Source: https://www.slideserve.com/hamal/galo-alvarez-m-pilar-bucheli-s
Timestamp: 2018-08-15 09:46:08+00:00

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PPT - Galo Alvarez M. Pilar Bucheli S. PowerPoint Presentation - ID:2271617
Galo Alvarez M. Pilar Bucheli S. PowerPoint Presentation
Galo Alvarez M. Pilar Bucheli S.
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Galo Alvarez M. Pilar Bucheli S. - PowerPoint PPT Presentation
VICERRECTORADO DE INVESTIGACION Y VINCULACION CON LA COLECTIVIDAD UNIDAD DE GESTION DE POSTGRADOS MAESTRIA EN GESTION DE PROYECTOS PROMOCION II.
PowerPoint Slideshow about 'Galo Alvarez M. Pilar Bucheli S.' - hamal
VICERRECTORADO DE INVESTIGACION Y VINCULACION
UNIDAD DE GESTION DE POSTGRADOS
“APLICACION DE LA GUIA DEL PMBOK EN EL PROCESO DE PLANIFICACION DEL PROYECTO PARA EL DISEÑO DE UNA RED DE CONOCIMIENTO COLABORATIVA Y AUTO REGULADA, PARA LA ESPE”
Galo Alvarez M.
Pilar Bucheli S.
Objetivos claros y
Compromisos fuertes”
Moses Thompson, líder de la consultora de proyectos Team Technologies
Por qué fracasan los proyectos en la ESPE?
Quién supervisa la ejecución de los proyectos en la ESPE?
Cómo se diseñan y gestionan los proyectos en la ESPE?
Sólo es cuestión de seguir la Guía del PMBOK®?
Se requieren competencias adicionales para gestionar proyectos o cualquier persona puede hacerlo?
Es factible aplicar la guía del PMBOK®, en proyectos que se contratan?
Según la guía del PMBOK®, se requiere:
UNA NECESIDAD DE LA INSTITUCION:
“APLICACION DE LA GUIA DEL PMBOK® EN EL PROCESO DE PLANIFICACION DEL PROYECTO PARA EL DISEÑO DE UNA RED DE CONOCIMIENTO COLABORATIVA Y AUTO REGULADA, PARA LA ESPE”
Aplicación de la guía del PMBOK® y su impacto
Diseño de la Red de conocimiento colaborativa y auto regulada
A nivel empresarial, generalmente los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
Operacionalizar el plan estratégico de la institución
Necesidad de generar la cultura de proyectos y aprovechar el conocimiento de los maestrantes
El presente trabajo pretende mostrar la forma como se puede introducir los conceptos sobre gestión de proyectos, aplicando la guía del PMBOK® para el diseño y ejecución de proyectos tecnológicos en instituciones con un tipo de organización funcional clásica jerárquica como es la ESPE, orientado a aquellas personas que:
Inician la idea del proyecto
Tienen la responsabilidad de plantear el proyecto
Son designados administradores de los contratos, o
Sobre quienes generalmente, recae la responsabilidad del diseño y ejecución de los proyectos en la ESPE.
Aplicar la guía del PMBOK® en el proceso de planificación del proyecto para el diseño de una red de conocimiento colaborativa y auto regulada para la ESPE
Analizar el entorno del proyecto, para identificar posibles riesgos a nivel organizacional que puedan generar impacto negativo en el éxito del proyecto.
Diseñar los perfiles para cada rol, en función de las habilidades y conocimientos definidos en la guía del PMBOK® aplicables a la gestión de proyectos en la institución.
Diseñar el proyecto y elaborar el plan de gestión del mismo, basado en la guía del PMBOK®, con los procesos de planificación más adecuados, para aplicación en los proyectos de tecnología de la institución, contratados con empresas externas.
Valor práctico del trabajo
Establecer una metodología de gestión de proyectos para aplicación en una institución clásica.
Usar el estándar en este tema y generar cultura de gestión de proyectos basados en la guía del PMBOK®
El desarrollo de las competencias permitirá disponer de un estilo de liderazgo aplicable a gestión de proyectos y a cualquier gestión administrativa.
Mediante la aplicación en un proyecto real, permitirá:
Iniciar y diseñar el proyecto utilizando el Enfoque del Marco Lógico.
Definir los procesos necesarios para aplicación en un proceso de contratación con una empresa externa y gestionar el proyecto con un contrato de por medio.
