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Timestamp: 2019-12-15 16:21:29+00:00

Document:
Möglichkeiten und Perspektiven durch E-Government in den Bereichen ... | Hausarbeiten publizieren
Untersucht am Beispiel des Stadtjugendamtes Kaiserslautern
134 Seiten, Note: 2,1
1.2 Vorgehensweise und Methoden
2 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen
2.1 Voraussetzungen von E-Government
2.1.1 Gliederungsmöglichkeiten
2.1.2 Grundbedrohungen
2.1.3 Konzepte und Verfahren
2.2 Rechtliche Rahmenbedingungen der Bereiche
2.2.1 Vormundschaften
2.2.2 Pflegschaften
2.2.3 Beistandschaften
2.2.4 Beurkundungen
2.3 Organisatorische Rahmenbedingungen
2.3.1 Arbeitsplatzausstattung
2.3.2 Projekte der Stadtverwaltung Kaiserslautern
2.3.3 Fallzahlen der untersuchten Bereiche
2.3.4 Aktenverwaltung, Kommunikationsmedien und Postlauf
3 Möglichkeiten der elektronischen Akte
3.1 Voraussetzungen des DOMEA®-Konzepts
3.2 Umsetzungsmöglichkeiten des DOMEA®-Konzepts
3.2.1 Eingangsbehandlung
3.2.2 Bearbeitung
3.2.3 Postausgang
3.2.4 Archivierung
3.3 Kosten und Nutzen
4 Gliederung und Untersuchung der Dienstleistungen
4.2 Informationsdienstleistungen
4.2.2 Verfahrensauskünfte
4.2.3 Sorgeregisterauskünfte
4.3 Kommunikationsdienstleistung Beratung
4.4 Transaktionsdienstleistungen im Bereich Beistandschaften
4.4.1 Aufenthaltsermittlung
4.4.2 Feststellung der Vaterschaft
4.4.3 Unterhaltstitulierung
4.4.4 Unterhaltsbeitreibung
4.4.5 Unterhaltsverwaltung
4.5 Transaktionsdienstleistung Beurkundungen
4.6 Transaktionsdienstleistungen Vormundschaften/Pflegschaften
Darstellung 1: Beziehungsgeflecht (Quelle: Lucke und Reinermann 2000)
Darstellung 2: Interaktionsstufen (Quelle: Gloystein 2004c)
Darstellung 3: Grundbedrohungen
Darstellung 4: Verschlüsselungsverfahren
Darstellung 5: Niveaus elektronischer Signaturen
Darstellung 6: Vormundschaft
Darstellung 7: Elterliche Sorge
Darstellung 8: Beistandschaft
Darstellung 9: Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen
Darstellung 10: Posteingang der Stadtverwaltung Kaiserslautern
Darstellung 11: Postauslauf der Stadtverwaltung Kaiserslautern
Darstellung 12: Strukturierte vs. unstrukturierte Prozesse (Quelle: KBSt 2004a)
Darstellung 13: Dienstleistungstypen der Initiative BundOnline
Darstellung 14: Dienstleistungen der untersuchten Bereiche
Darstellung 15: Klassifikationsschema (Quelle: Isselhorst 2001)
Darstellung 16: Klassifikationsschema Allgemeine Informationen
Darstellung 17: Rechtlicher Rahmen für Allgemeine Informationen
Darstellung 18: Klassifikationsschema Verfahrensauskünfte
Darstellung 19: Rechtlicher Rahmen für Verfahrensauskünfte
Darstellung 20: Sorgeregisterauskünfte
Darstellung 21: Rechtlicher Rahmen für Sorgeregisterauskünfte
Darstellung 22: Klassifikationsschema Beratung
Darstellung 23: Klassifikationsschema Beratung
Darstellung 24: Rechtlicher Rahmen für Beratung
Darstellung 25: Klassifikationsschema Aufenthaltsermittlung
Darstellung 26: Rechtlicher Rahmen für Aufenthaltsermittlung
Darstellung 27: Ablauf der Vaterschaftsfeststellung
Darstellung 28: Justiz-Portal OVG Koblenz
Darstellung 29: Klassifikationsschema Vaterschaftsfeststellung
Darstellung 30: Rechtlicher Rahmen für Vaterschaftsfeststellung
Darstellung 31: Ablauf der Unterhaltstitulierung
Darstellung 32: Klassifikationsschema Unterhaltstitulierung
Darstellung 33: Ablauf der Zwangsvollstreckung
Darstellung 34: Ablauf des AUG-Verfahrens
Darstellung 35: Klassifikationsschema Unterhaltsbeitreibung
Darstellung 36: Unterhaltsverwaltung
Darstellung 37: Beurkundungsablauf
Darstellung 38: Klassifikationsschema Beurkundungen
Darstellung 39: Rechtlicher Rahmen für Beurkundungen
Darstellung 40: Ablauf von Vormundschaftstätigkeiten
Darstellung 41: Dienstleistungsportfolio
Das Wohl des Kindes steht bei allen Aufgaben des Jugendamtes im Mittelpunkt. Das gilt für das Angebot von Kindertagesstätten, für die Unterbringung von Kindern in Pflegefamilien sowie für die Vertretung eines Kindes durch Vormund oder Beistand.
Ein vom Gericht bestellter Vormund benötigt viel Zeit, um einerseits alle rechtlichen Angelegenheiten für sein Kind zu erledigen und andererseits eine persönliche Beziehung zu diesem herzustellen. Die Praxis im Stadtjugendamt Kaiserslautern[1] zeigt jedoch, dass die Zeit nicht ausreicht, um mit dem Kind eine persönliche Beziehung aufbauen zu können. So ist der Kontakt meistens auf die viertel- bis halbjährlich stattfindenden Hilfeplangespräche mit dem Kind, der Pflegeperson und einem Sozialarbeiter des Allgemeinen Sozialen Dienstes beschränkt.
Ein von der Mutter beauftragter Beistand muss sich um die Feststellung der Vaterschaft und die Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen für das Kind kümmern. Im Zuge der steigenden Arbeitslosigkeit wird besonders die Unterhaltsrealisierung komplizierter. Daher kann mittlerweile von einem Beistand auch gefordert werden, detektivische Ermittlungen anzustellen, um z. B. den Nebenerwerb eines unterhaltspflichtigen Vaters nachweisen zu können.[2] Dies ist jedoch im Rahmen der jugendamtlichen Praxis aus Zeitgründen nicht möglich.
Daher soll im Rahmen dieser Arbeit untersucht werden, ob durch „die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien“[3] oder kurz E-Government Arbeitszeit bei Verwaltungsabläufen einzusparen ist, die für die genannten Aufgaben genutzt werden kann.
Seit der 2000 gestarteten Initiative BundOnline mit dem Ziel, „alle internetfähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis zum Jahr 2005 online bereit[zu]stellen“[4], haben sich die E-Government-Aktivitäten in Deutschland in allen Verwaltungsebenen vervielfacht. Im Jahr 2003 ist der MEDIA@Komm-Wettbewerb[5] durch das Projekt MEDIA@Komm-Transfer[6] weitergeführt worden. Am 26. Juni 2003 ist eine gemeinsame Strategie für integriertes E-Government namens Deutschland-Online[7] von den Regierungschefs des Bundes und der Länder beschlossen worden, mit der E-Government in Bund, Ländern und Kommunen möglichst einheitlich implementiert werden kann.
Damit ist E-Government ein Thema, dessen sich auch sämtliche Kommunen in Deutschland nach und nach annehmen müssen. In jedem Verwaltungsbereich einer Kommune wird zu überprüfen sein, inwieweit E-Government umgesetzt werden kann.
Jugendämter profitieren in der Regel nicht unbedingt als erste von technischen Entwicklungen. So wurden in der Abteilung 51.2 des Stadtjugendamtes Kaiserslautern, in der ich seit dem 01. Juli 2000 zusammen mit neun Kollegen arbeite, die Aufgaben der Vormundschaften, Pflegschaften, Beistandschaften und Beurkundungen bis 1993 noch ausschließlich mit Schreibmaschinen erledigt.[8] Daher sollen in dieser Arbeit auch Perspektiven aufgezeigt werden, wie E-Government konkret in einem für technische Fortschritte untypischen Verwaltungsteil einer Kommune umgesetzt werden kann und wo die Grenzen der Umsetzung liegen.
Daraus ergeben sich folgende Fragestellungen, die in der Arbeit beantwortet werden sollen:
a) Kann E-Government in diesen Bereichen umgesetzt werden?
b) Können bessere Ergebnisse durch E-Government in Bezug auf Qualität und Wirtschaftlichkeit erzielt werden?
c) Welche Rahmenbedingungen müssen sich ändern, damit durch E-Govern­ment bessere Ergebnisse erzielt werden können?
d) Welche Arbeitsabläufe verändern sich bzw. können verändert werden?
e) Haben Mitarbeiter und Bürger Vorteile davon und wenn ja, welche?
f) Inwieweit würden die veränderten Abläufe bzw. Ergebnisse vom Mitarbeiter und Bürger akzeptiert werden?
