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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - PDF
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1 DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Aprobado Mediante Resolución Administrativa Nº 056/2013 La Paz, 21 de Marzo de 2013
2 Páginas: 2 de 27 INDICE 1. OBJETO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RESPONSABLES POLÍTICAS DE OPERACIÓN PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS INSUMOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS ANEXOS CUADRO DE CAMBIOS Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado por: Miguel Choque Técnico I en Organización Juan Carlos Suarez Responsable de Javier Cabrera Técnico I en Revisado por: Aprobado por: Ivonne Segales María Palacios Lilian Peñarrieta Gustavo Portocarrero Jefe Financiero Jefe Administrativo a.i. Directora de Planificación y Proyectos Gerente Administrativo Financiero Gerente General
3 Páginas: 3 de OBJETO.- Gestionar, controlar y realizar el seguimiento de los activos fijos muebles de la Empresa Estatal de Televisión independientemente de la fuente de financiamiento. 2. ALCANCE.- Este manual es de aplicación obligatoria para todo el personal de. Abarca los procedimientos relacionados con la recepción, asignación, registro y control de bienes muebles de propiedad de. El presente manual no comprende a los bienes inmuebles. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- Se emplea los siguientes documentos de referencia: a) Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales; b) Decreto Supremo Nº 0078 de 15 de abril de 2009, creación de la Empresa Estatal de Televisión Bolivia TV como Empresa Pública Nacional Estratégica EPNE; c) Resolución Suprema Nº de 20 de mayo de 1997 que aprueba la Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa; d) Decreto Supremo Nº de 4 de marzo de 2005, que aprueba la Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada; e) Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009, que aprueba la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios; f) Resolución de Directorio Nº 004 de 04 de septiembre de 2009, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de ; g) Resolución del Directorio Nº 004/09 y su modificación aprobada mediante Resolución del Directorio Nº 01/2010, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la Empresa Estatal de Televisión de ; h) Resolución del Directorio Nº 004/09, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada; Bajo el siguiente marco legal del Decreto Supremo 0181 en la que menciona: El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como referencia el contenido de la presente NB-SABS en las partes afines a su operación y control.
4 Páginas: 4 de DEFINICIONES Y ABREVIATURAS SIAF.- Sistema Información de 4.2. ACTIVO FIJO.- es un bien de, son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.- Es el acto administrativo en el cual se entrega a un servidor público un activo o un conjunto de estos, generando la responsabilidad sobre su debido uso y custodia BASE DE DATOS.- Es el archivo electrónico de datos RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y/O COMISIÓN DE RECEPCIÓN.- Para la recepción de bienes se formará una comisión de recepción compuesta por; representante del área de contrataciones, un representante de la Unidad Solicitante, un representante del Área de y un representante de la firma del proveedor FUNCIONARIO ASIGNADO.- Personal de planta o consultor de, que tiene asignado bajo su responsabilidad activos para el desarrollo de sus funciones INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el recuento físico pormenorizado entre los bienes físicos y los registros de INCORPORACIONES DE ACTIVOS FIJOS AL INVENTARIO.- La incorporación de bienes muebles al activo fijo de consiste en su registro físico. Se producirá después de haber sido recepcionado por el Responsable de REGISTRÓ CONTABLE.- Es la acción de registrar existencias en los libros de Contabilidad de, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el registro que realiza en formularios de ingresos e incorporaciones en el SIAF, el registro de las características, ubicación y valor del bien MANTENIMIENTO.- Es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a los activos para que permanezcan en condiciones de uso. 5. RESPONSABLES El Gerente Administrativo Financiero es responsable de: a. Es el responsable principal ante la MAE, por el manejo y administración de bienes de. b. Establecer políticas y estrategias para el control, administración y salvaguarda de bienes muebles de propiedad o que se encuentren bajo custodia de.
