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Timestamp: 2016-10-25 01:49:02+00:00

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⭐Codice Segnalazioni anche anonime Etico ricevute da Snam e dalle società controllate Anonymous and non-anonymous reports received by Snam and its
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1 Codice Segnalazioni anche anonime Etico ricevute da e dalle società controllate Anonymous and non-anonymous reports received by and its subsidiaries2 The English text is a translation of the Italian official procedure Operazioni con interessi degli amministratori e sindaci e operazioni con parti correlate. For any conflict or discrepancies between the two texts the Italian text shall prevail.3 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate Anonymous and non-anonymous reports received by and its subsidiaries4 5 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 3 I Obiettivo 5 II Ambito di applicazione 6 III Riferimenti 7. IV Definizioni, abbreviazioni e acronimi 9 V Descrizione del processo Principi generali Canali di comunicazione Istruttoria Verifica preliminare Accertamento Audit Monitoraggio azioni correttive Reporting Provvedimenti disciplinari Titolare e responsabile del trattamento dei dati ai fini della privacy 23 VI Distribuzione, conservazione e accesso alla documentazione 24 VII Responsabilità di aggiornamento 26 VIII Memorandum delle revisioni e abrogazioni 27 IX Elenco allegati 28 Allegato 1 28 I Objective 5 II Scope of application 6. III References 7 IV Definitions, abbreviations and acronyms 9 V Description of the process General principles Channels of communication Investigation Preliminary investigation Investigation Audit Corrective action monitoring Reporting Disciplinary measures Data controller and supervisor for privacy purposes 23. VI Distribution, storage and access to documents 24 VII Responsibility for updating 26 VIII Memorandum on revisions and repeals 27 IX List of annexes 28 Annex 1 286 7 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 5 I. OBIETTIVO La presente procedura regola il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma confidenziale o anonima. La presente procedura risponde agli adempimenti previsti dal Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al D.Lgs. n. 231 del 2001, dalla procedura Anticorruzione di, di cui è Strumento Normativo di supporto, e dalle normative sul Sistema di Controllo sull Informativa Societaria. I. OBJECTIVE This procedure is aimed at governing the process associated with the receipt, analysis and processing of the reports sent or transmitted by any party, including those that are confidential or anonymous. This procedure is in compliance with the provisions laid down by the Organisational, Management and Control Model pursuant to Legislative Decree no. 231 of 2001, by the Anti-Corruption Procedure, for which it serves as a regulatory support tool, and by the regulations on the Corporate Reporting Control System.8 6 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate II. AMBITO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica: - a S.p.A. e alle Società da essa controllate nell ambito dell attività di direzione e coordinamento esercitata dalla stessa ; - alle segnalazioni ricevute da e/o dalle società da essa controllate, siano esse operanti in Italia e/o all estero. Le Società controllate assicurano entro 60 giorni, laddove necessario e in coordinamento con le funzioni che redigono il presente documento, l emissione di appositi documenti di integrazione in relazione alle proprie specificità, con esclusivo riferimento ad aspetti di carattere organizzativo e fermi restando principi, regole e indirizzi definiti dalla normativa. userà la propria influenza, in modo ragionevole secondo le circostanze, affinché le società, italiane o estere, in cui le controllate di hanno una partecipazione non di controllo soddisfino gli standard indicati nella presente Procedura, adottando e mantenendo un adeguato sistema di controllo interno in coerenza con i requisiti stabiliti dalle Leggi Anticorruzione. La gestione delle segnalazioni ed il relativo trattamento dei dati ai fini privacy è effettuato da S.p.A. anche nell interesse delle società controllate, in conformità ai principi di corretta gestione imprenditoriale delle controllate stesse, nel rispetto della loro autonomia decisionale e in osservanza della disciplina legislativa vigente e della normativa interna in materia di privacy, assicurando, altresì, le esigenze di riservatezza sottese allo svolgimento delle attività istruttorie. La presente procedura fa parte degli strumenti normativi Anticorruzione del Gruppo previsti dalla Procedura SNAM-PRO-100 Anticorruzione. II SCOPE OF APPLICATION This procedure applies: - to S.p.A. and its Subsidiaries as part of the management and control activities exercised by ; - to the reports received by and/or by its subsidiaries operating in Italy and/or abroad. The Subsidiaries undertake to issue, within 60 days, wherever necessary and in coordination with the departments in charge of drafting this document, special