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DIRECTIVA Nº GRU-P-GGR-GRPPyAT-SGDI - PDF
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María Rosario Contreras Gómez
1 DIRECTIVA Nº GRU-P-GGR-GRPPyAT-SGDI NORMAS PARA LA EJECUCIÒN DE OBRAS PÚBLICAS, POR LA MODALIDAD DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA INDIRECTA (POR CONTRATA) EN EL GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI I.- BJETIVO. Establecer las disposiciones que permiten el proceso de ejecución de las obras públicas bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Indirecta (Por contrata), a cargo de las Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali. II.- FINALIDAD. Contar con un documento que permita conducir los procedimientos para la ejecución de obras públicas, bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Indirecta (Por contrata), a cargo de las Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, el mismo que debe estar en concordancia con la normatividad vigente, para obras y proyectos. III.- ALCANCE. Las disposiciones y procedimientos contenidos en la presente Directiva, serán de cumplimiento por las Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, que intervengan en la ejecución de obras públicas, bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Indirecta (Por encargo). IV.- BASE LEGAL. 4.1 Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y su modificatoria. 4.2 Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y modificatorias. 4.4 Ley Nº Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y su modificatoria. 4.5 Ley Nº Ley del Procedimiento Administrativo General. 4.6 Ley Nº Ley del Sistema de Inversión Publica (SNIP) y su Nuevo Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº EF Y LA Directiva Nº EF/68.01.
2 4.7 Ley Nº Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado. 4.8 Decreto Legislativo Nº Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento Decreto Supremo Nº PCM. 4.9 Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº EF Resolución de Contraloría Nº CG, que apruebe las Normas para la Ejecución de Obras por Administración Directa Resolución de Contraloría Nº CG - Aprueba Normas Técnicas de Control para el Sector Publico Resolución Ministerial Nº EF Delegan facultades para declarar la viabilidad de Proyectos de Inversión Pública a las Oficinas de Programación e Inversiones de los Sectores y a los Gobiernos Regionales y su modificatoria; Resolución Ministerial Nº EF/ Ordenanza Regional Nº GRU-C/R, aprueba la modificación de la Estructura Orgánica y las Funciones del Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Ucayali. V.- DISPOSICIONES GENERALES Definición y Condiciones para la Ejecución. 1. Se denomina obra pública a la construcción o trabajo que requiere dirección técnica en la utilización de mano de obra, materiales y equipos, e inclusive todos los elementos o algunos de ellos, que efectúen en forma directa o indirecta. 2. Se denomina obra publica ejecutada por administración indirecta: Cuando la ejecución física y/o financiera de las actividades y proyectos así como de sus respectivos componentes, es realizada por una entidad distinta al Pliego; será por efecto de un contrato celebrado con una entidad privada a titulo oneroso o con una entidad publica, será a titulo oneroso o gratuito. 3. Contrato. Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. 4. Contrato Original. Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora.
3 5. Contrato Actualizado o Vigente. El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción del plazo. 6. Contratista. El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento. 7. Cuaderno de Obra. El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas. 8. Especificaciones Técnicas. Descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar. 9. Expediente Técnico de Obra. Es el conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinación del presupuesto de obra, valor referencial, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinomicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios. 10. Factor de Relación. El cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el monto del Valor Referencial. 11. Gastos Generales. Son aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecución de la prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servicio. 12. Gastos Generales Fijos. Son aquellos que no están relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista.
4 13. Gastos Generales Variables. Son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo del todo el plazo de ejecución de la prestación a cargo del contratista. 14. Metrado. Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar. 15. Mora. El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de prestaciones consistentes en la entrega de bienes, servicios o ejecución de obras sujetos a cronograma y calendarios contenidos en las Bases y/o Contratos. 16. Obra. Construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos. Obra similar: Obra de naturaleza semejante a la que se desea contratar. 17. Partida. Cada una de las partes o actividades que conforman el presupuesto de una obra. Es una subdivisión convencional de las obras en partes similares y se expresa por medio de su descripción, su unidad de medida y su cantidad. Las partidas se establecen con tres finalidades: medición, valuación y pago. 18. Postor. La persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un proceso de selección desde el momento en que presenta su propuesta o su sobre para la calificación previa, según corresponda. 19. Prestación: La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la entrega del bien cuya contratación se regula en la Ley y en el presente Reglamento. 20. Prestación adicional de obra. Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal.
