Source: https://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/pa-lprp-20122013-fra.html
Timestamp: 2018-06-24 18:22:59+00:00

Document:
ARCHIVÉ - Loi sur la protection des renseignements personnels — Rapport annuel — 201-2013
Rapport annuel de l'Agence des
III. Unité d'échange d'informations
IV. Défis prochains relativement aux ressources
V. Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
VI. Progrès réalisés dans le cadre du Plan d'action pour le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels
VII. Vérification des pratiques relatives à la protection de la vie privée de l'Agence des services frontaliers du Canada
VIII. Résumé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
6. Décret de délégation de pouvoirs
II. Demandes reçues en vertu de la Loi sur protection des renseignements personnels
IV. Prorogations
V. Conclusion des demandes achevées
VI. Exceptions invoquées
VII. Exclusions citées
XI. Plaintes et enquêtes
Annex A – Décret de délégation de pouvoirs
Annex B – Rapport statistique TBS/SCT 350–63
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) présente au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice commençant le 1er avril 2012 et se terminant le 31 mars 2013. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques satisfaisantes mises en œuvre au cours des années précédents.
L'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels est de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. [1]
Comme l'indique le paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. » [2]
Durant l'exercice 2012–2013, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion d'un nombre de plus en plus grand et complexe de demandes de renseignements personnels.
L'ASFC s'acquitte de ses responsabilités avec un effectif d'environ 13 000 fonctionnaires, dont plus de 7 200 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 200 points de service au Canada et dans 39 emplacements à l'étranger. [3]
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) comporte quatre unités : une section de l'administration, deux unités de gestion des cas et une unité de la politique et de la formation. La section de l'administration reçoit toutes les demandes et s'occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance à la sortie et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, elles donnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires en matière d'AIPRP au sein de l'ASFC et elle dispense la formation utile aux employés de l'ASFC. En moyenne, 41 équivalents temps plein (ETP), 5 employés à temps partiel et occasionnels ainsi que 4 consultants travaillaient au sein de la Division de l'AIPRP au cours de l'exercice 2012–2013.
Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'AIPRP. La Division de l'AIPRP fait partie de la Direction du secrétariat général de l'ASFC, qui relève du vice-président de la Direction générale des services intégrés de l'ASFC. Pour respecter les pratiques exemplaires recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) [4], le titulaire du poste de coordonnateur de l'AIPRP est à trois niveaux du président, il jouit d'une délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général, secrétariat général de l'ASFC, qui lui-même rend des comptes au vice-président de la Direction générale des services intégrés.
La Division de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec d'autres instances relevant du portefeuille de Sécurité publique du Canada, incluant le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l'exercice 2009–2010, l'ASFC a créé l'Unité d'échange d'informations (UEI), qui fait actuellement partie de la Division de la politique intégrée, au sein de la Direction des risques stratégiques et de la modernisation, dans la Direction générale des programmes.
Cette unité dessert tous les programmes de l'ASFC grâce à des initiatives d'échange d'informations stratégiques et/ou horizontales qu'elle lance de son propre chef ou qu'elle coordonne. L'UEI détermine les modifications législatives ou réglementaires nécessaires, élabore les politiques internes de divulgation, revoit et rédige des protocoles d'entente et des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui visent l'échange d'informations et elle coordonne les activités d'échange d'informations au nom des participants internes ou externes, y compris des partenaires internationaux.
Dans le cadre de son mandat, l'UEI donnera une orientation, de façon générale et au cas par cas, aux programmes de l'ASFC en ce qui concerne la communication de renseignements prévue à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et au paragraphe 107 de la Loi sur les douanes. L'UEI est l'autorité fonctionnelle des activités d'échange d'informations de l'ASFC.
L'UEI doit veiller également à ce que les dispositions législatives, les politiques et les procédures concernant l'échange d'informations soient clairement et uniformément comprises au sein de l'ASFC. À cette fin, elle élabore des programmes de formation qu'elle dispense aux employés de l'ASFC en consultation avec la Direction de la formation et de l'apprentissage de la Direction générale des ressources humaines.
