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TODO LO QUE DEBE SABER SOBRE MEDIOS MAGNETICOS – Para Agentes de RTF | Actualidad - actualicese.com
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Publicado: 13 de junio de 2006
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.Reporte Especial preparado y actualizado por el Comité de Investigación Contable y Tributaria de actualicese.com ¿Para qué sirve este documento? El 21 de julio de 2006 se empiezan a vencer los plazos fijados por la DIAN para que todas las personas jurídicas y naturales, que durante el año 2005 actuaron como agentes de retención en la fuente de los impuestos administrados por la DIAN , le suministren a tal entidad el detalle sobre las empresas o entidades a quienes practicaron tales retenciones. En este documento hemos querido condensar cuales son las normas básicas que rigen esta exigencia hecha por la DIAN y aclarar las dudas más importantes que surgen al respecto. ¿Cuales son las normas que establecen esta obligatoriedad? La DIAN tiene facultades para exigir información en cualquier momento a todos los contribuyentes de los impuestos nacionales que son administrados por tal entidad (impuesto de renta, de IVA, de Gravamen a los Movimientos Financieros, etc). Para ello, lo que normalmente utiliza es el envío de requerimientos ordinarios (véase el artículo 684 del ET , en especial el literal c); también el artículo 686 ). El plazo que se concede para responder a las solicitudes de información hechas a través de requerimientos ordinarios es de quince (15) días calendario. Sin embargo, adicional a lo antes comentado, la norma del artículo 631 del ET también faculta a la DIAN a solicitar, con periodicidad anual , lo que se conoce como los “reportes de información exógena en Medios Magnéticos” . Dicho artículo631 está compuesto por 13 literales (desde el “a” hasta el “m”), y es facultad de la DIAN entrar a definir, mediante resoluciones anuales que se deben expedir en octubre de cada año, cuáles de los 13 literales deben ser desarrollados para ese año fiscal en el que se expide la resolución y quiénes son las personas naturales y jurídicas obligadas a suministrarle la información. Conviene a esta altura citar el texto de dicho artículo 631 del ET, el cual dice lo siguiente (en su versión para el año gravable 2005): ARTÍCULO 631.— Para estudios y cruces de información . Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la administración de impuestos, el Director General de Impuestos Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos: a) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles; b) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido; c) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y valor de la retención y ciudad donde les fue practicada; d) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del concepto y valor acumulado por beneficiario; e) Modificado. L. 223/95, artículo 133. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a diez millones de pesos [año gravable 2005: igual o superior a $ 1.000.000 ó igual o superior a $ 25.000.00] , con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontaba; f) Modificado. L. 223/95, artículo 133. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a veinticinco millones de pesos [año gravable 2005: igual o superior a $ 5.000.000] , con indicación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso; g) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicación de la cuantía de los mismos; h) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, con indicación de su valor [año gravable 2005: igual o superior a $ 5.000.000]; i) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, con indicación del valor del crédito [año gravable 2005: igual o superior a $ 5.000.000]; j) Descripción de los activos fijos adquiridos en el año, cuyo costo de adquisición exceda de quinientos mil pesos ($ 500.000), con indicación del valor patrimonial y del costo fiscal; k) La discriminación total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las declaraciones tributarias. l) Adicionado. L. 383/97, artículo 14. El valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación del número y tipo de máquina registradora y/o intervalos de numeración de facturación de venta utilizada en el año, ciudad y dirección del establecimiento; m) Adicionado. L. 383/97, artículo 14. Cuando el valor de la factura de venta de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan costo, deducción u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, sea superior a cinco millones de pesos ($ 5.000.000) (valor base año gravable 1997), se deberá informar el número de la factura de venta, con indicación de los apellidos y nombres o razón social y NIT del tercero. PAR. 1º—La