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Timestamp: 2018-07-21 00:09:56+00:00

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CONOCIMIENTO PARA TODOS: DERECHO NOTARIAL
FÉLIX ANTONIO OMAR UREÑA ESTÉVEZ
TEMA I – EL NOTARIO
1.1 PRIMERA LEY SOBRE EL NOTARIO EN REPÚBLICA DOMINICANA
El 8 de noviembre de 1927 fue promulgada por el Presidente de la República Don Horacio Vásquez la Ley no. 770 del Notariado, publicada el 16 de noviembre de 1927 en la Gaceta Oficial No. 3914.
La Ley tenía 63 artículos divididos en cinco capítulos que recogen lo relativo a los notarios y sus actos, así como las copias y lo referente al protocolo y guarda y transmisión de los archivos notariales.
Esta ley No. 770, a pesar de que sufrió varias modificaciones, se mantuvo regulando el ejercicio notarial por más de treinta y cinco años hasta que fue completamente derogada y sustituida por la presente ley, la No. 301, que derogó la Ley 770 y sus modificaciones, así como cualquiera otra que le sea contraria.
1.2 CONCEPTO DE DERECHO NOTARIAL. NOTARIO
Conceptos del Derecho Notarial
Esta rama del saber jurídico ha sido objeto de numerosas definiciones. La doctrina, la jurisprudencia y las legislaciones de diferentes países han abordado el tema. De entre estos conceptos vamos analizar solo algunos.
Derecho Notarial, Según el III Congreso Internacional del Notario Latino, es un “Conjunto de disposiciones legislativas, reglamentarias, uso, decisiones jurisprudenciales y doctrinas que rigen la función notarial y el instrumento público notarial”
El Derecho Notarial es el ordenamiento jurídico de la función notarial, así como también se puede definir como el estudio del conjunto de normas jurídicas contenidas en las diversas leyes que regulan obligaciones y modalidades a que deben ajustarse el ejercicio activo de la función de Escribano.
El Derecho Notarial es el conjunto de normas jurídicas de fondo y forma relacionados con la escrituración y que determinan a la vez las facultades y deberes del notario en el ejercicio de su augusto ministerio público.
El Derecho Notarial es la conducta del Notario, o sea en cuanto autor de la forma pública notarial.
El Derecho Notarial es aquella rama científica del Derecho Público que, constituyendo un todo orgánico sanciona en forma fehaciente las relaciones jurídicas voluntarias y extrajudiciales mediante la intervención de un funcionamiento que obra por delegación del Poder Público.
El Derecho Notarial es un conjunto de doctrinas o de normas jurídicas que regula la función del escribano y la teoría formal del instrumento público.
El Derecho Notarial es parte del ordenamiento jurídico que, por conducto de la autenticación y legalización de los hechos hace la vida normal de los derechos.
El término Notario ha sido definido en múltiples y diversas ocasiones. En el Primer Congreso del Notario Latino Celebrado en Buenos Aires, Argentina, en 1948, se definió oficialmente el Notario de esta manera: “El Notario latino es el profesional del Derecho encargado de una función pública consistente en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, redactando los instrumentos adecuados a ese fin y confiriéndoles autenticidad, conservar los originales de estos y expedir copias que den fe de su contenido.”
En esta definición descriptiva del quehacer del notario, están contenidos todos los elementos esenciales de la función notarial.
La definición según la ley dominicana es como continúa: “el Notario es un oficial publico instituido para recibir los actos a los cuales las partes deban o quieran dar el carácter de autenticidad inherente a los actos de la autoridad pública y darles fecha cierta, conservarlos en depósito y expedir copias de los mismos.”
Definiciones clásicas que sobre la labor del notario han formulado los diversos tratadistas, como son las siguientes:
La profesión de Escribano es un oficio público establecido y autorizado por la potestad correspondiente para recibir, conservar y dar testimonio de las actas de las personas legitimas.
El Escribano es una persona autorizada para hacer constar en escrito público y autentico los negocios de los hombres.
El Notario es una persona revestida de carácter oficial y público y adornado de ciertas cualidades y en la que el poder social delega la misión augusta de sellar con su autoridad suprema los actos privados.
Son Notarios, los funcionarios públicos que autorizan contratos y actos jurídicos, así como actos de hechos que presencian y les constan en los casos establecidos por las leyes sustantivas o procesales.
Son notarios, los funcionarios públicos que por delegación del poder del Estado y con plena autoridad en sus funciones aplican científicamente el derecho en su estado normal cuando a ello son requeridos por las personas jurídicas.
Notario, es un profesional del Derecho que ejerce una función pública para robustecer, con una presunción de verdad, los actos en que interviene, para colaborar en la formación correcta del negocio jurídico y para solemnizar y dar forma legal a los negocios jurídicos privados, y de cuya competencia solo por razones históricas están sustraídas los actos de la jurisdicción voluntaria.
1.3 CONCEPTO DE OFICIAL PÚBLICO
Nuestra ley actual dice que: los Notarios son Oficiales públicos”, no “funcionarios públicos” como establecía en su artículo primero la antigua Ley No. 770.
Los notarios están investidos por el Estado de fe pública para autenticar hechos y actos que ante ellos pasan y se otorgan. De ese concepto surge la interrogante de si los notarios son o no funcionarios públicos.
1.4 OBJETO DE ESTUDIO DEL DERECHO NOTARIAL
El objeto de estudio del derecho notarial no es único y depende de la posición que se asuma dentro de las posiciones doctrinarias que se disputan la supremacía de sus opiniones. Existen dos grupos: a) Los Instrumentalistas y b) Los Teorizantes.
a) Los Instrumentalistas son quienes centran su preocupación en el instrumento público notarial por considerar que el elemento esencial, principal y final de estudio del derecho notarial es el documento o acta notarial y,
b) Los Teorizantes, son denominados así quienes concentran el objeto del derecho notarial en el notario y su conducta, aduciendo que todo cuanto regula el derecho notarial se refiere al agente o protagonista de la función notarial, a sus responsabilidades, sus obligaciones, al régimen de la función y al procedimiento de ella.
Si se entiende que el derecho notarial es el conjunto sistemático de normas, conceptos y principios que regulan todo lo referente a la actividad notarial, entonces el objeto del mismo debe ser y es “la institución notarial”.
Cuando se habla de institución notarial no sólo se hace referencia a la organización como cuerpo, con sus leyes orgánicas, disposiciones, cualidades, atribuciones, derechos, obligaciones e incompatibilidades del notario, sino también a la función notarial íntimamente relacionada con teoría general del documento público. Además, a los colegios profesionales que agrupan los notarios y sus respectivos regímenes.
1.5 IMPORTANCIA DEL DERECHO NOTARIAL
Su importancia viene de regular toda la actividad de la sociedad relacionada con los negocios jurídicos que tienen necesariamente que encontrar la forma en el Derecho Notarial. En mejores expresiones, el valor es por la necesidad social de la constatación
De hechos y deber de conservarlos.
