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Regolamento generale Buk Festival della piccola e media editoria Modena febbraio 2016
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Franco Emanuele Spina
1 Regolamento generale Buk Festival della piccola e media editoria Modena febbraio 2016 AVVERTENZA PRELIMINARE: Raccomandiamo di leggere attentamente il seguente Regolamento e ricordiamo che la firma apposta sulla Scheda di adesione impegna l Espositore ad accettarlo nella sua totalità Articolo 1 DEFINIZIONI Per Manifestazione si intende la 9ª edizione di BUK - Festival della piccola e media editoria di Modena, organizzata presso il Foro Boario, via Bono da Nonantola, che si terrà nei giorni sabato 20 febbraio domenica 21 febbraio 2016 Per Segreteria organizzativa si intende l associazione Progettarte (via Puccini 154, Modena; tel ) incaricata della locazione delle aree e dei servizi espositivi. Per Regolamento si intendono le presenti condizioni generali di contratto. Per Espositori si intendono coloro che partecipano alla Manifestazione quali utilizzatori di Stand. Per Espositori Ospiti si intendono coloro che partecipano alla Manifestazione quali ospiti di Espositori in Stand. Per Stand si intende lo spazio espositivo pre-allestito assegnato all Espositore e contraddistinto dal numero comunicato dalla Segreteria organizzativa. Articolo 2 REQUISITI DI AMMISSIONE, ACCETTAZIONE e ASSEGNAZIONE STAND La Segreteria organizzativa si riserva l insindacabile facoltà di accettare o rifiutare le domande di partecipazione alla Manifestazione. La quota di iscrizione deve essere versata entro e non oltre 5 giorni lavorativi dall accettazione della domanda di iscrizione da parte della Segreteria organizzativa. Scaduto tale termine la domanda di iscrizione presentata non sarà più ritenuta valida. La Segreteria organizzativa comunicherà per iscritto all Espositore l accettazione della domanda presentata. Gli spazi espositivi saranno assegnati dopo la chiusura delle iscrizioni. La Segreteria organizzativa si riserva la facoltà di modificare in relazione alle proprie insindacabili esigenze l ubicazione e la conformazione dello spazio espositivo. L eventuale modifica non darà diritto all Espositore a sollevare alcuna eccezione né al risarcimento di danni di qualsiasi genere. Articolo 3 DOMANDA DI AMMISSIONE E PAGAMENTO La domanda di ammissione, debitamente firmata in tutte le sue parti, deve essere inoltrata alla Segreteria organizzativa via mail all indirizzo entro e non oltre il 16/11/2015, chiusura delle iscrizioni. All atto dell accettazione della domanda da parte della Segreteria organizzativa dovrà essere versato l importo fissato. Articolo 4 RINUNCIA La rinuncia dell Espositore a partecipare alla Manifestazione, per qualsiasi motivo, dovrà essere comunicata tramite raccomandata o telegramma indirizzato alla Segreteria organizzativa entro e non oltre il 15/12/2015. Copia della comunicazione di rinuncia dovrà essere inviata anche tramite alla Segreteria organizzativa entro la medesima data. La rinuncia entro il termine del 15/12/2015 dà diritto all Editore di ricevere indietro la somma versata eccetto una penale del 30% sul totale. Se la rinuncia perviene oltre il 01/01/2016 l Espositore non avrà diritto ad avere indietro alcuna somma precedentemente versata.
