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Timestamp: 2018-12-10 06:20:34+00:00

Document:
(Tomado del proyecto de Impulso y masificaciones de la Factura electrónica de la DIAN 5 de Mayo de 2017)
1. ¿Sí la DIAN no me ha elegido como facturador electrónico puedo postularme voluntariamente para poder utilizar este esquema?
Respuesta: El artículo 10 del nuevo decreto de facturación electrónica establece la posibilidad que los obligados a facturar y quienes sin serlo (régimen simplificado) puedan postularse voluntariamente para facturar electrónicamente, para la lo cual requieren cumplir con las
2. ¿Puede un sujeto que voluntariamente optó por expedir factura electrónica, renunciar a este esquema y volver a facturar por computador o talonario, como lo venía haciendo?
Respuesta: De acuerdo con el articulo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas electrónicas, de acuerdo con el Decreto 2007, la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.
3. ¿Qué es el proceso de habilitación de un obligado a facturar electrónicamente?
Respuesta: Es un proceso reglado en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, consistente en el desarrollo de las actividades técnicas establecidas por la DIAN, a través de las cuales se valida que el obligado a facturar, seleccionado o postulado voluntariamente, cumple con todos los requisitos para expedir, entregar, recibir, rechazar y conservar las facturas; al igual que los demás documentos electrónicos relacionados, de acuerdo con las especificaciones fijadas por la DIAN. El proceso se realiza a través del servicios informatico electrónico de factura electrónica.
4. Cuál es el término para que un obligado a facturar seleccionado por la DIAN surta satisfactoriamente el proceso de habilitación?
Respuesta: De acuerdo con el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015 el término está divido en dos momentos, cuando la DIAN publica la resolución en que fue seleccionado para facturar electrónicamente, fecha que no puede ser inferior a tres meses contados después de la publicación en el Diario Oficial . Adicional tiene tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario. Por tanto, el término mínimo es de 6 meses para que la DIAN pueda hacer exigible la obligación de facturar de forma electrónica
5. ¿Qué es lo que habilita quien pretenda facturar electrónicamente?
Respuesta: Se habilita al obligado a facturar, cuyo software realizó pruebas técnicas en el servicio electrónico dispuesto por la DIAN y cumple con las especificaciones técnicas establecidas.
6. ¿Quién se habilita cuando un obligado a facturar hace su desarrollo tecnológico por cuenta propia; y quién lo hace cuando el obligado elige un proveedor tecnológico autorizado?
Respuesta: En todos los casos el habilitado será el obligado a facturar electrónicamente sin importar la modalidad a través de la cual disponga el software para facturar.
7. ¿Cuáles son las normas existentes sobre facturación electrónica?
El artículo 26 de la Ley 962 de 2005 (Racionalización de tramites) define que la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica.
El Artículo 616-1 del Estatuto Tributario - la factura electrónica es equivalente a la factura de venta
Artículo 511, 615 del Estatuto Tributario - obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.
Artículo 617 Requisitos de la factura para efectos tributarios.
Artículo 618 La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.
Artículo 684-2 La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.
El Decreto 2242 de 2015 que establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Relacionadas con el comercio electrónico:
Ley 527 de 1999 reglamenta el acceso y uso de los mensajes
Ley 1480 de 2011 expide el estatuto del consumidor, siendo su objeto proteger, promover y garantizar la efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos.
Decreto 2364 de 2012 reglamenta la firma electrónica
Ley 1266 de 2008 información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y de terceros países.
Decreto 333 de 2014 - características y requerimientos de las entidades de certificación
Decreto 1349 de 2016 - Factura Electrónica como título valor
Resolución No. 000019 de 2016 Mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica.
Resolución 0055 del 14 de julio de 2016 (Artículo 8. Modificar el numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 del 24 de febrero de 2016) - En caso de inconvenientes técnicos el obligado a facturar podrá hacerlo con la modalidad de facturación por talonarios de contingencia, en las condiciones allí establecidas.
8. Quien se habilita en el caso que el obligado a facturar electrónicamente opere a través de un mandatario?
Respuesta: Para este caso el artículo 11 del Decreto 2242 de 2015, establece que el mandatario deberá igualmente surtir el proceso de habilitación
9. La habilitación se realiza por una única vez o debe actualizarse en algún evento?
Respuesta: El proceso de habilitación deberá realizarse nuevamente en los siguientes eventos:
a. Cambio de proveedor tecnológico
b. Cambio de la solución tecnológica
c. Por cancelación de la autorización al proveedor tecnológico realizada por la DIAN
10. De cuales sectores y/o actividades económicas podrá seleccionar la DIAN a los sujetos para que adopten el sistema técnico de control de facturación electrónica?
Respuesta: Según el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015 pueden ser seleccionados los sujetos que desempeñen las actividades económicas relacionadas en la Resolución 139 de 2012
11. ¿Cuáles son los requisitos que se deben cumplir para obtener una autorización para ser proveedor tecnológico de facturación electrónica?
Respuesta: De acuerdo con el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015 los requisitos para obtener una autorización como proveedor tecnológico de facturación electrónica, son los siguientes:
1. Estar habilitado como facturador electrónico
2. Tener el RUT vigente y actualizado
5. Patrimonio líquido igual o superior a veinte mil (20.000) UVT. Activos fijos como minimo que correspondan a (10.000 UVT) .
12. ¿Cuánto es el tiempo que dispone la DIAN para responder una solicitud de autorización para un proveedor tecnológico de servicios de factura electrónica?
Respuesta: Según el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015 luego de haber sido presentada la solicitud con todos los requisitos establecidos, la DIAN dispone de 2 meses para resolverla.
13. ¿Un interesado en ser proveedor tecnológico que no tenga la acreditación en la norma ISO 27001 puede ser autorizado por la DIAN?
Respuesta: Según el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015, por la ausencia de la acreditación en la norma ISO 27001 no será rechazada su solicitud; en este caso, el solicitante dispone de 2 años contados a partir de la fecha de notificación de la resolución de autorización, para acreditar el cumplimiento de este requisito. Para ello, deberá firmar carta de intención, en la cual se compromete a adjuntar la acreditación en el plazo máximo mencionado
14. ¿Qué sucede si en algún momento con posterioridad a la fecha de autorización al proveedor tecnológico incumple con alguno de los requisitos establecidos?
Respuesta: Según el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015 el cumplimiento de los requisitos será permanentemente validado por la DIAN.
15. ¿Cuales son las obligaciones de los prestadores de servicios tecnológicos?
Respuesta: De acuerdo con el artículo 13 del Decreto 2242 de 2015, proveer los servicios de facturación electrónica con sujeción a las condiciones establecidas en el Decreto y en las resoluciones que para este propósito expida la DIAN.
16. ¿Cuales son las causales para la cancelación de la autorización a un proveedor tecnológico?
Respuesta: Según el artículo 14 del Decreto 2242 de 2015 las siguientes son las causales de cancelación de una autorización a un proveedor tecnológico:
• Cuando el proveedor decida terminar con su actividad económica.
• Si el proveedor no aporta la acreditación en la norma ISO 27001 a la DIAN dentro de los dos años siguientes a la autorización otorgada.
17. ¿Qué sucede con los clientes que tenga un proveedor tecnológico a quien la DIAN canceló la autorización para prestar servicios?
Respuesta: De acuerdo con el artículo 14 del Decreto 2242 de 2015 si se cancela una autorización a un proveedor tecnológico, puede seleccionar otro operador e iniciar a facturar dentro de los tres meses siguientes. Si desea facturar directamente dispondrá de seis meses para reanudar la facturación electrónica. Durante los periodos que no disponga de proveedor y/o solución de facturación, deberá facturar con el esquema autorizado de contingencia.
18. ¿Qué es el catálogo de participantes?
Respuesta: Es un registro electrónico público que está a disposición de los sujetos involucrados en el mundo de la facturación electrónica, en el cual figuran relacionados los obligados a facturar electrónicamente, quienes voluntariamente decidieron hacerlo de forma electrónica, los adquirentes que decidan recibir factura en formato electrónico y los proveedores tecnológicos autorizados.
19. ¿Cuál es la función del catálogo de participantes?
Respuesta: Es un registro que se actualiza permanentemente con el fin de estar a disposición de los sujetos que facturan y/o reciben facturas en medio electrónico, al igual que los proveedores de este servicio, para facilitar la interoperabilidad en materia de facturación electrónica.
20. ¿Cuál es la información que tendrá el catálogo?
Respuesta: Entre otra la siguiente es la información se registrará el catálogo.
• Información técnica necesaria, mínimo casilla de correo electrónico para entrega de factura, notas crédito y débito.
• La información sobre diferentes situaciones relacionadas con los participantes.
21. ¿De acuerdo con la normatividad qué condiciones debe cumplir una factura electrónica?
Respuesta: Según el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 las condiciones mínimas que debe cumplir una factura electrónica son las siguientes:
22. Qué características tiene el formato estándar de factura electrónica establecido por la DIAN?
• El formato estándar de factura electrónico establecido por la DIAN está estructurado en XML, usando el estándar UBL V2.
• Facilita el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.
• Permite la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital.
• El formato XML de la factura electrónica contiene la información que actualmente por norma debe contener cualquier factura que se utilizan en el proceso de comercio normal, con la posibilidad de incluir información adicional por parte de los obligados a facturar, de acuerdo con el tipo de operación o sector de comercio y sus necesidades.
23. ¿La validación del NIT para los adquirentes a quienes se factura electrónicamente debe hacerse para el 100% de ellos?
Respuesta: Según el artículo 3, numeral 1, literal c del Decreto 2242 de 2015 debe indicarse el NIT deladquirente y si el adquirente no tiene NIT indicar el tipo de documento y el número.
24. ¿Cómo se garantiza el principio de neutralidad tecnológica con la adopción de la Factura Electrónica?
Respuesta: La neutralidad tecnológica está garantizada entre otros aspectos en los siguientes:
Los contribuyentes podrán elaborar sus servicios de facturación electrónicas en las tecnologías de su preferencia.
Los servicios web para comunicarse con la DIAN podrán ser elaborados con las tecnologías que consideren viables los obligados a facturar.
Internamente la infraestructura requerida por quienes facturan electrónicamente podrá ser la que estime necesaria para soportar la operación, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 962 de 2005, la expedición y durante todo el tiempo de conservación, deberá garantizarse el principio de neutralidad tecnológica.
El estándar UBL v2 utilizado para el formato estándar de generación de la factura, define adicionalmente a la factura, otros documentos electrónicos para transacciones comerciales, los cuales son utilizados en muchos países, por quienes facturan electrónicamente.
25. ¿Si decido firmar las facturas utilizando un certificado digital puedo utilizar el expedido por la DIAN?
Respuesta: No, es un certificado diferente al expedido por la DIAN el que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser expedido por entidad certificadora cerrada; para el caso de las facturas se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta
26. ¿Deben ser firmadas el 100% de las facturas electrónicas emitidas por un obligado?
Respuesta: Sí, deben ser firmadas el 100% de las facturas como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad, integridad y no repudio.
27. ¿El obligado a facturar debe disponer de una persona para que firme cada una de las facturas que emita?
Respuesta: Sí, el obligado a facturar debe establecer cuál o cuales personas se encargarán de la firma de las facturas.
28. ¿La firma electrónica o digital es exclusiva para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica?
