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Timestamp: 2018-06-20 21:09:39+00:00

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Carla Parra Contreras
1 ministerio de salud y Resoluciones Protección social RESOLUCIÓN NÚMERO 0000 DE 018 (mayo 1) por la cual se determina el procedimiento para realizar el saneamiento de aportes patronales correspondientes a la vigencia de 01 a 016 y se dictan otras disposiciones. El Ministro de Salud y Protección Social, en ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en los artículos 8 de la Ley 18 de 011 y de la Ley 1797 de 016, y CONSIDERANDO: Que en el marco de lo establecido en el artículo 8 de la Ley 71 de 001, los aportes patronales se financian con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP), que se giran por parte de la Nación directamente a los Fondos de Pensiones y Cesantías (AFP) tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como a las de Ahorro Individual con Solidaridad y a las Administradoras de Fondos de Cesantías (AFC), incluido el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), a las cuales se encuentran afiliados los trabajadores; Que el artículo 8 de la Ley 18 de 011, por medio de la cual se reformó el Sistema General de Seguridad Social en Salud, reglamentó lo referente al saneamiento de los aportes patronales, facultando a este Ministerio para determinar el procedimiento que debían adelantar las es del sector salud con las s, en aras de lograr el total saneamiento de dichos recursos. Igualmente dispuso que, vencido el término del saneamiento, las s deberán girar los recursos excedentes al mecanismo financiero dispuesto por este Ministerio; Que la Ley 1797 de 016 reglamenta disposiciones en relación con la operación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, señalando en su artículo, que los recursos de excedentes de aportes patronales correspondientes a la vigencia 01 y hasta la vigencia de la citada ley que se encuentren en poder de las Administradoras de Pensiones y Cesantías, de las Entidades Promotoras de Salud, de las Administradoras de Riesgos Laborales, Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán giradas a esta última y se destinarán al saneamiento de los aportes patronales de las Empresas Sociales del Estado y en el pago de servicios prestados a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda, utilizando el mismo procedimiento establecido en el artículo 8 de la Ley 18 de 011; Que el Título de la Parte 6 del Libro del Decreto número 780 de 016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, determina las condiciones de operación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), previendo en los artículos y , que los recursos correspondientes a excedentes de aportes patronales de las vigencias 01 a 016 a que refiere el inciso del artículo de la Ley 1797 de 016, se deberán girar por las respectivas s a la ADRES y presupuestar en esa para ser girados a los beneficiarios conforme a los criterios definidos en la ley y previa autorización de este Ministerio; Que conforme con lo anteriormente señalado, es pertinente determinar el procedimiento para el saneamiento de aportes patronales de las vigencias 01 a 016, que deberán atender tanto las s de los sistemas de salud, pensión, riesgos laborales y de cesantías del sector público y privado, como las es empleadoras del sector salud; En mérito de lo expuesto, RESUELVE: CAPÍTULO I Generalidades del proceso de saneamiento de aportes patronales Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el procedimiento para realizar el saneamiento de aportes patronales financiados con recursos del Sistema General de Participaciones para Salud, correspondientes a las vigencias de 01 a 016, por los sistemas de pensiones, salud, riesgos laborales y cesantías. Artículo. Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en la presente resolución aplican a: e1n. tidaldaes del sector salud que hubieren sido beneficiarias de los recursos para el pago de aportes patronales de la asignación del Sistema General de Participaciones para Salud de la respectiva territorial, en adelante es empleadoras; A.dminLiasstradoras de Fondos de Pensiones (AFP) tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como de Ahorro Individual con Solidaridad; las Administradoras de Cesantías (AFC) incluido el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) incluidas las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) y/o Fosyga hoy la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), en adelante ADRES, y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL). Artículo. Reporte de información. La información para el saneamiento de aportes patronales financiados con recursos del Sistema General de Participaciones para la Salud será reportada a través de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), siguiendo los lineamientos y anexos que hacen parte de la presente resolución. Parágrafo 1. Para garantizar la seguridad de la información reportada, las es deberán enviar los anexos técnicos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su integridad, confidencialidad y aceptación. Para firmarlos digitalmente se debe usar un certificado digital emitido por una certificadora abierta aprobada por la autoridad competente. Parágrafo. La Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio publicará en el enlace http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/financiamiento/paginas/aportespatronales.aspx. el cronograma que define los plazos para el desarrollo del procedimiento de que trata el presente acto administrativo. CAPÍTULO II Determinación y reporte inicial de las deudas de aportes patronales Artículo. Determinación de la deuda por parte de las es s. Las es s dentro de los treinta (0) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, generarán y