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SERIE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS N 3. Secretaría General - PDF
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Rubén Peña de la Fuente
1 SERIE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS N 3 Secretaría General 1
3 Secretaría General Manual de Procedimientos Archivísticos del Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú Lima
4 O D 3 Biblioteca Nacional del Perú. Secretaría General. Manual de procedimientos archivísticos del Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú / Secretaría General. -- Lima : Biblioteca Nacional del Perú, Fondo Editorial, p.; 21 cm. -- (Documentos administrativos ; 3) D.L Biblioteca Nacional del Perú Archivos Manuales, etc. 2. Archivos Procesamiento Perú Manuales, etc. I. Título II. Serie BNP: Hugo Neira Director Nacional Biblioteca Nacional del Perú Liliana Pérez Sánchez Cerro Directora Técnica Biblioteca Nacional del Perú Ana María Salazar Laguna Directora General Secretaría General Irma López de Castilla Delgado Directora General Centro de Investigaciones y Desarrollo Bibliotecológico Elaboración de Manual: Ronny Aguilar Espinoza Responsable del Archivo Ccentral Colaboradores: CarmenElena Vivas Pascual Karen Caicay Salas Edición: Benjamín Blass Rivarola Dirección Ejecutiva de Ediciones Carátula y diagramación: José Luis Portocarrero Blaha Corrección de estilo: Úrsula León Castillo Biblioteca Nacional del Perú Apoyo del Archivo General de la Nación Lima 2008 Reservados todos los derechos. Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N Biblioteca Nacional del Perú - Av. De la Poesía 160, Lima 41 - Teléfono: Fax: http: // Correo electrónico: 4
5 Tabla de contenido Presentación... Resolución Directoral Nº BNP Directiva Nº BNP/ODT/SG «Manual de procedimientos archivísticos del Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú Objetivos Finalidad Alcance Base legal Sistema Institucional de Archivos Concepto Funciones del Sistema Institucional de Archivos Archivo General de la Nación Niveles de Archivos Procesos Técnicos Archivísticos Transferencia de documentos Organización de documentos Descripción documental
6 6.4 Selección documental Conservación de documentos Servicios archivísticos Glosario de Términos... Anexos
7 Presentación El presente documento es un instrumento de gestión archivística en el que se expone, en forma detallada y sistemática, las etapas y procedimientos que deben realizarse en los diferentes procesos técnicos archivísticos que se aplican en el Área de Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú. Cabe resaltar que en el Manual de Organización y Funciones (MOF) no están definidos los conceptos de los diferentes niveles de archivos que existen en la institución, lo cual conlleva a desdoblar esfuerzos en la administración del acervo documental. Por tanto, las consecuencias que surgen ante esta irregular administración es la pérdida de documentos, duplicidad de información y el congestionamiento de documentos en las oficinas. En tal sentido, creemos que este Manual se constituirá en una herramienta de gestión útil para la Biblioteca Nacional del Perú, porque permitirá contribuir a mantener clasificada, organizada y centralizada toda la documentación generada anualmente por cada nivel de archivos de las diversas unidades orgánicas. Ana María Salazar Laguna Directora General Secretaría General 7
11 DIRECTIVA Nº BNP/ODT/SG «MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DEL PERÚ» 1. OBJETIVO Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos técnicos archivísticos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos conforme a las funciones del Archivo Central, lo cual permitirá obtener un sistema institucional de archivos así como asesorar en la organización y administración de los Archivos de Gestión de cada unidad orgánica de la Biblioteca Nacional del Perú. 2. FINALIDAD El presente manual tiene por finalidad: - Formalizar el Sistema Institucional de Archivos. - Regular el funcionamiento del Archivo Central y los Archivos de Gestión. - Proporcionar al personal del archivo un instrumento de gestión administrativa que norme su funcionamiento. - Servir de instrumento de capacitación para unificar criterios y lineamientos de aplicación general, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales de cada una de las dependencias. 11
12 3. ALCANCE El cumplimiento del presente Manual está dirigido a todo el personal del Archivo Central, así como a las personas responsables del archivo por cada unidad orgánica. 4. BASE LEGAL - Reglamento de Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. DECRETO SUPREMO N ED (01/06/06) - Aprobación del Cuadro de Calificación de Series Documentales. RESOLUCIÓN DIRECTORAL NACIONAL N BNP (31/05/2006) - Conformación del Comité de Evaluación de Documentos CED. RESOLUCIÓN DIRECTORAL NACIONAL N BNP (18/01/2006) - Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. LEY N (22/07/04) - Aprueban Estructura Orgánica y Reglamento de Organización y Funciones de la Biblioteca Nacional del Perú y del Sistema Nacional de Bibliotecas. DECRETO SUPREMO N ED (07/09/02) - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. LEY N (03/08/2002) - Ley del Procedimiento Administrativo General. LEY N (11/04/01) - Reglamento de Ley N Ley del Sistema Nacional de Archivos. DECRETO SUPREMO N JUS (27/06/92) - Ley del Sistema Nacional de Archivos. 12
