Source: http://docplayer.cz/40218929-Ohlaseni-agend-a-oznameni-o-vykonavani-pusobnosti-v-agende-ve-smyslu-zakona-c-111-2009-sb-o-zakladnich-registrech.html
Timestamp: 2020-08-08 21:33:50+00:00

Document:
Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působností v agendě ve smyslu zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech - PDF Stažení zdarma
Download "Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působností v agendě ve smyslu zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech"
1 Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působností Verze 1.5 Verze 1.5 strana 1 (celkem stran 68)
2 Obsah Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působností č. 111/2009 Sb., o základních registrech Úvod Pro koho je dokument určený Vysvětlení vybraných pojmů Definice a výklad pojmů a zkratek Proces registrace agend Registrace agendy Registrace OVM pro výkon v agendě Ohlášení agendy Kdo ohlašuje agendy ve své působnosti Do kdy agendy ohlásit Existující agendy Nové agendy Následné změny v registraci agendy Postup ohlášení agendy Přístup k formuláři pro ohlášení agendy Práce s elektronickým formulářovým systémem Principy elektronického formulářového systému Struktura ohlášení agendy Tisk formuláře Odeslání vyplněného formuláře Ministerstvu vnitra Oznámení o vykonávání působností v agendě Vstupní informace Agendový informační systém RPP Působnostní Přihlášení do AIS RPP Působnostní Vzhled obrazovek Postup procesu Oznámení Přihlášení do AIS RPP Působnostní načtení údajů Zobrazení a výběr agend Oznámení nové působnosti v agendě Editace rozpracovaného oznámení působnosti v agendě Odeslání oznámení a odhlášení ze systému Příklady nejčastějších případů zpracování Oznámení Přílohy FAQ nejčastější dotazy Zjednodušený postup vyplnění oznámení působnosti v agendě Výtah citovaných ze zákona Verze 1.45 strana 2 (celkem stran 68)
3 1 Úvod Cílem tohoto dokumentu je popsat proces registrace agendy a proces oznámení o vykonávání působnosti, ve znění zákona č. 100/2010 Sb. a zákona č. 424/2010 Sb. (dále jen zákon o základních registrech ), související s ohlášením agendy a s oznámením o vykonávání působnosti v agendě. Základní registry jsou platformou pro bezpečné sdílení dat v rámci celé veřejné správy v České republice. Základní registry obsahují referenční údaje, to znamená údaje právně závazné a platné (pokud nejsou zpochybněny). Jednotlivé agendové systémy veřejné správy mají povinnost těmto referenčním údajům přizpůsobit údaje ve svých registrech. Aby to mohly činit, budou jednotlivé agendové informační systémy dostávat oznámení o změně (notifikaci) referenčních údajů a dle vlastních procesů si budou moci změny v referenčních údajích vyzvednout prostřednictvím tzv. služeb základních registrů. Dobudováním základních registrů a připojení agendových informačních systémů veřejné správy nastává v České republice zásadní změna zejména při aktualizaci údajů o klientech veřejné správy, kteří již nebudou nuceni nadále sloužit jako přenašeči informací mezi informačními systémy jednotlivých agend a při správě jednotlivých informačních systémů budou postupně odbourány individuální finančně a technicky náročné postupy k aktualizaci údajů potřebných pro výkon jednotlivých agend. Registr práv a povinností bude pro systém základních registrů zejména sloužit jako bezpečnostní systém, který zajistí oprávněnost přístupu k referenčním údajům v základních registrech na základě zákonného zmocnění v rámci jednotlivých konkrétních agend. Aby mohly orgány veřejné moci při výkonu svých činností prostřednictvím svých systémů využívat údaje ze základních registrů, musí zaregistrovat svou působnost v každé konkrétní agendě u Ministerstva vnitra. Před touto registrací orgánu veřejné moci musí proběhnout samotná registrace každé konkrétní agendy. U agend, které jsou celé v kompetenci jednoho orgánu veřejné moci na úrovni ústředního správního úřadu nebo správního úřadu s celostátní působností zaregistruje orgán veřejné moci jednak samotnou agendu a dále i sám sebe k jejímu výkonu. U agend, které jsou vykonávány u různých orgánů veřejné moci (zpravidla to jsou agendy, jejichž největší součást vykonávají obce v rámci přenesené působnosti na svých obecních úřadech, jako je např. agenda občanských průkazů, agenda evidence obyvatel, agenda registru živnostenského podnikání, agenda registru řidičů, apod.) zaregistruje agendu nadřízený orgán veřejné moci, který je zpravidla i správcem informačního systému, který je pro výkon agendy využíván. Orgány veřejné moci, které agendu vykonávají, se pak registrují (k působnosti) v dané agendě. Registrace agend probíhá na základě vyplnění formuláře v elektronické podobě a jeho zaslání Ministerstvu vnitra. Proto, aby byla zachována konzistentnost dat v registru práv a povinností, budou data z formulářů do registru práv a povinností předávána Ministerstvu vnitra, které vyhodnotí zejména to, zda je daná agenda na správné úrovni obecnosti, či zda již neexistuje jiná Verze 1.45 strana 3 (celkem stran 68)
4 agenda, v rámci které je daná činnost vykonávána. V v případě, že agenda není definována na správné úrovni obecnosti nebo údaje k registraci nejsou úplné, dohodne se na dalším postupu s příslušným ohlašovatelem (orgánem veřejné moci). Dále Ministerstvo vnitra posuzuje, zda jsou podloženy požadavky na role pro přístup k referenčním údajům v základních registrech, tedy zda jsou podložena ustanoveními právních předpisů, které výkon činností v dané agendě upravují. Pokud je vše v pořádku, budou data zanesena do registru práv a povinností a orgány veřejné moci po registraci své působnosti v agendě a napojení příslušného agendového systému jeho správcem na informační systém základních registrů mohou údaje o agendě v tomto registru využívat. Registrace působnosti OVM v agendě probíhá na základě oznámení jednotlivých orgánů veřejné moci k výkonu působnosti v agendě. Na základě vyplněných údajů v oznámení provede Ministerstvo vnitra kontrolu těchto údajů a pokud bylo v registraci agend požadováno, zašle toto oznámení k posouzení i správci agendy a správcům agendových informačních systémů. Po kladném posouzení je orgán veřejné moci registrován k výkonu působnosti v agendě. 1.1 Pro koho je dokument určený Dokument popisuje proces registrace agend a následný proces oznámení o vykonávání působnosti v agendě. Povinnost ohlásit agendy ve své působnosti mají ústřední správní úřady nebo jiné správní úřady s celostátní působností (dále jen ústřední správní úřad ). Oznámení o vykonávání působnosti v agendě provádí každý orgán veřejné moci, kterému je tato působnost dána zákonem. Dokument je proto určený jednak zástupcům ústředních správních úřadů, kteří jsou zodpovědní za ohlášení agendy v působnosti svého úřadu a dále zástupcům všech orgánů veřejné moci, pro něž z registrace agendy vyplývá výkon působnosti v této agendě. 1.2 Vysvětlení vybraných pojmů Klíčové pojmy používané v popisu procesu registrace agend jsou hierarchicky uspořádané, jak je znázorněno na následujícím obrázku: Působnost Agenda Činnosti Role Oprávnění Úkony Obrázek 1 Hierarchie pojmů používaných v rámci ohlášení agendy Vysvětlení pojmů: - Působnost ústředního správního orgánu (dále také jen ÚSÚ ) je dána zejména zákonem č. 2/1969 Sb., kompetenční zákon, který komplexně definuje povinnosti tohoto úřadu. Verze 1.45 strana 4 (celkem stran 68)
5 - Agenda v působnosti ÚSÚ je definována konkrétním právním předpisem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku působnosti. Agendu vykonávají orgány veřejné moci (dále také jen OVM ) určené tímto zákonem. - Agenda je vykonávána jako souhrn činností. Pro každou činnost je definován rozsah oprávnění úřední osoby k přístupu k referenčním údajům v základních registrech nebo k údajům v agendových informačních systémech. Činnost je definována konkrétním ustanovením konkrétního zákona. - Role znamená souhrn oprávnění konkrétního úředníka přistupovat či měnit referenční údaje v jednotlivých základních registrech či agendových informačních systémech. Verze 1.45 strana 5 (celkem stran 68)
6 2 Definice a výklad pojmů a zkratek Pojem Agenda AIFO, agendový identifikátor fyzické osoby AIS, agendový informační systém AIS RPP Působnostní Činnost Editor ISZR, Informační systém základních registrů Význam Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působnosti Definice 1 : 2 písm. d) Souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti orgánu veřejné moci. Výklad 2 : Agenda je vymezena konkrétním zákonem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku veřejné správy. Definice: 9 odst. 1) Agendový identifikátor fyzické osoby je neveřejným identifikátorem, který je jednoznačně přiřazen záznamu o fyzické osobě v příslušném agendovém informačním systému nebo základním registru, je odvozen ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby a kódu agendy a je užíván výlučně k jednoznačnému určení fyzické osoby pro účely výkonu agendy, pro kterou byl přidělen. Z agendového identifikátoru fyzické osoby nelze odvodit zdrojový identifikátor fyzické osoby a nelze z něj ani dovodit osobní nebo jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Definice: 2 písm. e) Informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy. Agendový informační systém RPP sloužící pro správu agend, rolí a působností (prozatím a pro účely tohoto dokumentu je AIS RPP Působnostní chápán v užším smyslu jen jako AIS sloužící orgánům veřejné moci k oznamování působnosti v agendě) Definice: 48 písm. a) Soubor úkonů, které jsou za účelem výkonu veřejné moci vykonávány orgány veřejné moci v rámci jejich agendy. Výklad: Činnost je definována konkrétním ustanovením konkrétního zákona, který vymezuje agendu. Definice: 2 písm. g) Orgán veřejné moci, který je oprávněn zapisovat referenční údaje do základního registru a provádět změny zapsaných referenčních údajů. Definice: 2 písm. f) Informační systém veřejné správy, jehož prostřednictvím je zajišťováno sdílení dat mezi jednotlivými základními registry navzájem a základními registry a agendovými informačními systémy, správa oprávnění přístupu k datům a další činnosti podle zákona o 1 Definice pojmu obsahuje odkaz a textaci na konkrétní ustanovení zákona o základních registrech, nebo jiného zákona, uvedeného před odkazem. 2 Výklad pojmu obsahuje vysvětlení definice z pohledu správce RPP. Verze 1.45 strana 6 (celkem stran 68)
