Source: http://www.slideshare.net/colsaludcoopnorte/secretaria-de-rectoria
Timestamp: 2016-09-26 00:55:34+00:00

Document:
Carta de presentación by Tristy Aligry Bot...
• Radicar, clasificar y archivar oficios y documentos internos y externos.
• Elaborar, transcribir y presentar informes sobre el Talento Humano
(Evaluaciones Desempeño, validaciones de planta, ausentismo etc.) de
acuerdo a los requerimientos del Cadel, Secretaría o/y otras entidades.
• Elaborar oficios y respuestas a requerimientos, de acuerdo a las directrices
del superior inmediato y atendiendo la normatividad vigente.
• Tramitar las quejas y reclamos de acuerdo al conducto interno establecido.
• Suministrar la información y atender las solicitudes personalizadas de los
• Contabilizar y legalizar los gastos y reembolso de Manejo Caja Menor.
Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875
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AUSENTISMO LABORAL: Es un informe quincenal que se presenta ante CADEL en
el cual se consolidan las inasistencias INJUSTIFICADAS del personal que labora en el
Los coordinadores encargados de registrar la asistencia de docentes deben
entregar el reporte en la secretaría de la rectoría, los dos primeros días hábiles
siguientes a la finalización del período en la forma establecida (FORMATO No. 1)
De presentarse alguna ausencia no justificada bien sea, total o parcial, el rector del
plantel oficiará al docente para que JUSTIFIQUE por escrito y con los debidos
soportes, su abandono. De no presentar justificación o si ésta no alega argumentos
que se encuentren dentro de la normatividad vigente; el rector procederá a
informar al CADEL para que se siga con el trámite establecido por la SED para estas
INCAPACIDADES GENERALES O LICENCIAS DE MATERNIDAD: El funcionario
debe realizar la debida transcripción ante su EPS en el formato de “CERTIFICADO DE
INCAPACIDAD LABORAL”. Cuando la incapacidad supera los 3 días, debe ser
radicada en la SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL, acompañada del formato
único de trámite. (FORMATO No. 2)
Se debe entregar a la coordinadora Académica de la jornada, copia de la
incapacidad y del desprendible de radicación, ya que esta dependencia es la
encargada de presentar informes semanales de asistencia ante la rectoría.
Cuando la incapacidad supere los 15 días, el coordinador entregará copia a la
rectoría para realizar la solicitud de reemplazo ante la SED.
INICIACION DE LABORES DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS NUEVOS:
Los docentes nuevos que son ubicados en la institución se presentarán con la carta
emitida por la SED o CADEL, inicialmente con la Secretaria de Rectoría, quien
verificará la existencia de la vacante a cubrir y lo presentará a la rectora o en su
ausencia el coordinador académico (para administrativos no aplica) para que
continúe su proceso de inducción.
Dentro de los dos días siguientes, la secretaria de rectoría le expedirá al docente la
constancia de iniciación de labores firmada por la rectora, de acuerdo al modelo
entregado por la Secretaría de Educación. El docente debe firmar el recibido en la
copia indicando la fecha de entrega. Este documento debe ser radicado por el
profesor en el CADEL como máximo el tercer día hábil después de iniciadas labores.
Junto con la constancia, la secretaria debe entregar al nuevo profesor un formato
de hoja de vida (FORMATO No. 3) para su diligenciamiento y devolución a la misma
oficina en el trascurso de la semana de llegada. Se debe adjuntar copia de:
Cédula, títulos, Resolución de escalafón, Paz y Salvo (si viene por traslado),
Resolución ó Decreto de nombramiento ( en propiedad), Resolución de traslado (en
propiedad) ó carta ubicación (provisional).
FINALIZACION DE LABORES DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS:
En el caso de docentes provisionales que cubren novedades, como máximo el día
siguiente a la fecha en que finaliza su orden de trabajo, la secretaria de rectoría le
expedirá su constancia de finalización de labores firmada por la rectora de
acuerdo al modelo establecido por la SED. El docente debe firmar el recibido en la
copia indicando la fecha de entrega.
