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Timestamp: 2018-02-24 04:58:28+00:00

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INSTRUCTIVO DE PREPARACION PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ANEXOS Y LA DIGITALIZACION DE SOPORTES EN LA FORMULACION Y PRESENTACION DE RECLAMACIONES - PDF
INSTRUCTIVO DE PREPARACION PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ANEXOS Y LA DIGITALIZACION DE SOPORTES EN LA FORMULACION Y PRESENTACION DE RECLAMACIONES
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Vicenta Clara Tebar Redondo
1 INSTRUCTIVO DE PREPARACION PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ANEXOS Y LA DIGITALIZACION DE SOPORTES EN LA FORMULACION Y PRESENTACION DE RECLAMACIONES
2 JUSTIFICACION DE LA METODOLOGIA DEL PROCESO DE RECLAMACION: Señor Usuario, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 001 del 29 de noviembre de 2013, expedida por el Agente Liquidador en el marco legal establecido por la Resolución 806 de 2013, de la Superintendencia Nacional de Salud, esta agencia liquidadora informa a la comunidad en general que se están adelantando las gestiones administrativas y operativas necesarias para implementar la presentación de las reclamaciones vía WEB. Este proceso será posible, a través de una funcionalidad que será habilitada para cargar los datos de la reclamación y los soportes que la sustenten, evitándole a toda costa a los reclamantes, generación de costos de envío, filas interminables, restricciones de horario, costos de trámite de copias, desplazamientos innecesarios, entre otros; buscando incrementar la facilidad, eficiencia y eficacia para que cada reclamante pueda realizar la gestión desde su sitio de trabajo o el lugar que disponga para tal fin. Son muchos los beneficios derivados de recibir por medio virtual y descartar la admisión de soportes con documento físico, así que los siguientes párrafos permiten orientar a los usuarios, las condiciones y situaciones que deben organizar de manera preparatoria, para tramitar su reclamación respectiva. Es importante aclarar que la utilización de otro mecanismo (reclamación en físico o envío por correo certificado) de reclamación no será admitida por exceder la disponibilidad de recursos destinados para atender el proceso de recepción de reclamaciones. En caso de presentarse dudas e inquietudes puede comunicarse a nuestra línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular), o al número de celular donde se le brindara toda la información necesaria sobre el proceso de reclamación.
3 CONTENIDO Página 1. Objetivo General Del Instructivo 1 2. Durante El Período De Reclamación Registrarse en la Plataforma Adjuntar Soportes de Identificación del reclamante Anexar Certificación Bancaria Revisar y Enviar Anexo Adjuntar las imágenes Generación de Informe para el reclamante Ayuda y Soporte Técnico Ayuda y Soporte Funcional del sitio 5 3. Requisitos Mínimos Preparatorios Software Hardware Conexión a internet 6 4. Pasos Y Condiciones En La Preparación Conocer y escoger el tipo de reclamación Diligenciar un formato (Anexo) Digitalizar los soportes Escala Tipo de Archivo Resolución Codificar los soportes digitalizados 8 5. Tipos de reclamación 9 CUADRO RESUMEN PARA RECLAMACIONES POR SERVICIOS EN SALUD CME Servicios de Salud a través de Evento Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes CMC Servicios de Salud a través de Capitación Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes CMP Reembolso de Gastos Médicos Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes JCE Conciliaciones extrajudiciales ante los entes competentes Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes JPC Procesos Ordinarios, Laborales, Administrativos en firme Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes JPR Procesos Ordinarios, Laborales, Administrativos en curso Diligenciamiento del Anexo 57
4 Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes JAS Procesos Ejecutivos ANTES de sentencia Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes JDS Procesos Ejecutivos DESPUES de sentencia Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes PEC. Prestaciones Económicas (Licencias de maternidad, licencias de paternidad, incapacidades por enfermedad general y Soat) Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes DAP Devolución de Aportes (Empleadores e independientes) Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes DAE Devolución a otras EPS por concepto de aportes Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes DSP Devolución por el Sistema General de Participación Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes ITC Impuestos, Tasas y Contribuciones Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes OBF Obligaciones Financieras Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes ADM Administrativas (Otros Proveedores, bienes de Terceros) Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes RLI Reclamaciones Laborales Internas de Humana Vivir Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes LCE Liquidación de Contratos Entes Territoriales Diligenciamiento del Anexo Soportes necesarios Digitalización y codificación de soportes DFO Devolución Fosyga. 131
5 1 1. Objetivo General del Instructivo Nuestro propósito es darle a conocer de manera general los pasos que debe seguir durante el período de reclamación y entrar a detallar los aspectos preparatorios que debe tener en cuenta para revisar y prepararse con suficiente anticipación al inicio de la recepción de reclamaciones de Humana Vivir EPS en Liquidación, que se estima comenzará el 20 de enero hasta el 20 de febrero de Durante el período de Reclamación. Cada reclamante, deberá tener en cuenta las siguientes tareas que serán requeridas una vez se ponga en marcha la funcionalidad o plataforma en el escenario web, y las mismas se enuncian con el fin de que los usuarios vayan realizando las gestiones previas para evitar en lo posible inconvenientes de tipo administrativo y operativo en el proceso de reclamación: 2.1. Registrarse en la Plataforma. Es un proceso sencillo en el que deberá colocar un nombre de usuario y consignar unos datos básicos que le permitan el registro dentro de la plataforma. Los datos básicos a ingresar están relacionados con la identificación del reclamante junto a los soportes de su identificación como reclamante y el del representante legal o apoderado, en caso de tenerlo. En la misma página de registro podrá establecer la contraseña con la cual ingresar posteriormente para proceder a presentar su reclamación. Lo anterior debe realizarlo una vez tenga total seguridad en los tipos de reclamación que va a presentar, los datos del Anexo y la adecuada digitalización de los soportes, todo esto, explicado en las siguientes secciones Adjuntar Soportes de Identificación del reclamante y del Representante Legal o Apoderado. Reclamante persona jurídica: Adjuntar Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario contados a partir de la reclamación. Fotocopia por ambas caras del documento de identidad del representante legal, ampliada al 150%. Aplica para todo tipo de personas jurídicas. Si es empresa social del Estado debe adjuntar el documento de constitución, sea este Ley, Ordenanza o acuerdo. La representación legal debe acreditarse mediante el acto administrativo de nombramiento y el acta de Posesión del Representante Legal. Las Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones tienen la obligación de registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio, por lo cual, también deben presentar el certificado de existencia y representación Legal. Adicional, si están relacionadas con la colección de armas (sin regulación expresa del ministerio de Defensa), comités de control social de Servicios públicos domiciliarios o ligas y asociaciones de Consumidores, deberá aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Subdirección
6 2 Distrital de Inspección de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en el evento que se haya constituido en el Distrito, o su equivalente en el municipio respectivo. Reclamante persona natural: Adjuntar fotocopia por ambas caras del documento de identidad ampliada al 150%. Si su reclamación es como independiente o persona natural con establecimiento de comercio, también debe adjuntar copia del RUT. Si es Contador Público o Abogado titulado, debe anexar copia de la Tarjeta Profesional. Si designa apoderado: Adjuntar Poder autenticado por ambas partes y digitalizado de tal forma que la Agencia Liquidadora pueda corroborar el contenido del poder y los sellos de notaría con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario contados a partir de la reclamación. Fotocopia ampliada al 150% por ambas caras del documento de identidad del apoderado. Si es Contador Público o Abogado titulado, debe anexar copia de la Tarjeta Profesional. Además de los soportes antes mencionados, es responsabilidad del reclamante adjuntar todos los soportes que lo acrediten como titular de la reclamación, por ejemplo, Copia autentica de la sentencia Judicial, Acta de Posesion, Acta de Discernimiento del Cargo, Escritura Pública según se trate de Curadores, Guardadores, Herederos, Legatarios, entre otros. Todos los soportes, tanto del reclamante como del representante legal y/o apoderado deben digitalizarse dentro de un solo archivo PDF con múltiples páginas, como ejemplo están los libros en PDF, que siendo un solo archivo puede contener muchas páginas, como se puede apreciar en la figura siguiente: El nombre de este archivo PDF debe estar conformado por el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, seguido de la palabra ID. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera:
7 3 Código que se debe Numero Identificación del Reclamante Palabra ID colocar al archivo PDF ID ID 2.3. Anexar Certificación Bancaria Dentro de los datos adicionales del reclamante que también debe anexar como soporte y que deben estar dentro del archivo PDF mencionado anteriormente, el usuario deberá adjuntar certificación Bancaria no mayor a 30 días calendarios contados a partir de la reclamación, dirigida a HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION donde certifique el tipo de cuenta, el número de la misma, que se encuentra en estado activo y que el titular corresponde al nombre o razón social del reclamante únicamente Revisar los datos Generales de la Reclamación y Enviar Anexo El anexo es la información con el detalle de los datos de la reclamación. Permite identificar y especificar claramente lo que está reclamando. Por ser un formato ampliamente conocido y bastante familiar, se debe diligenciar en hoja de cálculo Excel. Existen distintos tipos de reclamación y acorde con estos tipos, se detallan unos formatos en archivo Excel para que se relacionen los datos de la(s) reclamación(es). Cada Usuario podrá descargarlos, diligenciarlos, revisarlos y cargarlos nuevamente en la funcionalidad, una vez se encuentre completamente seguro de la veracidad y exactitud de la información que suministre en ellos. Estos formatos se encuentran disponibles para descarga y su diligenciamiento se explica con detalle en las siguientes secciones, que debe leer cuidadosa y detenidamente porque la revisión del detalle de las reclamaciones y el diligenciamiento del contenido de los formatos mencionados serán de exclusiva responsabilidad del Reclamante. Antes de realizar el envío de la reclamación, es importante que el Usuario haya revisado con el máximo cuidado que la información del anexo además de ser veraz y coherente, cumple con las especificaciones y el tipo de datos requerido. A manera de ejemplo, si se pide un valor monetario en cierta columna de algún anexo, sería incorrecto incluir alguna letra o símbolo que impida reconocerlo como número o que por descuido, quede sin diligenciar y se envíe en blanco.
