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Timestamp: 2019-02-16 07:35:39+00:00

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Manual de Buen Gobierno de Dyd Sport
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INSTRUMENTO QUE ESTABLECE LAS REGLAS Y NORMAS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO Y DIRECCIONAMIENTO DE LA EMPRESA,
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MANUAL DEL BUEN GOBIERNO
AREA RECURSOS HUMANOS: EDDY GIOVANNA BUITRAGO AGUIRRE YULY PAOLA DIAZ IVONN MARITZA HILARION FERNANDEZ LUZ ANDREA MALDONADO SANCHEZ
TECNICO EN RECURSOS HUMANOS BOGOTA 2012
AREA DE RECURSOS HUMANOS: EDDY GIOVANNA BUITRAGO AGUIRRE YULY PAOLA DIAZ IVONN MARITZA HILARION FERNANDEZ LUZ ANDREA MALDONADO SANCHEZ
PREÁMBULO DEFINICIONES CAPÍTULO I – Gobierno de la Compañía CAPÍTULO II – Divulgación de los mecanismos de gobierno CAPÍTULO III – Transparencia y fluidez de la información CAPÍTULO IV – Reglas de conducta de los Directivos y Empleados. MANUAL DE CONFLICTO DE INTERESES Presentación Finalidad Definiciones Deberes Prohibiciones Autorizaciones
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ARTÍCULO 1 PREÁMBULO Diseño y confección ropa sport DYD es una organización que se ha caracterizado por la calidad humana de su gente, el sentido de pertenencia y por fomentar el respeto, buen trato, equidad y transparencia en la relación con sus diferentes públicos de interés. Es por eso que con el ánimo de continuar fomentando éstos y otros valores corporativos, la Compañía ha definido un Manual de Buen Gobierno, enmarcado en las buenas prácticas reconocidas en el ámbito nacional e internacional. En él, está claramente definido el compromiso de Diseño y confección ropa sport DYD de respetar sus principios éticos frente al Estado, la comunidad y los accionistas. Con relación al Estado, su conducta es y será la de acatar, contribuir y apoyar a las instituciones y autoridades legítimamente constituidas y colaborar decididamente para con éstas en la aplicación de las normas. Frente a la comunidad, Diseño y confección ropa Sport DYD vela por guardar el equilibrio entre producción y sostenibilidad de su entorno ambiental, social, cultural y económico, velando por la calidad de vida de sus grupos de interés. En cuanto a los accionistas, busca su satisfacción en términos del incremento del valor de la Empresa y rentabilidad, propone la distribución de los beneficios de acuerdo con las condiciones de la Compañía y las disposiciones legales vigentes, se les otorga un trato equitativo, se les respetan sus derechos legítimos y se les informa de manera veraz, transparente y completa, sobre la situación de la Sociedad. Los anteriores principios constituyen criterios obligatorios para la interpretación y aplicación de este Manual acorte con la filosofía de la Organización. La Junta Directiva adopta el presente Manual de Buen Gobierno con el propósito de crear un sistema de normas y principios claros, por los cuales debe regirse la administración de la Compañía. ARTÍCULO 2 DEFINICIONES Auditoría: Proceso sistemático de obtener y analizar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos o acontecimientos económicos, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes interesadas. Compensación: Es la remuneración económica que reciben los directivos de la Compañía por la función que desempeñan. Los sistemas de compensación pueden ser fijos, variables y flexibles. Los directivos a los cuales se les aplica estos sistemas de compensación son designados por la Junta Directiva, de común acuerdo con la Gerencia General. Competencia desleal: Prácticas destinadas a obtener una participación mayor en el mercado, mediante publicidad falsa o engañosa, la adopción y empleo de la marca de
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 fábrica de una empresa rival, la fijación discriminatoria de precios, la venta por debajo del costo o dumping; la compra discriminatoria anormal y preferente de materias Primas; el establecimiento exclusivo de contratos de venta con distribuidores, la obtención de descuentos con proveedores, o la adopción de cualquier otro medio que aproveche injustamente y de mala fe la situación de una firma competidora. Conflicto de interés: Situación en la cual una persona en razón de su actividad, se enfrenta a distintas alternativas de conducta en relación con intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Información privilegiada: Información relevante que aún no ha sido publicada o informada al público. Máximo órgano social: Se entienden por máximo órgano social a la Asamblea General de Accionistas. Miembros externos: Son los directores de la Junta Directiva que no sean miembros de la familia. Direccionamiento estratégico empresarial: Hace referencia a la estrategia con la cual se soportan los objetivos de la Compañía. Tenedores de títulos: Son los titulares de instrumentos financieros como bonos, papeles comerciales, valores derivados de procesos de titularización, entre otros.
CAPÍTULO I - GOBIERNO DE LA COMPAÑÍA ARTÍCULO 3 Mecanismos de evaluación y control de los órganos de dirección 1. Evaluación y control del riesgo de la Compañía: Como parte integrante de los mecanismos de evaluación y control, la Compañía ha identificado algunos riesgos importantes a los que se ve expuesta, y de igual manera, ha establecido políticas para su control; dicho control es efectuado por cada uno de los órganos que se describen en los numerales siguientes, de acuerdo con las competencias que a cada uno corresponde y siguiendo los parámetros enunciados en el presente capítulo. Tales riesgos y las correspondientes políticas para su control son: 1.1. Riesgos de mercado: Toda vez que la Compañía está dedicada a la comercialización de los productos que manufactura y/o compra, su actividad podría afectarse por eventuales restricciones en la oferta de productos y servicios, alzas desproporcionadas en los costos de las materias primas y mercancías que comercializa, así como por la desaceleración de la demanda en los respectivos mercados, entre otros factores. Para controlar y mitigar eventuales situaciones de riesgo, es política de la Compañía mantener un amplio y variado espectro de proveedores que permitan una adecuada atención a la demanda, e igualmente propender por una diversificación en los públicos a los que se dirige la oferta de la compañía, así como las zonas geográficas que se atienden para mitigar eventuales contracciones del mercado. 1.2. Riesgos de competencia: El ingreso de nuevos competidores o el fortalecimiento de los ya existentes pueden constituir riesgos para la Compañía, por
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 tanto, es política de Diseño y confección ropa ex por DYD propender por un mejoramiento continuo de tecnología y sus procesos, así como la investigación de nuevas oportunidades de mercado y la búsqueda de recursos para la expansión, de forma tal que sea posible mantener y mejorar la oferta de todo su portafolio de productos y servicios, con el fin de mantener el liderazgo en el mercado. 1.3. Riesgos de accionistas: El eventual retiro de la inversión por parte de los accionistas, así como el litigio de éstos contra la Compañía, constituye un riesgo que Diseño y confección ropa sport DYD pretende controlar. Para tal efecto, se mantiene un estricto cumplimiento a las normas del mercado de capitales, así como un claro manejo corporativo, según los parámetros definidos en la normatividad vigente. 1.4. Riesgos jurídicos: La existencia de eventuales litigios o actuaciones por parte de las autoridades, o de terceros en contra de la sociedad, no puede preverse ni restringirse y por tanto es un riesgo que siempre estará presente. Sin embargo, es propósito de la compañía propender por el mantenimiento de dicho riesgo en los mínimos niveles posibles y para ello tiene como política, que la estructuración y desarrollo de las actividades de cada proceso se enfoque con una óptica de prevención del riesgo jurídico y para ello, involucra permanentemente el análisis de los abogados de la compañía y de asesores externos. 1.5. Riesgos financieros: Diferentes eventos tales como la situación del mercado, la capacidad de la Compañía de retener sus inversionistas, las variables de tipo cambiario y el costo de la deuda de la Compañía, podrían eventualmente afectar la solidez de la misma. Por tanto, mediante el control de los demás riesgos antes mencionados, se propende por la estabilidad financiera de la Compañía. Adicionalmente, es política de Diseño y confección ropa sport DYD evaluar permanentemente la inversión de los recursos con que cuenta, así como la búsqueda de alternativas viables de financiación y el mantenimiento de los niveles de deuda dentro de límites razonables, de forma tal que permita el cumplimiento de las obligaciones frente a terceros y la generación de retribuciones para los inversionistas. De la misma forma, a través de la estructuración de un esquema de administración de riesgos y seguros, se revisan los procesos que permitan evitar pérdidas injustificadas en los activos de la Compañía, derivadas de causas, tales como hurtos o daños a los mismos. 3.1. Concepto: El control interno es un proceso ejecutado por la Junta Directiva, la administración y en general, por todo el personal de la Sociedad, que busca proporcionar seguridad razonable en aras de conseguir los siguientes objetivos: Efectividad y eficiencia en las operaciones Confiabilidad en la información financiera Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables Es responsabilidad de la administración, el diseño, ejecución, evaluación y retroalimentación del sistema de control interno de la Compañía. 3.2. Componentes del control interno: Ambiente de control Valoración de riesgos Actividades de control
