Source: http://www.francescoisola.it/depositi_telematici_agg.html
Timestamp: 2020-01-22 11:56:32+00:00

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depositi_telematici_agg
DEPOSITI TELEMATICI: ISTRUZIONI PER L’USO
parziale esclusività del deposito telematico nel giudizio civile
la richiesta di visibilità
inammissibilità del deposito cartaceo
requisiti: 1 – un collegamento internet
requisiti: 2 – la “smart card”
requisiti: 3 - la posta elettronica certificata (P.E.C.)
segue: adempimenti e attenzioni relativi all'indirizzo PEC
requisiti: 4 - formato di atti e documenti
segue: l'atto giudiziario evoluto
segue: scansione di documenti e dimensione della busta
requisiti: 5 - il software per la creazione della "busta"
termini di scadenza dei depositi telematici
adempimenti relativi allo scambio
la verifica del buon fine del nostro deposito
- produzione del fascicolo di parte della fase monitoria, in caso di opposizione a decreto ingiuntivo o di appello
- il deposito di documenti telematici nel giudizio di Cassazione
Già dal 30-06-2015, come sappiamo, in tutti i procedimenti avanti il Tribunale e la Corte d'Appello (compresi quelli“vecchi”) non è più consentito (con la conseguenza della sua inammissibilità) il deposito cartaceo:
-dei ricorsi per ingiunzione di pagamento e consegna, e dei relativi documenti (l'unica eccezione è costituita dall'ipotesi che, per disfunzione dei sistemi informatici del dominio giustizia ed indifferibile urgenza, il presidente del tribunale autorizzi il deposito cartaceo);
- di tutti gli atti del processo di cognizione successivi alla costituzione delle parti (con esclusione, quindi, della citazione o del ricorso, e della comparsa di risposta o della memoria difensiva), sia da parte dei difensori che degli ausiliari del Giudice;
- degli atti del processo esecutivo, successivi al deposito dell'atto con cui si inizia l'esecuzione;
- di atti e documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario, nelle procedure concorsuali.
Resta (per ora) ferma la possibilità, per tuttigli altri depositi in Tribunale e Corte d'Appello (p. es., iscrizioni a ruolo, costituzioni in giudizio), del tradizionale deposito informato cartaceo.
Anzichè disquisire sul fatto che un atto sia introduttivo o endoprocessuale (nel caso, p. es., di domanda cautelare in corso di causa, reclamo cautelare, istanza di correzione di errore materiale, ricorso in riassunzione, opposizione avverso l’ordinanza che chiude il c.d. rito sommario Fornero), in caso di dubbio è consigliabile - scongiurando così una pronuncia di inammissibilità del deposito cartaceo - optare per il deposito telematico, che - a differenza di quello cartaceo - è sempre ammesso, per l'espressa previsione contenuta nell'art. 16 bis, co. 1 bis, del DL 179_2012.
Al momento, i depositi telematici non sono ammessi nei giudizi avanti il Giudice di Pace, ove vi è solo la possibilità di consultare telematicamente i registri di Cancelleria, e perfino di scaricare copie delle sentenze: ma poiché non esiste un vero"fascicolo telematico", i provvedimenti scaricabili attraverso il servizio PolisWeb non possono essere autenticati dal difensore ed utilizzati, ad esempio, per la notifica.
Lo stesso vale per i giudizi innanzi la Corte di Cassazione, dove è tuttora in corso la fase di sperimentazione: per come indicato nella avvertenza emanata dal Primo Presidente in data 15-06-2016, e solo limitatamente al giudizio civile, è possibile inviare a mezzo pec, agli indirizzi di ciascuna sezione, le istanze dei difensori non aventi immediata incidenza sul processo, prevedendosi che la copia cartacea di tali istanze, formata dalla cancelleria, venga sottoposta al Presidente Titolare ed inserita nel fascicolo.
Poiché tali invii vanno indirizzati a ciascuna sezione, gli indirizzi PEC presso i quali è possibile fare il deposito delle istanze non aventi immediata incidenza sul processo (esemplificativamente: di prelievo o sollecita fissazione di ricorsi, di riunione, di differimento della trattazione, di assegnazione alle Sezioni Unite) sono i seguenti:
Benché la dichiarata intenzione del governo (e del ministero in particolare) sia quella di pervenire ad generalizzata informatizzazione della giustizia civile, ed all’eliminazione della “carta” dal processo, in realtà la tolleranza - anche nei giudizi "nuovi" - di atti (di costituzione) e relativi documenti in formato cartaceo, vanifica la possibilità di profittare appieno dei vantaggi della digitalizzazione (per esempio, ai fini della archiviazione o trasmissione dei fascicoli, o della riduzione degli accessi degli avvocati nelle cancellerie).
L'accesso ai fascicoli processuali telematici, contenenti dati sensibili, è ovviamente consentito soltanto alle parti ed ai difensori costituiti: e, come sappiamo,sono oggi telematici tutti i ricorsi per ingiunzione di pagamento, oltre che tutti gli atti c.d. endoprocessuali.
L'avvocato incaricato di valutare una eventuale opposizione a decreto ingiuntivo, o di costituirsi in un giudizio iscritto a ruolo telematicamente (ovvero che contenga anche atti successivi a quelli di costituzione) avrà quindi necessità di richiedere una temporanea autorizzazione per la visibilità del fascicolo: depositando telematicamente,attraverso il software “redattore atti”, la procura conferitagli dal Cliente per quello specifico procedimento, ed un apposito “atto di richiesta visibilità”, indicando il numero di ruolo del procedimento; l'autorizzazione, che ha durata limitata nel tempo, viene normalmente concessa in tempi rapidi.
Non è invece possibile inviare tale richiesta attraverso un messaggio e-mail, ancorché certificato, né attraverso il servizio Polis-Web.
esempio: TRIBUNALE DI CATANIA - Istanza per la consultazione di fascicolo telematico
Il sottoscritto avv. Marco Tullio Cicerone, cod. fisc. CCRMCT07A03A433I, avendo ricevuto mandato da Aulo Augerio, cod. fisc. GRALAU43T27C351U, giusta allegata procura, di esaminare il fascicolo telematico del giudizio pendente avanti codesto Tribunale, promosso da Numerio Negidio ed iscritto al n. 2345-2016 RG, per la valutazione delle eventuali attività difensive da svolgere,
di essere abilitato alla consultazione telematica del fascicolo n. 2345-2016 RG.
Allega procura alle liti.
Catania, 25 gennaio 2016 (avv. Marco Tullio Cicerone)
Laddove la modalità telematica sia esclusiva, in base alla normativa richiamata, non sarà possibile effettuare – nemmeno in caso di difficoltà o di emergenza – il deposito cartaceo degli atti processuali.
E poiché - come vedremo - ben potremmo venire a conoscenza dell’esito negativo di un deposito dopo la scadenza del relativo termine, diverrà imprudente e assolutamente sconsigliabile l'abitudine di depositare una comparsa o una memoria - per esempio, per motivi di strategia difensiva - nell'ultimo giorno utile: tenendo conto - ad esempio - che il nostro messaggio di posta certificata potrebbe risultare "non consegnabile", ciò di cui - ai sensi dell'art. 8 del DPR 68-2005 - riceveremo comunicazione non necessariamente immediata, essendo previsto che il relativo messaggio debba pervenire entro le ventiquattro ore successive all'invio.
