Source: https://www.buchhaltung-lowitz.de/datenschutz/
Timestamp: 2020-07-15 06:10:40+00:00

Document:
Buchführungs- und Büroservice Lowitz - Datenschutz
Buchführungs- und Büroservice Lowitz
des Buchführungs- und Büroservice
Monique Lowitz
Mittelberger Straße 8a
service@buchhaltung-lowitz.de
1. Erhobene Daten:
a) Die Praxis erhebt und speichert als personenbezogene Daten
von natürlichen Personen
den Vor- und den Familiennamen
die Anschrift mit Wohnort, Straße und Hausnummer,
häufig auch die Telefonnummer
Steuer-, Sozialversicherungsnummer, Religion und Familienstand sowie Geburtsdaten
von juristischen Personen
die Firma, mit Anschrift des Unternehmenssitzes
häufig auch Familienname und dienstliche Telefonnummer des Ansprechpartners
in dem Unternehmen
Name, Anschrift und Telefonnummer des/der von den Personen in einem erteilten
Mandat bislang beauftragten Buchführungs- und Büroservice
im Falle einer Mandatierung in Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsangelegenheiten.
Die Erhebung und Speicherung erfolgt ausschließlich durch Niederschrift auf Papier als Teil des für die Korrespondenz mit dem Mandanten reservierten selbständigen Aktenteils. Die Akten werden bis zum Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Mandats aufbewahrt und sodann durch einen externen Dienstleister unverzüglich geschreddert und vernichtet.
b) Unabhängig von einer Datenerhebung erfolgt eine Speicherung ein- und ausgehender Nachrichten und Schreiben:
aa)Alle in Papierform an das Büro gerichtete und von dem Büro ausgehende Schreiben im Rahmen bestehender oder angetragener oder angefragter Buchhaltungsmandate werden gespeichert-
Die Speicherung erfolgt in Papierform in den Fällen ausgehender Schreiben und in Papierform eingehender Schreiben und Schriftstücke als Teil einer Akte oder Teil einer Sammlung von Schreiben zu angetragenen oder angefragten Mandaten. Die Akten/Schreiben werden bis zum Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Mandats/nach der Anfrage aufbewahrt und sodann durch einen externen Dienstleister unverzüglich geschreddert und vernichtet.
bb)Daneben erfolgt die Speicherung von Schreiben/elektronischer Nachrichten
im Rahmen bestehender/abgeschlossener Mandate elektronisch in zu den einzelnen Mandaten angelegten Ordnern des verwandten Schreibprogramms (MS-Word) und in dem Finanzbuchhaltungsprogramm der Firma Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustraße 14, 83026 Rosenheim
außerhalb bestehender oder abgeschlossener Mandate im Falle einer Übersendung per e-mail in einem für Bürokorrespondenz reservierten Ordner des e-mail Programms
Die Löschung erfolgt unverzüglich nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Mandats. Schreiben/elektronische Nachrichten außerhalb eines Mandats werden nach Ablauf von 10 Jahren nach Eingang unverzüglich gelöscht
c) Bei eingehenden e-mails erfolgt eine Speicherung der Absenderadressen automatisch durch das e-mail-Programm in einem alphabetischen geordneten Adressbuch - auch mit der Folge, dass diese bei Wahl einer ähnlichen Adresse zusammen mit weiteren ähnlichen Adressen mit einer kurzen Liste auf dem Bildschirm zur Auswahl gestellt werden
d) Von Mitarbeitern werden personenbezogene Daten im Rahmen der Begründung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erhoben – und zwar Name, Anschrift, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Urlaubsdaten.
Die Datenerhebung erfolgt im elektronisch geführten Buchhaltungsprogramm.
e) Im Falle schriftlicher Verträge mit Lieferanten oder Dienstleister werden diese in sachbezogen angelegten Akten verwahrt. Diese werden nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Vertragsbeziehung und des Leistungsaustausches vernichtet.
f) Zahlungen und Erstattungen von/an Mandanten/Lieferanten werden in die elektronisch geführte Buchhaltung mit dem Namen des Mandanten, einer Kurzbezeichnung der Angelegenheit, dem Datum der Zahlung und dem Betrag aufgenommen.
Gleiche Daten sind aus den entsprechend ergänzten Kontoauszügen und dem Kassenbuch erkennbar.
Eine Löschung erfolgt 10 Jahre nach Abschluss des betreffenden Jahres durch Löschung der gespeicherten Daten und Vernichtung der schriftlichen Unterlagen.
Die Kontoauszüge weisen regelmäßig den Zahlenden einschließlich des Zahlungszweckes und der Kontonummer des Zahlenden aus. Die Auszüge werden in zeitlicher Ordnung gesammelt und bis zum Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Jahres, in dem die Zahlung erfolgt ist, aufbewahrt.
2: Weitergabe der Daten
Die personenbezogenen Daten von Mandanten oder Personen, die wegen einer Mandatierung angefragt haben, werden nur im Rahmen der Mandatserledigung, nur soweit sachlich zur Interessenwahrung erforderlich, nur schriftlich und nur unter Übersendung eines Durchschlags an den Mandanten an Dritte weitergegeben.
Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses wird das Buchhaltungsjournal, in dem die einzelnen Buchungen und damit auch die vorstehend unter 1f) im ersten Absatz genannten Daten enthalten sind, an einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Steuerberater kurzfristig übergeben.
Personenbezogene Daten von Mitarbeitern und Vertragspartnern außerhalb eines buchhalterischen Mandats werden allenfalls nach Rücksprache mit dem Mitarbeiter/Vertragspartner und mit dessen Zustimmung weitergegeben.
Eine Sicherung der elektronisch gespeicherten Daten erfolgt
durch Sicherung der Anlage gegen Einsicht oder Zerstörung über die elektronische Datenverarbeitung von außen mittels Firewall,
gegen Verlust durch tägliche Kopie auf gesonderte Datenträger der Firma Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustraße 14, 83026 Rosenheim,
durch Beschränkung des Zugriffs auf die Rechner durch Vergabe von unterschiedlichen Passwörtern je Arbeitsplatz und Nutzer
Eine Sicherung der auf Papier gespeicherten Daten erfolgt durch übliche mechanische Absicherung der Büroräume
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Dieser Widerruf hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf, es sei denn, es besteht hierzu weiterhin eine gesetzliche Verpflichtung,
insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt beim Auftragnehmer erhoben wurden, fordern,
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung falscher oder die Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist,
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter nachfolgend genannten Voraussetzungen zu verlangen:
a) Sie bestreiten die Richtigkeit der Daten,
b) die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung,
c)ich die Daten nicht mehr benötige, Sie dieser jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung Ihrer Rechtsansprüche bedürfen oder
d) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Absatz 1 eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe meinerseits gegenüber den Ihren überwiegen,
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Datenübertragung),
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder meines Betriebssitzes (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Stuttgart) wenden und
gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten einzulegen, sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden und soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Zum Hardtwald 16
*Alle Dienstleistungen erfolgen gemäß § 6 Nr. 3 und 4
Steuerberatergesetz ohne Steuer- und Rechtsberatung.
06401 - 222 44 70
0177 - 870 81 99
© Buchführungs- und Büroservice Lowitz

References: Art. 7
 Art. 16
 Art. 17
 Art. 18
 Art. 20
 Art. 77
 Art. 21
 Art. 6
 § 6