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EBIT – Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A. - ppt scaricare
PubblicatoGiovanna Rossa Modificato 3 anni fa
Presentazione sul tema: "EBIT – Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A."— Transcript della presentazione:
1 Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico
EBIT – Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A. Tel. 0832/ fax 0832/457389 web:
2 Obiettivi e-government
Attuare i principi dell’art 97 della Costituzione di imparzialità e buon andamento della PA Migliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione all’attività amministrativa Attuare i presupposti dell’art 1 L 241/90 di economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza
3 Digitalizzare perché Stampa/ Produzione documenti Acquisizione
115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all’anno Distribuzione Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte Costo: 18 euro per documento Archiviazione 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
4 Nuove disposizioni Decreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n. 179):
Documento unificato: CIE e tessera sanitaria Entro il 31 dicembre 2014 dovrà essere completata l’ANPR (Anagrafe nazionale popolazione residente) Entro il 18 aprile 2013 verrà istituito INI-PEC (indice nazionale indirizzi pec) Dal 1 gennaio 2013 domicilio digitale per i cittadini che lo richiederanno; Dal 31 dicembre 2013 pec anche per le imprese individuali; Open data: entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere pubblicati i regolamenti per l’accesso ai dati pubblicati
5 Nuove disposizioni Art 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove misure in materia di amministrazione aperta Art 19 L 134 del 7 agosto 2012, istituzione dell’Agenzia Italia Digitale con funzioni di realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana Art 6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art 5 CAD: obbligo di pubblicare le coordinate bancarie per i pagamenti elettronici
6 Strumenti dell’e-government
La rete al centro del cambiamento e posta elettronica certificata Sito web e sevizi in rete Protocollo informatico Documento informatico
7 Produzione del documento informatico e forme dell’atto amministrativo
8 Documento informatico
Documento analogico Quali differenze ?
9 semplice e/o complessa di un documento
Struttura semplice e/o complessa di un documento Supporto. informazione.
10 Documento informatico
11 Rappresentazione binaria del contenuto informativo
12 Documento informatico
13 Documento informatico
Il documento informatico può essere prodotto: Con appositi applicativi software; Acquisendo copia informatica di un documento analogico; Raggruppando un insieme di dati in una forma logica predeterminata e memorizzata in forma statica
14 Documento informatico
Criteri per la scelta dei formati elettronici: Aperto e standard; Affidabile: rappresentare il documento con lo stesso contenuto e forma dato dall’autore; Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene prodotto il documento; Non deve contenere macroistruzioni Compatibile per la conservazione a lungo termine; Interoperabile; Esempi di formati: XML, TXT, PDF.
15 Documento informatico
Principali criticità: Affidabilità (autenticità e integrità/immodificabilità) Fruibilità Conservazione
16 Documento informatico
Art. 20, comma 1-bis del CAD: “L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall‘articolo 21.”
17 Autenticità del documento
Le caratteristiche di integrità e immodificabilità sono determinate da (nuove regole tecniche): La sottoscrizione con firma digitale; L’apposizione di un riferimento temporale; La trasmissione tramite PEC; Memorizzazione in un sistema di gestione documentale; Il versamento ad un sistema di conservazione
18 Autenticità del documento
Firma elettronica Firma elettronica avanzata
19 Autenticità del documento
Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05 : “L’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”
20 Autenticità del documento
Firma digitale (art 1 lett s) Dlgs 82/05: “ particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche …che consente … di verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.”
21 Generazione firma digitale
Doc Hash SHA 256 256 BIT Impronta del Documento Documento da firmare CIFRATURA Ks Firma digitale PKCS#7 Certificato elettronico
22 Verifica firma digitale
Impronta del Documento 256 BIT Doc Hash SHA 256 = ok! Visualizza il documento con i dati del sottoscrittore Firma digitale Decodifica 256 BIT Kp Chiave pubblica Impronta corrispondente alla firma Certificato elettronico
23 Firma elettronica Firma digitale L’autenticità del documento è garantita dall’affidabilità della procedura di rilascio dei dati usati per l’identificazione informatica richiesti per l’utilizzo dell’applicativo; L’integrità dei contenuti non è garantita; Valore giuridico liberamente valutato in giudizio tenuto conto delle sue qualità. L’autenticità sempre garantita dal certificato qualificato rilasciato dall’ente certificatore accreditato e dalla procedura di firma; L’integrità dei contenuti garantita dalla crittografia asimmetrica; Valore giuridico equiparato alla scrittura privata (ex art cc). Quali differenze ?
