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Timestamp: 2018-08-20 21:13:59+00:00

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POLÍTICA DE VIAJES. Descripción del Cambio. 01 Desarrollo. Estado Elaborador Revisor Aprobador Borrador J. C. Olmedo C Arnolds J Cembrano - PDF
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Rubén Ávila Molina
1 POLÍTICA DE VIAJES Versión Descripción del Cambio 01 Desarrollo Estado Elaborador Revisor Aprobador Borrador J. C. Olmedo C Arnolds J Cembrano
2 POLITICA DE VIAJES Artículo 1º Objetivo El presente documento tiene por objetivo fijar los lineamientos del CDEC SIC con relación a los viajes nacionales e internacionales que deban efectuar el Directorio, las Direcciones Técnicas y personal del CDEC SIC que por motivos laborales deban trasladarse de su sede habitual de trabajo a otra ciudad o país, sin comprometer la calidad del desplazamiento de los viajeros ni la consecución de los objetivos de su viaje y establecer los criterios de gastos razonables para su realización. Artículo 2º Alcance La presente política será de aplicación obligatoria para todos los viajes nacionales e internacionales que se deban efectuar por motivos laborales los miembros del Directorio y todo el personal del CDEC SIC. El Director de Administración y Presupuesto (DAP), o quién ejerza sus funciones, será el encargado de aplicar la presente Política. Artículo 3º Vigencia Esta Política tiene vigencia a partir del 8 de julio de Todas las modificaciones que sean efectuadas a esta Política deberán constar por escrito en el presente documento, y entrarán en vigencia sólo una vez que sean aprobadas y emitidas por el Directorio. Artículo 4º. Definiciones Generales El CDEC SIC buscará la eficiencia en sus gastos de viaje, compatible con el adecuado estándar de calidad con que realiza todas sus adquisiciones. Será responsabilidad de la DAP suscribir convenios con agencias de viaje, hoteles, compañías de arriendo de vehículos, compañía de seguros de viaje y empresas de prestación de servicios de transporte terrestre, para realizar la coordinación de los viajes buscando las mejores condiciones para el organismo y sus trabajadores. En caso de no existir convenio con algún tipo de proveedor, cualquier operación o transacción deberá realizarse por intermedio del encargado de Adquisiciones y Coordinación de Viajes. Toda planificación de viaje debe iniciarse con la emisión de una solicitud a Adquisiciones y Coordinación de Viajes con la mayor antelación posible, dado que esto permite obtener mejores condiciones en tarifas, disponibilidad y gestión integral del viaje.
3 Para la adecuada aplicación de esta política se define los siguientes conceptos: Coordinación de Viajes: Es la persona que tiene responsabilidad en el CDEC SIC para: Gestionar convenios con proveedores de bienes y servicios para viajes, tales como: i) agencias de viajes, ii) líneas aéreas, hoteles, arriendo de vehículos, aseguradoras relacionadas con viajes y otros necesarios para una adecuada realización de los viajes del CDEC SIC. Controlar el cumplimiento de dichos convenios. Asesorar a los viajeros en sus requerimientos de viajes. Velar por el cumplimiento de esta política de viajes. Adquisiciones y Coordinación de Viajes dependerá de la DAP. Alojamiento: Se refiere a tarifa de habitación y puede incluir desayunos, almuerzos o cenas en el hotel. Dólar: corresponde a dólares de los Estados Unidos de Norteamérica Fondo a rendir. Cantidad de dinero solicitada por el trabajador en forma anticipada para solventar gastos de viaje por motivos laborales. Agencia: Se refiere a las agencias de viajes con las cuales se mantiene un convenio vigente. Artículo 5º. Pertinencia del viaje EI funcionario que requiera realizar un viaje con motivo del desempeño de sus funciones en el CDEC SIC, es responsable, junto a su jefatura, de determinar si el viaje es necesario, evaluar si puede sustituirse por otros recursos dispuestos por el organismo, por ejemplo: llamadas telefónicas o video/web conferencias, y obtener la aprobación correspondiente de la Dirección Técnica respectiva o el Directorio, según corresponda. Todas las solicitudes de viajes se realizarán a Adquisiciones y Coordinación de Viajes. Los requisitos formales serán establecidos en el Procedimiento de Viajes que para estos efectos elaborará la Dirección de Administración y Presupuesto. Artículo 6º. Pasajes Aéreos Tipo de tarifa: Con el fin de resguardar el uso eficiente de los recursos del CDEC SIC, se dará prioridad al uso de tarifas sin posibilidad de cambios. En el caso de ser requerida una tarifa más flexible, esto debe ser solicitado explícitamente a Adquisiciones y Coordinación de Viajes, quien lo coordinará con la Agencia.
