Source: https://www.rp.pl/VAT/310019986-Faktura-VAT-wyslana-mailem-a-rozliczenie-ze-skarbowka.html
Timestamp: 2020-05-26 06:58:11+00:00

Document:
Faktura VAT wysłana mailem a rozliczenie ze skarbówką - VAT - rp.pl
Aktualizacja: 01.10.2018, 06:30
Przedsiębiorcy mogą przesyłać nabywcom dokumenty sprzedaży na adres w poczcie elektronicznej w formacie pdf. Skarbówka potwierdza, że jest to zgodne z przepisami.
Firmy coraz częściej korzystają z nowych technologii i rezygnują z obrotu papierowymi dokumentami. Coraz więcej z nich występuje z wnioskiem o interpretację, by potwierdzić, że mogą wystawiać faktury elektroniczne w formie pliku pdf. Stanowisko fiskusa jest pozytywne.
Czytaj także: Czy firma może zrezygnować z e-podpisu do faktur elektronicznych?
Przykładem takiego rozstrzygnięcia jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 września 2018 r. (0115-KDIT1-3.4012.463. 2018.2.EB). Sprawa dotyczyła spółki, która zajmuje się detaliczną sprzedażą paliw. Planuje wdrożyć rozwiązanie, w którym nabywca po zatankowaniu paliwa będzie mógł dokonać samoobsługowej zapłaty bezpośrednio przy dystrybutorze. Posłuży się przy tym aplikacją mobilną zainstalowaną na smartfonie. Taką możliwość będą mieli tylko ci nabywcy, którzy pobiorą i zainstalują specjalną aplikację.
Jako załącznik do maila
Spółka wyjaśniła, że warunkiem będzie utworzenie osobistego konta użytkownika w Centralnym Systemie Płatności Mobilnych X. Użytkownik musi też zarejestrować konto w aplikacji mobilnej zainstalowanej na smartfonie. Nabywca będzie zobowiązany do podania takich danych, jak: imię, nazwisko i adres, NIP lub PESEL, adres e-mail i numer telefonu. Konto użytkownika będzie zabezpieczone PIN-em.
Po zakupie transakcja – poprzez system spółki – zostanie przesłana do kasy rejestrującej zainstalowanej na danej stacji paliw i na niej zaewidencjonowana. Wartość sprzedaży i kwota podatku zostaną zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym kasy. Spółka będzie z tego systemu wystawiała nabywcy fakturę do zarejestrowanego wcześniej paragonu. Faktura w formie elektronicznej, za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, będzie przesyłana na wskazany adres e-mail.
Spółka chciała potwierdzić, że przesłanie faktury w formacie pdf na adres e-mail podany przez nabywcę jest zgodne z ustawą o VAT, a Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej się z tym zgodził. Wyjaśnił, że fakturą jest nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Faktura może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, również w formacie pdf, jeżeli zawiera elementy wymagane przepisami ustawy o VAT.
W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie pliku pdf na adres e-mail. W interpretacji czytamy: „planowane wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku pdf, z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, można uznać za wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT.".
Podobne rozstrzygnięcie otrzymał inny przedsiębiorca w interpretacji z 17 września br. (0112-KDIL2-2.4012.326. 2018.2.AP). Stan faktyczny był podobny. Sprawa również dotyczyła sprzedaży paliw i samoobsługowej zapłaty za pomocą aplikacji mobilnej. Fiskus potwierdził, że przesłanie faktury w formacie pdf jest równoznaczne z jej wydaniem.
Fiskus zgadza się na e-archiwum
Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej udzielił również pozytywnej odpowiedzi na pytanie o możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Mówi o tym interpretacja z 12 września br. (0112-KDIL1-3.4012.491. 2018.1.PR). Z pytaniem zwróciła się spółka produkująca urządzenia spawalnicze, która wystawia rocznie ok. 3000 faktur na rzecz innych firm. Dotychczas przechowuje je w formie papierowej, jednak chce je archiwizować w postaci plików gromadzonych w systemie informatycznym. System ten zapewni szybką identyfikację i odszukanie konkretnej faktury. Zagwarantuje też autentyczność, integralność treści (bez zmiany danych) oraz czytelność dokumentów.
Dyrektor KIS uznał, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności gromadzenia papierowych dokumentów) do czasu upływu terminu przedawnienia będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT. Zaznaczył przy tym, że warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwienie bezzwłocznego dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu.
Z kolei w interpretacji z 15 maja 2017 r. (0461-ITPP3. 4512.174.2017.2.AP) Dyrektor KIS zgodził się, że wystawiane przez spółkę odzieżową e-faktury mogą być archiwizowane w formie elektronicznej, bez potrzeby ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej. Wyjaśnił też, jak postąpić w przypadku zwrotu towarów przez nabywców i wystawieniu przez spółkę faktur korygujących. Potwierdził, że po dwukrotnej próbie ich przesłania i nieotrzymaniu potwierdzenia odbioru przez nabywców, wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie wysłanych elektronicznie faktur korygujących.
Podstawa prawna: art. 2 pkt 31 i 32, art. 111 ust. 3a pkt 1, art. 106b ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, art. 106g ust. 1 i ust. 3 pkt 1, art. 106h, art. 106m ust. 1 oraz art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)
Elektroniczny obieg faktur jest coraz bardziej powszechny i powinien być traktowany na równi z obiegiem papierowym. Dlatego wystawianie i przesyłanie faktur w formacie pdf wydaje się naturalnym i prawidłowym sposobem fakturowania w dobie obecnych rozwiązań technologicznych. Część podatników decyduje się jednak na potwierdzenie prawidłowości takiej metody fakturowania w formie interpretacji indywidualnej. W mojej ocenie nie jest to konieczne, jeśli wewnętrzne procedury i system zabezpieczeń pozwalają na zachowanie wymaganych w przepisach warunków dla prawidłowej faktury – autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (które dotyczą zresztą zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych; dla e-faktur dodatkowym wymogiem jest uzyskanie akceptacji odbiorcy, choć nie musi być pisemna). W praktyce organom podatkowym trudno byłoby skutecznie zakwestionować prawidłowość wystawiania faktur w pdf, gdyż musiałyby uzasadnić, że naruszają one warunki ustawowe. Przy czym większy problem miałby w takim przypadku odbiorca faktury, dla którego dokument ten stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Po stronie wystawcy faktury organy mogłyby potencjalnie stosować sankcje na podstawie kodeksu karnego skarbowego (zakładając że VAT należny jest prawidłowo rozliczany).
Faktura tylko do paragonu z NIP nabywcy

References: art. 111
 art. 2
 art. 111
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106