Source: http://ingenieria.bogota.unal.edu.co/facultad/preguntas-frecuentes?view=faq
Timestamp: 2017-09-24 01:27:36+00:00

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Preguntas frecuentes - Todas las preguntas - Universidad Nacional de Colombia
Después de aprobado el proyecto de una convocatoria interna, ¿cómo hago para ejecutar los recursos?
Después de aprobado el proyecto la VRI o la DIB o quien haya realizado la convocatoria genera una resolución para trasladar los recursos a la Unidad Administrativa.
Posteriormente la Unidad Administrativas apropia los recursos al proyecto con el reporte de la ficha mínima QUIPU, que se encuentra en el Sistema Hermes.
La Unidad Administrativa asigna el código QUIPU con el cual puede ejecutar el presupuesto.
El profesor puede tramitar órdenes de compra, servicio o demás según sea el caso. Los formatos e instructivos se encuentran en el siguiente link http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/tramites.php.
Cualquier inquietud en este trámite se puede contactar a Juan Manuel Gualteros jmgualteross@unal.edu.co, ext. 13391.
¿Cómo hago para saber si se ha finalizado mi proyecto?
En convocatorias internas, después de entregado el informe a través del Sistema de Información de la Investigación Hermes, se avala por parte de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión y se remite a la DIB.
La DIB evalúa y aprueba el informe final y genera a través del Sistema Hermes el acta de finalización y se entrega al docente. Con esta acta el profesor debe tramitar el cierre del proyecto en la Facultad, donde se especifica si se debe devolver presupuesto a la DIB.
En el caso de convocatorias externas, el docente presenta el informe final técnico – financiero a la entidad, está emite la evaluación donde aprueba el presupuesto ejecutado o solicita aclaraciones, luego la entidad envía el acta de liquidación, con estos dos documentos o con uno de ellos se puede realizar la resolución de cierre del proyecto ante la facultad.
Para los procesos de cierre de proyectos en la Facultad de Ingeniería, favor comunicarse con Paola Andrea Castillo Rozo Ext. 13521.
¿A qué personas les llega el correo difundido a través del correo masivo de la Facultad?
Los envíos masivos de correo de Facultad, tienen listas de correos, cuyos destinatarios son UNICAMENTE miembros activos de la Facultad de Ingeniería indicados explícitamente por parte de la dependencia solicitante/intermediaria de la solicitud.
En caso que la dependencia no indique explícitamente a qué grupos de personas se debe enviar, el Grupo Web de la Facultad tramitará el envío como se menciona a continuación, dependiendo de la naturaleza del mensaje:
Comunicados: Se enviarán a uno o varios de los siguientes grupos: Estudiantes, Docentes, Cuentas Institucionales, Administrativos (planta),Contratistas ODS, dependiendo del contenido del mensaje.
Oferta de prácticas y pasantías: Se enviarán a los estudiantes cuyo perfil se delimite dentro del contenido del mensaje.
¿Cómo puedo acceder a convocatorias internas de la DIB y la facultad?
La División de Investigación de la Sede Bogotá, publica en su página web las convocatorias http://www.dib.unal.edu.co/convocatorias/, para apoyo a estudiantes de posgrado, docentes, desarrollo de proyectos de investigación, apoyo a grupos de investigación entre otras.
Hay otras convocatorias internas, que puede realizar la Facultad, para apoyo a grupos, proyectos, estudiantes, docentes, publicaciones relacionadas con Investigación, estas se encuentran publicadas en la página web de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión.
Los proyectos con financiación interna deben estar vinculados al Sistema de Información de la Investigación Hermes, al cual el profesor director del proyecto o grupo de investigación ingresa con su usuario y clave, de esta manera diligencia la información de la convocatoria. Para mayor información consulte la página del sistema http://www.hermes.unal.edu.co/
¿Cómo puedo acceder a convocatorias externas?
Para el caso de proyectos con financiación externa, se publican las convocatorias en las diferentes páginas web de las entidades como Colciencias, Banco Santander, Banco de la República, Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Estas convocatorias generalmente se encuentran también publicadas en la página web de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión.
Para participar en la mayoría de convocatorias externas y si en los términos de referencia de esta se debe solicitar se solicita aval institucional
¿Cómo hago para solicitar un aval institucional para participar en una Convocatoria Externa?
Si en la convocatoria se especifica que debe entregarse un aval institucional de la entidad participante, la Universidad Nacional de Colombia a través de la DIB realiza este documento a través del Sistema Hermes.
El profesor debe acceder al sistema Hermes, seleccionar en Solicitud de Aval Institucional, diligenciar el formulario y adjuntar los documentos requeridos:
Copia del proyecto que se va a presentar (en el formato exigido por la entidad convocante, si lo hay).
Carta de la Unidad Académica Básica o departamento avalando la participación de los docentes y la contrapartida. Para este cálculo, se debe tener en cuenta la resolución 016 de 2012 http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=44908.
