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Timestamp: 2017-03-28 17:59:40+00:00

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Bibliotheksportal: Planung und Organisation
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VeranstaltungsterminVeranstaltungsortAkteure und BookingVeranstaltungstechnikCateringSicherheitÖffentlichkeitsarbeit und WerbungPersonalplanungRessourcen- und Kostenplanung
Veranstaltungstermin Der Veranstaltungstermin sollte mit Bedacht und so gewählt werden, dass er möglichst günstig für die Zielgruppe liegt. Kritisch sind Feier- und Brückentage, Ferienzeiten, konkurrierende Veranstaltungen und Großveranstaltungen (beispielsweise Fußball-WM) [1].
Veranstaltungsort Der Veranstaltungsort sollte einen Rahmen bieten, die Eventidee bzw. das Eventkonzept umzusetzen. Ambiente und Atmosphäre bestimmen ganz wesentlich mit, wie wohl sich die Besucher bei der Veranstaltung fühlen. Sofern die Veranstaltung nicht in der Bibliothek stattfindet, sollte der Veranstaltungsort auch nach formalen Gesichtspunkten ausgewählt werden. Entscheidend für das Gelingen der Veranstaltung sind u.a. die Lage, die Erreichbarkeit, die vorhandene Infrastruktur und Ausstattung, die Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten und der Statik, die Raumkapazität und nicht zuletzt die Kosten – wie zum Beispiel Miet- und Versicherungskosten –, die mit der Wahl des Veranstaltungsortes zusammen hängen.[3]
Insgesamt sollten bei der Wahl des Veranstaltungsortes folgende Aspekte geklärt werden: Größe der Location,Personenfassungsvermögen,vorhandenes Mobiliar und Möglichkeiten der Bestuhlung,Technische Ausstattung (Beschallung, Beleuchtung, Bühne), Ambiente (passend zu Ihrem Event?),Nebenräume, Lagermöglichkeiten,Infrastruktur,Parkmöglichkeiten,Sanitäre Anlagen,Catering, Barrierefreiheit,Nähe zu evtl. benötigten Hotels,Miet- und Nebenkosten. Darüber hinaus muss der Veranstaltungsort hinsichtlich Bestuhlung, Besucherhöchstgrenzen, Brandschutz sowie Flucht- und Rettungswegen den Sicherheitsbestimmungen entsprechen, die in der Versammlungsstättenverordnung der jeweiligen Bundesländer geregelt sind. „Ziel der Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) ist es, durch Regelungen zum Bau und Betrieb von Versammlungsstätten einen nach dem aktuellen Stand sicherheitstechnischer Erkenntnisse möglichst optimalen Schutz von Personen – Besuchern, Mitarbeitern sowie Mitwirkenden – während ihres Aufenthalts und eine rasche Evakuierung aus Versammlungsstätten bei Eintritt von Schadensfällen zu gewährleisten.“[4]
Öffentliche Veranstaltungen unter freiem Himmel müssen gemäß § 14 Versammlungsgesetz angemeldet werden: „(1) Wer die Absicht hat, eine öffentliche Versammlung unter freiem Himmel oder einen Aufzug zu veranstalten, hat dies spätestens 48 Stunden vor der Bekanntgabe der zuständigen Behörde unter Angabe des Gegenstandes der Versammlung oder des Aufzuges anzumelden.
Akteure und Booking Den Akteuren kommt bei der Eventplanung und –organisation eine besondere Bedeutung und Aufmerksamkeit zu.
Akteure für Veranstaltungen in Bibliotheken können sein: Autoren (Belletristik, Sachbuch), Referenten (Wissenschaftler, Prominente, Forscher, Bildende Künstler etc.), Moderatoren, Darstellende Künstler (Schauspieler, Tänzer, Akrobaten, Komiker etc.), Musiker (Bands, Orchestermusiker, Interpreten etc.), ...[6]Beim sogenannten Booking müssen Honorare und Gagen ausgehandelt und ggf. Verträge geschlossen werden; Anfahrt, Übernachtung und Verpflegung der Akteure müssen sorgfältig geplant werden. Darüber hinaus müssen die Akteure gut über den Verlauf der Veranstaltung informiert werden, um ihre Darbietung optimal umsetzen zu können. Fühlen sich die Akteure bei der Veranstaltung wohl, wird das maßgeblich zum Gelingen der Veranstaltung beitragen.
Booking-Agenturen Darstellende Künstler (Schauspieler, Kleinkünstler etc.) und prominente Persönlichkeiten werden weitgehend über Booking-Agenturen gebucht; Autoren in der Regel über den Verlag. Booking-Agenturen sind an der Gage bzw. dem Honorar der Akteure, die sie unter Vertrag haben, beteiligt und bieten Künstlern und Prominenten nicht nur Entlastung bei der Akquise, Terminplanung und Durchführung von Veranstaltungen, sondern in der Regel auch ein gutes Netzwerk und Szenenkenntnis sowie Know-How im Vertragsrecht, bei Steuerfragen und im Marketing.