24 Autenticità del documento
Limite di validità della firma digitale nel tempo (art. 21 comma 3): “L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione”
25 Data certa del documento
Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) : Marca temporale apposta da un gestore di marche temporali valido 20 anni Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti Riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della PEC
26 Forme elettroniche degli atti amministrativi
Per gli atti amministrativi vige il principio della libertà delle forme, tuttavia deve essere garantito: La forma scritta ad substantiam salvo i casi espressamente previsti dalla norma (es ordini di polizia; atto di convocazione della giunta o del consiglio) La certa riferibilità al funzionario che ha prodotto l’atto al fine di garantire l’imparzialità e il buon andamento dell’azione amministrativa ( art. 97 Cost.)
27 Forme elettroniche degli atti amministrativi
Art. 34 CAD: Atti interni possono essere firmati con firma elettronica Atti esternati devono essere firmati con firma digitale
28 Fruibilità del documento
Affinché un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo: Riproducibile fruibile
29 Copie del documento Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (art 22 CAD) hanno piena validità giuridica se: Se sottoscritte da pubblico ufficiale; Se prodotte con un processo certificato; Per i documenti non unici assolvono gli obblighi di conservazione
30 Copie del documento Copie analogiche di documenti informatici (art 23 CAD) hanno piena validità se: Se la loro conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale secondo le regole tecniche dell’ art. 71; Per i documenti amministrativi informatici è previsto il timbro digitale(art 23-ter CAD)
31 Copie del documento Altre tipologie di copie previste dal CAD:
Copia informatica di documento informatico (art. 1, comma 1 lett. i-quater) Duplicato informatico di documenti informatici (art. 1, comma 1 lett. i- quinques)
32 Verifica Il documento digitale deve assicurare:
L’affidabilità del contenuto; La fruibilità del contenuto; L’autenticità, integrità, fruibilità e la conservazione del contenuto nel lungo periodo.
33 Verifica I documenti firmati con firma digitale e firma elettronica:
Sul piano probatorio hanno lo stesso valore; Entrambe le firme garantiscono l’integrità del contenuto; Solo la firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità del documento.
34 Verifica Il documento firmato con firma digitale:
Sul piano probatorio è di volta in volta liberamente valutabile in giudizio; Ha efficacia probatoria prevista dall’art c.c. (è equiparato alla scrittura privata analogica); Non è ancora riconosciuto dal nostro ordinamento;
35 La comunicazione individuale dell’atto amministrativo
36 Posta elettronica Art 45 DLgs 82/05 (CAD)
37 Posta elettronica La trasmissione tramite posta elettronica non da garanzie di: non ripudio riservatezza integrità certezza della provenienza Prova di avvenuta ricezione
38 Posta elettronica Per gli atti non firmati inviati via , sebbene il nostro ordinamento preveda la libertà delle forme, secondo la giurisprudenza si dovrebbero distinguere le invalidità che colpiscono i documenti che contengono dichiarazioni di scienza da quelli concernenti dichiarazioni di volontà (Tar Puglia, Bari, sez I, 9 gennaio 2004, n.48).
39 Posta elettronica Aspetti dell’indirizzo di posta elettronica:
non equivale alla residenza anagrafica è assimilabile al domicilio, quindi l’utilizzo deve essere espressamente autorizzato la consegna presso l’indirizzo elettronico equivale alla consegna
La posta elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce: La provenienza L’integrità L’avvenuta consegna L’identificazione informatica (art 65 CAD lettera c-bis) Un riferimento temporale certo (art 48 CAD)
41 Posta elettronica certificata
42 Posta elettronica certificata
Art. 48 comma 1 CAD: “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.”
43 Posta elettronica certificata
Art. 6 CAD: “Per le comunicazioni di cui all’art 48 comma 1, con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo … le pubbliche amministrazioni utilizzano la PEC”
44 Verifica La trasmissione telematica è valida se:
È effettuata con strumenti telematici che garantiscano la provenienza, integrità del contenuto e non ripudio Può essere eseguita con qualsiasi strumento telematico È possibile ma deve essere comunque seguita dall’invio del documento cartaceo
45 Verifica La trasmissione telematica via Pec:
Garantisce il non ripudio e l’integrità e autenticità del documento trasmesso; Garantisce il non ripudio ma non l’integrità e autenticità del documento trasmesso; Garantisce il non ripudio l’integrità del documento trasmesso ma non la sua autenticità.
