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Timestamp: 2019-10-21 05:45:25+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 2390 DE 1998
RESOLUCIÓN 2390 DE 23 DE JUNIO DE 1998
CONTENIDO:ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO. SE DETERMINAN LOS DATOS MÍNIMOS, LAS REPONSABILIDADES Y LOS FLUJOS DE LA INFORMACIÓN SOBRE AFILIACIÓN EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1099 DE JULIO 30 DE 1998, PG. 59
DIARIO OFICIAL N°:43338 DE JULIO 13 DE 1998
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 890 DE 2002 ARTÍCULO 14 DEL MINISTERIO DE SALUD
RESOLUCIÓN 2390 DE 1998
“Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información sobre afiliación en el sistema general de seguridad social en salud”.
(Nota: Derogada por la Resolución 890 de 2002 artículo 14 del Ministerio de Salud).
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por los numerales 2º, 3º y 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 3º del Decreto 1292 de 1994.
ART. 1º—Objeto. Definir los datos mínimos que las entidades promotoras de salud, EPS, las administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados, su forma de presentación, la periodicidad para disponerlos en el sistema general de seguridad social en salud y las responsabilidades de las diferentes instituciones que participan en el proceso de afiliación.
ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a los departamentos, distintos y municipios, a las entidades promotoras de salud, EPS, a las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS, y las que se asimilen.
ART. 3º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizada la información generada en el proceso de afiliación, al igual que la información histórica, las cuales son fundamentales para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud.
ART. 4º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, dejarán a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, y de los departamentos, distritos y municipios, la información generada en el proceso de afiliación, en los formatos y con las características que se definan en esta resolución, con el propósito de dar cumplimiento a las funciones establecidas en la ley.
ART. 5º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán garantizar la veracidad, consistencia y oportunidad de la información generada en el proceso de afiliación, mediante procesos de validación y verificación.
ART. 6º—Los departamentos, distritos y municipios, conformarán la base de datos de afiliación, a partir de la información reportada por las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, la cual deberá contener como mínimo la estructura de datos que se define en este acto administrativo.
ART. 7º—La información de afiliación a que se refiere esta resolución, deberá se, generada por un sistema de información automatizado, el cual contará con las siguientes características mínimas:
a) Captura de datos. El sistema debe facilitar el ingreso de la información y sus novedades, mediante un módulo que además de permitir el registro, permita la validación y verificación de los datos capturados;
b) Almacenamiento de datos. Los datos capturados serán almacenados en un manejador de base de datos relacional, el cual garantice la consistencia, el acceso y la seguridad de la información. Este manejador preferiblemente debe ajustarse al estándar de base de datos ODBC (Open data base connectivity). La estructura de la base de datos tendrá como mínimo la información que se define en esta resolución;
c) Salidas de información. El sistema deberá generar en forma sistemática la información que se define en esta resolución y la que el Ministerio de Salud y demás organismos de dirección, vigilancia y control en cumplimiento de sus funciones, exijan en forma excepcional, y
d) Auditoría y supervisión: El sistema deberá documentarse de tal forma que pueda ser auditado y supervisado, en primera instancia, por la propia entidad y por el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud, cuando lo consideren pertinente.
ART. 8º—Las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán aplicar las tablas básicas de uso común tales como la división político-administrativa-DANE y las actividades económicas, las cuales serán suministradas por el Ministerio de Salud, quien las mantendrá actualizadas.
Tipo, formato y codificación de los datos de identificación
ART. 9º—Identificación de las entidades. La información referente a la identificación de las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, será la asignada por la Superintendencia Nacional de Salud y se ajustara al siguiente formato:
Dato Descripción Longitud Valor permitido Observación
Código de la entidad Código de la EPS, ARS o las que se asimilen 6 Códigos definidos por la Superintendencia Nacional de Salud
ART. 10.—Identificación de los afiliados. A partir del 1º de enero del año 2000 la identificación única de los afiliados al sistema general de seguridad social en salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años y el registro civil para los menores de 7 años. Para los extranjeros, se seguirá utilizando la cédula de extranjería o el pasaporte.
PAR.—Para identificar los afiliados antes del año 2000, se utilizarán los tipos y números de identificación definidos en esta resolución.
