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Timestamp: 2018-09-20 09:01:18+00:00

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Responsabile della Protezione dei dati (RPD) in ambito pubblico: le indicazioni dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali italiana alla luce del GDPR e delle Linee guida adottate dal Gruppo Art. 29 - Jei - Jus e Internet
Scritto da Pamela La Farciola
Il responsabile della protezione dati nel nuovo Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (General Data Protection Regulation, GDPR 679/2016) viene disciplinato dall' art. 37, par. 1, lett. a), che prevede che i titolari e i responsabili del trattamento designino un RPD «quando il trattamento è effettuato da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali».
Il GDPR non fornisce la definizione di "autorità pubblica" o "organismo pubblico" e, come chiarito anche nelle Linee guida adottate in materia dal Gruppo Art. 29, ne rimette l'individuazione al diritto nazionale applicabile[1].
Allo stato attuale, in ambito pubblico, devono ritenersi tenuti alla designazione di un RPD i soggetti che oggi ricadono nell'ambito di applicazione degli articoli 18 - 22 del Codice privacy (D.lgs, 196/2003), che stabiliscono le regole generali per i trattamenti effettuati dai soggetti pubblici.
Ad esempio le amministrazioni dello Stato, anche con ordinamento autonomo, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le Regioni e gli enti locali, le università, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, le aziende del Servizio sanitario nazionale, le autorità indipendenti etc.
Occorre tuttavia considerare che, nel caso in cui soggetti privati esercitino funzioni pubbliche (in qualità, ad esempio, di concessionari di servizi pubblici), può risultare comunque fortemente raccomandato, ancorché non obbligatorio, procedere alla designazione di un RPD. In ogni caso, qualora si proceda alla designazione di un RPD su base volontaria, si applicano gli identici requisiti, in termini di criteri per la designazione, posizione e compiti, che valgono per i RPD designati in via obbligatoria[2].
Nel caso in cui il RPD sia un dipendente dell'autorità pubblica o dell'organismo pubblico, il GDPR non fornisce specifiche indicazioni circa la qualifica che deve avere. Risulta dunque opportuno, in primo luogo, valutare se il complesso dei compiti assegnati al RPD, aventi rilevanza interna (consulenza, pareri, sorveglianza sul rispetto delle disposizioni) ed esterna (cooperazione con l'autorità di controllo e contatto con gli interessati in relazione all'esercizio dei propri diritti), siano o meno compatibili con le mansioni ordinariamente affidate ai dipendenti con qualifica non dirigenziale.
In merito, l'art. 38, par. 3, del GDPR fissa alcune garanzie essenziali per consentire ai RPD di operare con un grado sufficiente di autonomia all'interno dell'organizzazione. In particolare, occorre assicurare che il RPD "non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda l'esecuzione di tali compiti". A tal proposito, il Considerando 97 aggiunge che i RPD "dipendenti o meno del titolare del trattamento, dovrebbero poter adempiere alle funzioni e ai compiti loro incombenti in maniera indipendente". Ciò significa, come chiarito nelle Linee guida del Gruppo di lavoro ex art. 29, che «il RPD, nell'esecuzione dei compiti attribuitigli ai sensi dell'articolo 39, non deve ricevere istruzioni sull'approccio da seguire nel caso specifico – quali siano i risultati attesi, come condurre gli accertamenti su un reclamo, se consultare o meno l'autorità di controllo. Né deve ricevere istruzioni sull'interpretazione da dare a una specifica questione attinente alla normativa in materia di protezione dei dati».
Inoltre, sempre ai sensi dell'art. 38, par. 3, del GDPR, il RPD «riferisce direttamente al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento». Tale rapporto diretto garantisce, in particolare, che il vertice amministrativo venga a conoscenza delle indicazioni e delle raccomandazioni fornite dal RPD nell'esercizio delle funzioni di informazione e consulenza a favore del titolare o del responsabile.
Alla luce di tali considerazioni lo stesso Garante privacy ha indicato che, nel caso in cui si opti per un RPD interno, sarebbe quindi in linea di massima preferibile che, ove la struttura organizzativa lo consenta e tenendo conto della complessità dei trattamenti, la designazione sia conferita a un dirigente ovvero a un funzionario di alta professionalità, che possa svolgere le proprie funzioni in autonomia e indipendenza, nonché in collaborazione diretta con il vertice dell'organizzazione.
