Source: http://www.juramagazin.de/93627.html
Timestamp: 2020-06-02 01:43:09+00:00

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﻿ Personalaktendaten
Bei den genannten Daten handelt es sich um Personalaktendaten i. S. d. § 56 ff. Landesbeamtengesetz (LBG), das insoweit auf alle Beschäftigtengruppen im öffentlichen Dienst des Landes Berlin analog anzuwenden ist. Nach § 56 LBG sind Personalaktendaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Daher dürfen Zugang zur Personalakte bzw. zu Personalaktendaten nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Die Sachgebietsleitungen, selbst wenn sie für die betroffenen Dienstkräfte zuständig sind, müssen nicht stets Kenntnis über den Grund der Abwesenheit erlangen. Dabei steht außer Frage, dass eine Sachgebietsleitung Informationen über Abwesenheitszeiten von Beschäftigten in ihrem Arbeitsgebiet erhalten muss, um Vertretungen regeln zu können. Für diese Aufgabenerfüllung dürfte es jedoch unerheblich sein, ob die Betroffenen wegen Krankheit, Heilbehandlung oder aus einem anderen Grund abwesend sind. Entscheidend ist lediglich der Tatbestand sowie die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit.
Grundsätzlich werden in den Abwesenheitslisten keine Vermerke aufgenommen, die auf den Grund der Fehlzeit hinweisen. Allerdings ist es für den Vorsteher, den Leiter der Geschäftsstelle, den im Einzelfall zuständigen Sachgebietsleiter sowie deren Vertreter jedoch erforderlich, die konkreten Abwesenheitsgründe und die voraussichtliche Dauer der Fehlzeiten in den Abwesenheitsübersichten aufzuführen, weil dies zu Zwecken der Personalverwaltung unabdingbar ist.
Wir baten daher, die Abwesenheitsliste, die nach Hauptsachgebieten zu trennen war, nur den in diesen Hauptsachgebieten eingesetzten Sachgebietsleitungen zuzusenden.
Die Abwesenheitsübersichten werden nach Stellen ge trennt und nur den in dieser Stelle eingesetzten Sachgebietsleitern zur Kenntnis gegeben. Lediglich der Tatbestand sowie die bekannte voraussichtliche Dauer der Fehlzeit werden in diesen Übersichten ausgewiesen. Es werden keine Vermerke aufgenommen, die auf den Grund der Fehlzeit hinweisen.
Umgang mit Personaldaten von Lehrkräften an einer Berliner Schule
Ein Berliner Schulleiter hatte über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren Notizen und Vermerke zu einer Lehrkraft an seiner Schule u. a. in Terminkalendern, Ordnern etc. aufbewahrt. Anlässlich eines an die damalige Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport gerichteten Schreibens vom Oktober 2005 griff er auf diese Datensammlung zurück, um ein möglichst negatives Bild von der betroffenen Lehrkraft zu Bericht des Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Stellungnahme des Senats zeichnen. Die Sammlung zeigte dabei eine Lücke zwischen den Jahren 1985 und 2002 auf. Der betroffene Lehrer wandte sich mit der Bitte um Prüfung an unsere Behörde. Er beklagte zudem eine willkürlich lange Speicherung bzw. Aufbewahrung von Krankheits- und Fehlzeiten an der Schule durch den Schulleiter.
Bezüglich des Umgangs mit Krankheits- und Fehlzeiten teilte der Schulleiter mit, dass nicht grundsätzlich Daten über alle Fehlzeiten von Lehrkräften aufbewahrt würden. Dies sei nur dann der Fall, wenn diese überproportional oft fehlten.
Zunächst würden alle Atteste in einem Ordner abgelegt und später in die entsprechende Personalakte aufgenommen. Nach Gesundung der Beschäftigten würden die Atteste an die Personalstelle weitergeleitet. Dies träfe auch auf Einzelfehltage zu.
Nur in bestimmten Fällen würden Atteste kopiert, um bei wiederholt kurzfristigen Erkrankungen Gespräche mit der jeweiligen Lehrkraft führen zu können.
Nach § 2 Abs. 2 BlnDSG i. V. m. § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist die Datenerhebung und ­speicherung für eigene Geschäftszwecke zulässig, wenn es der Zweckbestimmung eines Dienstverhältnisses dient.
Die Aufzeichnung von Verhaltens- und Leistungsdaten dient der Sicherung eines ordnungsgemäßen, reibungslosen und funktionsfähigen Ablaufs eines Arbeitsverhältnisses.