4 Clase de viaje: Todos los pasajes aéreos se comprarán en tarifa económica, excepto aquellas personas que según esta Política pueden viajar en clase ejecutiva, esto es el Presidente del Directorio, Directores, Directores Técnicos y Ejecutivos, siempre y cuando se trate de vuelos internacionales con duración mayor a ocho (8) horas. En el caso de que en un vuelo internacional con duración de más de 8 horas viaje una persona con derecho a volar en clase ejecutiva y una que no lo tenga, se privilegiará que ambos viajen en una misma clase, para lo cual el Director Técnico correspondiente podrá definir si ambos viajan en clase económica o ambos en ejecutiva. Cualquier excepción deberá ser aprobada por el DAP. Antelación de la solicitud: Como forma de hacer un adecuado uso de los recursos del CDEC SIC, se deberá programar los viajes y efectuar las solicitudes con antelación. En atención al tipo de viaje se establecen los siguientes plazos de anticipación de compra de pasajes: 15 días antes del viaje, para viajes internacionales (solicitud 17 días antes). 7 días antes del viaje, para viajes nacionales (solicitud 9 días antes). 20 días o más antes del viaje, para grupos de más de 10 personas (solicitud 22 días antes). Los plazos anteriores podrán ser distintos en casos debidamente justificados y autorizados por la jefatura correspondiente. Compra de pasajes por cuenta propia: Se permite la compra de pasajes a través de Internet por parte del pasajero solamente si esta transacción mejora las condiciones ofrecidas por la agencia de viajes. AI realizar este tipo de compras, se debe informar de manera previa a Adquisiciones y Coordinación de Viajes y obtener su visto bueno para la operación. Posteriormente se deberá rendir el gasto conforme a lo establecido en la política aplicable. Una vez que se realice la reserva, cumpliendo con todos los puntos indicados anteriormente, se podrá solicitar la aprobación para emitir el pasaje. Aprobación Para la realización de cualquier viaje incluidos los cambios, el solicitante deberá contar con la aprobación de la Dirección Técnica o Sub Dirección correspondiente, o del Presidente del Directorio en el caso que corresponda a un miembro del Directorio, que tenga la facultad de aprobar los gastos relacionados al viaje de acuerdo a lo indicado en el "Anexo 1" de este documento.