Información y comunicación Seguimiento El ambiente de control proporciona el escenario en el cual la gente cotidianamente realiza y controla sus actividades y es el fundamento de los demás componentes del control interno. Dentro de este ambiente, la administración valora los riesgos para la consecución de los objetivos específicos, y de esta manera, se implementan los controles tendientes a minimizar la probabilidad de ocurrencia de estos riesgos. Simultáneamente se produce y se comunica en toda la Compañía la información relevante, la cual a su vez, permite monitorear el proceso y modificarlo de acuerdo con las circunstancias. ARTÍCULO 4 Prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés, ética y sanciones El Manual de Conflicto de Intereses, contiene toda la regulación relativa a la prevención, manejo, divulgación, y resolución de los conflictos de intereses, así como los criterios que regulan las relaciones entre la Compañía y sus accionistas, directivos y trabajadores. Dicho manual se encuentra a disposición de los interesados, en la Gerencia General, en la Intranet y la página web de la Compañía. Las normas contenidas en el manual son obligatorias para todos los colaboradores, administradores, directivos y colaboradores de INDUSTRIAS HACEB S.A., con contrato de trabajo vigente, y tienen por finalidad, que el interés de la Compañía prevalezca sobre el interés particular de cada uno de los empleados, o de terceras personas, cuando en el desarrollo de las labores encomendadas pueda aparecer comprometida la doble calidad de empleado de la Empresa y de interesado particular. Adicionalmente, dentro del Manual se prescriben normas referentes al comportamiento que los accionistas de la Compañía deben seguir, con el fin de que el interés de la misma prevalezca. Para efectos de dar cumplimiento a la normatividad contemplada en el Manual, la Compañía cuenta con un Comité de Talento Humano que se encargará de dar cumplimiento, definir y dirimir en última instancia, todo lo relacionado con la normatividad contemplada en el Manual de Conflicto de Intereses. (Ver Manual de Conflicto de Intereses) ARTÍCULO 5 Mecanismos que permitan a los accionistas solicitar auditorías especializadas. Siempre que se trate de obtener información diferente a la que se encuentra disponible, o que se trate de información que no haya sido suministrada oportunamente por el Revisor Fiscal, los accionistas bajo los términos establecidos en el Manual de Buen Gobierno, podrán contratar la realización de auditorías especializadas, para efectos de la cual la administración de la entidad deberá brindar la colaboración que se requiera. Las auditorías especializadas deberán ser realizadas por firmas de auditoría de reconocida reputación y trayectoria. Esta auditoría se
realizará por solicitud y a costa de un grupo de accionistas representantes del quince por ciento (15%) o más de las acciones en circulación, o de tenedores de títulos representantes del quince por ciento (15%) o más de la correspondiente emisión. En el evento en que proceda la contratación de auditorías externas, tanto quien la contrata, como la firma que la desarrolle, deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad con la entidad para evitar que se divulgue información a la que tuvo acceso el auditor. ARTÍCULO 6 Mecanismos para la implementación de sistemas adecuados de control interno y para la divulgación de los mismos. Diseño y confección ropa ex por DYD el control interno es responsabilidad de todos y de cada uno de sus integrantes. En este sentido, existen muchas actividades propias de la operación que contribuyen al logro de dicho objetivo, adicionalmente, como complemento a esta estructura de control, existen varios entes internos y externos, que son por excelencia evaluadores y hacen la retroalimentación del sistema de control interno de la Compañía. 1. Órganos de control interno 1.1. Junta Directiva: Es función estatutaria de la Junta Directiva establecer las políticas y estrategias de la Compañía en los diferentes órdenes de su actividad, especialmente en materia comercial, económica, financiera y laboral; adoptar planes y presupuestos para el desarrollo de los negocios sociales, y dictar normas y reglamentos para la organización y el funcionamiento de todas las dependencias de la sociedad. Para cumplir esta función, la Junta podrá conformar comités de trabajo, cuyo objetivo será la formulación de recomendaciones en estas materias. 1.3. Comité de Talento Humano: La principal tarea del Comité de Talento Humano es revisar y formular las recomendaciones sobre las políticas laborales y de compensación. Evaluar los requerimientos de personal acorde con los objetivos organizacionales y definir los criterios para la contratación de sus principales ejecutivos. Este comité traza los lineamientos para la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés, ética y sanciones. 1.4. Comité asesor de Junta Directiva: Este Comité es el encargado de suplir todas las deficiencias o elementos que originen confusión en la correcta interpretación y aplicación del Manual de Buen Gobierno. El Comité lo conforman el socio gestor y fundador de la Compañía, el presidente de la Junta Directiva y el Gerente General. 1.5 Contraloría: En los estatutos de la Compañía se estableció que ésta, cuenta con una dirección de Contraloría, la cual estará encargada de las auditorías operativas, de gestión, financiera, así como de la auditoría de informática y tecnología. Además, esta área velará por la confiabilidad en la información financiera y por el cumplimiento de los procesos establecidos en la Empresa. Para garantizar su independencia, la Contraloría depende directamente de la Gerencia General.
Los auditores operativos, financieros, de informática y tecnología, son nombrados y removidos por el Contralor, conforme al proceso de selección establecido en la Compañía. La Contraloría tiene como misión efectuar una evaluación sistemática y permanente de la Compañía, con el fin de identificar los riesgos principales, evaluar si los controles existentes se cumplen y si son suficientes y adecuados. Además, rendirá los informes con las recomendaciones tendientes a fortalecer el sistema de control interno. Trabaja con un enfoque de procesos a través del cual se evalúan las actividades de la Compañía, de tal forma que arroje información útil para los diferentes observadores de la misma, en lo relacionado con control interno. En todos los casos su actuar está dirigido al mejoramiento y al valor agregado que se debe producir en el ejercicio de sus cargos y desarrollo de sus actividades. 1.6. Equipo de Dirección: Compuesto por el Gerente General de la Compañía, demás gerentes y directores de proceso. Este grupo define y evalúa el cumplimiento del Direccionamiento Estratégico de la Empresa; además, analiza las principales observaciones de Control Interno y Revisoría Fiscal. 2. Órganos de control externo El control externo de la actividad social es ejercido a través de los siguientes órganos y entidades: Revisoría Fiscal Superintendencia de Sociedades Superintendencia de Industria y Comercio Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ministerio de la Protección Social Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicación Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) ARTÍCULO 7 Mecanismos específicos que permitan a los accionistas e inversionistas, reclamar ante la Junta Directiva, el cumplimiento de lo previsto en el Manual de Buen Gobierno. Los accionistas de la sociedad podrán presentar solicitudes ante la Compañía, cuando crean que ha habido incumplimiento de lo previsto en el Manual de Buen Gobierno, y en estos casos, la Junta Directiva, dará respuesta clara y suficiente al solicitante con la mayor diligencia y oportunidad. Quien incurra en el incumplimiento de lo previsto en el Manual de Buen Gobierno, sea en forma activa o por omisión de sus deberes, incurrirá en violación grave de su contrato de trabajo, lo que permitirá al empleador, dar por terminado el contrato de trabajo por justa causa.
