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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES - PDF
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Amparo de la Fuente Río
1 Página 1 de 64 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL BOGOTÁ 2014
2 Página 2 de 64 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS ALCANCE MARCO LEGAL 1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 1.1. ACTA Diligenciamiento del acta 1.2. RESOLUCIÓN Diligenciamiento de la resolución 1.3. COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA Diligenciamiento de la comunicación oficial interna 1.4. COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA Diligenciamiento de la comunicación oficial externa 1.5. CIRCULAR Diligenciamiento de la circular 2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 2.1. Clasificación e Identificación de Expedientes 2.2. Ordenación de carpetas y expedientes Ordenación cronológica Depuración Alineación de documentos Perforación Sobres que contienen fotos, cds, disquetes Uso de las hojas de reciclaje Restauración o primeros auxilios Documentos al interior de sobres 2.3. Foliación Foliación y disposicion de cuadros, imágenes e información que está en formato horizontal Documentos de apoyo 2.5. Transferencia Documental 2.6. Inventario Documental 3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3 Página 3 de Metodología De Aplicación De La Tabla De Retención Documental 3.2. Diligenciamiento del rótulo para identificación de carpetas 3.3. Diligenciamiento del Rotulo de Cajas 4. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS 4.1. Identificación y disposición final de series y subseries con aval de comité de archivo 4.2. Aplicación de métodos para eliminación 4.3. Transferencia primaria al archivo central de documentos para conservación total de documentos 4.4. Reproducción técnica Digitalización Microfilmación 5. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS 5.1. Solicitud y diligenciamiento de consulta Búsqueda de documentación 5.3. Entrega de documentación a usuario 5.4. Devolución documentación a Gestión Documental 5.5. Rearchivo 6. SERVICIO DE FOTOCOPIADO 6.1. Identificación tipo de servicio Servicio de fotocopiado para usuario interno: Servicio de fotocopiado para usuario externo: 7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 7.1. Protección-Limpieza área de trabajo 7.2. Alistamiento de documentos 7.3. Almacenamiento En carpetas de propalcote En cajas x Mobiliario - Estantería 7.4. Inspección y vigilancia zonas archivo Área depósitos Zonas de trabajo GLOSARIO BIBLIOGRAFIA
4 Página 4 de 64 INTRODUCCIÓN La Guía de Gestión Documental proporciona una orientación a los funcionarios y contratistas para la realización de la labor documental de manera eficaz y eficiente con el fin de cumplir con la normatividad vigente como también conservar y preservar el acervo documental de la Unidad Administrativa especial Junta Central de Contadores. Esta guía describe la temática sobre en Gestión Documental que se maneja en la entidad, desarrollándose los temas: objetivos y alcance de la guía, marco legal que regula la labor documental, producción documental y el uso de los formatos de uso institucional, parámetros para la organización del archivo de gestión, metodología de aplicación de las tablas de retención documental, disposición final de documentos, consulta y préstamo de documentos, servicio de fotocopiado y conservación de documentos. Es importante tener en cuenta que el manejo documental no es exclusivo del área de gestión documental si no de todas las áreas que manejan o generan documentación en el ejercicio de sus funciones u obligaciones.
5 Página 5 de 64 OBJETIVOS GENERAL Proporcionar una orientación a los funcionarios y contratistas para realizar la labor documental de manera eficaz, eficiente y uniforme respecto de las actividades necesarias para asegurar la adecuada organización documental y uso de las tablas de Retención Documental con el fin de cumplir con la normatividad vigente y conservar y preservar el acervo documental de la Unidad Administrativa especial Junta Central de Contadores. ESPECIFICOS Divulgar y promover la metodología para la aplicación de Tablas de Retención Documental. Constituirse en una herramienta de apoyo y consulta para la implementación del procedimiento de aplicación de Tablas de Retención Documental. Orientar, Facilitar a los funcionarios y contratistas de la Entidad, responsables del manejo de los documentos, sobre las ventajas que representa el adecuado tratamiento de los documentos y los factores que contribuyen a su deterioro en las oficinas, para lo cual se dan las soluciones más indicadas en cada caso. ALCANCE Aplica para todos los documentos, registros y archivos generados en la UAE-Junta Central de Contadores.
6 Página 6 de 64 MARCO LEGAL Es primordial tener en cuenta lo que ordena la normatividad sobre la organización de documentos en las entidades del estado, para la organización de los archivos de gestión de la UAE Junta Central de Contadores se siguen los parámetros estipulados en la normatividad vigente y lo que resalta la Ley 594 de 2000 (Ley general de archivos), el decreto 2609 de 2012 y el acuerdo 42 de 2002 en materia de Organización documental y la labor que realizan funcionarios y contratistas que realizan labor documental en las entidades públicas. LEY 594 DE 2000 Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. DECRETO 2609 DE 2012 Artículo 3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. ACUERDO 42 DE 2002 Artículo 4. Criterio para la organización de Archivos de Gestión: 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
7 Página 7 de Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Dependencia productora y código, serie y código, subserie y código, nombre del expediente, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. NORMAS DE APLICACIÓN ESPECÍFICA a. Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. b. Acuerdo AGN 007 de Artículo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones. c. Acuerdo AGN 09 de Reglamenta la presentación de las TRD. d. Acuerdo AGN 12 de Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría e. Acuerdo AGN 09 de Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. f. Acuerdo AGN 16 de Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. g. Acuerdo AGN 037 de Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. h. Acuerdo AGN 039 de 2002.
