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GUIA TECNICA DIRIGIDA AL COORDINADOR TECNICO EXTERNO - PDF
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Carmen Aguirre Vargas
1 GUIA TECNICA DIRIGIDA AL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
3 INDICE INTRODUCCIÓN 1. Objetivo de la Guía del Coordinador Técnico Externo 2. Alcance. 3. De las modificaciones. SECCION I: ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA 1.1 Descripción de las actividades del Coordinador Técnico Externo. 1.2 Agentes del convenio. 1.3 Actividades del Coordinador Técnico Externo. 1.4 Incompatibilidad de las actividades del Coordinador Técnico Externo. 1.5 De los plazos y la información remitida. SECCION II: ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO 2.1 Descripción general. 2.2 Asignación de proyectos al Coordinador Técnico Externo. 2.3 Informe de Verificación previo al inicio de obra y/o servicio. 2.4 Emisión de resultados de la Verificación previa al inicio de obra y/o servicio. 2.5 Proceso de selección de participantes. 2.6 Trámite del desembolso. 2.7 Suscripción del acta de entrega de terreno. 2.8 Inicio del cuaderno de obra. 2.9 Previo al Inicio de los trabajos Inicio de los trabajos. Requisitos para el inicio de la Ejecución de la Obra y/o servicio. SECCION III: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O SERVICIO 3.1 Descripción general. 3.2 Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso. 3.3 Verificación del cofinanciamiento. 3.4 Revisión y aprobación de valorizaciones. 3.5 Presentación de informes durante la ejecución de la obra y/o servicio. 3.6 Pago a participantes. 3.7 Pago a Coordinadores Técnicos Externos 3.8 Emisión de notificaciones. 3.9 Paralización y reinicio de los trabajos Modificaciones al expediente técnico Reemplazo del Responsable Técnico Elaboración y suscripción de adendas. SECCION IV: ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS 4.1 Descripción general. 4.2 Suscripción del acta de terminación de Obra y/o Servicio y el acta valorizada de materiales sobrantes. 4.3 Elaboración del informe final. 4.4 Revisión de planos finales de obra y/o servicio (replanteo).
4 4.5 Suscripción del acta de transferencia de obra. 4.6 Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio. SECCION V: TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE 5.1 Definición de participante. 5.2 Intervención del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de trabajo en los proyectos. 5.3 Movimiento de participantes durante la ejecución del proyecto. 5.4 Procesos de selección complementarios de participantes. 5.5 Registro y presentación de los movimientos de participantes. 5.6 Plazos establecidos para la comunicación de movimientos de participantes. 5.7 Del retiro de los participantes en la obra y/o servicio. 5.8 Del registro de las Hojas de Tareo de Participantes. 5.9 Pago a participantes. SECCION VI: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO 6.1 Resolución por incumplimiento del Organismo Ejecutor. 6.2 Resolución unilateral. 6.3 Resolución por mutuo acuerdo caso fortuito o de fuerza mayor. 6.4 Liquidación de oficio. ANEXO I ANEXO II ANEXO III Glosario de términos. Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Técnico Externo Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor.
5 INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO DE LA GUIA DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO El objeto de la presente Guía es establecer los procedimientos que permitirán realizar una adecuada verificación de los convenios suscritos por el Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Perú con los Organismos Ejecutores. 2. ALCANCE Esta Guía es de observancia obligatoria para los Coordinadores Técnicos Externos, así como los Responsables de Proyectos y Técnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales que participan durante la etapa de supervisión de los convenios. 3. DE LAS MODIFICACIONES La Oficina Nacional del Programa podrá modificar el contenido de la presente Guía en parte o totalmente a través de directivas que se notificarán a las Oficinas Zonales y a quienes corresponda a través de comunicación escrita.
6 SECCION I ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA 1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE COORDINACION TECNICA El Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa, verificará el cumplimiento de las obligaciones y condiciones establecidas en el convenio de ejecución de obra y/o servicio (en adelante, el convenio) que el Programa suscriba con los Organismos Ejecutores. Las actividades señaladas en el párrafo anterior deberán ser ejecutadas por el Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa. En defecto del cumplimiento de las actividades del Coordinador Técnico Externo señaladas en la presente Guía, el Responsable de Proyectos o el Técnico de Proyectos podrá asumir dichas obligaciones. La verificación de convenios se realiza: a. A través de la Oficina Zonal. b. A través del Coordinador Técnico Externo. a. A través de la Oficina Zonal. Están encargados de efectuar la verificación dentro de la Oficina Zonal los siguientes: Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del área de supervisión y ejerce la coordinación y supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo. Coordina directamente sus actividades con la jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional. Técnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce la supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención de la Oficina Zonal. En razón de sus actividades, conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificación de los convenios. b. A través del Coordinador Técnico Externo El Coordinador Técnico Externo es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas en el o en los convenios de ejecución determinados, según sus términos de referencia. Sus actividades la realizan a través de un conjunto de visitas periódicas, en las cuales deben verificar lo siguiente: i. La correcta ejecución de los trabajos y el cumplimiento cabal de lo establecido en el convenio, en el expediente técnico aprobado, según los cronogramas aprobados; y ii. La cantidad y correspondencia de la mano de obra no calificada (en adelante MONC) en concordancia a las exigencias de la obra y/o servicio y en atención a lo previsto en el expediente técnico aprobado.
