Source: http://njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=168766.262860
Timestamp: 2019-08-23 11:07:46+00:00

Document:
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 2. § (1) bekezdés c) pontjában és 12. § e) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva,
az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 84. § k) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró nemzeti fejlesztési miniszterrel,
az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 41. § j) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró emberi erőforrások miniszterével
b) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére
2. § (1) E rendelet rendelkezéseit a minősített adatok kezelését biztosító iratkezelési szoftverekre a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
(2) E rendelet rendelkezéseit a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás által nyújtott iratkezelési szolgáltatások esetében a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
(3) E rendelet rendelkezéseit a bíróságnál alkalmazott iratkezelési szoftverekre a bírósági ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
(4) E rendelet rendelkezéseit a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatában foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
1. besorolás: ügyirat beazonosítása és hozzárendelése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába;
2. besorolási séma: ügyirat besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, leíró, az elsődleges besorolási sémához igazodó adat, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető;
3. elektronikus érkeztető nyilvántartás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 7. pontjában meghatározott nyilvántartás;
4. elektronikus iktatókönyv: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott nyilvántartás;
5. elektronikus iratátadási csomag: iratkezelési hierarchia szerint rendezett egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, az átadás és átvétel céljából összekapcsolt együttese;
6. előzményezés: az iratkezelési alapfolyamat azon művelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e vagy sem, vagy az új iratot új ügy első irataként kell-e nyilvántartásba venni;
7. elsődleges besorolási séma: a szerv irattári terve;
8. eseménynapló: olyan speciális adatok strukturált összessége, amely a számítógépen történő alkalmazással, biztonsággal, telepítéssel vagy rendszerrel kapcsolatos minden eseményt rögzít;
9. expediálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 16. pontjában meghatározott tevékenység;
10. felhasználó: az a személy, aki a megfelelő funkció használatára jogosult, és a funkció működtetése során számára ismertté váló vagy módosítható adatokhoz rendelkezik a betekintési vagy módosítási jogosultsággal;
11. irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § c) pontjában meghatározott irat;
12. iratkezelési szoftver: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver;
13. iratpéldány: az irat eredeti és másodlati megjelenési formája, amely a címzett kivételével azonos metaadat-tartalommal rendelkezik;
14. irattári tételszámmal való ellátás: az iratnak, ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
15. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papír alapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor;
16. jogosultság: az iratkezelési szoftver meghatározott felhasználói csoportokba rendezett felhasználói szintje;
17. kézbesítés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott tevékenység;
18. kiadmányozás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 53. §-ában meghatározott tevékenység;
19. küldemény: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 30. pontjában meghatározott küldemény;
20. metaadat: olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történő hozzárendelése és rögzítése által elősegíti az egyedi irat és ügyirat kezelését;
21. szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti szolgáltatás;
22. szerelés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 45. pontjában meghatározott tevékenység;
23. szignálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 46. pontjában meghatározott tevékenység;
24. továbbítás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 47. pontjában meghatározott tevékenység;
25. ügyirat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 51. pontjában meghatározott ügyirat;
26. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
4. § (1) Az iratkezelési szoftver (a továbbiakban: ISZ):
a) biztosítja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) előírt iratkezelési folyamat teljesülését, és
b) támogatja
ba) az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést,
bb) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (a továbbiakban: SZEÜSZ) igénybevételét,
bc) az elektronikus ügyintézést.
(2) Az ISZ az iratkezelés során támogatja az irat érkeztetését, bontását, iktatását, szignálását, továbbítását, expediálását, kézbesítését, kiadmányozását, postázását, irattárba adását, irattári kezelését és levéltárba adását, az ezekhez kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.
(3) A szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által minimálisan kezelendő és az adatkapcsolatoknál felhasználható metaadatokat az 1–4. melléklet határozza meg.
5. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás:
b) kezelését,
c) lezárását,
d) biztonságos tárolását,
e) nyomtatását,
f) exportálását.
(2) Az ISZ az érkeztető nyilvántartás (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az érkeztető szám képzését nem korlátozhatja.
(3) Az ISZ az érkeztető könyvek létrehozása során biztosítja:
a) a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kód alkalmazását, vagy
b) az egyedi szöveges megnevezés hozzárendelését, vagy
c) az a) és b) pont együttes megjelenítését.
