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1. L uso del telefono cellulare di servizio e di strumenti per la connettività IP da rete mobile, - PDF
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Giorgiana Spano
1 All. a) alla deliberazione della G.E. nr. 90 del 29/8/2011 REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEL SERVIZIO DI TELEFONIA MOBILE DELLA COMUNITÀ MONTANA VALLI DEL VERBANO Art. 1 - Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina le modalità per l assegnazione e l uso delle apparecchiature di telefonia mobile agli Amministratori e al Personale dipendente della Comunità Montana Valli del Verbano, conformandosi ai principi ed alle indicazioni della Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Funzione pubblica, del 30 ottobre e alle indicazioni di cui all art. 2 comma 594 e ss. della legge 24 dicembre 2007 n. 244 (Finanziaria 2008). Vengono inoltre individuate le modalità per la dismissione ed il riscatto di apparecchiature telefoniche ed informatiche mobili nel caso di cessazione dell attività per l ente. Art. 2 - Criteri di assegnazione 1. L uso del telefono cellulare di servizio e di strumenti per la connettività IP da rete mobile, può essere concesso in base ad uno o più dei seguenti criteri: a) esigenze di reperibilità e servizi fuori sede; b) frequenti spostamenti tra sedi diverse anche nella stessa giornata; c) particolari esigenze tecniche di comunicazione di altra natura, tra le quali servizi che non possono essere altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione quali la posta elettronica da postazione permanente; 2. Tali criteri sono applicabili,per la durata dell incarico e il permanere delle condizioni,ai seguenti ruoli: a) titolari di cariche istituzionali ( Presidente, Assessori) b) responsabili di centri di costo ( Dirigenti) c) titolari di posizioni organizzative (Responsabili di Settore) d) dipendenti cui si applicano particolari modalità di lavoro. 3. Sono previsti i seguenti profili di abilitazione dei telefoni cellulari di servizio: a) Classe limitata, con possibilità di chiamate soltanto agli altri numeri del gruppo e al numero di rete fissa PBX passante della Comunità Montana; b) Classe limitata con possibilità di chiamate agli altri numeri del gruppo, al numero di rete fissa PBX passante della Comunità Montana e verso una lista definita di numeri; c) Classe aperta con possibilità di chiamate verso numeri fissi e mobili esterni al gruppo. I telefoni cellulari sono in uso personale e non possono essere ceduti dagli affidatari a terzi. Art. 3 Modalità di utilizzo 1. I costi e le condizioni del servizio di telefonia mobile, determinati esclusivamente dal contratto vigente tra la Comunità Montana ed il Gestore del servizio, sono da considerarsi vincolanti per tutti gli utilizzatori delle apparecchiature di telefonia mobile. 2. L utilizzo ai fini privati delle apparecchiature potrà avvenire solo in caso di contratto di dual billing (doppia fatturazione), anteponendo al numero telefonico il codice che permette di addebitare i costi per l uso privato direttamente sul conto corrente personale del titolare dell utenza. In assenza di tale opportunità è fatto assoluto divieto di utilizzare il telefono cellulare per fini privati o per esigenze non strettamente legate alla gestione dell Ente.