8 Página 8 de 64 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de i. Acuerdo AGN 041 de Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. j. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de k. Acuerdo AGN 015 de Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. l. Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. m. Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. n. Circular AGN 07 de Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. o. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. p. Circular AGN-DAFP No. 004 de Organización de historias laborales. q. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de historias laborales. r. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar.
9 Página 9 de 64 s. Resolución AGN 147 de Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General t. Resolución AGN 081 de Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. u. Resolución AGN 183 de Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. v. Cartilla de Ordenación de Archivo General de la Nación. w. NTC 4095 de 1997 Norma General para la Descripción Archivística. x. NTC 5029 de 2003 Norma sobre Medición de Archivos. y. Acuerdo 02 de 2014 z. Acuerdo 004 de 2013
10 Página 10 de PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS La Producción de documentos es la generación de documentos en una oficina de la Entidad en cumplimiento de sus funciones, son ejemplo de la producción los documentos de uso institucional como el acta, resolución, memorando interno, comunicación oficial externa 1.1. ACTA Este documento es un Formato de uso institucional el cual es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. Imagen No. 1. Formato Acta
11 Página 11 de DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA TAMAÑO DEL SOPORTE El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. FORMATO DE LA LETRA Se debe utilizar la letra Arial en tamaño 11. MÁRGENES Superior e Izquierdo 4 cm., Derecho e Inferior 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA ENCABEZADO Debe ir el logo institucional de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. TÍTULO Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo o comité y el carácter de la reunión. ACTA No. Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. FECHA Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) donde se realizó la reunión. HORA Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.
12 Página 12 de 64 ASISTENTES Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el comité. INVITADOS Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. AUSENTES Si alguno de los invitados o citados a reunión no asiste, se debe colocar los nombres de Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo o comité que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DÍA Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión. DESARROLLO Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). CONVOCATORIA Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo o comité. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).
13 Página 13 de 64 DATOS DEL TRANSCRIPTOR Finalmente al finalizar el documento se coloca en formato Arial 10 el nombre y apellido de las personas en intervienen en la elaboración del documento, quien proyectó y quien revisó. ASPECTOS GENERALES Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco RESOLUCIÓN Formato de uso institucional, unidad documental que expresa la voluntad de la administración pública para causar efectos jurídicos. Tiene carácter general, obligatorio y permanente.
14 Página 14 de 64 Imagen No. 2. Formato Resolución
15 Página 15 de DILIGENCIAMIENTO DE LA RESOLUCIÓN TAMAÑO DEL SOPORTE El acta se debe elaborar en papel bond tamaño oficio. FORMATO DE LA LETRA Se debe utilizar la letra Arial en tamaño 11. MÁRGENES Superior e Izquierdo 4 cm., Derecho e Inferior 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA RESOLUCIÓN ENCABEZADO Debe ir el logo institucional de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. TÍTULO 1. Luego del logo se deja una interlínea y se escribe centrado, en mayúsculas sostenida y en negrilla el texto Republica De Colombia. IMAGEN Debajo del título No. 1. Se coloca centrada y en color blanco y negro o escala de gises la imagen del escudo de la República de Colombia el cual debe tener las siguientes dimensiones: Alto 2.1cm y ancho 2.4 cm. TITULO 2. Luego de la imagen del escudo se deja una interlínea y se escribe en mayúsculas sostenida y en negrilla el texto UAE Junta Central de Contadores. Colocado este texto se dejan 2 interlíneas. RESOLUCIÓN No. Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla RESOLUCIÓN No.. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva resolución; iniciando con 01 cada año.
16 Página 16 de 64 FECHA Escribir la fecha, indicando el día, mes y año. Esta información se coloca debajo del texto RESOLUCIÓN No.. Colocado este texto se dejan 3 interlíneas. MOTIVO O RAZON DE LA RESOLUCIÓN Se indica en un párrafo corto el motivo o razón de la resolución iniciando con el texto por el cual Colocado el contenido de este párrafo se dejan 2 interlíneas. EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Este texto se coloca centrado, en mayúsculas sostenidas y con negrilla. Colocado este título se deja 1 interlínea. En ejercicio de sus facultades legales y Se coloca este texto haciendo referencia de que es el Director General de la entidad la única persona autorizada para la emisión de este documento. Luego de este texto se dejan 2 interlíneas. CONSIDERANDO QUE Desarrollo del motivo de la resolución en uno o varios párrafos. Entre párrafos se deja una interlínea al finalizar la explicación del motivo del documento si es necesario se inicia un nuevo párrafo con el texto: De acuerdo con lo estipulado en.haciendo referencia a la normatividad. Se deja una interlínea. RESUELVE: Disposición de las decisiones mediante la emisión de artículos para dar cumplimiento a las decisiones. Se deja una interlinea entre los párrafos resultantes, el párrafo final debe hacer referencia a la Vigencia con el texto La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Se dejan tres interlíneas. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Colocación de este texto y se dejan tres interlineas. FIRMA AUTORIZADA PARA FIRMA DE LA RESOLUCION. Se coloca el nombre del Directo General, centrado y en mayúscula, debajo se coloca el cargo y el texto UAE Junta Central de Contadores. DATOS DEL SUSCRIPTOR Al finalizar el documento se coloca en formato Arial 10 el nombre y apellido de las personas en intervienen en la elaboración del documento, quien proyectó y quien revisó.
