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Timestamp: 2020-03-31 19:37:39+00:00

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Manejo de datos | el-arca-de-noe
En el marco de la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012 que desarrolla el artículo 15 de la Constitución Política para la protección de datos, El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S., ha elaborado el presente manual encaminado a la determinación de controles, directrices y garantías legales aplicables para el procedimiento de recolección, tratamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.
En consecuencia de lo anterior, se compromete con el cumplimiento de las disposiciones establecidas por la mencionada normatividad relacionadas con la protección de datos, con el propósito de respetar y garantizar los derechos de hábeas data, libertad, autodeterminación informática, intimidad, entre otros, de los titulares de la información personal que sea tratada al interior de la organización, en virtud de la existencia de una relación comercial, civil o laboral.
Establecer las medidas relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales en términos de recolección, uso, almacenamiento, actualización y supresión, teniendo como base las disposiciones recogidas en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, con el propósito de garantizar y proteger los derechos de las personas naturales que suministren sus datos personales, en desarrollo de una relación civil, comercial o laboral constituida con nuestra organización.
Art. 15 Constitución Política de Colombia
AUTORIZACIÓN: Manifestación emitida por el titular de los datos personales, que puede ser expresa o a través de conductas inequívocas, con el fin de legitimar el tratamiento de los mismos. La autorización debe otorgarse a través de consentimiento informado, para asegurar que el titular conoce todos los usos para los cuales será empleada la información que suministre
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, con el fin de informar al titular de los datos sobre la aplicación de la política de tratamiento de información instaurada al interior de la organización
DATO PERSONAL PRIVADO: Según lo establecido por la Ley 1266 de 2008, es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
DATO PERSONAL SENSIBLE: Según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, entre otros los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, etc.
DATO PÚBLICO: Según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, es aquel que no sea privado, semiprivado o sensible. Son considerados de esta naturaleza los relacionados con el estado civil de las personas, su profesión u oficio, entre otros
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o a través de otros, designado por el responsable, realice el tratamiento de los datos
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o a través de otros, define el modo de ejecutar el tratamiento de los datos personales y la base de datos
TITULAR DE LOS DATOS: Persona natural que cuyos datos serán objeto de tratamiento
TRATAMIENTO DE DATOS: Operación relacionada con la recolección, uso, consulta, almacenamiento, actualización, circulación y supresión de los datos
RESPONSABLE/DESTINATARIOS
Personal interno: En virtud de la relación laboral, cuando suministren o administren datos personales
Clientes: En aquellos eventos en que la relación sea constituida con una persona natural. Así mismo en caso de personas jurídicas, cuando los funcionarios por ellas designados suministren datos de esta naturaleza para el desarrollo del contrato establecido
Personas naturales o jurídicas que en virtud de la relación civil o comercial constituida suministren datos personales
Visitantes: Cuando ingresan a las instalaciones principales, con el fin de garantizar su seguridad personal en caso de una emergencia
En el Jardín El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S. se aplicarán los siguientes principios para el tratamiento y protección de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de la actividad de la empresa, teniendo en cuenta los postulados establecidos en el marco jurídico aplicable:
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de datos debe sujetarse a las disposiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El consentimiento manifestado por el titular de los datos para su tratamiento debe ser libre, expreso, previo e informado. Es necesario comunicar con claridad los usos de los datos suministrados. La autorización debe ser la regla general para el manejo de datos personales
PRINCIPIO DE RELEVANCIA: Los datos recolectados deben guardar relación directa con el objeto de estudio
PRINCIPIO DE NECESIDAD: Los datos recolectados deben ser indispensables para cumplir la finalidad legítima aspirada por la organización
PRINCIPIO DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos recolectados deberán ser empleados de forma restringida para la finalidad inicialmente enunciada, no será revelada a terceros o desviada de su uso inicial sin autorización previa del titular
PRINCIPIO DE UTILIDAD: Utilidad que se predica de la base de datos disponible en la organización, la información almacenada debe tener una temporalidad que está determinada por la funcionalidad que representa en cumplimiento de la finalidad establecida
PRINCIPIO DE VERACIDAD: Los datos registrados en la base de datos deben ser veraces y corresponder a la realidad. No está permitido administrar datos falsos. El responsable del tratamiento de datos debe garantizar la actualización permanente de la base
DE ACCESO: El titular podrá acceder a la base y consultar los datos allí consignados que se relacionan con su información personal
DE INCLUSIÓN: El titular podrá incluir datos nuevos a su perfil para ofrecer una imagen completa de su información
DE ACTUALIZACIÓN: El titular podrá solicitar que la información sobre el consignada se actualice, con el fin de garantizar la correspondencia de los datos con la realidad, en desarrollo del principio de veracidad
DE CORRECCIÓN: Podrá solicitar la corrección o rectificación de la información contenida en la base de datos en desarrollo del principio de veracidad
DE EXCLUSIÓN O SUPRESIÓN: El titular podrá solicitar la exclusión o supresión de sus datos personales de una base por uso indebido demostrado o mera liberalidad a excluir información de una base de datos: por uso indebido o mera liberalidad
Principal derecho: Libertad de autorizar el tratamiento de datos personales
La autorización para el tratamiento de datos personales será la regla general para la recolección y manejo de los mismos, esta deberá ser manifestada por el TITULAR a través de consentimiento expreso, libre e informado y por escrito.
Para lo anterior, se aplicarán los siguientes formatos que podrán ser remitidos a través de correo electrónico corporativo o en documento físico de acuerdo a la necesidad:
Aviso de privacidad para el tratamiento de datos personales de visitantes: Aplicable en el área de recepción y Secretaría Académica.
Los formatos deberán diligenciarse de forma previa, para garantizar que el titular conoce toda la información relacionada con la finalidad para la cual serán recolectados los datos que suministre y los derechos enunciados en el numeral anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
Cada autorización será almacenada por el responsable designado por área o proceso, teniendo en cuenta los tiempos de retención establecidos para cada caso y de acuerdo con lo exigido por la legislación vigente, como lo exigido en el Decreto 1072, en el art. 60 del Código de Comercio, y art 28 de la Ley 962 de 2005 entre otros.
En consonancia con lo establecido por la Ley 1581 de 2012, se excluirá la aplicación de los formatos de autorización establecidos al interior de la organización en los siguientes eventos:
Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Cuando se trate de datos de naturaleza pública
Para tratamiento de información autorizado con fines históricos, estadísticos o científicos
Tratamiento de datos personales en el Area Administrativa.
5.4.1. Datos de aspirantes y trabajadores
La organización se compromete a darle un tratamiento apropiado a los datos que sean recolectados en el proceso de gestión de recursos, con ocasión del procedimiento establecido para la selección de personal, así como en desarrollo de la relación constituida en virtud del contrato laboral.
Para lo anterior, se deberá emplear el formato de autorización para el tratamiento de datos personales, teniendo en cuenta la clasificación establecida en la Tabla No. 1.
En el caso de aspirantes no seleccionados, los documentos serán retenidos al interior del proceso durante seis (6) meses, con el fin de que sea posible consultarlos nuevamente en caso de presentarse una nueva convocatoria. Cumplido dicho plazo los documentos recolectados serán suprimidos.
En caso de personal con contrato de trabajo vigente, la finalidad esencial de la presente autorización se referirá, entre otros datos pero sin limitarse a los enunciados a continuación, al manejo de información relacionada con dirección, teléfono, núcleo familiar del trabajador, historias clínicas ocupacionales (exámenes de ingreso y ocupacionales), afiliaciones y autoliquidación de pagos al sistema general de seguridad social. La autorización para retener la información tendrá efectos hasta luego de finalizarse el contrato de trabajo, con el fin de evidenciar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral por requerimiento del titular, orden judicial o de autoridad competente.
La información reposará en la carpeta designada para cada trabajador y sólo podrá ser consultada por el titular o el personal encargado por el área de Recurso Humano.
5.4.2. Datos de contratistas
En desarrollo de la relación civil constituida con un contratista para la ejecución de una actividad determinada, el proceso de gestión de recursos solicitará los datos básicos que se requieran para la elaboración del contrato, así como aquellos que ofrezcan información sobre la base gravable que deba aplicarse en términos de retención en la fuente y los que acrediten la afiliación y el pago de aportes al sistema general de seguridad social, en cumplimiento de las normas legales que regulan el tema. Lo anterior, en desarrollo de los principios de necesidad y relevancia, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas al interior de la organización en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de contratistas. Para efectuar el tratamiento de datos correspondiente, se deberá aplicar el formato de autorización de datos personales.
Los documentos aportados por el contratista, serán almacenados en una carpeta a la que sólo tendrá acceso el personal designado por el área de recursos humanos, en aras de proteger y garantizar la seguridad de la información. Adicionalmente, con el fin de tener un control sobre los datos esenciales de contacto relacionados con nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico y RUT, estos serán almacenados en el listado maestro de contratistas, administrado de forma exclusiva por el responsable de Tesorería y revisado mensualmente para asegurar su actualización. Lo anterior, será aplicable para los datos suministrados por contratistas que sean personas naturales.
La información contenida en el listado maestro de contratistas se mantendrá vigente durante la relación contractual y por un periodo de un (1) año a partir de la finalización del contrato, situación que se le comunicará previamente al contratista, quien podrá determinar si desea suprimir la información suministrada al cumplirse el periodo mencionado o si desea mantenerla para futuros contratos que puedan suscribirse con la empresa.
Datos personales de visitantes
La Secretaria Académica recolectará los datos personales de los visitantes que ingresen a las oficinas principales de la organización, con el fin de tener un control del personal circulante en caso de una emergencia.
Para lo anterior, se dispondrá de un aviso de privacidad que será comunicado previamente a quienes suministren la información, con el fin de manifestar la finalidad para la cual serán empleados los datos y su carácter confidencial.
Los datos serán incluidos en el formato de autorización de ingreso de visitantes controlados por la Secretaria Académica. La información consignada sólo podrá ser consignada por la Secretaria Académica o por el funcionario que designe la organización en caso de una emergencia.
Tratamiento de datos personales en el proceso de Compra de materiales e insumos.
5.5.1. Datos de Proveedores
En el marco de la relación comercial constituida con un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios, las personas autorizadas para realizar y/o autorizar las compras, como el Gerente, el Director Académico, el Tesorero(a), solicitarán los documentos que sean necesarios y pertinentes para desarrollar la mencionada relación, teniendo en cuenta lo establecido al interior de la organización en el Procedimiento de Proveedores, entre ellos está, el Rut, Cámara de Comercio, fotocopia de la cédula del Representante Legal .
Los documentos aportados por el proveedor serán almacenados en el archivo del área de Tesorería, con el fin de garantizar la seguridad de la información.
Para lo anterior, se empleará el formato para autorización, manejo y tratamiento de datos de clientes, empleados, proveedores y contratistas.
La información suministrada por el proveedor y/o contratistas relacionados con los datos básicos contacto, será almacenada en el listado maestro de proveedores y contratistas, donde se incluyen los siguientes datos: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y RUT.
La información contenida en el listado maestro de proveedores y/o contratistas se mantendrá vigente durante la relación comercial y por un periodo de un (1) año a partir de su finalización, situación que se le comunicará previamente al proveedor y/o contratista, quien podrá determinar si desea suprimir la información suministrada al cumplirse el periodo mencionado o si desea mantenerla para futuros suministros.
Tratamiento de datos personales en el Area Académica.
5.6.1. Datos personales de clientes (Padres de Familia) y otros.
Lo pertinente será aplicable para clientes cuando los servicios de la organización sean prestados a personas naturales.
Los datos solicitados serán los necesarios para elaborar el contrato que formalice la relación civil. la información recolectada será almacenada por el Area Académica y a ella sólo tendrá acceso el personal asignado por Gerencia, la Dirección Académica. Para el tratamiento de datos, se deberá aplicar el formato de autorización para el tratamiento de datos de clientes, empleados, proveedores y contratistas.