ARTÍCULO 8 De los accionistas y las acciones 1. Composición, facultades y atribuciones: La Asamblea General de Accionistas como máximo órgano social de dirección, se compone de los accionistas, personas cuando los mismos se hallaren reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos y la ley. Son facultades y atribuciones de la Asamblea General de Accionistas: 1.1. Nombramiento del Revisor Fiscal: Nombrar para períodos de un (1) año, el Revisor Fiscal de la sociedad y su suplente, fijar la remuneración del primero y removerlos o reelegirlos. 1.2. Designación Junta Directiva: Elegir para períodos de un (1) año, los tres (3) miembros principales y los tres (3) suplentes de la Junta Directiva, fijar los honorarios que correspondan a los primeros y removerlos o reelegirlos. o de Efectivo, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Cambios en la Situación Financiera, los Estados Financieros de Propósito Especial y demás estados financieros que la ley o la autoridad exijan así como las cuentas e informes de la Junta Directiva, el Gerente General y el Revisor Fiscal. En el evento de no ser aprobados los documentos e informaciones anteriores, la 1.5. Utilidades: Decretar la distribución de utilidades disponiendo lo pertinente en cuanto a reservas y dividendos. CAPÍTULO II - DIVULGACIÓN DE LOS MECANISMOS DE GOBIERNO ARTÍCULO 9 La Junta Directiva La Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la Compañía. Se compone de tres (3) miembros y en su defecto, de los suplentes de éstos, de carácter numérico, designados por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un (1) año, mediante el sistema de cociente electoral, con posibilidad de ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. El Gerente General de la Compañía, como tal, no es miembro de la Junta Directiva, pero deberá asistir a todas las reuniones de ella, con voz pero sin voto, y no recibirá retribución especial por su asistencia. Sin embargo, dicho colaborador podrá ser miembro de la Junta en virtud de elección por la Asamblea de Accionistas y, en tal caso, tendrá los derechos y prerrogativas que correspondan a los demás miembros. En todo caso, la Junta Directiva podrá reunirse, deliberar y decidir válidamente sin la Gerencia General de la compañía. 1. Atributos de un miembro de Junta Directiva: Es de gran importancia que los miembros de Junta Directiva posean conocimientos comerciales, legales, financieros y económicos, de tal manera que se reflejen en el adecuado establecimiento de las políticas y directrices de la Compañía. Las cualidades de un miembro de Junta incluyen integridad, mente inquisitiva, sentido práctico y madurez de juicio.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 Debe de disponer de suficiente tiempo e interés para dedicarse al trabajo que le es exigido. El número de otras Juntas Directivas en las cuales participe, debe ser tenido en cuenta para determinar la disponibilidad, para prestar los servicios, además, no deberán pertenecer a Juntas Directivas que pertenezcan al mismo sector que tenga el carácter de competidor. La Junta debe estar conformada por personas independientes de la administración. Los integrantes deben ser suficientes para el logro de los objetivos y funciones de la Junta, para garantizar la adecuada discusión de los temas y la toma correcta de decisiones. 2. Composición y elección: La Junta Directiva se compone de tres (3) miembros principales y tres (3) suplentes, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un (1) año de vigencia, libremente removibles o reelegibles y devengarán las asignaciones que les señale la Asamblea General de Accionistas. Los suplentes serán de número, los cuales en el orden de su designación, reemplazarán a aquellos miembros que falten absoluta, temporal o accidentalmente. El Gerente General podrá asistir a las reuniones de la Junta Directiva en las cuales actuará con voz pero sin voto. No habrá incompatibilidad para el ejercicio simultáneo del cargo de Gerente General y de miembro de la Junta Directiva. Cada uno de los directivos y administradores, debe ser escogido con el exclusivo propósito de maximizar los beneficios de la Compañía. 2.1. Asistencia especial de los suplentes: Los consejeros suplentes podrán ser llamados a las reuniones de la Junta Directiva, aún en los casos en los que no les corresponda asistir, cuando así lo exija, a juicio de los principales, la importancia del asunto que va a tratarse; en tal caso, los suplentes tendrán voz pero no voto y percibirán los mismos honorarios que devenguen los principales. 3. Reuniones: La Junta Directiva se reunirá ordinariamente por lo menos seis (6) veces durante el período para el cual fue electa y, extraordinariamente, cuando fuere convocada por el Presidente de la Junta, por el Gerente General, el Revisor Fiscal o dos de sus miembros que actúen como principales. Las reuniones tendrán lugar en el domicilio principal, en el sitio que determinen en la convocatoria o el elegido por la Junta para casos especiales. Las reuniones serán presididas por el miembro principal que ella misma elija cada año. Actuará como secretario, un secretario titular o ad hoc, elegido por la misma Junta Directiva. Para efectos de las mayorías establecidas en el artículo 435 del Manual de Comercio, la sociedad se reconoce como sociedad de familia. Cualquier acción tomada por los miembros de la Junta Directiva debe ser una decisión informada, basada en una investigación minuciosa y bien documentada de todos los hechos disponibles y de las leyes aplicables. 3.1. Calendario de sesiones: Es conveniente establecer un programa regular para las sesiones de la Junta Directiva, preferiblemente para todo el año, recordándoles a los miembros con suficiente anticipación, los detalles de lugar, fecha y hora, y convocarlos de conformidad con los estatutos y la ley. Las reuniones extraordinarias que no estén contempladas en el programa anual, deben planificarse y citarse de tal modo que sea posible la máxima asistencia.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 3.2. Asistencia de personal ajeno a la Junta: Solamente los miembros de Junta Directiva tienen derecho a asistir a las sesiones, pero los administradores y otras personas que estén involucradas en asuntos específicos que se van a debatir, o que
tengan conocimiento sobre la materia, deben asistir a las sesiones o permanecer disponibles para el momento en que se les necesite. 3.3. Duración de las sesiones: Un análisis completo con una detallada discusión, particularmente para una decisión o negociación corporativa compleja, requiere una dedicación de tiempo no sujeto a limitaciones previamente establecidas. Cada uno de los miembros de Junta Directiva debe tener plena oportunidad y libertad para cuestionar cualquier aspecto que se encuentre sometido a consideración. 3.4. Presentación de la información: La información concerniente a asuntos importantes, debe ser distribuida por escrito a los miembros de Junta con amplia anterioridad a la reunión. Si por circunstancias especiales no es posible la entrega anticipada, se dará tiempo suficiente durante la reunión para que los miembros de Junta Directiva, revisen y entiendan la información presentada. 3.5. Preparación para la reunión: Cada uno de los miembros de la Junta debe analizar críticamente toda la información disponible antes de cada reunión, para obtener el máximo aprovechamiento de tiempo que se va a emplear en discutir los diferentes temas. Deberán dedicar un tiempo razonable a la preparación previa de la sesión el cual dependerá de la complejidad de los temas a tratar y del tiempo que durará la reunión. 4. Facultades y atribuciones: De acuerdo con los estatutos, las funciones de la Junta son las siguientes: 4.1 Dirección: Propender por el desarrollo y cumplimiento del objeto social, asumiendo la dirección general de la gestión de los negocios de la sociedad, con sujeción a las normas y criterios adoptados por La Asamblea General de Accionistas. Para tal efecto, deberá determinar los lineamientos operativos y de funcionamiento necesarios para el desarrollo del objeto social. Es función prioritaria de la Junta Directiva, colaborar en la construcción de la estrategia del negocio, aprobarla, darle seguimiento y agregarle valor en forma constante. 4.2 Designación de Gerente General: Elegir al Gerente General de la sociedad y a sus suplentes primero y segundo, así como removerlos, reelegirlos y señalar su asignación. 4.3 Crear, determinar y establecer políticas generales en materia laboral: Crear los cargos administrativos y/o técnicos que juzgue necesario para el buen servicio de la empresa, con excepción de la Revisoría Fiscal y su suplencia, los cuales son de competencia de la Asamblea General de Accionistas; determinar sus funciones, atribuciones y responsabilidades, fijar categorías, asignaciones y bases laborales, acordar nombramientos, traslados y despidos; y establecer las políticas generales en materia laboral en cuanto a la selección, condiciones de ingreso, prestaciones sociales de carácter extralegal u otros beneficios a favor del personal de la sociedad. 4.4 Convocatoria: Convocar a la Asamblea General de Accionistas a sesiones extraordinarias, cuando lo exijan las necesidades urgentes o imprevistas de la
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 sociedad o cuando lo soliciten un número plural de accionistas que representen, no menos de una cuarta parte de las acciones suscritas.
