Source: http://blogpadron.absis.es/
Timestamp: 2019-08-24 16:54:30+00:00

Document:
Blog del Padrón de Habitantes | Artículos relacionados con la gestión padronal
Documentación que conservar en las inscripciones padronales
El interés que especialmente durante este pasado ejercicio, han mostrado muchas Entidades en digitalizar la documentación que se genera en el ámbito padronal, me indica que es el momento de reflexionar sobre la costumbre, muy implantada, de conservar toda la documentación que presentan los ciudadanos en sus trámites de inscripción o variación en el Padrón de habitantes.
Para ello y bajo el lema: “La mejor destrucción de documentos es la NO creación de documentos innecesarios en el sistema”, tomaremos como punto de partida el artículo 2 de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, que detalla lo siguiente:
Del cual y según mi interpretación, esta documentación SOLO se requiere con una finalidad exclusiva, la de verificar los datos y una vez comprobada ser devuelta al ciudadano sin necesidad de adjuntarla a la inscripción.
En relación al documento acreditativo de la identidad, aunque en algunos casos y debido a las diferentes incidencias que se pueden producir al remitir las variaciones al INE, pueda resultar más ágil conservar fotocopias hasta que la variación sea incorporada sin errores, hay que tener en cuenta que existen plataformas de verificación que permiten consultar dicha información y así nos lo vuelve a recordar la recién publicada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en su disposición adicional octava en referencia a la potestad de verificación de las Administraciones Públicas: “Cuando se formulen solicitudes por cualquier medio en las que el interesado declare datos personales que obren en poder de las Administraciones Públicas, el órgano destinatario de la solicitud podrá efectuar en el ejercicio de sus competencias las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos” https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd#.XAz-2WgzaUk
A excepción de otros documentos o pasaportes extranjeros, que no podrán ser consultados por estos medios, sería partidaria de conservarlos por un plazo no superior a 2 meses (tiempo estimado para la consolidación de la inscripción, sin errores, en la base del INE)
En relación a los datos que permiten verificar la ocupación de la vivienda, el artículo 2.3. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, detalla que dicha comprobación se puede efectuar a través de la siguiente documentación:
Título de propiedad (Escritura, contrato de compraventa, Nota del Registro, comprobación de bases de datos municipales donde conste dicha propiedad, etc.)
El Ayuntamiento tiene la potestad de aceptar otros documentos, hechas las comprobaciones que considere oportunas (suministros de luz, agua, etc.). Asimismo, el gestor municipal podrá comprobar por otros medios (informe de Policía local, inspección del propio servicio, etc.) que realmente el vecino habita en ese domicilio, y en caso afirmativo inscribirlo en el Padrón.
Expuesto lo anterior y una vez verificados los datos, probablemente se hará necesario realizar, en la misma inscripción, aquellas anotaciones que se estimen oportunas en relación al tipo de documento presentado para esta comprobación, pudiéndose establecer un conjunto de marcas tabuladas, como: Propiedad, contrato de arrendamiento, contrato de habitaciones, declaración jurada – Invitación, contrato alquiler parcial vivienda…, a fin de que cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya constan empadronadas otras personas, se le pueda exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio y que fuera la que dispusiera de algún tipo de titulo acreditativo de posesión efectiva de la vivienda (propiedad, alquiler, etc.) a nombre de la misma.
Adicionalmente al protocolo que se establezca, resultará de utilidad almacenar el teléfono del ciudadano, en aras de agilizar cualquier aclaración o incidencia que, en un futuro, pudiera surgir en la gestión de la inscripción.
Tengamos en cuenta que al almacenar este tipo de documentación estamos obligados a mantenerla hasta su archivo o destrucción y en este caso, su vigencia estaría supeditada a la duración de la inscripción, debiendo ser destruida en cuanto finalizase el empadronamiento.
Si finalmente revisamos el artículo 9.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, en relación a la documentación que hay que conservar en relación a los vecinos, dice:
2. Fichero informatizado de inscritos.
En este artículo he eludido expresamente la referencia a la obligatoria conservación de las hojas padronales, a las que hice referencia en un artículo anterior http://blogpadron.absis.es/padron-de-habitantes-administracion-sin-papeles/ y sobre las cuales me volveré a referir próximamente.
Esta entrada fue publicada en Normativa padronal el 13 enero, 2019 por Elena Martin.
