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Gestione Elettronica Documentale - PDF
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1 Gestione Elettronica Documentale PER GLI ENTI LOCALI Servizi - Consulenza - Soluzioni Software2 Premessa Nella società moderna, dove le informazioni circolano in grande quantità e ad una velocità impensabile solo fino a qualche anno fa, è sempre più sentita l esigenza di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire le informazioni secondo modalità semplici ed efficienti. Per questo, negli ultimi anni, le imprese e le Pubbliche Amministrazioni hanno attuato interventi specifici volti a semplificare i processi interni e tra le attività che garantiscono un maggiore ammodernamento organizzativo, vi sono la dematerializzazione dei procedimenti e la digitalizzazione delle informazioni. Per supportare questa esigenza, non più trascurabile, il Gruppo Maggioli ha messo a punto una gamma completa di servizi per la Gestione Elettronica Documentale, una risposta tangibile per le Pubbliche Amministra-zioni che desiderano attuare concretamente i principi introdotti dal Codice dell Amministrazione Digitale. I servizi di Gestione Elettronica Documentale Maggioli sono mirati alla realizzazione di sistemi di archiviazione e gestione elettronica dei documenti ed all organizzazione del patrimonio informativo dell Ente. L obiettivo è quello di rendere efficienti attività solitamente dispendiose quali la consultazione, la distribuzione, l archiviazione e la ricerca di documenti. Recenti studi dimostrano infatti che migliorare questi processi significa recuperare una produttività superiore al 60%. ESEMPIO D USO DI UN DOCUMENTO NELL AMBITO DI UNA P.A. DIGITALE SISTEMI DI WORKFLOW & DOCUMENT MANAGEMENT GESTIONE FIRMA DIGITALE SOTTOSCRIZIONE DOCUMENTO DIGITALE TRASMISSIONE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CONSERVAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA3 La normativa di riferimento Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale (G.U. 16 maggio 2005, n S. O. n. 93) Decreto Legislativo 4 aprile 2006, n. 159 Disposizioni integrative e correttive al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante Codice dell Amministrazione Digitale (G.U. 29 aprile 2006, n S.O. n. 105) Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 Modifiche ed integrazioni al D.Lgs. 7 marzo2005, n. 82 recante codice dell Amministrazione Digitale, a norma dell art. 33 della Legge n. 69 Nuovi diritti per il cittadino: diritto all uso della tecnologia diritto all accesso e all invio di documenti digitali diritto alla partecipazione democratica elettronica Con l entrata in vigore del Codice dell Amministrazione Digitale, tutta la Pubblica Amministrazione è chiamata a partecipare al processo di trasformazione digitale volto a migliorare la capacità di governo delle amministrazioni locali, ad ottimizzare l erogazione dei servizi, incrementare la partecipazione dei cittadini e delle imprese alla vita democratica. Il Codice accorpa e riordina in un unico testo la maggior parte della normativa in materia di attività digitale delle P.A., affrontando in modo organico e completo il tema dell utilizzo delle tecnologie informatiche e della comunicazione. L attività amministrativa non può più fermarsi all adozione dell atto amministrativo, ma l Ente deve rendere disponibili in via telematica i dati e le informazioni derivanti dalla propria attività. I dati informatici viaggiano attraverso le reti telematiche e vengono infine pubblicati e resi conoscibili sui siti Internet delle P.A., in sportelli virtuali. Il passaggio dallo sportello reale allo sportello virtuale, o meglio all attivazione in parallelo di queste modalità di gestione, impone soprattutto una rivisitazione delle metodologie di lavoro e dei flussi informativi della amministrazione. L informatica diventa quindi il principale strumento operativo nei rapporti interni ed esterni e tutte le attuali figure professionali sono coinvolte in questo fenomeno evolutivo che riguarda sistemi e procedure. Nuovi obiettivi per la P.A.: federalismo efficiente cooperazione con l uso delle tecnologie dell informazione e della comunicazione riorganizzazione gestionale e dei servizi di gestione