Respuesta: La firma electrónica o digital que se utilice para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica, tiene los mimos alcances probatorios de la firma autógrafa, y por ello puede ser utilizada por su poseedor para la suscripción de cualquier documento electrónico que lo requiera
29. Qué es el Código Único de Facturación Electrónica?
Respuesta: Es un mecanismo técnico de control que se debe incorporar a la factura electrónica, que lo constituye en un valor alfanumérico obtenido al utilizar los datos de la factura y la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN, de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico 3. El Código Único de Facturación Electrónica debe visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y ser parte del código QR.
30. ¿Qué es el acuse de recibo de la Factura electrónica?
Respuesta: Es el mensaje de datos a través del cual un adquirente a quien le fue facturado de forma electrónica, manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información. El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico.
31. ¿Es obligatorio emitir acuse de recibo de la factura electrónica?
Respuesta: El artículo 4 del decreto de facturación electrónica, establece la obligatoriedad de expedición del acuse de recibo para los adquirentes que reciban la factura electrónica de generación. Para quienes reciben representaciones gráficas, no especifica el medio a través del cual puede hacerse el acuse de recibo, por escrito, o en los medios que disponga el facturador.
32. ¿La DIAN tiene un formato de acuse de recibo que es obligatorio utilizar por los participantes en la facturación electrónica?
Respuesta: El formato de acuse de recibo lo definen entre las partes. La DIAN propone uno cuya adopción es opcional por los involucrados. En todo caso este formato no se remite a la DIAN. Lo deben conservar los participantes.
33. ¿Cuál es el término de remisión del ejemplar de la factura electrónica a la DIAN?
Respuesta: El artículo 7 del Decreto de facturación electrónica establece que los obligados a facturar electrónicamente deben remitir un ejemplar de la factura electrónica a la DIAN, en el término que lo defina la entidad, máximo dentro de las 48 horas siguientes a la generación
34. ¿Qué es la representación gráfica de una factura electrónica?
Respuesta: Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes y/o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML.
Dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN.
Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente, podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente y/o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador.
35. ¿Cuáles condiciones técnicas debe cumplir la representación gráfica de la factura electrónica.
Respuesta: La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos bidimensionales tipo QR, en las condiciones que establezca la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y/o las autoridades que por sus funciones lo requieran.
36. ¿Cuándo debo utilizar notas débito y/o crédito electrónicas?
Respuesta: Las notas débito y/o crédito establecidas en el decreto de facturación electrónica, deberán ser expedidas cuando se presenten situaciones que hagan variar el valor de la factura inicialmente expedida, como devoluciones totales y/o parciales de mercancías, cambios en los precios que impliquen mayores valores a los facturados, etc.
37. Cuál es el formato de las notas débito y crédito?
Respuesta: El formato electrónico de expedición de las notas débito y crédito es en XML y corresponde al definido por la DIAN, el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.
38. Qué se debe hacer en caso de rechazar una factura?
Respuesta: El adquirente electrónico podrá rechazar una factura electrónica cuando no cumpla con las condiciones establecidas en el decreto de facturación electrónica, o por la imposibilidad de leer la información, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial. Debe elaborarse la correspondiente nota crédito especificando la causal de rechazo.
39. ¿Cómo podrán facturar los obligados a facturar que tengan inconvenientes técnicos para hacerlo?
Respuesta: La DIAN a través de resolución establecerá las medidas que deberán emplear los obligados a facturar y/o los adquirentes electrónicos, en los eventos de inconvenientes técnicos y/o fuerza mayor o caso fortuito que se presenten en los siguientes sistemas o servicios electrónicos:
De acuerdo con la Resolución 19 y 55 de 2016 en caso de inconvenientes técnicos el obligado a facturar podrá hacerlo con la modalidad de facturación por talonarios de contingencia, en las condiciones allí establecidas
40. ¿Un obligado a facturar electrónicamente puede expedir documentos equivalentes a la factura?
Respuesta: Un obligado a facturar, que lo haga electrónicamente, podrá utilizar los documentos equivalentes a la factura que la normativa le autoriza para sus ventas.
41. La factura electrónica en las condiciones actuales puede hacerse circular a través de operaciones como el factoring?
Respuesta: La regulación sobre los aspectos relacionados con la factura electrónica como título valor es competencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, quien lo reguló con el Decreto 1349 de 2016. Lo establecido por la DIAN, el formato XML utilizado es flexible y permite incorporar información relacionada con este tipo de operaciones, de modo que la factura electrónica se concibe de modo tal que sin perjuicio de los elementos necesarios para efectos de control fiscal, pueda incorporar elementos que se requieran en caso de tener el tratamiento como título valor.
42. Que sucede con quienes con anterioridad al Decreto 2242 de 2015 expiden factura electrónica y/o por computador de acuerdo con el Decreto 1929 de 2007 y/o el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, que forma de facturación podrán utilizar?
Respuesta: Estos obligados a facturar podrán continuar facturando en las mismas condiciones, hasta que sean seleccionados por la DIAN o voluntariamente facturen electrónicamente. Para el caso de los facturadores autorizados con base en el Decreto 1929 de 2007, podrán facturar por este medio máximo hasta el 31 de diciembre de 2017.
43. ¿Qué sucede con los actuales obligados a facturar por computador, con la expedición del Decreto 2242 de 2015?
Respuesta: Ellos podrán seguir facturando por este medio, salvo que sean seleccionados por la DIAN o voluntariamente facturen electrónicamente, luego de haber sido habilitados para hacerlo.
44. ¿Cómo se procede en el caso de cambio de razón social, ¿afecta los rangos de facturación?
Respuesta: Un obligado a facturar que lo haga electrónicamente y cambie de razón social, deberá hacer el trámite para inhabilitar los rangos de facturación existentes y solicitará unos nuevos rangos de numeración.
45. ¿Qué responsabilidades deben tenerse en el RUT para facturar electrónicamente o como proveedor tecnológico?
Respuesta: Las responsabilidades relacionadas con la obligación de facturar electrónicamente que deben ir en la casilla 53 del RUT son:
46. ¿Se pueden actualizar de forma virtual el RUT para las responsabilidades de factura electrónica?
Respuesta: Teniendo en cuenta que para determinar estas responsabilidades debe mediar resolución de la Entidad, ésta se considera una actualización de oficio, la cual solamente la puede realizar un funcionario de la DIAN; por consiguiente no está disponible un servicio para que los contribuyentes directamente actualicen la información en los servicios virtuales.
47. ¿La DIAN pondrá a disposición un servicio web de pruebas (Test Web Service)? ¿Si la respuesta es positiva, a partir de cuándo estará disponible y cómo podemos tener acceso a éste?
Respuesta: La DIAN tiene disponible una plataforma de pruebas de habilitación para las personas naturales o jurídicas que hayan sido seleccionadas por la DIAN u opten voluntariamente por expedir factura electrónica. Este ambiente estará disponible de forma permanente, para la prueba de nuevas versiones de software, por quienes ya facturan electrónicamente. Su acceso se realizará a través del servicio informático electrónico de Factura Electrónica de la DIAN.
48. ¿Para habilitar la plataforma es necesario enviar mínimo 100 facturas, todas estas facturas pueden ser de prueba?
Respuesta: La DIAN determinará el número de facturas exitosas para habilitar a quienes desean o deban facturar de forma electrónica, los datos contenidos en estas facturas deberán ser simulados. Los posibles facturadores electrónicos podrán enviar el número de facturas que consideren convenientes para cumplir con los requerimientos establecidos por la Entidad y por las necesidades funcionales, operacionales del facturador, de la actividad económica y/o de sus clientes.
49. Se solicita clarificar si los documentos electrónicos (facturas, notas débito y crédito) necesitan ser aprobadas por la DIAN antes de enviarlas al adquiriente o el envío debe realizarse al mismo tiempo tanto a la DIAN como al Adquiriente, independientemente si la DIAN las ha aprobado o no.
Respuesta: El modelo de facturación adoptado con el Decreto 2242 de 2015 y reglamentado con la Resolución 019 de 2016 no contempla que la DIAN apruebe previa o posteriormente las facturas electrónicas, las notas débito y/o crédito. El plazo para que la factura electrónica y demás documentos sean remitidos a la DIAN es dentro de las 48 horas siguientes a su generación
50. ¿Se podrá conocer y tener trazabilidad de cada factura emitida y no por batch transmitido?
Respuesta: La DIAN dispondrá el servicio para que los contribuyentes que facturaron electrónicamente y remitieron los documentos a la DIAN, consulten el estatus de cada una de las facturas luego de realizadas las validaciones correspondientes.
51. ¿La numeración autorizada por la DIAN para las facturas electrónicas tiene algún periodo de validez?
Respuesta: Los rangos de numeración que autoriza la DIAN tienen diferentes periodos de vigencia que van desde 6 meses hasta 2 años de acuerdo con lo establecido en la Resolución 55 de 2016.
52. Plan de contingencia de no poder facturar electrónicamente debe imprimir formatos pre impresos, ¿puede ser un pre impreso como factura por computador así no tenga resolución por computador?
Respuesta: No. Según el decreto 2242 de 2015 la Factura electrónica solamente podrá convivir con los documentos equivalentes a la factura incluido el POS, sin embargo, como medida para atender las contingencias, la DIAN a solicitud del interesado, proferirá autorización de numeración para facturación por talonario en Contingencia en las condiciones establecidas en las resoluciones 19 y 55 de 2016, una vez reestablecido el sistema, el OFE deberá transcribir estas facturas al formato electrónico XML establecido y enviar la información a la DIAN.
53. ¿Al momento de enviar la factura electrónica a través del servicio informático a la DIAN para su validación y aprobación, la DIAN emite y envía inmediatamente una respuesta al facturador electrónico? Es decir es una respuesta sincrónica? Si la respuesta es afirmativa, ¿qué sucede si el facturador electrónico no recibe o pierde la respuesta? ¿Se contempla algún proceso de anulación/cancelación de facturas aprobadas, por ejemplo?
Respuesta: La DIAN dará a conocer el recibo exitoso del ejemplar de las facturas electrónicas, mediante un mensaje automático trasmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN al obligado a facturar electrónicamente o a su proveedor tecnológico según sea el caso, es decir un acuse de recibo automático; y en caso de no poder acceder al contenido de la factura electrónica, la DIAN enviará un mensaje a través del servicio de factura electrónica, indicándole que no ha sido posible acceder al contenido de la factura, para lo cual el obligado deberá proceder a reenviarla dentro de las 48 horas siguientes a la recepción de la comunicación enviada por la DIAN; todo lo anterior de acuerdo al ARTÍCULO 8 de la Resolución 00019 del 24 de febrero de 2016. Posteriormente sobre el ejemplar que reciba la DIAN, la entidad realizará las verificaciones correspondientes, en cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 dichas verificaciones se evidencian en el servicio informático de factura electrónica y podrán ser consultadas por el obligado a facturar.
La DIAN no efectuará proceso de aprobación de las facturas electrónicas recibidas, por lo tanto no se enviará respuesta del resultado de validación de cada una de las facturas.
54. ¿Se tendrá en la respuesta de la entrega a la DIAN de la factura electrónica un ID de transacción o identificador único que me permita gestionar cada entrega?
Respuesta: La DIAN dispondrá de un servicio para que quienes facturen electrónicamente y/o los adquirentes puedan consultar el estado de las facturas remitidas a la entidad. En el SIE de Factura Electrónica, opción Consultar transacciones facturas.
55. ¿Si en la revisión que haga la DIAN (las técnicas) encuentran algún inconveniente, cuanto tiempo tiene quien factura de forma electrónica (directamente o a través de proveedor tecnológico) para reenviar el documento?
