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Timestamp: 2019-11-18 07:10:58+00:00

Document:
300-32-1
Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der ordentlichen Gerichte,
der Fachgerichtsbarkeiten, der Staatsanwaltschaften und der Justizbehörden
(Schriftgutaufbewahrungsverordnung der Justiz des Saarlandes - JSchrAVO-Saar -)
geändert durch die Verordnung vom 13. April 2015 (Amtsbl. I S. 293)
Fundstelle: Amtsblatt 2009, S. 1759
mehrfach geändert durch die Verordnung vom 13. April 2015 (Amtsbl. I S. 293)
Auf Grund des § 2 Absatz 1 des Gesetzes Nr. 1659 zur Aufbewahrung von Schriftgut der ordentlichen Gerichte, der Fachgerichtsbarkeiten, der Staatsanwaltschaften und der Justizbehörden (Schriftgutaufbewahrungsgesetz der Justiz des Saarlandes - JSchrAG-Saar -) vom 28. Oktober 2008 (Amtsbl. S. 1879) verordnet die Landesregierung:
(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 101 des Saarländischen Beamtengesetzes vom 11. März 2009 (Amtsbl. S. 514), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 12. November 2014 (Amtsbl. I S. 428) in der jeweils geltenden Fassung.
(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Beschäftigten bestimmt sich nach den Nummern 224, 385, 507, 653, 753 und 813 des Abschnitts I und den Nummern 12, 24, 30, 43, 54 und 60 des Abschnitts II der Anlage . Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche. Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung (§ 4 Absatz 3) ausgesondert werden.
(4) Die Aufbewahrung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), geändert durch Artikel 15 des Gesetzes vom 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749) in der jeweils geltenden Fassung.
(2) Gelten für Akten und Aktenteile (zum Beispiel: Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist, sofern eine fristgerechte Sperrung oder Löschung einzelner Aktenteile nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist.
(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin bzw. den Richter oder die Beamtin bzw. den Beamten bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.
(4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist, ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.
(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung - rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 Aktenordnung [1] der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.
(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte - vom Tage der Rechtskraft an berechnete - Frist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummer 46 Buchstabe a des Abschnitts I der Anlage .
Vgl. EVLIS-Nr. 114.
bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 18. November 2010 (Amtsbl. I S. 1409) in der jeweils geltenden Fassung zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;
bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nr. 225 des Abschnitts I der Anlage) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;
für (Sammel-)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;
für Insolvenzakten mit der Aufhebung des Hauptverfahrens;
(3) Personalakten sind - soweit sich aus dem Saarländischen Beamtengesetz nichts anderes ergibt - abgeschlossen,
wenn die bzw. der Beschäftigte
wenn die Notarin bzw. der Notar, die Notarassessorin bzw. der Notarassessor, der Rechtsbeistand oder sonstiger Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis aus dem Amt bzw. dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres.
der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet;
einer Notariatsverwalterschaft ( § 56 Bundesnotarordnung) nach deren Abwicklung;
(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (z.B. vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.
(6) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: ggf. Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste, an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person - das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete.
(7) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z.B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.
Für die Ablieferung von Schriftgut an das Landesarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.
Bei automatisierter Bearbeitung sind Akten nur solche Aktenteile und Eingänge, deren Inhalt nicht im Aktenausdruck des zugehörigen Verfahrens nach § 696 Absatz 2 ZPO wiedergegeben werden kann. Kann deren Inhalt im Aktenausdruck wiedergegeben werden, handelt es sich um Erfassungsbelege, für die Buchstabe c) gilt.
Register und Hüllen in Mahnsachen (§ 12 Absatz 1 und 2 AktO) sind zu vernichten, sobald alle darin verzeichneten Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Vollstreckungsbescheide bzw. Europäischen Zahlungsbefehle und Nachweise ausgesondert sind.
Die Behördenleitung kann anordnen, dass die Register und Hüllen in Mahnsachen bereits nach Ablauf von 2 Jahren nach der in Spalte 4 zu Spalte 3 Buchst. b vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist für Akten und Datenbestände in übrigen Fällen vernichtet werden.
