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Timestamp: 2019-12-10 02:47:45+00:00

Document:
Collegio sindacale – Marcello Colaianni Blog
Categoria: Collegio sindacale
“Persone autorizzate” e “Soggetti designati” nella protezione dei dati personali.
Pubblicato 11 settembre 2019 12 settembre 2019 da marcellocolaianni62
L’introduzione, nel novellato D. Lgs. 196/03, dell’art. 2-quaterdecies: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati integra il disposto di cui all’art. 29 del GDPR.
Dalla comparazione fra il Reg. UE 679/2016 ed il nuovo Codice Privacy si riscontrano, però, delle differenze che suggeriscono qualche chiarimento.
Art. 29/679: Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento:
Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Art. 2-quaterdecies/196: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati
Dal combinato disposto dei suddetti articoli emerge che:
all’art. 29 prevale l’elemento fondante delle istruzioni che devono essere fornite per poter trattare dati personali soprassedendo ad aspetti altrettanto fondamentali;
“chiunque” può essere, indifferentemente, una persona fisica o una persona giuridica quindi anche un soggetto diverso dal dipendente purché svolga le attività di trattamento sotto l’autorità del Titolare/Responsabile;
al contrario, nell’art. 2-quaterdecies, si parla specificatamente di persone fisiche;
il richiamo all’assetto organizzativo può riferirsi al coinvolgimento non solo di figure interne ma anche esterne all’insegna dell’adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio; ciò coerentemente alla previsione dell’art. 29;
l’espressa designazione delle persone fisiche lascia ben intendere l’opportunità di una nomina scritta dei soggetti designati;
è data enfasi all’autorità del Titolare/Responsabile sotto la quale le persone autorizzate agiscono e i soggetti designati operano.
Il mio suggerimento è quindi quello di:
identificare i soggetti, interni ed esterni, che vengono autorizzati a trattare dati personali in virtù dei trattamenti a loro affidati;
identificare, per i soggetti interni, l’unità funzionale di appartenenza;
procedere ad una loro designazione scritta specificando i confini delle attività di trattamento autorizzate/affidate;
adottare misure di limitazione e contenimento dei margini di manovra dei suddetti soggetti;
fornire istruzioni puntuali e adhocratiche valutando differenti livelli di responsabilizzazione;
assicurarsi che tali istruzioni siano debitamente documentate.
Identificati i soggetti, occorre attivarsi con i dovuti crismi per la loro più appropriata definizione e organizzazione.
In questo senso, per esempio, il Contitolare, il Rappresentante ed il Responsabile del trattamento dei dati personali sono persone autorizzate, persone fisiche o giuridiche rientrando nell’accezione “chiunque” dell’art. 29. La loro disciplina, però, è specifica e riconducibile, rispettivamente, agli artt. 26, 27 e 28. Sono persone che possono, secondo esigenza, trovarsi inseriti o meno nell’organigramma aziendale.
L’Organismo di Vigilanza è un Responsabile del trattamento (RTDP) a cui il Titolare ricorre dovendo effettuare per suo conto specifici trattamenti.
Il Titolare è chiamato obbligatoriamente, per legge, a ricorrere all’OdV per lo svolgimento di trattamenti specifici, in adempimento al D. Lgs. 231/01.
Trattamenti per i quali il Titolare determina finalità e mezzi pur rimanendo, in capo all’OdV, gli autonomi poteri di iniziativa e controllo, di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e del loro aggiornamento.
È un Responsabile interno perché trattasi di un organismo dell’ente.
Il Collegio sindacale è, allo stesso modo, un Responsabile al quale il Titolare ricorre, anche in questo caso, per obbligo di legge. È però esterno, fuori dall’assetto organizzativo.
Lo studio di consulenza del lavoro è Responsabile esterno perché a lui ricorre il Titolare per il trattamento la gestione delle paghe dei propri dipendenti. Il Titolare, volendo, potrebbe gestire in proprio tali trattamenti ma preferisce concentrarsi sul proprio core business e ricorrere all’outsourcing.
il DPO, è persona autorizzata rivelandosi, secondo i chiarimenti del Garante, sia persona fisica sia persona giuridica. Il suo ruolo è però specificatamente disciplinato dagli artt. 37 a 39.
Focalizzando l’attenzione sulle singole funzioni del Titolare (Azienda, Studio professionale, Associazione, Ente, ecc.) lo sguardo è sicuramente rivolto alle persone fisiche, agli individui che, in virtù dei compiti svolti, sono riconducibili ai soggetti designati.