5 21. Presupuesto Adicional de Obra. Es la valoración económica de la prestación adicional de una obra que debe ser aprobado por la Contraloría General de la República cuando el monto supere al que puede ser autorizado directamente por la Entidad. 22. Proyectista. El consultor que ha elaborado los estudios o la información técnica del objeto del proceso de selección. 23. Ruta Crítica del Programa de Ejecución de Obra. Es la secuencia programada de las actividades constructivas de una obra cuya variación afecta el plazo total de ejecución de la obra. 24. Valorización de una Obra. Es la cuantificación económica de un avance físico en la ejecución de la obra, realizada en un período determinado Del Residente de Obra. Toda obra se contará de modo permanente y directo con un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista, previa conformidad de la Entidad, como residente de la obra, el cual podrá ser ingeniero o arquitecto, según corresponda a la naturaleza de los trabajos, con no menos de dos (2) años de ejercicio profesional. Las Bases pueden establecer calificaciones y experiencias adicionales que deberá cumplir el residente, en función de la naturaleza de la obra. Por su sola designación, el residente de la obra representa al contratista para los efectos ordinarios de la obra, no estando facultado a pactar modificaciones al contrato. La sustitución del residente de la obra sólo procederá previa autorización escrita del funcionario de la Entidad que cuente con facultades suficientes para ello, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de presentada la solicitud a la Entidad. Transcurrido dicho plazo sin que la Entidad emita pronunciamiento se considerará aprobada la sustitución. El reemplazante deberá reunir calificaciones profesionales similares o superiores a las del profesional reemplazado Inspector o Supervisor de Obra. Toda obra contará de modo permanente y directo con un inspector o con un supervisor, quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra.
6 El inspector será un profesional, funcionario o servidor de la Entidad, expresamente designado por ésta, mientras que el supervisor será una persona natural o jurídica especialmente contratada para dicho fin. En el caso de ser una persona jurídica, ésta designará a una persona natural como supervisor permanente en la obra. El inspector o supervisor, según corresponda, debe cumplir por lo menos con las mismas calificaciones profesionales establecidas para el residente de obra. Será obligatorio contratar un supervisor cuando el valor de la obra a ejecutarse sea igual o mayor al monto establecido en la Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal respectivo Ejecución de Obras por Administración Indirecta (Por contrata). Para efectos de la presente directiva, se denomina ejecución de obras por la modalidad de ejecución por aplicaciones presupuestarias Indirectas (Contrata) cuando la ejecución física y/o financiera de las actividades y proyectos así como de sus respectivos componentes, es realizada por una entidad distinta al pliego; será por efecto de un contrato celebrado con una entidad privada a titulo oneroso o con una entidad publica, será a titulo oneroso o gratuito Requisitos para Suscripción del Contrato. Los requisitos para la suscripción del contrato del postor ganador de la buena pro, además de los documentos previstos en las Bases, son los siguientes: a. Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, salvo en los contratos derivados de procesos de Adjudicación de Menor Cuantía y de procesos de selección según relación de ítems, en los que el monto del valor referencial del ítem o sumatoria de los valores referenciales de los ítems adjudicados a un mismo postor no superen lo establecido en la normativa vigente para convocar a una Adjudicación de Menor Cuantía, en los que la Entidad deberá efectuar la verificación correspondiente en el portal del Registro Nacional de Proveedores - RNP. b. Garantías, Casos de Excepción. Los medios de garantía a utilizarse serán las cartas fianza, las mismas que deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al solo requerimiento del Gobierno Regional de Ucayali, siempre y cuando hayan sido emitidas por una empresa autorizada y sujeta al ámbito de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones o estar considerada en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente pública el Banco Central de Reserva.. Alternativamente, en los contratos de consultoría y ejecución de obras, el Gobierno Regional de Ucayali,
7 retendrá el diez por ciento (10%) del monto del contrato original a las micro y pequeñas empresas como garantía de fiel cumplimiento. La retención de dicho monto, se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo. c. Garantía de Seriedad de Oferta. En los procesos de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa, los postores deberán presentar la garantía de seriedad de oferta, la misma que tiene como finalidad garantizar la vigencia de la oferta. d. Garantía de Fiel Cumplimiento. Como requisito indispensable para suscribir el contrato, el postor ganador debe entregar al Gobierno Regional de Ucayali, la garantía de fiel cumplimiento del mismo. Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta el consentimiento de la liquidación final. e. Garantía por Adelantos (Por materiales o directo). La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada por ningún motivo. El Gobierno Regional de Ucayali, sólo entregara los adelantos previstos en las Bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3) meses, las garantías podrán ser emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización total del adelanto otorgado. Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales o insumos a satisfacción del Gobierno Regional de Ucayali, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo f. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los consorciados, de ser el caso. Estos requisitos no serán exigibles cuando el contratista sea otra Entidad, cualquiera sea el proceso de selección, con excepción de las Empresas del Estado que deberán cumplirlos. g. Presentar la constancia de Capacidad Libre de Contratación expedida por el Registro Nacional de Proveedores - RNP.
