Source: http://docplayer.cz/2655887-Vnitrni-ucetni-smernice-ve-vybrane-obchodni-spolecnosti.html
Timestamp: 2017-12-16 11:31:27+00:00

Document:
Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti - PDF
Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti
Download "Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti"
1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra financí a ekonomie Vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti Diplomová práce Autor: Bc. Petra Nováková Finance Vedoucí práce: doc. Ing. Hana Březinová, CSc. Praha Březen, 2014
2 Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Milevsku dne Petra Nováková
3 Poděkování Děkuji vedoucí práce paní doc. Ing. Haně Březinové, CSc. za odborné vedení a cenné připomínky při zpracování mé diplomové práce a firmě AGROLES, s.r.o., za to, ţe mi umoţnila vypracovat praktickou část.
4 Anotace Tato diplomová práce je zaměřena na problematiku vnitřních účetních směrnic. Jejím úkolem je přiblíţit funkce vnitřních účetních směrnic, které jsou nezbytné pro správný chod účetní jednotky. Práce je rozdělena na teoretickou část a praktickou část. V teoretické části práce jsou vymezeny základní pojmy z účetnictví. Dále je tato část práce zaměřena na význam, problematiku, legislativní úpravu, náleţitosti a chyby vnitřních účetních směrnic. Praktická část se zabývá aplikací vnitřních účetních směrnic ve firmě AGROLES, s.r.o. Tato část práce posuzuje, analyzuje a vyhodnocuje stávající znění vnitřních účetních směrnic s legislativními poţadavky, dále odhaluje nedostatky a navrhuje konkrétní vnitřní účetní směrnice pro tuto firmu. Klíčová slova: vnitřní účetní směrnice, legislativa, účetnictví, účetní jednotka Annotation This diploma thesis focuses on the issues regarding internal accounting regulations. It aims to describe the roles of internal accounting regulations which are essential for the due operation of an accounting unit. The thesis is divided to a theoretical and a practical part. The theoretical part includes definitions of fundamental accounting terms and focuses on the importance, issues, legislation, essentials and common errors with respect to the internal accounting regulations. The practical part deals with the application of internal accounting regulations in the company AGROLES, s.r.o. This part of the thesis reviews, analyzes and evaluates the current wording of the internal accounting regulations in comparison to legislation requirements, uncovers deficiencies and proposes specific internal accounting regulations for this firm. Key words: internal accounting regulations, legislation, accounting, accounting unit
5 OBSAH ÚVOD TEORETICKÁ ČÁST Vymezení základních pojmů Význam vnitřních účetních směrnic Účel vnitřních účetních směrnic Legislativní úprava vnitřních účetních směrnic Povinnosti vyplývající z právních předpisů Vnitřní účetní směrnice vyplývající z jiných neţ právních předpisů Formální úprava a náleţitosti vnitřních účetních směrnic Záhlaví vnitřních účetních směrnic Vlastní text vnitřních účetních směrnic Zápatí vnitřních účetních směrnic Formální chyby vnitřních účetních směrnic PRAKTICKÁ ČÁST Charakterizování firmy AGROLES, s.r.o Analýza vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o Vnitřní účetní směrnice Systém zpracování účetnictví Stávající znění vnitřní účetní směrnice Komentář Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice Vnitřní účetní směrnice Oběh účetních dokladů Stávající znění vnitřní účetní směrnice Komentář Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice Vnitřní účetní směrnice Inventarizace majetku a závazků
6 Stávající znění vnitřní účetní směrnice Komentář Návrh úpravy vnitřní účetní směrnice Vnitřní účetní směrnice Pokladna, pokladní operace Návrh nové vnitřní účetní směrnice Vnitřní účetní směrnice Stravování zaměstnanců Návrh nové vnitřní účetní směrnice Vnitřní účetní směrnice Poskytování ochranných pomůcek a oděvů Návrh nové vnitřní účetní směrnice ZÁVĚR SEZNAM POUŢITÉ LITERATURY
7 ÚVOD Téma vnitřní účetní směrnice ve vybrané obchodní společnosti jsem si vybrala proto, ţe tvorbě vnitřních účetních směrnic se ze strany účetních jednotek mnohdy nevěnuje patřičná pozornost. Účetní jednotky se tímto jednáním vystavují zbytečnému riziku neefektivních postupů a někdy i protizákonnému jednání. V praxi se často stává, ţe účetní jednotky vůbec nemají vnitřní účetní směrnice zpracované, nebo je jejich obsah vytvořen pouze proto, aby byla splněna zákonná povinnost. Takto zpracované vnitřní účetní směrnice zpravidla kopírují ustanovení zákona, ale účetní jednotce nepřinášejí dostatečný uţitek. Není zapotřebí obecná formulace, kterou nalezneme v zákoně. Je zapotřebí najít taková místa, kdy zákon dává do jisté míry účetní jednotce volnost volit mezi postupy a metodami. A to je právě to, co by měla vnitřní účetní směrnice upravovat. Vnitřní účetní směrnice by měla vypovídat o tom, kterou z moţných metod si účetní jednotka zvolí, protoţe jí nejvíce vyhovuje, ne o tom, jaké metody zákon povoluje. Dle mého názoru by měla být kaţdá vnitřní účetní směrnice zpracována co nejpečlivěji a s vědomím její významnosti. Je tedy důleţité, aby si účetní jednotka uvědomila, ţe vnitřní účetní směrnice slouţí především jí samotné. Cílem mé diplomové práce je na základě analýzy vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o. vypracovat syntézu zjištěných skutečností a navrhnout úpravy stávajících vnitřních účetních směrnic a doplnit chybějící vnitřní účetní směrnice. Struktura mé diplomové práce je následující. V první části diplomové práce jsou uvedeny základní teoretické poznatky, ke kterým by měla účetní jednotka při tvorbě vnitřních účetních směrnic přihlíţet. V této kapitole vysvětluji základní pojmy z účetnictví, odkazuji na příslušnou legislativu vztahující se k problematice vnitřních účetních směrnic. Dále popisuji, jak by měly vnitřní účetní směrnice vypadat, co by měly a neměly obsahovat, aby měly především vypovídací schopnost vzhledem k účelu, a současně, aby byly vţdy sestavovány v souladu s platnou legislativou. V druhé části mé diplomové práce krátce popisuji firmu AGROLES, s.r.o. a dále analyzuji současné vnitřní účetní směrnice a navrhuji úpravy, přiděluji k nim komentáře a navrhuji nové vnitřní účetní směrnice. Vnitřní účetní směrnice zpracovávám dle potřeb a poţadavků firmy AGROLES, s.r.o. tak, aby tyto vnitřní účetní směrnice odpovídaly jiţ zavedenému chodu, pravidlům a postupům této účetní jednotky. 7
