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COMUNE DI CAMPI BISENZIO Città Metropolitana di Firenze Allegato alla deliberazione GC n. del - PDF
COMUNE DI CAMPI BISENZIO Città Metropolitana di Firenze Allegato alla deliberazione GC n. del
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Agnello Magnani
1 Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento ( ) e consuntivo azioni anno 2014 Indice generale Premessa Dotazioni strumentali Apparecchiature informatiche Infrastruttura di rete Connessione al Sistema Pubblico di Connettività e alla Rete Internet Server e sala macchine, open-source PC, portatili e monitor, open-source Stampanti, fotocopiatrici, fax e multi funzione Digitalizzazione e dematerializzazione Telefonia fissa e mobile Telefonia fissa e passaggio a VOIP Telefonia mobile Automezzi Immobili Patrimonio abitativo di provenienza ex A.T.E.R Alloggi parcheggio Alloggi di proprietà comunale... 18
2 Premessa L art. 2, comma 594 e seguenti della Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008) impone a tutte le Pubbliche Amministrazioni di predisporre programmi triennali per il contenimento della spesa corrente per il proprio funzionamento, da inviare alla sezione regionale di controllo della Corte dei Conti ed gli organi di controllo interno, oltre a renderlo pubblico sul sito istituzionale. Il testo delle citate disposizioni stabilisce: (comma 594) Ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, adottano piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. (comma 595) Nei piani di cui alla lettera a) del comma 594 sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. L Amministrazione Comunale ha approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 115 del 8 luglio 2014 il Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento ( ) e il consuntivo delle azioni svolte nell'anno Il presente atto costituisce il consuntivo delle azioni svolte nell anno 2014 e rilancia il piano per il successivo triennio , in logica di continuità con quanto già intrapreso. Per la redazione del presente Piano il 7 Settore Innovazione ha assemblato la raccolta delle informazioni eseguita dai vari direttori e responsabili interessati nella ricognizione dei beni strumentali in dotazione ai servizi comunali e degli interventi di riduzione della spesa già attuati o in essere, e delle misure dirette ad ulteriori razionalizzazioni del loro utilizzo, nella salvaguardia della funzionalità degli organi istituzionali e degli uffici e servizi comunali.
3 1 Dotazioni strumentali 1.1 Apparecchiature informatiche Infrastruttura di rete A partire dal 2005 sono state progressivamente realizzate dorsali in fibra ottica 1 Gb per collegare fra di loro le sedi comunali di proprietà: Dante, Rucellai, Montalvo, Matteotti, Ballerini. Questa infrastruttura ha consentito di azzerare progressivamente i costi di comunicazione (voce e dati) fra le sedi comunali; la scelta di impiegare apparati attivi HP Procurve, con garanzia a vita, consente di eliminare i costi di riparazione dei medesimi. Nel 2012 è stato completato il collegamento in fibra ottica per la sede di Via Pasolini. Nel primo semestre 2014 sono state collegate in fibra ottica le sedi del Cimitero comunale e dello Stadio Zatopek. Nel secondo semestre del 2014, grazie al cofinanziamento regionale per il passaggio da centrale telefonica tradizionale a centrale VoIP, sono stati introdotti gli apparati attivi di rete di tipo Power Over Ethernet (POE). Gli ulteriori interventi per il miglioramento delle politiche di sicurezza informatica, quali la ridondanza del collegamento alla Rete Internet, l'ampliamento della banda Internet e l'efficientamento del collegamento con le sedi degli asili nido comunali sono stati rinviati al triennio , compatibilmente con le risorse del bilancio. Come previsto, dal 2011 si sono iniziati ad usare sistemi software di videoconferenza, sullo standard definito dalla Rete Telematica Regionale Toscana (RTRT), per la partecipazione formale a riunioni. Sono stati così azzerati i costi relativi agli spostamenti fisici e si è favorita la partecipazione anche di più soggetti. Visti i soddisfacenti risultati ottenuti, anche per il proseguo si utilizzerà il solo software gratuito di videoconferenza RTRT Connessione al Sistema Pubblico di Connettività e alla Rete Internet Il Comune di Campi Bisenzio è inserito nel Sistema Pubblico di Connettività (SPC) nazionale delle Pubbliche Amministrazioni, previsto dal D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, grazie all'adesione alla Rete Telematica Regionale Toscana (RTRT), fin dal suo nascere, condividendo regole e infrastrutture di cooperazione applicativa fra Pubbliche Amministrazioni. La delibera della Giunta Comunale n. 62 del 5 marzo 2009 ha consentito di firmare la più recente convenzione di adesione a RTRT e SPC, nonché alla Rete Internet. Dalla fine del 2009 il provider Estracom, accreditato presso Regione Toscana, garantisce il collegamento in fibra ottica con capacità 10 Mb/s con 6 Mb/s bidirezionale garantito, per un canone annuale fissato in 7.200,00 oltre I.V.A.. Come sopra specificato, dal 2015 si renderà necessario rivedere l'architettura informatica complessiva, in logica di alta affidabilità e di ampliamento di banda per migliorare l'accesso a risorse in cloud-computing e/o l'erogazione di servizi on line.
