Source: https://www.sonabs.com/datenschutz/
Timestamp: 2020-07-14 13:08:10+00:00

Document:
Datenschutz | SONABS
SONABS · Regulatorische Implementierung und Compliance Automatisierung
SONABS GRC
Datenschutzerklärung, -hinweise und -pflichten im Rahmen der DSGVO
1. Informationspflichten gem. DSGVO
2. Verarbeitung personenbezogener Daten (inkl. Cookies)
3. Löschfristen für personenbezogene Daten
5. Kontaktdaten für Fragen und Auskünfte
6. Kontaktformular zur Wahrnehmung Ihrer Rechte
Scrollen Sie ganz nach unten um direkt zum Formular zu gelangen.
1. Informationspflichten DSGVO
Wir kommen unserer datenschutzrechtlichen Informationspflicht gemäß Art. 13, 14 DSGVO nach und informieren Sie folgend über die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten – im folgenden „pbD“ – durch die SONABS OHG. Wir verarbeiten Ihre pbD im Einklang mit den Bestimmungen der EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (AGG etc.). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der jeweiligen Vereinbarungsart bzw. Leistung. Für eine bessere Übersicht haben wir die Informationen zusammengefasst und bitten Sie die zutreffenden unterschiedlichen Verarbeitungsarten und Fristen zu beachten.
Wir verarbeiten pbD, die wir von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir pbD, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den u.g. Vereinbarungsarten sowie nach gesetzlichen Anforderungen.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre pbD, die diese für die Bearbeitung und zur Erfüllung der erforderlichen Maßnahmen sowie gesetzlichen Pflichten benötigen.
2.1. Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen
Die SONABS OHG benötigt Ihre Daten, um entsprechende vorvertragliche Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1b DSGVO einleiten und durchführen zu können die aufgrund Ihrer Anfrage erfolgen. Wir verarbeiten pbD, die wir im Rahmen der Anfrage von Ihnen erhalten. Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Titel, Nachname, Vorname, Namenszusätze, Position, Abteilung, Anschrift, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu den Maßnahmen (wie Zeitpunkt und Art der Anfrage, Bearbeitung, Angebot etc.).
2.2. Verarbeitung aufgrund vertraglicher Maßnahmen
Die SONABS OHG benötigt von Ihnen personenbezogenen Daten, um den gemeinsamen Vertrag erfüllen und begleiten zu können (z.B. zu Abrechnungszwecken). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art.6 Abs.1 b DSGVO.
Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Titel, Nachname, Vorname, Namenszusätze, Position, Abteilung, Anschrift, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu den vereinbarten Maßnahmen (wie Abschluss und Art der Verträge, Bearbeitung, Projekt-Dokumentationen etc.).
2.3. Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses
Gemäß Art 6 Abs.1f DSGVO verarbeiten wir Daten die wir von Ihnen erhalten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen haben im Rahmen von geschäftstypischen vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragsanbahnung.
Gemäß Art. 6 Abs.1 f DSGVO verarbeiten wir, soweit erforderlich, Ihre pbD zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Dies kann insbesondere zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes, zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten etc. erforderlich sein.
2.4. Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer pbD für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Bewerbungen finden sowohl für Festanstellungen als auch für die Zusammenarbeit auf freiberuflicher Basis statt. Zu den pbD gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Nachname, Vorname, Namenszusätze und Personalnummer), Kontaktdaten (private Anschrift, Telefon, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten). Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Ablauf des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien pbD (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung etc.) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand dies rechtfertigt.
Die Datenverarbeitung dient zunächst der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren.
Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass für bestimmte Aufgaben im Rahmen unserer Compliance-Beratungsaktivitäten jeweils aktuelle polizeiliche Führungszeugnisse erforderlich sind und diese Teil der Stammdaten sein können.
Die Verarbeitung besonderer pbD (z. B.Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie Art. 9 Abs. 2 b i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG vorliegen. Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Sollten wir Ihre pbD für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.
Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Position anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellen- oder Projektangebote innerhalb unseres Unternehmens interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten aufbewahren, sofern hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
2.6. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
Folgende Verarbeitungsarten finden z.T. statt:
2.7.1. Aufruf unserer Webseiten
Durch den Aufruf unserer Onlinepräsenz erhalten wir Zugriffsdaten, die für Sicherungszwecke gespeichert werden und grundsätzlich eine Identifizierung zulassen. Es handelt sich dabei um: Webbrowser, Betriebssystem mit denen Sie zugegriffen haben, Dauer und Uhrzeit des Besuches, Namen des Service Providers (ISPs), Land (während des Zugriffes), Besuchte Webseite für den Zugriff, Suchmaschine und Suchbegriff, Die besuchten Webseiten (unsere Onlinepräsenz) sowie heruntergeladene Dateien.
2.7.2. Cookies und Analytic-Tools wie Google Analytics
Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie hier klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter den Google Analytics Bedingungen bzw. unter der Google Analytics Übersicht. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code "gat._anonymizeIp();" erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.
2.7.3. Google Fonts
Auf unseren Webseiten setzen wir unter Umständen externe Schriften zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten ein. Google Fonts ist ein Dienst der Google Inc. ("Google"). Die Einbindung dieser Schriften erfolgt durch einen Serveraufruf, in der Regel ein Server von Google in den USA. Hierdurch wird an den Server übermittelt, welche Seiten Sie besucht haben. Auch wird die IP-Adresse des Browsers des Endgerätes des Besuchers dieser Webseiten von Google gespeichert. Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google: www.google.com/policies/privacy/
2.7.4. Registrierungen und Erfassung von Daten
Insofern Sie sich auf unseren Webseiten sowie über beruflichen und sozialen Kanälen zur Teilnahme oder für einen Zugang zu bestimmten Informationen registrieren, werden die entsprechenden Daten verarbeitet und in gleicher Weise genutzt wie zur Verarbeitung aufgrund vertraglicher Maßnahmen (s.a. weiter oben) oder wie zur Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen, insofern das Zustandekommen eines Vertrags von weiteren Bedingungen abhängt. Die Daten werden maschinell und/oder manuell Verarbeitet.
2.7.5. Interessens-Angaben und Weiterleitung der Daten
Die während der Registrierung angegebenen Daten werden, insofern Sie dieser zugestimmt haben, den Veranstaltern, Partnern oder Sponsoren unserer Veranstaltungen oder unseres Informations-Portals gemäß der getroffenen Auswahl weitergegeben, damit Sie mit maßgeschneiderten Lösungen kontaktiert werden können. Ihre Einwilligung können Sie direkt bei den jeweiligen Unternehmen widerrufen.
2.7.6. Foto und Film auf Veranstaltungen
Insofern Sie an eine unserer Veranstaltungen teilgenommen haben, sind wir berechtigt, Fotografien, Film- und Tonaufnahmen von der Veranstaltung und den Teilnehmern anfertigen zu lassen und für Werbung oder Presseveröffentlichungen unentgeltlich und gemäß der u.g. Fristen für vertragliche Maßnahmen zu verwenden.
2.7.7. Anmeldung zu Informationsdienste und Newsletter-Tracking.
Sie können sich für unsere Informations- und Newsletterdienste registrieren, indem Sie die entsprechende Einwilligung erteilen. Wir erheben hierfür pbD, die Sie jeweils in das Registrierungsformular eintragen sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung.
2.7.8. Verarbeitung durch Dienstleister
Diese können u.a. sein: Versand von Briefen, Broschüren, Zutritts- oder Zugangskarten (z.B. auch Karten), Versand von Informationen, E-Mails und Newslettern, Abwicklung von Veranstaltungen und Events, Abwicklung von Zahlungen, Pflege der Daten etc.
