Source: http://wsvd.de/datenschutzerklaerung/
Timestamp: 2018-11-18 11:06:52+00:00

Document:
Datenschutzerklärung – WSVD
Datenschutzrichtlinie des WSVD Düsseldorf Rudergesellschaft von 1893 e. V.
Diese Datenschutzrichtlinie wurde auf der Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutzgrundverordnung durch den Vorstand des WSVD Düsseldorf erlassen.
Zweck dieser Richtlinie ist zum einen die personenbezogenen Daten der Mitglieder des WSVD Düsseldorf bestmöglich zu schützen, sie soll aber auch gleichzeitig Rechtssicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten schaffen und die Verfolgung der Vereinszwecke ermöglichen.
Die Mitglieder stellen dem Verein mit ihrem Beitritt folgende Daten zur Verfügung
– Name und Vorname, ggf. Name und Vorname eines Erziehungsberechtigten
samt dessen Wohnanschrift (falls vom Minderjährigen abweichend)
– Beruf (freiwillig)
– Status Schüler/Auszubildende/Student – Nachweis für Nachlass bei Beitrag
– Angabe zum Familienstand als Nachweis für einen Beitragsnachlass
– Telefonische Erreichbarkeit und Emailadresse, soweit vorhanden , ggf. eines
– Name und Zulassungsnummer von Wasserfahrzeugen
– Schwimmfähigkeit (Erklärung bzw. Nachweis bei Minderjährigen)
Die in § 1 genannten Daten werden auf dem Vereinsrechner, so wie als Sicherungskopie auf einer externen Festplatte gespeichert. Ferner wird eine Karteikarte in Papierform angelegt.
Diese werden ständig im Sekretariat unter Verschluss gehalten.
Name Vorname, Jahrgang, Status (Schülerrudern, Schnupperkurs, Mitglied)
der Mitglieder der Ruderabteilung und Teilnehmerinnen von Ruderkursen sowie
Schülerruderer werden zusätzlich im Elektronischen Fahrtenbuch hinterlegt.
Melde- und Ergebnislisten, so wie eine Kilometerstatistik werden in der Bootshalle ausgehängt.
Die Verarbeitung der in § 1 genannten Daten erfolgt ausschließlich durch das
Vereinssekretariat und die Mitglieder des Vorstandes.
Ausgenommen hiervon sind nur die Daten im, elektronischen Fahrtenbuch. Sie obliegen dem Administrator.
Die Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt ausschließlich zu den satzungsmäßigen Zwecken des Vereins.
Hierzu zählen insbesondere die Weitergabe von Daten an die Verbände und die Versicherung.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken jeglicher Art findet nicht statt.
Nehmen Vereinsmitglieder an Regatten oder Wettkämpfen teil, so übermittelt der Verein die notwendigen Daten für die Teilnahme an den Veranstalter. Dies kann auch durch den Übungsleiter oder Trainer erfolgen.
Der Verein kann Daten an Vereinsmitglieder übermitteln, wenn dies zum Beispiel für die Organisation von Wanderfahrten oder andere dem Vereinszweck entsprechende
Veranstaltungen notwendig ist.
§ 5 Veröffentlichung von Daten und Bildern
Die Namen, telefonische Erreichbarkeit und Emailadressen von Vorstandmitgliedern und Funktionsträgern werden auf der Homepage und soweit es für satzungsmäßige Zwecke erforderlich ist, auch auf einem Aushang in der Bootshalle bekanntgegeben.
Die von Vereinsmitgliedern, anlässlich den Verein betreffenden Anlässen gefertigten Fotos dürfen auf der Homepage So wie in Informationsschriften des Vereins veröffentlicht werden.
Jedes Vereinsmitglied erhält, entweder auf schriftliche Anfrage oder persönlich im Sekretariat Auskunft, über die zu seiner Peron gespeicherten Daten.
Hierzu dient im Besonderen das Verfahrensverzeichnis gemäß § 11.
Verlässt ein Mitglied den Verein, so werden alle über das Mitglied gespeicherten Daten, mit Ausnahme von Namen, Vornamen, Eintrittsdatum und Austrittsdatum gelöscht.
Ferner veranlasst der Verein die Datenlöschung bei dritten, an die Daten übermittelt wurden.