enviarán a cada empleadora, por correo electrónico, en medio físico o por canales de comunicación eficaces, el estado de cuenta desagregado por año, desde el 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, con el nombre e identificación de cada persona afiliada, el periodo y el valor de la deuda por concepto de aportes patronales. Artículo. Reporte de deudas de aportes patronales por parte de las es empleadoras. Las es empleadoras, dentro de los veinte (0) días hábiles siguientes al reporte de la deuda por parte de las es s de que trata el artículo de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio, el total de las deudas de aportes patronales, desde el 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, en el Anexo Técnico Reporte de información de las es empleadoras. Las es empleadoras verificarán la información remitida por las es s, basándose en las planillas de autoliquidación de aportes, nóminas o demás documentos o medios magnéticos que puedan servir de soporte, para identificar los ajustes y establecer la existencia de novedades no registradas o no aplicadas, y así reportarlas de acuerdo con el Anexo Técnico, que hace parte integral de la presente resolución. Parágrafo. Las es empleadoras cuando realicen el cargue de información podrán registrar el aporte patronal del periodo en deuda desde el valor equivalente a un día de SMLMV de acuerdo con el porcentaje legal que corresponde a cada sistema: pensiones, riesgos laborales, cesantías y salud. Artículo 6. Reporte de deudas de aportes patronales por parte de las es s. Las es s dentro de los veinte (0) días hábiles siguientes al reporte de la deuda de aportes patronales por parte de las es empleadoras de que trata el artículo de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio las deudas de aportes patronales en el Anexo Técnico Reporte de información de las s de esta resolución. Parágrafo. Las es s con base en lo reportado en el Anexo Técnico de que trata el artículo de la presente resolución, deberán realizar los ajustes pertinentes en su sistema de información, cargando las novedades que fueron debidamente soportadas por las es empleadoras. Artículo 7. Reporte inicial de la ejecuciónderecursosporpartedelass. Las es s dentro del mismo plazo establecido en el artículo de la presente resolución, deberán reportar a este Ministerio, como información inicial, la consolidación de la ejecución de recursos de aportes patronales desde el 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, en el Anexo Técnico Reporte de ejecución de aportes patronales por parte de las s que hace parte integral de este acto administrativo. Artículo 8. Cruce y publicación de las deudas de aportes patronales reportadas por las es empleadoras y s. Este Ministerio, publicará en su página Web, dentro de los treinta (0) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo a que refiere
2 el artículo 6, el resultado del cruce inicial de las deudas de aportes patronales reportado por las es empleadoras y s, así como los cruces y validación de información relacionada con el giro de los recursos del SGP realizado a las s y el reporte de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Parágrafo. Las es empleadoras y s deberán revisar la información publicada para identificar y soportar los ajustes requeridos, que deben ser llevados a las mesas de saneamiento a las cuales sean convocadas. CAPÍTULO III Mesas de saneamiento de aportes patronales Artículo 9. Mesas para el saneamiento. Dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo a que se refiere el artículo 8 de la presente resolución, se deberán llevar a cabo las mesas de saneamiento a través de las cuales se efectuará la aclaración de los recursos de aportes patronales para el periodo 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016. Para el efecto se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Convocatoria y difusión. Las es territoriales del orden departamental o distrital deberán convocar y coordinar las fechas, hora y lugar de reunión de las mesas de saneamiento, para que las es empleadoras de su jurisdicción a las cuales se hayan asignado recursos del Sistema General de Participaciones para aportes patronales y las es s, aclaren las deudas en el marco del procedimiento previsto en la presente resolución. Así mismo, serán responsables del registro de la información requerida a través del aplicativo de gestión de aportes patronales que dispondrá este Ministerio para las mesas de saneamiento y asistentes a las mismas.. Asistencia y obligaciones. Las es s y empleadoras deberán asistir a las mesas de saneamiento con información válida y lista para la verificación. En dichas mesas, estarán obligados a: a) Presentar los estados de cuenta por parte de las s, desagregado como mínimo por año, desde el 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, con el nombre y el número de cédula de cada persona afiliada; b) Confrontar la información de los estados de cuenta por parte de la empleadora, con planillas de autoliquidación, nóminas o demás documentos o medios magnéticos que puedan servir de soporte; co)mar Tcomo insumo para la depuración de deudas, la información a que hace referencia el artículo 8 de la presente resolución; d) Solucionar las objeciones sobre la información no concordante; e) Realizar las depuraciones y ajustes necesarios, en las bases de datos de las es s y empleadoras; f) Registrar novedades tanto de inclusión, exclusión y edición de periodos a conciliar en el mencionado aplicativo de gestión de aportes patronales.. Actas de conciliación. Las mesas concluirán con la firma de las actas de conciliación por los representantes legales o sus apoderados expresamente autorizados para conciliar, acta que será generada directamente desde el aplicativo de gestión de aportes patronales y posteriormente cargada