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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR SUB GERENCIA DE PROYECTOS Y OBRAS PÚBLICAS - PDF
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Cristina Aguilar Muñoz
1 DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 1
2 EXPOSICION DE MOTIVOS La presente Directiva tiene por objeto fortalecer el seguimiento y control en el proceso de Ejecución de Obras Públicas, de acuerdo a los parámetros en las que fue otorgado la declaratoria de viabilidad y formulado el expediente técnico o estudio definitivo, en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), que ejecuta en su ámbito geográfico la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, guardando concordancia entre la Ejecución Física y Financiera de metas. La función pública debe contar con herramientas o mecanismos alternos, que le permitan cumplir sus fines, en la planeación, ejecución, coordinación y seguimiento de los Proyectos de Inversión Pública, así mismo, que promuevan la mejora en los procedimientos, el cumplimiento en el logro de los indicadores de desempeño (indicadores de producto, de resultado e impacto) y la meta programada. La presente Directiva al ser un instrumento de apoyo, tiene como fin promover la ejecución de los PIPs de Obras, con economía, eficiencia y eficacia, estableciendo los lineamientos y procedimientos en la Ejecución de Obras Públicas en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa). La presente Directiva será aprobada por Resolución Municipal, correspondiendo a la Gerencia de Desarrollo Urbano su actualización y/o modificación, según las Normas Vigentes. INDICE DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 2
3 I. Objetivo 1 II. Finalidad 1 III. Alcance 1 IV. Base Legal 1 V. Definiciones Proyectos de Ejecución Presupuestaria Directa Proyectos de Inversión Pública (PIP) Valor Referencial (VR) Fuerza Mayor o Caso Fortuito Ficha de Identificación de Obra Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo 2 VI. De la Planificación / Programación 2 VII. Normas Específicas Del Expediente Técnico Del Residente de Obra Del Inspector / Supervisor de Obra Del Asistente Administrativo 8 VIII. Mecánica Operativa De las actividades previas al Inicio de la Ejecución de los Trabajos de la Obra Del Cuaderno de Obra Del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo Ejecución de las Actividades o Partidas Programadas de la Obra De los Bienes, Suministros, Insumos y Servicios a adquirir Del Control del Equipo Mecánico Del Plazo de Ejecución de Obra Del Control de Calidad durante la Ejecución de Obra De las Valorizaciones de Obra Otros Aspectos a la Ejecución de Obra Modificación del Presupuesto de Obra Modificación al Expediente Técnico o Estudio Definitivo De los Adicionales Paralización y Reinicio de los Trabajos 20 DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 3
4 8.15. Del Termino de la Obra Comisión de Recepción de Obras 21 IX. Vigencia 23 X. Responsabilidades 23 XI. Evaluación 23 XII. Control 24 XIII. Disposiciones Finales 24 Anexo 01: Ficha de Identificación de Obra 25 Anexo 02: Formato del Informe Mensual de Obra (Residente de Obra) 27 Anexo 03: Formato del Informe Final de Obra - Pre Liquidación de Obra (Residente de Obra) 36 Anexo 04: Esquema del Informe Mensual del Inspector o Supervisor de Obra 45 Anexo 05: Guía para el Control y Funcionamiento del Almacén de Obra 48 Anexo 06: Nota de Entrada a Almacén 50 Anexo 07: Acta de Internamiento de Materiales Nuevos 51 Anexo 08: Cargo de Transferencias Internas Materiales, Herramientas y Otros 52 Anexo 09: Acta de Internamiento de Materiales Usados 53 Anexo 10: Tarjeta de Control Visible de Almacén (Bincard) 54 Anexo 11: Nota de Pedido de Almacén 55 DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 4
5 Anexo 12: Tarjeta de Existencias Físicas Valoradas de Almacén (kardex) 56 Anexo 13: Control de Horas Trabajadas Maquinaria o Equipo 57 Anexo 14: Control de Equipos de Almacén Anexo 58 Anexo 15: Control de Partes Diarios de Maquinaria o Equipo 59 Anexo 16: Planificación y Presupuesto 60 Anexo 17: Ejecución Presupuestal por mes 60 Anexo 18: Presupuesto Asignado vs Ejecución Financiera 61 Anexo 19: Presupuesto según Resolución de Aprobación vs Ejecución Financiera 61 Anexo 20: Información Financiera 62 Anexo 21: Acta de Verificación y Recepción de Obra 63 (para obras concluidas totalmente) Anexo 22: Acta de Verificación 64 (para obras parcialmente concluidas en sus metas) Anexo 23: Pliego de Observaciones 65 DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 5
6 "DIRECTIVA PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS PUBLICAS EN LA MODALIDAD DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (ADMINISTRACION DIRECTA) DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR" l. OBJETIVO Fortalecer el seguimiento y control en el proceso de Ejecución de Proyectos de Inversión Pública de Obras, de acuerdo a los parámetros en las que fue otorgado la declaratoria de viabilidad y formulado el Expediente Técnico en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa) de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador (MDVES), guardando concordancia entre la Ejecución Física y Financiera de metas. II. FINALIDAD Facilitar la Evaluación y Control de la Eficiencia de la Gestión de las Obras Públicas en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa). DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 6
7 Formalizar y Ordenar el procedimiento Técnico - Administrativo para la Ejecución de Obras Públicas en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa) y adecuar el mismo a la normatividad vigente. Mejorar la correspondencia entre el Avance Físico con el Avance Financiero para el caso de Ejecución de Obras Públicas en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa)., Mejorar el Control Interno, propendiendo a una Eficiente Administración de los Recursos destinados a los Proyectos de Inversión Pública, III. IV. ALCANCE El contenido de la presente directiva será de cumplimiento y aplicación de los funcionarios y servidores de la Municipalidad Distrital de Villa El Salvador, en lo concerniente a la Ejecución de Obras Públicas por la modalidad de Administración Directa, BASE LEGAL Ley de Presupuesto de! Sector Público para el año fiscal correspondiente. Ley N 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública. Ley N 27785, Ley del Sistema Nacional de Control. Decreto Legislativo N 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones de! Estado y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N EF. Resolución de Contraloría N CG, Normas que regulan la ejecución de obras públicas por Administración Directa. Resolución de Contraloría N CG, Normas Adicionales de Obra. Resolución de Contraloría N CG, Normas Técnicas de control Interno para el Sector Público. Norma Técnica G.050 Seguridad Durante la Construcción, Reglamento Nacional de Edificaciones RNE, así como sus normas modificatorias. Ley Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y su reglamento así como sus normas modificatorias. Ley Nº , Ley General de Inspección de Trabajo y su reglamento así como sus normas modificatorias. V.DEFINICIONES Para efectos de la presente Directiva se adoptan las siguientes definiciones: 5.1. PROYECTOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (ADMINISTRACION DIRECTA). Los proyectos a ejecutarse en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), se dan cuando la MDVES demuestre que el Costo Total de la misma es igual o menor al monto del Valor Referencial 2 (VR2), cuente con la asignación presupuestal correspondiente, el personal técnico-administrativo, maquinarias, la infraestructura y/o equipos necesarios para ejecutar los trabajos y cumpla las disposiciones al respecto precisadas en la Resolución de Contraloría Nº CG y normas conexas; adquiriendo para tal fin los bienes y servicios que requiera para su ejecución de acuerdo a la normativa vigente PROYECTO DE INVERSION PÚBLICA (PIP). Para la presente Directiva, un Proyecto de Inversión Pública (PIP), constituye una intervención limitada en el tiempo que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad productora o de provisión de bienes o servicios de una Entidad; cuyos beneficios se generen durante la vida útil del proyecto y éstos sean independientes de los de otros proyectos. El PIP debe constituir la solución a un problema vinculado a la finalidad de una Entidad y a sus competencias. Su ejecución puede hacerse en más de un ejercicio presupuestal, conforme al cronograma de ejecución de los estudios de preinversión VALOR REFERENCIAL (VR). DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 7
8 Es el costo estimado aprobado por la MDVES para la adquisición o arrendamiento de bienes y para la contratación se servicios u obras, sobre la base de los precios de mercado. Se calculará el VR incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y cualquier otro concepto que pueda incidir sobre el costo de los bienes, servicios o ejecución de obras a adquirir o contratar: Sin embargo, en la elaboración del expediente técnico de una obra pública a ejecutarse, pueden distinguirse dos Valores Referenciales: VR1 es el Valor Referencial 1, obra a ejecutarse por contrata VR2 es el Valor Referencial 2, obra a ejecutarse por EPD (Administración Directa) FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Es la causa no imputable, consistente en un evento extraordinario, imprevisible e irresistible, que impide la ejecución de la obligación y determina su cumplimiento parcial, tardío o defectuoso (Artículo 1315º del Código Civil) FICHA DE IDENTIFICACION DE OBRA. Es un reporte de obra, documento en el que se registra los datos más relevantes de la obra en ejecución para la verificación y evaluación del avance de la obra en forma continua y cuantas veces lo crea necesario el Inspector o Supervisor de obra y los funcionarios responsables de la ejecución de la obra PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (PSST). Son los mecanismos técnicos y administrativos necesarios para garantizar la integridad física y salud de los trabajadores y de terceras personas, durante la ejecución de las actividades previstas en el contrato de obra y trabajos adicionales que se deriven del contrato principal; VI. DE LA PLANIFICACION / PROGRAMACION. Antes de la autorización vía acto resolutivo de ejecución de una obra por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa) se deberá contar con: a) Estudio de Pre Inversión declarado Viable de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP. b) Expediente Técnico detallado elaborado de acuerdo a los parámetros bajo los cuales fue otorgada la declaración de viabilidad y visado por el o los profesionales que participaron en su elaboración como proyectistas, así como el profesional que lo revisó, y por el Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, debidamente aprobado con Resolución Gerencial. c) Asignación Presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura del respectivo Ejercicio Presupuestario y/o Presupuesto Institucional Modificado y la correspondiente Certificación de Crédito Presupuestario. d) La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas debe demostrar que el Costo Total de la misma es igual o menor al monto del Valor Referencial 2 (VR2). e) Capacidad técnico-operativa que incluye organización, personal, maquinaria y equipo necesario. f) Certificación, con carácter de declaración jurada, emitida por la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, Oficina General de Administración y el área competente de administración del equipo mecánico de la MDVES, en la que identificará los equipos y maquinarias de la entidad disponibles para la ejecución de obra, las mismas que deben estar en estado operativo, acorde a lo previsto en el Expediente Técnico, efectuando la cuantificación inicial del aporte en horas máquina o informe técnico sustentando el Costo Beneficio, elaborando un cuadro comparativo sobre el costo de alquiler y el costo de adquisición. g) Disponibilidad del terreno saneado físico y legalmente. Esto incluye las licencias, permisos, autorizaciones, opiniones favorables, entre otros, emitidas por las entidades competentes, que permitan el inicio y el desarrollo normal de las actividades a ejecutar. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 8
9 h) Compromiso de su participación activa de los beneficiarios involucrados directamente en la ejecución de la obra, así como, en su operación y mantenimiento. VII. NORMAS ESPECÍFICAS DEL EXPEDIENTE TECNICO. El Expediente Técnico, es el documento que contiene los estudios de ingeniería de detalle del proyecto. Está constituido por: a) Resumen Ejecutivo del Expediente Técnico o Estudio Definitivo. b) Memoria Descriptiva. c) Presupuesto Base. d) Especificaciones Técnicas; en las cuales se debe indicar como son los trabajos a ejecutar en dicha partida, como se va a construir o que método de construcción que se va a usar, la calidad de los materiales que se debe exigir, sistemas de control de calidad, métodos de medición. e) Planillas de Metrados; que son los cálculos o la cuantificación por partidas o actividades de la cantidad de proyecto a ejecutar. f) Presupuesto Desagregado (Mano de Obra, Materiales, Equipos y Herramientas), por Específica de Gasto. g) Presupuesto Analítico (resumen y detallado). h) Valor Referencial (VR1 y VR2). i) Fórmulas Polinómicas. j) Análisis de Gastos Generales. k) Análisis de Gastos de Supervisión. l) Cronograma de Ejecución de Obra (PERT CPM o GANTT). m) Cronograma de Adquisición de Materiales. n) Cronograma Valorizado Mensualizado de Ejecución de Obra. o) Análisis de Costos Unitarios. p) Relación de Insumos (separado Mano de Obra, Materiales y Equipos y Herramientas). q) Memoria de Cálculo. r) Planos de Ejecución de Obra. s) Estudio de Suelos. t) Estudio Geológico. u) Estudio de Canteras. v) Estudios Medio Ambientales. w) Plan de Conservación Ambiental. x) Plan de operación y mantenimiento. y) Anexos (estudio de pre inversión declarado viable, la consistencia de los estudios Formato SNIP15, estudios complementarios, fotografías, documentos sustentatorios y otros propios de cada especialidad). z) Información Digitalizada. La elaboración de los expedientes Técnicos, debe ceñirse: - A los parámetros bajo los cuales fue otorgada la declaración de viabilidad y observar el cronograma de ejecución del estudio de pre inversión con el que se declaró la viabilidad. - El Plan de Prevención de Riesgos debe integrarse al proceso de construcción de la obra, desde la concepción del presupuesto, el cual debe incluir una partida específica denominada Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo en la que se estimara el costo de implementación de los mecanismos técnicos y administrativos contenidos en el plan. Para ser aprobado el Expediente Técnico, mediante acto resolutivo debe estar debidamente foliado, y a la vez visado en todas sus páginas por el o los profesionales DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 9
