Source: https://www.penseo.de/datenschutz/idv-webseite
Timestamp: 2019-08-23 16:10:53+00:00

Document:
IDV Webseite, Interessenten, Recruiting
im Hinblick auf die Nutzung der Webseite https://www.penseo.de,
der Verarbeitung von Interessentendaten
sowie im Hinblick auf Recruitingverfahren
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ggf. aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie Ihre Lebenslaufdaten.
Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite (Ziffer 5), der Interessentenanfragen (Ziffer 6) sowie im Rahmen von Recruitingverfahren (Ziffer 7).
Die Nutzung dieser Webseite ist im Grundsatz ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich. Eine Ausnahme stellt die IP-Adresse dar. Diese benötigen wir zwingend kurzfristig.‍
5.1. IP-Adressen
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem die Webseite gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen schließlich die Webseite nutzen – angepingt. Um die Daten zu liefern, muss der Webserver die IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert. Die Penseo GmbH speichert Ihre IP-Adressen hingegen außer zum Zeitpunkt der geschilderten notwendigen Verarbeitung aus technischen Gründen lediglich für bis zu 24 Stunden, um Brute-Force-Attacken erkennen, Hackerangriffe identifizieren und abwehren sowie ggf. Straftaten verfolgen zu können. Danach werden die IP-Adressen in den Logfiles automatisch anonymisiert, indem das letzte Oktett auf 0 gesetzt wird.
5.3. Universal Analytics (Google Analytics)
Diese Datenverarbeitung kann aufgrund der hier gewählten Einstellungen unseres Erachtens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basieren. Die Penseo GmbH verfügt über ein berechtigtes Interesse daran, das grundsätzliche Nutzungsverhalten auf der Webseite nachvollziehen zu können, um die Angebote auf der Webseite dem Nutzungsverhalten entsprechend optimieren und so das eigene unternehmerische Geschäft stärken zu können. Ein entgegenstehendes berechtigtes und überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass mittels der UA-Cookies der Browser-Typ, das verwendetes Betriebssystem, die IP-Adresse (gekürzt) sowie die Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet werden, ist nicht ersichtlich. Die Penseo GmbH kann die Daten selbst nicht zu den konkreten Personen in eine Beziehung setzen.
Damit Sie uns leichter finden können, haben wir in unsere Webseite Kartenmaterial des Dienstes Google Maps der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA über eine API eingebunden. Um die Inhalte in Ihrem Browser darstellen zu können, muss Google Ihre IP-Adresse erhalten, denn sonst könnte Ihnen Google diese eingebundenen Inhalte nicht liefern.
Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die IP-Adresse benötigt wird, um Ihnen die Inhalte liefern zu können. Bei dieser Verarbeitung erfolgt unsere Zusammenarbeit mit Google auf Grundlage eines Vertrags über die gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO, der hier abgerufen werden kann.
5.5. Intercom Live-Chat-Widget, Intercom Inc.
5.5.1. Intercom Cookies
Um die Kommunikation über das Intercom Live-Chat-Widget erst zu ermöglichen, setzt Intercom ein Session-Cookie, welcher mittels Session-ID eine Kommunikation via Intercom überhaupt erst ermöglicht. (Weshalb ein Session-Cookie ein technisch notwendiger Cookie ist, erklären wir Ihnen unter Ziffer 5.2.)
Hinsichtlich der weiteren von Intercom zu statistischen und Marketingzwecken platzierten Cookies holen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. a iVm. Art. 7 DSGVO die konkrete Einwilligung von Ihnen ein. Sie legen in dem Cookie-Banner fest, dass Cookies zu statistischen und Marketingzwecken gesetzt werden dürfen. Verneinen Sie dies, werden keine Cookies gesetzt.
5.5.2. Datenverarbeitung bei der Kontaktaufnahme via Live-Chat
5.6. Calendly (Online-Terminkalender)
5.6.1. Calendly Session-Cookie
5.6.2. Datenverarbeitung bei Terminbuchungen via Calendly
Mit dem Newsletter informieren wir Sie unter anderem über Neuigkeiten zu Penseo sowie Aktuelles zu betrieblichen Versorgungssystemen.
