Source: https://revosax.sachsen.de/vorschrift/12193.4
Timestamp: 2019-09-20 08:38:32+00:00

Document:
Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften
Vollzitat: Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften vom 16. Dezember 2011 (SächsJMBl. S. 131), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 13. Dezember 2018 (SächsJMBl. S. 136) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2017 (SächsABl. SDr. S. S 366)
[zuletzt geändert durch VwV vom 20. Dezember 2017
(SächsJMBl. S. 418)
Anordnungen nach Nummer 2 sowie sonstige Anordnungen der Behördenleiter zur Klärung von Zweifelsfragen und zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung sind dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.
Haftliste,
Übersicht der Register, Kalender und Namenverzeichnisse
Muster, Verzeichnis der Muster und Listen
(7) Personalakten sind getrennt nach Laufbahngruppen zu erfassen; die Nummernfolge ist, soweit sie nicht elektronisch vorgegeben ist, durch Listen in einfachster Form sicher zu stellen. Im Übrigen richtet sich die Führung von Personalakten nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Führung der Personalakten ( VwV Personalakten Justiz) vom 4. August 2008 (SächsJMBl. S. 354), enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2009 (SächsABl. SDr. S. S 2431).
(1) Schriftstücke, die die gleiche Angelegenheit betreffen, sind, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu Akten (vergleiche Absatz 2) zu vereinigen. Sammelakten sind ebenso zu ordnen; sie können auch in der Weise angelegt werden, dass innerhalb eines Bandes mit den zu einer Angelegenheit gehörenden Stücken ein besonderes Heft gebildet wird. Bei besonders umfangreichen Verfahren können die Akten auf Anordnung des Richters (Staatsanwalts, Rechtspflegers) abweichend von Satz 1 nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet werden; die abweichende Ordnung und der Akteninhalt sind auf einem Vorblatt darzustellen. Schriften, Abbildungen oder Ähnliches, die später zurückzugeben sind oder sich zur Einheftung nicht eignen, sind, soweit nicht ihre Aufbewahrung auf sonstige Art erforderlich ist, in einem einzuheftenden Umschlag aufzubewahren. Zustellungsurkunden über Zeugen- und Sachverständigenladungen sowie Zustellungsurkunden in Gesamtvollstreckungs-, Insolvenz-, Aufgebots-, Zwangsversteigerungs-, Zwangsverwaltungssachen und ähnlichen Rechtsangelegenheiten können zu einem besonderen Heft vereinigt werden, auf das auf dem Aktenumschlag hinzuweisen ist. Zustellungsurkunden, die zu den Akten genommen werden, sind, wenn sie zu einer Entscheidung gehören, möglichst unmittelbar hinter der Entscheidung einzuordnen. Sämtliche Kostenrechnungen, Beanstandungen der Kostenprüfungsbeamten, Zahlungsanzeigen der Gerichtskasse, Nachrichten der Gerichtskasse über die Sollstellung oder über die Löschung des Kostensolls und Niederschriften über vereinnahmte Sicherheitsleistungen sowie Hinterlegungsquittungen in Zivilprozess-, Strafprozess-, Bußgeld-, Gesamtvollstreckungs-, Vergleichs-, Insolvenz-, Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren, in Familiensachen, in Vormundschafts-, Betreuungs- und Dauerpflegschaftssachen sowie in Nachlasssachen sind vor dem ersten Aktenblatt einzuheften oder in eine dort einzuheftende Aktentasche oder ein Kostenheft lose einzulegen oder, soweit die Akten nicht zu heften sind, unter dem Aktenumschlag lose zu verwahren. Das Gleiche kann auch in anderen Verfahren geschehen, wenn dies zweckmäßig erscheint, insbesondere, wenn die Akten umfangreich sind. Auf Anordnung des Behördenleiters kann der Akte in Jugendstrafsachen und, soweit vorhanden, dem Vollstreckungsheft ein Blatt vorgeheftet werden, auf welchem die Erledigung der nach der