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⭐Consejo de Administración 320.ª reunión, Ginebra, de marzo de 2014 GB.320/PFA/9
Consejo de Administración 320.ª reunión, Ginebra, de marzo de 2014 GB.320/PFA/9
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Clara Muñoz Castellanos
1 OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO Consejo de Administración 320.ª reunión, Ginebra, de marzo de 2014 GB.320/PFA/9 Sección de Programa, Presupuesto y Administración Segmento de Auditoría y Control PFA Fecha: 8 de enero de 2014 Original: inglés NOVENO PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA Curso dado al informe del Auditor Interno Jefe para el año que finalizó el 31 de diciembre de 2012 Finalidad del documento En el presente documento se proporciona información detallada sobre las medidas adoptadas por la Oficina para dar curso a las recomendaciones del Auditor Interno Jefe para Se invita al Consejo de Administración a que las examine y proporcione orientaciones sobre el camino a seguir. Objetivo estratégico pertinente: No se aplica. Repercusiones en materia de políticas: Ninguna. Repercusiones jurídicas: Ninguna. Repercusiones financieras: Ninguna. Decisión requerida: El documento se presenta para debate y orientación. Seguimiento requerido: Ninguno. Unidad autora: Departamento de Servicios Financieros (FINANCE). Documentos conexos: GB.317/PFA/7; GB.317/PV, párrafo 685. Se ha impreso un número limitado de copias del presente documento para reducir al mínimo el impacto ambiental de las actividades y procesos de la OIT, contribuir a la neutralidad climática y mejorar la eficiencia. Se ruega a los miembros del Consejo de Administración y a los observadores que lleven consigo sus copias cuando asistan a las reuniones y que se abstengan de pedir copias adicionales. Todos los documentos del CA pueden consultarse en Internet en la dirección2 1. En su 317. a reunión (marzo ), el Consejo de Administración examinó el informe del Auditor Interno Jefe sobre los principales resultados de las tareas de auditoría interna e investigación emprendidas en En el presente documento se describen las medidas de seguimiento adoptadas por la Oficina para dar curso a las recomendaciones formuladas por el Auditor Interno Jefe para Basándose en las áreas examinadas por la Oficina de Auditoría Interna y Control (IAO), la apreciación general del Auditor Interno Jefe con respecto al año 2012 fue que en el sistema general de control interno de la OIT no se habían observado deficiencias sustanciales. Las recomendaciones que formuló entonces en el sentido de introducir mejoras en los ámbitos comprendidos en su informe figuran en el anexo I, junto con las respuestas de la Oficina y detalles de las medidas de seguimiento adoptadas. En el anexo II figura una lista de los informes de auditoría interna publicados en 2012 y la situación en materia de seguimiento de la Oficina. 3. La dirección de la OIT sigue trabajando en estrecha colaboración con la IAO con el fin de aprovechar plenamente sus recomendaciones y de asegurar que éstas sean objeto de un seguimiento y una aplicación efectivos. GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp 13 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp 3 Anexo I Respuestas de la Oficina a las recomendaciones del Auditor Interno Jefe Gestión de los riesgos Seguridad del sistema de correo electrónico Como paso siguiente a la organización del taller, la IAO considera que sería útil que la Oficina elaborara un plan de acción de alto nivel para aplicar la política de la OIT sobre gestión de los riesgos. Dicho plan serviría de base para la adopción de decisiones sobre la asignación de los recursos internos, sobre todo teniendo en cuenta los importantes proyectos que la OIT lleva a cabo actualmente (relativos a la renovación del edificio de la sede, el despliegue del sistema IRIS en las oficinas exteriores y las NICSP). Con el fin de facilitar y dirigir el proceso permanente de la gestión del riesgo institucional es común que una organización cuente entre su personal con un funcionario encargado de la gestión de los riesgos. Si se dispone de recursos, la Oficina debería considerar la posibilidad de crear un puesto cuyo titular se encargaría de dirigir el proceso de incorporación de la gestión del riesgo en todos los aspectos de las actividades de la OIT. Con objeto de mejorar el control interno de la seguridad informática, la IAO recomienda que la Oficina determine qué partes del entorno informático considera críticas. Posteriormente, se deberían llevar a cabo con regularidad evaluaciones de penetración y ataques internos y externos con miras a determinar si hay áreas vulnerables y reducir el riesgo de que se produzcan actos de piratería o