Source: http://derechodeportivocolombiano.com.co/repository/circulares-01circularexterna1de2013.php
Timestamp: 2019-08-24 02:35:55+00:00

Document:
El director de Coldeportes, procede a expedir la siguiente Circular Externa, que es una comunicación de carácter general, por medio de la cual el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes), imparte instrucciones sobre la presentación de información que deben remitir los clubes con deportistas profesionales, a este Departamento, acerca de la procedencia de su patrimonio, específicamente, con relación a la conformación del capital, con el cual se adquirieron la totalidad de los títulos de afiliación, acciones o aportes.
En adelante corresponde, a Coldeportes el cumplimiento de tal deber legal respecto de cada una de las transacciones que con relación a dichos capitales se realicen. De esta manera, los destinatarios de la presente circular externa deberán atender el contenido de la misma, cumpliendo en todo caso lo aquí señalado.
El artículo 61 de la Ley 181 de 1995 prevé: “Coldeportes, es el máximo organismo planificador, rector, director y coordinador del sistema nacional del deporte y, director del deporte formativo y comunitario. Para la realización de sus objetivos, Coldeportes cumplirá las siguientes funciones: (...). 2. Fijar los propósitos, estrategias y orientaciones para el desarrollo del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física. 3. Coordinar el sistema nacional del deporte para el cumplimiento de sus objetivos”.
El artículo 39 del Decreto-Ley 1228 de 1995 señala: “La inspección, vigilancia y control se ejercerán mediante: (...) 2. Solicitud de información jurídica, financiera, administrativa y contable relacionada con el objeto social y su desarrollo, y demás documentos que se requieran para el correcto ejercicio de las funciones de inspección. (...)”.
Así mismo, a través del Decreto 4183 de 2011, se transforma el Instituto Colombiano de Deporte (Coldeportes), establecimiento público de orden nacional en el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes), y se determina su objetivo, estructura y funciones.
En el artículo 27 ibídem se establece: “A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, todas las referencias y/o disposiciones legales vigentes al Instituto Colombiano del Deporte (Coldeportes), se entenderán hechas al Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes)”.
El artículo 4º del mismo decreto dispone: “Para el cumplimiento de su objeto, el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes), cumplirá, además de las señaladas en la Constitución Política y en el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes funciones: (...) 3. Formular, adoptar, coordinar la ejecución y evaluar estrategias de la promoción, el fomento, el desarrollo y la orientación del deporte, la recreación, la actividad física, y el aprovechamiento del tiempo libre. (...) 15. Compilar, suministrar, difundir la información y documentación relativas a la educación física, el deporte, la recreación, la actividad física. (...) 21. Fomentar, promover, apoyar y regular la asociación deportiva en todas sus manifestaciones, la participación del sector privado, asociado o no, en las diferentes disciplinas deportivas, recreativas, de aprovechamiento del tiempo libre, la actividad física y de educación física. (...)30. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos y demás entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte”.
Adicionalmente, el artículo 19 señala las funciones de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control entre las cuales se encuentran las siguientes:
“...1. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos y demás entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte, sin perjuicio de lo que sobre este tema compete a otras entidades; así como recomendar la adopción de mecanismos de supervisión que contribuyan a lograr mayor eficiencia de los vigilados.
Establecer lineamientos y parámetros en cuanto al manejo y análisis de la información financiera y contable de los organismos deportivos y proponer mecanismos que permitan el seguimiento, análisis y evaluación de la información financiera y contable de los organismos deportivos del Sistema Nacional del Deporte.
Solicitar a las entidades y personas del Sistema Nacional del Deporte información de naturaleza jurídica, técnica, deportiva, recreativa, administrativa, contable o financiera sobre el desarrollo de sus actividades, y solicitar informes a cualquier persona cuando se requiera para el esclarecimiento de hechos relacionados con la administración, supervisión o funcionamiento de los integrantes del sistema sometidos a su inspección, vigilancia y control.
(...) 6. Diseñar mecanismos de control con el fin de prevenir acciones contrarias a las normas legales y reglamentarias aplicables a las entidades bajo su competencia o evitar prácticas ilegales o no autorizadas.
