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Timestamp: 2019-06-26 22:40:23+00:00

Document:
Diario Oficial L 7/2008
Decisión de la Comisión, de 19 de diciembre de 2007, que establece las normas de aplicación de la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios, en lo que respecta a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, las normas sobre la gestión administrativa y financiera y la elegibilidad de los gastos de los proyectos cofinanciados por el Fondo [notificada con el número C(2007) 6396]
que establece las normas de aplicación de la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios», en lo que respecta a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, las normas sobre la gestión administrativa y financiera y la elegibilidad de los gastos de los proyectos cofinanciados por el Fondo
Vista la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de mayo de 2007, por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios» y por la que se deroga la Decisión 2004/904/CE del Consejo (1), y, en particular, su artículo 23, su artículo 31, apartado 5, su artículo 33, apartado 6, y su artículo 35, apartado 4,
Es necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deberán ejecutar su acción en el marco del Fondo y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos. También deben establecerse disposiciones relativas a las autoridades delegadas.
Es necesario elaborar la lista de procedimientos o modalidades prácticas que deberán adoptar y cumplir las diferentes autoridades designadas para la ejecución del Fondo.
Es necesario establecer las obligaciones que deberán cumplir las autoridades responsables con respecto a los beneficiarios finales en la fase previa a la selección y aprobación de los proyectos que se financiarán, y en relación con los aspectos que deben abarcar las verificaciones de los gastos declarados por el beneficiario final o por los socios del proyecto, incluidas las verificaciones administrativas de las solicitudes de reembolso y las verificaciones in situ de proyectos individuales.
A fin de garantizar la correcta realización de la auditoría de gastos en el marco de los programas anuales, es preciso fijar los criterios que han de cumplir las pistas de auditoría para ser consideradas adecuadas.
Las auditorías de proyectos y sistemas se realizan bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría. Para garantizar que el alcance y la eficacia de dichas auditorías son los adecuados y que estas se realizan con arreglo a las mismas normas en todos los Estados miembros, es necesario establecer las condiciones que deberán cumplir las auditorías, incluida la base de muestreo.
Los Estados miembros deberán presentar a la Comisión, junto con su programa plurianual, una descripción de sus sistemas de gestión y control. Dado que este documento es uno de los elementos esenciales en los que se basa la Comisión, en el marco de la gestión compartida del presupuesto comunitario, para determinar si los Estados miembros utilizan la ayuda financiera de conformidad con las normas y principios aplicables para proteger los intereses financieros de la Comunidad, es necesario determinar detalladamente la información que dicho documento ha de contener.
Para armonizar las normas de programación, llevar a cabo el seguimiento de la ejecución del Fondo e inspeccionar y certificar el gasto, es necesario definir claramente los contenidos del programa plurianual, el programa anual, el informe de situación, el informe final, las solicitudes de pago y el plan de auditoría, así como del informe anual de auditoría, la declaración de validez y la certificación de gasto.
Dado que los Estados miembros deben comunicar y controlar las irregularidades, y recuperar los importes abonados indebidamente en relación con la financiación del Fondo, es necesario definir los requisitos relativos a los datos enviados a la Comisión.
La experiencia ha mostrado que los ciudadanos de la Unión Europea no conocen suficientemente el papel que desempeña la Comunidad en la financiación de los programas. Por tanto, es conveniente definir detalladamente las medidas de información y publicidad necesarias para subsanar esta falta de información y comunicación.
Para garantizar que la información sobre las posibles oportunidades de financiación se difunda ampliamente entre todos los interesados, y en aras de la transparencia, deben adoptarse unas medidas mínimas necesarias para informar a posibles beneficiarios finales de las oportunidades de financiación que ofrecen conjuntamente la Comunidad y los Estados miembros a través del Fondo. A fin de aumentar la transparencia en el uso de los Fondos, deben publicarse la lista de beneficiarios, los nombres de los proyectos y el importe de los fondos públicos asignados a los proyectos.
De conformidad con la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (2), y el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (3), es preciso establecer, en relación con las medidas de información y publicidad y el trabajo de auditoría en el marco de la presente Decisión, que tanto la Comisión como los Estados miembros han de impedir la difusión no autorizada de los datos de carácter personal, así como el acceso no autorizado a dichos datos, y especificar los fines para los cuales la Comisión y los Estados miembros pueden proceder a su tratamiento.
El uso de medios electrónicos para intercambiar información y datos financieros entre los Estados miembros y la Comisión conducirá a la simplificación, a una mayor eficacia y transparencia, así como al ahorro de tiempo. A fin de aprovechar plenamente estas ventajas al mismo tiempo que se garantiza la seguridad de los intercambios, la Comisión podrán establecer un sistema informático común.
Con el fin de garantizar la ejecución eficaz del Fondo en los Estados miembros, de conformidad con los principios de buena gestión financiera, se adoptarán una serie de normas comunes sobre la elegibilidad de los gastos en el marco del Fondo. Al objeto de disminuir la carga administrativa que pesa sobre los beneficiarios finales y las autoridades designadas, los costes indirectos totales podrán subvencionarse en ciertas condiciones mediante cantidades a tanto alzado.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Reino Unido está vinculado por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Irlanda está vinculada por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión.
De conformidad con el artículo 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca adjunto al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no está vinculada por esta Decisión ni sujeta a su aplicación.
Las medidas previstas en la presente Decisión se ajustan al dictamen del Comité de gestión del Fondo.
las autoridades designadas;
los sistemas de gestión y control;
la información que deben suministrar los Estados miembros a la Comisión sobre el uso del Fondo;
la comunicación de irregularidades;
los datos de carácter personal;
el intercambio electrónico de documentos.
2. Las disposiciones que se establecen a continuación se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades (4).
«acto de base»: la Decisión no 573/2007/CE,
«Fondo»: el Fondo Europeo para los Refugiados, tal como se establece en el acto de base,
«los cuatro Fondos»: el Fondo Europeo para los Refugiados, el Fondo para las Fronteras Exteriores, el Fondo Europeo para el Retorno y el Fondo para la Integración de Nacionales de Terceros Países, tal como se establecen en la Decisión no 573/2007/CE, la Decisión no 574/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (5), la Decisión no 575/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (6) y la Decisión 2007/435/CE del Consejo (7), como parte del Programa general «Solidaridad y gestión de los Flujos Migratorios»,
«autoridad responsable»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del acto de base,
«autoridad de certificación»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra b), del acto de base,
«autoridad de auditoría»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra c), del acto de base,
«autoridad delegada»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra d), del acto de base,
«autoridades designadas»: las autoridades designadas por un Estado miembro con arreglo al artículo 25 del acto de base,
«acción»: la acción en el marco del Fondo, tal como se define en los artículos 3 y 5 del acto de base,
«proyecto»: los medios prácticos específicos utilizados por los beneficiarios finales para ejecutar la totalidad o parte de una acción,
«beneficiario final»: la entidad legal responsable de ejecutar los proyectos tal como las ONG, autoridades federales, nacionales, regionales o locales, otras organizaciones de carácter no lucrativo, empresas públicas o privadas y las organizaciones internacionales,
«socio del proyecto»: toda entidad legal que ejecute un proyecto en cooperación con el beneficiario final mediante la aportación de recursos al proyecto y la recepción de parte de la contribución comunitaria a través del beneficiario final,
«directrices estratégicas»: el marco de intervención del Fondo, tal como ha sido adoptado por la Decisión 2007/815/CE de la Comisión (8),
«prioridad»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad en las directrices estratégicas,
«prioridad específica»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad específica en las directrices estratégicas, y que pueden recibir un mayor porcentaje de cofinanciación, de acuerdo con el artículo 14, apartado 4, del acto de base,
«primer acto de comprobación administrativa o judicial»: la primera evaluación escrita realizada por una autoridad competente, administrativa o judicial, que basándose en hechos concretos concluya que se ha cometido una irregularidad, sin perjuicio de la posibilidad de que posteriormente, como consecuencia de los resultados del procedimiento administrativo o judicial, esa conclusión pueda revisarse o retirarse,
«irregularidad»: toda infracción de una disposición de Derecho comunitario cometida por un acto u omisión de un agente económico y que cause o pueda causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado,
«sospecha de fraude»: la irregularidad que dé lugar a la incoación de un procedimiento administrativo o judicial a escala nacional con el fin de determinar la existencia de un comportamiento intencionado, en particular de un fraude, tal y como se define en el artículo 1, apartado 1, letra a), del Convenio establecido sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea, relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas (9),
«quiebra»: el procedimiento de insolvencia definido en el artículo 2, letra a), del Reglamento (CE) no 1346/2000 del Consejo (10),
«convenio de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual los Estados miembros conceden subvenciones al beneficiario final para la ejecución del proyecto en el marco del Fondo.