informatica dei procedimenti trasmissione informatica dei documenti4 Servizi - Consulenza - Soluzioni Software SERVIZIO DI RIORDINO ED INVENTARIAZIONE DELL ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO NORMALIZZAZIONE DOCUMENTI SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE OTTICA ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI (DOCUMENT CAPTURE) INDICIZZAZIONE (DATA CAPTURE) Studio di fattibilità Riordino ed Inventariazione Archivio Storico Riordino ed Inventariazione Archivio di Deposito Perizia di stima Formazione, addestramento, aggiornamento del personale. Estrazione documenti da fascicoli o raccoglitori Rimozione punti metallici, fermagli, piegatura Ripristino documenti danneggiati Organizzazione in lotti di lavorazione Riproduzione Digitale tramite scanner ad alte prestazioni Ottimizzazione, scontorno e raddrizzamento immagini Formati di acquisizione da A6 ad A0, sciolti e rilegati Modalità di ripresa a colori e B/N, fronte/retro Compressione PDF, PDF/A, TIF, JPG Riconoscimento caratteri, OCR Full Text, ICR, Form Processing, Barcode Data Entry professionale, verificato e corretto Abbinamento indici di ricerca aggiuntivi tramite file guida5 SERVIZIO DI INTERFACCIAMENTO CON IL SOFTWARE GESTIONALE DELL ENTE SOLUZIONI SOFTWARE SERVIZI AGGIUNTIVI VALIDAZIONE E GESTIONE Controllo qualità e Validazione Restituzione degli originali cartacei Conservazione a lungo termine degli originali cartacei Riversamento su supporto ottico auto consultante Pubblicazione archivio su WEB Esportazione delle immagini e delle chiavi di ricerca secondo il tracciato record fornito per un corretto interfacciamento con il software gestionale documentale adottato Riversamento delle informazioni nel data base gestionale presente. Workflow per automazione processi Document Management per la gestione documentale Content Management per la gestione di contenuti ed informazioni Conservazione Sostitutiva dei documenti digitali - Assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione - Consultazione On-Line dei documenti portati in Conservazione Sostitutiva Posta Elettronica Certificata Firma Digitale Caricamento sistema gestionale del Cliente Marca Temporale N.B. I servizi di archiviazione ottica presentati nel depliant sono forniti dalla società ISS - Imaging System Service, società del Gruppo Maggioli -6 Le fasi dei servizi I nostri servizi sono studiati da esperti di workflow & document management e dai migliori professionisti nel settore della logistica e dell archivistica, secondo metodologie di lavoro testate ed affidabili, personalizzate in base alle esigenze del committente. Queste metodologie consentono di ottenere risultati concreti, in grado di soddisfare le attese di Enti di ogni dimensione. SERVIZIO DI RIORDINO ED INVENTARIAZIONE DELL ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO Il riordino degli Archivi degli Enti Pubblici risponde ad un preciso obbligo giuridico, come previsto dalle seguenti disposizioni di legge: R.D. del 02/10/1911, n 1163 D.P.R. del 30/09/1963, n 1409 L. del 29/01/1975, n 5 D.P.R. del 03/12/1975, n 805 D.P.R. del 30/12/1975, n 854 L.R. del 14/12/1985, n 81 T.U. 490/99 D. Lgs. 42/04 e prevede due fasi: Studio di fattibilità e redazione del progetto di riordino e inventariazione dell archivio Valutazione delle modalità di riordino e/o inventariazione dell archivio, Redazione di un piano di lavoro archivistico, Ricerca di fonti finanziarie disponibili. Riordino e inventariazione dell archivio storico e di deposito Riordino integrale dell archivio o di una porzione di questo da inventariare. Produzione dell elenco archivistico sintetico. Produzione di un inventario redatto al termine di un processo critico di riordino che descrive la singola unità archivistica. La redazione dell in ventario si ottiene dopo la schedatura preliminare delle unità archivistiche. Produzione dell indice in ordine alfabetico delle categorie: persone, famiglie, località, istituzioni, materie, merci, etc. Operazioni di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato; eventuale cartellinatura con apposizione di etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Produzione di una guida topografica che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie o di un pezzo, all interno del luogo di conservazione. Assistenza tecnica informatica per la realizzazione di tutti i mezzi di corredo su supporto informatico. Redazione del massimario di scarto e conservazione che prevede la produzione dell elenco di tutte le tipologie di documenti (che compaiono in un determinato archivio, completo di termini di conservazione), il titolario di classificazione che costituisce parte integrante dell elenco). Selezione e scarto del materiale archivistico che ha l obiettivo di individuare i documenti destinati alla conservazione perpetua e di predisporre gli elenchi del materiale archivistico ritenuto superfluo e destinato all eli minazione fisica. NORMALIZZAZIONE DOCUMENTI I documenti vengono estratti da fascicoli o da raccoglitori, vengono rimossi i punti metallici presenti ed eventualmente ripristinati i documenti danneggiati, strappati o in cattive condizioni. I documenti vengono divisi in lotti in base alla tipologia di lavorazione a cui devono essere sottoposti, se necessario possono essere utilizzate etichette codificate per l identificazione di inizio/fine di un nuovo documento/pratica. Al termine delle attività di riproduzione i documenti possono essere ricomposti nei fascicoli/raccoglitori iniziali o essere inseriti in scatole d archivio codificate per l avvio alla conservazione a lungo termine.7 ACQUISIZIONE DEI DOCUMENTI (DOCUMENT CAPTURE) VALIDAZIONE I documenti da digitalizzare, in base alla tipologia di lavorazione, vengono inviati alla fase di riproduzione digitale che prevede: Scansione documenti dal formato A6 al formato A3 tramite scanner rotativi ad alta velocità Riproduzione digitale in modalità solo fronte o fronte/retro con eliminazione automatica dei retri bianchi Scansione documenti dal formato A2 al formato A0 sia sciolti che rilegati Risoluzione in scansione da 200 dpi a 600 dpi in modalità Bianco/Nero, Toni di Grigio, Colore Salvataggio delle immagini digitali nei formati più diffusi: PDF, PDF/A, TIFF, JPEG. Durante ed al termine del processo di acquisizione, operatori specializzati effettuano il controllo della qualità delle immagini digitali prodotte e provvedono, qualora necessario, a ritrattare tutti i documenti che non soddisfano gli standard definiti. La validazione prevede l esecuzione di tutti i riscontri previsti dalle procedure di qualità del processo di riproduzione digitale ed indicizzazione di documenti. Il processo di digitalizzazione prevede quotidiane verifiche di qualità basate su controlli automatici e manuali: Identificazione lotti di lavorazione a cui applicare le procedure automatiche di verifica Selezione dei campioni casuali in ogni lotto a cui applicare le procedure manuali di verifica Registrazione dei risultati delle verifiche ed eventuali azioni correttive Controllo chiavi di ricerca tramite doppia indicizzazione e verifica con file guida Validazione del processo di digitalizzazione ed indicizzazione. GESTIONE INDICIZZAZIONE (DATA CAPTURE) La fase di indicizzazione viene eseguita presso la nostra sede operativa utilizzando le migliori tecnologie software disponibili sul mercato per: OCR Riconoscimenti ottico dei caratteri del testo ICR Riconoscimento ottico caratteri manoscritti in box Lettura ottica documenti strutturati (chiavi di ricerca in posizioni fisse) Lettura ottica documenti non strutturati, (chiavi di ricerca in posizioni variabili) Lettura Barcode e codici OCR A/B e CMC7 Data Entry professionale corretto e verificato Gestione file guida per verifica dati e inserimento indici aggiuntivi. Al termine delle attività di riproduzione digitale, le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca vengono salvati in appositi sistemi di storage per l avvio alla successiva gestione delle informazioni che possono prevedere: Riversamento immagini ed indici di ricerca su supporti ottici (CD/DVD) auto consultanti Ricomposizione dei documenti originali e restituzione al Cliente Avvio degli originali cartacei alla Conservazione a Lungo Termine Caricamento dei documenti digitali e degli indici nel sistema gestionale del Cliente Pubblicazione dei documenti digitali e degli indici in appositi portali in Asp per la consultazione dell archivio tramite WEB.8 Le fasi dei servizi SERVIZIO DI