MiStra oder der für das Bundeszentralregister zu fertigenden Mitteilungen unter Angabe der jeweiligen Blattzahl für jeden Verurteilten vermerkt ist. Entsprechende Mitteilungen können bei elektronischer Erfassung besonders kenntlich gemacht werden. Ist in Strafprozesssachen ein Vollstreckungsheft angelegt, sind die Kostenrechnungen, Beanstandungen, Zahlungsanzeigen und Nachrichten in diesem entsprechend zu verwahren. Aktenbestandteile, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, sind von Beginn an ohne Weiteres trennbar von den übrigen Aktenbestandteilen zu verwahren. In einem besonderen Umschlag unter dem Aktendeckel, bei umfangreichem Schriftgut gegebenenfalls auch in einer besonderen Aktenhülle, in einem Sonderheft oder in sonstiger geeigneter Weise sind beispielsweise
medizinische oder psychologische Gutachten (mit Ausnahme solcher im Sinne des § 256 Abs. 1 StPO), Berichte der Gerichts- und Bewährungshilfe, der Jugendgerichtshilfe sowie anderer sozialer Dienste, Niederschriften über die Maßnahmen nach den §§ 98a, 100a, 110a und 163 StPO sowie personenbezogene Informationen aus Maßnahmen nach den §§ 100c und 100f Abs. 1 StPO sowie andere Unterlagen, die von dem Staatsanwalt oder dem Richter besonders gekennzeichnet worden sind,
(2) In Zivil- und Familiensachen und nach näherer Anordnung des Behördenleiters auch in anderen Bereichen ist für die per Telefax eingegangenen Schriftsätze, die zusätzlich im Original eingehen, ein Sonderheft anzulegen. Die Sonderhefte sind nicht rückwirkend, sondern für die Zukunft anzulegen. Die Pflicht zur Anlegung eines Telefax-Sonderheftes beginnt erst dann, wenn der Beklagte einen Antrag auf Klageabweisung stellt oder der Antragsgegner eine Antragserwiderung zu den Akten reicht. Dabei ist das Original des Schriftsatzes zur Hauptakte zu nehmen und darauf durch die Geschäftsstelle das Datum des Eingangs des Telefaxes zu vermerken und dieser Vermerk zu unterzeichnen. Sollte nur ein Teil des Originals per Telefax vorab eingegangen sein, ist zusätzlich zu vermerken, welche Teile des Schriftsatzes per Telefax eingegangen sind, beispielsweise durch Vermerk der entsprechenden Blattnummern. Die Seiten des Telefaxes sind in das Sonderheft zu nehmen und dieses ist beim Weglegen der Akten zu vernichten. In Strafsachen ist das dem Telefax nachgereichte Original in den Akten direkt hinter dem Telefax einzuheften und mit dem Hinweis „zu Blatt ...“ zu versehen.
Haftliste
(1) Die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft erfasst für jeden Staatsanwalt die Daten für die in Untersuchungshaft befindlichen Beschuldigten und die nach § 126a StPO einstweilig Untergebrachten in der Liste 53a der Anlage II. Die Führung der Liste 53a der Anlage II kann auch elektronisch erfolgen. Der Behördenleiter kann bestimmen, dass die Daten für mehrere Staatsanwälte gemeinsam erfasst werden. Er kann auch bestimmen, dass die Staatsanwälte die Daten selbst erfassen. Nach Erhebung der öffentlichen Klage ist die Haftkontrolle durch entsprechende Wiedervorlageverfügungen oder auf sonstige geeignete Weise sicherzustellen.
(3) Die Erfassung unter dem Registerzeichen AR schließt eine sonstige Erfassung aus, solange die Sache unter dem Registerzeichen AR weitergeführt wird. Eine Ausnahme gilt für das Amtsgericht, wenn es in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit im Wege der Rechtshilfe eine Beurkundung vorzunehmen hat. In diesem Fall ist die Verhandlung auch als Urkundssache zu erfassen und unter seinem Aktenzeichen besonders aufzubewahren. Dem ersuchenden Gericht ist nicht die Urschrift, sondern eine Ausfertigung der Verhandlungsniederschrift mitzuteilen. Abweichend von Satz 4 ist in Nachlasssachen die Urschrift dem Nachlassgericht zu übersenden.