comportamientos malintencionados, procedentes tanto de fuentes En el marco de las medidas de reforma anunciadas por el Director General, se ha identificado una función específica de gestión del riesgo y se ha creado un puesto redefiniendo las prioridades en la asignación de recursos en la Cartera de Gestión y Reforma. En el momento de escribirse estas líneas, el puesto ha sido anunciado y el proceso de selección se encuentra en marcha. En cuanto sea nombrado, el alto funcionario encargado de la gestión de los riesgos elaborará un plan de acción de alto nivel para ampliar la labor preliminar llevada a cabo para establecer un marco de gestión del riesgo institucional, de modo de potenciar su aplicación en toda la Oficina, tanto en las oficinas exteriores como en la sede. La Oficina llevó a cabo una evaluación de los riesgos para la seguridad de la información a fin de identificar y clasificar los recursos informáticos, incluidos aquellos que se consideran críticos. Posteriormente, se llevó a cabo una evaluación externa de cuatro aplicaciones y servicios web críticos. En el marco de esta se llevó a cabo un análisis de los servidores centrado en vulnerabilidades conocidas, que incluyó pruebas Parcialmente aplicada. 31 de mayo de 2014 supeditada a la finalización del proceso de contratación y disponibilidad del candidato. Concluida. 31 de diciembre.4 4 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp Entidades de ejecución asociadas internas como externas, contra elementos críticos del entorno informático de la OIT. Cuando el nuevo procedimiento esté plenamente operativo, cabrá la posibilidad de extraer lecciones de su aplicación con miras a perfeccionar las pautas relativas a los aspectos operativos posteriores a la selección. Por consiguiente, la IAO sugiere que la Oficina elabore orientaciones técnicas para ayudar al personal de proyectos o de las oficinas de la OIT a determinar qué entidades de ejecución asociadas necesitan mayor supervisión, y cómo ayudarlas a establecer sistemas básicos para la presentación de informes. Además, las orientaciones deberían contemplar las etapas que han de seguirse cuando una entidad de de intrusión para evaluar el posible impacto de una violación de la seguridad en la confidencialidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad de la información de la OIT almacenada en esos servidores. Los métodos de auditoría aplicados cumplen las normas reconocidas del sector. En el momento de redactarse estas líneas, la empresa encargada de la evaluación estaba recopilando los resultados y las recomendaciones. Se han instalado parches en todos los servidores ubicados en el centro de datos de la OIT con el fin de garantizar la aplicación de las actualizaciones críticas de seguridad más recientes. Se ha instalado un programa informático con el objetivo de automatizar y simplificar el proceso de las nuevas medidas de seguridad. El plan de trabajo anual del Departamento de Gestión de la Información y de las Tecnologías (INFOTEC) incluye evaluaciones de vulnerabilidad y penetración destinadas a garantizar la seguridad de los datos de la OIT. La recomendación será aplicada en Se emprenderá un ejercicio para evaluar el nivel de cumplimiento de las políticas establecidas, los procesos de selección documentados y la evaluación emprendida por las diferentes unidades de la Oficina. Todo ello será entonces examinado y se elaborarán orientaciones suplementarias y nuevas políticas en función de las necesidades estimadas. En curso. 30 de junio de 20145 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp 5 Costos de la renovación de las oficinas exteriores de la OIT Racionalización de los procesos de trabajo ejecución asociada incumple sistemáticamente los requisitos básicos. Aunque no siempre es fácil evitar que se produzcan situaciones de esta índole en un sistema descentralizado, el sistema de control interno de la OIT logró detectar la irregularidad a fin de que se tomaran las medidas oportunas. Además, los futuros comités locales de contratos contribuirán a reducir el riesgo de que se reproduzcan situaciones similares. A partir del establecimiento y la entrada en funcionamiento de los comités locales de contratos, se comunicará a todos los directivos de las oficinas exteriores la obligatoriedad de respetar las prácticas en materia de compras y contratos y de asegurarse de que todas las operaciones de compra y contratación propuestas sean sometidas al comité local de contratos para su examen. Si bien las recomendaciones para resolver los problemas detectados por la IAO se formularon a nivel local, esos consejos también podrían aplicarse a otras oficinas exteriores de la OIT, y cabía la posibilidad de incorporarlos a la futura revisión de la