Source: https://es.scribd.com/doc/145184355/SUNAI-Manual-de-Normas
Timestamp: 2016-09-30 20:54:56+00:00

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SUNAI - Manual de Normas
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MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN ................................................................................ 3 2. BASE LEGAL ..................................................................................... 4 3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS (SIGECOF) ....................................................................... 6 3.1.- Aspectos Generales................................................................... 6 3.2.- Sub-Sistemas que Conforman el SIGECOF .................................. 7 4. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE 4.1.-Aspectos Generales.................................................................. 20 4.2.-Normas Generales de Control Interno........................................ 21 4.3.-Normas Básicas de Control Interno Relativas a la Organización de los Organismos y Entes Públicos ............................................... 29 4.4.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de Contabilidad ............................................................................ 33 4.5.-Normas Básicas Relativas a la Auditoría Interna ......................... 36 4.6.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de Presupuesto ............................................................................ 38 4.7.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Pagos de la Administración Central y Entes Descentralizados Funcionalmente 40 4.8.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Ingresos 44 4.9.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Ejecución Presupuestaria ........................................................................ 45 4.10.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Compras y Contrataciones ........................................................................ 54 4.11.-Normas Básicas de Control Interno de Bienes e Inversiones en Proyectos................................................................................ 57 4.12.-Normas Básicas de Control Interno para el Ciclo de Crédito Público .............................................................................................. 61 4.13.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de Administración de Recursos Humanos ....................................... 68 5. INSTRUCTIVO PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES .................................... 71 ANEXOS A. Modelo Genérico de los Ciclos de Actividades de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente ................................... 73 B. Indicadores de Gestión ...............................……………………………..75 C. Abreviaturas…………………………………………..……………………………….97
La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), actuando en su carácter de órgano rector del control interno, así como de la dirección de la auditoría interna en la administración central y descentralizada funcionalmente, excluido el Banco Central de Venezuela, ha realizado la actualización del Manual de Control Interno dictado por la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC), publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 5.275, de fecha 17 de noviembre de 1998, que contiene las normas mínimas de control interno que deben ser adoptadas por los funcionarios responsables del manejo y control de los recursos y bienes de la administración central y descentralizada funcionalmente. Su propósito principal es servir de guía para el establecimiento de los sistemas de control interno en los entes públicos. Las normas de control interno originalmente se desarrollaron para un modelo genérico de los ciclos de actividades de la administración central, el cual fue concebido después del levantamiento y análisis de las operaciones en cuatro ministerios de diferente naturaleza, y el análisis del modelo conceptual del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), desarrollado por el personal del proyecto. La identificación de los ciclos de actividades se hizo por intermedio de una comparación con los ciclos de actividades de una empresa privada, pero sin dejar de tomar en cuenta el carácter público de los organismos; al mismo tiempo es necesario resaltar que las actividades de procesamiento de datos y registro contable están inmersas en cada ciclo. Las normas incluidas en la presente actualización se hacen extensivas a los entes descentralizados funcionalmente de conformidad con lo establecido en el artículo 138 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP). Los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales, así como las empresas en las que el Estado tenga participación mayoritaria, se regirán por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y por las Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGA). El Manual ha sido concebido sólo como un instrumento orientador, puesto que no cubre todos los ciclos ni prescribe soluciones para problemas particulares. El uso del Manual debe ser acompañado con consultas al personal de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) para casos que requieran un juicio profesional. Además, servirá de marco referencial para el personal de otras disciplinas, que requieran controlar áreas específicas.
Además. Normas de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). las Normas Generales de Control Interno y de Auditoría de Estado. • Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional (Gaceta Oficial N° 37. se toman en consideración los documentos internacionales siguientes: Manuales Normativos de la Sindicatura General de la Nación (SIGEN) de Argentina. dictadas por la Contraloría General de la República (CGR). las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y el Informe COSO emitido en el año 1992 por el “Committee of Sponsoring Organization of Tradeway Comisión”. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su reglamento. 4 y el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional. la Asociación Americana de Contabilidad.783. de fecha 25 de septiembre de 2003). de fecha 31 de mayo de 2005). trabajo encomendado por el Instituto Americano de Contadores Públicos. 2. • Reforma Parcial del Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. el Instituto de Auditores Internos.781 Extraordinario. • Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (Gaceta Oficial N° 38. Políticas del Banco Interamericano de Desarrollo sobre Control y Auditoría de Entidades y Proyectos. sobre el Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial N° 5. 3. Manual de Contabilidad del Banco Mundial.198. BASE LEGAL • Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. será actualizado por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI). 2.El Manual se fundamenta en la normativa legal vigente para la Administración Pública que se indica a continuación: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos 1. el Instituto de Administración y Contabilidad y el Instituto de Ejecutivos Financieros.
. de fecha 12 de agosto de 2005). cuando se estime pertinente. El Manual de Control Interno. Normas de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
de fecha 19 de junio de 1997).100. de fecha 17 de junio de 1997). de fecha 04 de diciembre de 1996).• Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. • Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N° 37. de fecha 17 de diciembre de 2001). de fecha 29 de diciembre de 2002).522. sobre el Sistema de Tesorería (Gaceta Oficial N° 37.
. dictadas por la Contraloría General de la República (Gaceta Oficial N° 36. de fecha 16 de septiembre de 1996). • Ley Orgánica del Trabajo (Gaceta Oficial N° 5.623 Extraordinario. • Normas Generales de Auditoría de Estado. de fecha 28 de enero de 2005). de fecha 17 de junio de 1997). • Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial N° 37.305. dictadas por la Contraloría General de la República (Gaceta Oficial N° 36. • Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.152 Extraordinario. sobre el Sistema de Crédito Público (Gaceta Oficial N° 38.347.419.096 Extraordinario. • Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5. • Normas Generales de Control Interno. • Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras Públicas (Gaceta Oficial N° 5.229. sobre el Sistema de Contabilidad Pública (Gaceta Oficial N° 5.229. • Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. • Ley Orgánica de la Administración Pública (Gaceta Oficial N° 37. de fecha 06 de septiembre de 2002). de fecha 27 de diciembre de 1996). de fecha 09 de abril de 2002).117. de fecha 17 de octubre de 2001).128 Extraordinario. • Normas Generales de Contabilidad del Sector Público (Gaceta Oficial N° 36.
242. • Decreto con Rango de Fuerza de Ley Orgánica sobre promoción de la Inversión Privada bajo el Régimen de Concesiones (Gaceta Oficial N° 5.165. • Simplificar y automatizar los procesos de la administración financiera. • Fortalecer las funciones del gasto público y auditoría interna en los organismos públicos mediante la creación de un órgano rector de control y auditoría interna del Ejecutivo Nacional. de fecha 07 de abril de 2003). SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FINANZAS PÚBLICAS (SIGECOF) 3.394 Extraordinario. de fecha 13 de abril de 2005). • Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Estudios y Proyectos (Gaceta Oficial N° 30. referido al uso del software libre. En fecha 5 de septiembre de 2000.• Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N° 38. • Decreto con rango y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación N° 3.Aspectos Generales En el año 1995.637 Extraordinario. de fecha 25 de octubre de 1999).1.. el Presidente de la República. a fin de que su objeto atienda prioritariamente a la implantación Y CONTROL DE LAS
. la cual le otorga base legal al SIGECOF y ordena la reestructuración al referido Programa de Modernización de las Finanzas Pública.390 (Gaceta Oficial N° 38. el Presidente de la República. promulga la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. cuyos propósitos son los siguientes: • Desarrollar e implantar el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF). de fecha 03 de agosto 2005). de fecha 03 de septiembre de 1975). en ejercicio de sus atribuciones decretó la elaboración del Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado. Hugo Chávez Frías.785. de fecha 01 de junio de 1981). • Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial N° 2. • Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial N° 5. 3.818 Extraordinario.
Tesorería.. los organismos ordenadores de compromisos y pagos suministran información a la ONAPRE sobre los gastos ejecutados. es el órgano rector del Sistema Presupuestario Público. la cual analiza y propone las modificaciones que sean necesarias.2.Sub-Sistemas que Conforman el SIGECOF El SIGECOF comprende los siguientes subsistemas: Presupuesto. Bienes Nacionales y Control Interno.Sistema de Presupuesto El Sistema Presupuestario está integrado por el conjunto de principios. 3. (Decreto N° 570 del 23/2/95). normas y procedimientos técnicos que permiten valorar. Las oficinas de presupuesto de cada entidad deberán mantener una estrecha relación con el órgano rector y con los demás sistemas de la administración financiera.Sistema de Contabilidad Pública El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios. Compras. la ONAPRE recibe información referente a los recursos y gastos de la Administración Pública Nacional. órganos. En la fase de ejecución. Tiene como propósito fundamental el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico financiera de la República y de sus entes descentralizados e informar sobre la gestión financiera de los organismos públicos de manera oportuna.2.
. Contabilidad. Al final del ejercicio hará una evaluación sobre los objetivos y metas alcanzadas. confiable y eficiente. los cuales debe revisar y emitir un informe sobre el estado de la ejecución.de los sistemas de administración financiera y el sistema de control interno (LOAFSP). 3. órganos. 3. Por intermedio del SIGECOF. normas y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de los entes y órganos del Sector Público..2. Crédito Público. así como producir información financiera para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.1.2. procesar y exponer los hechos económicos-financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados.. La Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Principales características del sistema contable: • Es único. integrado.El Sistema de Contabilidad Pública tiene entre sus funciones: • Registrar sistemáticamente todas las transacciones que afecten la situación económico financiera de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente. de tesorería y patrimonial de la República y sus entes descentralizados. aplicable a todos los órganos de la República. • Permite conocer permanentemente la gestión presupuestaria.
. • Producir estados financieros básicos de un sistema contable (activos. los estados financieros y la respectiva documentación de apoyo. • Consolida los estados financieros de la República y sus entes descentralizados. • Suministrar información necesaria para la formación de las cuentas nacionales. patrimonio. • En el futuro. dictadas por la Contraloría General de la República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación aplicables al sector público. ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control y la auditoría interna y externa. • Presentar la información contable. • Está fundamentado en las normas generales de contabilidad. deberá determinar los costos de las operaciones públicas. ingresos y gastos) de los entes públicos sometidos al sistema. • Producir información financiera necesaria para la toma de decisiones. pasivos. • Está soportado electrónicamente.
• Llevar la contabilidad central de la República y elaborar los estados financieros correspondientes. los demás estados financieros que convenientes. a su aprobación por éstas. • Organizar el sistema contable de tal forma que permita conocer permanentemente la gestión presupuestaria. mediante instrucciones y modelos que se publicarán en la Gaceta Oficial. realizando las operaciones de ajuste. • Emitir opinión sobre los planes de cuentas y sistemas contables de las sociedades del Estado. en forma previa. presentar Asamblea considere Asamblea
. • Llevar en cuenta especial. • Asesorar y asistir técnicamente a los organismos y entes en la implantación de las normas. • Elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe anualmente el Ministerio de Finanzas ante la Nacional. de tesorería y patrimonial de la República y sus entes descentralizados. • Consolidar los estados financieros de la República y sus entes descentralizados. procedimientos y sistemas de contabilidad que prescriba. • Prescribir los sistemas de contabilidad para la República y sus entes descentralizados sin fines empresariales.La Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP) es el órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública y como tal le corresponden las siguientes atribuciones (LOAFSP): • Dictar las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos específicos que considere necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública. apertura y cierre de la misma. el movimiento de las erogaciones con cargo a los recursos originados en las operaciones de crédito público de la República y de sus entes descentralizados. así como los que solicite la misma Nacional y la Contraloría General de la República.
. • Coordinar la actividad y vigilar el funcionamiento de las oficinas de contabilidad de los órganos de la República y de sus entes descentralizados sin fines empresariales. la percepción de ingresos y la realización de pagos. órganos. • Elaborar las cuentas económicas del sector público. • Custodiar los fondos y valores pertenecientes a la República. procedimientos y sistemas de contabilidad prescritos y ordenar los ajustes que estime procedentes. conjuntamente con la ONAPRE. La Oficina Nacional del Tesoro (ONT) es el órgano rector del Sistema de Tesorería y como tal. • Dictar las normas e instrucciones técnicas necesarias para la organización y funcionamiento del archivo de documentación financiera de la administración nacional. 3. las actividades de custodia de fondos. • Percibir los productos en numerario de los ingresos públicos nacionales.. para el Sector Público Nacional (LOAFSP).3. la programación de los órganos y entes regidos por la Ley de Presupuesto y programar el flujo de fondos de la República. El servicio de tesorería comprende.2.• Evaluar la aplicación de las normas. a los fines de su actualización permanente. le corresponden las siguientes atribuciones: • Participar en la formulación y coordinación de la política financiera. • Aprobar. fundamentalmente. • Promover o realizar los estudios que considere necesarios sobre la normativa vigente en materia de contabilidad.Sistema de Tesorería El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios. de acuerdo con el sistema de cuentas nacionales. normas y procedimientos a través de los cuales se presta el servicio de tesorería.
así como en la formación del acuerdo anual de políticas sobre esas materias. • Los fondos del Tesoro Nacional pueden ser colocados en el mercado de capitales en los términos y condiciones que señale el Ministro de Finanzas.• Hacer los pagos autorizados por el Presupuesto de la República conforme a la ley. • Participar en la coordinación macroeconómica concerniente a la política fiscal y monetaria. • El pronóstico de flujo de caja del sector público no financiero se utiliza cómo instrumento principal de programación y
. • Elaborar anualmente el presupuesto de caja del sector público nacional y realizar el seguimiento y evaluación de su ejecución. forma y condiciones que establezca el Ejecutivo Nacional. • En lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos. • Administrar el sistema de cuenta única del Tesoro Nacional que establece la LOAFSP. oída la opinión del Tesorero Nacional y conforme a lo dispuesto en el respectivo Reglamento. Las características de este sistema son las siguientes: • Rige el principio de unidad de caja (Cuenta Única del Tesoro). estableciendo lineamientos sobre mantenimiento y utilización de los saldos de caja. percepción de ingresos y realización de pagos. • Distribuir en el tiempo y en el territorio las disponibilidades dinerarias para la puntual satisfacción de las obligaciones de la República. • Registrar contablemente los movimientos de ingresos y egresos del Tesoro Nacional. • Determinar las necesidades de emisión y colocación de letras del tesoro. con las limitaciones establecidas en la LOAFSP. el servicio de tesorería podrá ser extendido a los entes descentralizados de la República en la oportunidad. y solicitar de la Oficina Nacional de Crédito Público la realización de estas operaciones.
Conciliación bancaria. normas. recursos y procedimientos administrativos que intervienen en las operaciones de crédito público que realizan los entes del Estado. integrado a los demás subsistemas. El subsistema de tesorería en los entes descentralizados sin fines empresariales debe funcionar como parte del sistema de administración financiera de la organización. posibilitándose el manejo de información en tiempo real. con el objeto de captar medios de financiamiento.4. recibirán lineamientos y cumplirán normas dictadas por la Oficina Nacional del Tesoro. • Dictará normas e instrucciones técnicas necesarias para el funcionamiento del servicio y propondrá las normas reglamentarias pertinentes. • Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Realización de Pagos. las cuales deberán ser observadas por ellos a fin de articular coherentemente su gestión de tesorería.Sistema de Crédito Público El sistema de Crédito Público comprende el conjunto de principios. la coordinación de la planificación financiera del Sector Público Nacional.evaluación de la ejecución de los ingresos y pagos de dicho sector.
3. • La Oficina Nacional del Tesoro actuará como unidad especializada para la gestión financiera del tesoro. las
. en consideración con la política financiera de la República. organismos. Custodia de valores. Percepción de ingresos. Colocaciones financieras. Las operaciones de crédito público se rigen por la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento. La gestión de tesorería en los entes descentralizados sin fines empresariales comprende los siguientes procesos básicos: • • • • • • Programación financiera o de caja..2. al operar bajo el criterio de unicidad del registro.