(4) Az ISZ a küldemények érkeztetése során biztosítja az 1. mellékletben szereplő küldemény és érkeztető könyvi metaadatok kezelését és tárolását, valamint
a) papír alapú érkeztetés esetén képezi a küldemény érkeztetési azonosítóját, vagy megjeleníti a zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót,
b) elektronikus érkeztetés esetén a küldeményt automatikusan generált, vagy zárt számmezőből kiosztott érkeztető azonosítóval
(5) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás a SZEÜSZ-ök támogatásával érkező küldeményeknél biztosítja az érkeztető szám átvételét és tárolását az érkeztető könyv megfelelő metaadatában.
(6) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás biztosítja a lezárt érkeztető könyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.
6. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus iktatókönyvek:
(2) Az ISZ az elektronikus iktatókönyv (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az iktatókönyvek képzését nem korlátozhatja.
(3) Az ISZ biztosítja az iktatási számrend folytonosságát és az iktatás nyomon követhetőségét. Minden iktatott iratnak kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy ügyirathoz. Minden ügyirathoz kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy iratnak.
(4) Az ISZ az elektronikus iktatókönyvek létrehozása során – a Korm. rendelet 40–41. §-aiban foglaltak alapján – az egyedi azonosítás céljából biztosítja a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeiként az irathoz rendel.
(5) Az elektronikus iktatókönyveknek a Korm. rendelet 39. §-ában előírtak alapján a 2. mellékletben szereplő iktatókönyvi és iktatási metaadatokat kell kezelnie, úgy, hogy az előírt metaadatok köre az iktatott irathoz, ügyirathoz társítható legyen.
(6) Az ISZ az eredeti iktatásra vonatkozó metaadatok megtartása mellett biztosítja az iratok, ügyiratok iktatását és az iktatás érvénytelenítését.
(7) Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.
7. § Az ISZ biztosítja az érkeztetett, iktatott iratoknak, ügyiratoknak a 3. mellékletben szereplő metaadatok szerinti szignálását, továbbítását, expediálását, kiadmányozását, kézbesítését, postázását és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.
8. § (1) Az ISZ biztosítja az irathoz a metaadatok hozzárendelését, a metaadatok felhasználásával további iratpéldányok létrehozását, az irat ügyirathoz történő hozzárendelését.
(2) Az ISZ biztosítja a létrehozott iratpéldányok kezelését. Az ügyiraton belül az iratok és az iratpéldányok tetszőleges számúak lehetnek.
(3) Az ISZ nem lezárt elektronikus iktatókönyv esetén biztosítja a korábban lezárt ügyirat újranyitását, ahhoz új irat iktatását, és a kapcsolódó metaadatok változtatását, az ügyirat újbóli lezárását.
(4) Az ISZ a (3) bekezdés szerinti funkciókat már lezárt elektronikus iktatókönyvek esetében a Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti éven túli iktatás esetén biztosítja.
(5) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja, hogy egy ügyirathoz szerelt előzmény ügyirat ahhoz az ügyirathoz kapcsolódjon, amelyhez a szerelését elvégezték.
9. § (1) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja a határidők kezelését.
(2) Az ISZ biztosítja a több felhasználó részére történő egyedi szignálást, a szignálás alapján felelős kijelölését, az iratok, ügyiratok továbbítását.
(3) Az ISZ az iratok, ügyiratok elektronikus kezelése során:
a) biztosítja az elektronikusan aláírt iratok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzését és az ellenőrzés eredményének metaadatként történő rögzítését,
b) támogatja az elektronikus iratok esetében az elektronikus aláírás létrehozását.
10. § (1) Az ISZ – a selejtezési eljárás során a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével – az iratkezelés folyamatában keletkező valamennyi adatra, adategyüttesre és elektronikus tartalomra megakadályozza a metaadatok törlését, megsemmisítését.
11. § Az ISZ támogatja a papír alapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.
12. § Az ISZ biztosítja az iratok, ügyiratok közötti korlátlan számú csatolások létrehozását azzal, hogy egy irat bármennyi másik irathoz kapcsolódhat.
13. § (1) Az ISZ az 1–4. mellékletben szereplő metaadatok vonatkozásában biztosítja a jogosultság szerinti felhasználást, megjelenítést, a kapcsolódó keresési funkciókat és a metaadatok felhasználásával történő statisztikák, mennyiségi és időintervallum szerinti kimutatások készítését.
(2) Az ISZ az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyv metaadatai alapján lehetővé teszi az iratok, ügyiratok metaadatainak keresését, megjelenítését.
