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Timestamp: 2020-06-04 20:09:30+00:00

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Politica de Tratamiento de la Informacion - Repuestos Tep
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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE BASES DE DATOS PERSONALES
MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A.
MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. sociedad comercial legalmente registrada en la Cámara de Comercio de Cali, identificada con el NIT 900.054.565-6 ubicada en la Calle 21 # 1-50 de la ciudad de Cali, quien se denominará en este documento como LA EMPRESA, correo electrónico protecciondatos@motocicletasyrepuestos.com en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, es decir la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015
se permite poner poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (PTIDP).
Con esta política nuestro objetivo es poder informar a todos los titulares de sus datos personales, el tratamiento que se le dará a los mismos cuando esten en poder de nuestra compañía, igualmente los procedimientos expeditos que aquí se establecen para el acceso a la información, alguna reclamación y/o solicitud sobre dicho manejo, siempre por supuesto a la luz de las disposiciones constitucionales y el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en bases de datos.
El marco legal de esta PTIDP DE MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. se establece de manera principal en la constitución política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantias de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales. Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales.
En el mismo sentido se encuentran las disposiciones reglamentarias establecidas por el Gobierno Nacional en los decretos 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 e incluso el nuevo compendio normativo del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015. En conclusión son todas las normas aquí citadas el marco jurídico regulatorio de todos los aspectos relacionados con el manejo de los datos personales, el requerimiento del titular para ello y el control que le debe dar los responsables y encargados de los mismos.
Este documento contiene la política que rige el tratamiento suministrado por nuestra compañía y sus funcionarios a los datos personales y la información sensible, ésta política de tratamiento de la información se encuentra ajustada en debida forma a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, así como a lo determinado por los artículos 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 de 2015. En tal virtud, el objeto de este documento o de la reglamentación aquí estipulada es establecer los parametros para el manejo de los datos personales por parte de MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. y que a su vez, todos los titulares puedan tener pleno conocimiento del tratamiento y las finalidades que se le dan a sus datos una vez obtenidos por parte de alguna de nuestras dependencias.
Autorización: Se entiende por autorizació n al consentimiento previo, expreso e informado suministrado por el titular de la información y de los datos personales, que puede otorgar a la Empresa para que ésta pueda desarrollar las finalidades establecidas en su PTIDP.
Datos sensibles: Debe entenderse como datos sensibles lo establecido en el artículo 5 de la ley 1581 de 2012, es decir son aquellos datos que afectan la intimidad de las personas titulares o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea consagrado por la constitución o la ley como semiprivado, privado o sensible. Es decir que son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, en general todo dato que pueda obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
Responsable del tratamiento: Debe entenderse como toda persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos. Teniendo en cuenta la presente PTIDP el responsable del tratamiento es la propia Empresa.
Encargado del tratamiento: Se entenderá como toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En este caso y de conformidad a la presente Política de tratamiento de la información y datos personales.
Tratamiento: Debe entenderse como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión desarrollados por la Empresa siempre a la luz de esta PTIDP.
Transferencia: Entiéndase como la transferencia de datos entre el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, con un receptor por fuera del país quien a su vez actuará por medio de su respectivo responsable o encargado.​
PRINCIPIOS RECTORES DE LA PTIDP DE MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A.
* Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
 Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
 Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
 Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de nuestra compañia, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
 Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la Empresa se deberá manejarcon las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
 Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
Por medio de esta PTIDP que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de la Empresa, se garantiza que la información y datos personales recolectados y administrados por MOTOCICLETAS Y REPUESTOS S.A. Será única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de la Empresa. Especificamente las siguientes finalidades:
 Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos
 Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación
 Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia
 Publicidad y prospección comercial – Segmentación de mercados
 Publicidad y prospección comercial – Sistemas de ayuda a la toma de decisiones
 Recursos humanos – Formación de personal
 Recursos humanos – Gestión de nómina
 Recursos humanos – Gestión de personal
 Recursos humanos – Gestión de trabajo temporal
 Recursos humanos – Prestaciones sociales
 Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales
 Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo
 Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptú e como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
 Ser informado por parte de la Empresa, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la PTIDP, la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en esta PTIDP.
 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos la Empresa no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, dicha revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el desarrollo de las actividades de tratamiento, la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de la República de Colombia.
Teniendo en cuenta lo estabelcido en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:
 Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
 Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
 Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
 Por estipulación a favor de otro o para otro.
 Dado el caso en que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.
La Empresa se permite acreditar que toda actividad de recopilación, conservación, uso, manejo, actualización, corrección, supresión y en general, toda actividad mediante la cual se pretenda obtener y/o tratar datos e informació n de carácter personal de titularidad de terceros, deberá llevarse a cabo mediante autorización previa, expresa y libre de sus respectivos titulares.
Con el otorgamiento de la autorizació n por parte del titular para la recolección y el tratamiento de las informaciones y datos personales, se entenderá que éste ha leído la presente PTIDP o en su defecto que se le informó previamente por medio del aviso de privacidad que aquella se encuentra publicada en la página web www.tongkomotocicletas.com y que puede ser consultada en cualquier momento y por cualquier persona sin ningún tipo de restricción.
Así mismo, por medio de la autorización para la conservación, administración, recolección y tratamiento de la información y datos personales, el titular declara que dichos datos e informació n son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables, comprensibles y corresponden a la realidad vigente para el momento en que son suministrados.
La Empresa tendrá a disposición de todos los titulares de la información y los datos personales objeto del tratamiento, el documento por medio del cual éstos le otorgaron la respectiva autorización, con el único propósito que puedan acceder al mismo previa solicitud para efectos de acreditar el medio y la fecha en la cual fue otorgada. La autorizació n otorgada por el titular de la informació n podrá constar por escrito, ya sea en un documento físico, digital o en medios magnéticos, así como en archivos de audio, plataformas tecnoló gicas de almacenamiento de datos en línea o en cualquier otro medio idó neo y apto para probar la existencia del consentimiento del titular y la autorizació n para el tratamiento de sus datos personales.
1. Informació n requerida por una entidad pú blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines histó ricos, estadísticos o científicos.
A la luz de lo establecido en el artículo 8 y 9 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información o los datos personales podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada a la Empresa para su tratamiento. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Ú nico Reglamentario 1074 de 2015, la solicitud de supresió n de la informació n y la revocatoria de la autorizació n no procederán cuando el titular de aquella tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
En virtud de lo reglado en el inciso primero del artículo 6 de Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales sensibles está prohibido por regla general. No obstante, de conformidad con el literal d) de la mencionada disposició n, el tratamiento de dichos datos es permitido cuando se da en virtud de las finalidades que tengan, es decir que cuando estas esten directamente ligadas a un objetivo puntual estan permitidas, en este caso es el almacenamiento y uso de las hojas de vida de los trabajadores en los cuales se encuentran datos personales de familiares menores de edad y que constituyen un dato sensible.
En este sentido, teniendo en cuenta que dentro de las finalidades de la base de datos de trabajadores propiedad de la Empresa se encuentra el tratamiento de datos sensibles está permitido, ya que los datos relativos a la salud, la orientación sexual, podrán ser utilizados para las finalidades específicas de aportes a la seguridad social integral y parafiscales los cuales redundan en un beneficio para los familiares del trabajador.
A la luz de lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Empresa solicitará autorización expresa y escrita al titular del dato sensible para que conscienta su tratamiento, previa comunicación verificable de las siguientes determinaciones:
1. Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles siempre que no sea su voluntad.
2. Que dar respuesta a cualquier interrogante o cuestionamiento que la Empresa realice en relación con sus datos personales sensibles es facultativo.
3. Cuáles serán sus datos sensibles que serán objeto de tratamiento por parte de la Empresa y con qué finalidad.
4. Que toda la informació n relativa a datos sensibles que se brinde a los colaboradores y dependientes quedará amparada bajo el secreto profesional que deben guardar las empresas en los términos de ley, y que se utilizarán medidas adecuadas e idó neas para su protección.
