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Timestamp: 2020-01-19 16:23:35+00:00

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ANEXOS Anexo 3. Formato de Acta de depuración documental ACTIVIDADES - Revocada por la resolucion
Anexo 3. Formato de Acta de depuración documental
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
Selecciona los documentos que de acuerdo con las indicaciones contenidas en la TRD han cumplido su tiempo de retención y no pasarán al Archivo Central. También aquellos que son de carácter facilitativo o de consulta, razón por la que no están contemplados en la TRD.
Los documentos se agrupan según las series documentales o asuntos y se registran en el acta de depuración documental y contendrá la siguiente información:
Código y Nombre de la dependencia
Número consecutivo en el orden que registra las unidades de conservación
Nombre de la carpeta o número del expediente
Volumen Nombre del servidor que elabora la relación
Nombre y firma de Jefe de la dependencia aprobando la eliminación
Concluido el registro firma el Acta de Depuración
Aprueba la selección de los documentos depurados mediante la firma del Acta de depuración.
Solicita la autorización para la destrucción de los documentos al Comité de Archivo de la Entidad, a través del secretario del Comité.
SECRETARIO DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Confronta el Acta de depuración y la TRD verificando que los documentos y las series seleccionadas se pueden eliminar.
Evalúa el Acta de depuración y autoriza la destrucción de los documentos.
Conclusión del periodo de retención según TRD y la fecha de selección para eliminar.
Proceso: Eliminación de Documentos (Estándar)
Procedimiento: Destrucción de Documentos
Código: EDE-24
Destruir los documentos cuya eliminación fue debidamente aprobada por el Jefe de la Dependencia y el Comité de Archivo, buscando la protección del medio ambiente.
Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.
El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias y que pierden valor para la administración una vez concluyen su trámite.
El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, a los servidores responsables de los archivos de gestión y al Comité de Archivo.
Ley General de Archivos (Ley 5947 de 200)
Resolución 264 de 2000/Procurador General de la Nación
Resolución 265 de 2000/Procurador General de la Nación
Acuerdo No. 46 de 2000/Archivo General de la Nación
Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Acta de destrucción de documentos
(Disponible en medio magnético)
La destrucción de documentos debe realizarse mediante un medio que no afecte el medio ambiente.
Una vez haya concluido el tiempo de conservación en la dependencia no deben conservarse los documentos a depurar. Acuerdo 46 de 2000 / Archivo General de la Nación)
Acta de destrucción: Fecha de destrucción, lugar, verificación y nombre y firmas de los testigos.
Confrontación de Acta de depuración con las unidades de conservación que deban destruirse.
Supervisión del proceso por un delegado de Control Interno.
Anexo 4. Acta de Destrucción de Documentos
Elige el medio más eficiente para destruir los documentos seleccionados, sin que afecté el medio ambiente.
13.2. Delega a dos funcionarios para que se encarguen de verificar la destrucción de los documentos.
DELEGADOS DE LA DEPENDENCIA / DELEGADO CONTROL INTERNO
13.3. Una vez han sido destruidos los documentos se levanta un acta de destrucción, indicando que los documentos fueron sometidos al proceso de destrucción, lugar, fecha y hora establecido para ello y la firman.
Verifica el Acta de destrucción y la entrega al responsable del archivo de gestión para que sea archivada.
Volumen de documentos destruidos por dependencia
Fecha de eliminación documental frene a fechas de retención- cumplimiento criterios de TRD.
Proceso: Recuperación y Consulta de
Documentos ( Estándar)
Procedimiento: Consulta y Préstamo de Documento
Código: RCPD-25
Prestar los servicios de información de manera eficiente y oportuna a los servidores de la Procuraduría y los ciudadanos que lo soliciten de acuerdo con las normatividad vigente.
Servidores de la Procuraduría General de la Nación y ciudadanos que requieran acceder a los documentos.
El acceso a los documentos en los archivos de gestión involucra a los servidores de la dependencia, a servidores de otras dependencias autorizados para acceder a la información contenida en ellos y los ciudadanos en las condiciones establecidas por la Ley.
El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, funcionario responsable por el archivo de gestión, servidores de la dependencia responsables por la producción o trámite de los documentos.
Resolución R-023 de 1992 / Procurador General de la Nación. Reglamenta el tramite interno del derecho de petición.
GEDIS : Sistema de Gestión disciplinaria
SIAF : Sistema de Información Administrativa y Financiera
Tarjeta “AFUERA”
(Disponibles en medio magnético)
Las dependencias permitirán la consulta de los documentos bajo su responsabilidad, acogiéndose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades públicas, la reserva legal y el derecho de petición.
Los documentos de los archivos de gestión sólo serán prestados a los servidores de la Entidad en las condiciones que fije la normatividad vigente.
