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TECNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDADES DE RESOLUCIÓN OBLIGATORIA - PDF
TECNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDADES DE RESOLUCIÓN OBLIGATORIA
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Guillermo Salinas Coronel
1 Página1 TECNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDADES DE RESOLUCIÓN OBLIGATORIA Ingresantes : Este cuadernillo tiene por objetivo introducir al futuro alumno en el universo de la archivística. Está organizado para que el futuro alumno reflexione sobre algunos temas básicos, coteje con su idea previa y oriente su mirada a nuevos conceptos. Los temas abordados en este cuadernillo, serán desarrollados en las asignaturas introductorias del 1º año de la carrera. Al final de los contenidos teóricos se encuentran las ACTIVIDADES DE RESOLUCION OBLIGATORIA. Realícelas en papel EL UNIVERSO DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Iniciemos este recorrido a partir de sus saberes y experiencias previas. Reflexione sobre los puntos que a continuación se detallan: Sobre la formación de los archivos Desde cuando existen los archivos Sobre los motivos fundamentales por los que se producen y conservan los documentos En qué consiste ser archivero Sobre el ciclo vital de los documentos? La importancia del archivo intermedio Sobre la conservación perpetua DOCUMENTOS DE LECTURA OBLIGATORIA Manuel Vázquez. Estado y profesión archivística (Ponencia). 4º Congreso Argentino de Archivística. San Miguel de Tucumán, 8-10 de octubre de 2007
2 Página2 Hay dos ventanas Somos proclives a mirar todo lo archivístico relacionado con papeles del pasado, lo cual es media verdad. Este 4º Congreso Argentino de Archivística nos ubica en la otra ventana porque nos convoca a reflexionar sobre Los Archivos y los Poderes Políticos, es decir los documentos de archivo actuales y los Poderes Políticos actuales. En este momento, en Argentina, o no nos llaman a atender la circulación de documentos mientras están en uso administrativo, o los procesamos en función de que lleguen perfectos a integrar el Archivo Histórico. Demos un giro al enfoque. Los documentos en uso administrativo son el sustento de la vida social y democrática. Por lo tanto, militamos en una Profesión Social, no en una técnica de ordenar y etiquetar cajas y expedientes. La tarea del Archivero no se agota en el esmero con que atiende a su archivo. Esto es necesario y laudable, pero no suficiente para el s XXI. Ahora la Profesión Archivística en su conjunto y en cada Archivero debe palpitar la preocupación por los defectos de la vida democrática que se derivan del manejo ineficiente o torcido de los documentos. Por ejemplo, cuando la autoridad pone el procesamiento de unas Actas de Escrutinio Electoral en manos de adolescentes inexpertos dirigidos por un lego que no comprende el valor de esos documentos relacionados directamente con un acto culminante de la Democracia. Deberíamos ser convocados a capacitar a quienes han de realizar el trabajo, y coordinar la tarea mientras se ejecuta. Los documentos de gestión, son indispensables Los documentos de archivo o de gestión son los nacidos de una tramitación o gestión que hacemos todos los miembros de la sociedad -Estado, Instituciones privadas y ciudadanos-, cuando buscamos un bien económico, laboral, político, ideal, etc., o un objeto físico, que otro miembro puede brindarnos. Ejemplos: Cuando quisimos formar una Nación, convocamos una Asamblea Constituyente, ésta emitió una Acta de Independencia. El Poder Ejecutivo la promulgó y comunicó a los países restantes que declaraba su independencia nacional. Estos, a su vez, nos aceptaron. Todo esto mediante papeles. Cuando decidimos construir nuestra vivienda, compramos el terreno, lo registramos en la oficina respectiva, un arquitecto nos hace los planos, contratamos albañiles, adquirimos los materiales y la estrenamos. Todo esto con documentos. Por último, cuando queremos movilizarnos en la ciudad, subimos a un ómnibus y pagamos boleto que nos da derechos: 1) a viajar: 2) a exigir al conductor que cumpla el horario y nos lleve a destino; 3) si sucede un accidente en el viaje, nos asegura una indemnización. En estos ejemplos -que corren de mayor a menor- podemos observar que cualquier tipo de gestión o trámite, a todo nivel, en una sociedad organizada se mueve mediante documentos correcta de archivo o de gestión. Es decir, los documentos de archivo son vehículos únicos e indispensables para que exista y se desenvuelva una sociedad. Hoy no está asentada en nosotros la convicción de este enfoque social. Hemos de trabajar para establecer un consenso entre los actuales Archiveros profesionales y la sociedad, que permita a nuestras Asociaciones y Centros de Estudio salir a la prensa para velar por una correcta circulación de documentos y defender los derechos en juego, de los intervinientes.
