos de acuerdo a la procedencia de la documentación. por lo tanto refleja la estructura orgánica de la institución.
Orgánico-Funcional:
anteriores. debido a que no se estanca en las denominaciones de las dependencias administrativas de un momento determinado. pero a la vez es rígida pues no recoge los cambios que haya podido sufrir.
combinando la estructura y funciones en dependencia de la conveniencia del trabajo con las series documentales. pero resulta ser más flexible.
TIPOS DE ORDENAMIENTO Alfabético (Onomástico) Numérico Cronológico Mixto
. y por uno de ellos se debe definir el trabajo de identificación. podrá hacerse un cuadro más elaborado que recoja la evolución a lo largo del tiempo. Resulta ser sencilla de aplicar ya que responde al organigrama de la institución. Este método resulta más complicado ya que requiere un estudio profundo de la institución. Es el más recomendado. Se emplea para organismos de larga duración en el tiempo y que hayan podido variar a menudo su estructura.
Funcional: establece la separación entre los distintos grupo tomando como base las funciones y actividades de la institución.SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Para la clasificación de la documentación existen diferentes sistemas.
institución. constituyen una unidad. Cada palabra.
En el sistema alfabético o directo la documentación se ordena tomando como base el apellido de los individuos. cada abreviatura en el nombre de un individuo. cada inicial. lugares. cada letra aparte. materias u organismos.
Un factor muy importante que debe considerarse al disponer los documentos según el orden de las letras del alfabeto.
En la clasificación por materias. tal como aparecen las palabras en un diccionario. empresa.1.
. es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre. se puede utilizar los elementos personas. o asuntos. según el orden alfabético.
Para expedientes que se forman según individualización por personas y que permanecen abiertos grandes períodos de tiempo.
Cuando se clasifica por asuntos y la documentación no es demasiado voluminosa.
Métodos del sistema Alfabético
Alfabético simple (onomástico): Se ordena la documentación alfabéticamente por apellidos de personas. los nombres de organismos.
Regla número 2: Todas las unidades deberán ordenarse en correcto orden alfabético de la A a la Z. Armando Martínez Álvarez. se deberá analizar el resto de las unidades que componen el nombre. Martínez Álvarez. y en tercer término el nombre intermedio o inicial. Este orden se seguirá no solamente con respecto a la letra inicial sino también a las sucesivas. José A
a) Nombres de personas
Regla número 1: Inviértase el nombre poniendo primero el apellido o apellidos. Batista. teniendo presente que siempre se ordena por el primer apellido. José A.Al ordenar alfabéticamente se tendrán en cuenta la unidad o unidades. indicando la inversión del nombre por medio de una coma. que en el caso de coincidir. considerando cada unidad separadamente. Ej. luego el nombre o inicial. Martínez Álvarez. Ejemplo: Primera Unidad Ramos Segunda Unidad Pérez. Armando
Se ordenaría: Martínez Álvarez. Tercera Unidad José Cuarta Unidad A. Ejemplo: Primera Unidad Alemán Ávila Segunda Unidad Batista. Tercera Unidad Pedro Alina Cuarta Unidad
. Sarduy. Ejemplo: Primera Unidad Rodríguez Rodríguez. R Ricardo A. A. Ejemplo: Primera Unidad Felipe Esteban Segunda Unidad Acuña. Jorge. se considerarán como apellidos el segundo y tercer nombres y como nombre el primero. Ejemplo: Primera Unidad Felipe Lorenzo Segunda Unidad Alonso.Regla número 3:
Siempre que tres vocablos.
Regla número 5: Los apellidos o títulos sencillos deben preceder a los mismos nombres que usan iniciales o primer nombre. usados unas veces como nombres y
otras como apellidos. se reúnan para formar el nombre y apellidos de una persona. Rodríguez. Segunda Unidad Tercera Unidad Cuarta Unidad
Regla número 6: Una inicial precede a un nombre si comienza con la misma letra. Tercera Unidad Gonzalo Benito Cuarta Unidad
Siempre que dos vocablos usados a veces como nombres se
combinen con un tercero usado como apellido. se considerará el apellido y después los nombres. Tercera Unidad José Lorenzo Cuarta Unidad A.
se unen al apellido que les sigue. escritos con mayúscula. etc.
. Del.Ejemplo: Primera Unidad Gómez. De Sevilla. con guión o sin él.
