Source: https://www.beamtendatenschutz.de/dsgvo/infopflichten/art-13-14/
Timestamp: 2019-05-26 09:10:58+00:00

Document:
Inhalt der Information - Vergleich zur Auskunft - Beschäftigtendatenschutz
1) Informationserhebung in der Zwei-Beteiligten-Konstellation:
beim Betroffenen (= Bezugsperson der Daten), Art. 13
Die Informationserhebung in der Zwei-Beteiligten-Konstellation nach Art. 13 DSGVO kommt in zwei Hauptfällen vor:
(1) Informationserhebung bei einem Bewerber
(2) Informationserhebung beim Beamten
2) Informationserhebung in der Dreibeteiligtenkonstellation:
in allen anderen Fällen, Art. 14
Drei-Beteiligten-Konstellationen liegen immer dann vor, wenn die Information nicht direkt beim Betroffenen erhoben wird.
Freilich bedeutet das nicht, dass jede Dritterhebung eine Informationserhebung iSd Art. 14 DSGVO ist. Erfolgt die Informationserhebung "bei einer anderen Stelle", gehört aber diese andere Stelle zum gleichen datenschutzrechtlich Verantwortlichen, scheidet Art. 14 DSGVO aus. Gleiches gilt für die Fälle der Auftragsverarbeitung. Auch der Auftragsverarbeiter erhebt keine Informationen iSd Art. 14 DSGVO, weil er keine eigenen Verarbeitungszwecke verfolgt.
Bei der Erfüllung der Informationspflichten muss besonders darauf geachtet werden, dass die notwendige Information in Drei-Beteiligten-Konstellationen gemäß Art. 14 DSGVO nicht übersehen wird. Hierbei sind folgende Konstellationen relevant:
(1) Der Bewerber / Beamte übermittelt Informationen, die personenbezogene Daten von Dritten (z.B. Angehörigen) beinhalten.
(2) Bei einem früheren Arbeitgeber werden Informationen über einen Bewerber eingeholt.
(3) Bei einer Behörde werden Informationen über einen dort Beschäftigten (= Drittbetroffener) eingeholt.
(4) An eine Behörde werden Informationen über einen dort Beschäftigten (= Drittbetroffener) übersandt.
Keine Drei-Beteiligten-Konstellation liegt vor, wenn ein Auftragsverarbeiter eingebunden ist, weil dieser keine Informationen zu eigenen Zwecken erhebt, sondern im fremden Interesse (dem Interesse des Auftraggebers) fremde Informationen verarbeitet. Bei arbeitsteiligen Prozessen zwischen verschiedenen Behörden kommt es insofern darauf an, ob die andere Behörde in eigener Zuständigkeit mit eigenen Rechtsgrundlagen ein selbständiges Verwaltungsverfahren vollzieht (dann ist es ein eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlicher und Dritter iSd Art. 14 DSGVO) oder auf Weisung / Auftrag Unterstützungsleistungen erbringt (z.B. die IT-Dienstleistungszentren). Letztlich entscheidend ist, wer gegenüber dem Mitarbeiter in Erscheinung tritt.
1) Informationserhebung:
Grundvoraussetzung ist stets, dass die Informationen erhoben werden. An einer Erhebung fehlt es, wenn die Informationen von der Person eigeninitiativ übermittelt werden, sog. "Initiativübermittlung" (so der Sprachgebrauch des BayLfD).
Beispiele: Übergabe einer Visitenkarte, Nutzung eines allgemeinen Kontaktformulars. Die Rechtsfigur der "Initiativübermittlung" ist allerdings umstritten, zahlreiche Meinungen gehen auch in diesen Fällen von einer Erhebung aus.
2) Zweckänderung bei der Verarbeitung von bereits erhobenen Informationen
Es muss sich aber um eine echte Zweckänderung handelt. Eine Zweckänderung liegt insbesondere nicht vor, wenn zusätzlich zum ursprünglichen Hauptzweck die Datenverarbeitung zur Erfüllung untergeordneter Nebenzwecke erfolgt (z.B. Rechnungsprüfung, Kostenwesen, Vollstreckung, Personalratsbeteiligung).
Zum Inhalt der Information gibt es hier umfangreiche Hinweise:
Umfang der Information - Unterschied zwischen Abs. 1 und Abs. 2
der Art. 13 und 14
Art. 13 und 14 legen zwar mit der Unterscheidung von Informationen nach Abs. 1 einerseits und Abs. 2 andererseits eine unterschiedliche Pflichtenintensität nahe. Die Informationen nach Abs. 2 sind gleichwohl stets mitzuteilen. Nach dem Normwortlaut ist dies zwar nur erforderlich, wenn sie notwendig sind, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten. Eine qualitative Unterscheidung der Informationen nach Abs. 1 und Abs. 2 ist insofern aber praktisch nicht möglich. Insbesondere fehlt es an jedem Anhaltspunkt, wann Informationen der Abs. 2 im Einzelfall nicht mitgeteilt werden müssten, sodass sie sicherheitshalber immer mitzuteilen sind. Im Übrigen ist der Aufwand für die Entscheidung, ob eine Mitteilung entbehrlich sein könnte, größer als der Mitteilungsaufwand selbst.