Al considerar, en la fase de planificación, todas las áreas de conocimiento establecidas en la guía del PMBOK®, permitirá contar con un documento que servirá de guía para la planificación de futuros proyectos de aplicación real o como un documento guía para alumnos y docentes que se interesen en aplicar la guía del PMBOK® para gestionar proyectos contratados con empresas externas.
ANALISIS DEL ENTORNO DEL PROYECTO
Análisis del proceso interno
No existe un proceso para definir las necesidades y requerimientos institucionales.
El diseño, la planificación y la gestión de proyectos, son asignados a personal técnico de las áreas.
La gestión del proyecto se limita únicamente a la definición del objeto y a las especificaciones técnicas descritas en el contrato con la empresa externa
En el caso de la ESPE, tiene una organización funcional clásica y jerárquica, no basada en proyectos, carece de sistemas de gestión diseñados para apoyar las necesidades de los proyectos en forma eficiente y efectiva. La ausencia de sistemas orientados a proyectos usualmente dificulta la dirección de proyectos.
Los factores que afectan al éxito de los proyectos son:
Falta de información o desinterés por parte de los usuarios
Especificaciones y requisitos incompletos, cambiantes o mal definidos
Falta de apoyo de los directivos, toda la responsabilidad cae en el administrador del contrato
Incompetencia tecnológica
Expectativas no realistas, novelería
Plazos temporales no realistas
Uso de tecnología novedosa
Falta de participación de los usuarios
La típica frase “Ya no lo necesito”
Falta de gestión de TIC’s
Análisis del entorno social y cultural
En instituciones que carecen de cultura de proyectos y donde los proyectos son manejados por personal técnico sin conocimientos en gestión de proyectos:
Prevalece el criterio personal antes que el institucional
Su responsabilidad es limitada y antojadiza.
La ejecución del proyecto (contrato) es de exclusiva responsabilidad del administrador del contrato.
El resultado final es incierto, alto riesgo para el proyecto.
En instituciones con organización funcional, que carecen de cultura de proyectos y donde los proyectos son manejados por personal técnico sin conocimientos en gestión de proyectos, se caracteriza por los siguientes aspectos:
No existe un proceso para definir las necesidades y requerimientos institucionales.  Reactivos.
La gestión del proyecto se limita únicamente a la definición del objeto y a las especificaciones técnicas descritas en el contrato.
La responsabilidad del proyecto recae en el técnico y administrador del contrato y no en el equipo del proyecto.
Existen funciones sin responsabilidades de las áreas involucradas
Potenciales Riesgos definidos
Impacto del proceso interno
Metodología para elaborar y diseñar proyectos
Calidad de especificaciones técnicas
La gestión del proyecto se limita a la definición del objeto del contrato y es gestionado por personal técnico del área requirente.
Impacto de la Organización
Falta de compromiso y temor a asumir responsabilidades relacionadas al proyecto y al contrato
Apoyo directivo y económico al proyecto
Proyectos que no responden a la planificación estratégica
El alcance se restringe a los límites del área requirente
La responsabilidad recae sobre el administrador del contrato, existiendo ausencia de gestión de proyectos.
Interés personal antes que el institucional
Falta de colaboración y desinterés de los involucrados
Nace la oportunidad de crecimiento personal aprovechando la coyuntura que se genera por el proyecto
Personal técnico interesado en el producto, no en el proyecto
En caso de fallas, las áreas funcionales responsabilizan a los técnicos y viceversa
Aplicación del EML
Fuente: Sitio Web www.webometrics Marzo 2011
La ESPE comoinstitucióncontratante de la ejecución del proyecto
Que los responsables del proyecto y del contrato tengan las herramientas que le permitan ejecutar la planificación, controlar y cerrar el proyecto con éxito, estas actividades incluirán:
Incrementar la visibilidad de la página Web de la ESPE para estar dentro de las 1000 mejores universidades dentro del ranking Web
A través de la implementación de una red de conocimiento colaborativa y auto regulada por sus unidades con contenido de calidad que motive al mundo visitar la página WEB de la ESPE para obtener conocimiento.
Indicador de Volumen (pdf, ppt, doc)
Visibilidad e impacto (enlaces externos)
Popularidad (número de visitas)
Definición de Involucrados
Director UTIC
Selección y justificación de los procesos PMI requeridos
PROCESOS PARA GESTIONAR LA CONTRATACION
Procesos requeridos para gestionar la contratación
Mejorar el ranking web de la ESPE y posicionarla dentro de las 1000 mejores universidades del mundo mediante la implementación de una red de conocimiento colaborativa y auto regulada por sus unidades con contenido de calidad que motive al mundo visitar el portal Institucional de la ESPE para obtener conocimiento.
