Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71013
Timestamp: 2018-06-24 16:59:12+00:00

Document:
Resolución 069 de 2017 Empresa Metro de Bogotá S.A.
Registro Distrital No. 6145 del 29 de agosto de 2017.
Adicionado por el art. 1, Resolución 077 de 2017.
Por medio de la cual se deroga la Resolución 034 de 2017, y se constituye y se establece el funcionamiento de la Caja Menor para la vigencia 2017 con cargo al presupuesto asignado a la Empresa Metro de Bogotá S.A.
Que la Empresa Metro de Bogotá fue constituida mediante la Escritura pública 5291 del 14 de diciembre de 2016 como una sociedad anónima por acciones del orden distrital, con participación exclusiva de entidades públicas, en los términos previstos en el Acuerdo 642 de 2016, sometida el régimen jurídico de las empresas industriales y comerciales del Estado.
Que el artículo 50 del Decreto Distrital 195 de 2007, establece que el funcionamiento de las cajas menores y avances en efectivo de las empresas contenidas en el artículo 1° se regirá por las disposiciones contempladas en el Decreto Distrital061 de 2007 y las normas que lo adicionen o modifiquen.
Que el Decreto 061 de febrero 14 de 2007, reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en efectivo y define en su artículo 1 el campo de aplicación del mismo en los siguientes términos: “Quedan sujetos a las disposiciones del presente Decreto los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades Distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local.
Que el artículo 3°, del Decreto 061 de 2007, establece que las cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la entidad, en la cual se debe indicar: i) la cuantía, ii) el Responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la Caja Menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.
Que la Empresa Metro de Bogotá S.A., integra en su presupuesto de la vigencia 2017, transferencias y aportes de capital de la Administración Central del Distrito capital.
Que mediante Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 expedida por el Contador General de Bogotá D.C, se adoptó el manual para el manejo y control de las cajas menores y se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable, aplicable a los fondos de Cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.
Que mediante Resolución No. 001 del 22 de diciembre de 2016, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de la Empresa Metro de Bogotá S.A., para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017, en la cual se clasificaron los rubros de gasto.
Que mediante Resolución 34 de abril 27 de 2017, la Empresa Metro de Bogotá S.A., constituyó y estableció el funcionamiento de la Caja Menor para la vigencia 2017, con cargo al presupuesto asignado para el mismo año, a la Empresa Metro de Bogotá S.A.
Que el citado acto administrativo no se ejecutó, toda vez que no fue posible la obtención de la póliza de manejo exigida en el parágrafo del artículo 3 y el artículo 11 del Decreto Distrital 061 de 2007.
Que mediante Resolución No. 049 del 31 de mayo de 2017, se efectuó una reducción en el presupuesto de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de la Empresa Metro de Bogotá S.A., para la vigencia fiscal del año 2017, por la suma de SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($61.500.000.000).
Que aplicada la reducción, el presupuesto de la Empresa Metro de Bogotá S.A., para la vigencia 2017, es de $1.020.347.401.000, que corresponde a 1.383.115 SMMLV, razón por la cual, se puede constituir una Caja Menor con una cuantía máxima mensual de 350 SMMLV, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° del Decreto 061 de 2007.
Que con ocasión de la modificación del presupuesto de la vigencia 2017 y la vacancia actual del cargo designado como Responsable del manejo de la Caja Menor, en la Resolución 034 de 2017, se hace necesaria la expedición de un nuevo acto administrativo que regule el funcionamiento de la caja menor de la Empresa Metro de Bogotá para la vigencia 2017, bajo las condiciones vigentes a la fecha.
Que la Empresa QBE Seguros S.A., adjudicataria del proceso de selección para adquirir la póliza de manejo para la Empresa Metro de Bogotá S.A., y con la cual se suscribió el contrato 14 de agosto 11 de 2017, emitió certificación de Amparo Provisional a partir del 15 de agosto de 2017 a las 0:00 horas y hasta el 14 de agosto de 2018 a las 24:00 horas, por 365 días; mientras se emite el documento de la póliza, que se encuentra en proceso de expedición.
Que la Empresa Metro de Bogotá D.C., requiere atender los gastos de funcionamiento definidos en el presupuesto de la vigencia 2017, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, dentro de los parámetros, directrices y normas aplicables a los mismos.
CAPITULO I – CONSTITUCION DE LA CAJA MENOR
Artículo 1°. Constitución y Cuantía. Constituir para la vigencia fiscal del 2017, la Caja Menor — Gastos Generales — Gerencia Administrativa y Financiera — Empresa Metro de Bogotá S.A., con una cuantía mensual de Veinte Millones de Pesos Moneda Corriente ($20.000.000.00), que corresponde a 27, 1 SMMLV.
Parágrafo. Para los efectos de esta Resolución el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente para el año 2017, es de Setecientos Treinta y Siete Mil Setecientos Diecisiete Pesos Moneda Corriente. ($737.717.00), conforme a lo dispuesto en el Decreto Nacional 2209 del 30 de diciembre de 2016.
Artículo 2°. Ordenador de Gasto. Delegar la Ordenación del Gasto de la Caja Menor, en el Gerente Administrativo y Financiero, Código 039, Grado 03, de la Planta Global de la Empresa Metro de Bogotá S.A.
Artículo 3°. Responsable. El Responsable del Manejo de la Caja Menor en la Empresa Metro de Bogotá será el Profesional Grado 02 de la Gerencia Administrativa y Financiera, que tenga a su cargo las funciones de “Coordinación, control y evaluación de las actividades en la prestación de los servicios administrativos, tales como suministros, archivo y correspondencia, mensajería, recepción, mantenimiento de instalaciones y equipos, vigilancia, aseo, servicios públicos, fotocopiado, cafetería, bienes muebles e inmuebles de la entidad” de la Empresa Metro de Bogotá asignadas en su contrato de trabajo, o, un profesional designado por el Ordenador del Gasto de la Caja Menor.
