Source: https://www.diplom.de/document/221266
Timestamp: 2019-09-15 12:09:51+00:00

Document:
Vergleich von Finanzbuchhaltungssoftware (Schwerpunkt Klein- und ...
2 Datenverarbeitung im Rahmen der Finanzbuchhaltung
2.1 interne vs. externe Verarbeitung
2.2 Arbeitsteilung Kanzlei-Mandant
2.3 Finanzbuchhaltungssoftware
2.3.1 Individualsoftware (“custom software”)
2.3.2 Standardsoftware (“packaged software”)
2.3.2.1 ERP
2.3.3 Branchensoftware
2.4 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung im EDV-Bereich
2.4.1 österreichische Zusatzgrundsätze (GoDV)
2.4.2 deutsche Zusatzgrundsätze (DV)
2.4.2.1 Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung (GoD)
2.4.2.2 Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchhaltung (GoS)
3 Kriterienkatalog zur Auswahl von Finanzbuchhaltung –Programmen
3.1 Systemtechnische Kriterien
3.1.1.1 Zuverlässigkeit
3.1.1.2 Investitionssicherheit
3.1.1.3 Effizienz
3.1.1.4 Benutzerfreundlichkeit
3.1.1.4.1 Ergonomische Anforderungen
3.1.2.1 Portabilität
3.1.2.1.1 Plattformunabhängigkeit
3.1.2.2 Flexibilität
3.1.2.2.1 Schnittstellen*
3.1.3 Programminhalt
3.1.3.1 Kapazität des Programms
3.1.3.2 Stammdatenverwaltung
3.1.3.3 Bewegungsdatenerfassung
3.1.3.3.1 Vollständige Dialogerfassung
3.1.3.3.2 Teilweise Dialogerfassung
3.1.3.3.3 Stapelverbuchung (“Batch-Processing”)
3.1.3.4 Debitorenbuchhaltung
3.1.3.4.1 Offene Posten - Verwaltung
3.1.3.4.2 Mahnwesen
3.1.3.5 Kreditorenbuchhaltung
3.1.3.6 Auswertungen
3.1.3.6.1 Periodische Auswertungen
3.1.3.6.2 Betriebswirtschaftliche Auswertungen
3.2 Software-Kosten und Anbieterqualifikation
3.2.1.1 Softwarekosten
3.2.1.2 Anbieterqualifikation
3.2.1.3 Vertragsgestaltung
3.3 Beratungs- und Serviceleistungen
3.3.1.1 Produktdarstellung
3.3.1.2 Zusatzleistungen
3.3.1.2.1 Implementierung
3.3.1.2.2 Einschulung
3.3.1.2.3 Business Process Reengineering (Geschäftsprozessoptimierung)
3.3.1.2.4 Dokumentation
3.3.1.2.5 Service- und Wartungsleistungen
3.4 Branchenlösungen
4.2 Speziell
4.2.1 ERP Programme
4.2.1.1 ERP-Programmen (Übersicht)
4.2.1.2 Zusammenfassung
4.2.2 ERP Programme für den Mittelstand
4.2.2.1 ERP-Systeme (Übersicht)
4.2.2.2 Zusammenfassung
4.2.2 Finanzbuchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen
4.2.2.3 Finanzbuchhaltungssoftware (Übersicht)
4.2.2.4 Zusammenfassung
5 Exemplarische Untersuchung des Systems SAP R/3
5.1 Systemtechnische Kriterien
5.1.1.1.1 Investitionssicherheit
5.1.1.1.2 Effizienz
5.1.1.1.3 Benutzerfreundlichkeit
5.1.1.2 Anpassbarkeit
5.1.1.2.1 Portabilität
5.1.1.2.2 Flexibilität
5.1.2 Programminhalt
5.1.2.1 Programmkapazität
5.1.2.1.1 Mandantenfähigkeit
5.1.2.1.2 Kontenrahmen
5.1.2.1.3 Buchungsnummern und Buchungsperioden
5.1.2.2 Stammdatenverwaltung
5.1.2.2.1 Bewegungsdatenerfassung (Dialog/Stapel)
5.1.2.2.2 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
5.1.2.2.3 Auswertungen
5.1.3 Softwarekosten/Anbieterqualifikation
5.1.3.1 Softwarekosten
5.1.3.2 Anbieterqualifikation
5.1.3.3 Vertragsgestaltung (SAP R/3)
5.1.4 Beratungs- und Serviceleistungen
5.1.4.1 Installation und Einschulung
5.1.4.1.1 Installation und Implementierung
5.1.4.1.2 Einschulung
5.1.4.1.3 Business Process Reengineering
5.1.4.3 Service- und Wartungsleistung
5.1.5 Branchenlösungen
5.1.6 Besonderheiten
6.1 Was ist die DATEV?
6.1.1 Anbieterqualifikation
6.2 Leistungsübersicht der DATEV
6.3 DATEV-Programme beim Mandanten
6.3.1 Programme für den arbeitsteiligen Einsatz Kanzlei-Mandant
6.3.1.1.1 Anbindung anderer Programme
6.3.1.2 Belegmanager
6.3.1.2.1 Arbeitsweise des Programms
6.3.1.2.2 Aufgabe des Steuerberaters
6.3.1.2.3 Datenübergabe an den Steuerberater
6.3.1.3 NESY
6.3.1.3.1 Benutzerfreundlichkeit
6.3.1.3.2 Technische Vorraussetzungen
6.3.1.3.3 Arbeitsweise des Programms
6.3.1.3.4 Auswertung
6.3.1.3.5 Schulung
6.3.1.3.6 Versand der Daten an den Steuerberater
6.3.1.3.7 Kritik
6.3.1.4 DESY
6.3.1.4.1 Aufgabe des Steuerberaters
6.3.1.5 OPOS-VB
6.3.1.5.1 Auswertungen
6.3.1.5.2 Aufgabe des Steuerberaters
6.3.1.6 REWE VB
6.3.1.6.1 Auswertungen
6.3.1.6.2 Aufgabe des Steuerberaters
6.3.2 Trends
6.3.2.1 DATEV online
6.3.2.2 Kanzlei Online
6.3.2.3 elektronisches Kassenbuch im Internet
7.1 Auswahl von Finanzbuchhaltungssoftware
7.2.1 ERP Anbindungen
7.2.2 ASP*
7.2.2.1 Nachteile von ASP
7.2.2.2 Gegenwärtiges Angebot
7.2.2.3 Auswahl eines ASP - Dienstleisters
8.3.2 Zeitschriften
8.3.4 Gesetzestexte
8.3.5 Sonstiges
8.4.1 Prospekte
8.4.2 CD-ROMS
8.4.3 Vorträge
8.4.4 Interviews
8.4.5 Marktuntersuchungen
8.4.6 WWW-Sites
8.5 Verzeichnis der Adressen und Ansprechpartner
Die mit * gekennzeichneten Begriffe sind im Glossar näher erläutert.
Die Finanzbuchhaltung, als Teil des externen Rechnungswesens, hat eine Dokumentations- und Informationsfunktion. Die Aufgabe der Finanzbuchhaltung in Form der Doppelten Buchhaltung besteht in der lückenlosen, zweifachen Erfassung aller Geschäftsvorfälle und findet ihren Periodenabschluss in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.[1] Als spezielle Aufgaben der Finanzbuchhaltung sind die Darstellung der Vermögenslage, der Finanzlage und der Ertragslage zu sehen. Um diese drei für das Gesamtunternehmen wichtigen Aufgaben erfüllen zu können, ist es notwendig, alle buchungspflichtigen Geschäftsfälle laufend, sachrichtig und zeitlich geordnet aufzuzeichnen.[2]
In dem Bereich der Finanzbuchhaltung fielen in besonderem Maße Standardvorgänge mit einer großen Anzahl von Daten an, so dass sich eine Übernahme auf die EDV schon frühzeitig anbot. Grundlage für diese Standardvorgänge war z.B. die für alle Steuerberater und Buchhalter gleichsam verbindlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (vgl. Kap. 2.4). Alle bisherigen Buchhaltungssysteme wie Karteibuchhaltung und "Durchschreibebuchhaltung", amerikanisches Journal oder die elektromechanischen Buchhaltungsmaschinen waren zeitaufwendig und mühsam.[3] Da im Rahmen dieser Arbeit kein weiterer Abriss über die Geschichte der Buchhaltung erfolgen soll, an dieser Stelle nur ein Zitat aus einem Buchhaltungslehrbuch aus dem Jahre 1912:
"Da viele und große Seiten zu addieren sind, so ist eine besondere Sorgfalt auf das Schreiben der Ziffern zu verwenden. Diese werden kräftig, nicht zu klein, sehr einfach, weit auseinander, die Einer der höheren Sorte (Mark) nahe an die Kolonne der niederen Sorte (Pfennige) geschrieben. Dadurch ist ein gerades Untereinandersetzen der Zahlen, der Einer unter die Einer, Zehner unter die Zehner usw. möglich, ohne welches das Addieren sehr erschwert wird. Es ist ferner empfehlenswert und üblich, dass jedes Buch von ein und derselben Hand geschrieben wird[4]."
Dadurch war dann dieser Bereich einer der ersten Bereiche des kaufmännischen Lebens, der mit EDV-Unterstützung abgewickelt wurde.
Durch den Einsatz von EDV können Buchungsvorgänge schneller und fehlerfreier abgewickelt werden und darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, die vorhandenen Daten nach unterschiedlichen Zielsetzungen auswerten zu können. Im Vergleich dazu würde bei manueller Buchhaltung diese Möglichkeit nur durch umfangreiche Zusatzarbeiten möglich werden. So kann die Buchhaltung nun leichter als Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen herangezogen werden.
Aus Sicht der Finanzbuchhaltung bestehen die Aufgaben der EDV Buchhaltung darin, den mechanischen Aufwand der Buchhaltung auf ein Mindestmaß zu reduzieren und dadurch Rationalisierungseffekte zu erzielen. Darüber hinaus wird die Fehlerquelle durch menschliches Versagen weiter reduziert. Auch die elektronischen Buchungsautomaten bargen noch eine große Fehlerquelle in sich, da sie keine Textschreibung akzeptierten und so ein einfacher Zahlendreher bei einer Kontonummer zu Fehlinterpretation von Buchungssätzen führte[5]. Durch EDV Einsatz ist es möglich, große Datenmengen zu verwalten, zu speichern und in großer Geschwindigkeit zu verarbeiten. Dadurch wird die Berichterstattung zur Steuerung, Planung und Kontrolle wesentlich aktueller.[6]
Der Spielraum der Finanzbuchhaltung findet seine Grenzen durch die rechtlichen Vorschriften. Die Kapitel 2.4.1 und 2.4.2 beschäftigen sich mit den besonderen Regelungen für die Finanzbuchhaltung mit EDV Einsatz.
Im Rahmen dieser Arbeit soll untersucht werden, welche Finanzbuchhaltungssoftware sich für den Einsatz im Klein- und Mittelunternehmen eignet. Aufgrund der Betriebsgröße sind die Anforderungen an derartige Programme andere als bei Großunternehmen.
Welche Unternehmen den Klein- und Mittelbetrieben zuzurechnen sind, ergibt sich aus der Einteilung der EU-Kommission[7]:
- weniger als 250 beschäftigte Personen
- Jahresumsatz von höchstens 40 Millionen ECU oder Jahresbilanzsumme von höchstens 27 Millionen Euro
- weniger als 50 beschäftigte Personen
- Jahresumsatz von höchstens 7 Millionen ECU oder Jahresbilanzsumme von höchstens 5 Millionen Euro
- weniger als 10 beschäftigte Personen
- keine Abgrenzung nach Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme.
