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Timestamp: 2016-10-24 00:36:51+00:00

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⭐SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ OFICINA DE CONTROL INTERNO FECHA DE CORTE: 31 DE MARZO DE 2015
SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ OFICINA DE CONTROL INTERNO FECHA DE CORTE: 31 DE MARZO DE 2015
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Víctor Manuel Espinoza Silva
1 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO TRABAJO / AREA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES Actualizar en el aplicativo dispuesto para tal fin en la entidad, los riesgos de corrupción, analizando las causas. Igualmente, identificar nuevos riesgos que impacten el proceso y afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales La Oficina de Control diseñó e implementó como medida de contingencia una herramienta desarrollada en hoja de cálculo en Excel y Office Libre, la cual se dejó disponible en la Intranet de la Entidad, con el fin de realizar la gestión de riesgos para el primer ciclo de control, es decir, 31 de marzo. Lo anterior, debido a las fallas técnicas presentadas por el Sistema de Información para la Administración del Riesgo. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANÁLISIS DEL RIESGO: PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES FORMULACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN PARA MITIGAR LOS RIESGOS Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias De acuerdo con el primer ciclo de control (31 de marzo), establecido en la Resolución 303 de 2012, los procesos realizaron las siguientes actividades a través de la herramienta diseñada por la Oficina de Control Interno: 1. Actualización de los riesgos (estratégicos; operativos; cumplimiento o legales; activos de información; de seguridad y salud ocupacional; corrupción; tecnológicos; ambientales y financieros) que pueden afetar el Todas las cumplimiento de sus objetivos. Identificar y valorar los controles 2. Análisis del riesgo en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y el impacto dependencias de la definidos en cada riesgo Secretaría General de sus consecuencias. (Política de 3. Calificación de los controles a las causas asociadas a los riesgos, teniendo en cuenta los ciclos de control definidos en la Resolución 303 de Administración de 2012, así como también, los ciclos de control definidos por cada uno de los Definir actividades encaminadas a Riesgos de la S.G. procesos. evitar y reducir los riesgos de Resolución 303 DE 4. Establecimiento de acciones de mitigación del riesgo. corrupción e institucionales 2012.) MONITOREO DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES A través de subcomités de autocontrol realizar seguimiento continuo a las acciones de mitigación implementadas. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor a través de la Resolución 086 de 2011, "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones", establece que los responsables de los procesos con su equipo de colaboradores deben realizar seguimiento y monitoreo a los riesgos identificados, así como también, revisar los avances de las acciones formuladas en los planes de mitigación de riesgos. Igualmente, de acuerdo con la mencionada Resolución, deben remitir copia de las actas para seguimiento y verificación de su cumplimiento a la Oficina de Control Interno. Durante el primer trimestre la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y requirió a las dependencias que no presentaron copias de las actas de subcomité.2 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO TRABAJO / AREA SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES Realizar el seguimiento de los riesgos de conformidad con los ciclos de control establecidos mediante la Resolución 303 de Oficina de Control 2012 y los definidos por los Interno procesos y retroalimentar a los procesos sobre el seguimiento realizado La Oficina de Control Interno de conformidad con la Resolución 303 de 2012, requirió su cumplimiento para remitir la información de la gestión de los riesgos a la OCI el 10 de abril de 2015, teniendo en cuenta las fallas presentadas en el Sistema de Información, así como también, la apropiación de la medida de contingencia diseñada para gestionar los riesgos en el primer ciclo de control (31 de marzo). El seguimiento y retroalimentación a los procesos, se realizará en las auditorías integrales planificadas para abril y mayo, de conformidad con el Programa Anual de Auditorías ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN E INSTITUCIONALES Asesorar a los procesos de la Secretaría General en la identificación, análisis, valoración y acciones de mitigación de los Oficina Asesora de Planeación/ Oficina de riesgos y en la utilización de la Control Interno metodología de la herramienta del Sistema de Administración del Riesgo. Durante el mes de marzo de 2015, la Oficina de Control Interno realizó siete (7) jornadas de asesoría, acompañamiento y capacitación, a las cuales asistieron 137 servidores y servidoras de la Entidad. En las jornadas se socializó la metodología diseñada como herramienta de contingencia mientras se subsanan las fallas técnicas presentadas en el Sistema de Información para la Administración de Riesgos. De igual manera, se fortalecieron las competencias de los asistentes en la identificación del contexto estratégico; identificación de los riesgos aplicando técnicas como el metalenguaje del riesgo; análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos; análisis del impacto de sus consecuencias; calificación de controles y establecimiento de acciones de mitigación para prevenir su ocurrencia.3 