Source: https://interpretacje-podatkowe.org/dokumenty/ibpb-1-3-4510-271-15-pc
Timestamp: 2017-09-23 23:46:58+00:00

Document:
IBPB-1-3/4510-271/15/PC | Interpretacja indywidualna
Czy w przypadku faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.; dalej: „ustawa o pdop”), Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?
IBPB-1-3/4510-271/15/PCinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 31 lipca 2015 r. (data wpływu do tut. BKIP 5 sierpnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku numerem 1) - jest prawidłowe.
W dniu 5 sierpnia 2015 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej.
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży karmy dla psów i kotów. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Spółka stosuje bowiem zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym, do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, w niektórych zaś przypadkach paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Działu Finansowego.
Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (MobileExpense), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Czy w przypadku faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.; dalej: „ustawa o pdop”), Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą... (pytanie oznaczone we wniosku numerem 1)
Zdaniem Wnioskodawcy, będzie uprawniony do zaliczenia wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, udokumentowanych za pomocą faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek) do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to że, co do zasady, wszystkie wydatki które w sposób bezpośredni lub pośredni są związane z uzyskaniem przychodu, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
W świetle powyższego, za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:
został poniesiony przez podatnika w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,
nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, zawierającym katalog wydatków nie mogących stanowić kosztów uzyskania przychodu,
Przyjmując zatem, że dany wydatek jest definitywny (rzeczywisty) i został poniesiony w celu uzyskania przychodów, ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie został wymieniony w negatywnym katalogu zamieszczonym w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, podatnik chcąc zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zobowiązany do zgromadzenia stosownej dokumentacji w odniesieniu do wydatku.
Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o pdop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a -16m.
Przepisy ustawy o pdop nie przewidują szczególnej formy dokumentu, który stanowi podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przyjmuje się zatem, że wydatki o charakterze kosztów podatkowych powinny być dokumentowane zgodnie z odrębnymi przepisami.
Te odrębne przepisy to ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r., nr 177 poz. 1054 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”), ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej: ustawa o rachunkowości), a także przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”).
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Powyższe regulacje są jedynymi przepisami w zakresie VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników (przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych dokumentów nie jest w ogóle przedmiotem regulacji VAT).
W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zobowiązują więc do:
przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,
zapewnienia integralności treści faktur oraz
zapewnienia czytelności tych faktur
-od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.
W świetle powyższego, zdaniem Spółki - o ile powyższe wymogi zostały zachowane - brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.
Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT.
Spółka zauważa, że procedura którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura ta pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/fotografowania faktur.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.
Ponadto, Spółka zwraca uwagę, że z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kllometrówek) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów o VAT, brak jest restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.
W zakresie przepisów ustawy o rachunkowości, należy zauważyć, że nie zabraniają one możliwości przechowywania faktur i innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych zostały określone w art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości.
Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
Ponadto w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione:
Z kolei przepis art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje jakie elementy powinien zawierać dokument mogący stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zgodnie z tym przepisem, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej:
datę dokonania operacji, a gdy dowód został, sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
W świetle powyższego należy uznać, że dowód księgowy, który jest właściwą podstawą do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Spółka zauważa ponadto, że przepisy ustawy o rachunkowości wymagają aby dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Przepisy te nie zawierają natomiast żadnych regulacji ograniczających sposób przechowywania dokumentów jako dowodów księgowych. Dlatego też, należy przyjąć, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) w formie elektronicznej jest dopuszczalne również w świetle przepisów ustawy o rachunkowości.
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 § 1 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Spółka zauważa, że użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Spółka zauważa, że zarówno ustawa o pdop, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Jedyne przepisy dotyczące tej kwestii zostały zamieszczone w ustawie o VAT. W tym zakresie Spółka podkreśla, że procedura przechowywania dokumentów otrzymanych w formie papierowej (w tym przede wszystkim faktur) w formie elektronicznej, którą Spółka zamierza wprowadzić, będzie zapewniała dopełnienie wszystkich warunków określonych w ustawie o VAT.
Zdaniem Spółki, w świetle powołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem dopełnienia warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur). Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za nie mogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Wniosek ten znajduje dodatkowe uzasadnienie w przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Podobne stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:
interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPBI/2/423-1429/14/JP;
interpretacja wydana 22 lutego 2012 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPB4/423-46/11-4/MC.
W świetle powyższego, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, udokumentowanych za pomocą faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek) do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.
Nadmienia się, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
IPTPB3/4230-6/14-9/15-S/GG | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Dokumenty > IBPB-1-3/4510-271/15/PC

References: art. 15
 art. 14
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 9
 art. 16
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 Art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 20
 art. 20
 art. 20
 art. 21
 art. 180
 art. 181
 art. 284
 art. 284
 art. 288
 art. 180
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 20
 art. 180