(3) Az ISZ biztosítja:
a) az időintervallumok használatát a keresések során,
b) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményeként kapott találatok képernyőn történő megjelenítését, a megfelelő megjelenítő alkalmazás integrált kezelésével vagy az operációs rendszerben tárolt beállítások szerinti alkalmazással,
c) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményének egyedi vagy csoportosított tárolását, listázását, nyomtatását, exportálását,
d) a metaadatok vonatkozásában indított keresési minták rögzítését és tárolását,
e) a név- és tárgymutató időintervallumok szerinti megjelenítését, nyomtatását, exportálását.
(4) Az ISZ biztosítja az iratokhoz, ügyiratokhoz – ide értve az ügyirathoz tartozó összes irat – tartozó metaadatok listázott nyomtatását.
(5) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok továbbítása, szignálása és tárolási helye a meataadatok alapján megállapítható legyen.
7. Az irattári feladatok támogatása
14. § Az ISZ biztosítja az ügyiratoknak a 4. mellékletben szereplő metaadatok szerinti irattári kezelését, levéltárba adását, selejtezését, és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.
15. § (1) Az ISZ biztosítja a szerv iratkezelési szabályzata szerinti többszintű, a szerv irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémának az iratkezelési fordulónaphoz igazodó létrehozását, továbbá az ügyiratoknak a besorolási séma alapján az irattári tételbe történő besorolását, mentését.
(2) Az ISZ biztosítja az elsődleges besorolási sémához év közben új tétel hozzáadását és meglévő tétel módosítását, valamint az adott év iktatókönyvéhez tartozó mentését.
(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási sémán belüli tételek kezelésére minimum kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania:
a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot, azaz sorrendiséget biztosító egyedinek számító azonosító jel, és
(4) Az ISZ nem támogatja az ügyiratok besorolás nélküli irattárba helyezését.
(5) Az ISZ az ügyirat életciklusának bármely időpontjában biztosítja a besorolási séma módosítását, mentését.
(6) Az ISZ a besorolási séma létrehozásával az ügyirat iktatásakor érvényes elsődleges besorolási séma szerinti tételszám hozzárendelését biztosítja.
16. § (1) Az ISZ-nek kezelnie kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidőket, amelyhez kapcsolódóan meghatározott időintervallumra lekérdezéseket kell biztosítania az ügyiratokra vonatkozóan.
(2) Az ISZ biztosítja a megfelelő metaadatok rögzítését, az ügyirat átmeneti (operatív) és központi irattárba való elhelyezésével kapcsolatban.
(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási séma alapján – ügyiratonkénti bontásban és összesítve – felhasználói lekérdezésre biztosítania kell az átadás (levéltárba) és a selejtezés (megsemmisítés) kiválasztását és a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.
(7) A selejtezés során az ISZ biztosítja az elektronikus iratoknak a – felhasználói jóváhagyás alapján történő – a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerinti törlését az adatbázisból, és jelöli a selejtezett állapotot.
(8) Az ISZ biztosítja a vegyes ügyiratok selejtezése (megsemmisítése) során a papír alapú iratok selejtezési (megsemmisítési) állapotának rögzítését.
(9) Az ISZ biztosítja a lejárt megőrzési idejű, azonos tételszámmal jelölt ügyiratok egyidejű selejtezését, a selejtezés időpontjának a besorolási séma szerinti irattári tételszámhoz történő hozzárendelésével.
(10) Az ISZ az ügyiratok levéltárba adásának támogatása érdekében a metaadatok felhasználásával biztosítja az átadásra kerülő ügyiratokról jegyzék készítését.
8. Biztonsági követelmények
17. § (1) Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekmények és a manuális ügyintézési gyakorlatnak megfelelően egyaránt.
(2) Az irat, ügyirat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja.
(3) Az ISZ a jogosultsági rendszer alapján funkcionális és hozzáférési jogokat biztosít, ezen belül:
(4) Az ISZ biztosítja, hogy:
b) egyes metaadatokhoz társított felhasználói csoportok létrehozhatóak,
(5) Az ISZ-ben végrehajtott műveletek nem tárhatnak fel a felhasználó számára olyan metaadatokat, amelyekre vonatkozóan nem rendelkezik jogosultsággal.
18. § Az ISZ tiltja az elektronikus érkeztető nyilvántartásban és az elektronikus iktatókönyvekben rögzített elektronikus irat tartalmának megváltoztatását.
