Source: https://www.ontario.ca/fr/lois/reglement/140090
Timestamp: 2020-05-29 23:08:07+00:00

Document:
Règl. de l'Ont. 90/14 : FOURNISSEURS DE SERVICES - NORMES APPLICABLES AUX SYSTÈMES ADMINISTRATIFS ET PRATIQUES COMMERCIALES ET AUTRES CONDITIONS PRESCRITES
1 décembre 2014 – 2 juin 2019
FOURNISSEURS DE SERVICES — NORMES APPLICABLES AUX SYSTÈMES ADMINISTRATIFS ET PRATIQUES COMMERCIALES ET AUTRES CONDITIONS PRESCRITES
Dernière modification : 139/19.
Historique législatif : 228/14, 139/19.
Obligation de communiquer des renseignements à l’assureur
Obligation de vérifier l’identité
Obligation relative aux duplicatas
Obligation relative à la fréquence des factures
Obligations relatives aux renseignements inexacts, faux ou mensongers
Obligations en cas de refus de payer de l’assureur
Teneur des documents
Protection et intégrité des documents
Idem : remise des factures
Obligation d’établir des politiques et procédures
Obligation relative au représentant principal
Communication de renseignements à l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers
Obligation relative à l’adresse électronique
Obligation de communiquer les changements
«bureau central de traitement» Bureau central de traitement visé au paragraphe 49 (3) de l’annexe sur les indemnités d’accident légales. («central processing agency»)
«fournisseur de services titulaire d’un permis» Personne ou entité qui est titulaire d’un permis de fournisseur de services. («licensed service provider»)
«professionnel de la santé réglementé» S’entend au sens du paragraphe 3 (1) de l’annexe sur les indemnités d’accident légales. («regulated health professional»)
(2) Pour l’application des dispositions suivantes, la mention de l’assureur vaut mention d’un bureau central de traitement :
1. La disposition 2 du paragraphe 4 (1).
2. Les articles 6, 7, 9 et 10.
3. Le paragraphe 12 (1).
4. L’alinéa 17 (3) a).
2. Les exigences du présent règlement sont prescrites pour l’application de l’article 288.4 de la Loi à titre :
a) de normes à l’égard des systèmes administratifs et pratiques commerciales du fournisseur de services titulaire d’un permis, dans le cadre des indemnités d’accident légales, et de normes en matière d’intégrité dans la gestion de ses activités;
b) d’autres conditions du permis de fournisseur de services à l’égard des questions indiquées au paragraphe 288.4 (4) de la Loi. Règl. de l’Ont. 228/14, art. 2.
3. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis communique sur demande à l’assureur les renseignements suivants :
1. Le numéro de permis délivré au fournisseur de services en application du paragraphe 288.5 (3) de la Loi.
2. Le nom de tout professionnel de la santé réglementé ou de toute autre personne que le fournisseur de services autorise à effectuer où à fournir, pour son compte, des évaluations, des examens, des rapports, des formulaires, des plans, des biens ou des services pour lesquels un paiement au titre de frais désignés est ou peut être demandé à l’assureur.
3. Le numéro d’inscription figurant sur le certificat d’inscription délivré au professionnel de la santé réglementé visé à la disposition 2 par l’ordre, au sens de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées ou de la Loi de 1998 sur le travail social et les techniques de travail social, dont il est membre.
4. Le nom de tout professionnel de la santé réglementé ou de toute autre personne que le fournisseur de services a autorisé, mais n’autorise plus, à effectuer ou à fournir, pour son compte, des évaluations, des examens, des rapports, des formulaires, des plans, des biens ou des services pour lesquels un paiement au titre de frais désignés a été ou aurait pu être demandé à l’assureur, et la période pendant laquelle le professionnel de la santé réglementé ou l’autre personne faisait l’objet d’une telle autorisation dans les six ans précédant la date de la demande.
(2) Le fournisseur de services communique à l’assureur les renseignements visés au paragraphe (1) dans les 10 jours ouvrables qui suivent le jour où il reçoit la demande.
4. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis communique sur demande les renseignements et documents suivants au particulier qui a fait l’objet d’une évaluation ou d’un examen effectués par lui ou à l’égard duquel il a fourni un rapport, un formulaire, un plan, un bien ou un service, si un paiement au titre de frais désignés a été ou peut être demandé à l’assureur :
1. Toutes les précisions concernant les évaluations et les examens effectués ou fournis et toutes les précisions concernant les rapports, les formulaires, les plans, les biens ou les services fournis ou remis par le fournisseur de services ou pour son compte au particulier ou à son profit.
