Source: http://www.pge.pa.gov.br/content/manual-de-gest%C3%A3o-documental-da-pgepa
Timestamp: 2020-05-25 04:56:33+00:00

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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PGE/PA | PROCURADORIA GERAL DO ESTADO
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PGE/PA
Da Procuradoria-Geral do Estado do Pará
Procurador-Geral Adjunto do Contencioso
Comissão de Implantação da Política de Gestão Documental da PGE/PA:
Débora Solange Oliveira Lima de Freitas (Presidente)
Iêda Andrade Fernandes (Membro)
Rogério Cordeiro (Membro)
Brunna Valescka de Carvalho Silva (Membro)
2.1. Gestão de documentos
3. OS ARQUIVOS DA PGE/PA
4. A POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PGE/PA
4.1. Regras do Arquivamento
4.2. Da tramitação de documentos entre as unidades geradoras e as unidades de arquivamento
4.3. Documentos sigilosos
4.4 Da eliminação de documento
5. RECOMENDAÇÕES PARA A DIGITALIZAÇÃO
6. GERENCIAMENTO DOS REPRESENTANTES DIGITAIS
7. DIRETRIZES PARA A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE
ANEXOS – MODELOS DE DOCUMENTOS
Este Manual integra os produtos que compõem a Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará (PGE/PA) e busca orientar os servidores da casa quanto à implementação e manutenção da política, cujo objetivo é racionalizar o ciclo de vida de documentos públicos administrativos e judiciais.
Esta ferramenta reúne procedimentos para a gestão de documentos institucionais durante o tempo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente. Também regula o processo de descarte gerenciado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.
Os procedimentos aqui estabelecidos foram sugeridos ao Procurador-Geral do Estado pela Comissão de Implantação da Política de Gestão Documental que, no exercício de suas atribuições (Portaria nº 154/2015), propôs este manual com o fito de orientar as unidades geradoras de documentos quanto ao arquivamento e desarquivamento de documentos.
O conceito de gestão de documentos surgiu após a II Guerra Mundial, época de avanço da ciência e da tecnologia e de explosão documental na administração pública. Esse conjunto de fatores impôs a necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas .
No Dicionário de Terminologia Arquivística a gestão documental é abordada como uma área da administração geral dos órgãos relacionada aos princípios da Economia e Eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final de documentos, sendo definida como o “conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e a eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo”. Trata-se de um processo de intervenção no ciclo de vida dos documentos para garantir agilidade no controle, na utilização e na recuperação de informações revelando-se, portanto, uma medida imprescindível para o processo de tomada de decisões e para a preservação da memória institucional.
No Brasil, a Constituição de 1988 define em seu artigo 216, §2º que compete à administração pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e a adoção de providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
A Constituição também fornece os fundamentos da Lei Federal Nº 8.159/1991, a Lei Nacional de Arquivos, que, em seu artigo terceiro define a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Indo um pouco mais além, em seu artigo 25 referida lei estabelece que fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social.
A mencionada lei foi regulamentada pelo Decreto Federal Nº 4.073/2002, que estabelece a exigência de que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA, com a missão de realizar o processo de análise e identificar documentos para guarda permanente ou eliminação. Referido decreto é auxiliado pelo Decreto Federal Nº 7.845/2012, que regulamenta diversos procedimentos relacionado ao tema.
Vale mencionar ainda a Lei Federal Nº 12.527/2011, conhecida como a Lei de Acesso à Informação, que regula o acesso à informação previsto no inciso XXXIII do artigo 5º; II do §3º do artigo 37 e no §2º do artigo 216 da Constituição Federal. Essa Lei também altera a Lei Federal Nº 8.112/1990, revoga integralmente a Lei Federal Nº 11.111/2005 e revoga parcialmente a Lei Federal N º8.159/1991.
Por fim, é válido acrescentar que no âmbito do Estado do Pará merece destaque o Decreto Estadual Nº 1.359/2015 que regula o acesso a informações previsto nos incisos X e XXXIII do artigo 5º e no inciso II do § 3º do artigo 37 da Constituição Federal; no inciso II do artigo 29 e no § 5º do artigo 286 da Constituição do Estado do Pará e na Lei Federal N° 12.527/2011.