Bei nichtmaschineller Bearbeitung kann die Behördenleitung bestimmen, dass die nicht nach lfd. Nummer 27 aufzubewahrenden Schriftstücke bereits nach Ablauf der unter b) genannten Frist ausgesondert werden können. Sofern die nach lfd. Nummer 27 aufzubewahrenden Schriftstücke im Aktenausdruck des zugehörigen Verfahrens nach § 696 Absatz 2 ZPO wiedergegeben sind, genügt dessen Aufbewahrung.
Ansprüche nichtehelicher Kinder gegen ihren Vater, soweit der Anspruch in einer rechtskräftigen, vor dem 01.07.1970 erlassenen Entscheidung festgestellt worden ist oder der Mann vor diesem Zeitpunkt in einer öffentlichen Urkunde seine Vaterschaft anerkannt oder in einem vollstreckbaren Schuldtitel sich zur Erfüllung der Ansprüche verpflichtet hat, Anfechtungen der Vaterschaft nach § 1600l BGB und Art. 12 § 3 Absatz 2 des Gesetzes über die rechtliche Stellung der nichtehelichen Kinder vom 19.08.1969 - BGBl. I S. 1243 -
Kindschaftssachen im Sinne dieser Bestimmung sind die in § 640 Absatz 2 ZPO in der bis zum 31.08.2009 geltenden Fassung bezeichneten Verfahren, die ab dem 01.09.2009als Abstammungssachen bezeichnet werden (siehe §§ 111 Nummer 3, 169 FamFG)
(siehe Nummer 20b))
vgl. auch Nummer 134
Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel und Entscheidungen, alle Urteile, Vergleiche jeder Art, Vollstreckbarerklärungen und Vollstreckungsbescheide, Bestätigungserklärungen über die Vollstreckbarkeit nach der EVT-VO, Nachweisungen über die Zustellung der Mahn- und Vollstreckungsbescheide sowie verfahrenseinleitende Schriftstücke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung nach Art. 54 EuGVVO gem. Art. 34 EuGVVO erforderlich sind, Schiedssprüche, schiedsrichterliche Vergleiche sowie Entscheidungen über deren Vollstreckbarkeit; ferner Handzeichnungen, Karten, Abrechnungen und sonstige Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel oder in einem gerichtlichen Vergleich Bezug genommen ist.
Vollstreckbare Titel (z. B. Kostenfestsetzungsbeschlüsse, Entscheidungen über die Entschädigung wegen erlittener Verfolgungsmaßnahmen) (siehe Nummer 48)
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Sachbearbeitung nach Prüfung der Jahresabschlüsse usw. beendet worden ist (vgl. § 4 Absatz 2 Buchst. f)).
Eintragung an
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Sachbearbeitung nach Prüfung der Jahresabschlüsse usw. beendet worden ist (vgl. § 4 Absatz 2 Buchst. g).
vom Zeitpunkt der Rückgabe des Verpfändungsvertrages an
siehe Nummer 13e)
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres der vollständigen Eröffnung der Verfügung von Todes wegen, ggf. mit der Eröffnung nach dem Letztverstorbenen.
