Source: http://www.dfo-mpo.gc.ca/ae-ve/audits-verifications/08-09/6B085-fra.htm
Timestamp: 2020-08-12 07:02:18+00:00

Document:
ARCHIVÉ – Vérification du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces pour les pêcheurs commerciaux de la côte est
Numéro de projet 6B085
3.2 Survol
3.3 Admissibilité des demandeurs
3.4 Exactitude des paiements
3.5 Attestation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
3.6 Transfert des fonds du programme à Service Canada
3.7 Pratiques exemplaires
En juin 2007, le ministre des Pêches et des Océans a annoncé le Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces pour les pêcheurs commerciaux de la côte est. Le programme d’indemnisation a été conçu pour offrir une aide financière d’urgence à court terme à environ 5 100 pêcheurs commerciaux, du nord de Terre-Neuve-et-Labrador et du nord-est du Québec, qui n’ont pu pêcher, ou qui ont dû reporter leurs activités de pêche, à cause des conditions de glaces pires qu’à l’habitude entre la mi-mai et le début de juillet 2007.
Le programme d’indemnisation devait être offert sous forme de subvention de catégorie en vertu du pouvoir ministériel par catégorie. Les fonds du Programme pour l’exercice 2007-2008 étaient évalués à 8,9 millions de dollars, soit au plus 1 million de dollars pour les dépenses de fonctionnement et 7,9 millions de dollars pour les fonds de la subvention répartis entre 5 100 participants potentiels. Les dépenses réelles ont totalisé 678 580 $ en dépenses de fonctionnement (dont 660 800 $ pour Service Canada (SC), qui doivent encore être confirmés) et 1 650 418 $ en fonds de subvention répartis entre 1 622 participants.
Le 22 juin 2007, le ministère des Pêches et des Océans (MPO) a signé un protocole d’entente (PE) avec SC pour l’exécution du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces. SC a collaboré avec le MPO à la conception et à l’exécution du Programme. Bien que l’exécution ait relevé de SC, le MPO était chargé de rendre les décisions au sujet de l’admissibilité des demandeurs.
Le Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces se voulait un programme de financement sur demande auquel les pêcheurs pouvaient s’inscrire. Pour y être admissibles, les demandeurs devaient respecter les critères établis par le MPO, c’est-à-dire prouver que la région dans laquelle ils pêchaient normalement était touchée par les glaces, qu’ils n’avaient pu pêcher, qu’ils avaient reçu des prestations de pêcheur de l’assurance-emploi (a.-e.) en 2005 et en 2006 et qu’ils avaient épuisé leurs prestations de pêcheur de l’a.-e. en 2007.
La vérification visait à donner l’assurance de ce qui suit :
les demandeurs étaient admissibles au paiement en vertu des conditions générales du Programme;
les paiements ont été calculés correctement;
les paiements ont été certifiés de façon adéquate, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ( LGFP );
le montant transféré à SC aux fins de distribution aux demandeurs a été calculé correctement.
Le Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces était un programme du MPO exécuté par SC. Le MPO était chargé de recenser les régions touchées par des conditions de glaces difficiles et admissibles à l’aide. SC était responsable de l’identification des demandeurs ayant reçu des prestations de pêcheur de l’a.-e. en 2005 et en 2006 (et qui avaient épuisé leurs prestations de 2007) et du calcul du montant des paiements. C’est SC qui recommandait l’admissibilité des demandeurs et le montant des paiements, mais en définitive, c’est au MPO qu’incombait la décision en matière d’admissibilité.
La vérification portait sur la méthode employée par les fonctionnaires du MPO pour vérifier l’admissibilité, l’exactitude du montant des paiements et les processus utilisés pour certifier le bien-fondé des demandes, conformément à l'article 34 de la LGFP. Les processus liés à la certification en vertu de l’article 33 de la LGFP n’étaient pas visés par la présente vérification, étant donné qu’ils relevaient de SC. La vérification incluait un examen des documents pertinents du Programme, des entrevues auprès de fonctionnaires du MPO à l’administration centrale (AC) et de fonctionnaires du MPO et de SC dans la région de Terre-Neuve-et-Labrador, ainsi qu’une étude approfondie de dossiers sélectionnés au moyen d’une méthode d'échantillonnage statistique.