INTERFACCIAMENTO CON IL SOFTWARE GESTIONALE DELL ENTE SOLUZIONI SOFTWARE Anche per gli Enti non clienti Maggioli vengono messi a disposizione gli strumenti per implementare l in - ter facciamento con il sistema gestionale proprietario. Tale operazione è attivata tramite l utilizzo del File Guida, un export delle anagrafiche dal software gestionale dell Ente secondo un tracciato fornito dal Gruppo Maggioli. Questo strumento, oltre che essere utilizzato dal Gruppo Maggioli come supporto alla fase di data entry/validazione è mirato all'aggiornamento della base dati dell'ente. Viene infatti restituito corredato delle informazioni aggiuntive acquisite (immagine e dati) nel processo di lavorazione. Oltre all'operazione di "modifica" dei dati esistenti, consente l'inserimento di nuovi record restituendo anche le anagrafiche per le quali la corrispondeza fra cartaceo e file guida non è stata riscontrata. La gestione delle informazioni, dei documenti e dei processi, rappresentano elementi essenziali per l ottimizzazione dei flussi comunicativi aziendali. Per utilizzare al meglio nel proprio contesto organizzativo strumenti quali firma digitale, posta certificata, gestione documentale, sito internet, ecc., il Gruppo Maggioli offre alle aziende soluzioni specifiche che consentono di avere un controllo totale di tutte le fasi di creazione, acquisizione, distribuzione, validazione, condivisione, ed archiviazione delle informazioni e dei documenti; garantendo sicurezza, autenticità, conservazione e salvaguardia dei dati in conformità alle normative di riferimento. La soluzione prevede l utilizzo di un sistema integrato di Document e Content Management che si presenta come una piattaforma modulare per monitorare ed eseguire in automatico i flussi di lavoro (workflow) di ogni processo documentale indipendentemente dalla sua complessità. L utilizzo del sistema e l accesso alle informazioni è semplice ed intuitivo. Tutte le informazioni possono essere certificate con l apposizione della Firma Digitale e sono rigorosamente protette da qualsiasi possibile accesso non autorizzato.9 La Suite consente alla Pubblica Amministrazione di esercitare un totale controllo di tutti i cicli di creazione, acquisizione, gestione, distribuzione, condivisione, scambio ed archiviazione dei dati, delle informazioni e dei documenti di tutti i principali procedimenti amministrativi, garantendo sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione e salvaguardia dei dati in conformità alle normative di riferimento. La Suite consente la creazione, la modellazione e la gestione dinamica dei procedimenti amministrativi e permette una gestione integrata dei procedimenti amministrativi informatici dell ente, la creazione di report e statistiche. La soluzione software proposta è un sistema integrato di Gestione Elettronica Documentale e si presenta come una piattaforma modulare che realizza il tracciamento e l esecuzione automatica dei flussi di lavoro (workflow) inerenti alla Gestione Elettronica Documentale. La Suite è composta da un ampia gamma di moduli applicativi, a partire dal Protocollo Informatico a supporto dei processi amministrativi dell Ente. L accesso alle informazioni è semplice ed intuitivo. Tutte le informazioni sono convalidabili con l apposizione della Firma Digitale e sono rigorosamente protette da accessi non autorizzati. NUCLEI INFRASTRUTTURALI Workflow documentale - gestione pratiche Base Dati Unificate COMPONENTI APPLICATIVE Protocollo informatico Procedimenti amministrativi Segreteria Pratiche edilizie e urbanistica Commercio Sportello attività produttive (suap) Anagrafe - elettorale - leva Stato civile Personale Contabilità Controllo di gestione Tributi Servizi sociali Polizia municipale COMPONENTI DI INTEGRAZIONE Interoperabilità tra protocolli Posta certificata Firma digitale Acquisizione immagini Integrazione Office automation - open office Integrazione Sistemi di Repository Documentale10 Servizi aggiuntivi Competenza, efficienza e passione sono gli ingredienti che hanno permesso al Gruppo Maggioli di crescere nel tempo, ampliando i propri orizzonti operativi anche alla consulenza, all informatica ed ai servizi. È proprio nel desiderio di raggiungere sempre nuovi obiettivi che si riflette