Respuesta: Cuando la DIAN no pueda acceder a la información de la factura recibida, así lo comunicara al remitente y éste dispone de hasta 48 horas para volver a entregar el documento a la DIAN.
56. ¿Cómo Garantizamos la recepción de la factura electrónica cuando no hay medios electrónicos de entrega?
Respuesta: El decreto 2242 de 2015 establece la posibilidad a quienes facturen de forma electrónica, entregar la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tiene medios para recibir electrónicamente la factura electrónica.
57. ¿Todos los receptores deben tener alguna tecnología?
58. ¿Los rangos de números de pruebas de facturas para pruebas van a ser controladas?
Respuesta: La DIAN entrega rangos de numeración para las pruebas de habilitación, los cuales se entregarán de forma automática por el servicio electrónico desarrollado por la Entidad.
59. ¿Cómo organizar en el piloto un tamaño de registros de UBL como se hace en otros países?; Ej.: 90 líneas o 100.
Respuesta: Por el momento no se ha visto la necesidad de regular la cantidad de ítems de las facturas.
60. ¿Dónde pueden colocarse observaciones o datos varios en un tag o grupo de ellos cuando lo requiere la operación de un comercio?
Respuesta: Si dentro de los campos especificados en los XSD no encuentran el que podría contener una información específica, podrán buscar dentro de los diferentes campos definidos a nivel mundial para el ESTÁNDAR UBL 2.0 de e-comerce y si aun así no lo encuentran, podrán definir una extensión adicional a estos campos siempre y cuando maneje las estructuras del estándar mencionado.
61. ¿Al firmar electrónicamente como proveedores de servicios, documentos de un tercero se entra a ser deudor solidario? ¿Qué tratamiento se le va a dar a este caso?
Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 establece que en todos los casos el responsable es el obligado facturar de forma electrónica seleccionado por la DIAN o quien lo hace de forma voluntaria, así facture a través de un Proveedor Tecnológico.
De acuerdo con lo establecido en materia tributaria, el proveedor tecnológico no se convierte en deudor solidario. Para la DIAN, el único responsable de la factura emitida es quien tiene la obligación de facturar de forma electrónica, ya sea que optó de forma voluntaria o seleccionado de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015. Sin tener en cuenta la normativa comercial y civil, por sólo nombrar algunos, que pueden regular aspectos relacionados con el servicio y las relaciones contractuales entre el proveedor y quien lo contrata. Temas que no son de la competencia de la DIAN.
62. El proyecto de factura electrónica está enfocado al segmento B2B. ¿Cómo se ha pensado abordar el segmento B2C ya que requiere registrarse como adquirente en el marco del decreto?
Respuesta: El decreto establece que quienes facturen de forma electrónica entregaran la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tienen medios para recibir electrónicamente la factura electrónica.
63. Al emisor de la Factura:
Additional AccountID – si un obligado a facturar es: Persona Jurídica, Gran Contribuyente y Auto-Retenedor
Opciones de la DIAN:
• Gran Contribuyente
Pregunta: ¿Puede colocarse las tres categorías a las que pertenece?
64. Datos totales de la Factura: TaxEvidenceIndicator – Indica que el elemento es un impuesto retenido. Valores de la DIAN:
Una empresa es Auto-Retenedor, por lo tanto en la venta no hacen
Respuesta: Valor TRUE para “retención aplicada por el Auto Retenedor Cliente”
65. Subtotal de Tasas
Taxable Amount- Base Imponible: Base Imponible sobre la que se calcula la retención de impuesto
Tax Amount - Importe del impuesto retenido
Percent - Tasa aplicable
El facturador es Auto-Retenedor, por lo tanto en la venta no hacen retenciones, automáticamente se hace la auto-retención
Pregunta: ¿Qué datos deben colocarse aquí? ¿debe dejarse en blanco?
Respuesta: TaxAmount = Vr. & TaxEvidenceIndicator=True := el cliente aplicó una Retención
TaxAmount = Vr. & TaxEvidenceIndicator=False := es un impuesto
66. Importe Impuesto: Importe del impuesto retenido, valor de cada uno de los impuestos (IVA, ICO, ICA)
Es suficiente si se envía la siguiente información: Tipo de impuesto y monto calculado?
IVA - MONTO
ICO - MONTO
Si se trata de grandes contribuyentes es necesario enviar lo que se calcula como retención de ICA?
Respuesta: Es una decisión administrativa de cada empresa. El ejemplar debe incluir los elementos de información necesarios para satisfacer las necesidades de los procesos, los procedimientos y las políticas internas. Para la autoridad TAC debe cumplirse con el Art. 617 del Estatuto Tributario.
67. Indica que el elemento es un Impuesto retenido y no un impuesto ¿Se puede enviar siempre FALSO para todos los clientes de un OFE?
¿Cuándo se debe enviar "Impuesto retenido=True" y "No un impuesto=False"?
Respuesta: Es una decisión administrativa de cada facturador de acuerdo con sus responsabilidades tributarias. El ejemplar debe incluir los elementos de información necesarios para satisfacer las necesidades de los procesos, los procedimientos y las políticas internas. Para la autoridad TAC debe cumplirse con el Art. 617 del Estatuto Tributario.
Los elementos que se listan a continuación deben estar presentes: véase la cardinalidad.
<tns:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount> …… </cbc:TaxAmount> [1]
<cbc:TaxEvidenceIndicator> …… </cbc:TaxEvidenceIndicator> [1]
<tns:TaxSubtotal> …… </tns:TaxSubtotal> [1]
</tns:TaxTotal>
68. Base Imponible: Base Imponible sobre la que se calcula la retención de impuesto. En el proceso de factura electrónica de Perú que utiliza el XML UBL 2.0 que es el mismo de Colombia, este campo se envía en blanco. Es obligatorio enviar la base del impuesto? o es posible solo enviar el valor del impuesto (valor de IVA, Valor de Impuesto al consumo, etc)
69. Importe Impuesto (detalle): Importe del impuesto retenido ¿Es obligatorio enviar el impuesto del ICA en la factura electrónica?
Respuesta: Es un campo informativo que puede o no ser liquidado en la factura, sobre todo porque es un dato para la aplicación de una retención por el pagador en caso que aplique.
70. Porcentaje: Porcentaje a aplicar En el proceso de factura electrónica de Perú que utiliza el XML UBL 2.0 que es el mismo de Colombia, este campo se envía en Blanco. Es obligatorio enviar la base del impuesto (16%, 48%,etc) en Colombia? O solo se puede enviar el valor del impuesto (valor de IVA, Valor de Impuesto al consumo, etc) sin especificar el porcentaje del impuesto?
Respuesta: El formato XML permite que se discriminen todos los elementos necesarios para la liquidación del impuesto.
71. En la RESOLUCIÓN NÚMERO 000019 de 24 FEB 2016, se hace referencia a lo siguiente:
- Uso del ejemplar por parte de la DIAN
El ejemplar de la factura electrónica suministrado a la DIAN no podrá ser objeto de cesión, endoso o circulación y así se indicará en el formato XML de la factura, mediante una nota que debe ir en la sección de observaciones como campo obligatorio: “El ejemplar que reciba la DIAN se utilizará sólo para fines de control, verificación y fiscalización”. Se necesitaría alguna aclaración sobre el uso de esta observación. El documento que se envía a la DIAN y al receptor final deben ser el mismo, puesto que van firmados electrónicamente. Por tanto, esta leyenda, si es obligatoria tiene que ir en todos los documentos. ¿Es así?
Respuesta: Los ejemplares que se envían al adquirente y a la DIAN deben ser idénticos, por ello la indicación no se incluye inicialmente. La DIAN la dispondrá cuando corresponda.
72. Se indica que la documentación de UBL 2.0 disponible en la web contiene toda la información requerida para saber longitud y características de cada uno de los campos que conforman los documentos electrónicos, sin embargo continua siendo complejo identificar la estructura de cada campo y si el mismo es obligatorio u opcional, y cuál sería el listado de valores cuando el campo requiere definir uno. Si bien hemos encontrado regulación adicional, por ejemplo, el anexo 005 de la resolución 14465/2007, no estamos seguros si debamos utilizar dicho anexo. Como ejemplo de la información que requerimos, enviamos documentación oficial que se maneja en Perú para el mismo propósito y necesitamos confirmar con ustedes si para Colombia se cuenta con este tipo de anexo.
Los documentos técnicos disponibles son los que se encuentran publicados en la página web en el siguiente enlace: http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html, próximamente se publicaran versiones mejoradas teniendo en cuenta algunos de los comentarios realizados por los interesados.
73. Procedimiento para nombrar los archivos XML y ZIP: tal como se especifica en el Anexo Técnico 001 de la Resolución 0019, un número consecutivo hexadecimal será generado para cada archivo que se envíe a la DIAN (un rango de numeración por compañía). En este sentido, ¿pueden presentarse saltos en esta numeración? Si, por ejemplo, un rango de número es tomado pero por razones técnicas el proceso se cancela antes de que éste se asigne a un archivo XML, entonces habrá un salto en la numeración. ¿La DIAN controlará estos saltos? Con relación a los rangos de numeración, ¿se podrá autorizar más de un rango para el mismo prefijo? En el caso de contingencia, el prefijo CSFE deberá ser usado, sin embargo no es claro si más de un rango de números puede ser solicitado con el mismo prefijo, por ejemplo, si más de un talonario de contingencia para la misma compañía. Agradecemos la aclaración.
Respuesta: Los nombres de los archivos de factura electrónica son los que establezca cada facturador; en el anexo se propuso una forma de nombrarlos que no es obligatoria.
74. Con relación a los rangos de numeración, ¿se podrá autorizar más de un rango para el mismo prefijo? En el caso de contingencia, el prefijo CSFE deberá ser usado, sin embargo no es claro si más de un rango de números puede ser solicitado con el mismo prefijo, por ejemplo, si más de un talonario de contingencia para la misma compañía. Agradecemos la aclaración.
Respuesta: Para la numeración incluida la de contingencia se podrán usar prefijos. No es posible que un prefijo disponga de más de un rango de numeración.
75. Teniendo en cuenta que en algunos elementos como IdentificationCode, se encuentra que se tienen que relacionar los valores de los siguiente atributos :
ListAgencyID, ListAgencyName, ListSchemeURI.
Se solicita se aclaren que valores y/o de donde se debe obtener estos valores de los siguientes elementos.
1. Para este elemento: IdentificationCode
1.1. Al atributo : ListAgencyID: 6, necesitamos aclarar el valor 6 a que corresponde, o donde se obtiene, o a que se refiere?
1.2. Al atributo: ListAgencyName: United Nations Economic Commission for Europe, de donde se obtiene este valor?
1.3 Al atributo: ListAgencyName: urn:oasis:names:specification:ubl:codelist:gc: CountryIdentificationCode-
2.0 de donde se obtiene este valor?
2. Para este elemento: SoftwareID
2.1. Al atributo schemeAgencyName :195, necesitamos aclarar el valor 195 a que corresponde, o donde se obtiene, o a que se refiere?
2.2.Al atributo ListAgencyName : CO, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), de donde se obtiene este valor?
Respuesta: La información que solicita en su mensaje puede ser consultada en el siguiente enlace:
76. Se necesita conocer qué tipo de log, retornos o retroalimentación se van a recibir producto de las pruebas que se ejecutan sobre los servicios.
