Source: https://www.uco.es/gestion/gestioneconomica/procedimientos
Timestamp: 2018-10-16 23:40:24+00:00

Document:
Gestión Financiera y Presupuestaria - Procedimientos
Requisitos generales de los justificantes
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012 (enlace al texto consolidado del BOE), relativo a las obligaciones de facturación, a partir del 1 de enero de 2013 coexistirán dos tipos de facturas:
1.- Factura completa u ordinaria
2.- Factura simplificada, que sustituye a los tiques o documentos sustitutivos
Todas las facturas deberán contener:
Conformidad del responsable de la Unidad de Gasto (firma y pie de firma)
Sello o pegatina del decreto de justificante debidamente cumplimentado
1. Factura completa. Requisitos generales
Numeración correlativa y, en su caso, serie.
Identificación del expedidor, debiendo constar:
Nombre, Apellido y domicilio social.
CIF atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Unión Europea (VAT-register).
Identificación del destinatario. Las facturas emitidas a nombre de la Universidad de Córdoba, la identificación del destinatario es la siguiente:
[Centro, Departamento, Servicio]
CIF Q1418001B(si el emisor de la factura es extranjero ha de constar en numero VAT ESQ1418001B)
Descripción de la operación y su contraprestación total:
Concepto: En las facturas figurará individualizado cada concepto (concepto legible no codificado) y su precio unitario.
Datos necesarios para la determinación de la base, tipo impositivo y cuota del IVA.
Si la cuota se repercute dentro del precio se indicará el tipo y la expresión “Iva incluido".
Si la factura agrupa operaciones sujetas a tipos distintos, debe diferenciarse cada base, tipo y cuota resultante.
Si se trata de una operación no sujeta o exenta , debe contar la referencia a las disposiciones aplicable a la Ley del IVA.
Podrá emitirse factura simplificada:
El importe no exceda de 400€ (IVA incluido) o,
El importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido) en las operaciones siguientes (supuestos en los que anteriormente se podían emitir tiques): ventas al por menor, transporte de personas y sus equipajes, servicios de restauración, utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, servicios de tintorería y lavandería y utilización de autopistas de peaje).
Contenido mínimo de las facturas simplificadas:
Número de identificación Fiscal, nombre y apellido, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
Identificación del tipo del bien entregado o servicio prestado.
Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión IVA incluido.
Cuando una factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del IVA, deberá especificar por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente: CIF del destinatario y domicilio y cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Requisitos específicos de los justificantes
Además de los requisitos generales de los justificantes, existen justificantes que necesitan unos determinados requisitos:
El criterio para catalogar a una determinado material como inventariable se basa en la naturaleza del bien y/o en su adscripción a un bien principal de naturaleza inventariable.
Las facturas que ostenten la condición de bienes inventariables deberán adjuntar la Ficha de inventario..
En el portal del Servicio de Contratación y Patrimonio podrá encontrar información sobre el procedimiento de inventario.
Libros, revistas y material audiovisual
La factura que respalde la adquisición de material bibliográfico y material audiovisual (libros, revistas, cintas de sonido, cintas de video, CD-ROM, “láser disc” y cualquier otro soporte de información audiovisual que en el futuro se pueda desarrollar), deberá llevar el sello de la Biblioteca de la Facultad o Escuela de donde dependa orgánicamente el responsable de la Unidad de Gasto, así como la firma del bibliotecario responsable.
Aquellas Unidades de Gasto cuyos fondos bibliográficos y/o audiovisuales no se vayan a catalogar en la Biblioteca del Centro donde se encuentren ubicados por razones fundadas, o no exista Biblioteca en ese centro (p.e. Rectorado) deberán llevar el sello de la Biblioteca Central de la Universidad.
Atenciones sociales y representativas
Cuando la adquisición de una mercancía o prestación de un servicio tenga origen en la relación de la Universidad con otras instituciones o personas en actos que podríamos denominar de “carácter social”, la factura que lo respalde deberá venir acompañada de una memoria explicativa original firmada por el responsable de la Unidad de Gasto, en lo que se justifique el motivo del gasto y las personas o cargos invitados u obsequiados.
Indemnizaciones por razón del servicio (Dietas)
La prestación de servicios a la Universidad de Córdoba dará derecho al resarcimiento de los gastos que se ocasionen por razón del servicio, en las circunstancias, condiciones y límites contenidos en el Reglamento recogido en el presupuesto anual de la Universidad de Córdoba (Anexo 3.6 del Presupuesto de la Universidad de Córdoba)
Tramitar por el interesado la autorización de la Comisión de Servicios. Deberá venir:
Cumplimentada en los impresos normalizados.
Firmada por el cargo unipersonal que corresponda en función del tipo de personal y desplazamiento.
Una vez realizado el viaje, se remitirá la declaración y liquidación de gastos, con el VºBº de la realización del viaje por la misma persona que autorizó el mismo, al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria.
Una vez comprobada la documentación, si es correcta, se procederá a su pago, siempre que exista disponible en la Unidad de Gasto correspondiente, o justificación.
