Source: http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/527000-om-int-533-2014-de-19-mar-funciones-composicion-y-funcionamiento-de-la.html
Timestamp: 2016-09-27 15:41:52+00:00

Document:
Orden INT/533/2014, de 19 de marzo, por la que se regulan las funciones, composici�n y funcionamiento de la Comisi�n Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior.
Publicado en BOE n�m. 83 de 05 de Abril de 2014
Vigencia desde 06 de Abril de 2014
Vigente desde 6/Abril/2014
�Pleno
�Comisi�n permanente
�Grupos de trabajo
�Funcionamiento por medios electr�nicos
�Colaboraci�n administrativa
�No incremento del gasto p�blico
�Modificaci�n normativa
El art�culo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Hist�rico Espa�ol, adem�s de crear la Comisi�n Superior Calificadora de Documentos Administrativos, recoge la posibilidad de constituir comisiones calificadoras en los organismos p�blicos que as� se determine.
En uso de esta facultad, mediante Orden de 21 de diciembre de 2000, se cre� la Comisi�n Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se regul� el acceso a los documentos de �l dependientes.
Desde su creaci�n, se ha mejorado el funcionamiento del Sistema Archiv�stico del Ministerio del Interior y se ha contribuido a descongestionar las oficinas bien mediante la eliminaci�n reglada de documentos que carec�an de ulterior valor administrativo o de otro tipo, bien mediante la transferencia a los archivos estatales pertinentes para conservaci�n de aqu�llos con valor hist�rico y que se encuentran sometidos a una especial protecci�n como parte integrante del Patrimonio Hist�rico Espa�ol.
Por razones de austeridad y racionalizaci�n de las estructuras administrativas, el Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados �rganos colegiados y se establecen criterios para la normalizaci�n en la creaci�n de �rganos colegiados en la Administraci�n General del Estado y sus organismos p�blicos, suprimi� la mayor�a de las comisiones calificadoras creadas por los distintos departamentos ministeriales excepto, entre otras, la Comisi�n Calificadora de este Ministerio, y ello en raz�n de la mejor coordinaci�n de sus archivos, en especial los correspondientes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
No obstante lo anterior, las necesidades de mejora de funcionamiento puestas de manifiesto a lo largo de estos a�os, as� como la aprobaci�n de sucesivas normas que han incidido en la pr�ctica y en la metodolog�a de las comisiones calificadoras, aconsejan dictar una nueva orden que regule las funciones, composici�n y funcionamiento de la Comisi�n Calificadora de Documentos Administrativos de este Departamento.
Las principales novedades respecto de la regulaci�n actual son las siguientes:
Se definen con mayor precisi�n las funciones que tiene atribuidas actualmente la Comisi�n Calificadora para facilitar su cumplimiento, y se completan con nuevas atribuciones derivadas tanto de las exigencias de mejora organizativa y de gesti�n en el Sistema de Archivos del Ministerio del Interior como de otras normas que guardan estrecha relaci�n con la naturaleza y cometidos de aqu�lla.
En cuanto a su composici�n, se adapta la misma a la nueva estructura de este Departamento conforme a lo previsto en el Real Decreto 400/2012, de 17 de febrero, por el que se desarrolla su estructura org�nica b�sica, se recoge la figura del vicepresidente y se ampl�a el espectro profesional de los vocales designados por el Ministro del Interior a expertos en derecho administrativo e informaci�n y comunicaci�n, con el objeto de extender las aportaciones y la calidad del asesoramiento que debe recibir la Comisi�n Calificadora.
Respecto a su funcionamiento, se han contemplado distintas medidas para contribuir a su mayor agilidad, eficacia y eficiencia.
A estos efectos, la Comisi�n Calificadora podr� actuar, adem�s de en pleno, en comisi�n permanente, como �rgano ejecutivo, y en grupos de trabajo para el an�lisis de temas espec�ficos.
As� mismo, se recoge la posibilidad de que el pleno celebre sesiones extraordinarias cuando se estime justificado o mediante solicitud razonada.