Per quanto concerne la tematica delle certificazioni che risulterebbero idonee a legittimare il RPD nell'esercizio delle sue funzioni, le indicazioni fornite dall’Autorità garante sono in tal senso: come accade nei settori delle cosiddette "professioni non regolamentate", si sono diffusi schemi proprietari di certificazione volontaria delle competenze professionali effettuate da appositi enti certificatori e tali certificazioni (che non rientrano tra quelle disciplinate dall'art. 42 del GDPR) sono rilasciate anche all'esito della partecipazione ad attività formative e al controllo dell'apprendimento. Esse, pur rappresentando, al pari di altri titoli, un valido strumento ai fini della verifica del possesso di un livello minimo di conoscenza della disciplina, tuttavia non equivalgono, di per sé, a una vera e propria "abilitazione" allo svolgimento del ruolo del RPD né, allo stato, sono idonee a sostituire il giudizio rimesso alle singole Pubbliche Amministrazioni nella valutazione dei requisiti necessari al RPD per svolgere i compiti previsti dall'art. 39 del RGPD[3].
Il GDPR prevede all'art. 37, par. 1, che il titolare e il responsabile del trattamento designino il RPD; da ciò deriva, quindi, che l'atto di designazione è parte costitutiva dell'adempimento.
Nel caso in cui la scelta del RPD ricada su una professionalità interna all'ente, occorre formalizzare un apposito atto di designazione a "Responsabile per la protezione dei dati". In caso, invece, di ricorso a soggetti esterni all'ente, la designazione costituirà parte integrante dell'apposito contratto di servizi redatto in base a quanto previsto dall'art. 37 del GDPR[4].
In relazione a quanto detto, l’Autorità garante ha indicato che indipendentemente dalla natura e dalla forma dell'atto utilizzato, è necessario che nello stesso sia individuato in maniera inequivocabile il soggetto che opererà come RPD, riportandone espressamente le generalità[5], i compiti (eventualmente anche ulteriori a quelli previsti dall'art. 39 del GDPR e le funzioni che questi sarà chiamato a svolgere in ausilio al titolare/responsabile del trattamento, in conformità a quanto previsto dal quadro normativo di riferimento. L'eventuale assegnazione di compiti aggiuntivi, inoltre, rispetto a quelli originariamente previsti nell'atto di designazione, dovrà comportare la modifica e/o l'integrazione dello stesso o delle clausole contrattuali.
Nell'atto di designazione o nel contratto di servizi devono risultare succintamente indicate anche le motivazioni che hanno indotto l'ente a individuare, nella persona fisica selezionata, il proprio RPD, al fine di consentire la verifica del rispetto dei requisiti previsti dall'art. 37, par. 5 del GDPR, anche mediante rinvio agli esiti delle procedure di selezione interna o esterna effettuata. La specificazione dei criteri utilizzati nella valutazione compiuta dall'ente nella scelta di tale figura, oltre a essere indice di trasparenza e di buon amministrazione, costituisce anche elemento di valutazione del rispetto del principio di «responsabilizzazione» che guida l’intero impianto normativo previsto dal Regolamento europeo.
Una volta individuato, il titolare o il responsabile del trattamento è tenuto a indicare, nell'informativa fornita agli interessati, i dati di contatto del RPD pubblicando gli stessi anche sui siti web e a comunicarli al Garante (art. 37, par. 7). Per quanto attiene al sito web, può risultare opportuno, suggerisce l’Autorità garante, inserire i riferimenti del RPD nella sezione "amministrazione trasparente", oltre che nella sezione "privacy" eventualmente già presente.
Come chiarito nelle Linee guida del Gruppo di lavoro ex art. 29, in base all'art. 37, par. 7, non è necessario, anche se potrebbe costituire una buona prassi, in ambito pubblico, pubblicare anche il nominativo del RPD, mentre occorre che sia comunicato al Garante per agevolare i contatti con l'Autorità; resta invece fermo l'obbligo di comunicare il nominativo agli interessati in caso di violazione dei dati personali (art. 33, par. 3, lett. b)[6].
Per quanto concerne il dubbio se la designazione di un RPD interno all'autorità pubblica o all'organismo pubblico richieda necessariamente anche la costituzione di un apposito ufficio si osserva che: Il GDPR prevede, all'art. 38, par. 2, che «il titolare e del trattamento e il responsabile del trattamento sostengono il responsabile della protezione dei dati nell'esecuzione dei compiti di cui all'articolo 39 fornendogli le risorse necessarie per assolvere tali compiti e accedere ai dati personali e ai trattamenti e per mantenere la propria conoscenza specialistica».