8 Adjuntar las imágenes de soporte a la Reclamación El Reclamante deberá disponer de un tiempo suficiente y necesario, acorde con la cantidad de archivos a cargar y las características de su conexión a Internet. Es de vital importancia recordar la correcta codificación o nombramiento de los archivos, dado que esto permitirá establecer a que ítem de la reclamación corresponde cada soporte. No existe tiempo límite de conexión una vez iniciada la sesión, por lo tanto es importante que gestione su reclamación dentro de la plataforma con el mayor cuidado y responsabilidad. Puede adjuntar los soportes en varias sesiones con la opción de guardar y continuar en una Próxima sesión, siempre y cuando lo realice dentro del período aprobado para la recepción de reclamaciones, que se estima dará inicio el 20 de enero de 2014 hasta el 20 de febrero de Una vez considerado que ha terminado de diligenciar, adjuntar y cargar todos los archivos necesarios, es obligatorio utilizar la opción de finalizar y presentar reclamación, con lo cual se da por entendido que ha presentado formalmente su reclamación. Por lo anterior, se recomienda a la comunidad en general, dar seguimiento al presente instructivo, para que en la fecha estimada de inicio del proceso de reclamación, cuente con la información digitalizada, identificada, completa y veraz de su solicitud, con el fin de facilitar el acceso a la plataforma, cargue y envío de la información sin mayor inconveniente Generación de Informe para el reclamante Terminada la actividad anterior y una vez utilizada la opción de finalizar y presentar reclamación, la funcionalidad generará para el Reclamante, un informe con los datos básicos de la reclamación presentada y el aviso de éxito en el trámite de su reclamación, el cual será enviado a la dirección de correo electrónico que haya ingresado en los datos de registro, aclarando que no significa el reconocimiento de lo reclamado, sino solamente que la recepción ha sido satisfactoria, para efectos posteriores de análisis, estudio y decisión Ayuda y Soporte Técnico Se brindará por parte de la Agencia Liquidadora soporte en situaciones de fallas o anomalías originadas en la plataforma y los servicios suministrados por esta. Se excluyen del soporte técnico aquellos errores o limitaciones que interrumpan o impidan realizar la correcta presentación de la reclamación generados por errores con origen en la configuración del hardware, características del software, conexión a internet o canales de comunicación utilizados por el usuario en la presentación de su reclamación en cuanto a: proveedores de servicios informáticos, condiciones transitorias de internet, problemas derivados del modem del usuario, sistema informático, software de conexión o navegación, red telefónica conmutada, RDSI, ADSL, cable, satélite y cualquier otra infraestructura de transporte o telecomunicaciones o fallas que se produzcan por interferencias voluntarias y/o involuntarias, mal uso de otros programas, por ejemplo, presencia de virus, caída de servidores, borrado de archivos o daño en la base de datos del reclamante. El soporte correspondiente se brindará en nuestra línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular).
9 Ayuda y Soporte Funcional del sitio Se facilitarán medios de contacto para ayudar o agilizar la labor de presentación de la reclamación en situaciones de dificultad en la utilización de los servicios implementados y colocados a disposición del usuario en la plataforma de recepción de reclamaciones. Para ello, se ha dispuesto de nuestra línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Es muy importante recalcar que el medio sobre el cual esta agencia Liquidadora ha enfocado esfuerzos para proporcionar la mayor facilidad posible a cada usuario en la presentación de la reclamación es a través de la plataforma Web y por lo tanto será el medio exclusivo a través del cual se realizará la recepción y análisis de las reclamaciones presentadas. Por lo tanto, la utilización de otros mecanismos como la radicación física de soportes no será admitido por exceder la disponibilidad de recursos destinados para atender el proceso de recepción de reclamaciones. Para los usuarios que presenten reclamación realizando él envió de documentos a través de correo, estos serán inmediatamente devueltos, atendiendo las razones anteriormente expuestas sobre limitaciones presupuestales y facilidades funcionales y logísticas para la presentación a través de la plataforma Web. Los proveedores prestadores de servicios médicos a los cuales se les haya generado pago después del 15 de mayo de 2013 de parte de Humana Vivir EPS en Liquidación, deberán aplicar dicho pago únicamente a facturas y/o cuentas de cobro en las cuales la prestación del servicio médico se haya realizado con posterioridad al 15 de mayo de 2013, prevaleciendo sobre la fecha de la factura o la fecha de radicación en Humana Vivir EPS en liquidación. En ningún momento deben aplicar los pagos a facturas anteriores al 15 de mayo de Requisitos mínimos Preparatorios 3.1. Software. Son los programas básicos que se requieren para ingresar y navegar adecuadamente dentro de la funcionalidad. También son indispensables para la preparación del anexo y la digitalización de los soportes. Casi todos son programas de descarga gratuita y muy seguramente ya tenga instalado la mayoría de ellos. Se requiere Sistema Operativo Windows XP SP3 o Windows Vista SP2 o Windows 7 SP1 o superior. Acrobat Reader XI o Superior, Flash 11.2 o superior, máquina virtual JAVA 1.7 o superior, bloc de notas o WordPad, office 2003 sp3 en adelante (Word, Excel y Power Point), Internet Explorer 8.0 o superior, Firefox 25.0 en adelante, Google Chrome 30.0 o superior. Compresor de archivos WinZip o WinRar, PDF Creator.
10 Hardware Memoria RAM recomendada 2048 MB o superior, Procesador 2 GHz o superior (recomendado Multinucleo). Resolución del monitor: Configuración 1024 x Conexión a Internet. Debe tener acceso a una conexión a internet con un ancho de banda mínimo recomendado de 2 Megas (Mbps) y para los reclamantes con gran volumen de soportes a enviar, es aconsejable en la medida de lo posible, disponer de una conexión dedicada, con un ancho de banda entre 4 y 10 Megas (Mbps). 4. Pasos y Condiciones en la preparación 4.1. Conocer y escoger el tipo de reclamación adecuada. Los conceptos por los cuales se pueden presentar reclamaciones y que se explican en el punto 5, se originan en causales muy diferentes y de la misma manera, su análisis y resolución debe realizarse bajo parámetros distintos, eso sí, enmarcados dentro de la normatividad que regula el proceso liquidatario. Por lo anterior, es de vital importancia que examine cuidadosamente dentro de qué tipo de reclamación se encuentra el concepto que origina su acreencia. Es posible que deba presentar varios tipos de reclamaciones en los casos donde existe más de un concepto de acreencias. Por ejemplo, una IPS podría presentar reclamaciones por servicios de cuentas médicas y por prestaciones económicas de sus empleados como incapacidades o licencias de maternidad. Si aún persisten las dudas, no dude en solicitar orientación comunicándose a nuestra línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciar un formato (Anexo) según el tipo de Reclamación Existen distintos tipos de reclamación y acorde con estos tipos, se detallan unos formatos en archivo Excel para que se relacionen los datos de la(s) reclamación(es). Cada Usuario podrá descargarlos, diligenciarlos, revisarlos y cargarlos nuevamente en la funcionalidad, una vez se encuentre completamente seguro de la veracidad y exactitud de la información que suministre en ellos.
11 7 El anexo es la información con el detalle de los datos de la reclamación. Permiten identificar y especificar claramente lo que está reclamando. Por ser un formato ampliamente conocido y bastante familiar, se debe diligenciar en hoja de cálculo Excel. Cada tipo de reclamación tiene un anexo diferente, pero todos en formato de Excel, permitiendo extensiones de archivo xls o xlsx. Estos formatos se encuentran disponibles para descarga y su diligenciamiento es obligatorio y se explica con detalle en las siguientes secciones, que debe leer cuidadosa y detenidamente porque la revisión del detalle de las reclamaciones y el diligenciamiento del contenido de los formatos mencionados serán de exclusiva responsabilidad del Reclamante, con lo cual el Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada Digitalizar los soportes. Para lograr subir los soportes a la funcionalidad a partir de la fecha estimada para el inicio del proceso de reclamación, deberán estar previamente digitalizados por parte de cada reclamante a través de escaneo u otro dispositivo que permita generar una imagen en archivo PDF, con una resolución mínima que garantice la legibilidad y lectura inequívoca del texto y cifras contenidas en el mismo. La legibilidad del documento es requisito fundamental para el análisis de la reclamación por parte de la Agencia Liquidadora, y es responsabilidad de cada Reclamante. De no contarse con un documento legible, la Agencia Liquidadora, procederá a desestimar o no tener en cuenta el documento ilegible, para el análisis de la procedencia o no de la reclamación. Los Soportes deben estar digitalizados (escaneados) con las siguientes especificaciones: Escala Únicamente En escala de grises o blanco y negro texto. No serán admitidos como soportes los documentos escaneados a color, dado que no pueden ser procesados dentro de la Plataforma Tipo de Archivo El formato del archivo para digitalización debe ser PDF. Cualquier otro formato de imagen no es admitido por la plataforma Resolución. Para mantener un sano equilibrio entre un archivo liviano y una buena legibilidad, debe digitalizarse con una resolución de 100 dpi en escala de grises o 200 dpi si es en blanco y negro, que es una característica fácilmente ajustable y presente en prácticamente todas las marcas y maquinas con la opción para Scanner. Hacerlo con una resolución menor a las indicadas implica
12 8 una gran probabilidad de obtener una imagen ilegible y que no le servirá como evidencia. Utilizar una resolución mayor tampoco es recomendable dado que incrementa excesivamente el tamaño y peso del archivo, generándole demora y pérdida de tiempo al momento de adjuntar los soportes. El siguiente cuadro resume las características de la configuración al digitalizar Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises Codificar los soportes. Deberá Codificar los soportes digitalizados. Cada usuario o reclamante, deberá generar y asignar un nombre o código a cada archivo PDF escaneado como soporte de cada concepto, factura, contrato, sentencia, título, acreencia laboral, incapacidad, entre otros y obedecerá a un código que permita saber a qué reclamación hace referencia. Estos códigos se encuentran detallados en las páginas siguientes por cada concepto y tipo de reclamación y su nombramiento se explica minuciosamente en secciones posteriores, que debe leer cuidadosa y detenidamente dado que la revisión de la correcta codificación será de exclusiva responsabilidad del Reclamante.