17 Página 17 de Comunicación Oficial interna Comunicación Oficial interna o memorando Interno, se utiliza para informar, dar orientaciones, pautas, hacer solicitudes, aclaraciones, al interior de la entidad referente a la gestión de la misma. Imagen No. 3. Comunicación Oficial Interna
18 Página 18 de DILIGENCIAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA O MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES Superior e Izquierdo 5 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA ENCABEZADO Debe ir el logo institucional de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA. CÓDIGO Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guion (-), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
19 Página 19 de 64 ASUNTO Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por comunicación oficial interna o memorando. DESPEDIDA Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres de las personas que intervinieron en la elaboración del documento. Quien proyecta y quien revisa. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.
20 Página 20 de Comunicación Oficial Externa Esta comunicación Tiene como objetivo transmitir un mensaje, también se utiliza para contestar comunicaciones oficiales, dar información, hacer solicitudes fuera de la entidad dirigidas a personas naturales y/o jurídicas según sea el caso. Imagen No. 4. Formato Comunicación Oficial Externa
21 Página 21 de DILIGENCIAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). ENCABEZADO Debe ir el logo institucional de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. PARTES DE LA CARTA CÓDIGO Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guion (-), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. CIUDAD En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
22 Página 22 de 64 ASUNTO (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Martínez. TEXTO Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. DESPEDIDA Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. Este formato se puede utilizar para la elaboración de cartas.
23 Página 23 de CIRCULAR Es una comunicación interna o externa que informa sobre actividades de la entidad, normas, políticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios. Imagen No. 5. Formato Circular
24 Página 24 de DILIGENCIAMIENTO DE LA CIRCULAR CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la entidad, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director General de la UAE Junta Central de Contadores. MÁRGENES Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. TÍTULO Y NÚMERO Título CIRCULAR, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Área de Gestión
25 Página 25 de 64 Documental - grupo de Correspondencia, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR Consignar nombre y apellido de las personas que intervienen en la elaboración del documento, quien proyecta y quien elabora. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.
26 Página 26 de ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 2.1. CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES Determinación de agrupaciones documentales (fondo, sección, series), mediante la utilización de las Tablas de retención documental. Esta actividad es realizada por cada uno de los funcionarios responsables de los documentos físicos o electrónicos que genere, maneje o tramite, según sus funciones. Se clasifican los documentos según las Tablas de Retención documental de cada una de las áreas de la U.A.E Junta Central de Contadores con el fin de identificar las series, subseries y unidades documentales. Se codifican las carpetas según los códigos estipulados en la Tabla de Retención Documental 2.2. ORDENACIÓN DE CARPETAS Y EXPEDIENTES Ordenación cronológica Se ordena los tipos documentales que conforman cada serie o subserie en carpetas, teniendo en cuenta que el documento más antiguo es el primero y el más reciente va al final de la carpeta Depuración Se retiran duplicados de documentos, documentos de apoyo y folios en blanco. Los documentos que son faxes deben ser reemplazados por una copia del mismo documento. -Se retiran ganchos de legajar, ganchos de cosedora y clips Alineación de documentos Se alinean todos los documentos de cada expediente o carpeta en el borde superior izquierdo. Debe ser lo más exacta posible, alineación de las hojas cartas y oficio siempre se debe realizar tomando como referencia el formato oficio. Imagen No. 6. Alineación sugerida.
27 Página 27 de Perforación Se perfora los folios (carta y oficio) usando de referencia una hoja tamaño oficio. Antes de realizar la perforación se revisa que los folios que contienen información en forma horizontal les quede el titulo u orientación de la escritura hacia el lomo de la carpeta debidamente alineada Se colocan ganchos legajadores plásticos asegurándose que queden ajustados y los folios alineados Sobres que contienen fotos, cd, disquetes Los sobres para guardar las fotos, cd o disquetes que vienen con los expedientes se deben realizar en papel de reciclaje, quedando la parte con letra al interior del sobre y la cara en blanco es la que debe quedar de presentación del sobre. Los sobres deben quedar bien realizados, es decir se debe hacer un cuadrado o rectángulo parejo, que no reflejen esquinas mordidas o mal cortadas. Los sobres deben ser pegados a una hoja de reciclaje con pegante y no con cinta transparente, la cinta invisible se usa solamente para la reparación de documentos. Este debe conservar libre la pestaña que se usa para cerrar el sobre, esta no se debe pegar, con el fin de facilitar la labor de digitalización de las fotos, o la observación de su contenido. El sellado completamente de los sobres provoca gasto de tiempo y papel al tener que romper el sobre para observar el contenido y luego gastar dos hojas nuevas para la fabricación de un nuevo sobre y la utilización de otra hoja para pegar este sobre. Luego de pegar el sobre en la hoja de reciclaje, esta se debe foliar y debajo del sobre se debe hacer la observación en lápiz del contenido del sobre. Imagen No. 7. Disposición de sobres.
