Source: https://www.hsp-steuerberater-moenchengladbach.de/2011/12/28/die-aufbewahrung-von-unterlagen/
Timestamp: 2020-05-27 00:27:08+00:00

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HSP STEUER Mönchengladbach › Die Aufbewahrung von Unterlagen › Steuerberater aus Mönchengladbach
Han­del­srechtliche Auf­be­wahrungspflicht­en. Nach dem Han­del­srecht sind Kau­fleute verpflichtet, Ihre Unter­la­gen geord­net aufzube­wahren. Zu den auf­be­wahrungspflichti­gen Unter­la­gen gehören ins­beson­dere Han­dels­büch­er, Inventare, Eröff­nungs­bi­lanzen, Jahresab­schlüsse, Einze­lab­schlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lage­berichte, Konz­ern­ab­schlüsse, Konz­ern­lage­berichte sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erforder­lichen Arbeit­san­weisun­gen und son­sti­gen Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen sowie Belege für Buchun­gen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führen­den Büch­ern (Buchungs­belege). Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jährige Auf­be­wahrungspflicht. Daneben sind über einen Zeitraum von sechs Jahren die emp­fan­genen Han­dels­briefe und die Wieder­gaben der abge­sandten Han­dels­briefe aufzube­wahren. Als Han­dels­brief ist dabei ein Schrift­stück zu ver­ste­hen, das ein Han­dels­geschäft bet­rifft. Die Auf­be­wahrungs­frist begin­nt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die let­zte Ein­tra­gung in das Han­dels­buch gemacht, das Inven­tar aufgestellt, die Eröff­nungs­bi­lanz oder der Jahresab­schluss fest­gestellt, der Einze­lab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konz­ern­ab­schluss aufgestellt, der Han­dels­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den oder der Buchungs­be­leg ent­standen ist. All­ge­mein ist zu empfehlen, Gericht­surteile und Bau­un­ter­la­gen dauer­haft aufzube­wahren.
Steuer­rechtliche Auf­be­wahrungspflicht­en. Die han­del­srechtlichen Auf­be­wahrungspflicht­en gel­ten nur für Kau­fleute. Daher hat das Steuer­recht über § 147 AO eigene Auf­be­wahrungspflicht­en geschaf­fen, die für alle Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflichti­gen gel­ten. Die Pflicht zur Auf­be­wahrung der Büch­er, Aufze­ich­nun­gen etc. ist Bestandteil der Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflicht­en der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass bei ein­er Außen­prü­fung oder im Rechts­be­helfsver­fahren die Unter­la­gen noch greif­bar sind. Entsprechend den Grund­sätzen des § 145 Abs. 1 AO sind die Büch­er und Aufze­ich­nun­gen so geord­net aufzube­wahren, dass ein sachver­ständi­ger Drit­ter diese in angemessen­er Frist prüfen kann. Die Auf­be­wahrungs­fris­ten des § 147 AO gel­ten nur für die steuer­lich erforder­lichen Unter­la­gen, nicht für nur han­del­srechtlich notwendi­ge Unter­la­gen. Umfasst sind ins­beson­dere fol­gende Unter­la­gen: Büch­er und Aufze­ich­nun­gen, Inventare, Jahresab­schlüsse, Lage­berichte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erforder­lichen Arbeit­san­weisun­gen und son­sti­gen Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen, Buchungs­belege, Unter­la­gen, die ein­er mit Mit­teln der Daten­ver­ar­beitung abgegebe­nen Zol­lan­mel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zol­lkodex beizufü­gen sind, sofern die Zoll­be­hör­den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zol­lkodex auf ihre Vor­lage verzichtet oder sie nach erfol­gter Vor­lage zurück­gegeben haben. Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jährige Auf­be­wahrungs­frist. Sechs Jahre aufzube­wahren sind die emp­fan­genen Han­dels- oder Geschäfts­briefe, Wieder­gaben der abge­sandten Han­dels- oder Geschäfts­briefe sowie son­stige Unter­la­gen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeu­tung sind. Steuer­lich ist darauf zu acht­en, dass nach der AO einige Tatbestände beste­hen, die den Ablauf der Frist hem­men. Der Ablauf der Auf­be­wahrungs­frist ist ins­beson­dere gehemmt, solange die all­ge­meinen Fest­set­zungs­fris­ten nicht abge­laufen sind. Diese betra­gen ein bzw. vier Jahre, kön­nen aber in ein­er Vielzahl von Fällen hin­aus­geschoben wer­den, was vor allem auch bei der Durch­führung ein­er steuer­lichen Außen­prü­fung gilt. Eine Hem­mung ist auch immer dann gegeben, wenn noch ein Ein­spruchsver­fahren anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steuer­hin­terziehung bee­in­flusst den Ablauf der Frist für die Auf­be­wahrung hinge­gen nicht.