Em complemento, a Instrução Normativa da Auditoria-Geral do Estado Nº 001/2015 dispõe sobre a definição de procedimentos a serem observados para designação de autoridade de gerenciamento de informações no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual.
É salutar mencionar, ainda, a legislação emanada do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq), órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que regulamenta a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Destaque para as seguintes resoluções:
Resolução Nº5/1996: dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios;
Resolução Nº14/2001: dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e a Destinação de Documentos de Arquivo Relativos à Atividade-Meio da Administração Pública;
Resolução Nº31/2010: dispõe sobre a adoção das recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes;
Resolução Nº35/2012: atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução Nº14/2001-Conarq;
Resolução Nº37/2012: aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;
Resolução Nº38/2013: dispõe sobre a adoção das “Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos” e “Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações”;
Constitui atribuição dos agentes públicos a gestão da documentação produzida ou recebida pela instituição. O descumprimento dessa obrigação gera responsabilização, destacando-se as seguintes sanções e penalidades:
Lei Federal Nº 8.159/1991, Artigo 25: responsabilidade penal, civil e administrativa daquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social;
Lei Federal Nº 9.605/1998, Artigo 62: reclusão, de um a três anos, e multa para quem destruir, inutilizar ou deteriorar: I. bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa;
Código Penal, Artigo 153: detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa, para quem divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de informações ou banco de dados da Administração Pública;
Código Penal, Artigo 154: detenção, de três meses a um ano, ou multa, para quem revelar segredo de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem;
Decreto Estadual Nº 1.359/2015, Artigo 59: A pessoa natural ou Entidade Privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o Poder Executivo Estadual e deixar de observar o disposto neste Decreto estará sujeita às seguintes sanções: I - advertência; II - multa; III - rescisão do vínculo; IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com o Executivo Estadual por prazo não superior a 2 (dois) anos; V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com o Executivo Estadual, até que seja promovida a reabilitação perante a própria Autoridade que aplicou a penalidade;
Decreto Estadual Nº 1.359/2015, Artigo 60: Os Órgãos e Entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso. Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa natural ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com Órgãos ou Entidades do Poder Executivo Estadual, tenha acesso à informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.
A PGE/PA, instituição permanente de representação e consultoria jurídica do Estado do Pará, tem como missão exercer a representação judicial e extrajudicial e prestar consultoria jurídica ao Estado do Pará, como instrumentos garantidores da cidadania e do desenvolvimento.
A PGE/PA foi criada pela Emenda Constitucional Nº 18, de 11 de maio de 1983 e institucionalizada em 26 de dezembro de 1985 com a edição da Lei Complementar Estadual Nº 002/1985. Atualmente a PGE/PA está estruturada da seguinte forma:
Procurador-Geral Adjunto do Contencioso;
Procurador-Geral Adjunto Administrativo;
Procuradoria de Assessoramento Jurídico à Chefia do Poder Executivo
Procuradoria Cível, Trabalhista e Administrativa;
Procuradoria Execuções;
Procuradoria Fundiária e Imobiliária;
Procuradoria Ambiental e Mineraria;
Procuradoria Setorial de Brasília
Núcleo de Controle Interno.
Cada setor possui arquivos independentes e, ao longo de trinta anos de atividade, ocorreu um considerável acréscimo de documentos, ocasionando a necessidade de escalonar fases de guarda e implantar o arquivo geral.
Atualmente, tramitam na PGE/PA 124.358 processos, entre distribuídos (120.796) e não distribuídos (3562). A seguir, duas tabelas apresentam o detalhamento da massa documental da PGE/PA em outubro de 2015.
Tabela 1: Levantamento de processos da PGE/PA distribuídos em outubro de 2015.
