Source: https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,248451,weryfikacja-czynnych-rozliczen-miedzyokresowych-kosztow.html
Timestamp: 2020-08-15 16:07:04+00:00

Document:
Weryfikacja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na dzień bilansowy - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Rachunkowość » Księgi rachunkowe » Weryfikacja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na dzień bilansowy
Ogólna charakterystyka czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów
Obowiązek kwalifikowania kosztów do czynnych rozliczeń międzyokresowych wynika z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w świetle którego jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeśli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się w odniesieniu do kosztów działalności operacyjnej oraz kosztów finansowych. Nie podlegają rozliczaniu w czasie pozostałe koszty operacyjne. Wynika to z treści art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu, tj. w równych kwotach przypadających na poszczególne okresy sprawozdawcze, np. miesięcznie lub stosownie do wielkości świadczeń, np. proporcjonalnie do rozmiarów produkcji, wielkości sprzedaży lub zleceń produkcyjnych (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Przykłady kosztów podlegających rozliczaniu w czasie
opłaty za najem, dzierżawę, czynsze,
ubezpieczenia majątkowe, komunikacyjne,
prenumeraty czasopism,
opłaty za serwisy internetowe,
opłacone z góry usługi serwisowe, oprogramowania, wsparcia technicznego,
opłata za wieczyste użytkowanie gruntu,
podatek od środków transportu, podatek od nieruchomości,
opłata za zawarcie umowy i opłata wstępna w leasingu operacyjnym,
koszty przygotowania nowej produkcji,
koszty trwających prac rozwojowych,
koszty znaczących remontów,
koszty zakupu, gdy ewidencje materiałów i towarów prowadzi się w cenach nabycia,
zapłacone z góry odsetki i prowizje od otrzymanych kredytów i pożyczek,
różnica między wyższą ceną wykupu a niższą ceną sprzedaży emitowanych przez jednostki obligacji
Zaliczając koszty do odpowiednich okresów sprawozdawczych należy pamiętać przede wszystkim o bilansowej zasadzie memoriału, współmierności przychodów i kosztów oraz zasadzie istotności. Zasada memoriału nakazuje ujmować w księgach rachunkowych jednostki wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z kolei zasada współmierności przychodów i kosztów zobowiązuje jednostkę do zaliczania do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego kosztów lub przychodów dotyczących przyszłych okresów oraz przypadających na ten okres sprawozdawczy kosztów, które jeszcze nie zostały poniesione (por. art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Według zasady istotności, jednostka określając politykę rachunkowości powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wyniku finansowego, przy zachowaniu zasady ostrożności. W odniesieniu do kosztów kwalifikujących się do czynnych rozliczeń międzyokresowych, gdy z punktu widzenia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, kwota podlegająca rozliczeniu nie jest istotna, można zastosować uproszczenie. Może ono polegać na tym, że wydatek dotyczący dwóch lat obrotowych odnosi się jednorazowo w koszty bieżącego roku, a w części dotyczącej roku następnego - jednorazowo w styczniu kolejnego roku.
Spółka jawna w listopadzie 2019 r. opłaciła polisę ubezpieczeniową samochodu osobowego, obejmującą okres od 1 listopada 2019 r. do 31 października 2020 r., w kwocie: 6.000 zł. Wydatek dotyczący 2019 r. w wysokości: 1.000 zł spółka odniosła w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednorazowo w momencie poniesienia, czyli w listopadzie 2019 r. Natomiast pozostałą część, odnoszącą się do 2020 r., pozostawiła na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W styczniu 2020 r. wydatek dotyczący 2020 r., w kwocie: 5.000 zł, zaliczyła jednorazowo w ciężar kosztów.
Jedynie w wyjątkowych sytuacjach, przy małej istotności kosztu, za dopuszczalne przyjmuje się uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w koszty całego wydatku. Ocena, czy kwoty podlegające rozliczaniu w czasie są istotne, czy też nieistotne, należy do jednostki i jej kierownika. Jak wynika z art. 4 ust. 4a w pow. z art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości, informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Ponadto jednostka powinna pamiętać, że nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.