las referencias a la legislación comunitaria aplicable;
las tareas confiadas a la autoridad delegada;
los derechos y deberes de la autoridad delegada, así como las responsabilidades que esta asume;
la obligación que tiene la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para el desempeño de sus tareas;
la garantía que habrá que ofrecer de buena gestión financiera y de la legalidad y regularidad de las tareas delegadas.
el funcionamiento de las autoridades designadas;
las modalidades que garantizan la separación de funciones;
en su caso, el control de las autoridades delegadas y otras tareas externalizadas;
el establecimiento de programas anuales y plurianuales;
el establecimiento de un plan de auditoría y programas anuales de auditoría;
la selección de proyectos, la concesión de subvenciones, y el control y la gestión financiera de los proyectos;
la gestión de irregularidades, recuperaciones y correcciones financieras;
la preparación y realización de misiones de auditoría;
la preparación de declaraciones e informes de auditoría;
la certificación del gasto;
la evaluación del programa;
la presentación de informes a la Comisión;
la pista de auditoría.
la autoridad de auditoría no formará parte del mismo organismo al que pertenece la autoridad responsable, salvo en el caso de que su independencia en materia de auditoría esté garantizada y presente sus informes a otro organismo distinto del organismo del que formen parte la autoridad de auditoría y la autoridad responsable;
las tareas de la autoridad responsable, tal como se definen en el artículo 27 del acto de base, no resultarán afectadas cuando la autoridad responsable ejecute los proyectos directamente.
los criterios de selección, que cumplirán lo dispuesto en el artículo 14, apartado 5, del acto de base, y los documentos justificativos;
las modalidades de financiación comunitaria y, en su caso, nacional;
las modalidades y la fecha límite para la presentación de propuestas.
las normas de elegibilidad del gasto;
la información financiera y de otro tipo que deberán conservar y comunicar.
la firma de convenios de subvención con los beneficiarios finales seleccionados;
el seguimiento de los convenios y sus posibles modificaciones mediante el establecimiento de un sistema de control administrativo de los proyectos (intercambio de correspondencia, introducción y supervisión de las modificaciones, recordatorios, recepción y tratamiento de informes, etc.).
el importe máximo de la subvención;
el porcentaje máximo de la contribución comunitaria con arreglo al artículo 14, apartado 4, y al artículo 21, apartado 3, del acto de base;
una descripción y un calendario detallados del proyecto subvencionado;
en su caso, la parte de tareas y costes relacionados que el beneficiario final se proponga subcontratar con terceros;
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluido el porcentaje fijo de costes indirectos a que se refiere el anexo 11 en relación con las normas de elegibilidad del gasto;
el calendario y las disposiciones de aplicación del convenio (informes que deben presentarse, modificaciones y terminación);
los objetivos operativos del proyecto y los indicadores que se utilizarán;
la definición de costes subvencionables;
las condiciones de pago de la subvención y los requisitos contables;
las condiciones de la pista de auditoría;
las disposiciones relevantes en materia de protección de datos;
las disposiciones relevantes en materia de publicidad.
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas nacionales y comunitarias aplicables en materia de contratación pública, los convenios de subvención dispondrán que, al ejecutar los proyectos, los beneficiarios finales o los socios del proyecto adjudicarán el contrato público, mediante un procedimiento de licitación, a la oferta económicamente más ventajosa, y procurarán evitar los conflictos de intereses. No obstante, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas nacionales y comunitarias aplicables en materia de contratación pública, los contratos de valor inferior a 5 000 EUR podrán adjudicarse a una única oferta sin licitación.
el importe máximo indicado en el convenio de subvención;
la cofinanciación máxima resultante de multiplicar los costes totales subvencionables del proyecto de que se trate por el porcentaje establecido en el artículo 14, apartado 4, y el artículo 21, apartado 3, del acto de base (es decir, 50 %, 75 % u 80 %), y
el importe resultante de la aplicación del principio no lucrativo, tal como se define en el punto I.3.3 del anexo 11.
verificaciones financieras y administrativas de cada solicitud de reembolso enviada por los beneficiarios finales;
verificaciones de la relevancia, exactitud y elegibilidad de los gastos, ingresos y costes cubiertos por los ingresos asignados, declarados por los beneficiarios finales, al menos en una muestra representativa de documentos acreditativos que abarque todas las partidas del presupuesto adjunto al convenio de subvención;
verificaciones in situ de los proyectos individuales, al menos en una muestra representativa de una combinación adecuada de proyectos de diferentes tipos y dimensiones que tenga en cuenta los factores de riesgo ya señalados, que permitan obtener garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, habida cuenta del nivel de riesgos señalado por la autoridad responsable.
permitir conciliar las cantidades certificadas a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder de la autoridad de certificación, la autoridad responsable, las autoridades delegadas y los beneficiarios finales sobre los proyectos cofinanciados en el marco del Fondo;
permitir verificar el pago de la contribución pública al beneficiario final, la distribución y transferencia de la financiación comunitaria concedida en el marco del Fondo, y las fuentes de cofinanciación del proyecto;
permitir verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos para el programa anual;
contener, con respecto a cada proyecto, en su caso, las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la ayuda, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, y los informes sobre las verificaciones y auditorías efectuadas.
utilizará una combinación adecuada de proyectos de distintos tipos y tamaños;
tendrá en cuenta todo factor de riesgo señalado por los controles nacionales o comunitarios, así como los aspectos de la relación coste-beneficio de las verificaciones.
el proyecto cumple los criterios de selección del programa anual, se ha ejecutado de conformidad con el convenio de subvención y cumple todas las condiciones aplicables con respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse;
los gastos declarados corresponden a los registros contables y documentos acreditativos que obran en poder del beneficiario final o de los socios del proyecto, y dichos registros corresponden a los documentos acreditativos que conserva la autoridad responsable o cualquier órgano delegado;
las partidas de gastos corresponden a los requisitos de elegibilidad establecidos en el anexo 11, a los requisitos especificados durante el procedimiento nacional de selección, a las condiciones del convenio de subvención, a los trabajos que se están realizando efectivamente y, en su caso, a otras normas nacionales y comunitarias;
el uso o el uso previsto del proyecto es coherente con los objetivos, la acción o las medidas previstas en los artículos 3, 5 y 16 del acto de base y, en su caso, se destina a la población destinataria;
se ha pagado la contribución pública o privada al beneficiario final de conformidad con el artículo 14, apartado 2, del acto de base;
existe una pista de auditoría adecuada;
no existen conflictos de intereses y se ha logrado una buena rentabilidad, especialmente en casos en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución del proyecto.
al presentar el proyecto de programa anual, informará de los eventuales cambios introducidos en los sistemas de gestión y control;
a petición de la Comisión, presentará una descripción revisada en caso de múltiples cambios sustanciales.
el Fondo, el programa anual y el proyecto de que se trate;
la disposición infringida;
en su caso, si dichas prácticas dan lugar a sospechas de fraude;
el importe de la contribución comunitaria afectada.
irregularidades que ascienden a importes inferiores a 10 000 EUR con cargo al presupuesto general de las Comunidades Europeas;
irregularidades consistentes únicamente en la falta de ejecución de la totalidad o de parte de un proyecto incluido en el programa anual por causa de insolvencia del beneficiario final;
casos comunicados a la autoridad responsable por el beneficiario final de manera voluntaria y antes de ser detectados por aquella, ya sea antes o después del pago de la contribución pública;
casos detectados y corregidos por la autoridad responsable antes de cualquier pago de la contribución pública al beneficiario final y antes de la inclusión del gasto en cuestión en la declaración de gastos presentada a la Comisión.
