Source: http://www.interlex.it/testi/schemaso.htm
Timestamp: 2018-07-23 07:54:55+00:00

Document:
Schema di deliberazione - Supporti ottici
Testo definitivo (deliberazione n. 42/2001)
Allegato al verbale dell'Adunanza del 17 ottobre 2001
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445
Art. 2 Obblighi di conservazione
Art. 3 Conservazione di documenti digitali
Art. 4 Conservazione di documenti analogici
Art. 5 Responsabile della conservazione
Art. 6 Obbligo di esibizione
Art. 8 Sistemi di conservazione preesistenti
Art. 9 Revisione
VISTO l'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
VISTO l'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica del 29 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione;
b) DOCUMENTO ANALOGICO: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come i documenti cartacei (tracce continue su carta), le lastre mediche (immagini continue su film), i nastri audio (magnetizzazioni continue su nastro magnetico). Si distingue in documento originale e copia;
c) DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;
d) DOCUMENTO DIGITALE: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati rappresentati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia identificabile l'origine;
e) DOCUMENTO INFORMATICO: documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 8 del Testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445 e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni;
f) SUPPORTO OTTICO DI MEMORIZZAZIONE: mezzo fisico previsto per la conservazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
q) RIFERIMENTO TEMPORALE: informazione, contenente la data e l'ora in cui viene ultimato il processo di conservazione, che viene associata ad uno o più documenti digitali, anche informatici. L'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal responsabile della conservazione o stabilite dagli organismi competenti;
r) PUBBLICO UFFICIALE: il notaio, ad eccezione di quanto previsto dall'articolo 5, comma 4 e dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'articolo 18, comma 2, del Testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445.
1. Gli obblighi di conservazione dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti, fatto salvo quanto indicato dall'articolo 7, qualora il processo di conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
2. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e di quanto disciplinato dal decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino altre motivazioni, di utilizzare, nel processo di conservazione, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.
3. I documenti digitali, anche informatici, possono essere archiviati digitalmente prima di essere sottoposti al processo di conservazione. Per l'archiviazione digitale non sussistono gli obblighi di cui alla presente deliberazione.
1. Il processo di conservazione di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione. Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad informare della decisione, almeno sei mesi prima, il soprintendente archivistico competente.
1. Il responsabile del procedimento di conservazione:
1) descrizione del contenuto;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnate;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software utilizzato nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
2. Il responsabile del procedimento di conservazione può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare le disposizioni contenute nella presente deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi 2 e 4.
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratti di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.
1. Ad ogni soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi del processo di conservazione dei documenti è consentita l'adozione di accorgimenti e procedure integrative, nel rispetto delle norme stabilite nella presente deliberazione.
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n. 15 del 28 luglio 1994 e n. 24 del 30 luglio 1998 continuano ad applicarsi ai sistemi di conservazione ottica già esistenti o in corso di acquisizione al momento della pubblicazione della presente deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche indicate al comma 1 possono essere riversati in un sistema di conservazione tenuto in conformità alle regole tecniche dettate con la presente deliberazione.
1. Le disposizioni della presente deliberazione sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze tecnologiche e sulla base dell'esperienza maturata, entro un anno dalla data di pubblicazione e successivamente con cadenza biennale.

References: articolo 6

Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 8

Art. 9