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Denominación del proceso: Elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP. - PDF
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Milagros Duarte Montoya
1 Denominación del proceso: Elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP. Código OAF Objetivo Mostrar de forma transparente la situación económica-financiera y los resultados de la gestión de SERVIR para el análisis y la toma de decisiones por la Alta Dirección. 2. Base legal Plan Contable Gubernamental Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC SP). Normas Internacionales de Información Financiera del Sector Público (NIIF). Instructivos Contables. Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley N Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N Aprobación de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolución Directoral N EF/ Preparación y presentación de información financiera y presupuestaria trimestral y semestral, por las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, Directiva N EF/93.01 y su modificatoria publicada mediante Resolución Directoral N EF/ Modifican Directiva N EF/93.01, Resolución Directoral N EF/ Cierre contable y presentación de información para la elaboración de la Cuenta General de la República, Directiva N EF/ Aprueban formatos y modifican Directiva N EF/93.01, Resolución Directoral N EF/ Definiciones Balance Constructivo: Es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del Mayor, ajustes, asientos de regularización patrimonial, distribución de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener información para la formulación de los estados financieros y presupuestarios. Ejercicio contable: Periodo comprendido entre el primero de enero y el treinta y uno de diciembre de cada año, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre contable. No obstante, podrán solicitarse estados financieros intermedios e informes complementarios, de acuerdo con la necesidad o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre contable. Estados Financieros: s del proceso contable, que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios de una entidad pública, a una fecha y período determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o
2 cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. Principales Estados Financieros en el Sector Público: (EF-1) Balance General, (EF-2) Estado de Gestión, (EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, (EF-4) Estado de Flujos de Efectivo. Estados Presupuestarios: Los estados presupuestarios deben ser elaborados y presentados, en base al clasificador de Ingresos y Gastos vigente para el periodo, en los formatos aprobados por la Directiva que corresponda. Principales Estados Presupuestarios en el Sector Público: (EP-1) Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarán los anexos de ingresos y gastos a nivel especifico), (EP-2) Estado de Fuentes y Uso de Fondos, (EP-3) Clasificación Funcional del Gasto, (EP-4) Distribución Geográfica del Gasto. Hoja de Trabajo: Es elaborada exclusivamente para uso del Contador, la cual permite consolidar todas las operaciones financieras realizadas por la Institución durante un período determinado y realizar los ajustes y distribuir los saldos. Esta herramienta se utiliza al formular el Balance General, Estado de de Gestión y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre. Notas a los Estados Financieros (estados contables): Explicaciones que complementan los estados financieros y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar información adicional necesaria de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, de la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como de aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la entidad pública. Registro contable: Es el acto que consiste en anotar los datos de una transacción en las cuentas correspondientes del plan contable gubernamental utilizando medios manuales, mecánicos, electrónicos o cualquier otro medio autorizado y de acuerdo a lo establecido en la documentación que sustenta la transacción. Sistema integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF- SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público. 4. s Estados Financieros y Estados Presupuestarios al primer y tercer trimestre de cada ejercicio fiscal. Información Financiera: Balance General (EF-1), Estado de Gestión (EF-2), Notas a los Estados Financieros, Hoja de Trabajo para la formulación del Balance General, Balance de Comprobación. Información Presupuestaria: Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1), Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2), Anexos al PP-1 y PP-2 (por específicas), Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), Anexos al EP-1 (por específicas) a nivel de ingresos y gastos.
3 Estados Financieros y Estados Presupuestarios al primer semestre de cada ejercicio fiscal. Información Financiera: Balance General (EF-1), Estado de Gestión (EF-2), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (EF-3), Estado de Flujos de Efectivo (EF-4), Notas a los Estados Financieros, Hoja de Trabajo para la formulación del Balance General, Balance de Comprobación, Anexos a los Estados Financieros, Hacienda Nacional Adicional (AF-7), Movimiento de Fondos que Administra la Dirección Nacional del Tesoro Público (AF-9), Transferencias Corrientes Recibidas (AF-12), Transferencias Corrientes Otorgadas (AF-13), Otros Anexos, Contingencias (OA-2), Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (OA-3B), Datos para el registro del Contador General o quien haga sus veces en las Entidades del Sector Público (OA-7). Información Presupuestaria: Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1), Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2), Anexos al PP-1 y PP-2 (por específicas), Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), Anexos al EP-1 (por específicas) a nivel de ingresos y gastos. Estados Financieros, Estados Presupuestarios e información complementaria al cierre de cada ejercicio fiscal. Información Financiera: Estados Financieros: Balance General (EF-1) Estado de Gestión (EF-2), Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (EF-3), Estado de Flujos de Efectivo (EF-4). Notas a los Estados Financieros Anexos a los Estados Financieros: AF-1 inversiones, AF-2 inmuebles, Maquinarias y Equipo, AF-2A Infraestructura Pública, AF -3 Depreciación, Agotamiento y Amortización Acumulada, AF-4 Otras Cuentas de Activo, AF-5 Provisión para Beneficios Sociales y Obligaciones provisionales, AF-6 Ingresos Diferidos, AF-7 Hacienda Nacional Adicional, AF-9 Movimiento de Fondos que Administra la DNTP, AF-10 Declaración Jurada, sobre : Libros de Contabilidad, Provisiones, Conciliación de Saldos e Inventarios, AF-11 Declaración Jurada de los Funcionarios s de la elaboración y suscripción de la Información Contable y Complementaría, AF-12 Transferencias Corrientes Recibidas, AF-13 Transferencias Corrientes Otorgadas. Otros Anexos: OA-1 Control de Obligaciones Provisionales, OA-2 Contingencias, OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas de Activo por Operaciones Recíprocas entre entidades del Sector Publico, OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico, OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico, OA-4 Gastos de Personal en las Entidades del Sector Publico, OA-5 Estadística del Personal en las Entidades del Sector Publico, OA-6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N y N 19990, OA-7 Datos para el Registro de Contadores Generales al servicio de las Entidades del Sector Publico (a nivel de Unidades Ejecutoras).
