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NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - PDF
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María del Pilar Blanco Luna
1 NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS Acuerdo Ministerial 1002 Registro Oficial Suplemento 606 de 28-dic-2011 Estado: Vigente Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Considerando: Que, la Constitución de la República del Ecuador en su artículo 227 determina que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación; Que, la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública establece que la gestión pública se orientará a la calidad cuando se encuentre referenciada a los fines y propósitos últimos de un Buen Gobierno Democrático, esto es, cuando se constituya en una gestión pública centrada en el servicio al ciudadano y una gestión pública para resultados; Que, el tercer inciso del artículo 51 de la Ley Orgánica del Servicio Público dispone que le corresponde a la Secretaría Nacional de la Administración Pública establecer las políticas, metodología de gestión institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia de la administración pública central, institucional y dependiente; Que, el artículo 116 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público establece que la Secretaría Nacional de la Administración Pública tendrá como responsabilidad la determinación de las políticas, metodología de gestión institucional y las herramientas que aseguren una gestión y mejoramiento continuo de la eficiencia de las instituciones que comprende la Administración Pública central e institucional, cuya aplicación e implementación estarán consideradas en las normas y la estructura institucional y posicional aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 726, publicado en el Registro Oficial No. 433 de 25 de abril de 2011, en el cual se emiten disposiciones para la organización de la Función Ejecutiva, se modificaron las atribuciones y funciones de la Secretaría Nacional de la Administración Pública; Que, el artículo 15 letras d) y h) del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva establece dentro de las nuevas atribuciones del Secretario Nacional de la Administración Pública él coordinar la gestión eficiente y oportuna de la ejecución de los proyectos de interés nacional que sean considerados prioritarios por el Presidente de la República y generar metodologías para la mejora de la gestión pública en general, tales como proyectos, procesos, trámites y servicios al ciudadano; Que, el Decreto Ejecutivo No. 555, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 331 de 30 de noviembre de 2010, dispone la implementación del Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR en todas las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva, a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, y en la Disposición General Segunda se dispone que la Secretaría Nacional de la Administración Pública determinará los lineamientos generales mediante los cuales se implementará el Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR, los cuales serán de obligatorio cumplimiento; Que, el segundo inciso del artículo 15 del Decreto Ejecutivo No. 726, publicado en el Registro Oficial NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 1
2 No. 433 de 25 de abril de 2011, establece que la Secretaría Nacional de la Administración Pública realizará el control, seguimiento y evaluación de la gestión de los planes, programas, proyectos y procesos que se encuentran en ejecución. Además, el control, seguimiento y evaluación de la calidad de la gestión de los mismos, como también, el impulso de los procesos de transparencia y mejora de la gestión institucional, procesos e innovación del Estado; Que, es necesario emitir lineamientos generales de implementación y operación de la metodología y herramienta de Gobierno Por Resultados para todas las instituciones de la Administración Pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva con el fin de que la gestión de la Administración Pública se oriente a la consecución de resultados e impactos en beneficio de la sociedad; y, En ejercicio de la atribución establecida en la letra n) del artículo 15 del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva. Acuerda: Emitir la NORMA TECNICA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE LA METODOLOGIA Y HERRAMIENTA DE GOBIERNO POR RESULTADOS. Indice de Contenidos CAPITULO I - DEL OBJETO Y AMBITO Art. 1.- Objeto.- Art. 2.- Ambito de Aplicación. Art. 3.- Rol de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. CAPITULO II - DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS Art. 4.- Gobierno Por Resultados-GPR.- Art. 5.- Herramientas Gobierno Por Resultados-GPR (Portal GPR).- Art. 6.- Conceptos y definiciones.- Para efectos de esta norma se entenderá por: a) Modelo GPR: b) Tipos de planes: c) Elementos de los planes: d) Mapa estratégico: e) Ciclo de cierre de indicadores y metas: f) Alineación: g) Semáforos o alertas de indicadores: Art. 7- Calidad de Información.- Art. 8.- Seguimiento y Control.- a) Seguimiento: b) Control: CAPITULO III- DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOS Art. 9.- Implementación de Gobierno Por Resultados.- Art Programación, confirmación y cancelación de eventos y sesiones de trabajo en la implementación y despliegue.- Art Fecha de Inicio para poner en producción Gobierno Por Resultados-GPR.- Art Operación de Gobierno Por Resultados.- CAPITULO IV - DE LOS PLANES ESTRATEGICOS NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 2
3 Art Directrices para la Construcción de los Planes Estratégicos.- Art Directrices de Aprobación y Cierre de los Plañes Estratégicos.- Art Directrices de la. Actualización de los Planes Estratégicos.- Art Directrices de Gestión de Resultados de los Planes Estratégicos.- Art Directrices de Control de Cambios de los Planes Estratégicos.- CAPITULO V - DE LOS PLANES OPERATIVOS Art Directrices para la Construcción de los Planes Operativos.- Art Directrices de aprobación y cierre de los planes operativos.- Art Directrices de Actualización de los Planes Operativos.- Art. 22,- Directrices de Gestión de Resultados de los Planes Operativos.- Art Directrices de Control de Cambios de los Planes Operativos.- CAPITULO VI - DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS Art Directrices Generales de Gestión y Control de Proyectos en GPR.- Art Responsabilidades del Líder de Proyecto.- Art Responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de proyecto.- Art Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversión en GPR- Art Directrices de gestión complementarias para proyectos de inversión en GPR.- CAPITULO VII - DE LA GESTION Y MEJORA DE PROCESOS Art Directrices para la gestión y mejora de procesos en GPR.- CAPITULO VIII - DE LOS ACTORES DE GOBIERNO POR RESULTADOS Art Equipo Institucional GPR.- Art Directrices de administración de usuarios y soporte técnico de la institución.- Art Soporte y Administración de Nuevos Requerimientos.- CAPITULO IX - ADMINISTRACION DE CONSECUENCIAS Art Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados.- Art Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades.- DISPOSICIONES GENERALES DISPOSICIONES TRANSITORIAS Anexo Anexo 1: Tabla de eventos de despliegue-gpr. CAPITULO I - DEL OBJETO Y AMBITO Art. 1.- Objeto.- Establecer la normativa técnica, que permita a la Función Ejecutiva realizar la implementación y asegurar la continuidad y operación de la metodología y herramienta de Gobierno Por Resultados. La implementación y operación de Gobierno Por Resultados tiene como fin obtener una gestión pública de calidad, orientada a resultados, centrada en el ciudadano y fundamentada en los principios de Administración Pública establecidos en la Constitución de la República, así también dar NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 3
