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Manual de Organización del Departamento de Alumbrado Público - PDF
Manual de Organización del Departamento de Alumbrado Público
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1 Manual de Organización del Departamento de Alumbrado Público Marzo 2016
2 Contenido DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO I. Presentación 3 II. III. IV. Objetivo..4 Marco Jurídico...5 Misión, Visión y Valores..6 V. Organigrama...7 VI. VII. Descripción y perfil de puestos..9 Procesos del Departamento de Alumbrado Público..21 a. Formatos.54 b. Software..55 VIII. Colaboradores.56 MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 1
3 Presentación El Municipio dentro de sus responsabilidades tiene la de prestar eficiente y oportunamente servicios públicos 1 en igualdad de condiciones a todos sus habitantes, éstos servicios deberán prestarse de forma permanente, general, uniforme y continua. Entre los servicios públicos que el Municipio tiene a su cargo, se encuentra el de Alumbrado Público, el cual está bajo la responsabilidad del Departamento de Alumbrado Público el cual debe mantener la infraestructura en condiciones óptimas de servicio. Con la finalidad de contar con una referencia documental, las áreas responsables del Alumbrado Público de los 46 municipios han acordado estandarizar las mejores prácticas en la administración y prestación del Servicio por lo que se ha iniciado el proceso y elaboración de un manual de organización que tiene como propósito ser la referencia en los 46 municipios para definir en lo individual su estructura orgánica y documentar los procesos que orienten la operación y administración del departamento en el cumplimiento de sus objetivos y metas. Éste documento representa un avance parcial del manual de organización y ha sido elaborado con la participación de los responsables del servicio de Alumbrado público en municipios de Irapuato, León, Celaya y Guanajuato, y el avance que aquí se manifiesta recoge las mejores prácticas que al paso de los años han dado resultados importantes para mejorar la administración del servicio que se brinda a la sociedad. El avance parcial a que se hace mención contempla entre otras cosas, la conceptualización del Departamento de Alumbrado Público, el reconocimiento de los principales procesos operativos y de administración, así como el concepto básico de la organización del Departamento. Se hace especial énfasis en procesos que están relacionados con la conciliación y corrección de anomalías entre la facturación que presenta la Comisión Federal de Electricidad (CFE), con el consumo que el municipio hace de energía para prestar el servicio. La administración de la información y bases de datos que dichos procesos generan se apoya en un software desarrollado por el Municipio de Irapuato, el cual ha sido donado para uso exclusivo de los municipios del Estado de Guanajuato. 1 Art. 165, Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 2
4 Objetivo El avance que presenta éste Manual tiene como objetivo proponer como referencia una estructura organizacional básica que pueda ser adaptada y adoptada para los diferentes municipios en el Estado, y describir la administración de los procesos del Departamento de Alumbrado Público en esta caso los orientados a la conciliación y corrección de anomalías que se presentan en la facturación que presenta la CFE, se pretende con éste trabajo apoyar el uso eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos para mejorar la prestación del servicio de alumbrado público municipal. El reconocimiento, adaptación y diagramación de éstos procesos implicará ajustes en la forma de trabajar de los municipios, y para su mejor implementación se sugiere que se lleven a cabo procesos de capacitación para levantamiento de censos de circuitos y luminarias que administra cada municipio, conformación y administración de bases de datos, manejo y administración del software, mecanismos de acercamiento y relación con CFE para hacer las aclaraciones correspondientes. En el transcurso del 2016 se estará trabajando en complementar éste manual, documentando y diagramando los procesos que están pendientes y serán resultado de compartir las mejores prácticas entre áreas de los diferentes municipios del Estado. Los esfuerzos antes mencionados permitirán elevar la calidad en el servicio de alumbrado público en beneficio de la ciudadanía en general. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 3
5 Marco Jurídico MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 4
6 MARCO JURÍDICO El servicio de alumbrado público se encuentra sustentado en el siguiente marco normativo: I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Artículo 115, fracción III, inciso b) II. Constitución Política del Estado de Guanajuato (Artículo 117, fracción III, inciso b) Leyes: III. Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato (Artículo 167, fracción II) IV. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato (Artículos del 228-H al 228 L) V. Ley de Ingresos Municipal (Capítulo correspondiente y su correlativo de facilidades administrativas) VI. Código Territorial Para el Estado y los Municipios de Guanajuato (Artículo 458, fracción IV) Reglamentos: VII. Reglamentos vigentes en la materia y expedidos por el Municipio. Otros Lineamientos: VIII. Disposiciones Administrativas. IX. Planes Municipales de Desarrollo. X. Normas Mexicanas Vigentes (NOM s) en materia de Alumbrado. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 5
7 Misión, Visión y Valores MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 6
8 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Ofrecer a la población un Servicio de Alumbrado Público eficiente mediante el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura municipal que contribuya a lograr un mayor bienestar y seguridad a la población. VISIÓN Que el departamento de alumbrado público municipal sea reconocido por trabajar con los mejores estándares técnicos y tecnológicos nacionales e internacionales, que permitan prestar un servicio eficiente, atendiendo las necesidades de calidad y cobertura en territorio municipal. VALORES Respeto Honestidad Lealtad Responsabilidad Espíritu de servicio Trabajo en equipo Mejora continua Calidad Compromiso Social. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 7
9 Organización del Departamento de Alumbrado Público MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 8
