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Se reglamenta la rendición de cuentas e informes y se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA - Contadores Públicos
Se reglamenta la rendición de cuentas e informes y se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA
por Miguel Antonio Márquez Montañez · Publicada 20 octubre, 2015 · Actualizado 4 febrero, 2017
RESOLUCIÓN ORGÁNICA NÚMERO 007 DE 2015
por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes y se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA.
El Auditor General de la República, en ejercicio de sus facultades, en especial las atribuciones conferidas en el artículo 274 de la Constitución Política y en los artículos 2º, 3º, 4º, 5º, 6º y 17 del Decreto ley 272 de 2000,
Que la Auditoría General de la República[1] es el órgano instituido para ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, del Fondo de Bienestar Social[2] y las Contralorías Territoriales.
[1] En adelante AGR.
[2] Por sentencia de la Corte Constitucional C-599/11, se declaró inexequible el artículo 81 del Decretoley 267 de 2000.
Expresa facultad reglamentaria.
El Auditor General de la República, en cumplimiento de la función de vigilancia de la gestión fiscal[1], tiene las atribuciones legales[2] de fijar las políticas, prescribir los métodos y criterios necesarios en la forma en que sus vigilados rinden sus cuentas; determinar los criterios que deberán aplicarse para la evaluación financiera, de gestión y de resultados y en la práctica de los ejercicios de auditoría, la evaluación del control fiscal interno, los criterios de revisión y fenecimiento de las cuentas, y todo lo que permita ejercer la vigilancia de la gestión fiscal a su cargo, a través de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, la Dirección de Control Fiscal y las Gerencias Seccionales, de conformidad con los artículos 23, 24 y 32 del Decreto ley 272 de 2000.
Competencia legal de coadyuvancia.
La AGR tiene como misión coadyuvar a la transformación, depuración y modernización de las contralorías, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción, según el artículo 3º del Decreto ley 272 de 2000.
En desarrollo de la función de coadyuvancia, el principio de colaboración armónica entre entidades[3] y las medidas para el fortalecimiento de la función de control fiscal[4], la AGR en conjunto con la Contraloría General de la República y las Contralorías territoriales, a través del Sinacof, tienen la facultad de proponer una plataforma tecnológica unificada que procure la integración de los sistemas de información existentes para el ejercicio de su función fiscalizadora.
Como organismo de control, le corresponde elaborar de acuerdo a lo establecido en el artículo 21 del Decreto ley 272 de 2000, estudios especializados en áreas socioeconómicas, fiscales y financieras, para llevar a cabo proyectos especiales y actuaciones específicas para el cumplimiento de la misión de la entidad, así como la realización de estudios y análisis necesarios para coadyuvar al diseño e implantación de la gestión fiscal de los sujetos que administren bienes y recursos públicos.
Para el cumplimiento de la función de coadyuvancia la AGR puede disponer del talento humano y de los recursos físicos, y crear grupos internos de trabajo, de conformidad con el artículo 17 numeral 14 del Decreto ley 272 de 2000.
Función Constitucional y legal de vigilancia de la gestión fiscal.
Los artículos 274 de la Constitución Política y 5º del Decreto ley 272 de 2000, establecen que la Auditoría General de la República ejercerá la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución Nacional, para lo cual, el Auditor General de la República fijará las políticas, prescribirá los métodos y la forma de rendir cuentas y determinará los criterios que deberán aplicarse para la evaluación financiera, de gestión y de resultados, entre otros, de conformidad con lo que para el efecto dispone este decreto.
De conformidad con los artículos 9° a 14 de la Ley 42 de 1993 y los artículos 4º y 5º del Decreto ley 272 de 2000, la AGR ejerce vigilancia de la gestión fiscal[5] mediante los sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno.
A su vez, en desarrollo del artículo 130 de la Ley 1474 de 2011[6], la Auditoría General de la República debe verificar que, la Contraloría General de la República y el Sinacof y faciliten a las contralorías territoriales una metodología adaptada para el proceso auditor.
