Source: https://www.spalov.cz/urad-mestyse/gdpr/zasady-ochrany-osobnich-udaju/
Timestamp: 2020-01-18 20:04:45+00:00

Document:
Zásady ochrany osobních údajů - Oficiální stránky městysu Spálov
Úřad městyse Spálov se stará o osobní údaje svých občanů. Vaše soukromí nám není lhostejné, a proto byly přijaty následující Zásady ochrany osobních údajů.
V zásadách ochrany osobních údajů najdete informace, jak zpracováváme osobní údaje, a to nejen při výkonu veřejné moci, ale také v soukromoprávních vztazích. Snahou Úřadu městyse Spálov je transparentnost ohledně zpracování vašich osobních údajů.
Správce osobních údajů je Úřad Městyse Spálov, IČ: 00298387, se sídlem Spálov 62, 742 37 Spálov.
Příspěvkové organizace Městyse Spálov, především pak mateřská a základní škola jsou samostatnými osobami, které vystupují jako správci. Proto se na ně tyto zásady nevztahují. Zásady ochrany osobních údajů pro mateřskou a základní školu naleznete na jejich internetových stránkách.
Úřad Městyse Spálov, IČ: 00298387, se sídlem Spálov 62, 742 37 Spálov
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních údajů. Pověřenec dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo v souladu s
příslušnými právními předpisy. Rovněž je to nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.
Pověřencem je Tomáš Bíbrlík, zaměstnanec Mikroregionu Odersko, kterého lze kontaktovat na e-mailové adrese poverenec.gdpr@odersko.cz nebo na telefonu +420 777 698 876 a to v pracovní dny od 8 – 16 hod.
* účely k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas – jedná se zejména o zpracování v rámci plnění zákonných či smluvních povinnosti, popř. pro zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů městyse Spálov, a
* účely k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas – zpracování osobních údajů na vaše přání, kdy zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte.
Úřad městyse Spálov, zpracovává osobní údaje k následujícím účelům, které nevyžadují váš souhlas:
* splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) – jedná se zejména o výkon přenesené působnosti úřadu městyse Spálov podle zvláštních předpisů. Nejčastěji se jedná o Odbor organizační, Odbor matriky, Odbor životního prostředí, Stavební úřad a Odboru dopravy a majetku. Pokud budete mít dojem, že zpracováváme některé osobní údaje nezákonně nebo nad rámec veřejné moci, můžete uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR;
* splnění právních povinnosti, která se na úřad městyse vztahují (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – činnost úřadu městyse se řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, avšak na úřad městyse dopadá celá řada dalších právních předpisů; pokud úřad městyse vystupuje v samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích (např. jako vlastník nemovitostí), půjde zejména o zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; Úřad městyse je také zaměstnavatel, a proto na něj dopadá zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů; v případě výkonu veřejné moci (přenesená působnost obce) se činnost úřadu městyse řídí různými zvláštními předpisy (např. stavební zákon v případě územního a stavebního řízení); jelikož úřad městyse vykonává veřejnou moc za veřejné peníze, dopadají na ni rovněž povinnosti spojené se zákonem o veřejných zakázkách, zákonem o svobodném
přístupu k informacím či zákonem o registru smluv; v neposlední řadě na úřad městyse dopadají účetní a daňové předpisy;
* uzavření a následné plnění smlouvy mezi úřadem městyse a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – v případě, kdy úřad městyse (v samostatné působnosti) vstupuje do smluvního vztahu, musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (potřeba identifikovat druhou smluvní stranu, závazek dodat zboží či poskytnout službu apod.);
* ochrana oprávněných zájmů (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou zejména komunitní život městyse Spálov, transparentnost úřadu městyse, výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání a prodej pohledávek, ochrana životního prostředí či třeba vnitřní potřeby fungování úřadu městyse; o našich oprávněných zájmech se dočtete dále, nicméně je důležité sdělit, že v případě zpracování na základě oprávněného zájmu máte možnost uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR.
Zaměstnanec úřadu městyse Spálov vás může při své činnost požádat o zvláštní souhlas se zpracováním osobních údajů. Jde o činnosti, které pro úřad městyse nejsou nezbytně nutné, nicméně vykonáváme je jako „službu“ pro vás, aniž by mezi námi vznikl smluvní vztah. Pokud o takovou službu, např. zasílání informací o událostech organizovaných úřadem městyse či pořízení fotografie z jubilejní svatby, vítání občánků apod., nemáte zájem, stačí souhlas odvolat a nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.
* komunitní život městyse,
* transparentnost a efektivita úřadu městyse,
* ochrana dětí, sociálně slabých a osob omezených na svéprávnosti,
* výkon a ochrana vlastnického práva,
* výkon dalších práv a právních nároků,
* vymáhání a prodej pohledávek,
* ochrana životního prostředí a zajištění trvale udržitelného rozvoje,
* bezpečnost a ochrana života a zdraví a
* vnitřní potřeby fungování úřadu městyse.
