Source: https://doradcawpomocyspolecznej.pl/artykul/jak-wydac-decyzje-zgodna-z-kodeksem-postepowania-administracyjnego
Timestamp: 2019-11-14 00:32:51+00:00

Document:
Jak wydać decyzję zgodną z Kodeksem postępowania administracyjnego? - Czasopismo "Doradca w Pomocy Społecznej" - doradcawpomocyspolecznej.pl
Jak wydać decyzję zgodną z Kodeksem postępowania administracyjnego?
Decyzja jest podstawowym aktem wydawanym przez wszystkie urzędy i organy administracji. Rozstrzyga sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. Poprawne wydanie decyzji wymaga spełnienia szeregu wymogów, a ich uchybienie może skutkować unieważnieniem decyzji.
Zasadnicze wymogi formalne decyzji administracyjnej zawiera art. 107 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), który stanowi, że: „Decyzja zawiera: 1) oznaczenie organu administracji publicznej; 2) datę wydania; 3) oznaczenie strony lub stron; 4) powołanie podstawy prawnej; 5) rozstrzygnięcie; 6) uzasadnienie faktyczne i prawne; 7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania; 8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny; 9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy”.
Przepis art. 107 § 1 określa składniki decyzji typowej (standardowej). Nadto, jak wskazano w art. 107 § 2 k.p.a., przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.
Wobec braku wyraźnego postanowienia w tej kwestii należy przyjąć, że wspomniane przepisy mają zastosowanie do decyzji pisemnych, decyzji w formie dokumentu elektronicznego i decyzji ogłoszonych ustnie, z tym że w odniesieniu do decyzji ustnych niektóre wymagania określone w art. 107 § 1 k.p.a. z natury rzeczy nie będą mogły być spełnione, np. podpis osoby upoważnionej do wydania decyzji, a w przypadku decyzji w formie dokumentu elektronicznego powinna ona zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a.). Warto w tym miejscu wskazać, że w trybie art. 113 k.p.a. organ może, z urzędu lub na żądanie strony, prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. Sprostowanie nie może jednak dotyczyć zmiany istotnych elementów zawartego w decyzji rozstrzygnięcia ani sanować braków formalnych, jakimi dotknięta jest decyzja.
Oznaczenie daty wydania decyzji
Data wydania decyzji jest istotnym jej elementem, ponieważ pozwala ustalić, w jakim stanie prawnym i faktycznym zapadło rozstrzygnięcie w sprawie. Przez datę wydania decyzji należy rozumieć datę wydania decyzji na piśmie lub datę ogłoszenia decyzji ustnie, z tym że datą wydania decyzji pisemnej jest dzień podpisania decyzji zawierającej wymagane prawem składniki.
Co istotne, rozróżnia się sporządzenie oraz wydanie decyzji. W art. 107 k.p.a. mowa zaś o dacie, jaką została opatrzona decyzja, a nie o dacie sporządzenia projektu decyzji lub doręczenia jej stronie. Data wydania decyzji w formie dokumentu elektronicznego musi być zawarta w treści tego dokumentu. Nie można uznać za datę wydania decyzji, daty stworzenia dokumentu elektronicznego lub daty jego ostatniej modyfikacji.
Należy przypomnieć, że wydana decyzja będzie wywoływać skutki procesowe dopiero od daty jej ogłoszenia lub doręczenia stronie. Błędne oznaczenie daty wydania decyzji może być przedmiotem sprostowania, natomiast brak tej daty nie pozbawia pisma charakteru decyzji administracyjnej, lecz stanowi wadę, która może być usunięta w trybie art. 113 k.p.a.
Oznaczenie organu wydającego decyzję jest koniecznym elementem decyzji i nie może być uzupełnione w trybie art. 113 k.p.a. Nie należy wskazywać urzędu zamiast organu, na przykład „Starostwo powiatowe” zamiast „Starosta” lub „Urząd Miejski” zamiast „Burmistrza”. Oznaczenie organu polega na podaniu pełnej nazwy organu i jego siedziby (adresu). Zgodnie z orzecznictwem sądowym, brak oznaczenia organu pozbawia dany akt charakteru decyzji administracyjnej. Wydaje się jednak, że brak oznaczenia organu w części nagłówkowej decyzji nie powoduje takiego skutku, jeżeli podpis osoby upoważnionej do wydania decyzji został opatrzony pieczęcią dostatecznie identyfikującą konkretny organ administracji publicznej. W przypadku organu kolegialnego, oprócz nazwy organu, powinny być wymienione z imienia i nazwiska wszystkie osoby wchodzące w jego skład, biorące udział w wydaniu decyzji. Organ wydający decyzję jest zwykle wskazywany w nagłówku decyzji. Na identyfikację organu pozwala także odcisk pieczęci umieszczony na decyzji. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 października 1999 r., sygn. akt: IV SA 408/97: „Przepis art. 107 § 1 k.p.a. nie wymaga opatrzenia decyzji pieczęcią okrągłą, stąd jej brak na decyzji nie może decyzji tej dyskwalifikować”.