10 que participaron en su elaboración como proyectistas, así como el profesional que lo revisó, y del Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas. Los Expedientes Técnicos deberán tener una antigüedad no mayor de 03 años y con el presupuesto actualizado no mayor de 06 meses, caso contrario la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas debe actualizarlos y ser aprobados como corresponda según la normativa vigente DEL RESIDENTE DE OBRA Para fines de ejecución de una obra en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), todo proyecto debe contar con un Residente de Obra, quien debe ser profesional Ingeniero Civil o Arquitecto colegiado según corresponda a la naturaleza de la obra, habilitado para el ejercicio profesional, debiendo acreditar la experiencia suficiente y compatible con el tipo de obra que se le encarga, siendo personal de planta o contratado de acuerdo a los dispositivos legales vigentes El Residente de Obra es corresponsable directo con el Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas del cumplimiento del Cronograma de Ejecución Física Financiera concordante con el Plan Operativo Institucional (POI), de metas e indicadores de desempeño (indicadores de producto, de resultado e impacto), de la ejecución física y el control financiero del proyecto, desde el inicio hasta su culminación, entrega, aprobación del Informe Final Pre Liquidación y la Recepción de la Obra por la Comisión de Recepción sin observaciones El Residente de Obra asume la responsabilidad de ejecutar la obra, en sus aspectos técnicos económicos administrativos y control de la obra, por lo que prestará sus servicios de manera permanente y a tiempo completo en la obra La designación y/o contratación del Residente de Obra se debe efectuar entre quince (15) y treinta (30) días antes del inicio de obra, el pago de sus honorarios se realizara en forma porcentual de acuerdo al avance de la obra, previa presentación del informe correspondiente al Inspector o Supervisor de Obra, el mismo que deberá ser aprobado por la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas; en la última valorización se retendrá el 15% del total del contrato contra presentación del Informe Final Pre Liquidación Son funciones del Residente de Obra, las siguientes: a) Al inicio de sus funciones informar a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas sobre la compatibilidad del Expediente Técnico y la disponibilidad del terreno según sea el caso, verificar que coincidan con lo establecido en los planos los Bench Marks (hitos fijos o monumentales) que establecen los niveles, delimitan el terreno y los puntos geométricos de referencia, incluyendo la revisión de los documentos que garanticen el cumplimiento de lo dispuesto en el ítem VI de la presente directiva. b) Participar en el acto de Entrega de Terreno conjuntamente con el Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, y suscribir el acta respectiva, previa verificación de su libre disponibilidad que indica el PIP. Dicha acta está referida a la delimitación de la zona y los hitos donde se ejecutará el proyecto. c) Es responsable técnico económico - administrativo de la obra y en particular del uso de los recursos ingresados a la misma, esto es, mano de obra, maquinarias, equipos y materiales, entre otros, los cuales no deberán ser destinados a fin distinto. El Residente de Obra implementará los mecanismos de control más idóneos y convenientes para comprobar la situación, estado y uso de los bienes que estén sujetos a su responsabilidad, como partes diarios, sean de movimiento y/o rendimiento, dejando constancia de ello en el cuaderno de obra así como los informes que debe presentar. d) La responsabilidad del Residente de Obra estará especificada en el contrato que se celebre con la MDVES. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 10
11 e) Ejercer la dirección técnica del proyecto de acuerdo al Expediente Técnico aprobado, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para culminar los trabajos o actividades en el plazo oficial, actualizado y vigente previsto en el Cronograma de Ejecución Física Financiera concordante con el Plan Operativo Institucional (POI). Será responsable de los atrasos o paralizaciones injustificados así como de la calidad de los trabajos o actividades ejecutadas. f) Programar en forma oportuna, y coordinar con el Inspector o Supervisor de Obra, la fecha de entrega de terreno cuando corresponda y el inicio de ejecución del proyecto. g) Solicitar al Inspector o Supervisor de la Obra el Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, asimismo el Cronograma de Ejecución de las charlas periódicas de inducción en materia de seguridad en los procesos constructivos al inicio y durante el desarrollo de la ejecución de la Obra; debiendo coordinar las acciones con el Coordinador de Seguridad y Salud designado por la Institución y el Inspector de Seguridad de la Obra, h) En la etapa del proceso de ejecución de la Obra, el Residente de Obra deberá de disponer de un Cuaderno de Obra, debidamente foliado y legalizado, en el que se anotará la fecha de inicio y termino del proyecto, avance de los trabajos y actividades diarias, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, así como los problemas que vienen afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las visitas técnicas de supervisión. i) Elaborar y presentar oportunamente por medio del Asistente Administrativo al Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, el requerimiento de los materiales, equipos, herramientas, insumos y servicios necesarios para la ejecución de los trabajos o actividades de acuerdo al Cronograma de Adquisición de Materiales. j) Cautelar que la cantidad y calidad de mano de obra o recursos humanos, materiales, equipos, herramientas y servicios, sean los necesarios para garantizar el cumplimiento de las metas físicas y el Cronograma de Ejecución Física Financiera, así como la continuidad de los trabajos hasta la culminación y conformidad de los mismos. k) Cautelar que el personal que labora en el proyecto sea en el número y categoría previstos en el cronograma de recursos del Expediente Técnico aprobado; salvo causas justificadas. l) Presentar al Inspector o Supervisor de Obra, semanalmente los metrados de cada partida ejecutada, anotando tal hecho en el Cuaderno de Obras. m) Deberá presentar un informe mensual al Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas dentro de los cinco (05) días calendarios siguientes de vencido cada mes, a través del Inspector o Supervisor de Obra para su revisión y aprobación, El informe debe contener las actividades y avances de la obra, en el cual se indique toda la información relevante relacionada con la ejecución de la obra y a la determinación de sus costos, tales como: valorización de avance físico de la obra, ejecución de avance financiero, movimientos de almacén de campo, movimientos de maquinarias y equipos, movimiento de materiales e insumos, pruebas técnicas de calidad y funcionamiento, relación de problemas, incidencias, consultas y absolución de consultas, registros fotográficos, copia de los asientos del cuaderno de obra, entre otros. n) Presentar Informes Especiales, cuando lo crea oportuno y cada vez que se le requiera sobre situaciones coyunturales específicas que pudieran presentarse durante la ejecución de las obras. o) El Residente de Obra cumplirá estrictamente con las disposiciones y especificaciones contenidas en el Expediente Técnico o Estudio Definitivo, y justificando cualquier modificación que advierta como necesaria para fines de una ejecución satisfactoria, la propondrá al Inspector o Supervisor, debiendo presentar de forma inmediata los informes técnicos justificatorios, de acuerdo a DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 11
12 lo establecido por la normatividad vigente y ser remitidos a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas para su autorización. En función a la obra encargada, el Residente de Obra elaborará la documentación (Informes técnicos justificatorios) que sean necesarios para la ejecución oportuna y satisfactoria de la obra. p) Efectuar el seguimiento Presupuestario que llevará el Asistente Administrativo asignado a la obra, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de la disponibilidad presupuestal aprobada para la obra, así como, formular el Estado de Ejecución Presupuestal, parcial y acumulado. q) Revisar y Visar el control financiero de la obra, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de los desembolsos efectuados para la obra, que será elaborado por el Asistente Administrativo que se le asigne. r) Presentar al Inspector o Supervisor debidamente sustentado las solicitudes de modificaciones y/o transferencias presupuestarias, que permitan la ejecución de la obra, definiendo los montos y justificaciones correspondientes, las mismas que deben ser aprobadas por el Inspector o Supervisor de Obra, el Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicasy remitida a la Oficina de Planeamiento Racionalización y Presupuesto, para su trámite correspondiente y aprobación respectiva. s) El Residente de Obra que incumpla con su permanencia en obra, ausencia en obra, falta de anotaciones diarias en el cuaderno de obra, y retraso sustancial en el avance de ejecución de obra por causas imputables a este, serán sujetos de aplicación de las sanciones correspondientes. t) Durante la ejecución del proyecto se debe tener en cuenta la realización de pruebas técnicas de control de calidad y funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de cada proyecto, las cuales deben cumplir estrictamente las Especificaciones Técnicas establecidas en el Expediente Técnico. u) Elaborar conjuntamente con el Inspector o Supervisor de Obra, las planillas de los metrados realmente ejecutados, que respalden a las correspondientes valorizaciones. v) Elaborar conjuntamente con el Inspector o Supervisor de Obra la Valorización periódica de avance. Se adjuntarán las planillas que sustenten los metrados. w) Solicitar al Inspector o Supervisor de Obra, dentro de los tres (3) días hábiles de concluida la Obra, la Verificación de los Trabajos Ejecutados de la obra, de encontrarse conforme el Inspector o Supervisor de Obra transcribirá en el Cuaderno de Obra el Acta de Culminación de los Trabajos Ejecutados de la Obra. x) Transcrita en el Cuaderno de Obra el Acta de Culminación de los Trabajos Ejecutados de la Obra, el Residente de Obra tiene (15) días para presentar el Informe Final Pre Liquidación de Obra. y) Aprobado el Informe Final Pre Liquidación por el Inspector o Supervisor de Obra, el Residente de Obra formulara el Informe con el visto bueno del Inspector o Supervisor de Obra solicitando al Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas la Recepción de la Obra DEL INSPECTOR / SUPERVISOR DE OBRA El Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, propondrá al Profesional encargado de la Inspección o Supervisión de la Ejecución de la Obra, si es un profesional de planta de la MDVES o en su defecto solicitará se contrate de acuerdo a los dispositivos legales vigentes El Inspector y/o Supervisor de Obra deberá tener un perfil profesional similar o mayor al del Residente de Obra y contar con experiencia en el ejercicio profesional de ejecución de obras de infraestructura. Asume la responsabilidad técnica de supervisar y fiscalizar la ejecución de la obra en sus aspectos técnico económico - administrativo. Debe ser profesional Ingeniero Civil o Arquitecto colegiado según corresponda a la naturaleza de la obra, habilitado para el ejercicio DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 12
13 profesional. Debiendo contar con la experiencia suficiente y compatible con el tipo de obra que se le encarga Son funciones del Inspector o Supervisor de Obra los siguientes: a) Tiene como función principal controlar y evaluar directa y permanentemente, el cumplimiento de la ejecución de la obra conforme al Expediente Técnico o Estudio Definitivo aprobado, al Cronograma de Ejecución Física Financiera concordante con el Plan Operativo Institucional (POI) y a lo dispuesto en la presente Directiva. b) Participar activamente con el Residente de Obra en la revisión del Expediente Técnico, así como la visita de campo correspondiente emitiendo mediante informe su opinión técnica y fundamentada, dentro de los primeros diez (10) días calendario de iniciada oficialmente la obra, proponiendo soluciones que resuelvan incompatibilidades, que permitan a la MDVES, adoptar medidas correctivas oportunas en caso de ser necesario. c) Programar oportunamente en forma conjunta con el Residente de Obra, la fecha de entrega de terreno e inicio de los trabajos o actividades según sea el caso. d) Velar y controlar para que la obra se ejecute dentro del plazo oficial vigente establecido en el expediente técnico, en los cronogramas aprobados y en el Plan Operativo Institucional (POI) y sus variaciones y/o modificaciones oficiales aprobados con Resolución Directoral, y la correcta ejecución de los trabajos o actividades, el cumplimiento de los indicadores de desempeño (Indicadores de Producto, de Resultado e Impacto), así como de los demás aspectos técnicos previstos en el Expediente Técnico o Estudio Definitivo. e) Revisar y aprobar el Calendario de Adquisición de Materiales o Insumos de la obra, necesarios para su ejecución, valorizado mensualmente y armonizado con el Calendario Valorizado de Obra. f) Anotar en el Cuaderno de Obra, todas las ocurrencias o incidencias de los avances relacionados a la obra y reportar mensualmente los asientos más relevantes de la ejecución del proyecto. Asimismo, deberá anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá solicitar al Residente de Obra la elaboración y presentación del Cronograma Acelerado de Ejecución Física del Proyecto, Cronograma Valorizado y Cronogramas de Recursos, el cual deberá anotar en el Cuaderno de Obra la conformidad de terminación de los trabajos o actividades. g) Efectuar constantes visitas a la obra, con la finalidad de controlar, verificar y evaluar, la correcta ejecución de los trabajos o actividades, el cumplimiento del Cronograma de Ejecución Física Financiera concordante con el POI, el logro de los indicadores de desempeño, dar conformidad a los procesos de ejecución, así como la debida atención y solución a las consultas del Residente de Obra. h) Proponer si fuera necesario los cambios en la estrategia de trabajo, con la finalidad de cumplir con el logro de los indicadores de desempeño y el cumplimiento i) Presentar a la Dirección de Obras y Supervisión un informe mensual dentro de los ocho (08) días calendarios siguientes de vencido cada mes, incorporando cualquier otro aspecto que sea relevante para fines de proceso de control. j) Presentar Informes Especiales, cada vez que se le requiera sobre situaciones específicas que pudieran presentarse durante la ejecución de las obras. k) Efectuar el control periódico, parcial y acumulado del avance de obra, control contable, económico y presupuestario de la obra. l) Verificar y aprobar los trazos parciales, trazo total o durante la ejecución de la obra, anotando las correspondientes autorizaciones en el Cuaderno de Obra. m) Supervisar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en el proyecto y coordinar con el Residente de Obra, el retiro inmediato de los materiales que DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 13
