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Timestamp: 2019-01-20 18:45:23+00:00

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SGC - Corporación Interamericana de Educación Superior
Formatos Sistemas Gestión de Calidad
Planta docente Disponibilidad Docente Los Docentes antiguos deben entregar a la asistent de Dirección académica el formato F-FA_001 de disponibilidad Docente 15 dias antes de finalizar el semestre.
F-FA-001
Diaponibilidad horaria
Y al terminar las actividades académicas deben diligenciar el Paz y Salvo F-FA-002 y se entrega a Talento Humano
F-FA-002
Paz y Salvo Docentes
Aplicación Evaluación Docente El comité de Evaluación analiza los resultados obtenidos de las 3 evaluación: 1 por parte de los estudiantes, 2 autoevaluacion por parte de cada docente, 3 por parte del director de programa) Si el Docente es mal calificado y el comité evaluador desea que continué, entonces el docente llena el F-FA-003 para el próximo semestre
F-FA-003
Acta de Compromiso Docente
Pruebas Docentes Los Pre seleccionados deberán somertersen a 3 pruebas: Entrevista con el Director Académico F-FA-004 Entrevista Docente VER
F-FA-005
Inducción Docente A los docentes seleccionados Se les hace una invitación por medio de correo electrónico y se le entrega la carga académica.
F-FA-006
Matricula academica Acta de Homologación Una vez realizado el estudio se le comunica al asesor institucional para que contacte al aspirante informándole que el estudio de homologación se encuentra listo para su verificación. Nota: Si es aceptada, debe estar debidamente firmada por los responsables del proceso para su validez, previo pago de los derechos pecuniarios correspondientes. La entrega del acta del proceso de homologación se hace personalmente al aspirante por parte del director de programa presentado copia del soporte de pago de dicho estudio. F-FA-007 Formato Homologaciones VER
Diligenciar Matricula Académica Una vez cancelado el valor de matrícula, se debe dirigir al Director de Programa con copia del recibo de pago para diligenciar el formato de Matrícula académica correspondiente según los horarios establecidos. Nota: cuando se indique debe realizarse la matricula en el sistema de información que disponga la Institución para tal fin.
F-FA-008
Formato Matrícula Académica
Inclusiones y Cancelaciones de Asignaturas Si un estudiante desea matricular más créditos de los asignados al semestre que cursa, podrá hacerlo cancelando el valor asignado por crédito y deberá tener la aprobación del director de Programa. Lo anterior solo se podrá en la semana de Inclusiones y cancelaciones, diligenciando el Formato correspondiente. Nota: el estudiante podrá matricular hasta el máximo de 20 créditos semestrales en el periodo académico según la malla del programa aprobada por el MEN. F-FA-009 Formato Inclusiones y Cancelaciones VER
Retiro y Aplazamiento del Semestre Un Estudiante podrá aplazar un semestre académico, realizando dicha solicitud ante la Dirección Académica y diligenciando el formato establecido para dicho caso dentro de las fechas establecidas en el calendario académico. Si es por retiro, así mismo, deberá cumplir con los requisitos del epígrafe anterior, dando cumplimiento con lo establecido en el reglamento estudiantil vigente de la Institución. Si un estudiante desea cambiar de programa académico dentro de la misma institución, deberá pasar por un proceso de homologación interna, cumplir con los requisitos consignados en el reglamento estudiantil y diligenciar el formato para los efectos.
F-FA-010
Formato Retiro y Aplazamiento
Curriculo Académico Diseño Curricular Para el diseño curricular de cada programa, el consejo académico debe convocar a los Directores de programa para realizar la estructura curricular que va a determinar el desarrollo de contenidos programáticos por cada asignatura de cada programa, teniendo en cuenta las materias transversales y las áreas de conocimiento. Nota: Se debe presentar pre-diseño, revisión, verificación y validación teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el PEI y su correspondiente relación. F-FA-011 Formato Contenidos Programáticos VER
F-FA-012 Formato Mapa de Competencias VER
Contenidos Programáticos Una vez aprobado el diseño que va a regir la estructura curricular de los diferentes programas, se debe determinar el contenido de cada asignatura y se debe presentar el plan de estudios representado en la Malla Curricular. F-FA-013 Formato Plan de Asignatura VER
Seguimiento Desempeño Docente Seguimiento Actividades Docente Como medida de control a la prestación del Servicio brindado por la institución, es necesario realizar seguimiento a las actividades de los docentes. El control que se llevará acabo se hará mediante el diligenciamiento del formato estipulado para tal fin, mediante entrevista con los estudiantes y visita sorpresa al aula de clase, por parte del director de programa, para verificar el cumplimiento y el desarrollo del plan de aula. F-FA-014 Formato Seguimiento Actividades Docente VER
Control de Asistencia a Docentes Por medio del Biométrico que registra la huella y el formato de control de asistencia se podrá verificar el cumplimiento de la hora de entrada y salida de los docentes. F-FA-015 Formato Control Asistencia Docentes VER
Si el docente no asiste a su jornada o clase deberá diligenciar el formato de inasistencia docente en la Dirección de Programa correspondiente, con el fin de justificar el porqué de su ausencia, donde deberá comprometerse en el mismo a la posterior recuDeración de la clase perdida. F-FA-016 Formato Inasistencia y Recuperación VER
En caso de presentarse la recuperación de la clase, se deberá tomar asistencia registrando la fecha, hora y lugar, firmada por los estudiantes para verificar dicho cumplimiento de recuperación y deberá ser entregada al Director del programa a que corresponda F-FA-017 Formato Asistencia Estudiantes VER
Reporte de Asistencia Docente Semanalmente los directores de programa deberán realizar un reporte de novedades de asistencia docente a la Dirección Académica, con el fin de garantizar eficacia en la realización de las actividades de formación. F-FA-018 Reporte Novedades Asistencia Docente VER
Seguimiento Desempeño Docente El seguimiento al desempeño docente se lleva a cabo mediante la evaluación docente por parte de los estudiantes, la autoevaluación realizada por el propio docente y la evaluación por parte de los directores de programa como jefe inmediatos; esto es realizado con el fin de recoger la percepción de todos los actores involucrados en el proceso de enseñanza- aprendizaje. F-FA-019 Formato Resultado Seguimiento y Evaluación Docente VER
Seguimiento Evaluación de Estudiantes Autorización del Examen Supletorio Una vez el estudiante esté autorizado por parte del Director Académico para presentar el supletorio, debe realizar el pago correspondiente en la tesorería de la Institución y presentar el formato de supletorio debidamente diligenciado y autorizado que se debe solicitar en la oficina de la Dirección Académica. Nota: El docente debe diligenciar la calificación en el formato correspondiente y entregarlo a la Dirección Académica para la validación del mismo y su posterior entrega a la oficina de Registro y control.
F-FA-020
Formato de Supletorio
Habilitación Si un estudiante obtiene como nota final del período académico en alguna asignatura teórica y/o teórico-práctica una calificación mayor o igual a 2.0 y menor a 3.0, tiene derecho a presentar una habilitación. Así mismo, deberá cancelar los derechos pecuniarios correspondientes en la oficina de tesorería de la Institución, presentado el formato debidamente diligenciado que se reclama en la oficina de la Dirección Académica. Nota: el examen de habilitación no se podrá realizar para materias de netamente prácticas. Una vez presentada la prueba de habilitación se debe consignar en el formato diseñado para tal fin, y para obtener la nota final definitiva se debe promediar teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Nota antes de la habilitación (60%) Nota habilitación (40%) Finalizando con la sumatoria de los porcentajes que será la Nota definitiva de la asignatura. El formato anterior se valida por el Director Académico y personalmente deberá hacer el envío a Registro y Control.
F-FA-021
Autorización Examen de Suficiencia La Dirección académica tiene cinco días hábiles a partir de la fecha de recepción de la carta para dar respuesta al estudiante de su solicitud, donde debe especificar la aprobación o no del examen, la fecha y hora asignada para su presentación. Una vez autorizado el examen el estudiante debe cancelar los derechos pecuniarios a que haya lugar como lo son los créditos académicos de la asignatura y el valor del examen de suficiencia. Una vez presentado el examen, el docente debe diligenciar el formato del examen de suficiencia y validación y presentarlo ante el Director de Programa y la Dirección Académica. Así mismo, debe ser entregado y firmado por el estudiante en constancia de que se le dio a conocer la nota. El director de programa debe entregar el formato a la oficina de Registro y control.
F-FA-022
Formato de Examen de Suficiencia
Desarrollo De Tutoría En primera instancia, el docente asignado hará un plan de trabajo de la asignatura a desarrollar donde se acuerda los temas a tratar, los encuentros con el respectivo estudiante, el sistema de evaluación y las fechas de presentación de las pruebas que medirán el avance del conocimiento recibido por parte del alumno. Al finalizar la orientación, el docente pasará la nota definitiva mediante el formato de entrega de notas a la oficina de Registro y control, con copia a la Dirección del programa. F-FA-023 Formato de Plan de Tutorías. VER
F-FA-024 Formato Entrega de Notas VER
Capacitación y Formación Docente Desarrollo de la Capacitación Dando la fecha de inicio se desarrolla la Capacitación docente durante el tiempo establecido diligenciando el acta de control de asistencia. Nota: Para certificar la capacitación debe cumplir y participar con el 80% de la asistencia, de lo contrario no será aprobado. Toda actividad desarrollada dentro del plan de capacitación debe ser evaluada para conocer el grado de satisfacción y pertinencia que nos va a permitir hacer mejoras continúas.
