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Timestamp: 2018-04-22 05:25:01+00:00

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Catalina Torregrosa Ruiz
1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTENIDO GRUPO BANCO PROVINCIA MISIÓN VISIÓN VALORES MANUAL DE ORGANIZACIÓN INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES OBJETIVO ESTRUCTURA ORGÁNICA MISIÓN, FUNCIONES Y DEPENDENCIA POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ANEXOS METODOLÓGICOS Anexo I Evolución Histórica de la Estructura Orgánica Anexo II Autoridades del Grupo y de las Empresas Anexo III Anexo Metodológico
2 GRUPO BANCO PROVINCIA S.A. El Grupo Banco Provincia fue constituido a fines del año 1997 y es actualmente el holding empresario de capitales públicos más importante de la Argentina. Constituido por el Banco de la Provincia de Buenos Aires, con la finalidad de concentrar y unificar la dirección y el control estratégico de las distintas empresas creadas por el BPBA a partir del año 1992, establece los lineamientos estratégicos que sirven de guía a sus 9 empresas de primer nivel, ofreciendo una completa línea de productos y servicios en segmentos tales como seguros generales, seguros de vida, riesgos del trabajo, leasing, inversiones bursátiles, inmobiliarias, financieras. El Grupo potencia la sinergia corporativa de sus empresas a través de acciones conjuntas con el Banco Provincia. Esto permite el aprovechamiento de más de 400 canales de venta y centros de atención, que el Banco posee en la provincia de Buenos Aires, ofreciendo a través de ellos los más variados productos y servicios. A su vez, posee un Centro de Contactos equipado con la más moderna tecnología del área y se encuentra certificado bajo normas ISO 9001:2000 por la consultora internacional Det Norske Veritas. El Grupo Banco Provincia cuenta con una dotación de aproximadamente 2000 empleados, correspondiendo el 40% a Provincia Seguros, el 27% a Provincia A.R.T., el 23 % a Provincia Pagos y un 10% es conformado por el resto de las compañías. VISIÓN Constituirse en la organización que viabilice y potencie la generación de ingresos adicionales e incrementales para el Banco de la Provincia de Buenos Aires e identifique beneficios latentes y nuevos negocios, para desarrollarlos y gestionarlos de manera eficiente y rentable. MISIÓN Generar valor para los accionistas, a través del desarrollo de negocios complementarios de la actividad principal del Banco de la Provincia de Buenos Aires, en el ámbito nacional e internacional, creando, liderando, coordinando, controlando y concentrando la dirección estratégica de las empresas y asociaciones de negocios existentes y de las que se requieran en el futuro. VALORES Anticipación: implica investigar y analizar tendencias de evolución con criterio prospectivo, para configurar recursos que aprovechen oportunidades futuras en cuanto ocurran. Alineamiento: los objetivos del GBP y sus empresas, deben estar alineados con las directrices estratégicas de evolución del BPBA. Especialización: cada emprendimiento empresario del Grupo se justifica en la necesidad de una administración específica de su línea de negocios. La gestión debe estar en manos de especialistas.
3 Valor agregado: la operación de cada unidad de negocios del Grupo y la propia, se justifica en tanto agregue valor para el accionista. Sus estructuras organizativas se configurarán con idéntico criterio en todos sus niveles y en cada posición. Competitividad: estar orientado a la satisfacción del cliente a través de la optimización de la relación de contacto y sus resultados comerciales. Identificando sus expectativas manifiestas y latentes y configurándolas en términos de servicios que se compatibilicen con ellas, en forma diferenciada de cualquier otra propuesta. Productividad: maximizar el aprovechamiento compartido de los recursos disponibles, generando sinergia grupal. La gestión estratégica de los recursos implica concebir un enfoque global de las posibilidades y potencialidades del conjunto del Grupo y sus empresas. Innovación: significa instalar el objetivo de creación o modificación de servicios, estilos, prácticas y líneas de negocios, en consonancia con la evolución en los hábitos de consumo y expectativas de los segmentos objetivos. Excelencia: significa orientarse, continua y cotidianamente, a través del ejercicio de las mejores prácticas de la industria de servicios. Implica investigar permanentemente las posibilidades de optimización de las relaciones con clientes y proveedores, los procedimientos administrativos y transaccionales, la gestión de talentos y del nivel de conocimientos del capital humano. Ética y transparencia: todas las acciones y procesos concebidos y desarrollados por el Grupo y sus empresas estarán regidos por las normas de ética y transparencia en los negocios y sometidos a la consideración de los órganos societarios que en cada caso correspondan. Igualdad e inclusión: las prácticas de gestión de recursos humanos y de orientación estratégica de las empresas, se conciben con el compromiso del respeto igualitario de las personas en ámbitos de trabajo y de negocios, abiertos e inclusivos para todos los sectores, credos e ideologías.