en el mismo. En caso de inasistencia a las mesas de saneamiento por parte de las es empleadoras o las s, las es territoriales del orden departamental o distrital deberán dejar sentadas las respectivas actas de inasistencia e informarán a los organismos de inspección, vigilancia y control respectivos, para el inicio de las acciones a que haya lugar. Parágrafo. Los representantes legales o apoderados de las es empleadoras y s que asistan a las mesas deberán estar facultados para conciliar, para ello soportarán su condición con el cargue del documento que lo acredite: Cámara de Comercio, certificación de la Superintendencia Financiera de Colombia, acto administrativo de posesión o poder, según corresponda, que deberá cargarse en el aplicativo de gestión de aportes patronales. Artículo 10. Información y suscripción de las actas de conciliación. Las actas de conciliación deberán: 1. Contener la información discriminada de los registros aclarados y conciliados por las partes, incluyendo como mínimo: identificación de las partes y saldo total a favor o en contra en el periodo de 1 enero de 01 a 1 de diciembre de Suscribir un acta por cada sistema: pensiones, cesantías, riesgos laborales y salud, con firma del respectivo representante legal o sus apoderados autorizados expresamente para conciliar por parte de las es empleadoras y s, en el desarrollo de las mesas de saneamiento. Parágrafo. Las es responsables deberán liquidar los rendimientos financieros conforme a la normativa vigente. Artículo 11. Traslado y/o devolución de saldos a favor de la empleadora y acreditación de periodos conciliados en las actas por parte de las s. Efectuada la conciliación y en el evento que se presenten saldos a favor de la empleadora, esta deberá solicitar a la, la devolución o el traslado, según corresponda dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente que le aplica a cada sistema, sin que sea superior a treinta (0) días hábiles a partir del día siguiente a la finalización de las mesas de saneamiento a que se refiere el artículo 9 de la presente resolución. En caso de traslados se aplicará el orden establecido en el artículo 8 de la Ley 71 de 001. Una vez efectuados los traslados y devoluciones y dentro del mismo plazo, las es s deberán confirmar la acreditación de los periodos conciliados en el aplicativo de gestión de aportes patronales, publicar en su página web e informar a cada empleadora. Artículo 1. Devolución y traslado de saldos a favor de la empleadora, EPS, EOC o ADRES. Efectuada la conciliación y en el evento que se presenten saldos a favor de la empleadora, las EPS, EOC o ADRES, en calidad de EPS, deberán solicitar a la ADRES la devolución de los recursos, con base en las actas de conciliación suscritas, en un plazo no superior a treinta (0) días hábiles a partir del día siguiente a la finalización de las mesas de saneamiento a que se refiere el artículo 9 de la presente resolución. Para efecto de los traslados se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1si.guieEntle día hábil a la finalización de las mesas de saneamiento, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud de la ADRES, dispondrá una cuenta bancaria, con independencia de los demás recursos que hacen unidad de caja. La presupuestación y contabilización de esta cuenta estará a cargo de la ADRES, quien deberá llevar registro de los movimientos por cada EPS y EOC. La disposición de la cuenta deberá ser informada a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. e.sta cauenta, la ADRES trasladará los saldos de las cuentas maestras del SGP de las EPS, una vez estas hayan efectuado las devoluciones a las que se refiere el primer inciso del presente artículo. Adicionalmente, recaudará los recursos por saldos a favor de la EPS y EOC por parte de las empleadoras. Lo anterior en el mismo plazo definido en el primer inciso de este artículo. ve. z efuecntauado el traslado de los saldos de las cuentas maestras de recaudo de SGP a la cuenta creada por la ADRES, las cuentas maestras del SGP de las EPS se saldarán y cancelarán. re.cursloossrecaudados en la cuenta creada por la ADRES a que hace referencia el numeral 1 y una vez este Ministerio cuente con el consolidado de las actas de conciliación resultado del proceso de saneamiento, se utilizarán para dar trámite a solicitudes de traslado y devoluciones pendientes por realizar por parte de las EPS hasta por el monto disponible de los recursos. M. inisetesrtieo en un plazo que no supere los treinta (0) días hábiles contados a partir del vencimiento al que se refiere el primer inciso y el numeral del presente artículo, informará a la ADRES el monto de los recursos a trasladar y la beneficiaria de los mismos y solicitará a los beneficiarios de los recursos el acta de conciliación a que se refiere el artículo 10 de la presente resolución, el Registro Único Tributario (RUT), la certificación bancaria original no mayor a treinta (0) días, con tipo, número y titular, en donde se deben consignar los recursos. v6e. z seucnuamplan los requisitos establecidos en el numeral, la ADRES en un plazo de quince (1) días hábiles, procederá con el respectivo giro, en el orden establecido en el artículo 8 de la Ley 71 de 001. Parágrafo 1. Las EPS y EOC deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el artículo del Decreto número 6 de 017, que adicionó el Decreto número 780 de 016, respecto al plazo para la conciliación de cuentas maestras de recaudo. Parágrafo. Para efecto de los traslados y/o devoluciones, además de la solicitud por parte de la empleadora, se deberá tener en cuenta el artículo del Decreto número 780 de 016. Parágrafo. Una vez efectuados los traslados y devoluciones y dentro del mismo plazo, las es s deberán confirmar la acreditación de los periodos conciliados en el aplicativo de gestión de aportes patronales, publicar