Source: http://zus.pl/default.asp?p=1&id=4629
Timestamp: 2017-01-20 11:57:49+00:00

Document:
Serwis ZUS - Kontrola płatników składek
» Kontrola płatników składek
Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli Doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
Zapewnienie warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych
Zakończenie czynności kontrolnych
Data aktualizacji: 9.03.2015 r.
Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 2015 r. poz. 121), ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2013 r. poz. 672 z późn. zm.), ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164 poz. 1165).
Kontrola płatników składek prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest działalnością planową. Przedmiotem kontroli jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek nałożonych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych i innymi ustawami. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.Inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prowadząc kontrolę mają prawo badać czy płatnik składek:w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien,obliczył od prawidłowych podstaw wymiaru oraz w prawidłowych wysokościach wszystkie należne składki oraz je zadeklarował,prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych i udokumentował do nich prawo, wypłacił te świadczenia i prawidłowo jr rozliczył w poczet składek,terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty,rzetelnie wystawił zaświadczenia i zgłosił dane do celów ubezpieczeniowych.Ponadto inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych biorą udział w procesie dochodzenia należności ZUS poprzez dokonywanie oględzin i spisu składników majątku płatników składek, którzy zalegają z realizacją swoich zobowiązań finansowych.Jeżeli działalność gospodarcza płatnika składek jest już objęta kontrolą innego organu, inspektor kontroli Zakładu odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić inny termin wszczęcia kontroli.Płatnicy składek zgodnie z art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są zobowiązani:udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),udostępnić do oględzin składniki majątku,sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,udzielać wyjaśnień,przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Na proces kontroli składają się:doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,zapewnienie warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych,czas trwania kontroli,zakończenie czynności kontrolnych,środki odwoławcze.
Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli Zgodnie z art. 79 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej organy kontroli mają obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych doręcza zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli płatnikowi składek lub osobie upoważnionej przez płatnika składek. Inspektor kontroli ZUS może ustalić termin kontroli w oparciu o art. 79 ust. 4 lub 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, tzn. kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Po upływie 30 dni wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Na pisemny wniosek płatnika składek wszczęcie kontroli może nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, następuje:za pokwitowaniem za pośrednictwem operatora pocztowego,osobiście przez inspektora kontroli ZUS.Zgodnie z art. 79 ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:oznaczenie organu,datę i miejsce wystawienia,oznaczenie przedsiębiorcy,wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się w przypadku gdy:płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności,doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.
Doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Główny Inspektor Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli ZUS. Upoważnienie powinno zawierać:oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,podstawę prawną,datę i miejsce wystawienia,dane inspektora kontroli ZUS przeprowadzającego kontrolę,dane płatnika składek,okres trwania kontroli,zakres przedmiotowy kontroli,podpis osoby udzielającej upoważnienia,Dokument, który nie spełnia powyższych wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli, a zakres kontroli nie może wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu.Wszczęcie kontroli następuje z chwilą doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a w przypadku jego nieobecności, po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek. Osoba upoważniona przez płatnika składek do reprezentowania go w trakcie czynności kontrolnych powinna posiadać umocowanie w formie pisemnej. Upoważnienie powinno zawierać sformułowanie, że osoba upoważniona reprezentuje płatnika składek w kontroli prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie stosuje się w tym przypadku pełnomocnictwa ogólnego. Osoba upoważniona do reprezentowania płatnika składek w trakcie kontroli nie jest pełnomocnikiem płatnika składek. Nie wszczyna się kontroli w przypadku nieobecności płatnika składek, a także w przypadku braku pisemnego wskazania przez płatnika składek osoby upoważnionej do reprezentowania go w czasie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek poinformować kontrolowanego przedsiębiorcę lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.W czynnościach kontrolnych, na podstawie odrębnego upoważnienia, może uczestniczyć pracownik ZUS nie będący inspektorem kontroli, a przygotowujący się do przystąpienia do egzaminu kwalifikacyjnego na stanowisko inspektora kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Kontrolę przeprowadza się w miejscach wskazanych w art. 90 ust 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Za zgodą kontrolowanego płatnika składek kontrola może zostać przeprowadzona w siedzibie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (mimo zapewnienia warunków technicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 3 powołanej wyżej ustawy), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Zgodę na prowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek wyraża na piśmie. Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek prowadzi się w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w przypadku, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie (art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych):nie spełnia warunków technicznych (w szczególności: brak miejsca do pisania, siedzenia, niska temperatura, nie jest zabezpieczone przed hałasem, stwarza zagrożenie dla życia lub zdrowia);nie posiada zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione.Czynności kontrolne bez zgody płatnika składek prowadzi się w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej, jeżeli charakter czynności tego wymaga (art. 90 ust.4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), gdy:zachodzi konieczność przesłuchania świadka, ubezpieczonego - byłego pracownika płatnika składek,płatnik składek nie zgłosił zmiany adresu siedziby do Zakładu, jak również nie dokonał wykreślenia i zmiany adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod wskazanym adresem działalność nie jest prowadzona.Czynności kontrolne polegające na spisaniu składników majątku płatnika składek prowadzi się w miejscach ich położenia lub przechowywania.
Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu płatnika składek - "płatnik składek niebędący przedsiębiorcą" i "płatnik składek będący przedsiębiorcą", oraz od liczby ubezpieczonych zatrudnionych u danego przedsiębiorcy. Kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcąKontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. W przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą, termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcąKontrola płatnika składek przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać terminów zawartych w art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, tj.:mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.
Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli (art. 91 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), który powinien zawierać następujące elementy:oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,dane kontrolowanego płatnika składek,dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS przeprowadzających kontrolę,zakres kontroli,czas trwania czynności kontrolnych,opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,przedstawienie dowodów,pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,informacje o wpisie do książki kontroli.Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania za pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia protokołu kontroli przez inspektora kontroli ZUS. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek.
Zgodnie z art. 84c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli ZUS czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów ustawy swobodzie działalności gospodarczej. Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli wraz z uzasadnieniem. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Na takie postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia.Nie rozpatrzenie sprzeciwu bądź zażalenia w terminie jest równoznaczne z wydaniem przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych postanowienia uznającego słuszność wniesionego zastrzeżenia.Zgodnie z art. 91 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w pierwszej kolejności płatnik składek w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących.W przypadku nie wywiązania się z nałożonego obowiązku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzję. Wydanie decyzji następuje w terminie jednego lub dwóch miesięcy. Płatnik składek na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli.Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli płatnika składek przez inspektora/ów kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.Legitymacja inspektora kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Redakcja: Departament Kontroli Płatników Składek

References: art. 86
 art. 88
 art. 79
 art. 79
 art. 79
 art. 90
 art. 88
 art. 83
 art. 84
 art. 91
 art. 50
 art. 50