7 La verificación que realiza el Coordinador Técnico Externo, a la vez de servir como mecanismo de verificación del cumplimiento del convenio, sirve como instrumento de detección de irregularidades que pudiesen ocurrir durante la ejecución de la obra y/o servicio. En tal sentido, la verificación no sólo cumple objetivos de cautelar el cumplimiento de metas, sino que además los Coordinadores Técnicos Externos podrán absolver consultas para solucionar problemas técnicos de los Organismos Ejecutores durante el proceso de ejecución de la obra y/o servicio. De esta manera se espera que los profesionales encargados de la verificación emitan las recomendaciones necesarias que sean hábiles y oportunas para la exitosa culminación y liquidación de la obra y/o servicio. La información generada durante el proceso de verificación es registrada tanto en documento escrito como a través del modulo del Coordinador Técnico Externo, para ello el Programa ha sistematizado los diversos procedimientos elaborándose una serie de formatos que facilitan su labor y que aparecen detallados en el anexo II formatos utilizados por el Coordinador Técnico Externo Toda la documentación que el Coordinador Técnico Externo presente a la Oficina Zonal será efectuado a través del formato CT-09 Carta de presentación de documentación de verificación, a excepción de los informes de comunicación rápida (formato CT-08) 1.2 AGENTES DEL CONVENIO Se denominan agentes del convenio a las personas contratadas por el Programa y el Organismo Ejecutor que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes en virtud de sus actividades asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio. La responsabilidad a que se hace mención debe ser evaluada en relación a las funciones que corresponde a cada uno de los agentes Representante Legal.- Para todos los efectos legales es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa Responsable Técnico.- Es el profesional de la especialidad contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo técnicamente durante la ejecución del proyecto (obra y/o servicio) de acuerdo a lo aprobado en el expediente técnico Coordinador Técnico Externo.- Es el profesional contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas por el Organismo Ejecutor mediante el convenio. Ello, obedeciendo a lo establecido en sus términos de referencia y el contrato suscrito con el Programa. 1.3 ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO Revisar el proyecto seleccionado emitiendo su opinión mediante informes que permitan al Programa, en caso sea necesario, adoptar las medidas correctivas a fin de obtener una óptima calidad de los trabajos a ejecutar Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico, la fecha de inicio de los trabajos Participar en el acto de entrega de terreno en que se ejecutara el proyecto y suscribir la respectiva acta. Dicha acta esta referida a la delimitación de la zona y los hitos donde se ejecutará la obra y/o servicio.
8 1.3.4 Determinar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico la ubicación y colocación del cartel de obra 1, dentro de los quince días calendarios de iniciados los trabajos y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminación de los trabajos Iniciar el cuaderno de obra foliando y visando todas sus páginas, conjuntamente con el Responsable Técnico de la obra y/o servicio Verificar la identidad y número de participantes que se dispondrá para el inicio de obra y/o servicio Verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas aprobados y la correcta ejecución de los trabajos, así como de los demás aspectos técnicos y financieros previstos en el convenio respectivo Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y/o servicio además reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo Informe. Asimismo, deberá anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá exigir al Organismo Ejecutor la elaboración y presentación del cronograma acelerado de ejecución de obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolso del Programa y cofinanciamiento), cronograma del recurso participante, y deberá anotar en el cuaderno de obra la conformidad de terminación de los trabajos Efectuar visitas periódicas durante el mes 2, con la finalidad de verificar la ejecución de los trabajos. Estas visitas deberán ser realizadas durante la ejecución de los trabajos (cuando los participantes y la MOC se encuentre realizando actividades en el lugar de la obra y/o servicio) Verificar en cada visita de supervisión, la identidad y número de participantes que aportan la MONC conforme a lo señalado en el expediente técnico aprobado Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra Presentar a la Oficina Zonal los informes señalados en el numeral 3.5 en su debida oportunidad y de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento Verificar y aprobar los trazos parciales o trazo total de la obra y/o servicio, anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de obra Revisar la solicitud y autorizar la entrega oportuna del desembolso, materiales e insumos, en las cantidades y plazos establecidos en el calendario de adquisición de materiales; así como visar la hoja de pago a participantes Verificar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en la obra y/o servicio, así como coordinar con el Responsable Técnico el retiro inmediato de los materiales que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones del expediente técnico aprobado. 1 Para los casos de obra y/o servicios. 2 En el caso del coordinador técnico externo, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio.
