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Timestamp: 2019-09-18 18:11:12+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 176 DE MARZO 28 DE 2016
RESOLUCIÓN 176 DE 28 DE MARZO DE 2016
CONTENIDO:EXPIDE EL REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Y ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO. DEROGA LA RESOLUCIÓN 36 DE 2013.
TEMAS ESPECÍFICOS:INTERVINIENTES EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, CONTRATISTA, REGLAMENTO PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA POR CONTRATACIÓN DIRECTA, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, REGLAMENTO DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 372 DE 2018 ARTÍCULO 5° DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO-ENERGÉTICA
RESOLUCIÓN 176 DE 2016
“Por medio de la cual se expide el reglamento interno de contratación de la Unidad de Planeación Minero-Energética”.
(Nota: Derogada por la Resolución 372 de 2018 artículo 5° de la Unidad de Planeación Minero-Energética)
El director general de la Unidad de Planeación Minero-Energética (UPME),
en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las atribuidas por el artículo 9º del Decreto 1258 de 2013, y
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º del Decreto 1258 de 2013, la Unidad de Planeación Minero-Energética (UPME), de que trata la Ley 143 de 1994, es una unidad administrativa especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación.
Que el precitado decreto acogió la nueva estructura de la UPME, derivando reasignación de competencias y definición de unas nuevas, que impactan los procesos de contratación y la responsabilidad que de ellos dimana.
Que por virtud de lo dispuesto en el artículo 82 de la Ley 489 de 1998, las unidades administrativas especiales con personería jurídica, son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y, en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos.
Que el inciso 2º del artículo 14 del Decreto 28 de 1995 atribuye a la UPME la competencia de expedir un reglamento interno de contratación, que tenga en cuenta los principios constitucionales y legales que rigen la función administrativa, y en el cual se establezca el procedimiento para la selección objetiva de las personas con quienes se celebren los contratos.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el régimen especial en materia de contratación atribuido a la UPME por la Ley 143 de 1994 y ratificado por el Decreto 1258 de 2013, le impone el deber de aplicar, en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en las leyes que regulan la materia.
Que la obligación legal de mantener vigentes las políticas de mejora continua, exige la readecuación del reglamento de contratación de la UPME, a las normas que rigen la contratación entre particulares, lo que comporta el régimen especial atribuido a la entidad por la Ley 143 de 1994 y ratificado por el Decreto 1258 de 2013.
Que en concordancia con lo dispuesto en el mencionado artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, así como con los lineamientos del Consejo de Estado, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y el control interno de la UPME, se hace necesario actualizar su reglamento interno de contratación, inspirado en los principios constitucionales y legales que enmarcan la gestión administrativa, la gestión fiscal y atendiendo la cadena presupuestal.
ART. 1º—Objeto. El presente reglamento tiene por objeto regular la gestión contractual de la UPME, con el fin de que la misma se desarrolle con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, libertad de concurrencia en los procedimientos de selección, transparencia en la gestión contractual y selección objetiva en la escogencia de los contratistas.
Así mismo, este reglamento tiene por objeto determinar las reglas generales para la planeación, suscripción, ejecución y liquidación de los contratos que se suscriban entre la Unidad de Planeación Minero-Energética y sus contratistas.
ART. 2º—Alcance. El presente reglamento regirá todas las actuaciones administrativas que adelante la UPME para la selección de contratistas e, igualmente, será aplicable a todos los negocios jurídicos en los que esta haga parte, ya sea con personas de derecho privado o con entidades u organismos de derecho público.
ART. 3º—Políticas institucionales en materia de contratación. Por mandato legal, la UPME cuenta con un régimen especial en materia de contratación, en el marco de los principios que rigen la función administrativa y el gasto público, así como el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, lo cual implica:
3.1. Los procedimientos administrativos para la selección de los contratistas se regirán por los principios constitucionales y legales de la función administrativa y por los principios generales del derecho público.
3.2. Las actuaciones administrativas contractuales se someterán a lo dispuesto en las normas de derecho privado que regulan cada tipología contractual, así como las disposiciones contenidas en el presente manual, en lo aplicable de la Ley 1437 de 2011, la Ley 489 de 1998, o en las normas que modifiquen o deroguen la normativa antes señalada.
3.3. En todos los procedimientos precontractuales, así como en la ejecución y liquidación de los contratos celebrados por la UPME, se observarán las reglas presupuestales, consagradas en el estatuto general de presupuesto vigente y demás normas que regulan la materia.
3.4. Siempre que en los términos de referencia y demás documentos contractuales, se refiera a días, se entenderá que aquellos son hábiles.
3.5. Por contar la UPME con régimen especial, no sujeto a las disposiciones contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no se podrán incluir en el contrato cláusulas excepcionales.
3.6. En la secretaría general de la UPME debe mantenerse todo el archivo unificado de los expedientes contractuales.
ART. 4º—Fines de la contratación. En los procedimientos de selección de contratistas, la UPME establecerá reglas de participación y factores de calificación mediante los cuales se garantice la consecución del objeto del contrato y el cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad.
Así mismo, con la suscripción de los contratos resultantes de los procedimientos administrativos, tanto la UPME como el contratista articularán los intereses, tanto públicos como privados, a fin de procurar el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
De los actores que participan en la contratación de la UPME
ART. 5º—Derechos y deberes de las partes. La lealtad contractual y la buena fe exenta de culpa así como los principios que orientan la función administrativa constituirán los presupuestos fundamentales sobre los cuales se construirá la relación contractual entre la UPME y sus contratistas.
5.1. En desarrollo de lo anterior, la UPME:
5.1.1. Tendrá la potestad de estructurar las condiciones del contrato a celebrar.
5.1.2. Tendrá derecho a recibir ofrecimientos convenientes para los intereses públicos.
5.1.3. Exigirá ofrecimientos que se ajusten a sus necesidades y a que con los mismos se garantice el cumplimiento de las funciones públicas atribuidas por las normas legales o reglamentarias.
5.1.4. Reclamará a los proponentes la respectiva responsabilidad por la veracidad o inexactitud de la información suministrada.
5.1.5. Tendrá derecho a exigir las garantías necesarias para asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las obligaciones que emanen de los contratos.
5.1.6. Exigirá de los contratistas el cumplimiento integral de las obligaciones emanadas de los contratos y, cuando a ello haya lugar, tendrá el deber de adelantar todos los procedimientos y gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sumas de dinero que se causen a su favor.
5.1.7. Tendrá derecho a que se reajusten los precios o se revise el valor total de los contratos, cuando circunstancias extraordinarias, imprevisibles o irresistibles, alteren o agraven la prestación de futuro cumplimiento a cargo de la UPME y que le resulte excesivamente onerosa.
5.1.8. Tendrá derecho a revisar, auditar y/o supervisar, de manera directa o a través de terceros, todos los aspectos, circunstancias y condiciones atinentes a las exigencias de calidad e idoneidad que hayan sido ofrecidas por los proponentes o pactadas con los contratistas.
5.1.9. Suministrará información completa y clara, con base en la cual le resulte posible a los proponentes y demás interesados conocer todas las condiciones técnicas esenciales para el cumplimiento del contrato y llevar a cabo los análisis presupuestales y de mercado que estimen pertinentes.
5.1.10. Publicará la información y las actuaciones o decisiones que adopte en desarrollo o como consecuencia de los procedimientos de selección de contratistas.
5.1.11. Adoptará las acciones conducentes a obtener el cumplimiento integral del objeto del contrato celebrado.
5.1.12. Tendrá en cuenta que el objeto del contrato goza de relevancia pública y, en consecuencia, dicho objeto deberá guardar plena consonancia con las funciones públicas atribuidas por las normas legales o reglamentarias.
5.1.13. Cumplirá con todas las obligaciones, cargas y deberes que le imponen la Constitución y la ley.
5.2. A su turno, los contratistas:
5.2.1. Tendrán derecho a que sus ofrecimientos sean tenidos en cuenta para la adjudicación del contrato, siempre que se ajusten a las exigencias contenidas en los términos de referencia.
5.2.2. Tendrán derecho a participar en condiciones de igualdad en las modalidades de selección de contratistas que adelante la UPME.
5.2.3. Tendrán derecho a exigir que los términos de referencia contengan reglas claras y objetivas que hagan posible la participación y la libre competencia entre los proponentes.
5.2.4. Deberán suministrar oportunamente información veraz, clara y completa dentro de la gestión contractual de la UPME.
5.2.5. Responderán patrimonialmente por sus ofrecimientos y por la información suministrada en desarrollo de las modalidades de selección de contratistas, así como por aquella información o documentación presentada en ejecución de los contratos.
5.2.6. Pondrán a disposición de la UPME, toda su capacidad jurídica, técnica, económica y logística a fin de lograr el cumplimiento integral de las obligaciones pactadas en el contrato.
5.2.7. Pondrán a disposición de la UPME, toda la información y condiciones técnicas o logísticas que sean necesarias para la revisión, auditoría o supervisión del contrato.