8 Metody zpracování Teoretickou část diplomové práce jsem zpracovala z právních předpisů a odborné literatury formou deskripce. Poté jsem provedla analýzu vnitřních účetních směrnic firmy AGROLES, s.r.o., v závěru jsem provedla syntézu získaných poznatků. Vnitřními účetními směrnicemi jsou upravovány zásady obsaţené v platných účetních předpisech podle konkrétních podmínek firmy AGROLES, s.r.o. Tvorba některých vnitřních účetních směrnic vyplývá přímo z těchto závazných předpisů, tvorbu ostatních lze poté odvodit přímo z podnikatelské praxe dané účetní jednotky. Základem praktické části je zpracování poznatků získaných teoretickým prostudováním příslušných podkladů. Tyto poznatky jsou základem pro jejich aplikaci ve firmě AGROLES, s.r.o. Na základě prostudování interních dokladů této firmy jsem dospěla ke konkrétním návrhům vnitřních účetních směrnic. Ze získaných teoretických poznatků a výsledků analýzy současného znění vnitřních účetních směrnic doporučuji vhodný systém pro tvorbu těchto vnitřních účetních směrnic, navrhuji změny stávajících a tvorbu nových vnitřních účetních směrnic pro oblasti, které zatím nebyly v účetní jednotce popsány. Tyto návrhy by měly přispět k celkovému zlepšení chodu účetní jednotky. Kvalitně zpracovaný systém vnitřních účetních směrnic se tak stane základem pro správné fungování účetní jednotky. 8
9 1 TEORETICKÁ ČÁST 1.1 Vymezení základních pojmů Jedním ze základních pojmů, který je třeba pro účely této diplomové práce vymezit, je pojem účetní jednotky. Definice účetní jednotky vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Za účetní jednotky se povaţují: a) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, b) zahraniční právnické osoby a zahraniční jednotky, které jsou podle právního řádu, podle kterého jsou zaloţeny nebo zřízeny, účetní jednotkou nebo jsou povinny vést účetnictví, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů, c) organizační sloţky státu, d) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, e) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jeţ nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku Kč, a to od prvního dne kalendářního roku. f) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, g) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruţenými ve společnosti, pokud alespoň jeden ze společníků sdruţených v této společnosti je osobou uvedenou v písmenech a) aţ f) nebo h) aţ l), h) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis, i) svěřenské fondy podle občanského zákoníku, j) fondy obhospodařované penzijní společností podle zákona upravujícího důchodové spoření a podle zákona upravujícího doplňkové penzijní spoření, k) investiční fondy bez právní osobnosti podle zákona upravujícího investiční společnosti a investiční fondy, nebo l) ty, kterým povinnost sestavení účetní závěrky stanoví zvláštní právní předpis nebo které jsou účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 9
10 Dalším velmi důleţitým pojmem, je účetní období. Definici účetního období nalezneme v ustanovení 3 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů: Účetním obdobím je nepřetrţitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem nebo je hospodářským rokem. Hospodářským rokem je účetní období, které můţe začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, neţ je leden. Účetní období bezprostředně předcházející změně účetního období můţe být kratší nebo i delší neţ dvanáct měsíců. Ostatní pojmy budou postupně vysvětleny v textu následujících kapitol. 1.2 Význam vnitřních účetních směrnic Povinností kaţdé účetní jednotky je vytvoření vlastních účetních směrnic. V praxi se však často setkáváme s účetními jednotkami, které tyto písemnosti nemají vypracované nebo obsahují obecné fráze, které jsou z legislativních norem pouze opsány. Vnitřní účetní směrnice lze vyuţít jako nástroj kvalitního řízení účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice mají také nezaměnitelnou vnitropodnikovou úlohu. Především u větších účetních jednotek, které mají sloţitou organizační strukturu, se pomocí vnitřních účetních směrnic řídí velké mnoţství procesů, které nevyplývají z předepsaných poţadavků či legislativních norem. Vedení firem tak určuje zaměstnancům, jak mají v určitých situacích postupovat. Pravidla, která jsou stanovená vnitřními účetními směrnicemi, jsou závazná pro kaţdého pracovníka dané účetní jednotky. Pravomoc k rozhodování o některých aktivitách bývá u větších účetních jednotek delegována na niţší vedoucí, například vnitřní účetní směrnici pro řádný chod účetní závěrky, kde se rozhoduje o postupech a termínech prací, můţe vydávat hlavní účetní na základě zplnomocnění. Jakým způsobem má být vnitřní účetní směrnice sepsána, vydána, nazvána, schválena, distribuována a archivována, není nikde stanoveno. Tyto úkony jsou v kompetenci daného subjektu. Jako obecný název se nejčastěji pouţívá slovo směrnice, vnitřní předpis s uvedením identifikačního údaje, pro rozlišení jednotlivé písemnosti. 2 2 HRUŠKA, Vladimír. Daně, účetnictví vzory a případy. Vnitropodnikové směrnice pro podnikatele. 7 8/2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, s ISSN
11 V praxi se můţeme také setkat s názvy, kterými jsou například vnitropodniková směrnice, organizační směrnice, pokyn (hlavního účetního, finančního ředitele) a rozhodnutí. Názvy lze kombinovat s vahou dané písemnosti a jejím významem. Vnitřní účetní směrnice tak můţe být vnitropodnikovým předpisem, který má vyšší váhu a delší platnost neţ rozhodnutí, které lze vydávat pro nahodilé a jednorázové akce. Ve větších podnicích bývá obvykle zavedena jednotná grafická úprava pro tyto písemnosti. O tuto úpravu se starají specializovaná oddělení, která mají v náplni práce za spolupráce s odborníky vydávat, kontrolovat a aktualizovat popisované vnitřní účetní směrnice. U malé účetní jednotky stačí zahrnout postupy a informace do jedné vnitřní účetní směrnice. 3 Vnitřní účetní směrnice můţeme tedy charakterizovat jako určité stanovení postupů, pravidel a povinností v účetních jednotkách. Vnitřní účetní směrnice jsou závazné pro všechny pracovníky dané účetní jednotky. Na tvorbě vnitřních účetních směrnic by se měli podílet jak účetní, tak i další pracovníci, kteří vykonávají důleţité funkce ve firmě. Správně vytvořené vnitřní účetní směrnice přispívají k lepšímu chodu účetní jednotky, usnadňují vnitřní i vnější kontrolu hospodaření a přispívají k jednodušší adaptabilitě nových pracovníků. Vnitřní účetní směrnice by se měly kaţdoročně kontrolovat a revidovat, neboť kaţdý rok dochází k legislativním změnám a změnám v účetních jednotkách. 3 HRUŠKA, Vladimír. Daně, účetnictví vzory a případy. Vnitropodnikové směrnice pro podnikatele. 7 8/2011. Český Těšín: PORADCE, 2011, s. 4. ISSN
