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Timestamp: 2019-08-25 00:32:35+00:00

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Orden EHA/962/2007 de 10 de Abr (desarrolla determinadas disposiciones sobre facturacion telematica y conservacion electronica de facturas, contenidas en el RD 1496/2003 -reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacion-) | Iberley
ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacion telematica y conservacion electronica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacion. - Boletín Oficial del Estado de 14-04-2007
Los artículos 17 y 18 del citado Reglamento regulan la forma de remisión de las facturas o documentos sustitutivos y, en particular, la remisión por medios electrónicos de dichos documentos, estableciendo los procedimientos mediante los que puede efectuarse dicha remisión que, en todo caso, deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Por su parte, los artículos 19 y siguientes de dicha norma regulan la conservación de facturas o documentos sustitutivos y, especialmente, el artículo 21 regula la conservación de dichos documentos mediante medios electrónicos. Los artículos 18.3. y21. 3 establecen que el Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en esos artículos.
En otro orden de cosas, el Real Decreto 1496/2003, de 28 de diciembre, atribuye a la Agencia Estatal de Administración Tributaria la competencia para autorizar ciertas prácticas sin asignarla a ningún Departamento en concreto. Así sucede con las autorizaciones contempladas en los artículos 5.4, 18.1 c) y 19.4 del citado Reglamento. En esta Orden se define cual es el órgano competente así como los requisitos exigibles y el procedimiento a seguir en dichos supuestos.
La expedición de documentos en un soporte dado, en papel o electrónico, no condicionará el medio por el que deban remitirse en un momento ulterior al mismo destinatario, o el medio por el que se deban remitir las facturas rectificativas relacionadas con aquellos, o los duplicados de facturas remitidas con anterioridad.
2. A efectos de lo establecido en el artículo 18.1 a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, consiste en cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma.
3. Cuando las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electrónicamente y la opción utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e integridad de contenido sea la utilización de un sistema de firma electrónica reconocida, conforme a lo establecido en el artículo 18. 1 a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario.
4. Cuando se trate de un sistema de facturación electrónica basado en acuerdos de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, entre expedidor y destinatario, conforme a lo previsto en el artículo 18.1 b) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en el acuerdo de intercambio electrónico de datos entre las partes debe reflejarse con precisión cuáles son los medios o procedimientos implementados en el sistema de facturación que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos intercambiados.
5. Las facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadascon certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos.
1. Cuando el sistema utilizado por el expedidor de facturas electrónicas para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos electrónicamente no tenga cabida de forma expresa en alguna de las letras a y b del artículo 18. 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, el obligado a la expedición de las mismas deberá presentar una solicitud de autorización de forma previa ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria dirigida al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.
2. Cuando se trate de documentos recibidos por medios electrónicos y el sistema utilizado para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de los mismos sea la utilización de un mecanismo de firma electrónica, ésta deberá ser una firma electrónica reconocida, teniendo tal consideración, la que, conforme a la letra a del apartado 1 del artículo 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, cumpla lo dispuesto en los apartados 2, 6 y 10 del artículo 2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, que se corresponde con el concepto recogido en nuestro ordenamiento interno en el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Lo dispuesto en el párrafo anterior podrá cumplirse entre otros, por alguno de los siguientes medios.
2.ºQue la entidad de certificación se halle acreditada en dicho sentido por una entidad establecida en la Unión Europea conforme a un sistema voluntario de acreditación destinado a mejorar los niveles de provisión de servicios de certificación, en base al apartado 2 del artículo 3 de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999.
1.ªQue el proveedor de servicios de certificación cumpla los requisitos establecidos en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, y haya sido acreditado en el marco de un sistema voluntario de acreditación establecido en un Estado miembro.
3.ªQue el certificado o el proveedor de servicios de certificación estén reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la Unión Europea y terceros países u organizaciones internacionales.
2. Se entiende por copia de una factura o documento sustitutivo, en soporte papel, un documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, pudiendo contener algún distintivo que así lo indique, como es la expresión «copia». En las facturas o documentos sustitutivos electrónicos, la copia es un fichero idéntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al fichero firmado.
Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, o conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados.
3. La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.
1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere el artículo 19. 1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Cuando las facturas o documentos sustitutivos se reciban en soporte electrónico, acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.
2. La obligación de conservación se refiere a las facturas y documentos sustitutivos recibidas en el formato y soporte original en el que éstas hubieran sido remitidas, salvo que el destinatario opte por alguna de las formas alternativas de conversión autorizadas contempladas en los artículos 7 y 8 de esta Orden, en cuyo caso la conservación se referirá a dichos formatos y soportes.
3. La gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración tributaria, el descifrado y la decodificación de los datos no auto explicativos.
Cuando se utilice un sistema informático en la Ilevanza y conservación de los documentos y, por tanto, éstos tengan un soporte electrónico, tanto en un sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Cuando entre las facturas o documentos sustitutivos recibidos existan documentos electrónicos en cuya remisión se optó por la utilización de firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden como medio para garantizar la autenticidad de su origen e integridad del contenido, el destinatario deberá conservar de forma ordenada, además de las facturas y documentos sustitutivos electrónicos recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. Asimismo, deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición.
5. Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electrónicos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deberá cumplir con los requisitos expresados anteriormente. No obstante, cumplidos éstos, podrán poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la firma electrónica generada o verificada en los términos de esta Orden, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden.
En el supuesto del párrafo anterior, un documento impreso a papel con este código es válido, como en el artículo 8, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.
Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos.
1.ªFirma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
2.ªAcceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
b) Adicionalmente, la documentación aportada deberá contener un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en esta Orden para la admisión de su sistema de digitalización certificada cuya homologación se solicita y sobre los procedimientos utilizados.
d) Para efectuar la mencionada verificación, el Departamento de Informática Tributaria podrá recabar cuanta información complementaria entienda necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado por el solicitante, así como efectuar las comprobaciones adicionales que crea convenientes.
e) Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden, el Director del Departamento de Informática Tributaria acordará la homologación del software de digitalización presentado y su inclusión en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, www.agenc iatributaria. es. En la resolución se describirán las condiciones en que la solicitud se entiende concedida y la referencia identificativa de la misma. En caso contrario, en el escrito de denegación de la autorización se deberá motivar la causa que impide la autorización. El acuerdo que se dicte será recurrible en alzada ante el Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
f) El Director del Departamento de Informática Tributaria resolverá acerca de la solicitud de admisión en un plazo de seis meses. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.
En general, las facturas y documentos sustitutivos remitidos electrónicamente deben ser conservados por los destinatarios en el mismo formato electrónico de remisión, sin conversión alguna, junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido. No obstante, cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden, los contribuyentes destinatarios que deseen conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá íntegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo, tal y como fueron firmados en su expedición, y en el segundo la firma electrónica del fichero anterior y todos los elementos que de forma estandarizada permitan, previa lectura, la verificación de la firma. En el supuesto de estar la firma electrónica embebida en el fichero que contiene la factura o documento sustitutivo o de que los datos del documento estén contenidos en el formato de firma electrónica, bastará con la impresión de un solo conjunto de marca gráfica que incluya todos los datos del fichero o formato de firma electrónica.
Las marcas gráficas tendrán las siguientes características
c) Para no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento MACRO PDF417. No se deberá utilizar el procedimiento denominado Truncated PDF417, lo que permitirá garantizar la lectura de las marcas gráficas generadas. Para incluir la descripción de cada fichero en la marca gráfica se deben emplear los campos de información opcional definidos en la propia especificación del procedimiento
d) A los efectos de este apartado se entiende por PDF417 un código de barras multilineal según la especificación Uniform Symbology SpecificationPDF417 publicada por la Asociación para el Desarrollo de Estándares (AIM) acreditada por American National Standards Institute.
