Source: https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032456122&dateTexte=&categorieLien=id
Timestamp: 2020-02-23 12:29:26+00:00

Document:
Arrêté du 14 avril 2016 portant approbation des statuts et du règlement intérieur de l'Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques (IRCANTEC) | Legifrance
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NOR: FCPB1609348A
ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2016/4/14/FCPB1609348A/jo/texte
Vu le décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié portant création d'un régime de retraite complémentaire des assurances sociales en faveur des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques, notamment l'article 2-I ;
Vu le décret n° 87-805 du 30 septembre 1987 modifié relatif au fonds social géré par l'Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques (IRCANTEC) ;
Vu l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié relatif aux modalités de fonctionnement du régime de retraite complémentaire des assurances sociales institué par le décret du 23 décembre 1970, notamment l'article 3 bis ;
Vu l'avis du conseil d'administration de l'Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques (IRCANTEC) du 16 février 2016,
Sont approuvés, tels qu'ils sont annexés au présent arrêté, les statuts et le règlement intérieur de l'Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques (IRCANTEC).
Le directeur du budget et le directeur de la sécurité sociale sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
ANNEXES À L'ARRÊTÉ DU 14 AVRIL 2016 PORTANT APPROBATION DES STATUTS ET DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'INSTITUTION DE RETRAITE COMPLÉMENTAIRE DES AGENTS NON TITULAIRES DE L'ÉTAT ET DES COLLECTIVITÉS PUBLIQUES (IRCANTEC)
STATUTS DE L'IRCANTEC
Conformément aux dispositions de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié, l'institution de retraite complémentaire obligatoire dénommée « Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques » (IRCANTEC) est une personne morale de droit privé à but non lucratif.
Le siège social de l'IRCANTEC est fixé au 33, rue Villiers-de-l'Isle-Adam, 75020 Paris.
L'institution a pour objet la mise en œuvre du régime de retraite défini par le décret précité et son arrêté d'application en date du 30 décembre 1970 modifié.
Elle est également habilitée à promouvoir l'action sociale à destination des bénéficiaires du régime prévue par le décret modifié n° 87-805 du 30 septembre 1987.
Durée et exercice social
L'institution est fondée pour une durée illimitée.
L'exercice social débute le 1er janvier et s'achève le 31 décembre de chaque année.
L'institution est administrée par un conseil d'administration de trente-quatre membres qui comprend :
1° Seize administrateurs représentant les bénéficiaires du régime géré par l'IRCANTEC, désignés sur proposition des organisations syndicales représentatives par un arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et de la fonction publique à raison de :
- Confédération générale du travail (CGT) : trois dont un retraité ;
- Confédération française démocratique du travail (CFDT) : trois dont un retraité ;
- Confédération générale du travail-Force ouvrière (CGT-FO) : trois dont un retraité ;
- Union nationale des syndicats autonomes (UNSA) : deux ;
- Confédération française des travailleurs chrétiens (CFTC) : un ;
- Confédération générale des cadres (CGC) : un ;
- Fédération syndicale unitaire (FSU) : un ;
- Solidaires : un ;
- Fédération autonome de la fonction publique territoriale (FA-FPT) : un ;
2° Seize administrateurs représentant l'Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics ainsi que les établissements publics dont les personnels sont affiliés au régime géré par l'IRCANTEC :
- huit membres désignés par arrêté du ministre chargé de la fonction publique représentant les ministères employeurs ;
- quatre représentants des employeurs de la fonction publique hospitalière désignés, sur proposition de la Fédération hospitalière de France, par arrêté du ministre chargé de la santé ;
3° Deux administrateurs, personnalités qualifiées, désignés par arrêté conjoint des ministres représentés au conseil de tutelle, dont un issu des praticiens statutaires visés à l'article L. 6152-1 du code de la santé publique.
Conditions de désignation et durée de la fonction des administrateurs
Les administrateurs sont désignés dans les conditions prévues au I de l'article 1er de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié précité.
Les fonctions de membre du conseil d'administration sont gratuites. Toutefois, elles ouvrent droit à un défraiement pour dépenses diverses et au remboursement des frais de déplacement et de séjour. Les conditions de prise en charge sont prévues par le règlement intérieur du conseil d'administration annexé aux présents statuts. Ces fonctions ouvrent également droit à la prise en charge des pertes de salaires effectivement subies du fait de la participation aux instances de l'institution.
Le conseil d'administration délibère dans les conditions prévues à l'article 1er de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié précité.
