Source: https://www.pravniprostor.cz/clanky/obcanske-pravo/nove-smery-v-elektronicke-dokumentaci-pravniho-jednani
Timestamp: 2019-10-21 11:38:20+00:00

Document:
Nové směry v elektronické dokumentaci právního jednání | Právní prostor
Občanské právo | doc. JUDr. Radim Polčák, Ph.D. | 20.06.2017 Také v kategorii:
Ve svém příspěvku se budu věnovat otázce elektronických dokumentů. Na začátku bych rád upozornil na terminologickou kvalifikaci: je potřeba rozlišovat mezi pojmem „písemnost“ a pojmy „písemná forma“ či „textová podoba“. Mimochodem, tyto pojmy jsou v rozporu s legislativními pravidly vlády, podle nichž by se měl užívat český tvar, tedy spíše „písemná podoba“ a nikoli „textová podoba“. Tyto pojmy jsou každopádně něčím jiným, než je „písemné právní jednání“.
vedoucí Ústavu práva a technologií Právnické fakulty MU
Písemné právní jednání musí mít písemnou podobu a musí zde být rovněž projev vůle, který je většinou projeven podpisem. Musíme tedy od sebe odlišovat, zda je něco písemného nebo zda se jedná o něčí projev vůle, tedy projev vůle s právními účinky.
Efekt virtualizace
S použitím informačních a komunikačních technologií dochází k efektu, který označujeme jako „virtualizace“. Ta spočívá v tom, že zůstává fenomén tak, jak ho doposud známe, mění se však jeho vnější projevy. Vezmeme-li proto do úvahy určité písemné právní jednání, pak jeho virtualizací dospějeme k tomu, že se mění jeho forma, měla by však zůstat zachována jeho podstata.
Jsme zvyklí na to, že písemné právní jednání probíhá za použití listiny, která plní dvě základní funkce. Jednak funkci právního charakteru, která spočívá v naplnění povahy písemnosti. Druhou funkcí je požadavek na to, aby právní jednání bylo důkazně spolehlivé, tedy aby daná forma mohla generovat spolehlivý důkaz. Byli jsme zvyklí na to, že listina obě tyto funkce v sobě spojuje. U elektronického písemného jednání jsou však tyto dvě funkce od sebe oddělené. Představme si tedy určitý elektronický dokument, který splňuje požadavek na písemnost, má všechny formální jevové znaky tak, jak je vyžaduje zákon, čili právní otázka je díky elektronickému dokumentu vyřešena. Nemusí však být nutně vyřešena otázka důkazní spolehlivosti. Je vyřešena tehdy, máme-li dokument podepsán zaručeným elektronickým podpisem či uznávaným elektronickým podpisem. I elektronický dokument bez uznávaného podpisu však může zafungovat jako písemné právní jednání za situace, dodá-li mu důkazní spolehlivost ještě další prvek, například určitá kontraktační platforma, automatizovaný systém nebo okolnosti, za kterých byl dokument vytvořen apod.
Je však zásadně potřeba odlišovat od sebe tyto dvě otázky: otázku důkazní spolehlivosti a otázku naplnění písemné formy tam, kde ji vyžaduje zákon nebo si ji strany domluví. Pokud si například smluvní strany dohodnou, že dodatky ke smlouvě budou mít písemnou formu, pak jednou otázkou je, zda byla dodržena písemná forma, druhá pak, zda jsme díky formě schopni generovat spolehlivý důkaz. Podstatné je, že pokud by z písemnosti mělo vzniknout písemné právní jednání, je potřeba projevu vůle, která podle našeho zvyku mívá u písemností charakter podpisu. Může ale být nahrazen i mechanickými prostředky, například podpisovým razítkem.
Rád bych proto poukázal na ust. § 561 odst. 1 občanského zákoníku, který říká: „K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“ Součástí tohoto ustanovení je tradiční odkaz na zvláštní právní předpisy, které upravují formu elektronického podpisu. Tímto právním předpisem je v první řadě nyní nově nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a dále pak zákon č. 300/2008 Sb.
Nová definice tzv. jednoduchého podpisu
Zde bych rád poukázal na podstatnou změnu, která se odehrála v definici tzv. jednoduchého podpisu. Dříve byla definice uvedena v § 2 písm. a) zák. o elektronickém podpisu. Podle nynější definice v čl. III odst. 10 nařízení je elektronický podpis definován jako „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání“. Podle dřívější definice to byla data, která jsou připojena k elektronickému dokumentu a která zároveň identifikují člověka. V praxi tato definice vzbuzovala problémy, protože nastaly situace, kdy existoval elektronický dokument s daty, která identifikují člověka, avšak to ještě neznamenalo, že těmito daty chtěl člověk dokument podepsat. Takovou situací se zbýval rovněž Nejvyšší soud, jehož rozhodnutí v konkrétních případech ve věcech týkajících se informačních a komunikačních technologií jsou dobrá co do výsledku, avšak nemohu souhlasit s jejich odůvodněním.
