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Timestamp: 2019-12-13 16:49:35+00:00

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GoBD Kasse – Verfahrensdokumentation, Anforderungen & Tipps
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Dass die Kassenführung immer korrekt sein muss, ist kein Geheimnis. Damit sie aber auch den GoBD entspricht, gibt es viele wichtige Punkte zu beachten. Damit deine Kassenführung korrekt ist, findest du in diesem Artikel alles Wissenswerte zu dem Thema GoBD Kasse. Denn so lassen sich Fehler und eventuelle Konsequenzen durch die Finanzbehörde vermeiden.
GoBd ist die Kurzform für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dies bedeutet, Bücher und Aufzeichnungen gelten als ordnungsgemäß, wenn die Geschäftsvorfälle:
sind. Wirksam wurde die GoBD zum 01. Januar 2015 und hat die GoBS ersetzt. Als Inhaber eines Betriebes sollte dir die GoBD daher ein Begriff sein.
GoBD: Um was ging es hier noch mal?
Generell geht es hier um die formalen Anforderungen an die Buchführung. Aber auch um die Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Daten und Papierdokumenten, die steuerrechtlich relevant sind. Zusätzlich sind die Regeln zu dem elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung hier festgelegt. Dies gilt im Rahmen der Außenprüfungen.
GoBD Verfahrensdokumentation: Welche Anforderungen gilt es, zu erfüllen?
Grundsätzlich musst du wissen, dass eine Verfahrensdokumentation für jede Registrierkasse vorhanden sein muss. Inhalt, Ablauf, Aufbau und Ergebnisse müssen nicht nur vollständig sein, es gilt auch als Pflicht, dass sie schlüssig ersichtlich sind. Zudem muss die Verfahrensdokumentation für einen Sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachzuprüfen sein. In der Regel besteht so eine Verfahrensdokumentation aus einer:
Bedienungs- oder Programmieranleitung
Damit die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der gesamten Buchführung sichergestellt ist, musst du darauf achten, dass alle Buchungsunterlagen elektronisch gespeichert sind. Außerdem musst du die Belege eindeutig zuordnen und wiederfinden. Hinzu kommt das Absichern gegen Datenverlust oder Datenverfälschung all deiner gespeicherten Informationen.
Was muss in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden?
Im Prinzip beschreibst du als Firmeninhaber, mit der Verfahrensdokumentation, den exakten Weg deiner Belege durch dein Unternehmen. Allerdings ist der wichtigste Punkt in der Verfahrensdokumentation die Belegerfassung und -verarbeitung. Hierbei musst du folgendes dokumentieren:
IT-Systeme, die zum Einsatz kommen.
Die Maßnahmen, die getroffen wurden, um die erfassten Belege zu schützen. (Vor Verlust oder Verfälschung).
Die ergriffenen Maßnahmen, damit du alle Zugriffe auf die Belege dokumentierst.
Durch welche firmeninterne Kontrolle stellst du sicher, dass du alle Vorgaben der GoBD einhältst.
Treten Änderungen bei dem Verfahren zum Erfassen und Bearbeiten der Belege ein, musst du dies unmittelbar in der Verfahrensdokumentation festhalten. Gleiches gilt auch für Änderungen des IT-Systems. Denn, jegliche Änderung der Dokumentation muss für dritte nachvollziehbar sein.
Zusammenfassung, was bei der Verfahrensdokumentation zu beachten ist
Du musst jeden Geschäftsvorfall belegen.
Es sind alle Unterlagen aufzubewahren, die für den einzelnen Geschäftsvorfall relevant sind.
Du musst die Geschäftsvorfälle, wenn sie unbar sind, innerhalb von 10 Tagen erfassen. (Für bare Vorfälle gilt das täglich).
Digitale Belege musst du auch digital aufbewahren.
Hast du Dokumente mit öffentlichem Glauben oder mit Beweiskraft, wie beispielsweise notarielle Verträge, musst du diese immer im Original aufbewahren.
Du musst eine geordnete und übersichtliche Belegablage gewährleisten. Außerdem muss die Ablage fortlaufend sein.
Die Unveränderbarkeit der Daten in der Verfahrensdokumentation
Ganz gleich, ob du deine Daten digital oder in Papierform erfasst, musst du sie einzeln und mit dem Datum der Erfassung kennzeichnen. Wenn Änderungen nötig sind, musst du unbedingt darauf achten, dass du den ursprünglichen Inhalt erhältst.
Es gibt Aufbewahrungsformen, die nicht GoBD-konform sind. Das gilt zum Beispiel für die Rechnungserstellung mit Word oder Excel. Denn, hier ist die Unveränderbarkeit nicht garantiert. Außerdem ist keine revisionssichere Archivierung deiner Daten möglich. Daher solltest du auf angemessene Rechnungsprogramme zurückgreifen.
Verfahrensdokumentation bezüglich der Kassenführung
Wie du schon weißt, hat die Dokumentation täglich zu erfolgen. Außerdem gilt auch bei Barverkehr, keine Buchung ohne Belege. Du hast hierbei allerdings die Möglichkeit, verloren gegangene Belege zu ersetzen. Und zwar durch Eigenbelege. Aber du musst unbedingt darauf achten, dass die die besonderen Richtlinien dazu einhältst. Nutzt du nur eine Kasse, kannst du anstelle der Verfahrensdokumentation eine Verfahrensdokumentations-Checkliste anwenden. Verwendest du aber ganze Kassensysteme, solltest du dir definitiv Hilfe von außen hinzu holen.
Unbedingt zu beachten ist, dass der Kassenbericht nicht mit dem Kassenbuch gleichzustellen ist. Denn, auch wenn die beiden miteinander in Verbindung stehen, sind sie dennoch unterschiedlich. Worin sich Kassenbericht und Kassenbuch unterscheiden, siehst du nachstehend:
Kassenbericht: Der Kassenbericht ist bei einer offenen Ladenkasse anzufertigen. Der Sinn und Zweck hierbei ist, dass die Ermittlung der Bareinnahmen nachvollziehbar und systematisch korrekt ist. Außerdem wird in dem Kassenbericht der tatsächlich ausgezählte Kassenbestand bei Geschäftsschluss dokumentiert. Und zwar auf den Cent genau. Was in einem Kassenbericht enthalten sein muss, siehst du hier:
– Anfangsbestand
+ Summe nach Auflistung betrieblicher Ausgaben
= Bareinnahmen
Wichtig ist, dass du dem Kassenbericht alle Belege wie beispielsweise Quittungen hinzufügst. Dies gilt vor allem für Privatentnahmen und Privateinlagen.
Kassenbuch: In dem Kassenbuch dokumentierst du die rechnerische Ermittlung deiner Kassenbestände. Arbeitest du mit einer offenen Ladenkasse mittels Kassenbericht oder mit einer Registrierkasse mittels Tagesendsummenbons (auch Z-Bons genannt), müssen die Angaben über die Tageseinnahmen mit in das Kassenbuch eingeführt werden. Welche Angaben dein Kassenbuch enthalten muss, sieht du nachstehend:
Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer
Generell stellen die aneinandergereihten Kassenberichte am Ende das Kassenbuch dar. Zudem ist es nicht möglich, den Kassenbericht durch das Kassenbuch zu ersetzen.
Ist das Führen einer Kasse Pflicht?
Genrell ist die Kassenführung Pflicht. Hast du aber keine Bargeldeinnahmen, trifft dies auf dich nicht zu. Die Kassenführungspflicht bezieht sich nur auf diejenigen, die Bargeldeinnahmen haben. Dennoch musst du beachten, dass du hierdurch nicht von der Aufzeichnungspflicht befreit bist. Denn, die Aufzeichnungspflicht betrifft jeden, der Einnahmen erzielt, ohne fest angestellt zu sein.
Aber auch hierfür gibt es wieder Ausnahmeregelungen. Denn, bist du buchführungspflichtig, unterliegst du automatisch auch der Kassenpflicht. Die gesetzlichen Regelungen hierzu findest du in den §§ 238 bis 241 im HGB.
Für die Befreiung der Kassenbuchführung musst du als Einzelkaufmann entsprechende Voraussetzungen erfüllen. Du darfst an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als:
600.000 Euro Umsatzerlöse und
60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.
Für neu gegründete Unternehmen gilt die Befreiung, wenn am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung, Umsatz und Jahresüberschuss diese Zahlen nicht überschreiten. Hier greift § 241a im HGB.
Änderung mit dem GoBD- und BMF-Schreiben von 2010: Die Aufrüstung der elektronischen Kassen
Zuerst gilt es anzumerken, dass dieses Schreiben nicht zum generellen Führen von elektronischen Registrierkassen verpflichtet. Bist du allerdings im Besitz einer solchen Kasse, musst du seit Januar 2017 einige Grundsätze zur Kassenführung beachten. So muss deine Registrier- oder Computerkasse jede einzelne Kontobewegung:
unveränderbar und unverdichtet speichern
für 10 Jahre digital archivieren. (Die Archivierung ist direkt in der Kasse oder auf einem externen Speicher möglich. Allerdings solltest du beachten, dass ein Back-up oder eine Kopie der Daten zu erstellen ist).
Für eine offene Ladenkasse musst du täglich ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. (Wobei die Zählliste nicht als verpflichtend, aber bei einer Betriebsprüfung als hilfreich gilt).
Welche Daten und Unterlagen musst du als Gastronom bei deiner elektronischen Registrierkasse unbedingt sicherstellen?
Die Archivierung ist das A und O bei der Kassenführung. Denn ist die Datenaufbewahrung und Verfahrensdokumentation lückenlos, hast du keine Schwierigkeiten, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Daher gilt es, folgende Daten korrekt zu archivieren:
alle Artikel und Preise mit entsprechender Historie, die in deinem System hinterlegt sind.
Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten. (Dies geschieht über die Verfahrensdokumentation).
Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse.
Sämtliche Journaldaten.
Einsatzort und Einsatzzeit, wenn du deine Kasse an unterschiedlichen Orten nutzt. (Dies betrifft zum Beispiel Messen oder Märkte).
Du musst auch Stornobuchungen korrekt dokumentieren. Da Stornobuchungen oftmals Manipulationsgefahr bergen, gucken die Finanzbehörden hier sehr genau hin. Hast du erst einmal eine falsche Stornobuchung vorgenommen, lässt dich das Finanzamt nicht mehr so schnell aus den Augen. Als Folge entsteht ein dauerhafter Manipulationsverdacht. Darum muss jede Änderung im System sichtbar sein, damit eine Manipulation klar auszuschließen ist.
Was ist bezüglich der offenen Ladenkasse zu beachten?
Da es bisher noch keine Registrierkassenpflicht gibt, darfst du deine offene Ladenkasse durchaus weiter führen. Hierfür gibt es viele verschiedene Varianten, wie du dein Geld aufbewahrst. Ob in Geldkassetten, Schubladen oder Schachteln, bleibt vollkommen dir überlassen. Wichtig ist nur, dass die Kassenführung selbst korrekt abläuft. Das heißt, du musst täglich einen Kassenbericht erstellen.
Ebenso, wie bei der elektronischen Registrierkasse muss die Buchführung in angemessener Zeit für den Sachverständigen Dritten lesbar und auswertbar sein. Das heißt, er hat jederzeit die Möglichkeit, sich über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage einen Überblick zu verschaffen.
Einzelaufzeichnungen müssen im Rahmen der Zumutbarkeit erfolgen. Sprich, wenn du viele Waren von geringem Wert an dementsprechend viele Kunden verkaufst, musst du nicht jeden Einzelverkauf festhalten. Hier hast du die Möglichkeit, die Einzelaufzeichnungen handschriftlich vorzunehmen. Allerdings gelten diese Unterlagen als aufbewahrungspflichtig und dürfen nicht weggeworfen werden.
Am Ende des Tages musst du den gesamten Kassenbestand exakt zählen. Das heißt, du musst neben den Gelscheinen und großen Münzen auch alle 1-, 2- und 5-Cent-Münzen zählen. Zusätzlich bist du verpflichtet, den Wechselgeldbestand zu zählen. Dieser Bestand ist im Kassenbuch festzuhalten. Da immer eine Kassensturzfähigkeit gegeben sein muss, darfst du die Kassenbuchdaten auf keinem Fall erst Tage später erfassen.
Es kann vorkommen, dass das Finanzamt ein Zählprotokoll verlangt. Ist dies der Fall, solltest du definitiv eines führen und vorlegen können. In diesem Protokoll sind alle Geldscheine und Münzen aufgeführt.
Kassengesetze
Neben der Nachrüstung für Registrierkassen haben sich auch die Kassengesetze geändert. Die Änderungen betreffen die nachstehenden Paragrafen und werden dir hier kurz erklärt.
§ 146 Neufassung
Hier heißt es, dass die Buchungen und weitere erforderliche Aufzeichnungen:
vorgenommen werden müssen. Deine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben musst du täglich festhalten.
§ 146a Ordnungsvorschrift
Dies gilt für die Buchführung und Aufzeichnung durch elektronische Aufzeichnungsgeräte. Das bedeutet, dass jeder der Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge nur mit elektronischen Aufzeichnungsgeräten erfasst und aufgezeichnet werden müssen. Die Aufzeichnungen müssen gemäß § 146 vollzogen werden. Zudem musst du das Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung schützen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus drei verschiedenen Kriterien:
Du bist verpflichtet, deine Aufzeichnungen auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen oder Außenprüfungen zur Verfügung zu stellen.
Entsprechen deine Aufzeichnungssysteme nicht diesen gesetzlichen Anforderungen, ist die Anwendung verboten.
Der Begriff Kassen-Nachschau bedeutet, dass jeder betraute Amtsträger deiner zuständigen Finanzbehörde jederzeit eine Außenprüfung vornehmen darf. Er muss sich nicht vorher ankündigen und hat die Möglichkeit, während deiner Geschäftszeiten, dein Geschäftsgrundstück oder deine Geschäftsräume zu betreten. Dies gilt dann, wenn er Sachverhalte feststellen muss, die für die Besteuerung relevant sind.
§ 379 Neufassung / Änderung
Als ordnungswidrig gilt jemand, der vorsätzlich oder leichtfertig:
falsche Belege ausstellt.
Belege gegen Bezahlung in den Verkehr bringt.
Buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle falsch oder gar nicht aufzeichnet oder verbucht.
Das Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet, schützt, wie es gemäß §146a vorgeschrieben ist.
Ein Aufzeichnungssystem oder eine entsprechende Software bewirbt oder in den Verkehr bring, wenn es für eine Steuerverkürzung oder ungerechtfertigte Steuervorteile sorgt.
Damit elektronische Aufzeichnungssysteme noch besser vor Eingriffen und Manipulationen geschützt werden, greift ab dem 01.01.2020 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, welches seit dem 22. Dezember 2016 gilt. Die ausschlaggebenden Punkte sind hierbei:
1. Der Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen ist verpflichtend und muss über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen.
2. Nach § 146a Absatz 23 AO besteht eine Belegausgabepflicht. Ebenso gibt es eine mögliche Befreiung dieser Pflicht nach § 148. Dies liegt im Ermessen der Finanzbehörden.
3. Du musst deine Sicherheitseinrichtung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI) zertifizieren lassen. Dies ist auch in § 146a Absatz 3 AO festgelegt.
4. Elektronische Aufzeichnungssysteme unterliegen der Meldepflicht bei deiner zuständigen Finanzbehörde. Folgende Angaben musst du dementsprechend melden:
Seriennummern der Aufzeichnungssysteme
Besteht die Möglichkeit, dass die Kasse ein Kassenjournal abbildet, und wird ein weiteres Journal benötigt?
Grundsätzlich ist anzumerken, dass ein Kassenjournal keine Pflicht ist. Da die elektronischen Registrierkassen jedoch häufig Journale führen, bietet es sich dementsprechend an, diese zu nutzen. Zumal sie als aufbewahrungspflichtig gelten. Ein weiteres Journal wird hierbei allerdings nicht benötigt. Der Vorteil an einem Journal ist, dass die Geschäftsvorfälle automatisch fortlaufend, vollständig und richtig festgehalten werden. An ein bestimmtes System sind die Aufzeichnungen nicht gebunden. Allerdings sind einige Angaben allein aus steuerrechtlichen Gründen notwendig. Hierzu gehören Angaben, wie:
Belegdatum und Erfassungsdatum (wenn diese nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich sind)
Buchungsperiode oder Voranmeldezeitraum (Ertragsteuer oder Umsatzsteuer)
Die wichtigsten Fragen zur GoBD für dich beantwortet
So ein umfangreiches Thema, wie die GoBD enthält oftmals viele Artikel mit dementsprechend vielen Informationen. Damit du dich zurechtfindest, haben wir hier die wichtigsten Fragen zu dem Thema GoBD für dich beantwortet.
Besteht die Pflicht, Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen?
Grundsätzlich ist diese Frage mit Ja zu beantworten. Denn es heißt, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung bedürfen der Aufzeichnung eines jeden Geschäftsvorgangs. Hierzu zählen alle Einnahmen, Ausgaben, Einlagen oder Entnahmen. Außerdem muss die Aufzeichnung prüfungsfähig sein.
Dürfen Daten und Aufzeichnungen geändert werden?
Ist ein Geschäftsvorfall im Datenverarbeitungssystem erst gespeichert, darf er unprotokolliert nicht mehr verändert werden. Das heißt, es kann eine Korrektur stattfinden, bei der allerdings der ursprüngliche Inhalt feststellbar sein muss. Des Weiteren muss offensichtlich sein, welcher Inhalt vorhanden war und das die Korrektur erst später stattgefunden hat. Daher ist es wichtig, dass dein Aufzeichnungssystem gewährleistet, dass die eingegebenen Daten nicht überschrieben, verfälscht, gelöscht oder verändert werden können.
Was musst du bei Änderung von Stammdaten beachten?
Wenn du Stammdaten veränderst, musst du darauf achten, dass du die entsprechenden Bewegungsdaten erhältst. Zu den Bewegungsdaten zählen zum Beispiel:
Kontoeigenschaft
Es ist möglich, dass Stammdatenänderungen auszuschließen sind, damit mehrdeutige Verknüpfungen verhindert werden. Des weiteren ist zu beachten, dass die Änderungshistorie nicht nachträglich veränderbar ist.
Einfach gesagt musst du alle Unterlagen aufbewahren, die mit deinen Geschäftsvorfällen zu tun haben und für ein besseres Verständnis bei der Überprüfung deiner Buchführung für die Besteuerung sorgen. Neben den Unterlagen in Papierform gehören hier auch alle Unterlagen in Datenform zu, wenn sie als Nachweis für die Umsetzung der Einhaltung der Ordnungsvorschriften gelten. Zu diesen grundlegenden, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören außerdem:
alle Einzelaufzeichnungen
jegliche unterlagen der Kasse (Bedienungsanleitung, Grundprogrammierung und Änderungen)
in der Gastronomie zum Beispiel die Speisekarte
Musst du Belege für die Buchungen aufbewahren?
Die Antwort ist ganz klar ja. Denn, es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Hast du keinen Fremdbeleg mehr, musst du einen Eigenbeleg erstellen.
Wie bewahrst du Kassenunterlagen richtig auf?
Generell gilt der Grundsatz, dass du alle Unterlagen in der Form aufbewahren musst, in der sie bei dir eingegangen sind oder in der sie von dir erstellt wurden. Das heißt, elektronische Unterlagen sind auch in elektronischer Form aufzubewahren. Ein Ausdruck des Z-Bons reicht hier nicht. Hast du Unterlagen in Papierform, sind diese abzuheften. Allerdings hast du hierbei die Möglichkeit, die Unterlagen einzuscannen und zusätzlich elektronisch aufzubewahren. Zudem darfst du die Unterlagen nach dem Scannen vernichten.
1. Eine vollständige Farbwiedergabe beim Einscannen ist nur relevant, wenn es darauf ankommt. (Zum Beispiel wenn negative Werte rot sind).
2. Nach dem Scannen darf eine weitere Bearbeitung nur noch elektronisch erfolgen. Das heißt, der Papierbeleg ist dem Bearbeitungsvorgang zu entziehen.
Darfst du Einzelaufzeichnungen löschen, wenn der Z-Bon ausgedruckt wurde?
Das darfst du auf gar keinem Fall. Alle Einzelaufzeichnungen sind grundsätzlich aufzubewahren.
Wie lange musst du die Unterlagen aufbewahren?
Geschäftsunterlagen sind in der Regel für 10 Jahre aufzubewahren. Dies gilt für Unterlagen, wie:
Programmabrufe nach jeder Änderung (zum Beispiel Preisänderung)
Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeicher
Protokolle über Anweisungen zur Kassenprogrammierung
Musst du Kontrollen des Datenverarbeitungssystems durchführen?
Auch hier gilt ein klares Ja. Du musst kontrollieren, ob die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind.
Wie musst du die Daten für den Betriebsprüfer zugänglich machen?
Es gibt drei Möglichkeiten, wie du dem Betriebsprüfer Zugriff auf deine Daten ermöglichst.
Der Prüfer erhält Zugriff auf deinen PC
Er bekommt von dir eine Auswertung durch das Finanzamt.
Du überlässt ihm den Datenträger.
Welche Form der Betriebsprüfer wählt, kann er frei entscheiden. Sind Daten unvollständig, bist du verpflichtet, diese unverzüglich zu ergänzen. Wenn elektronische Daten nicht mehr vorhanden sind, kann es durch die Finanzverwaltung zu einer Hinzuschätzung kommen.
Personenbezogene Daten oder auch Betriebsgeheimnisse sind vor Einsichtnahmen durch den Betriebsprüfer einzuschwärzen.
Gibt es für dich eine Möglichkeit, dir Rechtssicherheit zu verschaffen, ob deine Kasse die erforderlichen Anforderungen erfüllt?
Leider ist dies nicht möglich. Denn das Finanzamt wird dir keine positive Bescheinigung ausstellen. Dies hat einen einfachen Grund: Die Höhe der Datenverarbeitungssysteme. Dies gilt zum einen im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung und zum anderen im Rahmen der vermeindlichen Auskunft. Auch Herstellerzertifikate verschaffen dir keine Rechtssicherheit. Sie bieten lediglich einen Anhaltspunkt.
Vorsteuerabzug Rückstellungen

References: § 241

§ 146

§ 146
 § 146

§ 379
 §146
 § 146
 § 148
 § 146