3 Página3 Sociedad, Democracia y Documentos La sociedad está compuesta por: el Poder Ejecutivo con sus infinitos órganos ministerios, escuelas, hospitales, policía, etc.- el Judicial, el Legislativo, las instituciones no estatales con y sin fines de lucro comerciales, fabriles, deportivas, políticas, sindicales, etc.- y cada uno de los ciudadanos, en su diario trajinar. Todos estos son actores que emiten o reciben algo mediante documentos. Sociedad el s XXI equivale a Comunidad Democrática La Democracia requiere un equilibrio dinámico, como un avión en vuelo. Equilibrio entre Poder del Estado y autonomía de los ciudadanos, entre representantes y representados; relaciones justas entre instituciones públicas y privadas, sindicatos débiles y poderosos y entre oficialismo y oposición. La Democracia es también un castillo de naipes que se construye y sobre todo se mantiene mediante documentos en papel o en disco de computadora, cuyo cumplimiento depende de: 1) compromiso ético individual, 2) de controles externos y 3) de la desaparición de la impunidad. Todo ello se hace con documentos de gestión El Poder de los documentos de archivo Los españoles en la época de la Colonia -y nosotros luego- dibujamos, en una hoja de papel, un plano dividido en terrenos y tomamos posesión de ellos. Y los habitantes indígenas? Bueno, ellos no tienen documentos. Así de fácil. Los documentos poseen un poder ilimitado. Los derechos y obligaciones de cada sector de la sociedad se hallan en documentos dispositivos, que van desde la Constitución Nacional hasta las Resoluciones de un Intendente. Los documentos regístrales son increíbles. La existencia y la identidad de cada uno de nosotros y nuestras propiedades residen en los Registros del Estado. Existimos y somos argentinos porque estamos registrados en un Registro Civil de Argentina, no por haber nacido. Estamos muertos sólo si así lo afirma el Registro Civil. Nuestra vivienda nos pertenece porque así lo afirma el Registro de la Propiedad, no por haberla comprado. Viene luego la masa arrasadora de los documentos meramente probatorios que se sustentan normalmente con una firma o un diseño particular. Cada transacción para comprar, para estudiar, para hacer turismo o gimnasia, para cuidar nuestra salud, para pertenecer a un culto o religión, para subir a un ómnibus, etc. requiere su o sus documentos de gestión. En la alta Edad Media, el habitante común de un territorio feudal vivía y moría habiendo producido dos documentos: el Acta de Bautismo y la de Defunción. Hoy hasta los bebés tienen documentos desde el vientre de su madre, por la ecografía. En el s XXI, vivimos en la corriente de un Amazonas de papeles y registros informáticos. Cada habitante produce entre 3 y 5 documentos por día, contando los tiquets de compras y los impuestos, mutuales y seguros. Los documentos de gestión se parecen mucho a la electricidad o la TV, sin las cuales no sabemos ya vivir. Por eso pido un cambio de enfoque. Es razonable que sólo cuidemos los que pertenecen al Patrimonio Documental? Obligado es dar el paso desde el enfoque historicista hacia un planteo social de la circulación de los documentos actuales.
4 Página4 Alguna Profesión maneja este caudal amazónico? No. Los Contadores conducen los documentos contables, que son muchos, pero nada más. Son los ministros del Derecho Comercial. Los abogados se dedican básicamente a los documentos, en cuanto se dé un litigio. Administran dos ramas del Derecho: el Civil y el Penal. Hay abogados laboralistas y de otras especialidades, pero siempre desde la perspectiva de la defensa en juicio. No son su campo los documentos de gestión en sí mismos. Los Archiveros somos la única Profesión vinculada exclusivamente a los documentos nacidos de gestión y la información en ellos contenida. Deberíamos ser los ministros de todo documento nacido de gestión, pero no existe un Derecho Documental. Es lógico proponer que sea creada esta rama del Derecho para que seamos los Profesionales de este inmenso territorio jurídico. Compromiso Social a dos niveles La bibliografía nos enseñó que el archivero ideal era el que conducía a la perfección el archivo donde se desempeñaba, pero en este Amazonas documental, cada Archivo es un pequeño elemento de un todo arrollador. Necesitamos abrir otra ventana. No basta la atención a un Archivo ni siquiera a un Sistema de Archivos- el Archivero debe trabajar en el contexto y espacio de la circulación de documentos e información en su municipio, provincia y país o sea al servicio documental en sí mismo. Desarrollemos un poco la idea de que los archiveros debemos sentirnos comprometidos a dos niveles, a saber, el archivo al que servimos y la sociedad en general. Esto es normal en todas las Profesiones de servicio. Los médicos atienden cada uno en su consultorio, pero conducen la Política de la Salud en general. Los arquitectos no deben ceñir su ejercicio a construir casas. Han de mirar al Urbanismo o sea, el entorno físico y humano de cada tipo de edificio. Una pizca de autocrítica Antes de dar un paso más, escuchemos algo de lo que la sociedad piensa de nosotros. Si tamizamos los preconceptos que los ciudadanos tienen sobre los archiveros, descubriremos que nos ven como oficinistas pasivos que guardamos cuidadosamente los documentos, respondemos a las solicitudes, observamos normas escritas por otros, servimos los libros antiguos depositados y, en ocasiones, negamos la información que tienen los documentos en base a criterios impuestos por los emisores del documento. Qué es lo que podemos ostentar como decisiones propias? Ciertas técnicas específicas como la ordenación por procedencia, el orden original, la integridad de los conjuntos documentales y poco más. Qué pasaría si nos hiciéramos cargo del territorio de los documentos en uso actual desde su costado social? Si demostramos que nos corresponde tomar decisiones. evaluar la calidad de los documentos que corren por las venas y arterias de nuestra comunidad (país, provincia, municipio), prestaríamos un servicio mucho mayor y la gente nos conocería y nos brindaría su confianza. Cada vez ascenderemos una vuelta en la espiral de aceptación, cuando demostremos la eficiencia y el acierto en el camino andado. Habrá llegado la hora de ser oídos como ministros de un Derecho Documental.
