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Timestamp: 2019-11-16 21:10:44+00:00

Document:
16.11.2019 22:10:44
Diese Erklärung zum Datenschutz erläutert, welche personenbezogenen Daten in der Promovierendendatenbank (SAP) erhoben und wie diese Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus erfüllt Sie die gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderlichen Informationspflichten.
II. Verfahrensverantwortlicher
IT-Dienste der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
IV. Verarbeitungsrahmen
Die personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Antrags auf Zulassung zu einer Promotion sind, werden durch die zuständigen Mitarbeiter/innen der Fakultäten, in dem Umfang in dem es für die Administration des Promotionsverfahrens erforderlich ist, in die Promovierendendatenbank (gesonderte Applikation innerhalb des SAP-Systems der Universität) eingetragen und dort verarbeitet. Durch die zuständigen Mitarbeiter/innen der Fakultäten werden darüber hinaus die personenbezogenen Daten, die im Verlauf eines Promotionsverfahrens anfallen und zur Administration des Promotionsverfahrens erforderlich sind, ebenfalls eingetragen und verarbeitet (z.B. Daten zu den Gutachten, Datum des Abschlusses, die Note etc.).
Überdies werden auch die personenbezogenen Daten, die gemäß § 5 des Gesetzes über die Statistik für das Hochschulwesen (HStatG) Gegenstand der Informationspflicht der Universität sind, in der Promovierendendatenbank erfasst und verarbeitet, sofern sie nicht ohnehin bereits für administrative Zwecken des Promotionsverfahrens erforderlich sind, oder die betroffene Person der Verarbeitung widersprochen hat.
Die o.g. personenbezogenen Daten werden auf sicheren Systemen der IT-Dienste der Universität verarbeitet, ausschließlich zur Durchführung des Promotionsverfahrens genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Lediglich die in § 5 HStatG genannten Daten werden in (soweit möglich) anonymisierter Form an das Landesamt für Statistik Niedersachsen übermittelt. Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an das Referat für Presse und Kommunikation der Universität zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit erfolgt nur mit entsprechender Einwilligung der betroffenen Person.
Der Zugriff auf die Promovierendendatenbank ist auf die unbedingt erforderliche Anzahl von Mitarbeiter/innen in den Fakultäten begrenzt.
2. Zwecke der Datenverarbeitung / Löschfristen
Diese Daten dienen ausschließlich der Unterstützung der Fakultäten bei der Administration der Promotionsverfahren, der Erstellung von Promotionsstatistiken, der Erfüllung der Informationspflichten der Universität nach dem HStatG sowie (insofern eine entsprechende Einwilligung der betroffenen Person vorliegt) der Information der Öffentlichkeit durch das Referat für Presse und Kommunikation der Universität.
Die personenbezogenen Daten in der Promotionsdatenbank werden in analoger Anwendung des Runderlasses des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst vom 09.02.1981 (Nds. MBl. Nr. 11/1981 S. 291) sowie des Runderlasses des Ministeriums für Wissenschaft und Kultur vom 30.04.2013 (RdErl. d. MWK v. 30. 4. 2013 — 74214-02 — VORIS 22240 — ) in dem Umfang, in dem sie für die dort geregelten Zwecke erforderlich sind, für 50 Jahre aufbewahrt.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zulässig, soweit sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen (hier: Universität) übertragen wurde. Zur Begründung dieser Erforderlichkeit für die Aufgabenerfüllung bzw. der Übertragung öffentlicher Gewalt auf den Verantwortlichen (hier: die Universität) bedarf es einer rechtlichen Regelung (vgl. Art 6 Abs. 3 DSGVO). Diese stellt § 17 i.V.m. § 3 des Niedersächsischen Hochschulgesetzes (NHG) sowie den entsprechenden Promotionsordnungen und Betreuungsvereinbarungen dar.
Für Promovierende, die nicht eingeschriebene Studierende der Universität Oldenburg sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) (Einwilligung) die erforderliche Rechtsgrundlage.
• Sie können, unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO, jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Sie können, unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO, jederzeit die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n (s. Ziff. III.). Unabhängig hiervon haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Webseite des Datenschutzbeauftragten und des Datenschutzmanagements der Universität Oldenburg
Gesetz über die Statistik für das Hochschulwesen (HStatG)
Runderlass des MWK (2013)
Runderlass des MWK (1981)

References: Art. 13
 § 5
 § 5
 Art. 6
 § 17
 § 3
 Art. 6
 Art. 17
 Art. 18