Ne discende che, in relazione alla complessità, sia amministrativa che tecnologica, dei trattamenti e dell'organizzazione, occorrerà valutare attentamente se una sola persona possa essere sufficiente a svolgere il complesso dei compiti affidati al RPD. Come riportato anche nelle Linee guida del Gruppo di lavoro ex. Art. 29, «in linea di principio, quanto più aumentano complessità e/o sensibilità dei trattamenti, tanto maggiori devono essere le risorse messe a disposizione del RPD. La funzione "protezione dati" deve poter operare con efficienza e contare su risorse sufficienti in proporzione al trattamento svolto».[7]
All'esito di questa analisi si potrà e dovrà valutare quindi l'opportunità e la necessità di istituire un apposito ufficio al quale destinare le risorse necessarie allo svolgimento dei compiti stabiliti. In ogni caso, ove sia costituito un apposito ufficio.
Risulta opportuno segnalare che talune organizzazioni complesse hanno richiesto all'Autorità di valutare la possibilità di designare più RPD e, al riguardo, si rileva che l'unicità della figura del RPD è una condizione necessaria per evitare il rischio di sovrapposizioni o incertezze sulle responsabilità, sia con riferimento all'ambito interno all'ente, sia con riferimento a quello esterno, e pertanto occorre che questa sia sempre assicurata.
L’Autorità garante tuttavia sostiene che nulla osta, invece, all'individuazione di più figure di supporto, con riferimento a settori o ambiti territoriali diversi, anche dislocate presso diverse articolazioni organizzative dell'amministrazione, che facciano però riferimento a un unico soggetto responsabile, sia che la scelta ricada su un RPD interno, sia che questa ricada su un RPD esterno. Infatti, in relazione alla particolare eterogeneità dei trattamenti di dati personali effettuati (in rapporto, ad esempio, all'effettuazione di trattamenti soggetti a basi giuridiche diverse in ambito di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati) ovvero della complessità della struttura organizzativa dell'ente (talvolta molto ramificata a livello territoriale) può risultare opportuno individuare specifici "referenti" del RPD che potrebbero svolgere un ruolo di supporto e raccordo, sulla base di precise istruzioni del RPD, anche, se del caso, operando quali componenti del suo gruppo di lavoro.
Il GDPR consente l'assegnazione al RPD di ulteriori compiti e funzioni, a condizione che non diano adito a un conflitto di interessi (art. 38, par. 6 e che consentano al RPD di avere a disposizione il tempo sufficiente per l'espletamento dei compiti previsti dal RGPD (art. 38, par. 2).
A seconda della natura dei trattamenti e delle attività e dimensioni della struttura del titolare o del responsabile, le eventuali ulteriori incombenze attribuite al RPD non dovrebbero pertanto sottrarre allo stesso il tempo necessario per adempiere alle relative responsabilità. In linea di principio, è quindi ragionevole che negli enti pubblici di grandi dimensioni, con trattamenti di dati personali di particolare complessità e sensibilità, non vengano assegnate al RPD ulteriori responsabilità (si pensi, ad esempio, alle amministrazioni centrali, alle agenzie, agli istituti previdenziali, nonché alle regioni e alle Asl).
In tale quadro, l’Autorità garante pone tale esempio: avuto riguardo, caso per caso, alla specifica struttura organizzativa, alla dimensione e alle attività del singolo titolare o responsabile, l'attribuzione delle funzioni di RPD al responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza, considerata la molteplicità degli adempimenti che incombono su tale figura, potrebbe rischiare di creare un cumulo di impegni tali da incidere negativamente sull'effettività dello svolgimento dei compiti che il RGPD attribuisce al RPD.
Rispetto all'assenza di conflitto di interessi, occorre inoltre valutare se, come indicato nelle Linee guida del Gruppo di lavoro ex. Art. 29, le eventuali ulteriori funzioni assegnate non comportino la definizione di finalità e modalità del trattamento dei dati. Ciò significa che, a grandi linee, in ambito pubblico, oltre ai ruoli manageriali di vertice, possono sussistere situazioni di conflitto di interesse rispetto a figure apicali dell'amministrazione investite di capacità decisionali in ordine alle finalità e ai mezzi del trattamento di dati personali posto in essere dall'ente pubblico, ivi compreso, ad esempio, il responsabile dei Sistemi informativi (chiamato ad individuare le misure di sicurezza necessarie), ovvero quello dell'Ufficio di statistica (deputato a definire le caratteristiche e le metodologie del trattamento dei dati personali utilizzati a fini statistici).
