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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS NIT Oficina Asesora de Control Interno y Gestión La Universidad de cara a la Sociedad - PDF
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José Ramón Mario Velázquez Quiroga
1 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO JOSE ISAIAS PEÑA RODRIGUEZ Asesora Oficina de Control Interno ANA ZORAYDA RIAÑO BERNAL Profesional Oficina de Control Interno Villavicencio, 26 de febrero de 201
2 1. Introducción INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo a la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno, la Resolución No 37 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, por la cual adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación y demás normas vigentes, se realizó la evaluación de Control Interno Contable correspondiente a la vigencia 201. El proceso contable de la Universidad, está bajo responsabilidad del Representante Legal y del proceso de Gestión Financiera. La evaluación se efectuó con base al procedimiento de la Contaduría General de la Nación, teniendo en cuenta las etapas de Reconocimiento la cual se materializa con la ejecución de las actividades de identificación, clasificación, registro y ajustes y la Etapa de Revelación con las actividades de Elaboración de los Estados, Informes y reportes contables, Análisis, interpretación y comunicación de la información y las demás acciones de control que se implementaron en el área Contable y en cada una de las áreas académico-administrativas de la Universidad para el mejoramiento continuo. 2. Alcance La evaluación realizada por la Oficina de Control Interno fue básicamente al Sistema SIIF, módulo de contabilidad, estados contables y notas a los estados contables, conciliaciones bancarias, libro mayor y balance, libros auxiliares y documentos soportes de las operaciones diarias correspondientes al periodo (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del año Metodología Para la elaboración del informe de control interno contable, se realizaron las siguientes actividades: 1. Se reviso la caracterización, procedimientos y Guía de políticas y prácticas contables, del proceso de Gestión Financiera. 2. Se solicitó información al Equipo de Contabilidad: Estados Contables y notas a los estados contables. 3. Se realizó visita insitu, se indago a la contadora de la entidad y profesionales que participan y colaboran en el proceso contable de la Entidad.. Se revisó la información contable en el módulo SIIF, Gestión Financiera.. Selectivamente se revisaron soportes de comprobantes de contabilidad, libro mayor y auxiliar, conciliaciones bancarias y conciliaciones con entidades. 6. Para la evaluación del control interno contable, se utilizó el cuestionario adoptado por la Contaduría General de Nación, mediante resolución 37 de 2008,
3 diligenciado y verificado en su totalidad y reportado a la citada entidad el día 26 de febrero de Los rangos de calificación establecidos por la Contaduría General de la Nación, para la evaluación de Control Interno Contable según Resolución 37 de 2008, son los siguientes: Cuadro No 1. RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO DEFICIENTE SATISFACTORIO.0.0 (no incluye.0) ADECUADO. Resultados de la aplicación de la encuesta de Control Interno Contable Según lo establecido en el Articulo 12 de la Ley 87 de 1993, especifica las funciones de los auditores internos, en la cual en su literal b cita que se debe verificar que el sistema de Control Interno este formalmente establecido dentro de la Entidad. Por lo anterior la oficina de Control Interno, efectuó el seguimiento al Control Interno Contable de la Universidad de los Llanos. El presente informe reporta la Evaluación de Control Interno Contable de la vigencia 201, en el cual se verifico la efectividad de los controles implementados en el proceso financiero, de acuerdo a la estructura normativa y metodología de la Resolución 37 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Con base en los resultados de la encuesta y previa validación en el CHIP el 26 de febrero de 201 el Control Interno Contable obtiene una calificación de.3 sobre la calificación máxima que es, la cual la ubica en un criterio ADECUADO y en un grado de Riesgo Bajo. La Etapa de reconocimiento obtuvo una calificación de.3, la etapa de revelación.7 y otros elementos de control,12. Efectuada la evaluación, los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable, son los siguientes:
4 Cuadro No 2. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS VIGENCIA 2012 NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE,3 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO,3 ADECUADO IDENTIFICACIÓN,69 ADECUADO CLASIFICACIÓN,37 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES,2 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN,7 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES,8 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN,66 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL,12 ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS,12 ADECUADO Fuente: Evaluación CHIP Con respecto a la vigencia 2013, se puede observar que el Control Interno Contable en el año 201, obtuvo un avance significativo y un buen compromiso institucional, por tanto que en el año 