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Timestamp: 2017-09-23 05:46:26+00:00

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Lexikon Steuer: Aufbewahrungspflichten
> Aufbewahrungspflichten
Eine Einzelauflistung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen finden Sie unter Aufbewahrungspflicht - Übersicht .
Die Verantwortung für die Beachtung der Aufbewahrungspflichten liegt beim Kaufmann ; also beim Inhaber eines Einzelunternehmens, bei den persönlich haftenden Gesellschaftern einer Personengesellschaft, beim Inhaber des Handelsgeschäftes einer atypisch stillen Gesellschaft und bei den zuständigen Organen einer Kapitalgesellschaft.
Die Regelungen zum Ort der Aufbewahrung ergeben sich aus § 146 Abs. 2, 2a und 2b AO .
für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO ,
Hinsichtlich der Möglichkeit, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf Datenträgern aufzubewahren ( § 147 Abs. 2 und Abs. 5 AO , § 257 Abs. 3 HGB ), vgl. GoBS .
Die Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf Jahres- und Konzernabschlüsse im Sinne der §§ 242 ff. HGB (Bilanz und GuV-Rechnung , bei Kapitalgesellschaften auch Anhang und ggf. Lagebericht) im Original.
Zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gehören u.a. die Kontenpläne und bei EDV-Anwendungen die Verfahrensdokumentation (vgl. Tz. 6 GoBS ).
Mit dem o.g. BMF-Schreiben werden die Voraussetzungen konkretisiert, unter denen die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ( GoBS ) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ( GDPdU ) entsprechen.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für die Lohnberechnungen zählen - soweit sich die Angaben nicht bereits aus den Lohnkonten ( § 4 LStDV ) ergeben - u.a. die Uraufzeichnungen
Auch für das Homebanking (Online-Banking), d.h. die Abwicklung von Bankgeschäften über das Internet, sind die Vorschriften über die Aufbewahrungspflichten, insbesondere die GoBS , zu beachten.
der elektronische Kontoauszug als originär digitales Dokument gespeichert wird (vgl. Tz. 9.1.2. der GoBS ), d.h.
sodass die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 und 6 AO erfüllt sind, vgl. Tz. 8 zu GoBS .
Nach § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG ist ein Unternehmer, der eine steuerpflichtige Werklieferung ( § 3 Abs. 4 Satz 1 UStG ) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. In diesen Fällen hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG aufzubewahren, auch wenn er nicht Unternehmer ist oder aber ein Unternehmer ist, der die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Einzelheiten ergeben sich aus dem Schreiben des BMF, 24.11.2004 - IV A 5 S 7280 - 21/04.
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit zu einer Geldbuße von bis zu 500 EUR führen ( § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG i.V.m. § 26a Abs. 2 UStG ). Der nichtunternehmerische Leistungsempfänger handelt grundsätzlich zumindest dann leichtfertig, wenn er trotz eines deutlichen Hinweises auf der Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Nr. 9 UStG die Rechnung nicht aufbewahrt. Soweit der leistende Unternehmer es zumindest leichtfertig unterlässt, eine Rechnung zu erstellen, kann diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.
Die Finanzbehörde hat in diesen Fällen die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abs. 2 S. 2 AO zu schätzen und kann gesetzliche Steuervergünstigungen versagen. Sie kann auch das Führen von Büchern oder Aufzeichnungen erzwingen, in dem sie im Fall einer Zuwiderhandlung ein Zwangsgeld ( §§ 328 AO ff. ) androht und festsetzt.
Ein Gesellschafter einer Personengesellschaft (einer OHG ( § 118 HGB ) oder einer GbR ( § 716 BGB ) kann, auch wenn er von der Geschäftsführung ausgeschlossen ist, die Handelsbücher und die Papiere der Gesellschaft einsehen und sich aus ihnen einen Jahresabschluss anfertigen.
Der Kommanditist einer KG und der stille Gesellschafter sind hierzu grundsätzlich nicht berechtigt; sie können jedoch die abschriftliche Mitteilung des Jahresabschlusses verlangen und dessen Richtigkeit unter Einsicht der Bücher und Papiere prüfen ( §§ 166 und 233 HGB ) oder beantragen, dass ein Gericht bei wichtigen Gründen die Mitteilung eines Jahresabschlusses oder sonstiger Aufklärungen sowie die Vorlegung der Bücher und Papiere anordnet.