Im Rahmen dieser Arbeit werden für Klein- und Mittelunternehmen auch die Synonyme Klein- und Mittelbetrieb oder kleine und mittlere Unternehmen verwendet.
Für Klein- und Mittelunternehmen stellen sich folgende Möglichkeiten der Finanzbuchhaltungsverarbeitung:
Zunächst ist zu entscheiden, ob die Verarbeitung im Haus erfolgen oder abgegeben werden soll, z.B. an den Steuerberater. Kapitel 2.2 beschäftigt sich eingehender mit dieser Problematik. Wenn sich der Klein- und Mittelbetrieb für eine Verarbeitung im eigenen Haus entschlossen hat, muss entschieden werden, mit welcher Form von Software dies geschehen soll.
Ein Blick auf den Markt zeigt, dass dazu neben den Individualprogrammen zahlreiche Standard- oder Branchenprogramme zur Verfügung stehen. Kapitel 2.3 zeigt die Unterschiede zwischen diesen Formen auf.
Wenn das Unternehmen sich zu einer Standardsoftware entschieden hat, muss ein Vergleich der am Markt befindlichen Programme angestrebt werden. Dazu sollte überlegt werden, welche Kriterien bei der fraglichen Software wichtig für das betreffende Unternehmen sind. Kap. 3 gibt hierzu Anregungen.
Im weiteren erteilt Kap. 4 einen Überblick über den Markt, anhand von beispielhaft ausgewählten Programmen.
Als Branchenführer für betriebswirtschaftliche Standardsoftware wird das System R/3 in Kapitel 5 anschließend einer genaueren Untersuchung unterzogen. Einen anderen Ansatz liefert dazu die deutsche DATEV eG, deren Vorgehensweise und Möglichkeiten Kapitel 6 untersucht.
Im Abschluss versucht Kapitel 7, die herausgearbeiteten Möglichkeiten zusammenzufassen und weist auf neue Markttrends hin.
Das Rechnungswesen soll ein Informationssystem darstellen, das verschiedene Arten von Informationen liefern soll:
- protokollarische Informationen
- aufbereitete Informationen
- erklärende und prognostische Informationen
- technologische Informationen
- ökonomische Auswahlinformationen[8]
Es muss also versucht werden, über die Organisation des Rechnungswesens für Klein- und Mittelbetriebe diese Informationen mit zu erarbeiten, schließlich müssen auch kleinere und mittlere Unternehmen Unternehmensentscheidungen treffen und Prognosemodelle entwerfen. Gerade beim Klein- und Mittelbetrieb eignet sich die Finanzbuchhaltung zur Generierung dieser Informationen[9].
Im Rahmen dieser Arbeit sollen die Möglichkeiten der Datenverarbeitung im Betrieb des Klein- und Mittelunternehmens daraufhin näher untersucht werden. Dennoch darf hier nicht der Hinweis fehlen, dass diese Aufgabe auch in Zusammenarbeit mit externen EDV-Zentren erfüllt werden kann.
Während es in der Vergangenheit eher die Regel war, dass Klein- und Mittelunternehmen ihre Buchhaltung an den Steuerberater ausgegliedert haben, findet in der letzten Zeit eine Kehrtwende statt.
Drei Aspekte tragen dazu bei, dass die Entscheidungsträger von Klein- und Mittelunternehmen dazu übergehen eine eigene Verarbeitung in Erwägung zu ziehen:
Mit sinkenden Hardware- und Softwarepreisen beginnen auch einige kleine Unternehmen, die Kosten für die Dienstleistungen eines Steuerberaters mit denen zu vergleichen, die entstehen, wenn sie die Aufgaben in Eigenregie erledigen.
Betriebsintern sollte somit zunächst geklärt werden, ob es überhaupt sinnvoll ist, den Bereich der Finanzbuchhaltung auf einer eigenen Anlage abzuwickeln. Insbesondere für kleinere Unternehmen lohnt sich die Anschaffung einer eigenen EDV oft nicht[10]. Bei der Überlegung, ob eine eigene EDV-Anlage sinnvoll ist, gilt es zunächst nach Indikatoren zu suchen. Hierbei sollte nicht nur die Anzahl der anfallenden Buchungszeilen als Indikator herangezogen werden, sondern auch die Frage gestellt werden, wie viel Kosten die Umstellungsphase mit sich bringt. Schließlich muss nach dem Kauf oder der Erstellung des Programms eine Einarbeitungsphase der Mitarbeiter, Probeläufe und ähnliches mit in die Überlegung einbezogen werden. Oft lassen sich solche Kosten, wie auch die Folgekosten durch Schulung und Wartung, Programmpflege aufgrund neuer Gesetzesänderungen, usw. nicht genau im Vorhinein berechnen.
Bei der Buchhaltung außer Haus entsteht ein Zeitverlust, bis die aktuellen Zahlen aus der Kanzlei zurückgeliefert werden. In der Regel stehen dem Unternehmer die Zahlen erst mit mehr als einem Monat Verspätung zur Verfügung, was dazu führt, dass mit veralteten Zahlen gearbeitet werden muss.[11] Verarbeitet ein Mandant seine Belege sofort selbst, so stehen ihm die Informationen schneller zur Verfügung.
Darüber hinaus sind individuelle Zusatzauswertungen auf Knopfdruck jederzeit lieferbar, was den Entscheidungshintergrund der Geschäftsführung verbessern sollte. Durch Gesamtpaketlösungen werden Geschäftsabläufe optimiert und ersparen so Arbeits- und Zeitaufwand.[12]
3. Verfügbarkeit von Software für betriebliche Aufgaben
Auf dem Softwaremarkt befinden sich unüberschaubar viele Programmpakete für die Zielgruppe Klein- und Mittelunternehmen. Neben der Buchhaltung und Personalabrechnung unterstützen diese auch andere Funktionsbereiche in der Auftragsabwicklung.[13]
Eine andere Arbeitsform, die gewissermaßen zwischen interner und externer Datenverarbeitung anzusiedeln ist, ist die Arbeitsteilung zwischen der beratenden Kanzlei (Steuerberater) als EDV-Zentrum auf der einen Seite und dem Mandanten auf der anderen Seite.
Während früher das verfügbare betriebswirtschaftliche Wissen und die Kenntnisse beim EDV-Einsatz klar für die Erstellung des Rechnungswesens durch den Steuerberater sprach, so ist heute das Ausbildungsniveau der Leitung der Klein- und Mittelunternehmen auf dem betriebswirtschaftlichen Sektor angestiegen und auch Datenverarbeitungskenntnisse sind mehr disponibel. Besonders deutlich wird dies bei der Unternehmensnachfolge im Mittelstand: Jüngere Menschen wachsen in die Unternehmensführung hinein, die mit der EDV groß geworden sind und oft ein betriebswirtschaftliches Studium haben. Zusätzlich weisen die Unternehmen eine zunehmend gute EDV-Ausstattung auf. Dadurch werden die Möglichkeiten einer Arbeitsteilung z.B. im Bereich der Finanzbuchhaltung immer häufiger diskutiert. Immer häufiger planen Klein- und Mittelunternehmen daher, bestimmte Aufgaben im Rahmen des Rechnungswesens oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen. Durch die optimale Nutzung vorhandener Ressourcen eröffnet sich so eine Chance zur Arbeitsteilung zwischen dem Mandanten und dem Steuerberater, die aus Sicht des Mandanten (Klein- und Mittelunternehmen) zur Kosteneinsparung führen kann. Weiter verfügt der Mandant dadurch jederzeit über Informationen aus dem Rechnungswesen, um seine betriebswirtschaftlichen Entscheidungen zu treffen. Doch auch für den Steuerberater ergibt sich durch eine solche Arbeitsteilung die Gelegenheit, die frei gewordenen Ressourcen wieder seinem eigentlichen Kerngeschäft zuzuwenden[14]. Die DATEV (Kap.6) hat sich diesem Thema näher gewidmet. Es finden sich daher in Kap. 6.3 einige Erläuterungen zu DATEV – Programmen die den arbeitsteiligen Einsatz zwischen Mandant - Kanzlei unterstützen.
Der Softwaremarkt für Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich in drei Bereiche einteilen: Individualsoftware, Standartsoftware und Branchensoftware.
Individualsoftware ist eine Anwendungssoftware, die auf der Grundlage der Anforderungen eines einzelnen Anwenders für diesen mit dessen eigenem Personal oder durch ein Softwarehaus/Systemhaus fremd entwickelt wird.[15]
Individualsoftware trägt damit den Besonderheiten eines bestimmten Betriebes am besten Rechnung. Aufgrund des Arbeitsaufwandes sind Individualprogramme verhältnismäßig kostenintensiv. Die Kosten für Individualsoftware basieren häufig auf Schätzungen und lassen sich so nicht exakt prognostizieren. Nicht nur bei der Erstellung des Programms sondern auch bei der Programmpflege, der regelmäßigen Anpassung des Programms an geänderte Rahmenbedingungen ist der Nutzer von Individualsoftware stark gefordert. Individualsoftware tritt mehr und mehr in den Hintergrund, da Eigenentwicklungen nicht mit dem Preis-Leistungsverhältnis Schritt halten können, das Standardsoftware-Hersteller aufgrund des hohen Volumens ihrer Software bieten. In der Regel ist der Aufwand, Anpassungen an einem Standardsystem vorzunehmen, geringer, als neue Anwendungen zu entwickeln.[16]
Standardsoftware ist eine Anwendungssoftware, die für den anonymen Markt entwickelt wurde. Zugrundegelegt werden dabei die (prognostizierten) Anforderungen einer größeren Anzahl von Anwendern unter unterschiedlichen Begebenheiten.[17]
Die zugrundeliegende Standardisierung ist durch einen Prozess gekennzeichnet, durch den die Kompatibilität der Komponenten erreicht wird.[18] Diese Software verfügt zumeist über Anpassungsmodule (Parameter*), um sie besser an die spezifischen Begebenheiten des speziellen Betriebes anzupassen. Die sich dadurch ergebende mangelnde Passgenauigkeit der Software an die Begebenheiten des Unternehmens könnte im Vergleich zur Individualsoftware als Nachteil gesehen werden. Kapitel 3.1.2.2 beschäftigt sich näher mit dieser Problematik.
Oft kommt es jedoch auch zu Umstellungsnotwendigkeiten des Betriebes an die Software, die sich zum Teil erst bei der Implementierung bemerkbar machen.
Zwischen den einzelnen Programmen, die als Standardsoftware klassifiziert werden können, finden sich trotz ihrer universellen Einsetzbarkeit im Funktionsbereich große Unterschiede. So kann z.B. die Eignung von Standardprogrammen betriebsgrößenabhängig sein, worauf bei der Auswahl von Standardprogrammen geachtet werden muss. Im Vergleich zu Individualsoftware ergibt sich jedoch der Vorteil, dass die zur Entscheidung stehende Version bei der Beschaffungsentscheidung bereits vorliegt und , z.B. als Demo-Version, auf ihre Funktionsfähigkeit hin getestet werden kann. Darüber hinaus bewirkt der Wettbewerb der verschiedenen Anbieter, dass der Entscheider über Vergleichsmöglichkeiten zu anderen Programmen verfügt.[19]
Der Test- und Implementierungsaufwand ist bei Standardsoftware weitaus geringer als bei Individualsoftware, da die Software bereits getestet vorliegt. Sind allerdings gravierende Programmänderungen zur Anpassung an die Bedürfnisse des Anwenders erforderlich, so kann dieser Vorteil u.U. weniger ins Gewicht fallen.[20]
Ferner lassen sich die Kosten für Standardsoftware im Vergleich zu den Entwicklungskosten für Individualsoftware besser kalkulieren.