si procede, los Estados miembros y los terceros países implicados;
el período en el que se cometió la irregularidad o la fecha en que se cometió;
las autoridades u organismos nacionales que elaboraron el informe oficial sobre la irregularidad, así como las autoridades responsables del seguimiento administrativo o judicial;
la identidad de las personas físicas y jurídicas implicadas, o de cualquier otra entidad participante, excepto en los casos en que esta información sea irrelevante para combatir las irregularidades debido a la naturaleza de la irregularidad;
el presupuesto total y la contribución pública aprobados para el proyecto y el desglose de su cofinanciación entre contribución comunitaria y nacional;
el importe de la contribución pública afectada por la irregularidad y la correspondiente contribución comunitaria en situación de riesgo;
cuando no se haya realizado ningún pago de la contribución pública referida en la letra g), a las personas o a las demás entidades previstas, los importes que se habrían abonado indebidamente de no haberse detectado la irregularidad;
la suspensión de los pagos, en su caso, y las posibilidades de cobro;
la naturaleza del gasto irregular.
cualquier medida provisional adoptada por los Estados miembros para asegurarse del cobro de los importes abonados indebidamente;
todos los procedimientos judiciales y administrativos incoados para cobrar los importes abonados indebidamente e imponer sanciones;
los motivos del abandono de los procedimientos de cobro;
los motivos del abandono del proceso penal.
las condiciones que han de cumplirse para optar a la financiación en el marco de un programa anual;
la descripción de los procedimientos utilizados para examinar las solicitudes de financiación y plazos correspondientes;
los criterios de selección de los proyectos que se financiarán;
los contactos que pueden suministrar información sobre los programas anuales.
como mínimo un acto de información anual que presente, a partir de 2008, el lanzamiento del programa plurianual o los logros del programa o los programas anuales;
la publicación anual, al menos en un sitio Internet, de la lista de beneficiarios finales, los nombres de los proyectos y el importe de la financiación pública y comunitaria que se les ha asignado. No se mencionarán los nombres de las personas pertenecientes a los grupos de destinatarios definidos en el artículo 6 del acto de base. Se comunicará la dirección Internet a la Comisión.
la contribución comunitaria total al proyecto es superior a 100 000 EUR, y
la operación consiste en la adquisición de un objeto físico o en la financiación de proyectos de infraestructuras o de construcción.
el emblema de la Unión Europea, de conformidad con las normas gráficas establecidas en el anexo 10, así como la referencia a la Unión Europea;
una referencia al Fondo;
una declaración elegida por la autoridad responsable que ponga de relieve el valor añadido de la contribución de la Comunidad.
conservará las pruebas necesarias de que estas personas entran en alguna de las cuatro categorías definidas en el artículo 13, apartado 3, del acto de base.
la contribución comunitaria asignada a las personas reasentadas definidas en el artículo 13, apartado 3, del acto de base no se usará para ninguna otra acción;
la contribución comunitaria asignada a las medidas de emergencia definidas en el artículo 21 del acto de base no se usará para ninguna otra acción.
(1) DO L 144 de 6.6.2007, p. 1.
(5) DO L 144 de 6.6.2007, p. 22.
(6) DO L 144 de 6.6.2007, p. 45.
(7) DO L 168 de 28.6.2007, p. 18.
(8) DO L 326 de 12.12.2007, p. 29.
(9) DO C 316 de 27.11.1995, p. 49.
(10) DO L 160 de 30.6.2000, p. 1. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 681/2007 (DO L 159 de 20.6.2007, p. 1).
Solicitud de segundo pago de prefinanciación
Solicitud de pago del saldo/Declaración de reembolso
Informe de auditoría anual
Dictamen sobre el funcionamiento de los sistemas de gestión y control
Validación de la solicitud de pago
Normas de elegibilidad de los gastos — Fondo Europeo para los Refugiados
Versión revisada (número, fecha día/mes/año) tras el diálogo con la Comisión
Versión revisada por otros motivos
Designación y supervisión de las autoridades designadas
Breve descripción del procedimiento de creación de cada una de las autoridades designadas
[La descripción debe incluir todas las autoridades]
Las normas que rigen las relaciones del Estado miembro con las autoridades designadas determinan las respectivas responsabilidades
El Estado miembro ha proporcionado orientación a las autoridades designadas para garantizar la buena gestión financiera (mediante formación y/o con manuales)
Cada autoridad comunicará a su personal la declaración de objetivos de la organización así como la descripción de sus funciones y resultados previstos
Se han tomado medidas para garantizar que las diversas autoridades cuentan con el personal adecuado en términos de número, antigüedad y experiencia para llevar a cabo sus funciones
Breve descripción de las medidas definidas para garantizar una adecuada separación de funciones
Se definen unas normas para garantizar una adecuada separación de funciones entre las personas de la autoridad responsable encargadas de la firma de contratos/convenios de subvención
Se definen unas normas para garantizar una adecuada separación de funciones entre las personas de la autoridad responsable encargadas de iniciar, verificar y aprobar las operaciones financieras
La autoridad de auditoría será operativamente independiente de la autoridad responsable y de la autoridad de certificación
La autoridad de certificación no participará en la selección, en la ejecución y en las operaciones financieras relacionadas con recursos comunitarios
Seguimiento de la(s) autoridad(es) delegada(s) — si procede
[Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)]
Se definen claramente las tareas que deben delegarse
Se establecen procedimientos relativos a las tareas delegadas y se ha comprobado que cumplen las normas definidas en el acto de base y en las normas de aplicación
Se efectuarán controles de seguimiento para garantizar que las tareas se llevan a cabo según los procedimientos establecidos
Seguimiento de otras tareas no llevadas a cabo por las propias autoridades — si procede
[Esta descripción debe incluir todas las autoridades]
En el caso de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad responsable (y que no se consideran autoridades delegadas), existen mecanismos de seguimiento para velar por la buena gestión financiera
En el caso de externalización de actividades de auditoría y de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría, existen mecanismos de supervisión que garantizan una metodología de auditoría común y la coherencia del trabajo de auditoría
En el caso de externalización de las actividades de certificación y en el caso de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad de certificación, existen mecanismos de supervisión que garantizan un enfoque común de la certificación
En el caso de externalización a organismos privados sin una misión de servicio público, se definen unos mecanismos que garantizan que las tareas que se pueden encomendar no incluyen el ejercicio del poder público ni el uso de poderes discrecionales de apreciación
Establecimiento de programas plurianuales
Se prevén medidas para garantizar la aplicación del principio de asociación de conformidad con las normas y prácticas nacionales vigentes
Se definen los procedimientos para comprobar que el programa plurianual es coherente con las directrices estratégicas y se ajusta al Derecho comunitario, en especial con el Derecho comunitario que pretende garantizar la libre circulación de personas, en conjunción con las medidas de acompañamiento directamente relacionadas con los controles en las fronteras exteriores, el asilo y la inmigración
El programa plurianual será aprobado por una persona debidamente autorizada
Establecimiento de programas anuales
Se establecen unos procedimientos para velar por:
la coherencia entre los programas anuales y el programa plurianual
la elegibilidad de las acciones previstas en los programas anuales
la coherencia y complementariedad de estas acciones con otros instrumentos nacionales y comunitarios
la observancia de las normas relativas al porcentaje de cofinanciación
la coherencia con las prioridades/prioridades específicas declaradas en las directrices estratégicas
Se establece un procedimiento que posibilita la revisión de un programa anual en caso de situaciones de emergencia debidamente demostradas según se establece en el acto básico (si procede)
Se establece un procedimiento que posibilita la presentación de una revisión de un programa anual cuando sea necesario de conformidad con el artículo 23, apartado 1, de la presente Decisión
Cualquier modificación del desglose financiero de un programa anual así como las razones de la misma están documentadas
Cualquier modificación de la ejecución del programa anual no relativa al desglose financiero (por ejemplo, de la naturaleza y el calendario de las convocatorias de propuestas o del alcance de la asistencia técnica) así como las razones de la misma están documentadas
Establecimiento del plan de auditoría y de los planes anuales de auditoría
[Esta descripción se refiere a la autoridad de auditoría]
Se definen normas que garantizan una comunicación transparente y apropiada de la autoridad responsable a la autoridad de auditoría referente a los procedimientos de gestión aplicados y a los proyectos antes y durante el período de programación
Se establecen unos procedimientos para definir los planes anuales de auditoría (que se adjuntarán cada año al plan de auditoría) y para enviarlos a tiempo a la Comisión (si procede)