4 transparencia y continuidad a la gestión de las instituciones públicas mediante la definición, alineación, seguimiento y actualización de sus planes estratégicos, planes operativos, riesgos, proyectos y procesos. Art. 2.- Ambito de Aplicación.- La presente norma, será de uso y cumplimiento obligatorio para las instituciones de la Administración Pública central, institucional y que dependen de la Función Ejecutiva en las cuales se implemente la metodología y herramienta Gobierno Por Resultados. Para tal efecto, la institución contará con un equipo institucional GPR responsable de la implementación y operación de Gobierno por Resultados institucional de acuerdo a las responsabilidades establecidas en el artículo 30 de esta norma. Art. 3.- Rol de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.- La Secretaría Nacional de la Administración Pública es la responsable de administrar, implementar y dar seguimiento continuo a la gestión de Gobierno por Resultados, para lo cual emitirá los lineamientos generales para su implementación y operación y contará con un equipo especializado institucional. CAPITULO II - DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS Art. 4.- Gobierno Por Resultados-GPR Es el conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permitirá orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento de objetivos y resultados esperados en el marco de mejores prácticas de gestión. La aplicación de Gobierno Por Resultados permitirá una gestión eficiente de los planes estratégicos, planes operativos, riesgos, proyectos y procesos institucionales, en los distintos niveles organizacionales, a través de un seguimiento y control de los elementos, así como de los resultados obtenidos. Art. 5.- Herramienta Gobierno Por Resultados-GPR (Portal GPR).- La herramienta de Gobierno Por Resultados - GPR o portal GPR es el instrumento informático que permite sistematizar y gestionar los planes estratégicos y operativos, así como programas, proyectos, procesos y monitorear sus resultados. Además, este portal genera los reportes necesarios para la toma de decisiones y sirve como fuente de información sobre el desempeño actual de la institución. Art. 6.- Conceptos y Definiciones.- Para efectos de esta norma se entenderá por: a) Modelo GPR: La implementación del GPR involucra el establecimiento de una jerarquía de planes, donde su nivel superior es el Plan Nacional del Buen Vivir, seguido de las agendas sectoriales, los planes estratégicos institucionales, y finalmente los planes operativos de las unidades operativas que ejecutan los proyectos y procesos. b) Tipos de piones: - Plan Estratégico.- Es un conjunto de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos al nivel sectorial, institucional, así como al segundo nivel de- cada institución (ejemplo: Subsecretaría o Coordinación General). - Plan Operativo.- Es un conjunto de objetivos, indicadores, riesgos, portafolio de proyectos y NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 4
5 catálogo de procesos al nivel de unidad operativa o dirección. c) Elementos de los planes: Los planes estratégicos u operativos se conforman de los siguientes elementos: - Objetivo.- Son enunciados breves que definen los resultados esperados de la organización/unidad y establecen las bases para la medición de los logros obtenidos. - Estrategia.- Son lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican la forma de cómo lograr un objetivo. - Indicador.- Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. - Indicador agrupado.- Un indicador agrupado es un conjunto de indicadores del nivel inferior que están subordinados a uno de nivel superior: a estos indicadores subordinados también se les llama indicadores componentes. - Estadística relevante.- Una estadística relevante es un instrumento de medición con periodicidad de un año o más, que no establece metas, pero, que permite verificar el comportamiento y desempeño de un cambio o resultado. - Meta.- Es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador. - Riesgo.- Es un evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre compromete los objetivos planteados. - Proceso.- Es una serie de tareas definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo. - Proyecto.- Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único. Los proyectos pueden ser de inversión o de gasto corriente: - Proyecto de Inversión.- Es aquel cuyos recursos provienen del presupuesto de inversión y que han seguido el ciclo determinado por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de aprobación, prioridad y presupuesto. - Proyecto de Gasto Corriente.- Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversión y se orientan a obtener una mejora en la institución. - Hitos.- El avance físico de los proyectos se mide a través del cumplimiento de hitos. Un hito es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. - Programas.- Es un conjunto de proyectos seleccionados, planificados y administrados de manera coordinada para lograr objetivos comunes y estratégicos. La ejecución de un programa incluye la alineación, dirección, control e integración de múltiples proyectos, asegurando la optimización de gastos, cronogramas y esfuerzos para acelerar e incrementar la obtención de los beneficios definidos. Los programas cumplirán con las características establecidas en el Art. 297 de la Constitución de la República del Ecuador. En GPR existen los siguientes tipos de programas: - Programas Nacionales/Sectoriales.- Son aquellos en los que por su alcance, tamaño y complejidad necesitan de una entidad o unidad para su gestión. En GPR un programa nacional tiene sus propios objetivos, estrategias, indicadores, riesgos y un conjunto de proyectos los cuales se ejecutan en más de una institución. - Programas Regionales.- Son aquellos que se formulan para atender una región o regiones que se consideran prioritarias para el desarrollo nacional. Los proyectos que los componen pueden ser de distintas instituciones. - Programas Especiales.- Son programas interinstitucionales que se componen de proyectos de distintos tipos y de distintas instituciones. Pueden tener un ente administrador como por ejemplo una empresa pública, gerencia o unidad, o pueden ser gestionados y coordinados desde las instituciones que ejecutan los proyectos. - Programas Institucionales.- Se componen de proyectos propios de la institución y de proyectos de entidades adscritas a ella. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 5
6 d) Mapa Estratégico: Al nivel institucional, los objetivos se clasifican de acuerdo a las cuatro dimensiones a continuación: - Ciudadanía.- Objetivos orientados a los productos, servicios y resultados esperados para el beneficio de la ciudadanía y la sociedad. - Procesos.- Objetivos orientados a la eficiencia institucional. - Talento Humano.- Objetivos orientados al aprendizaje institucional y las capacidades de talento humano. - Finanzas.- Objetivos orientados al uso eficiente y transparente de presupuestos y recursos materiales. e) Ciclo de cierre de indicadores y metas: - Ciclo anual.- El ciclo de cierre de metas será anual. Las metas de los indicadores de cualquier nivel se cerrarán máximas hasta los quince (15) días seguidos al cierre del presupuesto anual por el Ministerio de Finanzas. - Indicadores y metas de nuevos planes.- En el caso de nuevos planes estratégicos durante el ciclo anual, los indicadores y sus respectivas metas serán cerradas una vez sean aprobadas por las autoridades designadas y empezará su actualización y operación a partir de la fecha de cierre del plan. f) Alineación: La alineación es una relación entre dos o más elementos del Modelo GPR, denota que un elemento soporta o impacta a otro elemento. Las relaciones de alineación que se tienen en el Modelo GPR son: - Objetivos.