solicitud de información de que trata este artículo, se formulará mediante resolución del Director General de Impuestos Nacionales, en la cual se establecerán, de manera general, los grupos o sectores de personas o entidades que deben suministrar la información requerida para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no podrán ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde deberá enviarse. PAR. 2º—Cuando se trate de personas o entidades que en el último día del año inmediatamente anterior a aquel en el cual se solicita la información, hubieren poseído un patrimonio bruto superior a doscientos millones de pesos ($ 200.000.000) o cuando los ingresos brutos de dicho año sean superiores a cuatrocientos millones de pesos ($ 400.000.000) la información a que se refiere el presente artículo, deberá presentarse en medios magnéticos que sean procesables por la Dirección General de Impuestos Nacionales. PAR. 3º—Adicionado. L. 383/97, artículo 14. La información a que se refiere el presente artículo, así como la establecida en los artículos 624, 625, 628 y 629 del estatuto tributario, deberá presentarse en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico para la transmisión de datos, cuyo contenido y características técnicas serán definidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al último día del año gravable por el cual se solicita la información” (los subrayados son nuestros) En años pasados, la obligatoriedad de suministrar la información del artículo 631 del ET dependía de los topes de ingresos brutos o de patrimonio bruto que tuvieran las personas naturales o jurídicas a dic.31 del año anterior a aquel al cual pertenecía la información solicitada. Esos valores estaban definidos en el parágrafo 2 del artículo 631 del ET se aumentan o disminuyen cada año con los decretos de fin de año en los cuales se actualizan las cifras de valores absolutos del Estatuto Tributario Nacional. Sin embargo, y a raíz de que la ley 863 de dic de 2003 adicionó al Estatuto tributario el artículo 631-2, es claro que el director de la DIAN ya no tiene que respetar esos valores del parágrafo 2 del artículo 631 para entrar a exigir la información de esos literales de los que se compone el artículo631 (ya ni siquiera los actualizan en los decretos de valores absolutos que se emiten antes de que empiece el año fiscal), sino que a libre albedrío de dicho director se pueden estar variando tales topes o incluso hacerlos inoperantes. Así las cosas, con relación a la información del año gravable 2005, fue la resolución 10147 de octubre de 2005 la que indicó que para desarrollar la información de los literales “a”, “c”, “d”, “e”, “f”, “h” e “i” del artículo 631 del ET, era necesario que las personas naturales o jurídicas tuviesen ingresos brutos a dic de 2004 superiores a los $ 1.500.000.000. Pero en relación con el desarrollo de la información del literal “b” (sobre retenciones practicadas a terceros, y cuyo texto resaltamos anteriormente en color amarillo ), la misma resolución 10147 indica que este literal lo desarrollarán todo tipo de personas naturales, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas (con o sin ánimo de lucro, de derecho público o derecho privado) que durante el año 2005 hayan actuado como agentes de retención en la fuente, y sin importar cuales fueran los ingresos brutos que tales agentes de retención hayan tenido a diciembre de 2004 . En esta Responsabilidad están involucrados los agentes de retención durante el año gravable 2005 La norma involucra inclusive a las personas jurídicas que se hayan constituido durante el año 2005 (y que obviamente no tenían ningún tipo de ingresos en el 2004), pero con tal que también hayan actuado como agentes de retención durante el año 2005. Así mismo involucra hasta las simples personas jurídicas que nacen de la constitución de Copropiedades (tanto de uso comercial como de vivienda; ley 675 de 2001) solo por el hecho de haber actuado como agentes de retención durante el 2005. Para confirmar lo anterior, podemos citar los apartes pertinentes de los artículos 1 y 2 de la resolución 10147 de octubre de 2005. En el artículo1 nos mencionan, mediante varios literales, quiénes son los “sujetos” obligados a presentar la información. Y en el artículo 2 nos dicen, para cada uno de tales “sujetos”; cuál es el literal del artículo 631 (“información” ) que deben desarrollar: “ARTICULO 1. SUJETOS OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACIÓN POR EL AÑO GRAVABLE 2005. a)… b)… c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2005, independientemente del monto de los ingresos obtenidos . d)…e)…f)… g)…h)… ARTICULO 2. INFORMACION A SUMINISTRAR POR PARTE DE LOS OBLIGADOS. a)… b) Las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2005 , están obligadas a suministrar la información de que trata el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario . c)…d)… e)…f)…g)… ¿Cuales son las retenciones que se deben detallar? A lo largo del año 2005, todas las personas naturales o jurídicas que actuaron como agentes de retención presentaron, en forma mensual, el formulario 350 para declarar y pagar los valores que por concepto de retenciones en la fuente (a título de renta, a título de IVA y a título de impuesto de timbre) les practicaron a distintos tipos de empresas y personas. Se deben reportar solo las Retenciones a título de impuesto de renta y retenciones a título de impuesto a las ventas (ReteIVA) responsables del régimen común. En ese formulario 350, los renglones 28 al 46 recopilaban las retenciones practicadas a título del impuesto de renta . En los renglones 47 y 49 se denunciaban las retenciones practicadas a título del impuesto sobre las ventas (IVA). Y en los renglones 51 y 52 se declararon las retenciones practicadas a título del Impuesto de timbre Pero de entre ese total de retenciones que fueron declaradas por cada uno de los meses del año 2005 (y sin importar si se presentaron con pago o no, o sin importar si fueron en verdad descontadas al beneficiario; o si fueron asumidas por el agente de retención), las que la DIAN exige que se le suministre son las detalladas en todos los renglones 28 al 46 (a título de renta) y en el renglón 47 ( a título de IVA a responsables en el régimen común). Lo anterior significa que los valores llevados en el renglón 48 (retenciones de IVA a responsables en el régimen simplificado) y los renglones 51 y 52 (retenciones a título del impuesto de timbre), no se tendrán que reportar. Se deben reportar todas las retenciones de $1.000 pesos en adelante De otra parte, en relación con las retenciones que sí se deben detallar a la DIAN , es claro que se debe reportar a la totalidad de los terceros o personas a quienes se hayan practicado tales retenciones . Lo anterior quiere decir que aún el caso en que la retención a un tercero en todo el año 2005 y por todos los conceptos haya sido de solo mil pesos, ese tercero debe ser incluido en el reporte. Lo anterior se confirma al leer el artículo 5 de la resolución 10147 de octubre de 2005 que establece lo siguiente: ARTICULO 5. INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS . De acuerdo con lo establecido en el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario los obligados a que se refiere el artículo 1º de la presente resolución, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente en el año gravable 2005, con indicación concepto, valor del pago o abono en cuenta sujeto a retención y el valor retenido. La información aquí relacionada, deberá ser suministrada en el FORMATO 1002, Versión 6, el cual se adopta por medio de la presente Resolución, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: 1. Retenciones practicadas a título de renta. a) Retención por salarios y demás pagos laborales, en el concepto 2301. b) Retención por compras, en el concepto 2302. c) Retención por comisiones, en el concepto 2303. d) Retención por honorarios, en el concepto 2304. e) Retención por servicios, en el concepto 2305. f) Retención por arrendamientos, en el concepto 2306. g) Retención por rendimientos financieros, en el concepto 2307. h) Retención en la fuente por dividendos y participaciones, en el concepto 2308. i) Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante Notarios y autoridades de tránsito, en el concepto 2309. j) Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 2310. k) Retención por loterías, apuestas y similares, en el concepto 2311. l) Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas, en el concepto 2312. m) Otras retenciones, en el concepto 2313. n) Auto-retenciones por ventas, en el concepto 2314. o) Auto-retenciones por servicios, en el concepto 2315. p) Auto-retenciones por rendimientos financieros, en el concepto 2316. q) Otras auto-retenciones, en el concepto 2317. Parágrafo. Las retenciones practicadas a personas o entidades del exterior se informarán en un solo registro independientemente de la cuantía con NIT 444444000 y razón social “OPERACIONES DEL EXTERIOR”. 