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I servizi INFORMATICI PER GLI avvocati
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Giacinta Di Stefano
3 I servizi INFORMATICI PER GLI avvocati a cura di Tatiana Morosetti e Paolo Lessio 1 I QUADERNI DELL ORDINE
4 HANNO COLLABORATO: Avv. Paolo Giuggioli Prof. Andrea Rossetti Dott. Filippo Pappalardo Dott. Paolo Lessio Dott. Tatiana Morosetti Dott. Carmelo Ferraro Dott. Maria Teresa Collazzo
5 INDICE: EDITORIALE I NUOVI SERVIZI INFORMATICI PER GLI AVVOCATI Avv. Paolo Giuggioli Presentazione Andrea Rossetti, Filippo Pappalardo PAG. IV VI 1. L informatizzazione della professione legale La centralità dell innovazione Il trattamento dei dati personali 3 2. Gli strumenti informatici a disposizione degli Avvocati di Milano SITO INTERNET Come accedere ai servizi Polisweb Sentenze on-line Nir Note d iscrizione a ruolo UGOL Ufficiali Giudiziari on-line La trasmissione di documenti informatici Il documento informatico La firma digitale La posta elettronica certificata Il sito della Corte di Cassazione Banca dati dei ricorsi Servizio Novità Banche Dati di giurisprudenza, dottrina e legislazione del C.E.D. della Corte di Cassazione Archivio Normativo ad Accesso Gratuito (Norme in Rete) Diritto in Internet Banche Dati della Cassa Nazionale di Previdenza ed Assistenza Forense Suggerimenti per un corretto utilizzo degli strumenti informatici a disposizione degli avvocati, a cura del Tribunale Ordinario di Milano 29
6 EDITORIALE I NUOVI SERVIZI INFORMATICI PER GLI AVVOCATI Chi ha seguito fin dal principio le vicende che ci hanno portato ai risultati sino ad oggi raggiunti sa che si tratta di un percorso nato qualche anno addietro quando, tra il Consiglio dell Ordine, i Capi degli Uffici Giudiziari milanesi e il Ministero della Giustizia, è iniziata una collaborazione che si è consolidata nel tempo, permettendo di raggiungere gli obiettivi che, finalmente, tutti noi possiamo in prima persona constatare e, soprattutto, utilizzare. Il Consiglio dell Ordine, infatti, ha da sempre riconosciuto l importanza strategica dell informatizzazione nel processo di modernizzazione dei metodi di lavoro non solo degli uffici di cancelleria, ma anche degli studi legali. Conseguentemente ne ha promosso con convinzione l attuazione, a partire in particolare da quelle fasi del rapporto tra avvocati e servizio giustizia rese sempre più critiche dall aumento esponenziale del volume del contenzioso e dalle difficoltà organizzative e logistiche interne all amministrazione. I riflessi positivi derivanti dall introduzione di strumenti informatici e telematici sono evidenti: maggiore celerità di acquisizione dei dati e delle informazioni da parte delle cancellerie e riduzione dei margini di errore attraverso l eliminazione del caricamento manuale dei dati da acquisire; disponibilità praticamente immediata delle informazioni per gli avvocati; riduzione dell affluenza negli uffici e conseguente recupero di risorse umane nelle cancellerie e negli studi legali. Le potenzialità degli strumenti informatici attivati saranno tanto più evidenti quanto più ampio sarà il loro impiego da parte degli avvocati. Come già avvenuto in passato, il Consiglio dell Ordine intende accompagnare l avvocatura milanese nella fase di assimilazione delle nuove tecnologie, attraverso l organizzazione di momenti formativi e di spiegazione dei singoli progetti informatici. I nostri uffici e i call center attivati per i servizi sono, inoltre, a disposizione per un assistenza più specificamente riferita agli eventuali problemi di funzionamento. In quest ottica di formazione pratica e scientifica si colloca la realizzazione di questo opuscolo che sono sicuro potrà divenire una sorta di vademecum sui servizi informatici dell Ordine di Milano. Gli interventi realizzati finora non rappresentano ancora il compimento di ciò che sarà il Processo Telematico, ma ne costituiscono utilissime anticipazioni e un valido banco di prova per tutti noi, tant è che ne sono certo saremo pronti a recepirne gli aspetti innovativi.
