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Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de Última reforma publicada DOF 27 de julio de PDF
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Paula Arroyo Pereyra
1 ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010 Última reforma publicada DOF 27 de julio de 2011 Texto Vigente Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Gobernación y Secretaría de la Función Pública. JOSÉ FRANCISCO BLAKE MORA, Secretario de Gobernación, y SALVADOR VEGA CASILLAS, Secretario de la Función Pública, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 27, fracción XIX y 37, fracciones VI, XXV y XXVI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 1 y 5 del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación; 1 y 6 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, por lo que han tenido a bien expedir el siguiente ACUERDO ARTÍCULO PRIMERO.- El presente Acuerdo tiene por objeto: Párrafo reformado DOF a) Dictar la política, así como las disposiciones y acciones que en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República, y Inciso adicionado DOF b) Establecer las disposiciones, acciones, procedimientos y métodos administrativos que en materia de archivos deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República. Inciso adicionado DOF Lo anterior, con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares. Párrafo adicionado DOF ARTÍCULO SEGUNDO.- Las disposiciones en materia de transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información pública y archivos, serán las siguientes: Párrafo reformado DOF DISPOSICIONES GENERALES PARA LA TRANSPARENCIA Y LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Denominación reformada DOF Título Primero De las Generalidades Título adicionado DOF Capítulo I Del Ámbito de Aplicación y Definiciones 1. Las presentes disposiciones tienen por objeto establecer la política general y las acciones que propicien la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso por parte de los2 - 2 - particulares a la información que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Así como establecer disposiciones, acciones, procedimientos y métodos administrativos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para la conservación y disponibilidad de documentos de archivo. Párrafo adicionado DOF Para los efectos de las presentes disposiciones generales, se entiende por: I. Dependencias: las secretarías de Estado, incluyendo a sus órganos administrativos desconcentrados y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, así como a las unidades s de la Presidencia de la República, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República; II. III. IV. Entidades: los organismos públicos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria y fideicomisos públicos que en términos de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, sean considerados entidades de la Administración Pública Federal Paraestatal; Grupo de Apoyo: al grupo de servidores públicos adscritos a las unidades s de la dependencia o entidad, aprobado por el respectivo Comité de Información, con el objeto de coadyuvar con este último y/o con la de Enlace, en la realización de las actividades que le son asignadas; Fracción reformada DOF Información socialmente útil o focalizada: la Información que sirve para que los particulares tomen decisiones mejor informadas respecto a bienes y servicios públicos o privados, privilegiando el uso de datos estadísticos y/o comparativos; o bien, a la información que contribuye a que las dependencias o entidades rindan cuentas en torno a uno o más temas específicos; Fracción reformada DOF V. Manual: el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos, a que se refiere el artículo Tercero del presente Acuerdo, y Fracción adicionada DOF VI. UTIC: la unidad de tecnologías de la información y comunicaciones o áreas afines u homólogas, cualquiera que sea su denominación o jerarquía, en las dependencias y entidades. Fracción adicionada DOF Capítulo II De los Responsables de su Aplicación 3. Corresponderá a los Titulares de las dependencias y a los Órganos de Gobierno en las entidades conforme al ámbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan la política, las disposiciones, las acciones, los procedimientos y métodos administrativos contenidos en el Manual. Párrafo reformado DOF Los Titulares de las dependencias y entidades, en el ámbito de sus respectivas atribuciones, instruirán lo conducente para que se abstengan de emitir o bien se dejen sin efecto los acuerdos, normas, lineamientos, oficios circulares y demás disposiciones o procedimientos de carácter interno que se hubieren emitido en las materias a que se refiere el Artículo Primero de este Acuerdo y que no deriven de facultades expresamente previstas en leyes y reglamentos. Párrafo reformado DOF3 La aplicación de la política, las disposiciones, las acciones, los procedimientos y métodos administrativos contenidos en el Manual, corresponde a los servidores públicos, conforme a las atribuciones o funciones que les confieren las disposiciones jurídicas aplicables. Párrafo reformado DOF Al efecto, el responsable en cada dependencia y entidad del área coordinadora de archivo, del archivo de trámite, del archivo de concentración y, donde proceda, del archivo histórico, deberán conservar y custodiar los documentos de archivo en términos de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y del Manual. Párrafo adicionado DOF Título Segundo De la Transparencia de la Administración Pública Federal Título adicionado DOF Capítulo I De la política y las acciones en materia de transparencia Capítulo reformado DOF En la Administración Pública Federal toda persona tendrá acceso a la información gubernamental, en los términos establecidos por las disposiciones aplicables. Los