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Adolfo Olivares Álvarez
1 Página 1 de 7 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 3. RESPONSABILIDADES 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6. FORMATOS 7. REGISTROS 8. RENDICIÓN DE CUENTAS 9. ANEXOS: Anexo 1. Diagrama de flujo Anexo 2. Modelos de formatos RESUMEN DE REVISIONES Número Fecha Modificaciones 00 00/03/09 Edición inicial Elaborado por: María Luisa García Romero Fdo María Luisa García Romero Servicio/ Unidad. Servicio de Archivo y Registro Fecha: Marzo 2009 Revisado y aprobado por: Servicio de Archivo y Registro Fdo. Directora Servicio Archivo y Registro Fecha: Marzo 20092 Página 2 de 7 1. OBJETO Destruir la documentación de la UA cuyo valor administrativo, legal o fiscal se ha extinguido y que no posee ni se prevé que posea valor histórico, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidos en las tablas de valoración documental sancionadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) de la Comunidad Valenciana, con el fin de racionalizar la conservación de la documentación y establecer el patrimonio documental de la Universidad. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Documentación de la UA en cualquier soporte, depositada tanto en el Archivo General como en los archivos de gestión, cuyo plazo de conservación ha finalizado de acuerdo con las Tablas de valoración documental. 3. RESPONSABILIDADES Archivo General: Aplica los calendarios de conservación a la documentación que custodia y selecciona los documentos a eliminar, resuelve las solicitudes de eliminación de documentos de las unidades administrativas, entrega la documentación seleccionada a la empresa de eliminación y se asegura de que su actuación es conforme con la ley, establece los registros que dan fe de la eliminación, actualiza las bases de datos documentales, reúne y custodia los expedientes de eliminación y da cuenta de las eliminaciones a la Comisión de Documentos y Archivos de la UA y a la JCDA de la CV. Unidades Administrativas: Aplican los calendarios de conservación a la documentación de sus archivos de gestión y seleccionan los documentos a eliminar, recaban las autorizaciones necesarias, entregan la documentación seleccionada a la empresa de eliminación y se aseguran de que su actuación es conforme con la ley, establecen los registros que dan fe de la eliminación y reúnen y custodian los expedientes de eliminación hasta su transferencia al Archivo General. Secretaría General: Autoriza las eliminaciones de documentación cuyo período de conservación sea superior a cinco años. Comisión de Documentos y Archivos: Recibe el informe de las eliminaciones efectuadas y recoge los datos en el acta de cada reunión. Empresa de Destrucción de Documentos: Ejecuta la destrucción completa de la documentación de acuerdo con las condiciones establecidas por ley, y entrega al Archivo General/unidad administrativa el certificado de eliminación firmado.3 Página 3 de 7 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos. [2005/6897 DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. Reglamento del sistema de gestión de documentos y archivos de la Universidad de Alicante, de 30 de Julio de DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1. Inventario de eliminación De acuerdo con los calendarios de conservación, el gestor jefe del Archivo General/Unidad Administrativa establece la relación de documentación a eliminar en la memoria de eliminación. Esta relación comprende el código y nombre de la serie documental, la fracción temporal, las unidades documentales a eliminar y su signatura en el depósito. La memoria de eliminación es revisada por el responsable del Archivo General (Dirección o Dirección Adjunta)/ Unidad administrativa. El gestor jefe del Archivo General/Unidad Administrativa localiza en el depósito la documentación a eliminar y confirma las signaturas Verificación del plazo de conservación El responsable del Archivo General/unidad administrativa comprueba que no existe ninguna circunstancia administrativa o jurídica que altere el plazo de conservación fijado para la documentación a eliminar. Si el plazo se debe alterar, se cierra el procedimiento y la documentación