(...) 8. Brindar asesoría en aspectos jurídicos, contables, financieros, administrativos, deportivos y recreativos a los integrantes del sistema en coordinación con las demás dependencias del departamento.
(...) 16. Realizar estudios, análisis y seguimiento de la información financiera y contable de los organismos deportivos...”.
2.1. De los clubes con deportistas profesionales
ART.1º de la Ley 1445 de 2011 señala: “... Organización de los clubes con deportistas profesionales. El artículo 29 de la Ley 181 de 19951 quedará así:
PAR. 3º—Los clubes con deportistas profesionales que decidan inscribirse en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) o inscribir sus valores en el mismo, estarán sujetos a las normas propias del mercado de valores en su condición de emisor...”.
2.2. Procedencia y control de capitales
Teniendo en cuenta el artículo 3º de la Ley 1445 del 12 de mayo de 2011. (“Por medio de la cual se modifica la Ley 181 de 1995, las disposiciones que resulten contrarias y se dictan otras disposiciones en relación con el deporte profesional”), el cual establece lo siguiente: “Los particulares o personas jurídicas que adquieran aportes y/o acciones, en los clubes con deportistas profesionales, deberán acreditar la procedencia de sus capitales, ante el respectivo club, este a su vez tendrá la obligación de remitir a Coldeportes, quien podrá requerir a las demás entidades públicas y privadas la información necesaria para verificar la procedencia de los mismos y celebrar los convenios interadministrativos a que haya lugar para tal fin. Sin perjuicio de que esta información pueda ser requerida a los clubes con deportistas profesionales por la Superintendencia de Sociedades o a la Superintendencia Financiera en desarrollo de sus funciones de supervisión.
PAR. 1º—La información a que se hace referencia en este artículo será reservada y se mantendrá por parte de Coldeportes o por cualquier otra entidad del Estado, con tal carácter”.
2.3. Otorgamiento y/o renovación del reconocimiento deportivo de clubes profesionales.
Para el otorgamiento o renovación del reconocimiento deportivo, este departamento, verificará la documentación allegada, previa certificación expedida por el representante legal del club y el revisor fiscal, sobre la procedencia de capitales de los asociados o accionistas pertenecientes a los clubes profesionales.
3. Información general a presentar.
Los clubes con deportistas profesionales, deberán presentar la siguiente información:
3.1. Los aportantes o accionistas (personas naturales o jurídicas) que adquieran títulos de afiliación, acciones o aportes en los clubes con deportistas profesionales, deberán acreditar ante el representante legal de cada organismo deportivo, la procedencia u origen de su capital, teniendo en cuenta las condiciones o documentación que para tal efecto establezca el club. Por lo tanto, el club deberá buscar los mecanismos apropiados, con el propósito de que se verifique de manera detallada la procedencia del capital de cada uno de sus asociados o accionistas, así como la identificación plena de cada uno de ellos.
3.2. Una vez recibida y verificada dicha información por parte del club, deberá reportar la misma a través de los parámetros, documentación y medios que establezca Coldeportes, acompañada de una certificación emitida por el representante legal y el revisor fiscal, donde manifiesten que de acuerdo con la documentación revisada y solicitada por el club, no se evidenció que dichos recursos proceden de actividades ilícitas o no provienen, o facilitan operaciones de lavado de activos. En caso contrario, deberá informar cualquier irregularidad que se evidencie.
3.3. Así mismo, certificará el valor del capital del club, número de derechos o acciones, número de asociados o accionistas, composición del capital por asociados o accionistas y el porcentaje de participación de cada uno de ellos y manifestará si dentro del periodo que se certifica, se llevaron a cabo operaciones, que hayan modificado o alterado la composición del capital del club. De ser así, deberá aportar el detalle de la información modificada, especificando cada movimiento y soportándolo adecuadamente con la documentación respectiva.
En caso contrario que no se hayan realizado operaciones que modifiquen la composición del capital del club, bastará con la manifestación por parte del representante legal.