13 LEY N (11/06/91) - Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. RESOLUCIÓN JEFATURAL N AGN-J (11/06/ 85) - Precisan que la Resolución Jefatural N AGN-J es de aplicación para la documentación con menos de 30 años de antigüedad. RESOLUCIÓN JEFATURAL N AGN-J (05/10/ 85) - Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. DECRETO LEY N (17/05/72) - Reglamento del Decreto Ley N DECRETO SUPREMO N ED (29/10/75) Resolución Directoral Nacional Nº BNP, por la que se conforma el Comité de Evaluación de Documentos CED de la Biblioteca Nacional del Perú. 5. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5.1 CONCEPTO El Sistema Institucional de Archivos, en su condición de ente que enlaza a los demás archivos, es el encargado de aplicar y difundir las normas emanadas del Archivo General de la Nación e integrar todo el acervo documental de la Biblioteca Nacional del Perú para la debida organización y funcionamiento de los diferentes niveles de archivos. El Sistema Institucional de Archivos de la Biblioteca Nacional del Perú está conformado por el Archivo Central como eje central, los Archivos de Gestión 13
14 (Secretarial), los Archivos Periféricos y el Archivo Histórico, que, relacionados entre sí, contribuyen a la organización del fondo documental de la institución FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS a) Dictar políticas y lineamientos en materia de archivos para una eficiente gestión y administración de los documentos emitidos o recibidos dentro del ejercicio de las funciones de la Biblioteca Nacional del Perú. b) Aplicar las normas emanadas por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos. c) Elaborar instrumentos descriptivos en cada nivel de archivo, los mismos que permitirán unificar los diferentes procesos técnicos archivísticos. Organización del Sistema Institucional de Archivos Sistema Institucional de Archivos Archivo General de la Nación Archivo Central Archivos de Gestión Archivo Periféricos Archivo Histórico 14
15 5.3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Es un organismo público descentralizado con personería jurídica de derecho público interno, con autonomía técnica y administrativa, comprendido en el Sector Justicia. Es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, encargado de normar, administrar y velar por la defensa y conservación del patrimonio documental de la nación Funciones - Establecer los lineamientos de política nacional en materia de archivos. - Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. - Formular y emitir las normas técnicas sobre la organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. - Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos. - Normar la producción y eliminación de documentos de los archivos públicos a nivel nacional. - Velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivo y documentos. - Demás funciones que señale la Ley NIVELES DE ARCHIVOS El Sistema Institucional de Archivos en la BNP está integrado por: 15
16 - Archivo Central - Archivos de Gestión (Secretarial) - Archivos Periféricos - Archivo Histórico Archivo Central Es el responsable de administrar los documentos provenientes de los Archivos de Gestión (Secretarial) y Periféricos de la Biblioteca Nacional del Perú, e intervenir en la transferencia y eliminación de los documentos. Objetivo del Archivo Central Garantizar la organización y custodia del patrimonio documental de la Biblioteca Nacional del Perú, así como coordinar, en forma armónica, en materia de archivos con todas las unidades orgánicas de la institución, para facilitarles y brindarles un servicio eficiente a los usuarios internos y externos. Funciones del Archivo Central a) Acopiar la documentación de las diferentes unidades orgánicas. b) Organizar y evaluar la documentación. c) Elaborar instrumentos descriptivos para un mejor control y accesibilidad de los documentos. d) Establecer normas, directivas, y reglamentos internos para el Sistema Archivístico, acorde 16
