Source: https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,249204.html
Timestamp: 2020-02-24 12:33:27+00:00

Document:
Termin zamknięcia ksiąg i sposób ich prowadzenia zapewniający prawidłowe sporządzenie sprawozdania - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Rachunkowość » Księgi rachunkowe » Termin zamknięcia ksiąg i sposób ich prowadzenia zapewniający prawidłowe ...
W myśl ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Jest to tzw. wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych, na podstawie których sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego roczne sprawozdanie finansowe i przedstawia właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Jednostka, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym i trwa od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r., powinna sporządzić sprawozdanie finansowe za 2019 r. na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych nie później niż do 31 marca 2020 r.
Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy daje także podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego. W świetle bowiem art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe jednostki kontynuującej działalność otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia. Co do zasady otwarcie ksiąg rachunkowych i bilans otwarcia jednostek kontynuujących działalność sporządza się na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku obrotowego. W praktyce jednak w ciągu pierwszego kwartału następnego roku obrotowego trwają prace bilansowe, a sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy nie jest jeszcze gotowe. Jednostka ma bowiem 3 miesiące po dniu bilansowym na sporządzenie sprawozdania. W związku z tym jednostki nie dysponują bilansem otwarcia, aż do momentu zamknięcia ksiąg za poprzedni rok obrotowy. W praktyce, w celu uniknięcia problemów z tym związanych, wprowadza się w księgach nowego roku obrotowego bilans otwarcia według wartości jakie prezentują salda kont bilansowych poprzedniego roku w dniu otwarcia ksiąg rachunkowych nowego roku. Następnie, po zamknięciu ksiąg rachunkowych poprzedniego roku obrotowego, w księgach nowego roku odpowiednio koryguje się salda bilansu otwarcia doprowadzając je do wartości z bilansu zamknięcia z poprzedniego roku.
Zaznaczyć należy, iż po dniu bilansowym i sporządzeniu sprawozdania finansowego mogą ujawnić się informacje o zdarzeniach, które spowodują konieczność wprowadzenia zmian we wstępnie zamkniętych księgach rachunkowych. W takim przypadku zastosowanie ma art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, jeżeli w 2020 r., po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2019 r., a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach 2019 r. oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, co oznacza brak możliwości wprowadzenia nowych zapisów lub zmian w zapisach już istniejących w zamkniętym okresie rozliczeniowym. Z uwagi na to, że sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (w jednostce, w której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie za 2019 r. podlega zatwierdzeniu do końca czerwca 2020 r.), ostateczny termin zamknięcia ksiąg za 2019 r. upłynie 15 lipca 2020 r. (por. art. 12 ust. 2, 4 i 5 i art. 52 ust. 1 ww. ustawy). Jeżeli jednak zatwierdzenia sprawozdania dokonano w terminie wcześniejszym, to również ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić odpowiednio wcześniej (oczywiście z zachowaniem wskazanego w przepisie 15-dniowego okresu).
W sytuacji gdy jednostka prowadzi księgi rachunkowe za pomocą komputera, ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w systemie finansowo-księgowym powoduje, że możliwość modyfikacji danych oraz wprowadzania nowych danych do ksiąg rachunkowych zamykanego roku obrotowego zostaje zablokowana. Po dokonaniu tych czynności dostęp do ksiąg rachunkowych w komputerze za zamknięty rok obrotowy istnieje wyłącznie za pomocą odczytu na ekranie monitora lub w postaci wydruku.
Co istotne po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2019 r. jednostki nie mają już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych dotyczących 2019 r. i zmiany sprawozdania finansowego za ten rok. Jeśli więc jednostka w 2020 r., już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2019 r., wykryje w tym sprawozdaniu lub sprawozdaniach za lata ubiegłe błąd, to powinna dokonać zapisów korygujących w księgach 2020 r. Jeżeli błąd ten jest istotny, tzn. w jego następstwie sprawozdania finansowego za ten rok lub lata poprzednie nie można uznać za przedstawiające rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, to na podstawie art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości skutki błędów popełnionych w latach poprzednich odnosi się w takim przypadku w księgach 2020 r. na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".
Czynności związane z zamknięciem ksiąg i cechy prawidłowo prowadzonych
W celu zamknięcia ksiąg rachunkowych należy przeprowadzić szereg czynności. Należą do nich przede wszystkim:
sprawdzenie formalnej poprawności i kompletności zapisów w księgach,
wycena bilansowa składników aktywów i pasywów (w jednostkach kontynuujących działalność według zasad określonych w art. 28 ustawy o rachunkowości),
uzgodnienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (por. art. 24 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Natomiast o bezbłędności ksiąg rachunkowych mówimy wówczas, gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Z kolei księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach na wszystkich etapach przetwarzania danych,
zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym (dla sprawozdań finansowych sporządzanych za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. będzie to 25 marca 2020 r.),
•Kiedy należy dokonać ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych?
•Określenie w polityce rachunkowości dnia, na który jednostka zamyka miesiąc
•Jak poprawiać błędy w sporządzonym sprawozdaniu finansowym?
•Czy w bilansie za pierwszy kwartał roku bieżącego muszę wykazać wynik roku ubiegłego?
•Bilans otwarcia likwidacji spółki z o.o.

References: art. 12
 art. 54
 art. 12
 art. 52
 art. 54
 art. 28
 art. 24