Source: https://www.easyap.com/es/faq/all
Timestamp: 2020-04-05 06:02:41+00:00

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Preguntas Frecuentes | easyap - AP&AR e-Invoicing Experts
¿ Qué es el Suministro Inmediato de Información de IVA SII ?
Se trata de un cambio del sistema de gestión actual del IVA que lleva 30 años funcionando, pues se pasa a un nuevo sistema de llevanza de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación. De esta forma, el nuevo SII permite acercar el momento del registro o contabilización de las facturas al de la realización efectiva de la operación económica que subyace a ellas.
(Fuente AEAT)
¿ Cuales son las lineas básicas del funcionamiento de SII ?
En un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes. En el caso de las operaciones de importación, los cuatro días naturales se deberán computar desde que se produzca el registro contable del documento en el que conste la cuota liquidada por las aduanas y en todo caso antes del día 16 del mes siguiente al final del periodo al que se refiera la declaración en la que se hayan incluido.
¿Es easyei compatible con cualquier sistema contable o ERP?
EasyapIP es una aplicación externa que es capaz de interconectarse y comunicarse con cualquier sistema ERP, pudiendo alimentarse y retroalimentar no solo distintos sistemas contables sino también operacionales. Siendo la plataforma la que se adapta al formato de archivo necesario para recibir los input así como para el envío de los output. easyap trabaja con los más conocidos (SAP, Oracle, peoeplesoft, Navision, MS Dynamics, JDedwards, contaplus...) y con otros desarrollos internos en cada compañía.
No, se trata de enviar a la Sede Electrónica de la AEAT determinada información que actualmente se encuentra en:
 Libros Registro de IVA
 Facturas
 Modelos 340 y 347
A partir del 1 de julio de 2017 comenzará la fase obligatoria de aplicación de este sistema tanto para aquellos sujetos pasivos incluidos de forma obligatoria, como para aquellos que opten voluntariamente.
A partir del 2 de Enero de 2017 se inicia una fase voluntaria en la que un grupo de empresas participarán en una prueba piloto.
¿Cómo se envían electrónicamente los datos de las facturas a la AEAT?
 Por vía telemática mediante Servicios Web basados en el intercambio de mensajes XML, que permitirán un suministro de información prácticamente en tiempo real
 Asimismo, cumplimentación de un “formulario web” para aquellos sujetos pasivos que realizan muy pocas operaciones o cuando se quieran remitir los registros de facturas concretas de forma aislada.
¿Qué información sobre la facturación se debe facilitar?
 Registro: Libro registro de facturas recibidas y expedidas, bienes de inversión y Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
 Datos de la factura / factura simplificada (art. 6 y 7 del RD 1619/2012): NIF,identificaciones, Fecha de expedición, tipos, bases y cuotas.
 Tipo de operación: a identificar mediante CLAVES y SUBCLAVES (factura simplificada, factura rectificativa, Inversión del sujeto pasivo, IVA de caja y resto de regímenes especiales…)
 Otros datos: cuota deducible, número de referencia catastral en determinados arrendamientos de local de negocio, acuerdos de facturación,…
En el caso de que un envío contuviera algunas facturas con errores, el nuevo envío a presentar tras efectuar las correcciones precisas, ¿debe incluir todas las facturas?
No, solo deben incluirse las facturas que fueron rechazadas.
¿Cómo se subsana un error registral?
Cuando la factura es correcta pero la anotación en el Libro registro no se ha hecho correctamente se enviará un nuevo registro con el número de la factura original y con el tipo de comunicación A1 “Modificación de facturas/registros (errores registrales)”.
¿Cómo se registra una factura rectificativa?
Cuando se haya producido un error material en la factura (cuando no se cumpla en la factura alguno de los requisitos exigidos conforme al artículo 6 o 7 del Reglamento de Facturación), un error fundado de derecho, una incorrecta determinación de la cuota repercutida o alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible (art. 80 LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa cuya información se remitirá indicando tipo de comunicación “A0” y tipo de factura con las claves “R1”, “R2” y “R3” según cuál sea el motivo de la rectificación (concurso, deuda incobrable y resto de causas incluidas las del artículo 80.Uno y Dos).
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves “S- por sustitución” o “I- por diferencias”.
¿Cómo se registra una factura rectificativa por sustitución “S”?
La información de la factura se remitirá indicando “Tipo de Comunicación: A0” y tipo de factura con las claves “R1”, “R2” y “R3”.
¿Cómo se registra una factura rectificativa por diferencias “I”?
Cuando la rectificación se haga por “diferencias” se deberá informar directamente del importe de la rectificación.
Para ello se deberá informar en un solo registro de la factura rectificativa con la clave “I”. En este caso no se deben rellenar los campos adicionales “Base rectificada” y “Cuota rectificada”.
La modificación por diferencias supondría emitir una factura con base imponible de
Tipo Rectificativa: I
Importe total: se indicará el importe total de la rectificación -242.
Desglose IVA: base imponible: -200, cuota repercutida – 42.
En caso de rectificar varias facturas mediante un único documento de rectificación ¿cómo se identifican las facturas rectificadas?
La identificación de las facturas rectificadas es opcional.
En el caso de que se identifiquen, podrán identificarse todas ellas con la única limitación del tamaño del propio fichero XML.
¿Cuándo debe cumplimentarse el campo "Fecha operación"?
Deberá cumplimentarse el campo “fecha de operación” en el Libro registro de Facturas Expedidas cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura.
Deberá cumplimentarse el campo “fecha de operación” en el Libro registro de Facturas Recibidas cuando la fecha de realización de la operación sea distinta a la fecha de expedición de la factura y así conste en la misma.
Ejemplo: la empresa A vende mercancías el 3 de julio de 2017, documentando la operación en factura de fecha 1 de 1 de agosto de 2017. ¿Cuándo debo suministrar los datos a través del SII? ¿Debo consignar algún campo específico?
Los datos deberán suministrarse en el plazo de los 8 días siguientes a la expedición de la factura (hasta el 11 de agosto). Se consignará la “Fecha de expedición de la factura” (1 de agosto de 2017) y el campo “Fecha operación” (3 de julio de 2017).
¿Qué fecha de operación debe hacerse constar en una factura rectificativa?
La fecha de expedición de la factura original que se está rectificando.
¿Qué fecha de operación debe constar en una factura rectificativa si se rectifican varias facturas mediante un único documento de rectificación?
Se consignará el último día del mes natural en el que se registró la última factura rectificada (la de fecha más antigua).
¿El campo “Descripción operación” se cumplimenta con claves estandarizadas?
No. Se trata de un contenido libre que puede ocupar 500 posiciones.
¿Cuándo debe cumplimentarse el campo "IDOtro" dentro del bloque “Contraparte” e “IDFactura”?
Cuando la “contraparte de la operación (cliente/proveedor)” o el emisor de la factura no disponga de NIF asignado en España. Ocurre entre otros, en el supuesto de proveedores o clientes extranjeros.
¿Cuándo debe cumplimentarse el campo "Código país" dentro del bloque “Contraparte”?