Por �ltimo, se contempla la posibilidad de emplear los medios electr�nicos a que se refiere la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electr�nico de los ciudadanos a los Servicios P�blicos, para la preparaci�n y celebraci�n de las sesiones del pleno y de la comisi�n permanente, siempre y cuando existan recursos t�cnicos adecuados y ofrezcan las garant�as exigidas por dicha ley para su puesta en marcha.
Objeto Esta orden tiene por objeto regular las funciones, composici�n y funcionamiento de la Comisi�n Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, adscrita a la Secretar�a General T�cnica.
Funciones 1. La Comisi�n Calificadora ejercer� las siguientes funciones:
a) Impulsar el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones de la Comisi�n de Archivos de la Administraci�n General del Estado en los archivos dependientes del Departamento.
b) Elaborar y aprobar los programas de gesti�n en materia de archivos del Departamento, en los que se establezcan los objetivos que deban cumplirse mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
c) Proponer a la Secretar�a de Estado de Seguridad y a la Subsecretar�a las fases del ciclo vital de los documentos, cualquiera que sea su soporte convencional o electr�nico, y sus plazos de permanencia y transferencia a cada uno de los diferentes tipos de archivos o repositorios electr�nicos del Ministerio, as� como proponer las modificaciones que de tales plazos se considere necesario introducir. A estos efectos, se aplicar� el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espa�ol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administraci�n General del Estado y de sus Organismos P�blicos y su r�gimen de acceso, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el �mbito de la Administraci�n Electr�nica.
d) Estudiar y aprobar las propuestas de valoraci�n de series documentales, al objeto de su eliminaci�n o conservaci�n permanente, as� como proponer la aprobaci�n, mediante resoluci�n de la Secretar�a de Estado de Seguridad o de la Subsecretar�a, de los calendarios de conservaci�n correspondientes.
e) Proponer a la Comisi�n Superior Calificadora de Documentos Administrativos el r�gimen de acceso y utilizaci�n de la informaci�n y los documentos.
f) Emitir informe sobre las consultas que le formulen los �rganos superiores y directivos del Departamento respecto al acceso, la difusi�n y la reutilizaci�n, en su caso, de la informaci�n y los documentos obrantes en los archivos de aqu�l en aplicaci�n de la legislaci�n espec�fica en la materia y de las disposiciones que se dicten en materia de transparencia administrativa y acceso a la informaci�n p�blica.
g) Recibir y examinar las relaciones circunstanciadas de solicitudes de acceso a informaci�n, archivos y documentos resueltas por los titulares de los �rganos superiores y directivos del Departamento o por las autoridades en quienes deleguen el ejercicio de esta funci�n.
h) Proponer al Ministro del Interior o a la autoridad competente de otro departamento ministerial la revisi�n o suspensi�n de aquellas formas de protecci�n documental tales como �confidencial�, �restringido�, �difusi�n limitada�, �privado�, �particular� o similares, de uso habitual en la pr�ctica administrativa y que carecen de regulaci�n espec�fica.
i) Velar por la correcta aplicaci�n de los informes emitidos por la propia Comisi�n Calificadora en relaci�n con los plazos de permanencia, las transferencias y el acceso a la informaci�n y los documentos.
j) Informar los proyectos de disposiciones de car�cter general cuyo contenido afecte al �mbito competencial de la Comisi�n Calificadora.
k) Informar a sus miembros sobre la existencia de grupos interministeriales constituidos para la elaboraci�n de propuestas de valoraci�n y sobre, en su caso, la participaci�n en los mismos de cualquier miembro de la Comisi�n Calificadora.
l) Conocer de cualquier otro asunto sobre materia archiv�stica y gesti�n documental relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente.
2. La Comisi�n Calificadora elevar� sus propuestas a la Comisi�n Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y tambi�n pondr� en su conocimiento, para su informe con car�cter previo, cualquier alteraci�n del r�gimen de libre acceso a la informaci�n y de los documentos, seg�n lo previsto en el art�culo 26.4 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
Composici�n 1. La Comisi�n Calificadora estar� compuesta por los siguientes miembros:
Presidente: el titular de la Secretar�a General T�cnica del Ministerio del Interior, �rgano directivo a quien corresponde la direcci�n del sistema archiv�stico y de los dem�s servicios de documentaci�n del Departamento en virtud de lo previsto en el art�culo 8.2.l) del Real Decreto 400/2012, de 17 de febrero, por el que se desarrolla la estructura org�nica b�sica del Ministerio del Interior.