Tipo, formato y codificación de los datos del régimen contributivo
ART. 11.—Las entidades promotoras de salud, EPS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados y a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control y de los departamentos, distritos y municipios, los datos de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación:
1. Información del cotizante
Dato Descripción Long. Valor permitido Observación
Tipo de identificación Tipo de identificación del cotizante 3 Tabla de referencia
PA = Pasaporte
Número de identificación Número de identificación según el tipo de identificación 15
Primer apellido Primer apellido, según el documento de identificación 50
Segundo apellido Segundo apellido, según el documento de identificación 50
Primer nombre Primer nombre según el documento de identificación 30
Segundo nombre Segundo nombre según el documento de identificación 30
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del cotizante 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD / MM / AAAA
Sexo Identificador del sexo del cotizante 1 M = Masculino
Tipo de discapacidad Identificador para determinar el tipo de discapacidad 1 F = Física
M= Mental
S = Sensorial
N = Sin discapacidad
Datos del cónyuge o compañero permanente
Tipo de identificación Tipo de identificación del cónyuge o compañero(a) permanente 3 Tabla de referencia
CE = Cédula de extanjería
Número de identificación Número de identificación, según el tipo de identificación 15
Cotizante Identificador para determinar si el cónyuge o compañero(a) permanente es cotizante 1 S = Si
Residencia habitual 2 Tabla de división político administrativa DANE
Código departamento Código del departamento donde reside el cotizante 3 Tabla de división político administrativa DANE
Nombre de la localidad Nombre del área donde reside el cotizante 50 Si el cotizante reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si el cotizante reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena
Zona Identificador de la zona donde reside el cotizante 1 U = Urbana
Dirección Dirección del cotizante 50
Teléfono Teléfono del cotizante 15
Tipo de cotizante Indicador para determinar el tipo de vinculación laboral del cotizante 1 D = Dependiente
I = Independiente
P = Pensionado
M = Mixto Si es pensionado y adicionalmente labora, registrar mixto
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social Fecha en la cual el cotizante se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar de salud 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la EPS o similar Fecha de afiliación del cotizante a la EPS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliación Indicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado 2 NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado de otra EPS o similar
TS = Traslado del régimen subsidiado
NC = Nacido en el EPS similar
Nombre de la entidad anterior Nombre de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada 50
Código de la entidad anterior Código de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada 6 Según la determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Datos adicionales del trabajador dependiente
Identificación del empleador
Tipo de identificación Tipo de identificación del empleador 3 Tabla referencia:
Número de identificación Número de identificación del empleador 12
Identificación territorial donde labora
Código departamento Código del departamento donde labora 2 Tabla de división político administrativa-DANE
Código municipio Código del municipio donde labora 3 Tabla de división político administrativa-DANE
Fecha de ingreso a la empresa Fecha de ingreso a la empresa 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Ingreso base de cotización Valor del ingreso base de cotización 8 Sin decimales, con aproximación al múltiplo de mil más cercano. Si el cotizante es clasificado mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingresos. En la base de datos debe mantener por separado cada concepto.
Datos adicionales del trabajador independiente
Código de la actividad económica Código de la actividad económica del trabajador 4
Código del municipio donde labora 3 Tabla de división político administrativa-DANE
Zona Identificación de la zona donde labora 1 U = Urbana
Nivel educativo Registra el máximo nivel de escolaridad alcanzado 1 Tabla de referencia:
1 = Ninguno
2 = Primaria
3 = Secundaria
4 = Superior
5 =Especialización
Último año aprobado De acuerdo al nivel escolaridad, registrar el último año aprobado 1
Posición ocupacional Identificador para determinar si el trabajador tiene empleados a cargo o trabajador por cuenta propia 1 P = Patrón/Empleador
T = Trabajador por cuenta propia
Vivienda propia Identificador para determinar si posee vivienda propia, independiente que la habite 1 S = Si
Tamaño de la empresa Registrar para los empleadotes, según el número de empleados 1 1 = 1 empleado
2 = 2 a 9 empleados
3 = 10 o más empelados
Base de cotización Registrar el valor de la base de cotización estimado pro al EPS o similar 8
Valor de la cotización mensual Registrar el valor de la cotización mensual estimado por la EPS o similar 8
Datos adicionales del pensionado
Entidad que tiene a cargo la pensión Nombre de la entidad que le paga la pensión 30
Mesada pensional Valor correspondiente al monto de la pensión mensual 8
Ingresos adicionales Registre el valor de otros ingresos 8
2. Información del beneficiario y del adicional.
(Se refiere al cotizante dependiente definido en el artículo 40 del Decreto 806 de 1998).