7 Forti di questa certezza, il nostro lavoro prosegue con l obiettivo di raggiungere altri importanti risultati già dai prossimi mesi. Sarà nostra cura inoltre sollecitare sempre i Capi degli Uffici Giudiziari e il Ministero della Giustizia affinché l introduzione delle nuove tecnologie sia agevolata e ne sia garantita l efficienza. Tutte le attività svolte e le novità realizzate sono costate grandi sacrifici da parte nostra, in quanto non c è nulla di semplice quando si cerca di applicare l informatica alla pubblica amministrazione. Noi ci siamo riusciti, con la collaborazione di tanti. Per questo la mia lista di ringraziamenti non può essere brevissima, a partire dal Consiglio dell Ordine che mi ha seguito in queste avventure credendovi con grande lungimiranza. Il ringraziamento va anche: - al Presidente della Corte d Appello (Dott. Giuseppe Grechi), al Presidente del Tribunale (Dott. Vittorio Cardaci) e ai responsabili delle cancellerie interessate ai progetti, per il sostegno sempre offerto; - alla Commissione Informatica dell Ordine (avv. Gianluca Brivio Sforza, avv. Paolo Casella, avv. Maurizio Leone, avv. Maurizio Sala, avv. Franco Toffoletto, avv. Emilio Tosi), che ha portato a termine i primi due obiettivi che si era prefissata: l accesso on line al contenzioso civile e il sistema di compilazione delle note d iscrizione a ruolo con codice a barre; - al DGSIA e al Cisia del Ministero della Giustizia, i quali ci hanno sempre supportato con competenza e dedizione; - al Dirigente e al personale della Segreteria dell Ordine che con un lavoro oscuro ma di estrema dedizione e competenza, si sono impegnati senza trascurare le numerose ulteriori e ordinarie incombenze; - all Istituto di Filosofia e Sociologia del Diritto dell Università degli Studi di Milano che ha redatto questo opuscolo. Avv. Paolo Giuggioli
8 Presentazione Si parla spesso, e altrettanto spesso a sproposito, di come le nuove tecnologie dell'informazione (IT), i computer e le loro reti, cambieranno il nostro modo di vivere e di lavorare. Spesso ci si lascia trasportare dal miraggio delle magnifiche sorti e progressive che le nuove tecnologie sembrano prometterci, dimenticando, da una parte, che nessuno (neppure gli scrittori di fantascienza più fantasiosi) aveva previsto l'attuale sviluppi dell'it e, dall'altra, che dietro le macchine ci sono gli uomini: non importa quanto innovativa e utile possa essere una tecnologia, se le persone non la usano essa non potrà cambiare la vita di nessuno. Da quando il prof. Mario Jori, nel 1999, attivò all'università Statale di Milano uno dei primi corsi di Informatica giuridica d'italia, il lavoro che noi stiamo facendo con i nostri studenti, sia in Statale sia alla Bicocca, va nella direzione opposta alle speculazioni immaginifiche e oziose: noi ci proponiamo di diffondere l'uso quotidiano di tecnologie stabili, consolidate e affidabili tra le future generazioni di giuristi. La diffusione dei computer e delle connessioni all'internet in Italia ci pongono ancora oggi agli ultimi posti tra i paesi occidentali: circa il 40 per centro degli studenti non usa il computer né a casa né a scuola, oltre il 70 per cento non accede regolarmente all'internet. Al di là delle statistiche, l'esperienza ci ha insegnato che la maggior parte dei nostri studenti arriva all'università senza essere in grado di utilizzare con disinvoltura i più elementari strumenti informatici (word processor, , browser); per questo il principale scopo dei nostri corsi è quello di educare ad un uso quotidiano e consapevole dei questi strumenti. A differenza di quanto crede la maggior parte dei tecnici, educare all'uso del computer è non solo un problema di tecnologia, non è solo un problema di quali tasti schiacciare, ma è soprattutto un problema di atteggiamento cognitivo: non serve capire alla perfezione come funzioni un computer (di quante delle macchine che quotidianamente usiamo conosciamo con precisione il funzionamento?), è, invece, indispensabile capire come, perché e quando sia conveniente usarlo. La collaborazione con l'ordine degli Avvocati di Milano, di cui speriamo che questo opuscolo sia il primo passo, è per noi un importante veicolo della nostra idea di Informatica giuridica: una disciplina il cui scopo principale è studiare l'innovazione prodotta nel contesto del diritto dall'introduzione di tecnologie mature. E poiché la legge, già da oggi, consente di espletare alcuni degli adempimenti necessari allo svolgimento della professione per via informatizzata, è necessario insegnare l'uso delle tecnologie indispensabili per poter approfittare di questa possibilità a coloro che sono già