• Dirigir y coordinar las gestiones de autorización. canje. • Dictar normas técnicas que regulen los procedimientos de emisión.previsiones de la Ley del Marco Plurianual del Presupuesto y por las leyes especiales. resoluciones y convenios relativos a cada operación. la negociación y la celebración de las operaciones de crédito público. que elabora el Ministerio de Finanzas en coordinación con el Ministerio de Planificación y Desarrollo. El endeudamiento resultante de las operaciones de crédito público. de manera que los ingresos ordinarios sean suficientes para cubrir los gastos ordinarios.
. y el Banco Central de Venezuela. depósito. La cual se clasifica en interna y externa. operaciones de mercado y cancelación de la deuda pública. colocación. le corresponden las atribuciones siguientes: • Participar en la formulación de los aspectos crediticios de la política financiera que elabore el Ministerio de Finanzas para el sector Público Nacional. • Dictar normas técnicas que regulen contratación y amortización de préstamos. El Marco plurianual del Presupuesto.
• Registrar las operaciones de crédito público en forma integrada al sistema de contabilidad pública. se denomina Deuda Pública. sorteos. decretos. La Oficina Nacional de Crédito Público (ONCP) es el órgano rector del Sistema de Crédito Público y como tal. • Proponer el monto máximo de endeudamiento que podrá contraer la República en cada ejercicio presupuestario definidas por el Ejecutivo Nacional. la negociación. establece los límites máximos de gasto y de endeudamiento que se contemplarán en los presupuestos nacionales para un período de tres años. los indicadores y demás reglas de disciplina fiscal que permitan asegurar la solvencia y sostenibilidad fiscal y equilibrar la gestión financiera nacional en dicho período.
el monto máximo de endeudamiento neto que podrá contraer durante ese ejercicio. así como el monto máximo en letras del Tesoro que podrán estar en circulación al cierre del respectivo ejercicio Presupuestario. registro y análisis de las cotizaciones. Las características de este sistema son las siguientes: • Las operaciones de crédito público tienen por objetivo arbitrar los recursos o fondos para realizar inversiones reproductivas. para su autorización (mediante ley especial que será promulgada simultáneamente con la Ley de Presupuesto). • Emitir la información requerida por la Asamblea Nacional. otorgada mediante ley especial. órganos. el Ejecutivo presentará ante la Asamblea Nacional. normas y procedimientos que intervienen desde que se elabora la requisición de compras.5.. • Dirigir y coordinar las relaciones con inversionistas y agencias calificadoras de riesgos.2.• Realizar las estimaciones y proyecciones presupuestarias del servicio de la deuda pública y supervisar su cumplimiento. 3.
. • Velar porque los recursos obtenidos de las operaciones de crédito público se empleen en los fines originalmente previstos. hasta la selección del proveedor o contratista y emisión de la Orden de Compra (creación del compromiso por la persona autorizada). el monto máximo de las operaciones de crédito público a contratar durante el ejercicio presupuestario respectivo por la República.Sistema de Compras El Sistema de Compras comprende el conjunto de principios. atender casos de evidente necesidad o de conveniencia nacional y cubrir necesidades transitorias de tesorería. • Los entes u organismos regidos por la LOAFSP no podrán celebrar ninguna operación de crédito público sin la autorización de Asamblea Nacional. • Conjuntamente con el proyecto de Ley de Presupuesto. revisión de la disponibilidad.
el órgano rector del mismo es la Oficina Nacional de Contabilidad (ONCOP). • Interfaces en el Registro Nacional de Contratistas..2. • Condiciones en que se encuentran los activos. así como el correspondiente a los entes descentralizados sin fines empresariales. • Permitir el seguimiento de las Órdenes de Compra.. salvaguardar los recursos. por lo tanto. programas y presupuestos. Las características fundamentales del sistema de bienes son las siguientes: • Adquisición de los bienes a precios justos y razonables. 3. • Interfaces con el Registro Nacional de Contratistas. Este sistema es un auxiliar del Sistema Contable. estimular el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes. • Vinculación directa con el sistema de compras.2. • Registro del gasto por adquisición de bienes en todas sus fases (compromiso. los objetivos y metas propuestas (Reglamento sobre la
. 3. • Reintegrar los compromisos (presupuestariamente y contablemente). desde el inicio hasta la emisión.Sistema de Bienes El Sistema de Bienes comprende el registro y control de los bienes de la República.Entre sus características están las siguientes: • Permitir la comparación de precios (precio indicativo). • Catalogación de los Bienes y Materias. • Registro contable y control físico de los bienes. • Catálogo de Bienes y Materias.7.Sistema de Control Interno El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto promover el acatamiento de las normas legales. • Verificar la disponibilidad presupuestaria.6. verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil. confiable y oportuna. en todas sus fases. en concordancia con las políticas prescritas. • Seguimiento de las adquisiciones. • Codificación uniforme y particularizada. causado y pago). • Inventario periódico de los bienes. promover la eficiencia de las operaciones.
clasificación. de acuerdo con las normas de coordinación dictadas por la Contraloría General de la República. financiera u operacional. • Realizar o coordinar las auditorías que estime necesarias. • Dictar pautas de control interno. • Orientar la evaluación de proyectos. económicos. oída la opinión de los respectivos órganos de auditoría interna. o por procesos. Las unidades de auditoría interna de los organismos cuyos titulares dependen jerárquicamente de la máxima autoridad de los mismos actúan coordinadas técnicamente por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI). abarcar los aspectos presupuestarios. patrimoniales. normativos y de gestión. El sistema de control interno comprende el plan de organización. seguridad y protección de los recursos y bienes que integran el patrimonio público. El sistema de control interno de cada ente u organismo debe ser integral e integrado.
.Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional). Funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. programas y operaciones. de legalidad o de gestión que considere necesarios. las políticas y normas. incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo. El órgano rector del sistema de control interno es la SUNAI y como tal le corresponden (LOAFSP) las atribuciones siguientes: • Orientar el control interno y facilitar el control externo. registro. para evaluar el sistema de control interno en los organismos y entes de la administración central y descentralizada funcionalmente. financieros. así como realizar las auditorías financieras. así como los procedimientos adoptados para la autorización. evaluación. especificas por área administrativa. procesamiento. • Prescribir normas de auditoría interna y dirigir su aplicación por parte de las unidades de auditoría interna. verificación. así como la evaluación de programas y proyectos.
en materia de control y auditoría.• Velar por la adopción de adecuados procedimientos para procurar que se pacten precios justos y razonables en la adquisición de bienes y servicios y orientar. • Proponer medidas para el mejoramiento continuo de la organización. la eficiencia de los procesos correspondientes. • Apoyar los programas de complementación del control externo e interno. • Realizar y promover actividades de adiestramiento capacitación de personal. en general. • Promover la oportuna rendición de cuentas de los funcionarios encargados de la administración. • Formular directamente a los organismos o entidades. sin perjuicio de las atribuciones de la Contraloría General de la República. de las recomendaciones formuladas por los órganos de auditoría interna. el ejercicio del control externo. custodia o manejo de fondos o bienes públicos. y
. • Velar por el acatamiento. las recomendaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría interna y de los criterios de economía. • Supervisar técnicamente las unidades de auditoría interna. con vista a la debida coordinación entre ambos sistemas y facilitar. • Vigilar la aplicación de las normas dictadas por los órganos rectores de los sistemas de administración financiera del sector público nacional e informar los incumplimientos observados. eficacia y eficiencia. • Establecer requisitos de calidad técnica para el personal de auditoría de la administración financiera del sector público y de consultores especializados en las materias vinculadas y mantener un registro de auditores y consultores. especialmente. aprobar sus planes de trabajo y orientar y vigilar su ejecución. de acuerdo con las normas que dicte la Contraloría General de la República. por parte de las autoridades competentes. estructura y procedimientos de las unidades de auditoría interna.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. • Confiabilidad de la Información Financiera. mala gestión. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización. así como productos y servicios de la calidad esperada. tendentes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: • Promover operaciones metódicas. confiables y presentados correctamente en informes oportunos. • Preservar al patrimonio frente a pérdidas por despilfarro.• Atender las consultas que se formulen en el área de su competencia. gerencia y otro personal para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: • Efectividad y eficiencia de las operaciones. eficientes y eficaces. así como la auditoría interna (LOAFSP). estructura y fines de la organización. procedimientos y otras medidas de una institución. en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano. • Elaborar y obtener datos financieros y de gestión completos. abuso.
. métodos. • Respetar las leyes. fraudes o irregularidades. estimular la adhesión de los integrantes de la organización a sus políticas y objetivos. reglamentaciones y directivas. económicas. Concepto Informe COSO El Control Interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad. Definiciones de Control Interno En cada Organismo o ente se debe establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza. Concepto INTOSAI Plan de organización y el conjunto de planes. errores.
Conceptos Fundamentales de esta Definición • El control interno es un proceso. • Revisiones del desempeño. • La supervisión y monitoreo de los controles. • Compromiso con la competencia.
. • Los procesos de valoración de riesgos de la organización. El control interno que pretendiese dar una seguridad absoluta. no es sólo políticas. • El control interno. acerca de la consecución de los objetivos de la entidad. • El control interno es efectuado por personas. ya que se ve afectado por limitaciones que son inherentes a todos los controles. • Participación de quienes están a cargo del gobierno. • Los sistemas de información y comunicación. Procedimientos de Control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas de la administración: • Procesamiento de información. sería antieconómico y asfixiaría la actividad de la organización. Componentes del Control Interno • El ambiente de control. por muy bien que esté diseñado e implantado. • Los procedimientos de control. es un medio hacia un fin y no un fin en si mismo. • Asignación de autoridad y responsabilidad. • Estructura organizacional. sólo puede aportar un grado razonable de seguridad. Elementos del Ambiente de Control • Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores éticos. manuales y formatos sino personas a todos los niveles de la organización. • Controles físicos. • Políticas y prácticas de Recursos Humanos. • Filosofía y estilo de operación de la administración.
orientada hacia los objetivos y metas fijadas por las máximas autoridades. Subsistema de Recursos Humanos Requiere contar con personal eficiente y calificado para la ejecución de las actividades.• Segregación de funciones. veraz y oportuna para la toma de decisiones..1. El sistema de ejecución y control de las operaciones comprende los subsistemas siguientes: Subsistema Directivo Donde se formulan las políticas y se toman las decisiones al más alto nivel a ser ejecutadas en los niveles operacionales..
. Subsistema Operacional Integrado por las normas y procedimientos que regulan la ejecución de las actividades a nivel operacional.NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE 4.ASPECTOS GENERALES Objeto Las presentes normas de control interno tienen por objeto orientar el establecimiento y las mejoras de los sistemas de control interno de los organismos públicos pertenecientes a la Administración Pública Nacional central y descentralizada funcionalmente. 4. Elementos que Componen el Sistema de Control Interno Estructura Organizativa Cada entidad debe disponer de una organización formal y actualizada. Subsistema de Información Cuya función es apoyar a la gestión con información confiable.
Ámbito Las presentes normas están dirigidas a los organismos administración central y descentralizada funcionalmente. así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización. financieros. Carácter Estas normas de control interno son directrices en la materia.1. normas. de lo contrario no tendría sentido su implantación. evaluación. verificación. incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. de la
. Relación Costo-Beneficio del Control Interno El sistema de control interno debe ser establecido a un costo menor a los beneficios que se esperan obtener. y de gestión. clasificación. normativos. eficacia y economía. los administradores públicos deben tomar muy en cuenta la materialidad de lo que se controla. Este abarcará los aspectos presupuestarios.. económicos. patrimoniales.Definición del Sistema de Control Interno El sistema de control interno de cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente comprende el plan de organización. seguridad y protección física de los activos. Alcance de las Normas de Control Interno Las normas de control interno tratan de establecer un nivel mínimo de calidad para el sistema de control interno de cada organismo o ente. En ningún caso estas regulaciones sustituyen las normas de control interno dictadas por la Contraloría General de la República.. así como la evaluación de programas. por lo tanto. las políticas. 4. registro. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional). por lo cual los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deberán cumplirlas. y proyectos y estará fundado en criterios de eficiencia.NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 4.2. procesamiento.2.
3.. integrados y congruentes con los objetivos generales de la institución.
.. establecer y mantener un adecuado sistema de control interno. presupuestaria. cabalidad. razonables. así como la adecuación de las acciones administrativas. 4. Los sistemas de control interno deben estar sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud a fin de detectar con prontitud cualquier desviación en el logro de las metas y objetivos programados. en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional).Objeto del Sistema de Control Interno El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto promover el acatamiento de la normativa legal. 4. Esta garantía hace relación a los riesgos del control interno para alcanzar su objetivo.2. por lo cual dichos riesgos deben ser identificados y evaluados tanto cualitativa como cuantitativamente. de acuerdo a la naturaleza. programas y presupuestos.2. estructura y fines de cada institución. Los objetivos de control interno deben ser establecidos para cada área o actividad del organismo o entidad y caracterizarse por ser aplicables. estimular y garantizar el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes. administrativa y técnica a fin de promover la eficiencia de las operaciones.4. completos.4.Responsabilidad por el Establecimiento Adecuado Sistema de Control Interno de un
La máxima autoridad de cada organismo o ente público es la responsable de organizar. verificar la exactitud. salvaguardar el patrimonio público. Es característica fundamental del sistema de control interno que el beneficio que se obtiene del mismo justifique su costo de funcionamiento. veracidad y oportunidad de la información financiera.2.2. presupuestarias y financieras a los procedimientos y normas prescritas.Garantía Razonable del Cumplimiento Objetivos del Sistema de Control Interno de los
El sistema de control interno que se implante debe proporcionar garantía razonable del cumplimiento de sus objetivos..
(Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)
.6. los hechos que los respaldan. La verificación y observancia de dicho control corresponde a los propios administradores. El control previo de los compromisos y pagos para la ejecución del presupuesto estará efectiva y explícitamente incorporado en los procesos administrativos. manuales. inserto en los procesos administrativos. esto con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos. procedimientos operativos y administrativos de cada entidad que deben ser aplicados por los administradores. 4.2.Control Interno Posterior El control interno Posterior comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de organización y en los reglamentos.Cada funcionario responderá ante su superior inmediato por el funcionamiento del sistema de control interno dentro de su ámbito de operación. procedimientos administrativos de cada entidad.. Debe ser ejercido por la administración activa.Control Interno Previo El control interno previo comprende los procedimientos incorporados en el plan de organización en los reglamentos. la conveniencia u oportunidad de su ejecución.2. manuales. de tal forma que finalmente la responsabilidad descansará en el nivel ejecutivo más alto. 4. para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia.. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional) El control previo no debe ser ejercido por unidades creadas con tal finalidad.5. antes de la adquisición de bienes y servicios o la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros para la República o el respectivo ente descentralizado. (Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema del Control Fiscal y Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional) Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos.
8. para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información gerencial y de los instrumentos de control interno incorporados en ellos. el examen de los registros y estados financieros. para determinar su pertinencia y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia..
. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional) 4. Las mismas deben estar integradas en los procedimientos y acciones normales del organismo. Ejecución Presupuestaria del Gasto que comprende compromiso.2. Se ha tomado el ciclo presupuestario como parte de los ciclos de actividades de la Administración Pública porque a través del mismo se perciben. eficacia y economía de las operaciones realizadas. causado y el Pago. procesar y registrar cualquier operación del organismo. ejecutan y controlan los recursos dispuestos por la Ley de Presupuesto aprobada por la Asamblea Nacional para el cumplimiento de las metas trazadas. detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al ejecutar. Liquidación y Recaudación de Ingresos.Ciclos Transaccionales y Objetivos de Control Interno Para cada ciclo de actividades de un organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente.2. Las técnicas permiten alcanzar los objetivos de control interno. Tales ciclos básicamente son los siguientes: Formulación del Presupuesto. En la organización y mantenimiento del sistema de control interno serán de obligatoria consideración y razonada aplicación las normas técnicas de control interno dictadas por la Contraloría General de la República y por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna. Crédito Público y Recursos Humanos.. se identificará y fijará objetivos de control interno lógicos aplicables y razonablemente completos.Técnicas de Control Interno Las técnicas de control interno son el conjunto de actividades que se emplean para prevenir.Comprende además los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados por la unidad de auditoría interna de cada entidad.7. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional) 4.
