Source: https://www.prm.tum.de/Prhd/dienstvereinbarungen/oscc/
Timestamp: 2018-02-23 10:35:16+00:00

Document:
Personalrat der TUM Hauptdienststelle - OpenScape Contact Center Enterprise V8
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Dienstvereinbarung über die Einrichtung und den Betrieb der Telekommunikationsanlage „OpenScape Contact Center Enterprise V8“ an der Technischen Universität München - Hauptdienststelle
Dienstvereinbarung gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 BayPVG
Gegenstand, Zweckbestimmung
Diese Dienstvereinbarung regelt die Einführung, Anwendung und Änderung der Telekommunikationsanlage OpenScape Contact Center Enterprise V8 (OSCC) an der Technischen Universität München - Haupt­dienst­stel­le (TUM).
Die Telekommunikationsanlage OSCC ermöglicht es, eingehende Anrufe auf die an der Telekommunikations­anlage zur Anrufentgegennahme Beschäftigten aufzuteilen.
Die Telekommunikationsanlage OSCC ist technisch und organisatorisch so konzipiert, dass das Abspeichern, Übermitteln und Bekanntgeben personenbezogener Daten auf ein Mindestmaß beschränkt werden kann.
Die Telekommunikationsanlage OSCC wird zur Sprachkommunikation, Daten- und Dokumentenkommunikation eingesetzt. Dazu werden ausschließlich unveränderte Originalprogramme des Herstellers verwendet. Eine Erweiterung der Telekommunikationsanlage OSCC ohne Änderung dieser Vereinbarung oder Abschluss einer weiteren Dienstvereinbarung ist unzulässig. Die Telekommunikationsanlage OSCC ist folgendermaßen im Sin­ne einer Vernetzung verbunden:
die Hauptanschlüsse zum öffentlichen Telefonnetz
die Anschlüsse vom internen Hochschulnetz
die Anschlüsse zum Behördennetz Freistaat Bayern (Querverbindungen)
Schnittstelle zur Siemens HiPath Telekommunikationsanlage wird in die Dienstvereinbarung „Te­le­kom­mu­ni­ka­tions­an­la­ge HiPath“ aufgenommen
Eine weitergehende Vernetzung findet nicht statt.
Zur Sicherstellung der Funktionsbereitschaft der Telekommunikationsanlage OSCC kann mit der Firma Siemens eine Verbindung für die Fernwartung geschaltet werden.
Eine Übersendung der im Rahmen des Fernsprechverkehrs gespeicherten Daten an andere Daten­verarbeitungs­systeme – gleich welcher Art – ist unzulässig.
Es gelten die Begriffsbestimmungen des Bayerischen Datenschutzgesetzes.
Die Regelungen der Dienstvereinbarung gelten im Bereich der Technischen Universität München – Haupt­dienst­stel­le für alle Beschäftigten, die mit der Telekommunikationsanlage OSCC arbeiten oder Zugang zu per­so­nen­be­zo­gen­en Daten des Systems der Telekommunikationsanlage OSCC haben.
Nichtbeschäftigte, die mit der Telekommunikationsanlage OSCC arbeiten oder Zugang zu per­so­nen­be­zo­gen­en Daten des Systems der Telekommunikationsanlage OSCC haben, sind auf die Einhaltung der Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung zu verpflichten.
Bisher abgeschlossene Dienstvereinbarungen behalten ihre Gültigkeit, sofern in dieser Vereinbarung nichts anderes geregelt ist.
Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist ausgeschlossen.
Die bei Einsatz der Telekommunikationsanlage OSCC anfallenden Daten dürfen nur zur Steuerung der Anrufe oder für anonymisierte Gruppenstatistiken und nicht zu Zwecken der Leistungs- und Verhaltenskontrolle, zur Be­ur­tei­lung, zum Leistungsvergleich oder zur Leistungsbemessung verarbeitet werden, sofern in § 7 nichts Abweichendes geregelt ist. Auch der Inhalt von Dateien, die aus Gründen der Datensicherheit erstellt werden, wird nicht als Hilfsmittel zur individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet.
Sicherung der Persönlichkeitsrechte
Alle Beschäftigten, die mit der Erfassung, Bearbeitung, Verteilung und Auswertung von Kommunikationsdaten betraut sind, sowie das Wartungspersonal sind auf die Datenschutzvorschriften nach dem Bayerischen Datenschutzgesetz zu verpflichten.
Sofern bei Arbeiten (einschließlich Fernwartung) an der Telekommunikationsanlage OSCC den Beschäftigten Informationen bekannt werden, die nach dieser Dienstvereinbarung oder anderer Bestimmungen vertraulich zu behandeln sind, haben sie über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren.
Gleiches gilt für Erkenntnisse, die Rückschlüsse auf das Verhalten der Kommunikationsteilnehmer zulassen könnten.
Werden in der Telekommunikationsanlage OSCC Fehler bzw. Defekte bekannt, welche die Persön­lich­keits­rechte der Beschäftigten nur ungenügend sichern, sind über die Dienststelle der Datenschutzbeauftragte und der Personalrat unverzüglich zu unterrichten. Es werden geeignete Maßnahmen getroffen, um eine Wie­der­ho­lung auszuschließen. Führen diese Maßnahmen im angemessenen Zeitraum nicht zum Erfolg, so ist über die weitere Vorgehensweise – bezogen auf den Fehler – Einvernehmen herzustellen.