A los efectos de lo establecido en el párrafo anterior, se entiende por acceso completo al sistema informático de almacenamiento remoto aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva de cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Cuando el lugar seleccionado para la conservación por el propio obligado tributario, o por un tercero que actúe en nombre y por cuenta del obligado tributario sea un tercer país no perteneciente a la Unión Europea o con el cual no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por la Directiva 76/308/CEE del Consejo, de 15 de marzo de 1976, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los créditos correspondientes a determinadas exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y por la Directiva 77/799/CEE del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre las autoridades competentes de los Estados miembros en el ámbito de los impuestos directos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y por el Reglamento (CE) n.° 1798/2003 del Consejo, de 7 de octubre de 2003, relativo a la cooperación administrativa en el ámbito del impuesto sobre el valor añadido y por el que se deroga el Reglamento (CEE) n.° 218/92, únicamente cabrá la conservación de facturas o documentos sustitutivos en dichos terceros países cuando la conservación sea realizada de forma directa por el propio obligado tributario previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria o cuando la conservación sea encomendada a terceras personas distintas del obligado tributario siguiendo el procedimiento detallado en el apartado 4 de este artículo.
4. El procedimiento al que se refieren los apartados anteriores será el siguiente.
Para la tramitación de la solicitud, el Departamento de Gestión Tributaria podrá solicitar los informes que estime convenientes.
La Administración tributaria podrá requerir, cuando se trate de un país tercero distinto de los integrados en la Unión Europea, entre otros requisitos, el compromiso escrito de la Administración fiscal donde reside el sistema de datos remoto de colaboración con la Administración fiscal española en caso necesario. A estos efectos, se deberá permitir a los auditores informáticos españoles designados la colaboración activa con los existentes, en su caso, en el país remoto para la realización de los trabajos de análisis o auditoría de tales sistemas informáticos de almacenamiento remoto y, en su caso de obtención de la información relacionada con la facturación allí almacenada referida a los obligados tributarios establecidos o residentes en España. En el supuesto de tratarse de un país de la Unión Europea resultará de aplicación la normativa europea sobre asistencia mutua.
d) Tras el análisis de la información aportada junto al escrito inicial y de la expresamente requerida y de la práctica de las pruebas que se estimen necesarias, el órgano que haya conocido del sistema emitirá el correspondiente dictamen que servirá de base para que el Director del Departamento de Gestión Tributaria adopte el acuerdo que corresponda.
e) Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden, el Director del Departamento de Gestión Tributaria acordará la autorización solicitada asignando una referencia identificativa a la misma. En el acuerdo podrán establecerse condiciones específicas para la aceptación del sistema de expedición o de almacenamiento solicitado.
En caso de denegación de la autorización se deberá motivar la causa que impide la autorización. El acuerdo que se dicte será recurrible en alzada ante el Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
D.A. 1ª. Otras obligaciones formales.
Para facilitar la práctica de las comprobaciones administrativas en relación a los documentos que se regulan en esta Orden se deberán conservar, durante los plazos que resulten de la normativa tributaria, los datos en soporte informático legibles y tratablespor otros sistemas informáticos distintos a aquellos que se utilizaron en su generación.
D.A. 2ª. Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados.
2. Todos los sistemas de facturación aprobados conforme al punto 2 del apartado Quinto de la Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales, continúan siendo válidos conforme a las condiciones autorizadas sin que precisen de una nueva autorización conforme a la presente Orden.
3. No serán admisibles modificaciones en tales sistemas autorizados salvo que sean necesarias para adaptarlos a los nuevos requisitos establecidos por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, y desarrollado por esta Orden.
En caso de que sea necesaria una modificación en los sistemas autorizados, los interesados deberán comunicarlo previamente al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, que deberá resolver atendiendo exclusivamente al cumplimiento de los requisitos exigibles en dicho Reglamento y en esta Orden.
D.A. 3ª. Certificados electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de certificación y firma electrónica.

References: Real Decreto 
 artículo 21
 Real Decreto 
 artículo 18
 artículo 3
 artículo 18
 artículo 2
 artículo 18
 artículo 18
 artículo 18
 artículo 2
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 19
 artículo 19
 artículo 62
 Real Decreto 
 artículo 8
 artículo 62
 Real Decreto 
 resolución 
 resolución 
 artículo 62
 Real Decreto 
 artículo 88
 artículo 9
 Real Decreto 
 Real Decreto