Source: http://oou.cz/dotazy/rodnecislo
Timestamp: 2017-02-26 07:40:14+00:00

Document:
Rodné číslo a další osobní údaje v pracovní smlouvě z hlediska ochrany osobních údajů
Rodné číslo a další osobní údaje v pracovní smlouvě
Zajímalo by mě, jaké osobní údaje mohou být na pracovní smlouvě, a které osobní údaje by tam být neměly. Bývá zvykem, že na pracovní smlouvě je uvedeno jméno a příjmení, rodné číslo, číslo OP, adresa, pojišťovna, stav, telefon apod.
Jaké osobní údaje by měla či neměla obsahovat pracovní smlouva? Tato otázka je poměrně jednoduchá, leč odpověď bude poněkud komplikovanější. Tuším, že rovněž směřuje k používání rodného čísla, neboť v poslední době se na internetu vyskytly poměrně hysterické články o tom, že zaměstnavatelé budou muset předělávat pracovní smlouvy kvůli rodnému číslu.
Identifikace subjektů na smlouvě
Obecně lze říci, že jakákoli smlouva, tedy i smlouva pracovní, by měla obsahovat takové údaje, které potřebujete. Jejich rozsah je omezen pouze Vaší potřebou. U všech smluv je prvotní otázkou identifikace smluvních partnerů. Smlouva totiž vznikne pouze mezi určitými smluvními stranami a ty je třeba jednoznačně vymezit. Pro fyzickou osobu zpravidla stačí jméno a příjmení, bydliště, případně rok narození. Identifikovat osobu lze pak dále pomocí rodného čísla, čísla občanského průkazu, otisků prstů atd.
Zde se již dostáváme k problematice ochrany osobních údajů. Podle § 5 odst. 1 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen "ZOOU") může správce osobních údajů (zaměstnavatel) shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. Problém nyní nastává v určení, k jakému účelu má správce k dispozici pracovní smlouvu. (Předesílám, že určení účelu zpracování, způsobu, rozsahu zpracování osobních údajů není žádná novinka a všichni správci tak měli učinit již roku 2000. Na druhou stranu je to poměrně komplikovaná věc, která spotřebuje dosti času. Nicméně existují nástroje, které výrazně práci ulehčují.) Tím účelem je zpravidla evidence pracovních smluv jakožto dokumentů, které zakládají pracovní poměr. V takovém případě pak úplně stačí uvádět na pracovní smlouvě pouze jméno, příjmení, adresu, případně rok narození.
Souhlas s uváděním rodného čísla v pracovní smlouvě
Někteří zaměstnavatelé nyní řeší situaci tak, že nechávají dodatečně podepisovat zaměstnance souhlas se zpracováním jejich rodného čísla. Toto počínání je dle mého názoru trochu zmatené. Vychází totiž z obecného povědomí o ochraně osobních údajů, že když se dělá něco se souhlasem subjektů údajů, tak je to v pořádku. Zpravidla si však již tito zaměstnavatelé neuvědomují jinou věc. Každý zaměstnavatel má jakožto správce osobních údajů řadu povinností a povinnost zpracovávat osobní údaje se souhlasem subjektu údajů je pouze jednou z nich!! Uvedené povinnosti jsou pak více či méně propojené s jinými povinnostmi a skutečnost, že se zpracovávají osobní údaje se souhlasem subjektu údajů zpravidla znamená, že by se toto zpracování mělo oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů. Každopádně je však třeba vymezit účel zpracování nějak jinak. Protože za účelem zpracování, který jsme pojmenovali jako evidence pracovních smluv, není možné (byť i se souhlasem subjektu údajů) zpracovávat rodné číslo, neboť jeho zpracování jde nad rámec nezbytně nutného rozsahu (porušení § 5 odst. 1 písm. d) ZOOU).
K povaze souhlasu
Rodné číslo je poněkud výjimečný osobní údaj. Rovněž tak jeho regulace je upravena především v zákoně č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel). Podle § 13c zákona o evidenci obyvatel lze rodná čísla využívat jen
Souhlas však není blíže specifikovaný, a proto lze dovodit, že nemusí být výslovný, jak to žádá § 9 ZOOU u citlivých údajů, ale může být prostý (dovoditelný z jednání subjektu údajů). Samotný podpis pracovní smlouvy, ve kterém je uvedeno rodné číslo, pak představuje vlastně souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou v ní obsaženy. (Pozn. - neplatí to u údajů citlivých jako je např. členství v odborové organizaci, ty mají speciální regulaci).
Vyřeší něco souhlas se zpracováním rodného čísla v pracovní smlouvě?
Dle mého názoru nikoli. Je třeba si uvědomit další věc, a to, že zaměstnavatel stejně rodné číslo zaměstnance potřebuje. Zaměstnavatel totiž za zaměstnance komunikuje se státem ohledně zdanění příjmů zaměstnance a vyplácení odvodů na sociální a zdravotní pojištění. V těchto případech je však zpracování rodného čísla dané zákonem.
Z hlediska možných sankcí je nejbezpečnější vymazání rodného čísla (a dalších údajů, které tam nemají, co dělat - např. číslo OP) z pracovní smlouvy.
Za určitých okolností by však tyto údaje mohly v pracovních smlouvách zůstat. V tomto případě by vlastně záleželo na vhodném definování účelu zpracování osobních údajů. Tento účel zpracování by bylo třeba vydefinovat tak, aby uvádění rodného čísla a dalších osobních údajů bylo v souladu (nebylo nad rámec nezbytnosti) s tímto účelem zpracování. To je však poměrně komplikovaná a sofistikovaná věc, která navíc musí navazovat na plnění dalších povinností správce osobních údajů.
Důvodem, proč se začali někteří zaměstnavatelé zajímat o rodná čísla v pracovních smlouvách, je především fakt, že by za uvádění rodného čísla mohli být pokutování až do výše 10 milionů Kč (§ 17e zákona o evidenci obyvatel). Paradoxem ovšem je, že povinností, které mají zaměstnavatelé jako správci osobních údajů plnit, je celá řada a na základě jejich porušení je možné uložit rovněž pokutu až do 10 milionů Kč (§ 45 ZOOU), případně další sankce.
Tyto povinnosti mají zaměstnavatelé jakož i jiní správci osobních údajů plnit již několik let a zatím se tak zpravidla nestalo. Plnění některých povinností (§ 18 odst. 2 ZOOU) lze totiž jednoduše zjistit z uveřejnění určitých informací na internetu. To ovšem neznamená, že se na webové stránky vyvěsí informace o tom, že "správce zpracovává osobní údaje v intencích zákona č. 101/2000 Sb.". Taková informace, pokud není náležitě doplněná a specifikovaná, pak sama o sobě spíše vypovídá o tom, že správce nezpracovává osobní údaje podle zákona č. 101/2000 Sb. Kdyby totiž osobní údaje podle zákona zpracovával, tak by tato informace vypadala trochu jinak (§ 18 odst. 2 ZOOU). Hlavní menu

References: § 5
 zákona č. 101
 § 5
 § 13
 § 9
 zákona č. 101
 zákona č. 101