2. Retención en la fuente practicada en el impuesto sobre las ventas. Deberán suministrarse los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades del régimen común a quienes se les practicó retención en la fuente del impuesto sobre las ventas en el año gravable 2005 con indicación del valor del pago o abono en cuenta y el valor retenido en el concepto 2318. ¿En qué medio tecnológico se debe recopilar la información exigida por la DIAN ? Como lo mencionaba el artículo 5 de la Resolución 10147 de octubre de 2005 antes citado, el reporte debe quedar incluído en un “formato 1002” , versión 6. Dicho “formato 1002” debe reunir las características técnicas de un archivo en el lenguaje o estándar XML (Xtensible Markup-language). Y para poder construir dicho archivo la propia DIAN indicó, en el “anexo 03” de la resolución 10147 de octubre de 2005, cuales son las instrucciones técnicas que se deben tener en cuenta en el mencionado “formato 1002” . (en este documento, encontrarás impreso al final, dicho “anexo 03” ) dicho anexo puede verlo al final del texto. Luego, con fecha diciembre 21 de 2005, mediante la resolución 12466 la misma DIAN tuvo que hacer algunos ajustes a esa estructura técnica del “formato 1002” que inicialmente se habían dado mediante el “anexo 03” de la resolución 10147 de octubre de 2005. La parte pertinente de la norma contenida en la resolución 12466, y en relación con los cambios que se introducen al formato 1002, es la siguiente ARTICULO 6 . Modifícanse los anexos contentivos de las especificaciones técnicas, que hacen parte integral de las siguientes Resoluciones: … Resolución No. 10147 de 2005 Anexo 03 Numeral 2.3. Formato de Contenido: Se adicionan los campos “Dirección”, “Código Departamento” y “Código Municipio” y se precisa que el campo “Dígito de Verificación” no es obligatorio informarlo. …. Parágrafo 3. En los Anexos 1, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 12 y 30 de la Resolución No. 10147 de 2005 y en el Anexo 48 de la Resolución No. 10148 de 2005, en el punto en el que se indique: ”<xs:attribute name="dv" use="required"> Debe entenderse: <xs:attribute name="dv" use="optional"> ARTÍCULO 7. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.” Adviértase que si alguna persona natural o jurídica practicó retenciones en la fuente a lo largo del año 2005, y las declaró a través del formulario 350, pero tales retenciones las practicaba porque estaba actuando como intermediario o “mandatario” en contratos de mandato (es decir, que actuaba en representación de un tercero que era su “mandante” como es el caso por ejemplo de las inmobiliarias o las agencias de viaje, las cuales cubren costos y gastos y practican retenciones, pero tales costos y gastos no son de ellas sino de sus “mandantes”) en ese caso el reporte de tales retenciones ya no se incluyen en el “formato 1002” sino en el “formato 1053” (ver artículo 15 de la resolución 10147 y el “anexo 24” de la misma). Caso similar al anterior enfrentan también los miembros encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales, los operadores en contratos de exploración de hidrocarburos y las Sociedades fiduciarias que administraron patrimonios autónomos. En estos casos, las retenciones practicadas durante el 2005 tampoco irían en el formato 1002 sino en otros más específicos ( véase artículo13,14 y 16 de la resolucion 10147 ). ¿En qué consiste el “Software Prevalidador de Información Exógena Tributaria”? Conociendo que muchos usuarios tienen dificultades para construir un archivo en el estándar XML a partir de las instrucciones técnicas; la DIAN ha suministrado en sus resoluciones 10147 y 12466 el diseño de un aplicativo gratuito para que a través del programa EXCELL se pueda capturar la información y luego poder convertirla a un archivo en el estándar XML. Dicho aplicativo se conoce como el “Prevalidador de información exógena tributaria- Versión 2.3.2” y se puede adquirir gratuitamente en el portal de la DIAN www.dian.gov.co Debe tenerse presente que el mencionado software o aplicativo “Prevalidador de información exógena tributaria”, está diseñado tanto para “construir o diligenciar” el respectivo “formato”, como también para “validar” los formatos que las personas o entidades hayan sido capaces de construir utilizando otros aplicativos. ¿Qué información se suministrará dentro del “formato 1002” ? Tal como lo indicaba el artículo 5 de la resolución 10147 antes citado, junto al valor de la retención en la fuente a título de renta y a título e IVA que se haya practicado al tercero, el reporte también exige que se suministre el concepto de la retención (si fue por honorarios, servicios, arrendamientos, etc); También exige indicar cual fue el valor base sobre el cual se practicó la retención (es decir, el “pago” sujeto a retención a título de renta, y el “IVA” sujeto a retención de IVA). Así mismo, debe suministrarse una dirección de correo urbano para cada tercero incluido en el reporte. ¿Cómo se puede preparar la información que luego ha de ser llevada al formato “ 1002” ? Para ilustrar a nuestros usuarios sobre la forma en que se podrían recolectar los datos llevados mensualmente a las declaraciones de retenciones en la fuente durante el año 2005 (formulario 350), en nuestro producto “ Actualicese en Medios Magnéticos Básico ” podrás encontrar esa misma hoja de trabajo, pero construida en Excel y formulada para que la utilices en tus propios casos.
