Source: http://www.verwaltung.uni-halle.de/KANZLER/ZGST/ABL/1994/94'3'06.htm
Timestamp: 2018-01-24 01:57:24+00:00

Document:
4. Jahrgang, Nr. 3 vom 27. September 1994, S. 19
Dienstanweisung für die Innenrevision der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
I. Aufgaben und Stellung der Innenrevision
§ 1 Aufgaben der Innenrevision
§ 2 Stellung der Innenrevision
§ 3 Aufgaben der Leiterin bzw. des Leitersder Innenrevision
§ 4 Aufgaben der Mitarbeiterinnenbzw. Mitarbeiter der Innenrevision
II. Allgemeine Bestimmungen zur Aufgabenwahrnehmung
§ 5 Prüfungsaufträge
§ 6 Prüfungsplan
§ 7 Sonderprüfungen und -aufträge
§ 8 Beratung und Mitwirkung bei Planungs- und Projektvorhaben
III. Richtlinien für die Durchführung von Prüfungen
§ 9 Bekanntmachung der Prüfung
§ 10 Prüfung der Rechnungenund der Buchführung
§ 11 Feststellung wesentlicher Mängel
§ 12 Berichterstattung über die Prüfungsergebnisse
§ 13 Erledigung der Prüfungsfeststellungen
§ 14 Vertraulichkeit der Prüfungsfeststellungen
(1) Der Arbeitsbereich der Innenrevision umfaßt die Martin-Luther-Universität einschließlich der Medizinischen Fakultät.
(2) Die Innenrevision hat die Aufgabe,
die Ordnungsmäßigkeit der Haushalts- und Wirtschaftsführung aller Einrichtungen der Universität und die rechtmäßige Anwendung und Beachtung der dienstrechtlichen und sonstigen Vorschriften des Landes Sachsen-Anhalt sowie der internen Ordnungen und Festlegungen der Universität zu überwachen.
Zu diesem Zweck hat sie die Buchführung, Rechnungsbelege, sonstige, eine Anweisung begründenden Unterlagen sowie Bargeld- und die sonstigen Vermögensbestände planmäßig und stichprobenartig zu prüfen. Die Prüfungen haben sich auf die formelle und materielle Ordnungsmäßigkeit zu erstrecken; insbesondere sind bei den Ausgaben die Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit der Maßnahmen und bei den Einnahmen die Vollständigkeit und Angemessenheit der Einnahmeerhebung in die Prüfung einzubeziehen.
die Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sicherheit der ablauf- und aufbauorganisatorischen Regelungen einzelner Einrichtungen oder Arbeitsabläufe zu prüfen und hierzu Stellung zu nehmen. Ziel dieser Prüfungen ist die Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen für wirkungsvollere und zweckentsprechendere Verwaltungsabläufe.
Neben dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit haben diese Untersuchungen insbesondere auch die Wirksamkeit und Angemessenheit der für eine ordnungsmäßige Verwaltung notwendigen Kontrollen und Sicherungen zu beachten. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen erstrecken sich auch auf Personalbedarfsberechnungen sowie auf Nutzen-Kosten-Analysen bei einzelnen Maßnahmen und Beschaffungsvorgängen.
die Prüfung der Verwendungsnachweise von institutionell geförderten Zuwendungsempfängern durchzuführen.
der Koordination der Stellungnahmen der Universität zu den Prüfungsmitteilungen des Landesrechnungshofes Sachsen-Anhalt.
(3) Prüfungsschwerpunkte sind:
Beschaffungswesen und Materialwirtschaft,
Gerätenutzung,
(4) Die Tätigkeit der Innenrevision erstreckt sich nicht nur auf die Prüfung abgeschlossener Vorgänge, sondern auch auf die Gestaltung und Regelung zukünftiger und geplanter Verwaltungs- und Arbeitsabläufe. Zu diesem Zweck ist sie beratend an den wesentlichen Planungen zu beteiligen, soweit sich diese auf den Aufgabenbereich der Innenrevision beziehen.
Im Rahmen dieser Tätigkeiten ist die Innenrevision federführend für die inhaltliche Gestaltung und laufende Ergänzung der Verwaltungsvorschriften der Universität mit verantwortlich.
(1) Die Innenrevision unterstützt die Universitäts- und Klinikumsleitung unmittelbar bei ihren Überwachungs- und Planungsaufgaben.