8 h. Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la propuesta técnica. i. Entregar el Calendario de Avance de Obra Valorizado elaborado en concordancia con el cronograma de desembolsos económicos establecido, con el plazo de ejecución del contrato y sustentado en el Programa de Ejecución de Obra (PERT-CPM), el cual deberá considerar la estacionalidad climática propia del área donde se ejecute la obra, cuando corresponda. j. Entregar el calendario de adquisición de materiales e insumos necesarios para la ejecución de obra, en concordancia con el Calendario de Avance de Obra Valorizado. k. Entregar el desagregado por partidas que dio origen a su propuesta, en el caso de obras sujeto al sistema de suma alzada Plazo para la Ejecución de las Obras. El plazo contractual, es un parámetro que delimita los alcances del contrato, siendo por lo tanto necesario cautelar su estricto cumplimiento. El plazo contractual debe reflejarse en el calendario de avance, formulado en base a los diagramas PERT, CPM o similares por días calendario, precisándose por cada una de las partidas por ejecutar, día de inicio y término. El inspector, como representante directo en obra de la Entidad, debe verificar el cumplimiento del calendario de avance, dentro del marco de las condiciones contractuales establecida Consecuentemente de alertarse a la entidad contratante con la prontitud del caso, las desviaciones que presenten para que se adopten las medidas correctivas oportunas. La ejecución de adicionales sustentados en expediente de adicionales y aprobados mediante Resolución Ejecutiva Regional, para su construcción cuentan con su propio plazo de ejecución; los mismos que se adicionan al plazo contractual de la obra. El cómputo del plazo para la ejecución de las Obras por Administración Indirecta, comienza a regir desde el día siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que se designe al inspector o al supervisor, según corresponda; 2. Que la Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de la obra completa;
9 3. Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra; 4. Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo con las Bases, hubiera asumido como obligación; 5. Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, en las condiciones y oportunidad establecidas en la normativa correspondiente. 6. Contar con la certificación ambiental. En caso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con el cumplimiento de las demás condiciones. Si no se contase con alguno de los requisitos expuestos; queda terminantemente prohibido el inicio de la obra. El inicio de obra se hará constar en el cuaderno de obra Ampliación de Plazo. Causales de Ampliación de Plazo. El contratista podrá solicitar la ampliación, del plazo contractual, por las siguientes causales, siempre que modifiquen la ruta crítica del programa de ejecución de obra vigente: 1. Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista. 2. Atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad. Tales como: a. Demora o no absolución de consultas, en cuyo caso, la demora se computara solo a partir de la fecha en que la no ejecución de los trabajos materia de consulta empiece a afectar en calendario de avance de obra. Si la consulta se efectuara, después del lapso de tiempo, en el cual se debió ejecutar la partida o partidas afectadas, según el diagrama de barras respectivo, la ampliación de plazo correspondiente será denegada. b. Demora de la entidad en emitir la resolución que autorice las obras adicionales. 3. Caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. 4. Cuando se aprueba la ejecución de obras adicionales.
10 5. De no emitirse pronunciamiento, dentro del plazo estipulado, en la normatividad vigente, se considerará ampliado el plazo, bajo responsabilidad de la Entidad. Documentos y Requisitos que debe Cumplir una Solicitud de Ampliación de Plazo. a. La solicitud de ampliación de plazo debe efectuarse dentro del plazo vigente de ejecución de obra, fuera del cual no se las admitirá. Cuando se sustenten en causales diferentes o de distintas fechas, cada solicitud de ampliación de plazo deberá tramitarse y ser resuelta independientemente. b. Solicitud, suscrita por el contratista o su representante legal, en la cual, cuantificará y sustentará la ampliación de plazo ante el inspector o supervisor, vale decir presentara su solicitud ante el inspector o supervisor, tomando en cuenta los plazos señalados por la normativa correspondiente. Las solicitudes de ampliación de plazo, presentadas directamente al Gobierno Regional de Ucayali, se consideraran como no presentadas. c. Asientos, en el cuaderno de obra, en los cuales el contratista, por intermedio de su residente, anotó, las circunstancias que a su criterio ameritaban ampliación de plazo. d. Cronograma, vigente, de ejecución de obra. e. Diagrama PERT CPM, en el cual se notará claramente la ruta critica, y las partidas afectadas, las cuales deben estar comprendidas en los lapsos de tiempo, señalados en el Diagrama de barras inicial; caso contrario la solicitud de ampliación de plazo será denegada. f. Fotografías, recortes periodísticos (de corresponder) que grafiquen la causal invocada. g. Documentos emitidos por entidades públicas o privadas reconocidas, certificando la ocurrencia y la intensidad de un fenómeno natural o antropico que imposibilitó la ejecución de la obra, en el periodo reportado. h. Informe del supervisor o Inspector, según corresponda, emitiendo pronunciamiento al respecto, dentro de los plazos consignados en la normativa.