17 a la jurisprudencia emanada del Archivo General de la Nación. e) Asesorar y capacitar en materia archivística a las secretarias y/o responsables de los Archivos de Gestión y de los Archivos Periféricos de la Biblioteca Nacional del Perú. f) Velar por la conservación de los documentos que constituyen el patrimonio documental de la institución Archivo de Gestión (Secretarial) Es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o generada en el ejercicio de sus funciones, así como de su transferencia al Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú, en el transcurso del año. Objetivo del Archivo de Gestión (Secretarial) Administrar los documentos de acuerdo a las directrices emanadas por el Archivo Central de la institución. Funciones del Archivo de Gestión (Secretarial) a) Organizar los documentos de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Series Documentales. b) Elaborar instrumentos descriptivos para llevar un mejor control de los documentos emitidos o recibidos. 17
18 c) Transferir la documentación una vez cumplido su plazo de retención. d) Coordinar permanentemente con el Archivo Central. e) Controlar el préstamo de documentos Archivo Periférico Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión (Secretarial) y de su transferencia al Archivo Central de la institución. Estos archivos se presentan cuando la documentación que se custodia es voluminosa y la necesidad de consulta es permanente. Objetivo del Archivo Periférico Garantizar la administración de toda la documentación recibida por los Archivos de Gestión (Secretarial). Funciones del Archivo Periférico a) Acopiar los documentos que se producen en los Archivos de Gestión (Secretarial). b) Coordinar con el Archivo de Gestión (Secretarial) y el Archivo Central sobre las políticas archivísticas y metodológicas para el debido funcionamiento y control de los documentos que se encuentran en dicho archivo.z c) Transferir la documentación una vez cumplido su plazo de retención. 18
19 5.4.4 Archivo Histórico Es el responsable de acopiar y conservar los documentos de valor permanente una vez concluido su ciclo vital. Objetivos del Archivo Histórico Organizar, conservar y administrar el patrimonio documental de la Biblioteca Nacional del Perú, con el fin de apoyar la investigación documental y la cimentación de la historia de la Biblioteca Nacional. Funciones del Archivo Histórico a) Acopiar y administrar los documentos provenientes del Archivo Central. b) Conservar y preservar la documentación histórica de la Biblioteca Nacional del Perú. c) Elaborar instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos, índices) que aseguren el control, acceso y recuperación rápida y eficiente de la información. d) Facilitar la documentación y la información necesaria tanto a los usuarios internos como externos. 6. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 6.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Objetivo Orientar las acciones archivísticas que se aplicarán en la transferencia de documentos de 19
20 los Archivos de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos al Archivo Central de la Biblioteca Nacional del Perú Finalidad a) Descongestionar los Archivos de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos que integran la Biblioteca Nacional del Perú. b) Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental de la institución. c) Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales en los Archivos de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos Alcance Este procedimiento es aplicable a los Archivos de Gestión (Secretarial) y Archivo Central Requisitos Serán transferidos los documentos que cuenten con un mínimo de tres años de antigüedad sin tomar en cuenta el presente año o cuya vigencia administrativa haya concluido, según la Tabla de Retención de Documentos Etapas a) El Archivo de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos: - Coordina la transferencia de documentos con el responsable del Archivo Central. 20
21 b) El Archivo Central: - El responsable del Archivo Central acepta y establece la fecha de la transferencia de documentos. c) El Archivo de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos: - El responsable del Archivo de Gestión procede a la transferencia y llenará los tres juegos del Inventario de Transferencia de Documentos, debidamente firmado por su jefe inmediato. - Cada unidad de archivamiento a transferir debe estar rotulada en la parte más visible (parte superior o lomos) según formulario, el cual contiene los siguientes datos:. Unidad orgánica. Serie documental. Código de la serie. Fechas extremas. Número correlativo de la unidad de archivamiento - El traslado de documentos se efectuará en unidades de archivamiento (archivador de palanca, paquetes, cajas, etc.), los cuales deben estar limpios y ordenados según el Cuadro de Clasificación de Series Documentales. - Para mayor seguridad, cada unidad de archivamiento o expedientes contenidos 21