Cuando la dirección de la “contraparte de la operación (cliente/proveedor)” se corresponda con un país no comunitario, o tratándose de un país comunitario, cuando el declarado no disponga de Número de Operador Intracomunitario (como ocurre con algunos consumidores finales comunitarios). Si se marca la clave 2 (NIF-IVA) del campo “Tipos de Identificación en el país de residencia”, este campo no será obligatorio.
En el caso de entidades acogidas al Régimen Especial de Grupos de Entidades en IVA, ¿quién debe suministrar electrónicamente los registros de facturación?
Cada una de las entidades que formen parte del Grupo.
¿Se suministrará información de las operaciones sujetas a IGIC o IPSI?
Sí. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 09.
Se registrarán como operaciones “no sujetas”. En el campo “Tipo no sujeta” se indicará la clave “N2: No sujeta – Operaciones no sujetas en el TAI por reglas de localización”.
¿Se suministrará información a través del SII sobre operaciones de seguros?
Sí, en cualquiera de los siguientes supuestos:
- cuando que se trate de una operación por la que exista obligación de emitir factura (art. 3.2 RD 1619/2012)
- en el caso de las operaciones a las que se refiere el artículo 33.1 RD 1065/2007, de 27 de julio (importe de las primas o contraprestaciones percibidas e indemnizaciones o prestaciones satisfechas).
En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 12 en el caso del Libro registro de Facturas Expedidas y 14 si se trata del Libro registro de Facturas Recibidas.
¿Pueden registrarse asientos resumen de facturas a través del SII?
Sí. Se consignará como tipo de factura la clave “F4”.
En el bloque que identifica a la factura (IDFactura) se consignará el número y serie de la primera y última factura.
¿Pueden registrarse asientos resúmenes en el caso de facturas con operaciones a las que se hayan aplicado distintos tipos impositivos?
Sí. Se informará en un solo registro desglosándose la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo y los distintos tipos impositivos.
Al registrar una factura simplificada ¿debe desglosarse la cuota tributaria?
Con carácter general, no es necesario. Marcando la clave “F2 Factura simplificada (ticket)”, sólo será obligatorio cumplimentar el campo “Importe total de la factura”. No obstante, si se trata de una factura simplificada “cualificada” de las reguladas en el artículo 7.2 del RD 1619/2012 sí deberá desglosar el importe de la cuota.
¿Cómo se registra una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas (art. 7.2 RD 1619/2012)?
Se deberá informar en el bloque “Tipo Factura” con la clave “F3: factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas” y en el bloque de “Facturas agrupadas” se identificarán las facturas simplificadas sustituidas con el número, serie y fecha de expedición o, en su caso, las especificaciones que se sustituyen o cajean. La identificación es opcional.
¿Qué fecha de operación debe hacerse constar en una factura recapitulativa (art. 13 RD 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación?
Se consignará el último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones que documenta la factura recapitulativa.
¿Puede registrarse la Base Imponible, Cuota del impuesto e Importe total de la factura en divisas?
No. Debe consignarse su contravalor en euros, aplicando el tipo de cambio vendedor fijado por el Banco de España vigente a la fecha de devengo de la operación (art. 79 once Ley 37/1992).
¿Deben registrarse las operaciones no sujetas a IVA y las sujetas pero exentas? ¿Cómo?
Sí. Existiendo obligación de expedir factura, (artículos 2 y 3 RD1619/2012 que regula las obligaciones de facturación) ésta debe registrarse.
Tratándose de una operación no sujeta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “No sujeta”, indicando el importe y el tipo de operación de acuerdo a las siguientes claves:
“N1: No sujeta - No sujeción artículo 7, 14, otros”
“N2: No sujeta - Operaciones no sujetas en el TAI por reglas de localización”
Tratándose de una operación exenta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “Sujeta” y “Exenta”, indicando la base imponible y la causa de exención utilizando las siguientes claves:
“E1: exenta por el artículo 20”
“E2: exenta por el artículo 21”
“E3: exenta por el artículo 22”
“E4: exenta por el artículo 24”
“E5: exenta por el artículo 25”
“E6: exenta por otros”
Si no se dispone de esta información bastará con indicar que se trata de una operación exenta.
¿Cómo se registra una Entrega Intracomunitaria de Bienes?
Se anotará la factura emitida al cliente comunitario en el Libro registro de Facturas Expedidas procediendo a su identificación mediante la clave 2 en el campo de tipos de Identificación en el país de residencia “IDType” y su Número de Operador Intracomunitario en el campo "ID". El campo “CodigoPais” no será obligatorio.
Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave “E5: Exenta por el artículo 25”.
¿Cómo se registra una Exportación?
La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas.
En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 15.
Deberá identificarse al cliente – en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y
las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país
¿Qué tipos de operaciones se incluyen en el campo “Clave Regimen Especial O. Trascendencia”?
01 OPERACIÓN DE RÉGIMEN COMÚN
02 OPERACIONES POR LAS QUE LOS EMPRESARIOS SATISFACEN COMPENSACIONES REAGYP
03 OPERACIONES A LAS QUE SE APLIQUE EL RÉGIMEN ESPECIAL DE BIENES USADOS, OBJETOS DE ARTE, ANTIGÜEDADES Y OBJETOS DE COLECCIÓN (135-139 DE LIVA),
04 RÉGIMEN ESPECIAL ORO DE INVERSIÓN
05 RÉGIMEN ESPECIAL AGENCIAS DE VIAJES
06 REGIMEN ESPECIAL GRUPO DE ENTIDADES EN IVA
07 RÉGIMEN ESPECIAL GRUPO DE ENTIDADES EN IVA (Nivel Avanzado)
08 RÉGIMEN ESPECIAL CRITERIO DE CAJA
09 OPERACIONES SUJETAS AL IPSI / IGIC
10 ADQUISICIONES INTRACOMUNITARIAS DE BIENES Y PRESTACIONES DE SERVICIOS
11 COMPRA DE AGENCIAS VIAJES: operaciones de mediación en nombre y por cuenta ajena en los servicios de transporte prestados al destinatario de los servicios de acuerdo con el apartado 3 de la disposición adicional cuarta del Reglamento de Facturación.
12 FACTURACIÓN DE LAS PRESTACIONES DE SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJE QUE ACTÚAN COMO MEDIADORAS EN NOMBRE Y POR CUENTA AJENA (D.A.4ª RD1619/2012)
13 COBROS POR CUENTA DE TERCEROS DE HONORARIOS PROFESIONALES O DE Dº DERIVADOS DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL, DE AUTOR U OTROS POR CUENTA DE SUS SOCIOS, ASOCIADOS O COLEGIADOS EFECTUADOS POR SOCIEDADES, ASOCIACIONES, COLEGIOS PROFESIONALES U OTRAS ENTIDADES QUE, ENTRE SUS FUNCIONES, REALICEN LAS DE COBRO.
14 OPERACIONES DE SEGUROS
15 OPERACIONES DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL DE NEGOCIO
Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.)
¿Debe utilizarse la clave 11 del campo "Régimen Especial O Trascendencia" en el Libro registro de Facturas Recibidas para registrar facturas recibidas procedentes de Agencias de Viajes?