Dietas: Es la cantidad que se devenga diariamente para satisfacer los gastos que origina la estancia fuera de la residencia oficial. Las dietas son la suma de dos tipos de gastos:
Gastos de manutención: correspondientes a la comida y la cena.
Gastos de alojamiento: Importes máximos que se pueden percibir día a día en concepto de alojamiento.
*Cálculo de las dietas por manutención y alojamiento.
Gastos de viaje: es la cantidad que se abona por la utilización de cualquier medio de transporte por razón del servicio.
La cuantía de las indemnizaciones por gastos de desplazamiento utilizando vehículo particular es 0,19 € por Kilómetro recorrido
Tipos de desplazamiento: Se indemnizará por el importe del billete o pasaje utilizado, dentro de las tarifas correspondientes a las clases que se señalan a continuación:
Desplazamientos en avión: Artículo 11.2.a
Trenes de alta velocidad y velocidad alta: Artículo 11.2.b
Trenes nocturnos: Artículo 11.2.c
Desplazamientos en otro transporte público: Artículo 11.2.d
Desplazamiento en vehículo particular: Artículo 11.2.e
Desplazamiento en vehículos de alquiler con o sin conductor: Artículo 11.2.f
Desplazamientos en taxis o transportes colectivos: Artículo 11.2.g
Indemnización de residencia eventual: Es la cantidad que se devenga diariamente para satisfacer los gastos que origina la estancia fuera de la residencia oficial en los casos previstos en el Reglamento.
El Reglamento será de aplicación al personal de la Universidad de Córdoba.
Se percibirán las dietas a cuyo devengo se tenga derecho, de acuerdo con los grupos y cuantías que se establecen en los Anexos I, II y III recogidos en el m ismo.
ANEXO I: Clasificación del Personal
Rector, Vicerrectores, Secretario General, Gerente, Decanos de Facultades, Directores de Escuelas Técnicas, Directores de Departamento, Directores de Institutos Universitarios y asimilados a cualquiera de los anteriores.
Personal no incluido en el grupo 1.
ANEXO II: Dietas en territorio nacional (Resolución de 2 de diciembre de 2005)
Alojamiento 102,56 65,97
Manutención 53,34 37,40
Dieta entera 155,90 103,37
1/2 Manutención 26,67 18,70
En los desplazamientos a Madrid y Barcelona (ciudad), el personal clasificado en el grupo 2 percibirá las cuantías establecidas en el cuadro anterior para el grupo 1.
ANEXO III: Dietas en territorio extranjero
Se aplicarán los importes aprobados en el Real Decreto 462/2002 de 24 de mayo, equiparándose a la clasificación establecida por la Universidad de Córdoba en su Anexo I. (ver Anexo III)
A los efectos contemplados en este Reglamento, con carácter previo a la realización de los cometidos a desarrollar fuera del lugar de trabajo, se deberá tramitar por el interesado la autorización de la comisión de servicio siempre que sea posible.
La autorización del desplazamiento y la liquidación económica se cumplimentarán en los impresos normalizados al efecto.
Personal incluido en el grupo 1 (1) .
Viajes por tiempo igual o superior a 6 meses en territorio nacional o extranjero .
Permisos y licencias con repercusión en nómina .
Decano/a o Director/a de Centro
Personal docente con algún cargo académico de responsabilidad en el Centro
Viajes relacionados con su cargo académico de duración inferior a 6 meses en territorio nacional o extranjero .
Personal docente adscrito al Departamento
Viajes de duración inferior a 6 meses en territorio nacional o extranjero .
Permisos y licencias sin repercusión en nómina .
(1) A excepción de:
Vicerrectores, Secretario General y Gerente, que bastará con que informen previamente al Rector.
Miembros del Consejo Social, que serán autorizados por el Presidente del Consejo Social.
Personal de Administración y Servicios (2).
Viajes de duración inferior a 7 días en territorio español.
Viajes de duración superior o igual a 7 días en territorio
Viajes de cualquier duración en territorio extranjero.
(2) En el caso del Personal de Administración y Servicios destinado en Centros, Departamentos e Institutos, si se trata de actividades propias de la correspondiente unidad y ésta fuera a sufragar los gastos, deberá haber propuesta expresa previa de su responsable. Los directores de proyectos de investigación no podrán efectuar por sí mismos propuestas que afecten a este personal, sino que deberá hacerlas el Director del Departamento, debiendo indicarse la unidad de gasto a que estas se hayan de cargar.
Personal con cargo a Convenios, Contratos y Proyectos
Responsables de Unidades de Gasto (3)
Personal bajo su dependencia funcional
Viajes relacionados con el contrato/convenio/proyecto objeto de la Unidad de Gasto.
(3) Serán indemnizables los desplazamientos que el Director o Responsable de su ejecución considere necesarios para el desarrollo de los convenios, contratos y proyectos, siempre que estos gastos se lleven a cabo con cargo a las dotaciones presupuestarias autorizadas para los mismos.
Tipo de Becario
Tramitación Impreso
Con nombramiento de la Universidad de Cordoba (Bibliotecas, Informática, adscrito a Dptos., a Grupos de Investigación, a Proyectos…).
