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Circular 05 de 15-03-2004
Publicado: 15 marzo, 2004
CIRCULAR EXTERNA 05
(marzo 15 de 2004)
LIQUIDADORES, CONTADORES Y REVISORES FISCALES DE SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS; SOCIEDADES POR ACCIONES EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA SOMETIDAS A VIGILANCIA O CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Y, SOCIEDADES POR CUOTAS O PARTES DE INTERES VIGILADAS O CONTROLADAS QUE EXPRESAMENTE LO SOLICITEN.
1. DOCUMENTACION MÍNIMA QUE DEBE PRESENTARSE
1.1 Copia de la escritura pública que solemniza la disolución.
La decisión de disolver la compañía, trae como primera consecuencia la obligación del representante legal de dar a ese acto plena eficacia jurídica, por cuanto compromete los intereses de los asociados y de los terceros. Por estas razones la ley exige para su perfeccionamiento, el cumplimiento de las solemnidades previstas para las reformas estatutarias, es decir, elevar la escritura pública y efectuar su registro en la Cámara de Comercio del domicilio social (artículos 158 y 219 del Código de Comercio).
Los terceros en general y los acreedores de toda clase, actuales, futuros o presentes, son los más interesados en intervenir en la liquidación de la sociedad, a fin de impedir el menoscabo de los bienes sociales, y que los créditos se paguen de acuerdo con la prelación y proporcionalidad que les corresponde, por tanto deben ser notificados de que la sociedad entra en liquidación, y esa notificación, es precisamente, la que debe hacerse por medio de las solemnidades de escritura publica y registro en la Cámara de Comercio.
El incumplimiento del representante legal al deber de solemnizar la disolución de la sociedad en los términos descritos lo hará acreedor a las sanciones previstas en la ley por inobservancia en el ejercicio de sus funciones (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
1.1.1 Cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 186, 189 y 431 del Código de Comercio.
1.1.2 Tener presente lo establecido en el artículo 185 del Código de Comercio, el cual prevé que los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que les han sido conferidos, salvo los casos de representación legal. Tampoco podrán votar los estados financieros ni cuentas de fin de ejercicio.
1.1.3 En caso de que un administrador sea designado liquidador, deberá acreditarse el cumplimiento de lo consagrado en el artículo 230 del Código de Comercio, el cual prevé que no podrá ejercer el cargo sin que previamente hayan sido aprobadas las cuentas de su gestión por la asamblea o junta de socios. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, dichas cuentas deben ser aprobadas por el órgano competente de la casa matriz.
1.2 Certificado de existencia y representación legal del ente económico.
1.3 Publicaciones.
1.4 Inventario del Patrimonio Social para su aprobación.
1.4.1 De conformidad con lo previsto en el artículo 233 del Código de Comercio, dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad quede disuelta respecto de socios y terceros, deberá solicitar al Superintendente de Sociedades la aprobación del Estado Financiero de Inventario.
En el evento en que no sea solicitada dicha aprobación en el término indicado en el párrafo anterior, esta Entidad está facultada para imponer sanciones o multas hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, como lo dispone el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
Cuando la disolución provenga del vencimiento del término de duración de la sociedad, el corte del estado de inventario deberá corresponder al mes en el cual expiró la fecha de duración de la misma (inciso 1º del artículo 219 del Código de Comercio), en los demás casos, el mes en el cual quede inscrita en el registro mercantil la escritura pública contentiva de la disolución y liquidación del ente económico.
El artículo 234 ídem dispone que el mencionado estado financiero de inventario, debe ser presentado personalmente ante el Superintendente de Sociedades, por el liquidador y el contador que lo suscribieron, bajo juramento de que refleja fielmente la situación patrimonial de la sociedad disuelta o de la sucursal. Para ello, deberán acercarse al grupo de Contratos y Apoyo Legal de esta entidad, al grupo que cumpla esta función, o a la respectiva Intendencia Regional, de lo cual dejarán constancia en un acta.
1.4.2 Valor de Realización de los activos y pasivos
El valor de realización o de mercado representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que será convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de sus negocios. Valor neto de realización es el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo, o a la liquidación del pasivo.
1.4.3 Contenido del Inventario.
1.4.3.1 Activo
Los pasivos deben aparecer en el inventario conforme al orden de prelación legal de pagos establecido en el Código Civil (artículos 2494 y siguientes), prelación que dispone lo siguiente:
-Primera Clase: «…Los salarios, sueldos y todas las prestaciones provenientes de contrato de trabajo…
Los créditos del fisco y los de las municipalidades por impuestos fiscales o municipales devengados…».
