Source: https://queo.com.co/habeas
Timestamp: 2018-02-18 01:33:11+00:00

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MANUAL INTERINO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE QUEO S.A.S.
Artículo 1: LEGISLACIÓN APLICABLE: Este manual de políticas y procedimientos para protección de datos personales de QUEO S.A.S, fue elaborado atendiendo las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recolecte, almacene, use, trate y maneje QUEO S.A.S.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la empresa, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el momento en que la sociedad sea liquidada.
ARTÍCULO 4. OBJETIVOS. Los objetivos de la expedición de este documento de procedimiento interno, son:
(I) Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley respecto al tratamiento de datos e información personal recolectada y almacenada por QUEO y en especial, para la atención de consultas y reclamos de los usuarios.
(II) Establecer los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza QUEO, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
(III) Señalar las responsabilidades, límites y obligaciones de los responsables del tratamiento de los datos recolectados por QUEO.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS: Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por QUEO en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por QUEO debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de QUEO en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de QUEO, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 6: DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de QUEO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. QUEO, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato adoptado por la empresa, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
La autorización será emitida por QUEO y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. QUEO adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. QUEO conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, QUEO podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a QUEO, en su condición de responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a QUEO, en su condición de Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por QUEO, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
ARTÍCULO 14. DEBERES DE QUEO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. QUEO tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, QUEO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, QUEO debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías: a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales. b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de QUEO de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARÁGRAFO: QUEO garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
ARTÍCULO 16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, QUEO garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales QUEO garantiza:
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que al efecto propone el Responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra QUEO, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a QUEO la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por QUEO señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: 1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta 2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
ARTÍCULO 19: RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. QUEO estará en la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
• QUEO tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. QUEO podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
• Para éstos efectos, QUEO podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Cada vez que QUEO implemente una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a QUEO la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por QUEO. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, QUEO debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, QUEO deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
ARTÍCULO 22: MODALIDADES DE REVOCACIÓN: Como modalidades de revocación del consentimiento tenemos:
a) revocatorio total de las finalidades consentidas, esto es, que QUEO deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.
b) revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Atendiendo lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En caso de revocatoria parcial se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que QUEO establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 23: TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS. El tratamiento de los datos personales, entendiendo la misma como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión se realizará para el cumplimiento del objeto social de la Empresa, incluyendo, pero sin limitarse a:
ARTÍCULO 24: PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. QUEO designa como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política y en la atención de peticiones, consultas y reclamos, a DIRECTOR DE SERVICIO AL CLIENTE (SAC).
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico informate@queo.com.co
ARTÍCULO 25. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, adoptado en este reglamento QUEO adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 26. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. QUEO mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento considerará los siguientes aspectos: a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 c) Funciones y obligaciones del personal. d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. f) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente. h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado. i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
ARTÍCULO 28: VIGENCIA. El presente manual rige a partir FECHA
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References: Artículo 1

ARTÍCULO 3

ARTÍCULO 4

ARTÍCULO 5

ARTÍCULO 6
 artículo 3

ARTÍCULO 7

ARTÍCULO 8

ARTÍCULO 9

ARTÍCULO 12

ARTÍCULO 14
 artículo 17

ARTÍCULO 15

ARTÍCULO 16
 artículo 14
 artículo 15

ARTÍCULO 18

ARTÍCULO 19
 artículo 15

ARTÍCULO 20

ARTÍCULO 21

ARTÍCULO 22
 artículo 15

ARTÍCULO 23

ARTÍCULO 24

ARTÍCULO 25

ARTÍCULO 26

ARTÍCULO 28