Source: https://www.diakonie-bildung.de/datenschutzerklaerung-webkonferenzserver-bigbluebutton
Timestamp: 2020-08-11 04:17:59+00:00

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Datenschutzerklärung Webkonferenzserver BigBlueButton | Diakonie Institut für berufliche Bildung Düsseldorf
Datenschutzerklärung Webkonferenzserver BigBlueButton
Diakonie Düsseldorf Gemeindedienst der evangelischen Kirchengemeinden e.V.
Kirsten Hols und Rudolf Brune
Tel 0211 73 53 0 Fax 0211 73 53 200
Vereinsregister: VR 3373, Amtsgericht Düsseldorf
USt-IdNr.: DE121240838
Bei Fragen zur ordnungsgemäßen Anwendung können Sie sich an den örtlichen Beauftragten für den Datenschutz wenden:
Schürmannstraße 25a
datenschutz(at)diakonie-duesseldorf.de
Unsere zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Telefon: 0231 53 38 27 0
3 - Hostingdienstleistung
Im Rahmen einer Verarbeitung in unserem Auftrag erbringt thwien.de für uns die Dienstleistung zum Betrieb eines dedizierten Webkonferenzservers, welcher ausschließlich für unsere Institution, unseren Dozenten/innen und unseren Teilnehmer/innen verwendet wird. Alle Daten, die im Rahmen der Nutzung
des Webkonferenzservers oder in dafür vorgesehenen Formularen erhoben werden, werden auf dessen Servern in nach ISO27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
Die Datensicherung erfolgt geo-redundant auf von thwien.de selbst betriebenen dedizierten datenschutzkonformen Backup-Servern in Deutschland und in Finnland. Die Datensicherung erfolgt automatisch mehrmals täglich und dient dem Wiederherstellen von Diensten und Servern (Verfügbarkeit). Die Speicherung beträgt maximal 6 Monate.
Alle produktiven Server und Backup-Server speichern die Daten auf verschlüsselten Dateisystemen, werden durch Monitoring überwacht, täglich automatisch mit Sicherheitsupdates und regelmäßig durch Versionsupdates versorgt und sind durch Hardware/Software-Firewalls und Angriffserkennungs- und Angriffsverteidigungssysteme geschützt. Administrativer Zugriff erfolgt ausschließlich mit verschlüsselten Verbindungen und kryptographischen Authentifizierungsschlüsseln.
4 - Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer/innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Webkonferenzservers sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Dozenten/innen und Teilnehmer/innen erfolgt regelmäßig nur nach deren ausdrücklicher Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
5 - Bereitstellung des Webkonferenzservers und Erstellung von Logdateien
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem/Netzwerk des aufrufenden Rechners.
(2) Das Betriebssystem der Teilnehmer/innen und Dozenten/innen
(4) Websites, von denen das System der Teilnehmer/innen und Dozenten/innen auf die Seite des Webkonferenzservers gelangt
(5) Die öffentliche IP-Adresse des aufrufenden Computersystems/Netzwerk (i.d.R. des Routers)
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Serverdaten an den Rechner der Teilnehmer/innen und Dozenten/innen zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die vorübergehende Speicherung der Daten ist erforderlich, um Fehler- oder Problemanalysen und aktiv Netzwerkangriffserkennung und -verteidigung durchführen zu können.
Die gespeicherten Daten werden nur zu technischen Zwecken und nicht zur Herstellung eines konkreten Personenbezuges ausgewertet.
Die Logdaten werden vom Server innerhalb von 24 Stunden automatisch gelöscht.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logdateien ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzer/innen keine Widerspruchsmöglichkeit.
6 - Verwendung von Cookies
Der Webkonferenzserver verwendet sogenannte Sitzungs-Cookies, ohne die der Webkonferenzserver nicht funktioniert. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers/der Nutzerin gespeichert werden. Rufen Nutzer/innen den Webkonferenzserver auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzer/innen gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung des Webkonferenzservers für die Teilnehmer/innen zu ermöglichen. Einige Funktionen des Webkonferenzservers können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.
(1) Anmeldestatus
Cookies werden auf dem Rechner der Teilnehmer/innen gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Teilnehmer/in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für den Webkonferenzserver deaktiviert, kann die Webkonferenz nicht vollumfänglich genutzt werden.
7 - Dozenten/innen
Die Daten von Dozenten/innen werden bei der ersten Anmeldung auf dem Webkonferenzserver erfragt. Folgende Daten werden im Rahmen der Registrierung erhoben:
Freiwillig können weitere Profildaten angegeben werden, bspw. ein Profilbild, Sprache, Land, etc.
Die Verarbeitung des freiwillig hochgeladenen Profilbildes und gegebenenfalls weiterer sensibler Daten, die Dozenten/innen im eigenen Profil ergänzen, erfolgt aufgrund von Art. 9 Abs. (2) lit. e) DSGVO.
Eine Registrierung als Dozent/in ist für das Bereithalten bestimmter Funktionen und Leistungen auf dem Webkonferenzserver erforderlich.
