Source: https://www.dropscan.de/datenschutz
Timestamp: 2018-12-14 10:44:40+00:00

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Datenschutz | Dropscan
Datenschutzerklärung - Dropscan
Wir freuen uns sehr über das Interesse an unserem Service. Den Schutz Ihrer persönlichen Daten nehmen wir sehr ernst und halten uns strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten werden auf dieser Webseite nur im technisch notwendigen Umfang erhoben. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft oder aus anderen Gründen als zur Abwicklung Ihrer Aufträge an Dritte weitergegeben.
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, mobiler Applikationen, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“):
Im ersten Abschnitt< der Datenschutzerklärung erhalten Sie Angaben zum Verantwortlichen der Verarbeitung sowie eine Übersicht unserer Verarbeitungsvorgänge.
Der vierte und letzte Abschnitt enthält Erläuterungen und Beschreibungen der im Rahmen der Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe. D.h. wenn Ihnen die verwendeten Begriffe (wie z.B. „Personenbezug“ oder „Cookie“ unbekannt sind, schlagen Sie diese bitte im letzten Abschnitt nach.
Scan- und Bürodienstleistungen
Geschäftsführer: Christian Schulte, Martin Güther
Reg.Ger./Nr.: Amtgericht Berlin-Charlottenburg, HRB 136188B
Telefon: (030) 202 354 03
Webseite: www.dropscan.de
Vollständiges Impressum: https://www.dropscan.de/impressum
E-Mail: datenschutz@dropscan.de
Dienstleistungen in Form von Scan-, Datenverarbeitungs-, Lagerungs-, Vernichtungs-, Versand- und allgemeinen Bürodienstleistungen für Unternehmenskunden und Verbraucher.
- Inhaltsdaten (z.B., Inhalte der Scansendungen).
Es werden grundsätzlich keine besonderen Kategorien von Daten verarbeitet, außer diese sind Inhalt von Scansendungen.
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO,die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Unsere Mitarbeiter werden im Hinblick auf den Datenschutz auf Verschwiegenheit verpflichtet, belehrt und instruiert, als auch auf mögliche Haftungsfolgen hingewiesen.
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten,Webhostern, etc.).
Nachfolgend informieren wir Sie über Scan-, Datenverarbeitungs-, Lagerungs-, Vernichtungs- und Versandverfahren im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen gegenüber unseren Kunden und Nutzern.
Verarbeitete Daten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Nutzungsdaten, Metadaten; Im Einzelnen: Vertragsstammdaten (Nutzernamen, Passwörter, Datum des Abschlusses, Laufzeit, Gebühren, Bankdaten, Kreditkartendaten); Nutzungsdaten (Zugriffzeitpunkte auf den Benutzerbereich, Abruf, Löschung, etc. der Scans und sonstiger Informationen) Metadaten der Scaninhalte (Zugangszeitpunkt, Zeitpunkt Scan, Weiterleitung, Adressaten) Inhaltsdaten der Scaninhalte (Texte, Grafiken, Schriftverkehr).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Die Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gehört nicht zum festgelegten/primären Zweck der angebotenen Leistungen. Besondere Datenkategorien können jedoch Inhalt der eingescannten Sendungen sein, so dass sie in diesem Rahmen mitverarbeitet werden können.
Verarbeitungsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO (Protokollierung der IP-Adressen und Zugriffszeiten zur Zwecken der Sicherstellung der Datensicherheit und Integrität).
Offenlegung extern und Zweck: ODS - Office Data Service GmbH, Ehrenbergstr. 16 A, 10245 Berlin, AV-Vertrag, Zweck: Scan, Lagerungs-, Vernichtungs- und Versandleistungen als Subunternehmerin;
flying papers GmbH (eine 100%ige Tochter der ODS - Office Data Service GmbH), Anna-Seghers-Straße 171a, 12489 Berlin, AV-Vertrag, Zweck: Scan, Lagerungs-, Vernichtungs- und Versandleistungen als Subunternehmerin;
Verarbeitung in Drittländern: Grundsätzlich nein; Eine Datenübermittlung findet statt, wenn Kunden dies im Rahmen des Vertragsverhältnisses ausdrücklich wünschen, z.B. wenn Sendungen in Drittstatten übermittelt werden sollen. Von sich aus übermittelt die verantwortliche Stelle keine Daten in Drittländer.