F-FA-025
Formato Control Asistencia a Eventos
Inscripción al Plan de acompañamiento estudiantil Los estudiantes debidamente matriculados que presenten dificultades en el proceso de enseñanza aprendizaje, y que la nota del primer corte se encuentre perdida, podrán inscribirse al plan de acompañamiento estudiantil (tutorías) con el director de programa encargado. F-FA-026 Formato Acompañamiento Estudiantil VER
1. ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS, RECREATIVAS Y DE EDUCACIÓN FÍSICA. 1. Programación de las actividades El Coordinador de Bienestar Universitario debe realizar un cronograma de las actividades a desarrollar durante el periodo académico.
F-BU-001
2. Promoción de las actividades Bienestar Universitario debe publicar las fechas de inscripción de las actividades en la página web, carteleras, afiches o pendones. El equipo de bienestar debe realizar la divulgación de las actividades, pasando por los salones e invitando a todos los estudiantes para que participen activamente en las diferentes disciplinas ofertadas por la Institución. Una vez se tenga el cronograma de las actividades de acuerdo a cada disciplina, se desarrolla el calendario estableciendo las fechas en el periodo académico vigente. Publicación Calendario de actividades Carteleras Página Web
3. Realización de la inscripción De acuerdo a la programación, las inscripciones las pueden realizaren el salón de clases al momento de hacer la invitación o en la oficina de Bienestar Universitario. Una vez terminada las inscripciones, se procede a la apertura de cursos, donde el docente recibirá por parte del Coordinador de Bienestar Universitario el Listado de Matriculados.
Formato de Inscripción de Actividades
F-BU-002
4. Gestión del sitio Bienestar Universitario debe acordar y ubicar los lugares donde se va a realizar las actividades, es decir los diferentes lugares donde se tenga convenio. Solicitar con antelación el sitio deportivo y confirmarle al docente y al estudiante, el sitio y hora de la actividad desarrollar. Convenios Formato Préstamo de Elementos Deportivos y Culturales F-BU-003 VER
5. Reporte asistencial e informe del desarrollo de la actividad El docente encargado de las actividades deportivas, recreativas y de educación física, debe llevar un control de asistencia y presentar un informe mensual de las actividades realizadas al Coordinador de Bienestar Universitario, para hacer seguimiento al desarrollo de la programación y de las actividades. Formato asistencias actividades F-BU-004 VER
Formato Informe Mensual de actividades F-BU-005 VER
6. Certificado de lúdicas Una vez terminada las horas programadas de deportes, el estudiante deberá solicitar ante la Coordinación de Bienestar Universitario el certificado de dichas horas realizadas durante la carrera, cumpliendo con uno de los requisitos de grado. Nota: Las horas lúdicas a certificar para optar por el título profesional de la Institución, corresponde a un total de 30 horas. Certificado de Lúdicas
2. ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES CULTURALES 1. Programación de las actividades La Coordinadora de Bienestar Universitario debe realizar un cronograma de las actividades a desarrollar durante el periodo académico, sobre las actividades culturales y artísticas, como danzas, música y teatro. Cronograma de actividades
2. Promoción de las actividades Bienestar Universitario debe publicar las fechas de inscripción de las actividades culturales, en la página web, carteleras, afiches o pendones. El equipo de bienestar debe realizar la divulgación de las actividades. pasando por los salones e invitando a todos los estudiantes para que participen activamente en las diferentes disciplinas ofertadas por la Institución. Una vez se tenga el cronograma de las actividades de acuerdo a cada disciplina, se desarrolla el calendario en el periodo académico vigente. Publicación Calendario de actividades
3. Realización de la inscripción De acuerdo a la programación, las inscripciones las pueden realizaren el salón de clases al momento de hacer la invitación o en la oficina de bienestar Universitario. Una vez terminada las inscripciones, se procede a la apertura de cursos, donde el docente recibirá por parte del Coordinador de Bienestar Universitario el Listado de Matriculados. Listado de Matriculados
4. Gestión de Sitio Bienestar Universitario debe acordar y ubicar los lugares donde se va a llevar a cabo las actividades culturales. Se debe solicitar con antelación el salón y confirmarle al docente y al estudiante, el sitio y hora de la actividad desarrollar. Préstamo de Elementos Deportivos y Culturales
5. Reporte asistencia e informe del desarrollo de la actividad El docente encargado de las actividades, culturales, debe llevar un control de asistencia y presentar un informe mensual de las actividades realizadas al Coordinador de Bienestar Universitario, para hacer seguimiento al desarrollo de la programación y de las diferentes actividades llevadas a cabo durante cada clase, con sus respectivos resultados. Informe Mensual de actividades
7. Recepción y respuesta a invitaciones y a eventos. Recepcionar las invitaciones a participar en los diferentes eventos y responder por escrito la confirmación de la asistencia a dicho evento con previa autorización de los directivos de la institución. Invitación a eventos
8. Comunicación del evento De acuerdo a la invitación recibida para participaren los eventos externos, la Coordinación de Bienestar debe informar a los docentes y acordar con ellos su preparación para la cual debe estar aprobada por los directivos y gestionar los recursos necesarios para su participación. Comunicación Interna
3. ORIENTACIÓN PSICOLÓGICA 1. Programación de atención de orientación psicológica Bienestar Universitario ofrece los servicios de orientación psicológica a estudiantes, docentes y administrativos. La Coordinación de Bienestar junto con psicología, debe realizar la programación de citas de acuerdo a los horarios establecidos para la atención al público. Para accederá los servicios de psicología el usuario debe solicitar una cita de acuerdo a la correspondiente programación. Nota: las citas son solicitados por teléfono o personalmente en la oficina de Bienestar Universitario. Para los programas a distancia, se dispondrá de Bienestar en línea en la página web para solicitar el servicio. Formato Solicitud y control de citas Psicológicas F-BU-006 VER
2. Inicio de la cita programada La persona debe presentarse en el consultorio del psicólogo para su debida atención diez minutos antes de la hora programada. Nota. El estudiante debe presentar su carnet actualizado que lo acredita como estudiante activo. Así mismo los docentes con su carnet y el personal administrativo. Carnets
3. Diagnóstico Al iniciar la consulta, se deben consignar los datos básicos del usuario, según lo establecido en el formato de historia clínica y diligenciarla respectivamente. Indagar los motivos de consulta y determinar dependiendo del caso, sí el usuario debería acudir a servicios especializados (EPS, instituciones de salud). De no ser necesario, se le brindara la atención requerida de manera inmediata. Formato Historia clínica Psicológica F-BU-007 VER
4. Concertación de la próxima cita De acuerdo al diagnóstico y si requiere continuidad en el tratamiento, se acuerda la fecha de la próxima cita. Solicitud y control de citas psicológicas
4. ORGANIZACIÓN DE PROGRAMAS DE SALUD PREVENTIVA. 1. Programación de actividades La Coordinación de Bienestar, planeará y programará las actividades a realizar durante el semestre. Para los estudiantes serán temas y actividades de salud preventiva, y para los administrativos temas relacionados con salud ocupacional. Cronograma de actividades
2. Promoción de las actividades Una vez se tenga toda la programación de las actividades, serán publicadas en la página web, carteleras y por medio de correos electrónicos, para informar a toda la comunidad académica. Comunicación Interna
3. Desarrollo de las actividades La Coordinación de Bienestar y todo su equipo de trabajo desarrollan las actividades debidamente programadas para estudiantes y administrativos. Se llevará un control de asistencia. Nota: Se programará semestralmente una jornada de salud para toda la comunidad académica. Formato asistencias actividades
4. Seguimiento a las actividades La Coordinación de Bienestar realiza seguimiento a las actividades programadas, por medio de un informe de resultados semestral, que debe ser presentado a los Directivos de la Institución. Informe Final
1. INVENTARIO INICIAL DE BIBLIOTECA 1. INVENTARIO INICIAL Con el fin de iniciar el proceso de calidad de biblioteca y para conocer la situación actual, se inició con un inventario, que es una de las tareas menos frecuentes pero que reviste gran importancia ya que nos permite conocer la existencia real del material bibliográfico en la corporación. Las principales razones para ejecutar el inventario inicial es: 1. Identificar la existen real de libros que hacen parte de la biblioteca. 2. Identificar los libros faltantes en las colecciones 3. Identificar libros mal colocados en estantería 4. Corregir las etiquetas que pudieran estar equivocadas. 5. Código de barras repetidos, 6. Datos totales que no coincidan 7. Libros y/o colecciones en mal estado 8. Libros y/o colecciones fotocopias 9. Material mutilado 10. material sin banda de seguridad Este inventario se puede cotejar con las facturas de adquisiciones para identificar su faltante. PROGRAMA SOFTWARE
2. Informe de Inventario Una vez realizado el inventario se realiza un informe sobre las novedades Encontradas en dicho inventario, se le entrega a la alta dirección. Informe de inventario
3. Ajustes de novedades De acuerdo al informe y a las novedades encontradas se procede a Realizar las respectivas correcciones, tanto en el sistema como físico, de manera que el material bibliográfico coincida con el sistema versus físico. Formato ingreso material F-BB-001 VER
2. ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1. Solicitud material Bibliográfico Los directores de cada programa pueden solicitar la adquisición de material bibliográfico, de acuerdo a los contenidos temáticos de cada una De las asignaturas, y que cumplan con las especificaciones para el desarrollo de los programas académicos. El director académico debe aprobar o improbar la adquisición del material bibliográfico solicitado por los directores de programa Lista de material Bibliográfico F-BB-002 VER
2. Requerimiento Una vez aprobado por el director académico se verificado el listado recibido por parte del director del programa, se procede a realizar la verificación de existencia del material bibliográfico en la biblioteca. Solicitud de producto
3. solicitud de cotización Si no existe el material bibliográfico solicitado por los directores del programa, se procede a solicitar tres cotizaciones que son presentadas al comité de compras, para su revisión y visto bueno de aprobación. Cotización
4. Adquisición de material Bibliográfico Una vez aprobada por parte del comité de compras la cotización, se procede a la respetiva compra. Se recibe el material bibliográfico, se realiza la inspección, y se verifica que cumplan con los requerimientos solicitados. Cotización Proveedor
3. INGRESO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN 1. Ingreso del material Se revisa el material de entrada a la biblioteca que puede ser Nuevo, adquirido por compra, canje o donación, se revisa la calidad y el estado de entrada. NOTA: Si se presenta inconsistencia se hace su devolución, al departamento de compras, y se realiza el proceso de devolución. 2. Si el material es por donación se revisa y se ingresa al sistema 3. Si el material ingresa por canje, se revisa si es apto NOTA: Las donaciones entran al sistema como entradas nuevas. Inventario Programa Software
2. Preparación física del material Se realiza el sellado del material bibliográfico según lo dispuesto y se le colocan los sellos según normas establecidas
3. Analiza y clasifica Se realiza la catalogación y se hace la asignación topográfica siguiendo las normas de catalogación, teniendo en cuenta los encabezados a la hora de clasificar
4. Actualización al sistema Previamente clasificado se ingresa al registro del sistemas con sus respectivos códigos Programa software
5. Preparación física del material Se rotula, el material bibliográfico; se hace la asignación topográfica, identificando el tipo de colección (reserva o restringido) se ingresa al sistema y se adiciona la Ficha de vencimiento. Rotulación
6. Ubicación del material Selecciona el material según la colección, para su ubicación en el instante de acuerdo a la colección
4. REPARACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1. Identificación del material deteriorado Se identifica el materia bibliográfico que se encuentra en mal estado, se clasifica de acuerdo a su deterioro, que puede ser: Hojas sueltas hojas motiladas rasgadas Pastas despegadas Libros con hongos y otras.
