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GESTIÓN DOCUMENTAL (Nivel 2)
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María Ángeles Mora Ramírez
1 GESTIÓN DOCUMENTAL (Nivel 2)
2 Índice de Contenidos INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO (FÍSICO Y ELECTRÓNICO) Físico (manual) Electrónico (informatizado) GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ Documentos en la organización Elementos esenciales de un documento Cómo registrar la documentación? Cómo registrar correspondencias? Cómo archivar la documentación? Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de Harry Faulkner-Brown EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Definición Procedimiento Administrativo Estructura del expediente administrativo Partes del expediente Tipos de expediente Procedimiento administrativo de expedientes Gestión de los expedientes El Documento Contemporáneo Expediente Administrativo Tipología de composición de un expediente Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas MAPA CONCEPTUAL BIBLIOGRAFÍA... 60
3 INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL Definición de la competencia: Conjunto de conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Conocimientos y Capacidades definidas para esta competencia: Conocer las técnicas y herramientas de registro, clasificación, búsqueda y manejo documental. Tener conocimiento de los códigos de registro. Identificar los lenguajes documentales especializados, así como la organización de la biblioteca y la hemeroteca. Tener conocimiento sobre la organización de documentos dentro del archivo. Conocer los procedimientos para el registro, tramitación y circulación de expedientes, así como los principios de conservación física de documentos. 2
4 Objetivos de aprendizaje. Qué conocimientos y capacidades vas a alcanzar una vez estudiado el contenido del manual? Conocerás las técnicas y herramientas de registro, clasificación, búsqueda y manejo documental. Identificarás los lenguajes documentales especializados. Sabrás localizar documentación en los fondos documentales de la entidad. Serás capaz de conservar en correcto estado la documentación del archivo. Podrás administrar un fondo documental, resolviendo las peticiones correspondientes. Tendrás la capacidad de detectar problemas concretos en el tratamiento de los soportes documentales. Resumen de los contenidos del manual En este manual encontrarás los conocimientos relacionados con la Gestión Documental. En primer término, indicaremos cómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera física (manual) o de manera electrónica (informatizada). El segundo punto estará dedicado a la realización de una gestión documental de manera eficaz. Nos referiremos a los tipos de documentos existentes, a los elementos que conforman un documento, y cómo deben 3
5 realizarse correctamente los registros o archivos, así como expondremos cómo debe ser una biblioteca. Para finalizar hablaremos del expediente administrativo, donde expondremos qué tipos existen, de qué partes consta, cuál es su estructura, y demás aspectos para su realización y conocimiento. 4
6 1. LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO (FÍSICO Y ELECTRÓNICO) 1.1. Físico (manual) Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mínimo que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado, siempre posee un carácter unitario que sólo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos acompañan. que lo La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados: 1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. 2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso. 3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo. 5
7 La clasificación consistirá en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre las que versan: - Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines. - La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo. - Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organización. A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación: a) La clasificación funcional: Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. 6
8 En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o mas amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad. b) La clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades Los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. c) Clasificación por materias: Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan. La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que hemos expuesto depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico: - Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada la fondo perdure en el tiempo. - Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que la persona encargada del archivo pueda tener cuanto de aspectos inequívocos. 7
9 - Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado. La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se completa con la disposición de los distintos elementos, esto es, la ordenación. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente. Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario, las fechas de los documentos, la secuencia de los números, o la combinación de varios de ellos (como es el caso del alfanumérico). 8
10 La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste en la ubicación física de todo fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos, o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos. Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber cuál es su ubicación física, para ellos se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta. La instalación de cajas, legajos y libros puede hacerse según dos métodos: 1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones, series, etc. 2. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante. 9
11 1.2. Electrónico (informatizado) La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los ficheros manuales. Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizada de forma que permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros: 1) Permanentes: son los que contienen información relevante para el programa. Existen tres clases de ficheros permanentes: - Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el catálogo de una biblioteca. - Fichero constante: contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un fichero que contuviese un alista de autoridades. - Fichero histórico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro. 2) Temporales: contienen información relevante para determinado programa, pero no para la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes, como por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales: - Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro programa en una misma aplicación. 10
