Source: https://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/pa-lprp-20102011-fra.html
Timestamp: 2018-11-12 20:34:01+00:00

Document:
ARCHIVÉ - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel de l'ASFC - 2010-2011
Chapitre un : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnel
À propos de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)
Unité d'échange d'information
Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Modifications donnant suite aux recommandations du Bureau de la commissaire à la protection de la vie privée
Résumé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Communications en vertu des alinéas 8(2)f) et g) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Chapitre deux : Interprétation du rapport statistique
Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement des rapports
Interprétation des rapports statistiques
Demandes reçues aux termes de la Loi sur protection des renseignements personnels
Annexe B – Rapport concernant la Loi sur la Protection des renseignements personnels
Annexe C – Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), présente au Parlement son rapport annuel sur la gestion de la Loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2010 et se terminant le 31 mars 2011. Au cours de cette période, l'Agence des services frontaliers du Canada a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques satisfaisantes mises en œuvre au cours des années précédentes.
« L'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels est de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».
Comme en dispose l'article 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. »
En 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a instauré des procédures et des pratiques garantissant la prestation stable de services en temps opportun aux Canadiens qui veulent exercer leur droit à l'accès à l'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et cela témoigne d'un esprit de leadership dans la gestion d'un nombre de plus en plus élevé de demandes complexes d'accès à des renseignements personnels.En 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a instauré des procédures et des pratiques garantissant la prestation stable de services en temps opportun aux Canadiens qui veulent exercer leur droit à l'accès à l'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et cela témoigne d'un esprit de leadership dans la gestion d'un nombre de plus en plus élevé de demandes complexes d'accès à des renseignements personnels.
Depuis 2003, l'Agence des services frontaliers du Canada fait partie intégrante du portefeuille de Sécurité publique Canada qui a été créé pour protéger les Canadiens et maintenir une société pacifique et sécuritaire. À cet égard, l'Agence des services frontaliers du Canada est chargée de fournir des services frontaliers intégrés pour faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, pour respecter les exigences prescrites par la loi.
L'Agence des services frontaliers du Canada s'acquitte de ses responsabilités grâce à un effectif d'environ 14 000 employés, notamment plus de 5 400 agents des services frontaliers qui dispensent leurs services à tous les points d'accès au Canada comme au sein de notre réseau international.
Le 1er avril 2010, dans le cadre du Programme de changement, l'Agence des services frontaliers du Canada s'est dotée d'une nouvelle structure organisationnelle pour mieux délimiter les responsabilités hiérarchiques au sein de l'Agence. Le nouveau modèle établit clairement la distinction entre la gestion des programmes, qui relève de l'administration centrale, et la prestation des programmes qui relèvent des régions.
Le 1er avril 2004, l'Agence des services frontaliers du Canada a établi une section responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Cette section comportait au départ six employés car on avait évalué la charge de travail annuelle à 250 à 350 demandes. Au cours de l'exercice financier 2007-2008, étant donné une croissance des demandes, la Section de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est devenue la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
La Division comporte quatre unités : une section de l'administration, deux unités de traitement des demandes et une unité de la politique et de la formation. C'est la section de l'administration qui reçoit toutes les demandes et éventuelles consultations, garantissant le contrôle de la qualité de toute correspondance et elle appuie les deux unités de traitement des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de traitement des cas contactent toutes les directions générales et les régions en ce qui concerne les demandes de récupération de dossiers et elles offrent une orientation constante en matière d'opération et d'appui aux employés de l'Agence des services frontaliers du Canada. L'unité de la politique et de la formation élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires en matière de protection des renseignements personnels au sein de l'Agence des services frontaliers du Canada et elle dispense la formation utile aux employés de l'Agence. Pendant la période visée par ce rapport en 2010-2011, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels comportait 39 équivalent temps plein.
Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence des services frontaliers du Canada est le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La Division fait partie de la Direction du secrétariat général, dont le supérieur hiérarchique direct est le président de l'Agence des services frontaliers du Canada. Pour respecter les pratiques exemplaires recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels jouit d'une délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le secrétaire général qui lui-même rend des comptes au président de l'agence.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'Agence des services frontaliers du Canada travaille en étroite collaboration avec les autres membres du portefeuille de Sécurité publique Canada, comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et les Services correctionnels du Canada (SCC), afin de partager leurs pratiques exemplaires et élaborer des processus rationnalisés pour la récupération de dossiers tenus conjointement de manière à respecter le délai de 30 jours prévu dans la Loi pour répondre aux demandes d'accès à l'information.
En 2009-2010, l'Agence des services frontaliers du Canada a créé l'Unité d'échange d'information (UEI), qui fait partie de la Division des programmes, de la planification et de la législation, au sein de la Direction de la planification et de la gestion du rendement, à la Direction générale des programmes.
Cette unité dessert tous les programmes de l'Agence des services frontaliers du Canada grâce à des initiatives d'échange d'informations stratégiques et/ou horizontales qu'elle lance de son propre chef ou qu'elle coordonne. L'unité détermine les éventuelles modifications législatives ou réglementaires nécessaires, élabore les politiques internes de divulgation, revoit et rédige des protocoles d'entente qui visent l'échange d'information et elle coordonne les activités d'échange d'information au nom des participants internes ou externes, y compris des partenaires internationaux. Le mandat de l'Unité d'échange d'information prévoit qu'elle donnera une orientation au programme de l'Agence des services frontaliers du Canada en ce qui concerne la divulgation de renseignements prévue au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et au paragraphe 107 de la Loi sur les douanes.
L'Unité d'échange d'information doit veiller également à ce que les dispositions législatives, les politiques et les procédures concernant l'échange d'information soient clairement et uniformément comprises au sein de l'Agence des services frontaliers du Canada. À cette fin, l'Unité élabore des programmes de formation qu'elle dispense aux employés de l'Agence des services frontaliers du Canada en consultation avec la Division de l'apprentissage et de la formation de la Direction générale des ressources humaines.
En 2010-2011, l'Unité d'échange d'information s'est adonnée à de multiples activités qui touchaient la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment :
Un examen exhaustif des principales activités, initiatives et lacunes en matière d'échange d'information entre l'Agence des services frontaliers du Canada et son homologue aux États-Unis;
L'établissement d'un groupe de travail sur l'échange d'information à l'échelle de l'Agence, qui sert d'organe de consultation pour l'élaboration et la recherche en matière de politique d'échange d'information à l'Agence;
La révision des mémorandums D : D1 16 1 : Explication de l'article 107 de la Loi sur les douanes et D1 16 2 : Lignes directrices administratives provisoires visant la fourniture de renseignements douaniers à quiconque, l'autorisation d'accès à ces renseignements à quiconque et l'utilisation de ces renseignements – Article 107 de la Loi sur les douanes;
La représentation de l'Agence des services frontaliers du Canada lors d'initiatives de politiques sous la direction de Sécurité publique Canada en ce qui concerne l'échange d'information pour étayer la sécurité nationale;
La participation au premier plan aux négociations du Traité d'échange d'information en matière d'immigration devant être conclu avec les États-Unis (sous le leadership de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC));
La finalisation et la mise en œuvre de la politique et des procédures adoptées par l'Agence des services frontaliers du Canada en vertu des nouvelles responsabilités d'enquêteur que lui confèrent les règlements sur la protection des renseignements personnels et les règlements sur l'accès à l'information; et
L'élaboration d'un formulaire semi-automatisé en ligne permettant un suivi uniforme des demandes de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (désignation d'un organisme d'enquête) tel qu'en dispose le paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
À la fin de l'exercice 2010-2011, l'effectif de l'Unité d'échange d'information était de neuf équivalents temps plein.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels reçoit, coordonne et traite les demandes d'information présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle fournit un service rapide de grande qualité aux demandeurs. En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dispose d'un réseau de 19 agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels présents dans chacune des directions générales et régions de l'Agence des services frontaliers du Canada; ils aident à traiter les demandes en cherchant et en récupérant des dossiers et en coordonnant les recommandations au sein de leur direction générale ou de leur région. Cela permet à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'optimiser l'efficacité du traitement des demandes afin que les demandeurs reçoivent leur information le plus rapidement possible. Au cours de l'exercice 2011-2012, l'Agence des services frontaliers du Canada continuera à appliquer ces pratiques exemplaires.
