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Timestamp: 2017-09-21 03:17:43+00:00

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Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG und Vorsteuerabzug | Oberfinanzdirektion Niedersachsen
Durch das Steueränderungsgesetz 2003 sind die Vorschriften in §§ 14 und 14a UStG zur umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung neugefasst worden. Zugleich wurde durch eine Neufassung des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG klargestellt, dass nur noch solche Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, die den neuen Rechnungslegungsvorschriften entsprechen. Diese Änderungen sind am 01.01.2004 in Kraft getreten; aufgrund der Übergangsregelung im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 19.12.2003 IV B 7 - S 7300 - 75/03, BStBl 2004 I S. 62, wirken sie sich jedoch erst ab dem 01.07.2004 in vollem Umfang auf den Vorsteuerabzug aus. Einzelheiten zu den Gesetzesänderungen regelt das BMF-Schreiben vom 29.01.2004 IV B 7 - S 7280- 19/04, BStBl 2004 I S. 258.
Welche Angaben müssen Rechnungen aufgrund der Neuregelung für Zwecke der Umsatzsteuer enthalten?
Allgemeine Pflichtangaben in Rechnungen:
im BMF-Schreiben vom
im BMF-Schreiben vom 29.01.2004
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift
a) des leistenden Unternehmers sowie
b) des Leistungsempfängers
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-Identifikationsnummer
erst ab 01.07.2004
RZ 41 ff.
5. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
6. a) den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw.
RZ 46 f.
b) den Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
7. a) das Entgelt für jeden Steuersatz oder jede Befreiung,
RZ 48 f.
b) jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. den anzuwendenden Steuersatz
RZ 50 f.
9. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
zusätzliche Angaben in Sonderfällen:
10. die USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers in den Fällen des neuen § 14a Abs. 1, 3 und 7 UStG
RZ 64 f.
11. im Falle der Steuerbefreiung oder wenn der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, einen Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt bzw. diese der Verlagerung der Steuerschuld unterliegt
12. im Fall der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Fahrzeuge die in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale
RZ 66
13. im Fall einer Reiseleistung (§ 25 UStG) und der Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) einen Hinweis darauf, dass diese Sonderregelung angewandt wurde.
14. im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung finden Sie links unter "Downloads".
Müssen sämtliche Pflichtangaben in einem Dokument enthalten sein?
Es ist nicht erforderlich, dass die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben in einem einzigen Dokument enthalten sind. Gem. § 31 Abs. 1 UStDV kann vielmehr eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Pflichtangaben insgesamt ergeben. Allerdings müssen sämtliche Dokumente vom Rechnungsaussteller erstellt sein (RZ 33 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.) und in dem Dokument, in dem das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammengefasst sind, müssen die anderen Dokumente mit einem eindeutigen Identifizierungskriterium (z. B. Namen, Nummer und/oder Datum des Dokuments) bezeichnet sein.
Welche Erleichterungen bestehen zur Angabe der Rechnungsnummer?
Durch die Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Wie die Ausnahmeregelung in § 33 UStDV für die Kleinbetragsrechnungen (siehe dazu unten Tz. 8) zeigt, dient die Rechnungsnummer nicht der Vollständigkeitsüberprüfung. Entsprechend dieser Zielrichtung bestehen keine Bedenken, wenn
im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur ein fortlaufender Nummernkreis verwendet wird (RZ 41 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.);
die Rechnungsnummerierung auf einzelne Abrechnungs- und Nummernkreise heruntergebrochen wird. Dabei muss allerdings gewährleistet sein, dass die jeweilige Rechnung leicht und einwandfrei dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis) und die Rechnungsnummer einmalig ist (RZ 42 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). Unter diesen Voraussetzungen sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschie­dene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Der Unternehmer kann aber auch für jeden Kunden einen eigenen Nummern­kreis einrichten, bei dem sich die Rech­nungsnummer aus Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzt (z. B. 4321-1, 4321-2 usw.);
der Unternehmer für seine gesamte Korrespondenz (Angebote, Auftragbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und sonstiger Schriftverkehr) fortlaufende Nummern aus einem einzigen Nummernkreis verwendet;
bei Notaren die Nummernkreise durch die Angabe der Urkundenrollennummer bzw. der Kostenregisternummer definiert werden. Allerdings muss erkennbar sein, dass diese Nummer gleichzeitig auch als Rechnungsnummer dienen soll. Werden in diesem Fall zu einer Urkundenrollennummer bzw. einer Kostenregisternummer mehrere Rechnungen erteilt, so sind diese mit einem Unterscheidungsmerkmal in Ergänzung zur Urkundenrollennummer bzw. zur Kostenregisternummer zu versehen (BMF-Schreiben vom 29.06.2004 IV B 7 - S 7280a - 41/04);
bei Verträgen über Dauerschuldverhältnisse, die ab dem 01.01.2004 geschlossen werden, nur der Vertrag eine einmalige Nummer erhält (z. B. Wohnungs-, Objekt- oder Vertragsnummer, Mieternummer) und in den Zahlungsbelegen keine fortlaufende Nummer enthalten ist (RZ 43 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.).
