Source: https://rachunkowosc.com.pl/zaliczkowa_wyplata_wynagrodzenia_za_prace_ujecie_podatkowe_i_ksiegowe
Timestamp: 2019-08-18 21:04:33+00:00

Document:
Dla pracodawcy zaliczka na poczet wynagrodzenia jest kosztem podatkowym na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop. W myśl tych przepisów wynagrodzenia pracownicze stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia terminowi wynagrodzenia te są kosztem podatkowym z chwilą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 updof i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop).
Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest niewątpliwie wypłacana przed upływem terminu wypłaty pensji, wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Warunek z art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop jest więc spełniony, a zatem zgodnie z dyspozycją tych przepisów zaliczka stanowi koszt podatkowy w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie za pracę, na poczet którego została ona wypłacona.
Z kolei składki ubezpieczeniowe od zaliczki w części finansowanej przez pracodawcę jako płatnika ZUS stają się kosztem uzyskania przychodów w dacie ich opłacenia, chyba że zaliczka została wypłacona w tym samym miesiącu, co reszta wynagrodzenia, i był to miesiąc, za który wynagrodzenie było należne, a składki zostały odprowadzone do ZUS w terminie wynikającym z usus – np. zaliczkowa wypłata wynagrodzenia za styczeń nastąpiła na początku stycznia, reszta pensji została wypłacona pod koniec stycznia, a składki odprowadzono do ZUS do 15 lutego (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a updof oraz art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a updop).
W świetle prawa bilansowego zaliczka na poczet należnego wynagrodzenia pracowniczego nie stanowi dla przedsiębiorcy, w dacie jej wypłaty, kosztu operacyjnego (kosztem takim jest bowiem dopiero należne wynagrodzenie pracownika). Wynagrodzenie zaliczkowe, podobnie jak naliczane od niego składki ubezpieczeniowe finansowane przez pracodawcę, stanie się zatem – w myśl zasady memoriału, wyrażonej w art. 6 ust. 1 uor (zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty) – kosztem księgowym w okresie, w którym była świadczona praca (tj. w miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy).
Wypłata zaliczki może nastąpić w miesiącu:
poprzedzającym miesiąc wypłaty właściwego wynagrodzenia,
tym samym, co miesiąc wypłaty właściwego wynagrodzenia – wówczas podlega ona rozliczeniu łącznie z wypłaconym wynagrodzeniem.
W obu przypadkach pracodawca:
prowadzi osobną listę wypłaconych zaliczek,
dokonuje potrącenia wypłaconej zaliczki z kwoty wynagrodzenia do wypłaty.
Operacje związane z wypłatą pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzenia w miesiącu poprzedzającym miesiąc jego wypłaty w księgach rachunkowych pracodawcy mogą być ujęte następująco:
1. Wypłata pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia (w kwocie netto – po potrąceniu zaliczki na PIT, składki zdrowotnej oraz składek ZUS, finansowanych przez pracownika):
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”
Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”
2. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (od zaliczki na poczet wynagrodzenia):
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)
3. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę od zaliczki na poczet wynagrodzenia:
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne)
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)
oraz równolegle (ujęcie kosztu do rozliczenia w czasie):
Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”
oraz (przyporządkowanie kosztu do danego okresu sprawozdawczego)
Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” lub odpowiednie konto zespołu 5
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
4. Wpłata zaliczki na PIT oraz składek ubezpieczeniowych (dotyczących zaliczki na poczet należnego wynagrodzenia) na rachunek bankowy US i ZUS:
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)
5. Zaliczenie wynagrodzenia pracowniczego (w kwocie brutto) w ciężar kosztów operacyjnych:
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (wynagrodzenie) lub odpowiednie konto zespołu 5
Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”
6. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia netto (pomniejszonego o wypłaconą mu uprzednio zaliczkę na poczet wynagrodzenia):
7. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (pobrane od wynagrodzenia pracowniczego brutto pomniejszonego o kwotę zaliczki brutto na to wynagrodzenie):
8. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę od wynagrodzenia pracowniczego (w kwocie pomniejszonej o zaliczkę na jego poczet):
Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne) lub odpowiednie konto zespołu 5
9. Wpłata zaliczki na PIT oraz składek ubezpieczeniowych od kwoty wynagrodzenia (pomniejszonego o zaliczkę na jego poczet) na rachunek bankowy US i ZUS:
Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.
Wypłatę zaliczki na poczet należnego wynagrodzenia w miesiącu wypłaty tego wynagrodzenia ujmuje się w ewidencji księgowej pracodawcy następująco:
1. Zarachowanie wynagrodzenia (w pełnej kwocie) w ciężar kosztów operacyjnych:
2. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia netto (w tym zaliczki na wynagrodzenie):
3. Zaliczka na PIT, składka zdrowotna oraz składki ZUS finansowane przez pracownika (kalkulowane od pełnej kwoty wynagrodzenia, obejmującej również zaliczkę na jego poczet):
4. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (kalkulowane od pełnej kwoty wynagrodzenia, obejmującej również zaliczkę na jego poczet):
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).

References: art. 22
 art. 15
 art. 16
 art. 22
 art. 15
 art. 23
 art. 15
 art. 16
 art. 6