L’équipe de vérification est d’avis que les méthodes de vérification appliquées étaient suffisantes et appropriées, et elle croit avoir recueilli assez d’éléments pour étayer les conclusions présentées dans ce rapport. Ces dernières sont fondées sur une analyse de la situation du Programme au moment de la vérification, en regard des objectifs de la mission de vérification.
Afin d’établir le niveau de confiance à 95 % et le taux d’erreurs prévu à 5 %, l’équipe chargée de la vérification a entrepris d’étudier attentivement 130 des 1 622 demandes reçues. L’examen des dossiers n’a révélé aucune anomalie à l’égard de la méthode d’établissement de l’admissibilité des demandeurs ni du calcul des paiements. Les processus mis en place pour assurer l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP ont été appliqués comme il se doit et les demandes ont été attestées correctement.
Le PE entre le MPO et SC précisait la méthode de transfert de fonds entre les deux ministères. Des comptes d’attente d’autres ministères ont été ouverts pour les fonds destinés à la subvention et au fonctionnement; SC était tenu de fournir des rapports de dépenses détaillés avant de les débiter. Selon le PE, SC soumettait au MPO des rapports détaillés sur les paiements de subvention versés aux demandeurs. Pour finaliser le compte d’attente d’autres ministères des fonds de subvention, il est recommandé que le sous-ministre adjoint de Ressources humaines et Services intégrés (SMA de RHSI) exige de SC un rapport final détaillant les paiements de subvention.
Après la signature du PE, SC a demandé au Bureau du contrôleur général (BCG) de rendre une décision au sujet des procédures de justification et de recouvrement des dépenses de fonctionnement. À cet égard, SC n’a pas encore exigé de dépenses de fonctionnement. Il est recommandé que le SMA de RHSI suive de près les pourparlers entre SC et le BCG et traite le paiement conformément à la décision, veillant à ce qu’il y ait suffisamment de documents pour le justifier.
En juin 2007, le ministre des Pêches et des Océans a annoncé le Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces pour les pêcheurs commerciaux de la côte est. Le programme d’indemnisation a été conçu pour offrir une aide financière d’urgence à court terme à environ 5 100 pêcheurs commerciaux du nord de Terre-Neuve-et-Labrador et du nord-est du Québec, qui n’ont pu pêcher, ou qui ont dû reporter leurs activités de pêche, à cause des conditions de glaces pires qu’à l’habitude entre la mi-mai et le début de juillet 2007.
Bien que la présence de glaces soit courante dans la région, elle gêne rarement les pêcheurs. Cependant, des conditions de glaces pires qu’à l’habitude sur la côte est du Labrador et au nord de Terre-Neuve ont empêché plusieurs pêcheurs d’amorcer leur saison de pêche 2007 (de crabe et de homard). La flottille côtière (< 65 pi) des zones 3K, 3L (dans des secteurs de la baie de Bonavista et de la baie de la Trinité) et 4R (au nord de Ferolle Point) de l’Organisation des pêches de l'Atlantique nord-ouest (OPANO), a été particulièrement touchée. En outre, certains pêcheurs de la Basse-Côte-Nord du Québec n’ont pu pêcher à cause des conditions de glaces difficiles qui ont persisté dans cette région particulière.
Les glaces se sont retirées de la baie de Bonavista et de la zone 4R. Dans la zone 3K, la couverture glacielle s’est dissipée, mais est demeurée importante avec de grandes concentrations de glace, notamment de vieille glace durcie, dans la région côtière et semi-hauturière. Les conditions étaient particulièrement difficiles dans la péninsule Baie Verte.
