Source: http://www.abi-expert.pl/wydania/lipiec-wrzesien-2019/art,2452,udostepnianie-akt-postepowania.html
Timestamp: 2020-07-13 16:29:07+00:00

Document:
Udostępnianie akt postępowania
20-09-2019 Autor: Ewa Haratym
Pod rządami rodo, a także po implementacji do krajowego systemu tzw. dyrektywy policyjnej udostępnianie akt sądowych zaczyna budzić pewne wątpliwości. Przedstawiciele wymiaru sprawiedliwości obawiają się, że udostępnianie akt może prowadzić do naruszenia przepisów rodo lub dyrektywy.
Akta postępowań sądowych zarówno w sprawach cywilnych, karnych, jak i administracyjnych zawierają szereg danych odnoszących się do uczestników tych postępowań, a także innych osób, np. świadków, biegłych. Niewątpliwie większość tych danych, jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, należy uznać za dane osobowe. Nie powinno budzić to wątpliwości, zwłaszcza że tego rodzaju informacje pozostają w korelacji także z innymi ujawnionymi w toku postępowania danymi odnoszącymi się do konkretnej jednostki, czym umożliwiają jej łatwą, niewymagającą nadmiernych nakładów identyfikację.
Do niedawna udostępnianie akt postępowań sądowych nie wiązało się z poważniejszymi problemami, ponieważ następowało ono przede wszystkim na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego (dalej: kpc), kodeksu postępowania karnego (dalej: kpk), ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: ppsa), a także regulaminów urzędowania sądów powszechnych i administracyjnych. Aktualnie pod rządami rodo, a także ustawy implementującej dyrektywę policyjną – ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (DzU z 2019 r., poz. 125) – udostępnianie akt budzi wątpliwości.
Prawodawca unijny w motywie 20 rodo podkreśla, że rodo ma zastosowanie m.in. do działań sądów i innych organów wymiaru sprawiedliwości. Prawo UE lub prawo państwa członkowskiego może doprecyzować operacje i procedury przetwarzania danych osobowych przez sądy i inne organy wymiaru sprawiedliwości. Zgodnie z art. 2 ust. 2 lit. d rodo jego uregulowania nie mają zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom.
Prawodawca unijny, dostrzegając odmienność regulacji krajowych w tym zakresie, postanowił uregulować tę kwestię w dyrektywie 2016/680. Dyrektywa w przeciwieństwie do rodo wymaga inkorporacji do krajowego porządku prawnego. Dzięki temu każde z państw członkowskich w aktach prawa krajowego implementujących dyrektywę może wprowadzić takie zapisy, które będą uwzględniały specyfikę regulacji krajowych.
Wyłączenie przez prawodawcę europejskiego z zakresu stosowania rodo obszarów wskazanych w art. 2 ust. 2 lit. d rodo oznacza, że sądy i inne organy wymiaru sprawiedliwości, przetwarzając dane osobowe osób fizycznych w toku postępowań karnych, będą zobowiązane do przestrzegania przepisów implementujących dyrektywę 2016/680, a nie rodo.
Udostępnianie akt sądowych postępowań cywilnych i administracyjnych
Rodo nie zawiera przepisów regulujących stricte procesy przetwarzania danych osobowych w toku postępowań sądowych, w tym procedur dotyczących udostępniania akt postępowań. Ustawodawca krajowy w nowej uodo również nie zdecydował się na szczegółowe uregulowanie tych kwestii. Wprowadził jedynie pewne ograniczenia w zakresie realizacji obowiązków informacyjnych, które mają służyć m.in. ochronie niezależności sądów i postępowania sądowego. Dokonał też pewnych zmian w ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz ustawie z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych, a także w przepisach kpc oraz kpk, głównie dotyczących organów nadzorczych nad procesami przetwarzania danych w tych podmiotach.
Nowe przepisy jedynie w niewielkim zakresie oddziałują na kwestie związane z udostępnianiem akt postępowań sądowych w sprawach cywilnych oraz w postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Zobowiązują raczej do realizacji obowiązków i informacyjnych.
Brak nowych uregulowań w zakresie udostępniania akt postępowań sądowych oznacza, że udostępnianie akt postępowań odbywa się na podstawie dotychczasowych przepisów proceduralnych, tj. kpc, ppsa, a także przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych aktów prawnych. Proces udostępniania akt postępowań nie może się jednak odbywać w całkowitym oderwaniu od przepisów rodo. Reguły dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte w rodo należy stosować odpowiednio do przetwarzania danych osobowych przed sądami i organami wymiaru sprawiedliwości. Sądy jako administratorzy są zobowiązane do przestrzegania zasad celowości czy minimalizacji danych.
Udostępnianie akt postępowań karnych
Dyrektywa policyjna ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych przez organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar. W uproszczeniu można przyjąć, że reguluje ona kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach toczących się postępowań karnych.
Regulacje dyrektywy policyjnej zostały zaimplementowane do krajowego porządku prawnego ustawą z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Polski ustawodawca w art. 2 tej ustawy postanowił, że ustawę stosuje się do przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy, które zostały określone w art. 1 w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany, a także inny niż zautomatyzowany w przypadku, gdy dane te stanowią lub mają stanowić część zbioru danych. W art. 3 pkt 1 wskazał, że przepisów ustawy nie stosuje się do danych osobowych znajdujących się w aktach spraw lub czynności lub urządzeniach ewidencyjnych, w tym tworzonych i przetwarzanych z wykorzystaniem technik informatycznych, prowadzonych na podstawie ustaw: o postępowaniu w sprawach nieletnich, Kodeks karny wykonawczy, Kodeks postępowania karnego, Kodeks karny skarbowy, Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzających zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób, Prawo o prokuraturze.
Cytowana ustawa nie ma zastosowania do danych osobowych zgromadzonych w aktach spraw. Wyłączenie to dotyczy nie tylko szeroko pojętych uczestników postępowania, lecz osób, których dane osobowe znajdują się w aktach, np. dane osobowe świadków wskazane w protokołach lub pismach procesowych, bez względu na to czy osoby te zostały przesłuchane czy nie.
Przepisów, które określają procedury dostępu do akt postępowań, należy poszukiwać poza ustawą implementującą dyrektywę policyjną. Reguły określające zasady wglądu do akt postępowań karnych zostały określone w kpk, a także przepisach regulujących postępowania odrębne, np. postępowanie w sprawach nieletnich, ewentualnie w innych aktach prawnych, np. dotyczących wykonywania zawodu dziennikarza.
Najważniejsze przepisy regulujące kwestie udostępniania akt
Przepisów określających procedury udostępniania akt postępowań sądowych należy poszukiwać w kpc, kpk, ppsa, a także w regulaminach urzędowania sądów powszechnych i administracyjnych. Kwestie dostępu do akt postępowania cywilnego zostały uregulowane w:
art. 9 § 1 kpc postępowanie procesowe – krąg podmiotów uprawnionych do dostępu do akt ogranicza się do stron postępowania;
art. 525 kpc postępowanie nieprocesowe – krąg podmiotów jest szerszy, akta sprawy nieprocesowej dostępne są za zezwoleniem przewodniczącego dla każdego, kto dostatecznie usprawiedliwi potrzebę przejrzenia.
Autorka jest doktorantką na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego, specjalistką z zakresu ochrony danych osobowych i prawa do prywatności.

References: art. 2
 art. 2
 art. 2
 art. 1
 art. 3

art. 9

art. 525