9 avvocati e per i quali il periodo di formazione è passato ormai da anni. Come abbiamo già sottolineato, la tecnologia senza l'adeguato abitus per utilizzarla correttamente diventa solo uno sterile gioco per tecnofili: in fondo, imparare ad utilizzare i computer è diventato negli ultimi anni, grazie ad una progettazione più ergonomica delle interfacce, sempre più facile; più difficile è imparare ad usarle in maniera appropriata e, soprattutto, cercare di capire le inedite possibilità che ci offrono. Questo opuscolo si propone di descrivere le tecnologie in uso, con i loro numerosi vantaggi e i pochi (e risolvibili nel prossimo futuro) svantaggi. I due autori, Tatiana Morosetti e Paolo Lessio, usano gli strumenti descritti, nella loro quotidiana vita di praticanti; la loro, dunque, non è una descrizione ab extra delle tecnologie messe a disposizione dall'ordine degli Avvocati di Milano. Come tutto ciò che parla di tecnologia, questo lavoro è da considerare un work in progress, che ci ripromettiamo di aggiornare ogni qual volta lo sviluppo tecnologico degli strumenti lo renderà necessario. Andrea Rossetti Filippo Pappalardo
11 1. L informatizzazione della professione legale 1.1 La centralità dell 'inno vazione L'informatica ha effetti potenzialmente rivoluzionari sull'esercizio della professione legale: dalla più semplice applicazione di software redazionali per l'elaborazione di testi, all'utilizzo di programmi per la parcellazione, la contabilità e per la gestione dell'agenda, di sistemi manageriali per l'automazione dell'ufficio e per la gestione dell'archivio di pratiche e di clienti, all'utilizzo di banche dati e di sistemi esperti. Già negli anni '90 l'attenzione del mondo giuridico e in particolare del mondo forense si rivolgeva al tema dell'informatizzazione e si discuteva dell'esigenza di modernizzazione della professione attraverso l'informatizzazione dello studio legale, anche in conseguenza del processo di automazione degli uffici giudiziari ed alla possibilità di collegamento degli studi professionali con i tribunali. Parallelamente allo sviluppo dell'utilizzo dei mezzi informatici nel sistema socio-economico, il processo di informatizzazione della professione si trova oggi di fronte ad una svolta decisiva, rappresentata dalla prossima realizzazione del Processo Civile Telematico. Il principale interlocutore del professionista legale, la Pubblica Amministrazione, è difatti coinvolta in un rivoluzionario ed irreversibile processo di informatizzazione, i cui effetti si riflettono inevitabilmente anche sul modo di lavorare del professionista e sull'organizzazione dello studio legale. Alle origini di tale processo vi è stata l'introduzione, in attuazione dell'art. 97 Cost., del diritto di accesso agli atti amministrativi con la Legge 241/1990, che ha inoltre ampliato la nozione di documento amministrativo, inteso come ogni rappresentazione grafica, cinematografica, elettromagnetica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti. Già nel 1983 la legge quadro sul pubblico impiego del 29 marzo aveva attribuito al Dipartimento della funzione pubblica specifici compiti di automazione e successivamente con il DPCM del 15 febbraio 1989 e la relativa circolare attuativa del 4 agosto 1989, erano stati disciplinati i progetti di automazione per aree funzionali. Nel 1991 gli enti locali sono autorizzati ad emanare atti amministrativi mediante sistemi informatici (D.l. 6/1991) e nel 1993 con D.lgs. n. 39 si è stabilito che gli atti amministrativi siano di regola predisposti mediante sistemi informativi automatizzati, di cui si consente la gestione a distanza. Sempre nel 1993 viene istituita la Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA, oggi CNIPA 1, Centro 1. CNIPA, Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione: 1
