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REGLAMENTO INTERNO DE USO DE VEHICULOS - PDF
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Martín Villanueva Rojas
1 REGLAMENTO INTERNO DE USO DE VEHICULOS 2014 Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 1/29
2 INDICE CAPITULO I BASE LEGAL, OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN,... 4 PREVISIÓN Y MODIFICACIONES... 4 Artículo 1. BASE LEGAL... 4 Artículo 2. OBJETO DEL REGLAMENTO... 4 Artículo 3. AMBITO DE APLICACIÓN... 4 Artículo 4. PREVISIÓN... 4 Artículo 5. MODIFICACIONES... 4 Artículo 6. GLOSARIO... 4 Artículo 7. CLASIFICACIÓN DE VEHÍCULOS... 5 CAPITULO II RESPONSABILIDADES Y ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES... 5 Artículo 8. RESPONSABILIDADES... 5 Artículo 9. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES... 6 Artículo 10. DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES... 8 Artículo 11. IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES DEL MINISTERIO Artículo 12. USO DE VEHÍCULOS OFICIALES Artículo 13. KARDEX DE CONTROL INDIVIDUAL DE VEHÍCULO Artículo 14. CUADERNO DE REGISTRO Artículo 15. PAGO DE PEAJES Artículo 16. CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES CAPITULO III MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS Artículo 17. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Artículo 18. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES CAPITULO IV PROVISION DE GASOLINA Y DIESEL Artículo 19. PROVISIÓN DE GASOLINA Artículo 20. PROVISIÓN DE DIESEL CAPITULO V INSPECCIONES TÉCNICAS, SEGURO OBLIGATORIO AUTOMOTOR Y SALVAGUARDA Artículo 21. INSPECCIONES TÉCNICAS DE VEHÍCULOS Artículo 22. SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO Artículo 23. SALVAGUARDA DE VEHÍCULOS CAPITULO VI OBLIGACIONES, PROHIBICIONES Y SANCIONES Artículo 24. OBLIGACIONES DEL CHOFER Artículo 25. PROHIBICIONES Artículo 26. SANCIONES Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 2/29
3 ANEXO 1 ASIGNACIÓN INDIVIDUAL DE BIENES ANEXO 2 ACTA ADICIONAL DE ASIGNACIÓN ANEXO 3 ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES ANEXO 4 SOLICITUD DE USO DE VEHÍCULO INSTITUCIONAL ANEXO 5 KARDEX DE CONTROL INDIVIDUAL DE VEHÍCULO ANEXO 6 CUADERNO DE REGISTRO ANEXO 7 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ANEXO 8 CERTIFICADO DE CONFORMIDAD ANEXO 9 VALES DE GASOLINA Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 3/29
4 CAPITULO I BASE LEGAL, OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, PREVISIÓN Y MODIFICACIONES Artículo 1. BASE LEGAL El presente reglamento interno se enmarca en la siguiente base legal: - Ley N 1178 de 20 de Julio de 1990 Ley de Administración y Control Gubernamental. - Decreto Supremo No A de 3 de Noviembre de 1992, Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública. - Decreto Supremo Nº 26237, de 29 de junio de 2001 modificatorio al D.S. Nº A. - Decreto Supremo del 31 de enero de 2004, en sus artículos 17 al Decreto Supremo Nº 29894, de 07 febrero de 2009, Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo, del Estado Plurinacional. - Decreto Supremo No. 0181, del 28 de junio de 2009 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. - Decreto Supremo N 1788, de 7 de noviembre de 2013, en sus artículos 16 y 17. Artículo 2. OBJETO DEL REGLAMENTO El presente Reglamento tiene por objeto normar y regular la administración y uso de los vehículos del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción (MTILCC), incluidos los vehículos provenientes de convenios, programas y proyectos ejecutados en el MTILCC y otros recibidos en depósito. Artículo 3. AMBITO DE APLICACIÓN El presente Reglamento de Uso de Vehículos, es de aplicación exclusiva para todos los servidores públicos del MTILCC, sus programas y proyectos independientemente de su fuente de financiamiento. Artículo 4. PREVISIÓN En caso de presentarse omisiones, contradicciones o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Interno, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, la Ley 1178 del 20 de julio de 1990 y otras disposiciones vigentes. Artículo 5. MODIFICACIONES Toda modificación al presente Reglamento Interno, deberá ser aprobada mediante Resolución Ministerial expresa, previo informe de justificación técnica de la Unidad Administrativa / Encargado de Activos Fijos. Artículo 6. GLOSARIO Para efecto del presente Reglamento se establece las siguientes definiciones: Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 4/29
5 Chofer: Servidor Público contratado por el Ministerio para la conducción de vehículos del MTILCC o personal de seguridad que conduce los vehículos para el resguardo del(la) Ministro(a). Chofer de Apoyo: Servidor Público contratado por el Ministerio para la conducción de vehículos del MTILCC y que son designados para apoyar una actividad temporal. Servidor Público Encargado: Servidor Público responsable de vehículos oficiales asignado a Despacho de la Ministra o de las Representaciones Departamentales. Asignación de vehículo: Es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un vehículo, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso y custodia. Artículo 7. CLASIFICACIÓN DE VEHÍCULOS Para una adecuada programación y control de uso de los vehículos, se define la siguiente clasificación: I. VEHÍCULOS OFICIALES DE USO EJECUTIVO Son aquellos destinados con exclusividad al uso del(la) Ministro(a) y Viceministros(as), conforme a sus funciones y atribuciones, que se desarrollan con carácter permanente. II. VEHÍCULOS OFICIALES DE USO OPERATIVO Son aquellos vehículos de uso temporal destinados al cumplimiento de comisiones de trabajo, realizados tanto en la ciudad y sus alrededores durante la jornada de trabajo así como para la realización de viajes en comisión. Los vehículos de uso oficial en las