7 Nesprávný referenční údaj Ohlašovatel agendy OVM, orgán veřejné moci Referenční údaj Role ROB, Registr obyvatel ROS, Registr osob základních registrech. Definice: 4 odst. 5) Referenční údaj označený jako nesprávný má po dobu, po kterou je takto označen, pouze informativní povahu. Výklad: Správnost referenčního údaje může zpochybnit kdokoliv, kdo je oprávněn daný referenční údaj získat ze základního registru a to v případě, že je schopen prokázat jeho nesprávnost, nebo má jiné oprávněné pochybnosti o jeho správnosti. Referenční údaj za nesprávný označuje editor tohoto údaje. Označení referenčního údaje za nesprávný odstraňuje editor tohoto údaje neprodleně poté, co ověří jeho správnost. Definice: 54 odst. 1) písm. a) Orgán veřejné moci, který ohlašuje agendu. Výklad: Ústřední správní úřad, v jehož působnosti je agenda a který provádí její ohlášení ve smyslu zákona o základních registrech. Definice: 2 písm. c) státní orgán, územně samosprávný celek a fyzická, nebo právnická osoba, byla-li jí svěřena působnost v oblasti veřejné správy. Definice: 2 písm. b) údaj vedený v základním registru, který je označen jako referenční údaj. Výklad: Státem garantovaný správný údaj obsažený v příslušném základním registru, který orgán veřejné moci využívá při své činnosti a to, aniž by ověřoval jejich správnost. Od osob, po kterých je jiným právním předpisem doložení takových údajů požadováno, je orgán veřejné moci oprávněn požadovat poskytnutí takových údajů pouze, pokud nejsou v základním registru obsaženy, nebo jsou označeny jako nesprávné, nebo vznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje, nebo jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle jiného právního předpisu. Definice: 48 písm. b) souhrn oprávnění úřední osoby, která vykonává určitou činnost, k přístupu k referenčním údajům v základních registrech nebo k údajům v agendových informačních systémech. Výklad: Role se vztahuje ke konkrétní činnosti v konkrétní agendě a znamená oprávnění konkrétního úředníka při výkonu této konkrétní činnosti vytvářet, rušit, zjišťovat, nebo měnit údaje v základních registrech a agendových informačních systémech. Základní registr obyvatel Základní registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci Verze 1.45 strana 7 (celkem stran 68)
8 RPP, Registr práv a povinností RUIAN, Registr územní identifikace Správce RPP ÚSÚ, Ústřední správní úřad Základní registr Zákon o základních registrech ZIFO, zdrojový identifikátor fyzické osoby Základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností Základní registr územní identifikace, adres a nemovitostí Správcem registru práv a povinností je Ministerstvo vnitra. Správce RPP umožňuje ústředním správním úřadům ohlásit agendy v jejich působnosti, provádí registraci agend, informuje OVM vykonávající agendy o tom, že byla agenda registrována a provádí registraci OVM pro výkon v agendě. Ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností, který ohlašuje agendy ve své působnosti. Informační systém veřejné zprávy uvedený v 3 zákona o základních registrech Zákon, ve znění zákona č. 100/2010 Sb. a zákona č. 424/2010 Sb. Zdrojový identifikátor fyzické osoby je neveřejným identifikátorem. Ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby nelze dovodit osobní ani jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Tabulka 1 Slovník pojmů a zkratek Verze 1.45 strana 8 (celkem stran 68)
9 3 Proces registrace agend Proces registrace agend je definovaný zákonem o základních registrech v Činnosti na straně Ministerstva vnitra v tomto procesu provádí Odbor veřejné správy, který provádí veškeré úkony Správce RPP. Krok 1 Krok 2 Výkon veřejné správy ÚSÚ MV - Správce RPP OVM MV - Správce RPP OVM Ohlášení agendy Registrace agendy Oznámení působnosti v agendě Registrace OVM pro výkon v agendě Výkon působnosti v agendě (Do , pokud agenda mění data v ZR, do , pokud agenda čte data ze ZR) (Do 30 dnů od registrace agendy) Vyplnění závazného formuláře vydaného správcem RPP dle 54 zákona 111/2009 Sb., o ZR Zaslání vyplněného formuláře správci RPP Zpracování formuláře ohlášení agendy Výzva k odstranění nedostatků v ohlášení agendy ohlašovateli Přidělení kódu agendy Sdělení o registrace agendy ohlašovateli agendy Sdělení o registraci agendy OVM vyjmenovaným v ohlášení agendy Vyplnění závazného formuláře vydaného správcem RPP dle 55 zákona 111/2009 Sb., o ZR Zaslání vyplněného formuláře správci RPP Zpracování formuláře oznámení působnosti OVM v agendě Získání stanoviska správců AIS k oznámení působnosti OVM v agendě Získání stanoviska ohlašovatele agendy k oznámení působnosti OVM v agendě Sdělení OVM o registraci jeho působnosti v agendě Určení úředních osob do agendových rolí Opatření na zabránění neoprávněného přístupu k údajům v ZR a AIS Evidence záznamů p přístupu k údajům v základních registrech Zápis údajů o rozhodnutích OVM do Registru práv a povinností Obrázek 2 Proces registrace agend veřejné správy 3.1 Registrace agendy První krok při registraci agend provádí ústřední správní úřad, nebo jiný správní úřad s celostátní působností formou ohlášení agendy. Rozsah údajů v ohlášení agendy konkrétně definuje 54 odstavec 1) zákona o základních registrech, jedná se zejména o: - Výčet a popis právních předpisů, které agendu definují; - Výčet všech orgánů veřejné moci (OVM), které danou agendu vykonávají; - Výčet a popis činností, které mají být vykonávány v rámci agendy; - Výčet rolí nezbytných pro výkon agendy, ke každé činnosti je stanovena jedna konkrétní role; - Výčet základních registrů (ZR) a agendových informačních systémů (AIS), do kterých je nezbytné pro výkon agendy zajistit přístup: o Včetně identifikace právního předpisu, na jehož základě jsou OVM oprávněny do ZR, nebo AIS přistupovat; o Včetně rozsahu oprávnění OVM k přístupu k údajům v ZR a AIS. Verze 1.45 strana 9 (celkem stran 68)
10 Součástí ohlášení agendy jsou také stanoviska správců agendových informačních systémů k rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v těchto agendových informačních systémech. Správce RPP, kterým je Ministerstvo vnitra, následně provádí registraci agendy. - Pokud Ministerstvo vnitra shledá v ohlášení agendy nedostatky, vyzve ohlašovatele k jejich odstranění. - Pokud Ministerstvo vnitra neshledá v ohlášení agendy nedostatky, provede registraci agendy, přidělí agendě kód agendy a sdělí ohlašovateli agendy a subjektům vykonávající působnost v agendě sdělení, že agenda byla registrována. 3.2 Registrace OVM pro výkon v agendě Za účelem toho, aby orgány veřejné moci při výkonu svých činností prostřednictvím svých systémů mohly využívat údaje ze základních registrů, musí se zaregistrovat v každé konkrétní agendě u Ministerstva vnitra formou oznámení o vykonávání působnosti v této agendě. Vlastní proces registrace pak provádí Ministerstvo vnitra. Zahájení postupu orgánů veřejné moci k registraci pro výkon agendy je usnadněno tím, že jim Ministerstvo vnitra po úspěšné registraci agendy zašle sdělení, že konkrétní agenda byla registrována. Orgány veřejné moci (dále jen OVM), které jsou editory (tj. jsou oprávněni zapisovat referenční údaje do základních registrů) nebo OVM, které požadují získávání údajů ze základních registrů a z agendových informačních systémů jiných správců, jsou podle 55 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech povinni oznámit vykonávání působnosti v agendě ve lhůtě do 30 dnů ode dne registrace agendy. Ministerstvo vnitra při zpracování oznámení o vykonávání působnosti v agendě zasílá ohlašovateli agendy a správcům agendových informačních systémů podporujících agendu oznámení ke stanovisku k oznámení o vykonávání působnosti v agendě. Ohlašovatel agendy a správci agendových informačních systémů vydají stanovisko k oznámení o vykonávání působnosti v agendě. Pokud Ministerstvo vnitra neshledá v oznámení o vykonávání působnosti v agendě nedostatky, a pokud bylo stanovisko vydané v předchozím kroku kladné, provede Ministerstvo vnitra registraci orgánu veřejné moci pro výkon v agendě a sdělí jej orgánu veřejné moci, včetně označení rolí, které jsou stanoveny jako nezbytné pro výkon agendy. Vlastní popis procesu Oznámení o vykonávání působnosti v agendě je popsán v kapitole 5. Verze 1.45 strana 10 (celkem stran 68)
11 4 Ohlášení agendy 4.1 Kdo ohlašuje agendy ve své působnosti Ohlášení agendy provádí dle ustanovení 53 zákona o základních registrech: 1. Ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností ohlásí agendu ve své působnosti Ministerstvu vnitra. 2. Je-li správní úřad podřízen ústřednímu správnímu úřadu, ohlášení agendy ve své působnosti provede prostřednictvím příslušného ústředního správního úřadu. 3. Je-li agenda vykonávána orgány územních samosprávných celků v přenesené působnosti nebo jinými orgány veřejné moci, než jsou uvedeny v odstavcích 1 a 2, ohlášení agendy Ministerstvu vnitra provede věcně příslušný ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností, a není-li jej, ústřední správní úřad, jehož oblasti působnosti je tato agenda nejbližší. 4. Je-li agenda vykonávána orgány územních samosprávných celků v rámci samostatné působnosti, ohlášení agendy Ministerstvu vnitra provede ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností, jehož oblasti působnosti je tato agenda nejbližší Do kdy agendy ohlásit Existující agendy Pro agendy existující ke dni nabytí účinnosti zákona o základních registrech ( ) platí ustanovení 68 odstavec 1) zákona o základních registrech: - Pokud je agenda vykonávána ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona, ohlásí agendu Ministerstvu vnitra ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností podle 53 a 54 nejpozději o a) do 14 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona v případě, že je prostřednictvím agendového informačního systému zajišťován zápis referenčních údajů podle 55 odst. 1 písm. a), o b) do 16 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona v případě, že požaduje získávání údajů ze základních registrů podle 55 odst. 1 písm. b), nebo v případě, že požaduje získávání údajů z agendových informačních systémů jiných správců podle 55 odst. 1 písm. c). Tyto termíny mohou být upraveny nařízením vlády dle ustanovení 69 odstavec 2) zákona o základních registrech: - V Nařízení vlády č. 161/2011Sb. byl stanoven harmonogram a technický způsob provedení opatření podle 64 až Například zákon č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy České republiky, ve znění pozdějších předpisů. Verze 1.45 strana 11 (celkem stran 68)