A ningún servidor público se le debe asignar funciones incompatibles como son las de autorización. 4. procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad. niveles de autoridad. custodia. de tal manera que se dificulte la colusión.
.Los objetivos de control interno son los efectos positivos que la máxima autoridad ejecutiva de la entidad se propone alcanzar o los efectos adversos que se propone evitar. y control de las operaciones con las funciones que desempeña. ejecución. • La contabilidad con respecto a los inventarios de bienes y materias. responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa deben estar claramente definidas. clasificación y registro. registro. • La función de administración de recursos humanos y el procesamiento de la nómina. y protección física. procesamiento. registro y revisión o supervisión de las operaciones.2. deberán asignarse a distintas unidades administrativas y/o funcionarios para garantizar un control adecuado y automático de dichas operaciones. mediante normas e instrucciones escritas. valores y bienes. Estos objetivos hacen relación con los requerimientos de autorización. verificación y evaluación. procesamiento de las transacciones.Segregación de Funciones En los organismos las funciones de cada cargo. Las responsabilidades y funciones en cuanto a autorización. es necesario tener precaución con respecto a los siguientes aspectos: • La contabilidad con respecto a las adquisiciones y contratos. custodia de fondos. • Autorización de los gastos con respecto a las adquisiciones y contratos. egresos de efectivo y cualesquiera otras funciones de naturaleza financiera que resulten incompatibles.. En tal sentido.9.
2. 4. del riesgo potencial de pérdidas. debe garantizarse la competencia de los servidores con evaluaciones periódicas del rendimiento y desempeño profesional.Autorización. finalidad y resultados..Restricción del Acceso a los Recursos..12. suficientemente documentadas y oportunamente registradas para poder justificar. identificar y analizar su naturaleza. Sistemas y Archivos El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados autorizados para ello..2.13.Respaldo del Personal Todos los funcionarios públicos de los organismos deben mantener y demostrar permanentemente una actitud positiva y de respaldo hacia los controles internos.Integridad y Competencia del Funcionario Público Los funcionarios públicos deben poseer integridad personal y profesional. de la necesidad de reducir la posibilidad de utilización no autorizada y de contribuir al cumplimiento de las directrices de la organización (Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República). además. una vez contratado se le debe proporcionar el entrenamiento necesario para que pueda cumplir eficientemente su labor y.10.2. 4.2.
. debe ser una actitud natural del servidor público. 4.. Operaciones
Las operaciones de los organismos de la Administración Pública deben ser debidamente autorizadas. El sentido de responsabilidad en el adecuado y eficiente manejo de los recursos del Estado y en el cumplimiento de los deberes. La restricción del acceso a los mismos dependerá de su grado de vulnerabilidad. quienes estarán obligados a rendir cuenta de su custodia o utilización.4. El proceso de contratación de personal debe incluir la evaluación de la calificación y experiencia del candidato. y mantener un nivel de competencia adecuado para desempeñar con probidad y eficacia las funciones asignadas y comprender la importancia de una actitud positiva y de respaldo hacia los controles internos.11.
En tal sentido le corresponde fundamentalmente: a) Practicar la Auditoría Interna del ente u organismo sujetos a su control. incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial.2. así como la verificación del cumplimiento de los objetivos de control interno. 4. sustanciar y decidir los procedimientos para la determinación de responsabilidades de acuerdo con lo previsto
. estándares de costo.Criterios de Medición Los organismos deben establecer o adoptar presupuestos programáticos. eficacia y autonomía en el marco de las operaciones realizadas. según sean sus requerimientos. para evaluar la efectividad. economicidad y eficiencia de sus operaciones.2. eficiencia y economicidad de las operaciones y recomendar los correctivos que se estimen necesarios. indicadores necesarios y demás criterios de medición. y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia. para determinar su pertinencia. d) Evaluar los resultados de la gestión a los fines de determinar la eficacia. normas técnicas de calidad.15.. c) Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u organismos con la normativa que las rige.4.14.Supervisión La asignación de funciones y los procedimientos debe incluir la supervisión de cada funcionario sobre las operaciones bajo su autoridad..16. b) Evaluar el sistema de control interno del ente u organismo con la finalidad de proponer a la máxima autoridad las recomendaciones para mejorarlo y aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión administrativa.Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna es la encargada de evaluar el sistema de control interno de cada ente u organismo. 4.2. e) Abrir. estándares de desempeño.. así como del examen de los registros y estados financieros.
.18.en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información gerencial y de los instrumentos de control interno incorporados en ellos.Recursos Humanos de la Unidad de Auditoría Interna Las Unidades de Auditoría Interna de los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente responderán ante la CGR y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna. el examen de los registros y estados financieros.
. no tendrá limitación en el acceso a los registros. para determinar su pertinencia y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia. por la objetividad. y de los recursos materiales necesarios para cumplir con eficacia y eficiencia su labor.. Igualmente su trabajo cubrirá todas las áreas de la organización con alcance selectivo o exhaustivo según se requiera. los funcionarios de las unidades de auditoría interna serán seleccionados por su calificación técnica y deberán mantener un nivel de competencia que les permita cumplir eficientemente con sus funciones.2.2. a fin de asegurar su independencia de criterio. f) Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. La Auditoría Interna comprende los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados por la Unidad de Auditoría Interna de cada entidad. 4. actividades y operaciones del organismo y se le dotará de los recursos humanos. A este efecto será dotada de los recursos humanos profesionales interdisciplinarios que seleccione autónomamente el Auditor Interno. así como la necesaria objetividad e imparcialidad en sus actuaciones. eficacia y economía de las operaciones realizadas. imparcialidad y calidad profesional de su trabajo. documentos. que seleccione autónomamente.17. (Reglamento sobre Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional) 4.Independencia de la Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna estará adscrita al máximo nivel jerárquico de la estructura organizativa del ente u organismo.
unidad de mando.. supervisión directa.3. procedimientos de autorización y registro.Atención Oportuna a los Resultados del Control El informe contentivo del resultado del ejercicio de control fiscal deberá ser presentado oportunamente. solamente debe tomar decisiones sobre asuntos extraordinarios que no se puedan atender en los niveles inferiores. orientando su atención a la planificación.1.2.NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS Y ENTES PÚBLICOS 4. 4.4.. delimitación de responsabilidades.2. de los sistemas de administración.3. adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las deficiencias señaladas. separación de funciones. utilidad y valor para que las máximas autoridades.. de la naturaleza de sus actividades y operaciones. y demás elementos de la administración moderna. canales de comunicación. de los principios generales de organización y de las presentes Normas de Control Interno. 4. gerencia por resultados. así
. análisis y formulación de políticas.Enfoques y Principios Generales de Organización La dirección administrativa de los entes u organismos y deben adoptar enfoques y principios generales de organización tales como: gerencia por excepción.3. expresar sus comentarios por escrito en tiempo razonable y tomar oportunamente las medidas pertinentes para mejorar la eficacia de los sistemas de administración y control.3. 4..19. a objeto que la información en el contenida tenga actualidad.3..Gerencia por Excepción La máxima autoridad en los distintos niveles de la organización. La máxima autoridad y los ejecutivos de los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deben atender con la mayor prontitud los resultados y recomendaciones derivados de las evaluaciones del sistema control interno.Organización Interna de los Organismos Cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente debe organizarse internamente en función de sus objetivos.
Este enfoque requiere establecer objetivos y metas. planes a mediano o largo plazo y desarrollarlos a través de la programación de operaciones.Delegación de Autoridad En los organismos y entes deben estar claramente definidas. en concordancia con el respectivo Plan Operativo Anual.como. dirigir y motivar al personal para ejecutar dicha programación y controlar las actividades. de igual forma deben comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado y examinar sistemáticamente su trabajo.Unidad de Mando Los organismos del sector público se deben organizar manteniendo el principio de unidad de mando en todos los niveles. 4. procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad (Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República)... responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa. será publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.6. 4. Cualquier delegación de autoridad que le sea asignada a un servidor público debe ser realizada por escrito y dependiendo del nivel directivo o de la función a delegar. Los niveles superiores de dirección deben delegar la autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones o responsabilidades que les sean asignadas.5. a la solución a los asuntos de mayor significación y trascendencia. Este principio consiste en que cada servidor público debe ser responsable ante la autoridad inmediatamente superior.3. su nivel de autoridad. definir las políticas como guías de acción..3. modalidad que puede ser orientada al conjunto o a una parte de la organización.3. 4.4.Gerencia por Resultados En cada organismo o ente se debe establecer y aplicar un enfoque de gerencia por resultados. mediante normas e instrucciones escritas las funciones de cada cargo.
3.3. a su vez.3..10. examinar sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas al efecto.4. sean accesibles a todos los niveles de la institución que permitan la adopción de decisiones gerenciales oportunas. d) Cargos y funcionarios que tiene adscritos la unidad. lo siguiente: a) Objetivo.Separación de Funciones Incompatibles Las autoridades de los organismos públicos deben tener el cuidado de limitar las funciones de las unidades y las de sus funcionarios. 4. 4.. para cada nivel de autoridad y unidades administradoras y/o ejecutoras. de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles como son las de autorización. registro. programas. e) Los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe reunir quien deba ser nombrado como titular de cada cargo.Supervisión Directa El supervisor responsable de unidades.8. b) Relación de las funciones y responsabilidades principales que se asignan.9. valores y bienes y control de las operaciones.Asignación de Funciones En cada organismo o ente se deben establecer en forma clara y por escrito. ejecución.. 4. c) Indicación de quién depende o a quién reporta el titular de la unidad administradora y/o ejecutora. (Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República)
..3. proyectos u operaciones debe comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado.7.Canales de Comunicación Los organismos y entes deben establecer y mantener líneas definidas y recíprocas de comunicación entre los diferentes niveles que. custodia de fondos.
14. 4.3.Archivo de Documentación La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad debe ser archivada siguiendo un orden lógico.12.. La documentación debe ser conservada adecuadamente. firmas de elaboración. 4.Control y Uso de Formularios Prenumerados Se debe establecer el uso permanente de formularios prenumerados para todas las operaciones normales de la entidad: recibos de caja. destino de cada una. comprobantes de asiento de contabilidad y demás documentos que se utilicen para el respaldo del registro de operaciones.3. de tal forma que cada servidor público cuente con los apoyos y la evidencia necesaria para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. administrativas u operativas. de fácil acceso y utilización. Los formularios pendientes de uso también deben ser controlados y el encargado de su custodia será responsable del extravío. finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis. los cuales serán numerados correlativamente al momento de su impresión y controlar su uso permanentemente.4.. autorización y aprobación. Dicha documentación debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza. que realicen los entes u organismos públicos deben contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez.3. facturas. cualquiera sea su naturaleza. así como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda la operación financiera o administrativa.11. control y registro oportuno de todas las operaciones de la entidad... preservándola de cualquier
. órdenes de compra. cheques. pérdida o deterioro de formularios. sean éstas financieras.Documentos de Respaldo Toda operación. En los formularios se debe prever: número de copias.Procedimientos de Autorización y Registro de Operaciones Se debe establecer por escrito los procedimientos de autorización.13. 4.3. de servicios y venta.
4. la validación de la información que ingresa y sale del sistema.16. y de los programas y aplicaciones y la seguridad de los archivos. por el tiempo mínimo que señalan las disposiciones legales sobre la materia. 4. en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República.3.. estado de ejecución presupuestaria y demás informes que sean requeridos.. dicho sistema deberá proveer la información necesaria para elaborar en el tiempo previsto los balances de comprobación.Contabilidad Integrada La Contabilidad debe integrar las transacciones presupuestarias.3.Unidad de Sistemas Cuando la magnitud del organismo o ente lo justifique.3. destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios... la restricción del acceso al centro de administración del sistema o al computador.15. estados financieros.1. oportuno y confiable.Normas para el Funcionamiento de los Sistemas La máxima autoridad de cada organismo o ente emitirá las políticas y normas específicas que deben regir el funcionamiento de los sistemas operativos y de administración. 4. 4.. financieras y patrimoniales en un sistema común. la Superintendencia Nacional de Auditoría y demás órganos rectores del sistema de administración financiera. la existencia de controles manuales y automáticos de validación de datos la protección física del equipo. la documentación adecuada de los programas y aplicaciones. 4.
.4.NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL SISTEMA DE CONTABILIDAD 4. información y control interno.Control de Sistemas Automatizados de Información La organización interna de las entidades públicas que tengan automatizadas total o parcialmente sus operaciones deben tener en cuenta los mecanismos de autorización y prueba de los sistemas. debe existir una unidad de apoyo a la máxima autoridad ejecutiva de la misma. encargada del diseño e implantación de los sistemas operativos y de los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de administración.contingencia.17.
provee un Sistema de Registro y Control de la Ejecución Presupuestaria.4. modelos de asientos.. proveerán información respecto de las operaciones realizadas.. matrices de conversión. 4. referencia de los soportes contables.3.4.4. es el único medio para el registro de las transacciones presupuestarias y no presupuestarias. así como para el suministro de información derivada de las operaciones financieras a cargo de la administración central. la estructura de los informes financieros y finalmente que describa el funcionamiento del sistema de contabilidad (Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República).Registro y Control de la Ejecución Presupuestaria El sistema de contabilidad de los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente. así como cualesquiera otras operaciones relacionadas con la ejecución presupuestaria. sobre la base de los datos contables producidos por el sistema contable específico de la respectiva institución. las instrucciones actualizadas para la utilización de las mismas. las cuotas de compromisos y de desembolsos.
. En cuanto al presupuesto de gastos prevé registrar las asignaciones legales. Los organismos descentralizados funcionalmente. hoy Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP).Manuales de Contabilidad El Manual de Contabilidad que forma parte del sistema de gestión y control de la administración financiera pública. los gastos causados y los pagos realizados. a los efectos de asegurar el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones.2. los saldos causados y no pagados al término del ejercicio presupuestario. mientras se prescribe el plan de cuentas contables y los modelos de asientos para los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. los compromisos.4. incluye un Plan o Catálogo de Cuentas Contables. 4.4.Información Financiera de la República El Sistema de Gestión y Control de la Administración Financiera prescrito por el Ministerio de Finanzas por intermedio de la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC). los precompromisos (cuando sean procedentes). las modificaciones presupuestarias. la definición de los registros auxiliares a utilizar..
.5. de acuerdo a los procedimientos que los órganos competentes prescriban al respecto. con el propósito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. elaboren las conciliaciones bancarias.6. debe realizar análisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar.9. 4.En cuanto a los recursos o ingresos debe registrar las estimaciones presupuestarias. independientes de la función de registro contable del efectivo.Clasificación. los recursos devengados o liquidados. créditos y obligaciones. de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de cada entidad. las recaudaciones realizadas y los saldos por recaudar. 4...4. de conformidad con las instrucciones y normas que al
. 4. Análisis.Confirmación de Saldos En forma independiente se debe comprobar el movimiento de las cuentas bancarias.4. valores o bienes del Estado.Conciliaciones de Saldos El Sistema de Tesorería debe estar en capacidad de emitir los informes necesarios para que en cada entidad funcionarios de la unidad de contabilidad. Un funcionario independiente del manejo de los fondos.Rendición de Cuentas Todo funcionario que recaude. pague o custodie fondos. administre. confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin.4. reciba.. respectivamente. Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y por Pagar Los derechos y obligaciones de cada organismo se deben clasificar por fechas de antigüedad y de vencimiento.4.7.8.Cierre del Ejercicio Contable Los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deben efectuar el cierre de sus operaciones contables al 31 de diciembre de cada año. deudores y acreedores. dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente. 4. 4.4.. tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable.