Uveďme si příklad z praxe: klientka cestovní kanceláře se s kanceláří domlouvala o zájezdu. Cestovní kancelář klientce zaslala text smlouvy ve Wordu s tím, aby klientka doplnila své identifikační údaje a smlouvu zaslala zpět. Klientka složila zálohu a následně se rozhodla, že na dovolenou nepojede, načež vznikl spor o to, zda má zálohu získat zpět či nikoli. Klientka tvrdila, že mezi ní a cestovní kanceláří nebyla smlouva vůbec podepsána, zatímco cestovní kancelář tvrdila, že smlouva uzavřena byla, neboť měla veškeré náležitosti, a to identifikační údaje klientky i cestovní kanceláře připojené k dokumentu s textem smlouvy. Podle cestovní kanceláře toto bylo možno interpretovat podle starého znění zákona o elektronickém podpisu jako podpis. Soud rozhodl správně, když řekl, že smlouva uzavřena nebyla, neboť jí klientka nepodepsala. Je evidentní, že tím, že doplnila své identifikační údaje, nechtěla v tomto případě projevit vůli k uzavření smlouvy. Údaje doplnila pouze do hlavičky, navíc z jednání stran bylo evidentní, že v následném kroku měla být smlouva vytištěna a podepsána až v listinné formě. Problematické však bylo odůvodnění rozhodnutí, neboť Nejvyšší soud v něm řekl, že se důkazem vůbec nebylo nutno zabývat, neboť dokument nebyl podepsán zaručeným elektronickým podpisem. Vůbec se tak nehodnotila důkazní spolehlivost a soud věc odmítl na právním argumentu s tím, že se nejedná o relevantní písemnost. Domnívám se každopádně, že ve výsledku bylo rozhodnuto dobře.
Nová definice je metaforičtější, avšak zároveň kvalitnější. U jednoduchého elektronického podpisu musíme zkoumat, zda je dán dojem, že člověk chtěl tímto způsobem projevit vůli. Navíc zde nemusí být identifikace člověka. Prali jsme se dříve například s tím, jakým způsobem posoudit formu u tzv. klikacích smluv, například licenčních smluv při instalování určitého softwaru. I tehdy uzavíráme smlouvu jen tím, že klikáme na tlačítko „souhlasím“, aniž by se vyplňovaly identifikační údaje. Zde byla zavedena interpretace, podle níž se sice nejedná o elektronický podpis, neboť není splněna podmínka identifikace, jedná se však o mechanický prostředek, který elektronický podpis standardně nahrazuje. Tedy i pouhé kliknutí je jakousi obdobou podpisového razítka. Zde je navíc složitější, že kliknutí na myš není mechanické, nýbrž většinou elektronické nebo optické, názory dokonce došly až k úvaze, že se jedná o biomechaniku. I kliknutí na tlačítko, jsme-li schopni rozklíčovat a prokázat celý proces, generuje písemnost, aniž by člověk musel být podpisem identifikován. Právě to bylo smyslem i změny shora citované definice. Jejím smyslem bylo otevřít možnost užití elektronických dokumentů k dokumentaci písemného právního jednání i bez toho, aby součástí podpisu musela nutně být dokonalá identifikace podepisujícího. Samozřejmě tak není automaticky generován spolehlivý důkaz. Mám-li například wordovský dokument a v něm je dole napsáno mé jméno, nabízí se sice dojem, že jsem dokument chtěl podepsat, avšak řeknu-li, že jsem dokument nepodepsal, bude muset ten, kdo prokazuje můj podpis, přinést další důkaz o autentičnosti dokumentu. Není tak tedy řešena důkazní spolehlivost, ale pouze otázka písemnosti.
Na popsanou problematiku jsem narazil v práci při vykazování výdajů pracovních cest, neboť řada dokumentů bývá v elektronické podobě (například letenky či faktury z hotelů), případně v naskenované podobě z listiny. Otázka je, zda takový podpis na naskenovaném dokumentu splňuje podmínky elektronického podpisu? Samozřejmě, že ano. Jedná se o data v elektronické podobě připojená k jiným datům v elektronické podobě, tedy v souhrnu elektronický dokument, který byl daným člověkem skutečně podepsán. Nebavíme se však o důkazní spolehlivosti, takový dokument může být samozřejmě zfalšován.