12 - De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida (impresora...etc.) Operaciones con un fichero - Creación: consiste en definir su estructura (campos, longitud de los campos, clave...). - Actualización: Consiste en tres operaciones: - Inserción de registros: Introducir los datos correspondientes. - Borrado: Suprimir uno o varios registros. - Modificación: Cambiar la información correspondiente a uno o varios registros. - Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para conocer su información o tratarla. Organización de un fichero. Existen tres tipos de organizaciones de ficheros: a) Secuencial: - Los registros están grabados en orden y deben ser leídos en ese mismo orden. Para leer un registro hay que pasar por los anteriores. - Solo pueden añadirse registros al final del fichero. No permite la inserción de registros en un punto cualquiera. - La modificación de información, solo puede efectuarse si la nueva información no excede de la longitud del registro. 11
13 - El borrado es lógico y consiste en una marca que el programa le pone a ese registro, para que cuando el programa vaya a leerlo, lo ignore saltando al registro siguiente. No se borra físicamente el registro. b) Secuencial Indexado: - La grabación del registro es igual que en el anterior (secuencialmente). - La lectura, se hace a través de un índice. El índice, recoge todas las claves de los registros, y asociados a esta clave, la dirección que tiene el registro en el fichero. De esta forma, no hay que leer todos los registros uno por uno hasta llegar a la información que nos interesa, sino que lee el disco por sectores. c) Aleatoria o directa: - Este tipo de fichero solo es posible en soportes direccionables (discos). - Para poder acceder a estos ficheros, al crearlos se genera automáticamente su dirección en el disco, accediéndose por lo tanto a través de un índice que se genera automáticamente. - El borrado puede ser tanto físico como lógico. - La inserción se puede realizar en cualquier parte del fichero. 12
14 Sistema de información. Conjunto de elementos relacionados entre sí de acuerdo a ciertas reglas que aporta a la organización y que sirve la información necesaria para el logro de sus fines. Debe recoger, almacenar, y procesar datos de la propia organización y de fuentes externas facilitando la elaboración y presentación de los mismos. Componentes de un sistema de información: - Contenido (datos): Referenciales; Factuales; Estructurados; No estructurados. - Equipo físico (hardware). - CPU. - Equipos periféricos. - Soporte lógico. - Sistema operativo. - Gestión de bases de datos. - Sistemas de gestión de bases de datos (SGBD). - Bases de datos documentales o sistemas de recuperación (SRI). - Control de comunicaciones. - Administrador. - Área de datos. - Área informática. - Usuarios. - Informáticos. - No informáticos. 13
15 Sistemas de gestión de bases de datos El sistema de gestión de bases de datos es un conjunto integrado de programas, procedimientos y lenguajes que suministra a distintos tipos de usuarios los medios necesarios para describir y manipular los datos almacenados en una base de datos y garantizar su seguridad. Este sistema debe de tener suficiente flexibilidad para atender las necesidades de los distintos usuarios y permitir que se manifiesten las ventajas de la base de datos. Un SGBD puede efectuar dos tipos de operaciones, las que afectan a todos los datos almacenados en la base de datos (creación de una base de datos, modificación de la estructura y consulta de toda la base de datos) o aquellas que sólo afectan a determinados registros (inserción, borrado, modificación de registros y consulta selectiva en vez de recuperar aquellos que cumplen determinadas condiciones). Funciones de los sistemas de gestión de bases de datos: a) La descripción. El SGBD debe permitir a quién lo diseña especificar que datos lo van a integrar: tipo de datos, relaciones entre ellos, características de su almacenamiento físico y su presentación a los usuarios, es decir, proporcionar los medios para definir los tres niveles de abstracción. Definir el nivel interno consiste en determinar el espacio de almacenamiento (pistas, volúmenes, sectores, punteros...) y los sistemas de acceso a esos datos. 14
16 Definir los otros dos niveles consiste en proporcionar instrumentos para definir los objetivos, las tablas, las entidades, registros, campos, así como las relaciones entre estos datos y las restricciones de integridad. b) La manipulación. Consiste en una serie de operaciones que pueden afectar a la totalidad o una parte determinada de datos. La necesidad de recuperación y actualización se debe a que la realidad es cambiante y esto implica una modificación. Cuando se recupera información bien sea de manera global o selectiva es necesario también que el sistema nos permita definir la estructura lógica externa que se desea recuperar. Cuando se hacen estas recuperaciones el sistema también accede a la estructura física localizando los registros y seleccionando la información que cumple la condición de búsqueda y por último los pone a disposición del usuario. Las consultas a la base de datos se pueden hacer de manera total o parcial. La actualización de la base de datos se puede realizar mediante la inserción, el borrado (función de manipulación) o la modificación. La modificación consiste en modificar registros. c) El control o procedimiento del administrador Este control se encarga de determinar la capacidad de los ficheros, las estadísticas relacionándolas con el crecimiento de un determinado fichero. 15
17 Bases de datos documentales o sistemas de recuperación (SRI). Una base de datos documental es un depósito de conocimientos almacenados en forma de documentos que se caracteriza por la capacidad de recuperar documentos selectivamente a partir de cualquier aspecto de su contenido. Un SRI es un depósito de conocimientos almacenados en forma de documentos que se caracteriza por la capacidad de recuperar documentos selectivamente a partir de cualquier aspecto de su contenido. Es también un sistema que utiliza datos no estructurados y que tienen muy pocas restricciones. Se componen de bloques de texto de longitud variable y sirven para gestionar conocimiento. Las bases de datos en una biblioteca. Los módulos de bases de datos son los encargados de llevar a cabo las funciones de una biblioteca: adquisiciones, catalogación, OPAC, préstamo, publicaciones periódicas. a) Módulo de adquisición. Se encarga de: - Seleccionar el material que se va a adquirir. - Comprobar si ya se tiene. - Cursar pedidos a los proveedores. - Una vez que se haya recibido el pedido lo registra y cataloga. Para automatizar estas tareas este módulo maneja la siguiente información: 16