§ 8 Verpflichtungsklausel
Alle mit der Datenverarbeitung, Weitergabe oder Veröffentlichung betrauten
Vereinsmitglieder verpflichten sich, dies nur im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit und ausschließlich zu den satzungsmäßigen Zwecken zu tun.
Diese Datenschutzrichtlinie ist jedem Vereinsmitglied zur Kenntnis zu geben.
Die Kenntnisnahme und Zustimmung ist schriftlich durch das in der Anlage beigefügte Formblatt zu dokumentieren.
Bei Minderjährigen erfolgt diese durch einen Erziehungsberechtigten.
§ 9 Freiwilligkeit
Jedes Vereinsmitglied darf diese Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen.
§ 10 Schutzwürdige Interessen
Mitglieder können schutzwürdige Belange durch Mitteilung an den Vorstand
( schutzwürdige Belange sind wirtschaftliche und berufliche Belange ebenso wie der Wunsch dass Privat-, Intim- und Vertraulichkeitssphäre gewahrt wird ).
In einem Verfahrensverzeichnis wird festgelegt, welche gemäß § 1 erhobenen Daten zu den in den §§ 4 – 5 genannten Zwecken weitergegeben werden.
Der Vorstand ernennt einen Datenschutzbeauftragten, der den Vorstand und die für die Datenverarbeitung zuständigen Vereinsmitglieder berät und über die Einhaltung dieser Richtlinie wacht.
Einwilligung in die Datenschutzrichtlinie des WSVD Düsseldorf
Hiermit erkläre ich …………………………………….., dass mir die Datenschutzrichtlinie
des WSVD Düsseldorf zur Kenntnis gegeben wurde.
Ich stimme sowohl der Speicherung der in § 1 genannten Daten in der in § 2 genannten Form, als auch der Weitergabe im Sinne des § 4 und der Veröffentlichung im Sinne des § 5 zu.
Unterschrift/Mitglied Erziehungsberechtigter
Die im Folgenden genannten Punkte werden in einem Verfahrensverzeichnis gemäß § 11 strukturiert dargestellt.
Computer-Administrator
Regatta- bzw. Wettkampfveranstalter
Ruderkurs-Teilnehmer_innen: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, email, Telefon
Andere Rudervereine (Angaben für Wanderfahrten oder bei Renngemeinschaften)
Für die Beantragung der Gewährung von Zuwendungen im Rahmen der Sportförderung
werden Veranstaltungs- und Lizenzdaten an die hierfür zuständige Dachorganisation bzw. die
Zuwendungsgeber weitergegeben.
Datenverarbeitung im Auftrag: Onlinebanking Deutsche Bank
PC im Büro, externe Festplatte, Datensicherung in einer Cloud?
Homepage hosteurope
Intranet knodge/Markus Schulte-Huermann
Rechner der Trainer
Rechner Vorstand und Beirat und weiteren Funktionsträgern
Efa: Rechner im Bootshaus und im Medienhafen, Zugriff: Admins
Regattaanmeldung an jeweiligen Veranstalter
Breitensportregatten
: Name, Vorname, Geburtsjahr für Zuordnung zu den Altersklassen,
Masterregatten
: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsjahr für Zuordnung zu den
Altersklassen, bei Steuerleuten: Mindestgewicht wird vor Ort nachgewogen
Kinder- und Juniorenregatten
: Name, Vorname, Geburtsjahr für Zuordnung zu den
Altersklassen, Gewicht bei Leichtgewichten – wird vor Ort nachgewogen – zur Zuordnung zu
Leichtgewichtsklassen bzw. Mindestgewicht bei Steuerleuten; ärztliche Bescheinigung (der
Arzt / die Ärztin untersucht den Athleten bzw. die Athletin ärztlich und bestätigt, dass der
Athlet / die Athletin gesundheitlich in der Lage ist, Ruderwettkämpfe wie folgt zu bestreiten:
Startberechtigung bei Jungen und Mädchen, Juniorinnen / Junioren A, B, Ü18.
Daten werden im Internet und in Publikationen des Veranstalters veröffentlicht (Rennen,
Namen, Vornamen, Geburtsjahr, Zuordnung zu Leichtgewichtsklassen, Mannschaft)
Datenzweck:
Alter – Nachweis der Volljährigkeit. für Jubiläum, bei Ruderern für das
Wanderruderabzeichen (erforderliche Gesamt- bzw. Wafa-kilometer) bzw. Zuordnung zu den