Aufgaben von Booking-Agenturen sind: Akquise von Auftritten für Künstler,Vertragsverhandlung und -Abschluss von Verträgen, Organisation und Abwicklung des Auftritts.[7] Folgende (beispielhafte) Künstleragenturen können bei der Akquisition von Autoren und Moderatoren helfen:
Vereinbarungen und Künstlerverträge Bei der Verpflichtung von Akteuren zeichnet sich hinsichtlich verbindlicher Absprachen im Eventmanagement ein uneinheitliches Bild ab. Weit verbreitet ist, dass nur mündliche bzw. schriftliche Vereinbarungen getroffen werden. Je größer und bedeutender die Veranstaltung jedoch ist, desto notwendiger ist es auch, die Veranstaltung und den Auftritt rechtlich abzusichern und einen Aufführungsvertrag abzuschließen:
„Als Aufführungsvertrag (oder Engagementvertrag) wird ein Vertrag zwischen dem Veranstalter und dem auftretenden Künstler/Ensemble (...) bezeichnet, der auf die Erbringung einer künstlerischen Leistung gegen entsprechende Bezahlung gerichtet ist.“[8] In der Regel wird ein Werkvertrag nach § 631 BGB abgeschlossen und kein Dienstvertrag nach § 611 BGB, da mit dem Vertrag die Erwartung verknüpft wird, dass nicht lediglich eine Dienstleistung erbracht wird, sondern, dass diese auch erfolgreich und fristgerecht erbracht wird.[9] In einem Aufführungsvertrag sind folgende Punkte zu regeln: „Vertragsgegenstand (Auftrittsort, Termin, Art und Dauer der Darbietung)Präsentation des Künstlers (Probe, Bühnenanweisung, Zugaberegelung)Vergütung (Gage, Spesen, Steuern)Auftrittsverbot des Künstlers im Zeitraum vor und nach der VeranstaltungVerantwortlichkeit für technische Anlagen und Ausstattung (Bühne, technische Anlagen, Catering, Garderobenräume etc.)Durchführung und Kostentragung der VeranstaltungGEMA- und Künstlersozialabgaben-GebührentragungVerwertungsrechte (Foto, Bild, Ton)TicketingWerbungGebietsschutzklauselVertragsstrafen/pauschalierter Schadensersatz (Veranstaltungsausfall, Pflichtverletzungen).“[10]Ergänzt wird der Aufführungsvertrag häufig durch sogenannte Rider, die weitere Anforderungen als Vereinbarungen hinsichtlich Veranstaltungstechnik, Unterbringung und Catering beinhalten und für den Veranstalter hohe Kosten nach sich ziehen können, weshalb es notwendig ist, diese vor Vertragsabschluss genau durchzulesen, die Realisierbarkeit und die dadurch entstehenden Kosten abzuschätzen.[11]
Künstlersozialabgabe Selbstständige Künstler und Publizisten sind in der Regel in der Künstlersozialversichung versichert, in die die Hälfte der Beträge der gesetzlichen Sozialversicherung einzuzahlen ist. Die andere Hälfte wird von denjenigen Einrichtungen erbracht, die künstlerische bzw. publizistische Leistungen verwerten. 2013 liegt der Abgabesatz für die Künstlersozialabgabe bei 4,1 Prozent auf die erbrachte Leistung inklusive aller Auslagen und Nebenkosten (z.B. Material, Transporte etc.). Abzugsfähig sind lediglich die gesetzliche Mehrwertsteuer - sofern sie überhaupt erhoben wurde - und steuerfreie Aufwandsentschädigungen (z.B. Bewirtung, Fahrt- und Übernachtungskosten). Für die Künstlersozialabgabe besteht eine gesetzliche Meldepflicht:
Weitere Informationen zur Künstlersozialabgabe Künstlersozialkasse: Das Wichtigste zur Künstlersozialabgabe in Kürze – 05/2013(pdf-Datei) http://www.kuenstlersozialkasse.de GEMA Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und Vervielfältigungsrechte (GEMA) ist eine Verwertungsgesellschaft, die die urheberrechtlichen Ansprüche ihrer Mitglieder (Komponisten, Textdichter, Musikverleger) nach § 2 des Urheberrechts wahrnimmt.[14] Wird Musik abgespielt, Filme mit Musik gezeigt oder Musik live aufgeführt, dann werden GEMA-Gebühren für die aufgeführten Werke fällig, sofern es sich nicht um GEMA-freie Musik handelt.