Viajes de duración inferior a 7 días en territorio nacional
Responsable/Director del Proyecto , Grupo, Servicio, etc.
Viajes de duración superior o igual a 7 días en territorio nacional
Viajes de cualquier duración en territorio extranjero
Con nombramiento de otra Institución (Junta de Andalucía, MEC…)
Director de la Beca y Responsable Unidad de Gasto
Según el artículo 13 del Reglamento sobre indemnización por razón del servicio:
Dentro de los 15 días naturales siguientes a la finalización de la comisión de servicios, el comisionado está obligado a presentar la documentación justificativa de las cantidades recibidas como adelanto o anticipo del viaje, ante la Administración /Servicio correspondiente, cumplimentándose el modelo del “Impreso de declaración de Comisión de Servicio”.
Con carácter general, la justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho, estén o no anticipadas, deberán contener, al menos:
Autorización, si fuese necesaria.
Itinerario realizado, indicando hora y día de salida y hora y día de llegada.
“Impreso de declaración de Comisión de Servicio” debidamente cumplimentado y firmado por el interesado, acompañado de todos los justificantes originales.
Firma o autorización a través de correo electrónico de la persona con competencia o de su suplente en los casos de vacante, ausencia o enfermedad que, a los efectos del expediente, supondrá la aprobación de los gastos.
En los casos de asistencia a cursos, deberá aportarse certificación acreditativa de ésta.
En los casos de asistencia a órganos colegiados de la Universidad de Córdoba, se deberá aportar certificado del mismo, pudiéndose sustituir por la Orden de convocatoria.
En los supuestos de asistencia en representación de los órganos de la Universidad, se aportará el Orden del día o de la convocatoria.
En los supuestos de asistencia a congresos, se aportará certificado de asistencia o algún documento que acredite la asistencia.
En los casos de asistencia a otro tipo de reuniones, se aportará certificado de asistencia o algún documento que acredite la asistencia a la misma.
Cuando la factura por alojamiento supere los límites establecidos en el Anexo II y esté debidamente autorizado de acuerdo con lo establecido en este reglamento, o corresponda a hoteles no concertados por la Universidad de Córdoba, se deberá adjuntar la motivación de estas circunstancias.
En el caso de liquidación de gastos anticipados que resulten con saldo a favor de la Universidad, el Comisionado deberá en el mismo plazo de 15 días aportar el justificante del ingreso en la cuenta que se le indique por parte de la Administración/Servicio que tramita la liquidación.
Excepcionalmente, cuando no se disponga de los citados documentos acreditativos de la asistencia, los mismos podrán sustituirse por una declaración jurada del interesado, conformado o con el visto bueno del responsable de la Unidad de Gastos competente
IMPORTE ASISTENCIAS A TRIBUNALES DE OPOSICION O CONCURSO
ANEXO V.1.- Comisiones para la resolución de concursos de acceso a Cuerpos Docentes Universitarios
Importe ASISTENCIAS a COMISIONES de ACCESO a Cuerpos Docentes Universitarios
CATEGORIA COMISIÓN
Grupo Cuerpos Docentes Universitarios
ANEXO V.2.- Tribunales Plazas no docentes
Importe ASISTENCIAS a TRIBUNALES de Cuerpos NO Docentes
CATEGORIA DE LOS TRIBUNALES
Categoría Tribunal
Plazas Grupo FUNCIONARIO
Plazas Grupo LABORAL
Apertura de Unidades de Gasto
Apertura de Unidad de Gasto
Las Directrices Generales del Presupuesto de la Universidad de Córdoba en su punto 1.3.5 apartado 3, "Los créditos afectados y no afectados estarán gestionados en unidades de gasto diferenciadas", y el artículo 22 del citado Presupuesto establece que por necesidades organizativas y de control presupuestario, se podrán subdividir los créditos con carácter meramente interno, asignándolos a Unidades de Gasto.
Podrán ser titulares de Unidades de Gasto los responsables directos de la gestión de las dotaciones presupuestarias que se asignen a la misma, debiendo tener vinculación laboral con la Universidad de Córdoba. En el caso de que la vinculación no sea permanente, quedará a criterio de la Gerencia (Art. 22.3).
La apertura de las Unidades de Gasto será autorizada por el Rector, con la finalidad de mejorar la gestión y justificación de los ingresos que reciba la Universidad de Córdoba para actividades específicas diferenciadas, entendiendo como tales, entre otras, las relativas a investigación, cursos, seminarios y congresos.
Para solicitar la apertura de Unidad de Gasto, se cumplimentará el impreso de alta de Unidad de Gasto , adjuntando una memoria sobre los ingresos que espera recibir y sobre la actividad que se propone desarrollar con cargo a su presupuesto y la documentación que corresponda.