Representaciones Departamentales, responden a la categoría Vehículo Oficial de Uso Operativo y será administrado por el Servidor Público Encargado de la Representación Departamental en el marco del presente reglamento. CAPITULO II RESPONSABILIDADES Y ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES Artículo 8. RESPONSABILIDADES Se establece los siguientes alcances de responsabilidad: a) El Director General de Asuntos Administrativos es responsable de la aplicación y el cumplimiento del presente Reglamento, así como también de la administración en general de los vehículos oficiales del MTILCC. b) El Jefe de Unidad Administrativa y el Encargado de Activos Fijos, son los responsables de la aplicación y cumplimiento del presente reglamento, así como también del control de las asignaciones, del registro de derecho propietario, de la salvaguarda, de establecer políticas y procedimientos de mantenimiento de los vehículos del MTILCC c) El Servidor Público Encargado, los chóferes y servidores públicos asignados temporalmente con un vehículo son responsables del manejo y uso de vehículos oficiales. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 5/29
6 d) Las autoridades del MTILCC, que sean beneficiadas con vehículos oficiales, son responsables de su uso racional, a través de los chóferes, en función de sus necesidades de transporte y seguridad personal. e) El mantenimiento del vehículo oficial asignado es responsabilidad del Servidor Público Encargado o del chofer; para aquellas unidades no asignadas será de responsabilidad del Encargado de Activos Fijos con el apoyo de un chofer del MTILCC. Artículo 9. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES El procedimiento para la asignación de un Vehículo Oficial es el siguiente: I. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES DE USO EJECUTIVO El Director General de Asuntos Administrativos, a través de la Unidad Administrativa realizará la asignación de vehículos oficiales de uso ejecutivo al Servidor Público Encargado, para el caso del Despacho del(la) Ministro(a), y a los chóferes, para el caso de los Viceministerios, mediante el formulario de Asignación individual de bienes (ver anexo 1) y el Acta Adicional de Asignación (ver anexo 2). Se debe considerar e incluir en la asignación de un Vehículo Oficial de uso Ejecutivo los siguientes aspectos: a) El Director General de Asuntos Administrativos en coordinación con la Unidad Administrativa solicitarán al Encargado de Activos Fijos la asignación de vehículos oficiales. b) El Encargado de Activos Fijos mediante el formulario de Asignación individual de bienes y el Acta Adicional de Asignación, realizara la entrega de vehículos oficiales de uso ejecutivo al Servidor Público Encargado, para el caso del Despacho del(la) Ministro(a), o a los chóferes, en caso de los Viceministerios. c) El Servidor Público Encargado o el chofer, revisaran el estado real de funcionamiento del vehículo y verificarán las características técnicas contenidos en el formulario de Asignación Individual de Bienes y el Acta Adicional de Asignación, firmando en constancia de su conformidad. En el caso de vehículos asignados a los Viceministerios los formularios deben estar rubricados por el(la) Viceministro(a), como responsable mancomunado del Vehículo. d) El Servidor Público Encargado, en el caso del Despacho del(la) Ministro(a), internamente debe encomendar la conducción del vehículo de uso oficial, al personal de seguridad o chofer del MTILCC, según su disponibilidad, estableciendo controles que garanticen su uso responsable. e) Cuando en el cumplimiento de sus actividades sucedieran accidentes o incidentes con el Vehículo Oficial, el chofer está en la obligación de informar, a la DGAA, en el día y de manera escrita del hecho ocurrido. Este informe debe contar con el Visto Bueno del Servidor Público Encargado o Viceministro(a) según corresponda. Además, el chofer deberá seguir los procedimientos establecidos por la empresa aseguradora, para que los daños sean cubiertos. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 6/29
7 f) Cuando el Vehículo Oficial que tuvo el accidente o incidente se encuentra de viaje, el chofer deberá de informar vía telefónica del hecho suscitado e inmediatamente a su llegada informar por escrito a la DGAA. II. ASIGNACION DE VEHÍCULOS OFICIALES DE USO OPERATIVO Los vehículos oficiales de uso operativo estarán bajo custodia del Encargado de Activos Fijos dependiente de la Unidad Administrativa, cuando los mismos no estén asignados temporalmente. La Unidad Administrativa, realizará la asignación temporal de un vehículo oficial de uso operativo a un servidor público de la Unidad Solicitante y a un chofer de apoyo, a solicitud expresa de las Áreas Organizacionales del MTILCC, mediante formulario de Solicitud de Uso de Vehículo Institucional (Ver anexo 4). Se debe considerar e incluir en la asignación de un Vehículo Oficial de uso Operativo los siguientes aspectos: a) Un servidor público de la Unidad Solicitante mediante el Formulario de Solicitud de Uso de Vehículo Institucional, autorizado por su inmediato superior o superior jerárquico, solicitara la asignación temporal de vehículo oficial de uso operativo, la cual tendrá que ser presentado a la DGAA con dos días hábiles de anticipación. b) La Unidad Solicitante realizará gestiones para poder contar con un chofer de apoyo para coadyuvar con la comisión de trabajo o el viaje en comisión; mientras la DGAA no cuente con un chofer asignado a ésta Dirección. c) El Jefe de Unidad Administrativa autorizará el uso temporal de un vehículo oficial, firmando el formulario de Solicitud de Uso de Vehículo Institucional. d) La Unidad Administrativa a través de los Encargados de Activos Fijos y de Servicios Generales coordinará con el chofer de