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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION - PDF
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
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María Josefa Escobar Roldán
2 Página 2 de 25 GENERALIDADES Teniendo en cuenta que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y el Acuerdo 042 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; la RNEC, considera necesario desarrollar un instructivo para el manejo, custodia, conservación y sistematización de los archivos de gestión y la elaboración de las tablas de retención documental. OBJETIVO Dar las herramientas necesarias para una adecuada organización de los archivos de gestión que deben ser transferidos al Archivo Central de acuerdo a las Tablas de Retención Documental y con base en los principios y procesos archivísticos debidamente adoptados por el Archivo General de la Nación. DEFINICIONES BASICAS Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo produce o ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública en razón de sus actividades o funciones. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
3 Página 3 de 25 Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además, de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Antes de considerar los diferentes pasos que se deben tener en cuenta para la organización de un archivo de gestión con fundamento en la aplicación de la tabla de retención documental, es importante conocer su concepto, funciones e importancia. Conceptos Artículo 23 ley 594 de 2002: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
4 Página 4 de 25 Funciones del Archivo de Gestión Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran: Organizar y conservar la documentación en trámite. Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales. Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de Planeación de la entidad. Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión. Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos. Importancia de los Archivos de Gestión Fuente de consulta para la toma de decisiones. Fuente para testimoniar acciones. Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total). Gestor de la modernización administrativa. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. Para la organización del archivo de gestión se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Criterios para la organización de archivo de Gestión La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
5 Página 5 de 25 evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. Estructura organizacional y funcional de la dependencia. Dentro de este primer aspecto es importante el conocimiento de la ubicación de la dependencia dentro de la estructura orgánica de la entidad así como de las funciones propias asignadas a dicha dependencia, las cuales se hallan establecidas en el Decreto 1010 del 6 de junio de 2000 Por el cual se establece la organización interna de la Registraduria Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias, y la Resolución 636 del 29 de enero de 2001 Por la cual se establecen los grupos internos de trabajo de las dependencias de la sede central y las delegaciones de la Registraduría y su relación con los documentos que produce, tramita o conserva en cumplimiento de las mismas. Así por ejemplo, la Resolución No de 2001, emanada del Registrador Nacional del Estado Civil, establece, en su artículo segundo, que la Dirección Nacional del Registro Civil, para su organización interna contará con los grupos de trabajo de Jurídica e Informática. Dicho acto administrativo, en su artículo tercero, le establece como función al Grupo de Jurídica el apoyo de todos los aspectos relacionados con las disposiciones legales aplicables a la gestión del Registro Civil; en consecuencia produce los siguientes documentos Quejas y Reclamos Procesos administrativos Conceptos jurídicos Informes al Registrador Nacional Informes de Gestión