Das Prozedere der GEMA sieht vor, dass die Wiedergabe geschützter und damit GEMA-pflichtiger Werke und öffentliche musikalische Darbietungen vor der Veranstaltung anzumelden sind und eine Auflistung der gespielten Stücke nach der Veranstaltung der GEMA vorzulegen ist. Die Vorschrift gilt unabhängig davon, wie viele Musikstücke gespielt wurden, der Art der Musikdarbietung sowie der erhobenen Eintrittsgelder und ob Gewinn oder Verlust erzielt wurde. Die Tarifstruktur der GEMA (https://www.gema.de/ad-tarife) ist relativ komplex. In der Regel haben Kommunen Rahmenverträge mit der GEMA abgeschlossen, über die sie die Lizenzgebühren begleichen. Auskunft kann hier das örtliche Kulturamt oder die zuständige Bezirksdirektion (www.gema.de/nc/die-gema/adressen/bezirksdirektionen/bezirksdirektions-suche.html) geben. Wird die Aufführung und Wiedergabe musikalischer Werke nicht gemeldet, dann liegt eine Urheberrechtsverletzung nach § 97 Abs. 1 des Urhebergesetzes vor. „Gemäß der ständigen Rechtsprechung kann die GEMA vom Verletzer nicht nur die ursprünglich zu zahlende GEMA-Gebühr verlangen, sondern zusätzlich noch den sogenannten GEMA-Zuschlag.“[15]
Ausländersteuer „Die sog. Ausländersteuer ist keine Steuer für ausländische Künstler. Die Steuer wird vielmehr dann fällig, wenn Künstler, Sportler etc. im Ausland leben und in Deutschland Einnahmen erzielen. Richtigerweise spricht man daher auch von der „beschränkten Steuerpflicht“ nach § 49 EStG.“[16]
Veranstaltungstechnik Beschallung und Beleuchtung stiften den Rahmen für die Veranstaltung und haben Einfluss auf die atmosphärische Qualität der Veranstaltung und die Wahrnehmung der Darbietungen. Insbesondere die Beleuchtung, z.B. der Einsatz von Floorlights und Strahlern, ist oftmals ein kostengünstiger und auch bei kleineren Veranstaltungen leicht zu realisierender Stimmungsträger, der die Veranstaltung ins „richtige Licht“ rückt. Aber auch die Beschallung und Akustik sollte der Veranstaltung und dem gewählten Eventformat angepasst werden. Ein Konzert oder musikalische Darbietungen stellen ganz andere Anforderungen an die Beschallung, als ein Vortrag, eine Lesung oder die Darbietung eines Kleinkünstlers. Insgesamt stellt die Veranstaltungstechnik „(...) die technischen Voraussetzungen für Veranstaltungen aller Art zur Verfügung (Beschallung, Beleuchtung, Video- und Bühnentechnik), um allen Besuchern einer Veranstaltung die gleichen perfekten Bedingungen zur Teilnahme zu bieten.“[20]
Im Vorfeld bzw. vor Abschluss des Aufführungsvertrages sollte geprüft werden, ob die Anforderungen, die sich an die Veranstaltungstechnik stellen, von der Bibliothek realisiert werden können. Die Anforderungen an die Veranstaltungstechnik sind bei größeren Veranstaltungen in dem sogenannten Technical Rider enthalten. Bestandteile des Technical-Rider
"Technikliste: Darin enthalten sind die technischen Anforderungen, beispielsweise einer Band (Bühne, Beschallung, Beleuchtung)Stage-Plan: Skizze der Bühnenaufstellung mit Infos zur Position der Instrumente (Schlagzeug, Gitarre, Bass, Gesang, Keyboards, Bläser usw.) Input-List: Detaillierte Aufstellung der Kanalbelegung am Mischpult (Anzahl der Mikrofone am Schlagzeug, Gitarre usw.)Ansprechpartner: Kontaktdaten des technischen Tournee-Betreuers, Ton- und Beleuchtungstechniker Anzahl der zusätzlich benötigten Ton-/Lichttechniker vor OrtAnzahl der Auf-/Abbauhelfer vor Ort.“[21]
Beschallung „Von Beschallung spricht man, wenn die Lautstärke in einem Raum oder Saal verstärkt werden muss, weil das Schallsignal wegen äußerer Einflüsse, wegen Geräuschen, Lärm oder zu geringer Lautstärke stark beeinträchtigt wird.“[22]
Grundlegende Elemente einer Beschallungsanlage sind: Saallautsprecher,Monitore: Bodenlautsprecher auf der Bühne für Musiker,Endstufen: Verstärker für den Betrieb von Lautsprechern,Mischpult: Gerät, mit dessen Hilfe Musik, Sprache, Geräusche, die aus verschiedenen Quellen stammen, zu einem einheitlichen Klangbild vereinigt werden,Equalizer: Filter als elektronische Komponente zur Tongestaltung und zur Entzerrung von Tonfrequenzen,Effektgeräte: Ein Gerät, das in der Tontechnik zur Erzeugung von Soundeffekten gebraucht wird,Mikrofone,Head-Sets: für Schauspieler, Moderatoren, Musiker, die kein Mikrofon in der Hand halten können oder möchten, Stage-Box: Anschlusskasten am Ende des Multicore-Kabels zum Anschluss aller Instrumente und Mikrofone auf der Bühne,Multicore-Kabel: Langes, vieladriges Kabel von der Bühne zum Mischpult im Saal, Kabel.[23]Beschallungstechnik ist ein äußerst komplexes, sich schnell entwickelndes Feld, das auch von Veranstaltern grundlegende Kenntnisse erfordert, um Anforderungen an Beschallung und Akustik einschätzen zu können. Im Rahmen des Marketingbaukastens kann deshalb nicht auf alle Aspekte im Einzelnen eingegangen werden. Einen guten Überblick über das Thema gibt jedoch das Buch von Thomas Kästle; Erläuterung der Fachbegriffe das Lexikon Veranstaltungstechnik.