(2) Sie ist dem Kanzler der Universität direkt unterstellt, der ihr gegenüber das Weisungs- und Auftragsrecht hat. Für die Medizinische Fakultät wird innerhalb der Innenrevision eine Untergruppe gebildet, der auch Aufträge unmittelbar durch den Verwaltungsdirektor erteilt werden können. Hiervon ist der Kanzler schriftlich zu unterrichten, der auch über die Prioritäten in der Auftragserledigung entscheidet.
(3) Zuständigkeit und Aufgabenstellung der Innenrevision beziehen sich auf den gesamten Universitätsbereich einschließlich der Medizinischen Fakultät. Sie nimmt ihre Aufgaben selbständig und unabhängig wahr und kann Prüfungen auch nach eigenem Ermessen vornehmen.
(4) Für den Universitätsbereich einschließlich der Medizinischen Fakultät werden von der Innenrevision auch die Funktionen der Kassenaufsicht wahrgenommen.
(5) Die Innenrevision hat gegenüber allen Einrichtungen der Universität ein umfassendes Informationsrecht. Ihr sind alle im Rahmen einer Prüfung erbetenen Auskünfte zu erteilen und die erforderlichen Unterlagen auszuhändigen. Die Tätigkeit der Innenrevision ist von der zu prüfenden Stelle bzw. Einrichtung zu unterstützen und zu erleichtern.
(6) Unabhängig von einzelnen Prüfungsaufträgen sind der Innenrevision alle maßgeblichen Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Anweisungen bekanntzumachen; insbesondere sind ihr die Rundschreiben an die Fachbereiche, Institute, selb-ständigen wissenschaftlichen Einrichtungen sowie die Dezernate und Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung zur Kenntnis zu geben. Entsprechendes gilt für die Prüfungsberichte und Gutachten universitätsexterner Prüfer und Gutachter.
Aufgaben der Leiterin bzw. des Leiters
der Innenrevision
Die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision
(1) bestimmt den Arbeitseinsatz und die Arbeitsweise im Rahmen der Weisungen und Aufträge des Kanzlers und des Verwaltungsdirektors der Medizinischen Fakultät sowie aufgrund des Prüfungsplanes in eigener Verantwortung und ist dafür verantwortlich, daß die Prüfungen und gutachterlichen Stellungnahmen fachgerecht, unter Beachtung der maßgeblichen Vorschriften und mit der gebotenen Sorgfalt durchgeführt werden.
(2) zeichnet den Schriftwechsel der Innenrevision und bestimmt den Umfang der von den Einrichtungen der Universität einzuholenden Auskünfte und Informationen, soweit es sich nicht bereits eindeutig aus dem Prüfungsauftrag ergibt.
(3) erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Innenrevision auf der Grundlage der Prüfungsaufträge (§ 5) Weisungen zur Prüfungsdurchführung und ist verantwortlich dafür, daß wesentliche Prüfungsfeststellungen nicht unbeanstandet bleiben. Bei Feststellungen von besonderer Bedeutung hat die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision unverzüglich den Kanzler zu unterrichten.
(4) hat keine Anordnungsbefugnis gegenüber geprüften Stellen. Ungeachtet dessen ist sie bzw. er verpflichtet, bei Beanstandungen oder bei Vorschlägen zu organisatorischen und arbeitsablaufmäßigen Änderungen an der Umsetzung beratend mitzuwirken und die geprüften Einrichtungen zu unterstützen.
(5) hat sich über die für ihren bzw. seinen Aufgabenbereich wichtigen Vorgänge ständig zu unterrichten. Zu diesem Zwecke besteht ein uneingeschränktes Informationsrecht; sie bzw. er kann insbesondere alle Unterlagen einsehen und darauf dringen, daß alle für die Aufgaben notwendigen Auskünfte erteilt werden. Sie bzw. er ist zur Teilnahme an den regelmäßigen Dienstberatungen der Dezernenten der Zentralen Universitäts- und Klinikumsverwaltung verpflichtet.
bzw. Mitarbeiter der Innenrevision
Die Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der Innenrevision
(1) werden entsprechend dem Prüfungsplan und den Weisungen der Leiterin bzw. des Leiters der Innenrevision tätig. Die Durchführung des jeweiligen Auftrages ist Aufgabe der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter. Hierbei sind sie an die Beachtung der bestehenden Vorschriften, Richtlinien und Weisungen gebunden. Ansonsten erfolgt die Durchführung nach sachverständigem Ermessen und in eigener Verantwortung.