4 1.1.3 Server e sala macchine, open-source Dal 2009 si è introdotta progressivamente la virtualizzazione dei server della sala macchine per consentire la riduzione del numero dei server fisici, il rinnovo del parco server; l'utilizzo di sistemi open-source raccomandati dalla normativa e dalle direttive tecniche in materia, limitando al minimo le licenze sistema operativo e dei data base sui server. Nel 2013, come previsto è stata acquistata un'unità di backup di tipo LTO-6 e un server NAS per la sala macchine CED, che sono stati messi in esercizio nel corso del Grazie a questo nuovo hardware, nel 2015 si procederà alla riorganizzazione complessiva dell'utilizzo dei server fisici della sala macchine CED, così da migliorare le prestazioni dei server virtuali ivi residenti. Sono stati ulteriormente rinviati al prossimo triennio altre sostituzioni di server, che superano i cinque anni di esercizio PC, portatili e monitor, open-source Nel 2013 e nel 2014 non è stato stipulato nessun contratto di assistenza e manutenzione hardware per PC e periferiche della rete informatica comunale, per ragioni di bilancio; negli anni precedenti, il contratto di assistenza e manutenzione annuale hardware dei PC della rete informatica comunale viene gestito tramite l'acquisto di parti di ricambio e l'intervento di riparazione hardware eseguito con personale dipendente interno. Gli acquisti di attrezzature informatiche sono svolti tramite Consip / MEPA / Start messo a disposizione a livello regionale (vedi paragrafo 1.1.6). Il parco di PC viene rinnovato periodicamente, sia per la sostituzione di attrezzature guaste e/o obsolete, che per le necessità di sicurezza che di prestazioni e funzionalità richieste. Le postazioni gestite sulla rete informatica comunale si mantengono nella numerosità di 250. Negli ultimi anni sono stati acquistati mediamente ogni anno una ventina di PC. Nel 2011 si sono acquistati 21 nuovi PC. Nel 2012 si sono acquistati 22 nuovi PC. Nel 2013 non è stata acquistato nessun PC. Nel 2013 si sono acquistati tre ipad per lo Staff del Sindaco. Nel 2014 si sono acquistati tramite gli strumenti messi a disposizione su MEPA: quindici monitor LED, otto PC orientati all'utilizzo CAD/GIS e destinati ai tecnici del 5 Settore Pianificazione del territorio e 6 Settore Servizi al territorio e al patrimonio, quindici PC orientati all'utilizzo tipico degli uffici amministrativo / contabili sui nuovi PC si è deciso di installare il sistema operativo Windows 7-Professional e di aggiornare la suite dei prodotti di produttività open source, passando a Libre Office. Il canone di manutenzione annuale dei PC della rete informatica comunale è stabile, negli ultimi tre anni si registrano i seguenti impegni di spesa: anno 2010, oltre IVA anno 2011, oltre IVA
5 anno 2012, oltre IVA. Anno 2013 e 2014, nessun contratto di assistenza e manutenzione sui PC della rete, ma solo interventi di sostituzione / riparazione a cura del personale del Settore Innovazione. L'utilizzo di notebook (6 unità totali) e di netbook (2 unità totali) è residuale. Dal 2008 si procede alla diffusione di software open-source sulle postazioni di lavoro degli uffici comunali. In particolare, dal 2010 si installa solo la suite OpenOffice, mentre Ms-Office ha un utilizzo residuale, agganciato agli applicativi gestionali legacy ancora in uso. Per le nuove acquisizioni di prodotti software si richiede il funzionamento con prodotti opensource. I monitor sono in gran parte CRT 17, oltre a CRT 19 (anche doppi monitor) per le applicazioni di disegno automatizzato (CAD). Dalla seconda metà del 2011, i monitor LCD vengono distribuiti via via che i CRT si guastano oppure che diventano obsoleti per le necessità delle applicazioni degli uffici comunali. Nel 2013 si è proceduto all'aggiornamento delle postazioni del 5 Settore Pianificazione del Territorio per la gestione delle pratiche edilizie. Nel 2015 si prevede di poter acquistare un ulteriore lotto di PC / monitor per proseguire nell'aggiornamento delle postazioni di lavoro degli uffici comunali Stampanti, fotocopiatrici, fax e multi funzione Negli ultimi anni, il parco stampanti, fotocopiatrici e fax si era incrementato lentamente ma in modo costante; gli acquisti e/o i noleggi sono effettuati utilizzando le convenzioni messe a disposizione da Consip S.p.A. o gli acquisti sul Mercato Elettronico delle Pubbliche Amministrazioni (il cosiddetto MEPA) o infine tramite fornitori locali, che applicano condizioni migliorative rispetto ai due canali sopra menzionati. Dal 2008 sono state introdotte fotocopiatrici e/o multifunzione a noleggio in luogo di acquisti di analoghi prodotti con una sola funzione. Le stampanti di rete e le fotocopiatrici o multi funzione sono quasi tutte monocromatiche. Nel 2011, per il noleggio di multifunzione, si è utilizzato il contributo di 4.410,00 ricevuto dalla Provincia di Firenze, relativo al bando Contributi per la realizzazione di interventi finalizzati alla riduzione della produzione di rifiuti anno 2008 ; su tale progetto cofinanziato, Il saldo dei rimanenti 1.890,00 assegnati è previsto per il Nel 2012 sono state messe fuori manutenzione diverse stampanti laser / getto d'inchiostro di posto di lavoro, diminuendo di parecchio la numerosità complessiva; in presenza di guasti, non si procederà alla riparazione né alla sostituzione, così da indirizzare gli utenti all'utilizzo delle risorse condivise.