2 Articolo 5 INGRESSO L ingresso a Buk Modena è libero al pubblico. Articolo 6 STAND Gli spazi espositivi sono allocati all interno del Foro Boario di Modena. Ogni Espositore iscritto alla Manifestazione potrà scegliere tra due tipologie di spazi espositivi, con le seguenti caratteristiche: tavolo da 3 metri + n 2 sedie tavolo da 2 metri + n 2 sedie Per altre tipologie di spazi espositivi e relativi costi rivolgersi alla Segreteria organizzativa. Gli Stand verranno assegnati agli Espositori esclusivamente in seguito al pagamento delle relative quote di iscrizione. Articolo 7 - SPEDIZIONE MERCI E ALLESTIMENTO STAND I colli con il materiale da esporre nello Stand dovranno essere recapitati ESCLUSIVAMENTE presso la sede della Manifestazione, indicando sui pacchi: Foro Boario, via Bono da Nonantola ingresso mostra, Modena nei giorni 17, 18 e 19 febbraio 2016 a partire dalle ore 9.00 e fino alle Non verranno accettati colli spediti a indirizzi e in giorni differenti da quanto sopra indicato. Nessuna responsabilità potrà essere attribuita alla Segreteria organizzativa per la mancata consegna dei materiali spediti dall Espositore. Ogni collo dovrà tassativamente riportare all esterno in stampatello il nome dell Espositore in Stand. L'Espositore potrà procedere alla disposizione dei volumi nello Stand dalle ore 9,00 alle ore 17,00 del giorno 22/02/2016. L Espositore si impegna a predisporre l allestimento del proprio stand osservando tutte le normative anche tecniche in materia di sicurezza ed è responsabile anche verso terzi. Articolo 8 RICONSEGNA DELLO STAND Lo Stand dovrà essere riconsegnato entro e non oltre le ore del giorno 21/02/2016 nelle stesse condizioni in cui è stato preso in consegna dall'espositore. Per depositare eventuali rifiuti o scarti la Segreteria organizzativa metterà a disposizione degli Espositori appositi contenitori. Tenuto conto che l area espositiva deve essere messa a disposizione di altra manifestazione, la Segreteria organizzativa si riserva il diritto di sgomberare a rischio e spese dell'espositore tutti i materiali, impianti e quant'altro che non sia stato ritirato nei termini prescritti e a ripristinare lo spazio occupato. L'Espositore che non abbia provveduto al completo sgombero nei termini prescritti sarà tenuto al pagamento a titolo di penale dell importo di Euro 500,00 salvi i maggiori danni. All Espositore sarà indicato un luogo dove eventuali colli potranno essere lasciati sino alle ore del giorno 23/02/2016 in attesa del ritiro a cura dell Espositore. Dopo tale termine non sarà garantita la custodia del materiale non ritirato senza nessuna responsabilità da parte della Segreteria organizzativa. All atto del deposito dei colli nell area indicata, l Espositore dovrà consegnare all incaricato della Segreteria organizzativa un apposito modulo che verrà fornito durante la Manifestazione. Articolo 9 SORVEGLIANZA E PULIZIA La custodia e la sorveglianza dello Stand, e di quanto in esso contenuto dal momento della presa di possesso dello stesso da parte dell Espositore sino alla sua riconsegna, ad esclusione delle ore di chiusura notturna, compete all Espositore. La Segreteria organizzativa non risponde pertanto degli oggetti o beni lasciati incustoditi all'interno dello Stand durante le ore di apertura al pubblico della Manifestazione. L'Espositore dovrà provvedere in proprio alla pulizia dello Spazio Espositivo
3 esclusivamente nell'ora precedente l'apertura giornaliera della Manifestazione. Dopo tale ora non potranno essere depositati al di fuori dello Stand rifiuti di alcun genere. Articolo 10 RESPONSABILITA DELL ESPOSITORE L'Espositore risponderà di tutti i danni direttamente o indirettamente cagionati alla Segreteria organizzativa, agli Espositori e a qualsivoglia altro terzo da lui, dai suoi dipendenti, ausiliari e/o collaboratori nel corso della Manifestazione. Articolo 11 ASSICURAZIONI L'Organizzazione si riserva di comunicare all'espositore il tipo di assicurazione esistente; sarà facoltà dell'espositore stipulare una propria assicurazione integrativa. Articolo 12 DIRITTO DI RIPRODUZIONE L'Espositore presta il proprio