Diese Fragen wurden durch einen Vergleich der rechtlichen und ablauforganisatorischen Rahmenbedingungen der untersuchten Abteilung mit den technischen Voraussetzungen von E-Government sowie mit der Durchführung, Aufbereitung und Auswertung von Interviews beantwortet.
Die Daten zu den Rahmenbedingungen konnten aus den anzuwendenden Gesetzen, der jugendamtsspezifischen Fachliteratur, den abteilungsinternen Karteien, den Bekanntmachungen im Intranet der Stadt Kaiserslautern und kurzen Interviews mit Mitarbeitern der Stadtverwaltung gewonnen werden. Der größte Teil der Arbeit bestand hier in der Strukturierung und Gliederung der Rahmenbedingungen und Bereiche.
Die Voraussetzungen von E-Government konnten durch die zum großen Teil im Internet zu findende Literatur, wie z. B. den Modulen des E-Government-Handbuchs des BSI oder dem DOMEA®-Konzept der KBSt und Interviews mit Projektverantwortlichen von online angebotenen Dienstleistungen gewonnen werden.
Die Befragung der Elternteile, für deren Kind eine Beistandschaft besteht, wurde quantitativ anhand eines standardisierten Fragebogens von den jeweils zuständigen Beiständen mündlich durchgeführt. Es konnten 36 Elternteile befragt werden. Die Befragung wurde ausschließlich dann durchgeführt, wenn der Elternteil aus eigenem Anlass vorsprach oder sich telefonisch meldete.
Die Mitarbeiterbefragung wurde qualitativ anhand eines Gesprächsleitfadens durchgeführt. Hier konnten sieben der zehn Mitarbeiter befragt werden, nachdem ihnen das Konzept des E-Government erläutert worden war.
In der Arbeit wird auf die Ergebnisse beider Befragungen, die der Arbeit als Anlagen beigefügt sind, Bezug genommen.
Die ermittelten Ergebnisse sind in folgender Form gegliedert:
Im zweiten Kapitel werden für diese Arbeit Voraussetzungen des E-Government und rechtliche sowie organisatorische Rahmenbedingungen der untersuchten Bereiche dargestellt.
Im dritten Kapitel werden die Möglichkeiten der elektronischen Akte in dieser Abteilung geschildert.
Die Aufgaben der untersuchten Abteilung werden im vierten Kapitel nach Dienstleistungen in Anlehnung an die Dienstleistungstypen der erwähnten Initiative BundOnline gegliedert. Daran schließt sich die Prüfung jeder einzelnen Dienstleistung nach folgendem Schema an:
a) Derzeitige Ausführung
b) Technische Umsetzungsmöglichkeit
c) Rechtliche Rahmenbedingungen
d) Kosten und Nutzen
Dabei wird geschildert, welche Dienstleistung in welcher Form internetfähig ist und ob das in einem annehmbaren Kosten-Nutzen-Verhältnis steht.
Die Schlussfolgerungen des fünften Kapitels fassen die Ergebnisse der Arbeit noch einmal zusammen und beantworten die aufgeworfenen Fragen.
Wegen der besseren Verständlichkeit wird die maskuline Schreibweise verwendet.
In diesem Kapitel müssen zunächst die Voraussetzungen von E-Government sowie die rechtlichen und ablauforganisatorischen Rahmenbedingungen der untersuchten Bereiche dargestellt werden.
E-Government zielt auf die Erbringung aller Leistungen des gesamten öffentlichen Sektors, bestehend aus Legislative, Exekutive und Judikative sowie öffentlichen Unternehmen.[9] Der Leitgedanke von E-Government ist, dass alle Verwaltungsverfahren online abgewickelt werden können.[10] E-Government bedeutet damit mehr als nur moderner Technikeinsatz in der öffentlichen Verwaltung. Die Verwaltung soll letztendlich einfacher, schneller, effizienter, transparenter und damit bürgerfreundlicher gestaltet werden.
Die Voraussetzungen von E-Government basieren zum einen auf der Einhaltung bzw. Verbesserung des jetzigen Sicherheitsstandards und zum anderen auf aktuellen Technologien. Zur besseren Verständlichkeit der in Kapitel 3 und 4 dargestellten Umsetzungsmöglichkeiten werden zuvor Gliederungsmöglichkeiten von internetfähigen Dienstleistungen dargestellt.
Diese Dienstleistungen können zum einen nach den Beziehungen des öffentlichen Sektors zu dem Bürger, der Wirtschaft und den Nicht-Profit-Orientierten bzw. Nicht-Regierungs-Organisationen und zum anderen nach dem Interaktionsgrad der Dienstleistung selbst gegliedert werden.
Die Beziehungen der Verwaltung werden aus der folgenden Darstellung ersichtlich:[11]
In den untersuchten Bereichen des Stadtjugendamtes Kaiserslautern steht die Verwaltung hauptsächlich zu den Bürgern und zu anderen Behörden in Beziehung. Daher können die anderen Bereiche hier vernachlässigt werden.
Information, Kommunikation und Transaktion sind die drei Interaktionsgrade. Die Information umfasst das Bereitstellen von Informationen z. B. auf Internetseiten, die Kommunikation den Austausch von Informationen z. B. durch E-Mails und im Bereich der Transaktion können über Informationen hinaus Leistungen und Waren ausgetauscht werden.
Das wohl wichtigste Kriterium bei der Umsetzung von E-Government ist die Einhaltung des Sicherheitsniveaus der bisherigen Verfahren.[12] Damit verbunden ist der weitest gehende Ausschluss von neuen Risiken. Die folgenden vier Sicherheitsvoraussetzungen müssen bei der E-Government-Umsetzung beachtet werden. Der Verlust einer Sicherheitsvoraussetzung wird im Sicherheitshandbuch des BSI als Grundbedrohung bezeichnet.[13]
Diese Grundbedrohungen können je nach der umzusetzenden Dienstleistung durch weitere ergänzt werden, wie z. B. der Verbindlichkeit bzw. Nachweisbarkeit der Herkunft und des Erhalts der Daten.
E-Government soll nicht als Sammelsurium von einzelnen elektronischen Verfahren verstanden werden, sondern als Konzept, welches in Anbetracht der technischen Entwicklung ständig weiterentwickelt und an den vorgegebenen Zielen angepasst werden muss. E-Government selbst liegen wiederum verschiedene Verfahren und Konzepte zu Grunde, die teilweise aufeinander aufbauen und das Gesamtkonzept des E-Government bilden. Im Rahmen dieser Arbeit sind folgende Konzepte bzw. Verfahren wesentlich:
a) Verschlüsselungsverfahren
c) DOMEA®
d) Content Management Systeme
Die Verschlüsselung ist der notwendige Schutz für die Gewährleistung der Vertraulichkeit und kann in Form von symmetrischen, asymmetrischen oder Hybrid-Verfahren umgesetzt werden. In allen drei Verfahren sind elektronische Schlüssel, die speziell in den beiden letztgenannten Verfahren z. B. auf einer Chipkarte hinterlegt sein können, die Grundlage für die Verschlüsselung der schützenswerten Daten.
Die derzeit wohl am meisten genutzte Technik der asymmetrischen Verfahren ist das SSL-Verfahren (Secure Socket Layer), welches z. B. beim Online-Banking eingesetzt wird und den Web-Inhalt über das Netz verschlüsselt. In der Praxis wird fast nur die Server-Authentisierung, die über die Eingabe eines Kennwortes möglich ist, genutzt, da die Clients (Nutzer) noch selten über die nachfolgend genannten Zertifikate verfügen.[16] Eine weitere Möglichkeit bietet die frei verfügbare PGP-Technologie (Pretty Good Privacy)[17], die allerdings ohne weitere Software nicht anwenderfreundlich ist.[18]
Das Konzept der elektronischen Signatur ist im Signaturgesetz niedergeschrieben und soll die Unterschrift unter Beachtung der Authentizität und Integrität elektronisch abbilden.[19] Die Technologie basiert ebenso auf dem Austausch von Schlüsseln zum Nachweis der Identität. Es werden drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen unterschieden:
Im Bereich der qualifizierten Signatur kann gem. § 15 SiG unterschieden werden zwischen akkreditierten und nicht akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern, wobei letztgenannte nur anzeigen und glaubhaft darlegen müssen, dass die Anforderungen nach dem Signaturgesetz erfüllt sind.
Die Bundesnetzagentur ist zuständige Behörde gemäß § 3 des Signaturgesetzes für die akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter.[20] Voraussetzung für die Akkreditierung ist u. a., dass die an die Personen ausgestellten Zertifikate 30 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit sowohl prüf- als auch abrufbar sind. Damit bieten qualifizierte elektronische Signaturen eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters das höchste Sicherheitsniveau.[21]
Die einfache Signatur kann die Erfordernisse der Authentizität nicht erfüllen. Die fortgeschrittene Signatur genügt bereits erhöhten Anforderungen und lässt insbesondere eine Authentifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten zu.[22] Rechtsverbindlich kann dagegen nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden.
