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06 Riesgos en Auditoria
EJEMPLO DE AUDITORÍA-2
Inicio y Planeaciã_n de Auditorã-A
El Proceso de La Auditoria Administrativa
Planificación Tecnica y Administrativa de Auditoria
1. La AuditorIa Administrativa y Su Proceso de Ejecucion
Nia 3000 Planificacion
Pasos Para Auditoria 3 Autores
Manual de Auditoria Gubernamental Ccr El Salvador
Auditoria Interna.docx
NIA 300 p def
actividad de auditoria 2 JHONY SIERRA.doc
Manual de Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales
Granada - Noviembre 2008
1. Introduccin..............................................................................................................................3 1.1. Objeto y alcance del manual.....................................................................................................4 1.2. Concepto de auditora de sistemas de prevencin de riesgos laborales.................................4 1.3. Introduccin.............................................................................................................................7 1.4. Diseo y utilizacin del modelo de auditora de PRL............................................................7 2. Proceso de Auditora de prevencin de riesgos laborales................................................10 2.1. Introduccin.........................................................................................................................11 2.2. Fase inicial y (preparacin de auditora).................................................................................11 2.3. Ejecucin de la auditora.......................................................................................................18 2.4. Informe de auditora...............................................................................................................20 2.5. Reunin final con el auditado...................................................................................................27 3. Auditoras reglamentarias de prevencin de riesgos laborales..........................................28 3.1. Concepto y objetivos de la auditora de PRL........................................................................29 3.2. Marco normativo de referencia.............................................................................................31 3.3. La auditora reglamentaria....................................................................................................32 4. Auditoras segn Ohsas 18001:2007......................................................................................42 4.1. Introduccn...........................................................................................................................43 4.2. Requisitos...............................................................................................................................45 5. Conclusiones............................................................................................................................56 5.1. Conclusiones generales..........................................................................................................57 6. Anexos y documentacin.....................................................................................................59 7. Glosario......................................................................................................................................66 8. Bibliografa.............................................................................................................................70
El presente Manual tiene por objeto facilitar una herramienta til para la preparacin, desarrollo y ejecucin de las auditoras de prevencin de riesgos laborales. Con el fin de seguir una pauta concreta, se ha optado por utilizar las dos metodologas ms usuales en el mundo empresarial: a) La desarrollada en los esquemas de certificacin a travs de la Norma OHSAS 18001:2007. b) La descrita en las auditoras reglamentarias (Real Decreto 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin y el Real Decreto 604/2006 por el que se modifica dicho Real Decreto 39/1997).
1.2 Concepto de auditora de sistemas de prevencin de riesgos laborales
La Directiva 89/391/CEE, relativa a la aplicacin de las medidas para promover la mejora de la seguridad y de la salud de los trabajadores en el trabajo, contiene el marco jurdico general en el que opera la poltica de prevencin comunitaria. La Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL), publicada en el BOE del 10 de noviembre de 1995, transpuso al Derecho espaol la citada Directiva. Esta Ley tiene por objeto la determinacin del cuerpo bsico de garantas y responsabilidades precisas para establecer un adecuado nivel de proteccin de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo, y ello en el marco de una poltica coherente, coordinada y eficaz de prevencin de los riesgos laborales. La aplicacin de la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales y el Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevencin modificado por el Real Decreto 604/2006, impone a las empresas la obligacin de revisar, mediante auditores externos, la adecuacin de su sistema de Prevencin de Riesgos Laborales una vez pasado un ao desde la primera planificacin preventiva y cuando la totalidad de sus actividades preventivas no hayan sido concertadas con un Servicio de Prevencin Ajeno. El artculo 30 del Real Decreto 39/1997 define la Auditora como un instrumento de gestin que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevencin de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopcin de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora. Por otro lado, cabe aadir que la Norma OHSAS 18001:2007, define la auditora como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen con los criterios de auditora). En este tipo de auditora tambin plantea como principios bsicos el cumplimiento de los requisitos legales vigentes (que en nuestro caso son la LPRL y su legislacin de desarrollo posterior) a la vez que incluye la mejora continua de los procesos y resultados de la empresa. De ambos conceptos, podemos extraer sus caractersticas ms determinantes: No es una inspeccin. La auditora analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y dbiles. El anlisis de un sistema nunca puede ser realizado en forma puntual, no se busca el acierto o el fallo en un determinado momento, sino que se buscan los posibles aciertos y fallos en el funcionamiento de un sistema a lo largo de un perodo de tiempo ms o menos largo. En la inspeccin, se realiza el anlisis de un proceso, equipo o sistema valorando como est funcionando en ese momento, no antes ni
despus. La inspeccin es ms limitada que la auditora, pero ms fcil de realizar, ya que un hecho puntual es menos interpretable que el funcionamiento de un sistema.
Es sistemtica. Los resultados de la auditora, no se basan en el azar, son debidos a un anlisis minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un grado de fiabilidad muy elevado. En este sentido, hay que destacar que uno de los aspectos que ms definen la calidad y cualidad de un auditor, es la metodologa que utiliza en la realizacin de la auditora, siendo, por tanto, un claro elemento diferenciador entre auditores.
Es independiente. Sera muy difcil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte del sistema, se pueda evaluar a s mismo de forma objetiva, de ah la importancia del factor de independencia del auditor. La auditora no es un simple examen de cmo se llevan a cabo las actividades, sino que se analiza los resultados, evaluando y basando en stos la efectividad de las actuaciones preventivas realizadas como consecuencia de la evaluacin de riesgos. Dicho de otra forma, evala si las acciones preventivas tendentes al control de los riesgos detectados en la empresa, su sistema de implantacin y de gestin son eficaces o no, en funcin de los resultados obtenidos.
Es objetiva. El resultado de la auditora se basa en las denominadas evidencias objetivas, a travs de las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningn caso, en apreciaciones subjetivas, suposiciones, etc., siendo necesario, por tanto, realizar las verificaciones de los procesos que sean pertinentes para sostener la informacin o datos contenidos en los registros y documentos.
Es peridica. Cualquier sistema de gestin se implanta para una organizacin y unas necesidades empresariales de un determinado momento. Los cambios en los objetivos, en la organizacin, en los procesos, en los procedimientos, en las personas, etc., pueden generar nuevas necesidades que hacen que los sistemas implantados dejen de ser eficaces. De igual forma, los sistemas, an no existiendo cambios, pueden degradarse o perder su efectividad como consecuencia de la confianza que la empresa tiene en el buen funcionamiento del mismo. Las auditoras, al ser peridicas, deben impedir ese desajuste entre el sistema y la realidad.
No busca culpables. La auditora busca, a travs del anlisis del pasado, soluciones para el futuro. En ella se analizan los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que, si stos existieron fue porque el sistema se lo permiti. En cuanto a las funciones de la Auditora del sistema de PRL, se pueden destacar las siguientes: Comprobar peridicamente, cmo se ha realizado la evaluacin inicial de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. Comprobar, que el tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, as como en la normativa sobre riesgos especficos que sea de aplicacin, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin. Analizar la adecuacin de los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas. Analizar los recursos propios y concertados, su organizacin y coordinacin.
Objetivos de la Auditora de PRL
El primer objetivo de la Auditora de PRL, es el cumplimiento de la obligacin legal establecida en la Ley de PRL, as como la obtencin de evidencias sobre el funcionamiento del sistema de prevencin. Sin embargo, las auditoras, adems de ser una obligacin legal cuyo incumplimiento constituye una infraccin grave, son una importante ayuda para la implantacin, desarrollo, rentabilidad y optimizacin de los Planes de Prevencin de las empresas, ya que constituyen un instrumento de medicin, que permite descubrir la realidad en cuanto a las condiciones de trabajo existentes en las empresas, y expresarla en puntos fuertes y puntos dbiles que servirn de orientacin y gua al programa de seguridad y salud laboral de las mismas, para mejorarlo en su efectividad concreta. Una vez revelados, estos puntos fuertes y dbiles constituirn la base del Plan de Accin adaptado a las necesidades reales de la empresa, permitiendo actuar sobre la capacidad de la misma en lo relacionado con las condiciones de trabajo, la calidad y la productividad. En definitiva, la auditora es una eficaz herramienta de gestin ya que verifica: Si las actividades y los resultados relativos a la prevencin se cumplen, es decir, si se alcanzan los objetivos. Si las normas relativas de la prevencin, (disposiciones) se cumplen y si son adecuadas para conseguir los objetivos.
Tipos de Auditoras de PRL
Como ya se ha indicado, las auditoras generan informacin sobre la validez o no del funcionamiento de los sistemas de prevencin en la empresa. Dependiendo del criterio y finalidad de esa informacin podemos distinguir diversos tipos de auditora. Dentro de la gran variedad de criterios, destacamos, los que consideramos de mayor inters prctico:
En funcin de quien audita: Auditora Interna: miembros de la empresa o tcnicos externos contratados. Auditora Externa: a solicitud de un cliente, legal (auditores acreditados) o de terceras partes (entidades independientes de la empresa auditada y de la que solicita la auditora). En funcin de su alcance: Auditora parcial: solo algunas partes de la organizacin o algunos procesos Auditora global: todo el sistema de gestin o la totalidad de la organizacin En funcin de cuando se audita: Auditora programada: responde a la planificacin y se conoce de antemano. Auditora imprevista: se origina por problemas imprevistos en la prevencin.
1.3 Introduccin
La idoneidad de la actividad preventiva que adopte el empresario puede queda garantizada a travs de un doble mecanismo: 1- Por un lado la certificacin del SGPRL en base a OHSAS 18001:2007, a travs de una entidad de Certifiacin. 2- A travs del proceso de auditora que en el Real Decreto 39/1997 se regula como una evaluacin externa del sistema de prevencin, cuando esta actividad es asumida por el empresario con sus propios medios. Las auditoras de prevencin de riesgos laborales pueden realizarse por alguno o varios de los siguientes motivos: Como herramienta de mejora y con carcter habitual, para verificar en la empresa si las tareas en materia de prevencin de riesgos laborales se hacen como se dice que deben hacerse. Con objeto de efectuar un seguimiento de las acciones correctoras emprendidas en materia de prevencin de riesgos laborales. Como consecuencia de la modificacin del sistema de prevencin de riesgos laborales por un cambio en las actividades, productos o servicios de la organizacin. En cumplimiento de los requisitos de la norma de gestin en la que se basa el sistema de g e s t i n d e p re v e n c i n d e r i e s g o s l a b o r a l e s i m p l a n t a d o e n l a e m p re s a . Para la certificacin y revisin peridica del sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales. Para comprobar el grado de adecuacin del sistema de prevencin de riesgos laborales de una empresa que vayamos a adquirir o con la cual deseamos trabajar. Por imperativo legal, en el caso de las auditoras reglamentarias, de conformidad con la LPRL: - Para aquellas empresas que no hubieran concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada (Art. 30.6 LPRL Art. 29.1 RSP) y no estuvieran excluidas por su tamao o complejidad (Art. 29.3 RSP). - Siempre que lo requiera la Autoridad Laboral (Art. 30.4 RSP).
Diseo y utilizacin del modelo de auditora de PRL
El presente Manual teniendo en cuenta la realidad empresarial y la innovacin en materia de gestin de prevencin de riesgos laborales ha desarrollado un modelo de auditora que ordena los requisitos reglamentarios a auditar de conformidad
Estructura de los requisitos reglamentarios del modelo de auditora.
1. Identificacin de la empresa, de su actividad preventiva, el nmero y caractersticas de
los centros de trabajo y el nmero de trabajadores y sus caractersticas con relevancia en la PRL.
2. La estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades
que asume cada uno de sus niveles jerrquicos y los respectivos cauces de comunicacin entre ellos (consulta y participacin de los trabajadores, informacin y comunicacin interna y externa, documentacin e informacin, etc.).
3. La organizacin de la produccin en cuanto a la identificacin de los distintos procesos
tcnicos y las prcticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relacin con la PRL.
4. La organizacin de la prevencin en la empresa indicando la modalidad preventiva elegida
y los rganos de representacin existentes.
5. La poltica, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa,
as como los recursos humanos, tcnicos, materiales y econmicos de los que va a disponer al efecto.
6. Evaluacin de riesgos que no hayan podido evitarse, para proporcionar al empresario
la informacin necesaria acerca de las medidas preventivas que haya que adoptar.
7. Planificacin de la actividad preventiva, conforme a un orden de prioridades en funcin
de la magnitud de los riesgos y del nmero de trabajadores expuestos, siguiendo los principios de la accin preventiva.
8. Medidas de emergencia. 9. Riesgo grave e inminente. 10. Trabajadores especialmente sensibles a determinados riesgos, proteccin de la
maternidad y trabajos de menores.
11. Formacin e informacin de los trabajadores. 12. Actividades de control.
Este modelo es especfico para cada empresa en funcin de su actividad y de sus riesgos concretos. En este sentido resulta evidente que cuanto ms compleja sea la actividad empresarial y mayor la tipologa y magnitud de los riesgos implicados, los requisitos del sistema de referencia sern superiores. Adems de estos requisitos, se pueden incorporar al Sistema de Prevencin de Referencia segn los casos otros requisitos que pueden introducir otras disposiciones legales aplicables a la empresa en materia de PRL y que de forma no exhaustiva son (artculo 1 LPRL): Normativa adicional: lugares de trabajo, sealizacin, equipos de trabajo, instalaciones y equipos de seguridad industrial, etc. Normativa sobre actividades particulares: obras de construccin, buques de pesca, actividades mineras, etc. Normativa sobre riesgos especficos: ruido, agentes biolgicos, agentes cancergenos, agentes qumicos, etc. Convenios colectivos, etc.
El auditor evaluar el sistema de prevencin de la empresa frente al criterio de auditora, realizando dos actividades bsicas: 1. Revisin de la documentacin del sistema de prevencin. El auditor evala los documentos del sistema en los cuales la empresa DICE LO QUE HACE, verificando si se garantizan los requisitos reglamentarios aplicables. 2. Verificacin de la implantacin y eficacia de las actividades preventivas. En esta segunda actividad, el auditor verifica que la empresa HACE LO QUE DICE. Ambas actividades pueden coincidir en fecha o dividirse en subfases, de acuerdo con el procedimiento seguido en cada caso por el auditor.
Proceso de Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales
Tal y como se ha especificado anteriormente, la Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales consiste en una herramienta de gestin cuyo objetivo es la realizacin de una evaluacin del Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales implantado en una empresa. Tiene por objeto valorar de manera sistemtica, documentada y peridica la forma, grado y cumplimiento de un Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales a travs de la verificacin de aspectos de dicho sistema as como del cumplimiento de sus requerimientos. El propsito a alcanzar a travs de la realizacin de una auditora es reducir la accidentabilidad. La Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales debe aplicarse e integrarse en el sistema preventivo de la empresa como una herramienta ms al servicio del sistema de gestin global de la empresa. El anlisis sistemtico en el que se fundamenta la Auditora de Prevencin de Riesgos Laborales debe comprobar, al menos, que: Se realiza la evaluacin inicial y peridica de los riesgos as como de los resultados obtenidos. El tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, as como a la normativa sobre riesgos especficos. Los recursos, tanto humanos como materiales necesarios realizar las actividades preventivas son los adecuados. El sistema de gestin de la prevencin est adecuadamente integrado en el en el sistema general de gestin de la empresa. El proceso de auditora est constituido por distintas fases, cada una de las cuales es fundamental para la consecucin de la siguiente. Cada una de estas etapas comprende una serie de actuaciones sobre las que se extraern las conclusiones necesarias para la elaboracin del informe final de auditora. De forma general, el proceso puede resumirse en tres fases:
1. Fase inicial (Preparacin de la auditora). 2. Fase de ejecucin 3. Fase de elaboracin y presentacin de un informe de auditora
2.2 Fase inicial (Preparacin de la auditora) 2.2.1 El Equipo auditor
La auditora puede ser realizada por un solo auditor o por varios, dependiendo del tamao y/o actividad de la organizacin. Cuando slo hay un auditor, ste asumir toda la responsabilidad. Si hay ms de uno, uno de ellos ser el responsable de su ejecucin (comnmente a ste se le conoce con el nombre de Auditor Jefe y deber llevar a cabo la direccin de la auditora). El Auditor Jefe tiene la responsabilidad de organizar el equipo auditor con los auditores ms competentes en la especialidad que se audite y asignar las tareas y las responsabilidades a cada uno de ellos.