Environ 2 500 pêcheurs touchés ont épuisé leurs prestations de pêcheur de l’a.-e. en avril, et 700 autres les ont épuisées en mai, se trouvant privés de toute source de revenus pendant une période prolongée, avant qu’ils ne puissent commencer à pêcher. On s’attendait à ce que 1 800 autres pêcheurs épuisent leurs prestations en juin. Par ailleurs, au Québec, 74 pêcheurs ont été privés de revenus en raison du retard de la saison de la pêche causé par ces conditions de glaces difficiles.
Les conditions de glaces difficiles ont causé un grave préjudice à bon nombre des pêcheurs touchés. Leurs prestations de pêcheur d’a.-e. étaient épuisées, leurs économies étaient à leur plus bas et ils avaient accès à peu de solutions d'emploi assurable dans une branche d'activité autre que la pêche. C’est la pêche du crabe qui a le plus souffert des retards engendrés par les conditions de glaces, en raison de la fermeture hâtive causée par le crabe à carapace molle (après sa mue). Lorsque l’incidence du crabe à carapace molle a atteint le seuil prescrit par le protocole sur le crabe à carapace molle, le MPO a mis fin à la pêche, par mesure de conservation. En effet, les saisons relativement courtes de pêche du crabe visent à promouvoir les objectifs de conservation des ressources halieutiques.
Plusieurs pêcheurs ont été privés de toute source de revenus lorsque les baies ont été touchées par les conditions de glaces. Pour pallier ce problème, le MPO a mis en place ce programme d’intervention en cas d’urgence, pour offrir aux pêcheurs touchés une aide financière sous forme de subvention. Le 22 juin 2007, Pêches et Océans Canada a signé un PE avec Services Canada pour l’exécution du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces. SC a collaboré avec le MPO à la conception et à l’exécution du Programme.
La mesure de compensation offerte aux pêcheurs touchés par des conditions de glaces difficiles est conforme à d’autres programmes de secours destinés aux Canadiens et Canadiennes dont les moyens de subsistance ont été grandement compromis par des conditions environnementales extrêmes, comme une sécheresse ou une inondation.
les paiements ont été certifiés de façon adéquate, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ;
La vérification portait sur la méthode employée par les fonctionnaires du MPO pour vérifier l’admissibilité, l’exactitude du montant des paiements et les processus utilisés pour certifier le bien-fondé des demandes, conformément à l'article 34 de la LGFP. Les processus liés à la certification en vertu de l’article 33 de la LGFP n’étaient pas visés par la présente vérification, étant donné qu’ils relevaient de SC. La vérification incluait un examen des documents pertinents du Programme, des entrevues auprès de fonctionnaires du MPO à l’administration centrale (AC), et de fonctionnaires du MPO et de SC dans la région de Terre-Neuve-et-Labrador, ainsi qu’une étude approfondie de dossiers sélectionnés au moyen d’une méthode d'échantillonnage statistique.
La mission de vérification a été réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. La vérification comprenait des entrevues auprès des fonctionnaires du Ministère et de Service Canada chargés du développement et de la mise en œuvre du Programme, ainsi qu’un examen des documents connexes. Un examen détaillé des dossiers fondé sur une méthode d’échantillonnage statistique a été entrepris, pour fournir une assurance à l’égard du bien-fondé des processus utilisés pour certifier les paiements et du respect des politiques en vigueur et des conditions générales du Programme.
Compte tenu de l’expérience de SC dans l’exécution de tels programmes, de la courte durée et de la nature ciblée du Programme, et du fait que le MPO partageait les bureaux de SC et détenait l’autorité décisionnelle finale sur l’admissibilité des demandeurs, le Programme a été jugé à faible risque. C’est pour toutes ces raisons que les demandes ont été soumises à un examen sur une base statistique, afin d’établir le niveau de confiance à 95 % et le taux d’erreurs prévu à 5 %.