Se prestarán unidades de conservación, es decir, carpetas o expedientes, y en lo posible se evitará la salida de folios sueltos.
Los particulares tendrán acceso a los documentos para consulta en la dependencia y solicitud de fotocopias en las condiciones fijadas por la reglamentación vigente.
Tarjeta “AFUERA”: Nombre de unidad de conservación, fecha de préstamo, nombres y cargo de quién retira el documento.
Registro de préstamo: Nombres completos de quién solicita el préstamo, firma, fecha de préstamo, cargo, nombre del funcionario que autoriza consulta, fecha de devolución, nombre de funcionario que recibe documento.
Verificación de autorización del usuario para acceder a los documentos que solicita.
Supervisión del proceso por el funcionario responsable del archivo de gestión.
Verificación periódica del inventario documental de la dependencia
Anexo 5. Tarjeta AFUERA
Anexo 6. Libro de Registro de préstamo
FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
13.1. Recibe solicitud de consulta o de préstamo de documentos en forma verbal y/o escrita.
13.2. Verifica que el usuario se encuentre autorizado para consultar o retirar el documento solicitado.
13.3. Realiza la búsqueda documentos solicitados en el sistema de información empleado en la dependencia (GEDIS o SIAF) o en el inventario documental, empleando la serie, nombre de unidad de conservación o palabra clave.
Informa resultado de búsqueda al usuario que hace la solicitud en forma verbal, telefónica o escrita.
Si la consulta realizada se puede resolver con la información registrada en el GEDIS o el SIAF, se remite al operador del sistema.
En caso contrario, localiza la unidad de conservación, la extrae de su lugar de almacenamiento y en su lugar coloca tarjeta AFUERA.
Consulta documentos en la dependencia y si requiere fotocopia o el préstamo lo informa al servidor responsable del archivo de gestión.
Si el usuario es un particular, debe cancelar el valor de las fotocopias en la cuenta destinada para este fin.
Posteriormente, entrega el recibo de consignación al responsable del archivo de gestión y retira las fotocopias solicitadas.
FUNCIONARIO RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN
Registra los datos de los documentos y del usuario en el Registro de Préstamo.
Firma Registro de Préstamo antes de retirar el documento de la dependencia.
Medición del volumen de préstamos
Total de documentos prestados
Total de documentos que conforman el archivo de gestión
Identificación del tiempo de respuesta
Fecha y hora de la solicitud frente a Fecha y hora de respuesta
Procedimiento: Devolución de Documentos
Código: RCDE-26
Recibir los documentos que han sido retirados en calidad de préstamo del archivo de gestión de la dependencia por parte de los servidores de la Procuraduría General.
Servidores de la Procuraduría General de la Nación y ciudadanos que soliciten servicios.
Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de los archivos de gestión de las dependencias de la Entidad.
El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias, funcionarios responsables por los archivos de gestión y funcionarios de las dependencias con autorización para consultar estos documentos.
Resolución 264 de 2002 / Procurador General de la Nación
Oficio solicitando devolución a usuarios morosos
El acceso a los documentos de los archivos de gestión debe ajustarse a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de unidades administrativas, la reserva legal y el derecho de petición.
A los expedientes de procesos disciplinarios solo de podrá acceder en los términos que fija la Ley 734 de 2002.
Control devolución de documentos
Registro de préstamos: fecha de devolución, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos del usuario (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta, autorización para retirarlo del archivo)
Oficio solicitando al Jefe de la Dependencia solicitante la devolución del documento prestado a esa dependencia.
Tarjeta “AFUERA”: Nombre de unidad de conservación, fecha de préstamo, nombres y cargo de quién retira el documento, fecha de devolución y nombre de quién recibe el documento.
Verificar que los documentos sean devueltos en las condiciones que se prestó
Revisión periódica del vencimiento de los plazos de préstamo de documentos
Registro de la devolución de los documentos prestados
Verificación mensual de la localización de los documentos dentro del fondo documental.
Anexo 6. Libro de Registro de préstamo de documentos
Registra devolución de documentos en el Registro de Préstamo y en el sistema.
Reubica la unidad de conservación en el lugar que le corresponde en el archivo de gestión de la dependencia.
Descarga tarjeta AFUERA
Identificar problemas en los documentos devueltos (contenido, estado, cumplimiento de la fecha de devolución)
Proceso: Modificación Tabla de Retención
Procedimiento: Elaboración Propuesta Actualización de Tabla
Código: MTR- 27
Actualizar oportunamente la tabla de retención documental cuando la modificación de la estructura orgánica o las funciones de la dependencia; la generación de nuevos documentos y trámites administrativos lo ameriten.
Dependencias de la Entidad
Aplica a todas las dependencias cuya estructura o funciones sean modificadas mediante acto administrativo.
El procedimiento involucra al Jefe de dependencia, Coordinador del Grupo de Archivo Central y Comité de Archivo.