9 Para efectos de control, establecer los mecanismos de comunicación pertinentes con los participantes, brindando información y orientación oportuna a los participantes respecto a procedimientos, principios y normas del Programa Suspender, mediante informe a la Oficina Zonal, la autorización de desembolso y/o la hoja de pago a participantes, en caso se detecte que la MONC no corresponda al Padrón OP-03 de participantes. Esta suspensión de autorización será efectuada también cuando se produzcan cualquiera de los supuestos contemplados en el convenio celebrado con el Organismo Ejecutor y que lo facultan para ello Verificar y valorizar conjuntamente con el Responsable Técnico los metrados alcanzados en el período comprendido de ejecución de los trabajos Efectuar observaciones emitiendo la correspondiente notificación de observaciones (formato CT-07), en caso el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio referidas a la ejecución de la obra y/o servicio. Verificar la subsanación de las mismas y comunicar a la Oficina Zonal en caso ello no se haya producido Solicitar al Organismo Ejecutor, la inclusión de información relevante en los informes mensuales e informe final que debe presentar el Responsable Técnico Solicitar al Organismo Ejecutor el cambio del Responsable Técnico en caso de ocurrencia de alguna de las causales previstas en el convenio Comunicar, mediante cuaderno de obra, al Organismo Ejecutor las conductas inapropiadas, desórdenes o cualquier otra falta que tenga relación y afecte la correcta ejecución de la obra y/o servicio, cometida por cualquier persona que participa en la ejecución del proyecto, sea cual fuere la modalidad bajo la cual participa, a fin de que el Organismo Ejecutor proceda al retiro inmediato de la misma En caso de resolución del convenio, intervenir en la constatación del estado de la obra y/o servicio participando en la suscripción del acta respectiva. Dicha participación involucra la verificación de los materiales y/o equipos adquiridos existentes Revisar y visar los planos finales de obra y/o servicio así como la memoria descriptiva valorizada Luego de terminados los trabajos participar en la transferencia del proyecto y a su vez suscribir el acta de transferencia de obra a la institución encargada de su operación y mantenimiento Revisar y aprobar la liquidación técnica financiera de la obra y/o servicio, elaborada por el Organismo Ejecutor Asimismo y de acuerdo a lo señalado en la presente Guía, en caso se produzca la resolución del convenio por incumplimiento por parte del Organismo Ejecutor y éste no presente la liquidación respectiva; el Coordinador Técnico Externo deberá elaborar y presentar ante el Programa la liquidación técnica y financiera respectiva.
10 Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte del Programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para el cumplimiento de la meta establecida en el expediente técnico Otras actividades que por la naturaleza de las mismas le correspondan de acuerdo a la Guía del Coordinador Técnico Externo, al convenio, a su contrato y a sus respectivos términos de referencia. 1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO Es incompatible el ejercicio de las actividades del Coordinador Técnico Externo con la de Proyectista, Evaluador de Proyectos y Responsable Técnico de Proyectos. Es decir, el Coordinador Técnico Externo no podrá verificar proyectos en cuya formulación haya participado o tenga algún tipo de interés, no podrá verificar obras y/o servicios en las que haya participado como evaluador, o participe como Responsable Técnico. Tampoco podrá ejercer simultáneamente las tareas de Proyectista, Evaluador o Responsable Técnico en otras Oficinas Zonales y otros convenios financiados por el Programa. 1.5 DE LOS PLAZOS Y LA INFORMACIÓN REMITIDA El Coordinador Técnico Externo observará que la remisión de la información a la Oficina Zonal se realice dentro de los plazos establecidos en el Convenio, la presente Guía, Convenio u otros documentos normativos que emita el Programa.