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES TRABAJO / AREA Solicitar confirmación de los administradores de trámites para la Guía de Trámites y Servicios y el SUIT. Dependencias de la Secretaría General con la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y Calidad del Servicio Se evidencia el cumplimiento de esta actividad mediante el envío de comunicaciones internas(radicados / 9714 / 9715 / 9717 / 9718 / 9742 / 9743 / 9744 / 9745 / 9827 y 9831), a través de las cuales se solicitó confirmación del nombre de los administradores de trámites y se recordó las funciones que desempeñan. A la fecha de seguimiento, se encuentra pendiente el envío de respuesta por parte de algunos procesos, por lo tanto, la Oficina Asesora de Planeación requerirá nuevamente el respectivo envío de la información. IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES EFECTUAR LA REVISIÓN DE LOS PROCESOS HACER EL ANÁLISIS NORMATIVO DE LOS TRÁMITES DE LA S.G. Presentación de resultados de la primera Fase de la Política "Identificación de Trámites", lineamientos y compromisos Oficina Asesora de Planeación Dependencias de la Realizar diagnóstico de la información de los trámites y servicios publicados en el portafolio, bienes y servicios, SUIT 3.0 y nueva Guía de trámites y servicios. Capacitación taller y entrega de lineamientos para la administración de la información tanto en el SUIT 3.0 como en la guía de trámites y servicios. Identificar nuevos trámites y otros procedimientos administrativos - OPASen la Secretaría General Secretaría General con la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y Calidad del Servicio Dependencias de la Secretaría General con la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y Calidad del Servicio Dependencias de la Secretaría General con la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y Calidad del Servicio Esta actividad se tiene programada ejecutar durante el mes de abril de Esta actividad se tiene programada desarrollar durante los meses de mayo y junio de Esta actividad se tiene programada desarrollar durante los meses de mayo y junio de De acuerdo con lo manifestado por el proceso, esta actividad inicia su ejecución durante el segundo semestre de 2015.4 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES TRABAJO / AREA PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES EFECTUAR EL DIAGNÓSTICO DE LOS TRÁMITES A INTERVENIR Presentación de metodología para la mejora de los trámites y procedimientos administrativos en la entidad. Solicitar a las dependencias misionales la realización del diagnóstico de sus trámites y OPAS frente a la fase de priorización. Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación Esta actividad se tiene programada desarrollar durante el mes de mayo de Esta actividad se tiene programada desarrollar durante los meses de mayo y junio de RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES ACCIONES PARA LA SIMPLIFICACIÓN, ESTANDARIZACIÓN, ELIMINACIÓN, AUTOMATIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL SERVICIO Elaborar acciones de mejora frente a los resultados del diagnóstico para la racionalización de OPAS y/o trámites Oficina Asesora de Planeación Esta actividad se tiene programada desarrollar durante los meses de julio y agosto de 2015.5 TERCER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Identificar la información que debe ser divulgada a la ciudadanía, reflejando la gestión realizada por Superpersonas Jurídicas e Identificar las variables Sociodemográficas de la población objetivo de Superpersonas Jurídicas Superpersonas Jurídicas Durante el primer trimestre de 2015, se identificó la información que se debe divulgar a la ciudadanía y se propuso el ajuste del front principal del SIPEJ, para que el mismo contenga la información de interés a la ciudadanía INFORMACIÓN DIAGNÓSTICO Realizar balance de la gestión desarrollada por la Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación con base en los lineamientos adoptados por el Plan de Acción Distrital, como instrumento guía de la gestión que se realiza. Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación De acuerdo con lo evidenciado en la comunicación No del 20 de marzo de 2015, se observa la presentación del informe de gestión del cargo de Jefe de la Oficina de la Alta Consejeriía para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación. Entre los temas presentados se encuentran: Balance del cumplimiento de los Programas 6 y 29 del Plan Distrital de Desarrollo; Halllazgos administrativos, fiscales y disciplinarios comunicados por la Contraloría de Bogotá en el último informe de auditoría; Estado de ejecución de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá; Situación de los recursos financieros, técnicos y físicos; Programas, estudios, proyectos y presupuesto para el cumplimiento de la misionalidad; gastos de funcionamiento; gastos de inversión; obras públicas y proyectos en proceso; contratación estatal; regalmentos y manuales; procesos y procedimientos; Subcomités de Autocontrol; Respuestas a derechos de petición, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes; Sistema de Gestión Documental de la Oficina y Normatividad. DIÁLOGO EJECUCIÓN Realizar un ejercicio de rendición de cuentas ante la Comisión Distrital de Sistemas del D.C. Alta Consejería Distrital de TIC Para el cumplimiento de esta actividad, durante el primer trimestre se realizaron tres (3) sesiones plenarias ante la Comisión Distrital de Sistemas, así: 1a. Sesión realizada el 28 de enero de 2015, se trataron temas como: Socialización del proyecto Plan Maestro de TIC y Oracle en el Distrito Capital 2a. Sesión realizada el 25 de febrero de 2015, entre los temas tratados se encuentran: Se retomó el planteamiento sobre cómo las entidades distritales contribuirán en la construcción del Plan Maestro de TIC; Implementación de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información; Planes de acción de los coordinadores de los grupos de trabajo permanentes de la CDS y Proyecto de migración de Si-Capital sobre tecnología Oracle. 