1.6 PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL
Los principios constituyen el punto intermedio entre la existencia y la autonomía de una rama del derecho. En el caso del Derecho Notarial se pueden indicar los siguientes:
a) Principio de Fe Pública o Principio de Seguridad Jurídica: Es la presunción de veracidad en los actos autorizados por un notario. Es esa certeza, eficacia, firmeza, verdad que tiene el poder público representado por el notario cuando éste interviene en cada acto, documento o contrato. Es la autoridad legítima para que otorgue autenticidad en la relación de verdad entre lo dicho, lo ocurrido y lo documentado.
b) Principio de la Forma: Es la adecuación del acto a la forma jurídica que mediante el instrumento público se está documentando. El notario debe conocer con exactitud cómo se debe exteriorizar la expresión de voluntad de las partes, teniendo especial cuidado en los requisitos de validez de cada una de las figuras jurídicas.
c) Principio de Autenticidad: Mediante la firma y el sello se establece que un hecho o acto ha sido comprobado y declarado por un Notario. El instrumento auténtico es aquel que está garantizado en su certeza, seguridad jurídica por haber intervenido el notario como delegado del Estado, por lo que dicho documento tendrá presunción privilegiada de veracidad y gozará de una credibilidad que hará prueba por sí mismo de su contenido.
d) Principio de Inmediatez: Relación directa e inmediata del notario al presenciar hechos u actos que tenga que documenta. Es la presencia física en el mismo momento que ocurren los acontecimientos, y que el notario constata y documenta. La función notarial demanda un contacto entre el notario y las partes, y un acercamiento de ambos hacia el instrumento público.
e) Principio de Rogación: La intervención del notario siempre es solicitada, no puede actuar por sí mismo o de oficio. Dentro de las funciones del notario está la de calificar el negocio o acto jurídico que las partes quieren celebrar o el hecho que se dispusieron comprobar.
f) Principio de Unidad de Acto: Este principio se basa en que el instrumento público de perfeccionarse en un solo acto. Establece la simultaneidad en el tiempo respecto de las distintas etapas, y de los testigos, es su caso, debe ser única y sin interrupción o suspensión al momento de la lectura y posterior suscripción del documento o instrumento público.
g) Principio de Registro o Protocolo: Es principio esencial del notariado latino la conservación íntegra del documento para, llegado el caso, expedir copias totales o parciales del mismo. Estas copias autenticadas tienen el mismo valor que el original y gozan de una doble presunción de legalidad y de exactitud. Exige el protocolo o libro de registro foliado, numerado, firmado y sellado, en donde se encuentran todas las escrituras ordenadas cronológicamente. Al considerarlo como principio, se le tiene como un elemento de necesidad por las ventajas que reporta a las garantías de seguridad jurídica, eficacia y fe pública.
h) Principio de Consentimiento: El consentimiento es un requisito esencial y debe estar libre de vicios, si no hay consentimiento no puede haber autorización notarial. La ratificación y aceptación, que queda plasmada mediante la firma de o los otorgantes, expresa el consentimiento.
i) Principio de Publicidad: Los actos que autoriza el Notario son públicos; por medio de la autorización notarial se hace pública la voluntad de la persona. Este principio de publicidad, tiene una excepción, y se refiere a los actos de última voluntad, testamentos y donaciones por causa de muerte.
j) Principio de Extraneidad: El notario no puede ser parte interesada en el documento en que interviene, tampoco lo puede respecto de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad.
TEMA II - LA FUNCION NOTARIAL
2.1 REQUISITOS PARA SER NOTARIO.
Art. 5. Ley 301- Para ser nombrado Notario se requiere:
1º. Ser dominicano y estar en el pleno goce de los derechos civiles y políticos;
2º. Tener por lo menos veinticinco años de edad;
3º. Poseer el título de Doctor o Licenciado en Derecho o de Notario;
4º. Ser de buenas costumbres lo cual se comprobará por medio de certificación expedida por el Síndico del municipio donde el interesado tenga su domicilio;
5º. Poseer capacidad física y mental para el desempeño de las funciones notariales;
6º. No haber sido condenado judicialmente por crimen o delito contra la propiedad o las buenas costumbres, lo cual se comprobará por certificación expedida por la Secretaría de Estado de Justicia. (Actual Procuraduría General de la República)
Art. 6. Ley 301- El Notariado se pierde:
1.- Por condenación judicial definitiva por crimen o delito contra la propiedad o las buenas costumbres;
2.- Por incapacitarse el Notario física o mentalmente para el desempeño de las funciones notariales, conforme certificación médico legal;
3.- Por destitución disciplinaria;
4.- Por renuncia. En los casos expresados en los incisos 1 y 4 de este artículo, el Notariado se pierde de pleno derecho. Cuando el Notario acepte un empleo o función judicial quedará suspendido de sus funciones de Notario, las cuales recobrará tan pronto cese en el mismo, previa participación a la Suprema Corte de Justicia.
2.2 LA JURISDICCIÓN NOTARIAL. COMPETENCIA.
Art. 10.- Los Notarios están obligados a residir en el lugar que le haya sido señalado por la Suprema Corte de Justicia para ejercer sus funciones, bajo pena de destitución. Pero podrán actuar en todo el radio de la provincia a la cual pertenece dicho municipio, cuando sean requeridos y debidamente autorizados por el Juzgado de Primera Instancia del Distrito a que pertenezcan.
Los jueces de Primera Instancia podrán otorgar, por motivos atendibles, extensión de jurisdicción a los notarios de los municipios de su dependencia, para que estos puedan actuar en otro municipio fuera de su Distrito.
Art. 11.- En los municipios donde no hubiere Notario, o si habiéndolo éste se encontrare ausente o imposibilitado temporalmente para ejercer sus funciones, el Juez de Paz lo sustituirá sujetándose a lo prescrito en la presente Ley. Cuando en un municipio hubiere más de un Juez de Paz las funciones del Notario serán ejercidas por aquel que designe el Juez de Primera Instancia del Distrito Judicial correspondiente.
Art. 12.- El Notario que no hubiere abierto su estudio sesenta días (60) después de haber sido nombrado o de haber sido autorizado a trasladarse a otro municipio se considerará como renunciante.
Art. 13.- Los Notarios podrán trasladar su residencia para ocupar una vacante en otro municipio, con autorización de la Suprema Corte de Justicia.
2.3 LA FUNCIÓN NOTARIAL.
La definición que aporta la ley dominicana es como continua: “El Notario es un oficial público instituido para recibir los actos a los cuales las partes deban o quieran dar el carácter de autenticidad inherente a los actos de la autoridad pública y darles fecha cierta, conservarlos en depósito y expedir copias de los mismos.”
La única función del Notario no es certificar las firmas dadas por las partes en un acto privado que se supone manifiesta la voluntad, sino que su labor se orienta también a darle forma legal a esa voluntad de las partes mediante la instrumentación de los actos auténticos, pues se entiende que el Notario es quien tiene los conocimientos legales o de derecho que las partes desconocen, y por tal razón este debe servirle de guía y darle forma a esa obligaciones que desean se manifieste y se tenga una prueba por escrito. Además, al decir que debe darle forma legal a la voluntad de las partes, se quiere hacer referencia a que el notario con sus conocimientos legales, luego de que las partes le manifiesten a qué desean obligarse y la manera en que desearían hacerlo, debería orientarles en lo relativo a los instrumentos y figuras que el derecho les ofrece para tales fines. Fungiría en este momento como un consultor o asesor. Por lo que, si la parte contratante “inexperta“o “poco versada” toma conciencia de la situación de hecho y de derecho gracias a la información notarial, se traería a colación mayores beneficios de los que se devengarían si solo se limitan a “certificar” unas firmas en un acto, que tal vez en conjunto las partes no han ni leído conjuntamente.