22 deben estar foliados. Caso contrario, el Archivo Central no se hace responsable de la falta de documentos o de anexos incompletos. d) El Archivo Central: - Recibe y verifica el contenido de las unidades de archivamiento y el número de folios, si este se hubiera especificado, así como la cantidad de metros lineales. - En caso de disconformidad coordinará de nuevo el Inventario de Transferencia de Documentos con el Archivo de Gestión (Secretarial) y/o Periférico. - En señal de conformidad, el responsable del Archivo Central firmará tres (3) juegos del Inventario de Transferencia de Documentos y devolverá un juego al Archivo de Gestión remitente. - Un juego del Inventario de Transferencia de Documentos será archivado para futuras consultas y otro juego será remitido al Comité de Evaluación de Documentos CED. - Ingresa la información contenida en el Inventario de Transferencia de Documentos a la base de datos. * CED : Comité de Evaluación de Documentos 22
23 6.1.6 Anexos - Inventario de Transferencia de Documentos 1. Nombre de la Dirección y/u Oficina, unidad orgánica cuya documentación va a transferir y el número secuencial, según la primera remisión de documentos efectuada por la unidad orgánica. 2. Describir en forma general las series documentales y sus fechas extremas. 3. Será llenado por el responsable del Archivo Central. 4. Apellidos, nombres y firma de la persona responsable del archivo remitente. 5. Apellidos, nombres y firma de la persona responsable del Archivo Central. - Inventario de Registro de Transferencia 1. Indicar el número correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse. 2. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, según la serie o series que la conforman. 3. Indicar la fecha más antigua y reciente de las unidades de archivamiento. 4. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensión de la documentación a transferir, por ejemplo: cargos, copias, faltantes, estado de conservación, etc. 23
24 - Flujograma de Transferencia de Documentos de la Biblioteca Nacional del Perú (Anexo Nº 01). Modelo de la Tabla de Retención de Documentos (Anexo Nº 02). Modelo de Inventario de Transferencia de Documentos (Anexo Nº 03) Anexo Nº 04 ETIQUETA DE LA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO CENTRO DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS ESPECIALIZADOS UNIDAD ORGÁNICA Y ÁREA NÚMEROS O FECHAS EXTREMAS AÑO PATRIMONIO DOCUMENTAL BIBLIOGRÁFICO SERIE PERITAJES ENERO-JUNIO 2006 SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL NÚMERO CORRELATIVO 1 24
25 6.2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Concepto La organización de documentos es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgánica de acuerdo a sus funciones Objetivo Orientar las acciones archivísticas que se aplicarán en la organización de los documentos pertenecientes a los Archivos de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos Finalidad - Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los diferentes niveles de archivos de la Biblioteca Nacional del Perú. - Mantener organizada la documentación de manera integral como producto de las actividades de cada unidad orgánica. - Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información Alcance A todo el personal encargado de los Archivos de Gestión (Secretarial) y/o Periféricos. 25
26 6.2.5 Requisitos Disponer del Cuadro de Clasificación de las Series Documentales de la Biblioteca Nacional del Perú Etapas a) El Archivo de Gestión (Secretarial) o Periférico - El encargado del Archivo de Gestión (Secretarial) o Periférico clasificará los documentos teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación de Series Documentales. Cada serie documental se ordenará mediante el sistema más conveniente (alfabético, numérico o combinación de ambos). - El encargado del Archivo de Gestión deberá identificar cada unidad de archivamiento con los datos antes mencionados (ver punto N 6.1.5). - El encargado del Archivo de Gestión deberá colocar las unidades de archivamiento de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Series Documentales. - El encargado del Archivo Gestión deberá transferir documentos al Archivo Central conforme a los plazos señalados en la Tabla General de Retención de Documentos. b) El Archivo Central El Archivo Central supervisa que los documentos sean debidamente organizados y 26
27 clasificados, para lo cual, de manera periódica, deberá realizar visitas a las unidades orgánicas para verificar el estado de sus archivos de gestión y brindar asesoría en caso de duda. c) El Archivo de Gestión o Secretarial Recibe y archiva el cargo de la transferencia realizada. De esta forma concluye el proceso de organización de documentos. d) En el Archivo Central - En caso de documentos no asignados o desorganizados se clasificarán de acuerdo a la Unidad Orgánica de origen y luego por series documentales (tipos documentales o asuntos), según el Cuadro de Clasificación de Series Documentales. - Cada serie documental se ordenará de acuerdo al tipo documental o asunto, ya sea cronológico, alfabético, numérico o la combinación de ambos. - Se le asignará un código a cada unidad orgánica y a la serie documental según el Cuadro de Clasificación de las Series Documentales, así como a cada unidad de archivamiento. - El responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentación, dispone la colocación de las unidades de archivamiento en las estanterías correspondientes de acuerdo al 27
