Source: https://bip.um.opole.pl/?id=38900&zwin=0
Timestamp: 2019-09-20 03:40:31+00:00

Document:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Muzeum Polskiej Piosenki
KW.1711.00016.2014
Opole, 7 lipca 2014 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 22/2014
Muzeum Polskiej Piosenki ul. Pl. Kopernika 1 45-040 Opole
od 16 czerwca do 04 lipca 2014 r.
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS oraz gospodarki kasowej w 2014 r.
I-V 2014 r.
Jarosław Wasik – dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- specjalista
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późniejszymi zmianami).
Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 1991r. Nr 114, poz. 493).
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu.
- zgodności zapisów na koncie ksiegowym z wyciągiem bankowym.
3. Zgodnie z art. 3 ust. 1-3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.
4. Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –
5. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3.
6.Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
7. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
8. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
9. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie ZFŚS wprowadzonym Zarządzeniem Nr 15/2009 z dnia 16 listopada 2009 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/1-3). Regulamin został uzgodniony z przedstawicielem pracowników. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Środki Funduszu są gromadzone w Banku millenium SA na odrębnym rachunku bankowym nr 41 1160 2202 0000 0002 4103 1001.
Zgodnie z Regulaminem środki funduszu przeznacza się na finansowanie:
- dopłat do krajowego wypoczynku zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie,,
- dopłat do różnych form krajowego wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów, kolonii zimowisk, wycieczek, leczenia sanatoryjnego i tp.,
- dopłat do biletów na imprezy kulturalno – oświatowe, imprezy sportowo - rekreacyjne
- pomocy rzeczowej i pieniężnej,
- środki pieniężne lub bony przyznane pracownikom z okazji świąt,
- innych form pomocy socjalnej wnioskowanych przez pracowników,
- przyznawanie pomocy na cele mieszkaniowe w formie pożyczek zwrotnych.
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 31.01.2014 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2014 r. wynosił 18,55 zł (akta kontroli Nr 14/22/I/4). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 130 – rachunek ZFŚS) .
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że jednostka nie prowadzi obrotu gotówkowego funduszu socjalnego. Wszystkie rozliczenia (wpływy i wydatki) realizowane są poprzez obrót bezgotówkowy.
W 2014 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 13.142,66 (akta kontroli Nr 14/22/I/5). Kwota odpisu w całości dotyczy pracowników (12,01 etatów), w jednostce nie ma emerytów i osób niepełnosprawnych. Naliczony odpis był zgodny z planowaną przeciętną liczbą etatów w 2014 r. Z listy płac za maj 2014 r. wynika, że liczba zatrudnionych pracowników w tym miesiącu wyniosła 13 osób , w tym 1 osoba zatrudniona na ½ etatu (akta kontroli Nr 14/22/I/12-13).
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do dnia 31 maja na rachunek bankowy funduszu pracodawca winien przekazać co najmniej 75% równowartości odpisów tj. 9.857,00 zł. Na podstawie analizy wydruków kont księgowych ZFŚŚ - 130 i 450 ustalono, że w terminie tym na rachunek funduszu przekazano środki budżetowe w kwocie niższej o 657,14 zł tj. 9.199,86 zł, co stanowi 70% naliczonego odpisu. Na podstawie wyciągu bankowego ZFŚS nr WBEW/2014/03/0002 WB ZFŚS, ustalono, że środki te zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w dniu 26.03.2014 r. W trakcie kontroli tj. w dniu 27.06.2014 r. dokonano przelewu brakującej kwoty na rachunek funduszu socjalnego (akta kontroli Nr 14/22/I/6).
