Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-73-2018-3-jf
Timestamp: 2018-06-20 00:16:58+00:00

Document:
♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 lutego 2018 r. (data wpływu 14 lutego 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 kwietnia 2018 r. (data wpływu 2 maja 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 11 kwietnia 2018 r. (doręczone w dniu 19 kwietnia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest nieprawidłowe.
W dniu 14 lutego 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 25 kwietnia 2018 r. (data wpływu 2 maja 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 11 kwietnia 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.2.JF doręczone w dniu 19 kwietnia 2018 r.
Spółka jest firmą specjalizującą się w sprzedaży innowacyjnych wyrobów medycznych, prowadzącą działalność na terytorium całego kraju. Oferta Spółki obejmuje m.in. urządzenia do przezskórnego leczenia wad serca, leczenia chorób naczyń wieńcowych serca, urządzenia zapobiegające udarom, sprzęt neuroradiologiczny do przezskórnego leczenia naczyń mózgowych czy urządzenia do hipotermii śród naczyniowej. Klientami Spółki są placówki służby zdrowia i szpitale.
W ramach prowadzonej działalności, w celu propagowania i prowadzenia sprzedaży produktów oferowanych przez Spółkę, spółka zatrudnia sieć przedstawicieli handlowych, którzy w ramach swoich obowiązków służbowych odbywają spotkania z personelem medycznym, organizują szkolenia dla lekarzy i innych osób zatrudnionych w służbie zdrowia, uczestniczą w sympozjach i kongresach naukowych dotyczących metod leczenia przy użyciu wyrobów medycznych oferowanych przez Spółkę, zarówno w Polsce jak i za granicą.
Spółka, jako podmiot zatrudniający przedstawicieli handlowych, organizuje i pokrywa w całości koszty związane z opisanymi powyżej obowiązkami służbowymi przedstawicieli handlowych. Aktualnie rozliczanie ww. kosztów z przedstawicielami handlowymi dokonywane jest po ich powrocie z wyjazdu, na podstawie zebranych i przedstawionych przez przedstawicieli dokumentów źródłowych (tj. faktur i rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety). Ta sama procedura jest stosowana w wypadku innych pracowników spółki, którzy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych ponoszą koszty z tym związane np. zakwaterowanie, wyżywienie w trakcie udziału pracownika w kongresie naukowym lub szkoleniu.
Aktualnie Spółka przechowuje przedmiotowe dokumenty w formie papierowej. Z uwagi jednak na dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Ponadto dokumentowanie poniesionych wydatków, szczególnie w związku z wyjazdami zagranicznymi przedstawicieli handlowych i innych pracowników Spółki, stwarza również wiele problemów praktycznych (niszczenie i gubienie dokumentów, przekazywanie dokumentów z dużym opóźnieniem itp.).
Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. W celu usprawnienia procesu dostarczania dokumentów księgowych do centrali Spółki oraz ich właściwego rozliczania, Spółka planuje podjęcie współpracy z firmą oferującą kompleksową obsługę wydatków służbowych pracowników przy wykorzystaniu platformy internetowej i kart płatniczych oraz umożliwienie rozliczeń wydatków pracowników Spółki i wdrożenie systemu elektronicznego przechowywania wszystkich rodzajów dokumentów w „chmurze” w nieedytowalnej wersji. Wdrożenie systemu elektronicznego przechowywania wszystkich rodzajów dokumentów, pozwoli na zarządzania dokumentacją rachunkową i podatkową w sposób niepowodujący jakichkolwiek zmian w ich treści i wyglądzie. Sposób wykorzystania elektronicznego archiwum będzie umożliwiał prowadzenie różnych operacji, w tym w szczególności archiwizację zeskanowanych lub przesłanych w drodze elektronicznej dokumentów, przeglądanie, drukowanie i odszukiwanie według wskazanych kategorii danych, kontrolę dostępu etc. Jednocześnie system archiwizujący będzie zapewniał zachowanie wszystkich parametrów dokumentów zapisanych w bazie bez możliwości ich modyfikowania.