Vicepresidente: el titular de la Subdirecci�n General de Asociaciones, Documentaci�n y Publicaciones.
a) Un representante, con rango de subdirector general o asimilado, designado por los titulares del Gabinete del Ministro, del Gabinete del Secretario de Estado de Seguridad y del Gabinete T�cnico del Subsecretario.
b) El Subdirector General de Log�stica de la Direcci�n General de la Polic�a, como responsable de la Secci�n del Archivo General en la Polic�a.
c) El Subdirector General de Personal de la Direcci�n General de la Guardia Civil, como responsable de la Secci�n del Archivo General en la Guardia Civil.
d) Un representante, con rango de subdirector general o asimilado, designado por los titulares de la Secretar�a General de Instituciones Penitenciarias, de la Direcci�n General de Relaciones Internacionales y Extranjer�a, de la Direcci�n General de Pol�tica Interior, de la Direcci�n General de Tr�fico, de la Direcci�n General de Protecci�n Civil y Emergencias y de la Direcci�n General de Apoyo a V�ctimas del Terrorismo.
e) El Jefe de la Abogac�a del Estado en el Departamento.
f) El titular de la Subdirecci�n General de Tecnolog�as de la Informaci�n y las Comunicaciones de la Subsecretar�a.
g) Hasta dos vocales designados por el Ministro del Interior entre personas de reconocido prestigio profesional en materias como archiv�stica, derecho administrativo, historia contempor�nea e informaci�n y comunicaci�n.
h) El responsable del �rea de Coordinaci�n de Archivos y Gesti�n Documental, que ejercer�, adem�s, la secretar�a de la Comisi�n Calificadora, asistiendo a las reuniones con voz y voto.
2. Los organismos aut�nomos adscritos al Departamento estar�n representados por el vocal designado conforme a lo dispuesto en el apartado 1.d).
3. El Presidente podr� convocar a cuantos t�cnicos del Departamento considere oportuno para asesorar sobre materias espec�ficas, los cuales asistir�n a las reuniones con voz pero sin voto.
Funcionamiento La Comisi�n Calificadora podr� actuar en pleno, comisi�n permanente y grupos de trabajo.
Pleno 1. El pleno estar� compuesto por la totalidad de los miembros de la Comisi�n Calificadora y ejercer� las funciones atribuidas a �sta en el art�culo 2. A tal efecto, le corresponde acordar las l�neas generales de actuaci�n, aprobar los informes y propuestas presentados por la comisi�n permanente y constituir los grupos de trabajo que estime necesarios.
2. El pleno celebrar�, al menos, dos reuniones ordinarias al a�o, cuya convocatoria ser� acordada por el Presidente, quien podr�, asimismo, convocar sesiones extraordinarias cuando lo estime justificado o, en su caso, cuando lo hubiese solicitado de forma razonada la mayor�a de los vocales de la Comisi�n Calificadora.
Para la v�lida constituci�n del pleno en segunda convocatoria, se requerir� la presencia del Presidente y de, al menos, la tercera parte de sus miembros.
Comisi�n permanente 1. La comisi�n permanente es el �rgano ejecutivo de la Comisi�n Calificadora para el ejercicio de aquellos cometidos relativos a asuntos de tr�mite, preparaci�n o estudio, y en concreto para:
a) Velar por la ejecuci�n de los acuerdos adoptados por el pleno.
b) Realizar el an�lisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisi�n Calificadora para su elevaci�n al pleno.
c) Ejercer cualquier otra funci�n encomendada por el pleno.
2. La comisi�n permanente resolver� aquellas consultas que deban ser atendidas en un plazo perentorio o urgente, dando cuenta al pleno de los informes emitidos.
3. Estar� presidida por el vicepresidente, e integrada por el Secretario, el Jefe de la Abogac�a del Estado en el Departamento y el titular de la Subdirecci�n General de Tecnolog�as de la Informaci�n y las Comunicaciones, as� como por los representantes en el pleno de aquellos �rganos superiores o directivos cuyas competencias resulten afectadas.