4.5 Órgano consultor: Servir de órgano consultor de la Gerencia General. 4.6 Informes: Rendir cuentas comprobadas de su gestión y presentar los informes y documentos que se requieran, según forma y oportunidades señaladas por la ley y los estatutos. 4.7 Examinar: Revisar, cuando a bien lo tenga, por sí o por comisionados, los libros, comprobantes y demás documentos sociales. 4.8 Sucursales: Establecer o suprimir sucursales, agencias o centros de explotación en cualquier lugar del país. 4.9 Facultades: Fijar los límites de las facultades que se confieren a los administradores de las sucursales y/o agencias en los poderes que se les otorguen. 4.10 Bonos: Aprobar el prospecto de emisión de bonos con autorización previa de la Asamblea General de Accionistas, siempre y cuando la Ley permita que la sociedad pueda emitir obligaciones de esta naturaleza; así mismo, reglamentar su colocación sobre las bases que de acuerdo con la ley, establezca la Asamblea General de Accionistas. 4.11 Cumplimiento de los estatutos: Velar por el estricto cumplimiento de los estatutos, interpretarlos y reglamentarlos. 4.12 Reglamento: Reglamentar la suscripción de las acciones reservadas, ordinarias y de capital. 4.13 Proyecto de fusión o absorción: Iniciar las negociaciones sobre fusión o absorción a que haya lugar, y realizar el proyecto correspondiente ante la Asamblea General de Accionistas. 4.14 Políticas: Fijar las políticas de la sociedad en sus diferentes órdenes, especialmente en materia financiera, económica y comercial. 4.15 Mora accionista: Determinar el arbitrio de indemnización que deberá emplear el Gerente General, entre los varios autorizados por la ley, en el caso de la mora de algún accionista para el pago de los pendientes por concepto de acciones que hubiere suscrito. 4.16 Delegación: Delegar cuando lo considere oportuno y conveniente para casos especiales o por un tiempo previamente determinado en el Gerente General, alguna de sus funciones, siempre que por su naturaleza sean delegables y no esté prohibida la delegación. 4.17 Delegación de ciertas funciones: Aunque los miembros de Junta Directiva no pueden desentenderse de sus obligaciones, pueden confiar de buena fe en el consejo o en el aporte de los comités de la Junta, administradores, empleados o expertos externos. 4.18 Mandato amplio: En la Junta Directiva se entiende delegado el más amplio mandato para administrar la sociedad y por consiguiente, tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre, cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias, en orden a que la sociedad cumpla sus fines.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 4.19 Autorización previa: Autorizar previamente al Gerente General para que a nombre de la sociedad ejecute o celebre los siguientes actos o contratos: Por la cuantía del acto (cuantitativa): Todos los actos o contratos cuya cuantía exceda de tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Excepción a la cuantía: No se requerirá autorización de la Junta Directiva, cuando los actos o contratos tengan por objeto lo siguiente: . Adquisición de bienes o servicios utilizados en el giro ordinario de las actividades de la sociedad o como producto de su modificación o expansión. Prestación de servicios y enajenación de bienes fabricados, procesados o comercializados por la sociedad. . Obtención de créditos, otorgamiento y negociación de garantías, de cartas de crédito, de títulos valores y en general de todo tipo de documentos necesarios o convenientes, relacionados directamente con el giro ordinario de las actividades de la sociedad. . Los anteriores casos podrán llevarse a efecto por parte del Gerente General, sin necesidad de autorización previa de la Junta Directiva, cualquier sea su cuantía. Por la calidad del acto (cualitativa): Todos los actos o contratos que tengan por objeto lo siguiente, requieren autorización previa de la Junta Directiva: . Adquirir, gravar, limitar o enajenar bienes raíces, cuando el valor del acto a celebrar exceda de tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. . Enajenar acciones de la sociedad . Garantizar obligaciones de terceros 5. Quórum: La Junta Directiva sólo podrá deliberar y decidir con la presencia de dos (2) de sus miembros, por lo menos. Las decisiones requerirán el voto favorable de no menos de dos (2) consejeros, salvo cuando una ley imperativa o una estipulación estatutaria, exija la unanimidad. 6. Actas: Las deliberaciones y resoluciones de la Junta Directiva, se harán constar en actas que se insertarán por orden cronológico en un libro previamente registrado en la Cámara de Comercio. Las actas serán aprobadas en la sesión siguiente y firmadas por el Presidente de la Junta Directiva y por el Secretario. 6.1 Redacción de las actas: Debe evitarse una redacción imprecisa, frases que exalten los ánimos y lenguaje ambiguo. Cada uno de los miembros de la Junta Directiva debe revisar todas las actas para cerciorarse que ellas dan fe precisa de cada reunión, incluyendo las participaciones individuales. Si un miembro de Junta ausente estuviera en desacuerdo con las acciones tomadas en una reunión, la objeción debe dejarse por escrito y someterse a la Junta para información de los demás Directivos y que quede incluida. 7. Remuneración: La Asamblea General de Accionistas señala anualmente la remuneración correspondiente a los miembros de la Junta Directiva, para el período comprendido entre la respectiva reunión ordinaria y la siguiente, en consideración con las responsabilidades y funciones de sus miembros y los honorarios habituales del mercado para este tipo de cargos.
ARTÍCULO 10 Designación y fijación de responsabilidades de los principales directivos y ejecutivos de la sociedad y su remuneración.