Vi si riscontrano le seguenti figure:
il Privacy manager, che chiamato ad adeguare l’organizzazione ai requisiti della normativa sulla protezione dei dati personali, è soggetto designato in staff al Direttore generale;
l’amministratore di sistema, che amministra i componenti del sistema ICT per soddisfare i requisiti del servizio, è soggetto designato;
il Direttore del personale, così come i suoi collaboratori che trattano dati personali, è soggetto designato
Per quanto sopra risulta evidente, quindi, l’importanza di porre la dovuta attenzione nell’individuazione di tutti i soggetti, dentro e fuori l’Organizzazione (Titolare), in qualità di persone autorizzate ovvero di soggetti designati, e dare così evidenza delle modalità organizzative nella distribuzione di ruoli e responsabilità all’insegna del principio generale e fondante di ACCOUNTABILITY soddisfacendo una delle principali azioni da intraprendere qual è la progettazione dell’organigramma per la data protection.
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DPO e RESPONSABILE del trattamento: 2 facce della stessa medaglia?
Pubblicato 28 dicembre 2018 28 dicembre 2018 da marcellocolaianni62
Ad oltre 2 anni dall’entrata in vigore del GDPR, restano di estrema attualità le riflessioni con cui, in adempimento ai requisiti ex art. 37, § 1, lett. a), b) e c), viene designato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) ovvero il DPO.
Il Regolamento è perentorio ed individua il DPO in colui che:
ha idonee qualità professionali,
ha la conoscenza specialistica della normativa
ha la conoscenza specialistica delle prassi in materia di protezione dei dati,
ha la capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39
può svolgere altri compiti e funzioni purché questi non diano adito a conflitti d’interessi del che è garante il Titolare/Responsabile del trattamento
il che non dovrebbe lasciare dubbi a riguardo.
Tuttavia, qualunque sia il motivo, a prevalere è la volontà di concentrare ruoli e funzioni in capo al minor numero possibile di persone supportati, oltre ogni ragionevolezza, della possibilità di svolgimento di altri compiti e funzioni a dispetto di eventuali conflitti d’interesse.
Ecco allora che troviamo il consulente, il giurista, l’esperto informatico o il risk manager avocare a sé sia il ruolo di Responsabile esterno del trattamento, in quanto gestore del trattamento dei dati del Titolare, sia, all’occorrenza, quello del DPO.
Le linee guida del EDPB forniscono chiare indicazioni raccomandando di evitare che il DPO designato ricopra ruoli di vertice (es. amministratore delegato, responsabile operativo, responsabile finanziario, responsabile sanitario, responsabile marketing, responsabile IT, direzione risorse umane) o posizioni gerarchicamente inferiori se quest’ultime comportano la determinazione di finalità o mezzi di trattamento. Qui, tuttavia, la fattispecie contrasta comunque con la previsione della designazione del DPO da parte del vertice del Titolare nonché dei presupposti di autonomia ed indipendenza.
In ipotesi di ricorso all’esterno del DPO il conflitto di interessi può poi manifestarsi laddove questi si ritrovi a ricoprire il ruolo di Responsabile o Con-titolare in qualità di, per esempio, RSPP, membro dell’OdV o dell’OdV monocratico, membro del Collegio sindacale, ecc.
Dati questi presupposti, l’orientamento sembra essere quello di evitare la designazione del DPO in capo a soggetti, interni o esterni, che in virtù delle funzioni già ricoperte trattano, a vario titolo, dati personali del Titolare.
MA le linee guida non sono fonti del diritto!
Quindi, è sufficiente che il Titolare/Responsabile afferma che non vi è conflitto d’interessi fra i compiti del DPO e gli altri compiti e funzioni?
No, occorre anche dimostrarlo in maniera inequivocabile!
Esiste un punto molto chiaro nel Regolamento che palesa l’esistenza di un conflitto d’interessi fra i 2 ruoli. Alla lettera h) dell’art. 28 che prescrive che il Responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato evidenziando l’impossibilità che controllore e controllato siano la stessa persona.
Insomma, c’è chi fa e c’è chi controlla!
È presto fatto: per le ispezioni al Responsabile/DPO si ricorre a un auditor interno o, meglio, ad un’organizzazione indipendente esterna evitando così che il Responsabile/DPO possa trovarsi contemporaneamente nella duplice posizione di controllore (come DPO) e di controllato (come Responsabile del trattamento).
Bah, mi sembra un comportamento elusivo e fine a se stesso.
