Source: http://jpm-copro.com/Recommandation%2002.htm
Timestamp: 2018-10-16 16:14:57+00:00

Document:
Recommandation 02
Recommandation n° 2 (Mise à jour 2006)
· le texte de la recommandation n° 2 mise à jour
· le texte de la recommandation n° 2 ancienne
I - ETABLISSEMENT DE L'ORDRE DU JOUR
Vu les articles 18 et 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et les articles 9 et 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de ladite loi .
• Sur le contenu
Constate que parfois l'ordre du jour des assemblées générales n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical ;
Rappelle que, sous réserve, des articles 8, 47 et 50 du décret du 17 mars 1967 précité, le syndic établit la convocation de l'assemblée générale qui contient l'ordre du jour ;
Que la possibilité donnée à tout copropriétaire ou au conseil syndical de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour dans les six jours de la réception de la convocation tel que le prévoyait l'ancien article 10 est supprimée ;
Que les copropriétaires peuvent désormais, dans les conditions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 dans sa nouvelle rédaction, demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
Qu'il est obligatoire de porter à l'ordre du jour, d'une part, toutes les questions nécessitant une décision ou une autorisation de l'assemblée générale, telles que celles mentionnées au paragraphe I de l'article 11 du décret et, d'autre part, celles qui sont à l'initiative du syndic, à celle du conseil syndical ou de tout copropriétaire en ayant notifié la demande.
Que l'absence d'une autorisation de l'assemblée générale donnée au syndic pour accomplir certains actes ou procédures, au nom du syndicat, est de nature à en entraîner la nullité.
Que l'article 9, alinéa 1er' du décret du 17 mars 1967, exige impérativement la mention des modalités de consultation des pièces justificatives des charges, ainsi qu'il est prévu à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Recommande au syndic, ainsi qu'il est dit dans la recommandation n° 13, pour un bon fonctionnement du syndicat :
- d'associer le conseil syndical à l'établissement de l'ordre du jour de l'assemblée générale et de veiller à ce que les questions notifiées dans les conditions de l'article 10 soient prises en compte.
- Que les questions soumises au vote de l'assemblée générale soient classées par ordre d'importance décroissante.
II - QUESTIONS A L'INITIATIVE DES COPROPRIETAIRES
● qu'il est quelquefois proposé à l'assemblée générale des copropriétaires de fixer une date avant laquelle doivent être notifiées au syndic toutes les questions dont il est demandé qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale et ce, parfois plusieurs mois avant la tenue de cette assemblée.
● que l'article 10 susvisé précise que la demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour peut intervenir à tout moment au cours de l'année ;
● que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période ou aucune date limite pour notifier par lettre recommandée avec avis de réception au syndic, une demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour ;
● que néanmoins, la notification de la question à inscrire à l'ordre du jour doit intervenir suffisamment tôt pour que le syndic puisse l'inscrire ;
● que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription
● de ne pas proposer au vote une date limite d'envoi des questions à inscrire à l'ordre du Jour;
● de retenir toutes les questions ayant été notifiées depuis la dernière assemblée générale pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée ;
● d'appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne peut prospérer pour quelques motifs que ce soit ;
● de différer l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée suivante seulement à partir du moment où la demande lui parvient alors que les convocations ont été établies et sont prêtes à être envoyées.