10 Departamento de Alumbrado Público El departamento de alumbrado público municipal tiene como objetivo mantener, ampliar y actualizar la infraestructura de alumbrado público en el municipio con el fin de garantizar un servicio eficiente a la población. Acciones de mantenimiento como reparación de luminarios dañados, revisión de circuitos, revisión y cambio de conductores dañados, cambio de luminarias en mal estado así como la actualización y modernización de la infraestructura (incorporación de nuevas tecnologías), que permitirán ahorros significativos en el consumo de energía eléctrica. La organización del departamento para un municipio grande contempla las siguientes áreas básicas: I. Operación.- Área responsable del mantenimiento, funcionalidad e incorporación de circuitos y dispositivos eléctricos a través de los cuales se presta el servicio de alumbrado público municipal. II. Optimización.- Área responsable de la revisión del consumo y análisis de facturación que presenta CFE como proveedor de energía. III. Vinculación Social.- Área responsable de atención y satisfacción ciudadana en el seguimiento a reportes de fallas y nivel de satisfacción. IV. Proyectos y Redes.- Área responsable de la planeación del crecimiento y vinculación de infraestructura para un uso eficiente de los recursos municipales. V. Jurídico.- Área especializada y responsable en temas de contratación de nuevas fuentes de energía. Es comprensible que por las diferentes características, necesidades y tamaño en los 46 municipios del estado de Guanajuato, la organización que cada uno determine para atender el servicio de alumbrado público estará en función de su sus necesidades pero en todos los casos es recomendable considerar que dichas actividades sean reconocidas implícita o explícitamente en el diseño de organización que cada municipio adopte. En cada una de las áreas antes descritas deberá reconocerse los procesos correspondientes a su función. Los diagramas que más adelante se presentan están relacionados con el área de Optimización. Procesos del Departamento de Servicio de Alumbrado Público Municipal: Para el funcionamiento del departamento de servicio de alumbrado público se han definido los siguientes procesos por tipo de área: MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 9
11 Área de Optimización: Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A Revisión de notificación de anomalías reportadas por CFE. Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica. Levantamiento de censos de luminarias Área de Operación: Atención si seguimiento de reportes ciudadanos. Atención a reportes de anomalías. Mantenimiento y conservación de la infraestructura para el Servicio de Alumbrado Público. Área de Vinculación Social: Atención de Fallas en el servicio. Medición de percepción ciudadana sobre la calidad del servicio. Área de Proyectos y Redes: Revisión y aprobación de proyectos eléctricos y de iluminación de fraccionamientos de nueva creación en el municipio. Revisión y aprobación de proyectos eléctricos y de iluminación de vialidades y espacios públicos en rehabilitación en el municipio. Área Jurídica: Evaluación de contratos y convenios para incorporación de nuevos circuitos. Evaluación de contratos para compra de energía Evaluación de contratos de nuevas inversiones en infraestructura. El presente manual incorpora algunos procesos del área de Optimización y está dirigido al personal que se encuentra laborando en el departamento de alumbrado público y en el área específica con la finalidad de que se familiaricen con los procesos. La consulta permitirá identificar claramente los procesos, la interrelación entre procesos y los responsables de los mismos. Es importante mencionar que estos esfuerzos se traducen en lograr un documento que reúne las Mejores Prácticas en el tema del servicio de alumbrado público para que puedan ser adoptadas y adaptadas a las características específicas de cada uno de los 46 municipios que conforman el Estado de Guanajuato. En este contexto, se pretende alcanzar un mejor desarrollo de las funciones del personal y en consecuencia, dar cumplimiento a los objetivos del servicio público. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 10
12 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL DIRECTOR DE ALUMBRADO PÚBLICO Titular encargado del departamento de servicio de alumbrado público del municipio. ENCARGADO DE PROYECTOS Y REDES Encargado de la revisión, aprobación y supervisión de proyectos de mejoras en vialidades y espacios públicos existentes, así como en fraccionamientos de nueva creación dentro del municipio. ENCARGADO DE JURÍDICO Atención a los asuntos jurídico legales que se pudieran originar entre el municipio con CFE y particulares. ENCARGADO DE OPTIMIZACIÓN Tiene la tarea de controlar y revisar la facturación para detectar errores y conciliar con CFE así como realizar el levantamiento de los censos de luminarias públicas. ENCARGADO DE OPERACIÓN Administrar los recursos materiales, humanos y financieros del departamento de AP, ejecutar el programa de mantenimiento preventivo y/o correctivo del alumbrado público de acuerdo a los reportes generados en el área de vinculación social. ENCARGADO DE VINCULACIÓN SOCIAL Atención al público en general y levantamiento de reportes por fallas en el servicio de alumbrado público. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 11
13 ESTRUCTURA ORGÁNICA Clave Puesto Puesto Nombre Núm. Puestos DAP0101 Director de Alumbrado Público 1 DAP0102 Encargado de Proyectos y Redes DAP0103 Encargado de Jurídico 1 DAP0104 Encargado de Operación 1 DAP0105 Encargado de Optimización 1 DAP0106 Encargado de Vinculación Social 1 1 MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 12
14 Descripción y Perfil de Puestos MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 13
15 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Nivel de plaza Número de plazas Puesto al que reporta directamente Dirección a la que reporta Director del Departamento de Alumbrado Público 1 N/A Dirección de Servicios Públicos Municipales II. Objetivo del puesto Lograr la eficiencia de los procesos de mantenimiento y conservación de la infraestructura del alumbrado público municipal así como emitir dictámenes técnicos relacionados con el alumbrado público. III. Funciones del puesto No. Función 1 Administración de los recursos humanos, financieros y materiales destinados al Departamento de Alumbrado Público. 2 Elaborar plan de trabajo anual del Departamento de Alumbrado Público. 3 Aprobar proyectos de alumbrado público. 4 Definir criterios para la ejecución de mantenimiento preventivo y correctivo del alumbrado. 5 Definir políticas de calidad del Departamento de Alumbrado Público. 6 IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad Grado mínimo de estudios requerido Área de estudios (preferente) Ingeniería Eléctrico o afín MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 14
16 VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto Idioma Dominio No indispensable N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Conocimientos técnicos de electricidad, media y baja tensión Muy importante 2 Conocimientos generales en administración Muy importante 3 Sistemas de iluminación Muy importante 4 Administración de proyectos Muy importante 5 Manejo de software especializado (indicar) Importante 6 Manejo de paquetería administrativa Esencial 7 Manejo de internet Esencial VIII. Habilidades No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Muy Importante 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Muy importante 6 Resolución de conflictos Importante 7 Análisis de información Muy importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Importante 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Programa Operativo Anual Anual 2 Políticas de calidad del departamento de alumbrado público Anual 3 Actualización del censo de luminarias de alumbrado público Mensual 4 Atención inmediata a los reportes Por evento 5 Proyectos actualización de la infraestructura de alumbrado público Anual X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 15
