Source: http://contraloriabogota.gov.co/sites/default/files/GLOSARIO.html
Timestamp: 2020-07-13 11:58:37+00:00

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ACCIONES CIUDADANAS ESPECIALES: Espacio con que cuenta el ciudadano para actuar activamente con la Contraloría de Bogotá ejerciendo la participación ciudadana en el control social de manera articulada con el control fiscal.
ACCIÓN DE REPETICIÓN: Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial (Ley 678 de 2001 art. 2º).
ACCIÓN FISCAL. Es una de las prerrogativas jurídicas atribuida a los órganos que ejercen la función pública de control fiscal, a través de la cual conocen e investigan los hechos que atentan contra la eficiente, económica y eficaz gestión fiscal, en orden a identificar los responsables y exigir el resarcimiento del daño que legalmente corresponda, acción que se puede originar de hallazgos derivados del ejercicio de los sistemas de control fiscal, o por solicitud, queja o denuncia.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: proceso efectuado por la Alta Dirección de la entidad y por todo el personal para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación.
ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.
AMONESTACIÓN. Es una exhortación escrita dirigida al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos del Distrito Capital para poner en su conocimiento que ha incurrido en una de las causales presentes en la Ley 42 de 1993.
APELACIÓN: Medio de impugnación (recurso) interpuesto ante el funcionario de primera instancia para ante el superior jerárquico a efecto que éste confirme, modifique o revoque la decisión adoptada.
APODERADO DE OFICIO: Mecanismo garantista consagrado en la Ley 610 de 2000, que opera en tres eventos: 1. Si el implicado no puede ser localizado; y 2. o, habiendo sido citado, no comparece a rendir la versión 3. Si el auto de imputación no se hubiere podido notificar personalmente a los implicados fiscales que no estén representados por apoderado de confianza, se les designará apoderado de oficio una vez notificada la providencia por aviso (artículos 42, 43 y 48)
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo , deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ÁREAS CRÍTICAS: dependencias, proyectos, procesos, áreas o temas del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal que a criterio del equipo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C.
AUDIENCIA DE DESCARGOS: La audiencia de descargos tiene como finalidad que los sujetos procesales puedan intervenir, con todas las garantías procesales y que se realicen las actuaciones contenidas en el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011.
AUDIENCIA DE DECISIÓN: Etapa del proceso verbal que permite las intervención de los sujetos procesales para que expongan sus alegatos de conclusión sobre los hechos que fueron objeto de imputación y una vez culminado el debate, el funcionario competente para presidirla proferirá de manera motivada fallo con o sin responsabilidad fiscal, observando el procedimiento consignado en el artículo 101 de la Ley 1474 de 2011.
AUDIENCIA PÚBLICA. Es un espacio de participación ciudadana para el control social, abierto a la comunidad interesada, que tiene como propósito establecer técnica y documentalmente la evidencia de una falla o irregularidad en la prestación de un bien o servicio a cargo de la Administración Distrital y/o de particulares que administran o manejan recursos públicos distritales, con el fin de determinar y acordar acciones que propendan por resolver las fallas o irregularidades.
AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES: Es el examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transacciones que han dado lugar a los estados contables para emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de control, los resultados de sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones gubernamentales vigentes.
AUDITORÍA DE REGULARIDAD[1]: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia, la economía, la equidad y los costos ambientales, con que logra los resultados, de manera que permitan fundamentar el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.
AUDITORÍA DE DESEMPEÑO[2] : ejercicio de control fiscal mediante la cual se evalúan políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL: revisión o examen de la gestión fiscal, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que se realiza mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal con el objeto de determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del estado; la confiabilidad en la información financiera, el cumplimiento en la aplicación de la normatividad vigente y el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos, de manera que permita fundamentar las opiniones, pronunciamientos y conceptos. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013).
AUDITORIA INTERNA: Actividad de evaluación objetiva e independiente destinada a la revisión de las políticas, programas, planes, procesos, procedimientos, sistemas y controles establecidos, de la Entidad, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a la alta dirección para el fortalecimiento de la gestión.
AUDITORÍA SOCIAL. Conjunto de programas, procedimientos, técnicas o informes que puede realizar la Contraloría de Bogotá, con la cooperación de la ciudadanía en el ejercicio del proceso auditor o en el desarrollo de las acciones ciudadanas especiales (mesas de trabajo, inspecciones a terreno, revisión de contratos, entre otros).
AUTO DE APERTURA DEL PROCESO: providencia que inicia formalmente el proceso de Responsabilidad Fiscal (Arts. 40 y 41 de la Ley 610 de 2000).
AUTO DE APERTURA E IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que emite el competente del área de responsabilidad fiscal, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control se encuentre objetivamente establecido la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener además la formulación individualizada de cargos a los presuntos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante (artículos 97 y literal a) del artículo 98 Ley 1474 de 2011).
AUTO DE IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que se dicta luego de culminada la etapa probatoria, cuando está objetivamente probado el daño y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la Responsabilidad Fiscal de los implicados (Art. 48 de la Ley 610 de 2000).
AUTO QUE DECRETA EMBARGO: Providencia mediante la cual se decretan, durante el proceso de responsabilidad fiscal y el de cobro coactivo, las medidas cautelares previstas en el Código de Procedimiento Civil, sobre los bienes o rentas de los responsables fiscales, con el fin de amparar el pago del detrimento patrimonial y/o lograr el recaudo de la obligación.
AUTO QUE ORDENA LEVANTAR MEDIDAS CAUTELARES: Aquel mediante el cual se dispone cancelar la medida cautelar decretada, en los siguientes eventos: 1. Cuando habiendo sido decretada la medida cautelar se profiera auto de archivo o fallo sin responsabilidad fiscal confirmado en grado de consulta. 2. En cualquier momento del proceso o cuando el acto que estableció la responsabilidad fiscal se encuentre demandado ante el tribunal competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros suficiente para amparar el pago del presunto detrimento y aprobada por quien decretó la medida. 3- Cuando se hubieren decretado medidas cautelares dentro del proceso de jurisdicción coactiva y el deudor demuestre que se ha admitido demanda y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, siempre y cuando se preste caución bancaria o de compañía de seguros. (Artículo 12 Ley 610 de 2000, artículo 103 Ley 1474 de 2011).
AUTO DE ARCHIVO: Habrá lugar a tomar esta determinación cuando prueba una de las siguientes causales o circunstancias: El hecho no existió, el hecho no es constitutivo de detrimento patrimonial al Estado, el hecho no comporta el ejercicio de gestión fiscal o cuando se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio al patrimonio del Estado, conforme a lo dispuesto por el artículo 47 de la Ley 610 de 2000.AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Se basa en una revisión periódica y sistemática de los procesos de la entidad para asegurar que los controles establecidos son aún eficaces y apropiados.AVISO. Escrito que se fija en la secretaria de un despacho judicial de una oficina pública, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible.
BALANCE SOCIAL: Es el resultado de la comparación de los compromisos formulados para atender los problemas sociales identificados y las transformaciones logradas por la gestión de la Administración Distrital en una vigencia fiscal. Tiene la finalidad de establecer la equidad para el acceso, mejoramiento y mantenimiento en la prestación de bienes y/o servicios e identificar el número y características de los beneficiarios de los mismos.
BENEFICIO: Dato cualificable y/o cuantificable, que sea producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o planes de mejoramiento u otra actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.