Además, este tiene una función especial denominada por los doctrinarios de prevención de los litigios. Esto así porque, según el alemán Dr. Rolf Gaupp, el asesoramiento jurídico imparcial y la configuración jurídica que realiza el Notario tienen la finalidad de evitar conflictos. En el plano del consenso voluntario, se anticipa a la función judicial resolutoria de conflictos. Como efecto un aligeramiento de los tribunales. También tiene efectos preventivos, de antemano, al determinar preceptiva y objetivamente el contenido del contrato.
2.4 INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES DE LA FUNCIÓN NOTARIAL.
Art. 15.- Las funciones de Notario son incompatibles con la de cualquier cargo o empleo del orden judicial, salvo las de abogado de oficio, y las indicadas en la ley de notario y en el incido a) del artículo 87 de la ley de Organización Judicial.
Art. 16.- Se prohíbe a los Notarios, bajo pena de destitución:
a) Ejercer sus funciones fuera de su jurisdicción si no es en alguno de los casos previstos en la Ley;
b) Escriturar actos y legalizar firmas o huellas digitales en que sean partes ellos mismos o sus parientes y afines en línea directa, en cualquier grado, y en línea colateral hasta el cuarto grado inclusive, o que contengan disposiciones a favor del Notario o de cualquiera de las personas especificadas más arriba;
c) Constituirse fiadores o garantes en los actos que escrituran, o de los préstamos que se hubieren hecho por su mediación, o que ellos hayan sido encargados de hacer constar en acta auténtica o bajo firma privada;
d) Interesarse en asuntos a propósito de los cuales ejerzan funciones;
e) Colocaren bajo su nombre personal y sin el consentimiento del dueño, dineros que hayan recibido, aún bajo la condición de pagar intereses.
Párrafo I.- Igualmente, se prohíbe a los Notarios, también bajo pena de destitución, escriturar actas auténticas o legalizar firmas o huellas digitales de actas bajo firma privada, en las cuales sean partes las personas públicas o privadas, físicas o morales o sus representantes, a quienes presten servicios remunerados permanentes como empleados, abogados, asesores o consultores retribuidos mediante el sistema de igualas o de cualquier otro modo, o que contengan alguna disposición en relación con las mencionadas personas físicas o morales.
Las disposiciones a favor de las personas físicas o morales indicadas, contenidas en actas escrituras o legalizadas por los Notarios en violación a las prohibiciones señaladas en este artículo serán anulables, pero la nulidad no podrá ser invocada por la parte en cuyo favor el Notario preste servicios remunerados permanentes.
Párrafo II.- (Agregado por la Ley número 195, del 10 de agosto de 1968,
G.O. 9241).Así también, se prohíbe a los Notarios, bajo pena de su destitución por quien corresponda, escriturar actas auténticas o legalizar firmas o huellas digitales en actos bajo firma privada, que autoricen traspasos sobre derechos adquiridos bajo el sistema de ventas condicionales de inmuebles correspondientes a apartamentos de los edificios multifamiliares o unifamiliares, construidos por el Gobierno Dominicano, o el Instituto Nacional de la Vivienda, e instituidos en "Bien de Familia", sin que previamente comprueben que se han cumplido las exigencias de las leyes que lo rigen, así como, igualmente en todos aquellos casos en que existan cláusulas restrictivas para esos traspasos en los correspondientes contratos, sin que se hubiere obtenido previamente la debida autorización del Poder Ejecutivo o de la Dirección General del Instituto Nacional de la Vivienda, según el caso, y hayan sido satisfechos todos los requisitos exigidos en las señaladas cláusulas", ello agregado por la Ley No.195, del 10 de Agosto del 1968.
Art. 17.- Los Notarios no podrán ejercer sus funciones sino después de haber prestado ante el Juez de Primera Instancia del Distrito Judicial de su residencia, juramento de cumplir fielmente las obligaciones de su ministerio.
2.5 NOMBRAMIENTO.
Los notarios son nombrados por la Suprema Corte de Justicia, de manera vitalicia, cumpliendo previamente los requisitos establecidos en la Ley No.301 sobre Notarios, salvo pérdida de investidura en los casos establecidos en dicha ley.
El Notario una vez nombrado y dentro de los sesenta (60) días posteriores a nombramiento está obligado a aperturar su estudio o despacho, y quien no hubiere abierto su estudio sesenta días (60) después de haber sido nombrado o de haber sido autorizado a trasladarse a otro municipio se considerará como renunciante.
2.6 FORMALIDADES ANTERIORES A LA APERTURA DE LA NOTARÍA.
Art. 18.- Los Notarios depositarán en la Secretaría del Juzgado de Primera Instancia su firma, la cual no podrán variar sin autorización de la Suprema Corte de
Art. 19.- Los Notarios tendrán visible en su estudio un cuadro en el cual inscriban los nombres, apellidos, calidades y residencia de las personas interdictas y provistas de un CONSULTOR JUDICIAL en la extensión de su jurisdicción, así como la mención de las sentencias relativas a la incapacidad de dichas personas; todo, inmediatamente después de la notificación que se les haya hecho, bajo pena de daños y perjuicios en favor de las personas a quienes haya perjudicado su negligencia a este respecto. Tanto la interdicción como la cesación de ésta deberán ser notificadas a los Notarios por el Procurador Fiscal.
2.7 LAS FORMALIDADES POSTERIORES A LA LEGALIZACIÓN DE FIRMAS.
Art. 33.- Los Notarios están obligados a conservar los originales de las actas auténticas que escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuando se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse mención del acta correspondiente en un registro que se llevará al efecto.
Contenido y Formalidades.
Deben de redactarse en papel sellado de protocolo y contener:
1.- Número de orden;
2.- El lugar y la fecha;
3.- El nombre y apellidos de los signatarios;
4.- Una descripción breve y sustancias del contenido del documento que autoriza la firma o firmas que se legalizan, con indicación del papel en que estén escritos, tanto el documento como el acta de auténtica y
5.- Firma del notario.
Art. 40.- Los Notarios serán responsables de la integridad y conservación de los protocolos. Si se deterioran por falta de cuidado, deberán reponerlos a sus expensas, incurriendo además en multa o sanción disciplinaria, según se estimare conveniente.
Art. 41.- Los Notarios llevarán un libro índice de todas las actas auténticas que escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y testigos y la relación del registro.
Art. 42.- El libro índice será firmado y sellado en la primera y última hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el Notario, libre de derecho.
2.8 LAS LEGALIZACIONES, DIVERSOS TIPOS.
Existen 3 formas únicas de legalizar una firma, de certificar la probable concertación de un consentimiento entre partes:
1.- Presencial; 2.- Declarada y 3.- De huellas / Ágrafa
Las legalizaciones tienen un principio de seguridad que es lógico. No se puede hacer una legalización independientemente del acto cuya firma se está legalizando. El acto y la legalización son un todo conjunto a pesar de tener diferentes naturalezas. Solamente existen 3 formas de legalización porque la ley lo dice.