L'Agence des services frontaliers du Canada a également une salle de lecture à la disposition des personnes qui souhaitent consulter nos publications ou d'autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le Directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'Agence des services frontaliers du Canada. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :
Immeuble Leima, 11e Floor
410 ouest, Avenue Laurier
L'Agence des services frontaliers du Canada a reçu 2896 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2010-2011. Le taux de conformité aux délais prescrits était de 96,9 %, une réalisation remarquable pour l'Agence, étant donné que le nombre de demandes reçues a augmenté de 109,1 % par rapport à l'année précédente.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels continue d'améliorer ses délais de réponse en modernisant son modèle de prestation de services. Par exemple, en 2010-2011, la Division a eu davantage recours à la prestation électronique, notamment en offrant aux clients l'option de recevoir leur information sur disque compact ou par courriel.
Trouver et recruter des personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est un défi que doivent relever toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'accès à l'information de protection des renseignements personnels est extrêmement compétitif. La création d'une bonne organisation avec des postes de bon niveau est essentielle pour assurer le succès de nos efforts de recrutement et de maintien en poste de nos employés. Nous avons un excellent groupe de base, mais pour atteindre nos objectifs nous devrons recruter d'autres analystes en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels dans un avenir prochain.
Pour aider à surmonter ce défi, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre diverses stratégies visant à maintenir un milieu de travail sain et efficace dans ce domaine hautement compétitif. En 2010-2011 la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a offert à ses employés des postes intérimaires et des affectations afin de permettre aux employés déjà en poste d'acquérir des connaissances, de l'expérience et de l'expertise qui vont au delà de leurs responsabilités habituelles. L'Agence des services frontaliers du Canada continuera d'offrir ces possibilités pendant l'exercice 2011-2012. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels explorera également la possibilité de recruter des étudiants des collèges et des universités dans le cadre de programmes coopératifs pendant l'été 2011.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels participe également activement à un groupe de travail sur le développement communautaire, dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce groupe est chargé de concevoir des modèles organisationnels génériques pour l'accès à l'information et la protection de renseignements personnels, de rédiger des descriptions de poste et d'énoncer les compétences génériques qui y sont associées dans le but de faire face aux différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et pour appuyer le perfectionnement des employés et de l'organisation dans ce domaine à l'échelle de l'administration publique centrale.
En 2010-2011, l'agence a concentré ses ressources dans les initiatives d'éducation visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationnalisées et fondées sur la sensibilisation aux obligations en matière de protection des renseignements personnels dans l'ensemble de l'Agence des services frontaliers du Canada. À cette fin, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a organisé au total 35 cours de sensibilisation à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels auxquels ont participé 392 employés des secteurs qui reçoivent le plus grand nombre de demandes. Ces cours ont été conçus pour aider les participants à comprendre pleinement leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a également offert des cours adaptés à certains auditoires. Étant donné le succès de ce programme, la division prend des mesures pour offrir d'autres cours en 2011-2012. Des séances de formation pour de nombreux groupes seront offertes dans les régions et dans la région de la capitale nationale afin de rejoindre le plus grand nombre possible d'employés de l'Agence des services frontaliers du Canada.