Respuesta: Consultando el manual de usuario que se encuentra disponible en el siguiente enlace puede conocer la información que se puede obtener del desarrollo de las pruebas. El Anexo Técnico 005 Servicio de Recepción de Facturas Electrónicas están relacionados los códigos y respuestas del consumo de web service.
77. Los datos del CUFE que viajen en las pruebas hacia los servicios pueden ser NO-Reales (simulados)?.
Respuesta: Los datos que se utilizaran para las pruebas pueden ser simulados, sin embargo la construcción y cálculo del CUFE debe observar el procedimiento establecido usando los datos de las facturas de prueba.
78. El WebService está para enviar uno a uno cada Documento Electrónico (Factura de Venta, Nota Debito, Nota Crédito, Factura de Exportación y Factura de Contingencia)? Y el Servicio FTP esta para enviar masivamente Documentos Electrónicos (Factura de Venta, Nota Debito, Nota Crédito, Factura de Exportación y Factura de Contingencia)?
Respuesta: Quienes facturen electrónicamente podrán elegir cualquiera de las dos formas para entregar a la DIAN los documentos electrónicos generados según lo requiera.
79. Información que se necesita para pruebas o La DIAN proporciona un certificado digital para pruebas?
• Cómo se obtienen los rangos de numeración para pruebas?
• Existen ciertos datos que el proveedor de factura electrónica debe incluir en la factura y que la DIAN otorgará tras pasar con éxito la certificación.
• ¿Que datos se pueden usar para pruebas?
Respuesta: De acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN en el anexo técnico 02 de la resolución 019 de 2016
las facturas serán firmadas con certificados digitales provistos por entidades de certificación abiertas acreditadas ante la ONAC.
Al ingresar y registrarse en el servicio de pruebas de habilitación se entregaran entre otros elementos, los rangos con los cuales podrá realizar las pruebas. Para la realización de ellas, no se requieren datos del proveedor tecnológico; cuando selecciona al proveedor tecnológico como la solución de facturación, las pruebas de habitación son reducidas, porque ya fueron realizadas plenamente por el proveedor previamente.
80. La documentación del webservice de respuesta indica claramente los códigos de error de todos los posibles problemas que pueda reportar la DIAN al recibir una factura, pero no indica en ningún momento cuál es el código de retorno de éxito. Sería de gran utilidad conocer la codificación de respuesta para envíos exitosos.
Respuesta: En la siguiente versión de anexos técnicos se incluiran mayor detalle sobre los códigos de respuesta. Respecto del código que indica la recepción exitosa del archivo es el 200, en la versión actual del anexo 5 tiene la siguiente descripción: "Es común que se muestre esta respuesta cuando la petición pasa las validaciones iniciales de estructura del documento xml e integridad entre éste y los elementos NIT, InvoiceNumber e IssueDate."
El mensaje “"Ejemplar recibido exitosamente"” es del webservice, y no se refiere a que el contenido del UBL-INVOICE cumple con los requisitos del Decreto 2242 de 2015; se refiere solo a que el documento está “bien formado” en el entorno XML.
81. En el esquema para nota débito y nota crédito, en cuál campo especifico del UBL se debe enviar la información de “Concepto de Notas débito” y “Concepto de Notas crédito” Listados de valores que se encuentran especificados en el Anexo 001 (numerales 3.2 y 3.3). ¿Al revisar los ejemplos de XML enviados, se observa envían información en el campo
<cac:DiscrepancyResponse><cbc:ReferenceID/> <cbc:ResponseCode>6</cbc:ResponseCode></cac:DiscrepancyResponse>
¿Esta información se debe de enviar en este campo?
Respuesta: En el .XSD UBL podrá observar:
<<<cac:DiscrepancyResponse> …… </cac:DiscrepancyResponse> [0……*] >>,
es decir que puede incluir varios elementos o ninguno.
Internamente los contenidos son:
<DiscrepancyResponse>
<cbc:ReferenceID> …… </cbc:ReferenceID> [1]
<cbc:ResponseCode> …… </cbc:ResponseCode> [0……1]
<cbc:Description> …… </cbc:Description> [0……*]
</DiscrepancyResponse>
y por lo tanto se requiere incluir un fragmento con el argumento de la tabla prevista por la DIAN, y podrá incluir otros fragmentos con los argumentos propios de su política de tratamiento de estas informaciones, y podrá obtener algo como el siguiente ejemplo:
<cbc:ReferenceID/>
<cbc:ResponseCode listName="Concepto de notas crédito"
listSchemeURI="http://www.dian.gov.co/micrositios/fac_electronica/documentos/
Anexo_Tecnico_001_Formatos_de_los_Documentos_XML_de_Facturacion_Electron.pdf">
2</cbc:ResponseCode>
<cbc:ResponseCode listName="códigos de la empresa 900373114"
listSchemeURI="http://www.900373114.com/nCr">4</cbc:ResponseCode>
<cbc:Description>Descripci&oacute;n del evento que sustent&oacute;
la NCr cuyo c&oacute;digo aparece en el &lt;ResponseCode /&gt; </cbc:Description>
<cbc:Description>Otra descripci&oacute;n</cbc:Description>
Esto es, dos (2) elementos con argumentos sobre la aplicación del descuento.
82. ¿Los campos de extensions DIAN “DIAN_UBL_Structures”, aplican para Factura, nota débito y nota crédito? En estos esquemas solo se especifican los campos padres (nivel 1), cuál es el nivel de detalle en la información requiere la DIAN?.
Respuesta: Los procesadores .XSD que se encuentran disponibles en el mercado y la documentación disponible en el sitio web de UBL-2.0 muestran los elementos que componen cada "nivel 1" y la profundidad que pueden alcanzar, así mismo la cardinalidad y otras informaciones importantes para los analistas de negocios y para los programadores de software.
83. “Condiciones de Firma” ¿cómo se verifica que el certificado digital con el que se realiza la firma no está revocado? ¿Se va a contar con algún servicio para esto?
Respuesta: Las Entidades de Certificación Digital publican las Políticas de Certificación Digital en Internet. Allí encontrará cómo realizar la verificación de las firmas revocadas
84. Un Obligado a facturar electrónicamente OFE puede tener varios certificados activos para firmar? Por ejemplo: tiene certificados por los diferentes rangos de numeración autorizados. Otro ejemplo: es que firme con un certificado según corresponda la sucursal que emite.
Respuesta: Puede tener la cantidad de certificados digitales que necesite para atender eficazmente la operación comercial
85. Proceso previo para convertirse en Facturador Electrónico: EI párrafo 6, dice: “Incluso, el facturador electrónico podrá tener contratos vigentes y activos con la cantidad de Proveedores Tecnológicos que requiera su actividad mercantil, y el proveedor tecnológico podrá incluir todas las versiones de software que sean necesarias. Cada unidad de software que vaya a correr en paralelo generando facturas electrónicas con sus propios rangos de numeración debió haber surtido el proceso de activación en forma independiente”
a) ¿Esto quiere decir que por cada actualización de software o por cada cambio que realice la DIAN en la reglamentación, al ser un cambio de versión se debe realizar el proceso de pruebas y solicitar la actualización de la autorización del software?
b) ¿Se debería tener un código de activación de software por cada instancia de nuestro servicio? Ejemplo: ambiente producción, ambiente de pruebas, ambiente de contingencia
Respuesta: El servicio de habilitación está disponible para que puedan ser probados todas las versiones que el interesado quiera probar. De igual forma será el escenario para validar los cambios que puedan surgir promovidos por la DIAN en los términos establecidos en el parágrafo del artículo 19 del Decreto 2242 de 2015
86. ¿De acuerdo a los ejemplos de XML publicados por la DIAN, los documentos se deben trabajar con el prefijo <fe:Invoice> (como los ejemplos DIAN) o con el prefijo <tns:Invoice> (como lo dice el esquema DIAN )?.
Respuesta: El prefijo que se debe usar es<fe:Invoice>
87. Teniendo en cuenta que hay varias interpretaciones de la noción de activo fijo de acuerdo a la DIAN, ¿qué se entiende en el decreto por Activo fijo y de qué se componen?
Respuesta: La interpretación de la definición de Activo fijo para la DIAN no puede ser otra que la literal, que se sustrae necesariamente de la lectura del artículo 60 del Estatuto Tributario que versa:
“Artículo 60. Reglamentado por el Decreto Nacional 3730 de 2005. CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS ENAJENADOS. Los activos enajenados se dividen en movibles y en fijos o inmovilizados.
Son activos movibles los bienes corporales muebles o inmuebles y los incorporales que se enajenan dentro del giro ordinario de los negocios del contribuyente e implican ordinariamente existencias al principio y al fin de cada año o período gravable. Son activos fijos o inmovilizados los bienes corporales muebles o inmuebles y los incorporales que no se enajenan dentro del giro ordinario de los negocios del contribuyente.” (subrayado y resaltado propios)
En el orden anterior y dando respuesta puntual a su inquietud, la definición de activo fijo corresponde a aquel bien corporal mueble o inmueble y a aquel bien incorporal que NO SE ENAJENA DENTRO DEL GIRO ORDINARIO DE LOS NEGOCIOS DEL CONTRIBUYENTE, sin embargo y teniendo en cuenta que los documentos que se analizarán para establecer el cumplimiento de los requisitos, son en efecto los estados financieros del solicitante; para su revisión, la DIAN tendrá en cuenta la precisión contenida en la cuenta 15 del Plan único De Cuentas para las NIC/NIIF en donde se señalan puntualmente los bienes que en los estados financieros deben ser clasificados como activos fijos.
88. En el sector de las tecnologías, las compañías cuentan con pocos activos fijos, y por el contrario en su mayoría intangibles, en ese sentido si la empresa interesada es una fábrica de software, ¿podría ser operador habilitado por la DIAN?
Respuesta: Tal y como se precisó en la respuesta anterior, la DIAN, para llevar a cabo la verificación de los requisitos, en especial el requisito al que usted se refiere, tendrá en cuenta lo manifestado por cada solicitante en sus estados financieros, los cuales serán analizados necesariamente conforme a las precisiones contenidas en las normas NIC/NIIF, en la cuenta 15 del Plan único de Cuentas, en la que se señalan puntualmente los bienes que en los estados financieros deben ser clasificados como activos fijos. El valor cómo mínimo que debe acreditarse en activos fijos es de 10.000 UVT.
Sea del caso agregar que en todo caso, para verificar el cumplimiento de todos los requisitos contenidos en el artículo 12 del decreto 2242 de 2015, tal y como lo establece el inciso final del artículo 15 de la resolución 0019 de 2016 “La DIAN podrá efectuar las verificaciones que estime pertinentes para establecer el cumplimiento de las condiciones de autorización o renovación.”
89.En el anexo Tecnico 001 Formatos de los documentos XML de Facturación Electrónica, en el capítulo 3. Formatos XML de los documentos requeridos por la DIAN , en el literal 3.3. Documento XML: Transcripción de Factura de Contingencia, en el ítem 3.3.3.
Elemento <ext:UBLExtension>……<ext:UBLExtension> [elemento 1 de 2], en el XPath:/fe:Invoice/ext:UBLExtensions/ext:UBLExtension[1]/ext:ExtensionContent/sts:DianExtensions
no hay descripción, no hay ejemplo, y no hay definición de atributos que conforma el siguiente elemento
sts:OFEContingenciaID>…</sts:OFEContingenciaID>, <sts:DianExtensions> <sts:InvoiceControl>…</sts:InvoiceControl> <sts:InvoiceSource>…</sts:InvoiceSource> <sts:SoftwareProvider>…</sts:SoftwareProvider><sts:SoftwareSecurityCode>…</sts:SoftwareSecurityCode> <sts:OFEContingenciaID>…</sts:OFEContingenciaID>
Los otros elementos mencionados en el documento técnico traen una descripción, aclara los atributos y da ejemplos. Por favor aclarar este elemento del documento XML transcripción de factura de contingencia y entregar un ejemplo.
