Source: https://www.als-cs.com/informationspflichten/mitarbeiter/
Timestamp: 2020-07-12 13:17:49+00:00

Document:
Mitarbeiter | ALS Customs Services GmbH
Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO für Mitarbeiter
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ALS-Gruppe und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem konkreten Anstellungsverhältnis.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Ihr Arbeitgeber:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.).
In erster Linie dient die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen (z. B. Arbeitsverhältnis). Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Aufgrund dieser rechtlichen Vorschriften unterliegt die ALS-Gruppe verschiedenen Kontroll- und Meldepflichten.
Wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz, wie z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke. Beispielsweise:
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement). Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren und ggf. vorher Ihre Zustimmung einholen.
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen. Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sind oder diese Identifizierung zumindest mittelbar erfolgen kann.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze und Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Konfession und Personalnummer), Kontaktdaten (z.B. private Anschrift, (Mobil-) Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie Daten aus etwaiger betrieblicher Videoüberwachung und weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, z. B. Personalfragebogen, Sozialdaten, Schuhgröße, Krankenversicherungsnummer und Name der Krankenkasse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie Steuerstatusinformation und Steueridentifikationsnummer, Ort der Beschäftigung oder des Arbeitsplatzes, Zeiterfassungsdaten, Abwesenheits- und Urlaubszeiten, Dienstreisen, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Ausbildung und Berufserfahrung, Vorstrafen, Bewerbungsunterlagen inkl. Zeugnisse/Referenzen und Lichtbild sowie Beschäftigungsunterlagen (wie Berufsbezeichnung, Funktionen, Arbeitshistorie, Arbeitszeiten, Vergütung und Vergütungsbestandteile sowie Vergütungsverlauf, Leistungsinformationen, Disziplinar- und Beschwerdedaten, Schwerbehinderung, Schwangerschaft inkl. Benachrichtigung von Aufsichtsbehörden, Jubiläum, Versorgungsansprüche, Kündigungen und Kündigungsfristen).
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, wie z.B. Gesundheitszustände, Gesundheits- und Krankheitsdaten, AU-Bescheinigungen, fallen.
Innerhalb Ihres Beschäftigungsverhältnisses finden immer wieder Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten statt. Diese sind Bestandteil der Personalentwicklung. Gegenstand solcher Gespräche können Leistungsbeurteilungen durch den Vorgesetzten, Gehaltsanpassungen, Perspektivgespräche, Zielvereinbarungen für die Zukunft aber auch Vereinbarungen über Schulungen und Weiterbildungen sein. Die Ergebnisse von Mitarbeitergesprächen werden in der Regel – elektronisch oder papiergebunden – dokumentiert und anschließend Bestandteil ihrer Personalakte. Gleiches gilt für Informationen über Ihre darauf basierende Gehaltsanpassung, etc. Zudem werden dort Informationen über Ihre Teilnahme an Schulungsmaßnahmen oder die von Ihnen durchgeführten Qualifikationsmaßnahmen gespeichert. Wir speichern u.a. folgende Informationen von Ihnen: Leistungsbeurteilungen, Gehaltsanpassungen, Kurzlebensläufe, Zielvorgaben, Informationen über Fortbildungen, Schulungen und Qualifikationen, ggfs. Zeugnisse.
Darüber hinaus werden Ihre Daten innerhalb unserer Unternehmensgruppe an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen, wie z. B. Gehaltsabrechnung, Entsorgung von Akten, interne Verwaltungszwecke, IT-Administration, Controlling und Finanzbuchhaltung, Information von Führungskräften.
Des Weiteren übermitteln wir Ihre Daten an unsere Tochterunternehmen (auch im Ausland), soweit dies aufgrund Ihres Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten unterschiedlicher Dienstleister, darunter insbesondere
Dienstleister zu Bewerberdatenmanagement
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Fall der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftragsverhältnis wird durch entsprechende Verträge gem. Art. 28 DSGVO mit den Dienstleistern sichergestellt.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können zum Beispiel sein:
Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, Finanzbehörden, Gerichte)
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Sie können Informationen dazu unter den oben genannten Kontaktinformationen erfragen.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind.
Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die Ansprüche gegen die ALS-Gruppe geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.
Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein: Aufgrund gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen (u.a. Abgleich mit gesetzlich vorgegebenen Listen) vorgenommen.

References: Art. 13
 Art. 88
 Art. 6
 Art. 88
 § 26
 Art. 6
 Art. 7
 § 26
 Art. 6
 § 26
 Art. 9
 Art. 9
 § 26
 Art. 9
 § 22
 Art. 6
 § 26
 Art. 9
 § 26
 Art. 28