En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a organisé une activité d'apprentissage nationale pour les agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et ce, en octobre 2010. Ce forum a permis à 22 employés de l'Agence des services frontaliers du Canada d'apprendre au cours de discussions et d'échanges d'information, davantage sur les défis qu'ils rencontrent dans leurs directions générales ou dans leurs régions. Le personnel de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a également participé à la conférence de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a eu lieu en novembre 2010 à Ottawa. Les employés ont également suivi des cours donnés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, notamment le cours sur les exigences relatives aux rapports présentés au Parlement. Certains employés se sont inscrits au programme d'accréditation de l'International Association of Privacy Practitionners offert par l'Université de l'Alberta. Enfin, les employés ont bénéficié également du mentorat continu des analystes principaux, des chefs d'équipe et des gestionnaires au sein de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
En 2010-2011, la Division de l'accès à l'information a présenté une Info Source modifiée et actualisée conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. On a répondu ainsi aux préoccupations suivantes du Secrétariat du Conseil du Trésor :
Le chapitre Info Source de l'Agence des services frontaliers du Canada a été réorganisé de façon à reproduire l'architecture des activités du programme (AAP) jusqu'au niveau des sous-activités;
On a examiné les documents de l'Agence, tels que les rapports ministériels sur le rendement et les rapports sur les plans et les priorités, afin de veiller à ce que les grands programmes de l'Agence des services frontaliers du Canada soient bien reflétés dans le chapitre de cette année;
Tous les secteurs de programme ont passé en revue leur description des catégories de documents pour vérifier qu'elle soit complète et précise du point de vue des informations qui y figurent. Les activités et sous-activités du programme sont également clairement définies dans Info Source; et
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a terminé et publié une description propre à l'institution de la catégorie des documents relatifs aux Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2011 (Programme des services relatifs aux événements et aux congrès internationaux).
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels poursuivra son examen d'Info Source tout au long de l'exercice financier 2011-2012 conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
En 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a fait une vérification des pratiques maintenues par l'Agence des services frontaliers du Canada en matière de protection des renseignements personnels. Une de ces recommandations préconisait que l'Agence des services frontaliers du Canada élabore et adopte un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP) afin de :
Signaler efficacement aux employés de l'organisation l'importance de gérer les renseignements personnels et d'intégrer la protection des renseignements personnels dans les activités de gestion des programmes;
Établir des objectifs et des normes claires pour la collecte, la fiabilité, la sûreté, l'utilisation, la divulgation, la transmission, l'accès, la rétention et la suppression des renseignements personnels;
Délimiter les structures, les rôles et les responsabilités de l'organisation en matière de protection des renseignements personnels et les paramètres déterminant les ressources et les compétences nécessaires pour réaliser de solides pratiques de gestion des renseignements personnels;
Établir de solides pratiques de gestion du risque, particulièrement grâce à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à des évaluations des menaces et des risques;
Intégrer des pratiques exemplaires et des contrôles efficaces pour promouvoir l'adhésion – en intégrant les meilleures technologies disponibles de protection de la vie privée et des mécanismes pour résoudre efficacement les différends et repérer les faiblesses du système ou les atteintes à la vie privée afin de les redresser; et
Promouvoir la responsabilité et une amélioration constante des pratiques de traitement des renseignements personnels grâce à : des rapports, des vérifications et des évaluations, une surveillance constante des pratiques de traitement des renseignements personnels et une formation continue des employés en matière de protection des renseignements personnels.
En octobre 2010, le cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de l'Agence des services frontaliers du Canada a été mis au point et le Commissariat à la protection de la vie privée en a été avisé. Ce cadre est une analyse des carences dans la façon dont l'Agence des services frontaliers du Canada administre le programme de protection des renseignements personnels et il fournit une gamme de recommandations pour la formation, les outils, les mesures de rendement et les structures de gouvernance permettant de combler les éventuelles carences. Forte de ces recommandations, la Division de l'accès à l'information de la protection des renseignements personnels, en consultation avec les responsables des principaux programmes, a élaboré un plan d'action sur quatre ans pour mettre en œuvre les recommandations du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Parmi ces recommandations, citons :
La nomination d'un agent en chef responsable de la protection des renseignements personnels pour l'Agence afin de veiller à l'administration de la protection des renseignements personnels et ce, à un poste élevé dans la hiérarchie;
Un examen officiel et un processus d'approbation pour garantir le respect des exigences législatives et d'orientation dans les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, dans les fichiers de renseignements personnels, dans les descriptions de catégories de documents et dans les exigences d'avis concernant la vie privée;
L'élaboration d'un protocole sur les atteintes à la vie privée pour l'Agence des services frontaliers du Canada; et
L'élaboration de nouveaux modules de formation obligatoire en matière de pratique de protection des renseignements personnels du point de vue de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation, de la rétention et de la suppression des renseignements personnels.