2. clasificación del daño del Material La persona encargada del procedimiento valora el daño de la colección, libro o revista y se procede a su reparación.( si es conveniente).o se retira
3. Reparación del Material Los libros que presentan deterioro por la manipulación frecuente de los usuarios, deben ser restaurados para que puedan ser nuevamente utilizados. Nota: en caso que las colecciones bibliográficas se encuentren infectadas por hongos, estas deben ser descartadas.
F-BB-003
4. Entrega del material reparado Una vez realizado el procedimiento de restauración del material bibliográfico, se hace entrega al auxiliar de biblioteca para que sea nuevamente incorporado al inventario y al sistema. Entrada nuevamente al sistema Programa
5. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO 1. Recibir solicitud Utilización del servicio de biblioteca por parte del usuario (estudiante, docente), se verifica en el sistema su estado (activo o inactivo). Si el solicitante se encuentra inactivo, se revisa en el sistema su causa, ya sea por mora o, sanción). Para la utilización del servicio de biblioteca nuevamente, el usuario debe ponerse al día y solicitar paz y salvo Información del sistema usuarios activos según programa software
2. Activar o Inactivar al usuario Según las indicaciones del sistema el usuario será activado o inactivado según el manual de biblioteca Nota: El usuario es inactivo por: 1. por infracciones al reglamento de biblioteca, por devolución de material el mal estado. 2. El usuario es activado, una vez resuelva su casualidad. (Por cancelación de multas, reingreso a la institución, etc.)
3. Condonación de sanciones Se debe tener en cuenta que para quitar las sanciones del usuario (estudiantes, docentes) se debe verificar el código del usuario, verificar las causas por las cuales fueron sancionadas, se liquida la sanción y se le da el valor a pagar. Nota: la condonación es el proceso por el cual al usuario se le condona la deuda, según lo establecido por el reglamento de biblioteca Memorando interno por Formato liquidación Multas F-BB-004 VER
4. Diligenciar Paz y salvo El usuario presenta la autorización de la condonación o el pago de la sanción para ser activado nuevamente en el sistema, paz y salvo Formato de Paz y salvo F-BB-005 VER
6. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1. Verificación del usuario Se le solicita al usuario el ingreso de su carnet y colocar el índice en el huellero por el lector biométrico y verificar los datos, si se encuentra activo en el sistema. Usuario Al sistema software
2. Verificar existencia del material Se le recibe al solicitante su respectivo requerimiento, y se verifican la base de datos la existencia del material bibliográfico Programa software
3. Cargar el material al usuario Se identifica la colección de préstamo y se le entrega al usuario su requerimiento. Nota: Se rectifica en el sistema si el material es de colección General o de reservas Nota: Las colecciones se identifica por código de colores : Azul: Préstamo Externo Rojo: Reserva no se saca de la Biblioteca
4. Identificación de la tarjeta Una vez el material de préstamo se entrega, se identifica la tarjeta , y se colocan los requisitos que son: 1. Colocación de la fecha de vencimiento.(tres días Hábiles) 2. Firma del usuario 3. Entrega de material al usuario y el carnet Boleta préstamo de Libro
5. Recibir material devuelto Una vez entregado el libro de préstamo, se revisa el estado de su devolución por el usuario, que puede ser: en mal estado, vencimiento de término de préstamo, que corresponden a causales de sanciones. Devolución
7. SEGUIMIENTO AL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1. Listados La persona encargada de biblioteca debe realizar un listado de los usuarios que no han entregado el material bibliográfico, que tenga en calidad de préstamo y que su fecha límite de entrega haya sido igual o superior a dos meses de su fecha de vencimiento. Reporte del sistema de morosidad Reporte multas por usuario
2. Generar lista de usuarios morosos Se busca en la base de datos la información necesaria para identificar el usuario que se encuentra moroso y el tipo de usuario (estudiante, docente). Nota: El usuario se identifica por programa por la huella y el Número de Cédula
3. Notificación del usuario moroso La auxiliar de biblioteca Identifica los usuarios morosos y enuncia la notificación por 8 días, período el cual el usuario debe presentarse para indicarle su deuda Notificación
4. localización del usuario moroso Notificada la información de la mora a los usuarios se procede a enviar un comunicado vía correo electrónico y al dirección académica Correo electrónico y comunicado
5. Notificación a Biblioteca Una vez notificado a cada uno de los usuarios Se da espera de ocho (8) días hábiles para que presente el paz y salvo Paz y Salvo
8. CLASIFICACIÓN TESIS DE GRADO 1. Requisitos Los directores de cada programa académico envían a biblioteca las tesis de grado, una vez cumplan con los requisitos y procedimientos establecidos reglamento. Tesis de grado
2. Identificación Colocar sello de identificación de la Institución en la primera hoja de cada uno de los ejemplares y verificar en el sistema que número es el siguiente a asignar, teniendo en cuenta el (Programa académico y/o área) a la que pertenece, alimentar la base de datos y hacer a máquina el rótulo que consta de: Programa académico, número a asignar, ejemplar, una vez hecho esto pegar al lomo de la tesis, y colocar en estantería en orden numérico y por facultad. Nota: Según las normas establecidas las tesis se reciben en medio magnético (CD), y se depositan en sus cajas de conservación.
3. Registrar Realizar el registro de las tesis de grado recibidas en el formato Información Tesis de Grados Formato Publicación proyectos de grado F-BB-006 VER
4. Clasificación Catalogar, y clasificar, las Tesis y Trabajos de Grado que contengan información confidencial, secreta, estratégica o privilegiada; en caso de existir carta de confidencialidad. Nota: La Biblioteca no se hace responsable por los conceptos emitidos por el (los) autor (es) en las Tesis y los Trabajos de Grado.
9. INDUCCIÓN AL USUARIO PARA UTILIZACIÓN DEL SERVICIO DE BIBLIOTECA 1. Difusión del reglamento de la biblioteca Dar a conocer a los usuarios (estudiantes, docentes y personal administrativo) el Reglamento de la Biblioteca. Este se publicará en la cartelera de la Biblioteca para su divulgación. Reglamento de Biblioteca
2. Asesorar al estudiante en su búsqueda de material Brindar asesoría a los usuarios, sobre el material bibliográfico donde puede encontrar la temática buscada, con el fin de facilitar el trabajo a realizar y brindar un mejor servicio en biblioteca Brindar consulta
3. Promover el registro en el software Dar a conocer a los usuarios, que deben registrarse en el software de Biblioteca para su uso Huellero electrónico
4. Préstamo de material de reserva Prestar material de reserva para consulta de su exclusivo en la sala de lectura de biblioteca, por un máximo de tres (3) horas, previo registro en el software o tarjeta de control. Lista en el sistema de reserva
10. INVENTARIOS SEMESTRAL 1. Inventario semestral Cada semestre se debe de realizar inventario de biblioteca con el fin de identificar si existe faltante o deterioro de las colecciones bibliográficas, así como mal ubicados. Nota: Este inventario se debe de realizar en el periodo en que no hay clases para evitar el préstamo. Para la realización del mismo se debe de tener en cuenta los elementos de protección como son: guantes, tapabocas para evitar riesgos de contaminación de hongos y demás. Reporte de Libros faltantes
2. Informe de inventario Para mayor control del inventario, se debe de extraer del sistema el listado del inventario y cotejarlo con lo físico. Una vez cotejado el inventario podemos encontrar: Faltantes Material bibliográfico en mal estado Material bibliográfico desactualizados Material bibliográfico con Hongos Informe del inventario realizado
3. Reposición de ejemplares Bibliográficos De acuerdo al informe de inventario se reporta a los directivos las anomalías encontradas en el inventario. Nota: Si existen faltantes puede ser por: 1. Por robo del material 2. Por no entrega del Material 3. extravío del material por el personal responsable de la biblioteca 4. Si la responsabilidad es del usuario este debe reponerlo en igual o mejores condiciones El usuario debe devolver el material y pagar la sanción. 6.El responsable de la biblioteca debe responder por los faltantes Informe de inventario
4. Material Bibliográfico en mal estado Separar el material que requiere empaste o que se encuentra en mal estado, con el fin de identificar cuales necesitan restauración para prolongar su vida útil. Reparación de libros
5. Descarte de material Bibliográfico Generar listado de todo el material bibliográfico, con el fin de definir y evaluar los libros que se deben descartar, con base en los siguientes criterios: desactualizado, contaminados. Acta de Descarte
11.UTILIZACIÓN DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS Y MÁTERIAL DE TRABAJO 1. Computador Se utiliza computador, donde se lleva información requerida de la institución y proceso de impresión y guardar archivos.
