Source: https://tg-sievershausen.de/datenschutz.html
Timestamp: 2019-09-18 23:48:26+00:00

Document:
Datenschutz - TG Sievershausen e.V.
Datenschutzordnung der TG-Sievershausen e.V.
(1) Diese Datenschutzordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, der Datenverarbeitung und der Datennutzung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Verwaltung der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. anfallen.
(2) Personenbezogene Daten im Sinne des Abs. 1 sind solche im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.
(3) Die grundlegenden rechtlichen Regelungen finden sich in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) oder im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das in seiner jeweils geltenden Fassung Anwendung findet.
2 Datenerhebung, betroffene Personen
(1) Mit der Antragstellung auf Aufnahme in die Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. werden durch die Geschäftsstelle der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. die nachfolgend genannten Daten erfasst:
(2) Die Mitgliedschaft kann nur dann erworben werden, wenn das Mitglied seine personenbezogenen Grunddaten (vollständiger Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Zahlungsart) mitteilt, da diese gemäß Art. 6 Abs. 1 lit b) DS-GVO für die Begründung der Mitgliedschaft und auch die Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich sind.
(3) Ist die Bezahlung von Rechnungen mittels des SEPA-Lastschriftverfahrens gewünscht, so werden auf einem Formular die Konto-und Bankdaten erfasst und gespeichert.
(4) Der Verein erhebt die personenbezogenen Daten seiner Vereinsmitglieder, der Teilnehmer von Veranstaltungen (Wettkämpfe, Vereinsfeiern, etc.) oder Lehrgängen sowie ggfs. der Besucher von Veranstaltungen (z. B. für Tickets).
3 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, Datenspeicherung
(1) Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der aktuellen gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere auf Basis der DS-GVO und des BDSG. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, da die Datenverarbeitung zur Erfüllung des Vereinszwecks und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erfolgt. Ferner erfolgt die Datenverarbeitung in Fällen, in denen die Mitglieder in die Datenverarbeitung einwilligen (z. B. für Porträtfotos auf der Homepage) oder diese durch einen der sonstigen Erlaubnistatbestände von Art. 6 DS-GVO gerechtfertigt ist. Der Verein wird in solchen Fällen die Einwilligung seiner Mitglieder einholen. Die Mitglieder werden gem. Art. 13 DS-GVO bei der Beantragung der Mitgliedschaft über die in dem Verein stattfindende Datenverarbeitung informiert.
(2) Die unter § 1 erhobenen Daten werden in EDV-Systemen der Geschäftsstelle der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. gespeichert. Jedem Mitglied des Vereins wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie der Förderung des Vereinszwecks erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO) oder eine Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO ergibt, dass die berechtigten Interessen des Vereins jene der betroffenen Person gem. Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO überwiegen.
(3) Schriftliche Kontaktaufnahmen (z.B. Briefe) der Mitglieder mit der Geschäftsstelle werden ebenso papiergebunden archiviert. Bei einigen Dokumenten (z.B. SEPA-Lastschriftmandat) erfolgt eine Digitalisierung und Speicherung in der elektronischen Mitgliederdatei. Dies dient ausschließlich der prozessoptimierten Arbeit der Geschäftsstelle und des Vorstands.
(4) Die Mitglieder des Vorstandes verfügen über keine personenbezogenen Unterlagen aus ihrer Tätigkeit für die Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V.. Sollten im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Unterlagen anfallen, so sind diese entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufzubewahren. Nach dem Ausscheiden aus dem Vorstand werden eventuell gesammelte Daten an den unmittelbaren Amtsnachfolger oder die Geschäftsstelle der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. übergeben.
4 Datennutzung und -verwendung
(1) Die erhobenen und erfassten Daten werden grundsätzlich zum Zwecke der Vereinsverwaltung und zur Erfüllung des Vereinszwecks erhoben und gespeichert.
(2) Die Daten dürfen im Rahmen ihrer Zweckbestimmung in einer automatisierten Datei (Verwaltungssoftware) gespeichert werden.