14 hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones técnicas del Expediente Técnico o Estudio Definitivo aprobado. n) Formular conjuntamente con el Residente de Obra los metrados realmente ejecutados durante el periodo de la valorización de avance, los mismos que deberán estar sustentados en las planillas respectivas. o) Durante la ejecución del proyecto verificará la realización de las pruebas técnicas de control de calidad y funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de cada proyecto hayan sido las empleadas respetando las especificaciones técnicas del expediente técnico. p) Absolver las consultas efectuadas por el Residente de Obra, mediante Cuaderno de Obra, en un plazo máximo de 48 horas. En caso de modificaciones se procederá de la siguiente manera: Mediante cuaderno de Obra, el Inspector o Supervisor solicitara al Residente de Obra elaborar un informe técnico justificatorio, la misma que debe estudiar y emitir pronunciamiento, mediante informe dirigido a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, para su autorización. q) Revisar, verificar y evaluar el Informe Final Pre Liquidación, con su visto bueno de ser conforme; caso contrario se devolverá al Residente de Obra para la absolución de observaciones DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Para fines de Ejecución de una obra en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), todo proyecto debe contar con un Asistente Administrativo, quien debe ser profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables y financieras, debiendo acreditar la experiencia suficiente El Asistente Administrativo es responsable del control y manejo administrativo, financiero y de las rendiciones de cuentas documentadas de la obra, y del apoyo logístico en forma oportuna, para cumplir con la metas y objetivos trazados, este profesional deberá cumplir en forma eficiente y eficaz su labor en la ejecución de obra desde el inicio hasta su culminación y aprobación del Informe Final Pre Liquidación; Es el profesional de apoyo directo de las labores administrativas del Residente de Obra El Asistente Administrativo depende jerárquicamente del Residente de Obra y funcionalmente del Jefe de la Oficina General de Administración Son funciones del Asistente Administrativo, las siguientes: a) Asistir en forma directa al Residente de Obra en todas las tareas rutinarias de la oficina tales como: redacción de correspondencia, concertar reuniones y mantener la información administrativa de la obra. b) Dar cumplimiento de las normas legales administrativas, contables y financieras del proyecto. c) Programar con el Residente de Obra todas las actividades de apoyo logístico administrativo que demanda la Ejecución de la Obra en sus diferentes fases. d) Formular en coordinación con el Residente de Obra el Estado de Ejecución Presupuestal, parcial y acumulado. e) Llevar el Control Presupuestario, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de la disponibilidad presupuestal aprobada para la obra. f) Llevar el Control Financiero de la Obra, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de los desembolsos efectuados para la obra. g) Coordinar con las áreas competentes sobre el estado económico-financiero de la obra, llevar la documentación y reporte al día. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 14
15 h) Formular el Requerimiento a la Oficina General de Administración, con la debida anticipación y coordinación con el Residente de Obra, con la aprobación previa del Inspector de Obra, los recursos, materiales, insumos, equipos, herramientas y servicios necesarios para la obra, señalándose en el requerimiento la fecha máxima de entrega en obra de cada uno de los ítems requeridos. i) Programar y solicitar las necesidades y requerimientos de la obra de forma anticipada y dentro de los plazos de ejecución de la obra. j) Solicitar a Almacén de la MDVES, con la debida anticipación mediante las PECOSAS respectivas, los materiales e insumos necesarios para la ejecución de la obra. k) Llevar el control de ingreso y salida de Almacén de Obra. l) Reportar mensualmente la relación parcial y acumulada de los materiales e insumos ingresados al Almacén de Obra, verificando y visando el informe del Jefe de Almacén. m) Llevar las rendiciones de cuentas documentadas con las visaciones correspondientes. n) Mantener actualizado la ejecución presupuestaria a nivel de específica de gasto. o) Recepción de los recursos o insumos (materiales, equipos y otros) que remita a obra la MDVES, verificando previamente su cantidad y calidad, y que cumplan con la especificaciones técnicas respectivas, a fin de que el Residente de Obra y el Inspector o Supervisor de Obra se pronuncien, y visen la Guía de Recepción y anoten las observaciones pertinentes si no están de acuerdo con la cantidad y calidad. p) Controlar la asistencia de los trabajadores, gestionar la elaboración de las planillas de pago y liquidación de los trabajadores dentro de los plazos aprobados para su trámite y aprobación. q) Presentar a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, con la aprobación del Residente de Obra un Informe Financiero Mensual, dentro del primer día hábil después de culminado el mes. r) En coordinación con el Residente de Obra, apoyará en la elaboración del informe físico financiero para ser entregado a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, como consolidado mensual. s) Apoyar en la administración y custodia de los bienes adquiridos. t) Informar sobre los materiales sobrantes, parciales y acumulados. u) Archivar acorde con las normas vigentes sobre archivística y documentación los documentos y soportes que se generan y llegan a la oficina sede de la obra. v) Otras funciones inherentes a la naturaleza de su cargo que le asigne el Residente de Obra y/o el Jefe de la Oficina General de Administración. VIII. MECANICA OPERATIVA. Describe el proceso global que implica la ejecución de una obra en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa) DE LAS ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA EJECUCION DE LOS TRABAJOS DE LA OBRA Antes de dar inicio a la ejecución de la obra en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), se debe cumplir con las siguientes condiciones: a) Designar al Residente de Obra, el cual será responsable de la ejecución de la obra. b) Designar al Inspector o Supervisor de Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 15
16 c) Los responsables de la ejecución de la obra, tomaran conocimiento del proceso técnico administrativo en la adquisición de bienes y servicios, personal y otras actividades necesarias en función al Expediente Técnico y las normas legales vigentes de relación directa e indirecta. d) La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, entregará al Residente de Obra y al Inspector o Supervisor de Obra; una copia completa del Expediente Técnico, aprobado según la normativa vigente e indicado en el ítem 7.1, incluyendo una copia de la Resolución de la aprobación del Expediente Técnico, y copia del Estudio de Pre Inversión declarado viable, la Consistencia de los Estudios (Formato SNIP 15) emitida por la OPI de acuerdo a la Directiva General del SNIP vigente en la que se indique que no presenta variaciones que puedan alterar la viabilidad; para que puedan efectuar en forma oportuna la compatibilidad respectiva, revisión de los metrados o actividades. e) El Inspector o Supervisor de Obra y el Residente de Obra bajo responsabilidad; deberán efectuar una visita al terreno y revisar todos los componentes del Expediente Técnico, (memoria descriptiva, planos, planillas de metrados o actividades, presupuesto, análisis de costos unitarios, listado de insumos, cronogramas, estudios de suelos y otros de ser el caso), para el cumplimiento del cronograma de trabajo y metas físicas del Expediente Técnico. f) El Inspector o Supervisor de Obra, el Residente de Obra comunicarán a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas mediante informe de compatibilidad, haciendo las recomendaciones necesarias para la correcta ejecución o que permitan a la MDVES, en caso de ser necesario, adoptar medidas correctivas oportunas de acuerdo a la normativa vigente. g) De encontrar errores, ambigüedades o incongruencias en el Expediente Técnico, se deberá hacer conocer en el Informe de Compatibilidad y posteriormente en forma conjunta adoptarán acciones para corregir estas, previa opinión de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas. h) El Inspector o Supervisor de Obra y el Residente de Obra son los responsables de que se implemente el Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo (PSST), antes del inicio de los trabajos contratados, así como de garantizar su cumplimiento en todas las etapas de la ejecución de la obra, para ello se contara con la participación del Inspector de Seguridad de la Obra. i) La Dirección de Obras y Supervisión deberá prever el Cronograma Mensual detallado de Ejecución Física Financiera concordante con el Plan Operativo Institucional (POI), para que la obra se ejecute en los plazos previstos Acciones que permitirán guardar concordancia entre el avance físico con el avance financiero de una obra. En la ejecución de una obra debe existir concordancia entre el nivel de ejecución financiera y el avance físico de la misma. El Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, el Residente de Obra y el Inspector o Supervisor de obra, son corresponsables de cautelar que una obra en ejecución por la modalidad de EPD guarde concordancia entre el avance físico y la ejecución financiera; implementando acciones y/o medidas que permitan mantener dicha correspondencia; debiendo cumplir en principio las siguientes acciones: 1. El Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, antes del inicio de ejecución de la obra deberá presentar a la Gerencia de Desarrollo Urbano, el Cronograma Mensualizado de Ejecución Física y Financiera de manera detallada y debidamente sustentada a nivel de partidas de obras y específicas de gasto que deberán ser concordante con el cronograma de ejecución previsto en los Estudios de Pre Inversión, Expediente Técnico y el POI, con el objeto del cumplimiento de metas e indicadores de desempeño. Dicho Cronograma debe ser elaborado conjuntamente con el Residente y el Inspector o Supervisor. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 16
17 2. El Residente de Obra previa revisión y aprobación del Inspector o Supervisor deberá presentar al Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas el Calendario de Adquisiciones Mensualizado de Materiales o Insumos de la obra, necesarios para su ejecución, armonizado con el Calendario Valorizado de Obra y Cronograma Mensualizado de Ejecución Física y Financiera. 3. El Residente de Obra deberá programar, formular y presentar previa visación del Inspector o Supervisor de Obra, el primer día laborable de cada mes al Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, el requerimiento de los materiales, equipos, maquinarias, herramientas, insumos y servicios necesarios para la ejecución de la obra y del cumplimiento del Cronograma Mensualizado de Ejecución Física y Financiera concordante con el POI. 4. El Asistente Administrativo es el responsable de efectuar el trámite de adquisición, control y almacenamiento de los materiales, insumos, maquinarias, equipos, herramientas y servicios necesarios para la obra. 5. El Inspector o Supervisor de Obra es responsable de supervisar y velar que el Residente de Obra cumpla con formular oportunamente el requerimiento de los materiales, maquinarias, equipos, herramientas, insumos y servicios necesarios para la ejecución de la obra. 6. En los casos que la ejecución financiera resulte mayor con respecto a un retraso de la ejecución física superior al diez por ciento (10%) de lo programado; el Residente de Obra elaborará un informe sustentando dicho retraso y presentará a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas dentro de los tres (03) días hábiles siguientes un nuevo cronograma o calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra con el crédito presupuestario asignado dentro del plazo previsto. Si, dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del cronograma o calendario acelerado de avance, el Inspector o Supervisor elaborará dicho calendario quedando el Residente de Obra sujeto al mismo; si posteriormente se vuelven a registrar atrasos en la ejecución física de la obra superiores al diez por ciento (10%) respecto al Cronograma o Calendario Acelerado, el Inspector o Supervisor de Obra anotará este hecho en el Cuaderno de Obra y procederá a informar a la Dirección de Obras y Supervisión a fin que adopte las medidas correctivas del caso De la Entrega de Terreno. La MDVES designará, mediante Resolución de Alcaldía, la Comisión de Entrega de Terreno, para cuyo objetivo la Comisión debe identificar en el terreno los Benchs Marks (hitos fijos o monumentados) que definen los niveles y puntos de referencia necesarios para el trazado de la obra; y los puntos geométricos complementarios, necesarios para el mismo fin; posteriormente la Comisión hará entrega de la libre disponibilidad del terreno al Residente de Obra, Del Acta de Entrega de Terreno. El Acta de Entrega de Terreno se levantara con presencia de la Comisión (de ser el caso), la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, el Residente de Obra, el Inspector o Supervisor de Obra; un representante de los beneficiarios de la obra; el Acta de Entrega de Terreno se deberá transcribir al Cuaderno de Obra debidamente visado y firmado. En dicha Acta se hará constar el código SNIP y nombre de la obra, ubicación, y presupuesto de la ejecución de la Obra, la entidad responsable de la operación y mantenimiento de la obra. Así mismo otros datos que serán consignados según el tipo de obra Del Acta de Inicio de Obra. El Acta de Inicio de Obra, deberá asentarse en el Cuaderno de Obra para la apertura del mismo. En dicha Acta se hará constar el nombre del proyecto, presupuesto, fecha de inicio, plazo de ejecución y otros datos que se consideren necesarios según el tipo de proyecto; el cual deberá de estar debidamente firmado DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 17
18 y visado por el Residente de Obra e Inspector o Supervisor de Obra y el Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, 8.2. DEL CUADERNO DE OBRA. El Cuaderno de Obra deberá estar debidamente legalizado por notario público y debidamente foliado, y se aperturará con el Acta de Entrega de Terreno, seguidamente se asentara el Acta de Inicio de Obra el mismo que será sellado y visado en todas sus páginas, por el Residente y el Inspector o Supervisor. Dichos profesionales son los únicos autorizados para hacer anotaciones en el Cuaderno de Obras con sus firmas y post firmas respectivamente. La custodia del mismo corresponde al Residente de Obra, deberá estar en la oficina de la obra en ejecución y a disponibilidad del Inspector o Supervisor de Obra según corresponda para que efectúe sus anotaciones. En forma diaria el Residente de Obra de acuerdo a las actividades en ejecución, deberá efectuar los asientos respectivos, el Inspector o Supervisor llenara los asientos cada vez que realice la visita o inspección de la obra. Si al realizar los asientos se produce una equivocación de escritura, esta será tachada y se escribirá a continuación; no se aceptará enmendaduras con borrador o corrector. Deberán anotarse todas las ocurrencias o incidencias relacionadas a la ejecución de la obra, en particular, calidad y plazos, esto es, lo relacionado a las distintas partidas en ejecución en los frentes de trabajo, la fecha de inicio y término de los trabajos, consultas, órdenes, resultado de las pruebas de control de calidad, diariamente lo relacionado a la presencia del personal por categoría, controles de ingreso y disponibilidad de los materiales e insumos, controles sobre permanencia y uso de los equipos y maquinarias con expresa indicación de las horas de uso de estos últimos, entre otros DEL PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. En concordancia con la Norma G.050 Seguridad durante la Construcción del Reglamento Nacional de Edificaciones en la que se establece que toda obra de construcción debe contar con un Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo (PSST); considerando que la verificación del cumplimiento de la presente norma, queda sujeta a lo dispuesto en la Ley Nº Ley General de Inspección de Trabajo y su Reglamento, el empleador o quien asuma el contrato principal de la obra debe aplicar lo estipulado en el Artículo 61 del Decreto Supremo Nº TR y sus normas modificatorias El PSST deberá contener como mínimo los siguientes puntos: 1. Objetivo del Plan. 2. Descripción del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa. 3. Responsabilidades en la implementación y ejecución del Plan. 4. Elementos del Plan: 4.1. Identificación de requisitos legales y contractuales relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo Análisis de Riesgos: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y acciones preventivas. 4.3 Planos para la instalación de protecciones colectivas para todo el proyecto Procedimientos de trabajo para las actividades de alto riesgo (identificados en el análisis de riesgo) Capacitación y sensibilización del personal de obra programa de capacitación Gestión de no conformidades programas de inspecciones y auditorias Objetivos y metas de mejora en Seguridad y Salud Ocupacional Plan de respuesta ante emergencias. 5. Mecanismos de Supervisión y Control. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 18