1) Art. 13: bei der Informationserhebung
Die Informationsmitteilung darf keinesfalls später erfolgen.
Auch eine frühere (= prophylaktische) Informationsmitteilung vor der eigentlichen Informationserhebung ist nicht zulässig. Etwas anderes gilt aber bei einer bereits bestehenden Dauerrechtsbeziehung (= Arbeitsverhältnis, Beamtenverhältnis, Bewerberverhältnis). Hier genügt es, wenn die Bezugsperson zu Beginn des Rechtsverhältnisses über die laufenden Informationserhebungen informiert wird, weil Zweck und Rechtsgrundlage der Datenerhebung gerade das Dauerrechtsverhältnis sind.
2) Art. 14:
· Informationserteilung innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der personenbezogenen Daten, längstens jedoch innerhalb eines Monats,
· falls die personenbezogenen Daten zur Kommunikation mit der betroffenen Person verwendet werden sollen, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung an sie, oder,
· falls die Offenlegung an einen anderen Empfänger beabsichtigt ist, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung.
Kombination der Information nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO
In bestimmten Fällen kann es dazu kommen, dass Informationen sowohl beim Betroffenen selbst (= Art. 13 DSGVO) als auch über den Betroffenen bei einem Dritten (= Art. 14 DSGVO) eingeholt werden. Das ist typischerweise im Bewerbungsverfahren der Fall, wo Informationen direkt beim Bewerber als auch bei Dritten, z.B. dem früheren Arbeitgeber durch Einsichtnahme in frühere Personalakten oder bei einer Behörde durch die Bundeszentralregisterauskunft, eingeholt werden. In diesen Fällen werden die Mitteilungsschreiben nach Art.13 DSGVO und Art. 14 DSGVO zweckmäßigerweise in einem Schreiben zusammengefasst.
1) Art. 13:
a) Der Betroffene verfügt bereits über die mitzuteilenden Informationen.
b) Es handelt sich ausschließlich um Amtswalterdaten (sehr umstritten).
c) Es handelt sich um sog. „Beifang“, d.h. es werden im Zuge der Informationserhebung von der Bezugsperson Informationen mitgeteilt, die nicht benötigt und über das bloße Kenntnisnehmen und – unvermeidliche – Speichern hinaus nicht verarbeitet werden.
a) Wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.
Hauptanwendungsfall: Verlängerung von Verfügungen
b) Wenn die Erteilung dieser Informationen sich als unmöglich erweist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde.
c) Wenn die Erlangung oder Offenlegung durch Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt und die geeignete Maßnahmen zum Schutz der berechtigten Interessen der betroffenen Person vorsehen, ausdrücklich geregelt ist
Hauptanwendungsfall: Datenübermittlung auf personalaktenrechtlicher Grundlage
d) Wenn die personenbezogenen Daten gemäß dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten dem Berufsgeheimnis, einschließlich einer satzungsmäßigen Geheimhaltungspflicht unterliegen und daher vertraulich behandelt werden müssen.
Hauptanwendungsfall: amtsärztliche Untersuchungen
e) Es handelt sich um Amtswalterdaten (sehr strittig).
Hauptanwendungsfall: behördliche Zeugnisse mit Unterschrift des Amtswalters.
f) Es handelt sich um sog. „Beifang“, d.h. die Daten werden lediglich als unselbständiger Teil der Daten der betroffenen Person verarbeitet und eine Information dieser Dritter würde einen unverhältnismäßigen Aufwand verursachen, insbesondere weil eine zusätzliche Informationserhebung erforderlich wäre.
Hauptanwendungsfall: Die Daten des Ehegatten beim Familienzuschlag und der Kinder bei Teilzeit-/ Beurlaubungsverfügungen.
Informationserhebung in der Zwei-Beteiligten-Konstellation, Art. 13 DSGVO
Informationserhebung bei einem Bewerber
Die Informationserhebung bei einem Bewerber ist nach § 8 BeamtStG i.V.m. Art. 103 BayBG zulässig.
Zu informieren ist nicht über jedwede Datenverarbeitung im Laufe des Bewerbungsprozesses, sondern nur über die Informationserhebung.