La organizacin del equipo auditor es fundamental para lograr su coordinacin y as realizar la auditora de forma adecuada. Para ello ser necesario: Determinar el nmero de auditores que se necesitan en funcin del alcance y finalidad de la auditora, debiendo ajustarse adems al tamao y caractersticas de la organizacin. Seleccionar al Auditor Jefe. Establecer las responsabilidades y funciones del Auditor Jefe. Determinar reas y requisitos a auditar por cada uno de los auditores en funcin de su experiencia y conocimientos. Establecer los plazos para llevar a cabo la auditora Puede ocurrir que, debido al alcance de la auditora o por motivos de especializacin, un auditor slo necesite una parte del tiempo estimado de la auditora, en tal caso debern hacerse los ajustes necesarios para que esa persona pueda presentar sus resultados en la reunin final junto con el resto de auditores. Sobre los requisitos que deben cumplir los auditores, no existen criterios cerrados, pero s se pueden definir de forma general la cualificacin que deben tener: A) Atributos personales El auditor ideal tiene un nmero de cualidades clave: Diplomacia. Habilidad para escuchar y buenas tcnicas de comunicacin. Actitud crtica. Flexibilidad para adaptarse a la cultura de la empresa. As las cualidades humanas que tenga el auditor debern ser aqullas que le ayuden a su trabajo y permita un resultado ptimo. B) Conocimientos y habilidades El equipo auditor debe comprender el proceso desde diferentes puntos de vista: Terico, prctico, de la empresa, de los trabajadores, de eficiencia y del ambiente, y debe tener conocimiento acerca del proceso productivo y el sector de la entidad. La curiosidad tcnica del equipo auditor es indispensable sobre todo para detectar y medir prdidas por el inadecuado manejo y control de parmetros operativos. El auditor debe tener conocimiento de legislacin, regulaciones, cdigos y estndares organizacionales relevantes. La autoridad, reconocimiento y apoyo dentro de la organizacin, le debe permitir: Acceso a personal y asesores capaces de traducir el cumplimiento de obligaciones legales u otros a procedimientos organizacionales diarios. Acceso a todos los niveles de la organizacin, como sea necesario. Acceso a los responsables de la toma de decisiones.
C) Requisitos adicionales del Auditor Jefe Los lderes del equipo auditor deben tener conocimientos y habilidades adicionales con el fin de conducir la Auditoria de manera eficiente y eficaz. El auditor lder debe ser capaz de: Planificar la Auditoria y hacer un uso eficaz de los recursos durante su desarrollo; Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y la empresa auditada; Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor; Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin; Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la Auditoria; Prevenir y resolver conflictos; y Preparar y completar el Informe de la Auditoria. Gran parte del xito o fracaso de la auditora depende de la eleccin del equipo auditor, pues no slo depender del conocimiento tcnico del mismo sino adems de la compatibilidad de caracteres y capacidad de comunicacin con los responsables de la organizacin auditada. D) Formacin y experiencia La formacin que debe tener el equipo auditor depender del mtodo de auditora a utilizar, por lo que no puede utilizarse un estndar predefinido. No obstante, de forma general se puede afirmar que el auditor deber: - Ser tcnico de nivel superior en cualquiera de las cuatro especialidades o disciplinas preventivas. - Disponer de formacin o experiencia probada en gestin de la prevencin. - Disponer de formacin o experiencia probada en auditoras de prevencin y en tcnicas de auditora. - Haber participado al menos como observador auditora (formacin prctica). No hay predefinido un nmero de auditoras concreto pero algunos estndares consideran cuatro el mnimo de auditoras en formacin. De forma explcita y en el caso de Auditoras reglamentarias, los auditores o entidad auditora debern disponer de las siguientes caractersticas: CAPACIDADES Capacidad para realizar las actividades que constituyen los objetivos de la auditora. Determinacin de la idoneidad de las evaluaciones de los riesgos iniciales o peridicas realizadas, anlisis de los resultados y verificacin de los mismos. Comprobacin de los diferentes tipos de actividades preventivas que se deben realizar como consecuencia de la evaluacin de los riesgos para eliminar, controlar o reducir dichos
riesgos, as como de la planificacin de estas actividades preventivas. Determinacin de la adecuacin entre los procedimientos y medios materiales y humanos requeridos para realizar la actividad preventiva necesaria y los recursos propios o concertados de que disponga el empresario. MEDIOS HUMANOS MNIMOS Persona fsica: Experto de nivel superior en cualquiera de las cuatro especialidades, formacin o experiencia probada en gestin y realizacin de auditoras y en tcnicas auditoras. La Entidad especializada contar al menos con un experto que cumpla estas condiciones. LOCALES E INSTALACIONES Los locales, instalaciones, aparatos y equipos mnimos exigidos sern los suficientes y adecuados para desarrollar las actividades previstas en el apartado anterior. La entidad especializada deber disponer de los recursos materiales necesarios para realizar la verificacin de los resultados de la evaluacin de riesgos. Deber contar con expertos de nivel superior, propios o, en su caso, concertados. SUBCONTRATACIONES Cuando la complejidad de las verificaciones lo haga necesario (Mediciones, anlisis, pruebas, ensayos o reconocimientos de la salud), podr ser concertada con profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para su realizacin, no siendo obligatorio en este caso que las personas o entidades especializadas dispongan de personal o de recursos materiales para efectuar dicha verificacin. INDEPENDENCIA Las personas fsicas o jurdicas que realicen la auditora del sistema de prevencin de una empresa no podrn mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuacin como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades. No podrn realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinacin de actividades preventivas, ni actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevencin, ni mantener con estas ltimas vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepcin de las siguientes: a) El concierto de la persona o entidad auditora con uno o ms servicios de prevencin ajenos para la realizacin de actividades preventivas en su propia empresa. b) El contrato para realizar la auditora del sistema de prevencin de un empresario dedicado a la actividad de servicio de prevencin ajeno. AUTORIZACIN Las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditora del sistema de prevencin habrn de contar con la autorizacin de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales.
Debern mantener las condiciones en que se bas su autorizacin debern comunicar cualquier modificacin de la misma a la Autoridad Laboral que la concedi. REGISTRO En los rganos competentes de las Comunidades Autnomas que hayan recibido los correspondientes traspasos de servicios, o en su defecto, de la Administracin General del Estado, se crear un registro en el que sern inscritas las personas o entidades especializada a las que se haya concedido autorizacin para efectuar auditoras o evaluaciones de los sistemas de prevencin. PRESENTACIN DE SOLICITUD Solicitud ante la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales, es decir aquella que cuente con mayor nmero de trabajadores dedicados a actividades preventivas, excluidos los que se dediquen a actividades administrativas, donde se haga constar las previsiones de dotacin de personal para el desempeo de la actividad preventiva, con indicacin de su cualificacin profesional y dedicacin, as como de las instalaciones y medios instrumentales y de su respectiva ubicacin.
2.2.2. Revisin preliminar
El inicio del proceso de auditora tiene su origen en la solicitud que la empresa en cuestin hace a la organizacin auditora o bien, si se trata de auditora reglamentaria, podra iniciarse por un requerimiento previo de la Autoridad Laboral a la empresa. As pues el origen puede ser muy variado, desde el cumplimiento de un requisito legal o de una norma implantada en la organizacin o simplemente para conocimiento de la empresa de su propia situacin en esta materia. En esta fase, el Auditor y la entidad a auditar debern definir de forma conjunta el objeto y alcance de la auditora, siendo el primero la finalidad que se persigue con la realizacin de la auditora y el segundo el centro, reas, actividades y procesos a auditar, es decir, los lmites de auditora. La adecuada definicin de objeto y alcance de auditora es fundamental para una adecuada realizacin de la misma pues es la base desde la que arranca todo el proceso. Esta fase comienza con una Revisin preliminar de la documentacin. Se trata de una fase previa a la fase de ejecucin de la auditora de Prevencin de Riesgos Laborales consistente en la recopilacin de informacin de la empresa por parte del equipo auditor y cuya finalidad es conocer no slo si la documentacin que sostiene el sistema es suficiente para satisfacer los requisitos legales aplicables sino si es adecuada conforme al sistema implantado en la organizacin. Esta informacin permite conocer de forma sencilla y general las caractersticas de la organizacin a auditar. As una parte esencial del proceso de auditora es adquirir la mayor cantidad de informacin que sea posible de la entidad a auditar. La obtencin de dicha informacin puede realizarse a travs de un cuestionario inicial dirigido fundamentalmente al personal clave, con responsabilidad y autoridad en varios departamentos vinculados al Sistema de Gestin de la Prevencin. La solicitud de esta informacin a la empresa auditada deber realizarse entre 20 y 30 das antes de la fecha prevista para iniciar la visita previa o la auditora. Se propone de forma general, la documentacin mnima a contemplar en esta revisin preliminar:
Informacin general de la organizacin: Estructura de la entidad: organigrama y responsabilidades de los miembros de la organizacin. Relacin de puestos de trabajo agrupados por departamentos, secciones o puestos de trabajo. Actividad productiva: incluye procesos productivos, materias primas y materiales empleados en los mismos.
Sector al que pertenece: cdigo C.N.A.E Centros de trabajo y ubicacin de los mismos: incluye todos los centros pertenecientes a la organizacin, actividad de cada uno de ellos as como su ubicacin. Nmero de trabajadores Horario de trabajo: el equipo auditor, en el desempeo de sus funciones deber siempre respetar el horario de la organizacin.
Poltica preventiva Resultados de auditoras previas: ayudan a identificar los puntos fuertes y puntos dbiles de la empresa, lo que facilitar la realizacin de la auditora. Plan de Prevencin de Riesgos Laborales: Es la primera actuacin en materia preventiva por lo que es bsico para la elaboracin del Plan de Auditora. Evaluacin de riesgos Plan de emergencia y evacuacin del Manual de Autoproteccin Estadsticas de accidentes y enfermedades profesionales del personal de contratas que trabaja en instalaciones. Convenio colectivo vigente. Normas generales de seguridad aplicables en la empresa. Nombre, direccin y persona de contacto de la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades profesionales. Nmero medio de trabajadores de empresas subcontratistas con presencia en las instalaciones.
Con esta informacin el auditor podr valorar el estado de la organizacin y decidir si se encuentra en condiciones adecuadas para ser o no auditada. Si revisada la documentacin, se decide que es suficiente, se proceder a realizar una visita previa a la entidad con objeto de realizar un Plan de Auditora real y adaptado a la organizacin en cuestin.
2.2.3. Plan de auditora
Tras la revisin preliminar el equipo auditor confecciona un Plan de Auditora en el que se define la estrategia a seguir para la realizacin de la Auditora. El Plan se traza teniendo en cuenta la informacin recogida en la fase inicial de la auditora y, de ah la importancia de adquirir la mayor cantidad de informacin posible sobre la organizacin a auditar en esa primera etapa. Se comunicar este Plan a la empresa en cuestin para su aprobacin. En el Plan de Auditora, por lo general, se indicarn los siguientes puntos: Identificacin de la empresa a auditar: se indicar nombre, ubicacin as como todos los emplazamientos incluidos en el alcance de auditora. Objeto y alcance: el objeto representa la razn de ser de la auditora y el alcance los lmites y extensin de la misma. Es fundamental que queden bien definidos. Documentacin aplicable: manuales, normas y normativa legal. Identidad del equipo auditor: auditor o auditores que llevarn a cabo el proceso. Medios materiales necesarios: Los auditores solicitarn aquellos medios materiales necesarios que deber aportar la entidad a auditar. Fecha de realizacin y horario: Se cita la fecha y horario de realizacin de auditora. Si existen varios centros se deber especificar esta informacin para cada uno de ellos. Se determinar la hora de inicio, paradas para la comida, reuniones previstas. reas a auditar: incluye departamentos y personas dentro de la organizacin con responsabilidades relativas al Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales. Coste: Se establece el coste por jornada de auditora Frecuencia: intervalo temporal en el que vamos a realizar la auditora. Composicin del equipo auditor: Todos los componentes del equipo debern cumplir con los requisitos establecidos para el desempeo de sus funciones. Declaracin de confidencialidad por parte del equipo auditor: Implica el compromiso por parte del equipo auditor de no revelar informacin de la empresa a auditar. Cualquier revisin del Plan de auditora, antes o durante la ejecucin de sta, deber ser acordada entre las partes implicadas sealadas. Las modificaciones al Plan de auditora previsto no deben rechazarse sino contemplarse como una parte inherente del proceso.
2.2.4. Lista de Chequeo
Antes del inicio de la auditora, el Auditor jefe, en funcin del estndar en base al cual se haga la auditora (Ley de prevencin, normas) definir los criterios a seguir para el desarrollo de la misma. Los requisitos a evaluar en una auditora de prevencin debern quedar plasmados en una Lista de Chequeo con objeto de sistematizar la ejecucin de la misma. Esta lista de comprobacin facilita el trabajo al auditor impidiendo adems el olvido de algn requisito a auditar. Con ella se pretende establecer los distintos aspectos a tener en cuenta durante la auditora as como los criterios de
valoracin de los mismos. Esta lista de chequeo se debe desarrollar en forma de preguntas con su explicacin, los criterios de aceptacin o rechazo, as como los mtodos de bsqueda de las evidencias objetivas. Los aspectos recogidos se deben agrupar por temas o apartados en funcin del objeto que se quiera verificar. Es fundamental que no quede ninguna cuestin o aspecto de la gestin de la prevencin de la empresa sin incluir. La informacin recabada a travs de la lista de chequeo es comparable e igualmente vlida que la obtenida a travs de entrevistas. La ventaja de la utilizacin de las listas de chequeo es que sirven de gua para el auditor, pues en ella se recogen todos los requisitos a auditar haciendo un recorrido de todo el sistema. Permite registrar los hallazgos de la auditora adems de facilitar el trabajo al auditor pues se trata de un formulario realizado con anterioridad a la realizacin de la auditora donde se han contemplado todos y cada uno de los requisitos a revisar, lo que favorece una mayor rapidez del proceso en el momento de realizar la auditora adems de una garanta de objetividad. Para cada uno de ellos habr que determinar los criterios de interpretacin, verificar las evidencias y registrar su cumplimiento. Una vez realizada la revisin preliminar, elaborado el Plan de Auditora y la Lista de Chequeo termina la fase inicial y de preparacin de auditora.
2.3 Ejecucin de la auditora
En esta fase de ejecucin de Auditora, el equipo auditor realiza el trabajo sobre el terreno, recopilando informacin, datos, evidencias objetivas, etc., que permita emitir un juicio del estado de la organizacin. Esta fase se desarrollo desde la llegada del equipo auditor a la organizacin hasta la reunin final.