1ª Regional Belém
2ª Regional Cível - Castanhal
2ª Regional Fiscal - Castanhal
3ª Regional Fiscal - Marabá
3ª Regional PCTA - Marabá
4ª Regional Fiscal - Santarém
4ª Regional PCTA - Santarém
Célula Interior
Desapropriações/Direitos Reais sub-núcleo
Direitos Sociais/Saúde, educação sub-núcleo
Fiscal Interior/1ª regional Belém
Fiscal/capital
Indenização/concurso civil e outros sub-núcleo
PAmbiental
PConsultiva
PCTA Capital
PCTA Interior – 1ª regional Belém
PExecução
PFundiária Santarém
PFundiária
PFundiária Metropolitana
S/ unidade de distribuição
Serviço Militar e concurso militar sub-núcleo
Servidores Públicos civis sub-núcleo
Trabalhista/temporários sub-núcleo
Fonte: Sistema de Controle de Processos (SCP/PGE).
Tabela 2: Levantamento de processos da PGE/PA não distribuídos em outubro de 2015.
2ª Regional Civil - Castanhal
3ª Regional PCTA Marabá
4ª Regional Fiscal Santarém
4ª Regional PCTA Santarém
Desapropriação/Direitos reaisr sub núcleo
Direitos sociais/saúde educação sub núcleo
Indenização/concurso civil e outros sub núcleo
PCTA interior 1ª regional Belém
Sem unidade de distribuição
Serviços militares e concursos militar sub núcleo
Servidores públicos civis sub núcleo
Trabalhista/temporários sub núcleo
Dada sua especificidade, o levantamento dos processos que tramitam pela Corregedoria da PGE/PA entre os anos de 2013 a 2015 indicam uma massa documental da ordem de 162 processos, conforme a tabela abaixo:
Tabela 3: Levantamento de processos da Corregedoria da PGE/PA em outubro de 2015.
Avaliações de Estágio Probatório
Fonte: Secretaria da Corregedoria da PGE/PA.
Além de processos, a atuação regular da Corregedoria compreende as seguintes atividades:
Correições: com produção de documentos e relatórios;
Reuniões: com produção de pautas, atas e certidões;
Atividade Normativa: Resoluções, avisos etc;
Atos iniciais e finais de sindicâncias e PAD's contra Procuradores;
Outros atos: relatórios anuais, estatísticas, notificações, certidões, comunicações internas, requisições de providências, ofícios e memorandos.
A Política de Gestão Documental da PGE/PA tem por finalidade assegurar à proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados no órgão. Compõe a Política os seguintes documentos:
O Plano de Classificação de Documentos;
As Tabelas de Temporalidade;
O Manual de Gestão Documental.
São condições essenciais para a gestão de documentos no âmbito da PGE/PA:
Padronização das espécies documentais;
Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade;
Racionalização na produção de documentos, eliminando juntadas desnecessárias e arquivamentos em duplicidade;
Eficácia e eficiência ao fluxo de documentos; e
Realização de Treinamento sobre Gestão da Documentação Arquivística.
Todos os documentos produzidos pela PGE/PA, em razão do exercício de suas atividades nas áreas meio e fim, serão classificados nas fases corrente, intermediária e permanente, a partir da adoção das Tabelas de Temporalidade.
Para a atividade meio será adotada a Tabela de Temporalidade da Atividade Meio da Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq); Para a atividade fim, será adotada a Tabela de Temporalidade da Atividade Jurídica da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.
A seguir, a definição de cada fase e da forma de movimentação dos arquivos:
Arquivo corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, permanece na unidade geradora em razão de sua vigência e/ou frequente necessidade de consulta. O arquivo corrente classifica-se em físico e digital. Na Procuradoria-Geral do Estado do Pará, o arquivo corrente é representado pelo conjunto de processos ativos e arquivados provisoriamente.
Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que por unidade e organizados cronologicamente a partir da data disponível do trânsito em julgado foram digitalizados e aguardam sua destinação final, fazem parte do arquivo intermediário os processos encaminhados para arquivamento definitivo na forma legal.
Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter perpétuo em função de seu valor, necessários à garantia da eficácia da ação administrativa como meio de prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e preservação da memória institucional.
Transferência: é a passagem de documentos de um arquivo para outro arquivo. A movimentação deverá ser registrada no Sistema de Controle de Processos (SCP-PGE) ou outro sistema que venha a substituí-lo e efetivada pelo Formulário de Transferência de Processos e Documentos ao Arquivo Geral, disponível nos anexos deste Manual.
Eliminação: é o descarte de documentos considerados sem valor permanente, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental. Deverá ser precedida da Listagem de Eliminação de Documentos da autorização prévia do arquivo público do Estado (Resolução Nº 40, de 09 de dezembro de 2014 do Conarq, art.2º, parágrafo único), e da publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Será levada a termo pelo Termo de Eliminação de Documentos.
As condições para permanência dos processos e documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, assim como sua eliminação, são estabelecidas nas Tabelas de Temporalidade. Para classificar os documentos em cada fase é necessário consultá-las.
A partir da aplicação das Tabelas de Temporalidade (áreas meio e fim) os setores poderão indicar os documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA aptos a descarte, obedecidas as formalidades legais. Com isso, o que se pretende alcançar é uma gestão compartilhada da informação, uma vez que os setores que produzem e recebem documentos também serão responsáveis pela aplicação dos instrumentos de gestão, zelando pela tramitação dos documentos entre os arquivos corrente, intermediário e permanente.
Ao encaminhar documentos ao Arquivo Permanente deverão ser observadas as seguintes orientações:
Os lotes de processos deverão ter altura máxima aproximada de 30 cm;
Não poderão seguir separados os volumes de um mesmo processo;
É vedado o envio de documentos ao arquivo definitivo com capa plástica, bem como o grampeamento ou a manutenção de folhas, bilhetes e outros materiais na capa e contracapa dos processos;
No interior do processo é vedada a utilização de grampos, clipes ou colchetes de metal, devendo-se substituir tais materiais por colchetes de plástico e cola;
Os processos indicados à preservação permanente deverão receber nas capas de todos os volumes, a seguinte identificação: INTERESSE EM PRESERVAÇÃO PERMANENTE.
São considerados documentos administrativos de valor histórico, de validade permanente, os relacionados a seguir:
Atos de instituição da Procuradoria, bem como dos seus setores e seções;
Atos de nomeação e posse;
Resoluções, Ordens de Serviço e documentos afins que tratem da organização e funcionamento da Procuradoria, bem como suas eventuais alterações;
Atas de sessões dos Conselhos;
Relatórios anuais de atividades;
Relatórios de tomadas de contas de exercício financeiro;
Atas de correições ordinárias e extraordinárias realizadas pela Corregedoria;
Outros documentos assim classificados por seu valor histórico.
Os documentos deverão ser encaminhados através da listagem de transferência (em anexo) devidamente preenchido, organizado, identificados e classificados à unidade de arquivamento, onde aguardarão os prazos para eliminação ou preservação definitiva, segundo a Tabela de Temporalidade.
As unidades geradoras poderão indicar às unidades de arquivamento, motivadamente, processos para preservação permanente, de acordo com as seguintes regras:
Indicação na capa de todos os volumes da seguinte identificação: INTERESSE EM PRESERVAÇÃO PERMANENTE;
Arrumação sequencial com base nos números dos processos, separados por ano de ajuizamento;
São elementos relevantes na seleção de autos destinados à preservação permanente:
Tipologia das ações e decisões;
Tipologia dos recursos;
Existência de laudos técnicos e pareceres;
Causas e decisões de grande impacto social, econômico, político ou cultural;
Envolvimento de eventuais celebridades ou personalidades notáveis;
Características da documentação juntada como prova;
Particularidades regionais;
Aspectos relacionados à memória histórica;
Mudança significativa da legislação aplicável ao caso;
Relação com fato social ou econômico relevante e originalidade do fato.
