Source: http://www.eumed.net/ce/2009a/rsn.htm
Timestamp: 2017-10-23 17:09:50+00:00

Document:
Rodelta Calderon Rivero (CV)
Se aborda las peculiaridades de la información como recurso para el desarrollo y crecimiento de una organización, los sistemas de información, sus características, tipos, usos. El control y su relación con las Normas ISO, todo ello vinculado con sistema de información contable y dentro de ello de inventario.
La Auditoría y sus antecedentes y como se le da tratamiento desde el del sistema de información inventario.
Se corrobora que sistema de información contable constituye un factor de competitividad antes un escenario económico totalmente nuevo.
Controlar el sistema de información inventario de las empresas, a través de las auditorías, constituye una competencia básica o estratégica determinante del éxito de la organización.
Palabra Clave: Sistema información económico- financiero- contable. Sistema Información inventario. Auditoria.
Calderon Rivero, Pablos Solís y Vence Naranjo: "Monografía. Sistema información económico- financiero- contable y la auditoria a los sistema inventario" en Contribuciones a la Economía, junio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/
Los datos son un conjunto de hechos discretos y objetivos relacionados con acontecimientos . En el contexto de una organización, habitualmente, los datos son descritos como registros estructurados de transacciones y solo describen una parte de lo que ha sucedido; no incluyen opiniones ni interpretaciones, como así tampoco, bases sólidas para la adopción de medidas. Aunque la materia prima de la adopción de decisiones puede incluir datos, éstos no tienen la capacidad de determinar acciones a realizar en función de ellos. Los datos no indican nada sobre su propia importancia o irrelevancia, sin embargo, son importantes para las organizaciones, en gran medida, porque son la materia prima fundamental para la creación de información.
De esta forma con el término”información” se tiene un conocimiento intuitivo del mismo, e incluso bastante correcto, pero muchas veces cuesta trabajo dar una definición exacta, y lo que es peor en el trabajo diario se confunde, lamentablemente, la verdadera información con las comunicaciones burocráticas inútiles y perjudiciales.
Stafford Beer, considera: “la información mata la variedad, y la reducción de la variedad es una de las técnicas principales de la regulación; no se piense a que es debido a que simplifique el sistema por controlar, sino porque lo hace más predecible. El ruido en el sistema aumenta la variedad (y por tanto la incertidumbre) sin aumentar la información”.
Se habla, en primer lugar “variedad”, refiriéndose a la existencia de señales comunicativas diferentes. Si “reduce la variedad”, pues entonces es mejor para los elementos directivos y controladores (hombre o computadora), que se concentran en la verdadera información. Habla también de hacer “más predecible” al sistema. De ello la predictibilidad es el gran objetivo a lograr por todos los sistemas de información y de conocimiento. Finalmente se aprecia en la definición el concepto de “ruido”. Se puede afirmar que el ruido es el cáncer de los sistemas de información: parece información, pero no lo es. “Ruido” es la introducción de una variable informativa extraña en el sistema o la existencia de valores alterados en las variables normales de dicho sistema.
Implícitamente, todos los autores citados hacen hincapié en el contenido de la información: su significado, lo transmitido en el mensaje, lo comunicado.
Tomando en cuenta que la información es de suma importancia para cualquier organización, y su objetivo básico es apoyar a la toma de decisiones de todo gerente, un sistema de información seria una herramienta muy útil para las empresas, con su aplicación se lograría obtener un mejor manejo de la toda la información que se genere para poder utilizarla cuando se crea necesario, a través de la automatización de los procesos, proporcionando información que sirva de apoyo para la toma de decisiones y por ende lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Si se desea maximizar la utilidad que posee la información, los empresarios la deben manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes, comprendiendo de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra al alrededor, se debe saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
De ahí que en Cuba los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los sistemas de información de las organizaciones y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de las mismas.
Según los conceptos ofrecidos se muestra un paso de avance en el tratamiento de los sistema de información que ha generado en la estructura de las organizaciones nuevas formas de gestión derivadas del uso inteligente de la información, que permite tener un control sobre todos los elementos de la empresa y los recursos con los que cuenta, logrando con ello un mejor manejo de toda la información que se genere para poder utilizarla cuando se crea necesario, evitando los desperdicios o pérdidas de recursos materiales y demás.