III - LIBELLE DES QUESTIONS
● que les convocations ne contiennent pas toujours ni toutes les questions ayant un caractère obligatoire, ni tous les documents et projets de résolution devant être annexés,
● que la distinction entre l'intitulé de la question et le projet de résolution, s'il est obligatoire, n'est pas toujours perçue,
● que la formulation imprécise de l'intitulé de la question et de la question elle-même laisse planer un doute sur leur finalité, simple information des copropriétaires ou projet de résolution pour décision de l'assemblée générale,
● que la rubrique « questions diverses » est utilisée abusivement ;
● qu'une décision doit comprendre deux éléments une résolution relative à une question inscrite à l'ordre du jour et un vote sur cette question ;
● qu'il convient, en conséquence, d'être particulièrement attentif à l'intitulé des questions et à celle des projets de résolution ;
● que les projets de résolution, même lorsqu'ils ne sont pas obligatoires, sont néanmoins utiles à la clarté des débats et à la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale ;
● de respecter la distinction à opérer entre l'intitulé de la question portée à l'ordre du jour et les projets de résolution obligatoires ou utiles ;
● de libeller les questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques telles « problèmes des parties communes », « sécurité de l'immeuble », « travaux de couverture » ou « autorisation d'engager une procédure », qui constituent l'intitulé d'une question et non le projet de résolution ;
● de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale devant constituer une décision ;
● de prévoir, pour toutes les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale, un projet de résolution, même s'il n'est pas imposé par l'article 11, afin de circonscrire et de clarifier la discussion et faciliter la rédaction du procès-verbal ;
● d'éviter, autant que faire se peut, de rédiger les projets de résolution sous la forme négative, de façon à faciliter une décision dénuée de toute ambiguïté ;
● d'annexer les différents documents imposés par le décret de 1967, en distinguant, d'une part, ceux nécessaires à la validité de la décision, et, d'autre part, ceux donnés à titre d'information ;
● de séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes ;
● de ne pas porter à l'ordre du jour des « questions diverses » qui ne peuvent donner lieu à une décision de l'assemblée générale ; que toutefois rien ne s'oppose à ce que des « questions » non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic.
● de rappeler que les « questions diverses » qui seraient abordées lors de l'assemblée générale ne peuvent constituer que des informations ou des demandes de devis en vue d'être soumis à une prochaine assemblée, ou des études d'une question particulière mais ne peuvent en aucun cas donner lieu à un vote décisoire.
Que, toutefois, si cette étude nécessitait d'engager des dépenses, celle-ci doit être inscrite à l'ordre du jour avec fixation d'une somme maximale ;
Que lorsqu'il est envisagé une délégation de pouvoir pour prendre une décision visée à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu qu'elle soit portée à l'ordre du jour avec un projet de résolution, le vote de cette délégation se faisant à la majorité de l'article 25 et le cas échéant de l'article 25-1 ;
Les recommandations relatives à l’établissement de l’ordre du jour n’appellent pas d’observation. La Commission insiste avec raison sur la souhaitable concertation entre le syndic et le conseil syndical pour la préparation de l’assemblée.
La Commission s’est penchée ensuite sur le nouveau régime des demandes d’inscription à l’ordre du jour à l’initiative du conseil syndical ou des copropriétaires. C’est ce dernier aspect qui est important.
C’est à juste titre que la Commission critique les tentatives de certains syndics à limiter l’exercice de ce droit primordial. Les décisions fixant une date limite de notification des questions sont illégales. Mais la liberté elle-même a ses limites qui ne sont efficacement fixées par la nouvelle recommandation.
Elle suggère « de différer l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée suivante seulement à partir du moment où la demande lui parvient alors que les convocations ont été établies et sont prêtes à être envoyées ». Le critère est ambigu. Les convocations peuvent être établies et prêtes à envoyer six semaines avant la date de l’assemblée.
L’expérience a montré, dans le passé, que certains copropriétaires éprouvaient une jouissance délicieuse à demander dès réception de la convocation une demande d’inscription complémentaire préparée plusieurs semaines, voire plusieurs mois, auparavant. Ces abus se reproduiront d’une autre manière avec le nouveau mécanisme. Il fallait donc y faire obstacle. La solution n’est pas évidente, il est vrai.
La recommandation ne comporte aucune information à l’adresse des copropriétaires, les incitant à notifier leur question dès qu’elle leur vient à l’esprit, ce qui permet en outre au syndic d’en assurer un meilleur traitement. Bien au contraire la recommandation insiste sur le fait « que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période ou aucune date limite pour notifier », sans même rappeler le texte complet de l’article 10 du décret : « Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante », qui ouvre une possibilité d’irrecevabilité sans en préciser les modalités.
Elle invite pourtant, et à juste titre, les syndics à « appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne peut prospérer pour quelques motifs que ce soit », ce qui est impossible dans le cas des notifications in extremis. Hormis ce cas, il est conseillé aux syndics d’accuser réception des demandes d’inscription et de formuler leurs observations. Ils éviteront ainsi de nombreuses difficultés.