Löschung der Daten: Kunden können die Scans des Inahltes der Sendungen selbst Löschen. Ansonsten werden die Scans 30 Tage nach der Kündigung gelöscht. ; Die Scans der Sendungsumschläge werden für einen Zeitraum von 3 Jahren aufbewahrt, um etwaige Nachweise in Gewährleistungsfälle erbringen zu können. Im Rahmen eines Löschkonzepts wird die Löschungserforderlichkeit jährlich geprüft. ; 6 J, gem. § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresab-schlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) ; 10 J, gem. § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels; und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.) ; Die Fristen beginnen grundsätzlich mit Ende des Jahres, in dem das für den Beginn der Frist relevante Ereignis eingetreten ist.
Ein Kundenkonto setzt eine Registrierung voraus. Anschließend können Nutzer insbesondere ihre Scans nach Eingabe ihrer Anmeldedaten (E-Mail, Passwort) nachverfolgen und weitere Funktionen des Kundenkontos nutzen. Mit der Registrierung wird ein Nutzerprofil angelegt, innerhalb dessen Nutzer ihre Profilangaben und Scansendungen verwalten können.
Verarbeitete Daten: Bestandsdaten (Vorname, Name; Email-Adresse; Passwort (wird via Hash & Salt verschlüsselt gespeichert), Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten.
Betroffene: Kunden.
Verarbeitungsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b., Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Erforderlichkeit / Interesse an Verarbeitung: Das Kundenkonto ist für die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich.
Löschung der Daten: Bestimmt sich nach Angaben zu Scandienstleistungen.
Offenlegung extern und Zweck: Help Scout, Betreiber des CRM-Systems, Helpscout Inc., 131 Tremont St, Boston, MA 02111-1338, USA.
Datenschutzerklärung: https://www.helpscout.net/company/privacy/.
Garantie bei Verarbeitung in Drittländern: Privacy Shield https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzX1AAK&status=Active.
Offenlegung extern und Zweck: Finanzverwaltung, Steuerberater, weitere Gebührenstellen, Banken und Zahlungsdienstleister, um vertragliche oder gesetzliche Zahlungsvorgänge durchzuführen (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg). Dropbox für unternehmensinterne Dokumentenablage(Marketing, Vertrieb, Auswertungen, (Lohn-)Buchhaltung, Personal, Verträge, Finanzen, etc.), Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland; Slack für die interne Kommunikation (Betriebsinterner Messenger), Slack Technologies, Inc., 500 Howard 5th Street, San Francisco, CA 94105, USA.
Datenschutzerklärung: https://www.dropbox.com/privacy (Dropbox), https://slack.com/intl/de-de/privacy-policy (Slack).
Garantie bei Verarbeitung in Drittländern: (Privacy Shield Dropbox) https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0&status=Active, (Privacy Shield Slack) https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnMBAA0&status=Active.
Erforderlichkeit / Interesse an Verarbeitung: : Steigerung Nutzerfreundlichkeit, Optimierung des Angebotes, Betriebswirtschaftlichkeit.
Die Einträge der Nutzer im Blog werden gespeichert und zuvor überprüft, um sicher zu gehen, dass es sich bei ihnen nicht um Spam handelt. Ferner speichern wir die IP-Adresse der Nutzer. Das erfolgt zu unserer Sicherheit, falls jemand in Kommentaren und Beiträgen widerrechtliche Inhalte hinterlässt (Beleidigungen, verbotene politische Propaganda, etc.). In diesem Fall können wir selbst für den Kommentar oder Beitrag belangt werden und sind daher an der Identität des Verfassers interessiert.
Verarbeitete Daten: Bestandsdaten (Namen, E-Mailadressen); Inhaltsdaten (Einträge), Metadaten (IP-Adresse).
Betroffene: Kommentarverfasser.