Vero è che l’Avvocato potrà richiedere di essere rimesso in termini (sempre che ne ricorrano i presupposti, e che il Giudice lo conceda): ma in alcuni casi (in cui, ad esempio, l’avvocato non potrà provare di aver effettivamente tentato il deposito - ad esempio - per averlo inviato da un indirizzo di posta elettronica non certificata, o dall'indirizzo di posta certificata di altro Avvocato), il Cliente subirà un pregiudizio conseguente all'errore del difensore, e l’Avvocato rimarrà esposto a richieste di risarcimento danni, oltre che a procedimenti disciplinari.
E' importante tenere presente che qualora l'avvocato provveda (per come è sua facoltà, e non obbligo) al deposito telematico di un atto introduttivo, non sarà più possibile rimediare ad eventuali errori attraverso un (secondo) deposito cartaceo (cfr. DL 83-2015).
requisiti: 1 - un collegamento internet
Si tratta, certamente, di uno strumento di cui ogni Avvocato già dispone: essendo indispensabile non solo per la consultazione - attraverso il servizio PolisWeb - dei registri di cancelleria e dei fascicoli telematici, ma anche per la ricezione dei messaggi di posta elettronica certificata contenenti le comunicazioni di cancelleria (oltre che delle agilissime e diffuse comunicazioni e-mail, e perfino per la consultazione delle banche dati giuridiche online).
Oltre che dei collegamenti via cavo (ADSL o Fibra ottica), che normalmente utilizzeremo in studio o da casa,che consentono elevate velocità di ricezione e trasmissione, possiamo avvalerci in aggiunta - ove volessimo essere in grado di lavorare anche nella casa di villeggiatura od in albergo, e perfino in spiaggia sotto l'ombrellone utilizzando un computer portatile - di una connessione mobile (anche utilizzando, come "hotspot", un normale telefono smartphone).
La disponibilità di una simile (ulteriore) connessione mobile, oltre a quella fissa, potrebbe tra l'altro costituire un'importante àncora di salvataggio, nel caso di malfunzionamento della linea fissa.
requisiti: 2 - la "smart card"
Tutti gli Avvocati, salvo improbabili eccezioni in via di estinzione, sono oggi forniti di "smart card" (impropriamente detta "chiavetta"): quella specie di tessera bancomat (o di SIM telefonica) che, inserita ovvero incorporata nell’apposito lettore, consente l'identificazione dell'utente ed il suo accesso - attraverso la rete internet - ai dati sensibili contenuti nei registri di cancelleria e nei fascicoli telematici, oltre che a vari servizi di amministrazioni diverse da quella della giustizia (p.es., l'accesso all'area riservata del sito www.agenziaentrate.it, dalla quale potremo richiedere una consultazione catastale relativa ad una persona fisica o giuridica).
Nella versione più tecnologica, che si chiama “business key” (o “token USB”), assomiglia ad una grossa penna USB, e contiene al proprio interno - oltre alla SIM - anche il software necessario per le consultazioni PolisWeb e la sottoscrizione digitale di documenti: per tale motivo essa non necessita di installazione, e può quindi essere usata su qualsiasi computer (anche quello del figlio, di un amico, della biblioteca dell'Ordine, o perfino in un internet point).
Come ormai sappiamo, la “smart card” (con il relativo PIN) è dotata di due distinte funzioni: quella (espletata dal c.d. certificato diautenticazione), che consente la nostra identificazione informatica per l'accesso a servizi informatici riservati, allo stesso modo di come un bancomat (con il relativo PIN) ci abilita a prelevare denaro dal nostro conto corrente, e quella (espletata dal c.d. certificato di sottoscrizione) che permette la sottoscrizione di un documento informatico (o apposizione della firma digitale).
Giova ricordare che il documento informatico, ossia “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (come definito dall’art. 1, lett. P, decreto legislativo 07-03-2005 n. 82) è un documento sui generis, che anziché essere composto da carta ed inchiostro, è costituito da una registrazione magnetica: e che, a differenza del documento cartaceo, può subire modificazioni e contraffazioni senza recare segni di alcun tipo.
Solo attraverso la firma digitale (la più sofisticata tra le firme elettroniche qualificate), il documento informatico acquisisce caratteristiche che lo rendono più “sicuro” (e gli conferiscono maggiore efficacia probatoria) di uno scritto autografo:
- consentendo la certezza della sua paternità, ancor più efficacemente della sottoscrizione autografa di un documento cartaceo (attraverso la presunzione -iuris tantum, ma praticamente impossibile da superare - posta dall'art. 21 co. 2 e co. 2 bis del D..L.vo 82-2005);
- garantendo la genuinità del suo contenuto, attraverso l'automatica eventuale avvertenza – al momento della sua apertura – che il file ha subito una qualsiasi modifica dei "byte" (o caratteri) che lo compongono.
Il risultato di tale autenticazione è che il documento sottoscritto con firma digitale assume il valore legale di cui all’art. 2702 cod. civ.: la firma digitale ci consente, quindi, di effettuare il deposito dei nostri atti giudiziari, l’iscrizione a ruolo di una causa, e perfino le notifiche telematiche, che possiamo eseguire in proprio sulla base della legge 53-1994, oltre che tutti gli atti per i quali è necessaria la forma scritta (p. es., proposta ed accettazione in una compravendita immobiliare).
La “smart card” può essere acquistata in diversi modi: o presso i Consigli dell’Ordine che la forniscono ai propri iscritti, od hanno stipulato convenzioni con un fornitore, o rivolgendosi alla Camera di Commercio o ad altri “enti certificatori”: l’importante è assicurarsi che la smart card sia conforme alla caratteristiche C.N.S. (carta nazionale dei servizi).
La smart card – o meglio, i certificati in essa contenuti – ha una durata limitata nel tempo: occorrerà pertanto tenere presente la sua scadenza, e procedere per tempo al suo rinnovo, per non rimanere privi della possibilità di effettuare depositi telematici.
Un buon consiglio è quello di acquistare almeno due smart card, possibilmente a distanza di qualche mese (così che i rispettivi certificati abbiano scadenze differite): in modo da poter continuare ad esercitare la professione anche in caso di smarrimento, di scadenza o di avaria del dispositivo (magari perché il nostro adorato cagnolino avrà trovato divertente sgranocchiare il nostro “token USB” di ultima generazione).
Il rinnovo dei certificati presenti sulla smart card (certificato di sottoscrizione, e certificato di autenticazione CNS) deve essere effettuato prima della loro scadenza, altrimenti la smart card non sarà più utilizzabile e bisognerà acquistarne un'altra, con un costo maggiore.
Il rinnovo è una procedura eseguibile on line sul sito dell'originario fornitore, ricordando che non è sufficiente il pagamento del relativo corrispettivo, poiché occorre completare il rinnovo seguendo le istruzioni del fornitore installando - prima della scadenza di quelli vecchi - i nuovi certificati sulla smart card.
Il mezzo attraverso il quale eseguiremo i depositi telematici nel processo civile (cosi' come le notifiche in proprio, in alternativa alla classica posta raccomandata) è lo stesso indirizzo di P.E.C. (posta elettronica certificata) attraverso cui riceviamo le comunicazioni di cancelleria.