4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN INTRODUCCIÓN El Manual de Organización sirve para explicar de una manera clara y en un lenguaje entendible, las normas generales de la entidad, exponer en forma detallada la estructura orgánica, los puestos de trabajo y la relación existente entre ellos. Explicar la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los distintos estamentos que componen la organización. También permiten ver en forma precisa las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para determinar las responsabilidades, detectar errores, contribuir a la correcta ejecución de las tareas encomendadas al personal y apoyar la unión en el trabajo, permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución de las tareas, proporcionar información básica y precisa para mejorar la planeación de medidas administrativas, permitir la selección de personal, servir de medio de integración al personal recién ingresado, proporcionar ideas para el mejor aprovechamiento de los recursos tanto materiales como humanos y ser un instrumento útil para la orientación e información al público. ANTECEDENTES El primer Manual de Organización Interna del Grupo Banco Provincia fue aprobado por Resolución de fecha 17 de mayo de 1999, conforme consta en Acta N 25. En esa oportunidad se aprueba la primera Estructura Organizacional de la sociedad, la cual estaba compuesta por un Directorio (Presidente, Vicepresidente Ejecutivo y Directores), por una Gerencia General (Gerente General y Subgerente General) y de ella dependían las Gerencias de Auditoría y Control de Gestión, de Administración y de Planeamiento Estratégico. Adicionalmente, como línea Staff y dependiendo del Directorio, se encontraban la Asesoría del Directorio y la Secretaría. La primera modificación que sufrió la Estructura Orgánica fue el 22 de agosto de 2000 (Acta N 67), todo ello en el marco del proceso de fusión entre el en ese momento denominado Grupo Bapro S.A.- y Gerenciar Proyectos y Administración S.A. Esta nueva Estructura fue modificada a los efectos de responder al proceso de dicha fusión (operación que se llevo a cabo con fecha 30 de diciembre de 2000) e incorporar el rediseño de las misiones y funciones aprobadas en el Acta N 25. En esa oportunidad, la Estructura Orgánica quedaba compuesta por un Directorio (Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Director Secretario y Directores), y por una Gerencia General, y de ella dependían las Gerencias Operativa, de Administración y Finanzas, de Planeamiento Estratégico y Nuevos Negocios y de Control de Gestión Estratégico. Adicionalmente, como Línea Staff y dependiendo del Directorio se encontraban la Asesoría Legal y el área de Auditoría Interna. Por Acta N 376 de fecha 15 de marzo de 2007, se lleva a cabo una modificación al manual de Organización Interna. En esa oportunidad, la Estructura Organizacional de la sociedad estaba compuesta por un Directorio (Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Director Secretario y Directores), por una Gerencia General y de ella dependían las Gerencias de Planeamiento Estratégico y Control de Gestión, de Supervisión y Coordinación Comercial, de Tecnología e Informática y de Administración y Finanzas. Adicionalmente, como Línea Staff y dependiendo del Vicepresidente Ejecutivo y del Director Secretario, se encontraban el Área Administrativa, las funciones del Controller y la Asesoría Legal.
5 En base a esta última versión de la Estructura Orgánica, por distintas Resoluciones, el Directorio del Grupo Banco Provincia S.A. ha resuelto modificarla, según se señala a continuación: Por Resolución de fecha 09 de enero de 2008, conforme consta en Acta N 412, se resuelve eliminar de la Estructura el cargo de Gerente General. Por Resolución de fecha 15 de octubre de 2008, conforme consta en Acta N 438, se resuelve, a los efectos de adecuar la identidad corporativa de la sociedad y definir la Visión, Misión y los Valores del Grupo, modificar la Estructura Organizacional, la cual quedaría compuesta por un Directorio (Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Director Secretario y Directores), dependiendo de ellos las Gerencias de Planeamiento y Control de Gestión (antes Planeamiento Estratégico y Control de Gestión), de Administración y Contabilidad (antes Administración y Finanzas), Comercial (antes Supervisión y Coordinación Comercial), de Tecnología y Comunicaciones (antes Tecnología e Informática), de Recursos Humanos y de Finanzas Corporativas ; estas dos últimas creadas en esa oportunidad. Adicionalmente, como Línea Staff y dependiendo del Directorio, se encuentran la Asesoría Legal y la Auditoría Interna (antes Controller). Por Resolución de fecha 17 de diciembre de 2008, conforme consta en Acta N 446, se resuelve crear la Gerencia de Publicidad y Comunicaciones, la que tiene a su cargo la coordinación estratégica y la gestión de todos los asuntos referidos a Publicidad y Comunicación del Grupo, tal como acontece con la Gerencia homónima del Banco de la Provincia de Buenos Aires, en lo que respecta a los temas en ese ámbito. Por Resolución de fecha 14 de octubre de 2009, conforme consta en Acta N 449, a los efectos de centralizar y coordinar las acciones del Grupo y sus empresas, se resuelve crear la Gerencia de Relaciones Institucionales. En esta oportunidad, toda vez que la nueva Gerencia abarca funciones atinentes a la Comunicación integral entre el Grupo y sus empresas, se resuelve modificar el nombre de la Gerencia de Publicidad y Comunicación; la que pasa a denominarse Gerencia de Publicidad. Por Resolución de fecha 08 de setiembre de 2010, conforme consta en Acta N 512, se resuelve incorporar nuevamente en la Estructura el cargo de Gerente General y requerir la adecuación de la Estructura Orgánica y la actualización del Manual de Organización. En anexo I se adjuntan los gráficos de cada una de las Estructuras antes comentadas. En anexo II se detallan las autoridades del Banco Provincia y del Grupo desde su creación hasta el presente. OBJETIVO Este manual tiene como objetivo servir como un instrumento de apoyo en donde se define y establece la Estructura Orgánica y las responsabilidades y funciones de cada área, así como los tramos de control y los canales de comunicación que permitan el funcionamiento administrativo de la empresa.
