Source: https://www.zas-archiv.de/service-kontakt/publikationen/archivierung-bei-insolvenzverfahren/
Timestamp: 2019-08-21 09:04:36+00:00

Document:
Archivierung bei Insolvenzverfahren - Rhenus ZAS
Sie befinden sich hier: Rhenus ZAS Archiv - Service & Kontakt - Publikationen - Archivierung bei Insolvenzverfahren
1. Archivierungsbefugnis des Insolvenzverwalters?
In der aktuellen Kommentarliteratur findet die Archivierung in Insolvenzverfahren eigentlich nicht statt. Während des laufenden Verfahrens unterfallen die Bücher und Schriften zwar dem Insolvenzbeschlag; sie sind aber mit Aufhebung des Verfahrens dem Schuldner wieder zur Verfügung zu stellen, der auch zur Rücknahme verpflichtet ist. Eine nachwirkende Verpflichtung des Insolvenzverwalters wird zwar bejaht,. aber nicht i.S.e. eigenen Archivierungspflicht oder auch nur eines eigenen Archivierungsrechtes; vielmehr habe der Verwalter bei einer Gesellschaft des Handelsrechts "dafür Sorge zu tragen", daß die Geschäftsbücher von dem im Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschaftsbeschluß bestimmten Verwahrer in Verwahrung genommen werden2. Die Rücknahme könne durch Zwangsgelder festzusetzen durch das Konkursgericht nicht durchgesetzt werden; im Falle des Annahmeverzuges des bisherigen Gemeinschuldners kämen auf Antrag des Verwalters Zwangsmittel gem. § 327 AO durch das zuständige Finanzamt in Betracht, ferner die Unterrichtung der Staatsanwaltschaft von der beabsichtigten Vernichtung. In Erwägung gezogen wird auch die Bestellung eines Liquidators. allerdings: "Für diese Kosten wird aber im Regelfall niemand aufkommen wo1len".
Damit erschöpft sich das Thema. und die geringe Anzahl der aufgeführten Entscheidungen und Literaturbeiträge gibt Zeugnis davon, daß die Thematik zumindest die letzten 38 Jahre nicht gerade im Brennpunkt des allgemeinen Interesses gestanden hat.
Geht man allerdings auf das Jahr 1960 zurück, dann findet sich eine Kontroverse zwischen Jaeger/Weber4 und Kalter5. Weber greift zunächst die von Jaeger in der 6. und 7. Aufl. vertretene Auffassung auf wonach die unverwertbaren Geschäftsbücher restliches Gesellschaftsvermögen darstellen, bzgl. dessen die Gesellschaft als fortbestehend anzusehen sei. Es würde sich in solchen Fällen an den Konkurs ein auf die Sorge für die Verwahrung der Geschäftsunterlagen beschränktes Liquidationsverfahren anschließen, während bei Undurchführbarkeit der Herausgabe an den Vertreter der Gesellschaft der Konkursverwalter eine entlastende Anordnung des Konkursgerichts herbeizuführen habe. Da Weber dieses Verfahren für "sehr umständlich" hält (zumal der Liquidationsgesellschaft nach Abwicklung des Konkurses keinerlei Mittel mehr zur Verfügung ständen), schlägt er die Einlagerung bei einem Verwahrer von der entsprechend den aktienrechtlichen Bestimmungen (nunmehr § 273 Abs. 2 AktG) durch das Registergericht (also nicht Konkursgericht) zu bestimmen sei. Soweit die Verwahrung nur mit Kosten durchgeführt werden könne - ,,das Gericht habe bei Bestimmung des Verwahrers auf eine möglichst billige Aufbewahrung Bedacht zu nehmen"-. seien diese aus der Masse zur Verfügung zu stellen. Die Kosten seien Masseschulden gem. § 59 Abs. 1 KO.
Kalter6 widerspricht dieser Auffassung im wesentlichen aus rechtssystematischen Gründen. Das "gewöhnliche Abwicklungsverfahren" sei die Liquidation; die Wirkung des Insolvenzbeschlages entfalle mit Aufhebung des Konkurses. Deshalb sei die ordnungsgemäße Archivierung Sache der Liquidatoren. nicht aber der Konkursverwalter. Im Falle einer Unmöglichkeit der Rückgabe an den Gemeinschuldner sei jedenfalls das Konkursgericht weder berechtigt noch verpflichtet, die ,,Verwahrungslast" auf sich zu nehmen. In Erwägung gezogen wird eine Hinterlegung und gar Versteigerung (!)gem. §§ 372,383 BGB. Letzteres soll allerdings nicht zulässig sein, soweit noch eine öffentlich-rechtliche Verwahrungsfrist nach HGB oder Steuerrecht laufe. Eine Beschlußfassung der Gläubiger gem. § 162 KO komme nicht in Betracht, da die Geschäftsbücher "rechtlich unverwertbar" seien. Eine Nachwirkung" des Aufsichtsrechtes oder der Aufsichtspflicht des Konkursgerichtes ,,gehe zu weit". Eine Lösung bietet Kalter aber auch nicht: Es stehe dem Konkursverwalter zu, die Akten bei ,,Annahmeverzug" mit einfacher Fahrlässigkeit zu behandeln (er habe gern. § 300 BGB nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten), was darauf hinausläuft, die Akten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht im durchgeregneten Kuhstall verfaulen zu lassen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist soll der Verwalter die Geschäftsunterlagen vernichten oder als Altpapier verkaufen (!) dürfen.