- Se alinean a las estrategias de nivel superior de manera vertical y/o matricial. - Riesgos de objetivos.- Se alinean a los objetivos de la organización. Proyectos.- Los proyectos tienen tres tipos de alineación: - A los objetivos operativos de unidades de manera vertical y/o matricial. - A uno o más programas. - A uno o más procesos afectados, en caso de los proyectos de mejora de procesos. - Riesgos de proyecto.- Se alinean a los hitos del proyecto. - Procesos.- Se alinean los objetivos operativos de unidades. g) Semáforos o alertas de indicadores: La herramienta GPR cuenta con un sistema de semáforos o alertas asociados a los indicadores que facilitan su gestión. Los semáforos se muestran en el GPR con iconos que tienen el siguiente significado: - Semáforos con guión (a).- Representan indicadores sin metas. - Semáforos con caja blanca.- Representan indicadores con metas no cerradas. - Semáforos con caja e icono de candado.- Representan indicadores con metas cerradas, sin resultados registrados. - Semáforos verdes.- Representan resultados aceptables en comparación a sus metas, dentro de los rangos establecidos y con bajo riesgo. - Semáforos amarillos.- Representan alertas de mediano riesgo y requieren evaluación, monitoreo y posibles acciones preventivas o correctivas. - Semáforos rojos.- Representan alertas de alto riesgo con resultados inaceptables en comparación a sus metas, y deberían ser priorizados para acciones correctivas o planes de mejora inmediata. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 6
7 Art. 7.- Calidad de Información.- Las instituciones serán responsables de la calidad, veracidad, pertinencia y actualización de la información que ingresen y administren a través del Portal GPR. Art. 8.- Seguimiento y Control.- Gobierno Por Resultados será una de las principales fuentes de información para realizar el seguimiento y control de la gestión pública, entendiéndose por estos lo siguiente: a) Seguimiento: Se refiere al monitoreo oportuno de la gestión pública para diagnosticar su estado actual y generar alertas de prevención y corrección con el fin de tomar decisiones acertadas. La Secretaría Nacional de la Administración Pública en este sentido, realizará el seguimiento a: La gestión pública, para constatar: - La actualización de la información en la herramienta GPR. - El avance y cumplimiento de las metas de los indicadores, de las agendas sectoriales y los planes estratégicos institucionales. - La gestión de riesgos estratégicos que impedirán la obtención de los objetivos planteados. Los proyectos y programas para constatar: - Avance físico - Hitos. - Resumen ejecutivo. - Cronograma de proyecto. - Presupuesto - Programación presupuestaria. - Ejecución presupuestaria. - Indicadores de Proyecto - Prevención y resolución de problemas - Riesgos. - Problemas no Resueltos. b) Control: El control de la gestión pública tiene por objeto verificar, comprobar y constatar que las acciones emprendidas por parte de las instituciones se ajustan a la planificación estratégica y operativa. Este control abarca dos ámbitos: - Preventivo.- Consiste en la mitigación de riesgos, es decir, en la reducción de la probabilidad de ocurrencia y del nivel de impacto tanto en la ejecución de los proyectos y como en el cumplimiento de la planificación estratégica y operativa. - De Resultados.- Consiste en la comprobación del cumplimiento de los resultados generados de los proyectos y procesos de los servicios públicos. La Secretaría Nacional de la Administración Pública emitirá lineamientos sobre el seguimiento y control de los planes, programas, proyectos y procesos que se gestionan desde GPR. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 7
8 CAPITULO III - DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOS Art. 9.- Implementación de Gobierno Por Resultados.- La implementación de Gobierno Por Resultados se realizará a través de talleres y de sesiones de trabajo con los servidores y funcionarios de las instituciones. El proceso de implementación lo determina la Secretaría Nacional de la Administración Pública. La Secretaría Nacional de Administración Pública acordará con cada una de las instituciones un plan de implementación GPR, con el cronograma y el tipo de los eventos que serán realizados como parte del despliegue para desarrollar y poner en producción su gestión en la herramienta GPR. Este proceso de implementación es de carácter temporal y termina Una vez que se hayan realizado todos los eventos del plan de implementación GPR, estén sistematizados los planes estratégicos y operativos en el Portal GPR y se encuentre capacitado un equipo interno de la institución. El detalle con los requisitos de participación, audiencia, asistencia y resultados del tipo de los eventos que serán incluidos en el plan de implementación GPR se encuentra en el ANEXO I de esta norma. Cabe mencionar que dependiendo de las necesidades de cada institución se pueden acordar adecuaciones o ajustes en el número, alcance y/o duración de los eventos. Art Programación, confirmación y cancelación de Eventos y sesiones de trabajo en la implementación y despliegue.- La preparación y entrega de los eventos de despliegue de Gobierno Por Resultados dependen de recursos especializados de la Secretaría Nacional de la Administración Pública así como de recursos externos. Una vez confirmado y acordado el calendario de despliegue, la institución será responsable de todo costo adicional causado por la cancelación o reprogramación de eventos confirmados cuando ocurren con menos de siete (7) días de anticipación. En casos de cambios o cancelación de eventos, la Secretaría Nacional de la Administración Pública determinará y asignará nuevas fechas para la reprogramación de los eventos obligatorios. Toda cancelación de eventos por parte de la institución avisadas con menos de veinte y cuatro (24) horas de anticipación, generarán responsabilidades administrativas. Art Participación y Asistencia a los Eventos de Implementación.- La participación y asistencia a los eventos de implementación de Gobierno Por Resultados es obligatoria e indelegable para quienes sean convocados de conformidad con lo que establece el Decreto Ejecutivo No. 555, R.O.S II No. 331 de 30 de noviembre de Los eventos de implementación de Gobierno Por Resultados son exclusivos para los servidores, funcionarios públicos y particulares que sean convocados sin que pueda ser permitida la presencia de personas ajenas a la misma. El control y monitoreo de la asistencia, así como el control de los incidentes generados en los eventos de implementación del Gobierno Por Resultados será realizado por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, la cual determinará las acciones preventivas o correctivas al respecto. Art Fecha de inicio para poner en producción Gobierno Por Resultados-GPR. Antes de la conclusión del proceso de implementación GPR, la Secretaría Nacional de la Administración Pública determinará y comunicará a la institución una fecha límite para poner en producción la gestión de sus planes a través de la herramienta de Gobierno Por Resultados. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 8