Por otro lado, el desarrollo jurisprudencial sobre el alcance del control fiscal que realiza la Auditoría General de la República permite concluir que existe identidad en el ejercicio del control fiscal entre la AGR y la CGR. Al respecto, en la Sentencia C-1339 de 2000, la Corte Constitucional al declarar la exequibilidad del Decreto ley 272 de 2000, expresó: “Así como se prevé que la vigilancia del control fiscal del Estado, por parte de las contralorías, incluye el ejercicio de un control financiero de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía y la equidad (artículo 267, inciso 3°), también la vigilancia que sobre estas ejerce la Auditoría debe tener el mismo alcance e intensidad. A juicio de la Corte, la función de la Auditoría no puede quedar reducida al examen de la simple ejecución presupuestal, sino que debe comprender adicionalmente la valoración de la gestión y los resultados de la actividad fiscal que desarrollan contralorías”. Negrilla propia.
En consecuencia, según la Corte Constitucional y la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado[7], el control fiscal que realiza la AGR tiene el mismo alcance e intensidad que el que ejercen las contralorías en los ámbitos nacional y territorial[8], lo que quiere decir que la función de vigilancia y las potestades de la Auditoría General de la República, son las mismas, de igual naturaleza, objeto y alcance que la función de vigilancia sobre la gestión fiscal de las autoridades administrativas que cumplen, la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, respecto de las entidades que vigilan; es decir que el control fiscal que realiza la Auditoría General de la República trasciende la evaluación de la ejecución presupuestal e implica el análisis global de la gestión y los resultados.
Certificación de la gestión y los resultados de las Contralorías.
Con base en los resultados de ese control, el Auditor General de la República tiene la facultad de calificar y certificar la gestión y los resultados de las entidades sometidas a su vigilancia[9], con el propósito de establecer el grado de desarrollo y calidad del control fiscal y el mejoramiento continuo de su gestión.
[3] Texto del artículo 1. de la Resolución Orgánica número 001 de 2006. Se modifica el nombre del grupo acorde con los artículos 2. y 3. del CDU.
[4] Artículo 4. de la Resolución Orgánica número 001 de 2006.
[5] Texto del artículo 1. de la Resolución Orgánica número 001 de 2006. Se modifica el nombre del grupo acorde con los artículos 2. y 3. del CDU.
[6] Artículo 6. de la Resolución Orgánica número 001 de 2006.
[7] Artículo 8. de la Resolución Orgánica número 001 de 2006.
[8] En adelante AGR.
[9] Por sentencia de la Corte Constitucional C-599/11, se declaró inexequible el artículo 81 del Decreto ley 267 de 2000.
[10] Artículos 3, 4, 5 6 y 8 de la Ley 42 de 1993.
[11] Artículos 5º y 17 (numerales 1 y 2) del Decreto Ley 272 de 2000.
[12] De conformidad con el artículo 113 de la Constitución Política, los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Por su parte, el artículo 290 superior indica que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios, fines y objetivos constitucionales. De igual forma, y en atención al principio de coordinación y colaboración, establecido en el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones para lograr los fines y cometidos estatales.
[13] Artículo 126 de la Ley 1474 de 2011.
[14] Entendida como la verificación que se hace para un período determinado, de que los sujetos vigilados efectúen la asignación de recursos más conveniente para maximizar sus resultados; que los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con la planeación y, entre otros, evaluar la gestión adelantada en materia de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y el medio ambiente. –artículo 8° de la Ley 42 de 1993–
[15] Artículo 130. METODOLOGÍA PARA EL PROCESO AUDITOR EN EL NIVEL TERRITORIAL. La
Contraloría General de la República, con la participación de representantes de las Contralorías territoriales a través del Sistema Nacional de Control Fiscal (SINACOF), facilitará a las Contralorías Departamentales, distritales y municipales una versión adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial de la metodología para el proceso auditor, se encargará de su actualización y apoyará a dichas entidades en el proceso de capacitación en el conocimiento y manejo de esta herramienta. La Auditoría General de la República verificará el cumplimiento de este mandato legal.
[16] Concepto 1392 del 28 de febrero de 2002. MP Susana Montes de Echeverry.
[17] Sentencias C-499 de 1998, C-1339 de 2000, que declaró exequible el Decreto ley 272 de 2000; y C-1176 de 2004.
[18] Artículo 17, numeral 7 del Decreto ley 272 de 2000.
Considerando lo expuesto, y después de revisar la normatividad interna vigente sobre la forma y términos en que la Auditoría General de la República debe cumplir con las funciones de vigilancia y control fiscal, relacionados con la rendición y revisión de las cuentas y la solicitud de información para la elaboración de informes y estudios especializados[1]; se evidencia la necesidad de hacer modificaciones esenciales, con miras a que la entidad efectúe una vigilancia y control fiscal más efectivos, con énfasis en la gestión orientada al interés general, focalizado en el adecuado uso de los recursos públicos, la credibilidad y el logro de mejoras asociadas al ejercicio de este tipo de control, como lo establecen las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018.
