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Roma 30 Novembre 2011 Organizzazione Sviluppo Risorse Umane e Qualità - PDF
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1 REGOLAMENTO O.D.V. ALES Roma 30 Novembre 2011 Organizzazione Sviluppo Risorse Umane e Qualità Certificata ISO 9001:2008 Certificata OHSAS 18001:2007
2 ORGANISMO DI VIGILANZA In osservanza dell art. 6, comma 1, lettera b), del Decreto Legislativo n. 231/2001 e successive modificazioni e integrazioni, è istituito l Organismo di Vigilanza (O.d.V.) monocratico, opera secondo le disposizioni di seguito definite. Composizione, nomina e cessazione dall incarico 1. L O.d.V. è composto da un componente nominato dall Amministratore Unico; resta in carica per anni due e può essere rinominato. 2. L O.d.V. monocratico è composto dal Prof. Avv. Alberto Zito 3. L accettazione della carica di cui al precedente punto 2 deve essere comunicata per iscritto, da parte del soggetto interessato, all Amministratore Unico. 4. Nel caso del venir meno (per dimissioni, rinuncia, ecc.) dell O.d.V., la nomina del sostituto è deliberata dall Amministratore Unico. Il soggetto nominato rimane in carica fino alla scadenza del mandato di 2 anni. 5. Il mandato dell O.d.V. può essere revocato dall Amministratore Unico solo per giusta causa. Funzioni, poteri e compiti 1. All O.d.V. sono attribuiti autonomi poteri d iniziativa e di controllo in ordine al Codice Etico e alle procedure definite nel Modello Organizzativo. 2. Nello svolgimento delle proprie funzioni l O.d.V. può ricorrere, in caso di particolari esigenze concordate con l Amministratore Unico, al sostegno di consulenti esterni e di advisor indipendenti - ALES destinerà, a tal fine, nel budget annuale adeguato importo - nel rispetto della riservatezza della Società e delle relative attività. 3. In osservanza di quanto prescritto dal citato Decreto Legislativo all O.d.V, è attribuito il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello e di curarne l aggiornamento. In particolare, vengono all O.d.V. attribuiti i seguenti compiti: O r g a n i z z a z i o n e e S v i l u p p o R i s o r s e U m a n e e Q u a l i t à Pagina 2
3 vigilare sull effettiva applicazione del Codice Etico e del Modello, verificando la coerenza tra i comportamenti concretamente tenuti dai singoli e i principi, le norme e gli standard generali di comportamento, in detti documenti stabiliti; vigilare sulla adeguatezza degli elementi e delle misure previsti dal Codice Etico e dal Modello; formulare proposte circa l aggiornamento del Codice Etico e del Modello, in caso di modifiche organizzative e/o strutturali dell azienda o di provvedimenti di legge; formulare proposte in ordine all eventuale adozione di provvedimenti sanzionatori nei casi di accertata violazione del Codice Etico e del Modello. 4. La responsabilità primaria dell attivazione e verifica delle procedure di controllo aziendali, anche per quelle strettamente relative alle aree di attività a rischio di reato 231, resta comunque demandata al management operativo di Ales e forma parte integrante dei processi aziendali; 5. A livello operativo l O.d.V., coordinandosi con le Funzioni aziendali di volta in volta interessate, potrà: condurre ricognizioni dell attività aziendale ai fini della mappatura aggiornata delle aree di attività a rischio di reato 231; promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello nonché, ravvisandone la necessità, predisporre documenti contenenti istruzioni, chiarimenti o aggiornamenti che verranno circolarizzati a cura della struttura aziendale; verificare e monitorare che gli elementi previsti dal Modello - adozione di clausole standard, espletamento di procedure, formazione del personale - siano adeguati alle esigenze dello stesso; condurre indagini interne per l accertamento di presunte violazioni delle prescrizione contenute nel Modello. Potrà inoltre, nel rispetto della normativa sulla privacy: effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o attività aziendali nell ambito delle aree di attività a rischio di reato 231; O r g a n i z z a z i o n e e S v i l u p p o R i s o r s e U m a n e e Q u a l i t à Pagina 3