18 - Información bibliográfica, es decir, datos a cerca de los libros: autor, editor... - Información sobre los proveedores: dirección, NIF... - Información sobre pedidos, siendo el pedido la operación que relaciona los libros con los proveedores y maneja datos como la fecha de envío, plazo de pago... b) Módulo de catalogación. Sirve para la confección del catálogo. Este módulo debe estar configurado según la normativa que emplea la biblioteca para poder hacer la catalogación permitiendo intercambio según formatos normalizados (MARC). Debe manejar información acerca de los fondos que tiene la biblioteca, a cerca de las listas normalizadas de autoridades y, por último, debe contar con un subsistema de ficheros donde conste todo esto. c) Módulo de recuperación (OPAC). Este módulo tiene como finalidad la búsqueda de información en el catálogo de la biblioteca. Para que se lleve a cabo debe contar con: las herramientas de búsqueda (permitir hacer búsquedas con operadores booleanos) y debe permitir consultar las listas de autoridades. Debe presentar también la información recuperada bien sea en pantalla o a través de una impresora o permitir grabarla en un fichero. El OPAC (On line Public Access Catalog) es el catálogo de acceso público en línea siendo además el modo de recuperación de los usuarios. Debe ser sencillo y fácil de manejar donde la información bibliográfica debe proporcionar información a cerca de los fondos, decir cuántos ejemplares hay de un libro y proporcionar información a cerca del préstamo. 17
19 d) Módulo de préstamo. La función de este módulo es la de controlar y gestionar el préstamo de los fondos de la biblioteca a los usuarios. Este sistema maneja información a cerca de los fondos de la biblioteca y por otro lado información de los usuarios. Pone en relación la información de los libros con los datos de los usuarios. Debe proporcionar información sobre que libros están prestados, cuales han sobrepasado la fecha de devolución. Este sistema controla no sólo el préstamo propiamente dicho sino también la circulación que es cualquier circunstancia por la que un libro no esta a disposición del usuario y controlar también las renovaciones o reservas de préstamo. e) Módulo de publicaciones periódicas. Normalmente en la bibliotecas tanto automatizadas como no las publicaciones periódicas se gestionan a parte del fondo normalmente de libros, debido a sus características especiales. La finalidad de este módulo es la de controlar la recogida de revistas, de los ejemplares de cada publicación periódica con que cuenta la biblioteca manejando para ello: - Información bibliográfica. - Información sobre fondos. La función que hace es la registrar cada número de cada una de las revistas. 18
20 2. GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ 2.1. Documentos en la organización Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio. A continuación vamos a ver algunos de los documentos más importantes que se utilizan en las organizaciones, así como sus normas para la creación, sus usos, y su distribución: a) Circular. Normas: 1.- Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal. 2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula. 3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas. Usos: 1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal. 19
21 2.- Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia. 3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa. Distribución: - Original: área emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados. b) Notificación. Normas: 1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma. 2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores. Usos: 1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales. 2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional. 3.- Noticias e informaciones de interés para la Organización. 4.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros. 5.- Nombramientos de funcionarios. 20
22 Distribución: - Original: área emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados. c) Manuales, procedimientos e instructivos. Normas: 1.- Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización del Personal Directivo. 2.- Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran. 3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento. 4.- Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor. 5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos. 6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera. 7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos 21
23 actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan. Usos: 1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma. 2.- Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión. Distribución: - Original: área emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados. d) Memorando. Normas: 1.- Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea. 2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar. Usos: 1.- Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre actividades específicas, de acuerdo a las atribuciones señaladas a 22
24 cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia. 2.- Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales. 3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas. 4.- Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita. Distribución: Entre las partes Elementos esenciales de un documento. Vamos en este apartado a enumerar el mínimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestación del servicio: 1. Índice o Sumario. Contenido del documento a presentar expresado en términos de descripción -títulos- y número de la página. 2. Introducción. Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a quien está dirigido y en qué forma está estructurado. Puede hacer mención a antecedentes, así como también, reseñar el aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará con la presentación de dicho documento. 23
25 3. Fuentes bibliográficas o Referencias. Contenido de todas aquellas citas bibliográficas las cuales sustentaron la elaboración del documento. Debe mencionar: autor, título, lugar, año. En la bibliografía se registrarán las obras que tratan el tema, implícita o explícitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como enciclopedias, diccionarios, etc. 4. Desarrollo. Desarrollo del documento. 5. Conclusión. Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado. 6. Anexos. Contendrán todos aquellos instrumentos, gráficos, cuadros, actividades, etc., los cuales sustentaron la elaboración del documento y que ilustran el mismo Cómo registrar la documentación? Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos. Existen diferentes formas para registrar la documentación, vamos a ver una la cual podría ser la adoptada de la forma en la que se expone, o bien podría ser modificada a su conveniencia. 24