12 1.3 Účel vnitřních účetních směrnic Z definice předmětu účetnictví vyplývá účel vedení účetnictví. Smyslem je podat průkazné, úplné a správné informace o pohybu a stavu majetku a závazků, o výnosech, nákladech, hospodářském výsledku a o čistém obchodním jmění. Přitom však musí být dodrţovány základní zásady pro vedení účetnictví, kterými jsou: časová a věcná souvislost nákladů a výnosů, návaznost zůstatků rozvahových účtů v následujícím účetním období na zůstatky rozvahových účtů v běţném období, nemoţnost kompenzace nákladů a výnosů, majetku a závazků, stálost účtování ve vztahu ke způsobům odpisování, oceňování a postupům účtování, opatrnost, aby aktiva a výnosy nebyly nadhodnoceny a náklady a závazky podhodnoceny. Hlavním účelem vnitřních účetních směrnic je: pouţívání přehledného a jednotného účtového rozvrhu účetní jednotky, jednotné oceňování a stejné posuzování shodných účetních případů, vymezení účetních dokladů, jednotné organizační zabezpečení při provádění fyzické a dokladové inventarizace, archivování daňových a účetních písemností. 4 Účelem vnitřních účetních směrnic je stanovení konkrétních postupů účtování pro jednodušší srozumitelnost účetnictví a práci jednotlivých pracovníků účetní jednotky. Pro úpravu a vytváření vnitřních účetních směrnic je vhodné dodrţovat tyto zásady: vnitřní účetní směrnice musí být logická, stručná, přehledná, text musí být jednoznačný a srozumitelný, i přesto, ţe je vnitřní účetní směrnice stručná, musí řádně řešit vymezené postupy, vymezené postupy je nutné uspořádat tak, aby se shrnula stejná problematika do jedné vnitřní účetní směrnice a zabránilo se tak zbytečnému opakování, 4 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 2. ISBN
13 při tvorbě vnitřních účetních směrnic je vţdy nezbytné zajišťovat soulad s právními předpisy Legislativní úprava vnitřních účetních směrnic Dne 1. ledna 2004 došlo k významné změně zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Od tohoto okamţiku přestaly platit Postupy účtování pro podnikatele a v platnost vstoupily České účetní standardy pro podnikatele, vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli a které účtují v soustavě podvojného účetnictví, dále vyhlášky č /1992 Sb., které jsou určené pro další subjekty v České republice, a České účetní standardy pro tyto další subjekty. Tato změna přinesla pro účetní jednotky větší volnost, neboť jsou v právních předpisech uvedena pouze obecná pravidla, a proto si musí účetní jednotka stanovit vnitřní normy, podle kterých se bude řídit při vedení svého účetnictví. 6 Povinnost vypracovat vnitřní účetní směrnice vyplývá někdy i přímo nebo nepřímo z textů některých ustanovení, s odkazem na nutnost, potřebnost či povinnost stanovit důleţitá rozhodnutí. Vzhledem k tomu, ţe účetnictví se řídí mnoha zákony, vyhláškami a opatřeními, je obtíţné podchytit jejich výčet. Z některých předpisů lze pouze odvodit povinnost ke stanovení vnitropodnikových principů a zásad. Za rozhodující se povaţují konkrétní podmínky účetní jednotky. 7 5 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, s. 3. ISSN SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s. 1. ISBN HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice aktualiz. vyd. Praha: Bilance, 2003, s. 7. ISBN
14 Při vytváření vnitřních účetních směrnic je vhodné vycházet z těchto základních předpisů, kterými se může účetní jednotka řídit: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů tento zákon upravuje rozsah a způsob vedení účetnictví v souladu s ostatními předpisy. Prováděcí vyhlášky podrobněji vymezují některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Prováděcí vyhlášky vydává Ministerstvo financí. Významná je vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli a které účtují v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. České účetní standardy (č. 001 až 009 a č. 011 až 023) pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen České účetní standardy pro podnikatele ). Ministerstvo financí ČR vede registr Českých účetních standardů za účelem dosaţení souladu při pouţívání účetních metod účetními jednotkami. Cílem standardů je stanovit bliţší popis postupů účtování a účetních metod. Vydání Českých účetních standardů oznamuje Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji. 8 K těmto Českým účetním standardům patří: - České účetní standardy pro podnikatele, - České účetní standardy pro účetní jednotky, u kterých není podnikání hlavním předmětem činnosti, - České účetní standardy pro pojišťovny a pro zdravotní pojišťovny, - České účetní standardy pro finanční instituce, - České účetní standardy pro vybrané účetní jednotky. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, ve znění pozdějších předpisů 8 36 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 14
15 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 219/1995 Sb., devizový zákon, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů Dále by měli účetní pracovníci sledovat judikáty, informace ze závěrů z Koordinačních výborů, interpretaci Národní účetní rady a Pokyny Generálního finančního ředitelství. Pokyny Generálního finančního ředitelství sice nejsou zákonnou normou, ale při kontrolách podle nich většinou pracovníci příslušného finančního úřadu postupují. K obhájení určitého postupu poplatníka mohou většinou pomoci i vnitřní účetní směrnice, pokud postup poplatníka nebude v přímém rozporu s danými předpisy Povinnosti vyplývající z právních předpisů Tvorba vnitřních účetních směrnic by měla přímo vyplývat z potřeby účetní jednotky. Existují však i vnitřní účetní směrnice, jejichţ vyhotovení je právním předpisem vyţadováno. Mezi právní normy, ze kterých vyplývá povinnost vytvoření vnitřních účetních směrnic, patří zejména zákon o účetnictví, zákoník práce a další právní předpisy, které se vztahují k účetnictví dané účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice se mohou dělit do tří skupin: Povinné vnitřní účetní směrnice podle účetních předpisů, jsou dány zákonem o účetnictví, účetními standardy nebo prováděcí vyhláškou. Vnitřní účetní směrnice, které vyplývají z jiných právních předpisů například zákon o daních z příjmů, zákoník práce, zákon o rezervách KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 9. ISBN KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 35. ISBN