Un sistema de información cuenta con un conjunto organizado de elementos, estos elementos son de cuatro tipos:
 Actividades o técnicas de trabajo
 Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, que constituye el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático.
Aun suponiendo que la informatización de todas las funciones fuese adecuada esto no presupone en modo alguno, que la empresa haya implantado un sistema de información, ya que, cada aplicación independientemente, puede ofrecer un buen servicio a diferentes funciones dentro de la organización, pero una falta de integración y coordinación de las informaciones que cada una genera por si misma y procesa de manera más o menos independiente impedirían el desarrollo de un sistema de información.
Por tanto, se puede afirmar que una adecuada informatización de la empresa es condición necesaria pero no suficiente para la construcción de un sistema de información basado en tecnologías de la información, ya que para que éste tome forma, deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generadas por las diversas aplicaciones funcionales de las que permitan así mejorar los procesos de toma de decisiones de dirección, posibilitando el coordinar las informaciones generadas en distintos ámbitos de la empresa y que son relevantes para cada decisor según sus necesidades.
Así la función de los sistemas de información representa:
 Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos
 Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad, la moral del empleado, el servicio y la satisfacción del cliente
 Una fuente importante de información y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes
 Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
Además el sistema de información debe ser flexible, susceptible de modificaciones rápidas, que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes.
Prácticamente para cualquier organización, un sistema de información sería una herramienta muy útil que influye en la forma de operar de las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reduce las ventajas de sus rivales.
Las características, actividades y objetivos básicos a tener en cuenta en el diseño de todo sistema de información permiten una aproximación en la determinación del valor de dicho sistema, debido a que una mejora en cualquiera de estos elementos proporciona un aumento en el valor del mismo; y aún, cuando el alcance de un proyecto sobre desarrollo de sistema de información puede ser distinto, según la empresa o áreas donde se realice, debe tenerse en cuenta las características, actividades y objetivos básico según se muestra en la tabla.
Tabla 1.1- Características, actividades y objetivos básicos del sistema de información
Características  Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios adecuados (por ejemplo en determinados impresos, papel, pantallas interactivas, acceso remoto vía modem)
 Suministro de la información de manera selectiva, evitando sobrecargas e información irrelevante. Supone la sustitución de cantidad por calidad de información
 El tiempo de respuesta del sistema: diferencia entre una petición de servicio y su realización
 Variedad en la forma de presentación de la información. El análisis de la información puede variar e incluso simplificarse variando la forma de su presentación, por ejemplo en el análisis de una tendencia mostrada únicamente de manera numérica o incorporándole un sencillo gráfico de líneas
 El grado de inteligencia incorporado en el sistema (relaciones preestablecidas entre las informaciones contempladas en el sistema)
 Exactitud: conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales. (Por ejemplo en el caso de predicciones entre otros)
 Generalidad: conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades
 Flexibilidad: capacidad de adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas necesidades. Un sistema de información no debe ser estático puesto que las necesidades de las organizaciones varían con el tiempo
 Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un período de disponibilidad de uso
 Seguridad: protección contra pérdida y/o uso no autorizado de los recursos del sistema (accidentales o no)
 "Amigabilidad" para con el usuario: grado con que el sistema reduce las necesidades de aprendizaje para su manejo
 Reserva: nivel de repetición de la información para proteger de pérdidas catastróficas de alguna parte del sistema
Actividades  Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, entre otras. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
 Procesamiento de la información: es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base
 Almacenamiento de información: es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
 Salida de información: es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro sistema de información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.
Objetivos  Dar soporte a los objetivos y estrategias de la organización. Debe proveer toda la información necesaria para el funcionamiento de la misma en un momento dado, ya sea esta información referida a la actividad diaria directamente productiva, como a la planificación de la organización a largo plazo
 Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información necesaria para controlar las actividades de la misma. La información debe proporcionar no solo la ejecución de funciones o tareas, sino el control y verificación de que estas se han realizado como estaba previsto.
 Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa. Debe ser un sistema capaz de evolucionar al ritmo de las empresas, pues cada vez son más dinámicas, y sus necesidades de información van cambiando a lo largo del tiempo
 Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser planificado, gestionado y controlado para ser más efectivo a toda la organización. Es sumamente útil en una empresa considerar la información como otro recurso cualquiera, de forma que se tenga la mejor información y al menor costo, permitiendo racionalizar y optimizar el uso de información.
 Definir la evolución del sistema de información actual hacia el sistema de información necesario. En pocos casos se desarrolla un sistema de información antes de iniciar su actividad una empresa, casi siempre existe una realidad en información cuando se plantea la reorganización o puesta al día del mismo. En estos casos es importante analizar la situación de partida y establecer los procedimientos para su evolución al nuevo sistema de información.
2.2. Tipos y usos
Partiendo de que el sistema de información es una herramienta necesaria para el flujo de la información en una empresa, como fuente de apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y proporcionar los conocimientos básicos para la realización de las actividades de cualquier departamento. Se impone la necesidad de controlar este sistema con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de diversos tipos de transacciones.
Los controles en el sistema de información se implementan distribuidos en todo aquello puntos que así lo requieran por su vulnerabilidad de acuerdo con la exigencia de la función a controlar y con la efectividad que se quiere alcanzar con ellos.
Por lo que la autora del presente trabajo considera indispensable analizar el sistema de información, en materia de control interno debido a que responde dinámicamente a los cambios del entorno y las necesidades gerenciales fundamentales, entrelazando a las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institución.
Es por ello que con el creciente desarrollo de las empresas fueron surgiendo diferentes definiciones en cuanto al control interno y como respuesta a estas inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida se modifica por primera vez el concepto de control interno. La actual definición del control interno emitida por The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission de los Estados Unidos de Norteamérica, a través del documento denominado “Control Interno-Marco Integrado” mejor conocido como el Modelo de Control COSO y publicado en EE.UU. en 1992, considerándose referencia internacional obligada en materia de control interno amplía el concepto de la siguiente manera:
“...un proceso efectuado por la Junta Directiva de la entidad, por la Administración y por otro personal...diseñado para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos...” .
La estructura del control interno propuesta por el modelo COSO, que tiene como objetivo, guiar a los gerentes, directorios y a los comités de auditoría que desean mejorar su comprensión acerca del control interno y de su efectividad, identifica cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión:
De igual forma el Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA), a través de un consejo encargado de diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre control; el consejo denominado The Criteria of Control Board emitió, el modelo comúnmente conocido como COCO; que busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las tendencias que se observan en los desarrollos siguientes:
 En el impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizacionales, que han propiciado un mayor énfasis sobre el control a través de medios informales, como la visión empresarial compartida, comunión de valores y una comunicación mas abierta
 En la creciente demanda de informar públicamente acerca de la efectividad del control, respecto a ciertos objetivos
 En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los intereses de los accionistas. Estableciendo algunas autoridades financieras procedimientos y protocolos de información, aplicables a las instituciones bajo su jurisdicción
El modelo pretende incluir asuntos gubernamentales en el sector público y privado, con el objetivo de mejorar la calidad de la información financiera y concentrarse en el manejo corporativo, las normas éticas y el control interno, proporcionando bases consistentes para dichos requerimientos reguladores, de manera tal que permitan a las autoridades cumplir sus objetivos, sin que con ello se establezcan requerimientos excesivos que pudieran atentar contra la eficiencia de la gestión
Ambos modelos (COSO y COCO) tributan su importancia a la información y las comunicaciones y aunque se complementan y conforman una versión amplia del control interno, el primero enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión y el segundo con el propósito de desarrollar orientaciones o guías generales para el diseño, evaluación y reportes sobre los sistemas de control dentro de las organizaciones, los mismos son superados por el COBIT; como un modelo de referencia debido a que además de incluir todos los componentes mencionados anteriormente incluye la tecnología de la información en función de investigar, desarrollar, publicar y promover un conjunto de objetivos de control, con autoridad, actualizados, de carácter internacional y aceptados generalmente para el uso cotidiano de empresarios y auditores. Este modelo es el resultado del análisis de diversos estándares internacionales existentes en el área de control de la tecnología de la información, y está orientado a tres audiencias: administradores (directivas), para ayudarlos a lograr un balance óptimo entre los riesgos y las inversiones de control; usuarios, para garantizarles seguridad y control en sus servicios de las tecnología de información; y auditores, para ayudarles a soportar sus opiniones y consejos a la gerencia sobre controles internos. Siendo la seguridad del sistema de información la estructura de control para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información. Este modelo (COBIT) ha sido publicado en 3 versiones (1996, 1998 y 2000) y actualmente se encuentra una cuarta versión en desarrollo dirigida a la pequeña y mediana empresa. La versión 2000 contiene 6 volúmenes: Resumen Ejecutivo, Marco de Trabajo, Objetivos de Control, Guías de Auditoría, Herramientas de Implementación y Guías Gerenciales.