servidores públicos deberán permitir y garantizar el acceso a la información gubernamental, sin más límite que el interés público, los derechos de privacidad y de protección de datos personales establecidos por la ley. 7. Los servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con la obligación de máxima publicidad que establece la legislación en la materia, deberán considerar, lo siguiente: I. Atender los requerimientos específicos que les formule la de Enlace o el Comité de Información relacionados con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y términos señalados en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y las disposiciones aplicables; II. III. Verificar que la información que se publique en el Portal de Obligaciones de Transparencia que corresponda a la unidad en que se encuentren adscritos, sea veraz y confiable, propiciando su actualización de conformidad con las disposiciones aplicables; Fracción reformada DOF Cumplir con las obligaciones que derivan de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, con celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atención en beneficio del solicitante. Al efecto, considerarán lo siguiente: 1. Las solicitudes de prórroga o ampliación del plazo de respuesta que establece la ley de la materia, deberán hacerse en forma excepcional y siempre que exista una razón que motive dicho requerimiento; 2. La respuesta a las solicitudes de acceso a la información, será clara y congruente con lo solicitado, utilizando lenguaje sencillo y de fácil comprensión para el solicitante; 3. La clasificación de la información como reservada y/o confidencial, se apegará estrictamente a los supuestos previstos por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, a las leyes específicas, los lineamientos y los criterios establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos y, cuando corresponda, a aquéllos expedidos por el Comité de Información. En caso de duda, se privilegiará el principio de máxima publicidad, y Numeral reformado DOF4 Al recibir una solicitud de acceso a la información que se refiera a un documento o expediente previamente clasificado como reservado o confidencial, éste se revisará detalladamente para determinar si prevalecen las causas que motivaron la clasificación. De resultar procedente, se pondrá a disposición del solicitante una versión pública del documento o expediente; IV. Proporcionar a otras dependencias o entidades, la información que aquéllas requieran para el ejercicio de sus atribuciones. En este supuesto, se deberá indicar si la información está clasificada como reservada y/o confidencial, con el fundamento jurídico correspondiente. La autoridad receptora observará la clasificación de la información para su adecuada conservación y manejo; V. Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones, sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones aplicables; VI. VII. Observar los procedimientos del Manual a que se refieren estas disposiciones, y Participar en la capacitación que se imparta en la dependencia o entidad en que se encuentre adscrito, en materia de transparencia y acceso a la información. 8. Las dependencias y entidades publicarán en sus portales institucionales en internet, los informes previstos en las disposiciones jurídicas y que se relacionen con el ejercicio del gasto, los programas a su cargo y los resultados de la gestión pública, en los medios o formatos en que se generó dicha información. 9. Las dependencias y entidades para propiciar la transparencia de la información que generen, podrán adoptar por conducto de los Comités de Información y de las es de Enlace, las siguientes acciones: I. El Comité de Información: a) Declararse en sesión de trabajo permanente, para propiciar la atención de las solicitudes de acceso a la información y el cumplimiento de sus demás obligaciones, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables y en el menor tiempo posible. Dicha declaración conlleva a que el órgano colegiado decrete únicamente recesos, sin necesidad de levantar la sesión, en tanto conoce de asuntos similares y sin que medie convocatoria alguna, agilizando con ello la atención de los mismos. Con independencia de que sesione de manera ordinaria o extraordinaria cuando así corresponda; Párrafo adicionado DOF b) Solicitar a la de Enlace que los criterios, acuerdos y resoluciones del propio Comité, sean puestos a disposición de manera estandarizada, clara y asequible para su consulta a través del portal institucional en internet de la dependencia o entidad, en el menú principal, dentro de la sección Transparencia, en el apartado que se denominará Comité de Información ; Inciso reformado DOF c) Promover la capacitación a favor de los servidores públicos de la dependencia o entidad de que se trate, en los temas relacionados con la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y protección de datos personales; d) Establecer grupos de apoyo a la de Enlace, considerando entre otros aspectos, su integración y temporalidad, y5 II. Las es de Enlace: a) Fomentar en coordinación con las unidades s correspondientes, programas de capacitación para incentivar la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y protección de datos personales; b) Verificar que las unidades s, divulguen de manera proactiva, información socialmente útil o focalizada en los portales institucionales en internet, conforme a las presentes disposiciones generales; c) Coadyuvar con las unidades s para el cumplimiento de las resoluciones que dicte el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos en los recursos de revisión; Inciso reformado DOF d) Llevar el registro y la actualización de los servidores públicos habilitados y de los servidores públicos designados por los titulares de las unidades s, y propiciar que reciban la capacitación correspondiente, y e) Solicitar al Comité de Información la constitución de grupos de apoyo. 