5.2.8. Garantizarán las condiciones de calidad e idoneidad que hayan sido exigidas en los términos de referencia.
5.2.9. Tendrán en cuenta que la ejecución del objeto del contrato tiene como propósito el cumplimiento de las funciones públicas a cargo de la UPME y contribuye al logro de los fines esenciales del Estado.
5.2.10. Garantizarán el manejo y uso de la información, con estricta sujeción a las normas sobre derechos de autor y confidencialidad.
5.2.11. Tendrán derecho a recibir el pago por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo y a que la misma se mantenga en las condiciones inicialmente convenidas y,
5.2.12. Cumplirán con todas las obligaciones, cargas y deberes que les imponen la Constitución y la ley.
ART. 6º—Régimen de inhabilidades e incompatibilidades. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, la UPME está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas constitucional y legalmente para la contratación estatal.
ART. 7º—Conflicto de intereses. Se entenderá por conflicto de interés toda situación que impida al contratista tomar una decisión imparcial en relación con la ejecución del contrato, de manera que el interés particular adquiera el carácter de irreconciliable frente al interés general. En el marco de esta premisa se presentará conflicto de interés cuando ocurran, entre otros, algunos de los siguientes supuestos:
7.1. El concepto que deba emitir el contratista implique un beneficio directo para él.
7.2. El concepto que deba emitir el contratista implique un beneficio para los socios o el grupo básico de profesionales que forman parte del equipo de trabajo del contratista, en todo caso que afecte los intereses del Estado.
7.3. Cuando los efectos de la decisión que deba tomar el contratista recaigan en un tercero, bien sea persona natural o jurídica, con el cual este ejerza representación legal o tenga una relación profesional o comercial, y la decisión afecte los intereses del Estado.
PAR. 1º—En todos los casos en que la realización de un estudio o concepto traiga como consecuencia el riesgo de configuración de un conflicto de interés, se deberá dejar constancia de esta situación en los estudios previos.
PAR. 2º—Los proponentes declararán que ellos, sus directivos, asesores y el equipo de trabajo con que ejecutarán los servicios a contratar, no se encuentran incursos en conflicto de interés, la cual se entenderá prestada con la suscripción de la carta de presentación de la propuesta.
PAR. 3º—Cuando sea imperiosa la necesidad de contratar estudios o conceptos con terceros, la UPME adoptará las medidas de salvaguarda que resulten necesarias para neutralizar la posible configuración de conflictos de interés. Para tal fin, establecerá en los estudios previos y términos de referencia los requisitos que regirán para el contratista, el personal vinculado al mismo, y los funcionarios de la entidad encargados de la estructuración técnica de los mencionados estudios y términos de referencia, así como de la revisión, auditoría o supervisión del contrato.
ART. 8º—Competencia para contratar. El director de la UPME es competente para:
8.1. Ordenar el gasto.
8.2. Seleccionar a los proponentes con quienes se celebrarán los contratos; y
8.3. Emitir los actos de adjudicación, selección o declaratoria de desierto de un proceso de selección.
ART. 9º—Funcionarios responsables de la actividad contractual. La gestión contractual corresponderá a los cargos que se indican a continuación:
9.1. Director general.
En este cargo recaen las siguientes responsabilidades:
9.1.1. Adoptar todas las decisiones que deban tomarse en desarrollo de las actividades de las modalidades de selección de contratistas.
9.1.2. Orientar de manera general la ejecución de los contratos que suscriba la UPME.
9.1.3. Presidir los comités de contratación a que se refiere el presente reglamento.
9.1.4. Aprobar anualmente el plan de inversión de la entidad, el cual podrá ser ajustado de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.
9.2. Subdirector de área y/o jefe de oficina:
En estos empleos recaen las siguientes responsabilidades:
9.2.1. Definir la necesidad técnica a contratar de los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo e incluirla en el plan de contratación de la entidad, en el marco del objeto, alcance y actividades del proyecto de inversión que corresponda y sujeta a la aprobación del ordenador del gasto.
9.2.2. Aprobar los estudios previos de los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo.
9.2.3. Establecer el monto del presupuesto de cada una de las necesidades a contratar relacionadas con los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo, en el marco del objeto, alcance y actividades del proyecto de inversión que corresponda y sujeto a la aprobación del ordenador del gasto.
9.2.4. Aprobar los requisitos técnicos de participación, así como los factores técnicos de calificación de cada uno de los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo.
9.2.5. Coordinar al interior de la dependencia a su cargo, todas las actividades a que se hace referencia en este reglamento interno.
9.2.6. Formar parte del comité de contratación de inversión a que se refiere el presente reglamento.
PAR.—Para los efectos del presente reglamento el subdirector, secretario general o jefe de oficina se denominará “funcionario autorizado”.
9.3. Secretario general.
9.3.1. Establecer el monto del presupuesto de cada una de las necesidades a contratar relacionadas con los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo.
9.3.2. Formular recomendaciones a la dirección general en relación con los trámites contractuales.
9.3.3. Impulsar a través del grupo interno de trabajo de gestión jurídica y contractual, las actividades de las diferentes modalidades de selección de contratistas que adelante la UPME.
9.3.4. Emitir a través del grupo de gestión jurídica y contractual, conceptos jurídicos en materia contractual.
9.3.5. Formar parte de los comités de contratación a que se refiere el presente reglamento.
9.4. El coordinador del grupo interno de trabajo gestión jurídica y contractual.
En este coordinador recaen las siguientes responsabilidades:
9.4.1. Asesorar y emitir conceptos sobre los asuntos que, en materia jurídica y de contratación, le sean sometidos a su consideración por parte de cualquiera de los funcionarios responsables de la actividad contractual a que se refiere el presente artículo.
9.4.2. Definir los aspectos jurídicos y contractuales, especialmente los elementos que se deben incorporar en las fichas técnicas, estudios previos, términos de referencia y demás documentos requeridos en la gestión contractual.
9.5. El asesor de planeación adscrito a la dirección general.
En este asesor recaen las siguientes responsabilidades:
9.5.1. Elaborar las investigaciones y estudios económicos que resulten pertinentes para la consecución de los recursos financieros necesarios para su ejecución, y la contratación de los proyectos de inversión necesarios para el cumplimiento de la misión de la entidad.
9.5.2. Revisar la pertinencia y coherencia del presupuesto, objeto y actividades a contratar con los proyectos registrados en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional (BPIN).
9.5.3. Presentar los informes de seguimiento a la ejecución presupuestal prevista de los proyectos de inversión de la UPME y sugerir los ajustes pertinentes.
ART. 10.—Capacidad para contratar. La UPME suscribirá los contratos resultantes de las modalidades de selección de contratistas, con:
10.1. Personas naturales nacionales o extranjeras, que tengan plena capacidad de actuar de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y que no se encuentren incursas en causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, conforme a las reglas previstas en la ley y en el presente reglamento interno de contratación.
10.2. Personas jurídicas nacionales o extranjeras, que tengan plena capacidad de actuar de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y que no se encuentren incursas en causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, conforme a las reglas previstas en la ley y en el presente reglamento interno de contratación.
10.3. Proponentes conjuntos conformados por personas naturales o jurídicas.
PAR.—Las personas jurídicas, ya sea nacionales o extranjeras, deberán acreditar por lo menos que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. En ningún caso, la UPME exigirá un tiempo específico de existencia anterior a la fecha de cierre de los procesos en cualquiera de las modalidades de selección de contratistas o de antigüedad de los proponentes, sin perjuicio de lo que en los términos de referencia se disponga en relación con la experiencia de los proponentes.
ART. 11.—Proponentes conjuntos. Los proponentes conjuntos estarán integrados por personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras; serán alianzas empresariales estratégicas creadas mediante contratos de asociación a riesgo compartido que tendrán como objeto la presentación de una única propuesta ante la UPME, para la adjudicación, celebración y ejecución total del contrato.
Por virtud de la asociación a riesgo compartido, cada una de las personas que integra el proponente conjunto se compromete a poner a disposición del contrato celebrado su capacidad jurídica, técnica, tecnológica, financiera, patrimonial, logística y administrativa, y su experiencia, con el fin de aunar esfuerzos tendientes a lograr el cumplimiento integral del objeto contratado y responder solidariamente frente a la UPME por la ejecución del contrato. La duración del proponente conjunto será coincidente con el plazo de ejecución del contrato y un año más.
Para los efectos del presente reglamento, se entenderán por proponentes conjuntos los siguientes casos:
11.1. Consorcio.
Cuando dos o más personas creen mediante contrato de asociación a riesgo compartido una alianza estratégica empresarial para la presentación de la propuesta ante la UPME, la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, en el cual se disponga que las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.
La UPME aplicará el régimen previsto en el presente reglamento para los consorcios, cuando en el contrato de asociación a riesgo compartido los integrantes hayan manifestado su intención de constituir un consorcio.