BENEFICIO AMBIENTAL. Mejora de las condiciones, que una acción puede generar en los recursos naturales y calidad del ambiente de Bogotá D.C., que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.
BENEFICIO DE CONTROL FISCAL.[3] Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados o acciones del control fiscal participativo. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Sin embargo, cuando la medición no sea posible, se deberá documentar, describir y demostrar claramente el beneficio cualitativo, social, de mejoramiento o impacto obtenido, en este último indicando el número aproximado de población beneficiada.
BENEFICIOS DIRECTOS. Recuperaciones y ahorros de recursos, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados, evidentes, cuantificables y/o cualificables.
BENEFICIOS INDIRECTOS. Son acciones que no generan ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos por sí mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que sí lo hacen. Ejemplos:
- Pronunciamientos o actuaciones de control que traen como consecuencia la generación de una política pública inexistente o ajustes a las que están vigentes, en beneficio de determinada población objetivo.
- Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramiento en el apoyo técnico al control político.
- Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidad territorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada población objetivo.
- Supresión de cobros ilegales a los contribuyentes.
- Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminución en pasivos, entre otros siempre y cuando sean cuantificables).
- Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratégicas. Cuantificables sólo con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio en cobertura y calidad
- Programas de capacitación o actualización que mejoren la gestión pública.
- Mejoramiento en procesos de planeación, medición y control de actividades, entre otros
CADUCIDAD DE LA ACCIÓN SANCIONATORIA FISCAL. Término que tiene la Contraloría de Bogotá D.C., para imponer la sanción administrativa fiscal caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarla.
CERTIFICADO DE DEUDA: Es el documento que expide la Contraloría de Bogotá a la entidad prestamista donde consta que el organismo de control tiene conocimiento de la deuda adquirida y procede a llevar su registro y seguimiento.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones en cada entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.
CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL: En el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal, únicamente procederá la terminación anticipada de la acción cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la perdida investigada o imputada. (Art. 111 Ley 1474 de 2011).
CIERRE PRESUPUESTAL: Procedimiento que realizan las entidades y empresas al finalizar cada vigencia fiscal, con el propósito de determinar el resultado de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, las reservas, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final.
CITACIÓN: Acción a través de la cual el Concejo de Bogotá requiere la presencia en sesión plenaria o de comisión del representante legal de la entidad con el fin de adelantar un debate, conforme lo previsto en el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008.
CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL: Cuando se debe notificar personalmente una decisión, o convocarse a la celebración de una audiencia, se citará oportunamente a las partes al garante, testigos, peritos y demás personas que deban intervenir en la actuación. Las citaciones se enviarán a la última dirección conocida en el expediente, o a través de un número fax, a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor si previamente y por escrito hubiesen aceptado ser notificados de esta manera. Igualmente si no hay otro medio más eficaz de información al interesado de los señalados anteriormente se podrá obtener la dirección del registro mercantil para que comparezca a la diligencia de notificación personal. La citación deberá indicar la clase de diligencia para la cual se requiere, el lugar, la fecha y hora en la cual se llevará a cabo y el número de radicación de la actuación. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. (Art. 112, 116 de la Ley 1474 de 2011 y 68 de Ley 1437 de 2011).
COBRO COACTIVO: Actuación tendiente a obtener el recaudo del crédito fiscal a través del proceso ejecutivo.
COMITÉ DE CONCILIACIÓN: Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. (Decreto 1716 de 2009 art. 16). Su conformación se establece mediante resolución reglamentaria de la Entidad, de acuerdo con la ley y decretos sobre la materia.
COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Escenario abierto por la Contraloría de Bogotá con el propósito de enlazar permanentemente la gestión institucional con los ciudadanos en sus diversas formas de organización, para la generación conjunta de acciones ciudadanas especiales que permiten su ejercicio articulado con el control fiscal.
COMITÉ DE REDACCIÓN. Reunión en la que se presentan, discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de comunicación institucional.
COMPENSACIÓN. Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo o pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado el resarcimiento por el daño causado al patrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo causado.
COMPETENCIA. Facultad constitucional y legal de que gozan el Contralor Distrital, los Directores Sectoriales de Fiscalización, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el Director de Reacción Inmediata para imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal.
COMPETENCIAS: Capacidad de una persona para desempeñar en diferentes contextos y con base en criterios de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; la cual está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: conjunto de factores que evaluados de manera global y simultánea, permiten obtener elementos de juicio para emitir una opinión sobre los estados contables, el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre el control fiscal interno. Para la Contraloría de Bogotá D.C., se establece como componentes de integralidad, los previstos en la matriz de calificación de la gestión fiscal: Control de Gestión, Control de Resultados y Control Financiero.
COMPROMISOS LABORALES: son productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos cuantificados y verificados que el evaluado deberá alcanzar en el periodo a evaluar.
COMPROMISOS COMPORTAMENTALES: son los acuerdos relacionados con las conductas o comportamientos que debe poseer y demostrar el servidor público en el ejercicio de su labor encaminada al mejoramiento individual que se reflejará en su desempeño laboral.
COMPETENCIA LABORAL: Capacidad de una persona para desempeñar en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
COMISIÓN DE PERSONAL: Órgano responsable de verificar que el proceso de evaluación del desempeño se realice según lo establecido con la normatividad vigente.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Contraloría de Bogotá, D.C., establece con entidades públicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Contraloría de Bogotá, utiliza como documento básico la carta u oficio.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS: Son las comunicaciones oficiales que ingresan a la Contraloría y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS: Son aquellas comunicaciones que se generan en cada dependencia u oficina de la Contraloría de Bogotá en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en la Entidad tanto enviadas como recibidas son el MEMORANDO y LA CIRCULAR.
COMUNICADO DE PRENSA. Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultado de los procesos auditores.
CONCEPTO JURÍDICO. Conclusión sobre un tema de carácter particular o general, a la que se llega después de un análisis de los hechos y de la normatividad, jurisprudencia y doctrina vigentes y aplicables al tema en estudio. El concepto jurídico puede rendirse de manera escrita cuando así se solicite o de manera verbal por parte del Jefe o profesional de la Oficina Asesora Jurídica, en asesoría prestada a los integrantes de un comité, junta o mesa de trabajo, sobre la viabilidad legal de un tema sometido a estudio o sobre la aplicación de normas e instrumentos jurídicos necesarios para el cabal desempeño de las actividades de la Entidad.
CONCEPTO DE LEGALIDAD: Conclusión sobre la conformidad de un documento o proyecto de acto administrativo con la Constitución, la ley, la jurisprudencia y la doctrina vigentes. Aplica para la revisión de resoluciones reglamentarias y convenios expedidos o suscritos por el Contralor de Bogotá. Para solicitar un concepto de legalidad las dependencias tendrán presente, enviar la solicitud con suficiente anticipación, mínimo cinco días antes del vencimiento del término establecido, si lo hay, y anexar la documentación completa y pertinente para realizar la revisión.
CONCILIACIÓN: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador (Ley 446 de 1998, art. 64).
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA. Solicitud formulada por los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D.C., los clientes y partes interesadas de la Entidad o por autoridades judiciales o administrativas, por motivos de interés general o particular.
CONTRALORÍA ESTUDIANTIL. Encargada de promover y actuar como veedora del buen uso de los recursos y de los bienes públicos de la institución educativa a la cual pertenece, incluyendo los del Fondo de Servicios Educativos del respectivo Colegio, es un organismo pedagógico en el ejercicio del control fiscal, que estimula la cultura del control social. (Acuerdo 401 de 2009).
