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Timestamp: 2018-12-16 03:53:24+00:00

Document:
Protección Datos Personales - Securitas
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SECURITAS COLOMBIA S.A.
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 6 - 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Securitas Colombia S. A. siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por Securitas Colombia S. A. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f de la referida Ley, Securitas Colombia S. A. adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
Razón social: SECURITAS DE COLOMBIA S.A.
Nit: 860.023.264-7
Domicilio: Av. Calle 26 No. 92 – 32 Centro empresarial Conecta Lote 1 Edificio D - Bogotá
Teléfono: 57 (1) 7 42 53 01
Correo electrónico: protecciondedatos@securitas.com.co
Página web: www.securitas.com.co
Salvaguardar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hallan recogido sobre ellas, en base de datos y archivos y dar buen manejo, uso, custodia y confidencialidad de la información suministrada por parte de terceros.
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicaran a Securitas Colombia S. A., en todas sus sedes en el territorio Colombiano.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación laboral, de sus proveedores y de sus clientes en el desarrollo de su objeto social.
Securitas Colombia se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Todo el personal administrativo y operativo de Securitas Colombia S.A., clientes y proveedores que hubiese ingresado a la compañía con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente política y administración de base de datos, quedara cubierto por los procedimientos y acciones de prevención para la buena administración y reserva de la información. Dicha autorización se publicara en los medios de comunicación internos y externos de la compañía Securitas Colombia S.A., y estos a su vez lo podrá realizar de forma oral dando cumplimiento al numeral segundo del artículo 7 y 10 del Decreto 1377 de 2013.
a) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
g) Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
h) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
i) Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
j) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
k) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
p) Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de Securitas Colombia S.A, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Securitas Colombia S. A., aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la Securitas Colombia S. A. será de medio y no de resultado.
b) Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
c) Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo a la constitución y a una ley.
d) Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
e) Libertad: Securitas Colombia S. A. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
f) Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Transparencia: Securitas Colombia S. A. Garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada.
h) Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
a) Datos Públicos: Securitas Colombia S. A. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo.
b) Datos Sensibles: Securitas Colombia S.A. Restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
En adición a lo anterior, Securitas Colombia S. A. cumple con las siguientes obligaciones:
Así miso Securitas Colombia S. A., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
c. Tratamiento de datos de menores: El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
VI. DERECHOS Y CONDICIONES DELEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS TITULARES
Securitas Colombia S. A. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables en Securitas Colombia S. A. en su condición de responsable del Tratamiento.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a Securitas Colombia S. A. salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
Recibir información por parte de Securitas Colombia S. A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
VII. DEBERES DE SECURITAS COLOMBIA S. A.EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Securitas Colombia S. A. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, Securitas Colombia S. A. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Securitas Colombia S. A. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
Nota : Securitas Colombia S. A. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con Securitas Colombia S. A.
Para dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de Clientes, Proveedores, Colaboradores y demás grupos de interés, a los cuales se hace referencia en esta política, cuyo responsable de implementación es el Oficial de Protección de Datos, y que se concentran en los siguientes aspectos.
Adecuada prestación de los servicios: Comprende todo lo relacionado con los datos necesarios para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, instalación, ejecución del servicio, en aspecto tales como: mantenimientos, atención al cliente, mejoramiento de servicio, servicios comerciales, satisfacción del cliente, información, seguridad; y en general toda la información indispensable para cumplir con el alcance del contrato, la regulación y la normatividad vigente.
Fines Comerciales de la compañía: Comprende toda actividad encaminada a presentar ofertas, servicios, publicidad, oportunidades, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos y servicios que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.
Otras finalidades: Eventualmente la compañía podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos personales, y para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.
a. Bases de datos de Clientes
La empresa informará al Titular de los Datos que recoja, el tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad, obtendrá de manera previa la autorización de los clientes para tal fin, los cuales corresponden principalmente a los fines descritos en el anterior párrafo.
El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con el tiempo.
Securitas Colombia S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó el 15 de Agosto del mismo año una aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con Securitas Colombia S. A., que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
b. Bases de datos de Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Securitas Colombia S. A., para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
Los proveedores al autorizar por cualquier medio, el uso de su información, aceptan que la empresa podrá utilizar, conservar, transferir, recolectar, almacenar y usar la información personal con el objeto de:
Ingresar su información a esta base de datos
Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:
Reporte a entidades gubernamentales.
Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
Cualquier otra finalidad de resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.
c. Bases de datos de Empleados
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Securitas Colombia S. A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Securitas Colombia S.A. dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
La compañía en calidad de Empleador y por mandato de la legislación laboral y los Acuerdos convencionales debe contar con información personal de sus servidores.
Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, Experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salarios, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago proveniente de la relación de trabajo, afiliaciones ante entes externos a las que el empleado voluntaria, consiente y libremente ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa,
d. Bases de datos de otros grupos de interés
El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina Securitas Colombia S.A.
e. Bases de datos de archivos Inactivos
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos que lleva Securitas Colombia S. A. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos definidos en el Manual de seguridad, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las funciones propias de Securitas Colombia S.A., la cual tendrá el termino de permanencia establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y, las demás normas que regulen la conservación de la información.
Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de Securitas Colombia S.A.
IX. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
En cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, Securitas Colombia ha implementado el siguiente procedimiento y requisitos mínimos para ejercer el derecho sobre el manejo de información de los titulares
La persona dispone de los siguientes medios para el ejercicio de sus derechos como titular de la información:
Línea gratuita nacional 018000187328
Anexo número 1 de esta política (formulario para el ejercicio de Derechos) y diligenciar cada uno de los campos.
Las personas que ejerzan alguno de los mecanismos señalados en el punto anterior, deberá suministrar la siguiente información:
Descripción del Derecho que desea ejercer ante Securitas Colombia S.A.
Documentos anexos que soporten la solicitud.
Una vez utilizado alguno de los mecanismos aquí mencionados, la persona podrá comunicarse con Securitas Colombia S. A. dentro de los Diez (10) días hábiles de radicada su solicitud, a fin de validar el estado de su requerimiento y subsanarlo en el evento en que el mismo presente inconsistencias.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los CINCO (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Securitas Colombia S. A. dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:
Securitas Colombia S. A .utiliza diversos medios de Vigilancia Electrónica como:
Monitorio de Video.
instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas y/o clientes informando sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
X. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS
La compañía cuenta con un manual de habeas data y procedimientos dentro de los diferentes procesos implementados, en el cual se definen los lineamientos para garantizar el manejo y una efectiva protección de los datos personales suministrados por los clientes, proveedores, colaboradores, otros grupos de interés y archivo inactivos de la compañía
El presente Manual rige a partir del primero (01) de Noviembre de 2016.
Actualizaciones de la política: Securitas Colombia S. A. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.securitas.com.co

References: artículo 6
 artículo 20
 artículo 18
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 17