Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-546-de-2003?documento=legcol&contexto=legcol_75992041de97f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-02-16 02:03:24+00:00

Document:
﻿ CIRCULAR VP 546 DE 2003
CIRCULAR 546 DE 11 DE ABRIL DE 2003
CONTENIDO:SISTEMA GENERAL DE PENSIONES. SE MODIFICAN LAS CIRCULARES 111 DE 1997 Y 183 DE 1998, EN LO RELACIONADO CON LOS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TRAMITAR SOLICITUDES PRESTACIONALES.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1216 DE JUNIO 15 DE 2003, PG.1375
CIRCULAR VP 546 DE 2003
Asunto: Modificación circulares 111 del 27 de octubre de 1997, 183 de mayo 12 de 1998.
Documentos necesarios para tramitar solicitudes prestacionales
Teniendo en cuenta las nuevas disposiciones sobre prestaciones reconocer por parte del ISS, en especial lo consagrado en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios así como la Ley 797 de 2003, para efectos de agilizar los procesos de decisión y que los mismos se adecuen los términos previstos en la normatividad vigente, a continuación se relacionan los documentos e información necesarios que deben ser aportados en los CAPs, por los afiliados o los empleadores a fin de dar inicio a los trámites en cada una de ellas.
Es de recordar que una mala recepción de los documentos, ocasiona que se reduzcan los términos con que cuentan los centros de decisión para decidir y que los mismos corran en contra del ISS.
— Registro civil de nacimiento si nació después del 15 de junio de 1938, o partida eclesiástica de bautismo, si nació antes de junio 15 de 1938.
— Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía. Para las cédulas nuevas, la fotocopia debe ser preferiblemente a color.
— Declaración en la cual el asegurado manifieste su imposibilidad para continuar cotizando.
— Información sobre el (los) número(s) de afiliación al ISS anterior a 1984, si los tiene.
Pensión de vejez (D. 758/90)
— Registro civil de nacimiento si nació después del 15 de junio de 1938, ó partida eclesiástica de bautismo, si nació antes de junio 15 de 1938.
— Certificación expedida por la EPS en la que conste que el asegurado se encuentra actualmente vinculado a la misma, especificando claramente cuál fue la fecha de vinculación, junto con el diligenciamiento del formato anexo para tal fin.
— En caso que el asegurado se encuentre percibiendo pensión de jubilación por parte de su empleador, a efecto de aplicar la figura de la compartibilidad se debe aportar fotocopia del documento mediante el cual se le reconoció pensión de jubilación. Así mismo, se debe aportar certificación suscrita por el asegurado y el empleador, debidamente autenticada, en la cual se defina a quién se debe girar el retroactivo a que haya lugar o en su defecto, certificación suscrita sólo por el trabajador, debidamente autenticada, en la cual autorice girar el retroactivo a la empresa.
En el evento que no se pueda aportar las certificaciones antes indicadas y en el documento mediante el cual se concedió pensión de jubilación se establezca que el retroactivo se debe girar a la empresa, se debe anexar declaración escrita en la cual conste que ese documento se encuentra ejecutoriado y/o que no ha sido modificado por los recursos de vía gubernativa, revocatoria directa o providencia judicial en lo que respecta al titular del retroactivo.
Pensiones de jubilación (L. 33/85, L. 6ª/45, L. 71/88)
— Certificados de tiempos de servicio (formato CLEBP), en los cuales conste las entidades de previsión social para las cuales se aportó en pensión. Declaración de no estar afiliado a otra administradora de pensiones y de no estar tramitando ningún otro tipo de prestación (formato MTBP).
— Certificado de salarios por el tiempo a tener en cuenta para liquidar la pensión, siempre que esta información no repose en el ISS, sin que sea inferior a los 10 últimos años anteriores al traslado al ISS.
Pensión de vejez (L. 100/93, L. 797/2003)
— Certificados de tiempos de servicio (formato CLEBP), en los cuales conste las entidades de previsión social para las cuales se aportó en pensión, y declaración de no estar afiliado a otra administradora de pensiones y de no estar tramitando ningún otro tipo de prestación (formato MTBP).