PAZ Y SALVO DEFINITIVO:
El paz y salvo definitivo será elaborado por la Secretaria de la Rectoría con base en
el Paz y Salvo Interno (FORMATO No. 4) que debe presentar las todas las firmas de
La coordinación académica reportará a la secretaria de rectoría la necesidad
existente para ser cubierta por horas extras junto con el horario de clase. La
secretaria deberá realizar la solicitud de cubrimiento de horas a CADEL, donde se
emitirán las órdenes de servicio de docentes, sobre las cuales al finalizar el período,
la secretaria generará los informes internos (FORMATO No. 5) para que sea
diligenciado por Coordinación Académica y regresados de inmediato a la
secretaría de rectoría. Los mencionados informes serán el soporte para que la
secretaria complete las órdenes de servicio que deben ser radicadas en el CADEL
en la fecha que se indica en las mismas.
LEGALIZACION DE GASTOS POR CAJA MENOR
El funcionario o debe realizar la verificación sobre la pertinencia, disponibilidad de
recursos, y autorización de la rectora, antes de efectuar cualquier compra.
Para tramitar el pago de dinero, los acreedores deben entregar original de
documento con identificación del nombre o razón social, el número de documento
de identidad o NIT, fecha, dirección, teléfono, objeto y cuantía. La fecha debe
corresponder a la vigencia que se está legalizando.
La secretaría emitirá un recibo de caja menor (FORMATO 6) que será autorizado por
el rector para que se pueda efectuar el desembolso. Además el beneficiario debe
firmar el recibo en constancia del pago efectuado. Este procedimiento no superará
los dos días siguientes a la solicitud.
• Los fondos de caja menor solo deben ser utilizado para sufragar gastos de
• Las adquisiciones individuales no deben superar el 10% del valor total de la
• No se podrán adquirir elementos que se consideren activos.
• No se puede comprar materiales que existan en el almacén.
La secretaría recepciona la correspondencia general imprimiendo en el original y
copia el sello de radicación con los siguientes datos: No. De radicado, No. De
folios, fecha de recibido, hora, firma de quien recibió.
Posterior a esto, debe registrar en la planilla de radicación la siguiente información:
No. Radicación, fecha de recibido, hora, No. De folios, destinatario, remitente,
asunto, nombre funcionario a quien se entrega, firma del funcionario, Trámite y
Se Distribuye la correspondencia a cada uno de los destinatarios, quien debe firmar
la planilla en constancia de recibido.
Se revisa como mínimo dos veces al día el buzón, una en la mañana y otra en la
Se debe registrar en la planilla de registro y seguimiento a correos electrónicos el
recibido con la siguiente información: fecha y hora de leído, remitente, asunto,
trámite, remitido a y fecha observación.
Se recibe la queja y/o reclamo siguiendo el procedimiento regular para cualquier
correspondencia. Se entrega de inmediato a la rectora. Se envía copia de la
queja por escrito a los funcionarios implicados, al igual que a los coordinadores,
quienes deben responder dentro de los 3 días hábiles siguientes. La rectoría
evaluará los informes y responderá al quejoso resolviendo la situación o si lo estima
conveniente citará a las partes para una reunión conciliatoria. Se enviará copia
de la respuesta dada al quejoso al funcionario y coordinadores.
Si la rectoría halla un indicio que amerite una investigación mayor, remitirá el caso a
través de un oficio y anexando copia del expediente a la oficina de Control Interno
Disciplinario de la SED, de esto se debe enviar copia al quejoso.
De acuerdo a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo la respuesta
final tiene como plazo 15 días hábiles.
La secretaria de rectoría debe presentar informes trimestrales de estado de quejas a
INFORME INTERNO AUSENTISMO
Para: Rectoría
Asunto: Ausentismo docente no justificado
Respetada licenciada Ligia:
Le comunico que durante el período comprendido del _______ al ___________ del mes de _____________ del año 200__ NO_____
SI_______ se presentó ausentismo laboral docente injustificado en la jornada ______________________ sección________________.
