Source: https://klug-personal.de/Datenschutz
Timestamp: 2019-06-20 01:07:11+00:00

Document:
Datenschutz | Klug Personalmanagement
für die Nutzung der Webseite https://www.klug-personal.de im Hinblick auf Recruitingverfahren Stand: 10.06.2018
Verantwortlich für die Datenverarbeitungen auf dieser Webseite ist im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG (im Folgenden „Klug GmbH & Co. KG“)
vertreten durch die Geschäftsführerin Nicole Klug
Tel.: +49 (0)30 847 10 86 0
E-Mail: buero@klug-personal.de
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ggf. aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie Ihre Lebenslaufdaten.
Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite (Ziffer 4), der Kunden- und Interessentendatenverarbeitung (Ziffer 5) sowie im Rahmen von Recruitingverfahren (Ziffer 6) bei der Klug GmbH & Co. KG auf.
4.1. Zu IP-Adressen
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem die Webseite gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen die Webseite schließlich nutzen – angepingt. Um die Daten zu liefern, muss der Webserver die IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert.
- Das Land aus dem der Besucher kommt
Falls Sie sich fragen, warum wir das hier alles überhaupt erläutern: Die IP-Adresse gilt nach inzwischen überwiegender Rechtsauffassung als personenbezogenes Datum. Seit dem 25.05.2018 wird dies auch gesetzlich durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechend definiert. Und wenn die IP-Adresse als personenbezogenes Datum qualifiziert wird, dann müssen wir darüber aufklären, dass wir diese zu dem Zweck, dass Sie die Webseite überhaupt nutzen können, kurzfristig verarbeiten.
Auf unserer Webseite ist der Trackingdienst Universal Analytics (vormals: Google Analytics) eingebunden. Über die Einbindung und Funktionsweise dieses Dienstes klären wir im Folgenden auf. Universal Analytics ist ein Webanalysedienst der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States (künftig: Google), mit dessen Hilfe die Interaktion der Besucher mit der Online-Plattform analysiert und somit die Online-Plattform weiter verbessert werden kann. Hierzu wird von Google ein Cookie gesetzt (Textdateien, die auf dem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch den Nutzer ermöglichen). Dieser Cookie verarbeitet die folgenden Daten:
- die IP-Adresse (gekürzt)
Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Allerdings haben wir die IP-Anonymisierung auf unserer Online-Plattform aktiviert. Aufgrund dessen wird die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum von Google vor der Übertragung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Google die oben genannten Informationen benutzen, um die Nutzung der Webseite auszuwerten und um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen. Die im Rahmen von Universal Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 I f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, das grundsätzliche Nutzungsverhalten auf der Webseite nachvollziehen zu können, um die Angebote auf der Webseite dem Nutzungsverhalten entsprechend optimieren und so das eigene unternehmerische Geschäft stärken zu können. Ein entgegenstehendes berechtigtes und überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass mittels des UA-Cookies der Browser-Typ, das verwendetes Betriebssystem, die IP-Adresse (gekürzt) sowie die Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet werden, ist nicht ersichtlich. Wir können die Daten selbst nicht zu konkreten Personen in eine Beziehung setzen.
Google ist uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet.
Sie können die Speicherung der Cookies von Universal Analytics (Google Analytics) (wie auch von anderen Cookies) durch eine entsprechende grundsätzliche Einstellung der Browser-Software verhindern (unter „Einstellungen“ bei den meisten Browsern zu finden); es ist allerdings erneut darauf hinzuweisen, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich nutzen können.
Darüber hinaus können Sie die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf die Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. der IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-PlugIn herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
5. Datenverarbeitung bei Kunden- und Interessentenanfragen über die Webseite
Wenn Sie mit uns als Kunde oder als Interessent Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen.
5.1. Kontaktaufnahme via Kontaktformular für Unternehmer
- Telefon-/ bzw. Faxnummer
- Ihr Anliegen (ggf. Ihre gesuchten Qualifikationen)
- ggf. angehängte Dokumente (z.B. Anforderungsprofile)
6. Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren
Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie deren Nutzung und über den Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren auf.