13 9 5. Tipos de Reclamación CME. Servicios de Salud a través de Evento CMC. Servicios de Salud a través de Capitación CMP. Reembolso de Gastos Médicos JCE. Conciliaciones extrajudiciales ante los entes competentes JPC. Procesos Judiciales Ordinarios o Reclamativos en firme de naturaleza Civil, Laboral, Administrativa, Fiscal o de cualquier otra naturaleza. JPR. Procesos Judiciales Ordinarios o Reclamativos en curso de naturaleza Civil, Laboral, Administrativa, Fiscal o de cualquier otra naturaleza. JAS. Procesos Judiciales Ejecutivos en curso y ANTES de Sentencia JDS. Procesos Judiciales Ejecutivos en curso y DESPUES de Sentencia PEC. Prestaciones Económicas (Licencias de maternidad, licencias de paternidad, incapacidades por enfermedad general) DAP. Devolución de Aportes (Empleadores e Independientes) DAE. Devolución a otras EPS por concepto de Aportes DSP. Devolución por el Sistema General de Participación (Aportes patronales de IPS públicas) ITC. Impuestos, Tasas y Contribuciones OBF. Obligaciones Financieras ADM. Administrativas (Otros Proveedores, bienes de terceros) RLI. Reclamaciones Laborales Internas de Humana Vivir LCE. Liquidación de Contratos Entes Territoriales DFO. Devolución Fosyga
14 10 Se especifican las directrices dadas en la guía preparatoria presentada con la resolución 001 del 29 de noviembre de Cómo debe reclamar? CUADRO RESUMEN DE DILIGENCIAMIENTO PARA RECLAMACIONES EN SERVICIOS EN SALUD Tipo de reclamación Servicios de salud a través de Evento Tema Soportes Conformación del código o nombre Anexo en Excel (Contiene dos hojas: facturas y anticipos) Soportes Nombre: Con certificado de Radicación(tapa): Con facturas: Con listado o relación Si presenta Acta de Conciliación de Glosas Número de identificación + código CME Número de identificación + palabra LOTE + C o S para régimen + Número de lote Número de identificación + Consecutivo del anexo palabra DOC + Número de identificación + Consecutivo inicial del anexo + Guion al medio + Solo número del Consecutivo final Número de identificación + palabra "GL" + Fecha del acta de conciliación Servicios de salud a través de Capita Anexo en Excel Soportes Nombre Carta de Capitación: RIPS Indicadores de Gestión: Número de identificación + Código CMC Número de identificación + Consecutivo del anexo Palabra "RIPS" + Número de identificación + Consecutivo del anexo Número de identificación + Año + Mes inicial + Mes final Reembolso de Gastos Médicos Anexo en Excel Soportes Nombre: Con certificado de Radicación(tapa): Con cuenta de cobro: Número de identificación + Código CMP Número de identificación + Consecutivo del anexo Número de identificación + Consecutivo del anexo
15 CME Servicios de Salud a través de Evento. Si usted es una IPS y tiene acreencias por reclamar en servicios de salud prestados en la modalidad de evento, debe seguir las siguientes instrucciones y comprender los conceptos que le apoyaran en la preparación de su reclamación: Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el Anexo CME Servicios Médicos Por Evento, siendo CME el código para las reclamaciones por este concepto. Este formato de anexo se compone de dos hojas de cálculo o pestañas como se puede apreciar en la siguiente figura: Hoja de facturas Hoja de anticipos Hoja de facturas: Es el cuadro con el cuerpo de facturas a reclamar. Como se mencionó anteriormente, constituye el detalle de los datos de la reclamación en sí. (Obligatorio el diligenciamiento por parte del reclamante) Hoja de Anticipos: Contiene el cuadro con los anticipos recibidos por Humana Vivir de manera directa o indirecta (Opcional el diligenciamiento por parte del reclamante) Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificacion, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un IPS con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: CME, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación CME
16 12 Campos de la hoja de Facturas Vale la pena recalcar que algunas columnas son opcionales, pero no escatime esfuerzos en diligenciarlas si las conoce porque significan más elementos de juicio para abordar con mayor eficiencia y precisión el análisis de la reclamación. A título de ejemplo, la columna número del lote es opcional porque no todas las IPS están en condición de saberlo, pero si está a su alcance, es sumamente útil que se esmere en colocarlo al ser un insumo valioso de análisis, comparación y verificación. Al final de la descripción de cada campo se menciona el tipo de dato. Hace referencia a la clase de información que puede contener, así: Tipo de dato numérico: Como su nombre lo indica solo debe contener números. Sin formato de signo de moneda, porcentaje, separadores de miles o signos especiales. Tipo de datos Texto: Solo debe contener caracteres alfabéticos como es el caso de nombres y apellidos. Omitir caracteres especiales. Tipo de datos Alfanuméricos: Puede contener tanto caracteres alfabéticos como números y símbolos como guion o guion bajo. Imprescindible tener en cuenta: Ningún dato del anexo debe estar encerrado entre comillas o algún otro carácter especial. Los campos con dato de tipo numérico no deben tener formatos como separación de miles, signos de moneda, exponenciales, fracciones o porcentaje. Los campos con dato de tipo numérico no deben tener ceros a la izquierda o espacios en blanco.
17 13 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciarlos sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna SALDO DE FACTURA El anexo contiene los siguientes campos divididos en tres grupos: DATO GENERAL DATOS DE LA FACTURA INFORMACIÓN FINANCIERA DATO GENERAL:
18 14 Número del Contrato: Es el número del contrato objeto de la facturación. Aplica para las IPS con las que se ha establecido algún tipo de convenio y hace parte de la red de prestadores de servicios. En caso de no existir contrato, dejar esta columna sin diligenciar. Tipo de dato Alfanumérico que puede contener caracteres numéricos, alfabéticos y símbolos. Régimen: régimen al que pertenece el usuario al cual se le prestó el servicio. Colocar si es Contributivo o Subsidiado. Tipo de dato de Texto. Las figuras a continuación indican donde ubicar la información en el certificado de radicación y como diligenciarlo en el anexo. En el anexo a diligenciar proceda de la siguiente manera: Debe seleccionar una de las celdas de esta columna e inmediatamente aparece una flecha al lado derecho, tal como lo señala el círculo rojo de la figura a continuación. Esto le indica que hay una lista que puede desplegar.
19 15 Al dar Clic en la flecha indicada, se despliega la lista de opciones Escoja una de las opciones disponibles: Debe dar Clic en la opción que desea escoger e inmediatamente quedará escrito en la celda, tal como aparece en la figura a continuación. DATOS DE LA FACTURA:
20 16 Número del Lote: Es el Nro. Radicado que se encuentra al principio del certificado de Radicación. Por lo general está entre dos asteriscos. Ejemplo: * *. Cuando diligencie esta columna, no debe colocar los asteriscos ni los ceros a la izquierda porque carecen de valor. Si no conoce el número del lote, debe dejar este espacio en blanco. Es un tipo de dato numérico. La figura a continuación señala el número del certificado de radicación encerrado en un ovalo de color rojo y su diligenciamiento en el anexo. Certificado de Radicación (lote): En el Anexo a diligenciar:
21 17 ID interno: es el id de la factura suministrado por Humana Vivir cuando realizó la radicación. Se puede ubicar en la columna ID interno en la tapa o certificado de radicación. Es un tipo de dato numérico. Si no conoce el número del ID interno, debe dejar este espacio en blanco. La figura a continuación señala el ID interno de la factura encerrado en un ovalo de color rojo. En el anexo a diligenciar: Prefijo: Si la facturación no contiene prefijo, como puede ser el caso de muchas IPS, simplemente dejar esta columna en blanco. Aplica solo para las IPS con números de facturas asignados por la DIAN que contienen texto y/o guiones al inicio de su numeración. Por ejemplo, una factura con número FRM , debe colocar en el prefijo, FRM. Es un tipo de dato Alfanumérico que puede contener caracteres numéricos y alfabéticos. Debe estar en mayúsculas y sin tilde.
22 En el anexo a diligenciar: 18
23 19 Número de Factura: Es la parte numérica del número de factura que genera la IPS. Se excluyen los ceros a la izquierda y guiones. Para el ejemplo anterior, debe colocar Es un tipo de dato numérico. La figura a continuación señala el número de la factura encerrado en un ovalo de color rojo y el lugar correcto de diligenciamiento en el anexo. Certificado de Radicación: En el anexo a diligenciar: Fecha de la Factura: Es la fecha de creación de la factura por parte de la IPS. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/09/2010. Tenga en cuenta que si el número del día o del mes es inferior a 10, debe colocarle un cero adelante, como se muestra en la siguiente figura dentro del certificado de radicación y en el anexo.
24 20 Certificado de Radicación: En el anexo a diligenciar: Fecha de Radicación de la Factura: Fecha en la que se realizó la radicación de la factura en las instalaciones de Humana Vivir. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Si coloca un formato diferente como el que se aprecia a continuación:
25 21 Es probable que aparezca un mensaje de error como el siguiente con el aviso de formato o fecha Incorrecta, debido a que se colocó una fecha anterior al 16 de marzo de 1995 o el formato en el que escribió la fecha puede no ser reconocido. Certificado de Radicación: En el anexo a diligenciar:
26 22 Fecha de Prestación del Servicio: Es la fecha exacta de la prestación del servicio al usuario que se encuentra indicada en la factura radicada. Diligenciar solo si es monousuario. No se debe tener en cuenta para las facturas multiusuario. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida Valor facturado: Es el valor total de la factura. Es un tipo de dato numérico En el anexo a diligenciar: INFORMACION FINANCIERA:
27 23 Valor Glosado: Es el valor de la no conformidad que afecta en forma total o parcial el valor de la factura. Es el valor después de Respuesta glosa(o notificación Glosa si la IPS no presenta respuesta) y antes de conciliación glosa. Si no existe glosa, debe dejar este espacio en blanco. Es un tipo de dato numérico. Valor Glosado aceptado por la Ips en Conciliación: Valor aceptado dentro del acta de saneamiento de glosa o el formato de conciliación de glosa por parte de la IPS. Si no existe acta de conciliación de glosa, debe dejar este espacio en blanco. Es un tipo de dato numérico Fecha del acta de Conciliación: Fecha en que se realizó el acta de saneamiento de Glosas o formato de conciliación de Glosas. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Si no existe acta de conciliación de glosa, debe dejar este espacio en blanco. Notas Debito: es el valor restante a favor de la IPS. Es un tipo de dato numérico. Notas Crédito: Es el valor que queda a deber la IPS. Es un tipo de dato numérico Valor Copago: Es el valor cancelado por parte del usuario indicado en la factura, es de aclarar que es el valor recaudado por la IPS. Es un tipo de dato numérico. Valor cuota moderadora: Es un tipo de dato numérico. Descuentos: Diligenciar solo si presenta respuesta a glosa, escribiendo el nombre del archivo PDF que contiene la respuesta Glosa. La codificación se compone de: NIT reclamante + RG +Fecha en formato ddmmaaaa. Ejemplo: RG Saldo de la Factura (Valor a reclamar): Valor con la cuantía a reclamar. Es un tipo de dato numérico. Campos de la hoja de Anticipos Esta segunda hoja de cálculo o pestaña con el nombre Hoja de anticipos es opcional. Se diligencia por la IPS que considere conveniente ofrecer información financiera que facilite el proceso de determinación del pasivo de Humana Vivir EPS en liquidación a favor del reclamante. Debe relacionar los pagos, giros de recursos, anticipos efectuados bajo el tipo de cobro por evento o capita o cualquier otro tipo de desembolso como anticipos por paciente, realizado directa o indirectamente por parte de la EPS, que este total o parcialmente sin legalizar.
28 24 Régimen: Régimen bajo el cual se realizó el giro de los recursos. Colocar si es Contributivo o Subsidiado de la lista desplegable. Tipo de dato de Texto. Tipo de Servicio: Indicar el tipo de contratación por el cual se realizó el desembolso. Colocar si es evento o capita. Tipo de dato de Texto. Fecha de Giro de los Recursos: Fecha exacta de la realización del giro. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Valor del Giro: Valor del desembolso a favor de la IPS realizado por Humana Vivir a través de los distintos medios o formas disponibles (Ministerio, Secretaria, Tesorería de Humana Vivir, Ente territorial). Valor Legalizado: Corresponde al valor descargado y/o aplicado del giro. Valor por Legalizar. Fuente del Giro: Medio, canal o entidad a través del cual se realizó el giro. Debe escoger una de las opciones que se muestran en la lista desplegable.