5 Páginas: 5 de El Responsable de es responsable de: a. Formar parte de las Comisiones de Recepción o ser Responsable de Recepción, cuando se realicen adquisiciones de bienes muebles. b. Cotejar que los bienes recibidos correspondan a la información contenida en las especificaciones técnicas, Contrato u Orden de Compra verificando las características físicas del bien adquirido. c. Registrar el ingreso de bienes muebles según la denominación básica y su descripción propia de acuerdo a la nomenclatura establecida por la Contaduría General del Estado. d. Registrar la incorporación y asignación de los bienes muebles en el Sistema de Información de (SIAF). e. Codificar y asignar la etiqueta de identificación al bien mueble. f. Resguardar los activos fijos incorporados, previo a su asignación. g. Realizar el inventario físico de los activos fijos muebles e intangibles de propiedad de, por lo menos una vez al año o cuando la Jefatura Administrativa lo solicite. h. Realizar el registro de los bienes reasignados entre unidades para su control. i. Conciliar con el Responsable de Contabilidad el registro contable de activos fijosy activos intangibles, remitir toda la información al Área de Contabilidad para el registro de la actualización y depreciación, así como la amortización en el caso de intangibles. j. Remitir la documentación a la Dirección Jurídica Nacional para el registro del derecho propietario de bienes muebles de, cuando corresponda. k. Coordinar con el área de Servicios Generales, el mantenimiento periódico de los bienes muebles, de acuerdo a cronograma establecido, demanda de los servidores públicos y el presupuesto disponible. l. Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica y hacer el seguimiento respectivo de los diferentes bienes muebles de propiedad y de custodia de, independientemente de su fuente de financiamiento. m. Mantener un flujo de información permanente con el Área de Contrataciones para la recepción y asignación de bienes muebles de propiedad de. n. Coordinar permanentemente con el Área de Contabilidad la verificación, valoración y posible baja de los activos. o. Certificar la NO EXISTENCIA para la adquisición de nuevos activos fijos muebles, previo a la certificación de la Dirección de Planificación y Proyectos y Responsable de Presupuestos El Responsable de Contabilidad es responsable de: a. Ingresar la información respectiva de las adquisiciones de en el Sistema Contable (SIGMA), verificando la consistencia de la información a ser registrada con la documentación que respalda la adquisición. b. Verificar y conciliar periódicamente y al cierre de gestión el saldo contable de activo fijo (reportes del SIAF) y realizar los ajustes que correspondan. c. Registrar contablemente las depreciaciones, actualizaciones y amortizaciones de bienes muebles y activos intangibles, remitidos por debidamente conciliada. d. Archivar los comprobantes de egreso C-31, reportes del SIAF y la documentación de respaldo, para su posterior uso y verificación.
6 Páginas: 6 de El Jefe Financiero es responsable de: a. Supervisar y controlar las actividades del Responsable de Contabilidad con respecto al saldo contable de activos fijos, para una apropiada exposición de la información financiera. b. Gestionar las operaciones relativas al registro y custodia de los documentos que sustenta los diferentes procesos de registro contable de las incorporaciones de bienes muebles de El Servidor Público Asignado con bien mueble es responsable de: a. Resguardar y usar racionalmente los bienes asignados. b. Validar y firmar la Nota de Asignación de bienes. c. Mantener una copia de la Nota de Asignación para su control. d. Notificar a la Unidad de cuando se presente un robo, extravío y/o siniestro de un bien o deterioro del número de identificación del bien. e. Informar y Realizar la devolución de activos fijos, cuando deje de prestar servicios en la empresa. 6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- Las disposiciones contenidas en el presente manual se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad de y los que estén a su cargo o custodia. I. Los muebles de únicamente podrán ser registrados y asignados por la unidad de. II. III. Los muebles de son asignados a personas cuyo contrato o convenio les permita ser responsables por su adecuado uso y custodia. El personal que tenga asignado bienes muebles de deberá velar por la buena conservación de los bienes a su cargo, debiendo requerir al Responsable de Activos Fijos con la debida anticipación servicios de mantenimiento preventivo o correctivo si corresponde, asimismo, previo al movimiento de activos fijos deberá solicitar la autorización correspondiente. Cuando se trate de servicios de mantenimiento de equipos de computación la solicitud de servicios de mantenimiento se lo hace al Encargado de Sistemas dependiente de la Gerencia Técnica. IV. Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas que contienen el número de identificación de los bienes muebles, es responsabilidad del Servidor Público Asignado, su preservación, a tal efecto deberá informar al Responsable de la ausencia de ésta en el bien, de manera que sea repuesta la etiqueta nuevamente y el bien mantenga su identificación. V. De los plazos: El Responsable de remite semestralmente al Responsable de Contabilidad el reporte del SIAF, para la conciliación contable.