Afin d’établir le niveau de confiance à 95 % et le taux d’erreurs prévu à 5 %, l’équipe chargée de la vérification a entrepris d’étudier attentivement 130 des 1 622 demandes reçues. Avant d’entreprendre l’examen des dossiers, une liste de contrôle détaillée a été préparée en vue de fournir une assurance quant à l’admissibilité des demandeurs, à l’exactitude des paiements et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP . La liste de contrôle a été utilisée à bon escient et les résultats de l’examen des dossiers sont dévoilés ci-après.
Les conditions générales du Programme stipulaient que pour qu’un pêcheur soit admissible à un paiement, son port d’attache devait être touché par des conditions de glace sévères, il devait avoir reçu des prestations de pêcheur de l’assurance-emploi (a.-e.) en 2005 et en 2006 et les avoir épuisées en 2007. La date limite pour soumettre une demande était le 4 août 2007. Toute demande jugée inadmissible par le MPO, le détenteur du pouvoir décisionnel final, pouvait être soumise au processus d’appel de la décision, auprès du Comité d’évaluation de l’admissibilité mis sur pied par le MPO.
Dans le cadre de l’examen des dossiers, l’équipe a vérifié l’admissibilité des demandeurs, en comparant le code postal apparaissant sur la demande à une liste de codes postaux admissibles, par région touchée. Elle s’est également assurée que les demandes soumises par des pêcheurs qui n’étaient ni exploitants ni propriétaires d’un navire portaient le numéro du bateau de pêche commerciale et le nom du propriétaire. La confirmation que le demandeur avait reçu des prestations de pêcheur de l’a.-e. en 2005 et en 2006, et que ses prestations avaient été épuisées en 2007, a été effectuée en vérifiant les antécédents d’a.-e. des demandeurs préparés par SC et joints à la demande. L’équipe a également vérifié la date inscrite sur la demande par SC, pour s’assurer que cette dernière avait été soumise au plus tard le 4 août 2007. Toute demande retenue à la suite de l’examen initial a ensuite été datée et soumise à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP , par des fonctionnaires du MPO. Toute demande rejetée à la suite de l’examen initial par SC était soumise à un réexamen de la part du MPO, détenteur du pouvoir décisionnel final en matière d’admissibilité.
Les procédures d’examen initial de SC visaient à rejeter toute demande dans laquelle le pêcheur indiquait pêcher dans l’une des régions où les glaces étaient présentes, ou que son port d’attache était l’un des ports touchés par les glaces, mais ne pas être résident de la région en question. Le MPO devait vérifier ces demandes afin de déterminer si le demandeur avait un lien avec un navire admissible. Grâce aux informations tirées du Système de recherche d'informations sur l'immatriculation des bâtiments, les fonctionnaires du MPO ont pu vérifier si un demandeur était associé à un navire qui pêchait dans l’une des régions où les glaces étaient présentes, ou dont le port d’attache était l’un des ports touchés par les glaces. Si tel était le cas, sa demande était acceptée.
L’examen des dossiers n’a révélé aucune anomalie liée aux processus employés pour vérifier l’admissibilité des demandeurs.
Les conditions générales du Programme stipulaient que les demandeurs étaient admissibles à une subvention d’au plus 377 $ par semaine. Le nombre de semaines admissibles était établi d’après le code postal du demandeur. Les demandeurs pouvaient recevoir des paiements deux semaines après le dernier versement des prestations de pêcheur de l’a.-e. 2006-2007, ou à la date de début du Programme pour leur région respective, selon la plus tardive de ces dates. Seuls les revenus provenant de la pêche (y compris de la chasse aux phoques) devaient être soustraits des paiements du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces, dans la semaine où ils auraient été tirés et les semaines ultérieures du Programme.
Dans le cadre de l’examen des dossiers, l’équipe a vérifié l’exactitude du calcul des paiements. Elle a vérifié la période d’admissibilité et le nombre de semaines admissibles en fonction du code postal de chaque demandeur. L’équipe a également vérifié les rapports sur les prestations de pêcheur de l’a.-e. préparés par SC, pour s’assurer que la période d’attente avait été respectée avant que les demandeurs ne touchent les paiements. Lorsqu’un demandeur avait déclaré des revenus provenant de la pêche, l’équipe s’est assurée que ces montants avaient été correctement appliqués au calcul du montant du versement de la subvention.
