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Timestamp: 2018-12-13 04:29:18+00:00

Document:
RESOLUCIÓN 5237 DE 02 DE DICIEMBRE DE 2008
CONTENIDO:ESTABLECE EL MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 8614 DE 2012 ARTÍCULO 4° DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
RESOLUCIÓN 5237 DE 2008
“Por la cual se establece el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional”.
(Nota: Derogada por la Resolución 8614 de 2012 artículo 4° del Ministerio de Defensa Nacional)
en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 2º del Decreto 3123 de 2007, y
Que el comité de archivo como consta en el Acta 004/MDSGDAGAG-2.5 del 1º de diciembre de 2008, recomendó la expedición del presente manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional,
ART. 1º—Adopción. Establecer el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales “MACO” para el Ministerio de Defensa Nacional incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
ART. 2º—Alcance. El manual de correspondencia y comunicaciones oficiales “MACO” de que trata la presente resolución es de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, así:
ART. 3º—Contenido. El presente manual se divide en capítulos, en los cuales se dictan normas para la elaboración de la correspondencia y comunicaciones oficiales, entre las dependencias militares y no militares, entre entidades oficiales y privadas.
ART. 4º—Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se entiende por:
4. Documento electrónico de archivo: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, v.g. e-mail o correo electrónico; es producida por una dependencia de las que trata la presente resolución o recibida por estas de otra entidad, y debe ser tratada conforme a los principios y procesos de correspondencia, comunicaciones oficiales y archivísticos.
Seria/Subserie documental Código
Peticiones 22
Conceptos 15
Tutelas 1.5
ART. 5º—Normas generales para las comunicaciones oficiales militares o policiales. Para la elaboración de las comunicaciones oficiales militares o policiales, se deben observar las siguientes normas:
9. Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje) debe indicarse el número —la sigla de la dependencia de origen— código, serie o subserie según corresponda y la fecha, ejemplo:
Refiérome a su Oficio-003241-CGFM-EMCD3... (número de la serie documental)... del 25-marzo-08. Solicito aclaración a lo dispuesto por ese comando en Radiograma 002351-EMCD1... (número de la serie documental)... del 22-febrero-08.
ART. 6º—Elaboración de las comunicaciones oficiales. Para elaborar las comunicaciones oficiales debe tenerse en cuenta que un oficio o comunicación escrita, contiene tres elementos principales: encabezamiento, cuerpo y final.
• Para la unidad de gestión general:
• Para las Fuerzas Militares:
En la cuarta línea: dependencia de origen. v.g. ayudantía general.
• Para la Policía Nacional:
d) La letra en el membrete timbrado debe ser arial 10 en negrilla y mayúscula fija. El escudo debe ser en lo posible en blanco y negro en dimensiones de 2 cm x 2 cm.
Las dependencias de que trata la presente resolución, a cada comunicación oficial le deberán asignar por medio electrónico o manual un número consecutivo antecedido de la expresión “No”, el cual debe ser seguido de la sigla de la dependencia que emite el documento seguida de un guión y de acuerdo a su tabla de retención documental se estampa el número que le corresponda al documento en según el código, serie y subserie documental, según el caso.
H. La comunicación oficial si se va a guardar en sobre rectangular se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo dejando una pestaña de un centímetro después se hace el último dobles, y se inserta en el sobre en sentido tal que quede en posición de lectura.
En la línea de mando se indica la autoridad de la cual emana la comunicación oficial y en cuyo nombre se firma, se escribe en mayúsculas, en tres líneas iniciando en el margen izquierdo y a cuatro espacios verticales sencillos de la última línea del cuerpo, así:
Modelo comunicación oficial con encabezamiento, cuerpo, final y líneas opcionales:
Comunicaciones oficiales con entidades o dependencias que no correspondan a las Fuerzas Militares o Policía Nacional
ART. 7º—Elaboración de las comunicaciones oficiales con destino a entidades o dependencias que no correspondan a las Fuerzas Militares o la Policía Nacional. Para la elaboración de comunicaciones oficiales con destino a entidades o dependencias que no correspondan a las Fuerzas Militares o la Policía Nacional, deben observarse las siguientes reglas:
A. Modelos de saludo o línea de cortesía:
Tengo el gusto de remitir a Ud....