9 A partir de la fecha límite establecida por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, la actualización y uso regular de la herramienta de Gobierno Por Resultados será de carácter obligatorio y los contenidos y resultados registrados en la herramienta serán sujetos al seguimiento, evaluación y control de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Art Operación de Gobierno Por Resultados.- La operación de la metodología y herramienta de Gobierno Por Resultados se refiere a la gestión y actualización continua de todos los elementos de la jerarquía de planes del Modelo GPR en el Portal GPR de una institución, incluyendo la construcción, aprobación, cierre, actualización y cambio de los planes estratégicos, los planes operativos, los proyectos y los procesos. CAPITULO IV - DE LOS PLANES ESTRATEGICOS Art Directrices para la Construcción de los Planes Estratégicos.- La construcción de los planes estratégicos se regirá por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARA LA CONSTRUCCION DE PLANES ESTRATEGICOS - Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del sector. - Plan Estratégico Institucional.- Máxima autoridad de la institución. - Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente - Titular del Plan. OBJETIVOS - Objetivos orientados a la ciudadanía.- Cada plan estratégico tendrá uno o más objetivos estratégicos orientados a la razón de ser de la institución enmarcada por su marco normativo. Estos objetivos serán determinados por cada institución con una cobertura lo suficientemente amplia para medir el impacto de la institución y sus responsabilidades hacia la sociedad. - Objetivo orientado a procesos.- Cada institución incluirá en su plan estratégico el objetivo estándar: "Incrementar la eficiencia institucional" con indicadores definidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública. - Objetivo orientado a talento humano.- Cada institución incluirá en su plan estratégico el objetivo estándar de "Incrementar el desarrollo del talento humano" con indicadores definidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública. - Objetivo orientado a presupuestos.- Cada institución incluirá en su plan estratégico un objetivo estándar: "Incrementar el uso eficiente del presupuesto" con indicadores definidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública. - Sintaxis.- Todo objetivo debe cumplir con la sintaxis de la metodología GPR, iniciando con alguno de los verbos INCREMENTAR, REDUCIR o por excepción especial - MANTENER - Fechas.- La fecha de inicio y fin de los objetivos irá de acuerdo a los períodos del Plan Nacional para el Buen Vivir. - Alineación.- Todo objetivo debe estar alineado a una estrategia de nivel superior y por excepción a más de una. ESTRATEGIAS - Definición de estrategias.- Cada objetivo deberá tener una o más estrategias definidas para lograrlo. - Cobertura de estrategias.- Todas las estrategias deberán tener al menos un objetivo de nivel inferior j alineado. INDICADORES (METAS) NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 9
10 - Medición de objetivos.- Cada objetivo del plan estratégico deberá tener uno o más indicadores para i medir, gestionar y evidenciar sus resultados. - Periodicidad.- Los indicadores de desempeño deben de tener un período adecuado para permitir la toma de acciones preventivas o correctivas durante la vigencia del plan. El estándar del período de medición de indicadores será mensual. Por excepción el período podrá ser menor, hasta un período i máximo de seis meses. De ser el caso las métricas con períodos de actualización mayores a seis meses serán considerados como estadísticas relevantes. - Rangos de tolerancia, semáforos y alertas.- Los rangos de tolerancia y los semáforos o alertas en los indicadores serán establecidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública (por omisión del sistema) y pueden cambiarse sólo bajo criterios técnicos que lo justifiquen. RIESGOS ESTRATEGICOS: - Identificación de riesgos estratégicos.- Durante la construcción del plan, cada objetivo será analizado para la identificación y tratamiento de riesgos estratégicos. Todo riesgo deberá registrarse en el sistema Gobierno por Resultados y vinculado al objetivo correspondiente. - Evaluación de riesgos estratégicos.- Todo-riesgo estratégico registrado deberá evaluarse para calificar su probabilidad de ocurrencia y el grado de impacto potencial. Art Directrices de Aprobación y Cierre de los Planes Estratégicos.- La aprobación y cierre de los planes estratégicos se regirán por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARA LA APROBACION DE PLANES ESTRATEGICOS - Agendas sectoriales.- El Consejo Nacional de la Administración Pública es el responsable de la aprobación de agendas sectoriales, así como el control de cambios a las mismas. - Planes estratégicos de ministerios y secretarías nacionales.- El Ministerio Coordinador y la j Secretaría Nacional de la Administración Pública son los responsables de la aprobación de planes estratégicos de los ministerios y secretarías nacionales, así como el control de cambios a los mismos. - Planes estratégicos de las empresas públicas y entidades adscritas.- El Ministerio del ramo correspondiente y la Secretaría Nacional de la Administración Pública son los responsables designados para la aprobación de planes estratégicos de sus empresas públicas y entidades adscritas, así como el control de cambios a los mismos. - Segundo nivel (subsecretarías, coordinaciones generales, etc.).- La máxima autoridad de la institución es la responsable de la aprobación de planes estratégicos de segundo nivel, así como del controlar sus cambios. CRITERIOS DE APROBACION - Objetivos y estrategias.- Las autoridades responsables evaluarán y aprobarán la orientación, cantidad y calidad de todos los objetivos y las estrategias del plan estratégico. - Indicadores y metas.- Las autoridades responsables evaluarán la relevancia y aprobarán la definición (descripción, método, fuente, frecuencia y/o período, etc.) de todos los indicadores y las metas del plan estratégico. - Riesgos estratégicos.- Todo plan estratégico incluirá un análisis y el registro de riesgos estratégicos a ser evaluados y aprobados por la autoridad designada. Todo riesgo con una calificación de probabilidad e impacto igual o mayor a cuarenta y nueve (49) de cien (100), debe tener un ejecutivo responsable asignado y un plan de administración del riesgo registrado en el Portal GPR. REQUERIMIENTOS FORMALES PARA LA APROBACION Y CIERRE DE PLANES - Reporte de Aprobación del Plan GPR.- Una vez aprobado el plan estratégico de Gobierno Por Resultados, la institución deberá presentar, en la fecha determinada por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, un Reporte de Aprobación del Plan GPR aprobado y suscrito por los NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 10
11 responsables de la aprobación y cierre del plan, encabezados por la máxima entidad. - El Reporte de Aprobación del Plan GPR institucional debe cumplir con la presente norma y responderá al formato de reporte de la herramienta GPR, definido por la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Art Directrices de la Actualización de los Planes Estratégicos.- La actualización de los planes estratégicos se regirá por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARA LA ACTUALIZACION DE PLANES ESTRATEGICOS - Agendas Sectoriales,- Ministro Coordinador del Sector. - Plan Estratégico Institucional.- Máxima autoridad de la institución. - Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente - Titular del plan. ACTUALIZACION MENSUAL - Fechas límites de actualización de indicadores.- La fecha límite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes estratégicos será hasta el día quince (15) de cada mes. Toda excepción debe ser informada por escrito a la Secretaría Nacional de la Administración Pública. A partir del día dieciséis (16) de cada mes, la información registrada en el Portal GPR será considerada oficial y puede ser utilizada por otras autoridades, incluyendo hasta el señor Presidente de la República, para la toma de decisiones. - Indicadores agrupados o ponderados de otros indicadores componentes.- Para asegurar la calidad y contundencia de resultados de indicadores agrupados o ponderados de diferentes niveles institucionales, la institución debe emitir directrices internas para garantizar la actualización consistente y oportuna de los indicadores componentes individuales de los cuales dependen los indicadores de los planes estratégicos CORRECCION DE ERRORES - Metas y resultados de indicadores.