(3) Bestimmte Mitarbeiter der Geschäftsstelle, die mit der Mitgliederverwaltung beauftragt sind bzw. die für die Betriebsbereitschaft des Mitgliederverwaltungssystems verantwortlich sind, haben vollen Zugriff auf die Mitgliederdaten. Die Mitglieder des Vorstands können nur auf Teile der Mitgliederdaten zugreifen. Ferner haben die Mannschaftsführer und Sportwarte Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Teilnehmer von Ligaspielen und Wettkämpfen, soweit dies für die Organisation des Spielbetriebes und der Meldung von Mannschaften und Ergebnissen erforderlich ist.
(4) Daten, die für andere Zwecke der Verwaltung des Vereins anfallen, dürfen nur von den für diesen Zweck bestimmten Personen genutzt werden.
(5) Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten (z. B. Trainer, Mannschaftsführer, Kassenwart) erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte be-nötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
(6) Den unter Abs. 3 bis 5 genannten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sind diese Personen auf das Datengeheimnis zu verpflichten.
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt:
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO für die Abwicklung geschlossener Verträge mit den Mitgliedern oder zur Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich ist, werden die personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben (z. B. an Lehrgangsveranstalter, Trainer);
soweit das Mitglied an Wettkämpfen, Turnieren oder Ligaspielen teilnimmt, werden die für die Teilnehme erforderlichen personenbezogenen Daten an die an Wettkämpfen beteiligten Verbände und Vereine übermittelt;
soweit der Verein aufgrund einer Mitgliedschaft in einem Sportverband zur Übermittlung personenbezogener Daten der Mitglieder verpflichtet ist (z. B. Personenbezogene Daten der Vorstände, Trainer, Mannschaftsteilnehmer);
an die Tagespresse (siehe § 9), soweit das Vereinsinteresse an einer öffentlichen Berichtserstattung über die Ergebnisse unserer Mitglieder und Mannschaften bei sportlichen Veranstaltungen oder öffentlichen Vereinsveranstaltungen das Interesse der Teilnehmer an dem Schutz ihrer personenbezogenen Daten überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO) oder das Mitglied in die Weitergabe der personenbezogenen Daten an die Tagespresse eingewilligt hat;
soweit der Verein aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung zur Datenweitergabe verpflichtet ist;
die Datenweitergabe an Dritte erfolgt zudem im gesetzlich zulässigen Rahmen an Gehilfen und sonstige Drittanbieter-Unternehmen (z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider) auf die wir Dienstleistungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung ausgelagert haben.
an andere Vereinsmitglieder, soweit dies zur Wahrung von satzungsmäßigen Mitgliederrechten oder zur Organisation des Vereinsbetriebs erforderlich ist und schutzwürdige Interessen des betroffenen Vereinsmitglieds nicht entgegenstehen.
6 Beendigung der Mitgliedschaft: Sperrung und Löschung von Mitgliederdaten
(1) Wird die Mitgliedschaft gekündigt oder endet aus einem sonstigen Grund, so werden die erhobenen persönlichen Daten mit dem rechtlichen Austritt (31.12. des jeweiligen Geschäftsjahres) gesperrt und nicht mehr weiter verwendet.
(2) Wünscht ein Mitglied die komplette Löschung der erhobenen Daten, so kann dies formlos bei der Geschäftsstelle beantragt werden. Die Geschäftsstelle wird diese Datenlöschung umgehend veranlassen, soweit keiner der in Art. 17 Abs. 3 DS-GVO genannten Gründe eine weitere Speicherung und Verarbeitung rechtfertigt.
(3) Eine etwaige Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die sich aus den Bestimmungen des Handels-, Steuerrechtes oder nach anderen Vorschriften ergibt, aufgrund derer eine weitere Datenverarbeitung zulässig und erforderlich ist, bleibt von den Regelungen in Abs. 1 und 2 unberührt.
