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Asamblea de los Estados Partes - PDF Descargar libre
1 Corte Penal Internacional Asamblea de los Estados Partes Distr.: general 3 de mayo de 2012 ESPAÑOL Original: inglés Undécimo período de sesiones La Haya, 14 a 22 de noviembre de 2012 Informe de la Corte sobre la marcha de la aplicación de las Normas Contables Internacionales para el Sector Público * I. Introducción 1. En su 11º período de sesiones, el Comité de Presupuesto y Finanzas (el Comité ) recomendó que la Asamblea de los Estados Partes (la Asamblea ) decidiera trabajar con miras a la aplicación a medio plazo de las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS) en la Corte Penal Internacional (la Corte ). El Comité recomendó además que la Corte informara sobre el plan de y las medidas subsiguientes de cara a la aplicación de las IPSAS y sugirió que la Corte podría establecer como meta la aplicación en 2011 ó La Corte presentó por primera vez informes sobre la aplicación de las IPSAS durante el 13º, 14º y 15º período de sesiones del Comité 2. En su 15º período de sesiones, observando que se había presentado una revisión de los costos, el Comité recomendó que se añadieran euros al de presupuesto por programas para 2011 con el fin de iniciar la aplicación de las IPSAS 3. La Asamblea hizo suyas estas recomendaciones en su noveno período de sesiones En su 16º período de sesiones, el Comité acogió con beneplácito el informe de la Corte sobre las IPSAS 5 y observó que la Corte había incluido una propuesta de programa cronológico para la aplicación, junto con una propuesta presupuestaria 6. El Comité señaló asimismo que la aplicación de las IPSAS repercutiría profundamente en la gestión financiera y en los procedimientos presupuestarios de la Corte. El Comité reiteró por tanto su petición de que la Corte determinara las posibles consecuencias en el sistema SAP y las enmiendas necesarias al Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada de la Corte, para su período de sesiones de abril En su 17º período de sesiones, se informó al Comité de que la Corte ya había iniciado la aplicación de las IPSAS el 1 de julio de El Comité recomendó que se vigilara rigurosamente la marcha del de aplicación de las IPSAS y que se le presentara en su 18º período de sesiones un plan detallado del y un de * Publicado anteriormente con la signatura CBF/18/3. 1 Documentos Oficiales de la Asamblea de los Estados Partes en el Estatuto de Roma de la Corte Penal Internacional, noveno período de sesiones, Nueva York, 6 a 10 de diciembre de 2010 (ICC-ASP/9/20), vol. I, parte II, párr ICC-ASP/8/26, ICC-ASP/9/3 y ICC-ASP/9/18. 3 Documentos Oficiales noveno período de sesiones 2010 (ICC-ASP/9/20), vol. I, parte II, párr Ibíd., párr ICC-ASP/10/3. 6 Documentos Oficiales décimo período de sesiones 2011 (ICC-ASP/10/20), vol. II, parte B.1. párr Ibíd., párr S
2 propuesta sobre todos los cambios requeridos en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada En el presente informe, la Corte esboza los esfuerzos realizados y las iniciativas adoptadas con el fin de llevar adelante el de acuerdo con el calendario de aplicación propuesto 9. También esboza ciertos ajustes relativos al calendario de aplicación que no tienen repercusión sobre el objetivo general de presentar estados financieros con arreglo a las IPSAS para el ejercicio que finaliza en Las enmiendas propuestas al Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada se presentan en un documento aparte. II. Acontecimientos recientes A. Aplicación de las IPSAS en el sistema de las Naciones Unidas 6. La Corte es miembro observador en el Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad del Comité de Alto Nivel sobre Gestión de las Naciones Unidas. Representantes de la Corte asistieron a la reunión del Grupo de Trabajo celebrada en septiembre de 2011, donde la organizaciones miembros informaron sobre sus progresos en la aplicación de las IPSAS, destacando los principales riesgos y retos, así como la experiencia adquirida. 7. Ocho organizaciones presentaron sus primeros estados financieros con arreglo a las IPSAS para el ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2010 y recibieron un dictamen de auditoría sin reservas, mientras que 14 organizaciones están contemplando los ejercicios comprendidos entre 2011 y 2014 para su primer año de aplicación. La Corte está tomando en consideración la experiencia pertinente de dichas organizaciones durante la aplicación del. 8. En el informe sobre la preparación de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas para las Normas Contables Internacionales para el Sector Público, la Dependencia Común de Inspección presentó una visión general del proceso de transición dentro de cada organización del sistema de las Naciones Unidas y determinó 16 prácticas óptimas, así como los posibles riesgos. Dicho informe supone una valiosa referencia para las actividades de aplicación de la Corte. B. Aplicación de las IPSAS en la Corte 9. La Corte inició la aplicación de las IPSAS el 1 de julio de 2011, lo cual le permitió llevar a cabo una consideración cabal de los efectos sobre la organización y le dio la oportunidad de aprender de la experiencia de quienes primero las adoptaron. 10. Se ha contratado a un coordinador del de las IPSAS (P4) y a un oficial de finanzas adjunto para las IPSAS (P2). Ambos se incorporaron al trabajo en Durante 2012, se contratará a dos auxiliares de apoyo (SG-OC) de entre aquellos que se encuentran en la lista. Apenas fue contratado, el coordinador del de las IPSAS comenzó a trabajar sobre un plan de detallado, el cual se encuentra adjunto al presente informe. 11. De conformidad con el plan de y el plan de aplicación revisado, la Corte ejecutó las siguientes actividades durante 2011: redacción de políticas contables para los principales ámbitos de repercusión, en las que se evalúa dicha repercusión tanto en el plano financiero como en lo referente a los ajustes del sistema resultantes; cambios de redacción en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada y obtención de asesoría perita externa sobre las modificaciones propuestas antes de presentarlas al Comité; e inicio de la remodelación del proceso de gestión como requisito esencial para desarrollar antes destinados a la posterior adaptación del sistema. 8 Ibíd., parte B.2, párr ICC-ASP/9/ S