12 Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione) e con Legge 23 dicembre, n. 547 viene introdotta nel codice penale una definizione di documento informatico (art. 491-bis c.p.). Nel 1995 viene approvata la direttiva di Governo sulla realizzazione della rete unitaria della P.A.. Nel 1997, la cd. legge Bassanini, 15 marzo 1997 n. 59, riconosce valore giuridico al documento informatico; il D.P.R n. 513, abrogato e confluito nel Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e successive modifiche 2, disciplina la firma digitale e detta i criteri e le modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici. Nel 1998 viene abrogato il regio decreto n. 35 del 1900, che dettava la disciplina del protocollo amministrativo per la registrazione degli atti della P.A.. Recentemente è stato pubblicato sulla G.U. del 16 maggio 2005 n. 112, il D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, recante il Codice dell'amministrazione Digitale. Nell'ambito di tale processo con D.P.R. 13 febbraio 2001 n. 123, Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti è stato introdotto nel nostro ordinamento il Processo Civile Telematico 3, promosso dalla Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) che, nell ambito del Ministero della giustizia, ha compiti di pianificazione, progettazione, sviluppo e gestione dei sistemi informatici. A breve, gli avvocati saranno utenti diretti (senza mediazione del cancelliere) del sistema informativo civile 4. Pertanto, l'informatica, nel prossimo futuro, sarà non più importante strumento, bensì elemento strutturale ed imprescindibile della professione legale. Da ciò discende la necessità di un cambiamento di mentalità che, proprio sulla considerazione della estrema rilevanza degli strumenti informatici, consolidi l'opinione che questi, come tutti gli altri strumenti del professionista, debbano essere conosciuti ed utilizzati con la massima consapevolezza. 2. D.lgs. 23 gennaio 2002, n. 10, Recepimento della Direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica (G.U. n. 39 del 15 febbraio 2002); D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137, Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (G.U. n. 138 del 17 giugno 2003). 3. Si vedano anche D.Min. Giustizia 14 ottobre 2004 Regole tecnico-operative per l'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile (G.U. n. 272 del , Suppl.Ordinario n. 167); D.M. 24 maggio 2001, Regole procedurali per la tenuta dei registri informatizzati degli uffici; D.M. 27 marzo 2000 n. 264, Regolamento recante norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari. 4. Utenti diretti cui dovranno essere fornite conoscenze generali sull architettura del sistema processo telematico, istruzioni per l utilizzo delle funzionalità destinate agli utenti esterni, sia quanto alla consolle riservata specificamente all avvocato, sia quanto agli applicativi di area civile, informazioni per la qualificazione ottimale degli oggetti e dei riti di causa, che, con l iscrizione a ruolo da remoto, saranno incanalati in un determinato percorso dal professionista... Daniela Intravaia, Dirigente Informatico del Ministero della Giustizia, Processo telematico. Il ruolo dei coordinamenti distrettuali per l informatica del ministero della giustizia, pubblicato sul Supplemento al n. 21 della rivista Diritto e Giustizia del 29 maggio
13 1.2 Il trattamento dei dati personali Le innovazioni tecnologiche informatiche hanno prodotto e producono risultati positivi di estremo rilievo: tuttavia, un uso inconsapevole o superficiale degli strumenti può creare situazioni di estremo pericolo per i dati elaborati, gestiti ed archiviati in via informatica. Il rischio è di particolare evidenza e gravità nell'ambito della professione legale, che comporta inevitabilmente il trattamento continuo di dati personali di estrema rilevanza. L'entrata in vigore nel 2003 del nuovo Codice in materia di protezione dei dati personali ha evidenziato la delicatezza del problema dell'informatizzazione degli strumenti con cui viene effettuato il trattamento di dati e l'importanza dell'adozione di misure per la gestione in sicurezza dei sistemi informatici. Per comprendere l'opportunità che il Codice offre, è importante pensare al tema della sicurezza dei dati trattati non come ad una ulteriore e priva di senso imposizione burocratica di obblighi e procedure, ma come l indispensabile adattamento della professione legale alle nuove esigenze della società moderna. È necessario che si formi e si diffonda una nuova coscienza ed una diversa concezione delle responsabilità legate alla gestione dei dati personali, attraverso la predisposizione e l applicazione di policies di sicurezza degli strumenti, anche non informatici, attraverso i quali si svolge l'esercizio della professione. Prescindendo dai primari adempimenti dettati dal Codice in materia di informativa 5 e di consenso dell interessato, nonché in materia di