12 4.2.2 Nové agendy Pro nové agendy se postupuje podle ustanovení v 54 odstavec 2) zákona o základních registrech: - Ohlašovatel agendy zasílá ohlášení agendy obsahující údaje podle odstavce 1 nejdříve v den, kdy nabyl platnosti právní předpis, který stanoví náležitosti výkonu agendy, a to ve struktuře, kterou Ministerstvo vnitra zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup Následné změny v registraci agendy V případě, kdy dojde ke změně agendy, postupuje se podle ustanovení 54 odstavec 6) zákona o základních registrech: - Pokud dojde po registraci agendy ke změně údajů, které byly podle odstavce 1 obsaženy v ohlášení agendy, postupuje se obdobně jako při registraci agendy. Verze 1.45 strana 12 (celkem stran 68)
13 4.3 Postup ohlášení agendy Ohlášení agendy provádí ohlašovatel agendy ve struktuře, kterou Ministerstvo vnitra zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup. Do doby odeslání formuláře ohlášení dané agendy na správce RPP se lze k jednotlivým uloženým ohlášením následně v čase vrátit po případnou editaci. Po stisknutí tlačítka odeslat již údaje o agendě editovat nelze. Přístup k ohlášení agendy má poté správce RPP, který agendu buď registruje či případně vrátí s posouzením k doplnění. Správce RPP zajišťuje metodickou podporu ohlašovatelům agend pomocí portálu na kterém zveřejňuje odpovědi na často kladené otázky. Dotazy Správci RPP zasílejte prostřednictvím kontaktní adresy Přístup k formuláři pro ohlášení agendy Pro ohlášení agendy Ministerstvo vnitra zveřejňuje elektronický formulářový systém dostupný prostřednictvím sítě internet. Požadavky na vybavení uživatele pro použití elektronického formulářového systému: - připojení k internetu, - webový prohlížeč, podporovaný MS SharePoint 2010: o podporované webové prohlížeče jsou například: Microsoft Internet Explorer bit, Microsoft Internet Explorer bit, Mozilla Firefox 3.6, a další, o úplný přehled podporovaných webových prohlížečů je k dispozici na této adrese: Pro přístup do elektronického formulářového systému zadejte ve Vašem webovém prohlížeči adresu: Obrázek 3 Přihlášení do elektronického formulářového systému Přístup do elektronického formulářového systému je zabezpečen pomocí uživatelského jména a hesla, které bylo každému ohlašovateli agendy přiděleno a předáno správcem RPP. Verze 1.45 strana 13 (celkem stran 68)
14 4.3.2 Práce s elektronickým formulářovým systémem Po přihlášení se zobrazí úvodní stránka, na které se nachází přehled Vámi dosud vytvořených ohlášení agendy. Obrázek 4 Úvodní stránka elektronického formulářového systému Horní panel Horní panel slouží k základní navigaci v elektronickém formulářovém systému. - Tlačítko Registr práv a povinností zobrazí úvodní stránku formulářového systému, - Tlačítko Archiv zobrazí seznam ohlášení agend, který je uložen do archivu. Do archivu se ukládají ta ohlášení, která byla již registrována, a následně ohlašovatel agendy zahájil přípravu změny ohlášení agendy. Archiv tak umožňuje zobrazení dříve platných ohlášení agendy. - Tlačítko Často kladené otázky zobrazí v novém okně prohlížeče stránky egoncentrum.cz, na kterých správce RPP odpovídá na často kladené otázky. Verze 1.45 strana 14 (celkem stran 68)
15 Vytvoření nového ohlášení Pro vytvoření nového ohlášení klikněte na odkaz v textu Pro ohlášení nové agendy klikněte zde. Systém vytvoří a zobrazí nový formulář, se kterým můžete okamžitě pracovat. Zobrazení existujících formulářů ohlášení agendy Na úvodní stránce se zobrazují existující ohlášení agendy setříděné podle stavu, v jakém se nachází. - Návrh nového ohlášení, zde jsou zobrazena ohlášení aktuálně přihlášeného ohlašovatele, která ohlašovatel dosud je neodeslal k registraci. - Vrácená ohlášení, zde jsou zobrazena ohlášení aktuálně přihlášeného ohlašovatele, která Správce RPP vrátil ohlašovateli k doplnění. - Všechny agendy, zde jsou zobrazena všechna ohlášení, která aktuálně přihlášený ohlašovatel vytvořil. Úprava existujícího ohlášení V seznamu na úvodní stránce jsou zobrazena ohlášení, která nebyla dosud odeslána správci RPP k registraci, případně ohlášení, která správce RPP vrátil k doplnění (viz. sloupec Stav ). Pro zobrazení existujícího ohlášení klikněte na název agendy v seznamu. Odhlášení uživatele Pro odhlášení z formulářového systému klikněte na své jméno levém horním rohu a vyberte volbu Odhlásit Principy elektronického formulářového systému Při vyplňování formulářů platí tyto obecně platné principy: Položka s povinně vyplněnou hodnotou je v pravém horním rohu označena znakem *. Položka, která je chybně vyplněná, je označena v červenou, přerušovanou čárou. Pokud najedete kurzorem nad tuto položku, formulářový systém zobrazí popis chyby. Vložení nové položky do seznamu Některé části formuláře obsahují výčet údajů, například výčet činností konaných za účelem výkonu veřejné moci v rámci agendy. Verze 1.45 strana 15 (celkem stran 68)
16 Pro přidání nové položky do seznamu klikněte na odkaz Vložit položku pod tímto seznamem. Odstranění položky ze seznamu Formulářový systém umožňuje odstranění položky ze seznamu. Pro odstranění položky ze seznamu vyberte příslušnou položku kliknutím na tuto položku. V levé části položky se zobrazí symbol menu položky. Klikněte na tento symbol menu a vyberte volbu Odstranit. Alternativně můžete po vybrání příslušné položky stisknout zároveň tlačítko Ctrl a Delete na klávesnici. Odstranění položky ze seznamu musíte potvrdit v následně zobrazeném dialogovém okně. Procházení mezi oddíly formuláře Vzhledem k rozsahu údajů poskytovaných ohlašovateli agendy je formulář rozčleněn do více oddílů. Každý oddíl je zobrazen na samostatné stránce a pro přechod mezi oddíly slouží tlačítka Zpět a Další, která jsou umístěna v dolní části formuláře. Pro přechod na předchozí, nebo další oddíl formuláře klikněte na příslušné tlačítko. Uložení rozpracovaného ohlášení Elektronický formulářový systém je koncipován tak, že vkládání údajů do formuláře provádí uživatel na svém počítači, ale data jsou ukládána u správce RPP. Pokud si přejete přerušit práci na ohlášení agendy, pak v žádném případě nezavírejte okno webového prohlížeče, nebo přijdete o všechny změny provedené ve formuláři. Pro uložení změn v rozpracovaném formuláři stiskněte tlačítko Uložit, které je umístěno v horní části formuláře. Posouzení správcem RPP Pokud správce RPP vrátí ohlášení agendy k dopracování, doplní k ohlášení posouzení obsahující seznam připomínek. Pro zobrazení seznamu připomínek k jednotlivým oddílům klikněte na tlačítko Posouzení správcem RPP umístěné ve spodní části formuláře. Verze 1.45 strana 16 (celkem stran 68)
17 Správce RPP posuzuje každou část formuláře samostatně, proto je ke každé části formuláře veden samostatný seznam připomínek. Pro zvýšení přehlednosti a efektivity práce s formulářem je u každého tlačítka Posouzení správcem RPP zobrazen počet připomínek evidovaný k dané části formuláře. Obrázek 5 Příklad vyplnění připomínek v posouzení správcem RPP k části I/II formuláře Struktura ohlášení agendy Tato kapitola popisuje strukturu ohlášení agendy a formou okomentovaného ukázkového ohlášení dává návod, jak tuto strukturu vyplnit. Předložený návod se vztahuje k agendě Evidence obyvatel a rodná čísla, tento návod ale není úplným ohlášením zmíněné agendy. Uvedená agenda byla vybrána jako vzor z důvodu působnosti Ministerstva vnitra Oddíl Ohlašovatel agendy V tomto oddílu uveďte informace o ohlašovateli agendy. Tyto údaje slouží zejména pro další komunikaci správce RPP s ohlašovatelem agendy při registrace agendy a při registraci OVM orgánů veřejné moci pro výkon v agendě. Vyplnění polí formuláře: Pole Identifikace OVM z ROS (IČO) Název OVM Kontaktní osoba Postup pro vyplnění Údaj vyplní automaticky formulářový systém na základě přihlašovacích údajů ohlašovatele agendy. Údaj vyplní automaticky formulářový systém na základě přihlašovacích údajů ohlašovatele agendy. Vyplňte jméno kontaktní osoby, se kterým správce RPP komunikuje v průběhu registrace agendy a registrace OVM pro výkon v agendě. Verze 1.45 strana 17 (celkem stran 68)
18 Kontaktní telefon Kontaktní Vyplňte telefon kontaktní osoby. Vyplňte adresu elektronické pošty kontaktní osoby. Tabulka 2 Vyplnění informací o ohlašovateli agendy Obrázek 6 Příklad vyplnění informací o ohlašovateli agendy Oddíl agenda V tomto oddílu uveďte informace o ohlašované agendě, konkrétně uveďte právní předpisy, které agendu vymezují, výčet OVM, které agendu vykonávají, a činnosti vykonávané v rámci agendy. Vymezení agendy Agenda v působnosti ÚSÚ je definována konkrétním právním předpisem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku působnosti. Ve většině případů proto bude v ohlášení agendy uveden pouze jeden právní předpis, na jehož základě je agenda vykonávána a zároveň k tomuto právnímu předpisu nebude ohlášena žádná jiná agenda. Typy právních předpisů Vzhledem k plánovanému napojení na připravovaný systém esbírka, ve kterém bude elektronicky vedena Sbírka zákonů, pracuje formulářový systém pro ohlášení agend OVM se členěním právních předpisů na: - Právní předpisy vydané ve Sbírce zákonů. Odkaz na tyto právní předpisy a ustanovení je ve formulářovém systému veden strukturovaně jako odkaz na číslo právního předpisu a rok vydání ve Sbírce zákonů. - Ostatní právní předpisy, jako jsou například legislativa EU, mezinárodní smlouvy a vybrané podzákonné právní předpisy, které nebyly vydané ve Sbírce zákonů. Odkaz na tyto právní předpisy a jejich ustanovení je ve formulářovém systému veden formou volného textu, ve kterém je uveden název a jiné označení právního předpisu. Agenda definovaná více právními předpisy Je možné, že je agenda vykonávána na základě více právních předpisů. Příkladem takové agendy je matriční agenda, která je vykonávána na základě zákona č. 301/2000 Sb., o Verze 1.45 strana 18 (celkem stran 68)
