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Timestamp: 2018-12-15 22:04:09+00:00

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Instrucción de 20 de mayo de 2015, del Defensor del Pueblo, por la que se regulan ficheros de datos de carácter personal. | SEGURIDADPUBLICA.es
Fecha: 7 agosto, 2015 6:18 pm Tamaño: 169 KB Descargas: 219
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Núm. 166 Lunes 13 de julio de 2015 Sec. III. Pág. 58066
1. Registro general.
2. Fichero de gestión de quejas.
3. Fichero de personal.
4. Fichero de control de acceso y videovigilancia.
5. Fichero de relaciones institucionales.
6. Fichero de gestión económica.
7. Fichero de grabación de llamadas.
1. El registro general tiene por finalidad el control de la entrada y salida de documentos y la acreditación de plazos en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas.
2. El fichero incluye datos de carácter personal sobre nombre y apellidos, domicilio, población, código postal y cualquier otro dato que aparezca en los documentos que se registran, incluyendo los datos especialmente protegidos que se recogen en el artículo 7 de la LOPD, siendo el sistema de tratamiento mixto.
3. Los usos que se darán a estos datos serán los derivados de la gestión de los documentos.
4. Sólo está prevista la cesión de los datos que se contempla en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
5. Este fichero tiene un nivel de seguridad alto.
1. El fichero de gestión de quejas tiene por fin la gestión, tramitación y seguimiento de las quejas que se dirigen al Defensor del Pueblo, de acuerdo con lo que dispone el artículo 15 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, y establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar, de forma que permita el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, en el ejercicio de las funciones que al Defensor del Pueblo encomienda la Ley Orgánica antes citada, asignando a cada expediente las entradas y salidas que se produzcan relacionadas con el mismo.
2. El fichero contiene datos facilitados por las Administraciones a las que se refiere el artículo 9 de la Ley Orgánica antes citada, por otras entidades y los aportados por los ciudadanos, que pueden ser datos de carácter personal sobre el nombre, apellidos y domicilio, que necesariamente deben figurar en los escritos de queja, archivos de imagen y voz, así como otros referidos al sexo, documentos de identificación, estado civil, edad, nivel de estudios, otras características personales y circunstancias profesionales u otros datos especialmente protegidos de los contenidos en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos, siendo el sistema de tratamiento mixto.
3. Cesiones previstas:
4. Este fichero tiene un nivel de seguridad alto.
1. El fichero de personal tiene por finalidad la gestión de recursos humanos, situación laboral, medidas de conciliación y acción social, control de presencia, riesgos y accidentes laborales, así como la elaboración, confección, control y gestión de las nóminas del personal al servicio del Defensor del Pueblo.
2. El fichero contiene los datos que se aportan por el personal en el momento de su nombramiento, contratación o adscripción, así como los que pueda facilitar la Administración de procedencia del funcionario, en su caso.
c) Al Instituto Nacional de la Seguridad Social y a las Mutualidades de Funcionarios. d) A la entidad gestora y depositaria del plan de pensiones de la institución.
1. El fichero de control de acceso y videovigilancia tiene como finalidad garantizar la seguridad de los edificios sede de la institución y la de las personas que acceden a ella o prestan allí sus servicios.
2. Los datos se obtienen del propio interesado o de su representante legal.
3. En este fichero figuran, además de las imágenes obtenidas por el sistema de videovigilancia, los datos que permiten identificar a las personas que acceden al interior de la sede, nombre y apellidos, DNI/NIF/documento identificativo, teléfono y dirección, las horas de entrada y salida, y la persona a la que visitan, siendo el sistema de tratamiento mixto.
4. Se podrán ceder las imágenes de videovigilancia y los datos de control de acceso en el supuesto de investigación de delitos, previa petición del Ministerio Fiscal, el Juzgado que investigue el delito, o la policía judicial.
5. Este fichero tiene nivel de seguridad básico.
1. El fichero de relaciones institucionales tiene por fin el mantenimiento de la agenda con los datos de los representantes de los medios de comunicación, instituciones públicas o privadas, nacionales o internacionales con las que el Defensor del Pueblo se relaciona, a fin de realizar el envío de publicaciones y comunicaciones, convocar actos y gestionar las relaciones institucionales y de protocolo.
2. El fichero contiene los datos identificativos, nombre y apellidos y DNI/NIF/documento identificativo, del cargo que se ostenta en la institución u organización, así como los datos relativos a la dirección postal y electrónica, números de teléfono y fax, y todos los que permitan la identificación de los organismos, instituciones, asociaciones u organizaciones con las que se relaciona la institución, siendo el sistema de tratamiento mixto.
3. Los datos que contiene este fichero se obtienen a partir de los facilitados por los propios interesados y las entidades, organismos e instituciones con las que el Defensor del Pueblo se relaciona.
4. Estos datos se utilizan para los fines previstos, y para la comunicación de reuniones o actividades y el envío de documentación institucional.
5. Se podrán ceder estos datos a los organismos e instituciones con las que el Defensor del Pueblo se relaciona en los supuestos de organización conjunta de eventos, organización de encuentros o seminarios, reuniones nacionales e internacionales y cualquier otra actividad que organice la institución.
6. Este fichero tiene nivel de seguridad básico.
1. El fichero de gestión económica tiene por finalidad la gestión y tramitación de los expedientes de contratación y gasto, documentos contables de la institución, las dietas del personal, gestión económica del personal externo, y gestión de las adquisiciones necesarias para el funcionamiento de la institución y el pago a los respectivos proveedores.
2. El fichero contiene los datos identificativos de las empresas y de las personas que contratan con la institución: nombre, apellidos, DNI/NIF/documento identificativo, dirección, teléfono, firma y firma electrónica, más los que exigen las normas de contratación pública, y son proporcionados por las personas y empresas que mantienen relaciones económicas y comerciales con el Defensor del Pueblo, siendo el sistema de tratamiento mixto.
3. Los datos de este fichero se utilizan únicamente para los fines para los que han sido recabados.
4. Cesiones previstas:
1. El fichero de grabación de llamadas tiene por finalidad garantizar una más adecuada prestación de las funciones encomendadas a la institución, incrementando la seguridad, confianza y calidad en el servicio de información correspondiente a la vía de atención telefónica.
2. Procedencia de los datos: Los datos proceden de las personas físicas que entran en contacto telefónico con el Defensor del Pueblo.
3. El fichero contiene los datos identificativos de voz, teléfono, así como los de la fecha y hora en la que se produce la llamada. El sistema de tratamiento es automatizado.
4. En el momento inicial de la llamada se informará a los interesados de los extremos a los que se refiere el artículo 5.1 de la LOPD.
5. No se prevén comunicaciones de datos.
6. Este fichero tiene un nivel de seguridad básico.
1. La responsabilidad sobre los ficheros corresponde al Defensor del Pueblo. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercerse, en su caso, ante la Secretaría General del Defensor del Pueblo, en la sede de la institución de la calle de Zurbano 42, 28010 Madrid.
2. Queda derogada la Instrucción de 23 de septiembre de 2008, del Defensor del Pueblo, por la que se regulan los ficheros de carácter personal en la institución del Defensor del Pueblo. La presente instrucción entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
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References: artículo 38
 artículo 7
 artículo 38
 artículo 15
 artículo 9
 artículo 7
 artículo 5