Presencial: una legalización presencial supone:
Que el acto bajo firma privada llega en blanco. Esto significa que las firmas no han sido puestas aún. Se procede a colocar las firmas y luego a la identificación de los firmantes. La identificación supone el mecanismo visual de la comparación de la cédula con las personas firmantes. En la legalización presencial no se necesitan ninguna otras generales. Tiene como característica que la fecha es de hoy. Es la única fecha que tiene el notario (la de hoy). El notario puede conocer o no conocer a las personas que firman.
Conocer supone que se ha visto a esa persona lo suficiente como para poder prever sus conductas futuras.
Al final de los trazos de la firma se pone: “YO, lic. Xxx, notario de los del número para el municipio de xxx certifico que las firmas que aparecen más arriba (o al dorso) del acto escriturado han sido puestas libre y voluntariamente por ante mí por los señores xxx y zzz, personas que he identificado debidamente y a quienes doy fe conocer. En la ciudad de xxx, municipio de xxx, provincia xxx, a los xx días del mes xxx del año xxx. Fulano de Tal, Notario Público.
Declarada: Está en el art. 57, supone que el acto no vino en blanco, sino que había sido firmado anteriormente a la visita de las personas a la notaría. Supone una declaración de que los firmantes dicen por ante el notario que esas firmas son las de ellos. Esto tiene también un proceso de identidad: antes de tomar la declaratoria hay que identificar a las personas. La fecha es de hoy, y el aspecto de conocer a las partes es opcional.
Los firmantes del acto aparecen por ante el notario y le dicen al notario que firmaron ese acto en tal fecha y que las firmas que aparecen en el papel son las de ellos. El notario les pregunta quiénes son, confronta a los individuos con las cédulas y luego procede a legalizar el acto. Si el acto es de otra fecha el notario lo puede legalizar si la declaración de todas las partes está presente. La declaratoria de una de las partes no amerita una legalización respecto de otra de las partes. El notario dice que “le han declarado que esa es la firma que utilizan en todos los actos de su vida civil”, no se pone la declaratoria de “por ante mí”, sino que simplemente le han declarado.
Nota: El notario puede no haber sido notario ni abogado cuando se produjo el documento, si los firmantes están vivos y se presentan por ante el notario y dicen que esas son sus firmas, la declaratoria suple su presencia suscribiente. Esto tiene una gran peligrosidad, pero la ley lo permite.
Las dos legalizaciones no pueden ser mezcladas, porque la ley las dispone como alternativas (una u otra).
Nota: Los notarios no son calígrafos, no podrán certificar nunca que la firma puesta por ante ellos es la única que tiene el sujeto, a menos que parta de una declaratoria del firmante.
Si la declaratoria es falsa el problema es del firmante.
Si la certificación es falsa el problema es del notario.
En el art. 56 de la ley, se establece la legalización de huellas o ágrafa. Lo que quiso decir el legislador era que las personas no supieran leer ni escribir, pero en realidad lo que dijo en la ley fue que la persona no pudiera firmar o que no supieran. Entonces esta figura parte de que la persona declare que no sepa firmar. Pero hay gente que no sabe leer ni escribir, pero saben firmar. Si una persona sabe poner una cruz, y dice que esa es su firma, sabe firmar!
Nota: el notario debe determinar que existen dos testigos, y el suscribiente debe poner las huellas (de los pulgares o los dedos subsiguientes). Si no tiene manos no puede hacer actos bajo firma privada.
Los testigos lo son de que vieron al tipo poner las huellas, además lo son de la obligación del notario de haber leído íntegro el acto (de ahí se desprende que lo que pretendía el legislador era establecer que la persona no sabía leer).
Los testigos son del notario, no son testigos actuantes. Por eso si una convención se va a realizar entre dos personas que no saben o que no pueden firmar no podrán hacerlo, porque si cada huella necesita dos testigos la ley dice que los testigos actuarios no pueden ser más de dos. Quiere decir, que si las dos partes no saben firmar, tendrán que recurrir a un mandato.
Los testigos actuarios se supone que deben saber leer y escribir, deberán saber firmar.
Nota: Los testigos convocados a este efecto deben ser convocados por el notario.
TEMA III - LOS ACTOS NOTARIALES
3.1 - Los Actos Auténticos. Concepto.
El acto auténtico es aquel que ha sido otorgado por ante oficiales públicos, que tienen derecho de actuar en el lugar que se otorgó el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.
Art. 1317 del C.C. Es acto auténtico el que ha sido otorgado por ante oficiales públicos, que tienen derecho de actuar en el lugar donde se otorgó el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.
Es el documento autorizado con las formalidades debida por un Notario u otro funcionario con fe pública en el lugar de la celebración del acto.
Acta Notarial, es el instrumento original autorizado, en el que se relaciona un hecho o acto jurídico a solicitud de parte interesada que el Notario asienta en el protocolo bajo su fe con la obligación de conservar.
Doctrina. El acta notarial es el documento público autorizado por notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos.
3.2 – Condiciones de Autenticidad.
Para que exista el acto auténtico tal como habla la ley, se exige el concurso de cinco elementos o condiciones:
a) Que exista un funcionario público, esto es, algunas de las personas a quienes la ley otorga la facultad de conferir fe pública en virtud de su intervención en determinados actos;
b) Que el acto autorizado por el funcionario público, es decir, que se celebre con su intervención personal;
c) Que el acto que se autoriza sea de su competencia, esto es, que esté comprendido en el número de aquellos a los cuales, según la ley, puede atribuir fe pública;
d) Que se observen las formalidades establecidas por la ley, o sea, que se redacten en español, sin abreviaturas, blanco, lagunas ni intervalos, etc., y
e) Que el acto se autorice en el lugar en que el funcionario ejerce sus atribuciones, es decir, que el Notario o el funcionario público actúe dentro de su jurisdicción territorial.
3.3 – Los Requisitos de Forma y Fondo.
Para muchos doctrinarios la idea de actas auténticas como principio del notariado latino supone la aceptación de que el derecho notarial es el derecho de las formas, es decir, que se rige mucho más por formas que por fondos. En realidad, la dualidad entre fondo y forma en los actos auténticos supone justamente un intercambio entre unas y otras cosas.
Requisitos de forma que establece la ley 301:
Sólo existen dos tipos de papel notarial en R.D.: uno que se describe como el papel notarial para originales mecanografiados y para compulsas (tiene escudo y dos rayas a los costados) y otro que tiene características similares pero que es para manuscribir notarías (sólo tiene las rayas) y no sirve para las compulsas. Existe un tercero, derivado de la precariedad de la R.D. que solamente tiene el escudo.
1.- El escudo nacional
2.- El nombre y el título del sujeto que lo posee, el municipio y la mención “República Dominicana”.
Toda otra mención que aparezca en el papel de mecanografiar y de la compulsa resulta sobrante y por lo tanto legal.
