Source: https://cafioccidente.com/privacy-policy/
Timestamp: 2020-07-06 21:34:07+00:00

Document:
Política de Privacidad CAFIOCCIDENTE - Proteccion de datos
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUR OCCIDENTE DEL VALLE
LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUR OCCIDENTE DEL VALLE “CAFIOCCIDENTE», con Nit 890.305.174-2, cooperativa sin ánimo de lucro, legalmente constituida y reconocida su personería jurídica por Resolución No. 1437 del 29 de septiembre de 1961 de Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas hoy Superintendencia de la Economía Solidaria, con domicilio principal en la ciudad de Restrepo valle en la Carrera 10-9-17, es responsable del tratamiento de los datos personales.
ARTICULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.
De conformidad con la ley 1581 de 2012, artículos 15 y 20 de la Constitución Política
DECRETO 1377 2013
DECRETO 886 2014
Se extiende el presente documento con el fin de definir y estructurar en LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUROCCIDENTE DEL VALLE “CAFIOCCIDENTE” las disposiciones generales para la protección de datos personales.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle en su interés por cumplir con las normas vigentes sobre protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento recoge los lineamientos, que en el marco de la política de Información que ha acogido, rigen en particular las actividades de tratamiento de los datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos; así como en las normas que la reglamenten y modifiquen, que cobijan el origen, mantenimiento, administración y extinción de obligaciones derivadas de relaciones de tal naturaleza. El tratamiento de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012, no resulta aplicable a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, así como tampoco resulta aplicable a las bases de datos o archivos expresamente excluidos por la Ley.
Además de las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del presente Decreto se entenderá por:
Dato Público: Calificado como tal en la ley. Dato que no es semiprivado, privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna).
Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico).
Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.)
Dato sensible: Categoría especial de datos personales. Aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido pueden generar discriminación. (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica).
Base de datos: Entiéndase por base de datos según la ley el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; y por dato personal debe entenderse cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUR OCCIDENTE DEL VALLE -CAFIOCCIDENTE, Crea y desarrolla el presente manual con base en los principios que consagra la Ley 1581 de 2012, a saber:
Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos. Los datos personales corresponderán a los asociados, clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto social.
2-1 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
2.1.1 Finalidad de tratamiento para clientes y asociados.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente recolecta, almacena, usa y procesa la información personal que los asociados y clientes le han suministrados con la finalidad de asociarlos a la cooperativa de acuerdo al manual que tiene para tal fin; prestarles una buena atención y que puedan acceder a los servicios que la cooperativa tiene para sus asociados, como créditos, bonos, descuentos, auxilios, seguros funerales a través de terceros, etc.
En todo caso la cooperativa informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
2.1.2 Finalidad de tratamiento para proveedores.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente recolecta, almacena, usa y procesa la información personal que el proveedor o contratista ha suministrado como parte del proceso de adquisición de los bienes y servicios suministrados a la La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente para dar cumplimiento de manera efectiva con las obligaciones derivadas de la compra de bienes y servicios.
2.1.3 Finalidad de tratamiento para trabajadores y aprendices
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente recolecta, almacena, usa, comparte y procesa la información personal que los empleados le han suministrados con la finalidad de ejecutar el contrato de trabajo, así como dar aplicación a la legislación y reglamento en materia laboral, seguridad social, riesgos laborales y otorgar beneficios al empleado y sus beneficiarios.
2.1.4 Finalidad de tratamiento para particulares.
La cooperativa de caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente recolecta, almacena, usa y procesa la información personal que el particular le suministra para cumplir con las obligaciones legales y tributarias.
La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de la información.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
En los eventos en que la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente-Cafioccidente requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con la cooperativa o estar amparado en la ley para ello.
En el tratamiento de datos de menores de edad, la cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, la cooperativa verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
El evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente- debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de la Entidad y/o del titular.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los funcionarios autorizados por la cooperativa para ello.
Es responsabilidad de todos los empleados de la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente, velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle. Cafioccidente informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de la cooperativa.
Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente – Cafioccidente cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle, Cafioccidente velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
Adicionalmente, en los procedimientos internos la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; y (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
El aviso de privacidad es el documento que se entrega al titular para el tratamiento de los datos personales, y por medio del cual al titular se le comunica toda la información sobre las políticas que se aplican, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento para los datos personales.
El aviso de privacidad puede ser verbal o escrito o constar en cualquier medio electrónico, y siempre debe ser generado por la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle –Cafioccidente. Ver Anexo No.2 Aviso de Privacidad.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, la cooperativa podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra que permita su consulta y eventual reproducción.
CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el
Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios
sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al
titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Ley 1581 de 2012. Artículo 8°. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Presente ley;
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN.
Ley 1581 de 2012. Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIONES
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente -Cafioccidente garantizará el derecho al titular de conocer, consultar y disponer sobre la información personal objeto del tratamiento, para lo cual se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:
Que el titular tenga pleno conocimiento sobre la existencia del tratamiento de la información,
Que el titular conozca las políticas para el acceso a los datos personales y puede hacerlo de manera efectiva.