2. Toutes les précisions concernant les documents suivants qui se rapportent au particulier et que le fournisseur de services a présentés à l’assureur, ainsi que des copies de ces documents :
i. Chaque facture se rapportant à des frais désignés.
ii. Tout autre document qui donne lieu à une demande de paiement au titre de frais désignés.
(2) Le fournisseur de services communique au particulier les renseignements visés au paragraphe (1) dans les 10 jours ouvrables qui suivent le jour où le particulier les demande.
(3) Malgré le paragraphe (1), un fournisseur de services n’est pas tenu de communiquer à un particulier des renseignements ou des documents qui se rapportent à un examen du particulier effectué par lui ou pour son compte si cet examen a été exigé par l’assureur en vertu de l’article 44 de l’annexe sur les indemnités d’accident légales.
5. Le fournisseur de services titulaire d’un permis prend toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité de chaque particulier à l’égard duquel il effectue ou fournit des évaluations, des examens, des rapports, des formulaires, des plans, des biens ou des services pour lesquels un paiement au titre de frais désignés peut être demandé à l’assureur.
6. Le fournisseur de services titulaire d’un permis ne doit pas présenter à l’assureur une facture se rapportant à des frais désignés sur laquelle figure un nom ou un numéro de permis qui ne correspond pas à celui de son permis.
7. Le fournisseur de services titulaire d’un permis prend toutes les mesures raisonnables pour faire en sorte de ne pas présenter à l’assureur des duplicatas d’un document visé à l’article 66 de l’annexe sur les indemnités d’accident légales qui est précisé dans une directive et dont le paragraphe 64 (7) de l’annexe sur les indemnités d’accident légales exige la remise à l’assureur auquel la directive s’applique, notamment :
1. Le plan de traitement et d’évaluation visé au paragraphe 38 (3) de l’annexe sur les indemnités d’accident légales.
2. Le formulaire de confirmation de traitement visé au paragraphe 40 (2) de l’annexe sur les indemnités d’accident légales.
3. Une facture se rapportant à des frais désignés.
8. Le fournisseur de services titulaire d’un permis prend toutes les mesures raisonnables pour faire en sorte de ne pas présenter à un bureau central de traitement des factures se rapportant à des frais désignés plus souvent que le permet la directive applicable.
9. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis ne doit pas présenter à l’assureur un formulaire, un plan, une facture ou un autre type de document ou de renseignements autorisés ou exigés aux termes de l’annexe sur les indemnités d’accident légales qui se rapportent à une demande d’indemnités d’accident légales ou à des frais désignés dans l’un ou l’autre des cas suivants :
1. Le fournisseur de services a des motifs raisonnables de croire que le formulaire, la facture, le document ou les renseignements contiennent des renseignements qui sont inexacts, faux, trompeurs ou mensongers.
2. Le fournisseur de services a des motifs raisonnables de croire que le particulier auquel se rapporte la demande :
i. soit n’était pas impliqué dans un accident à l’égard duquel est présentée la demande d’indemnités d’accident légales ou est demandé ou fourni l’évaluation, l’examen, le rapport, le formulaire, le plan, le bien ou le service;
ii. soit n’a pas souffert d’une déficience à l’égard de laquelle est présentée la demande d’indemnités d’accident légales ou est demandé ou fourni l’évaluation, l’examen, le rapport, le formulaire, le plan, le bien ou le service.
(2) Si le fournisseur de services croit, en se fondant sur des motifs raisonnables, qu’un formulaire, un plan, une facture ou un autre document ou d’autres renseignements que lui-même ou toute autre personne autorisée par lui a présentés à l’assureur contiennent des renseignements inexacts, faux, trompeurs ou mensongers, il prend les mesures suivantes dès que possible et, dans tous les cas, dans les deux jours ouvrables après en être venu à le croire :
a) il en avise l’assureur;
b) il fournit à l’assureur les renseignements exacts.
10. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis ne doit pas présenter à l’assureur une facture où figure une évaluation, un examen, un rapport, un formulaire, un plan, un bien ou un service qui nécessitait l’approbation préalable de l’assureur et que ce dernier n’avait pas approuvé conformément à l’annexe sur les indemnités d’accident légales au moment où il a été effectué ou fourni.
(2) Malgré le paragraphe (1), le fournisseur de services peut présenter une facture à l’assureur si celui-ci ne donne pas avis de sa décision concernant l’évaluation, l’examen, le rapport, le formulaire, le plan, le bien ou le service auquel se rapporte la facture dans le délai applicable prévu à l’annexe sur les indemnités d’accident légales.
11. Si le directeur général de l’Autorité approuve un formulaire en vertu de l’annexe sur les indemnités d’accident légales à une fin donnée, le fournisseur de services titulaire d’un permis n’utilise que la version du formulaire qui, au moment pertinent, est approuvée à cette fin. Règl. de l’Ont. 90/14, art. 11; Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
12. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis effectue des examens périodiques des formules, des plans, des factures, des documents ou des autres renseignements qu’il présente aux assureurs relativement aux indemnités d’accident légales afin de s’assurer qu’il se conforme aux exigences prévues par la Loi et à toutes les directives applicables et d’assurer le rapprochement de ses factures.
(2) Le fournisseur de services effectue l’examen de la manière et à la fréquence convenant au volume et à la nature de ses activités dans le cadre des indemnités d’accident légales et, dans tous les cas, à une fréquence d’au moins :
a) une fois tous les trois mois, s’il lui a été payé 50 000 $ ou plus par des assureurs au titre de frais désignés au cours de l’année civile qui précède l’examen;
b) une fois tous les 12 mois, s’il lui a été payé moins de 50 000 $ par des assureurs au titre de frais désignés au cours de l’année civile qui précède l’examen.
13. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis conserve tout document afférent à une évaluation, à un examen, à un rapport, à un formulaire, à un plan, à un bien ou à un service effectué ou fourni par lui ou pour son compte et se rapportant à des frais désignés pendant au moins six ans après la date de création du document.
(2) Le fournisseur de services conserve les documents à l’endroit où il fait des affaires en Ontario ou, s’il avise le directeur général de l’Autorité qu’il conserve des documents dans d’autres locaux précisés qui sont situés en Ontario, dans ces locaux. Règl. de l’Ont. 90/14, par. 13 (2); Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
(3) Le fournisseur de services qui a des documents électroniques peut les conserver à un endroit autre que l’endroit ou les locaux visés au paragraphe (2) s’il peut les récupérer dans un format électronique ou papier utilisable dans les cinq jours ouvrables qui suivent le jour où il reçoit la demande de documents.
(4) Le fournisseur de services qui a des documents électroniques fait en sorte de pouvoir les récupérer à tout moment pendant la période de conservation prévue au paragraphe (1).
13.1 Le fournisseur de services titulaire d’un permis veille à ce que les documents visés au paragraphe 13 (1) soient conservés sous la forme et contiennent les renseignements qui permettront au directeur général de l’Autorité de calculer le montant des droits que ce fournisseur doit payer en application de la Loi. Règl. de l’Ont. 228/14, art. 3; Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
14. Le fournisseur de services titulaire d’un permis prend toutes les mesures raisonnables pour faire en sorte que ses documents sous forme papier ou électronique soient protégés et ne puissent pas être falsifiés.
15. Le fournisseur de services titulaire d’un permis prend toutes les mesures raisonnables pour faire en sorte que lui-même et toute personne qui effectue ou fournit pour son compte des évaluations, des examens, des rapports, des formulaires, des plans, des biens ou des services qui se rapportent à des frais désignés ou à une demande d’indemnités d’accident légales se conforment aux directives applicables.
16. (1) Le présent article s’applique si une directive précise que des factures doivent être remises à un bureau central de traitement.
(2) Le fournisseur de services titulaire d’un permis veille à ce que chaque établissement, succursale ou emplacement qu’il exploite dans le but de fournir des biens ou des services à une personne qui demande des indemnités d’accident légales ou à son profit, ou de fournir des biens ou des services afin de déterminer si une personne a droit ou continue d’avoir droit à des indemnités d’accident légales, soit inscrit au bureau central de traitement en tant que participant et maintienne cette inscription en règle.
17. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis établit et met en application des politiques et des procédures qui conviennent à la nature et au volume de ses activités se rapportant aux indemnités d’accident légales.