46 Gli strumenti di conoscenza collettiva sito web e albo on-line
47 Sito web Finalità: Comunicazione istituzionale
Trasparenza amministrativa Erogazione servizi on-line
48 Sito web Caratteristiche del sito:
Accessibilità, usabilità e di semplice consultazione (art. 53 CAD) Affidabilità, accuratezza e pertinenza delle contenuto (art 54 comma 4) Contenuti fruibili gratuitamente senza identificazione informatica nel rispetto della normativa sulla privacy (art 54 comma 3)
49 Sito web Contenuto obbligatorio del sito (art 54):
L’organigramma e l’articolazione degli uffici Sezione “trasparenza e valutazione del merito” L’elenco dei procedimenti Moduli e formulari L’elenco dei servizi forniti in rete L’elenco delle caselle di posta elettronica L’elenco dei bandi di concorso e di gara
50 Albo on-line La procedura di pubblicità on-line (art 32 L69/09) presenta criticità in termini di: Gestione della procedura in ambiente digitale Valutazione dei dati personali che possono essere diffusi Rischi di perdita di controllo dei dati sensibili pubblicati
51 Albo on-line “la diffusione di dati personali da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento” (art 19 DLgs 196/03) “I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi” (art. 22 DLgs 196/03)
52 Albo on-line Diritto all’oblio (delib. Garante n. 88/11):
Definire un congruo periodo di pubblicazione dei dati Prevedere accorgimenti tecnologici per evitare manipolazioni o indebite archiviazioni
53 Albo on-line Definire una procedura di pubblicità on-line che preveda:
Forma degli atti pubblicati Riferimenti identificativi oggetto di registrazione Produzione di una referta di avvenuta pubblicazione
54 Amministrazione aperta
Art 18 L. 134 del 7 agosto 2012: Entro il 31 dicembre 2012 tutte le concessioni di sovvenzioni, contributi e corrispettivi a persone o imprese devono essere pubblicate in formato aperto sul sito dell’ente; A decorrere dal 1 gennaio 2013 la pubblicazione in rete costituisce condizione legale legittimante delle concessioni; L’omessa o incompleta pubblicazione è rilevata dall’ufficio, dal beneficiario e da chiunque abbia interesse.
55 Amministrazione aperta
Dati da pubblicare: Nome del beneficiario e dati fiscali; Importo e norma alla base dell’attribuzione; Ufficio responsabile e modalità seguite per l’attribuzione; Link al progetto e al contratto della fornitura, curriculum del beneficiario; Le informazioni dovranno essere accessibili da un link ben visibile nella sezione del sito “trasparenza, valutazione del merito”;
56 Amministrazione aperta
Decreto sviluppo 2.0 open data: Entro 120 gg (18 febbraio 2013) obbligo di pubblicare i regolamenti che disciplinano il diritto di accesso ai dati: Disponibili secondo termini di licenza anche per finalità commerciali; Accessibili con le tecnologie ITC e in formati aperti (XLS, CSV) Gratuiti o a costo marginale
57 Servizi in rete Le istanze presentate via web sono valide se (art 65 comma1 CAD): Sono firmate con firma digitale Ovvero, quando l’autore è identificato con CIE e CNS Ovvero, quando l’autore è comunque identificato con strumenti diversi da CIE e CNS (login e password)
58 Servizi in rete Art 65 comma 2 CAD: “Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento”
59 Servizi in rete Vantaggi del canale WEB:
produzione dei documenti su modulistica messa a disposizione (art 57 CAD) Guida la produzione del doc in termini di formato e metadati Evita il passaggio della trasmissione telematica
60 Servizi in rete Vantaggi della Modulistica elettronica:
Compilazione on-line da parte dell’utente; Possibilità di integrare una business logic in grado di guidare la compilazione; Possibilità di trasportare dati in una struttura XML in grado di garantire l’interoperabilità con altri gestionali (es. Protocollo informatico) Possibilità di prevedere campi firma; Predisposizione di un set di metadati descrittivi utili alla conservazione; Produzione del documento in formati predisposti per la conservazione.
61 Modulistica elettronica
Modulo di tipo statico : Deve essere stampato e compilato a mano e spedito per Fax o corriere; Vantaggi: Per l’ente evita la stampa di una quantità eccessiva di moduli; Per l’utente evita di recarsi presso l’ufficio
62 Modulistica elettronica
Modulo di tipo dinamico: Campi interattivi compilabili da pc; Validazione dati tramite una business logic; Invio via web o posta elettronica oppure stampa e invio via fax o corriere Possibilità riassumere i dati in un codice bidimensionale;
63 Modulistica elettronica
Modulo di tipo RIA (Rich Internet Aplication): Precompilazione del modulo dei dati in possesso della PA; Compilazione con guida interattiva dei campi variabili e implementazione di una business logic; Firma del documento; Invio tramite web o posta elettronica.