Bei orig­inär dig­i­tal­en Dat­en hat die Finanzbe­hörde das Recht, im Rah­men ein­er Außen­prü­fung Ein­sicht in die gespe­icherten Dat­en zu nehmen und das Daten­ver­ar­beitungssys­tem zur Prü­fung der Unter­la­gen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzver­wal­tung beschränkt sich auss­chließlich auf Dat­en, die für die Besteuerung von Bedeu­tung sind. Hierzu gehören nach Auf­fas­sung der Finanzver­wal­tung in jedem Fall die Dat­en in den Bere­ichen Finanzbuch­hal­tung, Lohn­buch­hal­tung und Anla­gen­buch­hal­tung. Aber auch Dat­en aus anderen Bere­ichen kön­nen hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung rel­e­vant sind.
Auf­be­wahrungspflicht­en für Ver­brauch­er. Ver­brauch­er sind verpflichtet, Handw­erk­er­rech­nun­gen zwei Jahre aufzube­wahren. All­ge­mein ist zu empfehlen, Belege entsprechend der drei­jähri­gen Regelver­jährung aufzube­wahren. Hierunter fall­en z. B. ver­tragliche Zahlungsansprüche von Handw­erks­be­trieben oder Händlern wegen Liefer­ung von Waren oder Erbringung von Werkleis­tun­gen, Lohn- und Gehalt­sansprüche, Schaden­er­satzansprüche wegen uner­laubter Hand­lung (u. a. Ver­let­zung von Eigen­tum, Gesund­heit oder Leben), Ansprüche auf Sach­leis­tung (Erfül­lung von Kauf- oder Werkverträ­gen). Die Ver­jährung begin­nt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch ent­standen ist, sodass entsprechende Belege vier Jahre auf­be­wahrt wer­den soll­ten. Um Gewährleis­tungsansprüche und Garantieansprüche aus Kauf- oder Werkverträ­gen durch­set­zen zu kön­nen, soll­ten die Zahlungs­belege oder Verträge min­destens für die vorge­se­henen Gewährleis­tungs­fris­ten, bess­er noch darüber hin­aus, auf­be­wahrt wer­den. Gewährleis­tungs­fris­ten des BGB betra­gen fünf Jahre für Män­gel an einem Bauw­erk oder ein­er Sache, welche für ein Bauw­erk ver­wen­det wurde. Für alle anderen Män­gel sind nur zwei Jahre vorge­se­hen, es sei denn, der Händler hat län­gere Fris­ten ver­traglich zuge­sagt. Ver­sicherung­sun­ter­la­gen soll­ten für die Laufzeit der Ver­sicherung und nach der Kündi­gung darüber hin­aus bis zum Inkraft­treten ein­er neuen Police auf­be­wahrt wer­den. Verträge mit Kred­itin­sti­tuten soll­ten grund­sät­zlich über die gesamte Laufzeit auf­be­wahrt wer­den. Andere Bankbelege wie Über­weisun­gen und Kon­toauszüge gel­ten als Zahlungsnach­weise für Leis­tun­gen und soll­ten deshalb min­destens drei bis vier Jahre auf­be­wahrt wer­den. Durch das Steuer­hin­terziehungs­bekämp­fungs­ge­setz wurde § 147a AO neu in das Gesetz einge­fügt. Nach dieser Bes­tim­mung beste­hen Auf­be­wahrungspflicht­en bei den Über­schus­seinkün­ften, also den Einkün­ften aus nicht selb­st­ständi­ger Arbeit, Kap­i­talver­mö­gen, Ver­mi­etung und Ver­pach­tung und den son­sti­gen Einkün­ften. Steuerpflichtige, bei denen die Summe der pos­i­tiv­en Einkün­fte mehr als 500.000 Euro im Kalen­der­jahr beträgt, haben die Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen über die den Über­schus­seinkün­ften zugrunde liegen­den Ein­nah­men und Wer­bungskosten sechs Jahre aufzube­wahren.
Weit­ere Auf­be­wahrungspflicht­en. Weit­erge­hende Auf­be­wahrungspflicht­en kön­nen sich z. B. aus dem Pro­duk­thaf­tungs­ge­setz ergeben.
Kosten der Auf­be­wahrung. Für die Kosten der Auf­be­wahrung ist eine Rück­stel­lung zu bilden, da es sich um Kosten han­delt, die auf­grund ein­er geset­zlichen Verpflich­tung entste­hen. Die Höhe der Rück­stel­lung ist vom Einzelfall abhängig. Wer­den die Unter­la­gen extern ein­ge­lagert, bietet es sich an, als Rück­stel­lungs­be­trag die Miete der Archivräume anzuset­zen. Bei ein­er Ein­lagerung in einzel­nen Räu­men eines son­st zu anderen Zweck­en genutzten Gebäudes sind die anteili­gen Kosten für den Bere­ich des Archivs zu ermit­teln und diese bei der Höhe der Rück­stel­lung zu berück­sichti­gen.

References: § 325
 § 238
 § 325
 § 147
 § 145
 § 147
 § 147