11.2. Unión temporal.
Cuando dos o más personas creen mediante contrato de asociación a riesgo compartido una alianza estratégica empresarial para la presentación de la propuesta ante la UPME, la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, en el cual se disponga que las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
La UPME aplicará el régimen previsto en el presente reglamento para las uniones temporales, cuando en el contrato de asociación a riesgo compartido los integrantes hayan manifestado su intención de constituir una unión temporal.
A falta de manifestación expresa, o ante contradicciones o ambigüedades en el contrato de asociación a riesgo compartido mediante el cual se constituya el proponente conjunto, la UPME aplicará las disposiciones previstas para los consorcios.
11.3. Promesa de sociedad solemne o consensual.
Cuando dos o más personas creen mediante contrato de promesa una alianza estratégica empresarial para la presentación de la propuesta, cuya obligación de celebrar el contrato de sociedad se encuentra sujeta a la condición de que el contrato resultante de cualquiera de las modalidades de selección de contratistas sea adjudicado por parte de la UPME, con la antelación suficiente a la celebración y ejecución del contrato adjudicado, los integrantes cumplirán con la obligación de constituir la sociedad.
Para efecto de lo anterior, los integrantes responderán solidaria e ilimitadamente de las operaciones que celebren o ejecuten en desarrollo de los negocios de la sociedad prometida, antes de su constitución, cualquiera que sea la forma legal que se pacte para ella.
Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman y todos estos responderán solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones pactadas.
ART. 12.—Registro único de proponentes. La UPME podrá solicitar que los proponentes se encuentren inscritos en el registro único de proponentes de la cámara de comercio del domicilio principal de estos.
Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de tal exigencia, a las personas extranjeras en los términos de referencia se determinarán los requisitos análogos al registro único de proponentes.
ART. 13.—Control ciudadano. La UPME brindará especial apoyo y colaboración a las personas y asociaciones que emprendan campañas de control y vigilancia de la gestión contractual y oportunamente suministrará la información que requieran estas personas para el cumplimiento de tales tareas de conformidad con lo establecido en la ley.
ART. 14.—Veedurías. En desarrollo de la gestión contractual a cargo de la UPME, las veedurías ciudadanas podrán:
14.1. Conocer los proyectos, programas, recursos presupuestales asignados y los cronogramas de ejecución previstos para cada modalidad de selección de contratistas.
14.2. Solicitar y obtener de la UPME toda la información atinente a los contratos suscritos.
14.3. Ejercer las facultades que les reconozca la Constitución Política y la ley.
Comité de contratación de inversión
ART. 15.—Comité de contratación de inversión. El comité de contratación de inversión de la UPME conocerá y emitirá recomendaciones de los asuntos relacionados con la gestión contractual a financiar con recursos de inversión. En desarrollo de sus funciones el comité deberá evaluar, estudiar, asesorar y recomendar al ordenador del gasto acerca de la contratación de los bienes y/o servicios necesarios para el logro de los objetivos misionales de la entidad.
15.1. Integración del comité de contratación de inversión.
El comité de contratación de inversión estará integrado de la siguiente manera:
15.1.1. Por el director general, quien lo presidirá.
15.1.2. Por el secretario general.
15.1.3. Por el subdirector de energía eléctrica.
15.1.4. Por el subdirector de minería.
15.1.5. Por el subdirector de demanda.
15.1.6. Por el subdirector de hidrocarburos.
15.1.7. Jefe de oficina de gestión de proyectos de fondos.
15.1.8. Jefe de oficina de gestión de la información.
Como invitados permanentes se integrarán los siguientes funcionarios, quienes actuarán con voz pero sin voto:
— Los asesores adscritos a la dirección general, y
— El profesional especializado de la secretaría general encargado de las actividades de contratación, quien será el secretario del comité.
PAR. 1º—El comité de contratación de inversión podrá invitar a los funcionarios y/o asesores que considere pertinentes para el desarrollo del mismo, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto.
PAR. 2º—Las dependencias responsables de la contratación respectiva deberán presentar las fichas de los contratos de acuerdo con los parámetros definidos por el grupo de gestión jurídica y contractual de la secretaría general, por lo menos con dos (2) días hábiles de antelación a la fecha de la respectiva sesión ordinaria del comité de contratación de inversión.
ART. 16.—Funciones del comité de contratación de inversión. Se atribuyen al comité de contratación de inversión las siguientes funciones:
16.1. Formular políticas, criterios y estrategias internas en materia de contratación.
16.2. Estudiar y recomendar al ordenador del gasto la aprobación del plan de Inversión de cada vigencia y sus modificaciones.
16.3. Realizar seguimiento a la ejecución del plan de inversión y efectuar recomendaciones de control al cumplimiento de las metas fijadas en el plan.
16.4. Revisar y formular observaciones a las fichas de los proyectos de inversión a contratar, con el fin de determinar si se ajustan en sus componentes técnico y económico a las necesidades requeridas por la UPME.
16.5. Establecer las estrategias y mecanismos que permitan maximizar los recursos asignados para la contratación de bienes y servicios, susceptibles de financiar con recursos de inversión.
16.6. Citar a las áreas responsables de proyectos con el fin de que las mismas expliquen ante el comité actuaciones de contratación que estime pertinentes.
16.7. Formular recomendaciones al ordenador del gasto en los procedimientos precontractuales, de selección, adjudicación o terminación, cuando las circunstancias lo ameriten.
16.8. Formular sugerencias y recomendaciones para ajustar y actualizar el reglamento interno de contratación de la UPME y conocer de dichas reformas.
16.9. Las demás funciones que estén acordes a la naturaleza del propio comité y que resulten necesarias para el cumplimiento de las funciones antes descritas.
ART. 17.—Sesiones del comité de contratación de inversión. Las sesiones del comité de contratación de inversión serán ordinarias o extraordinarias y se llevarán a cabo en forma presencial o no presencial.
17.1 Sesiones ordinarias.
El comité de contratación de inversión sesionará de forma presencial o virtual de manera ordinaria dos veces al mes, cuya fecha será establecida a juicio del Director general.
17.2 Sesiones extraordinarias.
El comité de contratación sesionará de manera extraordinaria en cualquiera de los siguientes casos:
17.2.1. Cuando exista convocatoria previa efectuada por el director general; o
17.2.2. Cuando las necesidades misionales hagan imperiosa la modificación del plan de inversión.
PAR.—Para sesionar, el despacho del director general de la UPME convocará a los miembros indicando el orden del día propuesto y remitiendo la(s) ficha(s) correspondiente(s).
ART. 18.—Deliberaciones. Para deliberar válidamente, el comité de contratación de inversión deberá contar con la mayoría simple de los integrantes.
Todas las recomendaciones y decisiones del comité se adoptarán por mayoría simple de los asistentes, siempre y cuando se tenga quórum de deliberación, y en caso de empate, el asesor de planeación de la entidad tendrá voto y para este único propósito se tendrá como integrante del comité de contratación de inversión.
ART. 19.—Actas del comité de contratación de inversión.
Todas las sesiones del Comité de Contratación de Inversión deberán constar en Actas, las cuales deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:
19.1. Orden del día.
19.2. Constancia del quórum de deliberación.
19.3. Resumen de las decisiones adoptadas; y
19.4. Registro de las constancias que se hubieren planteado por los miembros del comité.
Comité de compras y gastos generales
ART. 20.—Comité de compras y gastos generales. El comité de compras y gastos generales de la Unidad de Planeación Minero-Energética, conocerá de los asuntos relacionados con la adquisición de bienes y servicios que se requieran con presupuesto de funcionamiento, el cual estará conformado así:
20.1. El director general o su delegado, quien lo presidirá.
20.2. El secretario general.
20.3. El profesional especializado de la secretaría general quien tiene funciones de compras o a quien se delegue o designe por parte del ordenador del gasto, y quien actuará como secretario del comité.
20.4. El profesional especializado del área financiera o a quien se delegue o designe.
20.5. El asesor jurídico y/ o coordinador del grupo interno de trabajo de gestión jurídica y contractual.
PAR.—Los integrantes del comité podrán invitar a servidores públicos de la unidad cuando a su juicio, la opinión de estos sea importante para la definición de las necesidades de compras o servicios de funcionamiento de la entidad. Los invitados tendrán voz pero no voto.
ART. 21.—Deliberaciones. Para deliberar válidamente, el comité de compras y gastos generales deberá contar con la mayoría simple de los integrantes.
ART. 22.—Funciones del comité de compras y gastos generales. Corresponde al comité de compras y gastos generales el ejercicio de las siguientes funciones:
22.1. Estudiar y aprobar el plan anual de adquisiciones, para la vigencia correspondiente.
22.2. Aprobar las modificaciones al plan anual de adquisiciones que sean sometidas a su consideración.
22.3. Aprobar las contrataciones para la adquisición de bienes y servicios requeridos del presupuesto de gastos generales con fundamento en las previsiones establecidas en el artículo vigésimo tercero.