CONTROL DE GESTIÓN: examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.
CONTROL DE LEGALIDAD: comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.
CONTROL DE RESULTADOS: examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un periodo determinado.
CONTROL FINANCIERO: examen que se realiza, con base en las normas de auditoria de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera , comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
CONTROL FISCAL. El objetivo principal del control fiscal es contribuir al mejoramiento de la gestión fiscal que se vigila y el consecuente mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos a quienes va dirigida la gestión de la administración y el control a la misma.
CONTROL FISCAL INTERNO: conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad para el desarrollo de las actividades, operaciones y actuaciones económicas, jurídicas y tecnológicas, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado. Es ejercido por los sujetos de vigilancia y control fiscal, bajo responsabilidad de la alta dirección, en procura que la administración de los recursos o bienes del Estado, se realice con sujeción a los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales y estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos institucionales.
CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas vigentes sobre la materia.
CORREO CERTIFICADO: Servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Envío postal en el que se asegura la recepción de la correspondencia o en su defecto, la devolución al remitente.
COSTAS: Gastos en los cuales se incurre como consecuencia del desarrollo del proceso.
CUENTA: Se entiende por cuenta los informes suministrados a la Contraloría de Bogotá D.C. en la forma y términos establecidos, sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.
CUENTAS DEL TESORO: Son en esencia, una expresión contable financiera, que muestra las disponibilidades y derechos que se tienen a corto plazo - Activos Corrientes, enfrentados a las obligaciones existentes con vencimiento menor a un año – Pasivos corrientes. La diferencia resultante de esta relación es conocida en el ámbito financiero como Capital de Trabajo, que básicamente, muestra el excedente de que se dispone en un momento dado, después de financiar sus obligaciones a menos de un año.
CUPO DE ENDEUDAMIENTO: Es la autorización que expide el Concejo de Bogotá, correspondiente al monto máximo de deuda que puede contratar el Distrito Capital mediante operaciones de crédito público interno y/o externo u operaciones asimiladas, de conformidad con el numeral 17 del artículo 12 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 63 del Acuerdo 24 de 1995.
DAÑO ANTIJURÍDICO: perjuicio causado con ocasión de la acción u omisión de una autoridad pública, cuando no existe un título legal que le imponga a la víctima el deber de soportar la afectación de su patrimonio.
DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO: menoscabo, disminución, perjuicio detrimento, pérdida o deterioro de lo bines o recursos públicos, deterioro, pérdida o destrucción parcial del patrimonio público, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, importuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado.
DECISIÓN: Acto por el cual el funcionario competente, adopta una determinación que de acuerdo con las circunstancias demostradas dentro del plenario proceda aplicar.
DECRETO DE PRUEBAS: Ordenación de las pruebas pertinentes, conducentes y útiles para el esclarecimiento de los hechos, observando los plazos previstos en el numeral 8º del artículo 99, literal f) del artículo 100 (procedimiento verbal) y el artículo 107 (procedimiento ordinario) de la Ley 1474 de 2011.
DENUNCIA: manifestación de conocimiento que hace una persona ante un funcionario competente que pone a la justicia en movimiento por ser el hecho revelado constitutivo de infracción legal, para su investigación y sanción.
DERECHO DE PETICIÓN: facultad que tiene toda persona de acudir ante las autoridades competentes para presentar peticiones, sugerencias, quejas y reclamos, dentro de los términos previstos en la ley, por motivos de interés general o particular y obtener pronta resolución. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el derecho de petición consagrado en el artículo 23 de de la C.P., sin que sea necesario invocarlo. Podrá presentarse verbalmente o por escrito y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN: facultad que tienen las personas de solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias. La Contraloría de Bogotá D.C. dispondrá de los mecanismos tecnológicos (página web y aplicación) necesarios para garantizar el acceso de los usuarios de sus servicios a la normatividad vigente, así mismo a la doctrina y jurisprudencia relativas al ejercicio de la actividad fiscal con sus diversas connotaciones.
DERECHO DE PETICIÓN DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS: facultad que tienen todas las personas de acceder a los documentos públicos y obtener copia de los mismos, salvo los casos expresamente señalados por la ley. Derecho que está estrechamente vinculado al derecho fundamental de petición, puesto que el hecho de recibir las copias es una manifestación concreta del derecho a obtener una pronta resolución de la solicitud formulada que hace parte del llamado núcleo esencial del derecho de petición.
DESISTIMIENTO: acto de abandonar la instancia, acción o cualquier otro trámite del procedimiento. Puede ser expreso o tácito. Cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes, lapso en el cual se suspenderá el término para decidir. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual[4] .
DIAGNÓSTICO SECTORIAL: Es el documento previo a toda planificación, que permite conocer la realidad del sector administrativo de coordinación en el Distrito Capital a través de la recopilación de información, su interpretación y la obtención de conclusiones, que llevan a determinar la existencia de debilidades y fortalezas.
DIAGRAMACIÓN. Corresponde al diseño y organización en un espacio de elementos escritos y visuales.
DICTAMEN INTEGRAL: expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control. En el dictamen integral de la auditoría, se incluye el fenecimiento de la cuenta, el concepto sobre la gestión fiscal, la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, conceptualización del sistema de control interno, así como el cumplimiento del plan de mejoramiento.
DILIGENCIA DE REMATE: Actuación adelantada por el funcionario competente llegados el día y la hora para el remate, para lo cual el funcionario ejecutor declarará abierta la diligencia y el Secretario o encargado anunciara en alta voz la apertura de la licitación, para que los interesados alleguen en sobre cerrado sus ofertas para adquirir los bienes subastados. El sobre deberá contener además de la oferta suscrita por el interesado el dep ósito previsto en la ley. Trascurrida una hora desde el comienzo de la licitación, el juez o el encargado de realizar la subasta, abrirá los sobres y leerá en alta voz las ofertas que reúnen los requisitos señalados y adjudicará siguiendo lo reglado en la ley.
DILIGENCIA DE SECUESTRO: Actuación a través de la cual el funcionario competente del cobro coactivo en ejercicio de la administración de justicia irrumpe en fincas, casas, oficinas, con el propósito de la aprehensión material de los bienes. El secuestro de bienes sujetos a registro se practica una vez se haya inscrito el embargo y siempre que en la certificación del registrador aparezca el demandado como su propietario (Art. 515 del C. de P. C. a partir del 1 de enero de 2014 – Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso, artículo 595 y siguientes).
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación
EDICIÓN: Producción de un trabajo impreso o visual.
EFECTIVIDAD: capacidad de la acción para subsanar la situación evidenciada por la Contraloría y el impacto de su incumplimiento en el uso de los recursos públicos y el mejoramiento de la gestión.
EMBARGO: Es un acto jurisdiccional encaminado a colocar un bien fuera del comercio en forma tal, que una vez practicado se logra su inmovilización en el mundo del negocio jurídico. Es la medida que tiene por finalidad impedir que el ejecutado disponga de los bienes, constituya gravámenes o imponga limitaciones al dominio.
EMISIÓN: Transmitir en televisión o radio un programa especifico.
EQUIPO DE AUDITORÍA: equipo interdisciplinario conformado por profesionales comisionados para evaluar la gestión fiscal, mediante la aplicación de diferentes procedimientos de auditoría.