(2) Les politiques et procédures doivent être conçues pour faire en sorte que le fournisseur de services et toute personne qui effectue ou fournit pour le compte de celui-ci des évaluations, des examens, des rapports, des formulaires, des plans, des biens ou des services se conforment aux exigences prévues par les lois applicables, y compris les exigences relatives aux actes et omissions prescrits comme étant des actes ou pratiques malhonnêtes ou mensongers.
(3) Les politiques et procédures comprennent :
a) des politiques et des procédures conçues pour éviter l’établissement ou la présentation à un assureur par le fournisseur de services ou toute autre personne de formulaires, de plans, de factures, de documents et d’autres renseignements faux, trompeurs ou mensongers qui se rapportent à une demande d’indemnités d’accident légales ou à des frais désignés;
b) des politiques et des procédures conçues pour empêcher le fournisseur de services de faciliter, directement ou indirectement, les activités mentionnées à l’alinéa a).
(4) Le fournisseur de services établit un processus d’examen et de règlement des plaintes présentées par les assureurs au sujet de ses systèmes administratifs et pratiques commerciales se rapportant aux frais désignés.
18. Le fournisseur de services titulaire d’un permis met en oeuvre toute recommandation raisonnable que le représentant principal fait à l’égard des changements à apporter à ses systèmes administratifs et pratiques commerciales et à la gestion de ses activités afin d’assurer la conformité à toutes les lois et directives applicables.
19. Le fournisseur de services titulaire d’un permis veille à ce que son adresse électronique figurant aux dossiers du directeur général de l’Autorité soit vérifiée régulièrement et qu’elle demeure valide et actuelle. Règl. de l’Ont. 90/14, art. 19; Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
20. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis communique des renseignements à jour au directeur général de l’Autorité s’il survient l’un ou l’autre des changements suivants :
1. Le fournisseur de services change d’adresse postale en Ontario.
2. Le fournisseur de services change d’adresse électronique, de numéro de téléphone ou de numéro de télécopieur.
3. Le fournisseur de services déplace son établissement principal ou un établissement, une succursale, un bureau ou un emplacement en Ontario.
4. Le fournisseur de services ouvre, ferme, acquiert, fusionne ou transfère un établissement, une succursale, un bureau ou un emplacement en Ontario.
5. Le fournisseur de services change de représentant principal.
6. Si le fournisseur de services est une personne morale, un ou plusieurs de ses administrateurs ou dirigeants changent.
7. Si le fournisseur de services est une société de personnes, un ou plusieurs de ses associés changent. Règl. de l’Ont. 90/14, par. 20 (1); Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
(2) Le fournisseur de services communique au directeur général de l’Autorité les renseignements visés au paragraphe (1) dans les cinq jours ouvrables qui suivent le jour où survient le changement en question. Règl. de l’Ont. 90/14, par. 20 (2); Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
21. (1) Le fournisseur de services titulaire d’un permis remet au directeur général de l’Autorité, selon le formulaire qu’il approuve et aux moments qu’il exige, une déclaration annuelle contenant des renseignements sur ses activités dans le cadre des indemnités d’accident légales, notamment des renseignements se rapportant à ses systèmes administratifs et pratiques commerciales et aux questions d’intégrité dans la gestion de ses activités. Règl. de l’Ont. 90/14, par. 21 (1); Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
(2) Le fournisseur de services veille à ce que la déclaration annuelle contienne les renseignements qui permettront au directeur général de l’Autorité de calculer le montant des droits que ce fournisseur doit payer en application de la Loi pour la période pertinente. Règl. de l’Ont. 228/14, art. 4; Règl. de l’Ont. 139/19, art. 3.
(3) La mention, au paragraphe (1), du formulaire qu’approuve le directeur général de l’Autorité est réputée s’entendre en outre du dernier formulaire approuvé par le surintendant pour l’application du présent article avant le jour de l’entrée en vigueur de l’article 22 de l’annexe 13 de la Loi de 2018 pour un plan axé sur le mieux-être et l’avenir (mesures budgétaires) jusqu’à ce que le directeur général de l’Autorité approuve un formulaire subséquent pour l’application du présent article. Règl. de l’Ont. 139/19, art. 2.

References: art. 2
 art. 11
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 19
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 4
 art. 3
 art. 2