Zu diesem Zweck ist es daher grundsätzlich zulässig, Notizen und andere Aufzeichnungen über Beschäftigte anzufertigen und aufzubewahren. Sie sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Ein Terminkalender, der in der Regel offen auf dem Schreibtisch liegt, ist zur Aufbewahrung von Personaldaten daher ungeeignet, da andere Lehrkräfte, zumindest aber die Leitungsvertretung oder sogar Reinigungskräfte Notizen im Kalender zur Kenntnis nehmen können.
Die datenschutzrechtliche Bewertung des Vorgangs stimmt mit der Einschätzung der Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung überein. Sie hat nach Kenntnis im Einvernehmen mit der Lehrkraft vorsorglich die Personalakte diesbezüglich kontrolliert, so dass dem Datenschutz in vollem Umfang entsprochen ist.
Personenbezogene Daten sind gemäß den Vorgaben des Berliner Datenschutzgesetzes dann zu löschen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Im vorliegenden Fall waren die Notizen und Aufzeichnungen des Schulleiters zur Abklärung möglicher dienstrechtlicher Maßnahmen zwar zunächst als erforderlich zu betrachten. Eine Aufbewahrungsdauer von maximal drei Jahren wäre also zulässig gewesen. Spätestens nach Ablauf dieser Zeit hätte jedoch geklärt sein müssen, ob die Personalstelle einzuschalten oder die Angelegenheit erledigt ist. Insbesondere lag auch keine "Kette" von personalrechtlich relevanten Auffälligkeiten vor, da ca. 17 Jahre lang offensichtlich kein Anlass für weitere Aufzeichnungen zu der Person des Petenten bestand.
Die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus den 80er Jahren durch die Schulleitung war daher unzulässig. Selbst für den Fall, dass aufgrund der Aufzeichnungen des Schulleiters dienstrechtliche Maßnahmen gegen den Petenten eingeleitet worden wären, hätten die Unterlagen nach Aufnahme in dessen Personalakte in der Schule vernichtet werden müssen.
Notizen für spätere dienstliche Beurteilungen sind grundsätzlich ebenso geboten und daher ebenfalls zulässig. Sie sind nach Abgabe bzw. Abschluss der Beurteilung jedoch zu vernichten. Dies wird regelmäßig nach spätestens fünf Jahren (regelmäßiger Beurteilungszeitraum) der Fall sein.
Angaben zu Krankheits- und Fehltagen dürfen gemäß § 28 Abs. 1 Nr. 1 und § 2 Abs. 2 BlnDSG aufbewahrt werden, sofern es für das Dienstverhältnis erforderlich ist. Ist die Anzahl von Fehltagen zur Einleitung eines „Betrieblichen Eingliederungsmanagements" (BEM) oder zur Durchführung eines vertraulichen Personalgesprächs zwischen Schulleitung und Betroffenen relevant, so sind diese bis zur Abklärung der Angelegenheit in der Schule vorzuhalten oder zur weiteren Veranlassung an die Schulaufsicht zu übermitteln. Anderenfalls müssen diese Daten spätestens nach Ablauf von 13 Monaten gelöscht werden.
Die Aufbewahrung der Unterlagen verstieß gegen § 2 Abs. 2 BlnDSG in Verbindung mit § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG. Wir haben aufgrund der oben genannten Datenschutzverstöße einen Mangel festgestellt und den Schulleiter gebeten, künftig die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.
Aufnahme eines Gesprächsvermerks in die Personalakte
Ein Beamtenanwärter stand im Verdacht, an mehreren Tagen unentschuldigt und grundlos gefehlt und somit möglicherweise ein Dienstvergehen nach § 40 Landesbeamtengesetz (LBG) begangen zu haben.
Zu diesem Vorwurf erfolgte eine mündliche Anhörung.
In dem Gespräch konnte der Anwärter den Vorwurf des Dienstvergehens ausräumen, indem er seine ­ zunächst unentschuldigten ­ Fehlzeiten nachträglich glaubhaft mit kurzfristigen Erkrankungen erklärte und für einen Tag ein Attest nachreichte. Der Gesprächsvermerk wurde von der Personalstelle in eine als „Sonderheft" bezeichnete Teilakte der Personalakte aufgenommen und der Anwärter hierüber am selben Tag unterrichtet. Dieser Vermerk verblieb zweieinhalb Jahre in der Personalakte, weshalb sich der Beamtenanwärter mit der Bitte um datenschutzrechtliche Prüfung an unsere Behörde.

References: § 56
 § 56
 § 2
 § 28
 § 28
 § 2
 § 2
 § 35
 § 40