2013 la calificación fue de.37 y año 201 pasa a.3. Se destaca la etapa de revelación con el.7 la cual en el año 2013 su calificación fue de.9, lo que indica que en este tema se ha venido mejorando significativamente en aras de la mejora continua de los procesos contables. Cuadro No 3 Comparativos dos últimos años Etapas Etapa de Reconocimiento.1.3 Etapa de Revelación.9.7 Otros elementos de control Acciones implementadas VALORACIÓN CUALITATIVA ETAPA DE RECONOCIMIENTO: En cuanto a las actividades de identificación se evidenciaron las siguientes fortalezas. Fue actualizada la guía de políticas y prácticas contables, incluyendo la depuración contable, tal como lo establece la Resolución 37 de El proceso de gestión financiera tiene identificadas las fuentes de la información contable y los responsables de suministrarla. Conocimiento de la información contable que circula en la entidad y experiencia contable de los profesionales del proceso de gestión financiera (contabilidad). Se le da aplicabilidad a la normatividad emanada por la Contaduría General de la
5 Nación y a los procedimientos internos. Debilidades: Compromiso de los responsables de remitir la información contable. CLASIFICACIÓN Se tienen identificadas las siguientes fortalezas: El área contable cuenta con un asesor de la Contaduría General de la Nación. Se efectúan las conciliaciones bancarias mensualmente, para establecer los valores, registros y control del efectivo. Trimestralmente se ejecutan conciliaciones reciprocas con otras entidades públicas, para establecer que se reportan los mismos valores entre las entidades. Debilidades: Es importante mencionar que algunas actividades de este proceso obtuvieron una calificación de.0, lo que significa que no sea una debilidad, sino que son de tener cuidado en la clasificación de las cuentas. REGISTRO Y AJUSTES En la actividad de Registro y Ajustes se evidenciaron las siguientes fortalezas: Todos los registros contables están debidamente soportados. Los hechos financieros se realizan con base en la normatividad interna y la expedida por la Contaduría General de la Nación. Para el cierre integral de la vigencia, se efectuó conciliación de cruces de saldos entre las dependencias responsables de suministrar la información. Todos los registros contables se efectúan en orden cronológico, según consecutivo del SIIF Unillanos. Las cuentas y subcuentas utilizadas, se clasifican de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública. Los activos de la Entidad tienen su tarjeta individual de depreciación, por el método de línea recta, teniendo en cuenta la vida útil. Debilidades: Parametrizar el sistema de información SIIF modulo contable, para la elaboración de informes. ETAPA DE REVELACIÓN ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES En esta actividad se tienen las siguientes fortalezas:
6 Los libros de contabilidad son elaborados según lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública y son arrojados por el SIIF Universidad. Seguimiento y control mensualmente a los saldos de los libros de contabilidad. Cumplimiento al cronograma de presentación de informes a los entes de control, usuarios que la requieran, Alta Dirección y Consejo Superior. En las Notas a los Estados Contables se desagregan las cuentas de los Estados Contables de manera explicativa, de tal modo que sea fácil de entender e interpretar la variación de una cuenta de un año a otro. La información contable que se reporta a los usuarios internos y externos, es debidamente confrontada y verificada. Debilidades: Los procesos que interviene en la parametrización del módulo contable deben estar actualizando periódicamente de acuerdo al dinamismo que se presente en el ejercicio contable. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Se identificaron las siguientes fortalezas: Se elaboran los estados contables y notas a los estados contables y son revisados y presentados según cronograma. Se publican los estados contables y notas contables previa validación y envío a la Contaduría General de la Nación, en la página web de la Universidad de los Llanos en el link La entidad se asegura de presentar información única, a los usuarios que la requieran. Debilidades: Continuar en la mejora continua en aras de llegar a la excelencia. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS Se identificaron las siguientes fortalezas: El proceso de Direccionamiento Estratégico asesoró a los procesos en la identificación de los riesgos y el proceso de evaluación, seguimiento y control efectúa seguimiento a los riesgos semestralmente. Por consiguiente cada proceso está inmerso, para tomar las acciones de mejora necesarias y evitar que dichos