9. Adatmentés, archiválás és naplózás
19. § (1) Az ISZ-nek minden metaadat változást és műveletet naplóznia kell. A naplózásra vonatkozó metaadatokat az 5. melléklet tartalmazza.
(3) Az ISZ a mentés, az archiválás és a helyreállítás eredményeiről – a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról – automatikus értesítést ad az arra jogosultsággal rendelkező felhasználó részére.
(4) Az ISZ biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyvek állományainak (metaadatok, napló állományok és a felhasznált címtárak), valamint a rendszerben tárolt elektronikus iratoknak adatbázisba történő mentését, archiválását.
20. § (1) Az ISZ eseménynaplót vezet, amelyben rögzíti és tárolja:
a) az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok változtatására irányuló műveletet és annak eredményét,
b) az adott műveletet kezdeményező vagy végrehajtó felhasználó adatait,
c) az esemény dátumát és időpontját,
d) a rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatásra irányuló műveleteket, és
e) az ISZ-ben bekövetkezett hibák időpontját és paramétereit.
(2) Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, ügyiratokkal, az elektronikus érkeztető nyilvántartással és az elektronikus iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt, ideértve a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet.
(4) Az ISZ támogatja az iratok és ügyiratok körében végrehajtott módosítási műveletekről a felhasználónkénti és munkaállomásonkénti jelentés készítését.
(5) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek más szoftverek által történő automatikus feldolgozhatóságát.
(6) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek sértetlenségét.
(7) Az ISZ az eseménynapló bejegyzéseit – amennyiben rendelkezésre áll a szolgáltatás – hiteles külső időforrással szinkronizált rendszeridő alapján létrehozott időbélyeggel látja el. Amennyiben nem áll rendelkezésre a szolgáltatás, a szerv az ISZ üzemeltetése során gondoskodik a rendszeridő szinkronban tartásáról.
(8) Az ISZ biztosítja az eseménynapló állományaihoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását.
10. Adatkapcsolat informatikai rendszerekkel
21. § (1) Az ISZ megfelelően kidolgozott és ellenőrzött eljárást biztosít az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok más informatikai rendszerbe történő átadására, exportálására.
(2) Az ISZ az adatok átadása, exportálása során:
a) elektronikus iktatókönyvek esetében az elektronikus iktatókönyvhöz tartozó összes, a besorolási séma szerinti irattári tétel,
d) az eseménynapló bejegyzései
és az azokhoz tartozó valamennyi metaadat átadását, exportálását biztosítja.
22. § (1) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok átadására, exportálására a műveletek egyetlen sorozatával kerüljön sor oly módon, hogy közben:
a) nem sérülnek a metaadatok, azok tartalma és struktúrája,
(2) Az ISZ-nek az átadás, exportálás eredményéről, – az adatintegritás biztosításának sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról – az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól – külön jelölve a sikertelen átadással, exportálással érintett iratokat, ügyiratokat – jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.
(3) Vegyes ügyiratok átadása, exportálása során az ISZ biztosítja annak külön jelölését, hogy az iratok, ügyiratok átadása kapcsán megtörtént-e az elektronikus irathoz kapcsolódó papír alapú iratok átadása.
23. § (1) Az ISZ biztosítja az átvétel, importálás során átvett metaadatok ellenőrzését, konzisztenciáját.
(2) Az ISZ-nek az átvétel, importálás eredményéről, – a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról – az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól – külön jelölve a sikertelen átvétellel, importálással érintett iratokat, ügyiratokat – jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.
24. § (1) Az ISZ biztosítja a rendeletben meghatározott iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott iratok átadásával, átvételével és levéltárba adásával kapcsolatos követelmények teljesítését, amely során az ISZ-nek képesnek kell lennie az elektronikus iratátadási csomag előállítására, átadására, továbbá az elektronikus iratátadási csomag fogadására, feldolgozására.
(2) Az ISZ által előállított elektronikus iratátadási csomagnak az 1–5. melléklet szerinti metaadatait, a külön rendeletben meghatározott struktúrában és hierarchia szerint kell tartalmaznia.
11. Műszaki követelmények
25. § (1) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie hálózati vagy alkalmazás-szolgáltató központon keresztüli üzemeltetésre.
(2) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie arra, hogy jogosultság függvényében az arra kijelölt munkaállomásokon használhatóak legyenek a mentési, helyreállítási funkciók.