El plan de auditoría y los planes anuales de auditoría son aprobados por una persona debidamente autorizada
Autoridad responsable que actúa como organismo ejecutivo — si procede
Breve descripción de los motivos por los que la autoridad responsable ha decidido ejecutar los proyectos directamente y de las medidas específicas previstas para reforzar los sistemas de gestión y control
La necesidad de que la autoridad responsable ejecute proyectos se justificará documentalmente y se aprobará al nivel apropiado
Se han establecido medidas específicas para garantizar que la naturaleza y los objetivos de los proyectos se ajustan a las disposiciones definidas para el Fondo
Se han establecido medidas específicas para prevenir el conflicto de interés en los proyectos ejecutados por la autoridad responsable
Se han establecido medidas específicas para velar por la observancia del principio de coste-eficacia en la ejecución de proyectos por la autoridad responsable
Se definen unos procedimientos para garantizar que las condiciones contractuales aplicables a estos proyectos sean claras y completas, en especial por lo que se refiere a las condiciones de financiación y de pago, a las normas de elegibilidad y a las obligaciones relativas la información operativa y financiera
Se han establecido medidas específicas para garantizar que las principales funciones de la autoridad responsable contempladas en el acto básico no se vean afectadas en lo que respecta a los proyectos ejecutados por dicha autoridad
Cuando la autoridad responsable actúa como organismo de ejecución, la autoridad de auditoría está encuadrada en un organismo distinto al de la autoridad responsable (de lo contrario, describa por favor las garantías adicionales establecidas para garantizar la adecuada independencia de la autoridad de auditoría)
La estrategia de auditoría cubrirá los riesgos específicos que pueden derivarse de la ejecución de proyectos por la autoridad responsable
Selección y ejecución de los proyectos (la autoridad responsable actúa como organismo adjudicador)
En caso de convocatoria de propuestas (o de licitación), se definen normas que garantizan el carácter abierto del procedimiento y la publicidad adecuada
Los criterios de selección se ajustarán a los criterios mínimos definidos en el acto básico
Se definen unos procedimientos para la recepción de propuestas (o de licitaciones)
Se definen unos procedimientos para garantizar que las propuestas (o las licitaciones) se evalúan según las normas y criterios predefinidos de manera transparente y no discriminatoria
Las decisiones de concesión y los contratos/convenios de subvención serán aprobados por una persona debidamente autorizada
Se definen unos procedimientos que garantizan una adecuada información posterior a los solicitantes sobre los resultados del proceso de selección
Se definen unos procedimientos que garantizan el seguimiento de la ejecución de los contratos/convenios de subvención según las condiciones contractuales
Seguimiento de los proyectos ejecutados por los beneficiarios finales
Se establecerán indicadores operativos y financieros clave que se supervisarán y se comunicarán a la autoridad responsable de cada proyecto
Se prevén verificaciones sobre el terreno por parte de la autoridad responsable para posibilitar el seguimiento (tanto de los aspectos operativos como financieros) de los proyectos
La autoridad responsable garantizará que los beneficiarios finales utilicen un plan contable informatizado apropiado
La autoridad responsable velará por que los beneficiarios finales apliquen las disposiciones de la UE sobre visibilidad de la financiación
Las operaciones financieras serán aprobadas por las personas debidamente autorizadas
Antes de efectuar cualquier pago/recuperación, se realizarán verificaciones, en especial para controlar:
la exactitud y la regularidad de la solicitud de pago, por lo que se refiere a las normas de elegibilidad para el/los fondo(s)
que los productos y/o servicios cofinanciados por el proyecto se han suministrado realmente
la exactitud, la integridad y el pago efectivo de otras contribuciones recibidas de recursos públicos o privados
que se han tenido en cuenta los resultados de cualquier actividad de auditoría
Se realizarán verificaciones para tener una garantía razonable de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes
Se efectuarán controles de seguimiento durante el período de programación para garantizar el cumplimiento de los procedimientos financieros establecidos.
Se efectuarán verificaciones de la complementariedad con otros programas financieros comunitarios para evitar la doble financiación
Irregularidades, correcciones y recuperaciones
[Esta descripción debe incluir la autoridad responsable, la(s) autoridad(es) delegada(s) y la autoridad de certificación]
Existen definiciones de irregularidades que cumplen los requisitos comunitarios
Existen mecanismos que garantizan que las irregularidades se pueden detectar a tiempo y que se toma inmediatamente una medida correctora
Existen procedimientos que garantizan que se mantendrá informada a la Comisión de las irregularidades detectadas y, si procede, de cualesquiera medidas correctoras tomadas de conformidad con las obligaciones establecidas en la presente Decisión
Existen procedimientos que garantizan un seguimiento apropiado de las órdenes de recuperación emitidas y, si procede, de los intereses de demora
Si las órdenes de recuperación no pueden cobrarse, se determinarán los motivos para examinar si los Estados miembros deben o no reembolsar los fondos al presupuesto comunitario.
Preparación y ejecución de las misiones de auditoría
[Esta descripción debe incluir la autoridad de auditoría y, como entidades auditadas potenciales, la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s) y, como destinatario de las conclusiones, la autoridad de certificación]
La labor de auditoría se ajusta a las normas aceptadas internacionalmente
Se establece un manual de auditoría para uso de los auditores sobre la base de los requisitos definidos en el acto básico
Se realizarán auditorías para verificar el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control
Los controles de los gastos elegibles que deben efectuarse se basarán en una muestra apropiada, y abarcarán por lo menos un 10 % de los gastos elegibles
Las verificaciones de los gastos elegibles verificarán por lo menos el cumplimiento, la eficacia y la eficiencia de los siguientes elementos: procedimiento de selección, objetivos del proyecto, realidad de los resultados, elegibilidad de los gastos, validez de los documentos justificativos de los gastos, cofinanciación nacional, pista de auditoría
Se efectuará periódicamente un seguimiento de las recomendaciones anteriores
Los proyectos ejecutados por la autoridad responsable serán objeto de un control estricto
Informe de auditoría sobre los programas anuales y declaraciones correspondientes
[Esta descripción debe referirse a la autoridad de auditoría]
Se establecen unos procedimientos para consolidar las conclusiones de la auditoría de los sistemas y de la auditoría de proyectos para cada programa anual
Se realizarán comprobaciones para evaluar la validez de las solicitudes de pago
Se realizarán exámenes ulteriores si se detectan errores sistémicos o errores por encima del límite de tolerancia
El informe y las declaraciones correspondientes serán aprobados por una persona debidamente autorizada
[Se refiere fundamentalmente a la autoridad de certificación pero también a la autoridad responsable y a la(s) autoridad(es) delegada(s)]
Se establecen unos procedimientos que garantizan que se recibe de la autoridad responsable la información necesaria con vistas a la certificación
Se establecen unos procedimientos que garantizan que se reciben de la autoridad de auditoría el informe de auditoría de cada programa anual y las declaraciones correspondientes
Se establecen unos procedimientos que garantizan que las recuperaciones se tengan en cuenta en la declaración final de gastos y que velan por el seguimiento de los procedimientos judiciales pendientes o de los recursos administrativos que produzcan un efecto suspensivo por lo que respecta a las recuperaciones
Se llevarán a cabo verificaciones para asegurar la exactitud y exhaustividad de la declaración de gastos (en especial, de cualquier interés generado por la prefinanciación recibida de la Comisión así como de su uso efectivo como contribución nacional)
Si se utiliza la moneda local, los métodos empleados para el cálculo en euros cumplen las normas definidas por la Comisión
[Esta descripción se refiere a la autoridad responsable y a la(s) autoridad(es) delegada(s)]
Los documentos de orientación de la Comisión sobre evaluaciones se difunden ampliamente y se encuentran a disposición de todos los beneficiarios finales potenciales y otras partes interesadas
Se consignarán los indicadores operativos y financieros clave proporcionados por los beneficiarios finales para medir los resultados del proyecto
La autoridad responsable (y/o las autoridades delegadas) se asegurarán de que los indicadores proporcionados sean apropiados para medir el resultado y los frutos de cada proyecto
Existen procedimientos que garantizan que la evaluación necesaria se efectúa según se establece en el acto básico
Documentación del procedimiento
[Abarca todas las autoridades]
Las autoridades velarán por que los procedimientos establecidos mencionados en el artículo 7 de esta Decisión se ajusten al Derecho comunitario y nacional (por ejemplo, contratación pública, normas contables, etc.)