vuelve a entrar en el proceso de eliminación pasado el nuevo plazo de conservación. En caso contrario se pasa a la siguiente etapa Autorización de la eliminación Esta etapa sólo se da si la documentación a eliminar se encuentra en un archivo de gestión de una unidad administrativa de la UA. El responsable de la unidad administrativa solicita al Archivo General, autorización para destruir la documentación relacionada en el formulario de solicitud de eliminación. El responsable del Archivo General responde a la unidad administrativa. - Si la contestación es negativa, se argumenta la respuesta y se cierra el procedimiento; la documentación podrá volver a entrar en un nuevo proceso de eliminación si decaen los argumento que han motivado la contestación negativa. - Si la respuesta es positiva, continúa el procedimiento.4 Página 4 de Autorización a de la Secretaría General En el caso de que se vaya a eliminar documentación cuyo plazo de conservación sea superior a 5 años, el responsable del Archivo General envía a la Secretaría General la memoria de eliminación para solicitar su autorización. - si la Secretaría General no autoriza, se cierra el procedimiento; la documentación podrá volver a entrar en un nuevo proceso de eliminación si decaen los argumento que han motivado la contestación negativa - si la contestación es positiva, la Secretaría General devuelve al Archivo General la memoria de eliminación con el visto bueno y se pasa a la etapa siguiente 5.5. Preparación física de la documentación De acuerdo con la memoria de eliminación, el gestor del Archivo/Unidad administrativa señaliza las unidades de instalación que contienen la documentación a eliminar, pegando un círculo rojo en el tejuelo de las mismas. Éstas permanecen en su lugar en la estantería. Si la eliminación no afecta a unidades de instalación completas, el gestor entresaca de las cajas la documentación a destruir, y la instala por separado en las estanterías destinadas a tal fin Entrega y destrucción física de la documentación. Los empleados de la empresa de destrucción recogen la documentación a eliminar, que es entregada por el gestor jefe del Archivo General/unidad administrativa, de acuerdo con el inventario de eliminación. El responsable de la empresa de destrucción firma el recibí correspondiente. Las cajas en las que está instalada la documentación a eliminar se conservan si son normalizadas y están en buen estado, en caso contrario se entregan con la documentación. La empresa realiza la destrucción completa de la documentación y el responsable de la empresa envía al Archivo General/unidad administrativa el certificado de eliminación firmado Registro de la eliminación. El responsable del Archivo General/unidad administrativa elabora el Acta de eliminación. El responsable de la unidad administrativa remite al Archivo General, en el plazo de tres días desde la fecha de eliminación, un duplicado del acta de eliminación, junto con un duplicado del certificado de eliminación. El gestor jefe del Archivo General realiza el asiento en el libro de registro de eliminaciones documentales.5 Página 5 de Comunicación a la JCDA de la Comunidad Valenciana. De acuerdo con la legislación vigente, en el plazo de diez días siguientes a la fecha de eliminación, el responsable del Archivo General remite a la JCDA un duplicado del Acta de eliminación Archivo del expediente. El gestor jefe del Archivo General/unidad administrativa archiva el expediente de eliminación, de acuerdo con los criterios establecidos. Cada expediente está formado por la memoria de eliminación, una copia de la resolución de aprobación de la tabla de valoración documental aplicada, la autorizaciones de la Secretaría General, el recibí y el certificado de eliminación de la empresa de destrucción documental y el acta de eliminación Actualización de la base de datos. El personal técnico del Archivo General elimina en el programa de gestión de archivos Clara los registros de las unidades documentales del Archivo General destruidas, lo que da lugar a la actualización automática de las tablas relacionadas Notificación de la eliminación. En la siguiente convocatoria de la Comisión de Documentos y Archivos, el responsable del Archivo General informa a la misma de las eliminaciones llevadas a cabo, y el Secretario de la Comisión deja constancia de ello en el Acta de la reunión. 