Source: http://ain.mef.gub.uy/6772/11/areas/ano-2000.html
Timestamp: 2018-08-18 13:50:52+00:00

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2do. Semestre 2000
Instituto de Investigaciones Biológicas "Clemente Estable"
El presente informe sintético de actuaciones cumplidas por la Auditoría Interna de la Nación en el ámbito del Sector Público, se hace público en el Diario Oficial en cumplimiento del mandato legal a que obliga el Artículo V, del Capítulo II Del Control, del Título III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera, en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley Nº 16.736 de 5/1/96.
De acuerdo con lo dispuesto en los Artículos 47º y 48º de esta norma legal, el sistema de control interno de los actos y la gestión económico-financiero de los órganos y reparticiones comprendidos dentro de la persona pública Estado, así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados comprendidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República, estará encabezado por la Auditoría Interna de la Nación.
La Auditoría Interna de la Nación ha desarrollado actuaciones durante el segundo semestre del año 2000, de acuerdo con los objetivos fijados por la Dirección.
La Dirección Nacional de Aduanas es una Unidad Ejecutora del Ministerio de Economía y Finanzas, estando su actuación regulada por el régimen jurídico vigente establecido en el Código Aduanero; Ley Nº 16.320 del 01/11/92 normas concordantes y modificativas referentes a la actividad aduanera, en los Acuerdos Internacionales suscritos por la República y en la Reglamentación administrativa interna.
La Dirección Nacional de Aduanas es responsable de cumplir y hacer cumplir la normativa aduanera vigente en el ámbito nacional e internacional, dentro del marco de la integración regional y de los acuerdos suscritos por la República con países y grupos de países.
Facilita las transacciones de comercio exterior y el acceso a información sobre operaciones aduaneras y movimiento de mercaderías y bienes, manteniendo condiciones equitativas de competencia entre los agentes económicos. Impulsa la aplicación de tecnología informática, telemática y específica para la gestión aduanera y favorece la transparencia y eficacia de sus acciones, en provecho del comercio legítimo y en salvaguarda de los intereses económico-sociales del país y sus ciudadanos.
CREDITO PRESUPUESTAL EJECUTADO AÑO 2000
Inciso 05 Unidad Ejecutora 007
Total Ejecutado $ 381:889.285 (aprox. U$S 31.561.000)
La actuación dio comienzo el 09/10/00 a solicitud del Director Nacional de Aduanas con el fin de que se realizara una auditoría contable de la Dirección General Contable y de Contralor.
Para su relevamiento se aplicaron durante la actuación una serie de procedimientos de auditoría consistentes en arqueos de caja y valores, análisis de las conciliaciones bancarias, entrevistas, pruebas aritméticas, etc. a fin de constatar la actual situación del Sector.
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Aduanas, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12/01/01, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
* Esta Unidad Ejecutora no cuenta con un organigrama actualizado ni con manuales de procedimientos que establezcan competencias y responsabilidades de los diferentes sectores que la componen.
* En cuanto al manejo de los "precintos" que son de dos tipos, existe a nuestro juicio una importante falla de control interno si se tiene en cuenta que estos elementos son los que resguardan las mercaderías transportadas hasta su control por parte de los funcionarios de aduana. No se cuenta con registros apropiados sobre los precintos que reflejen existencias y numeración. Los mismos son entregados a pedido a las diferentes receptorías del Interior. En oportunidad de la realización de inspecciones a éstas no se cuenta con elementos que permitan el control sobre las existencias y la utilización de los precintos. Se entiende necesario instrumentar a la brevedad, un sistema de control más eficiente, que ofrezca mayores garantías respecto a su utilización, control numérico y cantidades en existencia. Asimismo, instrumentar un mecanismo que establezca los números de precintos en el DUA, no en forma manual, sino con la emisión del documento.
* Con respecto a las rendiciones de cuenta, la documentación se encuentra en el mes en que el gasto fue pago por el SIIF, aunque el gasto se encuentre pendiente de rendir, o sea que se mantiene pendiente de descargo en el formulario "K". Existe un desfasaje entre el mes en que se registró el pago en el banco y el mes en que se rinde como efectivamente pagado en el formulario "K" (por ejemplo, el gasto figura en el estado bancario en abril y lo rinden como pagado en junio). Ello dificulta el control, ya que con la implementación del nuevo sistema SIIF, no se exige a los proveedores la emisión del recibo de pago, controlándose el pago únicamente con el estado de cuenta bancario. No obstante merece destacarse que se ha detectado una notoria mejora en cuanto a la elaboración de las rendiciones, con respecto a lo que fuera informado en actuaciones anteriores.
* En lo que refiere al pago de viáticos a los funcionarios del Organismo, tal como se sugiere en el capítulo correspondiente; se constató:
- No se cuenta con informes de actuaciones que puedan corresponderse con cada una de las partidas de viáticos liquidadas y que figuran en los cuadros referidos.
- No fue posible establecer con certeza que dicho gasto represente en algunos casos una remuneración compensatoria. Por tanto, se entiende que quedaría para una etapa de mayor alcance, establecer desde el punto de vista jurídico si corresponde determinar apartamientos a la normativa vigente, con respecto a la autorización del gasto realizado por parte del jerarca del organismo.
- Del análisis realizado con referencia a los procedimientos establecidos con respecto al tratamiento de los comisos en las receptorías se comprueba la total independencia con que cumplen su actuación las mismas. Estas no comunican los movimientos que se operan en materia de los fondos obtenidos de los remates de mercaderías, ni cuantos remates se han efectuado. Ello constituye una debilidad de control, ya que aún en oportunidad de auditar las receptorías, no se cuenta con información por parte de Contable y Contralor de los remates realizados, quedando el manejo de los fondos que se depositan en el Banco Hipotecario a cargo del receptor únicamente. Se recomienda el establecimiento de un sistema de información que permita el control de estos procedimientos, así como sobre el manejo de los fondos depositados en el BHU a fin de evitar la reiteración de maniobras dolosas, ocurridas años atrás.
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 01/02/01 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 30/04/01. Visto que el Organismo ha manifestado su voluntad de aplicar procedimientos a los efectos de subsanar las observaciones formuladas por los Auditores, se procederá por parte de los mismos a realizar los seguimientos correspondientes y se ratifican las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de lo Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Aduanas.
La Dirección Nacional de Loterías y Quinielas es el órgano rector, con autoridad monopólica sobre los juegos de azar que se realizan en el país.
* El desarrollo del juego de Lotería, de la Quiniela y todas las modalidades que en ella se apoyan.
* Control, fiscalización y recaudación de los juegos detallados precedentemente.
* Supervisa, coordina y ejerce la política administrativa de los juegos que por su cuenta y riesgo están autorizados para ser explotados por la actividad privada, a través de permisarios nombrados por el Poder Ejecutivo.
Inciso 05 Unidad Ejecutora 008
Total Ejecutado $ 57.693.158 (aprox. U$S 4.768.000)
La actuación dio comienzo el 28/04/00 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, habiéndose cumplido con los siguientes procedimientos:
* Estudio de las leyes que involucran a la Dirección de Loterías y Quinielas.
* Control de los movimientos contables.
* Estudio de licitaciones públicas y abreviadas.
* Conceptos de recaudación y su posterior remisión al lugar que correspondan.
* Estudio de las cuentas corrientes bancarias que el organismo posee en el Banco de la República Oriental del Uruguay.