W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF).
Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego, które następnie zostanie przesłane do centrali Spółki lub też działu księgowego, gdzie też dokument w tej formie zostanie zarchiwizowany.
Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze podmiotu zewnętrznego i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu systemu księgowego. Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki lub też firmy zewnętrznej zapewniającej usługi księgowe. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego.
Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację. W przypadku części dokumentów, utylizacja taka byłaby dokonywana bezpośrednio przez upoważnionych pracowników Spółki po otrzymaniu dokumentu księgowego, wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego, utworzeniu nieedytowalnego dokumentu elektronicznego w formacie JPG i przesłaniu tak utworzonego dokumentu do centrali Spółki lub też działu księgowego, gdzie też dokument w tej formie zostanie zarchiwizowany. Taka procedura postępowania byłaby wdrożona np. w przypadku przedstawicieli handlowych ponoszących wydatki w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych oraz innych pracowników odbywających podróże służbowe. Innymi słowy, pracownicy nie byliby już zobowiązani do przywożenia z podróży służbowej i przedstawiania Spółce dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie określonych wydatków związanych z podróżą w formie papierowej, jeżeli dokumenty takie zostałyby przez nich zarchiwizowane i przesłane we wskazany powyżej sposób. Ta sama zasada obowiązywałaby również w wypadku kosztów w celu wykonywania obowiązków służbowych w kraju również poza podróżami służbowymi.
Spółka planuje rozpoczęcie współpracy z firmą prowadzącą platformę internetową do obsługi wyjazdów służbowych pracowników i wydatków służbowych oraz oferującą karty płatnicze do wykonywania transakcji służbowych jak również prowadzącą księgowość i oferującą narzędzia niezbędne do archiwizowania dokumentów we wskazany powyżej sposób. Spółka nie wyklucza również, że w przyszłości zamiast zlecać prowadzenie księgowości zewnętrznym podmiotom, działania te będą wykonywane wewnętrznie przez pracowników Spółki (dział księgowy) z zastosowaniem opisanej powyżej metody archiwizacji dokumentów.
W pierwszej kolejności, celem Spółki jest jednak potwierdzenie, iż planowany sposób archiwizacji dokumentów, zgodny będzie z przepisami podatkowymi i nie wpłynie na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego.
W odpowiedzi na wezwanie wskazano:
na pytanie „Czy Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług; jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia faktur?” - Planowany system dokumentowania wydatków na usprawnić rozliczanie wydatków pracowniczych dokonywanych w trakcie podróży przedstawicieli handlowych/innych pracowników. W konsekwencji, faktury i rachunki będą dotyczyły wydatków związanych z takimi podróżami i bieżącym funkcjonowaniem pracowników Spółki, takich jak zapłata za hotel, za catering, posiłki, materiały biurowe, parking, przejazdy, wyposażenie do samochodów służbowych, autostrady itp. natomiast nie będą to faktury za towary i usługi dotyczące bezpośrednio działalności operacyjnej. W związku z tym kontrola będzie dotyczyła sprawdzenia czy mieszczą się one w założonym budżecie i czy zostały poniesione zasadnie zgodnie z zasadami panującymi w firmie.
na wskazanie aby opisać obieg faktur będących przedmiotem wniosku, ze wskazaniem czynności dokonywanych przez osoby upoważnione do ich dokonywania, z uwzględnieniem przebiegu procesu weryfikacji otrzymywanych faktur - Faktury będą zamieszczane w systemie w formie elektronicznej (skan lub zdjęcie). Po umieszczeniu w systemie, uprawniona osoba mająca dostęp do systemu będzie dokonywała weryfikacji wydatku pod kątem jego zasadności oraz będzie sprawdzała, czy dany wydatek mieści się w założonym budżecie. Następnie decyzja osoby weryfikującej w zakresie uwzględnienia/nieuwzględnienia danego wydatku będzie zatwierdzana przez osobę do tego powołaną.