en su página web e informar a cada empleadora. CAPÍTULO IV Excedentes de aportes patronales y reporte final de ejecución de recursos Artículo 1. Recursos excedentes de aportes patronales. Para efectos de la presente resolución, se entenderá como excedentes de aportes patronales aquellos recursos destinados a financiar los aportes patronales de los empleados del sector salud con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones para Salud, en poder de las es s que efectuado el proceso de saneamiento previsto en la presente resolución, no fueron incluidos en actas de conciliación como producto de las mesas de saneamiento y no fueron utilizados para el pago de deudas laborales en pensiones, cesantías y riesgos laborales. Artículo 1. Procedimiento para el giro de los recursos excedentes de aportes patronales y traslados a favor de las EPS, EOC y ADRES. Para efecto del giro de los excedentes de aportes patronales por parte de las es s, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud de la ADRES, dispondrá de una cuenta bancaria con independencia tanto de la cuenta constituida en el artículo 1 de la presente resolución, como de los demás recursos que hacen unidad de caja. La disposición de la cuenta deberá hacerse en el mismo plazo a que se refiere el numeral 1) del artículo 1 de la presente resolución y deberá informarse a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. A esta cuenta, las es s incluida la ADRES, deberán girar tanto los recursos excedentes de aportes patronales a que se refiere el artículo anterior, con sus
3 respectivos rendimientos, como aquellos recursos por traslados a favor de cada EPS y EOC, e informar a la Dirección de Financiamiento Sectorial de este Ministerio. Asimismo, la ADRES deberá trasladar a esta cuenta, los saldos, si los hubiere, de la cuenta a que hace referencia el artículo 1 de la presente resolución. Parágrafo. Las es s deberán verificar que los recursos a girar en cumplimiento de lo establecido en el artículo 1 de la presente resolución, no hayan sido comprometidos ni en actas de conciliación definidas en las mesas de saneamiento, ni para el pago de deudas laborales. Artículo 1. Término para el giro de los recursos excedentes de aportes patronales y traslados a favor de las EPS, EOC y ADRES. Las es s que tengan tanto recursos excedentes de aportes patronales, que se encuentren obligadas a realizar el giro según lo definido en los artículos 8 de la Ley 18 de 011 y de la Ley 1797 de 016, como aquellos recursos por trasladar a favor de las EPS y EOC, deberán efectuar el giro de estos recursos dentro de los veinte (0) días siguientes al vencimiento a que hace referencia el numeral 6 del artículo 1 de la presente resolución. Artículo 16. Uso de los recursos excedentes de aportes patronales. Los recursos girados por parte de las es s, incluida la ADRES, a la cuenta bancaria a que se refiere el artículo 1 de la presente resolución, y de acuerdo a lo establecido en el artículo de la Ley 1797 de 016, se destinarán al saneamiento de los aportes patronales de las Empresas Sociales del Estado con prelación al pago de las deudas de pensiones y riesgos laborales. De persistir excedentes se destinarán al pago de servicios prestados a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda, a cargo de los departamentos y distritos hasta por el monto de los recursos disponibles. Artículo 17. Reporte consolidado de ejecución final de recursos de aportes patronales del periodo 1 de enero 01 a 1 de diciembre de 016 por parte de las es s. En el mismo plazo a que se refiere el artículo 1 de la presente resolución, las es s deberán registrar la información definitiva y consolidada de la ejecución final de los recursos de aportes patronales en el Anexo Técnico Reporte de ejecución de aportes patronales por parte de las s que hace parte integral de la presente resolución. CAPÍTULO V Disposiciones finales Artículo 18. Ajuste contable. Las es empleadoras deberán reflejar en su contabilidad las cuentas por cobrar y por pagar debidamente conciliadas y depuradas, de acuerdo con los procedimientos contables definidos en las normas vigentes aplicables a cada y deberán actualizar la información financiera y los estados de cuenta correspondientes al periodo de 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016. Artículo 19. Persistencia de deudas de aportes patronales por parte de las es empleadoras. Una vez finalizado el proceso de saneamiento de aportes patronales previsto en la presente resolución, las es empleadoras que hubieren recibido recursos para el pago de aportes patronales de la asignación del Sistema General de Participaciones para Salud de la respectiva territorial, que no participaron en el proceso y que a la fecha tengan deudas pendientes por concepto de aportes patronales, deberán asumirlas con recursos propios. Artículo 0. Responsabilidades. Para el desarrollo del procedimiento de saneamiento de aportes patronales a que refiere el presente acto administrativo, se prevé lo siguiente: las es empleadoras, s y las es territoriales del orden departamental o distrital, deberán garantizar la identificación de los aportes no efectuados y el desarrollo del procedimiento de reporte de cruce de información y aclaración de los recursos de aportes patronales de manera oportuna, transparente y eficiente, dentro de los plazos y condiciones previstas en la presente resolución. Parágrafo. Las es territoriales de orden departamental o distrital, además de llevar a cabo las mesas de saneamiento de conformidad con lo establecido en el Capítulo de la presente resolución, deberán coordinar y apoyar el cruce de información y aclaración de los recursos de aportes patronales de las es empleadoras de su jurisdicción, a las cuales se hayan asignado recursos del Sistema General de Participaciones para aportes patronales, y