Lors de l'exercice 2012–2013, l'UEI s'est adonnée à de multiples activités qui touchaient la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment :
la révision de la politique sur l'échange d'informations en vertu de l'article 107 de la Loi sur les douanes. Les nouvelles Lignes directrices sur la communication des renseignements douaniers ont remplacé les Mémorandums D : D1–16–1 : Explication de l'article 107 de la Loi sur les douanes et D1–16–2 : Lignes directrices administratives provisoires visant la fourniture de renseignements douaniers à quiconque, l'autorisation d'accès à ces renseignements à quiconque et l'utilisation de ces renseignements – article 107 de la Loi sur les douanes.
du soutien et de l'encadrement aux secteurs des programmes de l'ASFC pour assurer une approche intégrée et coordonnée envers l'échange d'informations avec les États–Unis dans le cadre de la suite d'initiatives du Plan d'action Par-delà la frontière.
la direction d'un groupe de travail sur l'échange d'informations à l'échelle de l'Agence, qui sert d'organe de consultation pour l'élaboration et la recherche en matière de politique d'échange d'informations à l'ASFC.
la représentation de l'ASFC lors d'initiatives stratégiques relevant de Sécurité publique du Canada en ce qui concerne l'échange d'informations en appui à la sécurité nationale.
la direction de la participation de l'ASFC à l'élaboration et à la mise en œuvre du Traité de partage des renseignements sur l'immigration avec les États-Unis (dirigé par Citoyenneté et Immigration Canada [CIC]).
la rédaction de procédures opérationnelles normalisées concernant l'orientation ministérielle dans le cadre des programmes de renseignement et d'exécution de la loi.
l'élaboration d'une politique sur l'échange d'informations qui tient compte des différentes lois régissant la communication d'information de l'ASFC.
l'élaboration d'une politique sur les dispositions relatives à la communication prévues à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
la rédaction de l'annexe « Échange d'information » en collaboration avec CIC pour le protocole d'entente de CIC et de l'ASFC.
la révision de la formation sur l'échange d'informations pour les nouveaux agents des services frontaliers.
la présentation du cours de formation sur l'échange d'informations de base à 448 employés.
la présentation de séances de formation à plus de 600 employés dans l'ensemble du pays à propos de la nouvelle politique sur l'échange d'informations en application de l'article 107.
la présentation d'une orientation fonctionnelle à l'ASFC dans son ensemble en ce qui concerne l'échange d'informations et les activités de communication.
À la fin de l'exercice 2012–2013, l'effectif de lUEI comptait 7 ETP au sein de son unité.
De plus, la Division de l'AIPRP estime que des ressources additionnelles devront être consacrées aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée afférentes aux initiatives visées par le Plan d'action Par-delà la frontière. Elle s'est donc une fois de plus montrée proactive et a lancé, par l'intermédiaire d'une offre à commandes, un processus visant à retenir les services professionnels de ressources spécialisées ayant, par le passé, élaboré des EFVP complexes et de nature délicate pour des organisations du gouvernement fédéral. Lorsque le processus sera terminé, l'ASFC aura à sa disposition six ressources qualifiées en matière d'EFVP pour l'aider à gérer toutes les étapes liées à l'élaboration d'EFVP.
En outre, le soutien en matière de programmes de la Division de l'AIPRP est de plus en plus sollicité par d'autres ministères et organisations du gouvernement, comme CIC et Service Canada. Les exigences nécessaires à ces institutions sont liées aux demandes du grand public concernant la chronologie des dates d'arrivée au Canada. Pendant l'exercice 2012–2013, la Division de l'AIPRP a affecté huit ETP au traitement de ces demandes.
L'ASFC a toujours joué un grand rôle en ce qui concerne le soutien et la promotion de la protection des renseignements personnels, et l'exercice 2012–2013 n'y a pas fait exception.
La Division de l'AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d'information présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle fournit un service rapide de grande qualité aux demandeurs. En outre, la Division de l'AIPRP dispose d'un réseau de 18 agents de liaison en matière d'AIPRP à travers l'Agence; ils aident à traiter les demandes en cherchant et en recueillant des dossiers et en coordonnant les recommandations au sein de leur direction générale ou de leur région. Cela permet à la Division de l'AIPRP d'optimiser l'efficacité du traitement des demandes afin que les demandeurs reçoivent leur information le plus rapidement possible.
La Division de l'AIPRP a renforcé l'administration du programme de protection des renseignements personnels dans l'ensemble de l'ASFC en mettant en œuvre un processus de récupération des dossiers rigoureux et plus responsable. Depuis janvier 2013, toutes les directions générales et les régions doivent fournir une approbation venant d'un directeur et donner le nom d'experts en la matière pour chaque bureau de première responsabilité prenant part à la recherche, à la récupération et à la fourniture de recommandations touchant des dossiers en réponse à une demande de protection de renseignements personnels. Le nouveau processus est une autre étape de la nouvelle méthode fonctionnelle de l'ASFC envers l'administration du programme.