7 Páginas: 7 de 27 VI. De las exigencias: El Responsable de deben resguardartoda la documentación de respaldo para el registro respectivo, tanto en medios magnéticos como en físico. VII. Para ser liberado de la responsabilidad el funcionario debe devolver al Responsable de, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar el acta de devolución escrita de esta unidad. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de responsabilidad por la función pública establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos. De la Identificación de los bienes: Todo activo debe ser identificado mediante etiquetas, las cuales llevan para su control un código interno, el cual permite la identificación y descripción, de manera que se diferencien una unidad de las partes que la componen, discriminando claramente un bien de otro, facilitando el recuento físico. Tiene la siguiente estructura de codificación: DÍGITOS ESTRUCTURA GRUPO UBICACIÓN CONTABLE GENERAL CORRELATIVO Codificación grupo contable: MAQUINARIA Y EQUIPO EN GENERAL 05 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 15 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 08 VEHÍCULOS Codificación ubicación general: 01 LA PAZ 02 SANTA CRUZ 03 COCHABAMBA 04 CHUQUISACA 05 TARIJA 06 ORURO 07 POTOSÍ 08 PANDO 09 BENI
8 Páginas: 8 de 27 Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se pueda colocar esta etiqueta se identificará por medio de una etiqueta escrita con tinta indeleble. VIII. Del Registro en el SIAF: Para la captura del registro de bienes en la base de datos del SIAF se debe contar con la siguiente información: a. Código; b. Fecha de Incorporación; c. Descripción; d. Grupo de activos fijos y Auxiliar; e. Oficina; f. Responsable; g. Estado Activo; h. Observaciones; i. Organismo financiador; j. Nº de convenio; k. Y otros datos que se requiera el Sistema de. IX. Del control de : La Unidad de para el control de activos toma en cuenta lo siguiente: Cuando se presenten cambios de personal Donaciones de activo fijo. Transferencias de activo fijo Bienes dados de baja. Bienes en custodia. X. Descripción de cuentas contables: El código de las cuentas contables sigue el formato establecido en el Sistema de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA. 7. PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS : Los servidores públicos quedan prohibidos de: a) Usar los bienes para beneficio particular o privado; b) Permitir el uso para beneficio particular o privado; c) Prestar o transferir el bien a otro empleado público; d) Enajenar el bien por cuenta propia; e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas; f) Poner en riesgo el bien;
9 Páginas: 9 de 27 g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la Unidad o Responsable de ; h) Sacar bienes de la entidad sin autorización de la Unidad o Responsables de ; 8. INSUMOS: Insumos necesarios para la asignación del activo fijo: Formulario de asignación de activos fijos. Insumos necesarios para el registro contable de activos fijos: Formulario Único de Contrataciones. Especificaciones Técnicas. Orden de Compra o Contrato. Informe de Conformidad. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.-
10 Páginas: 10 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF RECEPCIÓN Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 RPC o RPA Una vez adjudicada la contratación de bienes muebles, independientemente de la fuente de financiamiento, designa como parte de la Comisión de Recepción al Responsable de para la verificación de las características físicas. Memorándum de Designación Plazo Referencial Comisión de Recepción o Responsable de Recepción Por lo tanto, se designará la Comisión de Recepción de la siguiente manera: a. Independientemente del monto de la contratación, en los siguientes casos, un funcionario dependiente de la Gerencia Técnica con la competencia necesaria, será parte de la Comisión de Recepción, siendo responsable de la verificación de los atributos técnicos y funcionales: i. Equipos de comunicación ii. Equipos de computación iii. Equipo educacional