Source: https://notariabescansa.com/circular-de-la-comision-permanente-del-consejo-general-del-notariado-de-18-de-marzo-de-2020/
Timestamp: 2020-06-04 01:37:53+00:00

Document:
Circular de la Comisión Permanente del Consejo General del Notariado de 18 de marzo de 2020 - NOTARIA BESCANSA
El Consejo General del Notariado quiere dejar constancia de su reconocimiento a los compañeros, extensivo a nuestros empleados, que, en cumplimiento de lo que constituye un servicio público esencial, acuden cada día a la notaría para atender a las personas que se ven apremiadas por situaciones de urgencia, en el marco de una crisis sanitaria en la que todos estamos inmersos y comprometidos a fin de preservar la salud pública.
La Instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 15 de marzo de 2020 sobre la adopción de medidas que garanticen la adecuada prestación del servicio público notarial, establece que la intervención notarial debe quedar reducida a “aquellas actuaciones de carácter urgente”, de tal forma que “el notario se abstendrá de citar a interesados para actuaciones que no revistan dicho carácter.”
Ello es coherente con la limitación de la libertad deambulatoria para evitar la propagación del COVID-19, establecida en la declaración del estado de alarma efectuada por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo.
Por esta razón, la apreciación de la urgencia por parte del notario debe realizarse de manera restrictiva, a fin de evitar desplazamientos prohibidos en el actual estado de alarma.
La multitud de supuestos que están planteándose en la práctica aconsejan el establecimiento de unos criterios que delimiten, en la medida de lo posible, la forma en que debe prestarse el servicio público notarial durante el período en que se mantenga vigente la declaración del estado de alarma.
Esta Circular interpretativa se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 339 del Reglamento Notarial y, muy esencialmente y dada la excepcionalidad de la situación, como consecuencia de lo dispuesto en la regla cuarta de la Instrucción de 15 de marzo de la DGSJ y FP, pues lo que pretende ésta es que el Consejo General del Notariado, siempre en coordinación con el Centro Directivo, marque los criterios generales de actuación y control en todo el territorio nacional. Por tanto, esta Circular es aplicable en todo el territorio nacional y por todos los Colegios Notariales.
Primera.- Reglas Generales.
1.- La intervención notarial es excepcional en las actuales circunstancias por lo que la urgencia ha de interpretarse restrictivamente, en la medida en que supone un desplazamiento prohibido en el estado de alarma decretado.
2.- La urgencia no debe identificarse con la fuerza mayor o fuerza irresistible. El notario tendrá que apreciar las circunstancias concurrentes a fin de formar su juicio sobre este particular con antelación a la posible citación del interesado en su notaría.
En su apreciación el notario habrá de ponderar la naturaleza de la operación, la existencia de plazos perentorios y otros extremos, como la existencia de graves perjuicios derivados de la denegación, que revelen en su caso la apremiante necesidad del interesado o de alguno de ellos.
Segunda.-Reglas especiales:
A. Rogación:
El interesado habrá de ponerse en contacto con la notaría previamente por teléfono o correo electrónico, a fin de solicitar la pertinente cita y dejar constancia de la causa de urgencia por la que solicita la intervención notarial. Por ello, a fin de justificar la urgencia y facilitar los datos del otorgamiento, el correo electrónico debe ser el medio preferente, siendo excepcional el encargo telefónico, que deberá utilizarse sólo para aquellas personas que carezcan de medios telemáticos.
B.Citación:
El notario, si considera justificada la urgencia, citará para un día y hora al solicitante, por los mismos medios no presenciales, advirtiéndole que deberá acudir a la notaría con aquellos medios de autoprotección que garanticen la seguridad sanitaria.
De la causa de urgencia habrá de quedar constancia por escrito que se llevará a un archivo separado en el que se reseñe el número de protocolo o asiento del Libro Registro y que permita de este modo justificar el cumplimiento de las medidas impuestas por el Gobierno a raíz de la declaración de alarma. Este archivo deberá conservarse durante un plazo de cuatro años, para su puesta a disposición de la actuación inspectora de las Junta Directivas de los Colegios Notariales, de las autoridades administrativas o judiciales.
Sin perjuicio de la exigencia de rogación y cita previa, no hará falta justificar ni archivar la causa de urgencia en el supuesto de las operaciones que luego se indican, que además de típicas conllevan por su naturaleza la urgencia. En los demás casos, se requerirá la apreciación por el notario de las circunstancias de urgencia concurrentes.
C.Supuestos exentos de justificación de la urgencia:
Todas aquellas operaciones que determine el Gobierno en esta materia y conlleven intervención notarial.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 f) del Real Decreto 463/2020 de 14 de marzo, así como en el Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo:
La actividad de financiación propia de las entidades financieras y sus garantías accesorias.
La actividad propia de las entidades aseguradoras.
En estos casos será igualmente preceptiva la existencia de rogación y cita previa.