Si dentro del presupuesto se incluyen recursos frescos otorgados por la Universidad Nacional de Colombia, se debe incluir la carta de certificación de dichos recursos, expedida por la dependencia que los aportará.
Dependiendo de la convocatoria, la DIB podrá exigir otros documentos que considere pertinentes, requisito que será informado de manera oportuna.
Este procedimiento debe realizarse por lo menos dos días antes del cierre de la Convocatoria.
Algunas convocatorias cuando requieren uniones temporales o tramites adicionales se incluirán una documentación y tiempo especial, por lo cual agradecemos consultar permanentemente la página de avales, http://www.dib.unal.edu.co/convocatorias/externas/avales/?ref=dibhome.
¿Cuáles son los requisitos mínimos para ser reconocido como un grupo de investigación?
Para que sea reconocido como Grupo de Investigación ante Colciencias, se debe cumplir con los siguientes requisitos:
Estar avalado al menos por una (1) Institución registrada en el sistema InstituLAC de la Plataforma ScienTI - Colombia, a la cual el grupo haya registrado que pertenece.
Tener al menos un proyecto de investigación en marcha.
Que por lo menos una (1) de las personas vinculadas al grupo como investigador, posea una formación de pregrado, maestría, o doctorado concluida.
Tener registrado al menos un (1) producto de nuevo conocimiento desarrollado por el grupo de investigación obtenido dentro de la ventana de observación.
Reportar al menos dos productos resultantes de actividades de investigación relacionadas con la formación y la apropiación social del conocimiento, divulgación, extensión, o una combinación de éstas.
Los productos declarados por el grupo de investigación deben haber sido obtenidos con
posterioridad a la fecha de creación del mismo.
¿Cómo debo solicitar el aval de la universidad para un grupo de investigación?
Los Grupos de Investigación que se encuentren registrados en la Plataforma ScienTI y que requieran la activación del aval institucional, deben solicitarlo a través del Sistema de Información de la Investigación HERMES ingresando con su usuario y clave de correo electrónico, Perfil de investigador - Grupos - Agregar nuevo grupo.
Para que el aval institucional sea activado es necesario:
El líder debe ser docente de planta de la Universidad Nacional de Colombia
El grupo debe cumplir como mínimo los siguientes requisitos:
Tener al menos un producto de nuevo conocimiento
Reportar al menos dos productos resultantes de actividades de investigación relacionadas con la formación y la apropiación social del conocimiento, divulgación, extensión o una combinación de estas.
Tener al menos un proyecto de investigación.
Los productos declarados por el grupo de investigación deben haber sido obtenidos con posterioridad a la fecha de creación del mismo.
Una vez que sea verificada la información anterior, se activará el aval institucional en el aplicativo InstituLAC de Colciencias. Adicionalmente se notificará vía electrónica al líder que realizó la solicitud, a la Vicedecanatura de Investigación de la Facultad o a quien haga sus veces y a la Dirección o Coordinación de Investigación respectiva.
NOTA: Para que los grupos de investigación puedan participar en la Convocatoria de Reconocimiento que abre anualmente el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación 'Colciencias', deben cumplir con los criterios de la definición de grupo y con los requisitos establecidos en los términos de referencia de la convocatoria.
http://www.viceinvestigacion.unal.edu.co/VRI/index.php?option=com_content&view=article&id=33&Itemid=59?ref=dibhome
¿Cómo puedo saber si a la fecha soy un grupo reconocido en Colciencias y en la universidad?
Para conocer si el Grupo de Investigación está avalado por la Universidad, debe aparecer en la base de datos de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión y también con la Vicerrectoría de Investigación y Extensión a través del Sistema Hermes. Adicionalmente en la plataforma de Scienti, debe aparece la fecha de aval de la institución.
Para el caso de Colciencias, se puede revisar en el link de la Convocatoria 542 de Colciencias en información complementaria en la Resolución 0148 de 2011, a través del siguiente link http://www.colciencias.gov.co/convocatoria/convocatoria-nacional-para-reconocimiento-de-grupos-de-investigaci-n-en-ciencia-tecnolo.
¿Cómo puedo clasificar mi grupo de investigación ante Colciencias?
Colciencias realiza cada dos años la convocatoria de Medición de Grupos de Investigación que se encuentran registrados y avalados en la plataforma Scienti de Colciencias, que permite que los grupos obtengan la clasificación de acuerdo a su producción.
Para esto se maneja el cálculo Scienti, en el cual se calcula de acuerdo al tipo de producción el valor para obtener la clasificación correspondiente.
Debe tener la información actualizada del Grupo de Investigación y cumplir los requisitos mínimos.
¿Cómo es el nuevo modelo de medición de Grupos de Colciencias?
Colciencias se encuentra implementando el nuevo modelo de medición de Grupos registrados ante Colciencias, en el que se cambia la medición y clasificación de los Grupos, de acuerdo a los siguientes criterios, entre otros:
Nuevos tipos de productos e inclusión de la categoría de apropiación social de conocimiento y productos de formación humano.