4 Información de la Ejecución Presupuestaria: Estados presupuestarios: EP-1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarán los anexos de ingresos y gastos a nivel especifico), EP-2 Estado de Fuentes y Uso de Fondos. Información Complementaria: HT-1 Balance Constructivo, Actas de Conciliaciones - Por transferencias corrientes recibidas y/o otorgadas del periodo. - Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del período. 5. Formatos o documentos internos Notas Contables. Balance de Comprobación mensual o acumulado anual. Análisis de Cuentas. Hoja de Trabajo. Balance Constructivo. 6. Consideraciones La información financiera debe presentarse en nuevos soles con dos decimales. Los Estados Financieros deben ser elaborados teniendo en cuenta los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentación de la información. Los Estados Financieros que se emiten en forma mensual son para uso exclusivo de la Alta Dirección de SERVIR para la toma de decisiones. El cálculo y registro contable de los ajustes técnicos deberán efectuarse mensualmente, con excepción de la Provisión para Obligaciones Previsionales que es de periodicidad anual, de conformidad con lo dispuesto por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad. Para el proceso de cierre contable se deberán efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance, tales como: arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, inventarios físico de bienes de activo fijo, inventario físico de bienes en almacén e inventario físico de bienes no depreciables. De conformidad con la Directiva N EF/93.01 y su modificatoria publicada con Resolución Directoral N EF/93.01, el plazo de presentación de la información financiera y presupuestaria trimestral y semestral, no deberá exceder de treinta días (30) hábiles después de concluido el período que se informa. En cuanto a la presentación de la información financiera, presupuestaria y complementaria para el cierre contable y elaboración de la Cuenta General de la República, esta no deberá exceder del 31 de marzo del año siguiente al ejercicio fiscal objeto de rendición de cuentas, sólo si la fecha determinada es inhábil, será prorrogado al primer día hábil siguiente, de acuerdo a lo establecido por la Directiva N EF/93.01
5 7. Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF- Contabilidad Registra contablemente las operaciones de ingresos y egresos; así como, las operaciones complementarias La OAF-Contabilidad contabilizará en el Sistema SIAF-SP la información registrada diariamente de las operaciones de ingresos (Determinado y Recaudado) y gastos (Compromiso, Devengado, Girado y Pagado) de la entidad, de acuerdo a los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentación de la información y aplicable a la documentación sustentatoria que respalda cada operación. Asimismo, la OAF-Contabilidad registra las operaciones complementarias (de depreciación, amortización, provisión de beneficios sociales, aplicación de cargas diferidas, entre otras operaciones) de la entidad, a través de Notas Contables. Posteriormente, la OAF-Contabilidad graba y procesa la información registrada en el Sistema SIAF-SP, generando el Balance de Comprobación mensual o acumulado anual. Notas Contables Balance de Comprobación mensual o acumulado anual. 2 OAF- Contabilidad Elaboración de los análisis de cuentas Asimismo, la OAF-Contabilidad exporta a Excel los Auxiliares Estándares por cuenta contable y procede a realizar el análisis de cada una de ellas, con la documentación sustentatoria de cada transacción que obra en los archivos. Una vez concluido el análisis, la OAF-Contabilidad verifica su contenido y de detectar errores efectúa las correcciones necesarias, luego imprime los Análisis de Cuentas definitivos, los cuales servirán de sustento de la información financiera.
