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Timestamp: 2016-05-26 21:33:25+00:00

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01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.: 1 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.A.
ELABORÓ: Unidad de Contratación Vicepresidencia Jurídica VERSIÓN 03 ELABORÓ:
CONTROL DE CAMBIOS Manual de Contratación ECOPETROL S.A. Sociedad de Economía Mixta REVISÓ: JAIME A. PINEDA DURAN Jefe Unidad de Contratación
FECHA Diciembre 7 de 2007 APROBÓ: Junta Directiva Acta 078
CONTROL DE CAMBIOS Manual de Contratación REVISÓ: JAIME A. PINEDA DURAN Jefe Unidad de Contratación
FECHA APROBÓ: Junta Directiva Actas 045 y 053
Unidad de Contratación Dirección Jurídica VERSIÓN 02 ELABORÓ: Dirección Jurídica
CONTROL DE CAMBIOS Manual de Contratación REVISÓ: JAIME A. PINEDA DURAN Director Jurídico (E)
FECHA Diciembre 12 de 2003 APROBÓ: Junta Directiva Acta 008
ECP-DTI-F-004/V5
VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO, SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
ECP-DIJ-M-002
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.: 2 de 37
VERSIÓN 00 ELABORÓ: Dirección Jurídica
CONTROL DE CAMBIOS Manual de Contratación REVISÓ: ALVARO MENESES MENA Director Jurídico
VERSIÓN 01 ELABORÓ: Dirección Jurídica
CONTROL DE CAMBIOS Manual de Contratación REVISÓ: MAURICIO ECHEVERRY Director Jurídico
FECHA Abril 29 de 2002 APROBÓ: Junta Directiva Acta 2270
FECHA Noviembre 20 de 1996 APROBÓ: Comité Directivo Acta 1112
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.: 3 de 37
TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ALCANCE ........................................................................................................................ 5 GLOSARIO ....................................................................................................................... 6 DOCUMENTOS DEROGADOS ........................................................................................ 6 REFERENCIA NORMATIVAS .......................................................................................... 6 DESARROLLO ................................................................................................................. 7 7.1. Capacidad para Contratar ............................................................................................... 7 7.2.Proceso de Contratación ................................................................................................... 7 7.2.1. 7.2.2. Planeación ............................................................................................................. 7 Procesos de Selección .......................................................................................... 7 CONDICIONES GENERALES .......................................................................................... 6
7.3 Perfeccionamiento, ejecución y liquidación del Contrato ................................................. 17 7.3.2. Ejecución ................................................................................................................. 18 7.3.3. Ejecución del contrato .............................................................................................. 19 7.3.4. Liquidación del contrato ........................................................................................... 20 7.4 DISPOSICIONES VARIAS .............................................................................................. 21 7.4.2 Utilización de medios electrónicos ............................................................................ 21
7.4.3 Normas y procedimientos adicionales ....................................................................... 21 7.4.4 Legislación aplicable ................................................................................................. 21 7.4.5 Vigencia .................................................................................................................... 22 7.4.6 Revisión y actualización ............................................................................................ 22 7.4.7 Aprobación................................................................................................................ 22 REGISTROS. NO APLICA.............................................................................................. 22 CONTINGENCIAS. NO APLICA ................................................................................... 22 BIBLIOGRAFÍA. NO APLICA ......................................................................................... 22 ANEXOS ......................................................................................................................... 22
7.4.1 Formalidades de los actos contractuales .................................................................. 21
7.3.1. Perfeccionamiento ................................................................................................... 17
OBJETO ........................................................................................................................... 5
.............................................................................. PRECISIONES SOBRE LA CONTRATACION ....5........ 32 1......................... Elaboración del presupuesto para la contratación .......................... 29 1.............................................. 32 2....... Determinación del panorama de riesgos en materia de seguridad industrial y de salud ocupacional .............................2.....................1.............4...................................... Identificación y distribución de otros riesgos .. MATRIZ DE GERENCIA DEL SUMINISTRO ........................ 34 2........... 33 1.............. 33 2......2...................... Determinación de los permisos......................................................... 24 ANEXO 2................................................. alcance.. DETERMINACION DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO ............. 32
2........8....... 36 4.................................... 37 4...........3................... Determinación de garantías o seguros ............................. Requisitos para participar . 33 3................................ clase de contrato y cláusulas especiales ......... PLANEACIÓN CONTRACTUAL....................................... 29 1...................................... ELABORACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA.................A............ Estimación de los costos por ajustes e imprevistos .........3.......................2.................................................................................................. Determinación del impacto socio-ambiental .................................. 29
............... PRESUPUESTACION ...... 29 1...... licencias y autorizaciones requeridos ................. 34 4............VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO...........4.................................................... Determinación de impuestos ................................................................................. ANEXO 1................ GLOSARIO ...................................................... Determinación del objeto...........................................1..........................2. 35 4..: 4 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.......... Ponderación y procedimiento para la evaluación ............ Factores para la evaluación . 36 ANEXO 3........ 33
1........ 34 4.......2.................................................................................... Evaluación de las propuestas ...............................................7.................................................. 31 1. Determinación del sistema de precios ....2....... SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.......... Definición del tipo de salario .................................................................... 29
1.... Selección de la forma de pago ........1. 32 2............................6......................................1.. 29 1.......................
Convenios celebrados al amparo de los artículos 113 de la Constitución Política y 6° de la Ley 489 de 1998.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. anterior.3
Los términos del contrato estarán definidos en función de los resultados de la negociación que para el efecto se realice. Igualmente. de convenios especiales de cooperación tecnológica4. Asociación o Participación1. de garantías. Esta clase de alianza será realizada por la Gerencia Administrativa o por el Funcionario Autorizado de mayor nivel cuando se trate de delegaciones de propósito específico.A. Ello debe estar precedido de análisis técnicos y de mercado que justifiquen la favorabilidad de dichas alianzas. además de los que dicho Comité indique.
Este Manual será aplicado en todos los casos en que ECOPETROL actúe como contratante.
2.1 Cuando se trate de Contratos de Colaboración. económicos. de invitaciones a participar. lo cual será valorado con base en un estudio técnico y económico que permita motivar la decisión. En esta clase de negociaciones no se requerirá de Pliego de Condiciones o Términos de Referencia. y beneficios económicos para ECOPETROL. Cuando se trate de convenios de colaboración3. La posibilidad de establecer este tipo de alianzas se debe prever en el Pliego de Condiciones o en los Términos de Referencia que reglan el proceso de selección del contratista. sustentando las oportunidades de negocio con los análisis técnicos.2 2.1. y no aplicará en los siguientes casos: 2. que tengan por objeto la realización de actividades correspondientes al objeto social de ECOPETROL. con el propósito de obtener beneficios económicos o mejores condiciones en el suministro de los bienes y servicios.
. 1. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.
Dichas contrataciones serán presentadas al Comité de Negocios o a la instancia que haga sus veces. personas del sector minero energético con quienes se tenga celebrados Contratos de Colaboración. y de los contratos a que se refiere el artículo 355 de la Constitución Política. que se someterán a consideración del Comité señalado. alianzas estratégicas2 o contratos societarios de cualquier tipo. los cuales deben constar por escrito y estar motivados.
ECOPETROL podrá realizar alianzas con personas con las que se tenga intereses comunes (Ej. Asociación o Participación). y de plazos precontractuales o contractuales. dirigidas a surtir procesos de contratación conjuntos (caso en el cual la contratación se podrá sujetar al régimen jurídico aplicable a cualquiera de las partes aliadas) o para adherirse a contrataciones vigentes. ECOPETROL podrá celebrar alianzas con contratistas seleccionados a través de cualquiera de los procesos de selección regulados en este Manual y en relación con los contratos respectivos en cuanto se hallaren vigentes. y no se aplicarán restricciones y/o limitaciones en materia de Pagos Anticipados o Anticipos. Cuando se trate de contratos que sean desarrollo de los actos indicados en el numeral 2. financieros y jurídicos que sean pertinentes. Las alianzas que se adelanten bajo esta modalidad deberán estar dirigidas a alcanzar ciertos objetivos de naturaleza técnica u operacional que impliquen continuidad en la ejecución del objeto contratado.
Este Manual de Contratación contiene las normas y procedimientos bajo los cuales se tramitarán y celebrarán tanto los procesos de selección de contratistas como los contratos que ECOPETROL requiera para el desarrollo de su objeto social. que se regulan en el presente Manual.: 5 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.
para lo cual utilizará prácticas de divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procesos de contratación y aplicará a estos procesos reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisión de bienes y servicios para cumplir con su objeto social.
6. promoción y desarrollo de la tecnología.
El Manual de Contratación ha sido elaborado de manera consistente con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. se establecen las definiciones consignadas en el Anexo 1 del mismo. está comprometida con establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés. GLOSARIO
2. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.5
2.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.: 6 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Cuando se determine que adherirse a procesos de contratación en trámite o contratos vigentes emprendidos o celebrados por ECOPETROL -siendo operador o mandatario o figura similar. en el artículo 3° de la Ley 489 de 1998.sea la mejor opción para atender las respectivas necesidades de contratación de la Empresa. como parte de sus políticas de buen gobierno corporativo. Versión 03.constitucionales relativos al fomento. la vigencia de la ética y la responsabilidad social en su contratación.A.A. Cuando ECOPETROL actúe como contratista -proveedor o suministrador de un bien o de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero-.