22.4. Efectuar seguimiento al nivel de ejecución del plan anual de adquisiciones.
22.5. Presentar los informes de ejecución que sean requeridos.
22.6. Las demás que le sean asignadas.
PAR.—La elaboración del plan anual de adquisiciones corresponderá al profesional especializado que tiene asignadas las funciones de compras de la entidad, en desarrollo de las directrices de la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente.
ART. 23.—Procedencia de aprobación del comité de compras y gastos generales. La adquisición de bienes o servicios con presupuesto de funcionamiento y/o gastos generales cuando su cuantía sea inferior a 50 smmlv no requerirá de la aprobación del comité de compras y gastos generales, siempre y cuando se encuentre previsto en el detalle del plan anual de adquisiciones.
ART. 24.—Sesiones del comité de compras y gastos generales. El comité se reunirá cuando las necesidades de adquisiciones de bienes o servicios con presupuesto de funcionamiento lo requieran.
ART. 25.—Actas del comité de compras y gastos generales. Todas las sesiones del comité de contratación de compras y gastos generales deberán constar en Actas, las cuales deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:
25.1. Orden del día.
25.2. Constancia del quórum de deliberación.
25.3. Resumen de las decisiones adoptadas; y
25.4. Registro de las constancias que se hubieren planteado por los miembros del comité.
ART. 26.—Comité de evaluación. El comité de evaluación será el grupo interdisciplinario de funcionarios o colaboradores de la UPME encargado de llevar a cabo la evaluación y calificación de las propuestas, en desarrollo de la gestión contractual de la entidad.
Este comité estará conformado para el respectivo procedimiento de selección de contratistas, de conformidad con lo dispuesto en los términos de referencia y este reglamento, con el acompañamiento permanente de un abogado del grupo interno de trabajo de gestión jurídica y contractual de la entidad.
Corresponde al ordenador del gasto conformar el comité de evaluación, que estará integrado por funcionarios de por lo menos dos dependencias misionales de la UPME, cuya designación deberá llevarse a cabo antes de la evaluación de las propuestas.
El número de miembros del comité de evaluación dependerá de los aspectos a evaluar y de la complejidad de las propuestas presentadas.
ART. 27.—Funciones del comité de evaluación. Como equipo interdisciplinario, los miembros deberán llevar a cabo la evaluación de las propuestas en todos los aspectos que las componen y, en tal virtud, tendrá las siguientes funciones básicas:
27.1. Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes.
27.2. Evaluar los factores de calificación y asignar los puntajes correspondientes.
27.3. Solicitar aclaraciones o subsanaciones cuando a ello haya lugar, en la forma establecida en los términos de referencia.
27.4. Presentar ante el ordenador del gasto los informes preliminares y definitivos de evaluación, de conformidad con lo establecido en el presente reglamento.
27.5. Definir el orden de elegibilidad de las propuestas.
27.6. Dar respuesta a las observaciones que se formulen al informe de evaluación.
27.7. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación del contrato o terminación del proceso; y,
27.8. Las demás funciones que sean inherentes a la naturaleza del comité y necesarias para el cumplimiento de las funciones antes descritas.
PAR.—La evaluación de las propuestas se llevará a cabo por los miembros del Comité, en atención a las especialidades de cada uno y conforme a los aspectos que forman parte de la propuesta a evaluar, con el acompañamiento permanente del abogado del grupo interno de gestión jurídica y contractual que se designe para el proceso contractual respectivo.
ART. 28.—Procesos en los que no se requiere comité de evaluación. La UPME no conformará comité de evaluación cuando se adelante el procedimiento de selección de oferta única o solicitud simplificada de ofertas, en cuyo caso se procederá, por intermedio de la secretaría general, a la verificación del cumplimiento de las exigencias establecidas. Cuando la verificación de las exigencias técnicas en estos procesos de selección sea de tal naturaleza que requiera un conocimiento específico, el ordenador del gasto designará a un funcionario con experticia en el tema para que proceda a efectuar la revisión del cumplimiento.
De los principios que orientan los procedimientos de selección de contratistas
ART. 29.—Principio de planeación. En virtud del principio de planeación, la UPME llevará a cabo las siguientes actuaciones en los estudios previos:
29.1. Se definirá la justificación y pertinencia del proyecto a contratar.
29.2. Definirá las especificaciones técnicas esenciales de la necesidad a contratar.
29.3. El estudio de mercado o análisis económico del valor del contrato.
29.4. Tipificará y asignará los riesgos ligados a la contratación.
29.5. Definirá y justificará los criterios de selección, así como los requisitos de experiencia que serán exigidos en los términos de referencia, cuando a ellos haya lugar.
29.6. Se realizará el análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.
ART. 30.—Principio de selección objetiva. En virtud del principio de selección objetiva, la UPME adelantará los procedimientos de selección de contratistas teniendo en cuenta los siguientes preceptos:
30.1. En los procesos de selección de contratistas se establecerán reglas claras y completas.
30.2. En los procesos de selección de contratistas, se establecerán requisitos mínimos de participación que deban cumplir los proponentes con el fin de garantizar la satisfacción de la necesidad a contratar. Conforme a lo anterior, cuando a ello haya lugar, se establecerán los siguientes requisitos:
30.2.1. Requisitos jurídicos: mediante los cuales se establecerán exigencias tendientes a verificar la capacidad jurídica para contratar.
30.2.2. Requisitos financieros: mediante los cuales se establecerán exigencias tendientes a verificar la capacidad financiera para ejecutar el contrato, la cual será proporcional y razonable al presupuesto oficial.
30.2.3. Requisitos de experiencia: Mediante los cuales se establecerán exigencias tendientes a verificar la idoneidad del proponente para la ejecución del contrato; y
30.2.4. Requisitos Técnicos: Mediante los cuales se establecerán exigencias técnicas esenciales sin las cuales resulta imposible ejecutar contrato.
30.3. En los procesos de selección de contratistas, cuando a ellos haya lugar, se establecerán factores de calificación que serán ponderables por parte de la UPME. Dichos factores de calificación atenderán los siguientes criterios:
30.3.1. Ofrecimientos técnicos: Se definirán puntajes para aquellos ofrecimientos que resulten convenientes o ventajosos para los intereses de la entidad y que guarden relación con la necesidad a contratar; y
30.3.2. Ofrecimientos económicos: Cuando se considere necesario se definirán puntajes para aquellos ofrecimientos que resulten convenientes para los intereses económicos y presupuestales de la entidad.
30.4. En los procesos de selección de contratistas, cuando a ellas haya lugar, se definirán causales de desempate, para lo cual se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
30.4.1. Las causales de desempate no constituirán una precalificación de los proponentes.
30.4.2. Las causales de desempate podrán tener en cuenta criterios objetivos que permitan apoyar a la industria nacional.
30.4.3. Las causales de desempate atenderán a criterios objetivos que definan el ofrecimiento más favorable, teniendo en cuenta los factores de calificación.
30.5. En los procesos de selección de contratistas, cuando a ellos haya lugar, se hará distinción entre los requisitos de participación y los factores de calificación.
30.6. La UPME no rechazará las propuestas por falta de documentos que verifiquen los requisitos mínimos habilitantes del proponente, o que soporten elementos del contenido de las mismas y que no sean necesarios para la comparación entre ellas, los cuales podrán ser aclarados durante el plazo que se defina en los términos de referencia.
30.7. En los procedimientos de selección de contratistas, los proponentes tendrán la posibilidad de hacer uso de la regla de subsanabilidad de sus propuestas, siempre que tales aspectos se refieran o recaigan en circunstancias ocurridas antes del cierre, esto es, antes del vencimiento del plazo para presentar la propuesta.
30.8. En la instancia de aclaración, los proponentes no podrán mejorar, condicionar o alterar sus ofrecimientos, so pena de rechazo de la propuesta.
ART. 31.—Principio de responsabilidad. En virtud de este principio en la actividad contractual, los funcionarios de la UPME son responsables cuando con su actuar generen perjuicios al contratista o proponente, y también lo son estos en la misma actividad, cuando ocasionen perjuicios a la UPME.
ART. 32.—Principio de igualdad. En virtud del principio de igualdad, se garantizará que en los términos de referencia, la UPME definirá reglas objetivas con base en las cuales se permita a todos los interesados participar en los procedimientos de selección de contratistas, sin que existan privilegios o discriminaciones para uno o varios de los participantes.
En ejercicio del derecho de subsanación, los proponentes podrán subsanar la prueba de la condición habilitante, pero no la condición habilitante y, en ningún caso, podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a la fecha de cierre del procedimiento de selección de contratistas.
ART. 33.—Principio de moralidad. En virtud del principio de moralidad, la UPME definirá reglas de participación que salvaguarden la legalidad e, igualmente, se adoptarán las medidas encaminadas a garantizar que la actuación del servidor atienda los intereses públicos.