5 Página5 Sintetizando: La autocrítica nos revela que nos ven como operadores más bien pasivos y subordinados, de ciertas técnicas que tienen mucho de manual. Salir de esta posición significa tomar el timón de la nave. Ese timón se llama Política Archivística. Una objeción previsible Ya estoy escuchando la objeción: el archivero y la Profesión Archivística NO son propietarios de los documentos con los que trabajan, de qué decisiones hablamos? Las profesiones de servicio medicina, arquitectura, ingeniería derecho - trabajan sobre bienes ajenos. Sin embargo son llamadas a preparar la normativa de su área y proponer Políticas Generales para servir a la sociedad. El Estado es quien acepta o rechaza las decisiones emitidas por los Profesionales. Nuestra profesión se desenvolverá de la misma manera. Propondremos planteos totalizadores para los asuntos globales. La Profesión Archivística formulará objetivos y recursos, y el Estado emitirá su decisión. La tensión entre expertos y políticos es parte de la vida en Democracia La Política Documental La palabra política, derivada de polis, significa todo lo relacionado con la ciudadanía de una comunidad democrática. La Política es un entretejido de objetivos y recursos tendiente a elevar el nivel de vida libre y creativa de una sociedad. Hablamos de política educativa, política económica, política de turismo, etc. Cada una de estas políticas comparte el mismo objetivo general mencionado en la definición: elevar el nivel de vida. Se diferencia de las demás por los recursos que utiliza. La Política Documental, entonces se propone elevar el nivel de vida libre y creativa de los ciudadanos, mediante el recurso de los documentos nacidos de gestión y su información. Estos documentos y las normas de tramitación actualmente surgen para responder a necesidades emergentes, en un momento dado. La Política supone como acabamos de deciruna visión general y totalizadora de los problemas y sus complejidades. Veamos algunos ejemplos: 1. No existe, por ejemplo, una teoría que establezca para qué existen los requisitos: su importancia fundamental para obtener beneficios jurídicos o administrativos; su dependencia de los distintos derechos en juego (normalmente se formulan todas las ventajas para quien los impone y todas las cargas para el solicitante). 2. La Política Documental fija su atención en la calidad de los documentos. Acabamos de ver cómo en Córdoba faltaban Actas de Escrutinio en las ultimas elecciones para elegir gobernador; cómo estas Actas eran transmitidas por telegramas o por faxes producidos por personal que carecía de preparación. 3. La normativa de producción, tramitación y destino final de los documentos planteada en contextos de homologación, con el aporte informático, como la circulación de la información. El Gran Paso que estoy proponiendo en esta ponencia puede formularse así: la Profesión Archivística asumirá la conducción de la Política Documental principalmente de los documentos mientras se encuentran en uso administrativo El término Profesión Archivística No es invención mía, pero tampoco es común usar este término.
6 Página6 El matiz que busco es sentir la Archivología como tridimensional. Veamos: en las Profesiones más conocidas, detrás del profesional y la ciencia que practican, existe el respaldo de colegios o asociaciones que son ámbitos donde pueden crecer especializaciones derivadas del ejercicio central de la Profesión. Allí, cada profesional que lo desee puede asumir funciones colaterales a su Ciencia madre. Por ejemplo: hay médicos especialistas en dirección de hospitales, en políticas de salud, medicina preventiva, accidentología, etc. Entre los arquitectos, hay expertos en política de calefacción no contaminante, o de circulación de aire ecológicamente Esa tercera dimensión es la que yo aspiro para nosotros al usar el término Profesión Archivística. Nuestro problema es que somos extremadamente pocos los archiveros, en comparación con la mayoría de las profesiones que prestan un servicio social. Es imperativa y urgente la multiplicación por diez del número actual de archiveros en Argentina. La propuesta de esta ponencia sobre la asunción de nuevas funciones con relación a los documentos mientras están vigentes o en uso administrativo facilitará una diversificación de vocaciones, dada la variedad de actividades que podremos desarrollar. Y esta variedad profundizará y ensanchará los conocimientos de la Ciencia Archivológica. Habremos obtenido una Profesión tridimensional El Derecho Documental La rama del Derecho que llamaremos Derecho Documental atenderá a tres sectores: - Los Documentos de Gestión: su autenticidad, las reglas de su producción, la homologación y su calidad administrativa y jurídica. - La Información contenida en estos documentos: normas para su circulación; la difusión obligatoria de documentos dispositivos; el acceso libre y sus limitaciones; la confidencialidad de los documentos personales. Calidad y veracidad de los censos, estadísticas y elecciones. - Normatización de la burocracia entendida como conjunto de normas escritas que rigen el desenvolvimiento de las instituciones estatales y privadas y los ciudadanos, y sus mutuas relaciones. Este Código Jurídico Documental tendrá como ministros a los archiveros, en cuanto son administradores de Documentos y Archivos, así como el derecho comercial es conducido por los contadores o licenciados en Ciencias Económicas. El Derecho Documental pondrá en el lugar máximo la relación entre el Estado y la Profesión Archivística. Para llegar a él es menester recorrer un camino que se encuentra en nuestro territorio archivístico, pero en sectores inexplorados. Algo así como sucedió al Perú que, a principios del s XX, descubrió que poseía nada menos que el Machu Pichu perdido y desconocido. Conclusión El camino es largo, pero imprescindible. La sociedad lo requiere y, si los archiveros no lo hacemos propio, otra profesión vendrá que ocupará nuestro territorio. Ya están sirviendo a grandes instituciones fabriles, y financieras, Empresas autodenominadas Administradoras de Documentos que ofrecen Sistemas que no tienen en cuenta los derechos de cada miembro de la sociedad. Únicamente miran a la eficiencia y economía. Agradezco a los organizadores de este 4º Congreso Argentino de Archivística la invitación a participar en él. Adelante, Archiveros. Es un camino largo que comienza con los primeros pasos.