Cambios de tipologías de los productos resultados de investigación y en los perfiles de producción.
Cambios en los tipos de integrantes.
Nuevas reglas para la vinculación de productos de investigación al grupo.
Diferencias de la ventana de observación de acuerdo al tipo de producto.
Cambios de reconocimiento de editoriales por parte de Colciencias.
Modelo Clasificación de grupos 2012
¿Qué es el programa "Jóvenes Investigadores"?
La información relacionada con el programa "Jovenes Investigadores" puede ser consultada en la página de la Vicedecanatura de Ingeniería, menú investigación-jóvenes investigadores.
¿Cómo puedo participar en el Programa "Jóvenes Investigadores"?
Esta convocatoria la realiza Colciencias anualmente, a mediados del año. Se debe consultar los términos de referencia en el link de Convocatorias de Colciencias. De esta manera también se publica por parte de la Universidad los trámites para el aval institucional de acuerdo a los requisitos establecidos.
¿Si se me ha aprobado el beneficio de "Jóvenes Investigadores", que tramites debo realizar?
Después de aprobado, la Universidad y Colciencias firman un convenio para la financiación del Programa de Jóvenes Investigadores, posteriormente se remite a las Facultades la información de los estudiantes o egresados aprobados, y luego la Vicedecanatura de Investigación y Extensión realiza la comunicación correspondiente y el trámite de vinculación a través de Resolución de estudiante auxiliar o pasante.
¿Cómo se puede realizar un cambio de Joven Investigador?
El Joven investigador interesado en realizar el cambio, debe revisar el reglamento para beneficiarios del Programa Jóvenes Investigadores que se encuentra en la Convocatoria correspondiente, para este año se encuentra aquí.
En el documento anexo se encuentran los trámites que se deben realizar para el cambio de Joven Investigador.
¿Cómo se puede realizar un cambio de tutor del Joven Investigador?
Para realizar el cambio de tutor, debe entregarse una carta a la Dirección de Investigación sede Bogotá, informando el cambio de tutor y justificando los motivos, posteriormente se le informa a Colciencias, pero no requiere aprobación
¿Es posible prorrogar el plazo de ejecución del Programa de "Jóvenes Investigadores"?
El Joven investigador interesado en prorrogar la ejecución del proyecto, debe revisar el reglamento para beneficiarios del Programa Jóvenes Investigadores que se encuentra en la Convocatoria correspondiente, para este año se realiza la siguiente:
Debe entregarse una carta a la Dirección de Investigación sede Bogotá, justificando los motivos, por los cuales solicita la prórroga del proyecto, firmado por el tutor y el joven investigador, debe realizarse mínimo tres (3) meses antes de que finalice el convenio y debe estar debidamente justificada. Cabe mencionar que las prórrogas serán únicas y exclusivamente en tiempo. Colciencias no efectuará adiciones en recursos.
¿Qué debo realizar para recibir el pago mensual?
Después de realizado el contrato, mensualmente el estudiante debe entregar a la Vicedecanatura de Investigación y Extensión el informe de actividades y resultados obtenidos firmado por el tutor, con esto se tramita el cumplido y el pago en la Unidad Administrativa. Se recomienda tener en cuenta las fechas de cierre mensual enviadas por correo electrónico.
¿Qué debo entregar al finalizar el Programa de Jóvenes Investigadores?
El Joven investigador al finalizar el programa, debe entregar:
Artículo sobre el desarrollo del proyecto, en el que se mencione a Colciencias y el Programa de Jóvenes Investigadores e Innovadores.
informe final que comprenda, un resumen descriptivo de los objetivos, las actividades, los resultados, palabras claves y logros del plan de investigación desarrollado. Debe estar aprobado y firmado por el tutor.
Certificación de que se encuentra estudiando la maestría o que fue admitido.
¿Se pueden realizar cambios en el plan de investigación propuesto?
NO se acepta cambiar el plan de investigación, sólo se aceptarán ajustes siempre y cuando estos sean solicitados teniendo en cuenta un argumento técnico que así lo justifique.
Procedimiento para solicitar ajustes en el plan de investigación:
El tutor debe entregar una carta a la Dirección de Investigación sede Bogotá, justificando los cambios en el plan de investigación.
Esta solicitud será contestada en un plazo máximo de veinte días (20) hábiles a partir de la fecha de radicación
¿Cómo se define un laboratorio?
Laboratorio: “Unidad constituida por planta física, equipos o instrumentos, insumos y personal idóneo, que se encuentra dentro de la estructura orgánica de las facultades, los institutos, los centros o las direcciones de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia con el fin de desarrollar las múltiples potencialidades de la investigación, la pedagogía, la cooperación externa y la prestación de servicios de carácter experimental y aplicado, esto es, por la experiencia práctica, la observación empírica y vivencial, la realización de ensayos, la interacción directa con el medio, la simulación controlada, la interpretación y modelación de procesos, la aplicación de metodologías, los diseños operativos y la innovación en las técnicas, las artes y las ciencias”.