Die dem Signaturverfahren zu Grunde liegende Technik ist das Verschlüsselungsverfahren, weshalb auf der von den Zertifizierungsdiensteanbietern angebotenen Chipkarte außer der Signaturfunktionalität meist auch die Schlüsselpaare zum Verschlüsseln gespeichert sind.[23]
So muss im jeweiligen Einzelfall entschieden werden, welches Signaturniveau verwendet und ob die Information verschlüsselt werden soll.
c) DOMEA ®
DOMEA® (Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten®) bedeutet Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ITgestützten Geschäftsgang und wurde im November 1999 als Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept) von der KBSt veröffentlicht.[24] „Es hat sich seit diesem Zeitpunkt als Quasi-Standard für die elektronische Vorgangsbearbeitung etabliert“[25] und wird aufgrund des Anpassungs- und Änderungsbedarfs unter Berücksichtigung weiterer Standards wie MoReq und SAGA[26] fortgeschrieben[27] Das wesentliche Ziel des Konzepts besteht in der Einführung der elektronischen Akte[28]. Zu dieser Verwirklichung sind die Funktionalitäten der Verschlüsselung und der digitalen Signatur hilfreich. So ist z. B. eine langfristige Datensicherung in § 17 SiG geregelt.
Content Management Systeme (CMS) sind Systeme, welche „die Verwaltung und insbesondere Publikation von Dokumenten und ‚Content’ i. w. S. unterstützen. Dies geschieht durch Bereitstellung von Werkzeugen zur Erfassung, Kontrolle, Bearbeitung und Bereitstellung von ‚Content’ innerhalb definierter Lebenszyklen von Inhalten. Vorgangsbearbeitungssysteme stellen vielfach die Quelle von einzubindenden Inhalten dar. Im Zusammenhang mit der Verwaltung von Intra- und Internetseiten wird auch von Web Content Management (WCM) gesprochen.“[29]
Content Management Systeme und Vorgangsbearbeitungssysteme stellen neben der Zahlungsverkehrsplattform, der Datensicherheit mit den Verschlüsselungstechnologien, dem Internetportal, dem Formularserver, auf den vom Portal aus für Formulare zugegriffen werden kann und dem Call Center die Basistechnologien der Initiative BundOnline dar.[30] Diese Basistechnologien ergänzen sich, um Prozesse automatisieren oder Dienstleistungen online abwickeln zu können.
„Ein Minderjähriger erhält einen Vormund, wenn er nicht unter elterlicher Sorge steht oder wenn die Eltern weder in den die Person noch in den das Vermögen betreffenden Angelegenheiten zur Vertretung des Minderjährigen berechtigt sind“(§ 1773 Abs. 1 BGB).
Zu unterscheiden sind folgende Vormundschaften:
Die elterliche Sorge untergliedert sich gem. § 1626 BGB in die Personensorge und die Vermögenssorge, wobei die Personensorge wiederum in sehr viele Wirkungsbereiche aufgeteilt werden kann, wie sich aus der folgenden Darstellung ergibt:[31]
Der vom Gericht bestellte Vormund muss in diesen Wirkungsbereichen der elterlichen Sorge alle wichtigen Entscheidungen zum Wohle seines Kindes treffen.
Die Tätigkeiten aus dem Feld Erziehung, Pflege und Aufsicht werden in den hier untersuchten Vormundschaften des Jugendamtes i. d. R. von Pflegepersonen in Heimen oder Pflegeeltern ausgeübt.
Damit können die Tätigkeiten eines Amtsvormundes, die über den persönlichen Kontakt mit dem Kind hinausgehen, wie folgt gegliedert werden:
a) Vertretung des Kindes vor Gericht[32] (meist Schriftverkehr)
b) Stellung von Anträgen an Behörden (meist auf Fördermittel wie z. B. Jugendhilfe, Rente, Kindergeld; aber auch Ummeldungen etc.)
c) Mündelgeldverwaltung (Erhaltung, Vermehrung und Verwertung des Kindesvermögens[33]
d) Sonstige Vertretung des Kindes (z. B. Zustimmungen zu Operationen, Abschließen von Mietverträgen)
Pflegschaften gem. §§ 1909 ff. BGB beziehen sich immer nur auf einen bestimmten Teil der elterlichen Sorge. D. h. das Jugendamt kann bei tatsächlicher oder rechtlicher Verhinderung der Eltern oder des Vormundes für einzelne Angelegenheiten der zuvor dargestellten elterlichen Sorge[34] und nach Entzug einzelner Teile des Sorgerechts gemäß §§ 1666 und 1667 BGB vom Gericht zum Pfleger bestimmt werden. Das Jugendamt wird z. B. als Pfleger für das Aufenthaltsbestimmungsrecht und die Gesundheitsfürsorge ähnlich wie ein Amtsvormund schriftlich vom Gericht bestimmt.
Beistandschaften sind in den §§ 1712 ff. BGB und 52 a ff. SGB VIII geregelt und beinhalten folgende Leistungen des Jugendamtes:
a) die Feststellung der Vaterschaft (§ 1592 BGB, § 1600 d BGB) und
b) die Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen.
Die Vaterschaft kann entweder freiwillig durch urkundliche Anerkennung in einem Jugendamt, im Standesamt, bei einem Notar oder einem Konsularbeamten oder unfreiwillig durch ein gerichtliches Verfahren festgestellt werden. Der nähere Arbeitsablauf ist in Kapitel 4.3.2 beschrieben.
Oft wird mit dem Vaterschaftsfeststellungsurteil, der entsprechenden Urkunde oder dem jeweiligen Scheidungsurteil auch der Unterhaltsbetrag tituliert. Aus diesem Grund müssen bei der Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen zwei Wirkungsbereiche unterschieden werden:
a) Titulierung des Unterhalts
b) Beitreibung des Unterhalts
Unter einem Unterhaltstitel wird die vollstreckbare Ausfertigung einer Urkunde, eines Vergleichs oder eines Urteils verstanden, welche entweder z. B. in Zusammenhang mit der Vaterschaftsanerkennung urkundlich freiwillig anerkannt oder in einem Gerichtsverfahren (z. B. Scheidung) erwirkt worden ist. Aus diesem Titel muss sich der zu zahlende Unterhaltsbetrag ergeben. Nur durch die Übersendung dieses papiergebundenen Titels an das Vollstreckungsgericht kann Unterhalt zwangsweise beigetrieben werden (§§ 724, 754, 794, 809 ZPO).
Da dieser Titel einzigartig ist, muss an diesem Punkt schon auf Probleme der elektronischen Umsetzung hingewiesen werden.
Nach der Titulierung erfolgt die Beitreibung des Unterhalts. Hierunter fällt auch die außergerichtliche Zahlungsaufforderung durch den Beistand. Die Zwangsvollstreckung (z. B. durch Lohn-, Konten- oder Sachpfändungen gem. §§ 803 ff. ZPO) setzt die Titulierung des Unterhalts, den Besitz der vollstreckbaren Ausfertigung des Titels und mindestens einen Monat Unterhaltszahlungsverzug voraus. Der Ablauf der Unterhaltstitulierung und -beitreibung wird in den Kapiteln 4.3.3 und 4.3.4 dargestellt.
Ein Beistand kann darüber hinaus noch an folgenden weiteren gerichtlichen Verfahren, wie z. B. dem Insolvenz- oder Strafverfahren beteiligt sein.
Die Beistandschaft endet mit dem 18. Lebensjahr des Kindes. Der dann junge Volljährige kann danach im Rahmen des § 18 SGB VIII beraten und unterstützt werden, was ähnliche Tätigkeiten wie die Beistandschaft selbst nach sich ziehen kann.
Der wesentliche Unterschied zu den Vormundschaften und Pflegschaften besteht darin, dass nicht das Amtsgericht den Eintritt anordnet, sondern dass die Leistungen der Beistandschaft von dem nach § 1713 BGB i. V. m. § 87 c SGB VIII berechtigten Elternteil eines Kindes beim Jugendamt schriftlich beantragt werden. Die elterliche Sorge des Elternteils wird dadurch nicht eingeschränkt. Der Antrag kann auch nur auf einen Wirkungsbereich beschränkt werden, wie z. B. auf die Unterhaltsbeitreibung oder auf die ebenfalls angebotene Unterhaltsverwaltung, wenn gewünscht ist, dass der Unterhalt über das Jugendamt gezahlt und von dort weitergeleitet wird.