6 Actividad Órgano Auxiliares Estándares por cuenta contable. Análisis de Cuentas por cuenta contable. 3 OAF- Contabilidad Verificación de los saldos de las cuentas con documentos sustentatorios de otras oficinas La OAF-Contabilidad valida los saldos de las cuentas mediante las conciliaciones realizadas (Arqueos de Fondos y Valores, Conciliaciones Bancarias, etc.) y la información recepcionadas por las otras unidades administrativas (OAF-Tesorería. Almacén, Control Patrimonial, entre otras oficinas). De existir errores en los saldos determinados, se efectúa los ajustes correspondientes, procesa y emite nuevamente el Balance de Comprobación. Luego, la OAF-Contabilidad genera en el Sistema SIAF-SP el Balance de Comprobación mensual o acumulado anual. Balance de Comprobación mensual o acumulado anual conciliado. 4 OAF- Contabilidad Elaborar la Hoja de Trabajo mensual La OAF-Contabilidad procesa el pre-cierre en el Sistema SIAF-SP y genera la Hoja de Trabajo. A continuación, la OAF-Contabilidad procede a efectuar las reclasificaciones y regularización patrimonial en la Hoja de Trabajo y graba las operaciones para obtener los principales estados financieros. Hoja de Trabajo. 5 OAF- Contabilidad Elaborar Notas Contables de regularización patrimonial y Balance Constructivo La OAF-Contabilidad formula y registra las Notas Contables de regularización patrimonial y determinación de resultados.
7 Actividad Órgano Posteriormente, traslada el resultado del ejercicio a resultados acumulados y procede a efectuar los cierres de las cuentas de orden patrimonial y presupuestaria. Luego, genera en el Sistema SIAF- SP y emite el Balance Constructivo. Notas Contables de regularización patrimonial. Balance Constructivo. 6 OAF- Contabilidad Generar y emitir Estados Financieros y Presupuestarios, mensual, trimestral y/o anual para cierre contable La OAF-Contabilidad genera en el Sistema SIAF-SP y emite los Estados Financieros y Presupuestarios, de conformidad con las Directivas N 004 y EF/93.01, según corresponda a período a presentar. A la documentación anterior, se adicionan los Análisis de Cuentas procesados en la actividad 2 y la Hoja de Trabajo en la actividad 4, a fin de proceder a consistenciar los saldos y elaborar las Notas a los Estados Financieros. Luego, esta documentación es anillada, con excepción de los documentos adicionados, y se entrega al responsable de la OAF-Contabilidad para que le de conformidad y la firme. Estados Financieros. Estados Presupuestarios. Notas a los Estados Financieros.
8 Actividad Órgano 7 OAF Revisión y suscripción de Estados Financieros y Estados Presupuestarios por la OAF La OAF recibe y revisa los Estados Financieros y Presupuestarios mensuales, trimestrales y/o anual, de no estar conforme lo devuelve a la OAF- Contabilidad para que proceda a la subsanación y de estar conforme los aprueba y suscribe. Estados Financieros aprobados por la OAF. Estados Presupuestarios aprobados por la OAF. Notas a los Estados Financieros aprobados por la OAF. 8 OAF- Contabilidad Remisión de la información financiera vía correo y en físico a la DNCP Una vez aprobada por la OAF se proceda a trasmitir a través del correo electrónico los Estados Financieros y Presupuestarios, Anexos e Información Complementaria a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública mediante el Sistema SIAF-SP. Para remitirla en forma física a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, se deriva a la OAF el proyecto de oficio para la firma respectiva. Recibido el oficio, el Jefe de la OAF suscribe el mismo y lo remite físicamente a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. El anillado de los Estados Financieros y Presupuestarios se archiva para las acciones de control que lo requieran. Finalmente, se imprimen todos los libros contables y se empastan para su archivo y custodia. Estados Financieros remitidos a la DNCP, vía correo electrónico y en físico. Estados Presupuestarios remitidos a la DNCP, vía correo electrónico y en físico.