Unbeschadet der Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer, hängt der Vorsteuerabzug beim Empfänger der abgerechneten Leistung regelmäßig nicht von der Richtigkeit der angegebenen Rechnungsnummer ab (vgl. RZ 89 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.).
Muss in der Rechnung über eine ausgeführte Leistung stets der Zeitpunkt der Leistung angegeben sein?
Gem. § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 6 UStG muss eine Rechnung eine Angabe über "den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des § 14 Abs. 5 S. 1 UStG enthalten, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist". Die Ergänzung im letzten Halbsatz der Vorschrift bezieht sich lediglich auf die davor beschriebenen Fälle der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilen davon vor Ausführung der Leistung und gilt nicht für die Fallgestaltungen, in denen die Leistung bei Begebung der Rechnung bereits ausgeführt ist. In diesen Fällen muss deshalb der Zeitpunkt der Leistung auch dann angegeben sein, wenn der Tag der Leistung mit dem Tag der Erstellung der Rechnung übereinstimmt (BMF-Schreiben vom 3.8.2004 - IV B 7 - S 7280a - 145/04). Gem. § 31 Abs. 4 UStDV reicht es jedoch aus, in der Rechnung den Kalendermonat anzugeben, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Ergibt sich der Leistungszeitpunkt aus anderen Unterlagen (z. B. dem Lieferschein), so genügt es, wenn in der Rechnung auf die andere Unterlage verwiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV). Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung der anderen Unterlage erforderlich (z. B. durch Angabe der Lieferscheinnummer oder eines sonstigen Ordnungskriteriums zur Identifizierung des einzelnen Lieferscheins).
Wie ist in Fällen von Bonus-, Skonto- und Rabattvereinbarungen abzurechnen?
Gem. § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 7 UStG ist in der Rechnung auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hinzuweisen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Im Falle der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltsminderung noch nicht feststeht, reicht es hierbei aus, dass in der Rechnung auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird (RZ 49 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). Für die - in § 31 Abs. 1 S. 3 UStDV geforderte - leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung erforderlich, etwa durch einen Hinweis wie "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.", "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- oder Konditionsvereinbarungen." oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen." (BMF-Schreiben vom 03.08.2004, a. a. O). Die Dokumente über die Entgeltminderungen müssen ferner in Schriftform vorhanden sein und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen.
Wird in den Fällen des Skonto in der Rechnung auf die Skontovereinbarung hingewiesen, z. B. durch einen Rechnungszusatz mit folgendem oder ähnlichen Inhalt: "Bei Zahlung bis zum .... 2 % Skonto", ist es für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung nicht erforderlich, dass die sich aus dem Skonto ergebende Entgeltsminderung in der Rechnung betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer) angegeben wird (BMF-Schreiben vom 03.08.2004, a. a. O.).
Muss in Rechnungen über mehrere Leistungen das Entgelt für jede Leistung gesondert angegeben sein?
Inwieweit müssen Altverträge über Dauerleistungen an die neuen Rechnungslegungsvorschriften angepasst werden?
