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Procedura per la gestione del Registro di Gruppo delle persone che hanno accesso ad Informazioni Privilegiate - PDF
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1 Procedura per la gestione del Registro di Gruppo delle persone che hanno accesso ad Informazioni Privilegiate Adottata con delibera del Consiglio di Amministrazione del 12 febbraio 2007 e successivamente revisionata ed aggiornata in data 9 maggio 2014
2 Sommario 1. Quadro normativo Soggetti obbligati alla istituzione e tenuta del Registro di Gruppo, obblighi dei soggetti controllati e delle persone che agiscono in nome e per conto di Diasorin Criteri per l individuazione delle persone da iscrivere Premessa Individuazione delle persone di DiaSorin S.p.A. da inserire nel Registro di Gruppo in via ordinaria Individuazione delle ulteriori persone da inserire nel Registro di Gruppo Registro di Gruppo Soggetti Incaricati Modalità di funzionamento del Registro di Gruppo Contenuto dell iscrizione Aggiornamento del Registro di Gruppo Obblighi nei confronti delle persone iscritte nel Registro di Gruppo Trattamento dei dati personali Modifiche e integrazioni Violazioni della Procedura Entrata in vigore
3 1. Quadro normativo L art. 115-bis del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 come successivamente modificato ( TUF ) stabilisce l obbligo per gli emittenti quotati e i soggetti da questi controllati, o le persone che agiscono in loro nome o per loro conto, di istituire e gestire un registro delle persone che hanno accesso a informazioni privilegiate così come definite ai sensi degli artt. 114 e 181 del TUF. Per Informazione Privilegiata si intende un informazione di carattere preciso, che non è stata resa pubblica, concernente, direttamente o indirettamente, uno o più emittenti strumenti finanziari o uno o più strumenti finanziari, che, se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di tali strumenti finanziari. L obbligo di istituzione e tenuta del predetto registro ha il fine di incentivare gli operatori a prestare una maggiore attenzione al valore delle Informazioni Privilegiate promuovendo la costituzione di adeguate procedure interne per monitorare la circolazione delle stesse prima della loro diffusione al pubblico, oltre ad agevolare l Autorità competente nello svolgimento delle indagini di insider trading. L art. 152-bis del Regolamento Consob 11971/1999 come successivamente modificato (il Regolamento Emittenti ) prevede che le società in rapporto di controllo con l emittente e l emittente stesso possano delegare ad altra società del gruppo l istituzione, la gestione e la tenuta del registro. La predetta norma consente alle società facenti parte di un gruppo di organizzarsi in modo che il registro sia istituito e gestito in modo unitario e accentrato. Condizione per l istituzione e gestione del registro di gruppo è l adozione di politiche interne relative alla circolazione e al monitoraggio delle Informazioni Privilegiate che consentano alla società delegata un puntuale adempimento degli obblighi connessi. Il Gruppo DiaSorin istituisce e tiene un registro di gruppo (il Registro di Gruppo ) regolato dalla presente procedura (la Procedura ). Ai fini della presente Procedura si è tenuto conto dell art. 115-bis del TUF e dalla relativa disciplina di attuazione contenuta negli artt. 152-bis, 152-ter, 152-quater e 152-quinquies del Regolamento Emittenti, oltre alla Comunicazione n del 28 marzo 2006 (la Comunicazione ) - per quanto tuttora applicabile 1 - che ha fornito alcuni chiarimenti in merito. ( 1 ) La Comunicazione Consob n del 28 marzo 2006 è disponibile sul sito della Commissione all indirizzo 3
4 2. Soggetti obbligati alla istituzione e tenuta del Registro di Gruppo, obblighi dei soggetti controllati e delle persone che agiscono in nome e per conto di DiaSorin Il soggetto su cui grava l obbligo di istituire e tenere il Registro di Gruppo è DiaSorin S.p.A. ( DiaSorin ); I soggetti controllati da DiaSorin a norma dell art. 93 del TUF sono tenuti a comunicare prontamente a DiaSorin le Informazioni Privilegiate che riguardano direttamente DiaSorin, alla luce della significatività delle attività delle predette società controllate in modo che DiaSorin possa adempiere gli obblighi previsti dalla normativa applicabile. Restano fermi gli obblighi di tenuta di un proprio registro previsti