Der antragsberechtigte Elternteil kann jederzeit die Beistandschaft schriftlich beenden und diese Aufgaben auch durch einen Rechtsanwalt erledigen lassen. Somit steht der jeweilige Beistand eines Jugendamtes in offenem Wettbewerb mit Rechtsanwälten. Die Unterschiede bestehen darin, dass die Arbeit des Beistands für den Antragsteller kostenfrei ist und der Beistand auf die Wirkungsbereiche der Beistandschaft spezialisiert ist.
Beurkundungen gem. §§ 59 f. SGB VIII i. V. m. BeurkG müssen von den anderen Bereichen klar abgegrenzt werden, da sich die Anforderungen an eine Urkundsperson erheblich von denen an einen Vormund, Beistand oder Pfleger unterscheiden. Bei der Beurkundung steht die Neutralität im Vordergrund, wogegen in den anderen Bereichen die Position des Kindes vertreten werden muss. Die in §§ 59 SGB VIII angeführten Beurkundungen können auch von einem Notar oder sofern die betreffende Urkunde nur den Personenstand betrifft von einem Standesbeamten durchgeführt werden.
Die häufigsten Beurkundungsformen sind folgende:
a) Vaterschaftsanerkennungsurkunde (§ 59 Abs. 1 Nr. 1 SGB VIII)
b) Zustimmungserklärung der Mutter oder anderer Beteiligter
(§ 59 Abs. 1 Nr. 1 SGB VIII)
c) Unterhaltsverpflichtungsurkunde (§ 59 Abs. 1 Nr. 3 SGB VIII)
d) Sorgeerklärung gem. § 1626 Abs. 1 Nr. 1 BGB (§ 59 Abs. 1 Nr. 8 SGB VIII)
Im Folgenden werden die organisatorischen Rahmenbedingungen der untersuchten Abteilung dargestellt.
Die zehn Mitarbeiter der Abteilung, welche aufgrund von Teilzeitbeschäftigungen 8,5 Vollzeitstellen besetzen, sind in fünf Büros des Rathauses der Stadtverwaltung Kaiserslautern jeweils zu zweit untergebracht. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen PC mit Intranet- und Internetfunktionalitäten sowie ein Telefon und teilt sich einen Laserdrucker für urkundenechte Ausdrucke mit jeweils einem Kollegen. Ein Scanner steht für die ganze Abteilung zur Verfügung. Ein Faxgerät ist nur im jeweiligen Vorzimmer und in der Poststelle verfügbar. Wichtige allgemeine Daten, wie z. B. Dienstanweisungen oder aktuelle Mitteilungen werden auf einem Server der IuK-Abteilung vorgehalten und können über das Intranet eingesehen werden. Ein anderer Server steht für die Abspeicherung von speziellen Daten der Referate zur Verfügung. Diese Daten werden täglich zentral gesichert. Über das Betriebssystem Windows XP stehen folgende Anwendungen zur Verfügung:
a) Microsoft-Office-Paket (Hauptanwendungen Word und Excel)
b) Internet-Explorer
c) Acrobat-Reader
d) Unterhaltsberechnungsprogramm AdvoExpert[35]
e) Lotus Notes (Intranet)[36]
f) Begrenzter Zugriff auf das elektronische Melderegister MESO
g) Haushaltsprogramm über Großrechner AS/400 (Mündelgeld- und Unterhaltsverwaltung sind im Haushaltsverwahrbuch enthalten)
Ab 2006 wird bei der Stadtverwaltung Kaiserslautern ein neues Haushaltsprogramm benutzt, welches neue Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung und Rechnungslegung eröffnet.[37]
Es ist geplant, für die Poststelle eine fortgeschrittene elektronische Signaturkarte anzuschaffen, um zentral die Möglichkeiten der Ver- und Entschlüsselung anzubieten und damit die Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.[38] Die Authentizitätserfordernisse werden dadurch jedoch nicht vollständig erfüllt. Eine qualifizierte elektronische Signaturkarte ist nicht übertragbar im Vertretungsfall. Drei qualifizierte elektronische Signaturkarten sind derzeit im Rechtsreferat zur Kommunikation mit dem Oberverwaltungsgericht Koblenz im Einsatz.[39]
2001 wurde nach einer Prüfung abgelehnt, ein Vorgangsbearbeitungssystem zu beschaffen. Auch wenn sich nach dem DOMEA®-Konzept der Nutzen eines Vorgangsbearbeitungssystems in Abhängigkeit von der gewählten Einführungsstrategie früher oder später einstellt,[40] hätte zunächst eine Investition in der Größenordnung von ca. 500.000 EUR für die Stadtverwaltung (ca. 1.000 Büroarbeitsplätze) veranschlagt werden müssen.[41]
Lediglich für die Ratsverwaltung wurde auf ein auf Lotus Notes basierendes nicht DOMEA®-zertifiziertes[42] Dokumenten-Management-System[43] mit dem Content Management System zum so genannten Ratsinformationssystem verknüpft, wodurch die Ratsmitglieder online nach einer Berechtigungsprüfung die Möglichkeit haben, auf geschütztem Zugang Protokolle der letzten Sitzungen einzusehen.[44] Jedoch sind derzeit die Funktionalitäten dieses Programms für den Bearbeiter umständlich und die Bearbeitung dadurch zeitaufwändig, so dass gewöhnliche Sitzungsniederschriften durch dieses System das Mehrfache an Zeit erfordern als die einfache Erstellung eines Word-Dokuments mit demselben Inhalt.[45]
Auch wurde geprüft, ein auf der PrettyGoodPrivacy-Technologie (PGP)[46] basierendes Verschlüsselungsverfahren anzuschaffen, was aber letztlich auch aus Kostengründen abgelehnt worden ist.[47]
Mittlerweile ist das „MetaFrame“-Verfahren der Firma Citrix[48] im Einsatz, das besonders für Telearbeiter und Mitarbeiter, die häufig im Außendienst sind, interessant ist. Dadurch ist es möglich, von einem externen internetfähigen PC über W-LAN und spezielle Hard- und Software verschlüsselt auf Daten des stadtinternen Servers zuzugreifen. Es werden also nur Bilddaten, Maus- und Tastaturbewegungen, sowie ggf. Druckaufträge verschlüsselt übertragen.[49]
Die Fälle werden pro Kind gerechnet und in Hängeregistraturakten verwaltet. Die papiergebundenen eingehenden und Doppel der ausgehenden Schreiben werden hinter einem Personaldatenbogen und einer Urkundentasche chronologisch in diese Akte abgelegt. Aktenrelevante E-Mails werden ausgedruckt und ebenso abgelegt. In die Urkundentasche werden üblicherweise vollstreckbare Titel, die Bestallung oder andere ähnlich wichtige Dokumente abgelegt.
Im Gegensatz zu der herkömmlichen verbindlichen Aktenverwaltung werden elektronische Dokumente als Word-Dokumentenvorlagen für häufig vorkommende Schriftsätze und Urkunden benutzt. Diese können von den Mitarbeitern von zwei festgelegten, nur vom Abteilungsleiter veränderbaren Unterordnern des Abteilungsordners auf dem zentralen Datenserver abgerufen werden. Weitere Ordner in diesem Abteilungsordner und auf der lokalen Festplatte können nach Ermessen des Mitarbeiters erstellt werden.
Im Jahr 2004 wurden in der Abteilung insgesamt 515 Urkunden aufgenommen, was ungefähr dem Durchschnitt der Vorjahre entspricht.[50]
Die Zuständigkeit des jeweiligen Mitarbeiters bzw. die Aufteilung der Fälle wird in allen vier Bereichen nach dem Nachnamen der Kinder bestimmt. Damit bearbeitet eine Vollarbeitskraft derzeit ca. 191 Fälle und beurkundet für die Personen seines Buchstabenkreises.
Im Gegensatz zu der herkömmlichen verbindlichen Aktenverwaltung werden elektronische Dokumente als Word-Dokumentenvorlagen für häufig vorkommende Schriftsätze und Urkunden benutzt. Diese können von den Mitarbeitern von zwei festgelegten nur vom Abteilungsleiter veränderbaren Unterordnern des Abteilungsordners auf dem zentralen Datenserver abgerufen werden. Weitere Ordner in diesem Abteilungsordner und auf der lokalen Festplatte können nach Ermessen des Mitarbeiters erstellt werden.
Das Sorgeregister mit den relevanten Daten zu allen bisher abgegebenen Sorgeerklärungen für in Kaiserslautern geborene Kinder, die aktuelle Kartei über alle laufenden und seit 2002 archivierten Fälle werden über Lotus Notes geführt. Das Urkundsregister mit allen von der Abteilung aufgenommenen Urkunden wird über jährliche Excel-Tabellen geführt. Die Wiedervorlage und die Terminverwaltung werden i. d. R.
elektronisch über Lotus Notes geführt. Ein Fachverfahren für die Fallbearbeitung wurde bisher noch nicht angeschafft. Da die verschiedenen Anwendungen nicht miteinander verbunden sind, werden Daten doppelt erfasst und in verschiedenen Systemen redundant[51] verwaltet.