ECOPETROL.. 69 y 71 . 4. en general. aprobado por la Junta Directiva en Actas N° 045 y 053 de 2006.
Manual de Contratación ECOPETROL S. como el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores y el correcto y bien intencionado análisis de las condiciones técnicas.6
3. 2.Arts.
4 Celebrados al amparo de la Ley 29 de 1990 y los Decretos 393 y 591 de 1991 que desarrollan los preceptos .
Para dar la necesaria precisión al sentido de las expresiones empleadas en el presente Manual.4 Cuando ECOPETROL actúe como operador o mandatario o cualquier figura similar a éstas.
. en el artículo 6 de la Ley 1118 de 2006 y en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. con su Código de Ética y con su Código de Buen Gobierno. comerciales y de valor agregado y. en cuyo caso los procesos de contratación estarán regulados por las reglas que se establezcan con ocasión del Contrato de Colaboración. o cuando para cumplir con sus obligaciones de contratista subcontrate el objeto del contrato. DOCUMENTOS DEROGADOS
5. operación o mandato respectivo.
7. se tendrán en cuenta las previsiones que sobre la materia han sido incluidas en el Código de Buen Gobierno. el artículo 8 de la Ley 80 de 1993.1. se deberá realizar una adecuada planificación que comprenderá. en particular. se tienen que dirigir a la selección de un contratista o colaborador idóneo y a la escogencia del ofrecimiento más favorable. y que un eventual desconocimiento de las mismas supondría un incumplimiento de este Manual.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. 89 y 102 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que modifiquen o adicionen la materia. los artículos 79. De tal manera.2. si bien determinadas modalidades de contratación están exceptuadas de lo previsto en la parte siguiente del presente Manual de Contratación. 7. Capacidad para Contratar
7. las actividades que se indican en el Anexo 2. Procesos de Selección
En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007. Estas normas éticas han sido definidas por la Empresa en el Código de Ética y en el Código de Buen Gobierno de ECOPETROL. específicamente en el Capítulo VII. de manera que mediante la ejecución exitosa del contrato se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que incumben a ECOPETROL.
7.: 7 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.2. De otra parte. en el Capítulo VII sobre conflictos de interés de los funcionarios o representantes y en el artículo 22 de los estatutos sociales. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Para efectos del presente Manual se entenderá que la persona con capacidad para contratar corresponde al Funcionario Autorizado. DESARROLLO
7.1. independientemente de si a la misma le es o no aplicable el régimen de contratación previsto en adelante en este documento.2.
La contratación de la Sociedad será adelantada única y exclusivamente por las personas autorizadas en el Manual de Delegaciones (MDE). es necesario tener en cuenta que los procesos de selección que con fundamento en este Manual se tramiten. previsto en el Decreto Ley 128 de 1976. Planeación Antes de iniciar el proceso de selección del contratista. incompatibilidades y conflicto de interés. Se destaca la ética entre los principios que deben orientar la contratación de ECOPETROL.2. se reitera que las normas éticas que ha adoptado la Empresa son aplicables a cualquier negociación que comprometa su nombre. en los procesos de contratación que adelante ECOPETROL se aplicará el régimen de inhabilidades. Igualmente.
. siempre que apliquen.A. aplicando los límites establecidos en las respectivas autorizaciones.
y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos.
El proceso de selección que se utilizará en cada caso. para la determinación de ésta se considerará el presupuesto oficial sin incluir el IVA.
. Selección Directa: se aplicará cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
Las solicitudes de oferta que realice ECOPETROL no constituyen oferta comercial y no la obligan a celebrar el contrato correspondiente. Los procesos de selección de contratistas son: a. quedando en libertad de declarar fallido o desistir unilateralmente del proceso de contratación cuando se presenten causas justificadas las cuales deben ser motivadas.: 8 de 37
c. en tanto se asegure la satisfacción de la necesidad en las condiciones requeridas por ECOPETROL.
Concurso Abierto: es el proceso en que puede presentar oferta cualquier persona que cumpla con las condiciones de la respectiva solicitud. o  La Matriz de Gerencia de Suministro (Anexo 3). y cuando se trate de la contratación de equipos de perforación de pozos y de los servicios asociados a dicha perforación.
b. se determinará con base en:  Las causales previstas en este Manual. definidos previamente por ECOPETROL.2.A. una negociación que involucre los diferentes aspectos de la contratación y no solo el económico. definidos previamente por ECOPETROL. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. aplicando criterios de Inteligencia de Mercado. Selección Directa: es el proceso mediante el cual se contrata de manera directa a una persona en particular.2. Concurso Cerrado: es el proceso en que pueden presentar ofertas personas previamente determinadas.
El proceso de selección se determinará con base en la Matriz de Gerencia de Suministro únicamente cuando no exista una causal predeterminada para escoger entre uno u otro. Procedencia La procedencia de cada uno de los procesos de selección se determinará con base en los criterios o causales que a continuación se enuncian: a.
Cuando la causal respectiva se refiera a la cuantía. atendiendo a los Precios de Mercado y con sujeción a una negociación integral.1. esto es. y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos.
no están sujetas al mismo. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Las causas de dicha situación se deberán consignar en un escrito. la misma se podrá acordar con posterioridad. Cuando se trate de contratos que se celebren en consideración a las calidades especiales (conocimiento. Si antes de iniciar la ejecución de la actividad de que se trate no se lograre acuerdo sobre la contraprestación económica. y en caso de que el acuerdo para la designación del perito no fuere posible. Asociación o Participación. pero se deberá emitir por escrito la autorización al contratista para acometer las obras. de común acuerdo. éste será designado por la Cámara de Comercio. o enajenación de bienes muebles a personas con las que ECOPETROL tenga celebrado un Contrato de Colaboración.1 de este Manual. experiencia. que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo Contratista. III. por requerirse de marcas determinadas. seguridad. teniendo en cuenta el tipo de bien y/o servicio cuya contraprestación se debe valorar. servicios o actividades que se requieran.: 9 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. En esta causal no se incluyen las transacciones relacionadas con los derechos de exploración y explotación de hidrocarburos. entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial. sin limitarse. conforme al numeral 1. dicha contraprestación se determinará por un perito designado por las partes.  Compra de cuota parte de bienes de los cuales sea copropietaria o comunera ECOPETROL. En estos casos.A. Cuando sólo una persona resulte preseleccionada una vez surtido el trámite de Precalificación. repuestos o insumos. II.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. reconocimiento. que se decida celebrar con los titulares de éstos derechos. equipos. confianza) de la persona que se debe contratar (contratos intuito personae). IV. o societario de cualquier tipo. I. si la naturaleza de la situación de emergencia no permitiere la suscripción de un documento que contenga el contrato. las cuales. los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías.
. del listado disponible en la Cámara de Comercio de Bogotá. procedimientos. lo cual incluye. Cuando se presente una situación calificada como Emergencia o Apremio por el empleado que de acuerdo con la Matriz de Gerencia de Suministro esté autorizado para evaluar el riesgo. se prescindirá del mismo. si aun entonces no se lograre el acuerdo. y los contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada. distribuidores o representantes exclusivos de materiales. Cuando se trate de:
 Compra a fabricantes.
de empaque. comodato o adquisición de bienes inmuebles. corretaje (brokerage) de transporte. transporte marítimo y fluvial. arrendamiento. Para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.M.
 Contrataciones sujetas a Listas de Precios Unitarios adoptadas por ECOPETROL. componentes oxigenantes y biocombustibles: comercialización o distribución. así como de campañas de mercadeo asociadas a éstos. De los siguientes contratos en relación con hidrocarburos.  Adquisición de insumos estratégicos indispensables para la operación de plantas y demás instalaciones industriales. almacenamiento y entrega en depósito.M.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. certificaciones de transferencia de producto. con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías.
. fletamento y arrendamiento de naves. La calificación de un insumo como "estratégico" será efectuada. o sujetas a Listas de Tarifas Unitarias reguladas por el Gobierno Nacional. sujetas a Acuerdos de Precios. Para la prueba o ensayo de bienes y servicios.: 10 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. en tanto las condiciones ofrecidas por una entidad estatal que sea idónea para ejecutar el contrato.A. transporte y compresión de gas. de inspecciones de calidad y cantidad y de cobertura de riesgos. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. La valoración de estas condiciones implica llevar a cabo un estudio de mercado que soporte la decisión. adelantadas por terceros. fuentes convencionales y alternativas de energía.). por el Vicepresidente correspondiente. Aquellos necesarios para apoyar la participación de ECOPETROL en procesos de selección. por escrito.L. Para la celebración de las siguientes clases de contratos:  Interadministrativos.
 Contrataciones en que el valor del objeto del contrato no sobrepase los cien salarios mínimos legales mensuales (100 S. fueren las más favorables para ECOPETROL. o en contrataciones. V. De servidumbre.  Contrataciones de servicios o compraventa o suministro de bienes muebles. posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas. derivados y productos.
la Inteligencia de Mercado deberá adelantarse conforme la Reglamentación interna prevista para el efecto. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Concurso Abierto: se aplicará cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
b.M. Vicepresidente o Director respectivo. regional o local. Falta de competitividad entre los proveedores para prestar el servicio o proveer los bienes.M. de seguridad o confidencialidad. Cuando existan razones técnicas. se trate de actividades que por su naturaleza o complejidad sólo se puedan encomendar a personas determinadas y existiere un número plural de ellas.L. Vicepresidente o Director respectivo. Las condiciones de oportunidad. En aplicación objetiva del instrumento RFI. y podrá ser nacional.000 S. Cuando la cuantía de la contratación oscile entre más de 100 y hasta 1. Para la prestación de servicios de salud.