La documentación necesaria para la apertura será la indicada en el siguiente cuadro:
CONTRATO OTRI
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL CONTRATO (SAC)
AUTORIZACIÓN DEL RECTOR PARA CONTRATAR
CONVENIOS OTRI
DOCUMENTO JUSTIFICATIVO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
CURSOS GESTIONADOS IDEP
SOLICITUD DE UNIDAD DE GASTO POR PARTE DEL IDEP O MEMORIA FIRMADA RECONOCIENDO EL VALOR AÑADIDO DEL CURSO
DOCUMENTACIÓN DE LOS CURSOS O JORNADAS
ESCRITO FIRMADO DONDE SE INDIQUE QUE EL CURSO NO TIENE VALOR ACADÉMICO
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN NACIONALES O EUROPEOS
LA DOCUMENTACIÓN SERÁ TRAMITADA POR EL SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
LA DOCUMENTACIÓN SERÁ TRAMITADA POR LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES
PROGRAMAS DE CONTRATACIÓN PDI (Ramón y Cajal, formación postdoctoral, etc.)
El impreso, junto con la documentación necesaria, se remitirá al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria (Presupuestos), que lo tramitará al Rector, que podrá delegar en el Gerente, para su autorización.
Concedida la autorización, se procederá a la apertura de la Unidad de Gasto asignándole un código de 6 dígitos, correspondiendo al primero de ellos al tipo de Unidad de Gasto según lo establecido en el Artículo 22.2 del Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba. En virtud de la naturaleza de las fuentes de financiación de la Unidad de Gasto y de la actividad a desarrollar por la misma y la documentación presentada, se le asignarán las aplicaciones económicas que le correspondan.
En el caso de cambio de responsable de la Unidad de Gasto se deberá comunicar por escrito al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria (Presupuestos), para su modificación.
Información a tener en cuenta por los responsables de las Unidades de Gasto
(Recogida en el Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba)
Conformidad de facturas y demás justificantes de gasto Artículo 23 Los responsables de las Unidades de Gasto prestarán su conformidad expresa a la tramitación de facturas y demás justificantes, autorizando con su firma el cargo a sus correspondientes dotaciones presupuestarias.
Ejecución y justificación Artículo 38 Los investigadores principales o profesores que sean titulares de acciones a título individual con financiación afectada de las actividades reguladas en este capítulo, serán responsables de la adecuación al fin de los gastos que propongan, realizando la parte contractual o convencional en que la Universidad resulte obligada como consecuencia de su actuación, y de efectuar la justificación correspondiente de la financiación recibida en la forma que reglamentariamente proceda.
Responsabilidades por incumplimiento del texto articulado del Presupuesto Artículo 45 Serán responsables, en los términos de la legislación aplicable, no sólo quienes resulten de serlo en virtud de la gestión centralizada ordinaria, sino también cuantos dispongan gasto descentralizado con infracción de norma.
Con el procedimiento de gastos descentralizados se pretende facilitar y agilizar la resolución de numerosas necesidades de las Unidades mediante la posibilidad de realizar adquisiciones de manera autónoma y poder proceder al pago de las compras efectuadas al disponer de una cuenta corriente restringida para este fin o a través del "cheque a justificar".
Para llevar a cabo este tipo de pagos se establece el sistema de anticipo de caja fija, entendiendo por tal las provisiones de fondos de carácter extrapresupuestario y permanente que se realicen a las Unidades para la atención inmediata y posterior aplicación al presupuesto del año en que se realicen de los gastos de carácter períodico ó repetitivo.
Pagos a personal ajeno por conferencias, cursos o similares.
Para aquellos gastos que excepcionalmente se supere la cuantía de 600,00 €, salvo en las comisiones de servicio, será requisito previo realizar una "solicitud extraordinaria de fondos" (modelo de solicitud: ), señalando el motivo por el que se solicita la urgencia en su pago y el detalle de los mismos. El solicitante de la petición deberá justificar la misma en el plazo máximo de 3 meses y, en todo caso, dentro del ejercicio presupuestario.
Anticipos por “cuenta corriente a justificar ”: Proceso por el que se asigna una cantidad fija a la cuenta corriente asignada a la Unidad de Gasto, de manera que, conforme ésta justifica los pagos realizados, se le repone la cantidad gastada y vuelve a tener disponible la asignación fijada.
Anticipos a través de “Cheques a justificar”: Proceso extraordinario para pagos que no se pueden afrontar con la asignación de Caja Fija. Cuando no se dispone de cuenta corriente asociada a la Unidad de Gasto, el anticipo se realiza mediante la emisión de un cheque a favor del responsable de la UG ("Cheque nominativo a justificar").
Su normativa viene recogida en los siguientes artículos del Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba:
Artículo 26. Anticipos de caja fija
Artículo 48. Condiciones específicas
a) Anticipos por "cuenta corriente a justificar"
El procedimiento se inicia con la solicitud del responsable de una unidad de gasto para abrir una cuenta corriente (Impreso "Solicitud apertura cuenta corriente "A JUSTIFICAR" asociada a Unidad de Gasto": ), bien por correo interno o por el módulo de administración electrónica. En dicho modelo debe designar como firmantes autorizados, además de a sí mismo, un mínimo de otra persona y un máximo de tres, ya que para la disposición en dichas c/c se exigen dos firmas mancomunadas (cada cheque/orden de transferencia bancaria irá firmado por dos personas de las autorizadas). Se aportarán las copias de los DNI de aquellos que NO figuren como autorizados en ninguna cuenta corriente de Cajasur
Se comprueban los datos de la solicitud y si está todo correcto se cursa la orden de apertura de cuenta corriente a la entidad financiera Cajasur, que asignará el código de 20 dígitos y remitirá:
Documento para el "reconocimiento de firmas” (uno por firmante).
