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Timestamp: 2018-12-17 08:32:24+00:00

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RESOLUCIÓN 1982 DE 28 DE MAYO DE 2010
CONTENIDO:MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. REDEFINE LOS TIEMPOS DE PROCESO DE NOVEDADES Y EL FLUJO DE INFORMACIÓN SOBRE AFILIACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, A SUS REGÍMENES ESPECIALES, A LAS ENTIDADES DE MEDICINA PREPAGADA Y A LOS PLANES ADICIONALES DE SALUD. DEROGA LAS RESOLUCIONES 812 DE 2007, 5089 Y 123 DE 2008, Y LA CIRCULAR 49 DE 2009.
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 173 numeral 7º de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y 2º numeral 10 del Decreto-Ley 205 de 2003, y
Que el artículo 6º del Decreto-Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes especiales de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas instituciones que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga.
Que resulta vital para el control del sistema general de seguridad social en salud y de su financiación, la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, incluyendo los regímenes especiales del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes, así como la optimización en el flujo de los recursos.
Que para la conformación de la base de datos única de afiliados, BDUA, es indispensable definir las estructuras de datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificación de los afiliados y su registro.
Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base de datos única de afiliados. Del mismo modo, el giro de los recursos del régimen subsidiado en salud, se hará a partir de la información de los afiliados que para este régimen repose en la BDUA, según lo establecido en la Ley 1122 de 2007 y en el Acuerdo 415 del CNSSS o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Que el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, establece que la fuente de información es la responsable por la calidad de los datos de los titulares de la información y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma.
Que dada la dinámica del sistema general de seguridad social en salud, los avances tecnológicos que influyen en sus sistemas de información y la necesidad de mejoramiento en los tiempos de respuesta, así como en la calidad y flujo de la información, se hace necesario redefinir los tiempos de proceso de novedades y el flujo de información sobre la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a sus regímenes especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud,
ART. 1º—Objeto. La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a los regímenes especiales del mismo, entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.
ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución aplica a las entidades promotoras de salud (EPS) y demás entidades obligadas a compensar (EOC), a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, al Distrito Capital, a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del sistema general de seguridad social en salud, evitando su desviación o indebida apropiación.
El sistema de salud de las Fuerzas Armadas se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.
ART. 3º—Disposición, mantenimiento, soporte y reporte de información. Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.
La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del administrador fiduciario del Fosyga.
El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del administrador fiduciario del Fosyga —www.fosyga.gov.co— la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.
ART. 4º—(Modificado).* Conformación y actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la base de datos única de afiliados (BDUA) al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:
1. Reglas generales para la entrega de archivos maestro de ingreso y/o novedades de actualización.
El administrador fiduciario del Fosyga recibirá un archivo maestro de ingresos y/o un archivo de novedades de actualización por cada EPS, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados.
a) Primer proceso: sexto (6º) día hábil;
b) Segundo proceso: décimo (10) día hábil;
c) Tercer proceso: décimo cuarto (14) día hábil;
d) Proceso de Traslados: En el tercer (3er) día hábil las EPS remiten la solicitud de traslados al Fosyga, en el segundo proceso de BDUA; es decir, el décimo (10) día hábil, se recibe en el Fosyga la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3er) día hábil del mes.
A continuación se precisa para cada régimen las fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualización:
a) En el régimen contributivo:
i) Las entidades promotoras de salud (EPS) y entidades obligadas a compensar (EOC) reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA, el 6º, 10 y 14 días hábiles de cada mes.
ii) En el tercer (3er) día hábil de cada mes las EPS reportarán los archivos R1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos R4.
iii) En el tercer proceso de BDUA, décimo cuarto (14) día hábil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital y las departamentos que tienen a su cargo corregimientos, remitirán las novedades de anulación de ingreso no autorizados por el municipio que ocurrieron en el mismo mes, y/o actualización de la novedad de fallecido.
c) Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y entidades de régimen especial: Reportarán las novedades de ingreso y/o actualización en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14) día hábil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010.
En ningún caso se recibirán archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización después de las fechas definidas para tal fin.
El administrador fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes, los cuales aplican para los regímenes contributivo y subsidiado sin perjuicio de lo dispuesto en el literal c) del presente numeral:
a) Primer proceso: octavo (8º) día hábil;
b) Segundo proceso: décimo segundo (12) día hábil;
c) Tercer proceso: décimo sexto día (16) día hábil; término aplicable también para los regímenes especiales, entidades de medicina prepagada y para las entidades administradoras de planes adicionales de salud del mes en que se reportó la información;
d) Proceso de Traslados: En el quinto (5º) día hábil, se dispone por parte del Fosyga los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en el décimo segundo (12º) día hábil respuesta de la actualización de los traslados en BDUA, archivos R5, R6, S5 y S6.