y recreativo, como micrófonos, proyectores, cámaras de video digital y otros similares. b. Serán también integrantes de la Comisión de Recepción: - En la ciudad de La Paz, uno o más funcionarios de la Unidad Solicitante y del área de. - En el interior del país, uno o más funcionarios de la Unidad Solicitante y del área de. Cuando no sea posible la participación de un funcionario de, podrá suplir esta función un responsable del área administrativa, quien deberá remitir la documentación al Responsable de, en el plazo máximo de 3 días calendario. Recepciona los bienes muebles, se deberá tomar en cuenta las siguientes consideraciones: a. Algunos bienes podrán ser recibidos por para ser sujetos a verificación únicamente cuando: - Su inspección demande un tiempo prolongado; - Su verificación exija criterio técnico especializado; - Cuando las condiciones contractuales así lo determinen; - Cuando se requiera efectuar pruebas de funcionamiento o puesta en marcha. Al respecto, el RPC o RPA en coordinación con un funcionario de la Unidad Solicitante y la Gerencia Técnica (cuando corresponda) establecerán el tiempo que demanda la verificación, debiendo hacer conocer este plazo al proveedor. b. En el caso de Activos Intangibles para la Programación, la Comisión de Recepción, en el momento de la recepción, verifica la cantidad de material recibido y emite el informe de Conformidad o Disconformidad según corresponda. La Unidad Solicitante es responsable de verificar los contenidos y la calidad del material recibido. c. Si los activos fijos muebles requieren ser entregados en un lugar distinto a los almacenes de, estos deberán ser descritos en el contrato u orden de compra, con la participación de la comisión de recepción, deberán Días
11 Páginas: 11 de 27 Etapa Responsable Actividad Instrumento 3 Comisión de Recepción o Responsable de Recepción debiendo cumplir con el procedimiento de recepción. d. En el caso de donaciones o transferencias el (la) Jefe Administrativo remite la documentación que avala dicho acto al Responsable de para su posterior registro e incorporación en el inventario de BOLIVIA TV. e. La recepción de bienes, de propiedad de o bajo su custodia, debe estar respaldada por los documentos de adquisición, préstamo de uso, alquiler o arrendamiento u otros, según corresponda. Cuando el bien mueble una vez verificado no se encuentre observado, la comisión de recepción elabora el Informe de Conformidad remitiéndolo al RPC o RPA para el cierre del proceso. Informe de conformidad o Informe de Disconformidad Plazo Referencial 2 Días En el caso de encontrarse observaciones se elabora el Informe de Disconformidad remitiéndolo al RPC o RPA para la toma de acciones respectivas. Al mismo tiempo la Comisión de entregará al Responsable de el bien mueble para su codificación, registro y asignación a la Unidad Solicitante. 4 RPC o RPA Elabora la solicitud de pago, mismo que remite al Jefe Financiero adjuntando toda la documentación de respaldo de la contratación. Solicitud de Pago En el Día
12 Páginas: 12 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF RECEPCIÓN RPC o RPA Comisión de Recepción o Responsable de Recepción 1 T: Ind. adjudicada la contratación de bienes muebles, designa como parte de la Comisión de Recepción al Responsable de Activos Fijos para la verificación de las características físicas del bien Memorándum de designación 3 T: 2 Días Cuando el bien mueble una vez verificado no se encuentre observado, la comisión de recepción elabora el Informe de Conformidad o encontrarse observaciones elabora el Informe de Disconformidad y remite al RPC o RPA. Informe de conformidad o informe de disconformidad 2 T: 3 Días Recepciona los bienes muebles 4 T: En el día Elabora la solicitud de pago, mismo que remite al Jefe Financiero adjuntando toda la documentación de respaldo de la contratación Solicitud de Pago
