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Timestamp: 2019-06-25 12:33:15+00:00

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Diplomatique des documents administratifs allemands - Guide des archives sur l&#039;histoire coloniale allemande
Diplomatique des documents administratifs allemands
Comment les documents administratifs ont-ils été créés et comment peuvent-ils être utilisés comme sources historiques ?
par Wolfgang Hans Stein, Coblence
Autorités administratives de l'État
Églises, sociétés et ordres missionnaires
Genèse des documents administratifs
Règlements de bureau
Instruction des affaires et formation des dossiers
Le cours des affaires (Geschäftsgang) et la registrature (bureau d'ordre / greffe)
Classement des dossiers terminés
Correspondance du Provincial de la Province Pallottine d'Allemagne avec le Ministère des Colonies (Reichskolonialamt) concernant les rapports des missionnaires pallottins au Cameroun sur la guerre et leur emprisonnement, 1916
Extrait du journal d'affaires du Ministère des colonies (Reichskolonialamt) de 1885
Extrait du journal d'affaires de l'aumônier catholique de l’armée coloniale (forces de protection impériales allemandes / Schutz­truppen) Dr. Vollmar, 1911
1. Les provenances
Le portail d'archives donne accès à des sources provenant de diverses sources, y compris des administrations publiques, des entreprises commerciales, des églises et des missions ainsi que des particuliers. La plus formalisée est la gestion des dossiers de l'administration publique. Leurs principes de base sont également appliqués sous une forme simplifiée par d'autres producteurs d'archives.
(1.1) Les autorités de l'administration publique de la période coloniale allemande suivent la tradition de l'administration prussienne dans leur technique administrative. Elle n'était pas seulement appliquée par les autorités allemandes en métropole, mais aussi dans les colonies jusqu'aux plus petits bureaux administratifs.
Cette technique de gestion administrative se reflète dans divers éléments qu'il faut connaître pour savoir interpréter correctement les dossiers. Le travail des administrations est déterminé par des règlements de bureau (Geschäfts­ordnungen)↓, qui régissent le cours des affaires (Geschäftsgang)↓. L'application de la procédure administrative conduit au fait que les dossiers relèvent de la procédure. Un dossier séparé est créé pour chaque affaire, qui, lui, contient tous les documents relatifs à l'affaire en question et détermine plus tard la formations des archives courantes (Aktenbildung)↓. Les règles du cours des affaires (Geschäftsgang)↓ prescrivent également la manière dont les processus administratifs doivent être documentés (Aktenführung)↓, et ils déterminent le rôle de la registrature pour diriger et surveiller le cours des affaires. Enfin, il en résulte également la forme du classement des archives courantes (Aktenablage)↓ auquel le chercheur est ensuite confronté dans son travail aux archives historiques.
C'est surtout la diplomatique allemande (Aktenkunde) qui s'occupe de ces questions. Outre la création de dossiers (d. génétique), il examine également la forme des documents (d. analytique) et leurs genres présents dans les dossiers (d. systématique).
Berwinkel, Holger / Kretzschmar, Robert / Uhde, Karsten (Hg.): Moderne Aktenkunde (Diplomatique moderne), Marburg, 2016. DNB
Schmid, Gerhard : Akten (Dossiers administratifs), dans: Beck, Friedrich / Henning, Eckart : Die archivalischen Quellen (Les sources d'archives), Cologne 5e édition 2012, pp. 89-124, esp. pp. 105 ss DNB
Hochedlinger, Michael: Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit (Diplomatique des documents et dossiers des administrations de l'époque moderne), Vienne 2009 DNB
Stein, Wolfgang Hans: Une diplomatique allemande des documents administratifs français du XIXe siècle, dans: Bibliothèque de l'École des Chartes, 161, 2003, pp. 501-535.PERSÉE
Menne-Haritz, Angelika: Geschäftsprozesse der öffent­lichen Verwaltung (Processus administratifs de l'administration publique), Heidelberg 1999, S. 89-132. DNB
Enders, Gerhart : Archivverwaltungslehre (Administration et gestion des archives), Berlin 3e édition 1968, ND Leipzig 2004, pp. 32-40. DNB
(1.2) Les entreprises commerciales tiennent principalement des dossiers de correspondance. Dans le même temps, les lettres d'affaires initialement encore plus personnelles sont devenues de plus en plus des lettres d'affaires formalisées. En outre, il existe des types particuliers de documents commerciaux tels que les contrats commerciaux et des livres différenciés pour le commerce et les transactions financières, ainsi que pour la tenue de livres et de bilans.