64 Verifica La procedura di pubblicità on-line deve garantire:
Il diritto all’oblio dell’interessato L’esattezza, pertinenza e non eccedenza dei dati diffusi Il rispetto della procedura di pubblicazione
65 Verifica L’istanza presentata on-line non è valida se:
È firmata digitalmente ed inviata via mail; Non è firmata e inviata via PEC; Quando l’autore è identificato con CIE o CNS oppure Login e password rilasciate dall’ente;
66 Protocollo informatico e gestione documentale
67 Protocollo informatico
Non semplice trasposizione su supporto informatico del tradizionale protocollo cartaceo Ma ambiente di lavoro nel quale vengono prodotti e trattati i documenti informatici e analogici Quindi un sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi
68 Protocollo informatico
AOO UOR RPA Giocano un ruolo fondamentale nel definire l’organizzazione del “protocollo informatico”
69 Protocollo informatico
La registrazione a protocollo: Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato documento Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L.241/1990 e successive modificazioni
70 Protocollo informatico
È atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott ) Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge241/90) È atto pubblico di fede privilegiata (TAR Campania I Napoli 26 feb , n.24)
71 Protocollo informatico
«La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni» Numero di protocollo Data di registrazione mittente/ destinatario Oggetto del documento Impronta del documento trasmesso per via telematica [numero degli allegati] [descrizione degli allegati]
72 Protocollo informatico
Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 «Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici . Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione»
73 Protocollo informatico
Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate: «Le informazioni non modificabili di cui all’art.53…sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque,da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore e dagli estremi del provvedimento di autorizzazione»
74 Protocollo informatico
Segnatura dei documenti informatici: La segnatura di un documento informatico deve essere conforme alle specifiche dell’XML e compatibile con il DTD previsto a livello nazionale Le informazioni contenute sono quelle previste per il documento analogico più: Oggetto del documento Corrispondente
75 Registrazione di protocollo
Proposta di timbro di segnatura analogica: Informazioni sul fascicolo Estremi di protocollo Informazioni sul flusso
76 Classificazione TUDA art. 52, comma f)
«garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato» TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni
77 Titolario Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
78 Titolario È atto di organizzazione e va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione Attiene alla sfera amministrativo-gestionale Non può essere retroattivo È ricavato dall’analisi delle funzioni Ha carattere di astrattezza Prevede il può esserci è generale, ma non generico
79 Fascicolo È una forma di aggregazione ordinata di documenti sulla base di criteri: Cronologico: tiene conto della sequenza cronologica dei documenti prescindendo dal loro contenuto informativo o dispositivo Materia / oggetto: considera il contenuto del documento
80 Fascicolo Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art 52 lett c) DPR 445/00 c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali Art. 65 DPR 445/00 a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
81 Trattamento Fascicolazione dei documenti:
Oggetto della fascicolazione: Documenti analogici ed informatici Protocollati e non Formali ed informali I fascicoli possono raccogliere documenti: Afferenti lo stesso affare - procedimento Afferenti la stessa persona Afferenti la stessa attività
82 Fascicolazione Fascicolo per affare - procedimento :
Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione Comprende documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto Ha durata circoscritta all’affare Esempio: 2009-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle» 2009 è l’anno di apertura VII è il titolo (Servizi alla persona) 6 è la classe (Eventi e attività culturali) 13 è il numero progressivo attribuito al fascicolo su base cronologica durante l’anno 2009 all’interno del titolo VII e della classe 6
83 Fascicolazione Fascicolo per persona:
Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. il fascicolo personale viene aperto a livello di titolo Restano aperti finchè è in corso il rapporto di lavoro Un esempio: 2005-III/ «Ugo Fantozzi»: 2005 è anno di apertura III è il titolo (Risorse umane) 0 è la classe 6749 è il numero di matricola
84 Fascicolazione Fascicolo per attività:
È costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti. Il fascicolo per attività comprende documenti con Destinatari diversi Oggetti uguali o simili Identica classifica Ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali(ad esempio, mensili)