Die Kommunikation kann je nach Ermessen des Mitarbeiters und Bürgers bzw. den gesetzlichen Vorgaben entsprechend in folgenden Formen erfolgen:
a) persönliche Vorsprache
b) papiergebundenes Anschreiben
c) Papierfax
Aufgrund der Voraussetzungen des E-Government und der engen rechtlichen Rahmenbedingungen der Bereiche wird schon hier deutlich, dass der Umsetzung von E-Government noch Hindernisse, wie z. B. die Papiergebundenheit und Einzigartigkeit des Unterhaltstitels entgegenstehen.
Aus den organisatorischen Rahmenbedingungen können folgende Problemfelder festgehalten werden:
a) Uneinheitliche Vorgangsbearbeitung
b) Begrenzte Nutzung der technischen Möglichkeiten
c) Elektronische Datenredundanzen
d) Teilweise doppelte aufwändige Aktenführung (intern erstellte aktenrelevante Dokumente liegen bereits in elektronischer Form vor)
e) Fristenüberwachung teilweise ohne technische Unterstützung
f) Zentraler Empfang und zeitaufwändige Weiterleitung von Papierein- und -ausgängen
g) Dezentraler Empfang und redundante Verwaltung elektronischer Eingänge
Im nächsten Kapitel soll geklärt werden, ob mit der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems und der damit verbundenen elektronischen Akte diese Probleme gelöst werden können.
Die Möglichkeiten der elektronischen Akte[52] und die damit verbundene elektronische Archivierung sollen hier anhand des DOMEA®-Konzepts geprüft werden.
Das DOMEA®-Konzept unterscheidet zwei Prozessarten:
a) Unstrukturierte Prozesse (planende oder auch ad hoc Prozesse)
b) Strukturierte Prozesse (antragsbearbeitende Prozesse)[53]
Auch wenn in den untersuchten Bereichen jeder Einzelfall speziell entschieden werden muss, liegen nach diesen Merkmalen strukturierte Prozesse vor, die mit einer Akte dokumentiert werden.
Elektronische Dokumente bilden im DOMEA®-Konzept das kleinste Glied. Diese können zu Vorgängen oder direkt zu Akten zusammengefasst werden.
Die elektronische Akte muss folgende Kriterien mindestens genau so gut erfüllen wie ihr Vorgänger im Papierformat:
a) Vollständigkeit[54]
c) Integrität
e) Authentizität
f) Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke
g) Transparenz und Nachvollziehbarkeit[55]
h) Nachweisfunktion (Nachweisbarkeit und Verbindlichkeit)
i) Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns
j) Redundanzfreie Datenverwaltung
k) Zeitliche Bestimmtheit (Aktualität)[56]
Grundsätzlich wird darüber hinaus mit der elektronischen Akte die medienbruchfreie Umsetzung und falls möglich bei strukturierten Prozessen die Automatisierung von Abläufen angestrebt.[57]
Die Umsetzungsmöglichkeiten werden anhand der folgenden Punkte dargestellt:
a) Eingangsbehandlung
c) Postausgang
d) Archivierung[58]
Hier muss zwischen papiergebundenen und elektronischen Eingängen unterschieden werden.
Bei den papiergebundenen Eingängen bevorzugt das DOMEA®-Konzept einen zentralen Scan-Vorgang, welcher bei der Poststelle aus folgenden Gründen angesiedelt werden sollte:
a) Zahl der Papiereingänge nimmt weiter ab
b) Nur ein Hochleistungsscanner muss beschafft werden (Kostenersparnis), der Papiereingänge verschiedener Größe, mit unterschiedlichen Eigenschaften, doppelseitig und stapelweise in ausreichender Qualität erfassen kann
c) Insgesamt geringerer Personalaufwand
d) Spezialisiertes Personal (spezialisiert auf Prüfung der Lesbarkeit und vollständigen Übereinstimmung)
e) Dadurch höhere Qualität des Eingangsprozesses
f) Geringere Kosten für Schulung, Wartung und Pflege
g) Wegfall der Botendienste aufgrund elektronischer Weiterleitung
h) Möglichkeit gemeinsamer hochprofessioneller Scanstellen mehrerer Behörden (z. B. Kreis- und Stadtverwaltung Kaiserslautern)[59]
Lediglich die Erfassung persönlicher und vertraulicher Papiereingänge sowie das Nachscannen von Schriftstücken sollten dezentral über kostengünstige Scanner erfolgen.[60] Ebenso müssten derzeit auch noch Urkunden und Titel per Bote weitergeleitet werden. Die sonstigen papierbasierten Eingänge können dann nach Aufdruck eines Barcodes zum schnelleren Auffinden chronologisch für eine gewisse Zeit abgelegt werden aufgrund rechtlicher Anforderungen oder für den Fall schlechter digitaler Qualität.[61]
Gerade um Datenredundanzen sowie kosten- und zeitintensive Mehrfacherfassungen zu verhindern, ist das oberste Ziel die einmalige elektronische Erfassung und Registrierung der Grunddaten eines Eingangs mittels eines standardisierten Metadatensatzes[62] und einer Schnittstelle für alle nachfolgenden Systeme, um den Nacherfassungsaufwand gering zu halten.[63] Zweckmäßig ist es, dieses ebenfalls von der Poststelle erledigen zu lassen.
Elektronische Eingänge können in unterschiedlichen Formaten (CI oder NCI[64] ) auf verschiedenen Kommunikationskanälen (Web-Formular, E-Mail, -Fax) den Bearbeiter direkt oder zentrale Stellen wie z. B. die Poststelle erreichen.
Wegen der folgenden Grundfunktionalitäten sollen die elektronischen Ein- und Ausgänge durch eine so genannte Virtuelle Poststelle gehen, die bei der Stadtverwaltung Kaiserslautern bisher nicht beschafft worden ist:
a) Ver- und Entschlüsselung der Daten
b) Signaturbildung (qualifizierte, fortgeschrittene) und -prüfung über Daten
c) Bereitstellen von Zeitstempelsignaturen, -prüfung
d) Nutzung interner oder externer Verzeichnisdienste (öffentliche und behördenbezogene private Verschlüsselungsschlüssel, Zertifikate)
e) Dokumentation der sicherheitsrelevanten Bearbeitung und Ergebnisse
f) Quittungsmechanismen[65]
Nach dem Eingang muss dann der jeweilige Bearbeiter im Rahmen seiner „Holschuld“[66] für seine entweder von der Poststelle weitergeleitete oder direkt in seinen Postkorb eingegangene Post wie üblich die Zuständigkeit prüfen und dies weiterleiten oder entsprechend bearbeiten evtl. unter Ergänzung von Metadaten.[67]
Hier muss auch der Zeitaufwand berücksichtigt werden, der schon derzeit für die Löschung so genannter Spam-E-Mails[68] benötigt wird.
Hierunter fällt das Erstellen von Schreiben, welche zuerst als Entwurf elektronisch vorliegen und evtl. mit dem Vorgesetzten abgestimmt werden sollen. Hier besteht die Möglichkeit auch bei mehreren Versionen eines Schreibens die Urheberschaft zu bestimmen, was bei der vorhandenen Software nicht möglich ist.[69] Nur in sehr seltenen Fällen wird diese Funktionalität in der untersuchten Abteilung benötigt, da Vormünder und Beistände in eigenem Namen eigenverantwortlich unterschreiben.
Durch Verfügungen (z. B. „zur Kenntnis“), die auf einem Extra-Dokument angebracht werden, können Laufwege und die Bearbeitung von Dokumenten gesteuert werden.[70] Diese Laufwege können als Protokollinformationen[71] gespeichert werden, um beim Starten eines Vorgangs eine Automation zu erzeugen. Unter der Voraussetzung, elektronische Beurkundungen seien möglich, könnte die Urkundenausfertigung für andere Behörden wie z. B. dem Standesamt im Anschluss an den Vorgang vom System automatisch weitergeleitet werden. Auch die Ablage des elektronischen „Dokumentendoppels“ und der einfachen E-Mail können auf diesem Weg erfolgen.
Eine technische Wiedervorlage, die automatisch an Termine und Fristen erinnert und Feiertage sowie persönliche Abwesenheitstage speichern kann, ist bereits möglich über Lotus Notes. Jedoch ist diese Funktion bisher nur mit der Einschränkung von Datenredundanzen nutzbar.
Da keine speziellen Fachverfahren angewendet werden, müssen Probleme einer Fachverfahrensintegration[72] hier nicht näher behandelt werden.
Das DOMEA®-Konzept sieht als hauptsächliche Standardversandart die nur falls erforderlich elektronisch signierte und verschlüsselte E-Mail im XML-Format[73] und nur für Sonderfälle Papierpostausgänge (z. B. Versendung von Urkunden) vor.[74] Der Papierausgang soll weitestgehend auch nicht unterzeichnet werden, damit die Schreiben in der Poststelle ausgedruckt werden können.[75]
„Zusätzliches Optimierungspotenzial ergibt sich, wenn für die übrigen wenigen Papierpostausgänge ein zentraler Druck in der Postausgangsstelle erfolgt.“[76] Dies wäre möglich durch Entfernung der Drucker in den Zimmern der Mitarbeiter.