11 Parámetros para una Correcta Ejecución de Obra. a. Inicio del Plazo de Ejecución de Obra. El inicio del plazo de ejecución de obra comienza a regir, desde el día siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que se designe al inspector o al supervisor, según corresponda; el cual deberá efectuar la revisión pormenorizada del proyecto o expediente técnico de obra y, su compatibilidad con el terreno o lugar de los trabajos de la obra y verificar la disponibilidad del mismo, previo al acto de entrega de terreno, emitiendo el informe a la entidad ejecutora. con la opinión técnica fundamentada que resuelva incompatibilidades y/o diferencias que pueda contener el expediente técnico de obra, recomendando las medidas correctivas que correspondan. 2. Que el Gobierno Regional de Ucayali haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo; adjuntando la certificación ambiental, la cual es una herramienta transectorial de la gestión ambiental y de carácter preventivo que permite la conservación ambiental y la protección de la salud de la población. 3. Que el Gobierno Regional de Ucayali haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra. 4. Que el Gobierno Regional de Ucayali provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo con las Bases, hubiera asumido como obligación. 5. Que se haya entregado el adelanto directo al contratista. b. Acta de Entrega de Terreno. El titular del Pliego de la Entidad designará, mediante Resolución Ejecutiva Regional, a la comisión que hará entrega del terreno, al contratista e ingeniero residente, para cuyo objetivo la Comisión debe identificar en el terreno los Bench March (hitos), que definen los niveles y puntos de referencias necesarios para el trazado de la obra; y los puntos geométricos complementarios, necesarios para el mismo fin. Hecho que quedará registrado en el Acta de Entrega del Terreno, la cual se asentará en la primera anotación del Cuaderno de Obra, debidamente firmado. En dicha Acta
12 se hará constar la tenencia del terreno, documentos legales, área de colindancia, nombre del proyecto, presupuesto, inicio y fecha de culminación de la obra. c. Expediente Técnico. El Expediente Técnico deberá contener la siguiente documentación: La cadena funcional programática. Memoria descriptiva (Antecedentes, objetivos, metas, descripción, presupuesto total, modalidad de ejecución, Plazos). Memoria de cálculo. Especificaciones técnicas. Metrados. Presupuesto base. Valor referencial. Presupuesto analítico. Análisis de precios. Listado de insumos (mano de obra, materiales y maquinaria equipo). Hoja de metrados de las partidas integrantes del presupuesto. Cronograma de ejecución física de la obra. Cronograma de desembolso financiero mensualizado. Programación de obra indicando la ruta critica de la obra. Formulas polinomicas. - Anexos: Estudios de Suelos. Estudio geológico. Diseño de mezclas de suelos, concretos, asfaltos y otros según corresponda. Planos: (De acuerdo a la Obra Proyectada). Planos de ubicación con coordenadas UTM. Cálculos estructurales. Estudio de Impacto ambiental (EIA), el cual deberá ser elaborado por entidades autorizadas que cuenten con equipos de profesionales con experiencia. Estudio de gestión de riesgo de desastres. Certificación ambiental. Condiciones Generales. El expediente técnico debe leerse en su integridad como un conjunto de documentos complementarios entre si. Al formularlo se debe tener cuidado de que no existan contradicciones entre los documentos. Sin embargo
13 siempre debe establecerse el orden de prelación y la preeminencia de documentos en caso de contradicción. El expediente técnico debe contemplar un balance entre solución y costo. En los casos que existan normas especificas referidas a la obra, se recabara el pronunciamiento del sector y/o entidad que corresponda. En el expediente técnico se define el objeto, costo, plazo y demás condiciones de una obra en particular. Para la aprobación del expediente técnico de una obra publica a ejecutarse por la modalidad de ejecución presupuestaria indirecta, la máxima autoridad administrativa de la entidad debe cumplir obligatoriamente con los siguientes requisitos y/o condiciones: El proyecto debe haber pasado sucesiva y satisfactoriamente por todas y cada una de las distintas fases de aprobación a que debe ser sometido un proyecto de inversión pública: el ciclo del proyecto de inversión pública. Contar con la asignación presupuestaria correspondiente, que debe ser acreditada con la certificación respectiva emitida por la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del Gobierno Regional de Ucayali. Contar con el documento que acredite la propiedad del terreno y/o la libre disponibilidad integral del mismo. El consultor y los responsables de su elaboración (en el área de su especialización), y quien lo revisa suscribirán todas las páginas en señal de conformidad y responsabilidad respecto a su calidad técnica e integridad física. Informe del Inspector o supervisor, relacionado con la revisión del expediente técnico de obra, la cual tendrá que ver con: el proyecto en general, proyecto por especialidad, estudio de mecánica de suelos y análisis estructural, proyecto de impacto ambiental y de gestión de riegos de desastres, permisos para explotación de canteras, servidumbres. En el informe deberá pronunciarse respecto a la aprobación del expediente técnico o reformulación (modificaciones y/o adecuaciones al proyecto).