3a. Sesion realizada el 25 de marzo de 2015, en la cual se presentó oficialmente el Plan Maestro TIC.6 TERCER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Entre las actividades desarrolladas durante el primer trimestre, se encuentran: Participar y realizar acompañamiento a la Mesa Distrital de víctimas como escenario fundamental de diálogo. Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación - 21 de febrero de 2015: Asesoría técnica y acompañamiento logístico a la Mesa Distrital para el proceso de rendición de cuentas de esta instancia de participación dirigido a las víctimas del conflicto armado de las localidades de Bosa y Kennedy de mazo de 2015: Rendición de cuentas de la MDPEV, dirigida a las víctimas que se encuentran en la localidad Suba, igualmente, en este evento se socializó por parte de las/os delegados de esta instancia de participación, sus aportes al Plan de Acción Dístrital Víctimas, así como también, se realizó un análisis en la implementación de la política pública de atención para las víctimas del conflicto armado. DIÁLOGO EJECUCIÓN Efectuar la rendición de cuentas sobre la Gestión de la Secretaría General en la vigencia Oficina Asesora de Planeación y de Comunicaciones Dirección Distrital de Desarrollo Institucional. Para dar cumplimiento a esta actividad, se evidencia el desarrollo de las siguientes acciones: 1. Revisión gerencial y rendición de cuentas interna frente a la ejecución de los proyectos de inversión de la Secretaría General, desarrollada en dos (2) sesiones: 10 y 17 de marzo de Planfificación de la Rendición de Cuentas de la Secretaría General ante la ciudadanía y demás partes interesadas. Se evidencia el diseño de un Plan de trabajo para el ejercicio de Rendición de Cuentas, el cual se proyectó ejecutar en cuatro (4) fases: Fase 1: Planeación: Actividades: Sensibilizar al equipo Directivo sobre la rendición de cuentas - Organizar y priorizar la información que se va a comunicar. Fase 2: Consultar y convocar: Actividad: Promover la participación de actores y organizaciones sociales representativas. Fase 3: Diálogo: Actividad: Desarrollo del Ejercicio. Fase 4: Evalúa: Actividad: Evaluación del evento. Con la información suministrada por las dependencias de la Secretaría General, se diagramó y diseñó la presentación que se proyectará en la rendición de cuentas, la cual se tiene programada llevar a cabo el 14 de abril de Igualmente, se elaboraron piezas comunicacionales de divulgación del evento (wallpaper, banner, mailing, pieza de invitación) y se realizó la guía de trinos para la estrategia de comunicación externa.7 TERCER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Formalizar el procedimiento para la rendición de cuentas en la Secretaría General con base en la Política de Rendición de Cuentas (Conpes 3654 de 2010) Oficina Asesora de Planeación Dirección Distrital de Desarrollo Institucional. De acuerdo con las evidencias aportadas, se observa que el 17 de marzo de 2015, se realizó presentación y socialización del procedimiento de rendición de cuentas externa de la Secretaría General. La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional presentó observaciones y recomendaciones al mencionado procedimiento, las cuales está atendiendo la Oficina Asesora de Planeación. INCENTIVOS O SANCIONES ACCIONES QUE REFUERZAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS HACIA LA RENDICIÓN DE CUENTAS Implementar en la oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación de los Subcomités de Autocontrol ajustados en su funcionamiento mediante la Resolución No. 086 de Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación Con relación a esta actividad, la Oficina de Control Interno mediante memorando No del 18 de febrero de 2015, realizó evaluación al Plan Anticorrupción 2015, publicado en la página web de la Entidad, entre las observaciones efectuadas se señaló que esta actividad no está orientada a realizar rendición de cuentas ante la ciudadanía, por lo tanto, se recomendó no dejarla incluida en este componente, máxime que los Subcomités de Autocontrol se establecieron en la Secretaría General mediante acto administriativo de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, se realiza el seguimiento y no se evidencia la implementación de los Subcomités de Autocontrol en la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, con el fin de verificar el cumplimiento de los lineamientos impartidos en la Resolución 086 de 2011, la Oficina de Control Interno remtiió durante el primer trimestre de 2015, las siguientes comunicaciones internas solicitando el envío de las copias de las actas correspondientes a las reuniones de autocontrol, de las cuales no se ha recibido respuesta a la fecha de seguimiento: - Memorando No del 11 de febrero, solicitud copia acta enero de Memorando No del 26 de febrero, solicitud copia actas enero y febrero de Memorando No del 26 de marzo, solicitud copia acta marzo de Por lo anterior, en la auditoría integral se verficiará en sitio su cumplimiento.8 TERCER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS INCENTIVOS O SANCIONES ACCIONES QUE REFUERZAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS HACIA LA RENDICIÓN DE CUENTAS Realizar los ajustes a la página WEB de la Secretaría General como una de las herramientas para la Rendición de cuentas y para la publicación y acceso a la información de interés de la ciudadanía, teniendo en cuenta lo establecido la Ley 1712 de de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el manual de Gobierno en Línea. Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Oficina de Comunicaciones Informática y Sistemas Se evidencia el rediseño de la Página web de la Secretaría General, la cual se encuentra alojada en el link La información de interés para la ciudadanía relacionada con los temas: planes, informes, proyectos y contratación, se puede consultar a través de la sección Transparencia. Otras actividades realizas en la página web, consistieron en: - Actualización de módulos en Drupal. - Actualización del Cor de Drupal. - Implementación de módulo de slide, para la parametrización funcional de las estrategias generadas por la Secretaría General. - Actualización Barra transversal del Distrito Capital emitida por la Guía web Construcción de espacio web para la publicación del listado de los contratos por años en la Secretaría General.9 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A IMPLEMENTAR Y OPTIMIZAR PROCEDIMIENTOS INTERNOS QUE SOPORTAN LA ENTREGA DE SERVICIOS Y TRAMITES AL CIUDADANO Y LAS PETICIONES, QUEJAS SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD Actualizar procedimientos del SDQS, con relación al nuevo aplicativo y normatividad vigente (5 políticas de desarrollo administrativo, Código contencioso Administrativo, Dec. 371) e implementar controles dentro de los mismos relacionados con anticorrupción. Durante el primer trimestre de 2015, se realizó revisión de los procedimientos publicados en el Sistema Calidad del Servicio Integrado de Gestión y se proyectó realizar los ajustes a partir del mes de abril. SDQS DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA IDENTIFICAR NECESIDADES, Aplicar herramientas que EL SERVICIO AL EXPECTATIVAS E permitan identificar las CIUDADANO -AFIANZAR INTERESES DEL CIUDADANO necesidades y expectativas LA CULTURA DE PARA GESTIONAR ATENCIÓN de la ciudadanía (encuestas SERVICIO AL ADECUADA Y OPORTUNA de opinión, grupos focales) CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN EVALUAR EL SERVICIO PRESTADO A TRAVÉS DEL Realizar un análisis sobre las CANAL TELEFÓNICO CON EL diferentes peticiones, FIN DE IDENTIFICAR solicitudes, quejas y reclamos OPORTUNIDADES DE interpuestas por las víctimas, MEJORA PARA o aquellas que tengan origen INCREMENTAR EL NIVEL DE en los organismos de control SATISFACCIÓN CIUDADANA y demás entidades públicas. CON RESPECTO AL MISMO Calidad del Servicio Las actividades ejecutadas corresponden a: - Revisión de la propuesta para la realización de la encuesta distrital Ejecución de ajustes - Revisión de los formularios a aplicar - Aprobación de la propuesta por parte del Director Distrital de Servicio a la Ciudadanía. En el periodo comprendido entre los meses de enero a marzo 31 de 2015, se recibieron 344 requerimientos de la ciudadanía y organismos de control (Procuraduría, Personería, Defensoría del Pueblo). Las tipologías más relevantes fueron: Proyecto productivo; Solicitud de vivienda; Ayuda Oficina de la Alta Humanitaria Inmediata; Ayuda Humanitaria de Emergencia ante la UARIV; Solicitud de Indemnización Consejería para los Administrativa y reconocimiento de Derechos ante la UARIV;Solicitud de las Mesas de Participación Derechos de las Efectiva de las Víctimas; Inclusión en el RUV;Ley 1561 de 2012 ante los Jueces de la República Y Víctimas, la Paz y la Quejas contra la supuesta mala atención en los Centros Dignificar. Reconciliación Del total de las peticiones recibidas el 50% no son de competencia de la Alta Consejería; sin embargo, se realiza el trámite de respuesta al ciudadano (a) y se remite la petición ante la entidad competente.10 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A Para dar cumplimiento a esta actividad, se realizaron las siguientes acciones: DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO -AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN EVALUAR EL SERVICIO PRESTADO A TRAVÉS DEL CANAL TELEFÓNICO CON EL FIN DE IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA INCREMENTAR EL NIVEL DE SATISFACCIÓN CIUDADANA CON RESPECTO AL MISMO ESTABLECER PROCEDIMIENTOS, DISEÑAR Y ADECUAR ESPACIOS FÍSICOS Y FACILIDADES ESTRUCTURALES PARA ATENCIÓN DE DISCAPACITADOS, NIÑOS, NIÑAS, MUJERES GESTANTES Y ADULTOS MAYORES DE ACUERDO CON LA NORMATIVA VIGENTE EN MATERIA DE ACCESIBILIDAD Y SEÑALIZACIÓN Realizar la evaluación mensual del servicio prestado por la Línea 195 y establecer Subdirección mejoras para la prestación del Operativa servicio de información a través de este canal. Realizar intervención en puntos de atención presencial de la Red CADE, para facilitar las condiciones de uso para personas discapacitadas, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores de acuerdo con la normativa vigente Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano y Alta Consejería Distrital de TIC 1. Encuesta de satisfacción permanente a través de la Línea 195, con el fín de verificar la calidad del servicio prestado. 2. Incremento en el número de publicaciones informativas a través de Redes Sociales, aproximadamente 40 diarias. 3. Se puso en funcionamiento la herramienta Hootsuite para generar los reportes que representan las tendencias del comportamiento en redes socales de las cuentas de Facebook y Twitter. 4. Se llevaron a cabo reuniones con la Secretaría Distrital de Movilidad, una de las entidades más consultadas a través de la Línea 195, con el fin de establecer acuerdos de mejora en el servicio. 5. Durante el mes de febrero de 2015, se inició nuevo contrato con Transmilenio, el cual permite mejorar la prestación de servicio de información por este canal. 