16 Doporučené vnitřní účetní směrnice obsah i rozsah vnitřních účetních směrnic je dán velikostí, předmětem i strukturou činnosti dané společnosti, jedná se například o vnitřní účetní směrnici, která upravuje organizační strukturu společnosti. 11 Mezi povinné vnitřní účetní předpisy patří: 1. Účtový rozvrh Vzhledem k tomu, ţe v roce 2003 přestala platit jednotná, Ministerstvem financí vyhlášená účtová osnova, která do roku 2002 definovala účtové skupiny, účtové třídy a syntetické účty a jejich obsah, musí si kaţdá účetní jednotka stanovit obsahovou náplň a strukturu syntetických a analytických účtů sama. Tato práce je velmi náročná na odborné a detailní znalosti pouţívaného účetního softwaru, proto tato práce bývá obvykle svěřena hlavní účetní a dalším zainteresovaným osobám. Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 4 a 14. Směrná účtová osnova stanovuje označení a uspořádání účtových tříd, popřípadě účtových skupin nebo i syntetických účtů pro účtování o pohybu a stavu majetku a jiných aktiv, jiných pasiv a závazků, o výnosech a nákladech a o výsledku hospodaření. Na základě účtové osnovy sestavují účetní jednotky účtový rozvrh, v němţ jsou uvedeny účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Účetní jednotky sestavují účetní rozvrh pro kaţdé účetní období, v průběhu tohoto období je moţné účtový rozvrh doplňovat. Jestliţe nedošlo k prvnímu dni účetního období ke změně účtového rozvrhu platného v předcházejícím účetním období, postupuje podle tohoto rozvrhu účetní jednotka i v následujícím období KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s. 35. ISBN zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 16
17 Výše zmíněné zásady, které jsou dány zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví jsou dále rozvedeny v prováděcí vyhlášce pro vedení podvojného účetnictví podnikatelů č. 500/2002 Sb., 46. Hlavním aspektem pro správné zachycení účetních operací je členění účtů na: rozvahové jedná se o účty, pomocí kterých se sledují a zachycují pohyby a stavy aktiv a pasiv, výsledkové tyto účty slouţí ke sledování nákladů a výnosů účetní jednotky, závěrkové jedná se o účty, které slouţí k otevření a uzavření rozvahových a výsledkových účtů, podrozvahové slouţí ke sledování důleţitých skutečností v účetních jednotkách i pro třetí osoby. Operace na výše uvedených účtech zachycuje účetní jednotka na syntetických účtech, které jsou vytvořené k jednotlivým účtovým skupinám v rámci jednotlivých účtových tříd. Na syntetických účtech se zachycuje pohyb a stav majetku a jiných aktiv, nákladů a výnosů, závazků a jiných pasiv a výsledek hospodaření. Tyto účty se dále dělí na analytické účty. U analytických účtů se jedná o detailnější rozvedení údajů uvedených na účtech syntetických. Dalším aspektem pro stanovení analytických účtů je daňové hledisko. 13 Osoba, která v účetní jednotce zodpovídá za sestavení účtového rozvrhu, jeho aktualizaci a archivaci, by měla také dbát o dokumentaci předešlých verzí účtových rozvrhů. Z těchto verzí musí být zřejmé, jak se účetnictví vedlo v předchozích účetních obdobích. Dále je vhodné, aby byl účtový rozvrh účetní jednotkou aktualizován a při kaţdé změně uloţen k dokumentaci účetní závěrky. 2. Odpisový plán Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 28. Odpisy slouţí k postupnému zahrnování (rozpouštění či sniţování) pořizovací ceny dlouhodobého majetku (hmotného i nehmotného) do nákladů k vytváření tzv. oprávek. 13 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s ISBN
18 Oprávky vyjadřují hodnotu kumulovaných odpisů, ze kterých se dá usuzovat na stupeň opotřebení příslušného dlouhodobého majetku. Odpisy členíme na daňové a účetní. Vnitřní účetní směrnice, která stanovuje odpisový plán, by měla zahrnovat: základní pravidla pro odpisování dlouhodobého majetku, metody odpisování (z hlediska daňových a účetních odpisů), období zúčtování a vyčíslování odpisů, zařazování a vyřazování předmětů dlouhodobého majetku z hlediska odpisování. Odpisový plán platí pro celé účetní období a nelze ho v průběhu účetního období měnit. 14 Za dodrţování odpisového plánu v účetní jednotce by měl být ustanoven odpovědný pracovník. 3. Systém zpracování účetnictví Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 11, 12, 13 a 16. Poţadavky na účetnictví, které jsou formulované ve výše uvedených paragrafech, ponechávají značný prostor iniciativě účetních jednotek. Cílem této vnitřní účetní směrnice je závazný metodický návod k oběhu účetních dokladů, který směřuje ke správnému, úplnému, průkaznému, přehlednému, srozumitelnému vedení účetnictví a zaručuje trvalost účetních záznamů v účetní jednotce. Při vedení účetnictví se účetní jednotka řídí těmito zásadami stanovenými vyhláškou č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů: vymezení nákladů, které souvisejí s pořízením dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, vymezení nákladů souvisejících s pořízením zásob, vymezení nákladů souvisejících s pořízením cenných papírů a podílů, oceňovací rozdíly při uplatnění reálné hodnoty a ocenění ekvivalencí u cenných papírů a podílů, zajišťovacích derivátů, derivátů k obchodování, přeměně účetní jednotky, 14 SCHIFFER, Vladimír. Účetnictví v praxi, odborný měsíčník pro účetní v praxi 7/2010, Praha: Wolters Kluwer, 2010, s. 28. ISSN
19 vymezení nákladů, které souvisí s pořízením pohledávek, oceňovací rozdíly při uplatnění reálné hodnoty u pohledávek, které účetní jednotka nabyla a určila k obchodování, odpisování majetku, postup tvorby a pouţití opravných poloţek, vzájemné zúčtování, potup tvorby a pouţití rezerv, metoda kursových rozdílů, odloţené daně, ocenění souboru majetku, základní účetní zásady, opravy účetních záznamů, účetní knihy a evidence, popis systému zpracování účetních dokladů, vyhotovení účetních záznamů. 15 Tyto zásady jsou dále rozpracovány v jednotlivých vnitřních účetních směrnicích. 4. Podpisové záznamy Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 33a. Účelem této vnitřní účetní směrnice je určit podpisové a rozhodovací kompetence osob, které jsou oprávněné za společnost podepisovat. Aby bylo jednoznačné určit, čí je podpis na konkrétním dokladu, musí mít účetní jednotka vypracované podpisové vzory i s vymezením období, po které byly tyto osoby za příslušné doklady odpovědné. Tyto podpisové vzory mohou být vydány jako součást podpisového a odpovědnostního řádu. Jednoznačné převzetí a stanovení odpovědnosti, které vyplývá z podpisového záznamu, není důleţité pouze pro případné vymáhání škody, ale také proto, ţe příslušní pracovníci si uvědomí svou odpovědnost, coţ můţe přispívat k jejich lepšímu plnění daných úkolů KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s ISBN LOUŠA, František. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví. 5. aktualiz. vyd. Praha: GRADA, 2008, s. 15. ISBN