apoyo y la Unidad Solicitante, el acondicionamiento del Vehículo para la actividad a desarrollar, principalmente respecto a la provisión de combustible y eventuales acciones de mantenimiento. e) El chofer de apoyo para el uso del vehículo de uso oficial operativo, será el responsable del vehículo institucional, de manera mancomunada con el Servidor Público Solicitante, durante la actividad. f) Cuando en la comisión de trabajo sucedieran accidentes o incidentes con el Vehículo Oficial, el chofer de apoyo como los servidores públicos en comisión están en la obligación de informar, a la DGAA, en el día y de manera escrita del hecho ocurrido, pudiendo ser de forma mancomunada o independientemente. Además, el chofer deberá seguir los procedimientos establecidos por la empresa aseguradora, para que los daños sean cubiertos. g) Cuando el Vehículo Oficial que tuvo el accidente o incidente se encuentra de viaje, el chofer de apoyo como los servidores públicos deberán de informar vía telefónica del hecho suscitado e inmediatamente a su llegada informar por escrito a la DGAA. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 7/29
8 III. ASIGNACION DE VEHÍCULOS OFICIALES DE USO OPERATIVO EN LAS REPRESENTACIONES DEPARTAMENTALES La DGAA, a través de la Unidad Administrativa realizará la entrega de un vehículo oficial de uso operativo al Servidor Público Encargado de la Representación Departamental, mediante el formulario de Asignación individual de bienes (ver anexo 1) y el Acta Adicional de Asignación (ver anexo 2). Se debe considerar e incluir en la asignación de un Vehículo Oficial de uso Operativo en las Representaciones Departamentales los siguientes aspectos: a) La DGAA en coordinación con la Unidad Administrativa solicitarán al Encargado de Activos Fijos la asignación de Vehículo Oficial de Uso Operativo para la Representación Departamental, mediante el formulario de Asignación individual de bienes y el Acta Adicional de Asignación, los cuales serán entregados al Servidor Público Encargado de la Representación Departamental. b) El Servidor Público Encargado de la Representación Departamental, revisará el estado real de funcionamiento del vehículo y verificarán las características técnicas contenidos en el formulario de Asignación Individual de Bienes y el Acta Adicional de Asignación, firmando en constancia de su conformidad. c) El Servidor Público Encargado de la Representación Departamental, internamente debe delegar la conducción del vehículo de uso oficial, al personal del MTILCC en la Representación, estableciendo controles que garanticen su uso responsable. d) Cuando en el cumplimiento de sus actividades cotidianas, sucedieran accidentes o incidentes con el Vehículo Oficial, el chofer está en la obligación de informar, a la DGAA, en el día y de manera escrita del hecho ocurrido. Este informe debe contar con el Visto Bueno del Servidor Público Encargado. Además, el chofer deberá seguir los procedimientos establecidos por la empresa aseguradora, para que los daños sean cubiertos. e) Cuando el Vehículo Oficial que tuvo el accidente o incidente se encuentra de viaje, el chofer deberá de informar vía telefónica del hecho suscitado e inmediatamente a su llegada informar por escrito a la DGAA. Artículo 10. DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES I. DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES DE USO EJECUTIVO La devolución de un vehículo oficial de uso ejecutivo se realizará cuando el Ministro(a), Viceministro(a), el Servidor Público Encargado o cuando el chofer dejan sus funciones dentro del MTILCC. En cualquiera de los casos, se deben seguir los siguientes pasos: a) Comunicar verbalmente, a la DGAA, la devolución del vehículo asignado. b) La Unidad Administrativa, a través del Encargado de Activos Fijos, junto al Servidor Público Encargado o al chofer, realizarán el cotejamiento minucioso de las condiciones en las cuales se está realizando la devolución y lo efectivamente asignado. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 8/29
9 c) Si no existieran diferencias en el paso anterior, se procederá a firmar el Acta de Devolución de Bienes (Ver anexo 3) para ser liberado de la responsabilidad. Mientras no se firme la mencionada acta, el servidor público estará sujeto al régimen de Responsabilidades por la Función Pública establecida en la Ley N 1178 y sus reglamentos. d) Posteriormente a la devolución, el vehículo quedará en custodia de la DGAA en los estacionamientos del MTILCC hasta una nueva asignación. II. DEVOLUCIÓN DE VEHICULOS OFICIALES DE USO OPERATIVO La devolución de un vehículo oficial de uso operativo asignado temporalmente, deberá ser entregado por el servidor público de la Unidad Solicitante y el chofer de apoyo al Encargado de Activos Fijos, inmediatamente después de haber arribado a los estacionamientos del MTILCC, para esta actividad se debe seguir el siguiente procedimiento: a) En base a la solicitud de Uso de Vehículo Institucional, se realizará la revisión minuciosa de las condiciones en las cuales se está realizando la devolución, por parte del Encargado de Activos Fijos de la Unidad Administrativa. b) Después de la revisión, el Encargado de Activos Fijos, si no existe diferencias con lo entregado, firmará en el formulario de Solicitud de Uso de Vehículo Institucional (ver anexo 4) en constancia de devolución. III. DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES DE USO OPERATIVO EN LA REPRESENTACIÓN DEPARTAMENTAL La devolución de un vehículo oficial de uso operativo en la Representación Departamental, se realizará cuando el Servidor Público Encargado deja sus funciones dentro del MTILCC. Debiendo seguir los siguientes pasos: a) Comunicar verbalmente, a la DGAA, la devolución del vehículo asignado. b) La Unidad Administrativa, a través del