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Timestamp: 2019-10-17 23:16:35+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 463 DE 2005
RESOLUCIÓN 463 DE 05 DE DICIEMBRE DE 2005
CONTENIDO:MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000: 2005 EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. SE ADOPTA, DEROGA LA RESOLUCIÓN 542 DE 1996.
“Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”.
en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confieren el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 6º del artículo 6º del Decreto 2478 de 1999, y
• Que el Decreto 2478 de 1999, “por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se dictan otras disposiciones” en su numeral 6º, artículo 6º establece, entre otras funciones del ministro: “Crear, organizar, conformar y asignarles responsabilidades a grupos internos de trabajo, mediante resolución, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por el ministerio, y designar al funcionario que actuará como coordinador de cada grupo”;
ART. 1º—Adopción del modelo estándar de control interno - MECI 1000:2005. Adoptar para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural el modelo estándar de control interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ART. 2º—Definición de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
4.1. Objetivos de control de cumplimiento: Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural los siguientes:
4.2. Objetivos de control estratégico: Constituyen objetivos de control estratégico del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural los siguientes:
4.3. Objetivos de control de ejecución: Constituyen objetivos de control de ejecución del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural los siguientes:
4.4. Objetivos de control de evaluación: Constituyen objetivos de control de evaluación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural los siguientes:
c) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las oficinas de control interno, sobre la entidad, como mecanismo de verificación a la efectividad del control interno;
4.5. Objetivos de control de información: Constituyen objetivos de control a la información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural los siguientes:
ART. 5º—Estructura de control. A fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos y en concordancia con los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la entidad, configurándose para este fin los subsistemas, componentes y elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad así:
2 1.1. Políticas de operación.
Susbistema de control estratégico
ART. 6º—Susbistema de control estratégico. Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ART. 7º—Componente ambiente de control. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
8.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Elementos de control, que definen el estándar de conducta del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Estableciendo las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.
8.2. Desarrollo del talento humano: Elemento de control, que define el compromiso del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.
8.3. Estilo de dirección: Elemento de control, que define la filosofía y el modo de administrar del ministro, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.
ART. 9º—Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.
10.1. Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
10.2. Modelo de operación por procesos: Elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
10.3. Estructura organizacional: Elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión.
ART. 11.—Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.
12.1. Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
12.2. Identificación de riesgos: Elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, que ponen en riesgo el logro de sumisión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
12.3. Análisis del riesgo: Elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para su aceptación y manejo.
12.5. Políticas de administración de riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ART. 13.—Subsistema de control de gestión. Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.
ART. 14.—Componente actividades de control. Conjunto de elementos de control, que garantizan el control a la ejecución de la función planes y programas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
15.1. Políticas de operación: Elemento de control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo previamente definido por la entidad.
15.2. Procedimientos: Elemento de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
15.3. Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
15.4. Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5. Manual de procedimientos: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
ART. 16.—Componente información. Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos.
17.1. Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, pero que afectan su desempeño.
17.2. Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.
17.3. Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ART. 18.—Componente comunicación pública. Conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de1998.
19.1. Comunicación organizacional: Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
19.2. Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
19.3. Medios de comunicación: Elemento de control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
ART. 20.—Subsistema de control de evaluación. Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.
ART. 21.—Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control, que al actuar en forma coordinada en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
22.2. Autoevaluación a la gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ART. 23.—Componente evaluación independiente. Conjunto de elementos de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural por parte de la oficina de control interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la entidad.
24.1. Evaluación del sistema de control interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
24.2. Auditoría interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
26.1. Plan de mejoramiento institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.
26.2. Planes de mejoramiento por procesos: Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
En efecto, el artículo 6º de la Ley 87 de 1993 señaló que, el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno, es responsabilidad del representante legal, es decir, del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural y de los jefes de la dirección y/o dependencia del ministerio, así como de los demás funcionarios del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno.
ART. 28.—Representante de la dirección. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno basado en el modelo estándar de control interno que establece el Decreto 1599 de 2005, el ministro delega dicha función en el director de planeación y seguimiento presupuestal, quien actuará bajo las políticas establecidas por el comité de coordinación de control interno.
ART. 29.—Comité de coordinación de control interno. El comité de coordinación de control interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los decretos 1826 de 1994 y 2145 de1999.
ART. 30.—Responsabilidad de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
ART. 31.—Oficina de control interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. La oficina de control interno, con base en los artículos 3º, numeral d), 9º y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la evaluación independiente al sistema de control interno y a la gestión del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como por el seguimiento al plan de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha.
ART. 32.—Función de evaluación independiente. Es el examen autónomo del sistema de control interno y de las acciones llevadas a cabo por la oficina de control interno, será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana, y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ART. 33.—Función de auditoría interna. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicos son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: cumplimiento, soporte organizacional, gestión y resultados.
ART. 34.—Herramientas de evaluación. El grupo evaluado de la oficina de control interno, para llevar a cabo la evaluación del control interno, de la gestión y resultados de la entidad, así como el seguimiento a los planes de mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y órgano de control fiscal correspondiente.
ART. 35.—Informes a presentar por la oficina de control interno. La oficina de control interno, presentará al ministro, y al comité de coordinación de control interno, los siguientes informes relacionados con la evaluación independiente del control interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
35.1. Informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno. El jefe de la oficina de control interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar al ministro a más tardar el 30 de enero de cada año, el informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la implementación del sistema de control interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8º del Decreto 2145 de 1999.
Por su parte, el ministro remitirá al consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, conforme a lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el informe que sobre el avance del control interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.
35.2. Informes de auditoría interna: El jefe de la oficina de control interno, reporta al ministro y al comité de coordinación de control interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
El jefe de la oficina de control interno, deberá tomar como base las normas de auditoría generalmente aceptadas, los métodos y herramientas de auditoría interna que permiten una evaluación independiente y cierta sobre la gestión y los resultados del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el plan de auditoría establecido y ejecutado formalmente por la oficina de control interno y validado por el comité de coordinación de control interno.
ART. 36.—Forma y archivo de los informes. Los informes de evaluación del control interno y de auditoría interna, elaborados y presentados por la oficina de control interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y los órganos de control externos cuando estos lo requieran.
ART. 37.—Comunicación de resultados sobre la evaluación del control interno. La oficina de control interno, comunicará oportunamente y por escrito al ministro y al comité de coordinación de control interno, los resultados de la evaluación del control interno de la entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del sistema de control interno.
ART. 38.—De la aplicación de recomendaciones y correctivos. Con base en lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el ministro, los directivos y el comité de coordinación de control interno son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del control interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de auditoría externa de los órganos de control fiscal.
ART. 39.—Normas de control interno contable. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ART. 40.—Métodos y procedimientos de control interno. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución expedirá a través de un acto administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del sistema de control interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ART. 41.—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por las cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación, así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.
ART. 42.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 542 de 1966 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 artículo 61
 artículo 6
 artículo 6
 artículo 32
 artículo 6
 artículo 8
 artículo 2
 artículo 6
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 artículo 3
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