-Segunda Clase: «…El acreedor prendario sobre la prenda».
-Tercera Clase: «…Los hipotecarios».
-Cuarta Clase: «…Los del fisco contra los recaudadores, administradores y rematadores de rentas y bienes fiscales…»
-Quinta Clase: «…Los bienes que no gozan de preferencia…».
En cumplimiento del artículo 246 del Código de Comercio, si la sociedad en liquidación está obligada a pagar pensiones de jubilación, efectuará la liquidación y pago de las pensiones por su valor actual, según la vida probable de cada beneficiario. En el evento en que la compañía tenga pensionados a su cargo, deberá remitir los documentos que demuestren que ha elevado la solicitud para efectuar la conmutación pensional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6º y siguientes del Decreto 1260 de 2000, y obtener el concepto previo favorable del Ministerio de Protección Social, así como la autorización de esta entidad, según lo dispone el artículo 12 ibídem, la cual será impartida una vez evidencie que realizó la conmutación pensional en las condiciones y con los procedimientos reglamentarios previstos en el decreto en mención, o en el que lo modifique.
El inventario debe contener además de las deudas ciertas que tenga el ente económico, las obligaciones condicionales, que su existencia depende de un acontecimiento futuro que puede suceder o no, (artículo 1530 del Código Civil), y las litigiosas, que dependen de las resultas de un proceso judicial o administrativo. Tanto las obligaciones condicionales como las litigiosas deben aparecer en el inventario respaldadas por una reserva adecuada que garantice su pago eventual.
La reserva «adecuada» a que alude el artículo 245 del Código de Comercio, resulta del cálculo aproximado que efectúe el liquidador para cuantificar las pretensiones del demandante, para que el derecho no sea nugatorio si llegare a ser reconocido.
Para el caso de sucursales de sociedades extranjeras en el evento que los activos no alcancen a cubrir los pasivos, el liquidador deberá comunicar tal situación a la casa matriz, con el fin de que ésta proceda a enviar los recursos necesarios para cubrir todas las obligaciones de la sucursal, hecho que deberá acreditarse ante este Despacho, con los documentos idóneos.
1.4.3.3 Patrimonio
1.4.4 Revelaciones
Las notas al estado de Inventario del Patrimonio son de dos tipos: de carácter general y de carácter especifico.
1.4.4.1 Notas de Carácter General
1.4.4.2 Notas de carácter especifico
Las notas de carácter especifico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable que por su importancia deben revelarse, de manera que permitan un mejor análisis de las cifras consignadas en el activo, pasivo y patrimonio del Estado de Inventario del Patrimonio Social.
1.4.5 Certificación
El liquidador y el contador público que elaboraron el estado de Inventario de Patrimonio deben certificarlo. La certificación consiste en declarar que han verificado previamente las afirmaciones contenidas en dicho estado financiero, y que las mismas fueron tomadas fielmente de los libros (artículo 37 Ley 222 de 1995 en concordancia con el artículo 57 del decreto 2649 de 1993), dejando constancia expresa que antes de emitir el citado estado financiero, fue hecho un inventario físico de todos y cada uno de los bienes de propiedad del ente económico, así como de todas y cada una de las obligaciones a su cargo.
1.4.6 Dictamen o Informe
– Identificación y fecha del estado de Inventario de Patrimonio.
– Naturaleza y alcance de la auditoria.
– Opinión, la cual puede ser limpia, con salvedades o adversa. Excepcionalmente, cuando existan limitaciones significativas o condiciones de incertidumbre importantes, el revisor fiscal puede denegar el dictamen o abstenerse de dar su opinión, motivando debidamente tal decisión.
– El revisor fiscal siempre deberá destinar un párrafo de su informe para expresar si verificó o estuvo presente en la toma física de los bienes de propiedad de la sociedad, así como de sus obligaciones, y su respectiva incorporación en la contabilidad del la sociedad o sucursal a su valor de realización.
2. TRASLADO DEL INVENTARIO
5. RESPONSABILIDAD DE LOS LIQUIDADORES
El artículo 25 de la Ley 222 de 1995 establece la acción social de responsabilidad contra los administradores, lo cual implica la remoción automática del liquidador. Dicha acción social le corresponde adoptarla al máximo órgano social del ente económico, y será ejercida contra los administradores que hayan ocasionado algún perjuicio a la sociedad.
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References: artículo 185
 artículo 230
 artículo 233
 artículo 86
 artículo 219
 artículo 234
 artículo 246
 artículo 6
 artículo 12
 artículo 245
 artículo 57
 artículo 25