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Timestamp: 2017-01-19 13:06:30+00:00

Document:
Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli
obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione
in diversi tipi di supporto
5.3. La garanzia dell'ordine cronologico senza soluzione di
7.1.1.Conservazione delle fatture
7.1.2.Conservazione di documenti diversi dalle fatture
7.3. Violazione degli obblighi di conservazione.Effetti
7.4. Responsabile della conservazione. Compiti
10. Comunicazione all'agenzia delle entrate dell'impronta dell'archivio
12. Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti
Il decreto del ministro dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
(di seguito decreto) disciplina in maniera unitaria la procedura informatica
relativa all'emissione, alla conservazione ed alla esibizione dei documenti
rilevanti ai fini fiscali, alla luce dell'esigenza di rendere più agevoli
le procedure vigenti in materia di conservazione documentale, da tempo
avvertita sia nel settore civilistico che, più in particolare, in ambito
L'articolo 7, comma 4-ter del decreto legge 10 giugno 1994, n. 357,
convertito con modificazioni dalla legge 8 agosto 1994, nell'ottica della
semplificazione degli adempimenti e di riduzione delle sanzioni per irregolarità formali, ha previsto espressamente che "A tutti gli effetti di
legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei,
nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale non siano
scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni
annuali, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi
risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati
contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro
L'articolo 7-bis, comma 4, dello stesso decreto 357 del 1994 ha
introdotto, nell'ambito della disciplina delle scritture contabili, il comma
3 nell'articolo 2220 del codice civile, prevedendo che "le scritture e i
documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma
di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni
corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili
con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti".
Detta norma, per espressa previsione del citato articolo 7-bis, comma
9, del D.L. n. 357 del 1994, si applica "a tutte le scritture e i documenti
rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie". Tuttavia, con la stessa
disposizione è statuito che "... decreto del Ministro delle finanze sono
determinate le modalità per la conservazione su supporti di immagini delle
scritture e dei documenti di cui al presente comma."
Dal tenore letterale della disposizione e dal richiamo alle
operative da definire con decreto, ne è disceso che, fino alla emanazione dello stesso, l'utilizzo di supporti alternativi a quello cartaceo per la
conservazione delle scritture e dei documenti fiscalmente rilevanti è stata più volte esclusa dalla scrivente (cfr. tra le altre, risoluzione 135/E del
7 settembre 1998 e risoluzione 202 del 4 dicembre 2001.
Con successivi interventi normativi, il legislatore ha ribadito
l'opportunità di introdurre specifiche disposizioni in tema di
semplificazione degli adempimenti fiscali nella tenuta della contabilità.
L'articolo 10, comma 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (di seguito Testo
Unico) stabilisce, nella versione in vigore fino al 31 dicembre 2005, che
"Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità
definite con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze". Anche ai
sensi del Testo Unico, la conservazione con l'ausilio di supporti alternativi al cartaceo era subordinata alla emanazione di un decreto che ne
definisse le concrete modalità operative.
Nelle more dell'emanazione del decreto, peraltro, al fine di
individuare le corrette procedure di conservazione ed esibizione dei documenti informatici ed analogici, l'Autorità per l'Informatica nella
Pubblica Amministrazione, con la delibera n. 42 del 31 dicembre 2001 (di
seguito delibera AIPA) di recente sostituita con la deliberazione del Centro
Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione 19 febbraio 2004,
n. 11 (di seguito delibera CNIPA) ha dettato regole tecniche uniformi.
Con il D.M. 23 gennaio 2004
(di seguito decreto), il cui preambolo richiama,
tra l'altro, proprio l'articolo 10, comma 6 del Testo unico e la delibera AIPA, sono state dettate, come premesso, le
modalità applicative per la
conservazione elettronica dei documenti informatici ed analogici ai fini
tributari. In sede di commento della disciplina, tenuto conto dei rinvii del
decreto alle norme della delibera AIPA (sostituita dalla delibera CNIPA) si farà pertanto riferimento alle regole ivi dettate ed alle relative Note
Oltre al quadro normativo tracciato, nell'analisi della disciplina,
occorre far riferimento ad ulteriori fonti che concorrono a chiarire le modalità applicative della conservazione elettronica dei documenti
In primo luogo, il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52
attuando la Direttiva 2001/115/CE in materia di semplificazione ed armonizzazione delle
modalità di fatturazione ai fini IVA, ha modificato il
d.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633 introducendo la possibilità di emettere le
fatture in formato elettronico e di conservarle su supporti alternativi a
quello cartaceo. Al riguardo, la scrivente ha già fornito indicazioni con
la Circolare 45/E del 19 ottobre 2005, alla quale, pertanto, si rinvia.
In secondo luogo, si fa presente che dal 1 gennaio 2006
il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante il "Codice
dell'amministrazione digitale" (di seguito Codice) che ha abrogato alcune
disposizioni del Testo Unico, dettando una disciplina organica ed aggiornata della materia. In sede di commento della disciplina del decreto si
pertanto, riferimento anche alle disposizioni del Codice.
Infine, si ricorda che, ai fini dell'applicazione della disciplina in
esame, occorre tener conto del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, che all'articolo 54 ha abrogato il decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 (che detta le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale dei
documenti informatici) e del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, di
recepimento della direttiva sulla firma elettronica n. 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999.
Al riguardo, si fa presente che l'articolo 75 del Codice ha abrogato
integralmente il decreto legislativo n. 10/2002 a decorrere dal 1 gennaio
2006; pertanto, da tale data, occorre far riferimento, ove applicabili, alle
disposizioni del Codice, in particolare a quelle relative alla firma
elettronica e ai certificatori.
Esposto sinteticamente il quadro normativo di riferimento, con la
presente circolare si illustrano le novità recate dal decreto in commento
che disciplina le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi
ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di
supporto".
Le disposizioni del decreto si applicano alle scritture contabili, ai
libri, ai registri e, in generale, a ogni documento rilevante ai fini
tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevanti ai fini
delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle
imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane, ai sensi
dell'articolo 2, comma 2, del decreto.
Fra i documenti fiscalmente rilevanti che ricadono nell'ambito di
applicazione del decreto si annoverano, a titolo esemplificativo, le
scritture, i libri ed i registri elencati dal D.P.R. n. 600 del 1973 e dal
D.P.R. n. 633 del 1972, quali:
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli
elementi patrimoniali e reddituali;
- scritture ausiliarie di magazzino;
- bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale
(articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425 c.c.) e
nota integrativa (articolo 2427 c.c.);
- registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto,
quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei
corrispettivi, il registro delle fatture emesse;
Le disposizioni del decreto si applicano, inoltre, a tutte le
dichiarazioni fiscali, alla modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i
modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili.
Per quanto attiene ai registri previsti dalla legislazione del
lavoro, quali il libro matricola e il libro paga, si ritiene che la relativa
conservazione debba essere effettuata nel rispetto delle istruzioni fornite
in proposito dal dicastero di competenza (cfr. circolare del Ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003).
Inoltre, possono ricomprendersi tra i libri e registri rilevanti ai
fini tributari anche i libri sociali elencati nell'articolo 2421 c.c., ossia
il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e
delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, il libro delle
adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e
delle deliberazioni del collegio sindacale, il libro delle adunanze e delle
deliberazioni del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle
deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti.
Le disposizioni contenute nel decreto, infine, si applicano alla
relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.) ed alla relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei revisori contabili (articolo 209, comma 3 del
decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge devono essere
allegate al bilancio d'esercizio.
In ordine alle tipologie di documenti cui sono applicabili le
disposizioni del decreto, le norme distinguono tra:
- documenti informatici, dei quali vengono previste, in
particolare, le modalità di emissione, conservazione ed esibizione e
- documenti analogici, formati o emessi secondo le
tradizionali per i quali, è comunque possibile, in
alternativa alla conservazione cartacea, la conservazione
elettronica, previo esperimento di specifiche procedure che
saranno analizzate in seguito più nel dettaglio.
In particolare, la disciplina degli adempimenti fiscali relativi a
documenti informatici e documenti analogici è dettata, oltre che dalle
disposizioni del decreto, anche dalle disposizioni contenute nel Testo Unico
- come modificato dal Codice - nel D.P.C.M. 13 gennaio 2004, nella delibera
AIPA e nello stesso Codice. Come già precisato, la delibera AIPA è stata
integralmente sostituita dalla delibera CNIPA; pertanto, ogni richiamo operato dal decreto alla delibera AIPA deve intendersi riferito alla
delibera CNIPA.