Sie können auf Funktionalitäten der Plattform zugreifen, Chat- und Notizen lesen und schreiben, Umfragen erstellen und mit Teilnehmern/innen sowie mit Dozenten/innen interagieren.
Bei Dozenten/innen geschieht dies nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Auftrags Webkonferenzen zu erteilen.
Für Dozenten/innen erfolgt die Speicherung der Daten aufgrund der oben genannten Rechtsvorschriften. Externe Dozenten/innen können die frühzeitige Löschung beantragen. Wenden Sie sich in diesem Fall mit Ihrem Anliegen an datenschutz(at)diakonie-duesseldorf.de.
8 - Teilnehmer/innen
Teilnehmer/innen einer Webkonferenz benötigen keine Registrierung/Login, sondern erhalten einen Link, der spezifisch für eine Webkonferenz erstellt wird.
Um an einer laufenden Webkonferenz teilzunehmen, werden Teilnehmer/innen um Eingabe ihres Namens gebeten. Die Angaben wie Vor- und Nachname sind freiwillig, erleichtern aber die Anrede der Teilnehmer/innen untereinander. Es können aber auch Phantasienamen oder Initialen verwendet werden. Die getätigten Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar und gelten nur für die aktuelle Sitzung.
Sie können auf Funktionalitäten der Plattform zugreifen, Chat- und Notizenbeiträge lesen und schreiben, mit Teilnehmern/innen sowie mit Dozenten/innen interagieren u.Ä. Außerdem ist das Erstellen von Umfragen möglich.
Das geschieht automatisch innerhalb von 24 Stunden.
Für Teilnehmer/innen erfolgt die Speicherung der Daten aufgrund der oben genannten Rechtsvorschriften. Externe Nutzer/innen können die frühzeitige Löschung beantragen. Wenden Sie sich in diesem Fall mit Ihrem Anliegen an datenschutz(at)diakonie-duesseldorf.de.
9 - Video-/Audio-Übertragung
Während der Nutzung des Webkonferenz Tools BigBlueButton werden Audio, Video, Chatnachrichten und Bildschirmfreigaben der Teilnehmer/innen der Webkonferenz an die jeweiligen anderen Teilnehmer/innen verschlüsselt übertragen.
Während einer aktiven Webkonferenz werden neben den reinen Nutzdaten (Audio, Video, Chatnachrichten, Bildschirmfreigaben), die zwischen allen Teilnehmerrechnern und dem Webkonferenzserver ausgetauscht werden, auch die Metadaten der Verbindung (IP-Adresse, Browserkennung) erfasst und gespeichert.
Die Metadaten (IP-Adresse und Browserkennung), die während der Nutzung der Webkonferenz anfallen, werden zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Störungsbehebung, Fehleranalyse und aktiven Netzwerkangriffserkennung und -verteidigung gespeichert.
Diese Verarbeitung stellt ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Zweck der Datenverarbeitung.
Die obigen Daten werden zur Bereitstellung einer gespeicherten Webkonferenz für die Dozenten/innen und Teilnehmer/innen verwendet.
Die Logdaten/Metadaten (IP-Adresse, Browserkennung) der Webkonferenzen werden nach einer Speicherdauer von zwei Wochen automatisch gelöscht.
10 - Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Der Webkonferenzserver ermöglicht das Streamen oder Einbetten von Videos von Drittanbietern (z.B. YouTube). Beim Aufruf eines solchen Videos baut der Browser automatisch eine Verbindung zu verschiedenen Servern des Anbieters (z.B. Google) auf, welche daraufhin auch sogenannte Third-Party-Cookies (Cookies von Drittanbietern) setzen.
Der Verantwortliche selbst verarbeitet diese Daten nicht. Zu welchem Zweck und in welchem Umfang der Drittanbieter (z.B. Google) die Daten die es über die Protokollierung der Zugriffe und die Auswertung der Cookies gewinnt, verarbeitet, können der Datenschutz-Erklärung des Drittanbieters (im Falle von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de) entnommen werden.
Da manche Videos (z.B. Youtube Videos) nur durch diese Art des Einbettens angeboten werden können, stellt diese Verarbeitung ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Die Widerspruchs- und Löschmöglichkeiten der dabei aufgezeichneten Daten können ebenfalls der Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters entnommen werden.
Weitere Möglichkeiten zur Vermeidung der Third-Party-Cookies bestehen z.B. im Setzen bestimmter Browser-Einstellungen, die diese generell nicht zulassen oder im Einsatz von Browser-plugins, die diese Einstellungen gezielt für einzelne Websites konfigurierbar machen – z.B. Privacy Badger oder Ghostery.
11 - Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene/r i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
(3) die Kategorien von Empfänger/innen, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen
(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls
konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
Externe Nutzer/innen können vom Verantwortlichen verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfänger/innen, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Tel. 0211 756 759 77 anmeldung-fortbildung@diakonie-duesseldorf.de

References: Art. 6
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 89