Planta Piloto: Unidad constituida por planta física, equipos o instrumentos, insumos y personal idóneo, articulados para realizar procesos de investigación, docencia y extensión.
Aunque es importante aclarar que también hay áreas de soporte o apoyo que son:
Área de Apoyo: Son áreas que apoyan o soportan las actividades de laboratorios o plantas piloto, algunas de ellas son centrales de esterilización, producción de agua destilada o desionizada, cuartos de lavado, cuartos de neveras y laboratorios comunes. Pueden atender más de un laboratorio.
Bodega o Almacén: Son áreas donde se guardan elementos de los laboratorios y que sirven de apoyo a las actividades que desarrollan.
¿Qué debo realizar para oficializar el laboratorio?
El laboratorio debe tener un espacio que incluya planta física, equipos o instrumentos, insumos y personal idóneo, debe soportar actividades de investigación, extensión y formación.
Cuando ya se tenga el espacio definido, tenga un objetivo y los equipos y personal activos, puede solicitar oficializar la creación del laboratorio, para esto debe realizar la solicitud al comité de Unidades Académicas Básicas con el aval del director de departamento e informando nombre del laboratorio, coordinador, objetivos, actividades realizadas, pruebas, personal, los grupos y cursos que apoya. Posteriormente se tramita ante Consejo de Facultad quien emite la aprobación final y se remite al CEIF, quien realiza una visita y revisa el espacio y lo detallado en la solicitud.
¿Qué debo hacer para que mi financien una movilidad?
Cuando el docente requiere apoyo para presentaciones en eventos en el extranjero, presentación de la tesis de posgrado, apoyo para visitantes extranjeros o apoyo a estudiantes de postgrado en presentación de su trabajo en eventos internacionales, debe realizar la solicitud a través de la Convocatoria de Movilidad de la Vicerrectoría de Investigación de cada año, de acuerdo a los lineamientos establecidos para las tres diferentes modalidades de movilidad http://www.dib.unal.edu.co/movilidad/m20100727-progintlmovilidad-vri.html
¿Qué debo hacer para ejecutar los recursos aprobados de la movilidad?
En el momento en que los recursos son aprobados se genera una resolución de aprobación y se pueden ejecutar los recursos, la DIB se comunica con los profesores o estudiantes para realizar la reserva presupuestal correspondiente. Para consultar la resolución puede revisar en el siguiente link http://www.dib.unal.edu.co/resoluciones/
¿Qué resultados debo entregar luego de la movilidad?
Finalmente, y después de realizada la Movilidad Internacional, en cada una de sus modalidades, el docente tendrá hasta dos (2) meses luego de la fecha de finalización para registrar en el módulo de movilidad del sistema de información HERMES, el informe de resultados de la movilidad. Con los documentos adjuntos relacionados en cada Modalidad http://www.dib.unal.edu.co/movilidad/m20100727-progintlmovilidad-vri.html
La Vicedecanatura de Investigación y Extensión recomienda que antes de presentarse en una convocatoria y realizar la propuesta, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:
Después de aprobado el proyecto de una convocatoria externa, ¿como hago para ejecutar los recursos?
Después de aprobado el proyecto por la entidad externa, generalmente remiten la aprobación y el memorando de elaboración del contrato al profesor.
Posteriormente remiten el contrato para firma del Decano, en este caso la Vicedecanatura de Investigación y Extensión y la Abogada Asesora de la Facultad, revisan los términos y emiten aval para firma del contrato.
Cuando se ha legalizado el contrato, con la firma de todas las entidades participantes, se realiza el giro o desembolso de los recursos por parte de la entidad externa financiadora.
En este momento se procede a crear administrativamente el proyecto para poder ejecutar los recursos. Para esto el docente debe:
Diligenciar la ficha mínima QUIPU, en el formato establecido y enviarlo a la Unidad Administrativa, por correo electrónico a Juan Manuel Gualteros jmgualteross@unal.edu.co. (Formato adjunto)
Diligenciar la resolución de creación del proyecto de acuerdo a formato señalado. (formato adjunto)
La resolución junto con la Ficha mínima QUIPU, el contrato del proyecto y la propuesta aprobada por la entidad externa se deben entregar a la Unidad Administrativa de la Facultad.
La Unidad administrativa revisa la documentación y tramita la resolución de creación de proyecto ante la Decanatura, diligencia la ficha mínima en el Sistema QUIPU y asigna numero QUIPU.
Con este número QUIPU el docente ya puede ejecutar el presupuesto tramitando órdenes de compra, servicio o demás según sea el caso. Los formatos e instructivos se encuentran en el siguiente link http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/tramites.php.
Ficha mínima QUIPU
instructivo Ficha QUIPU
Resolución creación de proyecto externo con varias entidades
Resolución creación de proyecto externo sencillo
¿Qué debo tener en cuenta para el manejo de recursos de entidades externas?