ESTADO DE TESORERÍA: Corresponde a la suma de los valores en caja y bancos, inversiones y derechos a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos con destinación específica, los recaudos por concepto de empréstitos, los acreedores varios, y en general todo recurso que esté a disposición de las tesorerías de cada entidad.
EVALUACIÓN ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Auditoría realizada con el fin de determinar el grado de desarrollo del Sistema de Control Interno de la Entidad y asegurar que la Gestión Institucional se oriente a la realización de los fines del Estado y se realice con sujeción a los principios de la función administrativa, en concordancia con las metas y objetivos institucionales.
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO: análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL. Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de un empleado en el marco del propósito principal, las funciones y responsabilidades del empleo de acuerdo con las condiciones previamente establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generación del valor agregado a la entidad.
EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado.
EVENTO: incidente o situación, que ocurre en un lugar determinado durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie.
EVITAR EL RIESGO: tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización.
FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL: Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso de responsabilidad fiscal obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación con culpa grave del Gestor Fiscal y de la relación de causalidad entre el daño y el comportamiento del agente (Art. 53 de la Ley 610 de 2000).
FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL: Providencia que emite el funcionario competente para adelantar un proceso de responsabilidad fiscal cuando en éste se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (Art. 54 de la Ley 610 de 2000).
FENECIMIENTO: es el acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de vigilancia y control fiscal. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal[5]. El fenecimiento o no de la cuenta es el resultado de la evaluación que realiza la Contraloría mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal para determinar si la gestión se realizó cumpliendo los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y valoración de los costos ambientales. Es emitido a través del dictamen integral contenido en el Informe de Auditoría de regularidad, que comprende una "opinión" sobre la razonabilidad de los estados contables, la calificación de la gestión fiscal y el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.
FLASH INFORMATIVO. Noticias de última hora.
GESTIÓN FISCAL: conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales[6].
GESTOR AMBIENTAL: El Gestor Ambiental es el servidor público que técnicamente adelanta gestiones que propendan por la protección ambiental, para lo cual debe contar con competencias de carácter estratégico, organizativo y relacional. Para el caso de la Contraloría de Bogotá, es la persona que ejerce las funciones de Director Administrativo y Financiero.
GRADO DE CONSULTA: Mecanismo previsto en la Ley 610 de 2000, artículo 18, en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales cuando se dicte Auto de archivo, el Fallo Sin Responsabilidad Fiscal o cuando el Fallo con Responsabilidad Fiscal y el responsabilizado hubiese estado representado por un apoderado de oficio. Para efectos de la consulta el expediente deberá enviarse dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.
HALLAZGO DE AUDITORÍA: hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada – SER) con el criterio (deber ser – Norma). Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas (o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio) y efectos (resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada).
Todos los hallazgos determinados son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto)[7] .
INDAGACIÓN PRELIMINAR: conjunto de actuaciones pre procesales administrativas adelantadas por la Contraloría a efectos de establecer el mérito para abrir un proceso de responsabilidad fiscal, garantizando la reserva y el recaudo de pruebas, destacando como requisito de procedibilidad la existencia de un daño patrimonial del Estado y la identificación de los presuntos responsables, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 610 de 2000.
INDICADOR: es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo[8].
INFORMACIÓN PATRIMONIAL: Es el conjunto de datos sobre los bienes y rentas de las personas vinculadas a la indagación preliminar como presuntos responsables fiscales que pueden ser afectados por una medida cautelar, en observancia del artículo 12 de la Ley 610 de 2000, dentro del proceso de responsabilidad fiscal.
INFORME DE AUDITORÍA: documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de asignación. Corresponde a un documento “ejecutivo”, que contemple una sinopsis de los principales aspectos obtenidos en ejecución de la actuación fiscal.
INFORMES ESTRUCTURALES: Son los estudios cuyo propósito es realizar evaluaciones con una visión interdisciplinaria sobre uno o varios asuntos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas del Distrito Capital. Estos estudios pueden involucrar temáticas que por su naturaleza corresponden a más de una dirección sectorial, es decir, que incorporan transversalidades intersectoriales. Deben mantener una unidad conceptual y metodológica, aunque se desarrollen con la participación de varios equipos de trabajo.
INFORMES SECTORIALES: Son los estudios que tienen como propósito realizar evaluaciones con una visión sectorial, sobre uno o varios aspectos económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas públicas en el ámbito sectorial.
INFORME TRIMESTRAL DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES DEL DISTRITO CAPITAL: Comprende el análisis de los Ingresos, Gastos e Inversiones del sector público distrital.
INSPECCIONES A TERRENO. Es un ejercicio de control y auditoría social en el cual un grupo de ciudadanos interesados, acompañados de un equipo técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, hace inspección técnica a la ejecución de un contrato, con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado. La dependencia que programa o coordina la visita de inspección elaborará un informe técnico de resultados, el cual podrá servir como soporte a una posterior audiencia pública o mesa de trabajo ciudadana y/o insumo a los procesos misionales.
INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet y sirve como medio de comunicación y difusión de información interna a nivel de grupos de trabajo.
INVESTIGACION DISCIPLINARIA: Etapa procesal en que identificado el posible autor o autores de la falta disciplinaria se verifica la ocurrencia de la conducta; si es constitutiva de falta disciplinaria, los motivos por los que se cometió, perjuicio causado a la administración pública y la responsabilidad disciplinaria del investigado.
JURISDICCIÓN COACTIVA: Facultad constitucional otorgada a las Contralorías para hacer efectivo el cobro de los créditos fiscales (Artículo 268 numeral 5°. de la Constitución Política)
MANDAMIENTO DE PAGO: Providencia por medio de la cual se ordena al responsable fiscal el pago o cancelación de la obligación fiscal. (Código de Procedimiento Civil y a partir del 1 de enero de 2014 – Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso, artículo 430 y artículo 826 del Estatuto Tributario Nacional) En los procesos coactivos doctrinariamente se ha equiparado el auto admisorio de la demanda con el auto de mandamiento de pago.
MANDATO ÉTICO: Se denomina así al código de ética o decálogo de valores. Es la declaración explícita de valores y principios, construida de manera participativa.MAPA DE RIESGOS: herramienta metodológica a nivel estratégico que permite hacer un inventario ordenado y sistemático de los principales riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer su definición, descripción así como las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual y la aplicación de acciones, de igual forma los responsables, el cronograma y los indicadores.
MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL: documento que contiene los riesgos a los cuales está expuesta la entidad y a los cuales se les ha formulado acciones para mitigarlos, reducirlos o eliminarlos.
MARCA DE AUDITORÍA: son símbolos que pueden ser numéricos o alfabéticos y requieren ser explicados de forma específica y clara. Se utilizan para identificar los procedimientos de auditoría, facilitar y abreviar la clasificación y archivo de los papeles de trabajo.
MATRIZ DE IMPORTANCIA RELATIVA (MIR): Herramienta estructurada en dos componentes (Operacional y de Resultados a la Gestión), que permite determinar el nivel de riesgo de los sujetos de vigilancia y control fiscal, como insumo para la focalización del Plan de Auditoria Distrital.
MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORÍA: documento elaborado por el Nivel Directivo de la Dirección Sectorial, a partir del conocimiento y análisis del sector y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar, la comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la Matriz de Riesgo por Proyecto y la Política Pública a evaluar en la vigencia, entre otros aspectos. En este documento se registra de manera concreta y precisa los aspectos de mayor relevancia y los criterios que orienten al equipo de auditoría y coadyuven a focalizar y obtener resultados de calidad en el ejercicio auditor.
MESA DE TRABAJO CIUDADANA: Es un espacio de reunión ciudadana en el cual podrán participar ciudadanos interesados y bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá, con representantes técnicos de las entidades citadas o invitadas para tratar asuntos relacionados con temas de evaluación en el marco del ejerció del control social con el fin de comprometer acciones correctivas, preventivas o de mejora sobre posibles fallas o irregularidades detectadas. La Contraloría de Bogotá, como garante de las acciones acordadas, levantará un acta para la firma de los participantes en la que se especifique la acción, la entidad responsable de realizarla y la posible fecha de su culminación. Adicionalmente, la Contraloría de Bogotá garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la mesa de trabajo ciudadana y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.
MODALIDADES DE AUDITORIA: En la Contraloría de Bogotá D.C., se aplican tres modalidades: Auditoría de Regularidad, Auditoría de Desempeño y Visita de Control Fiscal.
MONITOREO: Seguimiento permanente de la información que proveen las fuentes oficiales internas y externas (Contraloría de Bogotá, Secretaria Distrital de Planeación, Secretaria Distrital de Hacienda, centros de investigación tanto oficiales como privados, entre otros), generando series estadísticas que permitan evaluar tendencias, comparar la evolución de las variables en el tiempo e inferir el comportamiento de los sectores de la administración distrital.
MONITOREO DEL RIESGO: actividad encaminada a comprobar, supervisar, observar o registrar la forma en que se lleva a cabo o se cumplió la acción, el cual permite determinar la necesidad de modificar, actualizar o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgos, así como su identificación, análisis y valoración.
MUESTRA: elementos de un universo, seleccionados mediante técnicas estadísticas o no estadísticas, que permiten al auditor obtener evidencias suficientes y competentes para emitir una opinión o un concepto, por tanto su materialidad debe ser representativa.
MULTA: Es la sanción pecuniaria que se impone a los servidores públicos y a los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital o que sin ser gestores fiscales no atiendan los requerimientos que les haga la Contraloría de Bogotá y que sirvan de prueba en las investigaciones que ella adelante.
NOTIFICACIÓN: Acto por el cual se da a conocer a una persona, determinado acto jurídico realizado o a realizarse. Existen varias formas de notificación, por ejemplo: notificación personal, notificación por aviso, notificación por conducta concluyente, entre otros.
NOTIFICACIÓN PERSONAL: Tiene carácter de principal, pues de poderse realizar, se prefiere a cualquier otro tipo de notificación, por cuanto garantiza el debido proceso y que el contenido de determinada providencia fue realmente conocido por la persona que debía enterar de ella; y se surte de manera directa e inmediata con el sujeto de derecho al cual se le quiera enterar de alguna determinación proferida dentro del proceso.
NOTIFICACIÓN POR AVISO: es el medio de comunicación, cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el Aviso con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva Entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del Aviso.
NULIDAD: Irregularidades que se presentan en el marco de un proceso y que vulneran el debido proceso y el derecho de defensa. En el proceso de responsabilidad fiscal se encuentran señaladas en el artículo 36 de la Ley 610 de 2000. La solicitud de nulidad podrá formularse hasta antes de proferirse la decisión final, la cual se resolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su presentación.
NULIDAD EN EL PROCEDIMIENTO VERBAL: La oportunidad para proponer y declara nulidades, solo procederá en la audiencia de descargos. La nulidad se resolverá en la misma audiencia de descargos. Contra el auto que decida la solicitud de nulidad procederá el recurso de apelación que se surtirá ante el superior del funcionario que profirió la decisión (art. 109 en armonía con el art. 110 de la Ley 1474 de 2011)
OBJETIVO CORPORATIVO: Son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.
OBLIGACIÓN FISCAL: Es el conjunto de deberes establecidos en la Constitución Política, en las leyes u otras normas jurídicas, que tienen por objeto regular los recaudos o percepciones, conservaciones, adquisiciones, enajenaciones, gastos, explotaciones, inversiones o disposiciones realizadas con cargo a recursos o bienes Distritales y garantizar su protección.
OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA: Hechos constitutivos de posibles hallazgos, generados a partir de la comparación entre una situación encontrada frente a un criterio de auditoria, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, se configuran como hallazgos. (Adaptada de la Guía de Auditoría Territorial, noviembre de 2012).
OPINIÓN DE ESTADOS CONTABLES: Relaciona los hallazgos más significativos que afectan la razonabilidad de los estados contables y sustentan la opinión expresada. Existen cuatro clases de opiniones: Limpia, Con Salvedad, Adversa o Negativa y Abstención de Opinión.
OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA: En la cual se declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
OPINIÓN LIMPIA: En la cual se declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
OPINIÓN CON SALVEDAD: En la cual se declara que a excepción del (los) asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
PAPELES DE TRABAJO: registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría. Se pueden registrar en papel, en forma electrónica, digital y otros medios similares, deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para fácil identificación, se clasifican en: archivo permanente, archivo general y archivo corriente, tal como establece la NAG - 07 Papeles de trabajo .
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivistita declarados como Bienes de Interés Cultural - BIC.PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
PLAN ANUAL DE ESTUDIOS (PAE): Es el documento mediante el cual se planean los informes, estudios de carácter obligatorio, estructural, sectorial y pronunciamientos, para ser desarrollados durante el ejercicio del control fiscal de una vigencia, contiene los lineamientos dados por el Proceso de Estudios de Economía y Política Pública para los insumos que se requieren del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal. Los demás informes que se realicen durante la vigencia, que no se planearon, serán inventariados e incorporados en un anexo, los cuales formarán parte del Informe de Gestión del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública con corte a 31 de diciembre de la respectiva vigencia.
PLAN DE ACCIÓN: documento que contiene la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico Institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros.
PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD: Documento que consolida la planeación del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y establece las acciones a desarrollar en una vigencia, con el fin de hacer efectiva la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo.
PLAN DE DESARROLLO: Documento de política pública a través del cual se describen los objetivos, las estrategias, los programas, los proyectos y las metas que comprometen al Estado con la ciudadanía –en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran-, y en el que se especifican las acciones a adelantar en cada período de gobierno, así como los respectivos recursos asociados para garantizar que las mismas se cumplan. En este sentido, el plan de desarrollo se constituye como la principal y más formal expresión del ejercicio de la planeación.
PLAN DE MEJORAMIENTO[9] : Es el documento que contiene el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal, tendientes a subsanar o corregir los hallazgos identificados en ejercicio de la auditoria de regularidad, de desempeño, visita de control fiscal e informes de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., sobre la vigilancia y control a la gestión fiscal de la Administración del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo; con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.
PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Formato en el cual se plasma, en caso dado, los puntos débiles identificados por el evaluador en el proceso de evaluación del desempeño del evaluado, con el fin de planificar en forma concertada las acciones a seguir para fortalecer estos puntos débiles y realizar el seguimiento del caso. En la situación que no se requiera plan de mejoramiento, igualmente se deja plasmado en el formato la decisión.