7 riesgos se materialicen. Los profesionales del área contable tienen definidas las funciones y responsabilidades a desarrollar, por lo cual ejercen autocontrol sobre las actividades del ejercicio contable. Las políticas y prácticas contables se han diseñado, documentado y publicado en la página web del Sistema Integrado de Gestión &Itemid=, las cuales fueron actualizadas el 17 de septiembre de 201. Se realizaron los ajustes necesarios en infraestructura y redes al proceso de gestión financiera, de tal modo que se garantice la seguridad de la información y el óptimo funcionamiento del área contable. DEBILIDADES: Dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Superior No 00 de 2007 especialmente al artículo, (El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable se reunirá, de manera ordinaria, cada tres meses, previa citación de su presidente y su secretario técnico. AVANCES: El Compromiso de la Alta Dirección en dar continuidad a los profesionales del área contable. Mejoras locativas al área de contabilidad y presupuesto. Responsabilidad y compromiso de los profesionales del área contable para ejecutar las actividades de manera eficiente. RECOMENDACIONES: Solicitar al proceso de Gestión de Tic, se parametrice el Sistema de Información Financiera SIIF Unillanos, de tal modo que se integren de manera armónica. Dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Superior No 00 de A continuación se anexa el reporte del CHIP Contaduría General de la Nación: Entidad: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS Ámbito: GENERAL C.I.C. Categoría: CONTROL INTERNO CONTABLE Formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE 1 CODIGO NOMBRE CALIFICACIÓN ACTIVIDAD(Unidad )...EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Periodo: OBSERVACION ES PROMEDIO POR ACTIVIDAD(Uni dad ) CALIFICACI ÓN POR ETAPA(Unid ad ) CALIFICACIÓN DEL SISTEMA(Unid ad ).3
8 ETAPA DE RECONOCIMIENT O 0 N/A IDENTIFICACIÓN 0 N/A SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?...2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE? El producto del proceso contable son los estados contables y sus respectivas notas a los estados contables los cuales son suministrados al represente legal y al Consejo Superior de la Universidad y a los entes externos la Contaduría General de la Nación la Contraloría General de la Republica y demás órganos que lo requieran Los insumos del proceso contable se tienen identificados los cuales son Oficina jurídica (demandas admitidas a favor o que se interpongan en contra) tesorería (boletín diario de caja y bancos con soportes almacén (análisis mensual movimientos de entradas salidas reintegro y bajas servicios administrativos (SOI nomina y liquidación de prestaciones sociales
9 SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE?... EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?... SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? Efectivamente la entidad ya ha identificado los procesos los cuales están definidos en la guía de políticas y prácticas contables GU- FIN-01 En la guía de políticas y prácticas contables código GU-FIN-01 se tienen identificados los responsables que ejecutan procesos diferentes al contable y las fechas para el reporte de la información debidamente revisada por la persona responsable La información se registra en los estados contables de acuerdo a lo que reportan los responsables de remitir la información con los soportes debidamente revisada sin embargo falta compromiso de las áreas responsables ya que no los envían en los tiempos establecidos
10 LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?...7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIEN TE?...8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?...9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENT E LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA? Los documentos soportes de cada hecho financiero detalla la transacción realizada de manera clara en pesos y a valor presente Los registros contables se encuentran debidamente respaldados con los soportes de la transacción que origina el hecho financiero En cada registro contable se especifica el detalle Los profesionales del área contable conocen la información primaria que circula en la entidad y poseen el conocimiento de la normatividad interna y externa que regula el proceso contable
11 LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENT E EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD? LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?...12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN? LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? De la revisión aleatoria que se realizo a los documentos soportes de la información se observo que los funcionarios del área contable tienen las capacidades para interpretar y analizar de acuerdo a las funciones y responsabilidade s que cada uno tiene asignadas Los hechos financieros están soportados con comprobantes de contabilidad comprobantes de egreso notas de contabilidad facturas contratos órdenes de compra recibos de caja comprobantes de entrada y salida Se cumple Se analiza e interpreta de conformidad a la clasificación que da el Régimen de Contabilidad Pública
12 CLASIFICACIÓN 0 N/A LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES Se registran los hechos 1.17 LLEVADOS A financieros CABO EN LOS informados y PROCESOS reportados por PROVEEDORES los procesos DE LA ENTIDAD responsables HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE? LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS? SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? Los registros contables se efectúan de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública sin embargo en caso de requerirse se consulta con el asesor asignado para la Entidad Se registran las operaciones de acuerdo al bien o al servicio según el Régimen de Contabilidad Pública Los registros contables se clasifican de acuerdo a los dispuesto al catalogo de cuentas del Régimen de Contabilidad Pública