Incidencias debidas al lugar de nacimiento, nacionalidad y procedencia o destino (57, 58, 66, 67 y 68)
Simultaneando artículos de opinión con otros más objetivos que pretenden profundizar en el tratamiento y gestión del padrón de habitantes, hoy voy a tratar sobre aquellas incidencias que se producen a consecuencia de informar incorrectamente el lugar de nacimiento, la nacionalidad, así como las que se derivan de informar datos erróneos en la procedencia o destino de las Altas o Bajas por Cambio de Residencia de los habitantes inscritos en el padrón de habitantes.
Incidencias 57 y 58 - Provincia y/o municipio de nacimiento inválido o desconocido:
Cualquier ciudadano que haya nacido en territorio español lo ha hecho en una de sus 50 provincias, codificadas alfabéticamente desde el código 01 (Alaba) hasta el 50 (Zaragoza), o en Ceuta y Melilla (51 y 52 respectivamente), así como en uno de sus 8.124 municipios existentes que, así mismo, van codificados dentro de cada provincia con su respectivo código.
Aunque se desconociese la regla anterior, en cuanto a codificaciones, las aplicaciones actuales facilitan tablas asociadas a estos datos para no inducir a errores al mecanizar esta información, y aunque en general las dudas acostumbran a surgir cuando el lugar de nacimiento es un país extranjero, en este caso debe informarse el código de provincia 66, complementado con el país de nacimiento en el municipio. Es decir y por ejemplo, un ciudadano nacido en Francia, quedaría reflejado como 66 en su provincia y 110 en el municipio, siendo 110 el código de Francia.
A veces surgen dudas en cuanto al país extranjero de nacimiento, en aquellos casos en que dicho país no existe actualmente. En este caso y si consultamos la página de Ida_Consul, observaremos que en la lista de países y para estos casos, figura una fecha de baja o bien una fecha de alta, de forma que en función de la fecha de nacimiento del ciudadano SI podremos inscribirle en un país de nacimiento inexistente en la actualidad, caso que también sería aplicable a los municipios españoles en cuanto pueden haberse agregado o disgregado de otro municipio.
Incidencia 66: Código Nacionalidad inválido;
En cuanto a la nacionalidad de un habitante, también estaremos supeditados a informar cualquiera de las nacionalidades actuales, incluida la 555 para los apátridas. Solo se podrá utilizar el 999 – Desconocido para los casos de Altas por nacimiento de padres extranjeros y cuando ésta se desconozca (debiendo recabarse la nacionalidad en un plazo no superior a 2 años).
Otros casos devueltos con este error, aún observando que la nacionalidad es correcta, son los que se producen por presentar una inconsistencia entre el tipo de documento y la nacionalidad, por ejemplo, informar un DNI y una nacionalidad diferente de España, o también haber enviado un MCO o MRN para un español o un movimiento de renovación (MRN) para ciudadanos a los que no les corresponde por no ser ENCSARPS.
Hasta aquí, los errores mencionados pueden afectar a las cifras, ya que en la mayoría de los casos son INVÁLIDOS y por tanto es necesario revisar el error y remitir nuevamente el mismo movimiento habiendo subsanado la anomalía.
Incidencia 67 – Provincia de destino/procedencia inválida o 68 - Municipio/País de destino/procedencia inválido.
Y para concluir y con menor importancia que los anteriores errores, están las incidencias que se producen al informar incorrectamente los datos de procedencia o destino en las altas o bajas por cambios de residencia respectivamente, que deberán cumplir las normas descritas anteriormente, añadiendo que solo serán aceptados valores en los campos destino o procedencia, en los casos de Altas o Bajas por Cambio de residencia o bajas por duplicado.
Esta entrada fue publicada en Errores / Incidencias INE, Extranjeros, Sin categoría el 10 noviembre, 2018 por Elena Martin.
Emisión de certificados con sello electrónico de órgano (Parte 2)
En relación a las aclaraciones realizadas en la sesión celebrada, este pasado 4 de julio, por el Consejo de Empadronamiento y dado que en Julio de 2015 le dediqué un artículo a este tema http://blogpadron.absis.es/emision-de-certificados-con-sello-electronico/, en el que me refería a la posibilidad de emitir certificados de empadronamiento con sello de órgano, concluyendo que mediante la redacción del apartado 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 NO era posible adherirse a esta “fórmula” de firma, hecho confirmado por el Consejo de Empadronamiento en su sesión de 6 de noviembre de 2014, citando que este aspecto sería matizado en la referida Ley que estaba a punto de publicarse, y que se publicó el 30 de enero de 2015, he creído indispensable tratar nuevamente el tema.