29 Soportes Necesarios Es obligación adjuntar los siguientes soportes digitalizados: Si nunca ha realizado la radicación de las facturas debe incluir todos los soportes de la misma. Para las IPS con radicación de facturas en la cuidad de Bogotá, debe adjuntar el Certificado de Radicación, comúnmente conocida como tapa con el sello de radicación del área de cuentas médicas de Humana Vivir. Si no le entregaron el certificado de Radicación, debe anexar la factura con el sello de recibido por parte de Humana Vivir. Para las facturas enviadas por correo anexar la factura adicionalmente a la Guía que emite la empresa de correos con el sello de recibido por parte de Humana Vivir y/o cualquier soporte que evidencie la recepción de las facturas por parte de la EPS. Si la radicación de las facturas se realizó con algún tipo de relación o listado que contenga las facturas recibidas por la EPS, debe adjuntar este documento con el sello de recibido de Humana Vivir. Es imprescindible que el conjunto de facturas incluidas en este listado se diligencien consecutivamente dentro del anexo. Para respuesta a glosa, anexar todos los soportes de la respuesta glosa. La codificación se compone de: NIT del reclamante + RG + Fecha en formato ddmmaaaa. Ejemplo: RG Si la factura ha presentado algún tipo de gestión adicional sobre glosas, debe adjuntar adicionalmente: Formato de conciliación Glosa o acta de Saneamiento de glosas, debidamente firmado por la IPS y la EPS y con el detallado de facturas correspondientes. Después de digitalizar este documento en formato PDF, debe nombrarlos como muestra el cuadro a continuación, teniendo en cuenta que el formato para la fecha es DDMMAAAA sin la barra intermedia /. Recuerde que si es el tipo de identificación es Nit, este debe ir sin digito de verificación y siempre colocar el prefijo GL en mayúsculas para indicar que se trata de un archivo que contiene un acta de conciliación de glosa. Número de identificación del reclamante Palabra fija Guion Fecha del acta de Conciliación Código que se debe colocar al archivo PDF GL GL
30 Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la Opción Modo Resolución(dpi) sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración 1 Blanco y Negro 200 puede ser aceptado por la 2 Escala de Grises 100 plataforma. Varias facturas reclamadas pueden tener un único soporte digitalizado. El caso más evidente es aquel donde el lote o certificado de radicación contiene múltiples facturas y se requiere adjuntar el soporte una sola vez. Sin embargo, es importante dejar claro que dentro del Anexo en Excel si es indispensable relacionar TODAS las facturas que la IPS considere objeto de reclamación, porque él no relacionarla en el anexo, la excluye del proceso de reclamación. Si una factura relacionada en el anexo tiene un soporte con más de una página, debe digitalizarse dentro de un solo archivo PDF con múltiples páginas, como ejemplo están los libros en PDF, que siendo un solo archivo puede contener muchas páginas. Como se puede apreciar en la figura siguiente. Codificación (Nombre) de la imagen: Nombre colocado a la imagen en PDF que contiene los soportes. Es un tipo de dato alfanumérico. Es bastante sencillo, dado que se compone del número de identificación, sin digito de verificación, seguido de la palabra LOTE en mayúsculas más la letra inicial del régimen (C para contributivo o S para subsidiado) también en mayúsculas y completar con el número del Certificado de Radicación (número del lote). Ejemplo, una IPS, con Nit , reclamando una factura con número de lote por un servicio médico prestado dentro del régimen Contributivo debe codificar el soporte que ha digitalizado con el nombre de LOTEC En caso de pertenecer al régimen subsidiado el nombre seria LOTES Un solo archivo PDF puede ser soporte de todas las facturas que contiene esa tapa digitalizada, lo que facilita aún más la gestión de digitalización y codificación.
31 27 Número de identificación del reclamante Palabra Fija Régimen Número del certificado de Radicación(Lote) Código que se debe colocar al archivo PDF LOTE C LOTEC16018 Si no le entregaron copia del certificado de radicación, sus soportes se constituyen en la digitalización de las facturas con el sello de recibido por parte de Humana Vivir en Liquidación, debiendo colocar como código o nombre de la imagen, por cada factura, el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. A manera de ejemplo: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF CME_ CME_00001 Si el soporte de recibido es el documento con el listado o relación de facturas, deberá nombrarse el archivo en PDF con la palabra fija DOC seguido del número de identificación del reclamante más el consecutivo de la fila del anexo donde inicie el diligenciamiento de las facturas que hacen parte del listado, guion al medio y finalizar con el número del consecutivo donde termine el diligenciamiento de la relación. Por ejemplo: si se presentó la radicación de 29 facturas recibidas a través de un listado e inicia el diligenciamiento de todas las facturas en la fila con el consecutivo CME_00017, todas deben ser
32 28 incluidas en el anexo una debajo de otra debiendo terminar en el consecutivo CME_ Estos dos números deben estar dentro del nombre de la imagen. Recuerde, todas las facturas deben estar relacionadas en el anexo, pero solo digitalizar como soporte la imagen del documento con el recibido que contenga el detalle de las facturas. Número de identificación del Reclamante Consecutivo del anexo inicial Solo número del Consecutivo final Palabra Guion Código que se debe colocar al Fija medio archivo PDF DOC CME_ DOC CME_
34 CMC Servicios de Salud a través de Capitación. Son las reclamaciones por servicios prestados a través de contratos por capitación. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el Anexo CMC Servicios Médicos Por Capita, Siendo CMC el código para las reclamaciones por este concepto. Nombre del Anexo Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un IPS con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: CMC, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación CMC Campos del Anexo
35 31 Datos del encabezado: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciar sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR A RECLAMAR. Número del Contrato: Es el número del contrato objeto de la facturación. Aplica para las IPS con la cual se ha establecido algún tipo de convenio y hace parte de la red de prestadores de servicios. Tipo de dato Alfanumérico que puede contener caracteres numéricos y alfabéticos. Régimen: Colocar si el contrato de capitación se realizó bajo el régimen Contributivo o Subsidiado. Tipo de dato de Texto. Actividad: Se refiere a la actividad capitada. Si en Régimen ha colocado Contributivo, no es necesario diligenciar esta columna. Pueden elegir dentro de la siguiente lista: Actividades Capitadas ambulatorio I nivel ambulatorio y hospitalario II y III nivel hospitalización I nivel medicamentos ambulatorios I y II nivel ambulatorio y hospitalario I nivel medicamentos ambulatorios de I nivel ambulatorio y hospitalario II nivel suministro de lentes y monturas ambulatorio y hospitalario III nivel medicamentos ambulatorios de II y III nivel promoción y prevención medicamentos ambulatorios I II y III nivel
36 32 Mes Facturado: Debe estar en formato AAAAMM. donde AAAA corresponde al año y MM al número del mes. Ejemplo, si esta relacionando el mes de febrero de 2012, debe colocar Tipo de dato de numérico. Fecha de Radicación de la Factura: Fecha en la que se realizó la radicación de la factura en las instalaciones de Humana Vivir en Liquidación. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Población reconocida: La cantidad de usuarios con derecho a recibir los servicios de salud contemplados en el plan obligatorio de Salud contratada bajo la modalidad de capitación y discriminados en la certificación de capitación para el mes relacionado. Tipo de dato de numérico. Número de Factura: Diligenciar el número con que fue emitida la factura por parte de la IPS. Incluir prefijo en caso de tenerlo. Valor Facturado: Es el valor total descrito en la factura que envía la IPS. Valor Pagado por Humana Vivir: Es todo lo pagado a través del ministerio, el esfuerzo propio de entes territoriales y/o directamente por Humana Vivir en Liquidación. Valor a Reclamar: Diferencia entre el valor facturado y el valor pagado por Humana Vivir Soportes Necesarios Es obligación adjuntar los siguientes soportes digitalizados: Carta de capitación con la actividad y el mes que se encuentre relacionada en el anexo. RIPS. Los archivos de texto que componen los RIPS (AC, AF, AH, AM, AN, AP, AT, CT y US) Deben estar dentro de una carpeta comprimida en.zip Por qué comprimidos? Porque es una extensión de archivo que se puede reconocer. Una carpeta sin comprimir no tiene extensión o formato de archivo definido, lo que impide que pueda ser reconocido y sondeado dentro de la plataforma. La manera de nombrar la carpeta es colocando la palabra RIPS en mayúsculas seguido del Nit o C.C. del reclamante más el consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: para una IPS con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe nombrar la carpeta de RIPS de la siguiente manera: Numero Identificación Código que se debe colocar al Palabra Fija del Reclamante Consecutivo archivo PDF RIPS CMC_00001 RIPS CMC_00001
37 33 Indicadores de gestión. Adjuntar los indicadores de gestión del período facturado según la normatividad y/o el oficio remisorio con los indicadores en su momento. Pueden ser reportados según lo establecido en las especificaciones circular 047 y 056 de la superintendencia Nacional de salud o también mediante la matriz establecida en el anexo técnico de las circulares. Otra alternativa es enviar un documento, convertido luego a PDF, enunciando indicador por indicador con la formula e información del mismo, es decir, con numerador, denominador y resultado de acuerdo a la ficha técnica contenida en las circulares Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Por cada factura reclamada debe existir un archivo PDF que contiene la carta de capitación digitalizada. También se requieren los indicadores de gestión en formato PDF, que no serían necesariamente por cada factura sino por período. Codificación (Nombre) de la imagen con la carta certificadora de capitación: Nombre colocado a la imagen en PDF que contiene el certificado de capitación. Es un tipo de dato alfanumérico. Se compone del Nit de la IPS, sin el digito de verificación seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: para una IPS con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante Consecutivo archivo PDF CMC_ CMC_00001
38 34 Codificación (Nombre) de la imagen con los indicadores de gestión. El indicador de gestión, si está elaborado en Word debe ser guardado como archivo PDF, lo cual es sumamente sencillo mediante el comando guardar como tipo y en tipo de archivo marcar PDF, según muestra la imagen a continuación. El código o nombre debe contener el Nit del reclamante sin digito de verificación seguido de guion bajo y el período que abarca el indicador en el formato AAAAMIMF, donde AAAA es el año reportado, MI es el mes inicial y MF es el mes final. Siguiendo con los datos del ejemplo anterior, el código para el archivo PDF de los indicadores de gestión del año 2011 durante un período hipotético de febrero a Abril seria el siguiente: Numero Identificación del Reclamante Guion Año MI mes inicial MF mes final Código que se debe colocar al archivo PDF
40 CMP Reembolso de Gastos Médicos. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el Anexo CMP Reembolso de Gastos Médicos, Siendo CMP el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un IPS con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: CMP, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación CMP Campos del Anexo
41 37 Tipo de identificación: Puede escoger dentro de lista las opciones que muestra la siguiente figura, encerradas dentro del ovalo de color rojo. Tipo de campo texto. Número de identificación: Si es Nit, debe colocarlo sin el digito de verificación. Valor numérico sin ningún tipo de formato. Nombre o Razón Social: Nombres completos en caso de ser persona natural. Debe ir en mayúsculas. Tipo de campo texto. Número del Lote: Es el Nro. Radicado que se encuentra al principio del certificado de Radicación. Por lo general está entre dos asteriscos. Ejemplo: * *. Cuando diligencie esta columna, no debe colocar los asteriscos ni los ceros a la izquierda porque carecen de valor. Si no conoce el número del lote, debe dejar este espacio en blanco. Es un tipo de dato numérico. La figura a continuación señala el número del certificado de radicación encerrado en un ovalo de color rojo y su diligenciamiento en el anexo.