Szenenwechsel: Wilder Osten, neunziger Jahre. Reihenweise sind die zur GmbH oder Genossenschaft mutierten großen Wirtschaftseinheiten der DDR zusammengebrochen. Wahre Fluten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen ergießen sich über die Insolvenzverwalter. Sozialversicherungsträger belegen die Verwalter mit Lohnanfragen aus über 40 Jahren unzureichender Erfassung und Bearbeitung. Zur Klärung alter Eigentumsrechte und unrichtiger Grundbuchstände müssen vergilbte Kaufverträge herangezogen werden, verliehene Nutzungsrechte aus den fünfziger oder sechziger Jahren sind plötzlich wieder aktuell. Ein Ende der Arbeit der Vermögensämter ist immer noch nicht abzusehen. Schon während der Laufzeit des Verfahrens ist der Verwalter in diesen Fällen gehalten, für geordnete Verwahrungsstrukturen der Geschäftsunterlagen Sorge zu tragen, denn aus dem vorgefundenen Chaos heraus kann er seine gesetzlichen Aufgaben nicht bewältigen.
Und bei Abschluß des Verfahrens? Nach uns die Sintflut? Eine Herausgabe an Fremdgeschäftsführer, Liquidatoren oder Gesellschafter ist in vielen Fällen praktisch ausgeschlossen, will man nicht sehenden Auges den Verfall des Datenmaterials in Kauf nehmen. Kalters freundlicher Hinweis auf die Haftungsbeschränkung des Verwalters bei Annahmeverzug7 hilft kaum weiter Vielmehr drängt sich die Frage auf, ob in Anknüpfung an die ursprünglich von Jaeger und Weber vertretenen Auffassungen nicht doch nachwirkende Handlungsbefugnisse des lnsolvenzverwalters bestehen, wenn das Insolvenzverfahren über das Vollstreckungsmoment hinaus seinen öffentlich-rechtlichen Funktionen Rechnung tragen soll. Dies gilt auch vor dem Hintergrund, daß die InsO gem. § 199 und § 259 Abs. 3 ausdrücklich nachwirkende Amtsbefugnisse des Insolvenzverwalters festschreibt, die nach bisherigem Recht die gesellschaftsrechtliche Sphäre bzw. die Liquidatoren betroffen hätten. Wenn dem Insolvenzverwalter gem. § 199 sogar die Verteilung eines etwaigen Überschusses an die Gesellschafter übertragen ist, dann wird man die kostenmäßig vor dieser Verteilung stehende ,,Archivierungslast" nicht ausklammern können. Thematischer Schwerpunkt ist indessen das praktische Bedürfnis nach einer sachgerechten Lösung im Individualinteresse der Arbeitnehmer, der sonstigen Beteiligten und im öffentlichen Interesse.
Zunächst einmal dürfte außer Zweifel stehen, daß eine Archivierung durch den Insolvenzverwalter entbehrlich ist, wenn der Gemeinschuldner in Person oder ein gesellschaftsrechtlicher Verwalter/Liquidator in der Lage ist, seine Aufgaben entsprechend dem gesetzlichen Leitbild zu erfüllen. Entsprechend dem Maßstab des ,,ordentlichen Kaufmanns" mag man sich dazu eine Vorstellung vom ,,ordentlichen Gemeinschuldner" bilden, der sich auch nach der Auflösung seiner Geschäftstätigkeit durch ein Insolvenzverfahren in der Verantwortung für sein ursprüngliches wirtschaftliches Handeln sieht. Leider ist dieser Typus in der Praxis nicht gerade häufig anzutreffen; bei der Vielzahl der kleinen GmbH-Insolvenzen, aber auch bei persönlichen Gemeinschuldnern, sind oftmals Zweifel angebracht, ob bei Beendigung des Insolvenzverfahrens zurückgegebene Unterlagen auch die erforderliche Beachtung finden. Ist das öffentliche Interesse an der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen gering (Kleinunternehmer mit wenigen Beschäftigten), dann mögen Bedenken an der Zuverlässigkeit der Aufbewahrung in den Hintergrund treten. Schon anders liegen die Dinge bei einem mittelständischen Unternehmen mit vielleicht 100 Arbeitnehmern. Bringt der Geschäftsführer seine Bereitschaft, aber gleichermaßen seinen Widerwillen zum Ausdruck, das Aktenmaterial wieder in Empfang zu nehmen, dann sollte schon differenziert werden. Jedenfalls die Lohnakten gehören dann im Rahmen der Aufbewahrungsfristen in ein ordentliches Archiv. auch wenn die Masse für die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit den Kosten belastet wird. Die Entscheidung für oder gegen Archivierung ist damit zugleich die Entscheidung für oder gegen ein Stück Abwicklungsqualität, das natürlich auch seinen Preis hat. Arbeitnehmer und institutionelle Gläubiger nehmen die Archivierung erfahrungsgemäß stets positiv auf Enormer