2.3.1 Reunin Inicial
Toda auditora comienza con una reunin inicial entre el equipo auditor y el auditado con el fin de de aclarar todos los aspectos necesarios, y en su caso, modificar o matizar el plan de auditora propuesto previamente. El responsable del equipo auditor y el responsable de la auditora, en la organizacin, han de romper el hielo para generar una situacin que permita realizar la auditora de forma agradable y sin tensiones innecesarias. Los objetivos a tener en cuenta por parte del responsable del equipo auditor en el desarrollo de la reunin inicial, y por lo tanto deben ser preparados con anterioridad para evitar improvisaciones, son los indicados a continuacin: Presentar a los componentes del equipo auditor y al personal de la organizacin auditada El responsable del equipo auditor se presentar a s mismo y a los miembros del equipo, independientemente de las presentaciones iniciales que se habrn ido realizando a la llegada de la entidad; indicar las reas o actividades a auditar por cada uno de los miembros del equipo auditor, segn se haya establecido en el Plan de Auditora. El responsable del equipo auditor deber invitar al personal de la entidad auditada o algunos de los asistentes a presentarse (se aconseja que asistan las siguientes personas de la organizacin: Direccin o representante de la direccin, responsables de prevencin, responsables de las distintas reas a auditar, delegados de prevencin, si los hubiese), procediendo el equipo auditor a tomar nota de sus nombres y cargos, para reflejarlo en el Informe Final de Auditora.
Explicar que es una auditoria y presentar metodologas y procedimientos de auditora a emplear Cuando la organizacin no se ha sometido nunca a una auditora en materia de prevencin, el responsable del equipo auditor debe proceder a explicar brevemente que es y en que consiste una auditora. Adems explicar que: Los miembros del equipo auditor buscarn la conformidad de lo realizado con los requisitos establecidos en la legislacin, norma o documento contra los que se realiza la auditora. Nunca ser objeto de una auditora buscar culpables. La bsqueda se realizar mediante entrevistas y revisin de la documentacin y los registros disponibles en la entidad. La auditora se realiza por muestreo; esto quiere decir que aunque se intente extraer una muestra del sistema de prevencin lo ms representativa posible, el proceso de auditora pueden quedar sin identificar no conformidades y en consecuencia no puede garantizarse la conformidad absoluta del sistema. Los hallazgos se clasificarn entre observaciones y no conformidades, que se comunicarn al auditado durante el momento de su deteccin, explicando en que consiste cada uno. Las observaciones y no conformidades se comunicarn de nuevo en la reunin final, para su aprobacin y entendimiento. Los resultados de la auditora se plasmarn en el Informe Final de Auditora que se presentar en la reunin final. Revisar los objetivos, alcance y plan de auditora Se revisarn los objetivos, el alcance y el plan de auditora, aunque se haya aclarado previamente entre el equipo auditor y el interlocutor de la organizacin, pero puede que alguno de los asistentes a la reunin no lo conozca. Si hubiera alguna discrepancia al respecto, se comentar y se solucionar, procediendo a modificar al alcance o el plan de auditora, si fuese necesario. Confirmar agenda Se confirmar el horario de las distintas actividades a realizar durante la auditora definido en el Plan. En el caso que no sea factible cumplir con este horario (por reuniones puestas a ltima hora, porque algunas actividades van a ser auditadas simultneamente a la misma persona de la organizacin, etc) se deber reorganizar el horario.
Establecer la persona o personas que van a acompaar a los miembros del equipo auditor Independientemente del nmero de personas que van a ser auditadas por el equipo auditor, se deber nombrar una o varias personas para que acompaen a los miembros del equipo auditor por la organizacin. Dicha persona deber conocer la organizacin, los procesos, al personal que va a ser auditado, de forma que facilite la labor del auditor. Confirmar la documentacin analizada previamente Para la preparacin de la auditora, la organizacin entreg al equipo auditor una serie de documentacin
que ha podido ser modificada durante la fase de preparacin y la realizacin de la auditora (debido a posibles hallazgos detectados por el equipo auditor durante la revisin de la documentacin). De haber sido modificada se solicitar una copia actualizada de la misma. Comunicar los requisitos en cuanto a seguridad y salud a tomar por el equipo auditor durante la estancia en las instalaciones de la organizacin
Confidencialidad de los datos e informacin que sean puestos en su conocimiento durante la auditora Dicho compromiso deber estar reflejado por escrito. Aclaraciones y preguntas Se recomienda que la duracin de esta reunin sea de 15 a 30 minutos, como mximo. Si bien la experiencia del responsable del equipo auditor le indicar la duracin que debe dar a cada reunin, ya que no todas la organizaciones son iguales. Tras esta reunin se recomienda realizar una visita general por todas las instalaciones, de forma conjunta entre el equipo auditor y los asistentes a esta reunin, para tomar contacto y familiarizarse con la entidad auditada.
2.3.2 Recogida de evidencias y registro de los resultados
Una vez realizada la reunin inicial y la visita general, cada miembro del equipo auditor comenzar a auditar los procesos asignados con los interlocutores correspondientes, segn el plan establecido. Comenzando la bsqueda de evidencias objetivas (revisin de la documentacin y registros, entrevistas) que permitan al equipo auditor establecer el grado de conformidad del sistema de gestin de la o rg a n i z a c i n , re g i s t r n d o l a s e n l a L i s t a d e C h e q u e o e l a b o r a d a p re v i a m e n t e . a) Hallazgos en el proceso de auditora Durante la auditora, el equipo auditor analiza las distintas actividades realizadas en materia de prevencin por parte de la organizacin, comparando si el sistema de gestin implantado cumple con los requisitos reglamentarios, normas o documentos segn los cuales se elabor. Cuando en un momento determinado, exista una diferencia entre los requisitos establecidos y la forma de llevarse a cabo por parte de la organizacin, se ha realizado un hallazgo. Un hallazgo se refiere a un hecho o condicin que debe ser demostrado como discrepancia con los estndares establecidos a travs de evidencias objetivas. Un hallazgo no implica la existencia de una desviacin, ya que una organizacin no tiene porqu cumplir todos los requisitos de una norma o reglamento, pueden existir aspectos que no requieren ser aplicados dado por su forma de trabajar, por sus procesos operativos, etc Los hallazgos se pueden dividir en: Conformidades: Son aquellas discrepancias con los requisitos establecidos en las normas y reglamentos consecuencia de la ausencia de aplicabilidad de alguno de ellos a la entidad. Observaciones: Son discrepancias con los requisitos pero no existe un incumplimiento total de los mismos, sino que debilita o puede debilitar la eficacia del mismo. Las observaciones
no corregidas suele convertirse en una no conformidad. No Conformidades: Incumplimientos de los requisitos establecidos en el sistema de gestin. b) Bsqueda de evidencias objetivas Durante la realizacin de la auditora, el auditor analiza los distintos aspectos del sistema, realizando los hallazgos oportunos para ir conformando un criterio sobre la adecuacin y la eficacia del sistema, que al fin y al cabo, es el principal objetivo de la auditora. Para ello necesita evidencias objetivas que son los elementos que permiten constatar todo aquello conforme como no conforme, que se refleja posteriormente en el Informe final. Para detectar las evidencias objetivas se utilizan una serie de tcnicas, que se describen a continuacin: Visita a las instalaciones y observacin El objetivo de realizar visitas a las instalaciones es verificar in situ la correcta y eficaz implantacin de los mtodos y procedimientos establecidos para el control de los riesgos detectados, as como el grado de avance y ejecucin de la planificacin preventiva. Para ello se examinarn las evidencias objetivos de los documentos y registros, y el cumplimiento de la normativa, como lo relativo a: - Adaptacin de los equipos de trabajo existentes para comprobar en los mismos, o posteriormente y mediante muestreo, la documentacin o certificaciones relativas a su adecuacin a la legislacin correspondiente. - Adecuacin de los productos qumicos presentes en el proceso productivo, a las correctas condiciones de envasado y etiquetado de los mismos, as como la existencia de sus correspondientes Fichas de Datos de Seguridad y su puesta a disposicin de los trabajadores (en espaol). - Informacin aportada a los trabajadores respecto a la documentacin del Sistema as como la Poltica de Prevencin, campaas de prevencin, objetivos, etc. - Grado de conocimiento de los trabajadores de la actividad preventiva llevada a cabo por la empresa y compresin de las normas e instrucciones de trabajo mediante entrevistas con los mismos. - Seguimiento y grado de implantacin de la planificacin preventiva en cualquier puesto. - Comprobacin de la resolucin de acciones correctivas propuestas por el sistema en sus inspecciones preventivas, investigaciones de accidentes, o cualquier otro documento relativo a todo tipo de medidas propuestas para mejorar las condiciones de trabajo. - Comprobacin de la implantacin y eficacia del Plan de Emergencias (respecto a medios materiales de proteccin, nivel de conocimiento de las normas de actuacin, equipo humano, etc.) - Implantacin del uso, conocimiento de su correcta utilizacin, mantenimiento y reposicin de Equipos de Proteccin Individual. - Sealizacin de seguridad en todas las instalaciones.
- Actividades y empresas subcontratadas presentes en el centro de trabajo de manera espordica o continua. - Existencia de contaminantes qumicos, fsicos y biolgicos en los puestos de trabajo y las medidas colectivas de proteccin adoptadas para la reduccin de la exposicin a trabajadores a los mismos. La observacin en muchas ocasiones no es vlida como evidencia objetiva, aunque permite al auditor percibir por donde tiene que encaminar la investigacin para conseguir la evidencia. Durante la auditora, el auditor debe estar atento de cmo son realizadas las operaciones, los comentarios del personal, etc., que le permita intuir la forma de trabajar de la organizacin. Revisin de los documentos y registros La revisin de la documentacin consiste en verificar si el sistema de gestin establecido est elaborado en base a los estndares que se han tomado de referencia (legislacin, normas, etc.). Durante esta verificacin se deber analizar, adems de la coherencia con los estndares, si cubren con las requisitos estndar, si se definen claramente cmo, cundo, dnde y quien realiza las actividades, si estn aprobados, distribuidos y claramente identificados, etc. Respecto a los registros se comprobarn que estn de acuerdo con los requisitos establecidos en la documentacin, si han sido correctamente utilizados, si la informacin es completa, si est identificado quin los realiz, etc. La seleccin de registros a verificar se va a realizar mediante la supervisin de una muestra representativa de los registros que han de demostrar la ejecucin de las actividades preventivas especificadas en el sistema. Entrevistas con el personal La entrevista con el personal de la organizacin se va a efectuar para comprender perfectamente la manera en que se gestiona cada requisito del sistema implantado. La persona entrevistada ser quin proporcione al auditor la documentacin y registros pertinentes que evidencia lo expuesto verbalmente. El auditor deber tratar de abstraerse de cualquier opinin vertida que no sea demostrable, as como de la presin de la que en algunos momentos puede ser objeto. Durante la entrevista el auditor deber: Presentarse y decirle el objetivo de la entrevista antes de empezar a preguntarle. El auditor muchas veces da por hecho que el auditado conoce el motivo de su entrevista, y en muchas ocasiones no es as y en la mitad de la entrevista tiene que explicrselo, rompindose la secuencia lgica de la realizacin de la entrevista. Hacer que el auditado se encuentre cmodo. El entrevistado ve al auditor como un examinador que evala su trabajo, muchas veces con presencia de un superior jerrquico, por lo que sentir que su puesto de trabajo corre peligro. El auditor debe presentarse adecuadamente, demostrarle confianza, mostrar una actitud correcta, etc., obteniendo de esta forma un mejor resultado. Realizar preguntas directas, que permitan obtener la informacin buscada, y repetirlas tantas veces como hagan falta para poder conocer cada detalle que sea interesante para la auditora. Registrar en la Lista de Chequeo las notas que considere necesarias pero demostrando que est atento a lo que dice el auditado. No debe demostrarse desinters ante la respuesta del entrevistado. En aquellos casos que la respuesta se salga del contexto o no tenga nada que ver con lo preguntado, el auditor deber interrumpir educadamente al entrevistado y
replanteando la pregunta. Una vez termina la entrevista despedirse del entrevistado agradeciendo su colaboracin y ayuda. Durante la entrevista pueden generarse situaciones incomodas que el auditor debe evitar en todo momento, para lo cual: - Nunca entrar en discusiones interpretativas con el entrevistado - No transmitir sensacin de enojo ante las respuestas evasivas - No resolver discrepancias entrando en un juego de yo gano y t pierdes - Comunicar al entrevistado los fundamentos de su opinin - No radiar sensacin de alegra ante los hallazgos
2.3.3 Reuniones de los auditores
A lo largo de la auditora el equipo auditor se reunir para estar continuamente en coordinacin para contrastar lo visto. Normalmente todos los elementos del sistema estn interconectados y ser necesario que haya un fluido de informacin adecuada para que nada quede sin verificar. Estas reuniones se realizarn tantas veces como sea necesario. El objetivo es tratar de que la auditora sea lo ms homognea posible y que no dependa del auditor concreto que toque.
2.3.4 Reunin final del equipo auditor
Una vez finalizada la auditora, el equipo auditor proceder a reunirse de nuevo para exponer en comn lo observado y analizar las conclusiones de la auditora, que debern ser consensuadas. Aunque el principal responsable de la auditora sea el responsable del equipo de auditora, los resultados de una auditora son los extrados por un equipo. Durante esta reunin el responsable del equipo de auditora debe repasar todos los aspectos auditados de forma ordenada, indicando cada auditor en la parte que el corresponda los hallazgos encontrados y las conclusiones que ha extrado. El resto del equipo aportar aquella informacin que pueda modificar o ratificar las conclusiones expuestas, evitando de esta forma sesgos producidos por la informacin parcial que pede disponer un auditor. Analizados todos los hallazgos encontrados, el responsable del equipo auditor proceder a redactar el Informe de Auditora.
2.4 Informe de auditora
El informe constituye el producto final de la auditora y recoge los resultados de la misma en formato predefinido y debidamente identificado, fechado y firmado por el auditor jefe. El artculo 31 del RSP (Real Decreto 604/2006) trata sobre el contenido del informe de auditora:
Artculo 31. Informe de auditora 1. Los resultados de la auditora debern quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deber mantener a disposicin de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores. 2. El informe de auditora deber reflejar los siguientes aspectos: a) Identificacin de la persona o entidad auditora y del equipo auditor. b) Identificacin de la empresa auditada. c) Objeto y alcance de la auditora. d) Fecha de emisin del informe de auditora. e) Documentacin que ha servido de base a la auditora, incluida la informacin recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporar al informe. f) Descripcin sintetizada de la metodologa empleada para realizar la auditora y, en su caso, identificacin de las normas tcnicas utilizadas. g) Descripcin de los distintos elementos auditados y resultado de la auditora en relacin con cada uno de ellos. h) Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevencin y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevencin de riesgos laborales. i) Firma del responsable de la persona o entidad auditora. 3. El contenido del informe de auditora deber reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibido toda alteracin o falseamiento del mismo. 4. La empresa adoptar las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditora hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevencin de riesgos laborales.
