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Taller de habilidades directivas III 5º LADE
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Presentación del tema: "Taller de habilidades directivas III 5º LADE"— Transcripción de la presentación:
Taller de habilidades directivas III 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas III 5º LADE Gestión de proyectos Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2006 – Febrero 2007 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
ÍNDICE Concepto de proyecto y utilidad dentro de las organizaciones24/03/2017 ÍNDICE Concepto de proyecto y utilidad dentro de las organizaciones Ciclo de vida y gestión del proyecto La planificación del proyecto El equipo de proyecto El equipo de proyecto… se reúne El cliente del proyecto La persona que dirige, coordina y anima el proyecto Seguimiento del proyecto ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
NUESTRAS REGLAS DEL JUEGO24/03/2017 NUESTRAS REGLAS DEL JUEGO Necesitamos la participación de todas las personas. Todos los puntos de vista son bienvenidos… y cuantos más mejor. No vamos a matar ideas, pero sí vamos a debatirlas, rebatirlas, modificarlas y enriquecerlas. Se puede llevar la contraria pero no entrar en juicios valorativos, queremos ser tolerantes. Lo que se dice aquí, permanece aquí, no le damos más vueltas. Tenemos que ser sensibles a las necesidades de las otras personas. Es bueno trabajar con humor. El ser freno... es opcional y a veces tenemos que entenderlo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Un poco de humor organizativo24/03/2017 Un poco de humor organizativo ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
CONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO24/03/2017 CONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO OBJETIVO Establecer las NORMAS o REGLAS DE FUNCIONAMIENTO INTERNO del equipo que deberán regir durante todo el tiempo que desarrolle su actividad. PROCESO DE ELABORACIÓN El código será concretado y definido por CONSENSO por todos sus miembros, comprometiéndose todos a respetarlo. 2) La elaboración comienza por una reflexión y anotación individual, pasando a continuación a la puesta en común de las mismas. Después de discutirlas, aquellas que hayan sido elegidas por CONSENSO, se escribirán en el lugar correspondiente. CONTENIDO Aspectos sobre los que todos los miembros del equipo están de acuerdo que son importantes para el desarrollo del mismo. Los valores que ha de tener el equipo: actitudes ante las opiniones e ideas de los demás miembros del equipo, lealtad hacia ellos y respeto mutuo, comportamiento ante las tareas. Las normas que den soporte a las necesidades de los miembros del equipo. Aseguran que cada miembro conozca y esté de acuerdo con lo que se espera de él. Ayudan a que todos tengan una referencia para la evaluación de la calidad de su trabajo, y a un posible futuro nuevo miembro, a que conozca de entrada, cómo se trabajará en ese entorno. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
NUESTRO EQUIPO NOMBRE DEL EQUIPO: CÓDIGO DE CONDUCTA: EXPECTATIVAS:24/03/2017 NUESTRO EQUIPO NOMBRE DEL EQUIPO: CÓDIGO DE CONDUCTA: EXPECTATIVAS: ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 1. Concepto de proyecto y utilidad dentro de las organizaciones Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Proyecto Una actividad, un conjunto de tareas Consultoría Ingeniería24/03/2017 Proyecto Una actividad, un conjunto de tareas Consultoría Ingeniería Un “entregable”: producto, servicio Construcción Investigación Un conjunto de recursos: personas, información, medios materiales, dinero Informática / Sistemas de información Actividad interna dentro de una organización Un cliente, interno o externo ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Cliente externo Cliente interno24/03/2017 Cliente externo Cliente interno No suele estar formalizada la relación contractual. Tendencia natural a aspectos informales, con menos rigor y control. No suele tener la conciencia de “pagar” por un servicio. No existe la percepción de poder del cliente externo; intervienen aspectos más delicados de gestionar. Existe una relación contractual formalizada. El grado de definición del proyecto puede variar, pero los requerimientos suelen ser más visibles. Asume que paga por el servicio y actúa como cliente real. Hay que conocer sus razones para contratar un proyecto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El cuerpo de conocimientos para la GP - PMBOK®24/03/2017 El cuerpo de conocimientos para la GP - PMBOK® La gestión de la integración de proyectos (planificación, ejecución, control, gestión de cambios). La gestión del ámbito del proyecto (límites, subdivisión en componentes manejables). La gestión del tiempo del proyecto: calendario y plazos. La gestión del coste del proyecto (personas, equipamientos, viajes). La gestión de la calidad del proyecto (aseguramiento, control vía auditorías correctivas y preventivas). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El cuerpo de conocimientos para la GP - PMBOK®24/03/2017 El cuerpo de conocimientos para la GP - PMBOK® La gestión de las personas del proyecto: perfiles necesarios, asignación de responsabilidades, selección, formación, seguimiento. La gestión de las comunicaciones del proyecto: gestión de la información dentro del equipo y con clientes y proveedores. La gestión del riesgo: proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los posibles riesgos. La gestión de las compras del proyecto: aspectos logísticos derivados de las compras. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
GESTIÓN ¿Qué es un proyecto? Proyecto No repetitivo Complejo24/03/2017 ¿Qué es un proyecto? “Proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos y requerimientos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos” Norma Internacional ISO 10006 Proyecto No repetitivo GESTIÓN Complejo Importante ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TIPOS CLÁSICOS DE ORGANIZACIÓN24/03/2017 TIPOS CLÁSICOS DE ORGANIZACIÓN Ordeno y mando Ordeno y mando… con consejo de dirección Ordeno y mando… con equipos interdepartamentales La realidad de la organización basada en proyectos ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
ORGANIZACIÓN VERTICAL24/03/2017 ORGANIZACIÓN VERTICAL LOS SILOS FUNCIONALES La organización tradicional. Trabajo dividido en conjuntos de tareas y departamentos  “funciones”. Unidad base para conseguir resultados: la persona y su trabajo. La cadena de mando, la jerarquía, va ascendiendo siguiendo la escala funcional. Principal ventaja: el rendimiento funcional especializado. Principal defecto: la coordinación de distintas tareas, departamentos y funciones. I+D PRODUCCIÓN MARKETING Y VENTAS DIRECCIÓN MERCADO CLIENTE ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
ORGANIZACIÓN HORIZONTAL24/03/2017 ORGANIZACIÓN HORIZONTAL La realidad es que el trabajo se realiza a lo largo de varios procesos o flujos. Los procesos conectan actividades de los empleados con las necesidades y capacidades de clientes y proveedores. El trabajo es más de equipo que de personas. La gestión se centra más en la mejora continua y el rediseño de los procesos y sus resultados. Los objetivos y metas estratégicas se traducen en objetivos de los procesos y de sus equipos propietarios. LOS PROCESOS Función A Función B Función C Dirección Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Mercado Cliente T: tareas Productos Servicios T ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Aprendizaje, conocimiento y participación24/03/2017 Aprendizaje, conocimiento y participación Entorno Organización Equipo Persona Principio de todo. Si quiere, puede y sabe, entonces manos a la obra. Impulsor natural que ayuda a ponerse en contacto para crecer. Lugar en el que deben darse las condiciones. Mecanismos para generar memoria organizacional. Espacio del que tomar los nutrientes y al que aportar valor. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El trabajo del siglo XXI ¿Óptimos locales?24/03/2017 El trabajo del siglo XXI El individuo no es la unidad básica en el interior de la organización, sino que lo es el proceso de trabajo. Tareas individuales Actividades de coordinación Trabajo reflexivo de aprendizaje ¿Individuos eficaces generando procesos ineficaces? ¿Óptimos locales? Trabajo sobre el trabajo ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 2. Ciclo de vida y gestión del proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA APORTACIÓN DE DEMING: PDCA24/03/2017 LA APORTACIÓN DE DEMING: PDCA PLANIFICAR (PLAN) Acciones con un propósito y una dirección claros (a través de unas metas u objetivos y unos procedimientos que se requieren para conseguirlos). HACER (DO) Llevar a cabo los planes y recopilar datos. Hacer implica entrenar al personal responsable de las mejoras y conseguir y asignar recursos. REVISAR (CHECK) Verificar y comprar si los resultados de nuestras acciones son los esperados de acuerdo con los planes. AJUSTAR (ACT) Corregir a partir de la experiencia los objetivos originales y repetir el ciclo de mejora. Descubrir nuevas áreas de oportunidad de mejora. A C P D “Todos hacemos PDCA” Mejora continua ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO EN UNA ORGANIZACIÓN NIVEL CALIDAD ORGANIZACIÓN24/03/2017 DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO EN UNA ORGANIZACIÓN NIVEL CALIDAD ORGANIZACIÓN - MEDIOCRE BUENO P D C A EXCELENTE + tE tB tM - + TIEMPO ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS24/03/2017 Planificación/Coste HISTORIA DEL LEÑADOR Hubo una vez un leñador que pasaba horas y horas, miles de horas, cortando los árboles de su pinar con una sierra que de tanto usarla apenas cortaba nada. Un día, un vecino se le acercó y al observar el enorme esfuerzo que hacía el leñador le propuso que parase un momento a descansar y afilar la sierra. El leñador, indignado, le preguntó si acaso no había visto toda la tarea que le quedaba aún por hacer. ¡Cómo iba a parar! Le contestó que no tenía tiempo. PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Coste según fases ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Cómo lo explicó el cliente Cómo lo entendió el jefe de proyecto 24/03/2017 Cómo lo explicó el cliente Cómo lo entendió el jefe de proyecto Cómo lo diseño el ingeniero Cómo lo planificaron Cómo lo describió el consultor Cómo se documentó Cómo lo llevo a cabo producción Cómo se le vendió al cliente Cómo recibió soporte el equipo Lo que realmente el cliente quería ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
aplicada a la gestión de un proyecto24/03/2017 Ley de Parkinson aplicada a la gestión de un proyecto Todo proyecto, por su propia naturaleza, tiende a desviarse en OBJETIVOS, PLAZOS y PRESUPUESTO, si se le deja marchar libremente y no se toman medidas correctoras. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
FACETAS DE UN PROYECTO PROYECTO GESTIÓN PDCA Información Coordinación24/03/2017 FACETAS DE UN PROYECTO GESTIÓN PDCA Información Coordinación Decisiones PROYECTO PERSONAS Selección Formación Compromiso Coordinación TÉCNICA TICs Proceso Recursos materiales ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
ESQUEMA DE UN PROYECTO PERSONAS Cliente: Expectativas Satisfacción24/03/2017 ESQUEMA DE UN PROYECTO TIEMPO DINERO ENTREGABLE PERSONAS Cliente: Expectativas Satisfacción INFORMACIÓN MEDIOS TÉCNICOS ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 CUIDADO CON: Los momentos de la verdad: presentaciones y reuniones de trabajo. Calidad de producto # Calidad percibida. Expectativa inicial del cliente, que condiciona todo el resto del proyecto. Las modificaciones respecto al consenso inicial. Maximizar proyecto vs. cliente: ¿óptimo local?, ¿óptimo global? Maximizar enfoque interno vs. mercado: el precio está en el mercado, no es modificable. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Conocimiento y proyecto24/03/2017 Conocimiento y proyecto Un equipo, un principio, un fin, un resultado, una vivencia. La gran fuente del conocimiento: el error. El histórico de proyectos debe reflejar un balance de lecciones aprendidas y, por tanto, agregar un valor para el siguiente. Conviene explicitar documentalmente en un dossier, con criterios consensuados de catalogación, como estructura de conocimiento explícito en torno al proyecto. Normalmente soluciones de gestión documental basadas en tecnología web. Generar histórico de aprendizaje por proyecto: qué hemos aprendido en cada proyecto. Normalizar este conocimiento. Organizar jornadas de divulgación. Dejarlo accesible para futuros usos. Gran oportunidad de generar narrativa de éxito y fracaso. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO EVALUACIÓN MODELO MENTAL24/03/2017 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO EVALUACIÓN MODELO MENTAL DEFINICIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL MODIFICACIONES REPLANIFICAR REDEFINIR FINALIZACIÓN ¿ENTORNO INICIAL? ¿FINALIZADO? NO SI CONTROL Y SEGUIMIENTO OFERTA EVALUACIÓN 2º NIVEL ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA DEFINICIÓN24/03/2017 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA DEFINICIÓN El proyecto requiere nueva tecnología que aún no disponemos o conocemos. No disponemos de personal suficientemente formado. El cliente no tiene muy claro lo que necesita. El cliente cambia a menudo las especificaciones. Puede ser necesario obtener el “know-how” del cliente y éste es incapaz de transmitirlo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA PLANIFICACIÓN24/03/2017 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA PLANIFICACIÓN El proyecto es novedoso y no tenemos puntos de referencia ni experiencia suficiente para estimarlo. No disponemos de los recursos humanos adecuados para abordar el proyecto. La planificación está ya comprometida con un determinado presupuesto. Necesitamos determinados materiales y equipos que podrían variar su precio durante el proyecto. Nuestra planificación depende de ciertos trabajos subcontratados. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PROBLEMAS FRECUENTES EN EL SEGUIMIENTO24/03/2017 PROBLEMAS FRECUENTES EN EL SEGUIMIENTO No se detectan con suficiente rapidez las desviaciones que se están produciendo. No se controlan correctamente los costes y éstos se disparan. El cliente cambia las especificaciones durante el proyecto, sin variar otros parámetros (plazo y coste). El Director de Proyecto no toma las medidas correctoras cuando son necesarias. Aparecen problemas técnicos no considerados al planificar el proyecto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA FINALIZACIÓN24/03/2017 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA FINALIZACIÓN Se ha producido una gran desviación en horas y no se dispone de más recursos para finalizar correctamente el proyecto. No se actualiza el proyecto con los últimos datos técnicos. No se genera información suficiente que sirva de apoyo a otros proyectos. No se archivan correctamente los proyectos. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
IMPORTANCIA DE LAS OFERTAS24/03/2017 La oferta IMPORTANCIA DE LAS OFERTAS Histórico de ofertas: aprender de ellas. Describen las necesidades del cliente y deben satisfacer sus expectativas. Proporcionan al cliente una imagen de nuestra organización. Nos comprometen con el cliente en: Aspectos técnicos Plazo Presupuesto ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Ofertar o no ofertar… ¿Tenemos experiencia y conocimientos técnicos?24/03/2017 Ofertar o no ofertar… ¿Tenemos experiencia y conocimientos técnicos? ¿Tenemos tiempo de acuerdo con una estimación inicial? ¿Qué tipo de relación formal/informal tenemos con el cliente? ¿Hemos ofertado antes a este cliente? ¿Cómo terminaron proyectos anteriores con este cliente u otros similares? ¿Qué reputación y solvencia económica tiene el cliente? ¿Hay factores “extraños” que influyen en la concesión del proyecto? ¿Cómo estamos en precio frente a la posible competencia? ¿Cuál parece el coste de oportunidad y que beneficios añadidos obtendríamos con este proyecto? ¿Podríamos reutilizar o revender este proyecto? ¿Qué coste tiene preparar esta oferta? ¿Tenemos los recursos para llevar adelante el proyecto o hay que adquirirlos? ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Los problemas de la oferta…24/03/2017 Los problemas de la oferta… El cliente “no sabe” lo que quiere. Es difícil detectar las necesidades del usuario. El interlocutor no es el adecuado. No se conoce la problemática completa del cliente al hacer la oferta. El resultado del proyecto depende en buena medida de factores ajenos no controlables. Hay un plazo muy breve para preparar la oferta. No es posible / conveniente dedicar muchos recursos a la oferta. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El esquema de una oferta24/03/2017 El esquema de una oferta Portada: identificación nítida, nivel de revisión. Índice (Presentación de la empresa) Antecedentes Objetivos Proceso de trabajo y metodología Fases y calendario Presupuesto económico y condiciones de pago Referencias y CV de personas participantes Deontología ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El presupuesto COSTE RIESGOS MARGEN INTERÉS PARTICULAR Horas directas.24/03/2017 El presupuesto COSTE RIESGOS Horas directas. Horas de coordinación. Desplazamientos. Utilización de medios materiales. Tipo de proyecto/cliente. Check-list. MARGEN PRECIO DE MERCADO INTERÉS PARTICULAR ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Por qué Qué Cómo Quiénes24/03/2017 La definición del proyecto Antecedentes Por qué Ámbito Qué Cuánto Objetivos Cómo El equipo Quiénes ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
FASES DE TODO PROYECTO (en clave de humor)24/03/2017 FASES DE TODO PROYECTO (en clave de humor) 1. Optimismo general. 2. Fase de desorientación. 3. Desconcierto general. 4. Periodo de sarcasmo incontrolado. 5. Búsqueda implacable de culpables. 6. ¡Sálvese quien pueda! 7. Castigo ejemplar a los inocentes. 8. Recuperación del optimismo perdido. 9. Terminación inexplicable del proyecto. 10. Condecoraciones y premios a los NO participantes. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 3. La planificación del proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El tiempo como un capital valioso24/03/2017 El tiempo como un capital valioso Es muy escaso No se puede comprar No se puede escatimar ni almacenar No puede multiplicarse Pasa lenta, pero inexorablemente Ejemplos Sistema SMED: cambio rápido Producción ajustada, conceptos “just-in-time” Planificación “avanzada” de la calidad Lead-time, tiempo de maduración Reducción del ciclo de vida de los productos Identificar situaciones de gestión en las que el tiempo es importante. ¿Es uno de los factores de satisfacción del cliente? Habitualmente se cita el plazo de entrega. Reflexiones teóricas acerca del concepto tiempo. Lectura de Landier (concepto del tiempo en occidente y en oriente). 3. Gestión del tiempo, organización personal e información ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Ventajas de una correcta gestión y utilización del tiempo24/03/2017 El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo humano se calcula que está siendo utilizado en torno a un 30-40%. La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto. Ventajas de una correcta gestión y utilización del tiempo Mejor panorámica de las actividades y prioridades. Más tiempo libre para la creatividad (acción frente a reacción). Dominar (reducir o evitar) el stress. Más tiempo libre para uno mismo, para sus actividades con la familia o los amigos. Alcance de los objetivos propuestos por mayor sistematicidad y consecuencia. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Leyes básicas en la gestión del tiempo24/03/2017 Leyes básicas en la gestión del tiempo 1. Ley de Pareto o ley del 80-20: “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”. Distinguir permanentemente lo esencial de lo accesorio, las actividades estratégicas de las menos importantes. Reservar tiempo para lo esencial detrayéndolo de lo accesorio. 2. Ley de Parkinson: “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”. Establecer plazos de tiempo: principio y fin. Fijar plazos de vencimiento: fechas límites, horas tope (“cuando pueda” = “nunca”) ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Leyes básicas en la gestión del tiempo24/03/2017 Leyes básicas en la gestión del tiempo 3. Ley de Carlson: “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. No autointerrumpirse, terminar siempre que se pueda el trabajo iniciado. Limitar las interrupciones externas, al menos durante ciertos tiempos concretos a lo largo del día. 4. Ley de Illich: “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”. Saber detenerse para hacer otra cosa a partir de un cierto número de horas (determinadas por cada uno). Saber perseverar sin obstinarse, rehuir el activismo y el perfeccionismo, ser consciente de los propios límites. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Establecer prioridades24/03/2017 Gestionar el tiempo es... Establecer prioridades -	¿Tengo especial interés personal por esta tarea?, ¿me interesa egoístamente?, ¿me ayudará a conseguir algún objetivo personal? -	¿Es importante para alguien que me interesa? -	¿Tiene un límite de tiempo concreto: fecha y hora? -	¿Es una orden superior que no puedo ignorar? -	¿Qué ventajas e inconvenientes aportará a mi carrera? ¿y no realizarla?, ¿es, en realidad, importante?, ¿será importante dentro de un año?, ¿qué sucede si no la hago? -	Si la tarea requiere colaborar con otras personas, ¿puedo hacer que éstas comiencen con su parte del proyecto? Genera un ABC (muy importantes, importantes, menos importantes) ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
La organización del lugar de trabajo24/03/2017 La organización del lugar de trabajo 3. Gestión del tiempo, organización personal e información ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Definir metas y objetivos24/03/2017 Gestionar el tiempo es... Definir metas y objetivos -	Los objetivos marcan un norte que orienta las acciones que emprendemos. -	Los objetivos y metas se traducen en indicadores, medidas que sirven para determinar el grado de alcance del objetivo (proporcionan refuerzo e información para la acción). -	Los objetivos sólo tienen sentido dentro de un marco más amplio, que les da sentido (proyecto personal, proyecto de empresa, etc..). -	Definir implica seleccionar, tomar decisiones sobre lo que es importante y lo que no lo es (ley de Pareto: 80-20). -	Los objetivos y las metas cambian en la vida, pero en cada momento sirven para estructurar la forma en que afrontar nuestras acciones. -	Los objetivos, una vez definidos, sólo tienen sentido cuando son comunicados a “los nuestros”. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Planificar por escrito24/03/2017 Gestionar el tiempo es... Planificar por escrito -	Base para preparar la consecución de los objetivos. -	Los planes que sólo se tienen “en la cabeza” pierden en panorámica (desaparecen de la vista y de la cabeza) y se desechan fácilmente. -	Descarga de trabajo para la memoria. -	Produce auto-motivación para el trabajo: orienta mejor hacia los objetivos. -	Provoca mayor concentración. -	Permite controlar mejor los resultados del día a día, remitiendo hacia la consecución o no de lo planificado. -	Permite calcular mejor el tiempo perdido y planificar mejor el dedicado a imprevistos. -	El archivado de este tipo de documentación permite demostrar y demostrarse su capacidad y sus logros. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Conocer mis actividades24/03/2017 Gestionar el tiempo es... Conocer mis actividades Identificar las actividades que debemos realizar en el trabajo es el primer paso del autoanálisis para mejorar nuestras competencias en torno a la gestión del tiempo. Es preciso describir dichas actividades en términos sencillos, comprensibles por nosotros y nuestros compañeros o colaboradores. Nuestras actividades están condicionadas por las que realizan nuestros compañeros o colaboradores: es preciso revisar las de nuestros allegados, para situar los hechos correctamente. Las actividades conviene agruparlas en no más de 10 categorías diferentes. Cada actividad conviene que tenga un sentido en términos: entradas-salidas, proveedor-cliente, medios-resultados, etc.. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PLANIFICAR EL PROYECTO24/03/2017 PLANIFICAR EL PROYECTO Qué quiere el cliente: definir el proyecto, qué tiene que hacerse y con qué nivel de calidad. Concretar la organización del equipo: perfiles (quién para qué). Definir los objetivos. Estimar tiempo: punto de vista interno y del cliente. Tiempo desde el punto de vista del cliente. Para cuándo. Estimar coste derivado de todos los factores en juego. Anticipar los riesgos que puedan surgir. Prever causas posibles de fracaso y definir acciones preventivas. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Nos puede pasar que… El proyecto es nuevo: técnicamente, como cliente, como enfoque… Si negociamos mal en la fase inicial de oferta… hipotecamos el futuro del proyecto (difícil renegociar). El cliente no sabe exactamente lo que quiere. Surgen modificaciones constantes respecto a las especificaciones iniciales. Planificamos sobre un punto de partida prefijado: encajamos en un marco ya definido, aunque sea irreal. Participa en el proyecto personal subcontratado. Sobrevaloramos lo técnico frente al coste/plazo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 TAREAS HITOS FIJAS: Fechas de comienzo y finalización fijas. No dependen de otras tareas. ASAP (As Soon As Possible / Lo antes posible): La tarea debe comenzar lo antes posible en función de su dependencia con otras tareas. ALAP (As Late As Possible / Lo más tarde posible): La tarea debe finalizar lo más tarde posible en función de su dependencia con otras tareas. Un hito es una actividad con duración cero: reuniones importantes, entregas significativas, partidas presupuestarias, puntos de revisión. Suelen ser puntos de control del proyecto. Representación gráfica: ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TIPOS DE ENLACES Final - Comienzo Actividad A Actividad B24/03/2017 TIPOS DE ENLACES Final - Comienzo Actividad A Actividad B B comienza después de A Comienzo común Final común Actividad A Actividad A Actividad B Actividad B B y A comienzan al mismo tiempo B y A finalizan al mismo tiempo ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TEORÍA DE LAS LIMITACIONES (T.O.C.)24/03/2017 TEORÍA DE LAS LIMITACIONES (T.O.C.) Filosofía desarrollada por Eliyahu Goldratt a partir de una herramienta informática de optimización de la secuencia de operaciones. Objetivo de toda organización empresarial o industrial: “Ganar dinero ahora y en el futuro”. Para ello: La organización de la fabricación y toda la empresa en su conjunto sería como una cadena formada de eslabones de distintos grosores (fortalezas). Unión débil PROCESO Enlace: Suceso dependiente Fortaleza: Eslabón más débil Peso: Suma del peso de los eslabones ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TEORÍA DE LAS LIMITACIONES (T.O.C.)24/03/2017 TEORÍA DE LAS LIMITACIONES (T.O.C.) Unión débil PROCESO Enlace: Suceso dependiente Fortaleza: Eslabón más débil Peso: Suma del peso de los eslabones Unión entre eslabones = secuencia de distintas operaciones o tareas a realizar Eslabón más débil = máxima capacidad productiva de la empresa Peso de la cadena = coste operativo de toda la planta Una mejora en la fortaleza (grosor) del eslabón más débil, sí mejora la fortaleza del conjunto de la cadena. Un fortalecimiento de cualquier otro eslabón no variará la fortaleza del conjunto de la cadena, pero sí el peso de ella. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 CAMINO CRÍTICO Conjunto de tareas en las que un retraso afectará a la finalización del proyecto. El CC se halla uniendo todas las actividades críticas. Siempre se verifica que el CC es el más largo de todos los posibles. Siempre existe, al menos, un camino crítico. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Planificar es… Identificar las actividades o tareas, a través de las cuales se desglosa el trabajo que hay que realizar a lo largo del proyecto. Secuenciar las actividades, tomando como referencia la forma en que se estructuran en el tiempo entre ellas: paralelas, interdependientes… Estimar para cada actividad la duración y el esfuerzo que supone dentro del proyecto. Estimar los recursos que serán necesarios según la duración y esfuerzo previsto. Estimar los costes de las actividades. Representar gráficamente la secuencia de las actividades. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 RECURSOS Cada recurso de un proyecto debe ir asignado a una o varias actividades del mismo. No hay que asumir que los recursos se necesitan automáticamente mientras dure toda la actividad. Una actividad puede tener asignado más de un recurso. Un recurso puede estar asignado simultáneamente a más de una actividad, siempre que no se sobrepase entre todas una dedicación del 100%. Es muy importante revisar este concepto cuando se realiza la planificación. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Se pueden planificar las tareas…24/03/2017 Se pueden planificar las tareas… Sin asignación ni identificación de recursos. Con identificación de recursos, pero sin estimación de dedicaciones. Con identificación de recursos y con estimación de dedicaciones globales al proyecto. Con identificación de recursos y con estimación de dedicaciones a cada una de las tareas. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Algunos consejos para planificar24/03/2017 Algunos consejos para planificar Tareas que no vayan más allá de 2-3 semanas y no demasiado subdivididas. Hay que considerar tareas no sólo directas sino también indirectas (coordinación, supervisión, etc.). No asignar muchas tareas distintas por persona/recurso. Cuando una tarea tenga varios personas asignadas, designar un responsable para simplificar la coordinación. Hay que prever vacaciones y otras particularidades de los calendarios de trabajo. Recursos materiales: No olvidarse de asignarlos. También hay que controlarlos. Si el proyecto es de larga duración y entran en juego gran cantidad de recursos, conviene planificar con unidades inferiores a los 12 meses. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Una herramienta: el diagrama de GANTT24/03/2017 Una herramienta: el diagrama de GANTT El diagrama consiste en una serie de barras horizontales relacionadas con una escala de tiempos situada en la parte superior del gráfico. Cada barra representa una actividad y, con la posición de la barra, se muestra el comienzo, finalización y duración de la actividad. Este tipo de diagrama es ampliamente utilizado en una gran variedad de proyectos, siendo una herramienta casi imprescindible para un jefe de proyecto. Es un diagrama muy intuitivo y sencillo de leer. También se incluyen los hitos mediante triángulos invertidos. Se generan a través de aplicaciones informáticas para la gestión de proyectos (Vg. Microsoft Project). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
La estructura de desglose del trabajo24/03/2017 Una herramienta: EDT La estructura de desglose del trabajo Subdividir una tarea compleja en tareas más pequeñas, hasta llegar a un nivel que no pueda ser subdividido. Visión global y de detalle al mismo tiempo. Ayuda a afrontar la complejidad y puede servir como referencia constante para el equipo de proyecto (carácter visual). Supone un primer paso necesario… demasiadas veces no llevado a cabo. No muestra la secuencia, sólo nos permite visualizar la globalidad a través del detalle. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Una herramienta: EDT Presentar un proyecto Planificar el proyecto24/03/2017 Una herramienta: EDT Presentar un proyecto Planificar el proyecto Recopilar información Organizar la información Redactar los documentos Presentaciones y contactos Efectuar la planificación Hacer entrevistas en la empresa Definir normas básicas Redactar docs Word Preparar los escenarios Definir los hitos de control Leer documentos de la empresa Habilitar soporte informático Preparar las presentaciones Redactar actas y contrastar Definir los hitos de control Identificar y leer referencias web Identificar y leer otros documentos de referencia Determinar cómo medir satisfacción ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 4. El equipo de proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 TRABAJAR EN EQUIPO Lo más probable, para la mayor parte de los proyectos. La complejidad de los proyectos exige la incorporación de diferentes competencias y, por tanto, de diferentes personas. La eficiencia de los procesos y de los proyectos requiere cruzar barreras funcionales. El equipo permite la integración de los procesos. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