6. Capacitación en actualización de protocolos, línea de derecho a la salud, Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, sensibilización de servicio a la ciudadanía para los grupos nuevos y nuevas campañas que ingresan a la Línea como Transmilenio y agendamiento de la Secretaría Distrital de Hacienda. Durante el 2014, se realizó intervención en la señalización de los puntos de atención presencial correspondientes al SuperCADE 20 de Julio, Américas y CAD. Teniendo en cuenta que el presupuesto asignado para esta vigencia, se invertirá en otras actividades prioritarias relacionadas con el mantenimiento de los puntos de atención de la Red CADE, no se cuentan con recursos disponibles para realizar esta actividad. Por lo anterior, la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano solicitará a la Oficina Asesora de Planeación el cambio de esta actividad, la cual se encuentra registrada dentro de su Plan de Gestión.11 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A Se tiene programada iniciar esta actividad a partir del mes de junio de 2015, sin embargo, durante el primer trimestre, se trabajó en el diseño, producción y emisión de una campaña de sensibilización para superación de eventos críticos relaciones servidores ciudadanos al interior del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía. AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS LAS COMPETENCIAS Y HABILIDADES PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS MEDIANTE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN INCLUYENDO ACCIONES DE INCENTIVOS Diseñar propuesta de lineamientos y temáticas de campañas de sensibilización, que promuevan el respeto en la relación ciudadanía - Administración. Subdirección Operativa Entre las acciones ejecutadas, se encuentra: - Piezas gráficas de divulgación digital: Se enviaron al correo masivo a todos los servidores en puntos presenciales y servidores de la Dirección, 18 piezas digitales, cuyo slogan es: Vivimos para servir, por amor a la ciudadanía. - Piezas gráficas didácticas para la formación de servidores del Distrito en temas de servicio: Se encuentra en proceso de impresión un material didáctico ilustrado. Se proyecta diseñar módulos de formacion dirigidos a los servidores de todas las entidades Distritales los cuales están enfocados en dos campos: A. Sensibilizar a los servidores que atienden usuarios desde todas las áreas de atención al Ciudadano del Distrito sobre el servicio y trato hacia la ciudadanía. B. Promover y difundir la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía como eje normativo para mejorar el relacionamiento entre servidores y la ciudadanía. AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS LAS COMPETENCIAS Y HABILIDADES PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS MEDIANTE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN INCLUYENDO ACCIONES DE INCENTIVOS Desarrollar e implementar estrategias de formación y sensibilización que incluyan temáticas anticorrupción. Desarrollar actividades de reconocimiento a servidores y servidoras, así como a los equipos de trabajo en valores éticos. Desarrollo del portal de servidores y servidoras que atienden ciudadanía en los diferentes puntos distritales, con el fin de facilitar el acceso a la información y hacer mas transparente la comunicación interna. Calidad del Servicio Cualificación Para el cumplimiento de esta actividad, se desarrollaron las siguientes acciones: - Estrategias de formación y sensibilización que incluyan temáticas de corrupción: Se realizaron 11 jornadas de inducción Viviendo el Servicio, dirigidas a 321 servidores y servidoras, el cual contiene un módulo de ética y valores, organismos de control y alusión al artículo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana sobre transparencia. - Reconocimiento a servidores y servidoras: Se encuentra en desarrollo la estrategia a implementar. - Desarrollo del portal de servidores y servidoras que atienden ciudadanía: Se adelantaron varias reuniones con el grupo FORCES partner de GOOGLE para Colombia, con el fin de utilizar la herramienta google app SITIES para la implementación del portal.12 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN INTEGRAR CANALES DE ATENCIÓN E INFORMACIÓN PARA ASEGURAR LA CONSISTENCIA Y HOMOGENEIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE SE ENTREGUE AL CIUDADANO POR CUALQUIER MEDIO Implementación de un tablero de control que integre información de distintos canales de interacción, para que la DSSC tenga una visión completa de la operación del servicio. Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano La herramienta de inteligencia de negocios se encuentra en un ambiente en producción. Las actividades realizadas en el primer trimestre corresponden a: - Generación de un diagnóstico de los datos que hacen parte de la identificación de los puntos de atención de los CADE, SUPERCADES y RAPICADES y de la cantidad de los ciudadanos que usan dichos puntos de atención. - Avance en la automatización de los reportes manuales de recaudo, para lo cual la Empresa de Acueducto proyecta desarrollar una herramienta en los próximos dos meses. - Identificación de indicadores susceptibles de automatizar monitoreos que se realizarn en la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano. Convocar a Subcomités de Durante el primer trimestre se desarrollaron las siguientes actividades: Justicia Transicional y Espacios Técnicos - Se realizó el Espacio Técnico Interinstitucional "ETI" de Reparación Integral con el fin de presentar el Interinstitucionales a las Oficina de la Alta informe del sujeto de Reparación Colectiva ANMUCIC, así como el ETI de Prevención y Protección y entidades del Sistema Distrital Consejería para los Garantías de No Repetición, en