La revisión realizada por la autora de otros materiales de organizaciones e instituciones cubanas constató el acercamiento hecho del tema por parte del Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente en la Guía de Supervisión de la Dirección de Supervisión y Auditoría (año 2003), que establece en sus sección 5, específicamente en el punto 5.1 los aspectos relacionados con el sistema de información, pero, tal como lo establece el propio procedimiento, estas pautas no son aplicables a la actividad de auditoría.
De igual forma, a partir del desarrollo empresarial de las organizaciones, los ministerios de Finanzas y Precios y de Auditoría y Control, conjuntamente con otros órganos y organismos del Estado, desarrollaron un constante y sostenido esfuerzo por consolidar el control interno, debido a la ausencia en el país de una definición común del mismo que respondiera a los intereses de todas las partes.
Es por ello que acorde a las condiciones de la economía cubana el control interno constituyó una prioridad para las organizaciones, fundamentado por la Resolución No. 297/2003 “Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas” del Ministerio de Finanzas y Precios, de ahí, que en los momentos actuales cada empresa cuenta con un manual de procedimiento de control interno o por lo menos está establecida su confección y aplicación de acuerdo a las características individuales de cada entidad, constituyendo el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, quedando expuesta la forma de hacer, cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización.
Esta resolución (297/2003), identifican cinco componentes de control interno relacionados entre sí:
e) Supervisión o monitoreo
Los cuales a su vez están integrados por 35 normas que permiten la aplicación de los mismos con efectividad en la organización.
Sin embargo en el caso específico del componente de información y comunicación compuesto por ocho normas, siendo una de ellas: el sistema de información, se refiere de forma muy abarcadora a los aspectos que se deben implementar y controlar en materia de este sistema, además no realiza una previa definición del término, o modelo de referencia, para detallar los subsistemas que pudieran integrar el mismo.
Aparejado a esto y como consecuencia del desarrollo del sistema empresarial cubano, el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro con el propósito de consolidar el Perfeccionamiento Empresarial en las organizaciones, emitió el Decreto Ley 252/2007, “Sobre la continuidad y el fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano” el cual modificó el Decreto Ley 181/1997. Estableciéndose las “Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial” en el Decreto 281/2007, con el fin de garantizar el desarrollo de un sistema empresarial organizado, eficaz y eficiente, que genere mayores aportes a la sociedad socialista y que todas las empresas se conviertan en organizaciones de alto reconocimiento social. Este decreto esta compuesto por 18 sistemas, siendo dos de ellos el Sistema de Control Interno, y el Sistema Informativo que exige determinados requisitos para el diseño de un sistema de información donde la información debe tener carácter piramidal, procesarse y consolidarse en la base aquella información que será manipulada por el alto mando, ser veraz, oportuna, útil, que no exista dualidad, la fuente de información debe ser una sola, debe contarse con cuantos cuadros de información sean necesarios para que permitan detectar lo que no marcha conforme a lo previsto y tomar decisiones.