VI. Cuando se presenten circunstancias que impongan la necesidad de adelantar este proceso de selección.A. En este caso la Selección Directa se debe tramitar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaración de fallido del Concurso. Como resultado de una Precalificación. o no disponibilidad de los mismos. las cuales deben ser justificadas por escrito por el Gerente. Cuando conforme a justificación escrita emitida por el Gerente.: 11 de 37
Concurso Cerrado: se aplicará cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
Conocimiento del mercado y los proveedores.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
II. IV. Conocimiento de los Precios de Mercado. justificadas por escrito por el Funcionario Autorizado con ocasión de prácticas de Inteligencia de Mercado y relacionadas con:
VII. Cuando como resultado del desarrollo de prácticas de Inteligencia de Mercado se concluyere que existe un número plural y determinado de personas con las que se pueda contratar.
c. Como consecuencia de la declaración de fallido de un Concurso.
V. VI. lo cual debe ser el resultado del desarrollo de prácticas de Inteligencia de Mercado. III. tecnológicas.
A. y se seleccionarán por el titular de la dependencia solicitante de la Contratación y el Funcionario Autorizado de manera objetiva. Vicepresidencia o Dirección respectiva o cuando se trate de adquisición de bienes y servicios necesarios para mantener u optimizar la infraestructura existente. Sin embargo.
En el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia se podrá establecer la admisión de la participación de todas las personas que acojan la convocatoria pública.2. el Funcionario Autorizado decidiere adelantar un Concurso Abierto.1. mediante la utilización de medios idóneos tales como Internet. circunstancia que se hará constar en el estudio de mercado respectivo. Invitados
a.2. En la descripción de bienes y servicios a contratar en el Pliego de Condiciones o en los Términos de Referencia. inspecciones de policía.
Selección Directa: El invitado se determinará por el titular de la dependencia solicitante de la Contratación y el Funcionario Autorizado de manera objetiva. alcaldías. Reglas aplicables 7. se deberán aplicar las siguientes reglas respecto de los invitados:
Cuando aún procediendo otro tipo de proceso de selección. nacional. fabricantes. II.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. con participación exclusiva de Mipymes departamentales. entre otros. regionales y/o locales. fabricante o tipo de producto.
. con sujeción a trámites de Inteligencia de Mercado.2. el número de invitados no podrá ser inferior a dos (2). diseños. con sujeción a trámites de Inteligencia de Mercado. a personas indeterminadas. ECOPETROL podrá adelantar el Concurso Cerrado sustentado en la causal relativa a la cuantía (literal vi).2. a nivel internacional.2.
Concurso Abierto: Se convoca públicamente a participar. I. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Cuando no procedieren la Selección Directa o el Concurso Cerrado.2. regional o local. publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional o regional. o por conducto de cámaras de comercio. ni ninguna descripción que oriente la contratación a determinada marca.
Una vez se determine el proceso de selección procedente.
7. no se hará referencia a marcas o nombres comerciales.
c. cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución del contrato. Concurso Cerrado: El número de los invitados dependerá de la causal con la que se justifique la realización de esta clase de Concurso. patentes. salvo cuando así lo autorice la Gerencia. siempre que se garantice la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación
b. fijación de avisos en lugares visibles y accesibles de la dependencia respectiva.: 12 de 37
cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución del contrato.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. ECOPETROL podrá realizar una audiencia pública para escoger de entre ellos. Las modificaciones de los documentos base de la contratación a que hubiere lugar.
Estas personas podrán ser invitadas de manera directa por ECOPETROL y presentar la propuesta respectiva. a un mínimo de cinco (5). fundaciones o Mipymes departamentales.2. los interesados podrán solicitar aclaraciones para despejar cualquier aspecto dudoso. ambiguo o impreciso del Pliego de Condiciones o Términos de Referencia.2.2.
Las solicitudes de aclaración se deberán responder mediante escrito cuyo contenido se dará a conocer a todos los interesados. junto con las personas que por sorteo fueron preseleccionadas en la audiencia pública.2. de lo cual se levantará un acta suscrita por el Funcionario Autorizado de la contratación o por quien éste haya designado para atender la diligencia. el contenido de los documentos que le sirven de soporte.2.A. regionales y locales. de manera satisfactoria.
Personas que hayan celebrado y ejecutado o estén ejecutando contratos referidos a las mismas actividades a favor de ECOPETROL. se efectuarán mediante Adendo firmado por el Funcionario Autorizado.: 13 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Ampliación de la información
ECOPETROL podrá celebrar una audiencia con el propósito de precisar el alcance de la contratación. mediante sorteo. quienes podrán presentar propuesta en el proceso de selección que se adelante. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. 7. que se dará a conocer a todos los interesados.3. cooperativas. El plazo máximo para solicitar aclaraciones se deberá definir en esos documentos.2. Tratándose de Concurso Abierto o Cerrado. cuando el número de oferentes identificados fuere superior a cinco (5).
7. y resolver las inquietudes a que haya lugar.2. en la forma y oportunidad que se indique en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia respectivos. Para efectos de limitación de los invitados en Concursos Abiertos no se incluirán en el sorteo a las personas que pertenezcan a las siguientes categorías:  Juntas de acción comunal. Presentación de propuestas Las propuestas se deberán presentar por escrito. En estos documentos se
. en la ley 527 de 1999 y demás normas sobre documentos electrónicos. el Funcionario Autorizado deberá enviar al proponente. en mensaje de datos y por medios electrónicos. Se podrá autorizar la presentación de propuestas por correo certificado.A. la situación de mercado. a pesar de que esta manifestación de aceptación constituye un requisito de validez de las propuestas recibidas por la Empresa. el conocimiento por parte del proponente de la totalidad del Manual de Contratación.
Las propuestas se podrán presentar bajo la modalidad de subasta o bajo la modalidad interactiva. Cuando la propuesta se deba presentar por escrito. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Con los sistemas electrónicos de grabación telefónica se podrán validar como propuestas formales las realizadas por este medio. las características sobre el desarrollo de la negociación. quedando registradas por este medio las propuestas presentadas o las respuestas sobre no participación. En todo caso. por ende. como condición para su validez. ECOPETROL podrá.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Se aclara que. siempre y cuando aquellas cumplan los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia respectivos. ECOPETROL informará a los proponentes que las conversaciones son objeto de grabación. se dejará constancia en un documento de los antecedentes de la negociación. en firme los ofrecimientos realizados por los proponentes. telefónica o escrita. a fin de que igualmente sea ratificada por escrito. pudiendo ser complementarias. se acordará una fórmula entre el proponente y ECOPETROL para dejar constancia de la misma. Adicionalmente. la última propuesta. Una vez se concrete la negociación.: 14 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. podrá autorizar la presentación de propuestas alternativas. teniendo en cuenta que bajo esa modalidad quedarán registradas las respectivas conversaciones y. pero siempre antes de la respectiva adjudicación. por escrito. sin que dichas modalidades deban ser excluyentes. pedir a los proponentes que se la envíen aún después de la recepción de una oferta. En los procesos adelantados dentro del contexto de una negociación se podrán recibir las propuestas de forma verbal. indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación. si así lo considera conveniente. mientras que si la propuesta se da a conocer a ECOPETROL de manera verbal. la presentación de cualquier propuesta a ECOPETROL estará acompañada de una manifestación del respectivo proponente en la que conste que conoce este Manual de Contratación de manera completa y su aceptación expresa de todas las condiciones y las normas estipuladas en el mismo. la manifestación a que se refiere este párrafo se deberá entregar también por escrito a ECOPETROL conjuntamente con la propuesta. margen de precios aceptables. teniendo en cuenta lo siguiente: Las conversaciones telefónicas en el proceso de negociación o fase precontractual serán grabadas. fax. la aceptación expresa del proponente sobre la aplicación de las normas establecidas en el Manual de Contratación y demás aspectos relacionados con la adjudicación.
el cual se podrá ampliar por el término que ECOPETROL estime necesario. luego y con ocasión del trámite de nivelación. La evaluación de las propuestas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos. Lo anterior.
Bajo la modalidad interactiva podrá haber lugar a adjudicaciones sucesivas. según ECOPETROL lo vaya requiriendo. en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.A.4. ECOPETROL verificará el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. quienes cumplan los requisitos de participación y los aspectos técnicos mínimos y/o superen el puntaje o porcentaje mínimo atribuido a éstos. y dentro del plazo que se haya señalado. regulando lo pertinente en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia respectivos. además. sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero. En desarrollo de esta etapa.