10. Los grupos de apoyo a que se refiere el artículo anterior realizarán las actividades siguientes: I. Promoverán acciones específicas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión y atención de las solicitudes de acceso a la información, participando en su implementación; II. III. Propondrán a la de Enlace la divulgación de información socialmente útil o focalizada, en los términos de las presentes disposiciones generales, y Coadyuvarán con las unidades s o servidores públicos designados en la localización de los documentos en los que conste la información solicitada. 11. Las dependencias y entidades como parte de la rendición de cuentas a la ciudadanía tomando en consideración sus particularidades, deberán identificar y difundir a través del portal institucional en internet, como información socialmente útil o focalizada, cuando menos, la siguiente: Párrafo reformado DOF (Se deroga el segundo párrafo). Derogado DOF I. Las recomendaciones que los órganos públicos en materia de derechos humanos, no discriminación o equidad de género, hubieren dirigido a la dependencia o entidad, y las razones por las cuales se aceptan, parcial o totalmente, o bien, por qué no son aceptadas; Fracción reformada DOF II. III. IV. Los resultados de los procedimientos y mecanismos de evaluación instrumentados a partir de las convenciones internacionales ratificadas por México; Los estudios y opiniones, sobre el quehacer gubernamental financiados con recursos públicos, mencionando los consultores, el monto y el tiempo en que se desarrollaron, y La demás que se identifique, genere, procese y sintetice por cada unidad, por sí misma o mediante la intervención de los grupos de apoyo a la de Enlace. Fracción reformada DOF Dicha información debe publicarse en el menú principal, dentro de la sección Transparencia, en el apartado que se denominará Transparencia Focalizada y actualizarse de forma semestral. Adicionalmente, la de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional, con sujeción a la disponibilidad y suficiencia presupuestaria, podrá solicitar a instituciones públicas o privadas, la6 - 6 - elaboración de estudios para conocer las mejores prácticas relacionadas con información socialmente útil o focalizada. Párrafo adicionado DOF En todos los casos la Secretaría de la Función Pública podrá solicitar a las dependencias y entidades que la información sea complementada, mejorada o sustituida cuando no reúna los supuestos señalados en los numerales 13 y 14. Párrafo adicionado DOF La adopción de tecnologías de la información y comunicaciones por las dependencias y entidades deberá propiciar un mejor aprovechamiento de los recursos públicos, una adecuada administración de la información, así como la transparencia de la información pública y la rendición de cuentas. Al efecto, las dependencias y entidades, fomentarán el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones. En la medida y condiciones en que su disponibilidad presupuestaria lo permita, sistematizarán sus procedimientos de trabajo y asegurarán la interoperabilidad con otras aplicaciones de tecnologías de la información y comunicaciones existentes. 13. Las dependencias y entidades se asegurarán de que en los portales institucionales en internet se difunda información socialmente útil o focalizada, amigable y asequible para los interesados, con el objeto de divulgar el quehacer público que conforme a la legislación federal les corresponda. La información deberá ser analítica, precisa, veraz y sustentada en la existencia de documentos, acciones y resultados, además indicará el período al que se refiera. Cuando dicha información se integre por estadísticas, agrupación de datos, estudios o evaluaciones, las dependencias y entidades se abstendrán de opinar o calificar el desempeño de su actuación. 14. Las dependencias y entidades se abstendrán de condicionar el acceso a la información que divulguen a través de los portales institucionales en internet. Dicha información deberá estar libre de restricciones para su reproducción, proceso o cita. Al efecto las dependencias y entidades deberán advertir que al reproducirla, procesarla o citarla el usuario referirá la localización electrónica y fecha en que realizó la consulta de la misma en el portal institucional en internet. La ubicación de la información o el enlace establecido para su consulta, siempre deberá conducir al elemento y página de información al que hace referencia y no a otro elemento u otra página, sitio o portal en internet para lograr su localización. Cuando se trate de información que esté relacionada o vinculada a otros enlaces, deberá necesariamente hacerse el señalamiento al usuario que la información se localiza en otros sitios, los cuales podrían no encontrarse bajo la responsabilidad de la dependencia o entidad. En todo caso, las dependencias y entidades supervisarán que las condiciones de accesibilidad garanticen la no remisión a enlaces de sitios inseguros o sin temática relacionada. Toda la información a que se refieren estas disposiciones y que no tenga una ubicación determinada, deberá incorporarse preferentemente en la sección Transparencia del portal institucional en internet. Párrafo adicionado DOF Las dependencias y entidades, a través de los portales institucionales en internet podrán establecer mecanismos de encuesta o captación de comentarios, a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad de la información, aclarando los fines y el tratamiento que se dará a la información obtenida a través de éstos.7 - 7 - Capítulo II De la Información Clasificada Capítulo reformado DOF La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada como reservada o confidencial en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. Párrafo reformado DOF Título Tercero