Se exceptúan en el caso de aparecer dos nombres exactamente iguales y diferenciados únicamente por estos títulos o grados académicos. Prieto – Solís González. La Los. Gustavo Tercera Unidad B. no se considerarán al ordenar alfabéticamente. dichos títulos o grados se considerarán para determinar el orden alfabético. Cuarta Unidad
Regla número 7: Los prefijos tales como De. Ejemplo: Primera Unidad Montes de Oca García. que sigan o precedan al nombre. Segunda Unidad Juan María
Regla número 9: Los títulos o grados académicos del individuo. Segunda Unidad G. La Rosa. se consideran como una sola unidad. pero se escriben entre paréntesis después del nombre o iniciales. Gómez.. Ejemplo: Primera Unidad D’ Acosta. formando parte de la palabra de orden y cuando se escriben con minúscula se unen al nombre. Segunda Unidad José Mario Eduardo Manuel del
Regla número 8: Los apellidos compuestos. Des. Valle.
) (Dr.Ejemplo: Primera Unidad Figueroa. el artículo se coloca al final del nombre. Tercera Unidad (Dr. Para la ordenación correcta a los fines del archivo. o institución.
Ej. Gómez. excepto cuando incluyen el nombre completo de un individuo que se invierte según la regla número 1.) Juan Juan (Cap. sociedades o instituciones se ordenan tal como se escriben. El Globo y Los Dos Osos
Primera Unidad Dos Osos (Los) Globo (El)
Regla número 11: Los nombres de organizaciones. empresa. entre paréntesis y no se considera como una unidad al determinar el orden alfabético.
Ej. sociedad.) Cuarta Unidad
b) Nombres de personas
Regla número 10: Los artículos nunca forman palabras de orden aún cuando estén al principio del nombre y se refieran al nombre de una organización. Circulo Social Obrero “Patricio Lumumba” Comités de Defensa de la Revolución
. Pérez Pérez Segunda Unidad Antonio Gómez.
Se ordena: Primera Unidad Comités de Defensa de la Revolución Lubumba. cuando aparecen en el medio
de los nombres.Riviera Granja Holguín Oriente
Se ordena: Primera Unidad Granja Hotel Regla número 13: Segunda Unidad Holguín Habana Tercera Unidad Oriente Riviera
Los nombres geográficos con prefijos o artículos no se
considerarán compuestos y por lo tanto constituyen una sola unidad. dejándolas en el mismo sitio en que aparecen.
Regional La Habana Marianao
Primera Unidad Regional Habana (La) Mariano
Regla número 14:
Las conjunciones y preposiciones. no se consideran al hacer la ordenación alfabética.
. preposiciones y artículos no forman unidad de archivo y no determinan en la ordenación alfabética. sociedades e instituciones que
incluyen un nombre geográfico compuesto de dos o más palabras. pero se incluyen entre paréntesis. Por tanto. cada una de ellas se considera como una unidad.S. Patricio (C.
Ej. las conjunciones.
Hotel Habana .O) Segunda Unidad
Regla número 12:
En los nombres de organizaciones.
comisión. Prefabricados. Empresa de Acopios. DESA
Primera Unidad Empresa (de) Empresa (de)
Segunda Unidad Acopios. divisiones o agencias de gobiernos extranjeros se orden y se archivan del modo siguiente: Primero: Nombre del país. junta. departamento o agencia y Tercero: negociado. se
Segunda Unidad Américas Bomberos
Cualquier abreviatura en el nombre de un individuo. autoridad.
Relaciones Exteriores (División Latinoamericana) México
Cuerpo de Bomberos Casa de las Américas
Primera Unidad Casa (de) (las) Cuerpo (de) Regla número 15: institución. negocios.
Ej. sección u oficina.Ej. sociedad o como palabra completa no abreviada al ordenar
alfabéticamente. INRA Empresa de Prefabricados.
Tercera Unidad INRA DESA
Regla número 16: Los nombres de departamentos. Segundo: Ministerio.
.Se ordena:
Primera Unidad México. padre Colorado. Colorado Rafael. divisiones. Regla número 17:
Segunda Unidad Relaciones Exteriores
Tercera Unidad (División Latinoamericana)
Cuando haya que agrupar los nombres de organismos y sus
empresas en Cuba. se consideran las mismas para determinar el orden alfabético. regionales y unidades. Rafael. departamentos. se utilizará el siguiente método: Primero: Nombre del organismo. para su orden de archivo. Segundo: Direcciones. Esta regla se aplicará sólo en el caso de que haya necesidad de mantener un archivo de los Organismos y todas sus dependencias en orden consecutivo. oficinas y secciones y Tercero: Empresas. Ministerio de Relaciones Exteriores 3ª y G Vedado La Habana
Primera Unidad Ministerio de Relacione Exteriores Regla número 18:
Segunda Unidad 3ª y G
Tercera Unidad Vedado
Cuarta Unidad La Habana
En el caso en que se empleen abreviaturas después de nombres
exactamente iguales y diferenciados únicamente por estas palabras o abreviaturas.