6 ESTRUCTURA ORGÁNICA
7 FUNCIONES RESPONSABILIDADES DEL PRESIDENTE Ejercer la representación legal del Grupo Banco Provincia S.A. Hacer cumplir lo dispuesto en el estatuto Social. Informar al accionista mayoritario de las acciones de inversión y desinversión, así como de las deudas asumidas y de los préstamos obtenidos. Definir los lineamientos estratégicos del proceso de presupuestación del Grupo así como de las empresas controladas y vinculadas. Liderar negociaciones en donde estén involucrados activos y pasivos del Grupo Banco Provincia S.A. Proponer al Directorio del Grupo y al Gerente General la Estructura Orgánica. RESPONSABILIDADES DEL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Reemplazar al Presidente en caso de ausencia o impedimento. Coordinar la gestión diaria de la administración del Grupo de acuerdo con las atribuciones establecidas en el Estatuto Social. Mantener informado al Directorio sobre la gestión a su cargo. Asistir al Presidente en las negociaciones de activos y pasivos del Grupo Banco Provincia S.A. Asistir al Presidente y llevar adelante todas aquellas gestiones que éste le asigne. Ser el nexo con las autoridades del Banco de la Provincia de Buenos Aires. RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR SECRETARIO Coordinar la elaboración de la agenda de temas que conformarán el Orden del Día de las reuniones del Directorio. Remitir a los Directores y Síndicos el Orden del Día correspondiente a las reuniones de Directorio, acompañando los antecedentes relativos a los temas a tratarse. Preparar y circular las minutas de reuniones de Directorio para aprobación de los Directores y Síndicos. Analizar los temas inherentes al manejo societario del Holding y de las empresas controladas y vinculadas, cuando por su significatividad o trascendencia corresponda su conocimiento y eventual tratamiento por parte del Directorio del Grupo. Efectuar las comunicaciones de asistencia y designación de mandatario para la participación en las asambleas de las sociedades controladas y/o vinculadas. Comunicar las decisiones resueltas por el Directorio a las sociedades controladas a través de directivas escritas cuando así le sea encomendado.
8 RESPONSABILIDADES DEL GERENTE GENERAL Asesorar al Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Directora Secretaria y miembros del Directorio. Ejercer funciones de dirección, gestión, supervisión y coordinación con las distintas áreas del grupo. Asistir al Vicepresidente Ejecutivo en la gestión diaria de la Administración del Grupo. Asistir a la Directora Secretaria en la elaboración de la agenda de los temas que integrarán el Orden del día de las reuniones del Directorio y en todos los temas en los cuales se requiera su colaboración. Efectuar las gestiones necesarias y dirigir el curso de acción para el logro de las metas y objetivos fijados por el Directorio Establecer planes de acción en las diferentes áreas que supervisa conforme los lineamientos del Directorio y controlar su cumplimiento; advertir problemas que se susciten, informarlos al Vicepresidente Ejecutivo y proponer soluciones. Implementar, administrar y realizar el seguimiento de las normas mínimas de control interno. Mantener informado al Directorio, Presidente, Vicepresidente Ejecutivo y Directora Secretaria, en forma permanente, acerca de su gestión, así como también de la realizada por las distintas áreas a su cargo. Lograr agilidad, eficiencia y celeridad en los procesos administrativos, operativos y comerciales que se lleven a cabo en las distintas áreas de su dependencia. Proponer las designaciones de los responsables de las distintas áreas que componen la estructura de la empresa. Procurar la implementación de mecanismos que faciliten la interrelación operativa y funcional entre el Grupo Banco Provincia S.A, sus empresas controladas y el Banco de la Provincia de Buenos Aires. Suscribir, conforme las facultades asignadas por el Directorio, los contratos con proveedores de servicios e insumos vigilando que se cumplan las normas del Manual de Compras y Contrataciones vigentes que alcanzan a la empresa. Autorizar conforme sus facultades, las operaciones de pagos y movimientos de fondos elevando su opinión y antecedentes pertinentes en aquellos casos que deba someterse a instancias de supervisión. Cumplimentar y/o hacer cumplir las disposiciones regulatorias alcanzadas por la actividad de la empresa. Informar al Directorio sobre las nuevas regulaciones o modificaciones a las existentes que puedan impactar en la ejecución de los planes estratégicos del Grupo y sus empresas controladas proponiendo alternativas para mitigar sus efectos negativos o para potenciar sus beneficios, según corresponda. Coordinar la elaboración de la Memoria Anual que acompaña los estados contables consolidados del Grupo, proponiendo al Directorio el destino a dar a las utilidades del ejercicio. Dependencia: Dependerá del Vicepresidente Ejecutivo
9 UNIDAD DE GESTION ESTRATEGICA I. Misión: Formular las estrategias corporativas e individuales del Grupo Banco Provincia S.A. y sus empresas controladas conforme los objetivos establecidos, contribuyendo en la definición e implementación de las políticas, procedimientos y planes que se requieran para su consecución. II. Funciones: Evaluar y diagnosticar la situación del Grupo y sus empresas controladas. Analizar y evaluar tendencias de negocios y potenciales vínculos / alianzas corporativas nacionales y / o internacionales. Proponer políticas, planes, programas y proyectos para el desarrollo y/o expansión de las actividades y negocios del Grupo o de sus empresas controladas, o para la creación de nuevos negocios o inversiones evaluando sus efectos económicos, financieros y tributarios a mediano y largo plazo, incluyendo las vinculadas a su posicionamiento estratégico. Proponer el plan anual / plurianual de negocios para el Grupo. Analizar y proponer al Presidente las normas y procedimientos que se requiera para las distintas actividades y negocios del Grupo así como modificaciones a los ya existentes. Definir los criterios