na pytanie „Czy Spółka posiadać będzie dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienia, umowy, dokumenty transportowe, dowody zapłaty, wezwania do zapłaty lub inne związane z dokonywanymi zakupami towarów i usług udokumentowanymi fakturami, które Spółka zamierza archiwizować elektronicznie?” - Dokumenty uzupełniające nie będą występowały w tym wypadku, gdyż sytuacja odnosi się do faktur i rachunków opłacanych bezpośrednio przez pracowników, związanych z ich wyjazdami służbowymi oraz bieżącą działalnością.
na pytanie „Czy Spółka będzie w stanie w sposób łatwy do prześledzenia potwierdzić związek pomiędzy posiadanymi dokumentami uzupełniającymi a realizowanymi transakcjami dokumentowanymi fakturami? - Nie dotyczy - j.w.
na pytanie: „Czy w przypadku otrzymywania faktur papierowych będą one niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku czy też pracownicy nie będą zobowiązani do przywożenia z podróży służbowej i przedstawiania Spółce dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie określonych wydatków związanych z podróżą w formie papierowej?” - Pracownicy nie będą zobowiązani do przywożenia i przedstawiania Spółce papierowych dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie określonych wydatków. Będą je przesyłać w formacie JPG lub PDF.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (oznaczone we wniosku jako nr 1 i 3):
Czy sposób postępowania Spółki, o jakim mowa w stanie faktycznym w zakresie w jakim dotyczy własnej dokumentacji podatkowej (dokumenty faktur i inne dowody księgowe), w szczególności utylizacja dokumentów uprzednio zarchiwizowanych elektronicznie i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu jest zgodny z przepisami podatkowymi (Ordynacja podatkowa, Ustawa VAT) w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych?
Czy w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur/innych dokumentów księgowych, które będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach/innych dokumentach księgowych w przypadku zniszczenia ich postaci papierowej po ich zarchiwizowaniu elektronicznie i zabezpieczeniu w ramach opisanego systemu?
W opinii Spółki, opisany w stanie faktycznym sposób postępowania z dokumentami podatkowymi, w szczególności utylizacja dokumentów uprzednio zarchiwizowanych elektronicznie i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu jest zgodny z przepisami podatkowymi (Ordynacja podatkowa, Ustawa VAT) w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Analiza regulacji Ordynacji podatkowej
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Jednocześnie przepisy Ordynacji podatkowej nie określają w ogóle sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej, nie precyzuje tego bowiem żadna konkretna regulacja.
Analiza regulacji Ustawy VAT
Zasady dotyczące sposobu i terminów przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami w zakresie VAT są zawarte w art. 112 i 112a Ustawy VAT.
Zgodnie z art. 112, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Z kolei art. 112a Ustawy VAT, zawiera dodatkowe warunki, jakie mają być spełnione przez podatników VAT w zakresie przechowywania faktur. Zgodnie ze wskazaną regulacją, podatnicy przechowują:
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy VAT). Zasada ta nie ma zastosowania jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Jednocześnie podatnicy są obowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z powołanych przepisów wynika, że Ustawa VAT określa warunki przechowywania dokumentów, nie przesądza natomiast co do formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Z tego względu w ocenie Wnioskodawcy przepisy Ustawy VAT nie wykluczają, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane w formie elektronicznej.
Analiza przepisów ustawy o rachunkowości
Jak wynika z art. 73 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Z kolei art. 73 ust. 2 przewiduje, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Co istotne, w świetle tej regulacji wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Należy zauważyć, że do 25 stycznia 2017 r. art. 73 ust. 2 brzmiał inaczej i pozwalał na przeniesienie dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Skoro więc brzmienie tej regulacji od 26 stycznia 2017 r. nie przewiduje już dłużej takiego wymogu, domniemywać należy, że aktualnie dowód księgowy można przechowywać na informatycznym nośniku danych od początku (tzn. podatnik w ogóle nie musi posiadać papierowej wersji takiego dowodu). Prawidłowość takiego stanowiska potwierdza również uzasadnienie do ww. zmiany ustawy, zgodnie z którym: „ Art. 1 pkt 14 ustawy nowelizującej wprowadza nowe brzmienie ust. 2 w art. 73, zgodnie z którym jednostkom umożliwia się przeniesienie określonych dowodów księgowych przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów, jako rozwiązanie ujednolicające przepisy z zakresu rachunkowości z przepisami podatkowymi dotyczącymi podatku od towarów i usług oraz dostosowujące do nowoczesnych rozwiązań umożliwiających digitalizowanie danych”.