3.4. Sin perjuicio de lo aquí dispuesto, el informe de los asociados de acuerdo al instructivo o formato que se señale, deberá presentarse en el momento de la solicitud de otorgamiento o renovación del reconocimiento deportivo del Club y anualmente en los términos y fechas indicadas más adelante, esto sin perjuicio de que el Departamento del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes), en cualquier momento requiera información adicional al respecto.
3.5. Independientemente del monto de aportes o acciones que posea un asociado o accionista dentro del organismo deportivo, para acreditar la procedencia de capitales, el club deberá remitir completamente diligenciado, firmado y con huella para todos los casos el formato del Anexo 1 y 2 de esta circular para cada uno de los afiliados, asociados o accionistas, los cuales son de obligatorio diligenciamiento al momento de protocolizar el ingreso de los mismos, información imprescindible, para el cumplimiento de las obligaciones que tienen los clubes con deportistas profesionales ante Coldeportes. Dichos formatos corresponden a los siguientes:
Formato de procedencia de capitales (información general). Anexo 1.
Declaración de origen de bienes y/o fondos. Anexo 2.
Estos formatos no se podrán modificar ni reemplazar. Deben corresponder a los adjuntos a esta circular, los cuales se podrán consultar en la página www.coldeportes.gov.co.
Adjunto a cada formato deberá anexarse, fotocopia de documento de identidad, cuando se trate de personas naturales, fotocopia del RUT y certificado de existencia y representación legal, cuando se trate de personas jurídicas. Las fotocopias deben ser totalmente legibles.
4. Información a presentar cuando los asociados o accionistas poseen el 20% o más de los títulos o aportaciones
Cuando la adquisición por parte de una misma persona natural o jurídica recaiga sobre el 20% o más del total de los títulos de afiliación, acciones o aportes, que tengan en circulación el respectivo club, o del capital del organismo deportivo, dicha situación deberá informarse de manera inmediata a Coldeportes.
Mediante la remisión de certificación suministrada por el representante legal y el revisor fiscal, la cual contendrá la siguiente información:
Indicación del motivo del envío de la información, es decir, que corresponde a la adquisición igual o superior al 20% de los títulos en circulación.
Detalle y descripción de la forma como se efectuó la transferencia de dominio de los títulos de afiliación, acciones o aportes de un club con deportistas profesionales. Como por ejemplo, compraventa, permuta, cesión, dación en pago, donación, fiducia mercantil, adjudicación en remate, entre otros.
Nombre y apellido del asociado o accionista.
Número de identificación y dirección de las personas que hubieren participado en la transferencia.
Valor total de la transferencia.
Porcentaje que representa la transferencia respecto al total de aportes o acciones y respecto al capital del club.
Forma de pago de los correspondientes títulos de afiliación, acciones o aportes.
Si la adquisición del 20% o más del total de los títulos de afiliación, acciones o aportes en circulación del respectivo club con deportistas profesionales, es el resultado de una sola operación o de varias que se desarrollen de manera simultánea o sucesivas dentro del año, tal situación deberá ser aclarada.
Además, deberán remitirse los siguientes documentos:
4.1. Documento soporte de negociación. Deberá adjuntar copia del documento soporte del negocio jurídico que dio origen a la transferencia de la propiedad.
4.2. Aportar si es el caso, manifestación por escrito de los afiliados, accionistas o aportantes, sobre procesos de cualquier naturaleza que involucren sus bienes, indicando el estado de dicho proceso y si sobre ellos se han decretado medidas cautelares y desde qué fechas. Se adjuntará en este caso la documentación respectiva.
4.3 Manifestar si se conocen limitaciones que pudiera existir, respecto del ejercicio de los derechos que se derivan de la propiedad de los títulos de afiliación, acciones o aportes, como por ejemplo, la suspensión temporal o definitiva de algunos de los derechos y el motivo de tal limitación. En el caso que no existan estas limitaciones, se deberá manifestar el desconocimiento o no existencia de las mismas.
4.4. Cuando se trate de donaciones, también se adjuntará la documentación mencionada anteriormente, en relación con el donante.