6 Página 6 de 25 Procesos Penales Derechos de Petición Tutelas Dado el desconocimiento de las funciones propias de cada dependencia así como de la documentación que produce o conserva, se suelen cometer los siguientes errores: Fragmentación de las series o subseries documentales, al utilizar una clasificación por asuntos o materias para la organización de lo archivos. Excesiva división del archivo, ya que los documentos se conservan físicamente, en muchas Unidades de conservación. El criterio de que los documentos cumplen su vigencia anualmente, lo cual obliga a una transferencia al Archivo Central de la entidad, no observando que mucho de ellos aún no han cumplido su etapa de tramitación, situación que acarrea graves problemas frente a la recuperación de información para la toma de decisiones. Tabla de Retención Documental de la dependencia. De acuerdo con la reglamentación existente en Colombia, todas las entidades del sector público deben elaborar y aplicar las respectivas tablas de retención documental. En obediencia a esta consideración, el Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Registraduría Nacional, debe proporcionar a cada una de las dependencias, la respectiva tabla de retención documental con el objeto de familiarizarse con su estructura y conocer la forma o procedimiento de aplicación, para lograr la organización de los archivos propios de cada área de trabajo. Conformación física de series y subseries documentales De acuerdo con la información que suministra la tabla de retención de la dependencia, se debe iniciar la conformación física de cada uno de los expedientes que integran las series y subseries documentales. Ejemplo: Si se tienen dentro del archivo de la oficina carpetas (expedientes), que se han denominado:
7 Página 7 de 25 Contrato 023 de2000 José Gutiérrez (Hoja de Vida) Informes a la Contraloría General de la Republica Actas del Consejo Nacional Electoral Pedro Pérez (Hoja de Vida) Contrato 053 de 2001 Informes al Registrador Nacional Actas Junta de Compras Jacinto Monroy (Hoja de Vida) Atendiendo a la actividad que se debe ejecutar y tomando como base la tabla de retención documental, la conformación física de las series y subseries documentales para el caso de las carpetas que se listan, sería: Las carpetas identificadas como José Gutiérrez, Pedro Pérez y Jacinto Monroy, estarían conformando la serie documental denominada HISTORIAS LABORALES. Ahora, las carpetas identificadas como Contrato 023 de 2000 y Contrato 053 de 2001, estarán conformando la serie documental denominada CONTRATOS Las carpetas identificadas como Informes a la Contraloría General de la República e Informes al Registrador Nacional, estarán conformando la serie documental INFORMES. Las carpetas identificadas como Actas del Consejo Nacional Electoral y Actas Junta de Compras, estarán conformando la serie documental ACTAS. Ordenación de las series y subseries documentales La ordenación de las series y subseries documentales deben responder a un sistema previamente establecido y de acuerdo con las características de la documentación y las necesidades de la dependencia. De acuerdo a las necesidades de la dependencia, los sistemas de ordenación que se pueden aplicar en la organización de un archivo de oficina, podrán aplicar cualquiera de los siguientes sistemas:
8 Página 8 de 25 SISTEMAS DE ORDENACION ALFABETICO: NUMERICO: Alfabético General Alfabético por Asuntos Numérico Simple Numérico Cronológico MIXTO: Es la combinación de los dos sistemas anteriores Ejemplo: Para el caso de Secretaria General, la serie RESOLUCIONES se debe ordenar teniendo en cuenta el sistema numérico simple; es decir como se ilustra en la siguiente figura: RNEC RNEC Resolución No Resolución No CARPETA 1 CARPETA 2 Hay que recordar que para la ordenación al interior de la Unidades Documentales, se debe tener en cuenta el principio de orden natural u original, o sea, ordenar los documentos cronológicamente de acuerdo con la fecha de producción o tramitación según sea el caso. Marzo Febrero Enero Abril 1 23.
9 Página 9 de 25 Coloque los documentos en cada expediente o carpeta utilizando una carpeta para cada serie y subserie respectiva. En caso que se requiera más de una carpeta, abra las que sean necesarias, identificándolas y cuidando que su contenido no sobrepase los 200 folios. Identificación Unidades de Conservación Posteriormente y una vez conformados los diferentes expedientes (carpetas) de las series o subseries documentales, se debe proceder a su identificación, teniendo en cuenta la siguiente información: RNEC REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL SECCIÓN REGISTRADURIA DELEGADA ELECTORAL SUBSECCIÓN DIRECCION GESTION ELECTORAL SERIE INSTRUCTIVOS SUBSERIE ELECTORALES FECHAS EXTREMAS: DE _ A _ _ FOLIOS: 200 NUMERO DE CARPETA 1 NUMERO DE CAJA 2 Elaboración de las Guías Separadoras Al interior de las unidades de almacenamiento (archivadores), se requiere utilizar guías separadoras que permitan identificar las series y subseries documentales, con sus respectivos códigos.