Datos Descripción Long. Valor permitido Observación
Tipo de identificación Tipo de identificación del beneficiario adicional 3 Tabla referencia:
TI = Tarjeta identidad
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del beneficiario o adicional 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD / MM / AAAA
Sexo Identificador del sexo 1 M = Masculino
Incapacidad para laborar Identificador para determinar si la incapacidad es permanente o no 1 S = Si
Tipo de discapacidad Identificador para identificar el tipo de discapacidad 1 F = Física
Referencia habitual (1)
Código departamento Código del departamento donde reside el beneficiario o adicional 2 Tabla de división político administrativa - DANE
Código municipio Código del municipio donde reside el beneficiario o adicional 3 Tabla de división político administrativa - DANE
(1) Esta información es la misma registrada para el cotizante si reside en el mismo sitio. Si es diferente actualizar por novedades.
Nombre de la localidad Nombre del área donde reside el beneficiario adicional 50 Si reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio.
Si reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena
Zona Identificador de la zona donde reside el beneficiario o adicional 1 U = Urbana
Dirección Dirección donde reside el beneficiario o adicional 50
Teléfono Teléfono del beneficiario o adicional 15
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha en la cual el beneficiario o adicional se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la entidad Fecha de afiliación del beneficiario o adicional a la EPS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Identificador del beneficiario o adicional Identificador para determinar si el afiliado es beneficiario o adicional 1 B = Beneficiario
Identificador de beneficiario cotizante Identificador para determinar si el beneficiario es cotizante 1 S = Si
Clase de afiliación Indicador par deterinar si la afiliación esp por primera vez en el sistema, o so es por traslado 2 NV = Nuevo en el sistema
NC = Nacido en el EPS o similar
Nombre de la entidad anterior Nombre de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada. 50
Código de la entidad anterior Código de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Relación con el cotizante principal
Tipo de identificación Tipo de identificación del cotizante 3 Tabla de referencia:
Identificación del cotizante Número de identificación del cotizante 15
Relación del beneficiario Relación del beneficiario con el cotizante 1 C = Cónyuge o compañero(a) permanente
H = Hijo
P = Padre o madre
Relación del adicional Relación del adicional con el cotizante 1 1 = Primer grado de consanguinidad.
2 = Primer grado de consanguinidad.
3 = Primer grado de consanguinidad.
4 = Otro menor de 12 años
Tipo, formato y codificación de los datos del régimen subsidiado
ART. 12.—Las administradoras del régimen subsidiado mantendrán actualizados y a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control y de los departamentos, distritos y municipios, los datos de los afiliados al régimen subsidiado de acuerdo con el siguiente formato y codificación:
Información del beneficiario cabeza de familia
Tipo de identificación Tipo de identificación del afiliado 3 Tabla de referencia:
ASI = Adulto sin identificación
MSI = Menor sin identificación
Número de identificación Número de identificación, según el tipo de identificación 15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.
Si es un adulto sin identificación, asignar el código del dpto, más código del municipio, y el número del sisbén.
Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del depto, más código del municipio, más el indicador de población (l para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado.
Primer apellido Primer apellido 50
Segundo apellido Segundo apellido 50
Primer nombre Primer nombre 30
Segundo nombre Segundo nombre 30
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Grupo étnico Identificador para determinar si pertenece a una población específica 1 A = Afrocolombiano
l = Indígena
N = No aplica
Nivel Sisben Identificador del nivel asignado por el Sisben 1 1 = Nivel 1
2 = Nivel 2
3 = Nivel 3
N = No aplica Registrar no aplica para los grupos de población de menores abandonados, indígenas e indigentes.
Número ficha Sisben Número de la ficha asignado por el Sisben 10
Fecha de ficha del Sisben 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Puntaje Sisben Puntaje asignado por la calificación del Sisben 3
M = Mental o psíquica
N = Sin discapcidad
Código departamento Código del departamento donde reside 2 Tabla de división político administrativa - DANE
Código municipio Código del municipio donde reside 3 Tabla de división político administrativa - DANE
Nombre de la localidad Nombre del área donde reside 50 Si reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena.
