Source: https://www.bundesjustizamt.de/DE/Themen/Ordnungs_Bussgeld_Vollstreckung/Ordnungsgeldverfahren/Fragen/FAQ_node.html
Timestamp: 2017-03-30 22:48:19+00:00

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StartseiteThemenOrdnungsgeld- und Bußgeldverfahren; ZwangsvollstreckungJahresabschlusspublizität: OrdnungsgeldverfahrenHäufige Fragen
Fragen und Antworten zum Ordnungsgeldverfahren
Antworten zu häufig gestellten Fragen im Zusammenhang mit dem Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB
3. Wo und wie müssen die Unterlagen eingereicht werden?
4. Wann müssen die Unterlagen eingereicht werden?
5. Ist eine Befreiung von der Offenlegungspflicht oder eine Fristverlängerung möglich?
6. Können einzelne Unterlagen nachgereicht werden?
10. Unter welchen Voraussetzungen wird Wiedereinsetzung gewährt?
11. Steht dem Bundesamt für Justiz bei der Festsetzung von Ordnungsgeldern ein Ermessen zu?
12. Was ist bei einem vom genannten Abschlussstichtag abweichenden Geschäftsjahr zu beachten?
13. Was gilt bei Gesellschaften ohne Geschäftstätigkeit, bei Liquidation oder Insolvenz?
14. Können praktische Schwierigkeiten oder persönliche Hindernisse die Nichtoffenlegung rechtfertigen?
15. Wann erledigt sich ein eingeleitetes Ordnungsgeldverfahren?
16. Wie können Zahlungserleichterungen beantragt werden?
17. Welche Folgen haben inhaltliche Mängel?
18. Wo können die offengelegten Abschlussunterlagen eingesehen werden?
19. Bedarf es eines Antrags zur Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens?
20. Wo erhalte ich weitere Informationen?
Kapitalgesellschaften: AG, KGaA, GmbH, UG (haftungsbeschränkt)Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG); mit dem Eintritt einer natürlichen Person als persönlich haftender Gesellschafter entfällt grundsätzlich die Offenlegungspflicht;Banken;Versicherungsunternehmen;Emittenten von Vermögensanlagen, § 23 VermAnlG;Investmentvermögen und Kapitalverwaltungsgesellschaften nach dem KAGBEnergieversorgungsunternehmen;Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in der EU/im EWR; Nach dem Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtete Unternehmen, die gemäß § 1 PublG in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei nachfolgenden Merkmale erfüllen: Bilanzsumme über 65 Mio. Euro, Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro, durchschnittlich über 5.000 Mitarbeiter.
der Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) mit dem Bestätigungs-/Versagungsvermerk des Abschlussprüfers oder der (IAS-) Einzelabschluss nach internationalen Rechnungslegungsstandards;der Lagebericht;der Bericht des Aufsichtsrats;der Ergebnisverwendungsvorschlag und -beschluss;die Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG (börsennotierte AG bzw. KGaA).
Die Rechnungslegungsunterlagen sind ausschließlich bei dem Betreiber des Bundesanzeigers, der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln (www.bundesanzeiger.de), einzureichen. Eine Einreichung beim Bundesamt für Justiz ist nicht möglich und hat keine befreiende Wirkung.
Die Rechnungslegungsunterlagen sind ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Für die elektronische Übermittlung von Aufträgen steht die Publikationsplattform des Bundesanzeigers unter www.publikations-plattform.de zur Verfügung. Informationen über die Veröffentlichungsmodalitäten und zulässigen Dateiformate sind auf der genannten Homepage des Betreibers des Bundesanzeigers abrufbar. Für Fragen ist der Bundesanzeiger aus dem deutschen Festnetz unter der kostenfreien Servicerufnummer (0800) 1234339 zu erreichen.
Die Offenlegungsfrist beträgt höchstens zwölf Monate, gerechnet vom Abschlussstichtag. Ein z. B. zum Abschlussstichtag 31. Dezember 2014 aufzustellender Jahresabschluss ist damit spätestens am 31. Dezember 2015 beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen. Diese Frist ist grundsätzlich nicht verlängerbar. Für bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen gilt nach § 325 Absatz 4 Satz 1 HGB eine kürzere Frist von nur vier Monaten. Auch für Emittenten von Vermögensanlagen i. S. d. §§ 23 Absatz 1 und 26 Absatz 1 VermAnlG sowie für nach dem KAGB offenlegungspflichtige Gesellschaften (§§ 123 Absatz 1, 160 Absatz 1 KAGB u. a.) gelten verkürzte Offenlegungsfristen.