preventivo assenso all effettuazione di riproduzioni grafiche, fotografiche e/o cinematografiche del complesso espositivo dei padiglioni e di quanto in esso contenuto e alla vendita di tali riproduzioni da parte della Segreteria organizzativa. Articolo 13 PUBBLICITA L'esercizio della pubblicità all'interno del Foro Boario in ogni sua forma, è riservato in via esclusiva alla Segreteria organizzativa. È rigorosamente vietata qualunque forma di pubblicità ad alta voce o con l'impiego di altoparlanti o di altri apparecchi o mezzi visivi e sonori, nonché la distribuzione fuori dallo Stand di cataloghi, listini e di materiale pubblicitario di ogni natura. È altresì vietata fuori dallo Stand ogni attività che possa turbare o recare danno all'immagine della Segreteria organizzativa o al corretto svolgimento della Manifestazione. Articolo 14 ESPOSIZIONE DEI PRODOTTI Nello Stand potranno essere esposti unicamente le pubblicazioni e i prodotti dell'espositore e di eventuali Espositori Ospiti. Articolo 15 APERTURA AL PUBBLICO E ACCESSO AGLI ESPOSITORI La Manifestazione sarà aperta al pubblico da sabato 20 febbraio e domenica 21 febbraio 2016 con i seguenti orari: sabato dalle ore 9.30 alle ore 19.30, domenica dalle ore 9.30 alle ore a orario continuato e a ingresso libero. Orario di allestimento: venerdì 19 febbraio 2016 dalle 9.30 alle Orario di disallestimento: domenica 21 febbraio 2016 entro le L'Espositore potrà accedere al proprio Stand 30 minuti prima della prevista apertura al pubblico. La Segreteria organizzativa si riserva il diritto di modificare l'orario di apertura e chiusura dei padiglioni, senza che ciò possa dar luogo a qualsiasi pretesa di rimborso o di indennità da parte dell'espositore. Articolo 16 PRESENTAZIONI E PRENOTAZIONE DELLE SALE L'Espositore può proporre di organizzare, previo pagamento di una quota da versare alla Segreteria organizzativa, una presentazione o un evento in una delle sale della Manifestazione. La durata della presentazione non può superare i 50 minuti. L'Editore dovrà segnalare alla Segreteria organizzativa il suddetto evento dal 3 novembre 2015 ed entro e non oltre il 14 dicembre Per proporre l'evento è necessario riempire l apposito modulo ed essere in regola con il pagamento dell iscrizione. Articolo 17 DISDETTA
4 Nel caso in cui la Manifestazione, per qualsiasi ragione, non potesse aver luogo verrà data immediata comunicazione all'espositore, a cui verrà restituita la somma versata con espressa esclusione di ogni ulteriore o diverso danno o indennizzo. Anticipate chiusure o temporanee sospensioni non daranno diritto all'espositore ad alcun indennizzo, risarcimento o restituzione per nessun titolo o causale. Articolo 18 NORMA DI REGOLAMENTAZIONE DEL LIVELLO SONORO Agli Espositori non è consentito l'uso di apparecchi per la riproduzione di musica e suoni. La Segreteria organizzativa potrà autorizzare per iscritto eventuali eccezioni. L'autorizzazione potrà essere revocata con effetto immediato in qualsiasi momento, tramite semplice avviso scritto. L'eventuale autorizzazione non esime l'espositore dal fare impiego degli apparecchi in modo tale da non arrecare disturbo agli altri Espositori ed ai visitatori, con particolare attenzione alle normative sull'inquinamento acustico, e non esime altresì dall'obbligo di adempiere, a propria cura e spese, a quanto previsto dalle leggi vigenti in materia di diritti d'autore. Articolo 19 DIVIETI Agli Espositori è vietato in particolare: - applicare carichi alle strutture della sede della Manifestazione, alle pareti dello Stand, alle palificazioni per illuminazione, ecc.; - attaccare o appendere esternamente allo Stand manifesti, cavi, pannelli, stendardi, adesivi; - fissare a pavimento moquette o materiali similari utilizzando nastri biadesivi a forte aderenza e con supporto interno cartaceo o di debole consistenza; - sovraccaricare il pavimento dei saloni di esposizione con un carico distribuito superiore a 500 kg/mq. - lasciare incustoditi strumenti se non preventivamente disabilitati nel funzionamento o mezzi pericolosi; - introdurre nella sede fieristica materiali