El tipo de informe y su redaccin, claridad y entendimiento va a depender de la capacidad de redaccin del responsable del equipo auditor y no de la calidad del auditor. El informe se prepara en base a lo establecido en el Plan de Auditora y bajo la direccin del auditor jefe, que es el responsable final de su precisin y concrecin. En este sentido, el lenguaje del documento ser siempre: - Conciso - Sencillo - Claro - Directo Ya que una vez entregado es la nica constancia de su trabajo. Es el documento que la organizacin, las autoridades laborales, las entidades de certificacin, etc. disponen para comprender como se est desarrollando la actividad preventiva en la organizacin, no debiendo requerir al auditor la posterior aclaracin o explicacin de lo expuesto en el mismo. Aun teniendo en cuenta la libertar para redactar el informe, el auditor deber tener en cuenta una serie de criterios bsicos (estructura y contenido) a la hora de su elaboracin:
2.4.1 Contenido del informe
El informe debe contener los trabajos realizados y los resultados obtenidos, y por lo tanto, estar relacionado directamente con el objeto y alcance de la auditora. No se pretende transcribir las entrevistas, informes, hechos, etc., sino transmitir a su lector el grado de cumplimiento del sistema, indicando de forma clara los hallazgos detectados. El informe debe contener los siguientes aspectos, como mnimo: a) Identificacin de la empresa auditada y/o centros auditados, indicando los siguientes datos: - Empresa auditada - CIF - Domicilio: - Actividad - Plantilla - Centros de trabajo - Representante auditado y/o personal auditado (nombre y cargo). b) Identificacin del equipo auditor y en calidad de lo que actan: auditor jefe, auditor o experto tcnico, indicando nombres y apellidos de cada uno. c) Objeto de la auditora. Se indicar el objeto de la auditora de acuerdo con el incluido en el Plan de Auditora. Por ejemplo: El presente informe de auditora tiene por objeto reflejar los trabajos realizados, las evidencias encontradas y las conclusiones obtenidas durante la realizacin de Auditora del Sistema de Prevencin de NOMBRE DE LA EMPRESA, durante los das YY a YY de YYYYYY del ao YYYY. d) Alcance de la auditora. Se indicar de manera inequvoca el alcance de la auditora, sobre todo en los casos en donde slo se ha auditado una parte de la empresa, incluyendo los estndares bajo los cuales se han auditado, centros de trabajo auditados y actividades auditadas. Por ejemplo: El alcance de este informe es la Auditoria del Sistema de Prevencin realizada en la entidad NOMBRE DE LA EMPRESA, en las instalaciones ubicadas en DIRECCIN, LOCALIDAD Y PROVINCIA, as como en los siguientes centros de trabajo NOMBRE CENTROS, DIRECCIN, LOCALIDAD Y PROVINCIA, de acuerdo con lo establecido en el Captulo V del Reglamento de los Servicios de Prevencin, auditando todas las actividades relacionadas con la prevencin. e) Fecha de realizacin y emisin del informe de auditora. f) Documentacin que ha servido de base a la auditora, incluida la informacin recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporar al informe. Se indicar la documentacin que se ha utilizado como referencia para realizar la auditora, indicando tanto la edicin, fecha o referencia que lo define claramente. Por ejemplo: Reglamentacin y normativa: Incluir toda la legislacin, normas, etc. aplicables o una copia del listado de legislacin aplicable si la tienen.
Documentacin del Sistema de Prevencin: Manual de Prevencin (Rev.01, XX/XX/XX), Procedimiento de Evaluacin de Riesgos (Rev.01, XX/XX/XX), Informes de Auditoras del ao XXXX, etc.
g) Descripcin sintetizada de la metodologa empleada para realizar la auditora y, en su caso, identificacin de las normas tcnicas utilizadas. Dejar bien claro que tipo de auditora es (inicial, de verificacin, de seguimiento) y si es o no reglamentario. Por ejemplo: Auditora Inicial, reglamentaria del Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales realizada en funcin de lo establecido en el art. 30 del RD 39/97 (modificado por el RD 604/2006). h) Descripcin de los distintos elementos auditados y resultado de la auditora en relacin con cada uno de ellos. Este apartado es el contenido bsico del informe, en el que se reflejan todos los trabajos realizados y un breve comentario sobre cada uno los puntos auditados. Dicho comentario debe permitir al lector obtener un conocimiento de los aspectos ms relevantes de la gestin en Prevencin de la organizacin, centrndose en aquello que est ms relacionado con aspectos legales, esenciales y caractersticos del Sistema de Prevencin. Se debern tener en cuenta los siguientes criterios a la hora del anlisis y redaccin de los resultados obtenidos por cada una de las actividades auditadas: No incorporar opiniones subjetivas del auditor No referenciar nombres del personal ni informacin confidencial No utilizar expresiones que indiquen duda o falta de confianza por parte del auditor, tales como: pude ser, parece ser, segn nos ha comentado, etc. Ser lo ms concretos y escuetos posibles para dar una mejor comprensin de los hallazgos encontrados Se recogern las no conformidades detectadas durante la auditora, enumerndolas, indicando la referencia del apartado del sistema o requisito incumplido, su calificacin (si procede) y el texto. En algunas ocasiones estas no conformidades son extradas del informe y reflejadas en los formatos de Informe de No Conformidad establecidos en la organizacin, para diferenciarlas de las observaciones y con el fin de analizar las causas la no conformidad, adoptar las correcciones y/o acciones correctivas necesarias y realizar un seguimiento de su implantacin y eficacia. El informe no debe contener recomendaciones de cmo resolver las no conformidades. El auditor se limita nicamente a detectarlas y analizarlas, siendo la propia empresa auditada quien adoptar las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditora hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre PRL (RSP art. 31.4). i) Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevencin y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevencin de riesgos laborales. En este apartado se debe resaltar los aspectos positivos y los aspectos de mejora. Valorar los puntos consignados en el art. 30 del RSP, esto es: Adecuacin de la evaluacin de riesgos. Adecuacin del tipo y planificacin de las actividades preventivas. Adecuacin entre los medios requeridos para realizar las actividades preventivas y los recursos disponibles.
Informacin sobre la valoracin de la integracin de la PRL en el sistema general de gestin y la eficacia del sistema de prevencin de la empresa. j) Compromiso de confidencialidad. k) Firma del responsable de la persona o entidad auditora. l) Distribucin del informe y conservacin del mismo.
2.5 Reunin final con el auditado
El objeto de la reunin final, de clausura o de salida es exponer los hallazgos de la auditora ante las partes interesadas y asegurarnos de que los resultados de la auditora son comprendidos y aceptado. El informe debe estar redactado antes de la reunin final. La reunin final se realiza bajo la direccin del responsable del equipo auditor, para informar los resultados de la auditora a la Direccin y/o asistentes para determinar las acciones de seguimiento. Los auditores deben recordar el resultado global de la auditora y no limitarse a informar sobre las no conformidades. Todas las observaciones positivas deben ser asimismo informadas. En la reunin final se considerar: Agradecer a los auditados por su colaboracin. Nueva presentacin del equipo auditor si procede. Un breve resumen del alcance de la auditora. Clarificacin de las razones y los objetivos de la auditora as como el mtodo que fue utilizado. En este momento se debe establecer que la auditora fue basada en un muestreo y en consecuencia no se han descubierto todas las no conformidades. Explicar nuevamente la confidencialidad. Una solicitud de que todas las preguntas y discusiones sean dejadas para el final de las presentaciones. Una invitacin a los auditados para discutir cualquier punto especfico. Acordar las fechas para el cierre de las acciones correctivas. Una explicacin, donde sea aplicable, de las acciones de seguimiento. Entrega de todos los informes individuales de no conformidad as como el informe final y firma.
Auditoras Reglamentarias de Prevencin de Riesgos Laborales
En el presente captulo se desarrollan las principales caractersticas y exigencias que la propia normativa espaola plantea en cuanto a las necesidades de realizacin de Auditoras Reglamentarias. Es por ello, que se analizarn las principales caractersticas de este tipo de Auditora desde un punto de vista legal y prctico.
3.1 Concepto y objetivos de la auditora de PRL
Tal y como define el art. 30 del RD 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin (modificado por el RD 604/2006, de 19 de mayo), la Auditora es un instrumento de gestin que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevencin de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopcin de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora. La auditora, como instrumento de gestin ha de incluir una evaluacin sistemtica, documentada y objetiva de la eficacia del Sistema de Prevencin, permitir detectar los puntos fuertes y dbiles del Sistema. De esta forma debe aportar propuestas y recomendaciones que permitan verificar el cumplimiento de la poltica y orientar sobre la eleccin de soluciones y presupuestos para remediar las posibles desviaciones. Dicha auditora deber ser realizada conforme a las normas tcnicas establecidas, y teniendo en cuenta la informacin recibida por los trabajadores. Los objetivos que se persiguen con dicha auditora quedan definidos en el art. 30 RD 39/97: Comprobar cmo se ha realizado la evaluacin inicial y peridica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos, en caso de duda. Comprobar que el tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajustan a lo dispuesto en la normativa general, as como a la normativa sobre riesgos especficos que sean de aplicacin, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin. Analizar la adecuacin entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, adems, el modo en que estn organizados o coordinados, en su caso. Valorar la integracin de la prevencin en el sistema general de gestin de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerrquicos de sta, mediante la implantacin y aplicacin del Plan de prevencin de riesgos laborales, y valorar la eficacia del sistema de prevencin para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa. Ponderar el grado de integracin de la prevencin en la direccin de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organizacin de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones o equipos y en la supervisin de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos. El artculo 30 del RSP define claramente los objetivos concretos de la auditora, que debe centrarse en el anlisis de la evaluacin de los riesgos, del tipo y la planificacin de las actividades preventivas y de la organizacin de los recursos necesarios para realizarlas. Por lo tanto, la auditora no tiene como objetivo comprobar si las condiciones de trabajo existentes en la empresa en un momento determinado (la anchura de un pasillo, o la proteccin de una mquina, por ejemplo) cumplen o incumplen la normativa que les sea aplicable.
Teniendo en cuenta lo establecido en el citado artculo, parece lgico que la auditora comience por el anlisis de la documentacin sobre la evaluacin de los riesgos y la planificacin de las actividades preventivas. La empresa est obligada a disponer de dicha documentacin, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 23 de la LPRL y el artculo 7 del RSP. El auditor tiene que comprobar si esta documentacin es "completa", es decir, si incluye toda la informacin legalmente exigible, y si es "coherente", es decir, si las actividades preventivas son las legalmente exigibles (a la vista del resultado de la evaluacin) y pueden ser realizadas con los medios (propios o concertados) disponibles, los cuales, en cualquier caso, deben respetar los mnimos establecidos en el RSP. La auditora no debe limitarse, sin embargo, a la comprobacin de la correccin formal de la documentacin, puesto que sta puede no reflejar la situacin real de la empresa. Es necesario por tanto, que el auditor visite la empresa y que verifique los resultados de la evaluacin en caso de duda (artculo 30.a del RSP). La veracidad o correccin de los datos e informaciones que aporte el empresario slo debe ser verificada si existen razones objetivas para ello: la verificacin slo ser procedente cuando se aprecie una manifiesta contradiccin entre dichos datos e informaciones recabadas. Por tanto, debe quedar claro, que una auditora no puede ser una simple evaluacin de documentos, pero tampoco es necesario que conlleve una verificacin exhaustiva de la informacin aportada por el empresario (lo que supondra, entre otras cosas, la total repeticin de la evaluacin de los riesgos). El justo equilibrio entre ambos extremos deber alcanzarse por aplicacin del principio de objetividad que debe presidir la actuacin de todo auditor. Indiscutiblemente, no es posible realizar una auditora sin haber definido antes los requisitos cuyo cumplimiento debe comprobar el auditor. Teniendo en cuenta que lo que se audita es el Sistema de Gestin de Prevencin de la empresa (art. 30.6 de la LPRL), podemos considerar que el Sistema de Gestin de la Prevencin es el establecido por el empresario para cumplir con sus obligaciones legales en materia de prevencin. Esto no significa que todas esas obligaciones sean "requisitos auditables". De hecho, el objetivo que se persigue en la auditora es la comprobacin de las obligaciones del empresario en relacin con la evaluacin de los riesgos, el tipo y la planificacin de las actividades preventivas y la organizacin de los recursos necesarios para realizarlas. Una de las obligaciones ms importantes cuyo cumplimiento debe comprobar el auditor es la de la integracin de la prevencin en la estructura organizativa de la empresa. Slo un sistema de prevencin integrado en la organizacin general de la empresa es plenamente compatible con la propia definicin de prevencin (artculo 4 de la LPRL): el conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. La integracin no es slo un requisito legal, sino tambin una condicin tcnicamente necesaria para que la accin preventiva pueda desarrollarse con eficacia. Adems, la evaluacin de la eficacia del sistema de prevencin de la empresa es tambin un objetivo de la auditora, conforme a lo establecido en el artculo 30 del RSP. Si la integracin no se produce, la accin preventiva suele ser ineficaz, aunque en la empresa exista un "Departamento de Prevencin" (o similar) que cumpla correctamente sus cometidos. Por ello, reducir la auditora a la evaluacin de dicho Departamento facilita el error que consiste en extrapolar al conjunto de la empresa el juicio que merezca una (o varias) de sus unidades organizativas y, en cualquier caso, hace que la auditora pierda sentido. Por otro lado, debe considerarse la posibilidad de que una empresa quiera ir ms all del mero cumplimiento de los requisitos legales y decida implantar un sistema de prevencin que se ajuste a los requisitos establecidos en una determinada norma u otra especificacin tcnica de referencia. Teniendo en cuenta esta posibilidad, nada impide que el auditor pueda evaluar tambin la conformidad del sistema a dicha norma o especificacin tcnica. En todo caso, es necesario evitar cualquier confusin entre el mbito de lo voluntario y el de lo
legalmente exigible. Al auditor "legal", es decir, al que realiza la auditora contemplada en el Captulo V del RSP, no debera importarle si el sistema de prevencin de la empresa est explcitamente definido y se ajusta o no al preconizado por una determinada norma de cumplimiento voluntario; lo nico que debe comprobar es si el sistema de prevencin efectivamente implantado (sea del tipo que sea) cumple los requisitos legales establecidos en la normativa de prevencin de riesgos laborales.
3.2 Marco normativo de referencia
El apartado 6 del artculo 30 de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) establece que "el empresario que no hubiere concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada ajena a la empresa deber someter su sistema de prevencin al control de una auditora o evaluacin externa, en los trminos que reglamentariamente se determinen". Este artculo es desarrollado en el captulo V del Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP), en el que se establecen el mbito de aplicacin de las auditoras, el concepto de auditora y sus objetivos, el informe de la auditora, los requisitos que deben cumplir los auditores (personas fsicas o jurdicas) y la autorizacin a que estn sujetos. A su vez, estos dos ltimos aspectos se tratan ms extensamente en el captulo II de la Orden de 27.6.97, por la que se desarrolla el RSP. Por otro lado el RD 604/2006 por el que se modifica el RD 39/97 introduce un nuevo artculo, el 31 bis, por el que se establece que las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos tendr que llevar a cabo una auditora del sistema de prevencin cuyo objeto sern las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integracin en el sistema general de gestin de la empresa, teniendo en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organizacin, as como el modo en que estn coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevencin de riesgos laborales. La reglamentacin anteriormente citada no concreta, sin embargo, los criterios que deben seguirse para realizar una auditora. El artculo 30 del RSP, que fija los objetivos de la auditora, se limita a indicar, respecto a su realizacin, que debe ser "sistemtica, documentada y objetiva", "tener en cuenta la informacin recibida de los trabajadores" y "realizarse de acuerdo con las normas tcnicas establecidas o que puedan establecerse". No existen, por el momento, tales normas y se carece, en consecuencia, de una "metodologa de referencia".