Da die rechtlichen Voraussetzungen der Abteilung noch nicht gegeben sind z. B. für elektronische Beurkundungen und ein Großteil der Kunden der Abteilung weder über Verschlüsselungstechniken noch über Techniken zum Entschlüsseln oder Signieren verfügt,[77] ist in diesen speziell datengeschützten Bereichen (§§ 61 ff. SGB VIII) eine andere Verfahrensweise des Postausgangs als die bisherige mittelfristig nicht absehbar.
Durch die langen Aufbewahrungsfristen von z. B. 30 Jahren bei Vormundschaftsakten[78] oder der dauerhaften Aufbewahrung bei Urkunden[79] muss eine dauerhafte revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein. Dies ist möglich mit der elektronischen Signatur, die aber dann je Akte, welche archiviert worden ist, immer wieder nach derzeit maximal fünf Jahren erneuert und auf Lesbarkeit sowie auf aktuelle Standards überprüft werden muss.[80] Das derzeitige Archivierungsformat nach dem SAGA-Modul ist pdf,[81] da dieses viele Funktionalitäten wie z. B. Auswertbarkeit für Suchfunktionen und Nichtveränderbarkeit vorweist.
Da die Archivierung als Lebenszyklus der elektronischen Akte gesehen wird, sind hier ansonsten dieselben Kriterien wie in Kapitel 3.1.1 zu beachten.
Auch in diesem Punkt stellt sich das Problem der immer noch rechtlich verpflichtenden Papierform bei Beurkundungen und Titeln, so dass eine elektronische Führung und Archivierung nur für den jeweiligen Rest der Akte derzeit möglich ist.
Allerdings kann die Archivierung in vielen Fällen elektronisch erfolgen mit der Folge der Platzeinsparung, da die Titel der Beistandschaftsakten bei Abschluss i. d. R. dem Kind oder der Mutter übergeben werden. Die Urkunden werden mittelfristig noch weiter als Papier archiviert werden müssen.
Durch Zusammenlegung der Poststelle mit Registratur und Archiv als „Internen Informations-Service“, welcher auch die Funktionalitäten der Virtuellen Poststelle verwaltet, werden nach dem DOMEA®-Konzept Einsparpotentiale erhofft.[82]
Abschließend betrachtet, lässt sich für den Bereich der Beistandschaften, der aufgrund der hohen Fallzahlen für die IT-Unterstützung strukturierter Prozesse besonders lohnend sein könnte,[83] festhalten, dass hier eine medienbruchfreie Umsetzung derzeit noch unmöglich ist. Der in jedem Beistandschaftsfall anzustrebende Unterhaltstitel wird von den Vollstreckungsgerichten nur in Papierform akzeptiert. Dadurch müssten zumindest sogenannte Hybrid-Akten[84] voraussichtlich bis 18 Jahre nach einer entsprechenden Änderung der Zivilprozessordnung geführt werden, da selbst bei einer Gesetzesänderung geklärt werden muss, was mit den bisherigen papiergebundenen Titeln passiert. Das nächste Problem bestünde bei einer vollzogenen elektronischen Umsetzung in der Übergabe der Titel an das volljährige Kind oder bei vorzeitiger Beendigung der Beistandschaft an den Antragsteller, welche möglicherweise nicht über einen elektronischen Zugang verfügen.
Da die Problematik der Einzigartigkeit der Titel in der Zwangsvollstreckung allgemein bekannt ist, arbeiten derzeit verschiedene Arbeitsgruppen an Lösungen.[85] Für die Ermöglichung der elektronischen Akte kommt nur ein Ansatz dieser Arbeitsgruppen in Frage, der allerdings technisch sehr schwer umzusetzen ist. Da ein qualifiziert elektronisch unterschriebenes Dokument ohne Qualitätsverlust kopiert werden kann und derzeit mindestens alle fünf Jahre nachsigniert werden müsste und sich ein elektronisches Wasserzeichen noch nicht etabliert hat, scheidet diese Umsetzungsmöglichkeit aus.[86] Es müsste vielmehr ein deutschlandweites elektronisches Vollstreckungsregister aufgebaut werden, auf das sämtliche Vollstreckungsgerichte Zugriff haben. Jede Behörde, wie z. B. Gerichte oder Jugendämter und alle Anwälte, die zur Erteilung der Vollstreckungsklausel legitimiert sind, müssten nach einer strengen Berechtigungsprüfung (z. B. mit qualifizierter elektronischer Signatur) auf geschütztem Zugang dieses Register ergänzen bzw. zumindest Antrag auf Ergänzung stellen dürfen. Bei der hohen Anzahl der Anwälte in Deutschland würde es sich anbieten, dass bei Anwaltsvergleichen die Anwälte beider Parteien dem Register die Vollstreckungsklauselerteilung bestätigen. Die schwere technische Umsetzung hängt hier zum einen an der Gewährleistung des Datenschutzes und zum anderen an der föderalen Struktur in Deutschland, da die Vollstreckungsgerichte in die Zuständigkeit der Länder fallen. Daher ist hier nicht mit einer mittelfristigen Umsetzung zu rechnen.
Die weiteren diskutierten Lösungen sind zwar einfacher umzusetzen, können aber nicht zur medienbruchfreien Umsetzung der elektronischen Akte beitragen und werden daher erst im Kapitel 4.3.4 dargestellt.
Die Vorteile eines Vorgangsbearbeitungssystems können erst voll ausgeschöpft werden, wenn dieses System in der ganzen Verwaltung implementiert ist. Daher können hier für die Einführung eines solchen Systems keine Wirtschaftlichkeitsberechnungen, sondern nur die folgenden Vorteile und im Anschluss erwähnten Einschränkungen für die untersuchte Abteilung dargestellt werden:
a) Erhöhung der Transparenz intern und in Bezug auf die Bürger (Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsstationen und des Bearbeitungsstandes)
b) Einheitlichere Bearbeitung (ähnlich gelagerte Vorgänge, die einen großen Ermessensspielraum bieten, können mit dem Ziel einer durchgängigeren Entscheidungspraxis recherchiert und eingesehen werden)[87]
c) Unterschiedliche Anzeigeoptionen von Dokumenten (im Bearbeitungszusammenhang oder in chronologischer Ordnung)[88]
d) Verfügbarkeit in elektronischer Form unabhängig von Ort, Zeit oder der Bereitstellung durch die jeweilige Stelle
e) Einfachere Vertretungsmöglichkeiten
f) Verbesserter Durchsatz (z. B. durch die automatisierte elektronische Weiterleitung von Dokumenten, Vorgängen oder Akten)
g) Entlastung der Bearbeiter von Routinetätigkeiten (z. B. Ablaufsteuerung inkl. Wiedervorlage)
h) Stichprobenartige Überprüfung einer Akte durch Vorgesetzten leichter möglich (z. B. bei Beschwerden oder Unregelmäßigkeiten)[89]
i) Verringerung der Transportzeiten
j) Geringerer Verwaltungsaufwand der elektronischen Akten, da Hilfsmittel wie Aktenverzeichnisse, Wiedervorlagen usw. durch das System obsolet sind bzw. durch komfortable Tools (Recherche) ersetzt werden[90]
k) Steigerung der Effizienz im behördeninternen Bearbeitungsprozess durch die genannten Vorteile und für Externe durch eine medienbruchfreie Verfahrensgestaltung und der Möglichkeit, Prozesse anzustoßen (Transaktionsorientierung)[91]
l) Verbesserte Flexibilität z. B. durch Unterstützung von Telearbeitsplätzen
m) Erhöhung der Motivation der Bearbeiter durch die genannten Vorteile, wie
z. B. der Möglichkeit sich schnell und umfassend über einen Verfahrensstand zu informieren[92]
Damit wären die Probleme der bisherigen Aktenführung gelöst. Trotzdem muss bei Nennung dieser Vorteile auf weitere Umsetzungsprobleme und die derzeitigen Gegebenheiten hingewiesen werden.
Das DOMEA®-Konzept setzt nämlich voraus, dass der Anteil papierbasierter Eingänge deutlich zurückgehen wird.[93] In der Stadtverwaltung Kaiserslautern hat sich jedoch in den letzten vier Jahren seit der Nutzung von Intra- und Internetfunktionalitäten (z. B. E-Mail) weder das papiergebundene Posteingangsvolumen noch die Höhe der Portokosten in Höhe von ca. 400.000 EUR für den Postausgang verringert.[94] Daher muss die Wirtschaftlichkeit eines Vorgangsbearbeitungssystems auch unter der Prämisse des nicht zurückgehenden papiergebundenen Posteingangsvolumens genau geprüft werden. Zu den relativ hohen Kosten eines Vorgangsbearbeitungssystems inkl. der notwendigen Hardwareausstattung mit Hochleistungsscannern muss der organisatorische Umstrukturierungsaufwand und die Schulung des Personals gerechnet werden.