- Una vez cerradas las metas de indicadores, o cerrados los resultados de indicadores no pueden ser cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingreso y cierre de metas o resultados equivocados, será necesario comunicar a la Secretaría Nacional de la Administración Pública quien puede autorizar la corrección de datos erróneos bajo su supervisión y control. GESTION DE RIESGOS ESTRATEGICOS - Plan de administración de riesgos estratégicos.- El responsable de cada riesgo debe coordinar y garantizar el cumplimiento de las acciones definidas para mitigar y prevenir las contingencias que surjan en la ejecución de los planes. Las principales acciones de administración de riesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en el Portal GPR. - Cierre de riesgos estratégicos.- El responsable deberá cerrar el riesgo en el Portal GPR cuando se hubiere cumplido la fecha estimada de ocurrencia y el evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencia se hayan llevado a cabo o el riesgo ya no afecte la consecución del objetivo asociado. GESTION DOCUMENTAL DENTRO DE GPR - Documentos anexos.- La herramienta puede almacenar archivos en los diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, etc. Los formatos y extensiones de los archivos son libres, por lo que se puede anexar cualquier tipo de archivo. El archivo a ser anexado debe ser única y exclusivamente información relevante que sirva para la gestión e informe a autoridades. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 11
12 Art Directrices de Gestión de Resultados de los Planes Estratégicos.- La gestión de resultados de los planes estratégicos se regirá por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARA LA GESTION DE RESULTADOS DE PLANES ESTRATEGICOS - Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del Sector. - Plan Estratégico Institucional.- Máxima autoridad de la institución. - Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente - Titular del plan. REUNIONES DE GESTION DE PLANES ESTRATEGICOS - Reuniones de gestión de agendas sectoriales.- Las agendas sectoriales de GPR serán objeto de análisis en los siguientes espacios de reunión: - El Ministro Coordinador convocará mensualmente a los ministros coordinados y otros actores estratégicos involucrados para el seguimiento de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos de las agendas sectoriales. - Reuniones de gestión del plan estratégico.- Los planes estratégicos de GPR serán objeto de análisis en los siguientes espacios de reunión: - La máxima autoridad convocará mensualmente a los miembros del equipo institucional para el seguimiento de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos de los planes estratégicos y operativos. - Actas de reuniones.- En las reuniones que participe la máxima autoridad, a nivel agenda sectorial o a nivel institucional, se levantará un acta que será firmada por los asistentes y una copia de la misma deberá ser anexada al plan estratégico en el Portal GPR para el conocimiento y la revisión de Secretaria Nacional de la Administración Pública. EVALUACION DE DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL - Evaluación de desempeño por semáforos.- Los semáforos de indicadores de Gobierno Por Resultados son alertas para la posible toma de acciones. A continuación, las siguientes acciones deberán ser tomadas por estado de semáforo: - Objetivos con resultados aceptables (todos los indicadores en verde).- Ninguna acción requerida. - Objetivos en riesgo (indicadores en amarillo o rojo).- Objetivos en riesgo requieren una revisión; ejecutiva más frecuente con evaluación de los riesgos estratégicos y revisión de las acciones correctivas definidas. - Estos objetivos pueden ser sujetos a una evaluación detallada por parte de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para determinar el nivel de riesgo, posibles acciones correctivas y los recursos necesarios para corregir la situación actual. Art Directrices de Control de Cambios de los Planes Estratégicos.- Una vez aprobado y cerrado los planes estratégicos, los cambios serán permitidos solamente de acuerdo con las siguientes directrices: CAMBIOS SIN REQUERIMIENTO DE NOTIFICACION O APROBACION - Administración de Riesgos Estratégicos.- Para facilitar la administración dinámica de riesgos estratégicos y la implementación de acciones oportunas, no se requiere notificación formal de cambios de los riesgos identificados en los planes estratégicos. La máxima autoridad es la NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 12
13 responsable de aprobar los cambios y administración de riesgos estratégicos para minimizar los impactos negativos al desempeño estratégico y la operación institucional. - Nuevas estrategias.- Está permitido la adición de nuevas estrategias al plan estratégico. CAMBIOS QUE REQUIEREN NOTIFICACION A LA AUTORIDAD SUPERIOR - Cambios de redacción de objetivos o estrategias.- Cambios o correcciones en la redacción de objetivos o estrategias deben ser efectuados con una notificación al jerárquico superior dentro de los treinta días posteriores del cambio con una copia de la información antes y después del cambio. CAMBIOS MAYORES QUE REQUIEREN APROBACION Y CIERRE FORMAL - Cambios a las Agendas Sectoriales.- Todo cambio a una Agenda Sectorial deberá ser aprobado por el Consejo de la Administración Pública conforme a las directrices de aprobación y cierre de esta norma. - Cambios a los planes estratégicos institucionales.- Todo cambio a los planes estratégicos institucionales deberá ser aprobado por la autoridad superior y notificado a la Secretaría Nacional de la Administración Pública. - Cambio de autoridades.- Toda nueva autoridad en una institución, deberá continuar la gestión del plan estratégico registrado en el Portal GPR por un periodo mínimo de tres meses. CAPITULO V - DE LOS PLANES OPERATIVOS Art Directrices para la Construcción de los Planes Operativos.- Los requerimientos para la construcción de planes operativos son: RESPONSABLES PARA LA CONSTRUCCION DE PLANES OPERATIVOS - Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. ATRIBUCIONES DE LA UNIDAD - Registro de atribuciones.- Las atribuciones de la unidad deberán formar parte integral del plan operativo y deben estar registradas en forma resumida en el Portal GPR. OBJETIVOS OPERATIVOS - Sintaxis.- Todo objetivo debe cumplir con la sintaxis de la metodología GPR, a continuación: - (Resultados esperados) MEDIANTE (acciones planificadas). - Todo objetivo operativo debe iniciar con un verbo INCREMENTAR, REDUCIR o - por excepción especial - MANTENER. - Fechas.- La fecha de inicio y fin de los objetivos debe ir de acuerdo a los períodos del Plan Nacional para el Buen Vivir. - Alineación.- Todo objetivo operativo debe: - Estar dentro del alcance de las atribuciones de la unidad y estar alineado a una o más de ellas. - Estar alineado a una estrategia de nivel superior y por excepción a más de una. - Cobertura y factibilidad.- Todo objetivo operativo debe tener al menos un proyecto alineado para lograrlo. INDICADORES Y METAS NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 13
