Source: https://it.scribd.com/document/40444643/Libros-Reglamentarios-Inst-educ
Timestamp: 2020-07-07 07:22:13+00:00

Document:
Libros Reglamentarios Inst_educ | Institución | Educación Secundaria
SalvaSalva Libros Reglamentarios Inst_educ per dopo
CANCIONES - CORAL LLINÁS
Taller de La Maquina de Monedas
Matriz de involucdrados
2- Orientaciones Para Las Instancias de Trabajo Pnfp (1)
Guía básica para el manejo de libros y registros reglamentarios en las instituciones educativas del Municipio de Medellín
Dirección Técnica para la Prestación del Servicio Educativo Elkín Ramiro Osorio Velásquez
Líder Programa de Acreditación y Reconocimiento Rubén Dario Ochoa Restrepo
Líder Proyecto de Supervisión Educativa Margarita Pérez Galeano
Compilación y redacción: Geovany Metaute Correa Revisión: Marcela Rojas Estrada
Este documento nace como un aporte importante para la prestación del servicio público educativo en Medellín por parte de los funcionarios adscritos a la Dirección Técnica para la Prestación del Servicio Educativo y de muchos directivos, docentes, secretarias y auxiliares administrativas de las instituciones educativas de la ciudad
Este manual fue posible gracias a la experiencia e invaluable aporte de las siguientes personas:
OLGA CECILIA BETANCUR RUIZ, Secretaria IE Santo Ángel ANGELA MARÍA VÉLEZ GUTIÉRREZ, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa ALBA DELFINA CASTILLO CUEVAS, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa CLAUDIA INÉS BARRIOS GARCÍA, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa NEIL PALACIOS, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa ROSALBA ORTIZ TRUJILLO, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa JUAN DIEGO CARDONA RESTREPO, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa FERNANDO BETANCUR PÉREZ, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa JAIME JARAMILLO AGUDELO, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa MARCELA ROJAS ESTRADA, Profesional de Apoyo a la supervisión Educativa MANUEL ALEJANDRO BARRIOS, supervisor Docente Encargado FLORENCIA DOMÍNGUEZ NARVÁEZ, Profesional Universitaria Unidad Calidad de la Educación MARIA ELSY OQUENDO MORENO, Directora de Núcleo 914 CARLOS ANTONIO OLIVEROS MUÑOZ, Director de Núcleo 915 LEONARDO VALENCIA GARCÍA, Director de Núcleo 916 ELIZABETH ROJAS OTALVARO, Directora de Núcleo 917 PBRO JUAN GONZALO ARISTIZÁBAL ISAZA, Director de Núcleo 918 LEÓN ARTURO URIBE MEJÍA, Director de Núcleo 919 MARTHA ELENA NAVARRO MONTAÑEZ, Directora de Núcleo 920 HORACIO DE JESÚS CAMPO CAMPO, Director de Núcleo 921 CARMEN LUCÍA MEDINA GIRALDO, Directora de Núcleo 922 NANCY ALARCÓN RUIZ, Directora de Núcleo 923 ALBERTO DE JESÚS MONTOYA ESCOBAR, Director de Núcleo 924 FRANCISCO MONSALVE MONSALVE, Director de Núcleo 925 ENRIQUE MAYO GARCÍA, Director de Núcleo 926 CAMILO MAQUILÓN TORRES, Director de Núcleo 927 LUZ ELENA ZAPATA CAÑAS, Directora de Núcleo 928 ÁLVARO RUIZ CEBALLOS, Director de Núcleo 929 MARÍA EUGENIA VELÁSQUEZ ORREGO, Directora de Núcleo 930 - 931 SOR BEATRIZ ÁLVAREZ GÓMEZ, Directora de Núcleo 932 ANA ESTHER ARANGO CARDONA, Directora de Núcleo 933 MARTHA LIRIA CORRALES ALZATE, Directora de Núcleo 934 CARLOS ALZATE VILLEGAS, Director de Núcleo 935 BERNARDA LIGIA BERRÍO CATAÑO ( E ), Directora de Núcleo 936 WILDIMAN DE JESÚS MORENO HOYOS, Director de Núcleo 937 MARÍA LICETH CORRALES, Secretaria de la Unidad de Acreditación y Reconocimiento VICTORIA EUGENIA UCRÓS, Secretaria Supervisión Educativa MARÍA DUQUE CADAVID, IE San Vicente de Paúl, Secretaria LUCELLY GIRALDO JIMÉNEZ, Rectora IE Nuevo Horizonte, Coordinador Sección Carlos Franco. ANA CECILIA MORENO, IE América, Docente PATRICIA LÓPEZ, IE Inem José Félix de Restrepo, Secretaria LUZ MARÍA RAMÍREZ, IE San Pablo, Rectora HERMANA IMELDA LUZ PÉREZ, rectora IE Santa Juana de Lestonac, Rectora ANGELA MARÍA SIERRA, IE Alfonso Upegui Orozco, Secretaria Administrativa LILIANA GONZÁLEZ, IE Presbítero Juan J. Escobar, Secretaria ADRIANA GIRALDO, IE Sor Juana Inés de la Cruz, Secretaria MARCOS VILLARREAL ARRIETA, Rector IE La Esperanza, Rector JUAN CARLOS AGUDELO SOSA, Rector IE Asia Ignaciana, Rector
OMAR CARDONA GARCÍA, Rector IE Caracas, Rector ROSALBA CHAVARRÍA, IE José Asunción Silva, Secretaria en la Madre Laura ORFA JIMÉNEZ, IE Rosalía Suárez, Coordinadora GLADYS ARBOLEDA, IE Alfonso Upegui Orozco, Rectora BERTA CORREA, IE Alfonso Upegui Orozco, Secretaria EVELIO OSPINA GRISALES, Rector IE Tricentenario, ALFONSO GUARÍN SALAZAR, Rector IE Javiera Londoño BLANCA GALEANO, IE Alcaldía de Medellín, Rectora JOSÉ HUGO CASTAÑO GARCÍA, Rector IE Alvernia, Rector OLGA CECILIA BETANCUR, IE Santo Angel, Secretaria MARÍA ISABEL PIEDRAHÍTA, IE Villa de Guadalupe, Coordinadora DORA ELENA GALLEGO, Secretaria Núcleo 927 NAYIVE BENÍTEZ A., IE Javiera Londoño Sevilla, Auxiliar Administrativo ALBA LUZ MAYA M., IE Javiera Londoño, Secretaria. MAGOLA GONZÁLEZ, IE Javiera Londoño, Auxiliar Administrativo HERMANA MARÍA ISABEL LONDOÑO VÁSQUEZ, Rectora IE Madre Laura JORGE ALIRIO RODRÍGUEZ, Rector IE San Cristóbal PRESBÍTERO ANTONIO PÉREZ CUADRADO, Rector Colegio Padre Manyanet GLORIA LUZ GUTIÉRREZ RESTREPO, Secretaria Colegio Padre Manyanet OLGA LUCÍA ESCOBAR ARANGO, Secretaria Académica IE El Sufragio WILLIAM DE JESÚS GIRALDO LÓPEZ, Gimnasio Guayacanes, Rector FLOR MIRLEY MUÑOZ PIEDRAHÍTA, Secretaria Gimnasio Guayacanes, Secretaria MARÍA NORELLY RÍOS LONDOÑO, Secretaria Gimnasio Guayacanes, secretaria Académica PAULA ANDREA NAVARRO, Secretaria Colegio Fundadores YIRLENA PABÓN SUÁREZ, Secretaria Colegio Externado Patria ADRIANA RENDÓN RAMÍREZ, Secretaria Colegio Fundadores PADRE VALENTÍN BENAVENTE, Rector Colegio Calasanz GILMA ADIELA GÓMEZ, Secretaria Académica Colegio Calasanz GLORIA ACOSTA CARDONA, Secretaria Académica Colegio Calasanz AMPARO URIBE ZAPATA, Escuela Normal Superior Antioqueña MARÍA EUGENIA ETCHEVERRY MONTOYA, Secretaria Escuela Normal Superior Antioqueña FEDERICO GARCÍA POSADA, Rector Instituto Jorge Robledo GLORIA ELENA CATAÑO JIMÉNEZ, Secretaria Liceo Jesús María de Castilla MARTHA CECILIA SUÁREZ MORENO, Rectora Gimnasio Los Pinares BEATRIZ ELENA RAVE CANO, Secretaria Gimnasio Los Pinares EMILIA GÓMEZ, Coordinadora Colegio Santa Bertilla Boscardin RUTH MARINA ARENAS ACEVEDO, Secretaria Colegio Santa Bertilla Boscardin MARTHA CECILIA PULGARÍN HIGUITA, Secretaria Académica Colegio parroquial Emaús LUIS OCTAVIO VALLE GARCÍA, Colegio Parroquial Emaús. Secretario Académico MIRIAM BEDOYA, Secretaria Colegio Montessori CLAUDIA RESTREPO ECHEVERRY, Secretaria Colegio Marymount NANCY ZAPATA, Secretaria Gimnasio Los Cedros ISABEL CRISTINA OSORNO, Secretaria Colegio San Ignacio de Loyola SONIA ESTELA CORREA, Directora de Formación Colegio San Ignacio de Loyola JUAN JOSÉ SIERRA, Líder de Programa de Informática de Secretaría de Educación de Medellín
1. Libros y registros reglamentarios
Aspectos generales para la administración de libros y registros reglamentarios Tiempo de permanencia de los libros reglamentarios
2. Procedimiento para entregar y recibir libros en custodia de instituciones educativas cerradas o clausuradas
3. Carpetas legales
3.1 Carpeta legal institucional
3.2 Carpeta legal de los docentes
3.3 Carpeta legal de los estudiantes
CAPITULO I: LIBROS REGLAMENTARIOS
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL –PEI –
1.1 Objeto o finalidad
1.2.1 Gestión directiva. (Como misión orientadora)
1.2.2 Gestión Académica. (Como misión esencial)
1.2.3 Gestión Administrativa –Financiera. (Como misión de apoyo)
1.2.4 Gestión de Comunidad (Como misión vital)
1.4 Procedencia
1.5 Frecuencia
2.1 Objeto o finalidad
2.5 Frecuencia
LIBRO DE VALIDACIONES
3.1 Objeto o finalidad
3.4 Procedencia
3.5 Frecuencia
LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
4.1 Objeto o finalidad
4.4 Procedencia
LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO
5.1 Objeto o finalidad
5.4 Procedencia
5.5 Frecuencia
5.6 Metodología
LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES
6.1 Objeto o finalidad
6.4 Procedencia
6.5 Frecuencia
LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES
7.1 Objeto o finalidad
7.3 Responsabilidades
7.4 Procedencia
7.5 Frecuencia
7.6 Metodología
LIBRO DE ACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
8.1 Objeto o finalidad
8.4 Procedencia
8.5 Frecuencia
8.6 Metodología
LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOS CÍVICOS )
9.1 Objeto o finalidad
9.2 Descripción
9.3 Responsabilidades
9.4 Frecuencia
9.5 Metodología
LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN
10.1 Objeto o finalidad
10.3 Responsabilidades
10.4 Procedencia
10.5 Frecuencia
10.6 Metodología
11.1 Objeto o finalidad
11.2 Descripción
11.3 Responsabilidades
11.4 Procedencia
11.5 Frecuencia
11.6 Metodología
12. LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN
12.1 Objeto o finalidad
12.3 Responsabilidades
12.4 Procedencia
12.5 Frecuencia
12.6 Metodología
13. LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS
13.1 Objeto o finalidad
13.2 Descripción
13.3 Responsabilidades
13.4 Frecuencia
13.5 Metodología
14. LIBRO DUPLICADO y MODIFICACION DE DIPLOMAS
14.1 Objeto o finalidad
14.2 Descripción
14.3 Responsabilidades
14.4 Frecuencia
14.5 Metodología
15. RECONOCIMIENTO DE SABERES (Decreto 3011 de 1997 Solo jóvenes y adultos)
15.1 Objeto o finalidad
15.2 Descripción
15.3 Responsabilidades
15.4 Procedencia
15.5 Frecuencia
15.6 Metodología
16. LIBROS CONTABLES: LIBRO DIARIO MAYOR Y LIBRO AUXILIAR MENOR.
CAPÍTULO II: REGISTROS REGLAMENTARIOS
1. LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR
1.1. Objeto o finalidad
1.4. Procedencia
1.5. Frecuencia
ESTUDIO EXPEDIDOS
3. DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES
4. REGISTRO DE NIVELACIONES
5. REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES
6. REGISTRO DE REFUERZOS Y RECUPERACIONES
7. REGISTRO REUNIONES GENERALES DE PADRES DE FAMILIA.
8. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DE PADRES (LA ESCUELA DE PADRES)
9. REGISTRO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES (1278 de
10. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE DOCENTES Y/O SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS
11. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES.
12. REGISTRO DE CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIONES DE DOCENTES,
DIRECTIVOS Y DEMAS PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN.
13. REGISTRO DEL SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE
13.4 Procedencia
13.5 Frecuencia
13.6 Metodología
14. REGISTRO DE ELECCION DE PERSONERO
14.4 Procedencia
14.5 Frecuencia
14.6 Metodología
15. REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS
16.1 Objeto o finalidad
16.2 Descripción
16.3 Responsabilidades
16.4 Procedencia
16.5 Frecuencia
16.6 Metodología
17. QUEJAS Y RECLAMOS
17.1 Objeto o finalidad
17.2 Descripción
17.3 Responsabilidades
17.4 Procedencia
17.5 Frecuencia
(DOCENTE
ESTUDIANTES. (BOLETÍN ESCOLAR PERIÓDICO)
18.1 Objeto o finalidad
18.2 Descripción
18.3 Procedencia
18.4 Frecuencia
18.5 Metodología
19. REGISTRO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
19.1 Objeto o finalidad
19.2 Descripción
19.3 Responsabilidades
19.4 Procedencia
19.5 Frecuencia
19.6 Metodología
20. REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS.
20.1 Objeto o finalidad
20.2 Descripción
20.3 Responsabilidades
20.4 Procedencia
20.5 Frecuencia
20.6 Metodología
21. PLAN DE MEJORAMIENTO
21.1 RGPM0-001-1: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO
Formato RGPM001-2: FORMATO PLAN OPERATIVO
Formato RGPM001-3: SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.
21.3.5 Frecuencia
21.3.6 Metodología
Es propósito de la Secretaría de Educación de Medellín brindar las Herramientas necesarias para la gestión directiva de todos y cada uno de los establecimientos que prestan sus servicios educativos en la ciudad en el sector oficial, privado y bajo la modalidad de cobertura educativa.
Este documento que hoy entregamos a la opinión pública desde un enfoque participativo, hace parte de un trabajo construido colectivamente con todos los actores educativos, en particular los artífices de la gestión pedagógica en la escuela, como directores de núcleo (como máxima autoridad educativa en los territorios), rectores y coordinadores que aportaron al proceso, así como secretarias de las instituciones educativas como responsables del cotidiano devenir de los establecimientos, y el equipo de profesionales de la Unidad de Acreditación y la Coordinación de Supervisión Educativa de la Dirección Técnica de la Prestación del Servicio Educativo.
Esta experiencia de construcción colectiva y participativa, se convierte en una posibilidad de replicar de manera asertiva a otras experiencias de construcción de política pública educativa, de vital importancia en las apuestas de ciudad de la Secretaría de Educación de Medellín; máxime esta debilidad identificada desde los diferentes procesos, en particular desde la Dirección técnica de la Prestación del Servicio Educativo.
Es importante destacar que este proceso, además de convertirse en una política pública educativa, será norma a implementar y supervisar, desde la competencia dada por el Decreto 907 de 1996 y la Resolución 6141 de 2006, que adoptó el régimen territorial para el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia de la educación en el municipio de Medellín. Esta orientación se plasmará en una resolución de obligatorio cumplimiento para el conjunto de instituciones educativas oficiales, privadas, de cobertura y, aunque no en su totalidad, para las entidades de formación para el trabajo y el desarrollo humano de la ciudad de Medellín.
Queda pues definida una política educativa municipal en libros y registros reglamentarios de obligatorio cumplimiento y será esta la única directriz válida y existente desde la Secretaria de Educación de Medellín, quedando derogadas las anteriores orientaciones que sobre el asunto se hayan presentado.
LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS
Los LIBROS y REGISTROS REGLAMENTARIOS son los soportes escritos que deben diligenciar los establecimientos educativos para evidenciar su gestión pedagógica administrativa y financiera, constituyéndose en valiosos archivos históricos que dan cuenta de la operatividad de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución, así como del cumplimiento y desarrollo de la normatividad educativa.
Se convierten en la herramienta por excelencia en el quehacer cotidiano de las instituciones educativas oficiales, privadas y de formación para el trabajo
Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolución Nacional 2624 del 15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en correspondencia con las dinámicas o cambios presentados en la legislación escolar, en especial, la ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de 2001, el Decreto 230 de 2002, Decreto 1290 de 2009 (a partir de enero de 2010), Decreto 4791 y demás disposiciones relacionados con dicha materia como la Ley 594 de 2000 o Ley de Archivos.
Esta guía tiene como propósito establecer los libros y registros reglamentarios que deben diligenciar todas las instituciones de Medellín que prestan el servicio de educación formal en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y educación media; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales para administrarlos, de acuerdo a las competencias que le dio la Resolución Nacional 2823 del 9 de diciembre de 2002 sobre la certificación de la educación.
La Secretaría de Educación establece qué se debe tener en cada libro y registro, pero deja en libertad la forma o estructura de los respectivos anexos que acompañan esta propuesta, dejando claro que los formatos que se adjuntan no pretenden reemplazar todos los diseños elaborados en las instituciones educativas, siempre que en el fondo (no en la forma) no les falte información esencial, ni se aparten de las orientaciones aquí establecidas, mientras avanza el proceso en el sistema de gestión académica (SIGA)que más adelante se detallará.
Los libros y registros reglamentarios permiten soportar las actuaciones administrativas y pedagógicas que se desarrollan en la institución; propician además la recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones y decisiones tomadas en las instituciones educativas; contribuyen a la estandarización y por ende a la organización de la prestación del servicio educativo en los diferentes establecimientos de la ciudad de Medellín; sirven como insumo e instrumentos de consulta para la evaluación institucional y para otros
humano y en la carta de navegación del histórico institucional.
estamentos que puedan requerirlos en un momento determinado, convirtiéndose en acervo probatorio que evidencia diversos procesos. Además, dan cuenta de lo que se planea y lo que se ejecuta; favorece a quien llega a dirigir la institución; proporciona indicadores para implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora; contribuyen a lograr trazabilidad y en general, a la preservación del saber y hacer de la institución, convirtiéndose en la herramienta por excelencia de monitoreo, seguimiento y control de la vida institucional.
Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el término DOCUMENTACIÓN, que la Organización Internacional de Normalización ha definido como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso, de manera tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemáticamente. La documentación implica recoger el conocimiento que una organización produce con su propio actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos o instrumentos. Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y asegurar, mejorar y transferir el conocimiento institucional. Este conjunto de libros y registros no son un fin, sino una propuesta que aporta valor a los procesos de calidad que se desarrollan y se deben establecer y mantener para proporcionar evidencia e información sobre la institución educativa. Al estandarizar, se le facilita al usuario o beneficiario del sistema educativo, la posibilidad de acceder con facilidad a la información de la institución educativa, sin las dificultades tradicionales de orden administrativo.
La Norma ISO define REGISTRO como un documento que proporciona resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se pueden presentar como formatos diseñados especialmente para facilitar la recolección de información para una situación específica.
Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, en especial su Artículo 3°, el cual presen ta las siguientes definiciones.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
El no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad, destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios, podrá generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o penales.
Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como debemos aprovechar las herramientas que nos ofrece la Secretaría de Educación de Medellín para sistematizar la información de la institución. Sus servicios en línea son:
∑ Matrícula en línea, cuyo sistema identifica la población escolar de Medellín
∑ Sistema integrador geo referencial de Información Escolar (SIE), que permite visualizar gráficamente los datos de ubicación de instituciones a través de mapas.
∑ Sistema de Gestión Académica (SIGA) Tiene como objetivo registrar la información de las gestiones del Proyecto Educativo Institucional y se harán todos los esfuerzos para que una buena parte de los libros y registros reglamentarios puedan ser incluidos en este sistema, lo cual requerirá de un proceso de capacitación, concertación y diálogo entre diferentes instancias de la propia Secretaría y sus instituciones educativas.
∑ Sistema de Información INFORMATE, el cual deja de ser de uso exclusivo para las instituciones de formación para el trabajo y el desarrollo humano, convirtiéndose en herramienta para las instituciones oficiales como para las privadas. Está en construcción y para el segundo semestre del 2.009 será una realidad.
Se recomienda a los directivos y administrativos de las instituciones educativas oficiales dirigir sus esfuerzos para manejar con efectividad el Sistema de Gestión Académica. Para ello es importante asistir a las diferentes capacitaciones que está brindando la Subsecretaría de Planeación Educativa, así como leer el manual que ha sido diseñado para que todo el registro de información por parte de las instituciones se haga con base en su ayuda y su contenido. El ingreso se hace por la página www.medellin.gov.co/educacion – Sistema de Información – Gestión Académica, (las Instituciones Educativas ingresan con el código DANE como usuario y la clave con que leen el correo). Se deja planteada aquí la posibilidad de avanzar hacia el uso de estos sistemas, para lo cual se darán orientaciones más precisas a medida que este proceso avance.
Para el caso del INFORMATE, se recibirá el proceso de capacitación desde la Unidad de Acreditación y Reconocimiento, buscando utilizar la plataforma y
homologar toda la información básica de las instituciones educativas privadas,
oficiales y de formación para el de Medellín.
trabajo y el desarrollo humano de la ciudad
1. Aspectos generales para la administración de libros y registros reglamentarios
¿Cuáles libros deben presentarse necesariamente en formato impreso?
Los libros reglamentarios que deben presentarse en forma física son los siguientes: Proyecto Educativo Institucional, Libro de Actas de Grado y los libros contables. Por la trascendencia del Proyecto educativo Institucional, presentamos la siguiente orientación:
El Proyecto Educativo Institucional: Para la adopción del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa, según el artículo 15 del Decreto 1860, se procede de la siguiente forma:
se construye participativamente con la comunidad educativa. Lo primero es la formulación y deliberación de la propuesta; luego la adopción, la cual es sometida a la consideración del Consejo Directivo que en consulta con el Consejo Académico procederá a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo procederá a adoptarlo mediante acuerdo y divulgarlo entre la comunidad educativa. Como componente vital del Proyecto Educativo Institucional, resaltamos el Manual de Convivencia Escolar, el cual será construido, discutido, adoptado mediante acuerdo directivo y difundido a la comunidad educativa en forma impresa y virtual.
Las instituciones educativas presentarán a la Secretaría de Educación una copia virtual del PEI ( el cual incluye el manual de Convivencia ), mientras que el libro impreso, reposará en la secretaría académica de la institución para las acciones pedagógicas requeridas, así como para los requerimientos que en un momento determinado puedan realizar las autoridades educativas
¿Cuáles libros pueden presentarse en formato impreso y/o virtual?
Exceptuando los libros anteriores, los cuales necesariamente deben presentarse físicamente, (el PEI, además de producto físico, se presenta también virtual) todos los demás libros y registros aquí adoptados, pueden presentarse en formato virtual, siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad ( invariabilidad de los contenidos ), perdurabilidad y reproducción, de lo contrario, sin esta garantía, la institución los presentará en formato físico.
¿Cómo se deben elaborar las actas, en forma manuscrita, sistematizada o virtual?
Se pueden elaborar de las formas enunciadas anteriormente: a mano, en el sistema o virtual; será la institución la que defina como diligenciarlas de acuerdo a sus recursos humanos y tecnológicos. Las actas elaboradas en el sistema, es
decir, que no sean manuscritas, se imprimen, se recopilan, folian y se va constituyendo el respectivo libro. Si la institución ofrece plena seguridad en la no variabilidad del contenido de las actas virtuales, se podrá concertar con Secretaría de Educación para su autorización. En todo caso, las actas virtuales o en soportes informáticos, deben tener el visto bueno de Informática de la Secretaría de Educación, quienes la aceptarán siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información.
¿Qué hacer con la ausencia de firmas de rectores y/o secretarias o auxiliares en libros reglamentarios?
Cuando queden faltando firmas del rector y/o secretaria, en libros reglamentarios, de administraciones anteriores, se procede de la siguiente manera:
En reunión del Consejo Directivo el rector plantea como uno de los puntos del orden del día las dificultades encontradas (firmas), se aborda el tema, se motiva, analiza y se le solicita autorización para proceder a firmar los libros reglamentarios que presentan estas dificultades. El acta dará cuenta expresa de esta autorización, señalando específicamente los libros o registros que serán refrendados con las respectivas firmas que hacían falta.
∑ El rector o director de la institución debe garantizar el correcto diligenciamiento, la custodia y la veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan.
∑ El diligenciamiento de certificados ( o constancias de desempeño a partir de 2010 según Decreto 1290 de 2008 ) o información derivada de los libros reglamentarios y registros escolares podrá recaer en una persona delegada por el rector, pero es éste quien debe refrendarlos con su firma.
∑ Las páginas en blanco deberán ser anuladas y firmadas por el Rector.
∑ Cada registro contendrá la(s) firma(s) que el mismo acto obliga para su validez.
∑ Los borrones, tachaduras, correcciones o enmendaduras se deben salvar con las firmas de quienes intervienen en el acta que se desarrolla.
∑ En caso de disparidad entre los números y las letras, respecto a cantidades y referencias numéricas, prevalecerá lo escrito en letras.
∑ Solo la información obtenida en los libros reglamentarios permitirá la expedición de certificados ( o constancias de desempeño a partir de 2010 según Decreto 1290 de 2008 )
∑ La tenencia de libros reglamentarios de colegios o instituciones clausuradas se surtirá por medio de acto administrativo de Secretaría de Educación que los entregará en custodia.
∑ El espacio para los libros reglamentarios será el de la secretaría académica de cada institución.
∑ Los libros reglamentarios deben mantenerse al orden del día, y su contenido no podrá alterarse.
∑ El acceso y el control de los libros reglamentarios deberá ser reglado por la Institución, máxime los que implementan en la vida institucional el sistema ISO u otros modelos de certificación.
De acuerdo a la ley de archivos y a las orientaciones de la Secretaría de Educación, los tiempos que deben permanecer en los respectivos archivos institucionales son los siguientes:
∑ Libros permanentes:
Proyecto Educativo Institucional, matrícula, Registro Escolar, libro de actas de graduación, libro registro de diplomas, libros contables, de validaciones, historial de la institución, duplicado de diplomas, reconocimiento de saberes (sólo donde se preste el servicio de educación para jóvenes y adultos. Decreto 3011 de 1997).
∑ Libros y registros no permanentes
El plan de mejoramiento, certificado de estudios y registro de certificados de estudio expedidos, diario de campo de los docentes, los registros de nivelaciones, asistencia de los estudiantes, refuerzos y recuperaciones, reuniones generales de padres de familia, actividades de formación de padres (la escuela de padres), evaluación de desempeño de docentes, proyectos de investigación de docentes y/o sistematización de experiencias significativas, proyectos de investigación y/o sistematización de experiencias significativas de estudiantes, capacitaciones y actualizaciones de docentes, directivos y demás personal de la institución, servicio social del estudiante, elección de personero, seguimiento a egresados, ausencias del personal, quejas y reclamos, informe de los resultados de la evaluación de los estudiantes, evaluación y autoevaluación institucional, salidas pedagógicas se deben conservar físicamente, entre cinco y diez años, de acuerdo a los contenidos del mismo y a las determinaciones tomadas por las propias instituciones. El contenido como tal se podrá guardar luego en medio magnético o soportes informáticos, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información.
Para aquellos registros cuya demanda de información no es tan permanente, como por ejemplo: el de personeros, capacitación de docentes, investigación y sistematización de experiencias tanto de docentes como de estudiantes, salidas pedagógicas, quejas y reclamos, y el de egresados; la institución podrá tenerlos en medio magnético o algún soporte informático siempre que cumplan con los
requisitos antes mencionados, los cuales se irán actualizando en la medida que se requiera.
Cuando los directivos docentes sean trasladados para otra institución, hayan presentado renuncia al cargo o sean desvinculados del servicio, tienen la obligación de hacer entrega de los libros y registros reglamentarios estipulados por la Secretaría de Educación de Medellín debidamente actualizados. Sin realizar esta entrega, el superior jerárquico (el Director de Núcleo Educativo respectivo) no podrá dar el paz y salvo institucional requerido por nómina. La misma exigencia hará el directivo a sus docentes. Esta entrega se hará mediante acta protocolaria donde conste en una lista de chequeo la existencia y la calidad en que se encuentran. La lista de chequeo corresponderá al listado de libros y registros aquí estipulados. El uso indebido de los libros reglamentarios podrá dar lugar a responsabilidades disciplinarias, administrativas o penales.
Cuando se clausura o se cierra una institución, el director de núcleo educativo, en Coordinación con la Unidad de Acreditación y Reconocimiento de la Secretaría de Educación de Medellín, establecen en cuál otra institución deben quedar en custodia los libros reglamentarios, las hojas de vida y otros documentos relacionados con la trayectoria laboral de docentes, directivos docentes, personal administrativo y de apoyo que laboró en la institución y demás documentos que a futuro pueden ser solicitados tanto por las autoridades educativas (u otras) o por los usuarios que han estado matriculados en ella.
Posteriormente levanta acta detallada, libro por libro y la firman quien entrega, quien recibe y el respectivo director de núcleo educativo, quien, mediante oficio, solicita a la Unidad de Acreditación y Reconocimiento para que gestione la Resolución que oficialice la respectiva custodia.
Debe contener por lo menos la siguiente información (la información subrayada sólo aplica para colegios privados):
∑ NIT de la institución
∑ Código ICFES (si tiene Educación Media).
∑ Copias estadísticas DANE
∑ Escritura de la sociedad – cámara de comercio –.
∑ Registro mercantil propietario – si es persona natural –
∑ Personería jurídica – si es sin ánimo de lucro –
∑ Formulario de evaluación y clasificación
∑ Licencia de construcción del inmueble
∑ Certificación sanitaria
∑ Certificación de cumplimiento de normas de seguridad
∑ Acta nombramiento del rector y secretaria
∑ Acta de grado, diploma, escalafón y acto administrativo de nombramiento y posesión del rector(a)
∑ Actos administrativos de creación y legalización (licencia de funcionamiento para los establecimientos privados y resolución de reconocimiento de carácter oficial para los públicos)
∑ Registro de firmas ante notaría y acreditación y reconocimiento.
∑ Hoja de vida de cada docente.
∑ Fotocopia de la cédula
∑ Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado
∑ Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado, en el caso de los establecimientos privados la copia del contrato.
∑ Copias de los traslados que haya tenido.
∑ Estímulos, reconocimientos o condecoraciones.
∑ Diplomados, capacitaciones
∑ Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga académica anual.
∑ Incapacidades Médicas legalizadas.
∑ Llamadas de atención ó felicitaciones de sus superiores inmediatos o de instancias del gobierno escolar.
3.3 Carpeta legal de los estudiantes o Registro Escolar
Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para formalizar la matrícula por primera vez y su posterior renovación por cada nuevo año lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes:
∑ Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones
∑ Fotocopia del documento de identidad del estudiante
∑ Formato con información detallada del estudiante
∑ Carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997)
∑ Certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar de no estar afiliado a ningún sistema.
∑ Informe final de evaluación de cada grado que haya cursado en la institución.
∑ Ficha observador del alumno?
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN POR CADA LIBRO Y REGISTRO
La guía se ha dividido en dos capítulos:
∑ Capítulo I: hace referencia a los libros reglamentarios.
∑ Capítulo II: se refiere a los registros reglamentarios.
Para una mejor comprensión, cada libro y registro exigido por la Secretaría de Educación de Medellín tendrá la siguiente información, en correspondencia con la estructura que para la “documentación” orienta la Norma ISO.
a) Título y código del libro o registro
b) Objeto o finalidad: define la justificación y la intención
c) Descripción: se desarrolla el documento y se profundiza según se requiera. Incluye definiciones y sustento legal si fuese necesario.
d) Responsabilidad: se describe quiénes son los responsables de la aplicación del documento. Quién va a recolectar los datos.
e) Procedencia: de dónde serán recolectados los datos.
f) Frecuencia: Cuándo se tomarán los datos.
g) Metodología: Cómo van a ser recolectados
h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado.
Libros Reglamentarios - LR-
Formato LR001
Proyecto Educativo Institucional - PEI-
Formato LR002
Libro de matrículas.
Formato LR003 Formato LR003-1
Libro de validaciones Certificado de validación
Formato LR004
Formato LR005
Formato LR006
Formato LR007
Formato LR008
Formato LR09
Libro de institución a la Bandera (o de actos cívicos)
Formato LR010
Libro historial de la institución.
(Sin formato)
Formato LR011
Libro de observaciones sobre los alumnos (Ficha observador del alumno)
Formato LR012 Formato LR012-1
Libro de actas de graduación Certificado de acta de grado
Formato LR013
Libro registro de diplomas
Formato LR014
Libro duplicado de diplomas
Formato LR015
Libro reconocimiento de saberes
Formato LR016
Libros contables: libro diario mayor y libro auxiliar menor.
1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL –PEI –
Definir el horizonte institucional a través de un instrumento de gestión de procesos formativos que dinamice lo establecido en la Ley General de Educación y demás normas reglamentarias, para ofrecerle a la comunidad un servicio de calidad.
Su contenido, propio de la identidad de cada establecimiento, debe estar estructurado de acuerdo a las cuatro gestiones que ha propuesto el Ministerio de Educación Nacional: gestión directiva, gestión académica, gestión administrativa- financiera y gestión de comunidad. Cada una de ellas está conformada por componentes así:
1.2.1 Gestión directiva (Como misión orientadora)
Se refiere a la manera como el establecimiento educativo es orientado. Esta área se centra en el direccionamiento estratégico, la cultura institucional, el clima y el gobierno escolar, además de las relaciones con el entorno. De esta forma es posible que el rector o director y su equipo de gestión organicen, desarrollen y evalúen el funcionamiento general de la institución. Contiene:
∑ Misión
∑ Visión
∑ Valores
∑ Metas
∑ Gobierno escolar y demás estamentos de participación colegiada
∑ Estructura organizacional (organigrama)
∑ Manual de convivencia
∑ Sistemas y procesos comunicativos
∑ Diagnóstico estratégico (interno y externo)
∑ Plan operativo anual institucional
∑ Plan de mejoramiento
1.2.2 Gestión Académica. (Como misión esencial )
Es la esencia del trabajo de un establecimiento educativo, pues señala cómo se enfocan sus acciones para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen las competencias necesarias para su desempeño personal, social y profesional. Esta área de la gestión se encarga de los procesos de diseño curricular, prácticas pedagógicas institucionales, gestión de clases y seguimiento académico. Contiene:
∑ Áreas fundamentales y obligatorias; áreas optativas; asignaturas.
∑ Plan de estudios por áreas y grado: (Artículo 3 del Decreto 230 de 2002) contenidos, temas y problemas; actividades pedagógicas; distribución del tiempo; logros, competencias y conocimientos; estándares; criterios y procedimientos para evaluar; planes especiales de apoyo; metodología; material didáctico; indicadores de desempeño; metas de calidad. Tener presente que en preescolar se trabaja por dimensiones
∑ Enseñanza obligatoria y otros proyectos transversales
∑ Integración curricular por grados, niveles y áreas
∑ Proyectos de investigación
∑ Actividades académicas, deportivas y culturales
∑ Programa de orientación (vocacional)
1.2.3 Gestión Administrativa –Financiera (Como misión de apoyo)
Esta área da soporte al trabajo institucional. Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la gestión académica; la administración de la planta física, los recursos y los servicios; el manejo del talento humano; y el apoyo financiero y contable. Contiene:
∑ Gestión de recursos físicos, tecnológicos, financieros y humanos
∑ Servicios
∑ Evaluación: institución, docentes, directivos, administrativos
1.2.4 Gestión de Comunidad (Como misión vital )
Como su nombre lo indica, se encarga de las relaciones de la institución con la comunidad; así como de la participación y la convivencia, la atención educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales bajo una perspectiva de inclusión, y la prevención de diferentes tipos de riesgos.
∑ Estrategias de participación e integración comunitaria
∑ Inclusión de la población con necesidades especiales
∑ Prevención de riesgos
Formación: escuela de padres; promoción de actividades socio culturales hacia la comunidad.
Contexto- entorno: situación socioeconómica y conformación familiar
La responsabilidad recae en el rector, de acuerdo a la Ley 715 de 2001, Artículo 10, numeral 10.1 que dice: “Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa.” Con su equipo directivo organizará y liderará con participación de su gobierno escolar, un comité de calidad u otro nombre que hayan definido, para dinamizar permanentemente el desarrollo de los procesos institucionales que conduzcan a la calidad del servicio. El rector, conjuntamente con su equipo de trabajo, velará para mantener actualizado este libro.
Su construcción con la debida participación y deliberación de la comunidad educativa, debe atender el mandato Constitucional, en especial los artículos 44, 45, 52, 67, 68 y 70; la Ley 115 de 1994, en especial los artículos 4, 5, 6, 13, 14,
16, 20, 21, 22, 23, 30, 31, 33, 77, 78, 84, 87, 141 y 142; así como lo reglamentado en el Decreto 1860 de 1994, fundamentalmente los artículos 14, 15, 16, 17, 19, 20
y 46, entre otros; la Ley 715 de 2001 en su Artículo 10; los decretos 230 y 3055 de 2002; 1850 de 2002; 992 de 2002; 1286 de 2005; los proyectos de enseñanza
obligatoria (Ley 1029 de 2006, que modificó el Artículo 14 de la Ley 115 de 1994)
y la Ley 1014 de 2006, sobre fomento a la cultura del emprendimiento; y la Ley
1098 de 2006 (Código de Infancia y Adolescencia), en especial los artículos 9, 11,
28, 42, 43, 44 y 45.
La información para construir el PEI proviene de las deliberaciones y decisiones tomadas por los diferentes actores de la comunidad educativa, quienes debidamente organizados alimentan con sus ideas e innovaciones el rumbo institucional.
Definir cuándo se tomarán los datos para nutrir un proyecto educativo no es fácil. Se diría que este es un verdadero libro abierto que está presto a modificarse y fortalecerse cuando la necesidad lo amerite. Se sabe con certeza que no se cierra ni se empasta definitivamente por la dinámica que lo caracteriza.
El Proyecto Educativo Institucional exige una construcción participativa, sistémica, continua, organizada y con gran sentido de pertenencia. Lo consignado en el PEI pasa por un proceso reflexivo, de análisis, discusión y finalmente de acuerdos y compromisos colectivos.
Por considerarlo de suma importancia, resaltamos el Artículo 15 del Decreto 1860 sobre la adopción del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa que comprende:
Lo primero es la formulación y deliberación de la propuesta; luego la adopción, la cual es sometida a la consideración del Consejo Directivo que en consulta con el Consejo Académico procederá a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo procederá a adoptarlo y divulgarlo entre la comunidad educativa.
Es muy importante consultar el numeral 3 de este mismo artículo, relacionado con las modificaciones que se le hacen al PEI, pues se ha detectado también que en algunas instituciones se hacen de cualquier forma. Las modificaciones al proyecto educativo institucional podrán ser solicitadas al rector por cualquiera de los estamentos de la comunidad educativa. Este procederá a someterlas a discusión de los demás estamentos y concluida esta etapa, el consejo Directivo procederá a decidir sobre las propuestas, previa consulta con el Consejo Académico.
Cuando se trata de materias relacionadas con los numerales 1, 3, 5, 7 y 8 del Artículo 14 del Decreto 1860, las propuestas de modificación que no hayan sido aceptadas por el Consejo Directivo, deberán ser sometidas a una segunda votación, dentro de un plazo que permita la consulta a los estamentos representados en el consejo y, en caso de ser respaldadas por la mayoría que fije su reglamento, se procederá a adoptarlas. Seguidamente en el numeral 4 sobre la agenda del proceso, el Consejo Directivo al convocar a la comunidad señalará las fechas límites para cada evento del proceso, dejando suficiente tiempo para la comunicación, la deliberación y la reflexión.
Anexos: Ver mapa conceptual LR001 PEI
2. LIBRO DE MATRÍCULAS
2.1 Objeto o finalidad:
Sistematizar información completa de los estudiantes que han establecido vínculo legal con la institución educativa, lo que posibilita brindar información estadística a la Secretaría de Educación, al Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE – y al Ministerio de Educación Nacional.
La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo. Se realizará por una sola vez, al ingresar el alumno a un establecimiento educativo, pudiéndose establecer renovaciones para cada periodo académico (Artículo 95, Ley 115 de 1994). Este libro reglamentario fue establecido por la Resolución 2624 del 15 de noviembre de 1951.
Se constituye en alumno o estudiante de una institución educativa, a partir de las firmas del libro de matrícula por parte del padre, madre o acudiente; rector o director y el propio estudiante; generando una serie de derechos y deberes establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y en particular en el manual de convivencia de la institución.
Por la gran cantidad de casuística que se presenta, es muy importante tener presente, entre otras normas, el Decreto Nacional 2562 de 2001 relacionado con la prestación del servicio público educativo a la población desplazada por la violencia. En su Artículo 2 dice que la persona que aspire a un cupo educativo deberá estar incluida en el registro único de población desplazada. El parágrafo único de este artículo dice que los establecimientos públicos efectuarán la matrícula sin exigir los documentos que se requieran a quien no esté en capacidad de presentarlos y serán las mismas secretarías de educación las encargadas de gestionar y obtener los mismos, en un plazo no mayor a 6 meses. Precisamente, la Resolución Nacional 5360 de 2006, relacionada con la organización y el proceso de matrículas en los diferentes niveles de las entidades territoriales certificadas, expresa en su Artículo 5, literal “D” que se podrá realizar examen de nivelación para clasificación en los casos en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos (desplazados, catástrofes naturales, alumnos procedentes de planteles clausurados, desaparecidos o ilegales. Resolución 1515 de 2003).
La nivelación, la validación y el reconocimiento de saberes (para quienes ofrecen educación de jóvenes y adultos, Decreto 3011 de 1997) podrán ser utilizadas para subsanar ese tipo de situaciones; así los directivos pueden garantizar el acceso al servicio educativo de estudiantes con este tipo de dificultades, quienes históricamente han tenido problemas para ingresar al sistema educativo.
El libro de matrícula debe contener información sobre los siguientes aspectos:
∑ Nombre del plantel
∑ Folio y número de matrícula
∑ Fecha de matrícula
∑ Nombres y apellidos completos del estudiante como aparecen en su documento de identidad
∑ Código (en matrícula en línea el código es el documento de identidad, y el tipo:
registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, NIP, NUIP, documento generado por la Secretaria de Educación)
∑ Lugar y fecha de nacimiento
∑ Documento de identidad y lugar de expedición (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería)
∑ Lugar y residencia actual del alumno (incluye barrio y comuna)
∑ Teléfono(s)
∑ Nombres y apellidos de la madre, documento de identidad y ocupación
∑ Nombres y apellidos del padre, documento de identidad y ocupación
∑ Nombre y apellidos del acudiente, documento de identidad, dirección de la residencia, teléfono(s) y parentesco
∑ Referencia de los planteles donde haya estudiado anteriormente con indicación de los grados cursados y el respectivo año
∑ Grado en el cual se matricula, de acuerdo con el certificado de estudios presentado
∑ Firma del padre o acudiente
∑ Firma del alumno
∑ Firmas del rector(a) y secretario(a)
∑ Cancelación de matrícula: fecha, motivo del retiro del alumno, respaldado con la firma del acudiente. Seguidamente firma también el estudiante, el rector(a) y secretario (a )
∑ Observaciones.
Requisitos mínimos de matrícula: Documento de identidad del alumno, certificados de estudio de grados anteriores (en primaria es suficiente presentar el último certificado del grado aprobado), carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997), certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar de no estar afiliado a ningún sistema (para la población en situación de desplazamiento y otros casos muy especiales de todas maneras se debe garantizar el derecho a la educación a pesar de no cumplir con todos los requisitos. Se les brinda el servicio y simultáneamente se buscan soluciones rápidas para obtener los requisitos faltantes).
La matrícula en línea es una obligación que recae en cada rector o director de los establecimientos educativos oficiales y privados, quienes son los responsables de reportarla debidamente actualizada y sin errores. Al respecto, dice el Ministerio de
Educación: “La entrega de información al Sistema de Información Nacional de Educación Básica "SINEB" es obligatoria por parte de establecimientos educativos oficiales y no oficiales. El Artículo 3 del Decreto 1526 de 2002 establece claramente los requerimientos del sistema, incluyendo información de establecimientos educativos, estudiantes, situación académica de los estudiantes al finalizar el año anterior, resultados de calidad y docentes de establecimientos privados. La Resolución 166 de 2003, reglamentaria de este decreto, establece el formato requerido para el reporte de información del sector oficial y no oficial por parte de los establecimientos educativos a la Secretaría de Educación respectiva. El Artículo 8 de la Resolución 3832 de noviembre 2 de 2004, hace explícita la obligación del reporte de información para el sector no oficial. El reporte al Sistema de Información del Sector Educación es obligatorio y los establecimientos educativos de carácter privado que no hayan entregado la información establecida en el Decreto 1526 de 2002 y sus normas reglamentarias en las fechas estipuladas, quedarán clasificados en el régimen controlado. La Subsecretaría de Planeación de la Secretaría de Educación es la encargada de coordinar y orientar en este campo.
Es muy importante tener en cuenta la Ley 1098 de 2006, en su Artículo 28. DERECHO A LA EDUCACIÓN cuando dice: Los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a una educación de calidad. Esta será obligatoria por parte del Estado en un año de preescolar y nueve de educación básica. La educación será gratuita en las instituciones estatales de acuerdo con los términos establecidos en la Constitución Política. Incurrirá en multa hasta de 20 salarios mínimos quienes se abstengan de recibir a un niño en los establecimientos públicos de educación (subrayado fuera de texto)
Corresponde al rector(a) y a la secretaria(o) o auxiliar académico(a) responder por el diligenciamiento de este libro. Por su parte, el Decreto 1286 de 2005, expresa en el Artículo 3. como un deber de los padres de familia: Matricular oportunamente
sus hijos en establecimientos educativos debidamente reconocidos por el Estado
asegurar su permanencia durante su edad escolar obligatoria. El Artículo 42 de
la ley 1098 de 2006 sobre obligaciones especiales de las instituciones educativas expresa en el numeral 1: Facilitar el acceso de los niños, niñas y adolescentes al sistema educativo y garantizar su permanencia. Se agrega que este proceso debe ser muy eficiente por parte de los directivos, ya que se ha vuelto común la pérdida deliberada de clases de un menor por requerimientos o requisitos institucionales
que pueden dar espera.
Además, el Artículo 7 de la Ley 115 de 1994 fue claro al establecer que la familia es el núcleo fundamental de la sociedad y el primer responsable de la educación de los hijos, hasta la mayoría de edad o hasta cuando ocurra cualquier otra clase
o forma de emancipación y le corresponde matricular a sus hijos en instituciones educativas que respondan a sus expectativas, para que reciban una educación conforme a los fines y objetivos establecidos en la Constitución, la ley y el Proyecto Educativo Institucional. De ser necesario, los directivos podrán informar a las comisarías de familia, Bienestar Familiar o inspecciones, a aquellos padres que se nieguen a cumplir con este deber, tal como lo establece el Artículo 51 de la Ley 1098 de 2006 relacionado con la “obligación del restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes”
Los datos serán recolectados de la información que brinde el acudiente que matricula el niño o joven y los respectivos soportes que adjunte en el proceso de matrícula. Es común que llenen con anticipación un formato con toda la información requerida en matrícula en línea.
El cronograma para las matrículas será establecido por los estamentos del gobierno escolar en cabeza del rector o rectora, de acuerdo a las orientaciones que se impartan desde la Secretaría de Educación y el Ministerio de Educación Nacional. Las matrículas seguirán abiertas durante el año lectivo desde que se cuente con cupos disponibles y se cumplan los requisitos establecidos.
Corresponde a cada institución establecer la forma como preparará y llevará a cabo este proceso, buscando brindar un servicio eficiente, cómodo y sin traumatismos, evitando al máximo las filas interminables que deben quedar en el pasado. Este libro debe tener acta de apertura firmada por el rector(a) y el secretaria(o) del plantel y acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). En cada institución se organiza una carpeta con la información de cada estudiante con el respectivo código para una mejor identificación. Los colegios privados, además del texto físico, podrán seguir utilizando sus programas o software adaptados a la normatividad vigente
Anexos: formato LR002 LIBRO DE MATRÌCULAS.
El anexo que se presenta es el más común. En él se renueva la matrícula año por año, pero a su vez en el libro continúan aquellos estudiantes que ya no pertenecen a la institución.
3. LIBRO DE VALIDACIONES
Preservar información sobre los resultados de las validaciones que presentan los estudiantes, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2832 de 2005.
Las validaciones de los grados proceden de acuerdo a lo estipulado en el Decreto N° 2832 del 16 de agosto de 2005. Aplica para los c asos en que el estudiante pueda demostrar que ha logrado los conocimientos, habilidades y destrezas en cada una de las áreas obligatorias y fundamentales establecidas para los grados de la educación básica y media académica.
Las validaciones sólo podrán ser aplicadas por los establecimientos educativos que cumplan con los requisitos legales de funcionamiento y que en las pruebas de competencias SABER se encuentren ubicados por encima del promedio de la entidad territorial certificada o en el Examen de Estado se encuentren, como mínimo, en categoría alta. La Secretaría de Educación de Medellín, mediante circular por cada año lectivo, establece el nombre de las instituciones educativas autorizadas para llevar a cabo este procedimiento. A través de la Circular Municipal 008 del 13 de febrero de 2006 se estableció el procedimiento para la validación de estudios en la educación básica y el grado décimo de la educación media.
Artículo 2 del
Decreto 2832 de 2005, las personas que se
∑ Haber cursado uno o varios grados sin el correspondiente registro en el libro de calificaciones
∑ Haber cursado o estar cursando un grado por error administrativo sin haber aprobado el grado anterior
∑ Haber cursado estudios en un establecimiento educativo que haya desaparecido o cuyos archivos se hayan perdido
∑ Haber estudiado en un establecimiento educativo sancionado por la Secretaría de Educación por no cumplir con los requisitos legales de funcionamiento
∑ Haber realizado estudios en otro país y no haber cursado uno o varios grados anteriores, o los certificados de estudios no se encuentren debidamente legalizados
∑ No haber cursado uno o varios grados de cualquiera de los ciclos o niveles de la educación básica o media, excepto el que conduce al grado de bachiller.
El parágrafo del Artículo 2 del Decreto 2832 DE 2005, aclara “la validación del bachillerato en un solo examen conducente al título de bachiller académico será
competencia del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES”.
Las validaciones deben realizarse en forma gratuita (sólo podrán cobrar lo estimado en papelería y en la expedición de certificados, según la Circular 008 del 13 de febrero de 2006) por grados, a través de evaluaciones o actividades académicas y deben ser consignadas en el registro escolar creado para este fin. En cuanto a los tipos de pruebas para la validación, la institución podrá optar por realizar una única prueba escrita que comprenda las áreas obligatorias y fundamentales de cada grado, tipo selección múltiple; también se podrán programar exposiciones y/o presentación y sustentación de trabajos, entre otras estrategias. La evaluación y la aprobación o no, se expresará en los términos y condiciones que lo estipule la norma vigente que la regule (actualmente la escala establecida en el Artículo 5 del Decreto 230 de 2002 y el Artículo 9, literal a. es decir, obtener valoración final con insuficiente o deficiente en tres o más áreas no permite la aprobación del grado). La no aprobación de la prueba de validación no es impedimento para que el interesado pueda optar de nuevo por este mecanismo de promoción en el mismo establecimiento o en otro debidamente autorizado (circular de la Secretaría de Educación 008 de febrero de 2006).
Este libro debe estar foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los demás libros reglamentarios.
El secretario(a) o auxiliar académico(a) de la institución educativa, es responsable de diligenciar el libro reglamentario, para lo cual exigirá todos los soportes que den cuenta de todo el proceso llevado a cabo al interior del consejo académico y la comisión de evaluación y promoción. Este libro debe permanecer en la secretaría del plantel.
La información se consigna en el libro, una vez se haya cumplido todo el proceso antes descrito. Con los soportes completos entregados por la comisión de evaluación y promoción del respectivo grado a la secretaría del plantel, se procede a registrar la información.
Cada que sean autorizadas por parte del rector(a), una vez solicitadas por el acudiente o las autoridades educativas, ceñidas en todo caso a lo establecido en el Decreto 2832 de 2005 .
Una vez solicitada la validación por escrito por el acudiente del menor o una instancia educativa (Acreditación Educativa, Supervisión, Núcleos Educativos) al rector(a), este procede a delegar la validación a la comisión de evaluación del respectivo grado, por ser ellos los encargados de estos procesos en la institución. Una vez culminado el proceso de acuerdo a como internamente se tenga establecido, será la misma comisión de evaluación y promoción la encargada de definir la promoción y entregar los resultados mediante acta debidamente firmada por quienes intervinieron en ella, a la secretaría del plantel para asentarlo con las firmas respectivas de rector(a) y secretario(a) en el libro de validaciones, que equivale en estos casos al libro Registro Escolar. En el libro de validaciones se dará cuenta de la Circular de la Secretaría de Educación que autoriza a dicha institución para realizar validaciones.
Formato LR003 LIBRO DE VALIDACIONES Formato LR003-1 CERTIFICADO DE VALIDACIÓN
4. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
Sistematizar información sobre las deliberaciones, decisiones, adopciones y demás acciones realizadas que afecten el funcionamiento de la institución y en especial que impactan el proyecto Educativo Institucional.
El contenido de las actas del Consejo Directivo deberá evidenciar, entre otros aspectos, la manera como está conformado, siguiendo las orientaciones del Artículo 21 del Decreto reglamentario 1860 de 1994. Igualmente, el contenido dará cuenta del cabal cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 23 del mismo decreto.
Los invitados por motivos especiales asisten con voz, pero sin voto y su asistencia no será permanente, sino eventual y cuando la situación lo amerite.
Sus decisiones más importantes se denominan acuerdos. En toda reunión del consejo directivo se debe leer el acta anterior y someterse a la aprobación, dejando constancia de las observaciones realizadas.
Es muy importante que se establezca el reglamento interno del consejo directivo para garantizar orden, transparencia y agilidad en sus discusiones. La forma como se ha de convocar a las reuniones, debe quedar claramente establecida en dicho reglamento. Se debe verificar siempre el quórum y definir en el acta si la reunión tendrá carácter informativo o deliberativo, de acuerdo a la asistencia o no de la
mitad más uno de sus integrantes. Es decir que mínimamente se requieren 5 de los ocho integrantes que legalmente conforman el consejo directivo para deliberar, ya que los invitados especiales no cuentan para el quórum.
El acta debe contener como mínimo la siguiente información:
∑ Número del acta
∑ Fecha
∑ Hora de inicio y finalización de la reunión
∑ Lugar
∑ Nombres de los asistentes y ausentes
∑ Objetivos o propósitos de la reunión
∑ Orden del día
∑ Desarrollo de cada punto de la agenda destacando los principales aspectos discutidos
∑ Las sugerencias y propuestas presentadas
∑ Los acuerdos respectivos.
Cuando se realicen votaciones al interior del consejo directivo para la toma de decisiones que se han de convertir en acuerdos, se debe reseñar en el acta quienes votaron positivo, quienes en contra y qué integrantes del consejo directivo se abstuvieron de votar o dejaron constancias.
La Secretaría de Educación ha dispuesto que los acuerdos tendientes a establecer el calendario académico del año lectivo, tarifas educativas y los cobros por concepto de derechos académicos, la adopción del Proyecto Educativo Institucional, el plan de estudios y el manual de convivencia, deben estar firmados por todos los integrantes del consejo directivo; esto con el fin de garantizar la participación, dar reconocimiento y responsabilidad a las actuaciones de cada uno de los integrantes.
Este libro debe tener acta de apertura firmada por el rector y secretaria y acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). El acta debe estar firmada por el rector o rectora, quien preside la reunión y el secretario o secretaria que se nombre al interior del consejo directivo (no tiene que ser la secretaria del colegio). Al iniciar una nueva reunión de sus integrantes, las actas se leen y se someten a consideración y discusión. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas.
El diligenciamiento de este libro será responsabilidad del rector o rectora y el secretario o secretaria que nombren al interior del consejo directivo y debe permanecer en la secretaría del establecimiento educativo.
Los datos serán recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la sesión del consejo directivo y de los respectivos soportes que allí se presenten. Las temáticas tratadas deben responder a las funciones estipuladas en el Artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.
Las actas se elaboran cada mes que se reúna ordinariamente el consejo directivo
y cuando lo haga de manera extraordinaria.
Los datos serán consignados por quien desempeñe el cargo de secretario o
secretaria, quien tendrá la misión de evidenciar con la mayor exactitud lo discutido
y definido en las reuniones. Cuando lo consideren pertinente, se podrá grabar o filmar la sesión.
Anexos: Formato LR004 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
5. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO
Brindar información sobre las deliberaciones y decisiones tomadas en el consejo, relacionadas con la orientación curricular y pedagógica y desde el proyecto educativo institucional.
De acuerdo al Artículo 24 del Decreto 1860 de 1994 el consejo académico está integrado por el rector, quien lo preside, los directivos docentes y un docente por cada área definida en el plan de estudios. Es importante recordar las funciones ya que en las visitas de supervisión se ha detectado que se realizan reuniones del consejo académico para trabajar temáticas que no corresponden a este órgano; por lo tanto, al definir el orden del día, éste debe tener directa relación con las siguientes funciones establecidas en el mismo Artículo 24 del Decreto 1860 de
∑ Servir de órgano consultor del consejo directivo en la revisión de la propuesta del proyecto educativo institucional
∑ Estudiar el currículo y propiciar su continuo mejoramiento, introduciendo las modificaciones y ajustes, de acuerdo con el procedimiento previsto en el presente decreto
∑ Organizar el plan de estudios y orientar su ejecución
∑ Participar en la evaluación institucional anual
∑ Integrar los consejos de docentes para la evaluación periódica del rendimiento de los educandos y para la promoción, asignarles sus funciones y supervisar el proceso general de evaluación
∑ Recibir y decidir los reclamos de los alumnos sobre la evaluación educativa
∑ Las demás funciones afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el proyecto educativo institucional.
Se debe verificar siempre el quórum y definir en el acta si la reunión tendrá carácter informativo o deliberativo, de acuerdo a la asistencia o no de la mitad más uno de sus integrantes. Los invitados especiales no cuentan para el quórum. Siempre debe aparecer en el orden del día la lectura del acta anterior y someterse a la aprobación, dejando constancia de las observaciones realizadas.
Deben quedar claramente establecidas las fechas de las reuniones durante el año y la forma como se van a convocar los integrantes a las reuniones. El acta debe contener como mínimo la siguiente información:
∑ Hora de inicio y de finalización de la reunión
∑ Asistentes y ausentes
∑ Desarrollo de cada punto de la agenda, destacando los principales aspectos discutidos
∑ Relacionar las sugerencias, propuestas, recomendaciones, tareas y compromisos presentados con el respectivo resultado aprobatorio o no.
Cuando se realicen votaciones en el consejo académico, se debe reseñar en el acta quienes votaron positivo, quienes en contra y qué integrantes del consejo académico se abstuvieron de votar o dejaron constancias.
Este libro debe tener acta de apertura firmada por el rector, el secretaria(o) y el director de núcleo y acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). El acta debe estar firmada por el rector o rectora, quien preside la reunión y el secretario o secretaria que se nombre al interior del consejo académico.
Este libro debe estar foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras. Se recomienda muy especialmente ajustar el orden del día de la reunión, estrictamente a temas relacionados con las funciones definidas por ley para el consejo académico, como se enunció antes, para evitar distraerse en asuntos que no son de su competencia. Al iniciar una nueva reunión de sus integrantes, las actas se leen y se someten a consideración y discusión. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas.
El diligenciamiento de este libro será de plena responsabilidad del rector o rectora
y el secretario o secretaria que nombren al interior del consejo académico. Debe permanecer en la secretaria del establecimiento educativo.
Los datos serán recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberación del consejo académico y de los respectivos soportes que allí se presenten. Las temáticas tratadas deben responder a las funciones estipuladas en
el Artículo 24 del Decreto 1860 de 1994.
Las actas se elaboran cada que se reúnan, de acuerdo con el reglamento establecido en el consejo académico. Mínimamente deben corresponder a la culminación de los periodos en que se ha dividido el año escolar, es decir aproximadamente cada dos meses. Sin embargo, por la dinámica y lo importante del currículo en una institución educativa, es posible que sea convocado en otros momentos por el rector, por el consejo directivo o por el comité de calidad para desarrollar tareas que hagan parte de los planes de mejoramiento.
Los datos serán consignados por quien desempeñe el cargo de secretario o secretaria, quien diligenciará las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas en las diferentes reuniones.
Anexos: Formato LR005 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO
6. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES
Evidenciar y fomentar la participación de los padres de familia en el gobierno escolar y en la dinamización del proyecto educativo institucional y el mejoramiento de la calidad educativa. Se pretende asignarle a este consejo categoría similar a los otros consejos, con el fin de afianzar la cultura de la participación en los padres de familia.
El Artículo 5 del Decreto 1286 de 2005 lo define como un órgano destinado a asegurar la continua participación de los padres de familia en el proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio. Estará integrado por mínimo un (1) y máximo tres (3) padres de familia por cada grado que ofrezca el establecimiento. Su conformación es obligatoria y así deberá registrarse en el manual de convivencia. El rector es quien convoca durante el transcurso del primer mes del año escolar, para que elijan sus representantes en cada grado por mayoría, con la presencia al menos del 50% de los padres o de los padres presentes después de transcurrida una hora.
El consejo de padres podrá organizar comités de trabajo que guarden afinidad con el proyecto educativo institucional y el plan de mejoramiento. Estos comités
podrán contar con la participación de un docente o directivo docente. Se reunirán como mínimo tres veces al año por convocatoria del rector o por derecho propio y serán presididas por un padre de familia elegido por ellos mismos.
Es importante resaltar que corresponde a este consejo elegir al padre de familia que participará en las comisiones de evaluación y promoción de acuerdo con el Decreto 230 de 2002; como también elegirá a sus dos representantes al consejo directivo. Sólo cuando el número de afiliados a la asociación alcance la mitad más uno de los padres de familia de los estudiantes, podrán elegir uno de los dos representantes ante el consejo directivo, caso en el cual, el consejo de padres elegirá solamente a uno.
Las actas tendrán estructura similar a la definida para el consejo directivo y académico. Al iniciar una nueva reunión de sus integrantes, las actas se leen y se someten a consideración y discusión. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas. Este libro debe estar foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras
El consejo de padres será dinamizado por el rector o rectora, quien delegará en un
coordinador o docente para que motive, asesore y acompañe este órgano de participación de los padres, muy especialmente a los comités de trabajo que se han de crear para jalonar el proyecto educativo institucional y muy específicamente para aportar a la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento institucional. Las actas serán firmadas por el padre de familia que
presida la respectiva reunión y por otro padre de familia que actúe como secretario
o secretaria, quien será el encargado de elaborarla. Se sugiere que el libro
permanezca en la secretaría del establecimiento educativo para mayor seguridad
Los datos serán recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberación del consejo de padres. Las temáticas tratadas deben responder explícitamente a las funciones estipuladas en el Artículo 7 del Decreto 1286 de 2005. No se puede desvirtuar su razón de ser, induciéndolos a realizar otro tipos de actividades que están por fuera de esta norma.
Las actas se elaboran cada que se reúna ordinariamente el consejo de padres, como mínimo 3 por año lectivo por convocatoria del rector o propia. Sin embargo serán ellos quienes organicen sus actividades y su trabajo en los comités y definan los encuentros que consideren necesarios. Aquí se debe hacer un gran esfuerzo para crear la cultura de la participación de los padres de familia, quienes históricamente han contribuido a la soledad de la escuela. De la misma manera se consigna información cuando se realicen reuniones extraordinarias.
Los datos serán consignados por quien desempeñe el cargo de secretario o secretaria y diligenciará las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas en las diferentes reuniones.
Anexos: Formato LR006 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES
7. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES
Organizar y evidenciar la participación permanente, no casual, de los estudiantes en el gobierno escolar y en la vida institucional, procurando su motivación en las actividades, proyectos y programas que incidan en el bienestar estudiantil e institucional. También se pretende asignarle a este consejo categoría similar a los otros consejos, con el fin de afianzar la cultura de la participación estudiantil.
De acuerdo con el Decreto 1860 de 1994, Artículo 29, el consejo de estudiantes es el máximo órgano colegiado que asegura y garantiza el continuo ejercicio de la participación por parte de los educandos. Estará integrado por un vocero de cada uno de los grados ofrecidos por el establecimiento, elegidos mediante voto secreto por los estudiantes que cursen el respectivo grado, en las primeras cuatro semanas del calendario académico. Los alumnos del nivel de preescolar y de los tres primeros grados del ciclo de primaria, serán convocados a una asamblea conjunta para elegir un vocero único entre los estudiantes que cursan el grado tercero.
Deben darse su propia organización interna, elegir y asesorar a su representante ante el consejo directivo, invitar a sus deliberaciones a otros estudiantes que presenten iniciativas y realizar otras actividades que le atribuya el manual de
convivencia. Una vez organizado el consejo de estudiantes definirá las metas y actividades a desarrollar durante el año lectivo.
En sus reuniones, es muy importante el informe que les debe rendir su representante ante el consejo directivo de todo lo deliberado, discutido y aprobado, para que estén al tanto del acontecer institucional y sus opiniones se hagan sentir. Una consecuencia de lo anterior es el mejoramiento de la comunicación entre la parte directiva y los escolares.
Al iniciar una nueva reunión, las actas se leen y se someten a consideración y discusión. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones.
Las actas tendrán estructura similar a las de los demás consejos y se firmarán por parte del estudiante que presida la reunión y el secretario o secretaria elegido entre ellos mismos. Este libro debe estar foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras
El consejo de estudiantes podrá ser dinamizado por el docente encargado del proyecto de democracia para que motive, asesore y acompañe este órgano de participación de los estudiantes, sobre todo en donde no exista cultura organizativa y participativa, pero es claro que este órgano debe darse su propia organización y serán ellos mismos quienes de manera autónoma se convoquen para analizar y discutir sus problemáticas, así como presentar y promover sus iniciativas y proyectos que beneficien sus compañeros estudiantes y por supuesto a la institución.
Las actas serán firmadas por el estudiante que preside el consejo y por otro estudiante que actúe como secretario o secretaria, quien será el encargado de elaborarla.
Los datos serán recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberación del consejo de estudiantes. Las temáticas tratadas deben responder explícitamente al espíritu de la ley 115 de 1994 y su decretos reglamentarios.
Las actas se elaboran cada que se reúna ordinaria o extraordinariamente el consejo de estudiantes, de acuerdo a la organización interna que se den. Serán ellos quienes definan el cronograma y organicen las actividades que consideren pertinentes. Aquí también se debe hacer un gran esfuerzo para crear la cultura de la participación y organización de los estudiantes, quienes tradicionalmente han estado desorganizados, pasivos e indiferentes al acontecer diario de la escuela.
Anexos: Formato LR007 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES
8. LIBRO DE ACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
Realizar seguimiento al rendimiento académico de los estudiantes por cada período y año lectivo, para proponer acciones preventivas, correctivas y de mejora, para superar las dificultades pedagógicas y de aprendizaje que se presentan en las instituciones.
Este libro evidenciará la conformación, desarrollo y cumplimiento de lo establecido en los artículos 8, 9, 10 y 11 del Decreto 230 de 2002. A partir de 2010, lo definido en el sistema institucional de evaluación de los estudiantes, según el Decreto 1290 de 2009.
El Artículo 8º sobre las comisiones de evaluación y promoción dice que el consejo académico conformará, para cada grado, una comisión de evaluación y promoción integrada por un número de hasta tres docentes, un representante de los padres de familia que no sea docente de la institución y el rector o su delegado, quien la convocará y la presidirá, con el fin de definir la promoción de los educandos y hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superación para estudiantes que presenten dificultades.
El artículo continúa diciendo que “en la reunión que tendrá la comisión de evaluación y promoción al finalizar cada período escolar, se analizarán los casos de educandos con evaluación insuficiente o deficiente en cualquiera de las áreas y se harán recomendaciones generales o particulares a los profesores, o a otras instancias del establecimiento educativo, en términos de actividades de refuerzo y superación. Analizadas las condiciones de los educandos, se convocará a los padres de familia o acudientes, al educando y al educador respectivo, con el fin de presentarles un informe junto con el plan de refuerzo, y acordar los compromisos por parte de los involucrados”. Debe quedar definida en el acta, las fechas para este encuentro y rendir informe de ella en la próxima reunión de comisión.
Las comisiones, además, analizarán los casos de los educandos con desempeños excepcionalmente altos con el fin de recomendar actividades especiales de motivación o promoción anticipada. Igualmente, se establecerá si educadores y educandos siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del período anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada comisión se consignarán en actas y éstas constituirán evidencia para posteriores decisiones acerca de la promoción de educandos. (subrayado fuera de texto).
En las actas debe quedar consignado si educadores y educandos siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del periodo anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada comisión se consignarán en actas que deben contener además, la fecha, hora, lugar, asistentes, teniendo en cuenta que por cada grado debe haber de uno a tres docentes, un representante de los padres de familia que no sea docente de la institución (elegido por el consejo de padres) y el rector o su delegado quien la convocará y la presidirá.
Este libro debe ir debidamente foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras. Se debe verificar el quórum, determinando los que estuvieron presentes y los ausentes. Igualmente, cuando se toman decisiones se debe aclarar los que votan positivo, negativo y quienes salvan el voto. En el orden del día siempre se debe leer, discutir y aprobar el acta anterior, dejando constancia de
las aclaraciones realizadas. Los posibles anexos que presenten los docentes en la reunión, deben quedar en poder de la persona que actúa como secretario(a). Los educandos que deben repetir el grado se deben relacionar en el acta con la información precisa de las áreas que no logró superar. Debe quedar también de manera muy clara y precisa la relación de aquellos estudiantes que obtuvieron insuficiente o deficiente en la evaluación final de una o más áreas porque presentarán, de acuerdo al Artículo 10 del Decreto 230 de 2002, una nueva evaluación de esas áreas a más tardar la semana anterior al comienzo del siguiente año escolar. Esta evaluación se basará en un programa de refuerzo pertinente con las dificultades que presentó el educando y que el profesor del área le entregará al finalizar el año escolar. La evaluación se calificará de acuerdo con los términos del Artículo 5° de este decreto y su r esultado, ya sea éste aprobatorio o no, deberá quedar consignado en el registro escolar del educando
Cada comisión de evaluación y promoción nombrará un responsable de elaborar el acta, quien la firmará conjuntamente con los demás integrantes de la comisión que intervinieron en la reunión. El rector y los coordinadores deben ejercer inspección y vigilancia sobre las decisiones, recomendaciones y compromisos definidos en las comisiones.
La información proviene de las discusiones y decisiones ocurridas al interior de la comisión, en correspondencia con el orden del día aprobado.
Los datos son registrados cada que se reúna la comisión de evaluación, es decir cada que finalice un periodo escolar y al finalizar el año lectivo, cuando se defina la promoción. De la misma manera, se consigna información cuando se realicen reuniones extraordinarias para tratar asuntos relacionados como, por ejemplo, validaciones, nivelaciones y recuperaciones.
Los datos serán consignados por quien desempeñe el cargo de secretario o secretaria al interior de las comisión y diligenciará las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas durante la sesión.
Anexos: Formato LR008 ACTAS DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
Evidenciar las actividades y acciones que realiza la institución para fomentar el desarrollo de los valores democráticos, éticos, culturales, cívicos, patrios y en general la promoción de las competencias ciudadanas en los actores de la comunidad educativa.
9.2 Descripción:
De acuerdo con los decretos 2408 de 1948 y Decreto 2299 de 1947, todas las instituciones educativas deben fomentar el culto por los símbolos de la nacionalidad colombiana y estimular a los estudiantes que se distingan por su comportamiento cívico y aprovechamiento intelectual. La Ley 198 del 17 de julio de 1995, ordena la izada de la Bandera Nacional y colocación de los símbolos patrios en los establecimientos públicos y educativos, entre otros. El Artículo 1º dice: “Ordénase la izada de la Bandera Nacional y la colocación del Escudo Nacional, de manera permanente y en todo el territorio nacional, a la entrada principal de los edificios donde funcionen entidades públicas nacionales, departamentales, distritales o municipales; en las guarniciones e instalaciones militares y de policía, y en los establecimientos educativos; así mismo, en las sedes de las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior”.
Luego el Artículo 3 reza lo siguiente: Los rectores o directores de los establecimientos públicos o privados de educación primaria y secundaria, deberán celebrar una vez a la semana, durante los períodos académicos, una ceremonia cívica con participación de todo el estudiantado, en la que se procederá a izar la Bandera Nacional y a cantar el Himno Nacional de la República de Colombia.
El libro debe contener la siguiente información:
∑ Hora inicio y de terminación
∑ Responsables de la actividad
∑ Participantes
∑ Motivo o asunto de la celebración o conmemoración
∑ Propósitos
∑ Evaluación del evento
∑ Sugerencias y recomendaciones para próximos eventos
∑ Firma de responsables de la actividad.
En cuanto al nombre de este libro, se respetará el que trae desde que se expidió la Resolución 2624 de 1951 que lo denominó: “Libro de Institución de la Bandera”, y entre paréntesis se le anexará: “o de actos cívicos” para ampliar, resignificar e integrar las acciones relacionados con los valores en general y la promoción de las competencias ciudadanas en los actores de la comunidad educativa. El Artículo 5, de la Ley 115 de 1994, en su numeral 4 establece como uno de los fines de la educación: “La formación en el respeto a la autoridad legítima y a la ley, a la cultura nacional, a la historia colombiana y a los símbolos patrios”. Este libro evidenciará el cumplimiento institucional de lo establecido en aquellas normas.
El rector (a) asignará a uno de los docentes para que se responsabilice de este libro, quienes podrán decidir que el acta la asiente uno de los docentes responsables de la actividad ejecutada, pero devolviendo nuevamente el libro reglamentario al encargado del mismo durante todo el año, que puede ser uno de los integrantes del proyecto de democracia.
Cada que se realice un acto cívico debe consignarse la actividad en el libro destinado para tal fin (Artículo 1, Resolución 2624 de 1951).
Los datos son tomados de lo acontecido en los diferentes actos que dan cuenta de la promoción de los valores patrios, democráticos, éticos, culturales, cívicos, y en general la promoción de las competencias ciudadanas. Es muy importante socializar la evaluación que se realiza de cada evento, para mejorarlos continuamente y no caer en rutinas y prácticas que alejan de los propósitos y generan por el contrario apatías en los estudiantes y docentes.
Anexos: Formato LR009 LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOS CÍVICOS)
10. LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN
Preservar la historia de la institución o centro educativo, para que las nuevas generaciones conozcan ese trasegar cultural, social, físico y pedagógico de su comunidad en unos tiempos determinados de la vida institucional.
Aquí se consignan en orden cronológico los hechos más trascendentales en la vida de la institución educativa. Debe quedar reseñada la forma como se dio su creación, los fundadores, benefactores, fechas y eventos más significativos para la institución. Es común también reseñar las visitas especiales, celebraciones y festividades. La mayoría de las instituciones educativas oficiales se han fusionado con otras y hay que recoger la historia de esa otra escuela o colegio que la sede central ha acogido, sin permitir que se pierda su nombre y su historia, como puede estar ocurriendo hoy en muchas de nuestras instituciones.
También pueden dejar plasmado el nombre de los maestros, personal administrativo, docente, directivo docente, padres de familia destacados, estudiantes y demás líderes comunitarios. Señalar también los proyectos institucionales más impactantes en la comunidad, los himno(s), escudo(s), bandera(s), características del uniforme(s) -lo anterior se escribe en plural precisamente para dejar información de las escuelas y colegios que se fusionaron y día a día desaparecen por completo-. Rescatar la monografía de ellas debe ser una tarea antes de que pasen al olvido total.
En general, se da cuenta de otros eventos más significativos como premios y certificaciones recibidas, alianzas, convenios, resultados pruebas ICFES y SABER, planes de mejoramiento y otros acontecimientos de importancia.
El rector (a) delega en un docente del área de sociales la sistematización de este libro.
Los datos provienen de los acontecimientos significativos que ocurran durante el año en la institución.
Cada que se presente el acontecimiento o evento importante en la institución.
Por lo general se presenta un texto o una pequeña producción escrita, acompañada de abundante material fotográfico y fílmico. Hoy la virtualidad hace más dinámico este registro, al poderse compartir la nueva información a través de Internet.
El diseño del Formato LR011 LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN queda bajo autonomía de la institución.
11. LIBRO SOBRE OBSERVACIONES DE LOS ALUMNOS (FICHA OBSERVADOR)
Registrar información personal del estudiante que dé cuenta de su personalidad para reorientar, de ser necesario, los procesos de formación desde la institución y con el respectivo apoyo de la familia.
Establecido por la Resolución Nacional 2624 de 1951, éste se desarrollará a través de la “Ficha Observador del Alumno”, donde se consignan observaciones relacionadas con las diferentes competencias del estudiante como las ciudadanas, cognitivas, emocionales, afectivas, axiológicas, entre otras. Hacen referencia también al comportamiento general, esfuerzo personal, autodisciplina, rendimiento escolar, aptitudes especiales, utilización del tiempo libre, proyectos a los que pertenece, entre otros aspectos.
Por lo menos, al finalizar cada periodo se presentarán observaciones sobre el comportamiento escolar en especial, aquellos que dan cuenta de sus fortalezas, como también de sus aspectos por mejorar. Se debe tener especial cuidado con el lenguaje al momento de registrar la información, procurando no condenar o juzgar. Se recomienda que solo el respectivo orientador del grupo sea quien diligencie la ficha una vez culmine el periodo y que se utilicen otros formatos para recoger los registros de las situaciones problemáticas que puedan presentarse en el día a día, en donde las observaciones concretas se reducirán a conceptos generales que sirvan para conocer la personalidad del menor. No es necesario que en la ficha se anoten las áreas en las que el estudiante obtuvo insuficiente o deficiente, ya que esa información concreta le pertenece al boletín escolar.
La ficha observador se le entrega al acudiente una vez cancele matrícula o culmine el grado once.
Es diligenciado solo por el respectivo director de grupo y el coordinador.
La información proviene de los hechos observados, sustentados y verídicos. El coordinador, conjuntamente con el orientador del grupo, planea la síntesis que será consignada en la ficha cuando una situación especial lo amerita. Para los aspectos positivos la orientadora de grupo recibe la información y una vez confirmada se consigna.
Por lo general, se registra luego de finalizado cada período y de haberle garantizado el debido proceso para el caso de faltas graves y gravísimas. Las faltas leves se acumulan en otro dispositivo que a bien considere crear la institución y solo al final del período se sintetizará en la ficha.
Se sugiere mucha prudencia con el lenguaje y respetar siempre la oportunidad de defensa del estudiante para las situaciones especiales en que el manual de convivencia es vulnerado.
El diseño del Formato LR011 LIBRO OBSERVADOR DEL ALUMNO queda bajo autonomía de la institución.
Sistematizar las actas de graduación de los estudiantes que han culminado satisfactoriamente sus estudios de acuerdo a la normatividad vigente. Este libro permite a los directivos expedir, de ser necesario, futuras actas requeridas por el egresado para continuar estudios de educación superior o como requisito para un empleo.
Al término del año escolar, correspondiente a la finalización del ciclo de educación media, la institución educativa extenderá un acta de graduación general que suscribirán el rector(a) y secretario (a) respectivo, la cual deberá contener los siguientes datos:
∑ Institución que otorga el título y autorización que posee para expedirlo
∑ Fecha y número del acta de graduación
∑ Nombres y apellidos de las personas que terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el título
∑ Número del documento de identidad de los graduados
∑ Título otorgado con la denominación que le corresponda según la Resolución de aprobación
∑ Firma del rector y secretaria.
“El otorgamiento de un título se hará constar en el acta de graduación y en el correspondiente diploma” (Artículo 4 del Decreto 180 de 1981). Según el artículo 18 del Decreto 1290 de 2009, los estudiantes que culminen la educación media obtendrán el título de bachiller académico o técnico, cuando hayan cumplido con todos los requisitos de promoción adoptados por el establecimiento educativo en su proyecto educativo institucional, de acuerdo con la ley y las normas reglamentarias. Después de comprobada la situación legal y académica de cada uno de los alumnos, se procede a otorgar el título de bachiller a los graduandos, relacionando los nombres, apellidos y documento de identidad. Se expresa el número de estudiantes graduados, señalando el nombre con el que comienza el acta y con quien finaliza.
De acuerdo a la Circular 40 de 1995 de la Secretaría de Educación de Antioquia, las actas de grado generales e individuales (que son una modalidad de certificado) se expedirán en original y copia. Este libro debe ir debidamente foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras y demás orientaciones generales que más adelante se darán para administrarlos.
Es responsabilidad del secretario(a) o auxiliar académico diligenciar las actas que conformarán este libro. El rector que lo refrenda con su firma también debe ser cuidadoso de su contenido.
Los datos se obtienen de los resultados académicos o valoraciones del respectivo año lectivo, obtenidos por los estudiantes del grado once de la institución educativa, de acuerdo a la información recibida mediante acta de la respectiva comisión de evaluación y promoción del grado once.
Se consignan datos cada que se presente una promoción. Por lo general es una al año. Las instituciones que ofrecen educación de adultos con base en el Decreto 3011 de 1997, promocionan dos veces al año (CLEI VI) por ser ciclos lectivos con calendario semestral.
Una vez se tengan los soportes que demuestran que el estudiante ha cumplido con todos los requisitos legales exigidos por la ley para ser bachiller de la República de Colombia, se procede a elaborar y firmar el acta que será leída en el acto de ceremonia que proclama los bachilleres. Los soportes que debe tener cada uno de ellos son los siguientes: certificados de estudio debidamente elaborados del grado quinto de la básica primaria hasta el grado once, que demuestren que aprobó cada uno de los respectivos grados de acuerdo a la norma que en su momento definía la promoción; haber cumplido con las 80 horas del servicio social obligatorio de acuerdo al Artículo 97 de la ley 115 de 1994, Artículo 39 del Decreto 1860 de 1994 y la Resolución Nacional 4210 de 1996, constancia de haber recibido las 50 horas de estudio de la Constitución y Democracia en correspondencia a la ley 107 de 1994, documento de identidad (cédula si es mayor de edad) y estar a paz y salvo con la institución.
Formato LR012 LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN Formato LR012-1 CERTIFICADO DE ACTA DE GRADO
Registrar los títulos que la institución ha otorgado cada que se presenta una promoción de bachilleres, dando orden y organización a los diplomas que han sido expedidos.
El Artículo 88 de la Ley 115 de 1994, sobre el título académico reza: “El título es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona natural por haber recibido una formación en la educación por niveles y grados y acumulado los saberes definidos por el proyecto educativo institucional. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma”.
En desarrollo de lo dispuesto en el Artículo 89 de la Ley 115 de 1994, los títulos y certificados serán los siguientes:
1. Certificado de estudios del Bachillerato Básico
2. Título de Bachiller que se otorga a quienes hayan culminado satisfactoriamente el curso de la educación media en establecimientos educativos debidamente autorizados para expedirlo. hará mención de la formación recibida, académica o técnica, especificando además la especialidad cursada.
El Decreto 921 de 1994, suprimió el registro del título de bachiller en las secretarías de educación y delegó dicha responsabilidad en las instituciones educativas por conseguir desde ellas los mismos resultados que se buscaban en las secretarías de educación, es decir, evitar las falsedades en los diplomas.
El Artículo 1º del Decreto 921 de 1994 dice: Para la validez del título de bachiller solamente se requiere su expedición por parte de las instituciones educativas legalmente autorizadas para ello, a quienes hayan cumplido con los requisitos establecidos en el proyecto educativo institucional o de su convalidación por parte de las instituciones del Estado señaladas para verificar, homologar o convalidar conocimientos. El Artículo 2º reza: “La Calidad de bachiller se prueba con copia autenticada del acta de graduación o con el diploma expedido por la correspondiente institución educativa”.
El formato en donde se registrarán los diplomas deberá incluir los nombres y apellidos completos del graduado, el número del documento de identidad, la relación del acta y fecha de graduación y extenderse en papel de seguridad. Debe llevar las firmas del rector(a) y secretario(a) del plantel y las firmas de los bachilleres que recibieron el diploma.
El rector (a) y el secretario(a) de la institución.
Cada que se presente una promoción de bachilleres en la institución, de acuerdo a lo establecido en la ley.
Una vez la secretaria de la institución haya revisado toda la documentación de los futuros graduandos y se tenga certeza de cumplir con todos los requisitos, se procede a organizar el acta de graduación, para luego registrarlos en el presente libro.
ANEXOS: Formato LR013 LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS
14. LIBRO DUPLICADO y MODIFICACIÓN DE DIPLOMAS
Registrar los duplicados de diplomas y sus modificaciones que sean solicitados por los exalumnos. Con esto, la institución garantiza transparencia y organización en sus actuaciones relacionadas con el asunto.
El Decreto 180 de 1981, expedido por el Ministerio de Educación Nacional, dispuso en su Artículo 22 que las instituciones educativas pueden expedir un nuevo ejemplar del diploma en caso de robo, extravío definitivo o daño irreparable del original, o en el evento de cambio de nombre del titular del mismo.
Tener presente lo siguiente: por la ley anti trámite o Ley 906 de 2005, no se hace necesario que se presente denuncia por pérdida del diploma, pues se presume la buena fe del ciudadano, tal como se expresa en la Constitución Nacional. Cuando sea el caso de deterioro o daño irreparable el interesado llevará el diploma original; en los eventos de alteración en el nombre del titular, éste deberá presentar la copia de la escritura pública, acta notarial o sentencia judicial, que de acuerdo con el Decreto 1260 de 1970, recoja o autorice el cambio correspondiente. En este caso se deja archivado el diploma original en la institución educativa.
La institución procede a asentar un nuevo registro o modificar el inicial, según sea el caso y anotar la constancia de registro en el libro duplicado de diplomas, de acuerdo al esquema planteado. El diploma así expedido deberá llevar una leyenda visible que diga DUPLICADO y la fecha de expedición y el número de la resolución rectoral.
Qué hacer cuando las firmas no están registradas en notaría o cuando cambia la denominación de la institución.
Cuando las firmas no están registradas en notaría (porque el rector ya no está en la institución) , cuando la institución haya cambiado su denominación o haya sido clausurada, en el reverso del diploma se deben incluir los siguientes datos:
1. Todo el encabezado de la parte legal de la institución, tal como se explicó anteriormente.
2. Certifica que: el diploma y/o acta al anverso de esta certificación es auténtico y está firmado por quienes en su época eran el rector (a) y secretario (a). Este diploma corresponde a ………………………………………. Identificado con cédula de ciudadanía…………………… Firmas, cédula y sellos de los actuales rector (a) y secretario (a).
3. Luego ir a la notaria para autenticar las firmas
4. Por último regresar a la Secretaría de Educación para su acreditación oficina 203 en el horario de 8 - 12 y de 2 – 5.
Todo el proceso anterior deberá ir acompañado de una resolución rectoral, que formalice lo actuado. En igual forma se procederá cuando se trate de modificación del acta de graduación ordenada por escritura pública o acta notarial.
El parágrafo dos del mismo decreto dice que si la institución educativa ha dejado de existir, el duplicado del diploma podrá expedirse por la Secretaría de Educación Departamental si es antes de 1994, en donde reposan los archivos correspondientes. Si es después de esta fecha, el duplicado lo dará la Institución que tiene en custodia los libros reglamentarios.
Cada que se presente una solicitud por parte del interesado. Se analiza la situación y se procede en conformidad.
Solicitar al usuario los documentos necesarios para realizar el trámite, iniciando con la carta en donde solicita el duplicado explicando las razones por las cuales lo requiere. Debe tenerse en cuenta que si la persona se graduó antes del 1994, debe anexar la documentación anterior del certificado de registro de diploma, este lo solicitan en el 5º piso de la Gobernación de Antioquia. Además:
1. Realizar el diploma como si estuvieran graduando al estudiante en la fecha actual y en un lugar visible debe llevar la palabra duplicado con el numero y la fecha de la resolución rectoral que expiden para estos efectos.
2. El libro debe ir foliado y numerado por persona. También debe llevar la información del estudiante, documento de identidad y firmas. Se deja espacio para las observaciones, en el cual especifican la razón por la cual solicitaron el duplicado.
3. Esta información de registro es la que debe llevar el diploma. Por ejemplo: si es el primer estudiante que se va a registrar en este libro entonces en el diploma se diría: libro 01 folio 01 numeral 01, y así sucesivamente.
4. Cuando el estudiante se graduó después de 1994, año en que el Ministerio autorizó a todas las instituciones a registrar a los estudiantes en las instituciones educativas, deben tener en cuenta que les entregan certificado de acta de grado y por ningún motivo es duplicado de acta lo único que tiene duplicado es el diploma. Este certificado de acta de grado debe llevar el consecutivo de los certificados que expiden hasta el momento, con los nombres y apellidos como aparecen en el documento de identidad, documento de identidad actual, título obtenido, el registro, el libro, folio y numeral en que quedó registrado en el acta de grado del respectivo año.
El valor será el mismo que se autorizó para las instituciones, en la resolución de tarifas y costos educativos y que adoptó el consejo directivo. La institución tendrá 10 días hábiles para esta diligencia.
ANEXOS: Formato LR014 LIBRO DUPLICADO DE DIPLOMAS
RECONOCIMIENTO DE SABERES (Decreto 3011 de 1997 Solo jóvenes y adultos)
Aplicar esta herramienta a jóvenes y adultos que por diversos motivos carezcan de antecedentes académicos, con el fin de ubicarlos en un CLEI determinado, reconocerles los conocimientos y competencias adquiridas en la vida, para que puedan iniciar o continuar sus estudios.
El Artículo 36 del Decreto 3011 de 1997 dice: “ Para el ingreso a cualquiera de los programas de educación de adultos regulados en este decreto, los educandos podrán solicitar que mediante evaluación previa, sean reconocidos los conocimientos, experiencias y prácticas ya adquiridos sin exigencia de haber cursado determinado grado de escolaridad formal, a través de los cuales puedan demostrar que han alcanzado logros tales que les permita iniciar su proceso formativo, a partir del ciclo lectivo especial integrado hasta el cual pueda ser ubicado de manera anticipada. Los comités de evaluación de las instituciones educativas que ofrecen este servicio, dispondrán lo pertinente, para la debida ejecución de lo establecido en este artículo”.
El reconocimiento de saberes es un instrumento que beneficia a las personas autodidactas, que por la movilidad o desplazamiento (u otras causas) en especial las más vulnerables, se han visto privadas de ingresar al sistema educativo. Se
hace por una vez y de acuerdo a los resultados obtenidos la persona se clasifica en un CLEI determinado, de acuerdo a las competencias demostrada en la estrategia utilizada para evaluarlas.
Son autorizadas por el rector y/o consejo académico institucional. Será la comisión de evaluación y promoción la encargada del proceso, el cual finaliza con un acta de la respectiva comisión.
El rector (a) y/o su consejo académico reglamentarán el procedimiento para operar internamente las acciones de reconocimiento de saberes. El proceso de reconocimiento estará a cargo de las comisiones de evaluación y promoción.
Una vez terminado el proceso del reconocimiento de saberes la comisión de evaluación y promoción levanta acta con el resultado y se pasa a la secretaría académica para que realice los respectivos registros.
En el momento en que sea solicitado.
Cuando por diversas causas, un joven o adulto no haya cursado determinados grados o CLEI, y por lo tanto no pueda presentar los antecedentes académicos. Se utilizará un formato que contendrá los siguientes datos: nombre del estudiante, documento de identidad, grado, fecha de ingreso a la institución, CLEI(s) reconocido(s) y los resultados en las diferentes áreas, luego la firma respectiva del docente o de los docentes que participaron en la misma. Se pueden utilizar talleres, cuestionarios, consultas, trabajos, conversatorios, lecturas, exposiciones, entre otras actividades pedagógicas para determinar el reconocimiento de saberes que se hará.
Anexo: Formato LR015 RECONOCIMIENTO DE SABERES
AUXILIAR MENOR.
Por ser de relevancia mayor por las implicaciones que puedan presentarse al no diligenciarse como es debido, se remite solo la parte legal para que sean consultados de manera especial por los respectivos ordenadores del gasto:
Artículo 11 del Decreto 1857 de 1994, Decreto 992 de 2002, Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la Nación; Resoluciones 011 de 2005 y 005 de 2007 de la Contraloría Municipal.
Registros – RG-
Formato RGRE001
Formato RGE002 Formato RGE002-1
Certificado de estudios Registro de certificados de estudio expedidos
Formato RGDC003
Diario de campo de los docentes
Formato RGN004
Registro de nivelaciones
Formato RGAE005
Registros de asistencia de los estudiantes.
Formato RGRR006-1 Formato RGRR006-2
Registro de refuerzos Registro de recuperaciones
Formato RGRP007 Formato RGRP007-1
Registro asamblea de padres de familia. Registro de asistencia a reuniones de los padres de familia.
Formato RGFP008 Formato RGFP008-1
Registro de actividades de formación de padres Registro de asistencia a escuela de padres
Formato RGED009
Registro de evaluación de docentes
(el formato se encuentra en la página web del MEN)
Formato RGIS010
Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de experiencias significativas docentes
Formato RGIE011
Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de experiencias significativas de estudiantes.
Formato RGCD012
Registro de capacitación de docentes.
Formato RGSS013
Registro del servicio social del estudiante
Formato RGPE014
Registro histórico de elección de personeros estudiantiles
Formato RGSE015
Registro de seguimiento a egresados
Formato RGPI016
Registro de ausencias del personal (docente y administrativo)
Formato RGQR017
Sin Formato RGBE018
Informe de evaluación de los alumnos (boletín escolar periódico)
Sin formato RGEA019
Formato RGSP020
Registro de salidas pedagógicas.
Formato RGPM021-1 Formato RGPM021-2 Formato RGPM021-3
Plan de mejoramiento plan operativo de los planes de mejoramiento seguimiento a los planes de mejoramiento.
1. REGISTRO ESCOLAR
Conservar los resultados de la evaluación final obtenida por cada estudiante en las diferentes áreas del plan de estudios del respectivo grado, de acuerdo a lo estipulado en la norma que regula la evaluación académica.
El Artículo 16 del Decreto 1290 de 2009 dice sobre el registro escolar: “los establecimientos educativos deben llevar un registro actualizado de los estudiantes que contenga, además de los datos de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la evaluación, que incluya las novedades académicas que surjan”. Este libro se debe conservar en el archivo y
en caso de clausura del establecimiento, se dejará en custodia en otra institución educativa que autorice la Secretaría de Educación.
Este libro debe estar foliado, empastado, sin tachaduras, ni modificaciones, ni enmendaduras y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los demás libros permanentes.
El responsable de este libro es el rector(a) quien delegará su diligenciamiento al secretario(a) o auxiliar académico(a). Es de los libros más importantes ya que debe permanecer en la institución, para la expedición de los certificados cuando sean solicitados por los acudientes o ex alumnos. Deben estar debidamente firmados por el rector y secretario(a) o auxiliar académico(a).
La información proviene de las comisiones de evaluación y promoción quienes tienen por función definir la promoción y repetición de grados por parte de los estudiantes.
Los datos son registrados con base en los resultados obtenidos al finalizar el año lectivo escolar. Las instituciones que ofrecen educación de adultos fundamentados en el Decreto 3011 de 1997, registran cada que culminen los ciclos lectivos. Para los CLEI V y VI, el registro es semestral.
Los datos serán consignados por quien desempeñe el cargo de secretario(a) o auxiliar académico(a). Utilizarán los respectivos programas adoptados, los cuales tendrán que estar ajustados a la normatividad vigente.
Anexos: Formato RGRE001: REGISTRO ESCOLAR
2. CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO EXPEDIDOS (CONSTANCIAS DE DESEMPEÑO A PARTIR DE ENERO DE 2010)
Orientar desde la norma, la estructura que debe contener un certificado de estudio para que formalmente sea considerado legal ante las demás instituciones educativas y otras dependencias que lo requieran.
El título y el certificado (o constancias de desempeño) son el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona natural, al concluir un plan de estudios y por lo tanto, haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o reglamentariamente definidos (Artículo 11 Decreto 1860 de 1994)
Los certificados (o constancias de desempeño) deben ser revisados minuciosamente por la secretaria del plantel y el rector. Cuando se tenga duda sobre la veracidad del mismo se debe pedir información inmediata al plantel educativo de origen, al núcleo educativo, a la secretaría de Educación de Medellín o la Unidad de Acreditación y Reconocimiento.
El certificado de estudios (o constancias de desempeño) se elabora en papel membrete y debe contener la siguiente información, de acuerdo a la Circular 40 de 1995: Datos generales de la institución educativa (nombre, logo, ciudad), número del serial del certificado (Resolución 12376 de 1978, Artículo 12 Parágrafo 3), un párrafo inicial en donde se informe el aspecto legal de la institución, el cual solamente debe llevar el número de la última Resolución, en el caso de los privados la que le otorgó licencia de funcionamiento y, en los oficiales, la que otorgó reconocimiento de carácter oficial. Luego de esa primera parte introductoria se pasa a la certificación como tal, la cual incluye estos datos: Nombres y apellidos completos del alumno, documento de identidad y lugar de expedición, grado cursado y aprobado (o promovido para después de 2002) en letras y número, nivel, año; señalar el número de matrícula y el folio del libro de calificaciones (para certificados de grados cursados antes de 1994) o registro escolar.
Luego se relacionan las áreas obligatorias y fundamentales contempladas en los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 (las materias o asignaturas en los estudios cursados antes de 1994), al igual que las optativas del respectivo plan de estudios, la valoración de cada una de ellas y la intensidad horaria semanal. Luego se informa sobre el resultado de las recuperaciones de áreas con la valoración y la fecha o las notas de las habilitaciones si se trata de certificados de estudios
cursados antes de la vigencia del Decreto 1860 de 1994. Finalmente contiene la firma del rector (a) y secretaria o auxiliar administrativa. (Decreto 180 de 1981). En casos de fuerza mayor en los cuales los certificados sólo pueden ser firmados por el rector (a), de igual forma tendrán legalidad.
2.2.1 Para certificados de 1984 a 1994
El plan de estudios estaba reglamentado por el Decreto 1002 del 24 de abril de 1984 y la Resolución 17486 del 7 de noviembre de 1984.
2.2.2 Para certificados de 1994 a 2001:
El plan de estudios estaba reglamentado por el Decreto 1860 de 1994; en el
certificado se expresa el siguiente concepto: cursó y aprobó el grado escala de valoración: excelente, bien, insuficiente.
2.2.3 Para certificados de 2002 a 2009:
El plan de estudios está reglamentado por el Decreto Nacional 0230 de 2002; en
los certificados se expresa el siguiente concepto: cursó el grado promovido al grado
2.2.4 Para constancias de desempeño a partir de 2010
De acuerdo al plan de estudios adoptado por el Consejo Directivo y según el Decreto 1290 de 2009. En las constancias de desempeño se podrá expresar el
siguiente concepto: cursó el grado
y fue promovido al grado
Otras normas a tener en cuenta en certificados según el año en que fue cursado el grado:
a 1974,
Decreto 045 de 1962-
Decreto 080 del 22 de enero de 1974
Se adicionó el Decreto 088 del 22 de enero de 1976
Se adicionó el Decreto 1419 del 17 de julio de 1978
2.2.5 Otras observaciones sobre los certificados
Cuando por circunstancias de fuerza mayor, como incapacidades médicas, vacancia en el cargo, entre otras, falten el rector o rectora para la firma, la
institución podrá expedir certificados refrendados por el Director de Núcleo respectivo, quien deberá registrar firma y sello ante notaría y la Unidad de Acreditación y Reconocimiento de la Secretaría de Educación.
Carecen de validez los certificados que presenten tachones o enmendaduras.
Un certificado original no pierde su vigencia, así que no hay razón para rechazarlo por su antigüedad.
Son las directivas de las instituciones las que deben resolver mediante consulta directa ante el director de núcleo educativo en primera instancia. De no aclararse las inquietudes que suscite el análisis de un certificado, se realiza ante la Unidad de Acreditación y Reconocimiento, pero no delegar en los padres esta gestión porque ellos no saben explicar a qué los envían de las instituciones.
Cuando se trate de expedir certificados a estudiantes que por alguna razón cambiaron su nombre o apellido, se exigirá la escritura pública o acta notarial que dé cuenta del cambio.
Si se trata del reconocimiento del interesado como hijo natural, este podrá presentar uno de los siguientes documentos en original o fotocopia con las firmas originales:
∑ Acta de reconocimiento tramitada ante notaría
∑ Escritura pública
∑ Testamento.
∑ Presentar el registro civil de nacimiento y documento de identidad vigente.
Todas las evidencias de esta situación se llevarán al registro escolar del estudiante y en los libros pertinentes se asentará nota relacionando la novedad, así como en el momento de expedir certificados o constancias se harán con el nuevo nombre y/o apellidos, colocando una nota aclaratoria de la situación, incluyendo el número y descripción del documento soporte.
2.2.6 Expedición de certificados de instituciones clausuradas
Tienen igual estructura de los otros certificados, pero resaltando el siguiente texto:
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO No. 000000 de 31 de febrero de 2009 (solamente se
relaciona el acto administrativo por medio del cual se le concedió licencia de funcionamiento –
privados- o reconocimiento de carácter oficial –estatales–) y Resolución
por medio de la cual se le entregaron en custodia los libros de la clausurada institución
CERTIFICADO DE ESTUDIOS No
El Rector (a) de la Institución
(Nombre estudiante) C.C) N° grado (en letras)
básica secundaria, o educación media técnica o académica) en el año
la institución clausurada) normatividad vigente de la época.
identificado con (T.I. o cursó y aprobó l os estudios correspondientes al
(preescolar, básica primaria,
Folio (del libro de calificaciones)
Los resultados obtenidos fueron los siguientes: (áreas correspondientes a la norma que regía plan de estudios para el momento)
A continuación, se procede como se realizan normalmente los demás certificados y finaliza con las firmas
2.2.7 Homologación de documentos de estudio procedentes del exterior
Los certificados de estudio procedentes del exterior deben tener, como mínimo: el
nombre completo de la institución, ciudad y país; nombre completo del estudiante
y su identificación; asignaturas cursadas y la valoración por cada periodo (mensual, bimestral, trimestral, semestral, etc., según sea el caso); el reporte académico por cada periodo; y la promoción del estudiante. El proceso de homologación es el siguiente:
Los documentos se deben traer originales y apostillados.
El apostille se tramita en el país donde se cursaron los estudios. En la oficina de
Acreditación y Reconocimiento se tiene la información sobre la ubicación de las
oficinas de apostille de todos los estados de Norteamérica.
Los documentos que se presenten en un idioma diferente del español, deben ser traducidos por un traductor oficial con autorización del Ministerio de Justicia colombiano.
El tramitante debe determinar la institución educativa donde continuará sus
estudios. Una vez identificada la institución educativa, solicitará que le certifiquen
a la Secretaria de Educación de Medellín, que poseen cupo para continuar sus
estudios en el grado y año que se determine en el proceso de homologación. Esta certificación deberá entregarla en la oficina 203, adjuntando los documentos de estudio, a fin de hacerle el respectivo análisis y emitir el concepto autorizando a la
institución educativa para que reciba el alumno(a).
Para expedirle el certificado por parte de la Secretaría de Educación, el usuario deberá pagar su costo por hoja y este valor debe ser consignado al código 1407900106 en la Tesorería del Municipio de Medellín en la taquilla 9 del primer piso del Centro Administrativo La Alpujarra.
El trámite se hace en un término máximo de cinco (5) días hábiles.
El procedimiento se hace en la oficina 203 de la Secretaría de Educación.
Acreditación de documentos educativos de usuarios que van para el exterior
Cuando el usuario solicite los certificados en las instituciones educativas debe aclarar que son para llevarlos hacia el exterior, pues por este hecho su expedición es diferente: tienen que llevar sellos.
NOTA: Esta exigencia proviene de los países firmantes del Convenio de La Haya
y del Andrés Bello. Se aclara que el Decreto Nacional 2150 de 1995 – anti trámites
– estableció la no obligatoriedad de sellos en los documentos que circulen dentro del país.
Sólo se tramitan certificados originales y ya autenticados en notaría.
Los certificados deben tener firma y sello del Rector y la Secretaria de la institución educativa, esto para las instituciones educativas de carácter privado. En
el caso de las instituciones de carácter oficial, si la secretaria no tiene decreto de
nombramiento (está bajo la modalidad de contrato), es recomendable que no firme los certificados. Basta con que lo haga el rector o rectora del establecimiento.
El rector y la secretaria deben tener las firmas y sellos registrados en una notaría. Cuando el usuario solicita en la institución los certificados de estudio debe preguntar en qué notaría están registradas las firmas y sellos, pues deberá dirigirse allí a autenticar dichas firmas.
En la Unidad de Acreditación se verifica la autenticidad de las firmas y sellos de los certificados; el cumplimiento de normas en su expedición y la legalidad de las instituciones que los expiden. Cuando los certificados presentan dificultades en uno de estos aspectos se devuelven al usuario para que sean corregidos. Si están
expedidos correctamente, cada documento se traslada a la Unidad Jurídica para ser firmados por la jefa de esta dependencia, ya que su firma es la única que reconoce el Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá. El trámite se hace en un término máximo de cuatro (4) días hábiles. El usuario deberá pagar su costo por hoja y este valor debe ser consignado al código 1407900106 en la Tesorería del Municipio de Medellín en la taquilla 9 del primer piso del Centro Administrativo La Alpujarra.
Cuando al usuario se le entregan sus certificados debidamente firmados y sellados en la Unidad de Acreditación, por su cuenta debe enviarlos o llevarlos al Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá para que allí le sean apostillados. Ese sello – apostille – es el que permite que sus certificados le sean reconocidos como legales en otros países del mundo.
La dirección del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá es Calle 98 # 17- 32, Teléfonos 520-11-46 o 520-07-29.
El trámite se hace también en la Unidad de Acreditación y Reconocimiento de la Secretaría de Educación de Medellín.
∑ Equivalencias numéricas en certificados de usuarios que van para el exterior:
La Circular N°39 (29 de abril de 2004) brinda orien taciones sobre la equivalencia numérica en las escalas de los informes de evaluación para efectos de certificar estudios de personas que van a continuarlos en el exterior, procediendo según la siguiente escala valorativa:
1. Si la evaluación del estudiante comprende los años de vigencia del Decreto1860 de 1994, su valoración con la respectiva equivalencia numérica, de acuerdo con el Decreto Nacional 1063 de 1998, será la siguiente:
ESCALA CUALITATIVA EXCELENTE BIEN INSUFICIENTE
ESCALA CUANTITATIVA 8.0 (ocho cero) a 10.0 (diez cero) 6.0 (seis cero) a 7.9 (siete nueve) 1.0 (uno cero) a 5.9 (cinco nueve)
Si la evaluación del estudiante comprende los años o un año cursado con posterioridad a la vigencia del Decreto 230 de 2002, su valoración con la respectiva equivalencia numérica será la siguiente: Esta escala es provisional y procederá únicamente para efectos de acreditación de estudios en el exterior cuanto el usuario requiera continuar estudiando fuera del país.
ESCALA CUALITATIVA EXCELENTE
ESCALA CUANTITATIVA PROVISIONAL 9.1 (nueve uno) a 10.0 (diez cero)
8.0 (ocho cero) a 9.0 (nueve cero)
6.0 (seis cero9 a 7.9 (siete nueve)
4.0 (cuatro cero) a 5.9 (cinco nueve)
1.0 (uno cero) a 3.9 (tres nueve)
Nota: queda pendiente la escala cuantitativa correspondiente a la nueva escala de valoración nacional, estipulada en el Artículo 5 del Decreto 1290 de 2009
2.2.9 Irregularidades detectadas en certificados de estudio
Certificados de estudio con intensidades horarias irregulares.
∑ Cuando no aparece ninguna intensidad horaria en el certificado.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Devolver el certificado a la institución de origen para que se registre adecuadamente la información; esto en el caso que la institución educativa esté situada por fuera de la ciudad de Medellín.
Si la institución de origen está en Medellín y certifica que en los libros reglamentarios no aparece información sobre la intensidad horaria con la que se trabajaron las áreas, la misma institución deberá elaborar resolución rectoral – previo concepto del Consejo Académico – por medio de la cual dé cuenta de que se hizo el procedimiento de adecuación o asimilación en el plan de estudios a las normas reglamentarias vigentes para la fecha, específicamente en el aspecto de las intensidades horarias de las áreas, del grado o el CLEI y luego de realizado esto se podrá proceder a expedir los certificados con la respectiva intensidad.
∑ Cuando aparece menor intensidad horaria que la reglamentaria.
Se trata de aquellos casos en los cuales no se certifica la intensidad horaria semanal requerida por la norma vigente para el grado que se está acreditando.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Devolver el certificado a la institución de origen para que se registre adecuadamente la información; esto en el caso de que la institución educativa esté situada por fuera de la ciudad de Medellín.
Cuando se trate de instituciones educativas ubicadas dentro del Municipio de Medellín se hará lo siguiente: Si la institución de origen certifica que en los libros reglamentarios aparece la información sobre la intensidad horaria con la que se trabajaron las áreas tal cual se certifica, la misma institución procederá mediante resolución rectoral – previo concepto del Consejo Académico – a autorizar nivelación, específicamente en el aspecto de las intensidades horarias de las áreas y luego de realizado esto se podrá proceder a expedir los certificados con la respectiva intensidad.
Si el usuario no utiliza, no quiere o se niega a utilizar ésta opción o definitivamente en la institución de origen o autoridad educativa del ente territorial no soluciona la irregularidad, se autoriza a la institución receptora practicar procedimientos de nivelación del o de las áreas que determine el Consejo Académico a fin de nivelar la intensidad del o de las áreas faltantes según los contenidos propuestos que tenga para la misma área, y puede realizarse a través de estrategias pedagógicas como trabajos académicos extraclase, consultas, presentación de trabajos escritos o en medio magnético, carteleras y exposiciones, entre otros.
Certificados de estudio con dificultades en la parte de las áreas obligatorias y fundamentales.
∑ Certificados de estudio que no contemplan áreas obligatorias y fundamentales tal como establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Realizar la nivelación de contenidos de las áreas que no aparecen en los certificados. Se nivelan contenidos dependiendo de los períodos/grados/CLEI cursados en la institución de origen.
∑ Certificados de estudio que contemplan áreas no denominadas tal como lo establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, la expedición de los certificados de estudio, de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de ley 115 de 1994; para esto, se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. Al alumno (a) se le tiene en la institución en calidad de asistente.
∑ Casos en los cuales las instituciones que expiden el certificado de estudio en los cuales aparecen fusionadas dos áreas denominadas correctamente pero bajo un sólo juicio valorativo, por ejemplo:
ÉTICA Y VALORES HUMANOS Y EDUCACIÓN RELIGIOSA: ACEPTABLE
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Estos certificados se aceptan tal cual los expiden las instituciones de origen; se entenderá que el alumno obtuvo valoración de “aceptable” en cada una de las áreas mencionadas y se le oficia a la institución para corregir el error.
∑ Certificados en los cuales se valoran las asignaturas que comprenden las áreas, de manera independiente, pero no se entrega una valoración conjunta del área tal como lo establece el Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010.
∑ PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 5° del Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010, es decir, valorando por áreas. Para esto, se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. Al alumno (a) se le brinda el servicio en la institución en calidad de asistente.
∑ Certificados de estudio en los cuales se detecta que faltan asignaturas que conforman el área.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de Ley 115 de 1994, en este caso se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. Al alumno (a) se le permite estar en la institución en calidad de asistente.
Si de la institución de origen o autoridad educativa del ente territorial no solucionan la irregularidad, se autoriza practicar procedimientos de nivelación de la o las asignaturas pendientes según contenidos propuestos para la misma en la institución receptora de acuerdo con el decreto reglamentario del plan de estudios vigente al momento en que el estudiante cursó estudios.
Cualquiera sea el caso que se esté presentando en la institución, del resultado del procedimiento se deberá dejar constancia en el registro escolar del alumno (a) que cada institución educativa debe llevar, según lo estipula el Artículo 7 del Decreto Nacional 230 de 2002 y el artículo 16 del Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010.
Se recomienda a cada institución educativa que cuando la expedidora de los certificados se niegue a realizar los ajustes en estos, los mismos que por ley le correspondería hacer, se informe por escrito a la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, solicitando intervención en el asunto.
2.2.10 Otras situaciones:
Cómo proceder con la presentación de certificados falsos: si son detectados antes de la matrícula no se aceptan. Si se descubren luego de estar matriculado, se aplica el Decreto 2832 de 2005 para que inicie proceso de validación. Además, se realizará la respectiva denuncia ante las autoridades competentes.
Cuando un estudiante se retira de la institución: ya sea porque se gradúa o porque se cambia de establecimiento, se le debe entregar toda la carpeta con la documentación que ha traído (certificados de otros colegios, registro civil, ficha observador, etc.) teniendo presente que el solicitante le firme lo que ha recibido para responder posibles reclamos a futuro.
Se recomienda (no es de obligatorio cumplimiento) que se digitalicen o fotocopien los certificados que el estudiante haya traído de otros establecimientos y también los que cursó en la institución, todo esto con el fin de resolver reclamos o dificultades posteriores.
2.2.11 Retención de certificados por falta de pago:
Al respecto, es necesario recordar la jurisprudencia que existe al respecto: “….Una institución educativa no puede negarse a entregar certificados de estudio a los estudiantes cuyos padres están en mora, ya que “cuando una entidad educativa se niega a entregar los documentos que son resultado de la labor académica desempeñada por el estudiante, pretextando la falta de pago de las pensiones, se torna evidente el conflicto entre el derecho constitucional a la educación y el derecho del plantel a recibir la remuneración pactada. En efecto, la no disposición de los certificados implica en la práctica la suspensión del derecho a la educación, ya que es necesario presentarlos para asegurar un cupo en otro establecimiento o para proseguir estudios superiores.” (Corte Constitucional T.26/97. M. P. Hernando Herrera Vergara).
Los planteles educativos conservan el derecho de buscar el pago de deudas que han contraído los padres cuando decidieron suscribir con ellos el contrato educativo. Para ello, pueden iniciar cualquiera de las acciones judiciales previstas en el ordenamiento jurídico y que tienden a obtener el pago de deudas impagadas, como sería por ejemplo el caso de los procesos ejecutivos. Al respecto, también la corte dice: “ no queda desprotegido el derecho de las instituciones educativas a recibir el pago de lo adeudado, ya que la entrega de los certificados académicos y de los demás documentos pertinentes no surte el efecto de liberar al deudor incumplido de su obligación, cuyo pago puede buscar el plantel mediante el ejercicio de las acciones judiciales que con tal finalidad se encuentran previstas en el ordenamiento civil” (Corte Constitucional Sentencia T-422 del 14 de agosto de
Finalmente, la Sentencia T 339 Expediente T 1778371 2008-04-17 dice que: el PLANTEL EDUCATIVO NO PUEDE ABSTENERSE DE ENTREGAR CERTIFICADO DE NOTAS POR NO HABERSE CANCELADO EL VALOR DE MESES DE PENSIÓN ADEUDADOS. (La Sala no comparte los argumentos esbozados por el juez de instancia, quien afirmó que la actora pretendía burlar los compromisos con el colegio demandado. Dada la situación socioeconómica de la actora, la Sala puede concluir que el no pago de las obligaciones con ocasión del contrato de servicios educativos con la institución accionada, no constituye un aprovechamiento grave y escandaloso de la jurisprudencia constitucional, con la que se pretenda burlar las obligaciones pecuniarias con el plantel. Además, lo anterior puede predicarse cuando los padres teniendo recursos económicos no cancelan lo correspondiente por el servicio educativo prestado a sus hijos, lo que no ocurre en el caso concreto. (Revoca M.P. Clara Inés Vargas Hernández)
Los certificados de estudio deberán expedirse dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de solicitud, pero se recomienda ser muy diligentes y aprovechando los adelantos tecnológicos, entregarlos en el menor tiempo posible (se sugieren 3 días hábiles por tardar). Su valor estará sujeto a disposiciones de la resolución de costos expedida por la Secretaría municipal y las tarifas aprobadas en la institución educativa.
El rector debe registrar firmas ante notario y la Unidad de Acreditación de la Secretaría de Educación.
Antes de solicitar un certificado, el usuario deberá aclarar si este se necesita para continuar estudios en el exterior. En las secretarías de las instituciones educativas se le orientará al respecto.
2.2.12 Autorizaciones para el ingreso de menores de edad a la educación formal de adultos
(Circular informativa 134 del 6 de octubre de 2008)
A raíz de la gran cantidad de solicitudes que se presentan ante la Secretaría de Educación, para autorizar el ingreso de los menores de edad a la educación formal de adultos por parte de padres de familia o acudientes, y con el ánimo de evitar que los mismos tengan que desplazarse hasta estas instalaciones, se informa que pueden hacer el trámite directamente en las instituciones que prestan el servicio educativo.
Oficio dirigido al director de núcleo educativo respectivo, explicando los motivos para ingresar a la educación formal de adultos, que contenga la siguiente
información: edad, institución dónde va a estudiar, CLEI que va a cursar, dirección y teléfono de la residencia y fotocopia legible de la tarjeta de identidad.
Para los menores trabajadores: Carta laboral de la empresa, explicando horario de trabajo, dirección y teléfono. Si labora con el padre o un familiar, autorización de este por escrito.
Menores, padre o madre de familia: Registro Civil del hijo (a). Si trabaja, certificado laboral de la empresa, explicando horario, dirección y teléfono.
Menores en Embarazo: Certificado médico que acredite la condición de
embarazo e incapacidad para asistir a la educación formal regular Casos especiales: menores que por circunstancias físicas o sicológicas acreditas no puedan permanecer en una institución formal regular.
Edades para ingresar en la educación formal de adultos
CLEI CLE I (1°,2°Y 3°) CLEI II (4°y 5°) CLEI III (6°Y 7°) CLEI IV (8°Y 9°) C.LEI V (10°) CLEI VI (11°)
∑ Los directivos de las instituciones reciben y llevan una o todas las solicitudes (con los debidos respaldos), ante el respectivo director del núcleo educativo, quien revisa y cuando verifique el cumplimiento de los requisitos dará su visto bueno.

References: Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 3
 artículo 15
 Resolución 
 resolución 
 Artículo 10
 Artículo 10
 Artículo 14
 Artículo 15
 Artículo 14
 Resolución 
 Artículo 2
 Resolución 
 Artículo 5
 Resolución 
 Artículo 3
 Resolución 
 Artículo 8
 Resolución 
 Artículo 28
 Artículo 3
 Artículo 42
 Artículo 7
 Artículo 51

Artículo 2
 Artículo 2
 Artículo 5
 Artículo 9
 Artículo 21
 Artículo 23
 Artículo 23
 Artículo 24
 Artículo 24
 Artículo 24
 Artículo 5
 Artículo 7
 Artículo 29
 Artículo 8
 Artículo 10
 Artículo 5
 Artículo 1
 Artículo 3
 Resolución 
 Artículo 5
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 18
 Artículo 97
 Artículo 39
 Resolución 
 Artículo 88
 Artículo 89
 Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 22
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 Artículo 36

Artículo 11
 Resolución 
 Artículo 16
 Artículo 12
 Resolución 
 Resolución

 Artículo 5
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 5
 Artículo 7
 artículo 16
 resolución