Source: https://www.zakonyprolidi.cz/blog/metodika-zadavani-verejnych-zakazek-maleho-rozsahu.htm
Timestamp: 2020-08-08 05:13:16+00:00

Document:
Blog Metodika zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
(Ministerstvo pro místní rozvoj, Econlab z.s., Oživení o.s., seriál Econlabu o aplikaci metodiky najdete zde)1)
Tato metodika vymezuje doporučené minimální standardy postupů pro naplnění principů transparentnosti a přiměřenosti procesu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (VZMR). Jejich implementace do interní směrnice zadavatele má zvýšit:
jistotu zadavatele ohledně správnosti vlastních postupů,
srozumitelnost pro externí subjekty, zejména dodavatele a kontrolní orgány,
důvěru v zadavatele ze strany dodavatelů i veřejnosti.
Postupy obsažené v této metodice řeší především samotný proces vedoucí k uzavření smlouvy, nikoliv postup zadavatele při rozhodování, zda a co poptat. Takové rozhodnutí musí provést zadavatel na základě jiných předpisů a vlastní ekonomické úvahy. Z hlediska plnohodnotného naplňování všech principů 3E (efektivnost, účelnost, hospodárnost) v praxi doporučujme využít metodiku Veřejného nakupování ministerstva financí na adrese http://www.mfcr.cz/cs/legislativa/metodiky/2016/metodicky-pokyn-chj-c-3--metodika-verejn-25582.
Zadavatel zadává veřejnou zakázku na základě jednoho z následujících postupů2):
přímé zadání (zadavatel přímo uzavírá smlouvu s dodavatelem),
uzavřená výzva (zadavatel osloví uzavřený okruh možných dodavatelů a vybere nejvhodnější nabídku),
otevřená výzva (zadavatel vhodným způsobem oznámí/uveřejní svůj záměr uzavřít smlouvu neomezenému okruhu možných dodavatelů a vybere nejvhodnější nabídku).
O volbě postupu, kterým bude konkrétní veřejná zakázka zadána, rozhodne zadavatel dle vhodnosti pro poptávaný předmět veřejné zakázky, dle předpokládané hodnoty veřejné zakázky, specifik dotyčného odvětví (např. velikosti a struktury trhu nebo obchodních zvyklostí) či zeměpisné polohy místa plnění veřejné zakázky.
Zadavatel volí postup přiměřeně k předpokládané hodnotě tak, aby co nejvíce naplnil následující principy zadávání veřejné zakázky:
efektivnost postupu – pokud zadavatel předpokládá, že “otevřenějším” postupem dosáhne výhodnější nabídky,
administrativní náročnost a hospodárnost – administrativní náročnost a náklady na “otevřenější” postup musí být přiměřené možnému užitku z tohoto postupu.
Výše uvedené je obecně možné vyjádřit prostřednictvím stanovení finančních limitů, které v závislosti na předpokládané hodnotě doporučí vhodný postup. Následující limity v Tabulce 1 představují maximální přiměřenou hranici pro dodržení všech principů postupu zadávání veřejných zakázek. Konkrétní nastavení limitů u zadavatele by mělo vycházet ze situace jednotlivých zadavatelů a z uvážení při zadávání jednotlivých veřejných zakázek a dodržování zásad jak dle § 6 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen “ZZVZ”), tak zásad 3E. Zadavatel dále na základě své praxe zváží v případě stavebních prací přiměřený posun jednotlivých finančních limitů pro jednotlivé postupy zadání.