supplementary documents in relation to their specific areas of competence, with sole reference to aspects of an organisational nature and without prejudice to the principles, rules and guidelines set forth by regulations. will also use its influence, as far as is reasonable according to the circumstances, to ensure that companies, whether Italian or foreign, in which subsidiaries have noncontrolling interests, meet the standards set out in this Procedure, adopting and maintaining an adequate internal control system, as required under the Anti-Corruption Laws. The report management and related data processing for privacy purposes is carried out by S.p.A., including in the interest of its subsidiaries, in compliance with the principles of proper business management of the same subsidiaries whilst respecting their decisionmaking independence and in observance of the regulations in force and the internal privacy policy, thereby also fulfilling the confidentiality requirements underlying the performance of preliminary investigation activities. This procedure is part of the Anti-Corruption regulatory instruments of the Group, as provided for by the SNAM-PRO-100 Anti- Corruption Procedure.9 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 7 III. RIFERIMENTI Di seguito si riportano le principali normative interne ed esterne a cui la presente procedura fa riferimento. Interni - Codice Etico di ; - Modello 231 di ; - Corporate System Framework; - SNAM-PRO-100 Anticorruzione ; - Linee di indirizzo del Consiglio di Amministrazione di in tema di attività di Internal Audit; - gli strumenti normativi inerenti Il sistema di controllo sull informativa societaria ; - SNAM-PRO-010 Adempimenti ai sensi del D.lgs. 196/03: Codice in materia di protezione dei dati personali ; - Regolamento del Comitato Controllo e Rischi; - Ogni strumento normativo che aggiorni e/o integri i riferimenti sopraccitati. Esterni - Art c.c. - Art. 149, 150, 151 del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 Testo Unico della Finanza - Art. 6.2.d) del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231; - Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana; - Comunicazione Consob n. DAC/RM/ del 20 febbraio 1997; - Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003: Codice in materia di protezione dei dati personali ; - Art. 6.2.d) del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, per gli obblighi di informazione nei confronti dell Organismo di Vigilanza con riferimento alle segnalazioni riguardanti il Modello di organizzazione, gestione e controllo ex. D.Lgs n. 231 del 2001 ; - Decreto Legislativo n. 58/98 (Testo unico della Finanza - TUF), art. 154-bis e successivi aggiornamenti; - Legge n. 262 del 28 dicembre 2005 III. REFERENCES The main internal and external regulatory principles referred to by this procedure are set out below. Internal - Code of Ethics; - Model 231; - Corporate System Framework; - SNAM-PRO-100 Anti-Corruption Procedure; - Guidelines of Board of Directors on the subject of Internal Audit activities; - regulatory instruments relating to the Corporate Reporting Control System ; - SNAM-PRO-010 Obligations pursuant to Legislative Decree 196/03: Personal data protection code ; - Control and Risk Committee Regulation; - any regulatory instrument that updates and/ or supplements the above references. External - Article 2408 of the Italian Civil Code; - Articles 149, 150 and 151 of Legislative Decree No. 58 of 24 February 1998, Consolidated Finance Act; - Article 6.2.d) of Legislative Decree No. 231 of 8 June 2001; - Code of Conduct of Borsa Italiana; - Consob Communication No. DAC/RM/ of 20 February 1997; - Legislative Decree No. 196 of 30 June 2003, Personal data protection code ; - Article 6.2.d) of Legislative Decree No. 231 of 8 June 2001, for the reporting requirements relating to the Supervisory Body with reference to reports concerning the Organisational, Management and Control Model pursuant to Legislative Decree No. 231 of 2001 ; - Legislative Decree No. 58/98 (Consolidated Finance Act - TUF), Article 154-bis, as subsequently amended;10 8 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate Disposizioni per la tutela del risparmio e la disciplina dei mercati finanziari ; - Coso Report Il Sistema di Controllo Interno: Un modello integrato di riferimento per la gestione dei rischi aziendali, per l attribuzione della responsabilità ultima del SCI e del relativo monitoraggio al Vertice Societario, che ne assume la paternità e lo approva; - Codice Penale italiano; - Decreto Legislativo n. 231 del 2001; - Legge n. 190 del 2012; - Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) emanato negli Stati Uniti; - UK Bribery Act emanato nel Regno Unito; - Convenzione dell Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico sulla lotta alla corruzione dei pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali; - Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione; - altre leggi di diritto pubblico e commerciale contro la corruzione vigenti nel mondo e i trattati internazionali anticorruzione; - orientamenti