Los procedimientos son aprobados por una persona debidamente autorizada
Los procedimientos establecidos fijan instrucciones claras referentes a cada una de las principales operaciones y explican los circuitos de toma de decisiones referentes a la ejecución de las funciones
Existen medidas que garantizan que todo personal pertinente esté informado de los procedimientos establecidos
En su caso, estos procedimientos incluyen el uso de listas de control que resumen los controles clave que deben llevarse a cabo
Existen medidas que garantizan la protección de datos personales
[Se refiere a la autoridad responsable, a la(s) autoridad(es) delegada(s) y a la autoridad de certificación]
Existen medidas que garantizan que los datos contables son completos, fidedignos y correctos. En especial, el plan contable permitirá:
una rastreabilidad completa de los recursos comunitarios al nivel de los beneficiarios finales y los proyectos
la identificación de cualquier interés generado por la prefinanciación recibida de la Comisión
la identificación de las órdenes de recuperación emitidas y, si procede, si se han cobrado
El sistema contable y de información financiera cumple la legislación nacional de protección de datos
El sistema contable y de información financiera que debe utilizarse estará informatizado
Existe un sistema de copia de seguridad que garantiza la continuidad de las operaciones en caso de necesidad
[Se refiere a todas las autoridades]
Se han fijado las obligaciones en materia de presentación de informes así como las implicaciones para los recursos
Los procedimientos establecidos permiten a las autoridades designadas aportar datos de forma apropiada, completa y a tiempo
Los informes son aprobados por una persona debidamente autorizada
¿Dónde se guardan los siguientes documentos?
Organismo/unidad responsables
Descripción de los sistemas de gestión y control con inclusión de los manuales de procedimiento
Programa plurianual nacional y posibles revisiones
Programas anuales nacionales y posibles revisiones
Decisiones de la Comisión Europea sobre los programas plurianuales y anuales
Convocatorias de propuestas o licitaciones
Expedientes de los solicitantes y de los contratos
Análisis administrativo, técnico y financiero de las propuestas/licitaciones recibidas (tablas de evaluación) e informes de comités de evaluación
Decisiones o denegaciones de financiación
Convenios de financiación de proyectos
Decisiones de compromiso financiero para cada uno de los proyectos
Informes de situación e informes finales presentados por los beneficiarios de la financiación
Informes financieros y solicitudes de pago presentados por proyecto financiado
Documentos justificativos de gastos e ingresos del proyecto financiado
Pagos/autorizaciones de recuperación de fondos (prueba de las verificaciones efectuadas)
Pagos/órdenes de recuperación de fondos
Prueba de pagos/de recuperación de fondos
Documentación relacionada con el método de muestreo de la actividad de auditoría
Informes sobre auditorías realizadas en proyectos
Informes sobre auditorías realizadas a nivel nacional en sistemas de gestión y control
Informes de auditoría sobre programas anuales
Dictámenes de auditoría sobre los sistemas de gestión y control
Declaraciones de auditoría sobre la validez de las solicitudes de pago
Solicitudes de pago enviadas a la Comisión Europea
Certificaciones de gastos enviadas a la Comisión Europea
Informes de situación de la ejecución enviados a la Comisión Europea
Informes finales de ejecución enviados a la Comisión Europea
Prueba del pago recibido de la Comisión Europea
Informes de evaluación enviados a la Comisión Europea
Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad responsable
Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad de certificación
Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad de auditoría
puedo confirmar que lo descrito presenta una imagen fidedigna de todos los sistemas de gestión y control
Versión revisada según las evaluaciones o las dificultades de ejecución
Versión revisada tras la modificación de las directrices estratégicas
Objetivo(s) de la estrategia y ejemplos de acciones clave
Descripción del (de los) objetivo(s) e indicador(es) utilizado(s)
Si procede, indicación de las acciones clave consideradas para aplicar las prioridades específicas en el marco de la prioridad elegida
(en miles EUR — precios corrientes)
Prioridad 1: […]
Prioridad 2: […]
Prioridad 3: […]
Cofinanciación pública
% de contribución de la Comunidad
Objetivo y alcance de la acción
Beneficiarios de la subvención previstos
Si procede, justificación del proyecto o proyectos ejecutados directamente por la autoridad responsable que actúa como órgano ejecutivo
Resultados previstos, en cifras, e indicadores que se utilizarán
Visibilidad de la financiación de la CE
Complementariedad con acciones similares financiadas por otros instrumentos de la CE, si procede
(todas las cifras en EUR
Ref. prioridad
Ref. prioridad específica (1)
Asignación pública
Asignación privada
Acción 1: […]
Acción 2: […]
Acción 3: […]
Acción 4: […]
Acción 5: […]
Acción …: […]
Acción N: […]
Otras operaciones (2)
(1) En su caso.
(2) En su caso, medidas específicas definidas en el acto de base, tales como las medidas de emergencia.
Programado por el EM
Comprometido a nivel del EM
Contribución de la CE pagada por el EM a los beneficiarios finales
Costes subvencionables totales generados hasta la fecha por los beneficiarios finales
Costes programados totales
Costes subvencionables totales
¿Se ha recibido más del 60 % del pago o los pagos de prefinanciación?
¿Se han notificado nuevas irregularidades (3)?
¿Sí (en caso afirmativo, rellénese el cuadro 2)
Fecha/fuente de la primera comunicación
(contribución comunitaria)
¿Se han controlado las irregularidades anteriores?
Sí (en caso afirmativo, rellénese el cuadro 3)
Importe en cuestión (contribución de la CE) en EUR
Anulación de la contribución de la CE
se ha presentado a la Comisión o se adjunta el informe de situación sobre la ejecución del programa anual;
se ha presentado o se adjunta la declaración certificada de gasto que justifica como mínimo el 60 % del importe de la primera prefinanciación;
el programa anual se ha ejecutado de acuerdo con el principio de buena gestión financiera y existen garantías razonables de legalidad y regularidad de las transacciones conexas;
la Comisión no ha emitido dictamen motivado sobre ninguna infracción del artículo 226 del Tratado, en lo que respecta a acciones cuyos gastos se declaran en la solicitud.
Autoridad responsable de la recepción de pagos
Titular de la cuenta (si fuere distinto de la autoridad responsable de la recepción de pagos)
(2) En su caso, medidas específicas definidas en el acto de base, tales como medidas de emergencia o sobre personas reasentadas.
(3) Desde el último informe final/de situación enviado a la Comisión.
(4) Cantidad total solicitada para completar la primera prefinanciación.
Cambios en el programa aprobado por la Comisión (si procede)
Actividades de control realizadas durante y después de la ejecución
Evaluación de los resultados efectivos con respecto a los objetivos e indicadores fijados en el programa
3.1. Medidas adoptadas para dar a conocer públicamente los programas anual y plurianual (1)
Cifras reales aceptadas por la autoridad responsable
(costes generados por los beneficiarios y contribución final CE)
Ref. prioridad específica (2)
Total costes programados
% Contribución CE
Contribución CE pagada
Pendiente de pago CE/de cobro por la AR
Proyecto 1: […]
Proyecto N: […]
Total acción 1
Total acción …: […]
Total acción N:
Otras operaciones (3)
Cantidad total que deberá cobrarse
Contribución CE que deberá cobrarse
Deducción respecto del informe financiero correspondiente
Motivos del cobro
Cantidad total cobrada
Contribución CE cobrada
¿Se han comunicado nuevas irregularidades (4)?