17 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Encargado de Proyectos y Redes Nivel de plaza Número de plazas 1 Puesto al que reporta directamente Director de Alumbrado Público Dirección a la que reporta Departamento de Alumbrado Público II. Objetivo del puesto Encargado de la revisión, aprobación y supervisión de proyectos de mejoras en vialidades y espacios públicos existentes, así como en fraccionamientos de nueva creación dentro del municipio. III. Funciones del puesto No. Función 1 Revisar y aprobar los proyectos para ampliaciones de red de alumbrado público en vialidades y espacios públicos. 2 Revisar y aprobar proyectos para ampliaciones de red de alumbrado público en fraccionamientos de nueva creación. 3 Emitir opiniones técnicas con respecto a los proyectos de alumbrado técnico en desarrollos habitacionales e industriales. 4 Emitir opiniones técnicas con respecto a los proyectos de alumbrado público en vialidades y espacios públicos existentes. IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad Grado mínimo de estudios requerido Ingeniería MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 16
18 Área de estudios (preferente) Electricista (Iluminación) VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto Idioma Dominio No indispensable N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Conocimientos técnicos de electricidad, alta y media tensión Muy importante 2 Conocimientos generales en administración Muy importante 3 Sistemas de iluminación Muy importante 4 Administración de proyectos Muy importante 5 Manejo de software especializado (indicar) Importante 6 Manejo de paquetería administrativa Esencial 7 Manejo de internet Esencial VIII. Habilidades No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Muy Importante 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Muy importante 6 Resolución de conflictos Importante 7 Análisis de información Muy importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Importante 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Revisión y aprobación de proyectos de fraccionamientos de nueva Por evento creación y de vialidades y espacios públicos en rehabilitación. 2 Validación técnica sobre proyectos de alumbrado en zonas Por evento habitacionales e industriales. 3 Supervisión de obras en construcción o rehabilitación de vialidades y Por evento espacios públicos. 4 Supervisión de obras en construcción de fraccionamientos de nueva creación. Por evento MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 17
19 X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 18
20 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Encargado de Jurídico Nivel de plaza Número de plazas 1 Puesto al que reporta directamente Director de Alumbrado Público Dirección a la que reporta Departamento de Alumbrado Público II. Objetivo del puesto Apoyar al departamento de alumbrado público en los asuntos legales brindando asesoría legal y representación en litigios y negociaciones con CFE y particulares. III. Funciones del puesto No. Función 1 Asesorar legalmente al departamento de alumbrado público 2 Representar en litigios con CFE y particulares 3 Actualizar los instrumentos normativos en materia de alumbrado público IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad Grado mínimo de estudios requerido Área de estudios (preferente) Licenciatura Derecho VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 19
21 Idioma Dominio No indispensable N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Conocimientos generales de derecho Muy importante 2 Conocimientos generales de derecho administrativo Muy importante 3 Orientación a la litigación Muy importante 4 Comunicación oral y escrita Muy importante 6 Manejo de paquetería administrativa Esencial 7 Manejo de internet Esencial 8 Conocimiento general de las Leyes relacionadas con la industria eléctrica y lo referente a la nueva Reforma Energética. Importante VIII. Habilidades No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Muy Importante 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Muy importante 6 Resolución de conflictos Muy importante 7 Análisis de información Importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Muy importante 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Actualización de la normatividad en materia de alumbrado público Anual 2 Atender favorablemente los litigios con CFE y particulares Por evento X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 20
22 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Encargado de Optimización Nivel de plaza Número de plazas 1 Puesto al que reporta directamente Director de Alumbrado Público Dirección a la que reporta Departamento de Alumbrado Público II. Objetivo del puesto Controlar y revisar la facturación, detectar fallas y/o anomalías y conciliar con Comisión Federal de Electricidad posibles créditos-reposición, así como mantener el inventario del Alumbrado Público con potencias, circuitos y servicios correspondientes a cada uno de ellos. III. Funciones del puesto No. Función 1 Recibir y revisar la facturación de CFE 2 Capturar en sistema las facturas 3 Detectar anomalías en la facturación para levantar reportes de revisión de campo 4 Recibir las notificaciones de CFE por anomalías en el alumbrado público 5 Elaborar oficios con las cancelaciones de cobro improcedentes 6 Mantener el inventario de alumbrado público 7 Controlar el archivo de oficios de cancelación 8 Levantamiento y elaboración de censo de luminarias públicas. 9 Conciliar con CFE errores anteriores a Factura. 10 Conocer y reportar resultados del DAP. IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad Grado mínimo de estudios requerido Carrera técnica o experiencia laboral en MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 21