11 SECCION II ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO 2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la suscripción de los convenios hasta el inicio de la ejecución de la obra y/o servicio y corresponden principalmente a las siguientes: Asignación de proyectos seleccionados para el Coordinador Técnico Externo. Informe de verificación previo al inicio de las obras y/o servicios (revisión en gabinete y campo). Emisión de resultados de la verificación previa al inicio de la obra y/o servicio. Proceso de selección de participantes. Trámite del desembolso. Suscripción del acta de entrega de terreno Inicio del cuaderno de obra. Inicio de ejecución de la obra y/o servicio. 2.2 ASIGNACIÓN DE PROYECTOS AL COORDINADOR TÉCNICO EXTERNO El Programa dentro del proceso de contratación de servicios del Coordinador Técnico Externo, asignará uno o más proyectos, a los profesionales que resulten seleccionados como Coordinadores Técnicos Externos para cumplir las funciones señaladas en la sección I. En el caso de Coordinadores Técnicos Externos dicha asignación se realizará atendiendo a coeficientes de lejanía del distrito donde se ubica el proyecto establecido por el Programa (K). En ningún caso la suma total del coeficiente K de los proyectos asignados al CTE excederá a Para la asignación de convenios al Coordinador Técnico Externo se tendrá en cuenta lo siguiente: La especialidad del profesional asignado: Los convenios según el tipo de obra y/o servicio a ejecutar corresponderán a la especialidad del profesional asignado. Accesibilidad a obra y/o servicio: Para cada convenio según la lejanía del distrito se considera el tiempo que demanda en ir a la obra y/o servicio (lejanía) coeficiente K. Para el caso del coeficiente K se ha considerado cinco niveles de acuerdo al siguiente detalle: K Tiempo de traslado hacia el convenio desde Of. Zonal 0.15 <= a 2 hrs acceso transporte público 0.17 De 2 hrs a 4 hrs acceso transporte público 0.18 De 4hrs a 8 hrs acceso transporte público 0.20 > a 8 hrs acceso transporte privado 0.25 > a 12 hrs acceso con movilidad propia
12 Así mismo se ha considerado un factor de Kc de carga, el cual controla la cantidad total de proyectos que pueden ser asignados al Coordinador Técnico Externo según el estado del proyecto como se muestra a continuación Kc Estado de proyecto Donde: K S, CF, IN S : Suscrito T: Terminado 50% K T, R CF: Conforme R: Resuelto L IN : Iniciado L: Liquidado La sumatoria total de Kc de todos los proyectos asignados al Coordinador Técnico Externo no será mayor a El valor K y Kc podrán ser modificados, sólo en casos excepcionales, previo análisis y aprobación de la Dirección de Proyectos de la Oficina Nacional. La ubicación geográfica: Se tratará en lo posible de asignar proyectos cercanos entre sí. Se deberá verificar que no exista incompatibilidad de las actividades del Coordinador Técnico Externo con los convenios asignados de acuerdo a lo descrito en la presente Guía. Los costos a calcular por verificación del proyecto toman en consideración los siguientes aspectos: Accesibilidad a la obra y/o servicio, y El tiempo de ejecución del proyecto Los costos por servicio de verificación de cada proyecto están desagregados en los siguientes aspectos: Costo por el informe de verificación previa al inicio de obra y/o servicio Costo por los informes mensuales/final. Costo por el informe de liquidación. La fórmula a ser utilizadas en el cálculo, será la siguiente: Cs-s = [ (1+K) x H x (N m + 0.5) ] Donde: Cs-s = Costos del Servicio por la verificación del proyecto. K = Factor de distancia (Coeficiente de lejanía del distrito donde se ubica el proyecto). H = Costo base del servicio. Nm = Número de meses de ejecución del proyecto. En la fórmula se afecta este componente con la suma de medio mes (0.5) para tomar en cuenta el tiempo que requiere la liquidación. Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un número entero (redondeado y a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisión en 2 decimales. Para calcular los meses de ejecución, se considerará 21 días hábiles por mes. El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboración de informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el Coordinador Técnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones. El desagregado de los costos está dado por los siguientes coeficientes:
13 C ivi = 10% Cs-s C imf = 65% Cs-s C iliq = 25% Cs-s Donde: C ivi = Costo del informe de verificación de inicio. C imf = Costo del Informes mensuales/final. C iliq = Costo del Informe de Liquidación. Cs-s = Costo del servicio por verificación del proyecto. Para el inicio de sus actividades el Coordinador Técnico Externo dispondrá del siguiente material: El formato de asignación de proyectos para Coordinador Técnico Externo (Formato FS-01) La Guía del Coordinador Técnico Externo (digital o físico). Las Bases del Concurso (digital o físico). Una copia por cada uno de los convenios a verificar (Incluye la guía técnica dirigida al Organismo Ejecutor (digital o físico)). Una copia de cada uno de los expedientes técnicos a verificar. Manual del usuario módulo web de supervisión (digital). Un ejemplar del Manual de Medidas de Seguridad en Obra. 2.3 INFORME DE VERIFICACIÓN PREVIA AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO Una vez asignados los convenios y luego de recibido los expedientes técnicos de parte del Responsable de Proyectos, o quien haga sus veces, de la Oficina Zonal, el Coordinador Técnico Externo procederá a verificar que el expediente técnico recibido contenga toda la documentación requerida en las Bases. Esta verificación comprenderá entre otros aspectos: a) La compatibilidad entre el proyecto a ejecutar con los metrados, metas del proyecto a ejecutar, plano general y de detalles, costos unitarios, presupuesto, memoria de calculo, análisis de suelos, etc., que se indican en el expediente técnico. b) Las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografía sean las adecuadas para la ejecución de la obra y/o servicio. c) Que la calidad y cantidad de los materiales, herramientas e implementos de seguridad que requiere la obra y/o servicio sean los adecuados. d) La verificación de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor. Dicha verificación no será necesario realizarla durante esta visita de verificación, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente corresponda a organismos públicos. La no exigencia en la presentación del cofinanciamiento durante la verificación previa al inicio, no exime la obligación de los Organismos Públicos de ingresar oportunamente los insumos comprometidos como cofinanciamiento antes del inicio de la obra y/o servicio. Para esta actividad de revisión de gabinete y campo, el Coordinador Técnico Externo dispone de cinco (05) días hábiles contados a partir del inicio del servicio contratado.
