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Timestamp: 2017-04-25 15:38:45+00:00

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Guia de Procedimientos Xa Digitalizacion en Archivos
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UNA APROXIMACIÓN AL TEMA
DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS
SAMIUEL MORENO ROJAS
Alcalde Mayor de Bogotá, D.C
YURI CHILLÁN REYES
LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA
Subsecretario General
GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY
Director Archivo de Bogotá
AUTOR Leonardo Guzmán EDICIÓN Y COORDINACIÓN EDITORIAL Bernardo Vasco Fabio López LECTORES: Germán Rodrigo Mejía Pavony Gloria Rendón Cuartas Margoth Guerrero FORMATOS Sistema de Información de Archivos del Archivo de Bogotá DIAGRAMACIÓN Y ARMADA ELECTRÓNICA Bernardo González González DISEÑO DE CARÁTULA Gyzela Giraldo Fernández Sandra Barbón FOTOGRAFÍA Fabio López Suárez SUBDIRECCIÓN IMPRENTA DISTRITAL - D.D.D.I. Impresión ISBN: 978-958-98352-0-3 © Primera edición 250 ejemplares 2008 Alcaldía Mayor de Bogotá Impreso en Colombia
*  La presente guía tuvo como base los siguientes documentos: Guía práctica para la organización de los fondos documentales acumulados de las entidades del Distrito Capital, escrita por los asesores archivistas Julio A. Parra, Elizabeth Cortés, Cecilia Chávez, Heisy Suárez y Richard López en el año 2001. Y el documento Fondos documentales acumulados. Documento de trabajo, escrito por la coordinadora de investigaciones Bertha Duque Gómez en el año 2002.
PREFACIO INTRODUCCIÓN LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS COMO CRITERIO ¡No todo lo análogo tiene que ser convertido a digital! METADATOS: LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTOS DE INTERÉS Base de datos descriptiva Índices frente a descripción archivística Unidad básica de información Unidad de servicio Banco de imágenes visuales Campos de enlace POLÍTICA DE DIGITALIZACIÓN Características de los documentos Clases de equipos • Escáner de cama plana • Escáner de alimentación automática • Escáner de tambor • Cámara digital • Escáner de planos • Escáner de transparencias y diapositivas • Escáner de microfilmes • Sistemas híbridos digital-microfilm Elección de un escáner • Tipo
9 11 15 15 19 23 23 23 24 25 25 26 27 27 28 28 29 30 30 31 31 32 32 33 34
| GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN|
• Capacidad de formatos / soportes • Velocidad • Métodos de captura • Productividad diaria • Tipo de interfaz (driver) • Ergonomía • Software de captura
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CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS IMÁGENES Concepto Modalidad Píxel Resolución Dimensiones de píxel Profundidad de bit Compresión Calidad Formato de archivo AUTOMATIZACIÓN Estructura de almacenamiento Ruta Nomenclatura de ficheros y carpetas Almacenamiento físico Características técnicas Acceso COMPONENTES DE LA IMAGEN DIGITAL Infraestructura tecnológica Migración Administración Uso y explotación Presentación de las imágenes Calibración de monitores Integración y puesta en marcha LA PRESERVACIÓN DIGITAL BIBLIOGRAFÍA
39 39 39 40 40 40 40 41 41 42 43 43 44 44 44 45 45 47 47 47 48 48 48 49 49 51 57
para finalmente observar la conservación y la disponibilidad del documento en el futuro lejano. No obstante las posibilidades técnicas que permiten la conversión de casi cualquier documento a formato digital. haciéndolos accesibles y con posibilidad de uso. que demanda atención inmediata y sobre el cual se están aplicando la mayor cantidad de acciones de conversión digital. finalmente. y crece. existe sin duda la posibilidad de encontrar muchos textos e información orientada a la digitalización. siendo consecuentes con la interpretación de esas nuevas formas y estándares en que se manifiestan los documentos en la era de la información. en el de mayor volumen. Las instituciones encargadas de custodiar la memoria colectiva tienen la responsabilidad no solo de difundir este patrimonio para los usuarios actuales. Sin embargo. sino de preservarlo para las generaciones futuras. Se enfatizan las características de este soporte por ser el más ampliamente utilizado en los repositorios documentales y por convertirse. Los archivos custodian generalmente documentos de carácter único y el volumen de estos materiales es. pasando por la gestión y trámite. vistos desde la selección y acceso.PREFACIO
Gracias a la ingente cantidad de fuentes de que dispone la sociedad.
. Ningún archivo puede ser ajeno a la necesidad de un acercamiento integrado a los programas de digitalización de imágenes. sin que signifique necesariamente que los demás medios que contienen información archivística se encuentran excluidos. naturales en los repositorios documentales de archivo. la intención general y los apartados suscritos en este documento tienen un fin particular que se orienta al establecimiento de la digitalización de imágenes para convertir y hacer accesibles los materiales del patrimonio cultural. de manera significativa día a día. es importante rescatar que el enfoque aquí presentado hace énfasis en la migración del soporte papel. especialmente la red de redes.
Este documento. entendidas como los parámetros institucionales en donde se establecen principios. sino la facilitación de reingeniería de procesos. Se trata. que permitan adelantar procesos de digitalización de documentos de archivo.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Cualquier iniciativa digital emprendida por un archivo. Comúnmente tendrán que crear las política de digitalización. como responsables de la custodia. características. No es. a fin de garantizar no solo la continuidad desligada de los protagonistas (recurso humano. no es otra cosa que una primera aproximación al tema.
. un documento conceptual que describa procedimientos archivísticos de manera profunda. debe estar enmarcada en un patrón de referencia. Si bien es cierto que se incorporan textos con enunciados técnicos en relación con las imágenes digitales. software y/o hardware). de un esfuerzo que plantea la necesidad de involucrar en un contexto integrado. el objetivo está lejos de convertirse en una herramienta especializada para determinar alcances de un desarrollo informático que identifique condiciones. por tanto. características técnicas. propios del entorno tecnológico de la sociedad moderna. promoviendo el respeto por los principios y fundamentos de esta disciplina documental y planteando cómo las imágenes digitales pueden ser convertidas en un valor agregado de la tecnología y no en un fin último de la automatización de archivos. eso sí. justificaciones y orientación general del proyecto digital. principios y funcionalidades de las imágenes digitales. tampoco. los elementos de forma y fondo. sino con una percepción de las necesidades primarias de los archivos y los archivistas. el acceso y la preservación de las colecciones. visto no con los ojos de la tecnología informática que se involucra.
La imagen digital es hoy una herramienta alternativa para difundir el contenido informativo de los archivos. también lo es el hecho de que una tecnología digital implementada por fuera del marco de referencia archivístico. puede ser más perjudicial que beneficiosa para los documentos. imposibilidad de uso. permitiendo que las colecciones documentales estén “fuera del alcance” físico de las nocivas manipulaciones de que son objeto. sin posibilidad de uso de la información. desatención. salvo contadas excepciones que deben ser analizadas en entornos particulares.INTRODUCCIÓN
Las grandes ventajas que ofrece la tecnología digital para hacer frente a los retos impuestos a la archivística moderna. cuando se pretende realizar implantaciones tecnológicas de imagen digital. No es prudente. La presente Guía se relaciona con el acercamiento a los aspectos técnicos de la digitalización de imágenes. se ven como obvias. promover la informatización de acervos desorganizados y carentes de acceso. Desde el punto de vista metodológico. Si bien es cierto cualquier esfuerzo por transformar la realidad que han vivido los archivos –descuido. es vital para la garantía de éxito de un proyecto de esta naturaleza. por tanto. pero resulta necesaria la reiteración marcada sobre entender la digitalización como un complemento facilitativo al cumplimiento de los
. falta de mecanismos de preservación– es importante. por su razón de ser. debe garantizar documentos preparados previa y suficientemente. el substituto tecnológico de una administración documental deficiente y carente de servicio. La importancia que cobra la organización archivística en su conjunto. Establecer procedimientos digitales a partir de una política de organización documental previa. parece ser el único esquema funcional viable de aplicación en los archivos. con el fin de encontrar en la tecnología una representación de dicha organización y no por el contrario. todo archivo que pretenda vincular a su operación imágenes digitales.
haciendo acopio e integración de la disciplina archivística de la mano de la tecnología digital. en los nuevos centros de información. la imagen la que se ve beneficiada al contar con unos mecanismos de acceso. Aparece luego el capítulo denominado Conceptos de interés que enfoca su desarrollo en la interacción entre bases de datos descriptivas y algunas de las interpretaciones sobre conceptos archivísticos. aparecen recapituladas las tendencias normativas de carácter internacional ante las cuales ningún archivo puede ser ajeno. para convertirlos como reto. identificando con criterios de selección los documentos que en prioridad ingresarán al sistema. que trata de canalizar la forma correcta como se relacionan con proyectos de imagen digital. pare-
. por el contrario. es la descripción documental la que se beneficia de la tecnología digital de imagen. sin embargo. La Política de digitalización centra gran parte de atención de la cartilla y conforma el capítulo siguiente. Si un archivo no está en capacidad de dar acceso y controlar la documentación que custodia. sino que podrá brindar en el corto tiempo un servicio de consulta optimizado. debe convertirse a digital. de todo lo análogo. Los programas de reproducción documental son costosos en implementación. Metadatos: la descripción documental. es efectivamente un simple repositorio. Un sistema de referencia general –conceptual y técnica–. los archivos como disciplina social requieren que esas aportaciones sean estructuradas de manera engranada. es la descripción documental la que se enriquece con el valor agregado de las imágenes y no. El desafío consiste precisamente en convertir los depósitos de papel en centros de información. un archivo que planee su proyecto de digitalización reducirá no solo la inversión económica. En el primer capítulo se identifican algunos elementos que deberán ser tenidos en cuenta para priorizar qué. Este es el principal aporte que pretende rescatar el trabajo que aquí se presenta. alejados de la condición peyorativa que los identifica como depósitos de papel. Negar las bondades que la tecnología aporta en cualquier campo de la acción humana es absurdo. Ha de persistir la necesidad de que los archivos y sus políticas apliquen procesos y actividades a sus documentos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
objetivos misionales de los archivos y no como un fin último de los mismos. operación y sostenibilidad. como parte de un programa metodológico de organización física e intelectual de los documentos. Hablar de la descripción parece no tener relación con nuestro tema digital. En el capítulo siguiente.