Schmid: Akten, 2012, p. 122 ss ;
Neuss, Erich: Aktenkunde der Wirtschaft (Diplomatiques des entreprises), vol. 1-2, Berlin 1954-1956, DNB
(1.3) Les Églises et les sociétés et les ordres missionnaires suivent en grande partie dans leur tenue des documents administratifs les formes qui s'appliquent aussi à l'administration publique, même sous une forme adaptée au degré d'organisation respectif. En outre, il y a les registre de l'église, entre autres les registres paroissiaux. Une particularité sont les chroniques, qui sont tenues par presque tous les autorités ecclésiastiques. Dans les postes de mission, des cahiers de papier autocopiant sont souvent utilisés pour la correspondance sortante, tandis que des dossiers séparés sont créé pour les entrées.
(1.4) Les particuliers sont bien entendu totalement libres d'organiser le dépôt de leurs documents privés. Néanmoins, une classification assez uniforme selon les domaines d'activité des particuliers respectifs a prévalu dans le classement des archives privées.
Schreyer, Hermann: Die Gliederung von Nachlässen (Le classement des archives privées), dans : Archivmitteilungen 12, 1962, pp. 14-20. ZDB
2. Genèse des documents administratifs
(2.1) Règlements de bureau
Les règlements de bureau sont des instructions internes pour le fonctionnement de l'autorité, c'est-à-dire la gestion du travail administratif. Elles réglementent le traitement interne des affaires administratives, tant dans le cas du traitement des requêtes externes que dans celui de l'élaboration des règlements initiées par les autorités elles-même (ex officio). Ils sont étroitement liés au plan de répartition des affaires (Geschäftsverteilungsplan), qui détermine l'attribution des affaires aux fonctionnaires compétents de l'autorité.
Pour une recherche plus poussée dans le fonds d'une autorité, il est donc toujours utile de vérifier d'abord s'il existe un règlements de bureau (Geschäftsordnung) et un plan de répartition des affaires (Geschäftsverteilungs­plan) de l'autorité concernée.
(2.2) Instruction des affaires et formation des dossiers
Dans les administrations allemandes chaque affaire donne lieu à la création d'un dossier particulier. Tous les documents utilisés pour une décision administrative sont regroupés dans un seul dossier. Le dossier commence donc par une requête ou une instruction, et contient tous les documents y relatifs et précédents à respecter, ainsi que les commentaires des autres autorités impliquées dans l'affaire. Elle prend fin avec la décision administrative ainsi prise et sa notification au requérant ou à la personne concernée.
Dans le cas d'affaires de moindre envergure, les cas du même type sont habituellement fusionnées pour former un dossier d'ensemble concernant plusieurs cas (Betreffakte), tandis que les affaires qui ont pris une certaine ampleur forment chacune un dossier séparé (Sachakte). Ainsi, les dossiers sur les affaires foncières nécessaires à la construction d'un chemin de fer colonial peuvent être combinés en un dossier thématique (Betreffsakte) sur les acquisitions foncières pour tout le chemin de fer XYZ, mais le dossier sur une affaire particulièrement longue peut constituer un dossier d'affaire (Sachakte) sur l'acquisition de terrains pour la seule zone ABC du chemin de fer XYZ. Cependant, l'affaire individuelle est toujours la plus petite unité de structuration des dossiers, de sorte que souvent aussi les dossiers d'ensemble (Betreffakten) et les dossiers d'affaire (Sachakten) sont tous les deux appelés des "Sachakten" au sens plus général, donc aussi dans la base de données des Archives fédérales allemandes.
Un autre type de dossier est représenté par les dossiers en série (Serienakten) dans lesquels les documents d'un certain type, tels que la correspondance quotidienne sortante d'un bureau administratif, sont fusionnés sans lien avec une affaire. Un autre type de dossier est formé par le dépôt de documents pur et simple par sujet sans lien avec la procédure administrative. Cette formation de dossiers est cependant rare dans les administrations allemandes.
