Source: http://strategis.ic.gc.ca/eic/site/bsf-osb.nsf/fra/br02385.html
Timestamp: 2018-01-18 09:39:22+00:00

Document:
Instruction no 5R5 - Bureau du surintendant des faillites Canada
Instruction no 5R5
894 Ko, 41 pages
Le Bureau du surintendant des faillites (BSF) a apporté des modifications à l'instruction no 5R4, Les fonds de l'actif et procédures bancaires , dans le but de faciliter l'adoption et l'utilisation des transactions financières électroniques, de simplifier les procédures administratives pour la conciliation des comptes en fiducie ainsi que de mettre à jour et préciser les exigences de l'instruction par l'entremise de modifications administratives. Les modifications à l'instruction s'inspirent d'une consultation publique menée en 2015 et de consultations techniques auprès des syndics autorisés en insolvabilité.
Voici les principaux changements apportés à l'instruction :
Dispositions relatives à l'établissement d'un compte en fiducie de transit
Terminaux de débit et paiements électroniques
Afin de faciliter les transactions électroniques, les syndics autorisés en insolvabilité peuvent désormais utiliser un compte en fiducie de transit pour recevoir les paiements électroniques des débiteurs et du BSF ainsi que les paiements pour les dossiers d'actif effectués par carte de débit dans leurs bureaux.
Compte de destination unique et paiements électroniques du BSF
En prévision de la mise en œuvre de l'Initiative sur le dépôt direct du gouvernement du Canada, laquelle permettra la réception par voie électronique des paiements provenant du gouvernement, les syndics autorisés en insolvabilité doivent, à la demande du BSF, utiliser un seul compte de destination aux fins des paiements à recevoir du BSF. Si les paiements consistent en une somme en fiducie, ce compte de destination unique doit être un compte en fiducie de transit.
Les syndics peuvent désormais signer une seule conciliation mensuelle pour l'ensemble des comptes en fiducie plutôt que de signer une attestation pour chacun de ces comptes.
Par souci de clarté et pour codifier les pratiques actuelles, l'instruction vient maintenant confirmer que les frais de dépôt de dossier peuvent être payés à partir d'un compte en fiducie de l'actif ou d'un compte de société du syndic.
Les modifications administratives suivantes ont été apportées :
Des titres de personnes‑ressources précises au BSF ont été modifiés : « analyste principal des faillites désigné » devient « BSF » et « surintendant adjoint désigné » devient « surintendant ». Les avis, demandes et autres documents administratifs doivent toujours être transmis au bureau de division local du BSF, selon la pratique actuelle.
Les exigences relatives à la déclaration des fonds déposés avant l'institution de procédures et des dépôts et garanties de tiers ont été retirées du Rapport bancaire annuel (annexe 2 de l'instruction) puisque l'on considère que ces fonds ne font pas partie de l'actif tant qu'ils ne sont pas utilisés pour les besoins de l'actif.
Certaines formulations ont été modifiées afin de préciser la façon dont les renseignements sur l'envoi de fonds doivent être transmis en cas de paiement électronique.
Certains termes ont été modifiés par souci d'uniformité avec la terminologie employée dans la Loi sur la faillite et l'insolvabilité et d'autres instructions : « syndic individuel » devient « syndic particulier » et « syndic corporatif » devient « personne morale agissant en qualité de syndic ».
Les erreurs de renvoi vers des paragraphes de l'instruction ont été relevées et corrigées dans tout le document.
Il semble que les fournisseurs de logiciels entendent mettre à jour leurs systèmes dans un délai de six mois afin de tenir compte des modifications apportées aux annexes de l'instruction. Les versions actuelles peuvent toutefois être utilisées jusqu'à ce que la mise à jour soit effectuée.
La présente instruction entre en vigueur à la date de son émission.
Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le bureau du BSF le plus proche.
Date d'émission : Le 9 mai 2016
(La présente instruction remplace et annule l'instruction no 5R4 sur le même sujet émise le 18 mars 2010.)
La présente instruction s'applique aux syndics (particuliers et personnes morales agissant en qualité de syndic) titulaires de licence en vertu de l'article 13 de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (la « Loi ») et aux administrateurs de propositions de consommateur tels que définis à l'article 66.11 de la Loi. Dans le but de simplifier la lecture de la présente instruction, le terme « syndic » désigne également un administrateur.
(1) Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente instruction :
« actif » Une faillite, une proposition déposée aux termes de la section I ou de la section II de la partie III de la Loi, un avis d'intention ou la nomination d'un séquestre intérimaire en vertu de l'article 46 ou de l'article 47.1 de la Loi;
« banque » Les banques définies à l'article 2 de la Loi;
« BSF » Le Bureau du surintendant des faillites;
« compte consolidé en fiducie » Le compte bancaire administré conformément à l'alinéa 155g) ou au paragraphe 66.26(2) de la Loi. Dans le but de simplifier la lecture de la présente instruction, l'expression « compte consolidé en fiducie » désigne également le compte consolidé en fidéicommis;
« compte en fiducie » Le compte bancaire dans lequel les fonds de l'actif sont déposés et détenus en fiducie par un syndic. Dans le but de simplifier la lecture de la présente instruction, l'expression « compte en fiducie » désigne également le compte en fidéicommis;
« compte en fiducie de transit » Le compte bancaire dans lequel les fonds de l'actif sont déposés de façon temporaire et détenus en fiducie par un syndic dans le but d'être transférés sans délai dans le compte en fiducie de l'actif ou dans le compte consolidé en fiducie. Dans le but de simplifier la lecture de la présente instruction, l'expression « compte en fiducie de transit » désigne également le compte en fidéicommis de transit;
« fonds en fiducie de l'actif » Les fonds reçus par un syndic qui font partie de l'actif, y compris les avances d'honoraires pour services non encore rendus ou les avances relatives aux débours qui devront être faits et qui ne sont pas l'objet d'une entente avec une tierce personne. Dans le but de simplifier la lecture de la présente instruction, l'expression « fonds en fiducie de l'actif » désigne également les fonds en fidéicommis de l'actif;
« Loi » La Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI);
« paiement électronique » Le paiement de dividendes ou de débours tiré d'un compte en fiducie à une autre partie au moyen d'un système approuvé aux termes de l'article 17 de la présente instruction;
« rapport d'enregistrement des transactions » Un document comptable tenu par le syndic, dans lequel celui-ci indique toutes les transactions bancaires (crédits et débits) enregistrées à un actif pendant une période spécifique ainsi que le solde du compte;
« registre de contrôle » Le registre que le syndic tient sur le solde des fonds détenus dans le compte en fiducie de l'actif. Dans le cas d'un compte consolidé, le solde figurant au registre de contrôle correspond au total des soldes de tous les livres auxiliaires;
« Règles » Les Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité établies en vertu du paragraphe 209(1) de la Loi;
« solde des livres auxiliaires » Le solde des fonds pour chaque actif faisant partie d'un compte bancaire consolidé;
« surintendant » Surintendant des faillites ou toute personne qu'il peut mandater ou désigner.