Producción documental: Recepción o generación de documentos de una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
La Ley 594 /2000 establece la obligatoriedad para las Entidades del Estado de elaborar, mantener actualizadas y aplicar sus tablas de retención documental. Dado que las tablas son una herramienta administrativa que permiten identificar los documentos que genera cada unidad administrativa en razón de las funciones y, por tanto, cualquier modificación de la estructura administrativa se reflejará en ella.
Información de los nuevos documentos generados en la dependencia
Entrevistas: registra datos de la dependencia, funciones, normatividad que regula la producción documental, trámite documental y valoración.
Identificación de los nuevos documentos que genera la dependencia cuyas series no aparecen registradas en la Tabla de Retención Documental.
Verificación por parte de los jefes de las dependencias de que las series, subseries, tipos documentales y disposición final concuerden con los documentos que genera.
Identifica las nuevas funciones o trámites que afectan la producción de documentos en la dependencia, consultando el o los actos administrativos que los generaron.
Designa a un funcionario de su dependencia que conozca la normatividad que regula la producción, trámite y conservación de la documentación para que elabore la propuesta de serie documental.
Informa al Coordinador del Grupo de Archivo Central sobre las novedades presentadas
COORDINADOR GRUPO ARCHIVO CENTRAL
Analiza la información recolectada con el objeto de definir series documentales o su traslado a otras dependencias y sus tipos documentales.
Estudia en coordinación con el funcionario de la dependencia los documentos de acuerdo con su valora administrativo, legal, fiscal o histórico.
Adelanta proceso de aprobación de la actualización de la tabla de retención documental.
Aplica la Tabla de Retención Documental actualizada en su dependencia, es decir, los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con sus criterios y los documento se conservarán de acuerdo con el tiempo de retención fijado en la TRD.
Tiempos de ajuste de la TRD
Fechas de producidas las modificaciones vs. Fechas de ajuste
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DIVISION CENTRO DE ATENCIÓN AL PUBLICO
Dependencia: División Centro de Atención al Público
Proceso: Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Procedimiento: Expedición Certificado Antecedentes
Código: EA-DCAP-01
Expedir los certificados de antecedentes disciplinarios requeridos para incorporar a las investigaciones disciplinarias, nombramientos, posesión, adelantar estudios en el exterior ( miembros de fuerzas militares), viajar al exterior y contratación pública, mediante la prestación de un servicio oportuno y ágil orientado a la satisfacción del usuario.
Toda persona mayor o menor de edad, colombiana o extranjera que se encuentre en el territorio nacional tiene derecho a solicitar y a que se le expida su certificado de antecedentes disciplinarios, previa consignación de la suma fijada para cada año en el banco respectivo.
Toda entidad de Gobierno Nacional o de carácter privado que requiera el certificado de antecedentes disciplinarios para anexarlo a investigaciones o para fines informativos institucionales.
Se involucran a todos los ciudadanos que soliciten personalmente o por correo el certificado de antecedentes disciplinarios a nivel nacional y a las dependencias de la Procuraduría que lo requieran.
De la expedición del certificado de antecedentes disciplinarios: Jefe División CAP, oficinista y secretaria.
De la información contenida en el certificado de antecedentes disciplinarios: División de Registro y Control y Correspondencia.
Constitución Política de Colombia de 1.991
Ley 734 de 2.002 – Código Unico Disciplinario
Decreto 262 de 2.000 - Estructura de la Procuraduría
Resolución No. 143 del 27 de mayo 2002
Demás normas concordantes
7. FORMATOS UTILIZADOS
Existe un formato preimpreso que contiene el texto de los certificados de antecedentes disciplinarios que expide la Procuraduría General de la Nación.
CODIGOS INTERNOS DEL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
POSESION (SIMPLE)
ADELANTAR ESTUDIOS EN EL EXTERIOR
POSESION (AUSENCIA TOTAL DE SANCIONES)
Certificado de antecedentes disciplinarios impreso en papel membreteado, tamaño carta, indicando el nombre del usuario, número de cédula e información sobre los antecedentes disciplinarios que registre, según el artículo 174 de la ley 734 del 5 de febrero de 2.002 y los Artículos 5,6,7,8,9,10,11 y 12 de la Resolución No. 143 de 2002.
Listado diario de expedición de antecedentes disciplinarios
Oficio remisorio al Instituto de Estudios del Ministerio Público
Recibo de consignación por la suma fijada anualmente y expedida por el banco correspondiente.
Ficha de turno (tomada del dispensador de turnos o “Digiturno”)
Tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería, según sea el caso.
Cotejo de la información contenida en el documento de identificación con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Código del antecedente disciplinario.
Documento de identidad o fotocopia del mismo
Ficha del dispensador de turnos

References: Resolución 

Resolución 

Resolución 

Resolución 

Resolución 
 artículo 174
 Resolución