42 38 Certificado de Radicación (lote): En el Anexo a diligenciar: ID interno: es el id de la cuenta de cobro suministrado por Humana Vivir en Liquidación cuando realizó la radicación. Se puede ubicar en la columna ID interno en la tapa o certificado de radicación. Es un tipo de dato numérico. Si no conoce el número del ID interno, debe dejar este espacio en blanco. La figura a continuación señala el ID interno de la factura encerrado en un ovalo de color rojo.
43 39 En el anexo a diligenciar: Fecha de Radicación: Fecha en la que se realizó la radicación de la factura en las instalaciones de Humana Vivir en Liquidación. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida.
44 40 Valor Radicado: Valor numérico sin ningún tipo de formato Soportes Necesarios Es obligación adjuntar los siguientes soportes digitalizados: Debe adjuntar el Certificado de Radicación, comúnmente conocida como tapa con el sello de radicación del área de cuentas médicas de Humana Vivir. Si no le entregaron el certificado de Radicación, debe anexar la cuenta de cobro con el sello de recibido por parte de Humana Vivir. Autorización que contenga el número de radicado de la solicitud de autorización del servicio por parte de la EPS. Opcional, documentos adicionales digitalizados que considere conveniente incluir. Para las cuentas de cobro enviadas por correo anexar la cuenta de cobro y adicionalmente la Guía que emite la empresa de correos con el sello de recibido por parte de Humana Vivir y/o cualquier soporte que evidencie la recepción de la cuenta de cobro por parte de Humana Vivir Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Codificación (Nombre) del archivo PDF con los soportes digitalizados: Es un tipo de dato alfanumérico. Se compone del número de identificación del reclamante sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Numero Identificación Código que se debe del Reclamante Consecutivo colocar al archivo PDF CMP_ CMP_00001
45 5.4. JCE Conciliaciones extrajudiciales ante los entes competentes (Procuraduría General de la nación, Superintendencia nacional de Salud u otra entidad semejante). 41 Las reclamaciones por cuentas médicas con actas de conciliación de Glosas no se deben incluir en este concepto. Se incluyen dentro de las reclamaciones CME. Servicios de Salud a través de Evento. Las reclamaciones por actas de conciliación sobre aportes patronales no se deben incluir en este concepto. Se incluyen dentro de las reclamaciones DSP. Devolución por el Sistema General de Participación (Aportes patronales de IPS públicas). Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel JCE Conciliaciones extrajudiciales, siendo JCE el código para las reclamaciones por este concepto. Este tipo de reclamaciones no incluye las actas de conciliación por Glosa, dado que las facturas que se encuentren dentro de un acta de conciliación, deben quedar registradas en el anexo CME Servicios Médicos por Evento. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación en caso de ser Nit, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: JCE, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación JCE
46 42 Este formato de anexo se compone de tres ejes: Solicitante De La Conciliación: Datos de la Conciliación: Fecha del Acta de Conciliación: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Valor de la Conciliación a favor del solicitante: El valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Lugar de Suscripción del acta de Conciliación: Escribir la cuidad en donde se realizó y formalizo el acta de conciliación. Dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva.
47 43 Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción: Concepto de la Conciliación: indicar de que tipo es la conciliación. Laboral, administrativo, de cartera, etc.
48 44 Apoderado de la Conciliación: Soportes Necesarios Escrito de conciliación extrajudicial en derecho, suscrito entre las partes, validado por la Entidad Respectiva, que constituya Cosa Juzgada en Derecho. Digitalización del original de títulos valores como Facturas, Pagares, Letras de Cambio u otros títulos ejecutivos que sean Claros, Expresos y Exigibles Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF JCE_ JCE_001
51 JPC Procesos Ordinarios o Reclamativos en firme de naturaleza Civil, Laboral, Administrativa, Fiscal o de cualquier otra naturaleza. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo JPC Procesos Ordinarios en firme de naturaleza Civil, Laboral, Administrativos o Fiscal, siendo JPC el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: JPC, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación JPC Datos del encabezado: Diligenciar los datos del Demandante y del Apoderado. Tipo de identificación: Escoger una de las opciones disponibles en la lista desplegable, como se aprecia en la figura a continuación:
52 48 Nro. De Identificación Nombre o Razón Social Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECONOCIDO EN LA SENTENCIA. También debe diligenciar los datos del Apoderado. Nro. Identificación: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Este formato de anexo se compone de cuatro ejes: 1) Datos del despacho Judicial 2) Datos del Proceso 3) Otros Demandados diferentes a Humana Vivir 4) Liquidación. Datos del despacho Judicial: En los títulos de este eje se presentan listas desplegables que se extienden al dar clic en el costado derecho en cada celda de estas columnas. Debe escoger una de las opciones disponibles.
53 49 Sala / Número del despacho: En esta columna puede escoger el número del despacho, el tipo de sala o el número de la sala. Si en la columna despacho, ha escogido alguna de las altas cortes o Tribunal Superior, se desplegarán las salas que la conforman o el número de la sala. En caso contrario, aparecerá la opción de escoger dentro de un rango de números que va desde el 001 hasta el 999. Las dos figuras siguientes ejemplifican lo expuesto: Aaaaa Tipo de despacho o Sección (Si aplica): de la misma manera que en la columna anterior, dependiendo del despacho escogido, podrá seleccionar la sección o el tipo de despacho.
54 50 Aaaaa Departamento, Capital o Población (Si aplica): Si el despacho escogido es Tribunal Administrativo, tendrá disponible el listado de los departamentos; en caso de ser un Tribunal Superior, podrá elegir entre Departamentos y Capitales. Para los Juzgados del Circuito, se encuentran las opciones de Departamentos y todos los municipios del País. Juzgados Municipales y Juzgados Administrativos, solo disponible los municipios. Datos del Proceso:
55 51 Número de radicación del proceso: Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Lugar de Ubicación del Proceso (Municipio): al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva. Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción:
56 52 Tipo de Proceso Reclamado: Debe escoger la clase de proceso como se muestra en la figura a continuación al desplegar la lista de opciones. Tenga en cuenta que si la clase de proceso reclamado es de tipo ejecutivo debe escoger un tipo distinto de reclamación por proceso judicial. Primera Instancia: Marcar con una X si tiene sentencia en primera instancia. Segunda Instancia: Marcar con una X si tiene sentencia en segunda instancia. Fecha en firme de la sentencia: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Valor reconocido en la Sentencia: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Otros Demandados diferentes a Humana Vivir: Si hay más de un demandado diferente a HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION, diligenciarlos en la misma celda pero separar los nombres con un punto y coma (;)
57 53 Liquidación: Liquidación de crédito en firme: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El Valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Liquidación de costas en firme: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El Valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Liquidación de Agencias en derecho: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Concepto Reclamado: El objetivo es identificar y relacionar lo que se está reclamando en el proceso cuando se trata de un proceso derivado de un concepto exclusivamente laboral. Ejemplo, si está reclamando por un proceso Laboral en firme basado en una obligación reconocida a favor de un funcionario o ex-funcionario de Humana Vivir en Liquidación, es natural que pueda disponer de un espacio donde se le permita detallar la información del concepto laboral reclamado. Para dar solución a esta necesidad, se adicionó una hoja de cálculo con el nombre RLI Reclamaciones Laborales donde puede detallar los datos laborales del proceso reclamado, como lo ilustra la figura a continuación:
58 54 Dentro del formato de detalle, se encuentra en el extremo izquierdo una columna con el título Número de radicación del proceso Ordinario, Laboral o Administrativo en la cual escribir el número del proceso Ordinario, Laboral o Administrativo en Firme. Es primordial su diligenciamiento para poder establecer la relación entre los registros del detalle y el proceso del cual hace parte. Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. La siguiente figura ilustra la columna mencionada: Para reducir el tamaño del archivo, eliminar las hojas que no se van a diligenciar y aplicar el comando guardar. La forma de diligenciar la hoja con el detalle debe realizarse según las indicaciones dadas dentro de este instructivo para el tipo de reclamación seleccionado en la lista desplegable.
59 Soportes Necesarios Auto Admisorio de la demanda Constancia de Ejecutoria Sentencia de primera instancia ejecutoriada en firme Sentencia de segunda instancia ejecutoriada en firme (Si la hay) Liquidación de crédito en firme(si la hay) Liquidación de costas en firme(si la hay) Liquidación de agencias en derecho(si la hay) Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Numero Identificación del Reclamante Consecutivo del anexo Código que se debe colocar al archivo PDF JPC_ JPC_001 hhhhhhhhhhh hhhhhh h
61 JPR Procesos Ordinarios o Reclamativos en curso de naturaleza Civil, Laboral, Administrativa, Fiscal o de cualquier otra naturaleza Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo JPR Procesos Ordinarios en curso de naturaleza Civil, Laboral, Administrativos o Fiscal, siendo JPR el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: JPR, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación JPR Datos del encabezado: Diligenciar los datos del Demandante y del Apoderado. Tipo de identificación: Escoger una de las opciones disponibles en la lista desplegable, como se aprecia en la figura a continuación:
62 58 Nro. De Identificación: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda Nombre o Razón Social Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR DE LA PRETENSION. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda También debe diligenciar los datos del Apoderado. Nro. Identificación: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Este formato de anexo se compone de tres ejes: 1) Datos del Despacho Judicial 2) Datos del Proceso 3) Otros Demandados diferentes a Humana Vivir Datos del despacho Judicial: En los títulos de este eje se presentan listas desplegables que se extienden al dar clic en el costado derecho en cada celda de estas columnas. Debe escoger una de las opciones disponibles.