Clave privada (pasword) para consulta vía web en la dirección "cajasur.es" apartado "empresas y particulares".
Todo ello se envía por correo interno al responsable de la unidad de gasto, solicitando retorne firmado los documentos "reconocimiento de firmas" y el “recibí” de la clave privada.
Si existe saldo en el capítulo restringido de la unidad de gasto solicitante se efectúa una provisión inicial de fondos (apertura) de 2.404,00 € en Centros y Departamentos Universitarios y de 1.202,00 € en el resto.
El responsable de la unidad de gasto/cuenta corriente efectuará los pagos de las facturas de ACF vía cheque o excepcionalmente, solicitando a Cajasur una transferencia bancaria (en las emitidas a otras entidades financieras cobra una comisión de 3 euros) con las dos firmas obligatorias.
A medida que sus necesidades de tesorería aconsejen la reposición de fondos y en todo caso, dentro del ejercicio presupuestario, remitirá la/s factura/s, recibo/s y demás documentos justificativos. Las adjuntará al “impreso de remisión de facturas a justificar ” cumplimentando los apartados correspondientes, teniendo en cuenta la normativa interna de la Universidad, en especial la recogida en:
el Artículo 26 . Anticipos de caja fija.
el artículo 47 relativo a los plazos de liquidación:
Fecha límite de reposiciones c/c a justificar 05/12
Fecha límite en solicitudes cheques a justificar 05/12
Fecha límite de remisión de facturas a justificar 30/12
y el artículo 48 , en los apartados 1 a 4.
Aquellos gastos que superen la cuantía de 600,00 €, salvo las comisiones de servicio y pagos al extranjero inferiores a 1.202,00 €, deben llevar una tramitación diferente.
Justificantes que superan la cuantía de 600,00 € (salvo indemnizaciones por razón del servicio o pagos al extranjero hasta 1.202,00 €).
En tal caso es obligatorio realizar una “solicitud extraordinaria de fondos” (Impreso: "Solicitud extraordinaria de fondos superiores a 600 €" ), señalando el motivo por el que se solicita la urgencia en su pago y el detalle de los mismos.
Si fuera denegada, que lo será siempre que el destino sea la compra de material inventariable superior a 600 € o que no haya saldo disponible en los capítulos reservados para ACF, se devuelve al responsable, con objeto de que tramite el pago de dicha/s factura/s “en firme”.
En el caso de venir firmada “de conformidad” se ingresa en c/c la cuantía solicitada.
El solicitante de la petición deberá justificar la misma en el plazo máximo de 3 meses que establece el artículo 21 del texto articulado ... “el plazo de rendición de las cuentas será de tres meses, excepto las correspondientes a pagos en el extranjero, que podrán ser rendidas en el plazo de seis meses”... debiendo importar lo mismo que la solicitud, para lo cual se tendrá en cuenta que si:
el sumatorio de las facturas/justificantes importa menos que lo solicitado se hará constar en el impreso de remisión “retirar de la cuenta corriente la diferencia no justificada” (sobrante).
el sumatorio de las facturas/justificantes excede a la cantidad ingresada y se quiere recuperar la diferencia, se hará constar en el impreso: “solicito la reposición del exceso justificado”. En tal caso, se efectuará una transferencia/reposición por la cuantía excedida.
Se comprobará que la/s factura/s, recibo/s y demás documentos justificativos cumplen las normativas legales y las internas de la propia Universidad. Si alguna es incorrecta, se devuelve al responsable de la unidad de gasto la “relación justificativa completa”, informando del motivo de la devolución. Asimismo, se revisará el decreto/aplicación contable de cada factura.
A continuación se procede a la contabilización presupuestaria y minoración del importe pendiente de justificar de la unidad de gasto.
b) Anticipos por “cheque a justificar”
Para optar por este sistema NO se puede haber solicitado "c/c a justificar".
El responsable de la unidad de gasto deberá dirigir a la sección de tesorería un escrito solicitando un “Cheque nominativo a justificar” señalando el motivo que genera su solicitud (Impreso: "Solicitud de cheque "A JUSTIFICAR"" ).
En el caso de ser “conforme” se efectúa el alta del “Anticipo” por la cuantía solicitada y se expide el cheque, que será enviado por correo interno o se contactará para su recogida personal, o por persona autorizada, en el área de información sita en la 2ª planta del rectorado.
El 05 de diciembre será el último en que se atenderán las solicitudes de cheques a justificar. Los extendidos hasta dicha fecha, deberán hacerse efectivos antes del último día hábil del año.
El solicitante del cheque deberá justificar el mismo en el plazo máximo de 3 meses ... “el plazo de rendición de las cuentas será de tres meses, excepto las correspondientes a pagos en el extranjero que podrán ser rendidas en el plazo de seis meses”... debiendo importar lo mismo que el cheque ACF cobrado, para lo cual se tendrá en cuenta que si:
El sumatorio de las facturas/justificantes importan menos que el cheque deberá ingresar la diferencia en la cuenta centralizada de ingresos de esta Universidad nº 0237 0210 30 9154323757, adjuntando el original del ingreso a las demás facturas.