Es clave tener en cuenta que los rubros de las entidades externas generalmente son diferentes a los que maneja la Universidad, cabe aclarar que:
Para la Universidad (personal y servicios técnicos) están agrupados en un solo rubro que es Remuneración de Servicios Técnicos.
Estimulo de estudiantes auxiliares es un rubro exclusivo de la Universidad.
Equipos y software es un solo rubro para la Universidad en Compra de equipo.
Es importante tener en cuenta que las asistencias a Congresos, pueden ser viáticos y gastos de viaje, cuando implican tiquetes. En caso de que sean pagos a inscripciones es del rubro de capacitación.
Adicionalmente es importante revisar el rubro de gastos de administración, porque esto permite contratar una persona por Remuneración de Servicios Técnicos.
Adicionalmente para el caso de Colciencias, se tiene una guía de ejecución técnica, administrativa y financiera de los proyectos, que es importante consultar antes de iniciar el proyecto.
Guía para la ejecución de proyectos COLCIENCIAS
¿En qué momento puedo empezar a ejecutar el presupuesto del proyecto?
Únicamente cuando tenga un número QUIPU asignado para el proyecto, el director del proyecto puede realizar las órdenes de servicio, órdenes de compra, resoluciones de estudiantes auxiliares y ejecutar el presupuesto del proyecto.
La ejecución de recursos en cada uno de sus rubros debe estar ajustada a la propuesta aprobada por la entidad externa o la dependencia interna en la Convocatoria, si hay algún cambio de rubro a otro, es necesario solicitar autorización.
Para compra de equipos y materiales, deben ajustarse a la propuesta del proyecto y a los lineamientos de la Universidad, en el caso de equipos especializados no requiere invitación publica y no aplica la ley de garantías. Los equipos adquiridos quedan en el inventario de la Universidad.
¿Quién financia el valor de los impuestos en una convocatoria externa?
Para las convocatorias internas, el proyecto contempla el pago de los impuestos asociados al mismo. En el caso de proyectos con entidades externas, se debe tener en cuenta si en la convocatoria se menciona si ésta entidad financia el valor de los impuestos como (IVA, 4 * 1000, RETEICA u otros), de lo contrario dichos impuestos deberán ser asumidos por la Universidad.
Cabe aclarar que a partir del año 2010 para el caso de Colciencias, el proyecto directamente financia los impuestos con el presupuesto del mismo
Por lo general los proyectos de investigación no tienen vinculación o remuneración a los docentes (SAR), ya que no está aprobado por la Universidad recibir remuneración en proyectos de investigación, debido a que esto se les reconoce como parte de su jornada docente.
¿Para contratación de personal del proyecto como debo justificarla?
Para contratación de personal principalmente científico, que se realiza a través de Órdenes de Servicio, es importante que estén debidamente justificadas de acuerdo a la propuesta del proyecto y en casos como Colciencias debe solicitarse autorización previa a la contratación indicando el nombre del nuevo investigador, identificación, las actividades a realizar, las horas de dedicación, justificación en caso de que no esté relacionado en la propuesta, es decir que aparezca como NN o sin definir. Para el caso de Colciencias, se debe anexar la hoja de vida de acuerdo a cuadro estipulado en la Guía de ejecución de proyectos de Colciencias.
En el caso que se necesite realizar cambio de algún co-investigador que se relacionaba en la propuesta debe solicitarse dicha autorización a la entidad financiadora. Para esto se debe enviar comunicación indicando el nombre del nuevo investigador, identificación, las actividades a realizar, las horas de dedicación, justificación del cambio, Los valores y tiempo son ajustados de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Universidad y la entidad externa. Para el caso de Colciencias, se debe anexar la hoja de vida de acuerdo a cuadro estipulado en la Guía de ejecución de proyectos de Colciencias.
Colciencias maneja personal de apoyo, a pesar de que no debe solicitarse autorización a Colciencias, las actividades y pagos deben estar de acuerdo con la propuesta del proyecto y de acuerdo con la Guía de formulación de proyectos de Colciencias en la que se indica el límite máximo de pago en salarios mínimos de acuerdo al nivel de estudios y experiencia, en todo caso el pago del personal de apoyo nunca puede exceder el pago de un investigador de la misma categoría.
Los documentos y formatos para realizar la solicitud de orden de servicio se encuentra en el siguiente link http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/tramites.php
¿De qué manera puedo vincular estudiantes auxiliares al proyecto?
La contratación de estudiantes auxiliares, se basa en la normatividad de la Universidad, si el estudiante está relacionado en la propuesta aprobada del proyecto, no es necesario realizar convocatoria interna, en caso contrario debe seleccionarse con convocatoria pública.
Para la contratación debe cumplir los lineamientos de la UN en cuanto al pago del salario y el tiempo de dedicación. Hay proyectos de la DIB como el caso de los que son para apoyo a tesis de maestría y doctoral que no se puede pagar remuneración a estudiantes auxiliares.