L’examen des dossiers n’a révélé aucune anomalie liée au calcul des paiements de subvention.
Il est stipulé à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ( LGFP ) qu’aucun paiement n'est fait à moins qu'une personne détenant des pouvoirs délégués satisfaisants n'atteste que le bénéficiaire est admissible au paiement ou y a droit. Cette règle s'applique aux paiements de transfert. Dans le cas des subventions, l'agent autorisant le paiement aux termes de l'article 34 doit être convaincu que le bon montant est attribué à la bonne personne.
L’équipe de vérification a examiné les documents d’approbation du Programme versés aux dossiers pour déterminer qui était responsable de l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP . Dans le cadre de cet examen, l’équipe a identifié le signataire de l’article 34 de la LGFP ; les cartes de spécimen de signature des personnes responsables ont ensuite été vérifiées pour déterminer s’ils avaient véritablement l’autorité requise. De plus, l’équipe a dégagé les processus employés par les signataires de l’attestation en vertu l’article 34 de la LGFP et s’est assurée que ces processus avaient été suivis.
Les documents d’approbation du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces pour les pêcheurs commerciaux de la côte est précisaient qu’il s’agissait d’un programme de subvention de catégorie offert en vertu du pouvoir ministériel par catégorie. L’examen des dossiers a révélé (dans tous les dossiers examinés) qu’une signature avait été apposée en vertu de l'article 34 pour le paiement recommandé. Les cartes de spécimen de signature pour chacun des fonctionnaires ayant attesté l’article 34 de la LGFP ont été examinées; les signataires détenaient les pouvoirs de signature nécessaires.
Les demandes ont été soumises à SC qui a procédé à l’examen initial de l’admissibilité des demandeurs et calculé le montant des paiements conformément aux conditions générales du Programme. Les demandes ont ensuite été soumises à l’attestation du MPO en vertu de l’article 34 de la LGFP. Le personnel de la Direction des politiques et des services économiques du MPO de la région de Terre-Neuve-et-Labrador, qui partageait les bureaux de SC pour la durée du Programme, a étudié les demandes aux fins d’attestation de l’article 34 de la LGFP. Pour faciliter l’attestation de l’article 34 de la LGFP, la Direction générale des services financiers et administratifs de la région de Terre-Neuve-et-Labrador a développé une liste de contrôle préalable à l’attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP.
Le Programme visait à offrir une aide financière d’urgence à court terme à environ 5 100 pêcheurs commerciaux. Étant donné le nombre élevé de demandeurs prévus, la liste de contrôle des Finances devait être utilisée sur un échantillon de demandes. Puisqu’il y a eu un nombre limité de demandes, la liste de contrôle a été utilisée pour l’ensemble des demandes, en vue de l’attestation de l’article 34 de la LGFP. L’examen des dossiers a démontré que la liste de contrôle a été utilisée et qu’elle a fourni au personnel détenant l’autorité de signature sous l’article 34 de la LGFP suffisamment de preuves de l’exactitude des paiements versés aux demandeurs admissibles.
Le MPO a ouvert des comptes d’attente d’autres ministères pour le remboursement des dépenses de fonctionnement et de subvention engagées par SC. Selon le protocole d’entente entre Pêches et Océans Canada et Services Canada au sujet de l’exécution du Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces (2007) pour les pêcheurs commerciaux de la côte est, SC devait soumettre au MPO des rapports financiers sur toutes les dépenses avant de débiter les comptes d’attente d’autres ministères. Conformément au PE, SC a fourni au MPO des rapports contenant le nom et l’adresse des demandeurs, ainsi que les montants de leurs versements hebdomadaires.
Actuellement, un demandeur est en attente des résultats du processus d’appel. Dès que la décision d’appel sera prononcée, le compte d’attente d’autres ministères pour les fonds de subvention sera mené à terme. Pour ce faire, le MPO exigera de SC un rapport final détaillant les paiements versés aux demandeurs.