De los Documentos de Archivo Capítulo I De los Archivos Título adicionado DOF Capítulo adicionado DOF En términos de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se deberá observar lo siguiente: I. Los titulares de las dependencias y entidades, designarán a los responsables del área coordinadora de archivo, del archivo de concentración y, donde proceda, del histórico; II. III. IV. Los titulares de las unidades s, designarán a los responsables de los archivos de trámite; Los responsables del área coordinadora de archivo, realizarán las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las unidades s y/o áreas competentes en cada dependencia y entidad, así como con el Archivo General de la Nación, a fin de garantizar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los mismos, y Los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, administrarán los documentos de archivo activo, semiactivo e histórico, según corresponda, mediante la adecuada organización, conservación, seguimiento, recuperación y divulgación de los mismos, y recibirán la capacitación correspondiente en temas archivísticos. En la designación de los responsables del área coordinadora de archivo y de cada archivo, deberá procurarse que los servidores públicos cuenten con conocimientos y experiencia en archivística. 18. Corresponderá a las dependencias y entidades establecer los métodos y mecanismos necesarios para asegurar la preservación de la información, así como para realizar la consulta y préstamo de expedientes. 19. Para la consulta y préstamo de los expedientes, las dependencias y entidades, deberán observar lo siguiente: I. Cuando los expedientes se encuentren en archivos de trámite o de concentración, ubicados en un solo recinto o administrados centralmente, por unidad o por institución, se requerirá que el titular de la unidad respectiva, acredite a los servidores públicos para tal efecto; II. Cuando los expedientes de los archivos de trámite se encuentren ubicados en las unidades s por acervos, por áreas o por servidores públicos, será suficiente que los responsables de los archivos de trámite lleven un control de los expedientes, que permita conocer la ubicación de los mismos y del servidor público que los tiene bajo su cuidado, y8 III Cuando los expedientes en los archivos de trámite o de concentración contengan información clasificada en los términos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos archivos deberán verificar que los servidores públicos se encuentren acreditados previamente para consultarlos o recibirlos en préstamo, de conformidad con lo establecido en el Décimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Corresponderá al responsable del área coordinadora de archivo, asegurarse de que se cuente con los registros de firmas actualizados, de aquellos servidores públicos acreditados para consultar y recibir en préstamo los expedientes señalados en las fracciones I y III. 20. Las dependencias y entidades establecerán mecanismos que garanticen que los servidores públicos que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisión, devuelvan los expedientes que hayan solicitado al archivo de trámite o de concentración, en su caso, al histórico, mediante la liberación de no existencia de préstamos en los archivos de la unidad, al efecto, las áreas de recursos humanos instrumentarán los procedimientos para observar esta disposición. 21. Las dependencias y entidades garantizarán la identificación, registro, administración y acceso a los documentos de archivo, a través de un sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo. El coordinador de archivos será el responsable de la administración del sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo. En el desarrollo y mantenimiento del sistema o herramienta, solicitará el apoyo de la UTIC, en términos de las disposiciones aplicables. Los documentos de archivo electrónicos serán identificados, integrados, registrados y conservados en el sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, que será operado por el responsable del archivo de trámite. Capítulo II De los Documentos de Archivo Electrónicos Capítulo adicionado DOF Los documentos de archivo electrónicos se regularán en términos de lo dispuesto por el Capítulo IV de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a las demás disposiciones aplicables y a las recomendaciones siguientes: I. Considerar como documentos de archivo electrónicos para su registro y, en su caso, incorporación al sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades s, y que cumplan con las características siguientes: a) Los documentos electrónicos y los digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites, y b) Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos a los utilizados por las unidades s; II. III. Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística; Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivo electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia;9 IV Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documental. En adición a los datos previstos para el soporte papel, se recomienda utilizar los siguientes: a) Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónicos: i. Vínculo a anexos, cuando existan; ii. iii. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, y Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento; b) Información requerida para mantener los documentos de archivo electrónicos en el tiempo: i. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software; ii. iii. iv. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento; Reporte de eventos: cambio de la función a otro departamento, subdirección o dirección en la unidad ; Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivo electrónicos, y v. Reporte de siniestros o daños al material digital; V. Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se establezca en el catálogo de disposición documental. Dejar constancia en el sistema de control de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, de la transferencia de los documentos de archivo electrónicos al archivo de concentración, garantizando que éstos permanezcan en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC, hasta cumplir su vigencia, legal, contable o fiscal, y VI. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC, así como brindarles el mantenimiento y actualización correspondiente, en tanto se definen los requisitos específicos para la baja o transferencia secundaria, notificando de su existencia al Archivo General de la Nación, quien dictaminará su valor histórico.10 ARTÍCULO TERCERO.- Se establece el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos, el cual es de observancia obligatoria, al tenor de lo siguiente: Párrafo reformado DOF MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN GENERAL EN LAS MATERIAS DE TRANSPARENCIA Y DE ARCHIVOS Denominación reformada DOF Objetivos 1.1 Objetivo General El presente Manual tiene como finalidad aprovechar y aplicar de manera eficiente los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos técnicos con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República, bajo criterios unificados y de desarrollo administrativo o integral, para mejorar la gestión pública y la atención a los particulares. Asimismo, se establece para propiciar la reducción y simplificación de la regulación y estandarizar los procedimientos para la transparencia y de los archivos de la Administración Pública Federal. Párrafo reformado DOF El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos específicos para la clasificación, organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos. Párrafo adicionado DOF Objetivos Específicos 1. Establecer, privilegiando el principio de máxima publicidad, procedimientos para la operación de las unidades s, de la UE, del CI, simplificados e integrales. 2. Promover la comunicación efectiva entre unidades s y la UE y el CI, y 3. Propiciar el cumplimiento de la política y las acciones, a que se refieren las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal. Numeral reformado DOF Establecer procedimientos para la clasificación, organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos, definiendo la operación de los archivos de trámite, concentración e histórico, así como de las transferencias de manera controlada y sistemática, atendiendo al valor documental de los expedientes. Numeral adicionado DOF Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que estandarice la organización y conservación de los documentos de archivo. Numeral adicionado DOF Definir procedimientos integrales para la conservación y administración de documentos de archivo que resulten aplicables para aquéllos que se encuentren en soporte papel o electrónico, cuando así proceda. Numeral adicionado DOF11 2. Marco Jurídico Numeral reformado DOF Las disposiciones generales referidas en este apartado, se citan de manera enunciativa y no limitativa. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento del Archivo General de la Nación. Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las es Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del Archivo General de la Nación. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Norma General de Información Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, está disponible para su consulta en: Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y notificación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección. Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.12 Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados. Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal. Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del gobierno federal, está disponible para su consulta en: Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental, está disponible para su consulta en: Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística, está disponible para su consulta en: Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos, está disponible para su consulta en: Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación, está disponible para su consulta en: Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo, está disponible para su consulta en: Instructivo para la baja documental de trámite concluido y su transferencia secundaria de la documentación generada por las dependencias y entidades respecto de los recursos públicos federales transferidos bajo cualquier esquema al Presidente electo de los Estados Unidos Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores, entre el 3 de julio y el 30 de noviembre de 2006, está disponible para su consulta en: Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, está disponible para su consulta en: Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográficos, está disponible para su consulta en: Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo, está disponible para su consulta en: 3. Definiciones, Términos y Siglas Numeral reformado DOF Además de las definiciones contenidas en el numeral 2 del Artículo Segundo de este Acuerdo, se entenderá por: Acta circunstanciada: Al documento que elaboran las dependencias y entidades, con el objeto de hacer constar hechos específicos; Acta de baja documental: Al documento en el que consta la autorización del AGN, para ejecutar materialmente la baja documental del archivo de concentración de las dependencias y entidades;13 Acuerdo del archivo contable: Al Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental; Administración de documentos: Al conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y disposición final de los documentos de archivo; Afirmativa ficta: A la figura que se actualiza en el caso previsto por