7 Rechte der betroffenen Mitglieder
(1) Die Mitglieder haben dem Verein gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO: Die Mitglieder können Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen,
Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DS-GVO: Die Mitglieder können Auskunft über die vom Verein verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten, verlangen;
Berichtigungsanspruch gemäß Art. 16 DS-GVO: Die Mitglieder können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer beim Verein gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
Löschungsrecht gemäß Art. 17 DS-GVO: Die Mitglieder können vom Verein die Löschung Ihrer bei gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO: Die Mitglieder können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO: Die Mitglieder haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
Beschwerderecht gemäß Art. 77 DS-GVO: Die Mitglieder können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Vereinssitzes wenden.
Widerspruchsrecht, Art. 21 DS-GVO: Die Mitglieder haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung (z. B. Newsletter) ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können die Mitglieder dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Möchten die Mitglieder von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: 1.Vorsitzender@tg-sievershausen.de.
(2) Die Ausübung der in Abs. 1 genannten Rechte ist in Textform elektronisch per E-Mail an: 1.Vorsitzender@tg-sievershausen.de oder schriftlich an die in formloser Art an die Geschäftsstelle des Vereins zu richten. Der Verein wird sodann unter Berücksichtigung von Art. 12 DS-GVO über den Antrag entscheiden und dem Mitglied die Mitteilungen und Maßnahmen unentgeltlich zur Verfügung stellen es sei denn, der Antrag ist offensichtlich unbegründet oder es handelt sich um exzessive Anträge betroffener Personen (Art. 12 Abs. 5 DS-GVO).
8 Vereinsnachrichten, Schwarzes Brett, Pressearbeit, Lichtbilder
(1) Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere, Ligaspiele und deren Ergebnisse sowie Feiern, am Schwarzen Brett des Vereins, in einem E-Mail-Newsletter oder auf der eigenen Vereins- Homepage www.tg-sievershausen.de bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.
(2) Der Verein informiert die Tagespresse über Turnierergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden auch über die Internetseite des Vereins veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
(3) Auf öffentlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen des Vereins können die Teilnehmer und Besucher fotografiert werden. Die Bildnisse werden veröffentlicht, sofern keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der abgebildeten Personen einer Veröffentlichung entgegenstehen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO, da das Informationsinteresse des Vereins an der Berichterstattung gesellschaftlicher und sportlicher Veranstaltungen des Vereins das der Besucher überwiegt, wobei der Verein bei der Abwägung der schutzwürdigenden Interessen der Betroffenen und dem Veröffentlichungsinteresse die Wertungen von § 23 KUG berücksichtigt.
(4) Die Veröffentlichung von Porträtfotos von Vereinsmitgliedern, etwa zur Darstellung von Mannschaften, erfolgt nur auf Basis einer Einwilligung nach Art. 5 Abs. 1 lit a) DS-GVO.
Gemäß § 38 Abs. 1 BDSG hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da in der Regel weniger als zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
10 Beschluss und Änderung der Datenschutzordnung
(1) Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. beschlossen und den Mitgliedern durch Veröffentlichung am Schwarzen Brett sowie auf der Internetseite der Tennis-Gemeinschaft Sievershausen e.V. bekannt gegeben.
(2) Änderungen können nur durch schriftlichen Antrag von mindestens einem Mitglied gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand beträgt über den Änderungsantrag und verfügt ggf. die Änderung der Datenschutzordnung.
Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieser Datenschutzordnung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile der Ordnung in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.
Diese Datenschutzordnung tritt mit dem Beschluss über die Satzungsänderung vom 24.03.2019 in Kraft.
Andreas Türschmann, 1. Vorsitzender TGS

References: Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 13
 § 1
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 9
 Art. 17
 Art. 7
 Art. 15
 Art. 16
 Art. 17
 Art. 18
 Art. 21
 Art. 20
 Art. 77
 Art. 21
 Art. 12
 Art. 6
 § 23
 Art. 5
 § 38