Respuesta: El Anexo 0001 con control de versión "2016-02-24 1.0 Versión inicial" no fue incluido este tipo de factura ni fue incluido el rótulo del elemento al que se hace referencia en la pregunta.
En próximas versiones del Anexo 0001 se formalizará la tabla que define los tipos de factura y algunos elementos nuevos, incluido el que se menciona, el cual es útil para formalizar a la autoridad tributaria-aduanera-cambiaria el identificador del evento contingente de no disponibilidad de servicios informáticos en uno o varios establecimientos de comercio de un facturador electrónico en operación.
Se darán instrucciones sobre los requisitos del registro de este evento contingente, mediante el uso de una plantilla, y un documento adjunto suscrito con firma digital. Con el registro del evento contingente, el facturador electrónico indicará que a partir de ese momento diligenciará las facturas de venta en los formatos impresos en papel que incluyen la pre - numeración autorizada mediante la función informática que se encuentra en el menú que los usuarios MUISCA del sistema en el sitio web de la DIAN. Los responsables de la operación de la factura electrónica de la DIAN le darán una respuesta parcial al afectado, acusando recibo de la notificación del momento en que empezó el lapso y el uso de las facturas contingentes.
Con el mismo identificador del evento contingente, la empresa afectada deberá sobre la terminación del lapso de contingencia y que ya se reanudó la operación ordinaria en cada uno de los establecimientos que fueron incluidos en la notificación inicial, mediante el uso de una plantilla, y un documento adjunto suscrito con firma digital.
Los responsables de la operación de la factura electrónica de la DIAN le darán una respuesta definitiva al afectado, acusando recibo de la notificación de terminación del lapso y el uso de las facturas contingentes. Toda esta información y las facturas de venta emitidas se deberán incorporar al sistema informático de facturación electrónica del Obligado a Facturar Electrónicamente, con el tipo y los elementos específicos para las facturas de contingencia, firmándolas digitalmente de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2242-2015 y en la Resolución 0019-2016, y observando las reglamentaciones que aumenten, corrijan o eliminen tópicos de los actos administrativos enumerados.
El elemento <sts:OFEContingenciaID/> contendrá el identificador del evento contingente de no disponibilidad de servicios informáticos en uno o varios establecimientos de comercio de un facturador electrónico en operación. El elemento <CopyIndicator/> se incluirá en el fragmento respectivo del documento electrónico INVOICE, y su valor será "true" indicando que el ejemplar que ha sido reportado oficialmente a la DIAN corresponde a la transcripción de una factura emitida en papel, que consumió un número del rango autorizado para gestionar las contingencias verificables, y que ha sido reportada oportunamente a la autoridad para honrar las características mercantiles y tributarias de una factura de venta.
90. ¿Cuando se genere una nota crédito o nota debito cuando se hace referencia a la factura se debe enviar el CUFE de la factura (elemento Billing reference)?
Respuesta: En todos los casos, los documentos electrónicos UBL tienen el identificador universal <UUID />; la DIAN usa este valor para identificar el documento electrónico dentro de los sistemas de bases de datos que guardan los registros legales de los sistemas de control.
Para Colombia, este elemento tiene un significado legal complementario en los casos de las facturas de venta y de las facturas de exportación: se denomina CUFE - Código Único de Factura Electrónica. Los demás tipos de factura calculan de manera diferente el valor que se registra en el <uuid />, e igualmente como identificador del documento electrónico en la base de datos referenciada.
91. ¿En qué tag se debe especificar el(los) medio(s) de pago utilizado en la factura?
Respuesta: En el diccionario público de UBL podrá resolver casi todas las inquietudes sobre los documentos electrónicos previstos por la DIAN en el Anexo 0001 de la Resolución 0019 de 2016. La respuesta a la conformación del <rótulo> "xPath: /fe:Invoice/ext:UBLExtensions/ext:UBLExtension/ext:ExtensionContent/sts:DianExtensions”
está en el anexo mencionado en el párrafo anterior.
92. CUFE: si se especifica que el impuesto del IVA tiene el código 01 (de acuerdo a la lista especificada en el anexo 1) , ¿Por qué en el ejemplo del anexo, no tiene valor alguno?
Respuesta: Las empresas obligadas a facturar no solo expenden bienes "gravados". El ejemplo corresponde a esta situación. Existen otros posibles escenarios de facturación que pueden ser tenidos en cuenta para la conformación del formato electrónico de factura, de notas débito y/o crédito; para esta actividad es muy útil el apoyo de las áreas contables, de facturación y cuentas por cobrar.
93. En el tag < citySubdivisionName> en dónde se hace referencia a la subdivisión de una ciudad , municipio, etc , ¿cómo se definen las subdivisiones de las ciudades dado que pueden ser múltiples?.
Respuesta: Recientemente la Ley 1617-2013 reglamentó a nivel nacional en el Capítulo IV la conformación de la Localidades Municipales. A manera de ejemplo se puede consultar <<http://secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/sites/default/files/estructura-distrito_1.pdf>>.
Listas semejantes pueden ser publicadas por diferentes municipios de Colombia.
Si la aplicación informática del Obligado a Facturar Electrónicamente requiere esta información para la operatividad de la distribución de bienes e incluso para la clasificación automática de correspondencia que será entregada por las empresas de correo y los courier, podrá usar las listas oficiales de la autoridad municipal, u otro tipo de listas sobre el particular. La DIAN en todos los casos dirigirá las informaciones escritas o digitales a las informaciones registradas en el RUT.
94. ¿Cómo espera la Dian que los operadores tecnológicos autorizados manejen la interoperabilidad de recepción de facturas entre operadores?
Respuesta:Las condiciones de interoperabilidad están establecidas en la resolución 019 de 2016 en la cual se establecen los elementos que facilitan la interoperabilidad, como el formato estándar de generación XML, la política de firma, las obligaciones para emitir acuses de recibo, el catalogo en el cual se encuentran las direcciones electrónicas a las cuales remitir las facturas, entre otros. El Decreto 2242 de 2015 establece que es obligación de quien factura electrónicamente recibir igualmente las facturas en el formato estándar de generación XML.
95. En la firma digital del XML se especifica que debe ser según el estándar Xades Epes, el cual entre sus características contiene una política de firma, la cual en el ejemplo hace alusión a un documento pdf de España. En nuestro caso a que documento debemos referenciar con política de firma?
Observación-1: el xPath:
/xades:SignaturePolicyIdentifier/xades:SignaturePolicyId/xades:SigPolicyId/xades:
Contiene la URL del documento con la POLÍTICA DE FIRMA DE LA DIAN que describe el método, los argumentos y los parámetros utilizados por la aplicación informática del Facturador Electrónico.
Esta política podrá tener versiones que se discriminarán mediante la ruta ../v1/.. y en los caracteres que anteceden al sufijo .pdf, e.g. ...v1.pdf.
Observación-2: el xPath:
/xades:SignaturePolicyIdentifier/xades:SignaturePolicyId/xades:SigPolicyHash/ds:
DigestMethod/@Algorithm contiene el identificador del algoritmo para calcular el "resumen criptográfico" que deberá anotarse en el elemento xPath:
Esta anotación cambiará cada vez que haya un cambio de versión discriminante en la Observación-1.
Observación-3: el identificador del algoritmo de la Observación-2 cambiará en razón a las instrucciones de la ONAC, autoridad de acreditación de las firmas que utilizan certificados digitales, mensaje emitido mediante la Circular 3 de 2016, el cual puede consultarse en la
URL http://onac.org.co/anexos/documentos/TRANSICIRCULARES/2016circulares/circular03-2016.pdf
El cambio del contenido del Anexo 0002 de la Resolución 0019-2016 se hará de acuerdo con lo previsto en el parágrafo del Artículo 18 del Decreto 2242-2015.
96. Generalmente los prefijos de las facturas son alfanuméricos, pero en la especificación se hace referencia a prefijo consecutivo lo que indica numérico. Con esta nueva definición, los prefijos son numéricos ?
Respuesta: Los prefijos no tienen que ser consecutivos; los que deben ser consecutivos son los números que son acompañados por dichos prefijos, útiles para discriminar cada operación según las necesidades del negocio
97: Con el decreto 2242 de noviembre de 2015, es posible que un interesado pueda solicitar a la Dian la autorización como proveedor tecnológico según lo establecido en el artículo 12 del mencionado decreto y teniendo en cuenta que la habilitación del software de FE lo está adelantando a través de una empresa de tecnología como voluntario. Así mismo conocer si la certificación de ISO 27001 también tendría que realizarla el obligado a facturar. “En caso de que el escenario anterior no sea viable, es posible que un proveedor tecnológico, pueda solicitar la autorización a la Dian con un software de FE que sea licenciado en modalidad de arriendo (que haya surtido los procesos de habilitación) y donde el proveedor cumpla con los requerimientos del artículo 12 del decreto 2242 de noviembre de 2012 para la solicitud de dicha autorización.”
Respuesta: El decreto 2242 de 2015 en las definiciones contenidas en el artículo 2, numeral 4, define el término proveedor tecnológico de la siguiente manera:
“Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica,” (…) (subrayado y resaltado fuera detexto original)
De lo anterior se sigue, que para poder ser autorizado como proveedor tecnológico de facturación electrónica en los términos del Decreto 2242 de 2015 , quienes aspiren a obtener la autorización de la que habla el artículo 12 del mismo decreto, deben ser en principio PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS; de tal modo que si dos empresas desean obtener la autorización como proveedor tecnológico de manera conjunta, deberán acudir a una modalidad de asociación que le atribuya en efecto, la calidad de persona jurídica a la asociación.
De acuerdo con este fundamento,tendría dos opciones:
1. Crear una nueva asociación (Ejemplo: Sociedad Anónima, limitada, por acciones simplificada, o cualquier otra figura que contemple el ordenamiento legal colombiano) con su aliado tecnológico, constituyendo una nueva persona jurídica que pueda solicitar la autorización como proveedor tecnológico ó,
2. Ser autorizado como proveedor tecnológico individual, cumpliendo los requisitos del artículo 12 del mencionado decreto, fungiendo directamente como tal ante la DIAN, lo que será indiferente de los demás servicios que a través de alianzas comerciales con otras empresas se presten a sus clientes. Bajo este planteamiento, el interesado bien puede seguir prestando servicios de comercialización soporte nivel 1, sin embargo quien deberá responder ante la DIAN, será la empresa que haya obtenido la autorización.
La manera como el proveedor o el mismo obligado a facturar electrónicamente, decidan implementar sus propios servicios de facturación electrónica es totalmente facultativa del actor, ya sea por desarrollo propio, arriendo o cualquier otra modalidad, siempre y cuando las facturas generadas cumplan con las condiciones establecidas por la Resolución 0019 de 2016 y sus anexos técnicos. El software que registre el obligado a facturar o su proveedor, cuente con los respectivos permisos o licencias de uso o propiedad, so pena de las acciones penales y civiles que sean del caso.
