Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/instruccion-administrativa-5-de-marzo-12-de-2012?documento=legcol&contexto=legcol_bbcd1a76e95b00a2e0430a01015100a2&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-12-15 16:40:53+00:00

Document:
﻿ INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 5 DE MARZO 12 DE 2012
INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 5 DE 12 DE MARZO DE 2012
CONTENIDO:NOTARIOS. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES SOBRE LA PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE PREAPROBACIÓN Y MINUTA DE PROMESA DE CONTRATO DE SOCIEDAD FUTURA PARA EMPRESAS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.
TEMAS ESPECÍFICOS:NOTARIO, INTERVINIENTES EN EL DERECHO DE NOTARIADO Y REGISTRO, NOTARÍA, FUNCIÓN NOTARIAL, FUNCIONES DEL NOTARIO, ACTO NOTARIAL, SUPRESIÓN DEL TRÁMITE ADMINISTRATIVO, PROMESA DE CONTRATO COMERCIAL, PROMESA DE CONTRATO, PROMESA DE CONTRATO DE SOCIEDAD, EMPRESA DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, ACTIVIDAD NOTARIAL
VIGENCIA:DEROGADA POR LA INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 2 DE 2018 DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 5 DE 2012
Asunto: Protocolización de documento de pre aprobación y minuta de promesa de contrato de sociedad futura para empresas de vigilancia y seguridad privada.
(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 2 de 2018 de la Superintendencia de Notariado y Registro)
El señor Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada doctor Luis Felipe Murgueitio Sicard, ha solicitado a este despacho, recordar a los señores notarios el contenido del artículo 102 del Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”, que en la parte pertinente, señala:
ART. 9º—Constitución de empresa de vigilancia y seguridad privada: Para constituir una empresa de vigilancia y seguridad privada se deberá adjuntar con la solicitud de licencia y sus requisitos, un documento en el cual conste la promesa de sociedad conforme la legislación vigente de vigilancia y seguridad privada, informando los nombres de los socios y representantes legales, adjuntando las hojas de vidas (sic) con las certificaciones académicas y laborales correspondientes, y fotocopias de la cédula de ciudadanía.
PAR.—Para constituir una cooperativa de trabajo asociado CTA en vigilancia y seguridad privada se deberá adjuntar con la solicitud de licencia y sus requisitos un documento en el cual conste la promesa futura de sus asociados, informando los nombres de los asociados y representantes legales, adjuntando las hojas de vidas con las certificaciones académicas y laborales correspondientes, y fotocopias de la cédula de ciudadanía”.
El señor superintendente nos ha informado que para el eventual desempeño de las actividades sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la superintendencia a su cargo, resulta obligatorio que el interesado cuente con el documento de “Preaprobación de licencia de funcionamiento”, autorización que a su turno, requiere de posterior protocolización en la escritura de constitución correspondiente.
En consecuencia, para proceder a la protocolización de minutas de promesa de contrato de sociedad futura para empresas de vigilancia y seguridad privada, que tengan por objeto la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada conforme el Decreto 356 de 1994, en especial lo dispuesto en el artículo 4º, los notarios deberán verificar que coincida el documento de preaprobación de licencia de funcionamiento firmado por el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada con el documento de minuta de promesa de contrato de la sociedad futura.
Teniendo en cuenta la importancia del imperativo legal en que se fundamenta la solicitud que nos hace, les encarezco el cumplimiento de la misma, aspecto cuya observancia será objeto de vigilancia a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado.
Para una mejor ilustración adjunto el formato de preaprobación así como el de la minuta sugerida para la promesa de contrato (acto de constitución) sociedad futura, ambos elaborados y aprobados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada Sistema gestión de la calidad Código:
FOR-GJ-7200-011
Acto de preaprobación
Fecha de aprobación: 02/02/2012
“Por medio de la presente actuación administrativa se expide preaprobación de la solicitud de la licencia de funcionamiento presentada por ____________”.