Regla número 20:
Segunda Unidad Avenida Regla (La) Oliver II
Tercera Unidad Miramar
Cuando la dirección de un individuo. etc. El estado o país se
considerará únicamente cuando hay duplicidad de pueblos o ciudades. Colorado. si residen en la misma calle. sociedad. tercero. el número. si son del mismo pueblo o ciudad. II
Primera Unidad Quinta Segunda (de) Smith. institución y
organización tienen nombres idénticos sin diferencia de títulos.Se ordena:
Primera Unidad Colorado.
5ª Avenida Miramar La 2ª de Regla Oliver Smith. Regla número 19:
Segunda Unidad Rafael Rafael
Tercera Unidad hijo padre
Los nombres con números se ordenan y archivan como si los
números estuviesen escritos con letras.
. En este caso el número se considerará como si estuviera escrito con letras y según lo establecido en la regla anterior.
Ej. y se considera el número como unidad. Los números romanos para archivarse se consideran como segundo. el nombre de la calle. se considera primero la ciudad o pueblo. o cuando se crea conveniente.
Dirección Nacional Educación de Economía y Administración Dirección Nacional Educación Agropecuaria
Segunda Unidad Profesores
Regla número 22:
La correspondencia entre oficinas interdepartamentales se ordena
y archiva bajo el nombre del departamento o bajo el titulo oficial del que escribe. Nunca se archiva bajo el nombre del individuo. Solicitudes de empleo. si éste es el jefe inmediato de dicho departamento.Ej. Granja Santa Cruz Pinar del Río Granja Santa Cruz Camagüey
Primera Unidad Granja Santa Cruz Granja Santa Cruz Regla número 21:
Segunda Unidad Camagüey Pinar del Río
Existen determinados asuntos bajo los cuales se archiva sin tener
que tomar en consideración la persona o firma que escribe o a quien se escribe. Profesores
Primera Unidad Solicitudes (de) empleo.
c. Les Champs Elyseés La Bella Maison La Bella Maison Les Champs Elyseés
Regla número 24:
Los nombres geográficos compuestos se ordenan en las guías
telefónicas por sus unidades separadas. no es la más racional. Rey Felipe II
. Dr. Christian Barnard Duquesa de Alba Rey Felipe II Monseñor Pérez Serantes Monseñor Evelio Pérez Serantes Barnard Christian. Mons.
Ej. Nombres geográficos y palabras extranjeras
Regla número 23:
En nombres de cualquier otro idioma que no sea inglés o español. Dr. Duquesa de Alba Monseñor Pérez Serantes Pérez Serantes. Evelio. bien sea el primer nombre o el apellido.
el artículo se considera como una unidad y el orden del nombre no se altera. Esta solución.
Ej. Las Minas La Palma Sierra Maestra Cayo del Medio Punta Las Orillas Cayo del Medio La Palma Las Minas Punta Las Orillas Sierra Maestra
Regla número 25: Los títulos extranjeros o religiosos y nombres de individuos se considerarán en el orden en que se escriben cuando sólo se incluye el título y parte del nombre. ya que es mucho más rápido clasificar un nombre compuesto como si se tratara de una sola palabra. aunque es la más corriente.
Regla número 26: Los nombres raros. estudios y memorias.
2. informes. desconocidos. organismos u oficios.Alfabético de organismo: se ordena la documentación por orden alfabético de los nombres de instituciones.
. constituyendo la manifestación más notable y de mayor alcance de la clasificación simbólica. Resulta ser cómoda.
Métodos del sistema numérico
Método numérico simple Método simbólico Método por asunto: decimal
. se archivarán tal como aparecen sin alterar su orden. Se suele utilizar este criterio para archivar la correspondencia ordenándola por orden cronológico dentro del año en curso pero haciendo agrupaciones ordenadas alfabéticamente por el nombre de las entidades con las cuales se mantiene la comunicación. Se suele utilizar en el caso de la documentación administrativa en forma de dossier. de instituciones o de artículos.