Si tratta di una particolare casella di posta elettronica della quale – per legge – debbono essere dotati tutti i professionisti iscritti in albi, tutte le imprese in forma societaria (e le nuove imprese individuali), e tutte le pubbliche amministrazioni.
La posta elettronica ordinaria, di ampia diffusione, ha ormai soppiantato quasi del tutto il telefax, per le sue caratteristiche di praticità (inviare o leggere un messaggio, senza alzarsi dalla scrivania, interferisce in misura ridottissima con il nostro lavoro al computer) e di immediatezza.
Mentre la e-mail “ordinaria” non offre, tuttavia, nessuna garanzia dell’effettivo recapito, e nessuna ricevuta giuridicamente valida (similmente a quanto avviene nel caso della posta cartacea ordinaria), la e-mail certificata consente non solo la prova legale dell’invio (e perfino del suo contenuto), ma addirittura il messaggio si ha per ricevuto (ad ogni effetto di legge) semplicemente quando è posto a disposizione del gestore del servizio PEC del destinatario, indipendentemente dal fatto che il destinatario ne legga effettivamente il contenuto (art. 45 D.L.vo 82-2005 comma 2).
E’ importante tenere presente che l’utilizzo della PEC non richiede l’uso della smart card, nemmeno per identificare il suo utilizzatore, essendo sufficiente la conoscenza della relativa password: sicché per la giuridica riferibilità del messaggio al suo mittente appare necessario che esso sia sottoscritto con firma digitale (“La semplice mail non costituisce documento informatico sottoscritto con firma elettronica, seppure leggera, poiché non sussiste alcun collegamento logico tra l'immissione di userid e password nella fase iniziale di accesso al server e gli altri dati elettronici che costituiscono il messaggio mail. La fattispecie rientra, piuttosto, nella previsione normativa dell'art. 2712 c.c., che regola le riproduzioni meccaniche di fatti o cose” (Tribunale Roma 27-05-2010, in Dir. informatica 2011, 3, 513)).
adempimenti e attenzioni relativi all'indirizzo PEC
Il nostro indirizzo di posta certificata, per poter essere utilizzato nelle notifiche telematiche, deve risultare da uno dei pubblici elenchi di cui all'art. 16 ter del D.L. 179/2012: in realtà, tale requisito è soddisfatto dalla obbligatoria comunicazione di esso all'ordine di appartenenza, che lo comunica periodicamente al Registro generale degli indirizzi di posta elettronica certificata (Re.G.Ind.E.).
L'abbonamento ad una casella PEC – a differenza della e-mail ordinaria - ha durata normalmente annuale e si rinnova previo pagamento del relativo canone; nel caso che il nostro contratto non venga rinnovato alla scadenza, od anche qualora i messaggi ricevuti (ed inviati) superino la sua capienza, la casella smetterà di ricevere le comunicazioni di cancelleria ed ogni altro messaggio, con gravissime conseguenze a nostro esclusivo carico, perché comunque i provvedimenti si intenderanno legalmente comunicati al momento del deposito in cancelleria (cfr. Cass. pen. 54141/2017).
E' infatti obbligo dell'avvocato (cfr. DM 44-2011, art. 20 co. 5) dotarsi di un servizio automatico di avviso dell'imminente saturazione della propria casella di posta elettronica certificata e, comunque, verificare la effettiva disponibilità dello spazio disco a disposizione.
Ciascuno è libero di rivolgersi ad uno qualunque dei fornitori di tale servizio: alcuni Ordini (come quello di Catania) offrono ai propri iscritti una casella PEC gratuita, provvedendo automaticamente al suo rinnovo.
Non tutti sanno che l'Ordine degli Avvocati di Catania offre, pure, a chi ne abbia necessità, la possibilità di aumentare gratuitamente la capienza della casella a 2 Gigabyte, a semplice richiesta: un ulteriore aumento della capienza a 5 o 10 Gigabyte sarà presto possibile, versando però la relativa quota suppletiva.
L'archiviazione sicura delle “ricevute di accettazione" e delle "ricevute di avvenuta consegna” (queste ultime contenenti anche l'intero messaggio ed i suoi allegati) è obbligatoria (cfr. art. 20, co. 3, DM 44-2011) ed indispensabile: sia perché la cancellazione dei messaggi più vecchi eviterà la saturazione della casella, sia perché potrebbe ricorrere la necessità – anche a distanza di anni – di provare la tempestività di un deposito, o l'effettivo contenuto di un invio;
sarà quindi opportuno archiviare periodicamente i messaggi (possibilmente ordinandoli nelle cartelle relative a ciascuna pratica) su più supporti, facendone copia anche su un supporto come il DVD-Rom, che sembra offrire maggiore affidabilità rispetto ad altre unità di memorizzazione.
Potremo anche utilizzare un disco esterno (oppure una più evoluta unità NAS): tenendo però presente che tali unità, se rimangono connesse al nostro computer, sono soggette ai gravissimi ed irrimediabili danni causati da virus (ad es. Cryptolocker); e che nemmeno l'utilizzo di un "cloud" tipo "google drive" ci mette al sicuro, in quanto tale sistema non fa che realizzare - in tempo reale - una copia dei files presenti nella corrispondente cartella del nostro computer: sicchè l'eventuale cancellazione o danneggiamento dei nostri files si rifletterà immediatamente anche sulla copia presente sui server "cloud".
Poiché i messaggi di posta certificata, come detto, si intendono da noi legalmente conosciuti per il solo fatto di essere posti a nostra disposizione, sarà necessario consultare quotidianamente tale casella di posta: utilissima risulterà comunque la funzione (opzionale) che consente di informarci – attraverso un messaggio automatico alla nostra e-mail ordinaria – del recapito di ogni nuovo messaggio.
Mentre saremo liberi di dotarci di vari indirizzi di posta certificata (ad esempio, uno per ciascun fallimento, nel caso dei curatori fallimentari), per il Ministero della Giustizia avremo uno ed un solo indirizzo, che comunicheremo al nostro Ordine e che verrà da questo trasmesso – con tutto l’Albo - al Re.G.Ind.E. (registro degli indirizzi elettronici): sarà quindi solo ed esclusivamente tale casella che ci consentirà di ricevere le comunicazioni di cancelleria, e che ci permetterà di effettuare i depositi telematici.
Attenzione: se dovessimo erroneamente utilizzare, per l’invio di un deposito telematico, un indirizzo di posta ordinaria, od uno di posta certificata diverso da quello risultante nel Re.G.Ind.E., il nostro deposito sarà automaticamente scartato.
segue: impostazione della casella P.E.C.
Alcuni avvocati - forse senza neppure sapere perché - chiedono che il proprio indirizzo PEC non venga inserito nell'Albo professionale: o meglio, nell'Albo pubblicato in forma cartacea ovvero accessibile via internet sul sito istituzionale.
Si tratta di una scelta sicuramente priva di senso logico (e probabilmente illegittima), ed infatti:
- con DL 185-2008, art. 16, co. 7, veniva istituito l'obbligo, per tutti i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata e comunicarlo al proprio ordine, ed il correlativo obbligo per gli ordini ed i collegi (sotto pena - addirittura - dello scioglimento o commissariamento) di pubblicare tali indirizzi in un elenco riservato, consultabile solo dalle pubbliche amministrazioni;
- con DL 179-2012, art. 5, veniva istituito il pubblico elenco denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) contenente gli indirizzi di PEC delle imprese e dei professionisti, accessibile (co. 3) "alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione".