Zona Identificador de la zona donde reside 1 U = Urbana
Dirección Dirección donde reside 50
Teléfono Teléfono 15
Datos de la afiliación
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha de afiliación por primera vez a una EPS-ARS similar 10 El formato de la fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la ARS Fecha de afiliación a la ARS. 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Carnetización Identificador para determinar si el beneficiario es carnetizado 1 S = Si
Fecha de entrega del carné Fecha en la cual se le entregó el carné 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliación Indicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado. 2 NV = Nuevo en el sistema
TC = Traslado del régimen contributivo
TS = Traslado de otra ARS
NC = Nacido en la ARS
Nombre de la entidad anterior Nombre de la EPS-ARS o similar de donde se traslada 50
Código de la entidad anterior Código de la última entidad donde se encontraba el beneficiario cabeza de familia 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar
Tipo de identificación Tipo de identificación del afiliado 3 Tabla de referencia
Número de identificación Número de identificación, según el tipo de identificación. 15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.
Si es un adulto sin identificación, asignar el código del depto., más código del municipio, y el número del Sisben.
Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del depto., más código del municipio, más el indicador de población (I para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado.
I = Indígena
Información de Sisben (1)
Nivel Sisben Identificador del nivel asignado al por el Sisben 1 1 = Nivel 1
Número ficha del Sisben Número de la ficha del Sisben 10
Fecha de la ficha del Sisben 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
M = Mensual o psíquica
Nombre de la localidad Nombre del área donde reside 50 Si el afiliado reside en el área urbana, anotar el nombre del barrio. Si el afiliado reside en el área rural, anotar el nombre de vereda, corregimiento, caserío, inspección de policía o resguardo indígena.
Teléfono Teléfono 7
Datos de la afiliación (1)
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha de afiliación por primera vez a una EPS-ARS-similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la ARS Fecha de la afiliación a la ARS 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Clase de afiliación Indicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado de una aseguradora 2 NV = Nuevo en el sistema
Código de la entidad anterior Código de la última entidad donde se encontraba afiliado 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Relación con el beneficiario cabeza de familia
Tipo de identificación Tipo de identificación del beneficiario cabeza de familia 3
Número de identificación Número de identificación del beneficiario cabeza de familia 15
Relación Relación con el beneficiario cabeza de familia 1 C = Cónyuge o compañero (a) permanente
H = Hijo(a)
O = Otro pariente
N = Otro no pariente
(1) Esta información es la misma registrada para el beneficiario cabeza de familia si es igual. Si es diferente actualizar por novedades.
3. Novedades de ingreso.
Las administradoras del régimen subsidiado deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores:
1. Información del beneficiario cabeza de familia y
2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar.
4. Actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado de afiliados.
Las administradoras del régimen subsidiado - ARS deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando el tipo y fecha de novedad, conservando la información histórica.
Las novedades mínimas que deben registrar son:
Código y valor
Cl = Cambio de identificación.
CR = Cambio del depto. y/o municipio de la residencia habitual.
CZ = Cambio de zona.
TA = Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo).
CD = Declaración de discapacidad.
NS = Cambio nivel Sisben.
CS = Cambio de ficha del Sisben.
CF = Cambio de fecha de la ficha del Sisben.
IC = Pérdida de calidad de afiliado por Ingreso al régimen contributivo.
TS = Traslado a otra ARS.
RM = Retiro por muerte.
UF = Pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carné.
CE = Carnetizado.
DA = Retiro por doble afiliación
Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados.
Flujo información del régimen contributivo
ART. 13.—Las entidades promotoras de salud, EPS o las que se asimilen, deberán remitir los archivos con la información de todos sus afiliados, al Ministerio de Salud —administrador fiduciario del fondo de solidandad y garantía—, en medio magnético, según las especificaciones que se describen a continuación.
Las entidades promotoras de salud, EPS o las que se asimilen, deberán remitir copia de los mismos archivos a los departamentos, distritos y municipios, con la información correspondiente a sus afiliados residentes en la respectiva jurisdicción, en medio magnético, de acuerdo con las especificaciones que se describen a continuación.