Le conseil d'administration examine et délibère sur toutes les questions d'ordre général relatives à la gestion du régime et de l'institution telles que prévues à l'article 2 du décret du 23 décembre 1970 modifié précité.
Le conseil d'administration bénéficie notamment du soutien technique des commissions prévues à l'article 2 du décret modifié précité.
Un président et un vice-président du conseil d'administration sont élus dans les conditions déterminées au II de l'article 1er de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié précité.
Le président exerce les fonctions prévues aux articles 2 du décret du 23 décembre 1970 modifié, d'une part, et 1er de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié, d'autre part.
Il est institué au sein du conseil d'administration un bureau dont la composition et les attributions sont déterminées au I de l'article 2 de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié.
Conformément aux dispositions de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié, un règlement intérieur précise les modalités de désignations à ces différentes instances, d'une part, et le fonctionnement de celles-ci, d'autre part.
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'IRCANTEC
TITRE Ier. - ÉLECTION DU PRÉSIDENT ET DU VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 2. - Candidatures
Article 3. - Modalités de vote
TITRE II. - LE BUREAU
Article 4. - Constitution
Article 5. - Modalités d'élection des présidents des commissions permanentes
Article 6. - Modalités d'élection des autres membres du bureau
Article 7. - Réunions du bureau
Article 8. - Vacance d'un siège de membre du bureau. - Remplacement
TITRE III. - LES COMMISSIONS
Article 9. - Rôle des présidents des commissions permanentes
Chapitre Ier. - Les commissions permanentes décisionnelles
Article 10. - Commission de recours amiable. - Attributions et composition
Article 11. - Commission du fonds social. - Attributions et composition
Article 12. - Disposition commune aux commissions permanentes décisionnelles
Chapitre II. - Les commissions permanentes d'études
Article 13. - Commission des comptes et de l'audit. - Attributions et composition
Article 14. - Commission de pilotage technique et financier. - Attributions et composition
Chapitre III. - Dispositions communes aux commissions permanentes décisionnelles et d'études
Article 15. - Election des membres
Article 16. - Organisation et fonctionnement
Chapitre IV. - Commissions non permanentes
Article 17. - Conditions de création
Article 18. - Fonctionnement
Chapitre V. - Commission mixte paritaire AGIRC-ARCCO/IRCANTEC
Article 19. - Election des membres siégeant à la commission mixte paritaire
TITRE IV. - FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Chapitre Ier. - Participation aux séances
Article 20. - Absence du président et du vice-président du conseil d'administration
Article 21. - Absence de membres titulaires à une séance du conseil d'administration
Article 22. - Quorum
Chapitre II. - Organisation des séances
Article 23. - Séances ordinaires
Article 24. - Séances extraordinaires
Article 25. - Première séance suivant le renouvellement du conseil d'administration
Chapitre III. - Ordre du jour des séances du conseil d'administration
Article 26. - Etablissement de l'ordre du jour
Article 27. - Point non inscrit à l'ordre du jour
Article 28. - Transmission des documents préparatoires
Chapitre IV. - Déroulement et nature des débats
Article 29. - Caractère non public des séances du conseil d'administration
Article 30. - Rapports réglementaires
Article 31. - Approbation des comptes annuels
Article 32. - Vœux
Chapitre V. - Secrétariat administratif du conseil d'administration et de la présidence
Article 33. - Secrétariat administratif du conseil d'administration
Article 34. - Secrétariat de la présidence
TITRE V. - LES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Chapitre Ier. - Adoption, notification et application des délibérations
Article 35. - Adoption des délibérations et avis du conseil d'administration
Article 36. - Notification
Article 37. - Entrée en application des délibérations
Article 38. - Notification des oppositions
Article 39. - Publicité des procès-verbaux des délibérations
Chapitre II. - Les comptes rendus de séance
Article 40. - Rédaction et validation des comptes rendus
Article 41. - Approbation des comptes rendus par le conseil d'administration
Article 42. - Particularités du compte rendu de la dernière séance d'une mandature
Chapitre III. - Disposition commune aux procès-verbaux des délibérations et aux comptes rendus des débats
Article 43. - Conservation
TITRE VI. - DISPOSITIONS CONCERNANT LES ADMINISTRATEURS
Chapitre Ier. - Information et formation des membres du conseil d'administration
Article 44. - Moyens mis à la disposition des administrateurs
Article 45. - Formation
Chapitre II. - Droits et obligations des membres du conseil d'administration
Article 46. - Honorariat
Article 47. - Remboursement des frais de déplacement et de séjour
Article 48. - Achat de matériel informatique
Article 49. - Autres frais de fonctionnement
Article 50. - Régime indemnitaire
Article 51. - Remboursement aux employeurs des salaires maintenus
Article 52. - Assurances
Article 53. - Déontologie
TITRE VII. - DISPOSITIONS AFFÉRENTES AU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Article 54. - Diffusion
Article 55. - Mise à jour du règlement intérieur
Article 56. - Approbation et conservation
TITRE VIII. - DISPOSITIONS TRANSITOIRES (ART. 13 DE L'ARRÊTÉ DU 23 SEPTEMBRE 2008)
Le présent règlement intérieur a pour objet de déterminer le mode de fonctionnement du conseil d'administration, dans le cadre des dispositions réglementaires fixées par le décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié et l'arrêté du 30 septembre 1970 modifié relatifs au régime de retraite complémentaire des assurances sociales en faveur des agents non titulaires de l'Etat et des collectivités publiques.
Il est annexé aux statuts de l'institution et a été adopté par le conseil d'administration dans sa séance du 16 février 2016. Il prend effet après signature de l'arrêté d'approbation des ministres chargés du budget et de la sécurité sociale.
Titre Ier : ÉLECTION DU PRÉSIDENT ET DU VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le conseil d'administration choisit parmi ses membres un président et un vice-président.
Le président et le vice-président sont élus pour une durée de quatre ans, correspondant à la mandature des administrateurs, pour l'un parmi les seize administrateurs représentant les bénéficiaires et pour l'autre parmi les seize administrateurs représentant l'Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics et les établissements publics dont les personnels sont affiliés à l'IRCANTEC. Leur mandat prend fin à la date de l'élection de leurs successeurs.
A chaque renouvellement du conseil d'administration, il est appliqué une règle d'alternance entre la présidence et la vice-présidence. Si le président est issu des membres représentant les bénéficiaires, le nouveau président est choisi parmi les membres représentant l'Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics et les établissements publics dont les personnels sont affiliés à l'IRCANTEC et inversement.
Les candidatures sont présentées lors de la séance au cours de laquelle ont lieu les scrutins. Seuls les membres titulaires du conseil d'administration peuvent faire acte de candidature.
La candidature d'un membre titulaire peut valablement être présentée par un autre administrateur.
L'élection du président et du vice-président se déroule obligatoirement lors de la première séance qui suit le renouvellement du conseil d'administration. Le conseil d'administration devra procéder à deux votes distincts pour désigner, d'une part, son président, d'autre part, son vice-président.
Le président de la séance fait appel à candidatures.
L'élection a lieu par vote à bulletin secret sur lequel le nom du candidat est rédigé lisiblement et sans ambiguïté. A défaut, le bulletin sera considéré comme nul.
Pour être élu, le candidat doit recueillir la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour ou la majorité relative au second tour. En cas d'égalité des voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
Seuls les candidats présentés dès le premier tour peuvent participer au second.
Le bureau est constitué pour une durée de quatre ans correspondant à la mandature des administrateurs.
Il comprend dix membres. Outre le président, le vice-président et les présidents des quatre commissions réglementaires, il est composé de quatre autres administrateurs.
Modalités d'élection des présidents des commissions permanentes
Lors de la première séance qui suit son renouvellement, le conseil d'administration élit, parmi ses membres titulaires, un président pour chacune des commissions permanentes suivantes :
- commission du fonds social ;
- commission de recours amiable ;
- commission des comptes et de l'audit ;
- commission de pilotage technique et financier.
L'élection se déroule selon les modalités fixées pour l'élection du président et du vice-président.
Modalités d'élection des autres membres du bureau
Lors de la première séance qui suit son renouvellement, le conseil d'administration élit les quatre autres membres du bureau.
Le conseil d'administration procède à un vote à bulletin secret après établissement de la liste des candidats. Pour être valables lors du dépouillement, les bulletins doivent contenir un nombre de noms au plus égal au nombre de sièges à pourvoir.
Sont élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Au premier tour, la majorité absolue est requise. Si nécessaire, un second tour est organisé. En cas d'égalité des voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
Le bureau est convoqué par le président du conseil d'administration, à son initiative ou à la demande écrite et motivée formulée auprès du président d'au moins quatre de ses membres. Il se réunit au moins six fois par an. L'ordre du jour est fixé par le président du conseil d'administration.
Le directeur du service gestionnaire ou son représentant assiste aux séances du bureau. Il est accompagné, en tant que de besoin, des collaborateurs dont l'ordre du jour requiert l'appui technique.
Les convocations et l'ordre du jour sont adressés à ses membres, par voie électronique, huit jours ouvrés (1) au moins avant la date de la réunion. Dans la mesure du possible, les dossiers sont envoyés en même temps et au moins cinq jours ouvrés avant la réunion.
(1) La notion de jours ouvrés s'entend par le décompte des jours du lundi au vendredi (le samedi, le dimanche et les jours fériés ne sont pas comptés).
Vacance d'un siège de membre du bureau. - Remplacement
Un siège de membre du bureau peut se trouver vacant par suite de démission notifiée par écrit au président du conseil d'administration, de décès de son titulaire ou de perte de la qualité d'administrateur.
Lorsque la vacance est constatée, le conseil d'administration procède au remplacement du membre du bureau par une nouvelle élection. Ce remplacement intervient pour la durée du mandat restant à courir.
Titre III : LES COMMISSIONS
Rôle des présidents des commissions permanentes
Les présidents convoquent les membres de leur commission et en animent les travaux. Ils veillent à ce qu'il soit rendu compte de l'activité de leur commission auprès du conseil d'administration. Ils valident les comptes rendus des réunions de la commission qu'ils président.
Chapitre Ier : Les commissions permanentes décisionnelles
Commission de recours amiable. - Attributions et composition
La commission de recours amiable statue sur les recours amiables présentés par les bénéficiaires du régime et portant sur l'application des textes en vigueur ainsi que sur les demandes en réduction ou remise des majorations et pénalités de retard.
La commission de recours amiable rapporte annuellement ses décisions devant le conseil d'administration.
Outre son président, la commission de recours amiable est composée de trois membres.
Commission du fonds social (décret n° 87-805 du 30 septembre 1987). - Attributions et composition
1° La commission du fonds social, sur délégation du conseil d'administration, statue sur les demandes de secours individuels urgents et d'aides présentées par les affiliés. Elle rend compte au conseil d'administration des décisions prises en application de cette délégation ;
2° Elle prépare les décisions du conseil d'administration en matière de politique d'action sociale ;
3° Elle réalise toute étude préalable en vue de réaliser une ou plusieurs opérations au titre des actions collectives prévues à l'article 3 b du décret n° 87-805 du 30 septembre 1987. Ces propositions sont ensuite soumises au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission du fonds social est composée de neuf membres.
Disposition commune aux commissions permanentes décisionnelles
Les décisions des commissions permanentes décisionnelles sont prises à la majorité des voix des membres présents.
Elles ne délibèrent valablement que si au moins la moitié de leurs membres sont présents ou représentés.
Chapitre II : Commissions permanentes d'études
Commission des comptes et de l'audit. - Attributions et composition
La commission des comptes et de l'audit est chargée du suivi de la préparation et de la réalisation du budget, des relations avec les commissaires aux comptes, de la préparation de la convention d'objectifs et de gestion, et du suivi de la performance de la gestion.
Dans le cadre de ses attributions, la commission des comptes et de l'audit prépare les projets de :
- rapport de gestion détaillé relatif au précédent exercice portant notamment sur le fonctionnement du régime et sur l'état de recouvrement des cotisations ;
- rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- bilan et des comptes de résultats de l'institution.
Ces documents sont soumis au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission des comptes et de l'audit est composée de sept membres.
Commission de pilotage technique et financier. - Attributions et composition
La commission de pilotage technique et financier est chargée de préparer les travaux du conseil d'administration relatifs à la politique de placement, au pilotage actuariel et à la solvabilité à long terme du régime. Dans le cadre de ses attributions, la commission de pilotage technique et financier prépare les projets :
- de rapport annuel technique et financier du conseil d'administration mentionné au II de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié ;
- de rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- de plan quadriennal prévu au III de l'article 2 du décret n° 70-1277 du 23 décembre 1970 modifié ;
- de bilan actuariel du régime ;
- d'évolution des paramètres, en tenant compte des objectifs de solvabilité de long terme du régime.
Ces travaux sont communiqués au conseil de tutelle et transmis au conseil d'administration pour décision.
Outre son président, la commission de pilotage technique et financier est composée de neuf membres.
Chapitre III : Dispositions communes aux commissions permanentes décisionnelles et d'études
Les commissions sont constituées pour une durée de quatre ans correspondant à la mandature des administrateurs.
Les membres de chacune des commissions sont élus lors de la première réunion qui suit le renouvellement du conseil d'administration. Ils peuvent être choisis parmi les membres titulaires ou suppléants du conseil d'administration.
Les modalités d'élection des membres des commissions sont les mêmes que celles appliquées pour les membres du bureau.
Pour la commission du fonds social, le conseil d'administration se prononce sur deux listes distinctes : l'une pour élire les représentants des bénéficiaires et l'autre pour élire les représentants des employeurs conformément au décret n° 87-805 du 30 septembre 1987.
Les commissions décisionnelles et d'études se réunissent au moins quatre fois par an.
Lorsqu'un membre d'une commission est empêché de se rendre à la convocation, il peut désigner un autre administrateur appartenant à la même catégorie de représentants (par organisation syndicale pour les représentants des bénéficiaires, représentants des ministères employeurs, représentants de la FHF, de l'AMF, de l'ARF, de l'ADF et personnalités qualifiées).
Les représentants de la Caisse des dépôts, gestionnaire, assistent aux séances des commissions décisionnelles et d'études sans voix délibérative.
Le commissaire du Gouvernement, son suppléant, les membres du conseil de tutelle, le président et/ou le vice-président du conseil d'administration peuvent assister aux réunions des commissions sans voix délibérative.
Les convocations et les dossiers sont adressés selon les mêmes modalités que pour le bureau.
En cas d'absence non prévue du président, la commission désigne en son sein son président de séance.
Chapitre IV : Commissions non permanentes
Le conseil d'administration peut en tant que de besoin créer, pour une année au plus, une ou plusieurs commissions pour un objet déterminé.
Au cours de la séance pendant laquelle est prise la décision de créer une commission non permanente, le conseil d'administration désigne les membres de cette commission, qui est composée de quatre administrateurs au plus. Les modalités de scrutin de l'élection sont les mêmes que celles du bureau.
Les représentants de la Caisse des dépôts, gestionnaire, assistent aux séances des commissions non permanentes sans voix délibérative.
Le commissaire du Gouvernement, son suppléant, les membres du conseil de tutelle, le président et/ou le vice-président du conseil d'administration peuvent assister aux réunions des commissions non permanentes sans voix délibérative.
La commission fixe le calendrier prévisionnel de ses réunions.
A l'issue de ses travaux, la commission non permanente établit un rapport qui est remis au conseil d'administration.
Chapitre V : Commission mixte paritaire AGIRC-ARRCO/IRCANTEC
Election des membres siégeant à la commission mixte paritaire
Au cours d'une séance suivant son renouvellement, le conseil d'administration élit ses représentants à la commission mixte paritaire selon les mêmes modalités de scrutin que pour la commission du fonds social.
Titre IV : FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Chapitre Ier : Participation aux séances
Absence du président et du vice-président du conseil d'administration
En cas d'absence simultanée du président et du vice-président, la séance est présidée par le doyen d'âge des membres du bureau.
Absence de membres titulaires à une séance du conseil d'administration
En cas d'impossibilité d'assister à une séance du conseil d'administration, les membres titulaires informent le président du conseil d'administration par tout moyen disponible (courrier électronique, envoi postal, téléphone…) en précisant le nom du suppléant appelé à siéger, qui doit appartenir à la même organisation et catégorie de représentants que le titulaire concerné. Cette information devra parvenir au secrétariat administratif avant l'ouverture des débats de la séance concernée.
Un membre suppléant ne peut représenter qu'un seul titulaire, et uniquement pour la séance du conseil pour laquelle le membre titulaire est empêché. Aucun mandat ne peut être donné.
Le président vérifie à l'ouverture de la séance que le quorum est atteint. Si celui-ci n'est pas atteint, le conseil est convoqué à nouveau dans un délai de quinze jours maximum et aucune condition de quorum ne sera alors exigée.
Chapitre II : Organisation des séances
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois par trimestre. Les convocations, accompagnées de l'ordre du jour, sont adressées aux administrateurs titulaires et suppléants, par voie électronique, dix jours ouvrés au moins avant la date de la réunion.
Le conseil d'administration peut être convoqué, à titre extraordinaire et sur un ordre du jour déterminé, lorsque la moitié au moins de ses membres ou le commissaire du Gouvernement en exprime la demande, par écrit, au président du conseil, qui examine la recevabilité de la demande.
Le président fixe la date de la séance extraordinaire dans un délai de dix jours ouvrés maximum à compter de la date de réception de la demande.
Première séance suivant le renouvellement du conseil d'administration
Pour la première séance qui suit le renouvellement de ses membres, le conseil d'administration est convoqué par le président en exercice.
La séance est ouverte par le doyen d'âge des membres titulaires présents nouvellement désignés dans le conseil d'administration.
Chapitre III : Ordre du jour des séances du conseil d'administration
L'ordre du jour des séances du conseil d'administration est fixé par le président, après consultation du bureau, sauf urgence.
L'inscription à l'ordre du jour d'une séance résulte notamment :
- d'une disposition de la réglementation applicable à l'IRCANTEC (cf. article suivant) ;
- d'une décision du conseil d'administration, d'une demande du bureau ou d'une commission ;
- des oppositions notifiées au président du conseil d'administration.
En outre, l'ordre du jour comporte un point « Informations diverses » dont le contenu doit être arrêté en début de séance. Les questions qui nécessitent une étude préalable ou une décision du conseil d'administration ne peuvent être examinées au titre de cette rubrique.
Point non inscrit à l'ordre du jour
Le conseil d'administration peut, sous réserve que le sujet ait été soumis au préalable au bureau et sur demande expresse d'au moins huit administrateurs titulaires ou, à défaut, de leurs suppléants, modifier son ordre du jour par une délibération expresse adoptée à la majorité des membres présents ou représentés.
Transmission des documents préparatoires
Chaque point figurant à l'ordre du jour fait l'objet, le cas échéant, d'un rapport ou d'une note. L'avis ou le rapport de la commission compétente ou, à défaut, du bureau est présenté en séance.
Les dossiers sont adressés par le secrétariat administratif au plus tard cinq jours ouvrés avant la réunion, sauf urgence.
Chapitre IV : Déroulement et nature des débats
Caractère non public des séances du conseil d'administration
Les séances du conseil d'administration de l'IRCANTEC ne sont pas publiques.
1° Le conseil d'administration délibère sur les documents suivants :
- la convention d'objectifs et de gestion (conclue pour une durée minimale de trois ans) ;
- le plan quadriennal retraçant les conditions de réalisation de l'équilibre de long terme du régime, sur la base des travaux préparatoires de la commission de pilotage technique et financier, accompagné du rapport établi par l'actuaire indépendant.
2° Il examine chaque année :
- un rapport de gestion détaillé relatif au précédent exercice, portant notamment sur le fonctionnement du régime et sur l'état du recouvrement des cotisations ; cet examen a lieu au premier semestre ;
- un rapport technique et financier préparé par la commission de pilotage technique et financier ;
- un rapport de contrôle interne relatif au précédent exercice comportant l'évaluation de l'ensemble des risques, notamment techniques, financiers et opérationnels ;
- un plan de formation des administrateurs pour l'année à venir ;
- un rapport sur la situation du régime qui sera adressé au Conseil commun de la fonction publique (cf. décret n° 2012-148 du 30 janvier 2012 relatif au Conseil commun de la fonction publique).
Avant la fin du premier semestre de chaque année, le conseil d'administration approuve, par délibération, les comptes de l'IRCANTEC pour l'exercice précédent.
Le conseil d'administration peut émettre des vœux sur des sujets qui, bien que ne relevant pas de sa compétence décisionnelle, concernent l'IRCANTEC.
Chapitre V : Secrétariat administratif du conseil d'administration et de la présidence
Secrétariat administratif du conseil d'administration
La Caisse des dépôts, gestionnaire, assure le secrétariat administratif du conseil d'administration, du bureau et des commissions, sous l'autorité du président.
Le secrétariat administratif fournit toute assistance au président du conseil d'administration et aux présidents des commissions pour la préparation et l'organisation des réunions.
En particulier, il diffuse convocations, ordres du jour, dossiers et comptes rendus et en assure la rédaction.
Le secrétariat administratif apporte son soutien à la rédaction des délibérations soumises aux votes du conseil d'administration.
Le secrétariat administratif est l'interlocuteur des administrateurs pour toutes les questions matérielles les concernant.
La Caisse des dépôts, gestionnaire, fournit au président les moyens en personnel et en matériel pour assurer son assistance et sa documentation.
Titre V : LES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Chapitre Ier : Adoption, notification et application des délibérations
Adoption des délibérations du conseil d'administration
Les votes ont lieu à main levée. Toutefois, les votes ont lieu à bulletin secret pour toutes les nominations individuelles et pour toutes les autres délibérations sur décision du président ou à la demande d'un administrateur.
A l'issue de chaque séance du conseil d'administration, le secrétariat administratif rédige un procès-verbal des délibérations. Ce procès-verbal est signé par le président.
Il est adressé au commissaire du Gouvernement et aux membres du conseil de tutelle par courriel (accompagné d'une demande d'accusé de réception).