Durante la etapa de presentación de propuestas y tratándose de contratos de obra que comporten un alto grado de complejidad. se ajusten en todo a los requerimientos técnicos de ECOPETROL.: 15 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. podrán presentar ofrecimientos económicos sucesivos. se podrá implementar. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y finalmente aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido. Evaluación de propuestas
La evaluación de las propuestas será realizada por un Comité Evaluador o por el empleado de ECOPETROL que designe el Funcionario Autorizado. ECOPETROL podrá solicitar los documentos.2. hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios y condiciones de mercado. sea cual fuere el número de propuestas recibidas. sólo se admitirá la presentación de propuestas económicas a aquellos proponentes cuyas propuestas técnicas. en igualdad de condiciones. trámites de nivelación de propuestas técnicas. En caso que se realice este procedimiento. certificados y/o aclaraciones que considere convenientes con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al
El proceso de selección continuará con la etapa de evaluación. Durante el periodo de evaluación.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. precisen y/o modifiquen aspectos técnicos de sus propuestas asegurando la conformidad de éstas con las especificaciones técnicas exigidas por ECOPETROL. antes de la presentación de la propuesta económica y a solicitud de ECOPETROL. su ponderación y el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia. para el efecto.2.2. los factores. los proponentes ajusten. de manera que. de cada uno de los cuales puede resultar una adjudicación diferente. considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar.
El Funcionario Autorizado se deberá pronunciar sobre las observaciones formuladas por los proponentes antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado.5. apostille. que.A.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.L. sin que se afecte la asignación de puntaje conforme al Pliego de Condiciones y/o a los Términos de Referencia. con el mismo propósito. el informe de evaluación de las propuestas se publicará por un término de hasta tres (3) días hábiles.2. proponente. o en el documento que contenga dicha decisión. Con ocasión de lo anterior.
ECOPETROL podrá negociar el componente económico de la propuesta. adicionar. los aspectos de forma de la propuesta (tales como autenticaciones. el cual se podrá ampliar en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes. Serán subsanables. no se podrá variar la identidad del proponente. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
En ejercicio de esta facultad. el informe de evaluación de las propuestas se podrá publicar.2. economía. 7. errores de la garantía de seriedad o fallas en la misma respecto de lo exigido.
7. respetando para el efecto los principios de eficiencia. Decisión de celebración del contrato o declaración de fallido del proceso de selección Se debe adoptar dentro del plazo previsto en el Pliego de Condiciones y/o Términos de Referencia. con el fin de que dentro del mismo los Proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes respecto a la evaluación realizada por ECOPETROL y/o las propuestas presentadas. idioma.2.M. calidades del personal ofrecido. los proponentes no podrán completar.: 16 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. b) Disposiciones comunes a la evaluación . Observaciones a la evaluación de propuestas En Concursos Abiertos y Cerrados cuya cuantía fuere superior a mil Salarios Mínimos Legales Mensuales (1. luego de la verificación correspondiente considerare necesarios. entre otras).M. imparcialidad y publicidad. modificar y/o mejorar sus propuestas.000 S. antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado.6. entre otros) o la omisión en ella de la acreditación de condiciones preexistentes al momento de presentación de la propuesta y que por lo tanto pueden ser objeto de verificación (tales como certificaciones. por el término que se establezca en el respectivo Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia.). y en general todos aquellos aspectos que permitan realizar la comparación objetiva de las propuestas recibidas. celeridad.
La facultad de negociación se consignará y regulará en el correspondiente Pliego de Condiciones o Términos de Referencia.2.2.2. Tratándose de otros Concursos.
En todos los contratos a celebrar. y será informada a los interesados y/o proponentes. fax o cualquier otro procedimiento comercial aceptado en este tipo de contrataciones. 7. económicas.2. Si existen razones que así lo justifiquen.1. ninguna propuesta sea admisible y/o favorable. se aplicarán las mismas reglas con los siguientes proponentes en el orden de elegibilidad.3 Perfeccionamiento. operativas. Perfeccionamiento
7. cuando aparezcan circunstancias técnicas. el proceso de selección podrá incluso ser cancelado. dentro de los quince (15) días siguientes. la aceptación de la propuesta y consecuente decisión de contratar. Suspensión y Cancelación del proceso de selección
ECOPETROL declarará fallido el proceso de selección cuando de conformidad con los requisitos y factores establecidos en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y en especial. de componentes oxigenantes y de biocombustibles).A. Esta decisión requiere de la respectiva justificación y del visto bueno del Funcionario Autorizado del nivel superior.Declaración de fallido del proceso de selección
El Funcionario Autorizado podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas. ejecución y liquidación del Contrato 7. en tanto existan más propuestas favorables y sin perjuicio de la responsabilidad de indemnizar los posibles perjuicios que adquirió el proponente al presentar su oferta y de hacer efectiva la garantía de seriedad de esta. de mercado. y en los de comercio internacional. derivados y productos. con el proponente calificado en segundo lugar. ECOPETROL podrá contratar.: 17 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. orden de autoridad. Si el proponente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y/o no suscribe el contrato dentro del término previsto para el efecto en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. comercialización (de hidrocarburos.7. señalando en forma expresa las razones que la motiven. dentro del plazo previsto en la comunicación respectiva. acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. en los de cabotaje. La decisión de suspender el proceso será motivada e informada a los interesados y/o proponentes.2. de fuentes convencionales y alternativas de energía. se podrán efectuar a través de un mensaje de datos. .VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. en los contratos de compraventa de bienes muebles. siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Sociedad y estuviere vigente a la fecha.2. Si éste tampoco suscribe el contrato.3. La decisión correspondiente se comunicará por escrito a los proponentes.
. o de fuerza mayor.
Para los contratos diferentes de compras cuya cuantía no supere los 1. y en general. y la factura presentada por el contratista.M.
En los contratos relacionados con operaciones de cabotaje y comercio internacional.L.3.
. fax. se podrá comunicar la aceptación de la propuesta mediante un mensaje de datos.
Para los contratos de compra de bienes muebles. el cual será firmado por las partes.A. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.000 SMLM se utilizará el formato de Orden de Trabajo u Orden de Servicio.
En las contrataciones referidas a bienes o servicios ofrecidos al público en general en condiciones comunes a quienes los soliciten. se podrán utilizar los formatos preestablecidos por los proveedores de esos bienes y/o servicios.M.000 SMLM se utilizará el Contrato Formal. o liberación del pedido o solicitud en el sistema). El contrato se considerará contenido en la propuesta respectiva y la comunicación de su aceptación. se debe utilizar el formato de Orden de Compra. 7. con la comercialización (de hidrocarburos. todos los contratos de ECOPETROL se consignarán en documento escrito
. de componentes oxigenantes y de biocombustibles). el contrato se entiende perfeccionado cuando se dé el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación.: 18 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. A menos que la ley exigiere expresamente que se cumpla con determinada formalidad para estos efectos. o cualquier otro medio comercialmente aceptado. Aceptación de seguros y garantías
Tratándose de compras y servicios generales de cuantía hasta cien Salarios Mínimos Legales Mensuales (100 S.Documentación de los contratos
Los contratos de ECOPETROL se documentarán de la siguiente manera:   
La estandarización y actualización de los modelos y minutas está a cargo de la Vicepresidencia Jurídica. se deberá cumplir lo siguiente: a.2.
Para efectos probatorios. de lo cual se levantará un acta cuando sea pertinente.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Ejecución Para iniciar la ejecución del contrato. el contrato respectivo se entenderá contenido en la autorización escrita impartida por el Funcionario Autorizado (solicitud al contratista debidamente firmada. de fuentes convencionales y alternativas de energía. derivados y productos.). Para los contratos diferentes de compras cuya cuantía supere los 1.
Se publicarán en el Diario Único de Contratación Pública los contratos cuya cuantía sea igual o superior a 50 S. conforme a las disposiciones legales vigentes y a los conceptos de la DIAN.3.3. salvo en los casos en que.L.M. serán publicados en la página web de la Empresa. Publicación
7. se acuerde que el impuesto estará a cargo de ECOPETROL en su totalidad. o cuando. b. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Se verificará el cumplimento de los requisitos sobre los seguros y garantías que hayan sido exigidos en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia o en el contrato. el pago de este impuesto se hará conforme lo dispongan las normas aplicables. Salvo por el caso de los contratos que la Junta exima del requisito de publicación por razones estratégicas o de confidencialidad. Si el contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles. todos los contratos de cuantía igual o superior a 50 S. En todo caso.M. Estos requisitos serán revisados por el Interventor del contrato con el fin de verificar su conformidad con lo pactado en éste. celebrados por ECOPETROL. Se exceptúan los contratos no sujetos a las normas dispuestas en este Manual y aquellos que la Junta Directiva de la Empresa determine que no deben publicarse por razones estratégicas o de confidencialidad. ello se requiera para cumplir con los fines de la contratación.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. En los actos de cuantía indeterminada. Pago del impuesto de timbre nacional
c. para la ejecución de este. ECOPETROL podrá ampliar el plazo de ejecución del objeto del contrato por el término que estime razonable. si así lo consideran pertinente las partes.
El plazo de ejecución del contrato sólo se podrá modificar si durante su desarrollo sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor.
.M. el contratista deberá pagar el importe correspondiente al porcentaje del impuesto de timbre nacional que se haya pactado a su cargo una vez suscrito el documento que contiene el contrato. sin perjuicio de aplicar las sanciones contractualmente pactadas.A. Ejecución del contrato Celebrado el contrato y cumplidos los requisitos previstos para la ejecución de su objeto. La aceptación de los seguros y garantías no requiere de una formalidad especial y podrá darse vía mail.L. caso fortuito o hechos irresistibles de terceros.M. caso en el cual la decisión de ECOPETROL deberá ser motivada. Del inicio de ejecución del contrato se podrá dejar constancia escrita en un Acta de Iniciación. se iniciará dicha ejecución.: 19 de 37
Cuando sea aplicable. fax o cualquier otro medio electrónico aceptado por la legislación vigente. a falta de Interventor serán revisadas por el Administrador del contrato. a juicio de ECOPETROL.
de servicios o de suministros que se genere y/o sea necesario realizar durante el plazo previsto para su ejecución. Liquidación del contrato Los contratos de ejecución sucesiva de que trata el presente Manual serán objeto de liquidación de común acuerdo con el contratista.