98. ¿El almacenamiento de facturas por parte del proveedor tecnológico debe ser por cuanto tiempo, dónde debe ser en la nube o en otro recurso. Si es en la nube hay alguna en particular que la DIAN haya determinado?
Respuesta: De acuerdo con el parágrafo del artículo 13 del Decreto 2242 de 2015, los obligados a facturar son los responsables ante la DIAN por las obligaciones que les correspondan, entre ellas conservar la factura electrónica en los términos establecidos en el mencionado Decreto. No obstante cuando el artículo 2 de definiciones establece lo que se entiende por proveedor tecnológico establece: “Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en el artículo7 del presente Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación. El proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte la DIAN previsto en el artículo 12 de este Decreto.”
Por lo anterior, un obligado a facturar puede demandar de un proveedor tecnológico el servicio de conservación de la factura electrónica, pero ello no lo exime de su responsabilidad ante la DIAN por la conservación de dichos documentos.
El artículo 6 del Decreto 2242 establece las condiciones de conservación de la factura electrónica.
99. ¿La factura debe tener un formato multi idioma?
Respuesta: Como soporte contable la factura debe cumplir con la normativa correspondiente. Sin embargo, si el tipo de negocio lo requiere puede involucrar la opción de multi idioma.
100. ¿Cómo debe calcularse el CUFE para las Notas Crédito, dado que la especificación dada en el anexo 03 al parecer corresponde únicamente a las facturas?
1. Los campos CodImp1, ValImp1, … , CodImp3 y ValImp3 son requeridos para el correcto cálculo del CUFE? Sabiendo que el elemento TaxTotal no existe en el XML de la nota crédito?.
2. La clave técnica se omite para el cálculo del CUFE de la Nota Crédito?, esto debido a que dicho campo corresponde a una clave asignada para un rango autorizado por la DIAN, pero la numeración de las notas créditos
la define cada empresa.
Respuesta: Para las notas crédito y/o débito no se calcula el código CUFE. El UUID debe ir debajo del tag cac: creditnoteline, ya que en la parte superior si haria referencia al CUFE. El UUID debe confeccionarse como se relaciona a continuación:
<cbc:UUID>identificador de la operación;
un identificador que cumpla las reglas del emisor de la NCr</cbc:UUID>
<cbc:LineExtensionAmount
currencyID="COP">130163010.90</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:Description>Anulando factura por reclamación del comprador;
se incumplió el D.2242-2015.</cbc:Description>
101. El acuse de recibo que entrega la DIAN cuando recibe una factura electrónica será en el formato ApplicationResponse definido en el anexo 01 de la resolución 019 o es otro formato?, adicionalmente si la respuesta firmada y entregada por el servicio servirá como comprobante de entrega (“radicado”)?
Respuesta: La DIAN no entregará documentos electrónicos de "acuse de recibo de los documentos de Factura Electrónica"; el webservice para la entrega de facturas / notas crédito & Débito a la DIAN, tiene la definición de los mensajes que componen el diálogo durante la sesión de trabajo, y el diálogo no incluye referencias o estados del archivo electrónico que fue entregado durante la sesión de trabajo. Las referencias al contenido son elementos de control sobre la consistencia del documento que viaja durante la sesión de trabajo; la sesión ftp para la entrega de facturas / notas crédito & Débito a la DIAN, tiene el control propio del diálogo del protocolo de transferencia de archivos del conjunto TCP, y el diálogo tampoco incluye referencias o estados de los archivos electrónicos que fueron entregados durante la sesión de trabajo.
102. Factura de Contingencia según los anexos NO debe llevar CUFE, sin embargo en los esquemas XSD de este documento el UUID (CUFE) es obligatorio.
Respuesta: El elemento <uuid /> contendrá el valor universal. Al calcularse NO se incluirá la CLAVE TÉCNICA. Este valor no tendrá el tributo LEGAL de CUFE. Deberá calcularse y almacenarse en el elemento <uuid /> para que la base de datos de resultados de validación permita el almacenamiento y posterior consulta de este documento electrónico.
No es un CUFE porque la "contingencia" corresponde a la transcripción de datos de una factura expedida durante un lapso de contingencia, es decir, de indisponibilidad de servicios de facturación electrónica comunicada oficialmente a la DIAN y expedición de facturas de venta en el modo "por talonario"; vea el artículo 8 del Decreto 2242-2015, en concordancia con el artículo 11 de la Resolución 0019-2016 --- La transcripción se incorpora al sistema informático de facturación electrónica del obligado a facturar electrónicamente y activará los elementos relativos a que se trata de la copia de una factura, es decir, en un elemento como /fe:Invoice/cac:BillingReference/cac:AdditionalDocumentReference/cbc:CopyIndicator--- y este sistema calcula el <uuid />, genera la firma electrónica avanzada, y transmite el documento electrónico resultante a la DIAN, para que esté a disposición de los procedimientos de control fiscal, y para la verificación que sobre la misma podrá hacer el adquiriente en la opción de consulta del sistema de la DIAN en la Internet.
103. ¿Es posible incluir un separador de prefijo? o en su defecto, el prefijo podría ser siempre de la misma cantidad de caracteres?
Respuesta: No debe incluirse un carácter de separación entre el prefijo y el número de la factura electrónica.
El sistema en línea de numeración permite incluir entre [0..4] caracteres alfa-numéricos como prefijos. La disciplina sobre la cantidad de caracteres del prefijo debe corresponder con lo que se definió en el momento de hacer la solicitud de autorización de rangos de facturación, cuando se haya obtenido la Resolución de Habilitación, es decir, si definió el rango como "'abc' del 00001 al 99999", el sistema de recepción de facturas reconocerá como válidas y autorizados aquellos documentos electrónicos que hayan almacenado un valor del tipo y formato "abc00001", y desconocerá valores como "abc-00001" || "ab00001"|| "abcd00001", situación que podrá tener las consecuencias administrativas y mercantiles previstas en otros regímenes y jurisdicciones diferentes a la tributaria. Cada rango con sus respectivos prefijos tendrá una clave técnica diferente.
104. Los prefijos van a ser únicamente letras, únicamente números o va a ser alfanumérico?
Respuesta: El sistema en línea de numeración permite que el solicitante incluya entre [0..4] caracteres alfa-numéricos
105. Al generar el CUFE y se envía un valor negativo (-1000), ¿se concatena el valor con el símbolo de negativo que viene en el valor?
Respuesta: Los valores que se incluyen en el CUFE tienen que ver con valores numéricos positivos o cero. Las reglas de medición y reconocimiento contable de valores que se registran en una factura son de signo positivo, pues los precios de bienes y servicios no se fijan con valores negativos, las tarifas tributarias tampoco se definen con valores negativos, y si la factura incluye conceptos de naturaleza diferente cuya medición y reconocimiento debe hacerse con signo negativo e.g. un descuento--- entonces deberá estar predefinida dicha naturaleza. En una factura entonces aparecerán conceptos con naturaleza CRÉDITO y otros conceptos con naturaleza DÉBITO. No es usual que se generen facturas o documentos que registran una transacción generadora de renta y otras características mercantiles con valores negativos. Si esto llegase a ser posible, entonces deberá aparecer en forma expresa en la Política Contable del Obligado a Facturar Electrónicamente. Las prácticas contables no ilustran casos en los cuales el expedidor de una factura genera "cuentas por pagar" a partir del registro en una factura de venta.
106. ¿El separador de las cadenas para generar el CUFE y el SWSecurityCode debe ser el punto y coma?
Respuesta: No hay carácter separador
107. ¿Para notas crédito, notas débito y contingencia, se debe generar código QR?. En caso de ser SI la respuesta, ¿Se generaría el QR con el campo CUFE en blanco? Ejemplo: CUFE: "“
Respuesta: Para las facturas de contingencia no se establece la necesidad de "imprimir" un código QR. Estas facturas están en "original" y las "copias al carbón" o tecnologías físico-químicas equivalentes que se generen en el momento mismo de la venta durante el lapso contingente. Esa factura contingente será transcrita a los formatos xml establecidos por la DIAN con el fin de que ese reporte sea usado posteriormente como un mecanismo de los sistemas técnicos de control aplicables al obligado a facturar electrónicamente. Si el facturador electrónico debe expedir una copia de una factura expedida durante un lapso de contingencia, usará la copia en papel que debió guardar en las condiciones previstas para las "facturas por talonario" según la reglamentación ya existente y que desarrolla lo previsto
en el Estatuto Tributario.
Las Notas crédito y/o débito deben ser expedidas a través del sistema informático de facturación electrónica de la empresa, y entregadas a los interesados y a la DIAN en las condiciones previstas en el Decreto 2242 de 2015. Si al interesado se le entregará una representación gráfica, esta edición podrá omitir el código QR, pues no fue prevista la inclusión de este mecanismo del sistema técnico de control en el decreto mencionado.
108. La DIAN va a solicitar algún informe periódico acerca de la facturación enviada? De ser así qué debe contener el informe y su estructura, para tenerlo en cuenta en el momento de la parametrización?
Respuesta: En lo regualdo hasta este momento no existe la obligación de remitir reportes periódicos sobre la facturación electrónica, no obstante, de acuerdo con lo establecido en el articulo 9 del Decreto 2242 de 2015 establece que la DIAN podrá solicitar el auxiliar de compras, ventas, IVA generado e impuesto al consumo.
109. Actualmente se cuenta con una firma digital emitida por entidad de certificación abierta. El certificado para la firma digital de la factura debe tener alguna especificación, o se puede optar por cualquier proveedor que tenga firmas digitales?
Respuesta: Las firmas digitales pueden ser obtenidas de cualquier entidad de certificación abierta acreditada ante la ONAC
110. Con respecto a las Notas Crédito NC:
a. Se van a reportar todas las NC que se emitan, así no afecten la venta ?
b. Si son anulaciones o cancelaciones de facturas se debe referenciar la NC ?
c. Las Nc por devoluciones se debe referenciar a algún documento ?
A. Unicamente deben ser reportadas las NC o ND que esten relacionadas con las ventas.
B. Las anulaciones deben estar reflejadas en una nota crédito electrónica.
C. Si es posible asociar la factura a la cual corresponde se debe referenciar.
111. ¿Cuál será el procedimiento para que los obligados a facturar soliciten los rangos de numeración para facturación?, cuál será el tiempo de entrega de dicha información luego de la solicitud?
Respuesta: La DIAN tiene un servicio electrónico para solicitar entre otros, los rangos de numeración para la facturación electronica y la numeración para la contingencia relacionada con ella. La respuesta es inmediata.
112. Respecto de la entrega del paquete de información que contendrá los rangos solicitados y la clave técnica, se tiene alguna especificación adicional a la entregada en la resolución 019? Qué tipo de servicio web haría la entrega, alguna especificación sobre el mensaje de datos transmitido, cual sería estructura, que esquema de seguridad se manejaría?
Respuesta: El Anexo Técnico 006 Servicio de Consulta de Rangos de Numeración de Facturación contiene las especificaciones requeridas para la consulta del rango y claves técnicas de las numeraciones autorizadas.
113. Son viables desde el punto de vista de la normativa, escenarios de negocio en los cuales los proveedores tecnológicos son los encargados de hacer los cálculos del CUFE, firmar los XML, entregar los ejemplares a la DIAN, pero algún aliado que NO es proveedor tecnológico genera la representación gráfica con el QR y la entrega al adquirente?
Respuesta: Cada obligado a facturar puede establecer cuales de los servicios inherentes a la facturación electrónica contrata con un proveedor tecnologico autorizado por la DIAN
114. Se tiene ya un instructivo paso a paso para los proveedores tecnológicos en su proceso de habilitación como facturadores electrónicos y posteriormente certificación como proveedores del servicio?