Il documento informatico è definito dal decreto, in
Testo Unico, al Codice e alla delibera CNIPA, come "la rappresentazione
informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti".
Con riguardo alla forma, il decreto stabilisce che i documenti
informatici rilevanti ai fini tributari sono "statici non modificabili" (articolo 3, comma 1, lettera a), del decreto). In particolare, ai sensi
dell'articolo 1, comma 2 lettera a), del decreto per documento statico non
modificabile si intende il documento informatico il cui contenuto risulti
non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo.
A questi fini, il documento informatico non deve contenere
"macroistruzioni" o "codici eseguibili", tali da attivare funzioni idonee a
modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.
Sono "macroistruzioni", ad esempio, i comandi che permettono
l'aggiornamento automatico della data, la quale, per espressa previsione
normativa, deve invece restare immutata.
Sono "codici eseguibili", ad esempio, le istruzioni non sempre
visibili all'utente, in grado di controllare, in modo non pilotato da chi
apre il documento, l'aspetto e il contenuto dello stesso.
Ai sensi dell'articolo 3, comma 1, lettera b), del decreto, il
documento informatico deve essere emesso "al fine di garantirne
l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione
del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica".
Per riferimento temporale si intende un'informazione che associa al
documento la data e l'ora. A più documenti può essere applicato il medesimo riferimento temporale.
Per sottoscrizione elettronica, a sua volta, si intende l'apposizione
sul documento informatico della firma elettronica qualificata (in proposito,
si rinvia al paragrafo 7.5).
Si ricorda che i documenti rilevanti ai fini tributari per i quali
è prevista l'emissione sono, a titolo esemplificativo, la fattura, anche sotto
forma di conto, nota, parcella e simili (articolo 21 del D.P.R. n. 633 del
1972), la ricevuta fiscale (articolo 2 del decreto del Ministro delle
Finanze 28 gennaio 1983, n. 761), lo scontrino fiscale (articolo 1 del
decreto del Ministro delle Finanze 23 marzo 1983), il documento di trasporto
(articolo 1 del decreto del Presidente della Repubblica 14 agosto 1996, n.
Peraltro, allo stato attuale della normativa vigente, non tutti i
suddetti documenti sono suscettibili di emissione con le modalità di cui al citato articolo 3, comma 1, lettera b) del decreto. Al riguardo, si precisa
In base alla normativa vigente, la ricevuta fiscale deve essere
emessa in duplice esemplare su appositi bollettari a ricalco "madre" e
"figlia", utilizzando stampati conformi al modello allegato al decreto del
Ministro delle Finanze 28 gennaio 1983, n. 761. La stessa deve, inoltre,
contenere "una numerazione progressiva prestampata per anno solare" (articolo 2 del decreto ministeriale 30 marzo 1992) ed essere predisposta
"dalle tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze" (articolo 3 del
D.M. 30 marzo 1992).
Pertanto, in considerazione delle particolarità indicate, la
ricevuta potrà essere emessa solo in formato analogico ed eventualmente
conservata in formato digitale, secondo la relativa procedura ai sensi
dell'articolo 4 del decreto.
Giova tuttavia ricordare che l'articolo 1 del decreto del Presidente
della Repubblica 21 dicembre 1996, n. 696, ha sancito l'equiparazione
dell'emissione dello scontrino fiscale a quella della ricevuta fiscale e
viceversa, anche ai fini della deducibilità del costo del bene o del
servizio da parte dell'acquirente.
Come precisato nella circolare n. 97/E del 4 aprile 1997, inoltre, la
scelta circa l'emissione del tipo di documento "non è subordinata, come
avveniva nella pregressa disciplina, all'espletamento di specifiche formalità quali l'esercizio di apposita opzione o la comunicazione agli
Uffici finanziari, e non è soggetta a limitazioni afferenti il numero ed il
tipo delle operazioni svolte e le modalità di esercizio dell'attività
Pertanto, in luogo della ricevuta fiscale il contribuente
liberamente decidere di emettere lo scontrino fiscale, secondo le regole che
saranno illustrate nel paragrafo successivo.
Ai sensi dell'articolo 1, comma 3, del D.M. 23 marzo 1983, lo
scontrino fiscale "deve essere emesso utilizzando esclusivamente apparecchi misuratori fiscali (...) conformi ai modelli approvati a norma del presente
decreto e muniti di bollo fiscale".
L'emissione in forma cartacea dello scontrino, ove il contribuente
non si avvalga di regimi di determinazione del reddito che consentono
l'omissione di tale adempimento, resta quindi impregiudicata.
Ciò non impedisce, tuttavia, che il giornale di fondo venga
conservato in formato digitale. Tale facoltà, già prima del decreto, era, infatti, espressamente consentita dal decreto ministeriale 30 marzo 1992,
dove, all'articolo 16-bis, comma 1, si dispone che "I dati fiscalmente
rilevanti, stampati sullo scontrino fiscale ai sensi del decreto
ministeriale 23 marzo 1983 (...) devono essere memorizzati dall'apparecchio
misuratore fiscale secondo almeno una delle seguenti modalità:
a) mediante stampa su supporto cartaceo (...);
denominato "giornale di fondo elettronico".
Ai sensi del successivo comma 2, inoltre:
a) "il supporto elettronico deve garantire la non
c) su ciascun supporto elettronico deve essere riportata
un'opportuna informazione, in forma elettronica, che permetta di stabilire, sia durante la fase di utilizzo, sia successivamente,
un'associazione logica tra i dati memorizzati e il misuratore
fiscale su cui il supporto elettronico medesimo è impiegato.
L'informazione deve fungere da metodo di autenticazione del
misuratore fiscale".
Pertanto, fermo restando l'obbligo di emissione dello scontrino
cartaceo, il contribuente può in questo caso beneficiare di un sistema di
conservazione elettronica del giornale di fondo, in alternativa alla
conservazione cartacea.
La disciplina del documento di trasporto (d'ora in avanti
d.d.t.) è prevista dall'articolo 1, comma 3, del D.P.R. n. 472 del 1996.
La circolare 11 ottobre 1996, n. 249/E ha chiarito al paragrafo 2 che
i beni viaggianti non devono essere più obbligatoriamente accompagnati dal
d.d.t.. In tal caso, quest'ultimo "in base alle diverse esigenze aziendali, può (...) essere spedito nel giorno in cui
è iniziato il trasporto dei
beni oltre che tramite servizio postale, anche a mezzo corriere oppure
tramite gli strumenti elettronici richiamati nel paragrafo 2.1 della
circolare 16 settembre 1996, n. 225/E".
Al successivo paragrafo 6, inoltre, nel dettare istruzioni relative
al trasporto effettuato da più vettori, la stessa circolare precisa che il
d.d.t. deve indicare "almeno le generalità del primo incaricato del
trasporto", il quale, però, "non è tenuto ad eseguire ulteriori annotazioni" sul d.d.t. medesimo.
Dal momento che il documento di trasporto è completo di ogni
elemento obbligatorio sin dall'origine, senza che né il soggetto emittente né i successivi soggetti riceventi siano tenuti ad eseguire sul d.d.t.
ulteriori annotazioni, deve ritenersi ammissibile l'emissione del d.d.t.
sotto forma di documento informatico.
Si ricorda inoltre che, ai sensi dell'articolo 21, comma 4 del D.P.R. n. 633 del 1972,
è equiparato al d.d.t. qualsiasi altro documento avente lo stesso contenuto previsto per il
d.d.t.. Ad esempio, "la nota di consegna,
la lettera di vettura, la polizza di carico, (...)". Si veda, in proposito,
la citata circolare n. 225/E del 1996.
In base all'articolo 21, comma 1, ultimo periodo, del D.P.R. n. 633
del 1972, come modificato dall'articolo 1 del decreto legislativo 20
febbraio 2004 n. 52, "la fattura si ha per emessa (...) all'atto della sua
trasmissione per via elettronica".