3 12. La Corte ha formado un comité para la coordinación del, presidido por el director de la División de Servicios Administrativos Comunes, que se reúne con regularidad cada mes para examinar y guiar el progreso de los asuntos relativos a la aplicación de las IPSAS. 13. Además, se ha establecido un nuevo grupo de trabajo para la coordinación del SAP, a fin de regular las modificaciones informáticas relativas a las IPSAS, así como garantizar que la adaptación de las IPSAS se integra adecuadamente con otros s del sistema de la Corte. C. Modificaciones de redacción en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada 14. La Corte ha reconocido previamente la necesidad de proponer enmiendas necesarias al Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada, ya que estas repercutirán también sobre las principales actividades de aplicación, por ejemplo, las modificaciones del sistema, lo cual podría requerir mucho tiempo y resultar costoso. La Corte ha decidido proponer cambios para hacer frente a la necesidad de un modelo de preparación presupuestaria (método modificado en valores devengados) diferente al adoptado para la preparación de los estados financieros (método integral en valores devengados). Ello se encuentra en consonancia con la posición tomada por las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que ya han adoptado las IPSAS en su totalidad. 15. El de propuesta sobre los cambios necesarios en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada para permitir la adopción de las IPSAS fue preparado por la Corte y examinado por un perito externo con amplia experiencia en la aplicación de las IPSAS. El de propuesta se remitió al Comité de Auditoría, así como a los auditores externos, y se tomarán nuevas medidas tras haber recibido sus observaciones. D. Análisis de las deficiencias del SAP 16. La Corte seleccionó a un licitador (PricewaterhouseCoopers Advisory NV) y comenzó el análisis de las deficiencias del SAP con respecto a la aplicación de las IPSAS a finales de El objetivo del análisis es rediseñar los procesos de gestión, crear antes de gestión para las modificaciones necesarias del SAP y un plan de aplicación detallado sobre los cambios en el SAP para finales de abril de A finales de febrero de 2012, se redactó un documento exponiendo los argumentos para la adopción de las IPSAS y detallando el alcance del proceso de gestión de la adopción. También se expuso la repercusión en el actual panorama de aplicación y en la configuración principal del SAP con relación a las IPSAS, y se analizó la relación con otras iniciativas de la Corte referentes al sistema. E. Comunicación y capacitación 18. En julio de 2011 se llevó a cabo una capacitación introductoria sobre las IPSAS para los profesionales de finanzas y los funcionarios de servicios generales de todos los órganos y secciones de la Corte. Dicha capacitación fue concebida para familiarizar al personal con las IPSAS y estimular nuevas ideas sobre las consecuencias operativas de su adopción. 19. En diciembre de 2011 se celebraron sesiones de orientación para los oficiales certificadores de la Corte. En la orientación se abordaron las consecuencias de la adopción de las IPSAS en la Corte y se explicó de forma general la repercusión financiera en las organizaciones de las Naciones Unidas que ya las han adoptado en su totalidad y han emitido estados financieros de conformidad con las mismas. Se consideró asimismo la repercusión en las funciones y las responsabilidades de los oficiales certificadores. 20. Estas sesiones de capacitación y orientación fueron ofrecidas por un experto en contabilidad internacional de gran reputación, especializado en las IPSAS y con amplia experiencia en s para la aplicación de las mismas en gobiernos y organizaciones internacionales, habiendo sido además miembro permanente de la Junta de las IPSAS. 3-S
4 21. La Corte es consciente de que la adopción de las IPSAS supone una muy importante tarea. Por lo tanto, es necesario coordinar cuidadosamente los cambios en el reglamento, las políticas y los servicios de apoyo al sistema, con los cambios en la cultura institucional. Ello se puede conseguir únicamente mediante actividades de comunicación y capacitación efectivas. Dichas actividades deberán estar dirigidas a los funcionarios que participan en la compilación de transacciones para la preparación de estados financieros y a los usuarios de información de los estados financieros. III. Estrategia y calendario de aplicación 22. La Corte ha decidido realizar ciertos ajustes al calendario de aplicación incluido en el último informe presentado ante el Comité 10, pero sin realizar cambio alguno en el plazo general para la adopción de las IPSAS. 23. Teniendo en cuenta la importancia de la modificación del sistema de planificación de recursos empresariales para la adopción de las IPSAS, la Corte ha alterado su estrategia de adopción inicial y ha decidido aplicar los requisitos de las IPSAS mediante una única fase, en lugar de hacerlo escalonadamente. 24. En un sistema integrado de planificación de recursos empresariales como el SAP, no se pueden aplicar cambios en un ámbito sin que ello que ello repercuta en el conjunto del sistema, especialmente dada la necesidad de presentar informes operacionales y financieros. Aplicar cambios mediante un ejercicio exhaustivo de carácter excepcional requiere más tiempo y resulta más costoso. Para esta decisión se ha tenido en cuenta el hecho de que la Corte depende en gran medida de consultores SAP externos para una modificación del sistema a mayor escala y que sigue cumpliendo con el previo de presupuesto para la adopción de las IPSAS. 25. Por las razones expuestas anteriormente, se han adelantado las actividades relacionadas con los cambios en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada, mientras que la aplicación de las nuevas políticas contables en el sistema (es decir, la puesta en marcha del método modificado) se ha pospuesto hasta el comienzo del ejercicio en que se han de presentar los estados financieros con arreglo a las IPSAS. 26. En el siguiente cuadro se muestran las revisiones menores del calendario de aplicación general. Cuadro 1. Calendario propuesto para la aplicación de las IPSAS Tarea Los consultores SAP-IPSAS, en colaboración con funcionarios de adquisiciones, tecnología de la información y contabilidad, adaptan los módulos de activos fijos, inventarios y libro mayor. Los consultores financieros examinan la contabilidad en relación con las prestaciones de los funcionarios para velar por su cumplimiento con las IPSAS. Los consultores SAP-IPSAS, en colaboración con funcionarios de adquisiciones, tecnología de la información y contabilidad, adaptan los actuales módulos de adquisiciones y contabilidad para incorporar plenamente la contabilidad en valores devengados. Elaborar un plan de aplicación detallado con relación a los activos de capital y los inventarios. Asistir a reuniones de organismos de las Naciones Unidas que aplican las normas para informarse de la experiencia adquirida. Organizar consultas con los auditores sobre las diferentes aplicaciones de las normas IPSAS a las políticas y los procedimientos financieros. 10 ICC-ASP/9/ S