individuazione dei soggetti (titolare, responsabile e incaricato) che effettuano il trattamento, la grande opportunità offerta dal D.lgs. 196/2003 consiste nelle disposizioni in materia di misure minime di sicurezza (artt ; art. 169) e, in particolare, nell'allegato B, Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza. Tra le prime, in particolare, l art. 34 stabilisce che il trattamento con strumenti elettronici è consentito solo se sono adottate le previste misure minime (autenticazione informatica; adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione; utilizzazione di un sistema di autorizzazione; aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici; protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici; adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi; tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla 5. In primo luogo, bisogna fornire all assistito le informazioni necessarie a giustificare la richiesta di determinati dati, quali ad esempio: a) le finalità e le modalità di trattamento; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; d) i soggetti o le categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati comunicati; e) il diritto dell interessato di accedere ai propri dati, di aggiornarli o cancellarli. 3
14 sicurezza; adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale effettuati da organismi sanitari). Il Disciplinare tecnico disciplina nel dettaglio le modalità con cui devono essere adottate le misure minime (a titolo esemplificativo, le password del sistema di autenticazione devono avere specifiche caratteristiche di sicurezza; lo strumento elettronico non deve essere lasciato incustodito e accessibile durante una sessione di trattamento; i dati personali devono essere protetti contro il rischio di intrusione e dell'azione di virus, mediante l'attivazione di idonei strumenti elettronici da aggiornare con cadenza almeno semestrale; il salvataggio dei dati, o backup, deve essere effettuato con frequenza almeno settimanale). L'omessa adozione delle misure minime di sicurezza comporta sanzioni amministrative e penali (art. 169 del Codice) 6. Infine, agli accorgimenti di natura tecnica si deve aggiungere anche la redazione, entro il 31 marzo di ogni anno, del Documento Programmatico sulla Sicurezza, che contiene le informazioni circa la tipologia di dati trattati, l organizzazione della struttura in cui viene effettuato il trattamento, e le misure tecnico-procedurali adottate per garantirne la tutela. Tutte queste misure, che ad una prima analisi possono essere percepite come un inutile appesantimento delle procedure di ufficio, non sono che minimi strumenti indispensabili per il corretto utilizzo di un sistema informatico. Gli adempimenti prescritti dal Codice in tema di trattamento dei dati personali all interno dello studio legale devono essere intesi quale necessario complesso di procedure e di mezzi idonei, che permetta un utilizzo sicuro, consapevole e mirato dei nuovi strumenti della professione. 6. Art. 169: Chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime previste dall'articolo 33 è punito con l'arresto sino a due anni o con l'ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro. All'autore del reato, all'atto dell'accertamento o, nei casi complessi, anche con successivo atto del Garante, è impartita una prescrizione fissando un termine per la regolarizzazione non eccedente il periodo di tempo tecnicamente necessario, prorogabile in caso di particolare complessità o per l'oggettiva difficoltà dell'adempimento e comunque non superiore a sei mesi. Nei sessanta giorni successivi allo scadere del termine, se risulta l'adempimento alla prescrizione, l'autore del reato è ammesso dal Garante a pagare una somma pari al quarto del massimo dell'ammenda stabilita per la contravvenzione. L'adempimento e il pagamento estinguono il reato. L'organo che impartisce la prescrizione e il pubblico ministero provvedono nei modi di cui agli articoli 21, 22, 23 e 24 del decreto legislativo 19 dicembre 1994, n. 758, e successive modificazioni, in quanto applicabili. 4