La autora considera este sistema más explícito en cuanto a la determinación de los aspectos a evaluar, lo que provoca que el nivel de limitaciones sea menor, si se tiene en cuenta que tampoco define claramente los subsistemas o elementos que lo integran, sus interrelaciones, ni la definición clara y precisa en cuanto a sistema informativo, por lo que teniendo en cuenta que pudieran existir confusiones por parte de las empresas parar su aplicación se hace necesario generalizar un procedimiento para auditar el mismo que permita detectar los problemas existentes y accionar en función de sus soluciones.
De esta forma las exigencias en cuanto al sistema de información, han obligado a las empresas a perfeccionar sus sistemas de información y a aplicar métodos de gestión que garanticen éxitos futuros, tomando decisiones estratégicas en función de dar cumplimiento a los requisitos del sistema de gestión de la calidad (SGC), basado en las normas establecidas por la Organización Internacional de Normalización, más conocida como ISO, por sus siglas en inglés, el cual (SGC), constituye otro sistema del Decreto 281/2007 mencionado anteriormente.
2.4. Normas ISO
Las organizaciones dedicadas al desarrollo y mantenimiento del sistema de información se preocupan cada vez más de la mejora de sus procesos. Ante esta situación, los modelos de evaluación y mejora de procesos y su estandarización han adquirido un papel muy importante para la identificación, integración, medición y optimización de las buenas prácticas existentes para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información. La aparición en el mercado de estas propuestas, está ofreciendo a las empresas y departamentos de desarrollo informático, la posibilidad de adaptarse a una nueva forma de trabajo caracterizada principalmente por buscar la satisfacción de los clientes y disponer de una mejor visibilidad y control de la calidad de los procesos y de los productos finales.
La norma ISO/IEC 90003: 1991 proporciona la guía necesaria en las organizaciones para la aplicación de la norma cubana (NC) ISO 9001:2008, a la adquisición, suministro, desarrollo, operación y mantenimiento de software y sus servicios relacionados. Identifica todos los aspectos que deberían ser tratados y es independiente de la tecnología, modelos de ciclo de vida, procesos de desarrollo y estructuras organizacionales. La NC -ISO 9001:2008, especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización necesita demostrar su capacidad de proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y aspira a aumentar su satisfacción a través de la aplicación eficaz del sistema, incluyendo los procesos para la mejora continua del sistema, y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos, de acuerdo a las reglamentaciones existentes.
2.5. Sistema de información contable
En el contexto de una organización los sistemas de información pueden ser de varios tipos, los conocidos como TPS, abordados anteriormente en el epígrafe 2.2, se clasifican atendiendo a sus funciones según Laudon & Laudon, 2001 en :
 Ventas/ Marketing
 Contabilidad/Finanzas
Siendo este último un proceso en el cual los datos ingresan, son registrados, convertidos en números y tablas, almacenados en una base de datos y emitidos como programas, informes y otros tipos de información a los usuarios.
La contabilidad es un sistema de información particular, que proporciona información acerca de las consecuencias económicas del proceso de transformación y permite a la dirección de la empresa no solo ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que contribuye a la correcta toma de decisiones.
El sistema de información contable, debería ser apropiado para proveer la información que la empresa necesita. De esta forma la información emitida al exterior influye en las decisiones internas, si se tiene en cuenta que para satisfacer las diversas necesidades de información se requieren sistemas especializados de contabilidad; que garanticen la calidad requerida en la integración de los diferentes sistemas contables:
 Control de los inventarios
 Control de los cobros y pagos
 Control de los activos fijos tangibles
 Factura, a fin de garantizar la información requerida.
 Caja y banco
 Costos y gastos
 Entre otros
2.6. Sistema de información inventario
De esta forma el inventario constituye uno de los sistemas y activos principales, del sistema de información contable.
Para definir los inventarios, se parte de las definiciones dadas en “A. Redondo (1993) Curso Práctico de Contabilidad General Superior”. Contabilidad Editorial Hispanoamericana, donde con un estilo claro y preciso se refiere que, la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la misma. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
De ahí la importancia del control interno sobre los inventarios, pues constituyen el aparato circulatorio de una empresa de comercialización.