5 Tarea Abordar los efectos presupuestarios que incluyen cuestiones relativas al presupuesto de capital y al presupuesto operativo, conciliando y explicando las discrepancias entre el presupuesto y los estados financieros. Finalizar las modificaciones necesarias al Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada y presentarlas al Comité para su aprobación. Comenzar el proceso de aplicación de forma gradual, aplicando el sistema pleno de contabilidad por valores devengados para la compra de bienes y servicios. Concluir las actividades de elaboración, pruebas y evaluación de los nuevos procesos, políticas, manuales y demás orientaciones de procedimiento. Aplicar nuevos procedimientos y políticas contables que incluyan los activos fijos, la amortización, los inventarios, las vacaciones acumuladas y las prestaciones posteriores al servicio en los estados financieros. Aplicar los nuevos procedimientos definidos para 2012 y Poner en ejecución todos los elementos de las IPSAS a partir del 1 de enero de Elaborar estados financieros con arreglo a las IPSAS para el ejercicio económico de Realizar una auditoría de los saldos iniciales al 1 de enero de Pese al hecho de que, bajo el plan actual de aplicación de las IPSAS, no se espera que las modificaciones del sistema entren en funcionamiento antes del 1 de enero de 2014, la Corte utilizará los datos y los informes del sistema existentes para determinar lo antes posible los ajustes a los saldos iniciales resultantes de los cambios en las políticas contables y redactará un modelo de los estados financieros. Se presentarán estados financieros reformulados para el ejercicio que finaliza el 31 de diciembre de 2013 a los auditores externos a fin de que den sus observaciones, para reducir así riesgos y resolver cuestiones antes del cierre del ejercicio que finaliza en IV. Principales dificultades 28. A continuación se exponen los principales riesgos y dificultades en el proceso de aplicación de las IPSAS que determinó el Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad de las Naciones Unidas tras examinar el progreso de dicha aplicación en 23 organizaciones: a) Alcanzar los objetivos del sin sobrepasar los recursos asignados, es decir, garantizando que no se subestiman los esfuerzos y recursos requeridos; b) Garantizar la adecuada capacitación y comunicación en toda la organización; y c) Dificultades relativas al remplazo o mejora del sistema de planificación de recursos empresariales y a la aplicación de la adaptación necesaria dentro del plazo previsto. 29. La Corte considera que todos los riesgos expuestos anteriormente se han abordado de manera suficiente en el plan de aplicación de las IPSAS y la propuesta presupuestaria iniciales. Se han analizado otras contingencias en la sección de análisis de riesgos del plan de adjunto a este informe. 30. La Corte ha iniciado programas de capacitación y es consciente de la importancia que tiene la comunicación efectiva y oportuna con las principales partes interesadas. La estrategia de comunicación y capacitación ya ha finalizado, aunque más adelante se elaborará un calendario detallado de capacitación operativa. 3-S
6 31. Además, varias organizaciones han destacado la dificultad que puede suponer un cambio de auditores externos, ya que las IPSAS están basadas en principios y necesitan ser evaluadas y estimadas, lo cual puede dar lugar a interpretaciones diferentes de requisitos y normas. Por lo tanto, el cambio actual de la Oficina Nacional de Auditoría británica al Tribunal de Cuentas francés en los servicios de auditoría de la Corte podría provocar la divergencia de opiniones y retrasar el procedimiento de auditoría. V. Desempeño del presupuesto de las IPSAS 32. El presupuesto para 2011 se ha consignado plenamente. El presupuesto aprobado para 2012 está en conformidad con el de presupuesto descrito en el informe de la Corte relativo al calendario y al presupuesto propuestos para la aplicación de las IPSAS 11. En el futuro serán posibles ciertas reasignaciones dentro de las partidas presupuestarias del, a fin de reasignar fondos entre determinados productos (especialmente para los costos de adaptación del SAP) basándose en la experiencia adquirida hasta la fecha. VI. Conclusión 33. La Corte inició el de aplicación de las IPSAS el 1 de julio de 2011, según lo planeado. Se ha concluido la organización del, así como la asignación de personal, y se ha preparado un plan de detallado que se encuentra adjunto a este informe. Asimismo, se están presentando informes periódicos sobre la marcha del trabajo a las principales partes interesadas y al personal directivo de la Corte. 34. Se han realizado ciertas revisiones en el calendario de aplicación presentado anteriormente y se han adelantado los cambios de redacción propuestos en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada. Los cambios de redacción propuestos se presentan en un documento aparte. Además, la Corte ha decidido aplicar las IPSAS mediante un único ejercicio en lugar de hacerlo escalonadamente, pues se considera más rentable este método de modificación del sistema. También es el método adoptado por la mayoría de las organizaciones y la experiencia ha demostrado que es más fácil llevar a cabo un único cambio de forma exhaustiva que una serie de cambios consecutivos a menor escala. 35. El progresa adecuadamente y ha cumplido hasta ahora con el calendario original y con las principales etapas. Los consultores SAP ya han ocupado sus puestos. Se han llevado a cabo varias actividades de capacitación y comunicación, por lo que la mayoría de los funcionarios de la Corte concernidos están ya suficientemente familiarizados con el proceso de gestión de los cambios, el cual se encuentra en una fase avanzada. 11 ICC-ASP/10/ S