PLAN DE TRABAJO: documento que se elabora a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoría, del conocimiento del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar y la experticia del equipo auditor. Se constituye en la carta de navegación de la auditoría, contiene el objetivo, el alcance, la muestra, los programas y el cronograma de auditoría.
PLAN ESTRATÉGICO: Documento que consolida las intenciones globales y la orientación de una organización. Contiene los siguientes elementos:
• Valores y Principios Institucionales
• Políticas Institucionales: Institucional, del SIG, de Calidad, de Administración del Riesgo, Ambiental, entre otras. • Objetivos Corporativos.
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN – PIC: El Plan Institucional de Capacitación es el conjunto coherente de acciones de capacitación articuladas, que se planean y se ejecutan en un periodo y con unos recursos determinados, para lograr unos objetivos específicos de desarrollo de competencias laborales, a nivel individual y de equipo, con el fin de contribuir al mejoramiento de los procesos institucionales, al crecimiento humano de los empleados públicos y, por consiguiente, al logro de los objetivos y de las metas institucionales. El PIC se estructura con base en los Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE) de la entidad y debe incluir, por lo tanto, los PAE que se van a desarrollar en el periodo, la destinación de los recursos necesarios para este propósito, el presupuesto, el cronograma general de ejecución y los indicadores para su evaluación. DAFP – ESAP, 2012b, pp.8 y 30).
PLAN NACIONAL DE AUDITORIA PNA: Programación anual armonizada y articulada entre la Contraloría General de la República y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio independiente y autónomo del control fiscal micro de las Contralorías en todo el país. (art. 5 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).
POLICÍA JUDICIAL: Es aquélla función de carácter técnico que tiene por objeto auxiliar y colaborar con los servidores de la Contraloría que realicen actividades de indagación o investigación, en la búsqueda, el recaudo y el aseguramiento de las pruebas, para lo cual deberán coordinar sus actuaciones con las de la Fiscalía General de la Nación. Para estos efectos, además de las funciones previstas en el Código de Procedimiento Civil - C. de P. P., podrán solicitar información a entidades oficiales o particulares en procura de datos que interesen para solicitar la iniciación del Proceso de Responsabilidad o para las Indagaciones o investigaciones en trámite, inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Distrito, sin que al respecto le sea oponible reserva alguna.
POLÍTICA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.
POLÍTICA AMBIENTAL: Es la orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de actividades, productos y servicios de la Entidad.
POLÍTICA DE CALIDAD: Corresponde a las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.
POLÍTICA INSTITUCIONAL: Son las intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.
POLÍTICA PÚBLICA: El conjunto de decisiones políticas y acciones estratégicas que llevan a la transformación de una realidad social, que tanto los ciudadanos y ciudadanas como quienes representan al Estado han determinado como importante o prioritaria de transformar, dado que subsisten en ella condiciones de desequilibrio y desigualdad que afectan la calidad de vida. La política pública plantea una distribución diferente de lo existente, en especial y de manera estructural, del poder y su relación con la distribución de los bienes o servicios, y de éstos en atención a la materialización de los derechos individuales y colectivos teniendo en cuenta contextos y territorios políticos y sociales[10].
POLÍTICAS PÚBLICAS DISTRITALES: conjunto de directrices, criterios, lineamientos y acciones determinadas por las administraciones del Distrito Capital, para atender las problemáticas diagnosticadas que afectan a los habitantes de la ciudad.
PORTAL WEB: sitio en la World Wide Web que provee información a cualquier navegante de Internet.
PRÁCTICA DEL SECUESTRO Y OPOSICIONES: Actuación mediante la cual el funcionario competente da cumplimiento al auto que decreta el secuestro, el cual debe indicar, fecha, día y hora para llevar a cabo la diligencia y el nombre del secuestre; el secuestro se realiza con la diligencia a la que concurren, el funcionario ejecutor, quién tiene el deber de comprobar la existencia, características y estado de los bienes y el de limitar el secuestro conforme a las reglas existentes, el Abogado Sustanciador a quien le corresponde denunciar los bienes identificándolos y entregándolos al secuestre, el Secretario del despacho de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, y el Secuestre. Cuando se considere conveniente se debe pedir él acompañamiento dé la policía del lugar.
PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO: Consolidado de los presupuestos anual, empresas industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del estado. Anexo de los fondos de desarrollo local.
PRESUPUESTO PÚBLICO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de planeación que a través de la ejecución permite determinar el cumplimiento de metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL: la ley 42 de 1993, en el Artículo 8º establece que “la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia); que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economía); que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (eficacia). Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales (equidad) y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos” (valoración de costos ambientales). Paréntesis fuera del texto.
PROBLEMA SOCIAL: Es aquella situación que afecta negativamente el bienestar, las posibilidades de desarrollo o progreso, la convivencia social, el medio ambiente o la existencia misma de la comunidad. Se hace público cuando un determinado grupo, con influencia y capacidad de movilizar actores de poder, considera que la situación actual no es aceptable y que es necesaria una intervención del Estado para remediarla. Genera déficit o necesidad de servicios y/o bienes de un grupo poblacional que al no ser atendidos, se convierten en causas potenciales de incremento de pobreza, inequidad y exclusión, incidiendo en el bienestar y calidad de vida de la población afectada.
PROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR: Es la viabilidad que se le da al inicio de la Indagación, cuando no existe certeza acerca de cualquiera de los siguientes eventos: ü Ocurrencia del hecho. ü Causación del daño patrimonial con ocasión del acaecimiento del hecho. ü Entidad afectada. ü Determinación de presuntos responsables.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA: conjunto de pasos o actividades específicas, comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, recopilar evidencia para determinar observaciones (hallazgos).
PROCEDIMIENTO ORDINARIO: Establecido en la Ley 610 de 2000, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que se dan los elementos para proferir auto de apertura de conformidad con los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000. La Ley 1474 de 2011, introdujo modificaciones a la regulación del procedimiento ordinario, en cuanto a las notificaciones art. 106, preclusividad de los plazos y perentoriedad para el decreto de pruebas en la etapa de descargos.
PROCEDIMIENTO VERBAL: Establecido en la Ley 1474 de 2011, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación, esto es, que se encuentre objetivamente establecida la existencia del daño al patrimonio del Estado, que exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal. (Artículo 97 y literal a) del artículo 98 de la Ley 1474 de 2011).PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelanta la Contraloría de Bogotá, con el fin de facilitar el ejercicio de Investigaciones fiscales y de la vigilancia fiscal, e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten el adecuado, transparente y eficiente control fiscal. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado.
PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio público por acción u omisión y en forma dolosa o gravemente culposa. La finalidad del proceso de responsabilidad fiscal es el resarcimiento del perjuicio ocasionado al patrimonio del Estado, mediante el pago de una compensación pecuniaria que compense el daño del que fue objeto el Estado. (Artículos 1º y 4º de la Ley 610 de 2000).
PROCESO DISCIPLINARIO: Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por la Oficina de Asuntos Disciplinarios, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos, cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de éstas, incurran en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad disciplinaria contempladas en el artículo 28 del C. D. U.PRODUCTO: Resultado de un proceso.
PRODUCTO NO CONFORME: Producto, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de calidad definidas.
PROGRAMA ANUAL DE EVALUACIONES INDEPENDIENTES: Planificación sistemática de las actividades que se desarrollaran en una vigencia, con el propósito de dar cumplimiento a los roles específicos de la Oficina de Control Interno.