. 4. los demás Estados Financieros que considere conveniente.4..NORMAS BÁSICAS RELATIVAS A LA AUDITORÍA INTERNA 4. especificando la documentación comprobatoria y las condiciones para su archivo.5. 4.Responsabilidad del Auditor Interno El Auditor Interno de cada organismo reporta a la máxima autoridad ejecutiva del mismo y responde funcionalmente ante la SUNAI por la imparcialidad y calidad profesional de su trabajo. así como los que solicite la misma Asamblea Nacional. emita la SUNAI. las Normas Generales de Auditoría de Estado dictadas por la Contraloría General de la República.1. en cuanto sean aplicables..11.5.2. 4.. apertura y cierre de la misma. consolidar los Estados Financieros de la República y sus entes descentralizados. realizando las operaciones de ajuste. Los entes descentralizados funcionalmente deben presentar los estados financieros anuales que les corresponda y demás informaciones de carácter contable que se requiera dentro de las condiciones y plazos señalados por la ONCOP.Presentación de Estados Financieros La Oficina Nacional de Contabilidad es el órgano encargado de elaborar los Estados Financieros de la República. 4. a tales efectos...4.5. elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar anualmente el Ministro de Finanzas ante la Asamblea Nacional.Propiedad de la Documentación Comprobatoria Los comprobantes y documentos que respaldan el registro de las transacciones económico-financieras son propiedad del organismo respectivo y por ningún motivo los funcionarios o ex-funcionarios podrán sustraer total o parcialmente la documentación. así como las normas que.Acatamiento de las Normas Básicas de Auditoría de Estado El Auditor Interno y el personal de auditoría que tenga adscrito deben cumplir.10.respecto dicte la Contraloría General de la República.
.Evaluación Permanente del Cumplimiento y Eficacia de los Sistemas de Administración y Control Interno Los sistemas de administración y los procedimientos de control interno incorporados a ellos.Recursos Humanos de la Unidad de Auditoría Interna La máxima autoridad ejecutiva de cada organismo debe proveer a la Unidad de Auditoría Interna de los recursos presupuestarios. con alcance selectivo o exhaustivo.Alcance del Trabajo de la Unidad Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna de cada organismo debe planificar y programar sus actividades de tal manera que pueda cubrir todas las áreas y actividades..5. necesarios para garantizar el eficaz desempeño de sus funciones. 4..Determinación de Objetivos de Control Interno por Ciclos de Transacciones La Unidad de Auditoría Interna de cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente debe prestar la asesoría necesaria a la máxima autoridad del respectivo ente. El cuerpo de profesionales de la Unidad de Auditoria Interna debe ser multidisciplinario. materiales y administrativos que faciliten la efectiva coordinación del sistema de control interno y el ejercicio eficiente de su gestión..6. verificación. para determinar con claridad los tipos de ciclos de transacciones y para fijarle objetivos de control interno en relación con los aspectos de autorización.5. humanos. deberá tener al menos un especialista en cada una de las actividades principales del organismo respectivo. procesamiento. las mejoras que se estimen necesarias. para determinar el grado de cumplimiento y eficacia de los mismos y proponer oportunamente a la máxima autoridad de la entidad. según se requiera. 4.5. deben ser evaluados por la Unidad de Auditoría Interna en forma continua. requeridos por el jefe de dicha unidad con base en una racional programación de operaciones y seleccionados de manera autónoma por éste.4. clasificación. sean éstas de carácter financiero u operacional. 4.5.3. Además de auditores financieros. evaluación y salvaguarda de los bienes.
7. discusión y aprobación. quien debe considerarlos oportunamente y pronunciarse por escrito sobre las conclusiones y recomendaciones. utilizando el método de flujogramas de los diferentes ciclos de transacciones u operaciones para identificar los puntos críticos de control.8. 4.1..
. Cada una de estas fases se debe ejecutar dentro de los plazos y procedimientos establecidos al efecto.. La Unidad de Auditoría Interna debe efectuar el seguimiento de la aplicación y cumplimiento de las recomendaciones formuladas e informar periódicamente a la máxima autoridad del organismo o ente.Consideración de los Informes de la Unidad de Auditoría Interna y Seguimiento de las Sugerencias Los Informes de la Unidad de Auditoría Interna deben ser dirigidos a la máxima autoridad del organismo.Separación de las Fases del Proceso de Presupuesto El proceso presupuestario debe contemplar la separación de las fases de formulación..6. debe dictar las disposiciones pertinentes para superar las deficiencias mediante la puesta en práctica de las acciones o ajustes recomendados en dichos informes.NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL SISTEMA DE PRESUPUESTO 4. en caso de observar la no aplicación o cumplimiento. La aplicación de esta norma no es excluyente de la utilización de otras técnicas.6.La Unidad de Auditoría Interna de cada entidad debe apoyar su responsabilidad de evaluar el sistema de control interno. Igual tratamiento se debe seguir en cuanto a las recomendaciones contenidas en los informes de la Contraloría General de la República. 4.. En su caso.Difusión dentro del Organismo de los Informes de la Unidad de Auditoría Interna La máxima autoridad ejecutiva de la entidad debe distribuir los Informes de la Unidad de Auditoría Interna a cada dependencia o unidad que tenga relación o responsabilidad con los resultados del examen realizado. a los fines de que se adopten las recomendaciones señaladas.5. advirtiendo los riesgos de tal circunstancia. ejecución y control.5. 4. de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna o de firmas de Auditoría Externa.
4.6.2.- Formulación del Presupuesto de Ingresos La ONAPRE es la encargada de formular el Presupuesto de Ingresos de cada año, para lo cual debe recopilar y analizar la información sobre la estimación de los ingresos, y formular dicho presupuesto de acuerdo con los requerimientos del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación para el Financiamiento del Gasto Público. 4.6.3.- Bases para la Formulación del Presupuesto de Gasto Cada organismo debe elaborar su presupuesto de gasto de acuerdo a la técnica y metodología de presupuesto por proyectos y acciones centralizadas, a lo dispuesto en la LOAFSP y el Reglamento N° 1 de esta Ley sobre el Sistema Presupuestario y a las instrucciones dictadas por la ONAPRE y con base en las metas y volúmenes de trabajo que se propone alcanzar el próximo año, los cuales deben estar vinculados con las Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación y en el Plan Operativo Anual. 4.6.4.- Ejercicio Presupuestario El ejercicio presupuestario se inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año. 4.6.5.- Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Los Presupuestos de Ingresos y Gastos deben proyectarse sobre bases objetivas de cálculo, cada organismo debe aplicar las instrucciones prescritas por la ONAPRE para la elaboración de los anteproyectos. Los aspectos del presupuesto de gasto se deben presentar con el máximo nivel de detalle. 4.6.6.- Discusión y Aprobación Interna del Anteproyecto de Presupuesto Los Jefes de las Unidades Ejecutoras de los Proyectos y el Director General de Presupuesto de cada organismo discutirán los Anteproyectos de Presupuesto de los Proyectos, a fin de elaborar el Presupuesto definitivo antes de su presentación a la ONAPRE. 4.6.7.- Créditos Presupuestarios y Límites para Gastar Constituyen límites para gastar a los efectos del control interno, los créditos presupuestarios asignados a las desagregaciones de las
categorías presupuestarias y de las partidas autorizadas en la Ley de Presupuesto. Constituyen el límite del gasto para los efectos del control externo: • El total de créditos presupuestarios asignados a cada uno de los órganos del sector público. • El total para los gastos corrientes, de capital y de aplicaciones financieras, autorizados para los órganos del sector público. • Las categorías presupuestarias y de partidas que con tal carácter apruebe la Asamblea Nacional. 4.6.8.- Programación y Ejecución Financiera Cada organismo debe ingresar al SIGECOF la programación de la ejecución financiera de ingresos, compromisos y desembolsos de sus presupuestos, a fin de que la ONAPRE y la ONT puedan establecer la programación tanto de los ingresos a recaudar como de los pagos. 4.7.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE PAGOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE 4.7.1. Ordenación de Pagos Contra el Tesoro En la administración central, ningún pago podrá ser ordenado con cargo al tesoro sino para pagar obligaciones validamente contraídas, salvo los avances o anticipos que autorice el Ejecutivo Nacional de conformidad con lo establecido en el respectivo Reglamento. La emisión de las órdenes de pago directas se sustentará en los documentos que comprueben la sinceridad y legalidad del gasto efectuado. Cuando nos referimos a los entes descentralizados funcionalmente, estos no ordenan pagos contra el tesoro, sólo pagan por intermedio de la unidad de finanzas o tesorería del ente. 4.7.2.- Avances o Anticipos de Fondos Sólo podrán girarse avances o anticipos de fondos del Tesoro Nacional a los responsables de las unidades administradoras,
autorizados a manejar dichos fondos de conformidad con lo dispuesto en la normativa legal vigente. 4.7.3.- Designación de los Responsables del Manejo de Fondos La máxima autoridad del organismo debe designar a los funcionarios responsables de las unidades administradoras; integrantes de la estructura para la ejecución financiera del presupuesto de gastos mediante Resolución que debe ser publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con las excepciones previstas en las leyes. Los administradores responsables del manejo de fondos girados en calidad de avance o anticipo, manejarán una cuenta corriente bancaria por cada tipo de fondo de los indicados en el Reglamento N° 1 de Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario, con excepción de los avances girados para la cancelación de becas. La apertura de dichas cuentas debe hacerse previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los funcionarios acreditados se deben cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los respectivos bancos y el servidor público saliente deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya la respectiva Acta, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. El acta de entrega debe contener, al menos, los siguientes datos: 1. Monto de los fondos y bienes asignados a la Unidad Administradora. 2. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega. 3. Estados bancarios actualizados y conciliados. 4. Lista de comprobante de gastos. 5. Cheques emitidos pendientes de Cobro.
. (Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y el Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario) 4..4.7.4. El monto máximo de cada fondo de caja chica será de doscientas unidades tributarias (200 UT). custodia y manejo de fondos y bienes públicos y de especies fiscales deben presentar una caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones.5.6. De conformidad con lo previsto en el Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario. 4.Creación y Manejo de Fondos de Caja Chica Los funcionarios responsables de fondos en anticipo. salvo los pagos menores que podrán efectuarse en efectivo con cargo a fondos de caja chica. Los responsables de fondos en avance y/o anticipos deben manejar por cada tipo de fondo una cuenta corriente bancaria a nombre del organismo.. de acuerdo con los siguientes criterios: 1. podrán autorizar el funcionamiento de fondos de caja chica para efectuar pagos en efectivo de conformidad con los criterios establecidos por el Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario y por ningún motivo se utilizarán estos fondos para efectuar pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites autorizados. además deberá adoptar las medidas para cancelar de manera inmediata a la presentación de los comprobantes de gastos causados debidamente conformados.Obligación de Presentar Caución Los funcionarios que tengan a su cargo la recepción. Los pagos que realicen los responsables de fondos en avance y/o anticipos deben ser efectuados mediante cheques a sus legítimos beneficiarios. La constitución y manejo de la caja chica se hará con cargo al respectivo fondo en anticipo..Responsabilidades de los Funcionarios que Manejan Fondos en Avance El funcionario responsable del manejo de fondos en avance y/o anticipos debe llevar los registros necesarios a los fines de su contabilización y control. de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente.7.7.
. c) El estado en que se encuentra la caja chica. al menos. 4. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 UT). La solicitud de reposición de los fondos de caja chica debe acompañarse de los documentos que se señalan a continuación: a) Relación de los gastos realizados.7.. 3.. salvo las excepciones legalmente establecidas. deben estar sujetas a comprobación física mediante arqueos sorpresivos periódicos.Desembolsos Mediante Órdenes de Pago y Cheques Todos los pagos de la administración central deben efectuarse mediante órdenes de pago contra el tesoro o con cargo a fondos en avance o anticipo. de conformidad con lo previsto en el Reglamento N°1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. Las reposiciones de los fondos de caja chica deberán ser solicitadas por el respectivo responsable al administrador del fondo en anticipo cuando se haya utilizado.7. cualquiera sea su origen. b) Comprobantes de los pagos efectuados.Arqueos Sorpresivos de Fondos Las existencias de fondos de los organismos.7. los cheques serán emitidos a nombre del legítimo beneficiario y deberá colocársele el sello con la leyenda de “no endosable”. practicados por funcionarios diferentes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. 4. setenta y cinco por ciento (75%) de su monto. 4.8. Los entes descentralizados funcionalmente girarán sus pagos contra su unidad de finanzas o tesorería.2.
4.8. deben conservarse en expedientes físicos. clasificación y registro contable inmediato..8..4.3. trimestrales y anuales de los ingresos liquidados. 4.8.8.2. en ningún caso. éstos deben asumir funciones de recaudación.Registro.Ente Recaudador La Oficina Nacional del Tesoro será el único ente recaudador de la Administración Pública Nacional.. salvo las excepciones previstas en el
. separado de los correspondientes al ejercicio anterior.4.Entes liquidadores La liquidación de los ingresos es responsabilidad de los organismos de la administración central. Oficina Nacional del Tesoro 4.5. el cual debe ser un formulario prenumerado de imprenta y debe contener la información necesaria para su identificación..8.Ejecución Presupuestaria de Ingresos Los entes que tienen a su cargo funciones de liquidación de ingresos deben elaborar estados mensuales. Dichos organismos elaboran y registran los ingresos liquidados. función que cumple por intermedio de los bancos con los cuales se han suscrito convenios y mediante la utilización de las planillas establecidas al efecto. organizados y numerados en orden consecutivo para cada ejercicio presupuestario que se ejecuta. 4. Uso de Formularios y Depósitos de los Ingresos Todo ingreso debe estar respaldado por una planilla de liquidación y un comprobante de depósito de las entidades recaudadoras de la Oficina Nacional del Tesoro o de la unidad responsable de finanzas o tesorería en los entes descentralizados.1...NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE INGRESOS 4.8.Organización y Archivo de los Documentos Los documentos comprobatorios de todo tipo de ingreso recaudado por cada Oficina. Mientras que la recaudación es responsabilidad de la Oficina Nacional del Tesoro.
7.NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 4. compromisos y desembolsos de sus presupuestos. 52 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional.Programación y Ejecución Financiera Cada organismo de la administración central debe ingresar al SIGECOF la programación de la ejecución financiera de ingresos.Contabilización por Ramos de Rentas La Oficina Nacional del Tesoro es responsable del registro de los ingresos por cada ramo de rentas y de llevar un control de todos los agentes receptores de fondos nacionales. En relación a los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales..
.. tanto de la recaudación de los ingresos como de los pagos. 4.6.8. de acuerdo con los sub períodos. deberán programar la ejecución física y financiera de su presupuesto de recursos y egresos. 4. simultáneamente con la formulación de su proyecto de presupuesto. 4.9. a fin de que la ONAPRE y ONT puedan aprobar y establecer conjuntamente la programación.. Las sociedades mercantiles y los demás entes con fines empresariales.Confrontación de los Ingresos La Oficina Nacional del Tesoro debe verificar que los montos recaudados por los bancos comerciales sean depositados íntegros y oportunamente en la cuenta recaudadora de la Oficina Nacional del Tesoro en el Banco Central de Venezuela y que correspondan con la información suministrada por el SIGECOF. Además. normas y procedimientos que se establezcan en las instrucciones de la ONAPRE..9. debe vigilar el cumplimiento de lo establecido en los diferentes convenios con la banca comercial. función que ejerce a través de los convenios bancarios establecidos con el Banco Central de Venezuela y la banca comercial.Art.8.1. se hará en forma manual hasta tanto el Ministerio de Finanzas concluya el Sistema de Gestión y Control de la Finanzas Públicas aplicable a dichos entes.