La página tendrá dos marcas de márgenes que del lado izquierdo de la parte frontal de la hoja tendrá dos bandas paralelas y de la parte derecha de la página frontal tendrá una sola banda, las bandas pueden ser utilizadas rojas o verdes, son bandas de advertencia. La razón de ser de las dobles bandas tiene su utilidad, porque ambas bandas no tienen el mismo uso. En la parte posterior de la hoja tendrá de la parte izquierda una banda y del lado derecho dos bandas, esto es así porque las dos bandas deben coincidir en el lomo del protocolo.
Nota: la hoja de las bandas y el escudo se usa para mecanografiar notarías y para las compulsas.
La que se usa para manuscribir notarías, tiene 4 páginas, tiene dos fojas dobles. Esta es más clásico que aparezca sin escudo, los notarios le ponen a las primeras el nombre y la denominación notarial que corresponda. Si se buscan en la librería, le llaman “hojas de testamento”. Esto no quiere decir que estas hojas no son privativas para los actos de testamento.
Las garantías de un acto manuscrito por un notario son indiscutibles.
El papel que sólo tiene el escudo nacional. Es más barato. Se utiliza para actos mecanografiados. No se puede utilizar para actos bajo firma privada. Hay notarios y abogados que dicen que eso es intrascendente.
Los márgenes: el margen izquierdo de la parte anterior (de la primera página) sirve para las firmas o huellas o rúbricas. La ley actual no distingue del uso de las rúbricas y las huellas, ni entre las rúbricas y las firmas, y son cosas totalmente diferentes. La firma de los comparecientes, testigos y notario es la grafía real del consentimiento con el contenido. La firma representa el cruce de consentimiento, que cada uno de los firmantes en un acto auténtico tendrá la posibilidad de decir que estampando su firma está de acuerdo con el contenido del acto.
Las rúbricas son más difíciles de encontrar hoy, sobre todo porque rúbricas eran representaciones de anagramas personales.
Las rúbricas y firmas no tienen diferencia, pero se estila que quien cargue las obligaciones haga firmas. En una compra-venta, entonces el comprador pone firmas y el comprador, rúbricas. Los notarios ponen a firmar a los vendedores y a rubricar a los compradores.
Nada obsta que en este margen se pongan todas las firmas de las personas. Se estila también que el notario firme todas las hojas. Pero si ha manuscrito el acto completo, para qué es necesario que el notario firme todas las hojas.
Puede ocurrir que el acto tenga un error material, o que el compareciente haya olvidado alguna cuestión o que simplemente haya la necesidad de corregir un texto que fue interpretado por equívoco de la voluntad del compareciente ante el notario.
Los errores pueden ser dos en una foja o tres en el acto, según la ley. Si un acto tiene 4 errores, el acto se anula, si tiene 3 errores en la misma foja, se anula.
Pero los errores no se enmiendan sino por el procedimiento permitido por la ley. Hay errores insalvables, son aquellos que corresponden al objeto mismo del acto.
Si se está haciendo un pagaré notarial (cuyo objeto es consignar una suma de dinero debida) y el pequeño error fue que el pagaré era de un millón y el notario le puso 10,000.
El error puede darse en el momento en que se está escriturando el acto puede enmendarse el error en el mismo cuerpo del acto, sin utilizar el margen
Ej.: “seis (8) vacas (E) seis (6) vacas”
Si se utiliza el margen, se pone una llamada en el margen “(E) seis (6) vacas (E)” y luego la firma del notario y de las partes y luego un sello en el margen, no en el lugar del acto que tiene el error”.
El error se debe enmendar en el momento actuario para que los comparecientes le firmen, si se ha registrado el acto en el registro no habrá ninguna mención de error y no quedará registrado el error y aunque se arregle después el error no valdrá para fines de transcripción de compulsas. La compulsa sale sin el error.
¿Qué es una enmienda? Una enmienda es cuando falta algo y se dan cuenta después de que el acto se ha completado. Se hace un llamado en el margen (EN) se agrega lo que se quedó y luego las firmas de las partes y del notario.
La enmienda, cuando se transforma en compulsa debe ser insertada en el cuerpo mismo del acto.
La corrección de texto es que usted oyó “seis vacas solamente” y lo que le dijeron fue “seis casas solamente”. Si no se rehace el acto, se hace una corrección del texto, se puede hacerse al margen igual que las enmiendas. También puede ponerse luego del cierre colocando lo siguiente: “después de leído el texto la compareciente decide corregir el texto en lo siguiente ..., y luego de leído nuevamente el texto me permite sustituir el texto con el anterior en las líneas xxx.”
La corrección del texto debe ser antes del registro y estar apadrinada por la firma de los comparecientes y testigos.
Atributos del Acto
Debe ser escrito en español en un único y solo contexto, sin lagunas ni interlíneas ni tachaduras, superposiciones. Los números cuánticos deben ser escritos en letras y en números. Los números de datos no se escriben en letras, sino en números (ej.: la cédula).
En los actos notariales no se pueden salvar errores con tachaduras de ningún tipo, ni siquiera las tachaduras contables.
Deben ser escritos con tinta indeleble los que son a mano, y con tinta que interese la solución de continuidad de las hojas aquellas que son mecanografiadas, por lo tanto aquellas máquinas “ribbon tape” no son usables para el derecho notarial, porque no interesa a la solución de continuidad del papel.
La Introducción: Que se subdivide en Encabezamiento y Comparecencia.
El encabezamiento contiene: número de la escritura, lugar y fecha, hora si se trata de testamento o donación por causa de muerte, las palabras ante mí, nombre del notario autorizante y su calidad: Notario.
3.4 – Escritura. Nulidades.
Art. 21.- Las actas serán elaboradas por los Notarios a mano con tinta indeleble o a máquina, en un solo y mismo contexto, en el anverso y reverso de la hoja de papel, en idioma español, sin abreviaturas, blancos, lagunas ni intervalos.
Contendrán los nombres, apellidos nacionalidad, número de Cédula de Identificación Personal, calidades, domicilio y residencia de las partes así como de los testigos cuando la ley requiera la presencia de éstos. Las fechas y las cantidades se expresarán en letras. Los poderes de los comparecientes serán anexados a la escritura original; pero cuando sean auténticos y contengan otras disposiciones, serán devueltos a las partes, dejándose la debida constancia. En el acta deberá hacerse mención de que la misma ha sido leída a las partes y cuando fuere necesaria la asistencia de testigos, de que ha sido leída en su presencia. No se derogan las disposiciones del artículo 972 del Código Civil.
Nulidad: es carencia de valor, falta de eficacia, incapacidad. Inexistencia ilegalidad absoluta de un acto.
La nulidad constituye la incapacidad de un instrumento público para producir efectos jurídicos, por mediar algún vicio en su contenido o en su parte formal. Es, en otras palabras, un vicio que impide a un acto notarial la producción de sus efectos como consecuencia de la falta de condiciones necesarias y relativas, sea de calidades personales de las partes; sea de la esencia del acto.
La ley entrega dos tipos de nulidades a las que hay que recurrir cuando se trata de atacar un documento: la llamada Nulidad de Fondo, Absoluta o completa y la conocida como Nulidad de Forma, Relativa o parcial.
Nulidad de Fondo, Absoluta o completa: Se produce cuando no se ha cumplido con la ley al celebrar el negocio jurídico, es decir, que el documento es ineficaz porque el acto o contrato que contiene está afectado por un vicio que lo invalida.
