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Timestamp: 2017-01-24 20:01:25+00:00

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Resolución de 22 de diciembre de 2015, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales generadas por las Unidades de Coordinación de las Haciendas Territoriales y conservadas en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de Economía y Hacienda y, en su caso, en los archivos histórico provinciales.
Publicado en BOE núm. 2 de 02 de Enero de 2016
. Calendario de conservación de series documentales producidas las unidades de Coordinación con las Haciendas Territoriales
Una de las competencias tradicionales de este Departamento ha sido la aplicación y gestión del sistema de financiación local y el seguimiento económico financiero de las Entidades Locales mediante la captación y tratamiento de información, así como la realización de estadísticas sobre dichas materias.
Orgánicamente las delegaciones especiales de Economía y Hacienda dependen de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas. Funcionalmente las competencias en materia de control financiero y económico de las entidades locales son ejercidas tanto por Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local, como por la Intervención General de la Administración del Estado. Estas competencias son ejercidas por las unidades regionales y territoriales de Coordinación Territorial, adscritas a las secretarías generales de las delegaciones de Economía y Hacienda, que se encargan de recabar de todas las entidades locales radicadas en la provincia la información que necesitan los órganos superiores competentes.
De todas las series documentales de archivo generadas por las unidades de Coordinación con las Haciendas Locales, se instruyeron seis expedientes de eliminación. Dichas series se han generado como consecuencia de la obtención de la información necesaria para velar por el correcto funcionamiento de las entidades locales.
Las propuestas de eliminación fueron elevadas ante la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, reunida en pleno, el día 28 de septiembre de 2010, que acordó emitir dictamen favorable a la eliminación de las series documentales propuestas por el entonces Ministerio de Economía y Hacienda.
Por Resolución de 31 de marzo de 2011, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales generadas por las Unidades de Coordinación de las Haciendas Territoriales, se hace efectiva la primera eliminación de documentación correspondiente a las series documentales relacionadas, que debe encontrar continuidad año tras año en cumplimiento del calendario de conservación publicado en el anexo I de la Resolución de 27 de febrero de 2012, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales generadas por las Unidades de Coordinación de las Haciendas Territoriales.
Primero. Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación de las series documentales formadas por la obtención de información de la gestión presupuestaria y tributaria de las Haciendas Locales, conservadas tanto en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de Economía y Hacienda, como en las Unidades locales de dichas delegaciones; así como en los archivos histórico-provinciales que hayan recibido parte de esas series por los medios previstos en el artículo 5 del Decreto 914/1969, de 8 de marzo, de creación del Archivo General de la Administración.
Segundo. El régimen de exclusión y eliminación afecta a todas las series desde el momento en que fueron generadas hasta el año 2014, inclusive, en el caso de las «Fichas de información impositiva municipal», «Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes» y «Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas»; y hasta el año 2011, inclusive, para las series documentales «Copias de expedientes de aprobación / modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales», «Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales» y «Copias de de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales».
Tercero. Conforme a lo previsto en el artículo 57.2. de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses de la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Cuarto. Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.
Quinto. De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada delegación especial, territorial, unidad local o archivo histórico provincial, que debe ir acompañada de una certificación emitida por la empresa en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el volumen de documentación destruida y el sistema empleado para la misma. De dicha acta y certificaciones debe enviarse copia diligencia a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, órgano competente en materia de calificación documental en virtud de las funciones previstas en el artículo 19, párrafo ñ) del apartado 1, del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Tanto el original del acta como de las certificaciones mencionadas, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente resolución como garantía jurídica frente a terceros. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico administrativo y que todavía estén pendientes por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa.
Sexto. De todas las series se dejará a salvo un expediente, elegido a libre albedrío por los responsables de la destrucción. Este expediente, acompañado de otra copia del acta de destrucción y de las certificaciones emitidas por las empresas, será remitido a los diferentes archivos históricos provinciales, para que se conserve un testimonio de la función de recabado de información ejercida por las unidades de Coordinación con las Haciendas Locales. El ejemplar que se elija debe aportar un fiel reflejo de la tramitación de los expedientes cuyas series se autorizan a eliminar.
Séptimo. Una vez producida la eficacia de la eliminación, los responsables de las custodia de las series documentales procederán a darles de baja en los inventarios correspondientes.
ANEXO ÚNICO Calendario de conservación de series documentales producidas las unidades de Coordinación con las Haciendas Territoriales
N.º dictamen
Período de conservación antes de su eliminación
EHA/3/2010-1
Fichas de información impositiva municipal.
EHA/3/2010-2
Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes.
EHA/3/2010-3
Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas.
EHA/3/2010-4
Copias de expedientes de aprobación/modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales.
EHA/3/2010-5
Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales.
EHA/3/2010-6
Copias de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales.

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 5
 artículo 57
 artículo 6
 Real Decreto 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 19
 Real Decreto 
 resolución