7 Anexo Plan de : aplicación de las IPSAS 1 A. Antecedentes 1. Decisión de adoptar las IPSAS 1. El Auditor Externo aconsejó que la Corte Penal Internacional (en adelante: la Corte ) debería decidir adoptar las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS) en vista de que otras organizaciones intergubernamentales ya lo estaban haciendo. Siguiendo esta recomendación, el Comité, en su 15º período de sesiones, concordó con el Auditor Externo que la aplicación de las IPSAS era inevitable y que la Corte debería comenzar su estrategia para aplicarlas. El Comité recomendó una adición al de presupuesto por programas para 2011 a fin de permitir el comienzo de aplicación de las IPSAS. La Asamblea hizo suyas estas recomendaciones en su noveno período de sesiones Desarrollos en el sistema de las Naciones Unidas 2. La resolución de aplicar las IPSAS en la Corte surgió de la decisión de adoptar las IPSAS tomada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en Desde 2006, las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas han realizado progresos encaminados a la adopción de las IPSAS y varias organizaciones ya presentan estados financieros de conformidad con las mismas. El para la aplicación de las IPSAS en la Corte ha sido diseñado para aprovechar la experiencia pertinente de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. Con dicho fin se utilizará el material elaborado por el Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad de las Naciones Unidas, se participará en sus reuniones y se examinará el material relacionado con las IPSAS en la red de la CEB de las Naciones Unidas, así como otro material divulgado públicamente. Además, se contactará con otras organizaciones que hayan tenido que abordar cuestiones similares sobre la adaptación del sistema informático. 3. Las siguientes organizaciones de las Naciones Unidas presentaron estados financieros de conformidad con las IPSAS para el ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2010: OAIC, OMI, OMM, OMPI, ONUDI, OPS, PMA y UNESCO. En la reunión celebrada por el Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad de las Naciones Unidas en septiembre de 2011, dichas organizaciones, así como otras que se encuentran aún en el proceso de aplicación, informaron sobre el estado actual, los adelantos, las dificultades y los beneficios de la aplicación. 3. Calendario 4. El 1 de julio de 2011 fue la fecha estipulada para el comienzo del y se prevé que finalice el 30 de junio de Meta del 5. Llevar a cabo el proceso y los cambios del sistema necesarios, así como modificaciones en la reglamentación y el reglamento, las directrices y los procedimientos operativos a fin de presentar el primer conjunto de estados financieros de conformidad con las IPSAS para el ejercicio que finaliza el 31 de diciembre de Nota: Este es el plan tal como se ha elaborado en el otoño de Por lo tanto, se debe interpretar como representación de la situación por aquel entonces. En el informe precedente se describen los progresos realizados respecto a las actividades programadas. 2 Documentos Oficiales noveno período de sesiones 2010 (ICC-ASP/9/20), vol. I, parte II.D, párrs. 7 a 9. 3 Resolución 60/283 de la Asamblea General, de 17 de agosto de 2006, parte IV. 3-S
8 5. Presupuesto 6. La Corte presentó una versión revisada del calendario de aplicación propuesto junto con una propuesta presupuestaria, respondiendo así a la solicitud que el Comité realizó en su 15º período de sesiones. A continuación se muestra el presupuesto presentado para 2011 (y aprobado posteriormente por la Asamblea), así como los gastos previstos para ejercicios futuros: Cuadro 1: Gasto anual aprobado y previsto Ejercicio en que se incurrirá el gasto Partida Importe Recursos de personal (3,5 años Asistencia temporaria general) Coordinador del de las IPSAS (P-4) Oficial adjunto de sistemas y normas IPSAS (P-2) Auxiliares del SG-OC Dos (G6 y G5) Consultores Asesoramiento a corto plazo sobre las IPSAS para la revisión de políticas Consultores expertos en SAP - Actividades de adaptación Modificación de los actuales informes de sistema Cambios en el sistema correspondientes a los RH y reconocimiento financiero de los procedimientos de gestión Gastos no relacionados con el personal Capacitación: IPSAS y SAP Cuota de participación en el Grupo de Trabajo sobre las IPSAS de las Naciones Unidas Gastos de viaje: redes de la CEB y del SAP Publicaciones y gastos de imprenta Varios Total estimado S
9 B. Aplicación del 7. En el siguiente esquema se presenta la organización del, las funciones y la estructura jerárquica descritas más adelante: Comité de Presupuesto y Finanzas Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad de las Naciones Unidas Asamblea de los Estados Partes Consejo de Coordinación Comité de Coordinación de la CPI Comité de Auditoría Grupos de consulta interorgánicos Dependencia de Integración Políticas y manuales de contabilidad Cambios en el Reglamento Financiero Cuadro de cuentas Estados financieros Informes sobre la gestión Dependencias de prácticas presupuestarias: Presupuesto Cuentas Informática Jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas Coordinador del Grupos de trabajo Dependencias de reconocimiento de ingresos: Cuentas Presupuesto Fondo Fiduciario (víctimas) y otros fondos Informática Dependencias de contabilización de activos: Sección de Servicios Generales Cuentas-Locales Permanentes Informática Coordinador informático Dependencias de prestaciones de los funcionarios: RH Nóminas Informática Dependencias de reconocimiento de gastos: Adquisiciones Desembolsos Informática Consultor financiero Consultores SAP 8. La Sección de Presupuesto y Finanzas es fundamentalmente la que llevará a cabo el y donde se ha creado el equipo principal, consistente en un coordinador del, un oficial adjunto y dos funcionarios de servicios generales. Las tareas de gestión del y rendición de informes recaerán en gran parte sobre las estructuras habituales de gobernanza de la Corte. 