4.5. Deberán aportar el registro contable respectivo.
4.6. En los casos de adquirientes que no se encuentren habilitados para celebrar y ejecutar directamente las operaciones de adquisición (menores de edad, incapaces relativos, interdictos, etc.) se adjuntará, además, la documentación que corresponda a la persona que ejerce su representación legal (padres, albaceas, curadores, etc.).
De esta manera, el revisor fiscal y representante legal deberá dentro de la mencionada certificación, manifestar que se verificó que la operación del 20% o más no corresponde a actividades ilícitas, no provienen o facilitan operaciones de lavado de activos y no facilitan el terrorismo. Lo anterior, teniendo en cuenta las condiciones, documentos y mecanismos que el club haya señalado para tal efecto.
Así mismo, el órgano de control, no deberá omitir ninguna información de las aquí señaladas, en el caso de que no aplique alguna de ellas, deberá mencionarlo de acuerdo a los ítems aquí establecidos.
De acuerdo a lo señalado en la presente circular, se concluye que la información a presentar sobre procedencia de capitales es la siguiente:
Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal del club, sobre la verificación que se efectúe respecto a la procedencia de los capitales de los asociados o accionistas.(De acuerdo a la documentación verificada por el club, se evidenció que los recursos no procedan de actividades ilícitas y no provienen o facilitan operaciones de lavado de activos. (Numeral 3.2).
Certificación suscrita por el representante legal y Revisor Fiscal sobre el valor del capital que posee el club: Número de derechos o acciones que posee: Número de asociados o accionista que conforman el organismo deportivo y composición del capital por asociado o accionistas y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.Igualmente se deberá manifestar si se han presentado variaciones en el capital, detallando para ello la información correspondiente. La anterior información debe remitirse para los trámites de otorgamiento o renovación del reconocimiento deportivo. (Numeral 3.3).
Diligenciamiento de los dos formatos señalados, debidamente firmados. (Numeral 3.5).
Fotocopia del documento de identidad. (Numeral 3.5).
Fotocopia del RUT (Numeral 3.5).
Certificado de existencia y representación legal cuando se trate de personas jurídicas. (Numeral 3.5).
De manera eventual, cada vez que se presente la adquisición del 20% o más del total de los títulos o aportaciones, se presentará certificación por parte del representante legal y revisor fiscal, en la cual aportará información detallada de las operaciones, realizadas teniendo en cuenta los aspectos señalados en el numeral 4º de esta circular, e incluyendo la indicación sobre si estas operaciones provienen o no de actividades ilícitas, de operaciones de lavado de activos o si facilitan o no la financiación del terrorismo.
6. Plazo para la presentación.
6.1. Información anual.
La información requerida se deberá remitir anualmente. La fecha de corte será el 31 de diciembre de cada año, con plazo para su presentación ante Coldeportes, hasta el último día hábil del mes de febrero.
Es importante aclarar que la información que no sea remitida en la mencionada fecha, se dará por no cumplida, lo que ocasionará el adelantamiento de investigaciones administrativas a que haya lugar.
Coldeportes dará por cumplidas las obligaciones de envío de información de afiliados, asociados o accionistas, a través de los medios implementados, una vez el organismo deportivo certifique y remita la totalidad de la información, en las condiciones requeridas por este departamento.
Es pertinente aclarar que la obligación de remitir la anterior documentación de los asociados y accionistas a Coldeportes, con relación al origen del capital o la procedencia de los recursos utilizados en la adquisición de derechos o acciones de los clubes con deportistas profesionales, aplica aun sobre las operaciones que no se celebren directamente con el club y que se consideren como un negocio particular o entre terceros.
6.2. Información cuando se realiza operaciones de adquisición del 20% o más de los títulos o aportes.
Cuando el club realice operaciones en las que los asociados o accionistas adquieran el 20% o más de los títulos o aportes, se deberá remitir la correspondiente documentación para este caso, en los diez (10) días siguientes a la celebración de la operación.
