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Archivos y Administración electrónica (parte II) | El almacén de papel
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Archivos y Administración electrónica (parte II)	Publicado el 15 de junio de 2012	por Javi Requejo Tras el anterior artículo donde intenté exponer los principales motivos por los que creo que los archivos debemos implicarnos en el marco de la Administración electrónica, hoy es necesario empezar a entrar en detalles.
Antes de nada, debo decir que, si eres un archivero o archivera tradicional, de esos que leen la gótica cursiva como si estuviera impresa en un libro de bolsillo, tal vez lo que diga en este artículo pueda sonarte un poco a “chino“. Ten paciencia, por favor. 🙂
Y para ello, como haría todo buen “administrativista“, lo mejor es acudir al Régimen jurídico. Como decía el otro día, la normativa española en materia de Administración Electrónica establece la inclusión de los archivos y de los principales procesos archivísticos en el desarrollo de la Administración electrónica, y para empezar, lo mejor es acudir a la primera reglamentación española sobre Administración Electrónica.
Ley 11/2007: Primer acercamiento serio a la e-Administración
Para empezar, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos aborda en sus artículos 29 y 30 las condiciones para reconocer la validez de un documento administrativo electrónico y se regula todo el sistema de copias electrónicas, tanto las realizadas a partir de documentos emitidos originariamente en papel, como las copias de documentos que ya estuvieran en soporte electrónico y las condiciones para realizar en soporte papel copias de originales emitidos por medios electrónicos, o viceversa.
Igualmente, el artículo 31 cita expresamente el “Archivo electrónico de documentos”, explicando que “los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones“.
Vamos a ver. Si de esta frase no se deduce que los archivos, que son aquellas unidades por excelencia encargadas de la conservación de los documentos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares, deben estar presentes en todo esto, que venga alguien y me explique qué es lo que quiere decir.
Real Decreto 1671/2009: Algunas cosas no incluidas en la Ley 11/2007
El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, desarrolla, entre otros apartados, algunos asuntos que nos interesan especialmente a los archiveros como son:
Los métodos de inclusión o adición de metadatos a los documentos electrónicos (artículo 42).
La conservación y metodología de copiado (artículo 43 a 45). Concretamente, en el artículo 43.4 se establece que “Los órganos emisores de los documentos administrativos electrónicos o receptores de los documentos privados electrónicos, o los archivos que reciban los mismos, están obligados a la conservación de los documentos originales, aunque se hubiere procedido a su copiado“.
La destrucción de documentos en soporte no electrónico (artículo 46), estableciendo en su artículo 46.3 que “La destrucción de cualquier tipo de documento diferente de los previstos en los apartados anteriores [aquellos documentos en papel que se han sido reproducidos en copias electrónicas auténticas y aquellos documentos con carácter histórico o relevante], se regirá por lo previsto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original“.
Por si alguien no se ha dado cuenta al leer el artículo 46.3, ese Real Decreto citado, de nombre tan “corto y claro“, es una norma que sí tiene que ver claramente con la legislación archivística tradicional. Es más, es la norma que regula el procedimiento que deben seguir las Comisiones Calificadoras de la Administración General del Estado, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el régimen de eliminación de documentos y posibilidad de conservarlos en soportes distintos al original.
Y hasta aquí llega este segundo capítulo de la serie “Archivos y Administración electrónica“. Aunque queda bastante legislación por ver, no tengo intención de que os tiréis de los pelos ante párrafos y más párrafos de “entretenida” interpretación jurídica.
En el siguiente capítulo de esta serie, intentaré analizar el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad (tanto las ya aprobadas, como las que se encuentran en proceso de aprobación), que suponen el siguiente hito en el camino de la participación de los Archivos en el Desarrollo y mantenimiento de los documentos administrativos electrónicos así como en los propios sistemas de Gestión de cada administración.
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@pcabrera7 @Henararch @SerranMara Con una relación asociativa está bien. Estaría mejor si puedes diseñar y describi… twitter.com/i/web/status/8… 6 hours ago
@SerranMara @Henararch Por mi, no creas. Conozco poco Archidoc y no sé qué hay en PARES de él. Tal vez los papás de… twitter.com/i/web/status/8… 7 hours ago
@unpadreenlaeso https://t.co/jV3XqZBi2r 7 hours ago
@unpadreenlaeso No creo que sea generalizado en archiveros. Más bien, ciertos archivos "históricos" siguen copando… twitter.com/i/web/status/8… 7 hours ago
@Henararch @SerranMara @libnova @iecisa @EjercitoTierra Por todo ello, seguro que fue dificilísimo diseñar una apli… twitter.com/i/web/status/8… 7 hours ago
@Henararch @SerranMara @libnova @iecisa @EjercitoTierra Y más considerando que isad-g no identifica metadatos para… twitter.com/i/web/status/8… 7 hours ago
@Henararch @SerranMara @libnova @iecisa @EjercitoTierra Y seguro que funciona bien y les sirve, como a esos… twitter.com/i/web/status/8… 8 hours ago
RT @pcabrera7: @JaviReq Será una cuestión vital sobre todo en actividades de cambios de formatos o transferencias entre sistemas de distint… 8 hours ago
Pues ojalá no quedase tanto... twitter.com/pcabrera7/stat… 8 hours ago
RT @pcabrera7: @JaviReq Se hará pero serán actividades totalmente distintas 8 hours ago
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References: artículo 31

Real Decreto 
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 artículo 43
 artículo 46
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