2. Fotocopiadora Utilización de fotocopiadora para prestar el servicio a los estudiantes y personal de la institución. El equipo lleva un control de registro de la cantidad de copias la cual se hace reporte continuo de ella. Se recibe una por parte de los diferentes departamentos una ficha donde especifique el número de copias a realizar soportadas firmada por cada Departamento Formato control de Fotocopias
3. Entrega de recurso La persona encargada del control de la fotocopias debe entrega a Tesorería los ingresos por concepto de fotocopias. De forma diaria Formato ingreso por fotocopias
4. Material de consumo Las herramientas o materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de su actividad las debe de solicitar en el formato de solicitud de productos. Formato solicitud de producto
1. PRESENTACIÓN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1. PRESENTACIÓN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Cada docente investigador, líder de proyectos y Coordinador de investigaciones, debe registrar su currículum vítae (CvLAC) en la plataforma del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología Colombiano, de manera semestral para mantenerlo actualizado, una vez inicien labores en la Institución. Constancia del registro CvLAC
2 Presentación Proyectos Investigación El docente investigador debe elaborar y presentar una propuesta para realizar proyectos en los grupos de investigación debidamente conformados en la Institución, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Que se encuentre dentro de las líneas de investigación de acuerdo a cada uno de los grupos establecidos. Que refleje los resultados e impacto esperado en la sociedad. Que cumpla con todos los lineamientos y requisitos establecidos para la presentación de los mismos. F-GI-001 Formato Presentación de Proyectos de Investigación VER
3. Evaluar y Aprobar Proyectos de Investigación El docente investigador debe presentar la propuesta de proyectos de investigación ante el Coordinador de Investigaciones para su respectiva evaluación ante el comité de investigaciones. El Comité de investigaciones será quien deberá estudiar las diferentes propuestas de investigación presentadas, para avalarlas o negarlas según sea el caso. Una vez aprobados los diferentes proyectos que se llevarán a cabo por cada grupo según su línea y área de investigación por parte del comité de investigaciones, teniendo en cuenta todos los parámetros establecidos para tal fin, se notificará al Líder del proyecto por medio de un acta de inicio del proyecto para comenzar a desarrollarlo según el cronograma propuesto de trabajo. F-GI-002 Formato Acta de Reunión de Investigaciones VER
F-GI-003 Formato Acta Inicio Proyectos de Investigación VER
4. Registro en el Grupo de Investigación Una vez aprobada la propuesta por el Comité de investigaciones y debidamente diligenciada el acta de inicio, los proyectos se deben registrar en el grupo de investigación que corresponda, según el área y la línea de investigación, teniendo presente el presupuesto para la ejecución del mismo. NOTA: Es indispensable contar con la creación del grupo al cual va a pertenecer dicho proyecto. F-GI-004 Formato Creación y/o Actualización Grupos de Investigación VER
F-GI-005 Formato Registro Proyecto de Investigación VER
5 . Inicio del proyecto Una vez aprobada la propuesta, el registro ante el grupo de investigaciones y el presupuesto avalado, se da inicio al desarrollo de la misma, según cronograma consignado en el acta de inicio de cada proyecto.
6. Seguimiento a la investigación Cada docente investigador debe presentar al Coordinador de Investigaciones, el informe mensual de avance de su investigación, con el fin de evaluar el cumplimiento del cronograma presentado en la propuesta y su respectiva ejecución. F-GI-006 Formato Avance Informe Mensual VER
7. Finalización del proyecto Una vez culmine el desarrollo del proyecto, se debe de presentar el informe final mediante acta de finalización al Coordinador para que revise y evalué la terminación de la investigación desarrollada durante el periodo esperado. F-GI-007 Formato Acta Finalización de Proyectos VER
2. PRESENTACIÓN PROYECTOS SEMILLERO DE INVESTIGACIÓN 1. Registro de Semilleros El Coordinador de Investigaciones deberá crear en conjunto con el Coordinador del semillero, las líneas de investigación a trabajar que deben estar sujetas a los grupos de investigación conformados por la Institución y cerciorarse que cada semillero, debe estar conformado por lo menos por un docente y dos estudiantes activos de la Corporación. F-GI-008 Formato Registro Semillero VER
2. Presentación Proyectos de Semillero El docente de semillero deberá elaborar y presentar una propuesta ante el Coordinador del Semillero para realizar proyectos acordes a las líneas de investigación, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Que se encuentre articulada con las líneas de investigación de acuerdo a cada uno de los grupos establecidos. Que refleje el estudio e impacto esperado en la sociedad. Que cumpla con todos los lineamientos y requisitos establecidos para la presentación de los mismos.
3. Evaluar y Aprobar Proyectos de Semillero El docente de semillero, debe presentar la propuesta de proyectos de investigación ante el Coordinador de semillero para su respectiva evaluación y aprobación por parte del Coordinador de investigaciones. El Coordinador de investigaciones será quien deberá estudiar las diferentes propuestas de investigación presentadas, para avalarlas o negarlas según sea el caso. Una vez aprobados los diferentes proyectos que se llevarán a cabo por cada semillero según su línea de investigación por parte del Coordinador de investigaciones, teniendo en cuenta todos los parámetros establecidos para tal fin, se notificará al Líder del proyecto por medio de un acta de inicio del proyecto para comenzar a desarrollarlo según el cronograma propuesto de trabajo.
4. Registro en el Semillero de Investigación Una vez aprobada la propuesta por el Coordinador de investigaciones, y debidamente diligenciada el acta de inicio, los proyectos se deben registrar en el semillero de investigación que corresponda, según la línea y grupo de investigación al que se vinculan, teniendo presente el presupuesto para la ejecución del mismo. Formato Registro Proyecto de Investigación
5. Inicio del proyecto Una vez aprobada la propuesta, el registro ante el Semillero de investigaciones y el presupuesto avalado, se da inicio al desarrollo de la misma, según cronograma consignado en el acta de inicio de cada proyecto. Formato Acta Inicio Proyectos de Investigación
6. Seguimiento a la investigación Cada docente de semillero debe presentar al Coordinador del semillero y al coordinador de investigaciones, el informe mensual de avance de su investigación, con el fin de evaluar el cumplimiento del cronograma presentado en la propuesta y su respectiva ejecución. Formato Avance Informe Mensual
7. Finalización del proyecto Una vez culmine el desarrollo del proyecto, se debe de presentar el informe final mediante acta de finalización a los Coordinadores para que revisen y evalúen la terminación de la investigación desarrollada durante el periodo esperado. Formato Acta Finalización de Proyectos
3. CONVOCATORIA PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 Convocatoria Cuando la Institución desee participar en una convocatoria externa sea por medio de los grupos de Investigación (Colciencias) o por los Semilleros (RedCoIsi), el Coordinador de Investigaciones deberá presentar los pliegos y condiciones para participar en dicha convocatoria, tanto a los docentes investigadores como a los docentes del semillero y sus estudiantes. Documento de Pliegos y Condiciones
2 Elaboración de la propuesta Los docentes interesados en participar de dicha convocatoria, deberán elaborar y presentar la propuesta de investigación teniendo en cuenta los términos y condiciones descritos en la publicación de la convocatoria, para así dar cumplimiento con todos los requisitos, así como también tener presente las fechas de entrega. Documento de Pliegos y Condiciones Presentación Propuesta
3 Presentación de la Propuesta Una vez presentada la propuesta por el grupo de participantes, el Coordinador de Investigaciones estará a cargo de revisar cada ítem que la compone, en orden de dar estricto cumplimento al pliego de términos y condiciones para aplicar y participar en dicha convocatoria en los términos legalmente definidos por el ente que convoca. Una vez revisada, se avala para su entrega y participación. Documento de Pliegos y Condiciones Presentación Propuesta
4. PRESENTACIÓN TRABAJOS DE GRADO 1 Modalidades de Grado De acuerdo a las modalidades de grado establecidas en el Reglamento de Investigación y en el Reglamento estudiantil, el estudiante deberá definir por cuál de ellas decide hacer su trabajo de grado: Proyecto de grado. Seminario de grado. Nota: En todos los casos el estudiante debe desarrollar una investigación con una temática acorde al área de conocimiento que éste se encuentre cursando. Reglamento de Investigaciones Capitulo III, Artículo 17 y 18
2 Requisitos Opciones de Grado Para que un estudiante opte por cualquiera de las modalidades establecidas acorde a los reglamentos establecidos para tal fin, deberá haber cursado mínimo el 80% de su plan de estudio, haber matriculado su proyecto (trabajo) de grado y presentar su propuesta o anteproyecto de grado. Nota: En todos los casos el estudiante debe matricular su proyecto de grado con el Director de Programa correspondiente. Reglamento de Investigaciones Capitulo III, Artículo 19-25