Výkon veřejné moci, tzv. přenesená působnost úřadu městyse, tj. například činnost stavebního úřadu či projednávání přestupků, je spojena s mocí a využíváním veřejných zdrojů – veřejných peněz z vašich kapes. Snažíme se být při této činnosti co nejvíce otevření a transparentní. V některých případech je nutné za účelem transparentnosti zveřejnit některé osobní údaje. Nejčastěji se jedná o poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informací, plnění povinností dle zákona o veřejných
zakázkách nebo zveřejňování smluv v Registru smluv. V některých případech může úřad městyse zveřejnit osobní údaje nad rámec těchto zákonných povinností – právě v takovém případě půjde o zpracování na základě opravného zájmu.
Úřad městyse spravuje část majetku městyse Spálov. Jedná se zejména o správu bytového fondu, provoz nebytových prostor, komunikací nebo také kulturních a sportovních zařízení. Při této činnosti může dojít k nejrůznějším zpracování osobních údajů. Nejčastěji se jedná o osobní údajů nájemců v bytových domech i nebytových prostorách ve správě městyse Spálov. V některých domech a veřejných prostranstvích mohou být umístěny kamerové systémy. Úřad se může obrátit na soud v případě poškození majetku či neplacení nájemného. Ochrana vlastnictví požívá ústavní ochrany v souladu s čl. 11 Listiny základních práv a svobod a považujeme tuto ochranu za důležitý oprávněný zájem.
Z důvodu ochrany majetku městyse Spálov, tj. budov, komunikací, zařízení, popřípadě ochrany života a zdraví osob před protiprávním jednáním, i v rámci prevence a objasňování civilních deliktů, přestupků či trestných činů, může městys Spálov využít instalace kamerového systému. V současné době městys kamerový systém neprovozuje.
Osobní údaje občanů městyse jsou zpracovávány zaměstnanci v rámci vnitřních potřeb fungování úřadu městyse v různých informačních systémech (KEO, CzechPoint, GIS Brno). Osobní údaje mohou sloužit také pro činnost komisí městyse Spálov, zastupitelstva městyse, pokud tyto orgány samosprávy potřebují vaše osobní údaje pro své rozhodování (např. v případě prodeje obecního majetku). Některá zpracování jsou pokryty zvláštními zákony či výkonem veřejné moci, nicméně může dojít i ke
zpracování na základě tohoto oprávněného zájmu, který spočívá pouze ve zvýšené efektivitě fungování úřadu městyse.
* přímo od vás z vyplněných formulářů – nejčastěji se jedná o listinné formuláře, avšak v některých případech může jít také o formuláře elektronické; na všechny formuláře se snažíme umístit upozornění, že dochází ke zpracování osobních údajů s odkazem na tyto Zásady ochrany osobních údajů;
* přímo od vás ze vzájemné komunikace – pokud se na nás obrátíte poštou, telefonicky nebo e-mailem, budeme poskytnuté osobní údaje zpracovávat pouze za účelem, ke kterému jste nám je poskytli a následně za účelem archivace ve veřejném zájmu,
* přímo od vás z uzavřených smluv – v případě uzavření smlouvy budeme údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy a následně za účelem ochrany práv z dané smlouvy po dobu trvání zákonných promlčecích a prekluzivních lhůt,
* z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí – například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů, insolvenčního rejstříku nebo například Katastru nemovitostí, a to nejčastěji v případech, které jsou nutné pro chod úřadu,
* od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů – zejména od jiných orgánů státní správy, Policie České republiky,
* od třetích stran, se kterými spolupracuje – zejména od vašich smluvních partnerů,
* od třetích stran, které nám poskytly vaše osobní údaje za účelem vyřízení podnětu či stížnosti – jako orgán veřejné moci jsme povinni přijímat, archivovat a reagovat na veškerá podání občanů; v těchto podáních se mohou vyskytovat vaše osobní údaje, které musíme zpracovávat kvůli plnění právních povinností (v případě vedení správního řízení) či kvůli výkonu veřejné moci;
* z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam vy sám/sama umístil/a – jedná se zejména o sociální sítě Facebook, Twitter, LinkedIn nebo vaše osobní či firemní internetové stránky, kde na vás nejčastěji hledáme kontakt,
* z informací ze sociálních sítí a internetu, které tam umístila třetí osoba – v případě zpracování na základě oprávněného zájmu, veřejného zájmu či životně důležitého zájmu můžeme využít i tyto osobní údaje.