Respuesta: El instructivo esta publicado en el micrositio de factura electrónica el documento la Guía de usuario externo Facturador Electrónico
115. ¿Cuántos son los cantidades de documentos electrónicos facturas, notas crédito y notas débito se deben transmitir en las pruebas de habilitación de manera exitosa? Se pueden utilizar las facturas, notas crédito y notas débito generadas en meses anteriores para la ejecución de las pruebas?
Respuesta: El servicio no tiene un límite de documentos que se puedan transmitir. Corresponde a cada participante definir la mezcla de documentos y la información simulada que utilizaran
116. ¿Cuánto tiempo se deben almacenar las facturas, notas crédito, notas débito y acuses de recibo por parte de un proveedor tecnológico?
Respuesta: El responsable para todos los efectos del sistemta técnico de control de facturación electronica para la DIAN será siempre quien tiene la obligación de facturar, independiente de la forma como obtenga su solución de facturación. Respecto del término de custodia el articulo 6 del Decreto 2242 establece que es el mismo definido en el articulo 632 del ET.
117. Para la salida a producción de las empresas con la facturación electrónica, se solicita no salir con el 100% de la facturación es un riesgo muy alto, se requiere evaluar la alternativa de salir gradualmente a producción.
Respuesta: De acuerdo con el marco legal existente, esta posibilidad no está contemplada para voluntarios o seleccionados por la DIAN. Los periodos luego de la habilitación y la transición para iniciar la producción al 100% tienen un periodo de hasta seis meses que se considera suficiente para alcanzar la operación plena.
118. Si la empresa que es obligada a facturar electrónicamente la empresa está obligada a tener habilitado la recepción electrónica de facturas. Qué pasa con los clientes y proveedores que no son Obligados a Facturar Electrónicamente?
Respuesta: Para los proveedores se operará con la recepción de las facturas como se hace actualmente con las facturas recibidas en papel y para los clientes que no reciban factura electrónica se entregará representación gráfica de la factura electrónica.
119. ¿Cómo es la recepción de facturas en caso de una contingencia?
Respuesta: Se elabora y se entrega factura por talonario de contingencia. Se transcribe al formato XML y se envia por los servicios electrónicos informáticos a la DIAN.
120. Que impacto tienen la validación y el modelo de arquitectura con la entrega del sexto anexo técnico que describe lo correspondiente al WS que validará los rangos de numeración?
Respuesta: El Anexo-6 se requiere para la fase de operación; no afecta la fase de habilitación.
121. El QR code debería incluir la URL del documento donde esté alojado?
Respuesta: La empresa es libre de incluir este tipo de informaciones en las diferentes secciones UBL de la factura electrónica.
122. ¿Cuál es el detalle del modelo de contingencia por talonario con ejemplos? Cuando no están disponible la facturación electrónica se debe consumir folios de contingencia? Cuando se restablecen los servicios como debe ser la transcripción y asocio entre folios de contingencia y folios del giro natural?
Respuesta: El modelo de contingencia se encuentra reglamentado mediante la Resolución 0019 de 2016, la facturación por talonario es la misma que se utiliza hoy en día y deben conservar los números utilizados en talonario por contingencia al transcribirlos.
123. ¿ Se puede utilizar el mismo número de factura (sin prefijo) como consecutivo para nombrar los XML y .zip de las facturas electrónicas a entregar a la DIAN?
Respuesta: Si es posible y será útil para los envíos de archivos por web service
124. ¿La factura electrónica presta todo el soporte a una empresa emisora para iniciar un caso por merito jurídico?
Respuesta: La reglamentación de la factura cómo título valor es un tema que regula el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT).
125. Las compañías pueden estar tranquilas que será necesario solo 5 años de almacenamiento? El soporte son el artículo 6 del decreto 2242 y el articulo 632 y 638 del estatuto tributario?
Respuesta: Para efectos tributarios es lo establecido en el Decreto 2242 de 2016, en concordancia con el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
126. ¿Cómo el contribuyente que expide la factura va a tener la seguridad que la DIAN tiene este documento? Van a entregar un código por documento (identificador) para poder validar trazabilidad?
Respuesta: La DIAN expedirá un mensaje de recibo para cada factura que sea recibida en el sistema electrónico y para cada paquete remitido vía FTP con un número de registro.
127. En el proceso de habilitación la DIAN indica que se deben reportar 100 casos exitosos? Cuáles son esos casos? Serán por criterios de empresas (tecnología, consumo, farmaceuticos)
Respuesta: La cantidad de transacciones debe corresponder a casos que cumplen con las validaciones establecidas por la DIAN, lo más importante es que quien realice las pruebas haga las comprobaciones necesarias para establecer que la factura soporta de forma adecuada los modelos de negocio y la necesidades propias, de sus clientes y lo establecido por la DIAN. El servicio electrónico soporta miles de facturas en pruebas.
128. En el XML no hay límite de enviar cantidad de item por factura, la DIAN va a restringir el numero de items a enviar? Si no hay restricción, está en capacidad de recibir toda la información que envie un obligado a facturar?
Respuesta: Hasta el momento no se ha definido un límite a la cantidad de items que se remitirán en los XML. A través del piloto se probarán diferentes cantidad de items para establecer la necesidad de poner un límite.
129. La DIAN indica que hay dos protocolos de comunicación que son FTP o WS, la DIAN va a establecer una politica para usar algún protocolo? O tiene alguna restricción para usar algun protocolo?
Respuesta: Estos son los canales establecidos y quienes facturan electrónicamente deberán seleccionar el de su preferencia
130. ¿Para la secuencialidad de la numeración de las facturas existirá alguna restricción si se envía la información de números que no son secuenciales? Ej: envia y firma la fatura 1,2,,9 y 10 el día 4 de mayo y luego envia y firma el 5 de mayo la factura 3,4,5,6,7,8. Que pasa en este caso?
Respuesta: Todas las facturas se recibirán, pero si no han sido expedidas de forma consecutiva quedarán marcadas para futuras revisiones y programas de fiscalización. El contribuyente deberá tener la explicación para los casos planteados.
131. ¿Cuál es el paso a paso para ejecutar un proceso de contigencia. El emisor deberá tener preimpresas las formas de las facturas? Podrá llevar un excel para imprimir esas formas? Luego digitar la información para entregar el XML?
Respuesta: Quien facture de forma electrónica deberá solicitar los rangos de numeración por talonario en contingencia de factura electrónica y para ello deberá tener en cuenta lo normado para la facturación por talonario, especialmente lo reglado en la resolución 055 de 2016 y por el artículo 617 del Estatuto Tributario.
La información de la factura expedida por talonario en contigencia de factura electrónica, es necesario que sea transcrita en el formato XML establecido por la DIAN y transmitida via web service o FTP, teniendo encuenta los plazos establecidos en el articulo 8 de la Resolución 055 de 2016.
132. Para las empresas no es fácil identificar exactamente la factura a la cual se le debe realizar la nota crédito o nota debito. Este tipo de empresas genera notas crédito por lotes debido a la complejidad de identificar cada factura, ¿cómo se puede manejar este proceso para factura electrónica?
Respuesta: Si es posible asignar un número de factura sobre la cual se genera el ajuste con la nota débito y/o crédito se puede indicar; si no es posible asociarlo a un o unos documentos en particular, no es necesario hacerlo.
133. Si un obligado a facturar emite factura tipo POS, al ser un obligado a emitir factura electrónica debe pasar toda su facturación tipo POS a Electrónica?
Respuesta: Tal como lo establece el artículo 16 del Decreto 2242 de 2015, un obligado a facturar que lo haga electrónicamente, podrá continuar utilizando los documentos equivalentes a la factura que la normativa le autoriza para registrar sus ventas.
134. Se debe entregar documentación inicial para presentarse a la habilitación de la solución?
Respuesta: El ingreso al ambiente de habilitación se realizará a través de los servicios electrónicos de la DIAN con el usuario y clave utilizada para ingresar a los servicios del Muisca. Un vez se ingresa, se deberá dar click en la opción de factura electrónica, luego de ello, ingresar la información de registro, finalizado ello, se desplegará el ambiente de pruebas de habilitación.
135. ¿Cuáles son las condiciones mínimas que debe cumplir el aplicativo para contar con la certificación?
Respuesta: No existe certificación de aplicativos, existe la habilitación del software de facturación electrónica y para ello se debe cumplir con las condiciones técnicas establecidas en la Resolución 019 de 2016, especialmente los requisitos de validación
136. Se contempla como parte de las pruebas, la simulación de la construcción de un archivo xml inicial o este debe tener alguna condición inicial para la prueba y sea generado en un sistema contable?
Respuesta: El software de facturación debe ser capaz de generar y transmitir facturas electrónicas en las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016
137. El Art. 9 del Decreto 2242 indica en su numeral 2, que el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar a la DIAN un Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la DIAN lo disponga. Estos registros se deben enviar cuando se emitan facturas en talonario por contingencia?
Respuesta: El numeral 2 del artículo 9 prevé que el obligado deberá entregar a la DIAN el “Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuestos Nacional al Consumo cuando la DIAN lo disponga. Nótese que señala cuando la DIAN lo disponga”; La DIAN aún no ha reglamentado esta obligación, en el momento que lo haga, lo dará a conocer a todos los contribuyentes de manera oportuna
138. ¿Se tiene una Transcripción de Factura de Contingencia, sin embargo no se menciona una transcripción para Notas Debito o Notas Crédito? ¿Estas no se deben considerar para la transcripción? ¿Cómo se deben comunicar estas notas emitidas después del periodo de contingencia?
Respuesta: Si las notas débito y crédito fueron generadas en contingencia y afectan la factura se deben transcribir y enviar a la DIAN.
139. ¿Cuánto tiempo tiene el cliente para devolver la factura o decir que la rechaza?
Respuesta: Los temas comerciales no están regulados por el Decreto 2242 de 2015 que se refiere a temas tributarios. Para efectos de los rechazos de las facturas electrónicas el artículo 5 del mencionado Decreto establece las circunstancias en las que opera el rechazo y/o anulación de la factura electrónica.
140. ¿El sistema que debe construir el proveedor de servicios de factura electrónica obliga a tener un medio de consulta, tanto para el facturador como para el cliente que recibe el servicio?
Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 establece en varios apartes que el obligado a factura debe disponer la factura:
Así: Parágrafo 1 articulo 3 del Decreto 2242 de 2015. El obligado a facturar electrónica en caso de entregar representación gráfica o formato digital deberá enviarla al correo electrónica o dirección electrónica o ponerla a disposición en sitios electrónicos del obligado a facturar.
El artículo 4 del Decreto 2242 de 2015 establece que el adquirente que reciba una factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma, para lo cual podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga para este fin, el obligado a facturar electrónicamente. En igual sentido cuando se trate de una representación gráfica de una factura electrónica.
El articulo 5 del mencionado Decreto establece que para el rechazo podrá hacerse a través de los medio propios del adquirente o los que disponga el obligado a facturar. Igualmente lo mismo establece el parágrafo del mismo artículo cuando se trate de representación gráfica
141. ¿Para el 2018 de acuerdo con lo definido debe generarse factura electrónica para los puntos de venta?