.Alfabético de materias: se ordena los expedientes por el asunto o temática de su contenido. pero sin embargo requiere de la existencia de índices auxiliares que permitan localizar la información contenida en los expedientes. Es un tipo de orden rápido. que no podamos interpretar o determinar si son nombres de individuos.
El sistema numérico es aquel en que se adoptan números para identificar los distintos tipos de documentos existentes en un archivo. extranjeros. centros.
Para poder utilizar este sistema es preciso realizar un índice que indique la correspondencia entre el documento y su clasificación alfanumérica. para tener un fácil acceso a los mismos. se utiliza siempre como subclasificación dentro de otra clasificación.
3. En todo caso. Dada la insuficiencia de este criterio para clasificar documentos de distinto tipo. En estos casos. Como su nombre lo indica este archivo utiliza las fechas y tiene como objetivo servir de recordatorio. El sistema cronológico tiene por base la resolución de un problema de ordenamiento tomando el tiempo como elemento primordial. A3. Como alternativa a la clasificación alfabética. Mixto
La clasificación mixta o alfanumérica es la que combina los dos sistemas alfabético y numérico. Cronológico
La clasificación cronológica ordena los documentos en función de su antigüedad. por ejemplo alfabética. se asigna un número a los distintos documentos y se archivan secuencialmente. es preciso recordar que los documentos más recientes se deben ordenar en último lugar. A2. de la letra A hasta AF se le asignará la combinación A1. datos bancarios.
Como subclasificación dentro de otra clasificación. Por ejemplo. la clasificación alfabética subdivide numéricamente de forma que cada letra se descompone en varios grupos. cuando el volumen de documentos es tal que ésta resultaría demasiado complicada. cartas de pedidos. etc. por ejemplo.
4. como por ejemplo la alfabética que ordena la correspondencia según el nombre del remitente.Usos del sistema numérico:
Para ordenar documentos contables (facturas. En este caso. Al.
para que pueda ser utilizada por todo el mundo sin necesidad de que sea un entendido en técnicas documentales. materializado en expedientes. El tipo documental. se manifiesta en una diagramación. surge como la plasmación física de la gran variedad existente de actividades llevadas a cabo por distintos productores. cartas. pues reconocer qué tipo de documento poseemos es la clave para poder saber posteriormente dónde y cómo archivarlo.
El tipo documental es el carácter o atributo de un documento que. formato y contenido distintivos que sirven como elemento para clasificarlo.
. de manera que. jurídico o legal. administrativo.
En un Archivo de Gestión se encuentra una diversidad de tipología documental ya que podemos encontrar la documentación de apoyo informativo. que deriva de las propias actividades de la oficina. entre otros. describirlo y asignarle categoría diplomática.
Este tema es uno de los más polémicos.La Clasificación debe ser: µ Sencilla. originado en la actividad administrativa a la que sirve. µ Eficaz. serán tantos como variadas son estas actividades. y la documentación de archivo. µ Flexible. cuyo interés de
conservación es por la información que contiene y que carece de ningún valor testimonial. para que se pueda variar cuando sea necesario recogiendo los cambios que toda institución en funcionamiento sufre a lo largo de su vida. registros. para garantizar la recuperación correcta de la información. sobre todo a la hora de clasificar la documentación.
resolución. metros lineales. Ej: Soporte papel. Unidad documental: es el elemento indivisible de una serie documental. Ej. se refiere a personas y asuntos diferentes. pieza documental. copia
Caracteres internos Entidad productora: persona o institución que produce el documento Origen funcional: función administrativa que en relación a una actividad. depende de los materiales utilizados para su composición y manipulación para crearlo. número de unidades. Estas agrupaciones pueden ser naturales y facticias: Naturales 1. sino agrupados de diferentes formas que permiten realizar su búsqueda.
. unidades. folios. Fecha y lugar de producción Contenido: asunto de que trata. ópticos. los cuales marcan las diferencias entre los mismos. Soporte: Configuración física del documento. Caracteres externos Tipo documental: Identificar si es una carta. magnéticos. entre otros. Número de páginas. Cantidad. Formato: Volúmenes. materializa esa función de acuerdo a un procedimiento o trámite. fotográficos. aún cuando deriva de una misma función.Para poder identificar los tipos documentales se deben tener en cuenta sus caracteres externos e internos. AGRUPACIONES DOCUMENTALES En los archivos los documentos no se encuentran aislados. Forma: original.
Expediente 2. Ej. orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. carta. Consejos de Dirección. que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona. Serie documental: Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor.