el artículo 35 del RLFTAIPG; AGN: Al Archivo General de la Nación; Ampliación del periodo de reserva: A la autorización de prolongar la clasificación de la información, al subsistir los motivos y justificarse la continuidad de la reserva; Archivo: Al conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades; Archivo de concentración: A la unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades s de las dependencias y entidades, y que permanecen en éste hasta su destino final; Archivo de trámite: A la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad ; Archivo histórico: A la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional; Área coordinadora de archivo: A la designada para realizar las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las áreas competentes en cada dependencia y entidad, así como con el AGN; Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores secundarios; Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final; Clasificación archivística: Al proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad; Clasificación de información: Al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial; Comité de Información (CI): Al órgano colegiado integrado en términos del artículo 30 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; CONALITEG: A la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos; Conservación de Archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de los documentos de archivo y de la información contenida en los mismos; Consulta: Al acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas y políticas establecidas para ello; Coordinador de Archivo (CA): Al responsable del área coordinadora de archivo, en quien también podrán recaer las funciones que le correspondan al RAC;14 Costo de envío: Al monto del servicio de correo certificado o mensajería, con acuse de recibo, que deba cubrirse por los particulares, cuando opten por solicitar que la información les sea remitida al domicilio indicado en la solicitud; Costo de reproducción: Al monto de los derechos, productos o aprovechamientos que deban cubrir los particulares, por la reproducción de la información en medios impresos, magnéticos, ópticos, sonoros, visuales, litográficos, u otros; Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad; Decreto CONALITEG: Al Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las es Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles; Desincorporación patrimonial: A la separación de un bien del patrimonio del Gobierno Federal; Destino final: A la selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico; Dictamen de valoración: Al dictamen emitido por el AGN para determinar el destino final de los documentos del archivo de concentración; Dictamen de autorización: Al dictamen emitido por la UCG para autorizar la baja de la documentación contable y/o fiscal del archivo de concentración; Disposición: Al producto final de la valoración y vigencia de los documentos; Disposición final de bienes: Al acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial de bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción); Disposiciones Generales (DGTAAPF): A las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal; Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades s y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite; Documentación histórica: Aquélla que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia y/o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente; Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones s, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración; Documento: A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico; Documento de archivo: Aquél que registra, un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Sin importar el soporte o formato de ese registro o constancia;15 Documento electrónico: A la información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse; Documento de archivo digitalizado: Al documento de archivo análogo (papel) transformado en una forma digital, siempre y cuando el mismo sea integrado a un sistema de gestión documental automatizado que permita mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad; Documento de archivo original: A todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada unidad generado, recibido, transformado o usado, que cuente con firma autógrafa, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original reciban las unidades s, así como las autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, conforme a los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. También serán considerados documentos de archivo originales aquéllos que son firmados de forma electrónica; Documentos de archivo comprobatorios: A los documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de la dependencia y/o entidad y demuestran que éstas: recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o entregaron dinero en efectivo o títulos de crédito o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes; Expediente: A la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite; Expediente de siniestro: Al conjunto de documentos generados a raíz de un siniestro y/o incidente; Guía simple de archivo: Al esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales; Herramienta de comunicación: Al sistema de comunicación y gestión electrónica autorizado por el IFAI para establecer cualquier tipo de comunicación con éste, cuya transmisión garantice la seguridad, integridad, autenticidad, reserva y confidencialidad de la información intercambiada y genere registros electrónicos del envío y recepción correspondiente; IFAI: Al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos; Índice de expedientes reservados: A la relación de expedientes clasificados como reservados por los titulares de las unidades s de las dependencias y