6 Nel 2013 e 2014 non è stato stipulato alcun contratto di assistenza e manutenzione per stampanti / plotter. Alla fine del 2012, si è attivata la centrale telefonica VoIP ed un fax server, grazie al quale si sono dematerializzati diciannove apparecchi fax tradizionali; sono rimasti ancora una decina di apparecchi cartacei. Per alcuni si manterrà la scelta, anche per ragioni di sicurezza e di ridondanza dei canali di comunicazione. Nel 2013 si è reso opportuno ritornare a fax cartaceo ai Servizi Demografici. Nel secondo semestre del 2014, si è attuata la limitazione dell'utilizzo del canale fax in uscita ai soli casi in cui non sia possibile utilizzare i canali di protocollo interoperabile / PEC; i fax in ingresso sono stati concentrati su un solo numero telefonico, , sia per eliminare la replica dell'invio di pubblicità / inviti / proposte, sia per migliorare il flusso di processo dei documenti in arrivo, fatte salve esigenze specifiche degli uffici. Si è deciso anche lo spostamento dell'apparecchio fisico dalla Segreteria Organi Istituzionali, ove era tradizionalmente posizionato, allo Sportello Polifunzionale, che gestisce fra l'altro il protocollo generale. Monitoraggio volumi di fax Anno Primo semestre (arrivo e partenza) Secondo semestre (arrivo e partenza) NA NA Di seguito si trova la sintesi dei costi sostenuti per manutenzioni, materiali di consumo: Manutenzione stampanti e plotter: 2010: 2.373,00 relative a 77 laser, 33 getto inchiostro, 28 aghi, 3 plotter 2011: 2.145,00 relative a 75 laser, 33 getto inchiostro, 19 aghi, 3 plotter 2012: 2.227,00 oltre IVA relative a 58 laser, 15 getto inchiostro, 15 aghi, 3 plotter 2013 e 2014: nessun contratto di assistenza e manutenzione stampanti e plotter Analoga previsione per il 2015 Consumabili per stampanti / plotter: 2009: ,16 (di cui 3.320,00 ink jet, 9.337,16 laser) 2010: ,00 (di cui 3.228,89 ink jet, 8.861,66 laser) 2011: 9.780,00 (di cui 3.406,00 ink jet, 6.377,00 laser) 2012: ,43 (di cui 2.479,46 ink jet, 8.137,97 laser) 2013: 8.287,07 (di cui 2.370,03 ink jet, 5.917,04 laser) 2014: 7.801,44 (di cui 3.130,43 ink jet, 4.671,01 laser) Fotocopiatrici, multifunzione e fax: 2010: 3.149,00 (manutenzioni), 3.401,03 (materiali di consumo) - 31 fax e 28 fotocopiatrici di proprietà; 9.739,64 relativi a 17 macchine a noleggio
7 2011: (manutenzioni), 2.152,97 (materiali di consumo) 31 fax e 19 fotocopiatrici di proprietà; ,00 (compreso dei euro di cofinanziamento) relativi a 17 macchine a noleggio 2012: 1.512,00 (manutenzioni), 1.845,83 (materiali di consumo) 31 fax e 25 fotocopiatrici di proprietà; ,00 relativi a 21 macchine a noleggio 2013: 1.500,00 (manutenzioni), 894,42 (materiali di consumo) 11 fax e 14 fotocopiatrici di proprietà; ,00 relativi a 21 macchine a noleggio 2014: 1.200,00 (manutenzioni), 1.434,14 (materiali di consumo) 11 fax e 13 fotocopiatrici di proprietà; ,82 relativi a 20 macchine a noleggio Carta - formati A4, A4 riciclata, A3: 2010: 6.666,35 per un totale di fogli (81,75% A4, 16,26% A4 riciclata, 1,99 % A3) 2011: 6.363,33 per un totale di fogli (81,04% A4, 16,36% A4 riciclata, 2,60 % A3) 2012: 5.325,37 per un totale di fogli (82,27% A4, 15,01% A4 riciclata, 2,71 % A3) 2013: 4.984,78 per un totale di fogli (85,12% A4, 12,49% A4 riciclata, 2,39 % A3) 2014: 4.651,75 per un totale di fogli (82,59% A4, 14,77% A4 riciclata, 2,64 % A3) Come già previsto nel precedente Piano, il Servizio Economato ha rafforzato il monitoraggio periodico dell'utilizzo degli apparecchi a noleggio, dei consumabili e della carta, ma l'andamento nel tempo non subisce sensibili contrazioni, anzi, certe voci di spesa nel 2014 sono aumentate. Si ricorda e si raccomanda a tutti gli utenti della rete informatica comunale (Amministratori, Direttori, Posizioni Organizzative, dipendenti) di limitare all'indispensabile l'utilizzo delle stampe, specialmente se a colori e ancora più in particolare se eseguite sulle stampanti a getto d'inchiostro, che devono avere un uso residuale Digitalizzazione e dematerializzazione L'argomento è molto vasto e la normativa in materia è in continua evoluzione; le innovazioni normative sono volte a garantire che l'amministrazione digitale non resti solo una dichiarazione di principio, ma sia in grado di incidere sulle prassi, sui comportamenti e sulla qualità dei servizi resi a cittadini ed imprese. Sintetizziamo qui di seguito le azioni intraprese da alcuni anni: 1) Protocollo generale e posta elettronica certificata (PEC): Da novembre 2008 si è attivata la posta elettronica certificata (PEC) il cui indirizzo è pubblicato sul sito istituzionale dell'ente. Il Comune di Campi Bisenzio, nell'ambito di RTRT, aderisce al Protocollo Informatico Interoperabile (InterPRO), la cui documentazione è disponibile all'indirizzo Privati cittadini, imprese e associazioni possono usare il sistema Apaci di Regione Toscana per inviare documenti al Comune di Campi Bisenzio, e più in generale alla Pubblica Amministrazione Toscana.