10 Página 10 de 25 Ejemplo: PROCESOS CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Disposición Física de las Unidades de Conservación La disposición física de las Unidades de Conservación, corresponde a ubicar las carpetas en cada una de las gavetas de los archivadores, separando cada una de las series y/o Subseries documentales por medio de las Guías Separadoras y asignando a cada Unidad de Almacenamiento (archivador y gaveta de archivador) un código que permita la identificación física de los documentos dentro del mobiliario. Se deben colocar las carpetas en el archivador siempre siguiendo un orden (utilizando el sistema de ordenación que sea más apropiado, para cada serie documental Alfabético, numérico o mixto) Plan Anual de Compras Plan de Acción 01 PLANES A1 G1 A1 G2 SERIE EXPEDIENTES SUBSERIE A1 G3
11 Página 11 de 25 En cada dependencia u oficina se debe disponer de herramientas para la descripción documental, que faciliten el acceso a la información, tales como: cuadro de clasificación documental, inventarios y listados. Ejemplo: Para la oficina de la Dirección de Gestión Electoral de la Registraduría Nacional del Estado Civil se debe tener en cuenta el Cuadro de Clasificación Documental, señalando dentro de este la ubicación física de cada una de las series y subseries documentales, con el propósito de facilitar la recuperación de los documentos, así: Cuadro de Clasificación Documental para la Dirección de Gestión Electoral CODIGO SERIE Y SUBSERIE SIGNATURA TOPOGRAFICA LIBRO DIVISION POLITICO ADMINISTRATIVO DE COLOMBIA. A1G1C LIBRO ESTADISTICAS ELECTORALES A1G1C INSTRUCTIVO ELECTORALES A1G1C3 De acuerdo con la información que suministra el ejemplo, es claro observar que si dentro de la Dirección de Gestión Electoral, se requiere ubicar la información relacionada con LIBRO ESTADISTICAS ELECTORALES, el Cuadro de Clasificación Documental, determina que estos se pueden encontrar físicamente en el archivador 1 (A1), gaveta 1 (G1), en la carpeta 1 (C2 ) y así sucesivamente, utilizando para ello el respectivo instrumento de descripción (Cuadro de clasificación Documental). LA FOLIACIÓN EN ARCHIVOS La Foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística y tiene dos finalidades principales como son la de controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo, etc.) y controlar
12 Página 12 de 25 la calidad, entendida esta como respecto al principios de de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivistita. De otra parte, la filiación es requisito ineludible para la transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo Central) como secundaria (Archivo central al Archivo Histórico) Definiciones Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliación: "Acto de enumerar los folios solo por su cara recta" //"Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental". Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Página: Lo escrito o impreso en una cara. Paginar: Acción de numerar páginas. Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación. Requisitos 1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes. 2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. 3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se' hará igualmente depuración. 4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones)
13 Página 13 de 25 la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Materiales 1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Procedimiento 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, e, ó bis. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de controlo de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. 8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de controlo de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento
14 Página 14 de 25 foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). 10.Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de controlo de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 11.Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de controlo de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 12.En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de controlo de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. 13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación. 14.Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 15.La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). 16.La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de controlo de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo H B o B. 17.No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales,