1. Archivo maestro:
Nombre del archivo: MCCÓDIGOEPSDDMMAAAA donde:
MC: Maestro contributivo (2 dígitos)
CÓDIGOEPS: Código de la entidad promotora de salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos) DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:
• Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
• Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados. Se remitirá un archivo maestro para cotizantes y otro para beneficiarios y adicionales.
El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Diseño del registro de identificación y control general
Código de la EPS o similar Código de la EPS o similar 6 Tabla de aseguradoras Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicial Fecha inicial del período de la información 10 Formato, día, mes, año DD/MM/AAAA.
Fecha final Fecha final del período de la información 10 Formato, día, mes, año, DD/MMM/AAAA.
Total de registros Total de registros de datos del envío
Total de volúmenes Número de volúmenes por envío
Código de la EPS o similar Código de la EPS o similar 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Fecha inicial Fecha inicial del período de la información 10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA
Fecha final Fecha final del período de la información 10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA
Tipo de maestro Identificador para determinar si la información corresponde al maestro de cotizantes o beneficiarios y adicionales 1 1 = Cotizantes
Total de registros Total de registros de datos en el volumen
Diseño de los registros de datos: maestro de cotizantes
Código de la EPS o similar Código de la EPS o similar 6
Tipo de identificación Tipo de identificación del afiliado 3
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del cotizante 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Tipo de identificación del cónyuge Tipo de identificación del cónyuge o compañero (a) permanente 3
Número de identificación del cónyuge Número de identificación según el tipo de identificación 15
Cónyuge cotizante Identificador para determinar si el cónyuge o compañero (a) permanente es cotizante 1 S = Si
Código departamento Código del departamento donde reside el cotizante 2
Código municipio Código del municipio donde reside el cotizante 3
M = Mixto
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha en la cual el cotizante se afilió por primera vez a una EPS-ARS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la EPS o similar Fecha a la afiliación del cotizante a la EPS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
NC = Nacido en la EPS o similar
Código de la entidad anterior código de la última entidad donde se encontraba el cotizante, o de la cual se traslada 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Ingreso base de cotización Valor del ingreso base de cotización 8 Sin decimales, con aproximación al múltiplo de mil más cercano.
Si el cotizante es clasificado mixto, debe registrar la suma de los diferentes ingresos.
Diseño de los registros de datos: maestro de beneficiarios y adicionales
Tipo identificación del cotizante Tipo de identificación del cotizante 3
Número identificación Número de identificación del cotizante 15
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del beneficiario o adicional 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año DD/MM/AAAA.
Incapacidad para laborar identificador para determinar si la incapacidad es permanente o no 1 S= SI
M = Mental o síquica
Código departamento Código del departamento donde reside 2
Código municipio Código del municipio donde reside 3
Zona Identificador de la zona donde reside 1 U= Urbana
R= Rural
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha en la cual el beneficiario o adicional se afilió por primera vez a una EPS ARS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Fecha de afiliación a la EPS o similar Fecha de la afiliación del beneficiario adicional a la EPS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA.
Identificador de beneficiario o adicional identificador para determinar si el afiliado es beneficiario o adicional 1 B= beneficiario
TC = Traslado de otra EPS o similar.
NC = Nacido en la EPS o similar.
Nombre de la entidad anterior Nombre de la última entidad donde se encontraba o de la cual se traslada. 50
Código de la entidad anterior Código de la última entidad donde se encontraba o de la cual se traslada. Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
2. Archivo novedades
Nombre del archivo NCCÓDIGOEPSDDMMAAAA donde:
NC Novedades contributivo (2 dígitos)
Código EPS: código de la entidad promotora de salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos).
DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
• Registro de identificación y control por volúmenes. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación.
Diseño del registro de identificación y control general.
Código de la EPS o similar Código de la EPS o similar 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha inicial Fecha inicial del período de la información 10 Formato día, mes año. DD/MM/AAAA
Fecha final Fecha final del período de la información 10 Formato, día mes, año, DD/MM/AAAA
Total de registros Total de registro de datos del envío
Fecha inicial Fecha inicial del período de la información 10 Formato día, mes año DD/MM/AAAA
Fecha final Fecha final del período de la información 10 Formato, día, mes, año DD/MM/AAAA
Tipo de novedad Identificador para determinar el tipo de novedad 1 I = ingreso
O = otras
Diseño del registro de datos de novedades de ingreso
El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al diseño de los registros de datos: Maestro de cotizantes y maestro de beneficiarios y adicionales.