Plus généralement il évident que les réformes récentes doivent faire l’objet d’une information objective et complète des copropriétaires.
Enfin la recommandation rappelle « que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription »
Elle impose en conséquence aux syndics « de retenir toutes les questions ayant été notifiées depuis la dernière assemblée générale pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée »
Mais, plus loin, en III, elle leur suggère « de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale devant constituer une décision ». Or il est évident que le bon fonctionnement du mécanisme est contrarié par l’ignorance dans laquelle se trouvent nombre de copropriétaires de ce qu’est en l’espèce une »question ». Ce sont souvent des interrogations qui parviennent déjà aux syndic : « je vous demande de bien vouloir inscrire à l’ordre du jour la question suivante : qui a demandé le remplacement de la serrure de la porte d’entrée ? »
Il aurait donc été souhaitable de définir la notion de « question », ce qui aurait facilité la tâche des syndics prenant la peine de signaler au demandeur l’irrecevabilité de sa demande d’inscription à l’ordre du jour dès lors qu’il s’agit d’une interrogation susceptible d’être faite à l’occasion de l’examen des comptes de l’exercice en vue de leur approbation, question figurant déjà à l’ordre du jour.
En ce qui concerne enfin le III – Libellé des questions, on ne peut qu’approuver les suggestions et remarques de la Commission. Elle aurait pu ajouter à l’opportunité de présenter un projet de résolution pour chaque question inscrite, celle de faire figurer la majorité nécessaire pour son adoption.
RECOMMANDATION N° 2 (Version antérieure)
relative aux délais de la convocation à l’ordre du jour complémentaire et à la délégation du droit de vote à un mandataire
2.1 RECOMMANDATION RELATIVE AUX DÉLAIS DE LA CONVOCATION ET À LA NOTIFICATION D’UN ORDRE DU JOUR COMPLÉMENTAIRE
2.1.1. La commission
Vu l’article 9, alinéa 2, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 aux termes duquel :
« Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long »,
Recommande de prévoir, pour l’envoi des convocations par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, un délai excédant assez largement le délai minimum afin de tenir compte des règles de sa computation qui en fixent le point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre ;
Vu l’article 10 du même décret qui dispose que dans :
« Les six jours de la convocation un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical, s’il en existe un, notifient à la personne qui a convoqué l’assemblée les questions dont ils demandent l’inscription à l’ordre du jour. Ladite personne notifie aux membres de l’assemblée générale un état de ces questions cinq jours au moins avant la date de cette réunion »,
Rappelle que la possibilité ainsi ouverte de notifier un ordre du jour complémentaire constitue une utile protection des copropriétaires minoritaires et est de nature à prévenir les abus de majorité ;
Recommande aux copropriétaires de faire connaître au syndic les questions qu’ils souhaitent voir porter à l’ordre du jour, sans pour autant attendre la convocation de l’assemblée générale ;
Rappelle également, afin que l’assemblée générale puisse se prononcer valablement, qu’il appartient aux copropriétaires de joindre à l’ordre du jour qu’ils proposent les documents dont la notification est prévue par les textes ;
Précise que les termes « dans les six jours de la convocation » dont fait usage cet article du décret signifient que le point de départ du délai se situe le lendemain du jour de la première présentation de la convocation.
2.2. RECOMMANDATION RELATIVE À LA DÉLÉGATION DU DROIT DE VOTE À UN MANDATAIRE
2.2.1. La commission
Vu l’article 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, en son alinéa 3, modifié par la loi n° 85-1470 du 31 décembre 1985, aux termes duquel :
« Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de 3 délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandats n’excède pas 5 % des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de 3 délégations de vote s’il participe à l’assemblée générale d’un syndicat et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire » ;
et en son alinéa 4, aux termes duquel :
« Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire »,
– que le pouvoir ne soit pas conféré au syndic ;
– que le pouvoir soit, dans toutes la mesure du possible, nominatif ;
– qu’à défaut, le pouvoir donné en blanc soit remis au président du conseil syndical ou au président de l’assemblée.

References: l'article 10
 l'article 11
 l'article 9
 l'article 18
 l'article 10
 l'article 10
 l'article 11
 l'article 24
 l'article 25
 l'article 25