5 Una vez obtenida la aprobación del viaje, Adquisiciones y Coordinación de Viajes procederá a solicitar la emisión del pasaje aéreo a la Agencia, con el respaldo de las aprobaciones efectuadas. En caso de existir discrepancia entre lo solicitado y lo emitido se debe reportar a la Agencia de forma inmediata a fin de solucionar oportunamente el inconveniente. Reporte de no utilización de pasajes aéreos Será responsabilidad del pasajero informar a Coordinación de Viajes la no utilización de un pasaje aéreo, indicando la razón del no uso con la mayor antelación posible. Los pasajes aéreos que no hayan sido utilizados, deberán darse en parte de pago para nuevas emisiones lo antes posible a fin de evitar perder el valor pagado por ellos. Si el pasajero finalmente no utiliza el boleto se debe solicitar la devolución del dinero, a través de Adquisiciones y Coordinación de Viajes. Artículo 7º. Alojamiento. Se deberán privilegiar las reservas en los hoteles que cuenten con convenio con el CDEC SIC en sus tarifas. Se considera como una excepción las reuniones, seminarios o conferencias que se llevan a cabo en hoteles específicos, en cuyo caso se recomienda alojarse en el mismo hotel donde se realizará el evento. EI tipo de habitación considerado será "Estándar" o equivalente. La preferencia por un hotel debido a los programas de viajero frecuente no deberá recibir nunca prioridad sobre el ahorro de costes para el CDEC SIC. En caso de que habiendo hoteles que cuenten con convenios con el CDEC SIC, se utilice un alojamiento más caro, esto deberá ser autorizado por el Director Técnico correspondiente. De no existir esta autorización el CDEC SIC sólo reembolsará hasta el monto del hotel con convenio. En los casos en que el trabajador requiera de alojamiento por 2 semanas consecutivas o más, se podrá solicitar un Apart Hotel o semejante, a fin de optimizar los recursos del CDEC SIC. Artículo 8º. Arriendo de vehículos Para aquellos casos que se requiera efectuar el arriendo de un vehículo, ello se deberá justificar al momento de la gestión del viaje. La justificación debe especificar el tipo de vehículo requerido para el trabajo a realizar. EI arriendo de vehículos deberá incluir siempre y de forma obligatoria un seguro de daños a terceros y de daños propios.
6 La coordinación del arriendo de vehículos se hará a través de las empresas que mantengan convenio vigente con el CDEC SIC. Deberá remitirse a Adquisiciones y Coordinación de Viajes la información de: fechas de arriendo, lugar y horarios de entrega y retiro y nombre e identificación del conductor. En caso de arriendo de vehículos en el extranjero, éstos se deben solicitar a Adquisiciones y Coordinación de Viajes o bien ser rendidos como gasto de viaje. Artículo 9º. Otro tipo de Transporte Terrestre Se espera que los trabajadores del CDEC SIC se trasladen por los medios más seguros y económicamente eficientes según las circunstancias. En situaciones consideradas no seguras, el trabajador podrá solicitar un taxi de hotel o un servicio privado de transporte. En cualquier otra situación, priorizará el uso un servicio de taxi regular. El gasto diario de uso de taxi no deberá exceder el costo del alquiler del vehículo. En ese caso deberá priorizarse el ahorro mediante el arriendo de un vehículo. Servicios tales como: traslados desde y hacia el aeropuerto y trenes en el extranjero, se podrán solicitar a través de Adquisiciones y Coordinación de Viajes y podrán ser pagados desde el país de origen. Cualquier gasto de este tipo no pagado de forma anticipada deberá cumplir con el procedimiento de Fondo a Rendir. Artículo 10º. Alimentación Los gastos de alimentación serán cubiertos por el CDEC SIC mediante Fondos a Rendir. Este deberá ser solicitado y rendido de acuerdo a los procedimientos aplicables para Avances a Rendir que para estos efectos elaborará la DAP. Los siguientes montos se han establecido como cantidades máximas diarias de reembolso de gastos por concepto de alimentación: Países Grupo A Países Grupo B US$ 120 (ciento veinte dólares) US$ 80 (ochenta dólares) El listado de países en cada grupo se detalla en el Anexo 2. Estos montos serán revisados anualmente por la DAP para su actualización.