el cual se adelantó la preparación del Plan de acción con las de Asistencia, Atención y Derechos de las instituciones Distritales y la Herramienta del Plan de Contingencia (actulamente en versión final, la cual Reparación Integral a Víctimas, la Paz y la está en proceso de revisión por parte de OIM). Víctimas -SDARIV-, para Reconciliación - Se desarrolló un taller de coordinación y planeación de las acciones a realizar durante 2015, junto a los unificar rutas de acceso a los líderes institucionales de las 5 mesas temáticas del Componente de Asistencia y Atención: Salud (SDS); servicios y derechos de las Productividad (IPES) ; Educación (SED), Enfoque Diferencial ( SDS,SED,SDIS,SDM,) y Ayuda víctimas. Humanitaria (ACDVPR), estableciendo cronograma, temáticas y criterios de funcionamiento.13 ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS TRABAJO / AREA INTEGRAR LOS SISTEMAS DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS CON LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, PARA REALIZAR SEGUIMIENTO Y CONTROL Implementación del Web Service entre el SDQS y el SIGA, con el fin de integrar los requerimientos interpuestos por la ciudadanía. Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y Calidad del Servicio Se evidencia la implementación del Web Service entre el SDQS y el SIGA para todas las dependencias de la Secretaría General, de acuerdo con la comunicación No del 27 de enero de Sin embargo, durante el mes de marzo se presentaron fallas técnicas en el SIGA, por lo tanto, a la fecha de seguimiento se encuentra interrumpido el servicio y se están realizando los ajustes y parametrizaciones correspondientes. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO ENLACE FÁCIL EN LA PÁGINA WEB CON FORMATOS ELECTRONICOS QUE FACILITEN LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS CON UN SISTEMA DE REGISTRO ORDENADO DE ACUERDO CON GOBIERNO EN LINEA Generar una estrategia a través de la página intranet de la entidad para que los servidores públicos de la Secretaría General pongan en conocimiento y denuncien hechos de corrupción que involucran a servidores públicos y/o contratistas de la entidad. Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Oficina de Comunicaciones Informática y Sistemas Se evidencia en la Intranet de la entidad, el banner Tu también combates la Corrupción, Denuncia. Dicho banner remite al aplicativo del SDQS, el cual tiene habilitada la opción para que los servidores públicos, al igual que los ciudadanos, puedan poner quejas relacionadas con hechos de corrupción. Se tiene programado para el segundo trimestre diseñar e implementar una estrategia de promoción para que sea apropiada por los servidores públicos de la Secretaría General.14 ESTÁNDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS TRABAJO / AREA CONTROL VIGILAR QUE LA ATENCIÓN SE PRESTE DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD Aplicar herramientas que permitan realizar medición, análisis y seguimiento a la calidad del servicio prestado en los puntos de servicio de Calidad del Servicio la Red CADE y puntos de servicio del Distrito Capital (encuestas, word café, grupos focales, monitoreos) Las actividades ejecutadas corresponden a: - Revisión de la propuesta para la realización de la encuesta distrital Ejecución de ajustes - Revisión de los formularios a aplicar - Aprobación de la propuesta por parte del Director Distrital de Servicio a la Ciudadanía. - Se realizaron 24 monitoreos en los siguientes puntos de servicio: 10 Hospitales, 8 Centros Dignificar y 6 Alcaldías Locales. VEEDURÍAS CIUDADANAS LLEVAR UN REGISTRO SISTEMÁTICO DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS Recibir, atender, registrar, consolidar, realizar el seguimiento, evaluación y suministro e información a la OCI para la publicación a través de la página web de la entidad de los requerimientos presentados por las veedurías ciudadanas y sobre rendición de cuentas de la gestión de la entidad. Superpersonas Jurídicas De acuerdo con lo evidenciado a través del reporte del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, durante el periodo comprendido entre el 1o. de enero al 31 de marzo, se encuentran registrados 6 requerimientos con el Subtema "Veedurías Ciudadanas", que corresponden a tres (3) quejas, un (1) reclamo y dos (2) solicitudes de información. Al verificar las peticiones se observa que son solicitudes de ciudadanos, siendo registrados de manera incorrecta en el subtema. Sin embargo, se trasladaron a las dependencias y/o entidades competentes quienes realizaron su trámite de respuesta oportunamente. EVALUAR LOS CORRECTIVOS QUE SURJAN DE LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS Implementar dentro del informe del SDQS un ítem específico para analizar las peticiones que sean registradas sobre este tema. Calidad del Servicio Se incluyó el numeral "Peticiones relacionadas con Veedurías Ciudadanas", en los informes mensuales de requerimientos recibidos a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, tanto en las Entidades del Distrito Capital como de la Secretaría General. Los mencionados informes se encuentran publicados en la página web de la Entidad, en el subtema Transparencia.15 OTRAS ACCIONES QUE AFIANZAN LA CULTURA DE TRANSPARENCIA TRABAJO / AREA Realizar una divulgación mensual para informar a las partes interesadas sobre los 32 datasets o conjunto de datos abiertos, de las entidades distritales de la plataforma de open data de Bogotá Alta Consejería Distrital de TIC Durante el mes de enero se entregó el incentivo al ganador de la convocatoria efectuada en el 2014, relacionada con el desarrollo de los 32 datos abiertos. Posteriormente, se realizaron actividades para identificar mecanismos para realizar