Soll die Bewerbung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens im Bewerberpool behalten werden, müsste an sich eine erneute Information erfolgen (Grund: Zweckänderung); diese ist jedoch entbehrlich, da der Betroffene bereits über die Information verfügt. Im Übrigen ist für die Datenschutzkonformität / Rechtsgrundlage eine Einwilligung erforderlich.
Mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung dürfen zu Beginn des Bewerbungsprozesses nicht alle denkbaren Informationen erhoben werden. Sachgerecht ist vielmehr eine gestaffelte Informationserhebung je nach Stadium des Bewerbungsprozesses.
Die Mitteilungsschreiben (Muster) können vollumfänglich an den Bewerber versandt werden oder es wird, z.B. in der E-Mail mit der Eingangsbestätigung, ein link auf die Behördenhomepage mit dem Mitteilungstext versandt.
Das Entgegennehmen von Visitenkarten eines Bewerbers auf Messen oder sonstigen Veranstaltungen löst keine Informationspflicht aus, weil der Bewerber die Verarbeitung der erhobenen Informationen (aus der Visitenkarte) gerade bezweckt und damit um die Verarbeitung weiß. Außerdem liegt schon keine Erhebung vor, sondern eine Eigeninitiative Übermittlung.
Informationserhebung bei Dritten:
Werden Informationen bei Dritten eingeholt, ist bzgl. der Rechtsgrundlage zu unterscheiden:
Ist die Informationserlangung nur durch eine Mitwirkung des Bewerbers möglich, ist hierfür die personalaktenrechtliche Vorschrift des Art. 103 BayBG ausreichend. Beispiele: Anlegung eines öffentlichen Profils bei Facebook oder LinkedIn, Akzeptieren einer Freundschaftsanfrage bei Facebook, amtsärztliche Untersuchung, Beantragung eines Führungszeugnisses, Vorlage einer Schufa-Auskunft.
Wird die Information demgegenüber direkt beim Dritten erhoben, ohne dass das der Bewerber verhindern könnte, ist hierfür eine Einwilligung erforderlich, weil der Bewerber selbst entscheiden können soll, ob er die Informationserlangung ermöglicht oder lieber das Bewerbungsverfahren abbricht. Beispiele: Einsichtnahme in frühere Personalakten (= Informationserhebung beim früheren Arbeitgeber), Einholung einer unbeschränkten Bundeszentralregisterauskunft.
Dem Bewerber müssen auch diese Informationserhebungen mitgeteilt werden. Es bietet sich an, diese Information (gemäß Art. 14 DSGVO) mit der Informationsmitteilung nach Art. 13 DSGVO zu verbinden.
Informationserhebung beim Beamten
Die Informationserhebung beim Beamten ist nach der Vorschrift zur jeweiligen beamtenrechtlichen Maßnahme i.V.m. Art. 103 BayBG zulässig.
Zu informieren ist nicht über jedwede Datenverarbeitung im Laufe des Beamtenverhältnisses, sondern nur über eine Informationserhebung. Art. 13 DSGVO verlangt ausschließlich eine Information bei der Datenerhebung (englische Fassung: collecting information). Sehr viele Muster informieren aktuell über die gesamte Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis. Das ist weder rechtlich geboten noch sinnvoll.
Es ist auch weder sinnvoll noch nötig, bei jeder Einzelmaßnahme über eine etwaige damit verbundene Informationserhebung zu informieren. Es genügt vielmehr, zu Beginn des Beamtenverhältnisses zu informieren (Muster) und das Informationsschreiben dann auf der Intranetseite der Behörde im Personalbereich vorzuhalten.
Bei bereits vorhandenen Beamten (im Zeitpunkt des Inkrafttretens der DSGVO) ist eine Information wie bei neu ernannten Beamten erforderlich; sie erfolgt am sinnvollsten per E-Mail, um den Zugang des Informationsschreibens zu dokumentieren. Bei beurlaubten oder freigestellten Beamten erfolgt die Informationsmitteilung am sinnvollsten mit der nächsten zu vollziehenden personalrechtlichen Maßnahme.
Informationserhebung in der Drei-Beteiligten-Konstellation, Art. 14 DSGVO
Folgende Konstellationen sind relevant:
(2) Bei einer Behörde werden Informationen über einen dort Beschäftigten (= Drittbetroffener) eingeholt.
(3) An eine Behörde werden Informationen über einen dort Beschäftigten (= Drittbetroffener) übersandt.