giurisprudenziali. - Law No. 262 of 28 December 2005, Savings protection and rules governing financial markets ; - Coso Report Internal Control System: A reference integrated model for business risk management, for the purpose of assigning the final responsibility of the ICS (Internal Control System) and the related monitoring to Senior Management, which takes control thereof and approves it; - Italian Criminal Code; - Legislative Decree 231/2001; - Law No. 190 of 2012; - the Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) issued by the United States; - the UK Bribery Act issued by the United Kingdom; - the OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions; - the United Nations Convention against Corruption; - other public and commercial anti-corruption legislation applicable worldwide and international anti-corruption treaties; - case-law guidelines.11 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 9 IV. DEFINIZIONI, ABBREVIAZIONI E ACRONIMI Ai fini della presente procedura si intendono: - Business Partner: ogni: parte terza, non dipendente, che riceve o fornisce prodotti o servizi da/al Gruppo o che agisce per conto di o che è probabile che abbia un Contatto Rilevante nello svolgimento del suo incarico per conto di (ad esempio Joint Venture, Intermediari, Consulenti, agenti, franchisee, ecc.). - Comitato Segnalazioni: è composto dal Direttore Affari Legali, Societari e Compliance (ALESOC), dal Direttore Human Resources & Security (HRS) e dal Responsabile Internal Audit (INTAU). Per le segnalazioni relative a fatti rilevanti, il Comitato Segnalazioni è integrato dal Direttore Pianificazione, Amministrazione, Finanza e Controllo (PAFC). - Personale del Gruppo : gli amministratori, dirigenti, membri degli organi sociali, del management e dipendenti di una Società del Gruppo. - Proposta di archiviazione: è la fase conclusiva del processo di gestione delle segnalazioni; attiene tutte le segnalazioni ricevute al termine delle attività di istruttoria. - Segnalazione: qualsiasi notizia riguardante possibili violazioni, comportamenti e pratiche non conformi a quanto stabilito nel Codice Etico e/o che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo d immagine, a, riferibili al Personale del Gruppo, ovvero a Terzi, e riconducibili ad una delle seguenti tematiche: - Sistema di Controllo Interno; - altre materie (come ad esempio: violazione del Codice Etico di, responsabilità amministrativa delle società ex D.Lgs n. 231/2001, tematiche IV. DEFINITIONS, ABBREVIATIONS AND ACRONYMS For the purposes of this procedure, the terms set out below shall have the following meanings: - Business Partner: any non-dependent third party that receives or provides products or services to/from the Group, or which acts on behalf of, or which is likely to have Significant Contact in performing its task on behalf of (e.g. Joint Ventures, Intermediaries, Consultants, agents, franchisees, etc.). - Notifications Committee: this comprises the Head of Legal, Corporate Affairs and Compliance (ALESOC), the Head of Human Resources & Security (HRS) and the Head of Internal Audit (INTAU). For reports relating to significant events, the Notifications Committee is supplemented by the Head of Planning, Administration, Finance and Control (PAFC). - Group Personnel: directors, executives, members of corporate bodies and management, and employees of a Group Company. - Filing proposal: this is the final stage of the report management process; it refers to all reports received at the end of the preliminary investigation activities. - Report: any notification relating to possible violations, conduct and practices that are not in compliance with the Code of Ethics and/or that may cause damage or prejudice to, including to its reputation, which can be referred to Group Personnel or Third Parties and linked to one of the following issues: - Internal Control System; - other issues (violation of the Code of Ethics, administrative liability of12 10 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate HSE, mobbing, security, anticorruzione, violazione dell etica d impresa ecc..). - Società Controllata: ogni ente direttamente o indirettamente controllato (in base ai Principi Contabili Internazionali IFRS 10 Bilancio consolidato e successive modifiche e integrazioni) da o da una controllata, a seconda dei casi, in Italia e all estero. Eventuali segnalazioni non riconducibili a tali casistiche non rientrano nell ambito di applicazione della presente procedura e saranno trasmesse alle funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle specifiche attribuzioni 1. - Segnalazione anonima: segnalazione in cui le generalità del segnalante non siano esplicitate, né siano individuabili in maniera univoca. 