Evidentemente, quindi, il nostro indirizzo PEC non è un dato riservato, essendo possibile per chiunque, consultando il registro INI-PEC senza necessità di alcuna autenticazione, conoscerlo e quindi inviarci - tramite una casella di posta certificata - comunicazioni con valore legale.
Ciò che gli avvocati dovrebbero fare non è quindi preoccuparsi di mantenere riservato il proprio indirizzo PEC: ma piuttosto fare in modo che la propria casella non venga riempita - come talvolta accade con le caselle ordinarie - di messaggi-spazzatura o SPAM (nota), ossia di quei messaggi non richiesti contenenti pubblicità, catene di S. Antonio, tentativi di truffa o phishing, ecc., che possono pervenirci a decine o centinaia ogni giorno, con il rischio - gravissimo - di saturare la capienza della nostra casella PEC ed impedirci la conoscenza di messaggi che legalmente si intenderanno comunque come ricevuti.
Per evitare che la nostra casella PEC possa essere inondata da messaggi SPAM, ogni gestore offre dei servizi "antispam" (che occorre attivare, specificando le impostazioni scelte) e consente altresì di configurare la casella in modo che respinga automaticamente i messaggi provenienti non da un'altra PEC ma da una casella ordinaria.
Per fare ciò occorre (ad es. per le caselle ArubaPec fornite gratuitamente ai propri iscritti dall'Ordine di Catania):
- collegarsi all'indirizzo http:gestionemail.pec.it ;
- inserire il nostro indirizzo PEC e la relativa password;
- selezionare (nel menu) la sezione "casella";
- impostare il comportamento in caso di messaggi non certificati "accetta solo messaggi di posta certificata";
- decidere se i messaggi di posta non certificata dovranno essere rifiutati oppure se dovranno essere inoltrati ad una nostra casella di posta non certificata;
- confermare la scelta, e uscire dalla pagina (logout).
A differenza degli allegati, gli atti da depositare non possono essere costituiti da una copia per immagine (o scansione), ma devono essere in formato "PDF nativo", ossia quello generato mediante esportazione da parte del programma di scrittura (word, office writer, ecc.).
Oggi tutti i programmi di video scrittura dispongono della necessaria funzione "esporta in formato pdf": ma nel caso in cui il nostro software fosse obsoleto, e che non intendessimo (neppure approfittando della gratuità del software LibreOffice) aggiornarlo, potremo utilizzare una “stampante virtuale” (realizzata da programmi gratuiti tipo Pdf-Creator, o DoPdf, ecc.) che ci consentirà di generare il “documento informatico” da depositare.
In entrambi i casi, si tratterà di un c.d. “formato PDF nativo” (quello, per intenderci, che consente di eseguire ricerche testuali al suo interno, o di copiare i caratteri alfanumerici che lo compongono), ben diverso da un formato PDF “immagine”, ottenuto mediante la scansione di un documento, di un disegno o di una fotografia.
Cio' vale - si badi - anche nel caso in cui il nostro deposito telematico riguardi la iscrizione a ruolo di una citazione, già notificata alla parte convenuta: come "atto" depositeremo l'esportazione “nativa PDF” della citazione, mentre come "allegato" (per provare l'avvenuta notifica) depositeremo la scansione dell'atto notificato, comprensivo della relata di notifica cartacea dell'Ufficiale Giudiziario e dell'eventuale avviso di ricevimento postale (oppure le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna qualora avessimo eseguito la notifica in proprio, ai sensi della Legge 53-1994, a mezzo PEC).
Un particolare documento, da allegare obbligatoriamente nel caso di iscrizione a ruolo o di costituzione in giudizio, è la procura alle liti: alla quale sarà bene prestare particolare attenzione.
Qualora la procura ci venga rilasciata da un evoluto cliente, dotato di firma digitale (che autenticheremo apponendo, in aggiunta, la nostra sottoscrizione digitale), o venga autenticata in formato digitale da un Notaio aggiornatissimo, essa ben potrà essere costituita da un documento informatico, che allegheremo semplicemente (contrassegnando tale allegato come “procura”): secondo alcuni autori, non sarebbe necessaria alcuna "autentica" da parte dell'Avvocato, ma ciò non sembra esatto se - come riteniamo - il documento sottoscritto digitalmente ha il valore di una scrittura privata, e non quello di atto pubblico: e comunque, aggiungere la nostra firma digitale a quella del cliente non costerà nulla.
Se invece la procura sarà originariamente costituita da un documento cartaceo, dovremo provvedere a ricavare una copia per immagine della procura notarile (generale o speciale) o della solita procura speciale apposta a margine od in calce dell'atto, e ad allegarla con la relativa attestazione di conformità.
Sempre a proposito della procura, è da segnalare che – in base ad una interpretazione (troppo) letterale del disposto dell'art. 83 cpc, secondo cui la procura può essere contenuta in “un documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all'atto cui si riferisce mediante strumenti informatici (...)” - si è detta inammissibile una procura posta a margine della prima pagina, come usiamo normalmente negli atti cartacei, pretendendo che essa sia contenuta in un foglio separato; ciò che sarebbe confermato, secondo alcuni, dal fatto che le norme tecniche fanno specifico riferimento alla procura come documento separato che va “allegato” alla busta informatica (tant’é che é previsto uno specifico identificativo nel relativo indice informatico, “PL”).
Sarebbe questa una interpretazione pedante ed erronea: sia perché la forma "separata" è una delle possibili forme (e non l'unica), prescritta dal'art. 83 cpc, sia perché il fatto che la procura vada allegata come documento "separato" significa soltanto che l'atto (ove contenga la procura a margine ovvero in calce) va depositato due volte:
- in formato PDF nativo, come atto;
- come file immagine, ricavato dalla sua scansione, come "file procura", sottoscritto digitalmente.
Non vi è poi alcuna ragione logica per distinguere tra documento cartaceo che contenga la sola procura e quello che contenga la procura insieme alla prima pagina dell'atto (il che, peraltro, rende sicuramente riferibile la procura a quell'atto): si tratta comunque di documento cartaceo conservato obbligatoriamente dall'avvocato, il quale attesterà ai sensi di legge la conformità della sua copia per immagine all'originale.
Il suggerimento di adottare sempre e comunque una procura redatta su un foglio separato - se elimina ogni tipo di rischio astrattamente configurabile - appare pertanto eccessivamente prudente.
Secondo la tesi più diffusa (e condivisa da molti magistrati), la apposizione della procura su documento separato richiede necessariamente che una simile procura non sia generica (e pertanto, in ipotesi, utilizzabile in modo seriale per molteplici giudizi), dovendo contenere un esplicito riferimento al giudizio al quale si riferisce (ad es.: "l'avv. Tizio mi difenda nel giudizio da instaurare contro Numerio Negidio avanti il Tribunale di Roma, avente ad oggetto risoluzione di contratto di locazione", oppure "mi rappresenti l'avv. Tizio nel giudizio promosso da Aulo Augerio avanti il Tribunale di Roma iscritto al numero 12345-2014 RG”).