* Control de los requisitos para funcionar como Agencias de Loterías y Quinielas.
* Estudio del juego de Lotería.
Del resultado de lo auditado se desprenden las siguientes conclusiones y recomendaciones:
* Absoluta e ilegítima discrecionalidad del jerarca del Organismo - Director General - en cuanto a determinación de montos individuales a pagar, a seleccionar funcionarios con derecho a su percepción y a establecer las tareas o funciones que les ameriten.
* Exorbitantes montos y falta de debida rendición de cuentas en los gastos por locomoción; así como aceptación generalizada de justificativos - facturas de taxímetros - de dudosa legitimidad, presuntamente fraguadas. Se constató en muchos casos, la misma autoría personal de la factura pero referente a distintos vehículos y matrículas.
* Se revela con carácter general, una clara violación en la gestión del organismo de lo dispuesto en materia de locomoción y viáticos por los Decretos N° 679/91 de 11/12/91, N° 136/94 de 06/04/94 y N° 67/99 de 03/03/99, así como en el orden financiero contable de los arts. 119 ccts. y comps. del TOCAF haciéndose extensivo lo anterior a la distribución y pago de las retribuciones en carácter de confronte de tareas extraordinarias relacionadas con sorteos.
* Gran parte de los recursos afectados por el Organismo como gastos por locomoción y viáticos, se destinan realmente a ilegales y encubiertas retribuciones de carácter personal.
* Se estima a juicio de los auditores actuantes, de urgente conveniencia y buena administración, el dictado y puesta en vigencia de normas reglamentarias específicas para el Organismo, en materia de gastos por locomoción y de distribución de la retribución del personal denominado confronte, tendientes a evitar el cúmulo de las irregularidades antes reseñadas.
* Referente a los retiros por concepto de gastos de locomoción realizados por el Director Nacional, no estaban respaldados por ningún tipo de comprobante.
* En cuanto a las licitaciones abreviadas y públicas, después de su adjudicación debe notificarse a todas las empresas que se presentaron, a efectos de darle transparencia al procedimiento y evitar posibles recursos.
* Se debe realizar un estudio que permita hacer que los gastos de publicidad de los juegos que controla la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas sean eficientes y eficaces.
* Determinar y resolver acerca de la excepcional situación generada por el alto porcentaje de devolución (63% año 2000).
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25/01/01 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos.
El Organismo aplicó diferentes procedimientos a los efectos de subsanar algunas de las observaciones formuladas por los Auditores.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los señores Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas.
La Dirección General de Casinos tiene como cometido sustantivo, la administración de los juegos de azar de Casinos y Salas de esparcimiento.
Inciso 05 Unidad Ejecutora 013
Total Ejecutado $ 532.900.000 (aprox.U$S 44.041.000)
La actuación dio comienzo el 10 de julio de 2000 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, efectuándose los procedimientos que a continuación se detallan:
* Análisis de antecedentes
* Aplicación de procedimientos y pruebas de auditoría en las siguientes áreas:
- Area Administración Financiera
- Area Administración General
* Otras comprobaciones:
- Análisis de principales rubros de egresos y su incidencia sobre el total.
- Inventario de Bienes de Uso
- Banco Central de Fichas de juego
- Pagos a beneficiarios
La presente actuación no alcanzó a los Casinos del interior, ni a las cuentas relacionadas con el Hipódromo Nacional de Maroñas ni a los Estados Contables emitidos por la Dirección General de Casinos que están siendo actualmente auditados por el Tribunal de Cuentas. Nuestro análisis se concentró en el Area Financiera y dentro del Area Administración General , en la Sección Adquisiciones y Suministros.
De la actuación realizada en la Dirección General de Casinos, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20/12/00, se destacan las conclusiones y sugerencias a que se arribaron:
* En relación a su Presupuesto:
o Adecuar el proceso de formulación, gestión y aprobación del mismo al sistema general del Presupuesto Nacional previsto por la Constitución de la República en sus arts. 214 y 216, en su calidad de Unidad Ejecutora del Ministerio de Economía y Finanzas, sin perjuicio de lo establecido por el art. 165 de la Ley Nº 16.226 de 29/10/91 respecto de los Casinos del Estado regulados por la Ley Nº 13.921 de 30/11/70.
o De considerarse que corresponde hacer extensivo a dicha Unidad Ejecutora el régimen presupuestal aplicable a los Casinos del Estado, corresponderá, previa conformidad del Ministerio de Economía y Finanzas, promover la sanción de una normativa legal que habilite y legitime para la misma, un sistema presupuestal excepcional, excluido del Presupuesto Nacional, que se integre al actualmente vigente para dichos Casinos.
o Promover un marco normativo en el que se determine con precisión el proceso de formulación presupuestal, plazos para su presentación y aprobación, organismos competentes para su puesta en vigencia, procedimiento de rendición de cuentas y mecanismos de contralor, en el que se contemplen los extremos especiales y específicos que hacen a la explotación de juegos de azar en Casinos y Salas de esparcimiento.
o Evitar el actual e irregular procedimiento de formulación y aprobación de un Presupuesto General, emitiendo el mismo para su aprobación por el Poder Ejecutivo con la necesaria y debida antelación, de manera de conocer oportunamente los créditos y saldos de cada rubro. De lo contrario, se continuará con la grave irregularidad de que un organismo público desarrolla su gestión, asume compromisos, dispone y ejecuta gastos e inversiones sin previsiones presupuestales, los que son convalidados a través de un presupuesto extemporáneo.
o Se sugiere que el Presupuesto final de Casinos sea sustentado por Presupuestos elaborados por cada Casino, aunque más no sea sobre bases sencillas y uniformes. Dichos Presupuestos serán una herramienta útil a la hora de efectuar proyecciones y realizar comparaciones entre lo real y lo presupuestado analizando los desvíos respectivos. Por otro lado se evitarían los fraccionamientos de compras que se producen actualmente ya que las mismas serían presupuestadas al inicio del ejercicio económico.
* Con relación a la División Contabilidad:
De las observaciones constatadas en la presente auditoría se sugiere enfatizar los controles sobre los siguientes temas:
o Mantener la información desagregada por tipo de fondo, de manera de demostrar en forma analítica la composición del total de las disponibilidades.
o Realizar arqueos sorpresivos y aperiódicos a Tesorería.
o Comenzar a llevar Contabilidad Presupuestal dentro del propio Organismo que haga posible conocer datos acerca de montos asignados por presupuesto, imputaciones, ejecución y saldos. Para el caso de ser incluidos en el SIIF, extremar los controles a efectos de partir de saldos actualizados y veraces.
o La oficina de Planeamiento y Control, deberá tener un rol ejecutor de importancia en la formulación de presupuestos; realizando comparaciones entre lo real y lo presupuestado y analizando los desvíos producidos.
o El sistema de imputación que se lleva a cabo actualmente por parte del Ministerio de Economía y Finanzas está obsoleto (fichas a mano para el caso de imputaciones previas y definitivas cuyos saldos no son confirmados) y no ofrece seguridad ni confiabilidad en cuanto a las sumas objeto de imputación. Es por esa razón que creemos conveniente que las imputaciones se realicen en la propia Dirección General de Casinos bajo la supervisión y control del Ministerio de Economía y Finanzas sobre la base de presupuestos actualizados y vigentes.