8 Di seguito la sintesi dei protocolli dematerializzati: Nel 2010, 227 sul totale di (0,25%), di cui 36 in partenza (15,86% sul ricevuto) Nel 2011, sul totale di (2,48%), di cui 507 in partenza (23,27% sul ricevuto) Nel 2012, sul totale di (10,63%) di cui in partenza (26,40% sul ricevuto) Nel 2013, sul totale di (16,732%) di cui in partenza (55,14% sul ricevuto) Nel 2014, sul totale di (26,20%) di cui in partenza (58,05% sul ricevuto) Dal secondo semestre 2014 si sono invitati i professionisti ad utilizzare il canale di protocollo interoperabile regionale APACI, in luogo del canale PEC2PEC, per le comunicazioni con l'amministrazione comunale: tale canale consente di trasmettere automaticamente al mittente il numero di protocollo generale assegnato dal Comune all'istanza (tramite l'infrastruttura tecnologica di cooperazione applicativa regionale denominata CART). Per esempio, per le Attestazioni di Prestazione Energetica (APE), con un'unica comunicazione APACI inviata sia al Comune di Campi Bisenzio che alla Regione Toscana, il professionista riceve sulla propria scrivania virtuale i due numeri di protocollo assegnati da entrambe gli Enti. Dal punto di vista del back office del Comune, non è necessario nessun intervento operatore, per comunicare tale numero di protocollo via PEC all'interessato, come avveniva in caso di utilizzo del canale PEC2PEC. Nel 2014 sono state ricevute 923 APE di cui 445 via PEC ( 48,21% ) Nel primo semestre 2015 sono state ricevute 415 APE di cui 206 via PEC ( 52,05 ) 2) Servizi per le imprese - Sportello Unico Attività Produttive (SUAP): Nel 2011 il SUAP ha iniziato l attuazione dello sportello telematico, come previsto dal DPR 160/2010 e dalla L.R. 40/2009, attivato nel Per lo sportello pratiche SUAP, il Comune di Campi Bisenzio ha aderito al riuso del sistema Sporvic in forma associata con i Comuni di Calenzano, Sesto Fiorentino e Signa. Nel 2012 si continuano a ricevere le pratiche anche per PEC, indirizzando tecnici ed imprenditori all'utilizzo del portale Da settembre 2013, in applicazione della deliberazione della Giunta Comunale n. 147 del 9 luglio 2013, sistema SPORVIC e/o PEC, diventa obbligatorio l'utilizzo del portale telematico di presentazione delle pratiche, per tutti i procedimenti ivi presenti, la PEC potrà essere utilizzata per tutti gli altri. Fino a dicembre 2013 saranno accettate anche pratiche cartacee, purché siano regolarizzate mediante inoltro telematico entro sette giorni dall'invio. Nel corso del 2012 / 2013 il Servizio SUAP ha svolto diversi interventi di formazione all'uso del portale telematico Sporvic e/o della PEC, rivolti ad imprenditori, tramite le associazioni di categoria. Dal 2014 le pratiche cartacee non sono più accettate, ma l'utilizzo del portale Sporvic è pressoché nullo. I professionisti e le imprese privilegiano il canale PEC2PEC, usato anche dal Comune per le comunicazioni con gli Enti terzi. Le numerose difficoltà e la farraginosità riscontrate dall'utenza nell'uso di Sporvic, nonché la lentezza nell'attuazione delle necessarie implementazioni e lo scarso supporto del Comune capofila e del partner tecnologico stanno portando alla decisione di abbandonare questo prodotto a riuso regionale, per convergere nel 2015 all'utilizzo dell'accettatore Unico Regionale messo a punto da Regione Toscana per uniformare la fase di presentazione telematica delle pratiche SUAP, nonché alla revisione del front end e del back office per la gestione della pratiche SUAP e Sviluppo economico, in linea con quanto già in uso presso altri
9 comuni della, con azioni congiunte con altri Comuni del territorio metropolitano in situazioni analoghe in tale area di intervento. 3) Servizi per le imprese Gare telematiche: A metà del 2010 si è attivata la gestione delle gare di cui al Codice dei Contratti in modalità telematica, aderendo al Sistema Telematico di Acquisti Regionale della Toscana (in sigla Start) in forma associata insieme ai Comuni di Calenzano, Sesto Fiorentino e Signa. Start consente di gestire sia per la stazione appaltante che per le imprese tutte le attività e funzioni tipiche di procedimenti di gara di lavori pubblici, forniture e servizi di qualsiasi tipologia, aperte, ristretta, negoziata e in economia previsti nel Codice dei contratti di cui al D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. Di seguito si trova la sintesi delle gare gestite Nel 2010, in totale 3 gare telematiche su Start Nel 2011 in totale 10 gare telematiche su Start Nel 2012 in totale 13 gestite telematicamente su Start Nel 2013: 24 gare sono state gestite su Start. Dalla fine del 2013 Start consente di gestire anche le procedure concorrenziali e gli affidamenti diretti. Nel 2014: 37 procedure di acquisto sono state gestite su Start. Anche in questo caso i documenti cartacei spariscono del tutto. 4) Servizi per le Associazioni del territorio newsletter e SMS Da maggio 2009 sono stati aperti nuovi canali di comunicazione con le associazioni presenti sul territorio, con l'istituzione di un'area protetta ove pubblicare eventi e proposte, una newsletter settimanale e l'utilizzo di SMS che sostituiscono progressivamente il canale tradizionale di comunicazione per lettera. 5) Servizi per i giornalisti newsletter della Polizia Municipale Nel 2011 è stata attivata una newsletter giornaliera, redatta dal Corpo di Polizia Municipale, per comunicare ai giornalisti locali sinistri, eventi di viabilità e di interesse del Corpo medesimo. Nel 2013 è stata chiusa 6) Servizi per gli Amministratori scrivania virtuale Le scrivanie virtuali dei Consiglieri e degli Assessori, in uso dal 2011, sono aree riservate del sito istituzionale dove gli amministratori trovano i rispettivi materiali di lavoro preparatori alle sedute, le comunicazioni di servizio dell ufficio di Presidenza del Consiglio comunale o della Segreteria generale e gli avvisi spediti tramite e/o SMS. Le scrivanie virtuali degli amministratori sono corredate da scorciatoie e link di acceso rapido che nel tempo si sono dimostrati utili. Una sola copia cartacea degli atti preparatori per le sedute del Consiglio delle Commissioni consiliari è depositata per la consultazione dei consiglieri.