1 Ad es. segnalazioni relative ad attività di natura commerciale (es. reclami per fatturazione, ecc.). - Segnalazione in malafede : segnalazione priva di fondamento, fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio alla persona e/o società segnalata. - Segnalazione circostanziata: segnalazione che consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un istruttoria (ad es.: illecito commesso, periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell illecito, società interessata, persone/unità coinvolte, anomalia sul sistema di controllo, ecc.). Per tale tipologia di segnalazioni il Comitato Segnalazioni valuta se, con gli strumenti di indagine a disposizione: (i) possano essere ottenuti utili riscontri (segnalazione circostanziata verificabile), ovvero (ii) non possano essere ottenuti utili riscontri (segnalazione circostanziata non verificabile). companies pursuant to Legislative Decree No. 231/2001, HSE, mobbing, security, anti-corruption, violation of business ethics, etc.). - Subsidiary: any entity directly or indirectly controlled (in accordance with International Accounting Standards IFRS 10 Consolidated Financial Statements, as amended and supplemented) by or by a Subsidiary, as the case may be, in Italy or abroad. Any reports falling outside the scope of the aforesaid cases do not fall within the scope of application of this procedure and will be passed on the relevant company departments, in accordance with their specific powers 1. 1 For example, reports relating to commercial activities (e.g. billing claims). - Anonymous report: a report where the reporting party s general details are not specified and cannot be unambiguously identified. - Report in bad faith : a report without grounds, submitted for the purpose of damaging or causing prejudice to the person and/or company being reported. - Detailed report: a report that makes it possible to identify reasonably sufficient factual elements to launch a preliminary investigation (offence committed, reference period and amount if applicable, reasons for and purposes of the offence, company concerned, people/units involved, control system irregularity, etc.). With regard to this type of report, the Notifications Committee evaluates whether, with the investigation instruments available: (i) it is possible to obtain useful findings (verifiable detailed report), or13 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 11 - Segnalazione relativa a fatti rilevanti: segnalazione su anomalie operative e/o frodi: - per la quale sia stimabile un impatto in bilancio per e/o per le sue società controllate uguale o superiore al 20% della soglia di materialità definita ai fini del Sistema di Controllo sull Informativa Societaria, e/o che riguardi membri degli organi sociali di, top manager 2 di S.p.A e delle società controllate. La rilevanza di tali segnalazioni è stabilita di concerto con il Direttore PAFC; - e/o che il Comitato Segnalazioni ritenga che abbia un impatto significativo sul Sistema di Controllo Interno. - Tematiche HSE: temi di salute, sicurezza, ambiente e incolumità pubblica. - Terzi: soggetti esterni in relazioni d interesse con (es. partner, clienti, fornitori, società di revisione di, consulenti, collaboratori e, in generale, gli stakeholder). 2 Primi riporti dell Amministratore Delegato di e Amministratori Delegati delle società controllate. (ii) it is not possible to obtain useful findings (non-verifiable detailed report). - Report relating to significant events: report on operating irregularities and/or frauds: - a report whose estimated impact on the financial statements of and/ or its subsidiaries is equal to or greater than 20% of the materiality threshold defined for the purposes of the Corporate Reporting Control System, and/ or concerning the members of corporate bodies, senior managers 2 of S.p.A and its subsidiaries. The relevance of such reports is determined in agreement with the Head of PAFC; - and/or that the Notifications Committee deems to have a significant impact on the Internal Control System. - HSE issues: health, safety, environment and public safety protection issues. - Third Parties: external entities in relations of interest with (e.g. partners, clients, suppliers, independent auditors, consultants, contractors and stakeholders in general). 2 Persons reporting directly to the Chief Executive Officer of and Chief Executive Officers of the subsidiaries.14 12 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate V. DESCRIZIONE DEL PROCESSO 5.1. Principi generali - Sistema di controllo interno:, così come previsto dal proprio Codice Etico, si impegna a promuovere e mantenere un adeguato sistema di controllo interno, da intendersi come l insieme di tutti gli strumenti necessari o utili ad indirizzare, gestire e verificare le attività di impresa con l obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, di proteggere i beni aziendali, di gestire in modo ottimale ed efficiente le attività e di fornire dati contabili e finanziari accurati e completi. La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa di. Di conseguenza tutto il Personale del Gruppo, nell ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, è impegnato nel definire e nel partecipare attivamente al corretto funzionamento del sistema di controllo interno. - promuove la diffusione a tutti i livelli di una cultura e di procedure caratterizzate dalla consapevolezza dell esistenza dei controlli e dalla assunzione di una