Diseño del registro de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación
Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad.
Número de identificación Número de identificación del afiliado 15
Tipo de novedad Identificador que permite establecer el tipo de novedad 2 Tabla de referencia
CI = cambio de documento de identificación.
CR = cambio del depto, o municipio de la residencia habitual
CZ = Cambio de zona
TA = Cambio de tipo de afiliado
CC = Cambio de tipo de cotizante
CD = declara discapacidad
TC = Traslado a otra EPS o similar
TS = traslado al régimen subsidiado
RM = Retiro por muerte
RI = Reingreso antes de 6 meses
ND = dejó de ser dependiente económicamente
SD = paso a ser dependiente económicamente.
NE = Dejó de ser estudiante de tiempo completo, depende económicamente y paga UPC adicional
SE = pasó a ser estudiante de tiempo completo y depende económicamente
IP = Declara incapacidad permanente y depende económicamente.
SU = suspensión
DS = Desafiliación
DA = Retiro por doble afiliación.
Nuevo valor Dependiendo del tipo de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable 18 Si CI, cambio, de documento, diligenciar tipo (3) y número (15).
Si CR, registrar tanto el departamento (2) como el municipio (3).
Si TA, registrar
C = cotizante,
B = beneficiario,
A = adicional, si CC registrar,
I = independiente,
D = Dependiente,
P = Pensionado,
M = Mixto, si CD, registrar
F = física,
M = Mental o psíquica,
S = sensorial,
N = Sin discapacidad.
Si no aplica, registrar NA. Si TC o TS registrar el código de la entidad
Fecha Fecha de la novedad 10 El formato debe ser día/mes/año DD/MM/AAAA
ART. 14.—(Modificado).* Fechas de entrega de los archivos.
Archivo maestro (cotizantes-beneficiarios adicional). Las Entidades Promotoras de Salud -EPS o las que se asimilen, entregarán anualmente, al Ministerio de Salud-administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía y a los departamentos, distritos y municipios, el archivo maestro de afiliados, con corte a 31 de diciembre, el décimo día hábil del mes de enero.
Archivo novedades. Las entidades promotoras de salud-EPS o las que se asimilen, entregarán el archivo de las novedades mensualmente, al Ministerio de Salud -administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente.
Las entidades promotoras de salud-EPS o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades a los departamentos, distritos y municipios bimestralmente, correspondiente a los afiliados residentes en su respectiva jurisdicción al final de los siguientes bimestres: 1º de octubre a 30 de noviembre; 1º de diciembre a 31 de enero; 1º de febrero a 31 de marzo, 1º de abril a 30 de mayo, 1º de junio a 31 de julio 1º de agosto a 30 de septiembre, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente.
PAR. 1º—El primer archivo maestro contendrá la información de los afiliados al 30 de septiembre de 1998, y éste será remitido el décimo día hábil del mes de octubre. La entrega de novedades será a partir del mes de noviembre de 1998 y se normalizará el envío de la información a partir del mes de enero de 1999.
PAR. 2º—Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo.
*(Nota: Modificado por la Resolución 4490 de 1998 artículo 1º del Ministerio de Salud).
CAPÍTULO Vl
Flujo de información del régimen subsidiado
ART. 15.—Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, deberán remitir a los departamentos, distritos y municipios, según sea el caso, los siguientes archivos en medio magnético:
Nombre del archivo: MSCÓDIGOARSDDMMAAAA donde:
MS: Maestro subsidiado (2 dígitos)
CÓDIGOARS: Código de la administradora del régimen Subsidiado, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
• Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e ira en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
Registro de Identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados.
