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Timestamp: 2018-12-17 15:16:21+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 205 DE 1999
RESOLUCIÓN 205 DE 05 DE MARZO DE 1999
CONTENIDO:MINISTERIO DE CULTURA. SE REGLAMENTA EL DERECHO DE PETICIÓN.
DIARIO OFICIAL N°:43534 DE MARZO 24 DE 1999
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 1707 DE 2006 ARTÍCULO 37 DEL MINISTERIO DE CULTURA
RESOLUCIÓN 205 DE 1999
“Por la cual se reglamenta el derecho de petición en el Ministerio de Cultura”.
(Nota: Derogada por la Resolución 1707 de 2006 artículo 37° del Ministerio de Cultura)
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 3º del Decreto 1970 del 7 de agosto de 1997.
Que la Constitución Política en el artículo 23, y el Código Contencioso Administrativo en su título I consagran el derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o particular y a obtener pronta solución;
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 1º de la Ley 58 de 1982, la Procuraduría General de la Nación deberá impartir aprobación al reglamento que elabore la respectiva entidad, para el trámite interno de las peticiones;
Que de conformidad con lo consagrado en el artículo 32 del Decreto 01 de 1994, Código Contencioso Administrativo, los organismos de la rama ejecutiva del poder público deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver;
Que la Ley 57 del 5 de julio de 1985, ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales;
Que la Ley 200 de 1995, en su artículo 40, numeral 17 expresa que son deberes de los servidores públicos dictar los reglamentos internos sobre derechos de petición;
Que con fundamento en las anteriores consideraciones se procede a adoptar el referido reglamento,
ART. 1º—Reglamento del derecho de petición. Adóptese el siguiente reglamento para la tramitación interna de las peticiones que le corresponde resolver al Ministerio de Cultura, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, las leyes, los reglamentos y demás normas que regulan la materia.
ART. 2º—De los principios. Toda actuación administrativa que adelante el Ministerio de Cultura, se desarrollará con arreglo de los siguientes principios:
Principio de economía. Los procedimientos se adelantarán en el menor tiempo posible y con el menor gasto de quienes intervienen en ellos. No se deben exigir más documentos o copias de los estrictamente necesarios, autenticaciones, ni notas de presentación personal, salvo la que la ley lo ordene en forma expresa.
Principio de celeridad. Este principio busca la iniciativa de los funcionarios para impulsar los procedimientos administrativos, eliminar trámites innecesarios, utilizar formularios que agilicen las actuaciones, considerando siempre todos los argumentos y pruebas aportadas por los interesados. Los retardos injustificados dan lugar a sanción disciplinaria.
Principio de eficacia. Las actuaciones administrativas deben lograr su finalidad. Por tal motivo, los funcionarios oficiosamente deben remover los obstáculos puramente formales para procurar evitar decisiones inhibitorias. Las nulidades por vicios de procedimiento podrán sanearse en cualquier tiempo de oficio o a petición del interesado.
Principio de imparcialidad. Todos los ciudadanos merecen el mismo respeto por parte de los funcionarios. Por tal razón, el mencionado principio busca que los funcionarios actúen sin discriminación alguna y les den igual tratamiento a todas las personas.
Principio de publicidad. Establece la obligación de las autoridades de dar l a conocer sus decisiones a los interesados mediante comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley.
Principio de contradicción. Consiste en la oportunidad que tienen todos los interesados de conocer y controvertir por los medios legales las decisiones administrativas. En desarrollo de este principio se deben tener en cuenta los aspectos relativos a citaciones, notificaciones, publicaciones y oportunidades para controvertir las decisiones por los medios legales.
ART. 3º—Clases de actuaciones administrativas. Las actuaciones administrativas podrán iniciarse:
Clasificación de las peticiones
Petición en interés general.
Petición en interés particular.
Sobre las actividades del Ministerio de Cultura.
Expedición de copias.
Formulación de consultas.
ART. 4º—Peticiones en interés general y en interés particular. Toda persona podrá solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones del Ministerio de Cultura, a consultar los documentos que reposen en sus dependencias, a que se le expidan certificaciones y copias de los documentos, siempre que éstos no tengan carácter de reservados, conforme a la Constitución y a la ley.
ART. 5º—Petición de información. En desarrollo de este derecho de petición toda persona podrá solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y a que se le expidan copias de sus documentos en los términos contemplados en la presente resolución.