19 8.3.2 PARA LA IMPLEMENTACION DEL PSST La responsabilidad de supervisar el cumplimiento de los estándares de Seguridad Salud y Procedimientos de Trabajo, quedara delegado al Coordinador de Seguridad y Salud designado por la Institución, quien contara con el apoyo de un Inspector de Seguridad en cada obra en ejecución (personal debidamente capacitado y acreditado para dicha función), quienes reportaran mediante informes quincenales, las observaciones en Materia de Seguridad y Salud en los Trabajos de la Obra, según lo dispuesto en la Ley Nº Ley General de Inspección de Trabajo y su Reglamento. El Inspector de Seguridad deberá colocar en obra en un lugar visible el Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo para ser presentado a los Inspectores de Seguridad del Ministerio de Trabajo. Además entregara una copia del Plan de SST a los representantes de los trabajadores EL COORDINADOR DE SEGURIDAD Y SALUD DESIGNADO POR LA INSTITUCIÓN ASUMIRA LA RESPONSABILIDAD DE QUE TODO PROYECTO DE EDIFICACION DURANTE SU EJECUCION DEBERA REUNIR LOS SIGUIENMTES REQUISITOS: Plan de seguridad salud ocupacional y medio ambiente. Exámenes preocupacionales (certificado de exámenes médicos de cada trabajador). Registro de charla de inducción al inicio de obra. Registro físico del Seguro Complementario de Trabajo (SCTR). Registro de conformación del Comité de Seguridad y Salud en forma paritaria. Reglamento Interno de Seguridad y Salud (aprobado por el Comité de Seguridad). Registro de acta de compromiso de cumplimiento para el trabajador. Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER). Registro de charlas diarias, capacitación, sensibilización, orientación, concientización. Registro de Inspecciones de Seguridad y Salud. Registro de Entrega de Equipos Básicos de Protección Personal (EPP). Registro Fotográfico de señalización de advertencia, prohibición, información y contraincendios. Registro Fotográfico de protección colectiva en el área de trabajo. Registro de servicios de bienestar (servicios higiénicos, vestuario). Registro Fotográfico de botiquín implementado. Registro Fotográfico de extintor debidamente cargado y su ubicación. Registro de permisos para trabajos críticos (shck list de trabajos de altura, espacios confinados, en caliente, oxicorte, etc). Registro diario de AST (análisis de trabajo seguro) EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES O PARTIDAS PROGRAMADAS DE LA OBRA. La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, debe coordinar oportunamente con el Jefe de la Oficina General de Administración las acciones correspondientes para que la entrega a la obra de las maquinarias, equipos, materiales e insumos respectivos, además del personal de la obra se cumpla de acuerdo al Cronograma de Ejecución de Obra y al Cronograma de Abastecimiento de Materiales. El trazado parcial y/o total de la obra será ejecutado por el Residente de Obra y/o topógrafo que este designe, y verificado y aprobado por el Inspector o Supervisor de Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 19
20 La ejecución de las actividades o partidas del PIP, se desarrollará desde su fase inicial hasta su fase final cumpliendo estrictamente el Cronograma de Ejecución Física Financiera concordante con el Plan Operativo Institucional (POI) y los parámetros bajo los cuales fue otorgada la declaración de viabilidad del PIP y del Expediente Técnico. El Residente de Obra con el apoyo del Asistente Administrativo organizará un Archivo de Control Técnico Administrativo de la obra, el que debe mantenerse actualizado y a disposición del Inspector o Supervisor de Obra que permitirá mantener un control efectivo de la obra. En dicho archivo se consignará la siguiente información: Resolución de Aprobación del Expediente Técnico. Memorándum de Designación del Residente de Obra. Memorándum de Designación del Inspector o Supervisor de Obra. Informe de requerimiento de materiales, bienes y servicios (mano de obra o recursos humanos, materiales, maquinaria y equipo). Nota de entrada a almacén. Acta de internamiento de materiales nuevos. Acta de internamiento de materiales usados. Cargo de transferencias internas. Nota de pedido de almacén. Tarjeta de control visible de almacén (bincard). Tarjeta de existencias físicas valoradas de almacén (kardex). Partes diarios de control de maquinaria y equipo. Control de horas trabajadas maquinaria o equipo. Control de equipos de almacén. Pecosas. Órdenes de Compra (copia que recaba al momento de la firma por el Residente de Obra) Ordenes de Servicios (copia que recaba al momento de la firma por el Residente de obra) Valorización de maquinaria y conformidad de servicios. Comprobante de Pago Informes Mensuales. Pruebas de laboratorio de suelos y diseños de mezclas de ser el caso Control de Calidad y/o Pruebas de Funcionamiento. Las órdenes procedentes de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, o de cualquier autoridad competente de mayor nivel, serán transmitidas al Residente de Obra, por intermedio del Inspector o Supervisor de Obra, quién las consignará en el Cuaderno de Obra. La Oficina General de Administración está obligada a entregar al Residente de Obra una de las copias de la Orden de Compra, Comprobante de Pago, Orden de Servicio y Pecosa, los cuales serán adjuntados en el Informe Final Pre Liquidación. 8.5 DE LOS BIENES, SUMINISTROS, INSUMOS Y SERVICIOS A ADQUIRIR. El Cronograma de Ejecución Mensual Física Financiera de la obra, concordante con el Plan Operativo Institucional y el Expediente Técnico determinará la duración de este, por lo que una vez que el Residente de Obra recibe el Expediente Técnico, deberá presentar el informe de requerimiento de materiales, bienes, suministros, insumos y servicios, indicando las características técnicas, de los materiales bienes y/o servicios a adquirir, remitiendo dicho informe a la Oficina General de Administración. La Oficina General de Administración mediante sus áreas correspondientes deberá realizar los procesos, mediante los procedimientos establecidos en el Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento aprobado con DS. Nº EF, y cumplir oportunamente con el DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 20
21 abastecimiento de los materiales bienes y/o servicios requeridos para la ejecución de la obra, dentro de los plazos establecidos por el área administrativa. 8.6 DEL CONTROL DEL EQUIPO MECANICO. El control del equipo mecánico asignado a la obra se llevará a cabo considerando los siguientes aspectos: a) Relación de equipo mecánico indicando el horómetro/odómetro desde el inicio de su operación hasta el final de la obra o término de su participación, así como el estado situacional real de cada una de las unidades. b) Reporte individual de gastos de operación, mantenimiento y reparación de las unidades de equipo mecánico. c) Documentos relacionados a la supervisión del equipo mecánico. d) Relación de reparaciones de envergadura, donde se indicará la unidad, fecha de la reparación, horómetro/odómetro, descripción de la reparación, el costo que demandó la misma. e) Relación de compras de repuestos de alto consumo (llantas, cuchillas, cantoneras, filtros, uñas, etc.) donde se indicara: la unidad, registro horómetro/odómetro, fecha de adquisición, descripción del bien adquirido, número de factura y costo. Corresponde que los partes diarios de equipos propios o alquilados complementariamente y el reporte diario del consumo de combustible de cada unidad, serán suscritos por el Maestro de Obra, el Operador de la Maquinaria, el Residente de Obra, Inspector o Supervisor y mensualmente el Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, aprobará la valorización de los equipos y consumo de combustible. 8.7 DEL PLAZO DE EJECUCION DE OBRA Con fines de control para la ejecución de Obras Públicas en la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), el plazo de ejecución se computa desde la fecha en que se materializa la última de las siguientes actividades: Se haya designado al Residente de Obra Se haya realizado la entrega del Expediente Técnico al Residente de Obra. Se haya designado al Inspector o Supervisor de Obra. Entrega de terreno correspondiente Todos los plazos relacionados al proceso de ejecución de las obras, se computan por días calendario Toda ampliación de plazo de la obra será aprobada por el titular de la MDVES mediante Resolución de Alcaldía, previa sustentación escrita del Residente de Obra con opinión del Inspector o Supervisor e informe de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas y solo estará justificada cuando afecte la ruta crítica y esté vigente el plazo de ejecución en los casos siguientes: Problemas en la efectiva disponibilidad de recursos presupuestales. Demoras por desabastecimiento de materiales, equipos, insumos u otros requeridos por causas ajenas al proceso de adquisición de la MDVES o de fuerza mayor, debidamente sustentados. Demoras en la absolución de consultas por modificaciones sustanciales del expediente técnico que afecten el cronograma de ejecución de avance de obra. Demoras en la aprobación de las obras adicionales. Ejecución de obras adicionales. Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, se debe documentar con informe técnico debidamente documentada, sustentada y calculada, reportes meteorológicos, fotografías, pruebas de campo, etc. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 21
22 De autorizarse ampliaciones de plazo se actualizará el Cronograma de Ejecución Física Financiera de la obra y se sustentará los gastos generales que resulten necesarios Ante atrasos injustificados en la ejecución de la obra, corresponde a la MDVES disponer la determinación de las responsabilidades exigibles, en su caso, a los profesionales y responsables de la Oficinas General de Administración y Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, o la que haga sus veces. Los señalados atrasos deben ser reportados y cuantificados de ser el caso, para ser incorporados en el Informe Final Pre Liquidación de la obra. 8.8 DEL CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA Durante la ejecución de la obra se realizarán las pruebas técnicas de control de calidad y funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de cada obra. Las pruebas de control de calidad están destinadas a verificar que los materiales e insumos son adecuados e idóneos, siendo que su utilización corresponde a las especificaciones técnicas. Las pruebas de funcionamiento están destinadas a verificar la funcionalidad durante la ejecución y finalización de la obra El Expediente Técnico preverá las oportunidades y modalidades de actuación de las pruebas técnicas; en caso contrario, el Residente de Obra debe programarlas con la conformidad del Inspector o Supervisor según sea el caso En los informes mensuales del Residente de Obra y del Inspector o Supervisor de Obra según sea el caso, se identificara e indicara los resultados y su respectiva evaluación en relación a las pruebas realizadas, acompañando para dicho efecto la documentación correspondiente, sin perjuicio de su anotación y registro oportuno en el cuaderno de obra El responsable de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, o la que haga sus veces según los instrumentos de gestión interna, cuidará de realizar un riguroso seguimiento a la ejecución de la obra, si el resultado de las pruebas de calidad no hubiesen sido positivas, deberá informar a la Gerencia de Desarrollo Urbano, bajo responsabilidad, debiendo implementar las acciones correctivas necesarias para subsanar el inconveniente presentado a cargo del Residente de Obra y el Inspector o Supervisor, bajo responsabilidad. 8.9 DE LAS VALORIZACIONES DE OBRA. En las obras por EPD se deberá formular Valorizaciones Técnicas de Avance y Valorizaciones Financieras según lo siguiente: Las Valorizaciones Técnicas de Avance (Teóricas), se formularán con la información de las Valorizaciones Reajustadas de Avance de Obra y con los otros montos reconocidos, (adicionales, disminuciones, mayores gastos generales por ampliatorias de plazo, gastos generales en que se hubiera incurrido por demora en la recepción de los trabajos, etc.). Las valorizaciones se elaborarán con el presupuesto cuyo monto es el Valor Referencial 2 (VR2). Las Valorizaciones Financieras (Reales), se elaborarán con los documentos fuente de los gastos realmente realizados en la ejecución de la obra, los montos de los materiales devueltos al Almacén Central de la MDVES, los Costos por Depreciación de Maquinarias y Equipos Propios durante la ejecución de la obra y las relaciones de pago del personal de planilla asignados a la obra. Las valorizaciones de obra se formularán en función de los metrados realmente ejecutados, con los precios unitarios y los gastos generales previstos en el presupuesto de obra por Ejecución Presupuestaria Directa del Expediente Técnico. La valorización de los trabajos será realizada por el Residente de Obra en forma mensual, debiendo consignar en el cuaderno de obra para la revisión y aprobación por parte del Inspector o Supervisor los metrados ejecutados. El Residente de Obra está obligado a cumplir con los Avances Físicos - Financieros programados establecidos en el Cronograma de Ejecución Física Financiera DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 22
