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1 I I I S S C C 1348 Louvain-la-Neuve TVA BE RPM Nivelles Louvain-la-Neuve, le 13 avril 2015 Cher Actionnaire, Concerne: Assemblée Générale Ordinaire et Spéciale du 13 mai 2015 à 10h00 Nous avons l honneur de vous convoquer à l Assemblée Générale Ordinaire et Spéciale (AGO/AGS) des actionnaires de notre société qui se tiendra au siège de la société, chemin du Cyclotron 3,1348 Louvain-la- Neuve, le mercredi 13 mai 2015 à 10h00 pour délibérer sur l ordre du jour ci-joint. Dans le cadre de cette AGO/AGS, vous trouverez également ci-joint: 1. Une procuration/formulaire de vote par correspondance à remplir si vous désirez être représenté à l'ago/ags ou voter par correspondance; 2. Le rapport annuel (reprenant le rapport de gestion sur l'exercice social et consolidé clôturé au 31 décembre 2014, les comptes consolidés et le rapport du commissaire relatif à ces comptes), les comptes annuels sociaux et le rapport du commissaire relatif à ces comptes. 3. Le communiqué de presse relatif aux résultats Tous ces documents sont ou seront également disponibles sur notre site internet p! ponible sur simple demande à partir du 30 avril 2015 au plus tard). Si vous avez des questions au sujet de cet envoi, nous vous invitons à envoyer un à N p "#!$ %$ "&pession de nos salutations distinguées. P ' p ()* (%+ Président du Conseil d Administration2 ,-/ / ION BEAM APPLICATIONS SA Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve TVA BE , RPM Nivelles Les actionnaires sont invités à participer à l Assemblée Générale Ordinaire et Spéciale qui se réunira le mercredi 13 mai 2015 à 10h00 au siège de la société chemin du Cyclotron 3,1348 Louvain-la-Neuve. ORDRE DU JOUR DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ET SPÉCIALE 1. Présentation du rapport de gestion en ce compris le rapport de rémunération- sur les comptes annuels sociaux et consolidés relatifs à l'exercice social clôturé au 31 décembre Présentation des comptes annuels sociaux (faisant apparaître un bénéfice de l exercice de EUR ,01) et consolidés (faisant apparaître bénéfice de EUR ) relatifs à l'exercice social clôturé au 31 décembre Présentation des rapports du commissaire sur les comptes annuels sociaux et consolidés sur l'exercice social clôturé au 31 décembre Approbation des comptes annuels sociaux clôturés au 31 décembre 2014 et affectation du résultat. Proposition de décision : approuver les comptes annuels sociaux clôturés au 31 décembre 2014, en ce compris l'affectation du résultat. Le bénéfice de l exercice s élève à EUR ,01. La perte reportée de l exercice précédent est de EUR ,66. Il en résulte que le bénéfice total à affecter est de EUR ,35. Proposition d affecter ce bénéfice comme suit (i) à la réserve légale à concurrence de EUR ,58, (ii) aux autres réserves à concurrence de EUR ,60;(iii) au paiement d un dividende brut de EUR 0,17 par action et (iv) au bénéfice reporté pour le solde. 5. Approbation du rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2014 Proposition de décision: approuver le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre Décharge aux administrateurs Proposition de décision: accorder la décharge à l'ensemble des administrateurs de la société pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice social clôturé au 31 décembre Décharge au commissaire Proposition de décision: accorder la décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat pour l'exercice social clôturé au 31 décembre Nominations d'administrateurs Propositions de décisions: 8.1 Sur proposition du Comité de Nomination institué au sein du Conseil, approuver le renouvellement du mandat de Monsieur Jeroen Cammeraat en qualité d administrateur indépendant et la fixation de l'échéance de ce mandat à l'assemblée Générale Ordinaire de 2019 appelée à statuer sur les comptes de l exercice Sur proposition du Comité de Nomination institué au sein du Conseil, approuver la nomination de la société de droit espagnol Median SCP, représenté par sa gérante Madame Sybille van den Hove, en qualité d administrateur indépendant et la fixation de l'échéance de ce mandat à l'assemblée Générale Ordinaire de 2016 appelée à statuer sur les comptes de l exercice Sur proposition des administrateurs-délégués, approuver la nomination de Saint-Denis SA, représenté par son administrateur-délégué Monsieur Pierre Mottet, en qualité d administrateur interne et la fixation de l'échéance de ce