9. El equipo del estará respaldado por grupos de trabajo formados por funcionarios del cuadro orgánico de todas las áreas de actividad pertinentes, los cuales pondrán al servicio del equipo sus conocimientos técnicos, basándose en las actividades de gestión particulares de su sección o dependencia. Los grupos de trabajo se han creado para áreas que requieren un esfuerzo multidisciplinar y están formados principalmente por representantes de secciones y dependencias de la División de Servicios Administrativos Comunes. Además, también se han incluido representantes del de los locales permanentes y del Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas en las áreas de contabilización de activos y reconocimiento de ingresos respectivamente. Cuando resulte necesario, se incluirá a funcionarios administrativos y de finanzas de otros órganos de la Corte. 10. La Dependencia de Integración se encarga de todos los aspectos de la aplicación que no requieren de otros grupos de trabajo y está formada por el coordinador del de las IPSAS, el jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas, el supervisor de contabilidad de gestión y el oficial de contabilidad. 11. El coordinador informático es responsable de las cuestiones relacionadas con el desarrollo del sistema, tales como la selección de consultores externos, el contacto con ellos y el suministro de información sobre la configuración actual del sistema. Además, el coordinador informático garantizará la armonización con otros s en curso que impliquen la necesidad de realizar modificaciones en el sistema. 3-S
10 12. Se requieren consultores externos para dos áreas: la solución de cuestiones financieras y contables, y la mejora y aplicación del SAP. Los consultores externos para cuestiones financieras y contables participarán hasta cierto punto y aconsejarán al coordinador del y al jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas sobre la solución de cuestiones complejas relativas a la contabilidad. Los consultores SAP participarán en mayor medida y trabajarán con el coordinador informático y con representantes de la Sección de Tecnologías de la Información y la Comunicación en la adaptación del sistema SAP a fin de cumplir con los nuevos requisitos de contabilidad y rendición de informes. 13. El coordinador del de las IPSAS es responsable de organizar todas las actividades relativas a la aplicación y de informar sobre el progreso al jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas y al Comité de Coordinación (véanse más abajo los párrafos 17 a 22). 14. El Comité de Presupuesto y Finanzas y el Comité de Auditoría tienen la misión de supervisar y dar consejo. Ambos Comités recibirán informes sobre la marcha de los trabajos y documentos de gran relevancia relativos al para que den sus observaciones antes de ser presentados a la Asamblea de los Estados Partes para su aprobación. 1. Comité de Presupuesto y Finanzas 15. En el informe para la Asamblea de los Estados Partes 4, el Comité de Presupuesto y Finanzas recomendó que la aplicación del de las IPSAS se siguiera rigurosamente y que se le presentara, en su 18º período de sesiones, un plan de detallado y un de propuesta sobre todos los cambios requeridos en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada. 2. Comité de Auditoría 16. En el informe presentado al Comité de Presupuesto y Finanzas 5, el Comité de Auditoría expuso que había examinado los planes de la Corte para la introducción de las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS) durante la reunión de febrero y marzo de El Comité de Auditoría recomendó que la Corte separara de las actividades generales los fondos excedentes reservados para el de los locales permanentes y los hiciera figurar en las notas a las cuentas antes de la introducción de las IPSAS. Observó que los activos y pasivos pertinentes se incluirían en las cuentas durante la introducción de las IPSAS mediante un ejercicio de combinación y consolidación, y decidió continuar examinando rigurosamente la marcha de los trabajos para la aplicación de las IPSAS. 3. Mandato Comité de Coordinación 17. La función del Comité de Coordinación es servir de mecanismo de comunicación y consulta entre las divisiones y secciones más estrechamente involucradas en el proceso de aplicación de las IPSAS. 18. El Comité de Coordinación estará formado por el director de la División de Servicios Administrativos Comunes (presidente), el jefe de la Sección de Presupuesto y Finanzas, el jefe de la Sección de Tecnologías de la Información y la Comunicación, el jefe de la Sección de Servicios Generales y un auditor interno. El secretario del Comité será el coordinador del de las IPSAS. 19. El Comité de Coordinación continuará siguiendo el progreso de aplicación de las IPSAS y participará activamente en la solución de toda cuestión que pueda surgir durante la aplicación, especialmente con relación a las actividades de los grupos de trabajo. 20. Los miembros del Comité de Coordinación garantizarán que las actividades de las secciones que representan se coordinan de forma eficiente. 21. El Comité examinará los informes del que vayan a ser presentados al Consejo de Coordinación a fin de resolver las posibles diferencias de opinión y llegar a un consenso respecto a aquellos asuntos que afecten al área de actividad de los miembros del 4 Documentos Oficiales décimo período de sesiones 2011 (ICC-ASP/10/20), vol. II, parte B.2. 5 CBF/17/ S
11 Comité. El Comité establecerá las prioridades del y supervisará su repercusión en los sistemas informáticos. 22. Las reuniones del Comité de Coordinación se celebrarán mensualmente y el coordinador del preparará el programa al respecto. En cada reunión se presentará el progreso y la situación actual de las actividades. Se requerirá a los miembros del Comité que asistan a las reuniones en las que vayan a debatirse cuestiones relacionadas con su área de actividad. Se prepararán minutas de las reuniones. C. Calendario y principales etapas del 23. En el siguiente gráfico se muestran las principales etapas del, así como su calendario, y a continuación se explican con más precisión. En una sección aparte se detallan las actividades del y las fechas de entrega de informes hasta el 31 de diciembre de Calendario del Políticas contables Cambios en el RF y RFD Cesión de cuentas en el cuadro nuevo Procedimientos operativos del modelo de estados financieros Estados financieros con arreglo a las IPSAS Contabilidad EF Modelo del proceso de gestión Especificación del sistema Saldos iniciales Valores comparativos Cuentas 2014 Preparación EF Auditoría Adaptación Ensayo Introducción de datos de activos Puesta en marcha 2ª mitad año ª mitad año ª mitad año ª mitad año 2015 Calendario de comunicación y capacitación Informes del Comité de Presupuesto y Finanzas sobre la marcha de los trabajos sep. oct. nov. dic. ene. feb. mar. abr. mayo jun. jul. ago. sep. oct. nov. dic. Informes del Comité de Auditoría sobre la marcha de los trabajos Capacitación - Sensibilización Desarrollo del plan de capacitación 1. Desarrollo de nuevas políticas contables 24. El equipo del desarrollará todo un conjunto de políticas contables pertinentes para el funcionamiento actual de la Corte o que puedan resultar pertinentes en el futuro inmediato. Se considerará cada norma de las IPSAS teniendo en cuenta su 3-S
