Source: http://www.irms.cz/cz/novela-vyhlasky-c-259-2012-sb-vyhl-c-283-2014-sb--1404041679.html
Timestamp: 2017-01-24 01:00:47+00:00

Document:
IRMS : Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. (vyhl, č. 283/2014 Sb.)
Úvod O nás Etický kodex Memorandum MV ČR Český překlad BS ISO 15489 Profil IRMS CRG Vzdělávání Akreditace Ministerstva vnitra Seznam školitelů Certifikáty a osvědčení Termíny školení M01 - Správa dokumentů: Úvod do problematiky M11 - Manažer dokumentů: Základy M21 - Specialista: Politika správy dokumentů M22 - Specialista: Systémy správy dokumentů M23 - Specialista: Procesy správy dokumentů M24 - Specialista: Audit správy dokumentů M25 - Specialista: Komerční spisovna M31 - Manažer dokumentů: Konsultant M32 - Manažer dokumentů: Interní auditor Konference Dokumenty Zákon č. 499/2004 Sb (novela 298/2016 Sb.) Vyhláška č. 259/2012 Sb. Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. (vyhl, č. 283/2014 Sb.) Zákon č. 106/1999 Sb. Zákon č. 300/2008 Sb. Vyhláška č. 193/2009 Sb. Vyhláška č. 194/2009 Sb. Zákon č. 412/2005 Sb. Zákon č. 227/2000 Sb. Vyhláška č. 191/2009 Sb. (platná do 30.6.2012) Zákon č. 101/2000 Sb Zákon č. 372/2011 Sb. Vyhláška č. 98/2012 Sb. Vyhláška č. 116/2012 Sb. Členství Seznam členů Seznam auditorů Firemní přihláška Osobní přihláška Kontakt Login Společnost pro správu informací a záznamůSkupina Česká republika
Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. (vyhl, č. 283/2014 Sb.) Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
(1) Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v podatelně. V případě doručeného dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidováníbezodkladné provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce.
(2) Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením umožňujícím příjem datových zpráv 1) doručovaných na elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce 3 písm. c), doručovaných na přenosných technických nosičích dat zveřejněných podle odstavce 3 písm. g), doručovaných prostřednictvím datové schránky podle odstavce 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace 2), pokud je veřejnoprávní původce připouští. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.
i) důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokumentu v digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisudůsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3..
(1) Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný veřejnoprávnímu původci, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně, pokud je ve formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě.
(2) Pokud je veřejnoprávnímu původci dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí veřejnoprávní původce odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, veřejnoprávní původce dokument nezpracovává.
(3) Dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, veřejnoprávní původce nezpracovává.
(4) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě veřejnoprávní původce zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové podobě veřejnoprávní původce zaznamená čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis.
(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, ukládá doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena.
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů 3) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší 4); v takovém případě původce uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší 4); v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.
(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje podle § 7 až 10, jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé.
a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem 5) doručován původci do vlastních rukou,
(1) U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda
a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst. 3 písm. f) a g),
b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem 6) nebo označen uznávanou elektronickou značkou 7), popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem 8).
(2) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka 9). Pokud veřejnoprávní původce využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu.
(3) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků
zjištění podle odstavců 1 a 2 odesílateli potvrdí doručení datové zprávy veřejnoprávnímu původci. Součástí zprávy o potvrzení doručení je
a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,
b) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,
c) další náležitosti, které veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu.
(4) Veřejnoprávní původce uloží údaje o výsledcích zjištění podle odstavců 1 a 2 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způsobem stanoveným ve spisovém řádu dokument v analogové podobě, který vznikl převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.
(5) Záznam o výsledku ověření podle odstavce 2 obsahuje alespoň
a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,
d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována.
(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 4 § 6 odst. 1.
(4) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, nebo dokument, který vznikl převedením podle § 4 odst. 1, bezodkladně po doručení nebo převedení otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko. Pokud je veřejnoprávnímu původci předán dokument v analogové podobě mimo podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně, opatří ho veřejnoprávní původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko.
(5) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje
a) název veřejnoprávního původce,
b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,
c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
d) počet listů dokumentu,
e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
(6) (4) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 4 § 6 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 4 odst. 1 označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením.
(7) (5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.
(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy na evidence dokumentů v listinné podobě a evidence dokumentů v elektronické podobě.
(2) Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, veřejnoprávní původce v evidenci dokumentů uvede jejich seznam s vysvětlivkami.
(3) Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů; veřejnoprávní původce ho zabezpečí proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Veřejnoprávní původce provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis veřejnoprávní původce škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby veřejnoprávní původce doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.
(4) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje
a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),
b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,
e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
h) způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost. (5) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v odstavci 4 a dále
c) záznam o provedení výběru archiválií,
d) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.
(6) Pořadová čísla tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V podacím deníku veřejnoprávní původce prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v listinné podobě k záznamu.
(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenci dokumentů evidenční pomůcce a poté evidenčně převeden do jiné evidence dokumentů evidenční pomůcky, veřejnoprávní původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů.
(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní původce tuto skutečnost do evidence dokumentů evidenční pomůcky včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.
(1) Vyžaduje-li to jiný právní předpis 10) nebo pokud tak stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v samostatných evidencích dokumentů.
(2) Veřejnoprávní původce zpracovává v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v § 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i). Veřejnoprávní původce zpracovává v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v § 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i) a v § 8 odst. 5 písm. a), c) a d). Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem.
(5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného časového období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu.
(1) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, obsahuje číslo jednací rovněž uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.
