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Timestamp: 2019-11-14 07:29:54+00:00

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SR 824.095 Verordnung vom 20. August 2014 über das Informationssystem des Zivildienstes
824.095 Verordnung vom 20. August 2014 über das Informationssystem des Zivildienstes
vom 20. August 2014 (Stand am 1. Januar 2018)
gestützt auf Artikel 80 Absatz 4 des Zivildienstgesetzes vom 6. Oktober 19951 (ZDG),
Art. 2 Verantwortliche Stellen
1 Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI)1 ist verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb des automatisierten Informationssystems des Zivildienstes (E-ZIVI).
2 Es kann für die technische Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI andere Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.
Art. 3 Zweck von E-ZIVI
Mit E-ZIVI werden alle Belange des Vollzugs des Zivildienstes unterstützt:
die Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatzbetrieben sowie die Betreuung der Einsatzbetriebe;
die Vorbereitung, die Durchführung, die Finanzierung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einführungstagen für gesuchstellende Personen und von Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen;
die Bearbeitung von Beratungsbegehren zivildienstpflichtiger Personen;
die Authentifizierung der Benützerinnen und Benützer eines Extranets.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 (AS 2017 6699).
2 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 (AS 2017 6699).
Art. 4 Veröffentlichung von Stammdaten und Einsatzmöglichkeiten
Die Stammdaten und die Einsatzmöglichkeiten von anerkannten Einsatzbetrieben können auf der Webseite des ZIVI jedermann zugänglich gemacht werden, sofern die betroffenen Betriebe damit einverstanden sind.
2. Abschnitt: Struktur von E-ZIVI und Datenbearbeitung
Art. 5 Struktur und Inhalt von E-ZIVI
1 E-ZIVI besteht aus den folgenden Untersystemen:
dem Verwaltungssystem (VS);
dem Kundensystem (KS);
dem «Business Intelligence System» (BIS).
2 E-ZIVI enthält Daten über:
gesuchstellende und zivildienstpflichtige Personen;
Ausbildungsbetriebe sowie Kursleiterinnen und Kursleiter;
Einsätze sowie Einführungstage und Ausbildungskurse;
3 Das BIS enthält Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüberwachung, Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse des ZIVI.
Art. 6 Datenbeschaffung
Die Daten in E-ZIVI werden beschafft bei:
den gesuchstellenden und den zivildienstpflichtigen Personen;
den gesuchstellenden Institutionen und den anerkannten Einsatzbetrieben;
den Datenempfängerinnen und -empfängern nach Artikel 8.
Art. 7 Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
1 Auf die Daten im VS haben das ZIVI und die Vollzugsbeauftragten im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben Zugriff.
2 Auf die Daten im KS haben die zuständigen Behörden im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben im Abrufverfahren Zugriff.
3 Die Daten im KS von gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen sowie von gesuchstellenden Institutionen und anerkannten Einsatzbetrieben können nur abgefragt werden, sofern die betreffende Person, Institution oder der betreffende Einsatzbetrieb sich damit einverstanden erklärt hat.
4 Die individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind im Anhang geregelt.
Art. 8 Bekanntgabe von Personendaten
Das ZIVI gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten bekannt:
schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institutionen: zur Gewährleistung der Sicherheit der zivildienstpflichtigen Person im Zusammenhang mit Auslandeinsätzen sowie zur Begutachtung von Anerkennungsgesuchen von Einsatzbetrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen, und von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben;
den zivildienstpflichtigen Personen und den Einsatzbetrieben: zur Vorbereitung von Einsätzen mit Hilfe des KS;
den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern von zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Artikel 336c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts2;
den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienstleistenden Personen;
dem Betreiber des E-Shops des ZIVI: zur Administration der Ausrüstungsgegenstände für die Kennzeichnung der zivildienstpflichtigen Personen;
dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge;
dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenversände auf elektronischem Weg;
den Hotelleriebetrieben: zur Buchung von Übernachtungen der zivildienstleistenden Personen;
den vom ZIVI bezeichneten Fachstellen: zur Durchführung der medizinischen Untersuchungen und zur Festlegung von Präventivmassnahmen im Hinblick auf Auslandeinsätze;