20 5. Zásoby Povinnost vytvořit tuto vnitřní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví 3 a 4, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V oblasti zásob je třeba vnitřní účetní směrnicí upravit především rozhodnutí účetní jednotky, které zásoby budou účtovány způsobem A a o kterých bude účtováno způsobem B. Při účtování podle míst uskladnění (odpovědných osob) můţe být uplatněna pouze jedna z uvedených moţností. Dále je třeba do vnitřní účetní směrnice zapracovat rozhodnutí, jaká metoda se bude pouţívat pro oceňování úbytků zásob, zda to bude váţený aritmetický průměr, rozklad pořizovací ceny nebo metoda FIFO Časové rozlišení nákladů a výnosů Povinnost vytvořit tuto vnitřní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 3 odst. 1. Tato vnitřní účetní směrnice zajišťuje správné vyčíslení hospodářského výsledku za příslušné účetní období. V souladu s daňovými a účetními předpisy je třeba účtovat náklady a výnosy do období, se kterými časově a věcně souvisejí. 7. Používání cizích měn, kursové rozdíly Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 24 odst. 6 a odst. 7 a z 60 vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Účelem této vnitřní účetní směrnice je stanovení základních postupů v účetní jednotce k zajištění správného vyjádření kursových rozdílů u dokladů, které jsou vystaveny v cizích měnách při přepočtu na českou měnu. Pro přepočet majetku a závazků se pouţívá kurs devizového trhu k okamţiku uskutečnění účetního případu nebo k rozvahovému dni. Kurs devizového trhu vyhlašuje Česká národní banka. 17 PILÁTOVÁ, Jana a kolektiv autorů. Metodické aktuality 4/2010, Vnitřní kontrolní systém a odpovědi na dotazy. Praha: Metodické aktuality Svazu účetních, 2010, s. 20. ISBN ISSN
21 8. Deriváty Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 4 odst. 12 a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 52. Pro účely účetnictví se derivátem rozumí finanční nástroj (na základě právní skutečnosti vzniká finanční aktivum jednoho subjektu a kapitálový nástroj nebo finanční závazek jiného subjektu), který současně splňuje tyto podmínky: jeho reálná hodnota se mění v závislosti na změně úrokové sazby, měnového kursu, ceny cenného papíru, cenového indexu, na úvěrovém hodnocení nebo indexu, který ve srovnání s ostatními typy kontraktů, ve kterých je zaloţena podobná reakce na změny trţních podmínek, nevyţaduje ţádnou nebo vyţaduje malou počáteční investici, který bude vypořádán v budoucnosti. Členění derivátů: deriváty zajišťovací, deriváty k obchodování. Derivát se povaţuje za zajišťovací, pokud splňuje následující podmínky: na počátku zajištění je zajišťovací vztah zdokumentován, efektivita je průběţně posuzovaná a spolehlivě měřitelná, zajištění je efektivní. Účetní jednotka si sama stanoví, zda vyuţije moţnosti účtovat o derivátech jako o zajišťovacích derivátech v souladu se svou strategií řízení finančních rizik nebo bude o veškerých derivátech účtovat jako o derivátech k obchodování CARDOVÁ, Zdenka. Zákon o účetnictví s komentářem, vyhláška č. 500/2002 Sb., s komentářem. 2012/9. Český Těšín: PORADCE, 2012, s ISSN
22 9. Konsolidační pravidla Povinnost vytvořit tuto vnitřní účetní směrnici ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., o účetnictví 62, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ze zákona je konsolidující účetní jednotka povinna stanovit konsolidovaným účetním jednotkám, které jsou zahrnuty do konsolidačního celku, ţe budou konsolidovány. Dále jim musí podat informace o vymezení celého nebo dílčího konsolidačního celku ve formě pravidel a organizačního schématu, které platí pro daný celek. Mezi konsolidační pravidla zejména patří: způsoby oceňování závazků a majetku, poţadavky na údaje určené pro konsolidaci, které konsolidované podniky předkládají a termíny předkládání údajů, předloţení konsolidovaných účetních závěrek niţších konsolidačních celků, termíny sestavení účetní závěrky za konsolidační celek. Konsolidující účetní jednotka vyhlásí a stanoví konsolidační pravidla, podle kterých konsolidované účetní jednotky (i zahraniční podniky) upraví předkládané údaje pro sestavení konsolidované účetní závěrky. Konsolidované účetní jednotky, které jsou zahrnuty do konsolidačního celku, jsou povinny poskytnout svoji účetní závěrku a veškeré dokumenty, které jsou potřebné pro sestavení konsolidované účetní závěrky, konsolidující účetní jednotce Poskytování cestovních náhrad Tato vnitřní účetní směrnice vyplývá ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Úkolem této vnitřní účetní směrnice je určit zásady pro plánování, vykonávání, schvalování a vyúčtování tuzemských a zahraničních pracovních cest zaměstnanců. Vzhledem k tomu, ţe se kaţdý rok aktualizují vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí o sazbách cestovních náhrad a cenách pohonných hmot, je třeba vnitřní účetní směrnici kaţdoročně aktualizovat. 19 OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 9. ISSN
23 I přesto, ţe zákon ukládá povinnost vytvořit výše uvedené vnitřní účetní směrnice, účetní jednotka bude vţdy vytvářet pouze ty vnitřní účetní směrnice, které má ve své náplni. Některé z výše uvedených vnitřních účetních směrnic nemusí být také vypracovány samostatně, mohou být pouhou součástí jiné vnitřní účetní směrnice. 1.5 Vnitřní účetní směrnice vyplývající z jiných než právních předpisů Přestoţe řada vnitřních účetních směrnic vyplývá přímo ze zákona, existuje široký okruh oblastí, které si kaţdá účetní jednotka musí upravit dle svého uváţení. Správně zpracovaná vnitřní účetní směrnice můţe v mnohých případech velmi dobře poslouţit při výkonu různých činností. Pro další potřeby účetní jednotky je moţné vytvořit tyto vnitřní účetní směrnice: 1. Oběh účetních dokladů Oběh účetních dokladů je metodický návod, který ukládá, popisuje a stanovuje postup od vzniku účetního případu po jeho archivaci. Tato vnitřní účetní směrnice by měla navazovat na vnitřní účetní směrnici, která stanovuje kompetence a odpovědnosti jednotlivých funkcí v účetní jednotce k podepisování a schvalování účetních dokladů. Tato vnitřní účetní směrnice patří mezi nejobtíţněji sestavitelné vnitřní účetní směrnice, neboť v ní musí být zachyceny veškeré moţné vazby při pohybu účetních dokladů. Při nadefinování všech druhů dokladů, všech činností s nimi spojených a určení odpovědností za jednotlivé činnosti lze po pracovnících vyţadovat důsledné plnění pracovních povinností, ale i v případě, ţe by tyto povinnosti neplnili, je moţné je za vzniklé nedostatky postihnout. Cílem této vnitřní účetní směrnice je zajištění úplného a správného zpracování veškerých účetních dokladů účetní jednotky. Vnitřní účetní směrnice poskytuje závazný metodický návod k oběhu účetních dokladů, který je základem k průkaznosti a správnosti účetnictví a zaručuje trvalost účetních 23