En los contratos a precios o tarifas unitarios. se requiere que conste por escrito.4. La ampliación del plazo dará lugar a la modificación de la vigencia de los seguros y/o garantías constituidos por el contratista para la ejecución del contrato. revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. b) Suspensión de la ejecución del contrato
7. debe ser realizada por el Funcionario Autorizado que celebró el contrato que se adiciona y requiere para su perfeccionamiento las mismas condiciones enunciadas en el presente Manual para los contratos. conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse en paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. es decir. En esta etapa se podrán acordar con el contratista los ajustes.3.A. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. servicios y/o suministros tendrá que ser razonable y favorable económicamente para ECOPETROL. no comporta una Adición y se pagará a los precios convenidos en el contrato para el respectivo ítem. ésta podrá ser practicada directa y unilateralmente por ECOPETROL a través de documento escrito. y no requiere de suscripción previa de documento alguno con el contratista.: 20 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. La ejecución de mayor cantidad de obra. En el acta constarán los acuerdos. caso fortuito o hechos irresistibles de terceros. la mayor cantidad de obra. Las partes podrán pactar que si el contratista no se presenta a la liquidación o no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma.
Adición del contrato
La ejecución del contrato se podrá suspender total o parcialmente de común acuerdo. sin perjuicio de los límites de los recursos que tenga destinados ECOPETROL para el desarrollo del contrato.
Cualquier adición que se convenga de un contrato. que se realice el pago del impuesto de timbre que se cause. por circunstancias de fuerza mayor. y que se efectúe la publicación de conformidad con lo previsto en este Manual.
. que se modifique y/o ajuste la respectiva garantía. o unilateralmente por ECOPETROL si así se hubiese convenido entre las partes. debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e indemnizar los perjuicios ocasionados a ECOPETROL.
se podrán utilizar los medios electrónicos. La liquidación unilateral se deberá realizar dentro del término que las Partes acuerden. la modifiquen o complementen y de conformidad con las directrices internas de ECOPETROL. a la terminación unilateral o anticipada.3 Normas y procedimientos adicionales Ningún empleado de ECOPETROL podrá dictar normas. o a la fecha del acuerdo que disponga la misma.4.
. o. lo anterior no obsta para que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la liquidación.4 Legislación aplicable Los contratos que celebre ECOPETROL se regirán por la legislación especial que les sea aplicable. 7. controles. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. de conformidad con las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.A. Cuando se trate de contratos que han de ejecutarse fuera de Colombia y esta circunstancia indique que sea
Los actos que se emitan o celebren con ocasión de la actividad contractual de ECOPETROL no estarán sujetos a formalidades especiales. sin perjuicio de aquellas que exija la ley para su perfeccionamiento. con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley de comercio electrónico y en las normas que la reglamenten. ni modificar los procedimientos previstos en el presente Manual.2 Utilización de medios electrónicos En todos los trámites regulados en el presente Manual. En caso de considerarlo pertinente y posible.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.4. contado a partir del vencimiento del plazo para liquidar el contrato de común acuerdo. Para los anteriores efectos se requiere autorización del Presidente de la Sociedad para cada caso en particular.4 DISPOSICIONES VARIAS 7.: 21 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. La liquidación bilateral del contrato se deberá realizar en el término fijado en éste o en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia.1 Formalidades de los actos contractuales
7. 7. Los contratos celebrados en el extranjero se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan celebrado. la liquidación se incluirá dentro del Acta de Terminación y/o de Recibo Final.4. en su defecto.4. De la liquidación del contrato se debe dejar constancia en la respectiva Acta de Liquidación. dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización de la ejecución del contrato. a menos que se deban cumplir en Colombia. 7.
7. Lo anterior sin perjuicio de que para la celebración.
El Manual de Contratación fue aprobado por la Junta Directiva de ECOPETROL.5 Vigencia
7. la cual será tramitada por la Vicepresidencia Jurídica. En lo no previsto en este Manual y sin perjuicio de atender las disposiciones constitucionales.4.7 Aprobación
8. Los procesos de contratación que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia del presente Manual. NO APLICA ANEXOS Título GLOSARIO
El presente Manual de Contratación entrará en vigencia a partir del 1° de Enero de 2008.4. ordene la revisión y actualización del presente Manual. según consta en el acta 078. ejecución y liquidación del contrato se tengan en cuenta las reglas contenidas en el presente Manual. las partes del contrato podrán aplicar el procedimiento de negociación o un Manual de Contratación diferente del aquí previsto.
En caso de conflicto o duda sobre la aplicación de este Manual de Contratación u otro que regule contrataciones especiales de ECOPETROL. objetividad. experiencia y mejor selección. deberán terminarse de conformidad con el Manual vigente a la fecha de apertura del respectivo proceso. 11. cuando lo considere necesario. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. NO APLICA BIBLIOGRAFÍA. aplicarán las normas comerciales y civiles. idoneidad.: 22 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. sin perjuicio de la obligación que tiene ECOPETROL de aplicar reglas que aseguren la transparencia. aplicará este Manual de Contratación.6 Revisión y actualización
La Junta Directiva de ECOPETROL autoriza al Presidente para que.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. REGISTROS. conveniente utilizar un procedimiento de negociación o un Manual de Contratación diferente del aquí previsto. en su sesión del 7 de diciembre de 2007.4. NO APLICA CONTINGENCIAS.
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MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. 2 3 PLANEACION CONTRACTUAL MATRIZ DE GERENCIA DE SUMINISTRO
. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.A.
ANEXO 1.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. GLOSARIO Para todos los efectos del Manual de Contratación. teniendo en cuenta sus necesidades para el desarrollo de su objeto social. Anticipo: Son los dineros que entrega ECOPETROL al contratista. su ejecución mediante el contrato si representa el mejor negocio para la Sociedad. salvo que expresamente se determine algo diferente en las disposiciones del Manual. y (iv) la facultad de ECOPETROL de dar por terminado el Acuerdo de Precios. que aun cuando no resultan imprescindibles para la satisfacción o terminación del mismo. por consiguiente. El Acuerdo de Precios se desarrollará a través de solicitudes de compra y/o de servicios. a los precios acordados. Acuerdo de Precios: Es el acuerdo que. Adición: Es el acto jurídico bilateral por el cual se incrementa el valor de un contrato. la cual podrá superar la vigencia fiscal en la cual se llega al acuerdo. en un nuevo plazo. los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna. para que sean administrados e invertidos por éste de conformidad con las condiciones que se establezcan en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia y/o en el contrato. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. (ii) el hecho de que ECOPETROL no se compromete con la adquisición y/o ejecución de cantidades mínimas o determinadas. En dicho acuerdo se deben consignar las siguientes condiciones: (i) la vigencia. si ECOPETROL lo solicita. en caso de presentarse la necesidad de los bienes y/o servicios a que el mismo se refiere. la realización de prestaciones de la misma naturaleza de las que son objeto del contrato. la inclusión de nuevas actividades relacionadas con dicho objeto. en unas condiciones de transferencia o ejecución determinadas. por la inclusión de actividades que están relacionadas con su objeto y que resultan necesarias para la satisfacción o terminación del mismo. previo Análisis de Mercado. El Acuerdo de Precios no constituye un contrato. (iii) el compromiso del proveedor de entregar el bien y/o prestar el servicio. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa.A. cuando verifique la existencia de mejores condiciones comerciales en el mercado y/o cuando ECOPETROL decida modificar su política de contratación y compras de tal manera que se haga incompatible con el Acuerdo de Precios. siempre y cuando el contexto así lo requiera. en cuanto ello represente el mejor negocio para ECOPETROL (prórroga). Dichos dineros
. aun cuando acudirá -en cuanto le resulte conveniente y ajustado a sus propias necesidades.como una primera opción al Acuerdo de Precios. diferentes a las previstas en el párrafo anterior. no genera obligaciones entre las Partes. ECOPETROL celebra con el proveedor de bienes o servicios sobre los precios de éstos. entre otras causas.: 24 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. las cuales realizará ECOPETROL.
en consecuencia. acuerdos de adquisición de reservas en Colombia y/o en el extranjero. ingresarán al patrimonio del contratista. tratamiento. entidad descentralizada por servicios. Asociación o Participación: Son aquellos contratos relacionados con la administración de la cadena de suministro.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. análisis. refinación. o la continuidad de la operación o del funcionamiento normal de instalaciones. por tanto. acuerdos de áreas de mutuo interés en Colombia y/o en el extranjero. entre otras. monitoreo y. del orden nacional. el Ciclo está basado en los principios de mejoramiento continuo.
ECOPETROL: ECOPETROL S. una transversal comunicación. sabotaje. acuerdos para la solicitud conjunta de áreas de exploración y/o explotación en Colombia o en el extranjero. valoración.