3.2.1 Obligacin de realizar auditora y plazos
De forma genrica, tal y como establece el RD 604/2006, debern someter su Sistema de Gestin de la Prevencin a auditora aquellas empresas que no hubieran concertado el servicio de prevencin con una entidad especializada. Asimismo, las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos debern someter su sistema de prevencin al control de una auditora o evaluacin externa. Por tanto estarn obligadas legalmente a pasar una auditora, aquellas empresas que organicen y gestionen la prevencin de su empresa directamente, tales como:
- Servicio de Prevencin Propio (SPP) - Servicio de Prevencin Mancomunado (SPM)
- Empresas con ms de 6 trabajadores que gestionen directamente la Prevencin de Riesgos Laborales. - Empresas de menos de 6 trabajadores, incluidas en el Anexo I del RD 39/1997, en las que el empresario asuma personalmente la gestin de la prevencin. - Empresas que desarrollen actividades preventivas con recursos propios y ajenos. En este caso el objeto de la auditora sern las actividades desarrolladas con recursos propios as como la integracin de stas en el Sistema de Gestin de la Prevencin de la empresa. - Se considerar que las empresas de menos de 6 trabajadores cuyas actividades no se encuentren incluidas en el Anexo I del RD 39/1997, en las que el empresario asuma personalmente la gestin de la prevencin o designe a uno o ms trabajadores para llevarla a cabo, han cumplido la obligacin de llevar a cabo una auditora cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificacin sobre la concurrencia de las condiciones que no hacen necesario recurrir a la misma. Para ello se establece un modelo en el Anexo II del RD 39/197. En cuanto a los plazos para llevar a cabo la auditoria, en base al. 30 del RD 39/97 modificado por el RD 604/2006 las empresas debern llevar a cabo la primera auditoria reglamentaria, en los 12 meses siguientes al momento en que se disponga de la planificacin de la actividad preventiva. Posteriormente debern realizarse auditorias cada 4 aos, excepto para las empresas cuyas actividades se encuentran incluidas en el anexo I del RD 39/1997, en el que el plazo ser de 2 aos. En todo caso, debern repetirse cuando as lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los rganos tcnicos en materia preventiva de las Comunidades Autnomas.
3.3 La auditora reglamentaria 3.3.1 Introduccin
Para facilitar la realizacin de la auditora del sistema de prevencin de una empresa es necesario concretar y ordenar previamente los principales requisitos legales cuyo cumplimiento debe comprobarse. Como se ha comentado anteriormente, la auditora debe centrarse en el anlisis del sistema de prevencin de la empresa que ha encontrarse integrado en la organizacin, especialmente en la evaluacin de los riesgos, planificacin de las actividades preventivas y la organizacin de los recursos preventivos. Los resultados de la Evaluacin de Riesgos determinan el tipo de medidas o actividades preventivas que deben efectuarse: MEDIDAS /ACTIVIDADES PARA ELIMINAR O REDUCIR LOS RIESGOS (medidas de prevencin en el origen o de proteccin colectiva aplicadas a los lugares, medios, organizacin o procedimientos de trabajo, medidas de proteccin individual y actuaciones en relacin con los trabajadores, a travs, por ejemplo, de la formacin e informacin), y ACTIVIDADES PARA CONTROLAR LOS RIESGOS (como, por ejemplo, el control de determinadas condiciones ambientales, el mantenimiento peridico de partes crticas para la seguridad de determinadas instalaciones, o la vigilancia de la salud de los trabajadores).
ACTUACIONES FRENTE A SUCESOS PREVISIBLES (un incendio, una fuga de un gas txico, o un accidente que requiera primeros auxilios, por ejemplo), y las ACTUACIONES FRENTE A CAMBIOS PREVISIBLES (tales como la adquisicin de un equipo, la contratacin de un trabajador, o la realizacin de una obra). Debe analizarse la Organizacin de la Prevencin. En principio, cualquier empresa est organizada, bsicamente, para producir bienes o servicios. La prevencin debe integrarse en esta organizacin general ya existente, esto implica la atribucin de funciones / obligaciones preventivas, y de los recursos necesarios para desarrollarlas, a los distintos niveles de dicha organizacin. Y ello, sin perjuicio de que exista, integrada en la organizacin general, una organizacin preventiva especfica (por ejemplo, un Servicio de prevencin), ya sea por voluntad del empresario o por imperativo legal. Los requisitos son heterogneos. En conjunto, estos requisitos constituyen, bsicamente, un "recordatorio" de las cuestiones por las que deber interesarse el auditor (para su adaptacin a las circunstancias concretas de cada caso) al realizar la auditora. Algunos requisitos son muy concretos; es el caso, por ejemplo, de la obligacin de registrar determinados datos relativos a la evaluacin de los riesgos; en otros casos (como en el de la actuacin frente a emergencias se integran en un nico requisito un amplio conjunto de obligaciones preventivas. Por otra parte, algunos requisitos son de aplicacin general, como ocurre en relacin con la "obligacin de evaluar", mientras que otros son de aplicacin condicionada; es el caso, por ejemplo, del requisito sobre el Comit de Seguridad y Salud, cuya obligatoriedad depende del tamao de la empresa. En la empresa la "documentacin preventiva bsica" suele centrarse en dos documentos: el de "Evaluacin de los riesgos" y el de "Planificacin de la prevencin". El primero debera permitir realizar una revisin inicial de los requisitos sobre la evaluacin; el segundo, de los requisitos relativos al tipo y planificacin de las actividades preventivas; a menudo, sin embargo, existe un documento especfico sobre "Emergencias" en donde se trata particularmente esta temtica. Finalmente, la documentacin sobre la "Organizacin preventiva" de la empresa puede facilitar el examen preliminar de la mayora de los restantes requisitos. Finalmente debe resaltar que el orden en que se exponen a continuacin los requisitos no tiene por qu coincidir con el orden de comprobacin de su cumplimiento. Por ejemplo, al comenzar una auditora puede ser conveniente analizar determinados aspectos de la organizacin de la prevencin; sin embargo, sobre muchos de esos aspectos slo ser posible emitir un juicio despus de haber examinado el tipo y magnitud de las actividades preventivas planificadas. De hecho, difcilmente podr seguirse un orden rgido y "lineal" de comprobacin de los requisitos (a menudo, el que se verifique primero uno u otro requisito depende de los resultados de la verificacin anterior). En la prctica, cada requisito es revisado varias veces, en distintas fases de la auditora.
3.3.2 Poltica Preventiva
Aunque no es un requisito expreso de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales, la Poltica constituye las bases de las actuaciones a realizar en esta materia. Es una declaracin de la alta direccin acerca de las directrices a seguir en materia de Prevencin de Riesgos Laborales, y por tanto es conveniente incluirla como aspecto a auditar en el proceso. La Auditora debe comprobar que la Poltica Preventiva est escrita y firmada por el nivel ms alto de la organizacin; que compromete a la organizacin en el cumplimiento de los requisitos preventivos y legales, establece un marco para la mejora continua de las actuacin preventiva; que esta a disposicin de las partes interesadas y que se ha difundido convenientemente y es conocida por aquellos estamentos de la empresa que deben tomar decisiones relacionadas con la prevencin.
3.3.3 Planificacin de la Prevencin
En este apartado la auditora verifica la existencia de una accin preventiva planificada en base a la evaluacin de riesgos, tal y como recoge el art. 16 de la LPRL y el captulo II del RD. 39/1997 de los Servicios de Prevencin.
3.3.4 Evaluacin de Riesgos
Respecto a la Evaluacin de Riesgos se deber comprobar que: En la evaluacin se contemplan todos los puestos de trabajo de la empresa. La evaluacin se ha realizado teniendo en cuenta las condiciones del puesto de trabajo (existentes o previstas) y las condiciones del trabajador que pueda ocuparlo considerando, en su caso, la necesidad de asegurar la proteccin de los trabajadores especialmente sensibles a determinados riesgos (por sus caractersticas personales, estado biolgico o discapacidad fsica, psquica o sensorial). La evaluacin contempla las posibles situaciones de emergencia y riesgo grave e inminente razonablemente previsibles. La evaluacin se ha realizado siguiendo un procedimiento adecuado, acorde con lo dispuesto en los artculos 3.2 y 5 del RSP (La evaluacin slo deber verificarse cuando existan indicios racionales que muevan al auditor a desconfiar de los re resultados de la misma) La evaluacin se ha realizado bajo la responsabilidad de personal competente, cuyo nivel de cualificacin se adecua a la naturaleza de la evaluacin. La evaluacin est actualizada, teniendo en cuenta la posibilidad de que, desde la ltima evaluacin: - Se hayan modificado significativamente las condiciones en que se realiz (por ejemplo, al haberse incorporado nuevos equipos de trabajo o productos qumicos, introducido nuevas tecnologas, o acondicionado los lugares de trabajo). - Se hayan producido daos para la salud del trabajador, o se haya apreciado a travs de los controles peridicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades preventivas pueden ser inadecuadas o insuficientes. - Haya transcurrido el periodo fijado (por una disposicin especfica, o como resultado de lo que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores) para su revisin. - Se registran, para cada puesto de trabajo cuya evaluacin ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva, los datos especificados en el art. 7 del RSP.
3.3.5 Plan de Prevencin
El auditor deber comprobar que en la planificacin de la actividad preventiva que desarrolla la empresa se contempla: Se han establecido objetivos como indicativo de lo que se pretende conseguir como fin comn a toda la organizacin en un plazo de tiempo determinado. El procedimiento empleado para realizar las actividades preventivas cumple con la normativa aplicable segn lo dispuesto en los art. 5.3 del RD 39/1997 en el caso de las evaluaciones de las
condiciones de trabajo que exigen mediciones, anlisis o ensayos y el art. 22 de la LPRL y art. 37.3 del RD 39/1997, en el caso de vigilancia de la salud. Se ha establecido una planificacin preventiva, acorde a los objetivos y los resultados de la evaluacin de riesgos, que incluya un programa anual de actividades en el que se indique el calendario de ejecucin. Los responsables y los recursos necesarios para llevarlo a cabo. El conjunto de programas de actividades constituye el Plan de Prevencin que podr encontrarse en uno o varios documentos.
3.3.6 Plan de Emergencias
El art. 20 de la LPRL establece la obligacin genrica de planificar las emergencias. El Plan de emergencia debe reflejar debe reflejar la secuencia de actuaciones previstas para afrontar tales situaciones. El grado de formalizacin de los documentos que componen el Plan de emergencias y el contenido del mismo depende de la actividad de la empresa y la posible afeccin de la legislacin especfica (por ejemplo establecimientos de concurrencia pblica, establecimientos industriales que utilizan o almacenan productos peligrosos, establecimientos sanitarios, etc). Por tanto deber comprobarse que: Se han planificado las actividades a desarrollar en tales situaciones y se han adoptado las medidas necesarias (en particular, en materia de lucha contra incendios y evacuacin) para posibilitar la correcta realizacin de las actividades planificadas, en funcin de los resultados del anlisis de las posibles situaciones de emergencia y riesgo grave e inminente, y teniendo en cuenta la actividad, tamao y caractersticas particulares de la empresa. Los planes de emergencia o autoproteccin se ajustan, en su caso, a lo dispuesto en la normativa especfica que sea de aplicacin. Se han tomado las medidas necesarias para que puedan proporcionarse, lo ms rpidamente posible, primeros auxilios y asistencia mdica de urgencia a los accidentados que lo requieran y, cuando as sea exigible, teniendo en cuenta el tamao y actividad de la empresa y las posibles dificultades de acceso al centro mdico ms prximo, se dispone de personal cualificado y de medios y locales adecuados para la prestacin de los primeros auxilios. Estos elementos debern considerar las relaciones con servicios externos a la empresa, en particular, en materia de salvamento y lucha contra incendios, primeros auxilios y asistencia mdica de urgencia, cuando sean necesarios.
3.3.7 Servicio de Prevencin
Se deber verificar si la modalidad de organizacin preventiva que ha adoptado la empresa es alguna de las contempladas en el Anexo III del Reglamento de los servicios de Prevencin: - Si la organizacin adoptada es adecuada a la dimensin y actividades que desarrolla la empresa. - Si se disponen de los recursos humanos y materiales necesarios y suficientes. - Designacin de responsabilidades en materia de Prevencin de riesgos. Estas personas han de poseer la formacin/cualificacin legalmente exigible (Anexos IV, V y VI del RSP).
3.3.8 Funciones y responsabilidades
Verificar la asignacin de responsabilidades para cada una de las funciones clave en relacin con la prevencin, y valorar cmo esta asignacin es compatible con la poltica preventiva de la empresa y el principio de Prevencin Integrada.
3.3.9 Consulta y Participacin de los Trabajadores
Este punto se audita en cumplimiento de los requisitos establecidos en el captulo V de la Ley de Prevencin fundamentalmente centrndose en la existencia de trabajadores designados, delegados de prevencin y comit de seguridad y salud, segn los casos. Tal y como establece el art. 33 de la LPRL los trabajadores tienen derecho a participar en la empresa en las cuestiones relacionadas con la prevencin de riesgos en el trabajo. Se deber verificar la consulta formal a los trabajadores. Las empresas o centros de trabajo que cuenten con seis o ms trabajadores, la participacin de stos se realizar a travs de sus representantes. Por tanto los representantes del personal ejercern las competencias en materia de informacin, consulta y negociacin, vigilancia y control y ejercicio de acciones ante las empresas y los rganos y tribunales competentes. El empresario deber consultar a los trabajadores, con la suficiente antelacin, la adopcin de las siguientes decisiones: - La organizacin y desarrollo de las actividades de proteccin de la salud y la prevencin de riesgos en la empresa, incluida la designacin de los trabajadores encargados de dichas actividades o el recurso a un servicio de prevencin externo. - La designacin de los trabajadores encargados de las medidas de emergencia. - La planificacin y la organizacin del trabajo en la empresa en lo relacionado con las consecuencias que pudieran acarrear para la seguridad y salud de los trabajadores: eleccin de equipos de proteccin, adecuacin y determinacin de las condiciones de trabajo as como el impacto de los factores ambientales en el trabajo. - Planificacin y organizacin de la formacin en materia preventiva. - Otras acciones o circunstancias que pudieran tener efectos sobre la seguridad y salud de los trabajadores.
3.3.10 Designacin de Trabajadores
Tal y como establece el art. 33 de la LPRL los trabajadores tienen derecho a participar en la empresa en las cuestiones relacionadas con la prevencin de riesgos en el trabajo. Las empresas o centros de trabajo que cuenten con seis o ms trabajadores, la participacin de stos se realizar a travs de sus representantes.
3.3.11 Delegados de Prevencin. Comit de Seguridad y Salud
Los Delegados de Prevencin son los representantes de los trabajadores con funciones especficas en materia de prevencin de riesgos en el trabajo. Los Delegados de Prevencin sern designados por y entre los representantes del personal, con arreglo a lo establecido en el art. 38 de la LPRL.
Se deber verificar: - Si la empresa dispone de Delegados de prevencin as como si existe registro documental de su nombramiento. - Se les proporciona la formacin e informacin y se les facilita los medios para el desarrollo de su actividad. - Se consulta con los Delegados de Prevencin lo especificado en los arts. 34 y 36 de la LPRL. Por otra parte, se constituir un Comit de Seguridad y Salud en todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o ms trabajadores. Dicho Comit estar formado por los Delegados de Prevencin, de una parte, y por el empresario y/o sus representantes en nmero igual al de los Delegados de Prevencin, de la otra. Se deber verificar: - Registro documental de la constitucin del Comit - Se rene peridicamente, y dispone de la informacin necesaria para el ejercicio de sus facultades y funcionamiento segn lo establecido en los arts. 38 y 39 de la LPRL. - Evaluar su contribucin a la accin preventiva a travs de las actas de reunin y las entrevistas a los miembros.