deberán dar garantías para la suscripción del acta de conciliación entre las es s y empleadoras al finalizar el proceso, así como deberán realizar el seguimiento permanente al desarrollo del procedimiento. Artículo 1. Tratamiento de la información. Las es que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 181 de 01 y 171 de 01, el Capítulo del Título del Libro de la Parte del Decreto número 107 de 01 y las normas que las modifiquen, o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso. Artículo. Seguimiento al desarrollo del procedimiento de saneamiento de aportes patronales La Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional de Salud, la Superintendencia Financiera de Colombia y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) en el marco de sus competencias, podrán acompañar el proceso de saneamiento de aportes patronales previsto en la presente resolución. Artículo. Vigilancia y control. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente acto administrativo, estará sujeto a las investigaciones por parte de los organismos de inspección, vigilancia y control, para que en el marco de sus competencias adelanten las respectivas acciones. Artículo. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 1 de mayo de 018. El Ministro de Salud y Protección Social, ANEXO 1 Alejandro Gaviria Uribe. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN ASOCIADO AL PROCESO DE SANEAMIENTO DE APORTES PATRONALES PERIODOS OBJETO El presente anexo tiene por finalidad especificar técnicamente y guiar el proceso de cargue de información que las s y las empleadoras deben hacer, en el marco del proceso de saneamiento de aportes patronales para la vigencia , a través de PISIS.. ESPECIFICACIONES GENERALES PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN A continuación se establecen las estructuras de anexos técnicos que deben reportar las es obligadas definidas en el artículo del presente acto administrativo y enviar a través de la plataforma PISIS de este Ministerio. Especificación técnica Anexo Técnico : Reporte de información de las empleadoras. Anexo Técnico : Reporte de información de las s. Anexo Técnico : Reporte de ejecución de aportes patronales por parte de las s. Contenido Información de deudas de aportes patronales para el periodo del 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, de los empleados afiliados a las diferentes s. Información de deudas de aportes patronales para el periodo del 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, de los empleados afiliados a las diferentes s. Información de ejecución de aportes patronales o de los recursos no saneados para el periodo del 1 de enero de 01 hasta el 1 de diciembre de 016, incluidos los rendimientos. Responsable del reporte Entidades empleadoras (Empresas Sociales del Estado (ESE), es territoriales de salud del orden departamental, distrital o municipal). Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como de Ahorro Individual con Solidaridad; las Administradoras de Cesantías (AFC) incluido el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) incluidas las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) y/o Fosyga hoy la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y las Administradoras de Riesgos Laborales ARL. Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, como de Ahorro Individual con Solidaridad; las Administradoras de Cesantías (AFC) incluido el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) incluidas las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) y/o Fosyga hoy la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y las Administradoras de Riesgos Laborales ARL. El diligenciamiento de los anexos técnicos antes descritos deberá ajustarse a los parámetros generales aquí previstos y que se definen en seis (6) capítulos. Características generales de los archivos. Plataforma para el envío de los archivos. Control de calidad de los datos. Mesa de ayuda. ratamtiento de la información. Seguridad de la información..1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS ANEXOS TÉCNICOS Los archivos se deberán enviar en archivos planos de tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: ala) esepnecificación técnica de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales. bo)dostlos datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt; cn)omblroes de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MA - YÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes; dse)parealdor de s debe ser pipe ( ) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los s que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe ( );
4 e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan s que no son obligatorios y que no sean reportados, este no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato, el dato está vacío se reportará así: dato1 dato; f) Ningún dato en el debe venir encerrado entre comillas ( ); cga)mplooss numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los s en que se permitan valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales; cha)mplooss de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos; lio) ngiltuads es de s definidas en los registros de control y detalle de las especificaciones técnicas se deben entender como el tamaño máximo del, es decir, que los datos pueden tener una longitud menor; vj)alorleossregistrados en los archivos planos no deben tener ninguna justifica - ción, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios; ekn) erten cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser rem - plazados por la vocal O la cual es un carácter diferente a cero; al)rchilvos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro; m) Los archivos deben estar firmados digitalmente. T.AFPOLRAMA PARA EL ENVÍO DE LOS ARCHIVOS Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las es reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario, debe solicitarlo previo registro de su en el sitio web del SISPRO. Registrar : Registrar solicitud de usuario: CONTROL DE CALIDAD DE LOS DATOS La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura los anexos técnicos y se realiza el proceso de validación, así: Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante. Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado. Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.. MESA DE AYUDA Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: recursosapp/pages/mesa_ayuda.aspx. Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: T.AMITERNATO DE LA INFORMACIÓN Las es que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que le sea aplicable, en el marco de las Leyes 181 de 01 y 171 de 01, el Capítulo del Título del Libro de la Parte del Decreto número 107 de 01 y las normas que las modifiquen, o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso..6 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Para garantizar la seguridad de la información reportada, las es deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos, garantizando su integridad, confidencialidad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una certificadora abierta aprobada por la competente. ANEXO TÉCNICO REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES EMPLEADORAS Para esta especificación técnica, las es empleadoras deberán reportar la información de acuerdo con las siguientes estructuras y cumpliendo con las especificaciones técnicas del Anexo 1:.1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL MBRE DE LOS ARCHIVOS El nombre de los archivos a enviar por las es empleadoras debe cumplir con el siguiente estándar: Componente del nombre de archivo Valores permitidos o formato Descripción fija Requerido Módulo de información. SAA Identificador del módulo de información: el de cruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales. Tipo de fuente. 160 Fuente de información es empleadoras. Tema de información. SAPE Información de deudas de saneamiento de aportes patronales por parte de la empleadora. Fecha de corte. AAAAMMDD Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. (Ejemplo: 01611). 8 de la que reporta. de la. NI DE DI MU Tipo de la fuente de la información: - Para empresa (NI). - Para dirección territorial de orden departamental (DE). - Para dirección territorial de orden distrital (DI). - Para dirección territorial de orden municipal (MU). Número de la que reporta: - Para el caso en que el tipo de documento sea NI el contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. - Para el caso en que el tipo de documento sea DE se debe diligenciar con el código DANE del departamento (Ej ). - Para el caso en que el tipo de documento sea DI se debe diligenciar con el código DANE del distrito (Ej ). - Para el caso en que el tipo de documento sea MU se debe diligenciar con el código DANE del municipio (Ej ). Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del. 1 Extensión del archivo.txt Extensión del archivo plano. MBRE DE ARCHIVO Tipo de archivo Nombre de archivo Archivo de la información de deudas de aportes patronales por parte de la empleadora... ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO Ejemplo: SAA160SAPEAAAAMMDDNI txt 6 El archivo de información es empleadoras está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo ) que contienen la información de las deudas de aportes patronales por parte de la empleadora. Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio Tipo Registro de deudas de Aportes Patronales por parte de la Empleadora Obligatorio
5 Cada registro está conformado por s, los cuales, van separados por pipe ( )...1. REGISTRO TIPO 1 REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. N Nombre del N Nombre del 0 Tipo de registro 1 N 1 de la que reporta. de la que reporta. Fecha inicial del período de la información reportada. Fecha final del período de la información reportada. Número total de registros de detalle contenidos en el archivo. 1: valor que significa que el registro es de control. Tipo de la fuente de la información. Para Empresa(NI) Para dirección territorial de orden departamental (DE) Para dirección territorial de orden distrital (DI) Para dirección territorial de orden municipal (MU) Número de la que reporta: - Para el caso en que el tipo de documento sea NI el contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. - Para el caso en que el tipo de documento sea DE se debe diligenciar con el código DANE del departamento (Ej. ) - Para el caso en que el tipo de documento sea DI se debe diligenciar con el código DANE del distrito (ej ) - Para el caso en que el tipo de documento sea MU se debe diligenciar con el código DANE del municipio (ej. 001) En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. (Ejemplo: ) En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. (Ejemplo: ) Cantidad de registros tipo, contenidos en el archivo.... REGISTRO TIPO REGISTRO DE DETALLE Mediante el Registro Tipo, las es empleadoras reportarán el detalle de las deudas. Se identifica un registro único con la combinación del tipo de documento y número de la, tipo y número de documento de la empleadora, tipo y número de documento del cotizante junto con su periodo y novedad: N Nombre del 0 Tipo de registro 1 N 1 Consecutivo de registro empleadora empleadora : valor que significa que el registro es de detalle. Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. Tipo de la fuente de la información. Para el caso será NI (NIT). Número de la que reporta. Este contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. SI 6 7 del cotizante de Identificación del cotizante 16 N 8 Primer apellido 60 A 9 Segundo apellido 60 A 10 Primer nombre 60 A 11 Segundo nombre 60 A 1 Periodo no saneado 7 F 1 No. de días del periodo no saneado N 1 Tipo de novedad 6 A Fecha a partir de la cual aplica la novedad Ingreso Base de Cotización Valor aporte patronal 9 N 9 N 18 Interés 9 N 19 en la que se realizó el pago erradamente Corresponde al tipo del documento de la donde se encuentra afiliado el empleado. El único valor válido es NI (NIT). Corresponde al Identificación Tributaria de la donde se encuentra afiliado el empleado según el sistema de seguridad, sin incluir el dígito de verificación. CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería TI: Tarjeta de id CD: Carné diplomático SC: Salvoconducto de permanencia PE: Permiso especial de permanencia registrado en el documento de identificación. registrado en el documento de registrado en el documento de registrado en el documento de registrado en el documento de id Año Mes (AAAA-MM) (ejemplo: 01-1) Nota: Deben existir tantos registros de la persona como periodos no saneados. Mayor o igual a 1 y menor o igual a 0. Ver la tabla de referencia SAATipoNovedad disponible en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores permitidos, modificados, adicionados o que sustituyan los mencionados en este. Corresponde a la fecha en la cual inicia la novedad, en el formato AAAA-MM-DD. (Ejemplo: ) Corresponde al IBC del periodo no saneado. El permite Corresponde a la deuda del aporte patronal de acuerdo con el periodo y el IBC. El permite Corresponde a los intereses de la deuda del aporte patronal de acuerdo con el periodo y el IBC. El permite Si la deuda no cuenta con intereses debe registrarlo con valor igual a cero (0) Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA. Corresponde al tipo de documento de la donde se realizó el pago erradamente del afiliado. El único valor válido es: NI (NIT)
6 N Nombre del 0 1 ANEXO TÉCNICO REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ADMINISTRADORAS Para esta especificación técnica las es s deberán reportar la información de acuerdo con las siguientes estructuras y cumpliendo con las especificaciones técnicas del Anexo 1:.1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL MBRE DE LOS ARCHIVOS en la que se realizó el pago erradamente Fecha en la que realizó el aporte a la Código del municipio El nombre de los archivos a enviar por parte de las s debe cumplir con el siguiente estándar: Componente del nombre de archivo Módulo de información Valores permitidos o formato SAA Tipo de fuente 180 Tema de información Fecha de corte de la que reporta documento de identificación de la que reporta Extensión del archivo SAPA AAAAMMDD NI MBRE DE ARCHIVO A Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA. Corresponde al Identificación Tributaria de la donde se realizó el pago erradamente del afiliado, sin dígito de verificación. Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de pago del aporte a la. (Ejemplo: ). Este corresponde al código Divipola del DANE, donde los primeros dígitos son el código del departamento y los restantes los del municipio que reporta o donde opera la ESE empleadora. (Ejemplo: 0080). (Ver la tabla de referencia municipio en web.sispro.gov. co donde encontrará los valores permitidos, modificados, adicionados o que sustituyan los mencionados en este ). Descripción Identificador del módulo de información: el de cruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales. Fuente de información s. Información de deudas de saneamiento de Aportes Patronales por parte de la Administradora. Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. (Ejemplo: 01611). de la fuente de la información. Solo es válido NI: Nit. de la que reporta, para el caso contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del. fija Requerido 8 1.TXT Extensión del archivo plano. Tipo de archivo Nombre de archivo Archivo de la información de deudas de Aportes Patronales por parte de la Administradora. Ejemplo: SAA180SAPAAAAAMMDDNI txt 6.. ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO El archivo de información de s que contiene la información de las deudas de aportes patronales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo ) que contienen la información de las deudas de aportes patronales por parte de la. Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio Tipo Registro de deudas de Aportes Patronales por parte de la Administradora Obligatorio Cada registro está conformado por s, los cuales, van separados por pipe ( )...1. REGISTRO TIPO 1 REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. N Nombre del 0 Tipo de registro 1 N 1 de la que reporta de la que reporta Fecha inicial del período de la información reportada Fecha final del período de la información reportada Número total de registros de detalle contenidos en el archivo 1: valor que significa que el registro es de control. de identificación de la fuente de la información. -Para el caso NI: NIT. Este contiene el número de la sin dígito de verificación. En formato AAAA-MM- DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. (Ejemplo: ). En formato AAAA-MM- DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. (Ejemplo: ). Debe corresponder a la cantidad de registros tipo, contenidos en el archivo.... REGISTRO TIPO REGISTRO DE DETALLE DE DEUDAS DE APORTES PATRONALES Mediante el Registro Tipo, las s reportarán el detalle de las deudas de aportes patronales por parte de la. Se identifica un registro único con la combinación del tipo y número de documento de la, tipo y número de documento de la empleadora, tipo y número de documento del cotizante junto con su periodo y novedad. N Nombre del 0 Tipo de registro 1 N 1 Consecutivo de registro : valor que significa que el registro es de detalle. Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. de identificación de la fuente de la información. El único valor válido es: NI (NIT).