26 Vamos a ver sus pasos mediante una ejemplificación que ayudará a exponer el método de registro: 1.- Establezca una codificación que se adapte a su Organización. Puede elegir según la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados. Veamos un ejemplo, supongamos que su empresa tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1. El código para la unidad podría ser el formado por tres dígitos, tres letras, o la combinación de letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el código. Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuación. 25
27 2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. Podría ser la mostrada en la Tabla Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el código de la Tabla1, seguido el código de la Tabla2, seguido el correlativo, seguido una breve descripción. Puede agregar fecha de actualización y ubicación. Veamos la tabla resultante. De la Tabla3 podemos decir: que la Organización tiene un formulario para selección de personal denominado: "Oferta de Empleo", el código resultante seria: RHHFOR01 que se elaboró el 03/02/04. 26
28 Podemos decir también -siguiendo el ejemplo- que el código: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el año Puede que al principio el código sea nemotécnico, pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del código es un poco complicado, de seguro al término de unos días ya se habrá acostumbrado. Una última recomendación, el registro y actualización de la documentación debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organización Cómo registrar correspondencias? Es necesario registrar las correspondencias para poder archivar y llevar el control. Vamos a ver sus pasos mediante una ejemplificación que ayudará a exponer el método de registro: 1.- Establezca una codificación que se adapte a su Organización. 2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2 del apartado: Cómo registrar la documentación?) 3.- Escriba una codificación para relacionar el medio o envió de la correspondencia recibida o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla 4. 27
29 4.- Escriba una codificación para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organización. Podría ser la mostrada en la Tabla Relacione en un formulario, el cual podría ser en Excel, los siguientes campos señalados a continuación: Veamos el formulario resultante. 28
30 Del formulario ejemplo, podemos decir del código: CRCAR03-001, que se Recibió una CARta de un Cliente, (CAN=CANTV), la Evaluación de Registro de Proveedores. Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibió una cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos. No se preocupe si al principio el resultado del código es un poco complicado, de seguro al término de días ya se habrá acostumbrado. Seria recomendable que el correlativo sea llevado por año. Recuerde que cada Organización tiene su manera de llevar sus documentos, cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta, debe hacer mención y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea interno o externo. Tenga en cuenta, para los casos de entes gubernamentales, que a través de comunicados como Gacetas Oficiales, podrían indicarle a su Organización la manera cómo debe registrar y llevar sus Documentos, Correspondencias, etc. 29
31 2.5. Cómo archivar la documentación? 1.- Elabore una Tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique. Puede ser similar a la mostrada en la Tabla Cree una Carpeta para cada Área. 3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos cono electrónicos. 30
32 2.6. Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de Harry Faulkner-Brown Todo edificio que albergue una documentación o archivo tiene que reunir los siguientes principios básicos: Flexible. Procurar que las instalaciones, que todo el edificio sean adaptable a cambios de nuevas necesidades que vayan surgiendo. Compacto. El edificio es un todo compuesto de distintas secciones, esto permite una mayor facilidad en la circulación tanto de los usuarios como del personal y de los libros. Accesible. Debe asegurar la accesibilidad y facilidad de movimiento tanto del exterior como en el interior, eliminando las barreras arquitectónicas. La accesibilidad interior supone claridad, tanto en la distribución de espacios como orientación interior por medio de señales adecuadas. Extensible. Prever la posibilidad de crecimiento de forma más o menos limitada y continua. Variado en su oferta de espacios. El edificio debe permitir la instalación de distintas secciones dentro de él, cada una de ellas con necesidades diferentes y condiciones propias (salas de lectura, de consulta, depósitos, zonas de libre movimiento, salón de actos,...). Organizado. El edificio ha de permitir el acercamiento entre libros y lectores. 31
33 Confortable. La biblioteca debe ser cómoda. El confort es acústico (silencio, suelos silenciosos, dobles ventanas u otros elementos aislantes de los ruidos exteriores), visual (luz suficiente, individual para investigadores, colectiva), físico (temperatura), psicológico (acabado agradable, humanización del espacio, disposición adecuada). Seguro. Cuando se habla de seguridad se refiere a varias vertientes: hacia el usuario, hacia el personal, hacia el equipamiento y hacia la colección. La construcción debe estar basada en materiales ignífugos, no inflamables, con dispositivos de seguridad y extinción. Protegido contra el agua, los agentes físicos, biológicos y químicos. Existirán dispositivos magnéticos antirrobo o circuitos cerrados de televisión, aislamiento del exterior con impermeabilización de suelos y techos, conducciones de agua y electricidad seguras, etc. Constante. La inalterabilidad en las condiciones físicas dentro del edificio (temperatura, humedad, luminosidad, aislamiento sonoro, etc.) favorece el trabajo cómodo de usuarios y personal. Y además es necesario para la conservación de los materiales bibliotecarios. Económico. La necesidad de que el edificio debe construirse y mantenerse con el mínimo de recursos y personal. 32
34 3. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO 3.1. Definición Su etimología procede del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis: el que resuelve, de ahí que el expediente esté encomienda a resolver un determinado asunto o materia. Piedra angular de la actuación administrativa, está definido por el derecho administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la revoluciona administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas. Los expedientes se forman mediante agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serás rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación. Por tanto el expediente Administrativo es el procedimiento administrativo hecho en papel. Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 33