24 záznamů. Vnitřní účetní směrnice musí být závazná pro všechny pracovníky účetní jednotky Organizační řád Tato vnitřní účetní směrnice není ze zákona povinná, ale pro správné fungování společnosti je nezbytná. Na základě vypracování organizačního řádu (organizační struktury společnosti) je moţné práci jednotlivých pracovníků v účetní jednotce kontrolovat a ocenit. 3. Ukládání, archivace a skartace účetních písemností a záznamů Účelem vnitřní účetní směrnice je vymezení konkrétní lhůty úschovy účetních záznamů (účetních dokladů, účetních knih, účetní závěrky, apod.), odpovědnost za ukládání a místo uloţení účetních dokladů. Součástí vnitřní účetní směrnice musí být dále lhůty a způsob skartace záznamů, a to především v případech, budou-li lhůty stanoveny odchylně (delší) od zákona o účetnictví. 21 Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů obsahuje konkrétní termíny pro úschovu účetních záznamů v 31 a 32. Základní termíny úschovy: výroční zpráva a účetní závěrka po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní knihy, účetní doklady, inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formou písemnou nebo technickou vedení účetnictví, po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady a jiné účetní záznamy, týkající se záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají, účetní záznamy týkající se nezaplacených pohledávek nebo nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, ve kterém došlo k jejich splnění nebo zaplacení, 20 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s ISBN KOCH, Jiří. Účetní závěrka podnikatelů za rok Český Těšín: PORADCE, 2011, 24 s. ISBN
25 jestliţe pouţijí účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, neţ je vedení účetnictví, a to zejména pro účely správního řízení, trestního řízení, daňového řízení, občanského soudního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, skartačního řízení, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují účetní jednotky po uplynutí uschovacích dob tak, aby byly zajištěny poţadavky, které vyplývají z jejich pouţití pro uvedené účely. 22 Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku jsou dále povinni dle Přílohy č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, archivovat především následující dokumenty a posléze z nich umoţnit výběr archiválií (dokumenty, které mají trvalou hodnotu): Statut zakladatelské dokumenty, jednací řády, stanovy, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace zrušení, likvidace a zániku podnikatelského subjektu. Řízení zápisy a protokoly z jednání statutárního a dozorčího orgánu, zápisy a přílohy z valných hromad, zápisy z porad vedení, zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku podnikatelského subjektu, zprávy o auditu (pokud nejsou zahrnuty do výroční zprávy), výroční zprávy. Majetek mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení, či likvidaci podnikatelského subjektu, smlouvy o převodu a přechodu vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace ochranných známek. Finanční dokumenty roční statistické výkazy, účetní závěrky. Propagační činnost ukázky vlastních propagačních materiálů (letáky, katalogy). Výrobní program změny výrobního programu, uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích. Kolektivní smlouvy, dokumenty o zaměstnaneckých záleţitostech. 23 Účetní záznamy je třeba ukládat a uschovávat podle předem stanovené vnitřní účetní směrnice do archivu po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uloţením do archivu musí být záznamy uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, poškození a zničení. Při zániku podnikatelského subjektu nebo po uplynutí stanovené lhůty úschovy dokumentů přichází na řadu skartace a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 23 Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě, ve znění pozdějších předpisů 25
26 4. Inventarizace majetku a závazků Účetní jednotka inventarizací zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. 24 Zpracování vnitřní účetní směrnice o inventarizaci, ve které jsou stanoveny postupy, termíny, odpovědné osoby za inventarizaci, náleţitosti inventurních soupisů, způsob zúčtování inventarizačních rozdílů (manka nebo přebytky), přispívá k řádně provedené inventarizaci veškerého majetku a závazků účetní jednotky. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 29 definuje dva druhy inventarizací: inventarizace periodická je prováděna k okamţiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (řádná nebo mimořádná), inventarizace průběţná je prováděna v průběhu účetního období, tato inventarizace se provádí pouze u zásob, u kterých účetní jednotky účtují podle míst jejich uloţení nebo podle druhů nebo hmotně odpovědných osob, dále se tato inventarizace provádí u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který je v soustavném pohybu, termín inventarizace si určuje účetní jednotka sama. Účetní jednotky jsou povinny archivovat provedené inventarizace po dobu 5 let po jejím provedení. Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotka při inventarizaci zjišťuje: fyzickou inventurou u hmotného a nehmotného majetku, dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popřípadě u dalších sloţek majetku, u kterých nelze provést fyzickou inventuru. Zjištěné stavy musí účetní jednotka zaznamenat v inventurních soupisech odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 26
27 Inventurní soupisy musí obsahovat: jednoznačné určení, o jaký majetek a závazky se jedná, podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění závazků a majetku k okamţiku ukončení inventury, okamţik zahájení a ukončení inventury Stanovení zásad pro použití dohadných položek Tato vnitřní účetní směrnice zajišťuje správné vyčíslení výsledku hospodaření účetní jednotky. Proto je třeba v souladu s účetními předpisy účtovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Vnitřní účetní směrnice musí být závazná pro všechny pracovníky účetní jednotky. Všichni pracovníci odpovědní za účetní případy a za jejich proúčtování, které k poslednímu dni účetního období nejsou ukončeny konečným dokladem, jsou povinni dbát zásad uvedených ve vnitřní účetní směrnici. Hlavní účetní společnosti odpovídá za to, ţe kaţdý nevyúčtovaný případ bude zaúčtován. Pracovníci podle stanovených kompetencí odpovídají za úplnost dokladů a předání dokladů pro zaúčtování nevyúčtovaných případů ke konci účetního období do účtárny. Hlavní účetní odpovídá za to, ţe tyto doklady budou řádně zaúčtovány. Druhy dohadných poloţek: Dohadné poloţky aktivní zde se účtují poloţky, které nelze vyúčtovat jako obvyklé pohledávky, přičemţ výnos z těchto poloţek spadá do daného účetního období, jedná se například o výnosové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běţné účetní období (bankovní vyúčtování bylo chybné). Dohadné poloţky pasivní zde se účtují poloţky, které nelze vyúčtovat jako obvyklé dluhy. Jedná se o závazek, u něhoţ neznáme výši do konce účetního období, a proto se musí provést odhad nákladů, například nevyfakturované práce a dodávky (voda, elektřina, plyn) odst. 2 a 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 27
