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DIRECTIVA Nº EF/51.01
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1 DIRECTIVA Nº EF/51.01 PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA POR LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE ASISTENCIA Y ESTÍMULO CAFAE DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO 1. OBJETIVO Establecer y uniformizar los procedimientos de Preparación y Presentación de la información financiera y económica de la gestión de los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo CAFAE de las entidades del sector público, con el fin de obtener información de las transferencias de recursos que por cualquier fuente reciba el CAFAE de la propia entidad, en cumplimiento al Artículo 4 del Decreto de urgencia N , y lograr una información confiable, oportuna para efecto de ser revelada en la Cuenta General de la República. 2. BASE LEGAL Ley N Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley N Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Novena Disposición Transitoria. Ley N Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, modificada por la Ley N Decreto de Urgencia N , establece disposiciones aplicables a los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo de las Entidades Públicas. Decreto de Urgencia N , establece medidas urgentes relativas a los incentivos que se otorgan a través de los CAFAE, en los Pliegos del Gobierno Nacional y Gobiernos Regionales. Decreto Supremo N PM/INAP, aprueba normas a las que deben adecuarse las Organizaciones del Sector Público. Decreto Supremo N PCM, modificatoria del D.S. N PM/INAP. Decreto Supremo N EF. Autorizan a los titulares de los ministerios a partir del 1 de octubre de 1991, para que procedan al pago en efectivo a todos sus trabajadores, los recursos que han venido utilizándose para cancelar a terceros por servicios de transporte de su personal, así como otros servicios y beneficios que sean susceptibles de sustitución por pago en efectivo. Decreto Supremo N EF Precisa los mecanismos para la utilización de los recursos del Fondo de Asistencia y Estimulo para el Sector Público. Decreto Supremo N PCM. Amplia el ámbito de aplicación del beneficio establecido en el D.S. N EF a los trabajadores del sector publico en cuyos organismos haya culminado el proceso de reorganización. Decreto Supremo N PCM, precisan que incentivos o asistencia económica otorgada por CAFAE a que se refiere el D.S. N PCM y DU N , son percibidos por todo servidor público que ocupa una plaza. 1
2 Resolución de Contraloría Nº CG, aprueba la Directiva Nº CG/SE Disposiciones para la Auditoria a la Información Financiera emitida por los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE. Resolución Directoral N EF/76.01, modalidad de aplicación de las transferencias al CAFAE en el Clasificador de los Gastos Públicos. Resolución Directoral N EF/76.01, aprueban nuevos clasificadores de Ingresos y Gastos a ser utilizados en las diferentes operaciones del sector público Resolución SUNARP N SUNARP/SN, se establecen criterios para la inscripción de los CAFAE. Resolución CNC N EF/94, Aprueba la versión modificada del Plan Contable General Empresarial. Resolución de CNC N EF/94, Oficializa la versión del año 2009 NIC, NIIF, CINIIF y SIC; y las modificaciones a mayo 2010 NIC, NIIF y CINIIF., rige a partir del 1 de enero del 2011, en lo que sea aplicable. Resolución de CNC N EF/30, Oficializan la versión del año 2010 de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC, NIIF, SIC, CINIIF) emitidas por el IASB debiendo regir a partir del 1 de enero del 2012, en lo que sea aplicable. 3. ALCANCE 3.1 PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE, que reciban transferencias de recursos por cualquier fuente de la propia entidad. 3.2 PARA LA PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN Los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE, que financian sus actividades con recursos provenientes de multas, tardanzas e inasistencias u otros ingresos propios, podrán tomar en consideración las Disposiciones contenidas en la presente Directiva. Los CAFAE indicados en el párrafo precedente no están obligados a presentar su información a la. 4. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA, COMPLEMENTARIA Y ADICIONAL 4.1 Estados Financieros que deben presentarse Balance General comparativo en adelante Estado de Situación Financiera (Form. EF-1C) Estado de Ganancias y Pérdidas comparativo, en adelante Estado de Resultados (Form. EF-2C) Notas a los Estados Financieros - comparativas y comentadas por cada partida o rubro que consignen cifras. 2
3 Nota: Para los CAFAES comprendidos en el numeral 3.2. podrán preparar además el Estado de Cambio en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, de acuerdo a las normas contables vigentes de su ámbito. 4.2 Información Complementaria Anexo N 1C Transferencias Recibidas por el CAFAE Anexo N 2C Acta de Conciliación CAFAE Vs. Entidad que Otorga la Transferencia Informe de Auditoría Financiera 4.3 Información Adicional Perfil del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo- CAFAE 5. MEDIOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN Los estados financieros, el Perfil y el Anexo Nº 1C de Transferencias Recibidas por el CAFAE, serán registrados y presentados a través del aplicativo informático desarrollado en ambiente web (internet), sistema al que se accede a través de la siguiente dirección: Los Comités de Administración de Fondos de Asistencia y Estimulo - CAFAE, después de registrar su información en los aplicativos correspondientes y antes de su impresión, realizarán el cierre de cada formato. La carpeta conteniendo la información detallada en el numeral 4 de la presente Directiva, se remitirán a la Dirección General de Contabilidad Pública. Los formatos deberán estar obligatoriamente firmados por quien ejerza el cargo de Presidente del CAFAE, Tesorero del CAFAE, Contador del CAFAE o cargos equivalentes según corresponda. 6. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Los Estados Financieros e información complementaria deben presentarse en nuevos soles. 6.2 El registro de las operaciones financieras y económicas de los CAFAE, se efectuará en libros de contabilidad, principales y auxiliares en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, utilizando las cuentas del Plan Contable General Empresarial. Los libros principales y auxiliares contables, así como la documentación sustentatoria y demás evidencias de las operaciones registradas deben mantenerse actualizados, archivados cronológicamente y conservados adecuadamente por un tiempo no menor de 10 (diez) años, de acuerdo a las normas legales vigentes. 3
4 6.3 Los CAFAE de la Sede Central de las entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regional, son responsables de mantener actualizados los libros y registros de contabilidad propias de la misma sede, más no de las transacciones y registros de las operaciones contables de los Sub CAFAES. 6.4 Los saldos del ejercicio anterior a consignarse para efectos comparativos en los Estados Financieros del ejercicio que se informa, no deberán modificarse en ningún caso. 6.5 La documentación administrativa que respalda el registro contable por las transferencias recibidas, son las resoluciones competentes que aprueban dichas transferencias en sus diferentes modalidades, el registro contable de las transferencias se realizarán en forma mensual basado en las transferencias efectivamente recibidas por el CAFAE, según la planilla única de pagos de la entidad. 6.6 Los documentos que respaldan la presentación de la información integrada del CAFAE - sede central de las entidades de Gobierno Nacional y Regional a la, serán las hojas de trabajo de integración, el Anexo Nº 1C Transferencias Recibidas Integradas y los Estados Financieros integrados del CAFAE - sede central. 6.7 Los CAFAE que tuvieran Sub-CAFAE, deberán presentar su información contable en forma integrada a nivel pliego a la Dirección General de Contabilidad Pública, en consecuencia, los Sub-CAFAE que reciban transferencias, quedan obligados, bajo responsabilidad a cumplir y remitir a los CAFAE de su correspondiente sede central de acuerdo al cronograma de presentación de información financiera que elaborará previamente el CAFAE de la sede central a fin que puedan presentar, este último, en los plazos señalados por la Dirección General de Contabilidad Pública. 6.8 Los Estados Financieros de los CAFAE, deberán ser elaborados y suscritos por un Contador Público Colegiado, el mismo que no debe ser miembro del CAFAE, con la finalidad de salvaguardar los principios de independencia, neutralidad y segregación de funciones. 6.9 Los exámenes de auditoría que se practicaran a cada CAFAE y sub CAFAE, son en forma independiente a la realizada al CAFAE - sede central, por lo que, estos últimos no serían responsable de los resultados derivados de los dictámenes de los primeros mencionados Los CAFAE, reciban o no transferencias de recursos de sus correspondientes entidades, están obligados a mantener actualizado sus registros contables, en observancia a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y para los demás fines de cumplimiento que establece el artículo 4º del Decreto de Urgencia Nº La, para efectos de análisis y cuando así lo estime necesario, podrá solicitar a los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE que se encuentran comprendidos en el 4
5 numeral 3.1 del Alcance, información adicional no establecida en la presente Directiva. 7 LUGAR Y PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACION CONTABLE 7.1 La información anual indicada en el numeral 4 de la presente Directiva se presentará en la sede Institucional de la Dirección General de Contabilidad Pública. 7.2 El Plazo de presentación de información por los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE será hasta el 31 de Marzo del año siguiente al cierre del ejercicio, y para los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo-CAFAE que tuvieran más de un Sub-CAFAE deberán presentar su información integrada dentro de los treinta (30) días calendarios posteriores al 31 de Marzo. 7.3 La remisión del informe de auditoría requerido en el numeral 4.2 de la presente Directiva, está supeditada a la culminación de los exámenes que realicen las Sociedades de Auditoria u órganos de Control Institucional, por lo que los plazos de presentación se adecuan a lo establecido por la Contraloría General de la República. 8. RESPONSABILIDAD 8.1 Los responsables del cumplimiento de la presente Directiva son: el Presidente del CAFAE, el Secretario del CAFAE, el Tesorero del CAFAE y el Contador Público Colegiado del CAFAE según correspondan. 8.2 La responsabilidad de los CAFAE de la sede central de las entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regional, es integrar la información contable que remiten los diversos CAFAE y Sub CAFAE de las Unidades Ejecutoras-UE que pertenecen al pliego, por lo que las informaciones que se reciben de estas UE se realizan en aplicación al principio de presunción de veracidad, por lo tanto si por acciones de control las informaciones remitidas no corresponden a la realidad de los hechos es de íntegra responsabilidad de las que la generan, y por ende deben asumir su responsabilidad por las acciones administrativas que de ello se deriven. 9. VIGENCIA La presente Directiva es de aplicación a partir del cierre contable del ejercicio
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