3 Evaluación Opciones de Grado Que haya escogido el proyecto de grado, deberá presentar una propuesta o ante proyecto de grado para que sea evaluada. El ante proyecto de Grado lo elabora el estudiante con la asesoría del Director del Proyecto asignado por la Institución y deberá cumplir con todos los parámetros establecidos en el reglamento de investigaciones, si no cumple con estos parámetros será devuelto al estudiante. Si el ante proyecto de Grado, esta “incompleto”, el estudiante deberá reelaborarlo y presentarlo nuevamente para evaluación antes de finalizar el respectivo período académico. Si en esta oportunidad no es aprobado, el estudiante deberá matricular un nuevo Plan de Proyecto de Grado en el siguiente semestre académico u optar por otra opción de grado establecida por la Institución. Una vez aprobada se le informa al estudiante y al Director de Proyecto para dar inicio a el desarrollo de su proyecto. Quien haya escogido un seminario de grado, deberá matricularlo e inscribirse ante el Director de Programa, y durante el desarrollo del mismo, deberá presentar una monografía acorde con el tema del seminario para su posterior sustentación. F-GI-009 Formato Presentación de Ante - Proyecto de Grado VER
F-GI-010 Formato Inscripción de Seminario o Diplomado de Grado VER
F-GI-011 Formato Acta Sustentación Trabajo de Gado VER
5. PRESENTACIÓN PROYECTO DEGRADO 1 Matrícula Proyecto de Grado El estudiante cuyo Plan de Proyecto de Grado haya sido aprobado, matriculará ante Director de Programa el "Proyecto de Grado". La matrícula se efectuará inmediatamente le sea aprobado el Plan de Proyecto o en el siguiente semestre académico, previo pago de los respectivos derechos pecuniarios correspondientes. Formato' Matrícula Académica
2. Presentación Proyectos de Grado Para terminar el "Proyecto de Grado", el estudiante deberá cumplir con todos los requisitos establecidos y dispuestos en el reglamento de investigaciones a la hora de presentar el documento final y deberá entregar, sin empastar, original y dos (2) copias del Proyecto con una nota remisora del Director del proyecto ante el Consejo Académico, para que este nombre dos (2) evaluadores. Reglamento de Investigaciones Capitulo III Artículo 25
3. Evaluación Proyecto de Grado Los evaluadores dispondrán hasta de quince (15) días hábiles para presentar su evaluación y entregarla al Consejo Académico. Reglamento de Investigaciones Capitulo III Artículo 25
4 Sustentación Proyecto de Grado Si el Proyecto, es aprobado, el Consejo Académico fijará fecha de sustentación, la cual se cumplirá ante el Director Académico, el Director del Programa y los dos (2) evaluadores. Los Evaluadores, de inmediato deliberarán, por un tiempo máximo de treinta (30) minutos, y darán al estudiante copia del acta, con la calificación de Aprobado o No Aprobado. Si el Proyecto de Grado no fue aprobado, el estudiante deberá reiniciar el proceso, empezando por el Plan de Proyecto de Grado. Formato Acta Sustentación Trabajo de Gado
5. Entrega Trabajo de Grado El Director Académico, el Director de Programa y los calificadores regresarán el original y las dos (2) copias del proyecto al Estudiante para que este proceda a empastarlas, de acuerdo con las normas establecidas por la Biblioteca de la Institución. Si el Director de Biblioteca encuentra que el proyecto está ajustado a las normas previstas entregará el paz y salvo correspondiente al estudiante, para ser entregado a la oficina de registro y control. Formato Paz y Salvo
1. ORGANIZACION DE ACTIVIDADES 1. Cronograma de actividades La Coordinación de Proyección Social debe realizar el cronograma de actividades a desarrollar durante el periodo académico vigente. Una vez realizado se debe presentar ante la Dirección Académica para su respectiva aprobación. Una vez aprobado, debe ser socializado por medio de publicación en la página WEB, carteleras, afiches y pendones. Formato Cronograma de actividades F-PS-001 VER
2. Inscripciones Se establecen las fechas de inscripciones para todos los eventos programados y actividades a desarrollar durante el semestre. Se abren las inscripciones para dar inicio al desarrollo de los mismos. Formato Inscripciones F-PS-002 VER
3. Seguimiento A todas las actividades y eventos programados se debe hacer seguimiento, para dar cumplimiento al objetivo propuesto en cada una de ellas. Cada responsable de la actividad debe presentar de manera mensual un informe que contenga información del avance de los mismos y la respectiva asistencia de participación a cada evento o actividad ejecutada. Formato Asistencia a actividades F-PS-003 VER
Formato Informe actividades F-PS-004 VER
2. LÍNEAS DE ACCIÓN 1. Identificar necesidades Identificar las necesidades de la comunidad de acuerdo a las líneas de acción que establece la Corporación en el reglamento de proyección social. Empresarial Ecológica Comunidad Reglamento Proyección Social Capítulo 1 Artículo 3
2. Diseño de proyectos Diseñar y formular proyectos en el marco de cada línea de acción establecida por la corporación, estos proyectos deben ser presentados por los docentes integrantes del comité de Proyección Social. Formato Presentación Proyectos F-PS-005 VER
3. Evaluación de los proyectos La coordinación de proyección social y el director académico de la Institución evaluaran los proyectos presentados, teniendo en cuenta el carácter de gestión social y su articulación con las líneas institucionales. En la evaluación se tendrá en cuenta: La línea de acción, la comunidad a quien va dirigido, y el impacto (resultado) final. Los proyectos aprobados según los parámetros establecidos por la Institución, serán notificados mediante comunicación interna para dar Formato Acta de aprobación e inicio del proyecto F-PS-006 VER
4. Control y seguimiento El Coordinador de Proyección social debe tener una base de datos que contenga todos los proyectos presentados, con el fin de realizar seguimiento a su ejecución v avance del mismo. Plantilla Proyectos en ejecución
5. Informes Los responsables de cada proyecto, deben presentar informes mensuales del seguimiento de los mismos. Así mismo, se debe presentar los formatos de asistencia debidamente diligenciados. Formato Asistencia a actividades
6. Informe final Una vez terminado el proyecto, se debe presentar el informe final, para su evaluación por parte del Coordinador de proyección social y Director Académico. Formato Informe Final F-PS-007 VER
7. Socialización Una vez finalizada la evaluación del proyecto, se debe socializar, ante toda la comunidad académica y a las partes interesadas los resultados de la aplicación del proyecto. Página WEB Boletín Informativo
3. MUESTRA EMPRESARIAL 1. Inscripción de proyectos Los estudiantes realizaran la inscripción de los proyectos con el docente encargado de la asignatura de emprendimiento. Los proyectos correspondientes a egresados y empresarios se realizarán directamente con el Coordinador de Proyección Social. Coordinador de Proyección Social Reglamento Proyección Social Capítulo III Artículo 10
2. Contenido de los proyectos Los proyectos presentados a la coordinación de proyección social por el docente de emprendimiento deberán presentar el siguiente esquema: Título Justificación y contextualización Objetivos Beneficiarios Impacto esperado Cronograma Presupuesto Reglamento Proyección Social Capítulo III Artículo
3. Aprobación El docente de emprendimiento junto con el Coordinador de Proyección Social, evaluaran los proyectos presentados porcada uno de los estudiantes para su respectiva aprobación. Los proyectos aprobados que cumplen debidamente con los requisitos estipulados por la Institución, serán notificados por medio de comunicación interna para que inicie su ejecución y presentación en la Muestra Empresarial que se lleva a cabo semestralmente. Formato acta Entrega de Stand F-PS-008 VER
4. Seguimiento y Control El Coordinador de Proyección Social debe tener una base de datos que contenga todos los proyectos presentados, con el fin de realizar seguimiento a su ejecución y avance de los mismos. Los responsables de cada proyecto, deben presentar informes mensuales del seguimiento de los mismos. Así mismo, se debe presentar los formatos de asistencia debidamente diligenciados. Asistencia a actividades
5. Informe final Una vez terminado el proyecto, se debe presentar el informe final para su evaluación por parte del Coordinador de Proyección Social y el Director Académico. Formato Informe Final
6. Socialización Una vez finalizado y evaluado el proyecto, se realiza una socialización de su desarrollo y resultados con la comunidad educativa por medio de diversos medios de comunicación. Notificaciones Boletín Informativo Página Web
4. BOLETÍN INFORMATIVO 1. Recolección de información La información será solicitada por escrito mediante correo electrónico y estos deberán ser enviados de la misma forma a la coordinación de proyección social. Formato Recolección de contenidos F-PS-009 VER
2. Revisión y aprobación La información reciba será revisada por la coordinación de proyección social, verificando su redacción, ortografía, uso del lenguaje y contenido textual y gráfico. Una vez finalizada la revisión y edición serán aprobados para su publicación. Formato acta de aprobación e inicio de proyectos
3. Diagramación del boletín Se realiza el montaje de los artículos y las imágenes aprobadas en la plantilla de diseño del boletín. Formato agenda temática F-PS-010 VER
5. COMITÉ ECOLÓGICO 1. Promoción y convocatoria La coordinación de proyección social de informará y convocará a toda la comunidad educativa a hacer parte del comité ecológico institucional Boletín Informativo Anuncios Página Web
2. Inscripciones Las inscripciones para hacer parte del comité ecológico se realizarán con el coordinador de proyección social, quien entregara a los inscritos el manual de funciones y cronograma de actividades semestral. Formato Inscripciones
3. Presentación de propuestas Los integrantes del comité ecológico tendrán dentro de sus funciones, además de la participación en las actividades realizadas, la posibilidad de presentar sus propuestas de actividades. La evaluación y aprobación de estas tendrá en cuenta: Que corresponda a la línea ecológica Que sea de impacto para la comunidad. Si la actividad no cumple con los requisitos, esta se devuelve para su corrección y nuevamente se evaluará. Las actividades aprobadas se informarán mediante notificación. Comunicación Interna
4. Control y seguimiento. El coordinador de Proyección social debe tener una base de datos de todos los integrantes del comité y de las actividades propuestas. Plantilla de proyectos en ejecución