A través del presente acto el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada se permite preaprobar la licencia de funcionamiento a ____________ teniendo en cuenta la minuta de sociedad futura sugerida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que contiene los requisitos exigidos en los decretos 356 de 1994, 2187 de 2001, resoluciones 2852 de 2006, 1364 de 2010, circulares 4 de 2011 y 2012 y el Código de Comercio, así:
I. Generalidades Cumple
La compañía que por este documento promete constituirse es una sociedad limitada, de naturaleza comercial, que se denominará (incluir nombre) Ltda., regida por el Decreto-Ley 356 de 1994, el Decreto Reglamentario 2187 de 2001, el Decreto 19 de 2012, la Resolución 2852 de 2006 y demás normas vigentes. En todos los actos y documentos que emanen de la sociedad, destinados a terceros, la denominación estará siempre seguida de las palabras: "sociedad limitada"
(Nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), y (nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), domiciliados en la ciudad de (incluir ciudad) respectivamente, declaran previamente a la firma del presente documento, haber decidido constituir una sociedad limitada para realizar la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada, denominada (incluir nombre), por término indefinido de duración, con un capital pagado de ($ incluir valor), dividido en (número de cuotas sociales) cuotas sociales de valor nominal de ($ incluir valor nominal) cada una, soportados (porcentaje de aporte en efectivo) % en efectivo y (porcentaje de aporte en especie) % en bienes.
4. Representación legal.
Los socios constituyentes de la sociedad han designado en este acto constitutivo, a (incluir nombre del representante legal), identificado con el documento de identidad Nº (número de documento), como representante legal de (insertar nombre) Ltda.
(Incluir nombre del representante legal) participa en el presente acto constitutivo a fin de dejar constancia acerca de su aceptación del cargo para el cual ha sido designado, así como para manifestar que no existen incompatibilidades ni restricciones que pudieran afectar su designación como representante legal de (insertar nombre) Ltda.
El capital pagado de la sociedad será de (incluir valor), dividido en (incluir número) cuotas sociales de valor nominal de (incluir valor) cada una.
Dichos porcentajes se encuentran soportados de la siguiente manera:
Efectivo: (indicar valor aportado en efectivo y señalar cuáles son sus soportes).
(Adjuntar fotocopias de consignaciones, certificaciones bancarias y estado de cuenta).
Bienes: (indicar bienes aportados en especie).
(Si se trata de vehículos, deben anexar las tarjetas de propiedad de los mismos a nombre de la empresa y avalúo comercial. En caso de bienes inmuebles es decir edificios, casas o terrenos, se deben adjuntar los certificados de libertad y tradición y el avalúo debidamente fundamentado y aprobado por los futuros socios. Para los bienes muebles, se deben aportar los contratos de cesión de los socios aportantes y las facturas respectivas. En caso de muebles e inmuebles se deberá manifestar por escrito el uso que le darán a los mismos).
Los avalúos comerciales de los aportes en especie cuentan con avalúos técnicos expedidos por (incluir nombre avaluador), con fecha (incluir fecha avalúo).
El domicilio principal de la sociedad será la ciudad de (incluir ciudad) y su dirección para notificaciones judiciales será la (incluir dirección). La sociedad podrá crear sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país, por disposición de los socios.
7. Término de duración.
8. Medios y modalidades.
La sociedad contará con los siguientes medios y modalidades: (incluir listado), para lo cual se aportan los anexos correspondientes.
La sociedad contará con instalaciones idóneas para el servicio de vigilancia y seguridad privada solicitado, conforme lo dispuesto en la normatividad de vigilancia y seguridad privada sobre el particular, en especial el Decreto-Ley 356 de 1994, el Decreto Reglamentario 2187 de 2001, el Decreto 19 de 2012, la Resolución 2852 de 2006 y demás normas vigentes (adjuntar CD en caso de contar con ellas).
10. Uniformes.
El personal operativo de los servicios de vigilancia y seguridad privada contará con uniformes para efectos de prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada, de conformidad con lo establecido en el Decreto-Ley 356 de 1994, artículo 103, Decreto 1969 de 2001, Decreto 2197 de 2001, Resolución 2852 de 2006, artículos 87 al 93, Resolución 5351 de 2007 y demás normas vigentes (adjuntar ficha técnica).
En mérito de lo expuesto, esta superintendencia se permite manifestar que:
1. Se PREAPRUEBA la licencia de funcionamiento solicitada por _______________
2. A partir de la firma del presente acto, el futuro servicio de vigilancia y seguridad privada deberá elevar a escritura pública la minuta de promesa de sociedad futura y proceder a su registro en la respectiva Cámara de Comercio.
3. Los demás requisitos exigidos para el trámite de licencia de funcionamiento tales como, la póliza de responsabilidad civil extracontractual, video de las instalaciones, e inscripción y registro de libros en Cámara de Comercio, deberán aportarse junto con la escritura pública de la sociedad y la constancia de su existencia y representación legal, ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para efectos de proceder a otorgar la respectiva licencia de funcionamiento.