dalla normativa vigente a carico delle persone che agiscono in nome o per conto di DiaSorin e delle sue controllate, tra i quali si ricomprendono, a titolo meramente indicativo e non esaustivo: - la società di revisione; - il soggetto che svolge le funzioni di Specialist, ove presente; - i consulenti (studi legali, consulenti fiscali, consulenti contabili, intermediari, commercialisti, etc.); - le banche che organizzano e attuano programmi di finanziamento dell emittente la cui esistenza è da ritenere rilevante per la stabilità finanziaria dell emittente ovvero che comportano anche la prestazione di attività di consulenza (finanziamenti strutturati, finanziamenti destinati alla ristrutturazione del debito, finanziamenti collegati ad altre operazioni straordinarie, etc.); - i soggetti abilitati in qualità di aderenti a consorzi di collocamento e garanzia per l emissione di strumenti finanziari, con esclusione dell ordinaria attività di trading nell ambito dello svolgimento dei servizi di intermediazione. Ai fini della presente Procedura il Responsabile pro-tempore della funzione Affari Legali e Societari (il Responsabile del Registro ) di DiaSorin conserva il Registro di Gruppo, curandone le iscrizioni ed i relativi aggiornamenti, sotto la vigilanza del Responsabile Amministrazione Finanza e Controllo, che ne verifica periodicamente l implementazione, anche per mezzo della Funzione di Corporate Internal Audit. Il Responsabile del Registro notifica ai soggetti controllati la Procedura e adotta tutte le misure necessarie affinché sia assicurata l adozione di politiche interne ai soggetti controllati relative alla circolazione e al monitoraggio delle Informazioni Privilegiate che consentano a Diasorin un puntuale adempimento degli obblighi connessi. 4
5 3. Criteri per l individuazione delle persone da iscrivere 3.1 Premessa Devono essere iscritte nel Registro di Gruppo le persone che (i) hanno accesso su base regolare o occasionale a Informazioni Privilegiate, quando (ii) tale accesso avviene in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte per conto del soggetto obbligato alla tenuta del Registro di Gruppo. Per quanto riguarda il requisito sub (i), si precisa che l accesso ad Informazioni Privilegiate è ovviamente la circostanza che fa sorgere l obbligo di iscrizione nel Registro di Gruppo e la legittimità della stessa iscrizione, anche se detto accesso sia soltanto occasionale. In particolare, è possibile distinguere tra: - un accesso alle Informazione Privilegiate c.d. regolare : è il caso, ad esempio, dei soggetti che, per le funzioni svolte nell emittente o per l emittente e sulla base delle procedure interne adottate dall emittente per la circolazione delle informazioni, hanno accesso in via ordinaria a particolari categorie, tipi o gruppi di Informazioni Privilegiate; - un accesso alle Informazioni Privilegiate c.d. occasionale : è il caso, ad esempio, dei soggetti che si occupano di specifiche Informazioni Privilegiate relative ad un determinato progetto ovvero dei soggetti che sono entrati in possesso di una Informazione Privilegiata alla quale, per le funzioni svolte nell emittente e sulla base delle procedure interne adottate dall emittente per la circolazione delle informazioni, non hanno accesso regolare. Per quanto riguarda il requisito sub (ii), le persone che devono essere iscritte nel Registro di Gruppo sono solo quelle che lavorano per il soggetto obbligato in virtù di un contratto di lavoro o altro, ovvero quelle che hanno accesso ad Informazioni Privilegiate in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte. Quindi il soggetto obbligato deve indicare nel Registro di Gruppo solo le persone che lavorano per lo stesso e non, ad esempio, le controparti di un operazione Individuazione delle persone di DiaSorin S.p.A. da inserire nel Registro di Gruppo in via ordinaria Si considerano persone che hanno accesso regolare ad Informazioni Privilegiate - e, in quanto tali, da iscriversi, senza indugio, a cura del Responsabile del Registro e in via ordinaria nel Registro di Gruppo - coloro che rivestono in DiaSorin le cariche o le funzioni di seguito indicate: a) gli Amministratori, i Sindaci Effettivi, il Segretario del Consiglio di Amministrazione; b) i Dirigenti alle dirette dipendenze del Presidente del Consiglio di Amministrazione e dell Amministratore Delegato; 2 Nella Comunicazione, la Consob ha tuttavia precisato che i nominativi delle persone che non lavorano per il soggetto obbligato ma che, comunque, hanno accesso ad Informazioni Privilegiate relative all emittente potrebbero essere richiesti dalla stessa Autorità nel corso di eventuali indagini. 5
