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Timestamp: 2020-08-09 02:52:36+00:00

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Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales EL HERALDO S.A. | AL DíA
Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales EL HERALDO S.A.
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, publicados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje EL HERALDO S.A. Cuando el presente documento haga mención de EL HERALDO S.A., se entenderán incluidas las sociedades vinculadas y aquellas con las que suscribe o celebra alianzas comerciales y estratégicas.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de suscriptores, usuarios registrados en los diferentes portales Web tales como OFERTASH.CO, ELHERALDO.CO, EMPLEOSH.CO, INMUEBLESH.CO, participantes de concursos y promociones, anunciantes, empleados y colaboradores cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que ELHERALDO S.A. desarrolle su objeto social.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ELHERALDO S.A., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por EL HERALDO S.A. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por EL HERALDO S.A. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EL HERALDO S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de EL HERALDO S.A., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de EL HERALDO S.A. requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos. EL HERALDO S.A. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, EL HERALDO S.A., adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, EL HERALDO S.A., establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por EL HERALDO S.A. y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. EL HERALDO S.A. Adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento; b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. EL HERALDO S.A. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo EL HERALDO S.A. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
EL HERALDO S.A. y empresas vinculadas, informan a los titulares de datos personales la existencia de su Política de Tratamiento de Datos Personales que podrá ser consultada en www.elheraldo.co
EL HERALDO S.A., identificada con Nit. 890.100.477 -8, domiciliada en la ciudad de Barranquilla, en la calle 53B No. 46 -25, con teléfono 3855050, es la responsable del tratamiento de los datos personales consistente en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, comercialización, transferencia y procesamiento en aras de:
• La prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados con EL HERALDO S.A.
Aunado a lo anterior, si por el ingreso o registro de los datos personales a cualquiera de los portales Web de EL HERALDO S.A. y por participar en los espacios de interacción, éste pueda captar información adicional como hábitos de uso en el portal Web, la información sobre los artículos que lee, los productos y/o servicios que adquiere, los comentarios que realiza, el navegador o plataforma móvil que utiliza, la publicidad a la que accede o consulta, la dirección IP del dispositivo que utilice, su ubicación geográfica, información de cookies, entre otros.
En algunos casos, EL HERALDO S.A. podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los clientes o usuarios.
Para ejercer cualquiera de sus derechos, el titular de los datos podrá contactarnos a través del correo electrónico habeasdata@elheraldo.co o radicando su petición en nuestra oficina principal ubicada en la Calle 53B No. 46- 25 en la ciudad de Barranquilla, dirigida al Coordinador de Servicio al Cliente, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y, de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
La Política de Tratamiento de Datos Personales empezó a regir el 13 de abril de 2013. EL HERALDO S.A. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales y el presente Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial a ambos documentos será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a través de su página Web www.elheraldo.co. Además, se conservarán las versiones anteriores para su posterior consulta.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL HERALDO S.A., en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL HERALDO S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por EL HERALDO S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado, en este caso EL HERALDO S.A., deberá poner a disposición del Titular, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
ARTÍCULO 14. DEBERES DEL HERALDO S.A. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. EL HERALDO S.A. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 EL HERALDO S.A. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
NOTA: La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos. Así, la Ley reconoce y desarrolla los siguientes derechos.
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, EL HERALDO S.A. debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
c. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de EL HERALDO S.A. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARAGRAFO: EL HERALDO S.A. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo podrá cobrar el Titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia el Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
ARTÍCULO 16 CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, EL HERALDO S.A. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales EL HERALDO S.A. garantiza:
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia EL HERALDO S.A. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene EL HERALDO S.A. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al EL HERALDO S.A. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por EL HERALDO S.A. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. EL HERALDO S.A. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
EL HERALDO S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
EL HERALDO S.A. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
EL HERALDO S.A. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que EL HERALDO S.A. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a EL HERALDO S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EL HERALDO S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, EL HERALDO S.A. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, EL HERALDO S.A. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que EL HERALDO S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a EL HERALDO S.A., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Los mecanismos o procedimientos que EL HERALDO S.A. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, EL HERALDO S.A. adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. EL HERALDO S.A. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
ARTÍCULO 22. EL HERALDO S.A. designa al COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna. Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con EL HERALDO S.A. al correo electrónico habeasdata@elheraldo.co, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en la Calle 53B No. 46- 25 en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida al Coordinador de Servicio al Cliente, quien ha sido designado por la empresa como responsable de la atención de este tipo de consultas y peticiones, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 p.m., a 6:00 p.m.
ARTÍCULO 23. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 13 de abril de 2013.

References: ARTÍCULO 1

ARTÍCULO 3

ARTÍCULO 4
 artículo 17

ARTÍCULO 6

ARTÍCULO 7
 Artículo 5
 artículo 9
 artículo 20

ARTÍCULO 8

ARTÍCULO 9

ARTÍCULO 12
 artículo 9

ARTÍCULO 14
 artículo 17

ARTÍCULO 15
 artículo 21

ARTÍCULO 16
 artículo 14

ARTÍCULO 18
 artículo 15

ARTÍCULO 19
 artículo 15

ARTÍCULO 20

ARTÍCULO 21

ARTÍCULO 22

ARTÍCULO 23