Entrée en application des délibérations
Les délibérations du conseil d'administration deviennent exécutoires en l'absence d'opposition du conseil de tutelle dans un délai d'un mois à compter de la réception du procès-verbal des délibérations par les membres du conseil de tutelle, l'accusé de réception des courriels faisant foi, ou avant l'expiration de ce délai si les délibérations ont fait l'objet d'une approbation explicite.
Notification des oppositions
Les oppositions sont notifiées, par lettre recommandée avec avis de réception, au président du conseil d'administration dans un délai d'un mois à compter de la date de réception du procès-verbal par les membres du conseil de tutelle. Une copie est adressée simultanément dans les mêmes conditions au secrétariat administratif du conseil.
Le président informe les membres du conseil d'administration, sans délai et par voie électronique, des oppositions formulées par le commissaire du Gouvernement ou un autre membre du conseil de tutelle.
Elles sont inscrites d'office à l'ordre du jour de la séance suivante du conseil d'administration.
Publicité des procès-verbaux des délibérations
Les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration approuvés peuvent être communiqués par le secrétariat administratif à d'autres personnes ou institutions que celles qui siègent ou sont représentées au conseil dans les conditions fixées par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public.
Chapitre II : Les comptes rendus de séance
Rédaction et validation des comptes rendus
Un compte rendu des débats est établi après chaque séance du conseil d'administration par le secrétariat administratif.
Il est une synthèse fidèle des débats, assortie des délibérations et vœux du conseil d'administration ainsi que de la liste des membres présents, absents excusés et absents.
Approbation des comptes rendus par le conseil d'administration
Le compte rendu est approuvé lors de la séance qui suit celle dont il rend compte.
Les membres du conseil d'administration peuvent alors émettre des réserves ou des demandes de rectifications qui seront consignées au compte rendu de la séance au cours de laquelle elles auront été formulées.
Le compte rendu initial validé par le président de séance est mis à jour des modifications acceptées par le conseil d'administration.
Particularités du compte rendu de la dernière séance d'une mandature
Le compte rendu de la dernière séance du conseil d'administration avant son renouvellement est rédigé et diffusé à l'ensemble des membres sortants du conseil.
Les observations des membres sortants sont adressées au secrétariat administratif qui en fait part au nouveau conseil d'administration lorsque le compte rendu est soumis à son approbation.
Chapitre III : Disposition commune aux procès-verbaux des délibérations et aux comptes rendus des débats
Le procès-verbal des délibérations et le compte rendu des débats font l'objet respectivement d'une pagination annuelle. Ils sont paraphés et signés par le président de la séance avant d'être conservés dans les archives du régime.
Titre VI : DISPOSITIONS CONCERNANT LES ADMINISTRATEURS
Chapitre Ier : Information et formation des membres du conseil d'administration
Moyens mis à disposition des administrateurs
Un site extranet sécurisé est dédié aux administrateurs de l'IRCANTEC. Il contient tous les documents afférents aux réunions des instances et à leurs travaux, y compris ceux remis en séance.
Le secrétariat administratif du conseil d'administration gère les habilitations des administrateurs et s'assure de la mise en ligne des documents. Il communique un code d'accès confidentiel à chacun des administrateurs.
Dès qu'une mise à jour intervient sur le site, les administrateurs en sont aussitôt informés par messagerie électronique.
Un calendrier des réunions est communiqué en séance ordinaire du conseil d'administration par le président une fois par an. Le calendrier régulièrement mis à jour figure sur la page d'accueil du site extranet.
Après l'adoption par le conseil d'administration du plan de formation, les administrateurs sont destinataires du calendrier de mise en place des formations, accompagné d'un bulletin d'inscription à retourner au secrétariat administratif du conseil d'administration.
Celui-ci adresse aux administrateurs inscrits les convocations et le programme des formations au moins huit jours ouvrés avant la date de la formation.
Chapitre II : Droits et obligations des membres du conseil d'administration
L'honorariat est attribué, sur demande, à tout administrateur qui justifie d'un mandat d'une durée de huit ans comme titulaire ou suppléant. La demande est à adresser au secrétariat administratif du conseil d'administration. La notification est signée par le président du conseil d'administration.
L'honorariat est accordé de droit à tout ancien président.
Les frais de déplacement et de séjour engagés par les membres du conseil d'administration sont remboursés sur leur demande par le secrétariat administratif du conseil pour toutes les réunions inscrites au calendrier prévisionnel des instances, les réunions faisant l'objet de convocations signées du président ou des présidents de commissions, ainsi que pour les formations prévues au plan de formation annuel pour lesquelles la convocation tient lieu d'ordre de mission.