(2.3) Le cours des affaires (Geschäftsgang) et la registrature (bureau d'ordre / greffe)
L'instrument central pour le contrôle et la surveillance des processus administratifs dans les administrations allemandes de la période coloniale est la registrature, une fonction d'autorité propre aux administrations allemandes qui ressemble en France un peu aux bureaux d'ordres de l'administration ou la greffe de la justice. Rien n'entre dans les affaires d'une autorité qui n'est pas passé par la registrature. Il en va de même pour la communication administrative interne de l'autorité à l'époque qui nous intéresse. Une nouvelle entrée dans une autorité reçoit d'abord un cachet d'entrée avec le nom de l'autorité et la date du jour. En règle générale, une instruction interne est déjà datée par le responsable de l'instruction, mais elle peut également recevoir un cachet supplémentaire.
Les deux types de documents seront ensuite d'abord soumis au chef de l'autorité ou à un organe désigné par lui pour ce faire, qui déterminera l'organisme chargé d'effectuer le traitement conformément au plan de répartition des affaires (Geschäftsverteilungsplan). Ensuite, l'entrée ou l'instruction est soumise à nouveau à la registrature, qui inscrit les pièces dans le registre d'entrée de l'autorité, nommé en France souvent "Indicateur général" (cf. Enders : Archivverwaltungslehre, après p. 40).
La registrature utilise les informations visibles de la pièce pour l'enregistrement et saisit les pièces avec l'expéditeur, la date d'expédition, la date d'entrée, puis avec l'objet (l'énoncé de la pièce) et l'affectation de traitement. En outre, un numéro d'ordre est attribué à la pièce ou celle-ci reçoit un numéro d'affaire, qui est généralement dérivé du numéro d'ordre du registre d'entrée. Ceci est également indiqué sur le document lui-même dans le cachet d'entrée. Dans tous les cas, l'inscription au registre garantit que toutes les informations d'inscription pertinentes sont disponibles à la fois sur le document lui-même et dans le journal d'entrée. Ce n'est que lorsque cela a été fait que le document ainsi traité est transmis aux agents responsables pour traitement ultérieur de l'affaire.
Dans les grandes autorités, le traitement a été effectué selon une procédure hiérarchique dans laquelle une distinction a été faite entre le niveau décisionnel par un chef de bureau et le niveau exécutif par un rédacteur. Le chef de bureau a déterminé ce qu'il fallait faire dans l'affaire et l'a noté dans une mention "hors teneur" sur la pièce. Sur la base de ces informations, le rédacteur a ensuite rédigé un brouillon de réponse, d'un arrêté etc. qui devait ensuite être soumis au chef de bureau ou même à un supérieur pour approbation avant que le bureau d'expédition (Kanzlei) puisse être chargé de l'expédition de la pièce. Enfin, l'affaire devait être soumise pour une troisième fois au chef de bureau, maintenant pour la signature et une vérification finale de la décision, avant que le document en question puisse être envoyé au destinataire concerné et que le dossier interne de l'affaire puisse être transférés aux affaires classées (avec mention "hors teneur" correspondant). Dans le cas d'affaires importantes, cette procédure pourrait même être étendue si, par exemple, des dossiers antérieurs devaient être consultés et/ou si d'autres bureaux de la même autorité voire d'autres autorités devaient être impliquées pour clarifier l'état des faits. Mais toujours était-il que chaque transmission du dossier a eu lieu par l'intermédiaire de la registrature, qui a noté l'étape et le lieu de traitement respectif du traitement dans son registre (exemple: schéma de mouvement chez Enders: Archivverwaltungs­lehre, p. 35). En principe, la séparation du traitement de l'affaire et de la gestion des dossiers a été appliquée, ce qui a permis un niveau élevé de contrôle des procédures administratives. La registrature ne contrôlait pas seulement l'endroit où une affaires était traitée, elle était aussi toujours informée de l'état d'avancement d'une affaire à toutes les étapes intermédiaires jusqu'à l'expédition. À cet égard, le registre était un reflet fidèle de la façon dont les dossiers étaient tenus. Dans de nombreux cas, cependant, les registres d'entrée ne sont plus conservés, par exemple, même pas dans les fonds du Reichskolonialamt aux Archives fédérales. Par conséquent, vous ne pouvez utiliser ici que les dossiers d'affaires.