Bei der Verwendung von Standardprogrammen verlagert sich die Anpassungsentwicklung der Software auf neue rechtliche oder technische Bedingungen von den Anwendern zu den Herstellern. Der Anwender übernimmt diese Neuerungen durch das Aufspielen einer neuen Version der Software oder dergleichen. So sollte z.B. der Hersteller frühzeitig die notwendigen Umstellungen des Systems aufgrund der Euro-Umstellung berücksichtigen.[21] Die Weiterbildung der Fachkräfte in den Softwarehäusern ermöglicht daneben auch den Einsatz neuester Technologien.[22]
Als Nachteile von Standardsoftware gegenüber Individualsoftware können, neben der u.U. mangelnden Anpassbarkeit, folgende Punkte genannt werden:
- mangelnde Transparenz der Programme für den Anwender führt zur Abhängigkeit zum Softwarelieferanten
- in vielen Fällen übersteigt der Hardware-Ressourcenbedarf jenen für Individualentwicklungen beträchtlich[23]
- die Integration von Standardsoftware in die bereits bestehende oder notwendige Systemlandschaft führt zu einer hohen Anzahl von Schnittstellen.(näheres hierzu in Kap. 3.1.2.2.1)
Standardprogramme gehen häufig über die reine Finanzbuchhaltung hinaus und lassen sich als ERP-Programme* (Enterprise Resource Planning) mit verschiedenen aufeinander abgestimmten Modulen einsetzen. ERP- Programme sind betriebswirtschaftliche Standardanwendungen, die den Anwender bei der Bewältigung verschiedenster betrieblicher Aufgaben unterstützen. Sie ermöglichen die Abbildung des betrieblichen Geschehens und die teilweise Automatisierung von Informations- und Kommunikationssystemen. Die einzelnen Module sind dabei auf verschiedene Funktionsbereiche ausgerichtet.[24]
Bekannte Beispiele für ERP-Programme sind beispielsweise SAP R/3, BaaN, PeopleSoft, Oracle Applications und JD. Edwards.. Kapitel 4 setzt sich näher mit den Besonderheiten von ERP Programmen auseinander.
Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Standardsoftware und der mangelnden Befähigung bei neuen Einsatzbereichen, kann die Software für innovative Unternehmen, die Differenzierungs-chancen im Marktwettbewerb nutzen wollen, einengend wirken. In diesem Fall wäre der Wettbewerbsvorsprung gegenüber den Konkurrenten vertan, wenn das Unternehmen erst auf die Entwicklung der Standardsoftware warten würde. So müssen diese Unternehmen auf eine Kombination aus Standardsoftware und unternehmensspezifischen Lösungen zurückgreifen.[25]
Neben dem Kauf von Standardsoftware und der Installation derselbigen im Unternehmen, gibt es seit der Weiterentwicklung des Internets die Möglichkeit, diese über einen Application Service Provider* zu mieten. Kap. 7.4 beschäftigt sich eingehend mit dieser Entwicklung.
Aufgrund der oft notwendigen Umstellungen im Betrieb des Anwenders und den spezifischen Besonderheiten ganzer Branchen, entwickelte sich aus der Standardsoftware die Branchensoftware. Diese zeichnet sich dadurch aus, dass sie auf die Besonderheiten einer Branche Rücksicht nimmt und somit bereits Voreinstellungen in der Software vornimmt. Branchensoftware weist dabei drei typische Komponenten auf:
1. Komponenten, die für alle Unternehmen passen,
2. Komponenten, die branchentypisch sind, und
3. Komponenten, die betriebstypisch sind.[26]
Viele Anbieter von Standardsoftware haben in den letzten Jahren aufgrund des gestiegenen Marktinteresses Branchenlösungen herausgebracht, oder befinden sich in der Entwicklungsphase.
Untersuchungen zeigen, dass viele Branchenlösungen aus Anwendersicht als problematisch eingestuft werden, weil sie nur oberflächlich die spezifischen Geschäftsprozessanforderungen in dem jeweiligen Segment abbilden. Zum Teil wurden Standardsysteme lediglich in einigen wenigen Funktionen modifiziert. Dadurch suggerieren diese Programme eine Branchenfähigkeit, deren Nutzen jedoch begrenzt bleibt (vgl. Kap. 3.4).[27]
Zusätzlich zu den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) gelten für die EDV unterstützte Buchhaltung einige Zusatzgrundsätze. Die österreichischen Richtlinien finden sich in den §§ 124 ff. öBAO insbesondere im §131 öBAO.
Gesetzliche Vorschriften wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung und die Abgabenordnung tragen zur Standardisierung bei und fördern somit den Einsatz von Standardsoftware.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung (GoDV) finden ihren gesetzlichen Bezugsrahmen im Handelsrecht im §183 Abs.3 öHGB. Da auch hier der Grundsatz des §189 Abs. 1 öHGB, dass ein sachkundiger Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können muss, eingehalten werden muss, zählen auch Programmdokumentationen, sowie Ergebnisse allfälliger Testabschlüsse eines neuen Finanzbuchhaltungsprogramms zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (im Sinne des §189 öHGB).
Nähere Erläuterung finden die GoDV im § 131 Abs. 2 und 3 öHGB.
Ferner ist sicherzustellen, dass die Vollständigkeit des erfassten Buchungsstoffes garantiert ist. Dies bedeutet, dass weder nachträglich Buchungen hinzugefügt, noch entfernt werden können.[28]
Das Steuerrecht schreibt kein bestimmtes System vor, jedoch muss die Erfassung aller Vorgänge sowie die Ausdruckmöglichkeit auf Papier gegeben sein.[29]
Gemäß § 239 (4) dHGB und § 146 (5) dAO ist bei der Speicherbuchhaltung zu berücksichtigen, dass[30]
- die Buchungen auf maschinell lesbaren Datenträgern aufgezeichnet werden dürfen.
- gemäß § 261 dHGB die Daten, auf Kosten des Unternehmers und in angemessener Frist, einzeln oder kumulativ, auf dem Bildschirm lesbar zur Verfügung gestellt werden müssen.
- bei Handelsbriefen oder sonstigen Belegen das Bild der Urschrift erforderlich ist.
- Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss entsprechend § 257 (3) dHGB in ausgedruckter Form vorhanden sein sollen.[31]
Darüber hinaus sind die Grundsätze des Datenschutzes (GODS), gemäß dem Datenschutzgesetz sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Mikroverfilmung (GOM), gemäß §257 (3) dHGB und §147 (2) dAO, bei Aufbewahrung auf Mikrofilm zu berücksichtigen.[32]
Da, wie bereits erläutert wurde, bei der Standard – und Branchensoftware zwischen den verschiedenen angebotenen Programmen teils erhebliche Unterschiede bestehen, sollte vor Auswahl eines Programms ein Anforderungsprofil erstellt werden, anhand dessen die in Frage kommenden Programme verglichen werden können. Dieser Kriterienkatalog sollte unter Maßgabe des Unternehmens erstellt werden, für das das Programm ausgewählt wird, um dessen spezifischen Besonderheiten gerecht zu werden.
Hilfestellung kann hierbei die Software SoftSelect der Firma Koeppler & Partner leisten, die für die Auswahl von Finanzbuchhaltungssoftware 2500 Kriterien hinterlegt, die nach Wichtigkeit (von1-5) oder numerisch nach der Anzahl (z.B. bis zu 100 Mandanten) bewertet werden können. Einzelne Kriterien lassen sich als „K.O.-Kriterien“ definieren, wodurch nur Software ausgewählt wird, die dieses Kriterium erfüllen. So lässt sich relativ einfach ein umfassendes Anforderungsprofil erstellen. Mit der zugrundeliegenden Datenbank kann dann der Anforderungskatalog mit dem hinterlegten Leistungsprofil der Hersteller verglichen werden. (Das Programm erstellt eine Rangordnung der einzelnen Produkte.)[33]
Im Folgenden werden Kriterien bestimmt, die bei der Auswahl von Software bedacht werden sollten:
Sicherheit ist die Eigenschaft eines Systems, das Entstehen von gefährdenden Zuständen zu vermeiden. Ein Informationssystem gilt dann als sicher (zuverlässig), wenn es
- sich in einem betriebsfähigen Zustand ohne Beeinträchtigungen befindet,
- die erwarteten Funktionen erfüllt,
- und einen unberechtigten Zugriff auf Daten und Programme nicht zulässt.[34]
Im Rahmen der Sicherheit eines Programms sollte neben der Zuverlässigkeit auch die Investitionssicherheit und Effizienz der Software untersucht werden.
Kriterien der Zuverlässigkeit können die Häufigkeit auftretender Programmfehler sein, welche vielleicht anhand von Probeversionen getestet werden kann. Es bestünde so z.B. die Möglichkeit, Testbuchungen durchzuführen. Ein weiterer Anhaltspunkt kann sein, wie viele Installationen bereits erfolgreich durchgeführt wurden. Ein Programm das bereits erfolgreich in vielen Betrieben eingesetzt wird ist wahrscheinlich eher fehlerfrei, als eines, das neu am Markt ist. Ebenso kann es interessant sein zu betrachten, wann die letzte Installation des vorliegenden Programms vorgenommen wurde.
Darüber hinaus können Kundenreferenzen Anhaltspunkte bieten. Dabei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass die Besonderheiten des empfehlenden Betriebes u.U. zu denen des suchenden Betriebes differenzieren. Weiter ist anzunehmen, dass die Hersteller nur zufriedene Kunden als Referenzkunden aufführen.
Wie bereits oben erwähnt (Kap. 2.4) unterliegt auch die EDV- gestützte Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung. Der Anwender ist somit interessiert daran, ein Programm einzusetzen, das gesetzeskonform arbeitet.
Auch wenn in z.B. in Österreich keine ausdrücklichen gesetzlichen Verpflichtungen zu einer Prüfung der EDV- Systeme im Rahmen der Jahresabschlussprüfung besteht, so sind sich Wissenschaft und Lehre doch einig, dass eine solche erfolgen sollte. Die Problematik der Prüfung von EDV-Systemen werden z.B. durch Fachgutachten näher erläutert.[35] Bestandteile einer solchen Prüfung sind[36]:
- Technische Ordnungsmäßigkeit (fehlerfreie Funktionsfähigkeit, Funktionsumfang der Software, vollständige und korrekte Übernahme der Daten an Schnittstellen*)
- Ordnungsmäßigkeit der Organisation (organisatorische Einrichtung von Kontrollen und Sicherungen an Stellen, wo keine technische Sicherungen vorliegen)
- ordnungsgemäße Dokumentation (Programmdokumentation (vgl. Kap. 3.3.1.2.4), laufende Verarbeitung)
International beschäftigt sich die ISACA* mit der Ausbildung und Zertifizierung von Information Systems Auditors (CISA*), deren Aufgabe darin besteht, die Ordnungsmäßigkeit von Systemen zu überprüfen.