L'Agence des services frontaliers du Canada estime que le cadre de gestion de la protection des renseignements personnels et le plan d'action qui y est associé vont grandement consolider l'adhésion de l'Agence des services frontaliers du Canada aux exigences législatives et d'orientation, permettant ainsi de garantir la transparence, la responsabilité et le leadership en matière de protection des droits à la vie privée.
Vérification des caméras de télévision en circuit fermé aux aéroports internationaux du Canada
En octobre 2010, le Commissariat à la protection de la vie privée a entrepris une vérification en matière de protection des renseignements personnels du public voyageur au Canada et en particulier, l'utilisation par l'Agence des services frontaliers du Canada de caméras de télévision en circuit fermé aux aéroports internationaux du Canada. Cette vérification permettra d'évaluer les pratiques de gestion des renseignements personnels appliquées par l'Agence des services frontaliers du Canada en ce qui concerne les vidéos, compte tenu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en la matière. Le rapport de la Commissaire à la protection de la vie privée est attendu à la fin du mois de mai 2011.
Au cours de l'exercice financier 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a présenté deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée – NEXUS et Partenaires en protection – au Commissariat à la protection de la vie privée et ce, pour examen et commentaires.
NEXUS est une initiative bi-nationale entre l'Agence des services frontaliers du Canada et la United States Customs Border Protection qui vise à accélérer le passage aux postes frontaliers de voyageurs préapprouvés présentant peu de risques empruntant des voies routières, aériennes ou maritimes entre le Canada et les États-Unis. Un résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera mis sur le site Internet de l'Agence des services frontaliers du Canada une fois que le Commissariat à la protection de la vie privée aura présenté ses commentaires et recommandations.
Le programme Partenaires en protection (PEP) met à contribution l'industrie privée en vue d'intensifier la sécurité frontalière et celle de la chaîne d'approvisionnement, de combattre la criminalité organisée et le terrorisme, d'améliorer la conformité aux exigences douanières et d'aider à détecter et à prévenir la contrebande. Le programme Partenaires en protection est offert aux compagnies qui s'occupent directement d'importations ou d'exportations de biens commerciaux. Ce programme n'exige pas de frais et la participation des compagnies est facultative. Un résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera mis sur le site Internet de l'Agence des services frontaliers du Canada au cours des mois à venir.
L'Agence des services frontaliers du Canada procède actuellement à environ 20 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui en sont à des stades d'avancement divers et 10 d'entre elles ont été entreprises au cours de l'actuel exercice financier. Étant donné l'importance de la protection des renseignements personnels, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels offre, depuis le début de l'exercice financier 2011-2012, à ses cadres intermédiaires une formation d'ensemble sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Au cours de l'exercice 2010-2011, il y a eu 312 communications par l'Agence des services frontaliers du Canada en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l'exercice financier 2010-2011, il y a eu communications par l'Agence des services frontaliers du Canada en vertu des paragraphes 8(2)f) et g) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l'exercice financier 2010-2011, il y a eu aucune communication par l'Agence des services frontaliers du Canada en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Une copie signée du décret de délégation de pouvoir figure à l'annexe A.
Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'Agence des services frontaliers du Canada figure à l'annexe B et les exigences additionnelles en matière d'établissement de rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels figurent à l'annexe C.
En 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a continué de raffiner ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs, tout en faisant face à une augmentation de la charge de travail. D'après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévu par la loi est resté élevé.
