Source: http://www.przetargipubliczne.pl/prawo-i-orzecznictwo/artykul,8863,forma-elektroniczna-dokumentow.html
Timestamp: 2020-05-29 07:33:57+00:00

Document:
Przetargi Publiczne / Prawo i orzecznictwo / Forma elektroniczna dokumentów
Strona główna Prawo i orzecznictwo Forma elektroniczna dokumentów
Data publikacji: 01-04-2020 Autor: Agnieszka Wiśniewska-Celmer
Wprzypadku postępowań o wartości przekraczającej równowartość kwot, o których mowa w prze­pisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: obecnie obowiązujące pzp) komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Kwestia ta budzi wciąż dużo wątpliwości w praktyce, w szczególności co do oceny prawidłowości działań wykonawców podejmowanych przy sporządzaniu i składaniu ofert w postępowaniu prowadzonym elektronicznie – czy to w zakresie sposobu podpisu dokumentów, czy poświadczania za zgodność kopii z oryginałem, czy też umocowania pełnomocnika do złożenia oferty. W niniejszym artykule zostaną przedstawione najciekawsze i najnowsze przykłady z orzecznictwa odnoszącego się do zagadnienia dokumentów sporządzanych w formie elektronicznej i składanych do zamawiającego za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Artykuł 10a ust. 1 obecnie obowiązującego pzp stanowi, że: „W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE (…) odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”.
Natomiast zgodnie z treścią art. 10a ust. 5 tej ustawy: „Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
W tym miejscu należy dodać, że uchwalona w dniu 11 września 2019 r. nowa ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej: nowe pzp) utrzymuje obowiązek komunikacji elektronicznej i obowiązek elektronicznego sporządzania dokumentów oraz podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zob. art. 63 nowego pzp).
W konsekwencji komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 61 ust. 1 nowego pzp oraz art. 10a ust. 1 obecnie obowiązującego pzp)1.
Zarówno z przepisów ustawy obecnie obowiązującej, jak i z przepisów nowej ustawy wynika, że przestrzeganie określonej formy złożenia dokumentów zastrzeżone jest pod rygorem nieważności. Artykuł 10a ust. 5 obecnie obowiązującego pzp zastrzega wprost rygor nieważności dla sporządzenia ofert, wniosków oraz oświadczeń w formie innej niż wskazana w tym przepisie, tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Analogiczne rozwiązanie znalazło się w nowym pzp.
Oryginał a kopia elektronicznego dokumentu
Kwestia okazuje się dość problematyczna, jeśli chodzi o sposób sporządzania i składania zamawiającemu oferty, oświadczenia JEDZ oraz dokumentów składanych na wezwanie zamawiającego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 obecnie obowiązującego pzp. Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że w stosunku do pewnych dokumentów wprost z ustawy wynika, że dla ważności wymagane jest sporządzenie ich w oryginale w formie elektronicznej. Nie jest tym samym dopuszczalne sporządzenie danego dokumentu w oryginale w wersji papierowej, a następnie sporządzenie z niego skanu i poświadczenie za zgodność z oryginałem np. przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W wyroku KIO z 26 listopada 2019 r. (KIO 2270/19) przedmiotem oceny był stan faktyczny dotyczący składania przez wykonawcę w postępowaniu oświadczeń JEDZ przez podmioty trzecie, na których zasoby powoływał się zamawiający w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenia te nie zostały sporządzone w formie elektronicznej, lecz pierwotnie wytworzono je w postaci papierowej, a następnie przekształcono w postać elektroniczną (zeskanowano te oświadczenia) i potwierdzono za zgodność z oryginałem (przez notariusza) oraz opatrzono kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem skan, o którym mowa wyżej, potwierdzony notarialnie za zgodność stanowił poświadczoną za zgodność kopię oświadczenia. Następnie oświadczenia te zostały przekazane zamawiającemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Kwestią sporną między stronami stała się możliwość uznania tak sporządzonych i przedłożonych dokumentów za prawidłowe w świetle brzmienia art. 10a ust. 1 obecnie obowiązującego pzp.
Krajowa Izba Odwoławcza, powołując się na treść art. 10a ust. 1 obecnie obowiązującego pzp oraz art. 781 ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc), wskazała, że JEDZ podmiotu trzeciego powinien być sporządzony w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a niedochowanie tych wymogów powoduje nieważność tego dokumentu.
Odmienną kwestią jest natomiast sposób nadania dokumentowi postaci elektronicznej.
Wyrok KIO z 26 listopada 2019 r. (KIO 2270/19)
„Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 570 ze zm.) dokumentem elektronicznym jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Pojęcie dokumentu elektronicznego definiuje także Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 2014 Nr 257 str. 73, „eIDAS”), gdzie w art. 3 pkt 35 wskazano, że dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Dodatkowo jak wynika z art. 773 KC dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.
radca prawny; zamówieniami publicznymi zajmuje się od 2006 r.; prowadzi kancelarię specjalizującą się w obsłudze zamówień publicznych, a także stronę poświęconą zagadnieniom z zakresu zamówień i funduszy unijnych: praktycznezamowieniapubliczne.pl

References: art. 11
 art. 59
 art. 80
 art. 10
 art. 25
 art. 63
 art. 10
 art. 26
 art. 10
 art. 10
 art. 781
 art. 3
 art. 3
 art. 773