mentalità orientata all esercizio consapevole e volontario dei controlli; di conseguenza il management in primo luogo e tutto il Personale del Gruppo in ogni caso è tenuto a contribuire e rendersi partecipe del sistema di controllo interno di e, con attitudine positiva, a farne partecipi i propri collaboratori 3. - Indipendenza e professionalità delle attività di internal audit: l internal audit svolge le 3 Codice Etico Capitolo III par.1 V. DESCRIPTION OF THE PROCESS 5.1. General principles - Internal Control System:, as provided for by its Code of Ethics, undertakes to promote and maintain an adequate internal control system, to be understood as all the necessary or useful tools for addressing, managing and checking activities in the company, aimed at ensuring compliance with corporate laws and procedures, protecting corporate assets, efficiently managing activities, and providing precise and complete accounting and financial information. The responsibility for implementing an efficient internal control system is shared at all levels of s organisational structure. Consequently, all s Personnel, according to their functions and responsibilities, are involved in designing and actively participating in the correct functioning of the internal control system. - promotes the dissemination, at every level of its organisation, of a culture and procedures characterised by awareness of the existence of controls and by an informed and voluntary control-oriented mentality; consequently, s management, firstly, and in any case all Group s Personnel, shall contribute to and participate in s internal control system and, with a positive attitude, involve its contractors in this respect 3. - Independence and professionalism of internal audit activities: the Internal Audit department conducts its activities 3 Code of Ethics Chapter III paragraph 115 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 13 attività assicurando il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e diligenza professionali, statuite negli standard internazionali per la pratica professionale dell Internal Audit e nel codice etico emanati dall Institute of Internal Auditors (IIA), nonché nel Codice Etico. - Garanzia di anonimato: tutte le unità/posizioni organizzative di S.p.A. e delle relative società controllate interessate dalla ricezione e trattamento delle segnalazioni, devono garantire l assoluta riservatezza e anonimato delle persone segnalanti, utilizzando a tal fine criteri e modalità di comunicazione, idonei a tutelare l onorabilità delle persone menzionate nelle segnalazioni, nonché l anonimato dei segnalanti, affinché chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione. La comunicazione di tali informazioni da parte di INTAU è consentita, secondo il processo di seguito descritto, (i) nei confronti del Comitato Segnalazioni, nonché (ii) alle posizioni apicali delle aree di attività interessate dalla segnalazione e (iii) alle posizioni organizzative di Linea incaricate di svolgere i relativi accertamenti, esclusivamente nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative verifiche. - Protezione dalle segnalazioni in mala fede : auspica che il Personale del Gruppo, ad ogni livello, collabori a mantenere in azienda un clima di reciproco rispetto della dignità, dell onore e della reputazione di ciascuno. interverrà per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi, discriminatori o diffamatori Codice Etico, capitolo II paragrafo 5.1. ensuring that the necessary conditions of independence and due professional objectivity, competence and diligence are maintained, as set out in the international standards for the Internal Audit professional practice and code of ethics issued by the Institute of Internal Auditors (IIA), as well as in the Code of Ethics. - Anonymity guarantee: all organisational units/positions of S.p.A. and of the related subsidiaries concerned with the receipt and processing of reports are required to guarantee the utmost confidentiality and anonymity of the reporting parties, and to this end, they must use suitable communication criteria and methods to ensure the integrity of the people mentioned in the reports, as well as the anonymity of the reporting parties, so as to prevent the latter from being subject to any form of retaliation. The aforesaid information may be disclosed by INTAU, according to the process set out hereunder, (i) to the Notifications Committee, as well as (ii) to the senior positions of the business areas affected by the report and (iii) to the Line organisational positions in charge of conducting the relevant investigations, solely in those cases where the knowledge thereof is crucial in order to understand the events reported and/or in order to perform the necessary inspections. - Protection of reports in bad faith : asks that Group Personnel, at every level, cooperate in maintaining a climate of mutual respect for a person s dignity, honour and reputation. will do its best to prevent attitudes that might be considered offensive, discriminatory or abusive. 