Erbscheine, gerichtlich beurkundete Erbscheinsanträge, Urkunden über die Übertragung eines Erbteils, Zeugnisse über Ernennung eines Testamentsvollstreckers und ähnliche Zeugnisse, ferner Ausschlagungen von Erbschaften und Erbverzichtsverträge sowie Unterlagen über die Anfechtung von letztwilligen Verfügungen (siehe Nummer 92 c));
soweit keine gesonderten Akten über Verfügungen von Todes wegen geführt werden auch die in Nummer 89b) genannten Unterlagen
Anhörungsprotokolle, Anhörungsvermerke gemäß § 28 Absatz 4 FamFG, Berichte der Jugendämter, ärztliche Gutachten, familiengerichtliche Genehmigung der Unterbringung
(bis zum 31.08.2009: vormundschaftsgerichtliche Genehmigung) (siehe Nummer 93a))
Anhörungsprotokolle, Anhörungsvermerke gemäß § 28 Absatz 4 FamFG, Berichte der Jugendämter,_ärztliche Gutachten, familiengerichtliche Genehmigung der Unterbringung (bis zum 31.08.2009: vormundschaftsgerichtliche Genehmigung)
(bis zum 31.08.2009
Vorgänge über die Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung und einer Einwilligung in eine ärztliche Zwangsmaßnahme (§ 312 Nummer 1 FamFG) und sonstiger Unterbringungsmaßnahmen nach § 312 Nummer 2 FamFG (bis zum 31.08.2009: § 70 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 FGG) (Anhörungsprotokolle, ärztliche Gutachten, betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung (bis zum 31.08.2009: vormundschaftsgerichtlich e Genehmigung) nach § 1905 Absatz 2 BGB (siehe Nummer 95 b))
Vorgänge über die Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung und einer Einwilligung in eine ärztliche Zwangsmaßnahme (§ 312 Nummer 1 FamFG) und sonstiger Unterbringungsmaßnahmen (§ 312 Nummer 2 FamFG; bis zum 31.08.2009: § 70 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 FGG), Vorgänge über die betreuungsgerichtliche Genehmigung (bis zum 31.08.2009: vormundschaftsgerichtliche Genehmigung) nach § 1905 Absatz 2 BGB
Akten über betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen, bis zum 31.08.2009: Akten über andere vormundschaftsgerichtliche Angelegenheiten
ab dem 01.09.2009: siehe Nummer 114c)
ab dem 01.09.2009: siehe Nummer 109b)
Bei Minderjährigen ab dem 01.09.2009: siehe Nummer 111
Entscheidungen und Vergleiche, beglaubigte Abschriften von Entscheidungen der Beschwerdeinstanz (siehe Nummer 111 b))
bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Nummer 96d)
Protokolle, die Beurkundungen in Abstammungssachen enthalten gem. § 180 FamFG (siehe Nummer 114b))
Ehelicherklärungen, Feststellungen der Legitimation durch nachfolgende Ehe, Anfechtungen der Ehelichkeit, Feststellungen der Vaterschaft, Anfechtungen der Vaterschaft (siehe Nummer 114c))
bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Nummer 13b)
bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Nummer 13c) und d)
bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Nummer 96c)
bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Nummer 13f)
Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel, Entscheidungen, Vergleiche jeder Art, Vollstreckungsbescheide sowie Nachweise über die Zustellung der Mahn- und Vollstreckungsbescheide; verfahrenseinleitende Schriftstücke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung nach Art. 54 EuGVVO gem. Art. 34 EuGVVO erforderlich sind, ferner Handzeichnungen, Abrechnungen und sonstige Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel oder in einem gerichtlichen Vergleich Bezug genommen wird. Zu den Entscheidungen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanzen sowie Leseabschriften.
(Nummer 133 b))
Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg) zu den Generalakten (Nummer 221 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
sofern die betroffene Person in eine längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 222 d)
Die in Nummer 321 a) bezeichneten Titel sowie Urteile und Vergleiche jeder Art usw.
Sammelakten über die bei dem Gericht vor dem 01.01.1998 niedergelegten Schiedssprüche, schiedsrichterlichen Vergleiche und Vergleiche nach § 1044b) Absatz 1 ZPO a. F.