Handlungsdruck besteht hingegen bei Großbetrieben. Im Beispiel der Konsumgenossenschaft Neubrandenburg e. G. erstreckt sich die Datenpflege der Personalakten auf ca. 6.700 Arbeitnehmer bei Eröffnung des Gesamtvollstreckungsverfahrens im Dezember 1991, hinzukommen weitere ca. 4.000 im Vorfeld der Insolvenz ausgeschiedene Arbeitnehmer und ca. 40.000 seit den 50er Jahren beschäftigte und inzwischen ausgeschiedene Arbeitnehmer, so daß allein in diesem einzigen Großverfahren die Organisation und Datenpflege von mehr als 50.000 Personalakten zu leisten ist. Die Vorstellung, diese Aufgabe bei Abschluß des Verfahrens auf die ehemaligen Vorstände oder die 150.000 Genossen mit Anteilen von jeweils 50 DM zu übertragen, ist absurd. Praktisch bleibt nur der Weg einer langfristigen Ablage an ein Archiv wobei als Kostenträger allein die Masse in Betracht kommt. Es versteht sich, daß dabei zur Kostenminimierung alle Möglichkeiten der modernen EDV-Technik ausgenützt werden,. insbesondere die vollständige Aufnahme der Datenbestände in die EDV, so daß die Papiermengen schließlich der Vernichtung zugeführt werden können.
Die Verankerung eines Archivierungsrechtes der Insolvenzverwalter findet sich im Anschluß an die von Jaeger und Weber vertretene Auffassung in § 273 Abs. 2 AktG. Danach sind die Bücher und Schriften der Gesellschaft an einem vom Gericht (Registergericht) bestimmten sicheren Ort zur Aufbewahrung auf zehn Jahre zu hinterlegen. Für eine grundsätzlich analoge Anwendung dieser Vorschrift auf größere Wirtschaftseinheiten in typologischer Nähe zur AG, auch GmbH, GmbH & Co. KG oder Genossenschaft etc., sprechen vor allem zwei Momente:
Allerdings erfährt der Regelungsgehalt des § 273 Abs. 2 AktG eine Modifikation im Falle des Insolvenzverfahrens. Da dem Insolvenzverwalter ohnehin die umfassende Verfügung über das schuldnerische Vermögen übertragen ist, ergibt eine Ausgrenzung der Archivierungsentscheidung oder Anbindung an eine nochmalige registergerichtliche oder insolvenzgerichtliche Ermächtigung schlechterdings keinen Sinn. Wenn die Verwertung und Verwaltung der Masse unter Mitwirkung der Gläubigerschaft und unter begleitender und nachträglicher Kontrolle des lnsolvenzgerichts in das pflichtgemäße Ermessen des lnsolvenzverwalters fällt, weshalb sollte man dann den gemessen am Ganzen eher unbedeutenden Bereich der Archivierung hiervon ausnehmen? Hinzukommt, daß ein in vielen Verfahren tätiger lnsolvenzverwalter, z.B. unter Mitwirkung eines fachkundigen Gläubigerausschusses, viel eher in der Lage ist, Archivmodalitäten und vor allem Archivierungspreise in Abhängigkeit von der Leistung des Archives zu vergleichen und zu verhandeln, als dies dem Registergericht oder auch Insolvenzgericht selbst möglich wäre. Schließlich ist für die Einbindung der wirtschaftlich Betroffenen (Arbeitnehmer institutionelle Gläubigen sonstige Gläubiger) in die Archivierungsentscheidung kaum ein besserer Gestaltungsrahmen vorstellbar als das Insolvenzverfahren mit all seinen Möglichkeiten der Einflußnahme. Bei einer ,,einsamen" Entscheidung durch das Registergericht bliebe dieser gesamte Bereich außer Betracht. Dabei folgt die Legitimation des lnsolvenzverwalters für die von ihm zu treffende Ermessensentscheidung bereits aus seiner Bestellung durch Beschluß des Insolvenzgerichts. Diese mit allen Kontrollmechanismen ausgestattete Ermessenskompetenz des Verwalters überlagert die registerrechtliche Kompetenz aus § 273 Abs. 2 AktG, weil hierfür ein rechtliches wie auch praktisches Bedürfnis nicht mehr gegeben ist.
Daraus ergibt sich: Der Insolvenzverwalter hat das Recht, die Geschäftsunterlagen der Gemeinschuldnerin nach pflichtgemäßem Ermessen zu archivieren, wobei für die Dauer der Archivierung die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten maßgeblich sind, dazu sogleich. Bei der Ausübung dieses Ermessens wird sich der Verwalter in erster Linie daran zu orientieren haben, ob im konkreten Fall bei realistischer Betrachtung einer Aufbewahrung beim persönlichen Schuldner selbst oder auf Ebene der Gesellschafter/Liquidatoren der Vorzug zu geben ist. Hierzu wird i. d. R. eine vorherige Anhörung des Gemeinschuldners bzw. der Geschäftsführung erforderlich sein.