(2) La date d'entrée en vigueur de la définition du terme « actif » au paragraphe 1(1) faisant référence à la « proposition déposée aux termes de la section I » et à « l'avis d'intention » est reportée jusqu'à nouvel ordre.
La présente instruction est émise en vertu des alinéas 5(4)b) et c) de la Loi et elle impose au syndic des normes minimales pour la comptabilité et la protection adéquate des fonds en fiducie de l'actif. Les principales dispositions de la Loi qui s'appliquent sont les paragraphes 6(2), (3) et (4), les articles 25, 26, 27 et 66.26, les alinéas 155g) et 14.01(1)c) et les articles 65, 67, 101, 103, 128 et 129 des Règles.
Conformément à l'article 2.2 de la Loi, les notifications et envois de documents ou de renseignements à effectuer au titre de la présente instruction auprès du surintendant ou du BSF) le sont au bureau de division du BSF le plus proche.
En vertu de l'article 25 de la Loi, un syndic est tenu de déposer sans délai dans un compte en fiducie tous les fonds reçus pour un actif. Le compte en fiducie est ouvert dans une banque, pourvu qu'une loi fédérale ou provinciale garantisse les dépôts effectués dans cette institution et protège les déposants contre la perte de leurs dépôts dans cette institutionNote de bas de page 1.
Le paragraphe 25(1.3) de la Loi prescrit également qu'un syndic ne peut effectuer aucun retrait sur le compte en fiducie de l'actif sans la permission écrite des inspecteurs ou, sur demande, du tribunal, sauf en cas de paiement de dividendes ou de frais se rapportant à l'administration de l'actif.
En effectuant un retrait sur le compte en fiducie de l'actif, le syndic doit se conformer aux règles régissant les honoraires et débours perçus dans les faillites d'administration sommaire ou les propositions de consommateur.
Les fonds de compte en fiducie doivent être conservés de façon distincte et ne doivent pas être confondus avec des fonds qui ne sont pas des fonds de l'actif. Dans le cas d'un compte consolidé en fiducie, ils ne doivent pas être confondus avec des fonds de l'actif faisant l'objet d'un autre genre d'administration que celui pour lequel le compte a été approuvé.
Registres bancaires et comptables
(1) Une relation de fiduciaire existe entre un syndic et un actif sous son administration. Ainsi, un syndic a le devoir de contrôler les fonds sous son administration et d'en rendre compte conformément à la Loi.
(2) Pour chaque compte en fiducie de l'actif qu'il administre, un syndic conserve, au minimum, des livres et des registres à jour, y compris un registre de contrôle des fonds de l'actif indiquant ou comprenant :
a) toutes les recettes et tous les débours de fonds en fiducie de l'actif, y compris le nom du payeur ou du bénéficiaire, la date, la nature du paiement et le montant;
b) des copies des bordereaux de dépôt, des copies des reçus des dépôts en espèces, les chèques payés, les relevés bancaires, les livres bancaires et tout autre document relatif aux dépôts;
c) pour les comptes consolidés en fiducie, le calcul du solde du compte bancaire consolidé, aussi appelé registre de contrôle, en date du même jour que le relevé bancaire.
(3) Chaque mois, dans les quarante-cinq (45) jours de la date du relevé bancaire, le syndic doit concilier tous les comptes en fiducie.
(4) Le syndic qui approuve la conciliation bancaire doit signer et dater :
a) la conciliation bancaire de chaque compte consolidé en fiducie;
b) soit,
(i) la conciliation bancaire de chaque compte en fiducie de l'actif; ou
(ii) une attestation unique, qui figure à l'annexe 4 de la présente instruction, indiquant, au minimum, le nom de l'actif, le numéro de dossier de l'actif et le numéro de tous les comptes en fiducie de l'actif qui ont été conciliés, et attestant que le syndic a examiné et vérifié toutes les conciliations des comptes énumérés et qu'il en accepte l'entière responsabilité.
(5) Le syndic doit aviser le BSF, par écrit, de toute erreur qui n'a pas été corrigée dans les soixante-quinze (75) jours de la date du relevé bancaire.
(6) Chaque conciliation mensuelle d'un compte en fiducie doit être appuyée par :
a) l'original d'un relevé bancaire mensuel détaillé pour chaque compte en fiducie accompagné des chèques payés et des reçus de dépôts;
b) le rapport d'enregistrement des transactions du syndic pour le mois;
c) une liste de tous les chèques en circulation, y compris le numéro du chèque, le bénéficiaire, le montant et la date d'émission, une explication si des chèques sont en circulation depuis plus de six (6) mois et une liste complète des dépôts en transit;
d) une liste détaillée de toutes les autres questions dont il est fait état dans la conciliation;
e) le nom et la signature de la personne qui a préparé la conciliation bancaire.
