Source: http://jes-beratung.de/sap_kurz.html
Timestamp: 2017-03-31 00:33:33+00:00

Document:
Muster-Betriebsvereinbarung SAP kurz
Betriebsvereinbarungen müssen nicht immer in epischer Breite für alle nur irgendwie denkbaren Fälle Regelungen enthalten. Zu SAP z. B. kann man sich auch eine sehr knapp gehaltene Betriebsvereinbarung vorstellen, in der alle wesentlichen Punkte zur Überwachung und zum Datenschutz dennoch enthalten sind:
Zwischen der Geschäftsführung und dem Betriebsrat der [Firma] wird anlässlich der Einführung und Anwendung von [SAP R/3]/[mySAP.com]/[SAP] geschlossen:
Diese Vereinbarung soll die Wahrnehmung der Rechte des Betriebsrates unterstützen und das Recht des einzelnen Mitarbeiters sicherstellen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. Der Schutz der Arbeitnehmer vor Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten soll damit gewährleistet werden.
Lt. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen alle technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Im Gesetzestext heißt es zwar “...dazu bestimmt sind...”, die geltende Rechtsprechung jedoch interpretiert dies nicht im Sinne von “...die der Arbeitgeber mit dem Zweck einsetzt, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen”, sondern im Sinne von “die (auch) die Eigenschaft haben, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen zu können” (Vergl. z. B. Arbeitsgericht Berlin, Beschluss vom 22.03.1989, Az: 35 BV Ga 1/98 oder Hess. Verwaltungsgerichtshof, Beschluss vom 08.08.1990, Az: BPV TK 557/90).
Wenn es so wäre, dass allein der Einsatzzweck, zu dem der Arbeitgeber eine technische Einrichtung vorsieht, über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheiden würde, würde das dazu führen, dass Arbeitgeber regelmäßig bestreiten würden, mit dem Einsatz der technischen Einrichtung (auch) den Zweck der Arbeitnehmerüberwachung anzustreben. Wenn dann keine Mitbestimmungspflichtigkeit gegeben wäre, würde das bedeuten, dass eine der Parteien über die Mitbestimmungspflichtigkeit entscheidet und nicht das Gesetz. Das kann nicht im Sinne des Gesetzes sein. “Zu etwas bestimmt sein” lässt sich interpretieren als “die unvermeidliche Folge haben”. Wenn eine technische Einrichtung durch ihren Betrieb – und sei es als “Abfallprodukt” – Informationen über Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern erzeugt, ist das eine unvermeidliche Folge dieser technischen Einrichtung, und demnach ist sie auch dazu bestimmt, Verhalten oder Leistung zu überwachen – unabhängig von etwaigen anderen Einsatzzwecken.
Es muss sich um eine technische Einrichtung handeln (der Einsatz eines Detektivs wäre also nicht mitbestimmungspflichtig, wohl aber der der Videokamera, die er ggf. benutzt). Es müssen Verhalten oder Leistung überwacht werden. Das BAG sagt dazu sinngemäß, dass Verhalten menschliches Tun sei und die Überwachung des Verhaltens die Wahrnehmbarmachung dieses menschlichen Tuns für andere. Das ist regelmäßig gegeben, wenn durch Aufzeichnungen, durch Beobachtung auf Monitoren oder anderen Geräten wahrgenommen werden kann, was ein Mensch tut. Es müssen Arbeitnehmer betroffen sein.
Danach erfüllt z. B. bereits ein PC mit einem gängigen Betriebssystem wie MS-DOS oder Windows NT die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. SAP verwendet ein System der Transaktionsprotokollierung, mit dem nachvollziehbar gemacht wird, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Transaktion mit welchem Ergebnis ausgelöst hat. Das entspricht den Tatbestandsmerkmalen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Daher ist SAP in allen seinen Modulen Gegenstand zwingender Mitbestimmung durch den Betriebsrat.
Datenschutz an sich ist nicht Gegenstand der Mitbestimmung. Dennoch ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, wenn nicht notwendig, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen, die auch das Thema “Datenschutz” behandelt:
Alle Daten, die bei technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, anfallen, sind immer auch personenbezogene Daten i. S. d. § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), weil sie Einzelangaben über sachliche Verhältnisse – nämlich die Nutzung einer technischen Einrichtung – einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person – nämlich des Benutzers – enthalten.