(5) In den Fällen der Führungsaufsicht ist bei der Aufsichtsstelle (§ 68a StGB) für jedes Verfahren und jeden Verurteilten gesondert ein Führungsaufsichtsheft anzulegen. Zum Führungsaufsichtsheft sind das Urteil und die sich auf die Führungsaufsicht beziehenden Entscheidungen und sonstigen Vorgänge zu nehmen und zwar, soweit es sich um Entscheidungen des Gerichts handelt oder sie bei Anlegung des Heftes bereits vorhanden sind, in beglaubigter Abschrift, im übrigen in Urschrift. Das Führungsaufsichtsheft wird bei der Aufsichtsstelle, die Hauptakte bei der Vollstreckungsbehörde geführt. Führungsaufsichtshefte werden nach Beendigung der Führungsaufsicht bei der zuletzt zuständigen Aufsichtsstelle getrennt von der Hauptakte aufbewahrt und ausgesondert.
(5a) In den Fällen der Führungsaufsicht, in denen dem Jugendrichter die Vollstreckungsleitung obliegt (§ 82 JGG), gelten für das Gericht die Absätze 1 bis 3 sinngemäß mit der Maßgabe, dass anstelle des Bewährungsheftes ein Sonderheft mit der Aufschrift „Führungsaufsicht“ anzulegen ist. Zu diesem Sonderheft sind das Urteil, die sich auf die Führungsaufsicht beziehenden Entscheidungen des Gerichts in Urschrift sowie sonstige Vorgänge, die Führungsaufsicht betreffend, zu nehmen. Absatz 5 Satz 3 bleibt unberührt. Bei Weglegung ist das nach Satz 1 zu führende Sonderheft bei der Hauptakte zu verwahren. Besteht in demselben Verfahren gleichzeitig (§ 68g StGB) Bewährungsaufsicht, nimmt das Gericht auch die sich auf die Führungsaufsicht beziehenden Vorgänge zum Bewährungsheft, das zusätzlich mit der Aufschrift „Führungsaufsicht“ versehen wird.
(12) Vormundschaften und Pflegschaften sind, wenn der Rechtspfleger erstmals mit der Angelegenheit befasst wird, als selbständige Verfahren in einer Bestandsliste nach Maßgabe der Liste 6 der Anlage II einzutragen. Die Führung der Bestandsliste kann unterbleiben, soweit die statistische Auswertung durch das eingesetzte IT-Verfahren sichergestellt ist und die Informationen zu den Nummern 3 und 5 der Liste 6 der Anlage II im IT-Verfahren festgehalten werden. Anordnung und Führung einer Ergänzungspflegschaft sind in einem Verfahren zu führen. Den Akten über Vormundschaften und Pflegschaften ist, wenn Vermögen zu verwalten ist, nach Eingang des Vermögensverzeichnisses eine Nachweisung vorzuheften (Liste 8 der Anlage II). Der Präsident des Oberlandesgerichts kann Anordnungen über eine weitere Ausgestaltung der Nachweisung (Hinweise auf Schlussrechnung, Verpflichtung, Sicherheitsleistung und ähnliches) sowie darüber erlassen, wem die Ausfüllung obliegt. Der Behördenleiter kann anordnen, dass Fristen für Rechnungslegungen und Vermögensübersichten besonders überwacht werden.
(9) Auf Anfragen über das Bestehen oder Nichtbestehen einer Eintragung hat die Geschäftsstelle gemäß § 915b ZPO Auskunft zu geben. Im Übrigen, insbesondere für den Bezug von Abdrucken und Listen, findet die Schuldnerverzeichnisverordnung ( SchuVVO) vom 15. Dezember 1994 (BGBl. I S. 3822), die zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 13. Dezember 2001 (BGBl. I S. 3638) geändert worden ist, Anwendung. Für die Übermittlung von Abdrucken aus dem Schuldnerverzeichnis durch Datenträgeraustausch gilt zudem die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz für die Übermittlung von Daten mittels Datenträger aus dem Schuldnerverzeichnis gemäß § 915d ZPO ( VwV Datenübertragungsregeln) vom 23. Mai 2001 (SächsJMBl. S. 62), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2009 (SächsABl. SDr. S. S 2431), in der jeweils geltenden Fassung.