metodológicos de formulación, priorización y evaluación de proyectos de inversión para el Grupo. Analizar y definir políticas y herramientas de planificación, seguimiento y control en materia de gestión administrativa, contable, financiera y económica de las actividades y negocios del Grupo, a aplicar a todos los niveles de la organización y sus empresas controladas, coordinando su implementación. Establecer los principios, mejores prácticas y políticas a aplicar para la gestión de las personas en alineación con los valores culturales de la empresa. Planificar, promover y coordinar las tareas de producción estadística para la planificación de la gestión y toma de decisiones. Monitorear en coordinación con la Gerencia General, el cumplimiento de las políticas, metas estratégicas definidas y acciones implementadas y la participación de las distintas áreas para su obtención. Diseñar, proponer y coordinar proyectos de mejora, reforma y ordenamiento del esquema organizacional del Grupo así como la implementación de tecnologías innovadoras para una mejora en la calidad y la eficacia de la gestión, promoviendo la participación de quienes integran las distintas áreas de la organización. Proponer mecanismos de coordinación e intercambio de información con el Banco de la Provincia de Buenos Aires y las empresas controladas. III. Dependencia: Dependerá de Presidencia.
10 COORDINACIÓN OPERATIVA I. Misión: Asegurar el adecuado apoyo administrativo y operativo en los asuntos sometidos a consideración del Presidente del Grupo, verificando que los mismos cumplen con los lineamientos, pautas y criterios establecidos a tal fin, coordinando la implementación de las acciones pertinentes para el logro de los objetivos propuestos. II. Funciones: Planificar, organizar y coordinar las tareas relacionadas a la coordinación operativa y administrativa de la Presidencia del Grupo. Controlar el cumplimiento de toda medida resuelta por el Presidente del Grupo en cuestiones de índole administrativas y operativas, disponiendo las medidas correctivas que se consideren pertinentes. Participar en la elaboración y seguimiento de todo proyecto de índole operativa y administrativa sometido a la consideración del Presidente del Grupo y programar las medidas conducentes al seguimiento de los mismos hasta su total substanciación. Asesorar al Presidente del Grupo en todas las cuestiones operativas y administrativas que sean sometidas a su consideración. Dirigir, coordinar e instruir a las unidades de su dependencia jerárquica y/o funcional en las materias de su competencia, para la consecución de los objetivos establecidos. Asegurar el correcto funcionamiento de las áreas de apoyo a la presidencia y los circuitos administrativos del Grupo. III. Dependencia: Dependerá del Presidente. ASESORÍA LEGAL I. Misión: Contribuir al resguardo de los intereses del Grupo Banco Provincia S.A. en materia jurídico-legal, dictaminando e interviniendo en los asuntos que le sean solicitados. II. Funciones: Asesorar al Presidente, Vicepresidente Ejecutivo, Directora Secretaria, miembros del Directorio y Gerencia General del Grupo sobre temas jurídicos vinculados con su operatoria. Representar al Grupo Banco Provincia S.A. ante organismos administrativos, arbitrales y judiciales. Elaborar los dictámenes jurídicos que se sean encomendados por las autoridades de la empresa. Redactar y/o revisar los convenios o contratos de crédito y/o de otra índole o naturaleza en los que el Grupo por sí, y/o por sus controladas y/o vinculadas sea parte.
11 Analizar y proponer al Directorio, conforme el asunto del que se trate, la contratación de estudios jurídicos o abogados externos nacionales o extranjeros para su tratamiento, supervisando y coordinando todo lo referente a los juicios en los que el Grupo es representado y/o patrocinado por éstos. Efectuar el seguimiento de los juicios en los que el Grupo sea parte y que no son patrocinados por estudios jurídicos externos. Asistir a la empresa en el correcto uso de las licencias de marca así como en cualquier otra cuestión de índole legal cuando a través de la Gerencia General le sea requerido. Coordinar, en caso de corresponder, con los responsables de los asuntos legales de las empresas controladas y vinculadas al Grupo en la elaboración de dictámenes y definición de estrategias conjuntas en cuestiones de índole legal. Informar periódicamente o cuando casos puntuales así lo ameriten, el estado de situación de los asuntos legales vinculados al Grupo Banco Provincia S.A. ya sean propios o derivados a estudios o abogados contratados, así como de aquellos de las empresas controladas y vinculadas, con la colaboración para esto último de los responsables legales de dichas empresas. III. Dependencia: Dependerá de Presidencia. AUDITORÍA INTERNA I. Misión: Observar el grado de cumplimiento, por parte del Grupo Banco Provincia S.A. y sus empresas controladas, de las políticas establecidas por éste atento al marco regulatorio nacional y provincial. II. Funciones: Elaborar y proponer al Directorio su programa de trabajo anual informando periódicamente su grado de avance. Efectuar el seguimiento de los planes de auditoría de las empresas controladas informando trimestralmente su grado de avance. Evaluar el grado de control interno existente en el Holding y en las empresas controladas por el Grupo Banco Provincia S.A.. Controlar la correcta aplicación, por parte de las empresas controladas por el Grupo Banco Provincia S.A., y por parte de las diferentes dependencias que componen la estructura del Grupo, de las políticas generales y particulares establecidas por el Directorio. Realizar, a solicitud del Directorio, Presidente o Vicepresidente Ejecutivo, revisiones de auditoría no programadas en el Grupo y sus empresas controladas ya sea de carácter parcial o integral. Informar al Directorio faltas graves a los procesos y a la gestión derivados de las auditorías realizadas. Participar en representación del Grupo Banco Provincia S.A. en los diferentes comités que se realizan en el Grupo y en las empresas controladas.