L'ASFC prend également part à l'initiative des solutions pangouvernementales de l'AIPRP dirigée par le SCT. Cette initiative est axée sur la recherche de solutions et de façons, pour tous les ministères et organismes fédéraux, de centraliser et de moderniser l'administration de l'AIPRP en améliorant la qualité du service et en facilitant l'accès pour les citoyens, tout en réduisant les coûts de traitement pour les institutions. L'une des solutions proposées consiste à envisager la création d'un logiciel de traitement des demandes d'AIPRP qui pourrait être utilisé par toutes les institutions du gouvernement fédéral.
L'ASFC a également une salle de lecture à la disposition des personnes qui souhaitent consulter nos publications ou d'autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le Directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'AIPRP de l'ASFC au 613-941-7431, ou par courriel à : atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :
L'ASFC a reçu 13 379 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2012–2013. Le taux de conformité aux délais prescrits était de 88,1 %, une réalisation remarquable pour l'ASFC, étant donné que le nombre de demandes reçues a augmenté de 100,5 % par rapport à l'année précédente. Cela s'ajoute à l'augmentation de 130,5 % lors du dernier exercice.
Tel que stipulé dans la section « Défis prochains relativement aux ressources », l'augmentation du nombre de demandes d'accès à l'information en matière de protection des renseignements personnels s'explique en bonne partie par les personnes qui veulent des copies de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. Présentement, 76,6 % des demandes d'accès à l'information en matière de protection des renseignements personnels reçues par l'ASFC proviennent de personnes voulant leurs dossiers de voyageurs, et s'en servent pour faire la preuve de leur résidence dans le cadre de programmes d'avantages sociaux administrés par CIC et Service Canada. Compte tenu de l'augmentation des demandes relatives aux dossiers de voyageurs, l'ASFC a entrepris des discussions avec CIC dans le but de trouver une approche plus efficace pour lui donner accès à ces dossiers. À la suite de ces discussions, CIC a mis en œuvre un nouveau formulaire de demande de citoyenneté canadienne fondé sur le consentement, et le Centre de traitement des demandes de Sydney, en Nouvelle–Écosse, a obtenu un accès direct au système de l'ASFC qui génère les dossiers de voyageurs. Malgré la mise en œuvre de ces initiatives, les demandes relatives aux dossiers de voyageurs continuent d'être dirigées vers l'ASFC par d'autres secteurs de CIC. Ces demandes ont aussi une incidence directe sur les lignes téléphoniques du Service d'information sur la frontière de l'ASFC, car les gens utilisent cette ligne pour s'informer de l'état de leur demande. Certains demandeurs s'adressent même aux bureaux d'entrée et aux bureaux régionaux de l'ASFC pour tenter d'avoir accès à leur dossier de voyageur plus rapidement. L'augmentation du nombre de demandes a une incidence sur la capacité de la Division de l'AIPRP à respecter les délais prévus dans la loi; le taux de conformité à l'égard des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est passé sous le taux de rendement attendu de 90 %. Bien que des progrès aient été réalisés, l'ASFC poursuivra ses discussions avec CIC et Service Canada et continuera d'étudier d'autres solutions pour répondre aux demandes de ces clients tout en réduisant le fardeau administratif pour l'ASFC.
La Division de l'AIPRP poursuit aussi la modernisation de son modèle de prestation de services. Tel qu'indiqué dans notre rapport annuel de 2011–2012, un nouveau processus de consultation électronique a été négocié avec CIC afin de promouvoir l'achèvement dans les délais opportuns de consultations de dossiers portant sur des cas d'immigration de clients habituels. Au cours de l'exercice 2012–2013, le processus de consultation électronique a été instauré et a permis la transmission de trousses de consultation sur des dossiers de clients de niveau « Protégé B » ou inférieur au moyen d'un processus de chiffrement des messages. Ce processus a amélioré et facilité le traitement des demandes d'AIPRP pour les deux parties, réduit la duplication des efforts et favorisé la cohérence.
L'ASFC continue à offrir par la voie électronique des réponses aux demandes d'accès à l'information, et dans les faits, les réponses électroniques constituent 5,3 % de toutes les demandes d'accès à l'information en matière de protection des renseignements personnels officielles fermées en 2012–2013.
Trouver et recruter des personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'AIPRP est un défi que doivent relever toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'AIPRP est extrêmement compétitif. La création d'une bonne organisation avec des postes de bon niveau est essentielle pour assurer le succès de nos efforts de recrutement et de maintien en poste de nos employés.