19 matrikách, jménu a příjmení, zákona č. 115/2006 Sb., o registrovaném partnerství a zákona č. 94/1963 Sb., o rodině. V takovém případě ohlašovatel ohlašuje jednu agendu a v oddílu II formuláře uvádí výčet všech těchto právních předpisů. Jeden právní předpis definuje více agend Je možné, že jeden právní předpis definuje více agend, které mohou být v gesci více ústředních správních úřadů. Příkladem takového právního předpisu je zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, ve kterém je výdej cestovních dokladů v gesci Ministerstva vnitra zásadně odlišný například od výdeje diplomatických a služebních pasů v gesci Ministerstva zahraničních věcí. V takovém případě je možné na základě tohoto jednoho zákona ohlásit dvě různé agendy, kde ohlašovatelem jedné z nich je Ministerstvo vnitra a ohlašovatelem druhé Ministerstvo zahraničních věcí. Rozhodnutí o ohlášení jedné či více agend na základě jednoho zákona závisí na dohodě dotčených ústředních správních úřadů. Pojmenování souhrnných označení OVM Ke zjednodušení ohlášení agendy je ve formuláři nastaven seznam nejčastěji se vyskytujících souhrnných označení orgánů veřejné moci, u kterých je výčtem zřejmé, které konkrétní orgány veřejné moci do tohoto souhrnného označení spadají. V případě, že činnosti v agendě vykonává více OVM stejného typu mimo uvedený seznam, může ohlašovatel agendy nadefinovat vlastní souhrnné označení OVM. V takovém případě je nutné respektovat zejména tato pravidla: - Orgán veřejné moci musí mít právní subjektivitu (tedy mít přidělené vlastní IČ). Například matriční úřad není orgán veřejné moci, v tomto případě orgánem veřejné moci je příslušná obec. - Vzhledem k tomu, že po registraci agendy správce RPP oslovuje orgány veřejné moci, pro které ohlašovatel uvedl, že agendy vykonávají, musí být ze souhrnného označení zřejmý výčet těchto orgánů veřejné moci. Proto u popisu souhrnného označení OVM uvádějte buď odkaz na právní předpis, který tento výčet obsahuje, a tento právní předpis uveďte v seznamu právních předpisů, na jejichž základě je agenda vykonávána. Pokud není výčet OVM patřících do souhrnného označení uveden v žádném právním předpisu, pak do popisu souhrnného označení uveďte plný výčet těchto OVM. Jak definovat činnosti v agendě: Zákon o základních registrech definuje: - agendu souhrnem činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti orgánu veřejné moci a - činnosti souhrnem úkonů vykonávaných v rámci agendy. Příklady použité v následujícím textu se vztahují k agendě Evidence obyvatel a rodná čísla a příklady obsahují ustanovení úplného znění zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech ke dni Verze 1.45 strana 19 (celkem stran 68)
20 Doporučeným postupem pro definici činností vykonávaných v agendě je: - identifikace jednotlivých ustanovení zákona, který agendu vymezuje, a které popisují činnost vykonávanou v rámci agendy. o Příklad 1 - ustanovení popisujícího činnost: o 3a (1) Krajský úřad zapisuje údaje o fyzických osobách, u nichž došlo a) k nabytí státního občanství, a to v rozsahu uvedeném v 3 odst. 3 písm. a) až f), b) k pozbytí státního občanství, a to v rozsahu uvedeném v 3 odst. 3 písm. f). o Příklad 2 - ustanovení nepopisujícího činnost (toto OVM neohlašuje): o 1 (1) V evidenci obyvatel se vedou údaje o a) státních občanech České republiky (dále jen občan ), b) osobách, které pozbyly státní občanství České republiky, c) cizincích, kteří jsou matkou, otcem, popřípadě jiným zákonným zástupcem, manželem, registrovaným partnerem (dále jen partner ) nebo dítětem občana. o (2) Pro účely tohoto zákona se obyvatelem rozumí osoba uvedená v odstavci 1. - V případě, že všechny úkony popisované v identifikovaném ustanovení vykonává jedno OVM (nebo skupina OVM), je označení ustanovení popisem činnosti. o Příklad 3 - ustanovení: o 4 (1) Obecní úřad obce s rozšířenou působností zapisuje údaje vedené v informačním systému u občanů, kteří nabyli státní občanství, v rozsahu údajů vedených v 3 odst. 3 písm. j) až n). o (2) Obecní úřad obce s rozšířenou působností je uživatelem údajů o obyvatelích v rozsahu údajů uvedených v 3, s výjimkou údajů podle 3 odst. 3 písm. o) a p), nelze-li záznam o poskytnutí údajů podle tohoto zákona zpřístupnit; údaje, jichž je uživatelem, může obecní úřad obce s rozšířenou působností využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jeho působnosti. - V opačném případě rozdělte ustanovení tak, aby na jednotlivé jeho části platila výše uvedená podmínka. Označení části takto rozděleného ustanovení jsou popisem činností. o Příklad 4 - rozdělení ustanovení: o a) 8 (1) Ministerstvo poskytuje údaje z informačního systému v rozsahu nezbytně nutném a za podmínek stanovených tímto zákonem nebo zvláštním právním předpisem. Údaje z informačního systému se poskytují způsobem umožňujícím dálkový přístup, pokud nestanoví zvláštní právní předpis jinak. Údaj o agendovém identifikátoru fyzické osoby pro agendu evidence obyvatel se poskytuje pouze, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis. o b) 8 (3) Obyvateli staršímu 15 let na základě žádosti poskytuje ministerstvo, krajský úřad, obecní úřad obce s rozšířenou působností a ohlašovna písemně údaje vedené v informačním systému k jeho osobě a k osobě blízké s výjimkou údajů uvedených v 3 odst. 3 písm. p), nelze-li záznam o poskytnutí údajů podle Verze 1.45 strana 20 (celkem stran 68)
21 tohoto zákona zpřístupnit, a v 3 odst. 3 písm. o), které poskytuje pouze ministerstvo obyvateli staršímu 18 let do vlastních rukou. K osobě blízké se poskytují údaje uvedené v 3 odst. 3 písm. q) a r). Osobou blízkou se pro účely tohoto zákona rozumí otec, matka, prarodiče, sourozenec, dítě, vnuk, manžel nebo partner. - V případě, že je jedna činnost popsána ve více ustanovení právního předpisu (případně i v různých právních předpisech) a platí výše uvedená podmínka o vykonávání takové činností jedním OVM (nebo skupinou OVM), je možné sloučit takové činnosti do jedné a seznam označení těchto ustanovení právních předpisů je popisem činnosti. o Příklad 5 sloučení ustanovení: o 7 (2) Zapisovatel údajů do informačního systému odpovídá za správnost zapisovaného údaje. Vznikne-li při zápisu údaje nebo při výkonu agendy, při níž využívá zapisovatel údajů údaje z informačního systému, pochybnost o správnosti údaje, označí tento údaj jako nesprávný a předá informaci o této skutečnosti příslušnému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností podle místa trvalého pobytu občana. V tomto případě se nepoužije blokování údaje podle zvláštního právního předpisu. Nemá-li občan údaj o místě trvalého pobytu veden v informačním systému, je příslušný obecní úřad obce s rozšířenou působností podle jeho posledního trvalého pobytu v České republice. Pokud občan neměl trvalý pobyt v České republice nebo pokud jej nelze zjistit, je příslušným úřadem Magistrát města Brna. o 7 (5) Po ukončení zjišťování správnosti údajů provede příslušný obecní úřad obce s rozšířenou působností opravu údaje, jestliže byl údaj nesprávný. Po ukončení zjišťování správnosti údajů vždy odstraní označení o nesprávnosti údaje. O výsledku zjišťování správnosti údajů informuje zapisovatele údajů nebo uživatele, který pochybnost o správnosti uplatnil. o 8a Kontrola údajů v informačním systému a součinnost ministerstev, jiných správních úřadů a soudů (1) Ministerstvo odpovídá za přesnost údajů v informačním systému - Pro každý popis činností vytvořte krátké a stručné pojmenování, ze kterého je zřejmý účel dané činnosti. o Pojmenování v příkladě 1: Zápis údaje o fyzické osobě krajským úřadem o Pojmenování v příkladě 3: Zápis údajů o občanech obecním úřadem obce s rozšířenou působností o Pojmenování v příkladě 4a: Poskytnutí údajů Ministerstvem vnitra o Pojmenování v příkladě 4b: Poskytnutí údajů Ministerstvem vnitra, krajským úřadem, obecním úřadem obce s rozšířenou působností a ohlašovnou o Pojmenování v příkladě 5: Kontrola údajů v ISEO, ověřování a zajišťování správnosti Verze 1.45 strana 21 (celkem stran 68)
22 Vyplnění polí formuláře: Pole Název agendy Právní předpis vydaný ve Sbírce zákonů Postup pro vyplnění Pojmenování agendy je v kompetenci ohlašovatele agendy. Pro pojmenování agendy zvolte a uveďte název, který výstižně popisuje ohlašovanou agendu a účel, za jakým je vykonávána. Pokud je agenda vymezena právním předpisem vydaným ve Sbírce zákonů, uveďte výčet těchto právních předpisů. U každého právního předpisu uveďte číslo, rok a název právního předpisu. Pokud se právní předpis agendy týká jen okrajově, uveďte konkrétní ustanovení tohoto právního předpisu. Ostatní právní předpisy a jejich ustanovení Počet řádků v tabulce upravte dle potřeby. Pokud je agenda vymezena jiným právním předpisem, který není vydán ve Sbírce zákonů (například některé mezinárodní smlouvy, legislativa EU, podzákonné právní předpisy nevydané ve Sbírce zákonů apod.), uveďte výčet těchto právních předpisů. U každého právního předpisu uveďte jeho označení a název. Výčet OVM, které agendu vykonávají (či jejich souhrnné označení) Počet řádků v tabulce upravte dle potřeby. Uveďte výčet všech OVM, které agendu vykonávají, nebo jejich souhrnné označení. - V případě, že činnosti v agendě vykonává konkrétní OVM (například ministerstvo), vyberte v poli Typ hodnotu OVM a uveďte IČO a název tohoto OVM. - V případě, že činnosti v agendě vykonávají orgány kraje, vyberte v poli Typ hodnotu Krajské úřady. - V případě, že činnost v agendě vykonávají obce s rozšířenou působností, nebo úřady městských částí se statutem obce s rozšířenou působností, vyberte v poli Typ hodnotu Obecní úřady ORP. - V případě, že činnost v agendě vykonávají obce s pověřeným obecním úřadem, vyberte v poli Typ hodnotu Obecní úřady OPOÚ. - V případě, že činnost v agendě vykonávají obce, vyberte v poli Typ hodnotu Obecní úřady. - V případě, že činnost v agendě vykonávají matriční úřady obcí, vyberte v poli Typ hodnotu Obecní úřady obcí s matričním úřadem. - V případě, že činnost v agendě vykonávají stavební úřady obcí, vyberte v poli Typ hodnotu Obecní úřady Verze 1.45 strana 22 (celkem stran 68)