23 Área de estudios (preferente) CFE Técnico electricista VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto Idioma Dominio No indispensable N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Conocimientos básicos en electricidad Muy importante 2 Sistemas de iluminación Esencial 3 Manejo de software especializado (indicar) Esencial 4 Manejo de paquetería administrativa Esencial 5 Manejo de internet Esencial 6 Conocimiento general de las Leyes relacionadas con la industria eléctrica y lo referente a la nueva Reforma Energética. Importante VIII. Habilidades: El dominio de capacidades personales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy Importante). No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Esencial 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Importante 6 Resolución de conflictos No necesario 7 Análisis de información Muy importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Necesario 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Mantener actualizado el sistema de comprobación de facturación Diario 2 Detectar anomalías en la facturación de CFE Diario 3 Levantar reportes por anomalías en la facturación Por evento 4 Inventario de alumbrado público actualizado Semanal 5 Archivo de oficios de cancelación Mensual MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 22
24 X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 23
25 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Encargado de Operación Nivel de plaza Número de plazas 1 Puesto al que reporta directamente Director de Alumbrado Público Dirección a la que reporta Departamento de Alumbrado Público II. Objetivo del puesto Administrar los recursos materiales del departamento de AP, ejecutar el programa de mantenimiento preventivo y/o correctivo del alumbrado público de acuerdo a los reportes generados en el área de vinculación social. III. Funciones del puesto No. Función 1 Dar atención a los reportes de la ciudadanía generados por el área de vinculación social. 2 Coordinar el trabajo que se llevará a cabo en cada turno. 3 Supervisar los trabajos realizados por las brigadas de electricistas. 4 Mantener actualizado el inventario de materiales, parque vehicular y herramientas del departamento. 5 Administrar las entradas y salidas del almacén de materiales. 6 Administrar la bitácora de consumo de gasolina de las unidades. 7 Realizar solicitudes de requisición de materiales. 8 Renovar las pólizas de seguro del parque vehicular. 9 Llevar a cabo el programa de mantenimiento del parque vehicular. IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 24
26 Grado mínimo de estudios requerido Área de estudios (preferente) Técnico Electricidad o afín VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto Idioma Dominio No indispensable N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Conocimientos administración pública Importante 2 Contabilidad y presupuesto Muy importante 3 Responsabilidades administrativas sector público Muy importante 4 Manejo de paquetería administrativa Esencial 5 Manejo de internet Esencial VIII. Habilidades No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Necesario 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Importante 6 Resolución de conflictos Necesario 7 Análisis de información Muy importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Importante 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Pólizas de seguro del parque vehicular Por evento 2 Reporte de consumo de gasolina Mensual 3 Reporte de consumo de materiales Mensual 4 Inventario de materiales, herramientas y parque vehicular Semanal X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 25
27 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS I. Identificación del puesto Nombre del puesto Encargado de Vinculación Social Nivel de plaza Número de plazas 1 Puesto al que reporta directamente Director de Alumbrado Público Dirección a la que reporta Departamento de Alumbrado Público II. Objetivo del puesto III. Funciones del puesto No. Función 1 Atender los reportes de fallas en el servicio de alumbrado público 2 Canalizar los reportes al área correspondiente 3 Desarrollar campañas de difusión en el tema de alumbrado público IV. Ubicación en la estructura DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO PROYECTOS Y REDES JURÍDICO OPTIMIZACIÓN OPERACIÓN VINCULACIÓN SOCIAL V. Escolaridad Grado mínimo de estudios requerido Área de estudios (preferente) Licenciatura Comunicación VI. Idiomas: Mencionar el grado de dominio que requiere el puesto Idioma No indispensable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 26
28 Dominio N/A VII. Capacidades Profesionales: El dominio de las capacidades profesionales se describe bajo la siguiente escala (No necesario Necesario Esencial Importante Muy importante). No. Capacidades / Competencias Dominio 1 Técnicas de comunicación Muy importante 2 Comunicación oral y escrita Muy importante 3 Conocimientos generales de administración Importante 4 Desarrollo de campañas de difusión Importante 6 Manejo de paquetería administrativa Esencial 7 Manejo de internet Esencial VIII. Habilidades No. Habilidades Periodicidad 1 Capacidad organizativa Muy importante 2 Espíritu de servicio Muy importante 3 Liderazgo Necesario 4 Trabajo en equipo Muy importante 5 Toma de decisiones Importante 6 Resolución de conflictos Necesario 7 Análisis de información Muy importante 8 Interpretación de leyes y reglamentos Importante 9 Seguimiento de información Importante IX. Resultados esperados y periodicidad No. Resultados Periodicidad 1 Atención a los reportes vía telefónica por fallas en el servicio. Por evento 2 Canalización de los reportes a las áreas correspondientes. Por evento 3 Dar de baja los reportes atendidos por el personal de campo. Diario 4 Desarrollo de campañas de difusión. Semestral X. Procesos involucrados No. Actividades Responsable MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 27
29 Manual de procesos Departamento de Alumbrado Público Área de Optimización MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 28
30 Procesos del Departamento de Servicio de Alumbrado Público Municipal: Para el funcionamiento del área de optimización en el departamento de servicio de alumbrado público se han definido los siguientes procesos por tipo de área: Área de Optimización: SP-DAP-O-01.- Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A SP-DAP-O-02.- Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica tarifa 5-A. SP-DAP-O-03.- Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica. SP-DAP-O-04.- Levantamiento de Censo de Luminarias. DIAGRAMAS DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO Área Clave del Proceso Proceso Fecha del Documento Responsable INFORMACIÓN DEL PROCESO Departamento de Alumbrado Público SP-DAP-O-01 Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A INTRODUCCIÓN AL PROCESO El municipio debe contar con un sistema o herramientas que le permitan estimar el monto mensual que debería pagar por suministro de energía eléctrica para atender el Servicio de Alumbrado Público. El proceso denominado Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A, permite detectar las diferencias y conciliar entre la estimación del monto mensual y el cobro que CFE le presenta al municipio, con el objeto de que la administración municipal pueda hacer los pagos correspondientes. El responsable de éste proceso es el área de Optimización del Departamento de Alumbrado Público, y para su realización se apoya en áreas de operación en campo y con las áreas administrativas que la Tesorería Municipal designe para tal efecto. El desarrollo de las actividades para realizar este proceso implica acudir diariamente a las oficinas de CFE para recoger las facturas, dado que para hacer las aclaraciones correspondientes, sólo se cuenta con un periodo de cinco días posteriores a la fecha de facturación. El proceso implica el conservar los documentos por un periodo mínimo de dos años con el objeto de tener los respaldos a las aclaraciones que de éste ejercicio se deriven. El desarrollo de éste proceso se apoya en el Sistema CCA que corre en cualquier computadora con MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 29
