Source: https://www.bmbwf.gv.at/Themen/schule/schulrecht/rs/1997-2017/2016_17.html
Timestamp: 2020-05-25 13:50:38+00:00

Document:
Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2016/17; Datenschutz
Rundschreiben Nr. 17a
Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick
Hinweise betreffend Neue Oberstufe:
Hinweis betreffend die Erhebung über Schulpflichtverletzungen:
Hinweis betreffend Ergänzung der Österreichischen Gebärdensprache:
Aktueller Hinweis betr. Datenqualität und -vollständigkeit:
Die Richtlinie im Detail:
2. Meldevarianten:
2.1 Elektronische Datenübermittlung:
2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:
3 Stichtage und Meldetermine:
3.1 Erhebungsstichtage:
3.2 Meldetermine:
4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:
5. Ausführungen zum Datenschutz:
6. Information der Schulen:
Rundschreiben Nr. 17b/2016
Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:
3. Stichtage und Meldetermine:
BMB-13.002/0001-IT/1/2016
Abteilung IT/1
T +43 1 53120-2811
F +43 1 53120-812811
josef.steiner@bmb.gv.at
Verteiler: N (lt. ELAK/I.Deal-Verzeichnis)
Inhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2016/17, Vorgangsweise
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.)
Angesprochene Personen: Schulaufsicht für die llgemein bildenden und berufsbildenden Pflichtschulen und mittleren und höheren Schulen
Das Bundesministerium für Bildung (BMB) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen SchülerInnendatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:
Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h.
bis 23. Oktober 2016), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2016.
Zentrale Ansprechstelle für Fragen zur Durchführung der Datenmeldungen (Hotline):
Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria), E-Mail: schulen@statistik.gv.at
Telefon-Hotline-Nummer: 01 / 711 28-84 44 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr)
Im Internet stellt Statistik Austria unter http://www.statistik.at => Fragebögen => Bildungseinrichtungen => Schulstatistik => Öffentliche Schulen (OES) bzw. Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) eine Sammlung von technisch/organisatorischen Informationen und Unterlagen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung zur Verfügung. Der Direktlink auf die Seite für öffentliche Schulen lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Die Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation wird registrierten BenutzerInnen über das Portal Austria http://www.portal.at angeboten.
Auch die Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen steht den registrierten BenutzerInnen unter dieser Adresse zur Verfügung.
Darin ist weiterhin ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert.
Mit der gegebenen Infrastruktur müsste nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung möglich sein. Nur in wenigen Sonderfällen wird daher eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein.
Für diese Sonderfälle:
Ausschließliche Verwendung von aktuellen Original-Erhebungsformularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit ggf. über die BilDok-Hotline).
Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria. Adressierung daher an:
Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
Einbringung der elektronischen Datenmeldungen
über Portal Austria (http://www.portal.at).
Nur in Sonderfällen auf Diskette oder CD-ROM auf dem Postweg ebenfalls direkt an obige Adresse der Bundesanstalt Statistik Österreich.
Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria übernommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungsbestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.
Diese Übermittlungsbestätigung ist - im Gegensatz zu allfälligen programmspezifischen Datenexportübersichten - der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
Einsendungen per E-Mail können nur in Ausnahmefällen nach Absprache mit Statistik Austria akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders bzw. der Absenderin zumeist nicht gesichert ist.
Neben der Datensicherheit (Schutz vor Verlust bzw. Zerstörung oder Verfälschung der Daten und deren Unzugänglichkeit für Unbefugte) kommt angesichts der mannigfaltigen personenbezogenen Daten (das sind im vorliegenden Kontext vor allem Angaben über SchülerInnen und LehrerInnen, deren Identität bestimmt bzw. bestimmbar ist, wie z.B. Name, Sozialversicherungsnummer) im Schulbereich insbesondere dem Grundrecht auf Datenschutz (Geheimhaltung personenbezogener Daten) ganz besondere Bedeutung zu. Dabei ist auch auf den Umstand Bedacht zu nehmen, dass es in der Schulverwaltung auch zur Verwendung speziell geschützter personenbezogener Daten kommen kann (sogenannte sensible Daten, das sind u.a. Daten über den Gesundheitszustand und die religiöse Überzeugung von SchülerInnen).