28 Anexo lugar de procedencia, tomando como base a la estructura orgánica de la Biblioteca Nacional del Perú. - Flujograma de Organización de Documentos de la Biblioteca Nacional del Perú (Anexo Nº 05) 6.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Concepto La descripción de documentos es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos Objetivo Orientar las acciones archivísticas para la elaboración de instrumentos descriptivos Finalidad - Facilitar la localización de los documentos. - Garantizar el control del patrimonio documental de la institución. - Brindar un eficaz y eficiente servicio de la documentación. 28
29 6.3.4 Alcance Este procedimiento es aplicable al personal que labora en el Archivo Central Requisitos Tener organizada la documentación a describir Acciones a desarrollar El responsable del Archivo Central elaborará y actualizará los diversos instrumentos descriptivos teniendo en cuenta las características de los documentos y los requerimientos de los servicios de información de cada unidad orgánica. Los instrumentos descriptivos aplicables serán el Inventario de Transferencia de Documentos, Inventario de Eliminación de Documentos, Inventario General del Fondo Documental y la Tarjeta de Registro de Documento Etapas del procedimiento. El responsable del Archivo Central se encargará de normar y regular los instrumentos descriptivos de la Biblioteca Nacional del Perú, entregando el formato del Inventario General, de acuerdo a las necesidades y exigencias de la institución, estableciéndolo en todos los niveles de archivo.. Aplicar el formato de los instrumentos descriptivos para dar a conocer las características y el desarrollo del contenido 29
30 en todos los niveles de archivo a nivel institucional.. Supervisar y evaluar el manejo que se le da a los formatos de inventario establecidos. LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SEGÚN LOS NIVELES DE ARCHIVOS NIVEL DE ARCHIVO TIPOS DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS CONTROL INFORMACIÓN Archivo Central. Inventarios de transferencia. Registro de transferencia. Inventario General. Fichas de atención al usuario. Cuadro de Clasificación de Series Documentales. Guías, inventarios y catálogos. Índices. Base de datos Archivo de Gestión y Periféricos Archivo Histórico. Registro de entrada y salida. Inventarios de transferencia. Cuadro de Clasificación de Series Documentales. Fichas de contenido. Índices. Guías sinópticas y generales. Inventario y catálogos. Índices 6.4. SELECCIÓN DOCUMENTAL Concepto La selección documental es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de la Biblioteca Nacional del Perú para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos. 30
31 6.4.2 Objetivo Orientar a las acciones archivísticas para la conservación o eliminación de los documentos Finalidad - Garantizar la conservación de los documentos permanentes. - Permitir la eliminación periódica de los documentos innecesarios. - Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacios, equipos, materiales y personal del Archivo Central Alcance Este procedimiento es aplicable al personal encargado del Archivo Central en coordinación con el Comité de Evaluación de Documentos Requisitos - Comité de Evaluación de Documentos CED. - Tabla General de Retención de Documentos - Inventario y muestras de documentos a eliminar. - Documentación organizada por series documentales e inventariadas Acciones a desarrollar - El Comité de Evaluación de Documentos (CED) de la entidad formulará y actualizará 31
32 el Programa de Control de Documentos (PCD). - Las series documentales serán analizadas y evaluadas teniendo en cuenta sus valores (administrativos, jurídicos, económicos, científicos, históricos, culturales e informativos) para determinar sus períodos de retención. - El responsable del Archivo Central elaborará un cronograma anual de eliminación de documentos de acuerdo a los plazos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos. - El Comité de Evaluación de Documentos, en coordinación con el Archivo General de la Nación, ente Rector del Sistema Nacional de Archivos, autorizará y efectuará la eliminación de los documentos cuya conservación no se considere necesaria Etapas del procedimiento a) El responsable del Archivo Central en coordinación con el Comité de Evaluación de Documentos son los encargados de la conducción de este procedimiento, debiendo seguir las etapas siguientes: - Clasificar la documentación de acuerdo a la Tabla General de Retención de documentos para su posible eliminación. - Elaborar el inventario de eliminación y extraer las muestras documentales necesarias. 32
