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Timestamp: 2020-08-03 09:19:47+00:00

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Tobias Treder, Autor bei Grundstein Immobilien
Artikel veröffentlich vonTobias Treder
Author: Tobias Treder
Tobias-Micha Treder aus Nümbrecht (NRW) studierte in Hamburg und Leipzig Betriebswirtschaft und Management (B.A. und M.Sc.). Parallel dazu absolvierte er eine Ausbildung zum Kaufmann im Groß- und Außenhandel (IHK). Nach einer Tätigkeit im Finanzcontrolling eines Hamburger Leasingunternehmens war er zuletzt als Unternehmensberater für Finanzdienstleistungsunternehmen bei Deloitte Consulting aktiv. Seine Aufgaben bei der Karin Schickl GmbH umfassen Hausverwaltung, immoMess (Wärmemessdienst), Personal, Finanzierung und Rechnungswesen.
Leistungsübersicht Immobilienverwaltung
Freitag, 19 Juni 2020 von Tobias Treder
Monatliche Sollstellung und Verbuchung von Mieten und Hausgeldern (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
Einzug von Mieten und Hausgeldern zu Beginn eines jeden Kalendermonats (teilweise quartalsweise, halbjährlich)
Manuelles Verbuchen von Mieten und Hausgeldern bei Nicht-Teilnahme am Lastschriftverfahren
Mahnung von Rückständen (bei Bedarf Beschreiten des Rechtswegs nach Rücksprache)
Prüfung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen
Buchung von Kreditorenrechnungen nach vorliegendem Sachkontenplan
Separate Verbuchung von Arbeitskosten für die Erstellung des Nachweises nach § 35a EstG im Rahmen der Betriebskostenabrechnung
Für Geschäftskunden bzw. nach Vereinbarung: Erstellung regelmäßiger Reportings je Objekt für den Eigentümer
Ggf. Beachtung steuerlicher Vorgaben (z.B. Option zu Umsatzsteuer)
Einreichen erforderlicher Daten zur Erstellung der Heizkostenabrechnung an den Messdienstleister nach Vorlage der Versorgerabrechnungen
Erstellung von Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen und Übermittlung an die Eigentümer
Für WEGs: Aufstellen eines Wirtschaftsplans gem. § 28 WEG
Für Mieter: Erstellung der Nebenkostenabrechnung nach den rechtl. Vorgaben der Betriebskostenverordnung / BGB (korrekte Abrechnungsschlüssel etc.)
Für Mieter: Postalischer Versand der Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung im Zeitrahmen des § 556 Abs. 3 BGB
Bearbeitung von Mieteranfragen (telefonisch, elektronisch, postalisch, persönlich) wie z.B. Reparaturanfragen, Beschwerden, Schlüsselbestellungen, Fragen zur Abrechnung
Vorbereitung / Verhandlung von Mietverträgen (inkl. Versand) und ergänzenden Vereinbarungen
Durchsetzung von Mietverträgen (z.B. Eigenkostenanteile)
Durchführung von Mieterhöhungen bei Index- oder Staffelmieten
Stammdatenpflege (z.B. Kontoverbindung, Kontaktdaten, Namensänderungen)
Vereinnahmung und Verwaltung von Mietkautionen (getrennt vom Vermögen des Verwalters)
Erstellung von Kautionsabrechnungen bei Auszug
(teilw. Ausschreibung, Mieterauswahl, Wohnungsübergaben und Abnahmen nach Absprache)
Einholung von Angeboten für Reparaturen, Instandhaltungen und Instandsetzungen für diverse Gewerke (Dach, Elektro, Maler, Aufzug, Heizung, Sanitär, Tiefbau, Trockenbau etc.)