La PTIDP de la Empresa reconoce que los datos atenientes a los menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la 1581 de 2012 respecto de los niños, niñas y adolecentes, son de alta sensibilidad y su tratamiento está prohibido. No obstante, en aquellos casos en que los mismos sean de conocimiento público, su tratamiento está legalmente permitido.
En este sentido, la empresa garantiza que se abstendrá de efectuar el tratamiento de los datos privados y semiprivados en los cuales el titular sea un menor de edad, sin que ello sea absolutamente necesario. Ahora bien, para dicho tratamiento se requerirá de la auturización del representante del menor en los términos establecidos por la ley y esta PTIDP.
La Empresa por medio de esta PTIDP y en virtud de la ley 1581 de 2012 garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta, para fines lícitos y manteniendo indemne el derecho al habeas data amparado por la Constitución política. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañ ía se circunscribirá ú nicamente a las actividades de recolección almacenamiento y uso de dicha informació n con las finalidades establecidas arriba.
La Empresa garantiza a todos los titulares de información y datos personales que ésta no será utilizada para finalidades distintas a los respectivamente autorizados por sus titulares en los documentos de autorización, que no será comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie previa autorizació n expresa por parte de los titulares.
La Empresa ha designado al área administrativa y de gestió n humana para el tratamiento de datos personales, para atender de manera inmediata y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes que eleven los titulares a la Empresa.
Para este menester se habilitó lo Teléfono PBX (572) 8894050 en la ciudad de Cali, en el mismo se brindará información general a los titulares de los datos personales o sus representantes, en la misma se podrá actualizar, corregir, rectificar y solicitar cualquier novedad referente a la información y datos personales, incluso revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
Igualmente se habilitó el correo electrónico: protecciondatos@motocicletasyrepuestos.com para todo lo concerniente a esta PTIDP. Ahora bien, en el caso de que el titular desee trámitar su solicitud de manera fisica, se puede radicar en la dirección Calle 21 # 1-50.
En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados, previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:
1. A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades pú blicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
3. A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información.
Ahora bien, en los casos en que el reclamo radicado resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Trancurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Todas las consultas, solicitudes o reclamos deben contener como mínimo los siguientes datos: el nombre completo del titular y su número de identificació n, nombre completo del solicitante, su nú mero de identificació n y la calidad en la que actú a, indicació n de la solicitud de conocimiento y acceso a la informació n objeto de tratamiento de forma clara y concisa y por último datos para notificació n (direcció n, teléfono, celular o mó vil y correo electró nico).
Dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la Empresa ha puesto a disposición de todos los interesados y como medio de comunicación mas expedito para todo lo concerniente a esta PTIDP y el ordenamiento jurídico, el correo electrónico protecciondatos@motocicletasyrepuestos.com únicamente para todas las consultas, peticiones, quejas o reclamos derivados del tratamiento que se le da a la información y los datos personales. No obstante, el procedimiento para hacer uso de este medio de comunicación, se estableción en esta PTIDP en su acápite correspondiente.
De conformidad lo establecido en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo establecido en esta PTIDP, se advierte a los titulares de la información y los datos tratados, así como a sus respectivos causahabientes, apoderados o representantes que la consulta, reclamación, petición, solicitud o queja tramitada de conformidad al procedimiento establecido en esta PTIDP, constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja a la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de la información o datos personales por lo que dicha entidad no dará trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada.
La presente PTIDP rige a partir del 8 de noviembre de 2016 y de manera indefinida, es decir que su contenido obliga a la Empresa, sus trabajadores, colaboradores, asesores externos, accionistas y cualquier tercero externo o interno que tenga relación con el tratamiento de la información y los datos personales.

References: artículo 5
 artículo 10
 artículo 2
 artículo 8
 artículo 2
 artículo 6
 artículo 2
 artículo 7
 artículo 13
 artículo 16