W księgach rachunkowych do ewidencji poniesionych kosztów działalności operacyjnej, a dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych, służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Z kolei poniesione z góry koszty działalności finansowej rozliczane w kolejnych okresach ujmuje się na koncie 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe". Obydwa konta na dzień bilansowy wykazują zazwyczaj salda debetowe, które prezentuje się w aktywach bilansu, w podziale na krótko- i długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Wycena bilansowa i inwentaryzacja czynnych rozliczeń międzyokresowych
Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów nie zostały odrębnie zdefiniowane w ustawie o rachunkowości. Stosuje się więc w odniesieniu do nich ogólną definicję aktywów, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12 ww. ustawy. Jak wynika z wymienionego przepisu, przez aktywa rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Z kolei, stosownie do treści art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości, pozostałe aktywa i pasywa (w tym również czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów) wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wartości nominalnej. Zatem poszczególne pozycje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy zweryfikować nie rzadziej niż raz w roku, sprawdzając czy jednostka:
posiada nad nimi kontrolę, tj. czy jest uprawniona do osiągania przyszłych korzyści ekonomicznych, posiada tytuł prawny do korzystania z nich (polisa, faktura, umowa),
osiągnie dzięki nim w przyszłości korzyści ekonomiczne,
potrafi wiarygodnie określić ich wartość.
Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują inwentaryzacji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów według stanu na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Zwracamy przy tym uwagę, że inwentaryzację w drodze weryfikacji przeprowadza się na każdy dzień bilansowy. Co istotne, nie ma w tym przypadku zastosowania art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, umożliwiający rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych aktywów nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do 15 dnia następnego roku. Inwentaryzacji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje dział księgowości. Weryfikacja rozliczeń międzyokresowych w ramach inwentaryzacji może polegać na:
sprawdzeniu, czy zasadne jest rozliczanie poszczególnych kosztów w czasie,
kontroli, czy koszty podlegające rozliczeniu w czasie spełniają definicję aktywów,
przeanalizowaniu sald kont czynnych rozliczeń międzyokresowych, porównaniu z tabelami rozliczeń międzyokresowych sporządzanymi poza ewidencją księgową (jeśli jednostka takie sporządza), porównaniu z dokumentami źródłowymi w celu sprawdzenia poprawności ustalonych odpisów.
Jeśli w wyniku tych czynności ujawniono błędy lub rozbieżności, to zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji należy odpowiednio udokumentować, stawiając adnotacje na właściwych kontach oraz sporządzając protokół, z którego będzie wynikało, jakie salda zostały poddane weryfikacji i jakie w jej efekcie nastąpiły zmiany.
Spisanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów niespełniających definicji aktywów
Inwentaryzacja może ujawnić tytuły czynnych rozliczeń międzyokresowych już nieaktualnych lub których rozliczanie w czasie lub odpowiednio do wielkości świadczeń nie znajduje dalej uzasadnienia. Takie czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów nie spełniają definicji aktywów i nie powinny widnieć w bilansie. Spisuje się je na dzień bilansowy zależnie od rodzaju działalności, której dotyczą, tzn. w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, jeśli dotyczą działalności operacyjnej lub kosztów finansowych, jeśli dotyczą działalności finansowej. W przypadku jednostek sporządzających rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym spisanie kosztów dotyczących działalności operacyjnej powinno przebiegać z zastosowaniem kont obrotów wewnętrznych.
Ewidencja księgowa spisania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów
w jednostce sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat
1. Wyksięgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych niespełniających definicji aktywów w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5:
2. Wyksięgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych niespełniających definicji aktywów w jednostce stosującej tylko konta zespołu 4:
Uwaga: W jednostce, która koszty rozliczane w czasie ujmuje bezpośrednio z dowodów źródłowych, zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 30 lub 21, pomijając konta 40 i 49, wyksięgowanie kwoty figurującej na koncie 64-0 może nastąpić zapisem: Wn konto 76-1, Ma konto 64-0.
3. Wyksięgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących działalności finansowej:
- Ma konto 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe".
Na dzień bilansowy jednostka przeprowadziła inwentaryzację czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w drodze weryfikacji. Okazało się, że na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych pozostaje nierozliczona kwota ubezpieczenia budynku stanowiącego środek trwały jednostki, który został sprzedany w listopadzie 2019 r. Pozostała do rozliczenia kwota wynosi: 1.400 zł.
Główny księgowy podjął decyzję o wyksięgowaniu kosztów ubezpieczenia budynku, który nie stanowi już własności jednostki w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 i sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. Wyksięgowania polisy niespełniającej definicji aktywów dokonano z zastosowaniem konta 79-0 "Obroty wewnętrzne".
1. PK - wyksięgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych dotyczących ubezpieczenia niespełniającego definicji aktywów:
a) wyksięgowanie nierozliczonego ubezpieczenia 1.400 zł 49 64-0
b) zaliczenie do pozostałych kosztów operacyjnych nierozliczonych
kosztów ubezpieczenia 1.400 zł 76-1 79-0
Prezentacja w bilansie krótko- i długoterminowych rozliczeń międzyokresowych kosztów
Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów ujmuje się w aktywach bilansu w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" oraz A.V.2. "Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe - inne rozliczenia międzyokresowe".
Listę przykładowych kosztów podlegających rozliczeniu w czasie wykazywanych w wierszu B.IV aktywów bilansu, w jednostce której rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, zaprezentowano poniżej.
Przykłady krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych prezentowanych
w pozycji B.IV aktywów bilansu sporządzonego na 31 grudnia 2019 r.
koszty remontu rozliczanego w czasie, podlegające rozliczeniu w 2020 r.,
czynsze, ubezpieczenia majątkowe i osobowe, prenumeraty opłacone przez jednostkę z góry w 2019 r. za 2020 r.,
przypadające do rozliczenia w 2020 r. koszty przygotowania nowej produkcji, poniesione w 2019 r.,
koszty trwających jeszcze prac rozwojowych, których planowany termin zakończenia przypada na 2020 r.,
przeniesienie na dzień bilansowy nadwyżki kosztów rzeczywistych nad kosztami zarachowanymi z tytułu niezakończonych jeszcze usług lub robót budowlanych objętych długotrwałymi umowami, które zakończą się w 2020 r.,
różnicę między niższą kwotą środków otrzymanych z tytułu zaciągniętego kredytu lub pożyczki w 2019 r., a wyższą kwotą zobowiązania przypadającego do spłaty w 2020 r.
Zwracamy uwagę, iż nie ujmuje się w pozycji B.IV aktywów bilansu księgowanych na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" kosztów zakupu, ponieważ stanowią one składnik ceny nabycia materiałów lub towarów. Koszty zakupu pozostałe na dzień bilansowy na koncie 64-0, przypadające na zapas materiałów lub towarów prezentuje się w bilansie w pozycji B.I.1. "Materiały" lub B.I.4. "Towary".
W celu prawidłowej prezentacji w bilansie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, wskazane jest wydzielić rozliczenia krótkoterminowe i długoterminowe. Przy założeniu, że rok obrotowy jednostki zakończy się 31 grudnia 2019 r., do długoterminowych rozliczeń międzyokresowych jednostka zaliczy tylko te spośród aktywowanych kosztów, które przypadają do rozliczenia po 31 grudnia 2020 r., czyli w 2021 r. i dalszych latach. Z kolei do krótkoterminowych zaliczy te koszty, których rozliczanie w czasie zakończy się w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do końca 2020 r.
Jednostka we wrześniu 2019 r. zawarła umowę ubezpieczenia samochodu na 12 miesięcy (od 1 września 2019 r. do 31 sierpnia 2020 r.) w wysokości: 3.000 zł. Koszty ubezpieczenia jednostka rozlicza przez 12 miesięcy, tj. przez okres objęty ubezpieczeniem. Miesięczny odpis wynosi: 3.000 zł : 12 m-cy = 250 zł.