la divulgación mensual a través de la web, presencial, entre otros medios. Construir y divulgar los lineamientos para la actualización permanente de los datos abiertos publicados de las entidades del Distrito y la adición de nuevos datasets en la plataforma de open data de Bogotá Alta Consejería Distrital de TIC SENSIBILIZACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN TEMAS QUE Realizar campaña de sensibilización a FORTALEZCAN LA través de los diferentes medios de ETICA, comunicación institucionales, para todos TRANSPARENCIA Y los servidores de la Secretaría General Subdirección LUCHA CONTRA LA relacionado con los cambios de Contratación CORRUPCIÓN. normatividad en la contratación pública, en caso de presentarse modificaciones, adiciones o derogatorias. La actividad realizada durante el primer trimestre de 2015, consistió en el recibo de la plataforma de Datos del Distrito, la cual es insumo para la construcción de los lineamientos para la actualización permanente de los datos abiertos publicados de las Entidades del Distrito y la adición de nuevos datasets en la plataforma de open Data de Bogotá. Se evidencia memorando No del 5 de febrero de 2015, mediante el cual la Dirección de Gestión Corporativa invita a todas las dependencias a participar en el conversatorio sobre Gestión Contractual, presupuestal, de ingreso y egreso de elementos al de Almacén, la cual se llevó a cabo el 18 de febrero en las Aulas Barulé. Se trataron temas relacionados con el Proceso de Contratación; Presupuesto; Proceso de ingreso y egreso de elementos al Almacén de la Secretaría General y se dieron a conocer tip s en temas de planeación contractual. Las presentaciones fueron remitidas a todo el personal de la Entidad, por correo institucional el mismo día en que se llevó a cabo el conversatorio.16 SENSIBILIZACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN TEMAS QUE FORTALEZCAN LA ETICA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ OTRAS ACCIONES QUE AFIANZAN LA CULTURA DE TRANSPARENCIA TRABAJO / AREA Realizar campaña de sensibilización a través de los diferentes medios de comunicación institucionales, para todos los servidores de la Secretaría General para el Fortalecimiento de la Transparencia y Probidad, enmarcada en el PREMI (Programa de Reconocimiento y Estímulo para la Mejora Institucional) Talento Humano La campaña de comunicación prevista para apoyar el PREMI, se encuentra en etapa de ajuste al diseño. Mediante Resolución No. 187 del 27 de marzo de 2015, se actualizó el grupo de gestores de ética de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., quienes participarán durante abril y mayo en talleres de sensibilización dirigidos por Unipanamericana de Compensar en temas de transparencia y probidad. Implementar en la entidad la estrategia que se diseñó para el componente de fortalecimiento de la cultura de la transparencia y la probidad del programa de estímulos y reconocimientos Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Oficina de Comunicaciones Durante el primer trimestre se avanzó en el diseño del plan de medios para la fase externa de la Campaña Cero Corrupción 100% Construcción y Más Transparencia. Realizar una jornada de capacitación para todos los servidores de la Subdirección Financiera Secretaría General relacionada con los procesos de Contabilidad y Presupuesto SENSIBILIZACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN TEMAS QUE FORTALEZCAN LA ETICA, Realizar campaña de sensibilización a TRANSPARENCIA Y través de los diferentes medios de LUCHA CONTRA LA comunicación institucionales, para todos Subdirección CORRUPCIÓN. los servidores de la Secretaría General Administrativa y los visitantes, relacionada con el uso racional de los elementos e insumos. Se tiene programada realizar la jornada de capacitación durante los meses de mayo - junio de Se evidencia sensibilización realizada en las Aulas Barulé el 18 de febrero de 2015, a los servidores de la Secretaría General. Entre los temas tratados se encuentran: - Marco jurídico Procesos Gestión de Recursos Físicos - Funciones Almacén e Inventarios - Procedimientos que integran el Proceso "Gestión de Recursos Físicos" - Herramientas Informáticas - Ciclo de los bienes - ABC de los inventarios Espacios de sensibilización en el marco de las reuniones de Inducción y Reinducción en materia de políticas, lineamientos de seguridad de la información adoptados en la Entidad. Subdirección Informática y Sistemas de No se han desarrado las jornadas de inducción y reinducción durante el primer trimestre de 2015.17 OTRAS ACCIONES QUE AFIANZAN LA CULTURA DE TRANSPARENCIA TRABAJO / AREA SENSIBILIZACIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN TEMAS QUE FORTALEZCAN LA ETICA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. Realizar campaña de sensibilización a través de los diferentes medios de comunicación institucionales, para todos los servidores de la Secretaría General relacionada con el manejo y la importancia de las comunicaciones internas y externas. Gestión Documental Participar en el cargue de información de las Entidades Sin Ánimo de Lucro en la Plataforma Distrital de Datos Superpersonas Jurídicas Abiertos, la cual está dirigida a la ciudadanía Durante el primer trimestre de 2015, no se ha ejecutado la campaña de sensibilización relacionada con el manejo y la importancia de las comunicaciones internas y externas, no obstante, se realizaron capacitaciones y acompañamientos a diferentes dependencias en el manejo de comunicaciones oficiales internas, así como también, en la implantación del memorando electrónico. Esta actividad se tiene programada ejecutar durante el mes de abril de 2015.18 Implementar cadenas de trámites y servicios en el SuperCADE