Das BfJ kann ein Unternehmen nicht von der Offenlegungspflicht befreien. Für kleine und mittlere Unternehmen bestehen lediglich die von der Größe der Kapitalgesellschaft abhängigen Erleichterungen bei der Offenlegung (§§ 326, 327 HGB – siehe hierzu auch Frage 7). Zu Kleinstkapitalgesellschaften siehe Frage 7. Zu der Möglichkeit der Befreiung von Tochtergesellschaften siehe Frage 8.
Die Offenlegungsfristen sind nicht verlängerbar. Dem Ordnungsgeldverfahren steht nicht entgegen, dass eine der Offenlegung vorausgehende Pflicht, insbesondere die Aufstellung des Jahres- oder Konzernabschlusses oder die unverzügliche Erteilung des Prüfauftrags, noch nicht erfüllt ist (§ 335 Absatz 1 Satz 3 HGB). Steuerrechtliche Aspekte wie die verlängerte Abgabefrist, eine vereinfachte Steuermeldung oder eine Betriebsprüfung bleiben für die Einhaltung der Frist außer Betracht.
Waren die Beteiligten unverschuldet – z. B. durch schwere Krankheit – gehindert, Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, kommt eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht.
Nach § 328 Absatz 1 Nummer 2 HGB geht das Gesetz grundsätzlich davon aus, dass alle einzureichenden Unterlagen innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist offenzulegen sind, auch wenn bis dahin die genannten Abschlüsse noch nicht geprüft oder festgestellt sind. Bei der sukzessiven Offenlegung ist auf diesen Umstand hinzuweisen (§ 328 Absatz 1 Nummer 2 letzter Halbsatz HGB).
Werden zur Wahrung der Frist der Jahresabschluss und der Lagebericht ohne die anderen erforderlichen Unterlagen eingereicht, sind der Bericht und der Vorschlag nach ihrem Vorliegen, die Beschlüsse nach der Beschlussfassung und der Vermerk nach der Erteilung unverzüglich nachzureichen (§ 325 Absatz 1 Satz 5 HGB). Bilanz oder Anhang können nicht nachgereicht werden.
"Kleinstunternehmen" können bei der Aufstellung der Jahresabschlussunterlagen die Erleichterungen für kleine Unternehmen in Anspruch nehmen und darüber hinaus auf die Erstellung eines Anhangs zur Bilanz vollständig verzichten, wenn sie bestimmte Angaben (u. a. zu Haftungsverhältnissen) unter der Bilanz ausweisen (vgl. § 264 Absatz 1 Satz 5 HGB). Darüber hinaus reicht für Kleinstunternehmen – wie bei kleinen Unternehmen – die Erstellung einer verkürzten Bilanz aus, die lediglich die in § 266 Absatz 2 und 3 HGB mit Buchstaben bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge enthalten muss, § 266 Absatz 1 Satz 4 HGB.Seit dem Abschlussstichtag 31. Dezember 2012 können Kleinstunternehmen wählen, ob sie die Offenlegungspflicht durch Veröffentlichung (Bekanntmachung der Rechnungslegungsunterlagen im für jedermann online einsehbaren Bundesanzeiger) oder durch Hinterlegung der Bilanz erfüllen. Auch für die Hinterlegung erfolgt die elektronische Einreichung der Unterlagen beim Betreiber des Bundesanzeigers. Im Fall der Hinterlegung können Dritte auf Antrag beim Betreiber des Bundesanzeigers kostenpflichtig eine Kopie der Bilanz erhalten, siehe dazu auch Frage 18.
Umsatzerlöse bis 700.000 EuroBilanzsumme bis 350.000 Eurodurchschnittliche Zahl von bis zu zehn beschäftigten Arbeitnehmern.
Kleine Unternehmen können bei der Aufstellung des Jahresabschlusses von den Erleichterungen nach §§ 274a, 276, 288 Absatz 1 HGB Gebrauch machen. Sie brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die in § 266 Absatz 2 und 3 HGB mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden, § 266 Absatz 1 Satz 3 HGB. Bei der Offenlegung können sie sich auf die Offenlegung von Bilanz und Anhang (ohne Gewinn- und Verlustrechnung) beschränken (§ 326 Absatz 1 HGB).Mittelgroße Unternehmen können bei der Aufstellung des Jahresabschlusses die Erleichterungen der §§ 276, 288 Absatz 2 HGB nutzen. Sie müssen zwar grundsätzlich alle in § 325 HGB genannten Unterlagen veröffentlichen (siehe Frage 2), können jedoch hinsichtlich des Inhalts der Unterlagen von der Erleichterung des § 327 HGB Gebrauch machen.Große Unternehmen können keine Erleichterungen in Anspruch nehmen.