9 Flujograma del proceso CÓDIGO: OAF-13 Denominación: Elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP. OAF - CONTABILIDAD OAF inicio Registra contablemente las operaciones de ingresos y egresos; y complementarias 1 Notas Contables Balance de Comprobación mensual o acumulado anual Elabora los análisis de cuentas 2 Balance de Comprobación mensual o acumulado anual conciliado. Verifica los saldos de las cuentas con documentos sustentatorios de otras oficinas 3 Análisis de Cuenta Auxiliares Estándares Elabora la Hoja de Trabajo mensual 4 Hoja de trabajo Elabora Notas Contables y Balance Constructivo 5 Balance Constructivo Notas Contables Genera y emite Estados Financieros y Presupuestarios para cierre contable Estados Financieros Notas a los EEFF Estados Presupuestarios 6 Recibe y revisa Estados Financieros y Estados Presupuestarios 7 Es conforme? Devuelve para subsanación No Sí Remite a la Dirección Nacional de Contabilidad e imprime los libros y registros contables Fin 8 Estados Financieros aprobados Notas a los EEFF aprobadas Estados Presupuestarios aprobados Suscribe los Estados Financieros y Presupuestarios
10 Denominación del proceso: Control previo y devengado de expedientes de gastos para su posterior pago. Código OAF Objetivo Contar con documentación suficiente sobre los gastos realizados por SERVIR. 2. Base legal Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N Aprobación de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolución Directoral N EF/ Directiva de Tesorería Nº F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N EF/ Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo N Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Supremo N EF. Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolución de Superintendencia N /SUNAT, actualizado por Resolución de Superintendencia N /SUNAT. Normas de Control Interno, Resolución de Contraloría N CG. 3. Definiciones Clasificador del Gastos: Instrumento técnico que permite el registro ordenado y uniforme de las operaciones de gastos en el Sector Público. Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. Compromiso: Se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario, a través del respectivo documento oficial. Devengado: Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a través de la conformidad del área correspondiente en la entidad pública o Unidad Ejecutora que corresponda respecto de la recepción satisfactoria de los bienes y la prestación de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentación sustentatoria. Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas. Ejecución del gasto: Comprende las etapas del compromiso, devengado, girado y pago. El procedimiento de la ejecución del gasto comprende: calendarización,
11 realización de compromisos, determinación de devengados, autorización de giros y autorización de pagos. Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales están sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes de gastos de viáticos, encargos internos, planilla única de haberes, planilla de Contratación Administrativa de Servicios - CAS, planilla del complemento remunerativo del Cuerpo de Gerentes Públicos, dietas del Consejo Directivo, proveedores, entre otros. Meta presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el producto final de las actividades y proyectos para el año fiscal. 4. s Expedientes de gastos debidamente sustentados. 5. Formatos o documentos internos Formato de Observaciones. Hoja de Ruta, el cual incluye todos los documentos que contiene el expediente de gastos. Reporte de Control de Ejecución de Gastos. Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar. 6. Consideraciones La normatividad vigente que regula los expedientes de gastos debe ser conocida por el personal de las áreas involucradas en dicho proceso, a fin que los expedientes se tramiten de manera ágil, oportuna y al final del proceso se encuentren sustentados adecuadamente. El personal de las OAF-Logística, OAF-Recursos Humanos y OAF-Tesorería y OAF-Contabilidad debe actuar con fluidez, a efectos de llevar coordinada y eficientemente el proceso de evaluación y análisis de los expedientes de gastos de SERVIR permitiendo el cumplimiento de los objetivos institucionales. 7. Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF-Logística y OAF- Recursos Humanos Remisión de los expedientes de gastos comprometidos en el Sistema SIAF-SP La OAF-Logística y OAF-Recursos Humanos remiten a la OAF-Contabilidad los expedientes de gastos con la documentación sustentatoria que exige la normatividad vigente, y con la fase del compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP.
12 Actividad Órgano Expediente de gastos con la fase de compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP. 2 OAF- Contabilidad Control previo de la documentación de gastos La OAF-Contabilidad recibe los expedientes de gastos documentados y con la fase del compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP para su análisis y evaluación de la documentación sustentatoria, además de la verificación del Clasificador de Gasto y Meta Presupuestaria asignado al expediente de gastos al registrar la fase del compromiso en el Sistema SIAF-SP. Se procede a efectuar la revisión según la normatividad vigente que rige a cada uno de los gastos, de encontrarse está incompleta y/o incorrecta se devuelve para su corrección al área que corresponda, utilizando el Formato de Observaciones, y de estar conforme se continua con la siguiente actividad. Expediente de gastos con la fase de compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP y debidamente documentados. 3 OAF- Contabilidad Registro de la fase del devengado en el Sistema SIAF-SP Los expedientes de gastos debidamente sustentados se devengan en el Sistema SIAF-SP y se trasmiten para su aprobación y verificación con SUNAT. Seguidamente, se elabora la Hoja de Ruta para adjuntarse al expediente de pago y se remite a la OAF de Tesorería. Expedientes de gastos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP. Hoja de Ruta
13 Actividad Órgano 4 OAF- Contabilidad Formulación de reportes Posteriormente, se registra en el Reporte de Control de Ejecución del Gasto, el cual permite controlar los saldos disponibles de ejecución a la fecha, el cual se recomienda que se realice diariamente; asimismo, se debe formular el Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar y remitir mensualmente a la OAF de Logística y OAF de Recursos Humanos. Reporte de Control de Ejecución del Gasto. Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar. 5 OAF- Contabilidad OAF-Tesorería Remisión de expedientes de gastos para el registro de la fase del girado y pagado en el Sistema SIAF-SP: OAF-Contabilidad remite los expedientes de gastos devengados a la OAF-Tesorería para la fase del girado en el Sistema SIAF-SP y posterior pago, archivo y custodia de la documentación sustentatoria. Expediente de gastos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.