Die Transaktionsprotokollierung von SAP erfüllt nicht nur die Tatbestandsmerkmale des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sondern auch die des § 3 Abs. 1 BDSG, weil sie ein sachliches Verhältnis (nämlich die Benutzung von SAP) einer bestimmbaren natürlichen Person (nämlich des Benutzers) beschreibt.
Darüber hinaus ist bei SAP – besonders, aber nicht nur um Modul “HR” – eine unüberschaubare Menge von personenbezogenen Daten gespeichert.
Der Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Module und Komponenten im Zusammenhang mit dem SAP-System nebst vor- und nachgelagerten Systemen und Systemebenen in allen Arbeitsbereichen der [Firma] und anderen Stellen, insbesondere auch auf die Nutzung der SAP zugrunde liegenden Datenbank.
Kommentar: Alle Module von SAP und nicht nur das Modul “HR” unterliegen der Mitbestimmung durch den Betriebsrat, weil alle Module sich der Transaktionsprotokollierung bedienen, und die erfüllt die Tatbestandsmerkmal des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, ist also mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus werden nicht nur im Modul “HR” personenbezogene Daten gespeichert, sondern in annähernd allen anderen Modulen auch, z. B. als Bearbeiterkennzeichnung oder dergl.
Datenschutz und Arbeitnehmerüberwachung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Grundsätze der Zweckbindung, der Transparenz und der Verhältnismäßigkeit sowie der Datensparsamkeit entsprechen. Die [Firma] verpflichtet sich, die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz uneingeschränkt einzuhalten und dafür Sorge zu tragen, dass diese Betriebsvereinbarung und die gesetzlichen Regelungen auf allen Ebenen und von allen Stellen, die im Zusammenhang mit der Nutzung von SAP tätig werden, eingehalten werden.
Zweck der Personaldatenverarbeitung
Die Verwendung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen konkreter Zweckbestimmungen stattfinden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den in Anlage 1 genannten Zwecken. Sie ist nur zulässig, soweit sie zum Erreichen dieser Zweckbestimmungen erforderlich ist.
Die Erweiterung der Zweckbestimmung der Personaldatenverarbeitung bleibt einer einvernehmlichen Regelung zwischen Unternehmen und Betriebsrat vorbehalten.
Kommentar: Die Zweckbindung ist als zentrales Prinzip des Datenschutzes in § 28 Abs. 1 BDSG festgeschrieben. Auch die Einwilligung des Betroffenen zur Verarbeitung seiner Daten gem. §§ 4 Abs. 1 und 4a Abs. 1 BDSG z. B. hat stets zweckgebunden zu erfolgen.
Verfahrensverzeichnis, Data Dictionary
Die [Firma] trägt dafür Sorge, dass eine Aufstellung sämtlicher Datenfelder, in und mit denen personenbezogene Daten der Beschäftigten innerhalb von SAP oder vor- oder nachgelagerten Systemen erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden, erstellt wird (“SAP-Data Dictionary”). Diese Aufstellung wird um die Informationen, zu welchem Zweck die Datenfelder verarbeitet oder genutzt werden dürfen und wer Zugriff auf diese Daten hat, ergänzt (“SAP-Verfahrensverzeichnis”). Die [Firma] stellt sicher, dass neben diesem Verfahrensverzeichnis oder über dieses Verfahrensverzeichnis hinaus keine personenbezogene Daten der Beschäftigten innerhalb von SAP oder vor- oder nachgelagerten Systemen erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden.
Der Betriebsrat erhält auf seinen Wunsch jederzeit kurzfristig eine aktuelle Version des SAP-Verfahrensverzeichnisses.
Insofern ist § 4g Abs. 2 BDSG sozusagen eine Handlungsanweisung für die Konkretisierung des § 80 Abs. 2 BetrVG.
Sollte der Betriebsrat Bedenken gegen die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung einzelner Daten, gegen einzelne Verwendungszwecke oder gegen Art und Umfang der Zugriffsberechtigung einzelner Personen oder Personengruppen anmelden, so werden mit ihm unverzüglich Beratungen mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung aufgenommen. Der Datenschutzbeauftragte wird zu dieser Beratung hinzugezogen.
Ob eine Mitbestimmungspflicht hinsichtlich der Daten, die erfasst, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden besteht, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.