Zadavatel sestaví plán veřejných zakázek a tento plán pravidelně aktualizuje. Na základě sestaveného plánu a s ohledem na již realizované veřejné zakázky stanoví zadavatel předpokládané hodnoty jednotlivých veřejných zakázek, které hodlá zadat. Pro části jedné veřejné zakázky, jež spolu tvoří funkční celek a jež jsou zadávány v časové souvislosti, se předpokládaná hodnota určí jako součet předpokládaných hodnot těchto částí, a to z důvodu, aby ze strany zadavatele nedocházelo k možnému (i nechtěnému) obcházení zákonných limitů (dělení zakázek), kdy by zadavatel jinak musel zadávat veřejnou zakázku v zadávacím řízení podle ZZVZ. Zadavatel pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky aplikuje pravidla obsažená v § 16-23 ZZVZ.
postup finanční limit3)
< 50 000 Kč < 250 000 Kč < 1 000 000 Kč < limit pro VZMR
přímé zadání ✔ 2) ✔ 1)
uzavřená výzva ✔ ✔ 1)
otevřená výzva ✔ ✔ ✔
Tabulka 1 - doporučené finanční limity
✔ Postup možný bez omezení.
Ad 1) Postup možný ve výjimečných situacích, kdy otevřenější postupy nepřinášejí přidanou hodnotu převyšující náklady soutěže, tedy za podmínek popsaných níže.
Ad 2) Jedná se o limit pro bagatelní zakázky, pro které není třeba vypracovávat záměr zakázky podle podmínek popsaných níže.
U zakázek, u nichž zadavateli nepostačuje interní znalost, zadavatel provede průzkum trhu. Prostřednictvím průzkumu trhu zadavatel především zjišťuje v místě a čase obvyklou cenu předmětu veřejné zakázky. Součástí průzkumu trhu může být i získání dodatečných informací pro vymezení předmětu veřejné zakázky (např. dostupná technická řešení umožňující naplnit potřebu definovanou zadavatelem), či nalezení jednoho či více dodavatelů k jednání nebo oslovení výzvou. Průzkum trhu vychází zejména z:
rešerše – získání informací s využitím veřejně dostupných nabídek (prostřednictvím cenových katalogů, internetových stránek apod.), případně na základě minulých zakázek s obdobným předmětem zadávaných jinými zadavateli,
jednání s dodavateli – získání informací přímo od dodavatelů, a to zejména na základě komunikace s dodavateli či oslovení zadavatele dodavatelem (např. obchodním zástupcem),
expertního posudku vyhotoveného např. odborníkem z oboru či administrátorem veřejných zakázek.
Výsledek průzkumu trhu nebo závěr získaný interní znalostí je součástí záměru přímého zadání zakázky odpovídajícího Příloze č. 1 či záměru uzavřené výzvy odpovídajícího Příloze č. 2. V ostatních případech je součástí interní dokumentace zadavatele, pokud to považuje za vhodné.
Přímé zadání veřejné zakázky spočívá v přímém uzavření smlouvy s konkrétním dodavatelem.
Zadavatel použije přímé zadání zakázky tehdy, když jiný postup nepřinese dostatečnou přidanou hodnotu s ohledem na náklady jiného postupu a okolnosti veřejné zakázky. Výběr dodavatele není nijak formalizován, zadavatel ho provede poté, co ověřil přiměřenost ceny a dalších podmínek plnění veřejné zakázky nabízených dodavatelem. Důvodem pro přímé zadání zakázky mohou být zejména skutečnosti, kdy:
se jedná o bagatelní zakázky do 50 000 Kč bez DPH,
se jedná o případy, kdy je zvolená nabídka nejvýhodnější z porovnávaných, nebo rozdíly nabízených cen a kvality plnění jsou minimální,
není možná hospodářská soutěž (z důvodů obdobných v § 63 odst. 3 ZZVZ, zejména ochrana duševního vlastnictví či technická nemožnost soutěže),
se jedná o stav časové tísně a zároveň nelze po zadavateli oprávněně požadovat zorganizování poptávkového řízení,
se jedná o dodatečné dodávky/služby/práce u realizované zakázky,
Postupy podle bodů e, f, g jsou považovány za přiměřené pouze do limitu 1 000 000 Kč bez DPH. Vůči jednomu dodavateli je během 12 kalendářních měsíců nad tento limit nelze aplikovat opakovaně.