A. Modelos frases de cortesía en el cuerpo del oficio o comunicación oficial:
Tengo el gusto de acusar recibo de su atenta nota (carta u oficio) del 15 de...
Le agradezco su estimable carta del...
En atención a su comunicación de...
Quedo muy agradecido por su carta de...
Esperando saber de Ud....
c) Formulas para terminar un oficio o comunicación oficial:
Con la seguridad de mi más alta consideración y aprecio...
ART. 8º—Comunicaciones oficiales internas. Las comunicaciones oficiales internas entre oficinas o funcionarios de la misma dependencia, esto es dentro de la unidad de gestión general, dentro del comando general de las Fuerzas Militares, dentro de cada uno de los comandos de fuerza o Policía Nacional, puede elaborarse en uno de los siguientes medios, entre otros:
ART. 9º—Radiogramas, señales, navagramas o similares. La elaboración de radiogramas, señales, navagramas o comunicaciones similares, deberá seguir las siguientes reglas generales:
3. Los medios eléctricos o electrónicos solo deben emplearse cuando el contenido de los mensajes requiere ser conocido con prontitud por el destinatario y/o existe una distancia considerable entre la estación transmisora y la receptora.
8. En la elaboración del radiograma, señal, navagrama o similar debe tenerse en cuenta:
A. El texto debe ir en mayúsculas.
ART. 10.—Memorando. Es una comunicación oficial escrita de carácter interno en cada una de las dependencias a que se refiere la presente resolución, esto es entre otros dentro de la unidad de gestión general, dentro del comando general de las Fuerzas Militares, dentro de cada uno de los comandos de fuerza, o dentro de la Policía Nacional entre otros, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las oficinas o servidores públicos de la misma dependencia.
ART. 11.—Reglas generales para la elaboración de un memorando. Para la elaboración de un memorando deben seguirse las siguientes reglas:
1. Puede elaborarse en los[sic] cualquiera de los siguientes estilos:
ART. 12.—Partes de un memorando. Las partes de un memorando son encabezamiento, cuerpo y final.
c) La letra en el membrete timbrado debe ser arial 10 en negrilla y mayúscula fija. El escudo debe ser en lo posible en blanco y negro en dimensiones de 2 cm x 2 cm.
B. Espacio para recibido (zona 2):
• Tratamiento, nombre y cargo del destinatario y nombre y cargo del remitente, este último separado por coma:
• Tratamiento, nombre y cargo del destinatario este último separado por coma, y cargo del remitente:
• Cargo y dependencia o cargo del destinatario y del remitente:
e) El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos (2) a tres (3) cm del borde superior o a dos (2) interlíneas del membrete;
ART. 13.—Generalidades del trámite de las comunicaciones oficiales. En el trámite de la correspondencia y comunicaciones oficiales se tendrán en cuenta las siguientes generalidades:
ART. 14.—Comunicación oficial recibida. En el trámite de las comunicaciones oficiales recibidas se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
Modelo de registro de comunicación oficial recibida
Nº de la comunicación oficial Sigla o línea de mando dependencia originadora Clasificación decimal código serie y subserie Asunto Destinatario Firma
COMANDO BATALLON DE INGENIEROS Nº 3 “CODAZZI”.
No._______________ BR3-BICOD-S1-008
APOYADA: SI.
Teniente Coronel JOSE JOAQUÍN MORENO CRUZ
ART. 15.—Comunicación oficial enviada o producida. En el trámite de las comunicaciones oficiales producidas o enviadas, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
Modelo de registro diario de comunicación oficial enviada o producida
Nº de la comunicación oficial Sigla y/o línea de mando dependencia originadora Clasificación
decimal serie, subserie y código Asunto Destinatario Firma
Modelo de planilla de entrega de comunicaciones oficiales
ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES
Oficio Clasificación Procedencia Destino Recibí Nombre Firmas Fecha Hora
Modelo de planilla para la distribución de correspondencia por correo
Fecha: __________________________ Planilla Nº _____________________
Correspondencia despachada por correo: ______________________ Aéreo
Nº de Orden Nº de Registro Destinatario Lugar Gramos Valor
ART. 16.—Trámite de las comunicaciones oficiales con clasificación de seguridad. De acuerdo con las normas que sobre el particular establece el manual de contrainteligencia.