A continuación se detallan los elementos de control interno sobre los inventarios:
 Conteo físico de los inventarios
 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
 Almacenamiento adecuado, según las normas establecidas
 Nivel de acceso y seguridad
 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
 Comprar el inventario en cantidades económicas
 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas
 Política de mínimo y máximo
A. Redondo (1993), define en el proceso de control de los inventarios las funciones siguientes:
 Compra u obtención
 Embarques
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa y una de las formas de clasificarlos es: inventario de materia prima, producción en proceso, productos terminados, materiales y suministros.
Tomando como punto de partida las definiciones y características de los inventarios dadas por “A. Redondo” (1993), donde se expone de forma clara y precisa la importancia del control de los inventarios para las empresas comercializadoras del sector turístico podemos decir que estos constituyen el recurso más importante y susceptible al uso indebido, considerándose la piedra angular para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Los inventarios tienen alta prioridad para el control y en este sentido se encaminan las directivas y procedimientos para el reforzamiento de las medidas preventivas y económicas.
Retomando las funciones dadas por “A. Redondo” (1993), la autora considera que para el control interno administrativo de los inventarios se definen actividades o funciones inviolables siendo en esencia las que se relacionan:
Cada una de estas funciones está sustentada en un grupo de regulaciones y normas de control interno que propician un grado de seguridad razonable en el proceso. Es importante destacar, que las funciones que integran el proceso de control de los inventarios se relacionan entre sí y que la violación o la no observancia de las normas en una de ellas implica irregularidades en el proceso completo de control.
En las organizaciones cuya actividad fundamental es la comercialización de mercancías y servicios turísticos los inventarios se clasifican en:
 Comestibles
 Cervezas
 Tabacos y cigarros
 Refrescos y Aguas
 Helados y Confituras
Esta clasificación provee a la organización de la información necesaria para el análisis de la composición de los inventarios y su participación en las actividades fundamentales.
Basado en lo establecido en la Resolución No. 297/2003 “Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas” del Ministerio de Finanzas y Precios, en “Finanzas al Día”, Sección II. Requisitos para el diseño de documentos primarios. Capítulos 2 y 3, se describen de forma general los modelos establecidos en el subsistema de inventarios, que son de uso obligatorio para todas las entidades del país, con una descripción detallada de todos los escaques que se deben habilitar y la información de obligatorio cumplimiento y según se regula en la Resolución No. 10/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece que es responsabilidad de cada órgano u organismo diseñar su formato y garantizar su impresión, distribución a sus entidades subordinadas.
Finanzas al Día, constituye una herramienta de vital importancia para el conocimiento de la legislación cubana que regula el control interno en cada uno de los subsistemas, sin embargo, es necesario aplicar lo establecido en la Resolución No. 10/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, teniendo en cuenta, que el control interno constituye un traje a la medida y se logra con la aplicación de procedimientos de control interno acorde a las características de cada organización, lo cual lo hace más sencillo, eficaz y profundo.
De lo anterior, se deduce que la existencia de un buen sistema de control interno que desarrolle información contable- financiera de calidad en una entidad, ha sido condición indispensable para que se puedan controlar eficazmente sus activos a través de auditorías, con el fin de evaluar y mejorar constantemente el sistema de información contable.
3. Auditoría y sus antecedentes
Con el de cursar del tiempo varios estudiosos y conocedores del tema han dado su definición sobre el término de auditoría, )
No obstante la autora del presente trabajo concuerda con la definición establecida en el Decreto Ley No. 219/2001 que define la auditoría: “como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos” .
De manera general se puede concluir que la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite describir fallas en las estructuras, o vulnerabilidades existentes, en la organización.
Eso permite aseverar que toda auditoría es un proceso informacional: su entrada, procesamiento, almacenamiento y salida (resultados) se basan en la información que pueden variar en dependencia del objeto que se audita.
Así pues, se proceder a dar una clasificación de los diferentes tipos de auditoría siguiendo los tres criterios de clasificación más frecuentes ) :
 Auditoría especial: consiste en verificar asuntos y temas específicos de una gran parte o de todas las operaciones financieras, administrativas o de situaciones especiales que pueden incluir varias gamas de trabajo y elementos de gestión. puede estar referida a una parte de los estados financieros y controles internos sobre las informaciones contables financieras y salvaguarda de activos; así como lo referido al cumplimiento de leyes y reclamo por fraudes.