Auf die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere Datenschutzgesetz 2000 – DSG 2000, BGBl. Nr. 165/1999 idgF i.V.m. den spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem BilDokG) ist daher in der gesamten Schulverwaltung und -administration besonders zu achten. Verboten ist es daher etwa insbesondere, Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln. Auch sind bestimmte personenbezogene Daten, insbesondere (aber nicht ausschließlich) die Sozialversicherungsnummer, zwei Jahre nach Abgang der Schülerin/des Schülers am Schulstandort zu löschen (§ 8 Abs 5 BilDokG).
Gemäß § 132 Schulorganisationsgesetz können seit dem Schuljahr 2013/14 an zumindest dreijährigen mittleren und höheren Schulen Schulversuche zur „Neuen Oberstufe“ im Sinne des BGBl. I Nr. 9/2012 geführt werden, mit dem aktuellen Schuljahr wird die Neue Oberstufe in das Regelschulwesen übergeführt.
Da in der „Neuen Oberstufe“ geänderte Regelungen betr. Aufstiegsberechtigungen, Zeugnisdruck, etc. zur Anwendung kommen und somit auch geänderte BilDok-Plausibilitätsprüfungen Anwendung finden müssen, wurden für diese Schulversuche bzw. die nunmehr beginnenden Regelschulformen auch eigene Schulformkennzahlen vergeben.
Die Datenmeldung zur Bildungsdokumentation erfolgt für die Schulformen der Neuen Oberstufe weiterhin jährlich (weil es sich dabei nicht um „organisatorisch in Semester gegliederte Bildungsgänge“ handelt – die Frage des Aufsteigens und Wiederholens stellt sich weiterhin nur am Ende des Unterrichtsjahres und nicht auch im Halbjahr), das Attribut „semester“ ist demnach weiterhin mit „g“ zu signieren, die Klassenbezeichnung folgt weiterhin den bisherigen Bezeichnungen für Klassen/Jahrgänge und das Attribut „organisation“ ist bei diesen Schulformen in allen Schulstufen mit „o“ zu belegen.
Durch eine Änderung des Schulpflichtgesetzes 1985 und des Bildungsdokumentationsgesetzes (siehe BGBl. I Nr. 77/2013 vom 23.5.2013) wurde mit 1. September 2013 ein fünfstufiges Verfahren zur Vermeidung von Schulpflichtverletzungen eingeführt, dessen Wirksamkeit auch anhand von über die Bildungsdokumentation zu erhebenden (Zusatz-)Informationen überprüft werden soll.
Zu diesem Zweck soll jeweils rückblickend über das vergangene Schuljahr die Zahl der eingeleiteten Maßnahmen gem. § 24a Schulpflichtgesetz 1985, die höchste erreichte Stufe und bei den betroffenen SchülerInnen die Zahl der unentschuldigten Fehlstunden im abgelaufenen Schuljahr erhoben werden.
Die technischen Details der Datenmeldung wurden durch eine entsprechende Novelle zur Bildungsdokumentationsverordnung (kundgemacht mit BGBl. II Nr. 232/2014 vom 19.9.2014) festgelegt.
Die für die Erhebung der Informationen über Schulpflichtverletzungen erforderlichen programmtechnischen Anpassungen in den Erhebungsroutinen der Statistik Austria sind bereits im Vorjahr erfolgt und auch die verschiedenen Schülerverwaltungsprogramme müssten zwischenzeitlich entsprechend angepasst sein, sodass im Rahmen des aktuellen Erhebungsdurchgangs die in Gesetz und Verordnung genannten Informationen über Schulpflichtverletzungen im Schuljahr 2015/16 von allen Schulen mit schulpflichtigen SchülerInnen verpflichtend zu melden sind.
Im Katalog der „im Alltag gebrauchten Sprachen“ wurde mit diesem Erhebungsjahr die Österreichische Gebärdensprache ergänzt (Sprachencode: GS). Den betreffenden SchülerInnen ist daher ab der diesjährigen Erhebung dieser Sprachencode zuzuordnen.
Da es bisher relativ häufig zu unvollständigen Angaben zum Fremdsprachenunterricht gekommen ist, wird im Zuge der Online-Datenprüfung als Unterstützung der Schule bei der Überprüfung der Vollständigkeit der Fremdsprachen-Meldungen auch eine Übersicht über den für die einzelnen Klassen gemeldeten Fremdsprachenunterricht angezeigt. Allenfalls fehlende Fremdsprachen-Meldungen sind vor Datenübermittlung bei den betroffenen SchülerInnen zu ergänzen.