31 sistema Windows con 64 bits, y se recomienda que el equipo en el que se instale se dedique preferentemente a ésta actividad con la finalidad de que se conforme la base de datos para la revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del Servicio de Alumbrado Público Denominación del proceso: Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A Alcance: Identificar, conciliar y corregir anomalías en la facturación que presenta CFE Entradas: Documentos Facturas emitidas por CFE en periodicidad diaria. Listado de facturación electrónico emitido por CFE. Salidas: Documentación (facturación) conciliada con CFE para programación de pago. Interrelación con otros procesos: Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica. Levantamiento de censos de luminarias avalado por CFE Glosario de términos: CFE.- Comisión Federal de Electricidad Sistema CCA.- Sistema de conciliación y corrección de anomalías en la facturación de CFE INFORMACIÓN DEL PROCESO REVISIÓN, CONCILIACIÓN Y CORRECCIÓN DE ANOMALÍAS EN LA FACTURACIÓN DEL SERVICIO DE ALUMBRADO PÚBLICO TAIFA 5-A Actividad / Responsable 1. Recolección de facturas en oficinas de CFE/Auxiliar de Operación 2. Entrega de recibos al área de optimización/auxilia r de Operación 3. Revisión y captura de la información/encarga do de Optimización Descripción El auxiliar de operación acude diariamente a las oficinas de CFE para recolectar las facturas del servicio de alumbrado público. La facturación de CFE se realiza por ciclos: ciclo non y ciclo par. El auxiliar de operación hará la entrega de las facturas al encargado de optimización. El encargado de optimización revisa las facturas una por una, capturando en la base de datos los conceptos: a) lectura actual; b) kwh consumidos; c) Múltiplo; d) Pago del periodo; e) Días facturados; f)tipo de suministro. En las gráficas siguientes se muestra los recibos de CFE y en ellos la MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 30
32 ubicación de la información que será capturada. Al capturar la información en el Sistema CCA, si hay diferencias con lo estimado arrojará una diferencia que permite detectar anomalías en el cobro vigente. Si la diferencia es mayor a los gastos de operación sobre una inspección de campo la factura se separa para que sea atendida por el área de operación (proceso Atención a reportes de anomalías ). Se recomienda establecer un criterio general para determinar el monto mínimo de diferencia en la mancha urbana y en la zona rural. Ejemplo: El municipio de Irapuato considera que si hay una diferencia entre lo estimado y facturado de $200 sobre mancha urbana y $ 400 en zona rural, la factura se separa para que el personal de operación atienda con una revisión de campo. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 31
33 La imagen aquí presentada es generada por el Sistema CCA una vez que se ha hecho la captura de la información de la factura, la diferencia que se identifica en el círculo rojo es resultado de la conciliación entre lo estimado por el municipio y lo facturado por CFE. Si no existen anomalías la factura es autorizada para su pago y se turna al archivo correspondiente. Nota Técnica: Cálculo de carga de facturación Para obtener la diferencia entre la facturación contra lo estimado por el área de Optimización se debe realizar el cálculo en base a las cargas instaladas, se debe tener en cuenta que el municipio debe contar con el censo o carga real que tiene instalada cada uno de los circuitos de alumbrado público para tener la certeza de lo que se va a revisar y en su momento a reclamar. Ver proceso: Levantamiento de censos de luminarias avalado por CFE. Fórmula utilizada para realizar el cálculo estimado: Facturación estimada para Servicios en Baja Tensión Facturación estimada para Servicios en Media Tensión = (KW *( Hrs de utilización)*( Días Facturados)* (Precio en pesos del kwh))+iva = (KW *( Hrs de utilización) * (Días Facturados) * (Precio en pesos del kwh))+2% de Baja Tensión + IVA Donde: KW = Carga real instalada en cada uno de los circuitos de Alumbrado Público en kilowatts de cada circuito. Hrs de utilización = Cantidad de horas en las cuales el sistema de alumbrado MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 32
34 público se mantiene pendido por día. Días facturados = Días facturados en el periodo establecido por la CFE. Precio del kwh = Precio del kwh establecido por la CFE para el mes en curso de la tarifa 5A. 2% de Baja Tensión = (cargo por medición en baja tensión) Se obtiene del 2% de la suma de los importes por cargos de ENERGÍA Y DEMANDA. Cualquier aumento o disminución en estos conceptos, modifica el valor de este cargo. El 2% se cobra por las pérdidas de transformación que existen cuando la medición se hace en baja tensión y que no registra el medidor. IVA = Impuesto al Valor Agregado Ejemplo: Para el siguiente ejemplo se utilizará un servicio de energía eléctrica tarifa 5A del municipio de Irapuato Gto., facturado en el mes de Febrero del Revisando en la base de datos se obtiene que el servicio tiene instalada una carga de 4 lámparas Vapor de Sodio de 100 w, con una pérdida de Balastro del 25% Información necesaria sabiéndose que es un servicio en Baja Tensión: Facturación estimada para Servicios en Baja Tensión = (KW *( Hrs de utilización) * (Días Facturados) * (Precio en pesos del kwh))+iva KW = 4 lámparas X 100 w = 400 W X 1.25 = 500 w / 1000 = 0.5 kw Hrs de utilización = se toma un promedio 12 hrs de utilización. Días Facturados = El periodo de facturación para CFE se toma del día 8/12/15 al 08/02/16 por lo que suman 62 Días. Precio del kwh = Para el mes de febrero la CFE establece un costo de $ para los servicios 5A en Baja Tensión. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 33