Die von der Telekommunikationsanlage OSCC erfassten und zwischengespeicherten personenbezogenen Daten sind in der datenschutzrechtlichen Freigabe (Anlage 4) genannt.
Personenbezogene Daten werden nur nach den Grundsätzen der Zweckbindung, Normenklarheit und Verhältnismäßigkeit verarbeitet. Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang erhoben und verarbeitet werden, als es für den Zweck der Arbeits- bzw. Dienstverhältnisse unbedingt erforderlich ist.
Die TUM gewährleistet, die personenbezogenen Daten der Beschäftigten gegen Missbrauch zu sichern. Dazu gehört mindestens die Erfüllung der in Art. 7 BayDSG bzw. Art. 102ff BayBG genannten Anforderungen sowie die Realisierung aller zur Verfügung stehenden Datenschutz- und Datensicherungsmaßnahmen.
Schulungen und Finanzierung
Die Beschäftigten erhalten eine Einführungsschulung, die bei Bedarf wiederholt wird. Den Mitgliedern der Personalvertretung wird die Möglichkeit zur Teilnahme an den Schulungen eröffnet.
Die Finanzierung der Telekommunikationsanlage OSCC einschließlich der Schulungen geht nicht zu Lasten des Personalbudgets.
Leistungsmerkmale der Telekommunikationsanlage OSCC
Die vollständigen technischen Unterlagen des Herstellers über die Möglichkeiten und Funktionen der Telekommunikationsanlage OSCC sind in den Handbüchern als Anlage dieser Dienstvereinbarung beigefügt (Anlage 1).
Die für die TUM am Standort München zum Einsatz kommenden Funktionen, Auswertungsmöglichkeiten, Statistiken und Zugriffsberechtigte sind in der „Übersicht“ zur Telekommunikationsanlage OSCC aufgeführt, die Bestandteil dieser Dienstvereinbarung ist (Anlage 1a).
Für die Zulässigkeit und deren jeweiligen Voraussetzungen, einzelne Leistungsmerkmale der Te­le­kom­mu­ni­ka­tions­an­la­ge OSCC zu aktivieren, gelten die in der „Dienstvereinbarung Telekommunikationsanlage HiPath“ in der jeweils gültigen Fassung getroffenen Bestimmungen (dort insbesondere Ziffer 4.2 und Ziffer 4.3) entsprechend.
Ein eingehendes Gespräch wird jeweils an denjenigen an der Telekommunikationsanlage OSCC zur Anrufentgegennahme Beschäftigten geleitet, der nach seiner Freimeldung (vgl. Absatz 4) am längsten wartet (Verteilalgorithmus).
Nach Gesprächsende wird der Status des an der Telekommunikationsanlage OSCC zur Anrufentgegennahme Beschäftigten automatisch auf „Nachbearbeitung“ gesetzt. Der zur Anrufentgegennahme Beschäftigte meldet sich selbständig „frei“ am Ende der Nachbearbeitungszeit.
Gebührendatenerfassung und –verarbeitung
Für die Gebührendatenerfassung und –verarbeitung gelten die in der „Dienst­ver­ein­ba­rung Te­le­kom­mu­ni­ka­tions­an­la­ge HiPath“ in der jeweils gültigen Fassung getroffenen Bestimmungen (dort insbesondere Ziffer 5) ent­spre­chend.
Personenbezogene Da­ten werden ausschließlich zur Steuerung der Anrufe verwendet. Personenbezogene Da­ten der Beschäftigten fließen nur in anonymisierter Form in Gruppenstatistiken des Report Centers (vgl. Anlage 2) ein.
Statistische Auswertungen erfolgen nicht personenbezogen und erst ab einer Gruppengröße von fünf Personen.
Für den Gesundheitsschutz gelten das Arbeitsschutzgesetz und die Verordnung über Sicherheit und Ge­sund­heits­schutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten, die dieser Dienstvereinbarung beigefügt ist (Anlage 3).
Online – Anzeigen am Agenten – Arbeitsplatz
Auf dem Bildschirm des an der Telekommunikationsanlage OSCC zur Anrufentgegennahme Beschäftigten werden ausschließlich die folgenden aktuellen Statusinformationen angezeigt:
Informationen über die aktuelle Warteschlange
Informationen über das aktuelle Gespräch
Statusinformation: frei, besetzt, Nacharbeit, Pause
Der Zugriff auf personenbezogene Daten der Beschäftigten wird auf die Beschäftigten begrenzt, die diese im Rahmen ihrer Aufgabenstellung benötigen. Die entsprechenden Berechtigten ergeben sich aus dem dieser Dienstvereinbarung beigefügtem Berechtigungskonzept (Anlage 2).
Anzeigen am Supervisor-Arbeitsplatz
Anzeigen auf dem Bildschirm des Supervisors (s.a. Anlage 2) werden ausschließlich für die Steuerung der Anlage verwendet.