entidades; INFOMEX: Al Sistema autorizado por el IFAI que contiene los formatos impresos y electrónicos para que las personas presenten sus solicitudes de información a través de medios electrónicos, y el sistema único para el registro y captura de todas las solicitudes recibidas por las dependencias y entidades en otros medios como correo, mensajería o físicamente, y cuyo sitio en internet es Información: A la contenida en los documentos que las dependencias y entidades generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título; Información clasificada: A la información reservada o confidencial que posee una dependencia o entidad; Información confidencial: A la información a que se refiere el artículo 18 de la LFTAIPG y la que por disposición expresa de una ley sea considerada como tal; Información pública: A toda la información que no se ubique en alguna de las causales de reserva o confidencialidad previstas en la LFTAIPG; Información reservada: A la información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG;16 Inventario documental: Al instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo que permiten, de acuerdo con su uso, su localización o soporte en el que se encuentre (inventario general), transferencia primaria o secundaria (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental); LFTAIPG: A la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; LGBN: A la Ley General de Bienes Nacionales; Lineamientos de acceso a la información: A los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y notificación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección; Lineamientos de clasificación y desclasificación: A los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; Lineamientos de versiones públicas: A los Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; Lineamientos en materia archivos: A los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; Lineamientos para comunicación con el IFAI: A los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública; Lineamientos para notificar al IFAI los índices: A los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados; Localización: A la forma de representar, mediante una clave alfanumérica, la ubicación de espacios de archivo; Manual: Al Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos; MAAGRMSG: Al Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales; Muestreo: A la operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado, para inferir el valor de una o varias características del conjunto. Existen diferentes tipos de muestreo: a) Selectivo o cualitativo: Aquél que trata de conservar los documentos más importantes o significativos; b) Sistemático: Aquél que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes (ordenados alfabéticamente) correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie eliminada, y c) Aleatorio: Aquél que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos;17 OIC: Al Órgano Interno de Control en la dependencia o entidad; Periodo de reserva: Al plazo que se determinó para mantener bajo reserva un documento o alguna de sus partes al ubicarse en los supuestos previstos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG; Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales previstos en las disposiciones aplicables; Procedimiento: A la sucesión cronológica de actos concatenados entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas de los servidores públicos, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo; Programa de rendición de cuentas: Al Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción ; Recurso de revisión: Al medio de impugnación previsto en los artículos 26, 49 y 50 de la LFTAIPG y 82 del RLFTAIPG; Reglamento del AGN: Al Reglamento del Archivo General de la Nación; Resolución: A la determinación que emite el CI o el IFAI en ejercicio de sus funciones; Responsable del archivo de concentración (RAC): Al servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental semiactivo; Responsable del archivo de trámite (RAT): Al servidor público nombrado por el titular de cada unidad, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la unidad de su adscripción; Responsable del archivo histórico (RAH): Al servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental con valores secundarios; Revocar: Al acto mediante el cual el CI o el IFAI dejan sin efectos jurídicos el pronunciamiento de una solicitud de información; RLFTAIPG: Al Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Serie documental: A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o conjunto específico; Servidores públicos: A toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en las dependencias y entidades, incluidas las que manejen o apliquen recursos públicos federales; Servidor Público Designado (SPD): A los servidores públicos designados por el titular de la unidad a la que se encuentren adscritos y que tienen bajo su responsabilidad las obligaciones referidas en este Manual; Servidor Público Habilitado (SPH): A los servidores públicos designados por el titular de la UE para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, en unidades s distintas a la UE de la dependencia o entidad;18 Sistema de gestión documental o herramienta para control de documento de archivo: Al sistema de información manual o automatizado que identifica, registra, administra y proporciona acceso a los documentos de archivo a través del tiempo; Sesión: A la reunión del CI para deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia; Sistema de control de gestión interna: A la aplicación informática establecida en una dependencia o entidad, para el turno, gestión y respuesta de solicitudes; Sistema de índices de expedientes reservados: A la aplicación informática establecida por el IFAI para que las dependencias y entidades realicen el registro, notificación