Institutionen, die im Hinblick auf Auslandeinsätze im Auftrag von Einsatzbetrieben Assessments durchführen;
auf Evaluationen spezialisierten Dienstleistungserbringern: zur Durchführung der Befragungen von gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen, Einsatzbetrieben sowie Kursleiterinnen und -leitern zwecks Auswertung von Einführungstagen, Ausbildungskursen und Einsätzen.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 (AS 2016 1927).
3 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 (AS 2016 1927).
4 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 (AS 2016 1927).
5 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 (AS 2017 6699).
Art. 9 Aufsicht und Koordination
1 Das ZIVI übt die Aufsicht aus über:
die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung;
die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die an E-ZIVI beteiligt sind.
2 Es koordiniert seine Tätigkeiten mit den an E-ZIVI beteiligten Behörden des Bundes und den beigezogenen privaten Personen und Institutionen.
3 Es erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für E-ZIVI.
1 Die an E-ZIVI beteiligten Behörden sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
3 Die Behörden und die privaten Personen und Institutionen stellen sicher, dass die Personendaten, die sie in den Untersystemen nach Artikel 5 Absatz 1 eintragen oder die sie den zuständigen Stellen bekannt geben, vollständig, richtig und nachgeführt sind.
Art. 11 Datensicherheit
1 Die Datensicherheit richtet sich nach:
den Artikeln 8–12 der Verordnung vom 14. Juni 19931 zum Bundesgesetz über den Datenschutz;
den Bestimmungen der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 20112;
den Weisungen des Bundesrates vom 1. Juli 20153 über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.4
2 Die nach Artikel 7 berechtigten Behörden und privaten Personen und Institutionen treffen die nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind.
3 Das ZIVI erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Regelungen über organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestimmungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält.
4 Es sorgt dafür, dass automatisch protokolliert wird, welche Benützerin oder welcher Benützer zu welchem Zeitpunkt den aktuellen Datenstand herbeigeführt hat.
4 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 (AS 2017 6699).
4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Statistik
Art. 12 Aufbewahrung
Während fünf Jahren werden aufbewahrt:
die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivildienstpflicht;
die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung;
die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.
Art. 13 Archivierung
1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden nach Artikel 21 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19921 über den Datenschutz alle Daten vom ZIVI dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.
2 Die dem Bundesarchiv abgelieferten Daten werden in E-ZIVI vernichtet.
Art. 14 Statistik
Das ZIVI gibt dem Bundesamt für Statistik die Daten bekannt, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
1 Der Bund finanziert die Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI sowie die Erschliessung und den Betrieb der Datenleitungen zu den direkt am VS und am BIS angeschlossenen Stellen und Personen.
2 Die an E-ZIVI direkt angeschlossenen Stellen und Personen übernehmen die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb ihrer Geräte sowie der benötigten Software. Das ZIVI legt die Bedingungen fest, welche diese Geräte und die Software erfüllen müssen.
Die Verordnung vom 30. Juni 20041 über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.
1 [AS 2004 3633, 2007 4525 Ziff. II 9, 2009 1119]
1 Das Informationssystem ZIVI+ ist spätestens neun Monate nach Inkrafttreten dieser Verordnung ausser Betrieb zu setzen.
2 Die Daten aus dem Informationssystem ZIVI+ werden innerhalb von neun Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in E-ZIVI überführt.
3 Ausgenommen sind Daten aus ZIVI+ betreffend Personen, die zu einer Arbeitsleistung verpflichtet wurden. Diese Daten sind spätestens neun Monate nach Inkrafttreten dieser Verordnung dem Bundesarchiv abzuliefern oder zu vernichten.
Art. 18 Übergangsordnung für Fälle schwerwiegender Störungen in der Einführungsphase
Falls nach Inkrafttreten dieser Verordnung das bisherige Informationssystem ZIVI+ zur Überbrückung schwerwiegender technischer oder organisatorischer Störungen weiter betrieben oder wieder in Betrieb genommen werden muss, bleibt die Verordnung vom 30. Juni 20041 über das Informationssystem des Zivildienstes während längstens neun Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in ihrer bisher geltenden Fassung anwendbar.