. acuerdos de operación conjunta en Colombia y/o en el extranjero. vinculada al Ministerio de Minas y Energía.. plantas o equipos exigen la disposición de bienes y/o servicios. comercialización y mercadeo de los bienes inherentes al objeto social de ECOPETROL (incluye los acuerdos para la determinación de las condiciones bajo las cuales ECOPETROL y otras personas accederán a áreas de exploración y/o explotación de dichos bienes en Colombia o en el extranjero. procesamiento.C.
Emergencia o Apremio: Es la situación extraordinaria que se presenta cuando la grave afectación de la producción o del abastecimiento de combustibles. o de operación de refinerías o plantas petroquímicas. D. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. de conformidad con el artículo 1° de la Ley 1118 de 2006. la ejecución de obras y/o en general la realización de trabajos en forma inmediata. y cuando se trate de prevenir y/o se precise conjurar alguna de esas situaciones. por disposición legal o por delegación. Teniendo en cuenta la naturaleza de este pago.: 25 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. que actúa con sujeción a sus Estatutos y tiene domicilio principal en Bogotá. terremoto. inundación. sólo se irán convirtiendo en parte de pago y.A. incendios.A. en Colombia y/o en el extranjero. organizada como Sociedad de Economía Mixta. terrorismo.
Ciclo de Gestión de Riesgos: Componente de la Gestión de Riesgos. Al ser los riesgos de carácter dinámico. está facultado para contratar en representación de la Sociedad. y. y en general. acuerdos de intercambio de activos. asonada. derrame de productos. los acuerdos que sea necesario suscribir en desarrollo de una negociación en la que se tenga como objetivo la participación de ECOPETROL en conjunto con otras personas en actividades de exploración. Funcionario Autorizado: Es el empleado de ECOPETROL que. conformado por cinco etapas secuenciales: identificación. producción. cuando se presenten emergencias operacionales y/o ambientales. compra y/o venta de activos o cualquier figura similar en Colombia y/o en el extranjero. acuerdos de participación conjunta en licitaciones o procesos de oferta de áreas de exploración y/o explotación. acuerdos de negociación conjunta en áreas de exploración y/o producción en Colombia y/o en el extranjero. comercialización y/o transporte en Colombia y/o en el extranjero). caso fortuito y/o hechos irresistibles de terceros tales como huelga. explotación. ECOPETROL solicitará al contratista garantía de adecuado manejo de estos recursos. en la medida en que se vayan amortizando. cuando se presenten situaciones excepcionales derivadas de fuerza mayor.
Funcionario Ejecutor o Gestor de la Contratación: Es la persona asignada por el Funcionario Autorizado para tramitar el proceso de selección. ejecución y/o terminación. estableciendo expresamente que no genera compromiso u obligación para ECOPETROL. el Funcionario Autorizado responderá por la dirección del proceso de selección y de la celebración y ejecución del contrato y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros empleados y/o al Comité Asesor de Contratación y Compras. bienes) relacionados con una actividad. identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y/o el menor riesgo.A. así como. trabajo. la designación de evaluadores y la decisión de celebrar un contrato. No será necesaria la elaboración de una Lista de Precios cuando. Incluye el análisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluación de condiciones de capacidad de los eventuales proveedores.
Gestión de Riesgos: Es una manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y negativos de la toma de decisiones. y en desarrollo del mismo se tendrán en cuenta los principios que orientan la contratación de ECOPETROL. Su elaboración debe estar precedida de la verificación de precios actualizados. en el que se consigna el valor unitario de cada uno de los ítems (unidades de recurso. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. la iniciación de los procesos de selección.: 26 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a quienes intervienen en la etapa de planeación de la contratación y de quienes desempeñen actividades de asesoría. así como su efectiva celebración. pues no corresponde a un proceso de selección.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
Lista de Precios Unitarios: Es el documento elaborado y aprobado por ECOPETROL.
Inteligencia de Mercado (o Análisis de Mercado): Es el trámite y/o la actuación que permite revisar la estructura. Son facultades exclusivas y/o privativas del Funcionario Autorizado la aceptación de ofertas mercantiles. La Lista de Precios Unitarios se elaborará para las actividades repetitivas y/o de ejecución sucesiva que no sea conveniente concentrar en un solo contrato y que puedan ser realizadas por varias personas en similares condiciones de calidad y oportunidad.
. lo cual se puede hacer mediante Análisis de Mercado que involucre la obtención de varias cotizaciones escritas y/o la consulta a una pluralidad de fuentes. y que aplica durante un periodo determinado. las características y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios. en forma verbal o escrita. está autorizado para emitir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración. La Lista de Precios Unitarios debe ser aprobada por la Gerencia Administrativa y/o por el Funcionario Autorizado de más alto nivel en las áreas que tuvieren delegaciones de propósito específico. previa consulta a
El trámite de Inteligencia de Mercado se podrá realizar entre otras. obras. conocer nuevos productos y/o servicios y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la provisión de bienes y/o servicios. ejecución y terminación del contrato respectivo. la elaboración del Pliego de Condiciones y/o de los Términos de Referencia y de sus Adendos.
Manual de Control Administrativo: Es el documento que sirve como instrumento para el desarrollo de la cultura de auto control. economía. celeridad. establecida como política corporativa.: 27 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el
. Dicha herramienta involucra el análisis de los siguientes elementos: factor crítico para la adquisición. de su obligación de cancelar parte del valor convenido. eficacia. moralidad. se deberá publicar la Lista a través de cualquier medio idóneo. la Gerencia Administrativa. lo cual realiza antes de que se hayan ejecutado las obligaciones a cargo del contratista. de manera que manifiesten. el Funcionario Autorizado implementará mecanismos que garanticen la adjudicación en condiciones objetivas considerando a todos aquellos que la hayan aceptado.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Si la Lista de Precios fuere aceptada por varias personas que tengan la capacidad e idoneidad para realizar la actividad a que la misma se refiere. Elaborada y aprobada la Lista de Precios Unitarios. estrategia para la administración de inventarios. estrategia comercial. bajo los principios constitucionales de igualdad. durante un tiempo no inferior a cinco (5) días hábiles. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y elementos para obtener el mejor negocio para ECOPETROL.A. Parágrafo: La Lista de Precios Unitarios se elaborará de manera específica para el tipo de actividad que será objeto de contratación y considerando los términos y condiciones con sujeción a los cuales ésta se debe ejecutar. trabajos y/o servicios a que se refiere. indicando las condiciones de capacidad e idoneidad que deben cumplir los interesados en contratar con fundamento en la Lista de Precios (condiciones cuyo cumplimiento tendrá que ser objeto de verificación por parte de ECOPETROL) o precalificar previamente las personas a quienes se ofrecerá la Lista. determina el proceso de selección que se debe surtir. Para este efecto. que regula las delegaciones que en materia de contratación con terceros (Autorizaciones) y gestión administrativa (Aprobaciones) confiere el presidente de la Sociedad en los funcionarios de los niveles directivo y ejecutivo de ECOPETROL. a consideración de personas que tengan la capacidad e idoneidad para realizar la actividad a que aquella se refiere. selección objetiva de oferentes. ésta se someterá. se verificare la preexistencia de una Lista de Precios que pueda aplicar a la contratación respectiva. Al mismo se integran las resoluciones de delegación de autorizaciones. imparcialidad y publicidad. si la aceptan y si estarían dispuestos a contratar con fundamento en ella y en las condiciones predefinidas por ECOPETROL. La vigencia de la Lista consultará la dinámica del mercado para los bienes. en la misma se deberá prever e implementar instrumentos que aseguren que los precios en ella contenidos correspondan a los precios del mercado.
Matriz de Gerencia de Suministro: Es la herramienta adoptada por ECOPETROL. la complejidad del mercado y el riesgo asociado a la necesidad que debe ser satisfecha mediante la contratación. funciones o aprobaciones para proyectos y programas especiales. Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte de ECOPETROL. que de acuerdo con el impacto en la operación. por escrito.
vigente en la República de Colombia en un periodo determinado.M.M. Precio de Mercado: Precio al cual se cotiza un bien o un insumo en el mercado o zona geográfica económica respectiva.L.: Es el salario mínimo legal. ambiente y calidad) de los mismos. Riesgo: Todo aquello que pueda ocurrir y que impacte el logro o cumplimiento de los objetivos del proceso/actividad/tarea/función/proyecto. razón por la cual el contratista dispone totalmente de la administración y/o manejo de los mismos a menos que en el contrato respectivo se acuerde algo diferente.L.M. Se mide en términos de la probabilidad de ocurrencia del evento por el impacto/severidad de las consecuencias. seguridad. y aspectos de HSEQ (salud.
ECOPETROL se abstendrá de exigir. cuando en este Manual se hiciere referencia a una cuantía expresada en S. documentos y requisitos que hubieren sido aportados o satisfechos en desarrollo del trámite de Precalificación. técnica. Para efectos de dicho análisis y verificación se podrá prescindir de requisitos y formalidades que pueden ser satisfechos durante el trámite del proceso de selección. RFI (Request For Information): Sigla internacional para denominar la herramienta de Inteligencia de Mercado aplicada a través de una convocatoria pública. Sociedad (Empresa): ECOPETROL S.
Salarios Mínimos Legales Mensuales o S. A menos que de manera expresa se dispusiere algo diferente. teniendo en cuenta las características del bien y/o servicio requerido.: 28 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. de organización y financiera de los interesados. a menos que se requieran para verificar información actualizada del preseleccionado. pero no se podrá utilizar para obtener propuestas económicas.