Před provedením přímého zadání zakázky zadavatel zpracuje záměr tohoto zadání, a to alespoň v rozsahu Přílohy č. 1 tohoto dokumentu. Zadavatel není povinen záměr přímého zadání zakázky vypracovávat, pokud se jedná o bagatelní zakázky dle limitu v Tabulce 1.
V případě, že hodnota zakázky přesahuje limit pro výjimečný postup stanovený v Tabulce 1, zadavatel zveřejní zpracovaný záměr na profilu zadavatele včetně informace o oprávněné osobě, která takový postup schválila. Takovou osobou je osoba s přiměřenou politickou odpovědností.
Zároveň v případech, kdy postupem přímého zadání zakázky celkové plnění přímo zadané jednomu dodavateli v posledních 12 měsících přesáhne hranici pro VZMR, je součástí záměru i vysvětlení této skutečnosti s ohledem na možné dělení zakázek.
Příklady uzavírání smlouvy při přímém zadání
Toto označení je zvoleno pro nakupování v obchodě, uzavírání smluv o přepravě, o ubytování apod. Dokladem o uzavřené smlouvě a poskytnutí plnění je daňový doklad – faktura, účtenka, jízdenka, letenka, vstupenka apod. Formu uzavírání smluv tohoto charakteru není třeba formalizovat, pokud se jedná o operativní nákupy za relativně nízké ceny, nebo není vůbec možné formalizovat, protože zadavatel je nucen faktickou situací na trhu využít služeb dodavatele včetně přistoupení na podmínky uzavírání smlouvy o poskytování plnění (např. jediná autobusová linka, vstup na konkrétní akci, nákup dálniční známky).
Objednávka – přijetí objednávky
Zadavatel má dostatečnou znalost trhu, předmět plnění je dostatečně definován, jsou specifikovány podmínky plnění nebo je předpokládáno, že plnění bude poskytnuto podle obvyklých podmínek, a zadavatel osloví konkrétního dodavatele.
Zadavatel odešle dodavateli objednávku. Smlouva je uzavřena, pokud zadavatel obdrží přijetí objednávky od dodavatele nebo pokud převezme plnění dodavatele.
Poptávka – jednání s dodavateli - uzavření smlouvy
Zadavatel osloví jednoho či více konkrétních dodavatelů s poptávkou, včetně možnosti předložení variantních nabídek od dodavatele (co do kvality, množství, způsobu plnění apod.). Na základě obdržených nabídek zadavatel buď akceptuje nabídku dodavatele, která je pro něj nejvýhodnější, nebo může s dodavateli jednat za účelem vylepšení předložených nabídek. Zadavatel nemusí předem stanovit kritéria výběru nejvýhodnější nabídky, musí však tento výběr v záměru zdůvodnit. Smlouva je uzavřena, pokud jedna ze stran (zadavatel nebo dodavatel) se zaslaným návrhem souhlasí a doručí projev svého souhlasu druhé smluvní straně.
Uzavřená výzva spočívá v oslovení určitého počtu vhodných dodavatelů zadavatelem za účelem podání nabídky. Zadavatel nabídky posoudí, vyhodnotí a přijme (akceptuje) nejvýhodnější nabídku.
Výběr vyzvaných dodavatelů
Zadavatel vyzývá k předložení nabídek alespoň 3 dodavatele, které jako vhodné (jsou z oboru a jsou schopni podat relevantní nabídky) identifikoval v rámci průzkumu trhu nebo interní znalostí (součástí průzkumu trhu již mohlo být jednání s dodavateli, o kterém byl proveden záznam). Zadavatel po zadání zakázky zveřejní informace o oslovených uchazečích a předpokládané hodnotě alespoň v rozsahu Přílohy č. 2 na profilu zadavatele, jestliže se jedná o uzavřenou výzvu přesahující limit 1 000 000 Kč bez DPH. Zadavatel vyzývá k účasti dodavatele tak, aby zajistil dostatečnou konkurenci. Zadavatel zajišťuje občasnou rotaci oslovených dodavatelů. Zadavatel při vyzývání může zohlednit i své minulé zkušenosti s dodavatelem či dodavatelovu ekonomickou situaci.