No. Sólo debe utilizarse por las propias entidades que apliquen el Régimen Especial de Agencias de Viajes. Las facturas recibidas de Agencias de Viaje no precisan ninguna clave especial en su registro.
¿Cómo se registra una operación con inversión del sujeto pasivo (art. 84.Uno.2º y 4º de la Ley del IVA) siempre que tengan su origen en operaciones distintas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios)?
El destinatario de la operación registrará los datos de la factura recibida consignando en el campo de tipo de operación la clave “S2: Sujeta – No Exenta – Inv. Suj. Pasivo”. Deberá calcular y consignar la cuota soportada correspondiente a dicha factura así como cumplimentar el campo “Cuota Deducible”. No registrará dato alguno en el Libro Registro de Facturas Expedidas.
En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 10. Por otra parte, se deberá calcular y consignar la cuota soportada correspondiente a la citada factura así como cumplimentar el campo “Cuota Deducible”.
En estos casos no se debe informar con la clave de tipo de operación “S2: Sujeta – No Exenta – Inv. Suj. Pasivo” que sólo se utiliza cuando el declarante sea sujeto pasivo del Impuesto de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 84.Uno.2º y 4º de la Ley del IVA siempre que tengan su origen en operaciones distintas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios.
La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Recibidas. Deberán consignarse los campos “Número DUA” (número de referencia que figura en el propio DUA y en la carta de pago) y “Fecha reg. contable DUA” (fecha en que se haya contabilizado el DUA admitido a despacho por la Administración Aduanera).
Por otra parte, se deberá consignar la operación con la clave S1 “Sujeta – No Exenta”,
el detalle de la factura (tipo, base imponible y cuota soportada) así como cumplimentar el campo “Cuota Deducible”.
Se identificará al proveedor – en caso de ser extranjero - mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”, sin que sea obligatorio en este último caso consignar Número de Identificación Fiscal en el país de residencia.
 En el campo “Número de DUA” se informará de los datos del documento de aduanas correspondiente a los bienes importados, que en general será el DUA.
 Como “Base Imponible” se indicará el Valor en Aduana de la mercancía, más los demás gravámenes que se devenguen fuera del territorio de aplicación, más los gravámenes a la importación y más los gastos accesorios que no formen parte del Valor en Aduana y que se produzcan hasta el primer lugar de destino en el interior de la comunidad (Base Imponible, casilla 47 DUA).
 Como “Cuota Tributaria” se consignará el importe a pagar.
Habiendo registrado un DUA no es necesario registrar la factura del proveedor extranjero salvo que se hubiera recibido con antelación.
1.- Factura del Proveedor de EEUU, con BASE 10.000 USD, que corresponden a 6.896,55 €. 2.- Factura del Transitario Nacional, con los siguientes importes:
-Factura del proveedor...............................6.896,55€
-Resto de conceptos(1).............................. 53,45€
-Prestación exenta del transitario (2)........... 300,00€ (1) Gravámenes, gastos accesorios, etc hasta el primer lugar de destino en el interior de la Comunidad.
- Cuota IVA importación................................................................ 1.160,00 €
- Base de la prestación de servicios del Transitario ........................ 500,00 €
- Cuota ........................................................................................ 80,00 €
1.º El DUA, consignando como número de identificación el nº de referencia, base imponible 7.250 € y cuota 1.160 €. (No se registrará la factura del proveedor extranjero). La factura del proveedor extranjero con una base imponible 7.250 € y cuota 1.160 €.
2.º La factura del transitario, consignando únicamente la prestación de servicios sujeta y no exenta con una base imponible de 500 € y una cuota de 80 €.
Se facilitarán los datos del documento de aduanas correspondiente a los bienes importados, que será el número de referencia del DUA que figura en el propio DUA y en la carta de pago (si es obligatoria su presentación), o el número de registro del modelo 380 en caso de salida del régimen de depósito distinto del aduanero y, en el resto de casos, los datos de las facturas oportunas emitidas por los proveedores o prestadores de servicio.
 Como Base Imponible se indicará:
– En el caso de la presentación del modelo 380, la base imponible declarada en el mismo.
– En el resto de los casos, el importe de la contraprestación que figure en la factura.
 Como Cuota Tributaria se indicará el importe a pagar.
¿Es obligatorio suministrar la información de la cuota deducible?
LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN ¿Qué operaciones se incluyen?
Este libro sólo lo llevarán aquellos sujetos pasivos que estén sometidos a la regla de prorrata. La información a suministrar consiste en la identificación del bien, fecha del comienzo de utilización del bien, prorrata anual definitiva, la regularización anual de las deducciones, y en el caso de entrega del bien se deberá dar de baja el bien de inversión anotando la referencia a la factura que justifique la entrega y la correspondiente regularización.
Este Libro se informará en el último período del año o el último período de actividad (si cesase la misma), siendo la información recogida en el mismo adicional al registro de las compras y ventas de bienes de inversión en los Libros registro de Facturas Expedidas y Recibidas.
IMPORTES EN METÁLICO ¿Qué operaciones se incluyen?
Este bloque se informará en el último período del año con los importes superiores a 6.000 euros que se hubieran percibido en metálico de la misma persona o entidad por las operaciones realizadas durante el año natural.
LIBRO REGISTRO DE DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS ¿Qué operaciones se incluyen?
En este libro se registran exclusivamente dos tipos de operaciones, las operaciones a las que hace referencia el artículo 66 del RIVA, es decir, sólo las siguientes:
1. El envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70, apartado uno, número 7º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992).
2. Las transferencias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9, apartado 3º, y 16, apartado 2º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992).
Se consignará la clave “D” si el declarado es el destinatario de los bienes objeto de la operación, y “R” si el declarado es el remitente de los bienes objeto de la operación.
En cuanto a las adquisiciones intracomunitarias de bienes habituales, así como las entregas intracomunitarias de bienes habituales, se deben registrar en el Libro registro de Facturas recibidas y Expedidas respectivamente, en la forma que se indica en las preguntas frecuentes “¿Cómo se registra una Adquisición intracomunitaria de Bienes?” “¿Cómo se registra una Entrega intracomunitaria de Bienes?”.
En estos supuestos no se consignará en ningún caso la clave "D" de destinatario o la "R" de remitente, que son claves exclusivas del Libro de determinadas operaciones intracomunitaria.
¿Cómo se registran las operaciones sometidas al RECC a través del SII?
Se harán constar con la clave de régimen especial “08”.
Adicionalmente, en el momento de efectuarse los cobros/ pagos correspondientes a las operaciones sometidas al RECC se deberán consignar los siguientes campos: En el Libro registro de Cobros: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
En el Libro registro de Pagos: fecha de pago, importes pagados, medio de pago utilizado, cuenta bancaria o medio de pago utilizado.