Prawidłowość takiego stanowiska znajduje również potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe (przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-165/16-2/ISZ, czy też w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Lodzi z 12 czerwca 2015 r. (sygn. IPTPB3/4518-8/15-3/GG).
W opinii Spółki, w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, które będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur po ich zarchiwizowaniu elektronicznie i zabezpieczeniu w ramach opisanego systemu.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.
Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
W myśl art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Użycie przez ustawodawcę spójnika „i” (a nie „lub”) oznacza, że warunki wystawienia i otrzymania w dowolnym formacie elektronicznym muszą być spełnione łącznie. W konsekwencji fakturami elektronicznymi mogą być tylko faktury wystawione i przesyłane w formie elektronicznej, w ramach ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. w formacie PDF). Nie są zatem fakturami elektronicznymi faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przechowywane w formie elektronicznej.
Zdaniem Wnioskodawcy przepis art. 2 pkt 32 Ustawy VAT nie wyklucza jednak możliwości przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej w wyniku ich digitalizacji (skanowania). Przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnicy mogli przechowywać otrzymane faktury w dowolnej formie, pamiętając przy tym o przestrzeganiu zasad przechowywania faktur określonych w art. 112a Ustawy VAT. Zatem faktury wystawione i otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane przez podatników nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Wynika to z faktu, iż krajowy ustawodawca w procesie implementacji prawa unijnego nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, tj. wprowadzania wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, czyli w takiej, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.
W ocenie Wnioskodawcy, opisane w stanie faktycznym rozwiązania zapewniają spełnienie warunków określonych w art. 106m Ustawy VAT w przypadku zdigitalizowania, wgrania i archiwizowania faktur na serwerze.
Po pierwsze, autentyczność pochodzenia faktury rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury nie budzi wątpliwości. Określa to użytkownik, który digitalizuje fakturę i wgrywa na serwer. Po drugie, planowany system zapewnia integralność treści zeskanowanej faktury przejawiającą się w tym, że uniemożliwiona jest modyfikacja plików lub ingerencja w ich zawartość. Po trzecie, w ocenie Wnioskodawcy nie budzi wątpliwości kwestia czytelności faktury, bowiem procesowi digitalizacji podlegać będą papierowe egzemplarze faktur, wobec których wymóg czytelności został dochowany przez wystawcę danej faktury.
Zatem w sytuacji, gdy Wnioskodawca będzie przechowywać elektronicznie skany faktur w sposób gwarantujący spełnienie przesłanek określonych w art. 106m oraz 112a Ustawy VAT, tj. zapewniający:
czytelność dokumentów,
- Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie 86 ust. 1 Ustawy VAT, tj. w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 Ustawy VAT.
Zatem nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
Wątpliwość Spółki dotyczy zgodności z przepisami podatkowymi sposobu przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych (dokumenty faktur i inne dowody księgowe), w szczególności utylizacji dokumentów uprzednio zarchiwizowanych elektronicznie i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu.
Jak Spółka wskazuje we wdrożonym systemie rozliczania podróży służbowych pracowników zapewniona zostanie integralność treści i czytelność faktur (zastosowanie nieedytowanego formatu PDF), przeglądanie, drukowanie, odszukanie wg wskazanych kategorii, kontrolę dostępu. Jednocześnie system będzie uniemożliwiał modyfikację wszystkich parametrów zapisanych dokumentów przez cały okres aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczne wersje dokumentów będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji. Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników Spółki lub firmy księgowej. Zeskanowane dokumenty przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów oraz umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.