(7) En plus des pièces justificatives visées aux paragraphes 5(6)a) à e) de la présente instruction, la conciliation des comptes consolidés en fiducie doit comprendre un registre de contrôle renfermant la liste des soldes de chaque livre auxiliaire du compte consolidé. Les chèques en circulation et les dépôts en transit dont il est fait état dans la conciliation d'un compte consolidé doivent être identifiés dans le livre auxiliaire afin d'assurer l'exactitude du solde de chaque livre auxiliaire.
(8) La conciliation mensuelle du compte en fiducie doit être accompagnée d'un rapport sur les fonds en fiducie de l'actif investis conformément au paragraphe 7(2) de la présente instruction. Le rapport devra indiquer à quel compte en fiducie appartient l'investissement ainsi que la valeur monétaire de l'investissement.
Registres bancaires et comptables électroniques
(1) Sous réserve du paragraphe 6(2) de la présente instruction, un syndic peut tenir des registres bancaires et comptables électroniques.
Livres de données initiales sous forme de registres informatisés
(2) Un syndic qui tient des registres bancaires sous forme électronique pour des comptes en fiducie doit s'assurer que le système utilisé :
a) est capable de produire, sur demande, un imprimé des enregistrements d'écritures initiales à une date donnée;
b) indique, au minimum, les détails requis par le paragraphe 5(6) de la présente instruction;
c) offre une piste de vérification complète des transactions.
(3) La période de conservation des registres bancaires et comptables électroniques est la même que celle prescrite pour les registres sur support papier.
Conciliation bancaire informatisée
(4) Un syndic qui tient des registres de comptes en fiducie sous forme électronique doit imprimer les conciliations bancaires visées aux paragraphes 5(2), (4), (6) et (7) de la présente instruction et conserver les documents.
(5) Un syndic qui tient des registres de comptes en fiducie sous forme électronique doit faire une copie de sauvegarde des registres électroniques, laquelle doit être mise à jour chaque jour ouvrable et rangée en lieu sûr, ailleurs qu'au bureau du syndic, chaque semaine.
Traitement des fonds en fiducie
(1) Un syndic :
a) doit protéger les fonds en fiducie de l'actif contre la perte et les détournements en instaurant des mesures de sécurité et des contrôles internes adéquats;
b) doit immédiatement aviser le BSF, par écrit, de toute perte ou de tout détournement de fonds en fiducie de l'actif;
c) doit déposer les fonds de l'actif sans délai indu dans une banque, dans un compte en fiducie au nom de l'actif ou au nom du syndic en sa qualité de syndic de l'actif (par exemple, l'actif de Jean Dupont ou de Jeanne Tremblay, syndic de l'actif de Jean Dupont);
d) doit périodiquement examiner et évaluer ce système de contrôle interne pour s'assurer qu'il fonctionne adéquatement et qu'il comporte les mesures de protection appropriées;
e) doit s'assurer que les chèques émis d'un compte en fiducie sont numérotés consécutivement ou, dans le cas des paiements électroniques, en utilisant des numéros repères consécutifs;
f) doit s'assurer qu'aucun chèque tiré sur un compte en fiducie n'est payable à la « caisse », au « porteur » ou à un autre bénéficiaire non identifié;
g) doit s'assurer que tous les chèques tirés sur un compte en fiducie sont signés par au moins un syndic autorisé;
h) ne doit pas se servir d'un compte en fiducie pour payer ses dépenses personnelles ou les dépenses générales de bureau;
i) doit déployer des efforts raisonnables pour obtenir un taux d'intérêt concurrentiel sur tous les comptes en fiducie;
j) doit s'assurer que tous les intérêts générés sur les fonds de l'actif d'une administration sommaire – que les fonds soient déposés dans un compte en fiducie ou dans un certificat d'investissement visé au paragraphe 7(2) de la présente instruction – qui n'ont pas été annulés par des frais de service bancaire raisonnables, font partie des biens de l'actif et sont accordés mensuellement;
k) doit s'assurer que le compte en fiducie de l'actif n'est pas à découvert, et corriger immédiatement toute transaction qui met par inadvertance un compte à découvert;
l) doit indiquer sur l'état des recettes et des débours le montant total d'intérêts générés pour chaque actif;
m) peut, si des frais de transaction bancaire pour un chèque sans provision sont débités du compte général du syndic, recouvrer les frais de transaction de l'auteur du chèque et les déposer dans le compte en fiducie de l'actif. Dans un tel cas, le syndic peut rembourser le montant des frais de transaction du compte consolidé au compte général;
n) doit informer sans délai le BSF de toute modification du type de système bancaire ou comptable utilisé pour les comptes en fiducie;
o) doit informer le BSF de toute modification du nom et de l'adresse de la banque où les fonds en fiducie de l'actif sont déposés, dans les cinq (5) jours ouvrables de la modification;
p) est autorisé à déduire des frais de services bancaires raisonnables (autres que les frais de chèques sans provision) des intérêts générés sur le compte en fiducie d'une administration sommaire ou d'une proposition déposée aux termes de la section II, pourvu que les montants soient clairement indiqués dans la conciliation bancaire mensuelle, et peut déduire les frais de services bancaires liés aux certificats d'investissement des intérêts générés par ces certificats, pourvu que cette information soit elle aussi clairement indiquée;
q) ne doit pas déduire les frais de services bancaires décrits au paragraphe 7(1)p) de la présente instruction au-delà des intérêts générés.