A través del Comité de Talento Humano que evalúa y hace seguimiento del Manual de Buen Gobierno, se llevarán a cabo las siguientes tareas: Delinear políticas generales para la elección y la evaluación individual y colectiva de cada uno de los directores, ejecutivos y administradores, de acuerdo con los deberes y responsabilidades que les sean asignadas. Fijar los parámetros que deben seguirse para adoptar los requisitos que deben cumplir directores y ejecutivos para su remuneración y reconocimientos. La remuneración de los directivos se determinará teniendo en cuenta objetivos, experiencia y situación del mercado laboral, sin perjuicio de regímenes especiales de incentivos que señale la Compañía y serán definidos por: el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General y el (la) Director(a) de Talento Humano. Representante legal La Representación Legal de la Compañía, en juicio y fuera de juicio, y la gestión de los negocios sociales estarán a cargo de un empleado denominado Gerente General y sus suplentes de acuerdo a lo establecido en los Estatutos Sociales. Todos los empleados de la Compañía, a excepción del Revisor Fiscal estarán subordinados al Gerente General en el desempeño de sus cargos. Facultades y atribuciones El Gerente General de la Compañía es un mandatario con representación, investido de funciones ejecutivas y administrativas y como tal tiene a su cargo la representación legal de la empresa, la gestión comercial y financiera, la responsabilidad de la acción administrativa, la coordinación y la supervisión general de la Organización. Estas funciones las cumplirá con arreglo a las normas de los estatutos y a las disposiciones legales, y con sujeción a las órdenes e instrucciones de la Junta Directiva. Además de las funciones generales antes indicadas, corresponde al Gerente General: Atribuciones específicas del Gerente General Cumplir o hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva y mantener a éstos, adecuada y oportunamente informados sobre el desarrollo de las gestiones y negocios que se adelanten por cuenta de la sociedad. Cuidar la recaudación e inversión de los fondos de la sociedad. Organizar adecuadamente los sistemas de cómputo, contabilidad y pago de sueldos y prestaciones legales o extralegales. Velar por el cumplimiento correcto y oportuno de todas las obligaciones de la sociedad en materia de impuestos. Orientar y supervisar la contabilidad de la sociedad y la conservación de sus archivos, asegurándose de que los empleados subalternos designados para tal efecto, desarrollen sus labores de acuerdo con la ley y a la técnica. Velar por el desarrollo y crecimiento integral de la Compañía y de sus colaboradores en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible. Rendir las cuentas comprobadas de su gestión y presentar los informes y documentos que se requieran, según forma y oportunidades señaladas por la ley y los estatutos.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 Elaborar, de acuerdo con la Junta Directiva, los estados financieros de la sociedad cada año y la proposición sobre distribución de utilidades y apropiación de reservas. Nombrar el personal de empleados de la sociedad, con excepción del Revisor Fiscal, el suplente y sus auxiliares. Velar por que los empleados de la sociedad cumplan sus deberes a cabalidad y removerlos o darles licencia cuando lo juzgue conveniente.  Convocar a la Asamblea General de Accionistas a su reunión ordinaria anual, dentro del término establecido en los estatutos y convocar igualmente a dicho órgano a sesiones extraordinarias. Citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente. Celebrar los actos y contratos comprendidos en el objeto social y los necesarios para que la Sociedad desarrolle plenamente sus fines, pero sometiendo de manera previa a la aprobación de la Junta Directiva, los negocios sujetos a esta exigencia por norma legal o estipulación estatutaria. Constituir apoderados judiciales o extrajudiciales que, obrando a sus órdenes o bajo su responsabilidad, juzgue necesarios para representar a la sociedad y delegarle las facultades que a bien tenga, previa autorización de la Junta Directiva cuando se trate de los actos o contratos que requieran dicha autorización Cuidar la recaudación e inversión de los fondos de la sociedad. Organizar adecuadamente los sistemas de cómputo, contabilidad y pago de sueldos y prestaciones legales o extralegales. Velar por el cumplimiento correcto y oportuno de todas las obligaciones de la sociedad en materia de impuestos. Orientar y supervisar la contabilidad de la sociedad y la conservación de sus archivos, asegurándose de que los empleados subalternos designados para tal efecto, desarrollen sus labores de acuerdo con la ley y a la técnica. Velar por el desarrollo y crecimiento integral de la Compañía y de sus colaboradores en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible. Rendir las cuentas comprobadas de su gestión y presentar los informes y documentos que se requieran, según forma y oportunidades señaladas por la ley y los estatutos. Elaborar, de acuerdo con la Junta Directiva, los estados financieros de la sociedad cada año y la proposición sobre distribución de utilidades y apropiación de reservas. Nombrar el personal de empleados de la sociedad, con excepción del Revisor Fiscal, el suplente y sus auxiliares. Velar por que los empleados de la sociedad cumplan sus deberes a cabalidad y removerlos o darles licencia cuando lo juzgue conveniente.  Convocar a la Asamblea General de Accionistas a su reunión ordinaria anual, dentro del término establecido en los estatutos y convocar igualmente a dicho órgano a sesiones extraordinarias. Citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente. Celebrar los actos y contratos comprendidos en el objeto social y los necesarios para que la Sociedad desarrolle plenamente sus fines, pero sometiendo de manera
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 previa a la aprobación de la Junta Directiva, los negocios sujetos a esta exigencia por norma legal o estipulación estatutaria. Constituir apoderados judiciales o extrajudiciales que, obrando a sus órdenes o bajo su responsabilidad, juzgue necesarios para representar a la sociedad y delegarle las facultades que a bien tenga, previa autorización de la Junta Directiva cuando se trate de los actos o contratos que requieran dicha autorización Delegar en funcionarios subalternos alguna o algunas, pero no todas las atribuciones que le señalen estos estatutos. En general, ejecutar todas aquellas funciones necesarias para el cumplimiento del objeto social y el ejercicio de las que le corresponda según la ley o los estatutos. Remuneración Conforme a los Estatutos Sociales corresponde a la Junta Directiva de la Compañía señalar la remuneración del Representante Legal, los Gerentes y los Directores de la Empresa. La determinación de la remuneración para los demás empleados y directivos de la Compañía compete a la Gerencia General, correspondiendo a la Dirección de Talento Humano la administración y coordinación en la aplicación de dichas determinaciones. La Junta Directiva señala los lineamientos generales del incremento salarial aplicable a la totalidad de los empleados de la Compañía. Se tendrán como criterios de remuneración, además de los señalados por la Dirección de Talento Humano, la evaluación de su gestión, los estudios realizados, la experiencia en el ramo, las condiciones del mercado y el nivel de responsabilidad del cargo. 30 5. Obligaciones ejecutivas básicas Los directores y administradores, de conformidad con la legislación nacional, deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, y deben realizar sus actuaciones en interés de la Compañía, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. La preocupación por los accionistas siempre debe mantenerse en primera línea, privilegiando sus intereses sobre los personales o de terceros, esto no impide que las necesidades, deseos y requerimientos de los empleados, clientes, instituciones crediticias, entidades de control, grupos comunitarios y demás se tengan en cuenta. Los directores y administradores no tienen que ser infalibles en la toma de decisiones, pero deben cumplir cuatro condiciones esenciales en el desempeño de las funciones propias de su cargo; son las siguientes: Deber de diligencia: Deber de cuidado y atención; deberán actuar consistentemente de acuerdo con lo que una persona razonablemente prudente haría en una situación comparable, bajo circunstancias similares. Antes de tomar una decisión de negocios, los directores y administradores necesitan obtener y considerar toda la información Sustancial disponible a su alcance. También deben hacer un esfuerzo para monitorear permanentemente las actividades de la Compañía. Deber de lealtad: Los directores y administradores deben guardar discreción y reserva en relación con los negocios corporativos, sin comprometerse en conductas personales que pudieran dañar en cualquier grado a la Compañía o sacar provecho de la misma para sí o para terceros. No se deben realizar actos que impliquen el desconocimiento de la reserva comercial e industrial. No se debe obtener provecho secreto o una ganancia injustificada por
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 medio de transacciones personales con la Compañía. No se debe competir contra la compañía en su detrimento o usurpar una oportunidad de ésta. No se debe aprovechar de información privilegiada que no ha sido publicada. Deber de buena fe: Es la intención de actuar dentro del marco de la ley y de los estatutos de la Compañía; obrar con rectitud, con total convicción de proceder correctamente sin intención de ocasionar perjuicios a la Empresa, a los socios o a terceros, ni de engañar. Deber de obediencia: Los directores y administradores deben adecuar su conducta individual y las actividades de la Compañía, a las normas aplicables y a los estatutos de ésta; en caso contrario, serán responsables de sus actuaciones. Todo proceso de selección de personal en la organización, se rige por las siguientes reglas: 1. Los procesos de selección se llevan a cabo sin consideración a la raza, sexo, religión, orientación política o estrato socioeconómico de los aspirantes, sin perjuicio de lo cual, éstos deberán cumplir con los requisitos básicos que establece la Compañía para el respectivo cargo.