5. Informe final El docente líder de la línea ecológica debe entregar un informe final de las actividades realizadas el cual será evaluado por el Coordinador de Proyección Social y Dirección Académica. Formato Informe final
6. Socialización Una vez finalizada la evaluación del informe final se realizará la socialización de los resultados. Página Web Boletín Informativo
6. PRÁCTICAS 1. Recepción de solicitudes de practicantes Se realizará la recepción de solicitudes por parte de las empresas del sector. Estas deben demostrar estar legalmente constituidas. Formato solicitud de practicantes F-PS-011 VER
2. Convocatoria de prácticas disponibles La coordinación de proyección social se encargará de realizar la convocatoria de las recibidas para la realización de practicas Boletín Informativo Anuncios Página Web
3. Inscripción estudiantes Los estudiantes interesados en realizar las prácticas en alguna de las empresas solicitantes se inscribirán en la coordinación de proyección social. Junto con la inscripción hará entrega del formato de hoja de vida para estudiantes. Formato Inscripción
4. Verificación y cumplimiento de requisitos De acuerdo a los requerimientos de las solicitudes se hará una selección de las hojas de vida recibidas. Formato hoja de vida estudiantes F-PS-012 VER
5. Envío de hojas de vida a las empresas solicitantes Posterior al proceso de selección y verificación de las hojas de vida, se realizará el envío de estas a las empresas solicitantes. Formato hoja de vida de estudiantes
6. Aprobación de estudiantes para practicas El coordinador de proyección social recibirá de parte de las empresas solicitantes la información correspondiente a los estudiantes seleccionados para prácticas y este se encargará de notificar al estudiante esta aprobación. Reglamento de Proyección Social Capitulo III Articulo 14 Comunicación Interna
7. Asignación de tutores Se asignará a cada estudiante su docente tutor teniendo en cuenta el programa académico y las funciones a realizar durante su periodo de práctica. Acta de reunión proyección social P-PS-013 VER
8. Legalización de las prácticas La legalización de las prácticas se realizará mediante contrato de aprendizaje Contrato de aprendizaje
9. Control y seguimiento El control y seguimiento al desarrollo de las practicas se realizará bajo los siguientes parámetros: Visita de presentación a la empresa Visitas e informes programados de seguimiento por parte del docente tutor Formato de control y seguimiento práctica F-PS-014 VER
10. Evaluación e informe final La evaluación final de las practicas tendrá en cuenta: Informe y nota entregada por el jefe directo durante el periodo de practica El informe entregado por el estudiante una vez finalizada su práctica La nota asignada por el tutor Formato de evaluación de prácticas F-PS-015 VER
1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN 1. Documentación
1. Se recibe del área de mercadeo la carpeta del estudiante con la documentación respectiva con el formulario de inscripción, debidamente diligenciado por el aspirante.
2. se revisa la carpeta con la documentación exigida según el formato de requisitos de documentos.
3. Si el aspirante tiene documentación pendiente se le entrega un formato de compromiso por la documentación faltante, firmada por asesor y el aspirante y debe anexarla en la carpeta para incluirla en el sistema.
Carpeta con documentación exigida
Formulario de inscripción Formato Requisitos de documentos
2. Revisión y archivo de documentos
1. se archiva la documentación de los alumnos nuevos, por orden alfabetito según el programa académicos de cada aspirante
2. Se revisa la carpeta, haciendo seguimiento a los documentos.
3. Se procede a registrar al sistema de control.
2. PROCESO DE MATRÍCULA 1. Usuario Una vez el interesado decide inscribirse, cancela el valor de la inscripción en tesorería , se dirige al departamento de registro y control con el recibo de pago para ser colocado en la carpeta del estudiante Recibo de pago
2. Polígrafo de Notas El estudiante ingresa a la plataforma de Interamericana y descarga el polígrafo denotas, éste reposa en el sistema y físicamente Expedición De polígrafo F-RC-001 VER
3. Matrículas de estudiantes homologados
1. Recibir y verificar que los documentos exigidos estén completos y bien diligenciados, en especial el formato de orden de matrícula.
2. Digitar en el sistema de información las notas del acta de homologación y los datos contenidos en el formato de orden de matrícula e imprimirlos.
3. Archivar la documentación previamente revisada en la carpeta del aspirante.
Certificado de notas originales Formato Acta de homologación
4. Matrícula de estudiantes por reintegro
1. Verificar si el estudiante se encuentra a paz y salvo con biblioteca, tesorería y registro y control. De encontrarse a paz y salvo se imprime y se le entrega el plan de estudio gráfico, en caso contrario se le indicará los pasos que debe seguir para reclamarlo.
2. Entregar al asesor de mercadeo el plan de estudio gráfico para iniciar trámite de matrícula y para saber en qué semestre va quedar nuevamente el estudiante.
3. Cancelar en tesorería el valor de la matrícula para posteriormente reclamar el soporte de pago y entregarlo al Asesor
4. Entregar al Estudiante formato de orden de matrícula para que relacione las materias a cursar en el semestre académico y de esta forma solicite la firma del director académico para su aprobación.
5. Revisar que los documentos exigidos estén completos y que el formato de orden de matrícula esté debidamente diligenciado.
3. PROCESO DE ADMISIONES 1. Estudiantes nuevos El aspirante inscrito debe cumplir con todos los requisitos exigidos por la institución para generar la orden de matrícula, con la orden debe dirigirse al director del programa para matricular las asignaturas a cursar en el periodo académico. Nota: El estudiante podrá escoger el horario y el grupo de la asignatura si hay cupos disponibles, el máximo número de créditos a matricular por semestre es 22.
2. Estudiantes antiguos
Matrícula para estudiantes antiguos es el siguiente:
1. Finalizado un periodo académico y aprobado el semestre, el estudiante podrá optar por la matrícula para avanzar con el Plan de Estudios de su Programa académico.
2. La Oficina de Registro y Control Académico, actualiza la historia académica de cada estudiante y elabora un certificado de notas en original y copia, el original para el estudiante y la copia firmada se archiva en su carpeta.
3. Antes de la fecha prevista para la inscripción de materias, envía a cada coordinador académico del programa el informe de la situación académica de cada uno de los estudiantes.
4. Dentro de las fechas previstas en el Calendario Académico, los estudiantes se acercan al director de cada programa para inscribir las asignaturas a cursar en el periodo académico este debe estar firmada por el estudiante y por el coordinador del programa para ser registrado en el sistema de información
5. Con los originales de las órdenes de matrícula académica, la oficina de registro y control elabora los listados por cada asignatura, y lo remite al Director de cada programa para ser entregado a los docentes.
Registro de pago de Matricula
3. Estudiantes homologados Una vez el aspirante esté interesado en los programas académicos de la Institución, debe presentar las notas en original para su previo estudio con el director del programa. Una vez aprobada su homologación, procede a realizar la matrícula financiera y académica, debe anexar toda la documentación exigida para procederá su registro. Carpeta con la documentación Formación Académico
4. Estudiantes de reintegro El estudiante antiguo que por una razón dejo sus estudios en la institución y desea reintegrarse nuevamente, debe solicitarlo mediante una comunicación dirigida al director académico, el director verificara la situación académica del estudiante y dará su aprobación para que continúe Sus estudios. carta de solicitud de reintegro recibo de pago y carpeta con la documentación correspondiente
4. CALIFICACIÓN Y REVISIÓN DE NOTAS 1. Estudiantes nuevos, Antiguos Homologados
1. Las calificaciones en la institución se darán en términos numéricos de cero (0.0) a cinco cero (5.0). Las evaluaciones y pruebas de la Institución se aprobarán con una nota mínimo de tres cero (3.0),
2. Cuando se realice el cómputo de las notas, si la segunda cifra decimal es inferior a cinco (5) se aproximará a la primera cifra decimal anterior y si es igual o mayor se aproximará a la siguiente, por ejemplo: de 2.94 a 2.90 y 2.95 a 3.00. 3. Registro y control recibe del director del programa la tirilla de notas de cada corte de acuerdo a lo establecido en el calendario académico. Registro y control digita en el sistema cada una de las notas por cada corte y cada asignatura, el registro de las notas se debe de archivar y mantener en sitio seguro.
3. Si el estudiante no está de acuerdo con la nota, este debe solicitar por escrito al director del programa una revisión de su nota,
4. La nota definitiva será la asignada por el docente de la asignatura o el segundo calificador En este último caso, el segundo calificador recibirá la evaluación y justificará por escrito su calificación.
5. Para la revisión de notas de pruebas escritas es requisito indispensable que las mismas no hayan sido retiradas por el estudiante de la oficina de Registro y Control. En caso contrario no se aceptarán reclamos ni solicitudes de segundo calificador.
6. Se entiende que el estudiante acepta las notas del período anterior cuando se matricula para un nuevo período académico y, salvo que haya reclamación en trámite, no se aceptarán objeciones posteriores
Se coloca nota original y copia en su respectiva carpeta del estudiante
Planilla Control de notas F-FA-024
Comunicación solicitud de revisión de notas
Formato formación académico
5. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS Y NOTAS 1. Cancelación
1. El estudiante debe cancelar el Valor de la certificación en tesorería y presentarlo a registro y control.
2. El estudiante debe diligenciar el formato solicitud de certificación y anexar el recibo de pago
3. Registro y control Confirmar los datos suministrados por el interesado y solicitar soporte de pago para así emitir el documento solicitado.