o Redefinir normas claras y por escrito (manual de métodos y procedimientos) en el Area Financiero Contable, delimitando funciones y responsabilidades de cada Sector. En cuanto a las registraciones, dictar reglas uniformes que expresen el tratamiento contable a darse a cada cuenta, el Plan de Cuentas común a ser utilizado por todos los Casinos y por qué conceptos debe un rubro ser debitado o acreditado.
o Depurarse los saldos de cuentas tales como Resultado del Ejercicio, Resultados Acumulados y Partidas Pendientes , DGC Utilidades Reinvertidas y Activo Fijo.
o Tomar resolución sobre el rubro "Partidas Pendientes" que al 31/12/99 presenta un saldo en el Activo y en el Pasivo que se arrastra de ejercicios anteriores y del cual no fue posible identificar las partidas que lo conforman.
o El Balance consolidado, deberá ofrecer certeza sobre la veracidad de los saldos que incluye y para ello deberán ser auditados los rubros de los distintos Balances de los Casinos que lo conforman.
o Para el caso del Activo Fijo (Bienes de Uso, Máquinas Tragamonedas, etc.) y tratándose de un Organismo público con fines comerciales y de singulares particularidades, se sugiere estudiar el tratamiento contable que se le concede al mismo (amortizaciones, valuación, etc.) y fijar las pautas para su correcta registración en base a inventarios confiables y actualizados y de acuerdo a las normas contables adecuadas.
o En cuanto a las Fichas de Juego, se recomienda la utilización de Cuentas de Contingencia y de ser necesario, ser incluidas en notas a los Estados Contables.
o Depurar el saldo de Acreedores por Garantías y Valores en Custodia, controlando en forma periódica la conformación del mismo y realizando las comparaciones con los documentos pendientes.
o Para el caso de las garantías vencidas de varios años atrás, deberá procederse a su identificación y devolución o destrucción de acuerdo al procedimiento sugerido en el presente informe.
o En cuanto al Resultado del Ejercicio, sería pertinente que cada Casino formule conjuntamente con sus Estados Contables su propio Proyecto de Distribución de Utilidades, a ser aprobado por la Dirección en los primeros meses del ejercicio siguiente, distribuyendo el total del resultado de acuerdo a los destinos que fija la Ley. Allí deberán ser consideradas las partidas asignadas a cada beneficiario las que serán aprobadas conjuntamente con el Proyecto mencionado.
* Con respecto a la Recaudación:
o Dar cumplimiento a la Resolución del Ministerio de Economía y Finanzas del 09/12/92 que reglamenta el Dto. 480/92 en lo referente a la realización de los depósitos bancarios de recaudación dentro de los cinco días hábiles.
o Exigir al BROU que continúe identificando partidas pendientes correspondientes a la recaudación depositada en la cta. 152/ 28874, a efectos de descartar posibles créditos en cuentas de otros Organismos y proceder a realizar los ajustes correspondientes.
* Fondo de Previsión:
o Deberá cumplirse con el art. 9 del Dec. 66/00, en lo referente a las compensaciones de fondos allí previstas, las que deberán documentarse dentro del término de cinco días ante la Contaduría del Ministerio de Economía y Finanzas, mediante un informe avalado por los responsables del Area Contable de la Dirección General de Casinos.
o Evitar la utilización provisoria de este fondo y realizar la depuración de todos los fondos administrados por cada Casino, que actualmente se llevan en una única cuenta bancaria (funcionamiento, previsión, capital de banca, etc.)
* BPS – Prejubilados:
o Contabilizar por parte de cada Casino y Oficina Central de manera uniforme las partidas pagas a pre-jubilados.
o Realizar los ajustes correspondientes a las diferencias constatadas en los saldos de ejercicios anteriores y del ejercicio (1995-1999).
o Iniciar los trámites ante el BPS para hacer efectivo el cobro de adeudos por este concepto tal cual lo dispone la legislación vigente en la materia.
o En el futuro estas partidas deberán activarse y no volcarse a pérdidas como se hizo en años anteriores por parte de algunos Casinos y de Oficina Central.
o Para el análisis de la situación de Becarios y Pasantes y según surge de la consulta jurídica realizada , los denominados Becarios y Pasantes de la Administración Pública deben ser considerados funcionarios públicos a todos los efectos legales, durante el período de su respectiva contratación como tales, debiendo realizar los aportes correspondientes al Banco de Previsión Social.
o En cuanto a las partidas que integran el rubro 06 Beneficios al personal, deberán efectuarse los aportes correspondientes al BPS, sobre aquéllas tales como vestimenta y alimentación que son consideradas materia gravada de acuerdo a lo dispuesto por el art. 153 de la Ley Nº 16.713 y la Resolución Nº 31 – 36/99 del BPS. Asimismo, de acuerdo a lo expuesto en dictamen jurídico de esta AIN, se impone aportar en aquéllos casos de viáticos o locomoción parcialmente indemnizatorios o no indemnizatorios.
* Con relación a la División Tesorería:
o Redefinir las tareas del actual encargado de Tesorería que cuenta actualmente con una excesiva centralización de funciones relacionadas con el manejo total de fondos, valores y depósitos en custodia, ya sea en cuanto al manejo en sí como a la registración informal que lleva de los mismos.
* Con respecto a Rendiciones de Cuentas :
* La Dirección General de Casinos conjuntamente con el Ministerio de Economía y Finanzas, deberán dictar resolución respecto a:
o Instrumentación de un corte de operaciones a partir del cual se comiencen a llevar saldos conciliados con los Bancos y consiguiente identificación de partidas pendientes.
o Rendiciones de Cuentas pendientes de los años 1993 y 1994.
o Documentación extraviada de los años 1995 y 1996 que representan partidas pendientes de rendición por $ 6.094,748.
o Documentación pendiente de rendición por concepto de viáticos pagados a becarios.
o Documentación observada y rechazada por el Cr. Delegado del Tribunal de Cuentas, pendiente de reiteración por parte del jerarca actual.
* En cuanto al funcionamiento de la División Rendiciones de Cuentas será necesario:
o Reformular el actual organigrama de modo de incorporar esta Sección y definir una nueva estructura organizativa que incluya las actividades de control.
o La información relativa a las órdenes de entrega pendientes, deberá ser generada dentro del propio Organismo, y ser refrendada por el Ministerio de Economía y Finanzas en su momento.
o Extremar esfuerzos entre las distintas secciones involucradas en el proceso del gasto (Contabilidad, Rendición de Cuentas, Tesorería, Planeamiento y control) a efectos de crear canales de comunicación eficientes que logren un adecuado y fluído manejo de la información. De esa manera podrán identificarse, partidas registradas contablemente pendientes de rendición y ser conciliadas con los saldos bancarios respectivos. Resulta imprescindible la implantación de un sistema computarizado que contemple la totalidad de dicho proceso incluyendo el área de adquisiciones.
* Con relación a los viáticos, merecen destacarse distintas verificaciones que la Dirección General de Casinos debe tener en cuenta con respecto a las instancias previas que dan lugar a su pago y que de cumplirse servirían como elemento probatorio al momento de efectuar su rendición:
o Que la tarea encomendada sea efectivamente realizada.
o Que el tiempo que insume la misma sea el realmente declarado.
o Que los gastos generados en su cumplimiento impliquen tanto eficacia como economías en la administración de los recursos utilizados.
o Que se mantenga un sistema de archivo cronológico que incluya Orden de Viático, informe de actuación respaldante y firmas de los jerarcas involucrados.
o En cuanto al combustible, se sugiere un mayor control sobre las boletas presentadas.
o Lograr una mayor coordinación de los propios funcionarios que se trasladan a un mismo destino en el mismo período a efectos de racionalizar los gastos originados.