33 - Por cada serie documental extraerá muestras de acuerdo a los siguientes criterios:. Documentos contables mayores de diez (10) años.. Documentos administrativos que no tengan efecto de fiscalización futura.. Copias, fotocopias, borradores e impresos.. Correspondencias, después de haber cumplido su plazo de retención.. Las muestras de cada serie documental deberán ir en un file, en donde debe indicarse la Unidad Orgánica a la que corresponden así como los años extremos. b) Redactar un informe dirigido a la Secretaría General, en donde se sustentará la propuesta de eliminación. c) La Secretaría General recibe el informe y convoca al CED para la revisión y aprobación del inventario y muestras de los documentos a eliminar. d) El CED revisa y evalúa el inventario y muestras de los documentos para su respectiva aprobación. e) El CED propondrá a la Secretaría General que envíe un oficio al Archivo General de la Nación, solicitando la autorización para la eliminación de documentos de conformidad con los procedimientos legales establecidos. f) El Archivo General de la Nación autorizará la eliminación de documentos. 33
34 g) La Secretaría General recibirá y remitirá la autorización de eliminación de documentos al CED. h) El CED, una vez confirmada la procedencia de la eliminación de documentos por el Archivo General de la Nación, redactará el Acta de Eliminación (Anexo Nº 06). Dicha Acta será firmada por los miembros del Comité. i) La Secretaría General propondrá el Proyecto de Resolución Directoral Nacional para su respectiva aprobación, que distribuirá a las demás áreas para su conocimiento. j) La Secretaría General entregará la Resolución Directoral Nacional aprobada al Archivo General de la Nación, adjuntando la documentación a ser eliminada. k) El Archivo General de la Nación recibe una copia de la Resolución Directoral Nacional, firmando la entrega correspondiente quedándose con un ejemplar Programa de Control de Documentos El Comité de Evaluación de Documentos (CED) es el encargado de conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos (PCD). El Programa de Control de Documentos (PCD) es un documento de gestión archivística que orienta la selección de documentos de la Biblioteca Nacional del Perú. En este documento se establece las series documentales que produce 34
35 o recibe dicha entidad pública como resultado de sus actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Para la formulación del PCD se tendrán en cuenta los valores temporal y permanente de los documentos. El PCD está conformado por: El Inventario de Series Documentales. La Tabla General de Retención de Documentos. El Índice Alfabético de la Series Documentales El Inventario de Series Documentales - Los coordinadores asignados por las Jefaturas de cada Dirección General de la Biblioteca Nacional del Perú, de común acuerdo con el responsable del Archivo Central, formularán el Inventario de la Series Documentales correspondientes a sus áreas y lo remitirán al CED para su aprobación. - El CED analizará los Inventarios de las Series Documentales con el fin de determinar el valor de cada una de las series e indicar sus plazos de retención en cada nivel de archivo. 35
36 Tabla General de Retención de Documentos - La Tabla General de Retención de Documentos será utilizada para registrar esquemáticamente los asuntos principales y títulos de las Series Documentales que las integran, así como sus correspondientes períodos de retención. - La Tabla se elaborará separadamente por cada asunto principal a base de la información del inventario de las series documentales El Índice Alfabético de las Series Documentales Anexos - El Índice del PCD será utilizado en orden alfabético, integrándose los nombres de las series documentales, el asunto principal y el código respectivo. - El Índice se formulará considerando la totalidad de las series documentales que se archiven en la entidad. - Inventario de Eliminación de Documentos (Anexo N 07) 1. Nombre del sector, la entidad y la unidad 36
37 orgánica cuya documentación va a eliminarse. 2. Nombre y apellidos del responsable del Archivo Central. 3. Dirección y teléfono del Archivo Central. 4. Dejar en blanco para ser llenado por el Archivo General de la Nación. 5. Describir en forma general las series documentales y sus fechas extremas. 6. Será llenado por el responsable del Archivo Central. 7. Fecha y firma del responsable del Archivo Central. - Inventario de Registro de Eliminación 1. Indicar el número correlativo de las unidades de archivamiento de la documentación a eliminarse. 2. Señalar detalladamente la serie o las series documentales que conforman cada unidad de archivamiento. 3. Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las series a eliminarse. 4. Anotar la información complementaria para la mejor comprensión de los criterios que fueron tomados en cuenta para determinar que la documentación era innecesaria. - Modelo de Acta del Comité de Evaluación de Documentos - Modelo de la Tabla General de Retención de Documentos 37

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