Jednakże - jak wskazano - w przypadku części dokumentów, utylizacja byłaby dokonywana bezpośrednio po otrzymaniu dokumentu księgowego, wykonania zdjęcia dokumentu papierowego (wysokiej jakości), utworzeniu dokumentu elektronicznego w formacie JPG i przesłaniu w tym formacie dokumentu do centrali Spółki lub też działu księgowego w celu archiwizacji. W takim przypadku pracownicy nie będą zobowiązani do przywożenia i przedstawiania papierowych dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków związanych z podróżą. Ta sama zasada obowiązywałaby również w przypadku kosztów poza podróżami służbowymi. Odnośnie kontroli i weryfikacji autentyczności faktur Spółka wskazała, że kontrola będzie dokonywana po umieszczeniu skanu (zdjęcia) w systemie przez uprawnioną osobę pod kątem zasadności wydatku oraz zgodności z założeniami budżetu (czy dany wydatek mieści się w założonym budżecie) i zasadami panującymi w firmie, bez wskazania tych zasad. Poza tym - jak wynika z opisanego zdarzenia - nie będą występowały dokumenty uzupełniające, tj. zamówienia, umowy, dowody zapłaty lub inne dokumenty związane z ponoszonymi wydatkami.
Zatem w przedstawionych okolicznościach Spółka będzie w posiadaniu wyłącznie zdjęć faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z podróżami służbowymi pracowników, a także – jak wskazano – innych wydatków (kosztów) związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych poza podróżami służbowymi. Wbrew temu, co wskazano („nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia”) - Spółka nie będzie dokonywała weryfikacji autentyczności pochodzenia faktur. Jak wskazano w uzupełnieniu wniosku - Spółka będzie przeprowadzała kontrolę budżetową i zasadność ponoszonych wydatków. Zatem nie będzie to kontrola biznesowa zapewniająca autentyczność pochodzenia faktury. Spółka nie wskazała na podejmowanie jakiegokolwiek działania w kierunku sprawdzenia pochodzenia faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług (poza wskazaną kontrolą zasadności wydatku oraz zgodności z założeniami budżetu) zarówno przed zniszczeniem faktury, jak i po jej zniszczeniu podczas posiadania zdjęcia (format jpg). Zatem w opisanym przypadku nie będą podejmowane działania mające na celu dostateczną pewność autentyczności pochodzenia faktury - jej pochodzenia od dostawcy, usługodawcy lub wystawiającego fakturę. Spółka nie będzie również posiadała dowodów na autentyczność pochodzenie faktury przechowywanej w formie zdjęcia przy zniszczeniu faktury bezpośrednio po dokonaniu zakupu - nie będą występowały dokumenty uzupełniające, tj. zamówienia, umowy, dowody zapłaty lub inne dokumenty związane z ponoszonymi wydatkami. Przy czym przechowywany obraz faktury (skan, zdjęcie) nie będzie fakturą elektroniczną, na którą Spółka wyraziłaby zgodę.
Tym samym uznać należy, że Spółka nie będzie zapewniała autentyczności pochodzenia faktur, co wynika z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy oraz art. 106m ust. 4 ustawy. Zatem należy uznać, że Spółka nie zapewni kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu, jako procesu, za pośrednictwem którego Spółka tworzyłaby, wdrażałaby oraz aktualizowała dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej opisanych faktur zakupowych nie zapewnia autentyczności pochodzenia archiwizowanych faktur wymaganej przez powołane przepisy. Tym samym nie zostaną spełnione warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 oraz art. 106m ust. 4 ustawy.
Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest nieprawidłowe.
