Source: http://www.ifar.pl/index.php/topic,3788.msg25772.html
Timestamp: 2019-05-21 16:57:20+00:00

Document:
Udostępnienie akt z archiwum zakładowego
Autor Wątek: Udostępnienie akt z archiwum zakładowego (Przeczytany 681 razy)
Pracownik wystąpił o udostępnienie akt z archiwum, została sporządzona karta wszystkie wymagane podpisy/zgody są.
Akta zostały wypożyczone bo osoba chciała coś sprawdzić a jak się później dowiedziałam gdyż wpłynęło pismo od instytucji zewnątrz o udzielenie informacji i została udzielona odpowiedz. Więcej pism już nie będzie ani wracania do sprawy. Akta wróciły do mnie a wraz z nimi 2 dokumenty czy mam je wpiąć i w karcie w adnotacji o zwrocie ująć ten fakt czy akta powinny zostać wycofane ze stanu ? Proszę o podpowiedź z góry dziękuję
Odp: Udostępnienie akt z archiwum zakładowego
Do dokumentacji zarchiwizowanej nie można dołączać żadnych nowych dokumentów.
Skoro doszło do wznowienia sprawy i wytworzenia w sprawie nowych dokumentów, akta należało wycofać ze stanu archiwum, a nie wypożyczać.
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 18, 2019, »
Chyba, że to akta spraw sądowych - w takim wypadku często zdarza się, iż ktoś zwraca się o odpis wyroku, potrzebny do jakichś celów, po czym akta wracają z wpiętym wnioskiem o wydanie odpisu i zwrotką potwierdzająca, iż ktoś ten odpis odebrał - dokumentacja taka jest dołączana do akt przez pracowników sekretariatu.
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 18, 2019, »
Niby czysto hipotetyczna sytuacja.
To nie pracownik występuje o udostępnienie akt, a pismo instytucji zewnętrznej jest zadekretowane przez przełożonego na archiwum z adnotacją "wypożyczyć". A dotyczyć to może zbioru zarządzeń z lat 90-tych, akt osobowych z lat 80-tych, albo sprawozdań finansowych z lat 70-tych.
Czy zatem archiwum zakładowe wypożycza samodzielnie dokumentację instytucji zewnętrznej, a może jednak przesyła pismo jeśli jest to możliwe komórce merytorycznej i oczekuje, że pojawi się pracownik?
Żeby nie było za prosto to dodam, ze w instrukcji archiwalnej jest zapis, że archiwum może wypożyczać dokumentację i proszę nie zapominać o wspomnianej dekretacji.
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 18, 2019, »
Moim zdaniem wypożycza bezposrednio.
Komórka org., która wytworzyła akta nie odgrywa żadnej roli w tej procedurze.
Wypożyczenie odbywa się w oparciu p art. 35 ust. 3 (AZ) bądź 36 ust. 3 (składnica) UNZA.
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 19, 2019, »
I tu prawie bym się zgodził. Ale wówczas Milka nie zastanawiała by się co zrobić z tymi "dwoma dokumentami". Czy należy wycofywać akta z archiwum i je ponownie przyjmować? Tylko mogłoby się okazać, że sama tej informacji musiałaby udzielić, bez pośrednictwa pracownika.
Jednak pomimo, ze sam zasugerowałem taką odpowiedź na swoje wcześniejsze pytanie, chcę zwrócić uwagę, że art 35 i 36 UNZA mówi o szeroko rozumianym pojęciu "udostępnianie". Coś, gdzieś jest też nadmienione o wyjątkowości takiej sytuacji. Sam fakt udostępnienia nie podlega dyskusji.
Więc koryguję lekko moje pytanie, które być może powinno brzmieć gdzie jest granica pomiędzy udostępnianiem akt, udostępnianiem informacji i wypożyczaniem dokumentacji? Generalnie co należy do merytorycznych obowiązków archiwum zakładowego, a co jest w zakresie właściwym komórkom merytorycznym?