Pamatujme ale na § 7 o. z., podle nějž se má za to, že to, co činím, činím poctivě. Existují samozřejmě výjimky. Například dle německé judikatury, nabízíte-li na Ebay hodinky Rolex, předpokládá se automaticky, že jste podvodník, a to z toho důvodu, že dle studie firmy Rolex je 90 % hodinek nabízených na Ebay padělky. Pokud mi ale bude přinesen dokument v elektronické podobě, který je v naskenované podobě z původní podepsané listiny a na jehož základě mám například proplácet cestovní výdaje, nemohu po daném člověku za běžné situace jen tak chtít, aby mi přinesl listinu vlastnoručně podepsanou. Je třeba vzít v úvahu i to, že řada dokumentů má určité ověřovací prvky, například telefonní číslo, a mohu si tedy v případě pochybností namísto požadování originálu jednoduše dokument ověřit. Kombinace těchto faktorů tak může používání elektronických dokumentů usnadnit, neboť elektronický dokument nese více informací než jeho listinná podoba. Například u fotografií získáme data o tom, z kterého fotoaparátu byly získány, mnohdy i z jaké polohy. U PDF souboru zase zjistíme, kdo dokument vytvořil, na jakém počítači, co se s ním dělo atd.
K doručování
Pro připomenutí bych rád zmínil otázku doručování, a to konkrétně stanovisko Nejvyššího soudu, z něhož jsem vybral dva důležité momenty. Jednalo se o interpretaci jednání prostřednictvím datové schránky, pokud se jedná o procesní úkon, kdy datovou schránku používá tzv. pověřená osoba. Tou je osoba, kterou oprávněná osoba pověřila z datové schránky něco odesílat. Problém nastal za situace, kdy jsme nevěděli, kdo vlastně daný dokument datovou schránkou posílá. Různé soudy k tomu přistupovaly různě, objevovaly se rovněž různé názory v komentářové literatuře.
Nejvyšší soud k tomuto řekl, že „procesní úkon, učiněný prostřednictvím datové schránky (…) má stejné účinky jako procesní úkon učiněný písemně a podepsaný osobou, pro kterou byla zřízena datová schránka. Je-li osobou, pro kterou byla zřízena datová schránka, právnická osoba, má takový procesní úkon učiněný prostřednictvím datové schránky stejné účinky jako procesní úkon, který za právnickou osobu písemně učiní a podepíše osoba oprávněná jednat za právnickou osobu podle příslušného procesního předpisu.“ Nejedná se o první názor tohoto typu, již v rozhodnutích nižších soudů bychom je dříve našli. Vyplývá z toho však, že pokud pověřená osoba pošle procesní úkon, považuje se tento procesní úkon za úkon toho, komu patří datová schránka. Pověření je tedy jakýsi zvláštní typ procesní plné moci.
Tato interpretace je samozřejmě velmi problematická, neboť způsob pověření dané osoby není udělení plné moci, nýbrž pouze zakliknutí zaškrtávacího políčka. Navíc lze umožnit někomu přístup nikoli pouze přes webové rozhraní, ale přes certifikát. Na druhou stranu, srovnáme-li si to, jak funguje systém datových schránek, který nám neumožní vidět, kdo je skutečným odesílatelem dokumentu, a to, že v systému do budoucna nebude prostor pro závažné změny, pak se domnívám, že Nejvyšší soud neměl jinou možnost než rozhodnout tak, jak rozhodl. Plyne z toho poučení, že pověřuji-li jinou osobu k tomu, aby komunikovala a aktivně odesílala dokumenty z datové schránky, je potřeba jí důsledně informovat a poučit o tom, co má a nemá dělat, neboť takové podání je automaticky považováno za můj procesní úkon.
Druhý moment není tak důležitý, přesto se však v praxi objevovaly případy zneužití vícenásobnosti datových schránek u jedné fyzické osoby. I pokud bude fakticky doručeno do nepříslušné datové schránky tím, že se dotyčný do datové schránky přihlásí, má se dokument za doručený, ačkoli má člověk více datových schránek a je mu například komunikace pro daňového poradce doručena do datové schránky fyzické osoby.
Kongres Právní prostor 2017: Videorozhovor s Radimem Polčákem o elektronické dokumentaci

References: § 561
 § 2
 Soud 
 soud 
 soud 
 § 7
 soud 
 soud