Fallgruppe (1)
Solche Fälle kommen deutlich häufiger vor und können leicht übersehen werden.
a) Im Lebenslauf des Bewerbers sind Angaben zu den Eltern und Geschwistern enthalten (bedeutet: Erhebung der personenbezogenen Daten der Eltern/Geschwister beim Dritten=dem Bewerber)
b) Das Abiturzeugnis des Bewerbers enthält die Unterschrift und den Namen des Gymnasialdirektors (bedeutet: Erhebung der personenbezogenen Daten Gymnasialdirektors beim Dritten=dem Bewerber)
c) Der Teilzeitantrag der Beamtin enthält den Namen des Kindes oder des pflegebedürftigen Elternteils (bedeutet: Erhebung der personenbezogenen Daten des Kindes/des Elternteils beim Dritten=dem Beamten)
d) Der Nebentätigkeitsantrag des Beamten enthält den Namen des Arbeitgebers als natürliche Person (bedeutet: Erhebung der personenbezogenen Daten des Arbeitgebers beim Dritten=dem Beamten)
Auf den ersten Blick müsste in allen Fällen die weitere Person über die Erhebung ihrer personenbezogenen Informationen beim Dritten (=dem Bewerber oder dem Beamten) informiert werden. Das ist freilich offensichtlich sinnlos. Es gelten daher folgende Einschränkungen:
Werden die Informationen nicht gezielt verlangt, sondern sind sie unvermeidlich mit den anderen – gewünschten – Informationen verbunden (sog. Beifang), kann eine Information unterbleiben. In Beispiel (a) und (b) kann daher eine Information unterbleiben. Im Beispiel (b) kann darüber hinaus argumentiert werden, dass es sich um bloße Identifikationsdaten handelt, die nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen (sehr umstritten, s. hier).
Im Beispiel (c) werden verschiedene personenbezogene Informationen verarbeitet. Neben den Identifikationsdaten (Name, Adresse; siehe dazu hier) werden - beim Kind - das Geburtsdatum und - bei den Eltern - die Pflegebedürftigkeit verarbeitet. Hier muss weiter differenziert werden: Im Fall des minderjährigen Kindes stellt ein Elternteil den Teilzeitantrag, und das Mitteilungsschreiben müsste an die Eltern ergehen als gesetzliche Vertreter; damit greift aber der Ausnahmetatbestand, dass die Person bereits über die Information verfügt, weil ihr Vertreter (=das Elternteil) mit dem Teilzeitantrag die Information sogar weitergibt. Dagegen ist es im Fall der pflegebedürftigen Eltern (oder eines pflegebedürftigen volljährigen Kindes) an sich unverzichtbar, diese über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Informationen zu informieren (Muster). Zweckmäßigerweise wird der antragstellende Beamte dazu als Bote des Schreibens an die Eltern verwendet. Ist der antragstellende Beamte aber zugleich Betreuer oder sonst bevollmächtigt, kann auch hier die Information unterbleiben (analog zur Argumentation beim Kind).
Dient die Informationserhebung ausschließlich Identifikationszwecken der weiteren Person im Rahmen einer beamtenrechtlichen Maßnahme (Beispiel (d), ohne dass ein weiteres Interesse an dieser Person besteht, ist die Erfüllung der Informationspflicht unverhältnismäßig, weil sich der Erhebungszweck im einmaligen Identitfikationszweck erschöpft (sehr umstritten, keine gesicherte Rechtslage). Alternativ könnte ebenfalls argumentiert werden, dass es sich um bloße Identifikationsdaten handelt, die von vornherein nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen (sehr umstritten, s. hier).
Fallgruppen (2) und (3)
Auch hier liegen Informationserhebungen in der Drei-Beteiligten-Konstellation vor. Mitarbeiter A (der Behörde A) erhebt bei Mitarbeiter B (der Behörde B) (=dem Dritten) Informationen über einen dort eingesetzten Beamten. An sich löst das Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO aus. Jedoch greift ein Ausnahmetatbestand ein. Die Informationserhebung beruht auf gesetzlicher Grundlage, nämlich der personalaktenrechtlichen Vorschrift zur Informationsweitergabe, z.B. Art. 108 BayBG.
Inhalt der Information - Vergleich zur Auskunft
Datenerhebung nach Art. 13, 14 DSGVO
Erhebung bei Drittem
Erstmalige Erhebung
gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln,
das Bestehen eines Rechts auf Löschung
das Bestehen eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung
das Bestehen eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung
das Bestehen des Rechts auf Datenübertragbarkeit;

References: Art. 13
 Art. 13
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 13

Art. 13
 Art. 13
 Art. 14
 Art. 13
 Art. 14
 Art. 13
 Art. 14
 Art.13
 Art. 14
 Art. 13
 Art. 13
 § 8
 Art. 103
 Art. 103
 Art. 14
 Art. 13
 Art. 103
 Art. 13
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 108
 Art. 13