Vorzugsweise ist das Programm entweder durch eine Experteninstitution (Finanzamt, Wirtschaftstreuhänder, etc.) testiert, oder steht bei einer dieser Institutionen im Einsatz. In der Regel ist heute davon auszugehen, dass ein Finanzbuchhaltungsprogramm, das sich am Markt etabliert hat, über ein derartiges Testat verfügt.[37]
Weitere Indikatoren für die Zuverlässigkeit eines Programms könnten sein: Die Wiederherstellbarkeit von Daten im Störungsfall, die Reaktion des Systems auf unzulässige Bedienungsanweisungen (Fehlermeldungen, Plausibilitätskontrolle*) sowie die beschränkte Zugänglichkeit des Systems (zum Beispiel über Benutzercodes etc.).[38]
Gerade bei Netzwerklösungen sind ferner Zugriffssperren wichtig, damit verhindert wird, dass die Eingaben eines Anwenders von denen eines anderen Anwenders überschrieben werden können. Realisiert werden können derartige Sperren z.B. auf Dateiebene durch File Locking* , wobei ein Belegkreis während der Buchung für einen anderen Mitarbeiter gesperrt bleibt. Gleichermaßen kann durch die vorherige Festlegung auf Datensatzebene ein Mitarbeiters bestimmt werden, der dann alleinig ein bestimmtes Konto bebuchen darf.[39]
Die Sicherheit der getätigten Investition steht auf der Werteskala der meisten Unternehmen ganz weit oben. Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollte man daher bedenken, dass manche Lösungen den heute vorhandenen Bedarf zwar exakt decken, für den zukünftigen Bedarf jedoch nicht mehr ausreichen. Durch Veränderungen in der Unternehmensstrategie oder durch Wachstum stoßen unterdimensionierte Systeme schnell an Grenzen, die im Vorfeld nicht in Betracht gezogen wurden. Eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung sollte immer so flexibel und erweiterbar sein, dass Veränderungen sich ohne allzu großen Aufwand abbilden lassen. Kleine und mittlere Unternehmen können sich Experimente nicht leisten: Ihre Entscheidung für ein Softwaresystem berührt oft nicht nur den Punkt der Investitionssicherheit, sondern auch ihre Existenzsicherheit.[40]
Ein weiterer Punkt ist die Frage, wie Updates der Programme beglichen werden. Sind diese bei Mietversionen schon im monatlichen (jährlichen) Preis enthalten oder müssten sie extra abgegolten werden. Im letzteren Fall ist Investitionssicherheit nicht gegeben, da solche Kosten schwer planbar sind. Die Marktübersicht (Kap. 4.2.) zeigt, dass Updates heute üblicherweise Bestandteil des Wartungsvertrages sind und nicht Bestandteil der Miete der Software sind.
Die Sicherheit der Investition spiegelt sich auch in der Anbieterqualifikation des Herstellers wieder. Nur eine Software, die stetig weiterentwickelt wird und bei der man erwarten darf, dass sie auch in einigen Jahren noch am Markt erhältlich ist, kann zukünftige Updates und die Release- Fähigkeit gewährleisten.[41] Nähere Anhaltspunkte zur Anbieterqualifikation finden sich in Kap. 3.2.1.2.
Unter Effizienz versteht man das Verhältnis zwischen den bewerteten Leistungen (“Nutzen”) und dem bewerteten Einsatz zur Erbringung dieser Leistungen (“Ertrag”).[42] Hier geben z.B. die quantitativen Leistungsdaten der Software, wie die Laufzeiten für die Ausführung der Programmfunktionen oder den für den Ablauf des Programms notwendigen Hauptspeicherbedarf Auskunft über die Effizienz.[43]
Fragen, die sich in diesem Zusammenhang ergeben, könnten daher sein: Wie groß ist der minimale Hauptspeicherbedarf oder wie viel Speicher benötigt das Programm auf der Festplatte.
Zur Benutzerfreundlichkeit zählen all jene Eigenschaften eines Systems, die auf eine einfache, leicht erlernbare und sichere Benutzung abzielen.[44]
In diesem Zusammenhang ist somit zu untersuchen, wie die Schnittstelle zwischen Programm und Endanwender gestaltet ist. Ein Hauptaspekt ist hierbei die übersichtliche grafische Gestaltung der Benutzeroberfläche. Bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche wird gerne auf die bereits bekannten grafischen Aufarbeitungen, wie beispielsweise die Windows –Oberfläche von Microsoft, zurückgegriffen, da sich der Benutzer bereits durch die Arbeit mit Microsoft-Produkten in dieser Maske zurechtfindet und die Umstellung für ihn nicht zu ungewöhnlich ist. Das sichert zum einen die Kompatibilität zu den Office-Programmen, zum anderen gewährleisten die einfach bedienbaren User Interfaces* kürzere Einführungszeiten, da die Anwender sich nicht an eine neue Benutzerführung gewöhnen müssen und sich so die Effizienz steigern lässt.[45]
Um die Benutzerfreundlichkeit einer Software zu untersuchen, darf auch die Ergonomie nicht unbeachtet bleiben. Ergonomie heißt: Anpassung der Arbeitsbedingungen an den Menschen. Im Bereich der Software wird jedoch seltener der Begriff der Ergonomie verwendet, sondern eher das Wort “Usability”, was zumeist mit Gebrauchstauglichkeit übersetzt werden kann.[46]
Die Gebrauchstauglichkeit einer Software kann anhand der folgenden Kriterien untersucht werden:
- Die Software muss an die ausführende Tätigkeit angepasst sein.
- Alle vom Benutzer verlangten Interaktionen müssen in Bezug zu der Aufgabe stehen. Ferner sollte dem Benutzer, etwa durch Beifügen von Eingabesymbolen, geholfen werden, die notwendigen Interaktionen zu erkennen. Auszufüllende Felder lassen sich z.B. durch einen blinkenden Cursor, invertierte Anzeigen oder Hell/Dunkelschaltung darstellen.[47]
- Der Benutzer muss das Arbeitstempo bestimmen und nicht der Computer.
- Die Software muss fehlertolerant sein.
- Das Dialogverhalten der Software muss an den Kenntnisstand des Benutzers angepasst werden können.
- Der Benutzer muss beim Erlernen des Systems unterstützt werden. Es sollte ihm daher eine gute Hilfefunktion zur Verfügung stehen.[48] Diese sollte zum Einen ausführliche Texte zur Erläuterung des Programms bieten und darüber hinaus beim Ausfüllen der Felder der Maske unterstützten. So ist z.B. eine Auflistung der möglichen Eingaben in einem Feld hilfreich.
- Der Benutzer muss immer orientiert sein, an welcher Stelle des Gesamtprozesses er sich befindet.
Es gibt einige Normen, die sich mit der Gebrauchstauglichkeit von Software befassen.
Neben der EU-Richtlinie 90/270/EWG ist die ISO/IEC 12119 hier von Interesse. Die ISO-Norm bezieht sich auf Qualitätsanforderungen und Prüfbestimmungen für Software-Erzeugnisse. Die Gebrauchstauglichkeit wird hier im Bezug auf Produktbeschreibung und Benutzerdokumentation untersucht.[49] Einige Softwaretypen (wie z.B. die im Kapitel 4.2.3 untersuchte Software von SageKHK) verfügen über eine Zertifizierung gem. ISO/IEC 12119.
Portabilität kennzeichnet die Eigenschaft von Programmen, auf ein anderes EDV-System übertragen werden zu können. Es ist somit eine Form der Software-Kompatibilität.[50]
Fragen die sich daher stellen, sind z.B. welches Betriebssystem das Programm benötigt und welche Hardwareanforderungen vorliegen. Falls die Hardware nicht im Zuge der Softwareanschaffung erneuert werden soll, ist hier ein Vergleich zwischen der bereits bestehenden und der notwendigen Hardware angebracht.[51]
Für Anwender betriebswirtschaftlicher Standardsoftware ist es grundsätzlich von Vorteil, wenn die Software offen und somit auch plattformunabhängig ist. Sie lässt sich dann problemloser in vorhandene oder zukünftige Systemumgebungen integrieren.[52] Eine solche Plattformunabhängigkeit ist gewährleistet, wenn die (ERP-) Software alle wichtigen Betriebssysteme und Datenbanken* wie z.B.:
- Windows, Windows NT
unterstützt. Dadurch wird die Investitionssicherheit der Entscheidung weiter gesichert.[53]
Flexibel ist ein Programm dann, wenn es leicht änderbar und an neue Anforderungen anpassbar ist. Die Anpassbarkeit kann zum einen durch Einstellung der Parameter* (Parametrierung*, Customizing*) im Rahmen der Programmvorgaben geschehen oder über Programmierung an Problemstellen.[54] Gerade Standardprogramme sollten flexibel anzupassen sein, da sie generell gehalten sind und daher einer Anpassung auf das spezifische Unternehmen bedürfen. Branchenlösungen hingegen zeichnen sich genau dadurch aus, dass sie branchentypische Voreinstellungen beinhalten, die so die Einstellung der Software auf das spezielle Unternehmen vereinfachen sollen. Je nach Umfang der Datenmenge könnten auch selbständige Programmänderungen in Frage kommen, um das Programm besser an das Unternehmen anzupassen. Dann sollte geprüft werden, ob das Programm eine Änderung zulässt. Dieses Kriterium könnte auch hinsichtlich Gesetzesänderungen interessant sein, wenn diese nicht durch Updates berücksichtigt werden. Untersucht werden sollte im Vorfeld auch, ob die Garantieansprüche des Anwenders durch eigenes Verändern des Programms erlöschen.[55]
Die Anpassungen müssen sowohl vor Beginn des Produktiveinsatzes als auch während des Betriebes möglich sein. Bei komplexeren Systemen (ERP) führen in der Regel mehrere Wege zu einer Anpassung an die Gegebenheiten eines Unternehmens.[56]
Da die Anforderungen an die Software gewöhnlich mit Umfang und Intensität ihrer Nutzung wachsen, ist die Flexibilität der Standardsoftware/ Brachensoftware äußerst wichtig. Oft werden innerhalb kürzester Zeit nach Installation der neuen Software Anforderungen formuliert, an die zum Zeitpunkt der Installation noch niemand gedacht hat. Erst dann zeigt sich oft, ob die Programme nun erweitert oder gar ausgetauscht werden müssen, oder ob die Software Möglichkeiten beinhaltet, den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Bei der Entscheidung zu einer bestimmten Software sollte darüber hinaus auch darauf geachtet werden, ob das Programm bei kundenindividuell vorgenommenen Modifikationen noch releasefähig* ist.[57]
Ein Anzeichen für die Flexibilität des Programms könnte z.B. auch die Integration von definierten Schnittstellen sein.[58] Eine Schnittstelle ist jeder gedachte oder tatsächliche Übergang an der Grenze zwischen zwei Funktionseinheiten, mit vereinbarten Regeln für die Übergabe von Daten oder Signalen.[59] Die Aufgabe von Schnittstellen besteht darin, Daten von einem System (z.B. Lagerverwaltung) auf ein anderes (z.B. Finanzbuchhaltung) im Rahmen eines Gesamtsystems zu transportieren. Dadurch soll die Doppelterfassung von Daten vermieden werden, wodurch die Gefahr der Fehleingabe vermindert wird und Zeitgewinn entsteht. Sinnvoll sind Schnittstellen in der Finanzbuchhaltung sind z.B. zu den Bereichen Materialwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fakturierung, Kostenrechnung, Mahnwesen sowie Bilanzierung.
So ist z.B. eine EDI*- Anbindung von Interesse, wenn EDI im Unternehmen verwendet wird, oder eine Verwendung in Planung ist. Ferner erfüllen insbesondere Standardanwendungsprogramme oftmals die funktionalen Anforderungen nicht vollständig, so dass auch Hersteller auf spezialisierte Produkte anderer Hersteller verweisen.[60]
Im Fall der Verwendung von Software anderer Hersteller oder bei der Anbindungsnotwendigkeit von Altsystemen (z.B. bei stufenweiser Einführung eines neuen Systems) sollte überprüft werden, ob das neu anzuschaffende System über eine Schnittstelle eine derartige Anbindung unterstützt.
Für Anbieter von Finanzbuchhaltungssoftware für Klein- und Mittelunternehmen kann es mitunter wettbewerbsentscheidend sein, über Schnittstellen z.B. zu DATEV- Systemen zu verfügen, um Synergieeffekte nutzen zu können. Bei einer Untersuchung bemängelten jedoch 41% der 671 befragten mittelständischen Unternehmen, Integrationsschwächen durch Schnittstellenprobleme in den von ihnen eingesetzten ERP- Systemen.[61]
Am Markt befinden sich derzeit zahlreiche Schnittstellentypen, die eine Vereinheitlichung ermöglichen sollen. Beispiele sind OLE*, DataGateway*, ALE*, ASCII*, usw.