4.Registro y Ejecución Presupuestaria Cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente debe registrar y controlar en el sistema de información sus operaciones de ejecución presupuestaria. • Cuando las modificaciones presupuestarias impliquen incremento del gasto corriente en detrimento del gasto de capital. (Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y el Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario). para lo cual debe existir una unidad responsable de tales registros.9. verificar que el gasto tenga disponibilidad presupuestaria y financiera al momento de la operación. así como el límite máximo autorizado en la Ley de presupuesto para cada ordenador de pagos. excepto cuando el aumento resulta de un crédito adicional financiado con insubsistencias.. y créditos adicionales que aumenten el monto total del presupuesto de gastos de la República.. Antes de contraer compromisos.2. con indicación del o los organismos afectados y las respectivas imputaciones presupuestarias”. 4. sobre los créditos originalmente aprobados. Las modificaciones presupuestarias se clasifican según los niveles de aprobación que contempla el ordenamiento legal que las rige: a) Sujetas a Aprobación de la Asamblea Nacional • “El Ejecutivo Nacional formalizará ante la Asamblea Nacional las solicitudes de traspasos de los créditos que le competan.9.3. los responsables de la ejecución presupuestaria deberán.Modificaciones al Presupuesto de Gastos en los Organismos de la Administración Central Las modificaciones al presupuesto de gastos son las variaciones legalmente acordadas durante la ejecución del presupuesto. (Reglamento N° 1 Sobre el Sistema Presupuestario) b) Sujetas a la Aprobación del Presidente de la República en Consejo de Ministros
. la cual controlará la ejecución del Presupuesto.
• Los traspasos de créditos de una obra a otra obra de diferentes proyectos de un mismo o distintos programas. con indicación del órgano y las respectivas imputaciones presupuestarias. • El uso de los créditos asignados a la partida “Rectificaciones al Presupuesto”. En caso de ser acciones específicas sujetas a ejecución coordinada con entidades federales o con otros órganos o entes públicos. y de gasto corriente para gastos de capital. • Los traspasos de créditos superiores al veinte por ciento (20%) de una acción específica a otra acción específica de distintos proyectos o distintas categorías equivalentes a proyectos o distintas acciones centralizadas. • Se incluye en el porcentaje señalado en este numeral los traspasos entre gastos de capital. reasignaciones de créditos y de las economías en los gastos que se hayan logrado. los cuáles deberán ser publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.”
.• Anulación de créditos presupuestarios. con indicación del o los órganos o entes afectados y las respectivas imputaciones presupuestarias. con indicación del o los organismos afectados y las respectivas imputaciones presupuestarias. los cuales una vez aprobados deberán mediante providencia dictada por la Oficina Nacional de Presupuesto ser publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. se requerirá la previa modificación del respectivo convenio. provenientes de los ajustes a que se refiere el artículo 43 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. los cuáles deberán ser decretados previamente insubsistentes. Estas últimas podrán servir de fuente de financiamiento para solicitudes de créditos adicionales. • Los traspasos de créditos presupuestarios solicitados por los órganos de la República que incrementen los gastos de capital por disminución de los gastos destinados a la deuda pública. mediante Decreto que será publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
tanto de la partida cedente como la receptora. de un mismo proyecto o de categoría equivalente a proyectos o acciones centralizadas. tanto del cedente como del receptor. o categoría equivalentes a proyecto o acción centralizada. • Los traspasos de créditos presupuestarios originales hasta un veinte por ciento (20%). • Los traspasos de créditos presupuestarios originales hasta un veinte por ciento (20%). siempre que no existan pagos pendientes debidamente certificados por la Dirección de Presupuesto y de Administración del organismo. de nuevos contratos a contratos vigentes o de contratos vigentes a nuevos. se requerirá la previa modificación del respectivo convenio. En el caso de acciones específicas sujetas a coordinación con las entidades federales o con otros órganos o entes públicos. • Cuando la suma del monto de los traspasos que afectan a una misma acción específica cedente o receptora supere el porcentaje de los créditos originales señalados en el literal.
. siempre que no existan pagos pendientes debidamente certificados por la Dirección de Presupuesto y de Administración del organismo. con la indicación de las respectivas imputaciones presupuestarias. • Traspasos entre créditos presupuestarios de la misma acción específica de un mismo proyecto. de nuevos contratos a contratos vigentes o de contratos vigentes a nuevos. deberán ser aprobados conforme a lo previsto en el párrafo siguiente.c) Reservadas a las Máximas Autoridades de los Organismos Ordenadores de Compromisos y Pagos del Titulo II de la Ley de Presupuesto • Traspasos entre créditos presupuestarios de la misma acción específica de un mismo proyecto. de una acción específica a otra de un mismo proyecto. los cuáles deberán mediante resolución del respectivo órgano que será publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. • Se incluye en el porcentaje señalado en este numeral los traspasos entre gastos de capital y de gasto corriente para gasto de capital. entre partidas de una misma acción específica.
con indicación del órgano y las respectivas imputaciones presupuestarias. ser publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Se incluyen en este porcentaje. los cuáles deberán mediante providencia ser publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Los traspasos de créditos presupuestarios hasta el veinte por ciento (20%) de una acción específica a otra de distinto proyecto o categorías equivalentes a proyectos o acción centralizada. los traspasos entre gastos de capital y de gasto corriente para gasto de capital. Los traspasos de créditos originales superiores al veinte por ciento (20%). se requerirá la previa modificación del respectivo convenio. Cuando se trate de traspasos de créditos superiores al veinte por ciento (20%). con indicación del órgano y las respectivas imputaciones presupuestarias. de una acción específica de un mismo proyecto o acciones centralizadas. mediante providencia dictada por la Oficina Nacional de Presupuesto. entre partidas de una misma acción específica. Estas modificaciones serán notificadas a la ONAPRE dentro de los cinco (5) días hábiles de haber sido autorizados. Se incluye en este porcentaje. de un mismo proyecto o categoría equivalente a proyecto o acción centralizada. tanto de la parte cedente como de la parte receptora. se requerirá la previa modificación del respectivo convenio. los traspasos entre gastos de capital y de gasto corriente para gasto de capital. 2. 3. los cuales deberán. En caso de ser acciones específicas sujetas a ejecución coordinada con entidades federales o con otros órganos públicos. d) Reservados al Jefe de la Oficina Nacional de Presupuesto 1.• Los traspasos o créditos presupuestarios entre subpartidas específicas y genéricas de una misma partida o de una misma acción específica de un mismo proyecto o acción centralizada.
. En caso de ser acciones específicas sujetas a coordinación con entidades federales o con otros órganos o entes públicos.
ampliaciones y mejoras. cuando la modificación implique una disminución del gasto de capital para el aumento del gasto corriente se le aplicará la norma contenida en el artículo 52 de la LOAFSP. Condominio. cuando corresponda. deben ser aprobados por la ONAPRE previa opinión del órgano o ente de adscripción o tutela.9. Si la ONAPRE no se pronuncia en el término de treinta días hábiles.
Para los casos de los literales i). Publicidad y propaganda. Los Entes descentralizados funcionalmente.
. deben elaborar los manuales de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias y reprogramaciones de la ejecución del presupuesto.3. l) Transferencias de capital asignadas a cada órgano o ente público. el sistema propuesto se considerará aprobado. Relaciones Sociales.Cuando el traspaso afecte las genéricas y específicas de la partida de gastos de personal de cualquiera de las categorías presupuestarias. Agua. Estudios y proyectos para inversión en activos fijos. con o sin fines empresariales y las sociedades mercantiles. j).1. Transferencias corrientes internas asignadas a cada órgano o ente público. 4.Modificaciones Presupuestarias Descentralizados Funcionalmente de los Entes
Los sistemas de modificaciones presupuestarias contenidos en los manuales de procedimientos y reprogramaciones de la ejecución del presupuesto de las sociedades mercantiles y otros entes descentralizados funcionalmente con o sin fines empresariales. Servicio de aseo urbano y domiciliario. k). Servicio de comunicaciones. y las genéricas y específicas que se señalan a continuación: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Electricidad. Conservaciones. previa opinión del órgano o ente de adscripción o tutela.. l). Teléfono.
y notificados al órgano de adscripción. serán autorizadas por la Oficina Nacional de Presupuesto. mayores al veinte por ciento (20%). Dichas modificaciones de hasta veinte por ciento (20%) y mayores al diez por ciento (10%) deberán ser autorizados por la máxima autoridad del ente descentralizado conforme a lo que establezca el manual de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias del ente. Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas cedentes o receptoras de un mismo o distinto proyecto o categoría.2. Los traspasos de hasta un veinte por ciento (20%) y mayores al diez por ciento (10%) los autorizará la máxima autoridad del ente descentralizado conforme a lo que establezca el manual de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias del ente y notificados al órgano de adscripción.. Las modificaciones que impliquen incremento superior al veinte por ciento (20%) en el total de los créditos originalmente aprobados en su presupuesto que surjan como producto de una nueva fuente de financiamiento o por un incremento de los recursos inicialmente previstos serán autorizados por la Oficina Nacional de Presupuesto.Modificaciones Presupuestarias de los Entes Descentralizados Funcionalmente sin Fines Empresariales 1.3. superiores al veinte por ciento (20%) en el total de créditos originalmente aprobados en su presupuesto. equivalente a proyecto o acciones centralizadas.9. cedente o receptora. Dichas modificaciones de hasta el veinte por ciento (20%) y mayores al diez por ciento (10%) las autorizará la máxima autoridad del ente descentralizado conforme a lo que establezca el manual de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias del ente y notificados al órgano de adscripción. 3.4. Cuando la suma de los traspasos que afecten a una misma partida. alcance o supere al veinte por ciento (20%) o al diez por ciento (10%) de los créditos originales. Las modificaciones que impliquen disminuciones de gastos corrientes que surjan por efecto de disminución de ingresos corrientes o de capital.
. 2. serán autorizados por la Oficina Nacional de Presupuesto. deberán ser aprobados conforme a lo previsto en el Artículo 104 del Reglamento N° 1 de la LOAFSP.
en cuanto sean aplicables. cuyo monto no podrá ser inferior a 0. No se podrán decretar créditos adicionales a la partida de rectificaciones del presupuesto. del Reglamento N° 1 de la LOAFSP sobre el Sistema de Presupuesto.9. Salvo casos de emergencia las rectificaciones no podrán destinarse a crear nuevos créditos ni a cubrir gastos cuyas asignaciones hayan sido diminuidas por modificaciones presupuestarias.Modificaciones Presupuestarias de los Entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales Las sociedades mercantiles y los entes descentralizados con fines empresariales. con cargo a la partida "Rectificaciones al Presupuesto".5% ni superior a 1% de los ingresos ordinarios estimados en el mismo presupuesto. bien sea. aplicarán las disposiciones establecidas en los artículos 100.4. a través del órgano o ente de adscripción a la citada Oficina. de acuerdo a las instrucciones que emita la Oficina Nacional de Presupuesto. todo de conformidad con lo previsto en el artículo 72 de la LOAFSP. la cual emitirá opinión y la someterá a la aprobación del Presidente de la República en Consejo de Ministros. (Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público) La insubsistencia es una modificación presupuestaria mediante la cual se anulan total o parcialmente los créditos no comprometidos acordados a proyectos. ni incrementarla mediante traspasos.. 101 y 102. Esta permite la atención de necesidades de gastos imprevistos que se presentan en el transcurso del ejercicio presupuestario o para aumentar los créditos presupuestarios que resultaren insuficientes. acciones centralizadas y partidas de la Ley de Presupuesto.
. Conceptos La rectificación al presupuesto es una autorización de gastos adicionales a los originalmente acordados a un organismo en la Ley de Presupuesto.3.3. por economías que ocurran en la etapa de ejecución del presupuesto o por ajustes que ordene el Presidente de la República al presupuesto de gastos. tramitarán las modificaciones presupuestarias referidas a: la disminución de los resultados operativos o económicos previstos que alteren sustancialmente la inversión programada o incrementen el endeudamiento autorizado. Las sociedades mercantiles y los entes descentralizados con fines empresariales.
El traspaso es una modificación presupuestaria que consiste en una reasignación de los créditos presupuestarios originalmente aprobados a un mismo proyecto o acción centralizada o a diferentes proyectos o acciones centralizadas de un organismo.. los entes y sus órganos están obligados a lo siguiente: • Llevar registros de la ejecución física de su presupuesto sobre la base de los indicadores de la gestión previstos y de acuerdo con las normas técnicas correspondientes. Dicha autorización se acuerda para financiar "gastos necesarios no previstos o cuyas partidas resulten insuficientes y siempre que el Tesoro cuente con recursos para atender la respectiva erogación".4. como al cierre del ejercicio. Para ello.
. 4. La decisión será publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela (LOAFSP). No se podrán efectuar modificaciones presupuestarias que impliquen incrementar los gastos corrientes en detrimento de los gastos del servicio de la Deuda Pública (LOAFSP). El Ejecutivo Nacional podrá decretar créditos adicionales al Presupuesto de Gastos. previa autorización de la Comisión de Finanzas de la Asamblea Nacional. e informará los resultados de la ejecución físico-financiera a la máxima autoridad del organismo y a la ONAPRE. La Oficina Nacional de Presupuesto evaluará la ejecución de los presupuestos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. para cubrir gastos necesarios no previstos en la Ley de Presupuesto o créditos presupuestarios insuficientes. Los créditos adicionales constituyen una autorización adicional de gastos que se acuerdan a los proyectos o acciones centralizadas y partidas de la Ley de Presupuesto. La característica fundamental del traspaso es no afectar el total del presupuesto originalmente acordado.9.Evaluación de la Ejecución Presupuestaria Los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deben evaluar la ejecución de sus presupuestos tanto en forma periódica. durante la ejecución. tanto durante el ejercicio como al cierre de los mismos. El crédito adicional también se utiliza para financiar el desarrollo de nuevos programas.
5. dentro de los plazos que determine el Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario.2.Procedimientos Administrativos de Adquisición y Contratación Los procedimientos administrativos de adquisición o contratación se sujetarán a las disposiciones legales vigentes (Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones y Contratos. 4. debe planificar y programar las compras en función de las necesidades y requerimientos del organismo. 4. se cerrarán al 31 de diciembre de cada año y con posterioridad a esa fecha no se podrán asumir compromisos ni causarse gastos con cargo al ejercicio que se cierra.10. LOAFSP y su Reglamento N° 1 Sobre el Sistema Presupuestario.1. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras y otras disposiciones legales y reglamentarias que regulen la materia). a través de la unidad de compras..Separación de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o Contratación En el sistema de adquisición de bienes y servicios se deben segregar las funciones de adquisición.. contentiva de la información a la que se refiere el Reglamento N° 1.• Participar los resultados de la ejecución física de sus presupuestos a la Oficina Nacional de Presupuesto.10 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 4. 4.3.10. La Oficina Nacional de Presupuesto publicará en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela una síntesis de los presupuestos de las sociedades mercantiles y demás entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales.
.Planificación y programación de compras La Dirección de Administración o la unidad que haga sus veces. 4.Cierre del Ejercicio Presupuestario Las cuentas de los presupuestos de ingresos y gastos. custodia y registro de los bienes y servicios.10.9...
Registro de Proveedores Cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente. numeradas correlativamente. 7. un catálogo de los bienes que adquiere el organismo.10.4.4. entre otros) descripción del producto y precio. tipo y número de cuenta. Forma de Pago: (Abono en cuenta. 4.. cheque). Dirección . descuentos. si la hubiere. RIF o NIT. autorizado a cobrar. carta de crédito.10. cuenta bancaria. La Requisición debe estar debidamente fundamentada por el responsable del área o unidad respectiva y su aprobación sólo podrá efectuarse si existe la disponibilidad presupuestaria para el gasto o inversión. autorizada y aprobada por los funcionarios que tengan atribuidas tales funciones. lugar de compra: Nacional o Exterior. Acta Constitutiva y modificaciones vigentes. El Proveedor debe estar debidamente inscrito en el Registro Nacional de Contratistas. FOB.Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de Bienes y Servicios Toda adquisición de bienes y contratación de servicios debe realizarse previa Requisición debidamente documentada. Es importante utilizar en la adquisición de bienes. Dichas órdenes deben describir detalladamente el Beneficiario.10. Nombre.Órdenes de Compras o de Servicios Las adquisiciones de bienes o servicios deben estar amparadas por órdenes de compra o servicios. cedula de identidad. a fin de conocer rápidamente las características del bien para simplificar el proceso.Recepción de Bienes y Servicios
. monto total. Condiciones de la Compra (CIF. Lugar de Entrega.. RIF y NIT de la empresa.10. Dicho registro podrá ajustarse a las necesidades y naturaleza de cada organismo. porcentaje (%) de la fianza de fiel cumplimiento y de anticipo.. 4. precios unitarios.5. (RNC) 4. FAS y otros) bien u objeto de la orden. porcentaje (%) de la cláusula penal y demás elementos que se consideren necesarios para realizar la compra.6. debe mantener un registro de proveedores actualizado en donde se contemple: datos del proveedor (representante legal de la empresa..
en la época que se considere más oportuna. Los registros en la contabilidad patrimonial y en los respectivos auxiliares.. asignarle el número de inventario y la fecha de rotulación. asentarse en el Registro Auxiliar de Bienes o en el Auxiliar de Existencias en el Almacén.Sistema de Registro de Inventarios Para cada bien recibido deberá elaborarse la respectiva “Ficha del Bien”.9. 4. podrán efectuarse en forma automatizada o manual. 4. Acta de Recepción Definitiva de los bienes. por lo menos una vez al año. manejo y control de los bienes o elementos almacenados. 4. cuando corresponda. notas de entregas e informes de recepción. seguridad.. la garantía expedida por el fabricante y contrato soporte técnico y/o de mantenimiento..10.Cuando la unidad reciba los bienes y servicios adquiridos.Verificación Física de Inventarios El organismo o ente.10.10.8. Inventarios 4. los funcionarios responsables deben realizar el control perceptivo de los bienes y/o servicios y elaborar la respectiva Acta de Recepción Definitiva sobre la recepción conforme de los bienes y debe entregar una copia de la misma a la unidad administradora encargada de su registro. debe verificar la existencia física de los mismos. debe verificar la firma que la autoriza y la confrontará contra la orden de compra. La Unidad de Auditoría
. a través de funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes e inventarios.Conformación de facturas Cuando la unidad administradora reciba la factura del proveedor..10. La máxima autoridad de cada organismo ordenador de compromisos y pagos debe establecer un adecuado sistema para la conservación.Control de Almacenes o Depósitos de Existencias de Inventarios En cada organismo o ente debe existir un espacio físico adecuado para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios que permita el control e identificación rápida de los artículos o elementos. antes de proceder a su pago. si corresponde.11.10.
4. 4.2..1. de conformidad con las políticas establecidas.Adquisición de Bienes Las adquisiciones de bienes. deben ser registradas oportunamente al costo de adquisición..11.11.. debe estar respaldada por documentos debidamente inscritos ante Registro Público. 4. para asegurarse que el precio..10. NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES E INVERSIONES EN PROYECTOS Bienes 4. para cubrir los distintos
.11. 4. 4. Código y Fecha de Rotulación establecidos para tal efecto. donación. 4. calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las Órdenes de Compra.11. La adquisición de bienes inmuebles. estén en almacén o en uso. construcción o de avalúo en los casos de ser adquiridos por donación o canje. con el Método.Control Perceptivo El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepción de los bienes adquiridos. canje o construcción..Código de Identificación de los Bienes Cada organismo o ente debe tener los bienes debidamente identificados con etiquetas o marcas. de acuerdo con los procedimientos establecidos.Salidas del Almacén Las salidas del Almacén deben estar amparadas por una Requisición de Bienes debidamente autorizada. con el correspondiente Comprobante de Entrega y deben ser descargadas del Registro Auxiliar de Bienes en Almacén.3.Seguridad de los Bienes Cada organismo o ente debe contratar las pólizas de seguros necesarias para proteger los bienes que tenga adscritos.12. ya sea por compra.Interna debe vigilar el cumplimiento de esta norma y observar la toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.11.
número y fecha del documento de propiedad y nombre del respectivo Registro Público. Por cada bien que se incorpore se debe llenar una ficha del bien que incluye: Fecha de Compra. avalada por el jefe de la dependencia o quien haga sus veces y por dos personas más.6. En el caso de un bien inmueble. Precio de Adquisición. 4. si lo tuviere.11. En caso de Bienes Muebles cuyo deterioro sea irreversible.Obsolescencia. si lo tuviere. Contrato de Mantenimiento. autorizada y aprobada por el funcionario responsable para tal fin en concordancia con la programación de operaciones y la asignación presupuestaria. traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación.Reparaciones de Bienes de Uso Todas las reparaciones de bienes de uso deben realizarse previa solicitud debidamente documentada. Costo del Bien. Nombre del Proveedor. Responsable Patrimonial..5. clasificación y control de su uso o disposición. Unidad Administradora donde estará ubicado el bien. de N° Orden de Compra.11. deteriorados o faltantes deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables e inventarios. primario y por uso. N° de Serial. Construcción Avalúo.Registro de Bienes En todos los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente se crearán y mantendrán registros permanentes y detallados de las entradas.. En caso de detectarse faltantes de bienes debe elaborarse Acta para dejar constancia de tal situación. debe incorporarse a la ficha.riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptarán las medidas necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de acuerdo a la naturaleza de cada bien.
. Pérdida o Daño de los Bienes Los bienes obsoletos. N° Orden de Pago.11. Nombre de la Compañía de Seguro.7. debe procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas. previo el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización. 4.. mediante Resolución expresa de la máxima autoridad de la entidad respectiva. si la tuviere. salidas. Nombre de la Compañía que realiza el mantenimiento. N° Contrato. 4. N° Póliza de Seguro.
Uso y Mantenimiento de Bienes Los organismos o entes de la Administración Pública deben utilizar los bienes y servicios del Estado. el Jefe de unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del control y custodia de los mismos. sin derecho a voto.12.11. 4.13. 4.11.Enajenación de Bienes Cuando sea necesaria la enajenación de bienes adscritos al organismo o ente debe efectuarse de conformidad con las normas legales vigentes que regulan la materia y con los procedimientos prescritos para tales efectos. el personal independiente de la custodia y registro contable deberá verificar físicamente la situación de los bienes que le han sido adscritos y compararlos con los registros contables.10. 4..
.Participación de la Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna debe velar por la transparencia en los procesos de licitación y podrá participar en dichos procesos con carácter de observador. para los fines previstos en la programación de sus operaciones. es responsable de que los contratos para la ejecución de obras tengan como mínimo los siguientes documentos: a) Documento principal.11.Inventario Físico de Bienes En cada organismo o ente público.8.11.11.9..4.... en forma periódica o por lo menos una vez al año.11. 4. Inversiones en Proyectos 4.Custodia de Bienes En los organismos o entes de la Administración Pública. exclusivamente.Partes del Contrato La Dirección de Administración o la Unidad que haga sus veces. El Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.11.
15. Al documento principal se anexará una copia del certificado de inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas exigido por el Servicio Nacional de Contrataciones. g) Análisis de precios unitarios. d) Documento de constitución de las garantías exigidas al contratista. 4.11. deberá verificar el monto de los anticipos otorgados en cada contrato. normas técnicas de construcción. La Unidad Administradora contratante es responsable de que los contratos para la ejecución de estudios y proyectos contengan los documentos establecidos en las Condiciones Generales de Contratación para Estudios y Proyectos.16.11.b) Documentos técnicos (planos. 4.
. memoria descriptiva y lista de equipos). f) Cronograma de pago.Registro de Compromiso Para los contratos a cancelarse en varios ejercicios presupuestarios debe efectuarse el respectivo registro de compromiso por el monto que afecta el presupuesto vigente y los montos que afectarán los presupuestos futuros.. 4..Contratos a Cancelarse con el Presupuesto Vigente Para cada contrato a ser cancelado con cargo al presupuesto vigente. h) Condiciones Generales de Contratación para la ejecución de obras. i) Certificado de inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas.14. c) Presupuesto original de la obra.11. e) Programa de trabajo.Fianzas La respectiva unidad administradora será responsable de verificar la presentación oportuna por parte de los contratistas de las fianzas (de fiel cumplimiento y/o de anticipo) establecidas en el contrato y además. debe tramitarse el respectivo compromiso presupuestario por el monto total del contrato. Este anticipo deberá ser amortizado proporcionalmente en cada valuación..
• Que el Ingeniero Inspector lleve el Libro de Obra al día.17.12. serán previstas en la ley especial que autoriza al Ejecutivo Nacional para la contratación y ejecución de las operaciones de crédito público durante el ejercicio presupuestario. que será promulgada simultáneamente con la Ley de Presupuesto. • Que los anticipos otorgados a los contratistas estén de acuerdo con las normas que regulan la materia y el contrato respectivo y que el mismo sea amortizado en cada valuación del contratista.1. 4. Verificar que en la ejecución de obras se cumplan todas las condiciones generales de contratación. se ajusten a la normativa vigente y a los términos del respectivo contrato. en especial: • Que todas las valuaciones de ejecución de obra estén aprobadas por el Ingeniero-Inspector y por el funcionario autorizado para expedir la orden de pago. para la ejecución de obras.12 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL CICLO DE CRÉDITO PÚBLICO 4..Las fianzas estarán vigentes durante todo el tiempo de ejecución de la obra y durante el lapso de garantía establecido en el documento principal y se liberan una vez cumplido el proceso de recepción definitiva de la obra. En dicha ley especial se autorizará el monto máximo de endeudamiento neto que podrá contratar durante ese ejercicio así
. 4. de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.11.Crédito Público Las operaciones de crédito público..La Unidad de Auditoría Interna al Ejercer el Control Posterior deberá Verificar los Siguientes Aspectos 1. • Que las retenciones efectuadas a los contratistas por concepto de contratos de obras y conexos. en sus etapas de aceptación provisional y aceptación definitiva. • Que el contratista entregue la obra de acuerdo con las especificaciones técnicas del contrato.
en especial.Registro y Control de Documentos La Oficina Nacional de Crédito Público (ONCP) debe mantener un registro y archivo actualizado de cada operación de crédito público. Normas del Registro de la Deuda Pública La ONCP dictará las normas mediante las cuáles se documentará el registro de las operaciones de crédito público y..como el monto máximo de letras del tesoro que podrán estar en circulación al cierre del respectivo ejercicio presupuestario. 4. Antes de realizar operaciones de crédito público autorizadas de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. desembolsos recibidos y servicio de la deuda que estas generasen dentro de los primeros diez (10) días de cada mes. deberán suministrar toda la información relativa a operaciones realizadas o en trámite. otorgamiento de garantías y las operaciones de refinanciamiento o reestructuración de deuda pública.. los respectivos entes y órganos deberán cumplir los requisitos establecidos por el Ministerio de Finanzas para la intervención de la Oficina Nacional de Crédito Público en las gestiones de autorización. los entes regidos por la LOAFSP que hayan contraído dichas deudas a través de la ONCP. La solicitud de autorización al Presidente de la República en Consejo de Ministros.12.2.12. Para el adecuado registro de la deuda pública garantizada. se tramitará a través del Ministerio de Finanzas. según lo establece la LOAFSP.3. de los contratos de empréstitos.Requisitos para la Contratación de Convenios Financieros Las solicitudes de contratación de operaciones de crédito público bajo la modalidad de convenios financieros vinculados a contratos plurianuales de obras servicios o adquisiciones (LOAFSP) deberán
. 4. Solo podrán ser celebradas operaciones de crédito público que superen el monto máximo autorizado por la Asamblea Nacional para financiar gastos extraordinarios que surjan como consecuencia de calamidades o de catástrofes públicas. negociación y celebración de dichas operaciones. (LOAFSP y Reglamento N° 2).
3. a) Copia del Acta Constitutiva. Que el respectivo contrato comercial prevea una cláusula que establezca la sujeción del contratista al cumplimiento de las obligaciones tributarias. de conformidad con lo establecido en el artículo 98 de la LOAFSP sobre el Sistema de Crédito Público y el Reglamento N° 2. Que el respectivo contrato cumpla con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 2. Estatutos Sociales y modificaciones vigentes de la persona jurídica con la cual contratará la República. 1. 2.cumplir al menos con los siguientes requisitos (Reglamento N° 2 sobre el Sistema de Crédito Público). la Ley de Licitaciones y su Reglamento y la Ley Orgánica sobre Promoción de la Inversión Privada bajo el Régimen de Concesiones. 1. Que la máxima autoridad del ente solicitante remita a la Oficina Nacional de Crédito Público la información inherente a cada contratación. Copia de la certificación del acta de aprobación de la operación de crédito público en particular emanada del Consejo de Ministros. c) Documentos que certifiquen la facultad de los representantes de las partes contratantes para suscribir los contratos de financiamiento con la República.
. Sin perjuicio de la aplicación de las normas que sobre documentación contractual dicte la Oficina Nacional de Crédito Público. Opinión jurídica previa de la Procuraduría General de la República. respecto del control interno y. si es procedente. no exentas o exoneradas de conformidad con la Ley. b) Copia del contrato comercial a objeto del financiamiento. 4. Oficio suscrito por el Ministerio de Finanzas. en particular. contentivo de la instrucción a la Procuraduría General de la República para que emita opinión jurídica con respecto a los contratos de financiamiento de cada operación de crédito público.
Copia del acto de autorización de la reprogramación o modificación de la respectiva Ley de endeudamiento anual y de la opinión de la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional. una vez constatada la adecuación de su contenido con las aprobaciones impartidas por la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional. 8. si fuere el caso. cuando ello estuviere permitido por dicha Ley. si fuere el caso. comercial objeto del
7. 5. 10.Cualquier otra información documental que el Ministerio de Finanzas estime necesaria para la emisión de la opinión jurídica. 9. 6. Copia de la opinión emanada del Banco Central de Venezuela sobre la operación de crédito público en específico. El Ministerio de Finanzas remitirá el expediente en copia certificada a la Procuraduría General de la República. Copia del acto de autorización de la operación de crédito público en particular emanado de la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional. Estatutos Sociales y las respectivas modificaciones vigentes al momento de la contratación de la persona jurídica con la cual contratará la República. debidamente foliado. La Oficina Nacional de Crédito Público mantendrá expedientes actualizados de cada una de las operaciones de crédito público. con el debido detalle del estado de tramitación de contratación. Opinión de la Consultoría Jurídica del Ministerio de Finanzas. 4. Copia del Acta Constitutiva. y sus modalidades si las hubiere. contentiva del pronunciamiento expreso sobre los aspectos jurídicos de la negociación. el proceso de aprobación y el texto íntegro del contrato y sus anexos. Copia del respectivo contrato financiamiento. Los documentos que certifiquen la facultad de los representantes de las partes contratantes para suscribir los contratos de financiamiento con la República. desembolso y de ejecución financiera en que se encuentran los
• Investigación del mercado. Operaciones con solicitud de contratación.Selección del Agente Financiero Para la selección de los agentes financieros el Ministerio de Finanzas. Costos financieros de la emisión.5. (Reglamento N° 2 sobre el Sistema de Crédito Público) 4. 7.