que por una necesidad archivística de acceso. La interconexión de equipos y la interoperabilidad de redes. es importante lograr una certeza de producción. plantea algunas necesidades de software para masificar los proyectos de digitalización. puedan generar conjuntamente espacios de reflexión que satisfagan intereses y conveniencias mutuas. los de mayor incidencia en el proyecto y. Hace alusión a las iniciativas emprendidas por la Unesco. Parece oportuno y necesario que a través de un lenguaje sencillo haya comunicación y entendimiento entre técnicos y archivistas que sin invadir competencias. específicamente lo relacionado con la conservación de información en soportes informáticos. Finalmente una reflexión que preocupa a la comunidad mundial: La preservación digital. o por lo menos no evaluados. lógicas y operacionales del proyecto de digitalización. dimensionar los requerimientos infraestructurales y de almacenamiento. y particularmente los elementos básicos para hacerlo. difusión y preservación de información. Este capítulo introduce temas de vital importancia para la función archivística.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
ce ser un vacío institucional que requiere ser evaluado porque muchos proyectos digitales están siendo dirigidos más por un afán desmedido en el uso de la tecnología. que comienza con una definición básica de qué son las imágenes digitales. Algunas de las más importantes características técnicas de las imágenes son tratadas en el capítulo siguiente. El capítulo 7 establece de manera resumida y mínima. son elementos que nos indican las acciones preliminares para conocer cómo automatizar. Los análisis documentales que se plantean en este capítulo no son los únicos y muchos menos los suficientes. en el capítulo 6. Este capítulo. al momento de planear iniciativas digitales. pero en contadas excepciones nos indican cómo. propios de los proyectos de imagen digital. basada en las capacidades físicas. las bases integrales de los Componentes de un proyecto de imagen digital. desafortunadamente. que demuestra la desatención global que existe sobre este reto archivístico y plantea algunas acciones preliminares a través de las Directrices de Preservación Digital.
. Los estudios alusivos al tema siempre manifiestan qué se debe hacer para automatizar archivos. a través del programa “Memoria del Mundo”. La automatización. introduce los aspectos esenciales para la conformación de los apartados técnicos de las políticas de digitalización. permitiendo. acompañado lógicamente de un “proveedor de soluciones”. son tan solo los primeros referentes. Porque no hay archivo pequeño. los que con frecuencia son ignorados.
No se tendrán las mismas consideraciones para digitalizar un documento perteneciente a la fase de gestión. ayudar a que el valor informativo de los materiales pueda darse al servicio. sin capacidad de conservar la riqueza informativa para generaciones futuras. la limitada condición de guardar. A pesar de la sinonimia existente entre archivar y guardar. permitirá finalmente. que con un material de valor adicional. que esté sin posibilidad de difundir su acervo. en virtud de unas funciones o actividades interconectadas en etapas que fluían naturalmente a través de una cadena de procesos. en permanente dependencia con la identificación de los valores que poseían. que cualquier proyecto de digitalización tenga características específicas dependiendo de la etapa en que sea aplicado. convirtiendo la disciplina en una actividad dinámica. velando simultáneamente porque los documentos originales estén lo más alejados posibles de la nociva manipulación causada por la consulta. como una representación de las actividades creadas por entes jurídicos o personales. Los documentos fueron vistos desde entonces. constitutivo de la fase histórica.
. Hace un par de décadas el concepto de archivo fue redefinido y ampliado.LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS COMO CRITERIO
¡NO TODO LO ANÁLOGO TIENE QUE SER CONVERTIDO A DIGITAL!
La disciplina archivística dejó de atrás una definición que estableció durante mucho tiempo. con esquemas funcionales asociadas a procesos institucionales. merece el apelativo de déposito de papel. Un archivo que no sirva para mostrar el contenido de sus fondos. relacionada como un sistema. particularmente caracterizada por un ciclo de vida. el segundo concepto es ampliado por la teoría que indica la necesidad de guardar para el cumplimiento de propósitos específicos: difundir y conservar. precisamente. El ciclo vital de los documentos. La digitalización como herramienta de reprografía busca. como parte de la interpretación moderna del concepto de archivo.
como substitutos informativos del contenido de los documentos.
 Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa / Grupo de Archivo y Correspondencia. las condiciones físicas del soporte. parecen hoy más que nunca tomar equivalencias aproximadas. no es frecuente que las posibilidades económicas y tecnológicas siempre permitan hacerlo. utilización y por último a la eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su ciclo vital”1. Esta intervención parcializada. por y para materiales archivísticos en una determinada fase del ciclo vital de los documentos. son candidatos a ingresar al sistema digital. mantenimiento. Archivo General de la Nación. En el campo de los archivos ha de diferenciarse con la fundamentación suficiente. particularmente a través de las imágenes escaneadas. Dentro de las nuevas apreciaciones del concepto de archivo. que es una realidad en nuestro medio. hasta la eliminación o conservación permanente. asociadas particularmente a la etapa del ciclo vital del documento que se quiere afectar. Los materiales de archivo. han sido identificados como objetos de poca importancia y sin mayor representación de interés. Bogotá. debe ser delineada con características que satisfagan las necesidades documentales de acceso y conservación. en riesgo de desaparecer. Muchas instituciones tienen que iniciar con proyectos de cubrimiento específico y delimitado. por percepción de carácter general. debe estar provista de una aplicación estricta de los instrumentos archivísticos y características técnicas de las imágenes. El archivo total puede ser entendido como la acumulación de documentos que fluyen a través del ciclo de vida.
. siendo de aplicación general algunos criterios que se mencionan en este apartado. 1996. la selección del material que entrará a formar parte del sistema de objetos digitales que prestarán servicio documental. una acción tecnológica que involucra la conversión de imágenes. entre otras muchas variables..| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Si bien los proyectos digitales en archivos deben propender porque la aplicación tecnológica involucre las tres etapas de ciclo vital del documento. Anteponer al acceso a la preservación es un error. con control y seguimiento en trámite. lo que regularmente ocasionó descuido y desatención. dándole a este término una definición muy sencilla que aclara el alcance en la práctica profesional: “Esfera de la gestión administrativa encaminada a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación. Conceptos como el de Archivo Total y programa de Gestión Documental. La Unesco plantea el Programa de Gestión Documental. Materiales afectados físicamente. desde el momento de su producción. Todo el material archivístico que se encuentre en condiciones físicas que impidan su manipulación y uso. relacionadas con las expectativas de vida. la frecuencia de consulta. etc. tienen que ser intervenidos de manera previa a la puesta en servicio.
cubriendo los más amplios espectros de demanda en consulta. De conformidad con las estadísticas de uso. etc. los catálogos e índices. cual es la prioridad. es un archivo que planea exitosamente su proyecto digital. Estos cuatro criterios –estado físico de la documentación. riqueza histórica e investigativa. antes de proceder operativamente con la digitalización de imágenes. son las hojas de ruta para obtener una representación digital de un fondo documental organizado. Estas actividades de carácter archivístico son los instrumentos que dan sustento y conforman el árbol de digitalización de imágenes. En los archivos. el inventario esquemático. el inventario general. Los procesos de migración digital son costosos en términos económicos.
. Por otra parte se debe insistir en el criterio estadístico de consulta y movimiento de fondos.
 El término se utiliza en un contexto general. que serán fundamentales a la hora de decidir el orden con que debe procesarse digitalmente la documentación del archivo. Digitalicemos poco. cuando debe hacerlo. este criterio de selección permitirá identificar que con tan solo algunos cientos de miles de imágenes puedan ser satisfechas un alto porcentaje de consultas de información. como en cualquier ámbito documental..| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La “riqueza”2 documental del acervo es un criterio de selección que se conjuga con el movimiento de fondos y la consulta de materiales. reflejando la estructura organizacional del fondo documental que se digitaliza y permitiendo la posterior navegación a través de los cuadros de clasificación documental. pero queriendo indicar que el material es representativo en cualquiera de las expresiones en que sea consultado y por tanto lo reviste de especial importancia para ser difundido y conservado. Es importante la existencia de obras de referencia anexas a sistemas de organización física e intelectual de los documentos. existencia de instrumentos de recuperación y estadísticas de consulta– aunque no son las únicas. La guía. qué ganancia investigativa se obtiene. para determinar la prioridad de ingreso de las imágenes al sistema de información. el acceso a los materiales se lleva a cabo a partir de consultas de referencia basados en sistema de descripción. Se trata de procesar documentos de archivo con una política que represente las unidades de servicio y grupos y niveles de descripción establecidos por criterios institucionales. conociendo la subjetividad que conlleva. Un archivo que establece elementos que le permitan decidir qué debe entrar al sistema digital de imágenes. si constituyen los primeros elementos que se deben tener en cuenta de cara a la implementación de sistemas de imagen digital para documentos de archivo. así como en el análisis sobre las tendencias investigativas. implementados con políticas de austeridad y servicio efectivo. operacionales y cronológicos.
o bien obras específicas como los catálogos y los índices. es la finalidad de la descripción archivística. persiguiendo la realización universal de descripciones coherentes. La comunidad archivística desde hace un par de décadas se ha preocupado por estandarizar los procesos descriptivos.METADATOS: LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el objetivo de hacerlos accesibles. con el uso de estos estándares. normas que apuntan con una intención clara de facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo. Para poder hacer consultable un documento. facilita las acciones sobre el Fondo documental de cualquier institución. es necesario elaborar unas representaciones precisas y adecuadas que identifiquen elementos específicos de información. los inventarios –en cualquier modalidad–. mantenimiento y navegación del árbol de digitalización de imágenes. Una descripción de documentos de archivo. Un archivo puede. crear instrumentos de recuperación de carácter general como las guías de archivo. en donde la comunidad internacional muestra los beneficios de haber producido estándares de descripción archivística que hoy más que nunca son de amplia aceptación. estableciendo esquemas operacionales apropiados a sus necesidades particulares. instrumentos que permiten compartir datos de autoridad. procedimientos que hacen posible la integración de descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.