Weiterleitung von Angeboten an die Eigentümer (ggf. versehen mit einer Einschätzung / Empfehlung) bzw. Vorlage zur Beschlussfassung im Rahmen der Eigentümerversammlung
Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern (Architekten, Juristen, Sachverständige etc.) nach Angebotsfreigabe
Anstellung von Personal im Namen des Kunden bzw. der WEG z.B. für Hausmeister- und Reinigungsaufgaben inkl. Anmeldung bei der Sozialversicherung, Durchführung einer monatlichen Lohnabrechnung, Abführung von Beiträgen an die Sozialversicherung
Weitergabe von Weisungen / Arbeitsaufträgen an Hausmeister und Handwerker
Begehung der Objekte
Durchsetzung der Hausordnung insb. bei Beschwerden (z.B. Ruhezeiten, Sauberkeit, Brandschutz, Mülltrennung)
Abschluss bzw. Vorbereitung von Wartungsverträgen (z.B. Heizung, Messdienst, Aufzüge, Rolltore, TG-Lüftungen, Feuerlöscher)
Abschluss, Prüfung und Überwachung von Versorgerverträgen (Gas / Fernwärme / Öl, Allgemeinstrom, Wasser / Abwasser, Müll, Kabel-TV)
Ablesungen von Ölständen und Zählern (Strom, Gas, Wasser) zur Meldung an die Versorger und Vorbereitung der Abrechnung
Terminabstimmungen zwischen versch. Parteien (z.B. TÜV und Hausmeister, Handwerker und Mieter)
Beantwortung und Bearbeitung von Behördenanfragen oder Auflagen (z.B. Zensus 2021, Ordnungsamt, Landesamt für Maß und Gewicht)
Bearbeitung und Zuarbeit bei Versicherungsschäden (z.B. Sofortmaßnahmen, Trocknungsmaßnahmen, Schadensanierung) – Diese Leistung ist kostenpflichtig
WEG-Verwaltung (gem. §§ 20-29 WEG)
Entgegenahme und Unterstützung bei Anträgen von Eigentümern zur Beschlussfassung
Vorbereitung der Tagesordnung für die Eigentümerversammlungen gem. § 23 Abs. 2 WEG
Durchführung von Rechnungsprüfungen (vor Ort, digital) und Beiratssitzungen
Führen einer Instandhaltungsrücklage (Zuführungen, Auflösungen gem. Beschlussfassungen) gem. § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG
Fristgerechter Versand von Einladung für Eigentümerversammlungen und Abrechnung nebst erforderlichen Unterlagen gem. § 24. Abs. 1 WEG
Durchführung der Eigentümerversammlung (Versammlungsleitung, Feststellung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit, Beschlussfassungen) gem. §§ 24-25 WEG
Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen bei Vorlage eines sachlichen Grundes (Dringlichkeit) oder bei einem Antrag gem. § 24 Abs. 2 WEG
Erstellung der Niederschrift (Protokoll) zur Versammlung und deren fristgerechter Versand.
Bearbeitung von Beschlussanfechtungsklagen, Zuarbeit für die rechtliche Vertretung.
Sollstellung der Abrechnungsspitzen (Guthaben und Nachzahlungen) nach erfolgter Genehmigung der Jahresgesamtabrechnung gem. § 28 Abs. 5 WEG
Durchführung von Beschlussfassungen im sog. Umlaufverfahren gem. § 23 Abs. 3 WEG
Führen einer Beschlusssammlung gem. § 24 Abs. 8 WEG
Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat gem. § 29 WEG
Allgemeine Leistungen / Ressourcen
Entgegennahme und Bearbeitung von Post bzw. Schriftverkehr
Verwahrung physischer Unterlagen nach einem sachgerechten Aktenrahmen (u.a. Teilungserklärungen, Pläne, Mietverträge, Wartungsverträge, Schließpläne, Schriftverkehr)
Archivierung physischer Unterlagen (Buchhaltung vergangener Jahre mind. im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen)
Telefonanlage mit Servicezeiten für Mieter, Eigentümer, Dienstleister (Mo.- Fr.: 09:00-12:00 Uhr, Mo.-Do.: 14:00-16:00 Uhr)
Bereitstellung eines Notdienstes an Sonn- und Feiertagen sowie außerhalb der Geschäftszeiten (Kontakt wird auf Anrufbeantworter angesagt) – Diese Leistung ist kostenpflichtig
Büroräume inkl. Theke, Besprechungsraum, Versammlungsraum, Tresorraum (Kasse, Schlüssel, Mietkautionsbücher).
Vorliegende Vermögensschadenhaftpflicht bei der Bayerischen Versicherungskammer über bis zu € 500.000,00 je Einzelfall bzw. € 1.000.000,00 je Jahr.
Erforderliche Software u.a. Buchhaltungssystem (DOMUS 4000) / Vorgangsmanagement (OfficeWare) / Software für Zahlungsverkehr (S-Firm)
Bereitstellung eines Online-Portals für WEG-Eigentümer (Ansprechpartner, Unterlagen, Austauschmöglichkeit etc.)
Berücksichtigung diverser Rechtsvorschriften u.a. BGB (Mietrecht), HGB, WEG, HeizkostenV, GewO, DIN Normen, MessEG, EnEV, EED, BetrSichV, Brandschutz, Nachbarschaftsrecht, Gemeindeverordnungen
Team mit direkten Ansprechpartnern (siehe hier); Durchführung von Aus- und Weiterbildungen gem. 34c GewO und zur Steigerung der Qualität
Zusammenarbeit bzw. Rahmenvereinbarungen mit Dienstleistern z.B. Allianz-Versicherung, Simplifa (Aufzugsmanagement), Mietkautionssammelkonto (treuhänderisch) bei der DKB
Die aktuellen Regelungen für WEG-Versammlungen im Kontext der COVID-19 Pandemie
Mittwoch, 20 Mai 2020 von Tobias Treder
Mit der aktuellen Fassung der Sechsten Bayerischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung sind Eigentümerversammlungen unter Auflagen wieder möglich.
