Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie-faktur-elektronicznych/ippp1-443-471-13-2-jl
Timestamp: 2017-11-23 13:17:16+00:00

Document:
Sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF/TIFF na elektronicznym nośniku danych (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.
IPPP1/443-471/13-2/JLinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14.05.2013 r. (data wpływu 20.05.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej bez konieczności jej drukowania – jest prawidłowe.
W dniu 20.05.2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej bez konieczności jej drukowania.
Spółka prowadzi na terytorium Polski działalność gospodarczą świadcząc usługi na rzecz podatników podatku od towarów i usług. Spółka wystawia faktury za pomocą programu komputerowego. Tak przygotowane faktury zostają wydrukowane a następnie wysyłane do klientów w wersji materialnej (papierowej) za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane osobiście). Egzemplarz faktury, który w swojej dokumentacji zachowuje Spółka jest archiwizowany w wersji papierowej (tj. Spółka dokonuje wydruku faktury sporządzonej za pomocą programu komputerowego). Spółka chciałaby prowadzić archiwizacje tych faktur (egzemplarz zachowany przez Spółkę w swojej dokumentacji) w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty Spółka chciałaby zapisywać w formacie PDF/TIFF. Dokument pozostawałby niezmieniony w czasie niezależnie od narzędzi i systemu służącego do przeglądania dokumentów. Dodatkowo faktura byłaby archiwizowana na serwerze i powiązana z księgowym ujęciem danej faktury w taki sposób, że po wpisaniu poszczególnego numeru dokumentu zostanie wyświetlony załącznik będący obrazem faktury. Proponowana metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści niezależnie od używanego oprogramowania czasu oraz miejsca przeglądania dokumentów.
Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki w kwestii przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w opisanej powyżej formie elektronicznej, bez konieczności drukowania dokumentu...
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawierają poniższe akty prawne:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Rozporządzenie to zostało zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 (dalej: Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej „Rozporządzenie o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej”).
W myśl par 19 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Dodatkowo zgodnie z § 21 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur podatnicy przechowują:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Wskazane przepisy Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określają zatem sposób i warunki przechowywania faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji podatnik. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Powyższe przepisy nie wprowadzają wymogu podpisania takich faktur podpisem elektronicznym.
Spółka za pośrednictwem systemu komputerowego generuje faktury. Faktura w wersji papierowej wysłana jest do odbiorcy, egzemplarz który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka przechowywany jest w wersji papierowej. Spółka chciałaby prowadzić archiwizację egzemplarzy faktur, które zachowuje w swojej dokumentacji w wersji elektronicznej. Każdorazowe wystawienie faktury VAT będzie związane z jej ujęciem w ewidencji elektronicznego systemu księgowego i w rejestrze podatku należnego. Tak więc podział na okresy rozliczeniowe związany jest z ujęciem danej faktury w rejestrze sprzedaży. Łatwe odszukanie faktury zapewnione będzie przez podanie odpowiedniego numeru, pod którym ujęta została faktura w rejestrze sprzedaży, po czym system bezzwłocznie wyświetli odpowiedni załącznik w formacie PDF/TIFF. Jednocześnie system będzie przechowywał faktury do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku opisem sprawy, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać egzemplarz wystawionej faktury, który Spółka winna jest przechowywać w swojej dokumentacji w formie elektronicznej w postaci pliku PDF/TIFF.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).
Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż Wnioskodawca, który świadczy na terytorium kraju usługi na rzecz podatników podatku od towarów i usług zamierza prowadzić archiwizacje wystawianych faktur (egzemplarz zachowany przez Spółkę w swojej dokumentacji) w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty Spółka chciałaby zapisywać w formacie PDF/TIFF. Dokument pozostawałby niezmieniony w czasie niezależnie od narzędzi i systemu służącego do przeglądania dokumentów. Dodatkowo faktura byłaby archiwizowana na serwerze i powiązana z księgowym ujęciem danej faktury, w taki sposób, że po wpisaniu poszczególnego numeru dokumentu zostanie wyświetlony załącznik będący obrazem faktury. Proponowana metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści niezależnie od używanego oprogramowania, czasu oraz miejsca przeglądania dokumentów.
Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, a także umożliwiając organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej wystawionych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.
Reasumując należy stwierdzić, że sposób przechowywania egzemplarza faktury, który zachowuje w swojej dokumentacji Spółka w formacie PDF/TIFF na elektronicznym nośniku danych (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.
IPPP1/443-479/13-2/EK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie faktur elektronicznych > IPPP1/443-471/13-2/JL

References: art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 15
 art. 119
 art. 120