Los estudiantes vinculados al proyecto pueden participar en congresos que incluyen viajes y/o capacitación (salidas de campo), pero deben estar aprobados en la propuesta o de manera posterior por la entidad interna o externa y debidamente justificados.
¿Puedo solicitar un cambio de investigador principal del proyecto?
Los cambios de investigador principal, siempre requieren solicitar tanto la aprobación de la Universidad Nacional como de la entidad externa.
En convocatorias internas es necesario que la solicitud tenga la aprobación de la Unidad Académica Básica donde apruebe la descarga académica del nuevo director. De igual manera lo solicita el docente a través del Sistema Hermes en el modulo de solicitudes, la DIB aprueba a través del Sistema y por correo envía al profesor y a la Unidad administrativa el oficio de aprobación.
Para convocatorias externas, se requiere que al realizar la solicitud tenga el aval del Consejo de Facultad, por lo tanto el docente debe realizar la solicitud al Comité de Unidades Académicas Básicas, con la firma de los dos docentes y el aval del Director del Departamento.
Cuando el Consejo de Facultad haya aprobado la modificación, se remite a la entidad externa y en algunos casos implica un otrosí al contrato. Posteriormente este otrosí legalizado se remite a la Unidad Administrativa para el cambio en el proyecto.
¿Puedo hacer un traslado de rubros durante la ejecución del proyecto?
Para convocatorias internas, el traslado de rubros se realiza por parte del docente a través del Sistema Hermes (cuando excede el 10% del presupuesto del proyecto), con la justificación y relacionando cada uno de los rubros y el valor. La DIB aprueba a través del Sistema y por correo envía al profesor y a la Unidad administrativa el oficio de aprobación.
En el caso de convocatorias externas, para realizar un traslado de rubros es muy importante tener en cuenta las condiciones establecidas con la entidad, puesto que algunas definen parámetros para realizar la modificación, en el caso de proyectos de Colciencias en el contrato se especifica hasta cuanto se puede transferir de un rubro a otro, sin solicitar autorización de la entidad (generalmente se puede trasladar hasta que no exceda el 20% del rubro de destino inicialmente aprobado).
Cuando se excede de este porcentaje debe solicitar el cambio ante la entidad, cuando se apruebe mediante oficio al docente, esté debe entregarlo a la Unidad Administrativa para su traslado correspondiente. Y en caso de que se requiera, se debe realizar resolución modificatoria.
¿Puedo pedir prorrogas a las fechas del proyecto?
En el caso de convocatorias internas, el profesor debe realizar la solicitud a través del Sistema Hermes, la DIB aprueba a través del Sistema y por correo envía al profesor y a la Unidad administrativa el oficio de aprobación con la fecha establecida.
Para convocatorias externas, el profesor debe solicitar prorroga en el plazo de ejecución del proyecto, con cuatro meses de antelación a la finalización del mismo, ya que esto requiere realizar otrosí al contrato, para especificar el nuevo plazo de liquidación del mismo. Si la entidad externa aprueba se realiza el otrosí del contrato y se debe remitir a la Unidad Administrativa para modificación del tiempo en el proyecto.
Cuando se prorroga al tiempo de entrega del informe final no es necesario modificar la fecha de culminación estipulada en el contrato, ya que se puede tramitar solamente con la aprobación de la solicitud que debe entregarse a la Unidad Administrativa para su traslado correspondiente.
¿Puedo hacerle una adición presupuestal al proyecto?
Para las convocatorias internas, este tipo de solicitudes generalmente no se aprueban debido a que estas convocatorias no permiten adición presupuestal.
En el caso de proyectos externos, el docente puede solicitarla a la entidad, pero en muchos no se aprueba.
¿Cómo debo presentar informes técnicos y financieros de proyectos con entidades externas?
En el caso de presentación de informes con entidades externas, es importante tener en cuenta que se debe cumplir con las fechas y los tiempos pactados en el contrato. También es importante tener en cuenta los lineamientos establecidos por la entidad externa para la entrega de los informes en cuanto a formatos, valores aportados e información relevante.
En algunos casos como el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural así como Colciencias tienen establecidos formatos, los cuales se encuentran adjuntos.
Para estos dos casos se recomienda:
En cada informe presentado se coloca el ejecutado total por el periodo del proyecto. De acuerdo a los nuevos lineamientos de Colciencias.
Los informes deben estar firmados por el tesorero de la Facultad de Ingeniería y la Jefe de la Unidad Administrativa, para esto deben tener el visto bueno de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión, es decir que se debe realizar con la asesoría de esta dependencia.
Colciencias generalmente no solicita que con los informes financieros se entreguen los soportes, estos deben reposar en la Unidad Administrativa y en caso de que realicen una visita financiera se les mostrara en estos soportes. Si en tal caso los solicitan debe requerirse con anticipación a la Unidad Administrativa copia de estos documentos.