Encargado de Activos Fijos, junto al Servidor Público Encargado realizarán el cotejamiento minucioso de las condiciones en las cuales se está realizando la devolución y lo efectivamente asignado. c) Si no existieran diferencias en el paso anterior, se procederá a firmar el Acta de Devolución de Bienes (Ver anexo 3) para ser liberado de la responsabilidad. Mientras no se firme la mencionada acta, el servidor público estará sujeto al régimen de Responsabilidades por la Función Pública establecida en la Ley N 1178 y sus reglamentos. d) Posteriormente a la entrega, el vehículo quedará en custodia de la DGAA en los estacionamientos del MTILCC en la Representación hasta una nueva asignación. IV. DIFERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE VEHÍCULOS DEVUELTOS En el caso de existencia de diferencias en la revisión de la devolución de vehículos, el Encargado de Activos Fijos, deberá emitir un informe a la DGAA a través de la Unidad Administrativa, realizando la recepción provisional del vehículo. Los Servidores Públicos asignados con vehículos oficiales, deberán elaborar un informe detallando a la DGAA sobre las diferencias existentes. Con los informes de ambas partes, el Director General de Asuntos Administrativos, instruirá la reposición o la aceptación de la justificación, y solicitará al Encargado de Activos Fijos la recepción definitiva del vehículo. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 9/29
10 Artículo 11. IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES DEL MINISTERIO Los Vehículos Oficiales de Uso Ejecutivo y Operativo del MTILCC no llevarán identificación que haga referencia a la pertenencia al Ministerio, debido principalmente para precautelar la integridad física tanto de las autoridades y de los servidores públicos desarrollan alguna actividad, como de los vehículos del MTILCC. Artículo 12. USO DE VEHÍCULOS OFICIALES I. Los Vehículos Oficiales de Uso Ejecutivo del(la) Ministro(a) y Viceministros(as), están autorizados para ser usados en el desenvolvimiento de funciones y atribuciones de las autoridades, temas de seguridad y fines estrictamente institucionales. Para tal efecto se debe considerar lo siguiente: a) Los vehículos deberán ser retirados y depositados en los parqueos o espacios destinados por la DGAA de manera indefectible, al inicio de su jornada laboral y concluida la misma; siempre y cuando no se encuentre en viajes de comisión o en mantenimiento. b) Los vehículos deberán contar con un registro, realizado por los chóferes, de los kilómetros recorridos, de los mantenimientos recibidos, el cambio de insumos y lubricantes; así como de otra información necesaria, para la toma de decisiones por parte de los servidores públicos asignados con estos vehículos. (Ver anexo 5 y 6) c) Los chóferes deberán mantener el combustible del vehículo en los niveles técnicamente aceptables para su funcionamiento. d) El uso de estos vehículos en fines de semana y feriados, son de exclusiva responsabilidad de las Autoridades del MTILCC y de los chóferes; y serán autorizados por las respectivas autoridades. e) Cuando estos vehículos por razones excepcionales sean destinados a comisiones de viaje, será de plena responsabilidad del Servidor Público Encargado o de los chóferes la verificación física y de funcionamiento antes y después de dicha comisión. II. Los Vehículos Oficiales de Uso Operativo, se utilizarán exclusivamente para fines institucionales; los cuales serán solicitados a la DGAA conforme procedimiento establecido en el artículo 8 y autorizados por el Jefe de Unidad Administrativa, y para tal efecto se debe considerar lo siguiente: a) Los vehículos deberán ser retirados y depositados en los parqueos o espacios destinados por la DGAA de manera indefectible, para el inicio de su servicio y a la conclusión de la misma; siempre y cuando no se encuentre en viajes de comisión o en mantenimiento. b) Los vehículos deben contar con un registro, realizado por los chóferes, de los kilómetros recorridos, de los mantenimientos recibidos, el cambio de aceite y otros insumos lubricantes; así como de otra información necesaria, para la buena administración de estos vehículos por parte de la DGAA. (Ver anexo 5 y 6) Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 10/29
11 c) Los chóferes deberán mantener el combustible del vehículo en los niveles técnicamente aceptables para su funcionamiento. d) El uso de estos vehículos en fines de semana y feriados, es de exclusiva responsabilidad de la Unidad Solicitante previa autorización del Jefe de Unidad Administrativa. e) Cuando estos vehículos por razones excepcionales sean destinados a comisiones de viaje, la verificación física del vehículo antes y después del servicio, será responsabilidad del Encargado de Activos Fijos dependiente de la Unidad Administrativa. III. Los Vehículos Oficiales de Uso Operativo en la Representación Departamental, se utilizarán exclusivamente para fines institucionales, para tal efecto se debe considerar lo siguiente: a) Los vehículos deben ser retirados y depositados en los parqueos o espacios destinados por la DGAA de manera indefectible, para el inicio de su servicio y a la conclusión de la misma; siempre y cuando no se encuentre en viajes de comisión o en mantenimiento. b) Los vehículos deben contar con un registro de los kilómetros recorridos, de los mantenimientos recibidos, el cambio de aceite y otros insumos lubricantes; así como de otra información necesaria, para la toma de decisiones por parte del Servidor Público Encargado de la Representación Departamental. (Ver anexo 5 y 6) c) El chofer deberá mantener el combustible del vehículo en los niveles técnicamente aceptables para su funcionamiento. d) El uso de estos vehículos en fines de semana y feriados, son de exclusiva responsabilidad