Cependant, la lenteur du traitement classique des affaires a conduit à des simplifications dès le XIXe siècle. L'uniformisation croissante des processus administratifs ainsi que les possibilités offertes par les technologies de communication initiales (sténographie, machine à écrire, télégramme, téléphone, etc.) ont permis d'achever directement les processus en sautant des niveaux hiérarchiques. Ainsi, tous les niveaux d'une autorité particulière n'ont pas besoin d'être réalisées dans la pratique administrative d'une autorité donnée. .
(2.4) Tenue des dossiers
Les dossiers sont l'enregistrement écrit des actes juridiques (lat. acta = action). A l'origine, les actes juridiques et leur enregistrement existaient côte à côte, comme c'est encore le cas aujourd'hui, par exemple, avec les mariages, mais entre-temps, les actes juridiques ont largement pris une forme écrite, comme un contrat de mariage devant notaire. Les dossiers des administrations coloniales allemandes ne se composent pas simplement d'une série de documents que le chercheur peut utiliser comme sources. Il s'agit plutôt d'un compte rendu écrit des processus administratifs. C'est ce que montre également la formulation classique des titres des dossiers de cette période: Acta concernant XYZ.
Tout ce qui fait avancer le processus administratif doit être noté dans les dossiers eux-mêmes et ensuite exécuté, de sorte qu'un processus administratif d’autocontrôle se développe. Rien ne peut être fait dans l'affaire qui n'a pas été ordonné par le fonctionnaire compétent concerné, et l'état d'avancement de l'affaire doit être indiqué à tout moment dans les dossiers.
Pour ce faire, le processus est parsemé de notes "hors teneur", chacune avec la date et le paraphe de l'agent respectif. Celles-ci ne sont pas toujours faciles à comprendre. Dans de nombreux cas, on utilise des abréviations qui ne sont plus familières aujourd'hui. Souvent, il faut aussi ramener les notes de traitement uniquement dans l'ordre chronologique, afin de pouvoir les dissoudre du contexte et comprendre la procédure de traitement (voir en outre de bonnes directives chez Schmid: Akten, S. 107 ss ; Hochedlinger: Aktenkunde, S. 64ff). Un exemple concret d'un dossier d'affaire dans l'image et dans la transcription est joint à titre d'exemple.
Mais l'effort en vaut la peine, car ce n'est qu'ainsi que la genèse, qui n'est plus reconnaissable dans la décision finale, peut être reconstruite avec toutes les démarches administratives et tous les arguments avancés. Aussi c'est exactement cet enregistrement du cours des affaires dans les dossiers, qui rend les dossiers seulement aux documents pour l'action administrative appropriée et donc aux sources historiques pour l'historien.
(2.5) Classement des dossiers terminés
A l'époque du colonialisme allemand, les plans de classement qui offraient déjà une classification prévisionnelle des dossiers produits étaient encore peu répandus. Toutefois, en répartissant le traitement des procédures administratives selon les plans de répartition des affaires, combiné à la tenue de dossiers d'affaires, les dossiers terminés se présentaient dans les autorités déjà dans un ordre méthodique en fonction des compétences des autorités respectives. En cette fin, les registratures disposaient généralement de plans de classement spécifiant les principaux groupes pour la structuration des dossiers terminés. Presque toujours, cependant, un répertoire des dossiers terminés existants était tenu. Lorsque ces répertoires de dossiers sont conservés, ils fournissent des informations utiles, même si le classement archivistique ultérieure des fonds n'a pas suivi la classification administrative des dossiers.
Les documents administratifs sont aujourd'hui utilisés comme sources d'histoire. Cependant, ils n'ont pas été créés à cette fin, comme les chroniques, mais ce sont des "restes" de processus administratifs et c'est précisément là que réside leur valeur source. Les dossiers ne sont donc créés que lorsqu'une autorité agit et une autorité n'agit que lorsqu'elle a un mandat administratif dans le cadre des compétences qui lui sont attribuées. Cependant, si cela est donné, l'action d'une autorité est directement reconstituable à partir de ses dossiers et de ses registres.