la partnership con InfoCert. Una sinergia strategica tra due marchi eccellenti nel proprio settore, nata per offrire soluzioni in grado di ottimizzare i processi informativi all interno di organizzazione complesse e per indicare alle aziende la via per allinearsi alle disposizioni previste dal nuovo Codice della P.A. digitale. Una vera rivoluzione informatica che pone particolare attenzione alla nuova disciplina dei diritti all uso delle tecnologie I.C.T. e al nuovo regime di scambio di informazioni con la Pubblica Amministrazione Centrale e Locale. SERVIZI AGGIUNTIVI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il servizio di Conservazione Sostitutiva garantisce nel tempo l integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel pieno rispetto della normativa vigente, con la possibilità di delegare al Gruppo Maggioli la responsabilità della conservazione e dello storage a lungo termine dei documenti. Il servizio è fruibile in modalità ASP e permette di conservare, ed esibire i documenti inviati in conservazione direttamente tramite portale web e può inoltre integrarsi al meglio con eventuali sistemi di gestione Documentale già in uso presso il Cliente. Il servizio di conservazione sostitutiva consente di ridurre drasticamente tutti i costi relativi agli archivi (spazi, personale dedicato, gestione, ecc.) Esempi di documenti che si possono Conservare in modalità Sostitutiva: Fatture attive e passive Libro unico del Lavoro Registri e Libri Contabili Contratti e Ordini Documenti di trasporto Corrispondenza in e out.11 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Il servizio di Posta Elettronica Certificata offerto è in grado di garantire che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario, certificando l avvenuta spedizione attestando data, ora di spedizione e consegna. La ricevuta di consegna certifica il contenuto integrale del messaggio recapitato e degli eventuali allegati. La posta Elettronica Certificata garantisce: Risparmi consistenti rispetto ai costi di invio delle Raccomandate Una maggiore efficienza dovuta all eliminazione della carta Eliminazione delle attese allo sportello postale Maggiore rapidità nei tempi di consegna Accesso sicuro alla web mail con certificato di autenticazione ospitato nella smart card Antivirus aggiornato più volte al giorno Possibilità di firmare digitalmente i messaggi direttamente da WEB Semplice integrazione con altri sistemi grazie all utilizzo di protocolli standard. FIRMA DIGITALE La Firma Digitale è l equivalente elettronico di una firma apposta su carta e ne assume lo stesso valore legale. Associata al documenti informatico, lo arricchisce di informazioni che attestano con certezza l integrità, l autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. La firma digitale per offrire queste garanzie utilizza un sistema di chiavi crittografiche correlate fra loro, una pubblica e una privata, che consentono al titolare e al destinatario di rendere manifesta e verifica la provenienza e l integrità di uno o più documenti informatici. La firma digitale ed i servizi correlati consentono di: Firmare e Marcare temporalmente un documento informatico attribuendogli valore legale Firmare e crittografare un messaggio di posta elettronica Farsi riconoscere all accesso di un sito sicuro Concludere contratti on-line con pieno valore legale Partecipare a gare pubbliche Effettuare su WEB transazioni economiche sicure Colloquiare con tutta la Pubblica Amministrazione. MARCA TEMPORALE La marca temporale è una sequenza di caratteri contenenti una data ed un orario preciso, generata da una Time Stamping Authority (TSA), terza parte fidata. Un file marcato temporalmente ha estensione.m7m: al suo interno contiene il documento del quale si è chiesta la validazione temporale. La TSA è sincronizzata con il segnale emesso dall Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica di Torino, massima autorità italiana nel settore. La marcatura temporale consente di datare in modo certo un documento rendendo opponibile a terzi.12 maggio 2011 Servizio clienti: tel fax Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) Servizi - Consulenza - Soluzioni Software Documenti analoghi
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