Sí (en caso afirmativo, rellénese el cuadro 4)
Sí (en caso afirmativo, rellénese el cuadro 5)
Importe en cuestión
(contribución CE) en EUR
solicita el pago de la siguiente cantidad:
declara el reembolso de la siguiente cantidad:
se ha presentado a la Comisión o se adjunta el informe final de ejecución del programa anual;
se ha presentado o se adjunta la declaración certificada de gasto;
se han presentado o se adjuntan: el informe anual de auditoría, el dictamen sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control, y la declaración sobre la validez de la solicitud de pago preparada por la autoridad responsable de la auditoría;
los intereses devengados por los pagos de prefinanciación se han destinado al programa anual, en concepto de contribución nacional, y se han tenido en cuenta en la declaración de gasto;
(1) Solo se aplican al informe final sobre la ejecución del primer programa anual.
(2) Si procede.
(3) En su caso, medidas específicas definidas en el acto de base, tales como medidas de emergencia o medidas sobre personas reasentadas.
(4) Desde el último informe de situación/final enviado a la Comisión.
(5) Cantidad total solicitada para completar el pago o los pagos de prefinanciación.
(6) Cantidad total que deberá reembolsarse tras la liquidación del pago o los pagos de prefinanciación.
5.1. Año 2007 (1)
Autoridades afectadas
Procesos de que se trata
Días de inspector
Costes subvencionables totales del proyecto
Costes a controlar
Anexo(s) del plan de auditoría (2): Programas anuales
(2) Deben presentarse después del plan de auditoría, con arreglo al artículo 25, apartado 2.
Fondo o Fondos
Costes subvencionables verificados
Total del programa anual
la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables;
el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y ha servido para financiar acciones previamente seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al programa, y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias, en particular las normas de contratación pública;
a efectos de certificación, he sido convenientemente informado por la autoridad responsable de los procedimientos y las auditorías llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones;
la declaración de gasto y la solicitud de segundo pago de prefinanciación tienen en cuenta, en su caso, los importes cobrados y los intereses percibidos en el marco del programa anual.
(1) Importe total de los gastos subvencionables pagados por los beneficiarios finales o utilizados para asistencia técnica.
he recibido garantías razonables de la legalidad y regularidad de las transacciones conexas;
se han tenido debidamente en cuenta los resultados de todas las auditorías realizadas por o bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría;
la declaración de gasto y la solicitud de pago del saldo tienen en cuenta, en su caso, los importes recuperados y los intereses percibidos en el marco del programa anual.
Si se imprime en cuatricromía, se utilizarán los cuatro colores de esta para obtener los dos colores normalizados. El PANTONE YELLOW se obtiene utilizando un 100 % de «Process Yellow». El PANTONE REFLEX BLUE se obtiene mezclando un 100 % de «Process Cyan» con un 80 % de «Process Magenta».
De conformidad con el acto de base, los gastos serán elegibles si:
se inscriben en el ámbito y los objetivos del Fondo, tal como estos se describen en los artículos 1 y 2 del acto de base;
corresponden a las acciones subvencionables enumeradas en el artículo 3 del acto de base o, en caso de medidas de emergencia, están relacionados con las acciones subvencionables incluidas en el artículo 5 del acto de base;
son necesarios para realizar las actividades del proyecto, forman parte de los programas anuales y plurianuales, tal como han sido aprobados por la Comisión, o están cubiertos por las medidas de emergencia definidas en el artículo 5 del acto de base en los casos en que estas modifiquen el programa anual pertinente;
son razonables y cumplen los principios de buena gestión financiera y, en especial, de rentabilidad y eficacia de costes;
recaen en el beneficiario final o en los socios del proyecto, que se establecerán y registrarán en un Estado miembro, salvo en el caso de las organizaciones internacionales intergubernamentales que persiguen los mismos objetivos fijados en el acto de base. En lo que respecta al artículo 39, apartado 2, de la presente Decisión, las normas aplicables al beneficiario final se aplicarán, mutatis mutandis, a los socios en el proyecto;
están vinculados a los grupos de destinatarios definidos en el artículo 6 del acto de base;
se generan con arreglo a las disposiciones específicas del convenio de subvención.
En el caso de acciones plurianuales en el sentido del artículo 14, apartado 6, del acto de base, solo la parte de la acción cofinanciada por un programa anual se considera proyecto a efectos de la aplicación de las normas de elegibilidad.
Los proyectos apoyados por el Fondo no serán financiados por otras fuentes cubiertas por el presupuesto comunitario. Los proyectos apoyados por el Fondo se cofinanciarán con fuentes públicas o privadas.
Costes indirectos (porcentaje fijo de CD definido en el convenio de subvención)
Costes cubiertos por los ingresos asignados (si procede)
Contribución de la CE (definida como el importe inferior de los tres indicados en el artículo 12 de la presente Decisión)
Contribución del beneficiario final y los socios del proyecto (1)
= Total costes subvencionables (TCS)
= Total ingresos
Los proyectos apoyados por el Fondo deben ser de carácter no lucrativo. Si al final del proyecto los ingresos, incluidos los generados por el proyecto, son superiores a los gastos, la contribución del Fondo al proyecto se reducirá en consecuencia. Todas las fuentes de ingresos del proyecto deben registrarse en las cuentas del beneficiario o en los documentos fiscales, y ser identificables y controlables.
Los ingresos del proyecto procederán de todas las contribuciones financieras concedidas al proyecto por el Fondo, de fuentes públicas o privadas, incluida la contribución del propio beneficiario, y de los ingresos generados por el proyecto. A efectos de la presente norma, se entenderá por «ingresos generados por el proyecto» los ingresos percibidos por el proyecto durante el período de subvencionalidad a que se refiere el punto I.4, procedentes de las ventas, alquileres y servicios, tasas de inscripción, cánones y otros ingresos equivalentes.
La contribución comunitaria derivada de la aplicación del principio no lucrativo, tal como se recoge en el artículo 12, letra c), de la presente Decisión, será el «coste subvencionable total» menos la «contribución procedente de terceros» y los «ingresos generados por el proyecto»..
Los costes relativos a un proyecto deben generarse y los pagos respectivos (salvo la amortización) efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de elegibilidad concluye el 31 de diciembre del año N (2) + 1, lo cual significa que los costes relativos a un proyecto deben generarse antes de esta fecha.
Se prevé una excepción al período de elegibilidad en caso de medidas de emergencia (mencionadas en el artículo 21, apartado 3, del acto de base) y de asistencia técnica a los Estados miembros (mencionado en el punto V.3).
Los gastos corresponderán a los pagos efectuados por el beneficiario final. Los pagos se harán en forma de transacciones financieras (en efectivo), salvo la amortización.
Por lo general, los gastos se justificarán mediante facturas oficiales. Cuando esto no sea posible, los gastos se justificarán mediante documentos contables o documentos justificativos de valor probatorio equivalente.
Los gastos deben ser identificables y verificables. Además:
se inscribirán en los documentos contables del beneficiario final;
se determinarán con arreglo a las normas contables aplicables en el país donde esté establecido el beneficiario final y a las prácticas contables habituales del beneficiario final en materia de costes, y
se declararán de conformidad con los requisitos de la legislación social y fiscal aplicable.
En su caso, los beneficiarios finales deberán conservar copias certificadas de los documentos contables que justifiquen los ingresos y gastos que hayan generado los socios del proyecto de que se trate.
El almacenamiento y tratamiento de esta información deberá cumplir la legislación nacional sobre protección de datos.
Los gastos de las acciones descritas en los artículos 3 y 5 del acto de base:
deben ser generados por los beneficiarios finales definidos en el punto I.1.e), y
dentro del territorio de los Estados miembros, con la excepción de las acciones de reasentamiento a que se refiere el artículo 3, apartado 5, del acto de base, cuyos gastos pueden generarse en el territorio de los Estados miembros o en el país anfitrión.
Los socios del proyecto que estén registrados y establecidos en terceros países podrán participar en los proyectos a título gratuito, salvo en el caso de las organizaciones internacionales gubernamentales. Por tanto, los costes generados por estos socios no son subvencionables.