4. Es parte del todo. Expedientes laborales de los trabajadores de un área específica.
El siguiente esquema lo ejemplifica:
3. Ej. en el desarrollo de una misma función. que se ha reflejado en un mismo tipo documental. y como tal está integrada a él para efectos de organización y descripción. Fondo documental: totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona. del fondo.Simple: está constituida por un tipo documental.
.Compleja: está constituida por un conjunto de documentos generados. .Puede ser: . Informe. Ej. Secciones: pueden ser por la función o por la estructura orgánica.
independientemente de que intervengan para su resolución diferentes unidades u organismos administrativos. Esta norma de actuación se conoce como principio de unidad del expediente. (Los planos y otros materiales se archivan independientemente de los documentos que lo acompañan en la serie.Secciones facticias o fácticas: son agrupaciones realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por soporte o grafía. Planos. pues debido a su tamaño o a los requisitos que conllevan de conservación. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional sino a la voluntad de alguien. pero deben tener una referencia que los asocie con la serie. referencia cruzada. Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina un tema o asunto.
. Ej. Las gacetas oficiales.)
Un expediente es un conjunto ordenado de documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado.
Ej. deben archivarse en condiciones especiales. sellos.
El expediente se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia específica en relación con el tema de que se trate. como el hecho de que no se pueden doblar. el coleccionista o autor de la colección.Facticias
Colecciones: Por lo general se encuentran en los archivos como resultado de una donación o compra.
En el segundo. en consecuencia. dictámenes. si ocurre esto. Por el contrario.y otros cuya finalidad es servir de nexo. sólo puede deberse a dos circunstancias: o bien a que el documento está fuera de su expediente o bien a que se trata de un expediente incompleto que no ha seguido su desarrollo normal por alguna razón. etcétera .
Dentro de un expediente se pueden encontrar documentos producidos por la propia unidad administrativa y documentos procedentes de otros organismos o de particulares.
. por lo que se pueden llamar documentos de enlace -oficios de remisión. sino que además dificulta la recuperación de cualquier dato. se conservarán las minutas. habrá que buscar entre los miles de documentos que integran la colección formada artificialmente para dar con el que se busca. notas interiores. y sucesivamente se le deben ir agregando todos en una carpetilla perfectamente individualizados. ya que este criterio rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso.
Cuando un documento es extraído de su contexto pierde en gran parte su razón de ser y el expediente queda incompleto.
Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. resoluciones. pues en cada caso. Este proceder no sólo supone una mutilación de los expedientes. cada respuesta debe ir unida al documento que la originó.Nunca se podrán encontrar en un archivo de oficina documentos sueltos. hay que diferenciar dos tipos de documentos dentro de cada expediente: unos cuyo contenido se puede considerar esencial -informes. estarán los primeros originales. gran cantidad de ellos serán enviados fuera y.
No es correcto organizar la correspondencia por Entrada o Salida. En el primer caso.
Por el carácter de su contenido. etc. son eslabones de una cadena que se forma con un fin determinado: la resolución administrativa de un asunto. en vez de recurrir directamente a un expediente.
Tipos de Cuadro de Clasificación:
Cu adro de C lasificac ión …
Orgánico Puede ser: Funciona l O rgánico-Func iona l
. CONTENIDO: Documento “ “ “ No.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.Normas de carácter práctico para la formación de expedientes
Todos los documentos que integran un expediente deben estar en una carpetilla o file. en cuya solapa deben figurar los siguientes datos:
ORGANISMO PRODUCTOR: Departamento de Personal TIPO DOCUMENTAL: Expediente laboral. ASUNTO: D. 1 2 3 Fecha “ “ “ Contenido “ “ “
Los documentos se irán añadiendo en el orden en que se produzcan. por lo que al abrir el expediente encontraremos como primer documento el último que se produjo. de abajo hacia arriba. JOSE GARCIA FERNANDEZ.
Cuadro de clasificación orgánico: Los Cuadros de Clasificación que siguen el organigrama de una institución resultan muy sencillos de elaborar una vez que se identifican las series. para a continuación pasar a estudiar las actividades que se llevan a cabo.Analizar la estructura orgánica de la institución. Elementos a tener en cuenta. En primer lugar es necesario conocer perfectamente todas las funciones y actividades de toda la institución para que el Cuadro sea un instrumento duradero. combinando la estructura y funciones en dependencia de la conveniencia del trabajo con las series documentales. para saber cuáles son las unidades administrativas que forman parte de la institución. Cuadro de clasificación orgánico – funcional: Toma en consideración los dos sistemas. Cuadro de clasificación funcional: Los cuadros de clasificación basados en las funciones y actividades de una institución ofrecen la enorme ventaja de que éstas no suelen cambiar con excesiva frecuencia. La principal desventaja que presentan es la obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. Cuadro de Clasificación. pero sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña. qué lugar ocupan éstas dentro de la jerarquía y cuáles son los vínculos existentes. GV' Estructura y funciones GV' Tipos documentales GV' Series documentales Para elaborar un cuadro de clasificación deben seguirse los siguientes pasos: . Pero confeccionar un Cuadro de Clasificación funcional no siempre es tarea sencilla.