Au total, l'Agence des services frontaliers du Canada a reçu 2 896 demandes de renseignements personnels en 2010-2011, une augmentation de 109,1 % par rapport à l'année précédente. L'Agence des services frontaliers du Canada a répondu à 2 808 de ces demandes au cours de l'exercice 2010-2011, une proportion de 96,9 % du nombre total de demandes reçues. En tout, 220 demandes avaient été reportées de l'année 2009-2010, et 308 demandes ont été reportées à l'actuel exercice financier, 2011-2012.
Demandes reçues / traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dans le cadre du traitement des 2 808 demandes, l'Agence des services frontaliers du Canada a passé en revue en moyenne 94 pages par demande. Le nombre de pages passées en revue a légèrement diminué par rapport à l'année précédente.
Sur les 2 808 demandes traitées au cours de l'exercice financier 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a répondu à 2 363 demandes, une proportion de 84,2 % de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. En outre, l'Agence des services frontaliers du Canada a répondu à 337 demandes (12 %) dans un délai de 31 à 60 jours, à 76 demandes (2,7 %) dans un délai de 61 jours à 120 jours, et 32 demandes (1,1 %) ont exigé 121 jours ou plus pour leur traitement.
L'Agence des services frontaliers du Canada a répondu à 97,3 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Ce résultat témoigne de l'engagement qu'a pris l'Agence des services frontaliers du Canada à faire tous les efforts raisonnables pour répondre rapidement aux demandes.
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la loi s'ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation du délai s'il faut consulter d'autres ministères ou si la recherche des documents demandés devait entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution ou encore s'il s'avère nécessaire de traduire les documents. Au total, le délai a été prorogé dans 348 cas en 2010-2011.
Étant donné la nature des dossiers traités par la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, la majorité des prorogations se sont révélées nécessaires en raison de consultation avec d'autres ministères comme Citoyenneté et Immigration Canada, la Gendarmerie royale du Canada et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. À cet égard, 300 demandes (86,2 %) ont fait l'objet de consultations. En outre, dans 48 cas (13,8 % des demandes), on a demandé une prorogation pour faire des recherches de dossiers ou pour examiner des dossiers. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels n'a pas demandé de prorogation pour la traduction de documents.
Sur les 2808 demandes au titre de la protection des renseignements personnels traitées en 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a communiqué la totalité des informations demandées dans 18,7 % des cas (525 demandes). Étant donné la nature de notre travail, pendant la période couverte par le rapport, il a fallu invoquer des exceptions dans la majorité des cas, c'est à dire 67,6 % (1897 demandes). Seulement trois demandes (0,1 %) n'ont fait l'objet d'aucune communication en raison de l'application d'une exemption.
L'Agence des services frontaliers du Canada a été dans l'impossibilité de traiter 9,5 % (268 demandes) sur les 383 demandes traitées restantes (13,6 %). Dans la majorité des cas, ces demandes portaient sur des documents inexistants. En outre, 4,1 % des demandes finalisées (115 demandes) ont été abandonnées. L'abandon peut survenir à n'importe quelle étape de traitement d'une demande. Enfin, toutes les demandes présentées relevaient de l'Agence des services frontaliers du Canada et aucune n'a fait l'objet des dispositions d'exclusion prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels visant à protéger les renseignements touchant des intérêts particuliers publics ou privés.
Les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements personnels concernant des intérêts publics ou privés.
Bien que la majorité des renseignements soient de nature délicate, l'Agence des services frontaliers du Canada fait tout pour communiquer le plus de renseignements possible tout en respectant l'esprit de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des exceptions invoquées par l'Agence des services frontaliers du Canada relèvent de quatre articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'alinéa 22(1)b), qui protège la divulgation de documents qui pourraient éventuellement porter préjudice à l'application d'une loi fédérale ou provinciale ou à une enquête légitime a été invoqué dans 1 505 cas (44,3 %). L'article 26, qui protège des renseignements concernant un tiers a été invoqué dans 1 019 cas (30 %). L'article 21 qui interdit la divulgation de documents qui éventuellement pourraient porter préjudice aux relations internationales, à la défense du Canada ou à tout autre État allié ou associé au Canada a été invoqué dans 447 cas (13,1 %). L'alinéa 19(1)a), qui interdit la divulgation de dossiers contenant des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel a été invoqué dans 223 cas (6,6 %).