Über offene Schnittstellen ist in der Regel eine Koppelung mit anderen (fremden) Softwareprodukten möglich. So können z.B. auch bereits bestehende Individuallösungen angebunden werden.[62]
Bei dem Leistungsumfang des Programms werden betriebstechnische und verfahrenstechnische Kriterien untersucht. Dazu zählen bei einem Finanzbuchhaltungsprogramm neben der Kapazität des Programms, die Stammdatenverwaltung, die Bewegungsdatenerfassung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Auswertungen. Der Leistungsumfang kann erheblich variieren. So sehen z.B. einige Programme Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nur als Zusatzmodul vor, andere hingegen verfügen auch über ein umfangreiches Mahnwesen. Die Unterschiede werden in Kapitel 4.2 deutlich.
Für eine geeignete Funktionsweise ist ferner darauf zu achten, dass das Programm über eine ausführliche und vor allem komplette Programmdokumentation verfügt, welche den gesamten Funktionsumfang erläutert (vgl. Kap.3.3.1.2.4 ).
Als Kapazität wird hier die Menge der über die Kanäle übertragenen Daten betrachtet.[63]
Ziel ist es hierbei, die nicht hardware-bedingten Kapazitätsgrenzen der Datenverarbeitung zu erfassen. Kriterien zur Bestimmung könnten sein[64]:
1. Mandantenfähigkeit
Sollen mehrere voneinander unabhängige Buchhaltungen mit dem Programm bearbeitet werden, muss das Programm mandantenfähig sein. Die Anzahl der benötigten Mandanten sollte dabei der Anzahl der unabhängig voneinander abzuwickelnden Buchhaltungen entsprechen.
2. Kontenanzahl
Bei der Überprüfung des Mengengerüstes der benötigten Sach-, Kreditoren- und Debitorenkonten im Vergleich zur Kapazität des betrachteten Programms ist zu berücksichtigen, dass auch zukünftige Zunahmen an Kreditoren- oder Debitorenkonten verarbeitet werden können müssen.
3. Buchungsnummern
Ebenso sollten die maximal zu vergebenden Buchungsnummern oder Belegnummern mit der Anzahl der benötigten übereinstimmen.
Der mitgelieferte Kontenrahmen, der den rechtlichen Bedingungen entsprechen sollte, muss an die betriebsspezifischen Besonderheiten anpassbar sein. Unter Umständen ist zu überprüfen, ob sich ein bereits verwendeter Kontenrahmen von der neuen Software übernehmen lässt. Dies ist zum Beispiel dann von Interesse, wenn bisher bei manueller Buchhaltung ein (z.B.) DATEV- Kontenrahmen verwendet wurde und dieser aufgrund der Synergieeffekte zum Steuerberater auch weiterhin in Verwendung bleiben soll.
5. Buchungsperioden
Einige Programme beinhalten Restriktionen der Buchungsperioden, indem sie nur die üblicherweise verwendete Vorgehensweise von monatlicher und jährlicher Abgrenzung ermöglichen. Je nach Betrieb kann eine andere Abgrenzungsmöglichkeit sinnvoll sein, dies muss dann gegebenenfalls überprüft werden.
Darüber hinaus sollte untersucht werden, ob die Notwendigkeit dafür besteht, in unterschiedlichen Buchungsperioden parallel buchen zu können.
6. Hauptkontoabschluss
Ein weiteres Merkmal zur Benutzerunterstützung ist der automatische Abschluss der Unterkonten gegen das Hauptkonto.
Stammdaten sind jene Daten eines Datensystems, die durch einen EDV- Prozess nicht verändert werden (außer bei der Stammdatenpflege).[65]
Im Bereich der Stammdatenverwaltung wird somit die Basis für spätere Auswertungs- und Informationstätigkeiten der Software gelegt. So sollte beispielsweise die Eingabe von Planwerten bei Sachkonten möglich sein, um später eine Soll/Ist-Analyse durchführen zu können. Ebenso sollten bei Personenkonten Skonti eingegeben werden können. Für die spätere Verwendung des Programms sollte es möglich sein, neue Stammdaten anzulegen, sowie bekannte zu verändern oder zu löschen.[66]
Bewegungsdaten sind Daten, die im täglichen Geschäft entstehen und eine relativ kurze Verwendungsdauer haben ( in der Regel nicht länger als 1 Jahr). Zu diesen Daten zählen z.B. Kundenaufträge, Bestellungen und Kontenbuchungen.[67]
Bei der Belegerfassung ist die Frage nach der Verarbeitungsform der erfassten Daten zu stellen. Es wird hierbei zwischen Dialog- und Stapelverarbeitung unterschieden:
Die vollständige Dialogerfassung erlaubt direkt im Anschluss der Eingabe aktualisierte Datenbestände, die durch den direkten Zugriff auf die Stamm*- und Bewegungsdaten erfolgen. Dadurch reduziert sich der Eingabeaufwand auf ein Minimum. Das Dialogverfahren wurde Anfang der 70er Jahre eingeführt.[68] Ein Vorteil des Dialogbuchens ist, dass der Benutzer die Informationen noch beim Erfassen am Bildschirm einer Plausibilitätskontrolle unterziehen kann.[69]
In der Regel verfügen die heute am Markt erhältlichen Systeme über die Möglichkeit der Dialogverbuchung.
Hier werden im Gegensatz zur vollständigen Dialogverarbeitung nur Teile der Buchhaltung direkt verarbeitet. So können z.B. die Sachkonten im Stapel verbucht werden, Kreditoren und Debitoren jedoch im Dialog. Interessant ist hier die Möglichkeit der Pseudoverbuchung, einer Verbuchung, die tatsächlich noch nicht stattgefunden hat, aber die Konsequenzen einer solchen Buchung am Bildschirm aufscheinen lässt.
Der Unterschied zum Dialogbuchen liegt bei der Stapelverbuchung in der Übertragung der Journalbuchungen auf die Hauptbuchkonten. Bei der Stapelverbuchung werden die Buchungsvorgänge zunächst in einer eigenen Journal-Datei erfasst und periodisch in einem längeren Arbeitslauf („Stapellauf“) auf die Hauptbuchkonten übertragen.[70]
Somit können Fehlerbuchungen, die bei Dialogerfassung nur durch Stornobuchungen verbessert werden können, im vorhinein getilgt werden, wenn sie erkannt werden. Das Löschen von Journalzeilen vor der Übergabe ist daher, wenn es als Bestandteil des Programms möglich ist, auch im Sinne der Ordnungsmäßigkeitskriterien (vgl. Kap. 2.4 und Kap. 3.1.1.1) zulässig.[71] Diese Variante findet sich häufig bei der Datenverarbeitung außer Haus.[72] Vor Entwicklung des Dialogbuchens, führte die Stapelverbuchung zur Blütezeit der Rechenzentren (wie z.B. DATEV, vgl. Kap.6.1 ).[73] Das Problem bei dieser Buchungsmethode liegt darin, dass die Ergebnisse dem Bearbeiter erst zeitlich versetzt vorliegen und sich der Bearbeiter dann erneut in die Materie einarbeiten muss, um eventuelle Fehler zu erkennen.
Über Schnittstellen können ganze Datensätze aus anderen Programmen (z.B. aus der Anlagenbuchhaltung, Materialbuchhaltung oder Lohn -und Gehaltsbuchhaltung) übernommen werden und direkt im Stapel verbucht werden. Dadurch wird eine deutliche Zeitersparnis realisiert.
Ferner sollte das Buchen in Fremdwährungen möglich sein, wobei der Euro nicht als Fremdwährung gilt. Die Eurofähigkeit der heute in der EU erhältlichen Systeme kann vorausgesetzt werden.
Daneben sollten automatische Buchungen für
- Gegenbuchungen
- Vorsteuer / Umsatzsteuer
- Skonto (sowie der dadurch anfallenden Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkorrekturen)
- Saldovortragskorrekturen (um zu vermeiden, dass mit dem Vortrag der Salden in ein neues Geschäftsjahr gewartet werden muss, sollten automatische Saldovortragskorrekturen nachträgliche Buchungen auf die bereits vorgetragenen Salden berücksichtigen)
- Kursdifferenzen (zwischen Rechnungslegung und Zahlungseingang) bei Fremdwährungsverbuchungen möglich sein.
Dabei muss jedoch stets gewährleistet sein, dass jede Buchung, gemäß den Regeln der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, auf den Urbeleg zurückgeführt werden kann.
Eine Hilfe bei der Eingabe stellt der Matchcode* dar. Er hilft z.B. bei Unkenntnis der Kontonummer eines Kunden durch Eingabe des Namens des Kunden, die Kontonummer herauszufinden.
Die Prüfung des Buchungsstoffes sollte über Belegverprobung oder Kontrollsummen möglich sein.[74]
Nicht alle Programme verfügen im Finanzbuchhaltungsmodul über eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Bei den in Kap. 4.2.1. und Kap. 4.2.2 untersuchten Programmen kann jedoch zumindest über ein Zusatzmodul diese Fähigkeit hergestellt werden.
Ein schneller und vor allem richtiger Ausgleich der Offenen Posten, ist die Voraussetzung für eine aktuelle Debitorenbuchhaltung und bildet die Grundlage für rasches und problemloses Mahnen überfälliger Kunden.
Basis für die Offenen Posten sind die angelegten Personenkonten. Programme, die bei der Verbuchung eines neuen Kunden zugleich die Personenstammdaten aufnehmen, bieten dabei eine zeitsparende Variante.
Nach Zahlungseingang kann der Zuordnungsvorgang der Kundenzahlungen entweder
- durch den Anwender
- vollkommen automatisch über die Kontonummer,
- oder arbeitsteilig zwischen Anwender und Maschine erfolgen.
Bei der automatischen oder arbeitsteiligen Vergabe startet das Programm nach Selektionskriterien einen Ausgleichsversuch. Derartige Selektionskriterien könnten z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer oder Betrag sein.
Bei fehlenden Übereinstimmungen ist dann der Anwender gefragt.[75]
Interessant ist hierbei die automatische Buchung von Ausgleichsbuchungen, anerkannten Differenzen, Skonti, Umsatzsteuerkorrekturen oder Kursdifferenzen.
Zu den Standardauswertungen der Offene Posten (OP) Verwaltung zählen
1. die Offene Posten Liste, die ein wertvolles unternehmensinternes Informationsmittel darstellt (z.B. über die Altersstruktur der fälligen Zahlungen ) und bei der Erstellung von Finanzplänen hilft;
2. die Auszifferungsliste der nicht zuordenbaren Zahlungen
3. die Differenzenliste
4. sowie die Liste der Zahlungsmittelverwendungsmitteilung bei willkürlich zugeordneten Zahlungen an Kunden.[76]
Durch die gute Organisation des Mahnwesens lässt sich häufig die Quote der überfälligen Ausstände senken. Gerade bei Klein- und Mittelbetrieben herrscht hier oft eine unzureichende regelmäßige Überprüfung der Ausstände. Durch elektronische Unterstützung ist dann oft eine konsequentere Handhabung zu erreichen.