13 Páginas: 13 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF CODIFICACIÓN Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de 2 Responsable de Recepciona el bien a ser codificado, revisa que se encuentre toda la documentación. Para controlar la asignación de los bienes muebles, adopta un sistema de identificación a través de códigos específicos para cada bien mueble, lo que permite entre otros aspectos la identificación de su clase o naturaleza, su ubicación y la fuente de financiamiento. Plazo Referencial Documentación En el Día 3 Responsable de Asigna un código de identificación propio y coloca físicamente la etiqueta de identificación a los bienes muebles de propiedad de. Etiqueta de Identificación 2 Días
14 Páginas: 14 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF CODIFICACIÓN Responsable de 1 T: Ind. 2 T: En el día Recepciona el bien a ser codificado, revisa que se encuentre toda la documentación. Documentación Para controlar la asignación de los bienes muebles, adopta un sistema de identificación a través de códigos específicos para cada bien mueble, lo que permite entre otros aspectos la identificación de su clase o naturaleza, su ubicación y la fuente de financiamiento 3 T: 2 Días. Asigna un código de identificación propio y coloca físicamente la etiqueta de identificación a los bienes muebles de propiedad de BOLIVIA TV Etiqueta de Identificación
15 Páginas: 15 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de Registra el ingreso del activo fijo mueble en el Formulario de acta de ingreso de activos fijos identificando la descripción del bien (modelo, serie, marca) según corresponda, además del proveedor, unidad solicitante, costo, fecha de recepción, partida contable y otros documentos de entrega. Plazo Referencial FORM-AAF-ING Responsable de 3 Responsable de Asimismo, el Responsable de mantiene para su control y custodia un archivo en fotocopias que comprende; la Orden de Compra o Contrato como anexo al Formulario de Ingreso de. Registra el código de identificación, descripción, grupo de activo fijo y auxiliar, oficina asignada, responsable asignado para su custodio en el Sistema de Información de Activos Fijos (SIAF), observaciones y otros datos que Sistema de Activos requiera. En coordinación con el Director Jurídico Nacional registran el derecho propietario de los activos fijos muebles como ser los vehículos y otros que así lo requieran a nombre de, independientemente de la fuente de financiamiento en las instancias correspondientes, debiendo efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los mismos. 4 Técnico en Activos Mantiene un archivo actualizado de la documentación, la cual está compuesta por toda la documentación legal y administrativa de respaldo que demuestre la propiedad de. --- En el Día Documentación derecho propietario Archivo Indeterminado Permanente
16 Páginas: 16 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Responsable de Técnico de 1 T: T: Perm. Registra el ingreso del activo fijo mueble en el Formulario de acta de ingreso de activos fijos identificando la descripción del bien FORM-AAF-ING-01 Mantiene un archivo actualizado de la documentación, la cual está compuesta por toda la documentación legal y administrativa de respaldo que demuestre la propiedad de BOLIVIA TV 2 T: En el día Archivo Registra el código de identificación, descripción, grupo de activo fijo y auxiliar, oficina asignada, responsable asignado para su custodio en el Sistema de Información de Activos Fijos (SIAF), observaciones y otros datos que Sistema de Activos requiera 3 T: Ind. En coordinación con el Director Jurídico registran el derecho propietario de los activos fijos muebles
17 Páginas: 17 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de 2 Funcionario Asignado 3 Técnico en Activos Fijos La entrega de activos fijos muebles al personal de BOLIVIA TV es realizado medianteformulario de Asignación de que se considera como la constancia de entrega del bien, en la que el funcionario receptor expresa su conformidad mediante su firma. Una vez entregado el bien asignado valida los datos, verifica el estado del activo, firma el formulario de asignación de y recibe el activo fijo para su uso y resguardo. Archiva y resguarda la documentación de la asignación en orden cronológico. Formulario de Asignación de Formulario de Asignación de Archivo Plazo Referencial 2 Días En el Día En el Día