(2) Un syndic peut investir les fonds de l'actif dans des certificats d'investissement appropriés lorsque les fonds ne sont pas requis immédiatement pour une distribution de dividendes ou l'administration courante de l'actif. De tels certificats doivent être garantis contre les pertes et ne doivent pas être utilisés dans les cas où les frais de service et les coûts afférents excèdent les intérêts qui auraient été générés si les fonds étaient restés dans le compte en fiducie de l'actif. Les certificats d'investissement doivent être émis par la succursale de l'établissement financier où les comptes en fiducie de l'actif sont administrés et doivent porter le nom du compte en fiducie auquel ils appartiennent.
(3) Les fonds déposés par le débiteur avant l'institution de procédures ne sont pas considérés comme des fonds en fiducie de l'actif jusqu'à ce qu'une faillite soit acceptée ou qu'une proposition ou un avis d'intention soit déposé. Le syndic dépose ces fonds dans un compte en fiducie distinct clairement identifié à ces fins seulement ou dans un compte en fiducie distinct comprenant l'ensemble de ces fonds, pourvu que le système comptable pour ce compte documente tous les dépôts et retraits. Les fonds déposés ne doivent pas être détenus dans un compte consolidé en fiducie ou dans un compte en fiducie de l'actif individuel avant qu'une procédure en vertu de la Loi ne soit inscrite.
(4) La date d'entrée en vigueur du passage du paragraphe 7(3) de la présente instruction faisant référence à la « proposition déposée aux termes de la section I » et à « l'avis d'intention » est reportée jusqu'à nouvel ordre.
(5) a) Les frais de dépôt peuvent être payés soit à partir d'un compte en fiducie de l'actif ou du compte de société du syndic, à condition que tous les registres comptables documentent en entier les dépôts et retraits (c'est-à-dire que tous les frais de dépôt, qu'ils soient payés à partir d'un compte en fiducie de l'actif ou du compte de société du syndic, doivent être inscrits dans l'état des recettes et des débours).
b) Lorsque les frais de dépôt sont payés à partir du compte de société du syndic et dès que des fonds sont disponibles dans le compte en fiducie de l'actif, le syndic doit rembourser le compte de société à partir du compte en fiducie de l'actif pour les frais de dépôt qu'il a versés.
Transactions bancaires par voie électronique
(6)a) Un syndic peut transférer des fonds (tels des honoraires) par voie électronique d'un compte en fiducie de l'actif à un autre de ses comptes (tel un compte général)Note de bas de page 2.
b) Aucun transfert de fonds, tel que décrit au paragraphe 6a), ne sera autorisé à moins que le système de virements électroniques utilisé par le syndic ne produise une confirmation de l'établissement financier qui doit contenir :
(i) le numéro du compte en fiducie duquel les fonds ont été tirés;
(ii) le nom, la succursale et l'adresse de l'établissement financier duquel les fonds ont été tirés;
(iii) le numéro du compte dans lequel les fonds ont été virés;
(iv) le nom, la succursale et l'adresse de l'établissement financier dans lequel les fonds ont été virés;
(v) l'heure, la date et les détails du virement.
Compte consolidé en fiducie
(1) Un syndic particulier peut, sur autorisation du surintendant, gérer un seul compte consolidé en fiducie pour les administrations sommaires, conformément à l'alinéa 155g) de la Loi, et un seul compte consolidé en fiducie pour les propositions de consommateur, conformément au paragraphe 66.26(2) de la Loi, pourvu que le syndic :
a) soumette une demande écrite contenant les renseignements requis au paragraphe 9 de la présente instruction et obtienne au préalable l'approbation écrite du surintendant;
b) tienne en bon ordre un compte bancaire et un système comptable prévoyant une répartition mensuelle équitable, pour chacun des comptes de l'actif, de tous les intérêts générés sur le compte consolidé en fiducie.
(2) Les comptes consolidés en fiducie doivent être utilisés exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été créés. Les comptes auxiliaires et les comptes individuels, tels les comptes de compensation, les comptes de dividendes et les comptes de dépenses, ne sont pas permis.
(3) Lorsque le syndic ne se conforme pas aux exigences de la présente instruction, le surintendant peut révoquer l'autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie.
(4) Un syndic dont l'autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie a été révoquée en vertu du paragraphe 8(3) de la présente instruction peut présenter une autre demande d'autorisation au surintendant.
Gestion d'un compte consolidé en fiducie
(1) À la demande écrite d'autorisation de gérer un compte consolidé en fiducie qu'il adresse au surintendant, le syndic particulier doit joindre :
a) une description détaillée des systèmes et des procédures comptables et bancaires, qu'ils soient manuels ou électroniques;
b) une description détaillée des procédures de sauvegarde pour le système électronique et du système alternatif de soutien pour le système manuel qui permettent de récupérer les registres comptables en cas de destruction;
c) le nom et l'adresse de la succursale bancaire où le compte consolidé en fiducie sera ouvert;
d) la description du genre de compte bancaire qui sera utilisé;
e) une copie de la convention bancaire en vigueur;
f) une description de la méthode selon laquelle la banque détermine les intérêts payables sur le compte consolidé en fiducie;
g) une description de la méthode selon laquelle les intérêts sont calculés et attribués mensuellement à chaque compte de l'actif;
h) les détails des frais applicables au compte consolidé en fiducie et la méthode selon laquelle ces frais seront acquittés.
(2) Le syndic doit conserver une copie de l'autorisation originale de gérer un compte consolidé ainsi que des copies de toutes les révisions et autorisations subséquentes.
Personne morale agissant en qualité de syndic
(1) Dans le cas d'une personne morale agissant en qualité de syndic, les paragraphes 8 et 9 de la présente instruction doivent s'appliquer à chaque syndic individuellement, sauf dans les cas où une personne morale agissant en qualité de syndic gère un compte consolidé de la façon décrite au paragraphe 10(2) de la présente instruction.