Anträge auf gerichtliche Entscheidung gegen Maßnahmen der Verwaltungsbehörde oder der Staatsanwaltschaft (§§ 62, 52 Abs. 2 Satz 3, § 69 Abs. 1 Satz 2, § 100 Abs. 2, § 108 Abs. 1 OWiG und § 25a Abs. 3 StVG), auch im Falle des § 87n Abs. 6 IRG in Verbindung mit § 22 JVKostG,
sowie sonstige Entscheidungen in Strafsachen vor Erhebung der öffentlichen Klage, die den Richtern zugewiesen sind, zum Beispiel nach den §§ 141, 146a StPO, § 9 Abs. 1 Satz 1 StrEG und § 73 Abs. 3 SGB X) sowie Entscheidungen nach §§ 87g und 87i IRG. Über mehrere Entscheidungen in einer Haftsache wird nur ein Aktenstück geführt. Die den Amtsgerichten zugewiesenen Geschäfte der Anordnung von Durchsuchungen (§ 59 Abs. 4 GWB), und der Bestätigung der Beschlagnahme (§ 58 Abs. 2 GWB) sind in der Liste für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs (Liste 35 der Anlage II) zu erfassen. Anträge der Kartellbehörden auf Bestellung von Vertretungsberechtigten für nicht rechtsfähige Kartelle und die Beeidigung von Zeugenaussagen (§ 57 Abs. 6 GWB) sind bei den Amtsgerichten als AR-Sachen zu behandeln.
(1) Für jede Nummer eines öffentlichen Registers werden Akten gebildet. Zu den Registerakten gehören auch die Schriften über solche gerichtliche Handlungen, die, ohne auf eine Registereintragung abzuzielen, mit den im Register vermerkten rechtlichen Verhältnissen im Zusammenhang stehen. Hierunter fällt auch das Schriftgut zu unternehmensrechtlichen Verfahren nach den §§ 375, 402 bis 409 FamFG.
(3) Das Registergericht kann bestimmen, dass über eine Nummer des Handelsregisters, des Partnerschaftsregisters, des Vereinsregisters und des Genossenschaftsregisters mehrere gesonderte Aktenbände zu führen sind. Auf diesen Aktenbänden ist der jeweilige Inhalt kurz anzugeben. Die Führung von besonderen Aktenbänden ist auf dem Aktendeckel der Registerakte zu vermerken. Dies gilt auch für unternehmensrechtliche Verfahren nach den §§ 375, 402 bis 409 FamFG.
(2) Unter I werden alle gerichtlichen Beurkundungen von Rechtsgeschäften und von tatsächlichen Vorgängen erfasst, unabhängig davon, ob sie selbständig oder aus Anlass der Bearbeitung einer anderen Rechtsangelegenheit (Familien-, Betreuungs-, Nachlasssache und so weiter) erfolgt sind; dies gilt auch für eidesstattliche Versicherungen nach § 352 Abs. 3 Satz 3 FamFG und § 36 Abs. 2 IntErbRVG. Nicht erfasst werden Vergleiche und Erklärungen über die Anerkennung der Vaterschaft (§ 180 FamFG) vor dem Familiengericht sowie rechtsgeschäftliche Erklärungen innerhalb eines Zwangsvollstreckungsverfahrens.
die Abnahme von Eiden oder eidesstattlichen Versicherungen außerhalb eines anhängigen Verfahrens, ohne die eidesstattliche Versicherung nach § 352 Abs. 3 Satz 3 FamFG und § 36 Abs. 2 lntErbRVG,
(7) Den Akten über Nachlasspflegschaften und –verwaltungen ist nach Eingang des Nachlassverzeichnisses eine Nachweisung entsprechend der Liste 8 der Anlage II vorzuheften; sie ist von der Geschäftsstelle auszufüllen; die Vorschriften in § 29 Abs. 1 Satz 2 und 3 gelten entsprechend.
(2) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten.
(4) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten.
Anträge nach § 127 Abs. 1 Satz 1 GNotKG.
(1) Die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung, die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen, die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 ZPO genannten Fällen, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz , die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a oder 319 AktG und § 16 UmwG) sowie die Entschädigungsklagen (§ 201 GVG) und die den Entschädigungsklagen vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe gemäß § 117 ZPO sind nach Maßgabe der Liste 20 der Anlage II zu erfassen.