2 3. I telefoni cellulari sono di uso personale e non possono essere ceduti né dati in uso a colleghi o a terzi. L assegnatario resterà responsabile di ogni eventuale danno causato all amministrazione da comportamenti difformi. 4. Al fine di un razionale uso delle apparecchiature affidate in dotazione e del contenimento della spesa, potrà essere stabilito, con provvedimento della Giunta Esecutiva, suscettibile di aggiornamento per mutate esigenze, un limite massimo di spesa bimestrale per ogni utenza attivata. 5. Il superamento per almeno due bimestri consecutivi del limite di spesa o, in qualsiasi caso venga oltrepassata del 40 % la soglia di spesa, sarà segnalato all assegnatario dell utenza ed al Dirigente di riferimento, oppure al Presidente in caso di cariche istituzionali, per la verifica dell effettiva necessità della spesa. 6. Nel caso la spesa eccedente quella autorizzata non possa essere giustificata dalle esigenze addotte per l assegnazione del telefono, il traffico eccedente sarà posto, dal Dirigente competente o, in caso di Dirigenti o Amministratori, dal Presidente, a carico dell utilizzatore, con addebito diretto sugli emolumenti da corrispondere a qualsiasi titolo o altro mezzo di riscossione previsto dalla normativa vigente. 7. Il trasferimento di chiamata dal telefono mobile assegnato verso un numero telefonico privato è consentito previa motivata richiesta e successiva autorizzazione dell ufficio competente, che verificherà l eventuale compatibilità con le esigenze di controllo e rendicontazione della spesa, segnalando eventualmente la richiesta al Dirigente competente. 8. I collegamenti WAP (Wireless Application Protocol), internet tramite UMTS (Universal Mobile Telecommunication System) e l utilizzo dei servizi MMS, verranno consentiti solo per interesse dell amministrazione e per lo svolgimento dell attività di lavoro fuori sede o per particolari posizioni funzionali, e comunque previa richiesta al Dirigente competente. Art. 4 Sicurezza 1. Il titolare dell apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare, nell utilizzo di tale strumento, tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale. 2. L Amministrazione non assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri imputabili all uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli o altro utilizzo improprio. Art. 5 Rendicontazione e controllo 1. Al fine del monitoraggio della spesa l amministrazione può attivare, in rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali, un sistema di raccolta delle fatture relative ai singoli apparecchi telefonici e di verifica a campione del corretto utilizzo delle relative utenze, tramite un URL e un relativo software di interrogazione/parametrizzazione messo a disposizione direttamente dal gestore del servizio. 2. Il monitoraggio e le segnalazioni relative vengono effettuati, a campione, dagli Uffici competenti sotto la supervisione del Dirigente di area e nel rispetto delle norme in tema di tutela della riservatezza. La richiesta di giustificazione dei numeri telefonici chiamati sarà di competenza del Dirigente. 3. In seguito a richiesta di giustificazione relativa ai numeri telefonici chiamati, l utilizzatore dovrà comunicare i numeri in chiaro e i nominativi dei destinatari delle telefonate. 4. Gli uffici incaricati produrranno periodicamente, alla Dirigenza e ad altri organi di controllo interno da questi indicati, un report relativo alla media della spesa ed a eventuali notevoli scostamenti, in modo da consentire l opportuna conoscenza necessaria ad adottare azioni di contenimento della spesa e di eventuali usi impropri. 5. Gli addebiti ricavati dalle fatture emesse dal gestore del servizio dovranno essere personalmente sottoscritti dal titolare del dispositivo, al fine di attestare che l'effettuazione
3 delle comunicazioni sia avvenuta per esigenze di servizio, e dal Responsabile del Settore d appartenenza per garantire le necessarie attività di monitoraggio sull utilizzo delle utenze. Art. 6 Criteri di conservazione del bene e responsabilità dell assegnatario 1. Il cellulare di servizio è assegnato in uso all assegnatario che ne diventa custode e responsabile del corretto utilizzo. 2. L assegnatario prenderà in consegna il telefono cellulare previa sottoscrizione di dichiarazione di conoscenza delle disposizioni del presente regolamento. 3. In caso di smarrimento o di furto l assegnatario è tenuto a sporgere immediata denuncia alle autorità competenti ed a darne successiva comunicazione all amministrazione. 4. L assegnazione del telefono cellulare di servizio dà luogo in carico all assegnatario alle medesime forme di responsabilità patrimoniali previste per i consegnatari di beni dell Amministrazione. Art. 7 Gestione del servizio di telefonia mobile 1. Le spese per il traffico relativo alla telefonia mobile saranno poste a carico di uno specifico capitolo di bilancio dell Amministrazione. 