14 - Medición de objetivos.- Cada objetivo del plan operativo debe tener uno o más indicadores para medir, gestionar y evidenciar los resultados esperados. - Periodicidad.- Los indicadores de desempeño deben tener una actualización adecuada para permitir la toma de acciones preventivas o correctivas durante la vigencia del plan. El estándar de medición de indicadores será mensual y solo por excepción, hasta un período máximo de seis (6) meses. - Rangos de tolerancia, semáforos y alertas.- Los rangos de tolerancia y los semáforos y alertas en los indicadores serán establecidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública (defaults del sistema) y pueden cambiarse sólo bajo criterios técnicos que lo justifiquen. PORTAFOLIO DE PROYECTOS - Definición de portafolios de proyectos.- La definición y construcción del portafolio de proyectos de la unidad debe basarse en un análisis de los objetivos e indicadores del plan y la alineación de acciones (proyectos) requeridos para lograr las metas anuales establecidas por la institución. - Alineación.- Todo proyecto debe estar alineado a uno o más objetivos operativos y de ser el caso, deberá estar alineado a los procesos que afecte. DEFINICION DE PROGRAMAS - Programas.- La definición, configuración y clasificación de programas en el Portal GPR será realizada en coordinación y con la aprobación de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. CATALOGO DE PROCESOS - Registro de procesos.- Los procesos de la unidad deberán estar acorde a sus atribuciones y deben ser registrados en el catálogo de procesos del Portal GPR con su información básica registrada. - Alineación.- Todo proceso debe: - Estar alineado a uno o más atribuciones. - Estar alineado á uno o más objetivos operativos de la unidad. Art Directrices de aprobación y cierre de los planes operativos.- La aprobación y cierre de los planes operativos se rigen por las siguientes directrices: AUTORIDADES RESPONSABLES DE APROBACION DE PLANES OPERATIVOS - Director, Jefe o titular de la unidad.- El Director o Jefe de unidad aprobará el portafolio de proyectos y el catálogo de procesos, así como toda información contendida en el plan operativo de la unidad. - Autoridad de segundo nivel.- La autoridad de segundo nivel (nivel superior a la unidad) aprobará todos los contenidos del plan operativo de la unidad así como la asignación de responsables para la actualización y obtención de resultados planeados. - Unidades desconcentradas.- Será responsabilidad de la autoridad nivel superior, cuando aplique, asegurar la homologación y consistencia de los elementos de objetivos operativos, atribuciones, indicadores y procesos de las unidades desconcentradas. CRITERIOS DE APROBACION DE PLANES OPERATIVOS - Atribuciones de la unidad.- La unidad debe tener uno o más enunciados breves que incluyen un resumen de las atribuciones y responsabilidades de la unidad dentro del marco legal. - Objetivos operativos.- Todo plan operativo debe tener entre uno (1) y siete (7) objetivos operativos elaborados de acuerdo con la presente norma, suficientes para cubrir las principales atribuciones de la unidad y alineados a las estrategias de nivel superior. - Indicadores de objetivos operativos.- Los indicadores y metas de objetivos operativos serán revisados y aprobados por la autoridad de segundo nivel (nivel superior a la unidad). NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 14
15 - Riesgos organizacionales.- Los planes operativos deben incluir un análisis y el registro de riesgos a objetivos operativos a ser evaluados y aprobados por la autoridad designada. Riesgos con una calificación igual o mayor a cuarenta y nueve (49) de cien (100), deben tener un responsable asignado y un plan de administración del riesgo. - Proyectos.- Todos los proyectos deben estar alineados a uno o más objetivos operativos y cumplir con lo establecido en el Capítulo VI "DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de la presente norma. - Programas.- La aprobación de programas definidos de la institución será en coordinación con la Secretaría Nacional de la Administración Pública y el Ministerio Coordinador del sector o Ministerio rector de la institución. - Procesos.- Todo proceso registrado en el catálogo debe cumplir con lo establecido en el Capítulo VI "DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de la presente norma. REQUERIMIENTOS FORMALES PARA LA APROBACION Y CIERRE DE PLANES - Reporte de aprobación del plan GPR.- La institución debe presentar, en la fecha determinada por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, un Reporte de Aprobación del Plan GPR aprobado y suscrito por los responsables de la aprobación y cierre del plan, encabezados por la máxima autoridad. - El Reporte de Aprobación del Plan GPR institucional debe incluir todos los planes operativos de la institución aprobados por la autoridad designada. Art Directrices de Actualización de los Planes Operativos.- La actualización de los planes operativos se regirá por las siguientes directrices: RESPONSABLE PARA LA ACTUALIZACION DEL PLAN OPERATIVO - Director, Jefe o titular de la unidad operativa. ACTUALIZACION MENSUAL - Indicadores y resultados.- El Director, Jefe o titular de la unidad operativa es el responsable de garantizar la actualización correcta y oportuna de resultados de los indicadores incluidos en los planes operativos de la unidad. - Fechas límites de actualización de indicadores.- La fecha límite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes operativos será hasta el día quince (15) de cada mes. Toda excepción debe ser coordinada y aprobada por la máxima autoridad de la institución. A partir del día dieciséis (16) de cada mes, la información registrada en el Portal GPR será considerada oficial y puede ser utilizada por otras autoridades, incluyendo hasta el señor Presidente de la República, para la toma de decisiones. - Actualización de la información de proyectos.- La actualización de la ficha de proyecto debe ser efectuada por el líder de proyecto a mes vencido, hasta los cinco (5) primeros días del mes subsiguiente, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo VI "DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de la presente norma. CORRECCION DE ERRORES - Metas y resultados de indicadores.- Una vez cerradas las metas de indicadores o cerrados los resultados de indicadores no pueden ser cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingreso y cierre de metas o resultados equivocados, será necesaria comunicar con la Secretaría Nacional de la Administración Pública quien puede autorizar la corrección de datos erróneos bajo su supervisión y control. GESTION DE RIESGOS ORGANIZACIONALES NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 15
16 - Plan de administración de riesgos operativos.- El responsable de cada riesgo debe coordinar y garantizar el cumplimiento de las acciones definidas para mitigar y prevenir las contingencias que surjan en la ejecución de los planes. Las principales acciones de administración de riesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en el Portal GPR. - Cierre de riesgos operativos.- El responsable del riesgo debe cerrar un riesgo en el Portal GPR, cuando se hubiere cumplido la fecha estimada de ocurrencia y el evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencia se hayan llevado acabo o este (riesgo) ya no afecta la consecución de algún objetivo planteado. GESTION DOCUMENTAL DENTRO DE GPR - Documentos anexos.- La herramienta puede almacenar archivos en los diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, etc. Los formatos y extensiones de los archivos son libres, por lo que se puede anexar cualquier tipo de archivo. El archivo a ser anexado debe tener única y exclusivamente información relevante que sirva para la gestión e informe a autoridades. Art Directrices de Gestión de Resultados de los Planes Operativos.- La gestión de resultados de los planes operativos se regirá por las siguientes directrices: RESPONSABLE PARA LA GESTION DE RESULTADOS DEL PLAN OPERATIVO - Director, Jefe o titular de la unidad operativa. - Patrocinadores ejecutivos de proyectos. REUNIONES DE GESTION DE PLANES OPERATIVOS - Reuniones de gestión de los planes operativos.