esplosivi, detonanti, asfissianti o comunque pericolosi e accendere fuochi senza le prescritte cautele e le necessarie autorizzazioni delle autorità competenti, nonché introdurre o usare bombole di gas compressi o liquefatti, e innalzare palloni aerostatici; - accumulare materiale combustibile di rifiuto delle lavorazioni: man mano che esso viene prodotto, sarà cura dell Espositore provvedere al suo allontanamento; -occupare con le proprie attività aree esterne al proprio Stand. Articolo 20 ULTERIORI NORME La Segreteria organizzativa si riserva il diritto di emanare ulteriori norme e disposizioni necessarie per il corretto svolgimento della Manifestazione che l Espositore si impegna a rispettare. Articolo 21 OSSERVANZA Dl LEGGI E REGOLAMENTI L'Espositore è tenuto a rispettare ogni disposizione di legge e regolamento applicabile tra cui si ricordano, in via esemplificativa, le norme a tutela del diritto d'autore, i regolamenti e la disciplina S.I.A.E., le disposizioni di Pubblica Sicurezza, le disposizioni in materia di prevenzioni incendi, infortuni, igiene del lavoro, sicurezza sul lavoro e in particolare a quanto previsto dal DL 626/94 e successive modifiche e integrazioni. L'inosservanza delle norme di sicurezza può comportare la denuncia all'autorità giudiziaria. L Espositore dovrà informare il proprio personale e le aziende per esso operanti nel Foro Boario sede della Manifestazione, circa le prescrizioni e i divieti del presente Regolamento e circa le condizioni generali di partecipazione alla Manifestazione. È fatto divieto di fumare all interno della sede della Manifestazione. Articolo 22 MODALITA' DI RISOLUZIONE La violazione di quanto previsto nel presente regolamento darà diritto alla Segreteria organizzativa di risolvere il contratto con l Espositore e di richiedere il pagamento della somma di Euro 1.500,00 a titolo di penale, per i danni causati, salvo comunque il pagamento da parte dell Espositore di tutto quanto dovuto e al risarcimento del maggior danno. Il pagamento della
5 penale potrà essere richiesto indipendentemente dalla risoluzione del contratto. Tale risoluzione conseguirà immediatamente dopo la comunicazione della Segreteria organizzativa all'espositore di volersi avvalere di detta facoltà. Qualora la Segreteria organizzativa si avvalga della facoltà di risoluzione durante il corso della Manifestazione, l'espositore dovrà immediatamente cessare ogni attività all'interno dello Stand e provvedere allo sgombero del medesimo nei tempi indicati dalla Segreteria organizzativa. L'Espositore rinuncia in proposito ad ogni eccezione, rimettendo la tutela dei suoi diritti all'eventuale successivo giudizio. Articolo 23 ABBANDONO L'Espositore non potrà abbandonare lo Stand nel corso della Manifestazione. Qualora ciò nonostante l'espositore abbandonasse lo Stand per qualsiasi motivo, la Segreteria organizzativa avrà diritto a fare sgomberare a rischio e spese dell'espositore qualsiasi materiale lasciato all'interno o all'esterno dello Stand sul quale l'espositore riconosce alla Segreteria organizzativa diritto di ritenzione. Articolo 24 RESPONSABILITA' PER L'ESPOSITORE OSPITE L'Espositore si impegna a far conoscere e far rispettare il Regolamento agli Espositori Ospiti e sarà personalmente responsabile di qualsiasi violazione o inadempimento ascrivibile agli stessi. Articolo 25 DISPOSIZIONI PARTICOLARI È vietato introdurre nel Foro Boario cani ed animali di qualsiasi tipo, eccezione fatta per i cani a servizio di persone con handicap. Articolo 26 NULLITA' PARZIALE L'eventuale nullità di uno degli articoli del Regolamento o di una delle loro parti non inficerà la validità dei restanti articoli o delle loro parti. Articolo 27 FORO COMPETENTE Foro esclusivamente competente per la risoluzione delle eventuali controversie giudiziarie relative o connesse al presente Regolamento o che derivino dalla partecipazione dell'espositore alla Manifestazione è il Foro di Modena. BUK - Festival della piccola e media Editoria Segreteria organizzativa e contatti: Associazione Culturale Progettarte via Puccini 154, Modena Tel
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