10 Il sistema è stato realizzato interamente dal Settore Innovazione ed è integrato sulla rete Intranet con le attività svolte dagli uffici comunali e dall ufficio di Presidenza del Consiglio e dalla Segreteria Organi Istituzionali (ordinanze, atti politici, deliberazioni consiliari e della Giunta Comunale, determinazioni dirigenziali, altro). 7) Ordinativo informatico: A conclusione di una paziente sperimentazione con la Tesoreria comunale, a metà del 2011 si è attivato l'ordinativo informatico, che ha eliminato la stampa di mandati e reversali, nonché dei relativi elenchi, azzerando anche i costi tipografici per la relativa carta. Dal 2012 si è iniziato a pagare il servizio di archiviazione sostitutiva degli ordinativi informatici, offerto dal tesoriere a 3.500,00 euro annuali, oltre I.V.A. Nel 2015, con l'attivazione di un nuovo contratto di tesoriera, sono state aggiornate tutte le procedure di scambio flussi informatici fra Servizi finanziari dell'ente e il nuovo tesoriere. 8) Giustificativi assenza del personale: Dall'ultimo trimestre del 2012 tutti i dipendenti gestiscono i propri giustificativi di assenza in modalità dematerializzata, tramite un flusso documentale sulla Intranet aziendale: le richieste vengono compilate dall'interessato e trasmesse all'ufficio Personale, previa autorizzazione del Direttore / Responsabile. Il sistema è stato realizzato nel corso del 2011 dal Settore Innovazione ed attinge dati dalla banca dati del personale. Le richieste ed il loro iter vengono mantenuti storicamente sulla Intranet. I benefici nella riduzione delle spese, per quanto riguarda l'ufficio Personale, sono così rilevabili: - recupero del 20% dell'attività lavorativa di una risorsa umana: infatti si sono notevolmente ridotti i tempi per l'archiviazione delle varie stampe, visto che la documentazione cartacea si è ridotta al minimo; - riduzione dell'archivio: nel 2013 l'archivio cartaceo dei giustificativi è pari a circa cinquanta centimetri (circa un quarto degli anni precedenti con flusso documentale cartaceo); - dal 2014, pertanto, l archivio rimane quantificato stabilmente in circa cinquanta centimetri: rimane come obiettivo per gli anni 2015/2016 quello di verificare che negli altri servizi/settori dell Ente non vi sia la duplicazione dell archivio dei giustificativi del personale assegnato; Volumi dei giustificativi gestiti con workflow Intranet (primo semestre) 9.441
11 Si raccomanda a Direttori / Posizioni Organizzative e a tutto il personale di non produrre e archiviare presso gli uffici e a livello di singolo dipendente inutili copie cartacee dei giustificativi. 9) Servizi per cittadini e imprese sito web istituzionale: è il sito istituzionale dell Ente, attivo da fine anni novanta, ha subito un restyling complessivo coordinato dalla Segreteria del Sindaco, messo in linea a gennaio 2014, contiene fra gli altri: Dillo al Sindaco, aggancio ai social network informazioni e referenti degli uffici e dei servizi, modulistica, regolamenti, materiali normativi e tavole grafiche relative agli strumenti di gestione del territorio, notizie della città e degli eventi, sezioni specializzate del sito atti del Comune (deliberazioni di Giunta e di Consiglio, determinazioni dirigenziali, ordinanze, decreti sindacali) albo pretorio amministrazione trasparente Il servizio Dillo al Sindaco, utile per contattare direttamente il Sindaco Emiliano Fossi, è attivo dal 17 luglio 2013 e ha ereditato il precedente servizio segnalazioni, rendendo più veloci i tempi di risposta e pìù efficace il sistema di collaborazione tra Amministrazione e cittadino. Si prosegue nel triennio con la realizzazione di servizi web per gli uffici interni e per i cittadini e le imprese, tesi a limitare la necessità per l'utente di spostarsi per raggiungere gli uffici comunali per l'espletamento delle proprie pratiche amministrative. Nel 2013 è stata attivata la sezione Amministrazione Trasparente, secondo le nuove disposizioni normative in vigore. Nel 2014 si è proseguito con il miglioramento dei contenuti nella sezione Amministrazione Trasparente, secondo quanto previsto nel Programma Triennale per la Trasparenza e l'integrità (PTTI ), contenuto all'interno del Programma Triennale per la Prevenzione della Corruzione (PTPC ), di cui alla L.190/2012 e al D.Lgs. 33/2013, pubblicati sul sito istituzionale, come previsto dalla normativa vigente. 10) Provvedimenti degli organi politici e dei dirigenti: 8 luglio 2014: a partire da questa data le determinazioni dirigenziali sono state dematerializzate. Fino a tale data avevamo una tradizionale gestione cartacea, con atto originale e copia per la pubblicazione all'albo pretorio (con i necessari omissis per rispetto del Codice privacy), e, in parallelo, il workflow documentale di back-office del formato elettronico dell'atto (.pdf o.pdf/a) non firmato digitalmente, con pubblicazione all'albo pretorio on line a cura della Segreteria Organi istituzionali e dei Messi notificatori, nonché presenza nella sezione dei Provvedimenti dell'amministrazione Trasparente. Il reengineering dell'iter amministrativo interno per la produzione, verifica contabile laddove necessaria, pubblicazione e diffusione dell'atto è stato improntato a criteri di semplificazione del workflow documentale e di riduzione degli interventi umani, con l'introduzione di automatismi di pubblicazione all'albo pretorio on line; è stata prevista la gestione del doppio
12 originale, cioè quello dell'atto, completo dei dati personali e/o sensibili necessari, e quello dell'atto con omissis, pronto per la pubblicazione sul sito istituzionale. Sono stati creati anche profilazioni utente per limitare l'accesso all'atto con i dati personali / sensibili completi, in previsione delle successive richieste di accesso agli atti, come previsto dalla L. 241/90. La determinazione dirigenziale è stato il primo tipo di atto monocratico passato da documento cartaceo a documento digitale, così come definito dal Codice dell'amministrazione Digitale (CAD quale rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ). Per la fine del 2014 il Settore Innovazione ha realizzato il software per la gestione delle ordinanze e dei decreti sindacali, che a partire dal 2015 sono entrati in gestione dematerializzata. Volumi di atti gestiti con documenti digitali: Secondo semestre 2014 Primo semestre 2015 Anno Determinazioni dirigenziali Ordinanze Decreti Sindacali 522 NA NA Nel primo semestre del 2015 si prosegue l'azione con il reengineering del workflow documentale delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale. 11) Servizi a Domanda Individuale: pagamenti elettronici e rilevazione presenze / assenze mensa scolastica Nell'area dei Servizi a Domanda Individuale (SdI), alla fine del 2013, l'amministrazione ha deciso di: ampliare le tipologie di pagamento offerte ai i genitori, attivando punti di pagamento presso le farmacie comunali e i canali di pagamento elettronici, quali tramite ATM bancario, pagamento on-line con carta di credito o MAV, barriera casse COOP, attivare a partire dall anno scolastico 2014/2015 la rilevazione delle presenze/assenze per rendere più tempestiva le comunicazione dei pasti al centro cotture e per calcolare il dovuto in base ai pasti effettivamente consumati, con la deliberazione della Giunta comunale n. 292 del 27 dicembre 2013; Per quanto riguarda i canali elettronici di pagamento, nel 2014 si sono attivati i pagamenti dei SdI su sportelli ATM del gruppo Intesa San Paolo e su grande distribuzione della COOP, addebitando al genitore la metà delle spese di incasso sostenute. L'attivazione dei canali di pagamento elettronici ha favorito la diminuzione degli aggi, che il Comune paga agli esercenti convenzionati per la riscossione delle tariffe di mensa scolastica, trasporto scolastico e asili nido comunali. Per quanto riguarda la rilevazione delle presenze / assenze alla mensa scolastica, si è dato attuazione alle decisioni prese, attivando una prima fase di sperimentazione su tre scuole nei mesi finali dell'anno scolastico , attraverso strumenti mobili (smartphone con
13 sistema operativo Android e APP Meap-UP, integrata alla piattaforma software, in uso per la gestione dei servizi a domanda individuale); raccolto l'esito positivo della sperimentazione da parte delle direzioni scolastiche e degli operatori scolastici addetti alla rilevazione, con l'anno scolastico in corso, si è esteso l'utilizzo degli smartphone con APP a bordo a tutti i venti plessi scolastici del territorio comunale. Il Comune ha acquistato gli apparecchi di telefonia mobile, con SIM per la sola connessione dati B2B, le licenze d'uso per le APP e i servizi di start-up per un investimento complessivo di 6.833,00, dando le attrezzature in comodato d'uso alle scuole del territorio. I benefici ottenuti con la rilevazione delle presenze / assenze alla mensa sono: per gli operatori scolastici: riduzione drastica dei tempi e degli errori di rilevazione per il centro cottura: utilizzo di un solo report per ottenere quantità di produzione pasti / turni / diete speciali e del giorno per l'ufficio comunale: monitoraggio in tempo reale (scuole non rilevate, quantità di produzione pasti) per i genitori: report puntuale dei consumi sul portale web dei genitori. La nostra esperienza è stata presentata come best practice il 26 novembre 2014 a Milano, nell'ambito del convegno Digital economy e gestione dei Servizi a Domanda Individuale e dei Servizi Sociali. Nel 2015 si inizia a sostenere i costi per la manutenzione e assistenza delle APP, oltre a quelli della telefonia mobile B2B, per un totale di 5.636,40. 12) Contratti digitali Nel 2014 sono stati sottoscritti i primi cinque contratti digitali; si è attivato il software Unimod di comunicazione dei contratti all'agenzia delle Entrate ed il relativo pagamento dei diritti. 13) Fattura Elettronica Il 31 marzo 2015 è la data storica del passaggio definitivo da fattura cartacea a fatture dematerializzate, le cosiddette Fatture Elettoniche (FE). Il Comune di Campi Bisenzio ha eseguito le azioni propedeutiche per poter accettare le FE passive a partire da tale data. Il canale di comunicazione con il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) è la PEC, senza intermediari. Sono stati adeguati i prodotti software di back office relativi al protocollo generale e alla contabilità finanziaria; sono state svolte azioni di informazione / formazione interna per le nuove modalità operative di gestione del workflow della fattura passiva e per uniformare e razionalizzare i rapporti con le ditte fornitrici. Sono in corso azioni di miglioramento di implementazione di automatismi nei sistemi informativi. 13) Sistema di conservazione Nel 2015 si inizia a lavorare per l'archiviazione a norma dei documenti digitali.
14 Infatti sono già presenti nell'ente alcune tipologie di documenti digitali e/o atti, quali le PEC e/o protocolli interoperabili, i contratti digitali, gli atti monocratici (determinazioni, ordinanze, decreti sindacali), gli ordinativi informatici di tesoreria, le fatture elettoniche, che finora sono memorizzati nelle banche dati aziendali e che necessitano di essere versati in un sistema di conservazione, così come previsto dall'agid. 1.2 Telefonia fissa e mobile Telefonia fissa e passaggio a VOIP Come già ricordato al paragrafo 1.1.1, nel 2012 anche la sede di Via Pasolini è stata collegata al Palazzo Comunale, tramite dorsale in fibra ottica. Il 17 dicembre 2012, è stata attivata la centrale telefonica VoIP, che sostituisce il centralino tradizionale, risalente a metà degli anni novanta ed un server fax, come già spiegato al paragrafo La spesa sostenuta è pari ad euro ,00 per gli acquisti ed i costi di start-up; tale costo è analogo alla spesa annuale per le manutenzioni dei due centralini e della dorsale fra di essi; il costo di manutenzione annuale per gli apparati VoIP è inferiore ad 3.000,00 oltre I.V.A. Nel 2012 il Comune di Campi Bisenzio è risultato assegnatario di un cofinanziamento regionale di ,08, a fronte di un progetto presentato e per il quale deve essere realizzata nel biennio la seconda fase ivi prevista. Nel 2013 si è attivata la ridondanza della centrale telefonica VoIP, per garantire l'alta affidabilità del sistema. Nel 2014 si è attuata la seconda fase del progetto VoIP, con l'acquisto di apparati di rete attivi di tipo Power Over Ethernet (POE), con l'ulteriore investimento di ,76. L'aggancio del sistema VoIP sull'infrastruttura regionale e la pubblicazione della rubrica telefonica sull'indirizzario regionale sono stati attuati nei primi mesi del Alla URL si trovano pubblicati e aggiornati automaticamente, sia la rubrica telefonica che il cosiddetto cruscotto VoIP-RTRT, che fornisce la statistica dell'utilizzo delle comunicazione a zero costo fra gli Enti, a fronte delle chiamate on-net, che non pesano più sulla bolletta telefonica. Rimangono soltanto i costi delle telefonate in uscita non VoIP, cioè dirette verso la rete telefonica tradizionale, per la quale nel 2014 è stato rivisto il contratto di telefonia fissa. Dal 2013 saranno disdetti diversi contratti in essere con Telecom Italia SpA. E si potranno apprezzare i risparmi sui costi telefonici complessivi. Il progetto VoIP è stato concluso con determinazione n. 183 del 7 aprile 2015 e rendicontato a Regione Toscana, con il costo complessivo di ,86; attualmente siamo in attesa delle verifiche conclusive da parte regionale, necessarie per l'erogazione del saldo del cofinanziamento.