El 1 de octubre de ese mismo año, con la publicación de la ley 40/2015 y en concreto a través de los artículos 41.1 y 42.1, se da un giro, “esperado por todos”, al describirse en qué casos puede utilizarse este sistema de firma y detallando lo que se entiende por actuación administrativa automatizada:
Actuación administrativa automatizada: Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: Con sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónico o bien con un Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
En base a los preliminares anteriores, el Consejo de Empadronamiento, en su su ultima sesión (4 de julio) y en la consulta 2, sobre la posibilidad de utilizar el sello electrónico de órgano en el ámbito descrito, concluye:
En consecuencia, se puede entender que el certificado de empadronamiento es una actuación administrativa automatizada siempre que se den los requisitos anteriores. Por el contrario, cuando la elaboración del certificado requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación, se considera que no puede calificarse como una de tales actuaciones.
Aunque la anterior redacción pudiera generar dudas en relación al matiz: “requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación” y sobre todo en el escenario en que dicho certificado debiera expedirse de forma presencial, bajo mi punto de vista, solo deberían excluirse aquellos casos en los que, para recabar los datos, el funcionario tuviese que realizar consultas a archivos o incluso a sistemas informáticos con el resultado de tener que confeccionar o componer un documento expreso y personalizado para cada uno, es decir, SOLO debería ser posible firmarlos con sello de órgano en aquellos casos en los que el sistema, lógicamente informatizado, ofrezca la posibilidad de consultar y expedir de forma automática ese certificado sin posibilidad de manipulación por parte del personal que los expide.
El Consejo de Empadronamiento también hizo hincapié en que para las certificaciones firmadas con sello electrónico de la Secretaría del Ayuntamiento (sello de órgano) sean válidas, es preciso que previamente se haya dictado por el órgano municipal competente una resolución/acuerdo donde se determine que se trata de una de actuación administrativa automatizada con los requisitos que establece el art. 41.2 de la Ley 40/2015, así como que para tal actuación puede utilizarse el sello de órgano (42 de la Ley 40/2015), previamente creado, con los requisitos establecidos en los arts. 40 de la Ley 40/20155 y 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (este Real Decreto está parcialmente derogado, pero el art. 19 sigue en vigor en tanto se publique un nuevo Real Decreto de desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015).
Llegados a este punto y con la convicción de que muchas corporaciones van a sistematizar la expedición de sus certificados, por la comodidad y eficiencia que va a comportar para todas las partes, cabe preguntarse ¿Qué valor aporta disponer de forma diferenciada de volantes o certificados si ambos pueden obtenerse bajo las mismas premisas y fórmula y el certificado garantiza la acreditación la residencia y domicilio habitual, a diferencia del volante que es un documento de carácter informativo?
Esta entrada fue publicada en Certificaciones, Normativa padronal el 10 septiembre, 2018 por Elena Martin.
Alegaciones a las cifras 2018
A poco más de una semana de haber finalizado el plazo para que los Ayuntamientos presentasen alegaciones a los reparos presentados por el INE durante el proceso de cifras, y después de haber compartido, con muchos de nuestros clientes, dudas sobre cómo proceder en casos puntuales, me atrevo a afirmar que en la mayoría de ocasiones en que la diferencia era significativa, ésta se concentra en el colectivo de extranjeros, coincidiendo con el error 112 (extranjeros pendientes de renovar) y los errores 141, 142, 143 (extranjeros pendientes de confirmar su residencia). En segundo lugar, aunque en menor grado, nos encontraríamos el colectivo de habitantes españoles, mayores de 16 años, que NO figuran en la base de datos de DNIs (error 144).
Se da la circunstancia de que la mayoría de los anteriores errores no pueden ser resueltos por el Ayuntamiento en el plazo habilitado para gestionar las alegaciones ya que no se corresponden a omisiones en la incorporación automática de movimientos requeridos por el INE durante el ejercicio, ni a errores que puedan subsanarse sin audiencia del interesado y tras los cuales, en general, se advierte una falta de recursos en la unidad de estadística para gestionar este tipo de situaciones que requieren la tramitación de expedientes y que sería preciso no subestimar para no caer repetidamente, y año tras año, en este tipo de discrepancias.