Spółka w uzasadnieniu zajętego stanowiska powołała wydane interpretacje indywidualne. Wskazać jednakże należy na różnice okoliczności w rozstrzyganych sprawach. W interpretacji IPPP3/4512-165/16-2/ISZ wnioskodawca chciałby, po dacie sporządzenia sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia, a procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała m.in. w następujący sposób:
Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będzie wyznaczony pracownik zatrudniony w dziale finansowym Spółki;
Dokumenty po ich opisaniu, zaakceptowaniu, zapłaceniu oraz zaksięgowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów, które będą przechowywane na serwerze Spółki (w zależności od rodzaju dokumentu), nazwanych w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach.
W ww. interpretacji uznano, że „przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami”. W niniejszej sprawie natomiast dowiedziono, że nie jest spełniona przesłanka zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur otrzymywanych przez Spółkę.
Z kolei interpretacja IPTPB3/4518-8/15-3/GG dotyczy zgodności z przepisami Ordynacji podatkowej sposobu postępowania Spółki, w szczególności utylizacja po zakończeniu roku obrotowego dokumentów uprzednio zeskanowanych i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu. Poza tym wnioskodawca wskazał, że archiwa dokumentów źródłowych (jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych) będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Zatem wskazana interpretacja dotyczy innych okoliczności niż w niniejszej sprawie.
Wątpliwość Spółki dotyczy również zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. fakturach (innych dokumentach księgowych) w przypadku zniszczenia ich postaci papierowej po ich zarchiwizowaniu elektronicznie i zabezpieczeniu w ramach opisanego systemu, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami tych faktur (innych dokumentów księgowych) dokumentujących wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy.
Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi. Przy czym niezbędne jest również spełnienie warunków wynikających z art. 88 ustawy, ograniczających prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego.
Przede wszystkim należy wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione jest od otrzymania faktury, z której podatek naliczony wynika. Zatem faktyczne otrzymanie faktury jest niezbędne do realizacji prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego.
W opisanych okolicznościach Spółka poniesie wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz otrzyma (jej pracownik) fakturę dokumentującą poniesione wydatki. Tym samym, przy spełnieniu pozostałych przesłanek w zakresie odliczenia, w okresie rozliczeniowym otrzymania faktury dokumentującej wydatek - na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy - Spółka nabędzie prawo do faktycznego odliczenia podatku naliczonego. Wobec tego - przy spełnieniu przesłanej wynikających z art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ustawy - Spółka nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturze otrzymanej przez pracownika do tego upoważnionego.
Należy wskazać, że kwestią wtórną jest posiadanie w celu dowodowym dokumentu, z którego wynika prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego. W okolicznościach zniszczenia formy papierowej i dysponowania wyłącznie fotografią (skanem) faktury pierwotnej zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego ostatecznie może nastąpić w wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego. Odmowa prawa do odliczenia wymaga zbadania dokumentów i ustalenia okoliczności faktycznych, co nie jest możliwe w toku dokonywania interpretacji indywidualanej.
Przy czym w opinii Spółki w przypadku, gdy Spółka będzie przechowywać w formie elektronicznej faktur otrzymane w wersji papierowej w sposób gwarantujący spełnienie przesłanek określonych w art. 106m oraz 112a ustawy, tj. zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność dokumentów oraz łatwe ich odszukanie - będzie Jej przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie 86 ust. 1 ustawy. Zatem Spółka zajmując stanowisko w zakresie prawa do odliczenia wskazuje na spełnienie warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia. Jednakże jak wskazano wyżej, stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 uznano za nieprawidłowe z uwagi na niespełnienie warunku zapewnienia autentyczności otrzymywanych faktur oraz ich archiwizowanych wersji elektronicznych, zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 należy uznać za nieprawidłowe.
Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w dniu 12 kwietnia 2018 r. wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie nr KDIP2-1.4010.42.2018.2.JF.
0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF
0112-KDIL2-2.4012.136.2018.1.AP | Interpretacja indywidualna

References: art. 13
 art. 14
 art. 86
 art. 86
 art. 112
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 73
 art. 73
 art. 73
 Art. 1
 art. 73
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 2
 art. 2
 art. 112
 art. 247
 art. 106
 art. 106
 art. 88
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 106
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 86
 art. 88
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 106