Il est recommandé que le SMA de RHSI exige de SC un rapport final sur les dépenses liées à la subvention. En vertu du PE, ce rapport devra comprendre au moins le nom et l’adresse des demandeurs et les montants versés à chacun.
Comme SC n’a encore demandé aucun remboursement pour les dépenses de fonctionnement, il n’a pas présenté de rapport détaillé à cet égard. Après la signature du PE, SC a demandé au BCG de rendre une décision au sujet des procédures de justification et de recouvrement des dépenses de fonctionnement.
Il est recommandé que le SMA de RHSI suive de près les pourparlers entre SC et le BCG et traite le paiement conformément à la décision prise, veillant à ce qu’il y ait suffisamment de documents pour justifier le paiement.
Le partage des bureaux de SC à Gander avec le MPO est un des principaux facteurs de réussite de l’administration et de l’exécution du Programme. Grâce à la présence du personnel MPO sur place, le personnel de SC pouvait obtenir sur-le-champ des réponses à ses questions au sujet de l’interprétation des éléments d’application, pendant le traitement des demandes. De plus, aucun transfert de documents n’était nécessaire pour obtenir l’attestation du personnel du MPO en vertu de l’article 34 de la LGFP , et de ce fait, les paiements étaient émis sans délai.
La participation de la Direction générale des services financiers et administratifs de la région de Terre-Neuve-et-Labrador à la conception d’une liste de contrôle pour l’examen des dossiers s’est avérée une autre pratique exemplaire. Cette liste de contrôle a orienté le personnel investi des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP à l’égard des éléments qui devaient être vérifiés avant la signature. Les informations sur les antécédents de prestations de pêcheur d’a.-e. versées aux dossiers par SC ont également facilité le processus d’attestation.
Étant donné que le Programme d’indemnisation liée aux conditions des glaces était un programme d’urgence visant à offrir une aide à court terme aux pêcheurs qui éprouvaient des difficultés financières immédiates, il était essentiel que le Programme commence le plus rapidement possible. Un PE entre le MPO et SC était essentiel pour faciliter l’exécution du Programme. L’un des éléments du PE était l’Entente sur les échanges de renseignements (EER), qui portait sur la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et l’élimination de renseignements personnels entre les ministères, nécessaires à l’efficacité de l’administration et de l’application du Programme.
Pour faciliter l’exécution du Programme, l’EER a été mise au point après la signature du PE. Le PE a été signé le 22 juin 2007, tandis que l’EER n’a été signé que le 14 janvier 2008, bien après la fin du Programme. Étant donné l’importance des questions traitées dans les EER, il serait de mise que ces ententes soient conclues plus rapidement.
L’examen de 130 dossiers sur 1 622 a révélé que les processus mis en place pour évaluer l’admissibilité des demandeurs, pour calculer les paiements de subvention et pour assurer l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP ont fonctionné comme prévu.
Les processus inhérents au transfert de fonds entre le MPO et SC ont fonctionné conformément au PE sur les dépenses de subvention. Le processus de transfert de fonds sur les dépenses de fonctionnement est toujours en instance.
Dans l’ensemble, l’exécution et l’administration du Programme ont fonctionné de manière efficace et efficiente.
1. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint de Ressources humaines et Services intégrés (SMA de RHSI) exige de Services Canada (SC) un rapport final sur les dépenses liées à la subvention. En vertu du protocole d’entente, ce rapport devra comprendre au moins le nom et l’adresse des demandeurs, et les montants versés à chacun. Demande envoyée SMA de RHSI 14 février 2008
2. Il est recommandé que le SMA de RHSI suive de près les pourparlers entre SC et le BCG et traite le paiement conformément à la décision prise, veillant à ce qu’il y ait suffisamment de documents pour justifier le paiement. Surveillance continue du MPO SMA de RHSI Des mesures appropriées seront prises

References: l'article 34
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