Ferma restando l'opportunità (secondo una regola sempre valida) di non infilarci in situazioni che potrebbero creare problemi, tale opinione non sembra in linea con la giurisprudenza: la quale - a proposito della procura cartacea su documento separato - (Consiglio di Stato sez. V 10 settembre 2014 n. 4589; Cassazione civile sez. I 27 dicembre 2011 n. 28839; Cassazione civile sez. I 19 dicembre 2008 n. 29785) ha più volte affermato che per poter correlare la procura separata all'atto è sufficiente che i due documenti siano notificati insieme, specificando (Cass. 26-02-2008 n.5033) che "Ai fini della validità della procura rilasciata su foglio separato è irrilevante la mancanza di un'espressa menzione del procedimento per il quale essa sia stata rilasciata, qualora essa sia stata notificata unitamente all'atto cui accede, in quanto la collocazione della procura, anche se rilasciata su foglio separato, è idonea a conferire la certezza circa la provenienza dalla parte del potere di rappresentanza e a dar luogo alla presunzione di riferibilità della procura al giudizio cui l'atto stesso fa riferimento" .
Per quanto riguarda gli allegati, invece, potremo ben produrre documenti già in formato digitale, ovvero utilizzare le immagini ricavate dalla scansione dei relativi documenti cartacei: con il solo obbligo di utilizzare uno dei formati previsti dal provvedimento 16-04-2014, art. 13 (ossia con estensioni: .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml, eventualmente compressi con i formati .zip, .rar o .arj, o contenuti in files .eml e .msg).
segue: l'atto giudiziario evoluto (e i maggiori compensi per l'avvocato)
Qualche tempo fa, nel corso di un interessante incontro di formazione per i Magistrati tenutosi a Catania, la (competente) dott.ssa Rossella Masi, magistrato del Tribunale di Roma, ha auspicato che gli atti giudiziari possano evolversi, in senso informatico, rendendo più "leggibili" i documenti del processo, ed indicato nella liquidazione delle spese un possibile incentivo per gli avvocati.
Si trattava di un auspicio che è stato effettivamente tenuto presente dal Ministero: i parametri ministeriali, infatti, hanno poi previsto che i compensi dell'avvocato possano essere aumentati del 30%, quando la relazione degli atti sia realizzata con tecniche informatiche idonee ad agevolarne la consultazione (art. 4, comma 1 bis).
Benchè gli atti telematici non possano contenere alcuni"elementi attivi" (quelli che, in sostanza, vanificano le caratteristiche di sicurezza ed immutabilità degli strumenti telematici), un ricorso per ingiunzione di pagamento, fondato su una documentazione complessa, ben potrà contenere dei collegamenti ipertestuali: consentendo al Giudice, che deve esaminare tale ricorso, di visualizzare con un semplice "clic" i vari documenti via via richiamati nel corpo dell'atto, anziché doverseli andare a cercare tra i numerosi allegati o - peggio - doverli stampare per una più agevole consultazione.
L'idea - già proposta da diversi siti e da alcuni Colleghi tra i più esperti, a livello nazionale - è affascinante: ed è di facile realizzazione, considerando:
- che sia il nostro atto che i documenti allegati al medesimo deposito (ma non quelli relativi al deposito di un precedente atto) si troveranno nella medesima "cartella" del Giudice;
- che per tale motivo il collegamento ipertestuale (di tipo "relativo" e non "assoluto") non necessita di nessuna indicazione inerente al "percorso";
- che il collegamento si realizza agevolmente evidenziando, ad esempio, la frase "vedi contratto, doc. 2" (che apparirà, quindi, sottolineata, per indicare la possibilità di cliccarci sopra), e poi attivando la funzione "crea", selezionando "collegamento ipertestuale" ed indicando il collegamento con il solo nome del documento interessato, ad es. "contratto_01_12_2014.pdf", o "ccnl_edili_2012_art_22.pdf").
Potrebbe poi risultare utile - in caso di atti complessi - l'utilizzo dei "segnalibri" e dei relativi collegamenti ipertestuali: che consentiranno al Magistrato una più comoda consultazione del documento (il quale, p.es., potrebbe contenere - come questa pagina - un indice, da utilizzare per spostarsi rapidamente all'interno del documento).
Per consultare gli atti "evoluti" depositati dall'avversario, l'Avvocato dovrà memorizzare l'atto, ed i relativi documenti, nella medesima cartella del proprio computer.
Per il deposito dei documenti, qualora essi non siano già in formato digitale, occorrerà utilizzare uno “scanner”: un dispositivo – dal funzionamento analogo ad una fotocopiatrice – in grado di prelevare l'immagine “fotografica” di un documento cartaceo, e di trasformarla in documento digitale.
Esistono in commercio diversi modelli di scanner, dai costi spesso notevoli (e con prestazioni del tutto superflue per un normale studio legale): la soluzione più economica sembra essere l'acquisto di una stampante c.d. multifunzione, preferendone una dotata di alimentatore automatico dei documenti (ADF: automatic document feeder), che ci eviterà la noia di dover caricare una alla volta le diversepagine di un documento.
E’ utile, in proposito, sapere:
- che qualunque copisteria è attrezzata per digitalizzare velocemente e bene i documenti (compresi quelli stampati anche nel retro) al costo – con qualche riprovevole eccezione - delle normali fotocopie, riversando i corrispondenti documenti digitali in formato PDF nella vostra “chiavetta” o “pennino” USB, e che pertanto – nel caso di documenti molto voluminosi – è sempre possibile appoggiarsi a tali servizi;
- che quasi tutte le moderne fotocopiatrici, anche economiche, di cui ogni studio è dotato, dispongono della funzione scanner.
Poiché ciascun documento dovrà essere contenuto in un singolo file "pdf" (o, quanto meno, ciascun file potrà accorpare documenti della medesima specie, come ad es. "fatture di acquisto" o "documenti di trasporto"), non sarà possibile effettuare un'unica scansione che comprenda più allegati: ove il Cliente (o la copisteria) ci fornisca un file PDF unico, contenente più documenti, sarà necessario eseguire una operazione di divisione, utilizzando appositi programmi (p. es., il gratuito "PDFsam (pdf split and merge)", reperibile all'indirizzo http:www.pdfsam.orgpdfsam-basic), o il servizio gratuito on line sul sito "www.ilovepdf.com".
Ogni allegato, poi, dovrà avere un nome che ne consenta una agevoleidentificazione: eviteremo, pertanto, di denominarli "documento1" o "scan00001", ma li chiameremo "procura", o "fattura 01 del 21-01-2013", o "contratto di somministrazione".
E' poi importante tenere presente che i nomi (e per alcuni programmi perfino i nomi delle directories in cui abbiamo archiviato i files) non devono contenere - a pena di rifiuto del deposito - i cosiddetti "caratteri speciali": lettere accentate, apostrofi, altri simboli ( !°”Â£$%&()=?) non sono ammessi, e sarà bene utilizzare il trattino basso ("_") per separare le varie parole che compongono la descrizione.