7 Página7 Alberch Fugueras, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Ed. UOC P Capítulo 1 La archivística, ciencia de la administración y la información La evolución de la archivística a lo largo de la historia ha sido azarosa y ha estado plagada de obstáculos. Los primeros depósitos de archivos -en realidad, almacenes de papel colocado sin orden ni concierto- han ido experimentando una notable mejoría, paralela a la tecnificación de la profesión. Un oficio de cariz claramente práctico, en el que los documentos se valoran de acuerdo con su utilidad administrativa y jurídica, se convierte en una ciencia interdisciplinaria, en la medida en que los archiveros también se implican en la preservación y explotación de los documentos con finalidades culturales. La asunción de los principios de la gestión de documentos en tanto que postulados íntimamente imbricados en la práctica archivística, el desarrollo de escuelas de formación específica y el arraigo definitivo de un cuerpo teórico sólido señalan la mayoría de edad de una profesión. Según el Consejo Internacional de Archivos, la palabra archivo tiene fundamentalmente tres acepciones: 1) Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transferidos a la institución de archivos competente según el valor archivístico. 2) Institución responsable de la reunión, el tratamiento, el inventario, la conservación y la comunicación de los archivos, también denominada servicio de archivo (o archivos). 3) Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado también depósito de archivos. Los archivos son, en definitiva, el conjunto de documentos recibidos o producidos por las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, como resultado de su actividad, y organizados y conservados para utilizarlos en la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Los archivos también son las instituciones responsables de velar por esta documentación, así como el espacio físico donde se conserva adecuadamente para garantizar su accesibilidad, preservación y uso. En cuanto a la concepción del papel que debería ejercer la archivística, hay dos elementos que son, en gran parte, la causa de la falta de "presencia" y "visibilidad" de la profesión, y de sus técnicas a lo largo de los siglos. En primer lugar, su lenta, aunque sólida, evolución desde la perspectiva de un oficio marcadamente práctico a una ciencia de fuerte componente interdisciplinario. En segundo lugar, el emplazamiento unívoco y unidimensional de la función archivística, a menudo de manera alterna y en términos de contradicción irresuelta, en uno de los dos ámbitos que hoy día definen más claramente su potencialidad: la función históricocultural y la función juridíco-administrativa. La atribución de la función archivística a un ámbito o a otro ha tenido una repercusión inmediata en el perfil del profesional, que curiosamente sólo ha tenido éxito en mostrar a la sociedad su vertiente de historiador -aquella que, precisamente, se percibe como parcial y debilitadora de
8 Página8 una visión amplia e integral de la función archivística- y ha tenido graves dificultades para definir un perfil propio cuando se trata de hacer valer la globalidad y la transversalidad de la profesión. En consecuencia, la transición de la archivística ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le conferían el monopolio -aunque de forma alterna- de velar por los tesoros documentales o los instrumentos jurídicos, a la asunción de su papel fundamental en las políticas de gestión de la información en las administraciones públicas y la empresa privada. A partir de la década de los años ochenta del siglo xx, la creciente sensibilización de la Administración por todo lo que estuviera encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia -y, sobre todo, la convicción de las asociaciones profesionales y los responsables de los archivos y su pedagogía- hizo que se produjera un cambio de mentalidad, que se refleja en la imposición lenta y gradual de una visión integrad ora de la archivística. Esta decidida intervención en la Administración Pública y la empresa privada dentro del marco de la sociedad de la información significa participar activamente en el diseño de los formularios y los procesos administrativos, en la decisión de los soportes de trabajo (papel, microformas, soportes magnéticos y ópticos), en la formulación de los programas de informatización de las funciones administrativas y de tratamiento de los documentos electrónicos, en las políticas de descripción y acceso a la información, en la ejecución de planes de mejora de la calidad y, fundamentalmente, en la formalización de los programas de evaluación y eliminación de los documentos y la información (calendarios de conservación), y de preservación de la información esencial con finalidades administrativas, jurídicas, testimoniales, informativas e históricas. En un sentido más amplio, los cambios experimentados en los últimos años denotan la irrupción de una nueva dimensión de la archivística, ya que han aportado un valor añadido a las funciones asumidas secularmente como propias de la archivística. Entre las nuevas funciones que se atribuyen a la archivística destacan las siguientes: a) La potente formulación del concepto de libre acceso a la información en tanto que derecho constitucional básico. b) El revulsivo derivado de la integración de las tecnologías de la información en el tratamiento y la difusión de la información de los archivos y, paralelamente, en los esfuerzos dedicados a la estandarización y normalización de la descripción. c) La expansión de la archivística en el ámbito de la gestión y el tratamiento de los documentos administrativos, así como en el sector de la función educativa y cultural, sin olvidar el aumento del campo de acción en la variada tipología de fondos y archivos. d) La utilización de las nuevas técnicas de difusión y marketing que deben permitir proyectar los archivos en la sociedad y promover el acercamiento de los denominados "nuevos usuarios de los archivos". 1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria La evolución de la archivística desde un posicionamiento eminentemente práctico a la consecución de su carácter científico culmina a mediados del siglo XIX. En este momento se formulan los principios esenciales -los de procedencia y respeto al orden primitivo-, aparecen las primeras compilaciones doctrinales con reflexiones teóricas globales y se ponen en marcha las escuelas específicas de formación. Por primera vez la profesión se incorpora al elenco de las ciencias, dado que tiene un objeto claro y preciso de actuación -los archivos-, con una metodología propia -la archivística- que aporta una serie de conocimientos reunidos sistemáticamente, una finalidad precisa -la conservación y la recuperación de la información-, un ámbito de investigación y estudio bien definido y, finalmente, una personalidad propia, fruto de haber conseguido un carácter interdisciplinario y transversal.