São considerados documentos administrativos de valor histórico, de validade permanente, a critério da administração da Procuradoria, os relacionados a seguir:
Resoluções, Ordens de Serviço e documentos afins que tratem da organização e funcionamento da Procuradoria-Geral, bem como suas eventuais alterações;
Relatórios de prestações de contas e tomadas de contas de exercício financeiro;
Outros documentos assim classificados por seu valor histórico na forma da lei ou por determinação do Exmo. Procurador Geral do Estado..
É vedado o envio de documentos ao arquivo permanente com capa plástica, bem como o grampeamento ou a manutenção de folhas, bilhetes e outros materiais na capa e contracapa dos processos.
No interior do processo é vedada a utilização de grampos, clipes ou colchetes de metal, devendo-se substituir tais materiais por colchetes de plástico e cola.
Para fins de classificação de sigilo, incumbe às unidades responsáveis pela documentação expedida e recebida a adoção da classificação do Decreto Estadual Nº 1.359/2015, que preceitua que as informações em poder dos Órgãos e Entidades Públicas, observado seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderão ser classificadas como ultrassecreta, secreta ou reservada. Os prazos máximos de restrição de acesso à informação vigora a partir da data de sua produção e são os seguintes:
Transcorrido o prazo de classificação a informação tornar-se-á automaticamente de acesso público.
Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: a) a gravidade do risco ou dano à segurança da Sociedade e do Estado; b) o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
O acesso aos documentos da PGE/PA está regulado na Portaria que dispõe sobre a Política de Gestão Documental, com base na legislação vigente.
4.4. Da eliminação de documentos
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA é setor responsável pela destinação final de documentos da PGE/PA e somente ela poderá realizar a eliminação de documentos, com base nos prazos determinados nas Tabelas de Temporalidade. A seguir, um breve roteiro sobre a eliminação de documentos no âmbito da PGE/PA:
A unidade arquivística deve analisar os processos que já cumpriram os prazos da Tabela de Temporalidade, observando a existência de pendências de quaisquer espécies. Após a triagem, deverá relacioná-los em listagem própria e notificar a unidade geradora para que se pronuncie acerca da referida eliminação;
Os processos que, ao final da fase intermediária, estiverem aptos à eliminação e não receberem ressalvas das unidades geradoras deverão ser encaminhados pelas unidades de arquivamento à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA, acompanhados da respectiva Listagem de Eliminação de Documentos (ver modelo nos anexos deste manual);
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA realizará a digitalização dos processos com a devida certificação, disponibilizando-os no Sistema de Controle de Processos (SCP-PGE), ou outro sistema que venha a substituí-lo;
Se algum servidor das áreas meio ou fim necessitar acessar os autos originais poderá formular requerimento de empréstimo à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA (ver modelo nos anexos deste manual);
Após a digitalização, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA remeterá ao Arquivo Público do Estado após autorização na forma da resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 do Conarq, art.2º, parágrafo único. elaborará o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos com base na Resolução Nº5/1996-CONARQ. O edital tem por objetivo dar publicidade em periódicos oficiais ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos (ver modelo nos anexos deste manual);
Após a publicação do Edital, e decorridos os prazos nele previstos, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA elaborará o Termo de Eliminação de Documentos, cujo objetivo é registrar as informações relativas ao ato de eliminação (ver modelo nos anexos deste manual);
Eventuais interessados podem requerer à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA, às suas expensas e no prazo de 24 horas antes da eliminação, os documentos que desejarem desentranhar ou obter cópias, observados os seguintes procedimentos:
Os requerimentos serão atendidos por ordem de solicitação, cabendo os originais àquele que primeiro requerer;
Aos demais interessados no mesmo documento poderão ser fornecidas cópias;
Dos documentos entregues aos interessados serão mantidos registros com informações acerca de sua destinação.
A eliminação de documentos, observando-se critérios de preservação ambiental, será levada a efeito preferencialmente por fragmentação mecânica. Os fragmentos poderão ser doados a entidades sem fins lucrativos.
A digitalização é um processo de conversão de documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um) - agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado. A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.