14 El expediente técnico de una obra a ejecutarse por administración indirecta deberá ser remitido a la Gerencia General Regional, quien la derivara a la Sub Gerencia de Estudios de la Gerencia Regional de Infraestructura para su revisión y para que emita su pronunciamiento de Conformidad, de ser el caso. La Sub Gerencia de Estudios solo podrá emitir su pronunciamiento de conformidad solo si se han subsanado todas y cada una de las observaciones efectuadas al expediente, el cual debe contar con la viabilidad de un Programa de Inversión Pública - PIP. Luego del pronunciamiento de Conformidad, el titular del Pliego, emitirá la Resolución Ejecutiva Regional, aprobando el expediente técnico de la obra publica a ser ejecutada por administración indirecta. La implementación de esta medida estará a cargo del área especializada, vale decir la Sub Gerencia de Estudios o Sub Gerencia de Proyectos, según corresponda. Las Especificaciones Técnicas. Es un conjunto de documentos que contienen la descripción de las exigencias técnicas de las diversas partes integrantes de la obra y de los procesos constructivos. Son las reglas que definen las prestaciones específicas de la obra, describe los trabajos, el método de construcción, calidad de los materiales, métodos de medición, condiciones de pago. Se basa en descripciones propias del autor del expediente técnico y también en normas internacionales y nacionales. Cada una de las partidas debe contener sus especificaciones técnicas. Para cada obra en particular hay que preparar un conjunto de especificaciones técnicas. Las especificaciones técnicas junto con los planos son los documentos más importantes del expediente técnico. Normalmente prevalecen sobre los planos. Los Planos. Los planos son la representación gráfica del expediente técnico; muestran las formas y el contenido de las obras, así como sus detalles gráficos. Normalmente no muestran procesos constructivos ni requerimientos normativos
15 Metrados. Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativo, si lo requiere. Los metrados son las cuantificaciones de las cantidades de obra a realizar según partidas previamente definidas. d) Cuaderno de Obra: Toda obra contará en forma obligatoria con el Cuaderno de Obra, el cual será aperturado en la misma fecha de entrega y recepción del terreno, y el que será debidamente foliado. Así como sellado y visado en todas sus páginas originales y copias desglosables, por el Residente de Obra y el Inspector de Obra; durante la ejecución de la Obra, debiendo permanecer en la Obra, hasta la culminación de la misma. En el cuaderno de obra, se hará constar, la fecha de inicio y término de los trabajos, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, así como los problemas que vienen afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de la inspección de obra. En la parte de observaciones se colocarán las actividades no consideradas en el expediente y que se han efectuado para el logro de la meta. En el cuaderno de obra se anotarán los hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de esta, firmando al pie de cada anotación el inspector o supervisor o el residente, según sea el que efectuó la anotación. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicación escrita. Las órdenes procedentes de la Gerencia de Infraestructura serán transmitidas al residente, por intermedio del inspector o supervisor, quien las consignara en el cuaderno de obra. El cuaderno de obra será cerrado por el inspector o supervisor cuando la obra haya sido recibida definitivamente por la Entidad.
16 e) Informes Mensuales. Los Informes y las Valorizaciones de la Obra Pública, serán mensuales, debiendo de contener los siguientes aspectos: - El Avance Físico de Obra, se elaborará según los metrados programados en el expediente técnico y los ejecutados durante el mes considerado lo cual conllevara al control del avance físico de acuerdo al Cronograma de Ejecución Física de Obra. El informe debe ser elaborado por el Residente de Obra en forma conjunta con el Inspector o supervisor de la Obra y sellado y firmado por ambos profesionales. Los metrados de obra ejecutados serán formulados y considerados para fines de control técnico y financiero de la obra. Esta información debe hacerse de conocimiento de la entidad mediante los informes mensuales. - La Valorización de Avance Financiero, se elaborará en base a los gastos realmente realizados y de acuerdo con los materiales, equipos, maquinaria y mano de obra, utilizados según Calendario de Compromisos mensuales. Los informes mensuales de avance físico y de valorización del avance financiero, serán elaborados y remitidos dentro los primeros cinco (05) días del mes siguiente al que se informa, por el Residente de Obra con el Vº Bº del Inspector de Obra a la Unidad Orgánica correspondiente, cuyo responsable del órgano continuara con los tramites subsiguientes. Los informes mensuales deben de contener: Generalidades (todas las características del proyecto), Antecedentes, Descripción del Proyecto, Metrados Programados y Ejecutados, Mano de Obra utilizado en el Mes (debiendo estar de acuerdo al cuaderno de obra), Materiales Herramientas y Maquinaria Utilizados (propia de la Institución, apoyos y Alquiler), Avance Financiero global (Gasto mensual, acumulado y saldo por ejecutar), Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones que el Residente, en Coordinación con el Inspector consideren necesario. - Control de Calidad. Durante la ejecución de las obras se realizarán pruebas de control de calidad de los trabajos,