Komponenten des Mahnwesens sind dabei:
1. Bestimmung der Mahnstufen (auch kundenindividuell)
2. Automatischer Mahnungsdruck in Verbindung mit der Offenen Posten Liste mit frei wählbaren Texten
3. Automatische Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren
4. Erstellung einer Mahnvorschlagsliste
5. Vergabe von Mahnsperren für die individuelle Vergabe von Kunden
6. Standardauswertungen wie
- Liste gesperrter Konten
- Dubiosenliste
- Mahnlisten nach verschiedenen Sortierkriterien
- Zahlungsverhaltensanalyse[77]
Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist das Führen und Überwachen der OP-Konten für die Lieferanten, zur Zahlungsregulierung.
Dabei lassen sich zwei Phasen unterscheiden:
1. Die Zahlungsdisposition, bei der die zu begleichenden Rechnungen ermittelt werden und die jeweilige Zahlungsart festgelegt wird.
2. Die Zahlungsabwicklung, bei der der Zahlungsträger ausgestellt wird sowie die Zahlung gebucht wird.
Die EDV- Unterstützung kann hierbei wertvolle Dienste leisten, wie z.B.
- die Ermittlung der zu bezahlenden Rechnungen
- die Verrechnung von Gutschriften
- mögliche Zahlungsstrategien als Szenarien entwickeln und dabei die maximale Skontoausnützung und Zahlungszielausnützung berücksichtigen
- Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen aus den Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. Bankenlimit, Bankpriorität, etc.)
- Benennung von diversen Zahlungsarten
- automatisches Buchen der Ausgleichsbuchungen, Gegenbuchungen im Sachkontenbereich (Bank), Skonto samt Vorsteuerkorrektur oder Kursdifferenzen[78]
Neben den beiden gesetzlich normierten Auswertungen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sind hier die Journale, Summen- und Saldenlisten, die Kontenschreibung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung zu nennen.
Weitgehende Dispositionsmöglichkeiten bieten jene Programme, die einen frei wählbaren Aufbau der Abschlüsse zulassen. Dies ist zum Beispiel dann von Interesse, wenn unternehmensintern über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehende Normen bestehen. Damit können die Auswertungen spezifiziert werden und jederzeit abrufbare Zusatzberichte produziert werden.[79] Eine denkbare Variante wären z.B. Abschlüsse mit Ist/Ist oder Soll/Ist-Vergleichen.
Darüber hinaus mag die Möglichkeit einer Konsolidierung mehrerer Abrechnungskreise mit Aufrechnung von Binnenumsätzen für mittelständische Unternehmen mit Töchtern interessant sein.
Eine Erleichterung bietet auch die Funktion des automatischen Buchens der Saldovorträge in der Eröffnungsbilanz.[80]
Unter betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind all jene Auswertungen zu nennen, die für die unternehmensinterne Planung und Kontrolle zu erstellen sind. Diese können je nach Branche oder Betriebstyp erheblich variieren. Um diese Auswertungen zu erhalten, werden die bereits im Zuge der Buchhaltung gespeicherten Daten miteinander in Beziehung gesetzt. Gut ausformulierte Programme erlauben so folglich eine Controllingfunktion.
Zu nennen sind hier z.B.:
1. Auswertungen für die Liquiditätsplanung:
- Altersstruktur der Offenen Posten (Debitoren, Kreditoren)
- Fälligkeitsvorschau der Debitoren/Kreditoren
- zu erwartender Zahlungseingang / Fälligkeitsvorschau der Debitoren unter Berücksichtigung üblicher Kreditinanspruchnahme
- Geldbedarfsvorschau (mit Fremdwährungsbezug)
2. Betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Kapitalverwendung
- Perioden Ist-Vergleiche
- Perioden Soll/Ist-Vergleiche
- Kennzahlenberechnung (sowohl vorprogrammierte als auch individuell zusammenstellbare)
- Bewegungsbilanzerstellung
3. Listengenerator mit mathematischen Operationen
Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind oft schon Teil des Programms, wodurch dem Anwender lediglich die Pflege der Daten obliegt, er jedoch keine tiefgreifenden betriebswirtschaftlichen Kenntnisse zur Erstellung derartiger Auswertungen benötigt. So gelangen gerade Klein- und Mittelunternehmen zu bisher nicht gekannten Auswertungen, die ihre Entscheidungsgrundlage deutlich verbessern.[81]
Darüber hinaus verfügen einige Programme (z.B. DATEV) über die Möglichkeit individuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erstellen. Diese können z.B. auf die speziellen Bedürfnisse einer Branche oder auf ein spezielles Unternehmen zugeschnitten werden.[82]
Bei den derzeit herkömmlichen Arten ist zwischen Kauf und Miete der Software zu unterscheiden.
Beim Kauf ersteht der Kunde das Softwarepaket als Lizenz, für eine unbestimmte Gültigkeitsdauer. Das geistige Eigentum und somit das Urheberrecht bleibt beim Hersteller. Somit handelt es sich beim Softwarekauf nicht um eine Eigentumsübertragung einer bestimmten Sache, sondern nur um die Berechtigung, die Software nutzen zu dürfen.
Bei der Programmmiete entrichtet der Benutzer eine monatliche oder jährliche Gebühr für eine zeitlich begrenzte Vertragsdauer an den Hersteller.
Grundsätzlich steht auch die Variante des Software-Leasings zur Verfügung.[83]
In letzter Zeit entwickelt sich eine weitere Variante: E-Buchhaltung mit Softwarenutzung via Internet. Hierauf wird in Kapitel 7.4 genauer eingegangen.
Ein Kostenvergleich zeigt dann die günstigste Variante für den betrachteten Zeitraum auf.
Wie bereits im Unterpunkt Zuverlässigkeit aufgeführt, ist es von Interesse zu untersuchen, wie viele Installationen der in Frage kommenden Software bereits erfolgreich durchgeführt wurden, oder ob es sich gar um ein neues Programm handelt, bei dem noch “Kinderkrankheiten” zu erwarten sind.
Ferner können Kundenreferenzen oder Presseberichte /Tests in Fachzeitschriften oder dergleichen Aufschluss geben über die Eignung des Anbieters und seiner Software.
Sicherlich ist darüber hinaus interessant, wie groß der Anbieter oder Softwarelieferant ist und ob er die Versprechen zu Wartung und Service mit dem ihm zur Verfügung stehenden Mitarbeiterstamm erfüllen kann. Hier kann auch geprüft werden, ob das Unternehmen über ein Help-Desk*, Call-Center*, Customer Care Center* oder eine eigene Support-Abteilung verfügt, oder eine räumliche Nähe zum Anwender aufweist.
Weiter könnten Angaben zur Geschichte des Herstellerbetriebes, eventuelle Spezialisierungen[84], sowie der Umsatzkategorie von Nutzen sein.[85]
Neben der exakten Beschreibung des zu kaufenden oder zu mietenden Programms ist es für den Anwender wichtig, vertraglich festzulegen, dass die vorgesehenen Arbeiten auch tatsächlich mit dem in Frage kommenden Programm realisierbar sind. Dies bedeutet in der Finanzbuchhaltung im wesentlichen die Bewältigung des gegenwärtig und zukünftig zu verarbeitenden Mengengerüstes.
Ferner könnte eine Garantie des Anbieters, dass die vorhandenen Systemanforderungen für einen reibungslosen Lauf des Programms ausreichend sind, von Interesse für den Anwender sein.[86]
Insbesondere der näheren Ausarbeitung der Beratungs- und Serviceleistungen kommt eine immense Bedeutung zu. Kosten für die Installation, Einschulung und Wartung des Programms lassen sich oft im vorhinein schwer planen und bewirken so Ausgaben, die das eingeplante Budget nicht tragen kann. Gerade für Klein- und Mittelbetriebe liegt hier eine Gefahr, da sie zumeist nicht über eine Kapitalisierung verfügen, wie sie Großunternehmen haben.
Der Umfang der Beratungs- und Serviceleistungen kann ein entscheidendes Kriterium bei der Programmauswahl darstellen. Bestandteile der Beratungs- und Serviceleistungen sind z.B. Produktdarstellung, Installation, Einschulung, Dokumentation sowie Service- und Wartungsleistungen.
Zunächst einmal entscheidet die Darstellung des Produktes mit über eine Kaufentscheidung. Der Kunde muss sich nach Beschäftigung mit den Kurzbeschreibungen der Software oder den beigefügten Medien, wie z.B. CD-Rom oder der Demo-Version der Software auf der Homepage des Softwareherstellers, ein Bild von dem Programm machen können, um es vergleichen zu können. Denkbar wäre auch eine persönliche Vorstellung der Software durch den Hersteller/Vertreiber beim Kunden.
Ergänzend können hier objektive Informationen wie z.B. Artikel in Fachzeitschriften oder dergleichen ausgewertet werden[87], sowie die bereits oben erwähnten Kundenreferenzen.
Interessant sind auch Vergleiche, die von unabhängigen Institutionen erstellt werden. Für den Bereich des Handwerks erstellt z.B. das Institut für Technik der Betriebswirtschaftsführung regelmäßig einen CD-ROM - Katalog mit handwerksbezogenen Softwareprodukten, in dem auch Finanzbuchhaltungssoftware untersucht wird.[88]
Damit Standard-Software für den Anwender sinnvoll einsetzbar wird, sind Zusatzleistungen des beratenden Systemhauses wie professionelle Installation und Integration in das vorhandene System, Schulungen und Dokumentationen für die Anwender sowie ständige Wartung nach Inbetriebnahme zweckmäßig. Werden Programme gemeinsam mit derartigen Leistungen angeboten, spricht man von Software-Paketen.[89]
Implementierung umfasst den gesamten Prozess zwischen dem Ende des Entscheidungsprozesses (Auswahl der Software) bis zur Übernahme des Programms durch den Anwender.[90]
Im Vordergrund steht zunächst die Installation des Programms, die Parametrierung* sowie die Eingabe der Stammdaten, um das System lauffähig zu machen. Bei “kleineren” Programmen ist es zumeist einem EDV-kundigen Mitarbeiter möglich, die Software aufzuspielen. Bei umfassenden ERP-Programmen ist es dagegen erforderlich, dass ein kundiger Berater die Installation der Software vornimmt. In diesem Fall ist es sinnvoll, im Vorfeld vertraglich zu regeln, für wie viele Stunden/ Manntage dieser Berater (oder mehrere) entlohnt werden, damit keine zusätzlichen Kosten entstehen. Bei manchen ERP-Programmen muss im vorhinein die Systemlandschaft* geplant werden. Bei diesen ist es erforderlich, je nach Implementierungsstand und Testablauf eigene Rechenmaschinen zu verwenden (näheres hierzu in Kap. 5.1.4.1.1).
Neben der reinen Installation des Programms bedarf auch die Einschulung des Personals der näheren Betrachtung. Hierbei ist neben dem notwendigen Aufwand auch zu prüfen, ob die Einschulung vor Ort oder etwa in einem Schulungszentrum durchgeführt wird und wie hoch die Kosten sich belaufen werden. Einige Programme bieten heute bereits CBT*- CD-ROMs oder Online-Schulungen via Internet an, mit deren Hilfe sich die Mitarbeiter das Programm im Selbststudium vermitteln können und dann nur mehr ihre verbleibenden Fragen vom Helpdesk* oder Customer Care Center* des Softwareanbieters klären lassen.
Wichtig ist, dass jene Mitarbeiter, die Schlüsselfunktionen bei der Einführung des Systems innehaben, bereits in der Einführungsphase über die nötige Qualifikation verfügen sollten.
Neben der Installation und Implementierung des Programms, sowie der Einschulung der Mitarbeiter kann es Bestandteil der Beratungstätigkeit sein, die Geschäftsprozesse des Anwenders zu untersuchen und zu analysieren. Ziel ist es, Verbesserungsmöglichkeiten im Ablauf der Geschäftsprozesse zu finden und diese dem Anwender nahezubringen.
Häufig findet man eine derartige Beratungstätigkeit bei der Implementierung von SAP R/3 Systemen.