15 Le spese telefoniche complessive dell Ente, considerando i due gestori telefonici maggiori (Telecom Italia e Estracom) sono passate da ,83 nell anno 2013 a ,42 nell anno Telefonia mobile Per quanto riguarda la telefonia mobile, dal 2011 si è aderito alla convenzione CONSIP, ancora più conveniente che negli anni precedenti. Nel 2014, come già espresso nel paragrafo 1.1.6, per i Servizi a Domanda Individuale sono stati acquistati ventidue smartphone/android con APP specializzata a bordo per la rilevazione delle presenze / assenze alla mensa scolastica.
16 2 Automezzi Il Comune di Campi Bisenzio ha iniziato fin dal 2008 un processo di razionalizzazione ed ottimizzazione dell uso degli automezzi di servizio procedendo a seguito di attenta analisi all acquisto di 13 autovetture a basse emissioni inquinanti (bi-fuel metano/benzina) in sostituzione delle 17 autovetture allora assegnate ai vari servizi, usufruendo degli eco incentivi statali previsti dalla Legge Finanziaria Attualmente il Comune ha in dotazione 16 autovetture di servizio, le quali vengono utilizzate per compiti istituzionali quali sopralluoghi da parte di tecnici comunali, ritiro/consegna posta dalle varie sedi distaccate alla sede centrale, notifiche, accertamenti anagrafici, spostamenti dei funzionari per riunioni presso le varie sedi, visite di rappresentanza, etc.. Ogni spostamento è monitorato attraverso uno specifico libretto di marcia, tenuto all interno di ciascuna autovettura, dove registrare il nominativo dell utilizzatore, la motivazione, l orario di utilizzo e la destinazione, i chilometri percorsi, i rifornimenti. Nell anno 2010 si è proceduto all acquisto di una nuova autovettura di servizio, alimentata a benzina/gpl, in sostituzione di una, ormai obsoleta, alimentata a gasolio. Nel dettaglio si elencano qui di seguito le autovetture ed i servizi ai quali le stesse sono destinate: Tipologia Targa Servizio Fiat Panda CD238PK Parchi e Giardini Fiat Punto DT632GG Ambiente Fiat Punto DT624GG Lavori Pubblici Fiat Punto DT633GG Lavori Pubblici Fiat Panda 4x4 EG134NA Servizio Strade Fiat Punto DT629GG Viabilità e Traffico Fiat Punto DT628GG Sport Fiat Punto DT623GG Servizi alla Persona Fiat Punto DT625GG Servizi alla Persona Fiat Punto DT631GG Segreteria del Sindaco Fiat Punto DT622GG Sistemi Informatici Fiat Punto DT626GG Servizi Demografici Fiat Punto DT627GG Urbanistica Fiat Punto DT630GG Messi Fiat Punto DT634GG Messi
17 Al fine di diminuire e/o contenere le spese l Amministrazione Comunale ha provveduto nell anno 2009 all acquisto di 5 biciclette, assegnate come segue: 1 all Ufficio Ambiente per spostamenti dalla sede di Via Pasolini alle altre sedi, 1 all Ufficio Messi per il servizio di notifica atti, 3 alla Polizia Municipale. Viene inoltre praticato il car-pooling, soprattutto nelle sedi distaccate, dove il numero ridotto di autovetture rende necessario un coordinamento fra i vari servizi per l utilizzo contemporaneo dell autovettura disponibile. Nell anno 2014 si é proceduto all acquisto di n. 5 mezzi di alimentazione esclusivamente elettrica ed alla contestuale eliminazione di veicoli vetusti ed inquinanti e meno efficienti. L acquisto é stato effettuato mediante l utilizzo di risorse regionali appositamente destinate ed ha consentito una riduzione delle emissioni inquinanti e delle spese correnti, grazie alle agevolazioni relative alla copertura assicurativa (importo del premio ridotto del 50%), alla tassa di proprietà (esenzione per 5 anni) e alle spese per l alimentazione estremamente contenute. Tali azioni potranno essere ripetute se la Regione Toscana metterà a disposizione nuove risorse a ciò finalizzate nell ambito del P.A.C. (Piano di Azione Comunale), per la lotta all inquinamento atmosferico relativo al triennio , presentato alla Regione Toscana nell anno Nel corso del prossimo triennio potranno essere effettuate azioni di sensibilizzazione per incrementare l'utilizzo del metano sulle auto bi-fuel, i cui risultati saranno valutati mediante monitoraggi. Oltre alle azioni già svolte o a quelle eventuali sopra indicate, si ritiene che la spesa per il funzionamento del parco automezzi non possa essere ulteriormente contenuta e razionalizzata, tenuto conto della attuale difficoltà ad effettuare una programmazione degli interventi di manutenzione e di rinnovo del parco automezzi in seguito ai tagli introdotti dal D.L. 78/2010, convertito in L. 122/2010 e dal D.L. 6 luglio 2012 n. 95, convertito in L. 7 agosto 2012 n. 135, che hanno stabilito rispettivamente la riduzione a decorrere dal 1 gennaio 2011 delle spese per l acquisto, la manutenzione, il noleggio e l esercizio delle autovetture nella misura del 20% rispetto a quelle sostenute nel 2009 e a decorrere dal 1 gennaio 2013 nella misura del 50% rispetto a quelle sostenute nell anno 2011.