Per effetto dell'art. 12 del DM 02-11-2005, intitolato "Livelli di servizio", il quale prescrive che il gestore di posta certificata "deve garantire la possibilità dell’invio di un messaggio: a) almeno fino a cinquanta destinatari; b) per il quale il prodotto del numero dei destinatari per la dimensione del messaggio stesso non superi i trenta megabytes.", nessun gestore garantisce la possibilità di inviare un messaggio PEC con un singolo destinatario (come nel caso del deposito telematico) avente una dimensione superiore a 30 Megabyte (cfr. art. 14, comma 3, provvedimento DGSIA 18-07-2011), e diversi strumenti del PCT considerano tale dimensione come un limite invalicabile:
ciò significa che i documenti allegati dovranno avere una dimensione inferiore a quel limite, tenendo altresì conto che il procedimento di apposizione della firma digitale determina un leggero aumento della dimensione di ogni file firmato.
Il problema normalmente non sussiste (e le buste hanno dimensioni assai inferiori al limite) se le nostre scansioni saranno eseguite correttamente, ossia:
- in bianco e nero (riservando la scansione in toni di grigio o - peggio -a colori solo ai casi in cuiciò sia assolutamente indispensabile per la leggibilità del documento);
- con una risoluzione non superiore (a meno di casi eccezionali) a150/200 dpi (punti per pollice).
Poiché la firma digitale dei documenti ne accresce (anche se non di molto) la dimensione, è consigliabile evitare di sottoscrivere digitalmente tutti i documenti per i quali ciò non sia necessario.
Nei (rari) casi in cui la busta – ciò nonostante – dovesse superare la dimensione di 30 megabyte, l'art. 51 del DL 902014 prevede che "Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza.".
Ciò comporta che tutti gli invii frazionati debbono essere eseguiti entro il termine (cfr. Tribunale di Padova, sez. I Civile, decreto n. 4070_17 del 10-05-2017), a pena di inammissibilità dei documenti inviati dopo la scadenza del termine.
In molti casi sarà comunque utile sottoporre i nostri files PDF ad una "cura dimagrante": ciò che può ottenersi con un servizio online gratuito, all'indirizzo www.ilovepdf.com.
Per eseguire depositi multipli, occorrerà inserire, nel primo degli invii, l'avvertenza che seguiranno ulteriori invii a causa della dimensione del deposito, e l'indice completo di tutti i documenti, ed allegare i soli documenti (nello stesso ordine dell'indice) che faranno raggiungere alla busta una dimensione vicina a quella massima di 30 Megabytes;
ed effettuare quindi gli ulteriori invii necessari (possibilmente denominandoli come secondo, terzo (e via dicendo) invio.
Nel caso di deposito di un ricorso per ingiunzione (o di una iscrizione a ruolo) sarà necessario, prima di eseguire gli invii successivi al primo, attendere l'accettazione del primo deposito, e la conseguente assegnazione del numero di ruolo del fascicolo;
i successivi invii, quindi, andranno effettuati indicando tale numero di ruolo.
La indicazione del numero di ruolo - per l'esattezza - è contenuta nel file EsitoAtto.xml allegato alla quarta ricevuta del nostro deposito, quando riguarda una iscrizione a ruolo: tale numero ci consentirà sia di effettuare gli invii successivi, che di consultare il fascicolo telematico.
Una volta che abbiamo:
- verificato che l'ufficio destinatario sia abilitato per il deposito telematico della tipologia di atti in cui rientra il nostro deposito;
- redatto l’atto giudiziario (citazione o ricorso, comparsa di risposta o memoria difensiva, memoria ex art. 183, comparsa conclusionale) ed esportato lo stesso in formato PDF nativo;
- acquisito la scansione della procura alle liti (nel caso di iscrizione a ruolo o di costituzione in giudizio) in uno dei formati digitali ammessi;
- acquisito la scansione dei documenti da allegare, in uno dei formati digitali ammessi, e denominato gli allegati nella maniera corretta;
- provveduto all’eventuale pagamento del contributo unificato e della marca di cui all’art. 30 DPR 115_2002, nonchè all’acquisizione della ricevuta telematica di pagamento (o della scansione delle marche lottomatica, o del mod. f23 o del bollettino postale, ancora temporaneamente ammessi, e che dovremo consegnare in Cancelleria in occasione del primo accesso);
siamo a buon punto: non ci resta che creare la “busta telematica” relativa al nostro deposito (che è in realtà un file crittografato con estensione "enc" e non va confuso con la busta di trasporto di cui all'art. 1, lett. P, DM 02-11-2005), ed inviarla.
La creazione della “busta” richiede una rigida strutturazione dei dati contenuti negli atti giudiziari informatici (al fine di consentire l’automatica annotazione del deposito nei registri di cancelleria informatici, e l’automatica inserzione dell’atto nel fascicolo telematico): questo è il motivo per cui la "busta" deve essere confezionata da un apposito software, che, tra l’altro, ci accompagnerà nella creazione del deposito, indicandoci i passi da compiere e segnalandoci gli eventuali errori.
Il software necessario allo scopo è impropriamente chiamato “redattore” (ciò perchè, agli albori del PCT, l'atto doveva essere “redatto” in formato XML); ma esso, in realtà, non ha nulla a che vedere con la redazione dell'atto, che viene creato con un normale programma di scrittura e poi esportato in formato PDF, occupandosi solo di incapsulare in un file XML idati relativi al procedimento ed alle parti, nonchè a creare un file crittografato con estensione .enc (decifrabile solo dall'ufficio destinatario) chiamato “busta”.
I software disponibili sono normalmente a pagamento: in cambio, l'utente dovrebbe poter contare sull'assistenza del fornitore (telefonica, o attraverso un collegamento via internet del consulente al nostro computer), che sarà importantissima – se non indispensabile – per i meno esperti di informatica: purtroppo, alcuni fornitori garantiscono assistenza gratuita solo per l'installazione, mentre successivamente offrono solo assistenza a pagamento.
La scelta del software – ovviamente – è libera: e condizionata, semmai, dall’eventuale abitudine all’utilizzo di un programma “gestionale”, al quale il relativo modulo “redattore” si colleghera', prelevando utilmente i dati già presenti in archivio.
Una particolare menzione merita SLPCT, un programma assai diffuso, e del tutto gratuito (in quanto commissionato a suo tempo dalla Regione Toscana), liberamente scaricabile (richiede java), nelle versioni per WINDOWS, per MAC o per LINUX, dal sito www.slpct.it <http:www.slpct.it>, del quale vengono costantemente rilasciati aggiornamenti per l'adeguamento alle nuove regole legislative o tecniche.
Altri programmi gratuiti sono citati sul portale ministeriale.
Un’altra opportunità notevole – per i colleghi che hanno poche cause, oppure in caso di emergenza - è quella di utilizzare il servizio “Quadra on demand”, messo a disposizione da Lextel: con un canone annuo di € 20,00 oltre iva (gratuito per gli iscritti agli ordini forensi convenzionati, come quello di catania), è possibile attivare il servizio pagando € 1,50 (ed € 0,60 per gli anni successivi) per ogni singolo fascicolo (LINK).
L’utilizzo dei “redattori” non è complicato: ciascun programma ci accompagna in un percorso obbligato, nel corso del quale effettuerà una sorta di controllo sul nostro operato, chiedendoci via via: - di indicare l’ufficio giudiziario al quale l’atto è destinato ed il tipo di procedimento; - di inserire i dati anagrafici delle parti, ed il numero di ruolo del procedimento; - di specificare il tipo di atto che intendiamo depositare, e di inserire gli allegati.