Soweit basiert die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Daneben erfassen wir statistisch, welche Abonnenten den Newsletter geöffnet und welche Abonnenten auf Links in dem Newsletter geklickt haben, um nachvollziehen zu können, welche Inhalte für unsere Nutzer interessant sind.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 7 DSGVO.
Ihre Einwilligung holen wir im Rahmen des Double-Opt-In Verfahrens ein. Dabei melden Sie sich zunächst zu unserem Newsletter an, um so dann eine E-Mail mit einem Hinweis auf diese Information zur Datenverarbeitung und einen Bestätigungslink zu erhalten. Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink sind Sie in den Newsletter-Verteiler aufgenommen. Dies tun wir, um sicherzustellen, dass tatsächlich Sie Ihre E-Mail-Adresse bei uns eingetragen haben und den Newsletter erhalten wollen und um eben dies im Zweifel nachweisen zu können.
Zu den vorgenannten Nachweiszwecken protokollieren wir Ihre Anmeldung zum Newsletter, indem wir den Anmelde- und den Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre vollständige IP-Adressen zum Zeitpunkt der Anmeldung bzw. Bestätigung speichern. Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an dem Nachweis der Anmeldung Ihrer Person am Newsletter im Falle etwaiger Rechtsstreitigkeiten haben. Ein überwiegendes berechtigtes Interesse Ihrerseits, dass wir diese Daten nicht verarbeiten, ist nicht ersichtlich. Vielmehr ist der Vorgang des Double-Opt-Ins auch in Ihrem Interesse, da nur so sichergestellt werden kann, dass nicht unbefugte Dritte eine Anmeldung für Sie vornehmen.
Des Weiteren möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir den Newsletter-Service Mailchimp der Rocket Science Group LLC zum Zwecke des Versands unseres Newsletters einsetzen. Die Rocket Science Group LLC (675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA) ist ein US-Unternehmen. Ihre Daten werden in Folge dessen in den USA verarbeitet. Die Rocket Science Group LLC ist jedoch im Hinblick auf den Dienst Mailchimp Privacy Shield zertifiziert. Im Übrigen wird die Datenverarbeitung über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich abgesichert.
Wenn Sie die oben genannten Einwilligungen nicht erteilen oder einen Datentransfer im vorgenannten Rahmen in die USA nicht möchten, dann können wir das verstehen, können Ihnen dann aber leider den Bezug des Newsletters nicht anbieten.
Selbstverständlich können Sie sich jederzeit vom Newsletter abmelden. Siehe dazu auch Ziffer 9.2.
7. Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren
7.1. Verarbeitung von Kandidatendaten
Zur Personalgewinnung betreiben wir auch aktive Rekrutierungen (sog. „Sourcing“), d.h. wir suchen aktiv in sozialen Netzwerken, in Foren oder an sonst allgemein zugänglichen Orten insbesondere online nach potentiellen Mitarbeitern.
Im Rahmen dieser aktiven Rekrutierungsverfahren verarbeiten wir die von den Betroffenen offensichtlich öffentlich gemachten Daten wie:
Accountnamen/ Links zu Social Media Profilen (Profil-URLs, Twitternamen u.ä.)
Diese Kandidatendaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f iVm. Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten von potentiellen Mitarbeitern, die diese selbst offensichtlich öffentlich gemacht haben, zu Zwecken der Personalgewinnung zu verarbeiten. Ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse der Kandidaten, dass diese Daten nicht durch uns zu diesen Zwecken erhoben werden, ist nicht ersichtlich, da nur durch die Betroffenen selbst öffentlich gemachte Daten, welche der Sozialsphäre zuzuordnen sind, verarbeitet werden. Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben werden diese auch nur dann über den hier in den Löschfristen benannten Zeitraum aufbewahrt, wenn hierfür eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt wird.
Von einer Benachrichtigung derjenigen Kandidaten, deren Daten im Rahmen eines aktiven Rekrutierungsverfahrens zu den Zwecken der Anlage eines Kandidatenpools verarbeitet, aber welche schlussendlich nicht im Hinblick auf die in Rede stehende Stelle angesprochen und deren Daten entsprechend den Löschfristen nach Ziffer 9.4.1 gelöscht werden, wird aufgrund der Unverhältnismäßigkeit des damit verbundenen Aufwands gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO abgesehen und gleichsam nach Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO an dieser Stelle über die vorgenommene Datenverarbeitung informiert.