ART. 34.—Principio de eficacia. En virtud del principio de eficacia, la UPME tendrá en cuenta que tanto los términos de referencia como el contrato celebrado deberán lograr los propósitos para los cuales fueron establecidos. En consecuencia:
La UPME indicará en los términos de referencia el momento hasta el cual los interesados podrán solicitar aclaraciones a sus dudas, sugerencias, observaciones e inquietudes, siempre que las mismas se refieran a aspectos técnicos esenciales de la necesidad a contratar.
Cuando a ello haya lugar, la UPME procederá a modificar los términos de referencia y, si fuere necesario se modificará la fecha y hora de cierre con el fin de que todos los interesados ajusten sus ofrecimientos.
ART. 35.—Principio de economía. En virtud del principio de economía, la UPME establecerá los actos, trámites y procedimientos esenciales para el cumplimiento de los fines de la contratación; de igual forma garantizará la selección de las propuestas más convenientes para los intereses económicos y patrimoniales de la entidad.
ART. 36.—Principio de celeridad. En virtud del principio de celeridad, la UPME:
36.1. Adelantará el procedimiento de selección de contratistas que resulte pertinente, conforme al objeto del contrato a celebrar, teniendo en cuenta las reglas previstas en el presente reglamento interno de contratación; y
36.2. Adelantará, sin dilaciones injustificadas, los actos y trámites comprendidos en el respectivo procedimiento de selección de contratistas. Para este efecto, dará impulso a todas las actuaciones necesarias, con el fin de acatar los tiempos y plazos establecidos en el presente reglamento.
ART. 37.—Principio de imparcialidad. En virtud del principio de imparcialidad, la UPME establecerá reglas claras y objetivas que no generen privilegios para algunas de ellas.
37.1. Aplicará las causales de inhabilidad, incompatibilidad y conflicto de interés, de conformidad con lo dispuesto en el presente reglamento y en el ordenamiento jurídico vigente; y
37.2. Se abstendrá de establecer un catálogo que contenga las causales de rechazo por aspectos formales de las propuestas.
ART. 38.—Principio de publicidad. En virtud del principio de publicidad, se observarán los siguientes preceptos:
38.1. Todas las actuaciones que se surtan con ocasión de la gestión contractual de la UPME serán públicas, salvo que exista norma legal o constitucional que disponga lo contrario.
38.2. Todas las personas tendrán derecho a obtener información relacionada con los procedimientos de selección de contratistas, con la ejecución de los contratos y a obtener de los contratistas, toda la información que, conforme al ordenamiento jurídico, sea pública.
ART. 39.—Principio de prevalencia del interés general. En virtud del principio de prevalencia del interés general, todas las actuaciones que se surtan con ocasión de la gestión contractual de la UPME procurarán el cumplimiento de las funciones atribuidas a esta entidad por virtud de la ley o los reglamentos.
ART. 40.—Principio de buena fe. En virtud del principio de buena fe:
40.1. Tanto la UPME como los particulares presumirán la buena fe en todas las actuaciones que se adelanten con ocasión de la gestión contractual de la entidad.
40.2. Se garantizará al proponente que su propuesta será tenida en cuenta para la adjudicación del contrato, cuando la misma resulte la más conveniente para la entidad.
40.3. En los términos de referencia no se exigirán más documentos de aquellos que sean necesarios para la evaluación de las propuestas o para la comparación objetiva entre las mismas; y,
40.4. En todo caso, cuando se adviertan circunstancias que desvirtúen la presunción de buena fe, la UPME no se amparará en este principio, so pretexto de adjudicar el contrato.
ART. 41.—Debido proceso.
En virtud del principio del debido proceso, la UPME dará cabal cumplimiento a todas las etapas y actos comprendidos en el respectivo procedimiento de selección de contratistas. Por tanto la UPME
41.1. Establecerá instancias que permitan a los proponentes y demás interesados controvertir las decisiones adoptadas por la entidad en desarrollo de la gestión contractual, sin perjuicio de lo establecido en el presente reglamento sobre el acto administrativo de adjudicación; y,
41.2. En el trámite de los procedimientos administrativos de selección de contratistas, establecerá actos con fundamento en los cuales a los proponentes les resulte posible conocer las observaciones que sobre sus propuestas hayan sido presentadas por los demás interesados, a fin de permitirles que aclaren o defiendan sus propios ofrecimientos. El derecho de defensa de sus ofrecimientos no es, en modo alguno, una autorización o permiso para que los proponentes mejoren, adicionen o complementen la propuesta.
De los procedimientos para la selección de los contratistas
Aspectos generales para todas las modalidades de selección de contratistas
ART. 42.—Términos de referencia. Por términos de referencia, se entenderá el documento elaborado de manera unilateral por la UPME, el cual contiene las especificaciones técnicas de la necesidad que se pretende satisfacer, las reglas que regirán la ejecución del contrato que pretende celebrarse, las reglas y condiciones que serán aplicables para la selección de sus contratistas.
ART. 43.—Requisitos mínimos de participación. La experiencia definida como mínima, la capacidad jurídica o financiera de los proponentes se determinan como requisitos habilitantes que no otorgan puntaje y, por tanto, se considerarán bajo el criterio de admisión o rechazo y solo serán susceptibles de verificación.
Los requisitos habilitantes o de participación le permitirán a los proponentes participar en el procedimiento de selección de contratistas, entendiendo que se trata de exigencias básicas o mínimas que deben tener para cumplir con el contrato proyectado.
ART. 44.—Factores de calificación. Los factores de calificación deberán estructurarse en función de la propuesta, entendida como los elementos del negocio jurídico sobre los cuales la UPME efectuará la comparación de las propuestas para obtener la más favorable.
Para la definición de estos factores, se tendrán en cuenta los elementos técnicos y económicos de escogencia y en los términos de referencia se realizará una ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos.
El ofrecimiento más favorable es aquel que teniendo en cuenta los factores de calificación y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, resulta ser el más ventajoso para la UPME, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los términos de referencia.
La calificación de los factores se llevará a cabo respecto de aquellos proponentes que en la verificación de los requisitos habilitantes o de participación hayan demostrado el cumplimiento de tales requisitos, necesarios para celebrar el contrato.
ART. 45.—Modalidades de selección. Los procesos de contratación de la Unidad de Planeación Minero-Energética para la adquisición de bienes y servicios, se adelantarán mediante procedimientos públicos y excepcionalmente mediante el procedimiento de oferta única.
Los procedimientos de selección se adelantarán bajo las siguientes modalidades:
45.1. Oferta única
La selección mediante oferta única procede por las siguientes causales:
45.1.1. Convenios o contratos interadministrativos.
45.1.2. Adquisición de bienes o servicios cuya cuantía sea igual o inferior a 28 smmlv.
45.1.3. Los contratos para la realización de actividades científicas o tecnológicas, para lo cual se tendrá en cuenta lo dispuesto en el Decreto-Ley 591 de 1991 y demás normas aplicables.
45.1.4. Los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión.
45.1.5. Los contratos de consultoría o asesoría, de los que se espere se genere un insumo a corto plazo, para la toma de decisiones por parte de la dirección general.
45.1.6. Los contratos de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles, para lo cual la UPME podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado.
45.1.7. Los contratos de compraventa de bienes inmuebles, para lo cual, previa adquisición del inmueble, se solicitará un avalúo comercial que servirá como base de la negociación.
45.1.8. Los contratos de suscripción a información o publicaciones especializadas nacionales o internacionales.
45.1.9. Los contratos de capacitación o bienestar para funcionarios de la UPME.
45.1.10. Si de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios por contratar.
45.1.11. Cuando se trate de contratos intuitu personae, esto es, que se celebren en consideración a las calidades personales del contratista.
45.1.12. Cuando por razones de interés general se estime necesario contratar de manera inmediata la realización de un estudio o asesoría, o la adquisición de un bien o servicio que permita cumplir oportunamente con los cometidos fijados por el Gobierno nacional, relacionados con el cumplimiento de las labores de planeación de los sectores de Energía y Minería o de las funciones administrativas propias de la Unidad de Planeación Minero- Energética, previa presentación de la justificación técnica y económica.
PAR. 1º—En la ficha que se presente ante el comité de contratación de inversión y/o gastos generales, y, en los estudios previos, el funcionario autorizado deberá dejar constancia expresa de la ocurrencia de alguna o algunas de las causales que configuran la contratación bajo esta modalidad, detallando las razones que justifican la necesidad y condiciones de idoneidad del contratista a seleccionar.
PAR. 2º—La adquisición de bienes y servicios bajo esta modalidad requerirá de estudios previos, certificado de disponibilidad presupuestal y de la presentación de documentos que soportan la contratación.
45.2. Solicitud simplificada de ofertas.
La adquisición de bienes y servicios en cuantía mayor a 28 smmlv e inferior o igual a 150 smmlv, se adelantarán mediante el procedimiento de solicitud simplificada de ofertas, para lo cual se deberá cumplir con los siguientes requisitos y etapas:
45.2.1. Elaboración de estudios previos y expedición de certificado de disponibilidad presupuestal.
45.2.2. Publicación de la ficha técnica en el portal único de contratación por el término de cuatro (4) días hábiles. En la ficha deberá detallarse los requerimientos técnicos y económicos del objeto a contratar.