La Division de l'AIPRP a mis en œuvre plusieurs stratégies sur les ressources humaines au courant des deux derniers exercices qui font que la Division est plus à même de maintenir son rendement actuel, et de réduire les répercussions sur cette dernière, malgré les augmentations prévues du côté de la charge de travail pour les demandes d'accès à l'information en matière de protection des renseignements personnels. Une partie du succès de la Division de l'AIPRP est attribuable à son excellent noyau d'employés expérimentés qui ont eu de nombreuses possibilités d'enrichir leurs connaissances et leur expertise au moyen d'occasions de nominations intérimaires et d'affectations. Tout ceci fait partie des stratégies mises en œuvre par la Division de l'AIPRP lors de l'exercice 2010–2011 et qui se sont poursuivies en 2012–2013.
La Division de l'AIPRP a engagé six nouveaux ETP chargés de prêter main-forte pour le traitement des demandes de personnes souhaitant obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. La Division de l'AIPRP a aussi engagé un étudiant universitaire sur une base occasionnelle qui s'est joint à l'unité de la politique et de la formation et elle envisage de poursuivre cette pratique lors de l'exercice 2013–2014.
En 2012–2013, l'ASFC a continué de concentrer ses ressources dans les initiatives de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et fondées sur la sensibilisation aux obligations en matière d'accès dans l'ensemble de l'ASFC. Spécifiquement, 17 séances se sont tenues à laquelle 377 employés de la région de la capitale nationale ont assisté. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l'accent sur les demandes présentées en vertu des lois et des principes d'obligation à prêter assistance, ainsi que les autres éléments obligatoires requis par le SCT. La même séance a aussi été donnée à 9 reprises à 166 employés dans 2 régions, et nous comptons l'offrir à d'autres régions au cours du prochain exercice.
La Division de l'AIPRP continue de participer activement à un groupe de travail sur le développement communautaire, dirigé par le SCT, qui est chargé de concevoir des modèles organisationnels génériques pour l'AIPRP, de rédiger des descriptions de poste et d'énoncer les compétences génériques qui y sont associées. Le but de ce groupe de travail est de permette aux organisations de faire face aux différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'AIPRP et pour appuyer le perfectionnement des employés et de l'organisation dans ce domaine à l'échelle de l'administration publique centrale.
Enfin, l'ASFC a été invitée par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) à participer à une table ronde à l'occasion du quatrième atelier annuel sur l'EFVP. Cette table ronde a réuni des employés de la Division de l'AIPRP de l'ASFC, de CIC et de la GRC venus expliquer l'approche qu'ils privilégient lorsque vient le temps de mettre en œuvre un processus d'EFVP qui touche plusieurs institutions.
Au cours des deux dernières années, l'ASFC a travaillé sans relâche pour donner suite aux recommandations du SCT visant l'amélioration de son chapitre dans Info Source. Le contenu du chapitre de l'ASFC dans Info Source est maintenant organisé par fonctions, programmes et activités de l'institution, et toutes les catégories de dossiers et fichiers de renseignements personnels figurent maintenant sous les programmes et activités auxquels ils se rapportent. Le chapitre de l'ASFC dans Info Source répond aux exigences du SCT, et l'ASFC continuera de réviser son chapitre dans Info Source tout au long de l'exercice 2013–2014, conformément aux exigences du SCT.
De plus, dans le cadre de l'initiative de modernisation d'Info Source, le SCT a lancé un projet pilote de publication décentralisée auquel l'ASFC a accepté de participer. Le SCT a d'ailleurs félicité l'ASFC pour sa participation et son appui. Le projet pilote permet de diminuer le fardeau inhérent à l'établissement de rapports de l'ASFC, d'enrichir l'information présentée sur son site Web, de favoriser l'ouverture et la transparence et de donner aux utilisateurs un accès à l'ensemble du contenu. Pour l'exercice 2013–2014, l'ASFC a accepté de continuer à collaborer à l'atteinte de l'objectif du SCT, qui souhaite que toutes les institutions publient elles–mêmes leur chapitre dans Info Source d'ici décembre 2013. L'ASFC prêtera aussi main–forte au SCT pour l'établissement du processus de mise en œuvre temporaire et à long terme, l'élaboration de procédures appropriées, la mise en commun des pratiques exemplaires, l'amélioration de la fonctionnalité des publications dans Info Source et l'encadrement des nouvelles institutions qui se joindront au processus.
La Division de l'AIPRP continue de se charger officieusement de la préparation des dossiers de l'ASFC, pour les programmes internes, comme s'ils avaient été demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l'AIPRP a reçu 93 demandes officieuses de cette nature au cours de l'exercice 2012–2013.