35 IVA = Impuesto al Valor Agregado es del 16% del subtotal de la facturación. Facturación estimada para Servicios en Baja Tensión = (0.5 * 12 * 62 * 2.933)+16% = (1, ) = $1, Se obtiene que para el servicio con 4 Luminarios Vapor de Sodio de 100 w se debería pagar la cantidad de $1, y según la facturación de CFE el total a pagar en el mismo periodo es de $1, Se llega a una diferencia de $ la cual quedaría bajo el criterio establecido por parte del área de optimización para mandar a revisar o archivar en base a la mínima diferencia que existe. 4. Atención del reporte de anomalía/auxiliar de operación 5. Aclaración en oficinas de CFE/ Auxiliar de operación 6. Elaboración de oficio con El auxiliar de operación realiza físicamente la revisión para comprobar el buen funcionamiento del equipo de medición (si existe), toma lectura y la compara con la registrada en la factura de CFE. Si la lectura es menor a la registrada en el equipo de medición, se procede a realizar la corrección de la lectura en el sistema de CFE. En caso de que el personal haya encontrado alguna anomalía o inconsistencia en la toma de lecturas o estimación de la factura, se toma lectura del medidor, se toma evidencia fotográfica y se acude a ventanilla de atención a clientes de CFE. Auxiliar de operación acude a oficinas de CFE para la aclaración de las anomalías, si la anomalía es procedente, CFE modifica el monto facturado e imprime un nuevo comprobante con monto cancelado y vigente. Si la anomalía es aclarada pero no procede la cancelación del cobro, la factura es archivada por el encargado de optimización. El encargado de optimización elabora el oficio con cancelaciones para que Tesorería tenga conocimiento de los cambios en la MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 34
36 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS cancelaciones/encar gado de optimización facturación. El oficio es firmado por el titular del departamento de alumbrado público. El oficio es archivado. Fin del proceso DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama de Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A JEFE DE DEPTO DE AUXILIAR DE OPERACIÓN EN CAMPO ÁREA DE OPTIMIZACIÓN ALUMBRADO PÚBLICO INICIO RECOGE FACTURACIÓN EN OFICINAS DE CFE ENTREGA LOS RECIBOS A ÁREA DE OPTIMIZACIÓN SE CAPTURA Y SE REVISA FACTURACIÓN AUXILIAR DE CAMPO HARÁ REVISIÓN FÍSICA NO ES CORRECTA? SI LECTURA ES CORRECTA? SI ARCHIVA NO SE TOMA LECTURA, SE SACA EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Y SE LLEVA A VENTANILLA DE CFE FIN PROCEDE CANCEALCIÓN? SI RECIBE COMPROBANTE CON MONTO CANCELADO Y VIGENTE ELABORA OFICIO CON LAS CANCELACIONES REVISA Y FIRMA OFICIO ENTREGA OFICIO A TESORERÍA MUNICIPAL PARA SU CONOCIMIENTO ARCHIVA OFICIO DE CANCELACIONES FIN MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 35
37 Actividad 1. Recolección de facturas en oficinas de CFE 2. Entrega de recibos al área de optimización 3. Revisión y captura de la información 4. Atención del reporte de anomalía 5. Aclaración en oficinas de CFE 6. Elaboración de oficio con cancelaciones MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Auxiliar de Operación R R Encargado de Optimización I I R Titular Departamento de Alumbrado Público R I I R I I I Tesorería R A I R: Responsable I:Informado A:Autoriza Elaboró Nombre Firma Responsable del Área Optimización Revisó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Autorizó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Fecha Fecha Fecha MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 36
38 DIAGRAMA DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO Área Clave del Proceso Proceso Fecha del Documento Responsable INFORMACIÓN DEL PROCESO Departamento de Alumbrado Público SP-DAP-O-02 Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica tarifa 5-A INTRODUCCIÓN AL PROCESO Durante la revisión de la facturación, personal de CFE puede detectar que alguno de los servicios de energía eléctrica tarifa 5-A tiene alguna anomalía o ha dejado de facturar por problemas en el medidor o toma de lectura, de esta forma CFE aplica una cargo-crédito al Municipio para recuperar lo que no se cobró debido a las fallas descritas. El proceso denominado Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica Taifa 5-A, permite atender las notificaciones de cargo-crédito que CFE aplica al Municipio, con el objeto de que la administración municipal realice las correcciones o pagos correspondientes. El responsable de éste proceso es el área de Optimización del Departamento de Alumbrado Público, y para su realización se apoya en áreas de operación en campo y con las áreas administrativas que la Tesorería Municipal designe para tal efecto. El desarrollo de las actividades para realizar este proceso implica recibir la notificación por parte de CFE, revisiones en los consumos históricos y realizar visitas de campo para detectar las fallas o anomalías. El proceso implica el conservar los documentos por un periodo mínimo de dos años con el objeto de tener los respaldos a las aclaraciones que de éste ejercicio se deriven. El desarrollo de éste proceso se apoya en el Sistema CCA que corre en cualquier computadora con sistema Windows con 64 bits, y se recomienda que el equipo en el que se instale se dedique preferentemente a ésta actividad. Denominación del proceso: Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica Taifa 5-A Alcance: Revisión y corrección de anomalías en el sistema de alumbrado público derivado de notificaciones hechas por CFE Entradas: Notificaciones hechas por CFE Salidas: MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 37
39 Autorización de cobro a CFE o solicitud de cargo-crédito a favor del Municipio. Interrelación con otros procesos: Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado público Taifa 5-A Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica. Definiciones: CFE.- Comisión Federal de Electricidad Sistema CCA.- Sistema de conciliación y corrección de anomalías en la facturación de CFE INFORMACIÓN DEL PROCESO REVISIÓN DE NOTIFICACIONES (CFE) Y CORRECCIÓN DE FACTURACIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA TARIFA 5-A Actividad / Responsable 1. Recolección de facturas en oficinas de CFE/Auxiliar de Operación 2. Entrega de recibos y notificaciones al área de optimización/auxiliar de Operación 3. Captura de la notificación y revisión de información/encargado de Optimización Descripción El auxiliar de operación acude diariamente a las oficinas de CFE para recolectar las facturas del servicio de alumbrado público y a la vez es notificado de anomalías. La notificación es sobre el adeudo que el Municipio pudiera tener y los motivos y el periodo en que detectó la anomalía. La facturación de CFE se realiza por ciclos: ciclo non y ciclo par. El auxiliar de operación hará la entrega de las facturas y notificaciones al encargado de optimización. El encargado de optimización analiza la notificación y revisa los historiales de pago contra la facturación estimada por carga. Si se comprueba que el municipio ha dejado de pagar energía eléctrica, la notificación es aprobada y se programa para su pago en la próxima facturación de mes. 4. Atención personal de la anomalía/auxiliar de operación 5. Aclaración en oficinas de CFE/ Auxiliar de operación Si en el análisis se comprueba que el municipio ha pagado lo que por carga instalada corresponde, la notificación se entrega al auxiliar de operación para realice una visita de campo. Auxiliar de operación realiza físicamente la revisión para comprobar el buen funcionamiento del equipo de medición (si existe), toma lectura y la compara con la registrada en la factura de CFE, se toma evidencia fotográfica y se acude a ventanilla de atención a clientes de CFE para su análisis y cancelación. Auxiliar de operación acude a oficinas de CFE para el análisis de la notificación. Si se comprueba que el municipio ha pagado lo justo de acuerdo a la carga que se tiene instalada, CFE cancela el cargocrédito. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 38