Código de la ARS Código de la ARS 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud
Fecha inicial Fecha inicial del contrato 10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Fecha final Fecha final del contrato 10 Formato día, mes, año, DD/MM/AAAA
Código depto. Departamento al cual pertenece el municipio 2
Código municipio Municipio con el que tiene contrato la ARS 3
Número del contrato 15
Fecha del contrato 10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Total del registro Total de registro de datos del envío
Diseño del registro de identificación y control por volumen
Código de la ARS Código de la ARS 6 Según la codificación determinada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Fecha final Fecha final del contrato 10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Código depto. Departamento al cual permanece el municipio 2
Fecha del contrato 10 Formato día, mes año, DD/MM/AAAA
Diseño de los registros de datos - maestro
Código de la ARS Código de la ARS 6
Tipo de identificación cabeza de familia Tipo de identificación del cabeza de familia, para cuando el registro corresponda a otro integrante del grupo 3 Si es cabeza de familia, registrar nuevamente el tipo de identificación.
Número de identificación cabeza de familia Número de identificación del cabeza de familia para cuando el registro corresponda a otro integrante del grupo 15 Si es cabeza de familia, registrar nuevamente el número de identificación.
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del afiliado 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año; DD/MM/AAAA.
Sexo Identificador del sexo de afiliado 1 M = Masculino
Grupo étnico Identificador para determinar si el afiliado pertenece a una población específica 1 A = Afrocolombiano
Código departamento Código del departamento donde reside el afiliado 2
Código municipio Código del municipio donde reside el afiliado 3
Zona Identificador de la zona donde reside el afiliado 1 U = Urbana
Fecha de afiliación al sistema general de seguridad social en salud Fecha en la cual el afiliado se afilió por primera vez a una EPS ARS o similar 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA
Fecha de afiliación a la ARS Fecha de la afiliación a la ARS 10 El formato de fecha debe ser día/mes/año, DD/MM/AAAA
Tipo de afiliado Indicador para determinar el tipo de afiliado 1 1 = Cabeza de familia
2 = otro miembro del grupo familiar
Nivel Sisben Identificador del nivel asignado al afiliado por Sisben 1 1 = nivel 1
Clase de afiliación Indicador para determinar si la afiliación es por primera vez en el sistema, o si es por traslado 2 NV = nuevo en el sistema TC = traslado del régimen contributivo TS = traslado de otra ARS NC = nacido en la ARS.
2. Archivo novedades.
Nombre del archivo NSCÓDIGOARSDDMMAAAA donde:
NS: Novedades subsidiado (2 dígitos)
CÓDIGOARS: Código de la administradora del régimen subsidiado asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos).
DDMMAAAA: A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA No utilizar ningún tipo de separador.
• Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contenga el archivo y el primero de los subsiguientes.
• Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados, clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado.
Fecha inicial Fecha inicial del período de la información 10 Formato día, mes, año, DD/MM/AAAA
Fecha final Fecha final del período de la información 10 Formato día, mes, año DD/MM/AAAA
Código depto. Departamento al cual pertenezca el municipio 2
Número sticker Número asignado al contrato por el Ministerio de Salud 10
Fecha del contrato 10 Formato: día, mes, año, DD/MM/AAAA.
Diseño de registro de identificación y control por volumen
Código departamento Departamento al cual pertenece el municipio 10
Fecha del contrato 10 Formato: Día, mes, año. DD/MM/AAAA.
Tipo de novedad Identificador del tipo de novedad 1 I = ingreso
Diseño de los registros de datos de novedades de ingreso
El diseño del registro para reportar las novedades de ingreso, debe ser igual al diseño de los registros de datos: maestro.
Diseño de los registros de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado
Tipo de novedad Identificador que permite establecer el tipo de novedad del afiliado 1 Tabla de referencia
CI= Cambio de identificación
CR= Cambio del depto y/o municipio de la residencia habitual.
CZ= Cambio de zona
TA= Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo).
CD= declaración de discapacidad
NS= Cambio nivel Sisben
CS= Cambio de ficha del Sisben
CF= Cambio de fecha de la ficha del Sisben
IC= Pérdida de calidad de afiliado por ingreso al régimen contributivo
TS= Traslado a otra ARS
RM= Retiro por muerte
UF= pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carnet.
CE= Carnetizado
DA= retiro por doble afiliación.
Nuevo valor Dependiendo del tipo de novedad, diligenciar el valor de la nueva variable. 18 Si Cl, cambio de documento, diligenciar tipo (3) y número (15).
Si CR, registrar tanto el depto, como el municipio receptor (5).