14 8. Flujograma
15 Denominación del proceso: Asignación de viáticos por comisión de servicios nacional e internacional y/o encargos al personal de la entidad. Código OAF Objetivo Otorgar al personal de SERVIR los recursos necesarios para desarrollar las comisiones de servicios nacional e internacional y/o encargos, de manera eficiente y oportuna cuando se requieran. 2. Base legal Escala de Viáticos para Funcionarios y Servidores del Sector Público, Decreto Supremo N /EF. Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, Ley 27619, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N PCM. Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N Aprobación de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolución Directoral N EF/ Directiva de Tesorería Nº F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N EF/ Normas de Control Interno, Resolución de Contraloría N CG. 3. Definiciones Área usuaria: Se refiere a las Oficinas cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinado servicio o bien para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones. Clasificador del Gastos: Instrumento técnico que permite el registro ordenado y uniforme de las operaciones de gastos en el Sector Público. Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. Compromiso: Se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario, a través del respectivo documento oficial. Declaración Jurada: Es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. Devengado: Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a través de la conformidad del área correspondiente en la entidad pública o Unidad Ejecutora que
16 corresponda respecto de la recepción satisfactoria de los bienes y la prestación de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentación sustentatoria. Encargos: Es la asignación de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas. Viáticos: Es la asignación de fondos para cubrir los gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local, según sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisión de servicios con el carácter de eventual o transitorio. 4. s Expedientes de gastos por viáticos y/o encargos aprobados y con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP. 5. Formatos o documentos internos En este proceso no se elaboran formatos o documentos internos. 6. Consideraciones El personal que viaja por comisión de servicios debe conocer antes de efectuar el viaje los montos autorizados y los conceptos, a fin de ejecutar sus gastos en forma adecuada, permitiéndole al final del proceso efectuar una rendición de cuentas debidamente documentada. Al personal que se le otorgue dinero por viáticos o encargos no deberá tener pendiente rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de recursos anteriormente otorgados. El uso de la modalidad de encargos deberá efectuarse mediante Resolución de la OAF. En el caso de viajes al exterior de los funcionarios y/o trabajadores públicos, la autorización deberá ser otorgada a través de Resolución Ministerial, la cual deberá publicarse en el Diario Oficial El Peruano, con anterioridad al viaje, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF Recepción de los requerimientos de viáticos La OAF recibe de las Áreas Usuarias las solicitudes de fondos por concepto de comisión de servicios y la respectiva Planilla de Viáticos nacional/internacional, esta última deberá estar formulada de acuerdo a la Directiva interna que lo regula.
17 Actividad Órgano Sólo en el caso de viajes al exterior, el requerimiento deberá adjuntar la Resolución Ministerial que autorice el viaje; así como, en el caso de encargos deberá adjuntar la Resolución de la OAF. Seguidamente, la OAF la deriva a la OAF- Contabilidad para su trámite correspondiente. Proyecto de Planilla de Viáticos por comisión de servicios nacional/internacional. Resolución de encargos. 2 OAF- Contabilidad Control previo de los requerimientos de viáticos y/o encargos La OAF-Contabilidad recibe los requerimientos con la Planilla de Viáticos nacional/internacional para verificar que la misma se encuentre elaborada según la Escala de Viáticos que corresponda y a los días solicitados, de no estar conforme se devuelve a las Áreas Usuarias para la regularización correspondiente; y de estar conforme se continua con la siguiente actividad. En el caso de encargos se recibe la Resolución de la OAF para revisarla y continuar con la siguiente actividad. Planilla de Viáticos por comisión de servicios nacional/internacional aprobada. Resolución de encargos aprobada. 3 OAF- Contabilidad Registro de la fase de compromiso y devengado en el Sistema SIAF-SP de los requerimientos de viáticos y/o encargos Cuando la Planilla de Viáticos por comisión de servicios nacional/internacional y/o encargos es conforme se procede a registrar las fases del compromiso y devengado en el Sistema SIAF-SP, una vez aprobada la última fase se deriva a la OAF- Tesorería.
18 Actividad Órgano Planilla de Viáticos nacional/internacional con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP. Resolución de encargos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP. 4 OAF- Contabilidad OAF-Tesorería Remisión y recepción de la Planilla de Viáticos y/o encargos OAF-Contabilidad remite a OAF-Tesorería las Planillas de Viáticos por comisión de servicios nacional/internacional y las Resoluciones de encargos con el devengado aprobado para la fase del girado en el Sistema SIAF-SP, pago y archivo en espera hasta la rendición de cuentas. Planilla de Viáticos nacional/internacional con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP. Resolución de encargos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.