23 concordante con el POI y Cronograma del Expediente Técnico, las últimas modificaciones debidamente aprobadas mediante acto resolutivo. Para lo cual el Inspector o Supervisor de Obra deberá exigir al Residente de Obra la presentación semanal de los metrados de cada partida ejecutada, revisarlos y de estar conforme, acumularlos hasta la fecha de la elaboración de la valorización, anotando tal hecho en el Cuaderno de Obra. Las valorizaciones correspondientes a las modificaciones presupuestales, adicionales por partidas nuevas y mayores metrados o deductivos, se presentarán separadamente de acuerdo al presupuesto aprobado. Además, de los informes mensuales de Valorizaciones Técnicas y valorizaciones Financieras mensuales, serán elaboradas obligatoriamente, cuando: a) Ocurra la suspensión o paralización indeterminada de la obra. b) Se produzca el cambio del Residente de Obra. c) Finalice el año fiscal y la obra que encuentra en construcción, está aún inconclusa OTROS ASPECTOS VINCULADOS A LA EJECUCION DE LAS OBRAS En el lugar de la obra se instalará un almacén de campo, bajo responsabilidad del Residente de Obra, quien implementará los mecanismos de control y seguridad más idóneos y convenientes para impedir sustracciones, pérdidas o situaciones similares. En su informe mensual, el Residente de Obra debe dar cuenta del estado y movimientos del almacén de campo. La Unidad de Logística deberá disponer al Almacén Central llevar un estricto control de todos los materiales e insumos que sean entregados al Almacén de Campo. La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas o quién haga sus veces, verificará la información proporcionada por el Residente de Obra en su informe mensual, en lo que corresponde, con el responsable del Almacén Central, e implementará de manera inmediata las acciones correctivas que correspondan, o iniciar las acciones necesarias para determinar cualquier responsabilidad La Oficina General de Administración, dispondrá el control económico financiero de la respectiva obra; para cuyo efecto empleará los registros contables auxiliares que correspondan por cada obra y que permitan determinar su costo final, registrando cada gasto según las respectivas específicas de gasto de la ejecución presupuestal, gastos que deberán estar debidamente sustentados, así como el sustento del incremento de costos de los insumos ocurrido en el momento de la adquisición de ser el caso, los cuales serán concordantes con la estructura del presupuesto analítico. La Oficina General de Administración coordinará estrechamente con el Asistente Administrativo de la obra y la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, respecto a este control económico financiero, elaborando reportes mensuales de ejecuciones analíticas presupuestales por partidas específicas Cada obra durante el proceso de su ejecución contará con un monto económico para el manejo de fondos en efectivo a fin de efectuar gastos menudos y urgentes de conformidad con lo establecido en la Norma General de Tesorería 05 y 07, uso del fondo para pagos en efectivo del Sistema Nacional de Tesorería aprobado con Resolución Directoral Nº EF/ La Oficina General de Administración deberá formular la respectiva propuesta del monto y tipo de gasto a efectuar y solicitar a la Gerencia Municipal su aprobación mediante acto resolutivo. El manejo del fondo para pagos en efectivo tendrá como responsable al Residente de Obra, autorizado mediante acto resolutivo; los documentos a rendir contarán con las visaciones correspondientes de las personas encargadas Concluida la obra, de existir sobrantes de materiales y herramientas operativas se devolverán a la Unidad de Logística / Almacén Central de la MDVES, utilizando el formato Nota de Envío al Almacén Central (NEA) Queda terminantemente prohibido el préstamo entre obras de materiales, herramientas, equipos, combustible y maquinaria, sin antes haberlos declarado como Saldos de Obra (previa Acta de Internamiento al Almacén Central). Los DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 23
24 préstamos sólo se harán de la Unidad de Logística (previa autorización por escrito del jefe inmediato superior). Caso contrario de ser urgente la necesidad del recurso, sustentado técnicamente por el Residente de Obra y no habiendo stop del recurso solicitado, en la Unidad de Logística, podría prestarse de una obra en ejecución para después devolverlo, siempre y cuando estén de mutuo acuerdo ambos Residentes de Obra, para lo cual tendrán que firmar conjuntamente ambos Residentes de Obra y ambos Almaceneros con el Vº Bº del Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, el correspondiente Cargo de Transferencias Internas; cuando el material de la obra es prestado y remitido a otra obra, por disposición del Residente de Obra, el chofer que traslada el material, presentará al otro almacenero copia del formato Cargo de Transferencias Internas para su archivo consideración y posterior devolución; Considerando que no solo se necesitara de este procedimiento por única vez y apelando a la práctica de la buena ética profesional, este recurso tiene que devolverse) MODIFICACIONES DEL PRESUPUESTO DE OBRA. Toda modificación del presupuesto de la obra, por incrementos o deductivos, al margen de su monto, debe ser aprobada mediante acto resolutivo, previa sustentación escrita de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, sea por incremento o reducción de metas y/o metrados, que resulten indispensables para alcanzar el objetivo contemplado en el expediente técnico aprobado; para lo cual, deberá ceñirse estrictamente a lo dispuesto en la Directiva General del SNIP sobre Modificaciones de un PIP durante la Fase de Inversión. Los incrementos del presupuesto de obra solo proceden en los casos siguientes: Por errores del expediente técnico, siempre y cuando no deriven de errores en los rendimientos de mano de obra o equipos. Por situaciones imprevisibles generadas posteriormente a la autorización para la Ejecución Presupuestaria Directa de la respectivas obra pública DE LAS MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TECNICO O ESTUDIO DEFINITIVO. Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, podrá modificarse el Expediente Técnico o Estudio Definitivo Aprobado, para lo cual, deberá ceñirse estrictamente a lo dispuesto en la Directiva General del SNIP sobre Modificaciones de un PIP durante la Fase de Inversión. El Residente de Obra y el Inspector o Supervisor de Obra, cada uno dentro de sus atribuciones, deberá anotar oportunamente en el Cuaderno de Obra, los eventos que motivan las modificaciones. Todas las modificaciones, que no correspondan a variaciones técnicas del Expediente Técnico, deberán ser tratadas con el Inspector o Supervisor de Obra para su aprobación de manera oportuna y mediante anotación en el cuaderno de obra, para lo cual se presentará el informe técnico sustentatorio del Residente de Obra de ser el caso, debiendo contener presupuesto, análisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc. El Inspector o Supervisor en los casos que juzgue conveniente solicitará que junto al informe técnico antes referido, se presente el informe aprobatorio del Proyectista, para lo cual se coordinará con la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, quién tendrá la responsabilidad de transmitir el informe aprobatorio. Los expedientes propuestos por el Residente de Obra e Inspector o Supervisor de Obra, recomendando otro tipo de variaciones y/o modificaciones al original del Expediente Técnico, deberán merecer el pronunciamiento sucesivo del Proyectista y de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas y finalmente, de la Gerencia Municipal, mediante Resolución de Alcaldía respectiva. Las ampliaciones presupuestales por mayores metrados, partidas nuevas y de los presupuestos deductivos deberán ser solicitadas de modo separado de los informes mensuales, adjuntando el expediente técnico respectivo, el mismo que contendrá: DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 24
25 Justificación de la modificación del expediente técnico. Planos. Especificaciones técnicas. Memoria descriptiva. Planilla de sustentación de metrados. Análisis de costos unitarios. Presupuesto de la obra. Relación de insumos. Cronograma de ejecución valorizado de la ampliación presupuestal. Copias del cuaderno de obra donde aparezcan transcritas las ocurrencias referidas a las modificaciones. Otros que solicite el Inspector o Supervisor de Obra. El presupuesto deductivo es el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente técnico aprobado. La presentación así como la aprobación debe ser oportuna dentro del plazo de ejecución del proyecto programado a fin de cumplir con los plazos de culminación de la obra DE LOS ADICIONALES. Para la aprobación de un Adicional por cualquier variación y/o modificación del contenido pre-establecido en el original del Expediente Técnico de la obra, el Residente de Obra, deberá presentar al Inspector o Supervisor, un expediente conteniendo: 1. Informe debidamente sustentado, solicitando la aprobación del adicional. En este documento y en todos los otros documentos se consignará el Nº y la denominación del adicional, especificándose además si es con los Precios del Presupuesto (VR2), o si es con Precios Nuevos (y su fecha). 2. Copias de las anotaciones efectuadas tanto por el Residente de Obra, como del Inspector o Supervisor de Obra, en el Cuaderno de Obra, sobre la necesidad de ejecutar el adicional. 3. Planos y/o croquis del adicional a ejecutar. 4. Presupuesto del Adicional, elaborado con los precios del original, pero con la estructura del presupuesto cuyo monto es VR2, pero considerando sólo los Gastos Generales. En el caso que no existieran los precios unitarios en dicho expediente, se elaborará el Adicional con Precios Nuevos. Siempre con la estructura del presupuesto cuyo monto es VR2. 5. Fórmulas Polinómicas: Se elaborarán para los Adicionales con Precios VR2 o con Precios Nuevos. 6. Planillas de los metrados. 7. Diagrama de RED (CPM o similar) de la ejecución del adicional, para sustentar la ampliación de plazo, siempre que la ejecución del adicional repercuta efectivamente en la duración de la obra. 8. Diagrama de Barras (o de Gantt) para la ejecución del adicional. 9. Calendario Valorizado de Avance de Adicional. No se podrá ejecutar ningún adicional sin haberse promulgado previamente la Resolución de Alcaldía aprobatoria por la MDVES. Sin el requisito de la aprobación previa del expediente respectivo, el Residente podrá ejecutar adicionales sólo y exclusivamente en casos de fuerza mayor, previa aprobación de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicasy la Oficina de Planeamiento Racionalización y Presupuesto. Si el adicional es aprobado con atraso, el Residente tendrá derecho a que se le reconozca esa tardanza, más el tiempo de ejecución del adicional, como ampliación de plazo, siempre que la Ruta Crítica de la obra se vea afectada por este motivo. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 25
26 8.14 PARALIZACION Y REINICIO DE LOS TRABAJOS. El Residente de Obra podrá solicitar con un informe debidamente sustentado la paralización de los trabajos cuando se produzca cualquier de las siguientes circunstancias, las que deben ser puestas de conocimiento del Inspector o Supervisor de Obra y este luego de evaluar anotará en el cuaderno de obra y solicitará con un informe el acto resolutivo a través de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas. Ausencia de insumos y/o materiales por demora en las adquisiciones de obra que afecten la ruta crítica del cronograma de obra. Modificaciones al expediente técnico aprobado. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona y/o insumos) u otros casos fortuitos o de fuerza mayor fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc., debidamente probados. De manera excepcional, debido a estas situaciones de emergencia o de urgencia que pongan en riesgo la ejecución de la obra o la economía del proyecto, el Inspector o Supervisor de Obra de manera inmediata podrá ordenar la paralización de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra. Tanto las solicitudes de paralización como la fecha en que se reinicia serán anotadas en el cuaderno de obra. En éste caso de paralizaciones y de su posterior reinicio, se hará en coordinación con el Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas. El mismo día de reinicio de los trabajos, el Residente de Obra elaborará y presentará por medio de informe al Inspector o Supervisor de Obra, la siguiente documentación actualizada a la fecha de reinicio. Cronograma actualizado de ejecución de obra Cronograma valorizado mensual DEL TÉRMINO DE LA OBRA. 1) Al Término de la Obra el Residente solicitará mediante anotación en el Cuaderno de Obra al Inspector o Supervisor de Obra la Verificación de los Trabajos Ejecutados, el Inspector o Supervisor de Obra en un plazo no mayor de tres días (3) hábiles se pronunciara sobre la conformidad del término mediante asiento en el Cuaderno de Obra y suscribirá el Acta de Término de Obra con el V B del Residente de Obra, del Inspector o Supervisor de Obra y del Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas. 2) De existir observaciones del Inspector o Supervisor de Obra, estas deberán ser totalmente levantadas en un plazo de (05) días calendarios. 3) Consignada la conformidad del Termino de la Obra, el Residente de Obra en un plazo de (15) días presentara el Informe Final - Pre Liquidación de Obra. 4) Si el Residente de Obra en el plazo previsto no presenta el Informe Final - Pre Liquidación de Obra, este será realizado por la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, para ello podrá contratar otro Residente de Obra, para dar cumplimiento al Informe Final - Pre Liquidación de Obra; el Residente de Obra responsable por su incumplimiento deberá pasar a un Procedimiento Administrativo. 5) El Informe Final - Pre Liquidación de Obra, elaborado por el Residente de Obra, será aprobado con el VºBº del Inspector o Supervisor de Obra, para que el Residente de Obra mediante informe solicite a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas la Verificación y Recepción de los Trabajos Concluidos. 6) El Informe para solicitar a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas la Verificación y Recepción de los Trabajos Concluidos es el documento que DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 26
27 formula el Residente de Obra, con el Vº Bº del Supervisor de la Obra, adjuntando: El Informe Final - Pre Liquidación de Obra debidamente aprobado con el VºBº del Inspector/Supervisor de Obra. Copia Digital del Informe Final - Pre Liquidación de Obra. Los Documentos Técnicos, Administrativos, Financieros que sirvieron de sustento para la elaboración del Informe Final - Pre Liquidación de Obra. Expediente de Obra (documentación generada en la administración de la obra, durante su ejecución). 7) El responsable de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, luego de evaluar toda la documentación presentada por el Residente de Obra y dar su conformidad al Informe donde solicita la Verificación y Recepción de los Trabajos Concluidos, remitirá toda la documentación a la Gerencia de Desarrollo Urbano, en un plazo de (05) días hábiles, indicando que los Trabajos Ejecutados se encuentran en condición de ser Verificados y Recepcionados por la Comisión de Recepción de Obras. Se entenderá que se produjo la culminación de la ejecución de la obra a partir de la fecha real de término cuando el Inspector o Supervisor de Obra consigne su conformidad en el Cuaderno de Obra. Esta información también se debe comunicar a la Oficina General de Administración a fin de que comunique a las Áreas respectivas involucradas en el proceso de ejecución de la obra COMISION DE RECEPCION DE OBRAS. Nominación de la Comisión de Recepción de Obras. La Gerencia de Desarrollo Urbano luego de evaluar toda la documentación presentada por el Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas y dar su conformidad al Informe donde solicita la Verificación y Recepción de los Trabajos Concluidos, la Comisión de Recepción de Obras propondrá a la Gerencia Municipal, los integrantes de la Comisión para su designación vía acto resolutivo. La Comisión será designada anualmente por la máxima autoridad administrativa de la entidad o de quien haga sus veces, la misma que estará integrada por los siguientes miembros: Gerente de Desarrollo Urbano Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas Sub Gerente de Contabilidad Inspector o Supervisor de la Obra Presidente. Secretario. Miembro. Asesor. Se menciona el funcionario que lo presidirá, y quien será el secretario, por cuanto de conformidad con lo señalado en el numeral 96.1 del Artículo 96º de la Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General, Cada órgano colegiado de las entidades es representado por un Presidente, a cargo de asegurar la regularidad de las deliberaciones y ejecutar los acuerdos, y cuenta con un Secretario, a cargo de preparar la agenda, llevar, actualizar y conservar las actas de las sesiones, comunicar Podrán iniciarse inmediatamente después de designada, documentándose debida y suficientemente sobre el contenido y alcance del Expediente Técnico, los montos reconocidos mediante resolución y analizando el Informe Final Pre Liquidación, presentado en su oportunidad por el Residente de Obra y el Inspector o Supervisor de Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 27