63 59 Sala / Número del despacho: En esta columna puede escoger el número del despacho, el tipo de sala o el número de sala. Si en la columna despacho, ha escogido alguna de las altas Cortes o Tribunal Superior, se desplegaran las salas que la conforman o el número de la sala. En caso contrario, aparecerá la opción de escoger dentro de un rango de números que va desde el 001 hasta el 999. Las dos figuras siguientes ejemplifican lo expuesto: Aaaaa Tipo de despacho o Sección (Si aplica): de la misma manera que en la columna anterior, dependiendo del despacho escogido, podrá seleccionar la sección o el tipo de despacho. Aaaaa
64 60 Departamento, Capital o Población (Si aplica): Si el despacho escogido es Tribunal Administrativo, tendrá disponible el listado de los departamentos; en caso de ser un Tribunal Superior, podrá elegir entre Departamentos y Capitales. Para los Juzgados del Circuito, se encuentran las opciones de Departamentos y todos los municipios del País. Para Juzgados Municipales y Juzgados Administrativos, solo los municipios. Datos del Proceso: Numero de radicación del proceso: Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Lugar de Ubicación del Proceso (Municipio): al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE
65 61 El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva. Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción: Fecha Notificación Auto Admisorio: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012.
66 62 Tipo de Proceso: Escoger de la lista desplegable una de las opciones disponibles. Valor de la Pretensión: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Otros Demandados diferentes a Humana Vivir: Si hay más de un demandado diferente a HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION, diligenciarlos en la misma celda pero separar los nombres con un punto y coma (;) Concepto Reclamado: El objetivo es identificar y relacionar lo que se está reclamando en el proceso cuando se trata de un proceso derivado de un concepto exclusivamente laboral. Ejemplo, si está reclamando por un proceso Laboral en curso basado en una obligación pretendida a favor de un funcionario o ex-funcionario de Humana Vivir en Liquidación, es natural que pueda disponer de un espacio donde se le permita detallar la información del concepto laboral reclamado. Para dar solución a esta necesidad, se adicionó una hoja de cálculo con el nombre RLI Reclamaciones Laborales donde puede detallar los datos laborales del proceso reclamado, como lo ilustra la figura a continuación:
67 63 Dentro del formato de detalle, se encuentra en el extremo izquierdo una columna con el título Número de radicación del proceso Ordinario, Laboral o Administrativo en Curso en la cual escribir el número del proceso Ordinario, Laboral o Administrativo en Firme. Es primordial su diligenciamiento para poder establecer la relación entre los registros del detalle y el proceso del cual hace parte. Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. La siguiente figura ilustra la columna mencionada: Para reducir el tamaño del archivo, eliminar las hojas que no se van a diligenciar y aplicar el comando guardar. La forma de diligenciar la hoja con el detalle debe realizarse según las indicaciones dadas dentro de este instructivo para el tipo de reclamación seleccionado en la lista desplegable.
68 Soportes Necesarios Auto Admisorio de la demanda Copia de la última actuación. Los soportes solicitados en el tipo de reclamación que detalle lo pretendido en el proceso. Es decir, adicional a los soportes anteriores debe anexar los soportes correspondientes al tipo de reclamación que escogió en la hoja seleccionada. Todos los soportes, tanto de la reclamación judicial por proceso Ejecutivo antes de Sentencia, como los soportes del tipo de reclamación deben ser cargados dentro del mismo concepto jurídico que ha escogido Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Numero Identificación del Reclamante Consecutivo del anexo Código que se debe colocar al archivo PDF JPR_ JPR_001 hhhhh hhhhhh h Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
69 Si 65
70 JAS Procesos Ejecutivos ANTES de sentencia o Auto que ordena seguir adelante con la ejecución. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel JAS Procesos Ejecutivos antes de Sentencia, siendo JAS el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: JAS, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación JAS Datos del encabezado: Diligenciar los datos del Demandante. Tipo de identificación: Escoger una de las opciones disponibles en la lista desplegable, como se aprecia en la figura a continuación:
71 67 Nro. De Identificación. Nombre o Razón Social Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR DE LA PRETENSION. Este formato de anexo se compone de cinco ejes: 1) Datos del despacho Judicial. 2) Datos del Proceso. 3) Otros Demandados diferentes a Humana Vivir. 4) Apoderado. 5) Conceptos Reclamados. Datos del despacho Judicial: En los títulos de este eje se presentan listas desplegables que se extienden al dar clic en el costado derecho en cada celda de estas columnas. Debe escoger una de las opciones disponibles. Sala / Número del despacho: En esta columna puede escoger el número del despacho, el tipo de sala o el número de sala. Si en la columna despacho, ha escogido alguna de las
72 68 altas cortes o Tribunal Superior, se desplegaran las salas que la conforman o el número de la sala. En caso contrario, aparecerá la opción de escoger dentro de un rango de números que va desde el 001 hasta el 999. Las dos figuras siguientes ejemplifican lo expuesto: Aaaaa Tipo de despacho o Sección (Si aplica): de la misma manera que en la columna anterior, dependiendo del despacho escogido, podrá seleccionar la sección o el tipo de despacho. Aaaaa Departamento, Capital o Población (Si aplica): Si el despacho escogido es Tribunal Administrativo, tendrá disponible el listado de los departamentos; en caso de ser un Tribunal Superior, podrá elegir entre Departamentos y Capitales. Para los Juzgados del Circuito, se encuentran las opciones de Departamentos y todos los municipios del País. Para Juzgados Municipales y Juzgados Administrativos, solo los municipios.
73 69 Datos del Proceso: Número de radicación del proceso: Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Lugar de Ubicación del Proceso (Municipio): al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva.
74 70 Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción: Fecha de presentación de la demanda: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Clase de Título: Corresponde al tipo de título reclamado en la demanda y que originó el proceso judicial. Diligenciar si es factura, letra de cambio, pagare, acta de conciliación, sentencia o cualquier otro tipo de título ejecutivo claro, expreso y exigible.
75 71 Valor de la Pretensión. Otros Demandados diferentes a Humana Vivir: Si hay más de un demandado diferente a HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION, diligenciarlos en la misma celda pero separar los nombres con un punto y coma (;) Apoderado: Número de identificación: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda.
76 72 Conceptos Reclamados: El objetivo es identificar y relacionar lo que se está reclamando en el proceso. Ejemplo, si está reclamando por un proceso ejecutivo antes de sentencia que busca reconocer una obligación derivada de facturas por prestación de servicios médicos contratados en la modalidad de evento, es natural que pueda disponer de un espacio donde: 1) Pueda dejar en claro que el proceso se refiere a Cuentas Medicas por Evento y 2) Detallar la información de las facturas que hacen parte del proceso. Para dar solución al primer punto, el eje de conceptos reclamados dispone de dos columnas (Tipo de Reclamación 1 y Tipo de Reclamación 2) en las cuales se pueden escoger uno de los tipos de reclamación disponibles y de esta manera identificar de qué trata lo pretendido en el proceso. La segunda columna es opcional, pero queda disponible para diligenciar en aquellos procesos donde existe más de un concepto por reclamar. La siguiente figura muestra el eje de Conceptos Reclamados. Dentro de la lista desplegable se encuentra la opción de Sentencia o Acta de Conciliación. Sentencia, si el proceso Ejecutivo es producto de una sentencia en un proceso anterior o Acta de Conciliación si se deriva de un acta de Conciliación debidamente suscrita y que preste merito ejecutivo. La figura continuación ilustra la escogencia del tipo de reclamación que especifica lo reclamado en el proceso:
77 73 Para el segundo punto, relacionado con la posibilidad de detallar el concepto escogido, se habilitaron varias hojas de cálculo y cada una de estas hojas permite especificar los datos de un tipo de reclamación. Ejemplo, si seleccionó dentro del concepto de reclamación CME Servicio de Salud a Través de Evento es indispensable dirigirse a la hoja con el mismo nombre y diligenciar el formato de detalle. Dentro de los formatos de detalle, se encuentra en el extremo izquierdo una columna con el título Número de radicación del proceso Ejecutivo en la cual escribir el número del proceso Ejecutivo antes de Sentencia. Es primordial su diligenciamiento para poder establecer la relación entre los registros del detalle y el proceso del cual hace parte. Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. La siguiente figura ilustra la columna mencionada:
78 74 Para reducir el tamaño del archivo, eliminar las hojas que no se van a diligenciar y aplicar el comando guardar. La forma de diligenciar la hoja con el detalle y el nombramiento de los soportes debe realizarse según las indicaciones dadas dentro de este instructivo para el tipo de reclamación seleccionado en la lista desplegable Soportes Necesarios Auto Admisorio de la demanda o Auto de mandamiento de pago (Si lo hay). Escrito de demanda. El Oficio Remisorio del Proceso Ejecutivo emitido por el Juzgado o en su defecto copia del Estado del proceso donde conste la remisión del expediente. Los soportes solicitados en el tipo de reclamación que detalle lo pretendido en el proceso. Es decir, adicional a los soportes anteriores debe anexar los soportes correspondientes al tipo de reclamación que escogió en la hoja seleccionada. Todos los soportes, tanto de la reclamación judicial por proceso Ejecutivo antes de Sentencia, como los soportes del tipo de reclamación deben ser cargados dentro del mismo concepto jurídico que ha escogido Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF JAS_ JAS_001
81 JDS Procesos Ejecutivos DESPUES de sentencia o Auto que ordena seguir adelante con la ejecución. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo JDS Procesos Ejecutivos antes de Sentencia, siendo JDS el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: JDS, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación JDS Datos del encabezado: Diligenciar los datos del Demandante y del Apoderado.
82 78 Tipo de identificación: Escoger una de las opciones disponibles en la lista desplegable, como se aprecia en la figura a continuación: Nro. De Identificación Nombre o Razón Social Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECONOCIDO EN LA SENTENCIA. También debe diligenciar los datos del Apoderado. Nro. Identificación: Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. Este formato de anexo se compone de cinco ejes: 1) Datos del despacho Judicial. 2) Datos del Proceso. 3) Otros Demandados diferentes a Humana Vivir. 4) Liquidación. 5) Conceptos Reclamados. Datos del despacho Judicial: En los títulos de este eje se presentan listas desplegables que se extienden al dar clic en el costado derecho en cada celda de estas columnas. Debe escoger una de las opciones disponibles.
83 79 Sala / Número del despacho: En esta columna puede escoger el número del despacho, el tipo de sala o el número de sala. Si en la columna despacho, ha escogido alguna de las altas cortes o Tribunal Superior, se desplegaran las salas que la conforman o el número de la sala. En caso contrario, aparecerá la opción de escoger dentro de un rango de números que va desde el 001 hasta el 999. Las dos figuras siguientes ejemplifican lo expuesto: Aaaaa Tipo de despacho o Sección (Si aplica): de la misma manera que en la columna anterior, dependiendo del despacho escogido, podrá seleccionar la sección o el tipo de despacho. Aaaaa Departamento, Capital o Población (Si aplica): Si el despacho escogido es Tribunal Administrativo, tendrá disponible el listado de los departamentos; en caso de ser un Tribunal Superior, podrá elegir entre Departamentos y Capitales. Para los Juzgados del
84 80 Circuito, se encuentran las opciones de Departamentos y todos los municipios del País. Para Juzgados Municipales y Juzgados Administrativos, solo los municipios. Datos del Proceso: Número de radicación del proceso: Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda Lugar de Ubicación del Proceso (Municipio): al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula.