9 Página9 "Por tanto, el nacimiento de la archivística como ciencia coincide con la difusión de las corrientes de pensamiento que contribuyeron a la transformación de la sociedad feudal. Entroncando con una mayor toma de conciencia del hecho nacional, aparece entonces el concepto de soberanía, así como los principios básicos de responsabilidad, garantía y justicia de la Administración hacia el administrado. En nuestro sector, los cambios obrados se materializaron en los procesos desamortizadores y la desaparición de muchos organismos propios del Antiguo Régimen, que pusieron en manos del Estado una ingente masa documental, y en la expansión de la estructura orgánica y administrativa de los gobiernos, que asumen ahora las funciones de sanidad, educación o economía, depositadas antes en manos privadas, preferentemente de la Iglesia." R. Alberch; ]. Borras; L. Pagarolas; R. Perpinya (1998, pág. 276). Paralelamente, la apertura de los archivos nacionales y la posibilidad de acceder por primera vez a grandes volúmenes de documentación antigua potencian la función histórica en detrimento, muchas veces, de la clásica inserción de los archivos en los engranajes jurídico-administrativos de las instituciones. Este desequilibrio, que limitaba la consolidación científica de la archivística, se superó a partir de la Segunda Guerra Mundial por la creciente integración de la archivística en las tecnologías y los nuevos soportes, y por la necesidad de poner orden a un imparable crecimiento de la burocracia y la producción documental. Así, la cohesión de los dos ámbitos tradicionales de preocupación de la archivística permite consolidar los principios de la profesión, internacionalizándolos y homologándolos, otorgar un formidable impulso a la producción teórica y a las experiencias prácticas, promover la apertura de nuevos campos de actuación y sentar las bases para superar la dicotomía archivos administrativos / archivos históricos, mediante la asunción de una concepción global de la gestión de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta que ingresan en las instituciones archivísticas. En síntesis, en la actualidad es comúnmente aceptado el hecho de que la archivística actúa en dos ámbitos distintos, pero absolutamente complementarios: por un lado, el nivel teórico, que comprende la historia, el objeto, el ámbito de actuación (archivos y documentos) y el método reflejado en la obtención de un conjunto estable de principios, normas y terminología; por otro lado, el nivel práctico, que es el resultado de la continua aplicación de un conjunto de técnicas y procedimientos para la organización, conservación y difusión de los documentos y la información. En este sentido, la pluralidad de las funciones que asume esta archivística emergente se encuentra en la base de su inevitable interdisciplinariedad. Una actuación global y transversal en el mundo de la Administración y la empresa, con documentos antiguos y modernos, con el recurso imprescindible a las modernas tecnologías y los nuevos soportes, y en un contexto jurídico-administrativo preciso, hace que la archivística deba construir un discurso variado y estructurado mediante el recurso a disciplinas propias de las ciencias de la administración} las ciencias de la información y las ciencias auxiliares de la historia. En concreto, la archivística posee un núcleo específico de técnicas y procedimientos, pero, a la vez, bebe de las fuentes del derecho administrativo, el régimen jurídico y la historia general y de las instituciones. Asimismo, aplica filosofías relacionadas con la conservación física de los soportes y las técnicas de difusión y marketing comunes en el mundo del patrimonio cultural, comparte con las ciencias de la información y la documentación las problemáticas derivadas de una recuperación rápida y eficiente de la información, debe usar con profusión las tecnologías de la información y la comunicación y, sobre todo, mantiene un estrecho vínculo con las ciencias y las técnicas historiográficas, especialmente la diplomática, la paleografía y el latín documental y también con otras ciencias auxiliares como la sigilografía, la genealogía, la heráldica, la cronología, la papirología, la numismática, la criptografía y la epigrafía. 2. Archivos, bibliotecas, museos y centros de documentación
10 Página10 La posibilidad de armonizar las distintas disciplinas que configuran el ámbito de las ciencias de la administración, las ciencias de la información y la documentación, y las ciencias del patrimonio cultural ha generado un profundo debate que, a estas alturas, todavía se encuentra sin resolver. Así como las diferencias entre los archivos y los museos son obvias, y las coincidencias se concretan en temas vinculados a la difusión y a las técnicas de exposición y marketing, la consideración objetiva de las diferencias y coincidencias entre la archivística, la biblioteconomía y la documentación requiere una cuidada sistematización para ir más allá de la retórica simplificadora que tiende a cobijar estos sectores bajo el paraguas omnipresente de la información. Tomando como referente las directrices provenientes de la Asociación de Archiveros de Cataluña en los materiales elaborados para la reivindicación de una licenciatura universitaria en archivística en el año 1998, los elementos diferenciadores de estas tres disciplinas se concretan en tres grandes bloques: la génesis o reunión de los documentos, su tratamiento y el objeto básico de atención. 1) Génesis o reunión de los documentos. Una característica acusada de la función archivística es la génesis o reunión de los documentos, expresada en el concepto fondo de archivo como resultado de la actuación espontánea de una institución, mientras que el concepto colección de libros es el resultado de una necesidad o demanda social, y el concepto de selección de la información, finalmente, es inherente a la función de un centro de documentación. En estos dos últimos casos el proceso de reunión de los materiales es artificial. Continuando con la génesis de los documentos, es evidente que en el caso de los archivos es fruto de una relación con el organismo productor en el marco de la Administración Pública o la empresa privada, mientras que las bibliotecas y los centros de documentación crecen mediante la adquisición, intercambio o donación de los materiales que les son propios. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos y las instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia. El archivo nace espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica, mientras que las bibliotecas y los centros de documentación surgen de las necesidades sociales, las demandas ciudadanas y las decisiones políticas, y comportan una evidente voluntad de crearlos. 2) Tratamiento de la documentación. A pesar de la tendencia actual a la homogeneización y estandarización de las normas, aún persisten unas diferencias muy importantes que se justifican en la distinta génesis y tipología de los materiales objeto e la respectiva atención. Así, la archivística se ocupa de una gran disparidad de documentos y de la consiguiente necesidad de crear sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo y la dificultad de aplicar sistemas universales válidos para todas las tipologías de fondos y archivos. Contrariamente, la homogeneidad del objeto propio de la atención de la biblioteconomía y la documentación les permite aplicar sistemas universales de clasificación. En cuanto a la evaluación y selección de la información, en el caso de la archivística se trata de un proceso complejo que se ejecuta después de la recogida de documentos, mientras que la evaluación se lleva a cabo en un contexto de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas y centros de documentación, en cambio, el proceso de selección es simple y se realiza previamente, según las demandas del usuario y para facilitarle la búsqueda. La descripción presenta también algunas diferencias: en los archivos se puede hacer en muchos niveles (fondo, sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación de que se trate; en el caso de las bibliotecas y los centros de documentación, se hace en un único nivel, como resultado de análisis individualizados.