Im März 1999 wurden 671 Unternehmen im Mittelstand zu ihrer Zufriedenheit bei Software-Entscheidungen befragt.[91] Nur 38% der Befragten gab an, uneingeschränkt zufrieden mit der ausgewählten betriebswirtschaftlichen Standardsoftware zu sein.
Besonders große Probleme bereitete die Einführung der Standardsoftware:
Lediglich 23 % der befragten Unternehmen berichten von einer problemfreien Implementierung. Weitere 33% stuften ihre aufgetretenen Probleme als “mittel” ein und immerhin 38% hatten größere Probleme. Bei 6% der Unternehmen kam es sogar zum Projektabbruch.
Die Problematik, dass die letztendlichen Kosten der Installation der Software und Einschulung der Mitarbeiter stark von den geplanten Kosten abweichen, hat in letzter Zeit stark zugenommen. So forderte die Einführung von ERP-Lösungen im Mittelstand, laut einer Untersuchung der Zeitschrift IT.Services. einen durchschnittlichen Beratungsaufwand von 293 Manntagen, was einem durchschnittlichen Projektaufwand von einer halben Million Mark entspricht (wobei hier die Lizenzgebühren für die Software nicht inkludiert sind!). So sind die langen Projektzeiten auch ein Hauptkritikpunkt aus Sicht der Kunden. Entstehungsgrund hierfür ist der teils erhebliche Beratungsaufwand, der sich nach oder während der Installation und Implementierung herausstellte: rund 60 % der Anwender waren davon betroffen, wovon nur jeder vierte spätere Kosten dieser Art eingeplant hatte. 36% der Anwender hatten derartige Kosten nur in einem geringeren Volumen erwartet aber 38% der Anwender wurden von diesen Kosten völlig überrascht.
Diese ungeplanten Kosten wären vermeidbar gewesen, wenn zuvor eine umfassende Projektvorbereitung (seitens des Kunden und eine auf diesen spezifizierte) und qualifiziertere Beratung stattgefunden hätte.”[92]
Somit wird gefordert, dass sich moderne Softwarekonzepte nicht nur an funktionalen sondern gleichzeitig an den wirtschaftlichen Anforderungen der Anwender orientieren.[93]
Für die Anwender führt diese unglückliche Situation dazu, dass sie mit der Leistung im Bereich der Beratung der ERP-Anbietern (laut einer weiteren Studie der EBS) unzufrieden sind. Im Rahmen dieser Studie wurden 522 mittelständische ERP-Anwender befragt. Häufiges Ärgernis ist für diese Unternehmen das konstante Auftreten von Problemen während und nach der Implementierung: 17% der Anwender hatten ständig mit Problemen zu kämpfen, bei denen die Hilfe des Softwarehauses erforderlich war und immerhin weitere 28% häufig. Auch die Qualität der Beratung weist in den Augen der befragten Anwender deutliche Mängel auf: 37% der Befragten beklagte sich über Mängel in der fachlichen Leistung und weitere 44 % beschwerten sich über lange Reaktionszeiten. Diese Mängel wurden auf Kompetenzschwächen der Berater und dem Servicepersonal sowie Organisationsschwächen zurückgeführt. Auch die hohe Mitarbeiterfluktuation bei den Anbietern wirkt sich negativ auf das Qualitätsempfinden der Mitarbeiter aus.[94]
Zu den wichtigsten programmperipheren Anforderungen zählt eine ausführliche Dokumentation des Programms. Eine nur beispielhafte Erläuterung des Programms ist hier nicht ausreichend, um den GoDV Folge zu leisten.
Von Interesse ist hier vor allem die Verfahrensdokumentation, weniger die technische Dokumentation.
Aus didaktischen Gründen ist eine übersichtliche Dokumentationsgestaltung von Vorteil, die sich durch gute Gliederung, sowie ein gutes Inhalts- und Stichwortverzeichnis auszeichnet.
Ferner sollten Dokumentationshandbücher in ausreichender Menge (für die Anzahl der Mitarbeiter) vorliegen, oder zumindest eine Kopiererlaubnis bestehen.[95]
Unter Wartung werden die Fehlerbehebung sowie die erforderlichen Anpassungen und Änderungen verstanden.[96]
Um einen reibungslosen Ablauf des Unternehmens zu gewährleisten gilt es, im Vorhinein die Service- und Wartungsleistungen zu regeln. Hierbei sollte eine vollständige Erfassung aller Service- und Wartungsleistungen der Hersteller bezüglich der Art der Ursachen, der Art der Leistungen und der damit verbundenen Kosten vertraglich geregelt werden.
Zur Beseitigung von Fehlern können drei Hilfsmittel herangezogen werden:
1. die Fehlerbeseitigung durch einen Mitarbeiter des Herstellers vor Ort
2. die telefonische Hilfestellung durch Help Desk* oder Customer Care Center*
3. die Beseitigung von Fehlern mittels Service Pack*.
Ein weiterer vertraglich zu regelnder Aspekt ist die Dauer der Wartezeit bis zur Behebung der Störung.
Zu wichtigen Wartungsleistungen zählen insbesondere:
- der Nachweis der Funktionsfähigkeit des Programms, mit Testdaten oder Echtdaten des Kunden;
- die kostenlose Anpassung an sich verändernde Rechtssituationen;
- die Übergabe der neuesten Programmversionen, um stets am neuesten Stand der Entwicklung zu sein;
- sowie die regelmäßige Information über Produktverbesserungen oder Ausbaumöglichkeiten und Nachschulungen.[97]
Heute werden üblicherweise Wartungsverträge mit den Herstellern oder Vertriebspartnern abgeschlossen, die bezüglich des Umfangs der Leistungen vordefiniert sind. Häufig ist die Übergabe der Updates grundlegender Bestandteil der Wartungsverträge (vgl. Kap. 4.2.).
Um den Software-Einsatz möglichst effizient zu gestalten stellt sich die Frage, ob über den Einsatz einer Branchenlösung nachgedacht werden sollte. Hierbei muss dann zunächst geprüft werden, welche Anbieter für die spezielle Branche eine eigene Lösung anbieten. In der letzten Zeit boomt der Markt für Branchenlösungen, so dass der Kunde auch in diesem Bereich Auswahlmöglichkeiten hat.
Einen Vorreiter spielte hier das Programm Taylorix[98], das ursprünglich als Software für Pflegeheime entwickelt wurde, auf das hier jedoch nicht weiter eingegangen wird. Viele kleinere Softwarehäuser haben sich auf Programme für spezielle Branchen spezialisiert. Im Vergleich zu den Standardprogrammen fällt jedoch auf, dass der Detailtreue der branchenspezifischen Parts oft Lücken in anderen Programmbereichen wie der Finanzbuchhaltung oder dem Controlling entgegenstehen.[99] Der zunehmende Druck des technologischen Wandels führt jedoch dazu, dass diese kleineren Softwarehäuser sich vermehrt mit großen ERP-Anbietern (wie z.B. SAP, DATEV, Navision) zusammenschließen, da sie alleine nicht über ausreichend Ressourcen verfügen, um ausreichende Weiterentwicklung des Systems zu gewährleisten. Ein Beispiel hierfür ist die Lösung der TDS Informationstechnologie AG für den chemischen Mittelstand, die auf dem SAP R/3 System basiert. Durch die enge Zusammenarbeit mit SAP wurden die optimalen Möglichkeiten des Systems SAP R/3 mit dem Branchen Know-how der TDS AG verbunden.[100] Es finden sich am Markt zahlreiche weiterer Beispiele.
Für die Wahl von Branchensoftware im Vergleich zu Standardsoftware sprechen einige Punkte:
Nach einer Untersuchung der ORGA GmbH[101] sprechen 74% der befragten Unternehmen den Branchenlösungen im Vergleich zu Standardlösungen eine bessere Abbildung der Marktanforderungen zu, wodurch auch die eigenen Geschäftsprozesse optimiert werden. Dies kann beispielsweise mit Hilfe des Referenzmodells, einer beliebten Implementierungstechnik, erfolgen:
Dabei wird die branchenorientierte ERP-Software zunächst auf Basis der Standardeinstellungen eingeführt. Die Abbildung der Geschäftsabläufe orientiert sich am aktuellen branchenüblichen Stand. Das einführende Unternehmen vergleicht daraufhin die Vorgaben mit den eigenen Abläufen und entscheidet im Zweifelsfall zwischen einem Customizing* der Software oder einer Änderung der bestehenden betrieblichen Abläufe. Dies ist ein Verfahren (Business Process Reengenering), welches vor allem für Unternehmen interessant sein dürfte, die im Zuge der Umstellung auch festgefahrene Strukturen aufbrechen und komplizierte Arbeitsabläufe vereinfachen wollen. Ihnen bietet der Einsatz von Branchensoftware die Chance, auf einfachem Wege vom manifestierten Wissen anderer Unternehmen zu profitieren. Nach einer Umfrage der Unternehmensberatung Buxmann und König ist für 80% der 220 befragten Betriebe die Einführung neuer Standardsoftware ein willkommener Anlass, die bestehenden Strukturen zu überdenken.[102]
Einen weiteren Vorteil versprechen sich die Unternehmen laut der ORGA- Umfrage durch die schnellere Einführung der Branchenlösungen im Vergleich zu Standardlösungen aufgrund der Voreinstellungen (54%) und einer dadurch resultierenden kostengünstigeren Einführung (47%).
Jedoch wird auch massive Kritik an den derzeit bestehenden Branchenlösungen geübt. Viele der befragten Unternehmen empfinden die derzeit am Markt befindlichen Branchenlösungen als “Mogelpackungen” (62%), da den Programmen nur oberflächlich branchenspezifische Konzepte zugrunde liegen (68%) oder die Programme sich nur teilweise durch branchenspezifische Funktionalität auswiesen. Ferner wurde die starke technische Abweichung vom Standard (59%) oder die große Komplexität der Programme (46%) bemängelt. Entgegen den Standardsystemen war für 61% der Befragten die technische Weiterentwicklung der Branchenlösungen unklar. So formulieren sich dann auch die Anforderungen an den Anbieter der Lösung:
1. der Anbieter sollte eine hohe Präsenz im Markt haben (57%);
2. ferner sollte ein angemessener Verbreitungsgrad der Lösung vorliegen (62%);
3. der Anbieter sollte über eine ausgewiesene Branchenkompetenz verfügen (77%);
4. die Lösung sollte zukunftssicher sein (73%), was der Forderung, dass der Anbieter ein hohes Engagement in der Weiterentwicklung der Lösung zeigen sollte (62%) entspricht;
5. darüber hinaus ist die Beratungserfahrung des Anbieters von Interesse.
Auffällig ist, dass relativ betrachtet Klein- und Mittelbetriebe höhere Aufwendungen für Informationsverarbeitung tätigen als große Unternehmen. Das heißt, das Wachstum der Durchdringung von Betrieben mit Informationsverarbeitung ist tendenziell um so stärker, je kleiner das Unternehmen ist. Derzeit vereinen jedoch gerade 4% der deutschen Unternehmen, die zu der Klasse der großen bis mittleren Unternehmen zählen, insgesamt 60 % der Nachfrage nach Software auf sich.[103] Die traditionellen Hersteller von Anwendungssoftware für große Unternehmen erkennen, dass dieser Markt in naher Zukunft gesättigt sein wird und wenden sich so den mittelständischen Unternehmen zu.[104]
Ein weiterer Trend ist die Schwerpunktverlagerung von der Individual- zur Standardsoftware. In Bezug auf Großunternehmen zeigt sich dies am kommerziellen Erfolg der SAP AG, als weltweit führendem Anbieter unternehmensweiter Standardsoftware. Derzeit befinden sich rund 48 ERP-Lösungen am deutschen Markt.