15 2. Gli strumenti informatici a disposizione degli Avvocati di Milano 2.1 SITO INTERNET Il sito internet dell Ordine degli Avvocati di Milano è un costante punto di riferimento per gli avvocati iscritti all Albo e per tutti i visitatori esterni interessati. Esso è suddiviso in tre sezioni: un menu per oggetti sulla sinistra, le news al centro, un menu rapido per l accesso ai servizi telematici e un motore di ricerca interno sulla destra. Navigando nel sito è possibile: - consultare l albo degli avvocati e il registro dei praticanti abilitati utilizzando una maschera di ricerca basata su tre campi: cognome, nome e città; - consultare il sommario e la documentazione in formato.pdf relativa alle pubblicazioni del Consiglio dell Ordine: la Rivista del Consiglio e il Notiziario; - consultare il catalogo on-line della Biblioteca Avv. G. Ambrosoli per ricercare la bibliografia desiderata ed, eventualmente, per stampare i moduli di richiesta da presentare allo sportello per il ritiro dei libri. La ricerca può essere fatta per autore, titolo, edizioni o soggetto; ed i campi possono essere combinati tra loro con gli operatori booleani and oppure or. È attivo anche un servizio telematico di documentazione per richiedere leggi statali e regionali, circolari, contratti collettivi, direttive della Comunità economica europea ed altri testi o riviste facenti parte del patrimonio della Biblioteca. - consultare la sezione domande / offerte degli studi legali per la ricerca di collaboratori, dipendenti o stagisti. - prenotare on-line i colloqui per l accertamento della pratica forense. È possibile, inoltre, reperire informazioni riguardanti: - l organizzazione del Consiglio; - gli uffici dell Ordine; - convegni, corsi e stages organizzati dall Ordine. È possibile, infine, reperire modulistica utile per l attività professionale come ad esempio: - moduli di iscrizione, variazione o cancellazione dall albo di avvocati o praticanti; - iscrizione nelle liste dei difensori d ufficio. Completano il quadro le informazioni relative alla normativa sulla privacy, le agevolazioni per gli avvocati, le informazioni ai cittadini, l indicazione dei siti di interessi 5
16 giuridico o istituzionale e le informazioni relative agli uffici giudiziari. Quest ultima sezione fornisce i links ai servizi informatici per gli avvocati che saranno ampiamente descritti in seguito: - PolisWeb, per la consultazione dello stato delle proprie cause di contenzioso civile; - Sentenze On-Line, per ricevere tempestiva segnalazione, mediante posta elettronica, della pubblicazione delle sentenze da parte delle sezioni civili del Tribunale che riguardano le proprie cause pubblicate e poterne consultare e scaricare via internet il testo. - Iscrizione a ruolo con codice a barre, per scaricare dal sito del Ministero il software relativo; - PolisWeb Cassazione, per accedere alle banche dati dei procedimenti civili e penali della Corte di Cassazione; - Prenotazione UNEP notifiche Milano (UGOL Ufficiali Giudiziari On-Line), per fare richieste relative alle notificazioni da effettuare ed ottenere un numero di prenotazione da utilizzare al momento della presentazione degli atti presso l UNEP di Milano. L accesso al sito internet dell Ordine è libero ad esclusione delle aree riservate agli avvocati e ai praticanti che sono protette da un sistema di user-id (identificativo utente) e password. Le credenziali per accedere a tali aree devono essere richieste direttamente all Ordine degli Avvocati di Milano. L utilizzo dei servizi PolisWeb e Sentenze On-Line richiede, invece, l autenticazione dell avvocato mediante smart card contenente un valido certificato di firma digitale. 2.2 Come accedere ai servizi Fortunatamente le risorse illustrate in precedenza non sono rimaste una mera opportunità teorica: la collaborazione tra Ministero della Giustizia, Ordine degli Avvocati di Milano e Tribunale di Milano ha infatti creato la possibilità di applicare concretamente l informatica giudiziaria al mondo degli operatori del diritto. Nell ambito del Tribunale di Milano, a partire dal 10 dicembre 2003, sono stati progressivamente messi a disposizione degli avvocati quattro strumenti informatici che rappresentano una sorta di prima concreta applicazione del Processo Civile Telematico ad una realtà complessa e su larga scala come quella rappresentata dal Tribunale di Milano. In breve tempo questi servizi sono diventati, per gli studi che hanno deciso di avvalersene, strumenti insostituibili nella gestione quotidiana delle pratiche e nel reperimento delle informazioni relative alle cause in corso. Gli strumenti messi a disposizione sono: 6