Antes do início da digitalização, pressupõe-se o tratamento arquivístico dos documentos e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais já tenham sido desenvolvidos. Também é pressuposto a prévia higienização do acervo arquivístico, sua identificação e organização.
A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital. Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original.
A digitalização dos processos da PGE/PA obedecerá às recomendações contidas na Resolução do Conarq Nº 31/2010. Essa resolução visa auxiliar as instituições detentoras de acervos valor permanente na concepção e execução de projetos e programas de digitalização.
Os requisitos traçados pelo Conarq visam garantir que um projeto de digitalização de documentos arquivísticos contemple a geração de representantes digitais com qualidade arquivística e fidelidade ao documento original. Com isso, procura evitar a necessidade de refazer a digitalização e garante a satisfação das necessidades de uso dos usuários finais.
Essa resolução trata dos seguintes assuntos:
Boas práticas gerais para armazenamento, segurança e preservação dos representantes digitais;
Utilização de serviços terceirizados para a captura digital, armazenamento e acesso aos representantes digitais.
O mercado dispõe de diversos tipos de equipamentos de captura digital de imagens. A definição do equipamento na PGE/PA deve garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais, sem comprometer seu estado de conservação e características físicas14.
Ao realizar a digitalização da massa documental da PGE/PA é importante observar os parâmetros técnicos de utilização do equipamento indicados pelo fabricante, adequando seu funcionamento às características do documento original a ser digitalizado. Também é importante agrupar de forma homogênea o acervo original (tamanho/dimensões tipo de papel, gramatura, estado de conservação, tipo de tinta), bem como realizar a extração de grampos e clips das páginas internas do processo.
GERENCIAMENTO DOS REPRESENTANTES DIGITAIS
O Conarq recomenda a aquisição ou desenvolvimento de software para o gerenciamento dos representantes digitais, que deverão ficar armazenados em um repositório e operado por um Sistema de Gerenciamento de Bases de Dados (SGBD). O objetivo do sistema é fazer o gerenciamento técnico e administrativo dos representantes digitais, por meio do controle intelectual (lógico) e da integridade física.
A PGE/PA utiliza o Sistema de Controle de Processos (SCP/PGE), ou outro sistema que venha a substituí-lo, para gerenciamento dos processos administrativos e judiciais. Esse sistema também servirá para abrigar o repositório digital sem necessidade de desenvolvimento de novo software para identificação dos arquivos digitalizados.
Os processos serão digitalizados, salvos em formato .PDF e anexados ao Sistema de Controle de Processos(SCP-PGE), ou outro sistema que venha a substituí-lo, com certificação da Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA a partir do Certificado Digital eToken Safenet da empresa certificadora Soluti Certificação Digital, ou outro certificado e empresa definidos pela administração da PGE/PA.
Os representantes digitais que serão disponibilizados aos usuários do sistema da PGE/PA ficarão acessíveis via intranet para pesquisa, permitindo apenas a visualização, sem possibilidade de alteração.
A Gerência de Informática da PGE/PA deve incorporar à suas rotinas a realização de cópias de segurança dos arquivos digitalizados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA. Essas cópias devem estar armazenadas fora de linha (off-line), ou seja, sem conexão física na rede de dados e recomenda-se que uma cópia esteja em armazenamento off-site (em condições adequadas em instalação diversa e afastada da organização detentora do acervo). Recomenda-se a geração e manutenção também de cópias de segurança dos representantes digitais (derivadas) para acesso.
Alguns conceitos são importantes para compreender as diretrizes da presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais:
Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade;
Identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo etc);
Integridade: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos;
Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal;
Documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;
Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e retido para ação ou referência;
Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
Documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico;
Forma: aparência ou apresentação do documento;
Conteúdo: informação contida no documento;
Composição: relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação;
Presunção de autenticidade: inferência da autenticidade de um documento arquivístico feita a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido;
Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato, estabelecida pelo exame do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção;
Documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza;
Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
Documento nato-digital: criado originariamente em meio eletrônico; ou
Documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
A presunção de autenticidade baseia-se na confirmação da existência de uma cadeia de custódia ininterrupta desde o momento da produção do documento. Os documentos arquivísticos digitais apresentam dificuldades adicionais para presunção de autenticidade em razão de serem facilmente duplicados, distribuídos, renomeados, reformatados ou convertidos, além de poderem ser alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes. Além disso, a autenticidade é ameaçada sempre que os arquivos são transmitidos no espaço (entre pessoas e sistemas ou aplicativos) ou no tempo (armazenagem contínua ou atualização/substituição de hardware/software).