12 Participar como miembro del Comité de Auditoría del Grupo donde se tratan en términos generales las cuestiones relacionadas con el área, previo a la elevación al Directorio. Informar al Directorio los hechos relevantes observados por las auditorías externas del Grupo y sus empresas controladas. Efectuar el seguimiento de las acciones correctivas recomendadas por la auditoría externa del Grupo y de las empresas controladas que apunten a mitigar o eliminar las debilidades de control interno. Detectar posibles incumplimientos legales y / o regulatorios en el Grupo y/o en sus empresas controladas, analizando sus impactos y proponiendo al Directorio, por intermedio de la Presidencia, las soluciones que estime correspondan. Coordinar las auditorías efectuadas por el área de Auditoría Interna del Banco Provincia en el Grupo y sus empresas controladas, actuando como nexo durante las revisiones entre dicha área y los sectores y/o empresas auditadas. Desarrollar y/o actualizar la normativa para el área. III. Dependencia: Dependerá de Presidencia. CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO I. Misión: Centralizar y coordinar las políticas y procedimientos de control y prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. II. Funciones: Desarrollar, implementar y controlar las políticas y procedimientos necesarios para prevenir, detectar e informar aquellas operaciones que puedan estar vinculadas a los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo en el ámbito del Grupo y empresas que de él dependen. Analizar y proponer acciones de mejora en materia de control y prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, en función de las normas que dicten los diferentes organismos de control de las empresas y la Unidad de Información Financiera. Diseñar e implementar programas de capacitación para los empleados e integrantes del Grupo y monitorear la implementación de los programas de capacitación que se correspondan con las modalidades específicas de las empresas controladas. Informar regularmente al Directorio, acerca de la gestión de control y prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, en base a los reportes elaborados por las empresas que conforman el Grupo.
13 Cumplir en tiempo y forma con los requerimientos del Banco Provincia en materia de control y prevención de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, informando de ello al Gerente General y al Director Secretario del GBP. Realizar un monitoreo periódico sobre la gestión de control y prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo realizado por los responsables u oficiales de cumplimiento de las empresas que conforman el GBP. Participar como representante del GBP en los comités de Control y Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, en las empresas del Grupo y en el del Banco Provincia. Conservar por el término de tiempo establecido por el Manual de Control y Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo la documentación de respaldo de los análisis realizados para detectar operaciones sospechosas. Mantener actualizadas las normas, procedimientos internos de prevención y Manual de Prevención, en función de las normas que vayan dictando las autoridades competentes, en el Grupo y en cada una de las empresas que de él dependen. III. Dependencia: Dependerá del Directorio. COORDINACIÓN DE RELACIONES INSTITUCIONALES I. Misión: Centralizar y coordinar la política y las acciones del Grupo y sus empresas en todo cuanto refiera a la identidad corporativa, la imagen institucional, la marca y su posicionamiento en el mercado. Asegurar y potenciar el desarrollo de la imagen institucional del Grupo Banco Provincia y sus empresas en pos de la excelencia, los resultados y el compromiso social. II. Funciones: Desarrollar, coordinar y gestionar la imagen institucional y la marca del Grupo y las empresas, conforme a los objetivos estratégicos del holding. Diseñar y formular, planes, programas y proyectos para el Grupo y sus empresas y ejecutar políticas en materia de prensa, relaciones públicas, eventos, responsabilidad social empresaria, responsabilidad ambiental y cultural. Planificar, desarrollar y ejecutar la política comunicacional del Grupo y sus empresas, diseñando planes, programas y proyectos en materia de comunicación interna y/o externa del Grupo y sus empresas, coordinando cuando corresponda, con la Gerencia de Publicidad. Evaluar en coordinación con la Gerencia de Publicidad, la conveniencia y oportunidad de los auspicios, subsidios y premios requeridos. Aprobar, autorizar, supervisar y evaluar la organización de eventos, la utilización de la imagen corporativa, sus aplicaciones y los mensajes a comunicar, en todas las formas, medios y canales de comunicación internas y externas del Grupo y sus empresas, en caso de corresponder, en coordinación con la Gerencia de Publicidad.