Behebung technischer Fehler,
Von SAP, den vor- und nachgelagerten und anderen Systemen, die mit SAP in Zusammenhang stehen erzeugte Daten dürfen nur unter den in dieser Betriebsvereinbarung genannten Regeln zu Verhaltens- und Leistungskontrollen oder beurteilungen verwendet werden. Kommentar: Das ist der Kernpunkt dessen, was mit § 87 Abs. 1 Nr. 6 als Inhalt der Mitbestimmung gemeint ist. Es ist allerdings illusorisch, zu glauben, man können durch eine Betriebsvereinbarung generell verbieten, dass Verhaltens- und Leistungskontrollen stattfinden. Natürlich finden sie statt – nicht zuletzt zu diesem Zweck gibt es schließlich die EDV.
Kommentar: Diese Öffnungsklausel ist sinnvoll, um den Arbeitgeber nicht unnötig bei der Arbeit zu behindern. Es ist immer denkbar, dass besondere Einzelfälle auftreten können, bei denen es aus besonderem Grund zwingend notwendig ist und vielleicht sogar im Interesse der Beschäftigten liegt, dass der Arbeitgeber genauer überwacht oder Daten weitergibt. Dann allerdings sollte dies im Einklang mit dem Betriebsrat geschehen.
Jedem Beschäftigten muss ausdrücklich bekannt gegeben werden, wann, wie und durch welche technischen Einrichtungen sein Verhalten oder seine Leistung überwacht werden können. Eine heimliche Überwachung findet nicht statt. Technische Einrichtungen, die ohne Zutun des Beschäftigten arbeiten und Daten über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erzeugen, erfassen, speichern oder verarbeiten, müssen deutlich sichtbar angebracht und mit einem für den Beschäftigten gut zu erkennenden Funktionshinweis arbeiten.
Die Führungskräfte erhalten die in Anlage 2 aufgeführten Auswertungen ausschließlich über die Beschäftigten, die im Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Führungskraft tätig sind. Lassen sich nach Beurteilung der Führungskräfte Schwachstellen erkennen, können bestimmte Maßnahmen ergriffen werden.
Kommentar: Als Folge der Überwachung können bestimmte Maßnahmen vom Arbeitgeber ergriffen werden. Welche das sein können, ist hier definiert.
Kommentar: Wenn ein Arbeitnehmer tatsächlich oder vermeintlich Defizite erkennen lässt – sei es, indem er bestimmte vereinbarte Leistungsziele nicht erreicht, Fehler macht, sich direkt vertragswidrig oder gar strafbar verhält oder dergleichen, kann man dem Arbeitgeber nicht streitig machen, das zu bemerken und abzustellen. Wichtig ist hier, Willkür und Ungerechtigkeiten zu vermeiden und als Betriebsrat von Beginn an beteiligt zu werden.
Kommentar: Damit wird verdeutlicht, dass die Konstruktion dieser Betriebsvereinbarung dazu dient, es dem Arbeitgeber zu erschweren, die Überwachungsmöglichkeiten zu nutzen, sich von Beschäftigten zu trennen.
Jeder Beschäftigte hat jederzeit die Möglichkeit der Beschwerde auf der Basis der §§ 84 ff BetrVG.
Rechte der einzelnen Arbeitnehmer/innen
Unzulässig gespeicherte Daten sind zu löschen. Falsche Daten sind zu berichtigen. Kann das Unternehmen die Richtigkeit einzelner Daten nicht nachweisen, so sind diese zu löschen. Der Arbeitnehmer soll die für den Nachweis der Richtigkeit erforderlichen, nur in seinem Besitz befindlichen und/oder nur von ihm zu beschaffenden Unterlagen unverzüglich dem Unternehmen vorlegen. Die Empfänger von Personaldaten (Übermittlung) sind über diese Änderung jeweils zu informieren.
Missbräuchlich ist die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten oder Daten, die Aussagen oder Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erlauben dann, wenn sie gegen Datenschutzbestimmungen oder gegen diese Betriebsvereinbarung verstößt. Im Zweifelsfall liegt die Beweispflicht dafür, dass Informationen nicht missbräuchlich gewonnen wurden, bei der [Firma].
Missbräuchlich gewonnene Informationen dürfen nicht verwendet werden. Insbesondere dürfen Arbeitnehmern keine Nachteile entstehen, die aus Erkenntnissen oder Informationen entstehen, die im missbräuchlich gewonnen wurden.