Como a guarda de documentos arquivísticos digitais é constantemente ameaçada pela obsolescência tecnológica, a presunção da autenticidade deve se apoiar na evidência de que os arquivos foram digitalizados e mantidos com uso de tecnologias e procedimentos administrativos garantidores de sua identidade e integridade (componentes da autenticidade); ou que, pelo menos, minimizaram os riscos de modificações dos documentos a partir do momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos subsequentes.
Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia são usadas para fornecer um mecanismo tecnológico que declara a autenticidade dos documentos digitais em um dado momento. É preciso esclarecer, entretanto, que autenticação é diferente de autenticidade. A autenticidade é a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto é, ser exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticação é a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa autorizada para tal.
No Brasil, o valor legal da assinatura digital foi reconhecido em 2001e resulta de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos podem ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil).
A Resolução Nº 37/2012 do Conarq aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais. Na PGE/PA será utilizado o ETOKEN SAFENET fornecido pela Autoridade Certificadora AC SOLUTI Múltipla e pela Autoridade de Registro AR SOLUTI. A identificação do titular do Certificado Digital ficará em nome da Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA.
Os documentos natos impressos e depois digitalizados têm valor de cópia simples. Os documentos natos digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais na forma do parágrafo segundo do artigo 12 do Decreto Federal Nº 8.539/2015. Entretanto, ao imprimir tais documentos tem-se uma cópia simples.
A apresentação dos originais será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses do Decreto Federal Nº 8.539/2015 (artigos 13 e 14).
A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos obedecerá os prazos da Tabela de Temporalidade. Tais documentos aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final nos setores de origem e poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica a critério da administração da PGE/PA, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Grandes desafios motivam a busca de soluções que garantam eficiência na gestão pública, dentre os quais se destaca o correto entendimento da dimensão e importância do tratamento da informação, fundamental para a preservação da memória institucional.
A busca pela excelência no tratamento da informação requer o estabelecimento de metodologia, padronização e obediência à legislação pertinente para fins de garantir o estabelecimento de prazos de guarda e procedimentos de descarte de documentos.
A gestão de documentos só pode ser efetivada por meio de planejamento técnico e de modo coordenado com a política organizacional, com base no estabelecimento de valores primários e secundários da documentação. O valor primário atende aos fins administrativos, legais e fiscais, ao passo que o secundário transcende a utilidade imediata para a qual o documento foi criado e garante seu recolhimento à guarda permanente da instituição.
A preservação das fontes documentais, escopo desta proposta, objetiva contribuir para o desenvolvimento das ações do governo do Estado em sentido amplo, mediante a racionalização, o tratamento adequado e a custódia da massa documental produzida, recebida e acumulada pela Procuradoria-Geral do Estado do Pará.
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf> Acessado em: <11 de ago. 2015>.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
BRASIL. Decreto Nº 4.073/2002, de 13 de janeiro de 2002. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. 04 de janeiro de 2002. Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: <11 de ago. 2015>.
BRASIL. Lei Federal N° 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 de janeiro de 1991. Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: <25 de ago. de 2015>.
BRASIL. Lei Federal N° Lei nº 12.527/2011, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: 10 de ago. de 2015.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 5/1996, de 30 de setembro de 1996 dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: <13 de ago. De 2015>.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 31, de 11 de agosto de 2010 dispõe sobre a adoção das recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: <13 de ago. de 2015>.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de 2012 aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: <13 de ago. de 2015>.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivo. Resolução Nº 38, de 09 de julho de 2013 dispõe sobre a adoção das “Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos” e “Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações”. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <http://www.conarq. arquivonacional.gov.br>. Acesso em: <13 de ago. de 2015>.