Poté, co zadavatel provede výběr vyzvaných dodavatelů, postupuje přiměřeně dle pravidel pro otevřenou výzvu.
Otevřená výzva spočívá v oslovení neomezeného okruhu dodavatelů s výzvou k podání nabídky. Vedle uveřejnění výzvy lze oslovit i konkrétní dodavatele, přičemž se doporučuje oslovit alespoň 5 dodavatelů, pokud je zadavateli takový počet v oboru znám. Smlouva bude uzavřena s tím, kdo podá nabídku v dané lhůtě, splní podmínky vymezené ve výzvě a jehož nabídka bude vyhodnocena jako nejvýhodnější. Lze si vyhradit i možnost o nabídkách jednat.
Výzva se uveřejní vhodným způsobem, a to na profilu zadavatele a dále např. na webových stránkách obce – na úřední desce, v místním tisku, na elektronickém nástroji, na webových stránkách poskytovatele dotace apod.
Zadavatel ve výzvě specifikuje:
předmět veřejné zakázky nebo potřebu zadavatele, která má být prostřednictvím veřejné zakázky naplněna, včetně podmínek poskytování,
identifikaci zadavatele,
způsob zpracování nabídkové ceny,
způsob výběru nejvýhodnější nabídky,
případné požadavky na kvalifikaci,
lhůtu a formu (v případě listinných nabídek i místo) podání nabídek,
identifikaci dodavatelů, se kterými zadavatel jednal v rámci průzkumu trhu,
další relevantní informace či požadavky zadavatele.
Pokud není zadavatel obcí, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvkovou organizací touto obcí zřízenou nebo právnickou osobou, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast, doporučuje se u otevřené výzvy uveřejnit data v podobě strukturovaných dat4) CPV kód předmětu zakázky a lhůtu pro podání nabídek, a to současně s uveřejněním výzvy.
Výzva dále může obsahovat pravidla poptávkového řízení (pokud je již zadavatel nemá obsažené v samostatném veřejně dostupném dokumentu, např. v soutěžním řádu), a to:
možnost vyjednávat s dodavateli o podmínkách plnění,
že jednání může probíhat ve více kolech apod., při stanovení pravidel lze analogicky využít a aplikovat některá ustanovení ZZVZ,
že způsob podání nabídek může být stanoven formou listinné podoby, prostřednictvím elektronického nástroje nebo e-tržiště (za dodržení zásad dle § 6 ZZVZ),
pravidla pro otevírání nabídek, např. neveřejné otevření nabídek komisí nebo veřejné otevírání listinných obálek před zástupci uchazečů,
že údaj o nabídkové ceně se podává v odděleném dokumentu či obálce, která se otevírá až po kvalitativním vyhodnocení nabídek apod.
Proces před otevřením nabídek
Odpovědi na dotazy dodavatelů, případně dodatečné informace k výzvě uveřejní zadavatel na profilu zadavatele nebo je poskytne obdobným způsobem, jakým poskytl výzvu.
Vyhodnocení podaných nabídek
Zadavatel zvolí způsob podání nabídek a jejich otevírání úměrně k předpokládané hodnotě veřejné zakázky, administrativní náročnosti postupu i legitimnímu očekávání účastníků poptávkového řízení. Pro zajištění transparentní soutěže zadavatel přiměřeně eviduje všechny kroky spojené s otevřením nabídek a jejich vyhodnocením, např. prostřednictvím elektronického nástroje či listinných dokumentů. Do poptávkového řízení nelze zahrnout nabídku předloženou po lhůtě pro podání nabídek.
Zadavatel po otevření nabídek postupuje tak, aby v souladu s předem stanovenými pravidly poptávkového řízení vybral nejvýhodnější nabídku. Při tom dodržuje pravidla transparentnosti a hospodárnosti procesu, zadavatel sám volí pořadí jednotlivých úkonů vedoucích k výběru nabídky. Zadavatel nesmí vyloučit nabídku jen z důvodu nedodržení formálních náležitostí nabídky. Zadavatel může pro otevírání nabídek, pro posouzení kvalifikace, pro posouzení nabídek a/nebo pro hodnocení nabídek pověřit osobu nebo ustanovit komisi, které svěří všechny tyto úkony nebo jen některé z nich.