Erforderlichkeit / Interesse an Verarbeitung: Sicherheitszwecke (IP-Adresse, Spam-Check), Schutzmaßnahmen: Nutzer können gerne Pseudonyme nutzen, oder auf die Eingabe des Namens oder der Emailadresse verzichten. Sie können die Übertragung der Daten komplett verhindern, indem sie unser Kommentarsystem nicht nutzen. Das wäre schade, aber leider sehen wir sonst keine Alternativen, die ebenso effektiv arbeiten.
Offenlegung extern und Zweck: DISQUS, Inc., 301 Howard St, Floor 3 San Francisco, California- 94105, USA.
Datenschutzerklärung: https://help.disqus.com/terms-and-policies/disqus-privacy-policy.
Opt-Out: https://disqus.com/data-sharing-settings/.
Garantie bei Verarbeitung in Drittländern: Privacy Shield, https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TRkEAAW&status=Active.
Löschung der Daten: Wir betten lediglich DISQUS mit seinen Funktionen in unsere Website ein. Die Nutzer treten in eine unmittelbare Vertragsbeziehung mit DISQUS, in deren Rahmen DISQUS die Kommentare der Nutzer verarbeitet und z.B. der verantwortliche Ansprechpartner für etwaige Löschung der Daten der Nutzer ist.
Von uns genutzte soziale Netzwerke/ Plattformen: Twitter.
Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, E-Mail-Versand, Sicherheitsleistungen, Technische Wartungsleistungen.
Offenlegung extern und Zweck: Amazon Web Services LLC, 410 Terry Ave. North, Seattle, Washington 98109, USA (“AWS “)
Erforderlichkeit / Interesse an Verarbeitung: : Sicherheit, betriebswirtschaftliche Interessen.
Verarbeitete Daten: Inhaltsdaten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: nein, außer diese sind Inhalt von Scansendungen
Offenlegung extern und Zweck: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
Löschung der Daten: Sofort nach Verarbeitung.
Löschung der Daten: Nach 7 Tagen ab Erhebung.
Wir setzen die folgenden Dienste und Inhalte des Anbieters Google ein: Google Fonts – Schriftarten.
Opt-Out: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de, https://adssettings.google.com/”.
Verarbeitete Daten: Bestandsdaten, Adress- und Kontaktdaten, Vertragsdaten, Inhaltsdaten.
Verarbeitungsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit gesetzlichen Vorgaben für werbliche Kommunikationen.
Zweck der Verarbeitung: Kommunikation mit Kunden / Interessenten / Geschäftspartnern.
Erforderlichkeit / Interesse an Verarbeitung: : Information und betriebswirtschaftliche Interessen.
Offenlegung extern und Zweck: BroadSoft Germany GmbH (Placetel), Lothringer Straße 56, 50677 Köln, Betrieb der Telefonanlage & Anrufbeantworter als Cloud-Dienstleistung; GSuite, Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, E-Mail-Server/ Office-Lösungen/ Hosting
Verarbeitung in Drittländern: Google: USA
Garantie bei Verarbeitung in Drittländern: Privacy Shield .
Besondere Schutzmaßnahmen: Pseudonymisierung, IP-Masking, Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag, Opt-Out. Opt-Out: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de (Browser-Add-On), https://adssettings.google.com/ (Einstellung für Werbeanzeigen).
Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy. Verarbeitung in Drittländern: USA.
Embedding - Beim Embedding (auch „Einbettung“) werden fremde Inhalte oder Software-Funktionen (siehe Plugins) in die eigene Onlinepräsenz so eingebunden, dass sie auf dieser Onlinepräsenz dargestellt, bzw. ausgeführt werden. Dabei wird keine Kopie des Inhalts erstellt, da er von dem ursprünglichen Server aufgerufen wird (z.B. Videos, Bilder, Beiträge auf sozialen Netzwerken, Widgets mit Bewerungen). Beim Embedding ist es technisch notwendig, dass der Anbieter der Inhalte die IP-Adresse der Nutzer erhebt, um den eingebetteten Inhalt im Browser der Nutzer auszugeben. Ferner können durch den Inhaltsanbieter z.B. Cookies auf den Geräten der Nutzer gespeichert werden.
Personenbezogenes Datum/ Personenbezug– „Personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Verarbeitung - “Verarbeitung” ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

References: Art. 13
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 257
 § 147
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6