14 Proponer, desarrollar y ejecutar una política de relación con los medios y con el periodismo en general, en coordinación con la Gerencia de Publicidad cuando corresponda. Diseñar, formular, aprobar y supervisar las aplicaciones de la marca y la imagen institucional a utilizar por el Grupo y sus empresas en todas sus formas. Potenciar el desarrollo y difundir interna y externamente, la imagen del Grupo Banco Provincia y sus empresas, de acuerdo con las políticas establecidas por el Directorio. Coordinar con la Gerencia Comercial y de Publicidad las pautas para la difusión de la política del Grupo Banco Provincia y sus compañías en materia de comercialización de productos, inversiones y servicios. Coordinar con el Banco Provincia las políticas sobre imagen institucional conjunta en el marco de una activa participación con las distintas áreas del Banco con competencia en la materia. Coordinar las relaciones del Grupo Banco Provincia y sus empresas con la Fundación del Banco y con el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires, constituyéndose en nexo y principal enlace en materia de comunicación. Asistir al Directorio, a los funcionarios del Grupo Banco Provincia y sus empresas en la participación y las presentaciones a realizar en congresos, misiones, y eventos de todo tipo llevados a cabo en el país o en el exterior. Concertar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones de índole cultural, acciones de responsabilidad ambiental y social empresaria y/o afines a los objetivos del Grupo y/o sus empresas que el Grupo Banco Provincia desarrolle, coordinándolas, en caso de corresponder, con el Banco Provincia, con la Fundación Banco Provincia de Buenos Aires y con los distintos organismos de la administración pública nacional, provincial y municipal. Coordinar, supervisar y adecuar los contenidos de la página web del Grupo y de sus empresas de acuerdo a la imagen institucional, la marca y los objetivos comunicacionales estratégicos. Proponer al Directorio la realización de convenios de asistencia técnica y cooperación recíproca con entidades públicas y/o privadas, internacionales, nacionales, provinciales y municipales. Proponer al Directorio la realización de mediciones cuantitativas y cualitativas en relación a los diferentes tópicos que resultan de su incumbencia. Llevar a cabo las actividades relativas a la efectiva gestión de información, comunicación y difusión del accionar del Grupo Banco Provincia y sus empresas, interna y externamente, a través de los medios de comunicación coordinando, cuando corresponda, con la Gerencia de Publicidad. Intervenir en las relaciones del Grupo Banco Provincia y sus empresas con organismos, entidades públicas y privadas en el país o en el exterior y la comunidad en general. Organizar las tareas originadas por agasajos, festejos, aniversarios, inauguraciones, y todo tipo de celebración y actos que realice o en los que tenga participación con carácter institucional, el Grupo Banco Provincia y sus empresas. Coordinar con las empresas del Grupo la inclusión en el proyecto de presupuesto anual, de las partidas necesarias para el cumplimiento de las funciones a cargo de la Gerencia, vinculadas a cada una de ellas.
15 UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO I. Misión: Administrar las actas de las sesiones de Directorio del Grupo y sus empresas controladas así como atender los asuntos administrativos operativos vinculados a dichas sesiones. II. Funciones: Actualizar los libros de Actas de Directorio del Grupo Banco Provincia S.A. y sus empresas controladas. Administrar el Archivo General del Directorio en lo referente a convenios, contratos, títulos de accionistas y notas del Directorio. Administrar, en coordinación con Recursos Humanos, los legajos de los empleados del Banco Provincia de Buenos Aires que prestan servicios en el Grupo Banco Provincia S.A. III. Dependencia: Dependerá de Vicepresidente PUBLICIDAD I. Misión: Gestionar las acciones de publicidad del Grupo Banco Provincia tendientes a desarrollar o mantener la imagen institucional de acuerdo con las políticas establecidas en la materia. II. Funciones: Entender en la ejecución de la política publicitaria del Grupo Banco Provincia y sus empresas. Proponer a las empresas del Grupo el anteproyecto de presupuesto Anual en materia de publicidad y elevarlo a consideración de su instancia de supervisión. Aprobar la programación de la pauta publicitaria establecida por la política institucional para la difusión de la imagen institucional. Someter a consideración de Directorio las propuestas de contratación de medios de comunicación social a efectos de la promoción institucional. Articular con el Banco las políticas en materia de publicidad institucional. Aprobar, conforme sus facultades, las solicitudes de publicidad. Elevar a su instancia de supervisión, en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales, el Calendario Anual de participación en exposiciones y otros eventos en el ámbito de la Provincia de Buenos Aires en conjunto con el Banco. Monitorear la correcta emisión de la publicidad contratada.