El medio de pago/cobro se consignará con alguno de los siguientes valores:
01: Transferencia
02: Cheque
03: No se cobra/paga (fecha límite de devengo / devengo forzoso en concurso de acreedores)
04: Otros medios de cobro / pago
La información de estas operaciones se suministrará en los plazos generales como si a las mismas no les hubiera sido de aplicación el régimen especial, sin perjuicio de completar los datos referentes a los cobros o pagos totales o parciales en el libro correspondiente al momento en que se efectúen los mismos (enviando la información de la factura con la clave única de la factura original).
Para dar de alta una factura remitida por un proveedor que aplica el RECC, primero se dará de alta la factura A0 en el Libro de facturas recibidas y posteriormente se enviará otra petición con el suministro de pagos.
El 5 de julio de 2017 un empresario acogido al RECC realiza una operación por importe de 5.000 euros con otro empresario. Se expide factura con fecha 1 de agosto de 2017. La factura no es cobrada hasta el 15 de septiembre de 2017, realizándose el pago med
La factura expedida con fecha 1 de agosto de 2017 deberá informarse en un plazo de 8 días (hasta el día 11 de agosto). Al informarse la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas deberá indicarse la clave de régimen especial “08”.
Una vez cobrada la factura se deberá suministrar la información en el registro de cobros de facturas expedidas indicando además del número identificativo de la factura original: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
¿Pueden anotarse asientos resúmenes de facturas expedidas correspondientes a operaciones en RECC?
Sí, teniendo en cuenta el criterio general de devengo, sin perjuicio de que se hayan de complementar con los datos relativos a los cobros.
¿Qué consideraciones en Suministro Inmediato Información del IVA hay que hacer en las facturas cuando hay varios albaranes: es necesario una factura por cada albarán de entrega?
No es necesario, se recomienda agrupar por fecha de devengo o recepción del bien o servicio.
¿Qué exige SII cuando una misma factura tiene diferentes tipos de IVA ?
Hay que reportar cada una de las bases de manera agrupada. Es decir, una factura con 25 líneas y dos bases será reportada en dos líneas, una por cada base agrupando los importes de cada base.
¿Cómo impacta el Suministro Inmediato de Información del IVA a los cierres contables de fin de año?. Estoy en enero registrando facturas del ejercicio anterior
El cierre contable tiene su camino independiente del reporte de las transacciones a AEAT. Las facturas recibidas se deben reportar en base a la fecha de registro, independientemente del período contable en que se imputen. Y para el caso de las facturas recibidas lo relevante es la fecha de emisión.
Cuando hay facturación resumen una única vez al mes ¿qué consideraciones son necesarias para el SII?
Hay que considerar la fecha del devengo y la fecha de la factura. En principio debería reportarse por cada fecha de devengo/entrega de mercancía, de no ser así se reportara como una factura normal.
En el caso de las facturas de importaciones, DUAs e IVAs diferidos ¿cómo afecta el Suministro Inmediato de Información del IVA?
Lo único que cambia es que el proceso debe estar ligado a la contabilización de la factura. DUA y factura deben ser contabilizados a la vez, DUA debe identificar la factura de compra a la que corresponde
¿Aplicar el Suministro Inmediato de Información a los obligados a declarar en las Haciendas Forales ?
Todavía no, pero se cree que llegará.
Para las comunicaciones con la AEAT y el SII ¿se puede usar el certificado de cada empresa o el de easyap ?
Las dos opciones son válidas, el problema del uso del certificado de cada empresa es que obliga al firmado de cada una de las transacciones cuando es algo que debería ser desatendido y por eso lo normal es que se use el certificado de easyap
El portal easyaei para SII ¿facilita acceso a las respuestas de AEAT y en caso de respuesta de rechazo cómo se resuelve?
Afirmativo. Las respuestas, tanto de aceptación como de rechazo, estarán en easyei (y también pueden transmitirse al ERP). Los cambios originados por rechazos deben tener lugar en el sistema de origen (en el ERP), y serán después notificados desde el portal de Suministro Inmediato de Información de easyap.
¿Exige el Suministro Inmediato de Información identificar la facturación atípica ?
Es necesario y se trata de una tipología de factura que hay que identificar y reportar
Cuando en la emisión de facturas hay devoluciones ¿a efectos del Sistema Inmediato de Información del IVA es necesario identificar la factura que se rectifica ?
Escalado a AEAT
En el caso de la operativa normal de negocio no es necesario hacer la identificación en la factura rectificativa de la factura rectificada.
En todos los casos, incluido el de operativa normal del negocio, en que existe una modificación de los ivas es necesario en la factura rectificativa identificar la factura rectificada.
Para el caso de facturas correlativas nominativas y sin cliente...hay clientes que se identifican y otros que no ¿Permite SII la agrupación?
Se pueden hacer agrupaciones de facturas sin cliente identificado en bloques que mantengan la numeración consecutiva de facturas. Si hay saltos por existir facturas a clientes identificados deben ser agrupaciones separadas
Los criterios de agrupación son muy complejos de tal forma que van a merecer la pena cuando el volumen de tickets sea muy elevado, en caso contrario es más cómodo el reporte individualizado.
Para el caso de empresas extranjeras registradas en España a efectos del IVAI ¿se considera la facturación en España o también la del país de residencia para el SII?
Sólo la facturación en España
El Sistema Inmediato de Información ¿debe incluir la información de pago y cobro de las facturas ?
Sí, pero únicamente para el caso de participantes en el régimen de criterio de caja
¿Qué ocurre para el SII con las facturas entre el 01/01/2017 y el 30/06/2017?
Deben ser comunicadas hasta el 31/12/2017
¿cuáles son los plazos en los que hay que remitir la información del SII?
AEAT ha marcado un plazo de cuatro días para el envío de la información, envío que debe hacerse online. El plazo de cuatro días (ocho en 2.017) empieza a contar:
• Para las facturas emitidas a partir de la fecha de factura. Siendo este el plazo lo más lógico es que la información se transmita conforme se va emitiendo la facturación. No hay margen para que puedan realizarse procesos manuales de adaptación de la información. Es un plazo que da margen para resolver posibles anomalías técnicas pero que en última instancia lleva a reportar en base diaria
• Para las facturas recibidas el plazo comienza a contar desde la fecha de registro de la factura. La fecha de registro no es la fecha de contabilización, no es relevante el período contable.
No se cuentan para el cómputo del plazo los fines de semana ni festivos nacionales
¿Están definidos los formatos de los diferentes campos que es necesario reportar en SII ?
Sí, están perfectamente definidos y especificados en la guía técnica SII, que se puede descargar en...La aproximación de easyap en este punto es que los clientes faciliten la información en el formato en que puedan para que easyap haga la adaptación al formato de Hacienda, evitando así a nuestros clientes esta problemática técnica.
Para el Suministro Inmediato de Información de IVA ¿es necesaria la adaptación de los ERPs pues va a ser la fuente de la información reportada?