Se recomienda que el docente investigador principal guarde soportes del proyecto, tales como Contrato, memorando de elaboración del contrato, acta de inicio, propuesta aprobada por Colciencias, cartas recibidas tanto de Colciencias como de las entidades participantes, y el seguimiento del cumplimiento de los compromisos
Así mismo el docente debe tener los soportes de los recursos ejecutados por Contrapartida es decir cartas de autorización del tiempo de dedicación del docente, que se solicita al momento de emitir el aval institucional y la certificación de equipos en uso. Hay que recordar que el cumplimiento de la contrapartida está estipulado como una obligación legal.
Es importante tener en cuenta que Colciencias solo aprueba lo que aparezca debidamente pagado y ejecutado con comprobante de egreso, lo que se encuentra comprometido no se puede relacionar.
Algunos costos como servicios de fotocopiado, prestados por la Universidad al proyecto, deben estar respaldados por algún documento que permita demostrar el origen del monto imputado.
En los casos en que se entreguen recursos mediante avances a una persona para efectuar transacciones inherentes al proyecto, se debe tener en cuenta que la ejecución será válida únicamente cuando el trámite esté debidamente legalizado y soportado con los documentos respectivos.
Es importante que se coloque una descripción de las siglas que se colocan en el informe del proyecto.
La contrapartida de la Universidad, siempre debe tener soporte y es muy importante justificarla de acuerdo a las condiciones del proyecto. Por esto se debe adjuntar la carta del departamento al que está asociado el director del proyecto, la certificación de la contrapartida, especificando las horas dedicadas al proyecto, el valor. Además relacionar la información de los equipos y materiales usados como contrapartida en especie, durante la ejecución del proyecto.
Para esto se adjunta la Guía para ejecución técnica administrativa y financiera de proyectos financiados por Colciencias, donde se enuncian lineamientos de ejecución, solicitudes de modificaciones de personal de rubros entre otros, control a la ejecución de proyectos, finalización e información de visitas.
Se anexa la guía de presentación de informes financieros enviada por Colciencias, con el detalle que también se enuncia en el formato del informe financiero en la primera hoja se explica el diligenciamiento correcto de cada una de las casillas relacionadas.
Finalmente se adjunta la guía de presentación de informes técnicos con los lineamientos y detalles para presentar informes parciales y finales.
El Ministerio tiene unos formatos establecidos y que son detallados para permitir el seguimiento de la ejecución tanto de los recursos como para el cumplimiento de los objetivos y compromisos establecidos.
El formato que tiene un cuadro específico para relacionar el cumplimiento de objetivos y resultados permite realizar un seguimiento en cuanto a la realización de las actividades del proyecto.
El informe de resultados financieros relaciona el aprobado, ejecutado y el saldo, en el ejecutado se relaciona el valor total comprometido de las órdenes correspondientes.
Es muy importante tener los soportes de la información, ya que el Ministerio generalmente realiza visitas y auditorias para aprobar la información entregada
Para este proceso la Vicedecanatura de Investigación y Extensión, es la encargada de apoyar en la realización del informe y es quien revisa y emite un visto bueno para trámite de firma ante el tesorero y la Jefe de la Unidad Administrativa.
Cualquier inquietud favor comunicarse con Paola Andrea Castillo Rozo Ext. 13521.
¿Cómo debo presentar informes técnicos y financieros de proyectos internos?
En estos casos, la DIB tiene actualmente el módulo de informes en el Sistema Hermes, con el fin de que el docente pueda presentar el informe final técnico – financiero a través del sistema. El informe técnico debe entregarse de acuerdo al formato establecido por esta dependencia, el cual se encuentra en el siguiente link http://www.dib.unal.edu.co/acercade/formatos.html.
Es conveniente aclarar que no es requisito adjuntar el informe financiero, ya que esto se verifica directamente en el Sistema QUIPU. Adicionalmente debe adjuntar el cuadro de resultados de acuerdo al formato establecido por la DIB. Y el formato de equipos adquiridos en el proyecto de investigación que encuentra en el siguiente link http://www.dib.unal.edu.co/acercade/formatos.html. Es importante tener en cuenta los compromisos establecidos en cada Convocatoria, ya que esto puede variar en cuanto a los anexos que debe incluir para soportar estos resultados.
También de acuerdo a la convocatoria, algunos requieren el aval de la Facultad, en este caso después de ser enviado a través del Sistema Hermes, la Vicedecanatura de Investigación y Extensión solicita este aval al departamento. En el documento adjunto se encuentra un manual de diligenciamiento del informe en el sistema Hermes.
Manual de cierre de proyectos
Becas - Colciencias - 2014
¿Cuáles son los requisitos para aplicar a una beca de doctorado nacional de Colciencias?
Exigidos por Colciencias:
ser ciudadano colombiano, acreditar suficiencia en idioma inglés mediante certificado (puntajes mínimos: TOEFL: 500 en papel, 173 en computador o 61 en Internet; IELTS: 5.0; MET: B1); acreditar estudios de maestría mediante certificado firmado por la oficina responsable en la Universidad; demostrar trayectoria académica, profesional e investigativa.