Z analizy zapisów dokonanych na kontach księgowych oraz wyciągów bankowych dotyczących ZFŚS wynika, że w okresie od stycznia do maja 2014 r. wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 9.253,35 zł (akta kontroli Nr 14/22/I/7-9). Oprócz dokonanych odpisów wpłynęły także środki z tytułu refundacji kosztów obsługi w kwocie 20,00 zł i z odsetek bankowych w kwocie 33,49 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 130 i 850 oraz wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki z rachunku bankowego ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 1.507,00 i dotyczyły
- jednego rodzaju wydatku tj. wypłaty świadczeń pieniężnych na łączną kwotę 1.450,00 zł,
- pięciu opłat za prowadzenie rachunku bankowego na łączną kwotę 57,00 zł
Świadczenia pieniężne wypłacono 10 osobom w tym:
- 2 osobom po 250.00 zł, razem 500,00 zł,
- 1 osobie 200,00 zł, razem 200,00 zł,
- 1 osobie 150,00 zł, razem 150,00 zł,
- 6 osobom po 100,00, zł razem 600,00 zł.
Wypłaty świadczeń dokonano na podstawie § 6 pkt 5 Regulaminu, który brzmi: środki funduszu przeznacza się na finansowanie: - środki pieniężne lub bony przyznane pracownikom z okazji świąt. Wysokość świadczeń uzależniona była od dochodu na członka rodziny. Podstawą ich przyznania był wniosek pracownika oraz oświadczenie o dochodach. Na powyższą okoliczność sporządzono protokół nr 2/2014 z posiedzenia Komisji Socjalnej z dnia 28.03.2014 r. Wypłaty środków dokonano w dniu 08.04.2014 r. (WB Nr 4). Kwoty przekazanych środków są zgodne z protokołem komisji zatwierdzonym przez dyrektora jednostki oraz z listą wypłat nr LPE/F/2014/03/2. Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby.
Refundacji pozostałych kosztów obsługi bankowej dokonano w dniu 04.06.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/10). Saldo konta 130 na dzień 31.05.2014 r. wynosiło 7.764,90 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 5 z dnia 31.05.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/11). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu a poniesionymi wydatkami.
Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku specjalisty w dziale administracyjno-księgowym, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 9/2009 dyrektora Muzeum z dnia 21.03.2009 r. Zgodnie z w/w instrukcją pogotowie kasowe w jednostce wynosi 3.000,00 zł. Wartości pieniężne przechowywane są w szafie pancernej.
Kontrolą objęto gospodarkę kasową w okresie od stycznia do maja 2014 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 5 raportów kasowych od nr 1/2014 do nr 5/2014. Raporty kasowe numerowane są narastająco. W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 118 księgowych operacji dotyczących obrotów gotówkowych. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 100 – Środki pieniężne w kasie. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. W kontrolowanym okresie przychody pochodziły głównie z wpłat do kasy gotówki pobranej z banku oraz z wpłat pochodzących z rozliczeń zaliczek pobranych w związku z delegacjami służbowymi. Natomiast rozchody dotyczyły głównie pobranych zaliczek stałych i na delegacje służbowe oraz wydatków na drobne zakupy bieżące między innymi środków czystości, kwiatów, znaczków pocztowych i opłat za przesyłki. Podstawą wszystkich zapisów w raportach kasowych były dowody kasowe Kw i Kp sporządzane na podstawie dokumentów źródłowych.
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są każdorazowo na koniec miesiąca.
Dokonano analizy dowodów dołączonych do wszystkich pięciu niżej wymienionych raportów kasowych:
Raport kasowy nr 1/2014 za okres 01-31.01.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/14)
Według konta 100 – Środki pieniężne w kasie stan kasy na dzień 01.01.2014 r. (BO) wynosił 464,61 zł i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w w/w raporcie kasowym (akta kontroli Nr 14/7/I/23) oraz z protokołem inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie z dnia 07.01.2014 r. Zaewidencjonowano 24 operacje, w tym 1 operację przychodową (wpłata do kasy kwoty 3.000,00 zł pobranej z banku) oraz 23 operacje rozchodowe na łączną kwotę 2.256,19 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.208,42 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem - 3.464,61 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 2/2014 za okres 01-28.02.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/15)
Zaewidencjonowano 28 operacji, w tym 2 operacje przychodowe (wplata do kasy kwoty 3.000,00 zł pobranej z banku, wplata 533,46 zł z tytułu rozliczenia zaliczki) oraz 26 operacji rozchodowych na łączną kwotę 2.611,10 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 2.130,78 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 4.741,88 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 3/2014 za okres 01-31.03.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/16)
Raport zawiera 24 pozycje. Faktycznie zaewidencjonowano 23 operacje, w tym 3 operacje przychodowe (wpłaty do kasy kwoty 2.000,00 zł pobranej z banku, wpłaty 245,64 zł z tytułu rozliczenia zaliczki i wpłaty 15,00 zł z tytułu zwrotu podatku oraz 20 operacji rozchodowych na łączną kwotę 2.621,63 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.769,79 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 4.391,42 zł a wydatkami.