26. § Az ISZ által támogatott szerver oldali operációs rendszereknek – ha alkalmazásra kerül, akkor a kliens oldali operációs rendszereknek is – széleskörűen alkalmazottnak és terméktámogatottnak kell lennie. Az ISZ kezelői felületeinek és fájlformátumainak meg kell felelnie a támogatott operációs rendszer szabványainak és alkalmasnak kell lenniük a metaadatok feldolgozására.
27. § Ez a rendelet 2014. július 1-jén lép hatályba.
28. § (1) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő iratkezelési szoftver az érvényességi idő lejáratáig alkalmazható.
(2) A szerv használatában lévő azon iratkezelési szoftver, amely tanúsítványának érvényessége 2014. július 1-je és 2014. december 31-e közötti időszakban jár le, a szerv által 2015. január 1-ig alkalmazható.
(3) 2015. január 1-jét követően csak azon iratkezelési szoftver részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel.
(4) A szerv 2015. július 1-jét követően – új iratkezelési szoftver alkalmazása esetén – csak az e rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvert vezethet be.
29. § A rendelet tervezetének a műszaki szabványok és szabályok terén történő információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, a 98/48/EK irányelvvel módosított 98/34/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 8–10. cikk szerinti bejelentése megtörtént.
1. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő küldemény
és érkeztető könyvi metaadatok
1. KÜLDEMÉNY METAADATOK
Mező felépítése, korlátozások
Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges dátuma.
Érkeztetés időpontja
Maximum 25 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: posta, futár, személyes benyújtás,
e-mail/fax, e-ügyintézés, SZEÜSZ szolgáltatás.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: elsőbbségi, ajánlott, tértivevény, értékküldemény, csomag vagy SZEÜSZ szolgáltatás.
Maximum 15 karakter
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: normál, sürgős, azonnal.
A szerv által karbantartott címtárból választható természetes személyre vagy szervezeti egységre vonatkozó adat vagy automatizmus által rögzített adat.
Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező
Maximum 30 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító vagy SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által alkalmazott azonosító.
Érkeztető munkaállomás / szerver azonosítója
Betűt és/vagy számot tartalmazó, illetve speciális karakter
Hálózati név / IP cím / gép név / szerver azonosító
Postai azonosító
Maximum 20 karakter
A könyvelt postai küldemény ragszáma.
Küldő / feladó neve
Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, vagy egyedi adatbevitel, vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Küldő / feladó címe
Felépítése a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet 15. § (5)–(6) bekezdése, vagy a cégbejegyzési eljárás és a cégnyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 21/2006. (V. 18.) IM rendelet 1. számú mellékletében meghatározott formanyomtatvány adattartalma szerinti, vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
A szerv által karbantartott címtárból választható adat, vagy egyedi adatbevitel, vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Formátumnak megfelelő
Felhasználó_név@gépnév.domain_név.aldomain_név.országazonosító
Elektronikus aláírás érvényessége
Logikai mező
Választható értéke: Igen / Nem
Elektronikus aláírás lejárati dátuma
Az az időpont, amíg az elektronikus aláírás ellenőrizhető és érvényes.
Elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltató neve
Elektronikus aláírást szolgáltató szervezet neve.
Maximum 50 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által rögzített adat.
A szerv által karbantartott címtárból választható természetes személyre vagy szervezeti egységre vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által rögzített adat.
Címzés típusa
Maximum 25 karakter
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: névre szóló, saját kezű felbontásra.
Küldemény típusa
Maximum 35 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás megnevezése.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papír alapú, elektronikus formában benyújtott, SZEÜSZ szolgáltatás.
Küldemény elemeinek száma
Számmező (pozitív egész szám)
Maximum 3 karakter
Küldemény elkülöníthető elemeinek száma.
Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma.
Mellékletek (adathordozó) típusa
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papír alapú, elektronikus formában benyújtott.
Mellékletek (adathordozó) fajtája
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papír vagy elektronikus (CD, DVD, pendrive).
A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával.
Téves érkeztetés
Iktatást nem igényel
Maximum 50 karakter vagy SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által alkalmazott azonosító.
A küldő által jelzett iktatószám vagy SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által alkalmazott azonosító.
2. ÉRKEZTETŐ KÖNYVI METAADATOK
Érkeztető hely egyedi azonosítója
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító (pl.: központi érkeztető könyv, elektronikus küldemények érkeztető könyve).