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 19, 2019, »
Cóż, nie jestem prawnikiem, ale kierując się zdrowym rozsądkiem uważam, że udostępnianie i wypożyczanie akt leży w gestii archiwum zakładowego. Zarówno gdy mowa o wypożyczaniu/udostępnianiu dla potrzeb własnej jednostki (pracownikom komórek org.), jak i na wniosek podmiotów zewnętrznych.
Przy czym nie widzę najmniejszego powodu aby w tym drugim przypadku pomiędzy AZ a podmiotem pragnącym uzyskać dostęp do dokumentów pośredniczyła komórka org., która dokumenty te oddała do AZ.
Natomiast udostępnianie informacji publicznej na podst. danych zawartych w aktach (a nie samych akt) leży moim zdaniem w gestii komórek org., które w tym celu wypożyczają dokumenty z AZ - nie po to aby udostępnić na zewnątrz te dokumenty, ale aby na ich podstawie przygotować odpowiedź dla zewnętrznego podmiotu.
Milka nie zastanawiała by się co zrobić z tymi "dwoma dokumentami". Czy należy wycofywać akta z archiwum i je ponownie przyjmować? Tylko mogłoby się okazać, że sama tej informacji musiałaby udzielić, bez pośrednictwa pracownika
Im bardziej się wczytuję w post Milki, tym większe mam podejrzenia, ze te "dwa pisma" w ogóle nie powinny zostać dołączone do przedmiotowych akt.
Jeśli akta wypożyczono z AZ dlatego aby na podst. zawartych w nich danych udzielić informacji, to nie mamy do czynienia z kontynuacją sprawy, lecz z całkowicie nową sprawą, dotyczącą udzielenia informacji na jakiś temat.
Niezależnie od tego kto udzieliłby tej informacji (komórka org., czy AZ), będzie to odrębna sprawa.
Jeśli jednostka organizuje przetarg, a po jego rozstrzygnięciu i zrealizowaniu wpływa zapytanie w trybie udzielenia informacji publicznej o wyniki tegoż przetargu, to przetarg i zapytanie będą dwiema odrębnymi sprawami. Dokumentacja takiego zapytania nie moze być dołączana do dokumentacji przetargu.
ha_zaken
« Odpowiedź #7 dnia: Marzec 19, 2019, »
Kontynuując wątek dot. udostępniania, pozwolę sobie zasiać nieco innych wątpliwości, aczkolwiek zbliżonych tematycznie...
Mianowicie... sytuacja wygląda następująco: osoba prywatna składa wniosek do urzędu gminy o dostęp do materiałów archiwalnych m.in. protokoły z sesji rady gminy i posiedzeń zarządu gminy. Jako cel i uzasadnienie wskazuje przygotowywanie publikacji naukowej na temat gminy. Wójt wyraża zgodę na udostępnienie tej osobie teczek z protokołami. Pytanie brzmi, zatem, czy w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym może to zrobić czy też należy zastosować tu przepisy ustawy np. o dostępie do informacji publicznej.
Wnioskujący nie sprecyzował trybu, w jakim wnosi o dostęp do dokumentacji. Wniósł tylko o dostęp do materiałów archiwalnych.
Pragnę zwrócić uwagę na następujący problem:
1. art. 16 a ust 1 - wprowadza zapis, że dostęp do materiałów archiwalnych ma każdy,
2. ust. 2 wskazuje podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych - pośród tzw. podmiotów zobowiązanych nie ma archiwów zakładowych jst i organów państwowych,
3. art. 22 ust. 1 wskazuje podmioty, które prowadzą działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego (i tu są wymienione archiwa zakładowe),
4. art. 23 - zawiera definicję działalności archiwalnej, na którą skład się m.in. udostępnianie materiałów archiwalnych.
Bazując na zestawie tylko tych przepisów stwierdziłabym, że w archiwa zakładowe jst i podmiotów państwowych nie mogą udostępniać materiałów archiwalnych w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i tryb dostępu do dokumentacji w powinien być taki sam jak dla pozostałej dokumentacji znajdującej się w podmiocie.