. En este caso será necesario detectar la función principal de esa oficina.
y analizando la estructura y las funciones de esta Dirección.Analizar las funciones y competencias de cada una de las unidades administrativas que la forman. para conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo. del cual se muestra un fragmento:
Ejemplo de Cuadro de Clasificación (Guía de Archivo)
Si se tratase de la Oficina de la Dirección General de la Empresa de Servicios Informáticos Especializados para el Turismo (GET). se podría elaborar el siguiente Cuadro de Clasificación o Guía de Archivo. las cuales se plasman en las series..
13 1.9 1. por prestación de documentación para la consulta.
Reuniones con organizaciones políticas Documentos elaborados para reuniones en el MIC Documentos de apoyo informativo
FICHA FALTA En el archivo se producen ausencias de dos clases: Breves.11 1.3.2 1... y los subniveles dentro de ellas corresponderán a las funciones propias de cada una de ellas.Cuadro de Clasificación o Guía de Archivo
1.7 1.3 1.10 1.14 1.15
Dirección General Correspondencia Objetivos y funciones Objetivos de Trabajo Afectaciones y Plan de trabajo Consejillos Consejos de Dirección Reunión de Cuentas por Cobrar Comisión de Cuadros Medios Básicos Vales de Almacén Proveedores Clientes
Nota: Los números enteros consecutivos (2.5 1. por circunstancias de trabajo del personal que labora en la entidad.4 1.4.. debe reunir los siguientes datos:
.8 1.12 1.6 1. De mayor o menor duración. 1.1 1.
La “Ficha Falta” se emplea para marcar el lugar de donde sacamos la carpeta o documento solicitado.) de esta Guía corresponderán a todas las organizaciones estructurales que posee la empresa y que están subordinadas a la Dirección General.
pues cada Archivo de Gestión deberá regirse por los procedimientos y orientaciones del Archivo Central de su organización. que en ocasiones para las secretarias no queda muy claro. como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.
La Transferencia Documental es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras.
.TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Aunque este epígrafe está mas relacionado con el trabajo del Archivo Central que con los Archivos de Gestión. se introduce en este manual como conocimiento general y para la comprensión del proceso de transferencia de la documentación.
para ser conservado en otro nivel de archivo (Archivo Central). organización. Ingreso de la documentación
. Características de la documentación que se transfiere Ejemplares únicos y no múltiples. En este proceso de transferencia debe haber un binomio Archivo de Gestión-Archivo Central para que la documentación sea transferida correctamente y permita su localización rápida en momentos posteriores en que el Archivo de Gestión la solicite. suelen partir de los órganos con competencias en materia de patrimonio documental. atraviesa por un proceso de revisión. 4. Aspectos que deben contemplar las normas de transferencias 1. descripción. 2. entre otros. Para la elaboración de las normas de transferencia han de tenerse en cuenta todas aquellas recomendaciones técnicas que existan sobre el tema. Información complementaria que se puede acompañar Toda aquella que ayude al archivo central a identificar y valorar las series documentales ingresadas. Acondicionamiento e identificación de expedientes. Condiciones físicas de las unidades de instalación Normalización de cajas de archivo para realizar transferencias. las cuales.Esto implica que cuando ya la documentación que se encuentra en su Archivo de Gestión u Oficina ha perdido su consulta frecuente y ya no es importante mantenerlo en la oficina. 7. 5. ¿Cómo se debe preparar la documentación? Revisión de la documentación. 3. Descripción de la documentación Normalización del modelo de impreso utilizado. Clasificación y ordenación de series. Los procedimientos para la Transferencia documental deben estar reflejados en las Normas de transferencia que deben ser elaborados por el Archivo Central de la institución. ¿Cuándo debe ser transferida la documentación? Cuando la frecuencia de consulta por parte de la oficina sea escasa. 6.
dentro de la transferencia.
c) Tipo documental /serie documental: Destinado a establecer el nombre de las series y previa identificación describir su contenido.