Érkeztető hely munkaállomás / szerver azonosítója
Érkeztető könyv megnevezése
Az érkeztető könyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés.
Érkeztető könyv azonosítója
Maximum 10 karakter
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.
Érkeztető könyv nyitásának dátuma
Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető nyilvántartásban történő létrehozásának, megnyitásának időpontja.
Érkeztető könyv lezárásának dátuma
Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető nyilvántartásban történő lezárásának időpontja.
Érkeztető könyv státusza
Választható értéke: Aktív / inaktív
2. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő iktatókönyvi
és iktatási metaadatok
1. IKTATÓKÖNYVI ÉS IKTATÁSI METAADATOK
Iktatókönyv azonosítója
Iktatókönyv megnevezése
Az iktatókönyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés.
Iktatókönyv státusza
Iktatókönyv nyitásának dátuma
Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő létrehozásának, megnyitásának időpontja.
Iktatókönyv lezárásának dátuma
Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő lezárásának időpontja.
Iktatóhely egyedi azonosítója
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az irat egyedi azonosítója.
Az ügyindító irat iktatásának időpontja.
Maximum 50 karakter, vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
A szerv által karbantartott címtárból választható természetes személyre vagy szervezeti egységre vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által rögzített adat. Az ügyindító irat iktatója.
Iktató munkaállomás / szerver azonosítója
Elektronikus küldés esetén a dátum és idő adat. Manuális küldés esetén a küldés tényleges dátuma.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható szervezeti egységre vonatkozó adat, az ügyiratot birtokló szervezeti egység.
Ügyirat tárgya
Elő- és utóiratok iktatószáma
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 67. § (1) bekezdése alapján: „Saját kezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”,
„Elolvasás után visszaküldendő!”, „Zárt borítékban tárolandó!”.
Ügyirat ügyintézési határideje
Ügyiratonként rögzítendő adat.
A szükséges intézkedés jelölése, értékkészlete szervenként alakítható ki.
Ügyirat elintézési időpontja
Ügyirat lezárási időpontja
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (5) bekezdése alapján ezen időponttól kell számolni az őrzési időt.
Irattárba helyezés dátuma
Az átmeneti vagy a központi irattárba helyezés dátuma.
3. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő irat
és ügyirat metaadatok
1. IRAT METAADATOK
Iktatott irat esetén kötelező, nem irható felül.
Maximum 50 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Irat iránya
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: Kimenő külső, Kimenő belső, Bejövő külső, Bejövő belső, Helyben.
Az alkalmazható tárgyszavak értékeit a szerv határozza meg feladatainak, működési sajátosságainak megfelelően.
Csatolt irat
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 5. pontjában meghatározott eljárás szerint keletkezett irat.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat szignálási feladatait ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy. Automatikus szignálás esetén az iratkezelési szabályzatban meghatározott személy vagy szervezeti egység.
Szignálás időpontja
Szignáló utasítása
Irat ügyintézési határideje
Iratonként rögzítendő adat. Az irat határideje nem lehet hosszabb, mint az ügyirat határideje.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység.
Maximum 300 karakter
Irat elintézési időpontja
Az irat elintézési időpontja nem lehet hosszabb, mint az ügyirat elintézési időpontja.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, egyéb aláírási feladatokat ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat kiadmányozási feladatait ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
Expediált iratpéldányok száma
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: posta, futár, személyes kézbesítés,
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az expediálási feladatokat ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
2. IRATPÉLDÁNY METAADATOK
Iratpéldány sorszáma
Iratpéldány egyedi azonosítója.
Iratpéldányt létrehozó
A szerv által karbantartott címtárból választható természetes személy.
Iratpéldány létrehozásának dátuma
Iratpéldány fajtája
Iratpéldány jellege
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: eredeti, másolat, hiteles másolat, másodlat.
Kezelési feljegyzés
Iratpéldány ügyintézési határidő
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható szervezeti egységre vonatkozó adat, az iratpéldányt birtokló szervezeti egység.
Iratpéldány címzettjének neve
Természetes vagy jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Iratpéldány címzettjének címe
A szerv által karbantartott címtárból választható adat, vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Iratpéldány iránya
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: Kimenő külső, Kimenő belső, Bejövő külső, Bejövő belső, Helyben. Ez az érték az irat irányától eltérő is lehet.
Elektronikus ügyintézés esetén.
Papír alapú iratkezelés esetén.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: „nem kereste”, „címzett ismeretlen”.