17 materiales, así como el funcionamiento de las instalaciones conforme a las especificaciones técnicas correspondientes. Los egresos que generen estas pruebas deberán estar contemplados dentro del costo directo de la obra y/o proyecto por ejecutar Presupuesto Adicional de Obra. Es el mayor costo originado por la ejecución de trabajos complementarios y/o mayores metrados no considerados en las bases de licitación o en el contrato respectivo. Las obras adicionales sólo deben responder a mayores metrados o partidas nuevas no consideradas en el expediente original; de cuya ejecución depende el logro de la meta total. Los presupuestos adicionales de obra serán generados y formulados bajo las siguientes condiciones: Condiciones Generales para la Aprobación de Presupuestos Adicionales. Prestación adicional de obra que no cuenta con presupuestos deductivos vinculantes. a) Mediante acto resolutivo se aprobará la prestación adicional de obra, emitida por el Titular de la Entidad o por acuerdo de directorio en el caso de empresas, en la que se consigne la causa que dio lugar al mismo y las partidas presupuestales genéricas y específicas a las cuales se afectará el gasto de las valorizaciones que resulten del presupuesto adicional. b) Informe o documento oficial de certificación de crédito presupuestario asignado para el pago del presupuesto adicional de obra solicitado, el cual deberá contener al menos, el Informe de crédito presupuestario correspondiente al ejercicio fiscal en ejecución emitido por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, la resolución de aprobación y anexos del presupuesto de la entidad en la cual se muestre el presupuesto aprobado para la obra; reporte del marco inicial de gastos y modificaciones en nuevos soles del módulo Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF de la obra; reporte comparativo de ejecución de gasto y del marco en nuevos soles del módulo SIAF de la obra, el cuadro que muestre los montos pagados y pendientes del contrato de la obra, indicando las fechas de su ejecución, o documentos equivalentes a la naturaleza de la entidad. c) Informe legal emitido por la Oficina de Asesoría Legal de la Entidad que contenga el análisis y pronunciamiento sobre la causal generadora de la prestación adicional de obra, así como a los sistemas de contratación y
18 modalidades de ejecución contractuales previstos en el Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº EF y normas complementarias. d) Informe técnico emitido por el inspector o supervisor de obra, según sea el caso, y el funcionario competente de la Entidad a cargo de la gestión del contrato de obra, que sustente cada una de las partidas o ítems que conforman el presupuesto adicional, en lo que respecta a: origen, descripción de los trabajos, justificación y sustento técnico, y cuadro comparativo que precise las condiciones contractuales y las presentadas en la ejecución de la obra. e) Expediente del proceso de contratación que contenga cuando menos las bases integradas del proceso de contratación; las consultas, la absolución de consultas, las aclaraciones, las observaciones y otros documentos que representen condiciones para la formulación de la oferta de los participantes en el proceso de selección; expediente técnico (memoria descriptiva, especificaciones técnicas, estudio de suelos, geológicos o de impacto ambiental, que incluyan: resultados, interpretación, conclusiones y recomendaciones o soluciones, planos de ejecución de obra, presupuesto de obra, metrados, análisis de precios unitarios, fórmulas de reajuste de precios, cronograma de ejecución de obra). f) Copia del contrato de ejecución de obra, que incluya anexos y adendas, según sea el caso. g) Presupuesto de obra contratado; cuadro desagregado de los porcentajes de gastos generales fijos y variables ofertados, de ser el caso; análisis de precios unitarios que sustenta el monto del contrato y cronograma de ejecución de obra contractual. h) Presupuesto adicional de obra detallado, elaborado acorde al sistema de contratación (precios unitarios, suma alzada o esquema mixto). i) Desagregado de los rubros que componen los gastos generales fijos y variables del presupuesto adicional de obra. j) Acta de acuerdo de precios de las partidas nuevas, adjuntando: análisis de precios unitarios; rendimientos (mano de obra y maquinarias), cuadrilla de mano de obra y cotizaciones de insumos nuevos (mínimo 3). k) Copia de los folios del cuaderno de obra, donde se evidencie el origen, necesidad y ocurrencias de los trabajos que generó la prestación adicional. l) Especificaciones técnicas de las partidas nuevas.
19 m) Planos de ejecución de obra y croquis de trabajos solicitados. n) Planillas de metrados de los trabajos solicitados, referenciadas a los planos, sin considerar deductivos. Los cálculos de metrados (área, volumen, etc.) deben efectuarse preferentemente empleando el software especializado (Autocad, Excel, etc.) que permita verificar los metrados solicitados, para tal efecto se debe remitir los archivos informáticos correspondientes. o) Programa de ejecución de obra valorizado y actualizado por partidas que incluya todas las variaciones contractuales (adicionales y deductivos). p) Fórmula de reajuste de precios del presupuesto adicional de obra en trámite. q) Opinión favorable del proyectista sobre las modificaciones de su proyecto. r) Declaratoria de viabilidad del proyecto de inversión pública, y verificación de la viabilidad del Programa de Inversión Pública - PIP emitidas por el órgano competente conforme el Sistema Nacional de Inversión Pública ó documento emitido por el órgano resolutivo respecto de la decisión adoptada de continuación o no del PIP; la información deberá incluir el Código SNIP del PIP, el análisis del incremento del monto de inversión - incluido el presupuesto adicional en trámite- según corresponda. Dicha documentación debe acompañarse de los medios informáticos que contengan la información que sustenta la prestación adicional y su correspondiente presupuesto adicional; la referida información deberá presentarse con el detalle suficiente que permita su verificación. Prestación Adicional de Obra que Considera Presupuestos Deductivos Vinculantes. En el caso de una prestación adicional que considera presupuestos deductivos vinculados a éste, además de lo requerido en el caso precedente, deberá acompañarse los siguientes documentos: a) Resolución aprobatoria del (de los) presupuesto(s) deductivo(s) respectivo(s). b) Presupuesto(s) deductivo(s) correspondiente(s), detallado con sus respectivas planillas de metrados.