estructura de las oficinas exteriores que se llevará a cabo en el marco del proceso de reforma en curso. Se ha tomado nota de la recomendación. La publicación en 2011 de la Directiva de la Oficina sobre contratos y compras, el Procedimiento de la Oficina sobre umbrales aplicables a las compras y contrataciones y el Procedimiento de la Oficina relativo a los comités de contratos aclaró las funciones y responsabilidades de los directivos de la OIT, los umbrales y procedimientos revisados relativos a las compras y contrataciones y las funciones respectivas de la sede y los comités locales de contratos. Cuatro comités locales de contratos operan desde finales de 2012/principios en las oficinas regionales de Addis Abeba, Bangkok, Beirut y Lima, y las secretarías de esos comités (los jefes de los servicios administrativos regionales) han aprovechado la oportunidad para apuntalar sus responsabilidades y procedimientos de compras y contrataciones en sus respectivas regiones. La notificación del requisito anual de planes de compras y contrataciones y la publicación del nuevo manual de compras y contratos a principios brindará nuevas oportunidades para poner de relieve estas cuestiones. Se ha tomado nota de las recomendaciones, que serán tenidas en cuenta en el marco del actual proceso de examen de la estructura exterior. Concluida. 30 de abril. En curso. 31 de diciembre.6 6 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp Controles de tecnología de la información en las oficinas exteriores Gestión financiera en las oficinas exteriores y las oficinas de proyectos La IAO recomienda que la Oficina adopte las medidas oportunas para garantizar que todos los administradores de red lleven un registro de administrador actualizado, y pidan asesoramiento a su oficina regional o a ITCOM, según proceda. Además, las oficinas regionales deberían coordinarse con las oficinas de país, recabando asesoramiento a ITCOM cuando sea necesario, a fin de determinar la mejor manera para disponer de una copia de seguridad externa, de conformidad con las mejores prácticas, y garantizar que el personal informático de la oficina de país reciba informes periódicos y suficientes sobre las normas de la OIT en materia de prácticas informáticas. El hecho de que algunas oficinas de proyectos no tengan acceso a información financiera actualizada aumenta el riesgo de que no se detecten de inmediato errores o transacciones fraudulentas, o de que éstos pasen desapercibidos. Por consiguiente, la IAO recomienda que la Oficina determine qué controles estándar pueden instaurarse en las oficinas de país y los proyectos de la OIT con objeto de facilitar el acceso a suficiente información financiera, presupuestaria y de Se han definido y dado a conocer procedimientos de recopilación y supervisión de los registros de los administradores, que están siendo aplicados en las oficinas exteriores, así como en la sede. El personal informático de la sede controla regularmente su cumplimiento. Además, la Oficina de Seguridad de la Información está llevando a cabo una prueba de concepto sobre el uso de programas informáticos especializados para automatizar la recogida, el análisis y el archivo de los registros de los administradores de servidores y redes. La prueba de concepto concluirá a finales. Hay instrucciones sobre la creación de copias de seguridad externas de los datos de las oficinas exteriores, que reflejan las mejores prácticas. Para facilitar la difusión de estas instrucciones, se han desarrollado módulos de formación destinados a sensibilizar sobre la seguridad informática en español, francés e inglés, que se han puesto a disposición de todo el personal de la OIT mediante el sistema de gestión del aprendizaje. A finales, se celebraron en la sede talleres con representantes informáticos de todas las regiones de la OIT con el objetivo, entre otros, de seguir instruyendo al personal informático de las oficinas exteriores en materia de normas y prácticas. Se toma nota de la recomendación. La decisión de no prolongar el uso del sistema FISEXT existente estaba supeditada a un análisis de costos y recursos. Este determinó que los costos de apoyar el uso, en el marco de los proyectos, de FISEXT requeriría un considerable esfuerzo de capacitación cuando se tratara de actividades proyectadas únicamente por un período determinado. Se determinó que en tales casos, cuando se previera llevar a cabo las actividades durante un período limitado, no se justificaba la reasignación de Concluida. 31 de diciembre. Concluida. 