Erfolgt gegen Ende des Verfahrens trotz Aufforderung keine Abnahme der Akten, dann steht es dem Verwalter frei, das Finanzamt zur Durchsetzung der steuerlichen Aufbewahrungspflichten gem. § 147 AO mit den Zwangsmitteln des § 328 AO aufzufordern, um auf diesem Wege Druck auszuüben8.
Darüber hinausgehend wird man dem Verwalter aber auch die Möglichkeit einräumen müssen, die Geschäftsunterlagen zur Sicherung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie auch zu seiner persönlichen Entlastung in einem Archiv einzulagern, wobei die anfallenden Kosten aus der Masse getragen werden und zwar im voraus, denn anders kann das Insolvenzverfahren nicht abgeschlossen werden.
Für eine über dieses ermessensgebundene Entscheidungsrecht hinausgehende Verpflichtung des Insolvenzverwalters zur Archivierung findet sich im Gesetz dagegen keine Grundlage. Allerdings mag sich bei Großunternehmen, wie das vorgenannte Beispiel zeig, der Ermessensspielraum des Insolvenzverwalters soweit einzuengen daß ein Verzicht auf die mögliche Archivierung zumindest als Fehlentscheidung gewertet werden kann. Diese Fehlentscheidung könnte dann in eine ggf. haftungsträchtige Pflichtverletzung umschlagen, wenn der Insolvenzverwalter nicht auch alles in seiner Macht Stehende unternommen hat, um eine anderweitige ordentliche Verwahrung durch Rücknahme auf Ebene der Gesellschafterliquidatoren durchzusetzen.
2. Rechtsgrundlagen und Fristen der Archivierung
Jede Archivierung bewegt sich in einem Zeitrahmen, der durch unterschiedliche rechtliche Regelungen bestimmt wird. Im einzelnen:
Handels- und gesellschaftsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Zentrale Vorschrift ist § 257 HGB. Abs. 1 bezeichnet die kaufmännischen Unteren, die geordnet aufzubewahren sind: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe, Buchungsbelege. Dabei räumt § 257 Abs. 3 HGB die Möglichkeit der Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger ein, allerdings mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen,. Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse. Voraussetzung dafür ist die jederzeitige Verfügbarkeit und prompte Lesbarkeit9. Die Begriffe werden naher definiert in den §§ 238 Abs. 1.240 Abs. 1, 242,264,289 HGB. Gem. § 257 Abs. 4 gilt eine abgekürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für die sog. Handelsbriefe (Geschäftskorrespondenz) und die Buchungsbelege. Für alle übrigen Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Fristbeginn ist gem. Abs. 5 der Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen bzw. die Unterlagen erstellt wurden.
Ergänzend regelt § 157 Abs. 1 HGB für die Liquidation die Verwahrung bei einem Gesellschafter oder einem Dritten. Dies betrifft alle Fälle, in denen die Liquidation zur Durchführung gelangt, die Bücher aber nicht im Zuge der Veräußerung des Unternehmens auf einen Erwerber übergegangen sind. 10
Diese allgemeinen Regelungen des HGB werden überlagert durch spezialgesetzliche Regelungen im GmbHG, AktG und GenG. § 74 Abs. 1 GmbHG konstituiert eine Zehnjahresfrist für die Aufbewahrung von Büchern und Schriften der Gesellschaft nach Beendigung der Liquidation, läßt jedoch die Frage, was unter Beendigung zu verstehen ist, offen. Für Lutter/Hommelhoff'11 ist die Liquidation beendet, wenn das Sperrjahr nach § 73 abgelaufen, kein verteilbares Vermögen mehr vorhanden und keine sonstigen Liquidationsmaßnahmen mehr zu erledigen sind. Die Aufbewahrungsfrist soll allerdings bereits mit der Übergabe der Unterlagen an die Verwahrperson beginnen. Unter Büchern und Schriften werden alle tatsächlich geführten Geschäftsbücher verstanden,. nicht nur gem. §§ 238,239 HGB, Scholz12 und Hachenburg13 stellen für den Fristbeginn ebenfalls auf die ,,Niederlegung" ab. Dabei soll nach wohl einhelliger Meinung die Zehnjahresfrist überlagert werden durch die ggf. kürzere Frist von sechs Jahren gem. § 257 Abs. 4 HGB. Entgegen dem Wortlaut des § 74 Abs. 1 GmbHG sei hier ebenfalls nur auf die kurze Frist abzustellen.
Eine dem § 74 Abs. 1 GmbHG entsprechende Zehnjahresfrist findet sich in § 273 Abs. 2 AktG. Unter die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen fallen auch das Aktienbuch und Abwicklungsunterlagen, wie z. B. Schlußrechnung und Belege über den Gläubigeraufruf'4. Auch hier soll die Frist ab Hinterlegung beginnen. Für die Genossenschaften ergibt sich die Zehnjahresfrist aus § 93 Abs. 1 GenG.