VI. Progrès réalisés dans le cadre du Plan d'action pour le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP)
Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels est une analyse des carences dans la façon dont l'ASFC administre le programme de protection des renseignements personnels et il fournit une gamme de recommandations pour la formation, les outils, les mesures de rendement et les structures de gouvernance permettant de combler les éventuelles carences. Forte de ces recommandations, la Division de l'AIPRP, en consultation avec les responsables des principaux programmes, a élaboré et présenté, en 2011, un plan d'action sur trois ans pour mettre en œuvre les recommandations du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Des progrès considérables ont été réalisés lors de l'exercice 2012–2013 grâce à l'application des recommandations les plus critiques figurant à l'étape 2 du CGPRP, ce qui a permis d'assurer transparence, responsabilité et leadership en matière de protection du droit à la vie privée.
La Division de l'AIPRP a travaillé en collaboration avec le programme de gestion de l'information à la conception d'un outil conjoint d'apprentissage virtuel en ligne sur la gestion de l'AIPRP et de l'information à l'intention des employés de l'ASFC. Cet outil permettra aux employés d'accroître leur connaissance de la gestion de l'information, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques et directives applicables du SCT. En connaissant les mesures liées aux demandes d'AIPRP et l'importance de la gestion de l'information, les employés seront mieux à même de comprendre leur rôle et leurs responsabilités et d'aider le ministre à respecter ses obligations en vertu des deux lois susmentionnées. Selon ce qui est prévu, l'outil devrait être accessible à tous les employés dans le premier trimestre de l'exercice 2013–2014.
En réponse à la recommandation critique concernant la proposition d'une formation spécialisée en AIPRP sur l'EFVP et Info Source, l'ASFC a inclus, dans ses séances de sensibilisation à l'AIPRP, une composante consacrée exclusivement à expliquer le rôle d'Info Source, et que son but principal est d'aider les gens à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l'AIPRP a également développé des ressources pour aider les employés de l'ASFC dans la préparation d'une EFVP. Un questionnaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été développé et constitue la première étape du processus qu'entreprennent les programmes pour déterminer si, oui ou non, une EFVP ou d'autres mesures sont nécessaires. Une fois rempli, le questionnaire est examiné par la Division de l'AIPRP, qui formule alors des recommandations sur les mesures appropriées devant être mises en place par les programmes. Si une EFVP est recommandée, la Division de l'AIPRP rencontre le programme concerné pour expliquer, étape par étape, toutes les exigences à respecter dans l'élaboration du document. La Division de l'AIPRP a également créé un modèle d'EFVP annoté qui guide les programmes à chaque section. Au cours de l'exercice 2013–2014, la Division de l'AIPRP continuera à peaufiner les procédures et ajoutera, à sa séance de sensibilisation, une nouvelle composante qui portera sur ces mesures.
À l'appui des obligations fondamentales relatives aux droits de la protection des renseignements personnels, l'ASFC a annoncé la nomination d'un chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) au sein de l'Agence et la création d'un comité de surveillance de la protection des renseignements personnels. Le CPRP a pour tâche de favoriser la cohérence, la sensibilisation, le soutien et le leadership au sein de la haute direction dans les dossiers complexes de protection des renseignements personnels. Présidé par le CPRP, le Comité de surveillance de la protection des renseignements personnels est formé de cadres des principaux programmes et secteurs fonctionnels, qui se rencontrent chaque trimestre pour étudier les nouvelles politiques, les problèmes de conformité, les atteintes à la vie privée, les EFVP et les initiatives de sensibilisation à la protection de la vie privée.
Comme il a été mentionné dans la section « Rendement » du présent rapport, développé en consultation avec la Division de la Sécurité et normes professionnelles, la Division de l'AIPRP a mis en œuvre un protocole en cas d'atteinte à la protection des renseignements personnels pour l'ASFC. Ce protocole dicte les étapes que doivent suivre les employés, les agents, les étudiants ou les entrepreneurs qui découvrent une possible atteinte à la vie privée. Il permet de veiller à ce que de telles atteintes soient rapidement maîtrisées et de prévenir celles qui pourraient se produire dans l'avenir.
Au cours de l'exercice financier 2013–2014, l'ASFC continuera de donner suite aux recommandations les plus critiques formulées dans le CGPRP en lançant l'étape 3 du Plan. Parmi les recommandations clés qu'elle appliquera figure la création d'un code d'éthique pour la protection des renseignements personnels à l'intention de l'Agence. La Division de l'AIPRP travaillera aussi de concert avec la Division de la gestion de l'information à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une initiative d'épuration des renseignements personnels non utilisés. Cette initiative sera axée sur le déclassement approprié des renseignements personnels qui ne sont plus requis pour les besoins des programmes. Le CGPRP et le plan d'action qui y est associé renforceront grandement la conformité de l'Agence aux exigences législatives et aux politiques.