35 3.2. Procedimiento Administrativo El procedimiento de la función administrativa del Estado supone la responsabilidad de la administración frente a sus administrados. En España aparece durante el período constitucional S. XIX. Los principios de éste procedimiento son: Eficacia administrativa u objetivos. Garantía de los a administrados. El expediente administrativo, hasta el S XIX no se normaliza en cuanto su trayectoria, no había eficacia ni solución administrativa para el momento en el que se planteaba un asunto; sin embargo, dependiendo de la persona u organismo había solución o no, no había garantía. Por ello, la solución que buscaban era dar garantía y un plazo máximo de tiempo para resolver. El procedimiento Administrativo es una parte del derecho administrativo, es un cauce legal de producción de los actos administrativos; el reflejo documental de ese cauce y tales actuaciones el expediente administrativo. Durante el 1958 existía el silencio administrativo, asuntos sin respuesta, con la ley de 1992 se quita el silencio Administrativo, todo asunto debe tener respuesta. En el año 1998, la ley de 1992, sufre una modificación en los aspectos del registro y acaba con certificación de actos prescritos (Reconocimiento por parte de la administración que se ha tenido una solución al problema). En el año 1999 se aprueba la modificación de la ley de
36 3.3. Estructura del expediente administrativo Tiene una estructura clara desde el S XIX hasta hoy, sin embargo ha tenido cambios, sobre todo en su apariencia externa. Podemos distinguir las siguientes partes: Expediente: Documentos originales de toda la documentación que se va generando por distintas instituciones y se acumula en distintos expedientes. Cuaderno de extractos: Resumen de documentos originales pero también podemos encontrarnos minutas o documentos originales llamados proveídos o providencias. La documentación más interesante en cuanto información, estaba en el cuaderno de extractos, el cual se cosía, constituyendo una unidad independiente, éste tenía un carácter secreto. A partir de 1947, años 50, paulatinamente va desapareciendo el cuaderno de extractos. En este año aparece una norma que dice que se suspende el cuaderno, salvo para cuestiones en las que tenga que intervenir el consejo de estaco o el consejo de ministros, en el resto de los asuntos se suspende. Aunque los años posteriores hay una hoja de extractos donde quedan los resúmenes y las resoluciones. A partir de la desaparición del cuaderno se impone la necesidad de tener una carpeta visible, en su interior tendía que realizarse un breve resumen de los documentos que la componía. 35
37 Arquitectura Interna: Tramitación. Resolución. Incoación: hay dos maneras de iniciarse un expediente: A instancia de parte: Cuando es una persona quien quiere que se inicie el documento, se llama instancia y/o representación (sobretodo representaban los abogados). Hoy en día se utiliza la solicitud, como único documento para comunicarnos con la administración e iniciar el procedimiento. De oficio: Por parte de la propia administración por su propia cuenta: Moción o Informe Orden superior Denuncia 36
38 3.4. Partes del expediente Los componentes estructurales del expediente son: Los documentos; que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de la tramitación y están unidos por una relación de causa-efecto de ahí que deban estar ordenados de acuerdo con ese ritmo. Los documentos son el soporte de: - La información.-que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolución. - La resolución administrativa.- objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente. - La ejecución en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución adoptada. La carpetilla o guarda exterior.-contiene y agrupa los documentos. Además puede soportar informaciones tales como: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y de finalización, resumen del asunto, número de documentos, dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de la serie, y signatura de instalación. El extracto o resumen.-que sintetiza el contenido, el asunto de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado. La relación de contenido.-breve descripción de cada documento, con su fecha y número de orden. Sirve para conocer fácilmente la tramitación seguida y localizar los documentos sustanciales. 37
39 3.5. Tipos de expediente. Podemos diferencias los documentos de un expediente en función de su tradición y de su contenido. a) Por su tradición: - Los documentos originales: en principio no han sido elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de otra oficina, aunque no siempre. - Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de regencia, ya que los originales se formalizan-por lo general-para su envío al exterior. - Los documentos marginales: tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación. b) Por su contenido: - Los documentos esenciales: informes, dictámenes, resoluciones que recogen la información mas cualificada del procedimiento administrativo. - Los documentos de enlace: oficios de remisión. Notas internas cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancias de los trámites realizados. 38
40 3.6. Procedimiento administrativo de expedientes Aun cuando los expedientes son distintos entre si por diversos conceptos (por los asuntos que tratan, por las atribuciones de que son reflejos, etcétera), en el caso de la administraciones publicas todos siguen un procedimiento administrativo común. En esencia consta de las siguientes partes: 1) Iniciación: los procedimientos pueden iniciarse de oficio o a solicitud de personal interesado. De oficio: se inician por necesidades internas de la administración, mediante acuerdo del órgano competen, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. Por solicitud de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde fuera, a instancia de parte, mediante solicitud razonada. 2) El Procedimiento se impulsa de oficio en todos sus trámites. Los interesados, en cualquier momento del procedimiento anterior al trámite de audiencia, además de los hechos relevantes solicitados por la administración, pueden aducir alegaciones y aportar documentos u otros elementos de juicio por cualquier medio de prueba admisible en derecho-que serán tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la correspondiente propuesta de resolución. Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes de redactar la propuesta de resolución, se da audiencia a los interesados para que puedan alegar y presentar los documentos y justificaciones que 39