40 6. Elaboración de oficio con cancelaciones/encarga do de optimización Si se determina que el Municipio ha pagado más de acuerdo a la carga instalada, se verifica en campo las cargas reales y se acredita a favor del municipio. Mediante oficio se solicita a CFE que aplique el cargo-crédito a favor dentro de la facturación del mes. El encargado de optimización elabora el oficio con cancelaciones para que Tesorería tenga conocimiento de los cambios en la facturación. El oficio es firmado por el titular del departamento de alumbrado público. El oficio es archivado. Fin del proceso DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 39
41 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica Taifa 5-A ENCARGADO DE JEFE DE DEPTO DE AUXILIAR DE OPERACIÓN EN CAMPO OPTIMIZACIÓN ALUMBRADO PÚBLICO INICIO RECOGE FACTURACIÓN Y NOTIFICACIONES DE ANOMALÍAS EN OFICINAS DE CFE ENTREGA LOS RECIBOS A ÁREA DE OPTIMIZACIÓN SE CAPTURA NOTIFICACIÓN Y SE REVISAN HISTORIALES DE PAGO CONTRA FACTURACIÓN ESTIMADA POR CARGA AUXILIAR DE CAMPO HARÁ REVISIÓN FÍSICA NO ES CORRECTO EL COBRO? SI SE TOMA LECTURA, SE SACA EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Y SE LLEVA A VENTANILLA DE CFE NO SE ACEPTA Y AUTORIZA A CFE EL COBRO PROCEDE CANCEALCIÓN? FIN SI SE RECIBE LA CANCELACIÓN DEL MONTO COBRADO ELABORA OFICIO CON LAS CANCELACIONES REVISA Y FIRMA OFICIO ENTREGA OFICIO A TESORERÍA MUNICIPAL PARA SU CONOCIMIENTO ARCHIVA OFICIO DE CANCELACIONES FIN MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 40
42 Actividad 1. Recolección de facturas y notificaciones en oficinas de CFE 2. Entrega de facturas y notificaciones al área de optimización 3. Captura de la notificación y revisión de información 4. Atención física de la anomalía 5. Aclaración en oficinas de CFE 6. Elaboración de oficio con cancelaciones MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Auxiliar de Operación R R Encargado de Optimización I I R Titular Departamento de Alumbrado Público R I I R I I R: Responsable I:Informado A:Autoriza I Tesorería R A I Elaboró Nombre Firma Responsable del Área Optimización Revisó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Autorizó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Fecha Fecha Fecha MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 41
43 DIAGRAMA DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO Área Clave del Proceso Proceso Fecha del Documento Responsable INFORMACIÓN DEL PROCESO Departamento de Alumbrado Público SP-DAP-O-03 Revisión semanal de arqueos de los servicios de Energía Eléctrica. INTRODUCCIÓN AL PROCESO Semanalmente se lleva a cabo la revisión del arqueo de la facturación a los servicios de energía eléctrica del alumbrado público con la finalidad de comprobar si se han revisado todos los servicios facturados hasta la fecha de corte y si el saldo que arrojan cuenta con alguna anomalía. El proceso denominado Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica, permite detectar cuales servicios facturados se han revisado a la fecha de corte y si el saldo que arroja hasta esa fecha es correcto o cuenta con alguna anomalía. El responsable de éste proceso es el área de Optimización del Departamento de Alumbrado Público, y para su realización se apoya en áreas de operación en campo. El desarrollo de las actividades para realizar este proceso implica recibir el arqueo en formato digital de los servicios de energía eléctrica que hasta ese momento se hayan facturado en el mes en curso así como realizar visitas de campo para garantizar el correcto funcionamiento del equipo de medición. El proceso implica además, realizar acciones de mantenimiento en caso de que así se requiera. El desarrollo de éste proceso se apoya en el Sistema CCA que corre en cualquier computadora con sistema Windows con 64 bits, y se recomienda que el equipo en el que se instale se dedique preferentemente a ésta actividad. Denominación del proceso: Revisión semanal de arqueos de los servicios de energía eléctrica. Alcance: Revisión semanal de la facturación a los servicios de energía eléctrica. Entradas: Arqueo en digital de la facturación de CFE. Salidas: Corrección de lecturas en sistema CFE. Interrelación con otros procesos: Revisión, conciliación y corrección de anomalías en la facturación del servicio de alumbrado
44 público Taifa 5-A Revisión de notificaciones (CFE) y corrección de facturación de energía eléctrica Taifa 5-A Definiciones: CFE.- Comisión Federal de Electricidad Sistema CCA.- Sistema de conciliación y corrección de anomalías en la facturación de CFE INFORMACIÓN DEL PROCESO REVISIÓN SEMANAL DE ARQUEOS DE LOS SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA. Actividad / Responsable 1. Recepción de arqueo digital/auxiliar de Operación 2. Revisión de arqueo/ Encargado de optimización Descripción El auxiliar de operación acude semanalmente a la agencia de CFE para recoger el arqueo digital de los servicios de energía eléctrica que hasta ese momento se hayan facturado durante el mes en curso. El encargado de optimización descarga el arqueo en la base de datos, la cual solo requiere que se llenen los espacios de número de servicio y monto cobrado. Se compara el cálculo estimado con lo facturado por CFE, si arroja una diferencia, se filtra y se imprime para pasarla al auxiliar de operación y realice revisión. 3. Revisión de la anomalía/auxiliar de Operación 4. Aclaración en oficinas de CFE/Auxiliar de Operación El auxiliar de operación revisa las facturas (recibos) ya revisadas de los servicios que aparecen en el arqueo y si por algún motivo no se ha revisado físicamente, se acude personalmente a la dirección que se indica en el arqueo para corroborar que el medidor se encuentre trabajando así como comparar la lectura del medidor contra la registrada en la factura del periodo, si la lectura es menor a la registrada en el medidor, se deberá solicitar la corrección de la lectura en el sistema de CFE. Se toma evidencia fotográfica. Al terminar la revisión se procede a realizar mantenimiento en caso de que sea necesario. Cuando se encuentra inconsistencia o anomalías en la toma o estimación de la lectura, el personal de operación acude a la ventanilla de atención a clientes de CFE para hacer la corrección de lecturas y evitar así, que la facturación con anomalía sea cargada en la facturación de alumbrado público. MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 43
45 Fin del proceso DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 44