Dans la recherche de sources, l'historien doit adopter l'approche inverse. Souvent, il ne trouvera pas ce qui l'intéresse, du moins à première vue, dans les inventaires. Au contraire, il doit d'abord rechercher l'autorité dont la compétence comprend le traitement de l'objet dans lequel il a un intérêt. C'est donc toujours une question à se poser : quelle autorité a traité la question qui fait l'objet de ma recherche, et sous quels aspects ?
Exemple 1: Correspondance du Provincial de la Province Pallottine d'Allemagne avec le Ministère des Colonies (Reichskolonialamt) concernant les rapports des missionnaires pallottins au Cameroun sur la guerre et leur emprisonnement, 1916
L'article est disponible sous forme de scan dans la base de données Invenio sur la site des Archives fédérales.
Le traitement administratif est régi par le règlement de bureau (Geschäftsordnung) de 1913, ci-après abrégé en GO] (R 1001 / 9703) et le plan de répartition des affaires (Geschäftsverteilungsplan), ci-après abrégé en GV (R 1001 / 9703; édité par Michael Hollmann: Reichskolonialamt, Koblenz 2003, p. XXXV-LII. DNB), il est en plus enregistré sur le dossier lui-même
(1.1) Commentaire
Le contrôle formel du cour des affaires (Geschäftsgang) se fait au Ministère des Colonies (Reichskolonialamt) successivement par trois institutions, à savoir le bureau central, la registrature et la chancellerie (Kanzlei), chaque institution pouvant disposer de plusieurs bureaux.
(I) L'entrée arrive d'abord au bureau d'entrée, appelé ici bureau central, qui contrôle l'attribution de l'entrée au bureau compétent (GO § 19: "Toutes les entrées destinées au Ministère des Colonies (Reichskolonialamt) [...] arrivent au bureau central") et y reçoit le cachet d'entrée (GO § 20: "Les entrées au bureau central y sont ouverts, reçoivent un cachet d'entrée, sont attribués et triés par département "). Il s'ensuit la présentation au chef du bureau responsable de la région en question (GO § 21: "[...] l'intégralité des postes entrants sont initialement attribués au chef de bureau responsable de la colonie concernée (Schutzgebiet) du département A [...] § 21: Messieurs les chefs des bureau des colonies (Schutzgebiete) examinent les entrées immédiatement [...].") ainsi qu’au le chef du département responsable (GO § 9, p. 21:"Les entrées sont alors présentées au le chef du département, de la compétence duquel l'affaire relève."), ce qui permet de vérifier l'attribution du ressort et, si nécessaire, d'assigner une procédure administrative spéciale à, tel que une réservation de signature par un fonctionnaire supérieur. Ceci termine la partie de la procédure administrative qui passe par le bureau central.
(II) L'entrée entre alors dans le ressort de la registrature qui contrôle la préparation de la réponse ou de la décision à prendre sur l'entrée.
Dans le processus précédent du cours des affaires (Geschäftsgang) il a déjà été clarifié quelle registrature est responsable de la gestion de l'affaire, à savoir dans notre cas, d'après le plan de répartition des affaires (Geschäftsverteilungsplan), celle concernant les affaires du Cameroun et du Togo. (Registrature KA IV).
Ici, l'entrée - en sus du cachet d'entrée - est enregistré dans le registre (Indicateur général) (GO § 15, p. 36: "Les entrées qui atteignent les registratures secrètes doivent être insérées dans les registres encore le même jour."). Par cela l'entrée est transformée en affaire qui doit être traité par le bureau compétant. À cette fin, la registrature a déjà ajouté au dossier tous les documents nécessaires au traitement en tant que documents attachés. Alors le traitement de l'affaire est à charge du chef du bureau responsable (GO, § 9, p. 26: "Après que les entrées ont été présentées au chefs de département, elles arrivent directement aux registratures secrètes concernées, dont ils doivent être promptement transmis au chefs de bureau compétents, accompagnés des dossiers [...] pertinents."). Dans le cas présent, c'est à dire une affaire concernant le Cameroun, il s'agit du bureau A.2, présidé par conseiller du gouvernement secret, le Dr. Meyer-Gerhard.