mandat à l'assemblée Générale Ordinaire de 2019 appelée à statuer sur les comptes de l exercice Nomination du commissaire3 Propositions de décision: Après avis du comité d audit, sur recommandation du Conseil d administration et présentation du Conseil d'entreprise, (i) approuver le renouvellement du mandat de Ernst and Young Reviseurs d'entreprises SCCRL, représentée par Monsieur Vincent Etienne en qualité de commissaire pour une durée de trois ans, pour le contrôle des comptes statutaires et des comptes consolidés, (ii) fixer l échéance de ce mandat à l'assemblée générale ordinaire de 2018 appelée à statuer sur les comptes de l exercice 2017; et (iii) fixer le montant des honoraires pour le contrôle des comptes statutaires et des comptes consolidés à la somme de EUR adaptables en fonction de l'évolution annuelle de l'indice des prix à la consommation. 10. Approbation, conformément à l article 556 du code des sociétés, de toutes dispositions des emprunts ou opérations financières de la société pouvant prévoir une exigibilité anticipée en cas de changement de contrôle sur la société et plus particulièrement des dispositions d un Treasury Notes Programme de EUR mis en place par la société avec l assistance de Belfius Banque SA. 11. Divers Ce point ne recouvre que des informations à communiquer aux actionnaires et ne donnera lieu à aucune décision. DEF FGH JKLM HO QR TM UVWXYZ[\]4 ION BEAM APPLICATIONS SA Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve TVA BE , RPM Nivelles FORMALITES POUR PARTICIPER A L ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ET SPECIALE (AGO/AGS) DU MERCREDI 13 MAI 2015 À 10H00 1. Enregistrement et participation (A) (B) Seules les personnes qui remplissent les deux conditions reprises sous les points A et B auront le droit de participer et de voter à l assemblée, à savoir : L enregistrement de leurs actions (soit la preuve que les actionnaires sont titulaires du nombre d'actions pour lequel ils ont l'intention de participer à l assemblée), en leur nom, le mercredi 29 avril 2015 à minuit (Date d'enregistrement). (i) (ii) pour les actions dématérialisées : l enregistrement sera constaté par leur inscription, au nom de l actionnaire à la Date d'enregistrement, dans les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation sans qu une quelconque démarche ne soit exigée de la part de l actionnaire. Les titulaires d actions dématérialisées recevront, de la part du teneur de comptes agréé ou de l organisme de liquidation, une attestation certifiant le nombre d actions dématérialisées inscrites au nom de l actionnaire ou produites à la Date d'enregistrement. Ils sont invités à demander à leur institution financière d aviser directement Euroclear Belgium, endéans le délai mentionné ci-dessus, de leur intention de participer à l assemblée ainsi que du nombre d actions pour lesquelles ils entendent prendre part au vote. pour les actions nominatives: l enregistrement sera constaté par leur inscription, au nom de l actionnaire à la Date d'enregistrement, sur le registre des actions nominatives de la société, sans qu une quelconque démarche ne soit exigée de la part de l actionnaire. La notification, par l actionnaire, de son intention de participer à l'ago/ags et du nombre d actions pour lesquelles il entend prendre part au vote au plus tard le jeudi 7 mai 2015 à 16 heures. (i) (ii) pour les actions dématérialisées : cette notification et l attestation ad hoc, doivent être communiquées à Euroclear Belgium, par u vw xyz {vwzz }z ~ y }ƒ vƒ w }z {} w}z ˆ} y vƒ Švw } yz du Roi Albert II, Bruxelles) ou par fax ( ). pour les actions nominatives: cette notification doit être communiquée au département juridique de la société (IBA SA, Corporate - Legal, c/o C. Hardy, Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvainla-Neuve, Œy Ž u š œ žÿ Ÿ ž œ Ÿ ª ª «Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3 % du capital social de la société peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de toute assemblée générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour, moyennant le respect du prescrit de l'article 533ter du Code des sociétés. Le ou les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit examinée lors de l assemblée générale, satisfaire aux deux conditions suivantes : (i) prouver qu'ils détiennent le pourcentage requis ci-dessus à la date de leur demande (soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes sur le