14 2.4 EMISIÓN DE RESULTADOS DE LA VERIFICACION PREVIO AL INICIO DE OBRA Y/O SERVICIO A más tardar al quinto (05) día hábil de iniciado el servicio del Coordinador Técnico Externo y luego de realizada la verificación del expediente y la visita de campo, el Coordinador Técnico Externo informará a la Oficina Zonal el resultado de dicha revisión, el mismo que podrá concluir: a. Que el proyecto sea declarado conforme; en cuyo caso el Coordinador Técnico Externo emitirá el Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01), en donde se consignará además de los aspectos señalados en dicho formato la fecha programada para el inicio de los trabajos, de acuerdo al cronograma aprobado por el Programa. El informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico y a través del módulo del Coordinador Técnico Externo, adjuntando al mismo el formato CT-02 ficha técnica del proyecto. b. Que el proyecto sea declarado observado; en cuyo caso el Coordinador Técnico Externo emitirá Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01), señalando los aspectos que resultaron observados. Como en el caso anterior este informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico e ingresado en el módulo web del Coordinador Técnico Externo. Recibido el resultado de parte del Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal comunicará el mismo día al Organismo Ejecutor el resultado de la revisión que efectuara: Si el proyecto fue declarado conforme, en dicha comunicación se precisará que el Organismo Ejecutor se encuentra apto para iniciar la obra y/o servicio. En caso el proyecto haya sido declarado observado, se adjuntará a la comunicación el formato CT-01 indicándole que se le otorga el plazo de tres (03) días hábiles para la presentación de las observaciones subsanadas ante la Oficina Zonal. Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones respectivas, las mismas serán derivadas al Coordinador Técnico Externo para su revisión y pronunciamiento final. Esta revisión debe ser efectuada dentro de los dos (02) días hábiles de alcanzadas, la misma que de resultar conforme deberá concluir con la emisión respectiva de un nuevo Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01), el que será alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el formato CT-02 Ficha técnica del proyecto, los cuales serán entregados en documento físico e ingresados en el módulo web del Coordinador Técnico Externo. El formato CT-01 igualmente consignará la fecha programada para el inicio de los trabajos adoptando para su determinación los mismos criterios establecidos en el numeral 2.4.a. y efectuará conjuntamente con el Responsable Técnico la charla sobre las medidas de seguridad en el proyecto a implementar conforme al Manual de Medidas de Seguridad en Obra. De no resultar conforme será comunicado en esos términos a la Oficina Zonal a través del formato CT-09 Carta de presentación de documentos, recomendando la resolución del convenio.
15 2.5 PROCESO DE SELECCIÓN DE PARTICIPANTES Este proceso se efectuará conforme a lo normado por la Dirección de Promoción Social y Capacitación en los Manuales y Guías correspondientes (Guía para la Selección de Participantes). Una vez concluido el proceso de selección de participantes el área de Promoción Social y Capacitación de la Oficina Zonal con apoyo del Responsable Administrativoinformático, generará y distribuirá progresivamente al Jefe de la Oficina Zonal y al área de supervisión de la Oficina Zonal los siguientes reportes: Relación de convenios con selección de participantes aprobada. Reporte de participantes activos para el inicio de obra y/o servicio. Dichos reportes serán el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos con el Coordinador Técnico Externo asignado a efectos de que se programe conjuntamente con el Organismo Ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno. Contando con el proceso de selección de participantes aprobado, por cada convenio, permitirá conocer la identidad y número de participantes que se dispondrá para el inicio de la obra y/o servicio. 2.6 TRÁMITE DEL DESEMBOLSO El Informe de verificación previo al inicio de la obra y/o servicio (CT-01) emitido por el Coordinador Técnico Externo, y el formato OE-12 Solicitud de desembolso, será condición suficiente para que el Programa proceda a tramitar el monto correspondiente al desembolso, según corresponda, por concepto de aportes diferentes al de mano de obra no calificada (MONC). Corresponderá otorgar un único desembolso a Organismos Ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento. Este desembolso conjuntamente con el primer aporte de cofinanciamiento servirá para dar inicio a los trabajos. Todas las solicitudes de desembolsos que se reciben dentro de una semana, serán tramitadas en conjunto el último día hábil de dicha semana, para lo cual el Jefe de la Oficina Zonal remitirá al la Unidad de Supervision de Proyectos de la Oficina Nacional la siguiente documentación: 1. Dos originales del Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo. 2. Dos originales de la Solicitud de desembolso (formato OE-12) debidamente llenado y suscrito por el Representante Legal y el Responsable Técnico y con los vistos buenos correspondientes. Para la remisión de la documentación antes descrita se utilizará el memorando (ANEXO 8) dirigido a la Dirección de Proyectos con atención a la Unidad de Supervision de Proyectos. 2.7 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrándose aprobado el proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo
16 Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo procederán a suscribir el Acta de entrega de terreno (formato OE-02). En dicho acto participarán suscribiendo la referida acta: Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Técnico. Por parte del Programa: El Coordinador Técnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Técnico de Proyectos). Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno. Podrá participar también un representante de la entidad encargada de la posterior operación y mantenimiento. Dicho acto servirá también para confirmar la fecha en que se dará inicio a los trabajos, la misma que deberá corresponder al cronograma establecido por el Programa. 2.8 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA El cuaderno de obra deberá contener páginas originales con dos copias, será iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Técnico Externo y la aprobación del proceso de selección de participantes por parte de la oficina del Programa. Será proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus páginas deberán estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo en señal de conformidad al inicio del cuaderno de obra. El original y las copias serán finalmente distribuidos de la siguiente manera: Original para la Oficina Zonal respectiva. Una copia para el Coordinador Técnico Externo Una copia para el Organismo Ejecutor. En caso que el cofinanciante sea una entidad pública, el Programa podrá entregar las páginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarán las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra y/o servicio, etc. Respecto a estas anotaciones se deberá poner especial atención a la mano de obra no calificada (MONC) señalándose principalmente aspectos referidos al número diario de participantes que intervienen en la ejecución de la obra y/o servicio y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso, el Responsable Técnico abrirá los cuadernos de obra que sean necesarios hasta la terminación de la obra y/o servicio. El Responsable Técnico está encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentación al Coordinador Técnico Externo o representantes del Programa será obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los trabajos será responsabilidad del Organismo Ejecutor. Sólo el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico están autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra.