Los costes directos de personal solo son subvencionables en el caso de personas que desempeñen un papel directo y clave en el proyecto como los directores de proyecto y otras personas que intervienen en el funcionamiento del proyecto, por ejemplo planificando actividades del proyecto, ejecutando (o controlando) las actividades operativas, prestando servicios a los destinatarios finales del proyecto, etc.
Los costes de personal se detallarán en el presupuesto del proyecto, indicando las funciones, el número y los nombres de los miembros del personal.
Los costes del personal asignado al proyecto, es decir, los sueldos, las cotizaciones a la seguridad social y otros costes legales, serán subvencionables siempre que no sean superiores a los sueldos medios pagados por el beneficiario final con arreglo a su política habitual de remuneración. En su caso, la cifra deberá incluir todas las contribuciones habituales pagadas por el empleador, pero deberán excluirse las primas, incentivos o planes de participación en beneficios. Los impuestos, tasas o cargas (impuestos directos y cotizaciones sociales sobre los sueldos) derivados de proyectos cofinanciados por el Fondo solo constituirán gastos subvencionables cuando hayan sido realmente sufragados por el beneficiario final de la subvención.
personas contratadas por el beneficiario final exclusivamente para la ejecución del proyecto;
personas empleadas por el beneficiario con contrato permanente y que:
desempeñan tareas específicamente relacionadas con la ejecución del proyecto mediante horas extraordinarias remuneradas, o bien
están asignadas, mediante decisión debidamente documentada de la organización, a tareas específicamente relacionadas con la ejecución del proyecto que no formen parte de su trabajo habitual, y hayan sido sustituidas en sus tareas habituales por otras personas contratadas por la organización.
Solo se subvencionarán los gastos de viaje y estancia:
del personal del beneficiario final cuyos costes sean subvencionables según el punto II.1.1;
en casos excepcionales y justificados, del personal del beneficiario final que desempeñe un papel de apoyo según el punto II.1.1;
de otras personas ajenas al beneficiario final que participen en las actividades del proyecto. En este caso, se llevarán listas de asistencia que servirán de justificantes.
Los gastos de viaje serán subvencionables sobre la base de los costes reales. Los porcentajes de reembolso se calcularán sobre la base de la forma más barata de transporte colectivo y, por lo general, solo se permitirán vuelos para trayectos superiores a 800 km (ida y vuelta), o cuando el destino geográfico justifique el viaje por avión. Deben conservarse las tarjetas de embarque. En los casos en que se utilice un vehículo privado, el reembolso se hará normalmente bien sobre la base del coste correspondiente al transporte público, bien sobre la base de las tarifas abonadas por kilómetro con arreglo a las normas oficiales publicadas en el Estado miembro de que se trate o a las utilizadas por el beneficiario final.
Las dietas serán subvencionables sobre la base de costes reales o de una dieta diaria. Cuando una organización tenga sus propios baremos de dietas diarias (gastos de estancia), estos deberán aplicarse dentro de los límites establecidos por el Estado miembro según la legislación y la práctica nacionales. Se entiende que las dietas cubren el transporte local (incluidos los taxis), el alojamiento, las comidas, las llamadas telefónicas locales y los extras.
Los coses de adquisición de equipos (sobre la base de amortización de bienes adquiridos, arrendamiento financiero o alquiler) solo son subvencionables si son esenciales para la ejecución del proyecto. Los equipos tendrán las características técnicas necesarias para el proyecto y cumplirá las normas y requisitos pertinentes.
Los costes de equipos administrativos corrientes (impresoras, ordenadores portátiles, fax, fotocopiadoras, teléfono, cableado, etc.) no son subvencionables como costes directos y se consideran costes indirectos (véase el punto II.2).
La elección entre arrendamiento financiero, alquiler o compra debe basarse en la opción menos costosa. Sin embargo, cuando el arrendamiento financiero o el alquiler no sean posibles por la breve duración del proyecto o la rápida amortización del valor, se aceptará la compra, y los costes de amortización, tal como se definen más adelante, podrán subvencionarse con arreglo a las normas nacionales sobre amortización.
Si los equipos se compran antes o durante el período de duración del proyecto, únicamente será subvencionable la parte de la depreciación de los equipos que corresponda al período de tiempo en que se usaron para el proyecto y al porcentaje de uso real en el mismo.
Los equipos comprados antes del período de duración del proyecto pero utilizados para fines del proyecto son subvencionables sobre la base de la amortización. Sin embargo, estos costes no serán subvencionables si los equipos se compraron inicialmente mediante una ayuda comunitaria.
Los gastos de compra de equipos corresponderán a los costes de mercado normales y el valor de los artículos en cuestión se amortizará de acuerdo con las normas fiscales y de contabilidad aplicables al beneficiario final.
En cuanto a los artículos con un coste inferior a 1 000 EUR, será subvencionable el coste total de compra, siempre que los equipos se adquieran en los primeros tres meses del proyecto.
Cuando la compra de un inmueble sea esencial para la ejecución del proyecto y esté claramente relacionada con sus objetivos, la compra de inmuebles, es decir, de edificios ya construidos, o la construcción de un inmueble, podrán cofinanciarse de acuerdo con las condiciones que se exponen a continuación, sin perjuicio de la aplicación de normas nacionales más estrictas:
se obtendrá de un tasador cualificado independiente o de un organismo oficial debidamente autorizado un certificado que establezca que el precio no excede del valor de mercado y que dé fe de que el inmueble cumple la normativa nacional o especifique los puntos que no la cumplen que el beneficiario final prevea modificar como parte del proyecto;
el inmueble no ha sido comprado mediante una ayuda comunitaria con anterioridad a la ejecución del proyecto;
el inmueble deberá utilizarse únicamente para el propósito declarado en el proyecto durante un período mínimo de cinco años posterior a la fecha final del proyecto, a menos que la Comisión autorice expresamente otra cosa;
solo será subvencionable la parte de la amortización de estos bienes que corresponda al período de tiempo en que se usaron para el proyecto y al porcentaje de su uso real en el mismo. La amortización se calculará con arreglo a las normas de contabilidad nacional.
En el caso de renovación, solo son aplicables las condiciones c) y d).
el inmueble no se debe haber comprado mediante una ayuda comunitaria;
el inmueble solo debe utilizarse para la ejecución del proyecto. En caso contrario, solo será subvencionable la parte de los costes correspondiente al uso destinado al proyecto.
Los costes de artículos de consumo, suministros y servicios generales son subvencionables siempre que se puedan determinar y sean directamente necesarios para la ejecución del proyecto.
No obstante, el material de oficina, así como todo tipo de pequeños artículos administrativos fungibles, suministros, gastos de representación y servicios generales (teléfono, Internet, correos, limpieza de oficinas, servicios auxiliares, seguros, formación del personal, contratación, etc.) no son costes directos subvencionables; estos costes se incluyen en los costes indirectos a que se refiere el punto II.2.
Como norma general, los beneficiarios finales deben tener la capacidad para realizar por sí mismos las actividades del proyecto. Por tanto, la subcontratación debe limitarse y no sobrepasar el 40 % de los costes directos subvencionables del proyecto, a menos que esté debidamente justificada y sea aprobada previamente por la autoridad responsable.
Los gastos relativos a los subcontratos siguientes no serán cofinanciados por el Fondo:
subcontratación de tareas relacionadas con la gestión global del proyecto;
subcontratación que se añade al coste del proyecto sin aportar el valor añadido proporcional al mismo;
subcontratación con intermediarios o consultores en que el pago consiste en un porcentaje del coste total del proyecto, a menos que dicho pago lo justifique el beneficiario final con referencia al valor real de las obras realizadas o los servicios prestados.
Para todos los subcontratos, los subcontratistas se comprometerán a suministrar a los organismos de auditoría y control toda la información necesaria sobre las actividades subcontratadas.
el beneficiario final, durante el período mencionado en el artículo 43 del acto de base, mantendrá la información y las pruebas necesarias de que las personas que reciben asistencia corresponden al grupo de destinatarios definido en el artículo 6 del acto de base;
el beneficiario final, durante el período mencionado en el artículo 43 del acto de base, deberá conservar las pruebas de la ayuda prestada (facturas y recibos), a las personas que la han recibido.