28 Página 28 de Uso de las hojas de reciclaje Las hojas de reciclaje que se usen para la labor documental deben ser tachadas por su cara usada con esfero, esto con el fin de que esa información no se presta para confusión dentro del expediente. Siempre se debe usar la cara en blanco de la hoja de reciclaje para labores de pegado de sobres que contienen fotos y documentos pequeños allegados al expediente como consignaciones. Estas hojas en el área de Gestión Documental no siempre tienen la línea de tachado que indica que es una hoja de reciclaje y su contenido carece de validez. Imagen No. 8. Uso de hojas de reciclaje Restauración o primeros auxilios Los documentos que evidencien rasgaduras en alguna parte de la hoja, siempre se deben restaurar en la parte de atrás de la hoja haciendo uso de la cinta invisible, esto con el fin de asegurar la conservación del documento. Si se tiene dudas sobre la forma de hacer esta labor se debe solicitar asesoría para realizar la labor Documentos al interior de sobres Los documentos que se encuentren al interior de sobres deben sacarse, foliarse y conservar el consecutivo de la foliación del lugar donde se encontró. Los sobres no se deben foliar si se dejan deben dejarse detrás del documento que contenían y deben desdoblar si es el caso y alinearlos. Si el sobre esta roto o dañado se debe indicar la pertinencia de conservarlo en la carpeta o sacarlo de la misma FOLIACIÓN La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. Es de suma importancia que la foliación sea legible y en lápiz llápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
29 Página 29 de 64 No se debe foliar con lápiz o esfero de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Los números deben ser derechos y no oblicuos, el tamaño debe no debe ser muy grande, deben guardar una armonía estética con el documento. Siempre use la mina del lápiz fina y no gruesa para realizar la foliación. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. Imagen No. 9. Foliación adecuada
30 Página 30 de 64 No se deben foliar las pastas, carátulas y hojas en blanco. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. Se debe asignar un número de folio a libros, folletos o cartillas, estos se deben tomar como un solo documento y no se debe foliar las hojas que hagan parte de la composición de estos. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una de ellas. Otra opción son colocar las fotografías en un sobre de papel el cual se pega a un folio al cual se le coloca un número de folio consecutivo al folio anterior, debajo del sobre se hace la descripción del contenido del sobre. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
31 Página 31 de 64 control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. Imagen No. 10. Anulación de foliación anterior No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CD s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
32 Página 32 de 64 Se colocan hasta 200 folios por carpeta, si luego de la foliación hay más de 200 folios se colocan los folios restantes en una nueva carpeta siguiendo el consecutivo de la foliación, la carpeta 2 iniciara con el folio Foliación y disposicion de cuadros, imágenes e información que está en formato horizontal: Cuando se encuentre con documentación que tiene la escritura en sentido horizontal siempre se debe foliar en sentido de la escritura en la parte superior derecha y la perforación se debe hacer en la parte superior de la hoja arriba del titulo de texto como se observa en la imagen No. 6 y 7. En algunas carpetas de expedientes se noto que la disposicion de las hojas horizontales se hace al contrario y la foliacion se hace en sentido vertical. Imagen No. 11. Disposición y foliación correcta de las hojas en sentido horizontal 2.4. DOCUMENTOS DE APOYO Los documentos de apoyo son aquellos que sirven de ayuda en la gestión administrativa, apoyan la gestión, pueden ayudar en la toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones. Su valor es solamente informativo y a corto plazo. No testimonian la actividad de la entidad y no forman parte de su
33 Página 33 de 64 patrimonio documental, por lo tanto no hacen parte de las transferencias a la oficina de gestión documental y deben ser destruidos en la propia oficina en donde han sido manejados. Estos documentos no hacen parte de la documentación contenida en las Tablas de Retención Documental de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores Foliación Foliación y disposicion de cuadros, imágenes e información que está en formato horizontal Documentos de apoyo 2.5. Transferencia Documental 2.6. Inventario Documental 3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.1. Metodología De Aplicación De La Tabla De Retención Documental 3.4. Diligenciamiento del rótulo para identificación de carpetas 3.5. Diligenciamiento del Rotulo de Cajas 4. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS 4.1. Identificación y disposición final de series y subseries con aval de comité de archivo 4.2. Aplicación de métodos para eliminación 4.3. Transferencia primaria al archivo central de documentos para conservación total de documentos 4.4. Reproducción técnica Digitalización Microfilmación 2.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Transferencia al archivo de gestión o al archivo central de la documentación se hace dependiendo los tiempos de retención contemplados en las Tablas de Retención Documental. Por otra parte de lunes a miércoles las área que van a realizar transferencias de documentación al archivo de gestión hacen la solicitud al área de gestión documental, realizando la solicitud de recibo de cajas, los días viernes son los días en que el área de Gestión Documental hace recibo de la transferencia de las cajas que entregan las diferentes áreas, esta documentación debe ser entregada con el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental, y debe estar organizada de acuerdo a lo estipulado en la Ley 594 de 2000, y demás normatividad vigente.