Gleichzeitig wächst die Kritik an allzu starren Einheitslösungen (vgl. Kap. 2.3.2 und Kap.3.3.1.2.1).
Mittlerweile sind am Markt für Finanzbuchhaltungssoftware über 1500 verschiedene Produkte erhältlich. In der Regel sind diese Programme, um sie benutzerfreundlich zu gestalten, menügesteuert. Die Menüstruktur ist dabei hierarchisch aufgebaut.
So gut wie alle Finanzbuchhaltungsprogramme realisieren die doppelte Buchhaltung. Bei einigen Herstellern ist aber eine Offene-Posten-Buchhaltung nicht im Standardpaket enthalten und muss extra abgegolten werden.
Viele Finanzbuchhaltungsprogramme bieten einen Standard-Kontenrahmen an, der vom Unternehmen übernommen oder nach individuellen Anforderungen angepasst werden kann.
Bei einer Vielzahl von Programmen ist die "Mandantenfähigkeit" enthalten, d.h., dass mit einem Programm die Buchhaltung verschiedener Unternehmen bewältigt werden kann.[105]
In den folgenden Kapiteln sollen einige Produkte anhand des oben erstellten Kriterienkatalogs verglichen werden. Dabei ist zu beachten, dass im Rahmen dieser Arbeit nur einige beispielhafte Kriterien untersucht werden können. Die Untersuchung teilt sich dabei in drei Gruppen:
1. ERP Programme: hier sind neben dem Marktführer SAP weitere ERP Programme aufgeführt, die sich nun dem Mittelstand zuwenden, jedoch ursprünglich für Großunternehmen konzipiert wurden.
2. spezielle ERP-Programme für den Mittelstand: hier werden die “kleinen” ERP Programme untersucht, deren Zielgruppe nur der Mittelstand ist.
3. kleinere Software-Angebote für Klein- und Mittelunternehmen
[1] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.27
[2] vgl. Dey: Einführung in das betriebliche Rechnungswesen, S.21-22
[3] vgl. Bechtel: Moderne FinanzBuchhaltung, S. 5 f.
[4] vgl. Reischle in Rudolph: Das DATEV-Buchhaltungssystem, S.1
[5] vgl. Vollmer: Das Milliarden-Mandat, S. 58
[6] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.75
[7] vgl. Mugler: Betriebswirtschaftslehre der Klein- und Mittelbetriebe, Band I, S.31
[8] vgl. Syperski: “Rechnungswesen als Informationssystem” in: Kosiol: Handwörterbuch des Rechnungswesens, S.1426ff.
[9] vgl. Knief: EDV-gestützte betriebswirtschaftliche Auswertungen, S. 5
[10] vgl. Koch: Buchühung und Bilanzierung mit EDV, S.75
[11] vgl. Buchner, Weisbrodt, Schumann: “Teure Steuerberater ?- Software ist billiger” in Impulse 5/95, S. 77
[12] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.20
[13] vgl. Buchner, Weisbrodt, Schumann: Teure Steuerberater? Software ist billiger, in: Impulse, 5/95, S. 80-81
[14] vgl. Leistenschneider: “ Die neue Dimension der Arbeitsteilung als Herausforderung für den Berufsstand” in: DSWR – Sonderheft 1996, S. 32 ff.
[15] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 6. Auflage
[16] vgl. Bowman: “Standardsoftware muß solide Brücken in die Zukunft bauen” in: Chefbüro 4/99, S.18 ff.
[17] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 6. Auflage
[18] vgl. Engelhardt: Branchensoftware für kleine Unternehmen, S.19
[19] vgl. Engelhardt: Branchensoftware für kleine Unternehmen, S.5
[20] vgl. Scheer: EDV-orientierte Betriebswirtschaftslehre; S.140
[21] vgl. Bowman: “Standardsoftware muß solide Brücken in die Zukunft bauen” in: Chefbüro 4/99, S.18 ff.
[22] vgl. Engelhardt: Branchensoftware für kleine Unternehmen, S.5
[23] vgl. Schrumpf: Bewertung der Einführung von Standardsoftware am Beispiel von SAP R/3, S.39
[24] vgl. Pfänder: Standardanwendungssoftware als Mittler zwischen Theorie und Praxis, S.48
[25] vgl. Sinn: “Mit IT-Strukturen Wettbewerbsvorteile schaffen – Individualsoftware oder Standardsoftware?” in: Client Server Computing 11/99
[26] vgl. Engelhard: Branchensoftware für kleine Unternehmen, S.1
[27] vgl. Lehle: “Der Mittelstand braucht eine besondere Zuwendung” in: IT.Services 6/00; S.39
[28] vgl. Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch, S.228f.
[29] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.15
[30] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung, S.15-16
[31] Die GOS im einzelnen lassen sich im BMF Schreiben vom 05.07.1978 nachlesen.
[32] zu den Mikroverfilmungsgrundsätzen gibt das BMWF-Schreiben vom 21.12.1971, BStBl I, S.648 Auskunft.
[33] vgl. o.V.: „ Entscheidungshilfe- Neuer Produktvergleich bei Software für die Finanzbuchhaltung“ in: IS-report, 5/99, S.22ff. + http://www.softselect.de am 30.11.00
[34] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S.423
[35] so z.B. für Österreich: das Fachgutachten 62 des Fachsenats für Betriebswirtschaft und Organisation der Wirtschaftstreuhänderkammer und für Deutschland: Stellungnahme des Fachausschusses für moderne Abrechnungssysteme des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer (FAMA 1/87) in: Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch, S. 228f.
[36] vgl. Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch, S. 30
[37] vgl. o.V.: „Entscheidungshilfe- Neuer Produktvergleich bei Software für die Finanzbuchhaltung“ in: IS-report, 5/99, S.22ff.
[38] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung; S.36ff
[39] vgl. Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltugs- und Bilanzierungshandbuch, S. 28
[40] vgl. Bowman: “Standardsoftware muß solide Brücken in die Zukunft bauen” in: Chefbüro
[41] vgl. Witt: “Auf das richtige Pferd setzten” in: NT Magazin 5/98, S.20
[42] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S. 508
[43] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.43
[44] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S. 77
[45] vgl. Bowman: “Standardsoftware muß solide Brücken in die Zukunft bauen” in: Chefbüro
[46] vgl. IBM: “Leitfaden Software Ergonomie”, S. 1-2; über http://www.-5ibm.com/de/kn/tu/tu_info9.html am 12.9.00
[47] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung”, S.50
[48] vgl. Hansen: Wirtschaftsinformatik I, S. 416
[49] vgl. IBM: “Leitfaden Software Ergonomie”, S. 2; über http://www.-5ibm.com/de/kn/tu/tu_info9.html am 12.9.00
[50] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S. 483
[51] vgl. Hansen: Wirtschaftsinformatik I, S. 396
[52] vgl. Witt: “Auf das richtige Pferd setzen” in: NT Magazin 5/98, S.29
[53] vgl. Lehle: “Der Mittelstand braucht eine besondere Zuwendung” in: IT.Services. 3/00, S.39
[54] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.76
[55] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.47
[56] vgl. Pfänder: Standardanwendungssoftware als Mittler zwischen Theorie und Praxis, S. 49
[57] vgl. Witt: “Auf das richtige Pferd setzten” in: NT Magazin 5/98, S.20
[58] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S. 76
[59] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S. 414
[60] vgl. Steffens: „Vergleichende Analyse von Standardanwendungssystemen der Betriebswirtschaft am Beispiel von BaaN IV und SAP R/3“, S. 5
[61] vgl. EBS Anwenderbefragung im Mittelstand: “Der Zufriedenheitsgrad bei Software-Entscheidungen”, Marktuntersuchung
[62] vgl. Pfänder: Standardanwendungssoftware als Mittler zwischen Theorie und Praxis, S. 49
[63] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S.262
[64] vgl. Litsauer: Software für die Finanzbuchhaltung, S.61f.
[65] vgl. Heinrich, Roithmayr: Wirtschaftsinformatik-Lexikon; 3. Auflage, S.441
[66] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S. 65-67
[67] vgl. Appelrath: R/3- Einführung, Glossar, S. 190
[68] vgl. Vollmer: Das Milliarden-Mandat, S. 12
[69] vgl. Meissner: SAP- die heimliche Softwaremacht, S. 43
[70] vgl. Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch, S. 229
[71] vgl. Bertl/Deutsch/Hirschler: Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch, S. 231
[72] vgl. Rudolph: Das DATEV- Buchhaltungssystem, S.204
[73] vgl. Vollmer: Das Milliarden-Mandat, S. 12
[74] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.78
[75] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.75 -76
[76] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.79
[77] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S. 79
[78] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.79-80
[79] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.89-90
[80] vgl. Koch: Buchhaltung und Bilanzierung mit EDV, S.80
[81] vgl. Knief: EDV-gestützte individuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen, S.224-225
[82] vgl. Knief: EDV-gestützte individuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen, S.10
[83] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.58
[84] vgl. Hansen: Wirtschaftsinformatik I, S. 397
[85] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S. 106-107
[86] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.59-60
[87] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.51
[88] vgl. http://www.itb.de/veroeff/softkat-00.asp am 1.11.00
[89] vgl. Frank in : Schrumpf: Bewertung der Einführung von Standardsoftware am Beispiel von SAP R/3, S. 37
[90] vgl. Hansen in Schrumpf: Bewertung der Einführung von Standardsoftware am Beispiel von SAP R/3, S. 42
[91] vgl. EBS- Anwenderbefragung im Mittelstand: “Der Zufriedenheitsgrad bei Software-Entscheidungen”, Marktuntersuchung
[92] vgl. o.A.: “Unplanmäßig hoher Folgeaufwand beim ERP-Einsatz im Mittelstand” in: IT.Services. 6/00; S.38
[93] vgl. Lehle: “Der Mittelstand braucht eine besondere Zuwendung” in: IT.Services 6/00; S.38
[94] vgl. Gold: “Viele Mittelständler verärgert über ihren ERP-Partner” in: IT.Services 3/00, S.28-29
[95] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S.53
[96] vgl. Hansen: Wirtschaftsinformatik I, S. 561
[97] vgl. Litsauer: Software für Finanzbuchhaltung, S. 56
[98] vgl. http://www.projob.de/projob/info/archiv/info_news0598-12.htm am 12.9.00
[99] vgl. Lorenz “ Speziallösungen kontra ERP-Branchenpakete - Die Luft wird dünn für Spezialanbieter” in: Client Server Computing; 4/00
[100] vgl. o.V.: “Chemische Mittelstandslösung” in: CYbiz 8/00; S.92
[101] vgl. ORGA GmbH: “Branchenlösungen als Mogelpackungen entlarvt”, S.1, Marktuntersuchung
[102] vgl. Lorenz: “ Speziallösungen kontra ERP-Branchenpakete - Die Luft wird dünn für Spezialanbieter” in: Client Server Computing; 4/00
[103] vgl. Engelhardt: Branchensoftware für kleine Unternehmen, S.7
[104] Prof. Mertens: Integrierte Branchenlösungen im Mandantenbetrieb und Anbindung an die Steuerkanzlei, Vortrag auf der DATEV - Tagung 1998
[105] vgl. Dey: Einführung in das betriebliche Rechnungswesen, S.52 + 55
V221266
9783832457983
9783838657981
finanzbuchhaltung standardsofware erp-programme datev
, 2001, Vergleich von Finanzbuchhaltungssoftware (Schwerpunkt Klein- und Mittelunternehmen), Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.diplom.de/document/221266

References: §131
 §183
 §189
 §189
 § 131
 § 239
 § 146
 § 261
 § 257
 §257
 §147