Alla fine, il programma ci inviterà a sottoscrivere tutti gli allegati (o quanto meno solo quelli che vanno obbligatoriamente sottoscritti) ed infine a provvedere all’invio della busta. Occorre a questo punto, con alcuni programmi (come quello della Regione Toscana) che provvedono ad "aprire" automaticamente il nostro programma di posta, verificare che la busta venga inviata utilizzando la nostra casella PEC e non – invece – la casella e-mail ordinaria, normalmente configurata come predefinita: un simile errore cagionerà il respingimento del deposito.
Quando l'atto da depositare comporta il versamento del contributo unificato di cui all'art. 9 del DPR 115-2001 (ed eventualmente della marca da € 27,00 di cui all'art. 30) è necessario effettuarne il pagamento telematico: sta per cessare, infatti, il periodo in cui veniva temporaneamente consentito l'utilizzo delle marche lottomatica (o mediante F23 e bollettino postale).
L'esecuzione di tali pagamenti puo' essere effettuata tramite il servizio presente su alcuni punti di accesso, tramite i servizi di visura.it oppure tramite il portale del Ministero, attraverso alcuni canali bancari (sui quali, anche senza essere correntisti, si può utilizzare una carta di credito).
Qualora si utilizzino (finchè ciò sarà ancora consentito) i “normali” canali di pagamento (F24, versamento in cc postale, marca lottomatica), si dovrà allegare la scansione della relativa ricevuta, con la indicazione della data del pagamento e del numero della marca, ricordando di depositare l'originale in Cancelleria, in occasione del primo accesso negli uffici.
Il momento del deposito non coincide - a rigore - con l'invio della busta, bensì con il momento (quasi immediatamente) successivo in cui viene "generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia"; ne consegue che un deposito effettuato all'ultimo minuto – magari in un momento di particolare affollamento della rete - potrebbe benissimo risultare tardivo.
Mentre le Cancellerie hanno un orario di chiusura, i depositi telematici possono essere effettuati anche di notte, o nei giorni festivi, tenendo però presenti le regole che seguono.
Superando il discusso disposto dell'art. 13 del D.M. n°44 del 21-02-2011 (commi 2 e 3), secondo cui il deposito effettuato dopo le ore 14 si considerava effettuato il giorno feriale immediatamente successivo, l'art. 51 del DL 90-2014 ha previsto, modificando il citato art. 16-bis DL 179-2012, che «Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile.»
A tale ultimo proposito – ossia l'art. 155 cpc - i termini con scadenza “in avanti” (p. es., il deposito delle memorie ex art. 183 cpc), non creano problemi, in quanto un termine scadente il sabato, la domenica o in un giorno festivo (o durante il mese di agosto, nelle materie soggette alla sospensione feriale) si intenderà automaticamente differito al giorno lavorativo successivo.
Occorre invece prestare attenzione ai termini con scadenza “a ritroso” (p. es., la costituzione da effettuarsi venti giorni prima della data della citazione), in quanto un termine scadente il sabato, la domenica, in un giorno festivo o durante il periodo della sospensione feriale, viene automaticamente anticipato al giorno lavorativo precedente.
Tale modalità di computo – che non costituisce una novità ed ha sempre riguardato i vecchi depositi cartacei – è stata ribadita recentemente da Consiglio di Stato sez. IV 11 luglio 2016 n. 3081, conformemente a Cassazione n. 14767 del 30-06-2014, e ricordata dalla circolare ministeriale 28-10-2014 (vedi), oltre che confermata da Trib. Milano, sez. lav., sent. 31 ottobre 2014, n. 2824 (vedi).
In pratica, qualora (per esempio, nel rito del lavoro) io debba depositare delle note almeno dieci giorni prima di mercoledì 15 aprile 2015, il termine scadrebbe domenica 5 aprile 2015: in realtà, per effetto dell'art. 155 cpc, il termine scadrà venerdì 03 aprile 2015, ed il deposito sarà tempestivo se effettuato entro il giorno di scadenza (ossia se la ricevuta di accettazione verrà generata entro le 23:59 del 03-04-2015.
Qualcuno ha sostenuto in passato che, grazie alla modalità telematica, un simile deposito sarebbe tempestivo anche se eseguito nella giornata di sabato od in quella di domenica, in quanto l'art. 155 cpc si applicherebbe solo ai depositi cartacei: ma si tratta di una opinione priva di fondamento, ove si consideri che un termine già perento non è suscettibile di rivivere grazie ad un miracolo telematico.
L'art. 13 del DM 21-02-2011 prescriveva che l'atto depositato, insieme agli eventuali allegati, dovesse essere inviato a mezzo posta elettronica certificata ai difensori delle parti costituite.
Con DM 15-10-2012 tale obbligo superfluo (visto che il nostro avversario potrà visionare ciò che abbiamo depositato, e farne copia, attraverso il servizio PolisWeb) è stato eliminato.
Come ogni messaggio PEC, il nostro deposito sarà riscontrato:
1 - dalla ricevuta di accettazione (che attesta che il messaggio è pervenuto al nostro gestore di posta certificata, e
2 - dalla successiva ricevuta di consegna (che attesta che il messaggio è pervenuto al gestore di posta certificata del destinatario).
Tale seconda ricevuta è quella che determina la data e l’orario del deposito, e che rileva ai fini della sua tempestività (purché il deposito venga poi effettivamente accettato).
Può accadere - anche se raramente - che il nostro messaggio relativo al deposito non venga inoltrato dal sistema, e che tale evento non ci venga comunicato che molte ore dopo: ai sensi dell'art. 8 del DPR 68-2005, infatti, se il nostro messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile, il nostro gestore ci darà comunicazione entro le ventiquattro ore successive all'invio.
Perchè il nostro deposito possa dirsi andato a buon fine, occorrono pero' altri due passi, ciascuno dei quali ci verrà comunicato a mezzo PEC:
3 - l’esito dei controlli automatici (che, se positivo, vuol dire poco, e se negativo significa che il deposito presenta dei problemi, alcuni dei quali - ma non tutti -rimediabili dal cancelliere);
4 - l’esito dei controlli manuali da parte del Cancelliere, che procederà - in caso positivo - alla accettazione del deposito.
Solo a seguito di tale accettazione il deposito potrà considerarsi effettivamente eseguito con successo: ma i suoi effetti retroagiranno al momento della generazione della seconda ricevuta.
Mentre i primi tre messaggi PEC, in quanto generati automaticamente, ci giungeranno - salvo congestionamenti o malfunzionamenti del sistema - a pochi minuti dall’invio, l’ultima (e piu' importante) conferma potrebbe giungere almeno uno o due giorni dopo.
Nessuna norma – infatti – fissa un termine entro il quale il Cancelliere deve procedere all'accettazione manuale dei depositi telematici, e l’unica cosa che possiamo aspettarci – in conformità alle linee guida adottate a livello distrettuale, nonché della circolare ministeriale 27-06-2014 - è che il Cancelliere provveda alla verifica dei depositi entro il giorno successivo all'invio.
Cio' significa che dovremo abbandonare la diffusa abitudine (motivata, talora, da strategia difensiva) di depositare gli atti nell’ultimo giorno utile, per evitare il rischio di non poter ripetere un eventuale deposito non pervenuto o rifiutato.