Am Bildschirm des Supervisors werden ausschließlich folgende aktuelle personenbezogene Daten der Agenten angezeigt:
Stammdaten (ACD-Gruppe, Qualifikationen u. ä.)
angemeldet, abgemeldet
frei, besetzt, Nacharbeit, Pause
Der Supervisor hat außerhalb der oben geregelten Online-Anzeigen keinen Zugriff auf personenbezogene Daten der Beschäftigten.
Der Zugriff auf personenbezogene Daten der Beschäftigten im Rahmen von freien Datenbank -Abfragen ist untersagt und wird technisch ausgeschlossen.
Die Beschäftigten sind über die Inhalte dieser Dienstvereinbarung in geeigneter Weise zu informieren. Sie haben jederzeit das Recht, Einblick in diese Dienstvereinbarung zu nehmen, die bei der Personalverwaltung und dem Personalrat Standort München aufliegt.
Dem Personalrat sind alle Unterlagen (Protokolle) über die Arbeitsweise der Funktionseinheiten der Te­le­kom­mu­ni­ka­tions­an­la­ge OSCC einschließlich aller systemtechnischer Abläufe und Aufrufe zur Verfügung zu stellen, so dass ein vollständiger Einblick in alle Betriebsabläufe gewährleistet ist. Dasselbe gilt für die Datei der aktuellen Leistungsmerkmale, die im Berechtigungskonzept der Anlage 2 aufgeführt sind.
Der Personalrat hat das Recht, jederzeit die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung zu kontrollieren. Dem Per­so­nal­rat ist auf Wunsch Zutritt zu den Räumen zu gewähren, in denen sich das Betriebsterminal, An­la­gen­tei­le und/oder angeschlossene Systeme davon befinden, um die Arbeitsweise der Funktionseinheiten im Sinne dieser Dienstvereinbarung überprüfen zu können.
Dazu darf der Personalrat im Einvernehmen mit der Dienststellenleitung Fachleute zu Rate ziehen. Die Rechte nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz bleiben hiervon unberührt. Der Personalrat wird über be­kannt­ge­wor­de­ne Verstöße gegen diese Dienstvereinbarung und über bekanntgewordene Verstöße gegen da­ten­schutz­recht­li­che Bestimmungen, die sich im Zusammenhang mit der Telekommunikationsanlage OSCC er­eig­net haben, unverzüglich informiert.
Änderungen und/oder Erweiterungen der Telekommunikationsanlage OSCC oder der in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Leistungsmerkmale sowie der Vernetzungen mit anderen Anlagen bedürfen der vorherigen Zustimmung durch den Personalrat.
Missbräuchliche Nutzung der Telekommunikationsanlage OSCC
Das Führen privater Telefongespräche darf die betrieblichen Abläufe nicht beeinträchtigen.
Werden private Telefongespräche als dienstliche Telefongespräche gekennzeichnet und/oder andere Te­le­fon­an­schlüs­se für private Zwecke ohne Einwilligung des Nebenstelleninhabers benutzt, sind dies schwer­wie­gen­de Verfehlungen der/des Beschäftigten. Es steht ihnen frei, sich bei arbeitsrechtlichen Maßnah­men an ihre jeweilige Personalvertretung zu wenden .
Personelle Maßnahmen, die auf einer falschen oder unzulässigen Anwendung der Telekommunikationsanlage OSCC bzw. der Leistungsmerkmale basieren oder die durch Verstoß gegen diese Vereinbarung oder ohne Be­tei­li­gungs­rech­te des Personalrates zustande kamen, sind unwirksam. Personenbezogene Erkenntnisse aus einer solchen Anwendung dürfen weder bei internen Beurteilungen sowie beamtenrechtlichen Beurteilungen noch bei arbeitsgerichtlichen Verfahren als Beweismittel verwendet werden.
Die Dienstvereinbarung tritt am Tag der Unterzeichnung in Kraft.
Sie ist mit einer Frist von drei Monaten kündbar. Im Falle einer Kündigung gilt diese Dienstvereinbarung bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung. Nach Eingang der Kündigung verpflichten sich die TUM und der Per­so­nal­rat, unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen.
Folgenden Anlagen sind Bestandteil dieser Dienstvereinbarung:
b) Client Desktop Erste Schritte
c) Integrationshandbuch für Kommunikationsplattformen
d) Screen Pop API Integrationshandbuch
e) IVR API Integrationshandbuch
f) Installationshandbuch
g) Workforce Management –Integrationshandbuch
Zugriffsberechtigungen des TUM Supervisor
Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bild­schirm­ar­beits­ver­ord­nung)
Datenschutzrechtliche Freigabe vom 20. Dezember 2011 nebst datenschutzrechtlicher Ver­fah­rens­be­schrei­bung gemäß Art. 27 BayDSG und der allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Da­ten­ver­ar­bei­tungs­an­la­gen und der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 7 und Art. 8 BayDSG
München, den 08.03.2012
Personalrat Hauptdienststelle

References: Art. 73
 Art. 75
 § 7
 Art. 7
 Art. 102
 Art. 27
 Art. 7
 Art. 8