(2) haben dafür zu sorgen, daß alle festgestellten wesentlichen Mängel in den Berichtsentwurf aufgenommen werden. Dies gilt ebenso für Vorschläge und Anregungen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und zum wirtschaftlicheren Einsatz der Haushaltsmittel. Beanstandungen und Anregungen sind auch dann in den Berichtsentwurf aufzunehmen, wenn sie nicht unmittelbar Gegenstand des Prüfungsauftrages waren, aber bei der Durchführung des Auftrages bemerkt worden sind.
(3) haben sich mit allen Besonderheiten der zu prüfenden Stelle oder des Prüfungsgegenstandes hinreichend vertraut zu machen und sich die Kenntnisse über die maßgebenden Vorschriften und Regelungen anzueignen.
Bei der Durchführung eines Auftrages ist auf den laufenden Geschäftsbetrieb besondere Rücksicht zu nehmen, insbesondere darf die Durchführung nicht zu einer unangemessenen Beeinträchtigung der laufenden Arbeiten der zu prüfenden Stelle führen. Es ist darauf zu achten, daß die Beratung und Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geprüften Stelle bei ihrer Tätigkeit als fester Bestandteil einer jeden Prüfung in angemessenem Umfang erfolgt.
(4) sind berechtigt, alle für die Durchführung eines Auftrages erforderlichen Informationen, Unterlagen und Auskünfte anzufordern.
(5) haben das im Rahmen ihrer Tätigkeit anfallende Schriftgut grundsätzlich selbst zu verwalten und sind unterschriftsberechtigt gem. Geschäftsordnung der Zentralen Universitätsverwaltung vom 08.08.91, § 32, Abs. 1.
Die Innenrevision wird
aufgrund der im Prüfungsplan vorgesehenen Prüfungs- und Gutachtenaufträge,
aufgrund von außerhalb des Prüfungsplanes durch den Kanzler und den Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät erteilten Sonderaufträgen und
im Rahmen der Bearbeitung der im Geschäftsverteilungsplan der Universität oder in besonderen Dienstanweisungen für die Innenrevision vorgesehenen Aufgaben
(1) Die für jedes Haushaltsjahr geplanten Prüfungen sind in Prüfungsplänen halbjährlich zusammenzustellen und dem Kanzler bis zum 15. Dezember des Vorjahres bzw. bis zum 15. Juni des laufenden Jahres zur Bestätigung vorzulegen.
(2) Für die Untergruppe der Medizinischen Fakultät sind die vorgesehenen Prüfungsaufgaben mit dem Verwaltungsdirektor abzustimmen und von ihm festzulegen. Sie sind Bestandteil des Gesamtprüfungsplanes der Innenrevision.
(3) Der Prüfungsplan soll den Prüfungsgegenstand und das Prüfungsziel beschreiben sowie die von der Prüfung betroffenen Stellen benennen.
(4) Der Prüfungsplan ist so aufzustellen, daß für die Wahrnehmung der gem. § 8 zugewiesenen Aufgaben eine angemessene Bearbeitungszeit verbleibt.
(5) Die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision ist berechtigt, den Prüfungsplan während des Haushaltsjahres zu ändern, soweit sich hierfür die Notwendigkeit ergibt. Die Änderung bedarf der Zustimmung des Kanzlers.
Sonderprüfungen und -aufträge
Außerhalb der halbjährlichen Prüfungspläne kann der Kanzler bzw. der Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät bei besonderen Anlässen der Innenrevision Sonderaufträge und -aufgaben erteilen. Soweit es sich hierbei um Aufträge handelt, deren Bearbeitung absehbar einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen wird, schlägt die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision dem Kanzler die gegebenenfalls notwendig werdende Änderung des Prüfungsplanes vor.
Beratung und Mitwirkung bei Planungs- und Projektvorhaben
(1) Die Beratung und Information der Einrichtungen der Universität in allen Angelegenheiten, die das Prüfungsgebiet der Innenrevision betreffen, stellt eine ständige Aufgabe der Innenrevision dar. Neben der Pflicht zur Auskunftserteilung zu Fragen, in denen sie sachlich zuständig ist, hat sie die Aufgabe, der Universitäts- und Klinikumsleitung Anregungen und Hinweise zu Fällen zu geben, in denen es notwendig und zweckmäßig erscheint, die Einrichtungen der Universität allgemein über bestehende Vorschriften und Regelungen zu informieren.
(2) Die Innenrevision kann als ständiges Mitglied zu Planungsgruppen oder Projektteams hinzugezogen werden. In diesen Fällen hat sie die Aufgabe, an den jeweiligen Projekten, geplanten Regelungen oder sonstigen Vorhaben insbesondere unter dem Aspekt der Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit mitzuwirken.