Los ERPs son la base de la información pero con el servicio de easyap de mapeo, lógica y aceptación de cualquier formato se minimiza/elimina la necesidad de modificaciones en el erp. Es algo similar a lo que ocurre con la emisión de factura electrónica donde los clientes de easyap sin hacer cambios en su erp son capaces de enviar facturas en muy diversos formatos independientemente del formato original del ERP
¿En qué formato puede recibir easyap la información del ERP contable?
easyap puede recibir cualquier formato de fichero: txt, csv, xls, xlm, xlsx...easyap recibe la información y va a hacer un mapeo con lógica de esa información. No es una mera traslación campo a campo entre formatos distintos (del original del erp al exigido por Hacienda) pues incluirá lógica que permita incorporar exigencias del formato SII. Por ejemplo para identificar si son facturas o facturas rectificativas y de qué tipo.
¿Existen patrones del mapeo de campos facilitados por AEAT ?
Entre la información ya disponible de Suministro Inmediato de Información existe una guía técnica con el detalle de los campos y de su formato. El mapeo es un trabajo que cada empresa debe realizar para enviar la información contable de las facturas emitidas y recibidas en los campos exigidos por AEAT, y es en este mapeo y lógica de equiparación de la información donde easyap presta servicio para sus clientes. La guía facilitada por Hacienda indica uno a uno todos los campos donde tiene que ir, por ejemplo: número de factura, fecha de factura...
En respuesta a la información enviada ¿devolverá la AEAT alguna "huella" ?
Entendiendo por "huella" un identificador único de información, el SII IVA devolverá por cada transacción un indicador único de aceptación o rechazo. Es una información muy valiosa que debería por ser almacenada en el ERP contable y que estará disponible en el portal SII de easyap. Es equiparable a la respuesta que envía FACe en los casos de emisión de facturas electrónicas a las AAPP, a cada factura remitida FACe responde con un indicador único de aceptación o rechazo.
INFORMACIÓN A REMITIR CON EL SII
Datos de factura a remitir
- Número y Serie
- Fecha de operación
- Identificador destinatario
- Tipo IVA
La información relativa al Libro Registro de Facturas Expedidas que debe comunicarse a la AEAT a través del nuevo SII (contenida tanto en los Libros Registro actuales como en los campos de las propias facturas) es la que se muestra a continuación:
- Identificador expedidor
- IVA Soportado
​(Fuente AEAT)
Por su parte, la información relativa al Libro Registro de Facturas Recibidas que debe comunicarse a la AEAT a través del nuevo SII (contenida tanto en los Libros Registro actuales como en los campos de las propias facturas) es la siguiente: Suministro Inmediato de Información (SII) 11 INFORMACIÓN A REMITIR CON EL SII (Fuente AEAT)
¿ Hay que enviar las facturas a la AEAT ?
Lo que hay que remitir son los campos de los registros de facturación que se concreten en la correspondiente Orden Ministerial, respecto de la información a que se refiere el Proyecto de Real Decreto que se encuentra actualmente en tramitación.
Que hace easyap?
easyap es especialista en proceso de facturas con terceros. Desde hace mas de diez años prestamos servicios orientados a la mejora de procesos. Usando herramientas de desarrollo interno, desde easyap ayudamos a los clientes a alcanzar mejoras sustanciales en los procesos de envio y recepción de facturas.
¿Qué es easyapIP Workflow de facturas?
Es un módulo de la aplicación easyapIP. En este módulo se realiza la tramitación del circuito completo de las facturas recibidas de terceros. Se automatizan y resuelven los problemas habituales de los procesos de tramitación de facturas: asignación a circuito (con o sin pedido...), matching/conformación, codificación, aprobación, resolución de excepciones, contabilización, suministro de información a proveedores...con el objetivo de optimizar los recursos dedicados y reducir los plazos de tramitación, para lograr así una contabilización más eficiente. Mayor información en workflowfacturas.es y en las preguntas formuladas a continuación.
¿Que es easyEI Factura Electrónica?
easyei es una plataforma de facturación electrónica que permite tanto emitir facturas a mis clientes como recibir facturas de mis proveedores.
Como principales caracteristicas podemos destacar:
- No requiere la instalación de ningun software
- Coste 100% variable, se paga por factura emitida o recibida.
- Soporte multiformato , se puede emititir o recibir facturas en cualquier formato a clientes , facturae, xml, edi, factura web, ... incluso papel
- Alta online y en 5 minutos.
Mas informacion en: www.facturaelectronica.eu
¿Qué es easyapIP Gastos de Empleado?
Es un módulo de la plataforma easyapIP. En este módulo se tramitan las hojas de gastos de los empleados. Se trata de una aplicación web que permite agilizar la tramitación, contabilización e incluso el pago de aquellos gastos en que incurre el empleado en nombre de su compañía con motivo del ejercicio de su actividad profesional. Se puede adquirir un conocimiento más profundo de la aplicación en gastosempleado.es y en las preguntas que se responden a continuación.
¿Puedo emitir la totalidad de mis facturas a través de esta plataforma?
La gran ventaja de la plataforma de emisión de factura electrónica es que al usuario le va a permitir emitir factura electrónica a cada uno de sus clientes, adaptándose al formato de factura electrónica que cada cliente es capaz de recibir, y le va a poder dar un valor añadido ya que junto con la factura le pude adjuntar un fichero contable que le va a permitir contabilizar esta factura de forma automática en su ERP, siendo la plataforma la que hace esas gestiones liberando a emisor y receptor de cualquier desarrollo.
¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
La generación, envío y recepción de las mismas es inmediata, por lo que los plazos se reducen al máximo, se evitan gastos de envío (ensobrado, sellos, ..) hay fehaciencia de la recepción de las facturas e impide la perdida de las facturas al quedar depositadas en el portal de la plataforma easyapIP.
A su vez, si se quisiera y mediante módulos de workflow nos va a permitir automatizar los procesos de matching y aprobación a partir de los datos de la misma, de forma que la integración de la facturación en la plataforma easyapIP nos va a permitir la contabilización sin intervención humana.
¿Qué capacidad técnica han de tener mis sistemas para poder emitir o recibir factura electrónica?
El portal de factura electrónica de easyap está preparado para poder emitir facturas bien mediante el tecleo de la misma en una pantalla de forma que el usuario se conecta vía web y teclea los datos de la factura a emitir, o bien mediante el volcado de archivos desde el ERP del usuario, en cualquier formato, ya que la plataforma es capaz de recibir cualquier tipo de fichero.
¿Puedo enviar mis facturas a mis clientes y recibir las de mis proveedores en un mismo sistema?
La plataforma de facturas easyapIP puede tramitar la totalidad de las facturas de un usuario tanto las recibidas de sus proveedores, completando el ciclo de la factura hasta contabilizarla en el ERP, así como la tramitación de la emisión de las facturas de clientes, enviándolas de forma electrónica en aquel formato que el cliente es capaz de recibirlas, y conservándola en la plataforma para cumplir con los requisitos legales.
¿Qué tipo de facturas puede tramitar la plataforma easyapIp?
La plataforma es una herramienta de tramitación de todo tipo de facturas, con el fin último de contabilización, y el Input de información es igual que proceda de una factura papel o una Edi, Edi con firma, efactura, PDF, etc. Y, por supuesto, independiente de la tipología de la factura: con pedido, sin pedido, gastos, activos....