Kommentar: Diese Regel ist sehr wichtig: Wenn ein Beschäftigter Nachteile erleidet, die dadurch entstanden sein können, dass der Arbeitgeber gegen datenschutzrechtliche oder Vorschriften dieser Betriebsvereinbarung verstoßen hat, kann der Arbeitnehmer oder der Betriebsrat normalerweise nicht beweisen, dass es so ist – schließlich war der Betroffene oder ein Vertreter des Betriebsrats nicht dabei, als der Arbeitgeber möglicherweise gegen die Vorschriften verstoßen hat. Es ist also nahezu unmöglich, einen Verstoß im Einzelfall zu beweisen.
Kommentar: Hier handelt es sich um ein sehr brisantes Thema. Viele Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von SAP die Freisetzung eines gewissen Rationalisierungspotenzials, was natürlich zur Folge haben soll, den Personalbestand früher oder später zu verringern.
Die Einführung von SAP kann unter gewissen Umständen eine Betriebsänderung nach § 111 BetrVG sein. In solch einem Fall hat der Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht, um soziale Härten von den Arbeitnehmern fernzuhalten, indem er z. B. Ausgleichsmaßnahmen, einen Interessensausgleich etc. mit dem Arbeitgeber vereinbart, um die Nachteile, die Arbeitnehmer erleiden, auszugleichen. Hier sind mögliche Regelungen vorgeschlagen, wie man diese Nachteile vermeiden oder ausgleichen kann.
Gerade dieser Abschnitt enthält jedoch Regelungen, die in jedem Betrieb auf die dort herrschenden Verhältnisse und Bedingungen angepasst werden müssen.
Innerhalb der ersten [12-18] Monate nach Einführung von SAP dürfen keine betriebsbedingten Kündigungen ausgesprochen werden, die im Zusammenhang mit der Einführung von SAP stehen.
Nach Ablauf dieser Frist wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat geprüft, welche Arbeitsplätze durch Änderungen, die in Zusammenhang mit SAP stehen, wegfallen sollen. Für die Betroffenen werden im Betrieb [gleichwertige/zumutbare andere] Arbeitsplätze, die der Qualifikation des Betroffenen entsprechen, gesucht, um betriebsbedingte Kündigungen zu vermeiden.
Sollten sich betriebsbedingte Kündigungen aus Sicht der [Firma] als unvermeidlich erweisen, muss in jedem Fall mit dem Betriebsrat ein Interessensausgleich für die Betroffenen vereinbart werden.
Die [Firma] benennt dem Betriebsrat Ansprechpersonen für sachliche und technische Angaben. Diese sind dem Betriebsrat zur Auskunft verpflichtet. Vom Betriebsrat beauftragte und namentlich benannte Mitglieder haben das Recht, sich jederzeit zu Prüfzwecken vollständige z. B. Infotypen, Datenfelder, Transaktionslisten und Protokolle anzeigen oder ausdrucken zu lassen sowie Benutzerkennungen und Standardlisten einzusehen. Soweit rechtlich erforderlich und begründet, kann eine Kenntnisnahme der Dateninhalte ausgeschlossen werden. Soweit es erforderlich ist, kann der Betriebsrat einen Sachverständigen seiner Wahl zu Prüfungszwecken hinzuziehen.
Den vom Betriebsrat benannten Personen sind sämtliche R/3-Systemunterlagen auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören auch die Systemunterlagen der DV-Anlagen, auf denen die Personaldatenverarbeitung durchgeführt wird.
Die Beschäftigten der IT-Abteilung und der Personalabteilung sind gegenüber dem Betriebsrat zu allen Fragen, die im Zusammenhang mit SAP R/3 stehen, zur Auskunft verpflichtet.
Kommentar: Diese Regelung dient vor allem dazu, “Informanten”, die dem Betriebsrat mit Auskünften behilflich sind, davor zu schützen, dass sie Restriktionen vom Arbeitgeber erleiden müssen.
Anlage 1: Zwecke der Datenverarbeitung
Personalberichtswesen,
Erfüllung besonderer Verpflichtungen aus Gesetzen und anderen Rechtsvorschriften, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Zusagen,
Unterstützung der Arbeitsabläufe des Personalwesens und anderer Stellen des Unternehmens,
Anlage 2: Zulässige Auswertungen mit Bezug auf Verhalten oder Leistung von Beschäftigten

References: § 87
 § 87
 § 87
 § 3
 § 87
 § 3
 § 87
 § 28
 § 4
 § 80
 § 87
 § 111