Source: http://szlachta.org.pl/polityka-prywatnosci.html
Timestamp: 2019-06-27 01:18:48+00:00

Document:
Związek Szlachty Polskiej | POLITYKA PRYWATNOŚCI
Na mocy ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych - RODO), Związek Szlachty Polskiej włączył się w proces aktualizacji polityki prywatności.
Administratorem danych jest stowarzyszenie Związek Szlachty Polskiej z siedzibą w Warszawie, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st.Warszawy.
NIP: 585-101-20-69
REGON: 190857397
Adres: ul. Żurawia 43 lok.110
Ze względu na małą skalę i minimalne zagrożenia, Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, a wszelkie wymogi bezpieczeństwa zapewniają członkowie pełniący funkcje na każdym szczeblu organizacji oraz Zarząd Główny Związku Szlachty Polskiej.
Za portal internetowy www.szlachta.org.pl odpowiedzialni są jego administratorzy, z którymi można kontaktować się mailowo Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych pogrupowaliśmy odpowiednio do tego, z czego korzystają Państwo jako użytkownicy naszego serwisu internetowego lub usług dostępnych za jego pośrednictwem.
1. Dane Użytkowników naszego portalu internetowego i usług dostępnych za jego pośrednictwem
Polityka Cookies (Ciasteczek )
W celu umożliwienia prawidłowego korzystania wszystkim użytkownikom odwiedzającym nasz portal wykorzystujemy pliki Cookies o czym szczegółowo informujemy na odrębnej podstronie, gdzie zamieszczamy informacje wymagane w związku ze świadczniem usług drogą elektroniczną, czyli informację o ciasteczkach i polityce prywatności, związaną z dobrymi praktykami i świadomym korzystaniem z technologii.
Internauci mogą dokonać zmiany ustawień dotyczących ciasteczek w poszczególnych przeglądarkach z jakich korzystają, zgodnie z ich preferencjami i standardem używanego oprogramowania.
Witryny mogą zbierać informacje o użytkowniku, używać ciasteczek, dołączać dodatkowe, zewnętrzne systemy śledzenia i monitorować, ich interakcje z osadzonym materiałem, włączając w to śledzenie ich interakcji z osadzonym materiałem, jeśli posiadają konto i są zalogowani w tamtej witrynie.
W szczególności wykorzystujemy i przewidujemy osadzanie:
widgetu „polub nas” i komentarzy
Użytkownicy portali społecznościowych logujący się na Facebooku za pośrednictwem widgetu "polub nas" mają możliwość komentowania na oficjalnym profilu Związku Szlachty Polskiej - The Polish Nobility Association, gdzie nie zbieramy żadnych danych, ale czynią to w ich własnym imieniu operatorzy serwisu Facebooka. Wówczas komentarze są publicznie widoczne, każda osoba (w tym także Państwa znajomi) mogą tam zobaczyć, co i jak jest komentowane.
Korzystamy z narzędzi do automatycznej statystycznej (zbiorowej) analizy zebranych danych o ruchu sieciowym (adresy i lokalizacje IP, wersje przeglądarek internetowych i systemów operacyjnych, z jakich witryn do nas ,,przeklikano się “ itp.), ponadto także w celu racjonalizacji ruchu dzięki pamięci podręcznej (bufor/cache) oraz zabezpieczenia się przed włamaniami i spamem. Uważamy jednak, że w trosce o bezpieczeństwo większości użytkowników naszej witryny, nie należy podawać na tacy metod zabezpieczeń np. mniej licznym hakerom, dlatego nie podajemy tutaj nazw tych narzędzi.
Przetwarzanie i przekazywanie danych w ramach współpracy z innymi organizacjami i podmiotami zagranicznymi w celu realizacji wspólnych celów
Portal i Forum ZSzP może zawierać linki do stron osób trzecich i organizacji, z którymi nasza organizacja współpracuje realizując wspólne cele. Strony te działają według własnych zasad użytkowania, na które ZSzP nie ma bezpośredniego wpływu, aczkolwiek zakłada się, że ich działalność podlega adekwatnej ochronie, a przekazywanie danych i ich kontrola odbywają się zgodnie z przyjętymi dyrektywami Parlamentu Europejskiego.