Mi trovo costretto a perorare la mia causa: <<Responsabile e DPO sono funzioni in conflitto d’interessi!>>. Perché, fra l’altro:
sono normativamente inquadrati come soggetti fra loro in antitesi;
il Responsabile mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato;
il DPO sorveglia a che siano soddisfatti i requisiti del regolamento e messe in atto le azioni necessarie volte a tutelare i diritti dell’interessato;
il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento;
il DPO svolge i suoi compiti in assoluta assenza di istruzioni, in piena autonomia ed indipendenza.
A porre la dovuta attenzione, da parte del Titolare, circa la più idonea ed appropriata applicazione dei requisiti del GDPR è l’art. 24, 1° paragrafo che contempla, per il Titolare, la messa in atto di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al regolamento tenuto conto (…) dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
Fra le misure tecniche e organizzative da considerare, fin dalla progettazione, c’è quindi l’elaborazione di un chiaro organigramma per la data protection, l’individuazione dei singoli ruoli e responsabilità, all’insegna del principio di accountability su cui si basa l’intero regolamento, nonché dei compiti e funzioni che possono avere diversi livelli di probabilità, di essere fra loro in conflitto, ed altrettanti livelli di gravità ovvero di entità del danno che ne può conseguire.
Un’analisi superficiale delle condizioni di conflitto di interesse potrebbe determinare, in capo al Titolare/Responsabile, una culpa in eligendo con il rischio di disconoscimento del DPO e l’irrogazione di sanzioni pecuniarie per la sua conseguente mancata designazione.
Tutto ciò premesso, qualunque sia il risultato della valutazione di questa fattispecie di rischio, è evidente quanto sia utile, opportuno e doveroso tenere, da subito, separati i compiti e le aree di responsabilità in conflitto fra loro per ridurre al minimo le possibilità di trattamento illecito/irregolare degli asset dell’organizzazione quali sono i dati personali.
Valutatore Privacy Certificato UNI11697
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D. Lgs. 8 giugno 2001 n° 231 e smi: Art. 6 comma 4bis-seconda parte
Pubblicato 10 settembre 2012 26 novembre 2014 da marcellocolaianni62Lascia un commento
2) COMITATO PER IL CONTROLLO SULLA GESTIONE
In questo caso il rischio di conflitto d’interessi si insinua con maggiore evidenza perché le attività di controllore e controllato fanno capo allo stesso organo interno. Il suddetto Comitato é un’estrapolazione del Consiglio di Amministrazione (CdA) con propri e specifici compiti dettati anche dall’art 2409-octiesdecies c.c. ed é impensabile che, diversamente dal CdA, possa esimersi dal suddetto controllo.
Allo stesso modo, come già sopra evidenziato, viene meno la costituzione dell’OdV come organismo dell’ente (e non di una sola sua parte).
Anche in questo caso, si confermano i dubbi sui minori oneri amministrativi per le imprese. Tuttavia, a destare maggiori perplessità é la sovrapposizione di quanto alla previsione del comma 4 dell’art. 6/231/01 e smi: <<Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell’OdV possono esere svolti direttamente dall’organo dirigente>>, sebbene la fattispecie considerata si riferisca agli amministratori non esecutivi ed indipendenti.
Il suo ruolo, piuttosto, assume grande rilevanza ponendosi come interlocutore aziendale di riferimento ad una molteplicità di stakeholder assumendosi la paternità, a buon diritto:
dell’attuazione di un Sistema di Controllo Interno (SCI) a 360° che si sviluppi nella Corporate Governance estendendosi alla Compliance 231 fino alla Corporate Social Responsibility, avvalendosi di risorse interne (per es.: la figura dell’Internal Auditor, il Responsabile dell‘Ufficio legale o l’HR Manager) ed esterne (per es.: il Consulente per la Sicurezza sul lavoro);
della vigilanza sullo stesso SCI, sia direttamente sia con il ricorso di Consulenti esterni.
3) COMITATO DI SORVEGLIANZA
A riguardo, possono indicativamente valere le stesse considerazioni esposte per il Comitato di Controllo Interno; si ricorda semplicemente che il sistema di governance a cui si fa qui riferimento é quello dualistico.
