Source: https://www.bielefeld.de/de/pg.html
Timestamp: 2020-05-30 16:22:59+00:00

Document:
Bielefeld - Posteingang
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Bielefeld
[Stand Mai 2019]
Die Stadt Bielefeld bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126 a und 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Bielefeld die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Stadt Bielefeld eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten.
Grundsätze der elektronischen Kommunkation
a)	Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.Bielefeld.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen rechtlich formlosen Vorgängen möglich.
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse eingerichtet: posteingang@bielefeld.de
Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des oder der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.
b)	Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Zurzeit können bei der Stadt Bielefeld noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, für die die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
Zugang über De-Mail:
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87 a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Bielefeld elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.
info@bielefeld.de-mail.de
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, das Amt für Jugend und Familie -Jugendamt- und einige Bereiche des Amtes für Soziale Leistungen -Sozialamt- per De-Mail direkt zu kontaktieren:
-Jugendamt- jugendamt@bielefeld.de-mail.de
Team Bildung und Teilhabe: but@bielefeld.de-mail.de
Ausbildungsförderung: ausbildungsfoerderung@bielefeld.de-mail.de
Wohnungshilfen:
(Wohngeld, Wohnberechtigungsscheine, Freistellungen) wohnungshilfen@bielefeld.de-mail.de
c)	Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bielefeld nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Microsoft Word (*.docx *.odt)
Microsoft Excel (*.xlsx *.ods)
Microsoft Powerpoint (*.pptx *.odp)
Für Bilder die Formate *.jpg, *.gif, *.tif und *.png
Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), werden Sie gebeten, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Aus technischen Gründen können Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte nicht entgegen genommen werden.
d)	Verschlüsselte Kommunikation
Die Stadt Bielefeld kann über das Mail-Protokoll S/MIME eine verschlüsselte Kommunikation anbieten. Dazu müssen auf Seiten des Versenders einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Das Mail-Programm des Versenders muss S/MIME unterstützen. Gängige Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook) unterstützen dieses Protokoll.
Die Stadt Bielefeld hat eine Kette von Zertifikaten für die Mail-Adresse info@bielefeld.de erstellt. Dies sind drei verschiedene Zertifikate, die für die Nutzung im Mail-Client dort importiert werden müssen:
Zertifikate info@bielefeld.de (ZIP-Archiv)
Der Versender muss ebenfalls ein eigenes S/MIME-Zertifikat besitzen und dies in seinen Mail-Client importiert haben.
Die E-Mail an die Stadt Bielefeld kann nur an die o.g. zentrale Adresse gerichtet werden. Wenn der Versender nur in Richtung der Stadt kommuniziert, muss für den o.g. Empfänger die Verschlüsselung auch eingeschaltet sein.
Soll auch die Kommunikation in Rückrichtung, also von der Stadt in Richtung Bürger/Unternehmen, verschlüsselt werden, ist eine erste E-Mail an die Stadt nicht nur zu verschlüsseln, sondern auch elektronisch mit dem eigenen Zertifikat zu signieren. Dadurch wird der öffentliche Schlüssel des Zertifikates sofort mit an die Stadt gesandt und kann für die Verschlüsselung des Rückkanals verwendet werden.
Achtung: Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Mailkommunikation zwischen allen städtischen Postfächern und dem externen Kommunikationspartner verschlüsselt stattfinden. Alternative Mail-Clients (z.B. Apps im Smartphone oder Web-Mail-Oberflächen) können dann die Mails nicht anzeigen. Es muss mit dem gleichen Mail-Client wie beim Versenden gearbeitet werden.
Ein verschlüsselter Mail-Zugang über das Verschlüsselungsprotokoll PGP wird derzeit von der Stadt Bielefeld nicht angeboten!
e) Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit Spam-Mails
Wenn Sie der Stadt Bielefeld eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.
f)	Web-Formulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL/TLS-Technologie mit 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der die 128 Bit-Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet-Explorer oder Firefox in der jeweils aktuellen Version).
Alle vorstehenden Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bielefeld. Sie gelten nicht für Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Fax 0521 51-6895
E-Mail:	 datenschutzbeauftragter@bielefeld.de

References: § 3
 § 2
 § 5
 § 3
 § 36
 § 87