12 repercusión en las actividades contables, la rendición de informes de la Corte, los procedimientos operativos y la gestión financiera. 25. Para la presentación general de los estados financieros, es especialmente importante determinar los límites de la Corte como entidad informante, las posibles necesidades para la consolidación y la necesidad de presentación de informes segmentados. Además, a efectos de divulgación de las transacciones con partes relacionadas, se debe decidir quién formará parte del personal directivo. 26. Con arreglo a las UNSAS, la información financiera se divulgaba usando la contabilidad por fondo, mediante la cual los datos se presentaban en columnas que mostraban que fondos estaban a disposición de los Estados miembros y cuales no. Las IPSAS no abordan la contabilidad por fondo; en su lugar se usa el concepto de informes segmentados. Por lo tanto, la Corte y el Auditor Externo necesitan acordar un método apropiado para la rendición de informes. 27. En la primera fase se redactará un borrador de las políticas contables para establecer los cambios necesarios más pertinentes relativos a la presentación de informes contables y financieros que puedan repercutir en las prácticas presupuestarias, así como en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada. Se espera completar esta actividad a finales del ejercicio de Durante 2012 se espera llevar a cabo revisiones ulteriores y un desarrollo detallado de las políticas contables, así como de su repercusión en las directrices y los procedimientos operativos. Se confía asimismo en concluir dichas tareas para finales del ejercicio de Al realizar su labor, el equipo del tendrá en cuenta las indicaciones formuladas por el equipo del de las IPSAS para todo el sistema de las Naciones Unidas. 29. Basándose en una evaluación preliminar, se expone a continuación la repercusión prevista de las normas contables en la Corte: a) Normas con mayor repercusión: IPSAS 1 IPSAS 3 IPSAS 17 IPSAS 19 IPSAS 20 IPSAS 23 IPSAS 24 IPSAS 25 IPSAS 28 IPSAS 30 IPSAS 31 Presentación de los estados financieros Superávit o déficit neto del período Errores fundamentales y cambios en las políticas contables Bienes, instalaciones y equipos Provisiones, pasivos contingentes, activos contingentes Información relativa a partes vinculadas Ingresos provenientes de las transacciones que no se realizan en divisas (impuestos y transferencias) Presentación de información presupuestaria en los estados financieros Prestaciones de los funcionarios Instrumentos financieros: presentación Instrumentos financieros: revelación Activos intangibles b) Normas con repercusión moderada: IPSAS 2 IPSAS 4 IPSAS 5 IPSAS 6 IPSAS 9 IPSAS 12 IPSAS 13 IPSAS 14 Estados de corrientes de efectivo Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera Costos de endeudamiento Estados financieros consolidados Contabilización de entidades controladas Ingresos procedentes de transacciones con contraprestación Inventarios Arrendamientos Contingencias y hechos ocurridos después de la fecha del balance 12 3-S
13 IPSAS 18 IPSAS 21 IPSAS 29 Presentación de informes segmentados Deterioro de activos no generadores de efectivo Instrumentos financieros: reconocimiento y medición c) Normas sin repercusión o con escasa repercusión: IPSAS 7 IPSAS 8 IPSAS 10 IPSAS 11 IPSAS 15 IPSAS 16 IPSAS 22 IPSAS 26 IPSAS 27 Contabilidad para inversiones en empresas asociadas Información financiera de participaciones en negocios conjuntos Información financiera en economías hiperinflacionarias Contratos de construcción Instrumentos financieros: presentación e información que se ha de revelar (remplazada por las IPSAS 28 y 30) Inversiones en propiedades inmobiliarias Revelación de información financiera sobre la administración pública Deterioro de activos generadores de efectivo Agricultura 2. Repercusión sobre las prácticas presupuestarias 30. El proceso presupuestario actual de la Corte es una combinación de presupuestación en valores de caja y en valores devengados, es decir, el llamado modelo modificado de presupuestación en valores devengados. 31. Al llevar a cabo la transición al sistema de contabilidad totalmente basada en valores devengados, hay tres opciones principales con respecto al presupuesto: a) Aplicar plenamente el principio de la contabilidad en valores devengados al presupuesto y a las cuentas generales. En este caso, el saldo presupuestario se ajustará a la diferencia entre las consignaciones presupuestarias y los gastos incurridos durante el transcurso del ejercicio económico, independientemente de la suma que se haya desembolsado o recaudado; b) Aplicar el principio de los valores devengados únicamente a las cuentas generales, mientras que la ejecución del presupuesto estaría sujeta al principio de los valores de caja (en tal caso se dará un sistema dual, mediante el cual se habrá de llevar a cabo una reconciliación anual que deberá publicarse en las notas a los estados financieros y que el auditor habrá de certificar). En este caso, una de las principales dificultades de la adopción de las IPSAS es adecuar la información de los estados financieros a los presupuestos. Se plantea también el reto de cómo alentar a los directores de los programas a analizar los datos correspondientes a valores devengados y hacer uso de sus conclusiones, y de cómo presentar las diferencias para que resulten comprensibles a los usuarios de los estados financieros; y c) Mantener plenamente el actual proceso presupuestario siguiendo el modelo modificado de valores devengados. En los años anteriores, este enfoque se ha caracterizado por la inconsistencia del modo en que se ha aplicado. De conformidad con la práctica actual, se han financiado las obligaciones a largo plazo por prestaciones pagaderas al personal (tales como primas de repatriación, licencia anual acumulada y pensiones de los magistrados), a pesar de que la práctica no ha sido coherente en los años anteriores. Las obligaciones por liquidar se cargan al presupuesto mediante una práctica que no es coherente con el método de asentar gastos estipulado por las IPSAS. Se dan los mismos problemas que en la opción b), a los que hay que añadir el hecho de que el enfoque modificado no está lo suficientemente regulado, como demuestra la práctica cambiante de los años anteriores. Además, si se financian obligaciones a largo plazo, será necesario volver a examinar si la estrategia y las prácticas actuales de inversión de la Corte son apropiadas. 