La Precalificación se realizará mediante el análisis y la verificación. en los procesos de selección. para la determinación de estos no se incluirá el IVA. de las capacidades jurídica.M.
Precalificación: Es el trámite dirigido principal pero no exclusivamente a preseleccionar a las personas que participarán en procesos de Concurso Cerrado. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. operativa. mediante la cual se obtiene conocimiento del mercado nacional o extranjero sobre la capacidad de los proveedores para satisfacer necesidades específicas de abastecimiento. mensual. entre otras.. momento en que ECOPETROL realice su transferencia.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Está determinado por la oferta y la demanda del bien o insumo y depende de la manera como los agentes del mercado evalúen el desempeño del fabricante o productor y del entorno. y que se surte mediante la formulación de invitación pública o privada.A.
se podrá prever el pacto de la "opción" regulada en la Ley 51 de 1918. PRECISIONES SOBRE LA CONTRATACION
1. Definición del tipo de salario
Se deberá prever la elaboración u homologación del estudio acerca de los riesgos reales o potenciales que puedan existir para la salud de los trabajadores en la actividad que se pretenda contratar. evaluar su factibilidad. conveniencia y oportunidad y definir la clase de contrato a celebrar. identificar y cuantificar los factores de riesgo previsibles que se puedan llegar a presentar durante su vigencia.3. se consultará a la dependencia respectiva que tenga las funciones de asesoría y/o auditoria laboral.
ECOPETROL podrá celebrar los actos o acuerdos que permita la autonomía de la voluntad y que se requieran para el cumplimiento de los fines u objetivos señalados en sus Estatutos. alcance. Determinación del panorama de riesgos en materia de seguridad industrial y de salud ocupacional
Si la ejecución del contrato puede conllevar la vinculación laboral de personal.A.
.: 29 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. conforme al Ciclo de Gestión de Riesgos. para lo cual.2. clase de contrato y cláusulas especiales
ANEXO 2. en consecuencia.4. determinar los riesgos que asumirá cada una de las partes.
Con base en la necesidad respectiva se deberá precisar el objeto y alcance de la contratación.
Adicionalmente. penal pecuniaria y terminación anticipada del contrato. diseñar los
1.1. Determinación del objeto. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. 1. en concordancia con lo anterior podrá pactar cláusulas de multas. PLANEACIÓN CONTRACTUAL
1. se definirá el tipo de salario y prestaciones sociales que se tendrán en cuenta. Identificación y distribución de otros riesgos Para los contratos de ejecución sucesiva se deberá adelantar una adecuada Gestión de Riesgos. se deberá analizar. si existiere duda. de manera que en el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia se consignen las reglas pertinentes.
Evaluar: De acuerdo con la matriz RAM. eliminar o mitigar) y estructure las acciones de tratamiento adecuadas para reducir el nivel de riesgo. consecuencias y medidas de mitigación existentes de los riesgos identificados. controles necesarios con el fin de prevenir la materialización de los riesgos que asuma ECOPETROL e identificar los amparos que se deban constituir para el caso de su ocurrencia. La calificación final del riesgo será el valor más alto obtenido de los cinco impactos y la probabilidad establecida.
. Se debe determinar quién debe asumir el riesgo identificado y definir la distribución del mismo teniendo en cuenta para el efecto la parte que mejor controla la ocurrencia de cada uno de los riesgos (ECOPETROL. económico. Se deben determinar los eventos estén o no bajo el control de la organización. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. ¿por qué podría suceder? (causas) y ¿cómo impactaría este evento en el cumplimiento de los objetivos? (consecuencias). Aquí debe identificar los amparos que se deban constituir para minimizar las consecuencias del riesgo.: 30 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. ambiente.
Analizar: Defina las causas. estableciendo el nivel de meta el nivel de riesgo esperado. en las columnas de consecuencias determine el impacto de la materialización del riesgo para los recursos: personas. el contratista).A.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Tratar: Seleccione la opción de tratamiento del riesgo (asumir. imagen y cliente y determine la probabilidad de ocurrencia. El Ciclo de Gestión de Riesgos es el siguiente:
Identificar: Pregúntese: ¿qué puede suceder? (evento).
el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato se determinarán teniendo en cuenta. Garantía irrevocable de primera demanda. teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y las condiciones del mercado:
La modalidad. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.5. Hipotecas.
Comunicar los riesgos: Asegúrese de comunicar a las partes interesadas los resultados obtenidos en cada una de las etapas anteriores del ciclo.A. o por el titular de los derechos sobre los bienes o servicios objeto de contratación cuando ésta se adelante con su representante o distribuidor exclusivo
Se podrán aceptar las siguientes garantías. Determinación de garantías o seguros
La aceptación de otro tipo de garantías deberá ser autorizada por la Vicepresidencia de Finanzas y la Vicepresidencia Jurídica de la Sociedad. la naturaleza del contrato. expedida por la Casa Matriz del contratista.
. Prendas en sus diversas modalidades. así como el cumplimiento del nivel de riesgo esperado (meta). prendas sobre establecimientos de comercio y prendas sobre títulos valores (CDT’s y acciones). Cartas de crédito stand by.
La distribución de los riesgos involucrados en la contratación se debe indicar de manera precisa en el correspondiente Pliego de Condiciones y/o Términos de Referencia o en la audiencia de precisión de éstos.: 31 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. en cada caso. Fiducia mercantil en garantía. Garantía única de cumplimiento en los términos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. pignoraciones de rentas. incluyendo. si se programa. y en el contrato respectivo. Monitorear: Realice un seguimiento al cumplimiento de los planes de acción.
Garantías y/o seguros expedidos por compañías aseguradoras legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. Fianzas. los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes. entre otras. 1. Garantías bancarias. Verifique que se cumplieron las fechas de inicio y finalización de las acciones. La garantía deberá estar vigente hasta la liquidación del contrato y la prolongación de sus efectos. su objeto.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. los amparos.
departamentales y municipales que deberá asumir ECOPETROL o los contratistas con ocasión de la celebración y ejecución de los contratos. entre otros. los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva. licencias y/o autorizaciones que se deban obtener y se precisará a quien corresponde realizar los trámites necesarios para obtenerlos. en los casos en que la ley lo exija. pago de daños. interadministrativos. PRESUPUESTACION Con la información obtenida según lo indicado anteriormente. Adicionalmente. se deberá hacer la relación respectiva y cuantificar sus costos. 2.
Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado. biótico y socio-económico que pueda causar la actividad que se pretende contratar sobre el medio ambiente. Se podrá prescindir de garantías cuando se concluya de manera motivada que el riesgo es bajo para ECOPETROL. corretaje. 1. compras. se efectuará una relación de los permisos. buscando la gestión ambiental más eficiente y ajustada a las necesidades y características de cada contrato. Determinación de los permisos.: 32 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. licencias. cabotaje. seguros. obtener el concepto de la dependencia indicada. licencias y autorizaciones requeridos
1. societarios de cualquier tipo y en los de comercio internacional. en caso de duda.6. se debe proceder a:
Sin perjuicio de lo indicado en el numeral anterior.A.7. Determinación del impacto socio-ambiental
1. autorizaciones sanitarias.
. cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación ambiental. se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos. siempre que no constituyan parte del objeto o alcance de la contratación respectiva.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. se debe prever el impacto físico. Determinación de impuestos La Unidad de Información Contable y Tributaria elaborará una lista de los impuestos (tipo y cuantía) nacionales. los cuales se deben elaborar con antelación a la iniciación del proceso de selección del contratista. o cuando se trate de contratos de empréstito. Esta lista se deberá actualizar anualmente o cuando se presenten modificaciones en los diferentes regímenes tributarios.
Conforme a la legislación vigente. Quien elabore el presupuesto de la contratación deberá consultar esta lista y. se deben realizar los estudios de impacto ambiental y los planes de contingencia.8. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
Si conforme a las características del contrato se requiere formalizar negociaciones referentes a servidumbres.
Estimación de los costos por ajustes e imprevistos Se deberá efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la aplicación de la cláusula de reajuste que se pacte. Determinación del sistema de precios
2. 2.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Selección de la forma de pago
De acuerdo con las características del contrato se deberá escoger la forma y periodicidad de los pagos al contratista.
Según la clase. y prever la apropiación para los costos que se originen en la posible revisión de los precios por razón de los cambios y/o alteraciones de las condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que ECOPETROL asuma expresamente. Elaboración del presupuesto para la contratación
Con base en toda la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores. Atendiendo.