Si TA, registrar 1 = Cabeza de familia 2 = Otro integrante
Si CD, registrar F = Física M = Mental o psíquica, S = Sensorial N = sin discapacidad
Si NS, diligenciar el nivel: 1 = nivel 1, 2 = nivel 2,3 nivel 3 y N = No aplica
Si CS y CF registrar la ficha y la fecha
Si TS registrar el código de la ARS
Si no aplica, registrar NA.
Fecha Fecha de la novedad 10 El formato debe ser Día/Mes/Año; DD/MM/AAAA
ART. 16.—Fechas de entrega de los archivos.
Archivo maestro. Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, remitirán el archivo maestro de sus afiliados, al municipio o a los distritos, en las fechas establecidas en el Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Los municipios y los distritos remitirán copia del archivo maestro de sus afiliados al Ministerio de Salud, dirección general de seguridad social, anexo a los contratos suscritos del régimen subsidiado para cada período. Copia adicional será remitida al departamento en las mismas fechas.
La dirección general de seguridad social remitirá este archivo al administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, para la conformación de la respectiva base de datos.
Archivo novedades. Las administradoras del régimen subsidiado, ARS, entregarán el archivo de novedades, bimestralmente al municipio o distrito dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de corte de los siguientes bimestres: 1º de octubre a 30 de noviembre; 1º de diciembre a 31 de enero; 1º de febrero a 31 de marzo, 1º de abril a 30 de mayo, 1º de junio a 31 de julio; 1º de agosto a 30 de septiembre.
Los municipios y distritos remitirán el archivo de novedades al Ministerio de Salud-administrador del fondo de solidaridad y garantía bimestralmente, el décimo quinto día hábil siguiente a la terminación de los mismos bimestres. Copia adicional será remitida al departamento en las mismas fechas.
PAR. 1º—Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo.
ART. 17.—Medios. La información debe presentarse en medio magnético. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:
a) CD-ROM, de 74 min., 650 megabytes;
b) Cartridges, de 750 pies, 400 megabytes con compresión a 800, tipo minicartridges, y
c) Disquetes: de 3.5, alta densidad.
PAR.—El Ministerio de Salud informará los cambios a estos estándares, de acuerdo a la disponibilidad tecnológica.
ART. 18.—Características de formato. Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con la siguientes especificaciones técnicas:
• Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano, como alfanuméricos.
• El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.
• El fin de registro debe ser el carácter “enter”.
• No debe venir ningún campo sin información. Si no aplica, registrar NA, si no está predefinido.
CAPÍTULO VlIl.
Aspectos administrativos para la remisión de información
ART. 19.—Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de una certificación del representante legal de la entidad remitente, la cual garantiza que la información remitida es veraz, y ha sido validada y verificada.
ART. 20.—El Ministerio de Salud devolverá los medios magnéticos si son ilegibles, presentan defectos físicos o no cumplen con lo establecido en los capítulos V, Vl y VIl.
ART. 21.—A las instituciones a las que se les haya devuelto los medios magnéticos por cualquiera de las causales enunciadas en el numeral anterior, tendrán un período máximo de diez (10) días hábiles para entregar la información corregida de acuerdo con las instrucciones impartidas por el administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía, en el caso del régimen contributivo y por la dirección general de seguridad social, en el caso del régimen subsidiado.
ART. 22.—Los organismos de dirección, vigilancia y control, los departamentos, distritos y municipios, las entidades promotoras de salud, EPS, las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS y las que se asimilen, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de afiliación que generen y usen.
ART. 23.—En consideración con la importancia de la información de afiliación para el funcionamiento y la proyección del sistema general de seguridad social en salud, la no entrega oportuna o la no veracidad de la información, acarreará las sanciones establecidas en el artículo 173 de la Ley 100.
ART. 24.—Las entidades territoriales realizarán la verificación y cruce de la información entre los afiliados del régimen contributivo y del régimen subsidiado en su ámbito territorial, con el objeto de evitar la doble afiliación y realizar la vigilancia y control que les corresponden.
ART. 25.—Plazo para la aplicación de estas disposiciones. Las instituciones contaran con un plazo de tres (3) meses, a partir de la fecha de expedición de esta resolución, para dar cumplimiento a lo establecido en este acto administrativo.
ART. 26.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 23 de junio de 1998.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 14

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 14
 artículo 173
 artículo 3
 resolución 
 resolución 
 artículo 40
 Resolución 
 artículo 1
 artículo 173
 resolución