PERIODO DE AUSENCIA REINTEGRO PARCIAL
INICIO FIN DD/MM/AA (minutos)
FORMATO UNICO DE TRAMITES ANTE RECURSOS HUMANOS
PARA SERVIDORES PUBLICOS DE LA SED
UTILICE UN FORMULARIO POR TRAMITE 1. TRAMITADO
2. Fecha _____/_____/_____
3. No. RADICACION
DATOS BASICOS DEL SOLICITANTE
4. DOCENTE AD MINISTRATIVO 5. LOCALIDAD: 6. CEDULA:
7. APELLIDOS: NOMBRES:
8. DEPEN DENCIA: 9. TELEFONO OFICINA
10. DIRECCION NOTIFICACION 11. TELEFONO CASA:
12. E-MAIL: @
13. Fecha de inicio de la novedad: _____/_____/_____ 14. Fecha de terminación de la novedad: _____/_____/_____
15. C OMISIONES LICENCIAS TRASLADOS MODIFICACIONES OTROS OTROS
Necesidades del C omisión Solicitud de Retiro por
Servicios Ordinaria servicio aplazamiento prima técnica invalidez
Salud Comisión cambio Reajuste a la
Estudios Maternidad Certificada tiempo prima técnica Incapacidad
Cargo libre Renuncia a la Reintegro por
nombramiento Paternidad comisión invalidez
Sindical Remunerada (1) aplazamiento Vacaciones (2)
Deportiva tiempo Renuncia
Renuncia a la Vacancia por
licencia fallecimiento
(1) En caso de abortos
(2) Los periodos de vacaciones pendientes de disfrute son: _____/_____/_____ A _____/_____/_____ Cant. Días:
No FOLIOS ENTREGADOS
16. VISTO BUENO SUPERIOR INMEDIATO:
17. FIRMA DEL SOLIC ITAN TE: 18.
CONCEPTO DEL SUPERIOR INMEDIATO, SOLO SI SE NECESITA CUBRIMIENTO DE VACANTE
19. SUGERENCIA PARA C UBRIMIENTO DE VACANTE (solamente para personal vinculado a la SED)
21. FIRMA SUPERIOR INMEDIATO:
DRH -IF07
No FOLIOS EN TREGADOS
APELLIDOS _____________________________________
NOMBRES _____________________________________
C.C. No. _____________________________________
TELEFONO FIJO _____________________ CELULAR________________________
DIRECCION RESIDENCIA _____________________________________
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO _____________________________________
TITULO (pregrado) _____________________________________
UNIVERSIDAD Y AÑO _____________________________________
TITULOS (postgrado) _____________________________________
INSTITUCIONES Y AÑO _____________________________________
NUMERO Y FECHA DE RESOLUCION Ó DECRETO DE NOMBRAMIENTO _____________________________________
JORNADA _____________________________________
PLANTA: (sed, fer, provisional) _____________________________________
ULTIMO GRADO EN ESCALAFON _____________________________________
No. RESOLUCION Y FECHA ESCALAFON _____________________________________
NUMERO Y FECHA DE RESOLUCION DE UBICACIÓN EN ESTE PLANTEL _____________________________________
FECHA DE INICIACION DE LABORES EN ESTA INSTITUCION. _____________________________________
* La información aquí registrada es confidencial y solo será suministrada a entidades oficiales con el aval de la rectoría.
Por favor adjunte copias de: Cédula, títulos, Resolución de escalafón, Paz y Salvo (si viene por traslado), Resolución ó Decreto de
nombramiento ( en propiedad), Resolución de traslado (en propiedad) ó carta ubicación (provisional).
PAZ Y SALVO INTERNO
El docente______________________________ C.C._____________ de ___________ se encuentra a paz
y salvo con las siguientes dependencias:
COORDINACION ACADEMICA COORDINACIÓN CONVIVENCIA
Dado en Bogotá, a los ____________ del mes de ____________ del año 20____
INFORME HORAS EXTRAS 20____
JORNADA: _______________________ SEDE _______ NIVEL: __________________
AREA:_______________________________________________
No. DE HORAS (60’ C/U): AUTORIZADAS _____________-- LABORADAS _______________
FIRMA: _______________________ Vo. Bo. ________________________
Coordinador Rectora
RECIBO DEFINITIVO DE
CAJA MENOR No.
PROVEEDOR: V/R BIEN O SERVICIO
V/R IVA
NIT: $
TOTAL BIEN O SERV
FACTURA No MENOS 50% IVA $
FECHA: MENOS RETEFUENTE
MENOS ICA $
CONCEPTO DE GASTO TOTAL RETENCIONES $
V/R NETO PAGADO
BENEFICIARIO ORDENADOR
Carta de presentación Tristy Aligry Botello

References: Resolución 

Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
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