7 N Nombre del N Nombre del 6 7 documento empleadora documento empleadora del cotizante de Identificación del cotizante 16 N 8 Primer apellido 60 A 9 Segundo apellido 60 A 10 Primer nombre 60 A 11 Segundo nombre 60 A 1 Periodo no saneado 7 F 1 No. de días del período no saneado N 1 Tipo de novedad 6 A 1 16 Fecha a partir de la cual aplica la novedad Ingreso Base de Cotización 9 N 17 Valor aporte patronal 9 N 18 Interés 9 N Número tributaria de la, NIT de la sin dígito de verificación. Tipo de la fuente de la información. Para el caso será el NIT (NI). Número de la que reporta. Este contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería TI: Tarjeta de id CD: Carné diplomático SC: Salvoconducto de permanencia PE: Permiso especial de permanencia registrado en el documento. registrado en el documento. registrado en el documento. registrado en el documento. registrado en el documento. Año - Mes (AAAA-MM). Recuerde que debe crear tantos registros del cotizante como periodos no saneados tenga el cotizante. Mayor o igual a 1 y menor o igual a 0. Ver la tabla de referencia SAATipoNovedad disponible en web.sispro.gov.co donde encontrará los valores permitidos, modificados, adicionados o que sustituyan los mencionados en este. Corresponde a la fecha en la cual inicia la novedad, en el formato AAAA-MM-DD. Si marca SNA en el 1, diligencie con la información del 1, y el día corresponde al primero del mes. Corresponde al IBC del periodo no saneado. El permite Corresponde a la deuda del aporte patronal de acuerdo con el periodo y el IBC. El permite Corresponde a los intereses de la deuda del aporte patronal de acuerdo con el periodo y el IBC. El permite Si la deuda no cuenta con intereses diligenciar el con valor igual a cero (0) a la que se traslada los aportes a la que se traslada los aportes Fecha registrada del aporte realizado por el empleador Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA, el único valor válido es: NI (NIT). Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA. Numero de Nit sin dígito de verificación. Diligencie únicamente si en el 1 marcó la novedad PDA. En formato AAAA-MM- DD. Debe corresponder a la fecha de pago del aporte a la. ANEXO TÉCNICO : REPORTE DE INFORMACIÓN DE EJECUCIÓN DE APORTES PATRONALES POR PARTE DE LAS ADMINISTRADORAS Las s reportarán los archivos planos con la información de la ejecución de aportes patronales de acuerdo con las siguientes estructuras y cumpliendo con las especificaciones técnicas del Anexo 1:.1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL MBRE DE LOS ARCHIVOS El nombre de los archivos que deben ser enviados por las s debe cumplir con el siguiente estándar: Componente del nombre de archivo Módulo de información Valores permitidos o formato SAA Tipo de fuente 180 Tema de información Fecha de corte Tipo de documento de identificación de la que reporta documento de identificación de la que reporta EJSA AAAAMMDD NI Extensión del.txt archivo MBRE DE ARCHIVO Descripción fija Requerido Identificador del módulo de información: el de cruce de información y aclaración de deudas de aportes patronales. Fuente de información s. Información de ejecución de aportes patronales por parte de la. Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. (01611). de identificación de las es s. Solo es válido NI: NIT. Número tributaria de la que reporta, para el caso contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter cero de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del. Extensión del archivo plano. 8 1 Tipo de archivo Nombre de archivo Archivo de la información de ejecución de aportes patronales por parte de la. SAA180EJSAAAAAMMDD- NI txt.. ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO El archivo de información de ejecución de aportes patronales por parte de las s está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado 6
8 para identificar la fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo ) que contienen la información de la ejecución de aportes patronales. Registro Descripción Reporte Tipo 1 Registro de control Obligatorio Tipo Registro de ejecución de aportes patronales Obligatorio Cada registro está conformado por s, los cuales, van separados por pipe ( )...1. REGISTRO TIPO 1 REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados. N Nombre del 0 Tipo de registro. 1 N 1 de la. documento de identificación de la. Fecha inicial del período de la información reportada. Fecha final del período de la información reportada. Número total de registros de detalle contenidos en el archivo. 1: valor que significa que el registro es de control. de la fuente de la información. El único valor válido es: NI (NIT). Número de la que reporta, para el caso NI. Este contiene el número de NIT de la sin dígito de verificación. En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. (Ejemplo: ). En formato AAAA-MM- DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. (Ejemplo: ). Debe corresponder a la cantidad de registros tipo, contenidos en el archivo.... REGISTRO TIPO REGISTRO DE DETALLE DE LA INFORMACIÓN Mediante el Registro Tipo se reportará el detalle de la información de la ejecución de aportes patronales. Se identifica un registro único con la combinación del tipo y número de documento de la, tipo y número de documento de la empleadora, vigencia, tipo y número del documento del cotizante y periodo saneado. N Nombre del 0 Tipo de registro. 1 N : valor que significa que el registro es de detalle.
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