Decyzja powinna zawierać oznaczenie strony lub stron postępowania administracyjnego. Oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia (imion) oraz nazwiska i miejsca zamieszkania, a także ewentualnie innych danych (np. nr PESEL, NIP), zaś w odniesieniu do osób prawnych, państwowych jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej – ich nazwy oraz siedziby. Jeżeli strona w trakcie postępowania zmieniła imię lub nazwisko, to w decyzji należy podać dane osobowe strony aktualne w dacie wydania decyzji.
W przypadku gdy błąd w oznaczeniu strony polega na oczywiście mylnym podaniu nazwiska lub imienia albo adresu zamieszkania strony, decyzja może być sprostowana w trybie art. 113 k.p.a.. W przypadku, gdy jako stronę oznaczono podmiot, który nie był i nie może być stroną postępowania, ponieważ postępowanie nie dotyczyło jego interesu prawnego ani obowiązku, taka decyzja jest obarczona wadą, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 4 k.p.a. (wada nieważnościowa), czyli decyzja została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie.
Co ważne, organ administracji publicznej jest obowiązany oznaczyć wszystkie strony postępowania. Niewskazanie jednej ze stron jako adresata decyzji jest niewątpliwym uchybieniem. Uchybienie to nie stanowi rażącego naruszenia prawa w rozumieniu art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a., może natomiast stanowić przesłankę do żądania wznowienia postępowania. Warto dodać, że nie stanowi uchybienia błędne wskazanie strony (podanie niewłaściwego imienia, nazwiska czy adresu) w rozdzielniku, wskazującym podmioty otrzymujące decyzję. Rozdzielnik nie stanowi elementu decyzji i ma jedynie charakter pomocniczy.
Powołanie podstawy prawnej decyzji
Kolejnym obligatoryjnym elementem decyzji administracyjnej jest powołanie podstawy prawnej. Powołanie podstawy prawnej oznacza przytoczenie przepisów prawa materialnego, na których organ administracji publicznej oparł swoje rozstrzygnięcie. Organ administracji publicznej jest obowiązany powołać przepis prawa stanowiący podstawę prawną rozstrzygnięcia sprawy co do jej istoty. Należy zgodzić się z poglądem, że jako podstawę prawną decyzji powinno się powoływać jedynie przepisy proceduralne mające szczególny związek z decyzją. Nie należy jednak powoływać wszystkich przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, które miały zastosowanie w sprawie, ponieważ spowoduje to brak czytelności decyzji. Organ powinien być bardzo precyzyjny we wskazywaniu podstawy prawnej decyzji, tj. podawać ją ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów zarówno prawa formalnego, jak i materialnego oraz z powołaniem źródeł jego publikacji (tak zauważył NSA choćby w wyroku z dnia 8 kwietnia 1999 r., sygn. akt: III SA 8192/98). Jeżeli przepis stanowiący podstawę prawną decyzji jest podzielony na wewnętrzne jednostki redakcyjne (ustępy, punkty lub paragrafy), to konieczne jest wskazanie w decyzji odpowiedniej jednostki redakcyjnej tego przepisu. Powołanie w decyzji administracyjnej jedynie tytułu ustawy, bez wskazania określonego jej przepisu, nie może być uznane za określenie podstawy prawnej podjętej decyzji.
Brak powołania podstawy prawnej decyzji nie pozbawia jej bytu prawnego, bowiem powołanie podstawy prawnej nie jest warunkiem istnienia decyzji, lecz warunkiem jej prawidłowości w znaczeniu formalnym. Decyzja, w której nie podano podstawy prawnej, jest wadliwa, nawet jeśli taka podstawa prawna w rzeczywistości istnieje. Uchybienie takie nie powoduje jednak samo przez się nieważności decyzji, jeśli rozstrzygnięcie znajduje oparcie w innym przepisie prawnym. Jest to więc uchybienie przepisom postępowania administracyjnego, które może skutkować uchyleniem decyzji tylko w razie stwierdzenia, że miało istotny wpływ na wynik sprawy. Co istotne, zmiana podstawy prawnej decyzji w trybie art. 113 k.p.a., tj. poprzez sprostowanie omyłek, jest niedopuszczalna i według utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych stanowi rażące naruszenie prawa.
Rozstrzygnięcie decyzji
Decyzja administracyjna musi zawierać rozstrzygnięcie (zwane także „osnową decyzji”), sformułowane jasno i precyzyjnie, tak aby było zrozumiałe dla stron bez uzasadnienia, które nie zawsze musi być składnikiem decyzji. Decyzja organu administracji państwowej, nakładająca na stronę postępowania administracyjnego obowiązek określonego zachowania się, powinna obowiązek ten wyrażać precyzyjnie, bez niejasności, niedomówień i możliwości różnej interpretacji.

References: art. 107
 art. 107
 art. 107
 art. 107
 art. 113
 art. 107
 art. 113
 art. 113
 art. 107
 art. 113
 art. 156
 art. 156
 art. 113