La trasmissione elettronica della fattura o del lotto di fatture
è consentita previa apposizione del riferimento temporale e della firma
elettronica qualificata da parte del soggetto emittente su ciascun documento
o sul lotto di fatture, al fine di garantirne l'autenticità, l'origine e
l'integrità. In alternativa, è ammesso, ai sensi dell'articolo 21, comma
3, del D.P.R. n. 633 del 1972, l'utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
elettronica dei dati idonei a garantire i predetti requisiti di autenticità
Sull'argomento si rinvia alla circolare 45/E del 19 ottobre 2005
esplicativa del decreto legislativo n. 52
del 2004, attuativo della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le
fatturazione in materia di IVA.
Sono analogici, ai sensi dell'articolo 1, lettera b) della delibera,
tutti i documenti formati utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui.
Rientrano in tale categoria i documenti che si materializzano su
supporti cartacei (ad esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia), o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o su microfilm, su
lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e
Ai fini del decreto, il documento analogico si distingue in documento
originale e copia. A sua volta, il documento originale si distingue in originale "non unico" e "unico", (articolo 1, comma 1, lettere b) e c), del
Documento originale non unico: è quel documento analogico al cui
contenuto è "possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di
cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi" (articolo
1, comma 1, lettera c), del decreto).
In sostanza, si può dire che un documento è originale non unico
quando, indifferentemente:
- deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la
relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per
almeno un soggetto;
- deve essere annotato e conservato per legge da almeno un
soggetto in libri o registri obbligatori;
- il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il
suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi.
Sono documenti originali non unici, a titolo esemplificativo, i libri
di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari. Infatti, il contenuto del libro giornale
integralmente ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui tenuta è obbligatoria ai sensi dell'articolo
14, comma 1, lettera c) del D.P.R. n.
600 del 1973. A loro volta, le schede di mastro possono essere integralmente
ricostruite dal libro giornale.
Possono essere considerati originali non unici, inoltre, le fatture,
le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali. Infatti, il contenuto di tali documenti
può essere integralmente ricostruito sulla base dei libri e
registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta è obbligatoria per
Documento originale unico: è quel documento analogico il cui
contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la tenuta, anche presso terzi e che non soddisfa, dunque,
alcuna delle condizioni sopra elencate.
In prima approssimazione, si possono considerare documenti originali
unici, a titolo esemplificativo, i titoli all'ordine di cui agli articoli
2008 e seguenti del codice civile. Si tratta degli strumenti di pagamento
(assegno e cambiale) per i quali, in caso di smarrimento, sottrazione o
distruzione, l'articolo 2016 c.c. disciplina la procedura dell'ammortamento.
Al riguardo, tuttavia, occorre chiarire che, in caso di cessioni di
beni o prestazioni di servizi nei confronti di consumatori finali non
soggetti IVA, regolate a mezzo assegno bancario o cambiale, l'unicità di
tali documenti attiene esclusivamente alla fase di emissione e di
Una volta ricevuti dal beneficiario o prenditore soggetto IVA,
infatti, detti documenti rientrano automaticamente nella categoria dei
documenti originali non unici; essendone, infatti, prescritta l'annotazione
in libri o registri obbligatori, il contenuto del documento è, attraverso
questi, facilmente ricostruibile.
Si devono, altresì, considerare documenti originali unici i libri
sociali elencati all'articolo 2421 c.c., nella misura in cui, tuttavia, il relativo contenuto non possa essere ricavato "attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di
terzi". Ne consegue che i documenti il cui contenuto risulti, ad esempio,
depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad esempio, i verbali
delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad esempio, il verbale della delibera assembleare di approvazione del
bilancio), non possono essere considerati documenti originali unici.
Copia: il legislatore non ha fornito alcuna definizione del documento
copia, né nel decreto, né, più di recente, nel Codice. Al fine di
individuare la nozione di copia occorre, pertanto, riferirsi alle note
esplicative alla delibera CNIPA. Tali note, infatti, pur precisando che la
definizione del documento copia non è compresa fra quelle elencate
nell'articolo 1 della medesima delibera, chiariscono che "la copia può
essere considerata la matrice di una manifestazione di volontà che si concretizza con un documento originale".
Al riguardo le stesse note esplicative fanno riferimento all'articolo
2214 c.c., secondo comma, ai sensi del quale l'imprenditore deve tenere "le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite", ossia
documenti "conformi" a quelli spediti, destinati, a loro volta, ad essere
conservati come originali dal ricevente.
In altri termini, si può intendere copia il documento che veicola
informazioni la cui originalità è "espressa in altro documento che un terzo deve tenere e conservare, nel rispetto
dell'autenticità ed integrità
La memorizzazione rappresenta la fase iniziale del processo di
conservazione, che si conclude, come sarà illustrato in seguito, con l'apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale.
L'articolo 1, comma 1, lettera f) della delibera CNIPA definisce la
memorizzazione il "processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo
supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o
La memorizzazione può avvenire mediante salvataggio dei dati su
supporto ottico o su ogni altro idoneo supporto (cfr. paragrafo 5.2).
E' possibile, inoltre, memorizzare anche le impronte relative ai
documenti, sia informatici che analogici. Per impronta si intende una
sequenza di bit di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di
una funzione matematica ("funzione di hash") ad una generica sequenza di bit
"in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa,
determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli
binari per le quali la funzione matematica generi impronte uguali" (articolo 1, lettere m) e n) del decreto).
Ancorché l'articolo 1 della delibera faccia genericamente
riferimento alla memorizzazione di documenti informatici e documenti analogici, la delibera ed il decreto disciplinano specificamente la fase di
memorizzazione, sia ai fini della conservazione dei documenti informatici, sia ai fini della conservazione dei documenti analogici. Mentre nel primo
caso, la memorizzazione, più in particolare, consiste nella trasposizione
del documento digitale su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, assicurando l'ordine cronologico e senza soluzione
di continuità per ciascun periodo d'imposta (articolo 3 del decreto), nella seconda ipotesi la memorizzazione del documento analogico
attraverso l'acquisizione della relativa immagine (articolo 4 del decreto).
Il processo di memorizzazione dei documenti informatici e dei
documenti analogici - ai sensi degli articoli 3, comma 1, lettera d) e 4 del
decreto, che al riguardo rinvia al citato articolo 3 - deve rispettare
talune regole comuni:
- la memorizzazione può avvenire attraverso la trasposizione
su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo;
- deve essere rispettato l'ordine cronologico, senza soluzione
di continuità per ciascun periodo d'imposta;
- devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione
delle informazioni dagli archivi informatici in relazione, ad
esempio, a nome, cognome, denominazione, codice fiscale,
partita IVA, data.
Per la memorizzazione digitale
è possibile utilizzare supporti che applicano la tecnologia laser, come dischi ottici e
magneto-ottici.
In particolare, nelle note esplicative alla delibera CNIPA
l'utilizzo, tra l'altro, di dischi ottici WORM (riscrivibili dall'utente), CD-R (non modificabili una volta scritti) e DVD (che hanno una maggiore
capacità di memorizzare i dati).
Poiché, tuttavia, la tecnologia è in continua evoluzione, nella
delibera CNIPA si precisa che per i processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo
è possibile utilizzare ogni altro supporto di
memorizzazione digitale, oltre a quelli a tecnologia laser, purché sia
garantita la conformità dei documenti agli originali, oltre che la leggibilità nel tempo (articolo 3, comma 1, lettera d), del decreto).
Un esempio di tecnologia diversa da quella laser è rappresentato dai
cosiddetti dischi magnetici, che consistono in memorie di massa magnetiche
realizzate con materiale plastico o metallico, ricoperto da superficie
ferro-magnetica.
Costituiscono esempi di supporti magnetici i floppy disk, l'hard disk
del computer (esistono anche memorie di questo tipo rimuovibili) e i "dat",
ossia nastri magnetici a cartucce, che vengono utilizzati per effettuare i
"back up" - salvataggio in copia - di notevoli quantità di dati.
5.3. La garanzia dell'ordine cronologico, senza soluzione di
Il decreto prevede che il processo di memorizzazione debba avvenire
assicurando l'ordine cronologico dei documenti, senza che vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo d'imposta.
Ciò comporta che il contribuente, al pari di quel che accade per la
gestione della contabilità e dei documenti fiscalmente rilevanti secondo le
modalità tradizionali, nell'eseguire la trasposizione dei documenti,
informatici ed analogici, dovrà rispettare l'ordine cronologico e procedere
secondo regole uniformi, nel medesimo periodo d'imposta, in modo da evitare
che vi siano intervalli temporali nella memorizzazione dei documenti o nell'aggiornamento delle registrazioni.
Al riguardo, si osserva che ai sensi dell'articolo 4, comma 2, del
decreto, la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o
più tipologie di documenti. Sebbene analoga previsione non sia stata
contemplata per i documenti informatici dall'articolo 3 del decreto, si
ritiene, tuttavia, sulla base di un'interpretazione logico sistematica, che
la stessa debba estendersi ai documenti informatici, la cui conservazione è disciplinata dall'articolo 3.
Ad esempio, qualora il contribuente, per il periodo d'imposta 2005,
conservi in formato digitale i libri contabili obbligatori, le registrazioni dovranno essere effettuate ed aggiornate secondo l'ordine cronologico delle
operazioni. La stessa regola vale per la conservazione elettronica di tutte
le fatture passive; in questo caso, il contribuente dovrà procedere alla
memorizzazione ed alla conservazione secondo l'ordine cronologico,
rispettando, cioè, la numerazione progressiva delle stesse.
cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.
In tale evenienza, per ogni singolo cliente o fornitore
dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta,
Qualora, infine, il contribuente decida nel corso del periodo di
imposta di procedere alla conservazione elettronica di alcuni tipi di documenti,
dovrà applicare le medesime regole per gli stessi documenti
formati o emessi a partire dall'inizio del periodo di imposta.
Prima di sottoporre i documenti informatici al processo di
conservazione, il contribuente ha la facoltà di archiviarli elettronicamente.
Il processo di archiviazione elettronica del documento informatico
non è disciplinato dal decreto in commento. Occorre pertanto far
riferimento all'articolo 1, comma 1, lettera g), della delibera CNIPA e alle
relative note esplicative.
In particolare, al paragrafo 2 delle citate note si precisa che
l'archiviazione elettronica non è obbligatoria ma eventuale e antecedente alla conservazione elettronica. E' inoltre una procedura libera, non
tipizzata né soggetta a particolari modalità operative. L'archiviazione
elettronica, infatti, non garantisce l'immodificabilità né la leggibilità
nel tempo del documento informatico. Tale condizione può considerarsi soddisfatta solo al termine del processo di conservazione,
allorché il documento informatico è reso disponibile nel tempo nella sua
integrità ed autenticità.
Per ulteriori precisazioni, al riguardo, si rinvia alla Circolare
45/E citata (par. 3.1.1.).
Il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici e
analogici è disciplinato, rispettivamente, dagli articoli 3 e 4 del decreto ed è
effettuato nel rispetto delle regole tecniche dettate agli articoli 3
e 4 della delibera CNIPA, ai quali il decreto rinvia.
Il processo di conservazione elettronica, come premesso, prende avvio
con la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte
(cfr. par. 5.1) (nei
casi di documenti informatici) o della relativa immagine (nei casi di
documenti analogici) e termina, in entrambi i casi, con l'apposizione della
sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull'insieme dei
documenti o su un'evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di
elaborazione informatica) contenente l'impronta o le impronte dei documenti
o di insiemi di essi (articoli 3, comma 2 e 4 del decreto).
La conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere
eseguita, ai sensi dell'articolo 3, comma 2, del decreto, almeno ogni quindici giorni per le fatture e almeno ogni anno per i restanti documenti.
In merito all'applicazione delle disposizioni recate dal decreto, si
evidenzia che la conservazione elettronica dei documenti informatici può
essere effettuata a partire dal 3 febbraio 2004, data di entrata in vigore
del decreto (pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004);
il contribuente può comunque scegliere, a partire dalla predetta data, di
conservare anche tutti o alcuni dei documenti relativi ai periodi d'imposta
precedenti il 2004 in base alle nuove modalità. Trattandosi, in questi casi, di documenti su supporto cartaceo,
andrà preventivamente acquisita la relativa immagine attraverso il processo di memorizzazione, come disposto
dal sopra citato articolo 4 del decreto.
L'articolo 3, comma 2, del decreto prevede per la conservazione
elettronica delle fatture una cadenza "almeno" quindicinale.
Ciò significa, in primo luogo, che la conservazione elettronica
delle fatture può, a discrezione del contribuente, avere luogo anche ad intervalli
più ravvicinati.
In secondo luogo, si ritiene che tale processo di conservazione debba
effettuarsi entro i quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall'emissione (per l'emittente) delle fatture, fermi restando i
termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli
articoli 23, 24 e 25 del D.P.R. n. 633 del 1972, come
citata Circolare 45/E.
Peraltro, l'obbligo di conservazione elettronica delle fatture e di
tutti gli altri documenti informatici deve essere anticipato rispetto alla cadenza stabilita dalla norma, nell'ipotesi in cui siano in corso controlli
ed ispezioni da parte degli organi competenti. Sull'argomento si rinvia alle
precisazioni di cui al paragrafo seguente.
La cadenza del processo di conservazione deve essere "almeno" annuale
quando ha per oggetto documenti diversi dalle fatture (articolo 3, comma 2, del decreto).
Fra tali documenti si annoverano, anzitutto, i libri obbligatori e le
altre scritture contabili "formati su supporti informatici" (articolo 39 del
Poiché detti documenti non vengono "emessi" - come recita l'articolo
3, comma 1, lettera b) del decreto - ma sono soggetti per definizione ad
aggiornamento continuo, si ritiene che debbano soddisfare il requisito della
staticità e dell'immodificabilità alla data in cui è effettuata l'ultima
registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la
presentazione della relativa dichiarazione.
La soluzione è coerente con il disposto di cui all'articolo 7, comma
4-ter, del D.L. n. 357 del 1994, convertito con modificazioni dalla legge n. 489 del 1994, ai sensi del quale "a tutti gli effetti di legge, la tenuta di
qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata
regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di
legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale non siano scaduti i
termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino
aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati
Ne discende che i libri e i registri obbligatori ai fini delle
imposte dirette e dell'IVA, "formati su supporti informatici", dovranno
soddisfare il requisito della staticità e dell'immodificabilità entro la
data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai
dati di periodo così registrati.
Si ritiene peraltro che, in sede di controllo, tutti i documenti resi
leggibili o disponibili agli organi competenti, ai sensi dell'articolo 6 del
decreto, debbano essere sottoposti a conservazione elettronica,
indipendentemente dalla cadenza annuale e dall'eventuale stampa su supporto cartaceo.
Pertanto, in caso di accessi, ispezioni e verifiche ai sensi
dell'articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972 (esteso anche alle imposte
dirette ai sensi dell'articolo 33, comma 1, del D.P.R. n. 600 del 1973), il
contribuente, su richiesta dei verificatori, sarà tenuto alternativamente:
- ad effettuare la conservazione dei libri e dei registri
rilevanti ai fini tributari, oggetto di ispezione documentale, così come risultano aggiornati al momento della verifica;
- ad effettuare copia cartacea degli stessi documenti
Nel primo caso, la conservazione elettronica avrà l'effetto di
cristallizzare il contenuto di detti libri e registri in modo del tutto
analogo alla procedura prescritta all'articolo 52, comma 7, del citato
D.P.R. n. 633 del 1972, in base alla quale gli organi procedenti, pur non
potendo sequestrare i libri e i registri, "possono eseguirne o fare eseguire
copie o estratti, possono apporre nelle parti che interessano la propria firma o sigla insieme con la data e il bollo d'ufficio e possono adottare le
cautele atte ad impedire l'alterazione o la sottrazione dei libri e dei
L'esecuzione dei controlli, peraltro, non deve essere di ostacolo al
regolare aggiornamento dei libri e dei registri, che continuerà ad essere effettuato anche in corso di ispezione. Resta ferma, ovviamente,
l'immodificabilità delle annotazioni già effettuate fino alla data
dell'ispezione sui libri e sui registri oggetto della conservazione medesima.
L'articolo 4 del decreto disciplina la conservazione elettronica dei
documenti analogici fiscalmente rilevanti, che si realizza mediante trasposizione della loro immagine su supporti di memorizzazione, anche non
ottici, a condizione che il processo di conservazione adottato garantisca la
conformità dei documenti stessi agli originali, nonché la loro leggibilità nel tempo.
Le fasi preliminari al processo di memorizzazione e conservazione dei
documenti analogici non sono disciplinate dal decreto; a tal fine, solo le note esplicative della delibera fanno riferimento ad una fase di
predisposizione ed organizzazione del materiale documentale denominata "cartellinatura", destinata a semplificare la consultazione, la duplicazione
o l'esibizione dei documenti conservati.
L'articolo 4, comma 1, nel dettare la disciplina della conservazione
elettronica dei documenti analogici rinvia, in generale, alle modalità di cui all'articolo 3, previste per la conservazione elettronica dei documenti
Per i documenti analogici, pertanto, valgono quindi le medesime
considerazioni prima svolte a proposito dei documenti informatici.
L'articolo 4, comma 2, del decreto, prevede espressamente la
possibilità di limitare la procedura di conservazione elettronica ad una
soltanto o a più tipologie di documenti analogici.
A titolo di esempio, è possibile la conservazione elettronica del
solo libro giornale tenuto in forma cartacea, ovvero del libro giornale e dei registri IVA, come pure
è possibile la conservazione elettronica delle
sole fatture attive e non anche di quelle passive, ovvero sia delle fatture
attive sia di quelle passive. Il solo limite posto al riguardo dal
legislatore riguarda la necessità di assicurare l'ordine cronologico, senza
soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta.
L'articolo 4, comma 3, del decreto disciplina in maniera autonoma,
rispetto alle regole dell'articolo 3, "il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici originali" per i quali la procedura si
perfeziona con "l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della
sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale".
La norma citata non riprende la distinzione fra documenti originali
unici e non unici, operata nell'articolo 1, lettera c) del decreto, dove si precisa che un documento analogico
"può essere unico e non unico se, in
questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche
in possesso di terzi".
La disposizione deve, tuttavia, coordinarsi con le previsioni
contenute nella delibera CNIPA, cui lo stesso decreto rinvia per definire la procedura di conservazione, e deve essere interpretata alla luce delle
esigenze di semplificazione poste a fondamento di tutta la disciplina in
In particolare, ai sensi della delibera, l'intervento del pubblico
ufficiale è limitato alla sola conservazione dei documenti analogici originali unici, per i quali le caratteristiche di non
ricostruibilità del
documento impongono razionalmente maggiori cautele in fase di conservazione.
La limitazione dell'intervento del pubblico ufficiale alla
conservazione dei soli documenti unici, oltre che coerente con le disposizioni della delibera e con le esigenze di semplificazione e non
aggravio dei procedimenti, è avvalorata indirettamente, da ultimo, dalle disposizioni del Codice in tema di "copie".
Le copie su supporto informatico di documenti originali formati in
origine su supporti cartacei possono sostituire i documenti da cui sono tratti, ai sensi dell'articolo 23, alle condizioni di cui ai commi 4 e 5; le
citate norme, in particolare, ai fini della conservazione, distinguono tra
copie di documenti originali non unici, per i quali la conformità
all'originale è assicurata solo dal responsabile della conservazione,
mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole
tecniche richiamate dall'articolo 71 del Codice e copie di documenti
originali unici, per i quali la conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a
ciò autorizzato.
Per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica
dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine,
può essere effettuata in qualunque momento. Questa possibilità deve essere coordinata, tuttavia, con la previsione di cui
all'articolo 4, comma 2, del decreto nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d'imposta, il contribuente
abbia già optato per la conservazione elettronica.
Al di fuori della predetta ipotesi, infatti, la circostanza che i
documenti analogici siano soggetti ai vigenti obblighi di conservazione e di esibizione cartacei permette comunque all'Amministrazione finanziaria di
svolgere regolarmente l'attività di controllo.
Si ricorda, in ogni caso, che la distruzione del documento cartaceo
potrà avvenire solo successivamente al completamento del processo di
7.3. Violazione degli obblighi di conservazione. Effetti.
Qualora il processo di conservazione dei documenti informatici
rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie non venga effettuato in
conformità alle disposizioni recate dal decreto, in linea di principio
detti documenti non sono più validamente opponibili all'Amministrazione
In sede di controllo, pertanto, è demandata a quest'ultima la
valutazione delle irregolarità commesse nel processo di conservazione dei documenti informatici, al fine di orientare l'eventuale
accertamento e di rettifica.
In proposito, si precisa che, in materia di imposte dirette, si
procede ad accertamento induttivo quando "le irregolarità formali delle scritture contabili risultanti dal verbale di ispezione sono
così gravi,
numerose e ripetute da rendere inattendibili nel loro complesso le scritture
stesse per mancanza delle garanzie proprie di una contabilità sistematica",
ai sensi dell'articolo 39, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973.
Pertanto, qualora le irregolarità formali commesse in sede di
conservazione dei documenti informatici fossero tali da renderli inattendibili nel loro complesso, l'Amministrazione finanziaria
ad accertamento induttivo ai sensi della norma sopra citata.
In materia di IVA, analogamente, si procede ad accertamento induttivo
quando "dal verbale di ispezione risulta che il contribuente (...) non ha conservato, ha rifiutato di esibire o ha comunque sottratto all'ispezione,
totalmente o per una parte rilevante, le fatture emesse", ai sensi
dell'articolo 55, comma 2, paragrafo 2) del D.P.R. n. 633 del 1972 oppure
quando "le irregolarità formali dei registri e delle altre scritture
contabili risultanti dal verbale di ispezione, sono così gravi, numerose e
ripetute da rendere inattendibile la contabilità del contribuente", ai
sensi dell'articolo 55, comma 2, paragrafo 3) del medesimo decreto.
Pertanto, qualora il contribuente, direttamente o tramite un terzo,
abbia omesso la conservazione delle fatture elettroniche, o non l'abbia effettuata secondo le
modalità prescritte dal decreto, ovvero abbia
commesso irregolarità formali nella conservazione dei documenti informatici, tanto gravi, numerose e ripetute da renderli inattendibili nel
loro complesso, l'Amministrazione finanziaria procederà nei suoi confronti
Anche se le irregolarità nel processo di conservazione dei documenti
fiscalmente rilevanti non siano tali da giustificare il ricorso a metodi induttivi di accertamento, al contribuente potranno essere irrogate le
sanzioni di cui all'articolo 9 del D. Lgs. 471 del 1997.
Resta fermo che, anche nei casi di conservazione digitale delle
scritture contabili, al contribuente potrà essere contestato - al ricorrere dei relativi presupposti- il reato di cui all'articolo 10 del D.
Lgs. 10
marzo 2000, n. 74 (Occultamento o distruzione di documenti contabili).
La procedura di conservazione termina con l'apposizione, da parte del
responsabile della conservazione della firma elettronica qualificata (c.d. sottoscrizione elettronica) e della marca temporale sull'insieme dei
documenti, "ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le
impronte dei documenti o di insieme di essi" (articolo 3, comma 2 del
Viene in tal modo garantita l'integrità del documento conservato.
Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il
contribuente, salva la facoltà di quest'ultimo di designare un terzo; nel
caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che
potrà essere sia
un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla
società, all'associazione o all'ente.
Il responsabile, a sua volta, può delegare in tutto o in parte le
sue funzioni a persone che, come precisato all'articolo 5 della delibera CNIPA, "per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione
delle operazioni ad esse delegate".
In particolare, il responsabile della conservazione ha il compito di:
1. attestare il corretto svolgimento del processo di
2. gestire il sistema nel suo complesso e garantire l'accesso
alle informazioni;
3. verificare la corretta funzionalità del sistema e dei
programmi utilizzati;
4. predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di
garantire la sua continua integrità;
5. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in
cui è previsto il suo intervento;
6. definire e documentare le procedure da rispettare per
l'apposizione della marca temporale;
7. verificare, con periodicità non superiore ai cinque anni,
che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.
In particolare, per quanto riguarda quest'ultimo punto, si precisa
che il responsabile è tenuto a garantire l'integrità dei supporti utilizzati per la conservazione adottando tutti gli opportuni accorgimenti
al fine di assicurare la leggibilità degli stessi.
E' un'evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi
un riferimento temporale, che, a sua volta, è un'informazione contenente la
data e l'ora associata ad uno o più documenti informatici.
Per sottoscrizione elettronica si intende l'apposizione sul documento
della firma elettronica qualificata, al fine di garantire la certezza
sull'identità del firmatario e sull'integrità del documento.
Al riguardo, occorre preliminarmente chiarire il significato di firma
elettronica e firma elettronica qualificata.
Il decreto in commento riprende in sostanza le definizioni riportate
all'articolo 1 del Testo Unico, alcune delle quali sono mutuate dal D.Lgs.
n. 10 del 2002. Poiché, tuttavia, il Codice ha abrogato - sia pure a
decorrere dal 1 gennaio 2006 - parzialmente, il citato articolo 1 del Testo
Unico e, integralmente, il decreto legislativo n. 10 del 2002, occorre
riferirsi alle disposizioni recate dal Codice ai fini della corretta
definizione dei concetti di firma sopra enunciati.
In particolare, ai sensi dell'articolo 1, comma 1, lettera q), del
Codice, per firma elettronica si intende "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri
dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica".
Ai sensi della successiva lettera r), per firma elettronica
qualificata si intende "la firma elettronica ottenuta attraverso una
procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e
la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il
firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai
quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione
della firma, quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma
Si osserva che, diversamente dal Testo Unico, il Codice non definisce
la "firma elettronica avanzata", prevista anche dall'articolo 1, comma 1,
lettera g) del decreto. Ciò, peraltro, non rileva ai fini applicativi del
decreto medesimo, poiché i richiami alla sottoscrizione elettronica in esso
contenuti implicano per definizione l'impiego della firma elettronica
Le caratteristiche che la firma elettronica qualificata deve
presentare sono:
1. la "connessione univoca al firmatario" e "la sua univoca
identificazione" che si ottengono grazie al certificato in cui sono registrati i dati del titolare;
2. i "mezzi su cui il firmatario può conservare il controllo
esclusivo", che consistono nel dispositivo di firma. Può
trattarsi di un programma informatico adeguatamente configurato
ovvero di un apparato strumentale, quale ad esempio la smart
card. Quest'ultima è una scheda elettronica che consente di
generare la firma. Affinché un dispositivo possa dirsi
"sicuro" occorre che le procedure siano realizzate in modo tale che la chiave resti riservata, non possa essere derivata e sia
protetta dall'uso improprio da parte di terzi. La generazione della firma deve avvenire, in definitiva, all'interno del
3. il "certificato qualificato" è l'attestato elettronico che
consente di verificare l'identità del titolare e collega al titolare stesso i dati utilizzati per verificare la firma. Esso
- i dati identificativi di colui che rilascia il
- i dati identificativi del titolare della chiave;
- la chiave pubblica del titolare;
- l'indicazione dei termini di
I documenti conservati in formato digitale, sia analogici che
informatici, possono essere riprodotti mediante le procedure del riversamento diretto e del riversamento sostitutivo.
Poiché il decreto non disciplina il processo di riversamento, al
fine di individuare la disciplina, occorre far riferimento alle disposizioni
contenute all'articolo 1, lettere n) ed o), all'articolo 3, comma 2, e
all'articolo 4, comma 4 della delibera CNIPA.
Il procedimento di riversamento diretto consiste, ai sensi
dell'articolo 1, comma 1, lettera n) della delibera CNIPA, nel trasferimento
di un documento, già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un
altro, senza alterarne la rappresentazione digitale. Si tratta, ad esempio,
della generazione di copie di sicurezza previste dal processo di
conservazione di cui all'articolo 5, comma 1, lettere b), e) ed h) della
Il processo di riversamento diretto non è soggetto a prescrizioni
formali specifiche; può essere attuato liberamente dal contribuente, in quanto la delibera CNIPA non prevede, al riguardo, alcun obbligo.
Ai sensi dell'articolo 1, comma 1, lettera o), della delibera
il riversamento sostitutivo è un processo che trasferisce un documento, già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando
la rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta, in pratica,
dell'aggiornamento tecnologico dell'archivio informatico quando non è possibile o conveniente mantenere il formato della rappresentazione digitale
dei documenti originariamente conservati.
Il processo di riversamento sostitutivo, a differenza del
riversamento diretto, è disciplinato espressamente dalla delibera; esso termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata
(sottoscrizione elettronica) e della marca temporale sull'insieme dei
impronte dei documenti o di insieme di essi" da parte del responsabile della
conservazione, al fine di attestare il corretto svolgimento del processo.
Ai sensi dell'articolo 3, comma 2, della delibera CNIPA, se il
processo di riversamento sostitutivo ha per oggetto un documento informatico sottoscritto ai sensi dell'articolo 10, commi 2 e 3, del Testo Unico,
è prevista l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e la
sottoscrizione elettronica da parte del pubblico ufficiale.
Si precisa che, a far data dal 1 gennaio 2006, l'articolo 10 del
Testo Unico è abrogato dal Codice. Pertanto, la definizione di documento informatico sottoscritto si ricava dalle disposizioni recate dall'articolo
20, comma 2, del Codice le quali, per esplicita previsione normativa
contenuta all'articolo 2, comma 3, "si applicano anche ai privati".
Considerato che, ai fini del decreto in commento, ogni documento
informatico conservato è sottoscritto con firma elettronica qualificata, ne discende che il riversamento sostitutivo di tali documenti si perfeziona con
l'apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da
parte del pubblico ufficiale.
Inoltre, ai sensi dell'articolo 4, comma 4, della delibera
CNIPA, anche per il riversamento sostitutivo di un documento analogico originale
unico conservato è richiesto l'ulteriore intervento del pubblico ufficiale
nei termini sopra descritti.
Il pubblico ufficiale è una figura indispensabile per ultimare il
processo di conservazione dei documenti analogici originali unici, nonché per effettuare il riversamento sostitutivo nei casi indicati al paragrafo
La funzione del pubblico ufficiale consiste nell'attestare la
conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. Di conseguenza, il
pubblico ufficiale deve obbligatoriamente partecipare al processo di:
1. conservazione elettronica di documenti analogici originali
unici ai sensi dell'articolo 4 della delibera CNIPA;
2. riversamento sostitutivo di documenti analogici originali
unici, ai sensi dell'articolo 4 della delibera CNIPA;
3. riversamento sostitutivo dei documenti informatici
sottoscritti, ai sensi dell'articolo 3 del decreto e dell'articolo
3 della delibera CNIPA.
Per pubblico ufficiale si intendono, oltre al notaio, anche il
cancelliere, il segretario comunale e il funzionario incaricato dal sindaco
che provvede ad autenticare le copie dei documenti di cui ha in deposito gli
originali, o comunque le copie dei documenti originali che gli vengono
esibiti (articolo 1, comma 1, lettera q), della delibera CNIPA e articolo
18, comma 2, del Testo Unico).
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di pubblico ufficiale
è svolto da "un soggetto (...) della stessa amministrazione" ma "diverso" dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti
(articolo 5, comma 4, della delibera CNIPA).
L'articolo 4, comma 4, del decreto disciplina la distruzione dei
documenti analogici di cui è obbligatoria la conservazione.
E' possibile distruggere il documento analogico solo una volta
completato il processo di conservazione elettronica del documento stesso,
ossia, solo dopo che il documento analogico sia stato memorizzato con le
previste modalità e siano stati apposti dal responsabile della
conservazione la firma elettronica qualificata e la marca temporale.
Limitatamente ai documenti analogici originali unici, la distruzione degli
stessi può avvenire dopo l'apposizione del riferimento temporale e la
sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.
Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le
attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni, nonché su quelli privati di notevole interesse storico, ai sensi degli articoli 6,
comma 4, del Testo Unico (in vigore fino al 31 dicembre 2005) e 43, comma 4,
del Codice (in vigore dal 1 gennaio 2006).
10. Comunicazione all'agenzia delle entrate
dell'Impronta dell'archivio informatico
Ai sensi dell'articolo 5 del decreto, entro il mese successivo alla
scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi,
all'Irap e all'IVA, il soggetto
interessato o il responsabile della conservazione trasmettono per via telematica all'Agenzia delle Entrate una comunicazione contenente l'impronta
dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa
sottoscrizione elettronica e la marca temporale.
Il termine in questione si intende innanzitutto riferito alle
dichiarazioni che devono essere presentate tramite il modello Unico entro il 31 ottobre dell'anno successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta
per le persone fisiche, le società e le associazioni di cui all'articolo 6
del D.P.R. n. 600 del 1973, ovvero entro l'ultimo giorno del decimo mese
successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta per i soggetti Ires (cfr. articolo 2, commi 1 e 2 del decreto del Presidente della Repubblica 22
luglio 1998, n. 322).
Nel caso di esercizio non coincidente con l'anno solare, considerato
la possibilità di un disallineamento dei termini previsti per la presentazione della dichiarazione dei redditi e della dichiarazione
iva, il
termine per l'invio dell'impronta in esame deve essere collegato alle
singole date previste per le differenti dichiarazioni; in tal modo il contribuente
dovrà procedere a distinti invii dell'impronta, con riferimento, rispettivamente, alla
contabilità conservata rilevante ai fini
iva ed a quella rilevante ai fini delle imposte dirette.
Per quanto riguarda la cadenza periodica con cui occorre trasmettere
le impronte, le sottoscrizioni e le marche, non necessariamente occorre far riferimento alle date stabilite dall'articolo 3, comma 2, del decreto per il
processo di conservazione. L'impronta dell'archivio informatico, la sottoscrizione e la marca temporale, infatti, possono essere trasmessi anche
una volta l'anno entro il termine sopra individuato, a condizione che la marca temporale non sia
già scaduta.
Come disposto all'articolo 5, comma 1, del decreto, detta
comunicazione risponde alla finalità "di estendere la validità dei documenti informatici" conservati; in particolare, attraverso la
comunicazione si attribuisce specifica rilevanza fiscale ai documenti
conservati secondo le regole del decreto.
La trasmissione dell'impronta, della sottoscrizione e della marca
temporale dei documenti sottoposti al processo di conservazione, infatti, costituisce garanzia nei confronti dell'Agenzia delle Entrate di avvenuto
rispetto delle prescrizioni previste per la conservazione dei documenti ai sensi del decreto, anche ai fini del controllo da parte degli uffici.
Si fa presente al riguardo, che in caso di accessi, ispezioni e
verifiche, resta indubbiamente impregiudicata la possibilità, per il contribuente, di esibire all'Amministrazione finanziaria i documenti
conservati anche in mancanza della comunicazione dell'impronta, della sottoscrizione e della marca temporale, qualora non sia ancora decorso il
termine di legge per l'effettuazione di detta comunicazione.
Parimenti, sempre in caso di accessi, ispezioni e verifiche,
è impregiudicata la possibilità, per il contribuente, di esibire documenti informatici non ancora conservati, per i quali non sia ancora decorso il
termine di legge per l'effettuazione del processo di conservazione.
In entrambe le circostanze sopra descritte, infatti,
sarà compito degli organi procedenti richiedere al contribuente la conservazione dei
documenti informatici e, successivamente, acquisire l'impronta dell'archivio
informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione
elettronica e la marca temporale.
Con provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate, in corso
di emanazione, saranno approvate le specifiche tecniche necessarie per la trasmissione telematica della comunicazione di cui al citato articolo 5. In
particolare, saranno indicati gli ulteriori dati ed elementi identificativi
unitamente all'impronta dell'archivio informatico, alla relativa
sottoscrizione elettronica e alla marca temporale.
Fino all'approvazione del provvedimento in parola, pertanto, il
contribuente non è tenuto ad effettuare la comunicazione suddetta, pur
potendo optare per la conservazione elettronica dei documenti. In tal caso,
dovranno essere osservati gli obblighi contemplati dagli articoli 3 e 4 del decreto.
Ai sensi del combinato disposto dell'articolo 6 del decreto, e
dell'articolo 6 della delibera CNIPA, in caso di accessi, ispezioni e verifiche, sia il documento informatico sia il documento analogico
conservato su supporto informatico, devono essere resi leggibili e, a richiesta dell'Amministrazione finanziaria, disponibili su carta o su
supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture
Le disposizioni richiamate integrano le regole ordinarie in materia
di accessi, ispezioni e verifiche, come stabilite, in particolare, dall'articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972, applicabile per l'espresso
richiamo contenuto nell'articolo 33, primo comma del D.P.R. n. 600, del
1973, anche alle imposte sui redditi.
In particolare, l'articolo 52, comma 4, del D.P.R. n. 633 del 1972,
stabilisce che l'ispezione documentale si estende a tutti i documenti che si trovano nei locali in cui l'accesso viene eseguito, compresi quelli la cui
tenuta e conservazione non è obbligatoria.
A norma del combinato disposto degli articoli 22 del D.P.R. n. 600
del 1973, e 39 del D.P.R. n. 633 del 1972, le scritture contabili
obbligatorie, i registri, i bollettari, gli schedari, i tabulati, le fatture
e gli altri documenti previsti dalla normativa IVA devono essere conservati "fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al
corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'articolo 2220 del Codice civile o da altre leggi tributarie (...)".
Per luogo di tenuta e di conservazione delle scritture contabili
s'intende il luogo o i luoghi in cui viene esercitata l'attività, ovvero il luogo in cui vengono appositamente tenute le scritture contabili, come ad esempio i centri elaborazioni dati (cfr. circolare 30 luglio 2002, n. 60).
Ai fini IVA, il soggetto passivo deve comunicare all'Agenzia delle
Entrate il luogo o i luoghi di conservazione e tenuta delle scritture contabili (articolo
35, comma 10, del D.P.R. n. 633 del 1972). Si ricorda,
inoltre, che l'articolo 2220 c.c. prevede che le scritture e i documenti conservati "sotto forma di registrazioni su supporti di immagini" devono
essere, in qualsiasi momento, resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti per la conservazione.
Ai sensi dell'articolo 6, comma 2 del decreto, l'esibizione del
documento conservato può avvenire anche per via telematica secondo le modalità che verranno stabilite con provvedimento del direttore
Occorre, infine, richiamare l'articolo 6, comma 3, della delibera
CNIPA, ai sensi del quale se il documento conservato viene esibito su carta
fuori del luogo in cui sono conservate le scritture contabili, è richiesta
l'attestazione di conformità da parte del pubblico ufficiale se si tratta di documento per il quale
è previsto il suo intervento.
Un esempio di esibizione fuori del luogo di conservazione
che, ai sensi degli articoli 32 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 51 del D.P.R. n. 633 del 1972, ha per oggetto i libri e i registri previsti dalla
normativa tributaria. In tal caso, se la richiesta riguarda documenti originali unici conservati, l'esibizione degli stessi all'Ufficio in forma
cartacea deve essere accompagnata da una dichiarazione di conformità al
documento originale rilasciata da un pubblico ufficiale.
Si ricorda, inoltre, che l'articolo 39, terzo comma del D.P.R. n. 633
del 1972, aggiunto dall'articolo 2, comma 1, lettera a) del D.Lgs. n. 52 del 2004, consente che il luogo di "archiviazione" (da intendersi
precisamente nel senso della "conservazione" disciplinata dal decreto) delle
fatture sia "situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso
esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza". Al
riguardo, si rinvia alle istruzioni fornite con la menzionata Circolare 45/E
Nei precedenti punti 2. e 3. sono stati indicati alcuni documenti contabili
rilevanti ai fini tributari, tra gli altri sono stati citati, le fatture, il libro giornale e il libro degli inventari.
L'imposta di bollo dovuta su tali documenti è regolata rispettivamente
dagli articoli 13, comma 1, e 16 comma 1, lettera a) della tariffa allegata al d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642.
L'articolo 13, comma 1, prevede l'imposta nella misura di Euro 1,81 per
"fatture, note, conti e simili documenti recanti addebitamenti (...) ricevute e quietanze rilasciate dal creditore (...)" quando l'importo degli
stessi supera Euro 77,47, pertanto, anche nel caso della loro emissione
sotto forma di documenti informatici è dovuta l'imposta di bollo nella
L'articolo 16, comma 1, lettera a) prevede che sono soggetti all'imposta di
bollo fin dall'origine i "...libri di cui all'art. 2214, primo comma del codice civile; ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui
agli artt. 2215 e 2216 del codice civile(...)" nella misura di Euro 14,62
per ogni cento pagine o frazione di cento pagine.