20 c) Copia de los folios del cuaderno de obra donde se evidencie el origen y ocurrencia de las obras sustituidas, materia del (de los) presupuesto(s) deductivo(s). d) Informe técnico emitido por el inspector o supervisor de obra, según sea el caso, y el funcionario competente de la entidad incidiendo en la sustentación del origen de cada una de las partidas o ítems que conforman el(los) presupuesto(s) deductivo(s). En los Contratos de Obra a Precios Unitarios: El presupuesto adicional que involucra partidas contractuales, en este sistema de contratación, se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios para cumplir con la meta prevista y los metrados contratados. En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales, debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso. Independientemente de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional es necesario que los mayores metrados y partidas nuevas tengan el sustento respectivo. Los metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto adicional, siendo por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de cada partida con la información pertinente. La planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis o diagramas que permitan su identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda, para una mayor explicación. Los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios unitarios del contrato y/o precios pactados y los gastos generales fijos y variables propios del adicional para lo cual deberá realizarse el análisis correspondiente teniendo como base o referencia los análisis de los gastos generales del presupuesto original contratado. Asimismo, debe incluirse la utilidad del presupuesto ofertado y el Impuesto General a las Ventas correspondiente En los Contratos de Obra a Suma Alzada. Puede generarse un presupuesto adicional, solamente cuando se presenten modificaciones en los planos y especificaciones técnicas de la obra, debiendo demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para la obra. El presupuesto adicional debe ser necesario para cumplir con la meta prevista.
21 Corresponde al inspector de la obra demostrar, objetivamente, la modificación introducida en los planos y/o especificaciones técnicas, señalando así mismo las razones de tales modificaciones. Los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios del presupuesto referencial ajustados por el factor de relación y/o los precios pactados, con los gastos generales fijos y variables del valor referencial multiplicado por el factor de relación. Asimismo, debe incluirse la utilidad del valor referencial multiplicado por el factor de relación y el Impuesto General a las Ventas correspondiente. Contratos de Obra Bajo el Esquema Mixto de Suma Alzada y Precios Unitarios. Los presupuestos adicionales de obra serán formulados en forma independiente, acorde al sistema de contratación de cada uno de los componentes. El Informe Final. El Residente de Obra debe de elaborar el Informe Final una vez concluida o que la obra esté lista para su funcionamiento, asentando en el cuaderno de obra la culminación de la misma y proceder a elaborar el informe final respectivo, debiendo de adjuntar dentro del Informe lo siguiente: Generalidades, Antecedentes, Descripción del Proyecto, Metrados Finales de Obra, Saldos de Materiales y Herramientas, Evaluación Técnica, Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones Liquidación de Obra: El contratista presentará la liquidación debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, dentro del plazo estipulado por la normativa vigente. La liquidación quedará consentida cuando, practicada por una de las partes, no sea observada por la otra dentro del plazo establecido. Si el contratista no presenta la liquidación en el plazo previsto, su elaboración será responsabilidad exclusiva de la Entidad en idéntico plazo, siendo los gastos de cargo del contratista. En el caso de que una de las partes no acoja las observaciones formuladas por la otra, aquélla deberá manifestarlo por escrito dentro del plazo previsto en el párrafo anterior. En el caso de obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, la liquidación final se practicará con los precios unitarios, gastos generales y utilidad ofertados; mientras que en
22 las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada la liquidación se practicará con los precios, gastos generales y utilidad del valor referencial, afectados por el factor de relación. Luego de haber quedado consentida la liquidación y efectuado el pago que corresponda, culmina definitivamente el contrato y se cierra el expediente respectivo. Toda reclamación o controversia derivada del contrato, inclusive por defectos o vicios ocultos, se resolverá mediante conciliación y/o arbitraje en los plazos previstos para cada caso. Con la liquidación, el contratista entregará a la Entidad los planos post construcción y la minuta de declaratoria de fábrica o la memoria descriptiva valorizada, según sea el caso, obligación cuyo cumplimiento será condición para el pago del monto de la liquidación a favor del contratista. Debe Contener la Siguiente Documentación: Resumen de liquidación de obra. Calculo de reajustes finales. Resumen de deducciones. Resumen de adelantos otorgados. Multa por atrazo de obra. Resumen de valorizaciones tramitadas. Formulas polinomicas. Memoria descriptiva valorizada/minuta de Declaratoria de fabrica. Copia de comprobantes de pago. Copia de cartas fianzas. Constancia de no adeudos ESSALUD. Contrato de ejecución de obra. Resoluciones adicionales y deductivos. Resoluciones ampliaciones de plazo. Acta de entrega de terreno. Acta de recepción de obra. Valorizaciones presentadas. Cuaderno de obra. Planos de Pos Construcción. Fotografías. Resolución de aprobación de Expediente Técnico. Controles de calidad, Protocolos de pruebas Recepción de Obra. En la fecha de la culminación de la obra, el residente anotará tal hecho en el cuaderno de obras y solicitará la recepción de la misma. El inspector o supervisor, en informará, tal hecho, a la Entidad, ratificando o no lo indicado por el residente. La Entidad procederá a designar un comité de recepción, el cual estará integrado, cuando menos, por un representante de