Alte Zwischenstände:
Es gilt derzeit für Versammlungen in Bayern § 2 Abs. 1, § 3 und § 5 der „Vierten Bayerische Infektionsschutzmaßnahmenverordnung“ (4. BayIfSMV). Der § 12 Abs. 2 regelt lediglich den allgemeinen Kundenverkehr bei Dienstleistungsbetrieben, nicht jedoch die Durchführung oder Einberufung von Versammlungen.
„§ 2 – Kontaktbeschränkung im öffentlichen Raum – (1) Der Aufenthalt mehrerer Personen im öffentlichen Raum ist so zu gestalten, dass er höchstens den Kreis der Angehörigen des eigenen Hausstands, Ehegatten, Lebenspartner, Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft, Verwandte in gerader Linie, Geschwister sowie Angehörige eines weiteren Hausstands umfasst.“
„§ 3 – Kontaktbeschränkung im privaten Raum, Kinderbeaufsichtigung – Der Teilnehmerkreis einer Zusammenkunft in privat genutzten Räumen und auf privat genutzten Grundstücken darf nur die Angehörigen des eigenen Hausstands, Ehegatten, Lebenspartner, Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft, Verwandte in gerader Linie, Geschwister sowie Angehörige eines weiteren Hausstands umfassen. […].“
„§ 5 – Veranstaltungs-, Versammlungs- und Ansammlungsverbot – Vorbehaltlich speziellerer Regelungen in dieser Verordnung sind Veranstaltungen, Versammlungen und Ansammlungen landesweit untersagt. Ausnahmegenehmigungen können auf Antrag von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde erteilt werden, soweit dies im Einzelfall aus infektionsschutzrechtlicher Sicht vertretbar ist.“
Zur Vermeidung der Handlungsunfähigkeit der WEG durch bestehende Kontaktbeschränkungen und Versammlungsverbote hat die Bundesregierung einheitliche Regelungen getroffen. Diese sind im „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie […]“ unter § 6 festgehalten.
„§6 – Wohnungseigentümergemeinschaften – (1) Der zuletzt bestellte Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes bleibt bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung eines neuen Verwalters im Amt. (2) Der zuletzt von den Wohnungseigentümern beschlossene Wirtschaftsplan gilt bis zum Beschlusseines neuen Wirtschaftsplans fort.“
Verstöße gegen diese Verordnungen oder Gesetze werden gemäß dem „Bußgeldkatalog – Corona-Pandemie“ in der Fassung vom 08.05.2020 geahndet.
„§§ 5 Satz 1, 7, § 21 Nr. 7 BayIfSMV – Durchführung oder Teilnahme an einer Veranstaltung oder Versammlung, die nicht nach §§ 5 Satz 2 oder 7 BayIfSMV zulässig ist: Veranstalter oder Leiter einer Veranstaltung oder Versammlung : 5.000,00 Euro / – Teilnehmer einer Veranstaltung oder Versammlung: 500,00 Euro“
1. Die Eigentümerversammlung in Zeiten der COVID 19 Pandemie wurde, Stand heute (20.05.2020) von keiner Verordnung oder einem Gesetz explizit geregelt.
2. Damit ist in Bayern maximal ein Treffen mit einem weiteren Hausstand möglich.
3. Der bisherige Wirtschaftsplan gilt weiterhin und sichert damit die Liquidität der Gemeinschaft.
4. Der bisherige Verwalter bleibt bis zu einer Beschlussfassung weiterhin im Amt und sichert damit die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft.
5. Eine Einberufung und Durchführung von Versammlungen in Bayern…
… würde damit derzeit klar gegen die Verordnung verstoßen. Die Tatsache, dass Eigentümerversammlungen nicht-öffentliche Veranstaltungen sind, ändert daran nichts.
… führt zu anfechtbaren oder gar nichtigen Beschlüssen. Jedem Eigentümer muss die Teilnahme ermöglicht werden ohne damit gegen geltendes Recht zu verstoßen.
…kann nicht online bzw. digital erfolgen. Für Online-Versammlungen gibt es derzeit keine Rechtsgrundlage. Dieser Versammlungsform müssten wiederum alle Eigentümer schriftlich in einem Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG) zustimmen; Dies ist bei den meisten Gemeinschaften unwahrscheinlich.
…kann maximal als sog. „Geisterversammlung“ durchgeführt werden, wenn ausnahmslos alle Eigentümer lediglich eine Person oder den Verwalter bevollmächtigen. Sobald ein weiterer Eigentümer anwesend ist oder keine Vollmacht ausstellt, führt dies mindestens zur Anfechtbarkeit, wenn nicht sogar Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse. Eine Durchführung ist damit bei >90% der Eigentümergemeinschaften stark risikobehaftet und damit praktisch ausgeschlossen.
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Sehr geehrte Kunden und Geschäftspartner,sehr g...
Prüfung und Wartung von Tiefgaragenlüftungen
In der heutigen Zeit steht die Gesundheit an ob...

References: § 35
 § 28
 § 556
 § 23
 § 21
 § 24
 § 24
 § 28
 § 23
 § 24
 § 29
 § 2
 § 3
 § 5
 § 12
 § 6
 § 21