. Compromisos de suscripción de la emisión y soporte en el mercado secundario.Identificación del Beneficiario Todo acreedor de la República por concepto de operaciones de crédito público debe ser identificado plenamente por la Oficina Nacional de Crédito Público.. (Reglamento N° 2 sobre el Sistema de Crédito Público) 4. (Reglamento N° 2 Sobre el Sistema de Crédito Público) 4. Las demás que puedan surgir por disposición de las normas técnicas que dicte la Oficina Nacional de Crédito Público.4. 4. • Adecuación a la estrategia de deuda. 2. entre otros: • • • • La calificación de riesgo. Tales como: 1. Operaciones con desembolsos ejecutados..programas y proyectos financiados con cada operación de crédito público. • Capacidad de colocación y distribución. la Oficina Nacional de Crédito Público en coordinación con la Oficina Nacional del Tesoro y la Oficina Nacional de Presupuesto elaborarán un cronograma de desembolsos de caja para asegurar el cumplimiento oportuno de los pagos. 5. Operaciones con disponibilidad financiera y/u orden de pago elaborada. antes de proceder a emitir las respectivas Ordenes de Pago. evaluará como criterios de desempeño.6.12. Operaciones con desembolsos programados. 6. 3.12.Cronograma de Pagos Para cada operación de crédito público.12. Experiencia en el mercado financiero nacional e internacional.. Operaciones con aprobación y autorización. por órgano de la Oficina Nacional de Crédito Público. Operaciones con cuota de compromiso del gasto.
debe recibir las instrucciones definitivas de la Oficina Nacional de Crédito Público.12.10.. En caso de títulos valores públicos de deuda externa la emisión se realiza con fundamento en el decreto correspondiente y en los casos pertinentes mediante registro en los mercados internacionales de conformidad con las regulaciones aplicables. 4.12. Dicha autorización debe ser publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. mediante Acta.11. 4.Aprobación de Pagos Cada pago relativo a las operaciones de crédito público debe ser aprobado por la Oficina Nacional de Crédito Público.. causado y pagado) de las operaciones de crédito público deberán ser contabilizadas automáticamente en el SIGECOF.12. y el Banco Central de Venezuela.12.. debe ser realizada por el personal de la Oficina Nacional de Crédito Público.7.12. Emisión de Títulos Valores Públicos La emisión de títulos valores públicos de deuda interna se realiza mediante la publicación del decreto correspondiente en la Gaceta Oficial respectiva. 4.12.9..8.Estrategia de Colocación La estrategia de colocación de Bonos de la Deuda Pública o de Letras del Tesoro debe ser aprobada por la máxima autoridad financiera del Ejecutivo (Ministro de Finanzas)
..Etapas Presupuestarias Todas las etapas presupuestarias (compromiso.Entrega de Instrumentos Financieros u otros Instrumentos La entrega al Banco Central de Venezuela de los Bonos y Letras del Tesoro. 4.4. 4.Autorización de Bonos o Letras del Tesoro Todo Título de Deuda representado en bonos o Letras del Tesoro debe ser firmado y sellado por el personal autorizado para ello por el Ministro de Finanzas.12. antes de proceder a efectuar el pago.
se respaldarán mediante registro digital que será archivado electrónicamente por la ONCP.. incluyendo las Letras del Tesoro y los títulos que representen beneficios fiscales..14.13.4. un informe de gestión de la deuda pública durante ese año. incluidos en ley especial de endeudamiento. Para todos los efectos.Informe de Ejecución Semestral Los entes u órganos regulados por la LOAFSP. los Títulos Valores Públicos.12.Opinión del Banco Central en la Colocación de Bonos de Deuda Pública Se debe solicitar opinión del Banco Central de Venezuela antes de proceder a la colocación de Bonos de la Deuda Pública en el mercado. deban ser emitidos especimenes provisionales en forma física. la ONCP los sustituirá por registros electrónicos. las operaciones de tesorería y los títulos que representen beneficios fiscales.16.15.Desmaterialización de Títulos Valores Públicos Los Títulos Valores Públicos.
.. 4. sobre la situación del saldo de la deuda y su servicio. las tendencias prevalecientes en los mercados financieros y las perspectivas y estrategias futuras en la gestión de crédito público. en Consejo de Ministros. y a la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional. 4. el balance de las operaciones realizadas. salvo que por inhabilitación técnica.Informe Anual de la Gestión de la Deuda Pública Dentro de los noventa (90) días siguientes al cierre del ejercicio fiscal. deberán remitir a la ONCP y a la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional un informe trimestral sobre la ejecución física y financiera de los proyectos financiados con recursos provenientes de operaciones de crédito público. dejando los anteriores sin validez y deberán ser desincorporados del mercado financiero.12. Al cesar la inhabilitación técnica. 4.12.12. serán emitidos bajo custodia desmaterializada.. el jefe de la ONCP remitirá al Ministro de Finanzas. para su posterior presentación al Presidente de la República.
.4. una clasificación de cargos con los respectivos requisitos mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración. Así como.13 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 4. por su naturaleza.17. a través de una estrategia óptima de reclutamiento y selección de personal. Dichas operaciones. de acuerdo con las normas legales.13. 4.
.1.13. lo cual determinará el monto del rubro de servicios personales de su Proyecto de Presupuesto. Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal Los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deben establecer.Certificados que Representen Beneficios Fiscales El Ministerio de Finanzas.Clasificación de Cargos. mediante la ONCP gestionará. tales como bonos de exportación y Certificados Especiales de Reintegro Tributario a los exportadores y cualquier otro que pudiera establecerse legalmente.. emitido por Viceministerio de Planificación y Desarrollo Institucional del Ministerio de Planificación y Desarrollo. de conformidad con lo establecido en la Ley y los reglamentos correspondientes. para el pago del reintegro del impuesto al valor agregado (IVA). no aplica para las sociedades mercantiles y entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales.Reclutamiento y Selección de Personal Los organismos o entes públicos deben seleccionar los recursos humanos requeridos para el exitoso desarrollo de las funciones y actividades de la entidad. tramitará. En la programación de operaciones se determinarán los requerimientos de personal para ejecutar dichas operaciones. quedan excluidas del registro de las operaciones de crédito público.12. emitido por VIPLADIN. registrará y controlará los certificados que representen beneficios fiscales. a las sedes diplomáticas ubicadas en el país. (VIPLADIN) El Manual Descriptivo de Clasificación de Cargos.2. 4. teniendo en cuenta los requisitos exigidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y por el Manual Descriptivo de Clasificación de Cargos.
4.4.13.6. 4.. los requerimientos y necesidades de adiestramiento.. las unidades que integran el organismo determinarán anualmente.Control de Asistencia Cada organismo o ente debe establecer los procedimientos para el control de asistencia que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los funcionarios públicos. Cada jefe de unidad es responsable de la evaluación del rendimiento del personal a su cargo.Evaluación de Personal Periódicamente los supervisores deben evaluar el trabajo de los funcionarios públicos y exigirles que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función.3.Capacitación y Adiestramiento de los Recursos Humanos Cada servidor público es responsable de mantener actualizados sus conocimientos.
.Prohibición de Ejercer Simultáneamente más de un Cargo Público Remunerado Ningún servidor público podrá ejercer más de un cargo público remunerado ni percibir más de una remuneración. 4.Cumplimiento de los Deberes del Cargo Con base en el sueldo. tarea o actividad. respaldarán y fomentarán la ejecución de programas para desarrollar las capacidades y aptitudes de sus funcionarios en el campo de su competencia. con excepción de los casos previstos en la Ley del Estatuto de la Función Pública.7..5.13. Igualmente.. El control se ejercerá por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal.4. no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración pactada o la oficial que corresponde al empleo ni recibir asignaciones por cargos no desempeñados.13. honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeño de sus funciones.13. salario o cualquier otra forma de retribución acordada con el organismo. el servidor público está obligado a cumplir sus funciones con oportunidad. 4.. Sin embargo.13.
las actividades que requieran ser garantizadas mediante caución.. el organismo está obligado a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social.Seguridad Social e Industrial Bajo responsabilidad de la máxima autoridad. fijará el monto adecuado de la misma que deberá contratarse con un banco o una Compañía de Seguros y asignará los recursos necesarios para su ejecución. de conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley del Estatuto de la Función Pública.Vacaciones Los jefes de las unidades administradoras de cada organismo. en los riesgos a corto y largo plazo.8. por cuanto.9. en cada caso.10.4. Si a producirse el egreso del funcionario de la Administración Pública no hubiere disfrutado de uno o más período de vacaciones.Caución La máxima autoridad de cada organismo o ente debe definir. 4.. de conformidad con las disposiciones legales vigentes y reglamentos internos de cada sector.Rotación de Personal Cada entidad pública debe establecer. la rotación de los funcionarios vinculados con las áreas de administración.
. y a cumplir con las normas de seguridad industrial cuando proceda.13.. 4. generando el pago de una bonificación anual de naturaleza económica..13. registro y custodia de bienes y recursos del organismo. en coordinación con la Dirección General ó Unidad de Recursos Humanos. 4. las mismas no son acumulables y deberán disfrutarse dentro del lapso que establezca la normativa de rango legal y sublegal que rija la materia. deben elaborar cada año un cronograma de vacaciones para los funcionarios públicos adscritos a su dependencia y. Dicha rotación debe cubrir la capacitación necesaria de los funcionarios rotados para que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos.13. velar por su cumplimiento. tendrá derecho al pago de la renumeración que le corresponde. en forma sistemática. una vez aprobado. Las cauciones deben ser presentadas por ante la Unidad de Auditoría Interna de la respectiva unidad administradora.13.11. Al efecto. Las cauciones deben ser registradas en el Registro Auxiliar “Empleados de Hacienda”.
el cual muestra las actividades y responsables de cada ciclo. registro. para cumplir oportuna y eficazmente los compromisos contractuales con el personal. 4.13.14. 4.13.Aplicación de las Convenciones Colectivas Los organismos de la Administración Pública deben dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes en materia laboral y a los convenios establecidos con empleados y obreros en las Convenciones Colectivas.4... a través de procesos técnicos. 5. Planes y Beneficios Indirectos del Personal Los organismos o entes públicos deben mantener con responsabilidad y eficiencia la administración de los beneficios socioeconómicos.13. se debe establecer en la Ley de Presupuesto Anual o en el Presupuesto del respectivo organismo o ente.13. los créditos necesarios para los fideicomisos previstos en la LOT. desarrollo y bienestar social del personal. Para garantizar su cancelación al término de la relación de trabajo.Remuneraciones.. la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo (LOT) y su Reglamento..Retenciones y Deducciones al Personal Toda retención y/o deducción efectuada al personal debe estar relacionada y sustentada con el comprobante de pago correspondiente y debidamente registrada en el Sistema de Contabilidad y deberá ser enterada oportunamente a su beneficiario de acuerdo con los plazos legalmente establecidos. control. 4.
.Prestaciones Sociales Todo funcionario público tiene derecho al beneficio de las prestaciones sociales por antigüedad que contempla la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.12. Es importante destacar que los ciclos de transacciones han sido previamente definidos y que sobre los mismos ha sido diseñado un Modelo Genérico.13.15. INSTRUCTIVO PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES El siguiente instructivo tiene como finalidad orientar en relación con los pasos que se deben seguir para el uso del Manual de Normas de Control Interno por ciclo de transacciones.
las cuales deben ser aprobadas por la máxima autoridad de la institución. Establecer Procedimientos de las Actividades Los ciclos fueron divididos en macro-actividades. 2.El Mapeo Genérico es una visión a muy alto nivel de las actividades que se realizarán en cada ciclo. Para que el Administrador pueda establecer procedimientos para una macro-actividad debe descomponer las actividades a su mínima expresión a fin de elaborar y presentar los formatos que utilizarán y las normas detalladas para su control. 3. El responsable debe velar porque las mismas se mantengan actualizadas y los funcionarios las apliquen en la ejecución de sus actividades. los mismos deben ser incorporados en las Normas y Procedimientos del respectivo organismo. Pasos para instrumentar el Manual: 1. El organismo debe establecer un sistema integrado de gestión que le permita al responsable controlar los diferentes ciclos. Este sistema permitirá evaluar la gestión del organismo. por lo tanto el Administrador debe seguir los siguientes pasos para instrumentar el Manual. Visión de cada Ciclo El Administrador debe conocer en detalle las actividades que se deben ejecutar en cada ciclo. Publicación y actualización Aprobadas las Normas y Procedimientos por la máxima autoridad del organismo. sino también de atención a los usuarios. Las modificaciones a los procedimientos deben ser aprobados por la máxima autoridad del organismo.
. 4. no sólo desde el punto de vista físico-financiero. éstas deben ser publicadas y divulgadas a todos los niveles de la organización. las cuales agrupan un número indeterminado de tareas. Formalizar los procedimientos en un manual Una vez realizado el estudio para el mejoramiento de los procedimientos.
ANEXO A MODELO GENERICO DE LOS CICLOS DE ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA FUNCIONALMENTE El Modelo Genérico para la administración central y Descentralizada funcionalmente fue elaborado con base en los ciclos de actividades claves que ejecutan los organismos públicos. Ambos ciclos son de suma importancia para los organismos públicos. Compras y Contrataciones. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. Ley Orgánica del Trabajo. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Egresos. también se consideró la normativa contenida en los instrumentos legales y reglamentarios que se indican a continuación: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Ley del Estatuto de la Función Pública. Pagos. porque el primero permite establecer los puntos de control sobre sus operaciones económicas-financieras. Normas Generales de Control Interno. establece el control sobre el personal que presta sus servicios a la Administración Pública Nacional.
Los ciclos claves para cualquier empresa son de tipo operativo (Ingresos. porque los organismos de la Administración Pública Nacional son entes liquidadores y no recaudadores. Bienes e Inversiones en Proyectos. Recursos Humanos. Los ciclos claves que hemos definido. También hay que hacer mención sobre el caso del ciclo de Ingresos en los organismos públicos. y el segundo. Tesorería e Información Financiera). Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional. pero en la Administración Pública los ciclos son similares con algunas características propias de su naturaleza como son los ciclos de Formulación de Presupuesto y de Recursos Humanos. Ejecución Presupuestaria. dictadas por la Contraloría General de la República y Ley Orgánica de la Administración Pública. los cuales son comunes para todos. Producción. Liquidación y Recaudación de Ingresos. Crédito Público. son los siguientes: • • • • • • • • Presupuesto. Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones. por lo cual el proceso de
El Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF). Para alcanzar la integración plena de la Administración Pública desde el punto de vista de sistemas. es la herramienta que soporta los ciclos de transacciones de la Administración Pública. • Sistemas de Adquisición y Control de Bienes. • Implantación de la Cuenta Única del Tesoro. • Inventario de Bienes Nacionales.percepción de los Ingresos al Fisco Nacional lo realiza la Oficina Nacional del Tesoro a través de los convenios firmados con el Banco Central de Venezuela y la banca comercial. el cual deberá incluir como mínimo: administración de personal y el procesamiento de la nómina. (sistema de una sola entrada) • Desmaterialización de los documentos para facilitar la transmisión de datos. la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna deberá vigilar estándares en cuanto al hardware y software que adquieran los organismos públicos para facilitar las comunicaciones entre sí y en concordancia con lo dispuesto en el Decreto con rango y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación (N° 3. es necesario que se desarrollen módulos conexos con el SIGECOF como por ejemplo: • Recursos Humanos. Además. • Control Integrado de Gestión. el nuevo marco legal que se ha venido creando desde la promulgación de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela para que los cambios propuestos tengan validez. • Control de Proyectos y Contratos. Es un requisito básico para el cambio estructural de la Administración Pública. • Asientos automatizados. • Normalización de los procedimientos para facilitar su implantación. • Utilización de tecnología de vanguardia para que se garantice la seguridad y confiabilidad de los datos.095 de fecha 28-122004) referido al uso del software libre. Este sistema tiene los siguientes propósitos: • Integración de competencias exclusivas de los órganos rectores de la Administración Financiera Gubernamental Pública • Registro único de datos.
