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Encarnación Laura Lucero Salazar
1 Gobierno del Estado de Morelos Consejería Jurídica REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN DE MORELOS. Fecha de Aprobación 2011/09/26 Fecha de Publicación 2011/10/05 Vigencia 2011/10/06 Expidió Gobierno del Estado Libre y Soberano de Morelos Periódico Oficial 4924 Tierra y Libertad MARCO ANTONIO ADAME CASTILLO, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE ME CONFIEREN LOS ARTÍCULOS 70, FRACCIONES XVII Y XXVI, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS; Y 2 Y 8 DE LA LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, Y CONSIDERANDO Que en el Decreto del Instituto Estatal de Documentación del Estado de Morelos se señala que, como órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación, su objeto será regular y garantizar la conservación de la información que posea el Poder Ejecutivo, así como dar apoyo técnico y capacitar a las Entidades Públicas del Poder Ejecutivo que así lo soliciten. Parte de la Visión Morelos 2012 señala que Morelos tiene un gobierno eficiente y honesto, que hace una gestión transparente y combate eficazmente a la corrupción e impunidad. El gobierno morelense ofrece a los ciudadanos servicios de calidad, con un equipo humano competente y comprometido, con procesos ágiles y certificados, con tecnología moderna y sistemas de información accesibles. En ese sentido, para el ejercicio del derecho de acceso a la información, es indispensable que los documentos y archivos estén organizados y conservados.
2 2 bajo criterios uniformes, de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad, por lo que la correcta organización archivística contribuye a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública del Estado y de los Municipios. En ese orden de ideas, resulta importante emitir el presente Reglamento dirigido a dotar al Instituto Estatal de Documentación de Morelos de las disposiciones normativas que garanticen su funcionamiento interno y detallen los alcances que en el marco del Sistema Estatal de Documentación y Archivos deberán proyectarse. Por lo anteriormente expuesto y fundado tengo a bien emitir el siguiente: REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN DE MORELOS CAPÍTULO I DEL OBJETO Y NATURALEZA Artículo 1.- El presente Reglamento Interior del Instituto Estatal de Documentación de Morelos tiene por objeto regular la estructura y el funcionamiento del Instituto Estatal de Documentación de Morelos, de conformidad con lo establecido en su Decreto. Artículo 2.- El Instituto Estatal de Documentación de Morelos, es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación del Estado de Morelos, con autonomía técnica y cuyo objeto es regular y garantizar la conservación de la información que posea el Poder Ejecutivo, así como dar apoyo técnico y capacitar a las Entidades Públicas del Poder Ejecutivo que así lo soliciten. Artículo 3.- Para los efectos del presente Reglamento Interior del Instituto Estatal de Documentación de Morelos se entenderá por: I.- Decreto: Decreto del Instituto Estatal de Documentación de Morelos; II.- Unidad documental: Las bibliotecas o hemerotecas del Estado de Morelos; III.- Instituto: Instituto Estatal de Documentación de Morelos; IV.- SEDA: Sistema Estatal de Documentación y Archivos; V.- Ley: Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos; VI.- Secretaría: Secretaría de Educación del Estado de Morelos; VII.- Dirección General: Dirección General del Instituto Estatal de Documentación de Morelos, y VIII.- Reglamento: El presente Reglamento. CAPÍTULO II DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Artículo 4.- Para el despacho de los asuntos de su competencia el Instituto contará, para su administración y control, con un titular con nivel de Director
3 3 General, que tendrá las atribuciones señaladas tanto en el Decreto, como en el presente Reglamento. Artículo 5.- Para el cumplimiento de su objeto el Instituto contará con las Subdirecciones, Jefaturas de Departamento y demás personal que determine el Manual de Organización, en términos de su suficiencia presupuestal. CAPÍTULO III DE LA DIRECCIÓN GENERAL Artículo 6.- Para cumplir con las funciones encomendadas en la Ley y el Decreto del Instituto el Director General tendrá las siguientes atribuciones: I.- Elaborar y proponer al titular de la Secretaría el plan de trabajo correspondiente al Instituto; II.- Determinar, en coordinación con la unidad orgánica que generó al archivo, si procede o no, en términos de la Ley y con sus consideraciones del SEDA, la destrucción de los documentos propuestos por la respectiva área coordinadora de archivo; III.- Calendarizar los cursos y eventos técnicos y académicos de capacitación de las áreas coordinadoras de archivos; IV.- Suscribir los convenios respectivos para el archivo de concentración y el histórico de las áreas que lo soliciten; V.- Disponer las medidas necesarias para la preservación del patrimonio histórico y cultural del archivo histórico que tenga bajo su resguardo; VI.- Auxiliar a las áreas coordinadoras de archivos en la implementación de criterios específicos de organización y conservación de archivos; VII.- Recibir del área coordinadora de archivos el plan de trabajo aprobado por la Entidad Pública correspondiente; VIII.- Establecer conjuntamente con el IMIPE y las áreas coordinadoras de archivo los programas de capacitación en materia de archivos; IX.