En caso que el asegurado se encuentre percibiendo pensión de jubilación por parte de su empleador, a efecto de aplicar la figura de la compartibilidad se debe aportar fotocopia del documento mediante el cual se le reconoció pensión de jubilación. Así mismo, se debe aportar certificación suscrita por el asegurado y el empleador, debidamente autenticada, en la cual se defina a quién se debe girar el retroactivo a que haya lugar o en su defecto, certificación suscrita sólo por el trabajador, debidamente autenticada, en la cual autorice girar el retroactivo a la empresa.
Pensión especial de vejez para madre (padre) de hijo menor inválido
— Si se deben contabilizar tiempos públicos para la pensión, certificados de tiempos de servicio (formato CLEBP), en los cuales conste las entidades de previsión social para las cuales se aportó en pensión. Declaración de no estar afiliado a otra administradora de pensiones y de no estar tramitando ningún otro tipo de prestación (formato MTBP).
— Registro civil de nacimiento del menor. Si éste es mayor de 7 años, se debe suministrar copia de la tarjeta de identidad.
— Dictamen médico laboral emitido por la junta regional de calificación de invalidez correspondiente, respecto de la incapacidad que afecta al menor
— Certificación laboral expedida por el actual empleador, en la que conste que el asegurado se encuentra laborando.
— Si el reclamante es el padre, registro civil de defunción de la madre del menor.
— Certificación expedida por la EPS en la que conste que el asegurado se encuentra actualmente vinculado a la misma, especificando claramente cuál fue la fecha de vinculación. junto con el diligenciamiento del formato anexo para tal fin.
— Declaración por parte del asegurado, en la que manifieste su intención de renunciar al cargo o labor que actualmente desempeña, a partir del momento en que se reconozca la pensión.
Pensión especial de vejez para asegurados inválidos
— Dictamen médico laboral emitido por la junta regional de calificación de invalidez correspondiente, respecto de la incapacidad que afecta al asegurado
— Fotocopia de los subsidios por incapacidades temporales concedidos por la EPS correspondiente.
Pensión especial de vejez - actividad de alto riesgo o periodistas
— Sí se deben contabilizar tiempos públicos para la pensión, certificados de tiempos de servicio (formato CLEBP), en los cuales conste las entidades de previsión social para las cuales se aportó en pensión. Declaración de no estar afiliado a otra administradora de pensiones y de no estar tramitando ningún otro tipo de prestación (formato MTBP).
— Certificación laboral del empleador, en el cual se detallen las actividades o funciones desarrolladas por el afiliado durante el tiempo laborado.
— Dictamen médico laboral emitido por la junta regional de calificación de invalidez correspondiente, especificando si la causa del estado de invalidez es accidente o enfermedad.
Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía. Para las cédulas nuevas, la fotocopia debe ser preferiblemente a color.
— En el evento que EPS''s diferentes a la del Seguro Social hayan concedido subsidios por incapacidades temporales, se debe aportar copia de la certificación de dichos subsidios, en la que se establezca cuál fue la fecha de vencimiento del último efectivamente cancelado.
Requisitos obligatorios generales para todos los solicitantes
— Registro civil de defunción del afiliado o pensionado en donde se establezca claramente la causa de la muerte; en el evento que el registro no sea claro respecto de la causa de la muerte, se debe aportar además, documentos en los cuales conste la causa de la muerte (certificado de defunción, copia de la historia clínica, certificado médico, certificado expedido por el DANE, etc.).
— Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía del causante. Para las cédulas nuevas, la fotocopia debe ser preferiblemente a color.
— Por fallecimiento del pensionado, resolución que concedió la pensión que disfrutaba y/o comprobante de pago de la misma, si se cuenta con dicho documento.
— Si el causante era afiliado y se deben contabilizar tiempos públicos para la pensión, certificados de tiempos de servicio (formato CLEBP), en los cuales conste las entidades de previsión social para las cuales se aportó en pensión. Declaración de no estar afiliado a otra administradora de pensiones y de no estar tramitando ningún otro tipo de prestación (formato MTBP).
— Certificado de supervivencia, cuando se efectúen solicitudes a favor de terceros que no hagan presentación personal.