Nulidad de Forma, Relativa o parcial: Es cuando la infracción de la ley es con respecto a la forma del documento que contiene el negocio jurídico. Por ejemplo, cuando existan adiciones entre renglonaduras y palabras adicionadas que no se expliquen al margen del documento, cuando se colocan números, etc. Es la que más interesa en el aspecto jurídico-notarial porque afecta al documento considerando en sí mismo, y como continente de un acto o negocio jurídico.
Regla General. Los actos hechos en contravención a las disposiciones de los artículos 11,15,16,17,23,29, 31 y 47 de la Ley No. 301, sobre Notariado, serán nulos si no están firmados por las partes y, si lo están, su validez se reduce a la de los actos bajo firma privada.
Son apropiados para ser demandados por nulidad los instrumentos notariales levantados en las subsiguientes situaciones:
1.- Si el notario no se encuentra en pleno ejercicio de sus funciones porque tiene una sanción que lo obligue a suspender sus actividades en forma temporal o definitiva en cuyo caso no puede autorizar ningún instrumento. O en el caso de no haber prestado juramento ante la SCJ.
2.- Si el abogado realmente no es notario, si siendo notario, no está autorizado a realizar el acto o intervenir en el mismo. El acta será nula en los actos que no le correspondan por ley realizar y será válida respecto de aquellos que si se encuentren es sus funciones.
3.- Hay nulidad total cuando el notario actúen forma ventajosa o parcial, toda vez que al intervenir tenga interés por él, por su cónyuge, sus parientes o los parientes de ambos hasta el cuarto grado inclusive.
4.- El documento tiene nulidad total si fuera firmado por las partes o autorizado por el notario fuera de su demarcación territorial, excepto en alguno de los casos previstos en la Ley. (Art. 10 de la Ley No. 301)
5.- Son anulables totalmente los instrumentos redactados en idioma distinto al español. Lo mismo que si no están firmados por las personas interesadas o no cuentan al menos con la huella digital como signos de otorgamiento.
6.- Si el notario se constituye en fiador o garante en algún acto que escriture, o de los préstamos que se hubieren hecho por su mediación, o que ellos hayan sido encargados de hacer constar en acta auténtica o bajo firma privada.
7.- Si el notario mostrara interés en asuntos a propósito de los cuales ejerza sus funciones; o colocara su nombre personal y sin el consentimiento del dueño, dineros que haya recibido, aún bajo la condición de pagar intereses.
9.- Si el notario escritura actas auténticas o legaliza firmas o huellas digitales en actos bajo firma privada, que autoricen traspasos sobre derechos adquiridos bajo el sistema de ventas condicionales de inmuebles correspondientes a apartamentos de los edificios multifamiliares o unifamiliares, construidos por el ,Gobierno Dominicano, o el Instituto Nacional de la Vivienda, e instituidos en “Bien de Familia”, sin que previamente compruebe que se ha cumplido las exigencias de las leyes que lo rige.
Son pasibles de demandarse incidentalmente en nulidad los actos que incurren en violaciones a las formalidades relativas a, verbigracia, no indicarla exactitud de haber identificado a las partes por la presentación de la Cédula de Identidad u otro documento legalmente aceptado; la no descripción de las generales de ley de las partes y de los testigos.
Otra oportunidad de obtener ganancia de causa en una demanda incidental por nulidad es cuando se demuestra en el tribunal que en el acta cuestionada aparecen testigos que no son dominicanos o que aun siéndolos, no son mayores de edad o no están en pleno uso de sus derechos civiles y políticos o que han sido condenados a penas aflictivas o infamantes.
Sucede lo mismo cuando los testigos en el acta no estén en las cantidades requeridas por la ley, o cuando no hablan la lengua del compareciente, o cuando no residan en el municipio del notario. También, si se da el caso de que los testigos sean marido y mujer o de ser empleados en la oficina del Notario participante.
3.5 – Diferencias Entre el Acto Auténtico y el Acto Bajo Firmas Privadas.
La 1ra. condición de los actos auténticos es que tienen forma y fondo determinados por la ley. Los actos bajo firma privada carecen de forma.
Los documentos auténticos pasan por ante notario (son hechos por notarios). Los actos bajo firma privada son hechos por quien guste. Lo importante es que el documento bajo firma privada revela la voluntad de partes y el documento de carácter auténtico lo que pasó por ante notario.
En los actos auténticos el original es conservado por el notario siempre. En los documentos bajo firma privada los originales son de las partes.
No existe ningún acto notarial que conste de dos originales, sólo hay un original. En los actos bajo firma privada solamente existirá tantos originales como partes haya.
El acto bajo firma privada carece de copias, y los actos notariales siempre tienen copias.
En los actos bajo firma privada las partes tienen la custodia de los originales, en los actos notariales es el notario quien conserva el original.
Los actos auténticos tienen fecha cierta siempre. No existe la menor duda de que el documento existe en el mismo momento en que el notario dice que pasó.
Los actos bajo firma privada tienen fecha cierta excepcional en tres únicas oportunidades: cuando son registrados; cuando muere ...; cuando son mencionados en un acto auténtico.
Hay un documento del 4 de enero del 2001, se registra el 24 de mayo del 2001. Ese documento tiene fecha 4 de enero a partir del 24 de mayo. Antes del 24 de mayo no tenía fecha.
Los actos auténticos son oponibles a todo el mundo. Los actos bajo firma privada son oponibles a todo el mundo sólo cuando son registrados o cuando son contenidos en un acto auténtico.
Compra un carro el 4 de enero del 2001 por un acto bajo firma privada. Su matrícula está bajo el nombre del antiguo propietario. El 2 de febrero choca el que compró el carro y lo demandan. Si no se ha registrado el acto. El 2 de febrero ese acto no es oponible y se puede demandar al antiguo propietario
La oponibilidad de los actos bajo firma privada es absoluta respecto de las personas contratantes.
Los actos auténticos son hechos por el notario, los actos bajo firma privada pueden ser terminados por el notario. Un acto bajo firma privada es legal sin la intervención del notario. Un acto bajo firma privada es válido desde el momento en que las partes firman dando su consentimiento con lo estipulado. Un acto bajo firma privada puede ser registrado sin la necesidad de la instrumentación de un acto notarial final. El registro y la legalización no tienen nada que ver.
3.6 – Los Actos Bajo Firma Privada. Concepto y Características.
Concepto: Se denomina Acto Bajo Firma Privada al acto escrito otorgado por las partes mismas, con su sola firma y sin intervención de oficiales públicos. Es cualquier documento formado en el ejercicio de una actividad privada, o también, el documento privado que una persona redacta por sí misma en su calidad de simple particular.
Características: Pueden indicarse como elementos distintivos del acto privado los subsiguientes:
a) Pueden ser firmados en cualquier día, aunque sea feriados, domingos o fiestas religiosas.
b) No es indispensable poner en el documento el lugar de celebración, ni el nombre y el domicilio de los firmantes.
c) Las cantidades pueden ser escritas indistintamente en letras o en números.
d) La escritura puede ser impresa, mecanografiada o manuscrita, salvo la firma que tendrá que ser manuscrita.
3.7 – El Registro. Valor Agregado por el Registro de los Actos.