PROGRAMA ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL: Conjunto de actividades que se diseña anualmente, orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del funcionario, y el mejoramiento de su calidad.
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia. La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del PAC.
PROGRAMA DE AUDITORÍA[11] : guía del trabajo del auditor; que establece los objetivos, fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o ejecución. El propósito de los programas de auditoría es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente y lógica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluación de la efectividad de los controles y de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales con énfasis en la medición de la efectividad (resultados e impacto) (NAFP – 15).
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Documento que establece las dependencias a auditar, requisitos a tener en cuenta según la norma, equipo auditor y términos para ejecutar.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Proceso de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en este habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico, flexible, integral, práctico y participativo.
PROGRAMA DE REINDUCCIÓN: Acción de formación dirigida a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los cambios que se produzcan en la Entidad o su entorno, tales como enterar a los empleados acerca de reformar de la organización del Estado, informar a los empleados frente a la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambio de las funciones de las dependencias y de sus puestos de trabajo, sistema de valores y formación ética, fortalecer el sentido de pertinencia de los empleados con relación a la Entidad e informar a los empleados de nuevas disposiciones legales.
PRONUNCIAMIENTO: Comunicación suscrita por el Contralor de Bogotá, dirigida a los clientes y/o partes interesadas, donde se fija una posición, se emite concepto técnico o se realizan recomendaciones sobre temáticas de carácter macro fiscal, sectorial, estructural, de impacto social, de política pública o en temas que se originen en proyectos de Acuerdo para debates en el Concejo de Bogotá y en el caso de emisión a la Administración Distrital, deberán dar respuesta del pronunciamiento en los términos establecidos en el mismo.
PROPOSICIÓN: Medio a través del cual los concejales, organizados por bancadas, formulan a la administración y/o órganos de control un cuestionario sobre un tema que deseen debatir.
PROVIDENCIA QUE ORDENA SEGUIR ADELANTE LA EJECUCIÓN: Aquella que dispone, previo agotamiento de ciertos trámites, continuar con el proceso de ejecución.
PROYECTO DE INVERSIÓN: Conjunto de acciones corporativas que se ejecutan en un periodo de tiempo determinado, que cumplen un objetivo de desarrollo específico y que están diseñadas para lograr productos o beneficios en términos del aumento de la productividad institucional y/o el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad.
PRUEBAS: "Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza esta en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa". (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957, Tomo II. Pág 381).
PRUEBA DOCUMENTAL: Es aquélla en la que se plasman las decisiones o evidencias relacionadas con los hechos que se investigan, por lo cual se considera y sobre estas se debe principalmente basar la indagación. Constituyen prueba documental, entre otros, los oficios, certificaciones, nóminas, ordenes de ingreso y egreso de almacén, cuentas de pago, cuentas de cobro, contratos y actas. También se consideran documentos: los escritos, comunicaciones, vía fax, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones etiquetas, sellos, y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (Art. 251 del CPC y/o norma vigente al momento de la Indagación Preliminar).PRUEBA DE OFICIO: Las que decreta y recauda el funcionario ejecutor que considere conducentes y pertinentes para soportar la decisión sin necesidad de ser solicitada por el implicado.
PRUEBA DE PARTE: Las que solicita el implicado o allega y que deben ser valoradas por el funcionario ejecutor.
QUEJA: acción de dar a conocer a las autoridades conductas irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público.QUEJA
DISCIPLINARIA: acción de dar a conocer a los operadores disciplinarios presuntas conductas irregulares cometidas por los servidores públicos o por personas que han ejercido función publica, con el propósito de que se adelante por la oficina de asuntos disciplinarios la acción que se considere pertinente, de acuerdo a lo que prescribe la ley 734 de 2002.
RECUPERACIÓN. Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, reincorporación bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o disminución de pasivos e incluye recuperaciones de humedales, rondas, espacio público, usos de suelo, población beneficiada de todos los anteriores gracias a los pronunciamientos de la Contraloría de Bogotá. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas de los mismos y el número aproximado de población beneficiada.
RECURSO. Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para controvertir la decisión que se adopte dentro del proceso sancionatorio fiscal, entre ellos están: recurso de reposición, de apelación y de queja. A través del ejercicio de los recursos se agota la vía gubernativa y ellos son medios que ofrece la Constitución Política y la Ley, como mecanismo de defensa del implicado en aras a la observancia de la garantía constitucional del debido proceso.
RECURSO DE APELACIÓN: Es un recurso mediante el cual el interesado o su apoderado debidamente constituido, dentro del plazo legal, lleva el proceso ante el superior jerárquico, constituye un instrumento a través del que se materializa el principio de la doble instancia, para que aclare, modifique, adicione o revoque.
RECURSO DE REPOSICIÓN: Impugnación interpuesta por el interesado o su apoderado debidamente constituido, dentro del plazo legal, para buscar que el mismo funcionario que dictó la providencia, la aclare, modifique, adicione o revoque.
RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO ORDINARIO: Se encuentran regulados en la Ley 610 de 2000.
RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO VERBAL: Se encuentran regulados en el artículo 102 de la Ley 1474 de 2011.
REFERENCIACIÓN: Identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes de integralidad, como por ejemplo: C= Contratación, P= Presupuesto, EC= Estados Contables, PD= Plan de Desarrollo, BS= Balance Social, GA= Gestión Ambiental, entre otras.
REFERENCIACIÓN CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo. Las reglas básicas de referenciación cruzada son: (1) Sólo se referencian de forma cruzada las cifras idénticas; (2) Se deberá hacer siempre en ambas direcciones; (3) La posición de la referencia en relación con el número referenciado indica la dirección del flujo.
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Deben denominarse acorde con la tipología establecida en las Tablas de Retención Documental - TRD.
REMATANTE: Es la persona que resulta como adjudicataria en la pública subasta (remate) por ser el mejor postor.
REMATE: Es la venta forzada que el funcionario judicial o administrativo, sustituyendo la voluntad del propietario, hace de un bien mueble o inmueble a quien formula la mejor oferta o postura en la subasta o licitación.
RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene el servidor público, persona natural o jurídica a quien se le hayan confiado bienes o recursos del Distrito Capital, de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados de su gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.
REPRESENTACIÓN JUDICIAL: facultad jurídica de obrar en nombre de otra persona, con poder conferido por quien tiene la facultad para tal efecto.
REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES. Es el acto de trámite por medio del cual la Contraloría de Bogotá D.C. solicita explicaciones al servidor público o al particular que maneje fondos o bienes públicos, o que sin ser gestor fiscal no atienda los requerimientos que le haga la Contraloría de Bogotá y que sirvan de prueba en las investigaciones que ella adelante por advertirse la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables.
RESERVA: tendrán carácter de reservado la información y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley y en especial los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales, entre otras.
RESOLUCIÓN ORDINARIA: acto administrativo que se utiliza para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de carácter particular y concreto.
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: acto administrativo que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, a través de las cuales desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos jurídicos y técnicos que reglan los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, al igual que los asociados a la organización y funcionamiento de la Entidad, para dar cumplimiento a disposiciones legales y a las funciones propias de cada dependencia.
RESPONSABILIDAD FISCAL: Obligación que tienen los servidores públicos de reparar los daños ocasionados al Estado en ejercicio de su gestión fiscal, siempre que se determine la existencia de dolo o culpa grave.