(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční údaje o spisu a iniciační dokument zaeviduje ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce doplní v iniciačním dokumentu za číslo jednací pomlčku nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu za původní číslo jednací doplní pomlčku nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu dokumentu ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 8 odst. 4 a 5 nebo v § 10 odst. 2, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, a další údaje, které jsou vyplněné v podacím razítku, popřípadě v technologickém prostředku obdobného určení jako podací razítko.
(4) (6) Vyžaduje-li to jiný právní předpis 11) nebo to z jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je
a) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo
b) c) jiné označení.
(5) Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení.
(6) (8) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
(7) (9) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu a spisové značky ve spisovém řádu.
(3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů evidenční pomůcce způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů příslušné evidenční pomůcce.
(5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem „A“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „A“. Pokud spis obsahuje pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem „V“ a „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „V“. Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta který má být zařazen do skartačního řízení nejpozději.
(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název nebo obchodní firma, adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument veřejnoprávní původce uvede také číslo jednací odesílatele dokumentu, který byl veřejnoprávnímu původci doručen k vyřízení, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje.
a) c) datum podpisu dokumentu,
b) d) počet listů, jde-li o dokument v analogové listinné podobě,
c) e) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit,
d) f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,
e) g) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis 12), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
(3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem 13). Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis 14). Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem 15), popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem 16).
(4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu.
(1) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů a fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek 17). Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové podobě, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a úředních razítek ve spisovém řádu.
(4) Veřejnoprávní původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb 18), jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky, do které zaznamená
(2) Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje uzavřený spis a vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů evidenční pomůcce správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména
c) kompletnost spisu v analogové podobě kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu podle § 12 odst. 3,
d) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
h) zápis v evidenci dokumentů evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován,
j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení podle § 4 § 6 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24.
(1) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 4 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 4 § 6 odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence.
(2) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace 19), které byly označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního řízení dokumenty
obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.
(3) Veřejnoprávní původce stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení ve spisovém řádu. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní fyzická osoba odpovědná veřejnoprávnímu původci za provedení skartačního řízení, popřípadě fyzická osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení
zařazené do skartačního řízení.
(4) Veřejnoprávní původce sestaví zpravidla z evidence dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů, charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), skartační lhůtu jejich skartační režim a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení.
(5) Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém elektronického systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem. Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.
(4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.
e) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené veřejnoprávním původcem a příslušným archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis.
(7) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie zpracovaný veřejnoprávním původcem v rozsahu údajů stanovených v § 20 odst. 4 s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty. Jestliže jsou dokumenty evidované v evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, veřejnoprávní původce předá dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie na základě seznamu vytvořeného archivem ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem . Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie do příslušného archivu a po potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie do digitálního archivu.
(8) Veřejnoprávní původce na základě souhlasu obsaženého v protokolu o provedení skartačního řízení bezodkladně zničí dokumenty a úřední razítka, které nebyly vybrány za archiválie. Zničením dokumentu v analogové podobě nebo úředního razítka se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Zničením dokumentu v digitální podobě se rozumí jeho smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť.
(2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů evidenční pomůcky jako doručené.
b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný),
(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v digitální podobě, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML stanoveného národním standardem pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby.
b) prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,
c) b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
d) c) informace o existence existenci vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka,
e) d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
f) e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
c) b) informace o existenci zajišťovacího prvku,
d) c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu,
c) b) původní datový formát,
e) d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.
(2) Veřejnoprávní původce ověřuje přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidencích dokumentů evidenčních pomůckách, popřípadě tyto údaje doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti.
(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.
a) méně než 48 hodin, veřejnoprávní původce eviduje evidenčně převede dokumenty evidované v náhradní evidenci v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje,
b) déle než 48 hodin, veřejnoprávní původce je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje.
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. srpna 2012 1. ledna 2015.
Kubice v. r. Chovanec v. r.
3) § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
4) Například § 100 a následující zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.o elektronických komunikacích).
6) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb.
7) § 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb.
8) § 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
9) Vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu).
25) Například § 609 a následující zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.	Podnabídka
Dokumenty Zákon č. 499/2004 Sb (novela 298/2016 Sb.) Vyhláška č. 259/2012 Sb. Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. (vyhl, č. 283/2014 Sb.) Zákon č. 106/1999 Sb. Zákon č. 300/2008 Sb. Vyhláška č. 193/2009 Sb. Vyhláška č. 194/2009 Sb. Zákon č. 412/2005 Sb. Zákon č. 227/2000 Sb. Vyhláška č. 191/2009 Sb. (platná do 30.6.2012) Zákon č. 101/2000 Sb Zákon č. 372/2011 Sb. Vyhláška č. 98/2012 Sb. Vyhláška č. 116/2012 Sb. Novinky
.: Seminář Revize spisového řádu
.: Presentace ze semináře eIDAS
.: Školení a metodika k Registru smluv
.: Novela archivního zákona
.: Seminář Skartační řízení v praxi
© 2011 records-management.cz, All rights reserved

References: § 4
 § 69
 § 69
 § 69
 § 7
 § 2
 § 2
 § 4
 § 6
 § 4
 § 4
 § 6
 § 4
 § 8
 § 8
 § 8
 § 12
 § 8
 § 10
 § 12
 § 12
 § 4
 § 6
 § 24
 § 4
 § 4
 § 6
 § 20
 § 20
 § 2
 § 10
 § 22
 zákona č. 300
 zákona č. 190
 § 100
 zákona č. 40
 § 34
 zákona č. 40
 § 100
 zákona č. 500
 § 31
 zákona č. 563
 § 11
 zákona č. 227
 zákona č. 167
 § 11
 zákona č. 227
 zákona č. 167
 § 2
 zákona č. 227
 zákona č. 440
 § 609
 zákona č. 89
 § 34
 zákona č. 40
 § 100
 zákona č. 500