Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/407052019046
Timestamp: 2020-07-10 19:33:34+00:00

Document:
Elva valla taotluste vastuvõtu ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus – Riigi Teataja
Elva valla taotluste vastuvõtu ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus
Elva valla taotluste vastuvõtu ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus - sisukord
§ 2 Andmekogu eesmärgid
§ 3 Andmekogu vastutav töötleja
§ 4 Andmekogu volitatud töötleja
2 ANDMEKOGU PIDAMISE NÕUDED
§ 7 Andmete töötlemise nõuded
3 ANDMEKOGUSSE KOGUTAVAD ANDMED
§ 8 Kogutavad andmed
§ 9 Andmeandjad
§ 10 Andmevahetus
§ 12 Juurdepääs andmekogu andmetele
§ 13 Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine
5 ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELVALAVE, ANDMEKOGU LÕPETAMINE
§ 16 Andmekogu pidamise lõpetamine
RT IV, 07.05.2019, 46
Vastu võetud 30.04.2019 nr 7
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lg 1 ja § 435 lg 1, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 4 ja Elva Vallavolikogu 22.04.2019 otsuse nr 125 „Andmekogude asutamise ja pidamisega seotud ülesannete delegeerimine“ alusel.
(1) Määrusega asutatakse Elva valla osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu ametlik nimetus on „Elva valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“.
(3) Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
§ 2. Andmekogu eesmärgid
Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
1) parendada ja kaasajastada Elva valla taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
2) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;
3) tõhustada vallavalitsuse sisest asjakohast infovahetust;
4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;
5) tagada Elva valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
6) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Elva Vallavalitsus.
1) korraldab andmekogu pidamist;
2) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;
3) korraldab taotluste menetlemist;
5) edastab vajadusel laekunud taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;
8) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
(3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötlejad on vallavalitsuse struktuuriüksused ja vallavalitsuse hallatavad asutused, kelle ülesanne on vallavalitsusele esitatud taotluste menetlemine, kes vastutavad taotluste menetlemise õigsuse eest ning teostavad järelevalvet lubatud tegevuste ning toetuse kasutamise lepingu täitmise üle ning andmekogu majutaja Piksel OÜ.
1) esitab andmekogusse andmeid;
2) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel
6) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
(3) Vallavalitsuse vastava struktuuriüksuse juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMISE NÕUDED
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
§ 7. Andmete töötlemise nõuded
(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 30 päeva.
3. peatükk ANDMEKOGUSSE KOGUTAVAD ANDMED
§ 8. Kogutavad andmed
(1) Andmekogusse kogutakse andmed:
1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;
2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;
3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.
(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
§ 9. Andmeandjad
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:
1) taotluse esitaja;
2) taotlusega seotud isik;
3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;
4) rahvastikuregister;
5) Eesti Hariduse Infosüsteem;
6) kinnistusraamat;
7) aadressiandmete süsteem;
8) äriregister;
9) kutseregister.
§ 10. Andmevahetus
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:
1) Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;
2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta;
3) Aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;
4) Kinnistusraamatust andmeid isiku kinnistu kohta;
5) Eesti Hariduse Infosüsteemist andmeid õpilaste kohta;
6) Kutseregistrist andmeid kutsetunnistuste kohta.
(1) Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2) Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;
2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;
3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele;
4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Elva valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
§ 13. Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELVALAVE, ANDMEKOGU LÕPETAMINE
(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.
(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris.
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 16. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab vallavalitsus.
(2) Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
Lisa Andmete koosseis

References: § 2

§ 3

§ 4

§ 7

§ 8

§ 9

§ 10

§ 12

§ 13

§ 16
 § 433
 § 435
 § 30

§ 2

§ 3

§ 4

§ 7

§ 8

§ 9

§ 10

§ 13

§ 16