(2) Une personne morale agissant en qualité de syndic peut, sur demande écrite suivie de l'autorisation écrite du surintendant, gérer un compte consolidé pour les administrations sommaires ou un compte consolidé pour les propositions de consommateur, pour tous ses syndics ou certains d'entre eux. Lorsque de telles dispositions sont prises, les syndics particuliers sont liés aux comptes comme étant les syndics responsables des actifs dont les fonds sont déposés dans les comptes bancaires consolidés. La personne morale agissant en qualité de syndic désignera le syndic qui sera la personne-ressource responsable des questions bancaires. Ceci ne libère en aucune façon la personne morale agissant en qualité de syndic de ses obligations.
(3) Les paragraphes 8, 9 et 11 de la présente instruction s'appliquent à la personne morale agissant en qualité de syndic qui gère un compte consolidé ayant été autorisé de la façon visée au paragraphe 10(2) de la présente instruction.
(4) Il est entendu qu'un syndic particulier qui est lié à un compte bancaire à utilisateurs multiples tel que décrit au paragraphe 10(2) de la présente instruction n'est pas autorisé à gérer simultanément un compte consolidé conformément au paragraphe 8(1) de la présente instruction.
Rapport bancaire annuel
(1) Chaque année, au plus tard le 31 mai, le syndic doit préparer et remettre au BSF un rapport qui doit contenir :
a) au bénéfice de chaque institution bancaire détenant des comptes en fiducie au 30 avril précédent, un formulaire signé de demande de confirmation bancaire, qui figure à l'annexe 1 de la présente instruction;
b) une liste de contrôle maîtresse de tous les comptes en fiducie ouverts au 30 avril précédent; cette liste doit renfermer le numéro de compte, le nom et l'adresse de l'institution bancaire, le nom de chacun des actifs, le numéro que le surintendant lui a donné et les soldes des montants déposés en date du 30 avril;
c) les renseignements requis en vertu du paragraphe 11(1)b) de la présente instruction, lesquels doivent être présentés conformément au formulaire qui se trouve à l'annexe 2 de la présente instruction.
(2) Avec le premier rapport bancaire annuel qui doit être soumis en vertu de la présente instruction, le syndic doit inclure une description des logiciels (de marque déposée ou personnelle) utilisés pour administrer les fonds en fiducie de l’actif. Par la suite, il doit informer dans les plus brefs délais le BSF de toute modification au type de logiciel utilisé à cette fin, et ce, comme prévu au paragraphe 7(1)n) de la présente instruction.
Gestion d'un compte en fiducie de transit
(1) Nonobstant le paragraphe 7(1)c) de la présente instruction, il peut exister des circonstances faisant qu'un syndic doit utiliser un compte en fiducie de transit afin de détenir temporairement les fonds en fiducie. Par exemple :
a) lorsqu'un syndic a un bureau dans une ville qui ne compte aucune succursale de sa banque;
b) lorsqu'un syndic utilise un terminal de débit pour percevoir les paiements des débiteurs;
c) lorsqu'un syndic perçoit des paiements électroniques des débiteurs ou du BSF.
(2) Un syndic peut gérer un compte en fiducie de transit, sous réserve des conditions suivantes :
a) les frais d'exploitation des terminaux de débit et les frais bancaires associés au compte en fiducie de transit ne sont pas payés par le débiteur, ni prélevés sur le compte en fiducie de transit, les comptes en fiducie de l'actif ou les comptes consolidés en fiducie;
b) le compte en fiducie de transit ne génère aucun intérêt;
c) tous les fonds sont transférés sans délai du compte en fiducie de transit au compte en fiducie de l'actif applicable ou au compte consolidé en fiducie;
d) aucun paiement n'est tiré sur le compte en fiducie de transit;
e) les fonds du compte en fiducie de transit ne sont pas confondus avec des fonds autres que des fonds de l'actif et ne sont pas utilisés à d'autres fins;
f) le syndic conserve une piste de vérification complète de tous les dépôts reçus dans le compte en fiducie de transit;
g) le BSF a l'accès nécessaire à tous les renseignements relatifs au compte en fiducie de transit, y compris la piste de vérification.
(3) À la demande du BSF, un syndic particulier ou une personne morale agissant en qualité de syndic ne doit désigner qu'un seul compte de destination aux fins des paiements à recevoir du BSF. Si les paiements consistent en une somme en fiducie, ce compte de destination unique doit être un compte en fiducie de transit ou, si le syndic ne gère qu'un compte en fiducie consolidé et aucun autre compte en fiducie de l'actif, un compte en fiducie consolidé.
(4) Les comptes en fiducie de transit sont assujettis au même processus de conservation et de conciliation des dossiers que les comptes consolidés en fiducie, comme prévu aux paragraphes 5(2) à (6) de la présente instruction.
Intérêts non distribués
(1) Si le montant des intérêts générés sur un compte consolidé en fiducie durant une période d'un mois est infime et ne peut être distribué au prorata dans les actifs individuels, le montant en question peut être reporté au mois suivant, où il fera partie de l'allocation d'intérêts du mois en question. Le montant des intérêts non alloués doit être clairement indiqué dans les conciliations mensuelles.
(2) Le montant des intérêts générés sur un compte non consolidé en fiducie et qui ne peut être attribué à ce compte doit être remis au surintendant à titre de fonds non distribués, comme prévu dans l'instruction no 18, Dividendes non réclamés et fonds non distribués .
Un syndic doit prendre les mesures nécessaires pour que les fonds de l'actif soient assurés en vertu de la Loi sur la Société d'assurance-dépôts du Canada ou d'une loi provinciale équivalente sur l'assurance-dépôts.
Modification du statut d'administration sommaire à ordinaire
Lorsqu'un actif passe d'une administration sommaire à une administration ordinaire et que les fonds de l'actif sont détenus dans un compte consolidé en fiducie, le syndic doit immédiatement ouvrir un compte en fiducie distinct et y effectuer le virement et le dépôt de tous les fonds de l'actif.