Zustimmung aller Gesellschafter des Tochterunternehmens (Befreiungsbeschluss) und Offenlegung des Befreiungsbeschlusses im Bundesanzeiger;Hinweisbekanntmachung im Bundesanzeiger unter Angabe des Mutterunternehmens, dass für die Tochter die Befreiung nach § 264 Absatz 3 HGB in Anspruch genommen wird;Einbeziehung der Tochter in den Konzernabschluss der Mutter und Veröffentlichung dieses Abschlusses im Bundesanzeiger;Angabe der Befreiung des Tochterunternehmens im Anhang des veröffentlichten Konzernabschlusses der Mutter;gesetzliche Verpflichtung des Mutterunternehmens zur Verlustübernahme (§ 302 AktG) oder freiwillige Verpflichtung zur Verlustübernahme.
Die Befreiungswirkung tritt nur ein, wenn die jeweils erforderlichen Voraussetzungen sämtlich erfüllt sind. Die Befreiungsmöglichkeit des § 264 Absatz 3 HGB können für Jahres- und Konzernabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2012 begonnen haben, auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden, deren Mutterunternehmen ihren Sitz im EU-Ausland oder EWR-Ausland haben.
Waren die Beteiligten nachweislich unverschuldet gehindert, innerhalb der Sechswochenfrist Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, kann auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gemäß § 335 Absatz 5 HGB gewährt werden, sofern das Unternehmen nach Wegfall des Hindernisses innerhalb von zwei Wochen schriftlich beim Bundesamt für Justiz den Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand stellt und innerhalb von sechs Wochen die versäumte Handlung nachholt. Wird Wiedereinsetzung nicht beantragt oder wird der Antrag bestandskräftig abgelehnt, können sich die Beteiligten nicht mehr auf ein fehlendes Verschulden – auch nicht in einem Beschwerdeverfahren – berufen.
Bezüglich der Frage, ob ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten ist, hat das Bundesamt für Justiz kein Ermessen. Ein Unterschreiten der Mindestordnungsgeldhöhe von 2.500 Euro sieht das Gesetz nur unter den Voraussetzungen des § 335 Absatz 4 Satz 2 HGB vor.
Ein weitergehendes Ermessen bei der Festsetzung von Ordnungsgeldern steht dem Bundesamt für Justiz nicht zu. Insbesondere ergibt sich ein Ermessen zur Herabsetzung des Ordnungsgelds aus Billigkeitsgesichtspunkten nicht aus § 390 Absatz 4 Satz 2 FamFG, wonach ein Gericht von der Festsetzung eines Zwangsgeldes absehen oder das Zwangsgeld herabsetzen kann, „wenn die Umstände es rechtfertigen“.
Eine entsprechende Anwendung von § 390 Absatz 4 Satz 2 FamFG ist aufgrund der abschließenden Herabsetzungstatbestände in § 335 Absatz 4 Satz 2 HGB sowohl für das Bundesamt für Justiz als auch für die Gerichte ausgeschlossen (OLG Köln, Beschluss vom 29. Juni 2015 – 28 Wx 1/15 – veröffentlicht unter www.justiz.nrw.de). Auch im Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 1. Februar 2011 (2 BvR 1236/10) wird ausdrücklich festgehalten, dass diese Gesetzesauslegung keinen verfassungsrechtlichen Bedenken begegnet.
Im Übrigen prüft das Bundesamt für Justiz in jedem Einzelfall bei entsprechendem Vortrag, ob die fehlende oder verspätete Offenlegung auf einem Verschulden beruht.
Änderungen des Geschäftsjahres sind für den Betreiber des Bundesanzeigers – und damit auch für das Bundesamt für Justiz – nicht erkennbar. Gilt für ein Unternehmen ein Abschlussstichtag, der von dem in der Androhungsverfügung genannten abweicht, muss dies innerhalb der sechswöchigen Nachfrist dem Bundesamt für Justiz mitgeteilt werden. Hierfür kann das dem Androhungsschreiben beigefügte Formblatt genutzt werden. Der abweichende Abschlussstichtag kann dann in Zukunft berücksichtigt werden. Die Kosten für das bisherige Verfahren müssen in diesem Fall nicht bezahlt werden.
Offenlegungspflichtige Unternehmen können die Prüfung des Betreibers des Bundesanzeigers nach § 329 Absatz 1 Satz 1 HGB bereits im Vorfeld unterstützen, indem sie den Bundesanzeiger von sich aus auf eine Änderung ihres Geschäftsjahres hinweisen.
Auch Gesellschaften, die keine Geschäftstätigkeit entfalten, sind offenlegungspflichtig. Das Fehlen einer werbenden Tätigkeit stellt vom Gesetz her keinen Ausnahmegrund dar.