PAR. 1º—Para el régimen subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el administrador del Fosyga a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el archivo consolidado de régimen subsidiado que les proporciona a cada entidad el consorcio fiduciario del Fosyga en el FTP destinado para tal fin.
*(Nota: Modificado por la Resolución 4712 de 2010 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)
ART. 5º—Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al sector salud. Las entidades promotoras de salud (EPS) y demás entidades obligadas a compensar (EOC), las entidades de medicina prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales y los municipios tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008.
Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS-S) deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las entidades territoriales.
ART. 6º—Responsabilidades en el cruce de bases de datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las entidades obligadas a reportar la información de afiliación, para el control de la multiafiliación dentro del sistema general de seguridad social en salud, deberán efectuar cruces que consideren pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre su base de datos y la información consolidada entregada por el administrador fiduciario del Fosyga, con el objeto de remitir la información depurada.
El administrador fiduciario del Fosyga verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la base de datos única de afiliados, BDUA, con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos.
La base de datos única de afiliados, BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del sistema general de seguridad social en salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
ART. 7º—Identificación de los afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las entidades territoriales y EPS tienen la responsabilidad de procurar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
ART. 8º—Presentación y recepción de la información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al administrador fiduciario del Fosyga dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios acordados con dicho administrador.
Los medios digitales deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al administrador fiduciario del Fosyga dentro del calendario establecido en la presente resolución.
ART. 9º—Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el administrador fiduciario del Fosyga, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, los municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias.
ART. 11.—Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial en el artículo 2º de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el ministerio y/o el administrador fiduciario del Fosyga dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.
ART. 12.—Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su anexo técnico serán indispensables para el giro de recursos en el régimen contributivo y subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones indebidos de los recursos del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).
ART. 14.—Transitorio. El administrador del encargo fiduciario del Fosyga, dispondrá a las entidades a más tardar el 31 de mayo de 2010 el archivo maestro de la BDUA perteneciente al régimen subsidiado.
ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1º de julio de 2010, salvo lo dispuesto en el artículo 14. Deroga las Resoluciones 812 de 2007, 5089 de 2008, 123 de 2008, la Circular 0049 de 2009 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
(Nota: Sustituido por la Resolución 4140 de 2010 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)
1. Especificaciones para la identificación de los afiliados
Tabla 1. Tipos y número de documentos para población especial.
Aplica para los afiliados de población especial que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos. AS 10 Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (alfanumérico). Ej: 08001S8125
Indígenas mayores de edad que no están identificados por la RNEC. AS 10 Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad que no están identificados por la RNEC. AS 10 Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad que no están identificados por la RNEC. MS 10 Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008
Menores de edad no identificados por la RNEC a cargo del ICBF. MS 10 Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. MS 10 Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Indígenas menores de edad no identificados por la RNEC. MS 10 Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125.Solo aplica para régimen subsidiado.
Menor de edad recién nacido vivo sin identificar por RNEC con edad menor o igual a un (1) año. MS 12 Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
*Este tipo y número de documento lo puede utilizar únicamente el régimen subsidiado. Las entidades territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.
Tabla 2. Siglas para nombres de archivos.
MC Maestro contributivo - archivo maestro de afiliados al régimen contributivo. 2
MA Maestro aportante - archivo maestro de aportantes de régimen contributivo y regímenes de excepción. 2
NC Novedades contributivo - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al régimen contributivo. 2
R1, R2, R3, R4, R5, R6 Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPS del contributivo. 2
S1, S2, S3, S4, S5, S6 Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPSS del subsidiado. 2
MS Maestro subsidiado - archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado. 2
NS Novedades subsidiado - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al régimen subsidiado. 2
ME Maestro excepción - archivo maestro de afiliados a los regímenes de excepción. 2
NE Novedades excepción - archivo de novedades de actualización de datos de afiliados a los regímenes de excepción. 2
MP Maestro de medicina prepagadas y planes adicionales de salud. 2
Tabla 3. Nombres de archivos de datos.