7 Artículo 11º. Roaming El CDEC SIC cubrirá el costo del servicio de roaming de voz y datos de los teléfonos móviles corporativos para todo trabajador que viaje al extranjero. Para esto el trabajador deberá solicitar en forma oportuna al Departamento de Tecnologías de la Información la contratación del servicio de roaming de voz y datos de forma previa al viaje. La utilización de roaming en el extranjero sin haber realizado esta gestión será de costo del trabajador. Artículo 12º. Seguro de Viajes Todo trabajador que viaje al extranjero deberá hacerlo resguardado por la emisión de un seguro de asistencia en viajes. La compañía aseguradora será la responsable de la emisión del seguro, los que deben ser solicitados a través de Adquisiciones y Coordinación de Viajes. En el caso en que un trabajador necesite tratamiento médico al encontrarse de viaje por razones de trabajo, éste deberá hacer uso de su seguro de asistencia en viaje. El CDEC SIC pagara o reembolsara todos los gastos que no sean cubiertos por el seguro médico. En caso de que el trabajador utilice el viaje también por razones personales, deberá costear el seguro de forma particular por los días que no correspondan a lo asignación laboral. Artículo 13º. Uso de Kilómetros, Millas o Beneficios Personales Los trabajadores podrán hacer uso de sus programas de viajero frecuente para acumular millas o kilómetros de forma personal en viajes pagados por el CDEC SIC, a menos que el convenio que el CDEC SIC tenga con una agencia o aerolínea utilice dicho beneficio de manera colectiva en favor de tarifas más convenientes u otros viajes de la organización. Cualquier beneficio otorgado por los distintos programas de viajero frecuente será un beneficio personal. Éste no será gestionado por Adquisiciones y Coordinación de Viajes ni puede representar costo alguno para el CDEC SIC. Artículo 14º. Fondos a Rendir. Se refiere a una cantidad de dinero otorgada anticipadamente al viaje, por el CDEC SIC para cubrir aquellos gastos permitidos en un viaje que no hayan sido gestionados anticipadamente (alimentación, taxis y otros), durante el tiempo que el funcionario deba permanecer fuera de su lugar habitual de desempeño por razones de trabajo. Este monto de dinero debe ser rendido íntegramente de acuerdo al procedimiento para Fondo a Rendir. EI monto máximo de Fondos a Rendir por concepto viaje será de US$ (mil dólares) o su equivalente en moneda local, por semana consecutiva de viaje. En caso de requerir un monto mayor, el mismo deberá ser aprobado por el DAP.
8 El viajero podrá utilizar su tarjeta de crédito personal para solventar los gastos de viajes, en cuyo caso el CDEC SIC reembolsará además las comisiones por transacción que cargue el banco emisor por el uso de la tarjeta. Artículo 15º. Reembolso de Gastos Los conceptos que se reembolsarán por motivos de gastos de viaje de trabajo son: Cobros por exceso de equipaje, si se relacionan con el transporte de bienes o por requerimientos del CDEC SIC Costos por procesamiento de pasaporte Costos por obtención y procesamiento de visa Gastos de aduana y derechos relacionados con bienes del CDEC SIC Gastos por vacunas relacionadas al viaje Alojamiento. Gastos en comunicaciones por motivos de trabajo. Comidas, no se pueden incluir licores. Traslados en taxi o bus. Arriendo de automóvil y el combustible utilizado. Peajes. Estacionamientos. Lavandería y tintorería, en los casos que el viaje tenga una duración mayor a 3 días. Propinas. Los conceptos no reembolsables por motivos de viaje de trabajo son: Cobros por exceso de equipaje no relacionados con el transporte de bienes o requerimientos del CDEC SIC Cobros de comisiones o costos financieros de tarjetas de crédito personales, habida consideración de lo indicado en el artículo 12º Cuotas o membresías para acceder a salones VIP de aeropuertos Gastos de artículos personales comprados durante el viaje. Pérdida de equipaje, tarjetas de crédito o dinero personal Gastos de viaje del acompañante, a menos que ellos sea una condición exigida expresamente por el CDEC SIC para asistir al evento ó a la actividad con fines laborales. Tarifa de embarque para animales domésticos. Multas de tránsito. Costos de seguros adicionales de viajes. Películas en la habitación del hotel. Artículos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje Medicamentos.