34 Página 34 de 64 El área de Gestión Documental se encarga de la transferencia documental al archivo de central, lugar que se encargan de la custodia de la documentación de la entidad INVENTARIO DOCUMENTAL Elaboración de Inventarios documentales, los cuales indican series, subseries, códigos, nombre, número de expediente o carpeta, Fechas extremas, No de folios. Esta información debe ser acorde al contenido de la Tabla de Retención Documental de cada área de la U.A.E. Junta Central de Contadores. Imagen No. 12. Instrumento Archivístico Formato Único de Inventario Documental FUID
35 Página 35 de APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Beneficios de la utilización de las Tablas de Retención Documental: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
36 Página 36 de 64 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión METODOLOGIA DE APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Para la elaboración de la Tabla de Retención documental se adoptó el formato propuesto por el Archivo General de la Nación, ya que este contiene los campos mínimos que debe contener una TRD y en concordancia con lo estipulado en el acuerdo 004 de Imagen No. 13. Instrumento Archivístico Tabla de Retención Documental UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CUAL DEPENDE: Es el área de rango superior de la oficina productora dentro de la estructura organizacional establecida para Junta Central de Contadores
37 Página 37 de 64 OFICINA PRODUCTORA: Es la unidad administrativa que genera o recibe documentos de acuerdo con los trámites establecidos en sus funciones. CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA (DP): Codificación asignada a cada una de las Unidades administrativas de la Junta Central de Contadores. CÓDIGO SERIE (SE): Asignación de códigos que identifica cada una de las series documentales identificadas organizadas alfabéticamente en el cuadro de clasificación documental. CÓDIGO SUBSERIES (SB): Asignación de códigos que identifica cada una de las subseries documentales identificadas dentro de cada serie, organizadas alfabéticamente en el cuadro de clasificación documental. SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Nombres de las series, subseries y tipologías documentales identificadas por cada Unidad administrativa de acuerdo con las funciones y competencias establecidas. RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN: De acuerdo con las mesas de trabajo y el análisis realizado a cada una de las series documentales se estableció el tiempo de 2 años de permanencia en este archivo, en la mayoría de las áreas y de acuerdo con la funcionalidad de los documentos y con el fin de evitar congestión y acumulación de documentos en los espacios asignados en esta fase de archivo. RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL: De acuerdo con las mesas de trabajo, reuniones con los productores documentales y el análisis realizado a cada una de las series documentales misionales y transversales, se establecieron los años de acuerdo con las caducidades, prescripciones y vida útil de los documentos para la permanencia en este archivo. DISPOSICIÓN FINAL: Los procesos que se establecieron para las series y subseries documentales una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central, es basada en los valores cualitativos de la documentación, como patrimonio documental para la investigación y la historia, que en el tiempo se pueda reconstruir la estructura organizacional y la gestión administrativa. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Se estableció en las reuniones o mesas de trabajo, de acuerdo con las normas legales que regulan la producción documental, las series documentales misionales y transversales, teniendo en cuenta los criterios prescripción, caducidad, vida útil de los mismos y porque dejan testimonio de la gestión administrativa como acervo documental y patrimonio de la comunidad para la historia.
38 Página 38 de 64 CONSERVACIÓN TOTAL (CT): De acuerdo con las características de los documentos se estableció de conservación permanente ya que reflejan las decisiones y trámites primordiales de acuerdo con la misión y metas de la Unidad y se transferirán al Archivo General de la nación y harán parte del patrimonio documental de la nación. SELECCIÓN DOCUMENTAL (S): En las mesas de trabajo se determinó con base en las Tablas de retención documental, se identifican los documentos que han cumplido su tiempo de retención en el archivo central susceptible de selección teniendo en cuenta criterios cuantitativos que reflejen en el tiempo la estructura y las labores realizadas por Junta Central de Contadores, este proceso se realizó con un grupo interdisciplinario en cabeza de un historiador en el momento de la selección. Al aplicar el proceso de selección se determinó el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. Dada la importancia de la aplicación objetiva de un proceso de selección documental, se realizó un análisis del contenido de cada serie para determinar la oportunidad de aplicar técnicas. Las series documentales que por sus características se repliquen las funciones en diferentes Unidades administrativas serán de posible eliminación Realizar el inventario en el FUID, de las series y subseries a eliminar para ser aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Realizar el inventario en el FUID, de las series y subseries a transferir al Archivo General de la Nación de acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos por las partes REPRODUCCIÓN TÉCNICA (RT): Se identificó con cada una de las áreas durante la encuesta documental cuales son los documentos que se manejan en soporte electrónico y cuales se pueden digitalizar, con el fin de facilitar la consulta, la accesibilidad y conservación de los documentos, especialmente aquellos de conservación total como se estableció en las tablas de retención documental. La digitalización se debe realizar en formato PDF/A, así se evitaran alteraciones al documento definitivo y facilitará la consulta y su transferencia o migración de documentos electrónicos a un repositorio de imágenes. Esta estructura debe corresponder a la organización y codificación ascendente de la Tabla de retención documental (series, sub-series y tipos documentales). Esto permite identificar y acceder a los documentos electrónicos de forma estructurada.