Zadavatel může uchazeče vyzvat k objasnění nebo doplnění nabídek, pokud objasněním nebo doplněním není dotčena celková nabídková cena nebo jiné kritérium hodnocení nabídek.
Zadavatel rozhodne o výběru nejvýhodnější nabídky. Na profilu zadavatele uveřejní informaci o výběru, která obsahuje zejména zdůvodnění výběru konkrétní nabídky, identifikaci vybraného dodavatele a nabídkové ceny a identifikaci osoby odpovědné/osob odpovědných za výběr. Zadavatel vhodným způsobem bez zbytečného odkladu informuje všechny dodavatele, kteří podali nabídku, například formou notifikace profilu zadavatele.
Výhrady k poptávkovému řízení
Kterýkoli dodavatel má právo podat proti úkonům zadavatele v otevřené a uzavřené výzvě výhrady, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od doručení či zveřejnění úkonu zadavatele, proti kterému výhrada směřuje.
Poučení o možnosti podat výhradu musí být součástí výzvy a v informaci o výběru nejvýhodnější nabídky.
V případě, kdy zadavatel výhradě nevyhověl, odešle zadavatel uchazeči, který podal výhradu, nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení výhrady písemné vyrozumění o výhradě s uvedením odůvodnění. V případě vyhovění výhradě se ve vyrozumění o výhradě uvede způsob nápravy a odešle se všem účastníkům, kteří podali nabídky nebo byli zadavatelem osloveni.
Vyrozumění o výhradě vypracovává osoba odpovědná za zadání zakázky a schvaluje osoba jí nadřízená s přiměřenou politickou odpovědností, případně komise k tomuto účelu sestavená. Schvalující osoby jsou ve vyrozumění uvedeny.
Zadavatel vhodným způsobem uveřejní směrnici implementující tuto metodiku. Zadavatel do 30 pracovních dnů od uzavření smlouvy u každé veřejné zakázky nad 250 000 Kč bez DPH5) uveřejní na profilu zadavatele v podobě strukturovaných (doporučuje se) dat následující informace:
seznam dodavatelů, kteří podali nabídku, včetně nabídkových cen,
identifikaci vybraného dodavatele,
výzvu (pokud byla vyhotovena),
postup (přímé zadání včetně důvodu, uzavřená výzva, otevřená výzva),
odkaz na smlouvu do registru smluv (není-li v registru, pak samotnou smlouvu).
Doporučení uveřejňovat informace v podobě strukturovaných dat se nevztahuje na zadavatele, který je obcí, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvkovou organizací touto obcí zřízenou nebo právnickou osobou, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast.
Všechny dokumenty a informace, které byly uveřejněny na profilu zadavatele, musí být bezplatně veřejně přístupné nepřetržitě po dobu nejméně 2 let od jejich uveřejnění.
DOCX: Metodika-zadavani-verejnych-zakazek-maleho-rozsahu.docx
PDF: Metodika-zadavani-verejnych-zakazek-maleho-rozsahu.pdf
1) Na přípravě této metodiky se podíleli zástupci neziskových organizací Econlab z.s. a Oživení o.s.
2) Jde pouze o typová označení jednotlivých postupů. Ve vnitřní směrnici je možné takových typů postupů popsat více, případně je možné subsidiárně použít zákon o zadávání veřejných zakázek.
3) Všechny částky bez daně z přidané hodnoty.
4) Tj. jako samostatný údaj (nikoliv přiložený dokument) ve smyslu § 18 odst. 5 vyhlášky č. 168/2016 Sb.
5) Odpovídá nabídkové ceně vybraného dodavatele.

References: § 6
 zákona č. 134
 § 16
 § 63
 § 6
 § 18