W raporcie brak jest pozycji nr 23. Również wśród dowodów kasowych Kw i Kp brak jest dowodu ujętego w pozycji 23 raportu. Łącznie dowodów kasowych Kw i Kp w systemie komputerowym i podłączonych do w/w raportu jest 23, w tym 20 dowodów Kw i 3 dowody Kp. Na dowodzie KP nr 3 data wystawienia dokumentu zaczyna się od dnia, a na dowodzie KW nr 20 data wystawienia dokumentu zaczyna się od roku (akta kontroli Nr 14/22/I/26).
Wszystkie dowody kasowe Kw i Kp numerowane są narastająco. Zachowana jest ciągłość numeracji. Na powyższą okoliczność przyjęto wyjaśnienie od głównej księgowej, z którego wynika, że jest to błąd komputerowy. (akta kontroli Nr 14/22/I/27). Treść wyjaśnienia przedstawiono poniżej:
Wyjaśnienie w sprawie braku LP nr 23 w Raporcie kasowym RP/KASA/2014/03/0001.
Według liczby porządkowej, w Raporcie kasowym z m-ca marca 2014 r., wykazano pozycji 24, natomiast biorąc pod uwagę numerację dowodów KW i KP ujętych w Raporcie kasowym, przeprowadzono 23 operacje gotówkowe.
Program finansowo- księgowy, użytkowany w MPP Opole, automatycznie nadaje nr kolejnym pozycjom w RK, oraz kolejne nr na dowodach KP i KW. W analizowanym RK została prawidłowo zachowana kolejność nr KP oraz nr KW.
Dowody KP nr 1 – 3
Dowody KW nr 1-20
Poszczególne dowody KP i KW mają po wydrukowaniu nadane nr pozycji RK. Fizyczne usunięcie danej pozycji w RK skutkowałoby skasowaniem również kolejnego nr dowodu KW i KP.
Brakująca liczba porządkowa 23 została pominięta w RK bez udziału pracownika Muzeum.
Wyjaśnienie w sprawie różnego sposobu zapisu dat na dowodach kasowych.
Praca w programie finansowo – księgowym odbywa się na 2 stanowiskach pracy. Jedno stanowisko obsługiwane przez Główną księgową Muzeum ma ustawioną datę w porządku dzień-miesiąc-rok, natomiast na drugim stanowisku , obsługiwanym przez Specjalistę działu Administracyjno-księgowego, data ustawiona jest w kolejności rok-miesiąc-dzień. Ustawienia te zostały zrobione przez informatyka obsługującego nasz program księgowy. KW o nr 20 z dnia 28.03.2014 zostało wystawione na 2 stanowisku przez Specjalistę Działu Administracyjno-księgowego.
Dnia 28.03.2014 na koniec godzin pracy (z powodu urlopu Specjalisty) kasa została przekazana, Protokołem przekazania kasy, Głównej księgowej. Dnia 31.03.2014 r. został wystawiony dowód KP nr 3, przez Główną księgową na 1 stanowisku z tego powodu na wydruku prezentowana data to dzień-miesiąc-rok.
Dowód KW nr 20 został podpisany przez wystawiającego, zatwierdzony przez Główną księgową I Dyrektora Muzeum.
Dowód KP nr 3 został podpisany przez wystawiającego w osobie Głównej księgowej i zatwierdzony przez Dyrektora Muzeum.