Niektóre kraje spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) są uznawane przez Komisję Europejską za gwarantów odpowiedniego poziomu ochrony danych zgodnie z przepisami EOG, a pełną listę tych krajów można znaleźć tutaj: ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en
W związku z tym, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane i przetwarzane w każdym kraju, w którym korzystamy z usług dostawców serwisu.
Korzystając z platformy, zezwalają Państwo na przesyłanie ich danych osobowych do krajów innych niż miejsce Państwa zamieszkania, w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki i Kanady, gdzie przepisy dotyczące przepływu danych podlegają innym regułom niż RODO.
2. Dane przetwarzane w związku z założeniem konta i uczestnictwem na Forum Dyskusyjnym Związku Szlachty Polskiej
Forum dyskusyjne Członków Związku Szlachty Polskiej jest integralną częścią witryny informacyjnej stowarzyszenia. Zostało powołane do życia dla realizacji celów statutowych, jednakże zapewnia dostęp do treści tam publikowanych szerszemu gronu internautów nie będących członkami organizacji. Dostęp do Forum mają wszyscy internauci, którzy dokonają samodzielnej rejestracji przez wykreowanie konta/profilu użytkownika na naszej witrynie. Członkowie stowarzyszenia lub wolontariusze, którzy wprowadzają treści na witrynę mogą być rejestrowani ręcznie z poziomu administratora.
Wszyscy zarejestrowani użytkownicy są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu, a jego akceptacja jest warunkiem korzystania z Forum. Nasz serwis nie przewiduje możliwości komentowania na witrynie przez niezarejestrowanych użytkowników.
Kiedy odwiedzający Forum zostawia komentarz jako osoba zarejestrowana, wówczas jego komentarz jest publicznie widoczny dla wszystkich innych użytkowników mających dostęp do działów im dostępnych. Dane widoczne w formularzu komentowania, takie jak: nazwa użytkownika, jego zdjęcie profilowe, adres IP odwiedzającego oraz podpis jego przeglądarki są automatycznie odczytywane, należą do informacji jakie są gromadzone i mogą ewentualnie służyć jako pomoc przy wykrywaniu spamu.
Pozostawione komentarze, ich treść i metadane użytkownika będą przechowywane przez czas nieokreślony. Dzięki temu jesteśmy w stanie rozpoznawać i zatwierdzać kolejne komentarze automatycznie, bez wysyłania ich do każdorazowej moderacji.
Awatary i wizerunki osób
Jeśli jesteście Państwo zarejestrowanym użytkownikami i wgrywacie na naszą witrynę zdjęcia, zachęcamy aby unikać przesyłania obrazków z tagami EXIF, lokalizacji (GPS). Odwiedzający stronę mogą pobrać i odczytać pełne dane lokalizacyjne z obrazków w witrynie.
Ze względu na to, że nie mamy możliwości obiektywnej oceny przysługujących naszym użytkownikom praw autorskich do wgrywanych w naszym serwisie zdjęć, zwłaszcza zawierających wizerunki osób trzecich, zalecamy daleko idącą ostrożność co do wykorzystywania materiałów, które mogłyby naruszać czyjeś prawa autorskie lub z innych powodów budzić sprzeciw lub łamać prawo.
Prawo do powierzonych nam danych
Jeśli macie Państwo konto użytkownika i dodaliście komentarze w tej witrynie, możecie zażądać dostarczenia pliku z wyeksportowanym kompletem swoich danych osobistych będących w naszym posiadaniu, w tym całości tych dostarczonych przez Państwa. Możecie Państwo również zażądać usunięcia przez nas części bądź całości danych osobistych będących w naszym posiadaniu. Jednakże nie dotyczy to żadnych danych, które jesteśmy zobligowani zachować ze względów administracyjnych, prawnych albo dla zapewnienia bezpieczeństwa.