31 de marzo.7 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp 7 Seguimiento de las recomendaciones de auditoría gestión para aquellos proyectos que no tienen un acceso directo al sistema FISEXT. En su informe del año pasado al Consejo de Administración, la IAO recomendó que se designara, para facilitar la aplicación de las recomendaciones de la auditoría, un punto focal para cada región que sirviera de enlace con la Oficina del TR/CF. La IAO sigue considerando que un punto focal podría ser útil a nivel operativo. Mientras que los responsables de asegurar que se adopten medidas adecuadas y se respeten los plazos para aplicar las recomendaciones de la auditoría interna son los directivos superiores, los puntos focales designados podrían desempeñar una útil función a nivel operativo. Por consiguiente, la IAO sugiere a la Oficina que reconsidere esta recomendación. recursos limitados. Los proyectos usan formatos aprobados de hojas de cálculo y proporcionan información financiera sobre las actividades, cotejada en la oficina exterior pertinente de la OIT. Ya se llevan a cabo controles mensuales del efectivo manejado por las oficinas de proyectos, para lo cual es preciso realizar conciliaciones mensuales, que procuran un control de riesgos. Por otro lado, se examinan las solicitudes de fondos adicionales de estos proyectos y se evalúan a la luz de los informes financieros mensuales recibidos. Ello garantiza controles eficaces en términos de costos y limita la exposición de la Oficina a posibles pérdidas. La Oficina ha reconsiderado esta recomendación y sigue opinando que designar formalmente a un punto focal por región no servirá necesariamente para dar seguimiento a las recomendaciones de la auditoría. Las responsabilidades se han asignado al más alto nivel Director Regional en cada región, lo cual ilustra la importancia que el Director General atribuye al seguimiento de las recomendaciones de la auditoría. Dependiendo de la estructura de cada oficina regional, el Director Regional cuenta, para el desempeño de sus funciones, con la asistencia de un Director Adjunto o un Jefe de los Servicios Administrativos Regionales. Habida cuenta de que las disposiciones, bien conocidas tanto por la Oficina como por la IAO, varían entre regiones y pueden adaptarse en función del alcance de un informe de auditoría concreto, no se considera deseable establecer arreglos formales más detallados y restrictivos. No aceptada.8 Anexo II Lista de los informes de auditoría interna publicados en 2012 Título Referencia IAO Fecha Situación en materia de aplicación Fecha de cumplimiento Report on the internal audit of the ILO Country Office for Nepal in Kathmandu Security of ILO electronic mail information technology systems Report on the internal audit of the Regional Office for Africa and ILO Country Office for Ethiopia and Somalia in Addis Ababa Report on the audit follow-up mission on the implementation of the 2009 audit recommendations: ILO Decent Work Team for South Asia and ILO Country Office for India in New Delhi Report on the internal audit of the ILO Decent Work Team and Office for the Caribbean in Port-of-Spain, Trinidad and Tobago Report on the internal review of the financial management and administration of the ILO Project Office in Monrovia, Liberia Report on the internal audit of the ILO County Office for the United Republic of Tanzania, Kenya, Rwanda and Uganda in Dar es Salaam Report on the internal audit of the Tackling Child Labour through Education project of the International Programme on the Elimination of Child Labour Report on the internal audit of the ILO Decent Work Team for Eastern and Southern Africa and ILO Country Office for South Africa, Botswana, Lesotho, Namibia and Swaziland in Pretoria Report on the internal audit of the Free State SME Development Initiative, Bloemfontein, South Africa Report on the internal audit of the ILO Decent Work Team and Country Office for Central America in San José, Costa Rica Report on the internal audit of the regional project on vocational and professional training and labour insertion (FOIL project), San José, Costa Rica IAO/52/ de febrero de 2012 Concluida 25 de octubre de 2012 IAO 4-63/ de marzo de 2012 Concluida 23 de enero IAO/43/ de mayo de 2012 Concluida 8 de febrero IAO/45/ de mayo de 2012 Concluida 26 de septiembre IAO/44/ de mayo de 2012 Concluida 22 de enero IAO/47/ de julio de 2012 Concluida 4 de marzo IAO/48/ de agosto de 2012 Concluida 28 de marzo IAO/46/ de agosto de 2012 Concluida 13 de diciembre de 2013 IAO/49/ de agosto de 2012 Concluida 17 de diciembre de 2013 IAO/50/ de octubre de 2012 Concluida 11 de diciembre de 2013 IAO/52/ de octubre de 2012 Concluida 23 de abril de 2013 IAO/53/ de noviembre de 2012 Concluida 4 de octubre 8 GB320-PFA_9_[FINAN ]-Sp Documentos relacionados
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 artículo 232
 resolución 
 Artículo 25
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 48