. Una realidad que aplica en la actualidad está relacionada con las políticas de descripción documental. soportada en el concepto “Multinivel”. en fin. Cualquier nivel de descripción utilizado por un archivo está asociado a las imágenes digitales que enriquecerán el servicio documental de la institución. a sus alcances económicos o bien a la disponibilidad de talento humano asociado al proceso. preferiblemente de acuerdo con modelos predeterminados de uso general. pertinentes y explícitas. convirtiendo la descripción en el instrumento que marca la ruta para la creación.
conocida como ISAD(G). Como información de referencia se mencionan proyectos de interés para el campo de metadatos de preservación. facilitan la búsqueda y recuperación de documentos de archivo y su contexto de creación. Personas o Familias–. son el resultado tangible de la disciplina para la normalización de sus actividades de descripción. ha focalizado la atención archivística y gran parte de los esfuerzos de normalización se crean para este entorno. lo que garantizará que la institución pueda vincular sus documentos –y sus imágenes– a entornos internacionales y compartir sus descripciones con archivos de todo el mundo. los metadatos estructurales se orientan con fines de navegación. particularmente útiles por ser los de menor aplicación en el entorno archivístico nacional:
. ciclos de actualización. espacio de color. presentación. rastrear. actividades de preservación. de manera más precisa. resolución con la que se ha capturado la imagen. no tan comunes. como el que plantea la existencia de imágenes y digitalización de documentos de archivo. metadatos estructurales. No obstante la importancia de la descripción archivística. La Norma Internacional General de Descripción Archivística. fuente de luz. Es precisamente importante el manejo de metadatos descriptivos para archivos. En términos operacionales y con la visión archivística de servicio. la imagen digital no es accesible si no cuenta con metadatos descriptivos. organizar y/o mantener una imagen. En relación con la imagen digital. Registran rótulos de estructuración y datos asociados a las imágenes de documentos de archivo. es importante recalcar sobre la existencia de este tipo de metadatos. profundidad de bit para la digitalización. también se denominan comúnmente metadatos. Pero no se trata de cualquier metadato asociado a un software de recuperación. propietario. formato de archivo. es decir. pero también necesarios para gestionar datos en un entorno informático. Es hora de incorporar información estructurada para dar cubrimiento a los datos estructurales y técnicos con fines de gestión.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Esta información estructurada. gestión y procesamiento técnico. etc. migración. la creación de elementos de datos que ayudan a describir. administración y preservación de los objetos digitales. que muchos denominan metadatos descriptivos. y su complemento ISAAR(CPF) –Norma Internacional sobre Encabezamientos Archivísticos Autorizados para Entidades. como el tipo y modelo de escáner utilizado. compresión. Mientras que los datos descriptivos se fundamentan en identificar recursos de información. La línea de acción en normalización está activa con metadatos descriptivos.
| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
Preservation Metadata for Digital Collection – Biblioteca Nacional de Australia Exemplars in Digital Archives – Red Europea de Depósito Bibliográfico Preservation Metadata: Implementation Strategies – Grupo Premis Metadata Preservation – Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda
es el valor agregado de la tecnología. los materiales originales. de acuerdo con el estándar ISAAR(CPF). importante resulta que las bases de datos que asocien imágenes digitalizadas. Disponer de herramientas descriptivas de carácter internacional facilita el intercambio de datos y permite compartir registros de autoridad para conocer el contexto de creación de los documentos. Hoy por hoy.
. los puntos de acceso controlados en contenido. sin negar la posibilidad de uso. mientras que los productores del documento y. por qué no. almacenados en un sistema de base de datos. están dotadas de generadores de índices y puntos de acceso.
ÍNDICES FRENTE A DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Es necesario identificar la diferencia existente entre imágenes indexadas y sistemas de información descriptivos. Parte de la misión de los archivos se concentra en disponer y hacer accesible la documentación que conservan. Toda vez que los sistemas de descripción documental estructuran la información de manera particular para los archivos. la mayoría de las herramientas de software que vienen integradas al hardware de digitalización de imágenes. ya por la inmediatez de acceso a la información por parte del usuario. con imágenes asociadas. ya por los enormes beneficios de preservación que trae para el archivo el sacar de circulación. sean diseñadas de conformidad con la norma de descripción archivística ISAD(G).CONCEPTOS DE INTERÉS
BASE DE DATOS DESCRIPTIVA
Disponer de imágenes digitalizadas asociadas a un sistema de información descriptivo para archivos. el beneficio será doblemente satisfactorio. Ahora bien. si adicionalmente estas descripciones cuentan con la integración de imágenes.
sonidos. sino apenas complementar. jerárquicamente unidas entre sí. en fin. reconocimiento de caracteres. etc. Si es necesario describir las partes que integran el fondo. las actividades archivísticas de la descripción documental. La suma total de todas estas descripciones. los proyectos de esta iniciativa deben tener clara la necesidad de asociar las imágenes en un bloque de información coherentemente
 ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Los índices son elementos de datos que permiten una recuperación de objetos: descripciones. imagen por imagen. en donde la generación de elementos de acceso estructurados y conceptualmente construidos es un componente de la descripción documental en su conjunto. Personas y Familias. marcación de imágenes.3
Si bien es cierto que el proceso de digitalización se adelanta operativamente unidad por unidad. Esta técnica de descripción se denomina descripción multinivel. No obstante estos representativos desempeños orientados a la recuperación de la imagen. Es por esto. éste debe representarse en una descripción. especificaciones de umbral.
. Técnicamente los sistemas de digitalización y tratamiento de imágenes están provistos de herramientas de software capaces de generar puntos de acceso en los documentos que procesan. previstos en la normativa relacionada. con relación a elementos de datos no estructurados. y ha proporcionado reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados que generen uniformemente mecanismos de recuperación de información. contraste. documentos. estas pueden describirse por separado. que el CIA –Consejo Internacional de Archivos– ha elaborado la Norma Internacional sobre Encabezamientos Archivísticos Autorizados para Entidades. 2000. Madrid. forman parte de la descripción archivística que prevé campos especialmente diseñados para estos efectos. representa el fondo y las partes descritas. imágenes.. videos.
UNIDAD BÁSICA DE INFORMACIÓN
El concepto archivístico “descripción multinivel” cobra especial importancia de cara a la estructuración y almacenamiento de imágenes en los sistemas de información digital. indexación. es decir. todos ellos procesos automatizados.
Si se describe el fondo como un todo. Se encuentran entonces facilidades técnicas de lectura zonal. los sistemas de indexación no pueden sustituir. Los índices son puntos de acceso que se generan a partir de los elementos de la descripción. debido a la importancia que tienen los puntos de acceso en la recuperación. corrección tonal. entendibles y familiares para todos.
las imágenes integradas a una descripción documental en particular. La anterior explicación se fundamente en la necesidad de incorporar en el sistema de información digital.
BANCO DE IMÁGENES VISUALES
Tal y como se ha manifestado anteriormente. sino una referencia a objetos dada a partir de un campo de enlace presente tanto en el módulo de descripción como en el módulo digital. es decir. carpeta o unidad de destino organizado. Esta identificación permitirá agrupar y “servir”.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
ligado a la unidad básica de información. la integración del sistema descriptivo y el sistema digital es el fundamento de una posibilidad de servicio amplio en los archivos. existen niveles de descripción superiores que no resulta conveniente ni práctico servir como imágenes en bloque. en donde las imágenes se estructuran y almacenan de una manera particularmente útil. la identificación de la unidad de servicio de imagen que presta una institución archivística. pero esta no será servida integralmente en imágenes digitales. al nivel de descripción utilizado por la institución archivística. El banco de imágenes visuales se relaciona con ese componente específico en donde se encuentran las imágenes de los documentos referenciados con asientos descriptivos. para que puedan ser coherentemente asociadas a las unidades de descripción. Para ver las imágenes asociadas a este nivel. deben permitir “navegar” por el cuadro de clasificación de la institución y poner en servicio únicamente aquellas imágenes pertenecientes o asociadas a los niveles inferiores.
. a través de un visor. es decir. debe existir un directorio. muy seguramente un usuario podrá conocer en términos descriptivos una serie o subserie documental. Esto significa que dependiendo de la decisión. En otras palabras. Los diferentes niveles de descripción aplicados a las unidades documentales de un fondo. Es el repositorio estructurado en donde se almacenan las fotos digitales de los documentos. unidad documental compuesta o unidad documental simple. que por lo general no son una parte embebida de código. deberá desplegar los componentes del nivel de descripción inferior y solicitar de cada uno de ellos las imágenes asociadas.
Tal y como se da un apareamiento lógico entre una descripción archivística y las imágenes asociadas a esta.
es necesario que exista una posibilidad unívoca de comunicar el uno con el otro. Muchos sistemas de información pueden diseñarse con este cruce de referencias. siendo comúnmente establecido el campo de signatura como el elemento de enlace entre los susbsistemas digital y descriptivo.
. Es necesario aclarar que el concepto de signatura topográfica tiene un significado de código único para la identificación de documentos en un fondo. La condición única de enlace permitirá que un registro descriptivo siempre tenga asociado un conjunto de imágenes digitales coherentemente. si existe un campo de enlace único. como es el caso de la digitalización y la descripción. lo que permite garantizar que dos documentos distintos tendrán dos signaturas distintas y por tanto podrá enlazarse una signatura descriptiva con una signatura igual del subsistema digital.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
CAMPOS DE ENLACE
Cuando se habla de integración entre subsistemas.
manuscritos. Cada clase de soporte debe ser identificada en sus condiciones físicas para. videos. manchas. con el fin de obtener resultados aceptables en cuanto a presentación a los usuarios finales. son elementos para tener en cuenta de cara a las especificaciones técnicas de la captura y el procesamiento de imágenes. el estado de los soportes que la contienen. tonos continuos o combinados. para casi todos sus efectos de uso. concordantemente. etc.
. la necesidad de intervención previa. Las condiciones físicas de la documentación. etc. la presencia de efectos visuales (transparencia. casetes. sin afectar o agredir las condiciones actuales del soporte. disponer de un equipo que permita realizar la digitalización de información analógica. Un programa de digitalización es calificado como satisfactorio. Se trata particularmente de que las intenciones de proyectos digitales sean explícitas en la obtención de respuestas a muchas inquietudes. discos. toda vez que la imagen digital se convierte en un sustituto equivalente de los documentos. las características de tintas. requerimientos de color. media tinta. cuando es posible retirar de circulación el material original.POLÍTICA DE DIGITALIZACIÓN
Para los intereses de este documento bastará interpretar la totalidad de la cartilla como el llamado de atención sobre los requerimientos de una política de digitalización.). entre las que encontramos frecuentemente las siguientes:
La identificación de tipos de documentos y sus características impresas pueden aportar una visión particular sobre las especificaciones técnicas de la digitalización: texto impreso. Un archivo se caracteriza por la variedad no solo de las condiciones del soporte documental sino de clases de medios que soportan información: papel.