4. En caso de que la escritura pública registrada en la Cámara de Comercio que corresponda, no se ajuste a la minuta de sociedad futura preaprobada por la entidad, la superintendencia no autorizará la respectiva licencia de funcionamiento.
5. El presente acto administrativo de preaprobación no faculta a los solicitantes de la licencia para prestar servicios de vigilancia y seguridad privada.
6. Contra el presente acto procede el recurso de reposición ante el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, en los términos señalados en el artículo 51 del Código Contencioso Administrativo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del acto.
7. Notifíquese, atendiendo lo establecido en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, al señor ____________ identificado con la cédula de ciudadanía Nº _________ en la dirección principal ubicada en la _________ de la ciudad de ___________
Fecha Cambio Versión
Elaboró Tatiana González Delegada para la operación 02/02/2012
Validó Ana Isabel Varón Jefe Oficina Jurídica (E) 02/02/2012
Aprobó Marcela Acero Arias Profesional planeación 02/02/2012
Formato minuta sugerida promesa de contrato de sociedad futura
La compañía que por este documento promete constituirse es una sociedad limitada, de naturaleza comercial, que se denominará (incluir nombre) Ltda., regida por el Decreto-Ley 356 de 1994, el Decreto Reglamentario 2187 de 2001, el Decreto 19 de 2012, la Resolución 2852 de 2006 y demás normas vigentes. En todos los actos y documentos que emanen de la sociedad, destinados a terceros, la denominación estará siempre seguida de las palabras: “sociedad limitada”
(Adjuntar fotocopias de consignaciones, certificaciones bancarias y estado de cuenta). Bienes: (Indicar bienes aportados en especie).
8. Medios y modalidades
La sociedad contará con los siguientes medios y modalidades; (incluir listado), para lo cual se aportan los anexos correspondientes.
La sociedad contará con instalaciones idóneas para el servicio de vigilancia y seguridad privada solicitado, conforme lo dispuesto en la normatividad de vigilancia y seguridad privada sobre el particular, en especial el Decreto-Ley 356 de 1994, el Decreto Reglamentario 2187 de 2001, el Decreto 19 de 2012, la Resolución 2852 de 2006 y demás normas vigentes. (Adjuntar CD en caso de contar con ellas).
11. Condición.
(Nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), y (nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), domiciliados en la ciudad de (incluir ciudad) respectivamente, declaramos que una vez la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, expida el documento de preaprobación en cumplimiento de requisitos legales para solicitar la licencia de funcionamiento, procederemos a elevar a escritura pública la misma y a registrar ante la Cámara de Comercio de la ciudad (incluir ciudad de la Cámara de Comercio donde se registrará la sociedad) el presente documento, así como a solicitar la póliza de cumplimiento señalada en el Decreto-Ley 356 de 1994 y a cumplir con la totalidad de requisitos que señala la normatividad vigente en materia de vigilancia y seguridad privada.
En caso de no elevarse a escritura pública y no registrarse en Cámara de Comercio, el presente contrato quedará sin efectos.
12. Obligaciones posteriores.
(Nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), y (nombre completo del futuro socio), de nacionalidad (incluir nacionalidad), identificado con (incluir identificación), domiciliados en la ciudad de (incluir ciudad) respectivamente, declaramos que una vez la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, otorgue la licencia de funcionamiento al servicio de vigilancia y seguridad privada solicitado en el presente contrato de promesa de sociedad, procederemos a dar cumplimiento a la totalidad de obligaciones señaladas en el Decreto-Ley 356 de 1994, en especial a las consagradas en el artículo 11 del citado decreto y en la normatividad vigente de vigilancia y seguridad privada.
Para constancia de lo anterior se suscribe por las siguientes personas a los (incluir número de días) del mes (incluir mes) del año (incluir año).
“Observación: El presente contrato de promesa de sociedad futura no obliga a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada a la expedición de licencia de funcionamiento y por tanto la misma queda supeditada a la aprobación por parte de esta entidad de acuerdo con el cumplimiento de la totalidad de requisitos exigidos en el Decreto-Ley 356 de 1994 y la normatividad vigente en materia de vigilancia y seguridad privada.

References: artículo 102
 artículo 4
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 103
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 51
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 11