* základní identifikační údaje – jedná se o jméno a příjmení, rodné číslo, datum nebo místo narození, čísla průkazů totožnosti, údaje uvedené na rodném či oddacím listu, vlastnoruční podpis; v případě, že podnikáte, jde také o IČ a DIČ;
* adresní a kontaktní údaje – jedná se o veškeré adresy (trvalý pobyt, korespondenční adresy, v případě podnikatelů adresa sídla) a dále kontaktní údaje, tj. telefonní čísla, e-maily, adresy sociálních sítí, ID datových schránek apod.;
* informace ze vzájemné komunikace – informace z listinné pošty, e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů, dále také informace z podnětů či stížností;
* informace o sociálních poměrech – jedná se zejména o věk, pohlaví, rodinný stav, vzdělání, profesi, údaje o zaměstnavateli, počet dětí apod.;
* informace o majetkových poměrech – jedná se zejména o údaje spojené s financemi a majetkem, jako je například vlastnictví nemovitosti, informace o zdroji a výši příjmů, bankovním účtu a informace o pohledávkách a závazcích, např. výši výživného, dále také informace o daňové rezidenci a zaplacených daních a poplatcích, popř. informace o bezdlužnosti;
* fakturační a transakční údaje – jedná se o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;
* údaje z veřejných registrů – jedná se o informace z insolvenčního rejstříku, obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů nebo například Katastru nemovitostí,
* informace z internetu, sociálních médií a sítí – jedná se o IP adresu, soubory cookies, identifikace zařízení, ze kterého se připojíte, informace o
prohlížečích, identifikace profilu na sociálních sítích apod. – tyto osobní údaje využíváme ve značně omezeném rozsahu pouze pro účely provozu našich internetových stránek, popř. za účelem vyhledání kontaktu v případě zpracování pro účely ochrany opravného zájmu, veřejného zájmu nebo životně důležitého zájmu;
* elektronické komunikační prostředky využívané k autentizaci a autorizaci – jedná se o údaje o elektronických komunikačních prostředcích, které slouží k autentizaci, to znamená k ověření identity; např. elektronický podpis nebo běžně používané přihlašovací uživatelské jméno na naše internetové stránky;
* fotografie ze společenských, kulturních a sportovních akcí či životně důležitých událostech občanů – jedná se o fotografie pořízené se souhlasem nebo na základě oprávněného zájmu, které bývají používány na našich internetových stránkách či profilech na sociálních sítích, zejména na Facebooku, a v tištěných i elektronických médiích, zejména ve Zpravodaji.
* citlivé osobní údaje, které nám sami dobrovolně a vědomě poskytnete a trváte na jejich zpracování za účelem určení, výkonu nebo obhajoby vašich práv a právních nároků – berete na vědomí, že zpracování těchto údajů nevyžadujeme a tyto osobní údaje zpravidla nemohou zvýhodnit vaše postavení v případě výkonu veřejné moci či poskytnutí veřejné služby, neboť ke všem občanům přistupujeme stejnou mírou a nemůžeme na základě nich nikoho zvýhodnit ani diskriminovat; takové osobní údaje budou na vaši žádost ihned zlikvidovány a jsou vždy zpracovány v omezeném režimu (pouze je uchováváme);
* citlivé osobní údaje uvedené v listinách, které jsou založeny ve správních spisech – zpravidla jde o důkazní materiál, podané stížnosti či podněty, které musíme vyřídit; protože jde o zpracování na základě plnění právních povinností, jsou s ohledem na čl. 9 odst. 2 písm. f) a g) GDPR zpracovávány i bez vašeho souhlasu (zpracování je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo z důvodu významného veřejného zájmu) – tyto osobní údaje nezveřejňujeme a jsou vždy zpřístupněny pouze účastníkům řízení v souladu s příslušnými procesními předpisy (zejména v souladu se správním řádem); v tomto případě dochází následně ke zpracování za účelem archivace ve veřejném zájmu v souladu s čl. 89 odst. 1 GDPR;
* údaje o zdravotním stavu pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany –
tyto osobní údaje mohou být zpracovány i bez vašeho souhlasu na základě zvláštního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR; jedná se zpravidla o osobní údaje osob omezených na svéprávnosti, dětí či sociálně slabých;
* údaje o zdravotním stavu pro účely poskytování sociální péče nebo řízení systémů a služeb sociální péče – tyto osobní údaje mohou být zpracovány i bez vašeho souhlasu na základě zvláštního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR; jedná se zpravidla o osobní údaje osob omezených na svéprávnosti, dětí či sociálně slabých;
* zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů v případě, kdy osoba není fyzicky nebo právně způsobilá udělit souhlas – může dojít k ojedinělému zpracování z tohoto důvodu, a to i bez vašeho souhlasu na základě zvláštního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. c) GDPR;
* zpracování zjevně zveřejněných osobních údajů – výjimečně můžeme tyto osobní údaje zpracovat, pokud je zcela jistě prokázáno, že je osoba sama zveřejnila, nicméně půjde zpravidla o ojedinělé a výjimečné zpracování.