19 Flujograma
20 Denominación del proceso: Control y rendición de cuentas de los viáticos por comisión de servicios nacional e internacional y/o encargos asignados al personal de la entidad. Código OAF Objetivo Controlar en forma eficiente el uso adecuado de los fondos asignados al personal de SERVIR por concepto de viáticos de comisiones de servicios nacionales e internacionales y/o encargos ; garantizando que la rendición de cuentas sea de acuerdo a ley y oportuna. 2. Base legal Reajustan Escala de Viáticos para Funcionarios y Servidores del Sector Público, Decreto Supremo N /EF. Ley que regula la autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos, Ley 27619, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N PCM. Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N Aprobación de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolución Directoral N EF/ Directiva de Tesorería Nº F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N EF/ Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolución de Superintendencia N /SUNAT, actualizado por Resolución de Superintendencia N /SUNAT. Normas de Control Interno, Resolución de Contraloría N CG. 3. Definiciones Área usuaria: Se refiere a las Oficinas cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinado servicio o bien para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones. Clasificador del Gastos: Instrumento técnico que permite el registro ordenado y uniforme de las operaciones de gastos en el Sector Público. Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. Compromiso: Se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario, a través del respectivo documento oficial. Declaración Jurada: Es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible
21 obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. Devengado: Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a través de la conformidad del área correspondiente en la entidad pública o Unidad Ejecutora que corresponda respecto de la recepción satisfactoria de los bienes y la prestación de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentación sustentatoria. Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas. Encargos: Es la asignación de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas. Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viáticos y encargos no utilizados. Rendición de cuentas: Se entiende como rendición de cuentas a la demostración documentada de los gastos realizados respecto de recursos financieros percibidos tales como el fondo para pagos en efectivo, encargos, viáticos, etc. Viáticos: Es la asignación de fondos para cubrir los gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local, según sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisión de servicios con el carácter de eventual o transitorio. 4. s Expedientes de gastos por viáticos y/o encargos debidamente sustentados para su pago. 5. Formatos o documentos internos Ninguno. 6. Consideraciones El personal que viaja por comisión de servicios debe conocer antes de efectuar el viaje los montos autorizados y los conceptos, a fin de ejecutar sus gastos en forma adecuada, permitiéndole al final del proceso efectuar una rendición de cuentas debidamente documentada. Se deberá tener en cuenta que cuando la comisión de servicios se realiza a nivel nacional, la rendición de cuentas se presentará dentro de los ocho (08) días calendarios después de culminada la misma. En el caso que la comisión de servicios se desarrolle en el exterior, el plazo máximo para la rendición de cuentas es de quince (15) días calendarios, contados a partir de finalizada la misma.
22 De conformidad con la Directiva de Tesorería, la rendición de cuentas de encargos deberá presentarse como máximo dentro de los tres (03) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo. Los gastos sustentados mediante Declaración Jurada no deberán de exceder del 10% de una Unidad Impositiva Tributaria. 7. Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF Recepción de las rendiciones de cuentas de viáticos y/o encargos La OAF recibe de las Áreas Usuarias las rendiciones de cuentas de viáticos por concepto de comisión de servicios nacional/internacional y/o encargos, según los plazos establecidos por las normas vigentes. Consecutivamente, la OAF la deriva a la OAF- Contabilidad para su trámite correspondiente. Rendición de cuentas de viáticos por los fondos asignados. Rendición de cuentas por encargos asignados. 2 OAF- Contabilidad Control previo de la rendición de cuentas de viáticos y/o encargos : La OAF-Contabilidad recibe las rendiciones de cuentas de viáticos por comisión de servicios nacional/internacional y/o encargos y verifica que la misma se encuentre elaborada según lo dispuesto por la Directiva interna sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a las Áreas Usuarias para la regularización correspondiente; y de estarlo se da tramite a la siguiente actividad. Si la rendición de cuentas presenta menores gastos por los fondos asignados, la OAF-Contabilidad elabora la Planilla de Devolución entregándole al personal que rindió para que proceda a la devolución de los montos no utilizados a la OAF-Tesorería. Rendición de cuentas de viáticos por comisión de servicios nacional/internacional conforme a ley.
23 Actividad Órgano Rendición de cuentas de encargos según la normatividad vigente. Planilla de Devolución. 3 OAF- Contabilidad Emisión de Notas Contables Luego de aprobada la rendición de cuentas documentada se elabora la Nota Contable para su posterior registro en el Sistema SIAF-SP de la fase de rendición. Una vez aprobada esta fase se continúa con la siguiente actividad. Nota Contable por la rendición de cuentas documentada de viáticos por comisión de servicios nacional/internacional conforme a ley. Nota Contable por la rendición de cuentas documentada de encargos según la normatividad vigente. 4 OAF- Contabilidad Registro de la fase de rendición en el Sistema SIAF-SP Posteriormente a la elaboración de la Nota Contable por la rendición de cuentas documentada de viáticos y/o encargos se procede a registrar la fase de rendición en el Sistema SIAF-SP, la cual una vez aprobada se deriva a la OAF-Tesorería. Rendición de cuentas de viáticos conforme a ley y con la fase de rendición aprobada en el Sistema SIAF-SP. Rendición de cuentas de encargos de acuerdo a ley y con la fase de rendición aprobada en el Sistema SIAF-SP. 5 OAF- Contabilidad OAF-Tesorería Remisión y recepción de la rendición de cuentas de viáticos y/o encargos : OAF-Contabilidad remite a OAF-Tesorería las rendiciones de cuentas de viáticos y/o encargos con la fase de rendición aprobada en el Sistema SIAF-SP para su posterior archivo y custodia definitiva en el Comprobante de Pago respectivo.
