Source: https://www.uoou.cz/vyjadreni-uradu-k-otazce-uchovavani-kopii-pracovnich-smluv-na-pracovistich/d-1573
Timestamp: 2019-04-22 00:43:19+00:00

Document:
Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích: Úřad pro ochranu osobních údajů
Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích
Úřad pro ochranu osobních údajů považuje na základě veřejně dostupných informací (zejména Metodický pokyn generálního inspektora Státního úřadu inspekce práce č. 01/2012) a některých dotazů za potřebné se vyjádřit k otázce zabezpečení osobních údajů v souvislosti s plněním povinnosti zaměstnavatele podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.
Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dále kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.). Za pracoviště se podle § 133 zákona č. 435/2004 Sb. považují místa určená a obvyklá pro výkon činnosti kontrolované osoby. Za činnost kontrolované osoby se považuje zajištění výroby nebo poskytování služeb a obdobná činnost podle zvláštních právních předpisů.
Z uvedených právních předpisů tedy vyplývá povinnost zaměstnavatele uchovávat na pracovištích kopie dokladů obsahujících osobní údaje zaměstnanců, přičemž pracovišti mohou být i místa, na kterých bude složitější tyto osobní údaje řádně zabezpečit.
Podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, je každý správce osobních údajů (tedy i zaměstnavatel ve vztahu k osobním údajům svých zaměstnanců) povinen přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.
Dle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů jsou tedy zákonem č. 435/2004 Sb. a zákonem č. 101/2000 Sb. zaměstnavatelům stanoveny dvě povinnosti, které musí být splněny současně. Zaměstnavatel je povinen na pracovišti uchovávat kopie výslovně stanovených dokladů a zároveň je povinen přijmout taková opatření (vytvořit takové podmínky), které zabezpečí osobní údaje uvedené v těchto dokladech před neoprávněným či nahodilým přístupem třetích osob. Zaměstnavatel je tedy povinen vytvořit podmínky pro řádné zabezpečení osobních údajů v pracovněprávních a ostatních dokladech bez ohledu na náklady s tímto spojené. V případě, kdyby došlo k odcizení nosičů osobních údajů (tedy kopií smluv, které zaměstnavatel uchovává na základě povinnosti podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb.), nezbavuje jej tato právní povinnost odpovědnosti za porušení povinnosti podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb. a tedy za případný správní delikt podle tohoto zákona. Úřad pro ochranu osobních údajů by poté posuzoval konkrétní přijatá opatření pouze jako možný důvod pro liberaci zaměstnavatele ze správního deliktu podle § 46 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb.
Vzhledem k tomu, že zákon nepředepisuje formu kopie dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., lze z hlediska zajištění bezpečnosti osobních údajů doporučit, zejména na „dočasných“ pracovištích jako je staveniště apod., uchování dokladů s osobními údaji v elektronické podobě (na CD, flash disku, v počítači nebo notebooku apod.), to za podmínky, že elektronická data budou řádně zabezpečena heslem a šifrováním, aby v případě odcizení jejich nosiče nemohlo dojít k přístupu neoprávněné osoby k osobním údajům. Tímto způsobem lze současně zajistit, že k osobním údajům v pracovněprávních dokladech budou mít přístup pouze ti zaměstnanci zaměstnavatele, kteří jsou k tomu s ohledem na svoje pracovní zařazení oprávněni (tj. zejména příslušní vedoucí pracovníci). Uvedené také umožní splnit povinnost poskytnout inspektorovi kopie požadovaných dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb. i v době nepřítomnosti osoby oprávněné k přístupu k osobním údajům na pracovišti, která může dodatečně předaný soubor rozšifrovat.
Jelikož § 136 zákona č. 435/2004 Sb. požaduje uchování kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a kopií dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (bez bližšího určení), není v rozporu se zákonem č. 101/2000 Sb., pokud jsou tyto kopie na pracovišti uloženy v plném znění, tj. včetně všech informací v nich uvedených a není z hlediska zákona č. 101/2000 Sb. nutné v nich některé osobní údaje začerňovat (výše mzdy apod.). Musí být ovšem vždy zajištěno, jak bylo výše uvedeno, že osobní údaje v těchto dokladech uvedené, budou zabezpečeny nejen před třetími osobami (tj. před krádeží), ale i před ostatními zaměstnanci, kteří nejsou oprávněni se s nimi seznamovat.
Vytvořeno / změněno: 30.5.2012 / 30.5.2012

References: § 136
 zákona č. 435
 zákona č. 435
 § 133
 zákona č. 435
 § 13
 zákona č. 101
 § 136
 zákona č. 435
 § 13
 zákona č. 101
 § 46
 zákona č. 101
 § 136
 zákona č. 435
 § 136
 zákona č. 435
 § 136
 zákona č. 435
 zákona č. 101