39 Página 39 de 64 Los documentos electrónicos que no estén reflejados en las series, subseries y tipologías documentales, se consideran documentos de apoyo en concordancia con el acuerdo 042 de ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS (E): La eliminación de documentos físicos como electrónicos, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de retención documental se llevará a cabo a expedientes de cada una de las series documentales de Junta Central de Contadores que han perdido sus valores jurídicos, legales, fiscales y contables y que no tienen valor histórico o carecen de importancia para la investigación y la ciencia. No se adelantaran procesos de selección para la eliminación de tipos documentales específicos únicos dentro de un expediente. Para efectos de la formación y la organización de los expedientes en el archivo de gestión se debe garantizar que no se conserven copias idénticas o duplicados de documentos. Cuando la dependencia considere que se deben eliminar documentos, deberá consultar con el encargado de Gestión Documental, con el fin de analizar el tipo de información conjuntamente con la tabla de retención documental y los tiempos establecidos en ella. En los casos que el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo considere o apruebe la eliminación de documentos se elaborará el inventario único documental y se realizará el acta correspondiente. Para la destrucción física de los documentos se establecerá un mecanismo que garantice que la información no sea reconstruida y se certifique el proceso realizado. En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se establece que es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Para ello el Archivo General de la Nación ha regulado un formato único de inventario documental. PROCEDIMIENTO: Se establece el procedimiento que deben tener los documentos una vez cumplido los tiempos de retención en las fases de archivo en la disposición final, conservación, selección, reproducción técnica o su eliminación, lo anterior en concordancia al Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación Diligenciamiento del rótulo para identificación de carpetas
40 Página 40 de 64 El conocimiento de la Tabla de Retención Documental (TRD) de cada una de las áreas por parte de los contratistas o funcionarios que realizan el manejo de la documentación, permite el diligenciamiento de instrumentos archivísticos como el Inventario Documental y el Rótulo de Identificación de carpetas, en este caso los datos que se coloquen en el rótulo debe ser igual a los datos que se encuentran en la TRD: Ejemplo: TRD Área Registro y Rótulo de identificación de carpetas para el Área de registro: Se tiene documentación de Historias de Contadores Públicos correspondiente al área de Registro, y se desea hacer el diligenciamiento el rótulo de identificación de la carpeta, haciendo uso de la TRD del área de Registro se hace de la siguiente forma: Imagen No. 14. TRD Área de Registro Imagen No. 15. Rótulo de Identificación de Carpetas con ejemplo de diligenciamiento haciendo uso de la TRD del área de registro
41 Página 41 de 64 El Diligenciamiento de rótulos de carpetas de expedientes y cajas se debe realizar mediante la identificación de dependencias, series, subseries, número, nombre, fecha inicial y final, número de carpeta, número de folios y disposición final. Los rótulos para carpetas debe tener en su parte superior derecha el logo institucional, el texto impreso se debe utilizar en letra arial 11, las dimensiones del rótulo es: 15 cm de ancho por 9.5cm de alto. La Información contenida en la tabla de retención documental del área trabajada, debe ser la que se coloca en el rótulo. Imagen No. 16. Ejemplo diligenciamiento del Rótulo de Carpetas La letra debe ser legible, clara y no se deben usar abreviaturas que en la lectura no se entienda con el nombre completo de las series y subseries. En el caso del diligenciamiento del campo Total de folios, se debe indicar el número exacto de folios por cada carpeta al igual que en la Hoja de Inventario documental.
42 Página 42 de 64 En el campo de disposición final se debe colocar la información contenida en la Tabla de Retención Documental del área procesada, estos espacios nunca se deben dejar sin diligenciar. Imagen No. 17. Ejemplo diligenciamiento del Rótulo de Carpetas 3.3. DILIGENCIAMIENTO DEL ROTULO DE CAJAS Los rótulos para cajas debe tener en su parte superior derecha el logo institucional, utilizar letra arial 11 cuando su diligenciamiento se hace en computador, cuando se hace manualmente se realiza con letra legible haciendo uso de un lápiz de mina negra. Las dimensiones del rotulo de cajas es 15 cm de ancho por 9.5cm de alto. Imagen No. 18. Rotulo de Identificación de cajas. Se deben diligenciar todos los campos indicando: Número de caja Número de carpetas Oficina Productora Código oficina productora Serie
43 Página 43 de 64 Código serie Subserie Código de serie Fecha inicial Fecha final (se deja en blanco para el caso de archivo de gestión) Contenido de la caja 4. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS Seleccionar los documentos recibidos o generados por la U.A.E. Junta Central de Contadores para definir su conservación temporal, permanente o eliminación dependiendo su ciclo de vital, con el fin de dar cumplimiento a lo determinado en las Tablas de Retención Documental Identificación y disposición final de series y subseries con aval de comité de archivo Elección de documentos para conservación total, Eliminación y/o Reproducción técnica. Luego de hacer una valoración a la documentación e identificar si el tiempo de retención descrito en la Tabla de Retención Documental ha terminado se procede verificar cual es la disposición final. Los documentos a eliminar deben ser presentados ante el Comité de archivo o Comité Institucional de Desarrollo Administrativo quienes darán aprobación al proceso a realizar quedando consignada esta decisión en acta firmada por el comité. Para la valoración documental se hace uso de los instrumentos archivísticos Inventario Documental y Tabla de Valoración Documental.