Artículo 1º. Objeto. La presente resolución prescribe la forma y términos en que la Auditoría General de la República debe cumplir con las funciones de vigilancia y control fiscal, relacionadas con la rendición y revisión de las cuentas y la solicitud de información para la elaboración de informes y estudios especializados.
Artículo 2º. Alcance de la función. La función de vigilancia y control fiscal comprende entre otras actividades:
La rendición y revisión de las cuentas.
La realización de actividades de coadyuvancia.
La elaboración de estudios especializados relacionados con el control fiscal y políticas anticorrupción.
Artículo 3º. Definición de cuenta. De conformidad con el artículo 15 de la Ley 42 de 1993 es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario.
Artículo 4º. Rendición de la cuenta. Es el deber que tienen todos los Contralores y el Gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, de informar y responder a la Auditoría General de la República por la administración, manejo, rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados a la entidad de la que son titulares, sobre la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.
Parágrafo. Para efectos de la presente resolución se entiende por informar, la acción de comunicar a la Auditoría General de la República, en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados. Por responder, se entiende la obligación de atender todos los requerimientos o solicitudes que realice la Auditoría General de la República en desarrollo del proceso de revisión de la cuenta.
Artículo 5º. Responsables de rendir cuenta. Son responsables de rendir la cuenta a la Auditoría General de la República, el Contralor General de la República, los Contralores Territoriales y el Gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República.
Artículo 6º. Forma de rendir la cuenta. Los responsables rendirán la cuenta a la Auditoría General de la República, únicamente en forma electrónica y a través del Módulo Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (Sirel), del Sistema Integral de Auditoría (SIA), Misional AGR.
Artículo 7º. Formatos e instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse únicamente en los formatos contenidos en el Sirel; los cuales deben diligenciarse conforme a lo establecido en el Manual del Usuario y el Instructivo que hacen parte del Sirel. De la misma manera deberá adjuntarse la información complementaria y adicional que se exige en cada formato.
Parágrafo 1º. Los documentos electrónicos, físicos y magnéticos que soporten la cuenta, reposarán en los archivos de los sujetos vigilados, a disposición de la Auditoría General de la República, entidad que podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo.
Parágrafo 2º. Para efectos de la rendición electrónica de la cuenta, la Contraloría General de la República, las Contralorías Territoriales y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, deberán presentar los correspondientes estados financieros de conformidad con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación.
Parágrafo 3º. La Auditoría General de la República comunicará previamente a los Contralores y al Gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República a través de la Interfase de rendición de la cuenta del Módulo de Rendición Electrónica de Cuentas (Sirel), del Sistema Integral de Auditoría (SIA) Misional AGR, las modificaciones e instrucciones para la rendición de la cuenta, si las hubiere.
Parágrafo 4º. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, la información que se rinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos), deberá presentarse mes a mes, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente, a través del link que se encuentra en el Sirel, denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario.
Artículo 8º. Período y término de rendición. La información que integra la cuenta corresponde al ejercicio fiscal comprendido entre el primero (1°) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre de cada año. La cuenta se presentará con la siguiente periodicidad y término:
La cuenta consolidada de cada año se rendirá en dos grupos de formatos, determinados en circular externa que será emitida a más tardar el primero (1°) de diciembre de la vigencia a rendir, así:
El primer grupo de formatos deberá rendirse a más tardar el treinta y uno (31) de enero de la vigencia siguiente;
El segundo grupo de formatos deberá rendirse a más tardar el veintiocho (28) de febrero de la vigencia siguiente.
Los sujetos vigilados presentarán una (1) rendición parcial sobre un grupo de formatos, los cuales serán determinados y comunicados mediante circular externa de la Auditoría General de la República, que será emitida a más tardar el quince (15) de mayo de la vigencia que corresponda a la información del periodo comprendido entre el primero (1°) de enero al treinta (30) de junio del respectivo año. La fecha máxima de rendición será el treinta y uno (31) de julio del mismo año.
Parágrafo 1°. La Auditoría General de la República informará previamente mediante circular externa los formatos a diligenciar en las rendiciones parciales.