Diese Verordnung tritt am 15. September 2014 in Kraft.
(Art. 7 Abs. 4)
Personendaten in E-ZIVI: Benützer/innen, Zugriff und Berechtigung zur Abfrage und Bearbeitung
A Benützerinnen und Benützer, ihre Kennwerte und ihr Recht auf Zugriff auf das Verwaltungs- oder das Kundensystem
Benützer/in:
Leiter/in Vollzug
Mitarbeiter/in Fachbereich Betreuung Einsatzbetriebe (ABI)
Kadermitarbeiter/in Fachbereich Betreuung Zivis (BEZ)
Fachmitarbeiter/in Vollzug
Sachbearbeiter/in Fachbereich BEZ
Mitarbeiter/in Fachbereich Einführung und Ausbildung Zivildienst (EAZ)
Leiter/in Regionalzentrum
Mitarbeiter/in ABI Regionalzentrum
Mitarbeiter/in BEZ Regionalzentrum
Mitarbeiter/in Kanzlei Regionalzentrum
Strategisch-politisches Controlling (SPC)
VS / KS
Gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person
Gesuchstellende Institution / Einsatzbetrieb
Kantonale Behörden für Wehrpflichtersatzabgabe / Eidgenössische Steuerverwaltung
Organe der Erwerbsersatzordnung
B Daten sowie Abfrage- und Bearbeitungsrechte
Berechtigung der Benützer/innen
B = Bearbeiten (Ersteintrag, Mutation und Hochladen)
Kennwert ZIVI
Kennwert Kundinnen/Kunden
1. Personalien gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person
1.1 Selbstregistrierung und Online-Gesuchseinreichung
Adresse (inkl. Mobiltelefonnummer und E—Mail—Adresse)
1.2 Registrierung und Gesuchserfassung
1.3 Personalien zivildienstpflichtige Person
Systemnummer der gesuchstellenden / zivildienstpflichtigen Person
Adresse (inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
AHV-Versichertennummer alt
AHV-Versichertennummer neu
Angaben zur Ausschreibung und Revokation in RIPOL
2.1 Online-Gesuchseinreichung
Erklärung der gesuchstellenden Person, den Militärdienst nicht mit ihrem Gewissen vereinbaren zu können
Erklärung der gesuchstellenden Person, dass sie bereit ist, den Zivildienst nach dem ZDG zu leisten
Hochgeladene Fotokopie der Identitätskarte oder des Passes
Bestätigung der Gesuchseinreichung durch die gesuchstellende Person
2.2 Gesuchseinreichung ausserhalb E-ZIVI
Hochladen des eingereichten offiziellen Gesuchsformulars
Eingangsdatum des Zulassungsgesuchs
2.3 Administration Zulassungsverfahren
Zuständigkeit des Regionalzentrums bzw. der Zentralstelle für die gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person
Geleistete, anrechenbare und noch zu leistende Militärdiensttage sowie EO-Abrechnungskategorie
Status bei der Zulassung: militärdienstpflichtige / stellungspflichtige Person
Wiedererwägungen nach Nichteintreten bzw. Ablehnung des Gesuchs
Online-Buchung Einführungstage
Buchung Einführungstage durch das ZIVI
Administration Einführungstage
Gesuchsbestätigung (online)
Hochladen Gesuchsbestätigung (bei Eingang ausserhalb E-ZIVI)
Eingangsdatum Gesuchsbestätigung
Korrespondenz zwischen zivildienstpflichtiger Person und dem ZIVI
Präsenzliste Ausbildungskurse (Anwesenheit und Bemerkungen)
Personalien Kursleiter/in (Name, Vorname, Geschlecht, Mobiltelefonnummer und E-Mail-Adresse)
Ausbildungskurse des ZIVI
Online-Buchung Ausbildungskurse
Für die Einträge verantwortliche/r Mitarbeiter/in
Status Durchdiener/in
Passfoto für den Zivildienstausweis
Ergebnis der Überprüfung der Eignung der zivildienstpflichtigen Person
Kommunikation zwischen zivildienstpflichtiger Person und Einsatzbetrieb bei Einsatzvereinbarung
Angaben zum Einsatz (Einsatzvereinbarung)
Meldung über die geleisteten Zivildiensttage
Ausschluss von der Zivildienstleistung
Ausschluss aus dem Zivildienst
Ordentliche Entlassung aus der Zivildienstpflicht
Vorzeitige Entlassung aus der Zivildienstpflicht
Dossier mit sämtlichen Dokumenten der zivildienstpflichtigen Person ohne Dokumente aus Zulassungsverfahren, vertrauensärztlicher Untersuchung und Disziplinar- und Strafverfahren
Vereinbarung über die spätere Entlassung aus der Zivildienstpflicht
Krankenkasse der zivildienstpflichtigen Person
Bankverbindung der zivildienstpflichtigen Person
Arbeitszeugnis nach Zivildiensteinsatz
Angaben zu Schadenersatzbegehren
Besondere Anforderungen an die Eignung einer zivildienstpflichtigen Person
Interne Daten: Rechtsform, Rating, Finanzhilfe, Überprüfungen, Status, Beschreibung, Verfügungsadressat/in
Korrespondenz zwischen Einsatzbetrieb und dem ZIVI
5.2 Beschwerdeverfahren Einsätze
Beschwerdeführer/in (zivildienstpflichtige Person oder Einsatzbetrieb)
5.3 Beschwerdeverfahren Anerkennungen
Beschwerdeführer/in (Einsatzbetrieb oder kantonale Arbeitsmarktbehörde)
1 Fassung gemäss Ziff. II der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 (AS 2017 6699).

References: Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 11

Art. 12

Art. 13

Art. 14

Art. 18