41 estimen pertinentes. Hecho lo cual, el órgano al que corresponda resolver puede acordar un periodo de información pública, cuando la naturaleza del procedimiento lo requiera. En todo momento los interesados pueden alegar defectos de tramitación, lo que podrán dar lugar a la exigencia de responsabilidad disciplinaria, si hubiere razones para ello. 3) Finalización: cuatro son los medios de poner fin al procedimiento: Resolución: mediante decisión motivada, expresando, además, los recursos que contra la misma procedan, órgano ante el cual haya de presentar y plazo para interponerlos. En ningún caso cabe el silencio administrativo, mal uso que ha sido eliminado. Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud. Renuncia todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no esté prohibido por el ordenamiento jurídico. Caducidad en los procedimientos iniciados a solicitud de personal interesada, transcurridos tres meses de su paralización por causa imputable a la parte solicitante. 4) La ejecución de los actos es inmediata y cuanta con plazos para su cumplimiento. 40
42 3.7. Gestión de los expedientes Para que el expediente obtenga carta de naturaleza deberá ser ordenado en su interior siguiendo el modelo de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; es decir; figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen (bien sea una instancia, cuando se inicia a solicitud de parte, bien la orden de iniciación sui se tramita de oficio), y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre cronológico). La observancia de esta regla es imprescindible para que las actuaciones contenidas en el expediente tengan una disposición lógica. La consulta del mismo sea ágil y el resultado óptimo. Manteniendo el sistema tradicional, consistente en disponer los documentos de abajo hacia arriba, en el orden contrario al de su producción, se desvirtúa la característica esencial del expediente en aras de un ahorro de tiempo/trabajo cuando menos dudoso. Para facilitar la consulta de los expediente y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y, llegando al terreno de la utopía, elabore una relación de contenido a media que aquella se produce. Este procedimiento, tan simple y rápido como beneficioso para todos, consiste en describir cada documento en el acto de inserción; las carpetillas o guardas de expediente van provista de unos casilleros o pautas en los que basta con indicar el numero de orden de cada documento, su fecha y una breve descripción de una línea. En cualquier caso no es mucho exigir que se limite-siquiera-a los documentos esenciales. Este procedimiento apenas si llevara unos minutos al oficinista al tiempo que producirá efectos muy positivos en diversos órdenes: 41
43 1. La localización de un documento se resuelve con la búsqueda del mismo a través de la relación de contenido, de modo que no es necesario resolver todos los papeles sino ir a tiro hecho mediante el número de orden. 2. A efectos administrativos sirve como guía para conocer el punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto. 3. En caso de utilización negligente, devolverlo a su orden original se convierte en tarea simple y mecánica. Además de lo antedicho conviene tener en cuenta algunas precauciones: 1. Tener buen cuidado en no dejar documentos sueltos, todo documento debe formar parte inmediatamente de un expediente. De no hacerlo así desde el mismo instante de su redacción o de su recepción, será cada vez más difícil herirlo con acierto. 2. Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes, resultado en general de un desorden en el trabajo, que lleva a abrir nuevos expedientes sin tomar la precaución de comprobar si ya existen. 3. No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros, en tal caso se fotocopiaran y devolverán inmediatamente a su lugar. 4. No extraer documentos originales de expediente conclusos para constituir nuevos expedientes, emplear asimismo fotocopias. 5. Conservar los documentos en orden dentro de los expediente. Si contiene subexpedientes, estos se conservan en carpetillas (una hoja de DIN A3 doblada por la mitad, por ejemplo), identificados 42
44 por medio de un titulo y sus documentos asimismo ordenados cronológicamente. 6. Grapar cada oficio con su respuesta, la grapa es menos dañina que los clips, pues ofrece menos superficie a la oxidación. 7. Agrupar el documento principal con los que le acompañan, dando al conjunto la fecha del principal. 8. Cada expediente debe ser identificado, haciendo constar en la parte exterior de la carpetilla un titulo o entrada descriptiva, las fechas extremas (de iniciación y conclusión) y un número de orden o signatura. 9. Si por algún motivo se extrajera un documento de su expediente, además de apuntarlo en el libro de control de prestamos dejaremos constancia del hecho colocando una ficha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la persona a quien le ha sido proporcionado, la fecha del préstamo y las indicaciones que permitan identificar tal documento: descripción y fecha. 43
45 3.8. El Documento Contemporáneo Expediente Administrativo a) Tramitación Hasta el año 1958, la característica más señalada es que encontramos una serie de proveídos y providencias: Decretos marginales: Anotación muy breve que contienen un orden en una frase pequeña y normalmente lo encontramos en el margen izquierdo del documento. Este pequeño decreto va fechado y firmado por lo que es un documento. Por tanto, hay un orden y una puesta por escrito. Podemos encontrar: Acuerdo: Frase, palabra o expresión que manifiesta acuerdo o conformidad con una propuesta previa que puede ser algo tan sencillo. La finalidad es permitir que el tramite continué que se pueda concluir con la resolución. Todas las decisiones quedan reflejadas en los proveídos. b) Resolución: Idéntico al acuerdo, pero se diferencia que la resolución es definitiva, pone un fin. Estos documentos son los llamados ejecución de proveídos. A su vez se dividen en: Informe: Cuando en un cuaderno aparece la palabra nota y a continuación un texto, es un informe. Comunicaciones y notificaciones: Son necesarias durante la tramitación, por que si se quiere pedir pruebas, documentos informes a la administración se utiliza este medio. 44
