Source: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/wel-of-geen-vervanging
Timestamp: 2013-05-19 20:05:43+00:00

Document:
Wel of geen vervanging? - BREED - over de grenzen van informatie
Door John Gerse geplaatst op 13 Februari 2012 om 20.16
Stel, ik verstuur als gemeente een brief. Het originele exemplaar gaat naar de geadresseerde. Voordat ik deze verzend, maak ik een archiefkopie. Een week later (daarom maakte ik voorlopig een kopie) scan ik deze archiefkopie ter opname in (bijvoorbeeld) een DMS. Het papieren exemplaar wordt daarna vernietigd. Is er sprake van vervanging?
Stel, ik verstuur als gemeente een brief. Het originele exemplaar gaat naar de geadresseerde. Voordat ik deze verzend, scan ik de brief ter opname in bijvoorbeeld het DMS. Is er sprake van vervanging?
John Gerse Weergaven: 466
Tags: substitutie, vervanging Delen Twitter
Reactie van John Gerse op 28 Februari 2012 op 23.50 Beste vakgenoten,
Dank voor alle reacties en interessante discussies.
Of er nu echt duidelijkheid is, ben ik nog niet over uit. Ik zal de reacties nog eens bestuderen.
Ik hoop in ieder geval dat er, bij het aanvragen van machtigingen substitutie, bij de inspecteurs, Nederland breed, een eenduidig beeld van is.
John Gerse Reactie van Bas de Groot op 20 Februari 2012 op 12.24 Het feit dat in casus 1 er wel vervanging aan de hand is, en in casus 2 niet, hangt af van het feit dat gedurende die ene week tussen verzending en scanning het papieren exemplaar dat in de organisatie aanwezig is dienst doet als archiefstuk. Indien in die ene week iemand bezwaar maakt, een klacht indient etc, dan is het papieren exemplaar het archiefstuk dat dienst doet bij de behandeling van dat volgende werkproces. Als je het op dat moment scant en het papieren exemplaar wil weggooien doe je aan vervanging. In casus 2 is er nooit een periode waarin er een papieren exemplaar als archiefstuk dienst doet. Het hoeft dus ook niet officieel vervangen te worden. Reactie van Rob Haans op 15 Februari 2012 op 16.33 casus 1 is vervanging, casus 2 niet. Eigenlijk vrij simpel. De vervanging bij casus 1 is alleen eigenlijk onnodig, er had meteen een digitaal archiefexemplaar gemaakt kunnen worden. Reactie van Ingmar Koch op 14 Februari 2012 op 12.15 Heren,
Waar het hier om gaat zijn de begrippen expeditie en minuut. De termen "origineel" en "archiefkopie" zoals ze hier gebruikt worden, zijn onnodig verwarrend.Een expeditie is een net bestemd voor een geadresseerde, dit is in het voorbeeld van John dus het afgedrukte en ondertekende exemplaar. Voor verzending wordt echter een kopie gemaakt van de verzendklare en ondertekende brief voor in het eigen archief. Dit "archiefexemplaar" is dus een ander (nieuwer) archiefstuk dan de expeditie (want die is bedoeld voor het archief van de geadresseerde). Zie ook de toelichting in de Archiefwiki.Het is in deze context zinloos om te spreken van "origineel" of "kopie", omdat die termen in dit geval iets zeggen over de totstandkoming van de archiefstukken en niet over de status er van.
Bij vervanging gaat het altijd om bestaande archiefstukken, waar een kopie van gemaakt wordt, waarna de "oudere" archiefstukken worden vernietigd. (Lees artikel 7 van de Archiefwet.)
In casus 1 is er sprake van een analoge expeditie en een analoog archiefexemplaar. Maar voor dat archiefexemplaar wordt in een later stadium een (digitale) reproductie in de plaats gesteld. Het analoge exemplaar wordt aansluitend vernietigd.
Dit past precies binnen artikel 7 AW: reproductie + in de plaats stellen + vernietigen = vervangen.
In casus 2 wordt er enkel een digitaal archiefexemplaar gemaakt. Er is geen sprake van in de plaats stellen en het vernietigen van een archiefstuk nadat er een reproductie van is gemaakt. Er is bijgevolg dan ook geen sprake van vervanging.
Dit is precies dezelfde situatie als nu bij heel veel organisaties het geval is: voordat een brief verzonden wordt, wordt er een analoge kopie van gemaakt als "archiefexemplaar." In casus 2 is dit een digitale kopie, die daarmee meteen een digitaal archiefstuk is.
@Eric-Jan: Het feit dat in de toelichting op de beleidsregel vervanging staat dat deze alleen geldt voor digitale reproductie en verfilming, betekent niet dat er alleen dan sprake is van vervanging. Er is bijvoorbeeld ook sprake van vervanging bij het printen van digitale archieven of het kopiëren van papieren archieven op nieuw papier. Alleen: in die gevallen voorziet de beleidsregel niet.
Het feit dat bijvoorbeeld voor printen van digitale archieven geen besluit genomen wordt (of machtiging aangevraagd wordt) verandert daar ook niets aan. Reactie van Eric Burger op 14 Februari 2012 op 12.09 @Eric-Jan: zowel ontvangstbevestigingen als besluiten vallen op de deurmat zonder ondertekening, vaak met het argument in de tekst dat ze automatisch zijn gegenereerd. Die hebben de dezelfde waarde. En als de niet ondertekende biref van de Belastingdienst afkomstig is kan je toch maar beter betalen i.pv. te wachten op een wel ondertekende brief.