15 Página 15 de 25 pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de controlo de consulta. 18.No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 19.No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD's-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. INVENTARIO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. Todas las ependencias que realizan expedientes de sus series documentales deben llevar permanentemente el inventario documental, utilizando el formato HOJA DE CONTROL, el cual debe ser ubicado en la parte posterior de la tapa inicial de cada expediente y en la medida que se recepcionen los documentos se deben ir registrando en forma manual en el Formato, describiendo el tipo documental y la fecha en que se recibe. Esto con el fin de llevar un control permanente y organizado de los documentos que hacen parte del expediente. En el evento que se esté preparando los expedientes para la tarnsferencia documentalal Archivo Central, se debe legajar las hojas de control al iniciio de cada expediente. Por lo anterior, el inventario documental no se debe diligenciar unicamente cuando se va a realizar la transferencia al Archivo Central. Los pasos a seguir para la preparación y transferencia documental primaria son: Elaborar el Inventario de las Series y/o Subseries Documentales que se han de transferir al archivo central, en el cual se refleje la clasificación, ordenación y descripción de la documentación de la oficina respectiva. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: F-GAF-ARFD-001 Fecha: 26/08/2012
16 Página 16 de 25 Versión: 0 ENTIDAD REMITENTE HOJA N DE ENTIDAD PRODUCTORA REGISTRO DE ENTRADA ENTIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA Año Mes Día NT OBJETO NT = Número de transferencia Número De Orden Código Nombre de las series, Subseries o asuntos Fechas extremas Unidad de Conservación INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO Número de Folios Frecuencia de Consulta Notas Elaborado por Cargo Firma Lugar Fecha Entregado por Cargo Firma Lugar Fecha Recibido por Cargo Firma Lugar Fecha DESCRIPCION DE LOS CAMPOS A DILIGENCIAR ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
17 Página 17 de 25 OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. ( Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
18 Página 18 de 25 UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
19 Página 19 de 25 ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. Transferencia Documental Primaria La Transferencia Documental primaria consiste en la remisión de los documentos del archivo de gestión de cada una de las dependencias, al archivo central de la entidad, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas para la misma. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental de cada una de las dependencias, de conformidad con el formato ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. Recomendaciones para la transferencia documental Solicitar al archivo central asesoría para transferir los documentos de la oficina. Esperar la visita del jefe del Grupo de Archivo o de quien haga sus veces, para determinar el volumen y cantidad de documentos a transferir; evaluar las condiciones de conservación, hacer los ajustes necesarios y acordar el plan de entrega. Elaborar y firmar la respectiva acta de entrega de los documentos. PLAN DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA AL ARCHIVO CENTRAL
20 Página 20 de 25 Con el propósito que las dependencias del nivel central puedan contar con unos tiempos prudenciales para la organización de los archivos a transferir al Archivo Central y en cumplimiento del numeral 6 del artículo cuarto del Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, se elaborado el calendario de transferencias para la recepción de los expedientes documentales por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia, así: A partir del la tercera semana de enero y hasta la segunda semana del del mes de febrero de cada año., la recepcion de los documentos de las siguientes dependencias: Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil, Secretaría Privada, Secretaría General, Oficina Jurídica, Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno, Oficina de Control Disciplinario, Oficina de Comunicaciones y Prensa y Fondo Social de Vivienda. Durante el tiempo comprendido entre la tercera semana del mes de febrero y la primera del mes de marzo de cada año., para la recepcion de los documentos de las siguientes dependencias: Todas las dependencias adscritas a la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación. A partir de la segunda y hasta la última semana de marzo de cada año., la recepcion de los documentos de las siguientes dependencias: Todas las dependencias adscritas a la Gerencia Administrativa y Financiera. A partir de primera y hasta la segunda semana de abril de cada año, la recepcion de los documentos de las siguientes dependencias: Todas las dependencias adscritas a la Registraduría Delegada en lo Electoral.. A partir de tercera y hasta la última semana de abril de cada año., la recepcion de los documentos de las siguientes dependencias: Todas las dependencias adscritas a la Gerencia de Informatica.