Considerar la norma 408-10 de las Normas de Control Interno,
referente a las Condiciones generales y especificaciones
técnicas del producto:
“Las características han de ser claras, completas e inequívocas,
lo cual significa que no deben presentar ambigüedades,
ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones
parciales sobre determinado tópico, así como, tampoco errores,
ya que estos factores complicaran el desarrollo del proceso de
ejecución generalmente aumentando plazo y costo.”
CRITERIOS DE ACEPTACION DEL PRODUCTO
La aceptación del producto se realizará de acuerdo a lo manifestado en las especificaciones del producto y en base a los artículos 121, 122, 123, 124 y 125 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Así como, la norma 410-07 numerales 6 y 8 de las Normas de Control Interno, referente al desarrollo y adquisición de software aplicativo.
EDT DEL PROYECTO (WBS)
DESCRIPCIÒN DEL ALCANCE
Definición de estándares web
Instalación y configuración de herramientas para la
generación de contenidos y distribución de administración, que sea
compatible con los buscadores para expandir la web de la ESPE
Capacitación en herramientas web y Administración de contenidos
Capacitación para indexar archivos
Capacitación para la creación de páginas web de las Unidades de gestión
Medición de indicadores web
1, Definir:
Funciones por áreas de conocimiento y/o
Funciones para la administración técnica
2, Desarrollar Instructivos, políticas y reglamentación
Creación de subdominios para cada unidad
Desarrollo de Páginas web de interés público y científico de las
principales Unidades Académicas, Investigativas y Administrativas
Diseño de un portal institucional de conocimiento que incluya las
Páginas web de las unidades.
Revisión y rediseño del Repositorio digital.
Generación y publicación de archivos indexados.
Aplicación del manual de imagen institucional.
Administración de los subdominios, unidades y usuarios
Administración de artículos que sean indexados en los
Mantenimiento y control de la calidad del contenido de las
Evaluación del ranking web
Análisis del posicionamiento y generación de acciones
PLAN DE CONTRATACION EXTERNA
Instalación y configuraciòn
Desarrollo de las páginas web de las unidades
Desarrollo del portal web institucional de conocimiento.
Revisión y rediseño del repositorio digital
El proceso de contratación se realizará aplicando todas las normas comunes a los procesos de contratación pública expresadas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas y su Reglamento
Para el proceso de evaluación, se nombrará la comisión técnica de calificación de las ofertas y esta podrá crear subcomisiones de apoyo de acuerdo con la ley.
El procedimiento para contratación mediante concurso público o subasta inversa electrónica esta explicado en el Reglamento a la Ley de Contratación Pública:
Artículo 41	Precalificación
Artículo 45	Calificación de participantes y oferta económica inicial
Artículo 46	Puja
Artículo 47	Adjudicación
CRITERIOS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS
Cumplimiento exacto del objeto y especificaciones técnicas
Costo total del contrato
Capacidad e interés de producción para cumplir con los posibles requisitos futuros
Tamaño y tipo de negocio
PARA EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO (LOSNCP y Reg)
El artículo 70, Administración del Contrato, dice: “Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato, …”.
El artículo 121, Administración del Contrato, dice: “En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento del contrato de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato….”
Dentro de las responsabilidades de la administración del contrato, se debe actuar en concordancia a los artículos 122 Negativa a recibir; artículo 123 Recepción definitiva; artículo 124 Contenido de las actas y articulo 125 Liquidación del contrato.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO (NCI 408-17)
Establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos…
Establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma óptima.
Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto
Velar y responsabilizarse porque la ejecución del contrato se ejecute de acuerdo a lo programado.
Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva.
Disponer la cancelación de valores adeudados de acuerdo al contrato
Cierre y liquidación del contrato
LIQUIDACION Y CIERRE DEL CONTRATO
El proceso de cierre del contrato incluirá la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables.
El proceso de cierre del contrato también incluirá actividades administrativas que son de responsabilidad del administrador del contrato.
Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato
PROCESOS PARA GESTIONAR LA EJECUCIÓN del CONTRATO
Procesos requeridos para gestionar la ejecución del contrato
Procesos requeridos para gestionar la EJECUCION
Gestión de RR. HH. (Competencias)
Procesos requeridos para gestionar la ejecución
Gestión de RR.HH. (Competencias)
Según la guía del PMBOK®, La dirección de un proyecto incluye:
Habilidades , Destrezas
Actitud, personalidad
Según la guía del PMBOK®:
Normas y Regulaciones del área de aplicación
Habilidades de Dirección General
Perfil profesional o Competencias para aplicar la guía del PMBOK en la ESPE
MODELOS DE COMPETENCIAS GENERICAS
HAY /McBer
SCANS-USA
Desarrollo de inter relaciones
Capacidad de trabajar en equipo interdisciplinario
Bunk afirma que, “Posee competencia profesional quien dispone de los conocimientos, destrezas y aptitudes necesarios para ejercer una profesión, puede resolver los problemas profesionales de forma autónoma y flexible, está capacitado para colaborar en su entorno profesional y en la organización del trabajo”.
SELECCIÓN DE COMPETENCIAS GENERICAS
PERFIL PARA EL GERENTE DEL PROYECTO
Áreas de Experiencia Según la guía del PMBOK®:
Normas y Regulaciones del área de aplicación (ESPE)
ESTILO DE LIDERAZGO PARA EL PROYECTO
RELACIONES:	Conocimiento compartido
COMUNICACIONES	Frecuentes y a tiempo
Orientado a lo resolución de problemas
Los informes de avance serán cada vez que se cumplan los hitos definidos en el alcance y cada vez que el Rector lo requiera. Se plantea que la comunicación debe ser vertical y horizontal a fin de tomar las decisiones oportunas y adecuadas para garantizar el éxito del proyecto.
INFORMACION A SER COMUNICADA
Informes y presentaciones sobre el avance del cronograma que muestra información sobre el estado de situación hacia el Gerente de Proyecto, GAF y Rector.
Informes de productos entregables que han sido completados y aquellos que no han sido completados, entregados al Administrador del Contrato.
Actividades del cronograma que se han iniciado y aquellas que se han finalizado hacia el Gerente de Proyecto y Administrador del Contrato.
Documentos de coordinación para capacitación hacia la UTIC y Unidades.
Documentos de coordinación para la preparación y carga de información en la página dirigido a las Unidades.
Actas de aceptación firmadas por el Técnico y Administrador del Contrato
Informe técnico de cumplimiento hacia el Administrador del Contrato.
Informes de cumplimiento del contrato y solicitudes de pago, para el trámite respectivo de liquidación y cierre del contrato dirigido hacia la GAF
Bitácora de lecciones aprendidas documentadas registradas en la ejecución del proyecto para la UTIC,
MÉTODOS Y MEDIOS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN
Correo electrónico interno	Para instrucciones de coordinación interna y pedidos de la empresa al Gerente del Proyecto, UTIC y Administrador del Contrato.
Memo interno	Para disponer el cumplimiento de actividades inherentes al contrato, pueden ser realizados por el Rector, GAF, Gerente del Proyecto, UTIC
Oficios	Para comunicaciones escritas desde la ESPE hacia el exterior, a la empresa contratista.
Telefonía interna	Para actividades de coordinación interna inmediata poco relevante.
Informes	Para recepción y cumplimiento de hitos
Se conformará un equipo o comisión especial, liderado por el Gerente del Proyecto y el director de la UTIC para el análisis y tratamiento de los riesgos, dependiendo del área a la que afecte el riesgo, se incorporará el director del área y un técnico, en lo posible que tenga relación con el riesgo definido.
Se elaborará una matriz de impacto de riesgos y en base a eso, se establecerán las medidas necesarias y el presupuesto para evitar, transferir o mitigar el riesgo.
Se desarrollará una base de datos con el registro de los riesgos, las causas y el impacto para que sirva de fuente de información para futuros proyectos, poniendo énfasis en las debilidades en la gestión de proyectos fallidos y en las debilidades administrativas de la institución
Gerente de Proyecto	Liderar el equipo de gestión de riesgos
Desarrollar la matriz de impacto
Analizar y plantear las medidas correctivas
Director UTIC	Liderar el equipo para los riesgos técnicos
Director Funcional	Liderar el equipo para los riesgos funcionales de uso y explotación de la plataforma web
Directores de Área	Liderar el equipo para la definición del impacto y plantear las acciones correctivas correspondientes
Se recomienda incorporar al Rector y GAF, para el manejo de los riesgos que pueden ser consecuencia de la carencia de cultura digital y de resistencia al cambio, en donde el poder de decisión es importante y vital.
Riesgo:Transición en el cambio de Razón Social
Impacto: Bajo en la implementación de las pág web pero muy alto en el en el desarrollo del portal Institucional.