El Registro se encuentra dotado de una presunción de exactitud sobre las actuaciones que publicita. La publicidad ha de ser observada desde dos puntos de vista: la publicidad formal y la publicidad material.
Por un lado, se entiende por publicidad formal, los distintos medios de los cuales se vale el Registro para poner en conocimiento la información publicitada.
La publicidad material se refiere a los efectos que produce la inscripción de la actuación en el registro, la cual otorga al mismo fecha cierta y factibilidad de oposición frente a los terceros, de la información publicitada por el Registro.
El original firmado, será registrado en la Oficina del Registro de Actos Civiles, en cuyo lugar cobrará fecha cierta. En este registro se consignan las generales de las partes, el objeto del acto, y las cantidades o cualidades del mismo, todo de manera suscinta. Este requisito último del acto notarial supone no la instauración simple de la datación cierta, sino que implica la compaginación con varios controles de existencia del acto mismo.
La fecha, la manuscriturabilidad, el número de orden, el índice, y finalmente el registro suponen el círculo necesario de la seguridad de existencia de los actos, que finalmente se cierran en el Protocolo y los requerimientos de publicidad del artículo 38 de la Ley No. 301 del Notariado que informa la obligación de comunicar el índice en la Secretaría de la Suprema Corte de Justicia.
Los actos auténticos están gravados con impuestos que deben ser pagados al Oficial de Registro Civil, que actualmente se colectan a través de la Conservaduría de Hipotecas del Municipio correspondiente.
Calculo de los mismos.
Los impuestos a pagar se calculan de la siguiente manera: Un siete (7%) por ciento por cada mil pesos (RD$1,000.00) y un doce (12%) por ciento de esa suma, siendo el total
La suma de ambas.
TEMA IV - LOS TESTIGOS EN EL ACTO NOTARIAL
Los testigos han sido siempre elementos importantes en los negocios jurídicos. Con la aparición de la escritura surge el documento, que se ha hecho en ladrillo, piedra, hojas de palmera. Papiros, cueros de vaca y de oveja, en pergaminos, o en tablillas de cera, constituyeron los nuevos medios de prueba.
Más tarde, ante la mala fe humana, se hizo necesario que el documento fuera emitido por medio de funcionarios autorizados al efecto (fedatarios) y que daban fe del negocio jurídico. Es entonces cuando surge el documento auténtico, es decir, que tiene fe pública y que se basta a sí mismo como medio de prueba y hace plena fe.
Primero fue el documento y luego el notario. El documento fue un hecho del natural vivir de la humanidad. EL notario es un advenimiento si se quiere necesario para la redacción y valoración del documento.
4.1 Los Testigos, Tipos.
Los testigos que interviene en el instrumento público pueden ser de tres clases:
a) Testigos Instrumentales
b) Testigos Certificadores, de conocimientos o de Identidad
c) Testigos Corroborantes y
Hay un cuarto tipo que es el llamado Testigo de Moralidad que es en esencia el mismo testigo certificador, de conocimiento o de identidad.
4.2 Los Testigos Instrumentales.
Son los que presencian el acto de la lectura, consentimiento, firma y autorización de una escritura pública, asegurando con su firma la veracidad del relato notarial. Son los coadyuvantes o colaboradores de la fe pública notarial.
Asisten al Notario en la redacción de ciertos actos auténticos. Tienen por función por afianzar y confirmar con su intervención y su firma la veracidad y fe de un acto.
4.3 Cantidad Requerida.
Art. 32 de la Ley No. 301.
Art. 32.- En todos los casos en que la Ley requiera la concurrencia de testigos, que no serán nunca más de dos, estos deberán ser dominicanos, mayores de edad y domiciliados en el municipio donde tiene Jurisdicción el Notario actuante.
Este artículo modifica en cuanto le sea contrario al artículo 971 del Código Civil.
Las únicas excepciones son para el acta de notoriedad, que requiere la declaración de siete testigos y para el acta de suscripción del testamento místico o secreto, que se requieren seis testigos.
4.4 La Legalización de Firmas.
Es el proceso según el cual el notario certifica las firmas en documentos privados, cuando le consta de modo indubitable su autenticidad.
Es la declaración escrita por la cual un funcionario público competente certifica la autenticidad de la firma puesta en un acto público o privado, con el fin de que éste pueda hacer fe en cualquier parte que se le presente.
Para que surta efecto jurídico en nuestra legislación deben estar presente seis elementos que son:
1.- Una declaración escrita.
2. Que actúe un funcionario competente.
3.- La voluntad del signatario de estampar su firma.
4.- La certificación de la autenticidad de la firma.
5.- Que la firma sea puesta en presencia del funcionario público.
6.- La fecha de la declaración escrita o acto.
4.5 Las Certificaciones.
La certificación o coletilla notarial, es una adición breve a lo escrito o hablado que tiene por finalidad reforzar compendiosamente lo que antes se ha dicho o escrito.
La certificación notarial de la firma es la aseveración que efectúa el notario competente de que un requeriente capaz para ese acto, suscribe en su presencia un instrumento privado, sin ningún tipo de coerción.
Es uso generalizado entre la mayoría de los actuarios la utilización de una forma casi invariable al momento de ejecutar la legalización de firmas en los actos privados. Más o menos en estos términos:
YO,…., Notario de los del Número para el Municipio de....., matriculado en el Colegio Dominicano de Notarios bajo el número……, con estudio profesional abierto en...., CERTIFICO Y DOY FE: Que las firmas que aparecen más arriba, fueron puestas en mi presencia y estudio profesional, libre y voluntariamente por la señora y el señor: …. cuyas generales de ley constan en el acto precedentemente redactado, quienes me aseguran bajo la fe del juramento que esa es la forma como acostumbran hacerlo en todos los actos de sus vidas civiles.
En la ciudad d…., Municipio de…y Provincia de….., República Dominicana, hoy día
( ) del mes de ... del año ……. ( ). –
4.6 Prohibiciones.
No pueden ser testigos instrumentales, ni de ninguna clase, aquellos que son partes en el acto o que tengan un interés personal; los que tengan vínculos de parentesco o afinidad con las partes o el Notario, en línea directa en ningún grado o en línea colateral hasta el cuarto grado, inclusive; los empleados ni los sirvientes del notario; las personas condenadas a degradación cívica como pena principal o como pena accesoria, pero solamente durante el tiempo fijado por la decisión; los interdictos, los extranjeros, los locos, los ciegos, los sordomudos ni ninguna persona que no tenga pleno uso de sus sentidos.
Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiere considerado.
No podrán asistir como testigos, de un testamento hecho por instrumento público, ni los legatarios por cualquier título que lo sean, ni sus parientes o afines, hasta el cuarto grado inclusive, ni los oficiales de los notarios que otorguen el documento, según dispone el Art. 975 del C.C.
Es testigo, la persona en cuya presencia, por voluntad o por azar, se cumple un hecho que cae bajo sus sentidos, que puede comprobar y del cual puede guardar memoria.
Independientemente del tipo de acto que redacte el Notario, es costumbre hacer constar que actúa en presencia de “testigos instrumentales”, sin tomar en cuenta que los testigos se diferencian según el tipo de labor que realicen o el tipo de información que conozcan.