RESPONSABLE DE PROCESO: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión
RESPUESTA DE FONDO: lo que determina la eficacia de la respuesta de un derecho de petición y le da su razón de ser, es la posibilidad que tiene cualquier persona de obtener una contestación real y concreta a la inquietud presentada. Por consiguiente, la respuesta que la Administración otorgue deberá ser de clara, precisa y oportuna, atendiendo cada uno de los requerimientos que en este se planteen, haciendo que dicha contestación se convierta en un elemento esencial del derecho de petición, sin el cual este derecho no se realiza. En ese orden de ideas, ni el silencio ni una respuesta vaga e imprecisa, pueden satisfacer el derecho de petición, ya que no definen ni material ni substancialmente la solicitud del ciudadano.
RETENCIÓN DE DOCUMENTAL: Plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
REVISIÓN DE CUENTAS. Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.
REVISIÓN DE CONTRATOS. Ejercicio de control y auditoría social en el cual uno o varios grupo de ciudadanos interesados, con el acompañamiento técnico profesional de la Contraloría de Bogotá, examina un contrato o convenio que la administración distrital ha firmado con un particular o una entidad oficial con el propósito de verificar el cumplimiento de su objeto, la oportunidad y/o la calidad del bien o servicio suministrado dentro de la auditoria social. La dependencia que programa o coordina la revisión del contrato incluirá dentro del informe de auditaría los resultados si los hay.
RIESGO: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Los Riesgos se clasifican en los siguientes tipos:
1). Estratégico.
2). Imagen.
3). Operativos.
4). Financieros.
5). Cumplimiento.
6). Tecnología.
7). Antijurídico.
8). Corrupción.
9). Otros riesgos.
RIESGO ESTRATÉGICO: son aquellos que se asocian con toda posibilidad de que suceda algo relacionado con la administración de la entidad, el manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.
RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte técnica que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso. Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el modelo de operación.
RIESGO FINANCIERO: se relaciona con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.
RIESGO DE CUMPLIMIENTO: se asocia con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.
RIESGO DE TECNOLOGÍA: están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.
RIESGO ANTIJURÍDICO. se produce por la actuación incorrecta, irregular, omisiva o por la extralimitación de funciones del servidor público, pudiendo dar lugar a que un juez condene patrimonialmente a la Institución, para que repare los perjuicios ocasionados.
RIESGO DE CORRUPCIÓN: posibilidad de que por acción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado. Es necesario que en la descripción del riesgo concurran los siguientes componentes: Acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado
RIESGO INHERENTE: es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto. Riesgo Residual: nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo.
RUEDA DE PRENSA. Evento en el que son invitados los periodistas de los medios de comunicación (prensa, radio y televisión), para presentarles un tema o pronunciamiento oficial de gran impacto para la ciudad.
SECUESTRE: Auxiliar de la justicia al cual se le encomienda la custodia y administración de los bienes objeto de las medidas cautelares// Es la persona encargada del depósito o administración de los bienes según su naturaleza.
SECUESTRO: Es la aprehensión material que se hace de un bien o conjunto de bienes que se entregan a una persona (secuestre) para que los tenga en depósito y en ocasiones como administrador a nombre y órdenes de la autoridad o del Funcionario Ejecutor, para ser entregados cuando y a quien éste disponga.
SINACOF. Es el conjunto de organismos, políticas, principios, normas, métodos, procedimientos, herramientas tecnológicas y mecanismos, estructurados lógicamente, que permiten la armonización, unificación y estandarización del proceso de control fiscal; la coordinación de acciones, la integración y el fortalecimiento de los entes de control fiscal; para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas y de los particulares que manejan fondos y bienes públicos. (art. 1 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST: Este sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. Este sistema de información se constituye en una solución integral para la vigilancia y el control fiscal, y en un insumo valioso para el proceso auditor, al permitir revisar y analizar la información y determinar el alcance de las pruebas. Así mismo, reduce el desgaste administrativo ocasionado por la permanente solicitud de información a los sujetos de control.
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): herramienta que administra, gestiona y controla la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.
SISTEMA PQR : aplicativo diseñado para el trámite, seguimiento y control a los derechos de petición radicados en la Contraloría de Bogotá D.C., el cual permite registrar los diferentes tramites a los derechos de petición por cada una de las dependencias, además de permitir su trazabilidad.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN[12] : conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL: Herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales.
SOLICITUD: pretensión o petición presentada en forma verbal o escrita.
SUSTANCIACIÓN: Estudio y proyección de las actuaciones que se surten dentro de un Proceso.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
TÉRMINO: fecha fija que se coloca para cumplir o exigir una obligación.
TÍTULO EJECUTIVO: Corresponde a un documento o conjunto de documentos, que deben contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo.
TRÁMITE PREFERENCIAL: garantía de que gozan ciertos servidores públicos para que la entidad resuelva las pretensiones formuladas a través del derecho de petición, dentro de un término menor al establecido en el ordenamiento legal colombiano.
TRATAMIENTO DE RESIDUOS PELIGROSOS: Es el conjunto de operaciones, procesos o técnicas mediante los cuales se modifican las características de los residuos o desechos peligrosos, teniendo en cuenta el riesgo y grado de peligrosidad de los mismos, para incrementar sus posibilidades de aprovechamiento y/o valorización ó para minimizar los riesgos para la salud humana y el ambiente.
VEEDURÍAS CIUDADANAS. Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público”. (Artículo 1 de la Ley 850 de 2003). Cuando los ciudadanos decidan constituir mecanismos de control social de la administración, en particular mediante la creación de veedurías ciudadanas, la administración estará obligada a brindar todo el apoyo requerido para el ejercicio de dicho control (artículo 33 de Ley 489 de 1998).
VENTANILLA VIRTUAL: Aplicación web a través de la cual se pueden tramitar comunicaciones del Concejo de Bogotá, D.C.
VERSION LIBRE: Es aquella diligencia voluntaria libre de todo apremio que rinde una persona natural, por cuanto presuntamente obran imputaciones en su contra- tiene como objetivo, determinar la individualización o identificación de quienes puedan ser partícipes de un hecho que genere acción disciplinaria.- Con derecho a no auto incriminarse, mediante la narración libre y espontánea de los hechos.
VISIÓN. La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento.
VISITA DE CONTROL FISCAL: actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. Grupo Especial y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoria, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.
Cuando lo estime necesario, el competente podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. (Art. 31, Ley 610 de 2000).
[1] Artículo 124 Ley 1474 de 2011.
[3] Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal de la Auditoría General de la República
[4] Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 17.
[5] Artículo 17 Ley 42 de 1993
[6] Ley 610 del 15 de agosto de 2000. Artículo 3º
[7] Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
[8] Guía para la construcción de indicadores de gestión del DAFP
[9] Adaptada del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.
[10] Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 689 de 2011.
[11] Guía de Auditoría Territorial – GAT. Noviembre de 2012
[12] 4 NTD-SIG 001:2011.

References: artículo 99
 artículo 101
 artículo 98
 artículo 103
 artículo 47
 artículo 58
 resolución 
 resolución 
 artículo 12
 artículo 63
 artículo 99
 artículo 100
 artículo 107
 artículo 23
 resolución 
 artículo 595
 artículo 18
 artículo 39
 artículo 12
 artículo 430
 artículo 826
 artículo 36
 Resolución 
 Artículo 8
 artículo 98
 artículo 28
 artículo 102

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 artículo 17
 Artículo 17
 Artículo 3