24 Actividad Órgano Rendición de cuentas de viáticos conforme a ley y con la fase de rendición aprobada en el Sistema SIAF-SP remitida a la OAF-Tesorería. Rendición de cuentas de encargos de acuerdo a ley y con la fase de rendición aprobada en el Sistema SIAF-SP remitida a la OAF-Tesorería. 8. Flujograma
25 Denominación del proceso Asignación y control de la asignación de bienes muebles Código OAF Objetivo Garantizar que la asignación de los bienes muebles se efectúe dentro del marco legal de la materia. 2. Base legal Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº Ley Marco del Empleo Público, Ley Nº Decreto Legislativo Nº 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos. Decreto Supremo Nº VIVIENDA, aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales 3. Definiciones Acta de Asignación: documento mediante el cual la OAF-Control Patrimonial deja constancia de la entrega de un bien o conjunto de bienes a un funcionario o servidor público de SERVIR. Plan Anual de Mantenimiento y Reparación: documento de gestión elaborado a partir de un diagnóstico de los bienes que forman parte del patrimonio de SERVIR. Contiene la descripción de acciones de mantenimiento que deberán desarrollarse a fin de garantizar la operatividad y correcto funcionamiento de los bienes de SERVIR. 4. s Plan Anual de Mantenimiento y Reparación 5. Formatos o documentos internos Formato de Acta de Asignación 6. Consideraciones La inspección sorpresiva tiene por finalidad conocer el estado de conservación de los bienes así como las necesidades de reparación a que haya lugar; por esta razón, su ejecución no deberá acarrear la invasión innecesaria del espacio de trabajo de los servidores o funcionarios de SERVIR. El personal de SERVIR deberá estar enterado del procedimiento de inspección sorpresa a fin que conozca a detalle las actividades relacionadas al mismo y puedan prestar efectiva colaboración.
26 7. Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF-Control Patrimonial Asignación del Bien La OAF-Control Patrimonial prepara el Acta de Asignación del bien a algún funcionario o servidor público de la entidad, bajo su responsabilidad de custodia y buen uso. Acta de asignación del bien 2 OAF-Control Patrimonial Inspección sorpresiva La OAF-Control Patrimonial realiza inspección sorpresiva de la ubicación de los bienes asignados así como de las salidas externas de los mismos. Como consecuencia de lo anterior, se comunica a la OAF sobre el estado o buen uso de los bienes asignados así como de las medidas de protección o correctivas que deberán aplicarse. Asimismo, la OAF informa a la Superintendencia de Bienes Nacionales respecto de los actos administrativos realizados respecto de los bienes. Informe del estado de los bienes. Informe de los actos administrativos realizados respecto de los bienes. 3 OAF-Control Patrimonial OAF Elaboración del Plan Anual de Mantenimiento y Reparación La OAF-Control Patrimonial, en base a la revisión del estado de uso y conservación de los bienes asignados, elabora el Plan Anual de Mantenimiento y Reparación para la aprobación de la OAF. Plan Anual de Mantenimiento y Reparación aprobado
27 8. Flujograma del proceso
28 Denominación del proceso Desplazamiento de bienes muebles fuera del local institucional Código OAF Objetivo Garantizar que el desplazamiento de bienes muebles fuera del local institucional y su reingreso se efectúe conforme al marco legal de la materia. 2. Base legal Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº Ley Marco del Empleo Público, Ley Nº Decreto Legislativo Nº 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos. Decreto Supremo Nº VIVIENDA, aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales 3. Definiciones Acta de Entrega Recepción: documento suscrito por el representante autorizado de OAF-Control Patrimonial y el Usuario de la custodia de un bien, mediante el cual se deja constancia escrita de (i) la entrega del bien autorizado a salir del local institucional; y, (ii) la recepción conforme del mismo realizada por el representante autorizado de OAF-Control Patrimonial. 4. s Acta de Entrega-Recepción 5. Formatos o documentos internos Formato de Salida 6. Consideraciones El Usuario del bien tiene que tener la diligencia necesaria para evitar que el bien se deteriore o pierda capacidad de uso de forma innecesaria mientras se encuentre bajo su custodia. El representante autorizado de la OAF-Control Patrimonial puede ser designado mediante un documento interno por parte del Jefe de la OAF para tal encargo. 7. Descripción del proceso Actividad Órgano 1 OAF-Control Patrimonial Solicitud de Salida del Bien La Área Usuaria solicita a OAF-Control Patrimonial el desplazamiento de un bien determinado fuera del
29 Actividad Órgano local institucional indicando los motivos que sustentan la petición. Solicitud de desplazamiento de bien fuera del local institucional. 2 OAF-Control Patrimonial Autorización de Salida La OAF decide si se atiende el pedido de salida en función a la disponibilidad del bien así como del estado de conservación del mismo. Una vez autorizada la salida, el Área Usuaria formulará el Formato de Salida indicando: Las características del bien a ser desplazado Nombre y cargo del usuario responsable del bien Motivo que justifica el desplazamiento del bien Fecha de reingreso del bien autorizado El Formato de Salida una vez completado es suscrito por: El usuario responsable del bien OAF-Control Patrimonial Jefe de la OAF Se remite una copia del Formato de Salida al control de la entrada, así como a OAF-Logística. 3 OAF-Control Patrimonial Formato de Salida. Reingreso y entrega de bienes Al momento de reingresar el bien al local institucional, el usuario responsable del mismo deberá entregar en el control de la entrada a la Entidad la Copia del Formato de Salida. El responsable del control de la entrada a la Entidad revisa que los bienes reingresantes sean aquellos que se autorizaron a salir, de acuerdo a lo consignado en el Formato de Salida. Si existe correspondencia entre ambos, firma la Copia del Formato de Salida y lo regresa al Usuario. Una vez firmada la Copia del Formato, el Usuario