6.1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren
Bei einer Datenverarbeitung zum Zweck der Arbeitnehmerüberlassung („Zeitarbeit“) ist die Klug GmbH & Co. KG als Arbeitgeber der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Bei einer Datenverarbeitung zum Zwecke der Personalvermittlung ist Verantwortlicher der Datenverarbeitung der jeweils beauftragende Kunde, der Klug GmbH & Co. KG mit der Besetzung einer Stelle beauftragt hat. Die Klug GmbH & Co. KG übernimmt die Personalgewinnung und –vermittlung für den Kunden im Auftrag und ist dem Kunden über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Der Verantwortliche (Auftraggeber der Personalvermittlung, potentieller zukünftiger Arbeitgeber) wird dem Betroffenen vor Übermittlung der personenbezogenen Daten genannt und das Einverständnis zur Übermittlung eingeholt.
6.2. Verarbeitung von Bewerberdaten zum Zweck der Personalvermittlung und der Arbeitnehmerüberlassung
Die Klug GmbH & CO. KG ist ein Dienstleister für Personalvermittlungen und Arbeitnehmerüberlassungen. Wenn Sie sich auf eine Stellenausschreibung bewerben, verarbeiten wir die Bewerberdaten, die Sie uns als Bewerber über die folgenden Wege zusenden:
Dabei verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien von Ihnen:
- Vom Bewerber zugesandte Daten zur beruflichen Qualifikation wie
-- Lebenslaufdaten (oft einschl. Bewerbungsfoto)
-- Zeugnisse
-- Nachweise zu Berufs- und Studienabschlüsse sowie sonstige Qualifikationen
-- Arbeitszeugnisse
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt sowohl im Auftrag eines Kunden im Rahmen der Personalvermittlung sowie zu unserer eigenen Personalsuche. Die einschlägige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Neu), da die Bewerbungen zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgt. Als Auftragnehmer ist die Klug GmbH & Co. KG ihren Kunden im Rahmen der Personalvermittlung über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet.
Ergibt sich im Bewerbungsverfahren keine Passung, übernehmen wir Sie – sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben – in den „Talentpool“ der Klug GmbH & Co. KG, damit wir in Zukunft mit interessanten Karriereperspektiven an Sie herantreten dürfen.
6.3. Verarbeitung von Kandidatendaten zum Zweck des aktiven Rekrutierens für die Direktvermittlung und für die Arbeitnehmerüberlassung (Sourcingverfahren)
Zur Personalgewinnung betreibt die Klug GmbH & Co. KG auch aktive Rekrutierungen (sog. „Sourcingverfahren“), d.h. wir suchen aktiv in sozialen Netzwerken, in Foren oder an sonst allgemein zugänglichen Orten insbesondere online nach potentiellen Kandidaten.
Im Rahmen dieser Sourcingverfahren verarbeitet die Klug GmbH & Co. KG die offensichtlich öffentlich gemachten Daten wie
- Daten zur beruflichen Qualifikation
- ggf. Telefonnummer(n)
Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten von potentiellen Kandidaten einer Personalvermittlung, die die Kandidaten selbst offensichtlich öffentlich gemacht haben, zu Zwecken der Personalgewinnung zu verarbeiten. Ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse der Kandidaten, dass diese Daten nicht durch die Klug GmbH & Co. KG zu diesen Zwecken erhoben wurden, ist nicht ersichtlich, da ausschließlich durch die Betroffenen selbst öffentlich gemachte Daten, welche der Sozialsphäre zuzuordnen sind, verarbeitet und zudem nur über den hier in den Löschfristen benannten Zeitraum (8 Monate, vgl. Ziffer 8.3) aufbewahrt werden.
Eine längere Verarbeitung der Daten erfolgt nur dann, wenn hierfür eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt wurde.
Von einer Benachrichtigung derjenigen Kandidaten, deren Daten im Rahmen eines aktiven Rekrutierungsverfahrens zu Zwecken der Anlage des Talentpools verarbeitet, aber welche schlussendlich nicht im Hinblick auf die in Rede stehende Stelle angesprochen und deren Daten nach Ziffer 8 nach acht Monaten gelöscht werden, wird aufgrund der Unverhältnismäßigkeit des damit verbundenen Aufwandes gemäß Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO abgesehen und gleichsam nach Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO an dieser Stelle über die vorgenommene Datenverarbeitung informiert.
7. Zweckgebundene Datenverwendung, Empfänger der Daten, Weitergabe der Daten
Neben den Verantwortlichen (vgl. Ziffer 1) sind unsere Dienstleister IT-Risch und Landwehr Computer und Software GmbH sowie unser Hosting-Anbieter 1&1 Internet SE Empfänger Ihrer Daten. Mit diesen Dienstleistern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, sodass die Dienstleister Daten allein nach unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle verarbeiten.