6 c) i Dirigenti o Responsabili delle funzioni aziendali alle dirette dipendenze dei soggetti indicati alla lettera b); d) ogni altro responsabile di (eventuali) funzioni rilevanti in DiaSorin. 3.3 Individuazione delle ulteriori persone da inserire nel Registro di Gruppo Le persone di DiaSorin indicate al precedente paragrafo 3.2, che hanno accesso regolare a Informazioni Privilegiate, devono a loro volta individuare: (a) (b) i soggetti terzi (ad esempio la società di revisione e/o i consulenti legali, fiscali, etc.) che possono avere accesso, regolare od occasionale, a Informazioni Privilegiate, e le ulteriori persone che, all interno della propria funzione, possono avere accesso a Informazioni Privilegiate. Per entrambe le categorie, occorre specificare se tale accesso avviene in via regolare ovvero occasionale. 3.4 Registro di Gruppo In considerazione dell adozione da parte di DiaSorin di un Registro di Gruppo (come indicato al precedente paragrafo 1) e in ottemperanza alle disposizioni normative e regolamentari in materia di registro di gruppo, le disposizioni di cui ai precedenti paragrafi 3.2 e 3.3 trovano applicazione anche presso i soggetti in rapporto di controllo con DiaSorin, fatti salvi i necessari adattamenti in relazione alle strutture organizzative aziendali presenti nei rispettivi organigrammi. In particolare, nel Registro di Gruppo tenuto presso DiaSorin dovranno essere indicate le persone di cui la stessa, in persona del Responsabile del Registro, sentito l Amministratore Delegato ed eventualmente gli altri dirigenti apicali, sa, per esperienza diretta, che hanno accesso a Informazioni Privilegiate, rimanendo in capo a ciascun soggetto controllato la nomina di un soggetto responsabile tenuto a comunicare tempestivamente a DiaSorin l elenco delle persone che hanno accesso a Informazioni Privilegiate che riguardano la stessa DiaSorin e i soggetti controllati e pertanto da inserire nel Registro di Gruppo. Il nominativo del soggetto responsabile nominato da ciascun soggetto controllato dovrà essere comunicato al Responsabile del Registro, che sarà tenuto a richiederlo. A tal fine si specifica altresì che con riferimento alle società controllate rilevano tutte le informazioni che possono essere considerate di carattere privilegiato per DiaSorin, alla luce della significatività delle attività delle predette società controllate. 3.5 Soggetti Incaricati Sono da intendersi Soggetti Incaricati di effettuare le comunicazioni di cui ai paragrafi 3.2, 3.3. e 3.4, agli effetti della presente Procedura: - le persone di DiaSorin indicate al paragrafo 3.2 che, in virtù di quanto previsto nel paragrafo 3.3 e secondo le modalità ed i criteri ivi indicati, sono tenute a trasmettere al Responsabile del Registro le informazioni relative alle persone da iscrivere nel Registro di Gruppo; 6
7 - i responsabili di ogni soggetto controllato che sono tenuti, secondo quanto previsto nel paragrafo 3.4, a canalizzare verso il Responsabile del Registro le informazioni relative alle persone da iscrivere nel Registro di Gruppo. I Soggetti Incaricati sono responsabili della qualità e dell esattezza delle informazioni comunicate, assicurandone la completezza ed il tempestivo aggiornamento. 4. Modalità di funzionamento del Registro di Gruppo La disciplina regolamentare lascia ampia libertà circa le modalità di organizzazione e gestione del Registro di Gruppo, stabilendo soltanto che esso deve essere tenuto con modalità che ne assicurano un agevole consultazione ed estrazione di dati (art. 152-bis, comma 1, Regolamento Emittenti) e che i soggetti obbligati devono dare evidenza dei criteri adottati nella tenuta del Registro di Gruppo e delle modalità di gestione e di ricerca dei dati in esso contenuti (art. 152-bis, comma 3, Regolamento Emittenti). Il Registro di Gruppo, istituito e gestito in maniera accentrata presso DiaSorin, è tenuto su supporto cartaceo ed informatico a cura del Responsabile del Registro. Il criterio adottato per la tenuta del Registro di Gruppo prevede che esso si componga di due sezioni: una sezione permanente e una sezione temporanea. Nella sezione permanente, come meglio specificato al paragrafo 5.1, sono elencate le persone che hanno accesso regolare ad Informazioni Privilegiate. La sezione temporanea potrà essere ulteriormente suddivisa in più sezioni corrispondenti ciascuna ad un diverso progetto od operazione, suscettibili di incidere sul titolo DiaSorin, con riferimento ai quali vengono iscritte le persone che hanno un accesso soltanto occasionale ad Informazioni Privilegiate. 