21 Página 21 de 25 En consideración a que el Grupo de Compras, recepciona durante todo el año propuestas de procesos de contratación y al no contar con espacio suficiente para el archivo, podrá hacer la transferencia documental la primera semana de cada trimestre. El Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Entidad, verificará la Tabla de Retención Documental de la dependencia, para establecer si los tiempos de retención en el Archivo de Gestión de dependencia que solicita trasnferir sus documentos al Arcchivo Central han cumplido el tiempo, con el fin de autorizar su tranferencia y atendiendo al plan de entrega, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la documentación, para facilitar posteriormente su recuperación y consulta. El Inventario documental, deberá ser remitido en forma física y por medio electrtrónico al Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia para su verificación y custodia. Préstamos y consulta de expedientes documentales Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora o el responsable del Archivo Central deberá diligenciar el formato TESTIGO PRESTAMO DE DOCUMENTOS OFICINAS DE GESTION YARCHIVO CENTRAL, en el cual se consigna entre otros la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y quien hace la entrega así como la y la fecha de devolución. Se debe establecer un término perentorio para su devolución, vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora o del Archivo central, deberá hacer exigible su devolución inmediata El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia. Objetivo CONSERVACION PREVENTIVA EN
22 Página 22 de 25 Conocer los principales aspectos que se deben considerar a la hora de manipular la documentación que se conserva en un archivo de oficina, de tal forma que se garantice su preservación a lo largo de todo el ciclo vital del documento. Consideraciones Generales para la Preservación del Material de Archivo de Oficina De acuerdo con la normatividad vigente, en particular la Ley y el Reglamento General de Archivos, así como el Acuerdo 048 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación, todas las instituciones son responsables de la conservación de sus documentos. Es un proceso encaminado a adoptar medidas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Con estas medidas se pretende evitar deterioro a los documentos, el cual en casos extremos es factible corregir únicamente con la restauración, lo que resulta costoso y dispendioso. El deterioro de los soportes es común por mal manejo y exposición de los mismos a malas condiciones de conservación. Si el deterioro se previene, evita a la entidad incurrir en gastos elevados para limpieza, desinfección y restitución de valores estéticos cuando se trata de archivos históricos. Con el fin de garantizar la preservación de los documentos que se conservan en los archivo de oficina, es necesario seguir algunas medidas de conservación preventiva, de acuerdo con las siguientes pautas Cuando un documento tenga soportes, que necesiten estar unidos, deberán sujetarse con clip plástico. Podrán utilizarse ganchos de cosedora, colocando un trozo de papel blanco que sirva de aislante al deterioro por oxidación. Papel aislante para el gancho de cosedora
23 Página 23 de 25 En lo posible se debe evitar el legajado de los documentos. Si el caso es extremo deberá utilizarse ganchos legajadores plásticos, elaborando los documentos con un margen de cuatro (4) cms de margen izquierda de acuerdo con el Manual de Imagen Corporativa de la RNEC, para no afectar la integridad de la información contenida en el mismo, y en todo caso si se deben coser los documentos utilizan un pedazo de papel blanco como aislante del deterioro por oxidación. Al interior de cada carpeta deberá evitarse que los documentos sean doblados o rasgados. Los archivadores siempre deben mantenerse limpios, evitando el contacto con el polvo y la humedad. Periódicamente deberá hacerse monitoreos de las condiciones medioambientales y del estado de conservación de los documentos, de acuerdo con las pautas que sobre el particular establezca el Archivo General de la Nación. Las carpetas no deben ser sobrecargadas con un gran volumen documental. Estas deben contener un máximo de 200 folios (hojas), debido a que se pueden ocasionar deterioros por rasgaduras y manchado. SUSPENSIÓN DEL USO DEL AZ EN LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD El uso de AZ no es adecuado para el almacenamiento de la documentación, aunque aparentemente su manejo es práctico en el momento que se llena la carpeta dificulta su consulta y si no esta llena ocupa un espacio considerable. Adicionalmente, originan deterioro por rasgaduras debido a la forma en que quedan dispuestos los documentos y al gran volumen de hojas que se almacenan. Por lo anterior, el Comité de Archivo de la Entidad en sesión del 6 de agosto de 2012 