85 81 Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva. Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción: Fecha de presentación de la demanda: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012.
86 82 Clase de Título: Corresponde al tipo de título reclamado en la demanda y que originó el proceso judicial. Diligenciar si es factura, letra de cambio, pagaré, acta de conciliación, sentencia o cualquier otro tipo de título ejecutivo claro, expreso y exigible. Valor Reconocido en la Sentencia Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Otros Demandados diferentes a Humana Vivir: Si hay más de un demandado diferente a HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION, diligenciarlos en la misma celda pero separar los nombres con un punto y coma (;) Liquidación:
87 83 Liquidación de crédito en firme: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Liquidación de costas en firme: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Liquidación de Agencias en derecho: Diligenciar fecha y valor en caso de existir liquidación. La fecha tiene como formato aceptado DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. El valor es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, porcentajes o ceros a la izquierda. Se permiten decimales, en caso de que los tenga. Conceptos Reclamados: El objetivo es identificar y relacionar lo que se está reclamando en el proceso. Ejemplo, si está reclamando por un proceso ejecutivo después de sentencia que busca reconocer una obligación derivada de facturas por prestación de servicios médicos contratados en la modalidad de evento, es natural que pueda disponer de un espacio donde: 1) Pueda dejar en claro que el proceso se refiere a Cuentas Medicas por Evento y 2) Detallar la información de las facturas que hacen parte del proceso. Para dar solución al primer punto, el eje de conceptos reclamados dispone de dos columnas (Tipo de Reclamación 1 y Tipo de Reclamación 2) en las cuales se pueden escoger uno de los tipos de reclamación disponibles y de esta manera identificar de qué trata lo pretendido en el proceso. La segunda columna es opcional, pero queda disponible para diligenciar en aquellos procesos donde existe más de un concepto por reclamar. La siguiente figura muestra el eje de Conceptos Reclamados. Dentro de la lista desplegable se encuentra la opción de Sentencia o Acta de Conciliación. Sentencia, si el proceso Ejecutivo es producto de una sentencia en un proceso anterior o Acta de Conciliación si se deriva de un acta de Conciliación debidamente suscrita y que preste merito ejecutivo.
88 84 La figura continuación ilustra la escogencia del tipo de reclamación que especifica lo reclamado en el proceso: Para el segundo punto, relacionado con la posibilidad de detallar el concepto escogido, se habilitaron varias hojas de cálculo y cada una de estas hojas permite especificar los datos de un tipo de reclamación. Ejemplo, si seleccionó dentro del concepto de reclamación CME Servicio de Salud a Través de Evento es indispensable dirigirse a la hoja con el mismo nombre y diligenciar el formato de detalle.
89 85 Dentro de los formatos de detalle, se encuentra en el extremo izquierdo una columna con el título Número de radicación del proceso Ejecutivo en la cual escribir el número del proceso Ejecutivo después de Sentencia. Es primordial su diligenciamiento para poder establecer la relación entre los registros del detalle y el proceso del cual hace parte. Debe colocar el número completo de radicación que se compone de veintitrés (23) caracteres. Es un tipo de dato numérico. Debe estar sin ningún tipo de formato como separadores de miles, decimales, porcentajes o ceros a la izquierda. La siguiente figura ilustra la columna mencionada: Para reducir el tamaño del archivo, eliminar las hojas que no se van a diligenciar y aplicar el comando guardar. La forma de diligenciar la hoja con el detalle debe realizarse según las indicaciones dadas dentro de este instructivo para el tipo de reclamación seleccionado en la lista desplegable.
90 Soportes Necesarios Auto Admisorio de la demanda. Auto de mandamiento de pago con su debida ejecutoria en firme. Sentencia de primera instancia o auto que ordena seguir adelante con la ejecución. Constancia de ejecutoria. Liquidación de crédito en firme(si la hay) Liquidación de costas en firme(si la hay) Liquidación de agencias en derecho(si la hay) Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF JDS_ JDS_001
92 PEC. Prestaciones Económicas (Licencias de maternidad, licencias de paternidad, incapacidades por enfermedad general y Soat) Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Debe diligenciar el Anexo PEC Prestaciones Económicas, siendo PEC el código para las reclamaciones por este concepto Diligenciamiento del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un IPS con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: PEC, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación PEC Campos del Anexo
93 89 Datos del encabezado: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciar sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO DE LA PRESTACION. Este formato de anexo se compone de dos ejes: COTIZANTE Y DATOS DE LA PRESTACION. COTIZANTE: Tipo de identificación: Escoger de la lista desplegable una de las opciones:
94 90 DATOS DE LA PRESTACION: Tipo de prestación: Escoger de la lista desplegable una de las opciones que corresponde exactamente a la prestación a reclamar Fecha de expedición de la Licencia o incapacidad: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Número de autorización: número único generado por la EPS para identificar de forma inequívoca la incapacidad cuando la transcribe en sus registros internos. Campo de tipo numérico. Fecha de Inicio de la Incapacidad: también aplica para las licencias de maternidad y paternidad. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Fecha de finalización de la incapacidad: también aplica para las licencias de maternidad y paternidad. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Valor reclamado de la prestación: es el valor reclamado producto de la incapacidad o licencia.
95 Soportes Necesarios Transcripción de la incapacidad expedida por la EPS, con el sello de Humana Vivir. Debe adjuntar todos los soportes requeridos a continuación según el tipo de incapacidad. Incapacidad General: Incapacidad expedida por el médico tratante en formato original, con firma, sello y registro médico. Resumen de la historia clínica o Epicrisis para incapacidad mayor o igual a 15 días. En caso de ser accidente de tránsito anexar el reporte SOAT. Licencia de Maternidad: Incapacidad expedida por el médico tratante en formato original, con firma, sello y registro médico. Certificado de nacido vivo o registro civil. resumen de historia clínica o epicrisis. Licencia de Paternidad: Certificado de nacido vivo o registro civil Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Todos los soportes de una incapacidad o licencia deben estar en un solo archivo PDF, es decir, por cada fila o registro del anexo en Excel, debe existir uno y solo un archivo en PDF que contenga los soportes digitalizados que sustenten esa prestación reclamada. Es requisito anexar la documentación digitalizada citada en la sección de soportes necesarios. Debe colocar como código o nombre de la imagen el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. A manera de ejemplo: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF PEC_ PEC_00001
96 Conformación del nombre del archivo en PDF 92
98 DAP Devolución de Aportes (Empleadores e independientes) Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Diligencie este tipo de reclamación en caso de haber cancelado un período que no correspondía Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo DAP Devolución de Aportes a empleadores e independientes, Siendo DAP el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: DAP, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación DAP
99 95 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciarlo sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Período: indica el año y el mes del aporte. Debe estar en formato AAAAMM. donde AAAA corresponde al año y MM al número del mes. Ejemplo, si esta relacionando el mes de febrero de 2012, debe colocar Tipo de dato de numérico. Fecha de Pago: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, donde DD significa el día, MM el mes y AAAA el año, incluyendo la barra invertida. Ejemplo 05/11/2010. Tenga en cuenta que a diferencia de la columna anterior, el año en esta columna se escribe de último. No puede ser inferior al 16/03/1995. Planilla de pago Nro.: Tipo de dato de numérico. Tipo de Identificación del cotizante: Escoger una de las opciones de la lista desplegable.
100 96 Número de identificación del cotizante. Valor Pagado Causal de Devolución: Escoger una de las opciones que figuran en la lista desplegable, como se muestra a continuación. Valor Reclamado Soportes Necesarios Copia del pago efectuado para el período solicitado. Carta de mora o paz y salvo junto con el certificado de aportes de la EPS correcta Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 El archivo en PDF con la imagen escaneada del pago efectuado debe codificarse (nombrarse) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera:
101 97 Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF DAP_ DAP_00001
103 DAE Devolución a otras EPS por concepto de aportes Solo aplica este tipo de reclamación cuando exista Carta de Intención de Devolución de Aportes debidamente firmada por el representante legal y/o responsable del área de reembolsos de HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Diligencie este tipo de reclamación en caso de haber cancelado un período que no correspondía Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo DAE Devolución a otras EPS por concepto de aportes, Siendo DAE el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: DAE, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación DAE
104 100 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciarlo sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Período: indica el año y el mes del aporte. Debe estar en formato AAAAMM. donde AAAA corresponde al año y MM al número del mes. Ejemplo, si esta relacionando el mes de febrero de 2012, debe colocar Tipo de dato de numérico. Tipo de Identificación del cotizante: Escoger una de las opciones de la lista desplegable.
105 101 Número de identificación del cotizante. Valor Pagado Nro. Planilla de Autoliquidación. Valor Reclamado Soportes Necesarios Copia del pago efectuado para el período solicitado. Carta de intención de devolución de aportes debidamente firmada por el representante legal y/o responsable del área de reembolsos de HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION. Carta de mora o paz y salvo junto con el certificado de aportes de la EPS correcta Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 El archivo en PDF con la imagen escaneada del pago efectuado debe codificarse (nombrarse) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF DAE_ DAE_00001
107 DSP Devolución por el Sistema General de Participación (Aportes Patronales) La única causal de Devolución admitida para este tipo de reclamación es por EXCEDENTES. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo DSP Devolución por el Sistema General de participación (Aportes Patronales), Siendo DSP el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: DSP, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación DSP
108 104 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: Si es Nit, diligenciarlo sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Año inicio Vigencia: Tipo de dato de numérico. Año final Vigencia: Tipo de dato de numérico. Ejemplo: Nro. Acta de Conciliación: Opcional, en caso de existir acta de conciliación. Fecha del Acta de Conciliación: Opcional, en caso de existir acta de conciliación. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Planilla de pago Nro. Valor Pagado: Tipo de dato de numérico Valor Reclamado: Tipo de dato de numérico Soportes Necesarios Copia del pago efectuado para el período solicitado Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100
109 105 El archivo en PDF con la imagen escaneada del pago efectuado debe codificarse (nombrarse) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF DSP_ DSP_00001
111 ITC Impuestos, Tasas y Contribuciones. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo ITC Impuestos, Tasas y Contribuciones, siendo ITC el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: ITC, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación ITC
112 108 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit: diligenciar sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Tipo de impuesto: Es la clase de impuesto reclamado. Ejemplo: Impuesto al patrimonio. Retención, Ica, Reteica, Timbre, Predial, etc. Año Gravable: Colocar el año objeto de la reclamación. Tipo de campo numérico. Periodicidad del cobro: Es el período de tiempo en el que debe presentarse el impuesto. Puede escoger una de las opciones disponibles en la lista desplegable, como se muestra a continuación. Período Reclamado: indica el lapso dentro del año gravable sobre el cual se está realizando la reclamación. Por ejemplo, al colocar en la columna período el número 3 y en año gravable diligenciar 2012, se indica que la reclamación es sobre marzo de Si la periodicidad fuera bimensual, el período 3 indicaría que se trata de una reclamación sobre mayo-junio del Cuando el tipo de impuesto tiene una periodicidad de cobro anual y por lo tanto la reclamación es sobre todo el año gravable, colocar en período reclamado el valor 1. El período debe ser mínimo el número 1 y máximo, el número 12. Formulario de Declaración: Diligenciar el tipo de formulario, en caso de que la reclamación sea por un formulario o declaración mal presentada.