¿Cómo se debe presentar el(los) archivo(s) ante la DIAN ? En el artículo19 de la resolución 10147 de octubre 28 de 2005 se estableció que la persona o entidad informante de medios magnéticos, para poder hacer llegar el archivo (“formato 1002) con la información de las retenciones practicadas a terceros podía escoger entre una cualquiera de las siguientes dos opciones: a) Usar el portal de la DIAN (presentación virtual) b) Ir presencialmente hasta cualquiera de las dependencias de la DIAN y llevar el CD, o el diskette o la memoria USB, en la cual estuviesen contenidos los respectivos archivos (“formato 1002” ) En la primera opción, era necesario que la persona natural reportante, o el representante legal de la persona jurídica reportante, contaran primero con una “firma digital” (asignada gratuitamente por la DIAN ) y con ello poder hacer el trámite por el portal de la DIAN Solo se reportarán las retenciones de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN. • Presentación presencial En la segunda opción, la persona natural reportante, o el representante legal de la persona jurídica reportante, deben desplazarse personalmente (llevando su propio RUT al igual que el RUT de la persona jurídica a la que representan si ese es el caso), hasta cualquiera de las dependencias que la DIAN tiene en todo el país (y no únicamente en aquella donde tengan matriculado su RUT) para que allí le reciban su CD, o Diskete, o memoria USB y le den un “acuse de recibo” de que la información fue oportunamente presentada y sin errores técnicos (Nota: En nuestro producto “ Actualícese en Medios Magnéticos Básico ” se explica cuales son los pasos que previamente se deben seguir con respecto al RUT de la persona natural reportante, con el RUT de la persona jurídica reportante y con el RUT del representante legal de la persona jurídica reportante) Sin embargo, en abril 24 de 2006, la DIAN emitió la resolución 3859 y en el artículo 5 parágrafo 3 estableció lo siguiente: “Parágrafo 1 . Los obligados a presentar información ÚNICAMENTE en el FORMATO 1002 versión 6 -Retenciones en la Fuente Practicadas-, a que hace referencia el artículo 5º de la Resolución 10147 de 2005 , deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN ”. En consecuencia, quienes únicamente van a presentar ante la DIAN la información del “formato 1002” , solo lo pueden hacer en forma presencial como ya explicamos anteriormente. No importa si la persona natural reportante, o el representante legal de la persona jurídica reportante, ya tuviesen quizás asignada de alguna forma una “firma digital”, tendrán necesariamente que hacer la presentación de los archivos con el formato 1002 en forma “presencial” Plazos para la presentación del(los) archivos ante la DIAN Para quienes únicamente deben presentar la información del “formato 1002” , tal presentación la deben cumplir en los siguientes plazos, sin importar si el reportante es una persona natural o jurídica (véase el parágrafo del artículo 18 de la resolución 10147 de octubre de 2005 pero luego de la modificación que le introdujera el artículo 4 de la resolución 3859 de abril 24 de 2006). Dos últimos dígitos del Nit (sin incluir digito de verificación) El plazo vence en… Dos últimos dígitos del Nit (sin incluir digito de verificación) El plazo vence en… 00 a 03 Julio 21 de 2006 52 a 54 Agosto 16 de 2006 04 a 06 Julio 24 de 2006 55 a 57 Agosto 17 de 2006 07 a 09 Julio 25 de 2006 58 a 60 Agosto 18 de 2006 10 a 12 Julio 26 de 2006 61 a 63 Agosto 22 de 2006 13 a 15 Julio 27 de 2006 64 a 66 Agosto 23 de 2006 16 a 18 Julio 28 de 2006 67 a 69 Agosto 24 de 2006 19 a 21 Julio 31 de 2006 70 a 72 Agosto 25 de 2006 22 a 24 Agosto 01 de 2006 73 a 75 Agosto 28 de 2006 25 a 27 Agosto 02 de 2006 76 a 78 Agosto 29 de 2006 28 a 30 Agosto 03 de 2006 79 a 81 Agosto 30 de 2006 31 a 33 Agosto 04 de 2006 82 a 84 Agosto 31 de 2006 34 a 36 Agosto 08 de 2006 85 a 87 Septiembre 1 de 2006 37 a 39 Agosto 09 de 2006 88 a 90 Septiembre 4 de 2006 40 a 42 Agosto 10 de 2006 91 a 93 Septiembre 5 de 2006 43 a 45 Agosto 11 de 2006 94 a 96 Septiembre 6 de 2006 46 a 48 Agosto 14 de 2006 97 a 99 Septiembre 7 de 2006 49 a 51 Agosto 15 de 2006 Sanciones para quienes no presenten, o presenten extemporáneamente, o presenten con errores sus reportes de información en Medios Magnéticos a la DIAN La DIAN está facultada en cualquiera de estos casos a imponer las sanciones contempladas en el artículo 651 del ET. Pero para regular dichas sanción, en diciembre de 2005 expidió la resolución 11774 la cual estableció lo siguiente : Resolución 11774 de 2005 07/12/2005 Por medio de la cual se regula la aplicación de la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales consagradas en el literal b) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999 y en el artículo 651 del Estatuto Tributario, y . CONSIDERANDO : Que el literal a) del artículo 651 del Estatuto Tributario establece en general la imposición de una multa hasta del cinco por ciento (5%) a las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como a aquéllas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado. Que se hace necesario graduar la sanción, según la conducta en la cual incurra la persona o entidad obligada a informar en medios magnéticos o en cualquier otro medio electrónico y/o por requerimiento ordinario. RESUELVE ARTICULO 1 . Graduación de la sanción cuando existe base para imponerla. . La sanción de que trata el inciso segundo del literal a) del artículo 651 del Estatuto Tributario se aplicará en forma gradual de acuerdo con la conducta en la cual incurrió el contribuyente o el obligado, según el caso, teniendo en cuenta el tope máximo establecido en el citado literal y los criterios que a continuación se enuncian: a) Cuando se trate de la información exigida y no suministrada, se aplicará el cinco por ciento (5%), del total de la sumatoria de la información no suministrada. b) Cuando se trate de la información suministrada en forma extemporánea, se aplicará el cinco por ciento (5%), del total de la sumatoria de la información suministrada en forma extemporánea. c) Cuando se trate de la información suministrada por la persona o entidad obligada, pero sin el cumplimiento de las características técnicas exigidas en las resoluciones que para tal efecto emite la DIAN , la sanción será del cuatro por ciento (4%) del valor total suministrado en forma errónea. d) Cuando se trate de la información reportada por las personas o entidades obligadas a suministrarla, pero presente errores de contenido se aplicará una sanción del tres por ciento (3%) sobre el monto de los registros errados. ARTICULO 2. Graduación de la sanción cuando no sea posible establecer la base para imponerla o la información no tuviere cuantía. La sanción de que trata el inciso segundo del literal a) del artículo 651 del Estatuto Tributario, se aplicará en forma general sobre el valor de los ingresos netos del periodo por el cual se solicita la información, ; si no existieren ingresos sobre el patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o al que figure en la última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio, teniendo en cuenta los siguientes criterios: a) Si la información suministrada en forma extemporánea, se aplicará el medio por ciento (0.5%) de los ingresos netos o del patrimonio bruto. b) Si la información exigida es suministrada por la persona o entidad obligada, pero no cumple con las especificaciones técnicas establecidas, la sanción es del cero punto cuatro por ciento (0.4%) de los ingresos netos o del patrimonio bruto. c) Si la información reportada por la persona o entidad obligada presenta errores de contenido, la sanción es del cero punto tres por ciento (0.3%) de los ingresos netos o del patrimonio bruto. ARTICULO 3. Procedimiento sancionatorio . Cuando la sanción por no informar se imponga mediante resolución independiente, la administración deberá enviar previamente, a la persona o entidad sancionada el correspondiente pliego de cargos, indicándole los motivos para aplicar la sanción, otorgándole el término de (1) mes para responder. La sanción a que se refiere el literal a) del artículo 651 del Estatuto Tributario, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma determinada si la omisión es subsanada antes de que se notifique la imposición de la sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en que se notifique la resolución que impone la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida en el cual se acredite que la omisión fue subsanada así como el pago o acuerdo de pago de la misma. Parágrafo 1. Cuando la información presentada cumpla las características técnicas, pero en la verificación posterior se detecten errores de contenido tales como NIT errados, valores que no correspondan a su realidad económica, registros duplicados, cuando no informe un tercero estando obligado, cuando informe terceros con los cuales no realizó ninguna transacción, entre otros, independientemente que la persona o entidad informante presente corrección, se deberá proferir el respectivo pliego de cargos por errores de contenido en la información y la sanción se graduara conforme con el literal d) del artículo 1º. de la presente resolución. Parágrafo 2 . La información que no cumpla con las características técnicas establecidas en la respectiva Resolución que reglamenta la información a reportar, generará rechazo caso en el cual se deberá proferir el respectivo pliego de cargos. Parágrafo 3. Cuando se profiera un pliego de cargos por no enviar información y como respuesta al mismo se presente la información con errores, este hecho constituirá una infracción diferente a la inicialmente sancionada, debiendo proferirse un nuevo pliego de cargos por parte de la Administración , sin que ello conlleve al rechazo de la reducción de la sanción inicialmente impuesta. ARTICULO 4. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No.2004 de 1997. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C. a los (Original Firmado) OSCAR FRANCO CHARRY Director General’ En consecuencia, todo tipo de error que se cometa en el suministro de la información (ya sea en relación con las cifras o con los datos distintos de cifras como por ejemplo los “números de nits” o los “conceptos”, etc) van a ser duramente sancionados (en nuestro producto “ Actualícese en Medios Magnéticos Premium ” se explica cual es la aplicación práctica de lo dispuesto mediante esta resolución 11774 de diciembre de 2005) Y si el propio reportante corrige los errores antes de que la DIAN misma los detecte, en todo caso ese tipo de correcciones voluntarias también serán castigadas (véase el concepto 80262 de nov de 2005 expedido por la DIAN ) ¿En que tiempo quedan en “firme” los reportes presentados a la DIAN ? De acuerdo a lo indicado en el artículo 638 del ET, la DIAN tiene hasta tres años (después del plazo definido para la presentación de los archivos) en los cuales puede entrar a exigir los reportes (si no se los han presentado) o entrar a detectar los errores y exigir las correcciones (si es que el reporte inicial contiene errores). En nuestro producto “ Actualícese en Medios Magnéticos Básico ” se explica cómo se haría la interpretación práctica de dicho artículo 638 del ET. OBJETIVO Definir las características y contenido de los donde se reportan las Retenciones en la fuente practicadas. ESPECIFICACIÓN TECNICA El formato de Retenciones en la fuente practicadas, debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones: 1. Estándar del Nombre de los Archivos El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml cc : Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Retenciones en la fuente practicadas = 01002) vv : Versión del formato (Versión = 06). aaaa : Año de envío. cccccccc : Consecutivo de envío por año. 2. Formato del Archivo El formato de Retenciones en la fuente practicadas, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado. Contenido Información N 1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición. 2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No. 1: “ISO-8859 1” . 3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y valido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica. 4. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros. 2.1.Formato del Encabezado El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio: (*) Se enviarán archivos con máximo 5000 registros; si es necesario informar más de 5000 registros, se fraccionará la información en archivos de 5000 registros o menos. 2.3. Formato del Contenido En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”. Cada registro reportado debe mantener la misma estructura previamente explicada y usada para la cabecera. El contenido del archivo viene en el elemento “rets” y se deben incluir los siguientes datos para cada transacción reportada. Los campos Concepto, Tipo de documento y Número de Identificación, conforman una llave única para este formato, la cual no debe repetirse para los registros de un mismo envío. 3. Validaciones 3.1. Validaciones Generales 1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados. 2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado. 3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0). 4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas validas en cuando a año, mes, y día. 3.2. Validaciones del Encabezado 1. Los campos concepto, formato y versión , deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas, 2. Año de envío , debe ser el año calendario. 3. Numero de envío , debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envié a la DIAN. 4. Fecha de envío , debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MMDDTHH: MM:SS. 5. Cantidad de registros , debe ser igual a la cantidad de registros reportados en el contenido, que como máximo puede ser 5000 registros. 6. Valor total , corresponde a la sumatoria de la casilla “vret” (Valor de la Retención en la fuente practicada) de los registros reportados. Para ver esta versión en .pdf , haz click aquí Documento preparado y actualizado por el Comité de Investigación Contable y Tributaria de actualicese.com Junio de 2006 Comparte esta página:
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