W październiku 2019 r. spółka zawarła umowę leasingu operacyjnego. Wstępną opłatę leasingową opłaconą przed rozpoczęciem umowy jednostka rozlicza jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów przez okres trwania umowy leasingu, tj. przez 3 lata. Wstępna opłata leasingowa wynosi: 34.200 zł, miesięczny odpis wynosi: 34.200 zł : 36 m-cy = 950 zł.
W grudniu 2019 r. jednostka opłaciła przelewem bankowym prenumeratę czasopisma za 2020 r. w kwocie: 1.920 zł. Koszt prenumeraty spółka będzie rozliczać miesięcznie przez cały 2020 r. Miesięczny odpis będzie wynosił: 1.920 zł : 12 m-cy = 160 zł.
Jednostka na 31 grudnia 2019 r. poddała inwentaryzacji w drodze weryfikacji tytuły czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Wyniki inwentaryzacji nie wykazały żadnych nieprawidłowości.
Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, a sprawozdanie finansowe jednostka sporządza według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.
II. Tabela odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów:
Tytuł kosztu Koszty podlegające rozliczeniu w czasie Liczba okresów (miesięcy) Miesięczne kwoty odpisu Kwoty odpisu przypadające na 2019 r. Kwoty odpisu przypadające na 2020 r. Kwoty pozostałe do odpisania w kolejnych latach
Ubezpieczenie komunikacyjne od 01.09.2019 r. do 31.08.2020 r. 3.000 zł 12 250 zł 1.000 zł 2.000 zł 0 zł
Opłata wstępna w leasingu operacyjnym: od 10.2019 r. do 09.2022 r. 34.200 zł 36 950 zł 2.850 zł 11.400 zł 19.950 zł
Prenumerata czasopisma od 01.2020 r. do 12.2020 r. 1.920 zł 12 160 zł 0 zł 1.920 zł 0 zł
Razem 39.120 zł - 1.360 zł 3.850 zł 15.320 zł 19.950 zł
Na podstawie opracowanej tabeli jednostka wyodrębniła w bilansie krótkoterminowe czynne rozliczenia międzyokresowe w wysokości: 15.320 zł oraz długoterminowe - w wysokości: 19.950 zł.
III. Sposób prezentacji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w bilansie:
Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów w podziale na długoterminowe i krótkoterminowe według stanu na 31 grudnia 2019 r. jednostka wykaże w następujących pozycjach aktywów:
Pozycje aktywów bilansu Kwota
2. Inne rozliczenia międzyokresowe 19.950 zł
IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe 15.320 zł
•Zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów w praktyce
•Zwrot kosztów ubezpieczenia samochodu osobowego za niewykorzystany okres
•Tworzenie ZFŚS, roczna weryfikacja oraz prezentacja jego wartości w bilansie
•Przykłady wypełniania informacji dodatkowej - koszty prac rozwojowych oraz wartość firmy
•Wyksięgowanie kosztów ubezpieczenia samochodu w związku z jego sprzedażą
•Rozliczenie wydatków na zakup prenumeraty czasopism i licencji na oprogramowanie
•Wybrane pozycje kosztów na przełomie lat obrotowych - część II
•Wybrane pozycje kosztów na przełomie lat obrotowych - część I
•Rozliczanie kosztów w czasie w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5
•Ujęcie w bilansie niezakończonych prac rozwojowych
•Koszty rozliczane w czasie
•Tworzenie rezerw na dzień bilansowy
•Koszty rozliczane w czasie na dzień bilansowy
•Ujęcie w księgach rachunkowych prenumeraty prasy na 2020 r.
•Rozliczenie w księgach kosztów ubezpieczenia sprzedanego pojazdu stanowiącego środek trwały
• Wykup przedmiotu leasingu w księgach rachunkowych

References: art. 39
 art. 7
 art. 39
 art. 6
 art. 6
 art. 4
 art. 8
 art. 3
 art. 28
 art. 26
 art. 26
 art. 27