11 Página11 La modalidad de acceso también es un elemento distintivo: en los archivos comporta una fuerte carga jurídica (restricciones, plazos, normativa legal), mientras que en el resto de los equipamientos es directo, sin problemáticas legales específicas, dada la característica de los materiales que conservan (libros, revistas y otras publicaciones, etc.). En cuanto a la formación, ya hemos señalado que la archivística es una ciencia interdisciplinaria; los bibliotecarios y los documentalistas requieren una formación más técnica. 3) Objeto básico de atención. Finalmente, el tercer gran bloque de diferencias reside en el objeto de las respectivas disciplinas, que en la archivística es el documento; en la biblioteconomía, el libro, y en el documentalismo, el documento científico. Asimismo, el documento de archivo es producto de una acción continua y forma parte de una secuencia de producción documental, al mismo tiempo que refleja las funciones y actividades de los individuos y las instituciones que lo han generado. Por el contrario, el objeto de la biblioteconomía responde a una unidad de concepción individual e independiente, y tiene el objetivo de relatar, informar e instruir. "El archivo no es el resultado de una reunión de elementos de distintas procedencias que puedan formar una colección, sino al contrario, de elementos que no tienen una existencia independiente, integrados dentro de una estructura global de documentación que es esencial para comprender su significado. No existe, por tanto, el carácter de individualidad del documento, sino que éste únicamente adquiere su significación cuando se pone en relación con el conjunto documental de donde procede, expresado en el principio de respeto del fondo."r. Alberch;]. Boadas (1989, pág ). Este principio queda perfectamente ilustrado con el ejemplo que aporta el archivero inglés H. Jenkinson, cuando señala que un documento extraído del fondo de un archivo no puede expresar por sí mismo más de lo que haría un hueso separado del esqueleto de un animal extinguido y desconocido. En último término, la diferencia más sustancial reside en el hecho de que el documento es único e irrepetible en su originalidad, mientras que el objeto de la biblioteconomía es múltiple con todas las derivaciones jurídicas de conservación y acceso que supone dicha diferencia. Hay que convenir que también se da un notable conjunto de coincidencias que favorecen proyectos de colaboración e intercambio de información y experiencias. Se trata, fundamentalmente, de las políticas de información y difusión (exposiciones, publicaciones, etc.) de conservación y restauración de los documentos y libros y, especialmente, de todas las problemáticas derivadas de la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación. Asimismo, nuevas tendencias exógenas a estas profesiones plantean la colaboración en problemáticas comunes como la implantación de planes de calidad, el reto derivado de alcanzar nuevas formas de comunicación con los usuarios y la apuesta de futuro que comporta el tratamiento y la perdurabilidad de los documentos electrónicos. En Francia, la voluntad de avanzar en programas de colaboración dio lugar a que, en el año 1992} se crease la asociación ABCD (sigla correspondiente a archiveros, bibliotecarios, conservadores y documentalistas) para favorecer las sinergias entre estas diferentes profesiones. 3. El perfil de los profesionales de los archivos Aceptado el carácter amplio y polivalente de la función archivística, es evidente que el perfil de los profesionales debe responder a una gran pluralidad de intereses en el contexto de organizaciones de dimensiones y objetivos bien diferenciados. Así, y en primer lugar, hay que superar una visión unipersonal del servicio de archivo y avanzar en la línea de diversificar su perfil profesional en sintonía con el enriquecimiento de sus funciones. La descripción de las funciones del director o responsable, de los técnicos superiores archiveros, de los técnicos superiores especialistas, de los técnicos medios generalistas y especialistas y, en otro nivel, de los administrativos, auxiliares y subalternos, refleja la necesidad de definir sus
12 Página12 características y procurar su formación adecuada. En este sentido, parece evidente la necesidad de formalizar en el ámbito teórico, práctico y formativo la existencia de dos tipologías de profesionales: los generalistas o polivalentes y los especialistas o expertos. El debate entre la necesidad de archiveros generalistas o especialistas -con unas consecuencias de gran influencia en el mundo de la formación- va íntimamente relacionado con la rápida evolución que ha experimentado la profesión en los últimos decenios, hasta el punto de superar ampliamente el modelo de archivero-historiador o archivero-erudito consolidado a partir de la segunda mitad del siglo XIX, y que hasta fechas muy recientes había resuelto de manera satisfactoria los requerimientos y los retos que se planteaban en la profesión. Así, pues, desde el momento en que la función archivística se enriquece y diversifica, no sólo entra en crisis el modelo de archivero clásico, sino que también se empiezan a debatir el perfil y las características que debería acreditar a un archivero generalista para, al menos en teoría, ser capaz de afrontar una gran polivalencia de temas derivados de la transformación de la profesión y de la creciente complejidad de las estructuras archivísticas. En primer lugar, cabe señalar que la formación archivística ha tendido tradicionalmente a capacitar a archiveros generalistas, pero con el inconveniente, desde la perspectiva actual, de incentivar una formación con un perfil marcadamente erudito. Con todo, debemos remarcar que el modelo de archivero-erudito de la segunda mitad del siglo XIX era la respuesta, y además con resultados plenamente satisfactorios, a las necesidades y exigencias de la archivística del momento. Actualmente, el modelo de archivero