3. Dane Członków i kandydatów ubiegających się o członkostwo w stowarzyszeniu
Podanie następujących danych jest niezbędnym wymogiem umownym i jednocześnie warunkiem podjęcia współpracy z kandydatem ubiegającym się o członkostwo w Związku Szlachty Polskiej:
odpis metryki urodzenia,
kserokopia aktu ślubu rodziców,
wypełniona Ankieta Kandydacka z danymi dotyczącymi dziadków i pradziadków,
adres korespondencyjny lub
inne dane kontaktowe umożliwiające przepływ informacji.
Używamy kilku formularzy ANKIETY KANDYDACKIEJ w różnych formatach, która po samodzielnym pobraniu z witryny, jej dokładnym wypełnieniu i przesłaniu nam przez kandydata jest podstawowym źródłem informacji genealogicznej o jego rodzie.
Wypełniający Ankietę ponoszą odpowiedzialność za zgodność z prawdą przekazywanych nam własnych danych osobowych, a swoim podpisem udzielają pozwolenia na dalsze ich przetwarzanie w zakresie zgodnym z obowiązkiem prawnym ciążącym na Administratorze w celu realizacji założeń statutowych.
Dane osobowe pozyskiwane na etapie ubiegania się o członkostwo w naszym stowarzyszeniu są niezbędne dla procesu weryfikacji, odbywającego się wedle przyjętych przez nas zasad w celu realizacji założeń statutowych. Należy do nich budowa pamięci historycznej o naszych przodkach, a także archiwizacja dokumentów oraz prowadzona przez nas działalność edukacyjna i publicystyczna.
Osoby wnoszące wkład autorski, udostępniające dodatkowe dane i wizerunki czynią to na własne życzenie, każdorazowo udzielając zezwolenia na ich publikację w zakresie jaki uznają za stosowne i na wcześniej uzgodnionych warunkach. O cofnięciu zgody lub zmianie zakresu jej warunków należy powiadomić Administratora niezwłocznie jak tylko zaistnieje taka potrzeba.
Dane Członków stowarzyszenia przetwarzane są w celu obsługi stosunku prawnego członkostwa oraz utrwalania i dokumentowania działalności stowarzyszenia, w tym osiągnięć jego członków.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.z 2017 r. Poz.210, z późniejszymi zmianami) i art.6 ust.1 lit.c RODO (tj. obowiązki ciążące na administratorze: wzajemne obowiązki i uprawnienia członka i stowarzyszenia, ważność uchwał) lub art.6 ust. 1 lit.f RODO (tj. prawnie uzasadnione interesy: utrwalanie imienia , nazwiska, miejscowości i wizerunku w ramach przebiegu działalności stowarzyszenia ma społeczną doniosłość, stanowi dobro kultury i dziedzictwa narodowego, narodowy zasób archiwalny).
Dane członków nie są ujawniane żadnym zewnętrznym odbiorcom, natomiast mogą być ujawniane organom władzy publicznej na podstawie przepisów prawa (do Krajowego Rejestru Sądowego – imiona i nazwiska, Nr PESEL jako konieczne do uzyskania rejestracji; dla organów ścigania – wszystkie posiadane dane).
Członkom przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. W zakresie utrwalania (dokumentowania) działalności członków stowarzyszenia, przysługuje im prawo do usunięcia danych osobowych i sprzeciwu wobec przetwarzania. Nie przysługuje prawo do cofnięcia zgody, bowiem po przyjęciu członka, nie ona jest prawną podstawą dalszego przetwarzania danych (lecz obowiązki Administratora wynikające z norm statutowych).
W każdym momencie przetwarzania danych osobowych Administrator kieruje się zasadami ograniczenia celu, minimalizacji danych i ograniczonych okresów przetwarzania, przy zastosowaniu odpowiednich standardów technicznych i wymaganych zabezpieczeń.