Cuanto menor sea la velocidad del lector. enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto por el CCD (Charge Couple Device). desde los más normales hasta los más inusuales. A pesar de que se trata de uno de los procesos más lentos de captura documental.
El escáner de cama plana es un dispositivo de captura diseñado para documentación que no puede ser procesada masivamente a través de alimentadores automáticos debido particularmente a las condiciones físicas del soporte. por ejemplo. Existe una amplia variedad de equipos destinados a la digitalización. el sistema de iluminación y un conjunto de lentes se desplazan barriendo la imagen.) y preparados físicamente (sueltos y sin dobleces) para un trabajo automatizado de carácter masivo? Las características de los documentos prevén la disponibilidad de un equipo de digitalización con alcances y desempeño específicos. básicamente la causada por la intensidad de luz. ¿caben los documentos en el cristal de digitalización del escáner? ¿Las condiciones físicas del material soportan sin riesgo la tracción del alimentador? ¿El grosor de los documentos permite la alimentación automática? ¿Los documentos están libres de elementos extraños (clips.
CLASES DE EQUIPOS
Un escáner es un periférico que permite digitalizar documentos. Se coloca la imagen. más información se extraerá de la imagen. la mayor bondad que representa está enfocada en una agresión mínima del documento original. ya que es una lámpara la que se desplaza y realiza el escaneo del documento. Los escáneres funcionan utilizando el principio básico de la transparencia de la luz. deberán identificarse variables relativas al formato. siendo común que la adquisición no siempre cubra las necesidades de los documentos que queremos digitalizar. La luz reflejada se convierte en energía eléctrica y la velocidad del movimiento del cabezal determina la resolución. algunos con posibilidades múltiples de procesar todo tipo de documentos. ganchos.
. Sin duda existe en el mercado un equipo de digitalización apropiado para una documentación que posee un archivo en particular y lo primero que resulta importante es identificar esa relación directa entre el equipo de digitalización y los documentos que se vayan a digitalizar. etc. incluyendo en la definición las cámaras digitales y cualquier dispositivo capaz de crear una representación informática de soportes analógicos. mientras otros están diseñados a formatos específicos. grapas.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
En el caso del papel.
se convierten en elementos de criterio útil para decidir cual dispositivo debe adquirir el archivo. negativos. Esto significa que la documentación en muy buen estado o con muy buena preparación podrá ser digitalizada a partir de alimentadores automáticos. papeles. Si físicamente aporta solución.
. La adopción de un escáner a las necesidades particulares de los archivos debe comenzar por identificar si el equipo es compatible con los documentos y en el caso de los escáneres de alimentación automática. etc. formatos. Indudablemente tamaños que acepta. diapositivas. medios que soporta (transparencias. centro. Una doble lectura puede resultar conveniente para documentos con información por ambas caras de la hoja. Si la pretensión es almacenar digitalmente documentos de texto o gráficos tanto en color como en blanco y negro y estos no son aptos para una tracción automática. bondad que se verá ampliada si el alimentador soporta diferentes tamaños y pesos. un proyecto serio de digitalización debe partir de la disponibilidad de un escáner de producción equivalente. entre otros). como mínimo. tamaños. La mayoría de los escáneres dispuestos en el mercado fueron diseñados para producción en serie de documentación con características particulares. condiciones físicas como encuadernaciones. lo que requerirá entonces de un sistema duplex de captura. Por fortuna. izquierda). cualquier escáner plano de una resolución óptica de 600 puntos por pulgada o inferior será suficiente. las condiciones constitutivas del material son importantes.. mientras que otra requerirá del trabajo mecánico con la cama plana del dispositivo.
Escáner de alimentación automática
¿Es mi escáner un equipo para procesamiento de alto volumen? Los archivos tienen como característica homogénea una ingente cantidad de masa documental y.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
Dada la intención particular de este documento para manejar el soporte papel. si la bandeja de elevación acepta gran cantidad de hojas y provee literalmente un funcionamiento sin atascos de papel. a partir de alimentación automática. combina alimentación justificada en varios sentidos (derecha. Esta resolución se adapta perfectamente a la representación en pantalla y a eventuales impresiones. esta tendencia se amplía y comienzan a aparecer líneas de producción tecnológica que se ajustan a las necesidades de los archivos. si la documentación está “preparada” físicamente para soportar una tracción automática. generalmente orientados en áreas de negocio específicas.
alimentador automático. Las cámaras digitales son similares en clasificación a las tradicionales de película. debido a su elevado precio. El sistema consiste en un tambor de cristal de gran pureza al cual se le pega el documento.) que satisfaga las necesidades de difusión y preservación de los documentos. Este tipo de escáner es una difícil elección de para el usuario aficionado. imprentas. Dependiendo de los alcances y características –política de digitalizaciónque institucionalmente se establezcan. la entidad optará por un equipo de alcances funcionales (cama plana. tambor. cámara digital. midiendo la carga que llega. por lo que está reservado a trabajos profesionales de artes gráficas (laboratorios.
Una cámara digital es aquella cuyo principal objetivo es captar fotografías en formato digital. las estándar y las reflex. escáner de microfilm. registrándolas directamente sobre películas colocadas en un segundo tambor giratorio. Los dispositivos CCD transportan la carga a través del chip hasta un convertidor analógico-digital que convierte el valor de cada píxel en un valor digital. Dependiendo del número de bits del conversor. Este tambor gira a alta velocidad y un sensor va recogiendo fragmentos del documento. Se caracte30
. obtendremos un mayor o menor números de gamas de color. etc. para transformar las imágenes o el video en datos electrónicos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
preguntemos por la calidad: ¿es la esperada? ¿El volumen de producción es el adecuado? Finalmente ¿la representación técnica soporta mi línea de producción a costos razonables? En relación directa se encuentran los documentos y los equipos de procesamiento digital. etc. Todas las cámaras utilizan un dispositivo CCD o un sensor CMOS.
Escáner de tambor
Este es el sistema que más fielmente reproduce el documento original. Los primeros de estos dispositivos de exploración de imágenes separaban las exploraciones en datos CYMK. diferenciadas básicamente porque estas últimas posibilitan el uso de objetivos que exponen la luz sobre un sensor de imagen.).
se harían seccionadamente. Hacer una toma digital única facilita no solo el servicio de consulta e impresión. Si bien algunas especificaciones de carácter profesional pueden ser suplidas a partir de cámaras digitales para capturar grandes formatos. una tarea tediosa para el usuario y costosa debido al tiempo invertido.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
rizan porque incluyen un sensor de mayor tamaño que las cámaras compactas lo que permite capturar distancias focales mayores y con ello obtener un mayor control sobre la profundidad de campo. supera ampliamente las capturas digitales a partir de cámara. modalidades monocromáticas y de color. Toda vez que se trata de alimentaciones mecánicas que generan tracción sobre los documentos originales. control de ajuste automático de color. la gran mayoría de estos dispositivos han sido dotados de sábanas de recubrimiento para los documentos que físicamente puedan ser agredidos. la relación 1:1 existente en una digitalización de planos con este tipo de escáner. La tecnología ha aportado grandes avances frente a estos dispositivos de captura permitiendo velocidades aceptables. sino que evita la fotocomposición de partes. es uno de los dispositivos más adecuados para la digitalización de material planimétrico y cartográfico. tecnología avanzada de CCD de hasta 48 bits y sistemas de tracción total que protegen y cuidan los documentos originales. alta resolución de escaneo. lo hace con transparencias (negativos y diapositivas).
Escáner de transparencias y diapositivas
El funcionamiento de este tipo de escáneres es similar al escáner plano de sobremesa.
. especialmente diseñadas para que no afecten técnicamente la generación de imágenes y protejan a la vez la integridad de estas valiosas fuentes de información. salvo que en lugar de escanear documentos opacos. Se trata de dispositivos especialmente diseñados para digitalizar documentos que en los otros escáneres. a pesar de que la tendencia se inclina a hacerlas cada vez más potentes y funcionales en términos de capacidad y función de la calidad de fotografías que se obtienen.
Escáner de planos
El escáner de planos también conocido como escáner de gran formato. Por su parte las cámara estándar reúnen la mayor parte de las cámaras del mercado.
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La calidad es superior al escáner plano. discrecional por parte de los usuarios. no obstante las bondades de preservación a largo plazo que representan. es uno de los dispositivos que mayor nivel de aplicación representa para garantizar que los documentos digitalizados puedan estar disponibles en el futuro lejano. Los escáneres de microfilm son en esencia de transparencias en donde la fuente de alimentación es un documento soportado en película de microfilm. Combinan en un único sistema la posibilidad de visualizar microfilmes con la impresión de documentos en papel y en archivo electrónico. Actualmente los avances en velocidades de procesamiento informático y capacidad de almacenamiento de soportes electrónicos dejan en desventaja la técnica analógica de microfilmación. dotados de características de nivel profesional.5 cms. Sin embargo.
Escáner de microfilmes
La micrografía consiste en la reproducción fotográfica de documentación a tamaño muy reducido. el mercado cuenta con dispositivos de digitalización de microfilmes. disponiendo en estos dispositivos de poderosas densidades ópticas y alta resolución lo que garantiza un escaneo escalable. la que hace a partir de lectores/impresores. precisando de un lector para su posterior consulta. si bien el mayor problema suele estar en la cantidad de “ruido” que muestra. En términos generales del uso cotidiano que se ha establecido para estos dispositivos se relaciona con una digitalización no masiva. Los formatos tradicionales han sido la película de carrete de 35 y 16 milímetros y la microficha. Esta técnica ha representado un sistema de duplicación documental cuya mayor importancia radica en la conformación de archivos de seguridad con finalidades de consulta. para efectos de proceso masivo. particularmente lo relacionado con motas de polvo e impurezas del negativo.
Sistemas híbridos digital-microfilm
También denominado microfilmador electrónico. normalmente de 15 X 10. economía de espacio y reducción del deterioro de documentos. Esto permite imprimir o escanear al mismo tiempo. en donde a partir de una consulta se determina si se requiere digitalizar el documentos (folio) microfilmado.
. incluso de documentos que tienen una gama de fondos y densidades de texto.