ART. 6º—Formulación de consultas. En relación con las funciones y materias propias del Ministerio de Cultura, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales, toda persona tendrá derecho a formular consultas, las respuestas correspondientes no comprometerán la responsabilidad del ministerio, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, de acuerdo con lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Forma de presentación de las peticiones
ART. 7º—Peticiones verbales y escritas. El derecho de petición en sus modalidades de: interés general, interés particular, solicitud de información y formulación de consultas podrá ser ejercido en forma verbal o por escrito.
a) Peticiones verbales. Las peticiones verbales se formularán directamente en la dependencia competente para resolverlas, de acuerdo con la naturaleza del asunto;
b) Las peticiones escritas. Estas serán recibidas solamente por el grupo de correspondencia del Ministerio de Cultura, deben contener por regla general como mínimo la siguiente información:
Fecha en la que se formula.
Identificación expresa de la autoridad a la cual se dirige.
Nombres y apellidos completos del solicitante, el documento de identidad y la dirección de correspondencia.
Si se actúa mediante representantes o apoderado, se debe indicar su nombre, apellido, documento de identidad y dirección. El poder deberá ser otorgado en concordancia con lo previsto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil o las normas que lo modifiquen.
Objeto de la petición y razones en que se apoya.
Relación de los documentos que se acompañan.
ART. 8º—Horario de atención al público. El horario de atención al público en el Ministerio de Cultura será de será de lunes a viernes de 8:00 a 5:00 p.m., en jornada continua.
Procedimiento para atender las peticiones en interés general y particular
ART. 9º—Requisitos especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adentrarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos se fijará en un lugar visible al público en las dependencias del Ministerio de Cultura.
ART. 10.—Peticiones incompletas. El funcionario que recibe la petición deberá revisarla, con el fin de constatar que reúne la información o documentos necesarios para decidirla y si constatare la falta de algunos de ellos, en el acto de recibo se le indicarán al peticionario los que falten, para que proceda de conformidad. Si el peticionario insiste en que se le radique la petición, se le recibirá dejando constancia escrita de este hecho, constancia que se anexará a la petición.
ART. 11.—Solicitud de informaciones o documentos adicionales. Si al iniciar una actuación administrativa el funcionario respectivo, encontrare que la información o documentos proporcionados no son suficientes para decidir, se requerirá al interesado por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya efectuado la petición, para que aporte lo faltante. Este requerimiento interrumpe los términos para decidir por parte de las autoridades, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 01 de 1984.
ART. 12.—Desistimiento. Si el interesado no presenta en oportunidad los documentos, informaciones o requisitos que se le hayan solicitado, dentro de un término de dos (2) meses contados a partir del día siguiente al del envío de la comunicación, se entenderá que desiste de su petición. En este evento el expediente o los documentos que contiene la petición se archivarán, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto.
ART. 13.— Falta de competencia. Si el funcionario que recibe la petición no es el competente para decidir, dará traslado de la misma a la autoridad o funcionario o dependencia correspondiente, en los términos y condiciones previstas en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.
ART. 14.—Citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve el Ministerio de Cultura, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en los resultados de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo si no hay otro medio más eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.
Si la citación no fuere posible o resultare demasiado costosa o demorada o se tratare de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición a través de los mecanismos que para el efecto tuviese la entidad, o en un periódico de amplia circulación nacional o local según el caso.
ART. 15.—De las citaciones y publicaciones. Las citaciones y publicaciones de que trata el artículo anterior, así como las demás que deban hacerse dentro de las actuaciones administrativas correspondientes, serán de cargo del peticionario, quien deberá cancelar su valor, previa liquidación, efectuada por el funcionario que adelanta la actuación, en la Cuenta Nº 6101111-0 del Banco de la República, debiendo remitir el comprobante de dicho pago a la pagaduría del ministerio. Si el peticionario no cancela el valor respectivo, en un término de cinco (5) días, se entenderá que desiste de la petición, conforme al artículo 16 del Código Contencioso Administrativo. El valor de las citaciones y publicaciones se liquidará de acuerdo con las tarifas que rigen el correo certificado de prensa, respectivamente.
ART. 16.—Término para resolver las peticiones. El término para resolver las peticiones de interés general o en interés particular es de quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo, a las cuales se les aplicará el siguiente trámite:
8. Remisión a peticionario 1 día
ART. 17.— Recibo de información. Cuando el funcionario del Ministerio de Cultura reciba tutelas, telegramas, notificaciones y derechos de petición y todos los asuntos relacionados con procesos judiciales deberá remitirlos de manera inmediata a la oficina competente; de no estar seguro el funcionario del destino de la comunicación, éste está en la obligación de averiguar y tener certeza sobre el mismo.