La organización mantendrá los registros en archivo digital o físico, de acuerdo al modo de adquisición de la autorización para el tratamiento de datos, con el fin de probar la existencia de la misma como mecanismo de garantía del derecho a la intimidad del titular, en atención a lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, este será custodiado por el o los responsables del proceso. Adicionalmente se realizará backup de la información que se encuentra dentro de los computadores y dentro del sistema de control de pensiones cada mes en disco duro extraíble, el cual reposará en las oficinas de la Dirección Académica en la caja fuerte.
En El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S. se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, solo en los eventos establecidos por el artículo 6 la Ley 1581 de 2012 será posible efectuar dicho procedimiento, teniendo en cuenta las siguientes excepciones aplicables a la organización:
Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
En atención a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 en relación a los deberes del responsable del tratamiento, el Jardín Infantil El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S. se compromete a:
En atención a lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes del titular podrán acceder a la información que sobre él se encuentre incluida en los listados base al interior de la organización.
Para lo anterior, será necesario acreditar con el documento de identificación pertinente, la calidad de titular o causahabiente.
La solicitud para consultar los datos personales deberá ser radicada en medio físico en la Calle 70A No. 10 – 03 o enviada en forma digital al correo electrónico
c.pizano@elarcadenoe.edu.co
con el fin de garantizar al titular de los datos que cuenta con medios idóneos, disponibles y de fácil acceso para presentar sus solicitudes de consulta.
Teniendo en cuenta los términos establecidos por la mencionada normatividad, El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S. cuenta con un tiempo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la correcta radicación de la solicitud para dar una respuesta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En virtud de lo anterior, el interesado podrá consultar toda la información que se encuentre registrada en la base de datos existente.
En atención a lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en los listados base debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de uno de los deberes contenidos en el numeral 5.9 del presente manual, podrán presentar solicitud para realizar las modificaciones pertinentes.
La solicitud para realizar la modificación o supresión de los datos deberá ser radicada en las mismas condiciones indicadas en el numeral anterior.
Si el reclamo no cumple con las condiciones mínimas, se le informará al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de radicación sobre los errores a subsanar, si pasados dos (2) meses a partir de lo anterior el solicitante no ha presentado la información faltante, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
El tiempo máximo para resolver el trámite serán quince (15) días contados a partir de la correcta radicación de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La modificación o supresión de los datos será efectiva siempre y cuando no medie disposición jurídica en contrario.
5.12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El titular podrá revocar la autorización en cualquier tiempo, siempre y cuando no medie disposición legal o contractual en contrario. Para lo anterior, debe aplicarse el mismo procedimiento de reclamos establecido en el numeral 5.10.2 del presente manual.
Si vencido el término legal respectivo y descrito en el numeral 5.10.2, El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S., no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará la disposición descrita en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
El presente manual rige a partir del primero (1) de Octubre de dos mil catorce (2014) y es de uso exclusivo para El Arca de Noé Centro Cultural para Niños S.A.S.
Con el fin de tener una guía básica sobre la clasificación de los datos personales, a continuación se enuncia la siguiente tabla que menciona algunos de uso frecuente al interior de la organización y su naturaleza para fines de autorización:
TABLA No. 1 – CLASIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES (EJEMPLOS)
DATOS PÚBLICOS (No requiere autorización)
Número telefónico obtenido del directorio telefónico
Dirección obtenida del directorio telefónico
DATOS PRIVADOS (Requiere autorización)
Información sobre el nombre de personas infectadas por VIH y otras enfermedades de transmisión sexual
Información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones privadas
Información relativa a las bases y a la autoliquidación de aportes del sistema general de seguridad social
La información relacionada con afiliaciones al sistema general de seguridad social
El número telefónico que no es extraído del directorio telefónico público
La dirección que no es extraída del directorio público
DATOS SENSIBLES (Requiere autorización, el titular no se encuentra en la obligación de revelarlos)
Relacionados con la ideología política
Pertenencia a sindicatos y organizaciones sociales
Datos relativos a la salud y a la vida sexual
Datos biométricos (huella digital, forma de firmar, etc.)
Dato financiero, crediticio, comercial, de servicios y proveniente de terceros países

References: artículo 15
 artículo 7
 artículo 8
 artículo 6
 artículo 14
 artículo 15
 artículo 22