5. Contenuto dell iscrizione Sulla base delle comunicazioni ricevute dai Soggetti Incaricati, il Responsabile del Registro verifica innanzitutto se la persona in possesso dell Informazione Privilegiata debba essere iscritta nella sezione permanente ovvero nella sezione temporanea, a seconda del caso. Il Responsabile del Registro dovrà pertanto iscrivere la persona preferibilmente riportando tutte le seguenti informazioni: (1) numero di registrazione; (2) data di iscrizione della persona nel Registro di Gruppo; (3) identità della persona 3 che ha accesso a Informazioni Privilegiate: - in caso di persona fisica sono sufficienti il nome, il cognome e l indirizzo; 3 In sede di illustrazione della disciplina, la Consob ha osservato che la circostanza di essere iscritti nel Registro costituisce un dato personale ai sensi della normativa sulla privacy, ma non annoverabile nell ambito della categoria dei dati sensibili, né in quella dei dati giudiziari così come definiti dal D.Lgs.196/
8 - in caso di persona giuridica, ente o associazione di professionisti dovranno essere indicati, oltre alla ragione sociale ed alla sede legale, anche i dati anagrafici di almeno un soggetto di riferimento che sia in grado di individuare le persone che hanno avuto accesso a Informazioni Privilegiate; (4) tipologia di rapporto con DiaSorin o con le controllate; (5) motivo per cui la persona è iscritta nel Registro di Gruppo, specificando se si tratta di iscrizione regolare o occasionale; (6) data di invio all interessato della comunicazione di avvenuta iscrizione; (7) aggiornamento e motivo dell aggiornamento delle informazioni contenute nel Registro di Gruppo; (8) data di ogni aggiornamento delle informazioni già inserite nel Registro di Gruppo; (9) data di invio all interessato della comunicazione di avvenuto aggiornamento delle informazioni contenute nel Registro di Gruppo; (10) cancellazione e motivo della cancellazione dal Registro di Gruppo; (11) data di cancellazione della persona dal Registro di Gruppo; (12) data di invio all interessato della comunicazione dell avvenuta cancellazione dal Registro di Gruppo; (13) denominazione del Soggetto Incaricato da cui proviene l informazione. Al fine di identificare in maniera univoca le informazioni inviate, i Soggetti Incaricati devono comunicare almeno i dati di cui ai predetti punti (3), (4), (5), (7) e (10) da iscrivere nel Registro di Gruppo, con riferimento a ciascuna persona che ha accesso a Informazioni Privilegiate e in rapporto alle circostanze dell iscrizione, ovvero del relativo aggiornamento o cancellazione. I Soggetti Incaricati devono comunicare le predette informazioni (i) tempestivamente e (ii) per iscritto al Responsabile del Registro che provvede a riportare le informazioni nel Registro di Gruppo. Ove il Responsabile del Registro riscontri la mancanza di uno o più dati, provvede a segnalare quanto sopra ai Soggetti Incaricati che hanno effettuato la comunicazione in questione, i quali avranno cura di comunicare tempestivamente i dati mancanti. 6. Aggiornamento del Registro di Gruppo Ai sensi dell art. 152-ter del TUF, il Registro di Gruppo deve essere aggiornato quando: - cambia la ragione per cui la persona è stata iscritta nel Registro di Gruppo; - una nuova persona deve essere iscritta nel Registro di Gruppo; - occorre annotare che una persona iscritta nel Registro di Gruppo non ha più accesso a Informazioni Privilegiate e a partire da quando. Sarà cura del Responsabile del Registro conservare ed aggiornare il Registro di Gruppo sulla base delle informazioni comunicate dai Soggetti Incaricati. 8