4. Se reunir� previa convocatoria del Presidente, en la que se especificar�n las facultades del pleno que quedan delegadas en la comisi�n permanente.
Grupos de trabajo 1. Con car�cter excepcional, y a iniciativa del Presidente, el pleno podr� crear grupos de trabajo para el estudio y an�lisis de temas espec�ficos.
El pleno decidir�, al constituir tales grupos, el objeto, finalidad y composici�n de cada uno de ellos, siendo su cometido el de elaborar informes o propuestas que deber�n ser sometidos para su aprobaci�n al pleno o a la comisi�n permanente.
2. Los grupos de trabajo se extinguir�n una vez cumplidos los objetivos que justificaron su creaci�n.
Funcionamiento por medios electr�nicos 1. De acuerdo con lo dispuesto en la disposici�n adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electr�nico de los ciudadanos a los Servicios P�blicos, cuando los recursos t�cnicos disponibles lo permitan, las reuniones del pleno y de la comisi�n permanente se preparar�n por medios electr�nicos, a cuyos efectos:
a) La remisi�n de la convocatoria, del orden del d�a y del acta de la reuni�n anterior se realizar� por correo electr�nico.
b) La documentaci�n con la que trabajar� la Comisi�n Calificadora en cada una de las reuniones se pondr� a disposici�n de sus miembros en formato electr�nico.Dicha documentaci�n se proporcionar� preferentemente a trav�s de un sistema de compartici�n de archivos en red o similar, que re�na las condiciones adecuadas tanto para la identificaci�n y control de los derechos de acceso a la informaci�n de los miembros como para asegurar la integridad de dicha informaci�n.
Igualmente, la referida documentaci�n estar� disponible en formato electr�nico durante la celebraci�n de las correspondientes sesiones.
2. Asimismo, cuando dichos recursos t�cnicos lo permitan, el pleno, a propuesta del Presidente, podr� acordar la celebraci�n de las reuniones mediante videoconferencia, en cuyo caso:
a) La convocatoria del �rgano y el suministro de la informaci�n se realizar� conforme a lo dispuesto en el apartado anterior.
b) La sesi�n se celebrar� a trav�s de cualquier sistema electr�nico que permita el reconocimiento de las personas intervinientes y la comunicaci�n entre ellas.
c) Las votaciones podr�n tener lugar por mera expresi�n verbal del sentido del voto.
Colaboraci�n administrativa La Comisi�n Calificadora, para el ejercicio de sus funciones, podr� recabar cuanta informaci�n estime precisa de todos los �rganos, organismos y unidades del Ministerio, que vendr�n obligados a facilitarla.
No incremento del gasto p�blico 1. La constituci�n y funcionamiento de la Comisi�n Calificadora ser�n atendidos con los medios personales y materiales del Departamento, sin que la aprobaci�n de esta orden suponga incremento de gasto p�blico.
2. La participaci�n de los vocales a que se refiere el art�culo 3.1.g) no generar� derecho a retribuci�n ni a la percepci�n de indemnizaci�n alguna derivada de la aplicaci�n del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por raz�n del servicio.
R�gimen jur�dico En lo no previsto en esta orden, el funcionamiento de la Comisi�n Calificadora se regir� por lo dispuesto en el cap�tulo II del t�tulo II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de R�gimen Jur�dico de las Administraciones P�blicas y del Procedimiento Administrativo Com�n.
Derogaci�n normativa Quedan derogados los apartados segundo a quinto de la Orden de 21 de diciembre de 2000 por la que se crea la Comisi�n Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y el acceso a los archivos de �l dependientes, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden.
Modificaci�n normativa Se modifica el apartado segundo de la Orden de 7 de marzo de 2001 por la que se crean, dependientes del Archivo General del Ministerio del Interior, las Secciones de las Direcciones Generales de la Polic�a y de la Guardia Civil, en los siguientes t�rminos:
�Segundo. Adscripci�n.
1. La Secci�n de la Direcci�n General de la Polic�a queda adscrita a la Subdirecci�n General de Log�stica.�
Entrada en vigor Esta orden entrar� en vigor el d�a siguiente al de su publicaci�n en el �Bolet�n Oficial del Estado�.

References: Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto