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CIRCULAR DE RESPUESTA A LOS OFERENTES. Comité de Compras y Contrataciones ETED - PDF
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Vicente Aguilar Miguélez
1 SNCC.D.016 No. EXPEDIENTE Página 1 de 7 Click here to enter text. No. DOCUMENTO Click here to enter text. Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana CIRCULAR DE RESPUESTA A LOS OFERENTES 01 de Mayo de 2013 Página 1 de 7 Comité de Compras y Contrataciones ETED CIRCULAR No. 1 A TODOS LOS OFERENTES CONFORME AL REGISTRO DE INTERESADOS Licitación No. ETED-LPN-CCC El Comité de Compras y Contrataciones de (nombre de la Entidad Contratante) les informa que, en fecha desde 26 de marzo del 2013 hasta el 30 de abril del 2013 recibimos las siguientes preguntas, las cuales contestamos a continuación: 1.- La creación de la empresa subsidiaria es responsabilidad del consultor? Resolución Única: No 2.- Hasta dónde llega nuestra responsabilidad en este tema? Resolución Única: De acuerdo con la sección 5.2 Alcances de la consultoría el consultor debe realizar las actividades que permitan a la ETED tomar una decisión acertada en los aspectos económicos y financieros, planificación, diseño e ingeniería así como los aspectos legales y regulatorios, y que están definidos en dicha sección. 3.- Pueden los participantes de esta etapa particular participar en la licitación de la implementación, si se hiciera? Resolución Única: La empresa consultora que resulte ganadora no podrá participar en la etapa de implementación. 4.- Quién resulte seleccionado ahora, tendría un contrato de supervisión para la etapa de implementación? Resolución Única: Es posible, pero no necesariamente. 5.- Tienen ustedes un presupuesto base para esta licitación que puedan compartir? Resolución Única: No 6.- Los documentos se entregan el 2 de mayo? Resolución Única: La fecha para entregar las ofertas es el 16 de mayo.
2 Página 2 de Qué ocurre con el sobre A entre el 2 y el 16 de mayo? Resolución Única: Hubo un error con la fecha indicada del 2 de mayo 8.- El 16 de mayo sabremos si vamos a la segunda etapa? Resolución Única: No, es el día de entregar las propuestas 9.- El 22 de mayo conoceremos lo especificado por el sobre B de todos los concursantes? Resolución Única: El 22 de mayo es la fecha estimada para abrir el Sobre B, pero debe esperar nuestra convocatoria para este acto Qué factores determinan la puntuación en 3.1 y 3.2 de la página (factores referidos al servicio? Como los hacemos menos subjetivos? Resolución Única: La puntuación dependerá de qué tanto cumple la propuesta con lo que se pide. Es decir, que la oferta contenga un plan de trabajo acorde con lo solicitado, con un cronograma que sea factible y realizable Cómo se determina la puntuación en lo económico? Resolución Única: Se determina el promedio de todas las propuestas económicas y se calcula la variación de cada una con respecto al promedio; el nivel de calificación se obtiene en base al valor absoluto de la variación (ver ejemplo). Valoración de la propuesta Económica Valoración Consultor A Consultor B Consultor C Consultor D Consultor E Promedio de Propuestas Económicas Monto de la propuesta Económica Variación respecto del Promedio de Propuestas (55.00) (5.00) (80.00) Valoración Absoluto de la variación 28% 13% 16% 1% 23% Nivel de Calificación alcanzado 72% 87% 84% 99% 77% Puntaje ponderado logrado En la tabla mostrada la mayor puntuación la obtuvo la oferta D que es la que menos se aleja del promedio general Quisiéramos saber si están disponibles para los oferentes los estudios de diseños propuestos realizados por la empresa Kema Consulting, en el año 2003 y revisados en el año 2005, según el párrafo Levantamiento y Diseño, página 61 del pliego de condiciones específicas. Resolución Única: La información de soporte que incluye los estudios realizados anteriormente será entregada al consultor que resulte seleccionado y de acuerdo al acápite Metodología de valoración de la propuesta económica a. Sistema de puntaje: b. Valor de referencia sobre el cual será utilizado para aplicar el sistema de puntaje