28 Funciones Principales. Recepcionar de la Gerencia de Desarrollo Urbano toda la documentación generada durante la ejecución de la obra: El Informe Final - Pre Liquidación de Obra debidamente aprobado con el VºBº del Inspector/Supervisor de Obra. Copia Digital del Informe Final - Pre Liquidación de Obra. Los Documentos Técnicos, Administrativos, Financieros que sirvieron de sustento para la elaboración del Informe Final - Pre Liquidación de Obra. Expediente de Obra (documentación generada en la administración de la obra, durante su ejecución). Constituirse al lugar de la obra dentro los 15 días para constatar el cumplimiento de las metas establecidas y de encontrar conforme los trabajos, levantaran el Acta correspondiente. Las Actas elaboradas por la Comisión al término de la verificación y evaluación física indica la conformidad del Término de Obra, en concordancia con los planos, especificaciones técnicas, las pruebas que sean necesarias para comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones, equipos y demás requisitos establecidos en el Expediente Técnico. Los tipos de Actas a suscribirse son 02: Acta de Verificación y Recepción de Obra (para obras concluidas totalmente), si la obra ejecutada tienen características de concluido y acta para su puesta en servicio. Acta de Verificación(para obras parcialmente concluidas en sus metas), si lo ejecutado no podrá entrar en servicio y/o la obra continuara. El Acta a levantarse deberá ser en original y seis (06) copias distribuidas como sigue: El original al Expediente de Técnico Administrativo Financiero. 01 copia a la Gerencia de Desarrollo Urbano. 01 copia a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas. 01 copia a la Comisión de Recepción de Obras. 01 copia al Residente de Obra. 01 copia al Supervisor de Obra. La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, se encargara de elaborar la Liquidación Técnica Financiera de la obra en un plazo no mayor de 30 días de suscrita la referida Acta. En el caso de que se efectuara la Recepción o Verificación de 2 a más obras, la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, presentara un Cronograma de Elaboración de las Liquidaciones. Si la Comisión no encuentra conforme la Ejecución de la Obra, con los Planos Finales y Especificaciones Técnicas; las Modificaciones debidamente sustentadas y aprobadas por el Inspector o Supervisor de la Obra vía resolución, o que existan defectos, no se procederá a la Recepción de la Obra, dejando constancia en el Pliego de Observaciones, el mismo que se remitirá a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, a fin de que el Residente de Obra levante Las observaciones en un plazo máximo de 1/10 del tiempo de ejecución de la obra, que se contabilizara a partir de la recepción del pliego; toda la documentación, generada durante la ejecución de la obrase quedara en poder de la Comisión, debiendo devolver solo los documentos que merecen corrección. Subsanación de Observaciones. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 28
29 La Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publicas contara con un tiempo igual al 1/10 del tiempo de Ejecución de la Obra para levantar las observaciones (cuando requiera mayor tiempo del plazo previsto será sustentado ante la Gerencia de Desarrollo Urbano, solicitando una ampliación del mismo); al termino del levantamiento de observaciones, la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, comunicara este hecho a la Comisión, para que se constituya in situ en un plazo de 05 días, para que luego de constatar físicamente levanten el Acta correspondiente, según sea el caso, en original y seis copias, efectuándose la distribución según se ha indicado anteriormente. En caso que no hayan levantado las observaciones, la comisión realizara las siguientes acciones: Cuando no se ha subsanado la observación técnica, la Comisión no recepcionará la obra hasta que el Residente de Obra subsane las observaciones planteadas por la Comisión. En el plazo más corto se informara a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, a fin de efectuar las acciones y medidas pertinentes tomando en consideración: si dichas observaciones ponen en peligro la inversión efectuada y/o atenten a la seguridad de los beneficiarios. En este caso la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, podrá contratar a otro Residente de Obra para que pueda subsanar las observaciones planteadas por la comisión y solicitara al Gerente de Desarrollo Urbano una investigación pertinente para determinar las responsabilidades administrativas. IX. VIGENCIA. La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su aprobación por Resolución de Alcaldía. X. RESPONSABILIDADES. El Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, es el encargado del cumplimiento, difusión y apoyo en los alcances de la presente Directiva a todos los responsables de la ejecución de una obra bajo la modalidad de EPD en la MDVES. El Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, Residente de Obra e Inspector o Supervisor de Obra, son los responsables de la ejecución de la obra, de acuerdo a las condiciones y parámetros establecidos en el Expediente Técnico, a fin de que la obra genere los beneficios y el impacto en los beneficiarios. Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas, informar oportunamente sobre los cambios que se den en la Fase de Inversión del PIP, según lo dispuesto por la normativa vigente. Todos los órganos de la MDVES, según corresponda, velaran por el cumplimiento de la presente Directiva, según sus competencias y funciones. XI. EVALUACION. La evaluación del cumplimiento de la presente norma, serán: la Ficha Técnica, los Informes Mensuales y el Informe Final Pre Liquidación, que será presentado por el Residente de obra con opinión favorable del Inspector o Supervisor de Obra. Asimismo de similar modo, el Asistente Administrativo deberá presentar el Informe de Valorización Financiera Mensualizada. Toda la información será consolidado por la Sub Gerente de Proyectos y Obras Públicas, quién suscribirá y hará suyo dichos informes. XII. CONTROL. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 29
30 El Órgano de Control Institucional de la MDVES, verificará el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, sujeto a los principios y atribuciones establecidos en la Ley y a las normas emitidas por la Contraloría General de la República. XIII. DISPOSICIONES FINALES. Las normas del SNIP a que se refiere la presente Directiva, son de obligatorio cumplimiento para la ejecución de los Proyectos de Inversión Pública. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 30
31 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR ANEXO 01 F I C H A D E I D E N T I F I C A C I O N D E O B R A "CONSTRUCCION DE PISTA EN LA CALLE 13, TRAMO COMPRENDIDO ENTRE LA AV. PACHACUTEC OBRA Y : LA AV. SEPARADORA INDUSTRIAL, EN EL SECTOR 08, PARCELA 1 PARQUE INDUSTRIAL EN EL DISTRITO DE VILLA EL SALVADOR LIMA LIMA. VILLA EL SALVADOR - LIMA 1.- APROBACION DE LA EJECUCION DEL PROYECTO Codigo del Banco de Proyectos Codigo SNIP Proceso de Pre Inversion Declarado Viable Proceso de Inversion Modificaciones no Sustanciales Aprobacion del Expediente Tecnico R. G MVES-GDU (19 de Octubre del 2013) Ejecutor del Expediente Tecnico Ing. Karin E, Coronado Pajuelo CIP Nº Valor Referencial S/. 476, Costo Directo S/. 336, Gastos Generales (10%) S/. 33, Utilidad (10%) S/. 33, Sub Total S/. 404, I.G.V. (18%) S/. 72, Gastos de Supervision S/ Gastos de Liquidacion S/ Gastos Expediente Tecnico S/ Total Presupuesto S/. 476, FUENTE DE FINANCIAMIENTO Recursos Determinados FONCOMUN 3.- AÑO DE EJECUCION UBICACIÓN DE LA OBRA : DEPARTAMENTO : PROVINCIA : DISTRITO : LOCALIDAD : Lima Lima Villa El Salvador Sector 08, Parcela 1 (Parque Industrial) 5.- DESCRIPCION DE LA META (COMPONENTES) 01 Pavimento Flexible: Sub Base para mejoramiento de 0.15 m, 3, m2; Base Granular 0.20 m, 3, m2; Carpeta Asfáltica de 2 de espesor, con secciones de vía de 6.30 m en un área de 3, m2, asimismo se asumirá los costos de Mitigación Ambiental. 04 Varios: Nivelación de Buzones en general. 05 Mitigación Ambiental: Limpieza General de la Obra, Riego con camión cisterna parareducir el polvo. 6.- ORGANISMO EJECUTOR Municipalidad Distrital de Villa El Salvador 7.- MODALIDAD DE EJECUCIÓN Administracion Directa 8.- MONTO PRESUPUESTADO S/.476, Presupuesto del Proyecto Ampliacion Presupuestal 02 Sardineles Sumergidos: Concreto f c 175 kg/cm2 (0.15 x 0.30) ml; Juntas de Dilatación. 03 Señalización de Vías: Pintado de Líneas Continuas 1, ml, Pintado de Símbolos y Letras m2. S/.476, S/.0.00 DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 31
32 9.- EJECUCION PRESUPUESTAL S/.400, Ejecucion Enero 2014 S/.200, Ejecucion Febrero 2014 S/.100, Ejecucion Marzo 2014 S/.100, SALDO S/.76, PLAZO DE EJECUCION Plazo de Ejecución de Obra Programado 90 dias calendarios Fecha de Entrega de Terreno 01 de enero del 2014 Fecha de Inicio de Obra 02 de enero del 2014 Fecha de Termino de Obra Programado 01 de abril del 2014 Paralizacion de Obra 25 de Enero del 2014 Tiempo de paralizacion 10 dias calendario Reinicio de Obra 04 de febrero del 2014 Ampliacion de plazo 20 dias calendario Termino de Obra Real 21 de abril del 2014 Plazo de Ejecucion Real 110 dias calendario 12.- ESTADO DE LA OBRA A LA FECHA 25 de abril del 2014 Avance Acumulado Proyectado % Avance Acumulado Real 90.00% Adicionales (mayores metrados) 5.00% Adicionales (partidas nuevas) 5.00% Deductivo 10.00% 13.- FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Gerente de Desarrollo Urbano Ing. Javier Alex Bernuy Espinoza CIP Sub Gerente Proyectos y Obras Publicas Ing. Carlos Emilio Camacho Bellido CIP Residente de Obra Ing. Eduardo S. Flores Ccarita CIP Inspector de Obra Sub Gerente Proyectos y Obras. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 32
33 ANEXOS DATOS GENERALES DE LA OBRA FORMATO DEL INFORME MENSUAL DE OBRA (Residente de Obra) 1.1. Generalidades. Sector. Pliego. Unidad Ejecutora / Entidad Responsable. Proyecto / Obra. Meta / Componentes: Modalidad de Ejecución. Año Presupuestal. Resolución de Aprobación del Expediente Técnico. Presupuesto Programado. Presupuesto Ejecutado Mensual Presupuesto Ejecutado Acumulado Modalidad de Ejecución Localización de Obra o Región o Provincia o Distrito o Localidad/ Zona Fecha de Inicio de Obra Fecha de Término Programado Plazo de Ejecución Programado Plazo Ejecutado Mensual. Plazo Ejecutado Acumulado. Ampliaciones de Plazo. Fecha de Término de Ejecución. Periodos paralizados. Residente de Obra N de Colegiatura. Inspector/Supervisor de Obra N de Colegiatura. Gerente de Desarrollo Urbano. Sub Gerente Proyectos y Obras Públicas Descripción de la Obra Antecedentes a. De la Aprobación de la Ejecución del Proyecto. Código del Banco de Proyectos Estudio de Pre Inversión (Perfil Técnico). Proceso de Pre Inversión (Viabilidad del PIP). Proceso de Inversión (Modificaciones del PIP). Ejecutor del Expediente Técnico b. De la Obra. Indicar si es un proyecto nuevo o si su ejecución es continuación de años anteriores, en cuyo caso debe precisarse la meta, el estado de avance en que quedo en cada periodo de ejecución y la existencia de saldo de materiales u órdenes de servicio pendientes de ejecución, refrendada por la documentación pertinente (órdenes de compra, de servicio, de trabajo, comprobantes de pago, contratos, etc.) Ubicación de la Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 33
34 Objetivos Metas Programadas Grado de Cumplimiento de las Metas Metodología Empleada. 2.0 AVANCES DE OBRA DEL MES 3.0 LIMITACIONES Y RESTRICCIONES ENCONTRADAS EN LA EJECUCIÓN 4.0 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.0 VALORIZACION MENSUAL DE OBRA 5.1. Planilla de Metrados Ejecutados (Post Construcción) Planilla de Metrados Programados. Formato IM 01 PLANILLA DE METRADOS PROGRAMADOS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD LARGO ANCHO VECES ml ml ALTO ml PARCIAL TOTAL Planilla de Metrados Adicionales. Formato IM 02 PLANILLA DE METRADOS ADICIONALES POR MAYORES METRADOS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD LARGO ANCHO ALTO VECES ml ml ml PARCIAL TOTAL Formato IM 03 PLANILLA DE METRADOS ADICIONALES POR PARTIDAS NUEVAS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD VECES LARGO ml ANCHO ml ALTO ml PARCIAL TOTAL DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 34
35 Planilla de Metrados Deductivos. Formato IM 04 PLANILLA DE METRADOS DEDUCTIVOS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD LARGO ANCHO VECES ml ml ALTO ml PARCIAL TOTAL Valorización de Metrados Realmente Ejecutados (Incl. Adicionales y Deductivos) Metrado Valorizado de Obra Programada. Formato IM 05 ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. PROGRAMADO ANTERIOR ACUMULADO VALORIZACION ACTUAL VALORIZACION ACUMULADA SALDO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO % AVANCE Metrado de Partidas Físicas Adicionales (Obras Adicionales). Formato IM 06 ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. ADICIONALES ANTERIOR VALORIZACION VALORIZACION SALDO % Mayores Metrados ACUMULADO ACTUAL ACUMULADA AVANCE METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO Formato IM 07 ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. ADICIONALES ANTERIOR VALORIZACION VALORIZACION SALDO % Partidas Nuevas ACUMULADO ACTUAL ACUMULADA AVANCE METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 35
36 Metrado de Partidas Físicas Reducidas (Deductivos). Formato IM 08 ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. ANTERIOR VALORIZACION VALORIZACION DEDUCTIVO SALDO % ACUMULADO ACTUAL ACUMULADA AVANCE METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO METRADO COSTO 5.3. Cuadro Comparativo Programado (Expediente Aprobado) Vs Ejecutado. Formato IM Metrado Final Valorizado de Obra Reprogramada. PARTIDA DESCRIPCION UND P.U. ADICIONALES PROGRAMADO DEDUCTIVO REPROGRAMADO MAYOR NUEVA PARCIAL METRADO COSTO METRADO PARTIDA METRADO PARCIAL METRADO PARCIAL 6.0 REPORTE DE RECURSOS EMPLEADOS (Inversión) Los precios unitarios a que se hace referencia en los siguientes cuadros, serán los precios contratados o pagados Recursos Humanos / Mano de Obra (Reporte de Recursos Obreros Empleados). Formato IM 10 Nota: Las Categorías de! personal obrero, estarán de acuerdo a la última escala y categoría remunerativa del personal obrero, aprobada mediante Resolución de Gerencia Municipal de la MDVES. Codigo Categoria Cant. hh/mes Según Exp. Tec. Precio (S/.) Parcial (S/.) Precio Unitario hh/mes Anterior Acumulado Cant. hh/mes Parcial (S/.) Cant. hh/mes Costo en Obra Actual Mes Actual Acumulado Saldo Parcial (S/.) Cant. hh/mes Parcial (S/.) Cant. hh/mes Parcial (S/.) COSTO DIRECTO (Obreros) O-IV Capataz 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-III Operario 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-III Oficial 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-I Peon 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % COSTO INDIRECTO (Empleados) O-IV Residente 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-III Asist. Tec. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-III Almacenero 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 O-I Guardian 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 36