Por último, cabe destacar, que de acuerdo al dictamen jurídico que se adjunta de fs. 46 a fs. 53, las partidas de locomoción y viáticos - salvo texto expreso en contrario - deben ser objeto de la respectiva rendición de cuentas (art. 114 y siguientes del TOCAF y Dec. Nº 67/99 del 03/03/99 y ccts.).
* En cuanto al Departamento Adquisiciones y las compras que realizan los Casinos, se sugiere:
o Proceder a planificar las adquisiciones de manera tal de asegurar que los bienes estén disponibles en el momento oportuno. A efectos de lograr mejores precios, centralizar determinadas compras y contrataciones comunes a todos los Casinos, mediante el procedimiento licitatorio cuando corresponda.
o Fortalecer las vías internas de comunicación de manera que el Departamento Adquisiciones reciba toda la documentación relacionada con la compra, pago y recepción, obteniendo de esta forma un expediente completo en cuanto a la información en él incluida.
o Confeccionar Órdenes de Compra por cada adquisición parcial de mercaderías. Las mismas no tienen porqué coincidir con el total de la respectiva Autorización para Gastar, pero en ellas deberán considerarse todos los datos necesarios para identificar las compras con agilidad.
o En cuanto a las cuatro vías en que se emiten las mencionadas Órdenes de Compra, si bien Adquisiciones y Relación de gastos archivan una vía cada uno, para su propio control, las otras dos deberían ir: una a Contabilidad para corroborar que se facturó y pagó de acuerdo a lo ordenado y otra a la Sección encargada de la recepción de los artículos comprados a efectos de realizar las verificaciones pertinentes.
o Se recomienda extremar controles sobre las Autorizaciones para Gastar genéricas realizadas a sugerencia del Ministerio de Economía y Finanzas, por montos globales para las compras directas y las Autorizaciones para Gastar específicas confeccionadas para el caso de licitaciones. En particular, deberá evitarse que las APG genéricas se confeccionen con fecha posterior a la que se generó el gasto, ya que de esa manera pierde sentido su utilización.
o Evitar dobles imputaciones tales como la originada por la Licitación 18/98, Compra de vasos para fichas de máquinas tragamonedas. Dicha compra fue imputada inicialmente a la APG específica Nº 44/99 y es incluida con posterioridad en la APG genérica Nº 19/00.
o Se comprueba en forma reiterada y permanente, fraccionamiento del gasto, que surge entre otras causas de la discrecionalidad que tiene cada gerente para efectuar las compras. Al respecto, deberá darse cumplimiento a la Comunicación interna vigente que fija los montos actualmente vigentes. En caso de excederse, deberán solicitar autorización expresa del jerarca.
o No se lleva control del stock de artículos de oficina en custodia de Adquisiciones. Tampoco se llevan fichas de entrada y salida. No es conveniente que la misma Sección que compra lleve los inventarios de stock.
o En cuanto a los Casinos, se constataron gastos ejecutados sin contar con la disponibilidad. En la actualidad son devueltos por el Cr. Delegado del Tribunal de Cuentas en el Ministerio de Economía y Finanzas.
o A efectos de evitar el uso irracional de las APG genéricas por montos estimados y arbitrarios, recomendamos que en cada Casino se instrumente un sistema de Fondo Fijo a ser reintegrado una vez que se rindan los gastos previamente autorizados. Para que este sistema funcione, se deberá contar con el compromiso del Ministerio de Economía y Finanzas en el sentido que efectúe las entregas de fondos en tiempo y de la Dirección General de Casinos y los Casinos, en lo que se refiere a realizar la tramitación y rendición de la documentación así como los depósitos de su recaudación en tiempo y forma.
* Con relación al Inventario de Bienes de uso, el mismo deberá confeccionarse a la brevedad y mantenerlo en el futuro actualizado registrando las altas y las bajas correspondientes.
* Con respecto al Banco Central de Fichas, proceder a registrar los movimientos de entradas y salidas de fichas, naipes y material de juego, de acuerdo a un programa que contemple las necesidades de información y control. En cuanto a las fichas deterioradas o rotas, inventariarlas y destruirlas o reciclarlas si es posible, previa fiscalización de la Auditoría Interna de la Nación. Con relación a los naipes en desuso, una solución sería donarlos a Instituciones de beneficencia, previa inutilización, para evitar su uso en los Casinos.
Se recuerda que previo a la emisión de fichas, deberá darse comunicación a la AIN a los efectos de la fiscalización prevista en el art. 92 de la Ley N° 16.736. Los clichés deberán permanecer en poder del Organismo.
* En lo referente a los Beneficiarios de las utilidades generadas por los Casinos, es conveniente distribuir las utilidades, de acuerdo a proyectos elevados y aprobados oportunamente, respetando en todos los casos , ya sea por parte de la Dirección General de Casinos como del Ministerio de Economía y Finanzas, lo realmente devengado en cada caso. En particular, el MEF no podrá realizar entregas de partidas sin conocimiento de la DGC y menos aún sin un expediente respaldante de dicho trámite.
* De la auditoría practicada en la DGC, se desprende que existen deficiencias en la coordinación interna entre las áreas involucradas en la gestión financiera del Organismo, lo que ha debilitado los controles que en algunos casos ni siquiera han sido implementados. El carecer de un sistema de control interno adecuado, origina la imposibilidad de alcanzar una seguridad razonable sobre la veracidad de las registraciones contables y de que toda la información y documentación haya sido efectivamente procesada.
* A efectos de superar las deficiencias constatadas, se sugiere formular un plan de organización que contemple métodos y procedimientos de todas las áreas. Esto permitirá:
o La conducción ordenada y eficiente del Organismo en base a procedimientos ágiles preestablecidos (Organigrama y Manual de procedimientos).
o La salvaguarda de activos. (Inventario de Bienes de uso).
o La prevención y detección de fraudes (Ej.: Implementación de registros en Banco de Fichas).
o La corrección de registros contables en tiempo.
o La preparación oportuna de información financiera.
o La formulación eficiente de presupuestos y el análisis posterior de desvíos.
* Se recomienda la creación de un Departamento de Auditoría Interna que tendrá la responsabilidad de idear y mantener el sistema de control interno, supervisando y revisando regularmente la suficiencia del mismo para asegurar su eficaz funcionamiento. Para su mejor desempeño deberá contar con personal técnico y con conocimiento del Organismo a fin de determinar la implementación de controles en otras áreas relacionadas.
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16/02/01 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 13/03/01, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas formuladas a la Dirección General de Casinos, quedando sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.
La Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría tiene como cometidos sustantivos:
* Dirigir, coordinar y supervisar el cumplimiento de las políticas en materia de Seguridad Interna, migración y documentación identificatoria.
* Marcar los lineamientos y pautas a seguir por el resto de las Unidades Ejecutoras de la Secretaría de Estado, en materia Política y de actuación Policial.
* Mantener un estrecho vínculo con el Poder Legislativo a través del envío de proyectos de ley que propendan a un mejor cumplimiento de la función.
