Source: https://www.polis.de/datenschutzerklaerung/
Timestamp: 2019-08-17 23:04:00+00:00

Document:
POLIS Immobilien AG | Datenschutzerklärung
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der POLIS Immobilien AG
Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Mietverhältnisses
Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die POLIS Immobilien AG („POLIS“) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
POLIS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Aktiengesetzes (AktG) sowie sonstiger anwendbarer Rechtsvorschriften.
POLIS verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertreten.
Die Kontaktdaten von POLIS lauten:
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt – für Sie erreichbar unter: datenschutz@polis.de
Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten sind sowohl Aktien- als auch Hauptversammlungsbezogen, insbesondere sind Namen, der Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail Adresse, der jeweilige Aktienbestand (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien), die Eintrittskartennummer der Hauptversammlung und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten oder Weisungen umfasst. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) DSGVO, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeitet POLIS personenbezogene Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
POLIS beauftragt anlässlich der Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten von POLIS nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung von POLIS.
Aktionäre/Dritte:
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.
Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln (z.B. bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes und der Mitteilung an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten).
Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder POLIS ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die die personenbezogenen Daten gelöscht. In der Regel speichert POLIS ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von fünf Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.
Sie haben das Recht, jederzeit,
Auskunft zu verlangen, ob und welche Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, Art. 15 DSGVO,
Berichtigung, Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 – 18 DSGVO,
Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO, auszuüben sowie
gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen
Die vorgenannten Anfragen richten Sie bitte an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.
Darüber hinaus haben Sie auch ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient der überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.
Anfragen zum Datenschutz bitte an E-Mail: datenschutz@polis.de
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Datenschutzbeauftragter beim Verantwortlichen:
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Eigentümer, Propertymanagement, Handwerker, Marketingdienstleister, Securitydienstleister, Ableseservice…

References: Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 15
 Art. 16
 Art. 20
 Art. 77
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6