Parágrafo 2°. Se tiene por no rendida la cuenta cuando:
No se presente dentro de los periodos y términos establecidos en el artículo 8º de la presente resolución.
No se presente en los formatos y con los requisitos establecidos en el Manual del Usuario de Rendición Electrónica de Cuentas (Sirel), y el Instructivo de Rendición de Cuentas.
La información reportada no corresponda al ejercicio fiscal rendido.
Parágrafo 3|. En caso de configurarse cualquiera de los eventos anteriores, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, o en las normas que lo adicionen o modifiquen.
Artículo 9º. Prórroga. La Auditoría General de la República podrá prorrogar el término previsto en el artículo anterior hasta por diez (10) días hábiles, previa solicitud debidamente motivada por el responsable de rendir la cuenta. La solicitud se podrá presentar en medio físico o electrónico, hasta tres (3) días hábiles antes del vencimiento del término para rendir la cuenta salvo fuerza mayor o caso fortuito, eventos estos en los que se podrá presentar hasta el mismo día del vencimiento.
Artículo 10. Sanciones en el sistema de rendición y revisión de cuentas. Como consecuencia del proceso de rendición y revisión de las cuentas, la Auditoría General de la República impondrá sanciones en aplicación a lo dispuesto en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993 o las normas que la adicionen o modifiquen.
Artículo 11. De la revisión y el pronunciamiento de la cuenta. A partir de la rendición de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, la AGR revisará la información rendida por sus sujetos vigilados, sobre la administración, manejo, rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos a ellos asignados, la gestión y sus resultados, y efectuará un pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente a la presentación de la misma.
Artículo 12. Levantamiento del fenecimiento. Si con posterioridad a la revisión de la cuenta aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, la Auditoría General de la República levantará el fenecimiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993, y efectuará los traslados para efectos del adelantamiento de los procesos correspondientes.
Artículo 13. Facultades de revisión. Para el ejercicio del control fiscal la Auditoría General de la República podrá:
[19] Resoluciones Orgánicas 11 de 2010, 03 de 2010 y 07 de 2012.
Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos.
Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas o contesten interrogatorios.
Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta.
Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado obligados a llevar contabilidad.
Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de toda duda u omisión.
Artículo 14. Manual del usuario. Para efectos del conocimiento, la divulgación, capacitación y aplicación del Módulo de Rendición Electrónica de Cuentas (Sirel), el “Manual del Usuario” está ubicado de manera interactiva en la página web de la Auditoría General de la República, www.auditoria.gov.co.
Artículo 15. Estudios especializados. La Auditoría General de la República en virtud de su misión de coadyuvancia y lucha contra la corrupción, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 21 del Decreto 272 de 2000 y para hacer efectivos los fines de las Leyes 1474 de 2011 y 1753 de 2015, realizará estudios especializados en áreas socioeconómicas, fiscales y financieras.
Artículo 16. Creación del GIA. Créase el Grupo Interno de Trabajo denominado “Grupo de Investigación y Análisis” (GIA), que se encargará de realizar los análisis y estudios de que trata el artículo anterior.
Artículo 17. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1º de enero de 2016 y deroga las Resoluciones Orgánicas 03 del 2010, 11 del 2010, 07 del 2012 y 03 de 2013.
Parágrafo transitorio. La rendición de la cuenta durante el año 2015 se realizará conforme a los formatos y lineamientos vigentes con anterioridad a la entrada en vigencia de esta resolución, sin perjuicio de que se pueda concertar con algunos sujetos de control planes piloto para la implementación del SIA Observa, entre el 1° de octubre y el 31 de diciembre de 2015, con posterioridad a la capacitación que la Auditoría General de la República imparta a sus sujetos de control.
El Auditor General de la República.
Carlos Felipe Córdoba Larrarte. (C.F.).
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References: RESOLUCIÓN 
 artículo 274
 artículo 81
 artículo 3
 artículo 21
 artículo 17
 artículo 130
 artículo 1
 Resolución 
 Artículo 4
 Resolución 
 artículo 1
 Resolución 
 Artículo 6
 Resolución 
 Artículo 8
 Resolución 
 artículo 81
 artículo 113
 artículo 290
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 Artículo 126
 Artículo 130
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Artículo 1
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Artículo 2

Artículo 3
 artículo 15

Artículo 4
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Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 8
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Artículo 9

Artículo 10

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Artículo 12
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Artículo 14

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Artículo 16

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