Für Online-Bewerbungen auf unserer Website und unserer Stellenbörse nutzen wir „persy“, ein web-basiertes Tool zur Bewerbererfassung und -verwaltung auf der Website unseres Dienstleisters der GermanPersonnel e-search GmbH, mit der wir ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben.
Die Klug GmbH & Co. KG wird personenbezogene Daten nur an Dritte weitergeben soweit der Bewerber hierzu ausdrücklich eingewilligt hat oder eine rechtliche Verpflichtung hierzu besteht. Die Klug GmbH & Co. KG benutzt zu den vorgenannten Zwecken ebenfalls den Dienstleister GermanPersonnel, insbesondere dessen elektronisches Recruiting Tools „persy“ (Stellenanzeigenerstellung- und verwaltung sowie Bewerberverwaltung), das den entsprechenden datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegt.
Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen konkreten Auftraggeber erfolgt nicht ohne Ihr Einverständnis, um Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.
Neben den Verantwortlichen der Webseite sind die oben angegebenen Auftragsverarbeiter Empfänger Ihrer Daten. Diese Empfänger sind uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet. Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.
Dem Bewerber ist es nicht gestattet, fremde Daten aus dem Bewerbererfassungs- und Verwaltungssystem/Jobbörse von Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG an Dritte weiterzugeben. Für den Fall der Zuwiderhandlung ist die Klug GmbH & Co. KG berechtigt, den Bewerber unverzüglich zu sperren. Die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches bleibt davon unberührt.
8. Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten
8.1. Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung nach Ziffer 4
Die Daten, die wir ihm Rahmen des Nutzungsprofils von Universal Analytics (Google Analytics) erheben, werden automatisch nach 12 Monaten gelöscht.
8.2. Löschfristen bei Kunden- und Interessentendaten nach Ziffer 5
Kundendaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.
Interessentendaten werden vier Jahren nach einem letzten Kontaktpunkt gelöscht, soweit keine handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 257 HGB eingehalten werden müssen. In dem Fall werden die Daten in der Verwendung gemäß Art. 18 DSGVO auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt und nach Ablauf der o.g. Fristen gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.
8.3. Löschfristen im Rahmen von Recruitingverfahren nach Ziffer 6
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerberdaten derjenigen, die zur Besetzung der vermittelten Stelle abgelehnt wurden, erst nach Ablauf von 8 Monaten nach der Besetzung (Beschäftigungsantritt) der vermittelten Stelle gelöscht. Hintergrund für diesen Zeitraum ist, dass die Probezeit regelmäßig sechs Monate beträgt. Sollte das neu begründete Arbeitsverhältnis binnen dieses Zeitraums wieder beendet werden, so soll die Möglichkeit bestehen, wieder auf die weiteren Bewerber zur erneuten Personalvermittlung zurückkommen zu können.
Kandidatendaten aus Sourcingverfahren werden, soweit keine Einwilligung der Betroffenen zu einer weiteren Verarbeitung eingeholt wird, 8 Monate nach Beginn des Sourcingprozesses gelöscht.
Haben Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool von Klug erklärt, speichern wir Ihre Daten für drei Jahre ab Erteilung Ihrer Einwilligung. Gegebenenfalls kommen wir vor Ablauf dieser drei Jahre erneut auf Sie zu und bitten Sie erneut um eine Einwilligung. Erteilen Sie diese nicht, werden die Daten nach Ablauf der drei Jahre gelöscht. Unabhängig von der Erteilung der Einwilligung stehen Ihnen selbst verständlich die Rechte nach Ziffer 9 zu.
9. Betroffenenrechte (u.a. Auskunfts-, Widerrufs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte)
Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte gegenüber der Klug GmbH & Co. KG als Verantwortlichen:
In dem Fall der Personalvermittlung, in dem wir als Auftragnehmer tätig sind, werden wir Ihr Begehren unverzüglich an den jeweiligen Verantwortlichen weiterleiten.
Wenden Sie sich bei Fragestellungen jederzeit unter buero@klug-personal.de an uns.

References: Art. 4
 Art. 4
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 4
 Art. 28
 Art. 6
 Art. 88
 § 26
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 14
 Art. 14
 § 257
 § 147
 § 257
 Art. 18