ELECCIÓN DE UN ESCÁNER
Dada la amplia variedad de posibilidades que el mercado de tecnología ofrece. La operación permite trabajar productivamente y el procesamiento automático. se intenta delimitar la selección de un equipo de digitalización a partir de las condiciones naturales de volumen documental de un repositorio de archivo y de las condiciones y características físicas en que se encuentran estos materiales.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
El proceso consiste en la captura de imágenes a partir de las bondades y facilitación que proporcionan los escáneres de alta velocidad. Una alimentación flexible y sistemas confiables de transporte reducen la necesidad de preparar documentos y prácticamente eliminar la interrupción. software y componentes de medios probados. La tecnología digital procesa las imágenes para lograr la mayor calidad posible. las imágenes están respaldadas en un microfilm a prueba de obsolescencia y para acceso inmediato están disponibles en un sistema de imágenes. como bien se conoce en el ámbito archivístico. Se pueden escribir imágenes a la película en una amplia variedad de relaciones de reducción y formatos de indexación. suelen permanecer como sistema de acceso libres de la obsolescencia tecnológica. Finalmente. las películas de microfilm. espaciado uniforme de imágenes –lo que puede optimizar el uso de la película–. Es realmente un sistema que integra hardware. Para un acceso a largo plazo. haciendo escalable el sistema a necesidades y volúmenes de documentos acorde a las necesidades de archivos particulares. los bordes han sido cortados. por unos periodos de tiempo mucho más amplios que los que puede ofrecer cualquier medio informático del momento. La calidad de la imagen duplica muy de cerca la imagen digital y por tanto pueden ser impresas fácilmente. lo que significa que comparado con un proceso convencional el microfilmador electrónico proporciona mejoras significativas: imágenes alineadas. El escritor de microfilm ayuda a mejorar la velocidad y precisión de producción mientras reduce el tiempo y la mano de obra requerida para obtener alta calidad. Una película de características perfectas es posible de obtener a través de los microfilmadores electrónicos con imágenes derechas y perfiladas de acuerdo con las imágenes digitalizadas. La digitalización de documentos es un proceso rápido y sencillo. generar imágenes de excelente calidad.
de sobremesa y de rodillo. especialmente en lo relacionado con la versatilidad y la productividad. pero incrementa y es útil para actividades de digitalización en volumen. se relaciona con las dimensiones físicas de los materiales.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
los archivos se caracterizan por grandes volúmenes. La ventaja económica y de ahorro de espacio tiene su contrapartida en la poca fiabilidad del proceso ya que depende de la habilidad y pulso del usuario y mover el escáner en forma demasiado lenta o rápida. que para su digitalización se requiera de un escáner de gama alta. Un escáner de gama alta es un dispositivo especialmente fabricado para aplicaciones de gran volumen en donde existen enormes cargas de trabajo. concretamente el de tracción. Los escáneres de rodillo son una interesante alternativa intermedia que refleja niveles de producción basados en la tracción de documentos cuya calidad no es tan alta. en las espe34
. los de sobremesa representan la alternativa más profesional y de calidad aunque también es la más costosa. ya que es el usuario quien mueve el escáner sobre al imagen o documento.
Existe una amplia oferta del mercado dividida en tres tipos de escáneres: de mano. así como el sistema de escaneo. la alternativa más económica. En muchas ocasiones la variable no es analizada consecuentemente con la realidad y los dispositivos adquiridos no tienen físicamente la capacidad de soportar las dimensiones de los documentos que se van a digitalizar. digitalizando el documento. A modo de pequeñas fotocopiadoras la imagen se coloca sobre un cristal bajo el cual la lente luminosa se desplaza. Documentación de formatos oficio largo. La mayor complejidad de este dispositivo. no caben en el cristal o cama plana de la mayoría de los escáneres domésticos. Frente a estos modelos. puesto que elimina gran parte de los mecanismos que encarecen a los dispositivos de sobremesa. siendo consecuentemente lógico. por ejemplo.
Capacidad de formatos / soportes
Para el caso de soporte papel. como mucho. permiten obtener una gran calidad y fiabilidad. El escáner de mano es. Sin embargo. con tiempos de inactividad mínimos. puede afectar al resultado final.
cificaciones se anotan las dimensiones del soporte y son explícitas las condiciones de “formato A4”. a través de uso de cámaras digitales de formato doméstico. básicamente porque las especificaciones técnicas no son las apropiadas ni las suficientes para poder capturar las dimensiones y los detalles de este tipo de formatos. determinar cuál es la velocidad real que se podrá lograr en el dispositivo. y ajustarlos a las condiciones que requiere el documento. especialmente porque la mayoría de dispositivos permiten captura de las tres modalidades. ¿Qué pasa entonces cuando mis documentos no son aptos para sufrir una tracción automática? Análisis equivalentes deben establecerse cuando se requiere digitalización de gran formato y no se cuenta con dispositivos de captura lo suficientemente potentes para realizar un buen trabajo. si el escaneo es a color.
Existen básicamente tres métodos de captura digital para documentos soportados en papel. Blanco y negro. que ser coherente con las líneas de acción técnica con los cuales se generan las imágenes.
Identifica la medida y cantidad de imágenes que puede procesar un dispositivo. escala de gris y color. dependiendo del modo como se configure la captura de la imagen. bien vale la pena contrapreguntar que si un escáner es capaz de procesar lotes de hasta 150 páginas por minuto. Lo importante de este apartado es explorar las necesidades técnicas de la digitalización del archivo. A pasar de ser una tendencia tecnológica que está siendo revaluada. en una unidad de tiempo. Muy seguramente estas “velocidades” variarán de manera drástica. relacionadas con las características técnicas de digitalización establecidas y por tanto. cuál será su desempeño y velocidad. existen aún escáneres que bien tienen limitantes de captura en color o bien deben ser adaptados –física y lógicamente–. No es posible obtener copias digitales de calidad. únicamente a través del alimentador automático. para que soporten esta modalidad. definitivamente. por ejemplo de mapas. en modalidad de grises o bitonal. La selección de un escáner tiene. sin que exista suficiente claridad que estos escáneres son capaces de trabajar con esta longitud de papel. Todos los escáneres presentarán variaciones de desempeño. Técnicamente existe la justificación por que la captura de color hace más costoso
a la velocidad del ejemplo. que el escáner. existen tendencias “de facto” que por su versatilidad se convierten en los estándares de mercado y sobre los cuales deben inclinarse los proyectos digitales.
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el dispositivo y el procesamiento de las imágenes. grises. Los estándares Twain/Isis actúan como intermediarios entre el escáner y la aplicación que tratará el archivo digitalizado. para lograr los niveles adecuados. Como base de los aspectos técnicos. o más imágenes diarias. el equipo deberá responder a esas necesidades. sino que también posea controles para ajustar los parámetros que influyen en el proceso de digitalización como niveles de contraste. 2000. lo que se traduce en tiempo real. un controlador de dispositivo que convierte los datos y los comandos de escaneo en una interpretación entendible entre el equipo y su periférico. en volumen de trabajo: 1000. haciendo realidad un desfase cronológico de cualquier proyecto digital de archivos. 15000. En este punto es importante que el driver Twain/Isis del escáner sea lo más potente y flexible posible. por tanto. 5000. por ejemplo. Un driver de escáner es. el fabricante recomienda que diariamente no se supere las 1000 o 2000 imágenes.) de la imagen o documento.
Tipo de interfaz (driver)
Un driver es un pequeño programa que opera como controlador de un dispositivo para que se puedan comunicar un computador y un periférico. no basta con que permita elegir resolución. colores. son controladores que pueden ser utilizados por cualquier aplicación que cumpla con dichos estándares. etc. muchos equipos prefieren “especializarse” en lograr alto volumen con una modalidad hasta niveles de gris. acordes a los volúmenes diarios de documentos que deben ser capturados. Esto significa que se deben conjugar las variables de velocidad y producción ya que un equipo puede ser habilitado para que capture 50 imágenes por minuto.
Productividad diaria
El desempeño diario de un escáner de alto volumen es un elemento crítico cuando se aplica a documentos de archivo. Si la utilización de cabezas de alimentación automática es aconsejable para las condiciones físicas del soporte de los documentos. puede trabajar únicamente un par de horas. pero de manera continuada. en el entendido de que un proyecto archivístico de informatización debe estimar medias de producción para el procesamiento de sus imágenes. etc. Es necesario identificar la producción real de los equipos de digitalización. tamaño y tipo (color.
compresión. usuarios o trabajadores (Tortosa et al. De la versatilidad del software de captura dependerá en gran medida el sistema de procesamiento de imágenes. producción. sino por el contrario. el componente del subsistema digital deberá orientar su automatización para que las actividades de enrutamiento. Tradicionalmente la ergonomía se ocupa de la interacción entre el trabajador y su puesto de trabajo. de manera que mejore la eficiencia. las herramientas. El servicio y los escáneres de volumen utilizados para la automatización de archivos. esté totalmente automatizada. pretendiendo que cada vez más las prestaciones que se logren incrementen de manera significativa la automatización del proceso. conectadas coherentemente a través de un campo de enlace. Es importante que el software de captura pueda adaptarse a las necesidades de prácticamente cualquier carga de trabajo de digitalización y que la productividad
. estén parametrizadas a través de un proceso automático.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La ergonomía es el estudio de datos biológicos y tecnológicos que son aplicados a problemas de adaptación entre los seres humanos y las máquinas. en donde a través de una programación creada por el usuario. Sobre las expectativas de masificación de un proceso digital para archivos. seguridad y bienestar de los consumidores. rentabilidad. signaturización de imágenes. que suele tratarse de versiones reducidas de excelentes programas de captura. puedan establecerse todas las características técnicas y de almacenamiento requeridas para que el proceso de digitalización no se convierta en una actividad manual. El objetivo es adaptar los productos. nombres de fichero. 1999). no pueden estar alejados de estos objetivos. innovación y calidad. etc. Así las cosas. sin embargo el concepto abarca y está supeditado a objetivos de organización. es preciso buscar un escáner que incluya un buen software de captura. estructura de carpetas. los proyectos digitales para archivos no son otra cosa que la integración de dos sistemas independientes (base de datos textual y base de datos de imágenes). modalidad. reconocimiento óptico de caracteres. las tareas. Como se ha mencionado en apartados anteriores. tratamiento y eventualmente. los espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas.
La adquisición de un escáner generalmente comprende un software adicional. resolución.
gran parte del trabajo de digitalización termina por realizarse de manera manual.
