Source: http://www.efaktury.org/w_zakresie_przechowywania_kopii_faktur_vat_w_formie_elektronicznej_w_sytuacji_gdy_oryginal_wystawiany_jest_w_formie_papierowej
Timestamp: 2020-01-26 21:54:51+00:00

Document:
W zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej - Efaktury.org
W zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29.06.2010r. (data wpływu 13.07.2010r.) uzupełnione pismem z dnia 16.08.2010r. (data wpływu 23.08.2010r.) na wezwanie z dnia 09.08.2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej - jest nieprawidłowe.
W dniu 13.07.2010r. wpłynął ww. wniosek uzupełniony pismem z dnia 16.08.2010r. (data wpływu 23.08.2010r.) na wezwanie z dnia 09.08.2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej.
Sp. z o.o. (dalej także Spółka) dokonuje sprzedaży swoich produktów na rzecz podmiotów krajowych i zagranicznych. W celu potwierdzenia dokonania sprzedaży Spółka wystawia na rzecz nabywców faktury VAT.
Wszystkie wystawiane przez Spółkę faktury VAT spełniają wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. (Dz. U. Nr 212 poz. 133 ze zm. dalej Rozporządzenie). W szczególności faktury te zawierają dane identyfikujące nabywcę oraz sprzedawcę (Spółkę) tj. ich nazwy, adresy, numery identyfikacji podatkowej (NIP), numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, dzień miesiąc i rok wystawienia faktury, datę sprzedaży, nazwę towaru, miarę i ilość sprzedawanych towarów, cenę jednostkową towaru (cena netto), w przypadku udzielenia rabatu â jego wartość w odniesieniu do jednostki towaru, wartość sprzedanych towarów bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży towarów netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Faktury VAT potwierdzające fakt dokonania sprzedaży wystawiane są za pomocą programu finansowo â księgowego wykorzystywanego przez Spółkę, bądź za pomocą odrębnego programu informatycznego, a następnie zarówno oryginał jak i kopia są drukowane. Oryginał faktury VAT wysyłany jest do nabywcy towaru, kopia natomiast pozostaje w dokumentach Spółki i jest przechowywana w formie papierowej.
Aktualnie, głównie ze względów ekonomicznych (każdego miesiąca wystawiane jest kilka tysięcy faktur VAT), Spółka chciałaby zaprzestać przechowywania kopii faktur VAT w formie papierowej. Kopie te przechowywane byłyby tylko w formie elektronicznej. Systemy wykorzystywane do wystawiania faktur VAT posiadają wszelkie funkcjonalności niezbędne do przechowywania kopii faktur VAT tj. w szczególności w każdym momencie istnieje możliwość elektronicznego podglądu każdej z kopii faktur, dodatkowo każda z tych kopii może być wydrukowana w dowolnym momencie. Systemy wykorzystywane do celów wystawiania faktur VAT gwarantują także zachowanie kompletności danych dotyczących sprzedaży w poszczególnych okresach rozliczeniowych, umożliwiają też przechowywanie kopii faktur przez okres przewidziany w tym celu przepisami prawa.
Dodatkowo Spółka pragnie zaznaczyć, że przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej nie będzie miało jakiegokolwiek negatywnego wpływu na ustalenie podstawy opodatkowania dla celów VAT.
Czy w przypadku, jeśli oryginał faktury VAT został wystawiony i wysłany do nabywcy towaru w formie papierowej, istnieje możliwość przechowywania kopii faktury VAT w formie elektronicznej.
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm. dalej UoVAT) podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe zasady dotyczące sposobu wystawiania oraz przechowywania faktur VAT zostały wskazane w rozdziale 3 Rozporządzenia.
Kwestia przechowywania faktur VAT została uregulowana w § 21 ust. 1 Rozporządzenia. Zgodnie brzmieniem tego przepisu, podatnicy zobowiązani są przechowywać oryginały faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te, zgodnie z ust. 2 § 21 Rozporządzenia, powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
W ocenie Spółki, z analizy powyższego przepisu wynikają dwie zasadnicze przesłanki. Po pierwsze obowiązek przechowywania oryginałów oraz kopi faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po drugie sposób realizacji tego obowiązku. Zgodnie z wolą ustawodawcy m.in. oryginały i kopie faktur powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Żaden z przepisów Rozporządzenia nie precyzuje natomiast formy (tj. papierowa czy elektroniczna) w jakiej dokumenty te powinny być przechowywane. Jeśli więc ustawodawca nie wskazał konkretnej formy, w jakiej mają być przechowywane ww. dokumenty, podatnik ma możliwość wyboru czy będzie przechowywał je w formie papierowej czy elektronicznej. Jedynym ograniczeniem w wyborze jednej z ww. form jest zapewnienie przechowywania tych dokumentów w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich odszukanie.