2. El personal interno se constituye en la primera opción para el cubrimiento de vacantes, siempre y cuando cumpla con el perfil definido, a criterio de la Dirección de Talento Humano. En caso contrario se acudirá a candidatos externos. 3. La Compañía permite la vinculación laboral de empleados unidos por vínculos familiares. No obstante lo anterior, la Gerencia General se reserva la facultad de determinar en cada caso concreto, la pertinencia o no de la vinculación de familiares en la Compañía, para trabajar en una misma sede o con relación de subordinación. En caso de la relación de subordinación se requiere el visto bueno de la Junta Directiva. 4. Toda persona que desee trabajar para la empresa deberá pasar por el proceso de selección definido por ella. Este proceso se dará a conocer a los interesados que cumplan con los requisitos objetivos mínimos para el respectivo cargo. 5. La función del subproceso de Desarrollo Humano, es asesorar con elementos técnicos la toma de una decisión por parte de los jefes del cargo vacante. En los procesos de selección de cuadros directivos, la responsabilidad de asesorar el proceso es del Director(a) de Talento Humano. 6. Los procesos de selección serán realizados por personal idóneo del área. En caso de utilizarse proveedores externos para la realización de dichos procesos, se llevarán a cabo controles por parte del área responsable (calidad del proceso y tiempo de cubrimiento de la vacante). 7. El reingreso de un empleado debe ser con previa autorización de la Gerencia General de la Compañía y a nivel directivo de la Junta Directiva. 8. Operará un proceso de selección unificado en todas las regionales donde tenga presencia la Compañía, en lo concerniente a políticas, procedimientos, e indicadores de selección. Será responsabilidad del Director de Talento Humano velar por el cumplimiento de esta política.
9. La Compañía no se verá obligada a dar explicaciones de los motivos de retiro de los aspirantes al proceso, aún cuando ellos sean recomendados por empleados. Esta información hace parte de la reserva del área de Selección. En caso de convocatoria interna a nivel administrativo, se dará retroalimentación del respectivo proceso. 10. Cualquier empresa o persona natural podrá proveer servicios de selección a la Compañía, siempre y cuando no posea ningún vínculo familiar o personal con los integrantes del área de Desarrollo Humano y cumpla con los requisitos, tal y como lo establece el Manual de Conflicto de Intereses de la Compañía. Será responsabilidad del Director(a) de Talento Humano velar por el cumplimiento y efectividad de los procesos realizados por terceros. En caso de presentarse conflicto de interés sobre la contratación de servicios de selección y vinculación de personal, este será analizado, autorizado o negado por la Junta Directiva. ARTÍCULO 11 Identificación de los principales beneficiarios reales de las acciones que conforman el control de la sociedad. La identificación de los principales beneficiarios reales de las acciones que conforman el control de la Sociedades que conforman a Diseño y confección ropa sport DYD se hará conforme a las políticas de divulgación señaladas en la ley y el respeto a la garantía de privacidad de todos los inversionistas. ARTÍCULO 12 Relaciones comerciales entre la Compañía y sus accionistas y entre la Compañía y sus directivos o sus parientes o asociados. Los criterios aplicables a las relaciones económicas entre los empleados, directivos y accionistas de la Compañía, se encuentran específicamente establecidos en varios de los capítulos del presente Manual, así como en el Manual de Conflicto de Intereses y en los estatutos sociales de la Compañía, donde se encuentran también los mecanismos y garantías para su cumplimiento. En sentido genérico, las relaciones económicas anteriormente señaladas, se regirán por criterios de legalidad, transparencia, justicia, igualdad y respeto absoluto por los derechos de los accionistas e inversionistas, sin importar su clase. Conforme a los estatutos sociales y lo dispuesto en el presente Manual, corresponde a los directivos de la Compañía, su Representante Legal y la Junta Directiva de la misma, garantizar el cumplimiento de dichos criterios, en las formas y procedimientos aquí descritos. Información que suministra la Compañía a sus accionistas, a otros inversionistas, al mercado y al público en general. La información que suministre la Compañía a sus accionistas, a otros inversionistas, al mercado y al público en general, deberá ser cierta y verificable de conformidad con la contabilidad de la Organización, en cuanto se refiera a operaciones que por su naturaleza deban reflejarse en los estados financieros de la sociedad, o de acuerdo con las expectativas, proyecciones, flujos de caja o presupuestos de la sociedad, si se
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 trata de iniciativas y proyectos de negocios, todo dentro de las restricciones que en virtud de la ley o de contratos y acuerdos de confidencialidad, se impongan respecto de la divulgación de esta clase de operaciones.