16 Desarrollar acciones que optimicen la colaboración de productos en sinergia con los planes de la Gerencia Comercial del Grupo Banco Provincia, que permitan incrementar los resultados del Banco. Gestionar la publicidad de la Institución tendiente a potenciar la imagen institucional en la comunidad y la colocación de los productos y servicios que brinda el Grupo Banco Provincia. Elaborar el plan anual de trabajo de su ámbito de competencia. Proponer a su instancia de supervisión en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales, la pauta publicitaria conforme la política institucional y la estrategia comunicacional aprobada. Proporcionar las especificaciones técnicas para la contratación de trabajos propios de su ámbito de competencia con proveedores. Evaluar, seleccionar y opinar sobre la contratación de medios de comunicación social a efectos de la promoción institucional. Proveer o proponer la contratación de mensajes publicitarios, definidos de acuerdo a los lineamientos de su imagen institucional, en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales. Instruir la derivación a los proveedores establecidos de los trabajos encomendados. Informar sobre la imagen institucional del Banco conforme los relevamientos Fotográficos efectuados. Analizar y proponer el tratamiento de las solicitudes de publicidad que se reciban de la Gerencia Comercial del Grupo. Confeccionar y mantener actualizado el Calendario Anual de participación en exposiciones y eventos, en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales. Controlar la emisión de la publicidad contratada emitiendo informes al respecto como así corresponda. Mantener informada a su instancia de supervisión sobre el grado de avance de las tareas de su competencia. Elaborar los bocetos o piezas de mensajes publicitarios considerando los lineamientos de la imagen institucional, en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales. Confeccionar el detalle técnico para la realización de compulsa y posterior contratación del proveedor y efectuar el posterior control para la conformidad técnica del trabajo efectuado. Trabajar coordinadamente con la productora contratada en la redacción y corrección de avisos radiales y cortos televisivos. Efectuar la auditoría de carteleras de las empresas contratadas mediante relevamiento fotográfico informando el grado de situación a su instancia de supervisión Mantener actualizado el archivo de imágenes. Proponer los temas vinculados a la gestión institucional que resulten de interés de la comunidad bonaerense y público general. Elaborar y someter a consideración de su instancia de supervisión en coordinación con la Gerencia de Relaciones Institucionales, los diseños comunicacionales a ser difundidos.
17 Analizar y proponer los medios para la difusión de los contenidos y gestionar su efectiva implementación. CONTROL DE GESTIÓN I. Misión: Proveer el presupuesto económico-financiero para la confección del Plan Anual Estratégico del grupo, en función de los lineamientos establecidos por el Directorio, efectuando su posterior control de ejecución. II. Funciones: Coordinar con las empresas controladas por el grupo, las estrategias de gestión y la entrega de información para la elaboración del presupuesto anual consolidado del Grupo Banco Provincia S.A., y toda otra información necesaria. Colaborar en la definición de las pautas generales de presupuestación para las empresas controladas del grupo. Realizar el análisis de los presupuestos anuales de las empresas controladas por el grupo, emitiendo las recomendaciones que estime pertinente. Elaborar el presupuesto anual consolidado del Grupo Banco Provincia S.A. Confeccionar el informe mensual de gestión de las empresas controladas y vinculadas al grupo. Efectuar trimestralmente la conciliación de los resultados de gestión de las empresas integrantes del Banco Provincia S.A con los resultados efectivamente auditados, analizando las diferencias materiales detectadas y detallando los desvíos más significativos. Realizar las valuaciones de empresas controladas y/o vinculadas del grupo y las de los nuevos negocios y/o proyectos de inversión. III. Dependencia: Dependerá de Gerencia General. GERENCIA COMERCIAL I. Misión: Formular la Estrategia Comercial, el Plan de Comercialización y las acciones de Marketing del Grupo y sus empresas con el objeto de maximizar la venta de productos y servicios con los clientes actuales y los potenciales, e incrementar la sinergia de negocios con el Banco de la Provincia de Buenos Aires, contribuyendo de este modo a maximizar los resultados consolidados de ambas entidades. II. Funciones:
18 Coordinar e integrar la elaboración de los Planes Comerciales de las empresas del Grupo, y elevarlo para consideración de sus autoridades. Gestionar la ejecución del Plan de Comercialización consolidado de las empresas GBP. Concentrar la acción comercial conjunta de las empresas del Grupo, con el BPBA. Elaborar y consolidar el Presupuesto Anual de Ventas de las empresas del Grupo y elevarlo para consideración de sus autoridades. Ejecutar y supervisar, en coordinación con Relaciones Institucionales, acciones comerciales dirigidas a la captación de nuevos clientes tanto en forma individual como integrada con el Banco. Diseñar, y ejecutar, en coordinación con Relaciones Institucionales acciones de fidelización de la cartera de clientes. Elaborar y brindar soporte al plan de capacitación comercial de productos, servicios y técnicas de venta. Establecer y supervisar las pautas de contactos con el mercado objetivo, con el fin de unificar la comunicación verbal hacia el cliente desde el Grupo, en coordinación con Relaciones Institucionales. Diseñar campañas de acuerdo a pautas y necesidades de las distintas áreas o empresas que conforman el holding, en coordinación con Relaciones Institucionales y Publicidad. Supervisar la atención y calidad de servicio (normas de certificación) en la atención telefónica de las compañías, la medición de encuestas post evento y de satisfacción del cliente. Supervisar el lanzamiento de las diversas campañas de contacto, venta directa, y post venta. Asegurar la existencia y/o establecer acuerdos de servicios con Áreas Internas y Prestadores Externos fijando estándares de calidad. Elaborar reportes de información sobre resultados obtenidos en las campañas con indicadores de calidad y de propuestas de mejora. Atender, clasificar y dar respuesta a los reclamos y quejas transmitidos a través de la página Web del Grupo, mail, fax, etc. Investigar el comportamiento y las tendencias de evolución de los mercados a través de métodos objetivos. Analizar la base de clientes del Grupo y sus posibles segmentaciones según parámetros a definir. Realizar un relevamiento de las acciones de la competencia en términos de difusión de productos y servicios. Definir los criterios corporativos de Calidad de Servicio y medir los niveles de satisfacción actual de los clientes de las empresas del Grupo. Desarrollar los ajustes al portafolio de productos de las empresas del Grupo, para adecuarlo a las expectativas del mercado objetivo en cada una de las empresas que integran el GBP. Desarrollar una Base de Datos global (Unificada) de las empresas del Grupo y promover su uso entre las empresas del Grupo y el BPBA. Elaborar Informes de producción, ranking de sucursales por centros y vendedores, generación de comisiones por empresa y producto, etc., e indicadores de gestión.