Aucune vérification des pratiques de l'ASFC en matière de protection des renseignements personnels n'a été effectuée pendant l'exercice 2012–2013.
VIII. Résumé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
En 2012–2013, l'ASFC a entrepris quatre EFVP et en a achevé deux entrepris durant l'exercice précédent. Ces deux EFVP achevé – Norme d'intégrité élevée pour les enquêtes de sécurité sur le personnel et Phase 1 Entrée/Sortie – ont été remis au Commissariat à la protection de la vie privée afin qu'il les examine et les commente.
En novembre 2007, le Comité de gestion de la haute direction de l'ASFC a approuvé l'élaboration de tous les processus requis pour mettre en œuvre des mesures d'enquête de sécurité sur le personnel améliorées visant à réduire le risque d'infiltration et de corruption et de maintenir l'intégrité du programme conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement pour tous les postes de l'ASFC, et la création d'une norme d'intégrité élevée en matière d'enquêtes de sécurité sur le personnel de l'ASFC. Un résumé de l'EFVP a été affiché sur le site Web de l'AIPRP de l'ASFC au: http://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/hipsss-nieesp-fra.html
Phase 1 Entrée/Sortie
En 2011, les gouvernements du Canada et des États-Unis ont rendu public le document Par–delà la frontière : une vision commune de la sécurité du périmètre et de la compétitivité économique, établissant un nouveau partenariat à long terme articulé autour d'une approche de la sécurité et de la compétitivité économique qui repose sur le périmètre commun, et par la suite, le Plan d'Action Sécurité du périmètre et compétitivité économique (Plan d'action), qui établit les priorités communes à la réalisation de cette vision. Afin de respecter les engagements du Plan d'action, le Canada et les États-Unis entreprennent l'Initiative d'entrée/sortie. Un résumé de l'EFVP a été affiché sur le site Web de l'AIPRP de l'ASFC au : http://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/pias-sefp-fra.html.
Au cours de l'exercice financier 2012–2013, 199 divulgations ont été effectuées par l'ASFC en application de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l'exercice financier 2012–2013, 12 divulgations ont été effectuées par l'ASFC en application de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans chacun des cas, uniquement le fait que ces individus étaient renvoyés du Canada était divulgué conformément à la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés.
Ces divulgations ont servi à démontrer que les objectifs et l'intégrité du système d'immigration ainsi que la protection de la santé et de la sécurité des Canadiens ont été maintenus au Canada. Il est dans l'intérêt du public de savoir que le ministère de la Sécurité publique est engagé à s'acquitter de ce mandat.
L'équilibre entre le besoin du public de savoir et la protection de la vie privée d'un individu est une préoccupation de l'ASFC, et dans chacun de ces cas, il a été déterminé que l'intérêt public l'emportait sur toute atteinte qu'une divulgation de mesure de renvoi aurait sur ces individus.
Dans chacun des cas, le Commissariat à la protection de la vie privée a été avisé de la divulgation.
En 2012–2013, l'ASFC a continué de raffiner ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs, tout en faisant face à une augmentation de la charge de travail. D'après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévus par la loi est resté élevé.
L'ASFC a reçu 13 379 demandes de renseignements personnels en 2012–2013, une augmentation de 100,5 % par rapport à l'année précédente. L'ASFC a répondu à 13 191 de ces demandes en 2012–2013, une proportion de 98,6 % du nombre total de demandes reçues. En tout, 650 demandes avaient été reportées de l'exercice 2011–2012, et 838 demandes ont été reportées à l'exercice 2013–2014.
Pour le traitement des 13 191 demandes auxquelles elle a répondu, l'ASFC a passé en revue plus de 496 176 pages, ce qui représente une moyenne de 37,6 pages par demande. Elle a fait parvenir aux auteurs 32 175 pages complètes (6,5 % des pages traitées) et 461 333 pages contenant seulement de l'information partielle (la catégorie de réponse la plus fréquente, avec 93 % des pages traitées). Elle a dû invoquer une exemption complète pour 181 pages (moins de 0,1 % des pages traitées). Enfin, elle a passé en revue 2 487 pages visées par une demande qui a finalement été abandonnée par son auteur (0,5 % des pages traitées). L'augmentation du nombre de pages passées en revue au cours des dernières années a des répercussions sur le traitement des demandes, puisqu'il faut plus de temps pour la révision et l'approbation.