¿Para qué tipo de empresas es válido easyapIP?
easyapIP es una muy útil herramienta para cualquier empresa que quiera mejora el procesamiento de sus facturas con terceros. Se puede aplicar en empresas de todo sector de actividad, tamaño y ubicación. Empresas multinacionales, pymes, de la automoción o de la banca, de la distribución o de la publicidad, españolas, alemanas, mexicanas....
¿Se puede trabajar con easyapIP desde un SCC ?
EasyapIP es una herramienta ideal para trabajar en Centros de Servicios Compartidos. El hecho de poder tener las tareas tan segmentadas, que la aplicación sea multi-idioma, poder tener circuitos de facturas por cada entidad, posibilidad de contabilizar en múltiples sistemas contables (tenemos clientes que trabajan en un mismo entorno easyapIP contra múltiples instalaciones distintas de un mismo ERP, pero cada una con su propio fichero contable), la capacidad de recibir facturas en diferentes idiomas, poder trabajar via internet desde diferentes localizaciones geográficas...son todas características que destacan la versatilidad y adaptabilidad de easyapIP a un SCC. En este mismo sentido, el trabajo en un gestoría para múltiples clientes es igualmente desarrollable con easyapIP
¿Qué ventajas tiene a efectos de auditoría easyapIP ?
Las ventajas en las auditorías internas y externas son múltiples. El auditor puede tener acceso a las imágenes de las facturas en cualquier momento, sin necesidad de recurrir al archivo físico. La experiencia demuestra que la simple imagen en pdf se da por válida a estos efectos, y mucho más si está firmada o es factura digital. Se puede saber quién hizo qué y cuándo. Los procesos y las normas que los rigen están parametrizadas en la aplicación con lo que el conocimiento no reside en las personas, lo que da estabilidad y garantía a los procesos.
¿Se pueden establecer grupos de trabajo en función de tareas específicas ?
easyapIP trabaja sobre la asignación de tareas a usuarios o grupos de usuarios. Todas las facturas tienen un estado que va a evolucionando. Y siempre hay algo responsable de esos estados y, por tanto, de las correspondientes tareas. Al tener tan desglosado el nivel de tareas es muy sencillo establecer grupos de trabajo responsables de determinadas tareas. Por ejemplo, en el supuesto de incidencias relacionadas con recepción de mercancía, el responsable puede ser el correspondiente almacén receptor. Si las diferencias son relativas a importes, el responsable puede ser el comprador encargado. Y si hay diferencias formales, duplicidad, el responsable puede ser el área contable.
¿Cómo se puede automatizar la codificación de una factura?
La codificación de facturas es una tarea que consume un elevado tiempo. Pero en muchos casos puede automatizarse, haciendo uso de varios elementos: información del proveedor, información contenida en la propia factura, uso de plantillas para carga de desgloses...recordemos que en easyapIP trabajamos con la imagen de facturas pero también con datos, y esa extracción o uso de datos puede resultar muy útil a la hora de automatizar la tarea de codificación.
¿Qué es codificar una factura ?
Codificar una factura es imputar la información contable necesaria. Esa información puede tener varias niveles, dependiendo del plan contable y de la estructura de contabilidad analítica. Puede haber tantos niveles de contabilidad analítica como se requiera, siendo lo más básico el uso del centro de coste pero pudiéndose llegar en casos hasta una estructura con cinco niveles.
¿Qué variables se utilizan para el cuadre automático de facturas ?
Las variables son múltiples, pues el cuadre responde a un potente motor matemático altamente parametrizable, pudiéndose llegar a especificaciones de cuadre por proveedor. Lo más habitual es que se tengan en consideración: número de pedido, número de albarán, importe unitario, número de unidades, referencia de producto...
La forma de realizar el cuadré dependerá fundamentalmente de si es un cuadre a dos o tres vías y si es un cuadre por total base imponible o a nivel línea de detalle. Todos los supuestos son considerados, no olvidemos que lograr un elevando porcentaje de cuadre automático es una clave en el éxito de la automatización.
¿Es easyapIP compatible con cualquier sistema contable o ERP?
EasyapIP es una aplicación externa que es capaz de interconectarse y comunicarse con cualquier sistema ERP, pudiendo alimentarse y retroalimentar no solo distintos sistemas contables sino también operacionales. Siendo la plataforma la que se adapta al formato de archivo necesario para recibir los input así como para el envío de los output. easyap trabaja con los más conocidos (SAP, peoeplesoft, navision, jdedwards, contaplus...) y con otros desarrollos internos en cada compañía.
¿easyap vende software?
No. easyap es una empresa de prestación de servicios. easyap pone a disposición de sus clientes herramientas para la mejora de los procesos de Cuentas por Pagar y Facturación Electrónica. Adicionalmente, en mayor o menor medida (según el alcance de la prestación del servicio), apoya en tareas administrativo-contables.
A modo de ejemplo, easyap puede encargarse del escaneo, ocr y gestión documental de las facturas. Pero también puede ser responsable de la codificación y conformación de las facturas. En ningún caso easyap realizará las tareas de aprobación de facturas.
¿Qué experiencia tiene easyap ?
easyap es una empresa pionera en la prestación de servicios gestionados de cuentas por pagar y emisión de factura electrónica. easyap lleva más de una década colaborando con empresas de todos los sectores y tamaños para conseguir que sus procesos de tramitación de facturas sean más eficientes. A lo largo de estos años los clientes de easyap han logrado sustantivas mejoras y ahorros sostenidos en el tiempo, siendo normal que los períodos de colaboración se prolonguen en el tiempo.
¿Es complejo el proceso de implementación de easyaei?
Es un proceso muy sencillo, diseñado para que esté en producción en un periodo muy breve, pudiéndose realizar online ya que solo requiere una parametrización en base a las necesidades concretas del cliente.
¿Cómo se comercializan los servicios de easyap ?
Al ser una solución dinámica easyap tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades que cada cliente pueda tener en cada momento, en base a estas necesidades se establece un precio variable por cada documento procesado en la plataforma. No hay licencias por número de usuarios, mantenimiento...easyap cobra por el uso que se haga de las herramientas y por las tareas que pueda ejecutar como participante del proceso (externalización de tareas) si así lo quiere el cliente.
¿Qué tipo de facturas puedo recibir en el portal de factura electrónica easyei?
En el portal de easyei puedo recibir cualquier tipo de factura en pdf o electrónica independientemente de su formato, facturae, xlm, edi, …
El portal de easyei cuenta con funcionalidad OCR y de validación de facturas por lo que se permite también el proceso e ficheros pdf y facturas en papel (una vez escaneadas). El servicio de escaneo de facturas papel puede ser realizado también por easyap.
¿Cuál es el elemento diferenciador de la plataforma easyapIP?
- Más de 12 años de experiencia.
- Especialización, empresa formada por perfiles financieros, conocemos la problemática y la casuística del área financiera.
- Ahorro en costes
- No hay fronteras físicas
- Liberación de recursos
¿Qué cobertura geográfica tienen los servicios de easyap ?
Actualmente da servicio en Europa, incluido los países escandinavos, y en toda América, tanto del norte como Hispanoamérica. En todos los países que opera se ha adaptado a la legislación vigente de cada país y se han homologado los oportunos protocolos.