ART. 18.—Número de referencia de la respuesta. En las respuestas al interesado se citará como referencia el número de radicación, a fin de que se haga constar en la planilla correspondiente el número y fecha de respuesta.
ART. 19.—Prohibiciones de exigir documentos que reposen en la entidad. No podrán exigirse al peticionario copias o fotocopias de documentos que reposen en el ministerio, o a los que este organismo tenga facultad legal de acceder.
ART. 20.—Imposibilidad para resolver o contestar las peticiones. Cuando no sea posible resolver o contestar la petición en el término de quince (15) días, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que resolverá o se dará respuesta.
ART. 21.—Solicitudes. En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en el ministerio, solicitar copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las actuaciones del ministerio.
ART. 22.—Información general. El Ministerio de Cultura mantendrá en un sitio de fácil acceso al público los siguientes documentos:
1. Las normas que definen la naturaleza, funciones y estructura del ministerio.
2. Organigramas y manual de funciones.
3. Los métodos, procedimientos, sistemas y formularios para el trámite de los diversos asuntos relacionados con el ministerio.
4. Información sobre las dependencias para formular consultas, entregar y recibir documentos, bienes y conocer decisiones.
ART. 23.—Consulta de documento. Toda persona tendrá derecho a consultar los demás documentos oficiales y podrá pedir y obtener copia de ellos. Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados.
ART. 24.—Reserva de documentos. Tendrán el carácter de reservados, los documentos definidos como tales por la Constitución Política, las leyes y los referentes a la defensa y seguridad nacional.
ART. 25.—Oponibilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo.
ART. 26.—Levantamiento de la reserva. De conformidad con el artículo 13 de la Ley 57 de 1985, la reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que éste en su posesión adquiere la obligación de expedir, a quien lo demande, copia o fotocopias del mismo.
ART. 27.—Reserva de las investigaciones. De conformidad con el artículo 33 de la Ley 190 de 1995, harán parte de la reserva las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos; los fallos serán públicos.
PAR.—Esta reserva se ha de levantar tan pronto se practiquen las pruebas decretadas en la oportunidad legal y, en todo caso, una vez expire el término señalado en la ley para la investigación.
Lo anterior se entenderá sin perjuicio de que el investigado tenga acceso a la investigación, desde las preliminares.
ART. 28.—Investigaciones. En el evento que se conozca la información reservada, la entidad deberá adelantar una interna y explicarle a la opinión las posibles razones de hecho.
ART. 29.—De la negativa de las peticiones. Cuando la administración niegue la consulta de los documentos se debe dictar una providencia motivada, señalando el carácter de reservado de la información negada y citando las disposiciones legales pertinentes.
En este evento se le debe notificar tanto al peticionario como al Ministerio Público, de acuerdo con lo previsto en los artículos 44 del Código Contencioso Administrativo y 9-d) de la Ley 201 de 1995. Si a pesar de esto el peticionario insiste en tener acceso al documento, el funcionario debe enviar la documentación correspondiente al Contencioso Administrativo de conformidad con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 446 de 1998.
ART. 30.—Documentos publicados. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así se informará, indicando el número y la fecha del periódico, boletín o gaceta en que se hizo la divulgación, de conformidad con lo previsto en el artículo 22 de la Ley 57 de 1985.
ART. 31.—Examen de documentos. El examen de documentos se hará en horas de despacho al público y con la autorización concedida por el jefe de la respectiva dependencia o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad. Los documentos que tengan carácter reservado se encontrarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente colocando la inscripción de “carácter reservado”. A estos documentos reservados no podrán tener acceso los pensionados.
ART. 32.—Certificaciones. Las certificaciones definidas, en concordancia con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil, como aquellos actos por medio de los cuales el director de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido, serán expedidas, a quien las solicite, por los funcionarios del Ministerio de Cultura, investidos de autoridad, a quienes se les haya asignado esta función.
ART. 33.—Información que reposa en banco de datos. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que el Ministerio de Cultura haya recogido sobre ellas en sus archivos y bancos de datos.
ART. 34.—Término para resolver las peticiones sobre consulta de documentos. De conformidad con el artículo 25 de la Ley 57 de 1985, el término máximo para resolver estas peticiones es de diez (10) días hábiles. Si en este lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes.
ART. 35.—Solicitud de copias. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en el Ministerio de Cultura se tramitará ante la dependencia competente, quien hará las gestiones correspondientes en la dependencia que los posea, a efecto de que las autorice y sean entregadas en un plazo máximo de tres (3) días hábiles.
Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan el carácter de reservados, ni copia de cualquiera otros documentos, sin orden del jefe de la oficina de quien dependa. En la solicitud debe constar la clase de documento, el número de copias, el valor y la firma autorizada.
ART. 36.—Valor de las copias. Las fotocopias solicitadas por los peticionarios, podrán tomarse en la misma dependencia y darán lugar al pago de estas cuando la cantidad solicitada sea cinco (5) o más fotocopias, siendo su costo de setenta $ 70 pesos moneda corriente, por cada una, el cual se reajustará cada año, de acuerdo con la meta de inflación del año respectivo, según lo previsto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995. El valor de las fotocopias será consignado en la cuenta número 6101111-0 del Banco de la República.
Cuando las fotocopias no puedan suministrarse por la dependencia respectiva, el funcionario encargado del manejo de los documentos solicitará al peticionario un documento de identificación, y le prestará los documentos que sean de interés del peticionario para que lo fotocopie en un sitio cercano al Ministerio de Cultura.
ART. 37.—Del derecho de formulación de consultas. El derecho de petición incluye formular consultas verbales o escritas, las cuales se atenderán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
ART. 38.—Término para resolver las consultas. Las consultas formuladas por escrito serán absueltas por la dependencia correspondiente, en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de su recibo.
ART. 39.—Peticiones no relacionadas con la entidad. La dependencia que reciba la petición escrita y ésta no esté relacionada con las funciones del Ministerio de Cultura, enviará al organismo o entidad competente, a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha de su recibo e informará inmediatamente al peticionario el trámite realizado. En la misma forma procederá la dependencia del ministerio que reciba una petición no relacionada con las funciones de la entidad.
ART. 40.—Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición será objeto de las sanciones previstas en los artículos 76 del Código Contencioso Administrativo, 29 de la Ley 57 de 1985 y demás normas de carácter disciplinario que así lo consagren.
ART. 41.—Desistimiento. Los interesados podrán desistir expresamente en cualquier tiempo de sus peticiones, antes de que se adopte la decisión definitiva, pero el ministerio podrá continuar de oficio la actuación si la considera necesaria para el interés público.
ART. 42.—Notificaciones y recursos. Las decisiones que resuelvan peticiones en interés particular y que sean susceptibles de recursos deberán notificarse en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo. Las decisiones sobre peticiones de información deberán notificarse al peticionario y al Ministerio Público, si fueren negativas. Las demás se ejecutarán simplemente.
ART. 43.—Procedimientos regulados por normas especiales. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por éstas y en lo no previsto en ellas, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y en esta resolución, en cuanto resulten compatibles.
ART. 44.—Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites. Los jefes de las respectivas oficinas y los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de los asuntos aquí determinados, serán responsables por la indebida atención de las peticiones y consultas a su cuidado y además de la aplicación de los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, moralidad, igualdad y contradicción.
ART. 45.—Sanciones. La demora injustificada en absolver las peticiones, informaciones, consultas o quejas, será sancionada disciplinariamente por el Ministerio de Cultura, de conformidad con las normas legales vigentes.
ART. 46.—Prohibiciones. En ningún caso y por ningún motivo podrán los funcionarios del ministerio, por vía de consulta, entrar a definir ni a calificar la validez o nulidad de sus actos.
ART. 47.—Procedimientos especiales. Las previsiones conferidas en la presente resolución, no cobijan trámites y actuaciones administrativas que estén reguladas por normas especiales y en las que deben intervenir el Ministerio de Cultura, por mandato de la misma ley.
ART. 48.—Aplicación subsidiaria. Las situaciones no previstas en el presente reglamento se regirán por las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y en las demás disposiciones que lo modifiquen o reformen.
ART. 49.—Examinar. Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, y de obtener copias y certificaciones sobre los mismos, que se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días. Con los documentos que, por mandato de la Constitución Política o de la ley, tengan carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.
ART. 50.—Suspensión de términos para decidir. El trámite de un impedimento suspenderá los plazos para decidir o para que opere el silencio administrativo.
ART. 51.—Rechazo de las peticiones. Si el escrito con el cual se formula la petición no se presenta de conformidad con lo señalado en el artículo 23 de la Constitución Política, el funcionario competente deberá rechazarla.
ART. 52.—Modificaciones. Las modificaciones al presente reglamento requerirán de la revisión y aprobación previa de la Procuraduría General de la Nación.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C. a 5 de marzo de 1999.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 37

RESOLUCIÓN 
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