Datos que deben constar en los documentos de entrega
a) Archivo remitente: Se debe consignar el nombre de la unidad administrativa u organismo que realiza la transferencia. Se especificarán siempre las unidades de rango jerárquicamente superior de las cuales dependa.
d) Función: Campo de información destinado a identificar si las series documentales transferidas responden generales o funciones específicas.
b) Organismo productor: Cuando el organismo productor de la documentación no coincide con el que realiza la transferencia.Procedimiento a seguir para el traslado y descarga de la documentación.
e) Número de orden: (de cada paquete. caja) Destinado a consignar el número correlativo que le corresponde a cada unidad de instalación para su identificación.
h) Signatura del archivo remitente: Solo completar con aquellas unidades administrativas que tengan un sistema organizado de archivo de depósito.
f) Fechas extremas: Destinado a poner la fecha o fechas extremas de cada uno de los expedientes incluidos en cada caja.
g) Contenido: En este campo se describe el contenido de las series.
i) Fecha de caducidad administrativa: Constar el plazo de prescripción de las series de acuerdo a la vida administrativa que les reconoce la legislación.
como por ejemplo. pero son aprobados por la Comisión Nacional de Peritaje. La propuesta de estos plazos de conservación se realiza desde el Archivo de Gestión.
La tabla de Plazos de Conservación es un documento en el que se asientan los nombres de las series documentales y los plazos de conservación. que tendrá sus subniveles a escala de la institución o entidad. vaciando la información obtenida del inventario de series documentales.
b) Fecha de la transferencia: Es la fecha de entrada de la documentación en el archivo. En el paso de la documentación del Archivo de Gestión al Archivo Central solo se podrá realizar la limpieza de las series documentales que consiste en eliminar la documentación que no constituye documento de archivo en sí. de registro general: Debe ser independiente de cada año o bien correlativa a lo largo de todos los años.
Tabla de plazos de conservación
Los plazos de conservación de los documentos no son más que el tiempo que permanecerán estos en cada nivel de Archivo (de Gestión o Central).
d) Signatura: (del archivo central) Numeración correlativa que se le asigna a cada caja o unidad de instalación en los depósitos del archivo central. las copias de documentos originales.
c) Código de clasificación: Debe ser el mismo del establecido en el cuadro de clasificación.
.Datos que deben ser completados por el archivo central
a) No. que a la vez puede estar descentralizada en varias comisiones.
Ninguna persona está autorizada a eliminar ningún documento. porque hasta el proceso de depuración es decisión de las Comisiones de Peritajes correspondientes.
empastados. papeles.
En el entorno internacional se debate cada día el tema de los Archivos Electrónicos. se vaticinaba un futuro sin carpetas. archivadores Elaboración de un plan de prevención de siniestros. estableciendo las condiciones mínimas de seguridad en los archivos: uso de extintores de polvo químico. en la mesa de trabajo. pero como elemento importante se debe destacar que para mantener el Patrimonio Documental de la nación es necesario el buen manejo de los documentos desde su origen. "La oficina sin papeles" fue una frase acuñada hace años por la industria de las tecnologías de la información. Desde su aparición.
Se deben tener en cuenta algunas medidas de prevención tales como:
Evitar el uso indiscriminado de material metálico que deteriore el documento: presillas. etcétera.
Mantener restricciones de acceso a los depósitos de documentos. verificación de instalaciones eléctricas y sanitarias.CONSERVACIÓN
El tema de la conservación es muy amplio. para definir el sistema de trabajo que se impondría en las empresas. files Manila.
Uso adecuado de unidades de archivamiento: Cajas archiveras.
La Conservación Documental consiste en mantener la integridad física del documento tanto en soporte electrónico como en texto a través de la implementación de medidas de prevención y restauración. legajos. file de palanca. grapas. armarios. coincidiendo con los primeros sistemas basados en imagen.
Mantenimiento de mobiliario: estanterías.
. auxiliados por bases de datos o software destinados a este fin. el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla.