19 Desarrollar y actualizar los manuales de productos, guías e instructivos de todas las empresas del Grupo, en la materia inherente a sus responsabilidades. Coordinar con Relaciones Institucionales y Publicidad, las pautas para la difusión de la política del Grupo y sus empresas, en materia de comercialización de productos, inversiones y servicios. Desarrollar acciones de marketing, promoción y comunicación comercial, en coordinación con Relaciones Institucionales y Publicidad. III. Dependencia: Dependerá de Gerencia General ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD I. Misión: Desarrollar y gestionar los sistemas contables de registro y costos de las operaciones del Grupo Banco Provincia S.A., su patrimonio y evolución. Gestionar la provisión de bienes y servicios necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la empresa, en condiciones oportunas y convenientes, adecuadas a las normas legales y reglamentarias que deban aplicarse en cada caso. II. Funciones: Garantizar la correcta registración contable de las operaciones del Grupo Banco Provincia S.A. Confeccionar los Estados Contables individuales y consolidados del Grupo Banco Provincia S.A. con la periodicidad que establecen las normas vigentes. Adaptar los Estados Contables del Grupo Banco Provincia S.A. a normas del BCRA, acompañando las planillas que cumplan con el régimen informativo para esa Entidad. Realizar la elaboración y control del presupuesto así como la Ejecución de Caja. Organizar y supervisar las compras de manera de conseguir los precios más competitivos de forma transparente aplicando el Manual de Compras y Contrataciones. Realizar anualmente el Inventario de Bienes de Uso e Instalaciones. Coordinar con el Banco de la Provincia de Buenos Aires y con los Auditores Externos el cronograma de trabajo para cada una de las empresas del Grupo y la fecha de presentación y aprobación de los Estados Contables Realizar las presentaciones que corresponda ante la IGJ y órganos de fiscalización impositiva como responsable del área impuestos y del cumplimiento de toda la normativa fiscal. Efectuar la conciliación permanente de las cuentas, tales como bancos, Caja de Valores y otros contra los saldos contables, y mantener actualizados los inventarios de las restantes cuentas que componen el balance del Grupo. Prever el correcto resguardo de la documentación contable, en las que participe el Grupo Banco Provincia S.A. por los términos que marca la ley Coordinar y supervisar la gestión de Tesorería asegurando la correcta custodia de los valores de la Empresa.
20 Autorizar, conforme a sus facultades, los pagos a proveedores o movimientos de fondos que deban efectuarse. Proveer al Banco Provincia toda la información que le sea solicitada respecto de compras o movimiento de fondos en cuentas radicadas en esa entidad. Proveer la información contable que le sea requerida por el Banco Provincia Mantener actualizado el Plan de Cuentas. Analizar y difundir a los sectores interesados, la vigencia y aplicación de impuestos y otros gravámenes en los que la Empresa actúe como agente de percepción y/o retención Asesorar al Grupo y a las distintas empresas que de él dependen en temas vinculados con la reglamentación impositiva. Realizar el seguimiento de la situación impositiva del Grupo Banco Provincia S.A. y sus Empresas a efectos de efectuar un análisis consolidado en esta materia. Determinar las necesidades de fondos líquidos para afrontar los gastos diarios de la empresa. Custodiar y administrar los valores confiados a su guarda y custodia. Efectuar y controlar el ingreso y egreso de toda la documentación puesta bajo su custodia. Confeccionar y efectivizar las órdenes de pago y emitir los cheques correspondientes por aquellos pagos no administrados en forma automática. Controlar los movimientos de fondos realizados en las cuentas de bancos y corresponsales, en lo que concierne a operaciones financieras que el Sector procesa. Canalizar los pedidos de bienes y servicios del Grupo Banco Provincia S.A.. Controlar las facturas de proveedores y gestionar la autorización para su pago Mantener actualizado el registro de proveedores Mantener actualizadas las pólizas de seguros de garantía de Directores según indica la IGJ. Así como los demás seguros necesarios para el correcto funcionamiento del Grupo. III. Dependencia: Dependerá de Gerencia General FINANZAS CORPORATIVAS I. Misión: Diseñar e implementar la estrategia financiera del GBP y sus empresas, definiendo los lineamientos de las estructuras de inversiones y de financiamiento. II. Funciones: Participar del Comité de Finanzas Corporativas que lidera el área de Finanzas del Banco Provincia y coordinar las estrategias que allí se definen en las empresas del Grupo. Analizar y proponer alternativas de inversión para el GBP y las empresas y autorizar la ejecución de operaciones a través de las plataformas comerciales designadas de acuerdo a los lineamientos estratégicos definidos por el Directorio y las pautas corporativas entregadas por el BPBA.

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