generalista, cada vez menos orientado a una formación exclusivamente centrada en los fondos históricos, se encuentra perfectamente integrado en las administraciones de tipo medio, donde resuelve de forma eficiente una serie de exigencias y necesidades de carácter forzosamente globales. Esta percepción del archivero generalista como un profesional "todo terreno" ha reafirmado -a menudo con el visto bueno del archivero, obligado a adoptar una actitud pragmática para conseguir el consenso y evidenciar su utilidad en la organización-la voluntad política de adscribir al archivo otras funciones como el servicio de publicaciones, la organización de exposiciones, las relaciones con las entidades culturales y los centros de estudios o, incluso, la dirección de bibliotecas, hemeroteca s o museos. Este hecho, si bien potencia su vertiente cultural, también le quita tiempo y dedicación a las funciones de archivo, ya que el incremento de trabajo raramente se corresponde con la aportación del personal necesario para cumplir de forma satisfactoria los servicios básicos que necesita esta amplia gama de equipamientos. Ante la imposibilidad de formar a un archivero que intervenga con destreza en todos los ámbitos de la archivística moderna, especialmente en las organizaciones archivísticas complejas o de grandes dimensiones, algunos autores, como el archivero alemán]. Volker Wagner, defienden que el archivero debería ser un talento múltiple historiador universitario, educador, científico de la información, gestor cultural, periodista-, con el objetivo de liderar una disciplina amplia y compleja, pero con la capacidad de saberse rodear en cada momento de los colaboradores y especialistas adecuados. En esta apreciación permanece implícita la constatación, muy cierta por otro lado, de que la diversidad de tareas a menudo requiere de los archivero s un perfil de generalista, polivalencia que se hace más evidente en las ciudades o archivos de tipo medio. Paralelamente, también es evidente que la creciente especialización, tanto de la tipología de archivos como de soportes, cuestiona el modelo del archivero generalista en tanto que perfil único y plantea la imperiosa necesidad de contar con archiveros especialistas capaces de afrontar con garantías la pluralidad de archivos, fondos y soportes. Así, el archivero francés Olivier Guyotjeannin entiende la especialización e dos formas posibles: a) Una especialización según el tipo de actividades (prearchivo, evaluación, publicación de instrumentos de descripción, clasificación, conservación y restauración).
13 Página13 b) Una especialización según el tipo de documentos: - Según la época de los documentos (es decir, fondos abiertos o cerrados). - Según el tipo de fondo (privado, económico, hospitalario, etc.). - Según los soportes de los documentos (electrónicos, audiovisuales, gráficos y cartográficos, impresos). Parece lógico, además, que la mayor demanda de archiveros especialistas provenga de los grandes centros archivísticos (archivos nacionales o generales, archivos departamentales o provinciales, archivos de las grandes ciudades o corporaciones), vista la complejidad y la especialización inherente a sus funciones. En último término, parece poco recomendable y dudosamente operativo plantear la existencia de dos profesionales con una capacitación de base distinta: una para el archivero generalista y otra para el especialista. En principio, la lógica aconseja formar a archiveros generalistas con una amplia base cultural, teórica y práctica, y posteriormente dotarlos de una formación especializada según los tipos de archivos, fondos o soportes. En este sentido, entendemos que en ambos casos se debería recibir una formación secuencial y acumulativa, de modo que la formación generalista de carácter científico se debería conseguir en la licenciatura universitaria y la especialización, en cursos de posgrado. Finalmente, cabe decir que la archivística es una ciencia con una tendencia irreversible a la especialización. La creciente asunción de la utilidad de las tecnologías de la información y de algunas técnicas de la documentación -elementos que, lejos de debilitar la archivística, no han hecho más que afirmar sus potencialidades- plantea un futuro en el que el archivero se verá obligado a formarse en nuevas áreas y en el que deberá considerar la posibilidad de una especialización dentro de la especialización, visto el elevado valor otorgado a la información en el ámbito de la empresa privada. Estructura y funcionamiento de un archivo. Qué es el Archivo Nacional de Cataluña? Adscrito al Departamento de Cultura, dentro de la Dirección General de Patrimonio Cultural, el Archivo Nacional de Cataluña, creado en 1980, es la institución archivística máxima del país, encargada de reunir, conservar y difundir el patrimonio documental de Cataluña. Como archivo general de la Administración, el Archivo Nacional de Cataluña ingresa, recuperada y gestionada la documentación generada por la acción política y administrativa de los departamentos, organismos y empresas de la Generalitat, de acuerdo con lo que define el Decreto 76/1996, de 5 de marzo, que regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalitat. En este sentido, es una institución que está al servicio de la Administración y de los ciudadanos. El Área de los Fondos de la Administración lleva a cabo trabajos relacionados con la conservación de testigos documentales que, especialmente a lo largo del siglo XX, ha producido la Administración pública de Catalunya. En su condición de archivo histórico, el Archivo Nacional de Cataluña recupera la otra documentación que, de acuerdo con la legislación, tiene una especial relevancia para el conocimiento de nuestra historia nacional. Una faceta importante de esta actividad, que desarrolla el Área de los Fondos Históricos, es el ingreso de aquellos fondos de la propiedad privada que le son dados o depositados por sus propietarios o poseedores.