DEFINICION DE “EQUIPO DE TRABAJO"24/03/2017 DEFINICION DE “EQUIPO DE TRABAJO" Un grupo secundario con unos fines específicos en el que las personas asumen funciones concretas con un sistema propio de trabajo donde las personas son corresponsables de las decisiones con procesos comunicativos muy intensos cohesionado por sus objetivos con miembros especialistas ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
DEFINICIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO24/03/2017 DEFINICIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO Conjunto de personas Proceso de interacción Sentimiento de pertenencia Asumiendo roles Respetando una serie de normas ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
DEFINICION DE “EQUIPO DE TRABAJO"24/03/2017 DEFINICION DE “EQUIPO DE TRABAJO" Un EQUIPO es un conjunto de personas (pocas) con habilidades y experiencias complementarias, comprometidas con una meta común y con una serie de objetivos específicos en cuanto a resultados, por lo que se consideran conjuntamente responsables. (Katzenbach - Smith, 1993). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PARA OBTENER RESULTADOS CON EL EQUIPO24/03/2017 PARA OBTENER RESULTADOS CON EL EQUIPO Dedicar tiempo al equipo, conocer a los demás. Asignar roles: revisar las funciones del equipo, asignar papeles, aclarar las responsabilidades. Establecer las reglas: revisar comportamientos saludables del equipo, determinar las pautas. Planificar el trabajo: establecer las metas principales, dividirlas en tareas, programarlas, asignar responsabilidades. Llevar a cabo el trabajo: reunirse regularmente, comunicarse, enfrentar problemas . (Katzenbach - Smith, 1993). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PARA OBTENER RESULTADOS CON EL EQUIPO24/03/2017 PARA OBTENER RESULTADOS CON EL EQUIPO Analizar el rendimiento del equipo: evaluar, discutir, decidir qué hacer… Finalizar las actividades: anotar la terminación de las tareas, documentar los resultados. Compartir y publicar los resultados: valorar con el equipo. Recompensar al equipo: celebrar los acontecimientos como equipo, dar reconocimiento al equipo dentro de la organización. Seguir su camino: dispersarse, reestructurarse o renovarse. (Katzenbach - Smith, 1993). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
+ − LAS DECISIONES EN EL EQUIPO Más exactas, de más calidad24/03/2017 LAS DECISIONES EN EL EQUIPO + − Más exactas, de más calidad Aumentan la aceptación de la decisión Util cuando falta información Util ante la poca definición de los problemas Propicia mayores oportunidades de comunicación Sentimiento de superioridad sobre los no miembros Asumir riesgos extremos llevados de la euforia No disentir = traición al equipo Fuerte cohesión “Salvaguardas mentales” que protegen al grupo Llevan más tiempo Se pueden diluir responsabilidades ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
EL EQUIPO EN EL TIEMPO Evolución Sentido dinámico Movimiento Proceso24/03/2017 EL EQUIPO EN EL TIEMPO Evolución Sentido dinámico Movimiento Proceso ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
FASES DE LOS EQUIPOS Orientación Insatisfacción Orientación24/03/2017 FASES DE LOS EQUIPOS Orientación Insatisfacción Resolución Productividad Terminación Confusión inicial. Necesidad de clarificar de qué trata el proyecto y cuál es el papel de cada uno. Nivel de competencia bajo. Motivación relativamente alta. Interés y expectativas, con cierta ansiedad. Dependencia del jefe/líder. Orientación “No todo es como pensamos que sería”. La distancia entre la realidad del proyecto y las expectativas individuales es todavía grande. Nivel de competencia aumenta. Confusión en torno a las metas y reglas del juego. Insatisfacción ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
FASES DE LOS EQUIPOS Resolución Productividad Terminación Orientación24/03/2017 FASES DE LOS EQUIPOS Orientación Insatisfacción Resolución Productividad Terminación Se comienza a desarrollar la capacidad para trabajar juntos, sin evitar conflictos y asumiendo riesgos. Se ven metas más claras. Aumenta la cohesión. Nivel de desarrollo del equipo media-alta. Resolución Se trabaja con responsabilidad para cumplir con los objetivos trazados. El equipo trabaja bien como tal. Baja la dependencia del jefe/líder. Fase que muestra a un equipo eficaz. Productividad No “bajar la guardia”. Evaluar la culminación y desarrollo del proyecto. Ya sólo hay fluctuaciones moderadas de satisfacción hasta terminar. Terminación ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Satisfacción de los miembros Factores individuales24/03/2017 EFECTIVIDAD EN EL EQUIPO FACTORES PROCESO RESULTADO Factores del entorno Desempeño de tareas Naturaleza de la tarea y la tecnología, recompensas, políticas y estructura de la organización DINÁMICA DE GRUPO Calidad y cantidad de trabajo realizado y tiempo en el que se ha llevado a cabo. Consecución de objetivos de contenido. Patrones de interacción, actividad, sentimientos, incluyendo camarillas informarles, normas, prácticas no oficiales, etc. Factores de grupo Tamaño de la estructura, restricciones físicas, objetivos explícitos e implícitos Satisfacción de los miembros Satisfacción de necesidades de afiliación, poder, logro y autorrealización. Consecución de objetivos de proceso. Factores individuales Habilidades, motivos, características de personalidad de los miembros ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Cuidar el equipo es… Acompañarles para superar retos y dotar de dosis razonables de capacidad de riesgo. Cruzar diferentes perfiles y competencias: fomentar el “aprendizaje cruzado”. Generar una disciplina en el funcionamiento: compromiso con un forma de funcionamiento. Fomentar la creatividad. Insistir en los objetivos de contenido porque será en buena parte lo que hablará de éxitos o fracasos. Generar diálogo y relaciones tanto formales como informales. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 5. El equipo de proyecto… se reúne Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
CV Tiempo y lugar para el equipo de proyecto lugar tiempo # = # =24/03/2017 Tiempo y lugar para el equipo de proyecto Mismo Tiempo Diferente lugar # lugar Diferente tiempo Diferente lugar = Tiempo = Lugar Reunión presencial. = Tiempo # Lugar Teléfono, chat, videoconferencia. CV = tiempo # Tiempo = Lugar Gestión visual, cartelística, formación en el puesto. # Diferente tiempo Mismo lugar Mismo Tiempo Mismo lugar # Tiempo # Lugar Correo electrónico, SMS, Intranet / Internet, foros. = ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Cumbre sobre alfabetización del siglo XXI (Berlín, 2002)24/03/2017 Un nuevo tipo de alfabetización Cumbre sobre alfabetización del siglo XXI (Berlín, 2002) Alfabetización informacional Capacidad de recopilar, organizar y evaluar la información y formarse opiniones válidas basadas en los resultados. Alfabetización tecnológica Capacidad de utilizar nuevos medios, como Internet, para acceder a la información y comunicarla eficazmente. Capacidad, cada vez mayor, de los ciudadanos de producir y distribuir, dondequiera que se encuentren, contenidos para audiencias de todos los tamaños. Creatividad mediática Comprender la interdependencia entre las personas y los países y tener la capacidad de interactuar y colaborar eficazmente a través de las culturas. Alfabetización global Competencia de examinar las consecuencias sociales de los medios de comunicación desde el punto de vista de la seguridad, la privacidad y otros. Alfabetización responsable Más información: ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Espacio social – espacio digital24/03/2017 Espacio social – espacio digital Espacio social Contratos sociales que unen a las personas. Confianza en comunidades y redes. Dar tiempo y espacio. Fomentar la conversación, la transmisión de historias. Competencias para la dinamización del espacio social Inteligencia emocional. Habilidad para la expresión oral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar. Persuasión. Narración, contar historias, fluidez y comprensión verbal. Conversación, diálogo. Liderazgo y capacidad para trabajar en equipo. Competencias para la dinamización del espacio digital Cultura informacional genérica y específica de entorno inet. Cultura tecnológica “global”. Capacidad didáctica respecto a la tecnología. Flexibilidad hipertextual. Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red. Síntesis y capacidad de expresión escrita. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE24/03/2017 LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE REUNIÓN Preparación Ejecución Una reunión cuesta dinero y siempre hay que tener en cuenta el tiempo que exige ya que en ese momento el costo/hora es la suma de los costos/hora de cada uno de los participante y esta cantidad hay que multiplicarla por el número de horas que se está reunido ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