17 En cada una de sus visitas, el Coordinador Técnico Externo exigirá la presentación del cuaderno de obra, hará las anotaciones que crea conveniente y recabará una copia a efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo hará el Responsable Técnico mediante anotación expresa al término de los trabajos, debiendo el Coordinador Técnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotación respectiva. 2.9 PREVIO AL INICIO DE LOS TRABAJOS De manera previa al inicio de los trabajos, el Coordinador Técnico Externo revisará minuciosamente la memoria descriptiva, especificaciones técnicas y planos de ejecución, conformantes del expediente técnico aprobado, con la finalidad de verificar su conformidad entre si y plantear, en caso correspondiera las modificaciones o correctivos correspondientes al proyecto aprobado, según lo señalado en la directiva de modificación de expedientes aprobada a dicho fin. Así también deberá revisar el presupuesto, metrados, cronogramas de ejecución y costos unitarios, del mismo modo revisará la documentación de tipo técnico-legal que se acompaña: acreditación de propiedad, autorizaciones, etc. de acuerdo a lo exigido en las bases y de ser el caso sus modificaciones. Es requisito indispensable en caso de los Organismos Públicos, la presentación y verificación del aporte del cofinanciamiento antes del inicio de la obra y/o servicio INICIO DE LOS TRABAJOS La ejecución de los trabajos se realizará de acuerdo al cronograma indicado en el expediente técnico aprobado. Requisitos para el Inicio de la Ejecución de la obra y/o servicio: a. El Programa haya contratado al Coordinador Técnico Externo. b. El Coordinador Técnico Externo haya emitido opinión favorable respecto al inicio de la ejecución de la obra y/o servicio. c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de selección de participantes y hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados según el expediente técnico aprobado se encuentren disponibles. f. Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo. Los trabajos empezarán de acuerdo al cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Técnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta. La fecha programada para el inicio de la obra y/o servicio señalada en el formato CT- 01, corresponderá al cronograma establecido por el Programa, luego del otorgamiento de la conformidad.
18 Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada (indicada en el formato CT-01) el inicio quedará diferido para la segunda fecha que corresponda según el cronograma establecido por el Programa. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor no inicia la obra y/o servicio en las fechas señaladas en el cronograma aprobado por el Programa, este último queda facultado a resolver el convenio suscrito con el Organismo Ejecutor. Como máximo el primer día hábil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a través de su Responsable Técnico alcanzará al Coordinador Técnico Externo todos los cronogramas de obra y/o servicio actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecución de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual. (Apéndice de las Bases) Cronograma del Recurso Participante. (Apéndice de las Bases) El Coordinador Técnico Externo cumplirá con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el software de supervisión de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma física a mas tardar el tercer (03) día hábil luego de comenzados los trabajos. Conjuntamente con esta información se remitirá también el formato CT-03 Informe de inicio de obra y/o servicio.