. finalmente. ya que los errores humanos de actividades mecanizadas. Llevar cabo una digitalización del flujo de trabajo con documentos de archivo puede ser mucho más rentable si se cuenta con un programa apropiado para capturar y procesar imágenes. En muchas oportunidades se compran escáneres de alto desempeño que vienen acompañados de software limitado y. en un solo software.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
se vea beneficiada a través de un amplio número de funciones que ayudan a impulsar y sacar el mayor provecho posible de los dispositivos adquiridos. conjugando fiabilidad. precios. versatilidad y productividad. generando lógicamente una insatisfacción en desempeño y corriendo altos riesgos de integración. manejo. pueden generar inconsistencias de enlace entre las aplicaciones de bases de datos y las imágenes asociadas a los registros.
escala de grises o color. Una imagen en color se representa por una profundidad de bit de 8 a 24 lo que permite obtener hasta 16. es aquella que se representa por píxeles –o puntos– formados por un bit que puede representar dos tonos (blanco o negro). una imagen en grises con una profundidad de bits de 2 tiene la posibilidad de representar 4 tonos (2 elevado al cuadrado). Para identificar el número de tonos posibles en una imagen.
.CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS IMÁGENES
Las imágenes digitales son fotos electrónicas compuestas por puntos o píxeles organizados en filas y columnas. mientras que una imagen en escala de grises con una profundidad de bits –modalidad de digitalización– podrá representar 256 (2 elevado a la 8) tonos diferentes para cada píxel. lo que técnicamente es entendido como profundidad de bits o modalidad de digitalización. Una imagen en blanco y negro. La modalidad de color se especifica por canales (rojo. es decir.7 millones de colores asociados a un píxel. resultantes de elevar 2 a la 24. se debe elevar 2 a la potencia del número de bits asociados por píxel. Una imagen en escala de grises está formada por pixeles representados por varios bits de información –tipicamente 2 a 8–. comúnmente llamada bitonal. La diferencia entre estos tipos de datos se basa en el número de bits asociados a cada punto de la imagen. generando distintas modalidades de imágenes. verde y azul) a los que se aparea una posibilidad de 8 bits por cada color.
Cuando se captura una imagen. lo que significa que podrán existir 254 tonos de grises entre un blanco puro y un negro puro. los cuales pueden contener diferente cantidad de valores de información. esta puede ser configurada en blanco y negro.
La escala de resolución depende del dispositivo que se mida. Las dimensiones de píxel se pueden determinar multiplicando tanto el ancho como la altura por el número de puntos por pulgada a que se ha establecido la resolución. más detallada y definida será la imagen.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Es la abreviatura fonética del concepto inglés “picture element” (elemento gráfico). La resolución es la medida de lo detallada y precisa que es una imagen.
PROFUNDIDAD DE BIT
Este concepto es determinado por la cantidad de bits utilizados para definir un píxel. para formar una imagen en una pantalla o en una impresora. Se trata de un punto en una rejilla rectilínea de miles de puntos tratados individualmente. expresada en píxeles. Si un píxel tiene solo dos valores de color (normalmente blanco y negro). con cuatro bits se representan dieciséis colores. se puede codificar con un solo bit de información. generalizada a pulgadas. y así sucesivamente. Igual que un bit es la unidad de información más pequeña que puede procesar un computador.
Técnicamente la resolución identifica el número de puntos (píxeles) que se identifican en una unidad de medida. Es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. es posible representar un rango mayor de colores y niveles de gris. Las digitalizaciones se miden en píxeles por pulgada –ppi– mientras que las tramas pueden medirse en líneas por pulgada (lpi). Cuando se utilizan más de dos bits para codificar un píxel. Con dos bits se representan cuatro colores o niveles de gris. Las imágenes digitales están compuestas de miles o millones de estos puntos y por eso se califica que los píxeles son los elementos constitutivos de las imágenes digitales. A mayor profundidad.
DIMENSIONES DE PÍXEL
Son las medidas horizontales y verticales de una imagen. un píxel es el elemento más pequeño que el hardware y el software de pantalla e impresora pueden manipular al crear gráficos.
. siendo claro que en todos los casos cuanto mayor sea la resolución. mayor será la cantidad de tonos (escala de gris o color) que pueden ser representados.
en consecuencia. y la imagen puede considerarse “sin pérdida visual”. Todas las técnicas de compresión abrevian la cadena de código binario en una imagen sin comprimir. Cuantos más píxeles por unidad de medida mayor resolución. sino del dispositivo de salida que se tenga previsto para la imagen. Los primeros abrevian el código binario sin desechar información. procesamiento y transmisión. Las políticas normales han limitado el tamaño de los ficheros reduciendo la resolución. El tamaño del archivo para imágenes digitales puede ser muy grande. utilizan una manera de desechar la información “menos importante”.
La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de imagen para su almacenamiento. basada en un entendimiento de la percepción visual. porque se trata no solo de las características de la captura. la profundidad de bits y haciendo uso de la compresión. basada en complejos algoritmos. como JPEG. complicando las capacidades informáticas y de redes de muchos sistemas. La dimensión se establece a partir de la cantidad de puntos dispuestos en una unidad de medida. Los sistemas con pérdida. Los sistemas de compresión pueden caracterizarse como sin pérdida o con pérdida.
La calidad de la imagen conjuga un amplio número de variables. sin comprometer demasiado la calidad de la
 Cornell University. puede ser extremadamente difícil detectar los efectos de la compresión con pérdida. El objetivo es aumentar la velocidad de entrega.
. La compresión con pérdida típicamente se utiliza con imágenes tonales. y en particular con imágenes de tono continuo en donde la simple abreviatura de información no tendrá como resultado un ahorro de archivo apreciable4 . una imagen de baja resolución tendrá un aspecto menos nítido que una de alta y generará un fichero informático de menor tamaño que esta. a una forma de abreviatura matemática. generalmente pulgadas. Tutorial de digitalización de imágenes. cuando se “descomprime” la imagen es idéntica bit por bit al original. partiendo de las condiciones del original. La compresión sin pérdida se utiliza con mayor frecuencia en el escaneado bitonal de material de texto. por lo que. Esto significa que en una imagen de 300 puntos por pulgada (ppp) cada píxel que forma la imagen tiene un tamaño de 1/300 de pulgada.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La calidad de una imagen depende del número de puntos utilizados para formarla. Llevando la teoría a la práctica. Sin embargo.
Todas las condiciones técnicas de la captura influyen en el resultado final. Además de la velocidad de entrega. profundidad de bits.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
imagen. técnicas de compresión aceptadas. los tamaños de archivo y por consiguiente los ficheros de imágenes. siendo destacables dos aspectos fundamentales: la resolución y la transmisión de color y tonalidad en forma efectiva. GIF –Graphics Interchange Format–. capacidad de metadatos. Algunos de los factores que se deben tener en cuenta al elegir un formato de archivo son los siguientes: profundidad de bits aceptadas. por la profundidad de bits y por los puntos por pulgada (dpi por sus siglas en inglés) al cuadrado. con la información del encabezamiento acerca de cómo leer e interpretar un fichero. pero los más usados en la actualidad son TIFF –Tagged Image File Format–. FlashPix. el cual se establece a partir de la multiplicación del área de superficie (ancho por alto). etc. Como en todo proyecto digital de volumen. Debido a que el archivo de imagen se presenta en bytes (formados por ocho bits) se debe dividir esta cifra por ocho.
. La satisfacción del usuario con las imágenes en la pantalla dependerá de las posibilidades de los sistemas de visualización. Los formatos de archivo cambian en términos de resolución. PDF –Portable Document Format–. la presentación completa de las imágenes en pantalla y las representaciones exactas de las dimensiones de los documentos originales. PhotoCD. gestión de color. deben tener prevista la estructura y sistema de almacenamiento digital. capacidad de color y soporte para compresión y metadatos. JFIF TPEG File Interchange Format–. JPEG –Joint Photographic Expert Group–. Los formatos de ficheros de imagen se identifican para establecer atributos propios que soportan diferentes potencialidades de las imágenes en sí mismas.
Los formatos de archivo de imagen se relacionan más que con los bits que forman la imagen. los usuarios están interesados en la calidad de la imagen (legibilidad y fidelidad de color para una tarea). Existen muchos formatos de archivo de imagen. PNG –Portable Network Graphics–. para lo cual puede resultar interesante la posibilidad de dimensionar el “peso” de un fichero digital. soporte técnico.
Una estructura de almacenamiento de imágenes tiene componentes técnicos y de concepto. al establecer carpetas y subcarpetas. una carpeta que contenga las imágenes asociadas a este. más no como una línea de acción para los programas de digitalización.
ESTRUCTURA DE ALMACENAMIENTO
Se ha insistido a través del texto en conceptos como las unidades de descripción y las unidades de servicio. ante lo cual se generan no solo errores humanos propios de la mecánica. con especificaciones en volumen de producción altas. El proyecto informático de archivo que integre el componente digital y la base de datos textual. dependiendo de las capacidades del sistema operacional y las velocidades de acceso que deben garantizar al usuario una respuesta oportuna. todas las veces que se escanea un documento y que comúnmente se realizan de manera manual por parte de los usuarios. Con respecto a los componentes de concepto. para establecer enlaces coherentes y asociados armónicamente. es viable. debe generar un “entendimiento” entre estos sistemas.
. Por tratarse de aspectos de diseño. estableciendo una integración automatizada por cada registro en base de datos. Por una parte. porqué no. este apartado únicamente se plantea como un referente de conocimiento general. que exista una integración de imágenes. sino niveles de producción que hacen cuestionable la adquisición de equipos de alta gama. y dentro de ellas ficheros de imagen. los elementos técnicos pueden estar referidos al árbol que se generará a partir de la digitalización. a partir de carpetas asociadas físicamente a las unidades de descripción. en donde la funcionalidad puede ser tan variada como la creatividad lo permita.AUTOMATIZACIÓN
La automatización del proceso de digitalización está relacionada con actividades que se ejecutan repetitivamente.
de acuerdo con unas reglas establecidas y desligar al usuario de la responsabilidad de estas actividades. Estas nomenclaturas serán interpretadas desde la base de datos textual para realizar los enlaces respectivos y es por esto que se recomienda su mecanización a partir de las opciones disponibles en el software de interfase con que vienen acompañados los escáneres. asignar los nombres de ficheros y carpetas. un sistema de imágenes no tiene por qué funcionar únicamente con determinado sistema de descripción documental. a través del software de captura.
