Source: https://eurozamowienia.pl/wpis,214,__8222Skan_oferty_8221_dopuszczalny_w_postepowaniu_o_zamowienie_publiczne__8211_stanowisko_UZP.html
Timestamp: 2019-09-18 03:52:01+00:00

Document:
EuroZamówienia | Zamówienia publiczne z perspektywy unijnej > „Skan oferty” dopuszczalny w postępowaniu o zamówienie publiczne – stanowisko UZP
Ponieważ ani w ustawie PZP, ani w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych z dnia 27.06.2017 r. wydanego na podstawie art. 10g ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych nie znajdziemy definicji dokumentu elektronicznego, UZP w swoim stanowisku powołał się na definicję dokumentu elektronicznego zawartą w art. 3 pkt 35 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, (eIDAS).
Zgodnie z eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. eIDAS nie różnicuje dokumentu ze względu na sposób jego sporządzenia, co oznacza, że każda treść w postaci elektronicznej jest dokumentem elektronicznym. Idąc tym tokiem rozumowania, UZP wskazał, że skan oferty (zawierający treść oferty) mieści się w definicji dokumentu elektronicznego w rozumieniu eIDAS.
UZP na poparcie swojej argumentacji wskazuje też na definicję dokumentu elektronicznego z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (ustawa o informatyzacji). Art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji wskazuje, że dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. UZP wskazuje, że skoro zgodnie z § 4 Rozporządzenia dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej są sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji, to w celu zachowania spójności i uniknięcia rozbieżności interpretacyjnych konieczne jest dokonywanie wykładni pojęcia dokumentu elektronicznego w odniesieniu do systemu zamówień publicznych w sposób wskazany w ustawie o informatyzacji.
UZP powołuje się jednocześnie na stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji, w którym Ministerstwo wskazuje, iż skan oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej stanowi zbiór danych w postaci cyfrowej, który jest jej graficznym odwzorowaniem; zbiór ten jest uporządkowanym zbiorem w określonej strukturze wewnętrznej, zgodnej ze standardem zastosowanego formatu jego zapisu; stanowi on również odrębną całość znaczeniową przedstawiającą w formie graficznej zawarte w nim informacje. W opinii Ministerstwa Cyfryzacji każdy dokument zapisany w formatach takich jak np. PDF, JPG, DOCX odpowiada definicji dokumentu elektronicznego wyrażonej w treści art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji.
UZP wskazuje w ww. stanowisku na różnicę pomiędzy dokumentem elektronicznym a elektroniczną kopią dokumentu. Urząd podkreśla przy tym, iż nie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF), będzie uznany za elektroniczną kopię; wszystko zależy od stanu faktycznego sprawy, od kontekstu wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu. UZP powołuje się przy tym na art. 65 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r.
Kodeks cywilny, który stanowi, że oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. UZP wskazuje, że z kopią dokumentu elektronicznego mamy doczynienia de facto wtedy, kiedy jeden podmiot wystawia dokument, stanowi o jego treści, a drugi go skanuje, a następnie potwierdza za zgodność z oryginałem swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym i się nim posługuje. W przypadku dokumentu oferty, jeżeli ten sam podmiot sporządza ofertę w formie papierowej, a kolejno skanuje dokument, a skan podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wyraża on wolę złożenia oferty, a nie potwierdzenia papierowej oferty za zgodność z oryginałem.
Mimo że można by polemizować z argumentacją przedstawioną w uzasadnieniu stanowiska UZP, nie ma wątpliwości, iż jest ono właściwe i odpowiada na zapotrzebowanie rynku zamówień publicznych. Celem elektronizacji zamówień publicznych miała być bowiem poprawa ich efektywności, transparentności oraz poprawa dostępu małych i średnich przedsiębiorstw do zamówień. Tym samym tworzenie barier czysto technicznych nie służy temu celowi.
Z perspektywy zasady konkurencyjności czy transparentności nie ma znaczenia, czy wykonawca wygeneruje formularz oferty w systemie i opatrzy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czy też sporządzi go w formie papierowej, następnie zeskanuje i opatrzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ważne natomiast jest, aby oferta była jasna i klarowna, odpowiadała wymogom zamawiającego wskazanym w SIWZ, została złożona w terminie i aby nie było wątpliwości co do identyfikacji podmiotu, który ją składa – a co za tym idzie – zobowiązuje się do wykonania danego zamówienia na warunkach wskazanych w ofercie.

References: art. 10
 art. 3
 art. 3
 Art. 3
 art. 18
 art. 3
 art. 65