Dalle suddette riflessioni, valgono le seguenti considerazioni con la premessa che sto esemplificando facendo riferimento ad un OdV plurisoggettivo di 3 membri:
Innanzitutto, é tanto banale quanto vero, una soluzione univoca ed universale non esiste;
Ogni ente – in base alla propria struttura, dimensionale ed organizzativa, nonché alla mappa delle aree a rischio-reato 231 e processi “sensibili” cui é soggetto e considerando i debiti aggiornamenti – valuterà quella che per lui é la più appropriata composizione del proprio Organismo di Vigilanza;
Nella realtà, di fatto e a dispetto delle varie e variegate prese di posizione su conflitto d’interessi, autonomia e indipendenza, vi sono OdV che fra i propri membri prevedono figure, per così dire, sconsigliate; vi si trovano infatti Amministratori indipendenti, Compliance Officier, Responsabili amministrativi o HR Manager, RSPP, Sindaci, ecc..
C’é l’imbarazzo della scelta.
Al di là delle differenti competenze, esso può essere costituito da:
• un membro esterno e due interni,
• un membro interno e due esterni,
• tre membri esterni o tre membri interni.
Le suddette ipotesi lasciano spazio all’opportunità di avere personale interno al fine di agevolare e condividere in seno all’OdV, le conoscenze dell’ente, piuttosto che professionisti esterni senza cariche né incarichi professionali con l’ente.
Se nell’OdV c’é almeno un componente dell’azienda, alla facilità di comunicazione circa la conoscenza dell’ente si contrappone il rischio di conflitto d’interessi. Mi si dirà che autonomia e indipendenza devono fare riferimento all’Organismo nel suo complesso e non in capo ai singoli componenti. E’ vero, ma il soggetto interessato dovrà necessariamente astenersi dalle votazioni riguardanti l’operato per le materie che gli sono state assegnate lasciando che ad esprimersene, presupposti permettendo, siano gli altri membri.
Mi chiedo allora: dò una buona immagine presentandomi con delle deroghe/eccezioni? Quale potrebbe essere la reazione del Giudice (penale)?
Se l’OdV risultasse composto da soli professionisti esterni, naturalmente con competenze differenziate e complementari, si avrebbe ugualmente un’adeguata conoscenza dell’ente?
Personalmente ritengo che, in presenza di un‘appropriata continuità d’azione e di idonei flussi informativi attivati fra l’OdV e tutti i suoi interlocutori, quella della conoscenza dell’ente si rivela un falso problema.
Un altro aspetto estremamente importante, specialmente in un contesto nel quale la prevenzione costituisce un atout, é conoscere l’orientamento giurisprudenziale che, oltre a fornire qualche elemento di certezza in più, rappresenta un utile ed ulteriore supporto al dettato legislativo così come alla dottrina.
Qual é il mio punto di vista ? Dimmi come sei e ti dirò cosa fare !
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D. Lgs. 8 giugno 2001 n° 231 e smi: Art. 6 comma 4-bis – prima parte
Pubblicato 7 settembre 2012 26 novembre 2014 da marcellocolaianni62Lascia un commento
Nel novembre del 2011, dopo le diverse modifiche ed integrazioni intervenute dal 2001, il Decreto di stabilità (L. 12.11.2011 n° 183 – G.U. 14.11.2011) – con l’obiettivo di “Ridurre gli oneri amministrativi per imprese e cittadini” – introduce, nel D.Lgs. 8 giugno 2001 n° 231, il comma 4-bis che, all’art. 6, prevede la <<possibilità per il Collegio Sindacale, il Consiglio di Sorveglianza (sistema dualistico) ed il Comitato per il Controllo sulla Gestione (sistema monistico) di svolgere le funzioni dell’Organismo di Vigilanza>>.
Il dettato legislativo apre ad un’infinità di considerazioni:
• l’art. 6 c.1 lett. b) recita: << (…..) il compito di vigilare sul funzionamento, sull’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento sia affidato ad un organismo dell’ente (Organismo di Vigilanza) dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo>>.
Il decreto fa riferimento all’ <<organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo>> il che non lascia dubbi sul fatto che l’Organismo di Vigilanza (OdV) debba intendersi come Funzione aziendale inserita in Organigramma e posta in staff ai più alti livelli gerarchici dell’impresa, come per esempio il Consiglio di Amministrazione (CdA), per poter esercitare – con l’autorità riconosciutale, l’autorevolezza che la caratterizza e l’autonomia che le viene attribuita – propri poteri di iniziativa e di controllo.
1) COLLEGIO SINDACALE (CS)
Il Collegio Sindacale é, al contrario, un Organo sociale esterno e non un Organismo dell’ente. Non si é mai visto un Collegio sindacale far parte della struttura organizzativa aziendale.