El apartado de almacenamiento físico se refiere al destino final de las imágenes. a su vez. para prever las condiciones mínimas de capacidad y garantizar un proyecto perdurable en el tiempo. aportando al sistema digital los mecanismos de seguridad necesarios para desarrollar las políticas de mantenimiento establecidas. facilita la elaboración de copias de seguridad integral de las imágenes. con una estructura particularmente diseñada.
Se refiere a un componente específico de la estructura de almacenamiento. si su disponibilidad será
. sean independientes y puedan coexistir y ser funcionales sin una dependencia intrínseca entre ellos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Finalmente se trata de establecer que las estructuras de almacenamiento de las imágenes obedezcan a criterios claros y precisos. porque es la única manera de que los subsistemas de imágenes y base de datos. near line –cercanos– o. Esto significa que un sistema de base de datos no tiene por qué estar “amarrado” a un sistema de imágenes y. técnica y conceptualmente.
NOMENCLATURA DE FICHEROS Y CARPETAS
La automatización de la digitalización deberá. Es importante definir el sitio físico de almacenamiento. La ruta. las cuales pueden permanecer on line –en línea–. el procesamiento de imágenes guarda los ficheros generados. como su nombre lo indica. generalmente orientada a un servidor o repositorio de imágenes. el proyecto digital debe iniciar con unos estimados que se compadezcan con la realidad de la producción de imágenes y determinar. Si bien los sistemas de almacenamiento han ampliado sus posibilidades de una manera casi ilimitada. fuera de línea. en donde.
modalidades de color definidas. rotación. o en cualquier otro estándar tecnológico que sirva como repositorio de imágenes. basado en arreglos de discos. Se advierte.
Elegir entre una variedad de opciones de servicio diseñadas específicamente para un modo particular de trabajo. para validar. semimanual o manual. aplicación de diversos formatos de grabación. Frente a una alimentación automática o bien basada en cama plana. con una velocidad de prestaciones aceptable. es importante que el usuario pueda tener acceso al producto de la digitalización. aunado a la posibilidad de configurar servicios de procesamiento de imágenes. en medios externos de almacenamiento+. que cualquiera sea el medio de almacenamiento físico. son. las habilidades que deben disponerse en un software de captura. enrutamiento de los ficheros generados a carpetas específicas. utilizando el sistema de captura automatizado. aprobar o rechazarlo. entre otras muchas versatilidades. Un sistema de procesamiento de imágenes con innovadoras prestaciones ofrece la posibilidad de automatizar las características técnicas de las imágenes generadas. por medio de aplicaciones de captura que los usuarios definen como herramientas de trabajo. por ejemplo. trátese de un mecanismo automatizado. eso si. generación de estructuras de carpetas de acuerdo con pautas preconcebidas. orientación o mejoramiento específico. el sistema deberá “servir” las imágenes de una manera oportuna y satisfactoria para los usuarios. ejerciendo un control de calidad inmediato sobre las imágenes. visualización y recuperación de documentos. el sistema se configure y cree imágenes con áreas de escaneo establecidas. permitiendo que tan solo con seleccionar la aplicación deseada. ganada a través de funciones que permiten guardar configuraciones y perfiles personalizados de trabajo. en contexto. es decir al resultado final del escaneo de documentos.
Entendamos por acceso la facilidad de visualización y despliegue de imágenes en un visor de alta velocidad.
. El acceso al resultado de la digitalización permitirá repetir de manera instantánea aquellas imágenes que no han cumplido satisfactoriamente las condiciones de visualización requeridas y manipularlas en términos de inserción.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
en línea. Todo esto se traduce y significa productividad.
Los procedimientos involucrados se relacionan con las características técnicas de la política de digitalización y pueden variar de conformidad con las especificaciones de cada archivo y las particularidades de sus documentos. siendo operativos en un marco de referencia orientado a la documentación objeto de la digitalización. Es decir. que deben ser evaluados de manera integrada. De ahí. La migración debe estar dotada no solo de los lineamientos técnicos de la digitalización sino de los instrumentos operacionales adecuados para ejercerla. la importancia de establecer una política de digitalización.
. hay mucha variedad en las características técnicas para digitalizar documentos. es decir equipos y máquinas apropiadas a las características físicas de los documentos objeto de proceso. software y redes. serán el patrón para determinar las líneas de acción.
La creación de imágenes soportada en la captura o conversión de documentos a formato digital es el primero de los componentes de un flujograma de proyectos digitales para el campo archivístico. Confluyen elementos de hardware. pero finalmente el objetivo y los propósitos de un repositorio en particular.COMPONENTES DE LA IMAGEN DIGITAL
La cadena tecnológica necesaria para la digitalización de imágenes se relaciona con una serie de pasos lógicamente dispuestos.
entonces. aunado a las especificaciones disponibles por el usuario en relación con alcances técnicos del computador. que incluya no solo su operatividad funcional. garantizar un mantenimiento de las imágenes y del sistema. involucrando la infraestructura necesaria para su visualización. Las actividades y subprocesos se ramificarán ampliamente.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Para crear un sentido de prestación de servicios. para migraciones periódicas. así como una preparación continua y permanente. La administración se refiere. entre otros. Modalidad de captura (color. descargue de imágenes. tamaños de ficheros. sino que vele por los aspectos relacionados con la preservación y acceso a largo plazo. bitonal). uso de estándares. etc. toda vez que los componentes de la imagen digital deben ser adaptados de manera creativa en los campos de archivos y bibliotecas. escala de gris. Los componentes de un flujo de proceso de la imagen digital deben ser integrados para que exista una interoperación sin dificultad. que cuente con recursos suficientes. Un proyecto fundamentado de digitalización de archivos. son aspectos que requieren de evaluación. es importante gestionar y administrar los documentos digitalizados a través de un sistema de información asociado a los metadatos extraídos de cada unidad documental. No se trata simplemente de “conectar y operar”. la velocidad de acce48
. calidad de las imágenes. formatos de grabación. Las necesidades de los usuarios podrán requerir de posibilidades de consulta en línea. escala aplicada. impresión de documentos. permanencia.
USO Y EXPLOTACIÓN
Este componente se relaciona con la presentación de las imágenes para el usuario..
PRESENTACIÓN DE LAS IMÁGENES
La digitalización deberá encontrar un punto intermedio entre el servicio de imágenes digitales a través de monitores y la copia impresa de los documentos digitalizados. por tanto. impresión y en general para su uso. y el sistema digital de imágenes ha de prever la satisfacción de estos requerimientos con en establecimiento de características técnicas aplicadas al proceso. Es necesario. y en tal sentido es necesario prever fallas. a la organización. demoras y contingencias. deberá garantizar continuidad. metodologías de actualización y renovación de hardware y software. mantenimiento de las imágenes y lógicamente a los metadatos que dan acceso a ellas.
preferiblemente estándares de facto. los proyectos digitales se convierten en ramificaciones complejas al momento ponerlos en marcha.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
so. de la posibilidad de generar copias impresas de los documentos. desde la infraestructura tecnológica hasta la política de digitalización. De cara a la presentación de las imágenes. Sin embargo.
INTEGRACIÓN Y PUESTA EN MARCHA
Todos los elementos. presentación y servicio integral de acceso a documentación archivística. una visualización completa de las imágenes y. Muy seguramente requeriremos de adaptaciones particulares en el proceso de implementación. Resumiendo esta sincronización. Si bien la calibración puede hacerse mediante hardware especial. lo más alejados posibles de sistemas propietarios. ya que por más reducido que sea el nivel de componentes. el despliegue de imágenes requiere de una calibración adecuada porque de lo contrario se obtendrán resultados indeseados. Archivistas. opcionalmente. a su vez también deben calibrarse). capacidades del navegador web y disponibilidad y características del visualizador. ingenieros podrán aportar visiones operativas que confluyen en un proceso continuado de conversión.
. ya que estas. lógicamente. se busca que el usuario convencional disponga de una rápida recuperación. La integración funcional del sistema digital requiere de un concurso multidisciplinar para su éxito. Un monitor que no sea apto o mejor. para esta función también se puede acudir a software básico que el usuario utilice. una calidad aceptable. no este preparado (calibrado) podrá generar una inadecuada apreciación de imágenes que han sido satisfactoriamente procesadas.
La satisfacción del usuario con las imágenes en la pantalla dependerá de las posibilidades de los sistemas de visualización. gestión de imágenes. la digitalización tiene que disponer de un mecanismo de representación adecuado a las características técnicas de la captura realizada. Se deben seleccionar productos de aceptación comercial. mediante impresoras laser o de inyección. Un monitor que se encuentre correctamente calibrado mostrará la información digital exactamente igual a como podremos verla en papel de imprenta (aunque no. soportados ampliamente por el proveedor. deben ínteroperar sin dificultad. Cualquier usuario puede realizar una primera calibración acorde a sus gustos y preferencias. técnicos.
asegurar la confiabilidad de los archivos digitales a través de procedimientos técnicos (criptografía y firma digital) influye en la toma de decisiones para la preservación digital.p. 2002.LA PRESERVACIÓN DIGITAL
“… paradójicamente. La recomendación general de copias de respaldo. Tal y como se menciona por parte de los especialistas. de alguna forma. si bien resulta un tema trillado.)5
Considerando que la tecnología generalmente nos ofrece ventajas y soluciones. en los que debe interesarse cualquier institución dedicada a la preservación de la memoria. de cara a la obsolescencia tecnológica y a inestabilidad de los soportes informáticos a largo plazo. Mucho se habla de la importancia de la preservación de objetos digitales. en la era de la información. Río de Janeiro. La preservación a largo plazo es naturalmente necesaria en los archivos calificados con valor permanente. la digitalización de documentos patrimoniales no au5
 Nota de cierre del texto expuesto por Leonardo Guzmán en el II Encuentro de Archivos de Tradición Ibérica. cobra importancia por los recursos invertidos y por el tiempo demandado en el proceso. particularmente porque son de poca duración en el tiempo.