13 EL EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN? SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS? SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO? SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS? REGISTRO Y AJUSTES Efectivamente Los registros contables se efectúan de acuerdo a la naturaleza de la entidad y se clasifican en el catalogo de cuentas del Régimen de Contabilidad Pública En caso de requerirse se consulta con el asesor asignado para la Entidad Se da cumplimiento a lo establecido en la guía de políticas y prácticas contables Como medida de control se elaboran periódicamente conciliaciones bancarias Se ejecuta trimestralmente cada vez que se presenta informe a la CGN 0 N/A.2
14 SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD? SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?...2.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?...2.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS? Se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre las respectivas dependencias que rinden información a la oficina de contabilidad Según cronograma de la oficina de almacén se realizan anualmente sin embargo cuando hay cambios en las jefaturas se hace inventario y se cruza con el inicial para proceder a lo pertinente Los hechos financieros se registran con base en el catalogo de cuentas utilizando la cuenta y subcuenta adecuada de tal modo que los estados contables y las notas a los estados contables reflejen de manera clara el resultado de las operaciones Se hacen revisiones constantes entre contabilidad y las áreas responsables de suministrar la información contable
15 SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR? SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS? SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS? EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE? Las transacciones contables se efectúan en orden cronológico con el consecutivo dado por el sistema SIIF El SIIF genera listados de la información incluida en el sistema la cual es verificada por el funcionario responsable del proceso La Contabilidad de la Universidad se rige a través de lo establecido por la Contaduría General de la Nación La Entidad registra sus operaciones en el SIIF Unillanos Sistema de Información Financiera el cual durante la vigencia evaluada funciono bien Sin embargo está pendiente por parametrizar algunos informes que se están presentando manualmente para hacer mas ágil los procesos
16 SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIEN TES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE? LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN 1.3 TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS? PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U 1.36 OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN 1.37 DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? ETAPA DE Para realizar el reconocimiento del cálculo de depreciación y amortización se registra directamente en las cuentas del patrimonio y costos por ser la Universidad una entidad de gobierno general y el método utilizado es por línea recta teniendo en cuenta la vida útil Todos los registros contables están debidamente soportados Efectivamente Los libros de contabilidad son la representación de los registros contables REVELACIÓN 0 N/A ELABORACIÓN DE ESTADOS 0 N/A.8 CONTABLES Y DEMÁS INFORMES...3. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? Los libros de contabilidad son arrojados por el sistema SIIF y son elaborados obedeciendo lo establecido en el RCP
17 LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓ N NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN? SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?...38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? Mensualmente la oficina de contabilidad efectúa revisión de saldos mensualmente Estas se realizan cuando el sistema lo requiera y de acuerdo al RCP Efectivamente Se desagregan de manera clara todas las cuentas contenidas en los estados contables
18 EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?...0. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN...1. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?...2.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL? Revelan de manera clara el contenido de cada cuenta Se verifica que los saldos reflejados en los estados contables sean consistentes con los de las notas a los estados contables 0 N/A.66 Son presentados previa elaboración y revisión de acuerdo al cronograma establecido por la entidad y por los entes externos La oficina de contabilidad envía a la oficina de sistemas los informes y estados contables trimestralmente previa validación y envió a la CGN para la publicación en el link administración
19 SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?...LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACION ES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?...LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?...6. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS En la caracterización del proceso de Gestión Financiera se tienen identificados los indicadores para interpretar la información La información financiera presentada con corte a 31 de diciembre de cada año siempre se acompaña de las notas a los estados contables La información contable es presentada al Consejo Superior y representante legal de la entidad para conocimiento y la toma de acciones de mejora correspondiente s La información financiera siempre es la misma para todos los usuarios 0 N/A.12 0 N/A.12