Lexikon Veranstaltungstechnik (pdf-Datei) Beleuchtung Grundlegende Elemente einer Beleuchtungsanlage sind: Traverse: Längliches Bauteil zum Hängen von Lasten,Rig: quadratischer Rahmen aus Traversen über die gesamte Bühne,Bühnenscheinwerfer, z.B. Stufenlinse oder PAR 64,Stufenlinsenscheinwerfer: leistungsstarker Theaterscheinwerfer zur Ausleuchtung von Bühnen,PAR 64: kostengünstiger, konventioneller Bühnenscheinwerfer mit Parabolreflektor,Farbfilter: Zum Erzeugen einer farbigem Beleuchtung werden Farbfilter vor die Leinwand gespannt, Effektscheinwerfer, Lichtmischpult,Dimmer-Packs,Kabelmaterial.[24]Ebenso wie die Beschallungstechnik ist die Beleuchtungstechnik ein komplexes Feld, das von Veranstaltern grundlegende Kenntnisse erfordert, um die Anforderungen an die Beleuchtung einschätzen zu können. Im Rahmen des Marketingbaukastens kann deshalb nicht auf alle Aspekte im einzelnen eingegangen werden. Einen guten Überblick über das Thema gibt das Buch von Thomas Kästle; Erläuterung der Fachbegriffe das Lexikon Veranstaltungstechnik.
Weiterführende Literatur Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012
Ausschreibung von Veranstaltungstechnik Eine komplexere Veranstaltungstechnik kann üblicherweise nicht in Eigenleistung der Bibliothek erbracht werden, da die Bibliothek weder über die notwendige Ausstattung noch über die Kompetenzen zu ihrer Bedienung verfügt. Daher sollten diese Dienstleistungen von externen Veranstaltungs- und Bühnentechnikern erbracht werden, die auch die Veranstaltungstechnik gegen Miete zur Verfügung stellen. Da öffentliche Einrichtungen dem Gebot der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit unterliegen, kommt ein Vertrag normalerweise auf der Grundlage einer Ausschreibung zustande, wobei nach diesem Gebot das günstigste Angebot zu nehmen ist. Die Bibliothek sollte darauf achten, dass ein kompetenter Dienstleister verpflichtet wird, der auch über Erfahrung im Veranstaltungsmanagement, das notwendige Know-How und die notwendigen Kapazitäten verfügt, Veranstaltungen mit der geforderten Technik zuverlässig und termingerecht zu versorgen. Events haben einen sogenannten Fixgeschäftscharakter, da der Erfolg der Veranstaltung im hohen Maße davon abhängt, dass die Dienstleistung einwandfrei und termingerecht erbracht wird. Deshalb ist es auch ratsam, die fristgerechte Erbringung der Dienstleistung bei Nichterfüllung durch Vertragsstrafen rechtlich abzusichern.[25] Nach oben
Ein Angebot von Speisen und Getränken kann eine Veranstaltung auflockern und einen kommunikativen Rahmen stiften. Folgende Fragen sind dabei zu klären:Wird ein Catering benötigt? Welche Art Catering wird gewünscht? Wer richtet das Catering aus? Intern / extern? Welche Speisen und Getränke werden angeboten?Wer übernimmt den Service?Woher kommt das Geschirr?Zu entscheiden ist hierbei, ob das Catering in Eigenleistung oder durch externe Dienstleister erbracht wird. Dies hängt von der Anzahl der Gäste, der Art des Angebots an Speisen und Getränken, der vorhandenen Ausstattung (z.B. Küche, Geschirr) sowie von dem vorhandenen Personal ab.[27]
Wird das Catering in Eigenleistung erbracht, muss die Bibliothek auch über die entsprechende Genehmigung verfügen. Das heißt, Mitarbeiter der Bibliothek müssen für die Zubereitung und Ausgabe von Speisen und Getränken gemäß § 42 Infektionsschutzgesetz (IfSG) berechtigt sein und eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes vorweisen können, in der nachwiesen wird, dass sie von der Gesundheitsbehörde über die Tätigkeits- und Beschäftigungsverbote im Umgang mit Lebensmitteln belehrt wurden (Belehrungsbescheinigung gem. § 42 IfSG).