Die vom Handels- und Gesellschaftsrecht systematisch unabhängigen steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen ergeben sich aus § 147 AO. Die Regelung entspricht im wesentlichen dem Katalog des § 257 Abs. 1 HGB, gem. § 147 Abs. 1 Nr.5 allerdings ergänzt um ,,sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind". Mit § 257 Abs. 4 HGB laufen die Aufbewahrungspflichten gem. § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO gleich, allerdings mit folgender Einschränkung gem. § 147 Abs. 3 Nr. 2 AO:
,,Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht."
Gem. § 169 Abs. 1 gilt die Festsetzungsfrist ein Jahr für Zölle, Verbrauchssteuern, Zollvergütungen und Verbrauchssteuervergütungen und vier Jahre für alle übrigen Steuern und Steuervergütungen. Der Beginn der Festsetzungsfrist ist in § 170 AO differenziert geregelt. Er ist u. a. abhängig von der Abgabe der Steuererklärungen, was hinsichtlich des Fristablaufes gerade in Insolvenzverfahren zu Unsicherheiten führen kann.
Sozialrechtliche Aufbewahrungspflicht
Unabhängig von alledem besteht für Lohnunterlagen für das Beitrittsgebiet gem. SGB IV Art. II, § 15 b für Arbeitgeber eine allgemeine Mindestaufbewahrungsfrist bis zum 31. 12.2006. Diese Aufbewahrungspflicht erlischt nach § 15 b Abs. 2 allerdings erst, wenn der Arbeitgeber die Lohnunterlagen dem Betroffenen ausgehändigt oder die für die Rentenversicherung erforderlichen Daten bescheinigt hat, frühestens jedoch mit Ablauf des auf die letzte Prüfung (SGB IV, § 28 p) folgenden Kalenderjahres. Regelmäßig ist für die Liquidation einer juristischen Person also auf die zehnjährige Aufbewahrungsfrist abzustellen, welche mit der ,,Niederlegung" beginnt. Sie sollte für alle Geschäftsunterlagen maßgeblich sein, wobei nach Umfang des Materials zu entscheiden ist, ob die allgemeine Geschäftskorrespondenz und die Buchungsbelege auch schon nach Ablauf der 6-Jahresfrist der Vernichtung zugeführt werden können. Ergeben sich noch ungeklärte Steuerfragen, was in Insolvenzverfahren nicht selten der Fall ist, dann empfiehlt es sich, jedenfalls die Buchungsbelege im Zweifel mit zehnjähriger Frist aufzubewahren. Dies muß in jedem Fall auch für die Lohnunterlagen im weiteren Sinne gelten. Im lnsolvenzfall endet die Liquidation erst mit der Aufhebung des Verfahrens. Gerade bei Verfahren mit mehrjähriger Laufzeit stellt sich deshalb die Frage, ob die "Niederlegung". Worunter jedenfalls die Abgabe der Akten an das Archiv fällt, nicht auch vorgezogen werden kann. Für diese Auffassung spricht der Umstand, daß das Insolvenzverfahren öffentlich bekannt gemacht wird und den Gläubigern viel weitere Eingriffs- bzw. Gestaltungsmöglichkeiten an die Hand gegeben werden, als dies bei der regulären Liquidation der Fall ist. Es spricht deshalb nichts dagegen, die weitere Abwicklung des Verfahrens auch für einen längeren Zeitraum mit den Aufbewahrungspflichten gleichlaufen zu lassen, so daß eine - fristenauslösende -Abgabe von Geschäftsunterlagen an das Archiv auch schon zu Beginn der Insolvenz möglich ist. In dem Umfang, in dem sich fortlaufendes Insolvenzverfahren und Aufbewahrungspflicht zeitlich überschneiden, relativiert sich natürlich die Frage nach den nachwirkenden Handlungskompetenzen des Verwalters über den Zeitpunkt der Aufhebung des Verfahrens hinaus. Während der Laufzeit des Verfahrens unterfallen die Geschäftsunterlagen zweifellos dem Insolvenzbeschlag und der Zuständigkeit des Insolvenzverwalters, der die Auf-bewahrung während dieses Zeitraumes ohnehin sachgerecht zu regeln hat.
3. Neuer Markt für Archivdienstleistungen
Einhergehend mit der eingangs erwähnten Flut von Archivgut gerade im Bereich der neuen Bundesländer hat sich in diesem Bereich - aber nicht nur! - in den letzten Jahren ein expandierender Markt für Archivdienstleistungen konstituiert, in dem derzeit etwa 50 bis 70 Unternehmen mit dem Versprechen eines effizienten "Outsourcing" um die Gunst der Verwalter buhlen. Für liquidierte Treuhandunternehmen besteht eine generelle Verpflichtung der Liquidatoren zur Archivierung der Geschäfisunterlagen in den Landesdepots der Disos GmbH (ehemalige Tochter der heutigen BvS). Im übrigen gibt es derzeit jedoch noch keinerlei wirksame Reglementierung oder neutrale Kontrollinstanz für dieses Marktsegment der Archivdienstleistung,. so daß der Insolvenzverwalter gehalten ist, im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht und letztlich zu seinem eigenen Schutz sehr differenziert die propagierten Leistungen und Versprechen der einzelnen Anbieter zu analysieren, bevor er sich vertraglich an ein Unternehmen bindet.