2.7.9. Berufliche und soziale Medien
Sie haben die Möglichkeit, uns auf verschiedenen beruflichen und Social Media-Plattformen dritter Dienstleister (wie Xing, Linkedin, Youtube, Facebook, Twitter, Fachportale, Blogs etc.) zu besuchen oder uns zu folgen und sich ggf. zu Veranstaltungen, Informationsdienste etc. zu registrieren. Wir gehen hierfür mit denjenigen personenbezogenen Daten um, die Sie uns jeweils zur Verfügung stellen bzw. welche uns von dem jeweiligen Plattformbetreiber über Sie zur Verfügung gestellt werden, soweit sie uns zur Verfügung gestellt werden. Die Einstellungen zur Privatsphäre können (nur) Sie im Rahmen einer Social Media-Plattform selbst steuern.
Wir unterliegen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Die regelmäßige Verjährungspflicht beträgt nach §§ 195 ff. Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) drei Jahre, in gewissen Fällen kann die Verjährung jedoch bis zu dreißig Jahre betragen.
3.1. Fristen der Verarbeitung aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen
Insofern keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.2ff beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 3 Jahren.
3.2. Fristen der Verarbeitung aufgrund vertraglicher Maßnahmen
Insofern die Vertragsbeziehung beendet wurde und keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.1 oder 2.4 beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 5 Jahren.
3.3. Fristen der Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses
Insofern keine Verarbeitung aufgrund anderer Maßnahmen (z.B. wie unter 2.1, 2.2, 2.4 beschrieben) oder gesetzlichen Anforderungen erfolgt, löschen wir die pbD nach 1 Jahr.
Insofern Ihre pbD nicht für 2.1 oder 2.2 vorgehalten werden müssen, löschen wir Ihre pbD erst mit der Erfüllung des bestimmten, befristeten Zwecks oder mit Widerruf der Einwilligung.
3.7. Speicherung von Cookies
Entsprechende Angaben entnehmen Sie der "Cookie-Richtlinie" (s.a. Fußzeile).
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten pbD zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der pbD, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten pbD zu verlangen.
4.3 Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer pbD zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie einen Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
4.4 Keine Werbung
Insoweit und insofern wir Ihre Daten für Direktwerbung genutzt haben, haben Sie das Recht, der Nutzung zu widersprechen und Direktwerbung abzubestellen. Dies hat zur Folge, dass wir Ihre Daten, die wir z.B. aufgrund von berechtigtem Interesse aufgenommen haben, für die Zukunft für Direktwerbung nicht mehr nutzen dürfen.
4.5 Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten pbD zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
4.6 Widerruf gegen Einwilligung
Insoweit und insofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung pbD erteilt haben, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Datenverarbeitung, soweit sie bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte, bleibt jedoch rechtmäßig.
Sofern Ihre pbD auf Grundlage von berechtigten Interesse verarbeitet werden, haben Sie das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer pbD einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, bitten wir Sie unsere Web-Formulare zu verwenden oder sich an unseren Datenschutzbeauftragten (s.a. unter 5.1 angegebenen Kontaktdaten) zu wenden.
4.8 Datenübermittlung
Im Zuge Ihrer Anfrage zu Ihren Betroffenenrechten werden wir Ihre pbD, die Sie uns im Rahmen eines Vorvertrages oder Vertrages zur Verfügung gestellt haben, in strukturierter und gängiger Form bereitstellen.
5.1. Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Herr Karsten Roepke
SONABS OHG
Telefon: +49 338 45 40 697
E-Mail: gdpr[at]sonabs[.]com
5.2. Kontaktdaten des Verantwortlichen
5.3. Kontaktdaten für Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
E-Mail: Poststelle[at]LDA.Brandenburg[.]de
Bitte verwenden Sie unser Kontaktformular "Ihre Betroffenenrechte" damit wir Ihr DSGVO-Anliegen schnell bearbeiten können.
Bitte beschreiben Sie unter "Nachricht" Ihr Anliegen möglichst genau und geben den vollständigen Namen des/der Betroffenen an, damit wir Ihr Anliegen schnell und in Ihrem Sinne bearbeiten können.
Regulatorische Implementierung
und Compliance Automatisierung

References: Art. 13
 Art. 6
 Art.6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 26
 Art. 6
 Art. 9
 § 26
 Art. 9
 § 26