19 SECCION III ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O SERVICIO 3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecución de la obra y/o servicio hasta la terminación de la misma identificándose dentro de ella dos tipos de actividades: a. Actividades de carácter ordinario: Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso. Verificación del cofinanciamiento. Revisión y aprobación de valorizaciones. Presentación de informes del Coordinador Técnico Externo. Pago a participantes. b. Actividades de carácter no ordinario: Emisión de notificaciones. Paralización y reinicio de los trabajos. Modificaciones al expediente técnico. Reemplazo del Responsable Técnico. Elaboración y suscripción de adendas. 3.2 AUTORIZACIÓN DE TRAMITE Y AUTORIZACIÓN PARA ENTREGA DE DESEMBOLSO (correspondiente al rubro otros) Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efectúa con cargo al convenio de ejecución. De acuerdo a lo indicado en el expediente técnico aprobado, este desembolso servirá para la adquisición de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuará de la forma siguiente: Desembolso Único: Para Organismos Ejecutores según lo establecido en el convenio de financiamiento. El desembolso se efectuará en moneda nacional y se realizará de acuerdo a lo que el Programa establezca. En señal de conformidad, luego de recibido el desembolso, el Organismo Ejecutor suscribirá una declaración jurada, para el efecto empleará el formato OE-13 Declaración jurada de recepción de desembolsos, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepción respectivo. Una copia formará parte del expediente de liquidación. 3.3 VERIFICACIÓN DEL COFINANCIAMIENTO Tal como lo establecen las Bases y su documentación anexa, el aporte de cofinanciamiento deberá encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio.
20 El Coordinador Técnico Externo exigirá que el aporte de cofinanciamiento correspondiente al Organismo Ejecutor se haga efectivo según los cronogramas aprobados, para ello en la oportunidad que corresponda, el Coordinador Técnico Externo, en atención al cronograma de desembolsos del cofinanciamiento, revisará detenidamente el listado de insumos correspondiente y verificará su existencia así como disponibilidad en la obra y/o servicio. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias técnicas, deberán ser analizadas conjuntamente por el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico siendo aprobadas por ambos. Estas variaciones serán permitidas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda según el cronograma mensual valorizado de insumos según fuentes de financiamiento (ver apéndice de las Bases), y en los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del programa serán permitidas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo. La oportunidad de la verificación de cofinanciamiento se realizará de acuerdo a la consideración siguiente: a. Aporte de cofinanciamiento.- Luego de suscrito el convenio y antes del inicio del proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 2.3 de la presente Guía y el numeral c de las Bases. La disponibilidad de cofinanciamiento deberá ser mostrada para la verificación del Coordinador Técnico Externo de acuerdo al cronograma del cofinanciamiento REVISIÓN Y APROBACIÓN DE VALORIZACIONES La valorización de los trabajos será realizada por el Responsable Técnico de forma quincenal correspondiendo éstas al día quince (15) calendario y al último día hábil de cada mes, debiendo consignar los metrados ejecutados en el cuaderno de obra mediante el asiento respectivo. En el caso de las valorizaciones mensuales el Responsable Técnico elaborará y presentará, dentro de los dos (02) días calendarios siguientes el formato OE-04 valorización desagregada acumulada al Coordinador Técnico Externo. Una vez presentadas estas valorizaciones el Coordinador Técnico Externo procederá a revisarlas, de existir discrepancias, el Coordinador Técnico Externo podrá constituirse a la obra y/o servicio a efectos de verificar dicha información. Las valorizaciones serán presentadas a la Oficina Zonal de acuerdo a la siguiente indicación: Valorización de fin de mes. Será presentada conjuntamente con el informe mensual formato CT-05 correspondiente, al quinto (05) día calendario de cada mes. Si al día siguiente de vencido el plazo establecido, el Responsable Técnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Coordinador Técnico Externo las elaborará y presentará a la Oficina Zonal en la oportunidad establecida, quedando el Organismo Ejecutor sujeto a las mismas. En este caso y de manera posterior deberá emitirse la notificación respectiva al Organismo Ejecutor, acompañando las valorizaciones (OE-04) formuladas por el Coordinador Técnico Externo. En este supuesto la presentación de la valorización de fin de mes se hará a través del formato CT-05 y OE-04.
21 El Avance físico de la obra y/o servicio será calculado a partir de la siguiente expresión: % de Avance Físico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100 El Organismo Ejecutor está obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Técnico Externo ordenará al Organismo Ejecutor la presentación dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra y/o servicio dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calculara de la siguiente manera: % de retraso = % Avance físico ejecutado acum. - % Avance físico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Técnico Externo elaborará dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorización siguiente que corresponde, según lo señalado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance físico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Técnico Externo anotará el hecho en el cuaderno de obra e informará a la Oficina Zonal, considerándose como causal de resolución del convenio. 3.5 PRESENTACIÓN DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA Y/O SERVICIO Informes Regulares Durante la ejecución de los trabajos el Coordinador Técnico Externo efectuará a la obra y/o servicio según lo señalado en sus términos de referencia visitas regulares 3 por mes. Una de estas visitas corresponderá al día quince (15) calendario del mes (o al día hábil siguiente), debiendo realizarse en esta oportunidad una valorización de los trabajos ejecutados los que serán anotados en el cuaderno de obra. Del mismo modo la última visita deberá corresponder al último día hábil del mes y servirá para efectuar la valorización y el informe mensual respectivo. En cada una de las visitas el Coordinador Técnico Externo verificará lo siguiente: a. La correspondencia del registro de asistencia (formato OE-01) con lo observado en campo. Asimismo recabará una copia de cada uno de los formatos OE-01generados desde la ultima fecha en que efectuó su visita regular, registrando la información en el formato CT-04 b. Respecto a los accidentes en obra y/o servicio y su atención inmediata. 3 En el caso del Coordinador Técnico Externo, éste deberá efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio; las visitas adicionales de los convenios dependerán de la ubicación de los convenios y necesidades de control.