Die immer noch gelegentlich zu beobachtenden Versuche von Verwaltern, die "Aufbewahrungslast" durch Einlagerung der Geschäftsunterlagen bei Spediteuren oder in sonstwie angemieteten Räumlichkeiten unter eigener Regie zu bewältigen, dürften bald der Vergangenheit angehören. Man kann eben nicht alles machen. Die Archivpreise unterlagen in den letzten Jahren allgemein einem starken Rückgang, was einerseits auf den Konkurrenzdruck, andererseits auf immer effizientere Arbeitsstrukturen zurückzuführen ist. Staubige Aktenberge sind längst EDV-gestützten Hochregalanlagen mit optimaler Platzausnutzung gewichen. Statt Findhilfen und Karteikarten herrscht der Scanner und Barcodelaser vor.
Die EDV übernimmt Volltextrechenfunktionen über die erfaßten Datenbestände, und zwar jeweils unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Belange. Gerade der letzte Aspekt ist durch die Verwalter selbst bei Verwahrung der Akten in gestapelten Umzugskartons etc. nicht zu leisten. Vor allem aber besteht bei einer mehr oder minder unstrukturierten Einlagerung von Aktenbeständen keine Möglichkeit einer sinnvollen Anfragenbearbeitung. Der Datenbestand ist zwar vorhanden, in Ermangelung einer archivmäßigen Erfassung aber nur mit unverhältnismäßigem Aufwand nutzbar. Im Ergebnis wird künftig der Weg der Insolvenzverwalter kaum an den neu entstandenen. effizient arbeitenden Großarchiven vorbeigehen. Bei der Auswahl des Archives sollte man sich dabei von den nachfolgenden Beurteilungsmaßstäben leiten lassen.
4. Bonitätsprüfung des Archives
Nicht allein der Preis der Archivdienstleistung ist das entscheidende Auswahlkriterium. Die Archivierung ist schließlich auf Dauer angelegt. Der Verwalter sollte sich deshalb von der Bonität des Archives überzeugen und, soweit möglich. durch vertragliche Regelungen sicherstellen, daß die dem Archiv übertragenen Pflichten ordnungsgemäß gewahrt werden; dies auch vor dem Hintergrund, daß bereits vereinzelt über die regelmäßig noch sehr jungen Archivdienstleistungsunternehmen Insolvenzverfahren zu verzeichnen sind. Als Anhaltspunkt für die Entscheidung des Verwalters sollten folgende Daten bzw. Informationen vom Archivdienstleister abgefordert werden:
Referenzliste: Hier sollte neben namhaften Auftraggebern und Insol-venzverfahren speziell auf abgearbeitete Aufträge reflek-tiert werden, die mit dem zu vergebenden Auftrag hin-sichtlich Größenordnung, Schwierigkeitsgrad und Pro-blemstellung vergleichbar sind.
Unbedenklichkeitsbescheinigungen: Allein aus der uneingeschränkten Nachweisführung des Archivdienstleisters, seinen gesetzlichen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen zu sein, kann ein Rückschluß auf die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens nicht erfolgen. Deshalb sollten vom Archiv Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Finanzbehörde und der Sozialversicherungsträger vorgelegt werden.
Versicherungen: Neben einer Versicherung gegen den Verlust oder zufälligen Untergang von Daten und Schriftgut sollte insbesondere bei Aufträgen, die mit Auskunftspflichten durch den Archivdienstleister verbunden sind, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung nachgewiesen werden. Wenn darüber hinaus schon die Inbesitznahme der Geschäftsbücher durch den Archivdienstleister bearbeitet werden soll, was sich in einigen Fällen anbietet, ist eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung für Personen und Sachschäden nicht unter einer Versicherungssumme von 2 Min. DM nachzuweisen, ebenso eine Transportversicherung für die Überführung der Daten- und Schriftgutbestände. Letztlich sollte beachtet werden, daß die Versicherungssumme für die Wiederherstellung bzw. Wiederbeschaffung von übergebenen Archivgutbeständen den Gegenwert abdeckt. Im Zweifel ist vor der Übergabe des Archivgutes ein Wertgutachten durch einen fachlich autorisierten Archivar abzufertigen und dem Archivdienstleister ebenso wie dem Versicherer zur Kenntnis zu geben.