No sin antes olvidar, que en consideración al numeral 4º de esta circular, se señala que “Si la adquisición del 20% o más del total de los títulos de afiliación, acciones o aportes en circulación del respectivo club con deportistas profesionales, es el resultado de una sola operación o de varias que se desarrollen de manera simultánea o sucesiva dentro del año, tal situación debe ser aclarada”. Para lo cual en este caso deberá informarse y reflejarse en la información remitida al finalizar el año.
6.3. Información cuando se otorga o se renueva el reconocimiento deportivo de los clubes profesionales.
La información requerida se deberá remitir igualmente para el otorgamiento o renovación del reconocimiento deportivo.
Nota: Vale la pena señalar que en los 3 momentos de presentación de la información señalados anteriormente, en los numerales 6.1, 6.2 y 6.3, se debe tener en cuenta, que no deberá remitirse la documentación que ya se haya aportado ante Coldeportes, no sin antes manifestarlo y en todo caso, teniendo en cuenta que se deberá informar cualquier cambio o variación presentado en el capital de los clubes, actualizando completamente la información en el sistema IVC.
7. Medio de envío de la información.
La información de que trata la presente circular, debe presentarse en documentos físicos, así como en los formatos y medios que para tal efecto expida Coldeportes.
8. Discrecionalidad para confirmar la información.
Coldeportes podrá solicitar, complementar o confirmar la información, directamente con los clubes, afiliados, accionistas o aportantes, con el fin de determinar con precisión la procedencia de sus capitales y patrimonio.
Así mismo, podrá solicitar, complementar o confirmar la información con otras autoridades.
9. Responsabilidad del envío de la información.
La entrega de los informes y documentación que deben presentar a la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control de Coldeportes los clubes con deportistas profesionales, es responsabilidad del representante legal y del revisor fiscal del respectivo club.
De acuerdo con lo anterior, es importante y trascendental que se tenga en cuenta lo siguiente:
La Ley 43 de 1990, señala en su artículo 1°. “...Del Contador Público. Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros, realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general.
La relación de dependencia laboral inhabilita al contador para dar fe pública sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los revisores fiscales ni a los contadores públicos que presten sus servicios a sociedades que no estén obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor fiscal...” (subrayado fuera del texto).
De igual manera, el artículo 2º dispone que “...Serán actividades del contador público las relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que implican organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de contador público, tales como: la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares...”.
Es importante resaltar la función de dar fe pública por parte de los contadores, y que en los términos del artículo 10 de la Ley 43 de 1990, su firma hará presumir, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales. La norma señala:
ART. 10.—“...De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
PAR.—Los contadores públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos, para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes...” (subrayado fuera del texto).
Por su parte, el artículo 35 de la Ley 43 de 1990 establece: “...El contador público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos. Esta certificación, hará parte integral de lo examinado.
El Contador Público, sea en la actividad pública o privada es un factor de activa y directa intervención en la vida de los organismos públicos y privados. Su obligación es velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por esta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado...”. (subrayado fuera del texto).
Sobre el objeto de la revisoría fiscal, a la luz del artículo 207 del Código de Comercio, al revisor fiscal se le encomienda ser un garante de la legalidad tanto normativa como estatutaria. En este contexto, la figura, vela en interés tanto de los socios o de los terceros y del Estado porque las sociedades cumplan con la Constitución, con la ley y con sus estatutos. Entre las funciones encomendadas encontramos:
“... ART. 207.—Funciones del revisor fiscal. Son funciones del revisor fiscal:
(...) 3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados;
(... ) 6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales...”.
El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información, dará lugar al adelantamiento de la correspondiente investigación administrativa, de conformidad con lo previsto en el artículo 38 del Decreto-Ley 1228 de 1995.
La presente circular rige a partir de su expedición y deroga la Circular Externa 2 del 8 de junio de 2011.
NOTA: Esta Circular Externa fuè publicada en el DIARIO OFICIAL No. 48695 DE FEBRERO 5 DE 2013

References: artículo 61
 artículo 39
 artículo 27
 artículo 4
 artículo 59
 artículo 19
 artículo 29
 artículo 3
 artículo 1
 artículo 2
 artículo 10
 artículo 35
 artículo 207
 artículo 38