Die handelsrechtlichen Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten bestehen auch bei Unternehmen in Liquidation oder bei Insolvenzeröffnung fort. In Bezug auf die Insolvenzmasse hat der Insolvenzverwalter diese Pflichten zu erfüllen. Mit Auflösung bzw. Insolvenzeröffnung beginnt ein neues Geschäftsjahr. Im Falle einer Liquidation sind grundsätzlich die letzten Rechnungslegungsunterlagen der ehemals werbenden Gesellschaft, die Liquidationseröffnungsbilanz nebst erläuterndem Bericht sowie die Rechnungslegungsunterlagen für jedes Geschäftsjahr der in Liquidation befindlichen Gesellschaft offen zu legen. Kleinstkapitalgesellschaften können die Liquidationseröffnungsbilanz auch hinterlegen und dabei auf den erläuternden Bericht verzichten. Hierbei gelten die gleichen Vorgaben wie bei dem Verzicht auf den Anhang. Die Offenlegungspflicht entfällt erst, wenn die Löschung des Unternehmens im Handelsregister eingetragen ist.
Kapitalgesellschaften haben sich grundsätzlich auf die Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen einzustellen und dafür zu sorgen, dass stets ein Vertreter vorhanden ist, der zu handeln befugt und in der Lage ist. Ebenso ist eine hinreichende Überwachung des mit der Offenlegung beauftragten Steuerberaters notwendig. Eine finanziell schwierige Situation kann eine Nichterfüllung der gesetzlichen Pflicht nicht rechtfertigen. Auch die fehlende Beschlussfähigkeit des vertretungsberechtigten Organs, anhängige Rechtsstreitigkeiten oder laufende Betriebsprüfungen stellen keinen Ausnahmegrund dar.
Dem Ordnungsgeldverfahren steht nicht entgegen, dass eine der Offenlegung vorausgehende Pflicht, insbesondere die Aufstellung des Jahresabschlusses oder die unverzügliche Erteilung des Prüfauftrags, noch nicht erfüllt ist (§ 335 Absatz 1 Satz 3 HGB).
Reicht das Unternehmen binnen der im Androhungsschreiben gesetzten Nachfrist von sechs Wochen alle erforderlichen Unterlagen beim Bundesanzeiger ein und zahlt es die Verfahrens- und Zustellungskosten, erledigt sich das Ordnungsgeldverfahren. Über die Einreichung beim Bundesanzeiger wird das Bundesamt für Justiz automatisch informiert.
Lassen die wirtschaftlichen Verhältnisse die Zahlung der Ordnungsgeldforderung in einer Summe nicht zu, können bei der Vollstreckungsstelle des Bundesamts für Justiz Ratenzahlungen beantragt werden. Weitere Informationen und den entsprechenden Vordruck erhalten Sie unter Vollstreckung offener Forderungen aus Ordnungsgeld- und Bußgeldverfahren sowie unter www.bundesjustizamt.de/vollstreckung.
Das Bundesamt für Justiz ist gemäß § 334 HGB auch zuständig für die Verfolgung und Ahndung bußgeldbewehrter Pflichtverstöße bei der Aufstellung, Feststellung oder Offenlegung des Jahresabschlusses. Weiterführende Informationen zum Bußgeldverfahren wegen inhaltlicher Mängel finden Sie hier.
Die zur Veröffentlichung eingereichten Rechnungslegungsunterlagen werden im Bundesanzeiger unter www.bundesanzeiger.de veröffentlicht. Zusätzlich werden die Unterlagen in das Unternehmensregister aufgenommen und sind unter www.unternehmensregister.de elektronisch abrufbar.
Die von Kleinstunternehmen zur Erfüllung der Offenlegungspflicht hinterlegten Abschlussunterlagen können nach vorheriger Registrierung auf Antrag gegen eine Gebühr vom Unternehmensregister angefordert werden.
Für die Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens ist kein Antrag notwendig. Das Bundesamt für Justiz leitet Ordnungsgeldverfahren von Amts wegen ein. Über Verstöße gegen die Offenlegungspflichten wird es durch den Betreiber des Bundesanzeigers unterrichtet. Dabei ist die im Regelfall zwölfmonatige Offenlegungsfrist zu berücksichtigen.
Informationen zur Einreichung von Rechnungslegungsunterlagen beim Betreiber des Bundesanzeigers sowie eine Kontaktadresse für Einzelfragen finden Sie auf der Serviceplattform des Bundesanzeigers unter www.publikations-plattform.de.
Weitere Informationen zur Jahresabschlusspublizität finden Sie auch auf der Internetseite des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz.
Darüber hinaus können insbesondere Rechtsanwälte und Steuerberater Ratschläge geben.

References: § 335
 § 23
 § 1
 § 161
 § 325
 § 328
 § 264
 § 266
 § 266
 § 266
 § 266
 § 325
 § 327
 § 264
 § 264
 § 335
 § 335
 § 390
 § 390
 § 335
 § 329
 § 334