Inciso 04 Unidad Ejecutora 001
Total Ejecutado $ 278.746.756 (aprox. U$S 23.037.000)
En el mes de agosto de 2000 se procedió a la instalación de la unidad de Auditoría Interna del Ministerio del Interior, con los siguientes cometidos:
* Relevar actividades y funciones de cada departamento.
* Evaluar el ambiente de control interno.
* Sugerir las medidas de corrección adecuadas según el diagnóstico.
* Relevamiento de los Departamentos de Tesorería y de Contaduría
* Elaboración de un proyecto de definición de procedimientos en cuanto a utilización de recursos humanos, materiales y tecnológicos y su correspondiente implementación.
De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría del Ministerio del Interior y reseñadas en el informe de fecha 18/12/00, se destacan las siguientes conclusiones:
* Se deberá adicionar a las funciones tradicionales de control, aquellas inherentes a la implementación de una Auditoria Interna que funcione a nivel ministerial.
* Se procedió a realizar un relevamiento de los Departamentos de Tesorería y Contaduría a efectos de conocer su funcionamiento en el momento actual, en cuanto a los recursos materiales, humanos y los procedimientos utilizados para su gestión. Del análisis del mismo se detectaron carencias de procedimientos administrativos adecuados e inexistencia de un razonable ambiente de control interno, lo que fue objeto de observación por parte de esta Auditoría en los informes de las últimas actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora. Con la información proporcionada por el personal directamente involucrado en las tareas que se llevan a cabo en los Departamentos aludidos, se elaboró en forma conjunta con sus jerarcas, un proyecto de redistribución de tareas, de definición y aplicación de procedimientos y tecnología.
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 22/01/01, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe con fecha 16/02/01.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría del Ministerio del Interior.
La Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Migración tiene como cometidos sustantivos, entre otros:
* Registrar el ingreso y salida de personas del país, controlar la permanencia de los extranjeros, expedir los permisos correspondientes a los menores de edad que viajen al exterior, tramitar las solicitudes de residencias y como Organismo dependiente del Ministerio del Interior debe colaborar con las autoridades judiciales, impidiendo el ingreso o egreso de aquellas personas con cierre de fronteras y asistir a las representaciones extranjeras acreditadas en nuestro país.
* Lograr el cumplimiento de los cometidos asignados y de la integración a una política migratoria del Mercosur, en especial en el desarrollo del control único con la República Argentina y unificado con la República Federativa del Brasil.
Inciso 04 Unidad Ejecutora 002
Total Ejecutado $ 46.963.475 (aprox. U$S 3.881.000)
La actuación dio comienzo el 30 de agosto de 2000, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Control de Proveeduría
* Análisis del procedimiento de compras
* Análisis de la Gestión del Departamento de Sistemas.
De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Migración del Ministerio del Interior, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 7 de marzo de 2001, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
* La Dirección deberá organizar para los funcionarios necesarios, la capacitación específica en Informática, en las nuevas tecnologías que implican el desarrollo y gerenciamiento de un Plan Rector. Resulta estratégico para la Dirección Nacional de Migración, el priorizar la capacitación de sus funcionarios, en tanto le asegura a ésta, mayor eficiencia y un nivel de compromiso que favorece la custodia y el éxito de los objetivos planteados, cualesquiera sean estos.
* Se recomienda adaptar el programa de computación del Departamento Financiero Contable a fin de que el mismo posibilite la obtención del saldo real de Caja en cualquier momento.
* Se deberá presentar ante la Contaduría del Inciso las Rendiciones de Cuentas en tiempo, para dar cumplimiento a lo establecido en los arts. 114 y 115 del T.O.C.A.F.
* Es necesario continuar con las tratativas para poder depurar las cuentas corrientes bancarias.
* Se deberá instrumentar un sistema de control que permita la correcta registración de las existencias de los materiales de oficina.
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/03/01, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los señores Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Migración del Ministerio del Interior.
La Unidad Ejecutora Intendencia General de Policías tiene como cometidos sustantivos:
* Mantener actualizado el inventario de bienes y útiles de toda la Secretaría de Estado.
* Dotar en tiempo, cantidad y calidad, materiales y equipos a los funcionarios Policiales.
Inciso 04 Unidad Ejecutora 003
Total Ejecutado $ 31.984.440 (aprox. U$S 2.643.000)
La actuación dio comienzo el 15 de noviembre de 2000, según lo solicitado por el Director General de Secretaría del Ministerio del Interior y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Relevamiento del Departamento de Contaduría
* Relevamiento del Departamento de Compras
* Relevamiento del Departamento de Contralor Patrimonial
* Relevamiento del Departamento de Servicios Generales
* Relevamiento del Departamento de Personal
De lo actuado, cuyos resultados se encuentran explicitados en el respectivo informe, se destacan las siguientes conclusiones.
Cabe señalar, que el Programa 003 "Adquisiciones y Suministros", Unidad Ejecutora 03 "Intendencia General de Policías", fue suprimida a partir del 1 de marzo del 2001, según lo dispuesto por la Ley de Presupuesto Nº 17.296 de 21/02/01.
De acuerdo a lo precedentemente expuesto, de las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección General de Policías del Ministerio del Interior, reseñadas en el informe de fecha 18/01/01, no corresponde efectuar recomendaciones hacia el futuro y las conclusiones expuestas en dicho informe se expresan de acuerdo al siguiente detalle:
* No se formulan observaciones en cuanto al resultado del arqueo de Caja y Valores ni al funcionamiento administrativo en los departamentos de Contaduría, Tesorería y Compras.
* El Departamento de Contralor Patrimonial cuyo cometido era el de mantener actualizado el inventario del Inciso a nivel nacional, no manejaba las herramientas idóneas que le permitieran brindar información completa y actualizada. La tarea se desarrollaba manualmente lo que dificultaba el cumplimiento del objetivo asignado.
* Similares consideraciones a las establecidas en la cláusula anterior corresponden a la Sección Depósito para el manejo de los stocks de mercaderías a distribuir en el Inciso.
* En lo que respecta al Departamento de Personal, se detectaron errores en la liquidación de los viáticos internos, en cuyo cálculo no se cumplía estrictamente la reglamentación de tres horas máximas para todos los casos.
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 30/04/01, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, y vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada en la Unidad Ejecutora Dirección General de Policías del Ministerio del Interior, la que fue suprimida a partir del 01/03/01.
El Ministerio de Relaciones Exteriores tiene cincuenta embajadas en el exterior, cuarenta y siete consulados generales, de distrito y delegaciones, así como consulados a cargo de cónsules honorarios, cuya cantidad no fue posible obtener.
Inciso 06 Unidad Ejecutora 001
Total Ejecutado $ 647.559.780 (aprox. U$S 53.517.000)
En este informe se refleja el trabajo realizado en el segundo semestre del año 2000, para el cual se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Arqueo del Fondo para la Promoción de Actividades Culturales en el Exterior.
* Análisis de Rendiciones de Cuentas de la Obra "Edificio MERCOSUR" y de las Embajadas de Uruguay en la India e Irán.
Del análisis de las Rendiciones de Cuentas de la Obra "Edificio MERCOSUR" se efectuó un primer informe, continuándose su estudio y evaluación.
De la Embajada en la India se analizó la partida de instalación del 2º semestre de 1998 y la partida de gastos del 4º trimestre de 1998 y 1er. y 4º trimestre de 1999 y con respecto a Irán, el 4º trimestre de 1995 y 1999.