En ce qui concerne le rapport sur les exceptions, si on invoque 5 articles différents pour une demande, l'Agence des services frontaliers du Canada indique dans son rapport le recours à une exception aux termes de chaque article pertinent. Si la même exception était invoquée plus d'une fois pour une même demande, elle n'est citée qu'une seule fois dans le rapport.
En 2010-2011, l'article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) a été invoqué à deux reprises.
Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit comment le Commissariat à la protection de la vie privée reçoit et gère les plaintes de particuliers en ce qui concerne leurs renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental. Parmi les plaintes que le Commissariat à la protection de la vie privée peut choisir de traiter on compte : le refus d'accès à des renseignements personnels, l'allégation qu'on a mésusé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental ou si un particulier n'a pas eu accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.
Au cours de l'exercice financier 2010-2011, 21 plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ont été portées contre l'Agence des services frontaliers du Canada. Cela représente 0,7 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. Cela représente également une petite augmentation du nombre des plaintes reçues par rapport à 2009-2010. Les plaintes reçues pendant l'exercice financier portaient notamment sur : retard (7), recours à des exceptions ou à des exclusions (12) et d'autres motifs (2). Il n'y a pas eu de plainte concernant le refus de divulguer des renseignements, des informations manquantes, l'utilisation et la divulgation et les prorogations.
Raisons des plaintes reçues
Dix-neuf plaintes non réglées ont été reportées de l'année 2009-2010. La Division de l'accès à l'information de la protection des renseignements personnels a reçu 21 plaintes au titre des renseignements personnels en 2010-2011. Treize plaintes sont reportées à l'exercice 2011-2012. Au cours de l'exercice financier 2010-2011, le Commissariat à la protection de la vie privée a réglé 27 plaintes déposées auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada.
Plaintes déposées / réglées
Quinze des plaintes étaient fondées, cinq ne l'étaient pas et sept n'étaient pas justifiées. Dans le cas des plaintes justifiées, l'affaire est revue par des gestionnaires délégués et les processus sont adaptés au besoin. Par exemple, dans le cas des prorogations, on détermine si le délai imparti était justifié étant donné la complexité de la demande.
Plaintes réglées en 2010-2011
Solutionnées – fondées 15
Solutionnées– fondées sans recommandation 0
Solutionnées– non fondées 5
Abandonnées/annulées 0
Non justifiées 7
Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l'exercice financier 2010-2011.
Pendant l'année 2010-2011, l'Agence des services frontaliers du Canada a encore amélioré sa capacité à répondre aux demandes de protection des renseignements personnels tout en garantissant les droits d'accès. Les activités de l'Agence des services frontaliers du Canada en matière de ressources humaines lui ont permis de maintenir son effectif et de le perfectionner. Les nouveaux processus, ainsi que la formation et la sensibilisation des employés, ont contribué à la rationalisation des temps de traitement étant donné des volumes de plus en plus importants et une complexité de plus en plus grande. Il reste toutefois des défis à relever, notamment dans le domaine des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Cependant, les mesures prévues dans le cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de l'Agence des services frontaliers du Canada nous permettront de faire face à ces défis et ceux qui se présenteront dans les années à venir.