4 4 Code of Ethics, chapter II, paragraph 5.1.16 14 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate Pertanto e le Società dalla stessa controllate garantiscono adeguata protezione dalle segnalazioni in mala fede, censurando simili condotte e informando i soggetti/ società nei casi di accertata mala fede Canali di comunicazione, al fine di agevolare la ricezione delle segnalazioni, predispone tutti i possibili canali di comunicazione, indicati in Allegato 1. A tali canali fanno riferimento, oltre a, anche le Società controllate. La predisposizione e il mantenimento dei suddetti canali di comunicazione è garantita dall Unità Internal Audit 5. Chiunque 6 riceva una segnalazione transitata al di fuori dei canali previsti provvede a trasmetterla tempestivamente in originale a INTAU, utilizzando criteri di massima riservatezza idonei a tutelare l onorabilità delle persone segnalate e l efficacia degli accertamenti. A INTAU deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza, anche l eventuale documentazione sui fatti segnalati, nonché gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito. La funzione Internal Audit di assicura le relative attività di istruttoria e reporting agli Organi di Controllo societari come descritto nel successivo par Sono fatti salvi i canali informativi dedicati istituiti ai sensi del Modello 231 (Par ). INTAU e gli Organismi di Vigilanza garantiscono l inoltro reciproco delle Segnalazioni ricevute a seconda della loro competenza. 6 Personale del Gruppo Sam, Organismi di Vigilanza, Società di Revisione e qualsiasi altro Business Partner. Therefore, and its Subsidiaries ensure adequate protection against any reports in bad faith, by reprimanding any such conduct and notifying the entities/companies in the event of ascertained bad faith Channels of communication In order to make it easier to receive the reports, will set up all possible channels of communication, as specified in Annex 1. In addition to, the Subsidiaries also make reference to such channels. The set-up and maintenance of the aforesaid channels of communication is ensured by the Internal Audit Unit 5. Anyone 6 who receives a report coming from outside the required channels must promptly send the original copy of the same to INTAU, thereby using the utmost confidentiality criteria necessary to protect the integrity of any reported persons and the effectiveness of the investigations. For the purpose of performing the necessary evaluations, INTAU must also receive the documentation, if any, pertaining to the reported events, as well as the outcome of any investigations already conducted on the matter. s Internal Audit department is responsible for the related activities of investigating and reporting to the corporate Control Bodies, as described in paragraph 5.4 below. 5 This is without prejudice to the dedicated information channels established pursuant to Model 231 (paragraph 3.2.2). INTAU and the Supervisory Bodies ensure the mutual transmission of the Reports received within their purview. 6 Sam Group Personnel, Supervisory Bodies, Independent Auditors and any other Business Partner.17 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate Istruttoria INTAU assicura che vengano effettuate le necessarie verifiche sui fatti segnalati attraverso una o più delle seguenti attività, garantendo che tali fasi siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto della completezza e accuratezza delle attività di istruttoria: 1. Verifica preliminare; 2. Accertamento; 3. Audit; 4. Monitoraggio azioni correttive Verifica preliminare Alla ricezione delle segnalazioni: INTAU: a) provvede all apertura dei Fascicoli di segnalazioni e alimenta il Sistema di gestione, monitoraggio e reporting delle segnalazioni 7 ; b) trasmette le segnalazioni al Comitato Segnalazioni. Il Comitato Segnalazioni: premesso che al fine di compiere le valutazioni di cui al presente paragrafo, può svolgere approfondimenti direttamente presso le strutture aziendali interessate o le persone coinvolte, a) classifica le segnalazioni, a seconda del loro contenuto, come appartenenti alla tipologia Sistema di Controllo Interno o Altre Materie ; b) esamina le segnalazioni e propone l archiviazione: (i) di quelle generiche e/o non sufficientemente circostanziate, (ii) di quelle 7 In tale fase INTAU protocolla l originale delle segnalazioni (vedi anche successivo Par. 7 Archiviazione, conservazione e tracciabilità ) Investigation INTAU ensures that the necessary investigations are conducted with regard to the reported events through one or more of the following activities, ensuring that such stages are carried out as quickly as possible, whilst guaranteeing the completeness and accuracy of the investigation activities: 1. Preliminary investigation; 2. Investigation; 3. Audit; 4. Corrective action monitoring Preliminary investigation Upon receipt of the reports: INTAU: a) proceeds to open the Reports files and enters them in the Report management, monitoring and reporting system 7 ; b) sends the reports to the Notifications Committee. The Notifications Committee: given that, in order to perform the evaluations referred to