6. FORMATOS F01. Memoria de eliminación F02. Solicitud de eliminación F03. Recibí de la documentación a eliminar F04. Certificado de eliminación F05. Acta de eliminación F06. Libro de registro de eliminación6 Página 6 de 7 7. REGISTROS Registros Soporte Responsable custodia Memoria de eliminación Papel Archivo General /Unid.Administr. Solicitud de eliminación Papel Unid. Administ. Tiempo de conservación Recibí de la documentación a eliminar Papel Archivo General /Unid. Administ. Certificado de eliminación Papel Archivo General /Unid. Administ. Acta de eliminación Papel Archivo General /Unidad Administ. Libro de registro de eliminación Papel/ Sop. elect Archivo General 8. RENDICIÓN DE CUENTAS En las reuniones de la Comisión de Documentos y Archivos, el responsable del Archivo General informa de las eliminaciones llevadas a cabo, y se deja constancia de ello en el Acta de la reunión. De acuerdo con la legislación vigente, en el plazo de diez días siguientes a la fecha de eliminación de documentación, el responsable del Archivo General remite a la JCDA un duplicado del Acta de eliminación.7 Página 7 de 7 9. ANEXOS Anexo 1. Diagrama de flujo Gestor Jefe A.G./ Unid. Adm. Calendario de conservación Inventariar eliminación Memoria de eliminación Gestor Jefe A.G./ Unid. Adm. Responsable Unidad adm./ Resp. A.G. Fin del proceso NO Autorizar por A.G. NO SI Verificar plazos SI Eliminación en U. Adm.? Fin del proceso Autorización A.G. SI NO NO Resp. A.G./ Secret. Gral. SI Conservación + de 5 años? SI Autorizar por S.G. Autorización S.G. NO SI Gestor A.G./Unid. Adm. Resp.AG/ Unid.adm. Responsable empresa eliminación. Preparar físicamente la documentación Entregar y destruir la documentación Recibí de la documentación Certificado de destrucción Responsable y gestor jefe AG/Und.adm Registrar eliminación Acta eliminación Libro de registro de eliminación Gestor Jefe A.G./Unid. Adm. Archivar expediente de eliminación Gestor Jefe A.G. Actualizar base de datos Responsable AG Notificar la eliminación8 Anexo 2. Modelos de formatos MEMORIA DE ELIMINACIÓN Nº de inventario /año Código Serie Años Unidades/tipos documentales Nº de cajas Signatura Observaciones9 SOLICITUD DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Formulario de uso interno de las unidades administrativas de la UA. Imprimir y enviar cumplimentado al Archivo General. DATOS DEL SOLICITANTE Apellidos y nombre.. Centro/Servicio/Unidad... Correo electrónico Fecha de solicitud.. Teléfono... DATOS DE LA DOCUMENTACIÓN Título y descripción de la serie Año/s Nº de caja/s en el Archivo General o de oficina Eliminación total Eliminación parcial. Conservar un muestreo representativo de la serie Observaciones Firma del responsable de la Unidad Administrativa Firma del responsable del Archivo General10 D./Dña.. responsable de la empresa. he recibido, el día de la fecha, la documentación del Archivo General de la Universidad de Alicante abajo descrita para ser eliminada con total garantía de destrucción y confidencialidad. DATOS DE LA DOCUMENTACIÓN Descripción de la documentación Año/s Volumen Fecha.. Firma y sello11 ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN En Alicante a.. de. de 20., en aplicación de las tablas de valoración documental aprobadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana y a la vista de las circunstancias que concurren en la documentación de la UA, se procede a eliminar la siguiente documentación. Descripción de la documentación Año/s Nº de cajas Nº de eliminación Observaciones... La destrucción física de la documentación es llevada a cabo por la empresa de eliminación documental, por el procedimiento de. que ha durado. Han intervenido., siendo el funcionario fedatario de la eliminación La Secretaría General (Firma y sello) El Archivo General12 Libro de registro de eliminación de documentos Nº de orden Fecha de elimin. Productor Descripción de la documentación (serie) Años docum. Volumen y soporte Soporte sustituc. Tipo de elimin. Código tabla ev. Observaciones Documentos relacionados
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