Fonds à l'étranger
Sous réserve du paragraphe 25(1.2) de la Loi, les dispositions de la présente instruction s'appliquent aussi aux fonds détenus à l'étranger, avec les adaptations nécessaires.
Paiements électroniques et registres afférents
(1) Un syndic peut demander par écrit d'être autorisé à faire des paiements électroniques d'un compte en fiducie plutôt que de signer des chèques imprimés. Une telle demande :
a) doit être présentée au surintendant;
b) doit comporter une reconnaissance du pouvoir du surintendant de recevoir, sur demande, des confirmations de la banque ou d'autres renseignements bancaires pertinents sur les transactions électroniques;
c) doit décrire, avec un degré de précision acceptable pour le BSF, comment le système de paiements électroniques proposé et les contrôles internes satisferont aux exigences précisées dans la présente instruction ou les excéderont;
d) doit comprendre un plan de contingence énonçant de quelle manière le syndic fera face à des interruptions de service ou à des défaillances du système de paiements, afin de pouvoir continuer à faire les paiements requis et à tenir les registres et les livres appropriés.
(2) a) Lorsque le surintendant approuve la demande du syndic d'utiliser les paiements électroniques, il le fait par écrit.
b) Lorsque le syndic ne se conforme pas aux exigences de la présente instruction, le surintendant peut révoquer l'autorisation d'utiliser un système de paiements électroniques.
(3) Tant que le système de paiements électroniques est utilisé, il est fortement conseillé au syndic de conserver au dossier une copie de la demande visée au paragraphe 17(1) de la présente instruction et de l'autorisation écrite visée au paragraphe 17(2) de la présente instruction.
(4) Aux fins des paiements électroniques, le syndic doit utiliser les services d'une banque telle que définie à l'article 2 de la Loi.
(5) Un système de paiements électroniques acceptable doit, au minimum :
a) fournir des renseignements suffisants sur l'envoi de fonds pour permettre au créancier ou au bénéficiaire de concilier ces renseignements avec le paiement. Les renseignements sur l'envoi de fonds doivent inclure le nom de l'actif, le numéro de l'actif auquel se rapporte le paiement, le numéro du compte duquel le paiement a été tiré et une description de la nature du paiement;
b) transmettre en même temps les renseignements sur le paiement et les renseignements sur l'envoi de fonds du syndic à la banque, laquelle doit par la suite confirmer les détails du paiement directement au créancier ou au bénéficiaire. Le système de paiements électroniques peut envoyer les détails de l'envoi de fonds par courriel, par télécopieur ou sous une autre forme électronique;
c) utiliser les numéros repères de paiement consécutifs produits par le système comptable du syndic pour identifier clairement chaque paiement ainsi que son montant et son bénéficiaire, le nom et le numéro de l'actif, la date et la nature du paiement (c'est-à-dire dividende ou autre genre de débours);
d) transmettre en toute sécurité les renseignements sur le paiement et les renseignements sur l'envoi de fonds;
e) satisfaire aux exigences du paragraphe 5(2) de la présente instruction en ce qui concerne les livres et les registres appropriés, des registres électroniques pouvant, dans la mesure du raisonnable, remplacer les registres sur support papier;
f) faire en sorte de satisfaire aux exigences relatives à la conciliation des comptes énoncées aux paragraphes 5(4), (6) et (7) de la présente instruction;
g) faire en sorte de satisfaire aux exigences relatives à la gestion des fonds en fiducie énoncées au paragraphe 7(1) de la présente instruction. En particulier, les syndics doivent indiquer comment ils ont l'intention de s'assurer que les paiements effectués par l'intermédiaire du système de paiements électroniques peuvent être approuvés exclusivement par un syndic autorisé, conformément aux exigences du paragraphe 7d) de l'instruction no 4R, Délégation des tâches ;
h) ne pas compromettre la capacité du syndic à respecter les autres exigences de la Loi, des Règles ou des instructions;
i) ne pas permettre la modification des renseignements relatifs aux relevés ou aux rapports de transactions (c'est-à-dire ne pas permettre que les registres bancaires soient réécrits);
j) permettre l'impression de relevés électroniques ou de rapports concernant les transactions de paiement;
k) aviser promptement le syndic dans les cas où les paiements électroniques ne sont pas complétés;
l) utiliser un identificateur unique pour chaque personne ayant accès au système de paiements électroniques;
m) tenir des registres indiquant quel syndic a effectué quel paiement électronique.
(6) Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant celui où il est avisé qu'un paiement électronique n'a pas été complété, le syndic doit prendre les mesures adéquates pour corriger le problème.
(7) Le syndic doit obtenir le consentement d'un créancier ou d'un bénéficiaire à recevoir des paiements électroniques;
a) un tel consentement doit être fourni au syndic par l'intermédiaire du formulaire présenté à l'annexe 3 de la présente instruction;
b) le syndic doit conserver tous les formulaires de consentement dans un dossier distinct prévu à cette fin durant la période prescrite par les Règles pour la conservation des documents de l'actif ou pour la durée du consentement, la période la plus longue étant retenue;
c) le syndic doit prendre des mesures pour s'assurer que les formulaires de consentement sont conservés dans un endroit sûr et sécuritaire;
d) un créancier peut révoquer son consentement à recevoir des paiements électroniques en envoyant un avis écrit au syndic.
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Annexe 1 – Rapport bancaire annuel – Demande de confirmation bancaire (PDF)
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Annexe 1 – Rapport bancaire annuel – Demande de confirmation bancaire
Partie 1 – Attestation :
Cette partie doit être remplie par le syndic
Je, soussigné(e), soumets la présente demande en conformité avec l'instruction no 5R5, Les fonds de l'actif et procédures bancaires du surintendant des faillites. Aux termes du paragraphe 11(1)a) de ladite instruction, chaque année, les syndics doivent remplir et remettre une telle demande au Bureau du surintendant des faillites (BSF) pour chaque succursale bancaire détenant des comptes en fiducie qu'il administrait au 30 avril précédent.