Artículo 4°. Finalidad. - La Caja Menor atenderá los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital, que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes entidades, fotocopias urgentes y autenticaciones de documentos, papelería y útiles que requiera la entidad que no se encuentren en el almacén; mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles; pago de publicaciones y en general aquellos gastos necesarios para el funcionamiento de la entidad que tengan las características señaladas.
Artículo 5°. Prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3.2.2., del artículo 8° del Decreto Distrital 061 del 14 de 2007, la Resolución SDH - 226 del 8 de octubre del 2014 y el numeral 6 del Título 11 de la Resolución DDC-000001 de mayo 12 de 2009, no se podrán realizar con los fondos de la Caja Menor ninguna de las siguientes operaciones:
4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones;
Parágrafo. Se exceptúan de esta prohibición los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales en los que la Empresa Metro de Bogotá sea parte.
Artículo 6°. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los gastos realizados con cargo a esta Caja Menor, serán imputados presupuestalmente; a los rubros que se indican a continuación, sin superar mensualmente las siguientes cuantías:
Impuestos y Publicaciones
Parágrafo 1°. Para los gastos de alimentos comprendidos dentro del rubro de "Materiales y Suministros" que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, y necesarios, se efectuarán previa solicitud del Gerente General o del Gerente Administrativo y Financiero de la Empresa.
Parágrafo 4°. Por necesidades del servicio, la Caja Menor que se constituye, podrá mantener recursos disponibles en dinero efectivo, hasta por la suma de Un Millón Quinientos Mil Pesos Moneda Corriente ($1.500.000.00), a pesar que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente.
1. Gastos hasta por la suma de Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000), requerirán: i) Factura y/o documento equivalente y ii) Certificación de Recibido a Satisfacción.
2. Gastos superiores a Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000), requerirán: i) Dos (2) cotizaciones (salvo que solo exista un (1) proveedor en el mercado), ii) Factura o Documento equivalente y iii) Certificación de Recibido a Satisfacción.
Parágrafo 1°. Los pagos superiores a Un Millón Quinientos Mil Pesos ($1.500.000), que se realicen a través de la Caja Menor, se girarán por transferencia electrónica a nombre del proveedor o autorización escrita de débito a cuenta.
Artículo 10°. Libros para Registrar los Movimientos de la Caja Menor. El Responsable de la Caja Menor, una vez recibido el primer desembolso, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes procederá a la apertura de los Libros donde contabilizará de manera diaria, las operaciones de pagos realizados con cargo a la Caja Menor, registrando para cada movimiento: i) la fecha, ii) imputación presupuestal del gasto y cuenta contable respectiva, iii) concepto, iv) monto bruto, deducciones practicadas y valor neto pagado, v) NIT del beneficiario y, vi) los demás datos que se consideren necesarios.
Parágrafo 2°. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, el Responsable de las funciones de Control Interno en la Empresa, deberá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras y de la Revisoría Fiscal.
Artículo 11°. Legalización Individual de los Gastos de Caja Menor. La legalización individual de los gastos de la caja menor deberá efec­tuarse durante los cinco (5) días hábiles calendario, siguientes a su realización.
No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya lega­lizado el gasto anterior.
Artículo 12°. Legalización de la Caja Menor. En la legalización periódica de los gastos acumulados, para efectos del reem­bolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
Parágrafo. La legalización definitiva de la Caja Menor constituida para la vigencia 2017, se realizará por parte del Funcionario Responsable de su manejo, antes del 29 de diciembre del mismo año, fecha límite para reintegrar el saldo sobrante.
Artículo 13°. Reembolso de Recursos. El reembolso de recursos, se hará en la cuantía de los gastos reali­zados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados con cargo a todos los rubros presu­puestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Artículo 14°. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta Caja Menor debe sujetarse a lo dispuesto en la Directiva 1 de 2001, modificada por la Directiva Distrital 8 de 2007, aclarada por la Directiva 7 de 2008, expedidas por el Alcalde Mayor de Bogotá, el Decreto Distrital 061 del 14 de febrero del 2007, la Resolución DDC-01 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y las disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público en el Distrito Capital.
Artículo 16°. (sic) Vigencia. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga íntegramente la Resolución 034 del 27 de abril de 2017.
Dada en Bogotá, D.C. a los 15 días del mes de agosto del año 2017.
Proyectó: G Orozco, Gerente Administrativa y Financiera
Revisó: Luisa Fernanda Mora Mora, Jefe Oficina Asesora Jurídica

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 50
 artículo 1
 artículo 1
 artículo 3
 Resolución 
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 Resolución 
 artículo 3
 artículo 11
 Resolución 
 artículo 7
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Artículo 1
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Artículo 2

Artículo 3

Artículo 4

Artículo 5
 artículo 8
 Resolución 
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Artículo 6

Artículo 10

Artículo 11

Artículo 12

Artículo 13

Artículo 14
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Artículo 16
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