Contributivo Maestro de afiliados. MCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario). R1CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado por el administrador fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). R2CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. R3CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo enviado por el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación. R5CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. R6CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado por el administrador fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado. S2CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado. S4CODENTIDADDDMMAAAA 16
Subsidiado Maestro de afiliados de EPSS. MSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de inconsistencias enviado a la EPSS que solicitó los afiliados a través del archivo S1. S6CODENTIDADDDMMAAAA 16
Excepción Maestro de afiliados. MECODENTIDADDDMMAAAA 16
Medicina prepagada y seguros de salud Maestro de afiliados. MPCODENTIDADDDMMAAAA 16
A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada unos de los regímenes: contributivo, subsidiado, exceptuados y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de campos” de este anexo técnico.
Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo.
15 Tipo de documento del cotizante principal 2 RC, TI, CC, CE, PA, CD
19 Parentesco con cotizante principal 1 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) 1
20 Condición del beneficiario mayor de 18 años. 1 D, E Vacío X
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, RC, TI, CE, PA X Vacío
28 Actividad económica del afiliado 4 Tabla CIIU revisión 3 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución). X
Tabla 5. Estructura del archivo maestro de aportantes.
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, RC, TI, CE, PA X
23 Dígito de verificación 1 Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”, de lo contrario debe ir vacío. X
25 Tipo de aportante 1 1, 2, 3
Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser empleador (1). X
Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado.
8 Genero del afiliado 1 M, F X
11 Zona de afiliación 1 U,R,C X
30 Tipo de población beneficiaria del subsidio 2 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19 X
31 Nivel Sisbén 1 1,2,3,N X
Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados a los regímenes de excepción.
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) X
Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes complementarios.
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Asegurado principal Asegurado
Tabla 9. Estructura del archivo de novedades.
20 Código departamento de afiliación 2 Codificación del DANE X
Vacío X X
21 Código municipio de afiliación 3 Codificación del DANE X
Código de la novedad 3 Tabla 10 “Código de Novedad” X X X
30 Fecha inicio de novedad 10 Formato
Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. X X X
Nuevo valor 1 Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de novedades”. X
Tabla 10. Códigos de novedades.
N01 Actualiza tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento. 1,2,7,33 X X X Para actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado, se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
7 = Fecha de nacimiento del afiliado
N02 Actualización o corrección de nombres del afiliado. 5,6 X X X 5 = Primer nombre
N03 Actualización o corrección de apellidos del afiliado. 3,4 X X X 3 = Primer apellido
N04 Reporta actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud 9,10 X X X 9 = Departamento de afiliación
10 = Municipio de afiliación
N05 Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal. 15,16 X 15 y 16 = Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
N06 Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad. 17, 21, 22, 28 X Aplica únicamente para cotizantes.
21= Tipo de documento del aportante
N07 Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario. 15, 16, 18, 19, 20 X X Aplica cuando:
• Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará.
N08 Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal.
Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar. 17, 21, 22, 28 X X 17 = Tipo de cotizante. Para regímenes de excepción este campo va vacío.
N09 Retiro por muerte. X X X Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarán en estado Retirado.
N10 Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante. 21, 22, 17, 29, 28,17 X X 21 = Tipo de identificación del aportante
N11 Finalización de relación con un aportante. 21, 22, 17 X 21 = Tipo de identificación del aportante
N12 Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 18 años 20 X 20 = Condición de beneficiario mayor de 18 años
N14 Actualización o cambio de estado de afiliación 14 X X X 14 = Estado de afiliación
De AC a RX (solo se reporta para cotizantes)
N15 Anulación de ingresos. 1, 2 X Esta novedad solamente la reportarán los municipios y departamentos con corregimientos, en el tercer proceso de actualización de BDUA.
La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos por las EPSS en el primero y segundo proceso del mismo mes.
N16 Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX X X Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17 Actualización de género del afiliado 8 X X X 8 = Género del afiliado.
N19 Actualización de zona de afiliación 11 X X X 11 = Zona de afiliación
N20 Actualización de nivel Sisbén 31 X 31 = Nivel Sisbén
N21 Actualización tipo de población beneficiaria del subsidio. 30 X 30 = Tipo de población beneficiaria del subsidio.
N22 Actualización modalidad del subsidio 34 X 34 = Modalidad del subsidio
En ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la base de datos única de afiliados, BDUA, de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.
Solicitud de traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de batos.
R1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad1 a través del administrador fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
R2: Archivo con la información de los afiliados que envía el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
R5: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros que no, por contestación negativa por parte de la entidad1.
R6: Es el resultado que entrega el administrador fiduciario del Fosyga a la entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R1 y el R4.
Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al administrador fiduciario del Fosyga, el archivo R1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes.
El administrador fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo R1, remitir a la entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo R3 definida más adelante en el presente anexo.
El administrador fiduciario, enviará el archivo R2 a la entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5º) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.
Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario del Fosyga al archivo R1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de la BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, las EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados.
En el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10º) día hábil del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la entidad1 enviará al administrados del Fosyga la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la entidad2 en el archivo R4 (cuya estructura se define más adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.
El administrador fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10º) día hábil, procederá a validar y realizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo R1, e informará a la entidad2 en el archivo R5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo R4 enviada por la entidad1.
Los registros aprobados por la entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad2 en el archivo R6. Este envío se realizará el décimo segundo (12º) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.
El administrador fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 pero que la entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad1 en el archivo R4 y que resulten glosados.
Código Nombre del Campo Longitud Valor permitido
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”) Cotizante Beneficiario o adicional
72 Código entidad que solicita el traslado 6 Cómo está actualmente en BDUA X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 Cómo está actualmente en BDUA X
6 Segundo nombre del afiliado 30 Cómo está actualmente en BDUA X
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad X X
67 Tipo de identificación del cotizante principal 2 RC, TI, CC, CE, PA, CD
(Vacío para cotizante principal) X
68 Número de identificación del cotizante principal 16 (Vacío para cotizante principal) X
8 Genero del afiliado 1 M, F X X
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar) 1 Vacío X
21 Tipo de documento del Aportante 2 NI, CC, TI, CE, PA X Vacío
Código de campo Nombre del campo Longitud Valor permitido
72 Código entidad que solicita el traslado 6 Código de la entidad X X
3.3.3. Archivo R3 y R6.
23 Código entidad que solicita el traslado 6 Código de la entidad X X
73 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad X X
(Vacío para cotizante principal) X Vacío X
16 Número de identificación del cotizante principal 16 (Vacío para cotizante principal) X Vacío X
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución ) X Vacío Vacío
80 Código de glosa 6 X X
2 Número de documento del afiliado 20 X X
2 Número de documento del afiliado 16 X X
Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación de la solicitud.
Cuando el afiliado se encuentre “retirado” o “desafiliado” en cualquiera de los regímenes, el traslado se efectuará de forma automática sin surtir el resto del proceso de los Ss. Los registros que no puedan ser trasladados por cualquier inconveniente también harán parte del S3.
Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al administrador fiduciario del Fosyga, el archivo S1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes.
El administrador fiduciario, enviará el archivo S2 a la entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5º) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.
Código Nombre del campo Longitud Permitida Valor Permitido
(Ver tabla 2. “Glosario de campos”) Afiliado al subsidiado
72 Código entidad que solicita el traslado Código de la entidad X
1 Tipo de documento del afiliado 2 Como está actualmente en BDUA X
2 Número de documento del afiliado 20 Como está actualmente en BDUA X
1 Tipo de documento del afiliado 2 MS, RC, TI, CC, CE, PA
*Dato actualizado del afiliado X
2 Número de documento del afiliado 16 *Dato actualizado del afiliado X
3 Primer apellido del afiliado 20 *Dato actualizado del afiliado X
4 Segundo apellido del afiliado 30 *Dato actualizado del afiliado X
5 Primer nombre del afiliado 20 *Dato actualizado del afiliado X
6 Segundo nombre del afiliado 30 *Dato actualizado del afiliado X
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 *Formato DD/MM/AAAA X
8 Género del afiliado 1 *M, F X
9 Código departamento de afiliación 2 Codificación del DANE X
10 Código municipio de afiliación 3 Codificación del DANE X
*La EPS Subsidiado podrá actualizar los datos del afiliado, de acuerdo con el documento de identificación que soporta el formulario de afiliación.
(Ver tabla 11. “Glosario de campos”) Requerido
72 Código entidad que solicita el traslado 6 X
2 Número de documento del afiliado 20 X
4.3.3. Archivo S3 y S6.
72 Código entidad que solicita el traslado 6 Código de la entidad X
73 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad X
76 Tipo de traslado 1 0, 1, 2 X
2 Número de documento del afiliado 16 X
11 Zona de afiliación 1 U, R, C X
30 Tipo de población beneficiaria del subsidio 2 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15,16, 17, 18, 19 X
78 ó 79 Causal de aprobación o negación 2 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 X
84 Fecha factible de aprobación del traslado 10 Formato DD/MM/AAAA
4.3.5. Archivo 5.
2 Número de documento del afiliado 16
Tabla 11. Glosario de campos archivos maestros y de novedades.

References: artículo 6
 artículo 8
 artículo 3
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 1
 artículo 4
 artículo 49
 artículo 2
 artículo 173
 resolución 
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 artículo 14
 Resolución 
 artículo 1