Sur les 13 191 demandes traitées au cours de l'exercice 2012–2013, l'ASFC a répondu à 4 592 demandes, une proportion de 34,8 % de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. En outre, l'ASFC a répondu à 5 698 demandes (43,2 %) dans un délai de 31 à 60 jours, à 2 820 demandes (21,4 %) dans un délai de 61 à 120 jours, alors que 81 demandes (0,6 %) ont nécessité 121 jours ou plus pour leur traitement.
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la loi s'ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet une prorogation dans les cas suivants :
des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande, car elle ne peut être achevée à l'intérieur du délai original;
il faut plus de temps aux fins de la traduction ou pour convertir les renseignements personnels en un autre format.
Au total, le délai a été prorogé dans 8 028 cas en 2012–2013. Cette quantité inhabituelle de demandes de prorogation de la part de l'ASFC est en grande partie attribuable à l'augmentation du nombre de demandes de dossiers de voyageur. À cet égard, des prorogations se sont avérées nécessaires dans 7 831 cas (97,5 %) puisque le respect du délai original aurait nui aux opérations de l'établissement. De plus, 197 demandes (2,5 %) ont été prorogées en raison de consultations. La Division de l'AIPRP n'a pas demandé de prorogation pour la traduction de documents.
Sur les 13 191 demandes au titre de la protection des renseignements personnels traitées en 2012–2013, l'ASFC a communiqué la totalité des informations demandées dans 78,2 % des cas (10 318 demandes), le résultat le plus fréquent pendant la période visée. De plus, 13 % des cas (1 714 demandes) ont fait l'objet d'une communication partielle. En outre, 4,9 % (641 demandes) étaient des demandes pour lesquelles il n'existait aucune documentation. De plus, 3,9 % des demandes traitées (512 demandes) ont été abandonnées. L'abandon peut survenir à n'importe quelle étape du traitement d'une demande. Enfin, moins de 0,1 % des demandes ont fait l'objet d'une exemption complète (6 demandes) ou d'une exclusion complète (aucune demande).
Bien que la majorité des renseignements soient de nature délicate, l'ASFC fait tout pour communiquer le plus d'information possible tout en respectant l'esprit de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des exceptions invoquées par l'ASFC relèvent de quatre articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 26, qui protège des renseignements concernant un tiers a été invoqué dans 1 362 cas (45,2 %). L'article 22, qui protège la divulgation de documents qui pourraient éventuellement porter préjudice à l'application d'une loi fédérale ou provinciale ou à une enquête légitime, a été invoqué dans 782 cas (26 %). L'article 21, qui interdit la divulgation de documents qui éventuellement pourraient porter préjudice aux relations internationales, à la défense du Canada ou à tout autre État allié ou associé au Canada, a été invoqué dans 439 cas (14,6 %). L'article 19, qui interdit la divulgation de dossiers contenant des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel, a été invoqué dans 395 cas (13,1 %). Dans les 32 cas restants (1,1 %), ce sont les articles 20, 25 ou 27 qui ont été invoqués.
En ce qui concerne le rapport sur les exceptions, si on invoque cinq articles différents pour une demande, l'ASFC indique dans son rapport le recours à une exception aux termes de chaque article pertinent. Si la même exception était invoquée plus d'une fois pour une même demande, elle n'est citée qu'une seule fois dans le rapport.
En vertu de l'article 69, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux documents de bibliothèques ou de musée conservés uniquement à des fins de références ou d'exposition, ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. Les renseignements personnels que la Société Radio-Canada recueille, utilise ou communique uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires sont exclus conformément à l'article 69.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Enfin, les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada sont exclus de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l'article 70.
Ainsi, on s'est prévalu d'exclusions 2 fois, soit pour moins que 0,1 % des demandes traitées pendant l'exercice 2012–2013.
Exclusions invoquées en 2012–2013
Alinéa 69 (1)(a)
Alinéa 69 (1)(b)
Alinéa 69.1
Alinéa 70 (1)(a)
Alinéa 70 (1)(b)
Alinéa 70 (1)(c)
Alinéa 70 (1)(d)
Alinéa 70 (1)(e)
Alinéa 70 (1)(f)
Alinéa 70.1
En tout, au cours de l'exercice 2012–2013, l'ASFC a reçu 105 demandes de consultation relatives à la protection des renseignements personnels, que ce soit de la part d'autres institutions du gouvernement ou d'autres organisations. Lors de ce même exercice, elle a donné suite à 110 d'entre elles. Du nombre total de demandes, 10 étaient des demandes présentées en 2011–2012 et demeurées en suspens, et cinq ont été reportées à l'exercice 2013–2014.