45.2.3. Verificación de las condiciones de la(s) propuesta(s) presentada(s), para lo cual se aplicará lo previsto en el artículo 28 de la presente resolución.
45.2.4. Traslado del informe de verificación de las condiciones de la(s) propuesta(s) presentada(s), por el término de un (1) día para observaciones o comentarios por parte de los proponentes.
45.2.5. Selección de la propuesta más favorable para la UPME, que se entenderá realizada con la firma de la orden de servicio por parte del ordenador del gasto.
45.3. Solicitud abreviada de ofertas.
La adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 150 smmlv e igual o inferior a 450 smmlv, se adelantarán mediante el procedimiento de Solicitud Abreviada de Ofertas, para lo cual se cumplirá con los siguientes requisitos y procedimientos:
45.3.1. Previa elaboración de estudios previos y aprobación por parte del funcionario autorizado, los términos de referencia definitivos, serán publicados en el portal único de contratación.
45.3.2. Dentro del plazo indicado en el cronograma del proceso los interesados formularán por escrito o vía correo electrónico sus inquietudes a los términos de referencia, cuyas respuestas por parte de la UPME serán públicas.
45.3.3. Vencido el término para la presentación de las propuestas, la UPME llevará a cabo la evaluación de las mismas, para lo cual contará con el plazo que se indique en los términos de referencia.
45.3.4. Dentro del plazo de evaluación de propuestas, la UPME podrá requerir a los proponentes para que alleguen los requisitos o documentos susceptibles de ser subsanados, dentro del término razonable y proporcionado que se fije en la solicitud de aclaración.
45.3.5. El informe de evaluación se publicará por dos (2) días hábiles, a fin de que dentro de dicho plazo los proponentes y demás interesados formulen las observaciones que consideren pertinentes, tanto a su propia evaluación como a la evaluación de los demás proponentes.
45.3.6. Finalizado el término para presentación de observaciones, se procederá a la consolidación y respuesta de todas las observaciones y emisión de la recomendación sobre selección o declaratoria de desierto del proceso, por parte del comité evaluador de la UPME.
45.3.7. Surtida la etapa anterior se procederá a la suscripción bilateral de la orden de servicio entre el ordenador del gasto y el contratista.
45.4. Solicitud pública de ofertas.
La adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 450 smmlv, se adelantarán mediante el procedimiento de solicitud pública de ofertas, para lo cual se cumplirá con los siguientes requisitos y etapas:
45.4.1. Previa elaboración de estudios previos y aprobación por parte del funcionario autorizado, el proyecto de términos de referencia, será publicado en el portal único de contratación por un plazo de hasta tres (3) días hábiles, a fin de que los interesados lo conozcan y puedan formular observaciones, inquietudes o sugerencias.
45.4.2. Vencido el término anterior, se procederá a la consolidación y respuesta de todas las observaciones, inquietudes y sugerencias presentadas, las cuales serán publicadas.
45.4.3. Posterior a la publicación del consolidado a que se refiere el numeral anterior, se procederá a la publicidad de términos de referencia definitivos momento en el cual se considera la fecha de apertura del proceso.
45.4.4. Dentro del plazo indicado en el cronograma del proceso, los interesados formularán por escrito o vía correo electrónico sus inquietudes a los términos de referencia.
45.4.5. La UPME en la fecha predefinida en el cronograma de los términos de referencia, celebrará una audiencia con el objeto de dar respuesta a las aclaraciones o precisiones presentadas por los interesados a los mencionados documentos. De la audiencia, se levantará un acta que será suscrita por todos los intervinientes. En esta acta constarán las respuestas que la entidad haya emitido a lo largo de la audiencia y se dejará constancia de aquellas que serán respondidas con posterioridad.
45.4.6. Vencido el término para la presentación de las propuestas, la UPME llevará a cabo la evaluación de las propuestas, para lo cual contará con el plazo que se indique en los términos de referencia.
45.4.7. Dentro del plazo de evaluación de propuestas, la UPME podrá requerir a los proponentes para que alleguen los requisitos o documentos susceptibles de ser subsanados, dentro del término razonable y proporcionado que fije en la solicitud de aclaración.
45.4.8. El informe de evaluación se publicará por tres (3) días hábiles, a fin de que dentro de dicho plazo los proponentes y demás interesados formulen las observaciones que consideren pertinentes, tanto a su propia evaluación como a la evaluación de los demás proponentes.
45.4.9. Vencido el término para presentación de observaciones, se procederá a la consolidación y respuesta de todas las observaciones y emisión de la recomendación sobre adjudicación o declaratoria de desierto del proceso por parte del comité evaluador de la UPME.
45.4.10. Cuando a juicio del director general de la UPME se estime conveniente, el mismo día en que se publique el consolidado de observaciones y respuestas al informe de evaluación, se procederá a la adjudicación del contrato, mediante acto administrativo debidamente motivado.
45.4.11. Suscripción bilateral del contrato entre el ordenador del gasto y el contratista, siempre y cuando el contrato no supere los 1.300 smmlv, caso contrario la suscripción la efectuará la fiduciaria que maneje los recursos presupuestales de la UPME.
PAR.—En el evento de declararse desierto el proceso regulado en este artículo, la entidad podrá iniciarlo nuevamente, prescindiendo de la publicación del proyecto de términos de referencia.
TÍTULO III(sic)
ART. 46.—Informe de evaluación. El informe de evaluación será el documento que soporta la adjudicación o selección de un contratista en los procesos de selección que se requiera.
Cuando a juicio del ordenador del gasto, previa verificación de las observaciones presentadas por los proponentes y demás interesados frente al informe de evaluación o de las respuestas a las observaciones formuladas por los proponentes, se constate la existencia de fundadas razones para replantear el informe de evaluación, se someterá a consideración del comité de contratación de Inversión para que allí se formule la recomendación de una nueva evaluación por parte del grupo de funcionarios que designe el ordenador del gasto.
Una vez realizada la nueva evaluación, el ordenador del gasto podrá apartarse de la evaluación inicial, para lo cual expondrá en el acto administrativo de adjudicación los fundamentos que motivan su decisión.
ART. 47.—Adjudicación. La adjudicación de los contratos, cuando a ello haya lugar, se efectuará conforme a las siguientes reglas:
47.1. La UPME expedirá acto administrativo, en la modalidad de solicitud pública de ofertas de que trata el presente reglamento.
47.2. El acto administrativo de adjudicación es irrevocable y obliga a la UPME y al adjudicatario. Contra el acto de adjudicación no procederán recursos por la vía gubernativa.
47.3. Sin perjuicio de lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, se procederá a revocar el mismo y se adjudicará el contrato a aquel proponente que se encuentre en el segundo nivel del orden de elegibilidad, de conformidad con lo previsto en el presente reglamento, siempre y cuando sea favorable a los intereses de la UPME.
47.4. Si antes de la suscripción del contrato se demuestra que el adjudicatario obtuvo la adjudicación por medios fraudulentos o ilegales, la UPME revocará el acto de adjudicación y procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. En este caso, el contrato se adjudicará a aquel proponente que se encuentre en el segundo nivel del orden de elegibilidad, de conformidad con lo previsto en el presente reglamento, siempre y cuando la propuesta sea favorable a los intereses de la UPME.
47.5. En el acto administrativo de adjudicación se ordenará la publicación del mismo y será notificado en la forma prevista en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Los demás proponentes se entenderán comunicados con la publicación de la decisión en el portal único de contratación.
ART. 48.—Adjudicación mediante audiencia pública. Cuando se estime conveniente a juicio del director general de la entidad, se podrá adjudicar mediante audiencia pública, cuyas reglas serán establecidas en el documento que se emita en la oportunidad correspondiente.
De la audiencia se levantará un acta en la cual se dejará constancia de todas las circunstancias que se estimen convenientes a juicio de la UPME y se deberá dejar constancia de las intervenciones de los interesados, así como de la decisión de la entidad. Con fundamento en la decisión tomada, se procederá a la suscripción del contrato, en la oportunidad que para tal efecto se establezca en los términos de referencia.
ART. 49.—Subasta presencial para la adquisición de bienes o servicios. Cuando se adelante el procedimiento de solicitud abreviada de ofertas u solicitud pública de ofertas para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes, la adjudicación se podrá efectuar a través de la subasta presencial, para lo cual se observarán las reglas contenidas en los respectivos términos de referencia, sin perjuicio de las disposiciones que se establecen a continuación:
49.1. En los términos de referencia se determinará el criterio económico que servirá de base para los lances de ofertas económicas.
49.2. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres que contienen un formulario para la presentación de sus lances. En dicho formulario se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca que no se hará ningún lance de mejora de precios.