37 6.2. Recursos de Maquinaria y Equipos. Formato IM 11 Maquinaria y/o Equipo Cant. hm Según Exp. Tec. Precio (S/.) Parcial (S/.) Precio Unitario hm Anterios Acumulado Cant. hm Parcial (S/.) Cant. hm Costo en Obra Actual Mes Actual Acumulado Saldo Parcial (S/.) Cant. hm Parcial (S/.) Cant. hm Parcial (S/.) COSTO DIRECTO Plancha compactadora Mezcladora COSTO INDIRECTO Camioneta 4 x 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % 6.3. Recursos de Materiales y/o Insumos. Formato IM 12 Item Descripcion Unidad Cant. P. U. S/. Parcial S/. Costo en Obra Anterios Acumulado Cant. Actual Mes COSTO DIRECTO 1 Alambre negro N 8 Kg 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 Alambre de 1/4" Kg 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 Angulo de f n 3/4"x3/4"x1/8" Vrll S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % COSTO INDIRECTO 1 Papel bond 75 grs A-4 Millar 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 Lapicero pilot Und 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 Tinta hp Und 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4 Archivador tipo palanca A-4 Und 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % Parcial (S/.) Cant. Parcial (S/.) Actual Acumulado Cant. Parcial (S/.) Pendiente Cant. Parcial (S/.) DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 37
38 6.4. Recursos de Servicios de Terceros y/o Sub Contratos. Formato IM 13 Item Descripcion Unidad Cant. P. U. S/. Parcial S/. Costo en Obra Anterios Acumulado Cant. Parcial (S/.) Actual Mes Cant. Parcial (S/.) Actual Acumulado Cant. Parcial (S/.) Pendiente Cant. Parcial (S/.) COSTO DIRECTO 1 Ensayo densidad de campo base granular Kg 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Ensayo densidad de campo sub base granular Banner 3,60 x 2,40 mts, c/ marco de madera COSTO INDIRECTO Servicios del Ing. 1 Residente Servicios del 2 Asistente Administrativo Kg 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vrll S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % Mes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Mes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % 6.5. Otros Recursos. Formato IM 14 Item Descripcion Unidad COSTO DIRECTO 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 COSTO INDIRECTO Cant. P. U. S/. Parcial S/. Costo en Obra Anterios Acumulado Cant. Actual Mes S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Parcial (S/.) Actual Acumulado 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Cant. Parcial (S/.) Cant. Parcial (S/.) Pendiente Cant. Parcial (S/.) S/. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (%) % % % % % DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 38
39 6.6. Resumen de Recursos Empleados. Formato IM 15 Presupuesto VALORIZACION Descripcion Según Exp. Tec. Anterior Del Mes Actual Acumulado Saldo S/, (%) S/, (%) S/, (%) S/, (%) COSTO DIRECTO 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Mano de Obra 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Materiales 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Maquinaria y Equipo 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Servicios/Sub Contratos 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % COSTO INDIRECTO 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Mano de Obra 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Materiales 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Maquinaria y Equipo 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Servicios/Sub Contratos 0,00 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Cronograma Real de Avance de Obra (Valorizado). Formato IM 16 ITEM PARTIDA UNIDAD MES SEMANA L M M J V S L 7.0. AVANCE FÍSICO - FINANCIERO DE LA OBRA Formato IM 17 FISICO 1er Mes 2do Mes 3er Mes 4to Mes Total Programado (Monto S/.) (Porc. %) Ejecutado (Monto S/.) (Porc. %) DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 39
40 Formato IM 18 FINANCIERO 1er Mes 2do Mes 3er Mes 4to Mes Total Programado (Monto S/.) (Porc. %) Ejecutado (Monto S/.) (Porc. %) El avance financiero programado corresponde al Presupuesto Analítico Programado y el Ejecutado a lo realmente gastado en Personal, Materiales, Maquinaria y Equipos, Servicios de Terceros (Planillas de Persona! Obrero y Empleado, Reportes de Adquisiciones, Valorizaciones de Maquinaria y Equipos, Servicios, etc.) LIMITACIONES Y RESTRICCIONES 9.0. OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE PLANOS POST-CONSTRUCCIÓN DE OBRA FOTOGRAFÍAS DE OBRA Deberá mostrarse el proceso constructivo de la obra, numerando las fotografías y asignándoles un texto descriptivo a la misma ANEXOS AL INFORME MENSUAL DEL AVANCE DE LA OBRA: Control Técnico: Presupuesto Analítico de Obra. Planilla de Metrados Ejecutados (Copia Digital para Evaluación del Supervisor/Inspector de Obra). Planos de Obra (Modificaciones de Obra, Detalles de Obras Ejecutadas). Pruebas y Ensayos de Laboratorio (Ensayos de Rotura, Cornpactación de Suelos, Diseño de Mezclas, Diseño de Asfalto, etc.). Protocolos de Pruebas Hidráulicas de Agua y Desagüe; y Pruebas Eléctricas. Valorización de Maquinaria. Copias de Anotaciones Principales del Cuaderno de Obra Control Legal Administrativo: Resoluciones (Expediente Técnico, Designación de Residente de Obra, del Supervisor/Inspector de Obra; Modificaciones Presupuéstales por Adicionales y Deductivos de Obra y Ampliación de Plazo: Tramitados). Acta de Entrega de Terreno Control Financiero: Copias de las Órdenes de Compra y/o Servicio, así mismo el Cuadro de Necesidades, etc. Relación de Comprobantes de Pago (Ordenes de Pago por Bienes y Servicios con Cargo a la Obra). Pecosas Valorizadas. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 40
41 Copias de las Planillas de Pago del Personal Obrero y Empleado. Tareo Personal Obrero y Empleado Control de Almacén: Tarjeta de Control Visible de Almacén (Bincard). Anexo 10 Notas de Pedido de Almacén. Anexo 11 Tarjeta de Existencias Físicas Valorada de Almacén (Kardex). Anexo 12 Reporte Mensual Movimiento de Materiales/Bienes Utilizados en Obra, (Análisis del Anexo 11 y 10) Reporte Mensual Inventario Físico Existencias del Almacén de Obra, (Análisis del Anexo 11 y 12) Control de Maquinaria y Equipos Control de Horas Trabajadas Maquinaria o Equipo. Anexo 13 Control de Partes Diarios de Maquinaria o Equipo. Anexo 15 Reporte Mensual de Maquinaria y Equipo Utilizado en Obra, (Análisis de los Anexos 15 y 13). DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 41
42 ANEXO 03 FORMATO DEL INFORME FINAL DE OBRA - PRELIQUIDACIÓN DE OBRA (Residente de Obra) PARTE I: 1.0. DATOS GENERALES DE LA OBRA. MEMORIA DESCRIPTIVA Sector. Pliego. Unidad Ejecutora / Entidad Responsable. Proyecto / Obra. Modalidad de Ejecución. Año Presupuestal. Resolución de Aprobación del Expediente Técnico. Presupuesto Programado. Presupuesto Ejecutado. Fuente de Financiamiento. Localización de Obra. o Región. o Provincia. o Distrito. o Localidad/ Zona. Fecha de Inicio de Ejecución. Fecha de Término Programado. Plazo de Ejecución Programado. Plazo Ejecutado. Ampliaciones de Plazo. Fecha de Término de Ejecución. Periodos paralizados. Residente de Obra N de Colegiatura. Inspector/Supervisor de Obra N de Colegiatura. Gerente de Desarrollo Urbano. Sub Gerente Proyectos y Obras Públicas ANTECEDENTES 2.1. De la Aprobación de la Ejecución del Proyecto. Código del Banco de Proyectos Estudio de Pre Inversión (Perfil Técnico). Proceso de Pre Inversión (Viabilidad del PIP). Proceso de Inversión (Modificaciones del PIP). Ejecutor del Expediente Técnico 2.2. De la Obra. Indicar si es un proyecto nuevo o si su ejecución es continuación de años anteriores, en cuyo caso debe precisarse la meta, el estado de avance en que quedo en cada periodo de ejecución y la existencia de saldo de materiales u órdenes de servicio pendientes de ejecución, refrendada por la documentación pertinente (órdenes de compra, de servicio, de trabajo, comprobantes de pago, contratos, etc.) DESCRIPCIÓN DE LA OBRA Ubicación de la Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 42
43 3.2. Objetivos Metas Programadas 3.4. Grado de Cumplimiento de las Metas 3.5. Metodología Empleada Descripción Partidas Ejecutadas Valorizadas Partidas Programadas Partidas Adicionales Presupuesto De Obra Presupuesto Programado Presupuesto Ejecutado 4.0. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LAS PARTIDAS EJECUTADAS LIQUIDACIÓN TÉCNICA Planilla de Metrados Ejecutados (Post Construcción). Formato IF Planilla de Metrados Programados. ITEM DESCRIPCION PLANILLA DE METRADOS PROGRAMADOS DIMENCIONES Nº DE UNIDAD VECES LARGO ml ANCHO ml ALTO ml PARCIAL TOTAL Formato IF Planilla de Metrados Adicionales. PLANILLA DE METRADOS ADICIONALES POR MAYORES METRADOS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD LARGO ANCHO ALTO VECES ml ml ml PARCIAL TOTAL Formato IF 03 PLANILLA DE METRADOS ADICIONALES POR PARTIDAS NUEVAS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD VECES LARGO ml ANCHO ml ALTO ml PARCIAL TOTAL DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 43
44 Planilla de Metrados Deductivos. Formato IF 04 PLANILLA DE METRADOS DEDUCTIVOS DIMENCIONES Nº DE ITEM DESCRIPCION UNIDAD LARGO ANCHO VECES ml ml ALTO ml PARCIAL TOTAL 5.2. Valorización de Metrados Realmente Ejecutados Metrado Final Valorizado de Obra Programada. Formato IF 05 METRADO FINAL VALORIZADO DE OBRA PROGRAMADA EJECUTADO ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. METRADO PARCIAL S/. METRADO PARCIAL S/. AVANCE % Formato IF Metrado Valorizado de Adicionales por Mayores Metrados. METRADO VALORIZADO DE ADICIONALES POR MAYORES METRADOS ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. METRADO PARCIAL S/. EJECUTADO METRADO PARCIAL S/. AVANCE % Formato IF Metrado Valorizado de Adicionales por Partidas Nuevas. METRADO VALORIZADO DE ADICIONALES POR PARTIDAS NUEVAS ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. METRADO PARCIAL S/. EJECUTADO METRADO PARCIAL S/. AVANCE % DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 44
45 Metrado Valorizado de Deductivos. Formato IF 08 METRADO VALORIZADO DE DEDUCTIVOS (PROGRAMADO NO EJECUTADO) ITEM DESCRIPCION UNIDAD P.U. MET. NO EJECUTADO PARCIAL S/. DEDUCIDO % 5.3. Cuadro Comparativo Programado (Expediente Aprobado) Vs Ejecutado Metrado Final Valorizado de Obra Reprogramada. (Metrados Adicionales, Deductivos y Metrado Final de Obra Programada). Formato IF 09 UND P.U. ADICIONALES PROGRAMADO DEDUCTIVO REPROGRAMADO MAYOR NUEVA PARCIAL METRADO COSTO METRADO PARTIDA METRADO PARCIAL METRADO PARCIAL 5.4. Recursos Utilizados en Obra Recursos Humanos. Formato IF 10 PROGRAMADO EJECUTADO DESCRIPCION MDVES COMUNIDAD COSTO MDVES COMUNIDAD COSTO SALDO UND P.U. TOTAL TOTAL HH COSTO S/. HH COSTO S/. HH COSTO S/. HH COSTO S/. HH COSTO S/. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 45
46 Formato IF Recursos Maquinaria y Equipo. PROGRAMADO EJECUTADO DESCRIPCION UND P.U. MDVES COMUNIDAD COSTO MDVES COMUNIDAD COSTO SALDO TOTAL TOTAL HM COSTO S/. HM COSTO S/. HM COSTO S/. HM COSTO S/. HM COSTO S/. Formato IF Recursos Materiales. PROGRAMADO EJECUTADO DESCRIPCION UND P.U. MDVES COMUNIDAD COSTO MDVES COMUNIDAD COSTO SALDO TOTAL TOTAL CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. Formato IF Otros Recursos. PROGRAMADO EJECUTADO DESCRIPCION UND P.U. MDVES COMUNIDAD COSTO MDVES COMUNIDAD COSTO SALDO TOTAL TOTAL CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. Formato IF Servicios / Sub Contratos. PROGRAMADO EJECUTADO DESCRIPCION UND P.U. MDVES COMUNIDAD COSTO MDVES COMUNIDAD COSTO SALDO TOTAL TOTAL CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. CANT. COSTO S/. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 46
47 Formato IF 15 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILLA EL SALVADOR Resumen de Inversión o Gasto a Nivel de Recursos. (Cuadro Comparativo del Gasto Programado con el Gasto Real Pagado MDVES). DESCRIPCION RECURSOS PROGRAMADOS RECURSOS EJECUTADOS MDVES TOTAL MDVES TOTAL DIFERENCIA (S/.) RECURSOS HUMANOS RECURSOS MAQUINARIA Y EQUIPO RECURSOS MATERIALES SUBCONTRATOS (SERVICIOS) OTROS RECURSOS TOTAL COSTO DIRECTO 100,00% % % 5.5. Cronograma Real de Avance de Obra Valorizado (Post Construcción). Formato IF Cronograma de Ejecución de Obra.. ITEM PARTIDA UNIDAD MES SEMANA L M M J V S L 7.0 LIMITACIONES Y RESTRICCIONES. 8.0 OBSERVACIONES, CONCLUCIONES Y RECOMENDADCIONES. 9.0 FOTOGRAFIA DE EJECUCION DE OBRA PLANOS POST-CONSTRUCCION (REPLANTEO FINAL). PARTE II: 1.0. DOCUMENTACIÓN LEGAL ADMINISTRATIVA 1.1. Resolución de Aprobación del Expediente Técnico Documento de Designación del Residente de Obra Documento de Designación del Inspector/Supervisor de Obra Resolución de Aprobación de Adicionales, Deductivos y Ampliación de Plazo Acta de Entrega del Terreno Acta de Saldos de Materiales Acta de Internamiento de Maquinaria y/o Equipos Adquiridos DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE OBRA 2.1. Certificados de Pruebas de Control de Calidad Cuadernos de Obra debidamente legalizado Expediente Técnico de Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 47
48 2.4. Expediente Técnico de Adicionales de Obra Expediente Técnico de Deductivos de Obra Informes Mensuales de Obra File de Obra Copia Digital del Informe Final Pre Liquidación DOCUMENTACIÓN FINANCIERA DE OBRA 3.1. Saldo de Materiales Valorizados en Obra, en Almacén o en Transito Formato IF 17 MATERIALES UNIDAD COSTO OBSERVACIONES (Sustentados con la Nota de Entrada a Almacén Anexo 07 y/o el Actade Internamiento de Materiales Nuevos, Anexo 05) Materiales que Adeuda la Obra. Formato IF 18 MATERIALES UNIDAD P.U. CANTIDAD OBRA AQUIEN ADEUDA OBSERVACIONES (Sustentados con el Cargo de Transferencias Internas - Materiales, Herramientas y Otros, Anexo 08) Materiales Prestados a otras Obras. Formato IF19 MATERIALES UNIDAD P.U. CANTIDAD OBRA AQUIEN SE PRESTA OBSERVACIONES (Sustentados con el Cargo de Transferencias Internas - Materiales, Herramientas y Otros, Anexo 08). DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 48
49 3.4. Materiales Encontrados en Obra (buenas condiciones). Formato IF 20 MATERIALES UNIDAD CANTIDAD ESTADO DE CONSERVACION 3.5. Equipos e Implementos Adquiridos para la Obra. Formato IF 21 DEL EXPEDIENTE TECNICO PROGRAMADO DE LA ADQUISICION MDVES DESCRIPCION UND. P.U. CANT. COSTO S/. CANT. GR/PCS COSTO S/. OBSERVACIONES Indicar la relación de equipos, herramientas, que se adquirió con presupuesto de la obra que se liquida, precisando el documento con el cual fue adquirido y la ubicación actual del bien. Estas deben ser merituadas como bienes patrimoniales de la institución. Si no supera el 1/8 de la UIT. Debe incluirse como bienes auxiliares Herramientas, Maderas Usadas entregadas al Almacén Central. Formato IF 22 MATERIALES UNIDAD CANTIDAD ESTADO DE CONSERVACION (Sustentados con la Nota de Entrada a Almacén Anexo 06 y/o el Acta de Internamiento de Materiales Usados, Anexo 09) Relación de Documentos Recibidos y Remitidos (Copias Foliadas) Control de Personal (Tareo de Personal Obrero y Empleado, debidamente firmados) Relación de Comprobantes de Pago Ordenes de Compra y/o Servicios Declaración Jurada de NO Adeudamiento de Materiales Control de Almacén: Requerimientos y/o Servicios. Pecosas Valorizadas Tarjeta de Control Visible de Almacén Kardex. Anexo 10 Notas de Pedido de Almacén. Anexo 11 Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén Kardex Anexo 12 Guía de Remisión o Salida de Materiales. Guía de Internamiento de Materiales. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 49