Virtual, de acuerdo a lo programado en el Plan de Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano y Alta Consejería Distrital Entre las acciones ejecutadas con corte a 31 de marzo, se encuentran: - Se llevaron a cabo reuniones de seguimiento con la Empresa de Acueducto de Bogotá, con el fin de realizar mejoras a los procesos y procedimientos que Realizar reunión con la CDS ampliada para divulgar el nuevo Decreto de Gobierno en Línea 2573 de 2014 y la estrategia de Lideres GEL Alta Consejería Distrital de TIC Esta actividad se dio cumplimiento en reunión realizada el 15 de Enero de 2015, con la Comisión Distital de Sistemas en la cual se realizó la presentación de la estrategia GEL y se explicó el alcance de la circular 27 de GOBIERNO EN LÍNEA ESTIMULAR LA PUESTA EN MARCHA DE SERVICIOS EN LÍNEA Presentar un plan de trabajo en coordinación con el MINTIC, que contemple las actividades para dar cumplimiento a las fases del Gobierno en línea en las entidades del Distrito de acuerdo al Decreto 2573 de 2014 Alta Consejería Distrital de TIC Para dar cumplimiento a esta actividad, se realizó una reunión con MINTIC, con el fin de socializar el proyecto de acompañamiento y entrenamiento de la estrategia de Gobierno en línea del Distrito Capital. No obstante, no se ha formulado el plan de trabajo debido a la reformulaciones internas que está realizando MINTIC, en cuanto al esquema de comunicación y modo de trabajo con los diferentes territorios.19 GOBIERNO EN LÍNEA ESTIMULAR LA PUESTA EN MARCHA DE SERVICIOS EN LÍNEA Divulgar la página web de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación, como la del Centro de Memoria Paz y Reconciliación, para que la ciudadanía en general conozca los programas y proyectos que se ejecutan. Asimismo informar sobre el aplicativo del Plan de Acción Distrital, como un mecanismo de información del Sistema Distrital de Asistencia, Atención y Reparación Integral a Víctimas - SDARIV-, para promover la transparencia de la gestión de las entidades. Oficina de la Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la Reconciliación Durante el primer trimestre de 2015, se desarrollaron diferentes productos comunicativos para la difusión de los derechos de las víctimas, los mecanismos para el restablecimiento de los mismos y sobre acciones y/o actividades para la sensibilización y movilización ciudadana, las cuales se encuentran en la página web - Igualmente, se realizó actualización permanente de gráficas y contenidos en los siguientes links: CONFORMAR-MESAS-LOCALES-DE-PARTICIPACI%C3%93N-DE-LAS- V%C3%8DCTIMAS VISIBILIZACIÓN DE PAGOS VISIBILZACIÓN DE LOS GASTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Publicar las Ordenes de Pago en la página Interna de la Entidad; los Subdirección estados financieros y la ejecución Financiera presupuestal en la página Web de la Entidad. Durante el primer trimestre de 2015, se giraron 397 O.P, las cuales se encuentran publicadas en la página interna de la Secretaría General. Con relación a los estados financieros se evidencia su publicación en la página web de la Entidad, a través del siguiente link: PUBLICACIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL Publicar la totalidad de las PUBLICAR LA TOTALIDAD DE LAS ACCIONES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL, EN SUS ETAPAS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES, DE EJECUCIÓN Y POSCONTRACTUALES DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS acciones de la gestión contractual, en sus etapas precontractuales, contractuales, de ejecución y poscontractuales de los contratos celebrados en los portales de contratación SECOP, CAV, página Interna de la Entidad. Contratación Se evidencia la publicación de la gestión contractual de la Entidad, las cuales se pueden consultar así: SECOP: https://www.contratos.gov.co/consultas/resultadolistadoprocesos.jsp# Contratación a la Vista: https://www.contratacionbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudadano#https://www.con tratacionbogota.gov.co/cav3- wa/faces/pages/public/ciudadano/procesos/consultarprocesos.xhtml Página interna de la Entidad: CONTRATOS+2015%2F20 GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMAS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Divulgar la política de gestión documental en la Entidad con el propósito de establecer los criterios para un manejo efectivo y Gestión Documental etico de los archivos por parte de todos los funcionarios. Se encuentran en ejecución los Contratos Nos de 2014 y de 2014, a través de los cuales se está realizando la construcción, consolidación e implementación del PINAR, del Programa de Gestión Documental-PGD y del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA. De igual manera, durante el primer trimestre de 2015, se evaluó la política definida para el SIGA, de conformidad con los criterios establecidos en el Manual "Implementación de un programa de gestión documental ", emitido por el Archivo General de la Nación. Elaborar y divulgar del programa de gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Subdireccción de Gestión Documental Durante el primer trimestre de 2015, se elaboró la primera versión del Programa de Gestión Documental - PGD, la cual se divulgará durante los próximos meses. LA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES REPORTADAS PARA ESTE SEGUIMIENTO SE REALIZARÁN IN SITU DE CONFORMIDAD CON EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LOS CONTROLES A LAS ACCIONES REALIZADAS ALBA LUCÍA CARRILLO SALINAS SAMUEL IVÁN PEÑA PINEDA RICARDO BOGOTÁ CAMARGO PROFESIONALES ESPECIALIZADOS OFICINA DE CONTROL INTERNO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Mostrar más
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