32. Actualmente, la mayoría de las organizaciones intergubernamentales que ya han pasado a aplicar la contabilidad en valores devengados consideran difícil implantar la 3-S
14 presupuestación en valores devengados, principalmente porque estiman que no será fácilmente aceptada por sus Estados miembros. 3. Enmiendas del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada 33. Serán necesarios ciertos cambios en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada. A la hora de aplicar los cambios propuestos, se tendrá en cuenta y se analizará la repercusión de la reforma de las políticas contables, así como de las consecuencias presupuestarias. Dichos cambios se presentarán en el próximo período de sesiones del Comité de Presupuesto y Finanzas en abril de Con respecto a los cambios propuestos, se realizará también un estudio del enfoque adoptado al respecto por otras organizaciones intergubernamentales. Mediante análisis preliminares, se han establecido las siguientes opciones aplicadas por diferentes organizaciones: a) realizar modificaciones mínimas mediante un comunicado de la sección de cuentas que informe de la necesidad de publicar anualmente estados financieros de conformidad con las IPSAS; b) realizar ajustes adicionales respecto al reconocimiento de gastos y la disponibilidad de consignaciones a fin de liquidar las obligaciones legales pendientes de cada ejercicio económico; c) requerir a los Estados miembros salientes que realicen contribuciones adicionales si, en el momento de abandonar la organización, esta registra pasivos netos; y d) realizar enmiendas exhaustivas mediante la inclusión de varios elementos de las políticas contables (solo dos organizaciones han adoptado este modo de proceder). 35. Puesto que el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada es un documento clave para la administración financiera de la Corte, el de enmienda se presentará a un consultor perito externo para que lo evalúe y aconseje al respecto, así como al Comité de Auditoría para que dé sus observaciones. 4. Aplicación del cuadro de cuentas y sistemas de registro 36. A fin de poder presentar estados financieros de conformidad con las IPSAS, en primer lugar es necesario que haya en funcionamiento un cuadro de cuentas que cumpla con dichas normas. Ello requerirá cambios significativos en el cuadro existente, así como en la cesión de cuentas y en los sistemas de registro utilizados en el SAP. Sin embargo, una vez que se haya establecido el cuadro con arreglo a las IPSAS, la transposición de códigos de las cuentas debería permitir de forma amplia y eficaz la generación automatizada de los principales estados financieros, así como de las notas a los mismos. 37. Los cambios en el cuadro de cuentas se efectuarán simultáneamente con las políticas contables. Se creará un nuevo cuadro para el sistema de prueba antes del comienzo de los ensayos, programados para enero de El nuevo cuadro de cuentas se aplicará en la contabilidad financiera y en el módulo de control a comienzos de 2013, ya que la puesta en marcha general de todas las modificaciones del sistema está programada para el 1 de enero de Análisis del proceso de gestión y enmiendas de las directrices y los procesos operativos 39. Para una adopción satisfactoria de las IPSAS, es vital llevar a cabo un análisis sobre las deficiencias de las directrices y de los procesos operativos y de gestión, así como sobre los informes financieros y de actividad elaborados con arreglo a las UNSAS y de los requeridos por las IPSAS. 40. Toda transacción que dé origen a asientos contables, desde el comienzo hasta la fase de presentación de informes, deberá analizarse. Ello requerirá el esfuerzo coordinado de los grupos de trabajo, especialmente en lo relativo a los procesos principales, tales como tareas de adquisición, gestión de recursos humanos, gestión de activos y prácticas presupuestarias S
15 En las descripciones de los procesos, se deberán tener en cuenta las operaciones sobre el terreno, a pesar de que, en lo referente a la contabilidad, las operaciones de la Corte están en gran medida centralizadas. 41. El objetivo del análisis es realizar una descripción del proceso y llevar a cabo las enmiendas requeridas, a fin de establecer los requisitos de especificación y adaptación del sistema informático. 42. Además, para satisfacer los nuevos requisitos, se deberán modificar las directrices y los procedimientos operativos generales actualmente en uso. 43. Los procesos de análisis de gestión deberán concluir a finales del primer trimestre de Las enmiendas a las directrices y los procedimientos operativos habrán de aplicarse a partir del 1 de enero de 2013, coincidiendo con la fecha de la puesta en marcha del sistema modificado. 6. Planificación de recursos institucionales 44. Actualmente, todos los datos y procesos de la Corte están integrados en el sistema SAP. El sistema está configurado para asistir a la Corte en sus operaciones; sus principales componentes en funcionamiento son: a) Contabilidad financiera y módulo de control, que abarcan las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la contabilidad bancaria y la gestión de viajes; b) Gestión del sector público, que abarca la gestión de fondos y subvenciones; c) Gestión de recursos humanos; d) Gestión de materiales; y e) Sistema del. 45. Los análisis preliminares indican que deberá introducirse un módulo para la contabilidad de activos. Si no se lleva a cabo la adaptación y la integración necesarias, se habrá de realizar una migración de datos de activos existentes dentro del sistema. 