- Los planes operativos de GPR serán objeto de análisis en los siguientes espacios de reunión: - El responsable de cada unidad, convocará mensualmente a los miembros del equipo institucional GPR junto con personal de la unidad respectiva para monitorear el cumplimiento de objetivos y avance de proyectos. - El patrocinador ejecutivo debe revisar por lo menos una vez cada quince (15) días los problemas no resueltos de los proyectos a su cargo, así como los riesgos que se escalen a su atención. GESTION DE RESULTADOS DE OBJETIVOS - Evaluación de resultados de objetivos por semáforos.- Los semáforos de indicadores de Gobierno Por Resultados son alertas para la posible toma de acciones. A continuación, las siguientes acciones deberán ser tomadas por estado de semáforo: - Objetivos con resultados aceptables (indicadores en verde).- Ninguna acción requerida. - Objetivos en riesgo (indicadores en amarillo o rojo).- Objetivos en riesgo requieren una revisión ejecutiva más frecuente con evaluación de los riesgos estratégicos y revisión de las acciones correctivas definidas. GESTION DE RESULTADOS DE PROYECTOS - Administración de proyectos.- El líder del proyecto es responsable de: registrar la información, administrar, vigilar, monitorear integralmente el proyecto y actualizar la información periódicamente. GESTION DE RESULTADOS DE PROCESOS - Administración de procesos.- El responsable de proceso está encargado de la evaluación del NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 16
17 proceso, del diagnosticó y de los proyectos de mejora de los procesos seleccionados. Art Directrices de Control de Cambios de los planes operativos.- Cambios de los planes operativos se regirá por las siguientes directrices: CAMBIOS SIN REQUERIMIENTO DE NOTIFICACION O APROBACION - Cambios en redacción de atribuciones, objetivos, riesgos e información básica de proyectos o procesos.- Están permitidos los cambios menores a la redacción de elementos del plan operativo, siempre y cuando cumplan con las directrices de la presente norma. CAMBIOS QUE REQUIEREN NOTIFICACION A LA AUTORIDAD SUPERIOR - Cambios de fechas de objetivos o indicadores.- Todo cambio relacionado a las fechas de inicio o fin de objetivos operativos o indicadores de la unidad debe ser notificado a la Secretaría Nacional de la Administración Pública dentro de los primeros treinta (30) días del cambio efectuado. - Nuevos objetivos e indicadores.- Nuevos objetivos operativos deben cumplir con las directrices de construcción del plan operativo. Todo nuevo objetivo deberá tener al menos un indicador para medirlo. CAMBIOS MAYORES QUE REQUIEREN APROBACION Y CIERRE FORMAL - Cambios a los planes operativos.- Todo cambio a los planes operativos institucionales será aprobado por la autoridad superior y notificado a la Secretaría Nacional de la Administración Pública. - Nombramientos de nuevas autoridades operativas.- En caso de nombramientos de nuevas autoridades operativas en una institución, se deberán continuar la gestión del plan estratégico registrado en el Portal GPR por un periodo mínimo de tres (3) meses. Una vez transcurrido este periodo se podrán realizar cambios previa aprobación. CAPITULO VI - DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS Art Directrices Generales de Gestión y Control de Proyectos en GPR. La gestión y el control de los proyectos en GPR se regirán por las siguientes directrices. - Responsables de proyectos.- Todos los proyectos deberán tener identificado a un líder de proyecto y a un patrocinador ejecutivo. - Definición de la ficha de proyecto.- Todo proyecto incluirá como mínimo la siguiente información básica en el Portal GPR: - Nombre y descripción de proyecto. - Fechas de inicio y fin. - Líder de proyecto. - Patrocinador ejecutivo de proyecto. - Fase actual de proyecto. - Anteproyecto, definición, planificación, ejecución, cierre, completado, cancelado. - Localidad(es) de impacto. - Perfil económico de proyecto (completo). - Resumen ejecutivo de acuerdo con la presente norma. - Problemas no resueltos. - Hitos con pesos ponderados, indicando el porcentaje de avance físico programado. - Principales riesgos del proyecto. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 17
18 - Alineación a objetivos operativos.- Todo proyecto deberá estar alineado a uno o más objetivos operativos. - Proyectos plurianuales.- Todo proyecto plurianual será registrado y gestionado en un solo proyecto del Portal GPR, y no debe ser registrado como múltiples proyectos. La información anual debe ser incluida en la misma ficha del proyecto, clasificada en -el año correspondiente. - Actualización de la ficha de proyectos.- La actualización de la ficha de proyecto, deberá ser efectuada por el líder de proyecto a mes vencido, hasta los cinco (5) primeros "días del mes subsiguiente. La información mínima a mantener actualizada es: - Resumen ejecutivo y problemas no resueltos.- Los campos de "resumen ejecutivo" y "problemas no resueltos" deben contener información de los últimos seis (6) meses, siendo enlistado en primer lugar el mes más reciente. - Presupuestos y el perfil económico.- Los campos presupuestarios deberán ser actualizada de acuerdo con los datos registrados en el sistema financiero nacional (e-sigef). - Hitos y avance físico.- El líder de proyecto debe dar seguimiento y actualizará la información referente a la fecha estimada y fecha real de cumplimiento dé los hitos del proyecto. Los hitos deberán ser actualizados de acuerdo con el avance físico y marcados completos oportunamente. La fecha comprometida del hito no puede ser modificada. - Resultados dé indicadores del proyecto.- Para aquellos proyectos que se hayan definido indicadores propios del proyecto, el líder de proyecto debe actualizar el valor actual de los indicadores de proyectos, de acuerdo a la frecuencia establecida en el indicador. - Riesgos del proyecto.- Acciones de administración de riesgos deberán ser actualizados y nuevas acciones generadas basadas en un análisis mensual de riesgos al proyecto. - Gestión de las fases del proyecto.- Todo proyecto debe tener actualizada la fase en la que se encuentra, de acuerdo a la metodología GPR para mostrar el estado actual de su desarrollo. - Los proyectos que empiecen a devengar el presupuesto codificado deben estar en la etapa de planificación, ejecución o cierre. No podrán estar en la etapa de anteproyecto o definición. - Es responsabilidad del líder de proyecto y del patrocinador ejecutivo asegurar el cumplimiento de los requerimientos y la entrega de los productos de cada fase antes de iniciar la siguiente fase. - Gestión de hitos y avance físico.- - Todo proyecto debe tener registrados los hitos con el porcentaje de avance físico asociado. El total de todos los porcentajes asignados a los hitos deberá sumar el cien por ciento (100%). - Todo hito debe tener una fecha comprometida, misma que debe ser autorizada por el patrocinador ejecutivo del proyecto. - Una vez que un hito sea cumplido, el líder del proyecto debe actualizar en el sistema para que se actualice la fecha real de cumplimiento y se reconozca el avance correspondiente al porcentaje asociado a ese hito. - Los hitos deben ser programados para toda la vida del proyecto en forma progresiva, esto significa que los hitos para el año en curso del proyecto serán desglosados y detallados en por lo menos veinte y cuatro (24) hitos al año distribuidos en todos los meses, en preferencia dos hitos por mes; mientras que los hitos de años futuros podrán tener menos desglose hasta el año de ejecución. Las fechas comprometidas para cada hito no podrán ser modificadas; salvo autorización expresa del patrocinador ejecutivo del proyecto. - Se debe identificar y clasificar los hitos que tengan que ver con oportunidades políticas como inauguración de una obra, puesta de la primera piedra, etc. - Se deben asociar las fechas estimadas vs. las fechas reales de cumplimiento el sistema GPR establecerá automáticamente las siguientes alertas: - Verde: Hito cumplido a tiempo o hito abierto antes de la fecha comprometida. No se requiere acciones adicionales. - Amarilla: Hito en riesgo, no se ha cumplido y pasó la fecha comprometida o la fecha estimada es posterior a la fecha comprometida. El líder de proyecto deberá tomar las acciones correctivas o NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 18