del Servidor Público Encargado y del chofer, y serán autorizados por dicho servidor. e) Cuando estos vehículos por razones excepcionales sean destinados a comisiones de viaje, la verificación física del vehículo antes y después del servicio, será responsabilidad del Servidor Público Encargado de la Representación Departamental. Artículo 13. KARDEX DE CONTROL INDIVIDUAL DE VEHÍCULO Todo vehículo perteneciente al MTILCC debe contar con un Kardex de control individual de vehículo (ver anexo 5) elaborado por el Encargado de Activos Fijos, en el que se debe indicar mínimamente la fecha de incorporación, características, estado actual, número de seguro y mantenimientos realizados (preventivos y correctivos). Artículo 14. CUADERNO DE REGISTRO Todo vehículo perteneciente al MTILCC debe contar, en su interior, con un Cuaderno de Registro (ver anexo 6) el cual será llenado por los chóferes, este cuaderno debe indicar mínimamente marca, placa, modelo, color, fecha, nombre de conductor, cargo y dependencia, Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 11/29
12 hora de salida, hora de llegada, kilometraje de salida, kilometraje de llegada, firma y observaciones. Artículo 15. PAGO DE PEAJES En caso de que el(la) Ministro(a), Viceministro(a) o los servidores públicos comisionados viajen en un vehículo oficial, el MTILCC cubrirá los costos de peaje con cargo a la partida correspondiente, los cuales deberán ser presentados en el Informe respectivo del viaje. Artículo 16. CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES El(la) Ministro(a) podrá solicitar que la DGAA contrate los servicios del Sistema de Posicionamiento Global GPS para un servicio eficiente, efectivo y económico a fin de rastrear la ubicación, movimiento, uso de combustible y demás elementos de control de vehículos con placa oficial del Estado, mismo que será con cargo al presupuesto institucional. CAPITULO III MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS Artículo 17. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Se entenderá como mantenimiento del vehículo, al servicio técnico especializado prestado por una determinada empresa para la conservación física y mecánica, a objeto de que permanezca en condiciones de uso. Los vehículos del MTILCC que se encuentren en funcionamiento, deberán recibir Mantenimiento Preventivo de acuerdo a las recomendaciones técnicas (por cantidad de kilómetros recorridos), con el objetivo de prevenir deterioros por su desgaste. Se denomina mantenimiento correctivo, aquel que corrige los defectos observados en los vehículos, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos. Este mantenimiento, que se realiza luego que ocurre una falla o avería en el vehículo, no pueden planificarse en el tiempo. Artículo 18. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES I. Para el caso de los Vehículos Oficiales de Uso Ejecutivo, El Servidor Público Encargado para el caso del Despacho del(la) Ministro(a), y de los chóferes asignados en el caso de los Viceministerios, son responsable de realizar las solicitudes de Mantenimiento preventivo y correctivo, de estos vehículos; el procedimiento es el siguiente: a) Las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, se realizarán mediante el formulario Solicitud de Mantenimiento de Vehículos (ver anexo 7) el cual debe consignar los datos generales del vehículo, objeto del mantenimiento, el diagnóstico preliminar del vehículo (las tareas de mantenimiento a realizar) y debe estar firmada por el chofer y por el Servidor Público Encargado, en el caso del Despacho del(la) Ministro(a), o por el(la) Viceministro(a). Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 12/29
13 b) El Jefe de la Unidad Administrativa, aprueba el formulario Solicitud de Mantenimiento de Vehículos y remite al proveedor del servicio para su ejecución cuando se tenga un contrato de servicios, o inicia el proceso de contratación cuando no se tenga contratado estos servicios. c) La empresa contratada para realizar el mantenimiento de los vehículos, realizará la revisión preliminar del vehículo de acuerdo a solicitud requerida para posteriormente remitir informe técnico que contendrá las tareas efectivas a realizar, el tiempo que se requiere para el mantenimiento y los repuestos que se necesitan los cuales deben estar respaldados mínimamente por una cotización de dichos repuestos. d) Con la información proporcionada por la empresa el Jefe de la Unidad Administrativa autorizará el mantenimiento del vehículo. Los chóferes realizarán el seguimiento al proceso de mantenimiento ya sea preventivo o correctivo. Cuando el mantenimiento incluya el cambio de partes, los chóferes deberán verificar que sean originales y las partes sustituidas resguardadas en los depósitos de la DGAA previa etiquetación. e) Recibido el Detalle de Servicio por parte de la empresa contratada para el mantenimiento, el chofer realizará un informe técnico del mantenimiento y dará la conformidad del servicio mediante el formulario Certificado de Conformidad (Ver anexo 8); estos documentos serán rubricados por el Servidor Público Encargado, en el caso del Despacho del(la) Ministro(a), o por el(la) Viceministro(a), para dar lugar al proceso de pago por estos servicios. f) La Unidad Administrativa a través de los Encargados de Activos Fijos y Servicios Generales, deberá mantener un registro documentado de los servicios de mantenimiento por vehículo. (Ver anexo 5) II. Para el caso de los Vehículos Oficiales de Uso Operativo, el Encargado de Activos Fijos del MTILCC con la cooperación de un chofer de la entidad, serán los responsables de realizar las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, de estos vehículos, de acuerdo al siguiente procedimiento: a) Las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo serán presentados a la Unidad Administrativa, utilizando para este efecto el formulario Solicitud de Mantenimiento de Vehículos (Ver anexo 7), que debe consignar los datos generales del vehículo objeto del mantenimiento y el diagnostico preliminar del vehículo. b) La Unidad Administrativa, aprueba el formulario Solicitud de Mantenimiento de Vehículos y remite al proveedor del servicio para su ejecución cuando se tenga un contrato de servicios, o iniciará el proceso de contratación cuando no se tenga contratado estos servicios. c) La empresa contratada para realizar el mantenimiento de los vehículos, realizará la revisión preliminar del vehículo de acuerdo a solicitud requerida para posteriormente remitir informe técnico que contendrá las tareas efectivas a realizar, el tiempo que se requiere para el mantenimiento y los repuestos que se necesitan los cuales deben estar respaldado mínimamente por una cotización de dichos repuestos. d) Con la información proporcionada por la empresa, la Unidad Administrativa analizará y autorizara el mantenimiento. El Encargado de Activos Fijos del MTILCC, realiza el Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 13/29
14 seguimiento al proceso de mantenimiento ya sea preventivo o correctivo. Cuando el mantenimiento incluya el cambio de partes, el Encargado deberá verificar que sean originales y las partes sustituidas deberán ser resguardadas en los depósitos de la DGAA previa etiquetación. e) Recibido el Detalle de Servicio por parte de la empresa contratada para el mantenimiento, el Encargado de Activos Fijos y el chofer realizaran un informe técnico del mantenimiento y darán la conformidad del servicio mediante el formulario Certificado de Conformidad (Ver anexo 8); estos documentos serán rubricados por la Unidad Administrativa, para dar lugar al proceso de pago. f) La Unidad Administrativa a través de los Encargado de Activos Fijos y Servicios Generales, deberá mantener un registro documentado de los servicios de mantenimiento por vehículo. III. Para vehículos oficiales de uso operativo en las Representaciones Departamentales, el Servidor Público Encargado solicitará la asignación de fondos en avance, para los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo. a) Las solicitudes escritas de fondos en avance para este efecto, deben ser presentados a la DGAA, con la debida antelación. b) El descargo de los fondos en avance, deberán adjuntar las facturas correspondientes a nombre del MTILCC con el NIT por los servicios contratados, contar mínimamente una cotización de repuestos en el caso que se requiera hacer el cambio de partes, Certificado de Conformidad (Ver anexo 8) y acta de entrega de partes cambiadas si corresponde. Las partes cambiadas deberán de ser resguardadas por la Representación Departamental teniendo el cuidado de etiquetarlas. IV. Para vehículos adquiridos por el MTILCC que cuenten con garantía de fábrica y que requieran mantenimientos periódicos de acuerdo a cronogramas establecidos por la empresa para preservar la garantía, se realizarán mediante el siguiente procedimiento: a) La Unidad Administrativa después de adquirida la movilidad y analizada el cronograma de mantenimientos periódicos, mediante nota comunicara al Servidor Público Encargado, en el caso del(la) Ministra y Representaciones Departamentales, a los chóferes asignados de los(as) Viceministros(as) y al Encargado de Activos Fijos, para vehículos no asignados, los Kilómetros en los que se realizaran los mantenimientos. b) Los chóferes o el Encargado de Activos Fijos, según corresponda, deberán controlar el kilometraje y comunicarán a la Unidad Administrativa cuando se aproximen al kilometraje en el cual se requiera mantenimiento para preservar la garantía. c) La Unidad Administrativa, a través del Encargado de Activos Fijos o de Servicios Generales coordinaran con la empresa que garantiza el vehículo y solicitarán mediante nota fondos en avance o podrán solicitar reembolso una vez concluido el mantenimiento. d) En el caso de solicitar fondos en avance, el descargo deberá adjuntar las facturas correspondientes a nombre del MTILCC con el NIT , Certificado de Conformidad (Ver anexo 8) y acta de entrega de partes cambiadas si corresponde. Las Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 14/29
15 partes cambiadas deberán de ser resguardadas en los depósitos de la DGAA previa etiquetación. e) En el caso de solicitarse reembolsos, la nota interna deberá adjuntar las facturas correspondientes a nombre del MTILCC con el NIT , Certificado de Conformidad (Ver anexo 8) y acta de entrega de partes cambiadas si corresponde. Las partes cambiadas deberán de ser resguardadas en los depósitos del MTILCC previa etiquetación. CAPITULO IV PROVISION DE GASOLINA Y DIESEL Artículo 19. PROVISIÓN DE GASOLINA La provisión de gasolina es una responsabilidad de la DGAA y la misma está definida por las funciones que cumplen los vehículos del MTILCC. I. Para actividades recurrentes en el área urbana Los vehículos de uso oficial ejecutivo y operativo, que cumplan funciones rutinarias de transporte y seguridad de las autoridades del MTILCC y otras de uso temporal que tengan circulación solo en área urbana, tienen garantizado la provisión de gasolina mediante la entrega de vales, provistos mediante un proceso de contratación. a) Los chóferes de los vehículos solicitaran la asignación de vales de gasolina, en función de la capacidad de tanque de los vehículos y la programación de futuras actividades, al Encargado de Servicios Generales dependiente de la Unidad Administrativa, portando para este efecto el kilometraje. b) El Encargado de Servicios Generales, previo a la entrega de los Vales de Gasolina (Ver anexo 9), registra los kilometrajes y volumen de combustible entregado, para efectos de pago, requiriendo