— Certificación expedida por la EPS en la que conste que el beneficiario solicitante se encuentra actualmente vinculado a la misma, especificando claramente cuál fue la fecha de vinculación, junto con el diligenciamiento del formato anexo para tal fin.
En el evento que el beneficiario solicitante no se encuentre afiliado a EPS alguna, ni como cotizante ni como beneficiario, se debe diligenciar el formulario anexo con el fin de establecer la EPS a la cual desea que se haga el giro de los descuentos por salud a partir del ingreso en nómina.
Requisitos obligatorios especiales para cónyuges y/o compañeras
— Si reclama el cónyuge: registro civil de nacimiento y registro civil de matrimonio. Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía. Para las cédulas nuevas, la fotocopia debe ser preferiblemente a color.
— Si reclama la compañera o compañero: Registro civil de nacimiento y fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía. Para las cédulas nuevas, la fotocopia debe ser preferiblemente a color.
— Declaración jurada del cónyuge o compañero(a) en la cual se establezca la convivencia con el causante, el tiempo de duración de la misma y de existir sociedad conyugal anterior no disuelta, informar la identificación de quien fue la pareja y el tiempo de convivencia con la misma. En el evento de existir separación de hecho entre cónyuges, se debe establecer en la declaración si existe sociedad conyugal vigente o no.
— Declaración extraproceso rendida por terceros, en la cual conste convivencia entre el solicitante y el asegurado fallecido, así como el término de la misma.
Requisitos obligatorios especiales para hijos
— Si reclaman hijos: registro civil de nacimiento y fotocopia ampliada del documento de identidad. Si son mayores de edad, aportar además certificados de estudio con la constancia de cumplir satisfactoriamente con las condiciones académicas establecidas en el artículo 15 del Decreto 1889 de 1994 y declaración jurada en la cual se establezca la fuente de sus ingresos para subsistir. Si son inválidos, dictamen médico laboral emitido por la junta regional de calificación de invalidez correspondiente en el cual se especifique si el beneficiario necesita o no la designación de curador y declaración jurada relacionada con la fuente de sus ingresos para subsistir.
— Si el beneficiario necesita curador, se debe aportar además de lo anterior, copia auténtica de la sentencia de interdicción debidamente ejecutoriada, junto con constancia de discernimiento del cargo de curador, aceptación del mismo y constancia de posesión por parte del curador o representante legal del beneficiario. Además se debe aportar fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía del mismo.
Requisitos obligatorios especiales para padres
— Si reclaman los padres: fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía, registro civil de nacimiento del causante y declaración jurada en la cual se establezca la fuente de sus ingresos para subsistir.
Requisitos obligatorios especiales para hermanos inválidos
— Si quien reclama es hermano inválido: fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía, registro civil de nacimiento del recurrente y del causante, dictamen médico laboral emitido por la junta regional de calificación de invalidez correspondiente y declaración jurada en la cual se establezca la fuente de sus ingresos para subsistir.
Documentos voluntarios generales a todos los solicitantes
Formato de diligenciamiento de solicitud del auxilio
— Registro civil de defunción del causante con sello original de la notaría.
— Factura original a nombre de la persona natural o jurídica que haya sufragado los gastos debidamente cancelada junto con el recibo de caja. Deberá aclararse en la factura de venta, los requisitos para la expedición de la misma, tales como resolución de la DIAN, razón social, número de NIT, número de la factura, impresor, etc.
— Fotocopia de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario del auxilio.
— Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario del auxilio.
— Certificación de una cuenta bancaria (de ahorros o corriente), con fecha de expedición no mayor de 30 días, a nombre de la persona natural o jurídica beneficiaria del auxilio, dicha cuenta no puede ser compartida, debido a que el programa de pagos que maneja la gerencia nacional de tesorería no lo permite.
— En caso de muerte por accidente de tránsito se debe recepcionar la solicitud y devolverla mediante oficio motivado explicando que la obligación de reconocer el auxilio funerario corresponde a la compañía aseguradora que expidió el SOAT. A los documentos referidos deberá solicitarse y anexarse fotocopia de la póliza de la compañía aseguradora (SOAT).