in this paragraph, it may conduct its investigations directly at the company facilities concerned or with the people involved, a) classifies the reports, according to their content, as belonging to the Internal Control System or Other issues categories; b) examines the reports and proposes the filing: (i) of any generic and/or insufficiently detailed reports, (ii) of any reports that 7 During this stage, INTAU protocols the original copy of the reports (see also paragraph 7, Filing, storage and traceability, below).18 16 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate palesemente infondate o in mala fede 8, nonché (iii) di tutte quelle contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica; c) identifica tra le segnalazioni circostanziate quelle per le quali, con gli strumenti di indagine a disposizione, l avvio di un accertamento (i) sia valutato idoneo a fornire riscontri sui fatti segnalati ( segnalazioni circostanziate verificabili ), o (ii) non consenta di ottenere utili riscontri ( segnalazioni circostanziate non verificabili ); d) invia le segnalazioni circostanziate non verificabili alle unità di linea interessate 8 Ferme restando, per queste ultime, le azioni previste al successivo paragrafo 5.5 Provvedimenti Disciplinari. unitamente, se del caso, a raccomandazioni su eventuali iniziative da intraprendere. In caso di segnalazioni che si riferiscono a un membro del comitato e/o ad attività da lui sovra ordinate, tale componente si astiene dal partecipare all analisi e agli accertamenti. In relazione alle segnalazioni circostanziate verificabili : INTAU a) inoltra le segnalazioni classificate come Altre materie e attinenti a possibili violazioni del Codice Etico o a tematiche di responsabilità amministrativa delle società ex D.Lgs n. 231/2001, agli Organismi di Vigilanza competenti, anche in qualità di Garanti del Codice Etico, i quali promuovono le verifiche più opportune, ne valutano le relative risultanze e danno informativa a INTAU dell avvenuta archiviazione, assicurando i flussi di reportistica previsti dal Modello 231 ; are clearly without grounds or in bad faith 8, as well as (iii) of all reports that have already been subject to specific investigation activities in the past where the preliminary investigations conducted do not give rise to new information such as to make it necessary to conduct further investigation activities; c) identifies, from among the detailed reports, those for which, with the investigation instruments available, the launch of an investigation (i) is deemed to be suitable to provide findings on the events reported ( verifiable detailed reports ), or (ii) does not make it possible to obtain any useful findings ( non-verifiable detailed reports ); d) sends the non-verifiable detailed reports to the line units concerned, together with 8 Without prejudice to, for the latter, the action set out in paragraph 5.5, Disciplinary Measures, below. any recommendations, if applicable, on any actions to take. In the event of reports pertaining to a committee member and/or to any activities for which the same is responsible, the said member will refrain from participating in the analysis and investigations. In relation to verifiable detailed reports : INTAU a) sends the reports classified as Other issues and relating to possible violations of the Code of Ethics or to the administrative liability of companies pursuant to Legislative Decree No. 231/2001 to the competent Supervisory Bodies, in the capacity of Supervisors of the Code of Ethics, which promote the most appropriate investigations, evaluate the related findings and notify INTAU of their filing, thereby ensuring the reporting flows established by Model 231 ;19 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate 17 b) dà informativa dell apertura dei fascicoli di segnalazione relativi a tematiche di Sistema di Controllo Interno (i) ai competenti soggetti apicali di e delle società controllate (ii) e al Legale Anticorruzione per le valutazioni di competenza quale unità preposta all assistenza legale; c) in materia di sistema di controllo interno ai fini delle procedura Anticorruzione; d) alimenta il Sistema di gestione, monitoraggio e reporting delle segnalazioni con le informazioni contenute nei Fascicoli di segnalazioni. In caso di segnalazioni circostanziate verificabili riconducibili alla tipologia fatti rilevanti INTAU informa tempestivamente il Comitato Segnalazioni, opportunamente integrato dal Direttore PAFC, sulle prime verifiche svolte e, per le tematiche di competenza, l Organismo di Vigilanza 9. Le attività di istruttoria afferenti fatti segnalati sui quali sono in corso di svolgimento indagini da parte di Autorità Pubbliche, nonché la trasmissione all Autorità Giudiziaria di relazioni di audit, sono soggette a previa valutazione da parte del Direttore ALESOC Accertamento L obiettivo dell accertamento è di svolgere verifiche mirate sulle segnalazioni circostanziate verificabili che consentano di individuare, analizzare e valutare gli eventuali elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati. INTAU assicura lo