D. Criterios para valorar la urgencia en otros supuestos
Teniendo en cuenta el objetivo superior de prevenir y contener el virus y mitigar su impacto sanitario, social y económico, en los demás supuestos el notario habrá de ponderar la urgencia con especial atención a las necesidades que lo motivan y su naturaleza inaplazable, tomando como pauta los siguientes criterios:
Vencimiento próximo de plazos convencionales: el estado de alarma ha supuesto la suspensión de los plazos legales de prescripción y caducidad. Pero no se han suspendido con carácter general los plazos convencionales.
La necesidad de evitar daños patrimoniales graves e irreparables.
E. Actos de naturaleza personal
En estos casos, de muy variada naturaleza, el notario habrá de valorar la urgencia en función de las circunstancias, sin que deba prestar su intervención si caben otros procedimientos alternativos que eviten el riesgo inherente al desplazamiento o que permitan el aplazamiento de su intervención.
F. Actuaciones fuera de la oficina notarial
De conformidad con la letra b) del ap. 3 de la regla segunda de la Instrucción de 15 de marzo de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública no podrá prestar servicio fuera de la oficina notarial.
No obstante, con carácter absolutamente excepcional el notario podrá realizar salidas fuera de su despacho por estricta causa de fuerza mayor y de conformidad al artículo 7 del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, en cuyo caso lo deberá comunicar con carácter previo a su Junta Directiva u órgano en quien ésta delegue para su valoración.
G. Suspensión de plazos procesales
Se ha de considerar aplicable a los expedientes de jurisdicción voluntaria como ocurre con los que alternativamente se realizan en sede judicial.
H. Suspensión de plazos administrativos
Quedan en suspenso los plazos ordinarios de expedición de copias, salvo las que por su naturaleza sea de carácter urgente, así como las que deban remitirse a la Administración Tributaria competente según su normativa específica.
I. El otorgamiento
1.- El notario procurará tener la documentación preparada con antelación a la hora de la firma para evitar dilaciones. En este sentido, se recomienda, siempre que sea posible, que el borrador del documento se remita electrónicamente a su destinatario con antelación a la cita.
En todo caso, se cuidará de espaciar los otorgamientos de manera que se evite en la medida de lo posible la permanencia de personas en la sala de espera, en espacios comunes o en zonas de tránsito.
2.- Respecto de aquellos otorgamientos que, por el número de firmantes o por implicar varias operaciones concatenadas, puedan provocar una concentración excesiva de personas, el notario deberá adoptar las precauciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las medidas sanitarias, a fin de evitar los riesgos consiguientes.
Si no fuera posible atender el requerimiento cumpliendo estas condiciones, el notario habrá de solicitar de la Junta Directiva que las someta a turno entre los notarios de la localidad o en su caso del distrito de modo que se puedan llevar a efecto en condiciones adecuadas.
Tercera.- Medidas de flexibilización aplicables a las personas jurídicas de Derecho privado.
1.- De conformidad con el artículo 40 del Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, durante la vigencia del período de alarma las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán celebrarse mediante videoconferencia siempre que asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real y con imágenes de los asistentes en remoto.
2.- De conformidad con el apartado séptimo del artículo 40, los notarios podrán ser requeridos para asistir y levantar acta de las sesiones de los citados órganos de gobierno utilizando para ello los sistemas de comunicación a distancia que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial, siempre que el sistema de videoconferencia empleado por la persona jurídica asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real y con imágenes de los asistentes en remoto.
Cuarta.- Medidas de seguimiento y control
1.- Los notarios que motivadamente denegaren la actuación solicitada por no considerarla urgente podrán comunicarlo telemáticamente a la Junta Directiva a los efectos de facilitar el control ulterior de las decisiones adoptadas. En dicha comunicación a las Juntas Directivas, deberán incluirse los datos de los que disponga el notario que permitan identificar suficientemente la operación.
2.- Los Colegios Notariales podrán requerir telemáticamente a los notarios listados de los documentos intervenidos y autorizados. Mientras esté vigente el estado de alarma, tal requerimiento se efectuará utilizando los medios telemáticos previstos en la Ley 24/2001, de 27 de diciembre y, muy especialmente, el correo corporativo (@correonotarial.org) o, atendida la situación excepcional, existente en el correo personal (@notariado.org).
Tales requerimientos deberán ser contestados no más tarde de los dos días hábiles siguientes a que se hayan recibido por el notario requerido.
3.- La Comisión Permanente del Consejo General del Notariado en función de la evolución de la crisis sanitaria y de las medidas que se adopten en el marco del estado de alarma podrá proponer a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, la inclusión, modificación y baja en un listado de documentos, en los que se considere que su naturaleza conlleva implícita una necesidad urgente.

References: Real Decreto 
 artículo 339
 artículo 7
 Real Decreto 
 artículo 7
 Real Decreto 
 artículo 40
 artículo 40