Il decreto prevede una diversa modalità di determinazione dell'imposta
di bollo; infatti, l'articolo 7, comma 3, stabilisce che sia corrisposta nella misura di Euro 14,62 per
"...ogni 2500 registrazioni o frazioni di
In questo modo l'importo è adeguato ad una modalità di assolvimento
degli obblighi di emissione, tenuta e conservazione dei documenti fiscali che non permette
più l'applicazione dell'imposta con riferimento al numero
Il rinvio dell'articolo 7, comma 3 del decreto ai registri di cui
all'articolo 16 della tariffa del d.P.R. n. 642 del 1972 permette di fugare
i dubbi connessi all'obbligo di assolvimento dell'imposta prevista dal comma
1, dello stesso articolo 16 per "...ogni altro registro, se bollato e
vidimato nei modi di cui agli artt. 2215 e 2216 del codice civile...".
Infatti, la nuova modalità di tenuta dei registri - su supporto di
memorizzazione ottica o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati - comporta che gli stessi non possano
essere sottoposti alla vidimazione neanche quando tale obbligo sussiste per
i corrispondenti registri tenuti su supporto cartaceo.
Tale circostanza, tuttavia, non fa venir meno l'obbligo di
assolvimento dell'imposta di bollo. Pertanto tutti i registri per i quali,
se tenuti su supporto cartaceo, è previsto il pagamento dell'imposta di
bollo devono assolvere tale imposta qualora siano tenuti con modalità
La genericità della previsione normativa che definisce "documento"
la "...rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati,
intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione
elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo.."
(art. 1, comma 1, lettera a) del decreto) comporta che gli stessi siano
soggetti all'imposta di bollo nella medesima misura prevista per le diverse
tipologie di documenti indicati nella tariffa
allegata al d.P.R. n. 642 del 1972, ad eccezione dei libri e registri per i quali, come precisato in
precedenza, l'imposta è dovuta con riferimento al numero delle
registrazioni (art. 7, comma 3 del decreto).
Per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari - indicati ai
precedenti punti della circolare - l'imposta di bollo, ai sensi dell'articolo 7, comma 1 del decreto,
"...è corrisposta mediante versamento
nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237...".
Il soggetto interessato, ai sensi del comma 1, in base al proprio
domicilio fiscale "...presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente il numero presuntivo degli atti, dei documenti e
dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta". Tale
comunicazione consente di stabilire l'imposta presunta da versare e pertanto
- il numero di atti e documenti informatici - distinti per
tipologia, in conformità agli articoli della tariffa - che si
presume saranno emessi nel corso dell'anno;
- l'importo globale dell'imposta relativo ad ogni articolo della
- la somma complessivamente dovuta
- gli estremi dell'avvenuto pagamento.
Il versamento deve essere eseguito tramite modello F23 utilizzando il
codice tributo 458T
Il comma 2 dispone che entro il mese di gennaio dell'anno successivo
i soggetti interessati devono presentare all'ufficio delle entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente "l'indicazione del
numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno
precedente, e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza
dell'imposta (...) ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione".
L'ultimo periodo del comma citato prevede "L'importo complessivo
corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base
provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso".
Il contribuente deve, quindi, accertare l'effettivo numero dei
documenti informatici emessi o formati nel corso dell'anno, calcolare
l'imposta dovuta per gli stessi e stabilire la differenza da versare o da
La maggiore imposta dovuta per l'anno precedente è corrisposta
contestualmente all'acconto per l'anno in corso. L'eventuale maggiore imposta corrisposta per l'anno precedente
può essere compensata con
l'acconto dovuto per l'anno in corso - in tal caso il versamento in acconto è pari alla differenza tra l'acconto dovuto e la maggiore imposta
corrisposta per l'anno precedente - o ne può essere chiesto il rimborso.
Anche nella comunicazione consuntiva i documenti informatici devono
essere distintamente indicati per tipologia rispetto alle indicazioni della
Tariffa, con l'indicazione dell'imposta di bollo dovuta e dell'importo
Si ritiene, inoltre, che le comunicazioni di cui all'articolo 7
possano essere spedite tramite raccomandata con avviso di ricevimento
all'ufficio dell'Agenzia dell'Entrate competente.
E' appena il caso di precisare che per i documenti, atti e registri
informatici rilevanti ai fini tributari, l'imposta di bollo deve essere
assolta solo con le modalità stabilite dal decreto.
Qualora il contribuente sia già autorizzato al pagamento
dell'imposta di bollo in modo virtuale ai sensi dell'articolo 15 del D.P.R. n. 642 del 1972, deve assolvere agli obblighi previsti con riferimento ai
documenti diversi da quelli ricompresi nel decreto.
In questo caso il contribuente deve osservare le disposizioni di cui
al decreto - compresa quella relativa all'Ufficio dell'Agenzia delle
Entrate competente - relativamente ai documenti informatici, e le
disposizioni di cui all'articolo 15 del d.P.R. n. 642 del 1972 per tutti gli
altri documenti per i quali sia stata rilasciata l'autorizzazione.
I termini e i concetti riferiti nella presente circolare sono
direttamente mutuati dal decreto, dal Testo Unico e dalla delibera CNIPA e del Codice.
Ai fini di una completa individuazione e definizione di tali
concetti, si propone di seguito una raccolta integrata delle elencazioni contenute nelle norme citate.
1. "documento": rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e
dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a
distanza di tempo;
2. "documento analogico": si distingue in originale e copia ed
è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui,
come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su
3. "documento analogico originale": documento analogico che
essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile
risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di
cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi;
4. "documento digitale": testi, immagini, dati strutturati, disegni,
programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume
valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione
elettronica, di cui sia identificabile l'origine;
5. "documento informatico": rappresentazione informatica di atti,
6. "firma elettronica": l'insieme dei dati in forma elettronica,
allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati
elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
7. "firma elettronica avanzata": firma elettronica ottenuta attraverso
una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al
firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui
quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata
ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
8. "Sottoscrizione elettronica": apposizione della firma elettronica
9. "firma elettronica qualificata": firma elettronica ottenuta
attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica,
creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo
esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata
mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale
apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica;
10. "firma digitale": particolare tipo di firma elettronica
qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare
l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici;
11. "certificato qualificato": certificato elettronico conforme ai
requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati all'allegato II
Il certificatore è colui che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste
12. "impronta": sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di
13. "funzione di hash": funzione matematica che genera, a partire da
una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una
sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di
fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari
per le quali la funzione generi impronte uguali;
14. "evidenza informatica": sequenza di simboli binari (bit) che
può essere elaborata da una procedura informatica;
15. "riferimento temporale": informazione, contenente la data e
l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza
definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da
conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad
effettuare la conservazione elettronica ovvero dal responsabile della
conservazione nominato dal soggetto stesso;
16. "marca temporale": evidenza informatica che consente di rendere
opponibile a terzi un riferimento temporale;
17. "processo di conservazione": processo effettuato con le
di cui agli articoli 3 e 4 del decreto;
18. "documento statico non modificabile": documento informatico
redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile
durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel
tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità
che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso
19. "supporto ottico": di memorizzazione: mezzo fisico che consente
la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici,
magneto-ottici, DVD);
20. "memorizzazione": processo di trasposizione in formato digitale su
un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici;
21. "archiviazione elettronica": processo di memorizzazione, su un
qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente
identificati mediante un codice di riferimento, antecedente
all'eventuale processo di conservazione;
22. "processo di conservazione": processo effettuato con le
23. "esibizione": operazione che consente di visualizzare un
24. "riversamento diretto": processo che trasferisce uno o
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo non sono previste particolari modalità;
25. "riversamento sostitutivo": processo che trasferisce uno o
altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo sono previste le modalità descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo 4, comma 4, della delibera
CNIPA;
26. "pubblico ufficiale": oltre al notaio, anche i cancellieri, i
segretari comunali, o altri funzionari incaricati dal sindaco (articolo 1, comma 1, lettera q), della delibera CNIPA e articolo 18,
comma 2, del Testo Unico).
perchè sia fornita ogni forma di collaborazione sulla corretta applicazione
- Torino, 1 ora e 53 minuti fa	Rottamazione cartelle esattoriali 2016

References: articolo 7
 articolo 3
 articolo 3
 articolo 4
 articolo 1
 articolo
18
 articolo 2
 articolo 5
 articolo 16
 articolo 18