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Timestamp: 2020-02-22 06:12:24+00:00

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﻿ Rente
4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001
che Frage muss aber entfallen, wenn eine Vergütung tariflich gebunden ist. Bei Personalbögen von Bewerbern, die eingestellt werden, stellt sich bezüglich der weiteren Verwendung auch die Frage, ob der Bogen in die Personalakte eingeheftet werden soll. Soweit bei der Bewerbung personenbezogene Daten erhoben werden, die für das beabsichtigte Beschäftigungsverhältnis nicht erforderlich sind, ist darauf zu achten, dass diese nicht zur Personalakte gehören. In der Personalakte dürfen nur die für das Dienstverhältnis in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Daten enthalten sein, wie es in der Personalaktenführungsrichtlinie 1998, S. 1812 ff), deren Anwendung allen öffentlichen Stellen des Landes empfohlen ist, differenziert dargelegt wird.
In einem andern Fall ging es um die Frage, in welchem Umfang Personaldaten bei den unterschiedlichen Teilakten führenden Stellen erforderlich und zulässig sind. So wurde durch die personalaktenführende Stelle im Rahmen einer Überprüfung der gespeicherten Personaldaten unter Einbeziehung der Betroffenen u.a. die Bankverbindungsdaten, die Zahl der Kinder sowie die Angaben, ob der Ehegatte im Öffentlichen Dienst beschäftigt ist, erhoben, was zur Frage führte, ob hierfür eine Erforderlichkeit besteht. Dies war zu bejahen, da z.B. die Zahlung der Jubiläumszuwendung oder die Abrechnung von Reisekosten nicht von der Zentralen Gehaltsstelle sondern in der Personalverwaltung bearbeitet wird, sodass die hierfür erforderlichen Angaben auch dort erforderlich sind.
Entfernung eines Feststellungsbescheids nach § 4 Schwerbehindertengesetz aus der Personalakte
Ein Petent wandte sich an mich mit dem Anliegen, ihm gegenüber seiner Beschäftigungsdienststelle behilflich zu sein, die Kopie eines Feststellungsbescheides nach § 4 aus seiner Personalakte zu entfernen. Dieses Anliegen begründete der Petent damit, dass er zwar wegen zweier äußerlich nicht erkennbarer Krankheiten einen Feststellungsbescheid des Versorgungsamtes nach § 4 über einen Grad der Behinderung von 40 % erhalten habe. Die Schutzrechte des Schwerbehindertenrechts greifen jedoch bei einer Behinderung unterhalb eines Grades der Behinderung von 50 % nur dann ein, wenn ein so genannter Gleichstellungsbescheid nach § 2
4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 beantragt und erteilt wurde. Einen solchen Antrag hat der Petent jedoch nie gestellt, da seine Tätigkeit durch seine Behinderung nicht beeinträchtigt ist. Im Rahmen seiner Ausbildung wurde er von der Ausbildungsdienststelle um die Kopie des Bescheides nach § 4 gebeten, die zu seiner Ausbildungspersonalakte genommen wurde. Nach Abschluss der Ausbildung sind seine Personalunterlagen einschließlich der Kopie des Feststellungsbescheides nach § 4 in die neue Personalakte bei seiner Beschäftigungsdienststelle eingegangen. Seine Beschäftigungsdienststelle hat sich zunächst geweigert, diesen Feststellungsbescheid aus der Personalakte zu entfernen und ihm zu übergeben und dies mit der Fürsorgepflicht begründet.