Altersklassen bei Regatten
Bestandserhebung – Daten für NWRV, SSB (?) und DMYV (?) jeweils für das laufende Jahr –
Alter, Geschlecht; Zweck: Mitgliedsbeiträge, Sport-Versicherung beim LSB, statistische
bei Ruderern: alle Daten aus efa
Aktivenpass: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, zusätzlich bei Kindern und
Jugendlichen: gesundheitliche Eignung, untersuchende Arzt/Ärztin
Für Qualifizierungsmaßnahmen sowie Wettkampfteilnahmen beim NWRV:
Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, ggf. zweite Staatsangehörigkeit,
Geschlecht, email, Anschrift, Telefon (Festnetz oder Handy), Veranstaltung,
Prüfungsergebnisse (bestanden/nicht bestanden), bestellte Zusatzleistungen (z.B. Hotel,
Zweck: Kommunikation, Anmeldung und Abrechnung, ggf. Prüfungsnachweis
Funktionsträger beim NWRV: Funktion (Vorstand, Trainer, Bootswart, Sekretariat usw.) für
Versand von funktionsspezifischen Infos per email
Bei Trainern und Athleten:
– Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer (von – bis)
– ggf. Lizenzvereinbarungen
zusätzlich bei Athleten:
– Angaben zur Verlängerbarkeit der Lizenz
– Dokumente und Erklärungen, insbesondere Erklärung zum Ehren-Kodex und Anti-Doping-
– Erklärung zum Ehrenkodex (unterzeichnet)
– Nachweis Erste-Hilfe
Sonstige Qualifizierungsmaßnahmen bei Dritten: Name, Vorname, Anschrift, Telefon, Handy,
Efa: für jede ruderische Aktivität: Tag, Abfahrts- und Ankunftszeit, geruderte Kilometer,
Start- und Zielort, Ruderart (Wanderfahrt, Training, Trainingslager, Regatta, normales Rudern,
Schnupperkurs), Verantwortung als Obmann/Obfrau, Steuermann/Steuerfrau oder
Ruderer/Ruderin, Mannschaft)
Nachweis KFZ-Führerschein bzw. Anhängerführerschein sowie Motorboot-Führerschein
Binnen bei Nutzung der entsprechenden Vereinsfahrzeuge
DSGVO BaWü
Datenschutzrechtliche Unterrichtung (7)
Einwilligung (10) als Rechtsgrundlage
Einwilligungserklärung je nach Verwendungszweck
fürs Internet (am besten mit Beitritt unterschreiben lassen) – siehe Muster
Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherheit personenbezogener Daten: z.B. Firewall,
passwortgeschützte Nutzeraccounts, Verschlüsselung der Daten(?) …
Regelungen für die Datenverarbeitung im Auftrag: Onlinebanking Deutsche Bank: „Im
Fall der Datenverarbeitung im Auftrag ist zu beachten, dass der Verein nur
Auftragsverarbeiter einsetzen darf, die eine hinreichende Garantie für eine
datenschutzkonforme Datenverarbeitung gewährleistet ist (vgl. Art 28 Abs. 1 DS-GVO).
Der Nachweis für diese Qualifikation kann über entsprechende Zertifizierungen gemäß
Art. 42 DS-GVO und anerkannte Verhaltenskodizes nach Art. 40 DS-GVO geführt werden
(Art. 28 Abs. 5 DS-GVO).
Die Auftragsverarbeitung darf nur auf der Grundlage eines bindenden Vertrages erfolgen.“
Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Funktionsträgern ist sicherzustellen, dass
sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an den Nachfolger oder
einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und
Dateien mit Mitgliederdaten beim bisherigen Funktionsträger verbleiben. Auch hierzu
sollte der Verein Regelungen treffen.
Bei Austritt/ Tod: Die erforderlichen Regelungen zu Speicherfristen sowie zur Sperrung
und Löschung von Daten und ggfs. zur Nutzung von Archivgut können entweder in der
Vereinssatzung oder außerhalb der Satzung in einer Datenschutzordnung (s.o. Nr. 1.3.3)
bzw. in einer gesonderten Datenlöschkonzeption getroffen werden.
Angaben über Drittlandtransfer einschließlich Angabe des Drittlandes sowie

References: § 1
 § 1

§ 5
 § 11

§ 8

§ 9

§ 10
 § 1
 § 1
 § 2
 § 4
 § 5
 § 11

Art. 42
 Art. 40