Source: https://www.vg-herxheim.de/impressum/information-elektronische-kommunikation-fuer-ratsmitglieder/
Timestamp: 2020-04-09 00:32:45+00:00

Document:
Information elektronische Kommunikation für Ratsmitglieder | Verbandsgemeinde Herxheim
Datenschutzbelehrung elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeinde Herxheim, die Ortsgemeinden Herxheim, Herxheimweyher, Insheim und Rohrbach sowie der Ortsbezirk Hayna stellt ihren Ratsmitgliedern, Ausschussmitgliedern und Beigeordneten (nachfolgend: Ratsmitglieder)
über eine Webappli­kation (Ratsinformationssystem – „RIS“)
Zugriff auf Tagesordnungen der Sitzungen der kommunalen Gremien, Sitzungsunterlagen, Sitzungsniederschriften sowie weitere Informationen wie z. B. Pläne etc. zur Verfügung. Mit der vorliegenden Datenschutzbelehrung werden einheitliche Regelungen und Vor­aussetzungen für die Benutzung der elektronischen Kommunikation/ des Ratsinformationssystems geschaffen. Diese Regelungen sollen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften gewährleisten und verhindern, dass die gespeicherten Informationen in unbefugte Hände gelangen.
Die Datenschutzbelehrung gilt bei Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation und damit insbesondere für Ratsmitglieder, die diesen Service wahrnehmen möchten und sich mit den nachfolgenden Benutzungsbe­dingungen einverstanden erklären.
Die Ratsmitglieder haben als ehrenamtlich tätige Gemeindebürger über die ihnen bei ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Angelegenheiten Verschwiegen­heit zu bewahren (§ 20 Gemeindeordnung). Dies gilt auch für alle im Ratsinformationssystem enthaltenen Informationen oder solche, die digital an ein Postfach übermittelt wurden. Da die Dokumente eine Vielzahl von verschiedenen personenbezoge­nen Daten enthalten, sind insbesondere auch die allgemeinen Datenschutzvorschriften einzuhalten.
4. Zugangsdaten Ratsinformationssystem (Benutzername und Passwort)
Jeder Benutzer erhält für den Zugang zum Ratsinformationssystem eine persönliche Benutzerkennung. Hierzu legt sich jeder Benutzer ein eigenes Passwort fest, das nur ihm persönlich bekannt ist. Benutzername und Passwort müssen geheim gehalten wer­den und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Auch ein Speichern der Zu­gangsdaten auf dem PC oder im Browser (Programm zum Betrachten von Internetsei­ten) ist nicht zulässig. Das Ausprobieren, Ausforschen und die Benutzung fremder Benutzerkennungen und Passwörter sind nicht zulässig. Sollte ein Missbrauch von Benutzerkennungen festgestellt werden, werden diese Benutzerkonten gesperrt.
5. Einsatz privater Endgeräte
Das Sicherheitsniveau der eingesetzten Privatgeräte muss grundsätzlich dem entsprechender dienstlicher Geräte vergleichbar sein. Neben einem ausreichenden Schutz vor Schadsoftware bedarf es hierzu technischer Zugriffsregelungen, die eine unbefugte Kenntnisnahme wirksam verhindern (z.B. getrennte Nutzerkennungen, Differenzierung von Zugriffsrechten auf Dokumente und Verzeichnisse oder die Verschlüsselung der auf Privatgeräten gespeicherten Daten). Bei Personalangelegenheiten handelt es sich um solche personenbezogene Daten, die nach dem Datenschutzgesetz einem besonderem Schutz unterliegen. Für diese scheidet eine Verarbeitung und Speicherung auf privaten Geräten aus. Mobile Endgeräte müssen Mittels PIN oder Sperrmuster gesichert sein, es muss eine Trennung der privaten Anwendungen und Ratsunterlagen (z.B. über „Containerlösungen“ in Form von Kapselungen) erfolgen und für die Ratsunterlagen eine verschlüsselte Speicherung vorhanden sein. Die Betriebssysteme der Geräte müssen auf einem aktuellen Stand sein. Die Eigentümerinnen und Eigentümer des Geräts verpflichten sich, die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen auf ihrem Gerät umzusetzen.
Für den korrekten Gebrauch von Kennwörtern gelten folgende Grundsätze:
Das Passwort darf nicht leicht zu erraten sein (z. B. keine Namen, keine Geburts­daten, keine Kfz-Kennzeichen).
Innerhalb des Passwortes muss mindestens ein Sonderzeichen oder eine Zahl ver­wendet werden.
Initialpasswörter und voreingestellte Passwörter (z. B. bei der erstmaligen Anmel­dung) müssen umgehend durch individuelle Passwörter ersetzt werden.
Das Passwort muss geheim gehalten werden und darf nur dem Benutzer persön­lich bekannt sein.
Das Passwort sollte nicht schriftlich fixiert werden. Falls ein Passwort vergessen wird, besteht die Möglichkeit, dies der Verwaltung mitzuteilen. Diese wird das Passwort wieder zu­rücksetzen.
Passwörter dürfen nicht auf programmierbaren Funktionstasten gespeichert wer­den.
Ein Passwort ist unverzüglich zu wechseln, wenn es unautorisierten Personen be­kannt geworden ist.
Die Weitergabe des eigenen Passworts an andere, auch an Kollegen, ist nicht zuläs­sig und untersagt.