Il est entendu qu'un représentant du surintendant des faillites peut présenter cette demande à la banque à tout moment au cours de l'année s'il se trouve qu'une confirmation de la banque est requise. Le coût du traitement d'une telle demande est à la charge de la personne soussignée.
Syndic (dénomination sociale)
Signature du syndic (signataire autorisé)
Partie 2 – Institution financière visée :
Cette partie doit être remplie par le syndic.
La présente demande de confirmation bancaire vise l'institution financière suivante:
(Dénomination sociale, succursale et adresse postale complète)
Partie 3 – Notification de l'institution financière :
Cette partie doit être remplie par un représentant du surintendant des faillites.
Selon le syndic susmentionné, votre institution détenait des comptes en fiducie en date du 30 avril.
En vertu de l'alinéa 5(3)e) de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité , le surintendant des faillites « effectue ou fait effectuer, au sujet de tout actif ou toute affaire régie par la présente loi, et notamment la conduite des syndics ou des syndics agissant comme séquestres au sens du paragraphe 243(2) ou séquestres intérimaires, les investigations ou les enquêtes qu'il peut juger opportunes […] ».
En outre, le paragraphe 6(2) de ladite loi stipule que le « surintendant, ou toute personne qu'il a dûment autorisée par écrit à agir en son nom, a droit d'accès aux comptes de banque d'un syndic où les fonds de l'actif ont été déposés, de les examiner et d'en prendre copie, et, lorsque la chose est requise, tous les bordereaux de dépôt, chèques annulés ou autres documents s'y rattachant, placés sous la garde de la banque ou du syndic, doivent être produits pour examen ».
En qualité de représentant dûment autorisé du surintendant, je vous demande par la présente de confirmer l'existence des comptes de banque du syndic susmentionné qui sont ouverts en date du :
Le détail des renseignements demandés figure à la partie 4 de la présente.
Veuillez faire parvenir les renseignements demandés à la personne soussignée à l'adresse suivante :
Nom du représentant du BSF:
Signature du représentant
Partie 4 – Renseignements demandés à l'institution financière :
Cette partie doit être remplie par l'institution financière.
1. Comptes bancaires particuliers
Renseignements demandés à l'institution financière (Comptes bancaires spécifiques)
Montant des dépôts à terme connexes (s'il y a lieu)
Conditions des dépôts à terme connexes
Solde (entre parenthèses dans le cas d'un découvert)
A. Les comptes susmentionnés sont-ils désignés comme étant « en fiducie »?
B. Les comptes susmentionnés ont-ils été donnés en garantie comme dépôts collatéraux pour des prêts ou autres instruments de crédit?
C. Pour les comptes susmentionnés, est‑il possible d'effectuer des retraits ou des transferts de fonds par chèque seulement?
D. Existe-t-il des arrangements permettant au syndic de mettre à découvert les comptes en fiducie? Si oui, veuillez en fournir les détails.
E. Savez-vous si le syndic possède d'autres comptes en fiducie à son nom? Si oui, veuillez en fournir les détails.
Veuillez nous fournir sur une page distincte vos commentaires ou toute information additionnelle, s'il y a lieu.
3. Convention bancaire
Veuillez nous fournir une copie de la plus récente convention de compte en fiducie signée entre le syndic et l'institution financière.
4. Signataires autorisés
Veuillez nous fournir la liste des signataires autorisés sur les comptes en fiducie.
Déclaration concernant les procédés mis en œuvre par l'institution financière
Les renseignements ci-dessus ont été établis en conformité avec nos registres.
Signataire autorisé de l'institution financière
Personne à contacter à la succursale (nom et numéro de téléphone)
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Annexe 2 — Rapport bancaire annuel (PDF)
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Annexe 2 — Rapport bancaire annuel (RTF)
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Annexe 2 – Rapport bancaire annuel
Partie 1. Déclaration du syndic
Je, soussigné(e), soumets le présent rapport en conformité avec l'instruction no 5R5, Les fonds de l'actif et procédures bancaires . Aux termes du paragraphe 11(1)b) de ladite instruction, chaque année, les syndics doivent remplir et remettre ce rapport au Bureau du surintendant des faillites (BSF) pour tous les comptes en fiducie ouverts au 30 avril précédent. Je déclare avoir administré,en date du 30 avril, les comptes en fiducie suivants dans les banques et succursales indiquées ci-après et j'affirme que les renseignements suivants sont exacts et complets à tous égards importants.
Syndic (dénomination sociale sous laquelle les dossiers ont été déposés)
Numéro de licence de syndic
Signature du ou des syndic(s), (signataire(s) autorisé(s) pour le compte en fiducie)
Nom du ou des syndic(s) (en caractères d'imprimerie.)
Numéros de licence des syndics ayant un ou plusieurs dossiers dans le Rapport bancaire annuel.
Partie 2. Détails sur le logiciel en matière d'insolvabilité
Le syndic doit inclure, dans son premier rapport bancaire annuel présenté au Bureau du surintendant des faillites, une description des logiciels (de marque déposée ou personnelle) utilisés pour administrer les fonds en fiducie de l'actif. Par la suite, il doit informer dans les plus brefs délais le BSF de toute modification quant au type de logiciel utilisé à cette fin, comme prévu au paragraphe 7(1)n) de l'instruction no 5R5, Les fonds de l'actif et procédures bancaires.
Description des logiciel utilisés :
Partie 3. Renseignements sur l'institution financière
Renseignements sur les comptes bancaires consolidés (On peut joindre une liste, au besoin.)
Type de dépôt No de l'institution bancaire Adresse de la succursale bancaire No de transit de la succursale No du compte bancaire Solde du compte bancaire au 30 avril No du certificat de dépôt à terme Solde du dépôt à terme au 30 avril Banque et succursale où le certificat de dépôt à terme a été émis
Administration sommaire cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide
Proposition de consommateur cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide
Autre (préciser) cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide
Partie 4. Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers
Dossiers d'administration sommaire (On peut joindre une copie du rapport sur les livres auxiliaires – par exemple, un résumé du solde des comptes.)