Los testigos son imprescindibles en los actos notariales porque, aunque no debería ser así, la mayoría de los notarios son abogados en ejercicio y lo cierto es que son muchos los que anteponen el valor a cobrar por la redacción de un hecho a cualquier valoración ética y se prestan a todo tipo de falsificaciones. El hecho de la presencia obligatoria de testigos instrumentales no elimina las falsedades, pero las aminora.
TEMA V - RESPONSABILIDAD DEL NOTARIO
- El abuso de confianza que penaliza el art. 406 del Código Penal.
TEMA VI - EL PROTOCOLO NOTARIAL
6.1 Antecedentes Históricos.
El origen legal más remoto del protocolo parece estar en el derecho Justiniano, ya que en el capítulo segundo de la Novella XLV, dada en Constantinopla en el año 537, mandó que los notarios de oriente no escribiesen los documentos en papel blanco, sino en el protocolo, esto en el papel que arriba llevaba impresa la fecha de su entrega al notario, el nombre del glorisísimo conde de las sacras liberalidades (sacrasrum largitionum), y la fecha de su redacción, reputándose por falsas las que no se escribiesen en el protocolo.
El papel no podía cortarse, sino mantenerse intacto; y el documento debía contener, ante todo, el resumen abreviado del acto, vale decir, el “protocollum”, que era la primera colación, escritura o apuntación como encabezamiento de la carta. Ello servía de base para la extensión del instrumento, que se entregaba “in totum”bajo de pena de no valer, razón por la que el notario no conservaba en su poder el original o matriz.
El Fuero Real fue el primer cuerpo de leyes, de orden general y con sentido histórico que el derecho español proporcionó con la noción de “protocolo” . Concluido y publicado a fines de 1254 o a principios de 1255; pero la Novísima Recopilación, merced a la Pragmática de Alcalá, es el antecedente más próximo del protocolo.
La Pragmática de Alcalá, dada el 7 de junio de 1503 por los Reyes Católicos, se refiere a la institución del protocolo disponiendo que debía ser un libro en el cual los escribanos fueran asentando por extenso las notas de las escrituras otorgadas ante ellos y de ellas expidieran copias a las partes.
Los españoles llevaban otro libro en el cual se escribían los aspectos esenciales de los negocios jurídicos a celebrar, antes de la redacción definitiva del documento, denominándose este libro como “El Minutario”. Después que las partes interesadas, hubieren examinado, corregido y puestos de acuerdo con el contenido del minutario, se redactaba el instrumento público en forma definitiva, sin alteración ni cambio alguno.
La Pragmática del Alcalá, estableció el Protocolo Notarial y en sus disposiciones ya preveía el caso de una persona que no pudiera firmar.
Con la formación del Sacro Imperio Romano-Germánico, su emperador Maximiliano I, ordenó el dictado de la constitución “De notariis et tabellionibus”que se promulgo en Colonia en 1512 y en la misma se realiza una reforma y ordenación en pro del ejercicio del notariado.
El emperador mandó que “cada notario procure de todos modos tener y conservar con gran cuidado, y dejar después de sí un protocolo”.
6.2 Disposiciones Legales Sobre el Protocolo.
Entre los artículos 33 al 40 y el artículo 52 de la Ley No. 301 se encuentran las reglas referentes al protocolo notarial.
La obligatoriedad de tenerlo para los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en relación con la integridad y conservación de los protocolos.
Los artículos 41,42, y 63, tratan lo relativo al libro Índice de actos auténticos, mientras que la expedición de Copias es regulada por los artículos del 43 al 50 y lo relativo a las nulidades es tratado en el artículo 51.
Sobre el destino, custodia y/o uso de los archivos notariales hay que estudiar los artículos 53 al 55, en donde se halla todo lo relativo a licencias, suspensiones, cesación de funciones de Juez de Paz, muerte, renuncia, destitución, inhabilitación.
6.3 Requisitos y Formalidades del Protocolo.
El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y guarismos o dígitos.
Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la opuesta. Además se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones.
Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos.
Otras formalidades exigidas:
a). Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;
b). Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación del orto, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las firmas;
c). El protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras;
d). El cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;
e). Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que transcriban se copian de manera textual;
f). Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento.
6.4 Contenido del Protocolo.
En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales de las actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.
6.5 Apertura del Protocolo.
Es ordenado por la Ley del Notariado que desde el primer día de cada año los notarios abran el volumen del protocolo correspondiente a ese año.
El protocolo se abre cada año con la primera escritura que se hace, la cual llevará siempre el número UNO y principiará en la línea del folio inicial. La forma indicada en su artículo 38, para la apertura del protocolo se hace extendiendo una nota que diga de esta manera:
“Volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año de...( )”.
En la ciudad de….., Municipio de…….., Provincia de……., al primer (1er.) día del mes de enero del año… ( )”.
6.6 Cierre del Protocolo.
El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de ejercer la función.
El cierre debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos son escrituras públicas y el número de actas de protocolización, si las hubieren; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firma del notario.
Señala el segundo párrafo del artículo 38 de la Ley dominicana que debe extenderse una nota análoga el último día del año para cerrar el volumen que haga constar lo siguiente:
“Concluye el volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año…. ( ), que contiene…. ( ) Instrumentos y…. ( ) folios, escriturados durante el mismo por el infrascrito Notario”. En la ciudad de ….., Municipio de …., Provincia de ……, a los treinta y un (31) días del mes de diciembre del año…. ( ). A seguidas se coloca la fecha en letras, la firma y el sello profesional del Notario.
6.7 ¿Qué son el libro Índice, los Folios y la Minuta?
Libro Índice
Por las disposiciones combinadas de los artículos 41 y 42 de la ley sobre notariado es obligatorio tener un un libro índice con todas las actas auténticas que se escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y nombres de testigos y la relación del registro. Deberá ser firmado y sellado en la primera y última hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito \Instancia del Distrito judicial a que pertenezca el notario y, porque la ley lo indica expresamente, exonerado del pago de cualquier tipo de impuesto.
Para cumplir con el artículo 63 de la ley, una copia de este índice redactado conforme al artículo 41 de la legislación notarial debe ser enviada por los notarios a la Secretaría de la suprema Corte de Justicia dentro del primer trimestre de cada año, es decir, hasta el día 31 de marzo.
Los folios son las hojas numeradas, selladas y autorizadas que serán cronológicamente utilizadas y ordenadas y sólidamente empastadas para constituir los libros. Cada folio se utilizará por ambas caras, constituyéndose por dos páginas.
Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos de escritura o impresión que sean firme, indelebles y legibles. La parte utilizable del folio deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancias unas de otras.
Una minuta es un original de un acto auténtico, del que no puede desprenderse el oficial público que es su depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original emanado de la autoridad administrativa o judicial, o para nuestro caso específico, el acto entregado por notario que la ley prescribe que debe conservarse.
Es obligatorio de tener los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en relación con la integridad y conservación de los protocolos.
Publicado por Jeovany Aracena, Maria Sosa, Jose Hernandez. en lunes, febrero 11, 2013

References: artículo 87
 artículo 972
 artículo 38
 artículo 971
 artículo 52
 artículo 51
 artículo 38
 artículo 38
 artículo 63
 artículo 41