En réponse aux informations fournies par le Provincial des Pallottines le bureau A.2 rédige maintenant un brouillon de lettre qui est à moitié écrit sur le côté droit de la page, tandis que le côté gauche est réservé aux corrections. Dans le cas présent, des corrections ont été apportées, le règlement de bureau (Geschäftsordnung) précisant que le texte original doit rester lisible lors de la correction. Les corrections dans le présent article peuvent provenir du rédacteur lui-même. Le brouillon projet se termine par la paraphe d'approbation du chef de bureau Meyer-Gerhard.
Une particularité est que la lettre est présentée au bureau militaire, ou à son sous-bureau Ka, pour obtenir un visa d'approbation en tant que co-signature (Mitzeichnung). Il contient ici en outre l'instruction qu'une copie du rapport du Provinicial des Pallottins soit également envoyée à ce bureau au Ministère de la Guerre.
(III) Avec l'approbation du brouillon de lettre en réponse à la communication du Provincial des Pallottines, le cours des affaires dans le domaine des registres est terminé. Suit maintenant l'élaboration et l'envoi de la réponse sous le contrôle de la chancellerie (Kanzlei). Cependant le rédacteur ne donne pas directement le concept à la chancellerie, qui doit produire le document, mais le RO, § 28 (8), page 70, déclare expressément: "Afin de [...] contrôler toujours la localisation des documents il est nécessaire que les brouillons parviennent au chancellerie secrètes par l'intermédiaire des registratures secrètes et non directement par les bureaux etc. ".
Après l'élaboration du document par la chancellerie les lettres sortantes, à l'épqoque, sont généralement signées par les chefs de département (RO § 31 (4), p. 83). Enfin, la réponse doit encore être envoyée par le bureau de poste.
L'affaire présentée ici illustre le cours des affaires dans un cas simple, qui se limite à une paire de correspondance entrée / sortie. En outre, une co-signature a eu lieu. Toutefois, le traitement de l’affaire peut facilement continuer à s’étendre si d'autres bureaux sont en jeu et si, le cas échéant, la décision à prendre sur l’entrée est discutée de manière controversée entre eux. Des structures très complexes peuvent alors apparaître, cependant souvent très informatives pour la genèse des décisions prises.
(1.2) Schéma de mouvement de l'affaire
(1.3) Transcription
(1.4) Scans
Exemple 2: Extrait du journal d'affaires du Ministère des colonies (Reichskolonialamt) de 1885
(2.1) Commentaire
Dans les archives du Ministère de colonies (Reichskolonialamt) in n'y a qu'un seul journal d'affaires qui a survécu, à savoir celui de 1885 (R 1001 / 9342). Il montre que la journalisation continue n'a eu lieu que dans une partie des rubriques planifiées. Soigneusement l'entrée avec le numéro courant, la date, l'expéditeur et le sujet (contenu) est enregistrée. Les champs pour la soumission du récépissé dans l'autorité sont ensuite fournis, mais ne sont pas complétés. Il en va de même pour la rédaction des concepts pour la réponse. Seule la réponse sera enregistrée à nouveau avec la date et le numéro d'archives.
Il serait toutefois nécessaire de déterminer si la registrature du Ministère des colonies (Reichskolonialamt), en plus du journal des affaires, tenait également des fichiers pour les articles en cours, comme c'est souvent le cas chez les autorités de l'époque.
(2.2) Scans
Exemple 3 **: Extrait du journal d'affaires de l'aumônier catholique de l’armée coloniale (forces de protection impériales allemandes / Schutz­truppen) Dr. Vollmar 1, 1911
Bundesarchiv-Militärarchiv: BArch PH 32 Nr. 56, fol. 4, 25 entrées, 15 décembre 1910 - 2 juin 1913
Les journaux d'affaires étaient également tenus par des autorités plus petites, comme ici dans un exemple assez extrême avec seulement 25 entrées en deux ans et demi. Néanmoins, le journal est basé sur le même schéma que l'exemple beaucoup plus détaillé du journal d'affaires du Reichskolonialamt (exemple 2). Ici aussi, l'enregistrement passe sur les deux volet du registre, de sorte que l'entrée est documentée sur le côté gauche et le traitement de l'affaire sur le côté droit. Par contre les colonnes concernant la présentation de l'entrée aux différents bureau de l'autorité et celle concernant le traitement de l'affaire ont été omises. Déjà dans le registre du Reichskolonialamt de 1885 (exemple 2), elles étaient resté vides. Elles sont d'autant plus superflues dans une autorité qui ne dispose qu'un seul bureau. Des registres simplifiés similaires ont été tenus par de nombreuses petites autorités, telles que les écoles.