23 obcí se stavebním úřadem. - V případě, že činnosti v agendě vykonává více OVM stejného typu mimo výše uvedené, vyberte v poli Typ hodnotu Jiné souhrnné označení a uveďte název tohoto souhrnného označení a výčet těchto OVM. Ministerstvo vnitra po registraci agendy bude uvedené OVM informovat o této registraci a uvedené OVM budou mít povinnost do 30-ti dnů oznámit svou působnost v agendě. Činnosti konané za účelem výkonu veřejné moci v rámci agendy Počet řádků v tabulce upravte dle potřeby. Uveďte výčet a popis činností konaných za účelem výkonu veřejné moci v rámci agendy. Do popisu činnosti nejprve uveďte výčet označení ustanovení právních předpisů ve tvaru: - Pro činnost vymezenou právním předpisem vydaným ve Sbírce zákonů číslo xxx/yyyy Sb., název právního předpisu aaa odstavec bbb písmeno ccc uveďte do samostatného řádku text: xxx/yyyy aaa-bbb-ccc. Část označující odstavec a písmeno můžete vynechat, pokud citovaný paragraf popisuje pouze jednu činnost. - Pro činnost vymezenou právním předpisem, který není vydán ve Sbírce zákonů, uveďte označení tohoto právního předpisu a jeho ustanovení použité v příslušném právním předpisu. Po výčtu činností můžete uvést do popisu činnosti citaci příslušného (příslušných) ustanovení právního předpisu platnou ke dni ohlášení agendy. Tato citace slouží ke zvýšení orientace v agendě, v případě rozporu je za správné považován výčet označení ustanovení právních předpisů. Tabulka 3 Vyplnění informací o agendě Verze 1.45 strana 23 (celkem stran 68)
24 Obrázek 7 Příklad vyplnění právních předpisů, na jejichž základě je agenda vykonávána Verze 1.45 strana 24 (celkem stran 68)
25 Obrázek 8 Příklad vyplnění výčtu OVM, které agendu vykonávají Obrázek 9 Příklad vyplnění činností konaných za účelem výkonu agendy Verze 1.45 strana 25 (celkem stran 68)
26 Rozsah oprávnění k přístupu k referenčním údajům v základním registru Požadovaný rozsah oprávnění k přístupu k referenčním údajům v základních registrech definuje ohlašovatel agendy v samostatných oddílech pro jednotlivé základní registry. V tomto oddílu uveďte rozsah oprávnění (role) k přístupu k jednotlivým atributům údajů v základním registru ke každé činnosti definované v předchozím oddíle. Definujte tedy pro každou činnost rozsah oprávnění přístupu k údajům, které je pro výkon dané činnosti její vykonavatel oprávněn z registrů využívat, a uveďte odkaz na ustanovení právního předpisu, které toto oprávnění definuje. V části Akce u příslušné činnosti označte zaškrtnutím: - pole V - Vytvoření záznamu, pokud je vykonavatel této činnosti oprávněn vytvořit nový záznam v příslušném základním registru, - pole S - Smazání záznamu, pokud je vykonavatel této činnosti oprávněn smazat záznam v příslušném základním registru. V části Přístup k atributům u příslušné činnosti označte: - pole u příslušného atributu znakem R, pokud provedení této činnosti vyžaduje získání příslušného údaje ze základního registru a zároveň je příslušným ustanovením právního předpisu získání tohoto údaje povoleno, - pole u příslušného atributu znakem W, pokud provedení této činnosti vyžaduje zápis příslušného údaje do základního registru a zároveň je příslušným ustanovením právního předpisu zápis tohoto údaje povolen. Takto definované oprávnění zároveň umožňuje k provedení této činnosti získání příslušného údaje ze základního registru. V části Ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům vyplňte: - v části Právní předpis vydaný ve Sbírce zákonů číslo, rok a ustanovení právního předpisu, které pro výkon dané činnosti uděluje uvedenou sadu oprávnění, pokud toto oprávnění definuje právní předpis vydaný ve Sbírce ů, - v části Poznámka a ostatní právní předpisy označení a název právního předpisu, který pro výkon dané činnosti uděluje uvedenou sadu oprávnění, pokud toto oprávnění definuje jiný právní předpis, který není vydán ve Sbírce zákonů, - v případě, že je rozsah oprávnění udělen více právními předpisy, uveďte v části Právní předpis vydaný ve Sbírce zákonů ten, který uděluje nejširší rozsah oprávnění. Ostatní právní předpisy uveďte formou volného textu v části Poznámka a ostatní právní předpisy. Veřejný přístup k údajům v základních registrech Zákon o základních registrech definuje veřejný přístup k vybraným údajům v základních registrech. U těch údajů, pro které je veřejný přístup definován, je možné nastavit rozsah a odkaz na ustanovení právního předpisu ustanovujícího veřejný přístup k těmto údajům vyplnit kliknutím na tlačítko Přednastavit, které je umístěno vlevo od činnosti. Takto přednastavený rozsah oprávnění je možné kdykoliv upravit. Verze 1.45 strana 26 (celkem stran 68)
27 Výmaz rozsahu oprávnění z formuláře Pro zvýšení efektivity práce s formulářem je možné jedním úkonem smazat hodnoty k definici rozsahu oprávnění a odkaz na ustanovené právního předpisu u konkrétní činnosti kliknutím na tlačítko Smazat, které je umístěno vlevo od činnosti. Orientace v tabulce rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v základním registru Pokud se ohlašovaná agenda skládá z více než deseti činností, formulářový systém již nezobrazí všechny názvy atributu u příslušného sloupce v tabulce. Pro zobrazení názvu atributu údaje v základním registru najeďte kurzorem myši nad příslušné pole v tabulce. Registr osob Do registru osob je oprávněn zapisovat správce registru osob a agendová místa, která vedou evidenci osob. Těmito agendovými místy jsou příslušné orgány, které vedou evidenci: - právnických osob, - organizačních složek právnických osob, - organizačních složek státu, - podnikajících fyzických osob, - zahraničních osob a organizačních složek zahraničních osob, - organizací s mezinárodním prvkem. Údaje z registru osob jsou s výjimkou údajů o jménu, popřípadě jmen, a příjmení, AIFO a adrese místa pobytu fyzických osob veřejně přístupné pomocí k tomu určených agend. - Pokud v rámci dané činnosti je vyžadován přístup k veřejně přístupným údajům v registru osob, uveďte rozsah přístupu k atributům v registru osob a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru obyvatel uveďte ustanovení 61 odstavec 1) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. - Pokud v rámci dané činnosti není vyžadován přístup k veřejně přístupným údajům v registru osob, ponechte rozsah přístupu k atributům v registru osob a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru obyvatel, prázdný. Registr obyvatel Do registru obyvatel jsou oprávněni zapisovat Ministerstvo vnitra, Policie České republiky, Správa základních registrů a správce agendového informačního systému datových schránek v rámci k tomu určených agend. Údaje z registru obyvatel jsou přístupné pro výkon agendy veřejné správy pouze v případě, že je tato agenda oprávněná ustanovením konkrétního právního předpisu tyto údaje získávat. Verze 1.45 strana 27 (celkem stran 68)
28 Registr územní identifikace Do registru územní identifikace je oprávněn zapisovat správce registru územní identifikace (Český úřad zeměměřický a katastrální), Český statistický úřad, obce a stavební úřady v rámci k tomu určených agend. Informační systém územní identifikace je veřejným seznamem. - Pokud v rámci dané činnosti je vyžadován přístup k veřejně přístupným údajům v registru územní identifikace, uveďte rozsah přístupu k atributům v registru územní identifikace a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru územní identifikace uveďte ustanovení 62 odstavec 1) zákona. - Pokud v rámci dané činnosti není vyžadován přístup k veřejně přístupným údajům v registru územní identifikace, ponechte rozsah přístupu k atributům v registru územní identifikace a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru územní identifikace, prázdný. Registr práv a povinností údaje o agendách orgánů veřejné moci Do registru práv a povinností je oprávněn údaje o agendách orgánů veřejné moci oprávněno zapisovat Ministerstvo vnitra v rámci k tomu určených agend. Referenční údaje o agendách orgánů veřejné moci jsou v plném rozsahu přístupny všem orgánům veřejné moci; to neplatí, pokud by tím byla ohrožena činnost zpravodajské služby. Omezený rozsah údajů o agendách orgánů veřejné moci je veřejně přístupný bez omezení. - Pokud v rámci dané činnosti je vyžadován přístup k údajům o agendách orgánů veřejné moci v registru práv a povinností, uveďte rozsah přístupu k atributům v registru práv a povinností a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru práv a povinností uveďte ustanovení 51 odstavec 3), respektive odstavec 4) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. - Pokud v rámci dané činnosti není vyžadován přístup k údajům o agendách orgánů veřejné moci v registru práv a povinností, ponechte rozsah přístupu k atributům v registru práv a povinností a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru práv a povinnost prázdný. Registr práv a povinností údaje o právech a povinnostech osob Referenčními údaji o právech a povinnostech osob jsou údaje o rozhodnutích nebo jiných úkonech orgánů veřejné moci, včetně veřejnoprávních smluv a opatření obecné povahy (dále jen rozhodnutí ), na jejichž základě dochází ke změně referenčního údaje v registru obyvatel, registru osob nebo v registru územní identifikace. Referenčními údaji o právech a povinnostech osob jsou dále údaje o určitém právu nebo povinnosti osoby, pokud jiný právní předpis stanoví, že se o nich vedou údaje v registru podle tohoto zákona. Verze 1.45 strana 28 (celkem stran 68)
29 Do registru práv a povinností je oprávněn údaje o právech a povinnostech osob zapisovat orgán veřejné moci, který v rámci jiné agendy mění referenční údaje v registru obyvatel, registru osob nebo v registru územní identifikace, nebo pokud tak stanoví jiný právní předpis. - Pokud v rámci dané činnosti měníte referenční údaje v registru obyvatel, registru osob nebo v registru územní identifikace, uveďte rozsah přístupu k atributům v registru práv a povinností a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru práv a povinností uveďte ustanovení 52 odstavec 1), zákona. - V opačném případě ponechte rozsah přístupu k atributům v registru práv a povinností a do ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k referenčním údajům v registru práv a povinností prázdný. Údaje o právech a povinnostech osob z registru práv a povinností jsou přístupné pro výkon agendy veřejné správy pouze v případě, že je tato agenda oprávněná ustanovením konkrétního právního předpisu tyto údaje získávat. Verze 1.45 strana 29 (celkem stran 68)