— Cuando el trámite del auxilio funerario deba adelantarse para los herederos del afiliado o pensionado que suscribió el contrato exequial, deberán anexarse además de los documentos arriba indicados, los siguientes:
— Carta de autorización de los demás herederos a un solo heredero debidamente autenticada.
— Fotocopia de la cédula de ciudadanía de todos los herederos.
— Declaración extrajuicio en donde se manifieste bajo la gravedad del juramento que son los únicos herederos del fallecido.
— Registro civil de nacimiento de los herederos.
— Fotocopia del contrato exequial.
A continuación se aclaran los requisitos y documentos necesarios para proceder a reconocer los subsidios por incapacidad temporal, previstos en el artículo 205 de la Ley 100 de 1993, cuyo pago le corresponde al negocio de pensiones en los términos previstos en los artículos 34 y siguientes de la Resolución 2266 del 6 de agosto de 1998 emanada de la presidencia del Instituto de Seguros Sociales.
A fin que proceda el paso de subsidios por incapacidad es necesario que:
• El asegurado haya sido incapacitado por enfermedad general (común) por un término inicial no mayor de 30 días, prorrogado hasta un máximo de 180 días, cuyo pago está a cargo de la EPS correspondiente.
• La EPS respectiva, una vez se cumplan 150 días de incapacidad, podrá solicitar al área de pensiones, la iniciación del trámite correspondiente a efecto de calificar la invalidez del asegurado, adjuntando, de ser posible, concepto médico de rehabilitación emitido por el médico tratante del asegurado.
• En el evento que no exista concepto favorable de rehabilitación, el área de pensiones solicitará la iniciación del trámite de pensión de invalidez, con la remisión del asegurado a la junta regional de calificación de invalidez correspondiente.
• Si existe concepto médico favorable de rehabilitación, el área de pensiones podrá no remitir al asegurado a la junta regional de calificación de invalidez correspondiente a fin que se le califique su estado, posponiendo dicho procedimiento hasta por el término adicional de 360 días, aceptando así el pago del subsidio por incapacidad que venía siendo cancelado por la EPS al asegurado; es decir, subrogando a dicha entidad en el pago de la prestación.
En consecuencia, a fin que el área de pensiones reconozca el pago del subsidio por incapacidad temporal es necesario que existan, como mínimo, los siguientes documentos:
— Certificado de incapacidad por enfermedad general (común) expedido por la EPS a la cual se encuentra afiliado el asegurado, junto con sus prórrogas, por un término mínimo de 180 días continuos o discontinuos.
— Solicitud por parte de la EPS correspondiente, de valoración del paciente por medicina laboral de pensiones, junto con concepto médico de rehabilitación expedido por un médico de la misma EPS, o debidamente trascrito por dicha entidad.
— Concepto por parte del área de medicina laboral de pensiones correspondiente de este instituto, acerca de la viabilidad de prorrogar la incapacidad en el que se detallen los días que se autorizan, sin que puedan sobrepasar los 360.
— Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía del asegurado y documento que autoriza la incapacidad para el período respectivo.
— Constancia de pago del subsidio por incapacidad por parte de la EPS correspondiente, durante todo el tiempo de duración de la misma y de sus prórrogas.
Es de aclarar que los documentos indicados en los numerales 1º y 2º son requisitos necesarios para efectos de iniciar el procedimiento del pago de subsidios por incapacidad temporal y la inexistencia de cualquiera de ellos impide adelantar cualquier trámite posterior.
Vinculación a entidades promotoras de salud
Se recuerda a todos los funcionarios encargados de recepcionar los documentos para iniciar las solicitudes prestacionales, acerca de la obligatoriedad de cumplir con el procedimiento necesario a fin de determinar la EPS a la cual se destinarán los descuentos ordenados en el artículo 204 de la Ley 100 de 1993; es decir, la entidad a la cual se deben aportar los descuentos por salud que se realizan a partir de la fecha en que las prestaciones de los asegurados ingresan en la nomina de pensionados, para lo cual se deberá tener clara la siguiente información:
• Si el asegurado se encuentra vinculado actualmente a una EPS, lo cual se demuestra mediante una certificación expedida por la EPS.