Unternehmensgröße: Gerade bei Aufträgen im Umfang von mehr als 100 laufenden Aktenmetern aufbewahrungspflichtiger Geschäftsunterlagen ist es unerläßlich, daß sich der Verwalter von der Leistungsfähigkeit und Kapazität des Archivdienstleisters überzeugt. Als Merkmale hierfür können die Mitarbeiterzahl, Anzahl der DV-Arbeitsplätze die Kapazität in Aktenmetern, der Auslastungsgrad in Aktenmetern, die Anzahl der bearbeiteten Anfragen pro Monat, aber ebenso auch wirtschaftliche Eckdaten. wie Unternehmensumsatz. Ertragslage, haftendes Kapital, Eigenkapitalbasis, Verschuldungsgrad, herangezogen werden.
Rücklagen: Da der Archivdienstleister seinen vertraglichen Pflichten auch noch in 10 Jahren nach Übergabe nachkommen muß, hat dieser aus den vereinnahmten Archivierungsgebühren Rücklagen zu bilden, insbesondere für die sach- und fachgerechte Akten- und Datenvernichtung nach DIN 32757 und die Entsorgung des Restmaterials entsprechend den Bestimmungen des Kreislaufwirtschaftsgesetzes nach Ablauf der vereinbarten Einlagerungsfrist. Über die Höhe der Entsorgungskosten und der Rücklagen sollte sich der Verwalter informieren lassen und diese in Relation zum eingelagerten Archivgutbestand setzen.
Auskunfteien: Weiterhin bleibt der Weg der Informationsbeschaffung über Auskunfteien dem Verwalter selbstverständlich unbenommen. Er sollte diesen Weg nicht scheuen, sofern auch nur geringste Zweifel an der Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Archivdienstleisters bestehen.
Betriebsbesichtigung: Bei einer auf Dauer angelegten Geschäftsverbindung sollte sich der Verwalter einen umfassenden Einblick in das Geschäftsgebaren und die arbeitsorganisatorischen Abläufe durch eine Betriebsbesichtigung verschaffen.
5. Fachliche Eignung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
Es versteht sich, daß aus Sicht des Datenschutzes sämtliche technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen sind, um einen wirksamen Schutz sensibler und personenbezogener Daten gegen den Zugriff unberechtigter Dritter herzustellen. Die entsprechende Verpflichtung ergibt sich aus § 9 Bundesdatenschutzgesetz. Gem. § 11 Bundesdatenschutzgesetz bleibt der Auftraggeber, also der Verwalter. für die Einhaltung der datenschutz-rechtlichen Bestimmungen verantwortlich, auch soweit er die Verwahrung an ein Archiv delegiert.
Voraussetzung für die grundsätzliche fachliche Eignung des Archives ist die registerliche Eintragung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Bundesdatenschutz. Die Aufsichtsbehörde ist jeweils angesiedelt beim Innenministerium des jeweiligen Bundeslandes, in dem der Archivdienstleister seinen Betrieb hat. Der Verwalter kann sich über die Art der Datenverarbeitung. Datenübermittlung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen im jeweiligen Prüfbericht der Aufsichtsbehörde informieren. Prüfbericht und Registerauszug können kostenlos bei der zuständigen Aufsichtsbehörde abgefordert werden. Als besonders vorteilhaft ist ebenfalls anzuerkennen, wenn das Unternehmen in seiner Belegschaft nicht nur über ausgebildete Archivare verfügt, sondern auch einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten einsetzt. Damit ist eine besondere fachliche Kompetenz bei der Erschließung, Bewertung und Verschlagwortung von Archivmaterial gewährleistet. Nicht zuletzt sollte bei der Betrachtung der fachlichen Eignung auch die Mitgliedschaft des Unternehmens in den einschlägigen Verbänden berücksichtigt werden. Stellvertretend seien hier der Verband Deutscher Archivare (VdA) und die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD e. V.) genannt.
Neben dem Erschließen, Verwerten und Verschlagworten (Katalogisieren) zeichnet sich die Leistung des Archives durch die Verwaltung der Akten- und Datenbestände über den gesamten Verlauf der vereinbarten Einlagerungsfrist aus. Dazu zählt insbesondere die EDV-technische Überwachung der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen ebenso wie die lückenlose Nachweisführung des Datenzugriffs, der Akten- und Datenbewegung über Ausleih-/ Auslagerungsprotokolle sowie Akten- und Datenvernichtungszertifikate. Ebenso gehört ein automatisiertes Mahnwesen bei Fristüberschreitung bereits zum Standard namhafter Archivdienstleister
Neben einer dem heutigen Stand der Technik entsprechenden Hard- und Softwareausstattung sollte sich der Verwalter über die technischen Reproduktionsmöglichkeiten und Anlagen des Archivdienstleisters informieren. Nicht selten liegen bereits große Teile der Geschäftsunterlagen gem. § 257 Abs. 3 HGB lediglich als Microfilm, Microfiches, Bildlochkarten und sonstige Datenträger vor. Einen kurzfristigen Zugriff auf dermaßen gespeicherte Informationen kann der Archivdienstleister aber nur garantieren, wenn er über eine entsprechende Reproduktionsausstattung wie Datensichtgeräte, Microfilm und Microfichelaser und Scanner nebst entsprechenden Ausgabegeräten verfügt.