(1) Vor Beginn einer Prüfung ist der Leiterin bzw. dem Leiter der betroffenen Einrichtung die Prüfungsabsicht bekanntzugeben. Die Prüfung ist nur in denjenigen Fällen unvermutet und unangekündigt durchzuführen, in denen der Prüfungszweck dies erforderlich macht.
(2) Bei der Bekanntmachung der Prüfung ist anzugeben, in welchem Umfang Mitarbeiter der Einrichtung durch die Prüfung in Anspruch genommen werden.
(3) Die Bekanntmachung soll der zu prüfenden Einrichtung einen Überblick über den Prüfungsgegenstand, das Prüfungsziel und die vorgesehene Prüfungsdauer geben.
und der Buchführung
(1) Die Prüfung der Rechnungen und der Buchführung einschließlich der rechnungs- und zahlungsbegründenden Unterlagen erstreckt sich auf die formale, rechnerische und sachliche Richtigkeit.
(2) Die formale Prüfung beinhaltet Fragen zur Vollständigkeit der Angaben, der Belege und Unterschriften sowie zur sachgemäßen und richtigen Form der Rechnungserstellung.
(3) Die rechnerische Prüfung beinhaltet die Feststellung, ob die in den Rechnungen und der Buchführung enthaltenen Zahlen rechnerisch richtig ermittelt sind und die gebuchten Beträge mit denen der Rechnungsbelege und sonstigen Nachweise übereinstimmen.
(4) Im Rahmen der sachlichen Prüfung ist festzustellen, ob die für die Martin-Luther-Universität geltenden Haushalts- und Verwaltungsvorschriften, Anweisungen und Verträge beachtet worden sind.
Die sachliche Prüfung gliedert sich in
die sachliche Prüfung der Ausgaben und Aufwendungen,
die sachliche Prüfung der Einnahmen und
die sachliche Prüfung der Bestände und Bestandsnachweise.
zu a): Die angewiesenen und gebuchten Ausgaben sind insbesondere dahingehend zu prüfen, ob
die Zahlungsfristen eingehalten worden sind und gewährte Skontoabzüge berücksichtigt wurden, keine Doppelzahlungen erfolgten, Abschlagszahlungen und Vorschüsse richtig erfaßt sind und hinsichtlich ihrer späteren Verrechnung hinreichend kontrolliert werden;
die Buchung im richtigen Haushaltstitel bzw. auf dem richtigen Konto erfolgt ist, die belastete Buchungsstelle zutreffend ist und die Zahlunsgsanweisungen und begründenden Unterlagen von den dazu ermächtigten Mitarbeitern unterzeichnet worden sind;
die Zahlungen und Buchungen haushaltsrechtlich und unter Berücksichtigung der sonstigen landesrechtlichen Vorschriften so-wie der universitätsinternen Anweisungen und Festlegungen zulässig, notwendig und zweckmäßig waren.
zu b): Die Prüfung der Einnahmen hat sich vor allem darauf zu erstrecken, ob die Erhebung und Vereinnahmung rechtzeitig, vollständig und in der vorgesehenen Höhe erfolgt ist. Der Zahlungseingang ist dabei ebenso in die Prüfung einzubeziehen wie die nach erfolglosen Mahnungen durch die Regierungsbezirkskasse Halle notwendig werdende Einziehung privatrechtlicher Forderungen der Universität.
Bei der Prüfung der Einnahmen ist der besondere Schwerpunkt auf die internen Kontrollen zu legen, die die vollständige Einnahmeerhebung sicherstellen sollen (z. B. Termin- und Wiedervorlagebücher zu wiederkehrenden Einnahmen).
zu c): Die Bestände und Bestandsnachweise sind vor allem in bezug auf die laufende Bestandsfortschreibung, die vollständige Erfassung der Zu- und Abgänge, die Notwendigkeit der Höhe der gehaltenen Bestände und die Übereinstimmung des in den Büchern ausgewiesenen Bestandes mit dem tatsächlichen Bestand zu prüfen. Bei der Prüfung der Bestandszugänge ist ebenso die Frage der Aktivierungspflicht des Vermögensgegenstandes zu beachten wie bei der Prüfung des Bestandsabganges die Frage der Einhaltung von Aussonderungsvorschriften und der Wertbemessung.
Insgesamt hat sich die Prüferin bzw. der Prüfer bei der sachlichen Prüfung über den einzelnen Vorgang hinaus ein Bild darüber zu verschaffen, ob die betreffenden Geschäfts- und Verwaltungsabläufe die notwendige Gewähr dafür bieten, daß die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel wirtschaftlich und kostenbewußt durchgeführt werden kann und unter Beachtung der geltenden Vorschriften erfolgt.