Plan de acción: Realizar las acciones necesarias para proceder al cambio.
Ejecutar el proyecto una vez definida la nueva imagen Institucional
Responsable:	Autoridades de la ESPE, URCI, Marketing, UTIC
Indicador:	Desarrollo del portal Institucional con la nueva imagen corporativa
Riesgo:No se mejore el ranking web hasta el objetivo planteado
Impacto: Bajo en la implementación pero muy alto en el uso y aplicación
Plan de acción: Procedimientos adecuados para el manejo de la visibilidad y actividad
Responsable:	Rectorado, Vicerrector Académico, UTIC y Unidades
Indicador:	Posicionamiento en el ranking web
Riesgo:Desinterés de los involucrados
Impacto:	Alto
Plan de acción:	Socialización del proyecto con los beneficios de incrementar el ranking web y generar el sentimiento de identidad y pertenencia al ser universidad tipo A y ubicada dentro de las mejores del mundo
Responsable:	Vicerrectores, UTIC, Gerente del Proyecto
Indicador:	Cantidad de archivos indexados
Calidad de la información generada
Incremento de visitas a la página web ESPE
Riesgo:Incremento del tiempo de respuesta en el uso de la página web
Impacto:	Moderado
Plan de acción:	Buscar asesoramiento para definir la capacidad real de servidor web, procesador y memoria de los equipos, para soportar al menos 1000 usuarios concurrentes
Responsable:	UTIC
Indicador:	Pruebas de carga y eficiencia del equipamiento
Riesgo:Incumplimiento de las bases técnicas
Plan de acción:	Designar el equipo técnico adecuado que garantice la calificación de las ofertas y garantice la designación de la empresa seria que cumpla a cabalidad las bases técnicas
Indicador:	Experiencia y posicionamiento de la empresa en el país
En el desarrollo del Project Charter
Para este proyecto se identificó que en la ESPE, los proyectos de tecnología recaen en excelente personal técnico sin conocimiento en gestión de proyectos, esto ha traído como consecuencia, proyectos sin el éxito esperado.
En proyectos de tecnología, se da más importancia al equipamiento de hardware y software, esto se convierte en el objetivo, antes que ser considerado como un medio.
Se recomiendacrearla PMO, y generar cultura de proyectos para que la gestión sea realizada por proyectistas.
En la Gestión del Alcance
La definición del alcance y el suficiente nivel de detalle de las especificaciones técnicas, es el aspecto fundamental para el éxito del proyecto. Si este documento está mal definido, significa que los objetivos no están bien definidos, por lo tanto, así se cumpla lo que dice el contrato, el proyecto no tendrá éxito.
En contratos de proyectos que se realizan en instituciones públicas, hay que considerar que una vez firmado el contrato, es imposible realizar acciones de cambio al alcance o al objeto del contrato.
Se recomienda ser lo suficientemente detallista y cuidadoso para que las especificaciones técnicas sean claras, entendibles y objetivas y no den lugar a cambios, interpretaciones o subjetividades.
En la Gestión de las Comunicaciones
Para este proyecto se identificó que en la ESPE, no existe un plan de comunicaciones, la responsabilidad absoluta de la ejecución del proyecto y el cumplimiento del contrato recae exclusivamente sobre el Administrador y Técnico del Contrato, esto hace que en muchos caso no importe el éxito del proyecto sino el cumplimiento del contrato y en muchos de los casos la comunicación se realiza solo a la Gerencia Administrativa Financiera para conocimiento y búsqueda de responsables y no para solución de problemas.
Se recomiendadesignar a los administradores del contrato a personal con competencias en gestión de proyectos basados en la guía del PMBOK.
Para este proyecto se identificó que en la ESPE en la elaboración del contrato no existe ningún término o condición que haga referencia a la identificación de los riegos.
Se recomiendaIncluirdentro de los téminos de contratoespecificacionespara la definición de los riesgos a fin de queestosseanidentificados al inicio del proyecto.
En la Gestión de las Adquisiciones
El incumplimiento o retraso en la ejecución de los contratos se debe al desconocimiento de las funciones de los administradores de los contratos
Se recomienda incorporar en los contratos las estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato. Esta inclusión facilita la gestión de las comunicaciones entre la empresa contratada y la institución.

References: Artículo 41

Artículo 45

Artículo 46

Artículo 47
 artículo 70
 artículo 121
 artículo 123
 artículo 124
 resolución