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 382 d)
Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 385 c))
Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register eingetragen sind, mit Ausnahme der unter Nummer 401b) und c) aufgeführten Akten
Entscheidungen und Vergleiche (siehe Nummer 411b) und c))
Kart V,
Verfahrensbeendende Entscheidungen; Gutachten über Feststellung der Schuldunfähigkeit
(siehe Nummer 623)
Vollstreckbare Titel (z. B. Kostenfestsetzungsbeschlüsse, Entscheidungen über die Entschädigung wegen erlittener Verfolgungsmaßnahmen) (siehe Nummer 629)
Die Urteile und Strafbefehle, in denen rechtskräftig auf Strafe (hierzu zählen nicht Erziehungsmaßregeln und Zuchtmittel nach dem JGG) erkannt ist einschließlich der Gesamtstrafenbeschlüsse, verfahrenseinleitende Schriftstücke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung erforderlich sind, sowie die Nachweise über die Vollstreckung der Strafe; Anklagen, auf deren zugelassenen Anklagesatz Bezug genommen ist, Anklagen gemäß § 212a Absatz 2 Satz 2 StPO bzw. § 418 Absatz 3 Satz 2 StPO; Strafbefehle, Strafbefehlsanträge; bei den Akten befindliche Abbildungen, auf die in den Urteilen Bezug genommen ist; Urteile und sonstige Entscheidungen über die Kostenerstattungspflicht und über die Entschädigungspflicht für Strafverfolgungsmaßnahmen; Entscheidungen nach § 2 Absatz 1 DNA-Identitätsfeststellungsgesetz und § 81g StPO; Kostenfestsetzungsbeschlüsse sowie Entscheidungen, in denen eine Entschädigung nach den §§ 10, 11 StrEG zuerkannt worden ist; die Beschlüsse oder Mitteilungen über den Erlass oder die Milderung der Strafe sowie über die Anordnung der Nichtaufnahme in ein Führungszeugnis (§ 39 BZRG) oder die Tilgung (§§ 48, 49 BZRG).
wenn wegen einer Straftat nach §§ 174 bis 180, 182, 223 bis 227, 239 bis 239b oder § 240 Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 StGB auf Freiheitsstrafe (oder Jugendstrafe von mehr als 1 Jahr erkannt ist,
soweit sie Entscheidungen enthalten, die die Genehmigung einer Zuführung oder einer Vollstreckung zum Gegenstand haben oder gemäß §§ 10,11, 14 oder 15 ergangen sind
zu Nummern 822:
§ 112 Absatz 3 SLJStVollzG oder § 94 Absatz 4 SUVollzG eine längere Aufbewahrungsfrist angeordnet werden.
Landeseinheitliche Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Gerichte für Arbeitssachen, der Finanzgerichte, der Gerichte der
Sozialgerichtsbarkeit, der Gerichte der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit und des ministeriellen Schriftguts des Saarlandes
Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in der Arbeitsgerichtsbarkeit
(siehe Nummer 17 c))
(siehe Nummer 18 b)
(siehe Nummer 19 b)
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 23 c) Abschn. II
Schriftgut über die; Erhebung von statistischen Daten in der Arbeitsgerichtsbarkeit
Beschlüsse (siehe Nummer 29b))
Auf den an das Landesarchiv abzugebenden Prozessakten ist auf der Innenseite des vorderen Aktenumschlags durch Aufkleben eines Zettels zu vermerken:
„Zur Wahrung des Steuergeheimnisses dürfen die Akten erst 80 Jahre nach ihrem Entstehen genutzt werden.“.
Urteile usw. (siehe Nummer 29d))
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 31 c) Abschn. II
(siehe Nummer 39)
Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel, Urteile, verfahrensbeendende Beschlüsse, Vorbescheide, Vergleiche, Anerkenntnisse
Die in Bezug genommenen Unterlagen; Gutachten, Befund- und Behandlungsberichte und sonstige medizinische Unterlagen können bereits nach 5 Jahren vernichtet werden (vgl. Nummer 37).
Generalakten (Akten von allgemeiner Bedeutung
von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetzte, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 41 c) Abschn. II
Beschlüsse usw.
(siehe Nummer 53)
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 55 c) Abschn. II
Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Thüringen für die EU-Eignungsprüfung
sofern die betroffene Person in die weitere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 60 c) Abschn. II
die Prüfung von Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendaren sowie die EU-Eignungsprüfung für die Zulassung zur Rechtsanwaltschaft

References: § 2
 § 101
 § 7
 § 7
 § 56
 § 696
 § 696
 § 1600
 Art. 12
 § 3
 § 640
 Art. 54
 Art. 34
 § 4
 § 4
 § 28
 § 28
 § 312
 § 70
 § 1905
 § 70
 § 1905
 § 180
 Art. 54
 Art. 34
 § 1044
 § 212
 § 418
 § 2
 § 81
 § 240

§ 112
 § 94