En este tema se pretende mostrar desde un terreno neutral. al ser accesible desde el propio puesto de trabajo.La realidad. sobre el que se han ido tomando algunas decisiones que permitan la conservación de la documentación y de la información. Disminución del espacio. y los archivos se multiplican día a día. junto a una notable disminución del costo de estos productos está cambiando la dinámica del mercado. ya que en soporte papel se cuenta con numerosas cantidades de metros lineales de papel. patrimonio e identidad inherentes a los documentos de Archivos. los beneficios y problemas asociados a la Gestión Documental Electrónica. las fotocopiadoras están presentes no ya en la empresa sino en cada departamento. a la pérdida de nacionalidad de los pueblos. el incremento de aplicaciones de las nuevas tecnologías en la empresa. Actualmente. Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos. la competencia entre los diferentes proveedores de estas soluciones. La sofisticada tecnología de aquellas soluciones estaba reservada a grandes entornos de producción. 3. Disminución del tiempo en tratamiento y gestión. y haciendo lo posible por no eliminar los valores de memoria. 2.
1. y por consiguiente. que en ocasiones estorban en las oficinas. es que el consumo de papel aumenta año tras año. mientras que en soporte electrónico solo ocupan las dimensiones una
microcomputadora y el espacio que puedan ocupar los disquetes o discos compactos con copias de seguridad. pues es sin dudas un tema muy polémico. sin embargo.
files. 7. lo cual se puede constatar en la documentación que atesoran los Archivos Históricos. sin necesidad de ser transportados por una persona física o depender de un transporte para ello. etc.4.
A pesar de que los problemas asociados a la Gestión Documental Electrónica se pueden resumir cuantitativamente en solo tres. tinta. 5. aún se desconoce el tiempo de duración de los soportes electrónicos. 9. Mejora la calidad del servicio ofrecido. por ejemplo. ya que el acceso a ellos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de acceso y confiabilidad. los clientes reciben una respuesta “in situ” a sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto. 8. pues reduce los costos de papel. los documentos pueden ser distribuidos por vía e mail. Disminución de los costos. fax. Mejora de la gestión. etcétera. sin embargo.
. Mayor control y seguridad. cualitativamente constituyen una gran
preocupación para todos. la respuesta del sistema es más ágil y eficaz. Distribución. la vida estimada de un CD-ROM es de 30 años. permitiendo una ventaja competitiva a la empresa. a lo que habría que añadir la vida de los equipos (ordenadores y periféricos). 6. Eliminación de los documentos duplicados. los que de una u otra forma se relacionan con el tema de los Archivos Estos problemas son:
Longevidad: está demostrado que el papel puede durar cientos de años.
Cambio cultural: este es uno de los problemas más difíciles de vencer. por lo que a medida que surgen nuevas plataformas y soportes electrónicos. y para ello solo basta con saber leer y escribir. Por ello los documentos electrónicos. es necesario tener los conocimientos básicos de este tipo de soporte.
. A esto se suma que la informática avanza a pasos agigantados.
Recomendaciones para el tratamiento archivístico de los documentos en soporte electrónico
x Los documentos se organizan bajo los mismos principios de los archivos en soporte papel. Esto significa que se debe organizar la documentación dentro de su disco duro en tantas carpetas y subcarpetas como se resguardan en soporte papel.
Legalidad: uno de los valores que se resalta de los documentos de archivo es que son únicos y exclusivos. es decir de acuerdo a un único Cuadro de Clasificación o Guía de Archivo.En muchas ocasiones se pasa por el mal momento de perder una información muy importante por pérdida o destrucción del soporte en que estaba reflejado. lo que en ocasiones dificulta el correcto manejo de la documentación y la eficiencia laboral. sin embargo para poder tener acceso al trabajo con los documentos en soporte electrónico. así como los que están salvados. lo cual está dado por su originalidad y autenticidad. no están catalogados como documentos que prueben veracidad de los hechos. no ofrecen cobertura legal. aunque posean firmas digitales. surge la problemática de cómo migrar la información. tal vez los documentos escritos en Windows 95 ya no se podrán leer. pues la humanidad está habituada al uso del papel. por ejemplo en disco Floppy. dentro de 40 años. es decir.
que registre y tramite la documentación oficial de la misma. Es decir.
x Si se utilizan programas informáticos.
Ejemplo de Organización en los Archivos electrónicos siguiendo los mismos principios que en soporte papel
. estos deben permitir la organización archivística de la documentación y se debe garantizar la salva periódica de la información y su inviolabilidad. deberán estar los documentos en soporte electrónico. aunque cada especialista perteneciente a una oficina X tenga copia de sus documentos en sus microcomputadoras. Si el Archivo de Gestión es responsabilidad de la secretaria. también bajo su custodia.x Debe existir un archivo único por cada unidad estructural. software de gestión de documentos. deberán estar archivados todos en una sola
microcomputadora con copias de seguridad de los mismos.
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