Formato de solicitud de Certificación F-RC - 002
2. Entrega de certificaciones Una vez recibida la solicitud, registro y control cuenta con tres días hábiles para expedir la certificación solicitada, su entrega será en el horario establecido. Entrega de Certificado
6. PASOS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL 1. Paz y salvo
1. El estudiante pronto a graduarse debe estar a paz y salvo, y haber cursado la totalidad de las asignaturas del plan de estudio del programa.
2. Verificar que la documentación exigida para optar el título de grado este completa e imprimir el plan de estudio gráfico y sabana de notas, para verificar que el estudiante haya cumplido con el plan de estudios.
Formato paz y salvo F-RC- 003
2. Cancelación derechos de grado El estudiante debe cancelar el valor de los derechos de grado y hacer firmar el paz y salvo según el formato estipulado Nota: El estudiante baja de la plataforma el formato de paz y salvo
F-RC- 003
3. Verificación del título Pasar a Dirección Académica los documentos de los estudiantes próximos a graduarse, para verificar que la documentación exigida esté a conformidad y posteriormente generar el acta consejo académico de aprobación Carta de aprobación de dirección académica
4. Revisión de diplomas y actas Recibir y revisar los diplomas y actas, con el fin de verificar que estén completos y que no haya errores en los datos básicos de los egresados. Nota: En caso de existir errores en los datos básicos, se debe realizar una relación de los casos presentados y hacer la respectiva devolución. Nota: En caso de existir errores en los datos básicos, se debe realizar una relación de los casos presentados y hacer la respectiva devolución.
Carta del Estudiante solicitante
1. COMPRA DE HARDWARE Y SOFTWARE 1. Requerimiento EL área de sistemas vía Correo electrónico y diligenciando el formato F-CO-004, solicitud la adquisición de nuevos equipos tecnológicos según especificaciones requeridas
2. Cotización Se solicita a diferentes proveedores las cotizaciones requeridas de los productos según los requerimientos. Nota: una vez solicitada la cotización será recibida físicamente o por vía correo electrónico. NOTA: Debe solicitar mínimo tres cotizaciones Cotizaciones enviadas por el correo electrónico y/o Físico.
3. Verificación El departamento de compras evalúa la cotización, si cumple con ios parámetros solicitados, se pasa al visto bueno de comité de compras o del director Cotización aprobada
4. Compra del hardware o software Una vez aprobada la cotización, se le informa al coordinador de sistema para contactarse con el proveedor seleccionado por vía correo electrónico Requerimiento Email
5. Cancelación del Producto Una vez recibido el producto solicitado, se procede a la entrega de la factura a tesorería para efectuar su respectiva cancelación. Transferencia banca ría. Factura y Garantía del producto
2. INVENTARIO DE HARDWARE Y SOFTWARE 1. Equipos Nuevos Cada vez que se adquiere un equipo nuevo se le asigna un número codificado de inventario (sticker) NOTA: Se incluye en inventario todo lo que es computadores, impresoras, escáner, y demás implementos tecnológicos. Numero de inventario Plantilla en Excel
2. Registro en hoja de vida equipo Teniendo el número de inventario se procede a registrar en la hoja de vida del equipo las características técnicas (hardware) del producto. Cuando se adquiera e instale un nuevo software se debe registrar en el formato de Instalación de Software. Formato Hoja de vida Equipo F-TI-001 VER
3. Activos Obsoletos Una vez realizado los inventarios de los equipos de cómputo, se pueden encontrar equipos obsoletos o estado deterioro ,esto se debe retirar mediante diagnostico previamente realizado Formato Descarte de Equipos F-TI-002 VER
3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL EQUIPÓ DE CÓMPUTO 1. Cronograma de Actividades Se efectúa un cronograma especificando las actividades a realizar y se programa las fechas de la ejecución: se realiza mantenimiento en las salas de informática o en los diferentes Departamentos, NOTA: Se efectúa un cronograma de actividades semestralmente
F-TI-003
2. Diagnostico Del Equipo Se evalúa el equipo y se determina su estado mediante un diagnóstico de su estado útil. Nota: Si existe algún daño físico que no se pueda reparar se determina su retiro. Si el equipo está todavía en garantía se solicita ai proveedor para la realización del mantenimiento correctivo.
F-TI-004
3. Realización del Mantenimiento Preventivo o Correctivo Se realiza mantenimiento preventivo y/o correcto dos veces al año de los equipos de cómputo de las salas de informática. Para la parte administrativa se hace mantenimiento correctivo cuando lo requiera.
Formato Mantenimiento Correctivo y Preventivo
F-TI-005
4. Material E Insumos Cuando se solicite insumos y/o material para el mantenimiento se debe diligenciar el formato de requerimiento (compra F-CO-004) según sus necesidades
Formato Requerimiento De Producto
F-CO-004
5. Hoja De Vida equipo Una vez evidenciado y realizado el proceso de mantenimiento se notifica en el formato requerido. F-TI-001 Hoja de Vida Equipo VER
4. SOPORTE TÉCNICO A LOS DEPARTAMENTOS 1. Requerimientos Se solicita el requerimiento al departamento de sistemas por vía Correo electrónico Requerimiento vía Email
2. Diagnostico Una vez realizado el requerimiento, se determina el diagnóstico de la afectación del equipo, esta debe ser reportada para su corrección
F-T1-004
3. Ejecución Realizado el diagnóstico, se identifica y se ejecuta el requerimiento del departamento
For Soporte Técnico
F-TI-006
4. Realización Del soporte Previamente ejecutado el requerimiento solicitado del departamento se procede a la realización de la acción correctiva notificada.
Formato Soporte Técnico
5. ADMINISTRACIÓN DE CORREOS CORPORATIVOS 1. Requerimiento De la Solicitud Se recibe notificación por correo electrónico de cualquier departamento de ia institución solicitando la creación de una nueva cuenta de correo corporativo. Nota: Se crean cuentas de correo corporativo a personal administrativo, docentes y estudiantes. Notificación vía Correo electrónico.
2. Creación de correo corporativo Para la creación del usuario se requiere nombres, apellido, cédula y el cargo que va a desempeñar dentro de la institución. Nota: el cargo es personal administrativo, estudiante o docente El Departamento de Talento Humano, es el encargado de solicitar los correos para su creación de las cuentas. Plataforma De correos
3. Notificación De la Cuenta Una vez creado el correo corporativo se envía una notificación asignando el usuario con su clave correspondiente. Nota: los empleados antiguos conservan sus contraseñas ya creadas anteriormente. Se le notifica vía Correo electrónico
4. Retiro de Las cuentas Cuando un funcionario se retira de la Institución , se deben notificar al departamento de sistemas su cancelación de su cuenta y debe ser reportado también al departamento de Talento Humano Se le notifica vía Correo electrónico
6. CARGUE DE INFORMACIÓN AL SNIES Y SPADIES 1. Fechas Para Reporte De Información Para ingresar la información, se debe tener en cuenta las fechas de la plataforma para poder ingresar la información en el momento solicitado. Plataforma SNIES Y SPADIES
2. Notificación Se procede a realizar la búsqueda de la información solicitada por la plataforma del SNIES y SPADIES en Dirección Académico de la Institución Plantillas de Excel
3. Clasificación de la Información Una vez recibida la información de Dirección Académica, empieza el proceso de tabulación en las plantillas de Excel propuestas por la plataforma. Plantillas de Excel plataforma del SNIES y SPADIES
4. Cargue Local Una vez clasificada la información, se procede realizar el cargue de las plantillas con la aplicación Cargue. Info a la base de datos local. Plantilla Excel Base de datos local
5. Cargue Central Una vez cargada la información en la base de datos local, se procede a cargar la información a nivel central, por medio de la página web http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-212401.html Con el fin de que la información quede reportada y totalmente actualizada en la plataforma del SNIES Y SPADIES. Reporte de información de la Plataforma del SNIES Y SPADIES.
6. Notificación De la Respuesta Una vez realizado el proceso de reporte de información al Ministerio de Educación Nacional, emiten un correo automáticamente notificando la aceptación del cargue de la información en la base de datos central. Notificación vía Correo electrónico.
7. Seguimiento Operativo El Departamento de sistemas ya estando notificado por el ministerio de educación nacional, se da inicio al seguimiento de reporte la información de manera semestral. Nota: estar verificando las resoluciones de las fechas programas para reportar la información; por semestre existen dos fechas de reporte. Notificación vía Correo electrónico.
7. ADMINISTRACIÓN DE LA PÁGINA WEB 1. Fecha para solicitud de reporte Todos los lunes iniciando semana se reciben notificaciones por correo electrónico de la información que se requiera subir a la plataforma. Nota: Cuando sea festivo la información se envía el día martes. Notificación vía Correo electrónico.
2. Actualización de información El web master recibe la información y automáticamente se la reenvía a la Directora de Programa para que ella dé el visto bueno de publicación. Notificación vía Correo electrónico.
3. Autorización de publicación La directora de programa revisa la información enviada por el web master y aprueba si el contenido esta apropiado para ser publicado en la plataforma. Envía un correo electrónico autorizando el contenido y si tiene que hacer algunas modificaciones. Notificación vía Correo electrónico.
4. Cargue de la Información A la Página Institucional El web master se encarga de realizar los cambios solicitados por la directora académica y a la vez de subir la información a la plataforma institucional. Página Web
5. Notificación de ubicación Una vez realizado el cargue de información se procede a notificar el resultado final del producto. Notificación vía Correo electrónico.