28 Tvorba dohadných poloţek se účtuje při uzavírání účetních knih a v průběhu roku měsíčně. Při zaúčtování dohadných poloţek se vychází: ze smluv (nevyfakturované dodávky), z předešlých dodávek (stavy měřidel u vody, energie, plynu), z dodacích listů a příjemek (nevyfakturované dodávky zásob) Zásady pro tvorbu a používání rezerv Na budoucí ztráty a rizika jsou v účetních jednotkách vytvořeny rezervy. Cílem vnitřní účetní směrnice je proto zajištění rezerv v odpovídající výši, správné zaúčtování rezerv a zajištění evidence v souladu s platnými předpisy. Členění rezerv: Rezervy podle zvláštních právních předpisů (zákonné rezervy) jejich pouţití a tvorba je stanovena zákonem o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů a pro daňové účely stanovena zákonem o daních z příjmů, například rezerva na opravy hmotného majetku. Ostatní rezervy o těchto rezervách účetní jednotka rozhoduje sama. Jejich pouţití a tvorba pro daňové účely nejsou daňově uznatelné zákonem o daních z příjmů, například rezerva na záruční opravy. 28 Rezervy, které účetní jednotka vytvoří, by měly být zaznamenány do vnitřní účetní směrnice společnosti s uvedením účelu, tvorby, rozpočtu a pouţitím daných rezerv. 7. Vnitropodnikové účetnictví Cílem účetní jednotky při vytváření této vnitřní účetní směrnice je stanovení způsobu, organizace a formy vedení účetnictví tak, aby byly zabezpečeny průkazné podklady, které se vyuţívají v účetnictví. Dále by měla vnitřní účetní směrnice obsahovat způsob účtování o vztazích mezi jednotlivými interními organizačními útvary v účetní jednotce. 27 SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s ISBN SOTONA, Milan. Vnitropodnikové směrnice. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006, s ISBN
29 8. Harmonogram účetní závěrky Tato vnitřní účetní směrnice by měla být vţdy vytvořena aktuálně pro sestavení řádné, mimořádné a mezitímní účetní závěrky. Harmonogram by se měl věnovat přípravným pracím (například kontrolovat převod zůstatků z minulého účetního období), uzavíráním účetních knih (například vyčíslení zůstatků účtů nákladů a výnosů před zdaněním) a účetní závěrce. Vnitřní účetní směrnice by měla také obsahovat termíny jednotlivých etap účetní závěrky a odpovědnost jednotlivých pracovníků za jejich splnění Reklamy a dary Cílem této vnitřní účetní směrnice je stanovení jednotných pravidel pro posuzování uplatněných forem reklamy nebo poskytování darů účetní jednotkou a jejich účtování z pohledu nákladů z hlediska uplatnění daně z přidané hodnoty a v souladu se zákonem o daních z příjmů. 10. Ostatní vnitřní předpisy Pro potřeby účetní jednotky je vhodné vytvořit také další vnitřní předpisy, například pracovní řád, zpracování kalkulací, pracovněprávní nároky zaměstnanců, reklamační řízení, školení zaměstnanců, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků. 29 KOCH, Jiří. Účetní závěrka podnikatelů za rok Český Těšín: PORADCE, 2011, s ISBN
30 1.6 Formální úprava a náležitosti vnitřních účetních směrnic Sestavení vnitřních účetních směrnic přináší rozsáhlou a časově náročnou práci, neboť zahrnují veškerou činnost v účetní jednotce. Vnitřní účetní směrnice mohou být vydávány samostatně nebo mohou být sloučeny do jednoho souboru. U vnitřních účetních směrnic je velmi důleţitý obsah předpisu, nikoliv jeho formální stránka. Vnitřní účetní směrnice lze nazývat různými názvy, záleţí pouze na účetní jednotce, jaké označení zvolí. Směrnice mohou být vydávány jako: metodické směrnice, vnitřní směrnice, organizační směrnice, pokyny, dopisy, oběţníky, rozhodnutí, příkazy, nařízení, pokyny ředitele. Dle povahy a důleţitosti vnitřních účetních směrnic se můţe ve větších podnicích vyskytovat i několik názvů. Pokud účetní jednotka zvolí jakékoliv označení pro danou písemnost, měla by následně v tomto označení pokračovat. Vnitřní účetní směrnice by měla obsahovat jak obecnou část, tak praktickou část. V obecné části je vhodné uvést, ze kterého předpisu či zákona vychází a v části praktické by měl být obsaţen příklad konkrétního postupu v účetní jednotce. 30 V následujícím textu budou popsány formy vnitřních účetních směrnic, které by měly vnitřní účetní směrnice splňovat. 30 KOVALÍKOVÁ, Hana. Vnitřní směrnice pro podnikatele: obsahuje vzory 42 vnitřních směrnic, přílohou je CD pro tvorbu vnitřních směrnic. 11. aktualiz. vyd. Olomouc: ANAG, 2013, s ISBN
31 1.6.1 Záhlaví vnitřních účetních směrnic Vnitřní účetní směrnice by měly mít jednotnou hlavičku či záhlaví. Tyto údaje jsou důleţité nejen z důvodu nezpochybnitelnosti, data účinnosti či platnosti, ale i kvůli identifikaci údajů, které vnitřní účetní směrnice popisuje. Hlavička by měla obsahovat tyto základní informace: Název účetní jednotky musí být dostatečně zřejmé, ţe se daná vnitřní účetní směrnice týká vymezeného podnikatelského subjektu. Datum a místo vydání den a místo, kde a kdy byla vnitřní účetní směrnice sepsána. Název písemnosti a její číselné (jednoznačné) označení výběr názvu záleţí na účetní jednotce. Schválení na kaţdé vnitřní účetní směrnici musí být uveden podpis osoby schvalující danou vnitřní účetní směrnici, například podpis generálního ředitele. Revize protoţe kaţdý rok dochází ke změnám v zákonech, je třeba danou vnitřní účetní směrnici aktualizovat nebo vydat novou. Je dobré uvádět o kolikáté novelizované vydání se jedná. Změněné stránky v případě menších oprav postačuje vyměnit opravenou stránku. Účinnost je velmi důleţitý údaj, neboť se podle ní řídí většina kontrolorů, například auditor. Změny, které jsou vyvolány novelami zákonů, musí být v souladu s účinností vnitřních účetních směrnic kaţdé účetní jednotky. Vypracoval obsahuje informace, kdo danou vnitřní účetní směrnici vydal. Na tuto osobu se budou ostatní pracovníci obracet v případě nejasností. Uvedený pracovník by měl sledovat také legislativní i vnitropodnikové změny a vypracovávat aktualizace a revize. Vydal pokud má ve větších účetních jednotkách na starosti vydávání vnitřních účetních směrnic jedna osoba, mělo by to zde být uvedeno. Tato osoba by měla archivovat písemnosti i po skončení platnosti. Kontrola kontrolu provádí nadřízený pracovníka, který vnitřní účetní směrnici vypracoval. Vyřizuje pokud zodpovídá za danou problematiku jiná osoba neţ ta, která vnitřní účetní směrnici vypracovala, měla by zde být uvedena. 31