Der Zugriff auf das Ratsinformationssystem von Privatgeräten aus muss über eine gesicherte Leitung erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass keine unbefugten Dritte Zugriff auf die Daten des Ratsinformationssystems erlangen. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass sich nach dem Aufrufen von Internetseiten auf dem Privatgerät (beispielsweise im Cache) noch Teile dieser Daten bzw. einzelne Dateien befinden können. Es ist deshalb empfehlenswert, vor dem Schließen des Browsers die temporären Internetdateien zu löschen. Der Zugang zum verwendeten Privatgerät ist mit einem Kennwort zu schützen (über Betriebssystem, BIOS o. ä.).
Sofern mehrere Personen das Privatgerät benutzen, darf der Zugriff auf das Ratsinformationssystem nur unter einer eigenen Benutzerkennung erfolgen, die zumindest mit einem Passwort abgesichert ist. Der Zugriff anderer Benutzer muss dadurch ausgeschlossen sein.
Soweit Dokumente auf privaten Geräten gespeichert werden, sind sie gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z.B. Schutz des Zugangs zum Privatgerät mit einem individuellen und geheimen Passwort, bei mehreren Nutzern Verwendung verschiedener Benutzerkennungen mit getrennten Dateizugriffsrechten, vgl. dazu auch Ziffern 5. und 6.; Virenschutz entsprechend Ziffer 8.). Das Ausdrucken von Dokumenten aus dem Ratsinformationssystem ist erlaubt. Die er­stellten Ausdrucke sind gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
9. Grundsatz der Datensparsamkeit
Entsprechend dem Grundsatz der Datensparsamkeit sind Vorlagen zu löschen bzw. datenschutzgerecht zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden – i.d.R nach Beendigung der Sitzung. Eine weitere Speicherung bzw. Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn dies zu einer weiterhin andauernden Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Auf den privaten Geräten, über die der Zugriff auf das Ratsinformationssystem erfolgen soll, ist ein Virenscanner zu installieren.
Weiterhin wird – soweit möglich – die Verwendung einer Firewall oder einer Security Suite (Programm, das mehrere Schutzprogramme vereinigt, und mindestens ein Antivirenprogramm und eine Firewall enthält, ggf. ergänzt durch Funktionen wie Anti-Spam, Anti-Phishing, Anti-Spyware oder eine Kindersicherung) oder vergleichbarer Programme dringend ange­raten.
Durch die Unterzeichnung der Empfangsbestätigung und des Kenntnisnahmevermerkes wird diese Datenschutzbelehrung als verbindlich anerkannt.
12. Folgen der Nichtbeachtung
Für die Gewährleistung der Erfordernisse des Datenschutzes ist das Beachten und Ein­halten der o. g. Regelungen unbedingt erforderlich. Für Schäden, die aus der Nichtbe­achtung entstehen, können die Benutzer ggf. in Haftung genommen werden bzw. es können sich strafrechtliche Konsequenzen ergeben (z. B. § 203 Abs. 2 StGB). Auf die Möglichkeit der Verhängung von Ordnungsgeldern bei Verletzung der Verschwiegenheitspflichten wird hingewiesen (§ 20 Abs. 2 i.V.m. 19 Abs. 3 GemO).
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden, soweit erforderlich, aktualisiert und auf der Homepage der Verbandsgemeinde Herxheim (https://www.vg-herxheim.de/impressum/datenschutzerklaerung/) veröffentlicht. Dort finden Sie auch die Datenschutzhinweise für Besucher unserer Homepage.
Verbandsgemeinde Herxheim – vertreten durch die Bürgermeisterin Hedi Braun
Ortsgemeinde Herxheim – vertreten durch die Ortsbürgermeisterin Hedi Braun
Ortsbezirk Hayna – vertreten durch den Ortsvorsteher Markus Dudenhöffer
Ortsgemeinde Herxheimweyher – vertreten durch den Ortsbürgermeister Dr. Markus Müller
Ortsgemeinde Insheim – vertreten durch den Ortsbürgermeister Martin Baumstark
Ortsgemeinde Rohrbach – vertreten durch den Ortsbürgermeister Thomas Kienzler
Obere Hauptstraße 2, 76863 Herxheim / 07276-501 0 / info@herxheim.de
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgabe insb. nach §§ 33, 34 und 41 GemO, die Ratsmitglieder / Ausschussmitglieder / Beigeordneten (nachfolgend Ratsmitglieder) zu unterrichten, Einladung und Tagdesordnung sowie ggf. Niederschriften zu übermitteln erforderlich, damit die Ratsmitglieder / ihre Aufgaben insb. nach §§ 32, 50 GemO wahrnehmen können. Erfolgt die Verarbeitung der Daten nicht aufgrund einer speziellen Rechtsvorschrift oder regelt diese den Datenschutz nicht abschließend, wird das rheinland-pfälzische Datenschutzgesetz (LDSG) angewendet. Datenschutzrechtliche Grundlagen sind Art. 6 DSGVO und § 3 LDSG bzw. Art. 9 DSGVO und § 19 LDSG für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
von der Verbandsgemeinde Herxheim bzw. deren zugehörigen Ortsgemeinden und Ortsbezirken eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Logistik- und Druckdienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur für die Dauer der Bearbeitung. Es gelten unterschiedliche Löschfristen. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO), SGB I und X usw. ergeben Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können bis zu 30 Jahre betragen

References: § 203
 Art. 6
 § 3
 Art. 9
 § 19
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6