Państwa dane nie są nigdy wykorzystywane do marketingu usług i produktów podmiotów trzecich, marketingu własnego nie będącego marketingiem bezpośrednim.
w przypadku gromadzenia danych osobowych na potrzeby realizacji umowy o członkostwie: od momentu złożenia przez kandydata wypełnionej ankiety wraz z wymaganymi dokumentami, na czas rozpatrywania wniosku, aż do chwili rekomendacji przez Komisję Wywodową i podjęcia uchwały przez Zarząd Główny;
w przypadku decyzji o przyjęciu do organizacji dane personalne zostaną wprowadzone do bazy danych członków na cały okres trwania członkostwa, podlegają niezbędnej aktualizacji, aż do momentu ustania członkostwa( także wskutek śmierci) lub wycofania zgody na przetwarzanie danych.
Dane członków zmarłych pozostają w archiwalnej bazie genealogicznej stanowiącej w całości naukowy dorobek organizacji, która ponosi odpowiedzialność za zgodne z prawem wykorzystanie powierzonych danych w ramach realizacji celów statutowych.
W interesie osób zainteresowanych współpracą i podtrzymaniem członkostwa w ZSzP leży dobrowolne uaktualnianie podstawowych danych kontaktowych (numer telefonu lub adres e-mail).
Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu, po którym może nastąpić ich usunięcie, to nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia po ustaniu członkostwa(ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych art.23 ust.1 lit. j RODO, ich przedawnienie art.118 Kodeksu cywilnego); ponadto w przypadku utrwalania (dokumentowania) działalności stowarzyszenia, usunięcie nie nastąpi wcześniej niż wraz z jego likwidacją; później może stanowić dobro kultury i dziedzictwo narodowe (§10 ust 1 pkt 3 i pkt 5 Statutu, art.4 ust.1 pkt 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, Dz.U.z 2018 r. Poz.450, z późn.zm.) oraz przechowywane wieczyście materiały archiwalne przechodzące z ewidencjonowanego niepaństwowego zespołu archiwalnego do państwowego zespołu archiwalnego (art. 3, art.42 ust.2, art.44 ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U.z 2018 r. poz.217).
Dynamiczny Herbarz Członków Związku Szlachty Polskiej
Dynamiczny Herbarz Członków Związku Szlachty Polskiej stanowi elektroniczną bazę danych pozyskanych w rezultacie pracy wspólnej, tak poszczególnych Członków Związku, jak i Komisji Wywodowej oraz Konsultantów Heraldycznych i Genealogicznych. Dane gromadzone w oparciu o publicznie dostępne dokumenty archiwalne, w przeważającej części dotyczą osób zmarłych, wobec których ustawa o ochronie danych osobowych nie ma zastosowania - https://giodo.gov.pl/pl/319/974
Na mocy udzielonej nam przez Państwa pisemnej zgody, która jest integralną częścią Ankiety Kandydackiej, dane genealogiczne są rutynowo wprowadzane do naszej bazy danych dostępnej dzięki oprogramowaniu GeneWeb. Jednakże wejście w życie w dniu 25 maja 2018 r. ogólnych przepisów o ochronie danych osobowych w Unii Europejskiej wymagać będzie koniecznej modyfikacji oprogramowania, które uzależni możliwość przeglądania danych dotyczących innych osób od wyrażonej zgody użytkownika.
Osobom, które takiej zgody nie wyrażają przysługuje prawo do usunięcia ich danych personalnych po złożeniu stosownego oświadczenia do Administratora.