una fotocopia de los vales y constancia de recepción del chofer solicitante. c) Excepcionalmente, cuando se solicite vales de gasolina para actividades de comisión en vehículos oficiales de uso operativo, el solicitante presentará el formulario de Solicitud de Uso de Vehículo Institucional debidamente firmada. II. Para comisiones temporales de viaje Los vehículos oficiales de uso ejecutivo y operativo, que fueran designados para cumplir comisiones (temporales) de viaje, solicitarán desembolso de Fondos en Avance para la adquisición de gasolina. Por considerar que estas comisiones de viajes no están comprendidas en las estimaciones previas a la contratación de los servicios de provisión de combustible. a) Las solicitudes escritas de fondos en avance para este efecto, deben establecer el destino, el periodo de la comisión, el chofer designado, el importe en bolivianos Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 15/29
16 requerido y deben ser presentados a la DGAA, 48 horas antes del viaje en comisión, indefectiblemente. b) La Unidad Financiera dependiente de la DGAA, procesará la solicitud de fondos en avance en función a la disponibilidad presupuestaria y los procedimientos contables correspondientes, desembolsando electrónicamente al beneficiario SIGMA definido para este efecto. c) El descargo de fondos en avance, deberá ser realizado en conformidad al Reglamento de Interno de Fondos en Avance. d) Excepcionalmente, cuando no sea posible solicitar ni atender los fondos en avance y la comisión de viaje se haya cumplido de todas maneras, a la conclusión del mismo, se podrá solicitar el reembolso de las facturas de combustible a nombre del MTILCC con el NIT III. Para vehículos oficiales en las Representaciones Departamentales. Los vehículos oficiales de uso operativo, en las Representaciones Departamentales, a través del Servidor Público Encargado solicitarán la asignación de fondos en avance, para la provisión de combustible, de manera periódica. a) Las solicitudes escritas de fondos en avance, dirigidas a la DGAA, deben consignar el kilometraje recorrido por el vehículo que justifique la cantidad de combustible insumido en un determinado periodo. b) El descargo de fondos en avance, deberá ser realizado en conformidad al Reglamento de Interno de Fondos en Avance. Artículo 20. PROVISIÓN DE DIESEL La provisión de diesel es una responsabilidad de la DGAA y la misma está definida por las funciones que cumplen los vehículos del MTILCC. Los vehículos oficiales de uso operativo a diesel, que fueran designados para cumplir comisiones, solicitarán desembolso de Fondos en Avance para la adquisición de diesel. Por considerar que estas comisiones no son recurrentes, no estarán comprendidas en la contratación de los servicios de provisión de combustible. a) Las solicitudes escritas de fondos en avance para este efecto, deben establecer el destino, el periodo de la comisión, el chofer designado, el importe en bolivianos requerido y deben ser presentados a la DGAA, 48 horas antes de la comisión, indefectiblemente. b) La Unidad Financiera dependiente de la DGAA, procesará la solicitud de fondos en avance en función a la disponibilidad presupuestaria y los procedimientos contables correspondientes, desembolsando electrónicamente al beneficiario SIGMA definido para este efecto. c) El descargo de fondos en avance, deberá ser realizado en conformidad al Reglamento de Interno de Fondos en Avance. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 16/29
17 Excepcionalmente, cuando no sea posible solicitar ni atender los fondos en avance y la comisión se haya cumplido de todas maneras, a la conclusión del mismo, se podrá solicitar el reembolso de las facturas de diesel a nombre del MTILCC con el NIT CAPITULO V INSPECCIONES TÉCNICAS, SEGURO OBLIGATORIO AUTOMOTOR Y SALVAGUARDA Artículo 21. INSPECCIONES TÉCNICAS DE VEHÍCULOS La inspección técnica vehicular, establecida en el capítulo IV del Código de Tránsito, es la constancia de las condiciones de funcionamiento técnico-mecánicas, capacidad y comodidad del vehículo, principalmente para la seguridad, la cual será realizada por los organismos técnicos de las Jefaturas Departamentales de Tránsito y será acreditada mediante la roseta de inspección que tendrá que estar adherida al parabrisas del vehículo. Una vez que las Jefaturas Departamentales de Tránsito determinen el periodo de inspección técnicas, el Encargado de Activos Fijos realizará los siguientes procedimientos: a) Informará a los chóferes para que prevean el acondicionamiento de los vehículos correspondientes, b) Coordinará con los chóferes el día en que se efectuara la inspección, c) Solicitará fondos en avance para cubrir los costos de la inspección técnica, d) Realizará gestiones necesarias para que los vehículos puedan pasar la inspección. Artículo 22. SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO El Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) es el seguro que todo vehículo debe tener, el cual, ampara los gastos médicos, de transporte, muerte, incapacidad permanente, en caso de un accidente de tránsito. Dado el hecho de que el SOAT debe de estar en vigencia desde los primeros días de la gestión, el Encargado de Activos Fijos realizará el siguiente procedimiento el último mes de cada gestión. a) Solicitará fondos en avance para cubrir los costos del servicio del seguro. b) Realizará gestiones necesarias para obtener el SOAT. c) Entregará las rosetas del SOAT a los chóferes para que puedan ser instaladas en los parabrisas de los correspondientes vehículos. d) Resguardará la documentación proporcionada por la empresa aseguradora. Artículo 23. SALVAGUARDA DE VEHÍCULOS La salvaguarda es la protección de los vehículos contra daños, deterioros y otros riesgos; tareas que deben ser previstas por la Unidad Administrativa. Para que exista una adecuada salvaguarda de los vehículos el Director General Asuntos Administrativos implantará las siguientes medidas: Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 17/29