manifestó que en consideración al Hallazgo presentado por el Grupo de Inspección y Vigilancia del Archivo General de la Nación, relacionado con el uso generalizado del AZ, el cual no es una unidad de almacenamiento recomendado para el archivo de las series documentales que viene realizando la Registraduría Nacional, tomo la decisión de suspender la utilización del AZ en la Entidad, motivo por el cual la Coordinación de Almacén e Inventarios retiró este artículo, del catalogo de suministros que se realiza a través del contrato de Outsourcing. En ese entendido, esas unidades de almacenamiento deben ser reemplazadas por carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo 320g/m2, cartulina Bristol Bond). Para su almacenamiento el estilo de la carpeta con pestaña vertical u horizontal depende de
24 Página 24 de 25 la estantería de que se disponga. Las carpetas se deben marcar en la parte externa, de acuerdo con el nombre de la serie y subserie documental, estipulada en la Tabla de Retención Documental. Prohibiciones Los funcionarios no deben comer, beber o fumar cerca de los archivos, además de ser una prohibición en los establecimientos públicos, los residuos de alimentos, bebidas o cigarrillos, traen diferentes riesgos de deterioro. Por ejemplo los alimentos provocan la generación de microorganismos y colonias de diferentes bacterias y hongos, además que atraen fácilmente insectos y roedores; las bebidas presentan alto riesgo para el deterioro por manchado y destrucción total o parcial de los soportes y de la información, y el cigarrillo puede generar deterioros por manchado o en casos graves por incendio. Los muebles para archivo son diseñados para albergar documentos, por lo tanto, no es acertado mantener dentro de los mismos otros elementos diferentes, tales como zapatos, comida, carteras, paraguas, ropa, herramientas y líquidos (varsol, gasolina, esmaltes), entre otros. DISPOSICION FINAL DE COPIAS Los responsables de las Dependencias de la Entidad, que posean documentos no originales o que no hacen parte de los relacionados en las Tablas de Retención Documental, y aquellos que una vez hayan transcurrido el término de retención en el Archivo de Gestión y que no se haya contemplado su transferencia al Archivo Central, deberán solicitar autorización de la eliminación de series documentales, al Comité o Subcomité de Archivo para lo cual relacionará la documentación respectiva para su estudio y aprobación en el Formato AUTORIZACION DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS, explicando los motivos que justifiquen la solicitud. El Comité o Subcomité de Archivo, antes de autorizar la eliminación de los expedientes verificará que haya vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, contemplará que un porcentaje de estos documentos, que por motivo de su valor para la historia, la investigación, la ciencia, la cultura, así como para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental, sería necesaria su conservación, motivo por el cual se apoyará en los responsables de las áreas productoras de estos documentos. Una vez el Comité o Subcomité de Archivo haya aprobado la eliminación de los documentos, estos se deberán remitir al Almacén General para iniciar los trámites
25 Página 25 de 25 de Venta. Para el caso del nivel desconcentrado, el Subcomité de Archivo desarrollara el trámite correspondiente hasta realizar la venta y de ello informará y enviará las actas y los soportes al Almacén General sobre el proceso de realizado. Los documentos eliminados podrán tener uno de los siguientes destinos: Destrucción: Dependiendo de la importancia o trascendencia del contenido de la copia del documento, como por ejemplo: consignaciones bancarias, estados financieros, propuestas para contratar o licitar, informes de cuentas bancarias, u otros cuya confidencialidad deba preservarse, se dispondrá su destrucción y se levantara el acta donde conste de tales hechos. Esta acta de destrucción deberá ser suscrita por el responsable de la dependencia y de un funcionario de la misma designado para tal efecto. Es importante, tener en cuenta que no se debe utilizar la destrucción por medio de la incineración de los documentos, dado que la misma puede afectar gravemente el ambiente, siendo viables otros medios de eliminación que inclusive comprenden el reciclaje. Venta: El Comité o subcomité de archivo según el caso, podrá autorizar la venta de copias de documentación que no entran en la anterior categoría o que por su contenido no se considera que su venta viole la reserva o confidencialidad. Igualmente, el Subcomité de Archivo, podrán ordenar la venta de los documentos electorales de que trata los artículos 209 del código electoral y 25 de la ley 134 de 1994, siempre y cuando se hayan vencido los términos o resueltas las acciones jurídicas interpuestas.
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