De la actuación realizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 4 de enero de 2001, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
* Se deberá realizar una adecuada planificación de las obras a efectuar en el Edificio MERCOSUR, a fin de evitar gastos por trabajos que luego se dejan sin efecto, así como respecto a las compras en general.
* Es necesario exigir a la Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Publicas, la presentación de las Rendiciones de Cuentas de la obra Edificio MERCOSUR con los saldos pendientes, con el debido orden y cumplimiento de las formalidades fiscales correspondientes.
* Deberán explicitarse las razones o fundamentos que han dado mérito a que en las rendiciones de cuentas, se incluyan elevados montos en concepto de viáticos al personal obrero, los cuales deben estar incluidos dentro del porcentaje que establece el Decreto Nº 369/96 del 18/09/96.
* Se deberá continuar con el gestionamiento necesario para dotar a la administración relativa al Edificio MERCOSUR, con recursos financieros para solventar su funcionamiento.
* Correspondería exhortar a la Embajada de la República con sede en la India, a dar cumplimiento a las disposiciones reglamentarias en materia de rendiciones de cuentas y evitar la reiteración de compras justificadas mediante comprobantes no oficiales.
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25/01/01 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 13/02/01 en el cual se mantienen las observaciones formuladas respecto a la obra en el Edificio MERCOSUR y a las compras realizadas en la Embajada de la República en la India con comprobantes no oficiales.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
La Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura tiene como cometidos sustantivos:
* Estudio, proyecto y dirección de todas las obras públicas de arquitectura.
* Ejecución o, en su caso, contralor de ejecución de todas las obras de arquitectura.
* Relevamiento y conservación del Patrimonio Edilicio del Estado.
Inciso 10 Unidad Ejecutora 005
Total Ejecutado $ 116.466.356 (aprox. U$S 9.265.000)
La actuación dio comienzo el 26 de junio de 2000, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Análisis de la Cuenta Bancaria N° 152-002441-0 M/N
* Análisis de las obras por administración directa
De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y reseñadas en el informe de fecha 22/09/00, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
* El Departamento de Tesorería no debe recibir dinero de los funcionarios para el pago de sus operaciones en la Caja Nacional de Ahorros y Descuentos, Alquileres, Banco de Seguros u otros conceptos, desvirtuando cometidos propios de una Tesorería que maneja fondos públicos.
* Se deberá proceder a realizar el ajuste correspondiente de los valores de la nafta Eco Supra 95 en el Libro respectivo.
* Se deben agotar todos los mecanismos para devolver las garantías en custodias vencidas.
* Se aconseja utilizar cuentas bancarias específicas para cada tipo de fondo, asegurando su correcto manejo y administración.
* Se deberán agotar todos los mecanismos necesarios, para el cobro de partidas sobre obras que al 31/12/99 mantenían saldos negativos, que ascendían a $ 7:700.538, teniéndose presente que estos saldos, no fueron considerados en la apertura de fichas de cuentas corrientes en el nuevo sistema informático.
* Se deberá evitar que los déficits ocasionados por concepto de pago de retribuciones salariales de una determinada obra se cubran con asignaciones correspondientes a otras.
* Correspondería realizar la conciliación entre la cuenta bancaria y las cuentas corrientes de obras, así como la circularización de saldos, cotejando los emergentes de las fichas, con los brindados por los comitentes a efectos de la debida evaluación de la fiabilidad e integridad de la información y de los registros.
* Se deberán implementar controles que permitan lograr una buena administración de los recursos asignados a cada obra y así obtener información confiable y veraz. Se advierte que si bien el programa "Gestión de Obras" parece ser adecuado, la información brindada por el mismo no resulta confiable por no existir controles adecuados.
* Se considera conveniente, que los Organismos contratantes de los servicios prestados por la Dirección Nacional de Arquitectura, realicen controles, no sólo de las rendiciones de cuentas, si no de la ejecución de la obra in situ, verificando que lo efectivamente gastado es utilizado en la obra contratada.
* Se deberá evitar la irregular situación planteada en los primeros meses del año 2000 y por la cual se abonaron sueldos y jornales, sin autorización escrita de la Contaduría General de la Nación y el Tribunal de Cuentas y por ende, sin que la Tesorería General de la Nación hubiera transferido los fondos correspondientes, utilizándose indebidamente los de terceros de la cuenta 152-0024441-0 (Obra M/N).
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 11/10/00, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
El Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable tiene como cometidos:
* Realizar Investigaciones Científicas.
* Llevar a cabo proyectos científicos y técnicos de proyección nacional e internacional.
* Desarrollar nuevas técnicas.
* Efectuar Publicaciones Científicas.
Inciso 11 Unidad Ejecutora 011
Total Ejecutado $ 11.092.998 (aprox. U$S 917.000)
La actuación dio comienzo el 21 de diciembre de 2000, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Inventario de Bienes de Uso
De las actuaciones realizadas en el Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 29/12/00, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
* El Instituto, ha mejorado el sistema Administrativo Contable de acuerdo a lo observado en las actuaciones anteriores, en cuanto a las Rendiciones de Cuentas que están al día, el inventario ha sido actualizado y se sigue trabajando en la mejora de la gestión.
* Se deberá contratar con el Banco de Seguros del Estado el Seguro de "Caución por Fidelidad", dando cumplimiento a lo establecido en el art. 133 del T.O.C.A.F., situación en la que el Instituto aún esta omiso.
Habiéndose dado vista al Instituto auditado, con fecha 8 de febrero del 2001, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley No.16.736 del 05/01/96, y vencido el término legal, no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable.
El Hospital Pasteur, Unidad Ejecutora del Programa denominado "Administración de la red de establecimientos de agudos de Montevideo", tiene por cometidos básicos:
* Brindar atención médica integral a sus usuarios.
* Estudio y tratamiento especializado según patología.
* Solución en emergencias, policlínicas, salas y demás servicios a la demanda.
Inciso 12 Unidad Ejecutora 006
Total Ejecutado $ 248.316.915 (aprox. U$S 20.522.000)
La actuación dio comienzo el día 18 de agosto de 2000 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados consistieron en:
* Análisis de Fondos.
Arqueo de Caja y Valores
* Estudio de las compras realizadas en el año 2000.
* Actuación en los Departamentos de Alimentación, Mantenimiento y Farmacia.
De la actuación realizada en el Hospital Pasteur, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 30/11/00, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
Respecto al manejo de Fondos y Valores
* Se deberá regularizar la situación del "Vale a Rendir" y de los "Documentos al Pago" (cheques emitidos para pagos) que se encontraban en Caja en el momento del Arqueo, con la inclusión de estos últimos en el saldo de Caja.
* Corresponderá identificar en el libro Vales de Combustible en sub totales los vales por importe.
* Respecto a las Conciliaciones Bancarias:
* Cta. 7582 Gastos: corresponderá identificar a los proveedores para poder hacer efectivo el pago de facturas pendientes.
* Cta. 7697 Sueldos: dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 76 del TOCAF en cuanto a la devolución de esos fondos, efectuando las gestiones que correspondan.
* Cta. 7611 Donaciones: Dado que esta cuenta no tiene movimientos, proceder a su cancelación a los efectos de no seguir generando gastos por Comisiones.
* Las Rendiciones de Cuentas de Fondos que se encuentran atrasadas deben ser elevadas a la Contaduría de ASSE.