46 Hasta 1958, vamos a encontrarnos con los siguientes proveídos: Decreto/Real Decreto: Documento que utiliza el jefe de estado, normalmente va dirigido a la ciudadanía, aunque no siempre tiene por que serlo. Esta resolución involucra directamente al Rey Real Orden: Ha variado, hoy se llamar orden ministerial, a través del cual el ministro se expresa, da órdenes. El ministro actúa en nombre del Rey pero es su documento, las órdenes las da el ministro o la persona a la que el ministro delegue su poder y representación. Hay ordenes que no son firmadas por el ministro, aparece la delegación o delegado con la fecha en la que el ministro le delegó. Real Orden comunicada.: Hoy en día se llama orden del subsecretario, se ha transformado.el subsecretario actúa en nombre del ministro. Sí es una minuta del ministro aparece ROCK. ó R.O. (siglas), si es un original aparece la forma desarrollada, Real Orden Comunicada. A partir de 1958 es prácticamente lo mismo, cambian los términos, únicamente la terminología: Iniciación: equivale a incoación. Ordenación: Equivale a la tramitación Instrucción: Equivale a la tramitación. Terminación: Equivale a la resolución. 45
47 c) Arquitectura Interna del Documento Contemporáneo Expediente Administrativo Iniciación: Sólo se puede iniciar de dos formas: Oficio o instancia de parte interesada: - De oficio: Acuerdo de órgano competente Orden superior Moción razonada Denuncia - A instancia de parte interesada: Instancia/escrito Ordenación -Tramitación: Todos los trámites se impulsarán de oficio. Se acordarán en un solo acto todos los trámites que sean simultáneos. Se evitarán diligenciar innecesarias en la tramitación. -Comunicación y notificaciones: La comunicación entre órganos administrativos se realizarán siempre directamente. Se enviarán copia de la comunicación a las autoridades y órganos intermedios que deben tener conocimiento del acto. Esta copia origina un documento que se llama traslado. Instrucción Alegaciones, informes, prueba y audiencia del interesado. 46
48 Terminación Se puede terminar un expediente por: - Resolución (es la más habitual). - Desistimiento. - Renuncia. - Caducidad. Recursos: El objeto de todo recurso es obtener la impugnación de la parte resolutiva de un acto. Los recursos son la vía reglamentaria mediante la cual se protege y controla la legalidad de los actos administrativos. La impugnación administrativa es requisito previo a la impugnación judicial, para acceder a la instancia jurídica deben haberse agotado todas las instancias administrativas. Debe tenerse en cuenta que los actos administrativos pueden ser: definitivos a asimilables a definitivo (los que definen el fondo de la cuestión). interlocutorios (los que deciden una cuestión incidental dentro de un procedimiento principal) de mero trámite (los que dilatan innecesariamente el procedimiento). 47
49 Podemos encontrar los siguientes tipos: - Ordinario alzada: Se interpone contra el acto definitivo o asimilable a tal emanado de la autoridad máxima de un ente autárquico (Administración Pública descentralizada). Puede descartarse este recurso e ir directamente a la instancia judicial, de ser así no hay marcha atrás, no se puede iniciar una acción judicial, luego desistir de ella y pretender interponer entonces un recurso de alzada. Si se elige directamente la vía judicial, implica la renuncia irrevocable a la instancia administrativa. (a la inversa sí, alzada y luego vía judicial). Resuelve el Ministro del área a que pertenezca el ente. Vencido el plazo, y no habiendo resolución, se reputa denegado el recurso. - Extraordinario revisión. - Reposición. - Queja. 48
50 3.9. Tipología de composición de un expediente. Documentos de transmisión, documentos de constancia, documentos de juicio y documentos de decisión. En un grupo aparte se contiene los documentos de los ciudadanos, no son documentos administrativos como tal, sólo en el momento en el que el documento del ciudadano entra en la administración se le considera documento administrativo. Vamos a verlos: a. Documentos de Transmisión Se pueden definir como aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a personas u órganos o entidades, y su vez diferenciamos los que van dirigidos a los ciudadanos (notificación y la publicación). Los documentos de transmisión dirigidos entre órganos públicos de la administración son oficio y nota interior; También está la carta pero nunca forma parte de un procedimiento administrativo, por lo que nunca aparecerá en un archivo. - OFICIO: O simple comunicación. Se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a distintas instituciones (Solía utilizarse dentro de la misma institución para comunicarse con órganos superiores. Entre distintas administración (local y autonómica) Margen izquierdo libre. Cuerpo: Contenido en el oficio. Es frecuente que el oficio presente otro documento (oficio de remisión), aparece la frase: adjunto o remito. Pie. Parte más importante; Fecha, antefirma, firma, identificación del firmante y destinatario (en el oficio siempre aparece en el pie). 49
51 - NOTA INTERNA: O nota interior, documento de identificación que se utiliza entre unidades administrativas de una misma institución. Los datos más importantes se encuentran en la cabecera. Se denominan da de... Dirigido a, basta la firma no hace falta la antefirma ni la identificación del firmante. - NOTIFICACIÓN: La administración hacia los ciudadanos. Comunica al interesado un acto o resolución y aparecen íntegros el acto resolución y se notifica. Hay que señalar que la resolución pone fin o no a esa vía administrativa. Si no, tiene que indicar los recursos y proceden al órgano al que deba ir presentado y el plazo de tiempo. La diligencia de notificación es lo más importante de este documento; fecha y firma del interesado (destinatario) para que sepa la administración cuando ha sido recibido el documento. - PUBLICACIÓN: en la inserción de un acto administrativo, normalmente una resolución, en un diario oficial. Tablón de anuncios de la institución o en un medio de comunicación para ser comunicado. Los destinatarios son desconocidos o es imposible localizarlos. - CARTA: Nunca forma parte del procedimiento administrativo; Comunicación de carácter personal y contenido privado. Encabezamiento (formula de) Contenido o cuerpo del documento (Firma de despedida y cortesía). 50
52 b. Documentos de Constancia. Aquellos que contienen una declaración de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación actos hechos o efectos. Tipos: las actas y las certificaciones. - ACTAS: Actas de un órgano colegiado: Nunca se expurgan, son decisiones que toman un grupo de personas; Ej.: En un colegio la celebración de una junta de profesores, el director ejecuta. Encabezamiento: Título, hay que indicar si; día, fecha, lugar, hora asistentes y ausentes, orden del día. Cuerpo: relato minucioso donde aparezcan todas las deliberaciones estructuradas en párrafos. Pie: No habiendo más asuntos a tratar se levanta la sesión a tal hora. Antefirma de secretario, firma identificativa, V.B. (Visto Bueno) del presidente. - Actas de infracción: Documento hecho por un funcionario para acreditar hechos que puedan ser infracción. - Acta Procesal: Expropiación, Ej.: El secretario es guía levanta el acta judicial (o el notario). - Actas unipersonales 51