Tra l'altro, l'unica cosa che ci verrà comunicata è un "codice.esito" che potrà avere valore 1 (esito positivo del controllo automatico), 2 (esito positivo del controllo manuale del cancelliere) o -1 (esito negativo del controllo automatico o del controllo manuale del cancelliere) (cfr. provv. DGSIA, Specifiche di interfaccia tra punto di accesso e gestore centrale, ver. 2.0), o al più scarne informazioni che non sempre ci consentiranno di comprendere il motivo del rigetto del deposito, e di individuare il modo di ripeterlo correttamente.
Le linee guida sull’interpretazione delle norme e sulle prassi del Processo Civile Telematico, adottate nel distretto di Catania, "consigliano" che il cancelliere dia avviso telefonico del rigetto e - quindi - del motivo del rifiuto.
Per avere la possibilità di poter ripetere il deposito, in caso di errore, sarà quindi opportuno anticipare di diversi giorni le nostre scadenze.
Il deposito rigettato – si noti – non comporta alcuna consumazione del relativo potere: giacchè “Il rigetto del deposito da parte dell’ufficio non impedisce il successivo deposito entro i termini assegnati o previsti dalla vigente normativa processuale”, ai sensi dell'art 13 co. 4 del DM 21-02-2011 n. 44: in caso di (fondato) dubbio di aver commesso un errore – per esempio, in conseguenza dell'esito negativo del controllo automatico – sarà utile effettuare subito, prima della scadenza del termine, un ulteriore deposito riveduto e corretto.
- produzione del fascicolo di parte della fase monitoria (in caso di opposizione a decreto ingiuntivo), o del primo grado del giudizio (in caso di appello)
Prima del processo telematico, a seguito della opposizione a decreto ingiuntivo, il difensore dell'attore opposto aveva l'onere di depositare in giudizio i documenti prodotti insieme con il ricorso per ingiunzione: ciò perché altrimenti il Giudice non poteva tenerne conto (non avendo alcun obbligo, ma nemmeno il potere, di acquisire il fascicolo della fase monitoria).
Ora che i ricorsi per ingiunzione sono obbligatoriamente telematici, e quindi i documenti della fase monitoria sono già acquisiti dai sistemi informatici, verrebbe naturale pensare che il difensore dell'opposto non abbia l'onere di depositare nuovamente gli stessi documenti, già acquisiti nel fascicolo telematico del ricorso per ingiunzione.
Ciò - che sarebbe semplice e forse logico - non è invece possibile.
Allo stato, infatti, il Giudice della causa di opposizione o del procedimento d'appello non ha facoltà di accedere al fascicolo della fase monitoria, sicché occorre procedere nuovamente al deposito del fascicolo di parte anche nel caso di iscrizione a ruolo telematica, come segue:
- i documenti che la parte abbia prodotto con modalità cartacea nella fase monitoria o in primo grado, dovranno essere depositati con la stessa modalità cartacea, nel caso di costituzione "tradizionale"; viceversa,nel caso di costituzione telematica, andranno depositate le relative copie per immagine, con attestazione della conformità agli originali;
- i documenti che la parte abbia invece prodotto con modalità telematica in primo grado (o, come oggi è obbligatorio, nella fase monitoria) potranno essere depositati con la modalità cartacea, nel caso di costituzione tradizionale, attestando la conformità delle copie agli originali; viceversa, nel caso dicostituzione telematica, andranno depositate le copie informatiche di quei documenti informatici, recanti - secondo una preferibile opinione, basata sulla considerazione che il Giudice non ha la possibilità di verificare, nel fascicolo informatico di primo grado, che si tratti proprio degli stessi documenti già depositati nel grado precedente - la attestazione di conformità.
Sino a che non venga reso operativo, anche davanti la Corte di Cassazione, il processo civile telematico, non sarà possibile procedere al deposito di documenti informatici:
occorrendo, sempre ed in ogni caso, stampare su carta il contenuto di tali documenti, attestarne la conformità ai sensi di legge, e depositare tali copie cartacee.
Tipicamente, nel giudizio avanti la Corte di cassazione ciò riguarderà:
- il ricorso e la prova della sua notifica (qualora il ricorso sia stato notificato a mezzo PEC);
- la copia del provvedimento impugnato (scaricabile attraverso il PolisWeb o dal messaggio PEC della Cancelleria contenente la comunicazione del provvedimento);
- gli atti e documenti dei gradi precedenti che siano statidepositati con modalità telematica.
Purtroppo si è spesso verificata qualche imprecisione da parte di noi avvocati, in particolare per quanto riguarda il ricorso e il provvedimento impugnato: mancando talvolta l'attestazione di conformità, e talvolta la produzione stessa del documento;
e la Corte di Cassazione ha molte volte applicato la sanzione dell'improcedibilità (ex art. 369 cpc), con un rigore che ad alcuni è sembrato un anomalo strumento deflattivo.
Dopo decine e decine di sentenze in tal senso, la questione è approdata avanti le Sezioni Unite della Corte: le quali hanno dapprima - con decisione n. 22438/2018 - ammesso una serie di sanatorie (seppure limitate al solo ricorso ed alla prova della sua notifica), e quindi finalmente - con decisione n. 8312/2019 - esteso tali "sanatorie" anche alla copia del provvedimento impugnato ed alla prova della sua notifica.
------------------------------------------------------------------------ (avv. Francesco Isola) rev.1.9.00 del 20-11-2019------------------------------------------------------------------------
[1] SPAM ® è lo storico marchio di una carne in scatola prodotta sin dal 1937 dalla statunitense Hormel Foods Corporation, che costituì in tempo di guerra il principale aiuto alimentare fornito ai propri alleati (compresa Gran Bretagna e Unione Sovietica) dagli USA a partire dal marzo 1941,in base al Lend-Lease Act.
Negli anni '70, in uno sketch comico del Monty Python's Flying Circus (vedi), si chiamò “spam” un ingrediente ossessivamente incluso in ognuno dei piatti di un singolare ristorante;
pertanto, nella successiva era dell'informatizzazione di massa, il nome "spam" - indicante qualcosa di onnipresente benchè non desiderato - venne usato per etichettare i messaggi di posta indesiderati o molesti.
Sul sito della produttrice della carne SPAM, Hormel Foods Corporation (vedi), alla voce "What does the SPAM® brand name mean (cosa significa il nome del marchio SPAM)?" viene spiegato scherzosamente:
"Ci sono alcune domande che affliggono l'uomo dai tempi dei tempi. Domande come «C'è vita intelligente su altri pianeti?», e «Qual è il significato del marchio SPAM ®?'».
"Purtroppo, entrambe le domande rimangono senza una risposta certa. Il significato del marchio SPAM ® è stato a lungo oggetto di speculazioni. Una credenza popolare dice che sia derivato dalle parole «prosciutto speziato». Altri suggeriscono che sia un acronimo per «spalla di maiale e prosciutto».
"La vera risposta è conosciuta solo da una ristretta cerchia di ex dirigenti Hormel Foods. Come - probabilmente - di Nostradamus.”

References: sui generis
 Cass. 
 art. 20
 art. 20
 art. 16
 art. 5
 art. 13
 art. 14
 art. 183
 art. 16
 art. 183
 art. 369