Direction générale de la Stratégie et de la coordination
Directeur, Affaires législatives et AIPRP
Chef d'équipe, AI
Conseiller en AI
Directeurs généraux des régions
Direction générale de l'Exécution de la loi
Loi sur la protection des renseignements personnels – articles
Arrêté sur la délégation
Copies des demandes faites en vertu de l'al.(2)e)
Avis de communication dans le cas de l'al.(2)m)
Relevé/usages compatibles
Renseignements personnels verses dans les fichiers de renseignements personnels
Prorogations du délai
Refus de communications
Exercice de l'accès
Autorisation de refuser
Exception – renseignements personnels obtenus à titre confidentiel
Exception – affaires fédéro-provinciales
Exception – affaires internationales et défense
Exception – enquêtes
Exception – fonctions de police provinciale ou municipale
Exception – enquêtes de sécurité
Exception – individus condamnés pour une infraction
Exception – sécurité des individus
Exception – renseignements concernant un autre individu
Exception – secret professionnel des avocats
Exception – dossiers médicaux
Secret des enquêtes
Conclusions et recommandations / communication accordée
Règlement sur la protection des renseignements personnels – articles
Communications de renseignements – autorisation
Communications de renseignements – consultation
Agence des services frontaliers du Canada Période visée par le rapport
2010-04-01 à 2011-03-31
Demandes en vertu de la Loi sur la protection
Reçues pendant la période visée par le rapport 2896
En suspens depuis la période antérieure 220
TOTAL 3116
Traitées pendant la période visées par le rapport 2808
Reportées 308
1. Communication totale 525
2. Communication partielle 1897
3. Aucune communication (exclusion) 0
4. Aucune communication (exemption) 3
5. Traitement impossible 268
6. Abandon de la demande 115
7. Transmission 0
S. Art. 18(2) 0
S. Art. 19(1)(a) 223
S. Art. 19(1)(b) 30
S. Art. 19(1)(c) 41
S. Art. 19(1)(d) 65
S. Art. 20 0
S. Art. 21 447
S. Art. 22(1)(a) 32
S. Art. 22(1)(b) 1505
S. Art. 22(1)(c) 10
S. Art. 22(2) 2
S. Art. 23 (a) 0
S. Art. 23 (b) 0
S. Art. 24 1
S. Art. 25 1
S. Art. 26 1019
S. Art. 27 25
S. Art. 28 0
S. Art. 69(1)(b) 0
S. Art. 70(1)(a) 0
S. Art. 70(1)(b) 0
S. Art. 70(1)(c) 0
S. Art. 70(1)(d) 0
S. Art. 70(1)(e) 2
S. Art. 70(1)(f) 0
30 jours ou moins 2363
De 31 à 60 jours 337
De 61 à 120 jours 76
121 jours ou plus 32
Interruption des opérations 48 0
Consultation 300 0
Traduction 0 0
TOTAL 348 0
Traductions demandées 0
Traductions préparées De l'anglais au français 0
Copies de l'original 2422
Examen de l'original 0
Copies et examen 0
Corrections et mention
Corrections demandées 1
Corrections effectuées 0
Mention annexée 0
Traitement $ 1,649,199.51
Administration (fonctionnement et maintien) $ 358,832.03
TOTAL $ 2, 008,031.54
Années-personnes (nombre décimal) 24.81
Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) et à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.
Veuillez indiquer le nombre:
d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 10
d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 2
d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 2
Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.
Exceptions invoquées :
Paragraphe 19(1)(e) : 0
Paragraphe 19(1)(f) : 0
Paragraphe 22.1 : 0
Paragraphe 22.2 : 0
Paragraphe 22.3 : 0
Exclusions citées :
Paragraphe 69.1 : 0
Paragraphe 70.1 : 0
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Date de modification: 2012-09-26

References: l'article 72
 l'article 72
 l'article 107
 L'article 15
 L'article 26
 L'article 21
 l'article 70
 Art. 18
 Art. 19
 Art. 19
 Art. 19
 Art. 19
 Art. 20
 Art. 21
 Art. 22
 Art. 22
 Art. 22
 Art. 22
 Art. 23
 Art. 23
 Art. 24
 Art. 25
 Art. 26
 Art. 27
 Art. 28
 Art. 69
 Art. 70
 Art. 70
 Art. 70
 Art. 70
 Art. 70
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