2. La competenza per la gestione del servizio di telefonia mobile e degli adempimenti conseguenti, se non diversamente normati, è attribuita al Settore Tecnico per quanto riguarda il lato tecnico ed al Settore Amministrativo per quanto riguarda il lato finanziariocontabile. Tali uffici, sotto la supervisione della Direzione, svolgono le attività previste dal presente regolamento, ivi comprese quelle relative al monitoraggio ed alle segnalazioni conseguenti, alle proposte di innovazione nella gestione della telefonia mobile, all acquisto delle apparecchiature, all assegnazione delle stesse, alla liquidazione delle fatture di utenza, nonché ogni altra attività che si renda necessaria per la corretta gestione del servizio, anche con riferimento alla sicurezza ed economicità del sistema ed alla riservatezza dei suoi utilizzatori. Gli uffici opereranno in collegamento con i servizi di controllo interno dell amministrazione. 3. Gli attuali assegnatari di apparecchiature di telefonia mobile dovranno provvedere a regolarizzare la propria assegnazione, conformandosi al presente regolamento, entro 30 gg. dall approvazione dello stesso. Art. 8 Procedimento per l assegnazione e la revoca dei telefoni cellulari e delle relative abilitazioni 1. La comunicazione di assegnazione del telefono ed il livello di abilitazione devono essere prodotti all Ufficio gestione sistemi informatici dal Dirigente responsabile del personale interessato o, per le cariche istituzionali, dal Presidente. 2. La comunicazione di assegnazione, di modifica o di revoca, su modulistica messa a disposizione dall Ufficio amministrativo (facsimile allegato A), dovrà essere sottoscritta dal Dirigente e contenere tutti i dati, le dichiarazioni e le motivazioni necessarie alla fornitura, alla revoca o modifica della stessa. Richieste particolari, non rientranti nella casistica espressa nel presente documento dovranno essere sottoposte all approvazione della Direzione, prima di essere evase. 3. Nel caso il dipendente interessato opti per l opzione dual billing (doppia fatturazione), per l addebito allo stesso delle telefonate private, dovrà essere allegata anche l ulteriore documentazione sottoscritta dall interessato. 4. In caso di revoca dell assegnazione per qualunque motivo (ad es. per assegnazione ad altro incarico, dimissioni, pensionamento, decadenza, rimozione, cessazione dalle funzioni ecc ) il telefono, l eventuale materiale hardware assegnato ed ogni altro accessorio tecnologico a suo tempo consegnato dovranno formalmente essere restituiti all Ufficio Amministrativo entro e non oltre 30 gg. dalla revoca dell assegnazione stessa. L uso del
4 dispositivo per telefonate a carico dell ente dovrà immediatamente cessare all atto della revoca, mentre potrà continuare sino alla riconsegna quello a scopo personale con chiamate a proprio carico. Art. 9 - Portabilità e riscatto del cellulare in dotazione personale 1. In considerazione dell importanza assunta anche a livello personale dal recapito telefonico, è consentito il mantenimento dello stesso anche successivamente alla revoca dell assegnazione. L ufficio competente espleterà le attività necessarie per garantire l eventuale portabilità del numero telefonico, a richiesta dell interessato, che dovrà sostenere ogni eventuale spesa derivante da tale richiesta. 2. Nei casi di cessazione dell attività lavorativa per l ente o dalla funzione ricoperta è altresì consentito, in considerazione della natura di oggetto d uso strettamente personale, quando ragioni di necessità, economicità od opportunità dell ente non lo impediscano, chiedere di poter acquisire in proprietà il cellulare a suo tempo assegnato, previo pagamento del valore economico di mercato dello stesso, quantificato, su richiesta, dagli Uffici Finanziari dell ente. Tale possibilità è esclusa quando il materiale non sia di proprietà dell ente o sottoposto a particolari vincoli di legge o contrattuali. 3. La richiesta, rivolta all Ufficio Amministrativo dovrà essere prodotta in tempo utile per consentire l eventuale valutazione economica del materiale e la possibilità della sua sostituzione senza pregiudizio per l operatività dell ente, e comunque entro e non oltre 8 giorni dall avvenuta cessazione o revoca dell incarico. 4. La richiesta sarà sottoposta, unitamente all istruttoria dell Ufficio Amministrativo ed alla quantificazione economica del valore dei beni, alla Direzione, che la valuterà e, se del caso, autorizzerà l evasione. 5. Le possibilità previste in questo articolo non costituiscono in alcun caso diritti in capo al richiedente. Art 10 Accessori 1. Le norme del presente regolamento, per quanto applicabili, valgono anche per gli accessori che siano forniti con l'apparecchio telefonico
5 Allegato A Verbale consegna/restituzione La/Il sottoscritto... in qualità di... della Comunità Montana Valli del Verbano, riceve in consegna / ha ricevuto in consegna il telefono cellulare marca... mod... N. matr.... corredato da scheda telefonica SIM con numero... per l'espletamento del seguente servizio... Profilo di abilitazione del telefono: Classe limitata A Classe limitata B Classe aperta Quanto sopra descritto: è stato consegnato in data... alle ore... e dovrà essere restituito al venir meno delle condizioni di assegnazione. è stato restituito in data... alle ore... Si accerta il buono stato di manutenzione e il corretto funzionamento dell'apparato consegnato/restituito. Note particolari: IL DIRIGENTE IL DIPENDENTE
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