85 Repertorio Aggregazione (serie) di documenti identici
per forma (tipologia di atto) per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio) (ma differenti per contenuto) vengono disposti in sequenza cronologica dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria Esempio. Delibere, Determine, Verbali …
86 Fascicolo ibrido soluzione finalizzata alla gestione del passaggio tra dalla documentazione analogica a quella digitale al fine di garantire l’unicità dell’archivio: Creazione di un unico fascicolo (analogico o informatico) a fini gestionali Mantenimento di due fascicoli per lo stesso affare a fini giuridici - probatori
87 Verifica La registrazione a protocollo permette di :
Identificare univocamente un documento attribuendogli una numerazione progressiva annuale Determinare una data di arrivo certa Assegnare la documentazione all’ufficio competente una volta registrata
88 Verifica La classificazione e fascicolazione
È un’attività superflua e non prevista dal TUDA È un’attività facoltativa a descrizione dell’ente È un’attività necessaria e sufficiente per la corretta sedimentazione della documentazione in archivio
89 Verifica Le informazioni inserite nel protocollo informatico:
Sono assolutamente inalterabili Sono non modificabili, a condizione che restino memorizzate nella base dati e venga indicato l’operatore la data e l’ora della modifica ed autorizzate dal responsabile. Sono modificabili solo dall’operatore del protocollo
90 Verifica La registrazione dei documenti informatici prevede:
Stessa procedura dei documenti cartacei più registrazione dell’impronta e memorizzazione del file nella base dati del protocollo informatico Non è necessaria la registrazione dei riferimenti indicativi ma solo la memorizzazione del file Non devono essere protocollati se arrivano tramite PEC
91 Archiviazione elettronica e Poli Archivistici regionali
92 Archiviazione elettronica
Obblighi dell’ente: Conservare e valorizzare l’archivio in quanto bene culturale art 10 DLgs 42/04 Mantenere l’organicità e ordinamento dell’archivio art 30 DLgs 42/04 Divieto di danneggiare, deteriorare o distruggere l’archivio
93 Archiviazione elettronica
L’intenso utilizzo delle tecnologie informatiche produce criticità in termini di: Unicità dell’archivio Organizzazione elettronica dei fascicoli Gestione e conservazione di archivi ibridi
94 Archiviazione elettronica
La definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere: La nomina di un responsabile interno o esterno all’ente della conservazione (art 44 CAD), La definizione di un manuale della conservazione, L’individuazione di un conservatore accreditato (art 44-bis CAD)
95 Archiviazione elettronica
Il sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD): L’autenticità del documento L’integrità La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti Il rispetto delle misure di sicurezza della privacy
96 Archiviazione elettronica
97 Archiviazione elettronica
Il sistema di conservazione deve essere gestito da una struttura affidabile: Che esegue attività di backup-restore; Corredato da meccanismi di disaster recovery e continuità operativa; Dotato di un sistema di storage management altamente affidabile; Dotato della documentazione necessaria per dimostrare la corretta gestione.
98 Archiviazione elettronica
99 Archiviazione elettronica
100 Archiviazione elettronica
I Poli Archivistici collaborano con l’ente supportandoli nella formazione dei loro archivi digitali: Evitando la dispersione dei documenti informatici in tanti sistemi non interoperabili; Assicurando la valorizzazione di un adeguato set di metadati per le unità documentarie archivistiche; Esplicitando le esigenze in termini di accessibilità, riservatezza, tempo minimo di conservazione, etc.
101 Archiviazione elettronica
Il modello conservativo dei Poli Archivistici è conforme al modello OAIS Produttori Utilizzatori Archivio OAIS SIP DIP Management
102 Archiviazione elettronica
103 Continuità operativa Art 50-bis del CAD e Circ. DigitPA 58/11:
Dal disaster recovery alla continuità operativa; Lo studio di fattibilità tecnica: analisi dell'organizzazione e analisi dell'impatto; la procedura di autovalutazione; scelta della strategia e individuazione della soluzione tecnica; l’implementazione della soluzione tecnica; la scelta sulle modalità di esecuzione (make, outsourcing); verifica e manutenzione;
104 Concludendo Il passaggio ad una amministrazione digitale implica:
Impegno del vertice a promuovere cambiamenti radicali Cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativi Interventi formativi per fornire la spinta psicologica necessaria al cambiamento verso il digitale
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References: Art. 20
 art. 97

Art. 34
 art. 71

Art. 48

Art. 6

Art. 53

Art. 54
 art. 52
 art. 56
 Art. 65