W ocenie Spółki użycie przez ustawodawcę zwrotu w oryginalnej postaci nie wskazuje na obowiązek przechowywania kopii faktury VAT w formie papierowej, w przypadku, jeśli nabywca towaru bądź usługi otrzymał oryginał faktury w formie papierowej. Użycie sformułowania w oryginalnej postaci odnosi się, w opinii Spółki, do takiego sposobu przechowywania faktur VAT, tak aby nie doszło do naruszenia integralnych elementów faktury VAT takich jak dane identyfikujące nabywcę, sprzedawcę, określające towar bądź usługę czy też dane wpływające na wysokość podstawy opodatkowania. W ocenie Spółki z żadnego z przepisów UoVAT bądź Rozporządzenia nie wynika, że dla wystawienia oraz przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę konieczne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta (nabywcy towaru bądź usługi), chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. Dodatkowo Spółka pragnie zaznaczyć, że w jej opinii, użyte w § 19 Rozporządzenia sformułowanie wystawiać nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury tj. w oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Zdaniem Spółki, warunek identyczności będzie spełniony w proponowanym przez nią rozwiązaniu przechowywania kopii faktur.
Analizując kwestię sposobu przechowywania faktur VAT na gruncie przepisów Wspólnotowych, bezsporne jest, ze art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. (Dz.U.UE.L.06.347.1; dalej także Dyrektywa) zezwala Państwom Członkowskim na wprowadzenie wewnętrznych uregulowań dotyczących sposobu przechowywania faktur VAT. Zgodnie z tym przepisem, by zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy, Państwo Członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury. Przepisy prawa wspólnotowego przyznały więc ustawodawstwom krajowym prawo do nałożenia ograniczeń w sposobie przechowywania faktur. Jeśli więc, jak już wcześniej wskazała Spółka, polski ustawodawca nie nakazał przechowywania faktur VAT w formie w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, to podatnicy mają dowolność w zakresie wyboru sposobu przechowywania faktur VAT. Jedyne ograniczenia odnośnie sposobu przechowywania tych dokumentów wprowadzone przez polskiego ustawodawcę dotyczą przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie tych faktur.
Nakładanie dodatkowych ograniczeń w sposobie przechowywania faktur, w opinii Spółki, byłoby także sprzeczne z tzw. zasadzą proporcjonalności wyrażoną w art. 5 Traktatu Założycielskiego. Zgodnie z tą zasadą państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Jeśli więc przechowywanie kopii faktur VAT w formie papierowej, w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów określonych odnośnie faktur VAT w przepisach prawa wspólnotowego, byłoby obowiązkiem nadmiernie uciążliwym i powinno zostać uznane za naruszenie zasady proporcjonalności.
W ocenie Spółki, obowiązku przechowywania w formie papierowej faktur VAT wystawionych również w formie papierowej, nie można także wywieźć analizując cel, jaki wiązał się z wprowadzeniem obowiązku ich przechowywania Podstawowym celem nałożenia przez polskiego ustawodawcę obowiązku przechowywania faktur VAT było zapewnienie możliwości kontroli transakcji sprzedaży, w szczególności w zakresie prawidłowości ustalenia podstawy opodatkowania. W szczególności bez znaczenia dla celów rozliczenia podatku VAT pozostaje to czy wydrukowany zostanie oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał. Decydujące znaczenie ma bowiem to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu ujęciu w ewidencji. Jeśli więc, jak zostało szczegółowo opisane w stanie faktycznym, elektroniczny sposób przechowywania faktur zapewni integralność każdej z faktur (w szczególności w zakresie braku możliwości modyfikowania ich treści) oraz umożliwi łatwy dostęp do nich, Spółka może przechowywać kopie faktur VAT w formie elektronicznej.
Podobne stanowisko do zaprezentowanego przez Spółkę zostało także zajęte przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. W wyroku tym Sąd podkreślił, że z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do proponowanej przez stronę skarżącą wykładni omawianych przepisów. Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.
Dodatkowym argumentem, przemawiającym w ocenie Spółki za możliwością przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, są także przesłanki natury ekonomicznej. Jak już zostało zaznaczone w stanie faktycznym, Spółka wystawia każdego miesiąca kilka tysięcy faktur VAT. Przechowywanie takiej ilości kopii faktur w formie papierowej, wiąże się dla Spółki ze znacznym obciążeniem finansowym. W szczególności Spółka zobowiązana jest do ponoszenia dodatkowych kosztów na zakup papieru, drukarek, tonerów, segregatorów oraz szaf do przechowywania tych dokumentów. Archiwizując kopie faktur w formie papierowej Spółka zobowiązana jest także do wygospodarowania dodatkowej powierzchni biurowej gdzie dokumenty te będą przechowywane. Z uwagi na fakt, że w treści faktur VAT znajdują się dane objęte niejednokrotnie tajemnicą handlową, Spółka zobowiązana jest także do ponoszenia dodatkowych kosztów ochrony i zapieczenia pomieszczeń, w których przechowywane są te dokumenty.
Mając powyższe na uwadze Spółka wnosi o potwierdzenie poprawności zaprezentowanego przez nią stanowiska.
Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca dokonuje sprzedaży swoich produktów na rzecz podmiotów krajowych i zagranicznych. W celu potwierdzenia dokonania sprzedaży Spółka wystawia na rzecz nabywców faktury VAT, które spełniają wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Faktury VAT potwierdzające fakt dokonania sprzedaży wystawiane są za pomocą programu finansowo â księgowego wykorzystywanego przez Spółkę, bądź za pomocą odrębnego programu informatycznego, a następnie zarówno oryginał jak i kopia są drukowane. Oryginał faktury VAT wysyłany jest do nabywcy towaru, kopia natomiast pozostaje w dokumentach Spółki i jest przechowywana w formie papierowej.
Dodatkowo, dokonując interpretacji dyrektywy 2006/112/WE w świetle jej sformułowań i celów należy mieć na uwadze, że Rada Unii Europejskiej zamierzając osiągnąć rezultaty niefiskalne (ekologiczne) wprowadziłaby odpowiednie unormowanie do treści samej dyrektywy. Przykładowo instrumenty proekologiczne w regulacjach prawnych Rada zawarła w dyrektywie 2003/96/WE z 27 października 2003 r. w sprawie restrukturyzacji wspólnotowych przepisów ramowych dotyczących opodatkowania produktów energetycznych i energii elektrycznej. W preambule wymienionej dyrektywy, odnosząc się do jej celów, Rada wskazała, iż zamiarem było stworzenie przepisów umożliwiających przeciwdziałanie globalnemu ociepleniu poprzez ograniczenie emisji dwutlenku węgla (motyw 7 dyrektywy).
Powołany przez Wnioskodawcę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 03 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy zwrócić uwagę, iż jest to rozstrzygnięcie w konkretnej sprawie, osadzone w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża. Ponadto wskazać należy, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. Kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Wskazany wyrok dotyczy stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 grudnia 2008 r. a ponadto, stanowi jedno z nielicznych orzeczeń sądowych jakie zapadły w analizowanej sprawie.
Na uwagę zasługuje również fakt, iż zdaniem Sądu I instancji wskazanie w rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur na wymóg przechowywania dokumentu w oryginalnej jego postaci jednoznacznie wskazuje na obowiązek przechowywania dokumentu w jego formie pierwotnej (oryginalnej), jaką w przedmiotowej sprawie była forma materialna (papierowa). W ocenie Sądu nie ulega wątpliwości, że w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur uregulowano sposób postępowania dotyczący faktur sporządzonych w formie materialnej (papierowej).
Sąd I instancji wskazał również na podział przepisów wykonawczych dotyczących wystawiania faktur, tj. z jednej strony na podstawie odpowiednich przepisów ustawy o podatku VAT wydano rozporządzenie z dnia z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, które to w ocenie Sądu regulują m.in. procedurę postępowania w sprawach wystawiania i przechowywania faktur sporządzonych (wystawionych) w formie papierowej. Z drugiej zaś strony Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, w którym uregulował w sposób kompleksowy kwestie dotyczące e - faktur. Podział ten jest wynikiem przyjęcia koncepcji zawartej w przepisach wspólnotowych powielonej w polskiej ustawie o podatku VAT, zgodnie z którymi faktury mają być wystawiane w formie papierowej lub za zgodą klienta także w formie elektronicznej.
Sąd I instancji orzekł, iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur, wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi.
Powyższe wskazuje, iż brak jest jednolitej linii orzecznictwa w przedmiotowym zakresie.
Słowa kluczowe: faktura elektroniczna, kopia faktury, przechowywanie dokumentów
Data aktualizacji: 03/01/2013 06:00:02
Podatnik ma prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT od faktur VAT wystawionych za okre...
Prawo do odliczenia podatku wynikającego z faktur dokumentujących zakup paliwa do samochod...
Działając na podstawie art.216 1, art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29.08.1997r Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzegu uznaje za prawidłowe stanowisko zawarte w piśmie z dnia 12.05.2005r w sprawie...
Czy uiszczoną opłatę wstępną w ramach leasingu operacyjnego można jednorazowo zaliczyć do...
Jak należy rozliczyć podatek od towarów i usług naliczany od opłat za użytkowanie wieczyste?
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Bochni działając na podstawie art. 14a 1, 3 oraz 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) po rozpatrzeniu wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i...
W jakim miesiącu można dokonać odliczenia podatku naliczonego z faktury zakupu za zakupiony towar, środki trwałe lub wyposażenie?Opodatkowanie podatkiem VAT premii pieniężnych otrzymywanych od kontrahentaW jaki sposób należy wystawić fakturę stwierdzającą pobranie całości należności przed wydaniem towaru oraz fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedażyPrawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części zawartego w fakturach dokumentujących zakup sprzętu rehabilitacyjnegoRachunek czy faktura - oto jest pytanie

References: art. 14
 art. 106
 art. 247
 art. 246
 art. 5
 FSK 
 art.216
 art. 14
 art. 14