registre des actions nominatives de la société, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou ^_` `ab cdef bg hi jf klmnoqrst5 (ii) l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes); et encore être actionnaire à hauteur de 3 % du capital social le mercredi 29 avril 2015 à minuit (Date d'enregistrement). Ces demandes, accompagnées de la preuve de détention de la participation requise et, en fonction des cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes doivent être adressées par au plus tard le mardi 21 avril 2015 au département juridique de la société (IBA SA, Corporate - Legal, c/o C. Hardy, Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve, Â ÃÄÅ ÆÇÈ ÉÊ ËÌÍ ÎÍÍÏÐ ÑÒÓ ÔÒÕÄÖÔÒÓ ÖÔ ØÙÒÖÚ ÛÜÄÔresse postale ou électronique à laquelle ÛÄ ÓÝÞ ßÚß ÚàÄÖÓÕÒÚ ÛÜÄÞÞÙÓß ÔÒ àßþòáú ÝÖ ÔÒ ÞÒÓ ÔÒmandes dans un délai de quarante-huit heures à compter de cette réception. Le cas échéant, la société publiera, conformément à l'article 533, 2 du Code des sociétés, un ordre du jour complété et un formulaire ad hoc de procuration et de vote par correspondance complété au plus tard le mardi 28 avril Les formulaires de procuration et de vote par correspondance notifiés à la société antérieurement à la publication d'un ordre du jour complété conformément à l'article 533ter du Code des sociétés restent valables pour les points de l'ordre du jour que ces formulaires couvrent. Par dérogation à ce qui précède, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risque de compromettre les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La procuration doit indiquer si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter nouveaux inscrits à l'ordre du jour ou s'il doit s'abstenir. 3. Procuration et vote par correspondance Tout actionnaire peut se faire représenter à l'ago/ags par écrit par un mandataire pourvu que ce dernier soit lui-même actionnaire. Les personnes morales sont toutefois autorisées à se faire représenter par un mandataire non actionnaire. Tout actionnaire peut voter par correspondance en adressant à la société un formulaire reprenant l ordre du jour de l'ago/ags et pour chacun des points de cet ordre du jour, le sens du vote (pour/contre/abstention) qu il entend émettre. Un formulaire ad hoc (procuration et vote par correspondance) est mis à disposition des actionnaires sur le site internet de la société et peut être obtenu sur demande auprès du département juridique de la société (IBA SA, Corporate - Legal, c/o C. Hardy, Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve, Â ÃÄÅ ÆÇÈ ÉÊ ËÌÍ ÎÍÍÏÐ ÑÒ ÃÝàÕÙÛÄ àò ÔÝ Ú áäàâòö à à la société au plus tard ãä åäæçè é êëè ìíîï, avec l identité complète de l actionnaire et l indication du nombre d actions pour lesquelles l actionnaire entend prendre part au vote. Si ces actions sont dématérialisées, le formulaire doit être accompagné de l attestation de dépôt des titres. L'actionnaire qui désire voter par correspondance devra en outre remplir les conditions d enregistrement et de notification décrites cidessus. 4. Questions des actionnaires Les administrateurs et le commissaire répondront aux éventuelles questions des actionnaires dans le respect du prescrit de l'article 540 du Code des sociétés, dans la mesure où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts commerciaux de la société ou aux engagements de confidentialité souscrits par celle-ci ou ses administrateurs et pour autant que ces actionnaires aient satisfait aux formalités d'admission aux assemblées visées à l'article 536 du Code des sociétés. Ces questions, si écrites, devront parvenir au département juridique de la société (IBA ±²³ µ ¹º»¼½¾ ÀÁ6 SA, Corporate - Legal, c/o C. Hardy, Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve, au plus tard le jeudi 7 mai Tous les documents concernant les assemblées générales que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la société p p!"#!$%&' à p '# ( a# ) * "+$p'% (% "%''% $-$% ( '%, % "'#+nnaires pourront consulter ces documents, les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la société, et/ou obtenir gratuitement les copies de ces documents sur demande auprès du département juridique de la société (IBA SA, Corporate - Legal, c/o C. Hardy, Chemin du Cyclotron 3, 1348 Louvain-la-Neuve, ) ðñò òóô õö ø ôù úû üø ýþÿi Documents pareils
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 l'article 540
 l'article 536
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 Art. 2
 Art. 3