(2) Unter dem Registerzeichen Sch werden die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung und die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen erfasst. Die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 ZPO genannten Fällen werden unter dem Registerzeichen SchH, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz werden unter dem Registerzeichen Kap erfasst. Die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a oder 319 AktG und § 16 UmwG) werden unter dem Registerzeichen AktG, die Entschädigungsklagen (§ 201 GVG) sowie die den Entschädigungsklagen vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe gemäß § 117 ZPO unter dem Registerzeichen EK erfasst. Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO) sind ohne Neuerfassung zu den Akten zu nehmen.
(6) Mit denjenigen Zivilsachen, die nicht unter die vorausgegangenen Vorschriften fallen, werden Sammelakten und, wenn die Tätigkeit des Landgerichts oder des Oberlandesgerichts sich nicht auf eine einmalige Entscheidung beschränkt, Sonderakten angelegt. Die erforderlichen näheren Anordnungen trifft der Behördenleiter. Es kommen unter anderem in Frage die Schriften und Entscheidungen der Zivilkammer oder des Zivilsenats als oberen Gerichts, zum Beispiel bezüglich der Bestimmung des zuständigen Gerichts nach § 36 ZPO, § 2 ZVG und § 5 FamFG und die Entscheidungen über die Ablehnung von Gerichtspersonen.
(5) Bei dem Oberlandesgericht werden die Akten der Generalstaatsanwaltschaft für Verfahren über Revisionen gegen Urteile in Strafsachen und über Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen unter dem Aktenzeichen der Generalstaatsanwaltschaft weitergeführt. Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Aktenzeichen als Unterscheidungsmerkmal die Buchstaben „OLG“ vorangesetzt.
nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen) sowie dem Gesetz über die Elektrizitäts- und Gasversorgung ( EnWG)
Die zur Zuständigkeit des Oberlandesgerichts gehörenden Verwaltungsbeschwerden gegen Verfügungen der Kartellbehörden nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen ( GWB) und nach § 75 des Gesetzes über die Elektrizitäts- und Gasversorgung ( Energiewirtschaftsgesetz - EnWG ) werden nach Maßgabe der Liste 27a der Anlage II und Bußgeldsachen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen sowie nach § 98 EnWG werden nach Maßgabe der Liste 27b der Anlage II jeweils unter dem Registerzeichen „Kart“ erfasst.
(1) Die Generalstaatsanwaltschaft als Staatsanwaltschaft bei dem Oberlandesgericht, dem gemäß den §§ 120 und 120b GVG die Verhandlung und Entscheidung im ersten Rechtszug übertragen ist, führt das Register für erstinstanzliche Strafsachen OJs entsprechend Liste 32 der Anlage II. In diesem Register werden auch die sich aus eingetragenen Verfahren ergebenden Strafvollstreckungen überwacht. Zu dem OJs-Register ist, sofern nach der Zahl der Sachen ein Bedürfnis besteht, ein Namenverzeichnis zu führen.
Verfahren vor den Dienstgerichten für Richter, in denen die Staatsanwaltschaft die Aufgaben des Vertreters der Einleitungsbehörde wahrnimmt, sowie für Mitteilungen, Anträge und Anzeigen, die zur Einleitung eines ehrengerichtlichen Verfahrens gegen Rechtsanwälte oder eines berufsgerichtlichen Verfahrens gegen Steuerberater und Steuerbevollmächtigte führen können, werden nach Maßgabe von Liste 51 der Anlage II erfasst. Mit der Einreichung der Anschuldigungsschrift geht die Aktenführung auf das Gericht über. Das Register dient dann nur noch als Handaktenverzeichnis. Nach Abschluss des anwaltsgerichtlichen oder des berufsgerichtlichen Verfahrens werden die Akten der Generalstaatsanwaltschaft zur Aufbewahrung zugeleitet.
g) Ds für Sachen des Strafrichters (Jugendrichters), ausgenommen Strafbefehlssachen und Bußgeldsachen
Quelle: REVOSax http://revosax.sachsen.de/vorschrift/12193.4 Stand vom 20.09.2019

References: § 256
 § 126
 § 915
 § 915
 § 69
 § 100
 § 108
 § 25
 § 87
 § 22
 § 9
 § 73
 § 352
 § 36
 § 352
 § 36
 § 29
 § 127
 § 1062
 § 16
 § 117
 § 1062
 § 16
 § 117
 § 36
 § 2
 § 5
 § 75
 § 98