- Recibir, de las áreas coordinadoras de archivos, copia de los dictámenes y catálogos de transferencia y de baja documental; X.- Determinar en qué casos las Entidades Públicas no pueden conformar su archivo histórico y celebrar el convenio para su respectivo resguardo, y XI.- Proponer al SEDA las políticas de digitalización del archivo de gestión. XII.- Las atribuciones de las fracciones I, II, IV, VIII, X y XI serán indelegables. CAPÍTULO IV DEL SEDA Artículo 7.- Para el desarrollo y despacho de los asuntos inherentes al SEDA, el Instituto conformará un Comité que coordine las acciones dentro del mismo, el cual estará integrado por: I.- El Director General del Instituto, quien fungirá como Coordinador; II.- Un representante del área de archivos del Instituto; III.- Por el titular o un representante del área de archivos del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística;
4 4 IV.- El titular de cada una de las áreas coordinadoras de archivos, en términos de la Ley, y V.- En su caso, por las unidades documentales. Todos los integrantes del Comité tendrán derecho a voz y voto, y sus cargos serán honoríficos. Artículo 8.- El Comité del SEDA tendrá las siguientes funciones: I.- Validar las normas, lineamientos y criterios para la administración, sistematización y conservación de los archivos documentales; II.- Emitir su opinión sobre el proceso de depuración de archivos de las Entidades Públicas del Poder Ejecutivo y demás Poderes y Municipios; III.- Definir los métodos o mecanismos técnicos y legales que se utilizarán para el destino final de la documentación objeto de la depuración; IV.- Validar y evaluar la aplicación del plan de trabajo y los instrumentos para la gestión de archivos de las Entidades Públicas; V.- Verificar que las Entidades Públicas garanticen una infraestructura óptima para la conservación y resguardo de los archivos; VI.- Analizar y revisar los casos específicos en que se requiera llevar a cabo la baja definitiva o destrucción documental; VII.- Someter a consideración de la Entidad Pública correspondiente, la transferencia, adquisición y donación de los archivos documentales con valor histórico provenientes de personas físicas y morales que sean propietarias; VIII.- Recibir los reportes de avance en materia de organización y conservación de la información que le remitirán las áreas coordinadoras de archivos, y IX.- Recibir las notificaciones sobre reglamentación o acuerdos que en la materia emitan las Entidades Públicas. Artículo 9.- El Comité del SEDA sesionará trimestralmente en forma ordinaria, y de manera extraordinaria cuando sea necesario, a convocatoria del Coordinador. Sus decisiones se tomarán por mayoría de votos, teniendo el Coordinador, o quien legalmente debe sustituirlo, voto de calidad. Artículo 10.- La convocatoria a las sesiones la hará el Coordinador para el caso de las sesiones ordinarias con cinco días de anticipación y, en el caso de las extraordinarias, con 24 horas, debiendo adjuntar orden del día y la documentación soporte para los asuntos a tratar. Artículo 11.- Para que pueda sesionar el Comité se requiere la presencia de la mitad más uno de sus miembros. Artículo 12.- De las sesiones se levantará acta circunstanciada en la que se harán constar los acuerdos adoptados por el Comité del SEDA. Artículo 13.- En lo no previsto para las sesiones del Comité del SEDA se aplicará el Acuerdo de Lineamientos para la Convocatoria y Desarrollo de las Sesiones Ordinarias o Extraordinarias de los Órganos Colegiados de la Administración
5 5 Central y de los Organismos Auxiliares que integran el sector Paraestatal del Estado de Morelos. Artículo 14.- El SEDA recibirá, del área coordinadora de archivos, copia de su catálogo general de información actualizado, en los términos que señala el artículo 47 de la Ley. CAPÍTULO V DEL PERSONAL DEL INSTITUTO Artículo 15.- La estructura y tabuladores de sueldo del personal se fijarán dentro de los límites que determinen la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental y la Secretaría de Finanzas y Planeación, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal y normatividad aplicable. CAPÍTULO VI DE LAS RESPONSABILIDADES Artículo 16.- Los servidores públicos del Instituto serán responsables en el desempeño de sus funciones, en términos de lo dispuesto por la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos y demás leyes aplicables en la materia. CAPÍTULO VII DEL RÉGIMEN LABORAL Artículo 17.- Como órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación el Instituto se regirá por lo dispuesto en la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos. TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Estatuto Orgánico entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, órgano oficial de difusión del Gobierno del Estado de Morelos. SEGUNDO. En un plazo no mayor a 90 días naturales, el Director General del Instituto, en su carácter de coordinador del Comité del SEDA, deberá convocar a la sesión de instalación de dicho Comité. Dado en la Ciudad de Cuernavaca, Capital del Estado de Morelos, a los veintiséis días del mes de septiembre de dos mil once.
6 6 EL GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS MTRO. MARCO ANTONIO ADAME CASTILLO. EL SECRETARIO DE GOBIERNO ING. OSCAR SERGIO HERNÁNDEZ BENÍTEZ. EL SECRETARIO DE EDUCACIÓN DR. ALEJANDRO PACHECO GÓMEZ. RÚBRICAS.
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