Côté entrée, les entrées sont saisies avec des numéros consécutifs. Viennent ensuite les information sur l'expéditeur avec le le nom de l'autorité publique (par qui ?) et sur la pièce reçue avec le numéro de référence attribué par l'expéditeur et la date d'expédition (date de la lettre avec n°), à laquelle la date de réception est ajoutée (date de réception). Aussi nouveau est l'inclusion du sujet de l'entrée (contenu de la même).
Dans le cas de l'entrée n° 18, il s'agit d'une lettre du commandement des Schutztruppen au Reichskolonialamt du 2 décembre 1911 portant le numéro de dossier M 1611/[19]11 et le numéro supplémentaire 46739 2 expédié par le bureau MA.1, reçue au bureau de l'aumônier le 23 décembre[1911] et concernant la compensation de 5000 M(ark) pour le service pastoral militaire du Sud-ouest africain.
Côté traitement de l'affaire, vous pouvez voir ce qui a été fait avec l'entrée par le bureau concernant. S'il y a une réponse, celle-ci est saisie avec l'adresse, la date d'expédition et le contenu de la lettre, comme dans le cas du n° 16.
Il en va de même pour les lettres initiées par l'autorité elle-même, pour lesquelles les inscriptions apparaissent seulement sur côté traitement, comme c'est le cas au n° 17. Dans de nombreux cas, comme au n° 18, il n'y a pas eu de réponse immédiate au reçu, de sorte que la lettre est remise directement aux affaires classées (z(u) d(en) A(kten)) et le registre indique seulement la cote de classement (Sud-ouest africain, S.W.A.) .
Sur l'entrée elle-même (Archives fédérales, archives militaires: PH 32 / 61, page 1 avec annexe p. 2 ss, dont seule la première partie est reproduite), la seule mention "hors teneur" est le numéro de dossier attribué par le destinataire, qui se compose de la date de réception 23/12 [1911] et du numéro de journal 18. Il semble qu'un cachet de reçu n'ait pas été utilisé au bureau.
La valeur source des registres est néanmoins très élevée, même dans le cas d'une gestion simplifiée, c'est-à-dire lorsque le journal n'indique pratiquement rien sur le processus de traitement des affaires, puisqu'elles prouvent la totalité des affaires. Ils contiennent donc souvent des informations qui ne figurent pas dans les dossiers qui sont toujours sélectifs.
**Je remercie Stephanie Joswiak (Bundesarchiv-Militärarchiv Freiburg.) pour le renseignement aimable qu'elle m'a donné.
1Né le 1er mai 1839, décédé le 8 juillet 1915, depuis 1904 aumônier de l'armée prussienne, depuis 1906 également aumônier de la marine impériale, depuis 1907 également aumônier des Schutztruppen, à la retraite en 1913.
GATZ, Erwin (éd.): Die Bischöfe der deutschsprachigen Länder 1785/1803 bis 1945. Ein biographisches Lexikon, (Les évêques des pays germanophones de 1785/1803 à 1945, Dictionnaire biographique), Berlin 1983, pp. 780-781 DNB
BRANDT, Hans Jürgen / HÄGER, Peter (éd.): Biographisches Lexikon der Katholischen Militärseelsorge Deutschlands 1848 bis 1945 (Dictionnaire biographique de l'aumônerie militaire catholique d'Allemagne de 1848 à 1945), Paderborn 2002, pp. 860-863. DNB
2La référence du numéro ne peut pas être clarifiée à partir de ce document. Étant donné que le registre correspondant du commandement des Schutztruppen et la plupart des dossiers de ce département au Reichskolonialamt sont perdus, aucune autre information ne peut être donnée ici.

References: § 19
 § 20
 § 21
 § 21
 § 9
 § 15
 § 9
 § 28
 § 31