18 Páginas: 18 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Responsable de Funcionario Asignado 1 T: 2 Días 2 T: En el día La entrega de activos fijos muebles es realizado mediante Formulario de Asignación de Activos Fijos. Formulario de Asignación de Una vez entregado el bien asignado valida los datos, verifica el estado del activo, firma el formulario de asignación de Activos Fijos y recibe el activo fijo para su uso y resguardo Formulario de Asignación de Técnico en 4 T: En el día Archiva y resguarda la documentación de la asignación en orden cronológico Archivo
19 Páginas: 19 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de La Gerencia Administrativa Financiera a través del Responsable de prevé e incluye en el POA de la unidad, el mantenimiento anual de bienes muebles que así lo requiera o se consideren necesarios. Plazo Referencial POA Funcionario de 3 Gerencia Técnica o Cuando se trate de equipos de computación u otros equipos técnicos, la Gerencia Técnica prevé dentro del POA de su unidad el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de comunicación. Solicitará a la Gerencia Técnica o la Unidad de el mantenimiento preventivo o correctivo necesario, según corresponde. Según corresponda, realizan el mantenimiento necesario a los bienes de de acuerdo a cronograma, necesidades y/o requerimientos de mantenimiento. -- En el Día -- Indeterminado
20 Páginas: 20 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Responsable de Funcionario de 1 T: T: En el día La Gerencia Administrativa Financiera a través del Responsable de prevé e incluye en el POA de la unidad, el mantenimiento anual de bienes muebles que así lo requiera o se consideren necesarios Solicitará a la Gerencia Técnica o la Unidad de el mantenimiento preventivo o correctivo necesario, según corresponde POA Gerencia Técnica o 3 T: --- Según corresponda, realizan el mantenimiento necesario a los bienes de de acuerdo a cronograma, necesidades y/o requerimientos de mantenimiento
21 Páginas: 21 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de Aquellos activos fijos muebles de propiedad de la BOLIVIA TV, independientemente de su fuente de financiamiento, que requieran de seguros contra perdidas, robos deberán contar con una póliza de seguros. Plazo Referencial Solicitud de contratación Responsable de 3 Técnico de Activos Fijos Al respecto, el Responsable de realiza la solicitud de la contratación de seguros de aquellos bienes muebles, que así lo requieran. Cuando se requiera hacer efectivo la póliza de seguro, coordina con la empresa aseguradora las acciones a tomar según sea el caso. Mantiene un archivo actualizado de las pólizas de seguro, verificando constantemente la vigencia de los mismos. --- En el Día Archivo En el Día
22 Páginas: 22 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS Responsable de Técnico de 1 T: Ind. Realiza la solicitud de la contratación de seguros de aquellos bienes muebles, que así lo requieran Solicitud de Contratación 3 T: En el día Mantiene un archivo actualizado de las pólizas de seguro, verificando constantemente la vigencia de los mismos Archivo 2 T: en el día Cuando se requiera hacer efectivo la póliza de seguro, coordina con la empresa aseguradora las acciones a tomar según sea el caso
23 Páginas: 23 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Responsable de Se efectúan inventarios físicos periódicos o sorpresivos a objeto de verificar la existencia, localización y condición física de todos los activos existentes. Cronograma Toma Física del Inventario Plazo Referencial Técnico en Activos Fijos 3 Responsable de Para ello, el Responsable de planifica la toma física del Inventario de bienes muebles de propiedad de, en coordinación con la Jefatura Administrativa y los Técnicos en De acuerdo al cronograma aprobado por la Jefatura Administrativa, realiza el recuento y la verificación de los bienes muebles según el código de identificación, así como