Con relación al Sistema de Compras
* En cuanto al procedimiento de compra por licitación corresponde dar cumplimiento al Dec. 24/99 del 29/01/99 respecto a la constancia de la Disponibilidad de Crédito; que se tenga en cuenta el art. 211 lit. B de la Constitución en cuanto al Principio de Ejecución; ajustarse estrictamente a los Pliegos de Condiciones de manera que no se produzcan apartamientos a los mismos y contar con informes técnicos en las licitaciones que así lo requieran.
* Resulta conveniente que se mantengan en el Departamento de Compras, copias completas de los Expedientes de Licitaciones.
* Se debería tener en cuenta lo previsto por el art. 57 del TOCAF que establece la modalidad del mejoramiento de ofertas y el art. 11 del Dec. 342/99 de fecha 26/10/99 donde se menciona que en caso de ser factible el pago contado, se establecerá en el Pliego de Condiciones Particulares, la exigencia de un descuento por pronto pago.
* Se entiende que en la medida que se aplique el art. 13 del Dec. 90/00 del 03/03/00 que prevé un nuevo sistema de compras de insumos hospitalarios, medicamentos y otros, se logrará el mejoramiento del poder negociador del Estado, la centralización de Compras, la defensa de la competencia y el libre acceso al mercado.
En cuanto al Departamento de Mantenimiento
* Las funciones que le competen a este Departamento no aparecen claramente definidas, particularmente en lo referente a la reparación y mantenimiento de los equipos médicos, por lo que se recomienda se delimiten las tareas y se establezcan procedimientos que permitan un efectivo control de los servicios a su cargo.
* Se ha detectado falta de coordinación entre los distintos Servicios donde se encuentran ubicados los equipos y los demás departamentos que tienen intervención en el proceso de contratación de los servicios de reparación y mantenimiento de los mismos.
* No existen procedimientos ni mecanismos implementados que permitan un efectivo control de la necesidad y prestación del servicio de reparación y mantenimiento de los equipos médicos.
* La ausencia de estos procedimientos permite situaciones como las detectadas en el muestreo realizado donde un mismo presupuesto figura con dos órdenes de compra (Nº 12.255 del 11/07/00 y Nº 12.302 del 25/07/00 por $ 14.678.82)
* Sin perjuicio de las medidas que se adopten para mejorar la gestión, creemos necesario profundizar el tema en una actuación posterior.
En cuanto a Farmacia
* Dadas las carencias constatadas en este Servicio con relación a: faltantes de stock de Medicamentos y Sicofármacos, inexistencia de controles en la recepción y entrega de recetarios (en algunos casos excesivo retiros de los mismos), debilidades en el Sistema Computarizado, falta de medidas de seguridad en la Droguería del Hospital (edilicia), se sugiere a la Dirección del Hospital la tramitación de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades.
* Deberán coordinarse los horarios entre la Oficina de Recaudaciones, Día y Hora, Emergencia y Farmacia, a los efectos de un adecuado funcionamiento y control de manera que se puedan seguir prestando los Servicios en forma eficiente.
* Implementación de procedimientos contables, administrativos y de control que permitan un funcionamiento normal del Servicio.
En cuanto a Inventario de Bienes de Uso
* Realizar un inventario general de bienes del Hospital y mantenerlo actualizado a los efectos de subsanar las diferencias constatadas en los servicios donde se efectuó un control por muestreo. El mismo deberá ajustarse a la normativa vigente en la materia.
* En cuanto a los bienes en desuso que aún mantienen vida útil deberán adoptarse las medidas tendientes a darle un mejor aprovechamiento.
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 27 de diciembre de 2000, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley N° 16.736 de 5 de enero de 1996, no se presentaron descargos por parte de la Institución auditada.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Hospital Pasteur.
La Ley de Urgencia Nº 17.243 de fecha 29/06/00 le confiere al referido Ministerio:
* Asesorar al Poder Ejecutivo y proponer las políticas nacionales en materia de deporte y juventud.
* Ejercer los cometidos que tenía asignados la Comisión Nacional de Educación Física.
* Formular, ejecutar y evaluar las políticas nacionales relativas a la juventud en coordinación con otros organismos estatales, así como promover y coordinar las actividades del Centro de Información a la Juventud, asesorando y capacitando al personal de sus unidades de información.
* Realizar el control de las Asociaciones Civiles o Fundaciones que revistan carácter de Instituciones deportivas (art. 1º Dec. N° 371/00).
Inciso 15 Unidad Ejecutora 001
Total Ejecutado: sin datos por haber sido creado el 29/06/00
La actuación dio comienzo el día 7 de agosto de 2000 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados consistieron en:
* Marco normativo relativo a la creación del Ministerio.
* Auditoría de RR.HH.
* Auditoría Contable.
* Auditoría en el Instituto Superior de Educación Física.
* Auditoría en el Centro Médico Deportivo.
* Se sugirió encarar un trabajo de racionalización administrativa a fin de contemplar los requerimientos funcionales, estructurales y de procedimientos, tendientes a lograr una mayor eficiencia en la utilización de los recursos y que permita el cumplimiento de los cometidos asignados a este Ministerio recientemente creado. Dicho trabajo deberá incluir la elaboración del Organigrama acorde a los requerimientos asignados.
* Se constató que el personal contratado bajo la modalidad de "cachet", "guardias médicas" y "contratos de verano", prestan funciones ininterrumpidamente desde larga data, desvirtuándose con ello, el concepto de contratación.
* No se efectúan retenciones ni aportes al Banco de Previsión Social, por los contratos celebrados bajo la modalidad de "cachet", "becarios no docentes", "guardias médicas" y "contratos de verano", lo que podría derivar en un futuro que se genere una importante obligación con dicho Organismo, si no se revén estos procedimientos de contratación. El pago de los haberes por estos conceptos se realiza por el rubro de gastos y la liquidación es efectuada en el Sector "Adquisiciones".
* Se comprobó un alto porcentaje de vacantes docentes (33%), lo que incide en la prestación de los servicios y por otra parte se contrataron docentes bajo la modalidad de "cachet". Se debe señalar que no existe impedimento para cubrir estas vacantes, ya que el escalafón J (docente) no se encuentra contemplado en la norma que impide el ingreso de funcionarios a la función pública (Ley 16.697 de 25/04/95).
* Se sugirió la utilización de un registro de vales de combustibles discriminando: vales adquiridos y numeración, libretas entregadas a cada responsable y saldo de vales, lo que facilitaría el control de dichos valores.
* El Ministerio deberá encarar de manera urgente, la realización de un Inventario General de Bienes Inmuebles, Muebles, Equipos e Instalaciones, ya que el existente no está actualizado, a fin de mejorar la custodia, mantenimiento y preservación de los mismos. Se sugirió la utilización de un sistema uniforme de inventario que incluya todas las dependencias del Ministerio (Montevideo e Interior), lo que permitiría efectuar un adecuado control de los bienes patrimoniales.
* La documentación relativa a contrataciones no se encuentra centralizada bajo la modalidad de expediente, por lo que se recomienda su instrumentación, a efectos de facilitar las tareas de control, y verificar si se cumplen las distintas etapas del proceso. Asimismo, se detectó que no se deja constancia de la afectación previa o reserva de rubro por el SIIF en los antecedentes de cada adquisición, por lo que se recomienda que una vez realizada la afectación, sea asentada por escrito en cada expediente de compra.