4. Dane przetwarzane w związku z podjętą korespondencją , złożeniem zamówienia na prenumeratę lub wysyłkę czasopisma Verbum Nobile lub innych materiałów drogą korespondencyjną
Dane nadawców i adresatów KORESPONDENCJI tradycyjnej i elektronicznej przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi oraz utrwalania (dokumentowania) działalności stowarzyszenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit.f RODO (tj. prawnie uzasadnione interesy: realizacja celów statutowych stowarzyszenia). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu, po którym może nastąpić ich usunięcie, to nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia od zakończenia korespondencji (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego); później aż do sprzeciwu lub likwidacji stowarzyszenia. Część korespondencji, istotna dla całego stowarzyszenia, może stanowić dobro kultury i dziedzictwo narodowe (§10 ust.1 pkt 3, pkt 5 i pkt 10 statutu, art. 4 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Dz. U. z 2018 r. poz. 450, z późn. zm.) oraz przechowywane wieczyście materiały archiwalne przechodzące z ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego do państwowego zasobu archiwalnego (art. 3, art. 42 ust. 2, art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2018 r. poz. 217).
Źródłem danych są sami nadawcy (listy, e-maile, wiadomości w serwisach społecznościowych itp.), których dane dotyczą, lub wszystkie pozostałe zbiory(członkowie, finanse, uczestnicy, wolontariusze, darczyńcy, uprawnieni, odbiorcy, zamawiający itd.) albo publicznie dostępny internet, w tym serwis społecznościowy Facebook. Korespondencja i jej uczestnicy nie są ujawniani żadnym zewnętrznym odbiorcom. Natomiast zdarza się, że jest to wyraźnym celem korespondenta, wówczas możemy (nie musimy) spełnić taką prośbę (np. ktoś prosi o publikację swojego zapytania o poszukiwaniach genealogicznych w celu odnalezienia i pomocy właśnie przez inne osoby. Ponadto organom władzy publicznej takie dane mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa (co do zasady obowiązuje tajemnica korespondencji). Korespondentom przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania; a ponadto usunięcia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania i cofnięcia zgody.
5. Dane przetwarzane w związku z uczestnictwem w organizowanych przez nas spotkaniach konferencjach, wykładach i innych formach działalności publicznej
W myśl art.6 ust.1 lit.a) RODO przetwarzamy dane niezbędne dla zorganizowania i przeprowadzenia wydarzeń o charakterze naukowym, takich jak konferencje, wykłady i spotkania. O sporządzaniu zapisu wideo, relacji na żywo, czy innej formie przekazu stanowiącej część dokumentacji informujemy uczestników.
Akceptujemy wpłaty dokonywane przez PayPal za pośrednictwem aplikacji osadzonej na naszym portalu.Podczas przetwarzania płatności niektóre z Państwa danych zostaną przekazane firmie PayPal, w tym informacje wymagane do prawidłowej obsługi płatności, takie jak np.wartość i cel wpłaty. Informację o polityce prywatności realizowanej przez PayPal znajdą Państwo tutaj.
Zasady opisane w dokumencie mają zastosowanie od 25 maja 2018 r. – tj. od dnia rozpoczęcia stosowania RODO. Przy formułowaniu powyższych informacji kierowaliśmy się tym, aby były one w jak największym stopniu konkretne i precyzyjne (w tym zgodne ze ścisłymi pojęciami i definicjami ustanowionymi przez RODO), a zarazem, proste i zrozumiałe. W związku ze zmieniającymi się często przepisami prawa zastrzegamy sobie prawo do ciągłego poprawiania i udoskonalania formy i treści tych informacji. W razie jakichkolwiek uwag, pytań czy wątpliwości (w szczególności związanych z przetwarzaniem przez nas danych osobowych w konkretnych celach i sytuacji) prosimy o kontakt z Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. .
Co robimy w przypadku naruszenia prywatności
Jeżeli wykryjecie Państwo jakieś naruszenia/niezgodności prywatności (bezpieczeństwa), prosimy o pilny kontakt z Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. . Zobowiązujemy się do przeanalizowania ich przyczyn oraz podjęcia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych zgodnie z odrębnymi przepisami o ochronie danych.

References: art.6
 art.6
 art.23
 art.118
 art.4
 art.42
 art.44
 art. 6
 art. 23
 art. 118
 art. 4
 art. 42
 art. 44
 art.6