18 a) Solicitara la contratación de seguros de vehículos del MTILCC, analizando la pertinencia contra que riesgos se asegurarán, siempre y cuando el MTILCC cuente con recursos para cubrir dicho gasto. b) Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los vehículos de la entidad. c) Dar a conocer a los Servidores Públicos del MTILCC mediante comunicados o circulares las medidas de salvaguarda asumidas por la Unidad Administrativa. Cuando las instancias correspondientes hayan realizado la contratación de seguros para los vehículos del MTILCC, la Unidad Administrativa deberá capacitar y/o comunicar mediante nota a los chóferes, los procedimientos y requisitos necesarios en caso de presentarse cualquier eventualidad que requiera el uso de los seguros. En ninguna caso, después de ser capacitados o ser comunicados mediante nota, los chóferes de un vehículo podrán argüir desconocimiento de los procedimientos de uso de los seguros y en el caso de que la empresa aseguradora se libere de responsabilidad con relación al siniestro por incumplimiento de procedimiento, el chofer correrá con todos los gastos ocasionados. En caso de no encontrarse cubiertos los posibles accidentes por los seguros contratados por el MTILCC, la Dirección General de Asuntos Administrativos, con base en el informe emitido por el Encargado(a) de Activos Fijos, remitirá antecedentes a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para las acciones legales correspondientes, en contra de los responsables que ocasionaron el accidente. CAPITULO VI OBLIGACIONES, PROHIBICIONES Y SANCIONES Artículo 24. OBLIGACIONES DEL CHOFER Son obligaciones de los chóferes del MTILCC: a) Portar la licencia de conducir de la categoría que corresponda a las características del vehículo a ser utilizado y la credencial de servidor público del MTILCC, para el uso de un Vehículo Oficial del Ministerio. b) Todo chofer formalmente designado para conducir un vehículo oficial del MTILCC, debe tener conocimientos de las normas de tránsito, conocimientos mínimos de mecánica suficientes para solucionar problemas de contingencia, observar higiene personal y buen trato personal. c) Manejo responsable del vehículo oficial d) Mantener la limpieza permanente del vehículo. e) Mantener el combustible técnicamente suficiente para el funcionamiento del vehículo. f) Comprobar diariamente la presión de los neumáticos. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 18/29
19 g) Comprobar diariamente el nivel de agua del radiador. h) Comprobar periódicamente el nivel de agua ácida de la batería. i) Comprobar diariamente el nivel de aceite y efectuar los cambios oportunamente. j) Depositar el vehículo en los garajes del MTILCC, concluida la jornada de trabajo o la conclusión de la Comisión de Viaje. k) Cumplir con los procedimientos establecidos por la compañía aseguradora cuando se produzca un siniestro. l) Informar oportunamente al Servidor Público Encargado, Viceministro(a) o al Encargado de Activos Fijos, la existencia de síntomas de desperfectos mecánicos, para su revisión en un taller especializado, previa solicitud expresa. m) Informar a quien corresponda sobre el estado y condición del vehículo, luego de cada viaje en comisión y de manera mensual cuando el vehículo cumpla actividades en el área urbana. n) Verificar la calidad de los servicios de mantenimiento preventivo o correctivo recibidos por el vehículo y dar la conformidad correspondiente a estos servicios para efectos de su cancelación, de acuerdo a procedimiento especifico. Artículo 25. PROHIBICIONES Los chóferes de los vehículos oficiales quedan TERMINANTEMENTE PROHIBIDOS de: a) Permitir el manejo de los Vehículos del MTILCC, a personas no designadas para este efecto. Los daños ocasionados como consecuencia de esta contravención, serán responsabilidad exclusiva del Servidor Público Encargado, para el caso del Despacho del(la) Ministro(a) y las Representaciones Departamentales, y de los Chóferes asignados en el caso de Viceministros(as). b) Usar los Vehículos oficiales del MTILCC, para beneficio particular. c) Usar los Vehículos del MTILCC, en días no laborables, domingos y feriados, sin la debida autorización. d) Prestar o transferir internamente (en el ámbito de la Entidad) Vehículos del MTILCC, sin el conocimiento de la DGAA o de la Unidad Administrativa. e) Dañar o alterar las características físicas o técnicas de los Vehículos del MTILCC. f) Poner en riesgo la seguridad del Vehículo del MTILCC, por incumplimiento de normas de tránsito en la circulación ó por la inobservancia de los estándares en su mantenimiento preventivo o correctivo. g) Conducir el Vehículo del MTILCC, bajo la influencia del alcohol, estupefacientes o alucinógenos. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 19/29
20 h) Extraviar, deteriorar cualquier herramienta o accesorio del vehículo que le ha sido entregado con acta. i) No depositar los vehículos oficiales en los parqueos o espacios destinados por la DGAA concluida la jornada laboral, a excepción cuando se encuentre en comisión o se encuentre en mantenimiento. Artículo 26. SANCIONES El incumplimiento u omisión del presente reglamento podrá generar responsabilidad por la función pública, según lo establecido en la Ley N 1178 de Administración y Control Gubernamentales, así como lo determinado en el Decreto Supremo N A responsabilidad por la Función Pública", el Reglamento Interno de Personal y otras disposiciones legales vigentes. Reglamento Interno de Uso de Vehículos Oficiales 20/29

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