Se il CS può svolgere, come estensione delle proprie funzioni, anche quelle dell’OdV, delle due l’una:
• o l’OdV vede come propri membri i sindaci del CS ed in questa veste svolgono le funzioni di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di organizzazione curando il loro aggiornamento il che determinerebbe, nella fattispecie, una ridondanza di funzioni organizzative;
• o l’istituzione dell’organismo dell’ente viene meno ravvisando una contraddizione nella norma ovvero una sua inadempienza.
Mi chiedo: il doppio ruolo assunto dal CS può creare qualche conflitto d’interessi?
• forse per la diversa estensione e gerarchia dell’oggetto del controllo oppure
• perché il CS può rivelarsi un possibile soggetto a conoscenza dei fatti e ritrovarsi coinvolto nel rischio del verificarsi di alcuni reati 231 e, quindi, nelle condizioni di ergersi a ruolo di controllore di se stesso. Se si sta consolidando, in dottrina, la tesi per cui il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (R.S.P.P.) non può essere membro dell’OdV in quanto “palesemente” in conflitto d’interessi perché soggetto interessato al rischio-reato ex art. 25-septies/231: <<Omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro>>, non di meno, il suddetto ragionamento dovrebbe valere per gli Organi richiamati nel citato comma 4-bis essendo, con estrema ragionevolezza, suscettibili di coinvolgimento per altri rischi-reato 231 quali: Concussione e corruzione (Art. 25), Reati societari (Art. 25-ter), Abuso di mercato (Art. 25-sexies); per fare alcuni esempi.
E ancora: come troverebbe applicazione il Sistema Disciplinare a carico dei Sindaci quando questi avocano a sé anche le funzioni dell’OdV?
Quanto sopra, già mette in discussione due delle quattro caratteristiche che le Linee Guida di alcune associazioni di categoria attribuiscono all’OdV, quelle dell’autonomia e dell’indipendenza.
Relativamente alla professionalità – considerando la consueta caratterizzazione professionale dei Sindaci (almeno un Revisore e gli altri iscritti all’Albo degli Avvocati, dei Dottori commercialisti ed Esperti contabili o dei Consulenti del lavoro) – devo pensare che essi siano anche depositari delle conoscenze di materie a loro usualmente estranee o abbiano la necessità di avvalersi di altre tipologie di professionisti (per esempio con riguardo alla Sicurezza sul lavoro) a complemento delle proprie competenze. Una professionalità, pertanto, che in assenza di presupposti dovrebbe essere colmata.
Con riferimento alla quarta ed ultima caratteristica, la continuità d’azione, l’aspettativa é quella di veder prevalere l’applicazione del comma 1 ex art. 2403-bis c.c.: <<Poteri del collegio sindacale: i sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti d’ispezione e di controllo>> sull’art. 2404 c.c., c. 1: <<Riunioni e deliberazioni del collegio: il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni>> in quanto la, generalmente consueta, periodicità trimestrale appare piuttosto riduttiva, se non del tutto insufficiente, di per se stessa ma soprattutto in relazione alla mole di lavoro che il CS si ritroverebbe all’ordine del giorno.
Un aspetto piuttosto importante, invero, é l’opportunità, all’interno dell’OdV, di un background che si avvicini di più a determinate tecniche di controllo del tipo di quelle che fanno riferimento ai Sistemi di Controllo Interno [per es.: il Committee of Sponsoring of the Tradeway Commissione (CoSO Report) – l’Enterprise Risk Management (ERM), ecc.] o ai Sistemi di Gestione Aziendale (ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, SA8000, ecc.); attività che sono proprie dell’Internal Auditor e dell’Auditor/Consulente di Sistemi di Gestione Aziendale; ciò anche per una vigilanza sull’idoneità della struttura del Modello di Organizzazione e Gestione (MOG) ai fini della sua efficace attuazione.
Qualora, infine, in osservanza all’art.2477 c.c., il CS sia sostituito da un unico Sindaco revisore, come si può pensare che una sola persona, per quanto competente, possa essere onnisciente? E’ ragionevole, in siffatta ipotesi, il ricorso a consulenti esterni.
E in caso di risposta positiva, a quale costo?
Tutto ciò premesso, dove stanno i minori oneri amministrativi per le imprese di cui al Decreto di stabilità?
L’imprenditore può forse pensare che non gli giungano richieste di aumenti di compensi a seguito dello <<svolgimento delle ulteriori funzioni dell’Organismo di Vigilanza?>>
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References: Art. 29

Art. 2
 art. 37
 § 1
 Art. 6
 Art. 6
 art. 25
 art. 2403