53 - CERTIFICACIÓN O CERTIFICADO: Su destinatario es una persona o entidad y pretende o busca que se produzcan unos efectos dentro de un procedimiento. Estructura clara. Hay que indicar al principio del documento qué tipo de certificado es: Titulo: Describe el objeto del certificado. Cuerpo: que autoridad certifica (secretarios de las instituciones): Nombre, Apellidos, cargo o puesto de trabajo, identificación del solicitante si procede, identificación de la persona que solicita. Pie. Lugar, fecha, firma desarrollada. c. Documentos de Juicio: Aquellos que contienen una declaración de juicio, una opinión de un órgano administrativo, una persona o entidad pública, sobre cuestiones que son objeto de un procedimiento administrativo. La finalidad de estos documentos es proporcionar a los órganos que han de resolver un procedimiento los datos y opiniones necesarios para adoptar la decisión. Tipos: El informe (Cuando las propuestas valoraciones proceden de un órgano unipersonal) y el dictamen (Cuando las propuestas, valoraciones, proceden de una órgano colegiado). 52
54 d. Documentos de Decisión Declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias que son de su competencia. Tipos: acuerdo, la resolución o el decreto (Proveídos en tramitaciones antiguas pero ahora evolucionadas en el tiempo sobre todo en el exterior). - ACUERDO: Recoge las decisiones adoptadas por órganos competentes sobre la iniciación de un procedimiento o cuestiones que se producen en la tramitación, siempre con carácter previo a la resolución del procedimiento. - RESOLUCIONES: Es aquel documento que recoge las decisiones de un órganos competente y que pone fin a una procedimiento resolviendo las cuestiones pendientes. 53
55 3.10. Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas Los ciudadanos, en sus relaciones con las administraciones publicas, tiene los derechos siguientes: A conocer, en cualquier momento el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copia de los documentos, contenidos en ellos (Expedientes resultantes de estos procedimientos). A obtener copia sellada de los documentos que presenten, apartándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deben obrar en el procedimiento. Los ciudadanos tiene derecho a acceder a los registros y a los documentos que formando parte de un expediente, abren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes corresponda a procedimientos terminados en la fecha de solicitud. El acceso a documentos que contenga datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletas o inexactas, podrán exigir que sea rectificados o completados, salvo que figure en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los 54
56 procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario y que en consideración a su contenido, pueden hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido además de por sus titulares, por terceros que acrediten en interés legítimo y directo. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por interés de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se ve afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar fotocopias. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la administración, previo pago en su caso, de las exacciones que se hallan legalmente establecidas. Será objeto de periódica publicación de la relación de los documentos obrantes en poder de la Administraciones públicas sujetas a un régimen de especial publicidad, por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares. Será objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comparten una interpretación del derecho 55
57 positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegados por los particulares en sus relaciones con la administración. Ejemplo: Expediente académico de Unamuno: Rige la ley del PHE, Art. 57, la información es de carácter personal, privado, pero se puede acceder por que ya han pasado más de 25 años desde su muerte. El derecho de acceso a los archivos de carácter privado está contemplado en la Constitución, Art.33 Se reconoce el derecho a la Propiedad y la Herencia. También se facilita a que el titular disponga de esos bienes. La ley que protege la intimidad limita el acceso para garantizarla. Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del patrimonio documental debieron facilitar la inspección de los organismos competentes para comprobar la situación o estados de los clientes y habrá de permitir el estudio de los investigadores previa solicitud razonada de estas. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación en el caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal, familiar a la propia imagen se les permite el acceso a las investigaciones si no se cambia la intimidad de la persona. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes: - Los que contengan información sobre actuaciones del gobierno del Estado o de la Comunidades Autonómicas en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a su derecho administrativo. 56
58 - Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. - Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando (ésta relacionada con la ley que protege los datos de carácter personal). - Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial Ley de competencia desleal, (información que pueda favorecer el espionaje industrial). - Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria (evitar cualquier tipo de fraudes cuando va a fluctuar la moneda). 57
59 4. MAPA CONCEPTUAL GESTIÓN DOCUMENTAL Organización de documentos en el archivo Gestión documental eficaz El expediente administrativo Definición Físico (manual) Documentos Procedimiento administrativo Clasificación funcional Elementos de un documento Estructura Tipos de clasificación Clasificación orgánica Cómo registrar la documentación Partes del expediente Clasificación por materias Cómo registrar correspondencias Tipos Electrónico (informatizado) Cómo archivar la documentación Procedimiento administrativo de expedientes Gestión de expedientes Clases Permanente Requisitos de las bibliotecas Documento contemporáneo Temporal Tipología de composición Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas 58
60 Documentos en la organización Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los 10 mandamientos de Harry Faulkner - Brown Circular Flexible Compacto Notificación Accesible Extensible Manuales, procedimientos o instructivos Variado en su forma de espacios Organizado Confortable Seguro Memorando Constante Económico 59
GESTIÓN DOCUMENTAL (Nivel 1)
GESTIÓN DOCUMENTAL (Nivel 1) Índice de Contenidos INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL... 2 1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN... 4 1.1. El archivo:...4 1.2.

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