20 SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?...8. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?...9. SE REALIZAN AUTOEVALUACION ES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?...0. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDA D PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?...1. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS? La oficina de Planeación construye la matriz de riesgo con todos los procesos de la entidad teniendo en cuenta el análisis y valoración del riesgo La oficina de control interno de gestión hace el seguimiento y evaluación semestralmente Efectivamente La oficina de Planeación dentro de su metodología de construcción del mapa de riesgos tiene inmersa la asesoría a todos los procesos institucionales Los funcionarios responsables del proceso contable tienen autocontrol sobre las actividades que se desarrollan Las actividades del proceso contable se encuentran debidamente desagregadas para cada funcionario Efectivamente
21 LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB...3. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?... SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?... LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADO S EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS? Las políticas se establecieron de acuerdo a la resolución 37 de 2008 de la CGN y fueron actualizadas el 17 de septiembre de 201 Se diseño el flujograma el cual está inmerso en el procedimiento de elaboración estados financieros y presentación de informes Se implemento y se encuentra identificada en la Guía de Políticas y Prácticas Contables de la Entidad la cual fue actualizada el 17/09/201 En la guía de políticas y prácticas contables se estableció que todos los bienes derechos y obligaciones se identifican de manera individual
22 LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMEN TE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?...7 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?...8. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDA D QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO? Los bienes derechos y obligaciones están registrados en la contabilidad a valores actualizados en el caso de los bienes inmuebles los avalúos se actualizan con periodicidad de tres años Se realizaron los ajustes necesarios y las adecuaciones locativas para garantizar la seguridad y funcionamiento del área contable El equipo de profesionales del área contable está conformado por la profesional universitaria (contadora) y dos contadores quienes poseen el conocimiento para ejecutar las funciones contables de la entidad
23 SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA? SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR? EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?...62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA? Se tiene implementada la política de actualización permanente y continuada para los responsables directos de la información contable sin embargo a las capacitaciones asiste la funcionaria de planta quien luego facilita la información obtenida a los colegas y compañeros del área financiera Para el año evaluado no se presento cambio de representante legal ni del contador de la entidad La política del cierre integral esta descrita en la guía de políticas y prácticas contables Asi mismo se elaboro una circular informativa para toda la comunidad académico - administrativa sobre las fechas del reporte de toda la información para el cierre contable Efectivamente
24 2.1 FORTALEZAS Cumplimiento de la normatividad emanada por la Contaduría General de la Nación Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Guía de políticas y prácticas contables y procedimientos internos El liderazgo y capacidad de la profesional universitaria que dirige el área contable un equipo de trabajo consolidado con conocimientos y experiencia contable Elaboración de 0 los estados contables y notas a los estados contables y presentación en las fechas establecidas a los órganos internos y externos Identificación y disminución de las consignaciones durante la vigencia Para el año 201 se recupero cartera correspondiente a los años y 2013 por la gestión de cobro realizada a los estudiantes que se encontraban en mora
25 están 2.2 DEBILIDADES AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACION ES REALIZADAS El sistema SIIF necesita ser parametrizado específicamente en algunos informes que en la actualidad se elaborando manualmente con esta parametrización lo que se busca es optimizar los tiempos de respuesta Se realizaron mejoras locativas al área de contabilidad y 0 presupuesto para garantizar el correcto funcionamiento de las mismas Parametrizar el Sistema de Información Financiero SIIF Universidad de tal modo que se RECOMENDACION 2. 0 ES integren de manera armónica a los demás requerimientos institucionales JOSE ISAIAS PEÑA RODRIGUEZ Asesor Control Interno de Gestión

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