3.3.12 Formacin e Informacin a los Trabajadores
Durante el proceso de Auditora se ha de comprobar que la empresa mantiene un adecuado sistema de informacin a los trabajadores en materia preventiva, especialmente en los aspectos indicados en el art. 18 de la LPRL. Por ello se pretende comprobar la existencia de una accin sistemtica formativa en materia de prevencin, cuya importancia e intensidad debe estar en consonancia con los riesgos de la actividad de la empresa. En este sentido se verifica: Los trabajadores han recibido, o estn en disposicin de recibir una formacin terico-prctica adaptada a las caractersticas, funciones y riesgos del puesto de trabajo y, en caso necesario, se prev su repeticin peridica. Los trabajadores han sido informados de: - Los riesgos (generales y especficos de su puesto de trabajo) a los que estn expuestos y las medidas de prevencin o proteccin establecidas, incluidas, en su caso, las relativas al uso de equipos de proteccin individual. - Las actuaciones frente a emergencias y riesgos graves e inminentes. - Los resultados de la vigilancia de su salud. El contenido de la informacin y la forma de proporcionarla se ajusta, en su caso, a lo dispuesto en la normativa especfica que sea de aplicacin y, cuando la informacin se refiere a la utilizacin de un equipo o producto, sta se ha elaborado teniendo en cuenta, en su caso, la informacin
proporcionada por el fabricante, importador o suministrador del mismo. Se han determinado los trabajos (la utilizacin de determinados equipos o la realizacin de determinadas operaciones) que, por razones de seguridad, slo pueden ser efectuados por trabajadores con conocimientos especializados (trabajos de especial riesgo). Se comprobar en este caso la existencia de autorizaciones a manejo de maquinaria.
3.3.13 Control de Riesgos
El objeto de la Auditora en este apartado pretende comprobar que, derivado de los resultados de la Evaluacin de Riesgos y la normativa aplicable, existe un sistema de control de aquellos considerados significativos, orientados a garantizar que las situaciones potencialmente peligrosas se detectan, y que las medidas de seguridad y salud existentes se adoptan. En concreto la auditora se centra en: - Control peridico de las condiciones de trabajo. - Control de Normas de Seguridad aplicables y su cumplimiento. - Control y mantenimiento peridico de las instalaciones, equipos de trabajo (cumplimiento de las disposiciones del RD 1215/1997 de equipos de trabajo), as como de cuantas inspecciones peridicas reglamentarias deban ser sometidas. - Control de equipos de proteccin individual o colectiva: se entregan y se reponen a los trabajadores, se controla su uso y mantenimiento. - Conservacin y mantenimiento de la sealizacin de peligros. - Control y supervisin de las propias actividades de los trabajadores, especialmente aquellas operaciones que puedan resultar ms peligrosas. - Existencia de mecanismos que aseguren la obtencin de informacin relativa a la seguridad de los productos utilizados.
3.3.14 Coordinacin de Actividades Empresariales
La auditora se centra en comprobar los mecanismos de coordinacin y control que, de acuerdo con el art. 24 de la LPRL, han de establecerse. Por ello cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o ms empresas, stas debern cooperar en la aplicacin de la normativa sobre prevencin de riesgos laborales. Por tanto se deber comprobar si: - Se han establecido los mecanismos de coordinacin: comunicacin a las empresas contratistas de la informacin y las instrucciones necesarias y adecuadas en relacin con los riesgos existentes en el centro de trabajo, las medidas de proteccin y prevencin correspondiente, y las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores, etc. (art. 24 de la LPRL). - En el caso del titular del centro, se proporciona a los otros empresarios la informacin e instrucciones en relacin con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de proteccin y prevencin correspondientes, as como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.
- En el caso de subcontratacin, se realizan las actividades de vigilancia o informacin que estable el art. 24 de la LPRL en cuanto a maquinaria, equipos, productos, tiles de trabajo, productos y sustancias. - Verificar la correcta aplicacin de las obligaciones derivadas del RD 1627/1997 y Ley 32/2006 cuando se trate de obras de construccin.
3.3.15 Control de las Condiciones de Trabajo
En este apartado, la auditora se dirige fundamentalmente a comprobar, cuando sea de aplicacin, la existencia, adecuacin y realizacin de programas sistemticos de medida de exposicin de los trabajadores a riesgos higinicos, esto es, a contaminantes qumico y/o biolgico, o agentes fsico, as como factores ergonmicos y psicosociales. Se deber comprobar: - Existencia de controles peridicos de la exposicin a contaminantes en funcin de la reglamentacin especfica: Reglamento del amianto, plomo, benceno, polvo de slice, cloruro de vinilo, radiaciones ionizantes, agentes cancergenos, ruido, etc. - Adecuacin de las frecuencias de control y los mtodos de medicin, toma de muestras y anlisis empleados.
- Anlisis de los resultados obtenidos y su coherencia con la evaluacin de riesgos realizada y las medidas correctoras y/o preventivas adoptadas en funcin de los mismos. - Adaptacin ergonmica de los puestos de trabajo (posturas forzadas, movimientos repetitivos, paneles de control, etc.)
3.3.16 Vigilancia de la Salud
Se trata de comprobar la sistemtica establecida por la empresa para efectuar la vigilancia peridica y sistemtica del estado de salud de los trabajadores. Dicha vigilancia deber estar influenciada por la naturaleza de los riesgos existentes en cada uno de los puestos de trabajo. Tal y como establece el art. 22 de la LPRL y el art. 37 del RD 39/1997 deber verificarse: - La vigilancia peridica de la salud de los trabajadores, esto es, existencia de un programa de vigilancia de la salud acorde a los riesgos existentes en cada puesto de trabajo.
- La realizacin de los reconocimientos y pruebas mdicas ocasionales necesarios (por ejemplo, tras la incorporacin al trabajo o reincorporacin despus de una ausencia prolongada por motivos de salud), cuando: as lo exija la normativa especfica aplicable. resulte imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre el trabajador o para verificar si su estado de salud puede constituir un peligro para s mismo o para terceros
resulte conveniente, aunque no sea imprescindible, y el trabajador lo desee o preste su consentimiento. - El anlisis, en especial, de los riesgos que pueden afectar a las trabajadoras en situacin de embarazo, parto reciente o lactancia, a los menores y a cualquier otro trabajador que sea especialmente sensible a determinados riesgos.
- El tipo de informacin, as como su registro de los datos relativos a la vigilancia de la salud, teniendo en cuenta las disposiciones especficas contenidas en los reglamentos
3.3.17 Investigacin y Comunicacin de Accidentes
En este apartado la auditora verifica el tratamiento de los accidentes sufridos por sus trabajadores as como la comunicacin de los mismos a la Autoridad Laboral.
3.3.18 Investigacin de Accidentes
Para poder determinar las verdaderas causas y poder adoptar las pertinentes medidas correctoras y preventivas, la empresa deber llevar a cabo una investigacin de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales como consecuencia del trabajo, tal y como establece el apartado 3 del art. 16 de la LPRL y el artculo 6 del RD 39/1997. Por tanto se deber comprobar: - Si se ha llevado a cabo la investigacin de los accidentes de trabajo. - Se analizan las causas y se toman las medidas correctoras y preventivas necesarias para evitar su repeticin. - Si la evaluacin de riesgos contemplaba el puesto de trabajo en el que se produce el accidente en cuestin, as mismo si se ha llevado a cabo una nueva evaluacin como consecuencia de haberse producido el accidente y si sta reevaluacin ha supuesto una modificacin en el proceso productivo.
3.3.19 Comunicacin de Accidentes
Una vez que se ocasionado el accidente, incidente o enfermedad profesional a causa del trabajo, existe la obligacin de comunicar a la Autoridad laboral los accidentes y enfermedades profesionales con baja. En este sentido, la auditora deber: - Verificar que todos los accidentes y enfermedades profesionales con baja laboral se han registrado de acuerdo con los modelos oficiales. - Han sido comunicado en tiempo y forma a la Mutua y la Autoridad Laboral: Para el parte de accidente: por el empresario: 5 das hbiles contados desde la fecha en que se produjo el accidente o de la baja mdica. Para la relacin de accidentes sin baja: por el empresario: Mensualmente en los primeros 5 das hbiles de cada mes.
Relacin de altas o fallecimientos de accidentes: por la entidad gestora o colaboradora: Mensualmente antes del da 10 del mes siguiente. Para la comunicacin urgente: por el empresario: 24 horas en caso de accidente grave, muy grave, mortal o mltiple.
Auditoras segn OHSAS 18001:2007
En el presente captulo trataremos de contemplar aquellos tems que el auditor deber verificar durante la realizacin de las auditoras bajo los criterios de OHSAS 18001:2007.
OHSAS proporciona los requisitos para un Sistema de Gestin de Seguridad y Salud (Prevencin de Riesgos laborales), para permitir que una organizacin controle los riesgos laborales derivados de la prctica de su actividad y mejore su ejecucin. No formula criterios especficos de ejecucin, tampoco da especificaciones detalladas para el proyecto de un sistema de gestin. Esta especificacin OHSAS es aplicable a cualquier organizacin que se proponga: a) Establecer un Sistema de Gestin de la Seguridad para eliminar o minimizar el peligro de los trabajadores y de otras partes interesadas que puedan estar expuestas a peligros asociados con sus actividades. b) Implantar, mantener y mejorar de forma continua un Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales. c) Asegurar que se ajusta con lo formulado en la Poltica de Prevencin. d) Equipararse a otras organizaciones. e) Obtener certificacin/registro de su Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales por una organizacin externa. f) Realizar "una autodeterminacin y declaracin de conformidad con esta especificacin OHSAS. Todos los requisitos en OHSAS, intentan incorporarse dentro de cualquier Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales. El alcance de la aplicacin en una empresa u organizacin, depender de factores tales como la Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales, la naturaleza de sus actividades y los peligros, as como de la complejidad de sus operaciones. Un sistema de gestin segn OHSAS 18001 empieza con la revisin de la situacin inicial respecto de la salud y seguridad ocupacional, incluyendo: - Identificacin de los peligros para la salud y seguridad del personal y la evaluacin de riesgos. - Identificacin de los requisitos legales. - Basndose en la informacin relevada, la empresa elabora objetivos de mejora y procedimientos operativos para controlar los peligros identificados y para gestionar los requisitos legales. - El sistema se complementa con procedimientos sobre estructura y responsabilidad, auditora interna y capacitacin. - La certificacin se desarrolla habitualmente en dos fases incluyendo preauditora y auditora de certificacin. Las ventajas que ofrece la certificacin, y por tanto, la necesidad de realizar una auditora bajo OHSAS 18001 son, entre otras:
- Reduccin de prdidas ocasionadas por accidentes y enfermedades profesionales. - Mayor control del cumplimiento de los requerimientos legales laborales. - Satisfaccin de clientes y empleados. - Mayor confianza de accionistas e inversores La auditora de OHSAS atiende, entre otros aspectos, los siguientes: organizacin de la actividad preventiva; coordinacin de actividades empresariales; evaluacin de riesgos; planificacin de la actividad preventiva; formacin preventiva de los trabajadores; informacin, consulta y participacin de los trabajadores; vigilancia de la salud de los trabajadores; investigacin de accidentes; medidas de emergencia, adecuacin de los equipos de trabajo; equipos de proteccin individual; adecuacin de los lugares de trabajo; adecuacin de instalaciones industriales, etc. Las fases para la obtencin de la Certificacin del Sistema de gestin de la Prevencin segn OHSAS 18001 es la siguiente: Proceso Certificacin Sistema de Gestin de la Prevencin Segn Ohsas
Solicitud al Organismo Certificador
Estudio de la Documentacin
Fase I o Visita Previa
Fase II o Auditora certificacin
Informe Auditora de Certificacin
Respuesta a la Auditora
Cumple los requisitos?
A continuacin se exponen los requisitos o elementos ms destacables a auditar en un Sistema de Gestin de la Prevencin bajo OHSAS 18001. Cabe resaltar, al igual que sucede con la auditora reglamentaria, que el orden en que se exponen a continuacin los requisitos, si bien se ha seguido el orden de la propia OHSAS 18001:2007, en la prctica, rara vez se sigue un orden lineal de comprobacin de los requisitos en relacin a la especificacin. A menudo depende del equipo auditor, del resultado de verificaciones de requisitos anteriores y de la disponibilidad o no en el momento de poder verificar dicho requisito en la organizacin. En esta ocasin, para facilitar la comprensin, bajo cada epgrafe se har mencin al apartado al que corresponde en OHSAS 18001: 2007. As mismo se utilizar indistintamente Sistema de Gestin de la Prevencin y Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo de forma anloga.
4.2.1. Requisitos Generales
(Apartado 4.1 OHSAS 18001:2007) La organizacin debe establecer y mantener un Sistema de Gestin conforme a todos los requisitos de la OHSAS 18001:2007. Esto debe tambin ayudar a la organizacin a encontrar regulaciones legales aplicables y otras regulaciones de la SST. El nivel de detalle o complejidad del Sistema de Gestin de la SST, la extensin de documentacin y los recursos destinados a ello dependen del tamao de la organizacin y de la naturaleza de sus actividades. Una organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir sus lmites y puede elegir implantar la OHSAS 18001 con respecto a la organizacin entera, o bien respecto a unidades operativas especficas o actividades de la organizacin. Debe tenerse precaucin al definir los lmites y el enfoque del sistema de gestin. Las organizaciones deben procurar no excluir en su enfoque la evaluacin de una actividad u operacin que sea necesaria para el funcionamiento global de la organizacin o que pueda afectar a la SST de sus empleados o de otras partes interesadas. Si se implanta la OHSAS 18001 para una unidad operativa especfica o actividad, la poltica OHSAS y los procedimientos desarrollados por otras partes de la organizacin deben ser capaces de ser usadas por esa unidad operativa especfica para ayudar a encontrar los requisitos de la OHSAS 18001. Esto requiere que esas polticas y procedimientos de Prevencin estn sujetos a una, revisin secundaria o mejora, para asegurar que son aplicables a la unidad operativa especfica o actividad.
4.2.2. Poltica
(Apartado 4.2 OHSAS 18001:2007) Durante el desarrollo de la auditora se deber verificar la existencia de una poltica de seguridad y salud en el trabajo autorizada por la alta direccin de la organizacin, que determine con claridad los objetivos globales de salud y seguridad y un compromiso de mejora en la ejecucin de seguridad y salud. Dicha poltica deber:
a) Ser adecuada a los riesgos existentes. b) Comprometerse con la mejora continua en seguridad y salud. c) Cumplir con la legislacin vigente y los requisitos subscritos por la organizacin. d) Encontrarse documentada, implantada y revisada peridicamente. e) Ser distribuida a todo el personal. f) Encontrarse disponible para las partes interesadas. g) Incluir compromiso para la mejora continua.
4.2.3. Identificacin de riesgos, evaluacin de peligros y determinacin de controles.
(Apartado 4.3.1 OHSAS 18001:2007) Debern estar establecidos y mantenidos procedimientos para una continua identificacin de riesgos, evaluacin de peligros e implantacin de medidas de control necesarias. En dichos procedimientos se deber verificar que tienen en cuenta: - Actividades rutinarias y no rutinarias. - Actividades de todo el personal que tenga acceso al lugar de trabajo (incluyendo subcontratistas y visitantes). - Instalaciones en el lugar de trabajo, ya sean de la organizacin o de otros. - Los cambios realizados o previstos por la organizacin. - Influencia del comportamiento y capacidades del personal - Peligros no pertenecientes a la organizacin, pero que pudieran afectar a la seguridad y salud de los trabajadores - Requisitos legales relativos a la evaluacin de riesgos e implementacin de controles necesarios. - Diseo de procesos, instalaciones, puestos de trabajo, etc., incluido su adaptacin a las capacidades humanas Se verificar que la organizacin ha considerado los resultados de esas evaluaciones y los efectos de esos controles cuando se establecen sus objetivos. Dicha informacin deber ser documentada y mantenida al da. Por otro lado, la metodologa de la organizacin para identificar riesgos y evaluar peligros deber: - Estar definida respecto a su enfoque, naturaleza y duracin para asegurar que es ms proactiva que reactiva. - Proporcionar una clasificacin de peligros e identificar aquellos que deben ser eliminados o controlados.