El sumatorio de las facturas/justificantes importan más que el cheque a justificar y se quiere recuperar la diferencia, se hará constar en el impreso: "solicito el ingreso del exceso justificado vía cheque o transferencia bancaria a la c/c ____(24 dígitos) de la que soy titular" y se gestionará su pago en firme.
Se comprueba que la/s factura/s, recibo/s y demás documentos justificativos cumplen las normativas legales y las internas de la propia Universidad. Si alguna es incorrecta, se devuelve al responsable de la unidad de gasto la “relación justificativa completa”, informando del motivo de la devolución. También se revisa el decreto/aplicación presupuestaria de cada factura/justificante.
A continuación se procede a la contabilización presupuestaria y minoración del importe pendiente de justificar la unidad de gasto.
Tramitación de facturas a justificar
El responsable de la unidad de gasto/cuenta corriente remitirá la/s factura/s y demás documentos justificativos previamente pagados mediante el "impreso de remisión de facturas a justificar" a medida que sus necesidades de tesorería aconsejen la reposición de fondos y en todo caso dentro del ejercicio presupuestario, utilizando para esto el modelo de impreso correspondiente:
Modelo de impreso de remisión de facturas A JUSTIFICAR:
Se tiene que tener en cuenta la normativa interna de la Universidad, en especial la recogida en el artículo 21 del texto articulado del Presupuesto en cuyos apartados 4, 5 y 7 señala:
Los justificantes que se abonen con cargo a estas cuentas no podrán superar la cuantía de 600,00 €, salvo que se trate de pagos fuera del territorio nacional, en cuyo caso el límite se establece en 1.202,00 €, o se trate de gastos por indemnizaciones por razón del servicio.
El destino que se dará a la cantidad solicitada será necesariamente para gasto de funcionamiento, gastos ocasionados por indemnizaciones por razón del servicio y material inventariable inferior a 600,00 €. Si se pretende abonar una cuantía superior y no es material inventariable, deberá realizarse una “solicitud extraordinaria de fondos” a la gerencia, señalando el motivo que genera la solicitud.
Las facturas justificativas deberán corresponder al período en que se solicitó el anticipo a justificar. En ningún caso serán aceptadas facturas que correspondan a año distinto al que se produce el anticipo.
Justificantes que no superan la cuantía de 600,00 € o sobrepasan esta cuantía pero se trata de indemnizaciones por razón de servicios o pagos al extranjero.
Si algún justificante/factura fuera incorrecto, se devuelve al responsable, informando del motivo de la devolución y de la minoración de la reposición en cuenta corriente, con objeto de que sea/n incluida/s en una nueva relación.
Con las facturas/justificantes aceptados se procede, siempre que la unidad de gasto de gasto disponga de fondos para ello, a reponer en la cuenta corriente correspondiente el sumatorio de los importes líquidos abonados/pagados por la misma.
Justificantes que superan la cuantía de 600,00 €
(salvo indemnizaciones por razón del servicio o pagos al extranjero inferiores a 1.202,00 €).
Previamente, es obligatorio haber realizado una “solicitud extraordinaria de fondos” a la gerencia, señalando el motivo que genera la solicitud y que dicha solicitud haya sido aceptada.
El solicitante de la petición deberá justificar la misma, mediante el modelo correspondiente de "remisión de facturas a justificar" , en el plazo máximo de 3 meses que establece el artículo 20 del texto articulado ... “el plazo de rendición de las cuentas será de tres meses, excepto las correspondientes a pagos en el extranjero que podrán ser rendidas en el plazo de seis meses”..., siempre dentro del ejercicio corriente, debiendo importar lo mismo que la solicitud, para lo cual se tendrá en cuenta que:
Si el sumatorio de las facturas/justificantes importa menos que lo solicitado se hará constar en el impreso de remisión “retirar de la cuenta corriente la diferencia no justificada”. En tal caso se solicita a la entidad financiera la retirada de estos fondos con abono a la cuenta centralizada de ingresos de esta Universidad y se contabiliza una minoración del pendiente de justificar por la cuantía reintegrada.
Si la justificación excediera de la cantidad ingresada y se quiere recuperar por parte de la Unidad de Gasto la diferencia, se hará constar en el impreso “solicito la reposición del exceso justificado”. En tal caso, se efectuará una transferencia reposición por la cuantía excedida.
Tramitación de facturas en firme (Pago desde los Servicios Centralizados
TRAMITACIÓN DE FACTURAS EN FIRME
Corresponde al trámite que deben seguir las “facturas en firme” que se remiten al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria por los responsables de la unidad de gasto correspondiente para su pago directo al proveedor.
Se remitirán con el impreso correspondiente:
Modelo de impreso de remisión de facturas EN FIRME:
La tramitación comienza con la solicitud por parte del responsable de la unidad de gasto, adjuntado las facturas/justificantes correspondientes, de pago de gastos menores a realizar en territorio nacional.