14 Página14 El Área de los fondos de Imágenes, gráficos y audiovisuales da el trato específico en función del apoyo a los documentos y archivos de imagen y sonido. Estos documentos han adquirido una importancia creciente en el conjunto del patrimonio documental y requieren unas condiciones de conservación y descripción específicas. Esta área vela también por la recuperación de los fondos de estas características de cara a ingresarlos en el Archivo Nacional. Además de las tres áreas anteriormente citadas, y con el objetivo de dar respuesta a la diversidad de fondos y de servicios, la ANC ha creado las siguientes áreas: El Área de Reprografía y Nuevas Tecnologías, que se encarga de realizar los programas de reproducción de los fondos en función de las necesidades internas y externas del centro. Esta área también tiene la función de hacer el seguimiento de las innovaciones tecnológicas en el campo de la información y el trato documental y elaborar programas para su implantación en el Archivo Nacional. El Laboratorio de Restauración, que hace los trabajos de conservación y de consolidación de los documentos y que destina una parte de sus esfuerzos a programas de colaboración con instituciones públicas y privadas. La Biblioteca del Archivo Nacional de Cataluña, está integrada por la biblioteca auxiliar y los fondos de reserva, que está al servicio de los usuarios del Archivo y en particular de los investigadores. Las diferentes áreas del archivo desarrollan programas de reproducción de fondos que tienen interés por el conocimiento de la historia de Cataluña y que, por diversas circunstancias, no se pueden consultar o están guardados en centros e instituciones públicas y privadas fuera de Cataluña. El conjunto de fondos y documentos reproducidos, ya sea en soporte digital o en microfilm, forman el Archivo de Complemento, que tiene el objetivo fundamental de acercar al investigador de Cataluña a aquella parte del patrimonio documental que reúnes las condiciones citadas. ACTIVIDADES DE RESOLUCIÓN OBLIGATORIA Ejercicio 1. De acuerdo al texto del Prof. Manuel Vázquez Murillo Estado y profesión archivística, seleccione la respuesta correcta. 1. La tarea del archivista del Siglo XXI: a) Consiste únicamente en ordenar y clasificar documentos. b) Implica un conocimiento y un conjunto de prácticas desde la creación de documentos hasta la formación del personal del archivo. c) Se limita al esmero con que administra o atiende su archivo. 2. Los documentos en uso administrativo: a) Son de exclusiva incumbencia de la institución que los produce. b) Se ofrecen a la consulta sólo a los investigadores. c) Son el soporte de la vida en una sociedad democrática.
15 Página15 3. Los documentos de gestión son los producidos: a) Exclusivamente por instituciones públicas. b) Exclusivamente por instituciones privadas c) Por instituciones públicas y privadas 4. Para que el archivista sea más reconocido como profesional: a) Debería evaluar la calidad de los documentos y tener la capacidad de tomar decisiones sobre los mismos. b) Administrar indiscriminadamente los documentos que la institución produce. c) Utilizar los medios de comunicación masiva para difundir la tarea profesional. 5. Para Vázquez Murillo existe la necesidad de un derecho documental: a) Parcialmente b) Sí c) No Ejercicio 2. Indique si el concepto expresado es Verdadero o Falso Concepto V F Los documentos de archivo están presentes en nuestro accionar cotidiano Los archivistas no pueden tomar decisiones sobre los documentos porque no son sus dueños Los documentos de archivo son únicos e indispensables para la existencia y desarrollo de la sociedad Existe una teoría que establece los requisitos para obtener beneficios jurídicos o administrativos de los documentos Dentro de la política documental se fija la calidad de los documentos Ejercicio 3. Indique si el concepto expresado es Verdadero o Falso Concepto V F El archivo de la Institución está al servicio de la Administración Pública El área de fondos de imágenes, gráficos y audiovisuales realiza actividades no relevantes para la Institución Reprografía se encarga de realizar los programas de reproducción de fondos en función de las demandas internas y externas del archivo La Biblioteca del Archivo Nacional de Cataluña, solo atiende a investigadores El Laboratorio de Restauración colabora con Instituciones públicas y privadas El archivo tiene como misión proporcionar los documentos, datos y referencias para el desarrollo rápido y eficaz de las actividades de cada entidad
16 Página16 Ante la imposibilidad de conservarlo todo y ante la incapacidad de los organismos productores para guardar in situ los documentos que ya no usan con frecuencia, la solución ha sido la creación de los archivos intermedios El archivero no es un instrumento para el buen funcionamiento de cualquier organización, cuya tarea -la gestión de los recursos informativos y de los documentos - resulta tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales El término "expurgo" se refiere a la valoración, la selección y eliminación de documentos.
Temas de Biblioteconomía Concepto y función de archivo Clases de archivos El Sistema Archivístico Español Autor: César Martín Gavilán Fecha: 07/03/09 Concepto y función de archivo Definición Según el Consejo

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