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DICTAMEN ORD 0439 / 04 /Cajas de Compensación: Validez certificados electrónicos cotizaciones. | Asesoría Jurídica Laboral DICTAMEN ORD 0439 / 04 /Cajas de Compensación: Validez certificados electrónicos cotizaciones.
DICTAMEN ORD 0439 / 04 /Cajas de Compensación: Validez certificados electrónicos cotizaciones.
SANTIAGO, 24.enero.2013
A : SRA. JEFA DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
Mediante presentación del Ant. 3), se solicita un pronunciamiento de esta Dirección, acerca de si los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales emitidos por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar La Araucana y de Los Andes, podrían ser considerados igual que “planilla de pago de cotizaciones previsionales”, para efectos de acreditar dicho pago, especialmente ante ministros de fe como notarios públicos, Inspectores del Trabajo u otros, al momento de ratificación de finiquitos de contratos de trabajo, o ante conciliadores del Servicio en el desarrollo de las audiencias correspondientes
El artículo 177, incisos 3º y 4º, del Código del Trabajo, dispone:
“En el despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refiere el inciso quinto del artículo 162, los ministros de fe, previo a la ratificación del finiquito por parte del trabajador, deberán requerir al empleador que les acredite, mediante certificados de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago, que se ha dado cumplimiento íntegro al pago de todas las cotizaciones para fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo si correspondiera, hasta el último día del mes anterior al del despido. Con todo, deberán dejar constancia de que el finiquito no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo si el empleador no hubiera efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales.”
“Los organismos a que se refiere el inciso precedente, a requerimiento del empleador o de quien lo represente, deberán emitir un documento denominado “Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas”, que deberá contener las cotizaciones que hubieran sido pagadas por el respectivo empleador durante la relación laboral con el trabajador afectado, certificado que se deberá poner a disposición del empleador de inmediato o, a más tardar, dentro del plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud. No obstante, en el caso de las cotizaciones de salud, si la relación laboral se hubiere extendido por más de un año el certificado se limitará a los doce meses anteriores al del despido.”
De la disposición legal anterior se desprende, en lo pertinente, que los organismos competentes en materia de recaudación de cotizaciones previsionales de fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo, deben emitir un documento denominado Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas, a requerimiento del empleador o su representante, para acreditar ante el respectivo ministro de fe, el pago de las correspondientes cotizaciones en la ratificación de finiquitos de contratos de trabajo.
Se deriva, asimismo, que el mencionado certificado puede ser reemplazado por las copias de las planillas de pago de las cotizaciones, para los mismos efectos.
Pues bien, la Superintendencia de Seguridad Social había precisado a este Servicio, por Ord. Nº15.052, de 19.04.2004, que los organismos idóneos para emitir tales certificados eran las Administradoras de Fondos de Pensiones AFP y el ex Instituto de Normalización Previsional INP, actual Instituto de Previsión Social IPS. respecto de pensiones; las Isapres, y el ex INP o actual IPS en el caso de afiliados a FONASA para salud; las Cajas de Compensación de Asignación Familiar CCAF. cuando perciben el 0.6% también para cobertura de salud, y la Administradora de Fondos de Cesantía, AFC. para la cotización del seguro de desempleo. Este pronunciamiento permitió la emisión del dictamen Nº 2231/96, de 28.05.2004.
Precisado lo anterior, cabe señalar que en los últimos años en nuestro país se ha generalizado la práctica de la recaudación y pago de las cotizaciones por vía de transferencia electrónica, o por Internet, sistema que ha tenido un reconocimiento legal tácito al establecerse, tanto en la Ley Nº20.255, como en la Nº20.288, la ampliación del plazo para el pago de dichas cotizaciones desde el día 10 del mes siguiente al del pago de las remuneraciones hasta el día 13 del mismo mes, solamente cuando se hace por transferencia electrónica.
A través del mismo sistema Internet es posible igualmente, obtener, tanto un certificado electrónico del pago, como de las planillas pagadas con el detalle por cada trabajador, todos los cuales son suscritos con firma electrónica por el organismo recaudador, lo que estaría acorde con la ley Nº 19.799, publicada en el Diario Oficial del 12.04.2002, de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma.
En efecto, el artículo 2º, letra d), de la ley Nº19.799, define el documento electrónico como “ toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”.
El artículo 3º, inciso 1º de la misma ley, agrega:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando consten igualmente por escrito.”
De este modo, el legislador equipara los efectos jurídicos de los documentos electrónicos con los de soporte en papel, cuando la ley requiere de estos últimos.