Bei Verträgen über Dauerleistungen (z. B. Miet- oder Pachtvertrag, Betreuungs-, Wartungsvertrag oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater), die vor dem 01.01.2004 geschlossen wurden, ist eine Anpassung an die neuen Vorschriften der §§ 14, 14a UStG nicht erforderlich. Diese Verträge müssen insbesondere nicht um die Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, eine fortlaufende Nummer oder einen Hinweis auf eine anzuwendende Steuerbefreiung ergänzt werden (vgl. RZ 40, 43 und 51 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). Ein in Folge der Erhöhung des Steuersatzes zum 1. Januar 2007 geänderter Vertrag muss für Zwecke der Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 UStG jedoch alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Pflichtangaben enthalten (Rz. 23 des BMF-Schreibens vom 11. August 2006 - IV A 5 - S 7210 - 23/06).
Ist in einem Vertrag der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es - wie bisher (vgl. dazu Abschnitt 14.5 Absatz 17 UStAE) - aus, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z. B. den Überweisungsträgern oder den Kontoauszügen, ergibt. Soweit periodisch wiederkehrende Zahlungen im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses in der Höhe und zum Zeitpunkt der vertraglichen Fälligkeiten erfolgen und keine ausdrückliche Zahlungsbestimmung vorliegt, ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wurde (RZ 47 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). In allen anderen Fällen genügt z. B. bei unbaren Mietzahlungen die Angabe des Verwendungszweckes "Miete für Monat des Überweisungszeitraums" oder "Miete für Monat des Wertstellungstages", sofern sichergestellt ist, dass die Wertstellung der Miete bei beiden Vertragsparteien im selben Monat erfolgt.
Welche Angaben müssen Kleinbetragsrechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer enthalten?
Gem. § 33 UStDV sind in Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro (bis 31. Dezember 2006: 100 Euro) nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), abweichend von § 14 Absatz 4 UStG folgende Angaben erforderlich:
Pflichtangaben in Kleinbetragsrechnungen:
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
4. das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie
5. der anzuwendende Steuersatz oder
im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung finden Sie links unter "Downloads".
Für welche Fälle geltend die neuen Rechnungslegungsvorschriften?
Seit dem 01.01.2004 ist jeder Unternehmer verpflichtet, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14, 14a UStG zu erteilen, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt (RZ 3 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). Zu den juristischen Personen i. d. Sinne zählen nicht nur Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, Genossenschaften, rechtsfähige Vereine), sondern auch die Körperschaften öffentlichen Rechts, wie z. B. Gebietskörperschaften, Hochschulen, bestimmte Religionsgemeinschaften, die Innungen und Kammern, Sozialversicherungsträger und die öffentlich-rechtlichen Anstalten. Gegenüber diesen juristischen Personen muss der Unternehmer auch dann mit Rechnungen i. S. der §§ 14, 14a UStG abrechnen, wenn diese nicht Unternehmer sind oder die Leistung nicht für ihr Unternehmen beziehen.
Seit dem 1. Januar 2009 besteht grundsätzlich keine Verpflichtung mehr zur Ausstellung einer Rechnung, wenn der Umsatz steuerfrei ist. Die Verpflichtung bleibt jedoch bestehen, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG (insbesondere grenzüberschreitender Waren- und Dienstleistungsverkehr) steuerfrei ist. In diesen Fällen hat der Unternehmer dann in seiner Rechnung auf die Steuerfreiheit hinzuweisen (§ 14 Absatz 4 S. 1 Nr. 8 UStG; wegen der Einzelheiten siehe RZ 50 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004 a. a. O.).
Kleinunternehmer i. S. des § 19 Abs. 1 UStG sind unter den genannten Voraussetzungen ebenfalls zur Rechnungsstellung verpflichtet. Da von ihnen keine Umsatzsteuer erhoben wird, sind sie allerdings nicht berechtigt, in ihren Rechnungen Umsatzsteuer gesondert auszuweisen (§ 19 Abs. 1 S. 4 UStG). Zur Vermeidung von Missverständnissen empfiehlt es sich, in Rechnungen gegenüber Unternehmern und juristischen Personen auf die Kleinunternehmereigenschaft hinzuweisen.