30 Obrázek 10 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v registru obyvatel Verze 1.45 strana 30 (celkem stran 68)
31 Obrázek 11 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v registru osob Verze 1.45 strana 31 (celkem stran 68)
32 Obrázek 12 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v registru územní identifikace Verze 1.45 strana 32 (celkem stran 68)
33 Obrázek 13 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v registru práv a povinností údaje o agendách OVM Verze 1.45 strana 33 (celkem stran 68)
34 Obrázek 14 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v registru práv a povinností údaje o právech a povinnostech osob Verze 1.45 strana 34 (celkem stran 68)
35 Rozsah oprávnění k přístupu k údajům v agendových informačních systémech Požadovaný rozsah oprávnění k přístupu k údajům v agendových informačních systémech definuje ohlašovatel agendy v samostatném oddílu. Nejprve zaevidujte agendové informační systémy, ke kterým je pro výkon agendy nutné zajistit přístup a ke kterým má orgán vykonávající agendu oprávnění přistupovat. Agendový informační systém zaevidujte včetně jeho identifikátoru v informačním systému o informačních systémech veřejné správy. V případě, že bude informační systém v IS o ISVS přejmenován, bude formulářový systém zobrazovat jeho název tak, jak byl zaevidován k Pro určení informačního systému je proto rozhodující jeho identifikátor z IS o ISVS. Agendový informační systém provozovaný za účelem výkonu agendy, který je předmětem registrace neuvádějte. V následujícím seznamu u každého AIS postupně vkládejte činnosti, v rámci kterých je přístup do AIS vyžadován: - ze seznamu činností vyberte označení činností, - uveďte rozsah oprávnění k přístupu k údajům v tomto AIS pro provedení vybrané činnosti, - uveďte právní předpis, na základě kterého je uvedený rozsah oprávnění k přístupu údajům v AIS definován: o pokud je přístup k údajům v AIS v uvedeném rozsahu veřejný, uveďte právní předpis, který ustanovuje tyto údaje jako veřejně přístupné, o pokud je přístup k údajům v AIS v uvedeném rozsahu ustanoven pro výkon agendy, uveďte právní předpis, který tento rozsah oprávnění ustanovuje, o pokud je přístup k údajům v AIS v uvedeném rozsahu ustanoven pro činnost orgánu veřejné moci, uveďte právní předpis, který tento rozsah oprávnění ustanovuje. - v případě, že vybranou činnost vykonávají různé orgány veřejné moci a uvedený rozsah oprávnění ustanovují různé právní předpisy, nebo požadovaný rozsah oprávnění je definován různými právními předpisy, pak tuto činnost vložte to seznamu tolikrát, kolik různých právních předpisů ustanovuje souhrnný rozsah oprávnění k přístupu k údajům v AIS. Výčet agendových informačních systémů je převzatý z informačního systému o informačních systémech veřejné správy ( Do doby, než je jakýkoliv agendový informační systém v tomto informačním systému zaevidován, nelze v ohlášení nadefinovat požadovaný rozsah oprávnění k přístupu k jeho údajům pro výkon agendy. Vyplnění polí formuláře: Verze 1.45 strana 35 (celkem stran 68)
36 Pole Výčet agendových informačních systémů, do kterých je pro výkon agendy nezbytné zajistit přístup k údajům v nich vedených Činnost Oprávnění Ustanovení právního předpisu, na jehož základě je OVM oprávněn přistupovat k údajům v AIS Postup pro vyplnění Vyplňte výčet agendových informačních systémů, do kterých je pro výkon agendy umožněn přístup. Počet řádků upravte dle potřeby. Vyberte ze seznamu činnost, pro kterou chcete uvést oprávnění k přístupu k údajům v agendovém informačním systému. Počet řádků upravte dle potřeby. Vyplňte slovní popis rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v agendovém informačním systému, pro který je pro výkon dané činnosti její vykonavatel oprávněn. Rozsah oprávnění uvádějte jako: - oprávnění k vytvoření nového záznamu o subjektu, - oprávnění ke zrušení záznamu o subjektu, - oprávnění k přístupu k jednotlivým atributům záznamu o subjektu, - oprávnění k zápisu k jednotlivým atributům záznamu o subjektu. Pokud je oprávnění pro přístup k údajům v agendovém informačním systému pro provedení dané činnosti dané: - právním předpisem vydaným ve Sbírce zákonů, vyplňte číslo, rok a ustanovení tohoto právního předpisu, - jiným právním předpisem, který není vydán ve Sbírce zákonů, uveďte označení, název a ustanovení tohoto právního předpisu. Tabulka 4 Vyplnění informací o rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v AIS Verze 1.45 strana 36 (celkem stran 68)
37 Obrázek 15 Příklad vyplnění rozsahu oprávnění k přístupu k údajům v agendových informačních systémech Verze 1.45 strana 37 (celkem stran 68)
38 Výčet rolí nezbytných pro výkon agendy Rolí se rozumí příslušným ustanovením právního předpisu definované oprávnění konkrétního úředníka k přístupu k referenčním údajům obsaženým v základních registrech či údajům v agendových informačních systémech pro výkon konkrétní činnosti. V oddílu V nadefinujte v záhlaví jednotlivé souhrnné role a uveďte souhrn činností, které tato role vykonává. Rozsah oprávnění jednotlivých činností je definován v oddílech III IV. V rámci kroku 2 procesu registrace agend orgány veřejné moci oznamují svou působnost v agendě a identifikují, které role v agendě vykonávají. Definice souhrnných rolí v tomto oddílu proto musí zajistit, aby OVM, který se hlásí k dané roli, skutečně uvedené činnosti vykonával a měl k tomu odpovídající rozsah oprávnění uvedený v oddílech III IV. Návod na určení a pojmenování rolí: - Do výčtu souhrnných rolí uveďte každý orgán veřejné moci, který na základě právního předpisu vykonává činnost v agendě a který je uveden v oddílu II tohoto ohlášení. - Možné takové členění u obcí: Obec se stavebním úřadem; Obec s živnostenským úřadem Obec s ohlašovnou a podobně. Ve formuláři nyní pro každou roli označte ty činnosti, které daná role dle právního předpisu vykonává. Verze 1.45 strana 38 (celkem stran 68)
39 Obrázek 16 Příklad vyplnění výčtu rolí nezbytných pro výkon agendy Verze 1.45 strana 39 (celkem stran 68)
40 Vyjádření k registraci působnosti OVM v agendě Ohlašovatel agendy má možnost určit, po kom bude Ministerstvo vnitra v rámci registrace OVM pro výkon v agendě požadovat vyjádření k oznámení působnosti OVM v agendě. - Po registraci agendy Ministerstvo vnitra zašle všem orgánům veřejné moci, které ohlašovatel agendy uvedl v oddílu II, sdělení o registraci této agendy. - Orgány veřejné moci oznámí působnost v agendě Ministerstvu vnitra do 30 dnů od registrace agendy. - Ministerstvo vnitra správce RPP požádá o stanovisko k oznámení působnosti OVM v agendě ohlašovatele agendy a správce AIS, které ohlašovatel agendy označil, že mají vydat k oznámení působnosti OVM k agendě stanovisko. o Ohlašovatel agendy a správci AIS vydávají ke každému oznámení působnosti OVM v agendě samostatné stanovisko. o Předmětem stanoviska ohlašovatele agendy je zejména potvrzení přihlášení OVM k rolím v agendě. o Předmětem stanoviska správce AIS je zejména potvrzení rozsahu oprávnění OVM pro přístup k údajům ve spravovaném AIS. - Ministerstvo vnitra registruje OVM pro výkon v agendě pouze v případě, že obdrží kladná stanoviska od všech, po kom je toto stanovisko požadováno ohlašovatelem agendy. Vyplnění formuláře: - V řádku Ohlašovateli agendy uveďte, zda má být oznámení o vykonávání působnosti v agendě k vyjádření zasláno ohlašovateli agendy. - V každém s řádků obsahujícím názvy AIS, do kterých je pro výkon agendy nezbytné zajistit přístup k údajům v nich vedených uveďte, zda má být oznámení o vykonávání působnosti v agendě k vyjádření zasláno správci tohoto AIS. Tento požadavek definuje správce uvedeného AIS ve svém stanovisku k rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům obsaženým v tomto AIS (viz. kapitola ). Obrázek 17 Příklad vyplnění požadavku na vyjádření k registraci působnosti OVM v agendě Verze 1.45 strana 40 (celkem stran 68)
41 4.3.5 Tisk formuláře Formulářový systém umožňuje vytištění vyplněného ohlášení agendy. Ohlášení agend a oznámení o vykonávání působnosti Postup pro vytištění formuláře: - otevřete formulář, který chcete vytisknout, - stisknete tlačítko Náhled umístěné v horní liště formuláře, - pomocí nástrojů webového prohlížeče vytiskněte zobrazený náhled formuláře - doporučené nastavení pro tisk formuláře: o Rozložení stránky pro tisk Na šířku Odeslání vyplněného formuláře Ministerstvu vnitra K registraci agendy lze odeslat pouze takový formulář, který neobsahuje žádné chyby. Pro odeslání formuláře klikněte na tlačítko Odeslat, které se nachází na úvodní stránce formuláře Stanovisko správce agendového informačního systému Ohlášení agendy podle 54 zákona o základních registrech obsahuje také stanovisko správce agendového informačního systému podle písmene f) k rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v tomto agendovém informačním systému. Součástí tohoto stanoviska je: - identifikace správce AIS, který stanovisko vydává, - identifikace AIS, ke kterému je stanovisko vydáváno, - identifikace ohlašovatele agendy, kterému správce AIS stanovisko vydává, - identifikace agendy, ke které je stanovisko vydáváno (název agendy), - potvrzení stanoveného rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v uvedeném agendovém informačním systému nadefinovaný v oddílu IV ohlášení agendy OVM a - požadavek, zda uvedený správce AIS požaduje, či nepožaduje zaslání oznámení o vykonávání působnosti v agendě jednotlivých orgánů veřejné moci tomuto správci ke stanovisku. Stanoviska správců AIS k rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v tomto agendovém informačním systému jsou součástí dokumentace ohlašovatele a nejsou zasílána Správci RPP. Verze 1.45 strana 41 (celkem stran 68)
42 5 Oznámení o vykonávání působností v agendě 5.1 Vstupní informace Oznámení o vykonání působností v agendě (dále jen Oznámení) je součástí celého procesu registrace agend a působností OVM v agendě (viz kap. 3). Oznámení o vykonávání působnosti v agendě podle 55 zákona o základních registrech, provádí každé OVM, pro které je definován výkon působnosti v této agendě. OVM musí toto oznámení provést do 30 dnů ode dne registrace agendy 4. Oznámení o registraci agendy obdrží každé dotčené OVM do datových schránek. Tato povinnost se týká i těch OVM, pro které na základě veřejnoprávní smlouvy vykonává působnost jiné OVM. Potřebné údaje si musí vyžádat u OVM, které za něj působnost vykonává a oznámení provede samo. 5.2 Agendový informační systém RPP Působnostní Oznámení OVM o vykonání působností v agendě je umožněno prostřednictvím Agendového informačního systému Registru práv a povinností Působnostní (dále AIS RPP Působnostní). Přístup do AIS RPP Působnostní je přes aplikaci dostupnou prostřednictvím internetového prohlížeče Internet Explorer v.9 a vyšší na adrese viz obrázek 18. Obrázek 18 Internet Explorer se zadanou adresou pro vstup do AIS RPP Působnostní 4 viz 55 odst. 1 zákona o základních registrech Verze 1.45 strana 42 (celkem stran 68)
43 5.2.1 Přihlášení do AIS RPP Působnostní Pokud jste se již dříve přihlašoval(a) do portálů epusa nebo Administrace uživatelů CzechPOINT, přihlásíte se pomocí stejného uživatelského jména a hesla (způsob přihlášení Jménem a heslem), viz obrázek 19. Obr. 19 Přihlášení do AIS Působnostní Pro uživatelský účet osoby, která bude oznámení o vykonávání působností v agendě provádět, je nutné ve Správě dat aplikace Seznam OVM ( přiřadit roli Ohlašovatel působnosti v agendě. Toto přiřazení se provádí v oblasti Správa rolí pro daný uživatelský účet. Zde je nutné potvrdit odkaz Upravit u údaje Přístup do agendových informačních systémů. Nastavením role Ohlašovatel působnosti v agendě je umožněno tomuto uživateli přístup do AIS Působnostní. Podrobnější informace naleznete v Příručce pro lokálního administrátora Seznamu OVM, která je k dispozici na Po úspěšném přihlášení se objeví úvodní obrazovka Menu AIS Působnostní. Na této obrazovce je nutné potvrdit volbu Oznámení o vykonávání působností v agendě, viz obrázek 20. Obrázek 20 Menu AIS Působnostní Verze 1.45 strana 43 (celkem stran 68)
44 5.2.2 Vzhled obrazovek Obrazovky v rámci celého AIS RPP Působnostní jsou rozděleny na tři části, viz jednotlivé obrázky. 1. Informativní panel nachází se v horní části obrazovky a zobrazuje údaje: AIS RPP Působnostní, Uživatel, a následně tlačítko Odhlásit se, které slouží pro odhlášení z AIS RPP Působnostní. Dále je v informativním panelu umístěna lišta, která obsahuje položky Menu, Katalog Působností a Nápověda. V závislosti na volbě těchto položek je spuštěna příslušná funkcionalita (obrazovka). Po potvrzení položky Menu je spouštěna obrazovka Menu AIS RPP Působnostní. Položka Katalog působností je padacím menu, které obsahuje další položku Oznámení o vykonávání působnosti v agendě. Po potvrzení je spuštěna obrazovka Přehled oznámení OVM pro výkon agendy. Položka Nápověda spouští nápovědu systému. 2. Datový panel oblast pro vlastní zadávání, úpravu, přehled a ukládání dat mění se v závislosti na funkčnosti. 3. Panel publicity panel v dolní části obrazovky obsahuje všechna povinně publikovaná loga. Obrázek 21 Obrazovka AIS RPP Působnostní 3 oblasti Verze 1.45 strana 44 (celkem stran 68)
45 5.3 Postup procesu Oznámení Proces Oznámení lze rozdělit do následujících kroků, které jsou dále detailně popsány: 1. Přihlášení do AIS RPP Působnostní načtení údajů 2. Zobrazení a výběr agend 3. Oznámení nové působnosti v agendě 4. Editace rozpracované působnosti v agendě 5. Odeslání oznámení Přihlášení do AIS RPP Působnostní načtení údajů Vlastní proces přihlášení do AIS RPP Působnostní je popsán v kapitole Po potvrzení volby Oznámení o vykonávání působností v agendě se objeví obrazovka Přehled oznámení OVM pro výkon agendy viz obrázek 22. Zároveň jsou v závislosti na uživateli (OVM) načítána data. Jedná se jednak o přehled všech agend, pro které dané OVM musí provést Oznámení a jednak přehled rolí pro konkrétní agendu. Přehled konkrétních agend příslušejících k danému OVM je zobrazen na obrazovce Přehled oznámení OVM pro výkon agendy. Činnostní role pro konkrétní agendu se pak zobrazují při zpracování Oznámení pro vybranou agendu na obrazovce Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy, viz obr. 28. Obrázek 21 Obrazovka Přehled oznámení OVM pro výkon agendy Verze 1.45 strana 45 (celkem stran 68)
46 5.3.2 Zobrazení a výběr agend Obrazovka Přehled oznámení OVM pro výkon agendy je rozdělena na dvě poloviny, viz obrázek V horní oblasti Možnosti vyhledávání se nachází část pro zadávání vyhledávacích kritérií 2. V dolní oblasti "Přehled oznámení" je zobrazen seznam agend, ke kterým podle registrace agend musí dané OVM oznámit působnost. Zobrazený seznam odpovídá zadaným kritériím v oblasti "Možnosti vyhledávání". V oblasti obrazovky Možnosti vyhledávání se nachází pole, která jsou určena pro možnosti vyhledávání registrovaných agend, resp. oznámení. Vhodnou kombinací zadávaných vyhledávacích kritérií se zobrazí seznam oznámení podle potřeb uživatele. Kritéria budou jiná pro prostý přehled, pro zpracování již rozpracovaných oznámení nebo např. pro výběr konkrétní agendy. Vyhledávací pole jsou: Kód oznámení Kód agendy Název agendy Stav oznámení Obrázek 23 Možnosti vyhledávání Zadání hodnot do vyhledávacích polí se provádí pomocí výběru hodnoty ze seznamu v rozevíracím boxu u každého pole zde jsou uživateli nabídnuty jen takové hodnoty, které jsou relevantní pro konkrétní OVM, viz obr. 24. Verze 1.45 strana 46 (celkem stran 68)
47 Obrázek 24 Možnosti vyhledávání rozevírací seznamy Konkrétní příklady použití vyhledávácích polí jsou uvedeny v kapitole Příklady nejčastěji se vyskytujících možností zpracování Oznámení. V případě nenalezení žádného záznamu, který by odpovídal zadaným vyhledávacím kritériím, je seznam zobrazených záznamů prázdný a na místě seznamu je uživatel upozorněn na tuto skutečnost hlášením: Neexistují data k zobrazení., viz obr. 25. Zadávacím kritériím neodpovídá žádný záznam a uživatel musí proto změnit zadaná kritéria a opakovat výběr podle nových kritérií. Vymazání všech výběrových kritérií se provádí pomocí tlačítka Smazat kritéria,. Pokud nejsou vybrána žádná kritéria, při zmáčknutí tlačítka Vyhledat, se načtou všechna relevatní data. Obrázek 25 Hlášení Neexistují data k zobrazení. V oblasti obrazovky Přehled oznámení je seznam oznámení koncipován jako tabulka, ve které jednotlivé řádky zobrazují agendy a sloupce jsou tvořeny následujícími údaji: Kód oznámení číselný kód, který je k Oznámení přiřazen v okamžiku jeho uložení. Pro ještě nezpracovaná oznámení nabývá hodnoty K oznámení (viz kapitola Oznámení nové působnosti v agendě). Kód agendy číselný kód, který je součástí číselníku agend a který jednoznačně identifikuje agendu. Název - přesný název registrované agendy. Verze 1.45 strana 47 (celkem stran 68)
48 Datum registrace agendy datum registrace agendy, údaj přebíraný z procesu registrace agend. Počátek platnosti agendy datum počátku platnosti agendy v systému ZR, údaj braný z registrace agend. Konec platnosti agendy - datum konce platnosti agendy v systému ZR, údaj braný z registrace agend. Stav - určuje stav, ve kterém se dané Oznámení nachází. Může nabývat následujících hodnot: K oznámení Oznámení určené k registraci, nebylo ještě zpracováváno Rozpracováno - Oznámení určené k registraci, bylo již zpracováváno, alespoň jednou uloženo, ale neodesláno k registraci na MV K registraci MV odeslané Oznámení k registraci na MV Datum změny datum poslední editace Oznámení Data s přehledem registrovaných agend pro příslušné OVM jsou při prvotním načtení po přihlášení uživatele zobrazena v tabulce Přehled oznámení v pořadí: 1. Agendy, ke kterým má být oznámena působnost daného OVM stav K oznámení 2. Rozpracovaná oznámení stav Rozpracováno 3. Odeslaná oznámení stav K registraci MV Následně jsou data v každé kategorii seřazena podle data registrace agendy (od nejstarší). Pohyb v rámci seznamu je možný prostřednictvím posuvné lišty na pravé straně obrazovky. Tip: Pro lepší orientaci a následnou práci je ovšem lepší provést vyhledání určitých skupin oznámení podle požadavku uživatele. Další zobrazovací možností této tabulky je řazení podle jednotlivých polí. V hlavičce jednotlivých sloupců tabulky je vedle názvu sloupce tlačítka ve tvaru šipky, které se objeví po najetí myši na hlavičku sloupce. Po zmáčknutí se seznam oznámení setřídí podle tohoto pole a to buď sestupně nebo vzestupně podle orientace zmáčknuté šipky. U šipek se objevují i popisy, zda se jedná o sestupné nebo vzestupné třídění, viz obrázek 26. Obrázek 26 Možnosti řazení přehledu Oznámení Oznámení nové působnosti v agendě Oznámení k vykonávání působnosti v agendě, které ještě nebylo upravováno, nabývá stavu K oznámení. Ve sloupci Kód oznámení je hodnota K oznámení. Verze 1.45 strana 48 (celkem stran 68)
49 Tento text je zároveň odkazem, který po prokliknutí spustí obrazovku Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy, viz obrázek 27. Obrázek 27 Obrazovka Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy Tato obrazovka se skládá ze dvou oblastí. 1. Oblast Agenda - v této oblasti se zobrazí Kód a Název agendy. Pro zobrazení detailních informací k agendě je možné stisknout tlačítko Zobrazit detail agendy, kdy se objeví data Detailu agendy, viz obrázek 28. Verze 1.45 strana 49 (celkem stran 68)
50 Detailní informace o agendě jsou koncipovány do několika obrazovek. Přesun mezi jednotlivými obrazovkami je pomocí záložek v horní části datového panelu, viz obr.28. Data registrace agend není možné z AIS RPP Působnostní upravovat, mají pouze informativní charakter. Obrázek 28 Detail agendy Popis záložek na obrazovce Detail agendy: Definice agendy - obsahuje údaje o názvu, kódu a datumech platnosti a registrace agendy; OVM, které agendu ohlašuje; vyjádření ohlašovatele agendy; právní předpisy, na jejichž základě je agenda vykonávána Výčet OVM - výčet všech OVM, které vykonávají působnost v této agendě a to jako jednotlivé OVM nebo jako souhrnné označení Činnosti - výčet a popis činností, které mají být vykonávány v rámci agendy s určením právního předpisu, který danou činnost definuje ROB rozsah oprávnění k přístupu k údajům vedeným v ROB ROS - rozsah oprávnění k přístupu k údajům vedeným v ROS RUIAN - rozsah oprávnění k přístupu k údajům vedeným v RUIAN RPP1 - rozsah oprávnění k přístupu k údajům týkajících se agend orgánu veřejné moci vedeným v RPP Verze 1.45 strana 50 (celkem stran 68)