Riguardo agli ulteriori compiti e funzioni in capo al RPD, particolare attenzione, sostiene l’Autorità garante, andrebbe infine prestata nei casi di unico RPD tra molteplici autorità pubbliche e organismi pubblici, nonché nei casi di RPD esterno, in quanto questi potrebbe svolgere ulteriori compiti che comportano situazioni di conflitto di interesse oppure non essere in grado di adempiere in modo efficiente alle sue funzioni. In questi casi, nell'atto di designazione o nel contratto di servizio il RPD dovrà fornire opportune garanzie per favorire efficienza e correttezza e prevenire conflitti di interesse.
In conclusione, è opportuno sottolineare come in questo periodo di adeguamento al nuovo Regolamento UE ( che sarà pienamente applicabile dal 25 maggio 2018), le indicazioni dell’Autorità Garante risultano essere un faro nell’insieme di incertezze e dubbi che di per sé la disciplina europea può generare e genera e, tra le molteplici indicazioni, queste in materia di Responsabile del trattamento dei dati risultano essere una opportunità per delineare e chiarire meglio uno dei temi fondamentali del GDPR.
[1] Cfr. al riguardo il par. 2.1.1., pag. 6, delle Linee guida sui responsabili della protezione dei dati (RPD) adottate dal Gruppo Art. 29 il 13 dicembre 2016 ed emendate il 5 aprile 2017 (WP243 rev. 01), disponibili sul sito istituzionale dell'Autorità (doc. web n. 5930287).
[2] Anche in caso di assenza del requisito soggettivo previsto dall'art. 37, par. 1, lett. a), del GDPR, il titolare o il responsabile del trattamento sono comunque tenuti alla designazione del RPD, ai sensi di quanto previsto dall'art. 37, par. 1, lett. b) e c), nel caso in cui le attività principali consistano: - in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedano il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala; - nel trattamento su larga scala di categorie di dati personali di cui all'art. 9 del GDPR o dei dati relativi alle condanne penali e a reati di cui all'art. 10 del GDPR.
[3] Sul tema della certificazione inoltre si richiama l'attenzione sul comunicato congiunto, pubblicato sul sito dell'Autorità il 18 luglio 2017 (doc. web n. 6621723), con il quale il Garante e ACCREDIA (l'Ente unico nazionale di accreditamento designato dal Governo italiano) hanno ritenuto necessario sottolineare - al fine di indirizzare correttamente le attività svolte dai soggetti a vario titolo interessati in questo ambito - che «al momento le certificazioni di persone, nonché quelle emesse in materia di privacy o data protection eventualmente rilasciate in Italia, sebbene possano costituire una garanzia e atto di diligenza verso le parti interessate dell'adozione volontaria di un sistema di analisi e controllo dei principi e delle norme di riferimento, a legislazione vigente non possono definirsi "conformi agli artt. 42 e 43 del regolamento 2016/679", poiché devono ancora essere determinati i "requisiti aggiuntivi" ai fini dell'accreditamento degli organismi di certificazione e i criteri specifici di certificazione».
[4] Al riguardo, si ricorda che la funzione di RPD può essere esercitata anche in base a un contratto di servizi stipulato con una persona fisica o giuridica esterna al titolare/responsabile del trattamento. In tal caso, come indicato nelle citate Linee guida, è indispensabile che ciascun soggetto appartenente alla persona giuridica operante quale RPD soddisfi tutti i requisiti richiesti dal GDPR. Cfr. sul punto le indicazioni del Gruppo Art. 29 riportate nel paragrafo 2.5., pag. 12, e nella domanda n. 7, pag. 24, delle Linee guida.
[5] Secondo quanto precisato nelle Linee guida, se la funzione di RPD è svolta da un fornitore esterno di servizi, i compiti stabiliti per il RPD potranno essere assolti efficacemente da un team operante sotto l'autorità di un contatto principale designato e "responsabile" per il singolo cliente. In particolare, «per favorire una corretta e trasparente organizzazione interna e prevenire conflitti di interesse a carico dei componenti il team RPD, si raccomanda di procedere a una chiara ripartizione dei compiti all'interno del team RPD e di prevedere che sia un solo soggetto a fungere da contatto principale e "incaricato" per ciascun cliente. Sarà utile, in via generale, inserire specifiche disposizioni in merito nel contratto di servizi» (cfr. par. 2.5., pag. 12).
[6] Cfr. al riguardo il paragrafo 2.6. delle Linee guida del Gruppo di lavoro ex. Art. 29.
[7] Vedi sul punto Linee guida del Gruppo di lavoro ex Art.29, paragrafo 3.2., pag. 15.
privacy , gdpr

References: Art. 29
 art. 37
 Art. 29
 art. 29
 art. 29
 Art. 29
 Art. 29
 Art. 29
 Art. 29
 Art. 29
 Art.29