Source: https://www.brandlive.co/tratamiento-de-datos
Timestamp: 2020-08-11 00:14:31+00:00

Document:
Brandlive - Habeas Data
PERSONALES DE LA SOCIEDAD BRANDLIVE COLOMBIA S.A.S.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA SAS siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por BRANDLIVE COLOMBIA SAS (en lo siguiente denominada "BRANDLIVE COLOMBIA") se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, BRANDLIVE COLOMBIA adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
BRANDLIVE COLOMBIA ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y, procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como sociedad, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
BRANDLIVE COLOMBIA es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como material educativo para todos los terceros, que sostengan algún tipo de relación con BRANDLIVE COLOMBIA, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a BRANDLIVE COLOMBIA.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo asimismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias
personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de BRANDLIVE COLOMBIA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.
BRANDLIVE COLOMBIA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por BRANDLIVE COLOMBIA en el cumplimiento de sus funciones registrales, están destinados a cumplir una función de publicidad y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
Libertad: BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
Transparencia: BRANDLIVE COLOMBIA garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de BRANDLIVE COLOMBIA será de medio y no de resultado.
1.3.3. Principio de finalidad.
El Tratamiento de datos personales que BRANDLIVE COLOMBIA realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
1.3.4. Principio de legalidad.
1.3.5. Principio de libertad.
BRANDLIVE COLOMBIA puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, BRANDLIVE COLOMBIA deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
1.3.6. Principio de seguridad.
BRANDLIVE COLOMBIA como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1.3.7. Principio de transparencia.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la sociedad, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.
1.3.8. Principio de veracidad o calidad.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA frente a su calidad.
BRANDLIVE COLOMBIA advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
BRANDLIVE COLOMBIA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
BRANDLIVE COLOMBIA utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
En adición a lo anterior, BRANDLIVE COLOMBIA cumple con las siguientes obligaciones:
Asimismo BRANDLIVE COLOMBIA, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
2.1.3. Tratamiento de datos de menores.
BRANDLIVE COLOMBIA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
2.2.1. Bases de datos de clientes.
Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes de BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de clientes, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
2.2.2. Bases de datos de Empleados.
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a BRANDLIVE COLOMBIA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, BRANDLIVE COLOMBIA dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores.
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por BRANDLIVE COLOMBIA, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
BRANDLIVE COLOMBIA, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con la sociedad que se encuentren incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
2.2.4. Bases de datos con Información General.
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BRANDLIVE COLOMBIA en su condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a BRANDLIVE COLOMBIA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de BRANDLIVE COLOMBIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
En el presente documento, en secciones posteriores, se define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.
CAPITULO IV. DEBERES DE BRANDLIVE COLOMBIA EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
BRANDLIVE COLOMBIA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Igualmente, BRANDLIVE COLOMBIA hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
BRANDLIVE COLOMBIA atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
1.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la sociedad.
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BRANDLIVE COLOMBIA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. BRANDLIVE COLOMBIA informará al titular de los datos lo siguiente:
5.1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por BRANDLIVE COLOMBIA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
5.1.2 Prueba de la autorización.
BRANDLIVE COLOMBIA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
5.2.3. Del derecho de acceso.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
5.2.4. Del derecho de consulta.
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de BRANDLIVE COLOMBIA. En consecuencia, BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la sociedad. BRANDLIVE COLOMBIA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, BRANDLIVE COLOMBIA garantiza:
· Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
· Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
· Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.2.5. Del derecho a reclamar.
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de BRANDLIVE COLOMBIA, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, el Titular podrá presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento. BRANDLIVE COLOMBIA cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En caso de que se reciba un reclamo que no sea competencia de la sociedad para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez BRANDLIVE COLOMBIA haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la sociedad informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.2.6. Del derecho a la rectificación y actualización de datos.
BRANDLIVE COLOMBIA se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, BRANDLIVE COLOMBIA tendrá en cuenta lo siguiente:
b. BRANDLIVE COLOMBIA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la sociedad considere pertinentes y seguros.
c. BRANDLIVE COLOMBIA, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de la sociedad.
5.2.7. Del derecho a la supresión de datos.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a BRANDLIVE COLOMBIA, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, e BRANDLIVE COLOMBIA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
d. Los datos sean datos de naturaleza pública.
5.2.8. Del derecho a revocar la autorización.
Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BRANDLIVE COLOMBIA ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento.
a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la sociedad debe dejar de tratar por completo los datos personales del Titular.