Wenn die Entscheidung für ein solches System fallen sollte, könnte die untersuchte Abteilung dessen genannte Vorteile nicht vollständig ausschöpfen, da aufgrund der rechtlichen und technischen Hinderungsgründe (elektronische Abbildung von Unterhaltstiteln und Urkunden) keine medienbruchfreie Umsetzung möglich ist und somit Redundanzen in elektronischer und papiergebundener Form unvermeidbar sind. Darüber hinaus muss berücksichtigt werden, dass andere Jugendämter keine elektronische Vorgangsbearbeitung anstreben und noch keine Internetfunktionalitäten benutzen können. Bei jeder Aktenabgabe müssten dann die darin enthaltenen evtl. elektronisch signierten Dokumente ausgedruckt und zusammen mit den papierbasierten Dokumenten versandt werden. Dieser Mehraufwand wird zwar durch die insgesamt schnellere Prozessabwicklung des Systems aufgefangen, jedoch kann gerade im Hinblick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen und den technischen Stand anderer Jugendämter nicht erwartet werden, dass Medienbrüche mittelfristig vermeidbar bleiben.
Das anzuschaffende Vorgangsbearbeitungssystem sollte den Anforderungen des DOMEA®-Konzepts entsprechen, um in Deutschland trotz Selbstverwaltungsrecht der Kommunen im Zuge der erwähnten E-Government-Projekte eine einheitliche E-Government-Landschaft zu ermöglichen, die sich an gewissen Standards wie die des DOMEA®-Konzepts und der SAGA-Vorgaben orientiert. Um die Sicherheit zu haben, dass die DOMEA®-Anforderungen erfüllt sind, muss das Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA®-zertifiziert sein. Da das Zeritifizierungsverfahren mit derzeit 22.000 EUR, für den Softwareanbieter verbunden ist,[95] folgt daraus, dass sich die Kosten sowie das damit erhaltene Renommee auf das angebotene Produkt niederschlagen und keine Open Source-Anbieter an der Zeritifizierung teilnehmen.[96] Bei diesen Produkten sowie bei anderen nicht zertifizierten wie z. B. eines auf Lotus Notes aufbauenden Vorgangsbearbeitungssystems müssten dann zu den vermutlich niedrigeren Anschaffungskosten, den Servicekosten auch noch die vorläufigen und laufenden Prüfungskosten für die DOMEA®-Kompatibilität hinzugerechnet werden, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Welcher Weg letztendlich eingeschlagen werden soll, muss wirtschaftlich für die gesamte Verwaltung genau geprüft sein. Die Entscheidung obliegt letztendlich der Verwaltungsführung.
In diesem Kapitel wurden die Umsetzungsmöglichkeiten und -hindernisse der elektronischen Akte dargestellt. Zwar können damit viele Probleme des derzeitigen Ablaufs gelöst und Wünsche der Abteilungsmitarbeiter wie z. B. Telearbeit[97] bis zu einem gewissen Grad erfüllt werden, jedoch stehen der medienbruchfreien Umsetzungen der elektronischen Akte noch rechtliche Schranken z. B. im Bereich der Zwangsvollstreckung entgegen. Auch ist die Voraussetzung des DOMEA®-Konzepts in der Verringerung des Papiervolumens bei der Stadtverwaltung Kaiserslautern noch nicht eingetreten. Eine Entscheidung für oder gegen ein Vorgangsbearbeitungssystem sollte letztlich für die gesamte Verwaltung getroffen werden.
Im nächsten Kapitel werden die Dienstleistungen der untersuchten Bereiche gegliedert und auf die Möglichkeiten einer elektronischen Abwicklung im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse hin untersucht.
Für die Untersuchung, welche Abläufe elektronisch umgesetzt werden können, ist es zweckmäßig, sich an den in der Einleitung bereits erwähnten Initiativen zu orientieren. Im Rahmen der Initiative BundOnline werden folgende Dienstleistungstypen unterschieden:[98]
Darstellung 13: Dienstleistungstypen der Initiative BundOnline 2005
Als Typ 9 werden die sonstigen Dienstleistungen klassifiziert, die nicht anderweitig zuordenbar sind.[99]
Die hier untersuchten Bereiche beinhalten lediglich die Dienstleistungstypen
1 „Informationen bereitstellen“ (Informationen und Auskünfte[100] ),
2 „Beratung“,
5 „Allgemeine Antragsverfahren“ und
9 „Sonstige“.
Zunächst sollen sämtliche Dienstleistungen aus den untersuchten Bereichen erfasst, definiert und gemäß den zuvor besprochenen Dienstleistungstypen strukturiert dargestellt werden. Im Anschluss daran schließt sich die Prüfung an, inwieweit eine technische Umsetzung möglich und sinnvoll ist.
Bei der Bildung der Dienstleistungen ist es wichtig, die Sicht des Empfängers in den Mittelpunkt zu stellen. Parallelen können hierbei zu der Produktbildung im Rahmen des Neuen Steuerungsmodells gesehen werden.
Der Unterschied der Gliederung liegt allerdings darin, dass Verwaltungsprodukte hauptsächlich unter dem Gesichtspunkt der Steuerungsmöglichkeiten für die Verwaltungsführung und das politische Gremium gegliedert werden. Bei der Umsetzung von E-Government geht es in erster Linie darum, Dienstleistungen so zu gliedern, dass sie online einen entsprechenden Mehrwert haben. Damit tritt zunächst der Steuerungsgedanke in den Hintergrund.
In dem KGST-Bericht 11/1995 wurden die Bereiche Amtsvormundschaften, Amtspflegschaften und Beistandschaften als jeweils eigenständige Produkte gesehen.[101] Der Leistungsempfänger ist in allen drei Fällen das jeweilige Kind und die Leistung besteht in der gesetzlichen Vertretung in unterschiedlicher Ausprägung zum Wohle des Kindes.
Bei der Gliederung der Dienstleistungen sollten die Bereiche Vormundschaften und Pflegschaften von den Beistandschaften unterschieden werden, da eine Vormundschaft bzw. Pflegschaft des Jugendamtes nicht von einem Elternteil beantragt werden kann, sondern vom Amtsgericht bestellt wird.
Auch die in dem KGSt-Bericht nicht erwähnte Beurkundung kann durch formlose Vereinbarung eines Termins beantragt werden.
Daher kann das in Kapitel 2.2.1 dargestellte sehr vielschichtige und praktisch jeden Lebensbereich betreffende Aufgabengebiet eines Amtsvormundes bzw. -pflegers nicht einem speziellen Dienstleistungstyp zugeordnet werden. Diese Leistung wird daher zu dem Typ 9 und aufgrund der niedrigeren Fallzahlen und dadurch verringerten Einsparmöglichkeiten knapper dargestellt.
[1] Das Stadtjugendamt Kaiserslautern trägt mittlerweile die organisatorische Bezeichnung „Referat Jugend“. Da der Begriff „Jugendamt“ jedoch im Gesetz verankert (BGB und SGB VIII), allgemein bekannt ist und es auch ein Kreisjugendamt Kaiserslautern gibt, wird der Begriff „Stadtjugendamt“ verwendet.
[2] S. http://www.beistandschaft.de/frameset.html
[3] Lucke und Reinermann 2000, 1
[4] Schröder 2000; siehe auch BundOnline2005-Projektgruppe 2004, 10 und Hauschild 10.09.2001, 3
[5] S. http://erfolgsmodell.mediakomm.net, http://www.mediakomm.net
[6] S. http://ww.media@komm-transfer.de
[7] S. http://www.deutschland-online.de (S. KBSt 2004, 16)
[8] S. Maurer 2005, Interview
[9] S. Lucke und Reinermann 2000, 1
[10] S. http://www.wmsbundonline.de
[11] S. Lucke und Reinermann 2000, 15
[12] Hauschild 2005, Folie 26
[13] BSI 1992, Kapitel 3; die Authentizität kam erst aufgrund der fortschreitenden Technik hinzu
[14] Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, der Grundlage für die Erhebung der Daten war. (S. Siegfried 2002, 13)
[15] S. Behringer 2000, 26 ff.
[16] S. Siegfried 2002, 19 ff.