Darüber hinaus ist bei Veranstaltungen, die nicht regelmäßig durchgeführt werden und zeitlich begrenzt sind, eine Gestattung beim zuständigen Ordnungsamt zu beantragen, die die Ausgabe von Speisen und Getränken erlaubt. Die Höhe der Kosten ergibt sich aus den Kostengesetzen der einzelne Bundesländer und ist abhängig von der Größe der Events.[28] Externe Dienstleister müssen gemäß des Gaststättengesetzes über eine dauerhafte Genehmigung verfügen (§ 2 Abs. 1 GaststättenG).
„Neben günstigen Preisen sind wichtig bei der Auswahl geeigneter Lieferanten und Dienstleister für den Betrieb einer Eventgastronomie Faktoren wie Sortimentsbreite, Flexibilität, Lieferschnelligkeit (evtl. auch an Wochenenden und nachts), Service sowie der Umfang möglicher Nebenleistungen (z. B. Gläserverleih beim Weinhändler oder Kühlschränke und Biertischgarnituren bei Brauereien).“[29]
Caterer für Veranstaltungen können folgende Dienstleister sein: Brauereien und Getränkegroßhändler, Gastro-Großmärkte (wie zum Beispiel Metro), Metzgereien oder Bäckereien, Dienstleister, die speziell auf Catering von Veranstaltungen spezialisiert sind, Verleiher von Zelten, Bierinseln, Biertischgarnituren, Sonnenschirmen, Stehtischen, Kühlschränken, Spülmaschinen, Geschirr etc.[30]Wird das Catering von einem externen Dienstleister erbracht, dann ist die Veranstaltung üblicherweise auszuschreiben. Die Ausschreibung sollte detailliert die Anforderungen an das Catering aufführen. Dazu sollten folgende Angaben gemacht werden: Veranstaltungstag,Anzahl der Gäste,Zeitlicher Ablauf,Art der Speisen und Getränke,Anzahl und Bekleidung der Servicekräfte,Dekoration,Equipment (Kühlschränke, Geschirr, Schankanlagen etc.), Mengen und Regelungen für Übermengen und Nachlieferungen,Technische Aspekte (wie zum Beispiel Strom- und Wasseranschlüsse).[31]Insbesondere für kulturelle Veranstaltungen, bei denen eine hohe Anzahl von Gästen erwartet wird, ist es für den Veranstalter oftmals günstiger, wenn ein externer Dienstleister das Catering auf eigene Rechnung zum Verkauf anbietet. Der Veranstalter bietet dem Caterer damit lediglich einen Ort und Anlass, Speisen und Getränke zu verkaufen und entlastet sich von dieser Aufgabe. Angebot und Qualität sollten auch hier genau abgesprochen werden.
Die Versorgung der Akteure ist in der Regel im sogenannten „Catering Rider“ enthalten, der Aussagen zu den gewünschten Speisen und Getränken sowie evtl. Sonderregelungen (z.B. für Allergiker, Vegetarier etc.) und Anweisungen für den Backstage-Bereich (z.B. Anzahl und Ausstattung der Künstlergarderoben)trifft .[32]
Sicherheit Die Gewährleistung der Sicherheit hat bei der Durchführung von Veranstaltungen oberste Priorität. Deshalb ist das Gefahrenpotenzial bei der Veranstaltungsplanung konkret zu bewerten und - bei Großveranstaltungen - ggf. ein Sicherheitskonzept nach den Vorgaben der örtlichen Behörden auszuarbeiten, das als Grundlage für alle notwendigen Genehmigungen dient.[33]
Das Gefahrenpotenzial bei Veranstaltungen ergibt sich aus folgenden Punkten: 1. Art der Veranstaltung: Ein Popkonzert hat ein höheres Gefahrenpotenzial als eine Ballettaufführung. 2. Besucherzahl: Große und schwer zu kalkulierende Besucherzahlen erhöhen das Gefahrenpotenzial. 3. Art der Besucher: Überwiegend ältere oder jüngere Veranstaltungsteilnehmer, gewaltbereite Personen, der Ausschank von Alkohol sowie Prominente mit Sicherheitsstufe erhöhen das Gefahrenpotential. 4. Art, Ausstattung und Lage des Veranstaltungsortes: Bauliche Mängel oder nicht für Veranstaltungen geeignete Veranstaltungsorte erhöhen das Gefahrenpotenzial.[34]
Folgende Punkte sind bei der Bewertung der Sicherheit zu beachten: Notausgänge: Fluchtwege müssen ausgeschildert und in ausreichender Zahl vorhanden sein.Absicherungen: Sind Gefahrenquellen, z.B. Stolperfallen, vorhanden, so sind diese abzusichern.Absperrungen: Wenn ein großes Gedränge zu erwarten ist, dann sind bestimmte Bereiche, z.B. vor der Bühne abzusperren. Zwischen Bühne und Publikum sollte ein Sicherheitsabstand bestehen, der als Sicherheitsschleuse genutzt wird. Dabei ist darauf zu achten, dass Absperrungen keine Hindernisse darstellen. Sie sollten in jedem Fall zusammen mit Experten geplant werden.Kontrolle: Die