Descartando los casos anteriores el resto de registros que se descuentan, acostumbran a coincidir con acciones puntuales que se nos han “escapado” a lo largo del año, ya sea por no haber tratado adecuadamente algún Alta por nacimiento con error 72, algún error invalidante o algunos errores pendientes de gestionar (78, 79, 99, 135, 137 entre los más habituales), y casi todos ellos subsanables en el periodo de cifras.
En pro de aportar mejoras al proceso de alegaciones destacaría la necesidad de poder alegar en los registros con error 72 y para los casos en que se precisa subsanar un error en la transcripción del tipo de alta, y que en lugar de un Alta por Nacimiento hubiera tenido que ser de otro tipo.
Aunque en el caso del error 77 (Baja por defunción no encontrada en el Registro Civil) sí es posible alegar, sería deseable, cuando en la alegación se pretende subsanar un error del Ayuntamiento al haber producido una baja errónea, que no fuese necesario adjuntar documentación, justificación que podría ser expresada en las propias observaciones de la alegación.
Sería interesante poder gestionar de una forma más ágil las alegaciones para los errores de tipo 99. Actualmente no es posible hacer una consulta sencilla para buscar el origen del error, debiendo acudir a la descarga de cada uno de los ficheros en los que se generó inicialmente el error.
Y para concluir, creo que sería de interés general para los responsables de esta gestión, disponer del documento “Aclaraciones para la generación de los ficheros de Alegaciones” en el apartado correspondiente a “Diseños de Registro” en el que ya se encuentra el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de variaciones mensuales”.
Entendiendo que las propuestas de mejora nunca tienen límite, y lo puedo afirmar en la línea de peticiones que recibimos en los productos que dan servicio a nuestros usuarios, es cierto que cada vez son menores las necesidades que se presentan porque también es menor el volumen de diferencias que presentan los Ayuntamientos.
Esta entrada fue publicada en Cifras, Errores / Incidencias INE el 10 junio, 2018 por Elena Martin.
Certificados de empadronamiento y Visto Bueno
Iniciando mi quinto año desde que inauguré este blog, en ocasiones, me preguntan si me queda mucho más que contar sobre el Padrón de Habitantes y mi respuesta es que, mientras existan clientes, siempre existirán consultas e inquietudes por resolver o debatir.
Y esta vez una de las dudas que recientemente nos ha trasladado un cliente es la que hace referencia al “Visto Bueno” en los certificados de empadronamiento y que según el artículo 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, detalla lo siguiente:
Resaltando que, en el redactado anterior y para la expedición de certificados, no se hace distinción alguna sobre si el documento será firmado de forma manuscrita o electrónica, poniendo ambos formatos bajo el mismo paraguas.
En mi opinión hay diferencias muy notables que harían que la conformidad no fuera necesario en el caso de la firma electrónica, ya que en esta resultaría redundante según deduzco de las siguientes definiciones:
Para describir la expresión “Visto Bueno”, encontramos definiciones que lo detallan como “fórmula que se coloca en ciertos documentos para especificar que quien firma, certifica que todo se ajusta a derecho y que el documento en cuestión fue expedido por un individuo habilitado para tal fin”.
Si recordamos el significado del concepto “Firma electrónica” podemos encontrar la siguiente definición u otras muy similares: La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado de forma que los datos que utilice el firmante para realizar la firma sean únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no se pueda decir que no ha firmado el documento.
Por tanto, si cruzamos ambas definiciones, estaríamos viendo que el propósito del “Visto Bueno” ya lo suple la propia firma electrónica, ya que ésta aporta la Autenticidad del firmante y todo ello verificable, sin necesidad de que un tercero (entendido como persona física) de fe de la identidad del firmante y la autenticidad del documento firmado.
Si alguien quisiera entender que la conformidad, en este caso, tuviese un matiz diferente y se refiriese al efecto de “dar el visto bueno”, para que otro pudiera acometer este tipo de documentos, también debo matizar que no sería necesario hacerlo para cada uno de los documentos que se expiden, ya que se obtienen de forma sistemática mediante una plantilla estándar y con la información existente en una base de datos en la que se almacenan de forma ordenada y normalizada los mismos.
Os invito, como siempre, a participar y compartir opiniones.
Esta entrada fue publicada en Certificaciones, Normativa padronal el 1 mayo, 2018 por Elena Martin.

References: artículo 2
 Resolución 
 artículo 2
 Resolución 
 artículo 9
 Resolución 
 Resolución 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 artículo 8
 Resolución