Wat betreft je verwijzing naar substitutie regelgeving als digitalisering van een papieren document en niet andersom, daar lijkt me niets op af te dingen. Maar uiteindelijk komt John's voorbeeld toch ook neer op het digitaal maken van een paieren document. namelijk een ander, want ondertekend exemplaar van dat word-document-zonder-waarde.
Toch? Reactie van Eric-Jan Keulemans op 14 Februari 2012 op 11.20 @Eric: Eens! Door plaatsing van de handtekening wordt het papieren exemplaar een ander document. Zie trouwens steeds vaker dat natte handtekening niet meer wordt geplaatst. In plaats daarvan de mededeling "omdat deze brief automatisch wordt aangemaakt, is deze niet voorzien van een handtekening". Heeft deze brief dan dezelfde "waarde" als een ondertekend document?
@Henk en @Eric: in mijn visie is er alleen sprake van vervanging als je van papier naar digitaal gaat (d.m.v. scanning of microverfilming) en niet andersom. Daarom spreek ik in dat geval van "omgekeerde vervanging". In artikel 2 "Toepassingsbereik" van de Beleidsregel vervanging van de provincie Zuid-Holland (of elke andere provincie want identiek en tegelijk vastgesteld), voor gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, staat het als volgt vermeld:
"Dit besluit is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverﬁlming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt."
Zie http://www.zuid-holland.nl/beleidsregel_vervanging_archiefbescheide...
De 'andere' Beleidsregel Vervanging, voor archiefbescheiden die naar een rijksarchiefbewaarplaats zullen worden overgebracht (voor centrale overheid en provincies) en door de Minister van OCW is vastgesteld, spreekt zelfs expliciet van digitale vervanging. Zie http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/beleidsrege...
Ik vraag me dan ook af of de door mij genoemde "omgekeerde vervanging" (dus van digitaal naar papier) op basis van een machtiging vervanging is toegestaan. Reactie van Eric Burger op 14 Februari 2012 op 9.49 Hi John, leuk je hier te ontmoeten,
Als de digitale brief geprint en ondertekend moet worden bij afwezigheid van een digitale handtekening, dan is digitalisering daarvan vervanging, me dunkt. Het scannen van de 'archiefkopie' vind ik dan niet zo zuiver geregeld als onderdeel van een substitutie. Waarom was dat?
@Henk ja lijkt me correct, allebei is het vervanging en als je procedure vooralsnog om een natte handtekening vraagt lijkt dit me de enige weg.
@Eric-Jan: hoezeer we het ook altijd eens zijn, dat van die omgekeerde vervanging zie ik niet, want het ondertekende papieren exemplaar is een ander document. want juist door het waarmerken met handtekening wijkt het in essentie af van het digitale waarde-loze exemplaar. Hoor graag als het anders is.
Eric Reactie van henk sligman op 14 Februari 2012 op 8.44 Dag John,
Stel je eens een andere invalshoek voor. Het lijkt misschien wel dat je een originele brief verzend. Indien dit bv een "vergunning" is dan krijgt de ontvanger als aanvrager dit middels een "brief" te horen. Maar de echte originele "vergunning" "moet bewaard worden in het overheidsarchief. De burger kan de brief namelijk ook gewoon vernietigen. Dan is vraag hoe wil je de gehele "zaak" in het overheidsarchief bewaren. Indien digitaal dan wordt van papieren documenten een digitaal exemplaar gemaakt. =vervanging. Maar als het een papieren archief moet worden en van de digitale vergunningen een papieren exemplaar wordt gemaakt = ook vervanging.
Substitie is niet meer dan een goede uitgebreide beschrijving van je handelen hierin.
Reactie van Eric-Jan Keulemans op 14 Februari 2012 op 0.04 Hallo John,
Interessante casussen!
Casus 1: waarom maak je, voordat je de "originele" brief aan de ontvanger verstuurd, een papieren archiefkopie? De papieren brief is voor de ontvanger weliswaar origineel maar voor jou als gemeente is het een (papieren) kopie want het origineel is digital born. Ik neem aan dat je een archiefkopie maakt omdat er een natte handtekening moet worden geplaatst, vóórdat de "originele" brief aan ontvanger kan worden verzonden. Het origineel is digitaal, dat wordt analoog gemaakt om aan ontvanger te kunnen verzenden, waarna het weer digitaal wordt gemaakt om opgenomen te worden in het DMS. Is m.i. omgekeerde vervanging en hiervoor heb je geen toestemming van het betreffende college van Gedeputeerde Staten (in casu de provinciale archiefinspecteur) ontvangen. Het papieren exemplaar was al een kopie van het digitale origineel dus dat is geen vervanging. Beetje flauw: Waarom wordt die archiefkopie pas na een week gescand en in het DMS opgenomen? Dat doe je toch direct nadat de "originele" brief is verzonden? :-) Casus 2:
Wederom is de papieren brief voor de ontvanger het origineel maar voor jou als gemeente is het een (papieren) kopie want het origineel is digital born. Hoogstwaarschijnlijk opgemaakt in MS-WORD of OpenOffice. Je print jouw digitale origineel om er, naar ik aanneem, een natte handtekening op te zetten. Je maakt i.t.t. casus 1 niet eerst een papieren archiefkopie maar scant direct het "origineel" ter opname in het DMS, vóórdat het papieren "origineel" aan de ontvanger wordt gezonden. Is m.i. wederom omgekeerde vervanging. Jouw origineel was al digitaal (digital born) en moest analoog worden gemaakt (printen op papier) voor een natte handtekening en om deze vervolgens te kunnen versturen aan de ontvanger.
Resumé: wanneer kan de digitale handtekening grootschalig worden ingevoerd zodat veel van dit soort handelingen tot het verleden behoren?

References: in casu
in casu
In casu
In casu
In casu
In casu
in casu