3.2. Auditoría del sistema de información inventario
La auditoría del sistema de información inventario es aquella auditoría que se realiza sobre los entornos de tecnologías de la información, que deberán comprender no solo la evaluación de los equipos de cómputo, de un sistema o procedimiento específico, sino que además habrá de evaluar el sistema de información en general desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y obtención de información, trasladando el papel de las revisiones tradicionales sobre los estados financieros y contables al conjunto de activos hardware, software y elementos de comunicación que utilizan las organizaciones para el tratamiento informático, a fin de que por medio del señalamiento se logre una utilización más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma de decisiones y el buen desempeño del sistema información contable, proporcionando los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad.
La naturaleza especializada de la auditoría del sistema de inventario y las habilidades necesarias para llevar a cabo este tipo de auditorías, requieren el desarrollo y la promulgación de normas, modelos o procedimientos para la auditoría de dicho sistema que abarca la revisión y evaluación de todos los elementos de los sistemas automáticos de procesamiento de la información, incluidos los procedimientos no automáticos relacionados con ellos y las interfaces correspondientes, por lo que, debido a la carencia de modelos para auditar este sistema, la autora ha recurrido al análisis de otros tipos de modelos de auditoría como los tratados por: Burk y Horton (1988), Orna (1990), Stanat (1992), Buchanang y Gibb (1999), Henczel (2000) y Soy (2003), que permiten concluir que a pesar de la variedad de las formulaciones, todos los autores, en lo esencial, coinciden en que se trata de un proceso encaminado al dominio de los usos de la información disponible y la detección de las necesidades de información derivadas de los objetivos planificados por la organización.
En Cuba, el Decreto Ley No. 219/2001 norma la actividad de auditoría y establece sus principios fundamentales. A partir de el se han emitido varias resoluciones e instrucciones específicas por el Ministerio de Auditoría y Control, con la finalidad de establecer documentalmente todo lo relacionado en materia de auditoría. Ejemplo de ello lo constituyen:
 Resolución No. 350/2007, modificada por la Resolución No. 353/2008 que establece las normas y regulaciones sobre la actividad de auditoría interna,
 Resolución No. 26/2006, que establece la Metodología para la Auditoría de Gestión
Siendo las mismas la guía principal para el desarrollo de las auditorías internas en la Sucursal Extrahotelera Palmares Las Tunas. No obstante teniendo en cuenta la generalidad de estas resoluciones, la autora propone en el presente trabajo un procedimiento para auditar el sistema de inventario en la Sucursal Extrahotelera Palmares Las Tunas, adecuado a las particularidades y especificaciones de la organización.
A partir de la consulta de la bibliografía internacional y nacional realizada, así como a otras fuentes referenciales se pueden extraer las conclusiones fundamentales siguientes:
 El sistema de información contable constituye un factor de competitividad antes un escenario económico totalmente nuevo, caracterizado, entre otros aspectos, por un elevado dinamismo, acelerados avances científicos y tecnológicos y la difusión masiva de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Lo que ha traído consigo que las organizaciones comiencen a reconocer su importancia para la toma de decisiones y por ende el cumplimiento de los objetivos planificados.
 Saber cómo controlar el sistema de información inventario de las empresa, a través de las auditorías , que pueden constituirse en una competencia básica o estratégica determinante del éxito de la organización, en la medida en que dicho saber sea distintivo; es decir, específico y diferenciador.
 Si bien existen numerosos estudios empíricos sobre el papel de los sistemas de información, que marchan en paralelo con el desarrollo teórico, menos avance se ha hecho patente en cuanto a la metodología del sistema de información contable. En claro contraste, en la dimensión metodológica de la forma de entender, orientar y ejecutar las auditorías del sistema información de inventario, identificándose escasos procedimientos que persiguen dotar a la organización una herramienta estratégica de evaluación y control de su sistema, que le permita detectar sus deficiencias y hallazgos.
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