3 Página 3 de 7 El motivo de aclaración sobre la valoración, radica en que el Pliego no especifica ningún sistema de puntaje (como si es especificado para la valoración de la Propuesta Técnica); a pesar de interpretarse que la metodología contempla un esquema de puntaje a partir del valor promedio de la totalidad de las propuestas. Resolución Única: Ver respuesta a pregunta No Forma de presentar los gastos de los consultores, específicamente: a) si se incluyen en el formulario SCCC-D035 referente a la Oferta Económica separados de los honorarios de los consultores ó b) si para fines del referido formulario se considera dentro de los honorarios de los consultores. La razón para solicitar esta aclaración se basa en que pliego es claro sobre que los gastos correrán por cuenta de los consultores, sin embargo no menciona como tratarlos en el formulario de Oferta Económica. Resolución Única: La oferta económica debe ser presentada de acuerdo a lo indicado en el Pliego de la Licitación y en los Formularios: SCC-D034- Presentación de Oferta Económica. SCC-D035- Oferta Económica. No obstante, de acuerdo al acápite 5.4 todos los costos en que incurra el consultor serán de su responsabilidad y por lo tanto deben estar incluidos dentro de la oferta económica Formato de garantía de seriedad, en el Pliego no se anexa el formato que debe emplearse para la misma. Resolución Única: Las Garantías de Oferta podrán consistir en pólizas de fianzas de compañías aseguradoras de reconocida solvencia que el oferente podrá elegir de una lista que proporcionará la Superintendencia de Seguros de la República Dominicana y que elaborará de acuerdo a la solvencia de cada una de ellas, o garantías bancarias, con las condiciones de ser incondicionales, irrevocables y renovables se otorgarán en la misma moneda de la oferta El tercer pago equivalente a 30% del total de los honorarios del consultor está condicionado a la entrega Informe Selección Empresa Proveedora, sin embargo, la elaboración del referido informe podría no depender del consultor en lo siguiente: a) Que ETED decida no proceder a completar el proceso de licitación de los equipos b) Que en el proceso no sea seleccionada ninguna proveedora; Cómo se procederá en cada caso? Contractualmente estos casos estarían considerados de manera que el consultor reciba el pago? Resolución Única: Estos detalles podrán ser discutidos para ser considerados en la elaboración del contrato El cuarto y quinto pago equivalente al 20% del total de los honorarios del consultor están sujetos a la entrega del Informe Elaboración de contrato y del Informe Final, qué sucedería si por causas ajenas al consultor no se elabora el contrato o este se atrasa imposibilitándose la entrega de los referidos informes?, y Qué mecanismo se incluirá en el contrato para subsanar la situación? Resolución Única: Estos detalles podrán ser discutidos para ser considerados en la elaboración del contrato El punto establece que el Consultor deberá presentar un cronograma o plan de trabajo detallado de las labores de consultoría a realizar y el punto establece que el Consultor se encargará de gestionar las licencias y autorizaciones requeridas por el negocio de las telecomunicaciones. En tal virtud, el tiempo de obtención de las licencias y autorizaciones requeridas por el INDOTEL no dependerá del Consultor, sino del INDOTEL, lo que imposibilita dar fechas precisas en el cronograma a partir de la solicitud al INDOTEL, por lo que les solicitamos que nos aclaren la forma de proceder en tal sentido.