18 3 Immobili Sul sito istituzionale, nella sezione Amministrazione trasparente, Beni immobili e gestione del patrimonio, sono pubblicati i dati relativi al patrimonio immobiliare e ai canoni di locazione o di affitto, con le informazioni identificative degli immobili posseduti e dei canoni versati o percepiti, periodicamente aggiornati, così come prevedono il D.Lgs. 33/2013 e le delibere attuative di ANAC. 3.1 Patrimonio abitativo di provenienza ex A.T.E.R. A seguito della L.R.T. 3 novembre 1998 n. 77 e sue modifiche e integrazioni, della deliberazione del C.R.T. n. 109 del 26 giugno 2002, allegato A) parte B3 e della delibera G.R.T. n. 99 del 10 febbraio 2003 il patrimonio di Edilizia Residenziale Pubblica è stato attribuito ai Comuni. Tale patrimonio è gestito dal 2002 ai sensi dell'art. 6 della Legge Regionale 77/1998, da un soggetto pubblico denominato "CASA S.p.A." che ai sensi dell'art. 5 della medesima legge svolge anche funzioni attinenti al recupero, alla manutenzione ed alla gestione amministrativa del patrimonio destinato all'erp. A seguito della ricognizione effettuata da A.T.E.R. con deliberazione n. 103/2003 dell'amministratore Straordinario è stato attribuito al Comune di Campi Bisenzio il patrimonio di edilizia residenziale dell'a.t.e.r. posto sul territorio del Comune di Campi Bisenzio. Attualmente il patrimonio comunale di E.R.P. consta di 543 alloggi. 3.2 Alloggi parcheggio Gli alloggi parcheggio sono abitazioni di proprietà comunale cedute a residenti in assegnazione temporanea, per risolvere situazioni di emergenza abitativa determinate da cause sociali ed economiche, con pagamento di indennità equivalente a quella prevista per l E.R.P.; Si tratta di un totale di 7 alloggi: 3 alloggi posti in via Garibaldi 4 alloggi posti in via S. Angiolo a Lecore 3.3 Alloggi di proprietà comunale L'elenco dei beni immobili ad uso abitativo e di servizio di proprietà del Comune di Campi Bisenzio sui quali vengono vantati diritti reali è contenuto nell'inventario dell'ente. La manutenzione degli immobili è opportunamente pianificata in modo da evitare spese impreviste e gli interventi sono normalmente programmati con congruo anticipo, prima che il degrado dell'immobile o di una sua parte diventi irreversibile, nonché per prevenire situazioni d'urgenza e di pericolo. Gli alloggi di proprietà comunale attualmente locati sono 6 e precisamente:
19 - n. 2 alloggi in Via Santo Stefano; - n. 1 alloggio in Piazza Dante; - n. 2 alloggi in Via Fornello; - n. 1 alloggio in Via Limite. Il Comune di Campi Bisenzio, attraverso una programmazione integrata che investe il complesso delle attività immobiliari dell Ente (piano alienazioni e valorizzazioni, obiettivi di ottimizzazione delle gestioni attive e passive) si pone l obiettivo di valorizzare e razionalizzare sempre più il proprio patrimonio, sia per superare l eccessivo frazionamento dei propri uffici e servizi, ma anche con l obiettivo di contenere i costi di gestione e per migliorare il rapporto con l utenza. Per quanto riguarda le alienazioni, occorre rimarcare che il ricorso a tale procedura è ancor più necessario a fronte delle sempre maggiori difficoltà di reperire risorse economiche da parte dell Ente Locale, da utilizzare per le necessità di conservazione, manutenzione e gestione del patrimonio immobiliare pubblico, oltre che per poter attuare alcuni degli interventi previsti nel Programma Triennale delle Opere Pubbliche. Nel primo semestre dell anno 2015 sono stati acquistati alcuni beni di proprietà del Demanio dello Stato, a titolo non oneroso ai sensi dell art. 56 bis del D.L. 69/2013, convertito con modificazione in L. 98/2013, che potranno essere utilizzati sia per la locazione che per destinarli ad uffici comunali. Per razionalizzare le spese, nel triennio , l Amministrazione Comunale proseguirà nell effettuazione delle seguenti azioni, attualmente in corso: 1) ricognizione dei beni immobili suscettibili di valorizzazione e/o dismissione che non sono ritenuti strategici per l'amministrazione; 2) riduzione delle spese di gestione degli immobili utilizzati attraverso misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo, che si inquadrano nelle linee di azione sotto riportate: a) ottimizzazione locazioni passive; b) ottimizzazione concessioni e locazioni attive.
COMUNE DI CAMPI BISENZIO Provincia di Firenze Allegato alla deliberazione GC n. del
Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2013 2015) Indice generale Premessa...2 1 Dotazioni strumentali...3 1.1 Apparecchiature informatiche...3
Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2014 2016) e consuntivo azioni anno 2013 Indice generale Premessa...2 1 Dotazioni strumentali...3
Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2012 2014)
Premessa Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2012 2014) L art. 2, comma 594 e seguenti della Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008) impone
Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2011 2013)
Premessa Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2011 2013) L art. 2, comma 594 e seguenti della Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008) impone
Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2010 2012)
Premessa Piano triennale per l individuazione di misure finalizzate al contenimento delle spese di funzionamento (2010 2012) L art. 2, comma 594 e seguenti della Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008) impone

References: art. 2
 articolo 1
 art. 56
 art. 2
 art. 2
 art. 2