Por razones debidamente justificadas, podrán admitirse excepciones a las normas de elegibilidad definidas en la presente Decisión, en lo que respecta a los gastos relativos a medidas de emergencia, siempre que los apruebe la decisión de la Comisión que autorice las medidas de emergencia.
De conformidad con el artículo 21, apartado 3, del acto de base, el período de elegibilidad será de seis meses como máximo, lo cual significa que los costes del proyecto deben generarse durante este período.
Los costes indirectos son categorías de gastos que no pueden definirse como costes específicos directamente relacionados con el proyecto. Un porcentaje fijo del importe total de costes directos subvencionables puede subvencionarse como costes indirectos siempre que:
los costes indirectos se mantengan al mínimo y el Estado miembro fije el porcentaje exacto de costes indirectos en relación con las necesidades;
los costes indirectos estén previstos en el presupuesto estimativo del proyecto;
los costes indirectos no incluyan los costes asignados a otras partidas del presupuesto del proyecto;
los costes indirectos no estén financiados por otras fuentes. Las organizaciones que reciben una subvención de funcionamiento del presupuesto de la UE o de los Estados miembros no pueden incluir costes indirectos en su presupuesto estimativo;
en general, el porcentaje fijo de costes indirectos en relación con la cantidad total de costes directos subvencionables no sea superior al 20 %. No obstante, el porcentaje fijo de costes indirectos no será superior al 10 %:
cuando la autoridad responsable actúe como un órgano de ejecución tal como se define en el artículo 7, apartado 3, o
cuando la subcontratación sobrepase el 40 % de los costes directos subvencionables.
El porcentaje asignado a los costes indirectos cubrirá, en particular, los costes siguientes:
costes de personal que no son subvencionables como costes directos del punto II.1.1.1, 1;
gastos de administración y gestión, tales como los costes definidos en el punto II.1.5.2;
amortización del inmueble y costes de mantenimiento, si están relacionados con operaciones administrativas corrientes, tales como los costes definidos en el punto II.1.4.4;
todos los costes relativos al proyecto que están excluidos del punto II.1, «Costes directos subvencionables».
rendimientos del capital, cargas de la deuda y del servicio de la deuda, intereses deudores, comisiones de cambio, pérdidas de cambio, provisiones para pérdidas o deudas futuras, intereses adeudados, créditos de dudoso cobro, multas, sanciones económicas, gastos de pleitos y gastos excesivos e imprudentes;
gastos de representación exclusivos del personal del proyecto; se admiten los gastos de recepción razonables para acontecimientos sociales justificados por el proyecto tales como un acto al final del proyecto o reuniones del equipo de dirección del proyecto;
costes declarados por el beneficiario y cubiertos por otro proyecto o programa de trabajo que reciban una subvención comunitaria;
coste de los funcionarios que contribuyen a la ejecución del proyecto mediante la realización de tareas que forman parte de su trabajo habitual;
En casos debidamente justificados, la cofinanciación del proyecto en lo que respecta a la contribución del beneficiario final y los socios del proyecto podrá consistir en parte en contribuciones en forma del trabajo realizado por los funcionarios permanentes de estos organismos que intervienen en el proyecto. En estos casos, estos costes no serán subvencionables como los costes directos o indirectos de personal definidos en los puntos II.1.1 y II.2, sino como costes cubiertos por ingresos asignados.
Tales contribuciones no excederán del 50 % de la contribución total aportada por el beneficiario final. En este caso, se aplicarán las normas siguientes:
las tareas de los funcionarios públicos estarán específicamente relacionadas con la ejecución del proyecto y no derivarán de las responsabilidades estatutarias del poder público;
los funcionarios públicos a los que se confíe la ejecución del proyecto estarán en comisión de servicios por decisión debidamente motivada de la autoridad responsable;
el valor de estas contribuciones podrá inspeccionarse y no excederá de los costes realmente sufragados y debidamente reflejados en los documentos contables de la autoridad pública.
A iniciativa de cada Estado miembro, las siguientes medidas de asistencia técnica serán subvencionables para cada programa anual, en los límites especificados en el artículo 16 del acto de base:
gatos de preparación, selección, evaluación, gestión y seguimiento de acciones (incluidos equipos informáticos y bienes fungibles);
gastos de auditoría y controles in situ de acciones y proyectos;
gastos de evaluación de acciones y proyectos;
gastos de información, difusión y transparencia en relación con las acciones;
gastos de compra, instalación y mantenimiento de sistemas informáticos para la gestión, el seguimiento y la evaluación de los Fondos;
gastos relativos a las reuniones de los comités y subcomités de control de la ejecución de acciones. Estos gastos también podrán incluir los costes de expertos y otros participantes en tales comités, incluidos los participantes de terceros países, siempre que su presencia sea esencial para la ejecución eficaz de las acciones;
los gastos relativos a sueldos, incluidas las cotizaciones a la seguridad social, serán subvencionables únicamente en los casos siguientes:
funcionarios y otros empleados públicos en comisión de servicios por decisión debidamente motivada de la autoridad competente para desempeñar las tareas mencionadas en las letras a) a f),
personal empleado para realizar las tareas mencionadas en las letras a) a f),
el período de comisión de servicios o de empleo no se extenderá más allá de la fecha final de elegibilidad de los gastos fijada en la decisión por la que se aprueba la asistencia.
La asistencia técnica podrá financiar los gastos en que incurran las autoridades siguientes: autoridad responsable, autoridad delegada, autoridad de control, autoridad de certificación.
Las actividades de asistencia técnica deben realizarse y los pagos respectivos efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de elegibilidad se extiende hasta el final de junio del año N (3) + 2 o hasta cualquier fecha posterior compatible con la fecha límite de presentación del informe final de ejecución del programa anual.
Las licitaciones deberán celebrarse con arreglo a las normas nacionales de contratación pública establecidas en el Estado miembro.
Los Estados miembros podrán ejecutar medidas de asistencia técnica para este Fondo conjuntamente con medidas de asistencia técnica para todos o alguno de los cuatro Fondos. Ahora bien, en tal caso solo la parte de los costes utilizada en la ejecución de la medida común correspondiente a este Fondo podrá optar a la financiación por este Fondo, y los Estados miembros garantizarán que:
la parte de costes de las medidas comunes se impute al Fondo correspondiente, de forma razonable y controlable, y
no exista doble financiación de costes.
(1) Incluidos los ingresos asignados descritos en el punto IV.
(2) Donde «N» es el año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros.
(3) Donde «N» es el año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros.
Descripción del carácter excepcional de la situación
Número y naturaleza de llegadas
Efectos de estas llegadas en las capacidades de recepción, las infraestructuras o el sistema de asilo
Finalidad y alcance de la medida (1) , incluido el grupo destinatario
Duración de la medida (2)
Complementariedad con acciones existentes subvencionadas por el Fondo Europeo para los Refugiados
Fechas de iniciación y fin de las medidas
Excepciones de las normas de elegibilidad, mencionadas en el anexo 11 de la presente Decisión, de acuerdo con el artículo 5 del acto de base
Cuadros financieros que sustituyen a los cuadros del anexo 3 dentro de la rúbrica «otras operaciones» (con los detalles pertinentes).
(1) Con arreglo a las normas específicas de elegibilidad previstas en el acto de base.
(2) Máximo de seis meses.

References: artículo 23
 artículo 31
 artículo 33
 artículo 35
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 2
 artículo 25
 artículo 25
 artículo 25
 artículo 25
 artículo 25
 artículo 14
 artículo 1
 artículo 2
 artículo 27
 artículo 14
 artículo 14
 artículo 21
 artículo 14
 artículo 21
 artículo 14
 artículo 6
 artículo 13
 artículo 13
 artículo 21
 artículo 23
 artículo 7
 artículo 226
 artículo 25
 artículo 3
 artículo 5
 artículo 5
 artículo 39
 artículo 6
 artículo 14
 artículo 12
 artículo 12
 artículo 21
 artículo 3
 artículo 43
 artículo 6
 artículo 43
 artículo 21
 artículo 7
 artículo 16
 artículo 5