Der einschlägigen Kommentierung der Beamtengesetze zum Umfang der Fürsorgepflicht ist jedoch zu entnehmen, dass eine Schwerbehinderteneigenschaft nur bei mindestens 50 % oder bei einer nach § 2 festgestellten Gleichstellung (30 bis 50 % zu Ansprüchen des Beamten nach den Grundsätzen der Fürsorgepflicht führt. Im Umkehrschluss ist jedoch davon auszugehen, dass sich aus einer Behinderung, die keine Schwerbehinderung im Sinne des Schwerbehindertengesetzes darstellt, keine Fürsorgepflichten des Dienstherrn abzuleiten ist. Daher ist der Einwand des Petenten, dass durch die Kenntnis der auf dem Feststellungsbescheid notierten ärztlichen Diagnosen die Gefahr besteht, dass bei künftigen Personalentscheidungen ihm diese möglicherweise zum Nachteil gereichen könnten, nicht ganz unbegründet. Entscheidend war jedoch, dass sich an die im Bescheid nach § 4 bescheinigte Behinderung keinerlei rechtliche Konsequenzen für das Dienstverhältnis anknüpfte. Diese Rechtsauffassung habe ich der Beschäftigungsbehörde mitgeteilt. Diese hat in ihrer Stellungnahme darauf verwiesen, dass die Kopie des Feststellungsbescheides nach § 4 aus der Ausbildungspersonalakte nur deshalb in die Personalakte übernommen worden sei, weil man irrtümlicherweise davon ausgegangen sei, dass ein Gleichstellungsantrag gestellt worden sei und ein Gleichstellungsbescheid nach § 2 noch nicht vorliege. Im Anschluss daran wurde dem Petenten die Kopie des Feststellungsbescheides nach § 4 ausgehändigt. Die Beschäftigungsdienststelle habe ich darauf hingewiesen, dass künftig sorgfältiger darauf zu achten sei, nur solche Nachweise über Schwerbehinderteneigen. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 schaften in die Personalakten aufzunehmen, aus denen sich Rechtsfolgen für das Dienstverhältnis ergeben können.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Angestellten
Die Aufbewahrung von Personalakten der Beamten ist in § 103 geregelt. Mit Inkrafttreten der Personalaktenführungsrichtlinie für Beamte am 25.09.1998 wurden darin die gesetzlichen Vorgaben durch spezielle Verwaltungsvorschriften in Ziff. 3.5 und 8 zum Umgang und zu den Aufbewahrungsfristen von Personalakten der Beamten in Thüringen untersetzt. Wie in der Praxis festzustellen ist, besteht jedoch in vielen öffentlichen Stellen Unsicherheit über die Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Angestellten. Aus diesem Grund erfolgte ein Meinungsaustausch mit dem für das Personalwesen sowie die Archivierung von Unterlagen zuständigen TIM.
Im Ergebnis dessen wurde Einvernehmen darüber erzielt, dass für die Personalakten der Angestellten die beamtenrechtlichen Vorschriften sinngemäß anzuwenden sind. Das bedeutet, dass grundsätzlich die Personalakten der Angestellten nach Ausscheiden der Betroffenen aus dem öffentlichen Dienst weitere 5 Jahre aufbewahrt werden sollten. Den Besonderheiten in den neuen Bundesländern Rechnung tragend ist im Anschluss daran zu prüfen, ob in den Unterlagen noch Nachweise über Beschäftigungszeiten vor dem 03.10.1990 enthalten sind. Soweit dies zutrifft, der ehemalige Beschäftigte zu diesem Zeitpunkt das gesetzliche Rentenalter noch nicht erreicht hat und nicht bekannt ist, dass die Angaben bereits bei den Rentenversicherungsträgern vorliegen, sollte nach Ablauf dieser allgemeinen Aufbewahrungsfrist grundsätzlich unter Beachtung der Bestimmungen des § 16 von einer Vernichtung abgesehen werden, da Grund zur Annahme besteht, dass ansonsten schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden könnten. Dies resultiert aus der Tatsache, dass für einen großen Teil der Beschäftigten bisher noch keine Kontenklärung mit den Rentenversicherungsträgern erfolgte und somit die Unterlagen teilweise noch zur Nachweisführung von Beschäftigungszeiten vor 1990 benötigt werden. Da diese Personalunterlagen aber nach Ablauf der 5­Jahres-Frist für Verwaltungsaufgaben nicht mehr benötigt werden, sind sie bis längstens zum Rentenalter des Betroffenen gemäß § 15 zu sperren.

References: § 4
 § 4
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 § 2
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 § 2
 § 4
 § 4
 § 2
 § 4
 § 103
 § 16
 § 15