In allen anderen Fällen, insbesondere bei Leistungen gegenüber Privatpersonen, stand es dem Unternehmer bislang frei, ob er Rechnungen gem. §§ 14, 14a UStG, in anderer Form oder gar nicht erteilt. Dieses Wahlrecht des Unternehmers ist nunmehr durch das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung (SchwarzArbG) vom 23. Juli 2004, BGBl 2004 I S. 1842, erheblich eingeschränkt worden. Art. 12 Nr. 1 Buchst. a dieses Gesetzes sieht eine Ergänzung des § 14 Abs. 2 UStG vor, durch die der Unternehmer verpflichtet wird, für jede steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistungen eine Rechnung i.S. der §§ 14, 14a UStG zu erteilen. Das BMF-Schreiben vom 24. November 2004 - IV A 5 - S 7280 -21/04-/ -VI A 5 - S 7295 - 1/04- nimmt zu den Änderungen Stellung.
Sind diese Leistungen umsatzsteuerpflichtig, so hat der leistende Unternehmer hierüber Rechnungen entsprechend den Vorgaben der §§ 14, 14a UStG zu erteilen unabhängig von der Person des Leistungsempfängers. Die Rechnungsausstellungspflicht besteht deshalb auch für Grundstücksleistungen, die gegenüber einer Privatperson erbracht werden. Für die vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung dieser Rechnungslegungsverpflichtung ist im neuen § 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro vorgesehen. Der private Leistungsempfänger ist verpflichtet, die ihm erteilte Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufzubewahren. Bei Verstoß gegen diese Rechnungsaufbewahrungspflicht kann ein Bußgeld bis zu 500 Euro verhängt werden (§ 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG). Diese Neuregelungen sind zum 1. August 2004 in Kraft getreten (Art. 26 Abs. 1 SchwarzArbG).
Muss der Leistungsempfänger für den Vorsteuerabzug sämtliche Angaben in der Rechnung überprüfen?
Gem. § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, dass der Leistungsempfänger im Besitz einer nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellten Rechnung ist und dass die Rechnung alle in den §§ 14 und 14a UStG geforderten Angaben enthält. Diese Angaben müssen vollständig und richtig sein. Die Überprüfung
ist dem Leistungsempfänger allerdings regelmäßig nicht möglich. Ist eine dieser Angaben unrichtig und konnte der Leistungsempfänger dies nicht erkennen, bliebt deshalb der Vorsteuerabzug aus Gründen der Verhältnismäßigkeit erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (RZ 89 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.).
Bei den übrigen Pflichtangaben ist dem Leistungsempfänger dagegen eine inhaltliche Überprüfung regelmäßig möglich. Sind diese Angaben unrichtig, entfällt deshalb der Vorsteuerabzug (RZ 90 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.). Bloße Ungenauigkeiten stehen hingegen in den bislang geltenden Grenzen (vgl. dazu Abschnitt 15.2. Absatz 4 UStAE und RZ 92 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004, a. a. O.) dem Vorsteuerabzug nicht entgegen.
11. Welche Besonderheiten gelten für elektronisch übermittelte Rechnungen?
Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermittlen. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen mit Wirkung vom 1. Juli 2011 gegenüber der bis dahin geltenden Rechtslage deutlich reduziert.
Der Rechnungsempfänger ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z. B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail, per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Für die umsatzsteuerliche Anerkennung der auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens nicht mehr zwingend erforderlich.
Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach § 14 Absatz 4 und § 14a UStG enthalten sind. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 - IV D 2 - S 7287-a/09/10004 : 003 (BStBl 2012 I S. 726) - sowie aus Abschnitt 14.4 UStAE.
BMF-Schreiben vom 19.12.2003

References: § 15
 § 14
 § 1
 § 14
 § 14
 § 31
 § 33
 § 14
 § 14
 § 31
 § 14
 § 31
 § 15
 § 14
 § 33
 § 14
 § 4
 § 19
 Art. 12
 § 14
 § 26
 § 15
 § 14
 § 14