Einlasskontrolle muss gewährleisten, dass gefährdende Personen möglichst keinen Zutritt erhalten und maximale Personenzahlen nicht überschritten werden.Feuerwehr: Finden Veranstaltungen in Hallen statt, dann sollten Feuerwehrleute vor Ort sein. Die Vorschriften dazu sind bei der örtlichen Feuerwehr zu erfragen. Bei kommerziellen Veranstaltungen sind die Kosten von dem Veranstalter zu tragen, bei kulturellen, öffentlichen finanzierten Veranstaltungen werden ggf. Kosten erlassen.Polizei: Werden Straßen abgesperrt oder ist mit Unruhen zu rechnen, dann ist die Polizei miteinzubeziehen. Die Notwendigkeit ist beim Ordnungsamt zu erfragen. Bei kommerziellen Veranstaltungen sind die Kosten von dem Veranstalter zu tragen, bei kulturellen, öffentlichen finanzierten Veranstaltungen werden ggf. Kosten erlassen.Sanitäter: Bei Großveranstaltungen ist abzuklären, ob Sanitäter notwendig sind. [35]
Aufgabe von Sanitätsdiensten ist die Leistung von Erster Hilfe und die Durchführung von lebensrettenden Sofortmaßnahmen. Je nach Sicherheitsstufe setzt sich der Sanitätsdienst aus Rettungshelfern, Rettungssanitätern, Notärzten und verschiedenen Einsatzfahrzeugen zusammen. Die Notwendigkeit zum Einsatz und Umfang von Sanitätsdiensten ist mit dem Ordnungsamt abzustimmen; ein Vertrag mit den Sanitätsdiensten (z.B. Arbeiter-Samariter-Bund, Deutsches Rotes Kreuz, Malteser, Johanniter) direkt abzuschließen.[36] Sicherheitsdienste, die die Einsatzstunde pro Mann zu weniger als 15 € netto anbieten, sind meist nicht zugleich auch die seriösesten Anbieter solcher Dienstleistungen.“[37]
Link zur Berechnung des Gefahrenpotenzials: http://www.hiorg-server.de/maurer.php?sids=i9mfkhorvhesdt6pei2l8dqru Nach oben
Öffentlichkeitsarbeit und Werbung Für den Erfolg eines Events ist nicht allein die Veranstaltung entscheidend, sondern auch die Öffentlichkeitsarbeit und Werbung, die im Vorfeld und begleitend dazu geleistet wurde. Öffentlichkeitsarbeit und Werbung sollten in die Markenkommunikation eingebunden werden und Maßnahmen so terminiert und abgestimmt sein, dass Bekanntheit aufgebaut und das Interesse für die Veranstaltung geweckt wird. Die Entwicklung der PR-Strategie für die Veranstaltung sollte dabei verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, die aufeinander bezogen sind:
Kommunikationsgestaltung Pressearbeit: Pressemitteilung, Pressegespräch, Presseinterview
Socialmedia-Kommunikation: Facebook, Twitter, YouTube ... Guerilla-Marketing Weiterführende Links: http://dialogart.ch/upload/Checkliste%20Event%20DialogArt.pdf
Da Events besondere, oftmals einzigartige Ereignisse darstellen, bei denen wenig Erfahrung und Routine in der Planung und Durchführung vorausgesetzt werden kann, sind sie ‚störanfälliger’ als Routinetätigkeiten in Bibliotheken. Eine gute Aufbau- und Ablaufplanung (Projektmanagement), die alle Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und die dazu notwendigen Ressourcen und Zuständigkeiten auflisten und in einer zeitlichen Abfolge darstellen, ist deshalb das A und O der Veranstaltungsorganisation. Dazu gehören auch eine gut durchdachte Personalplanung und die Entwicklung von Einsatzplänen, die nicht nur den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung mit dem benötigten und für die Aufgaben qualifizierten Personal abbilden, sondern auch möglichst alle unvorhersehbaren Eventualitäten und Ereignisse mit berücksichtigten und dafür Alternativen vorhalten. Einsatzpläne stiften darüber hinaus die Transparenz, die auch für das Team in der Planung und Organisation der Veranstaltung wichtig ist, da daraus eine klare Verteilung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Terminen ersichtlich ist:
„Entwickeln Sie dazu am besten einen Dienstplan, der den Einsatz aller Mitarbeiter für die jeweilige Veranstaltung entweder im Einzelfall oder aber auch wochen- und monatsweise abbildet. Somit kann Ihr gesamtes Team auf einen Blick sehen, wie die Kollegen eingeplant wurden und zum Einsatz kommen.“[39]