46 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS Revisión semanal de arqueos de los servicios de Energía Eléctrica. AUXILIAR DE OPERACIÓN EN ENCARGADO DE CAMPO OPTIMIZACIÓN INICIO RECOGE ARQUEO DIGITAL EN OFICINAS DE CFE ENTREGA ARQUEO DIGITAL AL ENCARGADO DE OPTIMIZACIÓN REVISA ARQUEO REVISA ANOMALÍA Y REALIZA VISITA DE CAMPO NO ES CORRECTO EL ARQUEO? SE TOMA LECTURA, SE SACA EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Y SE LLEVA A VENTANILLA DE CFE SI FIN CFE CORRIGE LA FACTURACIÓN FIN Actividad 1. Recepción de arqueo digital MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Auxiliar de Operación R Encargado de Optimización I Titular Departamento de Alumbrado Público Tesorería MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 45
47 2. Revisión de arqueo R 3. Revisión de la R I anomalía 4. Aclaración en oficinas de CFE R I R: Responsable I:Informado A:Autoriza Elaboró Nombre Firma Responsable del Área Optimización Revisó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Autorizó Nombre y Firma Jefe del Departamento de Alumbrado Público Fecha Fecha Fecha MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 46
48 DIAGRAMA DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO Área Clave del Proceso Proceso Fecha del Documento Responsable INFORMACIÓN DEL PROCESO Departamento de Alumbrado Público SP-DAP-O-04 Levantamiento de Censo de Luminarias INTRODUCCIÓN AL PROCESO El levantamiento de censo de luminarias se realiza ante la necesidad del Municipio por conocer con exactitud la cantidad, tipo y estado actual de las luminarias de alumbrado público, así como determinar si el cobro de CFE corresponde a la capacidad de carga instalada en las luminarias. El censo se realiza cada vez que hay una modificación en la infraestructura de alumbrado público, la modificación puede ser por incorporación de tecnologías energéticas eficientes o por la adición de nuevas luminarias en avenidas o fraccionamientos habitacionales e industriales. Para que el censo pueda llevarse a cabo, es necesario que el Municipio y CFE se coordinen para su levantamiento. El proceso denominado Levantamiento de censo de luminarias, permite contar con una base de datos actualizada sobre el estado actual de la infraestructura de alumbrado público y los costos estimados que se generan en cuanto a las cargas instaladas. El responsable de éste proceso es el área de Optimización del Departamento de Alumbrado Público, y para su realización se apoya en el área de Operación en coordinación con CFE. El desarrollo de las actividades para realizar este proceso implica elaborar oficio de solicitud de levantamiento de censo dirigido a CFE así como el levantamiento del censo con visitas de campo del personal de alumbrado público y personal de CFE. El proceso requiere además utilizar herramientas tecnológicas de geolocalización y software para el diseño y elaboración de planos de ubicación. El desarrollo de éste proceso se apoya en el Sistema CCA que corre en cualquier computadora con sistema Windows con 64 bits, y se recomienda que el equipo en el que se instale se dedique preferentemente a ésta actividad con la finalidad de que se conforme la base de datos que se derive del Levantamiento del censo de luminarias del Servicio de Alumbrado Público Denominación del proceso: Levantamiento de Censo de Luminarias. Alcance: Actualización del censo vigente de luminarias de alumbrado público Entradas: Oficio solicitud del Municipio a CFE.
49 Salidas: Censo validado por CFE Interrelación con otros procesos: Incorporación de desarrollos habitacionales al municipio. Vialidades y espacios públicos Mantenimiento y conservación de la infraestructura para el Servicio de Alumbrado Público Definiciones: CFE.- Comisión Federal de Electricidad Censo.- Padrón o lista oficial de las luminarias de alumbrado público del Municipio. Actividad / Responsable 1. Oficio solicitud de censo/ Departamento de Alumbrado Público 2. Levantamiento de Censo/Departamento de Alumbrado Público-CFE INFORMACIÓN DEL PROCESO LEVANTAMIENTO DE CENSO DE LUMINARIAS Descripción El departamento de Alumbrado Público elabora oficio a CFE donde solicita levantar censo de luminarias derivado en un cambio en la infraestructura de alumbrado público o por la incorporación de nuevas vialidades, desarrollos habitacionales o industriales. En caso de que CFE manifieste falta de recursos humanos o materiales para levantar el censo, el Municipio ejecuta el censo. El departamento de alumbrado público en coordinación con CFE, levantarán el Censo de luminarias. Para que el censo contenga la ubicación física exacta de las luminarias, es necesario que el tanto el personal de alumbrado público como de CFE, cuenten con un dispositivo que permita georreferenciar la ubicación de las luminarias que se estarán censando. Es recomendable utilizar el siguiente formato: MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 48
50 Donde: 1. No. POSTE: Número consecutivo de postes de alumbrado público. 2. DIRECCIÓN: Calle y número de fte ubicación de lámpara. 3. INSTALACIÓN (LATERAL O CENTRAL) MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 49
51 3. Generación de Planos de ubicación de luminarias/ Departamento de Alumbrado Público 4. PUNTO DE ENTREGA: Calle y número de ubicación del control y en su caso medidor de alumbrado público. 5. TRANSFOR. (CFE-MPIO): Transformador propiedad del municipio o de CFE. 6. LONGITUD DE BRAZO: Longitud en metros del brazo. 7. TIPO DE POSTE: Poste metálico o Poste de concreto según código PM4 Poste Metálico 4,00 m PM5 Poste Metálico 5,00 m PM9 Poste Metálico 9,00 m PM11 Poste Metálico 11,00 m PCR9 Poste de Concreto 9,00 m PCR12 Poste de Concreto 12,00 m 8. PROPIEDAD POSTE: Poste propiedad del municipio o de CFE. 9. TIPO DE LUMINARIO: Tipo de Luminario (Modelo). 10. MATERIAL: Tipo de Material con que está equipado cada luminario. 11. POTENCIA (WATTS): Potencia en watts de cada luminario. 12. LÍNEA (AEREA O SUBTERRANEA): Instalación de línea de alumbrado público aérea o subterránea. 13. SISTEMA DE CONTROL (FOTOCELDA O CIRCUITO): Tipo de control por circuito o individual por fotocelda. 14. NÚMERO DE GPS: Número de GPS con que se tomó la georreferencia. 15. PUNTO DE GPS: Número de punto registrado en el GPS con la georreferencia del luminario. 16. OBSERVACIONES: Puntos específicos como por ejemplo número de medidor, lámpara dañada, poste con dos lámparas, etc. El departamento de alumbrado público generará los planos con la ubicación de las luminarias que haya arrojado el censo, en el cual se especifica el número consecutivo de luminaria, capacidad de carga instalada y el número de medidor entre otros. 4. Envío del censo a CFE para validación/ En el escenario en que el Municipio haya sido el único responsable del levantamiento del censo de luminarias, enviará el censo a CFE para que MANUAL DEPARTAMENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO 50
Manual de Procedimientos DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Manual de Procedimientos DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia Cuautitlán Izcalli PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INGRESOS CONTENIDO 1. Objetivo 2.

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