BRASIL. Decreto Federal nº 8.539 de 08 de outubro de 2015. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br.>. Acesso em: <13 de out. De 2015>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de janeiro: FGV, 1997.
PARÁ. Auditoria-Geral do Estado do. Instrução Normativa Nº 001/2015, de 04 de setembro de 2015. Dispõe sobre a definição de procedimentos a serem observados para Designação de Autoridade de Gerenciamento no âmbito dos Órgãos/Entidades integrantes do Poder Executivo Estadual, de que trata o Decreto Estadual Nº 1.359/2015. Diário Oficial do Estado do Pará. Disponível em: <www.age.pa.gov.br>. Acesso em: <13 de ago. de 2015>.
PARÁ. Decreto Estadual N°1.359/2015, de 31 de agosto de 2015. Diário Oficial do Estado do Pará em 01 de setembro de 2015. Disponível em: <www.ioe.pa.gov.br.> Acesso em: <13 de ago. de 2015>.
ANEXO 1: FORMULÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DA ÁREA FIM (JURÍDICA)
FORMULÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DA ÁREA FIM (JURÍDICA)
Belém,_____/_____/_____
ANEXO 2: FORMULÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DA ÁREA MEIO (ADMINISTRATIVA)
FORMULÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DA ÁREA MEIO (ADMINISTRATIVA)
ANEXO 3: FORMULÁRIO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS/PROCESSOS DA ÁREA MEIO (ADMINISTRATIVA) E DA ÁREA FIM (JURÍDICA)
Observação: se houver a necessidade de acrescentar algum documento novo ao processo fica de total responsabilidade da unidade geradora escanear tal documento ao sistema de processo e avisar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA.
DATA EMPRÉTIMO
ANEXO 4: MODELO DO CERTIFICADO DIGITAL
ANEXO 5: CAPA DO PROCESSO COM O CERTIFICADO DIGITAL
ANEXO 6: MODELO DE IDENTIFICAÇÃO DE CAIXA ARQUIVO
(NOME DO SETOR)
CAIXA Nº:
ANEXO 7: LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ÁREA FIM
LISTAGEM Nº.........../.........
PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ – CPAD/PA
ANEXO 8: LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ÁREA MEIO
DESCRITOR DO CÓDIGO
OBSERVAÇÃO/ SITUAÇÃO
ANEXO 9: EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ____/______
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA, designado pela Portaria nº _____, de ___/___/___, faz saber, a quem possa interessar que, transcorridos 30 (trinta) dias da publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, e se não houver oposição, serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos Nº ______/_____ (anexa), do (a) _______________________________ (indicar o nome da Procuradoria/setor produtor dos documentos a serem eliminados), de acordo com as Tabelas de Temporalidade da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, com a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA.
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA)
ANEXO 10: TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA, designada pela Portaria nº _____, de ___/___/___, faz saber que nesta data procedeu à eliminação de _______ (número de processos) processos integrantes do acervo do(a) _________________________________________________ (nome do setor ou procuradoria), relativos ao período _______________ (indicar as datas limite dos documentos), de acordo com as Tabelas de Temporalidade da Procuradoria-Geral do Estado do Pará, e constantes da Listagem de Eliminação de Documentos Nº ____/______ (indicar número e ano), anexa, devidamente relacionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado no Diário Oficial do Estado Nº _____ de ____/____/________ (indicar o periódico oficial).
Belém, _____ de ____________ de __________.
(prazo de 30 dias, a contar da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos).
Nome e assinatura dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD/PA

References: artigo 216
 artigo 25
 artigo 5
 artigo 37
 artigo 216
 artigo 5
 artigo 37
 artigo 29
 artigo 286
 Artigo 25
 Artigo 62
 Artigo 153
 Artigo 154
 Artigo 59
 Artigo 60
 artigo 12