51 RPP2 - rozsah oprávnění k přístupu k údajům týkajících se práv a povinností osob vedeným v RPP Činnostní role - definované přiřazení činností k jednotlivým OVM a k souhrnným označení OVM Výčet základních registrů (ZR) a agendových informačních systémů (AIS), do kterých je nezbytné pro výkon agendy zajistit přístup je uveden: o Včetně identifikace právního předpisu, na jehož základě jsou OVM oprávněny do ZR, nebo AIS přistupovat; o Včetně rozsahu oprávnění OVM k přístupu k údajům v ZR a AIS. Součástí ohlášení agendy jsou také stanoviska správců agendových informačních systémů k rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v těchto agendových informačních systémech. 2. Oblast Činnostní role - v této oblasti je tabulka, která obsahuje přednastavená data k činnostním rolím. Struktura sloupců této tabulky je: Kód přednastavený údaj, nelze měnit, má jen informativní charakter Činnostní role přednastavený údaj, nelze měnit, má jen informativní charakter Počet úředních osob podílejících se na výkonu dané činnostní role slouží k zadání počtu úředních osob, které vykonávají danou činnostní roli. Zadává se v celých kladných číslech v rozmezí Celkový počet úředních osob podílejících se na výkonu agendy údaj, který není vázán k jednotlivým činnostním rolím, ale souhrnně za celou agendu. Zadává se v celých kladných číslech v rozmezí V této fázi zadání se uživatel může rozhodnout, zda Oznámení již odešle ke schválení nebo si toto Oznámení uloží jako rozpracované a vrátí se k jeho zpracování později (bude stále ve stavu Rozpracováno). V případě uložení rozpracovaného záznamu pomocí tlačítka Uložit rozpracované je uživatel informován, že Oznámení bylo uloženo do stavu rozpracované, viz obrázek 29. Verze 1.45 strana 51 (celkem stran 68)
52 Obrázek 29 Hlášení Oznámení bylo uloženo do stavu rozpracované Po potvrzení hlášení tlačítkem OK zůstává uživatel na obrazovce Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy. Pro přesun na Přehled oznámení, zmáčkne tlačítko Zpět na přehled. Pro úlohu Odeslat oznámení je nutné, aby pro všechny činnostní role byl specifikován Počet úředních osob podílejících se na výkonu dané činnostní role. Pokud tak není, objeví se hlášení: Nebyl specifikován počet úředních osob v činnostech agendy u všech rolí určených pro vaše OVM, viz obrázek 30. Po potvrzení tlačítka OK uživatel může na obrazovce Vytvoření/Editace oznámení OVM dříve zadané údaje doplnit nebo opravit a operaci opakovat nebo přejít na přehled oznámení pomocí tlačítka Zpět na přehled. Obrázek 30 Hlášení Nebyl specifikován počet úředních osob v činnostech agendy u všech rolí určených pro vaše OVM Verze 1.45 strana 52 (celkem stran 68)
53 V případě odeslání oznámení je uživatel vyzván k potvrzení hlášení Souhlasíte s odesláním oznámení k registraci Ministerstvu vnitra?, viz obrázek 31. Obrázek 31 Hlášení Souhlasíte s odesláním oznámení k registraci Ministerstvu vnitra? Editace rozpracovaného oznámení působnosti v agendě Oznámení, které již OVM zpracovávalo, ale neodeslalo ke schválení, nabývá stavu Rozpracováno. Editace oznámení začíná na obrazovce Přehled oznámení OVM pro výkon agendy. Pro jednodušší nalezení takových oznámení je možné použít na obrazovce Přehled oznámení OVM pro výkon agendy možnosti vyhledávání, kdy v poli Stav oznámení uživatel vybere hodnotu Rozpracováno, viz obrázek 32. Tím se v tabulce Přehledu oznámení zobrazí pouze taková oznámení, která nabývají stavu Rozpracováno. Obrázek 32 Vyhledávací kritérium Rozpracováno V této tabulce je ve sloupci Kód oznámení číselná hodnota přidělená tomuto oznámení při prvotním uložení jako rozpracované. Tento text je zároveň odkazem, kterým se po prokliknutí spustí obrazovka Detail oznámení OVM pro výkon agendy, viz obrázek 33. Verze 1.45 strana 53 (celkem stran 68)
54 Obrázek 33 Obrazovka Detail oznámení OVM pro výkon agendy Tato obrazovka je rozdělena do tří oblastí. První oblast se nazývá Obecné informace a obsahuje údaje: Kód agendy Název agendy Datum poslední změny Autor Stav oznámení Druhá oblast Činnostní role představuje tabulku, která obsahuje data ve struktuře: Kód Činnostní role Počet úředních osob podílejících se na výkonu dané činnostní role Verze 1.45 strana 54 (celkem stran 68)
55 Třetí oblast Celkový počet úředních osob podílejících se na výkonu agendy obsahuje informace o celkovém počtu úředníků vykonávajících působnost v agendě. Tyto údaje jsou pouze informativní a nelze je měnit. Po potvrzení tlačítkem Editovat rozpracované se objeví obrazovka Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy. Pro stav Oznámení Rozpracováno se v této tabulce zobrazí data posledního uložení a další postup je shodný s postupem oznámení nové působnosti v kapitole Odeslání oznámení a odhlášení ze systému Odeslání oznámení se provádí z obrazovky Vytvoření/Editace oznámení OVM pro výkon agendy a je popsáno již v kapitole Oznámení nové působnosti v agendě. Pokud si je uživatel jistý, že zadal všechny údaje správně, přistoupí k odeslání oznámení zmáčknutím tlačítka Odeslat oznámení. Proběhne kontrola, zda jsou vyplněny počty u všech činnostních rolí za agendu a to v číselném formátu a rozsahu, jak je popsáno výše. Pro současnou práci více zaměstnanců jednoho OVM na jednom Oznámení, může nastat situace, že jeden z nich již Oznámení odešle Ke schválení a druhý stále na tomto Oznámení pracuje. Při pokusu o uložení takového oznámení se objeví hláška: Pro zvolenou agendu již existuje Oznámení ve stavu, ke kterému není možné vytvořit nové Oznámení. Uložení nebude povoleno. Vraťte se přes volbu Zpět na přehled. Odhlášení z aplikace AIS Působnostní se provádí potvrzením tlačítka ODHLÁSIT SE v informační oblasti kterékoliv obrazovky. Obrázek 34 Odhlášení z aplikace AIS Působnostní Vlastní odhlášení se provede po potvrzení tlačítka ANO. Obrázek 35 Potvrzení odhlášení Verze 1.45 strana 55 (celkem stran 68)
56 5.4 Příklady nejčastějších případů zpracování Oznámení Při zpracovávání Oznámení jsou nejčastější tyto případy: Vyhledání nových Oznámení na obrazovce Přehled oznámení OVM pro výkon agendy vybrat z vyhledávacího pole Stav oznámení údaj K oznámení, viz obr. 36. Obrázek 36 Vyhledávací kritérium Stav oznámení K oznámení Vyhledání rozpracovaných Oznámení - na obrazovce Přehled oznámení OVM pro výkon agendy vybrat z vyhledávacího pole Stav oznámení údaj Rozpracováno, viz obr. 37. Obrázek 37 Vyhledávací kritérium Stav oznámení Rozpracováno Verze 1.45 strana 56 (celkem stran 68)
57 6 Přílohy 6.1 FAQ nejčastější dotazy 1. Při spuštění aplikace se mi zobrazí okno s dotazem, zda chci přijmout certifikát. Může se jednat o nebezpečný web? Mám certifikát přijmout? Certifikát aplikace potvrzuje její totožnost. Certifikát je nutné přijmout, jinak nebude web považován za bezpečný. V případě, že certifikát odmítnete, pak se aplikace vůbec nespustí a automaticky ukončí. Pokud chcete, aby se okno s výzvou při dalším spuštění aplikace již dále nezobrazovalo, pak je nutné si certifikát přidat mezi důvěryhodné servery. 2. Přihlásil jsem se do systému v prohlížeči Opera, byl jsem ale upozorněn, že můj prohlížeč není podporovaný. V Opeře aplikace nefunguje? Funkčnost systému je garantována pouze pro prohlížeč Internet Explorer 9. V jiných prohlížečích může mít aplikace omezenou funkčnost, případně může být prohlížeč rovnou odmítnut a systém se vůbec nespustí. Používejte proto při práci s aplikací webový prohlížeč Internet Explorer 9. Pokud si nejste jisti, jakou verzi prohlížeče máte instalovánu, můžete údaj zjistit v okně pod položkou O aplikaci Internet Explorer v menu Nástroje. 3. Mám Internet Explorer 9, stejně jako kolega, přesto se mi aplikace zobrazuje vzhledově trochu jinak než kolegovi. Některé texty jsou useknuté, tlačítka jsou hranatá. Čím to může být? Kvůli kompatibilitě se staršími weby může prohlížeč Internet Explorer 9 fungovat v několika různých režimech. Pro správný chod aplikace je zapotřebí mít prohlížeč nastaven v režimu Internet Explorer 9. Pravděpodobně máte aktivní jiný režim. Verze 1.45 strana 57 (celkem stran 68)
58 Pro nastavení správného režimu přejděte na položku Nástroje pro vývojáře v menu Nástroje (případně stiskněte klávesu F12) a poté v menu Režim prohlížeče vyberte položku Internet Explorer Někdy, po delším nepoužití aplikace, je na stránkou okénko informující o konci platnosti stránky. Co toto zpráva znamená? Jedná se o bezpečnostní prvek systému, chránící mimo jiné identitu uživatele v systému před zcizením. V aplikaci mohou pracovat pouze ověření uživatelé. Systém je chráněn proti možnosti, že by přihlášený uživatel odešel od počítače a zapomněl se odhlásit či aplikaci vypnout (nebo svůj počítač jiným způsobem zabezpečit). V takovém případě hrozí, že se k počítači a aplikaci dostane nepovolený uživatel a data upraví či jiným způsobem zneužije. Pro tyto případy je v aplikaci nastaven mechanismus, který v případě nečinnosti přihlášeného uživatele systém po uplynutí daného časového intervalu zamkne přihlášený uživatel je automaticky odhlášen, a při návratu k aplikaci je přesměrován na přihlašovací stránku, kde musí opět vložit jméno a heslo. Při zamknutí systému dochází ke ztrátě dat. Proto pokud například uživatel vyplňuje v aplikaci formulář a poté bez jeho uložení odejde na delší dobu, pak po návratu budou údaje formuláře ztraceny a uživatel bude muset formulář vyplňovat celý znovu. Z tohoto důvodu aplikace dvě minuty před vlastním vypršením intervalu upozorňuje na tuto možnost. Pokud se během těchto dvou minut k aplikaci vrátíte a stisknete tlačítko OK, pak o data ve formuláři nepřijdete. Verze 1.45 strana 58 (celkem stran 68)
59 V opačném případě je upozornění nahrazeno informací o vypršení stránky, formulářová data jsou zahozena a po stisku tlačítka OK jste přesměrováni na přihlašovací stránku. Verze 1.45 strana 59 (celkem stran 68)
Postup při zápisu údajů do AIS EO. krajskými úřady. verze Zpracoval: odbor správních činností v součinnosti s odborem všeobecné správy
Postup při zápisu údajů do AIS EO krajskými úřady verze 1.01 Zpracoval: odbor správních činností v součinnosti s odborem všeobecné správy Zápis údajů do AIS evidence obyvatel pro krajské úřady a úřady

References: zákona č. 111
 zákona č. 111
 zákona č. 100
 zákona č. 424
 zákona č. 100
 zákona č. 424
 zákona č. 111
 zákona č. 301
 zákona č. 115
 zákona č. 94
 zákona č. 133
 zákona č. 111
 zákona č. 111