Exigidos por la Universidad Nacional de Colombia:
haberse inscrito en la aplicación dispuesta por la Vicerrectoría Académica para participar en la convocatoria en la página web de la Dirección Nacional de Posgrado www.posgrados.unal.edu.co/becas; en la aplicación se recopilará la información del aspirante y adjuntarán los documentos que soporten el cumplimiento de los requisitos de idioma inglés y estudios de maestría; los estudiantes o egresados de la Universidad Nacional no deben ingresar soportes de haber terminado la maestría, toda vez que se hará la verificación internamente; ser admitido al programa doctoral al que aspira.
¿Cómo puedo aplicar a una beca para doctorado de la convocatoria Colciencias para doctorados nacionales en 2014?
Una vez haya realizado el proceso para ser admitido a la Universidad Nacional de Colombia, para el segundo semestre de 2014, para cursar el programa doctoral elegido, deberá inscribirse en la plataforma informática dispuesta para tal efecto por Vicerrectoría Académica (www.posgrados.unal.edu.co/becas). Para lo cual debe ingresar a la sección “Postúlese aquí”
¿Cuál es la fecha límite para aplicar a una beca para doctorado de la convocatoria Colciencias para doctorados nacionales en 2014?
¿Debo aplicar y estar admitido a un programa de doctorado antes de poder aplicar a la beca Colciencias?
Si, uno de los requisitos para poder aplicar a la beca Colciencias es estar previamente aceptado a un programa de doctorado de la Univerisidad Nacional de Colombia. Se recomienda realizar el proceso de admisión con tiempo y cuidado, ya que los puntajes del proceso de admisión serán utilizados para la evaluación y asiganación de becas.
Correo masivo de Facultad y solicitudes de difusión
A continuación encontrará las preguntas más comunes relacionadas a las solicitudes de difusión de información a través del correo masivo institucional, administrado por el Grupo Web de la Facultad de Ingeniería.
¿Como debo solicitar la difusión a mi sustentación de tesis/trabajo de grado?
Deben solicitarse a través del correo institucional de la dependencia responsable del programa al cual pertenece el aspirante al título. Dicha solicitud debe contener como mínimo los siguientes campos:
Título de la tesis/trabajo de grado
Codirector(es) (En caso de tenerlos)
Para estudiantes: Debe remitir su solicitud de difusión al área curricular/coordinación de programa correspondiente.
Para dependencias: Deben remitir la solicitud desde el correo electrónico de dependencia/coordinación de programa curricular, al correo untic_fibog@unal.edu.co, con los campos mencionados anteriormente.
Adicionalmente, la difusión de las sustentación se realizarán a través del calendario de eventos en edl sitio web de la Facultad.
¿Como puedo solicitar la difusión de una charla/conferencia en la que estoy participando a través del correo masivo?
Con el fin de limitar la cantidad de envíos por correo masivo a los miembros de la Facultad, se ha decidido limitar las difusiones realizadas por este medio, a únicamente comunicados, ofertas de prácticas y pasantias (temporalmente) e invitaciones a sustentaciones de tesis/trabajo de grado.
Las comunicaciones que no se encuentren enmarcadas en estos grupos (noticias, eventos y oferta de servicios, convocatorias estudiantiles, etc.) se difundirán a través de carteleras digitales, el sitio web y las redes sociales de la Facultad. Para efectuar dicha difusión, deben tener en cuenta los lineamientos de difusión, encontrados en el sitio web de la Facultad.
No estoy recibiendo los correos de la Facultad, que considero me deben llegar a mi cuenta institucional ¿Qué debo hacer?
Debe enviar un correo con su inconveniente, a través de su cuenta de correo institucional, al correo untic_fibog@unal.edu.co, indicándonos el inconveniente presentado.
Ya no estoy vinculado a la Facultad de Ingeniería y sigo recibiendo los correos masivos ¿Qué debo hacer para que me eliminen de las listas de correo masivo?
Ai usted recibe un correo a nombre del Administrador de Correo de Facultad, con un destinatario similar al mostrado en la imagen:
Es decir, desde de un correo con formato: "l_[codigo del programa]@unal.edu.co", debe dirigirse a la División de Registro de la Universidad, localizada en el Polideportivo, en el segundo piso, y solicitar la eliminación de su cuenta de correo institucional de la lista del programa a la cual pertenece, o el cambio a otra lista en caso de traslado de programas.
En cambio, si usted recibe un correo a nombre del Administrador de Correo de Facultad, con un destinatario igual a su cuenta de correo institucional:
En dicho caso, debe remitir su solicitud al correo "untic_fibog@unal.edu.co", indicando la razón por la cual considera debe ser removido de la lista.
Difusión en cartelería digital
A continuación, encontrará las preguntas frecuentes relacionadas a los lineamientos y condiciones de difusión para solicitar publicidad en las carteleras (pantallas) digitales administradas por el Grupo Web de la Facultad de Ingeniería:
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