113 109 Dirección: dirección donde se radica o donde se está inscrito ante la ente estatal. Tipo de campo alfanumérico. Municipio Entidad Reclamante: al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva. Desplegar lista: Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento:
114 110 Como está compuesta cada opción? Valor Reclamado: Tipo de campo numérico Soportes Necesarios Estado de cuenta por cada valor reclamado, es decir, por cada fila o registro dentro del anexo en Excel. Cualquier soporte adicional que considere necesario Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 El archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel con la imagen escaneada del estado de cuenta debe codificarse (nombrarse) con el número del Nit sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera:
115 111 Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF ITC_ ITC_00001
117 OBF Obligaciones Financieras. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo OBF Obligaciones Financieras, Siendo OBF el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: OBF, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación OBF
118 114 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: diligenciar sin el digito de verificación en caso de ser Nit. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Clase de obligación: Diligenciar el tipo de obligación que origina la reclamación, por ejemplo pagare, cuenta corriente con sobregiro, préstamo. Concepto Reclamado: detalla el nombre del rubro que se está reclamando, por ejemplo intereses, comisiones, devolución del principal, etc. Número de la Obligación o Título: Número o código que identifica la clase de obligación. Fecha del Título: Si la obligación financiera se origina en un título valor, escribir la fecha de creación o de emisión del mismo. Valor Reclamado: cuantía que se pretende, sea reconocida como pasivo a favor del reclamante por parte de HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION Soportes Necesarios Cuando se trate de títulos valores, deberá digitalizar imagen del título original. Cualquier soporte adicional que considere necesario Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100
119 115 El archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel con la imagen escaneada de los soportes debe codificarse (nombrarse) con el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF OBF_ OBF_00001
121 ADM Administrativas (Otros Proveedores, bienes de Terceros) Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo ADM Administrativas (Otros Proveedores, bienes de Terceros), siendo ADM el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: ADM, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación ADM
122 118 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón social del Reclamante. Nit o C.C.: diligenciar sin el digito de verificación en caso de ser Nit. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Nro. Factura: Escribir el número de factura o contrato por el cual se realiza la reclamación. Fecha o Período Reclamado: lapso en el cual se prestó el servicio o fecha de entrega del bien objeto de la reclamación. Concepto Reclamado: Colocar el tipo de servicio prestado o el bien transado, por ejemplo, pedidos de cafetería, Papelería. Debe estar acorde con el concepto cobrado en la factura. Valor Reclamado: cuantía que se pretende, sea reconocida como pasivo a favor del reclamante por parte de HUMANA VIVIR S.A. E.P.S.-S EN LIQUIDACION Soportes Necesarios Factura con el sello de recibido de Humana Vivir. Si la reclamación se origina en la transacción de bienes, debe adjuntar la remisión de la entrega de la mercancía y el recibido por parte de Humana Vivir. Contrato debidamente firmado por ambas partes Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100
123 119 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel con la imagen escaneada de los soportes que debe codificarse (nombrarse) con el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF ADM_ ADM_00001
125 5.16. RLI Reclamaciones Laborales Internas de Humana Vivir 121 Este tipo de reclamaciones aplica en casos donde existió o existe algún tipo de vínculo laboral con Humana Vivir. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de servicio al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Nombre del Anexo Diligenciamiento del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo RLI Reclamaciones Laborales Internas de Humana Vivir, Siendo RLI el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con cedula de ciudadanía debe nombrar al archivo de Excel así: RLI, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación RLI
126 122 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombres Completos (del reclamante). Número de Identificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Ultimo Cargo Desempeñado. Ultimo Salario Devengado. Campos del anexo Concepto Reclamado: puede elegir dentro de los siguientes conceptos. Prestaciones Sociales Salario Auxilio de Transporte Gastos por Viáticos y desplazamiento Incapacidad Medica Licencia de Maternidad y Paternidad Dotación Indemnización Otros conceptos laborales Estos conceptos están disponibles para escogencia a través de la lista desplegable que se habilita al entrar en cualquier celda de esta columna como muestra la figura a continuación: Tipo de Relación Laboral: diligenciar el tipo de vínculo laboral dentro del cual se está realizando la reclamación. Por ejemplo prestación de servicios profesionales, contrato a término fijo, contrato a término indefinido, etc.
127 123 Fecha inicio período Reclamado: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, donde DD significa el día, MM el mes y AAAA el año, incluyendo la barra invertida. Ejemplo 05/11/2010. Fecha final período Reclamado: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, donde DD significa el día, MM el mes y AAAA el año, incluyendo la barra invertida. Ejemplo 05/11/2010. Valor Reclamado: Tipo de campo numérico Soportes Necesarios Prestaciones Sociales: Liquidación de prestaciones Sociales: Prima, Cesantías e intereses sobre cesantías, vacaciones. Debe incluir contratos de trabajo, de prestación de servicios laborales, otrosí de los contratos, recibos de pago y todo aquello que evidencie que se realizó la labor. Gastos por viáticos y desplazamiento: autorización o mandato de desplazamiento, Soporte de los gastos tales como facturas, recibos de Caja o cuentas de cobro. Incapacidad: Reporte de Incapacidad ante Humana Vivir, certificación de no pago de incapacidad expedida por Humana Vivir. Licencia de Maternidad o Paternidad: Registro Civil de Nacimiento, Licencia de maternidad o paternidad expedida por la respectiva entidad prestadora de salud, certificación de no pago expedida por la respectiva EPS, reporte de licencia ante Humana Vivir S.A. E.P.S.-S Puede anexar cualquier otro documento que sea útil como evidencia del valor y concepto reclamado Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación del reclamante, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con cedula de ciudadanía que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera:
128 124 Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF RLI_ RLI_00001
130 LCE Liquidación de Contratos Entes Territoriales Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular) Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo El Reclamante se compromete a certificar que la información consignada en el anexo es cierta y corresponde a los registros de los libros de contabilidad, la cual puede ser verificada. Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo LCE Liquidación de Contratos Entes Territoriales, siendo LCE el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: un reclamante con Nit debe nombrar al archivo de Excel así: LCE, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación LCE
131 127 DATOS DEL ENCABEZADO: Nombre o Razón Social. Nit: diligenciar sin el digito de verificación. Valor Total Reclamado: Debe ser igual a la suma de la columna VALOR RECLAMADO. Campos del anexo Nro. Contrato: Diligenciar el número del contrato de aseguramiento Municipio: Es el municipio de la entidad reclamante. Al dar clic en la fecha que aparece al lado derecho cuando se ingresa en alguna celda de esta columna, Se despliega la lista de municipios ordenados alfabéticamente. Cada opción se compone de tres (3) partes: El código del municipio asignado por el DANE El nombre del municipio en mayúscula El departamento al cual pertenece el municipio, en letra minúscula. Puede moverse con la barra de desplazamiento hasta encontrar el municipio correcto. En las figuras a continuación se coloca un caso a título de ejemplo, al tratar de localizar la ciudad de Neiva. Desplegar lista:
132 128 Localizar municipio presionando los extremos de la barra de desplazamiento: Como está compuesta cada opción? Fecha Inicial de la vigencia: Se refiere al inicio del período cubierto por el contrato de aseguramiento. El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Ejemplo: 05/11/2012. Fecha Final de la vigencia: El formato aceptado es DD/MM/AAAA, incluyendo la barra invertida. Población asegurada: Valor del Contrato: Giros realizados: Observación: Colocar una corta descripción de lo reclamado. Si considera que no es suficiente, elaborar un oficio donde se detallen las inconsistencias que originan la reclamación, describiendo con detalle los ítems que constituyen el valor de la pretensión. Este oficio puede elaborarse en Formato de Word, pero deberá convertirse a formato PDF, para que pueda hacer parte del conjunto de imágenes que constituyan el soporte de cada registro reclamado. Valor reclamado.
133 Soportes Necesarios Contrato debidamente firmado por ambas partes OtroSi, en caso de que aplique. Formato de Pre liquidación del contrato. Oficio detallado de la pretensión (opcional). Convertido a PDF Digitalización y codificación de soportes Por favor, repasar las características sobre la resolución indicada del scanner para digitalizar en la sección 4.3. Dado que no todo tipo de configuración puede ser aceptado por la plataforma. Opción Modo Resolución(dpi) 1 Blanco y Negro Escala de Grises 100 Es un archivo en PDF por cada fila o registro dentro del anexo en Excel que debe contener la imagen escaneada de los soportes. Este archivo en PDF se codifica (nombra) con el número de identificación sin digito de verificación, seguido del consecutivo que aparece en la primera columna del anexo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya diligenciado el primer registro del anexo debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Consecutivo Código que se debe colocar al Numero Identificación del Reclamante del anexo archivo PDF LCE_ LCE_00001
135 DFO Devolución Fosyga. Es importante recalcar que no se realizará atención personalizada (cara a cara) del área encargada en estudiar y analizar este tipo de reclamaciones. Dudas e inquietudes sobre el tema, con gusto serán atendidas a través de la línea de atención al cliente en Bogotá marcando al Si se encuentra fuera de la cuidad anteponer 091(Telecom), 071(ETB), 051(Une), 031(Celular). Diligenciamiento del Anexo Nombre del Anexo Debe diligenciar el archivo en Excel Anexo DFO Devolución Fosyga, Siendo DFO el código para las reclamaciones por este concepto. Una vez terminado de diligenciar el anexo (archivo de Excel) debe nombrarse de la siguiente manera: colocar el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, más un guion y el código del tipo de reclamación. Ejemplo: si el Nit del reclamante es debe nombrar al archivo de Excel así: DFO, donde: Numero Identificación del Reclamante Guion Código del Tipo de Reclamación DFO
136 132 Campos del anexo Período: indica el año y el mes del aporte. Debe estar en formato AAAAMM. donde AAAA corresponde al año y MM al número del mes. Ejemplo, si esta relacionando el mes de febrero de 2012, debe colocar Tipo de dato de numérico. Tipo de Identificación del Afiliado: Seleccione una de las opciones disponibles en la lista desplegable. Número de identificación del Afiliado Causal: Seleccione una de las opciones disponibles en la lista desplegable.
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