ART. 17.—Sobres. La oficina de origen elabora los sobres que las comunicaciones oficiales requieran con los parámetros establecidos como remitente, número de comunicación serie, subserie y código, siglas o línea de mando y los datos completos del destinatario, comprobando que se incluyan los documentos relacionados en el anexo.
ART. 18.—Partes del sobre. El sobre tiene las siguientes partes:
ART. 19.—Tipos de sobre. Los siguientes son los tipos de sobre según su uso:
ART. 20.—Definición. Sello es el elemento empleado para satisfacer las exigencias de clasificación de seguridad y precedencia.
ART. 21.—Empleo y especificación. El uso de sellos cuando así esté ordenado, se debe ceñir a los siguientes aspectos:
ART. 22.—Denominación y uso. En las comunicaciones oficiales militares se usan los siguientes sellos:
1. Sellos de clasificación de seguridad: se usan para imprimir en los documentos la clasificación de seguridad que les corresponda de acuerdo con su contenido y de conformidad con el manual de contrainteligencia.
2. Sellos de precedencia: se emplea para imprimir en forma resaltante, la prioridad de tramitación de las comunicaciones oficiales de acuerdo con el contenido de estas.
ART. 23.—Definición. Acta es una comunicación oficial en la cual se deja constancia y se hace una relación de lo tratado en una reunión, los aspectos revisados en una visita de inspección, así como de la entrega de un cargo o elementos.
ART. 24.—Elaboración. Las actas deben ser elaboradas conforme a las siguientes reglas:
Modelo para acta de entrega en dependencias militares
III. MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPEÑA
XIII. CONSTANCIAS DEL INTERVENTOR
ENTRANTE SALIENTE
Vo. Bo. _______________________
Modelo apéndice de anexo a un acta en dependencias militares
APENDICE__________
DEL ANEXO_________
ACTA No.________/88
ART. 25.—Definición. La circular es una comunicación oficial de carácter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos de interés común de la entidad, unidad o dependencia; se elabora en papel tamaño carta, con membrete; serán firmadas por el Ministro de Defensa, comandante general de las Fuerzas Militares, comandantes de fuerza, director general de la Policía Nacional de Colombia, viceministros, secretario general, directores o servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional que para el cumplimiento de sus funciones requieran de este tipo de comunicación, según corresponda.
ART. 26.—Partes de la circular:
3. Destinatario: a tres (3) interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado se escribe el destinatario(s) en mayúscula sostenida.
5. Texto: se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario cuando no hay asunto o de este si lo hay. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y tratando solo un asunto por circular.
ART. 27.—Definición. Es un acto administrativo emitido por la entidad o dependencia, para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, que faciliten el cumplimiento del plan estratégico institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la directiva, las unidades subordinadas deben cumplir las órdenes emitidas en la misma.
ART. 28.—Clases de directiva:
1. Directiva permanente: su vigencia comprende un periodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia. Las directivas permanentes pueden ser modificadas o derogadas mediante otro acto administrativo, de acuerdo a la evaluación de los resultados obtenidos con su aplicación.
COPIA No. ______ DE _____ COPIAS
FECHA_____ HORA
(5) FAC
(6) PONAL
ART. 29.—Abreviaturas o siglas. Las abreviaturas o siglas del Ministerio de Defensa, comando general, de los comandos de fuerza y de la Policía Nacional, serán las que sean adoptadas de acuerdo al procedimiento fijado para ello, con el objeto de facilitar el cambio de las siglas cuando las necesidades lo requieran, sin tener que editar un nuevo manual de correspondencia y comunicaciones oficiales por desactualización de estas.
ART. 30.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D.C., a 2 de diciembre de 2008.

References: RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 4

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 4
 artículo 2
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