• En caso negativo, se debe establecer a cuál EPS desea que se le destinen los descuentos por salud previstos en la ley, para lo cual el asegurado deberá diligenciar el formulario anexo para tal efecto, con el fin de establecer la EPS a la cual desea que se haga el giro de los descuentos por salud a partir del ingreso en nómina.
Es de aclarar que esta información es de suma importancia para el instituto, toda vez que en la actualidad se presentan múltiples inconvenientes respecto del tema del giro a las EPS''s de los descuentos realizados por concepto de salud. En este mismo sentido, al momento en que se efectúa la notificación de la resolución que conceda pensión, debe dejársele claro al asegurado que debe modificar el status de su afiliación en su EPS a fin de cambiarlo al de pensionado o realizar una en caso de no existir afiliación, so pena que se le suspenda el pago de la pensión hasta tanto subsane esta anomalía.
Es pertinente aclarar que todos los documentos allegados deben ser presentados en original, a fin de aminorar la posibilidad de conceder prestaciones con documentos falsos. De no ser posible, se deben solicitar los documentos debidamente autenticados, tal como lo permite el inciso primero del artículo 1º del Decreto 2150 de 1995 (Decreto Antitrámites), modificado por el artículo 26 del Decreto-Ley 266 de 2000. Así mismo, en el evento que la solicitud prestacional sea elevada por el apoderado del asegurado o el de sus beneficiarios o por su representante legal, se deberá anexar obligatoriamente copia del poder a él debidamente conferido o del documento que le confiere la representación legal, junto con fotocopias ampliadas de la cédula de ciudadanía y tarjeta profesional del mismo, según sea el caso.
N. del D.: Esta circular va dirigida a gerencia nacional de atención al pensionado, gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados, gerencia nacional de mercadeo, gerencias seccionales, jefaturas seccionales del departamento de atención al pensionado, jefaturas seccionales del departamento de historia laboral y nómina de pensionados, gerencias de centros de atención al pensionado a nivel nacional, coordinaciones de centros verdes a nivel nacional.
(Formato para solicitantes vinculados a EPS)
Información sobre vinculación a entidades promotoras de salud
Nombre del asegurado: ________________________________
Cédula de ciudadanía Nº ____________________
Nº de teléfono: _______________________________
Dirección ___________________________
A cuál EPS se encuentra actualmente vinculado: ___________________
Desde qué fecha se encuentra vinculado a esta EPS ________________
En qué calidad se encuentra vinculado: Beneficiario cotizante: _________
Anexó copia del formulario de vinculación a la EPS y/o certificado expedido por la EPS actual en la que se detallan la fecha y forma de su de vinculación a ésta.
Me comprometo a que, una vez se me notifique de la resolución a través de la cual se me concede pensión y se me ingresa en nómina de pensionados, modificaré en los cinco (5) días siguientes, el status de mi afiliación en la EPS, cambiándola al de pensionado, so pena que se dé orden de no pago temporal de mi pensión hasta tanto subsane la inconsistencia presentada.
C.C. Nº ______________________
(Formato para solicitantes no vinculados a EPS)
Yo, ______________________________ identificado con la cédula de ciudadanía Nº ___________________, declaró bajo la gravedad de juramento que actualmente no me encuentro vinculado a entidad promotora de salud alguna, ni me encuentro afiliado al régimen contributivo del sistema de seguridad social en salud.
Así mismo manifiesto que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 204 de la Ley 100 de 1993, según el cual todos los pensionados deben realizar aportes al sistema general de seguridad social en salud, autorizo que dichos aportes sean girados a la EPS ______________________
Así mismo, me comprometo a realizar la vinculación al sistema contributivo del régimen de seguridad social en salud administrado por la entidad promotora de salud anteriormente citada, una vez sea notificado del acto administrativo que me concede la pensión.
C.C. Nº __________________

References: resolución 
 artículo 15
 resolución 
 artículo 205
 Resolución 
 artículo 204
 resolución 
 artículo 1
 artículo 26
 resolución 
 artículo 204