Source: http://oiei.fi/forum/index.php?topic=634.0
Timestamp: 2020-08-04 05:52:19+00:00

Document:
Hallituksen kokouksen 4/2007 pöytäkirja
Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 4/2007 pöytäkirja (Luettu 3088 kertaa)
« : 12.11.2007, 22:40:43 ip »
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.00.
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä: Kalle Askola, Mikko Heikura, Kaisa Vainio, Tero Säkkinen, Hanne Saarikoski, Minna Anttila. Hallituksen ulkopuolelta Kreetta Askola ja Artturi Askola.
§4 Posti ja talous
-ei postia
-tilin tilanne: 641, 89 euroa
-kassan tilanne: 121,90 euroa
-jäsenmaksut, 2 euroa
-tehdyt hankinnat:
*radiopuhelinsalkku 25,80 euroa, korvataan Mikko Heikuralle
*kynttilät 9,00 euroa, korvataan Janne Harpelalle
-tulevat hankinnat:
*OIEI:lle on suunniteltu hankittavaksi 10-20 sotilasmallin haalareita, Mikko Heikura jatkaa asian selvittämistä
§5 Tilivaraus
Ehdotettiin tilivarauksen suuruudeksi 50 %:a siitä, mitä tilillä on. Tilivaraus elää tilin tilanteen mukaan. Ehdotus hyväksyttiin, ja päätettiin jatkaa tätä käytäntöä kaupungin tukien saapumiseen saakka.
Päätetään tämänhetkiseksi tilivaraukseksi 250 e jäsenkorttihankinnan takia.
§6 Automaattibudjetti
Pelivastaava voi hyväksyä pelibudjetteja tiettyyn summaan asti ilman hallituksen erillistä päätöstä. Automaattibudjetti otetaan käyttöön sitten, kun kaupungin tuet ovat tulleet ja yhdistyksen talous näyttää valoisammalta.
§7 Larpeille suunnatut tuet
Päätettiin tukea Arkhamin Unia sekä Kettilmundssonin Familian Talvipäivää 30 eurolla kumpaakin.
§8 Nimenkirjoitusvaltakirja tapahtumapaikoille
Ehdotettiin, että pj, vpj, rahastonhoitaja ja larppivastaava saavat allekirjoittaa vuokra- /lainasopimuksia OIEI:n tapahtumia varten, OIEI:n nimissä. Valtakirjat ovat voimassa 31.12.2007 saakka. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
S-treffit: ei tarkkoja tietoja, tarkistetaan.
K-treffit: viimeksi paikalla kaksi OIEI:n jäsentä, edellisellä kerralla 6.
H-kerhot: yksi pelikerta, paikalla 5.
2.3. - 4.3.2007 AAA-vuorovaraus (budjetti maksimissaan 20 euroa), paikkana Tuiran nuorisotalo (pe klo 19.00 – su klo 14.00). Budjetiksi vahvistettiin 15 euroa.
Kettilmundssonin Familian Talvipäivä: budjetti puuttuu, päätettiin että pelivastaava saa hyväksyä maksimissaan 30 euroa tappiolle menevän budjetin.
Arkhamin Unet: tulossa, budjettia ei saatavilla.
Bedlam: ei budjettia vielä
Japanilainen pikkutyttötapahtuma:
Saattaa olla tulossa. Tapahtumalla voitaisiin saada rahaa OIEI:lle. Tapahtuma voitaisiin pitää Tuiran nuorisotalolla (ei maksa mitään, tila helppo siivota). Jotain muuta toimintaa mahdollisesti samalla, esim. animen katsomista, joku pienehkö larppi yms. Tapahtumalla saataisiin mahdollisia uusia jäseniä OIEI:lle.
Hallitus miettii tapahtuman järjestelyyn liittyviä asioita, mikäli joku tahtoo järjestää tapahtuman niin on yhteydessä hallitukseen.
Matka Norjaan OIEI-porukalla, lähdössä 5 henkeä, matkan kesto 4 vuorokautta.
§11 Jäsenasiat
Uusia jäseniä ei ole.
Jäsenrekisterin kunnostus: Viimevuotisessa jäsenrekisterissä on merkintöjä jotka eivät pidä paikkaansa, merkintöjä myös puuttuu. Ketään ei ole poistettu jäsenrekisteristä, joten jäseniä on enemmän kuin koskaan (tämä on siis virheellinen tieto). Tämän vuoden aikana jäsenrekisteri siivotaan, jotta saadaan selville todellinen jäsenmäärä.
Tero Säkkinen palauttaa jäsenrekisterin vanhaan muotoonsa, tekstidokumentiksi.
Jäsenkortit: Tehdään ennen AAA:ta, viimeistään ennen KFT:ää.
Jäsentiedote: Suunnitteluvaiheessa.
§12 Kevätkokous
Kokouskutsut pitää lähettää viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, eli kutsut on lähetettävä viimeistään 12.3. Jäsentiedotteen pitäisi olla myös tällöin valmis ja lähetettävissä. Päätettiin että Hanne Saarikoski ja Mikko Heikura laativat jäsentiedotteen sekä kokouskutsun. Päätettiin myös, että rahaa käytetään kulujen mukaan kohtuudella.
Tilinpäätös on tällä hetkellä Riikka Kaupilla, joka on luvannut lähettää sen viimeistään ensi maanantain postissa.
Vuosikertomus tarvitaan mukaan tilinpäätökseen, tämä on laadittava pikaisesti.
Tapahtumaraportit toimitetaan tilintarkastajille maanantaihin mennessä.
Pöytäkirjat täytyy toimittaa tilintarkastajille tilintarkastuksen suorittamista varten, pöytäkirjoja on edelleen kateissa.
Jäsenrekisteri ja jäsenmäärät ovat kunnossa ja tiedossa.
Vuoden 2006 hallituksen vastuuvapauskysymys: asiasta keskusteltiin.
§13 Tapahtumanjärjestäjän vastuuvapaus
Alaikäisten larppaajien vastuupohdintaa: Päätettiin, että alaikäisen larppaajan lupalappuun lisätään kohta vanhemman / huoltajan puhelinnumerosta (tämä tarkistetaan tarvittaessa).
Vastuupohdintaa kaikista tapahtumista:
Turvallisuusvastaavakäytäntö: OIEI tutkii turvallisuusvastaavan toimenkuvaa harkiten. Puheenjohtaja avaa foorumilla aiheesta keskustelun.
§14 OIEI:n toimintalomakkeet:
Päätettiin laatia toimintalomakkeet mahdollisimman pian kevätkokouksen jälkeen. Ennen toimintalomakkeiden julkaisua kerätään tapahtumista kävijämäärät, iät ja muut tiedossa olevat, tarpeelliset asiat. Pyydetään pelinjohtajia lähettämään osallistujalistat budjetin mukana larppivastaavalle, näin saadaan mahdollisimman tarkkaa informaatiota joka tapauksessa.
Keskusteltiin jäsenetuasioista. Näistä tiedotetaan sekä sähköpostilistalla että foorumilla.
§16 Pöytäkirjantarkastajat
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mikko Heikura ja Kalle Askola.
Torstai 8.3.2007 klo 14.00, Hanne Saarikosken ja Tero Säkkisen luona.
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.43.

References: §4

§5

§6

§7

§8

§11

§12

§13

§14

§16