Jednotlivé orgány obce (starosta, zastupitelé, zaměstnanci), ačkoli jim mohou být „předány“ osobní údaje, nepovažujeme jako úřad městyse ani za příjemce ani za zpracovatele. Vždy jde o „integrální součást“ správce, tudíž zde nelze hovořit přímo o předávání, a proto jej označujeme jako „předávání“ v uvozovkách.
* podnikatelé poskytující konzultační a odborné služby, zejména administrátoři veřejných zakázek, daňoví poradci, účetní a soudní znalci;
* podnikatelé poskytující právní služby úřadu městyse – advokáti, soudní exekutoři popřípadě insolvenční správci;
* vzdělávací agentury, školení apod. - při objednávkách školení může dojít k předávání osobních údajů, např. seznam účastníků školení,
* společnosti zajišťující tisk, archivaci, skartaci a distribuci tiskovin
* společnosti podílející se na správě nemovitostí, výstavbách, odečtech energií – architektonické kanceláře, jednotliví projektanti, stavební společnosti a družstva, společnosti provádějící pasportizace a společnosti nebo jednotlivé
osoby zajišťující zpracování odečtů spotřeby energií a zároveň osoby provádějící roční rozúčtování mezi konečné spotřebitele; těmto společnostem nebo osobám mohou být zpřístupněny některé osobní údaje nájemců bytů a nebytových prostor ve vlastnictví městyse;
* příspěvkové organizace městyse, zejména pak mateřské a základní školy, které si poskytují součinnost s úřadem městyse;
* ostatní orgány moci veřejné – osobní údaje musíme v rámci zákonných povinností poskytnout ostatním orgánům státní správy, například soudům, orgánům činných v trestním řízení nebo správci daně;
* poštovní služby a kurýři – v případě odesílání zásilek apod.;
* veřejné registry – např. Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES), Informační systém základních registrů (ISZR), Informační systém datových schránek (ISDS) či insolvenční rejstřík, kam úřad zasílá nebo zadává osobní údaje;
* veřejnost se snahou otevřenosti a transparentnosti úřadu městyse – jedná se např. v případě poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, zveřejňování z důvodu výkonu politických práv a peticí, zveřejňování záměrů prodat obecní majetek, pořizování záznamů a zápisů ze Zastupitelstva městyse, zveřejňování smluv do Registru smluv nebo při jiné činnosti, kdy se snaží být úřad městyse otevřený a transparentní nad rámec plnění zákonných povinností – v těchto případech jsou osobní údaje zpravidla anonymizovány, aby bylo dosaženo účelu dle zvláštních zákonů s přihlédnutím k ochraně vašich osobních údajů;
* veřejnost v rámci informování o sportovních, společenských a kulturních akcích v obci – jedná se o informace uveřejněné na našich internetových stránkách nebo profilech na sociálních sítích (zpravidla Facebook) a v tištěných i elektronických médiích (Zpravodaj).
* v případě zpracování při plnění právních povinnosti, která se na úřad městyse vztahují (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – po dobu trvání příslušné právní povinnosti; osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum;
* v případě uzavření a následném plnění smlouvy mezi obcí a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) uschování po dobu trvání smlouvy, popř. po dobu provádění opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost;
* v případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – po dobu, po kterou trvá účel, pro který byl souhlas udělen, popř. do doby odvolání souhlasu;
* v případě zpracování osobních údajů při splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) dochází k uložení po dobu existence veřejného zájmu nebo po dobu výkonu veřejné moci, poté zpravidla dojde ke zpracování za účelem archivace ve veřejném zájmu;
* v případě zpracování na základě oprávněného zájmu (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) budou osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů městyse uchovávány, dokud mohou plnit svůj účel – doba uložení je závislá od zákonných promlčecích či prekluzivních lhůt;
* v případě archivace se doba uložení řídí spisovým a skartačním řádem obce – po uplynutí archivační doby budou osobní údaje nenávratně a bezpečně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
Jednotlivá práva můžete jako občan uplatnit také u pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním e-mailu na adresu poverenec.gdpr@odersko.cz nebo telefonicky na čísle +420 777 698 876 (pracovní dny Po-Pá od 8:00 do 16:00). Avšak z důvodu jednoznačné identifikace druhé strany v případě telefonické žádosti poskytujeme pouze základní a obecné informace. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů jsou:
Tomáš Bíbrlík, Mikroregion Odersko
E-mailová adresa: poverenec.gdpr@odersko.cz
Dnes je sobota, 18. 1. 2020, 21:04:45

References: čl. 6
 čl. 21
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 21
 soud 
 čl. 11
 čl. 9
 čl. 89
 čl. 9
 čl. 9
 čl. 9
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6