svolgimento delle necessarie verifiche: direttamente, presso le strutture aziendali interessate (linee), ovvero tramite personale di 9 Ai fini del presente documento ci si riferisce sempre all Organismo di Vigilanza competente per Società. b) reports the opening of the reports files relating to Internal Control System issues (i) to the competent senior management of and its subsidiaries (ii) and to the Anti-Corruption Lawyer for the relevant evaluations in its capacity of unit in charge of legal assistance; c) on the matter of internal control system for the purposes of the Anti-Corruption Procedure; d) proceeds to enter the information contained in the Reports files in the Report management, monitoring and reporting system. In the event of verifiable detailed reports belonging to the significant events category, INTAU will promptly report to the Notifications Committee, supplemented where necessary by the Head of PAFC, on the first investigations conducted, and to the Supervisory Body for any issues within its purview 9. The preliminary investigation activities pertaining to the reported events which are being investigated by public authorities, as well as the transmission of audit reports to the Judicial Authority, are subject to prior evaluation by the Head of ALESOC Investigation The investigation is aimed at conducting targeted inspections on verifiable detailed reports which make it possible to identify, analyse and evaluate any elements that might confirm whether the reported events are well-founded. INTAU ensures the performance of the necessary inspections: either directly, at the concerned company facilities (lines), or through line personnel 9 For the purposes of this document, reference is always made to the competent Supervisory Body for each Company.20 18 Segnalazioni anche anonime ricevute da e dalle società controllate linea di adeguato livello gerarchico eventualmente individuato dai soggetti apicali di o delle società controllate e acquisisce gli elementi informativi necessari alle valutazioni. In tale fase, il Responsabile INTAU valuta l eventuale attivazione di un intervento di audit spot (vedi par ) dandone informativa all Amministratore Delegato e agli organi di controllo di. Al termine degli accertamenti INTAU predispone la proposta di archiviazione per il Comitato Segnalazioni, il quale può: - approvare l inserimento nel Report Trimestrale Segnalazioni 10 - richiedere ulteriori accertamenti/ approfondimenti I flussi relativi al Report Trimestrale Segnalazioni sono descritti nel dettaglio al par. 5.4 della presente Procedura. 11 Eseguiti gli ulteriori accertamenti/approfondimenti il flusso delle attività riprende dal punto Una volta ottenuto il parere positivo del Comitato Segnalazioni sulle proposte di archiviazione, INTAU le inserisce nel Report Trimestrale Segnalazioni. Il Report Trimestrale, è sottoposto all esame dell Organismo di Vigilanza, il quale, per le tematiche riguardanti la responsabilità amministrativa della società ex D.Lgs. 231/01, può richiedere a INTAU di effettuare ulteriori accertamenti o di attivare un audit spot (vedi par ). Se la segnalazione attiene a Tematiche HSE l accertamento è richiesto per competenza alla Funzione HSEQ di che: i) promuove e coordina le verifiche più opportune, anche avvalendosi delle funzioni HSE delle società competenti, in linea con le normative aziendali in materia, e ii) ne valuta le relative risultanze. in possession of an adequate seniority level that may be identified by the senior management of or its subsidiaries, and acquires the necessary information elements to perform the evaluations. During this stage, the Head of INTAU evaluates whether or not to activate a spot audit (see paragraph ), notifying the Chief Executive Officer and the control bodies of. At the end of the investigations, INTAU prepares the filing proposal for the Notifications Committee, which may: - approve its inclusion in the Quarterly Statements on Reports 10 - request further investigations/in-depth examinations The flows relating to the Quarterly Statements on Reports are described in detail in paragraph 5.4 of this Procedure. 11 Once the further investigations/in-depth examinations have been carried out, the flow of the activities resumes from point Having obtained the positive opinion of the Notifications Committee on the filing proposals, INTAU enters them in the Quarterly Statements on Reports. The Quarterly Statements are subject to the review of the Supervisory Body, which, for issues pertaining to the administrative liability of companies pursuant to Legislative Decree 231/01, may ask INTAU to conduct further investigations or activate a spot audit (see paragraph ). If the report is related to HSE Issues, the requested investigation falls within the purview of the HSEQ Department of, which: i) promotes and coordinates the most appropriate investigations, including by relying on the HSE departments of the relevant companies, in line with the applicable company regulations, and ii) evaluates the related findings. Vedere altro
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