19 preventivas pertinentes. - Roja: Hito cumplido después de la fecha comprometida. Una desviación mayor de quince por ciento (15%) del avance físico real vs. el avance físico programado, establece un semáforo rojo, mismo que debe ser analizado y atendido por el patrocinador ejecutivo en conjunto con el líder de proyecto. - Desviaciones de presupuesto programado vs. devengado.- El presupuesto programado vs. el presupuesto devengado determina los semáforos del desempeño financiero de un proyecto. Una desviación presupuestaria de más de quince por ciento (15%) (+/-) deberá ser analizada y atendida por el patrocinador ejecutivo del proyecto en conjunto con el líder de proyecto. - Fechas de indicadores.- Los indicadores deben ser programados con metas para toda la vida del proyecto. - Administración de riesgos de proyectos.- Los riesgos de un proyecto deben estar asociados a un hito. Cuando un riesgo tenga una calificación (probabilidad de ocurrencia por grado de impacto) de cuarenta y nueve (49) o más debe tener un responsable y un plan de acción registrado en el sistema. - Administración de proyectos en riesgo.- Un proyecto activo (fases de: Definición, Planificación, Ejecución o Cierre) está considerado en riesgo si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones: - Tiene uno o más indicadores rojos/amarillos. - Tiene uno o más hitos en amarillo. - Ya ha pasado su fecha fin y no se ha marcado como terminado/cancelado o congelado. - Ya consumió el ochenta por ciento (80%) del tiempo estimado y no ha llegado a la fase de ejecución. - Ya consumió el ochenta por ciento (80%) del tiempo estimado y su porcentaje de avance es de menos del veinte por ciento (20%). - El campo "Estimado a fin de año" es veinte por ciento (20%) superior o veinte por ciento (20%) inferior al campo "Presupuesto Programado". - Ya consumió más de ochenta por ciento (80%) de su presupuesto y el tiempo transcurrido es menos de veinte por ciento (20%). - Tiene uno o más riesgos con alta probabilidad y alto impacto. - Tratamiento de proyectos en riesgo.- Proyectos en riesgo ameritan atención especial por parte del líder de proyecto y el patrocinador ejecutivo, así como de las autoridades de la institución ejecutora. Se deberá incrementar el control con acciones tales como: monitoreo más frecuente, revisiones ejecutivas, plan de mejora u otra acción pertinente a la situación. - Gestión de acciones clave.- Las acciones preventivas o correctivas que el líder de proyecto determine necesarias para la gestión de su proyecto serán registradas como acciones clave en el Portal GPR. - Gestión de acciones clave dispuestas por autoridades.- Los gobernadores u otras autoridades podrán generar acciones claves para un proyecto, estas acciones deberán ser resueltas por el líder de proyecto correspondiente, quien deberá responder en un plazo no mayor a cinco (5) días. Art Responsabilidades del Líder de Proyecto.- Las responsabilidades del Líder de Proyecto se regirán por las siguientes directrices: - Líder de proyecto.- Es responsable de administrar todo el ciclo de vida el proyecto con el propósito de que el proyecto termine en tiempo, costo y con la calidad establecida. Específicamente, las principales responsabilidades del líder de proyecto incluyen: - Elaborar el plan del proyecto en conjunto con el equipo de trabajo. - Actualizar en el Portal GPR la información básica del proyecto. - Dirigir y controlar la ejecución del plan del proyecto. - Determinar y asegurar el cumplimiento de la calidad de los productos. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 19
20 - Identificar, documentar y solicitar autorización a los cambios al proyecto al patrocinador ejecutivo y/o al Ministerio Coordinador de ser pertinente. - Elaborar los resúmenes ejecutivos de avance. - Dar seguimiento al avance físico y presupuestal del proyecto. - Dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias. - Administrar los riesgos del proyecto. - Coordinar las compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto. - Resolver y de ser necesario escalar problemas al patrocinador ejecutivo. - Perfil recomendado para líderes de proyectos de inversión.- Se recomienda que el líder de un proyecto de inversión cuente con capacitación en administración de proyectos conforme a los requerimientos y estándares internacionales sugeridos por el Project Management Institute. Art Responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de proyecto.- Las responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de Proyecto se regirán por las siguientes directrices: - Patrocinador ejecutivo de proyecto.- El patrocinador ejecutivo del proyecto es la autoridad responsable de asegurar los recursos necesarios para ejecutar el proyecto y es el principal problemas o riesgos. Proporciona dirección global y liderazgo para la implementación y ejecución del proyecto. - Validación de la información básica de proyectos,- La información básica de todos los proyectos deberá ser validada y aprobada por el patrocinar ejecutivo, previo a la creación de la línea base del proyecto. Art Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversión.- Las responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversión se regirán por las siguientes directrices: - Ministerio Coordinador del sector.- El Ministerio Coordinador del sector es responsable para asegurar la gestión y control de todos los proyectos de inversión de su sector, en colaboración con la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Art Directrices de gestión complementarias para proyectos de inversión en GPR.- - Línea base de proyectos de inversión.- Todos y cada uno de los proyectos de inversión de la unidad serán registrados e incluidos como parte integral del plan operativo de la unidad. Una vez registrados y aprobados los proyectos de inversión,- la institución remitirá a la Secretaría Nacional de la Administración Pública un reporte de Ficha de Proyecto generado desde el Portal GPR, en forma electrónica (formato PDF), de todos los proyectos de inversión de la institución. Este reporte será utilizado como línea base del proyecto para el monitoreo y control de sus cambios. - Documentación adicional requerida.- Adicional a los reportes de fichas de proyectos de inversión, para todo proyecto de inversión, el líder de proyecto de la institución adjuntará a la ficha correspondiente el documento electrónico (formato PDF) del plan original y justificación de la inversión presentada a SENPLADES. - Control de presupuestos de inversión en GPR.- Todos los proyectos de inversión deben registrarse con su perfil económico completo, mismo que debe ser consistente con la información del sistema financiero nacional (e-sigef). Es responsabilidad de la institución establecer procedimientos internos para asegurar que la suma de proyectos de inversión de los planes operativos de Gobierno Por Resultados siempre coincide con la información financiera del sistema e-sigef del Ministerio de Finanzas. La sumatoria de los presupuestos de inversión de las instituciones debe cuadrar con los presupuestos "oficiales" del sector. - El CUP (Código Unico de Proyecto).- El CUP será mandatario y corresponde al código asignado por SENPLADES. NORMA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE GOBIERNOS POR RESULTADOS - Página 20

References: artículo 227
 artículo 51
 artículo 116
 artículo 15
 artículo 15
 artículo 15
 artículo 30
 resolución