No de dossier du surintendant (à remplir pour tous les actifs détenus dans le compte bancaire consolidé) Nom du dossier Type de dossier No du compte bancaire Solde du com pte bancaire consolidé en fiducie au 30 avril
cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide
Partie 5. Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers
Propositions de consommateur (On peut joindre une copie du rapport sur les livres auxiliaires, par exemple un résumé du solde des comptes.)
No de dossier du surintendant (à remplir pour tous les actifs détenus dans le compte bancaire consolidé) Nom du dossier Type de dossier No du compte bancaire Solde du compte bancaire consolidé au 30 avril
Partie 6. Compte bancaire consolidé – Renseignements détaillés sur la liste de contrôle maîtresse des dossiers
Autres renseignements concernant les comptes en fiducie (pour les comptes bancaires consolidés de la catégorie « Autre » à la partie 3)
No de dossier du surintendant (s'il y a) Nom du dossier ou nom du déposant Type de dépôt No du compte bancaire Solde du compte en fiducie au 30 avril
Proposition – section I
Proposition – section II
Partie 7. Renseignements détaillés sur les comptes bancaires des dossiers d’actifs individuels
(On peut joindre une copie du rapport sur les livres auxiliaires, par exemple un résumé du solde des comptes.)
No de dossier du surintendant Nom du dossier Type de dépôt Nº de l’institution bancaire Adresse de la succursale bancaire No de transit de la succursale No du compte bancaire Solde du compte bancaire au 30 avril No du certificat de dépôt à terme Solde du dépôt à terme au 30 avril Banque et succursale où le certificat de dépôt à terme a été émis
Partie 8. Renseignements détaillés sur les comptes en fiducie de transit
No de l'institution bancaire No de transit de la succursale No du compte bancaire de transit Solde du compte bancaire de transit au 30 avril No de l'institution bancaire destinataire No de transit de la succursale destinataire No de compte à l'institution bancaire destinataire
cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide cellule vide
Instruction No 5R5–Annexe 3
Transfert électronique de fonds — Convention d'autorisation (PDF)
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Transfert électronique de fonds — Convention d'autorisation (Word)
Annexe 3 – Transfert électronique de fonds — Convention d'autorisation
Partie 1 : Cette partie devant être remplie par le syndic
Nom et adresse du syndic :
Partie 2 : Renseignements sur le bénéficiaire des paiements électroniques (écrire en caractères d’imprimerie ou à la machine)
Partie 2 : Renseignements sur le bénéficiaire des paiements électroniques
Personne-ressource désignée
Partie 3 : Renseignements sur le compte de dépôt des paiements électroniques
La personne soussignée confirme l’exactitude des renseignements suivants sur le compte aux fins de la réception de paiements par voie de transfert électronique de fonds. Tout autre compte établi antérieurement par le créancier avec le syndic doit être remplacé par le compte ci-dessous.
Adresse de l'institution financière
Annexer un chèque portant la mention « annulé » ou un bordereau de dépôt aux fins de la vérification des renseignements
Partie 4 : Déclaration de consentement et autorisation
Par la présente, la personne soussignée confirme que les renseignements ci-dessus fournis au syndic sont exacts à tous égards importants et consent à recevoir tous les paiements par voie électronique. Elle autorise en outre le syndic à comptabiliser, par voie électronique, des écritures de crédit dans ce compte. La personne soussignée reconnaît également qu’il lui incombe de veiller à la bonne marche et à la disponibilité du compte pour le versement électronique des dividendes à payer au moment où ils sont exigibles. Elle peut révoquer ou annuler la présente convention en tout temps en envoyant un avis à cet effet au syndic. La personne soussignée accepte de conserver l’original signé du présent document pour toute la durée de la convention s’il a été transmis au syndic par télécopieur.
(Signature du signataire autorisé)
(Nom du signataire en caractères d'imprimerie)
Instruction numéro 5R5–Annexe 4
Attestation unique pour la conciliation mensuelle des comptes en fiducie des actifs (PDF)
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Attestation unique pour la conciliation mensuelle des comptes en fiducie des actifs (Word)
Annexe 4 – Attestation unique pour la conciliation mensuelle des comptes en fiducie des actifs
Je reconnais et confirme par les présentes avoir examiné et vérifié la conciliation des comptes en fiducie des actifs énumérés ci-dessous (ou énumérés dans le document ci-joint) pour le mois de [mois] [année].
J'accepte par les présentes la pleine responsabilité de la conciliation de tous les comptes en fiducie énumérés.
Liste (ou document ci-joint comprenant la liste) des noms de l'actif, des numéros de dossier de l'actif et des numéros de compte bancaire de tous les comptes en fiducie de l'actif qui ont été conciliés :
Numéro de dossier de l'actif
[Signature du syndic]
[Date d'approbation de la conciliation bancaire]
[Nom du syndic en caractères d'imprimerie]
[Numéro de licence du syndic]
Pour être couverts par l'assurance-dépôts, les dépôts doivent être payables au Canada en fonds canadiens. Si les fonds de l'actif se trouvent à l'étranger, un syndic, sur autorisation du surintendant, peut, en vertu du paragraphe 25(1.2) de la Loi, déposer de tels fonds dans une institution semblable à une banque dans ce pays.
Il est entendu que les transferts par voie électronique de dividendes et de débours à une tierce personne sont régis par les dispositions de l'article 17 de la présente instruction.
Page: F750-br02385

References: l'article 13
 l'article 66
 l'article 46
 l'article 47
 l'article 2
 l'article 17
 l'article 2
 l'article 25
 l'article 2
 l'article 17