Tértivevény visszaérkezett
Tértivevény visszaérkezés dátuma
Kézbesítési vélelem beálltának dátuma
3. ÜGYIRAT METAADATOK
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója. Az ügyindító irat iktatószáma.
Maximum 50 karakter vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Az ügyindító irat iktatója.
Ügyirat típusa
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papír alapú, elektronikus formátumú, vegyes ügyirat.
Határidőbe tétel időpontja
Határidőbe tétel lejárata
Határidőzés időtartama
A határidőbe tétel időpontja és a lejárat időpontja közötti időtartam naptári napban megadva.
Határidőből kivétel időpontja
Ügyirat állapota
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban.
A szerv által használt ügytípus azonosítója.
Csatolt ügyirat
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdésében meghatározott eljárás szerint keletkezett ügyirat.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat szignálási feladatait ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy. Automatikus szignálás esetén az iratkezelési szabályzatban meghatározott személy vagy szervezeti egység.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügy elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható,
szervezeti egységre vonatkozó adat, az ügyiratot birtokló szervezeti egység.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 67. § (1) bekezdése alapján: „Saját kezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!”, „Zárt borítékban tárolandó!”.
4. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő, az irattári kezelésre, levéltárba adásra, selejtezésre vonatkozó metaadatok
1. IRATTÁRI TERVRE ÉS IRATTÁRRA VONATKOZÓ METAADATOK
Betűt és számot egyaránt tartalmazó értékkészlet
A szerv elsődleges besorolási sémája.
A szerv elsődleges besorolási sémája szerinti azonosítók.
Irattári tételszám megnevezése
Megőrzési mód
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: selejtezés, levéltárba átadás, helyben őrzendő.
Számmező ( pozitív egész szám)
Években megadandó egész szám.
Átmeneti irattár megnevezése
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, a feladat ellátásában illetékes szervezeti egység.
Átmeneti irattári átvevő
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az átmeneti irattár kezelésére jogosult természetes személy.
Átmeneti irattárba adás dátuma
Papír alapú ügyirat és elektronikus ügyirat esetén.
Átmeneti irattári átvétel időpontja
Átmeneti irattár munkaállomás / szerver azonosítója
Központi irattár megnevezése
Központi irattári átvevő
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, a központi irattár kezelésére jogosult természetes személy.
Központi irattárba küldés dátuma
Központi irattári átvétel időpontja
Központi irattár munkaállomás / szerver azonosítója
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, kölcsönzésre jogosult természetes személy.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, kölcsönzést engedélyező természetes személy.
A kikölcsönzött irat/ügyirat visszaadásának határideje.
A kikölcsönzött irat/ügyirat visszavételének ideje.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, visszavételre jogosult természetes személy.
2. AZ ÜGYIRAT SELEJTEZÉSÉRE, LEVÉLTÁRBA ADÁSÁRA VONATKOZÓ METAADATOK
Selejtezhetőség dátuma
Dátummező (év)
Levéltárba adhatóság dátuma
Új őrzési idő
A selejtezésre előkészítéskor megállapított további (újabb) őrzési évek száma (egész számban megadva).
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, selejtezésre jogosult természetes személy.
Levéltárba adás dátuma
A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, levéltárba adásra jogosult természetes személy.
5. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok
1. NAPLÓZÁSRA VONATKOZÓ METAADATOK
Műveletet végrehajtó felhasználó neve, szervezeti egysége
Műveletet végrehajtó felhasználó azonosítója
Műveletet végrehajtó munkaállomásának azonosítója
Hálózati név / IP cím / gép név.
Az esemény keletkezési helye, a belépési pontok azonosítói.
Műveleti mező
A változtatott adatbázis mező felületen megjelenő címkéje.
Művelet végrehajtásának időpontja
Maximum 35 karakter
Az ISZ-szel végrehajtott művelet, alapértékei: módosítás, törlés, hozzáférés.
Művelet kimenetele
Választható érték: sikeres / hibás
Változtatás előtti állapot
Az adat változtatás előtti értéke.
Megváltozott állapot
Az adat változtatását követő értéke.
1 A rendeletet a 3/2018. (II. 21.) BM rendelet 43. §-a hatályon kívül helyezte 2018. március 1. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező rendelet 41. §-át.

References: § 7
 § 8
 § 16
 § 20
 § 27
 § 30
 § 45
 § 46
 § 47
 § 51
 § 5