Que la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente -Cafioccidente informe al titular sobre los datos objeto del tratamiento y su finalidad. Este derecho le asiste también a los causahabientes que prueben siquiera sumariamente su condición de legitimados, o a los terceros autorizados por el titular y a las entidades públicas o administrativas en cumplimientos de sus funciones legales, o por orden judicial.
El titular podrá hacer su consulta a Cafioccidente por medio de la página web www.cafioccidente.com; por escrito, o a través del correo electrónico: infodatos@cafioccidente.com.co Una vez recibida la consulta Cafioccidente tendrá un término de diez (10) días hábiles para atenderla. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Artículo 15 de la ley 1581 de 2012: “El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
3. RECTIFICACIÓN
El titular o causahabientes del titular deberán acreditar su identidad a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o mediante prueba sumaria demostrar la calidad en la que actúan con el fin de solicitar a Cafioccidente la rectificación, actualización o supresión de datos personales objeto de tratamiento. Cafioccidente debe rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta.
La solicitud podrá hacerse de manera física, electrónica o verbal dejando constancia de ella y deberá contener el nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En la solicitud, el titular debe indicar los datos a corregir y los documentos que soporten su petición.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle implantará en su página web el formato de consultas, reclamos y rectificaciones, y diseñará los mismos modelos físicos para hacer entrega personal a quien lo solicite.
4. SUPRESIÓN
El titular podrá solicitar la supresión de los datos cuando considere que no están siendo empleados para los fines indicados por la ley y por la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente –Cafioccidente, cuando el uso de esta información transgrede los fines de la ley y la Constitución en general y cuando se hayan extinguido las condiciones que dieron origen a la recolección de la información.
La eliminación puede ser total o parcial, de acuerdo a la solicitud del titular, sin embargo la Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente puede abstenerse de hacerlo cuando el titular tenga obligación comercial, laboral o contractual vigente, cuando el hecho de eliminar los datos interfiera en procesos judiciales o administrativos, cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente ha designado al personal encargado como responsable de la atención de peticiones, consultas, rectificaciones y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta función se desarrollará en apoyo del área contable.
Comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012.
La Cooperativa de Caficultores del Sur Occidente del Valle – Cafioccidente incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir.
Sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnera un deber legal o contractual.
Igualmente, los procedimientos previstos por la Entidad preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente.
VIGENCIA. El presente manual rige a partir de la fecha de aprobación por la administración de Cafioccidente.
Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por la COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUR OCCIDENTE DEL VALLE “CAFIOCCIDENTE” (en adelante Cooperativa). Actuará directamente como Responsables del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que conjunta o separadamente podrán recolectar, usar, tratar y consultar los datos suministrados a la cooperativa.
La actualización, supresión o demás términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, lo podrá hacer comunicándose de manera escrita al responsable del Tratamiento de Datos Personales con los siguientes datos: Nombres completos, apellidos, domicilio y teléfono, tema de solicitud, fecha y firma; En la sede administrativa ubicada en la carrera 10 Nro. 9-17 del municipio de Restrepo Valle del Cauca con atención al público los días martes a Viernes:
de 8:00 am a 12:00pm y de 2:00 pm a 6:00pm disponible en la página Web: www.cafioccidente.com, correo electrónico: infodatos@cafioccidente.com
Mis datos serán tratados para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vinculan así como también para la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
Me comprometo a conocer la Política de Tratamiento y protección de datos personales información que estará disponible en la página web www.cafioccidente.com con link “políticas de Privacidad”
La Cooperativa garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos para uso de fines comerciales de atención al cliente y mercadeo, y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, cualquier cambio, modificación o actualización del contenido a fin de atender reformas legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de servicios o productos será informado y publicado oportunamente en la página web.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a la Cooperativa CAFIOCCIDENTE para tratar mis datos personales a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo), físicos y personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Cooperativa.
LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL SUR OCCIDENTE DEL VALLE “CAFIOCCIDENTE, con NIT. 890.305.174-2, cooperativa sin ánimo de lucro, legalmente constituida y reconocida su personería jurídica por Resolución No. 1437 del 29 de septiembre de 1961 de Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas hoy Superintendencia de la Economía Solidaria, con domicilio principal en la ciudad de Restrepo en la Carrera 10-9-17 es responsable del tratamiento de los datos personales.
Sus datos personales serán incluidos en la base de datos de Cafioccidente y serán utilizados para las siguientes finalidades:
Lograr una eficiente comunicación relacionada con la promoción de nuestros productos, servicios, capacitaciones, convenios, beneficios especiales, invitaciones, encuentros y otros, para así facilitar la obtención de información.
Realizar estudios internos que permitan obtener información para el mejoramiento de nuestra actividad cooperativa, comercial y de servicios.
Sus comentarios son muy importantes para nosotros, para solicitar información, corrección, eliminación, adición referente a sus datos personales dirigirse a:
Desde nuestra Pagina: Contáctenos
Por medio de correo electrónico: infodatos@cafioccidente.com
Por correo ordinario : Cafioccidente, oficina principal Cra 10 No. 9 -17 Restrepo Valle del Cauca
O en nuestra oficina mas cercana a Ud.
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References: Resolución 
 artículo 3
 Artículo 8
 artículo 10
 Artículo 18

Artículo 15
 Resolución