4 accedere agli atti e ai documenti relativi al personale e alle attività svolte nell ambito delle aree a rischio di reato 231; chiedere informazioni e chiarimenti ai Responsabili delle divisioni aziendali, senza necessità di preventiva autorizzazione da parte degli organi sociali; prendere visione e trarre copia dei libri sociali; compiere ispezioni, controlli, verifiche in ordine al personale e alle altre attività di Ales; svolgere ispezioni a campione sulle procedure operative relative alle aree a rischio di reato 231. Funzionamento dell O.d.V. 1. L O.d.V. riferisce all Amministratore Unico, al Direttore Generale. 2. L O.d.V. definisce, con proprio atto, un programma annuale di verifiche sul funzionamento e sull osservanza del Codice Etico e del Modello. Al termine di ogni semestre l O.d.V. redige una relazione sull attività svolta, che trasmette all Amministratore Unico e al Direttore Generale. Detta relazione avrà ad oggetto: l attività svolta dall Organismo nel corso dell anno; le eventuali criticità o i fatti di rilievo emersi; gli eventuali interventi correttivi o migliorativi del Modello. 3. L O.d.V. effettua le verifiche almeno quadrimestrali e, comunque, ogni volta che sia ritenuto opportuno dal parte dell O.d.V, o su richiesta dell Amministratore Unico e del Direttore Generale. 4. Al termine di ogni verifica l O.d.V. redige apposita relazione, da trasmettere all Amministratore Unico e al Direttore Generale. 5. L O.d.V. può agire anche relativamente alle segnalazioni su presunte violazioni del Codice Etico e del Modello Organizzativo. 6. Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo se opportunamente circostanziate e le stesse potranno essere presentate dal personale all Organismo di Vigilanza, in via diretta o attraverso il O r g a n i z z a z i o n e e S v i l u p p o R i s o r s e U m a n e e Q u a l i t à Pagina 4
5 proprio responsabile di riferimento. La Società e l Organismo di Vigilanza tutelano dipendenti e collaboratori di ALES da ogni effetto pregiudizievole che possa derivare dalla segnalazione. L Organismo di Vigilanza assicura la riservatezza dell identità dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge. 7. Il personale di ALES e in particolare i Responsabili delle funzioni che vengano ufficialmente a conoscenza di notizie, anche provenienti da organi di polizia giudiziaria, riguardanti illeciti e/o reati a rischio di impatto aziendale, devono segnalarle all Organismo di Vigilanza. 8. L O.d.V. riceve, ogni quattro mesi gli aggiornamenti modifiche all organigramma aziendale nelle sue funzioni apicali e le dichiarazioni di assenza di conflitto di interesse per l Amministratore Unico, il Direttore Generale ed i Resp.li di Funzione. 9. L O.d.V. può essere sentito dal Collegio Sindacale, su richiesta dell Amministratore Unico. Canali informativi In osservanza di quanto previsto dal Codice Etico e dai Protocolli aziendali del Modello 231, i Responsabili di Funzione o i soggetti eventualmente ivi indicati, sono tenuti a inviare all ODV le comunicazioni e/o le dichiarazioni prescritte nei citati documenti mediante apposite segnalazioni (indirizzo di posta elettronica da parte dei Dipendenti, degli Organi Sociali, dei Consulenti in merito ad eventi che potrebbero ingenerare responsabilità ai sensi del d.lgs. 231/2001. O r g a n i z z a z i o n e e S v i l u p p o R i s o r s e U m a n e e Q u a l i t à Pagina 5
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References: art. 6
 Articolo 1
 art.6
 Articolo 1
 Articolo 2
 Articolo 3
 Articolo 1
 art.6
 Articolo 1
 Articolo 1
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