44 Página 44 de 64 Imagen No. 19. Instrumento Archivístico Formato Tabla de Valoración Documental 4.2. Aplicación de métodos para eliminación Revisión de la documentación para identificar cuales documentos han cumplido su tiempo de retención y tiene como disposición final la Eliminación. -Extracción de la documentación que ha cumplido el tiempo de retención. -Elaboración de un inventario con los expedientes que se han extraído, usando el Formato Único de Inventario Documental Fuid -Realización del acta y de terminación de la actividad de eliminación 4.3. Transferencia primaria al archivo central de documentos para conservación total de documentos
45 Página 45 de 64 Archivo y custodia de los documentos que en su disposición final fueron destinados para Conservación Total Reproducción técnica Digitalización Reproducción de la documentación que se encuentra en papel mediante un equipo de scanner con el fin de conservar el documento original que ha sido determinado como documento de conservación total Microfilmación Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. 5. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS Controlar la consulta y préstamo de documentos a usuarios internos y externos, para garantizar la preservación del acervo documental de la entidad con el fin de evitar la pérdida o detrimento de los mismos Solicitud y diligenciamiento de consulta. -Solicitud verbal o por correo al responsable del área de Gestión Documental Diligenciamiento del Formato de Consulta y préstamo de documentos Búsqueda de documentación -Búsqueda del documento o expediente a través del préstamo de documentos y bases de datos. Formato de Consulta y -Ubicación del documento o expediente en las estanterías de los depósitos de archivo. -Se dejan constancias (testigo) en los espacios de los documentos prestados, indicando fecha de préstamo y área o usuario solicitante. -Llenar los campos de No. Caja, No. Carpetas, No. Folios del Formato de Consulta y préstamo de documentos.
46 Página 46 de Entrega de documentación a usuario -Se le hace entrega del documento al usuario, llenando los campos de fecha de entrega y firma de recibido del Formato de Consulta y préstamo de documentos. Imagen No. 20. Formato Préstamo y Consulta de documentos -Se hace observación del estado en que se entrega el material. -El usuario tiene un plazo de 10 días para la consulta del documento Devolución documentación a Gestión Documental -Consultado el documento el usuario hace la devolución al área encargada. -Se recibe el documento y se consigna las firmas de entrega y recibido de material en el Formato de Consulta y préstamo de documentos. -Se hace observación del estado en que se hace la devolución del material de consulta Rearchivo - Incorporación de la documentación devuelta en las unidades de conservación (carpetas, cajas) en la estantería del depósito de archivo. Registrar la devolución del material en las bases de datos.
47 Página 47 de SERVICIO DE FOTOCOPIADO La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con el servicio de fotocopiado, el cual es un servicio paralelo al de Consulta y Préstamo de documentos, en el cual los usuarios tanto internos o externos requieren como parte de la consulta obtener copias de expedientes o partes de este para dar cumplimiento a un requerimiento dentro de un proceso. Para el desarrollo de esta actividad es necesario el diligenciamiento del Formato Servicio de Fotocopiado Identificación tipo de servicio Se identifica si el servicio de fotocopiado es para usuario interno (Funcionario o contratista en la entidad) o para usuario externo (Persona natural, jurídica o ente de control que solicita copias para diligencias de un proceso u expediente) Servicio de fotocopiado para usuario interno:
48 Página 48 de 64 El auxiliar realiza el servicio de fotocopiado y dependiendo del número de copias se indica al usuario esperar por las copias o se indica la hora aproximada de recogida de las copias. Imagen No. 21. Formato Servicio de Fotocopiado Copias internas El auxiliar entrega las copias y verifica que el Funcionario o contratista diligencie el formato correspondiente relacionando el número de copias y firme el recibido en el formato Servicio de fotocopiado para usuario externo: Este servicio se realiza por solicitud del usuario externo a través de un área encargada de llevar un proceso disciplinario o que tiene el control de un expediente. El funcionario o contratista encargado es el que realiza la solicitud del servicio de fotocopiado presentando al auxiliar de fotocopiado la consignación por el valor de copias a sacar. El auxiliar realiza el servicio de fotocopiado y dependiendo del número de copias se indica al usuario esperar por las copias o se indica la hora aproximada de recogida de las copias. Se realiza la entrega las copias y verifica que el Funcionario o contratista diligencie el formato correspondiente relacionando el número de copias y firme el recibido en el formato correspondiente.