¿A qué sectores va dirigida?
Al tratarse de una solución para el área financiera de la empresa, cualquier empresa es susceptible de beneficiarse de esta solución.
¿Es easyap una plataforma exclusiva de tramitación de facturas?
Se trata de una plataforma modular
- Módulo de facturas electrónicas (emisión y recepción)
- Módulo de gastos de empleado
- Módulo de tramitación de facturas (workflow)
¿Es necesaria formación para los usuarios que vayan a hacer hojas de gasto?
La plataforma está diseñada de forma que su uso es muy intuitivo, la formación se divide en dos puntos:
- Cursos de formación, en especial a aquellos perfiles que van a hacer un uso más intensivo...parametrización de reglas, gestión de seguridad..
- Como es una plataforma que es susceptible de ser usada por cualquier empleado de la empresa y con idea de trasmitir el conocimiento de uso, se incluye un Módulo con videos en los que se explica cómo funciona la plataforma y como se opera en cada una de sus aplicaciones, de forma que de un modo autónomo cada usuario pueda usar la plataforma sin necesidad de que tenga que haber perfiles dedicados a estas tareas.
¿Es sencilla la parametrización de la aplicación, que grado de conocimiento técnico es necesario para operar en ella?
La parametrización es realmente sencilla, esta plataforma está pensada para dar servicio al área financiera de las empresas, y que desde el propio departamento financiero se pueda gestionar conforme a las reglas internas y de negocio de cada compañía. En una misma corporación pueden existir distintas reglas para un mismo tipo de tarea pues la jerarquía y parametrización se fija a nivel de entidad jurídica.
¿Se puede conocer el estado y antigüedad de cada factura ?
Cada factura tiene su propia historia. Hay un inventario/registro de todos los acontecimientos en los que ha participado. Para cada evento queda constancia de cuándo, quién, el tipo de tarea y comentario en la ejecución. Siempre sabremos por tanto quién hizo qué. Dicho esto podemos, desde el otro punto de vista, saber cuánto tiempo lleva parada cada factura en un estado concreto y quién es el responsable de esta tarea. Esta información es valiosísima a efectos de análisis de los tiempos del proceso. El informe de ageing es tremendamente valorado por nuestros usuarios.
¿Qué formatos de factura puedo recibir de mis proveedores?
¿Puedo ver el funcionamiento del portal de facturación electrónica antes de contratar el servicio?
Sin ningún compromiso, se puede probar la funcionalidad del portal de factura electrónica easyei tanto para emisión de facturas como para recepción. Para ello seleccione la opción demo en www.facturaelectronica.eu.
¿Cómo puedo darme de alta en el portal de factura electrónica?
El alta es online directamente en el portal mi.factura.es o my.einvoc.es .
¿Pueden mis proveedores ver el estado de sus facturas?
Si, los proveedores tienen acceso a ver el estado de las facturas enviadas al portal de easyei, de esta manera se reducirán dramáticamente las llamadas de proveedor. Si se desea por configuración se puede limitar este acceso.
¿Cómo saben mis clientes que les he enviado una factura?
Los clientes recibirán una notificación por email en el mismo instante que las facturas se envían.
¿Qué dirección le doy a mis proveedores para recibir mis facturas en el portal de easyei?
Se soporta la recepción por email o ftp.
El alta en el portal de easyei incluye la creación de cuentas de correo (Mi_Empresa@factura.es o Mi_Empresa@einvoic.es) y ftp para la recepción de facturas de proveedor directamente en el portal. Si ya se cuenta direcciones de correo internas para la recepción de facturas el portal leerá también estas cuentas e correo.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar el sistema para poder recibir facturas electrónicas de mis proveedores?
Minutos, el alta es online. Si se cuenta con certificado digital para firmar las facturas el proceso no debería de tomar más de 10 minutos. El alta también incluye la creación de cuentas de correo (Mi_Empresa@factura.es o Mi_Empresa@einvoic.es) y ftp para la recepción de facturas de proveedor directamente en el portal.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar el sistema para enviar facturas electrónicas a mis clientes?
Minutos, el alta es online. Si se cuenta con certificado digital para firmar las facturas el proceso no debería de tomar más de 5 minutos.
¿Puedo saber cuando la factura ha llegado a mis clientes?
Si, el portal easyei da acuse de recibo de cada factura enviada y registra los eventos de rechazo por parte del cliente o errores de envío. El acuse de recibo es también posible para el envío de facturas papel.
¿Qué formatos de factura puedo enviar a mis clientes?
El portal easyei, soporta los principales formatos de facturación electrónica facturae, edi, xml, brl, pdf,…, El envío en formato papel también es posible. Adicionalmente se pueden implementar tantos formatos específicos para cada cliente como se desee. El formato es personalizable para cada cliente por lo que se puede enviar a cada uno el formato que más se adecue a sus necesidades.
Yo tengo un software de contabilidad, ¿se puede interconectar para la emisión de facturas a mis clientes?
Si, easyap soporta interconexión directa con los principales sistemas contables y/o ERPs. También se soporta la carga masiva de ficheros de facturas emitidas.
Tengo que emitir facturas electrónicas a la Administración, ¿puedo usar el portal de easyei?
Por supuesto, el portal de easyap emite factura electrónica valida en los formatos soportados por la Administración , facturae, xml, …
Además el alta en el portal de easyei es gratuita y solo se paga por las facturas que se emitan.
¿Cómo puedo procesar automáticamente una factura recibida en pdf?
Para ser procesada automáticamente se deben de extraer los datos de la factura para su contabilización automática. Para extraer los datos se requieren herramientas de OCR (reconocimiento automático de caracteres) y validación de los datos extraídos.
¿Qué ventajas tiene el portal easyei para las facturas pdf que yo recibo?
El portal easyei aporta muchas ventajas para el proceso de facturas , entre otras:
- Posibilidad de contabilización automática ya que los datos de factura son extraídos con herramientas de OCR.
- Acceso online a la imagen de la factura
- Única plataforma para el proceso de todas las facturas independientemente del formato, papel, xml, pdf, edi …
¿Es válida legalmente la factura en pdf sin firma digital?
La factura recibida en pdf sin firmar es válida cumpliendo los siguientes requisitos:
- Ser conservada en el mismo medio que se ha recibido, siendo válido el correo electrónico.
- Garantizar acceso online y rápido ante requerimiento de la agencia tributaria.
¿Una factura pdf es una factura electrónica?
Una factura en pdf únicamente se puede considerar factura electrónica cuando está firmada digitalmente. No obstante, normalmente no aporta la principal ventaja de una factura electrónica Xml o con formato de datos estructurados que permite ser procesada de forma automática sin herramientas de OCR.
¿Por qué tiene una hoja de gastos dos importes distintos?
En los datos de la hoja de gasto se pueden observar dos importes:
a)Importe, que es la suma de todas las líneas, independientemente de cómo haya sido pagada.
b) Importe a pagar, que es la suma de aquellas líneas que deben ser reembolsadas al empleado. Por ejemplo, no se incluirían aquí los gastos pagados con tarjeta corporativa
¿Viene predeterminado el circuito de hojas de gastos de empleados?