Nach § 60 Abs.1 EStDV ist für den Fall, dass der Gewinn nach § 4 Abs. 1 , § 5 oder § 5a EStG ermittelt wird, der Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz (einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung) beizufügen, aus der sich der steuerlich anzusetzende Gewinn ergibt. Im Fall der Eröffnung des Betriebs ist auch eine Abschrift der Eröffnungsbilanz beizufügen.
Bei Auslandssachverhalten trägt der Steuerpflichtige eine erhöhte Mitwirkungspflicht, § 90 Abs. 2 AO . Es bestehen insoweit besondere Aufzeichnungs- und Vorlagepflichten, § 90 Abs. 3 AO sowie Tz. 3.3 und 3.4 des BMF-Schreibens vom 12.04.2005 - IV B 4 - S 1341 - 1/05, BStBl I 2005, 570.
Kommt der Steuerpflichtige seiner Mitwirkungs- und Vorlagepflicht nach § 200 AO nicht nach, kann die Finanzbehörde u.a. bei Erlass eines entsprechenden Verwaltungsaktes die Auskünfte und Unterlagen durch Zwangsmittel ( § 328 AO ) erzwingen.
Der Steuerpflichtige hat als Beteiligter an der Sachverhaltsermittlung mitzuwirken ( § 90 AO ). Nach § 93 Abs. 1 S. 3 AO können andere Personen als der Steuerpflichtige ebenfalls zur Auskunft angehalten werden. Dies soll jedoch erst dann geschehen, wenn die Sachverhaltsaufklärung durch die Beteiligten nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht.
Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (BFH, 19.08.2002 - VIII R 30/01, BStBl. II 2003, 131). Die Rückstellung ist in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrages zu bilden. Für diese Sachleistungsverpflichtung sind die Einzelkosten und ein angemessener Teil der notwendigen Gemeinkosten anzusetzen, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe b EStG . Die Kosten der Aufbewahrung hängen vom Umfang der im abgelaufenen Geschäftsjahr entstandenen aufzubewahrenden Unterlagen ab.
Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen . Für die Abzinsung einer Sachleistungsverpflichtung ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe e S. 2 EStG der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht der in § 147 AO und § 257 HGB genannten Geschäftsunterlagen mit dem Entstehen dieser Unterlagen beginnt, ergibt sich kein Zeitraum, für den eine Abzinsung vorzunehmen wäre.
anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume ( § 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe b EStG ) - Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),
die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern ( § 5 Abs. 4b Satz 1 EStG ),
Zum Zeitpunkt der erstmaligen Rückstellungsbildung vgl. Bilanzkorrekturen , Tz. 3.2.2
Auch die Verpflichtung zur Anpassung der unternehmerischen EDV-Systeme an die GdPdU ( GoBS ) ist aufgrund des o.g. Urteil grundsätzlich rückstellungsfähig. Nach Auffassung der Finanzverwaltung setzt die Rückstellungsbildung hierfür allerdings voraus, dass ein Verstoß gegen die Verpflichtung sanktioniert werden kann. Da erst mit Einführung des § 146 Abs. 2 b AO die Festsetzung eines Verzögerungsentgelts als eine konkrete Sanktionsmöglichkeit geregelt wurde, ist die Passivierung einer Rückstellung auch erst mit Anwendbarkeit dieser Norm zulässig. Daher sind erstmals für nach dem 24.12.2008 endende Wirtschaftsjahre Rückstellungen für entsprechende Verpflichtungen aus den GdPdU zu bilden. Das Verbot der Rückstellungsbildung für Kosten, die aktivierungspflichtig sind ( § 5 Abs. 4b EStG ), bleibt unberührt.

References: § 146
 § 165
 § 147
 § 257
 § 4
 § 147
 § 14
 § 3
 § 14
 § 26
 § 26
 § 14
 § 162
 § 118
 § 716
 § 60
 § 4
 § 5
 § 5
 § 90
 § 90
 § 200
 § 328
 § 90
 § 93
 § 257
 § 147
 § 6
 § 6
 § 147
 § 257
 § 6
 § 5
 § 146
 § 5