32 Rozdělovník jedná se o informaci o tom, kdo danou vnitřní účetní směrnici obdrţí a kolik exemplářů se bude vydávat. 31 Výše uvedené informace nemusí být obsaţeny na kaţdé vnitřní účetní směrnici, neboť kaţdá účetní jednotka je jiná Vlastní text vnitřních účetních směrnic U rozsáhlejších vnitřních účetních směrnic je vhodné text rozdělit na úvodní ustanovení a na závěrečná ustanovení. Úvodní ustanovení většinou obsahují odkazy na další předpisy, k jejichţ provedení se vnitřní účetní směrnice vydává. Citaci příslušných předpisů je vhodné uvádět přímo ve vnitřní účetní směrnici, aby kaţdý, koho se vnitřní účetní směrnice týká, nemusel tyto předpisy sloţitě vyhledávat. Pokud budou citace, které se vztahují k předpisům uvedeny přímo v kaţdé vnitřní účetní směrnici, pochopí kaţdý mnohem lépe její důvod a smysl. Závěrečná ustanovení především obsahují závaznost pro zaměstnance či pro určité pracovní úseky, platnost a účinnost, zvláštní pověření, zrušovací ustanovení a ustanovení o přílohách. Zrušovací ustanovení vyjmenovává vnitřní účetní směrnice, které se vydáním nového řídícího aktu mění nebo ruší. Pokud se ruší nebo mění pouze část vnitřní účetní směrnice, musí být tato část přesně specifikována. Kaţdá vnitřní účetní směrnice by měla v závěrečných ustanoveních také obsahovat vymezení, kdo je povinen kontrolovat dodrţování vnitřních účetních směrnic. Jestliţe je třeba vnitřní účetní směrnice měnit, obecně se pouţívají v praxi pojmy jako dodatek, doplněk či změna. V této souvislosti je výhodné zjednodušení celé agendy tím, ţe se vydávají k jednotlivým vnitřním účetním směrnicím pouze číslované dodatky HRUŠKA, Vladimír. Vnitropodnikové směrnice aktualiz. vyd. Praha: Bilance, 2003, s ISBN OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 5. ISSN
33 1.6.3 Zápatí vnitřních účetních směrnic Zápatí je stejně důleţité jako záhlaví vnitřních účetních směrnic. Zápatí vnitřní účetní směrnice usnadňuje práci s konkrétní vnitřní účetní směrnicí. Mezi základní poloţky zápatí vnitřní účetní směrnic patří: Datum a místo vydání datum sepsání vnitřní účetní směrnice a přesně uvedené místo usnadňuje orientaci při případném přepracování vnitřních účetních směrnic. Toto datum nemusí být shodné s datem účinnosti vnitřní účetní směrnice. Změněné stránky v případě menších zásahů a změn není vţdy nutné vydávat celou vnitřní účetní směrnici znovu. Jestliţe dochází k úpravám pouze na jedné stránce a nedochází k zásahu na ostatních stránkách, je jistě jednodušší a ekonomičtější vyměnit pouze tuto jedinou stránku. Záleţí však na zvyklostech kaţdé účetní jednotky. Počet stran a konkrétní číslo stránky tento údaj je pro práci s vnitřními účetními směrnicemi nepostradatelný. Některé vnitřní účetní směrnice, například oběh účetních dokladů, mohou obsahovat ve velkých společnostech rozsáhlé diagramy, bez údaje o číslu stránky by se v nich mohl pracovník lehce ztratit OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 5. ISSN
34 1.6.4 Formální chyby vnitřních účetních směrnic Největším problémem, se kterým se účetní jednotky v praxi velmi často potýkají, je neexistence aktuálních vnitřních účetních směrnic. Vnitřní účetní směrnice, které byly vytvořené dříve, nejsou v některých případech vůbec aktualizované, jedná se například o vnitřní organizační změny, změny pravidel obsaţených v obecně platných předpisech, změny způsobu realizace některých činností, změny zvolených účetních postupů. Ve vnitřních účetních směrnicích se často objevují tyto formální nedostatky: není sjednocen výklad pojmů a názvosloví, vyskytuje se pouţívání zastaralých pojmů, nerespektování změn názvosloví, které vyplývá z novel právních předpisů, vnitřní účetní směrnice postrádají logičnost a systematičnost uspořádání, vnitřní účetní směrnice není uspořádána tak, aby byla umoţněna snadná orientace, vyskytují se gramatické chyby, vnitřní účetní směrnice není zpracována jasně, stručně a výstiţně, chybné uspořádání obsahových náleţitostí, nepřehledné a chaotické členění a číslování, není určena zodpovědná osoba za tvorbu a aktualizaci vnitřních účetních směrnic, neuváţené pouţívání zkratek, v účetních směrnicích je často odkaz na určité oblasti, které se v účetní jednotce vůbec nevyskytují, vyskytují se odkazy na účetní software, který se jiţ nevyuţívá, chybí systém archivace a systém skartace, kontrolním orgánům jsou předávány pouze opsané a nekonkretizované vnitřní účetní směrnice jiných účetních jednotek, vnitřní účetní směrnice nejsou pravidelně aktualizovány v návaznosti na legislativní změny daňové nebo účetní OTRUSINOVÁ, Milana a Karel ŠTEKER. Vnitropodnikové účetní směrnice, příloha časopisu Účetnictví v praxi č. 9/2007. Praha: ASPI, 2007, s. 6. ISSN
35 2 PRAKTICKÁ ČÁST 2.1 Charakterizování firmy AGROLES, s.r.o. Firma AGROLES, s.r.o., Praţská 446, Písek byla původně zaloţena dvěma společníky, panem Ing. Stanislavem Ungrem a panem Michalem Ungrem. Do Obchodního rejstříku byla zapsána 12. května v roce 1993 a je vedena u Krajského soudu v Českých Budějovicích v oddíle C, vloţka Svoji činnost však zahájila 1. července 1993 v pronajaté budově v Tyršově ulici v Písku s pěti zaměstnanci (ředitel, vedoucí obchodního úseku, dva obchodně servisní technici a účetní). Začátkem roku 1997 se společníci rozhodli postavit svoji vlastní provozní budovu, stavba byla dokončena 29. října 1997 a firma se přestěhovala do Praţské ulice v Písku. V této budově se nyní nachází kanceláře, prodejna se vzorky a sklad. Předmětem podnikání firmy AGROLES, s.r.o. je distribuce zboţí OREGON (lesnický doplňkový sortiment, ochranné pomůcky, dílenské nářadí, příslušenství pro křovinořezy, profesionální náhradní díly a řezací komponenty pro těţební harvestory harvestorové řetězy, lišty a oleje). Tato firma je jediným generálním distributorem tohoto zboţí v České republice. Prodejem zboţí se aktivně zabývá jedenáct zaměstnanců. Od 26. listopadu roku 2009 vlastní tuto firmu pouze jeden ze společníků, pan Michal Ungr, neboť pan Ing. Stanislav Ungr opustil tuto firmu z důvodu odchodu do důchodu a nyní vykonává pouze funkci zástupce ředitele. Firma AGROLES, s.r.o. stále výborně prosperuje a v současné době zaměstnává jiţ čtrnáct zaměstnanců Interní informace firmy AGROLES, s.r.o. Písek 35
36 Organizační struktura firmy AGROLES, s.r.o.: 36 Ředitel společnosti, jednatel Michal Ungr Sekretariát Bc. Kateřina Kašíková Finanční a mzdová účtárna, osobní oddělení, archiv Jana Nováková Zástupce ředitele Ing. Stanislav Ungr Vedoucí prodeje, obchodně servisní technik Marián Gažík Úklid Martina Podhorská Obchodní ředitel Petr Jíra Zástupce vedoucího, obchodně servisní technik, reklamace Tomáš Tihelka Obchodní zástupce - Čechy obl. 1 Jindřich Nováček Obchodní zástupce - Morava obl. 3 Radovan Koleš Expedient, servisní technik Michal Roučka Expedient, servisní technik Vít Troníček Expedient Martina Podhorská Sklad, expedice, pošta Marie Marková Organizační strukturu firmy AGROLES, s.r.o. jsem do své diplomové práce zařadila pro lepší představu o velikosti účetní jednotky a o kompetencích jednotlivých zaměstnanců. 36 Interní informace firmy AGROLES, s.r.o. Písek 36

References: zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 262
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563