4 Página 4 de 7 Resolución Única: El Consultor deberá gestionar las licencias y autorizaciones asegurándose que se han cumplido todos los requisitos exigidos. Además deberá realizar estas gestiones en forma oportuna dentro de período de la consultoría El punto que se refiere al Cronograma y Supervisión Ejecución, especifica que El Consultor deberá presentar un cronograma de las labores de consultoría, incluyendo la asistencia a ETED en el seguimiento de los cronogramas de ejecución de trabajos a realizar por los proveedores de equipos y servicios mientras esté vigente su periodo de consultoría. Nuestra solicitud de aclaración respecto a esto es la siguiente: Al momento de preparar el cronograma de El Consultor, cómo deben ser estimados los tiempos de las actividades que dependen exclusivamente de ETED, pero que afectan el referido cronograma y por lo tanto el desempeño del trabajo de El Consultor. Sugerimos que ETED proponga un estándar de tiempo para estas actividades, para ser aplicado de manera uniforme en las ofertas de licitación. Resolución Única: El consultor debe hacer su cronograma en base al tiempo estimado de seis meses. Además, en caso de que su período de consultoría esté aún vigente, deberá dar seguimiento a la ejecución de los trabajos de los proveedores Sobre el mismo punto anterior, y en particular sobre el proceso de selección de proveedores, El Consultor deberá preparar el cronograma de las actividades relacionadas con la elaboración de la lista de suplidores, la propuesta de solicitud y selección final, pero para concluir el proceso de selección depende de que ETED haya decidido realizar la licitación de suplidores; de nuevo en este caso cómo el Consultor estimaría el tiempo de toma de decisión de ETED, para determinar el cronograma del proceso de selección de proveedores? Resolución Única: En el caso de la selección final de los suplidores esta actividad concierne a ETED, es decir el consultor hace el cronograma de actividades independientemente de la decisión final Según lo expresado en la cláusula 21.1 se apunta la posibilidad de que para contratos de suministros desde el exterior, la oferta podrá expresarse en moneda del país de origen. Por este motivo, les agradeceríamos que nos aclararan si este supuesto es posible para esta licitación, lo que nos permitiría expresar nuestra propuesta en euros. Adicionalmente, en el caso en que la propuesta pueda expresarse en euros, se entendería entonces que el contrato (en el caso de ser adjudicatarios) podría ser firmado en dicha moneda, procediéndose a realizar por tanto la facturación y realización de los pagos en euros igualmente? Por extensión, Las garantías de seriedad de oferta y de fiel cumplimiento podrían establecerse en euros? Resolución Única: Es correcta su apreciación Dado que en los términos ni modelos de documentos propuestos, se incluye un modelo de para el establecimiento de la garantía, les agradeceríamos que nos confirmaran que el modelo que les proponemos (se adjunta) les resulta adecuado, según su forma habitual de proceder. En caso negativo, les agradeceríamos que nos facilitaran un modelo que pudiéramos utilizar. Resolución Única: Las Garantías de Oferta podrán consistir en pólizas de fianzas de compañías aseguradoras de reconocida solvencia que el oferente podrá elegir de una lista que proporcionará la Superintendencia de Seguros de la República Dominicana y que elaborará de acuerdo a la solvencia de cada una de ellas, o garantías bancarias, con las condiciones de ser incondicionales, irrevocables y renovables se otorgarán en la misma moneda de la oferta En la cláusula Número 20 de los Pliegos (página 22) se indica, por una parte, que el Oferente será responsable y pagará todos los impuestos fijados por las distintas autoridades dominicanas, mientras que el siguiente párrafo dispone que la Entidad Contratante (ETED), será la responsable y reembolsará al proveedor de dichos impuestos fijados en la República dominicana sobre los servicios y/o bienes conexos. Sobre este particular, les agradeceríamos que nos aclararan, para el caso de una empresa extranjera, si i) Tendrá que tener en cuenta en la Oferta Económica los impuestos fijados por las autoridades dominicanas (incluyéndose por tanto en el importe final de la licitación propuesto por nuestra compañía) ii) Estos impuestos serán posteriormente reembolsados al Consultor por parte de la Entidad contratante
5 Página 5 de 7 iii) Los impuestos que haya de tener en cuenta en la Oferta Económica el Consultor son la retención a cuenta del Impuestos sobre la Renta al tipo del 29% y el ITBIS al tipo del 18%. Resolución Única: El Oferente será responsable y pagará todos los impuestos fijados por las distintas autoridades dominicanas, y debe incluir estos en el monto de su oferta. La ETED actuará como agente de retención de los mismos al momento del Pago. Ver el Art. 29 de la Ley que en el Párrafo expresa lo siguiente: "Las instituciones sujetas a las disposiciones de la presente Ley y las empresas y corporaciones públicas, citadas en el Art. 2 de la presente Ley, no podrán convenir ni contratar sobre cláusula o disposición que las obliguen asumir o pagar las obligaciones tributarias de una o más de las partes participantes en el contrato o los contratos realizados o de pagas las obligaciones tributarias de terceros." 24.