Wenn Sie nach einer aktiven Ansprache durch uns in die weitere Verarbeitung Ihrer Daten einwilligen und darüber hinaus weitere relevante Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, verarbeiten wir diese als Bewerberdaten gemäß der Ziffer 7.2.
7.2. Verarbeitung von Bewerberdaten
Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle oder initiativ bewerben oder uns nach einer aktiven Ansprache eine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten erteilen und uns darüber hinaus weitere relevante Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, dann verarbeiten wir auf der Grundlage von § 26 BDSG zur möglichen Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses regelmäßig die folgenden Daten von Ihnen:
ggf. weitere bereits durch den Betroffenen öffentlich bekannt gemachte Daten aus sozialen Netzwerken oder Online-Profilen-/Auftritten
ggf. Dokumentationen aus dem Bewerbungsverfahren
Die einschlägige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, 88 DSGVO iVm. § 26 BDSG, da die Bewerbung zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgt.
8. Zweckgebundene Datenverarbeitung, Empfänger, Weitergabe
Google LLC (Universal Analytics, Google Maps)
Calendly LLC (Online Terminkalender)
Rocket Science Group LLC (Newsletter Service-Tool „Mailchimp“)
9. Dauer der Verarbeitung, Löschung
9.1. Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung
Die Daten, die wir im Rahmen des Nutzungsprofils von Universal Analytics (Google Analytics) erheben, werden automatisch nach 14 Monaten gelöscht.
Die im Rahmen des Online-Terminkalenders Calendly sowie im Rahmen des Intercom Live-Chat-Widgets verarbeiteten Daten löschen wir unmittelbar nach Erledigung des Anliegens. Äußern Sie im Rahmen von Calendly bzw. im Rahmen von dem Live-Chat via Intercom Ihr Interesse an unseren Leistungen, löschen wir Ihre Daten innerhalb der Löschfristen für Interessentendaten nach Ziffer 9.3.
9.2. Löschfristen im Rahmen des Newsletter-Abonnements
Die Daten, die Sie uns zum Zwecke des Newsletter Abonnements mitteilen, verwenden wir zum Zweck des Newsletter-Versands bis Sie sich von unserem Newsletter abmelden. Diese Daten löschen wir umgehend nach Ihrer Abmeldung.
9.3. Löschfristen hinsichtlich Interessentendaten
9.4. Löschfristen im Rahmen von Rekrutierungsprozessen
9.4.1. Löschfristen bei Kandidatendaten aus aktiven Rekrutierungsprozessen
9.4.2. Löschfristen bei Bewerberdaten
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerberdaten derjenigen, die zur Besetzung der vermittelten Stellen abgelehnt wurden, erst nach Ablauf von acht Monaten nach der Besetzung (Beschäftigungsantritt) der vermittelten Stelle gelöscht. Hintergrund für diesen Zeitraum ist, dass die Probezeit regelmäßig sechs Monate beträgt. Sollte das neu begründete Arbeitsverhältnis binnen dieses Zeitraums wieder beendet werden, so soll die Möglichkeit bestehen, auf die weiteren Bewerber zurückkommen zu können.
11. Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung im Hinblick auf unsere Facebook-Seite
Für die Datenverarbeitungen auf unserer Facebook-Seite, insbesondere für die Nutzung der Facebook-Insights, sind wir und Facebook gemeinsam verantwortlich. Die Zusammenarbeit mit der Facebook Ireland Limited in datenschutzrechtlicher Hinsicht erfolgt auf der Grundlage eines abgeschlossenen Vertrags über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. (Den Vertrag können Sie hier einsehen.)
Demnach ist die Facebook Ireland Limited für die rechtskonforme Verarbeitung der Daten nach der DSGVO und damit für die Informationspflichten bezüglich der Datenverarbeitung und als primäre Anlaufstelle hinsichtlich Ihrer Betroffenenrechte verantwortlich. Die Informationen zur Datenverarbeitung von Facebook können Sie hier abrufen.
Datenschutzrechtlich Verantwortlich ist die Penseo GmbH.

References: Art. 4
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 26
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 14
 Art. 14
 § 26
 Art. 6
 § 26
 Art. 26