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Estudio de Identificación y Valoración de Series - PDF
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María Elena Herrera Torregrosa
1 Estudio de Identificación y Valoración de Series Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos Identificación y valoración de la serie 1. Identificación Nº entrada SGAE/3158 Nº propuesta GTSC/15/ Denominación de la serie 1.2. Organismo(s) / Unidad(es) productora(s) Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros Serie común a toda la A.G.E.: (otras unidades que intervienen en la propuesta y/o informe de asuntos que se elevan al Consejo de Ministros, distintas de la Vicesecretaría u órgano específico de las Secretarías Generales Técnicas) 1.3. Función Preparación de las sesiones del Consejo de Ministros/ Potestad reglamentaria del Gobierno/ Acción de Gobierno 1.4. Historia del contexto de producción de la serie El procedimiento para la presentación de asuntos a las sesiones del Consejo de Ministros se sustancia principalmente en los expedientes preparados al efecto por las Secretarías (o Vicesecretarías) Generales Técnicas de cada Departamento Ministerial (Serie Expedientes de Sesiones del Consejo de Ministros ) Sin embargo, al margen de estos expedientes, y con carácter previo o colateral a los mismos, se genera en los distintos centros directivos y unidades departamentales la serie paralela aquí considerada formada por las Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros, que corresponde a alguna de las siguientes circunstancias: - propuestas y borradores iniciales para elevar un asunto al Consejo de Ministros, elaborados por las unidades específicas en razón de sus competencias para su posterior trámite, y/o; - informes a las propuestas y borradores de otras unidades o departamentos, elaborados por las 1
2 unidades específicas en razón de sus competencias, o a solicitud de la unidad competente para la preparación de los Expedientes de Sesiones del Consejo de Ministros propiamente dichos Tales actuaciones generan una serie paralela de expedientes parciales en las unidades que interviene en los mismos que, aunque encaminados en última instancia a someter el asunto en cuestión al Consejo de Ministros, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Grupo de Trabajo de Series Comunes Subgrupo de Series Jurídico Administrativas) ha optado por considerar aparte de los Expedientes de Sesiones del Consejo de Ministros propiamente dichos Fechas extremas 1957 a 1.6. Legislación Norma Ley 17 de julio de 1958 Decreto de 26 de julio de 1957 Regula De Procedimiento Administrativo. Titulo VI. Capitulo Primero. Procedimiento para la elaboración de disposiciones de carácter general Por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Régimen Jurídico de la Administración del Estado. Título II. Capitulo Primero y Título III. Instrucciones de noviembre de 1961 Sobre la normalización de documentos y expedientes que se elevan al Consejo de Ministros y a la Comisiones Delegadas del Gobierno y su tramitación Nota de junio de 1973 Acuerdo de Consejo de Ministros de 1 de octubre de 1976 Sobre instrucciones para la preparación y celebración de las reuniones del Consejo de Ministros y Comisiones Delegadas del Gobierno Por el que se aprueban las instrucciones para la tramitación de asuntos en los órganos colegiados del Gobierno. Ley 10/1983, de 16 de agosto De Organización de la Administración Central del Estado. Art. 5 Acuerdo del Consejo de Ministros de Instrucciones para la tramitación de 16 de noviembre de 1983 Asuntos del Consejo de Ministros y de la Comisión General de Subsecretarios Acuerdo del Consejo de Ministros del Por el que se modifican las instrucciones 2
3 9 de octubre de 1987 para la tramitación de asuntos del Consejo de Ministros y de la Comisión general de Subsecretarios, aprobada por el acuerdo del Consejo de Ministros de 16 de noviembre de 1983 Acuerdo del Consejo de Ministros de 29 de diciembre de 1989 Resolución de 15 de noviembre de 1991, de la Subsecretaria del Ministerio de Relaciones con las Cortes y de la Secretaria del Gobierno Acuerdo del Consejo de Ministros de 26 de julio de 1996 Por el que se aprueban las Instrucciones para la tramitación de asuntos en los órganos colegiados (texto refundido) Por la que se dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Ministros por el que se aprueban las directrices sobre la forma y estructura de los anteproyectos de Ley Instrucciones para la tramitación de asuntos de los órganos colegiados del Gobierno Ley 50/1997, de 27 de noviembre Del Gobierno. Arts. 8, 18 y Trámite administrativo Dado que estos informes responden a actuaciones previas o marginales a la formalización del Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros propiamente dicho, su tramitación no está completamente reglada. En general, la unidad de la que parte la iniciativa para elevar un asunto o decisión al Consejo de Ministros envía un borrador de propuesta de acuerdo (más los anexos o memorias necesarios) a la Vicesecretaría General Técnica. Cuando la unidad proponente pertenece al ámbito de otra Secretaría de Estado, esta remisión se hace a través del Gabinete. Si la Vicesecretaría General Técnica considera que la propuesta afecta a competencias de otra unidad departamental, solicita a su vez su informe sobre la iniciativa. Esta misma forma de proceder se observa cuando se recibe una iniciativa de otro Departamento Ministerial. La documentación reunida por la Vicesecretaría General Técnica forma la serie principal Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros, mientras que las propuestas e informes que quedan en las unidades proponentes / informantes forman la serie paralela de Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros Ver ejemplo en Anexos 1 y 2 3