49.3. La UPME abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue el menor precio ofertado sin revelar la identidad del proponente.
49.4. Se otorgará a los proponentes un término común señalado en los respectivos términos de referencia para hacer un lance que mejore en forma descendente el menor precio de la oferta a que se refiere el numeral anterior, en el porcentaje que se señalará en los términos de referencia.
49.5. Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados.
49.6. Se volverán a recoger los sobres cerrados de los proponentes.
49.7. Se registrarán los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado en este lance.
49.8. Se considerarán válidos los lances que mejoren en forma descendente el precio de arranque, si se trata del primer lance, o el menor precio de la ronda anterior en lo sucesivo. En los respectivos términos de referencia la UPME indicará que deberá observarse durante la subasta como margen mínimo de cada lance.
49.9. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido.
49.10. Se repetirá el procedimiento descrito en los anteriores numerales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore hacia la baja el menor precio ofertado en la ronda anterior.
49.11. Concluida la subasta, la UPME procederá a adjudicar de manera inmediata al proponente que ofertó el menor precio y se dará a conocer el nombre de este proponente.
49.12. Una vez adjudicado y surtido el proceso de publicidad se procederá a suscribir la respectiva orden o contrato de compra o servicio.
PAR. 1º—De la subasta se deberá levantar un acta o, cuando disponga de los medios para tal efecto, se llevará a cabo el registro electrónico o tecnológico audiovisual de la audiencia. En cualquiera de los casos, se deberán registrar todas las circunstancias que se estimen convenientes a juicio de la UPME e, igualmente, se deberá dejar constancia de la identidad de los proponentes y de los ofrecimientos formulados por cada uno de estos, hasta el resultado final.
PAR. 2º—Cuando no exista pluralidad de proponentes, debido a que no se presentó más de un proponente en la fecha de cierre, la UPME procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes del único proponente y adjudicará el contrato en la forma establecida en el numeral 49.11 del presente artículo.
ART. 50.—Subasta presencial para la venta de bienes o servicio. Cuando se ofrezca en venta cualquier activo de propiedad de la entidad, se seguirá el procedimiento de solicitud abreviada de ofertas. La adjudicación se realizará a través de la subasta presencial, para lo cual se observarán las reglas contenidas en los respectivos términos de referencia, sin perjuicio de las disposiciones que se establecen a continuación:
50.1. En los términos de referencia se determinarán los criterios que servirán de base para la adjudicación mediante subasta.
50.2. Previamente a la audiencia de adjudicación la entidad publicará el informe de verificación sobre el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los proponentes.
50.3. En la fecha y hora señalada para llevar a cabo la audiencia de adjudicación, la UPME abrirá los sobres que contengan las ofertas económicas iniciales de cada proponente y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente cuál fue el de mayor precio ofertado sin revelar la identidad del proponente.
50.4. A continuación se procederá a distribuir los sobres que contienen el formulario para la presentación de una nueva oferta. En el formulario se deberá consignar únicamente el nuevo precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no presentará ninguna mejora de precios.
50.5. Acto seguido se otorgará a los proponentes un término común señalado en los respectivos términos de referencia para que se mejore de manera ascendente la oferta económica del mayor precio ofertado y previamente comunicado en la audiencia.
50.6. Se considerará válido el lance que mejore en forma ascendente el precio de arranque.
50.7. Los proponentes formularán su nueva propuesta económica utilizando los sobres y los formularios suministrados.
50.8. Una vez se recojan los sobres con el formulario entregado, la UPME procederá a adjudicar de manera inmediata al proponente que ofertó el mayor valor por los bienes o grupo de bienes objeto de subasta y se dará a conocer el nombre de este proponente.
50.9. Surtido el proceso de publicidad del acta de adjudicación, se procederá a suscribir el correspondiente contrato de compraventa previo el cumplimiento de los requisitos y formalidades establecidas en los términos de referencia.
PAR. 1º—Sin perjuicio del procedimiento anteriormente mencionado, si la UPME lo considera necesario podrá optar por solicitud de lances sucesivos hasta lograr la obtención del mejor precio para la entidad, procedimiento que deberá consignarse en los términos de referencia.
PAR. 2º—De la audiencia de subasta se deberá levantar un acta o, cuando disponga de los medios para tal efecto, se llevará a cabo el registro electrónico o tecnológico audiovisual de la audiencia. En cualquiera de los casos, se deberán registrar todas las circunstancias que se estimen convenientes a juicio de la UPME e, igualmente, se deberá dejar constancia de los ofrecimientos formulados por cada uno de los proponentes y el resultado final.
PAR. 3º—Cuando no exista pluralidad de proponentes, debido a que solo se presentó una propuesta en la fecha de cierre, la UPME adjudicará al único proponente en la forma establecida en el presente artículo, sin lugar a solicitar una mejor oferta económica.
De los contratos de la UPME - tipología contractual
ART. 50(sic).—Contrato de consultoría. La UPME suscribirá contratos de consultoría cuando las necesidades requieran adelantar estudios especializados o de carácter intelectual, necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las relacionadas con la planeación, coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
ART. 51.—Contrato de suministro. La UPME suscribirá contratos de suministro cuando las necesidades administrativas exijan la adquisición de una determinada cantidad de bienes muebles fungibles, cuya provisión se realice a través de prestaciones periódicas o sucesivas, a un precio que resulte de multiplicar la cantidad de unidades transferidas por el precio unitario establecido.
ART. 52.—Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión. La UPME suscribirá contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión cuando las necesidades administrativas o de funcionamiento exijan el desarrollo de actividades operativas o no calificadas. Estos contratos serán celebrados con personas naturales o jurídicas, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o cuando dicho personal sea insuficiente.
En el contrato suscrito, se incluirá una cláusula en virtud de la cual bajo ningún supuesto este tipo de contratos genera relación laboral, como quiera que carece de los elementos esenciales del mismo.
ART. 53.—Contrato de prestación de servicios profesionales. La UPME suscribirá contratos de prestación de servicios profesionales cuando las necesidades administrativas o de funcionamiento exijan el desarrollo de actividades identificables e intangibles que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad tendiente a satisfacer necesidades de la entidad en lo relacionado con la gestión administrativa, bien sea para acompañar, representar, apoyar o soportar, al igual que a desarrollar estas mismas actividades en aras de proporcionar, aportar, apuntalar, reforzar la gestión administrativa o su funcionamiento con conocimientos especializados, siempre y cuando dichos objetos estén encomendados a personas catalogadas de acuerdo al ordenamiento jurídico como profesionales.
ART. 54.—Contrato de obra. La UPME suscribirá contratos de obra, cuando las necesidades exijan la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
ART. 55.—Contrato de seguro. La UPME suscribirá contratos de seguro, para amparar los bienes muebles e inmuebles de su propiedad.
ART. 56.—Contrato de compraventa. La UPME suscribirá contratos de compraventa cuando las necesidades administrativas exijan la adquisición de uno o varios bienes muebles o inmuebles, cuya obligación se extinga en el mismo momento en que opere la fuente o la ejecución deba realizarse de manera instantánea con la celebración del contrato o en un único momento.
ART. 57.—Contrato de fiducia mercantil. La UPME suscribirá contratos de fiducia mercantil cuando las necesidades administrativas o el cumplimiento de los mandatos legales o reglamentarios exijan enajenar o entregar en administración a una sociedad fiduciaria debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, unos bienes para el cumplimiento de una finalidad encomendada, consistente en una obligación de hacer o no hacer, que debe cumplirse con relación a dicho patrimonio fideicometido y frente al beneficiario.
ART. 58.—Otros contratos. En general, la UPME podrá celebrar todo tipo de negocio jurídico mediante el cual se obligue para con una persona a dar, hacer o no hacer alguna cosa, de conformidad con el modelo negocial que se defina en los términos de referencia o en la minuta del contrato, según el caso.
Vigilancia y control de los contratos
ART. 59.—Supervisión. Todos los contratos celebrados por la UPME deberán contar con un supervisor designado por el ordenador del gasto, bien en el proceso de selección del contratista o una vez adjudicado. En todo caso, siempre deberá estar designado, al iniciar la ejecución del respectivo contrato.
ART. 60.—Alcance. Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad, cuando no requieren conocimientos especializados.
Cuando la UPME no cuente con personal suficiente o calificado para la supervisión de determinados contratos, para tal objeto, la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios, en la modalidad de oferta única prevista en el presente manual.
ART. 61.—Interventoría. Cuando la entidad lo considere necesario se podrá contratar la interventoría, mediante el proceso de selección que corresponda, según los montos y criterios establecidos en el presente reglamento.
ART. 62.—Actividades generales de supervisión. Las actividades permanentes de la supervisión consisten en: controlar, acompañar, prevenir, exigir, requerir, colaborar y absolver dudas e inquietudes que versen sobre el objeto del contrato y su ejecución.