30 Actividad Órgano entrega a OAF-Control Patrimonial: La Copia del Formato de Salida firmado por OAF- Seguridad. El bien reingresante Como constancia de entrega y conformidad de la misma, el usuario responsable del bien y OAF-Control Patrimonial suscriben un Acta de Entrega-Recepción. Copia del Formato de Salida con la firma del encargado del control de la entrada a la Entidad. Acta de Entrega-Recepción. 8. Flujograma del proceso CÓDIGO OAF-18 DENOMINACIÓN: Desplazamiento de bienes muebles fuera del local institucional ÁREAS USUARIA ÁREAS USUARIA Jefe OAF OAF Logística OAF Seguridad Usuario del Bien INICIO A Envía solicitud para el desplazamiento de un bien 1 Recibe y analiza la solicitud 2 Recibe copia del formato de salida Recibe copia de formato de salida Recibe el bien Solicitud de desplazamiento No se aprueba la salida? Sí Verifica la correspondencia de los Formatos de Salida 3 Entrega copia de formato de salida, al devolver el bien Recibe autorización, completa y firma formato de salida Formato de salida No aprueba el desplazamiento Fin Recibe, firma y remite formato al Jefe de la OAF Aprueba el desplazamiento Autorización de salida del bien Recibe, firma y devuelve formato Devuelve el formato verificado y firmado al usuario. Copia del formato verificado y firmado Firma y entrega la copia del formato y el bien Copia del formato de salida Formato firmado Recibe y envía copias de formato Copias de formato Recibe copia del formato y bien Entrega el bien A Firma y envía Acta de Entrega- Recepción Acta de Entrega- Recepción Recibe, firma y devuelve acta Recibe y archiva acta. Acta de Entrega- Recepción firmada Fin
31 Denominación del proceso Pago de planillas de remuneraciones, Contratación Administrativa de Servicios - CAS, complementos remunerativos, dietas, viáticos, Fondos para Pagos en Efectivo, proveedores, entre otros. Código OAF Objetivo Garantizar el pago de conceptos remunerativos, cualquiera sea la modalidad contractual, así como viáticos, Fondo para Pagos en Efectivo, proveedores, entre otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley. 2. Base legal Directiva de Tesorería Nº F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N EF/ Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2009, Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N Política Remunerativa de los Gerentes Públicos, Decreto Supremo Nº EF. 3. Definiciones Contratación Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administración Pública, privativa del Estado, que vincula a una entidad pública con una persona natural que presta servicios de manera no autónoma. Se rige por normas del derecho público y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo Nº 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº PCM. Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. Complemento Remunerativo: Es una asignación especial que SERVIR otorga a los Gerentes Públicos, cuando estos asumen el cargo. Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades públicas con autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público para el manejo de los fondos públicos. Dietas: Sumas de dinero que se les otorga a los miembros del Consejo Directivo de SERVIR por la función realizada en cada sesión. Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas. Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales están sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes de gastos de viáticos, encargos internos, planilla única
32 de haberes, planilla de Contratación Administrativa de Servicios - CAS, planilla del complemento remunerativo del Cuerpo de Gerentes Públicos, dietas del Consejo Directivo, proveedores, entre otros. Fondo para Pagos en Efectivo: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligación contraída, y en la que, según la naturaleza de la obligación, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados. Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligación contraída por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP. Remuneraciones: Monto de dinero que recibe de forma periódica un trabajador de su empleador a cambio del trabajo realizado. Servicios No Autónomo: Es la prestación de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pública de manera dependiente, sin que ello implique un vínculo laboral con la Entidad. Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF- SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público. 4. s Planilla de remuneraciones pagada. Planilla del personal contratado bajo el régimen de Contrato Administrativo de Servicios - CAS pagada. Planilla del complemento remunerativo de los Gerentes Públicos pagada. Planilla de dietas del Consejo Directivo pagada. Planilla de viáticos pagada. Asignación del Fondo para Pagos en Efectivo. Reposición del Fondo para Pagos en Efectivo. Órdenes de Servicios pagada. Órdenes de Compra pagada. 5. Formatos o documentos internos Comprobantes de Pago. Cheques. Carta Orden.

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