. lo mismo que el tipo de moneda a utilizar.3.A.4. El establecimiento del presupuesto de ECOPETROL para cada proceso de selección. se deberá seleccionar el (los) Sistema (s) de Precios más conveniente(s) para ECOPETROL. a la naturaleza y complejidad de la contratación. Ni el Anticipo ni el Pago Anticipado se podrán otorgar para propiciar o mejorar las condiciones de capacidad financiera de los proponentes o contratistas. sin incluir el IVA. definiendo si serán fijos o ajustables. 2. cuyo porcentaje será determinado por el Funcionario Autorizado. y las condiciones de ejecución de ésta. magnitud y características del contrato. El Anticipo será administrado mediante un instrumento financiero idóneo que será determinado por la Vicepresidencia de Finanzas y la Vicepresidencia Jurídica. entre otros aspectos que apliquen. de lo cual se dejará justificación escrita. el cual deberá comprender los costos directos e indirectos. Este presupuesto se deberá proyectar para la fecha de presentación de las propuestas. se elaborará el presupuesto de ECOPETROL. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. es competencia y responsabilidad del jefe del área o dependencia interesada en la contratación.1.: 33 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.2. y considerar el término o plazo de ejecución del contrato si no se previeren reajustes. 2. El Anticipo y el Pago Anticipado sólo se podrán otorgar cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contratación. se deberá analizar la conveniencia de otorgar un Anticipo o un Pago Anticipado.
no variará por el hecho de que al proceso de selección se adhieran terceros o ECOPETROL en condición de operador o mandatario. ELABORACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA El Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia deberán contener las reglas que se constituirán en la ley particular de la contratación y. Si no se pudieren precisar las cantidades de trabajos. se deberá hacer una proyección de los costos de acuerdo con los antecedentes. la estandarización y la actualización de los mismos estarán a cargo de la Vicepresidencia Jurídica. en tal caso se garantizará su conocimiento por todos ellos. con la indicación expresa de que se trata de documentos preliminares y que su publicación no genera obligación alguna de ECOPETROL de iniciar el proceso de selección. Los Funcionarios Autorizados y los Funcionarios Ejecutores o Gestores de Contratación deberán informar a la Vicepresidencia Jurídica sobre el resultado práctico de la aplicación de la estandarización. por lo tanto. 3. o por el hecho de que la propuesta más favorable superare el límite de competencia dispuesto para dicho funcionario.: 34 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. El presupuesto de ECOPETROL podrá ser informado a los interesados. se deberá indicar también las consecuencias que se deriven del hecho de que las propuestas no se ajusten al mismo. En los eventos en que el presupuesto de ECOPETROL sea informado. con el fin de determinar el proceso de selección. en forma oportuna.1. reglas relativas a: 4. ECOPETROL analizará las observaciones recibidas de los interesados e incorporará las modificaciones a que hubiere lugar en los documentos definitivos. y esta dependencia hará. se determinará quién ejercerá como Funcionario Autorizado de la contratación. capacidad técnica. el Funcionario Autorizado competente y para verificar la existencia de apropiación presupuestal suficiente. Requisitos para participar Son los requerimientos que ECOPETROL exige para poder participar. tales como: capacidad legal. DETERMINACION DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO
4. manifestación oportuna de intención de participar o escogencia mediante sorteo público (en caso de Concurso
Con base en el monto del presupuesto oficial más el valor del IVA correspondiente. precisos y coherentes. los ajustes que sean pertinentes. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. deberán ser completos.
. financiación.A. claros.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. aspectos de HSEQ. El Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia base de un Concurso contendrán. Sin perjuicio de la facultad de contratar la elaboración de los Pliegos de Condiciones y/o los Términos de Referencia para determinados procesos de selección. La competencia así determinada. bienes o servicios. entre otras. capacidad financiera. El proyecto de dichos documentos se podrá publicar antes de la iniciación del correspondiente proceso de selección.
de componentes oxigenantes y de biocombustibles). SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. entre otros.deberán acreditar al presentar la propuesta. 4. lo mismo que los contratos que se ejecuten en el extranjero. siempre que la casa matriz otorgue a favor de ECOPETROL una garantía irrevocable y de primera demanda.: 35 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. de consultoría o servicios cuando no conlleven la vinculación de personal nacional.A. posibilidad de subsanar defectos u omisiones.
. presentar la propuesta en nombre y representación de la persona jurídica extranjera que no tenga sucursal en Colombia. Las personas jurídicas extranjeras . Cuando se considere conveniente. cuando se presenten modificaciones en dicha existencia y/o representación. de fuentes convencionales y alternativas de energía. determinación de los factores objetivos de evaluación. que tienen un apoderado debidamente constituido.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. la acreditación de la existencia y representación legal de las personas jurídicas extranjeras se solicitará semestralmente o cuando se presenten modificaciones en su existencia y/o representación. de comercialización (de hidrocarburos. en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia se podrá permitir que los participantes acrediten la experiencia técnica y la capacidad financiera de su casa matriz y/o de filiales 100% controladas por ésta. negociación. así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. habrá lugar a la acreditación de la existencia y representación legal de éste para efectos de la integración de la primera relación contractual. que se celebren con el titular de esos derechos. Las personas jurídicas deberán demostrar su existencia y representación legal. y con posterioridad. Abierto o de trámites que involucren convocatorias públicas) o invitación a participar (en caso de Concurso Cerrado). Los certificados respectivos servirán para todos los contratos que se celebren en ese lapso. y suscriba con ECOPETROL un compromiso de apoyo y supervisión técnica a la filial que presente la oferta. ponderación de éstos. de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Asociación o Participación. derivados y productos. entre otros aspectos que se consideren oportunos para la ejecución del contrato.2. de operaciones de cabotaje y de comercio internacional. En los contratos referidos a bienes o servicios sobre los que recaen derechos de autor. Quedan exceptuadas de este requisito las personas jurídicas extranjeras al celebrar contratos de compraventa de bienes muebles. con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para suscribir el contrato. tales como: apertura de propuestas. si cuenta con facultades para ello. visita al sitio de ejecución del contrato y presentación de la propuesta. procedimiento y término para la evaluación. Este apoderado podrá. Evaluación de las propuestas Es el señalamiento de las condiciones bajo las cuales se hará la evaluación. causales de inadmisibilidad y/o rechazo. garantía de seriedad de la propuesta cuando se considere conveniente. En los contratos de ejecución sucesiva de comercio internacional.sin sucursal en Colombia . y en los de suscripción. de Colaboración.
Lo anterior no aplica tratándose de compraventa de bienes. Ponderación y procedimiento para la evaluación Es el sistema de valoración o estimación matemática para cada uno de los factores escogidos. los siguientes factores: -
Experiencia del proponente (en contrataciones tales como prestación de servicios profesionales. entre otros.
4. cuando se prevea calificar la parte técnica a través de la metodología pasa / no pasa. consultorías) Equipos ofrecidos Personal técnico propuesto Tecnología ofrecida Calidad del servicio post-contractual Aseguramiento o gestión de la calidad Cumplimiento de normas técnicas Transferencia de tecnología y actualización tecnológica Valor revisado de la propuesta Además de los factores anteriores. dada la naturaleza del mismo. y de Concursos Cerrados precedidos de Precalificación. siempre se tendrá en cuenta la participación nacional / extranjera (origen de bienes y servicios) conforme a la previsto en la Ley 816 de 2003.2. y el cumplimiento en contratos anteriores . cuando se implementen mecanismos de negociación o de subasta con quienes cumplan unos requerimientos mínimos. con base en este análisis se identificarán y ponderarán los factores que se deben prever en el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia para la correspondiente evaluación e identificación de la propuesta más favorable (mejor negocio) para ECOPETROL. para identificar la propuesta más favorable para los intereses de ECOPETROL. Factores para la evaluación Para efectos de establecer los factores a utilizar en cada proceso de contratación. los puntajes de cada uno de ellos y el procedimiento para distribuirlos o asignarlos.evaluación de desempeño de proveedores y contratistas.2. se deberá previamente evaluar cuál se considera que es la combinación de factores de selección que haga posible satisfacer las respectivas necesidades con el mejor resultado plausible en términos de costo-beneficio.000) puntos. pues en estos casos se podrá tener en cuenta únicamente el factor económico. Tampoco aplica tratándose del proceso de Selección Directa.: 36 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. 4.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.A. Se podrán tener en cuenta.
El Funcionario Autorizado establecerá los factores que se pretenda evaluar. los cuales se distribuirán preferiblemente entre un total de mil (1.2. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.1. y la ponderación que se asignará a los mismos.
en nombre de la dependencia responsable: Nombre: Jaime A. normas técnicas Tecnología Acuerdos de largo plazo. Normas. H
FCA MN
Frecuente Alto Alto Costo consumo Volumen Esenciales Precio Competitivo $. VH FCA MN EC SO EI M: H: VH: L: N:
M. MATRIZ DE GERENCIA DEL SUMINISTRO
E N O P E R A C I Ó N
EI L. VH FCA MN
Critico Estratégico
Ciclo de vida.100 %
ANEXO 3. N
SO EI H. precios del mercado Diseño conjunto con Proveedores de tecnología y especificaciones Directa / Cerrada / fabricantes / Distribuidores exclusivos Nivel de servicio 95 . distribuidores exclusivos. locales. valor agregado Directa / Cerrada / fabricantes. especialistas Nivel de servicio 95 .: 37 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Pineda Extensión: 44044 Dependencia: Vicepresidencia Juridica
DEFINICIONES FCA: Factor Critico de Adquisición MN: Mejor Negocio EC: Estrategia Comercial SO: Selección Oferentes EI: Estrategia de Inventarios
. nacionales Directa / Cerrada / Precalificación / Tarifas y acuerdos de precio Nivel de servicio 85 . SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. servicio pos venta Proveedores cercanos a la operación. costo Alto volumen.90 % Frecuente Alto Bajo Costo consumo Volumen Soporte Eficiencia administrativa Oportunidad suministro.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. resultado final.100 % Alto Costo Bajo Volumen
Cumplimiento de especificaciones y normas Tecnología.A.locales Abierta / precalificación / Tarifas y acuerdos de precio Minimizar inventarios
H. una sola negociación Distribuidores regionales.
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References: artículo 355
 artículo 3
 artículo 6
 artículo 13
 artículo 8
 artículo 22
 artículo 1