6. Archivierungsarten und Archivpreise
Die Archive unterscheiden verschiedene Archivierungsarten, die sich hinsichtlich der Archivierungstiefe und Zugriffsgeschwindigkeit abgrenzen.
Bei vollständiger Archivierung werden abhängig von der Art und dem Aufbereitungszustand der Archivalien Gebühren je Aktenmeter und Einlagerungsjahr zwischen 36 DM und 60 DM am Markt angeboten, wobei hier die weitestgehende EDV-technische Erfassung und deren inhaltliche Verschlagwortung Gegenstand der Archivierungssdienstleistung sind.
Bei einem Verfahren von bis zu 100 Aktenmetern reicht oftmals bereits eine EDV-gestützte Erfassung aus, die nicht die einzelnen Aktenmedien (Aktenordnung. Diskette. Microfilm, Microfiches etc.) erfaßt, sondern lediglich die Inhalte eines Aktenmeters in Schlagworten bzw. Suchbegriffen in einer Datenbank hinterlegt.
Die Kosten betragen in diesem Fall derzeit am Markt etwa 24 DM bis 36 DM je Aktenmeter und Einlagerungsjahr
Die einfachste Variante zur Sicherstellung der Aufbewahrungsfristen ist die Lagerung der Geschäftsunterlagen im Stapelverfahren. Hier bedienen sich einige Archivdienstleister der Einstellung der Unterlagen im Regalsystem, was zumindest eine visuelle und grobe inhaltliche Kontrolle ermöglicht, und führen darüber hinaus eine bloße Bestandsverwaltung der Stammdaten und Standorte (auch schon per EDV) durch. Andere hingegen verwahren die Unterlagen in Kartonagen übereinander gefächert in einfachen Verschlägen ohne weitere Aufbereitung und Strukturierung.
Diese Stapelarchivierung wird am Markt mit einer Preisspanne zwischen 18 DM und 24 DM je Aktenmeter und Einlagerungsjahr angeboten. Darüber hinaus bieten die Archive die Erledigung der Anfragenbearbeitung und weitere Dienstleistungen bis hin zur sog. Differenzlohnberechnung an. Die Preise für die Erstellung von Verdienstbescheinigungen etc. orientieren sich am Niveau entsprechender Dienstleistungen durch Steuerberater bzw. sollten dieses Niveau noch unterschreiten. Üblich ist eine Aufteilung des Preisgefüges in eine Grundgebühr pro Bearbeitungsvorgang. verbunden mit leistungsbezogenen Zuschlägen15
Soweit der Verwalter die Auskunftspflichten des Arbeitgebers zu erfüllen hat, oder in sonstiger Hinsicht selbst auskunftspflichtig ist, gehen die Kosten der Anfragenbearbeitung während des laufenden Insolvenzverfahrens zu Lasten der Masse. Nach Abschluß des Verfahrens muß im Zweifel derjenige für die Kosten der qualifizierten Auskunft aufkommen, der diese Auskunft begehrt.
* In archivtechnischer Hinsicht danken wir Herrn Dipl. Betriebswirt Bernd Mohnsame, geschäftsführender Gesellschafter der Z.A.5. ZentralArchivService GmbH, Neubrandenburg, für eine Unterstützung.
Für alle Kuhn/Uhlenbruck, KO, 1]. Aufl. 1994. § 163 Rn. 12. m. w N.
Kuhn/Uhlenbruck (Fn. 1) unter Verweis auf LG Koblenz. KTS 1965.241: Jaeger/Weber, § 17 Rn. 19.
Kuhn/Uhlenbruck {Fn 1)
8. Aufl. des Kommentars zur KO. § 117 Anm. 19.
KT5 1960, 65 ff
vgl. Fn. 5. S.7()
Baumbach/Hopt, HGB, 29. Aufl., § 257 Rn. 2.
Baumbach/Hopt, a. a.0., § 157 Rn. 4.
GmbHG, 14. Aufl., § 74 Rn. 2.
GmbHG, 8. Aufl., § 74 Rn. 31.
GmbHG, 8. Aufl., § 74 Rn. 5.
Hüffer, AktG, 3. Aufl., § 273 Rn. 10.
Vgl. dazu auch Haarmeyer/Wutzke/Förster, Vergütung in Insolvenzverfahren, § 5 Rn. 65 ff.

References: § 327
 § 273
 § 59
 § 162
 § 300
 § 199
 § 259
 § 199
 § 273
 § 273
 § 273
 § 147
 § 328
 § 257
 § 257
 § 257
 § 157
 § 74
 § 73
 § 257
 § 74
 § 74
 § 273
 § 93
 § 147
 § 257
 § 147
 § 257
 § 147
 § 147
 § 169
 § 169
 § 170
 § 15
 § 15
 § 28
 § 9
 § 11
 § 257
 § 163
 § 17
 § 117
 § 257
 § 157
 § 74
 § 74
 § 74
 § 273
 § 5