- Ser coherente con la experiencia operativa y con las medidas empleadas para el control de peligros. - Proporcionar inputs para determinar requisitos, identificar necesidades formativas y/o desarrollar controles operacionales. - Proporcionar los mecanismos de seguimiento para asegurar que la implantacin se produce de forma efectiva y dentro del tiempo establecido.
4.2.4. Requisitos legales y otros requisitos
(Apartado 4.3.2 OHSAS 18001:2007) La existencia de una normativa legal sobre Prevencin de riesgos Laborales, obliga a las empresas al cumplimiento de lo dispuesto en la misma. En este requisito de OHSAS se pretende, por una parte verificar que la empresa conoce la existencia de estos imperativos legales, y por otra, conocer si es consciente de su obligatoriedad de manera que conozcan las correspondientes responsabilidades legales. En este requisito se verificar: - La determinacin de los elementos que proporcionan a la organizacin la informacin para conocer las obligaciones que debe dar cumplimiento en cuanto a Prevencin de Riesgos. - Los medios para acceder a la informacin, control de las modificaciones pertinentes en los casos de deteccin. - Comunicacin de requisitos a empleados y partes interesadas. - El personal encargado de establecer los requisitos que sern de aplicacin a la organizacin. - La idoneidad de aplicacin de los requisitos que han de aplicarse (qu artculos aplica), y quien los aplica. Si bien la Ley 31/95 no exige ningn procedimiento para cumplir con la normativa de Prevencin de riesgos laborales, tanto legal como convencional, si obliga a su cumplimiento. Por ello la implantacin de un procedimiento (requisito OHSAS) es el medio ms adecuado para dar cumplimiento a todas las obligaciones legales.
4.2.5. Objetivos y Programas
(Apartado 4.3.3 OHSAS 18001:2007) Se consideran objetivos al conjunto de fines que la empresa o direccin proponen alcanzar en cuanto a su actuacin en materia de Prevencin de Riesgos Laborales, programados en el tiempo y cantidad de recursos asignados a ellos. Se deber verificar que los objetivos, que debern estar documentados, sean alcanzables, para ello la empresa deber haber programado qu problemas se puede encontrar as como las posibles soluciones. Estos objetivos debern detallar las actuaciones (metas), que debern cumplirse para lograr la consecucin del objetivo. Por tanto durante la auditora se comprobar que los objetivos establecidos han tenido en cuenta:
requisitos legales, peligros y riesgos de su actividad, ndices de siniestrabilidad, informes de auditorias, aspectos operacionales, etc. Otros tems a verificar que los Planes y Programas de Objetivos: - Sean coherentes con la poltica. - Definan recursos tcnicos, econmicos y humanos. - Contengan actividades para su consecucin (Metas). - Posean una temporalidad (plazos de ejecucin). - Se designen responsables para su seguimiento y comprobacin. - Se revisen a intervalos regulares y planificados.
4.2.6. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
(Apartado 4.4.1 OHSAS 18001:2007) Este apartado va en consonancia con las pretensiones de la Ley 31/95 en relacin a la integracin de la actividad preventiva, si bien en OHSAS va ms all ya que recoge la obligacin de elegir a un representante de la empresa para asumir la responsabilidad ltima de todas las cuestiones preventivas. Las autoridades, responsabilidades y roles del personal que gestiona, ejecuta y verifica actividades que afecten a los riesgos de la SST de las actividades, instalaciones y procesos de la organizacin, deben definirse, documentarse y comunicarse para facilitar la gestin de la SST. La responsabilidad ltima de seguridad y salud en el trabajo depende de la alta gestin. La organizacin deber designar un miembro de la alta gestin con particular responsabilidad para asegurar que el sistema de gestin de la SST es implantado de forma adecuada y que cumple con los requisitos en todas las localizaciones y esferas de funcionamiento dentro de la organizacin. La organizacin deber proporcionar recursos esenciales para la implantacin, el control y la mejora del Sistema de Gestin de la Prevencin.
4.2.7. Competencia, formacin y toma de conciencia
(Apartado 4.4.2 OHSAS 18001:2007) El Sistema deber asegurar que el personal debe ser competente para todas aquellas actividades que tengan o puedan tener alguna incidencia sobre la seguridad y la salud en el trabajo. Las competencias debern estar definidas en trminos de educacin, formacin y/o experiencia. Se deber comprobar que el procedimiento de formacin tiene en cuenta los niveles de: responsabilidad, aptitud, dominio del idioma y alfabetizacin y riesgo. Adems verificar que los trabajadores: - La importancia que tiene la conformidad de la poltica, y los requisitos del sistema de gestin de la SST. - Las consecuencias de la SST (reales o potenciales) que pueden derivarse de sus actuaciones, y los beneficios de la mejora personal en la ejecucin. - Sus funciones y responsabilidades y la importancia de lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de SST y con los requisitos del Sistema de Gestin de la SST, incluyen los requisitos de la preparacin y respuesta ante emergencias.
- Consecuencias potenciales como consecuencia de desviaciones los procedimientos especificados. - Potenciales consecuencias de situaciones nuevas respecto a procedimientos operativos. - Los procedimientos de formacin debern tener en cuenta diferentes niveles de responsabilidad, habilidad y capacidad de asimilar conceptos y peligro.
4.2.8. Comunicacin
(Apartado 4.4.3.1 OHSAS 18001:2007) Se deber verificar: - Comunicaciones internas entre los diversos niveles y funciones de la organizacin. - Comunicaciones con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo. - Se reciben, documentan y responden las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
4.2.9. Participacin y consulta
(Apartado 4.4.3.2 OHSAS 18001:2007) Se deber verificar: a) La participacin de los trabajadores por medio de su implicacin, participacin y compromiso en: - la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de los controles - en la investigacin de incidentes - en el desarrollo y revisin de la poltica y objetivos de Prevencin - consultas cuando haya cambios que afecten a su seguridad y salud en el trabajo - representacin en temas de Prevencin b) La consulta a los contratistas cuando haya cambios que afecten a su seguridad y Salud en el trabajo. Adems se deber comprar si la organizacin asegura que se consulte a las partes interesadas externas acerca de los temas de Prevencin pertinentes, cuando sea apropiado.
4.2.10. Documentacin
(Apartado 4.4.4 OHSAS 18001:2007) La especificacin OHSAS especifica la documentacin que debe incluir el sistema de gestin (en soporte papel, informtico). Adems se deber tener en cuenta la advertencia que hace en este aspecto: es importante que la documentacin sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos de la organizacin, y que se mantenga al mnimo requerido para alcanzar la eficacia y eficiencia.
Por tanto se verificar la existencia de: - Poltica y objetivos de Seguridad y salud en el Trabajo (Prevencin). - El alcance del sistema. - Los elementos principales del Sistema de gestin de la Prevencin, su interaccin as como la referencia a los documentos relacionados. - Documentos y registros par ale cumplimiento de los requisitos de OHSAS, as como aquellos determinados por la organizacin para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de los procesos relacionados con la Gestin de la Prevencin. NOTA: Es importante que la documentacin contenga unos mnimos requisitos de efectividad y eficiencia.
4.2.11. Documento y Control de la documentacin
(Apartado 4.4.5 OHSAS 18001:2007) Se verificar si la organizacin ha establecido y mantenido procedimientos para controlar todos los datos y documentos que se requieran en la especificacin OHSAS, comprobndose la existencia de procedimientos para: a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos; d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables; f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin de la SST y se controla su distribucin; y/o g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razn.
4.2.12. Control Operacional
(Apartado 4.4.6 OHSAS 18001:2007) En este apartado se establece la necesidad de que la organizacin examine aquellas operaciones y actividades relacionadas con los riesgos identificados en los que se necesitan medidas de control para gestionar el riesgo o riesgos para la Seguridad y salud en el Trabajo. Por tanto se deber verificar, para las operaciones y actividades que hayan sido identificadas: - Controles operacionales establecidos por la organizacin y su integracin en sus actividades. - Controles relacionados con los bienes, equipamientos y servicios adquiridos. - Controles relacionados con los contratistas y subcontratistas. - La planificacin de las actividades para garantizar que se llevan a cabo bajo condiciones especficas
- Existencia de procedimientos documentados para llevar a cabo dichos controles. - Criterios operativos estipulados. Adems es recomendable que las instrucciones sean entregadas documentalmente, incluyendo los cambios y la identificacin de peligro, en las que deban aplicarse medidas de control.
4.2.13. Preparacin del Sistema de emergencia y respuesta
(Apartado 4.4.7 OHSAS 18001:2007) La organizacin deber establecer y mantener planes y procedimientos para identificar situaciones de emergencia potenciales y las respuestas frente incidentes y situaciones de emergencia, para prevenir y atenuar posibles daos o efectos sobre la salud que podran estar asociados con ellos. Por tanto se verificar: - La existencia de procedimientos de emergencias. - Si se han identificado todas las posibles emergencias y se han definido las medidas para evitar su aparicin. - Se han planificado las respuestas ante una situacin de emergencia. - Se han establecido, realizado y registrado pruebas peridicas de su procedimiento para responder a las situaciones de emergencia. - Se ha implicado a las partes interesadas segn las situaciones de emergencia. - Se revisa y modifica, en caso necesario, peridicamente los procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en particular tras las pruebas peridicas cuando ocurran situaciones de emergencia.
4.2.14. Medicin y seguimiento del desempeo
(Apartado 4.5.1 OHSAS 18001:2007) La organizacin deber disear los parmetros que permitan obtener informacin acerca de la implementacin y comportamiento del sistema y al mismo tiempo permitan realizar el seguimiento del mismo. Se deber verificar si la organizacin: - Ha establecido las medidas apropiadas, tanto cualitativas como cuantitativas, necesarias. - Ha realizado un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos en materia de prevencin establecidos por la organizacin - La eficacia de los controles realizados (en materia de seguridad y salud) - Las medidas de ejecucin reactivas para hacer seguimiento de accidentes, daos en la salud, incidentes (incluyendo casi-accidentes) y otras evidencias pasadas de un deficiente desempeo en materia de prevencin.
- Mantiene registros, de los datos y resultados del seguimiento y medicin del desempeo, suficientes para facilitar posteriores anlisis de acciones correctivas y preventivas. Por otro lado, respecto a los equipos necesarios para el seguimiento y la medicin del desempeo, se verificar: - La existencia de procedimiento para la calibracin y/o mantenimiento de los equipos. - Identificacin de los equipos - Plan de mantenimiento/calibracin. - Registros de los resultados de dichos mantenimientos y/o calibraciones.
4.2.15. Evaluacin del cumplimiento legal.
(Apartado 4.5.2 OHSAS 18001:2007) La organizacin deber poseer un procedimiento en el que describa cmo va a comprobar, peridicamente, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos identificados y establecidos por la organizacin para el desarrollo de sus actividades. Durante el desarrollo de la auditora se verificar: - La existencia de una metodologa para llevar a cabo la verificacin de la legislacin. - La asignacin de responsabilidades para llevar a cabo dicha verificacin. - Si la periodicidad o frecuencia establecida para la evaluacin es adecuada, (ha de garantizar que no hay requisitos legales que se queden sin comprobar). - Se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas.
4.2.16. Investigacin de incidentes.
(Apartado 4.5.3.1 OHSAS 18001:2007) La nueva OHSAS (2007) equipara o asocia los incidentes (que a su vez incluye a los accidentes) a la No Conformidad. La organizacin deber establecer procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes. Durante el desarrollo de la auditora se deber verificar: - Se han comunicado los incidentes/accidentes a la autoridad laboral en el tiempo y la forma establecida, en funcin del tipo de accidente. - Se toman las acciones inmediatas para minimizar las consecuencias. - Se investigan las causas y se llevan a cabo acciones encaminadas a evitar su repeticin (acciones correctivas). - Se investigan las causas de posibles No Conformidades con objeto de evitar su posible aparicin (acciones preventivas).
- Se comunican los resultados de las investigaciones. - Se registran los resultados de las investigaciones de accidentes. - Se registran los cambios, si fuesen necesarios, como consecuencia de la produccin de un incidente.
4.2.17. No Conformidad, accin correctiva y accin preventiva
(Apartado 4.5.3.2 OHSAS 18001:2007) La organizacin deber establecer y mantener procedimientos para tratar las No Conformidades y para tomar acciones correctivas y preventivas. Cualquier accin preventiva o correctiva que se lleve a cabo para eliminar las causas de no conformidades (tanto si stas son reales o potenciales), deber adecuarse a la magnitud de los problemas y ser proporcional con el peligro de la Seguridad y Salud en el Trabajo. El equipo auditor deber controlar: - Si se lleva a cabo el registro de las No Conformidades y acciones preventivas. - Las acciones preventivas y correctivas son adecuadas a la magnitud de los problemas detectados mediante una No Conformidad. - Se identifica y corrigen las No Conformidades, as como si las acciones para mitigar sus consecuencias son adecuadas o no. - Investigacin de causas de las No Conformidades. - Si las acciones tomadas son apropiadas para prevenir que vuelvan a suceder. - Se comunican los resultados de las acciones preventivas y correctivas tomadas. - Se lleva a cabo la revisin de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas. - Se lleva a cabo una evaluacin de riesgos previa a la implantacin de acciones preventivas o correctivas que hayan identificado peligros o controles nuevos o modificados. - Se modifica o incorpora a la documentacin del Sistema de Gestin de la Prevencin cualquier cambio que surja de una accin preventiva y accin correctiva.
4.2.18. Registros del sistema de gestin.
(Apartado 4.5.4 OHSAS 18001:2007) La organizacin elaborar procedimientos e instrucciones para asegurar la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros en materia de Prevencin, as como el resultado de auditoras, inspecciones, etc. Durante la auditora se verificar: - La existencia de una sistemtica que asegure la conservacin, identificacin y trazabilidad de los registros.
- El establecimiento de una forma de archivar los registros. - Se ha determinado el tiempo de archivo, antes de su eliminacin. (Se deber tener en cuenta los aspectos legales que puedan ser exigibles a determinados archivos en cuanto a la periodicidad de archivo).
4.2.19. Auditora.
(Apartado 4.5.5 OHSAS 18001:2007) La organizacin debe establecer, planificar y mantener programas de auditora. Para ello deber tener en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organizacin, y los resultados de auditoras previas. Durante el desarrollo de la Auditora Interna se deber asegurar que el Sistema de Gestin de la Prevencin es conforme a la especificacin OHSAS, se ha implementado adecuadamente, se mantiene y es eficaz para cumplir con la poltica y los objetivos de la organizacin. Durante el desarrollo de la auditoria se deber verificar: - Planifican y se lleva a cabo Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Prevencin. - Se establecen las responsabilidades, las competencias y los requisitos para planificar y realizar las auditoras. - Se informa de los resultados, entre otros a direccin. - Se mantienen registros de la planificacin y realizacin de la Auditora interna. - Se determina los criterios, alcance, frecuencia y mtodos de realizacin de la auditora. - Los auditores aseguran la imparcialidad y objetividad del proceso de auditora.