Las facturas/justificantes deben cumplir con los requisitos generales de los justificantes.
Una vez recibidas, en la Sección de Contabilidad, en primer lugar, se comprueba que las facturas/justificantes reúnan los requisitos legales y que estén debidamente autorizadas por el responsable de la unidad de gasto:
Si no son correctas y el defecto no es subsanable (por ejemplo no es gasto elegible o no se trata de un gasto menor) se devuelve a la unidad de gasto indicando tal circunstancia.
Si no son correctas y el defecto es subsanable, la factura/justificante es grabada y se devuelve a la unidad de gasto indicando el motivo. Cuando la unidad de gasto reenvía la factura subsanada se recupera la factura/justificante, y tras la oportuna corrección, continúa la tramitación como si hubiera sido correcta inicialmente.
Si son correctas se graban en la aplicación presupuestaria correspondiente.
Es en este momento de la grabación es cuando se establece la forma de pago que puede ser: transferencia, transferencia por confirming, cheque o pagaré. La forma habitual de pago de las facturas "en firme" es la transferencia y en determinados casos se emiten cheques o pagarés.
Las facturas que no cuentan con el crédito necesario quedan en estado “sin contabilizar” hasta que se solucione el problema del crédito, momento en el que pasan a ser contabilizadas.
En caso contrario, las facturas quedan a la espera de saldo, revisándose periódicamente por si en la unidad de gasto se produjera entrada de fondos. Al finalizar el ejercicio las que no se han podido recuperar de ningún modo son devueltas al responsable para que tome la decisión que estime oportuna (cambiarla a otro unidad de gasto en la que dicho gasto sea elegible o cualquier otra solución que estime oportuna).
Tendrán el carácter de pagos a justificar las cantidades que, excepcionalmente, se libren para atender gastos sin la previa aportación de la documentación justificativa correspondiente.
Procederá la expedición de órdenes de pago a justificar en los supuestos siguientes:
Cuando los documentos justificativos no puedan aportarse antes de formularse la propuesta de pago.
Cuando los servicios o prestaciones a que se refieran hayan tenido o vayan a tener lugar en territorio extranjero.
Cuando, por razones de oportunidad u otras debidamente ponderadas, se considere necesario para agilizar la gestión de los créditos.
La autorización para su expedición corresponde a la Gerencia.
El responsable de la Unidad de Gasto deberá indicar en su solicitud el destino de los fondos, que quedarán vinculados a él, así como acompañar una memoria explicativa razonando la oportunidad de este procedimiento.
Los perceptores de estas órdenes de pago a justificar quedan obligados a rendir cuenta justificativa de la aplicación de las cantidades percibidas. El plazo de rendición de las cuentas será de tres meses, excepto las correspondientes a pagos en el extranjero, que podrán ser rendidas en el plazo de seis meses. No se podrá librar una nueva cantidad con este carácter, si, transcurrido el referido plazo, existiesen órdenes pendientes de justificar.
Los perceptores de las órdenes de pago a justificar estarán sujetos al régimen de responsabilidad patrimonial que establece la normativa vigente, y deberán reintegrar a la Universidad las cantidades no invertidas o no justificadas en tiempo y forma debidos.
Solicitud de pago fuera del territorio nacional
Entendemos por pagos realizados fuera del territorio nacional todos aquellos que hayan de efectuarse a través de cheques bancarios a cobrar fuera de España o bien mediante transferencias a realizar a cuentas bancarias fuera de España, ya sean estos pagos efectuados en euros o en cualquier otra moneda.
Se solicitará mediante la solicitud de pago de compras en el extranjero.
Modelo de impreso de solicitud de pago de compras en el extranjero:
Se inicia con la solicitud por parte del responsable de la unidad de gasto, adjuntado o no las facturas / justificantes correspondientes, de un pago a realizar fuera del territorio nacional, indicando el modo de pago elegido: cheque o transferencia y, en este último caso, indicando los datos bancarios completos (IBAN, SWIFT, nº de cuenta) y la identificación completa del proveedor (NIF, VAT number, ID, …).
Datos obligatorios para la tramitación
VAT en países comunitarios.
Datos bancarios: Código IBAN, Código SWIFT.
Descripción de la importación.
Código INTRASTAT (La relación completa de los códigos está disponible en la página de la Agencia Tributaria).
En la sección de contabilidad se graba la petición. En este momento se realiza la contabilización provisional, reservando el crédito correspondiente en la Unidad de Gasto.
Se realiza una solicitud a la entidad financiera de emisión de cheque o realización de transferencia.
Cuando se recibe del banco la documentación (indicando el cambio aplicado en la transferencia o en el cheque bancario y el propio cheque) se efectúa en el SIGE la contabilización definitiva al cambio exacto.
De modo simultáneo se remite al responsable de la Unidad de Gasto el cheque (ya que la Unidad de Gasto se encargará de enviarlo al proveedor) o el resguardo de la transferencia, y con dicha comunicación, en su caso, se acompaña relación de peticiones anteriores que se encuentren pendientes de justificar.
En la sección de contabilidad se procede a archivar de modo independiente los documentos de pago justificados y los que queden pendientes de justificación (los que se hayan tramitado por parte del responsable sin adjuntar las facturas o justificantes correspondientes).