Planung und Organisation Konzeptplanung und ProgrammkoordinationKostenplanung und –controlling Akquise der Künstler und Akteure Projektmanagement Ausschreibungen, Rechte, Genehmigungen VerwaltungstätigkeitenPublic Relation und Werbung: Erstellung, Verteilung, Sponsoring etc.Vorverkauf von Eintrittskarten Durchführung und Nachbereitung VeranstaltungsleitungVeranstaltungstechnik: Licht- und Tontechniker, Aufbau- und Abbauhelfer Catering: Zubereitung von Speisen, Lieferung von Getränken, Service-Personal, ggf. Küchenhilfen etc. Abendkasse und ggf. Einlasskontrolle ggf. Garderobe Betreuung von Künstlern, Akteuren, VIPs, Presse Handwerker (ggf. Hausmeister) sowie IT-Spezialisten, vor allem auch für unvorhersehbare Ereignisse, die ggf. schnell Reparaturen durchführen könnenggf. Sicherheitspersonal und SanitäterReinigung: Reinigung von Böden, WCs, Küche, Gebäude etc.Abbau und EntsorgungEvaluation und Nachbereitung der Veranstaltung[40] Checkliste zur Planung und Organisation von Veranstaltungen (Word-Datei)
Die Durchführung einer Veranstaltung stellt für alle Beteiligten eine Stresssituation dar. Der Personalbedarf und die benötigten Qualifikationen müssen im Vorfeld abgeschätzt werden; ggf. ist der Bedarf bei anderen Veranstaltern ähnlicher Veranstaltungen in Erfahrung zu bringen. Dabei muss entschieden werden, was in Eigenleistung durch Mitarbeiter der Bibliothek erbracht werden kann und welche Mitarbeiter dafür in Frage kommen und welche Leistungen durch Fremdvergabe eingekauft werden. „Für die erfolgreiche Durchführung des Projektes Veranstaltung müssen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die folgende Anforderungen erfüllen:fachliche Kompetenz,persönliche und soziale Kompetenz,Teamfähigkeit,hohe Arbeitsmotivation.“[41] Insbesondere beim Catering kann es zu unvorhersehbaren Engpässen in Stoßzeiten kommen, die einen routinierten Umgang damit erfordern. Zudem sollte das Personal mit den zugrundeliegenden Auflagen bei der Zubereitung und Ausgabe von Speisen und Getränken vertraut sein.[42] Es würde bereits darauf hingewiesen, dass auch unvorhersehbare Ereignisse Berücksichtigung finden sollten: „Geschickte Handwerker, die beispielsweise einen defekten Grill reparieren oder einen verstopften Ablauf reparieren, oder IT-Spezialisten, die eine Schnittstelle anpassen oder einen Beamer bedienen können, sind unerlässlich für ein Event.“[43]
Bei Veranstaltungen kann es immer zu Komplikationen kommen, z.B: wichtige Personen (Künstler, Moderatoren) sagen kurzfristig ab,die Location kann doch nicht belegt werden,wichtige Personen kommen zu spät,Ton oder Licht funktionieren nicht,das Catering entspricht nicht den Anforderungen (oder anders als bestellt), die Räume sind zu klein, es kommen nicht so viele oder mehr Teilnehmer als erwartet.Neben einer soliden und präzisen Abklärung aller Eventualiäten in der Planung ist für diese Engpässe ein Notfallplan mit Alternativen auszuarbeiten, der sicherstellt, dass die Veranstaltung trotzdem erfolgreich durchgeführt werden kann. Nach oben
Einflussgrößen zur Abschätzung von notwendigen Ressourcen und Kosten ergeben sich aus:Eventart und Veranstaltungsort sowie –dauer, Akteuren und erwarteten Publikum, Technik und Ausstattung,Mitarbeitern,rechtlichen Rahmenbedingungen. Hilfreich ist es bei der Kosten- und Ressourcenplanung, die notwendigen Ressourcen im Projektstrukturplan mit aufzuführen (Projektmanagement). Für die Kostenplanung und das -controlling sind die Gesamtkosten aus den jeweiligen Kostenarten und –trägern zu ermitteln, um sie nach der Veranstaltung in einem Soll-Ist-Vergleich gegenüber stellen zu können. „Im Weiteren ist es sinnvoll, die einzelnen Kosten den zeitlichen Planungsabschnitten zuzurechnen und die gesamten bisherigen angefallenen Kosten im Zeitverlauf darzustellen. Somit können finanzielle Engpässe früher erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden.“[46]
Folgende Kosten können bei Veranstaltungen anfallen: Personalkosten Kosten für Mitarbeiter, Kosten für Fremdleistungen (z.B. Honorare, Gagen, Grafiker, Catering, Sanitätsdienst, Techniker, Plakatierung, Vorverkauf etc.),... Material- und SachkostenDekoration,Druckkosten für Werbung und PR: Einladungen, Plakate, Flyer, Programmhefte ...,Anzeigen,Speisen und Getränke,... Mietkosten Raummiete, Kosten für Veranstaltungstechnik (Beschallung, Beleuchtung, Bühne etc.),...Reisekosten Fahrtkosten,Übernachtungskosten, ...Versicherungs- und Transportkosten Transporte,Geräteversicherung,Ausstellungsversicherung, Veranstaltungshaftlichtversicherung, ... Genehmigungen und Rechte GEMA, VG-Wort,Bildrechte,Gestattung für den Ausschank von Getränken,Plakatierungsgenehmigung,Absperrgenehmigung, ...IT-KostenSteuern AusländersteuerKünstlersozialabgabe ... Verwaltungskosten Porto / VersandkostenPapierTelefon.... Sonstiges.[47]