la verificación del estado de los mismos,movimiento de activos y otros, según sea el caso, considerando lo siguiente: Cuando la etiqueta de identificación del bien mueble se encuentre dañada e ilegible, éste será repuesto por el Técnico en verificando las Notas de Asignación. Cuando el bien mueble no se encuentre en buen estado, el Responsable de analizará las causas y determinara las acciones o disposición de bienes, según corresponda. Cuando se realicen cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos muebles, estos deben ser registrados por el Responsable de, el cual procede a efectuar los registros. Cuando existencia de bajas y altas de personal. Mantiene un control adecuado de los activos fijos muebles, elaborando un informe a la Gerencia Administrativa Financiera vía Jefatura Administrativa, detallando los bienes con valor 1 y se encuentren aun prestando servicios, movimientos no autorizados de bienes y otros necesarios Informe En el Día
24 Páginas: 24 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS Responsable de Técnico de 1 T: --- Se efectúan inventarios físicos periódicos o sorpresivos a objeto de verificar la existencia, localización y condición física de todos los activos existentes Solicitud de Contratación 2 T: --- De acuerdo al cronograma aprobado por la Jefatura Administrativa, realiza el recuento y la verificación de los bienes muebles según el código de identificación, así como la verificación del estado de los mismos, movimiento de activos y otros, según sea el caso, considerando lo siguiente 3 T: en el día Mantiene un control adecuado de los activos fijos muebles, elaborando un informe a la Gerencia Administrativa Financiera vía Jefatura Administrativa, detallando los bienes con valor 1 y se encuentren aun prestando servicios, movimientos no autorizados de bienes y otros necesarios Informe
25 Páginas: 25 de 27 PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS Etapa Responsable Actividad Instrumento 1 Jefe Administrativo Recepcionado el Informe de Conformidad elabora y remite la solicitud de cancelación adjuntando toda la siguiente documentación de respaldo de la adquisición del bien mueble al Jefe Financiero vía Gerencia Administrativa Financiera: Formulario Único de Contrataciones. Especificaciones Técnicas. Orden de Compra o Contrato. Informe de Conformidad. 2 Jefe Financiero Recibe documentación de solicitud de cancelación, deriva al Responsable de Contabilidad para su análisis y registro. 3 Responsable de Contabilidad 4 Profesional en Contabilidad Deriva la solicitud de cancelación al Profesional en Contabilidad para la verificación de la información y de la documentación de respaldo. Procede a la verificación de la información y de la documentación de respaldo, por lo que éste en caso de no encontrar observación alguna elabora un Informe de Conformidad como forma de aprobación a la revisión el cual envía al Responsable de Contabilidad. Informe de conformidad + documentación de respaldo Legajo Plazo Referencial --- En el Día Día Informe de conformidad 3 Días 5 Responsable de Contabilidad 6 Responsable de 7 Responsable de Contabilidad 8 Responsable de Contabilidad En caso de encontrarse observaciones, comunica al Responsable de Contabilidad para su respectivo ajuste en coordinación con el Jefe Administrativo y Jefe Financiero. Registra la adquisición de activos fijos muebles en el sistema de contabilidad (SIGMA), una vez recibida toda la documentación de respaldo y la factura por parte del proveedor, a tal efecto analiza y verifica la consistencia de la información que ingresa al sistema, cuidando que se expresen sin errores. El Sistema de Contabilidad (SIGMA) automáticamente genera la cuenta y los asientos contables sobre la adquisición de bienes muebles. Todo registro de los activos fijos muebles se realiza atendiendo al costo incurrido por para su adquisición. Remite el original del reporte del SIAF (semestralmente, a fin de gestión y al corte de emisión de los estados financieros) mediante comunicación interna al Responsable de Contabilidad para la conciliación