23 la Entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto, según corresponda a la naturaleza de los trabajos, y por el inspector o supervisor. El Comité de Recepción, junto con el contratista, procederá a verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y efectuará las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos. Culminada la verificación, y de no existir observaciones, se procederá a la recepción de la obra, teniéndose por concluida la misma, en la fecha indicada por el contratista. El Acta de Recepción deberá ser suscrita por los miembros del comité y el contratista. De existir observaciones, éstas se consignarán en un Acta o Pliego de Observaciones y no se recibirá la obra. A partir del día siguiente, el contratista procederá a subsanar las observaciones, Las obras que se ejecuten como consecuencia de las observaciones, descritas en el párrafo precedente, no darán derecho al pago de ningún concepto a favor del contratista ni a la aplicación de penalidad alguna. El proceso de recepción de obra, descrito, se efectuara dentro de los plazos consignados en la normativa vigente Contabilización y Baja de Bienes. Aprobada la liquidación técnica y financiera mediante resolución firmada por la máxima autoridad, la administración dispondrá que el área contable proceda a contabilizar la obra terminada en su cuenta, a efecto de que en los estados financieros, el saldo de la cuenta construcciones en curso sea rebajada y el costo de la obra este reflejado en la cuenta de Infraestructura publica teniendo como sustento la resolución antes mencionada Acta de Transferencia de Obra. Posteriormente a la liquidación, se procederá a la entrega de la obra a la entidad respectiva o unidad orgánica especializada, la cual se encargara de su operación y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones. Para tal fin será necesario alcanzar toda la documentación técnica y financiera (expediente técnico, informe de liquidación técnica y financiera y resolución de aprobación, de ser así, la administración dispondrá que el área contable de de baja de sus registros contables la obra materia de transferencia, teniendo como documento sustentatorio la resolución de aprobación de la liquidación técnica y financiera y el acta de transferencia suscrita por los funcionarios designados por
24 ambas entidades y procediéndose a contabilizar en la entidad receptora en su cuenta correspondiente VI.- RESPONSABILIDAD. El titular del Pliego a través de las Unidades Ejecutoras, Direcciones Regionales Sectoriales, Unidades Operativas que conforman el Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, son responsables de hacer cumplir la presente Directiva, a través de las dependencias y el personal involucrado. VII.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES. Primera.- Otras acciones que no se contempla en la presente Directiva, serán resueltas por las instancias que correspondan.
25 GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI ANEXO Nº 01 ACTA DE ENTREGA DE TERRENO En la Provincia de., Distrito siendo, las.., horas del día, del año, se constituyeron al lugar de la Obra:, en representación del GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI, el GERENTE REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, el SUB GERENTE DE OBRAS, el INSPECTOR DE OBRA, y de la otra parte, en representación del integrado por las empresas: RUC Nº.., con domicilio legal en... de la ciudad.., el señor..., REPRESENTANTE LEGAL, con la finalidad de efectuar la ENTREGA DE TERRENO, para la ejecución de la Obra:. en atención al Contrato de Ejecución de Obra Nº.. suscrito el. y la Addenda Nº del de del, correspondiente a la... y en cumplimiento a lo establecido en el Art. Nº 184º Ley de Contrataciones del Estado (Decreto Legislativo Nº 1017) y su Reglamento (Decreto Supremo Nº EF) y de la Cláusula Novena del Contrato de Ejecución de Obra Nº GRU-P. Después de haber cumplido con la verificación del terreno, delimitado el área de trabajo y no habiendo observación alguna, se procedió a suscribir el ACTA en señal de conformidad. POR LA ENTIDAD: GERENTE REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI SUB GERENTE DE OBRAS GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI POR EL CONSORCIO: INSPECTOR / SUPERVISOR DE OBRA GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI REPRESENTANTE LEGAL CONSORCIO
26 GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI ANEXO Nº 02 ACTA DE RECEPCION DE OBRA GENERALIDADES: Nombre de La Obra:... Contrato de Ejecución de Obra:... Adjudicación de menor cuantía:.. Contratista:.. Modalidad de Ejecución:... Monto Presupuesto Contratado de Obra:.. Plazo de Ejecución de Obra:.. Residente de Obra: Inspector de Obra:. Situación de la Obra. En la Provincia... Distrito de, siendo las. Horas, del día..., del año.., se constituyeron al lugar de Obra;... Metas: El Comité de Recepción, designado mediante Resolución Ejecutiva Regional Nº de fecha., e integrado por MIEMBRO,... MIEMBRO,... MIEMBRO; en representación del CONSORCIO, las siguientes empresas: RUC Nº., con domicilio Legal en el señor..representante LEGAL y el, Residente de Obra, con la finalidad de recepcionar la Obra: en atención al contrato de Ejecución de Obra Nº.., suscrito el... y en cumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo Nº 1017 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº EF. Luego de la Inspección correspondiente, se verificó que las partidas ejecutadas, están de acuerdo a los documentos técnicos del proyecto (planos, especificaciones Técnicas, Memoria Descriptiva, Presupuesto) y modificaciones autorizadas por la Entidad, salvo vicios ocultos, procediéndose a firmar el Acta de Recepción, en señal de conformidad.
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