En référence à l'article 2 de l'arrêté du 30 décembre 1970, toute mission de représentation doit donner lieu à une convocation préalable signée ou visée du président.
Ce remboursement est effectué sur production d'un état des dépenses engagées auquel sont joints les justificatifs nécessaires.
Une avance peut être consentie aux administrateurs sur leur demande.
Les conditions de prise en charge des frais de déplacement et de séjour ainsi que des avances sont précisées dans une note de procédure générale sur les frais engagés dans le cadre de l'exercice de leur mission. Cette note est, sur proposition du bureau, adoptée par le conseil d'administration.
Elle est remise par le secrétariat administratif du conseil à chaque administrateur dès sa désignation.
L'IRCANTEC procède à l'achat de matériel informatique pour les administrateurs titulaires et suppléants qui en font la demande, dans des conditions précisées dans la note de procédure générale sur les frais engagés dans le cadre de l'exercice de leur mission.
La dotation est limitée à une fois par administrateur et par mandat.
Les frais exposés par les administrateurs dans le cadre de l'exercice de leur mission sont remboursés dans la limite d'un plafond fixé une fois par mandat par le conseil d'administration, sur proposition du bureau. Les conditions de remboursement sont précisées dans la note de procédure générale sur les frais engagés.
Les montants des indemnités prévues aux articles 47 et 49 sont fixés par le conseil d'administration, sur proposition du bureau. Ils sont révisés une fois par mandat.
Remboursement aux employeurs des salaires maintenus
Pour l'exercice de leur mandat, les salariés ne relevant pas des ministères de l'Etat disposent d'autorisations d'absence régies par les conventions relatives à l'exercice du droit syndical.
En cas de dépassement du contingent des heures prévues par lesdites conventions, l'IRCANTEC rembourse aux employeurs, le cas échéant, les rémunérations et charges y afférentes des représentants appelés à participer aux travaux des instances de l'institution.
L'IRCANTEC souscrit pour chaque administrateur une assurance destinée à couvrir les risques accident et invalidité encourus dans l'exercice de ses fonctions.
Les administrateurs de l'IRCANTEC doivent agir dans l'intérêt exclusif de l'institution, avec le souci constant de préserver son image et sa réputation.
Les administrateurs doivent indiquer toute survenance de situation portant à conflit d'intérêts dès lors qu'elle pourrait interférer sur les missions qui leur sont confiées.
En matière financière, les administrateurs détenteurs d'une information privilégiée se doivent de ne pas utiliser cette information, ni pour leur compte propre, ni au profit d'un tiers.
Tout administrateur doit refuser d'un tiers tout cadeau ou avantage qui serait de nature à compromettre son indépendance de jugement ou qui pourrait laisser penser, à l'extérieur de l'IRCANTEC, qu'il pourrait être influencé. Dans ce cadre, et si la valeur du cadeau est inférieure à 150 euros par an et par tiers, le cadeau peut être accepté. Les cadeaux ne sont admis que s'ils sont reçus au siège social de l'IRCANTEC, à l'attention de l'administrateur qui en bénéficie, ce qui exclut de communiquer son adresse personnelle au tiers en vue de recevoir un cadeau ou un avantage.
Les membres du conseil d'administration et les membres des commissions sont tenus au secret professionnel selon les règles prévues pour les administrateurs des organismes de la sécurité sociale.
Ils sont tenus à la discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président, le vice-président ou le directeur du service gestionnaire.
Titre VII : DISPOSITIONS AFFÉRENTES AU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Un exemplaire des statuts et du règlement intérieur est remis à chaque administrateur lors de son entrée en fonctions.
Les dispositions du présent règlement intérieur peuvent être modifiées par délibération du conseil d'administration. Les modalités d'approbation par les tutelles sont identiques à celles applicables pour les statuts.
Approbation et conservation
Conformément aux dispositions de l'article 3 bis de l'arrêté du 30 décembre 1970 modifié, le présent règlement intérieur est annexé aux statuts et doit être soumis à l'approbation du ministre chargé du budget et de celui chargé de la sécurité sociale. Un exemplaire du règlement intérieur paraphé et signé par le président du conseil d'administration est conservé dans les locaux du siège de l'institution.
Titre VIII : DISPOSITIONS TRANSITOIRES (ART. 13 DE L'ARRÊTÉ DU 23 SEPTEMBRE 2008)

References: l'article 2
 l'article 3
 l'article 2
 l'article 1
 l'article 1
 l'article 2
 l'article 2
 l'article 1
 l'article 2
 l'article 3
 l'article 2
 l'article 2
 l'article 2
 l'article 3