17 PolisWeb Avvocati Sentenze On-Line NIR Nota di iscrizione a ruolo con codice a barre UGOL Ufficiale Giudiziario on-line Le modalità di accesso ai vari servizi sono differenti ma per tutti è possibile accedere dalla home page del sito dell Ordine degli Avvocati di Milano selezionando, in basso a destra il collegamento servizi informatici per avvocati. Per accedere a PolisWeb e a Sentenze On-Line è necessario inoltre possedere il Kit per la firma digitale. Il Kit per la firma digitale comprende la smart card, il lettore e il relativo software. Una volta installati il lettore e il software necessario per leggere la smart card è possibile accedere a PolisWeb e a Sentenze On-Line. La smart card ACTALIS - DCS - CNF vale anche come tesserino di riconoscimento dell'ordine, tuttavia è possibile utilizzare anche altre smart card. È possibile richiedere il Kit per la firma digitale DCS compilando il modulo che si trova all indirizzo: oppure nella Sala Avvocati (di fronte al punto informativo). Il modulo compilato può essere consegnato in Sala Avvocati ovvero inviato alla DCS S.r.l., ulteriori informazioni, anche inerenti ai costi, sono presenti sul sito dell Ordine. Per l accesso a PolisWeb è anche possibile utilizzare la smart card di Infocamere, per averla è sufficiente compilare il form cui si accede dal sito e ritirarla presso l Ufficio di registrazione più comodo. Inserendo la smart card nel lettore e accedendo ai servizi viene richiesto un PIN di sicurezza, viene quindi effettuato il riconoscimento dei dati del possessore della smart card e si viene quindi accreditati come avvocati e autorizzati a vedere le cause o le sentenze di proprio interesse. Queste modalità di accesso sono previste esclusivamente per PolisWeb e Sentenze On-Line. Per quanto riguarda invece NIR Nota di iscrizione a ruolo con codice a barre, si tratta di un software messo a disposizione gratuitamente dal Ministro della Giustizia, per poter effettuare il download è possibile connettersi o al sito oppure direttamente dal sito web del Ministero della Giustizia Sul sito è disponibile il programma sia per Windows che per Mac, effettuato il download è possibile installare il programma ed utilizzarlo. Infine Ugol Ufficiale Giudiziario On-Line è un sito internet sul quale è possibile prenotare le notifiche, l accesso avviene grazie ad una procedura di autenticazione per la quale sono necessari una user-id e una password che vengono assegnate dall Ordine degli Avvocati all atto di iscrizione. 7
18 2.3 PolisWeb PolisWeb è un sito internet che costituisce un anticipazione del Processo Telematico. Attualmente viene utilizzato per raggiungere tre scopi principali: 1. Dare la possibilità agli avvocati di essere aggiornati via web di tutte le informazioni inerenti ai loro procedimenti in corso attraverso un interfaccia user-friendly e dotata di una vasta gamma di criteri di ricerca. 2. Consentire all avvocato che non sia ancora costituito in un procedimento di prendere cognizione dell assegnazione della causa e dell eventuale differimento della prima udienza. 3. Permettere di effettuare ricerche giurisprudenziali sul materiale prodotto col sistema Polis: questa risorsa, che si basa su un metodo di ricerca full-text, dovrebbe aumentare in maniera considerevole le capacità previsionali degli avvocati in modo da evitare cause o ricorsi azzardati. Inoltre il sistema permetterà la prenotazione on-line delle copie autentiche delle sentenze. Il sistema PolisWeb attinge infatti le informazioni dai due sistemi Polis Redazionale e Sistema Informativo per il Contenzioso Civile (SICC): il primo è un software di videoscrittura che assiste il magistrato nella redazione della sentenza e che permette di catalogare le sentenze sulla base delle loro caratteristiche peculiari (parole chiave, argomento, massime ecc.), il secondo invece è il sistema di gestione informatizzata delle procedure civili di cognizione ordinaria, esecutive, di volontaria giurisdizione e di diritto del lavoro: si tratta di un applicazione client/server utilizzata dagli addetti della cancelleria per inserire e aggiornare le informazioni di base dei procedimenti e mantenere la storia di tutti gli eventi accaduti ai fascicoli. Una volta completata la procedura di autenticazione è possibile connettersi al Sistema Informativo del Contenzioso Civile del Tribunale di Milano e controllare lo stato delle proprie cause Il sistema di consultazione La modalità di consultazione consente di prendere visione dei seguenti registri: - Contenzioso civile - Lavoro - Volontaria giurisdizione - Esecuzioni Per ciascun registro (ad eccezione del Registro Esecuzioni) è possibile sfruttare due differenti modalità di ricerca: per mezzo della funzione AGENDA AVVOCATO è possibile sfruttare un criterio di ricerca temporale, la funzione FASCICOLI PERSONALI invece permette di rinvenire una causa partendo da alcuni dati peculiari della stessa. 8