9 I dati relativi alle persone iscritte nel Registro di Gruppo sono conservati per cinque anni successivi al venir meno delle circostanze che hanno determinato l iscrizione o l aggiornamento (art. 152-quater del TUF). 7. Obblighi nei confronti delle persone iscritte nel Registro di Gruppo Ai sensi dell art. 152-quinquies del Regolamento Emittenti, il Responsabile del Registro provvede ad informare tempestivamente, con apposita comunicazione scritta, le persone iscritte nel Registro di Gruppo: (i) (ii) della loro iscrizione nel Registro di Gruppo e degli aggiornamenti che li riguardano, compresa l eventuale cancellazione; degli obblighi che derivano dall avere accesso ad Informazioni Privilegiate e delle sanzioni stabilite per gli illeciti previsti nel Titolo I-bis della Parte V del TUF o nel caso di diffusione non autorizzata delle Informazioni Privilegiate. 8. Trattamento dei dati personali Per le finalità di cui alla presente Procedura, DiaSorin può essere tenuta a trattare determinati dati personali delle persone iscritte nel Registro di Gruppo. Tali persone sono pertanto tenute a esprimere il proprio consenso al trattamento dei rispettivi dati personali, da parte di DiaSorin ovvero di responsabili e/o incaricati dalla stessa designati, ai sensi e nei termini del D.Lgs. 196/2003, e successive modifiche, essendo edotte di quanto segue: (a) (b) (c) la finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; la natura obbligatoria del conferimento dei dati; i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l ambito di diffusione dei dati medesimi; (d) i diritti di cui all art. 7 del D.Lgs. 196/2003; (e) il nome e cognome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare nonché del responsabile: - Titolare: DiaSorin S.p.A., con sede legale in Saluggia (VC), Via Crescentino s.n.c.; - Responsabile: Dott. Ugo Gay. Con la consegna al Responsabile del Registro della comunicazione di cui al precedente paragrafo 7, debitamente sottoscritta da parte del soggetto interessato, si reputa validamente espresso il consenso, ai sensi e per i fini del D.Lgs. 196/ Modifiche e integrazioni Le disposizioni della presente Procedura saranno aggiornate e/o integrate a cura ed onere del Consiglio di Amministrazione di DiaSorin su proposta del Presidente, 9
10 dell Amministratore Delegato o del Responsabile del Registro, tenuto conto delle disposizioni di legge o di regolamento comunque applicabili, nonché dell esperienza applicativa e della prassi di mercato che verranno a maturare in materia. Qualora sia necessario aggiornare e/o integrare singole disposizioni della Procedura in conseguenza di modificazioni delle norme di legge o di regolamento applicabili, ovvero di specifiche richieste provenienti da Autorità di Vigilanza, nonché nei casi di comprovata urgenza, la presente Procedura potrà essere modificata e/o integrata a cura del Presidente del Consiglio di Amministrazione ovvero dell Amministratore Delegato, con successiva ratifica delle modifiche e/o integrazioni da parte del Consiglio di Amministrazione nella prima riunione successiva. 10. Violazioni della Procedura Ai sensi dell art. 170-bis del TUF (Ostacoli alle funzioni di vigilanza della Banca d Italia e della Consob): Fuori dai casi previsti dall'articolo 2638 del codice civile, chiunque ostacola le funzioni di vigilanza attribuite alla Banca d Italia e alla Consob è punito con la reclusione fino a due anni e con la multa da Euro diecimila ad Euro duecentomila. L abuso di informazioni privilegiate e la manipolazione del mercato configurano illeciti penali (artt. da 184 a 187 del TUF) e amministrativi (artt. 187-bis, 187-ter, 187-quater e 187-sexies del TUF) e possono dare luogo a responsabilità amministrativa di DiaSorin ai sensi degli articoli 187-quinquies del TUF e 25-sexies del D.Lgs. 231/2001 come successivamente modificato. Ai sensi dell art. 193 del TUF, in caso di inosservanza degli obblighi di cui all art. 115-bis del TUF ( Registri delle persone che hanno accesso ad informazioni privilegiate ) è applicabile la sanzione amministrativa pecuniaria da a Euro. 11. Entrata in vigore Le disposizioni della presente Procedura sono entrate in vigore con efficacia cogente a far data dal deposito presso Borsa Italiana S.p.A. della domanda di ammissione delle azioni ordinarie DiaSorin S.p.A. alle negoziazioni sul Mercato Telematico Azionario organizzato e gestito da Borsa Italiana S.p.A. Le eventuali successive modifiche e/o integrazioni entrano in vigore il giorno della pubblicazione della Procedura sul sito internet di DiaSorin (www.diasorin.com), ovvero nel giorno diversamente previsto da norme di legge o di regolamento o da delibera del Consiglio di Amministrazione. 10
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