A medida que se reciben los justificantes de los responsables, se dan por justificadas las peticiones pendientes.
Relaciones Internas entre Unidades de Gasto (Compensaciones, anticipos, repartos y formalizaciones)
RELACIONES INTERNAS ENTRE UNIDADADES DE GASTO (articulo 31 texto articulado presupuesto)
1. Las Relaciones Internas son cargos y abonos entre unidades orgánicas de la propia Universidad sin la consideración formal de modificación presupuestaria. Se varían los saldos presupuestarios entre unidades de gasto, sin que haya movimiento físico de dinero, no afectando a la Tesorería de la Universidad.
2. Tipos de Relaciones Internas:
a. Relaciones Internas por Prestación de Servicios o Compensaciones por notas de cargo
Remisión de Notas de Cargo
Compensaciones Internas Servicio Alojamiento
Compensaciones Internas Curos Organizados UCO
Se utilizarán cuando una unidad de gasto preste un servicio a otra, para regular las compensaciones económicas que proceden por las relaciones con contenido económico que se establecen entre dichas unidades. Su importe se determinará mediante la aplicación de una Tarifa Interna establecida por la propia Universidad, que estará incluida en el Anexo del Presupuesto de cada ejercicio.
En el caso de que la Tarifa Interna a aplicar no esté incluida en el Anexo correspondiente, la unidad proponente deberá remitir a la Gerencia propuesta de Tarifas Internas junto con una memoria justificativa, que se trasladará a la Comisión de Asuntos Económicos para su aprobación provisional, hasta su inclusión en el Presupuesto del próximo ejercicio, por el Consejo de Gobierno.
Tienen esta consideración, entre otros:
- Los servicios prestados por el Servicio de Alojamiento, Biblioteca Universitaria, SCAI, SAEX, Servicio de Identificación Vegetal, Centro de Medicina Deportiva Equina, Centro de Atención Temprana, Aula Virtual, Invernaderos e Umbráculo, Campus de Rabanales.
- Las compensaciones con motivo del uso de locales e instalaciones de la Universidad para actividades extra académicas.
- Los cargos por inscripción en estudios propios de la Universidad de Córdoba -cursos, jornadas, seminarios, congresos y similares -, de su propio personal docente e investigador y de administración y servicios, siempre que se cumpla con lo establecido en el artículo 17.4 del Texto Articulado.
b. Relaciones Internas por Cesión Temporal de crédito o anticipo entre unidades de gasto.
Cesión Temporal de crédito
Se utilizarán, incluso entre partidas correspondientes a vinculantes distintos, para anticipar la realización de gastos en proyectos o actividades que aún no han recibido el ingreso correspondiente de la entidad financiadora. Para ello se deberá remitir documentación acreditativa de la financiación de la actividad.
Una vez recibido el ingreso correspondiente, los créditos deberán revertir a la partida cedente, dado que estas relaciones deben responder siempre a situaciones de cesión temporal por necesidad transitoria de financiación y consecuente devolución.
c. Relaciones Internas por financiación de Actividades.
Reparto de crédito
Se utilizarán para efectuar los repartos de crédito que aprueban los distintos Vicerrectorados con destino a centros, departamentos, másteres, grupos o cualquier otra unidad, en aplicación de los Programas Propios o actuaciones aprobadas por el Consejo de Gobierno o para completar la financiación de sus actividades.
Para ello la unidad de gasto de origen y la de destino tienen que tener la misma aplicación presupuestaria (programa de gasto y subconcepto). En caso contrario, procedería la apertura de una nueva unidad de gasto para gestionar la actividad aprobada.
d. Relaciones Internas de Rectificación de Gasto o transferencia en formalización interna
Rectificación gastos
Se utilizarán excepcionalmente para corregir errores materiales en la contabilización presupuestaria de gastos correspondientes al ejercicio que no admitan otro tipo de rectificación contable, como:
Regularización de gastos no elegibles
Regularización de facturas contabilizadas erróneamente en una unidad de gasto, siendo necesario su justificación.
Gasto compartido: Contabilización de un gasto que requiera la imputación a más de una unidad de gasto y no sea posible la imputación directa.
Por lo tanto, no podrán formalizarse gastos correspondientes a facturas o documentos de ejercicios cerrados, cualquier excepción al respecto deberá contar con la autorización de la gerencia.
No será posible formalizar gastos cargados en unidades de gasto con el único fin de gestionar el pago a través de la cuenta SIEC asignada a una unidad de gasto. Para el trámite urgente de facturas existen otras alternativas como el cheque a justificar (art. 26.2 Texto articulado) o el procedimiento de atención directa (punto quinto Instrucción 1/2015 de la Gerencia)

References: Real Decreto 
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Real Decreto 
 artículo 13
 resolución 
 artículo 22
 Artículo 22
 Artículo 23
 Artículo 38
 Artículo 45
 resolución 

Artículo 26

Artículo 48
 Artículo 26
 artículo 47
 artículo 48
 artículo 21
 artículo 21
 artículo 20
 artículo 17