Weiters wäre speziell im Pflichtschulbereich besonders auf vollständige Angaben zur schulischen Nachmittagsbetreuung zu achten, sowie auf korrekte Angaben zum Schülerstatus (ordentlich/außerordentlich), da diese Angaben z.B. auch für die Plausibilitätsprüfung im LandeslehrerInnen-Controlling herangezogen werden.
Neben der Verpflichtung zur Meldung der eigenen SchülerInnen besteht gem. § 3 Abs 4 BilDokG und der dortigen Anlage 2 für die LeiterInnen all jener Schulen, an denen Externistenprüfungen stattgefunden haben, auch die Verpflichtung zur Meldung der Ergebnisse dieser Prüfungen. (So stellt etwa die Meldung einer bestandenen Externisten-Reifeprüfung, wie z.B. der Berufsreifeprüfung, eine wichtige Information für die Führung des Bildungsstandregisters dar.)
Die SchülerInnendatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist gemäß § 6 Abs 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen öffentlichen und privaten Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.
Alle Schulen haben ihre SchülerInnendaten direkt an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria) zu melden.
Die Übermittlung der SchülerInnendaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung sind die SchülerInnendaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).
Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.
Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte BenutzerInnen auf http://www.portal.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Statistik Austria übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler verhindern zum Teil einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank und sollten daher bereits im Vorfeld korrigiert werden.
Von mehreren Programmautoren wurde die Online-Prüfmöglichkeit bereits direkt in ihre Programme eingebunden.
Weiters besteht im Rahmen der Online-Datenprüfung auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.
Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen SchülerInnendatenmeldung gegeben sein.
Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmb.gv.at oder ekz@bmb.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Abfrage des eigenen BilDok-Meldestands zur Verfügung.
Diese Übermittlungsbestätigung ist - im Gegensatz zu allf. programmspezifischen Datenexportübersichten - der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (CD oder Diskette) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.
Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird ebenfalls bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.
Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.
Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) entweder auf der von Statistik Austria bereitgestellten Informationsseite unter der Internetadresse http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/ (siehe auch Pkt. 4) herunter geladen oder auch bei der BilDok-Hotline angefordert werden kann.
Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind die zentral aufgelegten Formulare "Schülerblatt zur Schulstatistik" zu verwenden, die bei Bedarf nur via Hotline angefordert werden können. Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können nicht akzeptiert werden.
Es ist darauf zu achten, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang angepassten Formulare verwendet werden (erkennbar auch an den nunmehr grün eingerahmten bzw. hinterlegten Merkmalsfeldern).
Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.
Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.
Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat ebenfalls direkt an Statistik Austria zu erfolgen.
Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten SchülerInnen wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die SchülerInnen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.
Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung, die Dateneinbringungstermine (Meldetermine) sind im § 7 dieser Verordnung festgelegt.
Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit
bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
- der 1. Oktober 2016 und
- für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2015/16
bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
- der zweite Montag nach Beginn und
- für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres
Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.
Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle SchülerInnen, Studierenden bzw. PrüfungskandidatInnen, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schule erforderlich sind.
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2015/16 bzw. Sommersemester 2016, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2016/17 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:
von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 23. Oktober 2016
von anderen Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende
von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2016 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2016 und zusätzlich
die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2016/17, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2017 dann bis Ende März 2017.
Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.
Den Schulen und Schulbehörden steht bei inhaltlichen und erhebungstechnischen Fragen eine zentrale Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 71128 - 8444 erreichbar ist.
Mit programmtechnischen Fragen sind grundsätzlich die Supportstellen der benutzten Schülerverwaltungsprogramme zu befassen.
Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte UserInnen-Kennungen oder Passwortverlust) ist der ServiceDesk im BRZ (E-Mail: help-desk@brz.gv.at bzw. Tel. 01/71123-884422, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.
Im Internet stellt Statistik Austria für die öffentlichen Schulen unter http://www.statistik.at => Fragebögen => Bildungseinrichtungen => Schulstatistik => Öffentliche Schulen (OES) eine Informationsseite zur Verfügung. Der Direktlink auf diese Seite lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Für Privatschulen steht eine spezielle Internetseite der Statistik Austria unter http://www.statistik.at => Fragebögen => Bildungseinrichtungen => Schulstatistik => Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) zur Verfügung.