Feststellung wesentlicher Mängel
(1) Werden im Rahmen einer Prüfung oder eines sonstigen Auftrages wesentliche Mängel festgestellt oder ist der Verdacht auf eine strafbare Handlung entstanden, haben die Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der Innenrevision hierüber der Leiterin bzw. dem Leiter unverzüglich zu berichten.
(2) Die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision ist verpflichtet, über Prüfungsfeststellungen von besonderer Wichtigkeit den Kanzler bzw. den Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät zu unterrichten, die darüber entscheiden, ob der Prüfungsumfang erweitert werden soll. In dringenden Fällen kann die Leiterin bzw. der Leiter der Innenrevision vorab entscheiden. In diesem Fall ist der Kanzler bzw. der Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät unverzüglich über die Entscheidung zu unterrichten.
(1) Nach Abschluß eines Prüfungsauftrages ist über die Ergebnisse der Prüfung schriftlich zu berichten. Soweit es erforderlich erscheint, insbesondere wenn unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden müssen, können auch Zwischenberichte erstellt werden. Die Prüfungsberichte sind zusammen mit den Anlagen und Einzelnachweisen als Entwurf der Leiterin bzw. dem Leiter der Innenrevision vorzulegen, die bzw. der darüber entscheidet, welche Feststellungen und Vorschläge in den abschließenden Bericht aufgenommen werden.
(2) Der abschließende Prüfungsbericht ist der geprüften Einrichtung zuzuleiten und dem Kanzler bzw. dem Verwaltungsdirektor der Medizinischen Fakultät zur Kenntnisnahme vorzulegen, die erforderlichenfalls das Weitere veranlassen.
(3) Prüfungsberichte über die Prüfung der Verwendungsnachweise von institutionell geförderten Zuwendungsempfängern sind dem zuständigen Dezernat zur weiteren Veranlassung zuzuleiten.
(4) Unabhängig von Absatz 2 und 3 sollen die Ergebnisse der Prüfung mit den verantwortlichen Mitarbeitern erörtert werden. Sofern in dieser Schlußbesprechung die Prüfungsergebnisse auch von der geprüften Einrichtung anerkannt werden, ist in den Prüfungsbericht ein entsprechender Hinweis aufzunehmen. Es ist anzustreben, daß während der Prüfung und im Anschluß an die Schlußbesprechung von den geprüften Einrichtungen die beanstandeten Mängel behoben und die erforderlichen Maßnahmen getroffen werden.
Auf diese Maßnahmen und gegebenenfalls auf die Tatsache, daß die festgestellten Mängel abgestellt worden sind, ist in den Prüfungsberichten ebenfalls besonders hinzuweisen.
(5) Die Prüfungsberichte sind so abzufassen, daß auch Dritte einen auf das Wesentliche beschränkten Überblick über den Prüfungsgegenstand und die Prüfungsergebnisse erhalten. Maßnahmenvorschläge sind hervorzuheben und gesondert zu begründen. Umfangreichere Einzelfeststellungen und Hinweise sind als Anlagen zusammenzufassen.
Die Erledigung der festgestellten Beanstandungen ist durch die Innenrevision unabhängig davon, ob sie in den abschließenden Bericht aufgenommen worden sind, zu überwachen. Ein Prüfungsvorgang kann grundsätzlich erst dann als abgeschlossen angesehen werden, wenn alle beanstandeten Mängel beseitigt und hinsichtlich der vorgeschlagenen Maßnahmen Entscheidungen getroffen sind.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Innenrevision dürfen Sachverhalte, über die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten haben, nur demjenigen bekanntgeben und mit denjenigen Bediensteten der Universität erörtern, die über diese Sachverhalte im Rahmen einer ordnungsmäßigen Bearbeitung aus dienstlichen Gründen Kenntnis erlangen sollen. Der Erfahrungsaustausch innerhalb der Innenrevision wird hiervon nicht berührt.
Vorgänge, die als "Vertraulich" bezeichnet sind, dürfen auch innerhalb der Innenrevision nur mit der Leiterin bzw. dem Leiter der Innenrevision besprochen werden, es sei denn, die Leiterin bzw. der Leiter zieht aus fachlichen Gesichtspunkten andere Mitarbeiter zur Beratung hinzu.
Halle (Saale), 20.01.1994

References: § 1

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5

§ 6

§ 7

§ 8

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14
 § 32
 § 8