50 Reportes Mensuales del Movimiento de Materiales/Bienes Utilizados en Obra (Análisis Anexo 10 y 11) Reportes Mensuales del Inventario Físico de Existencias del Almacén de Obra (Análisis Anexo 11 y 12) Control de Maquinaria y Equipos Control de Horas Trabajadas Maquinaria o Equipo. Anexo Control de Equipos de Almacén. Anexo Partes Diarios de Maquinaria. Anexo Reportes Mensuales de la Maquinaria y Equipo Utilizado en Obra (Análisis de los Anexos 13, 14 y 15) Ejecuciones Financieras (Registro de Contabilidad) Reportes de Gastos Mensualizados de Planillas de Personal Obrero y Empleado. Reportes de Gastos Mensualizados Por Servicios de Alquiler de Maquinaria. Reportes de Gastos Mensualizados por Materiales de Construcción y Otros. Reportes de Gastos Mensualizados Resumen de Partidas del Analítico RESUMEN DE INFORMACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERO 4.1. Planificación y Presupuesto. Anexo Ejecución Presupuestal por mes. Anexo Presupuesto Asignado vs Ejecución Financiera. Anexo Presupuesto según Resolución de Aprobación vs Ejecución Financiera. Anexo Información Financiera. Anexo OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA PRE-LIQUIDACION RECOMENDACIONES. Si la obra, no ha quedado apta para su puesta en servicio, el residente responsable deberá recomendar la continuación de la ejecución en el siguiente ejercicio, sugiriendo el monto presupuestal, la meta a programar y la modalidad de ejecución, precisando las razones justificatorias. En caso de bienes patrimoniales y auxiliares adquiridos con cargo al presupuesto de la obra deberán sugerir el destino y uso que debe darse, para tener en cuenta en la liquidación de obra. Cualquier otra recomendación que considere pertinente. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 50
51 ANEXO 04 ESQUEMA DEL INFORME MENSUAL DEL INSPECTOR O SUPERVISOR DE OBRA El Informe Mensual deberá ser elaborado por el Inspector o Supervisor de Obra, dentro de los primeros cinco (05) días hábiles, contados desde el vencimiento del periodo de la Valorización de Avance y presentados para su aprobación, en el término de la distancia a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Publica o a quien haga sus veces. El Informe Mensual será presentado en original y dos (02) copias, el que será considerado como No objetado si en el plazo de ocho (08) días hábiles de presentado no merece pronunciamiento alguno. El informe debe contener la información siguiente, sin ser limitativa: 1.0 Ficha Técnica de la Obra: Código de la obra, código del componente, denominación de la obra, ubicación geográfica. Resoluciones que aprobaron el Expediente Técnico de la obra, VR1 y VR2, fecha de los Valores Referenciales, la designación del Residente de Obra y la del Inspector o Supervisor, la designación de la Comisión de Entrega del Terreno, la fecha oficial del inicio de obra, plazo de ejecución original, fecha de terminación original, fecha de terminación vigente y otros. Variaciones del expediente original: adicionales (denominación y monto, con precios del presupuesto base o con precios nuevos), mayores gastos generales, disminuciones de obra (denominación y monto), ampliaciones de plazo (días ampliados y concepto). El IGV debe consignarse por separado. El Presupuesto Analítico Vigente, que comprenderá la sumatoria algebraica de los presupuestos analíticos: original, adicionales, disminuciones de obras u otros conceptos, debidamente reconocidos mediante Resolución de la máxima autoridad administrativa de la Entidad, 2.0 Información Técnica de la Obra: 2.01 Problemas que están dando lugar al bloqueo de la obra: a) Abastecimiento de Materiales y Equipos. b) Provisión de Bienes y Servicios. c) Pago de Planillas. d) Pagos de Aportes a Essalud. e) Pagos a AFPs. f) Pagos del IES. g) Pagos a Proveedores. h) Clima, y otros fenómenos naturales. i) Otras causales Avance Parcial y Acumulado, en monto y porcentaje a la ultima valorización de: a) El Avance de la Obra. b) El(los) Adicional(les). c) Los Mayores Gastos Generales por Ampliatoria de Plazo. d) Los Gastos Generales en lo que realmente se hubiese incurrido en caso de demora en la recepción de los trabajos por parte de la Comisión Receptora. e) Otros conceptos Variaciones y/o Modificaciones del Original del Expediente Técnico de la Obra: a) Adicionales. b) Disminuciones de Obra. c) Ampliatorias de Plazo. d) Mayores Gastos Generales. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 51
52 e) Otros. f) Demoras en la promulgación de la Resolución aprobando o denegando variaciones y/o modificaciones del Original del Expediente Técnico Valorizaciones Técnica (Teórica), parcial y acumulada a la fecha de Valorización de Avance de la Obra Movimiento de Almacenes. 3.0 Información Contable: 3.01 Verificación de la autenticidad de los documentos fuente Constatación de que los documentos fuente corresponde a los Requerimientos efectuados para la obra Registro contable de los documentos fuente. 4.0 Información Financiera: De los gastos efectuados realmente en la ejecución de la obra por Ejecución Presupuestaria Directa Efectuar el Control Presupuestario, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de la disponibilidad presupuestal aprobada para la obra Verificar y aprobar las Valorizaciones Técnico Financieras, reportando mensualmente los montos parciales y acumulados de los desembolsos efectuados para la obra, sustentado con las copias fedateadas de las facturas y/o comprobantes de pago u otros documentos proporcionados por la Oficina Administrativa, vía el Inspector o Supervisor de Obra Las Valorizaciones Financieras se verificaran con los documentos fuente disponibles a la fecha de la valorización de avance Presupuesto Analítico de los Gastos Ejecutados y Saldos, parcial y acumulado y los porcentajes correspondientes. 5.0 Evaluación de las Evaluaciones de las Valorizaciones Técnico Financieras; Con las Valorizaciones Técnica y Financiera, parcial y acumulada, al mes de la valorización, se efectuaran mensualmente las evaluaciones siguientes: 5.01 Se efectuara la comparación del monto de la Valorización Técnica Acumulada a la fecha de la Valorización de Avance, versus la Liquidación Financiera Acumulada a la misma fecha Se efectuara la comparación del monto de la Valorización Técnica mensual a la fecha de la Valorización de Avance versus la Valorización Financiera mensual a la misma fecha Evaluación de las Valorizaciones Técnica - Financiera, estableciendo conclusiones y recomendaciones, precisando si el Gasto Real es mayor o menor que el Gasto Teórico de las valorizaciones y además establecer si la obra está atrasada o adelantada y de ser el caso solicitar correctivos y la reprogramación acelerada. 6.0 Conclusiones y Recomendaciones: 6.01 El Inspector o Supervisor de la Obra, resumirá todos los temas de los títulos precitados Así entre otros, tratara sobre los progresos o atrasos de la obra (explicándola), efectuara la comparación Avance Físico versus Avance Financiero, señalara los principales obstáculos que impiden su normal progreso y efectuara las recomendaciones para superarlos. Se pronunciara entre otros sobre la autenticidad de los documentos fuente y la constatación de su contenido con el contenido de los Requerimientos solicitados por el Residente de Obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 52
53 Se pronunciara sobre la competitividad y eficiencia del Residente de Obra al amparo de la evaluación Técnica Financiera descrita en el titulo precedente Documentos anexos al informe mensual: a) Copias de los cargos de haber entregado la Valorizaciones por todo concepto aprobadas por el Inspector o supervisor de Obra. b) Copias de las páginas del Cuaderno de Obra. c) Copias de las cartas presentadas por el Residente de Obra al Inspector o Supervisor de Obra, mediante las que presenta los Expedientes Técnicos sustentando las variaciones de los Valores Referenciales (adicionales, mayores gastos generales, disminuciones, intereses por mora en el pago, etc.). d) El informe mensual será presentado con gráficos y/o fotografías que permitan apreciar los avances físicos de la obra. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 53
54 ANEXO 05 GUIA PARA El CONTROL DE FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN DE OBRA 1. El Ingeniero Residente deberá Irnplementar adecuadamente las Instalaciones del Almacén, de acuerdo al área requerida en base a la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir, según Expediente Técnico y en todo momento exigirá la seguridad y conservación de estos bienes, asimismo la seguridad física de las instalaciones (deberá dotar de extinguidores contraincendios). 2. Las funciones que deberá cumplir los almaceneros de obra son las siguientes: 3.1. Deberá registrar todos los ingresos y egresos de bienes, materiales pertenecientes a la obra, para ello empleara el formato Tarjeta de Control Visible de Almacén Bincard, Anexo 10,en donde se llevara el control diario del almacén, colocando todas las características de este formato. Para los ingresos deberá anotar la Orden de Compra y Guía de Remisión u otro Documento Análogo que le otorga el Almacén Central El Almacenero deberá entregar los materiales y/o bienes pertenecientes a la obra mediante el formato Nota de Pedido de Almacén, Anexo 11, en donde se coloque todos los materiales que se entrega en forma diaria al Maestro de Obra para el proceso constructivo, este formato deberá estar firmado por el Almacenero, Maestro de Obra y V B del Ingeniero Residente. Estos partes diarios de salida de materiales y/o bienes, servirán de información al Ingeniero Residente para realizar su correspondiente informe mensual de ejecución de obra Así mismo en estos formatos, el Almacenero deberá entregar a los Residentes de Obra los bienes adquiridos para la Ejecución de la Obra, estos son: Computadores, USB, Cámaras Digitales, etc Al término del rnes el Almacenero deberá presentar el Reporte Mensual de Movimiento de Almacén (Materiales y/o Bienes Utilizados en Obra, producto del Análisis de los Anexos 10 y 11), Codificados por Partida Específica de Gasto y Valorizado, esta información deberá llegar con copia a la Sub Gerencia de Proyectos y Obras Públicas El Almacenero, deberá presentar el Reporte Mensual del Inventario Físico de Existencias del Almacén de Obra, producto del Análisis de los Anexos 11 y 12),el mismo que debe ser Valorizado y por Especifica de Gasto, debe estar visado por el Ingeniero Residente y deberá alcanzar copia a la Gerencia de Proyectos y Obras Públicas E! Almacenero, deberá tener bastante cuidado en la conservación de los materiales, por ejemplo: el cemento deberá ser depositado sobre la base de paneles de madera y contar con plásticos para proteger del clima y/o lluvia, el acero corrugado deberá estar sobre caballetes de madera a 10cm. de la superficie, en lugares frescos se colocara los combustibles, pinturas, thiner, pegamento, etc La Tarjeta de Control Visible deberá ser colocada en cada material existente en e! almacén, teniendo seguridad de no perderse ni malograrse. 3.8 El Almacenero deberá informar al Ingeniero Residente sobre el Stock de Materiales Existentes, tratando de prevenir su total consumo cuando este se requiera en la ejecución de la obra. 3.9 Para el despacho de Combustibles, el Almacenero deberá portar los correspondientes envases que le permitan asegurar la entrega con la medida exacta y con su respectiva guía de salida. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 54
55 INVENTARIO FISICO DE ALMACEN Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad. Verificación física de bienes en uso y de almacén, comprobar que los registros del stock se mantienen al día, completos y exactos; y verificar que las Existencias Físicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de existencias y el inventario físico realizado se determinen bienes faltantes, se organizara un expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia policial correspondiente; el almacenero o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida. KARDEX Kardex se le llama a las tarjetas (a cada una o al conjunto de ellas) donde se registran todos los movimientos que tienen los artículos que forman parte del inventario. Una tarjeta por artículo, se anota todos los movimientos de entradas y salidas, y puede conocerse el saldo o existencias en inventarios. El kardex es simplemente un historial de los productos que existan en el inventario. Cada producto del inventario debe tener su kardex respectivo. El kardex es el informe que observa mayor detalle en un Inventario, puesto que describe desde el primer día que un producto generó una transacción, hasta la última transacción que ha generado hasta la fecha, de aquí resulta que es un documento en extremo valioso pero que manualmente requiere considerable esfuerzo humano cuando es manualmente administrado, de aquí resulta que la informática es de gran ayuda puesto que la computadora lo produce sin ningún esfuerzo, nomás un clic. BINCARD El bincard es una ficha de seguimiento al historial creado por el kardex, ambas van de la mano. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 55
56 OTROS ANEXOS: NOTA DE ENTRADA A ALMACEN ANEXO 06 Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén. OBRA: MUNICIPALIDAD DE VILLA EL SALVADOR NOTA DE ENTRADA DE ALMACEN ANEXO 06 SEÑOR NEA N FECHA DIRECCION UNIDAD ORGANICA FTE. DE FINANCIAMIENTO CODIGO (1) TAREA (2) DESCRIPCION DEL ARTICULO (3) PECOSA SIAF REQ CANTIDAD (4) UNIDAD M. (5) PRECIO U. (6) TOTAL (7) GLOSA DEL DOCUMENTO (8) NEA por saldo de materiales en obra Meta: TOTAL GIRADOR SUB GERENTEDE LOGISTICA RESPONSABLE DE ALMACEN Cada orden se debe facturar por separado en original y 3 copias y remitir a contabilidad La Contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sancion de quedar inhabilitado para contratar con el estado en casoi de incumplimiento. NOTA: Original y Dos Copias Esta orden se anual sin las firmas y sello del girador, sub gerente de logistica y responsable de almacen, como tambien si subre de enmendaduras, adulteraciones, borrones, etc que limite su formilacion. La institucion se reserva el derecho de devolver la mercaderia que no este de acuerdo a nuestras especificaciones tecnicas, según los terminos de referencia. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 56
57 ACTA DE INTERNAMIENTO DE MATERIALES NUEVOS. ANEXO 07 MUNICIPALIDAD DE VILLA EL SALVADOR , Distrito de Villa El Salvador - Lima - Lima. detalle: CODIGO (1) ACTA DE INTERNAMIENTO DE MATERIALES NUEVOS FECHA:..DE: DEL: Habiendo concluido los trabajos en la Obra:... con Codigo N..., se cumple con internar los saldos de materiales de Almacen Central de la MDVES siendo el siguiente DESCRIPCION (2) UNIDAD (3) CANTIDAD (4) PRECIO U (5) ANEXO 07 Nº... COSTO TOTAL (6) ALMACENERO RESIDENTE DE OBRA RESPONSABLE DE ALMACEN CENTRAL DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 57
58 CARGO DE TRANSFERENCIAS INTERNAS ANEXO 08 Cuando el material de la obra es prestado y remitido a otra obra, por disposición del Residente de Obra, el chofer que traslada el material, presentará al otro almacenero copia del formato Cargo de Transferencias Internas Materiales, Herramientas y otros. DIRECTIVA PARA LA EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA 58

References: Resolución 
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 Resolución 
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 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
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 Artículo 61
 Resolución 
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 Artículo 96
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