ARTÍCULO 16 Conflictos que se presenten entre la sociedad y sus trabajadores y los que se presenten entre éstos. El Manual de Conflicto de Intereses de la Compañía, contiene toda la regulación relativa a la prevención, manejo, divulgación, y resolución de los conflictos de intereses, así como los criterios que regulan las relaciones entre la Compañía y sus accionistas, funcionarios y directivos. Dicho manual se encuentra a disposición de los interesados en la oficina de la Gerencia General. Para efectos de dar cumplimiento a la normatividad contemplada en el manual, la Compañía cuenta con un Comité de Talento Humano que se encargará de dar cumplimiento, definir y dirimir en última instancia todo lo relacionado con la normatividad contemplada en el Manual de Conflicto de Intereses. ARTÍCULO 17 Información de los derechos y obligaciones de los accionistas y demás inversionistas. La Asamblea General de Accionistas como máximo órgano social de dirección, se compone de los accionistas, personas naturales o jurídicas que se encuentran inscritas en el libro de registro de accionistas, cuando los mismos se hallaren reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos y la ley. Las facultades y atribuciones de la Asamblea General de Accionistas están descritas en el Artículo 3. (Mecanismos de evaluación y control de los órganos de dirección). CAPÍTULO III – TRANSPARENCIA Y FLUIDEZ DE LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 18 Divulgación al mercado de la información sobre los aspectos esenciales de la Compañía. En el evento que las Compañía cotice sus acciones en la Bolsa de Valores, en las oportunidades y con las condiciones de forma que señale la ley, deberán divulgar al mercado la información completa y exacta sobre sus aspectos esenciales pertinentes, incluyendo cuando proceda, sus Estados Financieros, las operaciones sobre acciones y otros valores propios, las oportunidades y los problemas que corresponden a la evolución de su actividad, lo relacionado con su organización, el desarrollo de la misma y sus proyectos empresariales. ARTÍCULO 19 Divulgación al mercado de la información sobre las condiciones personales y profesionales de los miembros de la Junta Directiva, de la Revisoría Fiscal y demás Directivos.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 Diseño y confección ropa sport DYD en las oportunidades y con las condiciones de forma que señale la ley, deberá divulgar al mercado, la información pertinente sobre las condiciones personales y profesionales de los miembros de la Junta Directiva, de la Revisoría Fiscal y demás directivos, de tal manera que permita conocer su calificación y experiencia con relación a la capacidad de gestión de los asuntos que les corresponde atender, dejando siempre a salvo la garantía de privacidad de su vida personal y familiar. ARTÍCULO 20
Divulgación al mercado de los mecanismos de recolección y suministro de la información de la Compañía y de los procedimientos de control interno. La Compañía deberá divulgar al mercado la información sobre la estructura, el funcionamiento y los mecanismos de recolección y suministro de su información, además de los procedimientos empleados por los órganos que ejercen el control interno. ARTÍCULO 21 Información al mercado sobre las auditorías externas que se le practiquen. La Compañía deberá informar al mercado sobre la clase de auditorías externas que se le practiquen, así como, la frecuencia con que éstas se realizan y la metodología utilizada, junto con sus resultados. CAPÍTULO IV REGLAS DE CONDUCTA DE LOS DIRECTIVOS Y EMPLEADOS ARTÍCULO 22 Ámbito de aplicación y finalidad Todos los directivos y empleados están obligados a cumplir las leyes, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades, al igual que las políticas fijadas por la Dirección de la Compañía. ARTÍCULO 23 Lealtad Los administradores y empleados de la Sociedad desempeñarán sus funciones de buena fe y con transparencia, velando por los intereses y objetivos de la Sociedad y teniendo en cuenta los intereses de sus accionistas, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad aplicable. ARTÍCULO 26 Utilización de bienes de la Compañía Los activos, servicios, recursos humanos y materiales de Diseño y confección ropa sport DYD deberán destinarse por sus empleados exclusivamente para las actividades de la respectiva Compañía, lo que obliga a evitar cualquier uso inadecuado en provecho personal, familiar o de terceros. ARTÍCULO 27 Negocios con parientes Ningún empleado o administrador de la organización, ni sus allegados, podrán celebrar negocios con la organización que sean de interés para dichas personas, salvo con
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 autorización escrita, según la reglamentación que para tal efecto se incluye en el presente Manual. ARTÍCULO 28
Negocios con ex-servidores No podrá celebrarse ni ejecutarse ningún contrato, negocio u operación con exservidores de Diseño y confección ropa sport DYD cuyo retiro haya tenido como origen actuaciones anómalas o comportamientos desleales con la Compañía o en contra de sus políticas o intereses, o que luego de su retiro muestre animadversión o resentimiento para con ella. Cualquier salvedad o autorización contrario a lo antes estipulado, deberá ser aprobada por la Junta Directiva. ARTÍCULO 29 Negocios con otros terceros Todo trabajador que tenga o pretenda adquirir participación económica, directiva o administrativa en sociedades distintas a las anónimas abiertas, que distribuyan productos con los cuales comercia Diseño y confección ropa sport DYD., deberá poner dicha situación en conocimiento de su jefe inmediato, con el fin de que éste obtenga un pronunciamiento escrito para la solución de conflictos de intereses. El mismo procedimiento aplica cuando el empleado trate de celebrar negocios con sociedades en donde su cónyuge, compañero o compañera permanente o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil tengan participación económica, directiva o administrativa y, cuando pretenda prestar cualquier clase de asesoría a persona distinta de su empleadora. ARTÍCULO 30 Aceptación de atenciones Es contrario a los intereses Diseño y confección ropa sport DYD que sus colaboradores acepten atenciones, en efectivo o en especie, tales como regalos, invitaciones, comisiones, préstamos, viajes, participación en negocios y cualquier otro ofrecimiento que implique un halago que pueda comprometer o inclinar la conducta en favor de quienes las hacen. Dentro de este aspecto, sólo podrán aceptarse las atenciones de común usanza dentro de las prácticas comerciales pero, de éstas deberá tener conocimiento el superior respectivo. ARTÍCULO 31 Aceptación de cargos Todo colaborador de Diseño y confección ropa sport DYD deberá obtener por directriz del Gerente General, el visto bueno para poder aceptar cargos como miembro de Junta Directiva de organizaciones comerciales, sociales, industriales, financieras o de servicios, por cuanto que la dedicación del funcionario de Diseño y confección ropa Sport DYD tendrá que ser exclusiva a las actividades para las que sea contratado. ARTÍCULO 32
Deber de consultar Cualquier colaborador de Diseño y confección ropa sport DYD tendrá la obligación de informar toda situación que pueda constituir un conflicto de interés y deberán someterla a la consideración del Comité de Talento Humano para su aprobación. De la misma forma, deberá consultar con la dirección respectiva y con anterioridad al hecho, toda duda en cuanto a la aplicación de cualquier norma frente a una situación específica o en cuanto a los principios que inspiran este Manual. Frente a una situación específica o en cuanto a los principios que inspiran este Manual.
MANUAL DE CONFLICTO DE INTERESES
PRESENTACIÓN El Manual de Conflicto de Intereses, contiene los lineamientos básicos de transparencia en nuestras acciones como colaboradores de diseño y confecciones de ropa sport DYD. Su objetivo es orientar al personal para que pueda conocer, informar, sortear, o evitar los casos susceptibles de constituir conflicto. El Manual de Conflicto de Intereses es un complemento a los valores de diseño y confecciones de ropa sport DYD., y busca proteger a las personas que actúan de buena fe, pues la provee de información suficiente para que, por desconocimiento, no caigan en situaciones que comprometan su integridad, su imagen y su carrera en la Compañía. En este Manual las personas encontrarán pautas de comportamiento para que juntos sigamos haciendo de nuestra Empresa un excelente lugar para trabajar. FINALIDAD ARTÍCULO 1: Las normas contenidas en el presente manual son deber de todos los empleados y administradores de diseño y confecciones de ropa sport DYD., y tiene por finalidad que el interés de la Empresa prevalezca sobre el interés particular de cada uno de los empleados o de terceras personas, cuando en desarrollo de las labores encomendadas, pueda aparecer comprometida la doble calidad de empleado de la Compañía y de interesado particular. DEFINICIONES ARTÍCULO 2 – Conflicto de Interés: Aquella situación en la cual los empleados o administradores de la Organización realicen actividades que puedan perjudicar los intereses de la Compañía y de sus públicos objetivos en beneficio personal o de un tercero. ARTÍCULO 3 – Información privilegiada: Aquella información que no ha sido dada a conocer al público, que es reservada y que de ser publicada, podría afectar negativamente a la Compañía.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 ARTÍCULO 4 - Administradores: Son los representantes legales de la organización, miembros de Junta Directiva, miembros del Equipo de Gerencia y quienes de acuerdo con el perfil de su cargo, ejerzan esta función.