Jednakże, idąc dalej i analizując ustawę o nza należy stwierdzić, że:
1. art. 33 ust. 1 wskazuje nam podmioty, w których tworzy się archiwa zakładowe,
2. art. 34 ust. 1 wskazuje obowiązki kierownika podmiotu w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej oraz materiałów archiwalnych - i nie ma tu wymienionego udostępniania materiałów archiwalnych,
3. art. 35 ust. 3 - wskazuje, że zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których te archiwa zostały utworzone,
4. całość komplikuje art. 35 ust. 3 zdanie 2 - w którym wskazano, że dla korzystania z zasobu archiwalnego archiwum zakładowego przez osobę z zewnątrz potrzebne jest zezwolenie kierownika jednostki.
Stąd też wynika pytanie, czy archiwa zakładowe mogą udostępniać materiały wchodzące w skład zasobu archiwalnego archiwów zakładowych na podstawie ustawy o nza, czy też zastosowanie winny znaleźć przepisy np. o dostępie do informacji publicznej.
Jeśli przyjmiemy, że archiwa zakładowe jst i podmiotów publicznych są wyłączone z udostępniania materiałów archiwalnych na postawie tego, że nie zostały wymienione jako podmioty zobowiązane do udostępniania materiałów archiwalnych (art. 16a ust. 2), to jaki zatem sens ma zapis z art. 35 ust. 3 zdanie drugie, że udostępnienie osobie trzeciej jest za zgodą kierownika jednostki?
Co więcej, instrukcja archiwalna dla jst wskazuje, że w przypadku osób z zewnątrz musi być wskazany cel i uzasadnienie dla udostępnienia dokumentacji (czyli nie tylko materiałów archiwalnych, jak wskazuje ustawa nza, ale również dla dokumentacji niearchiwalnej).
Kolejne pytanie to, czy przed udostępnieniem należy dokonać anonimizacji czy wystarczy tylko oświadczenie, o zobowiązaniu do przetwarzania danych jedynie w celach wskazanych we wniosku, czyli przygotowanie publikacji naukowej.
Czy ktoś z Forumowiczów spotkał się swojej pracy z podobnym problemem, lub też czy kiedykolwiek zastanawiał się nad owymi zagadnieniami.?
Może pracownicy większych archiwów zakładowych częściej spotykają się z tematyką udostępnienia materiałów archiwalnych/dokumentacji będącej w archiwum zakładowym na wniosek osób spoza podmiotu.
« Odpowiedź #8 dnia: Marzec 20, 2019, »
Rovan dokładnie jest to udzielenie informacji instytucji z zewnątrz czy osoba prowadząca lata wstecz działalność sfinansowaną z naszych środków posiada jakieś zadłużenia (osoba zmarła i sprawy spadkowe są prowadzone a zadłużenia u nas nie posiadał). Komórka która wytworzyła dokumentację nie ma w swym zakresie obowiązku odpisać na to pismo dlatego uczyniła to komórka która zajmuję się zadłużeniami. Między tymi komórkami w końcu powstał ostatnio spór, gdyż żadna z nich nie chce tego pisma do siebie wsiąść, dodatkowo komórka udzielająca odpowiedzi w znaku pisma podała znak teczki wypożyczonej z archiwum oczywiście dodając bieżący rok do znaku pisma. Teraz to wszystko chcą "wpakować" do archiwum.
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 21, 2019, »
Komórka która zajmuję się zadłużeniami powinna udzielić informacji z własnym dobranym rzeczowo aktualnym znakiem sprawy. Archiwum na wniosek może udostępnić (kopie) na zew. wytworzone wcześniej dokumenty. Gdyby wytworzone wcześniej dokumenty jasno określały stan zadłużenia, to wystarczyłoby samo udostępnienie akt i wtedy załatwia to archiwum ze swoim aktualnym znakiem sprawy.
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 21, 2019, »
Stany najlepiej to podsumował.

References: art. 35
 art. 16
 art. 22
 art. 23
 art. 33
 art. 34
 art. 35
 art. 35
 art. 35