- Según lo establecido en los Pliegos, los Consultores han de darse de alta en el Registro de Proveedores del Estado. En este sentido, para el caso de una empresa extranjera, nos gustaría aclarar lo siguiente: i) Confirmar que, a tenor de los artículos 21 y 22 del reglamento , no existe obligación de estar inscritos en el registro de proveedores del Estado a fecha de presentación de la Oferta. En cambio, en caso de adjudicación, sí que existirá dicha obligación ii) El registro de Proveedores del Estado exige numerosa documentación que solo es asumible conseguir para empresas nacionales (Certificado de la Dirección General de impuestos Internos donde se establezca que se encuentra al día de sus obligaciones fiscales.etc.) Les agradeceríamos que nos confirmaran si para el caso de empresas extranjeras son aceptables los documentos equivalentes del país del origen del Consultor. Resolución Única: Las empresas extranjeras no necesitarán estar registradas como proveedores del Estado para participar en la licitación, pero en caso de ser adjudicatarias deberán presentar su registro de proveedores para la firma del Contrato. En cuanto a los trámites para registrarse deben consultar a la Dirección General de Contrataciones Públicas Les agradeceríamos que nos confirmaran la aplicabilidad de la Ley No por la que se establece que una empresa o persona física extranjera pueda participar en concursos, sorteos o mediante cualquier otra modalidad de adjudicación o pueda ser contratada por el Estado Dominicano, dicha persona física o empresa deba estar asociada con una empresa nacional o de capital mixto. Resolución Única: Es correcta su apreciación. Consultar el Art. 25 del reglamento de Aplicación de la Ley sobre Compras y Contrataciones Públicas Según el calendario de pagos propuesto en la página 25, se establece el pago de un 20% en concepto de Anticipo. Les agradeceríamos que nos confirmaran que para el cobro del mismo no es necesaria la presentación de un aval o garantía específico, más allá de la Garantía de Fiel Cumplimiento presentada para la firma del Contrato. Resolución Única: Es necesaria la presentación de la Garantía de Anticipo por el monto del mismo En los criterios de Evaluación se establece la puntuación considerada para el caso de la Evaluación Técnica. Sin embargo, no se incluye la fórmula con que se asignará la puntuación asociada a la comparativa de valoración económica. Les agradeceríamos que nos informaran de este aspecto. Resolución Única: Ver respuesta a pregunta No Con el fin de realizar un calendario o cronograma para la realización de las distintas tareas y dado que dentro de las mismas se considera el lanzamiento de solicitudes RFP para la adquisición de equipamiento y la recepción y evaluación de las propuestas, les agradeceríamos que nos informaran de los plazos habituales o establecidos por la legislación dominicana para las contrataciones públicas en lo referente al tiempo durante el que los Términos de Referencia o Pliegos deben permanecer publicados o informados con antelación al proceso (si existiera) y el tiempo mínimo del que deberían disponer los ofertantes para la presentación de sus
6 Página 6 de 7 propuestas. Consideramos que estos plazos condicionarán el cronograma y los hitos en los que desarrollaran las distintas tareas de la consultoría. Resolución Única: Las licitaciones públicas deben ser publicadas en dos diarios nacionales durante dos días consecutivos y a partir de ahí, tienen un plazo mínimo de 30 días hábiles para entregar las propuestas. Para otro tipo de licitación dependiendo del monto involucrado, se consideran plazos diferentes. Cualquier información adicional pueden consultar la página de la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) en la sección de Políticas, Normas y Procedimientos puede consultar los documentos standard para cada tipo de licitación y los Manuales de Procedimientos también para cada tipo de licitación Por último y a modo de aclaración de lo que entendemos es una errata, en la página 21 se hace mención a la cláusula 52 y 51 cuando deberían indicar, a nuestro entender, 48 y 47 respectivamente. Resolución Única: Es correcta su apreciación hay un error en el pliego Es posible que las enmiendas aparezcan también en la página web de ETED? En la Pág. 18 del Pliego dice que aparecerán en en la misma página se establece que las respuestas a las consultas aparecerán en la página de ETED. Resolución Única: Las respuestas a las preguntas formuladas y las enmiendas deben ser publicadas en ambas páginas web y además enviadas a los licitantes Puede usted enviarnos los formularios en un formato que podamos escribir sobre el sin necesidad de una máquina de escribir convencional? Resolución Única: Los formularios incluidos en el Pliego vienen del pliego estándar de la Dirección de Contrataciones Públicas y los puede descargar en Word en el siguiente link: RESOLUCION UNICA: Se concede una prórroga para la presentación y apertura de las ofertas hasta el miércoles 29 de mayo del 2013, a las 11:00 AM, en las oficinas de la Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana, ubicadas en la Ave. Rómulo Betancourt 1228, Bella Vista, Santo Domingo.
7 Página 7 de 7 (Nombre y Firma de la autoridad competente) (Cargo de la autoridad competente)

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