4.2.20. Revisin por la Direccin.
(Apartado 4.6 OHSAS 18001:2007) La alta direccin debe revisar el Sistema de Gestin de la Prevencin de la organizacin, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua. El equipo auditor deber controlar: - Se llevan a cabo, se documentan y conservan las Revisiones por la direccin. - Las revisiones incluyen la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin, incluyendo la poltica y los objetivos de Prevencin. - La Revisin incluye: a) los resultados de las auditoras internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba. b) los resultados de la participacin y consulta. c) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas. d) el desempeo de la SST de la organizacin. e) el grado de cumplimiento de los objetivos. f) el estado de las investigaciones de incidentes, las acciones correctivas y las acciones preventivas.
g) el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la direccin previas. h) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolucin de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con la Prevencin. i) las recomendaciones para la mejora. - El resultado de la revisin por la Direccin Revisin es coherentes con el compromiso de mejora continua de la organizacin. - Se incluyen decisiones y acciones relacionada con posibles cambios en el desempeo, la poltica y los objetivos, los recursos u otros elementos del Sistema de Gestin de la Prevencin.
Tal como se ha descrito en captulos anteriores, el empresario debe establecer en su organizacin un modelo preventivo que garantice la seguridad y la salud de sus trabajadores y los que accedan a las instalaciones bajo su titularidad. La normativa en PRL, no slo exige que se establezca un modelo preventivo, si no que se instauren los medios oportunos para controlar la adecuacin de dicho modelo preventivo. As pues, entre las herramientas de control de las que se puede disponer, se considera que la auditora es la que mayor grado de eficacia presenta, pues suelen coincidir dos factores claves: Por un lado la independencia del equipo auditor con respecto a los departamentos auditados y por otro lado la competencia del equipo auditor, experto en la materia y conocedor de muchos modelos preventivos implantados en otras empresas. Conocedor de esta eficacia, la administracin obliga a aquellas organizaciones que asuman internamente la prevencin de riesgos laborales, al control externo por una entidad auditora independiente autorizada por la autoridad laboral. No slo se utiliza esta tcnica para un control administrativo de la PRL, si no que ante una economa de mercado globalizada, y ante la preocupacin de la sociedad por la siniestrabilidad laboral, las administraciones pblicas en las fases de concurso pblico otorgan puntuacin a aquellas organizaciones que cuenten con un sistema de gestin preventivo certificado por una entidad independiente. Esta situacin es muy habitual en el sector de la construccin, ya que es uno de los que presentan mayor siniestrabilidad laboral. La gua utilizada por las empresas para montar su sistema de gestin de la prevencin es OHSAS 18001, actualmente en su versin de 2007. En el proceso de certificacin, la organizacin que pretende obtener el certificado de adecuacin, debe someterse a varias auditoras: 1) Al menos una auditora interna. 2) Una preauditora de comprobacin. 3) Una auditora final. Como podemos comprobar, la auditora de prevencin es la herramienta ms utilizada para supervisar la gestin preventiva de una determinada organizacin. Tanto si se trata de un requisito legal o como si trata de un trmite voluntario, el protocolo de actuacin en las dos metodologas permite identificar puntos similares y puntos diferenciadores:
AUDITORA REGLAMENTARIA
SIMILITUDES Proceso sistemtico, independiente y documentado. Comprueban cmo se realiza la evaluacin inicial y peridica de riesgos y analiza sus resultados. Comprueban que el tipo y planificacin de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general y especfica. Analizan la adecuacin entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas y los recursos de los que dispone el empresario para llevar a cabo dichas actividades preventivas.
DIFERENCIAS Siempre es voluntaria (excepto requisitos del cliente). Es obligatoria en los casos que indica el Reglamento Servicios de Prevencin.
Se puede obtener una certificacin.
No es objeto de certificacin.
Enfocada no solo al cumplimiento legal sino tambin hacia la gestin y la mejora continua. Como criterio bsico de auditora se sigue OHSAS 18001. El informe no tiene que estar a disposicin de la autoridad laboral.
Mayor enfoque al grado de cumplimiento de los requisitos legales. Como criterio bsico de auditora se sigue la legislacin de aplicacin. El informe tiene que estar a disposicin de la autoridad laboral.
Hay que destacar, que es posible que una organizacin deba someterse a auditora reglamentara y a la vez audite peridicamente su sistema de gestin preventivo segn OHSAS 18001 por que ambos modelos de auditora son compatibles y no excluyentes. De hecho es una buena combinacin, ya que la auditora reglamentara est ms enfocada al cumplimiento de la legislacin y OHSAS enfoca la prevencin desde el punto de vista organizativo estableciendo pautas, protocolos y asignado responsabilidades para asegurar el correcto desempeo preventivo.
Anexos y Documentacin
ANEXO I. FORMATO LISTA DE CHEQUEO
CRITERIO DE INTERPRETACIN
CUMPLIMIENTO SI NO N/A
PLAN DE AUDITORA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES ANEXO II. FORMATO DE PLAN DE AUDITORA
FECHA DE REALIZACIN
OBJETO DE LA AUDITORIA
DOCUMENTACION APLICABLE
PROGRAMA DE AUDITORIA ELEMENTO AUDITADO REQUISITO LEGAL O DE LA NORMA AUDITOR RESPONSABLE
ANEXO III INFORME DE NO CONFORMIDAD
Auditor: Fecha: N NC: Dpto. Responsable: Requisito Norma y Sistema:
DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD
CORRECCIN Y/O ACCIN CORRECTIVA
ANLISIS DE LA CAUSA (POR QU HA PASADO?):
CORRECCIN (ACCIN INMEDIATA) Descripcin
ACCIN CORRECTIVA Descripcin
Responsable Implantacin: Fecha/Plazo previsto para Implantacin:
VERIFICACIN IMPLANTACIN Y EFICACIA DE LA SOLUCIN
CIERRE (Fecha):
ANEXO IV: FORMATO DE INFORME DE AUDITORA.
INFORME FINAL AUDITORA
Empresa: Centros Auditados: Direccin: Equipo Auditor: Auditor jefe: Auditores: Normas/Manuales/Procedimientos/instrucciones:
Fecha: Pgina: X de Y
Departamentos Auditados/ Responsables:
RESUMEN AUDITORA N No Conformidades: Opinin General del Sistema: a) Puntos Fuertes: b) Puntos Dbiles:
Valoracin: a) Modelo Preventivo: b) Participacin de los trabajadores: c) Plan de Prevencin: d) Equipos de trabajo y Epis: e) Formacin Informacin a los trabajadores. Vigilancia de la Salud: f) Medidas de Emergencia: g) Coordinacin de actividades empresariales: Recomendaciones y oportunidades de mejora:
Jefe del Equipo Auditor Nombre: Firma:
Direccin Nombre: Firma:
ANEXO V: RELACIN DE ACTIVIDADES PARA LAS QUE ES OBLIGATORIO REALIZAR UNA AUDITORA REGLAMENTARIA CADA DOS AOS. a) Trabajos con exposicin a radiaciones ionizantes en zonas controladas segn RD. 53/1992, de 24 de enero, sobre proteccin sanitaria contra radiaciones ionizantes. b) Trabajos con exposicin a agentes txicos y muy txicos, y en particular a agentes cancergenos, mutagnicos o txicos para la reproduccin, de primera y segunda categora, segn RD. 363/1995, de 10 de enero, que aprueba el Reglamento sobre notificacin de sustancias nuevas y clasificacin, envasado y etiquetado de sustancias peligrosas, as como RD. 1078/1993, de 2 de julio sobre clasificacin, envasado y etiquetado de preparados peligrosos y las normas de desarrollo y adaptacin al progreso de ambos. c) Actividades en que intervienen productos qumicos de alto riesgo y son objeto de la aplicacin del RD. 886/1988, de 15 de julio y sus modificaciones, sobre prevencin de accidentes mayores en determinadas actividades industriales. d) Trabajos con exposicin a agentes biolgicos de los grupos 3 y 4, segn la Directiva 90/679/CEE y sus modificaciones, sobre proteccin de los trabajadores contra los riesgos relacionados a agentes biolgicos durante el trabajo. e) Actividades de fabricacin, manipulacin y utilizacin de explosivos, incluidos los artculos pirotcnicos y otros objetos o instrumentos que contengan explosivos. f) Trabajos propios de minera a cielo abierto y de interior, y sondeos en superficie terrestre o en plataformas marinas. g) Actividades en inmersin bajo el agua. h) Actividades en obras de construccin, excavacin, movimientos de tierras y tneles, con riesgo de cada de altura o sepultamiento. i) Actividades en la industria siderrgica y en la construccin naval. j) Produccin de gases comprimidos, licuados o disueltos o utilizacin significativa de los mismos. k) Trabajos que produzcan concentraciones elevadas de polvo siliceo. l) Trabajos con riesgos elctricos en alta tensin.
ANEXO VI: NOTIFICACIN SOBRE CONCURRENCIA DE CONDICIONES QUE NO HACEN NECESARIO RECURRIR A LA AUDITORA DEL SISTEMA DE PREVENCIN DE LA EMPRESA. D.:................................................... En calidad de:.................................... De la Empresa:.................................. declara que cumple las condiciones establecidas en el artculo 29 del Reglamento de Servicios de Prevencin y en consecuencia aporta junto a la presente declaracin los datos que se especifican a continuacin, para su registro y consideracin por la Autoridad laboral competente.
De nueva Creacin Nombre o Razn Social: Domicilio Social: Actividad Econmica: Provincia: Cdigo Postal: Ya Existente NIF: CIF: Municipio: Telfono: Entidad Gestora o colaboradora AT y AP: N de Trabajadores: Superficie Construida (m2):
Clase de Trabajo (Taller, Oficina, Almacn): Realizada la Evaluacin de Riesgos con Fecha:
Datos relativos a la Prevencin de riesgos:
RIESGOS EXISTENTES ACTIVIDAD PREVENTIVA PROCEDENTE
Para la comprensin de este manual pueden ser de utilidad los siguientes trminos y definiciones: Accin correctiva Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Nota 1: Puede haber ms de una causa para una no conformidad. Nota 2: La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse mientras que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
Accin preventiva Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial, o cualquier otra situacin potencial indeseable.
Nota 1: Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial. Nota 2: La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda mientras que la accin correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.
Auditora Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener "evidencias de la auditora" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los "criterios de auditora.
Nota 1: Independiente no significa necesariamente externo a la organizacin. En muchos casos, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidades en la actividad que se audita.
Desempeo de la Prevencin Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus riesgos laborales.
Nota 1: La medicin del desempeo de la SST incluye la medicin de la eficacia de los controles de la organizacin. Nota 2: En el contexto de los sistemas de gestin de la SST, los resultados se pueden medir respecto a la poltica de SST, los objetivos de SST de la organizacin y otros requisitos de desempeo de la SST.
Deterioro de la salud Condicin fsica o mental identificable y adversa que surge y/o empeora por la actividad laboral y/o por situaciones relacionadas con el trabajo. Documento Informacin y su medio de soporte.
Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestras patrn, o una combinacin de stos.
Evaluacin de riesgos Proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables. Identificacin de peligros Proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y se definen sus caractersticas. Incidente Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podra haber ocurrido un dao, o deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad), o una fatalidad.
Nota 1: Un accidente es un incidente que ha dado lugar a un dao, deterioro de la salud o a una fatalidad. Nota 2: Se puede hacer referencia a un incidente donde no se ha producido un dao, deterioro de la salud o una fatalidad como cuasi accidente. Nota 3: Una situacin de emergencia es un tipo particular de incidente.
Lugar de trabajo Cualquier lugar fsico en el que se desempean actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organizacin.
Nota: Cuanto se tiene en consideracin lo que constituye el lugar de trabajo, la organizacin debera tener en cuenta los
efectos para la Seguridad y Salud del personal que est, por ejemplo, de viaje o en trnsito (por ejemplo conduciendo, volando, en barco o en tren), trabajando en las instalaciones del cliente, o trabajando en casa.
Mejora continua Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin de la SST para lograr mejoras en el desempeo de la SST global de forma coherente con la poltica de SST de la organizacin.
Nota 1: No es necesario que dicho proceso se lleve a cabo de forma simultnea en todas las reas de actividad.
No conformidad Incumplimiento de un requisito.
Nota: Una no conformidad puede ser una desviacin de las normas de trabajo, prcticas, procedimientos, requisitos legales, etc. Pertinentes, los requisitos del sistema de gestin deja SST.
Objetivo de Prevencin Fin de la Prevencin, en trminos de desempeo de la prevencin, que una organizacin se fija alcanzar.
Nota 1: Los objetivos deberan cuantificarse cuando sea posible.. Se requiere que los objetivos de Prevencin sean coherentes con la poltica de prevencin.
Organizacin Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin o parte o combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblica o privada, que tiene sus propias funciones y administracin. Parte interesada Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo que tiene inters o est afectado por el desempeo de la SST de una organizacin. Peligro Fuente, situacin o acto con potencial para causar dao en trminos de dao humano o deterioro de la salud, o una combinacin de stos. Poltica de Prevencin Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionadas con su desempeo de la SST, como las ha expresado formalmente la alta direccin.
Nota 1: La poltica de Prevencin proporciona una estructura para la accin y para el establecimiento de los objetivos de seguridad y Salud en el Trabajo.
Procedimiento Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Nota: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeadas. Riesgo Combinacin de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposicin peligrosa y la severidad del dao o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposicin. Riesgo aceptable Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organizacin teniendo en consideracin sus obligaciones legales y su propia poltica de SST.
Seguridad y salud en el trabajo (SST) Condiciones y factores que afectan, o podran afectar a la salud y la seguridad de los empleados o de otros trabajadores (incluyendo a los trabajadores temporales y personal contratado), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.
Nota: Las organizaciones pueden estar sujetas a requisitos legales sobre la salud y la seguridad de las personas ms all del lugar de trabajo inmediato, o que estn expuestas a las actividades del lugar de trabajo.
Sistema de gestin de Prevencin de Riesgos Laborales o de la SST Parte del sistema de gestin de una organizacin, empleada para desarrollar e implementar su poltica de Prevencin y gestionar sus riesgos para la SST.
Nota 1: Un sistema de gestin es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la poltica y los objetivos y para cumplir estos objetivos. Nota 2: Un sistema de gestin incluye la estructura de la organizacin, la planificacin de actividades, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos.
Auditora externa del sistema de PRL de la empresa. AENOR, Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin. Ao 2002. La auditora de PRL en la Pyme. AMAT, Asociacin de Mutuas de Accidentes de Trabajo, ao 1999. Criterios del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo para la realizacin de las Auditoras del Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales reguladas en el Capitulo V del Reglamento de los Servicios de Prevencin. INSHT. Ao de publicacin 2003. Manual de Procedimientos de PRL; Gua de elaboracin. INSHT, ao 2003. Orientaciones para facilitar la integracin de la PRL en el sistema general de gestin de la empresa. INSHT, ao 2004. Enciclopedia de Salud y Seguridad en el trabajo de la Organizacin Internacional del Trabajo (3 Edicin). Manual para la Auditora reglamentaria de prevencin de riesgos laborales. Osalan. Ao 2008. Las auditoras del sistema de Prevencin de Riesgos Laborales en la empresa. Ibermutuamur. Septiembre 2000. Evaluacin de las condiciones de trabajo en las pequeas y medianas empresas. Bestraten Bellovi, M. OHSAS 18001:2007. Requisitos de sistemas de gestin de seguridad y salud. OHSAS 18002:2000. Sistemas de gestin de la prevencin de riesgos laborales. Reglas generales para la implantacin de OHSAS 18001. LEY 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevencin de Riesgos Laborales. BOE nm. 269, de 10 de noviembre BOE n 269 10/11/1995. Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la prevencin de riesgos laborales. Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin. Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo por el que se modifican el Real Decreto 39/1997 de los Servicios de Prevencin y el Real Decreto 1627/1997 de seguridad y salud en las obras de construccin.
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