22 c. Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los trabajos. d. Que se haya efectuado el desembolso del Programa. e. Que la labor del Responsable Técnico se encuentre acorde con lo señalado en el convenio y en la Guía del Responsable Técnico, asimismo que cumpla con el coeficiente de participación en obra y/o servicio el mismo que es de medición diaria. El resultado de cada visita regular será consolidado en un solo informe (formato CT-04) Informe de verificación regular, el mismo que será remitido el primer (01) día hábil de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en físico y a través del modulo web Informes Mensuales A fin de elaborar el informe mensual, el Coordinador Técnico Externo exigirá al Organismo Ejecutor la presentación, debidamente suscrita por el Responsable Técnico, del informe mensual 4 el que deberá contener: Original del informe del Responsable Técnico. Copia aprobada de la valorización desagregada acumulada formato OE-04. Informe de gastos formato OE-07 sustentado con las respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios si fuera el caso. Copia del cuaderno de obra. Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo. El Coordinador Técnico Externo revisará la documentación anteriormente descrita minuciosamente, verificará la existencia y calidad del material en campo y almacén y hará las observaciones del caso. Dichas observaciones serán alcanzadas al Organismo Ejecutor empleando para el efecto, el formato de notificación (CT-07) debiendo ser subsanadas dentro del plazo que establezca el Coordinador Técnico Externo. Una vez que se cuente con el informe mensual del Organismo Ejecutor, el Coordinador Técnico Externo elaborará el informe mensual, el cual comprenderá los siguientes aspectos: Control de participantes del mes. Control de avance físico según valorización. Comparación de avance físico referido a los aportes del Programa y financiero de MONC, obtenidos de la valorización desagregada acumulada (formato OE- 04). Las variaciones mayores al 10% deberán ser explicadas, mereciendo las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas. Control de desembolso. Si fuera el caso, reporte de control de obra y/o servicio referido a pruebas técnicas de calidad. Presentación de un panel fotográfico conteniendo al menos 04 fotografías donde aparezca el Coordinador Técnico Externo mostrando el avance de los trabajos. Verificación del cumplimiento de las medidas para prevenir o mitigar el impacto ambiental y las medidas de seguridad en obra. Comentarios referentes a la ejecución de la obra y/o servicio, donde se indicará, si fuera el caso, la problemática general, las soluciones planteadas a partir de esta problemática, aspectos relevantes de la ejecución y observaciones generales, así como las acciones a adoptar en caso la obra y/o 4 Dentro de los dos (02) días calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecución de la obra y/o servicio.
23 servicio se encontrara con un atraso mayor al 10% y si a partir de este supuesto se generaron notificaciones al Organismo Ejecutor durante el periodo de reporte. Con respecto al cuaderno de obra, se anotará el número de folios del cuaderno de obra utilizados durante el periodo de reporte. Control de avance financiero el cual estará referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del aprobado en el convenio. En este aspecto se controlará que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado. El avance financiero estará dado por la siguiente expresión: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa x 100 Aporte Total del Programa Aprobado El gasto total ejecutado del aporte del Programa estará dado por lo reportado en el formato OE-07 (informe de gastos), la rendición se detallara por insumo. El Coordinador Técnico Externo remitirá a la Oficina Zonal en un plazo máximo de cinco (05) días calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato CT-05) acompañado de la siguiente documentación: El último informe de verificación regular formato CT-04 (en físico y a través del modulo web). Copia del informe mensual del Responsable Técnico. Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado. Otros que solicite la Oficina Zonal. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con subsanar las observaciones formuladas dentro del plazo establecido por el Coordinador Técnico Externo, éste deberá cumplir con presentar el informe mensual correspondiente en la oportunidad señalada, debiendo adicionar a su informe la valorización desagregada acumulada formato OE- 04. Bajo este supuesto el Coordinador Técnico Externo emitirá una segunda notificación al Organismo Ejecutor requiriéndole la presentación del informe correspondiente, el que luego de presentado y revisado será remitido a la Oficina Zonal completando la información faltante, caso contrario dicho incumplimiento será tomado como causal de resolución del convenio. No se considerarán recibidos los informes que presentarán observaciones o documentación incompleta Comunicación rápida El formato CT-08 Comunicación rápida, se establece con la finalidad de disponer de manera expeditiva de información actualizada, considerada relevante por el Programa. Esta información podrá estar referida a: Información de reprogramación de fecha de inicio de obra y/o servicio. Información de paralización de obra y/o servicio. Información de reinicio de actividades y terminación de obra y/o servicio.

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