Raport kasowy nr 4/2014 za okres 01-30.04.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/17)
Zaewidencjonowano 9 operacji, w tym 1 operację przychodową (wplata 287,00 zł z tytułu rozliczenia zaliczki) oraz 8 operacji rozchodowych na łączną kwotę 1.072,86 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 983,93 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 2.056,79 zł a wydatkami.
Raport kasowy nr 5/2014 za okres 01-31.05.2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/18)
Zaewidencjonowano 34 operacje, w tym 6 operacji przychodowych na łączna kwotę 7.235,34 zł, w tym (2 wpłaty do kasy kwot pobranych z banku po 3.000,00 zł) oraz 28 operacji rozchodowych na łączną kwotę 6.223,66 zł. Na koniec miesiąca stan gotówki w kasie według raportu wynosił 1.995,61 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 8.219,27 zł a wydatkami.
Według konta 100 – Środki pieniężne w kasie stan kasy na dzień 31.05.2014 r. wynosił 1.995,61 zł i był zgodny z w/w raportem kasowym (akta kontroli Nr 14/22/I/20-24) oraz ze stanem początkowym wykazanym w następnym raporcie kasowym nr 6 za miesiąc czerwiec 2014 r. (akta kontroli Nr 14/22/I/19).
Z powyższych danych wynika, że okresie objętym kontrolą 5 razy dokonywano operacji przekazywania gotówki z rachunku bankowego do kasy. Ustalono, że we wszystkich przypadkach operacje te zostały zaksięgowano na koncie 139- „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/22/I/25).
W okresie objętym kontrolą w obecności głównej księgowej dwukrotnie dokonano komisyjnego przekazania kasy w związku z urlopami kasjerki w dniach 28.03.2014 r. i 07.04.2014 r.
W dniu 23.06.2014 r. o godzinie 13,15 przy udziale głównej księgowej oraz w obecności osoby odpowiedzialnej kontrolujący dokonali kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 638,23 zł i był wyższy o 116,97 zł od stanu wynikającego z raportu kasowego nr 6/2014, który został sporządzony w związku z przeprowadzoną kontrolą kasy. Z wyjaśnień głównej księgowej oraz osoby odpowiedzialnej wynika, że różnica spowodowana jest niewypłaceniem z kasy pracownikowi zwrotu gotówki z tytułu rozliczenia zaliczki stałej. Ustalono, że dotyczy to dowodów: Kw nr 18 na kwotę 29,99 zł, Kw nr 20 na kwotę 60,98 zł oraz Kw nr 21 na kwotę 26,00 zł. Wypłaty tej kwoty dokonano pracownikowi po powrocie z delegacji w dniu 24.06.2014 r.
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że druki ścisłego zarachowania prowadzone są tylko w systemie komputerowym. Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja kasowa. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty w dziale administracyjno-księgowym. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Jednostka prowadzi druki przychodowe Kp oraz druki rozchodowe Kw. W kontrolowanym okresie w systemie tym wystawiono ogółem 118 dowodów gotówkowych, w tym: 105 druków Kw- kasa wypłaci oraz 13 druków Kp- kasa przyjmie.
Ustalono, że wszystkie sporządzone dowody Kw i Kp zostały dołączone do raportów kasowych i stanowiły podstawę do księgowania.
Załączniki do pobrania: 2015-01-30 12:00:28 - wystąpienie pokontrolne (23.00 kB)
Ilość odwiedzin: 2203
Nazwa dokumentu: Muzeum Polskiej Piosenki
Osoba, która odpowiada za treść: Jacek Spadło, Tadeusz Lech
Data wytworzenia informacji: 2015-01-30 11:53:37
Data udostępnienia informacji: 2015-01-30 11:53:37
Data ostatniej aktualizacji: 2015-01-30 12:01:38

References: art. 3
 art. 5
 art. 5
 art. 6
 art. 5
 art. 5
 art. 8
 art. 12
 art. 10
 art. 5