Dentro de estas responsabilidades se encuentra la de hacer seguimiento a la vigencia y suficiencia de las garantías otorgadas por el contratista, de tal manera que el supervisor es el responsable de la exigencia de modificación de las mismas, cuando ello resulte necesario, para mantener la indemnidad a que se refiere la ley.
ART. 63.—Requerimientos. El supervisor debe pedir explicaciones y aclaraciones al contratista siempre que se presenten alteración en los plazos establecidos contractualmente y cuando lo estime necesario. En todo caso, deberá mantener informado al ordenador del gasto y al grupo de gestión jurídica y contractual sobre la advertencia de eventuales incumplimientos que puedan afectar el normal desarrollo del contrato.
ART. 64.—Informes en caso de incumplimiento. Cuando se presente incumplimiento total o parcial de las obligaciones del contratista, el supervisor debe presentar al ordenador del gasto un informe detallado, donde se registren los requerimientos que le ha hecho al contratista, las respuestas, las actas de visita y demás documentos que den cuenta de la gestión adelantada en ejercicio de la supervisión, con el propósito que la secretaría general a través del grupo de gestión jurídica y contractual adopte las medidas necesarias tendientes a proteger los recursos de la unidad.
ART. 65.—Seguimiento al anticipo. Cuando la UPME entregue dineros al contratista, en calidad de anticipo, el supervisor debe hacer seguimiento al movimiento financiero de la cuenta bancaria que el contratista aperturará(sic) en forma independiente y no conjunta, para su manejo. Si llegare a advertir manejos incorrectos, el supervisor deberá dar aviso al ordenador del gasto y al grupo de gestión jurídica y de contratación para tomar las medidas tendientes a la protección de tales dineros.
ART. 66.—De las garantías. En los procesos de selección que la UPME considere necesario podrán exigirse las siguientes garantías, de acuerdo con los riesgos que pudieran derivarse de las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato:
66.1. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento del ofrecimiento:
Garantía de seriedad de la propuesta:
La garantía de seriedad de la propuesta se exigirá en un monto no inferior al 10% del valor del presupuesto y cubrirá los perjuicios ocasionados a la UPME por el incumplimiento del ofrecimiento.
66.2. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones contractuales.
66.2.1 Cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato:
El amparo de cumplimiento del contrato deberá cubrir a la UPME de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos sean imputables al contratista.
Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 20% del valor total del contrato y el contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo establecido en los términos de referencia.
66.2.2. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales:
El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, cubrirá a la UPME de los daños que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato resultante de la presente contratación.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y 3 años más.
66.2.3 Calidad del servicio.
El referido amparo de calidad del servicio cubre a la UPME de los perjuicios imputables al contratista, que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad del servicio prestado o de la evidente inconsistencia de los estudios o análisis realizados, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 20% del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y un año más.
66.2.4. Responsabilidad extracontractual.
El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que pudiera llegar a atribuirse a la UPME con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas. La exigencia de esta garantía dependerá de la naturaleza del contrato proyectado y de las obligaciones emanadas del mismo.
Esta póliza deberá ser constituida a favor de la Unidad de Planeación Minero-Energética y de terceros y el valor de la misma no podrá ser inferior a doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) smmlv, con el tiempo de vigencia igual al que se señale en los términos de referencia.
66.2.5. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos.
El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo, o (iii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
El valor de estas garantías se determinará de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones.
PAR.—La UPME podrá aceptar garantías bancarias a primer requerimiento, que se sujetarán a las normas que regulan la materia.
ART. 67.—Requisitos de existencia de los contratos. La UPME considerará que existe una relación jurídica contractual, cuando concurran los dos siguientes requisitos:
59.1(sic). Que exista consentimiento, entendido como la transferencia de un derecho a otra parte, fundado sobre la voluntad común y simultánea de los contratantes; y
59.2(sic). Que exista un contenido u objeto de la prestación, que puede ser de dar, hacer o no hacer.
ART. 68.—Mecanismos de solución de conflictos. La UPME procurará que los conflictos generados en los procedimientos contractuales se resuelvan de forma directa.
ART. 69.—Indemnidad de los contratos. En los contratos que suscriba la UPME, deberá pactarse la obligación a cargo del contratista según la cual se mantendrá indemne a la entidad por razón de reclamos, demandas, acciones legales y costos que surjan como resultado de daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por este mismo, sus subcontratistas o proveedores, durante la ejecución del contrato y hasta la liquidación definitiva del mismo.
Para este efecto, se considerarán como hechos imputables y atribuibles al contratista todas las acciones u omisiones de su personal, sus subcontratistas, sus proveedores, así como del personal al servicio de cualquiera de ellos, que presenten errores o malas prácticas y, en general, cualquier incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal en contra de la UPME por asuntos que, de conformidad con el contrato, sean de responsabilidad del contratista, este será notificado lo antes posible de tales circunstancias, para que, por su cuenta, adopte oportunamente todas las medidas previstas por la ley a fin de garantizar la indemnidad a favor de la entidad.
Si el contratista no asume debida y oportunamente la defensa de la UPME, esta podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita, con el fin de que pague los gastos en que se incurra por tal motivo. En caso que así no lo hiciere el contratista, la UPME tendrá derecho a descontar tales erogaciones de cualquier suma que le adeude al contratista por razón de la prestación del servicio objeto del contrato, o, en su defecto, a utilizar cualquiera de los medios legales y judiciales.
ART. 70.—Modificación de los contratos. Los contratos suscritos por la UPME podrán modificarse por mutuo acuerdo entre las partes. Sin embargo, la modificación de los contratos podrá replantear las obligaciones que emanan del mismo, salvo que las nuevas obligaciones desnaturalicen o transformen el núcleo esencial del contrato inicialmente celebrado.
Para efecto de la modificación, la misma deberá realizarse, previa autorización proferida por el director general de la UPME, la cual deberá estar precedida de la solicitud del supervisor del contrato.
ART. 71.—Adición de los contratos. La adición supone el incremento en el valor del contrato, cuando existan circunstancias o elementos no previstos inicialmente, pero que se encuentran ligados al objeto contratado y su realización se haga indispensable para cumplir satisfactoriamente con los objetivos propuestos con la celebración del mismo.
En caso de adición, la misma deberá realizarse, previa autorización proferida por el director general de la UPME, la cual deberá estar precedida de solicitud del supervisor del contrato.
Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% del valor inicialmente pactado y, en todo caso, dicha adición deberá estar plenamente justificada. Una vez suscrita la adición, el contratista deberá proceder a la ampliación del valor de las pólizas que amparen el contrato.
ART. 72.—Prórroga de los contratos. La prórroga consiste en la ampliación del plazo de ejecución del contrato. La UPME procurará que el cumplimiento del contrato se surta dentro del plazo inicialmente previsto, salvo que exista justa causa que haga imposible que la terminación de todas las actividades se lleve a cabo dentro del término inicial.
A juicio de la UPME, se podrá prorrogar el contrato por las veces que sea necesario. En caso de prórroga, la misma deberá realizarse, previa autorización proferida por el director general de la UPME, la cual deberá estar precedida de la justificación efectuada por el supervisor del contrato.
Una vez suscrita la prórroga, el contratista deberá proceder a la ampliación en tiempo de las pólizas que amparen el contrato.
ART. 73.—Suspensión de los contratos. Cuando en un proceso de selección adelantado por la UPME se presenten circunstancias que requieran estudio y análisis y que puedan afectar el normal desarrollo del proceso, este podrá ser suspendido por el término prudencial que estime la entidad.
En caso de suspensión la misma deberá realizarse, previa autorización proferida por el director general de la UPME, la cual deberá estar precedida de la justificación efectuada por el supervisor del contrato.
ART. 74.—Liquidación de los contratos. Los contratos u órdenes de servicio con obligaciones de tracto sucesivo, en los cuales se exija la constitución de garantías deberán ser objeto de suscripción de acta de liquidación. La liquidación se realizará dentro del término que se fije en el respectivo contrato o, a más tardar, dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
PAR.—Se exceptúan también del trámite de liquidación los contratos u órdenes de servicios de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión; bastará la certificación de cumplimiento de ejecución expedida por el supervisor.
ART. 75.—Transición. Los procesos de contratación que se hayan iniciado, así como los contratos que se hayan celebrado en vigencia de la Resolución 036 del 1º de marzo de 2013, continuarán rigiéndose por dicha disposición hasta su finalización.
Los procedimientos de selección de contratistas que a la fecha de expedición del presente reglamento no se hayan aperturado(sic) y se encuentren aprobados, se sujetarán a las normas establecidas en esta resolución.
ART. 76.—Derogatoria y vigencias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 036 del 1º de marzo de 2013, y será publicada en el Diario Oficial y en la página web de la entidad.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
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 ARTÍCULO 5

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 5
 artículo 9
 artículo 1
 artículo 82
 artículo 14
 artículo 13
 artículo 13
 artículo 13
 artículo 28
 Resolución 
 resolución 
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