9 Revistas, periódicos, libros y publicaciones. Cortes de cabello. Consumo de alcohol. La rendición de gastos se realizará de acuerdo a lo establecido en los procedimientos de avances a rendir que establecerá para estos efectos la DAP. Artículo 16º. Requerimientos de Comprobantes de Gastos Los ítems de gastos mencionados en cada uno de los puntos anteriores, referidos a pasajes aéreos, alojamientos, arriendo de vehículos y otros, deben contar con el respaldo de boletas, facturas u otra documentación y sólo serán reembolsados según el gasto real incurrido por el trabajador. La única excepción a este punto corresponderá a las propinas asociadas a alimentación (en los casos en que no quede registrado en el comprobante), cuyo tope a rendir será de un máximo del 10% del valor consignado en el comprobante de gasto. EI respaldo de gastos deberá hacerse cumpliendo con lo establecido en los procedimientos respectivos para Avances a Rendir que establecerá para estos efectos la DAP. En los casos donde sea posible la recuperación de impuesto al valor agregado (IVA) se debe solicitar la factura correspondiente, en la medida que el gasto exceda la suma de $ EI viajero que incurre en el gasto debe prever los requisitos formales, por ejemplo, en Chile se deberá contar con la copia del RUT del CDEC SIC. Artículo 17º. Costos Adicionales Los costos adicionales del trabajador ajenos al viaje laboral serán asumidos por el trabajador. El CDEC SIC asumirá sólo el monto correspondiente a los días e itinerario dedicados a funciones laborales.
10 Anexo 1: Niveles de aprobación Todos los gastos relativos a un viaje, esto es, pasaje aéreo, traslados, alojamiento, arriendo de vehículos, cambios de fecha, inscripción en eventos y otros, deben ser aprobados por el Director Técnico o Subdirector correspondiente o bien por el Presidente del Directorio, para el caso de los miembros del Directorio. Para una adecuada aprobación se seguirán los siguientes pasos: - Visto Bueno de Jefatura Directa. EI jefe directo debe analizar las opciones de viaje y decidir basado en conceptos de: optimización de recursos, flexibilidad de tarifa, tiempo de viaje, seguridad, costo total y objetivo final del viaje. En el caso de viajes de miembros del Directorio estos deberán ser presentados directamente al Presidente del Directorio para su aprobación. - Aprobación de Dirección o Sub Dirección Técnica. Una vez obtenido la aprobación de la jefatura directa, el trabajador que viaja, debe obtener la aprobación de la Dirección o Sub Dirección correspondiente para poder emitir los pasajes, confirmar reservar el hotel, realizar cambios, confirmar arriendo de vehículos y cualquier otro requerimiento para el viaje. En el caso de viajes internacionales, éstos solo podrán ser aprobados por la Dirección Técnica de la cual depende el trabajador. En el caso de viajes nacionales, éstos podrán ser aprobados por la Dirección o Sub Dirección Técnica de la cual depende el trabajador. En el caso de viajes de miembros del Directorio estos serán aprobados por el Presidente del Directorio, titular o suplente según corresponda.
11 Anexo 2: Límite diario de gastos de alimentación por grupo de países GRUPO A Alemania Arabia Saudita Australia Bahrein Beijing Canadá Corea del Sur EEUU Egipto Emiratos Árabes Unidos España Francia Grecia Hawai Hong Kong Israel Japón Jordania Kuwait Irlanda Italia Malasia Omán Países Bajos Polonia Puerto Rico Qatar Reino Unido Republica Checa Rusia Shanghái Singapur Suiza Ucrania Otros países del Medio Oriente y África Otros países europeos GRUPO B Argentina Brasil Bulgaria Camerún Chile China Colombia El Salvador Filipinas Hungría India Indonesia Kazakstán México Nigeria Nueva Zelanda Pakistán Panamá República Dominicana Sri Lanka Sudáfrica Tailandia Taiwán Venezuela Vietnam Otros países de Asia Otros países de Latinoamérica

References: Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 3
 Artículo 4
 Artículo 5
 Artículo 6
 Artículo 7
 Artículo 8
 Artículo 9
 Artículo 10
 Artículo 11
 Artículo 12
 Artículo 13
 Artículo 14
 Artículo 15
 artículo 12
 Artículo 16
 Artículo 17