respectiva. Recibe el Reporte del SIAF y efectúa la conciliación de los activos reportados con la información contenida en el sistema de contabilidad (SIGMA). Para el cierre de gestión el Responsable de Contabilidad en coordinación con el Responsable de realiza la conciliación de saldos, entre el resúmen de activos fijos y su relación con el saldo del inventario físico valorado de activos fijos, previo a la emisión de estados financieros. En el caso de presentarse diferencias, en coordinación con el Responsable de determinan el origen de las diferencias halladas. --- Indeterminado Reporte SIAF --- Reporte del SIAF Indeterminado
26 Páginas: 26 de 27 Etapa Responsable Actividad Instrumento Plazo Referencial 9 Responsable de Contabilidad A tal efecto, establecidas las diferencias el Responsable de contabilidad procede a realizar y rendir los registros contables a que haya lugar, a efecto de solventar las diferencias o de la misma manera el Responsable de ajusta el registro de control de. Todo ajuste oportuno de registros Contables o de Activos Fijos debe estar respaldada y debidamente justificada. Sin embargo, si la información de la conciliación de los activos fijos coincide con la del sistema de contabilidad, el Responsable de Contabilidad y el Responsable de Activos Fijos da conformidad a la información contenida en el sistema Días
27 Recepcionado el Informe de Conformidad elabora y remite la solicitud de cancelación adjuntando documentación de respaldo al Jefe Financiero vía Gerencia Administrativa Financiera Formulario Único de Contrataciones, Especificaciones Técnicas, Orden de Compra o Contrato, Informe de Conformidad 2 T:En el día Recibe documentación de solicitud de cancelación, deriva al Responsable de Contabilidad para su análisis y registro Responsable de Contabilidad 3 T: 1 Día Deriva la solicitud de cancelación al Profesional en Contabilidad para la verificación de la información y de la documentación de respaldo 5 T: --- Registra la adquisición de activos fijos muebles en el sistema de contabilidad (SIGMA), una vez recibida toda la documentación de respaldo y la factura por parte del proveedor 7 T: --- Recibe el Reporte del SIAF y efectúa la conciliación de los activos reportados con la información contenida en el sistema de contabilidad (SIGMA) T: --- diferencias, en coordinación con el Responsable de determinan el origen de las diferencias halladas 9 T: 2 Días Si la información de la conciliación de los activos fijos coincide con la del sistema de contabilidad, el Responsable de Contabilidad y el Responsable de da conformidad a la información contenida en el sistema 4 T: En el día Procede a la verificación de la información y de la documentación de respaldo, por lo que éste en caso de no encontrar observación alguna elabora un Informe de Conformidad como forma de aprobación a la revisión el cual envía al Responsable de Contabilidad Informe de Conformidad Responsable de 6 T: --- Remite el original del reporte del SIAF (semestralmente, a fin de gestión y al corte de emisión de los estados financieros) mediante comunicación interna al Responsable de Contabilidad para la conciliación respectiva Reporte del SIAF EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN Páginas: 27 de 27 Jefe Administrativo Jefe Financiero Profesional en Contabilidad PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS 8 En el caso de presentarse 1 T: ---
28 Páginas: 28 de REGISTROS.- Código FORM- AAF-ING-01 FORM-AAF-NAS-02 LISTA MAESTRA Descripción Nota de Ingreso de Nota de Asignación de Activos 11. ANEXOS.- Diagrama de Flujo Formatos Otros 12. CUADRO DE CAMBIOS.- VERSION FECHA DE REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO REVISADO POR APROBADO POR 00 Elaboración FIRMA FECHA DE APROBACION
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
1. CONCEPTO.- La administración de Activos Fijos comprende las actividades relativas a la recepción, asignación, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso de la Empresa Misicuni. Para los

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