49 Página 49 de 64 Imagen No. 22. Formato Servicio de Fotocopiado Copias Externas
50 Página 50 de CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Garantizar la integridad física y funcional de los documentos mediante acciones preventivas y correctivas de conservación, para prevenir su detrimento con el fin de asegurar la preservación del acervo documental como patrimonio histórico de la U.A.E. Junta Central de Contadores Protección-Limpieza área de trabajo Se dispone el área de trabajo en condiciones óptimas de aseo para no manchar y deteriorar la documentación a tratar, todo esto con el fin de controlar la carga de polvo Alistamiento de documentos Antes de realizar el procedimiento de organización documental es necesario realizar prácticas de conservación de documentos para preservación de la documentación a intervenir: Limpiar documentos. Cuando las carpetas han estado almacenadas por largo tiempo, se dispone a limpiar la documentación con una bayetilla seca para proceder a su intervención. Quitar dobleces de las hojas Retirar elementos metálicos y demás material corrosivo. Realizar restauración de documentos cuando estos estén rotos y presente riesgo de pérdida de información ALMACENAMIENTO En carpetas de archivo modelo dos tapas Las carpetas de archivo deben proteger y sostener la documentación de la manipulación principalmente ya que están en contacto directo y permanente con los documentos y son el vehículo para el transporte y uso en la oficina. Se utilizan para almacenar folios sueltos de formatos estándar tipo carta u oficio e igualmente se utilizan para almacenar documentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. para lo cual requieren ajustarse a los tamaños de los documentos que protegen.
51 Página 51 de 64 El diseño de las carpetas debe estar acorde con el volumen y las dimensiones de los documentos. Se debe evitar el uso de adhesivos y armellas para sostener bandas elásticas para el cierre y que estén en contacto con los documentos ya que estos elementos pueden deteriorar el material que se almacena. Se pueden usar carpetas plegadas por la mitad para almacenar documentos de diferentes tamaños; igualmente se pueden utilizar carpetas con bordes laterales tipo aletas que se pueden cerrar como solapas (carpetas de cuatro aletas), las cuales garantizan una mayor protección a la documentación. Estas carpetas no requieren la utilización de adhesivos. Para los archivos de gestión y que no van a tener una retención permanente pueden usarse ganchos plásticos teniendo en cuenta que la perforación de los documentos no se haga sobre la información. Los documentos históricos NO se deben perforar. Las carpetas deben tener la identificación del contenido en un lugar visible, utilizando una marquilla autoadhesiva impresa en tinta no soluble al agua EN CAJAS X300 Imagen No. 23. Carpetas de dos tapas y gancho plástico Las cajas de archivo tienen la función de almacenar unidades como carpetas, legajos o libros. Su objetivo principal es proteger la documentación del polvo, la
52 Página 52 de 64 contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura ya que están en contacto directo con el medio ambiente. Además sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre como inundación, presencia de goteras o incendio Por otro lado facilitan la manipulación y organización ya que se ubican sobre estantes y al ir debidamente identificadas permiten una rápida consulta. Para el almacenamiento de documentos sueltos, las cajas se deben usar con carpetas de material neutro o celuguías con carpetas de material neutro. Las cajas para archivo en su interior deben tener un acabado de la superficie liso y suave y no deben tener pliegues o aristas en su armado que produzca deterioro de los documentos que se almacenan en su interior. Es necesario identificar las cajas en lugar visible para facilitar su ubicación, para ello se puede imprimir sobre una de las tapas externas un rótulo con los datos básicos de identificación (como Caja Nº, Dependencia, Serie, Nº de Carpetas y Fechas) y en los casos a que dé lugar con el logo de la entidad para reforzar los procesos de pertenencia institucional así: Imagen No. 24. Caja X-30 para almacenamiento de carpetas con rótulo de identificación.
53 Página 53 de 64 La colocación de unidades de conservación - carpetas al interior de las cajas debe asegurar la consulta, no quedando demasiado ajustada al interior para evitar el roce entre carpetas que puede deteriorar la documentación Mobiliario - Estantería La estantería se utiliza para la disposición de las cajas x300 en los depósitos de archivo, máximo 10 cajas por estante, 2 cajas por entrepaño. En la UAE Junta Central de Contadores se presenta dos tipos de mobiliario según para el almacenamiento de la documentación del archivo de gestión y el fondo documental. a) Estantería metálica fija b) Estantería tipo archivo rodante. a) Estantería metálica fija Imagen No. 25. Estantería metálica fija para el almacenamiento de cajas x300
54 Página 54 de 64 b) Estantería tipo archivo rodante. Imagen No. 26. Estantería metálica tipo archivo rodante para el almacenamiento de cajas x Inspección y vigilancia zonas archivo Área depósitos. Se identifica condiciones de ventilación, iluminación, temperatura (Debe fluctuar entre 15 y 20 ), humedad y terreno. Inspección de estado de estantería Zonas de trabajo Verificación de condiciones de limpieza, condiciones de ventilación y humedad
55 Página 55 de 64 Imagen No. 27. Lista de Chequeo Inspección de mobiliario y depósitos de archivo Formato Acta GA-GD-FT-012 Formato Oficio o comunicación oficial externa. GA-GD-FT-015 Formato Memorando o comunicación oficial interna GA-GD-FT-014 Formato Resolución GA-GD-FT-017 Formato Circular GA-GD-FT-013 Formato Registro de Asistencia GA-GD-FT-016
DOCUMENTO DE APOYO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TABLA DE CONTENIDO
DOCUMENTO DE APOYO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: Revisión : 01 Página 1 de 30 TABLA DE CONTENIDO PAG. INTRODUCCIÓN 3 1.1 INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 4 1.2 ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL 5 1.2.1 ORGANIZACIÓN
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