46. Además, se requerirán cambios en el módulo de gestión de materiales como resultado de la integración con el módulo de contabilidad de activos, y también como consecuencia de que las hojas de registro de servicios y recibo de mercancías darán lugar a asientos contables en el libro mayor con arreglo a las IPSAS. 47. Puesto que parece que para la rendición de informes sobre presupuestación y ejecución del presupuesto se seguirá usando un esquema diferente al de la preparación de los estados financieros, se habrán de mantener dos libros de contabilidad paralelos, o al menos dos series de informes. Ello provocará la modificación del módulo de gestión de fondos, es decir, la modificación de su integración con la contabilidad financiera y el módulo de control. 48. No es probable que los cambios en el registro de transacciones relativas a la prestaciones de los funcionarios produzcan grandes modificaciones en el sistema. Las tareas de cálculo y rendición de informes sobre las prestaciones a largo plazo de los funcionarios no tienen por qué estar plenamente automatizadas; dependerá de la frecuencia con la que se generen informes financieros. Es importante garantizar la disponibilidad de datos, mientras que el cálculo de créditos y el registro de las variaciones en los créditos podrían realizarse manualmente en el libro mayor. No obstante, podrían ser necesarias ciertas modificaciones en el sistema para garantizar la disponibilidad de datos y como resultado de las actividades de integración. 49. Dependiendo de las conclusiones relativas a la presentación de informes segmentados y la contabilidad por fondo, puede que resulte necesario realizar modificaciones en los elementos del módulo de control. 50. La Corte no posee suficientes recursos ni personal experto dentro de la organización, por lo que necesitará contratar a consultores SAP externos. No obstante, es esencial incluir a funcionarios de la Dependencia de Servicios Informáticos en los grupos de trabajo dentro de los ámbitos de gestión de activos, adquisiciones, presupuestación y prestaciones de los 3-S
16 funcionarios, a fin de garantizar una mejor coordinación y comunicación con los consultores externos. La reciente experiencia previa en cuanto a modificaciones del sistema ha demostrado que este es un proceso que implica riesgos significativos y podría repercutir negativamente en los plazos y en los límites presupuestarios. 51. Como resultado del análisis de los procesos de gestión y de los cambios derivados de la aplicación de nuevas políticas contables, se presentarán los elementos de la necesaria adaptación del sistema. Los requisitos del sistema se determinarán a finales del segundo trimestre de 2012, cuando podrían comenzar las actividades de adaptación. Se planea que las pruebas del sistema se realicen durante 2013, siendo el 1 de enero de 2014 la fecha anticipada para la puesta en marcha. Este calendario debe ser lo suficientemente flexible como para hacer frente a los riesgos mencionados más arriba. 52. El equipo del se pondrá también en contacto con otras organizaciones de las Naciones Unidas que tengan actualmente en funcionamiento un sistema SAP con arreglo a las IPSAS, a fin de determinar si puede resultar beneficiosa su experiencia con respecto al desarrollo del sistema. 7. Preparación de estados financieros con arreglo a las IPSAS 53. En los primeros estados financieros con arreglo a las IPSAS, la Corte intentará presentar cifras comparativas. Junto a la información financiera para 2014, se presentarán también datos del ejercicio económico de Ello significa que los saldos iniciales de activos y pasivos se habrán de establecer para el 1 de enero de No es obligatorio presentar información financiera comparativa en la primera serie de estados financieros con arreglo a las IPSAS. Por lo tanto, si la tarea de determinar los saldos iniciales para el 1 de enero de 2013 resulta más difícil de lo esperado, no se presentará información comparativa. 54. Dado que el 1 de enero de 2014 se pondrá en marcha el sistema, a efectos de comparación, se habrán de reformular los estados financieros de Ello puede realizarse fuera del sistema, es decir, en Excel, usando datos de apoyo generados por el sistema SAP. Los estados financieros reformulados de 2013 se usarán como prueba y se presentarán a auditores externos para que los examinen. 55. El 1 de enero de 2014 deberá estar en funcionamiento el nuevo sistema, incluido el nuevo cuadro de cuentas y el módulo de contabilidad de activos (que comprende los datos de activos migrados). Para entonces se deberá haber realizado una depuración exhaustiva de los datos a fin de presentar correctamente los saldos de los activos y los pasivos. 56. Los modelos de estados financieros deberán prepararse durante 2013 a fin de establecer un diseño de presentación general, y cumplir con todos los requisitos de presentación y divulgación de las IPSAS. Estas requieren un cumplimiento pleno, por lo que no se podrá afirmar que los estados financieros cumplen lo dispuesto en las IPSAS si no se satisfacen todos los requisitos. 57. El modelo de estados financieros estará finalizado para el segundo trimestre de 2013 y se presentará a los auditores externos para que lo examinen antes de que acabe el ejercicio de Los auditores externos y el Comité de Auditoría cumplen un papel importante en el examen de los avances de la política contable, especialmente durante el período de transición de una norma contable a otra. A mediados de 2012, habrá un cambio de Auditor Externo de la Corte como resultado del sistema de rotación. El Comité de Auditoría afirmó en su última reunión que continuará examinando rigurosamente el progreso de la aplicación de las IPSAS. 59. Dentro de la estructura del, el personal de auditoría interna, auditoría externa y el Comité de Auditoría cumplen las tareas de supervisión y serán invitados a que den sus opiniones sobre todos los informes de relevancia, como los relativos a los cambios en el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada, las políticas contables, el cuadro de cuentas, los saldos iniciales y el modelo de estados financieros. Toda cuestión importante que merezca un dictamen de auditoría con reservas deberá determinarse y resolverse de forma oportuna. Por lo tanto, el equipo del 16 3-S
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