[17] S. http://www.pgp.com
[18] S. Zirker 2005, Interview
[19] S. Behringer 2000, 33
[20] Bereits akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter: http://www.bundesnetzagentur.de/enid/a6c7d1d84140f7dc09060b907bb5c4ee,0/Elektronische_Signatur/Zertifizierungsdiensteanbieter_ph.html
[21] S. Gloystein 2004b, 27; Produktübersicht über sichere Signaturerstellungseinheiten: http://www.bundesnetzagentur.de/enid/a6c7d1d84140f7dc09060b907bb5c4ee,0/Produkte/Sichere_Signaturerstellungseinheiten_vt.html
[22] Behringer 2002, 1
[23] Einsteigersets inkl. Signaturkarte mit zweijähriger Gültigkeitsdauer und Lesegerät für Anschluss an den internetfähigen PC werden derzeit im Zuge der Signatur-Initiative Rheinland-Pfalz für 169,90 EUR angeboten. (S. http://www.signatur.rlp.de u. https://www.tttc.de/RLPsignatur/ldi.htm)
[24] S. KBSt 2004, 9; zu finden unter: http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/-,415/Erweiterungsmodule.htm
[25] KBSt 2004, 9
[26] Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen ist das wichtigste Modul des E-Government-Handbuchs, das den Umsetzungsplan der Initiative BundOnline in technischer Hinsicht konkretisiert (http://kbst.bund.de/Themen-und-Projekte/eGovernment-,182/SAGA.htm)
[27] S. KBSt 2004, 24; das DOMEA®-Konzept ist von der DOMEA®-zertifizierten Software der Firma Open Text GmbH namens DOMEA® zu unterscheiden. (S. KBSt 2004, 15)
[28] KBSt 2004, 19; Gloystein 2004a, 25
[29] KBSt 2004, 116
[30] S. BundOnline2005-Projektgruppe 12/2004, 10; siehe auch BundOnline2005-Projektgruppe 09.10.2002, 22 und Knaack und Püschel 2004, 15
[31] S. Happel 2004, 4
[32] Die am meisten kontaktierten Abteilungen des Amtsgerichtes Kaiserslautern sind das Familien-, Vollstreckungs-, Vormundschafts- und das Nachlassgericht
[33] Grundbesitz, Wertpapiere, Geschäftsanteile, namhafte Geldbeträge
[34] Vertretungseinschränkungen gemäß §§ 1629 Abs. 2, 1630, 1795, 1796 BGB wegen Interessenkollision
[35] Verlag Dr. Otto Schmidt Köln, s. http://www.otto-schmidt.de
[36] S. http://www-306.ibm.com/software/de/lotus/
[37] „newsystem®kommunal“ der Firma Infoma Software Consulting GmbH; s. http://www.infoma.de
[38] S. Steiner 2005, Interview
[39] S. Zirker 2005, Interview
[40] S. KBSt 2004, 30
[41] S. Henkel 2005, Interview
[42] S. http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/-,417/Zertifizierungsverfahren.htm
[43] Def.: „System für Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit, unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.“ (KBSt 2004, 117)
[44] S. Przybyla 2005, Interview
[45] Diese Feststellung basiert auf Bearbeitungszeitmessungen für von mir selbst erstellte Sitzungsniederschriften des Jugendhilfeausschusses.
[46] Diese Technologie ist normalerweise frei verfügbar, jedoch schwer anzuwenden, so dass kostenpflichtige Software für den Anwender beschafft werden muss (S. http://www.pgp.com)
[47] S. Zirker 2005, Interview
[48] S. http://www.citrix.de
[49] S. Zirker 2005, Interview
[50] S. Urkundsregister der Abteilung
[51] „redundant“ (lat. redundare = im Überfluss vorhanden sein) bezeichnet hier das mehrfache Vorhandensein derselben Information.
[52] Elektronische Akten sind gem. dem International Council on Archives (ICA) Committee on Electronic Records „aufgezeichnete Informationen, die zu Beginn, während oder bei Beendigung einer Tätigkeit erzeugt, erfasst oder empfangen wurden und deren Inhalt, Kontext und Struktur zum Beweis oder Nachweis dieser Tätigkeit ausreichen.“ (INSAR-Leitlinien 1998, 12)
[53] S. KBSt 2004, 11 und 31
[54] Ausfluss aus Art. 20 Abs. 3 GG: Jede für den Fall wesentliche Kommunikation muss schriftlich fixiert werden (S. KBSt 2004, 28)
[55] Der Stand einer Sache muss jederzeit von jedem aus den Akten vollständig zu erkennen sein.
(S. KBSt 2004, 28)
[56] S. KBSt 2004, 19, 32, 51, 63
[57] S. KBSt 2004, 33
[58] S. KBSt 2004, 21
[59] S. KBSt 2004, 42
[60] S. KBSt 2004, 42
[61] S. KBSt 2004, 50
[62] Metainformationen sind inhaltliche Merkmale und Ordnungsmerkmale (z. B. Absender, Adressat, Betreff, Briefdatum, Eingangsdatum etc.), die dem Nachweis des Schriftguts und der Recherche nach Papier- und elektronischem Schriftgut dienen. Teilautomatisiert ist dies möglich z. B. durch vorherige technische Generierung eines Barcodes auf dem vom Bürger ausgedruckten Online-Behördenformular. (S. KBST 2004, 43, 145)
[63] S. KBSt 2004, 41
[64] Coded Information (Daten sind auswertbar und weiterverarbeitbar, z. B. E-Mails, Word-Dokumente etc.) oder Non Coded Information (Daten sind nicht direkt auswertbar, z. B. Faxe, Images im jpeg- o. bmp-Format). (S. KBSt 2004, 48)
[65] S. KBSt 2004, 53
[66] S. KBSt 2004, 46
[67] S. KBSt 2004, 44
[68] E-Mails, mit denen unerwünschte Werbung und Angebote verbreitet werden.
[69] S. KBSt 2004, 63
[70] S. KBSt 2004, 65
[71] „Protokoll- und Bearbeitungsinformationen tragen ... lediglich informatorischen Charakter und/oder steuern die konkrete Bearbeitung eines Vorgangs.“ (KBSt 2004, 145)
[72] S. KBSt 2004b, 4
[73] „Extensible Markup Language; Erweiterung der Programmiersprache HTML, innerhalb derer Daten nach individueller Definition in flexiblen Formaten dargestellt und übergeben werden können.“ (KBSt 2004, 137)
[74] S. KBSt 2004, 74
[75] S. KBSt 2004, 69 f.
[76] KBSt 2004, 74
[77] S. Kundenbefragung, Anlage I
[78] S. KGSt 04/1997, 43
[79] S. KGSt 04/1997, 40
[80] S. KBSt 2004, 83
[81] S. KBSt 2003, 86
[82] S. KBSt 2004, 75 f.
[83] S. KBSt 2004, 33
[84] Zumindest Abbildung der Metadaten der papiergebundenen Dokumente S. KBSt 2004, 151 f.
[85] Arbeitsgruppe „Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs durch Nutzungsanreize“ und der BLK-Arbeitsgruppe „Elektronischer Rechtsverkehr“; siehe auch http://www.justiz.de
[86] S. AG „Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs durch Nutzungsanreize“ 2004, 16 ff.
[87] S. KBSt 2004, 66
[88] S. KBSt 2004, 149 f.
[89] Allerdings ist der Dienstvorgesetzte dem jeweiligen Beistand oder Vormund nicht in der Sache sondern nur organisatorisch weisungsbefugt. (S. Wolf 1998, 58)
[90] S. KBSt 2004, 43
[91] S. KBSt 2004, 29 f.
[92] S. KBSt 2004, 29 f.
[93] S. KBSt 2004, 40
[94] S. Zimmer 2005, Interview
[95] S. http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/-,417/Zertifizierungsverfahren.htm Die Anbieter der zertifizierten Systeme können hier gefunden werden: http://www.kbst.bund.de/DOMEA-Konzept/Zertifizierungsverfahren-,419/Ergebnisse-1.2.htm
[96] S. Definition auf http://www.opensource.org
[97] S. Mitarbeiterbefragung, Anlage II
[98] S. http://www.wmsbundonline.de
[99] S. http://www.wmsbundonline.de
[100] S. http://www.wms.bundonline.bund.de/cln_007/lang_de/nn_2070/SiteGlobals/NavStructure/60__dienstleistungen/10__dienstleistungsuebersicht/30__dl__typ/dl__typ__1__node.html__nnn=true
[101] S. KGSt-Bericht 11/1995, 60; siehe auch KGSt-Bericht 5/1997, 116, 122
Universität Kassel (Universität Kassel)
Master of Public Administration Tilmann Ruby (Autor)
V82831
9783638859509
9783638859844
Möglichkeiten Perspektiven E-Government Bereichen Vormundschaften Pflegschaften Beistandschaften Beurkundungen Management
Master of Public Administration Tilmann Ruby (Autor), 2005, Möglichkeiten und Perspektiven durch E-Government in den Bereichen Vormundschaften, Pflegschaften, Beistandschaften und Beurkundungen, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/82831
Wettbewerb und Regulierung im Eisenbahnwesen: Möglichkeiten und int...

References: § 15
 § 3
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 § 1626
 § 1600
 § 18
 § 1713
 § 87
 § 1626
 Art. 20