Precisado lo anterior, cabe expresar que la doctrina de este Servicio en relación a la procedencia, validez y eficacia jurídica de los documentos de pago de cotizaciones previsionales y sus certificaciones emitidos computacionalmente se encuentra contenida, entre otros, en dictámenes Nº0343/004, de 21.01.2010, y 3673/181 de 04.10.2001, respecto del sistema de recaudación electrónica por medio del sitio web Previred.com, y en Ord. Nº3819, de 27.09.2011, en relación a la Caja de Compensación de Asignación Familiar La Araucana, limitada en este caso sólo a la recaudación de la cotización del 0.6% para salud de los trabajadores afiliados a Fonasa.
Pues bien, atendido que se hace necesario ampliar la doctrina de los pronunciamientos anteriormente indicados, en especial en cuanto a la validez de los mencionados documentos de acreditación del pago de cotizaciones previsionales, y lo solicitado en la presentación del Ant. 3), se estimó procedente consultar a la Superintendencia de Pensiones, mediante Ords. Nºs 4193 y 5498, del Ant. 2), si el sistema electrónico de recaudación señalado y la correspondiente certificación por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar La Araucana, Los Andes u otras, o por cualquiera otra institución recaudadora autorizada, podrían ser considerados válidos o plenamente eficaces para tener por pagadas efectivamente las cotizaciones previsionales en general, ando prueba fehaciente de ello, al igual que si se tratara de exhibir las certificaciones de los organismos de previsión, o las copias de las planillas de pago de cotizaciones timbradas por los agentes recaudadores, como exigencia para la ratificación de finiquitos de contratos de trabajo ante ministros de fe, según los incisos 3º y 4º del artículo 177 del Código del Trabajo, lo que igualmente puede hacerse extensivo, a juicio de esta Dirección, para los Inspectores del Trabajo en sus funciones de fiscalización y para los Conciliadores durante el desarrollo de los comparendos correspondientes.
Sobre el particular, la Sra. Superintendenta de Pensiones, a través de Ord. Nº 343, del Ant. 1), ha expresado lo siguiente:
“Al respecto, esta Superintendencia puede informar a Ud. dentro del ámbito de nuestra competencia, que mediante normas de Carácter General contenidas en el Compendio de Normas del Sistema de Pensiones, que vino a reemplazar las normas contenidas en las Circulares Nº 1.143 y sus modificaciones y en la Circular Nº 1.540, tanto para las AFP como para la AFC, se han impartido instrucciones a las fiscalizadas respecto de la procedencia de celebrar convenios de recepción de declaraciones y recaudación de cotizaciones a través de la modalidad electrónica y mixta, señalando que las Administradoras podrán celebrar con entidades bancarias, Cajas de Compensación de Asignación Familiar, o con otras entidades que autorice expresamente esta Superintendencia, convenios para la recepción de las declaraciones y la recaudación de las cotizaciones, depósitos y aportes, los que deberán ser enterados efectivamente en la respectiva Administradora o depositados en las cuentas corrientes que corresponda en los plazos que determine la normativa vigente, reconociéndole la calidad de entidad recaudadora de cotizaciones previsionales, razón por la cual los certificados electrónicos emitidos por esas entidades, así como las planillas de pago de cotizaciones pueden ser considerados documentos válidos para acreditar el entero de las mismas.”
En consecuencia, de conformidad a lo expuesto por la Superintendencia de Pensiones, doctrina y disposiciones legales citadas, cúmpleme expresar a Ud. que:
1) Los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales como las planillas de pago emitidos por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar La Araucana, de Los Andes u otras, o por cualquiera otra entidad reconocida por la Superintendencia de Pensiones como entidad recaudadora de cotizaciones previsionales, pueden ser considerados documentos válidos para acreditar el entero de las mismas, sea por ministros de fe en los actos de ratificación de finiquitos de contratos de trabajo, según lo dispuesto en los incisos 3º y 4º del artículo 177 del Código del Trabajo, o por Inspectores del Trabajo en sus funciones de fiscalización o por Conciliadores en el desarrollo de las audiencias correspondientes.
2) Con el mérito de lo resuelto en el punto 1) precedente, deben entenderse complementados los dictámenes Nºs.0343/004, de 21.01.2010, 2231/96, de 28.05.2004, y 3673/181, de 04.10.2001, y modificado el Ord. Nº 3819, de 27.09.2001, todos de esta Dirección, y se deja sin efecto cualquier otro pronunciamiento contrario a lo que se contiene en el presente informe.
Tags: caja de compensacion

References: artículo 177
 artículo 162
 artículo 2
 artículo 3
 artículo 177
 artículo 177