OBJETIVOS EN UNA REUNIÓN24/03/2017 OBJETIVOS EN UNA REUNIÓN Específicos Realistas Objetivos de Verificación posible de su logro contenido Especificación de fechas de logro Inclusión de metas intermedias Objetivos de Integración en la dinámica del equipo proceso ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
OBJETIVOS EN UNA REUNIÓN24/03/2017 OBJETIVOS EN UNA REUNIÓN COMUNICACIÓN DE LOS OBJETIVOS UNIDAD EN EL EQUIPO AYUDA A: Cohesiona, mediante objetivos de contenido a través del respeto a la individualidad Objetivos de contenido Objetivos de proceso Incorpora al individuo en la búsqueda del resultado desde el primer momento ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
FORMULA PARA EL SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA DE LAS REUNIONES24/03/2017 FORMULA PARA EL SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA DE LAS REUNIONES Planificación Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad Organización Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones Programación Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del Tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del Proceso Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Planificación Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad Es el conjunto de acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de unos propósitos ¿Para qué? Existen temas a tratar (situación normal) o tenemos problemas (situación especial) ¿Por qué? Sólo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema más operativo y barato ¿Quiénes? Todos y sólo aquéllos que permitan la distribución equilibrada del grupo. Personas: idóneas: están afectados, tienen autoridad y poder en cantidad justa que conocen el asunto que están interesadas (quieren tratar y resolver el asunto) ¿Cuánto? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo) ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Organización Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones Aceptada la necesidad, hacemos operativa la planificación movilizando los factores básicos que apoyen su efectividad ¿Cómo? Definir el tipo de reunión ¿Con qué? Orden del día y un guión por temas que ayude al proceso, permita una visión global, centre las discusiones y objetive la tarea. Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos. ¿Cuándo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duración estimada, inicio y fin. ¿Dónde? Elegir un local: Sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes Que responda a la importancia del asunto Que facilite el intercambio ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Programación Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del Tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del Proceso Las fases de la reunión deben aparecer de forma coherente y con una progresión de tratamiento evidente Información: antecedentes y encuadre del tema. Ubicación de los hechos, datos, definición de la situación a través de elementos objetivos. Tema o problema a resolver: definición del objetivo a alcanzar (puede ser de tarea y/o puede ser de proceso). Tratamiento: Entrega y ampliación de datos Análisis de causas: por qué Identificación de soluciones para atacar las causas Selección de alternativas de solución Decisión y distribución de acciones (seguimiento posterior) Dinámica del proceso: labor de dirección/animación de la reunión, orientación a las personas y al equipo y orientación a la tarea. Utilizar las técnicas adecuadas a los objetivos. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Comprobación… con tiempo suficiente. Murphy siempre acecha.24/03/2017 Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación Es el momento de la verdad, en el que todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria: a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, firma. La preparación: sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual Comprobación… con tiempo suficiente. Murphy siempre acecha. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
DIRECCIÓN Y ANIMACIÓN DE UNA REUNIÓN24/03/2017 DIRECCIÓN Y ANIMACIÓN DE UNA REUNIÓN CLARIFICACIÓN RELAJAMIENTO CONTROL DINAMIZACIÓN ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Buscar la conformidad expresa con dicho objetivo. 24/03/2017 CLARIFICACIÓN Cerciorarse de que el objetivo de la reunión queda suficientemente claro. Buscar la conformidad expresa con dicho objetivo. Ayudar durante la reunión a que los participantes se comprendan bien. Reformular preguntas y afirmaciones. Atención al hecho de que cuanto más alta sea la posición jerárquica de quien habla, más difícil es reconocer el que no se ha comprendido lo que ha expresado. Desempeñar el papel de estructurador de la reunión, metodólogo del grupo, guía. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. 24/03/2017 CONTROL Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. Desarrollar normas de actuación que permitan comunicaciones fluidas. Clarificar límites dentro del asunto principal y señalar el punto en que se encuentran. Estimular a los silenciosos, contener a los charlatanes Administrar el tiempo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Disminuir la ansiedad que genera el encuentro interpersonal. 24/03/2017 RELAJAMIENTO Disminuir la ansiedad que genera el encuentro interpersonal. Crear clima de confianza desde el principio. No se trata de reprimir sistemáticamente los conflictos. Debe saber utilizar los conflictos. Papel conciliador. Ayudar a los participantes y al grupo a expresar sus sentimientos. Modular el desarrollo de la reunión. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El animador debe motivarse primero a sí mismo. 24/03/2017 DINAMIZACION Ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el límite de su capacidad. El animador debe motivarse primero a sí mismo. Debe dar pruebas de entusiasmo. Las relaciones del animador con el grupo son altamente afectivas. Esta función es especialmente importante en los grupos de generación de ideas. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR24/03/2017 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Las reformulaciones de síntesis, control y estimulación El animador actúa como espejo que refleja con dirección al emisor y al grupo: utiliza una forma sintética y organizada y resume lo principal de las palabras que se acaban de decir. “Si he comprendido bien lo que usted ha dicho...“ Tipos: reformulación-síntesis de intervenciones largas síntesis de dos o más intervenciones síntesis por partes según surgen diferentes temas síntesis parcial según orden del día establecido síntesis final Es importante cerciorarse de la fiabilidad de la reformulación (por ejemplo, se puede escribir en el tablero para dejar constancia de ellas). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR24/03/2017 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Las reformulaciones de síntesis, control y estimulación Son el medio mediante el cual se muestra a los participantes el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Síntesis Control Estimulación ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR24/03/2017 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos, los cuales pueden ser utilizados por varios participantes con distintos sentidos. La invitación directa a participar Se usa para los que guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir, o incluso parece que lo hacen (nunca forzar ni insistir la primera vez). La pregunta-eco El animador reenvía la misma pregunta dirigida a él, con los mismo términos, invitando a que la conteste el primero que la propuso: que dé su respuesta. La pregunta-rebote El animador reenvía la pregunta recibida del grupo: oportunidad de dirigirla a un silencioso. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR24/03/2017 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación La pregunta-espejo El animador reenvía la pregunta recibida hacia el conjunto del grupo. La vuelta-recuerdo El animador recuerda la o las preguntas o asuntos propuestos y que no se han resuelto (vuelta sobre el tema perdido). La reflexión-aclaración Análisis del sentido de una intervención al nivel de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre nosotros, a nivel afectivo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR24/03/2017 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Resumen de lo básico No enzarzarse en un "toma y daca“ con alguno de los participantes. El tiempo es para todos. Tener paciencia Los participantes en una reunión deben, efectivamente, participar en la misma. Si no, es conveniente plantearse su no asistencia a la misma. Utilizar, en el mejor sentido de la palabra, los participantes (cada cual tiene su papel). Clarificar el objetivo al principio es evitar innecesarias pérdidas de tiempo. Tomar decisiones sin ponerlas en práctica es malgastar el tiempo de la reunión. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
EL CONFLICTO EN EL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 EL CONFLICTO EN EL EQUIPO DE PROYECTO CAUSAS Surgen problemas entre las personas (por carácter, temperamento, status, envidias, etc.). Surge competencia por el liderazgo del equipo. Existen fracasos evidentes en la resolución de las tareas. Surgen presiones externas. El equipo muestra inseguridad para afrontar los objetivos del proyecto. EVIDENCIA Y SÍNTOMAS DEL CONFLICTO Aparecen tensiones y rumores. Disminuye la eficacia. Hay inhibiciones, no se responde a preguntas, no se opina. Se evita tratar temas delicados o importantes. Se producen silencios agresivos. Se desvía hacia temas marginales. Se muestra una agresividad exagerada y desmedida. DESCARGA DEL CONFLICTO Se producen explosiones de agresividad con terceros. Se buscan “cabezas de turco”. Humor y bromas. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
EL CONFLICTO EN EL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 EL CONFLICTO EN EL EQUIPO DE PROYECTO SOLUCIONES (si el equipo está dispuesto a aceptar la existencia del conflicto) Poner el conflicto sobre la mesa y discutirlo (requiere madurez). Recurrir a un tercero para analizar el problema con más objetividad. Vincular la resolución a aspectos de consecución de los objetivos, al margen de las cuestiones personales. ESTRATEGIAS FRENTE A UN CONFLICTO EXPRESO Reprimir el conflicto (sobre todo, cuando es consecuencia de la organización). Actuar sobre las causas del conflicto y no sobre el conflicto en sí mismo. Agudizar el conflicto cuando los costes de explosión no son mayores que los costes de la tensión latente con la que se trabaja. Mediar siempre que se reconozca al mediador la capacidad suficiente. Buscar acuerdos parciales para avanzar hacia un acuerdo final de más largo plazo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
PASOS PARA RESOLVER UN CONFLICTO EN EL EQUIPO24/03/2017 PASOS PARA RESOLVER UN CONFLICTO EN EL EQUIPO DECIDIR SI VALE LA PENA ENFRENTARSE AL CONFLICTO. Pueden surgir conflictos al margen de los objetivos del equipo que quizá no merezca la pena resolver a lo largo del proyecto. AFRONTAR EL CONFLICTO DE UNA FORMA NO DEFENSIVA. Oportunidad de mejora y de aprendizaje. DEFINIR EL PROBLEMA. Recoger datos para organizar la información. Identificar causas concretas, escuchar, y llegar a un acuerdo acerca del origen del conflicto. GENERAR SOLUCIONES VIABLES Plantear un amplio abanico de posibilidades y sopesar pros/contras. ELEGIR UNA SOLUCIÓN ACEPTADA POR CONSENSO. PLANIFICAR SU IMPLANTACIÓN. Acciones, con responsables y plazos. DEFINIR LOS MECANISMOS DE EVALUACIÓN. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 6. El cliente del proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA PARADOJA DEL CLIENTE24/03/2017 LA PARADOJA DEL CLIENTE Es la razón de ser… y requiere atención, cuidado, satisfacción de expectativas Es la principal fuente de problemas, modificaciones. Exige y, a veces, despóticamente. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Todo proyecto tiene un cliente, sea interno o externo. 24/03/2017 Todo proyecto tiene un cliente, sea interno o externo. En los proyectos externos, el cliente aparece de una forma muy clara y nítida, tomando ese papel en un sentido más estricto. En los proyectos internos, la figura del cliente aparece mucho más vaga y no siempre se llega a identificar con claridad. Es imprescindible identificar al cliente, sea interno o externo. El cliente es, en cierta forma, parte del equipo de proyecto y tiene sus funciones. El éxito o fracaso del proyecto depende de cómo se explicite esto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Debemos ayudar al cliente a…24/03/2017 Debemos ayudar al cliente a… Fijar los objetivos del proyecto. Tomar la decisión de iniciar el proyecto y confiar en nuestro equipo de proyecto. Realizar un seguimiento suficientemente cercano del proyecto. Modificar, si lo considera necesario, los límites del proyecto. Recibir y aprobar el proyecto. Cumplir con las obligaciones financieras contraídas. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Debemos evitar que el cliente…24/03/2017 Debemos evitar que el cliente… No concrete bien sus deseos, necesidades y expectativas. Cambie objetivos u otros aspectos relevantes a lo largo del proyecto. No suministre al equipo de proyecto aquella información necesaria o escatime especificaciones que pueden afectar a la calidad final entregada. Intente obtener servicios o prestaciones no acordadas previamente. No siga suficientemente de cerca el desarrollo de la acción. Asigne varios interlocutores para el seguimiento del proyecto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Lo básico con el cliente es…24/03/2017 Lo básico con el cliente es… Documentar y archivar todos los aspectos importantes que se traten con el cliente: Oferta con aspectos técnicos y económicos. Pedido. Acuerdos alcanzados Firmar/formalizar aquellos documentos que pudieran ser más críticos: Contrato. Especificaciones. Actas de reuniones. Concretar la dedicación que tendrá, quiénes y para qué: especificar responsable de seguimiento del proyecto (puede haber dos diferentes, uno técnico y otro de gestión). ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Lo fundamental con el cliente es que…24/03/2017 Lo fundamental con el cliente es que… Se involucre. Dispongamos de una comunicación ágil, formal e informal, incluyendo los aspectos documentales. Concretemos un contrato de prestación de servicios (si es externo) en el que quede formulada una correcta definición del proyecto. Confíe en nosotros… más allá del proyecto concreto que nos une. Compartamos objetivos y formas. Preparemos bien los momentos de la verdad. Repita… ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Satisfacción del cliente24/03/2017 Satisfacción del cliente Característica Descripción La satisfacción es algo subjetiva Es una variable psicológica que depende de cómo una persona percibe su propia realidad. Un cliente puede sentirse satisfecho con un descuento de euros en la compra de un coche, mientras que otro no. La satisfacción es una variable compleja difícilmente medible Es una variable actitudinal compuesta por tres elementos: 1.- cognitivo o pensamientos sobre un producto / empresa, 2.- afectivo o sentimientos hacia un producto / empresa, y 3.- comportamental o acciones de compra. Al mismo tiempo, está relacionada con otras variables psíquicas como la percepción o las expectativas. Muchas empresas miden dicha satisfacción como un concepto global: ¿está usted satisfecho con la compra de este producto?. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Satisfacción del cliente24/03/2017 Satisfacción del cliente Característica Descripción La satisfacción no es fácilmente modificable Es fruto de sucesivas experiencias y procesos de aprendizaje tanto personales como sociales. Para un cliente que se encuentra insatisfecho con un determinado vendedor, es muy difícil que cambie dicha actitud ante ciertas mejoras que pueda considerar esporádicas. El cliente no necesariamente se siente satisfecho por una buena relación calidad / precio No siempre una buena relación calidad – precio supone la satisfacción del cliente. Existen otros factores que determinan la satisfacción, por ejemplo, el trato recibido en un establecimiento, el servicio posventa, la oferta de productos disponible, etc. La satisfacción no está exclusivamente determinada por factores humanos Durante la venta se combinan factores materiales y humanos. Por tanto, la satisfacción vendrá determinada tanto por el comportamiento y actitud del vendedor y de la empresa, como por otros elementos de carácter material. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 7. La persona que dirige, coordina y anima el proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Todos son corresponsables del éxito o fracaso del proyecto.24/03/2017 JEFE – EQUIPO DE PROYECTO Jefe = responsable último de los resultados del proyecto, sean positivos o negativos. Todos son corresponsables del éxito o fracaso del proyecto. ? ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Soporte interno organizativo24/03/2017 El perfil del jefe de proyecto Conocimientos y experiencia Inteligencia emocional Soporte interno organizativo ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Funciones del jefe de proyecto24/03/2017 Funciones del jefe de proyecto Concretar los objetivos Resolver incidencias Relaciones con el cliente JEFE DE PROYECTO Controlar los resultados Planificar el proyecto Gestionar el equipo Tomar decisiones Relaciones diversas ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Taller de habilidades directivas 5º LADE24/03/2017 Taller de habilidades directivas 5º LADE 8. Seguimiento del proyecto Julen Iturbe-Ormaetxe Octubre 2005 – Febrero 2006 ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El seguimiento supone…24/03/2017 El seguimiento supone… Hay que controlar el avance de las tareas y el nivel de consumo de recursos (parciales, por tareas, y globales). Analizar el cumplimiento de determinados hitos a lo largo del proyecto, marcados como puntos de control. Evaluar el nivel de satisfacción estimada (o real) del cliente y de los miembros del equipo. El avance es lo realmente conseguido en el proyecto, al margen de las horas o recursos utilizados. Es un dato estimado (no exacto). Es mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales. Es imprescindible para hacer un seguimiento intermedio del proyecto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Otras partes de la organización24/03/2017 El seguimiento supone… Equipo Recoger datos Analizar datos Sacar conclusiones Informar Cliente Tomar medidas Otras partes de la organización ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
El seguimiento supone disponer de métricas…24/03/2017 El seguimiento supone disponer de métricas… Sólo se puede mejorar aquello que se conoce. Sólo se conoce aquello que se puede medir. Permiten conocer el resultado real de un proyecto y del propio sistema de gestión de proyectos. Ayudan a identificar los problemas más importantes que aparecen en los proyectos y, por tanto, a definir las acciones de mejora. Proporcionan datos estadísticos globales de la empresa. Proporcionan una señal de alarma en el caso de aparecer resultados negativos. Una métrica requiere un indicador y hay que tener en cuenta la facilidad/dificultad para generarlo y mantenerlo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
24/03/2017 Tipos de métricas Técnicas: errores reportados por el cliente, nº de modificaciones respecto a las especificaciones iniciales, horas invertidas por tareas, etc. Económicas: costes (previsto/real). De plazo: desviación en plazo, tiempo por fases, etc. Referidas al proyecto global vs. referidas a aspectos concretos. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
¿Estamos así al final del proyecto?24/03/2017 ¿Estamos así al final del proyecto? La documentación del proyecto no está organizada. No se encuentran actualizados los datos técnicos: Las últimas modificaciones no quedan reflejadas en el diseño. No están recogidos los resultados de las pruebas de aceptación. No se encuentran actualizados los datos de gestión. No se han extraído formalmente conclusiones del proyecto. El proyecto no se encuentra oficialmente archivado. El proyecto queda ligado a una o varias personas que son las que tienen en su cabeza el trabajo realizado. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
Una adecuada evaluación del proyecto incluye24/03/2017 Una adecuada evaluación del proyecto incluye Asignar las tareas de evaluación/finalización: Actualización de datos, si afecta a nuevos proyectos. Informe de conclusiones. Archivo en soporte papel y soporte electrónico (eliminación de innecesarios). Evaluación del líder/jefe de proyecto y del equipo. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO Cuándo Reservar la evaluación únicamente para la finalización del proyecto no permite influenciar su dinámica. Cada hito principal del proyecto puede ser una ocasión de evaluación. Se trata de premiar el esfuerzo durante la realización del proyecto, y no solo según el resultado, a su finalización. En los proyectos, raramente se anima cuando se manifiestan las dificultades. Sin embargo, es precisamente cuando la gente duda que hay que estar presente. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO Recompensar al equipo y a las personas Primar al equipo de proyecto sobre el rendimiento individual. Se busca el mejor rendimiento global. En general, es difícil de individualizar la contribución de cada uno de los miembros del equipo de proyecto. Sin embargo, como contrapartida de su responsabilidad y de su exposición a los riesgos del proyecto, a los jefes de proyecto se les reconoce individualmente. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO Quién debe evaluar Puede que en una organización funcional el responsable de proyecto no tenga realmente esta capacidad. En el caso de una organización matricial, los responsables del proyecto participan en la evaluación junto con las jerarquías departamentales. Los jefes de departamento evalúan las competencias técnicas desplegadas y los jefes de proyecto la participación en el proyecto y la calidad del trabajo en equipo. La opinión de un responsable de departamento no pesa más que la de un jefe de proyecto. En ciertos proyectos el cliente puede participar en la evaluación. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO Los criterios Criterios ligados al resultado: Calidad, Costes y Plazos. El criterio de la satisfacción del cliente debe manejarse con delicadeza, en tanto que es externo al proyecto. Puede existir reconocimiento aunque los objetivos del proyecto no se hayan conseguido (hay otros factores). Existen criterios ligados a las acciones y al comportamiento de los individuos: trabajo en equipo, capacidad de gestionar situaciones imprevistas, asunción de riesgos, etc. Existen criterios independientes del rendimiento: antigüedad, naturaleza del trabajo, nivel jerárquico, etc. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO24/03/2017 LA EVALUACIÓN Y LA REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO La naturaleza del reconocimiento Reconocimiento económico: por objetivos, asociado a la consecución de determinados aspectos (márgenes, facturación…). Reconocimiento simbólico (regalos, reconocimiento verbal, etc.). Promoción: no tiene que explicarse tanto por el éxito del proyecto, como por el hecho de que su nivel de competencias se ve incrementado por haber participado en el proyecto. ENPRESA ZIENTIETAKO FAKULTATEA
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CIERRE DE UN PROYECTO Es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de.
CREANDO EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS Sobre el proyecto

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