. semejante es el caso del endeudamiento interno y externo que es administrado a través de la Oficina Nacional de Crédito Público.390 Gaceta Oficial N° 38.
al igual que reduce sustancialmente el número de actividades manuales y el volumen de documentos. evitando desviaciones de acuerdo a la función del organismo. Creatividad: Se continúa en una búsqueda incesante para el mejoramiento de los indicadores significativos y estándares. ANEXO B INDICADORES DE GESTIÓN El control de gestión se inicia con el proceso de planificación porque cuando se planifica se establece una visión de largo. En este orden de ideas. Oportunidad: La detección como la corrección debe hacerse en el momento preciso. así como la toma de decisiones oportunas.
. El Control de Gestión está basado en los siguientes principios: Holístico: Se analiza el conjunto y no las partes del organismo o ente. Etapas del Control: En la función de control están implicadas tres (3) etapas: a) Establecimiento de estándares en puntos estratégicos. además de la repercusión de los factores en conjunto. Equilibrio: Cada aspecto tiene su justo peso.Es importante destacar que el hecho de automatizar y normar los procesos permite que las actividades de control se realicen simultáneamente e inmersas dentro de cada ciclo. Eficiencia: Se dirige hacia la consecución de los objetivos con los recursos disponibles. el Modelo Genérico presenta cambios significativos en el funcionamiento de las actividades administrativas-financieras del Gobierno Nacional. Impulso a la Acción: Debe advertir a la alta gerencia del organismo o ente sobre la situación para que tome acciones inmediatas. En el proceso de ejecución se presentan desviaciones entre lo planificado y lo realizado. El Control de Gestión se establece para detectar las desviaciones en la ejecución de los procesos y en el logro de objetivos y metas y presentar las situaciones más resaltantes a fin de corregirlas. b) Comprobación e informe de la ejecución. mediano y corto plazo.
c) Acciones correctivas. como ejemplo. por lo tanto. Administración. La Unidad de Auditoría Interna actúa como informador de la alta gerencia de la institución. Además. Administrador. proponiendo soluciones a los problemas. Proyectos y Programas Operativos. se asignan prioridades de la siguiente forma: • • • • • Bienes. Fortalezas y Amenazas) con este informe se trata de hallar mejoras para cumplir con las metas al costo y plazo establecido. Diseño de un Sistema de Control de Gestión Para iniciar el diseño de un Sistema de Control de Gestión se deben definir las áreas críticas del organismo. esto lo hará con la orientación del personal de la Dirección de Planificación y Presupuesto. Contabilidad. Oportunidades. debe establecer la forma en que se miden los procesos. Recursos Humanos. Director de Línea. Se deben definir los indicadores claves que permitan medir la gestión de cada área y/o proceso. el responsable evaluará sus indicadores y tomará acciones correctivas para el mejoramiento de procesos (Autocontrol). El Gerente. para vigilar que se cumplan de acuerdo con lo establecido formalmente por la máxima autoridad del organismo o ente. A medida que se ejecutan los procesos.
. Igualmente. Jefe de Proyecto. son los dueños de los respectivos procesos. se identifican las desviaciones y sus causas. la Unidad de Auditoría Interna examinará periódicamente los procesos. Los resultados de su trabajo deben producir como mínimo tres informes: a) El Cuadro de resultado mensual donde se comparan las grandes líneas de actuación con la planificación establecida. Presupuesto. b) Análisis DOFA (Debilidades.
Monto Bienes Perdidos x 100 Monto Bienes Etiquetado (marcaje) Bienes etiquetados en el mes x 100 Bienes adquiridos en el mes % Cantidad de Bienes Cantidad Bienes Perdidos x 100 Perdidos Cantidad de Bienes 2. Registro Cuadre del Auxiliar de Total Bienes Registrados x 100 Bienes Vs. Directores de Línea.c) Benchmarking es un estudio comparativo entre el organismo evaluado con respecto a otros organismos y/o a instituciones que tengan áreas operativas similares. La Unidad de Auditoría Interna aparte de los análisis técnicos. Tomando en consideración lo antes mencionado. Los resultados de los aspectos claves se vacían en el siguiente formato: Organismo: Mes:
CUADRO DE RESULTADO MENSUAL DESVIACIONES
PLANIFICADO (P) REALIZADO (R) EJERCICIO ANTERIOR (EA) R-P R/P R/E A
% Bienes Perdidos en Bs. debe apoyar a los Gerentes. Control % Bienes Perdidos en Bs. Registro de Total Bienes adquiridos Activos. Jefes de Proyectos. realizaremos un ejemplo sencillo con el área de bienes: a) Área crítica N° 1 Bienes
ASPECTOS INDICADORES A FORMULA CLAVES NIVEL DE ORGANISMO 1. Registro del Pasivo
. Etiquetado % Cantidad de Bienes Perdidos Cuadre del Auxiliar vs. Administradores para crear conciencia sobre los objetivos comunes.
Personal con disposición para el cambio. No se lleva control sobre los bienes. 3.b) Con éste método (DOFA) se analizan las debilidades y fortalezas DEBILIDADES OPORTUNIDADES 1. Personal no entrenado. nacional o internacional. 2. Los registros están desactualizados. lo cual debería redundar en un logro mayor de los objetivos que se ha establecido la Administración. se presentarán algunos de los indicadores de gestión que permitirán el control de los ciclos de actividades. AMENAZAS 1. Fortalecimiento de los controles en la Administración. A continuación. FORTALEZAS 1. el Sistema de Control de Gestión se irá perfeccionando. versus otra realidad que puede ser del mismo tipo. A medida que se van realizando las observaciones.
. 1. Pérdida de los bienes.
c) La Evaluación Comparativa (Benchmarking) es un informe donde se confronta la situación total o parcial del proceso.
Según Plazos Establecidos
Jefe de la Unidad de Planificación y Presupuesto
Total metas ejecutadas en el período Fórmula: Total metas planificadas en el período Unidad de Medida: Física o Monetaria X 100= %
.Proceso:
Efectividad de la Planificación Presupuestaria
Cumplimiento Categoría: Productividad X
Este indicador permite medir el porcentaje de efectividad de la planificación presupuestaria tomando en consideración las metas ejecutadas para un período.
Efectividad de la Planificación de Ingresos
Este indicador permite medir el porcentaje de efectividad de la planificación estimada de ingresos en relación al total recaudado en Bs. recaudados en el período
. para un período. estimados a recaudar para el período Unidad de Medida: Monetaria
Tesorero Nacional o Tesorería del Ente
X 100 = % Total Bs.
. Trimestral Según Plazos Establecidos
Fecha Recepción Requisición en la Unidad de Compras Unidad de Medida: días
Fecha de Emisión de Orden de Compras
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán los tiempos obtenidos en cada compra y se dividirán entre el número de compras que han sido medidas.Proceso:
Tiempo Promedio de Tramitación de Compras y/o Servicios
Cumplimiento Categoría: Productividad
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado en tramitar el proceso de compras y/o servicios considerando desde que es recibido un requerimiento de la unidad solicitante hasta la emisión y envío de la Orden de Compra a un proveedor.
Responsable: Jefe de Compras
Total Ordenes Modificadas Total Ordenes de Compra Emitidas
Unidad de Medida: Nro.Proceso:
Efectividad en la Generación de Ordenes de Compras
Este indicador permite medir el Porcentaje de efectividad en la generación de Órdenes de Compras considerando el total de órdenes emitidas en un período. de Ordenes de Compra
Mts3.)
Eficiencia en Ejecución Física de Obras Públicas
Este indicador permite medir el porcentaje de cumplimiento de los contratistas en la ejecución física de las obras Públicas
Responsable: Gerente de Proyecto
Avance físico según Valuación Avance estimado según Planificación
Unidad de Medida: De acuerdo al aspecto que se esté midiendo (Km. etc.. Mts2.
Tiempo de Tramitación de Modificaciones Presupuestarias
Este indicador permite medir el tiempo empleado por los organismos o por la ONAPRE según el caso. en tramitar la aprobación de solicitudes de modificaciones presupuestarias (Traspasos. Créditos Adicionales) ante los organismos competentes. (ONAPRE)
Responsable: Director de Administración
Fecha Solicitud Recursos Adicionales Por Unidad Administrativa Unidad de Medida: Días
Fecha de Aprobación de Solicitud en sistema (Dirección de Presupuesto/ Ministro)
. Rectificación de Presupuesto.
Tiempo Promedio en Tramitación y Aprobación de Pagos
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado por las Unidades Administrativas en el proceso de aprobación de Pagos
Fecha Recepción del Bien o Servicio Unidad de Medida: Días
Fecha de Aprobación del Pago en Sistema (Unidad Administrativa)
Observación: A fin de obtener el tiempo promedio se sumarán los tiempos obtenidos en cada pago observado y se dividirán entre el número de pagos que han sido medidos.
Responsable: Jefe de la Unidad Administrativa
Total pagos aprobados en el período Total pagos tramitados para el período X 100 = %
Unidad de Medida: N° de Pagos o Bolívares
Efectividad de la Gestión de Pagos
Este indicador permite medir el porcentaje de efectividad de la gestión de Pagos tomando en consideración el total de pagos programados para un período.
Responsable: Jefe de la Unidad de Recursos Humanos
Fecha Solicitud de Personal (Unidad Solicitante) Unidad de Medida: Días
Fecha de Selección de Funcionario (Unidad de Personal)
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán los tiempos obtenidos en cada caso y se dividirán entre el número de casos que han sido tomados.Proceso:
Movimientos de Personal (Ingresos)
Tiempo Promedio de Selección
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado por las Unidades de Recursos Humanos en el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Tiempo Promedio de Inclusión en Nómina
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado por las Unidades de Recursos Humanos considerando desde la recepción del movimiento de ingreso aprobado por VIPLADIN hasta su inclusión formal en nómina.
Responsable: Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (RRHH)
Fecha recepción movimiento aprobado por VIPLADIN (Unidad de RRHH) Unidad de Medida: Días
Fecha de inclusión de funcionario en Nómina (Unidad de RRHH)
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán los tiempos obtenidos en cada caso y se dividirán entre el número de casos que han sido tomados.
promociones.Proceso:
Movimientos de Personal (Ingresos. (Unidad de RRHH)
. transferencias)
Tiempo de Aprobación de Movimientos en VIPLADIN
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado por VIPLADIN en el proceso de aprobación de movimientos considerando desde el envío de la solicitud de movimiento de personal hasta su aprobación por dicho organismo. egresos. (Unidad de RRHH) Unidad de Medida: Días
Fecha recepción movimiento aprobado por VIPLADIN.
Fecha de envío de Movimiento a VIPLADIN.
de Asesoría Legal. (Dpto.Proceso:
Movimientos de Personal Empleado.
Responsable: Jefe de la Unidad de Personal
Fecha recepción expediente (Unidad de Personal) Unidad de Medida: Días
Fecha de generación de contrato. de Asesoría Legal)
. (Ingresos por Contrato)
Tiempo de Generación de Contratos de Prestación de Servicios y Personales
Este indicador permite medir el tiempo empleado por las Unidades de Recursos Humanos y Asesoría Legal en el proceso de generación de contratos considerando desde la recepción y análisis de expediente por parte de la Unidad de Personal hasta la generación del contrato por el Dpto.
Fecha de generación de contrato. de Asesoría Legal. de Asesoría Legal)
. (Dpto.Proceso:
Movimientos de Personal Empleado (Ingresos por Contrato)
* Se calculará el indicador para cada caso (Ministro)
. (RRHH)
Fecha recepción Contrato (Ministro) Fórmula: Unidad de Medida: Días
Fecha de Aprobación de Contrato.
Responsable: Jefe de la Unidad de Recursos Humanos. durante el proceso de aprobación de Contratos relacionados con ingresos de personal contratado.Proceso:
Tiempo de Aprobación de Contratos
Este indicador permite medir el tiempo promedio empleado por el Ministro.
Movimientos de Personal Empleado (Egresos por Jubilación)
Tiempo de Proceso de Jubilación
Este indicador permite medir el tiempo empleado por las diferentes Unidades (RR. Bienestar Social. Comité de Pensiones y Jubilaciones) en el proceso de tramitación y aprobación de solicitudes de Jubilación.
Fecha recepción Documentos (Dirección RR. considerando desde la recepción. análisis y verificación de los documentos que respaldan la solicitud de Jubilación.
. Asesoría Legal.) Unidad de Medida: Días
* Se podrá calcular un indicador para cada etapa del proceso (Análisis de Solicitud.HH. Generación de Acta.
Responsable: Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (RRHH) Fecha de aprobación de Acta (Comité de Jubilaciones). Aprobación).HH. hasta la aprobación formal por parte del Comité.
Tiempo de Proceso en el Pago de la Deuda Pública
Permite medir el tiempo empleado en el proceso de pago de la deuda pública: • Recepción y verificación de Solicitud de Pago, generación de Orden de Pago, autorización de pago por la Oficina Nacional del Tesoro y cancelación por el Banco.
Responsable: Jefe de la Oficina Nacional de Crédito Público
Fecha recepción Solicitud de Pago y/o Bonos Venc. (Presupuesto y Pago) Unidad de Medida: Días
Fecha de Autorización - Orden de Pago (ONT).
* Se podrá calcular un indicador individual para cada etapa del Proceso (Generación de Orden de PagoAutorización-Cancelación del Pago)
Tiempo de Generación de Nómina
Este indicador permite medir el tiempo empleado por la Unidad de Nómina en el procesamiento y generación de nómina.
Responsable: Jefe de la Unidad de Nómina
Fecha generación Listados de Prenómina Unidad de Medida: Días
Fecha de generación - Nómina definitiva
* Se podrá calcular un indicador para cada tipo de proceso (Empleados, Obreros).
C) ABREVIATURAS
CGR CIF Comité de Pensiones/Jub. COSO
D.G. RRHH DIR. Bienestar Social DIR. Previsión Social Dpto. Asesoría Legal Dpto. de Estadís. Contabilidad Dpto. Relaciones Laborales EDSFE FAS FOB IFAC INTOSAI IVA LOAFSP LOT NAGA NIT OCP Ofic. Compras y Suministros ONAPRE ONCOP ONCP ONT PCGA RIF
Contraloría General de la República. Cost, Insurace and Freight (Costo, Seguro y Flete). Comité de Pensiones y Jubilaciones. Committee of Sponsoring Organization of Tradeway Comisión (comite promotos de la organización de la comisión de comercio). Dirección General de RR.HH. Dirección de Bienestar Social. Dirección de Previsión Social. Departamento de Asesoría Legal. Departamento de Estadísticas y Contabilidad. Departamento de Relaciones Laborales. Entes Descentralizados Sin Fines Empresariales. Free Alone Ship (libre al lado del buque). Free on Board (libre a bordo). Federación Internacional de Contadores. Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores. Impuesto al Valor Agregado. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Ley Orgánica del Trabajo. Normas de Auditoría de General Aceptación. Número de Identificación Tributaria. Oficina Central de Personal. Oficina de Compras y Suministros del Sector Público. Oficina Nacional de Presupuesto. Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Oficina Nacional de Crédito Público. Oficina Nacional del Tesoro. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Registro de Información Fiscal.
RNC SIGECOF SIGEN SUNAI VIPLADIN
Registro Nacional de Contratistas. Sindicatura General de la Nación Argentina Superintendecia Nacional de Auditoría Interna. Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Viceministerio de Planificación y Desarrollo.
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References: artículo 138
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 artículo 43
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 artículo 52
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 Artículo 104
 artículo 72
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 Resolución 
 artículo 98
 artículo 24
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