. Por otra parte. de acuerdo con la Ley 594 o Ley General de Archivos para Colombia. No obstante. La confianza física de los medios es un problema asociado. el tema de la preservación digital es uno preocupante y desalentador. no “muestran” sus posibles fallas anticipadamente. Finalmente. La meta de la preservación digital es garantizar y mantener la capacidad de acceder a archivos digitales. la permanente atención y preocupación por el acceso y la disponibilidad de estos acervos. si no se tiene acceso a él. frágiles y por demás. y es muy limitado el esfuerzo práctico que se hace en este sentido. (q.d.e. promover el uso archivos digitales garantizará. la humanidad está en riesgo de perder la memoria”
Jorge Palacios Preciado. no se puede decir que un documento digital se ha preservado. que constituyen un alto porcentaje del patrimonio documental.
nuestro patrimonio cultural. ya que tenemos la responsabilidad de esforzarnos por conservar abiertos los medios de acceso durante largos períodos de tiempo. a menudo sin recursos suficientes y con estrategias inciertas. con ellas se pierde también el acceso al patrimonio digital que permitían. Marzo de 2003
 Tabla de Retención Documental. científico y de información reviste formas digitales y. Cuando las tecnologías caducan. existen graves problemas para mantener utilizable y disponible nuestro emergente. nos permitimos anexar un par de textos relativos al tema. preparado por la Biblioteca Nacional de Australia para la División de la Sociedad de la Información de la Unesco. también cada vez con más frecuencia.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
toriza la eliminación del soporte papel y en consecuencia la preservación digital deberá estar enfocada a los documentos que nacen y cobran valor archivístico en este formato. Por otro lado. patrimonio digital. sino que también tienen dimensiones sociales y de organización. pues su razón de ser es en parte fomentar y permitir la preservación y el disfrute del patrimonio cultural.
Apartado del Capítulo 1.
. sin que obste que todo el acervo digital debe ser atendido de manera pronta debido particularmente a la falta de certidumbre sobre la permanencia tanto de la información como del medio. y difícilmente podía ignorarse el crecimiento y la vulnerabilidad del patrimonio digital”. científico e informativo de los pueblos del mundo.
“Cada vez más. Introducción. Estos problemas no son únicamente de carácter técnico. Las tecnologías que utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo. No debe sorprender el interés de la Unesco por esta situación. del documento Directrices de Preservación del Patrimonio Digital. No obstante. los documentos pertenecientes a las etapas administrativas del ciclo vital. en los soportes informáticos. Dada esta preocupación. aunque ya floreciente. tendrán necesariamente unas acciones de preservación más “limitadas” en términos de su permanencia. Los medios que utilizamos para guardarlo y almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y constantemente por otras nuevas. de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en los instrumentos TRD6. se produce únicamente en forma digital. que despiertan interés desde el seno del programa General de Información de la Unesco.
se está volviendo un probema apremiante. ya que a veces resulta difícil determinar a qué país pertenece el sitio web. productos de comunicación o arte digital. Si el objetivo es poder tener acceso a esos materiales en su forma original.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
“Gran parte de la ingente cantidad de información que se produce en el mundo es de origen digital y existe en una gran variedad de formatos: texto. podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación. los soportes materiales y lógicos originales o compatibles. películas. imágenes. para nombrar solo algunas de esas áreas. la Conferencia General invitó al Director General a preparar un documento de trabajo para la reunión del Consejo Ejecutivo. en el que figuraran los elementos de un proyecto de carta para la preservación de documentos de origen digital. grabaciones sonoras. constituyen una dificultad adicional en lo relativo a derechos de autor y a geografía. Los debates fueron ampliamente sustentados por un documento de trabajo sobre los diversos aspectos de la preservación digital elaborado para la Unesco por la European Comission of Preservation and Acces (ECPA). la Conferencia General aprobó la Resolución 31 C/34. incluidos los enlaces a Internet. prevista para la primavera de 2001. bases de datos. y sobre la necesidad de emprender una campaña internacional para salvaguardar la memoria digital en peligro de desaparición. es preciso conservar el equipo técnico. En muchos casos. cuyo volumen aumenta sin cesar. La Unesco ha venido examinando estas cuestiones con objeto de definir una norma que guíe los esfuerzos de preservación de los gobiernos en la era digital. datos de investigación. Asimismo. La preservación de valiosa información científica. En su 31° reunión. Durante la reunión de mayo-junio de 2001 del Consejo Ejecutivo de la Organización.
. junto con los ficheros digitales que constituyen los correspondientes datos. El enorme tesoro de información digital producida hoy en día en prácticamente todas las áreas de las actividades humanas y concebida para ser consulta con computadoras. es decir. una fundación sin fines de lucro con sede en Amsterdam. Para las instituciones culturales que tienen a su cargo el acopio y la preservación del patrimonio cultural. los Estados Miembros convinieron en que era necesario actuar con rapidez para salvar el patrimonio digital. en la que llamaba la atención acerca del patrimonio digital mundial. nacionales y privados a garantizar que la preservación del patrimonio digital fuese altamente prioritaria dentro de las políticas nacionales. los componentes multimedia de los sitios web. definir qué elementos deben conservarse para las generaciones futuras y cómo proceder en su selección y conservación. y también a alentar a las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales y a los organismos internacionales. plantea nuevos problemas.
grabaciones o filmaciones analógicas. la ECPA señala las limitaciones de estos esfuerzos y defiende la adopción de normas internacionales. Otro problema que se plantea es el del volumen mismo de los datos. no puede aplicarse tal cual al material digital por varios motivos. Por ejemplo. pues sus páginas y foros de discusión constituyen un invalorable espejo de la sociedad. puede encontrarse un sorprendente conjunto de derechos asociados a los sitios web que combinan objetos digitales de diversas procedencias. comprendidos los derechos de autor de los programas necesarios para el acceso a los ficheros digitales. disminuye año tras año frente a los objetos digitales. El volumen de datos que debe examinarse para seleccionar lo que merece ser preservado es pasmoso.filmados.500 millones de gigabytes de memoria. del que a menudo forman parte sonidos y gráficos o imágenes dinámicos. cuyo volumen aumenta sin cesar. ópticos o magnéticos. principalmente porque las ‘publicaciones’ de la malla mundial aprovechan a menudo datos almacenados en servidores en diferentes partes del mundo. Otro aspecto complejo es el de la propiedad intelectual. Según un reciente estudio de la School of Information Management and System de la Universidad de Berkeley .| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Los métodos tradicionales de preservación. de aquí a pocos años. se calcula entre 44 días y dos años. de la producción total en el mundo. lo cual hará que. Existen problemas técnicos para que el objeto digital salvaguardado sea accesible en su forma original. la proporción de información y arte en medios tradicionales.
. existen mil millones de páginas cuya duración de vida media es muy corta. Al tiempo que. y todavía no se ha llegado a un acuerdo de alcance sobre el principio del ‘derecho de copia para preservación’. ‘el almacenamiento de la producción total anual de contenidos impresos. utilizado por las bibliotecas nacionales para que se conserven copias de todos los materiales impresos. así como enlaces con sitios web y bases de datos. incluidos sitios web. pues se estima que. hay quienes sostienen que Internet. tales como páginas impresas. como el ‘depósito legal’. Considerado el medio de publicación más democrático en toda la historia. en Internet. merece ser preservada como un todo. se volverá inaccesible. el material. lo que equivale a 250 megabytes por cada hombre. mujer o niño del planeta’. los programas y equipos son reemplazados constantemente por nuevas generaciones más potentes que acaban por resultar incompatibles con sus predecesores. Aunque en muchos países se han emprendido valiosas iniciativas para preservar el patrimonio digital. California. requerirá unos 1.
del 18 al 20 de diciembre de 2002. organismos nacionales e normali55
. la dirección y la distribución de tareas constituyen un elemento clave de la preservación del patrimonio digital. que fue la primera de una serie de consultas regionales similares. la orientación. contiene directrices generales y técnicas para la preservación del creciente patrimonio digital mundial y el acceso permanente al mismo. Las instituciones culturales necesitan la cooperación de los creadores de información y los productores de programas informáticos. El presente documento. Riga (Letonia). y Budapest (Hungría). deberán tener en cuenta la conservación. Es obvio que ya han pasado a la historia los días en que la responsabilidad de la preservación incumbía exclusivamente a las instituciones encargadas de los archivos. proveedores de servicios de Internet. La cooperación. Tomando como base las reflexiones anteriores. del 9 al 11 de diciembre de 2002. celebrada en Canberra (Australia). comprendidos los de programas informáticos. son indispensables recursos adecuados y apoyos políticos para que las futuras generaciones sigan teniendo acceso a los abundantes recursos digitales en cuya creación hemos invertido tanto en las últimas décadas. y d) la preparación de un proyecto de carta para la preservación del patrimonio digital. elaborado para la Unesco por la Biblioteca Nacional de Australia. Adis Abeba (Etiopía). los días 17 y 18 de marzo de 2003. productores de información. instituciones y expertos encargados del patrimonio. Debemos agradecer a Colin Webb y a la Biblioteca Nacional de Australia el haber preparado las Directrices y organizado la Reunión de Consulta para Asia y el Pacífico sobre la Preservación del Patrimonio Digital. del 18 al 20 de noviembre de 2002. c) la ejecución de proyectos piloto. b) la difusión de directrices técnicas. del 4 al 6 de noviembre de 2002. la Unesco ha elaborado una estrategia para promover la preservación digital. fabricantes de programas informáticos y organismos de normalización. al diseñar sus productos. que se someterá a la aprobación de la Conferencia General en su 32° reunión. procedentes de 86 países. que se articula en torno a: a) un amplio proceso de consultas con los gobiernos. responsables de la formulación de políticas. En esas reuniones regionales participaron 175 expertos. que representaban una gran variedad de intereses y disciplinas: bibliotecas y archivos.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La complejidad de los problemas que se plantean obliga a que en la tarea de preservación intervengan los productores de la información digital. Tiene por finalidad servir de manual de referencia sobre el Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio Digital. Además. quienes. celebradas en Managua (Nicaragua).
Todos contribuyeron con sus valiosos comentarios a la redacción de las Directrices y del anteproyecto de carta sobre la preservación del Patrimonio Digital. Adbelaziz Abid División de la Sociedad de la Información Unesco
zación. universidades e instancias gubernamentales. fabricantes de equipos y programas informáticos. periodistas. juristas. Esperamos que las presentes Directrices sean de utilidad para los especialistas de la gestión y la conservación cuando deben tratar los complejos problemas técnicos que plantean la preservación del patrimonio digital mundial y el acceso permanente al mismo”.
Archivos Estatales en Red. Cornell University. 1996.com/glosario/driver. http://aer. Madrid. CIA.uma.library. Llevando la teoría a la práctica: Tutorial de digitalización de imágenes. Ley General de Archivos para Colombia.kodakprofessional.Unesco.es/~MANOLI/impresion_imagenes.cornell. 2003. Nacional Library of Australia . 2000-2003.jsp
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