Das Grundrecht auf Datenschutz (Verfassungsbestimmung § 1 DSG 2000) bewirkt einen Anspruch auf Geheimhaltung personenbezogener Daten, sofern ein schutzwürdiges Geheimhaltungsinteresse (an bestimmten personenbezogenen Daten) besteht (siehe bereits oben unter "Eckpunkte"). Darunter sind vor allem der Schutz der/des Betroffenen vor Ermittlung ihrer/seiner Daten und der Schutz vor der Weitergabe der über sie/ihn ermittelten Daten zu verstehen. Dieses Grundrecht gilt jedoch nicht absolut, sondern darf durch bestimmte, zulässige Eingriffe beschränkt werden. Wird ein Eingriff zugunsten der „Interessen anderer“ durch ein hoheitlich handelndes staatliches Organ, vorgenommen, bedarf es hierzu einer besonderen gesetzlichen Grundlage (im vorliegenden Fall das BilDokG). Daher ist es auch zur Einhaltung des Grundrechts auf Datenschutz erforderlich, dass das BilDokG, die Bildungsdokumentationsverordnung und die hier vorliegenden Richtlinien genaue Beachtung finden.
Das BilDokG sieht insbesondere ein Recht des Betroffenen auf Auskunft (§ 8 Abs 4 BilDokG), eine Löschungsverpflichtung vieler Daten, insbesondere der Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung (§ 8 Abs 5 BilDokG), und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG in Verbindung mit § 6 Abs 1 Z 3 DSG 2000) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (§ 9 Bildungsdokumentationsverordnung in Verbindung mit § 8 Abs 2 BilDokG). Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.
Die Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien) werden ersucht, die Schulen des jeweiligen Aufsichtsbereiches entsprechend zu informieren und im Rahmen der dortigen Möglichkeiten bei der Umsetzung des Bildungsdokumentationsgesetzes zu unterstützen.
Für die Bundesministerin:Dipl.-Ing. Michael Lückl
Verteiler: N (lt. Adressliste)Sachgebiet: VerwaltungsorganisationInhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2016/17, VorgangsweiseGeltung: Schuljahr 2016/17Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.)Angesprochene Personen: LeiterInnen der Zentrallehranstalten und Praxisschulen
An dieZentrallehranstalten im Bereich der mittleren und höheren Schulen und die Praxisschulen
Neben der Datensicherheit (Schutz vor Verlust bzw.. Zerstörung oder Verfälschung der Daten und deren Unzugänglichkeit für Unbefugte) kommt angesichts der mannigfaltigen personenbezogenen Daten (das sind im vorliegenden Kontext vor allem Angaben über SchülerInnen und LehrerInnen, deren Identität bestimmt bzw. bestimmbar ist, wie z.B. Name, Sozialversicherungsnummer) im Schulbereich insbesondere dem Grundrecht auf Datenschutz (Geheimhaltung personenbezogener Daten) ganz besondere Bedeutung zu. Dabei ist auch auf den Umstand Bedacht zu nehmen, dass es in der Schulverwaltung auch zur Verwendung speziell geschützter personenbezogener Daten kommen kann (sogenannte sensible Daten, das sind u.a. Daten über den Gesundheitszustand und die religiöse Überzeugung von SchülerInnen).
Neben der Verpflichtung zur Meldung der eigenen SchülerInnen besteht gem. § 3 Abs. 4 BilDokG und der dortigen Anlage 2 für die LeiterInnen all jener Schulen, an denen Externistenprüfungen stattgefunden haben, auch die Verpflichtung zur Meldung der Ergebnisse dieser Prüfungen. (So stellt etwa die Meldung einer bestandenen Externisten-Reifeprüfung, wie z.B. der Berufsreifeprüfung, eine wichtige Information für die Führung des Bildungsstandregisters dar.)
Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmbf.gv.at oder ekz@bmbf.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Abfrage des eigenen BilDok-Meldestands zur Verfügung.
die Schulerfolgs- bzw.. Abschlussdaten über das Wintersemester 2016/17, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2016 dann bis Ende März 2017.
Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw.. -rücksendungen zu rechnen ist.
Dipl.-Ing. Michael Lückl

References: § 7
 § 132
 § 24
 § 3
 § 6
 § 7
 § 6
 § 7
 § 1
 § 6
 § 8
 § 3