Este circuito se define en base a las necesidades del cliente, puede iniciarse en cualquier momento ya sea antes o después de incurrir en el gasto.
…desde que el empleado tiene el conocimiento de que va a tener que emprender un viaje, proceso de autorización de fechas, destino, costes de viaje mediante la conexión con la agencia de viajes, solicitud de adelanto o fondo de gastos, imputación de gastos en destino (taxi, comidas,…) …..
¿Cómo sabe el empleado la situación de los gastos que ha ido presentando?
easyapIP es una herramienta de workflow,que permite al empleado saber en cada momento el estado de cada documento y quien es el responsable de la correspondiente tarea. Puede saber si su hoja está en aprobación y cuál de los aprobadores la tiene para aprobar. O puede saber si está en revisión, en auditoría o si la tiene el área contable. Todos los eventos y quién los ha ejecutado quedan registrados. Obviamente, por medido de controles de seguridad, se regula el acceso a las hojas, de tal forma que únicamente determinados usuarios podrán ver más hojas además de las suyas.
¿Qué circuitos de facturas pueden existir ?
Puede haber tantos circuitos como tipos de facturas y entidades jurídicas existan. Es decir, en un grupo de empresas puede existir un circuito de facturas con pedido para la entidad A y otro de facturas sin pedido para la entidad B.
El circuito de aprobación de facturas ¿Es estático?
Se formalizan los requisitos de aprobación que tiene establecida la empresa usuaria en base a las políticas internas de la misma y se fija un circuito con tareas y responsables de esas tareas, de forma que la factura una vez introducida en la plataforma va dando los pasos electrónicos necesarios hasta obtener la aprobación y finalmente contabilización en el ERP del usuario.
¿Cómo se diseñan los pasos/estados de las facturas?
easyap tiene diseñados distintos circuitos de factura y en base a las necesidades de cada cliente puede ser de una manera u otra. Los estados fundamentales son los siguientes:
Facturas sin pedido: Codificación (asignación cuentas contables y elementos de contabilidad analítica (Cecos, proyectos...), Aprobación y Resolución de excepciones (con subestados según el tipo de incidencia )
Facturas con pedido: Conformación (Cuadre automático, de dos o tres vías) y Resolución de excepciones (con subestados según el tipo de incidencia )
Existen otros estados para la tramitación. Algunos podrán depender del grado de integración con el ERP y de la información que se quiera facilitar a usuarios y proveedores.
¿Cómo sabe un usuario que tiene tareas pendientes?
Se emiten avisos por email, que pueden realizarse de forma instantánea, o mediante acumulación de tareas en la plataforma. Existen, además, recordatorios de tareas pendientes a partir de cierta antigüedad.
En la aplicación se ven oline las tareas que tiene que efectuar cada usuario.
¿Cómo se define el circuito de aprobación de las hojas de gasto?
En base a la política de gasto de la compañía se parametriza y una vez definidos, cualquier usuario con permisos puede administrarlos.
¿Cuál es el motor que utiliza para manejar los flujos?
La aplicación es un desarrollo interno tipo BPM , toda la inteligencia que tienen los motores de asignación de tareas y los motores de cuadre es un desarrollo easyap.
¿Cómo se relaciona easyapIP gastos de empleado con el sistema contable de la compañía?
Una de las ventajas de easyapIP es que los datos existentes para cada hoja se pueden extraer en el formato que se necesite, creándose un fichero contable que permite su importación en el sistema contable. De esta forma se elimina la duplicidad de trabajo que suele existir al completar el empleado una plantilla de datos y la posterior grabación de los mismos en el sistema contable.
easyapIP trabaja ya con muchos sistemas contables, de tal forma que están desarrollados los exportadores/importadores más habituales.
¿Se pueden establecer políticas de gastos?
La plataforma recoge las políticas de gasto la compañía, pudiendo introducir limitaciones en base a categorías profesionales, centros de coste, días de la semana, naturaleza del gasto, importe del gasto...
¿Se puede limitar los gastos en base a la política de gastos?
La plataforma identifica a cada usuario en base a una categoría profesional, por lo que cada usuario solo va a poder imputar gastos conforme a su categoría profesional.
¿Qué pasa con los movimientos procedentes de tarjetas de crédito de compañía?
La plataforma easyapIP está preparada para comunicarse y recibir los datos de los movimientos de las tarjetas directamente de las entidades financieras, siendo capaz de identificar el tipo de gasto e imputarlo en la cuenta contable que corresponda de modo que al usuario de la tarjeta se le genera automáticamente una hoja de gasto con todos estos movimientos.
¿Se pueden imputar los gastos a centros de coste ?
Todos los conceptos recogidos en las hojas de gastos son imputables a elementos de contabilidad analítica. Por defecto el usuario pertenece a un centro de coste y este dato puede posteriormente ser editado/modificado a nivel de cada uno de los gastos incluidos. De tal forma que en una misma hoja se pueden reportar gastos a distintos centros de coste, si así se permite en cada compañía.
¿Cuántos conceptos de gasto existen?
Habrá tantos conceptos como requiera y use la compañía. Los conceptos se mapean a una cuenta contable, en la cual se realizará el asiento. Los conceptos más usados estarán normalmente representados con un icono para su fácil identificación.
¿Cuántas líneas puede tener una hoja de gasto?
Una hoja puede tener tantas líneas como se quiera. Lo habitual es tener una línea por cada justificante de gasto, y en la hoja se pueden ir incorporando líneas a lo largo del tiempo. Son normas internas de las compañías las que indican con que frecuencia deben presentarse/contabilizarse las hojas
¿Se pueden anexar los justificantes del gasto en la hoja?
Se puede, existiendo varias formas de hacerlo. Desde un dispositivo móvil con cámara se puede hacer una foto al justificante, que se remite y en la aplicación queda ya creada la línea con el justificante. Además, desde la propia aplicación web se puede anexar a la hora de crear la línea.
¿Cuándo se hace el control de la política de gastos?
El control se realiza para cada una de las líneas en el momento mismo en que se crea. Está siempre activa y en uso. El empleado sabe en el momento de crear la línea si cumple o no con la política, no necesita esperar a que el aprobador revise la hoja. En el momento de la creación de la línea la aplicación indica el tipo de incumplimiento.
La factura electrónica es un equivalente de la factura en papel, con el mismo valor legal y aportando nuevas condiciones de seguridad. Se trata un documento legal con implicaciones de carácter fiscal, que hace que necesariamente se deban observar ciertas particularidades y precaucione, en particular:
- Formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad: EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12...
- Ha de proceder de una transmisión telemática.
- El documento debe permanecer inalterable de forma que quede garantizada su integridad y autenticidad.

References: artículo 6
 artículo 80
 artículo 33
 artículo 7
 artículo 7
 artículo 20
 artículo 21
 artículo 22
 artículo 24
 artículo 25
 artículo 25
 artículo 66
 artículo 70
 Real Decreto 
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