Des 110 demandes de consultation auxquelles l'ASFC a donné suite au cours de l'exercice 2012–2013, 89 (80,9 %) ont été traitées en 30 jours ou moins. La recommandation de divulgation complète a été appliquée pour 46 demandes (51,7 %) et celle de divulgation partielle pour 42 (47,2 %). En outre, l'ASFC a fait la recommandation de consulter avec une autre institution dans 1 cas (1,1 %).
Le délai de traitement des 21 autres demandes de consultation (19,1 %) a été supérieur à 30 jours. En ce qui concerne ces demandes, la recommandation de divulgation complète a été appliquée à un cas (4,8 %) et celle de divulgation partielle à 19 cas (90,4 %). Aussi, l'ASFC a fait la recommandation de consulter avec une autre institution dans 1 cas (4,8 %).
Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels expose comment le CPVP reçoit les plaintes d'individus et fait enquête relativement à l'information de nature confidentielle détenue par une institution gouvernementale. Parmi les plaintes que le CPVP peut choisir d'instruire, mentionnons : le refus d'accès à des renseignements personnels, l'allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental ou le cas où un particulier n'a pas eu accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.
Au cours de l'exercice 2012–2013, 28 plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ont été portées contre l'ASFC, une diminution de 48 % par rapport à l'exercice 2011–2012. Cela représente 0,2 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. Ces plaintes ont porté sur un retard (13), le recours à des exceptions ou à des exclusions (6), l'utilisation ou la divulgation (5), la prorogation (1), le refus de communiquer des renseignements ou des informations manquantes (1), la langue (1) et d'autres motifs (1).
Vingt-quatre plaintes non réglées ont été reportées de l'exercice 2011–2012. La Division de l'AIPRP a reçu 28 plaintes au titre des renseignements personnels en 2012–2013. Un total de 26 plaintes sont reportées à l'exercice financier 2013–2014. Pendant l'exercice 2012–2013, le CPVP a réglé 26 plaintes touchant les renseignements personnels qui avaient été déposées contre l'ASFC.
Parmi les plaintes réglées, 8 se sont avérées justifiées, 10 n'étaient pas justifiées et 7 ont été abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l'affaire est revue par des gestionnaires délégués et les processus sont modifiés s'il y a lieu. À titre d'exemple, les prorogations peuvent faire l'objet d'un examen pour vérifier si le délai de traitement se justifie par rapport à la complexité de la demande.
Plaintes réglées en 2012–2013
Fondées avec recommandations – réglées 5
Fondées sans recommandation – réglées 3
Non fondées 10
Abandonnées/annulées 7
Non justifiées 1
Aucune question importante n'a été soulevée à la suite des plaintes et des enquêtes en matière de protection des renseignements personnels.
Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l'exercice financier 2012–2013.
L'ASFC a eu à relever de nombreux défis au cours de l'exercice 2012–2013. La mise en place de nouveaux processus ainsi que la formation donnée aux employés ont contribué à la rationalisation des délais de traitement, une mesure devenue nécessaire compte tenu des volumes de plus en plus importants et de la complexité toujours plus grande des demandes. De plus, les activités de l'ASFC en matière de ressources humaines lui ont permis de rehausser son expertise au chapitre de l'AIPRP, de maintenir ses employés en poste et d'assurer leur perfectionnement. Cependant, certains défis demeurent, et le perfectionnement continu des employés ainsi que l'amélioration des programmes de l'Agence continueront d'être des priorités importantes en 2013–2014. Aussi, la mise en œuvre de nouvelles mesures et le déploiement d'efforts pour trouver des solutions à l'augmentation continue des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels seront essentiels pour permettre à l'ASFC de se conformer aux exigences de la loi en matière de délais.
Annese de l'Agence des services frontaliers du Canada
Annex B – Rapport statistique TBS/SCT 350–63–2012 : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
[1] Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C., 1985, ch. P–21, page 1
[2] Idem, p. 42–43
[3] Site Web de l'Agence des services frontaliers du Canada, À notre sujet – Ce que nous faisons, consulté le 12 avril 2012.
[4] Site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor, Rapport sur l'étude du SCT sur les Pratiques exemplaires pour les demandes d'accès à l'information faisant l'objet d'un traitement particulier, consulté le 12 avril 2013.

References: l'article 72
 l'article 8
 l'article 107
 l'article 107
 l'article 8
 l'article 107
 L'article 15
 L'article 26
 L'article 22
 L'article 21
 L'article 19
 l'article 69
 l'article 69
 l'article 70