8. COPIAS DE SEGURIDAD 1. Requerimiento De la Solicitud Se envía solicitud de copias de seguridad por vía correo electrónico. Notificación vía Correo electrónico.
2. Realización Copia de Seguridad Se efectúa proceso de copia de seguridad a toda la información alojada en el equipo de cómputo. Nota: las copias de seguridad se realizan cada vez que se requiera o cuando un funcionario deja de laboral con la institución. Formato copias de Seguridad. F-TI-007 VER
3. Notificación Una vez realizada la copia de seguridad se hace firmar a la persona que solicito el servicio. Nota: Las copias de seguridad quedan alojadas en el departamento de sistemas. Notificación vía Correo electrónico
9. PRÉSTAMO DE EQUIPOS PARA USO TEMPORAL 1. Requerimiento De la Solicitud Se solicita el requerimiento al departamento de sistemas por vía Correo electrónico solicitando préstamo de equipo, diligenciando el formato préstamo equipo.
Formato Préstamo De Equipos
F-TI-008
2. Entrega de equipo en préstamo El funcionario se dirige al departamento de sistemas a recoger el equipo solicitado, diligenciando el formato requerido que contiene una fecha de entrega para que la oficina tenga un mejor control.
3. Devolución de equipo prestado El funcionario se encarga de devolver el equipo prestado en buenas condiciones y en el formato de préstamo queda especificado la fecha e devolución. F-TI-008 Formato Préstamo De equipos VER
10. PRUEBAS SABER PRO 1. Fechas Para Reporte De Información Se debe tener en cuenta las fechas de la plataforma para empezar a generar los instructivos de pago de las pruebas saber pro. Plataforma icfes insteractivo
2. Publicación de cronograma Se ajusta el cronograma del ICFES con el cronograma de la institución para ser publicado en la página web. Página Web
3. Solicitud de información Se les envía por correo electrónico para notificar a los directores de programa la cantidad de estudiantes que van a presentar las pruebas saber pro según el semestre. Notificación vía Correo electrónico.
4. Recolección de información Recibida respuesta de los directores de programas se identifican los listados para determinar la cantidad de instructivos que se deben generar en la plataforma. Notificación vía Correo electrónico.
5. Pre Registro Se ingresa a la plataforma de ICFES Interactivo por el usuario y contraseña correspondiente según el programa académico a generar el instructivo. Nota: El instructivo se genera cuantas veces sea necesario Instructivos de pago
6. Entrega de Instructivos de pago Media un oficio se hace entrega de los instructivos de pago a la oficina de tesorería para que ellos les hagan entrega a los estudiantes. Oficio entrega de Instructivos
7. Registro Ordinario Ya entregado el instructivo de pago el estudiante se encarga de efectuar dicho pago en el Banco Popular. Después de 24 horas que el sistemas haga efectivo este pago, el estudiante debe enviar un correo electrónico con los datos personales y el escaneo del recibo para así poderles generar el usuario y contraseña para el registro ordinario. Nota: El estudiante terminar de hacer el registro ordinario el departamento de sistemas solo se Notificación vía Correo electrónico.
11. INSTALACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE EN LOS EQUIPOS DE COMPUTO 1. Requerimiento De la Solicitud Se solicita el requerimiento al departamento de sistemas por vía Correo electrónico solicitando la instalación del software. Para el hardware se hace un diagnóstico del dispositivo NOTA: Si es equipo que se instala es nuevo debe tener en cuenta , la garantía, equipo y accesorios , si el equipo es antiguo debe ir las especificaciones claras en el momento de su instalación
Notificación vía Correo electrónico. Formato de Diagnóstico
2. Proceso De Instalación Se procede hacer el proceso de instalación del hardware o software solicitado por el funcionario diligenciando el formato requerido por el departamento de sistema. Formato de Instalación de Hardware y Software F-TI-009 VER
3. Entrada De inventario Una vez instalado el equipo se registra en la entrada de inventario con el código del Sticker Inventario
1. SEGUIMIENTO A EGRESADOS 1. Identificación de los Graduados El Coordinador de Egresados debe solicitar a Registro y control la base de datos de los graduados por programa académico. Información de graduados
2. Base de datos Conformar mediante un sistema la base de datos de los graduados, que le permita obtener información actualizada y detallada del graduado. Base de Datos de Egresados
3. Aplicación de Encuesta El Coordinador de Egresados debe enviar por medio de correo electrónico, el link de la encuesta de seguimiento a todos los egresados para su diligenciamiento, teniendo presente, que este seguimiento se hace en tres momentos, uno al momento de la graduación, el otro a los tres años, y el último a los cinco años, con el fin de obtener información verídica de ubicación de los egresados para medir su impacto socioeconómico en la sociedad. Formato Encuesta de seguimiento
4. Elaboración De informes El Coordinador debe recopilar y tabular la información recibida de las diferentes encuestas, para analizarla y presentar sus respectivas conclusiones. Informe Final
5. Socialización del informe Se realiza la presentación del informe a los directores de cada programa, con el objetivo de retroalimentar los procesos de autoevaluación. y los curriculares. Informe Final
2. IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADORES 1. Identificación de los Empleadores Una vez presentado el informe de seguimiento de los egresados, la coordinación debe seleccionar una muestra de las empresas donde se encuentran laborando los egresados con el fin de medir su desempeño desde la óptica de los empleadores. Se deberá establecer una base de datos con toda la información y la razón social de las empresas. Información de Empleadores
2. Base de datos Conformar mediante un sistema la base de datos de las empresas, que le permitan obtener información actualizada y detallada de cada una de ellas. Base de Datos de Empresas
3. Aplicación de Encuesta El Coordinador de Egresados debe enviar por medio de correo electrónico, el link de la encuesta de los empleadores a todas las empresas que fueron seleccionadas para su diligenciamiento, teniendo presente, que este seguimiento se hará en los mismos tres momentos, que la aplicación de las encuestas de los egresados, con el fin de obtener información verídica sobre el desempeño profesional de los graduados de la Institución. Formato Encuesta Empleador F-BE-002 VER
4. Elaboración de informes La coordinación debe recopilar y tabular la información recibida de la encuesta al momento de aplicarlas, para analizarla y presentar sus respectivas conclusiones. Informe final
3. ENCUENTRO DE EGRESADOS 1. Encuentro de egresados Como una de las políticas de seguimiento a egresados, se contempla cada dos años, realizar un encuentro con todos los graduados de los diferentes programas académicos con el fin de mantener una relación más estrecha para contribuir a la actualización de temas de interés según áreas específicas de conocimiento. El Coordinador de Egresados deberá pasar una propuesta en conjunto con los Directores de Programa, y Bienestar Universitario a la Dirección Académica para su aprobación, planeación y ejecución. Propuesta Encuentro de Egresados
2. Construcción de la propuesta Con base en los aportes de todos los integrantes se elabora la propuesta para la organización del encuentro, donde se establezca: Programación, cronograma, lugar y fecha de la realización del evento, actividad a realizar, presupuesto, reconocimiento o premios a dar, contratación de artistas, conferencista e invitados especiales. Propuesta Encuentro de Egresados
3. Gestión de Invitación Una vez aprobado el encuentro, la Coordinación de Egresados debe enviar por medio de correo electrónico, o correo certificado las diferentes invitaciones a todas las personas que participaran del evento, así como anunciarlo por los diferentes medios de comunicación que se destinen para tal fin. Plantilla Tarjeta de Invitación
4. Actualización de datos La Coordinación de egresados, deberá aplicar la encuesta de seguimiento a egresados utilizando este espacio para fortalecer las relaciones entre Institución y graduado, con el fin de mantener los datos actualizados de cada uno de ellos. Formato Encuesta de seguimiento F-BE-001 VER
5. Evaluación del evento La Coordinación de Egresados, así mismo, aplicará la encuesta de satisfacción de realización de eventos, para medir el nivel de cumplimiento y asistencia a cada una de las actividades desarrolladas durante el encuentro. Formato Encuesta de Satisfacción de Eventos F-BE-003 VER
6. Elaboración y Presentación de Informe Una vez recopilada la información, el Coordinador de Egresados, deberá realizar y presentar un informe de evaluación de dicho evento para su posterior retroalimentación ante los directivos de la Institución. Informe Final
4. ORIENTACIÓN A LOS EGRESADOS 1. Detectar Necesidades La Coordinación de Egresados detecta las necesidades de los egresados basándose en los resultados de las encuestas, y se definen las ofertas de servicios de orientación con sus respectivas temáticas. Los servicios a oferta pueden ser: Talleres, Charlas, Capacitaciones Diplomados Cursos de Actualización, otros servicios Cronograma de Actividades
2. Realizar Convocatoria Una vez se tenga definido el servicio a ofertar se debe de realizar la convocatoria mediante correos electrónicos, comunicado, teléfono, afiches, carteleras y otros medios de difusión. Comunicado Interno
3. Supervisar el desarrollo de la actividad Supervisar que la jornada se ejecute de acuerdo a la programación establecida, y ejercer apoyo al conferencista. Llevar control de asistencia. Formato Asistencia a Actividades
4. Encuesta de Satisfacción del servicio Se debe aplicar la encuesta de satisfacción de servicios recibido a los participantes, para conocer su percepción de la actividad. Formato Encuesta de Satisfacción de Eventos F-BE-003 VER
5. Entrega de certificación Realizar entrega de certificados a los egresados que asistieron al 80% de la jornada. Certificado

References: Artículo 17
 Artículo 19
 Artículo 25
 Artículo 25
 Artículo 3
 Artículo 10
 Artículo
3