y actualización de sus índices de expedientes reservados; Solicitante: A la persona física o moral, nacional o extranjera, que presente una solicitud de acceso; Solicitud de acceso a la información: Al escrito libre, en formato impreso o electrónico, que los solicitantes utilizan para presentar su requerimiento de información; Titular de la unidad : Al servidor público responsable de la unidad ; Titular de la de Enlace: Al servidor público responsable de la de Enlace; Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria); UARRM: A la unidad responsable de recursos materiales; UCG: A la de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; : Al área a la que se confieren atribuciones específicas en el reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente; de Enlace (UE): Al área especializada que funge como vínculo entre el solicitante y la dependencia o entidad y realizará las funciones que establezcan la LFTAIPG, el RLFTAIPG, las demás disposiciones jurídicas y el presente Manual; Valor documental: A la condición de los documentos que les confiere características s, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios); Valoración: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; Versión pública: Al documento que se obtiene después de haber protegido o eliminado las partes o secciones clasificadas como información reservada o confidencial, y Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.19 4. Ámbito de Aplicación El Manual es de observancia obligatoria en las dependencias y entidades. 5. Responsables de su Aplicación Todos los servidores públicos de las dependencias y entidades deberán observar el presente Manual, sin perjuicio del cumplimiento de la LFTAIPG, el RLFTAIPG, las leyes específicas y las disposiciones emitidas por el IFAI. Los Titulares de las dependencias y entidades, deberán hacer lo necesario para que los procedimientos de organización comprendan los que en el presente Manual se establecen. Los CI, las UE y los titulares de las unidades s de los sujetos obligados, realizarán las acciones que permitan observar adecuadamente este Manual. Los CI, cuando resulte necesario adoptarán el o los criterios que permitan la flexibilidad de la aplicación de los procedimientos, de conformidad con las particularidades del caso concreto. En la aplicación de los procedimientos señalados en este Manual, los servidores públicos deberán observar y aplicar, en adición a los ordenamientos previstos en el apartado de normatividad, las demás disposiciones jurídicas que resulten aplicables conforme al caso concreto. Párrafo adicionado DOF Serán responsables de realizar las actividades descritas en este Manual, el o los servidores públicos a los que las disposiciones legales, reglamentarias o s les confieran facultades, funciones u obligaciones asociadas a los procesos y procedimientos señalados en el Manual. Párrafo adicionado DOF Procedimientos 6.1 Clasificación y Desclasificación de la Información Clasificación de Información Objetivo Facilitar la clasificación que por excepción y conforme a los supuestos de reserva y confidencialidad, establecidos en la LFTAIPG, realizan los titulares de las unidades s de las dependencias y entidades. Descripción del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrá de realizar la unidad para clasificar su información. Actividades secuenciales por responsable Responsable No. Actividad Método o Herramienta Normatividad 1 Genera, obtiene, adquiere, transforma la información o recibe una solicitud de acceso respecto de la misma. Revisión física o electrónica Arts. 13, 14, 15, 16 y 18 de la LFTAIPG, 26 y 27 del RLFTAIPG y Décimo Quinto al Trigésimo Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. 2 Identifica los expedientes o documentos que contengan información que deba Revisión física o electrónica Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG y Décimo Quinto al20 clasificarse como reservada o confidencial. Trigésimo Sexto de los Lineamientos de clasificación y desclasificación. 3 Clasifica la información, insertando una leyenda a los expedientes o documentos que indique su carácter de reservado y/o confidencial. * Toma nota para efectos del procedimiento Formato de clasificación y desclasificación de la información Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG, 30 del RLFTAIPG y Trigésimo séptimo al Cuadragésimo segundo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación. Actividades secuenciales reformadas DOF Ampliación del Periodo de Reserva Objetivo Orientar a las unidades s de las dependencias y entidades para que, por excepción, soliciten a través del CI la ampliación del periodo de reserva siempre que ésta se justifique. Descripción del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrán de realizar las unidades s y el CI para solicitar la ampliación del periodo de reserva, en los casos en que se justifique. Actividades secuenciales por responsable Responsable No. Actividad Método o Herramienta Normatividad 1 Identifica los documentos cuyo periodo de reserva está por vencer y requieren ampliación, por lo menos con 5 meses de anticipación. Revisión física o electrónica Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. 2 Determina que subsisten las causas que dieron origen a la reserva. Revisión física o electrónica Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. 3 Remite al CI, con 4 meses de anticipación, la solicitud de ampliación del periodo de reserva y justifica que subsisten las causas que motivaron la misma. Oficio Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. CI 4 Analiza la solicitud de ampliación del periodo de reserva. Se justifica la ampliación? Sí, continúa en la actividad 7. No, continúa en la actividad 5. Revisión física Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG. Mostrar más
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