Einnahmen, die zur Gegenfinanzierung verwendet werden können, können u.a. sein:Eintrittsgelder, Beteiligung von Mitveranstaltern und ggf. Kostenteilung, Verlagsbeteiligungen, Sponsoring und Spenden, Fördermittel,sonstige Einnahmen, z.B. aus dem Verkauf von Getränken.Während Drittmittel, wie Sponsoringleistungen, von budgetierten Bibliotheken weitgehend zur Finanzierung von Veranstaltungen eingesetzt werden können, können Einnahmen aus Eintrittsgeldern in der Regel nicht frei zur Gegenfinanzierung der Veranstaltung eingesetzt werden.
Durch die hohe kommunikative Wirkung von Events und im Rahmen des Gegenleistungsprinzip beim Sponsoring bieten sie für Bibliotheken ein attraktives Feld, erfolgreich im Sponsoring zu sein. Fundraising Checkliste Kosten- und Finanzierungsplanung Nach oben
[1] Reifsteck, Peter: Handbuch Lesungen und Literaturveranstaltungen . Konzeption, Organisation, Öffentlichkeitsarbeit. 3. Aktualisierte und erweiterte Auflage. Reutlingen: Beratungsbüro für Literaturveranstaltungen, 2005, S. 73 [2] Vgl. Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 432 [3] Vgl. Erber, Sigrun: Eventmarketing . Erlebnisstrategien für Marken . München: mi Wirtschaftsbuch, Finanzbuch 2009, S. 173 [4] Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 451
[5] http://dejure.org/gesetze/VersG/14.html (Abruf: 23. Juli 2013) [6] Vgl. Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012 S. 74, 75
[8] Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 24 [9] Vgl. Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 24 [10] Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 28
[12] Vgl. Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012 S. 78 [13] Künstlersozialkasse: Das Wichtigste zur Künstlersozialabgabe in Kürze – 05/2013, S. 2 [14] http://www.gesetze-im-internet.de/urhg/__2.html (Abruf: 21.07.2013) [15] Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 324 [16] http://eumrecht.de/eventrecht/event-und-steuern/die-ausländersteuer/ (Abruf: 09.08.2013)
[19] http://eumrecht.de/eventrecht/event-und-steuern/die-ausländersteuer/ (Abruf: 09.08.2013) [20] http://www.sound-work.de/veranstaltungstechnik-definition (Abruf: 21.07.2013) [21] Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012, S. 82
[22] http://www.itwissen.info/definition/lexikon/Beschallung-acoustic-irradiation.html (Abruf: 21.07.2013) [23] Vgl. Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012, S. 64
[25] Risch, Mandy ; Kerst, Andreas: Eventrecht kompakt . Ein Lehr- und Praxisbuch mit Beispielen aus dem Konzert- und Kulturbetrieb . 2. Aufl.. Springer, 2011, S. 53 [26] Schmitt 2012, S. 1 [27] Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 101
[32] Vgl. Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012S. 87 [33] Vgl. Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012, S. 179
[38] http://drk-abstatt.de/fileadmin/user_upload/MaurerAlgorithmus.xls ‎ (Abruf: 24. Juli 2013) [39] Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012, S. 212 [40] Kästle, Thomas: Kompendium Event-Organisation . Wiesbaden : Gabler, 2012, S. 207; Holzbauer, 120 [41] Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 171 [42] Vgl. Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 120 [43] Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 121
[45] Vgl. Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 169 [46] Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, 171 [47] Vgl. Holzbaur, Ulrich; Jettinger, Edwin, Knauss, Bernhard; Moser, Ralf; Zeller, Markus: Eventmanagement . Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen . 4. überarb. Aufl. Heidelberg, Dordrecht, London, New York: Springer, 2010, S. 170, 171
Text Eva Steinertin Kooperation mit Prof. Frauke Schade (HAW Hamburg)
Letzte Änderung: 05.05.2015 ein Angebot des

References: § 14
 § 631
 § 611
 § 2
 § 97
 § 49
 § 42
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