Source: https://interpretacje-podatkowe.org/dokumenty/ibpb-1-3-4510-23-15-pc
Timestamp: 2018-03-22 12:19:07+00:00

Document:
Czy Spółka utrzyma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymanymi w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)?
IBPB-1-3/4510-23/15/PCinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 17 kwietnia 2015 r. (data wpływu do tut. BKIP 20 kwietnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej, a przechowywanymi w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku numerem 3) – jest prawidłowe.
W dniu 20 kwietnia 2015 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej, a przechowywanymi w formie elektronicznej.
Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur oraz rachunki, paragony i inne dokumenty (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”) w wersji papierowej, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów) w formacie PDF lub TIFF.
Procedura przechowywania/archiwizowania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane, w informatycznym środowisku ECM, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do ECM w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub TIFF. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze wynajętym przez Spółkę, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku ECM zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych wynajęci przez Spółkę. Dokumenty przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe.
System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.
W przyszłości Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów byłyby niszczone.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:
W przypadku otrzymania przez Spółkę wezwania do dostarczenia Dokumentów do konkretnego organu podatkowego/skarbowego/celnego, Dokumenty te będą przekazane w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku pamięci, płycie CD-R.
Czy Spółka utrzyma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymanymi w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)...
(pytanie oznaczone we wniosku numerem 3)
Zdaniem Spółki, wdrożenie systemu archiwizowania i przechowywania Dokumentów w formacie PDF lub TIFF otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej, nie będzie miało znaczenia w ujęciu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zatem, jedynymi negatywnymi przesłankami zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, że został on wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy oraz fakt braku powiązania z przychodem wedle art. 15 ustawy.
W konsekwencji oznacza to, że ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.
Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy <...>. W kontekście tej regulacji wskazuje się, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Poza tym, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarowi usług nie precyzuje wprost, czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych (przesłanych) pierwotnie w wersji papierowej.
W § 21 pkt 1 ww. rozporządzenia, wskazuje się jedynie, że podatnicy przechowują:
Zgodnie z § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia, przepisu ust. 2, zgodnie z którym faktury muszą być przechowywane na terytorium kraju przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie natomiast z § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 updop, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury, paragony i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności i łatwości odszukania jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.
IPTPP2/4513-9/15-2/KK | Interpretacja indywidualna
ILPB3/423-455/12-3/AO | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Dokumenty > IBPB-1-3/4510-23/15/PC

References: art. 14
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 9
 art. 21
 art. 15
 art. 9
 art. 16
 art. 47