4 1.8. Documentos básicos que componen el expediente - Borradores de acuerdos, memorias y anexos - Informes a las propuestas de acuerdos - Documentos de remisión (oficios, etc.) - Notas -resumen Nº Identificación Documento(s) resultante(s) Órgano(s) productor(es) 1.9. Organización / Ordenación de la serie No existe un patrón común de organización, dado que en cada unidad la serie puede adoptar denominaciones y formas de archivo cambiantes. En determinadas unidades puede aparecer mezclada con otros procedimientos (p.ej. informes ; informes de disposiciones, etc.) Continuación de la serie Se produce actualmente Sí Cerrada Documentación relacionada Series relacionadas Denominación Productor Tipo de relación Expedientes de elaboración de disposiciones S.G.T Complementaria Expedientes de Secretariado del Gobierno Complementaria publicación de disposiciones en el BOE Expediente de Sesiones S.G.T Complementaria del Consejo de Secretariado del Gobierno Ministros Otra documentación relacionada Denominación Productor Tipo de información 4
5 2. Valoración 2.1. Utilización Uso frecuente Uso esporádico 2.2.Valores primarios Valor administrativo Valor fiscal Valor jurídico Otros Plazo 1 año máx. aprox. 5 años máx. aprox. 5 años máx. aprox. Norma / motivo Tramitación y consulta Eventual consulta de antecedentes Eventual consulta de antecedentes 2.3.Valores secundarios Testimonial - Histórico 0 Eventuales valores históricos contenidos en la serie complementaria de referencia 2.4. Acceso Libre Restringido X Restricción total Restricción parcial X Causa Norma En todo caso, las solicitudes de acceso a la información de esta serie pueden reorientarse hacia la información contenida en la serie principal Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros. Información en principio de libre acceso, si bien pueden existir causas de restricción parcial o total, derivadas de los límites y causas de exclusión siguientes: Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 14.k: garantía de la confidencialidad o secreto requerido en procesos de toma de decisión. Artículo 15: protección de datos personales Artículo b: Inadmisión de solicitudes de acceso a información que tenga carácter auxiliar o de apoyo como la contenida en notas, 5
6 borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas 3. Observaciones 4. Relación de anexos A.1.- Ejemplos completos de expedientes de la serie documental, acompañados de ejemplos de la serie principal Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros (Ministerio de Empleo y Seguridad Social): Sesión C.M. MEySS. SGT. ViceSGT Serie Exp. de sesiones del C.M. 31/01/2003 Acuerdo por el que se autoriza en el ejercicio 2003 la dotación y materialización financiera del Fondo de Reserva de la Seguridad Social, propuesto por los Ministerios de Trabajo y Asuntos Sociales, de Hacienda y de Economía 7/03/2003 Acuerdo por el que se formalizan, de conformidad con el artículo del texto refundido de la ley General presupuestaria, los compromisos financieros resultantes para la A.G.E. de la aprobación por la Conferencia Sectorial para Asuntos Laborales, en su reunión de 19 de diciembre de 2002, de los criterios objetivos de MEySS. SGT. S.Gral. de Relaciones con las CCAA e Informes sobre Seguridad Social y Asuntos Sociales (hoy S.Gral. de Relaciones con las CCAA e Informes sobre Seguridad Social y Emigración e Inmigración) Serie: informes de disposiciones (Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros) Acuerdo del Consejo de Ministros por el que se autoriza en el ejercicio 2003 la dotación y materialización del Fondo de Reserva de la Seguridad Social Propuesta de acuerdo de Consejo de Ministros por el que se formalizan los compromisos financieros resultantes para la A.G.E. de los criterios de distribución para el año 2003 de los créditos destinados al cumplimiento de planes y programas referidos a competencias asumidas pro las CCAA 6
7 distribución para el año 2003 de los créditos destinados al cumplimiento de planes y programas referidos a competencias asumidas por las CCAA A.2.- Cuadro comparativo de documentos básicos en los ejemplos de Expedientes de las series documentales Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros y Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros Responsable del estudio Fecha 07/04/2014 GTSC. Subgrupo de gestión jurídicoadministrativa Firma Nombre 7
8 Nº entrada SGAE/3158 Petición de Dictamen Título Organismo(s) / Unidad(es) productora(s) Nº propuesta GTSC/15/ Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros Serie común a toda la A.G.E.: (otras unidades que intervienen en la propuesta y/o informe de asuntos que se elevan al Consejo de Ministros, distintas de la Vicesecretaría u órgano específico de las Secretarías Generales Técnicas) Plazos de Transferencia A) Servicios Centrales - al Archivo Central - - al Archivo Intermedio - - al Archivo Histórico - A) Servicios Periféricos - al Archivo Central - - al Archivo Histórico Provincial o - equivalente - Selección - Conservación Permanente Justificación - Eliminación Parcial Forma de selección Plazo Justificación 8
9 - Eliminación Total X Acceso Libre Restringido - Duración de la restricción Años Otros Parcial Plazo Justificación 5 años Valores de cualquier tipo conservados en las series complementarias de las Vicesecretarías (25 años a efectos de usos primarios) y de la Secretaría del Gobierno (conservación permanente para usos secundarios) Puede haber algún motivo de restricción parcial. En todo caso, las solicitudes de acceso a la información de esta serie pueden reorientarse hacia la información contenida en la serie principal Expediente de Sesiones del Consejo de Ministros Efectos inmediatos de la valoración 9
Nº entrada Estudio de Identificación y Valoración de Series SGAE/1252 GTSC/4/2014-2 Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos Identificación
Nº entrada SGAE/1252 GTSC/4/2014-3 Estudio de Identificación y Valoración de Series Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos Identificación
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References: Resolución 
 Artículo 14
 Artículo 15
 RESOLUCIÓN 
 Resolución 
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