Respuesta: El artículo 20 en el numeral 1 de Decreto 2242 de 2015 establece que quien es habilitado a facturar electrónicamente deberá facturar sus transacciones en esta forma y no podrá hacerlo por talonario o cualquier otra forma de facturación. El artículo 16 menciona que el obligado a facturar electrónicamente podrá seguir utilizando los documentos equivalentes autorizados actualmente y los tiquetes de máquina registradora POS.
El mismo artículo 20 establece que el Decreto 1929 de 2007 estará vigente hasta el 31 de diciembre de 2017, es decir que quienes fueron autorizados para facturar al amparo de esta norma, podrán hacerlo máximo hasta esa fecha. Salvo que voluntariamente decidan facturar electrónicamente de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 o que la DIAN los seleccione
142. ¿Para el 2018, las empresas de servicios públicos de acuerdo a lo definido deben generar factura electrónica?
Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 no establece nada al respecto, sin embargo en el artículo 10 prescribe que la DIAN podrá seleccionar a personas naturales y/o jurídicas para que facturen de forma electrónica
143. Después de la habilitación para facturar electrónicamente, para aquellos clientes que no estén facturando electrónicamente y no reciban la factura electrónica por medios virtuales si no que exijan copia impresa, esta puede ser impresa en una hoja simple? Es decir, no es un talonario ni en papel químico etc?
Respuesta: El Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 019 de 2016 establece que quienes no puedan recibir el ejemplar de la factura electrónica en XML se le entregara un representación grafica de la factura. El tipo de papel que utilizará el facturador para ello es una decisión empresarial absolutamente autonoma.
144. ¿Cuándo entrega la DIAN Código Único de Facturación Electrónica CUFE y adicionalmente, este debe quedar en la representación gráfica o cómo funcionará ese código?
Respuesta: Se entrega la clave técnica que es un insumo para el calculo del Código Único de facturación electrónica- CUFE, es una cadena de datos resultante de un proceso de cálculo que está descrito en el anexo 3 de la Resolución 019 de 2016. Tal como lo establece la mencionada resolución en el artículo 6 debe poder ser visualizado en la representación gráfica.
145. ¿La numeración tendrá que ser totalmente nueva, es decir, no se puede cruzar con alguna que ya se ha tenido antes y tendrá algunas especificaciones o es de libre escogencia?
Respuesta: Luego de obtener la habilitación para Facturar Electrónicamente, se debe solicitar nueva autorización de numeración para Factura Electrónica y para talonario por contingencia, la numeración anterior que se tenga habilitada para facturar por computador, por talonario o por factura electrónica contemplada en el Decreto 1929 se debe solicitar su inhabilitación, porque ya no podrá ser utilizada.
146. Los Códigos de los impuestos (reteiva, reteica, retefuente) ¿Están dentro del rango de la DIAN? Si es así, ¿qué otros existen? , si no, cuales están dentro de dicho rango?
Respuesta: En el anexo técnico No. 001 se encuentran los códigos de los impuestos
147. Se encuentra ubicada en una Zona Franca permanente especial y como consecuencia de ello tenemos un operador que es ZONA FRANCA BOGOTA, los cuales utilizan un sistema denominado “PICIZ” al cual deben cargar las imágenes de todas las facturas de venta. La inquietud es si dentro de todo el proceso que está llevando a cabo la DIAN para la implementación de factura electrónica y teniendo en cuenta que ese control de PICIZ es una exigencia de la misma entidad, será necesario continuar con el procedimiento actual o si por el contrario ya no sería necesario. Y lo preguntamos porque si una de las bondades de la FE es evitar imprimir y/o digitalizar documentos no tendría razón de ser que nos tocara hacer esa actividad por separado.
Respuesta: Los efectos de la irrupción de la factura electrónica en los procesos misionales de la DIAN, es una actividad que la entidad debe realizar. Los cambios en esos procedimientos se darán a conocer de forma oficial a los implicados con el fin de hacer los ajustes correspondientes.
148. Con el principal cliente se tiene un acuerdo según el cual hasta tanto no llegue el producto a sus plantas y confirmen el volumen recibido no le podemos facturar. Usualmente al final de cada mes todos los despachos que se hacen se facturan con fecha del mes, pero en los primeros 2 o 3 días del siguiente mes. ¿La inquietud es, bajo el nuevo esquema esto se podría seguir haciendo…?
Respuesta: La carga o mercancía va amparada en una guía de transporte con las respectivas remisiones si hay lugar a ellas. Todo queda escrito en el contrato de compraventa, con los registros que hacen la trazabilidad de cada uno de los embarques. Respecto de la factura electrónica, se entiende generada con el momento de la firma, a partir de allí se inicia a contabilizar el término para la remisión de la factura a la DIAN que es de 48 horas.
149. ¿Cuál es la definición del servicio Web para solicitar la Resolución y numeración de manera automática. Este servicio web será publicado junto con el de notificación de facturas?
Respuesta: La DIAN tiene un servicio para la solicitud de rangos de numeración de facturas vía WEB, es un servicio que no hace parte de las funcionalidades del Servicio electrónico de facturación, es independiente pero están integrados.
En el anexo 5 Servicio de Recepción de Facturas Electrónicas, se establecen las condiciones para la consulta de la numeración y las claves tecnicas solicitadas en el sistema electrónico de númeración de facturas.
150. Para las empresas que no estén en este catálogo, ¿se debe buscar un medio de entrega adicional a la notificación en línea por medio de un correo electrónico?
Respuesta: Para quienes no tengan las condiciones para recibir las facturas electrónicas se acordará entre el facturador y el adquirente la forma de entrega.
151.. ¿El correo electrónico inscrito en el catálogo de participantes será el oficial para la recepción de facturas?
Respuesta: Para los actores involucrados en el modelo de facturación electrónico, que reciben facturas electrónicas, ese es el destino oficial de las facturas generadas.
152. ¿El emisor recibirá automáticamente la aceptación o rechazo de una factura una vez cumplido el tiempo máximo para dicho proceso y cómo está previsto este control?
Respuesta: De acuerdo con el artículo 4. Del Decreto 2242 de 2015 Los adquirentes tienen la obligación de generar los acuses de recibo de la factura electrónica. Si el adquirente la recibe en formato electrónico de generación, debe generar los acuses de recibo de la misma forma. Si la recibe en representación gráfica en formato impreso o formato digital, los debe realizar en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o en los que disponga el obligado a facturar electrónicamente. Todo lo anterior, sin perjuicio de lo que regule respecto de la factura como título valor el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
153. Para efectos de obtener el acuse de recibo de la factura electrónica, al que se refiere el Decreto, ¿es viable que este acuse de recibo se genere de forma automática? (Ejemplo: el “acuse de recibo” que se puede solicitar de forma automática vía correo electrónico cuando el mensaje llega a la bandeja de entrada del destinatario) O será necesario que de forma expresa el receptor proceda a diligenciar algún acuse de recibo?
Respuesta: Corresponde a cada facturador definir para su solución de facturación en coherencia con su actividad económica y su modelo de negocio, definir la forma en qué emitirá el acuse de recibo inmediatamente reciba la factura electrónica
154. ¿Cuáles serán los aspectos a tener en cuenta para disponer de un tiempo determinado para registrar las facturas emitidas en contingencia?
Respuesta: La Resolución 055 de 2016 establece los plazos de acuerdo con las cantidades de facturas que emitió en contingencia. El formato estándar XML para transcribir la información de las facturas por talonario expedidas durante el periodo que duró la contingencia, básicamente es el mismo que para facturar de forma electrónica, indicando el número de la factura que debe corresponder al de la factura por talonario utilizada
155. ¿Cuál será el criterio de selección para determinar si un destinatario de factura electrónica debe recibirla en representación gráfica impresa, o en representación gráfica digital? ¿Esto dependerá de la voluntad del receptor? ¿O se encuentra obligado a recibirla como representación gráfica digital si cuenta con un correo electrónico?
Respuesta: La información sobre quienes deben recibir las facturas electrónicas estará disponible en el catálogo de participantes, en donde se encontrará la información técnica para la entrega. Para los demás será de acuerdo con la voluntad del receptor en las condiciones que se acuerden con el adquirente al momento de la transacción.
156. ¿Cuál es la consecuencia legal de entregar la factura electrónica en un formato que no corresponda? (ejemplo: entrego factura electrónica en representación gráfica digital a un destinatario habilitado para recibirla en formato electrónico de generación)
Respuesta: Incumplimiento de las condiciones establecidas en el sistema técnico de control de factura electrónica susceptible de ser sancionado, de acuerdo con lo prescrito en el articulo 684-2 en concordancia con articulo 657 del Estatuto Tributario.
157. ¿El acuse de recibo para facturas electrónicas entregadas en representación gráfica es obligatorio o facultativo para las partes?
Respuesta: El artículo 4 del Decreto 2242 de 2015, establece que para el caso de la representación gráfica de la factura electrónica el adquirente podrá de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
158. ¿Qué ocurrirá cuando un cliente no tenga acceso a internet pasadas las 48 horas después de emitida una factura?
Respuesta: Estará en contingencia y deberá poner en marcha el procedimiento para enviar la factura a la DIAN y hacer la entrega al adquirente.
159. Ante un rechazo reiterativo de X cliente ¿cómo hay que proceder?
Respuesta: Realizar la nota crédito correspondiente.
160. ¿Para puestos de control en zonas de frontera cual es el documento válido?
Respuesta: Cuando se trate de operaciones facturadas electrónicamente, y este documento sea solicitado por la respectiva autoridad, siempre será la factura electrónica. Esto sin perjuicio de los demás documentos especiales que amparen la operación en frontera.
161. La factura se entiende irrevocablemente aceptada 3 días después de su recepción, ¿cómo se contabilizará este tiempo en caso que el destinatario no proceda a hacer acuse de recibo de la factura? ¿Existirá algún término después del cual la factura se entienda tácitamente recibida?
Respuesta: Las reglas de contabilización de facturas no fueron cambiadas con la expedición del Decreto 2242 de 2015. Para las facturas electrónicas se aplicaran las mismas reglas de causación establecidas en materia tributaria y en las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Se deben conservar los registros que prueben que la factura fue enviada al adquirente como lo establece la normatividad correspondiente. El tema de la aceptación es
regulado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (ver art 86 ley 1676/13)

References: artículo 10
 resolución 
 artículo 10
 artículo 10
 resolución 
 artículo 684
 artículo 26
 Artículo 616

Artículo 511

Artículo 617

Artículo 618

Artículo 684

Resolución 

Resolución 
 artículo 11
 Resolución 
 artículo 11
 artículo 10
 Resolución 
 artículo 12
 artículo 12
 artículo 12
 resolución 
 artículo 12
 artículo 13
 artículo 14
 artículo 14
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 26
 artículo 4
 artículo 7
 resolución 
 Resolución 
 artículo 13
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 ARTÍCULO 8
 Resolución 
 artículo 10
 RESOLUCIÓN 
 resolución 
 Resolución 
 resolución 
 artículo 19
 artículo 60
 artículo 12
 artículo 15
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Artículo 18
 artículo 12
 artículo 12
 artículo 2
 artículo 12
 artículo 12
 Resolución 
 artículo 13
 artículo 2
 artículo7
 artículo 12
 artículo 6
 resolución 
 artículo 8
 artículo 11
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 6
 artículo 632
 resolución 
 artículo 617
 Resolución 
 artículo 16
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 9
 artículo 5
 artículo 4
 artículo 20
 artículo 16
 artículo 20
 artículo 10
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 artículo 6
 Resolución 
 artículo 4
 Resolución 
 artículo 4