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la sociedad deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la sociedad como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a. El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base
5.2.9. Protección de datos en los contratos.
En los contratos laborales, BRANDLIVE COLOMBIA ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales BRANDLIVE COLOMBIA tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, BRANDLIVE COLOMBIA le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la sociedad y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, BRANDLIVE COLOMBIA al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el Titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
5.2.10. Transferencia de datos personales a terceros países.
En los casos en que BRANDLIVE COLOMBIA en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular. Se requerirá previa autorización del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección
d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de BRANDLIVE COLOMBIA, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o Titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por BRANDLIVE COLOMBIA como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
e. BRANDLIVE COLOMBIA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.
5.2.11. Reglas generales aplicables.
BRANDLIVE COLOMBIA ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros
electrónicos e información personal.
a. BRANDLIVE COLOMBIA obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
b. BRANDLIVE COLOMBIA utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que la sociedad se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d. BRANDLIVE COLOMBIA obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el Titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
· La sociedad informará al Titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
· La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
· La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
f. BRANDLIVE COLOMBIA implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los Titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en que BRANDLIVE COLOMBIA requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su Titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la sociedad, se deberá obtener del Titular de los datos una nueva autorización. BRANDLIVE COLOMBIA no tendrá que solicitar una nueva autorización al Titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del Titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la sociedad.
h. BRANDLIVE COLOMBIA ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del Titular que le permita compartir la información con la sociedad o estar amparado en la ley para ello.
i. En los casos en los que BRANDLIVE COLOMBIA contacte al Titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, no se requería la autorización previa del mismo. La sociedad deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el Titular o bien por solicitar del Titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
j. En el tratamiento de datos de menores de edad, BRANDLIVE COLOMBIA tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, la sociedad verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, BRANDLIVE COLOMBIA debe informar al Titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
l. BRANDLIVE COLOMBIA no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el Titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad y/o del Titular.
m. BRANDLIVE COLOMBIA velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por la sociedad para ello.
o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la sociedad velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
q. BRANDLIVE COLOMBIA informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
r. BRANDLIVE COLOMBIA conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de la sociedad.
s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del Titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que BRANDLIVE COLOMBIA cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del Titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
t. BRANDLIVE COLOMBIA velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
u. BRANDLIVE COLOMBIA incorporará a sus procesos los mecanismos para que los Titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales Titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
v. Igualmente, los procedimientos previstos por la sociedad preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los Titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. La sociedad velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
x. Adicionalmente, en los procedimientos internos BRANDLIVE COLOMBIA adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido [email protected] de la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
d. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, la sociedad ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de BRANDLIVE COLOMBIA, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
6.2.1. Consultas.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por la sociedad: [email protected], adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de BRANDLIVE COLOMBIA, adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la sociedad atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
ü Comunicación escrita.
ü Fotocopia del documento de identificación.
ü Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
ü Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
ü Fotocopia del documento de identificación del
Titular y la persona autorizada.
dependientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2.2. Reclamos.
a. Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles
Asimismo el Titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por BRANDLIVE COLOMBIA. Al respecto, la sociedad tendrá en cuenta lo siguiente:
b. BRANDLIVE COLOMBIA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la sociedad considere pertinentes.
c. BRANDLIVE COLOMBIA, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomará como no presentada.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la sociedad, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, asimismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del Titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA: [email protected] adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina de BRANDLIVE COLOMBIA adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, la sociedad atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
ü Formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales.
ü Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
ü Formato de Reclamación de Tratamiento de
6.2.3. Revocar autorización.
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BRANDLIVE COLOMBIA deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la sociedad deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por BRANDLIVE COLOMBIA: [email protected] adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de BRANDLIVE COLOMBIA adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, BRANDLIVE COLOMBIA atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
ü Formato de Solicitud de Acceso a Datos
CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA SOCIEDAD BRANDLIVE COLOMBIA
BRANDLIVE COLOMBIA designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales
En el evento en que usted considere que BRANDLIVE COLOMBIA dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de la sociedad. Dirección oficinas: Carrera 24 # 83 A – 30 Bogotá, Protección de Datos Personales, Correo electrónico: [email protected]
· Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
· Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
· Avisos de privacidad
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación: Conmutador: (1) 580 1414.
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: [email protected] o personalmente en las Oficinas. Dirección oficinas: Carrera 24 # 83 A – 30 Bogotá
El presente Manual rige a partir del día (30) de junio de 2018.
Actualizaciones de la política: La sociedad BRANDLIVE COLOMBIA podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: https://www.brandlive.co/

References: artículo 13
 artículo 21
 artículo 2
 artículo 3
 artículo 15
 artículo 3