19 L agenda avvocato AGENDA AVVOCATO consente di verificare quali eventi processuali siano occorsi alle proprie cause in un certo lasso di tempo utilizzando tre differenti intervalli temporali: - dall'ultima connessione; in relazione a questa modalità è opportuno tenere presente che la ricerca viene effettuata a partire dall ultima volta che si è effettuata una connessione a PolisWeb e non dall ultima ricerca effettuata con questo parametro, pertanto può essere utile, specialmente per chi gestisce un alto numero di pratiche, effettuare questa ricerca tutte le volte ci si connette a PolisWeb in modo da essere costantemente aggiornati su tutti gli eventi che interessano un certo procedimento (es. emissione o sospensione di un decreto ingiuntivo, deposito delle memorie effettuato da controparte ecc.); - per data; questo parametro consente di impostare liberamente un intervallo di tempo nel quale verificare gli eventi accaduti ai propri procedimenti, l intervallo di tempo in questo tipo di ricerca dovrà riferirsi al passato (per verificare le scadenze future è necessario utilizzare alcune delle modalità presenti nei FASCICOLI PERSONALI) e il formato di inserimento della data dovrà essere gg/mm/aaaa; - negli ultimi + (intervallo temporale); il sistema propone degli intervalli di tempo predeterminati in cui effettuare la ricerca. Una volta impostato il parametro desiderato PolisWeb elencherà quali procedimenti siano stati modificati nell intervallo di tempo selezionato e, per ogni procedimento, quali siano gli eventi che lo hanno interessato (es: rinvio d udienza, scioglimento della riserva, deposito di memorie, pubblicazione della sentenza, ecc.). 9
20 La modalità fascicoli personali La modalità di ricerca FASCICOLI PERSONALI, come si è già accennato, permette di visualizzare gli eventi in di un determinato procedimento svolgendo una ricerca attraverso alcuni dati della causa stessa. È possibile infatti effettuare ricerche per mezzo di vari parametri quali: - numero di Ruolo Generale; - numero di Sentenza; - numero sezionale; - nome di una delle parti in causa; - nome del magistrato designato. Inserendo il parametro (o i parametri) desiderato il sistema seleziona tra i propri fascicoli quelli che corrispondono ai parametri richiesti e li visualizza in una schermata successiva specificando il numero di ruolo generale, le parti in causa, la data dell udienza successiva e il nome del magistrato; per ogni causa rinvenuta è possibile visualizzare il profilo del fascicolo che contiene le informazioni principali della causa (atto introduttivo, rito, oggetto, stato del procedimento ecc.), i dati delle parti e dei loro procuratori se costituiti in giudizio e le date delle eventuali scadenze dei termini. È possibile inoltre visualizzare tutta la cronologia degli eventi accaduti alla causa con l indicazione del giorno dell evento. Le considerazioni sin qui svolte trovano una sola eccezione per quel che concerne il registro delle Esecuzioni. Le ricerche all interno di questo registro possono essere effettuate solo per mezzo della modalità FASCICOLI PERSONALI che però sfrutta parametri di ricerca differenti rispetto agli altri registri in considerazione delle peculiarità dei procedimenti esecutivi. La ricerca si effettua selezionando innanzitutto l opzione corretta tra procedure mobiliari o immobiliari, il sistema offre poi molteplici parametri di ricerca oltre all anno, al numero di ruolo generale o al numero del sub procedimento. La sezione Ricerca per GIUDICE, PARTI e DATE sfrutta vari criteri di ricerca tra cui l oggetto, il tipo o la natura della parte ovvero altri parametri liberi che si riferiscono all indicazione dei soggetti coinvolti o alle date di alcuni eventi della procedura. Effettuata la ricerca è possibile visualizzare per ogni causa rinvenuta i dati inerenti alle parti, il profilo del fascicolo e la cronologia degli avvenimenti La ricerca su archivio fascicoli Altra importantissima funzione di PolisWeb è quella di consentire all avvocato di parte convenuta di prendere cognizione dell assegnazione della causa e dell eventuale differimento della prima udienza, a questa funzione si accede 10
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