ARTÍCULO 5 - Relacionados: Se trata del parentesco que pueda tener el colaborador, el cual puede darse de tres maneras: Consanguinidad: Es el que surge entre personas que tienen vínculo de sangre. Se considera que existe conflicto de interés hasta el tercer grado de consanguinidad, el cual abarca los siguientes vínculos: bisabuelos, abuelos, padres, tíos, hermanos, sobrinos, hijos, nietos y bisnietos. También se considera que existe conflicto de interés hasta el cuarto (4to) grado de consanguinidad, que representa la relación con primos hermanos. Afinidad: Es el que surge entre una persona y los consanguíneos de su cónyuge o compañero(a) permanente. Se considera que existe conflicto de interés hasta el segundo (2do) grado de afinidad, el cual abarca los siguientes vínculos: suegros, padres de mis suegros, cuñados, hijos y nietos de mi cónyuge o compañero permanente. Civil: Es el que surge entre padres adoptantes y los hijos adoptivos. Se considera que existe conflicto de interés hasta el segundo grado y abarca a los padres adoptantes, hijos adoptivos, nietos y cónyuge de los hijos adoptivos. Otras personas: También se hace referencia a otras personas que no son parientes, pero con las cuales hay vínculos, tales como: Personas jurídicas en las cuales el empleado tenga una participación. Los administradores o empleados de los proveedores, cuando estén dentro de las relaciones de consanguinidad, afinidad, civil y otras aquí mencionadas con empleados de la organización y con los cuales, directa o indirectamente, el trabajador maneje operaciones comerciales de dicho proveedor con diseño y confecciones de ropa sport DYD. ARTÍCULO 6 - Comité de Talento Humano: Está conformado por el Gerente General, Gerente Industrial y Director(a) de Talento Humano o sus respectivos representantes. Este Comité será el encargado de tomar las decisiones correspondientes a los conflictos de interés que se presenten en la organización. DEBERES ARTÍCULO 7: Los trabajadores de Industrias confecciones, deberán siempre obrar de buena fe, con lealtad y transparencia frente a la organización. ARTÍCULO 8: Todo empleado de la organización deberá cumplir con lo siguiente, adicional a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y la ley: Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal, a la Contraloría, y demás áreas de la organización. Guardar y proteger la reserva industrial, comercial, financiera y tecnológica de la Compañía.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 Abstenerse de participar en actividades que impliquen competencia con la organización o en actuaciones que generen conflicto de interés. Abstenerse de realizar otras actividades que vayan en detrimento de la de sus obligaciones con la organización. En general, contribuir a que se les dé a todos los accionistas un trato equitativo y que se les garanticen sus derechos.
ARTÍCULO 9: Todo empleado deberá dar a conocer a la Organización por escrito, sus conflictos de interés o situaciones con la competencia en las que puedan estar relacionados directamente, o a través de sus allegados, o cualquier situación que por sus características pueda ir en contra de los intereses de la organización; para tal efecto, se debe seguir el procedimiento que se señala en el Artículo 20 del presente manual. PROHIBICIONES ARTÍCULO 10: Está prohibido a todos los empleados y administradores de la organización gestionar, directa o indirectamente, negocios que le originen ventajas que conforme a la ley, los estatutos y las buenas prácticas, puedan catalogarse como contrarias a los intereses de la Compañía. ARTÍCULO 11: Ningún empleado o administrador podrá utilizar su posición en la organización o el nombre de ésta para obtener para sí, o para un tercero, tratamientos especiales en negocios particulares del empleado con otras personas naturales o jurídicas que sean proveedoras, o que de alguna manera tengan relación con la Compañía. Por el contrario, en el ejercicio del cargo los empleados y administradores de la organización deben dar a los terceros un trato justo, leal y en igualdad de condiciones, con el fin de que las relaciones de éstos con la Compañía, no originen un trato especial ni ventajoso para unos u otros, o que induzcan al tercero a sentirse obligado a tener consideraciones especiales con el empleado. ARTÍCULO 12: Los activos, servicios, y en general los recursos de la organización, deben destinarse por parte de sus empleados y administradores de manera exclusiva para actividades de la Compañía, lo que obliga a no utilizarlos en provecho personal o de terceros. ARTÍCULO 13: Ningún empleado o administrador de la organización, ni sus allegados, podrán celebrar negocios con la organización que sean de interés para dichas personas, salvo con autorización escrita, según la reglamentación que para tal efecto se hace en el presente manual. ARTÍCULO 14: Todo empleado o administrador de la organización que pretenda adquirir participación económica de una persona jurídica, distinta de las sociedades anónimas abiertas, que fabrique o distribuya artículos con los cuales comercia la organización dentro del giro ordinario de sus negocios, o le preste servicios a ella, o bien haya de aceptar un cargo directivo o administrativo en dicha entidad, deberá solicitar la autorización escrita de la que da cuenta en el presente manual.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 ARTÍCULO 15: Ningún empleado o administrador de la organización podrá aceptar para sí o para sus relacionados, atenciones en dinero o en especie (aguinaldos, regalos, viajes, muestras, entre otras), de parte de clientes o proveedores de la organización, o de personas o entidades con las cuales se sostengan relaciones Comerciales o de servicios, que puedan implicar un halago significativo que comprometa o incline su conducta para favorecer a quienes hagan tales atenciones. Dentro de este criterio, sólo le es permitido a los empleados o administradores aceptar las atenciones normales y dentro de las prácticas comerciales, por ejemplo: agendas, lapiceros, vasos, calendarios y similares. La entrega de aguinaldos, muestras y regalos deberá hacerse en las oficinas. ARTÍCULO 16: Ningún empleado o administrador de la organización podrá disponer de muestras de las mercancías, las cuales serán devueltas a su propietario o proveedor respectivo.
ARTÍCULO 17: Ningún empleado o administrador de la organización podrá suministrar información a terceros de datos o Información privilegiada, según la definición que de ella se hace en la presente normatividad, salvo autorización de la Gerencia General, permiso que se otorgará únicamente en aquellos casos que a su juicio lo ameriten. Tampoco podrá utilizar dicha información en beneficio propio o de terceros. ARTÍCULO 18: Los empleados y administradores de la organización mientras estén en ejercicio de sus cargos, no podrán recibir poderes para representar acciones. Deben sustituir los poderes a ellos conferidos, con excepción de las acciones que representen en ejercicio de la representación legal. ARTÍCULO 19: Los concursos promovidos por la organización y sus proveedores, tendrán reglamentos que aseguren su transparencia ante el cliente, los cuales serán obligatorios para todos los empleados de la organización. AUTORIZACIONES ARTÍCULO 20: En caso de que algún empleado o administrador de la organización se encuentre o haya de encontrarse en uno de los supuestos contemplados en los Artículos 13 ó 14 del presente manual, aplicarán las siguientes reglas: Deberá informar por escrito de tal situación al director del área respectiva, con copia al Contralor, quien realizará la evaluación de la situación presentada por el empleado. El Comité de Talento Humano, será quien tome las decisiones sustentado en el análisis entregado por el Contralor. Si se tratare de un miembro del Comité de Talento Humano, deberá comunicar su situación a los demás miembros del comité, quienes deliberarán sin presencia del miembro involucrado y tomarán la decisión de acuerdo con lo establecido en el presente manual. El Comité de Talento Humano se reunirá ordinariamente cada 3 meses y extraordinariamente cuando fuere convocada por ella misma, por el Gerente General o el Revisor Fiscal.
CALLE 51 SUR 1B 37 ESTE – Tel: 7145689 NIT: 80495963-2 DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 21: Todos los empleados o administradores de la organización, deberán consultar con Contraloría, todos los eventos que puedan ofrecer dudas con el alcance de la presente norma y la filosofía que las inspira. ARTÍCULO 22: El presente manual se entiende incorporado al contrato de trabajo de los empleados de diseño y confecciones de ropa sport DYD., sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda derivarse del incumplimiento de sus normas.
ARTÍCULO 23: Los eventos consagrados en este manual son meramente enunciativos, por lo que todos aquellos eventos no consagrados en él, que configuren o puedan configurar un conflicto de interés, una situación de competencia o un uso indebido de la información privilegiada, están terminantemente prohibidos.
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