* Se encuentran pendientes de pago facturas y remitos correspondientes a la anterior administración, realizadas en forma directa por el ex – consejero Miguel Baricevich, las que no cumplieron con las exigencias legales en la materia. Al respecto corresponde señalar que oportunamente se inició investigación administrativa y, por otra parte, el responsable presentó renuncia a su cargo. Estas facturas impagas integran el déficit de ejercicios anteriores que deberá ser abatido con los créditos asignados al Ministerio de Deporte y Juventud.
* Se destaca la tarea emprendida en el Instituto Superior de Educación Física (ISEF) con la finalidad de perfeccionar la capacitación de los profesores egresados, a través del dictado de cursos de post-grado, así como la modernización y mejoramiento de las instalaciones y equipamiento de la sede.
* Con referencia al dinero obtenido a partir del año 2000, del dictado de cursos de post-grado en los tres centros que conforman el ISEF: Montevideo, Maldonado y Paysandú, se señala la necesidad de:
o Solicitar dictamen a la Asesoría Jurídica del Ministerio, a fin de determinar la naturaleza de dichos fondos.
o Reglamentar el manejo de los mismos, su custodia, registro y posterior inversión, ya que hasta el presente han sido destinados a la compra de materiales para los cursos, pago de profesores a nivel nacional e internacional, gastos de traslado de dichos profesores, equipamiento, reparaciones y mantenimiento del local del Instituto.
o Proponer que estos fondos sean administrados por parte de la Comisión de Apoyo del ISEF.
* Con respecto al Centro Médico Deportivo:
o No fue posible determinar costos asociados a los distintos servicios que se prestan, ya que no se han fijado en forma adecuada las variables necesarias para efectuar un control de gestión.
o Se constató una debilidad en el sistema de control interno, ya que las fichas médicas no tienen numeración preimpresa, aún cuando tienen preimpresa la firma del médico y en el momento de la expedición las completan con la firma del Jefe de Sección Certificados. Ello podría dar lugar a situaciones irregulares; por ejemplo que se expidan fichas médicas sin el debido control de recaudación.
o Considerando la importancia de los montos fijados para los exámenes de dopaje, sería conveniente que el Ministerio instrumente la reglamentación de este servicio, además de disponer la administración y control del producido de dichos exámenes.
o A fin de salvaguardar los equipos e instrumental allí existente, se recomienda incorporar un sistema de seguridad en el local.
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/04/01 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Ministerio de Deporte y Juventud.
ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN PUBLICA (ANEP)
Inciso 25 Administración Nacional de Educación Publica
Total Ejecutado $ 6.143.786.072 (aprox. U$S 507.750.000)
La actuación dio comienzo el 15/12/00 y se llevaron a cabo una serie de procedimientos con el fin de verificar los hechos relacionados con la denuncia correspondiente a la comercialización en plaza de equipos de computación marca ACER e impresoras marca XEROX adquiridas por el CODICEN a través de la Lic. Internacional Nº 1/99 y Lic. Nº 44/98.
De la actuación realizada en ANEP- CODICEN cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 03/04/01, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
* Con respecto a las 1700 CPU marca ACER adquiridas por Licitación Pública Internacional Nº 1/99, del recuento realizado por la Auditoría Interna de la Nación y la información brindada por la Gerencia de Informática, surge una diferencia sin localizar de 322 CPU, cifra que puede llegar a incrementarse al efectuar el relevamiento de todas las unidades que figuran como instaladas. Sin perjuicio de que el CODICEN ha adoptado las medidas tendientes a la determinación de responsabilidades, se estima pertinente que el Organismo se aboque a la brevedad a la identificación in situ de todos los equipos instalados en dependencias de toda la República, con el fin de verificar de manera cierta su localización y determinar el real faltante a efectos de cuantificarlo y establecer el perjuicio ocasionado para el Estado.
* En cuanto a la operativa previa al ingreso de estos equipos al país, existió una falta de planificación y coordinación entre los sectores involucrados en la misma (MESYFOD, Importaciones y Almacenes), ya que no se tomaron las medidas necesarias respecto al almacenaje y distribución. Como consecuencia de ello se incurrió en gastos innecesarios de almacenamiento, fletes, usuario de Zona Franca, alquiler de depósitos particulares, etc.. Se sugiere en el futuro, aunar esfuerzos de manera de planificar la adquisición, distribución y destino final de los artículos con anticipación y prever su ubicación de ser necesaria en depósitos de ANEP.
* Se detectó carencia de procedimientos adecuados relativos al control de la mercadería que ingresa a Almacenes, lo que queda de manifiesto en las incoherencias constatadas entre recuento, registro y control de la documentación respaldante. Se deberá realizar por parte del Organismo un recuento físico de toda la mercadería existente en Almacenes a los efectos de actualizar y ajustar la información que surge de los registros. Asimismo, será necesario definir una estructura administrativa que contemple una adecuada separación de funciones que asegure un control por oposición de intereses y una correcta asignación de responsabilidades, tal cual ha sido sugerido por el equipo auditor.
* En cuanto a los registros que se llevan actualmente, presentan importantes deficiencias tales como la no identificación de artículos mediante la utilización de códigos que los individualicen, agrupando bajo un mismo número de código artículos con distintas especificaciones.
* Se constató la falta de procedimientos y controles para la salida de los equipos de computación hacia la Gerencia de Informática, que efectuaba retiros indiscriminados sin dejar constancia en la documentación ni en registro alguno, del destino final de los mismos.
* Se percibe una falta de criterio en cuanto a los volúmenes de mercadería stockeada en Almacenes, con una baja rotación y alejándose de los criterios de stock mínimo. Por otra parte no se cumplen con las normas básicas para la correcta estiba de cada tipo de bien, que permita su ubicación, conservación y control. El CODICEN deberá evaluar correctamente la conveniencia de stockear artículos electrónicos y de informática teniendo en cuenta que están expuestos a una continua obsolescencia con los perjuicios que ello implica.
* La mercadería existente en depósito no se encuentra cubierta por seguro contra siniestros mientras permanece en Almacenes, así como cuando circula para su distribución.
* En lo relativo a la adquisición de artículos de gran valor por cantidades importantes (Equipos de computación, televisores, videograbadoras, equipos de audio, sillas, escritorios, etc.) no existe, o en su defecto no se cumple, con un plan predeterminado de distribución entre los Institutos de enseñanza, dado que se ha comprobado su permanencia en Almacenes por largos períodos de tiempo, con la consiguiente desvalorización y deterioro.
* En general, se denota que en el período auditado no se encontraban implementados o en su defecto no se pusieron en práctica los controles mínimos en relación con la custodia y guarda de los bienes , ya sea por parte del funcionario directamente afectado, como de sus jerarcas inmediatos. Por otra parte, la información que se obtiene no es confiable y no existe una debida verificación de la misma, lo que queda de manifiesto en la imprecisión de los datos suministrados en distintas etapas de nuestra actuación (Actas de escribanos, Notas de Gerencia de Informática, de Gerencia de Administración, del Encargado de Importaciones y del Encargado de Distribución, etc.).
* Por último, se recomienda coordinar esfuerzos a efectos de mantener un inventario general actualizado y centralizado entre las Gerencias de Administración, Informática y Financiero Contable.
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 15/05/01, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 5 de enero de 1996, y vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en ANEP- CODICEN.

References: Artículo 51
 Artículo 220
 Resolución 
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