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Timestamp: 2019-11-19 00:40:36+00:00

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Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 5.2 Gewährleistung der Datenschutzanforderungen bei der digitalen Akte
Das Führen einer elektronischen Personalakte war bisher durch § 32 BDSG a. F. legitimiert. Da diese Regelung nahezu wortgleich in § 26 BDSG "gegossen" wurde, ändert sich durch die DSGVO bezüglich der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit nichts.
5.2.1 Verlust des Beweiswerts
Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist, § 420 ZPO. Das Gericht kann allerdings durch Inaugenscheinnahme eines ausgedruckten Dokuments dessen Inhalt im Rahmen einer freien Beweiswürdigung werten, § 286 Abs. 1 Satz 1 ZPO. Dies ist dem Gericht allerdings nicht in allen Verfahren(-steilen) möglich und hat nicht denselben Beweiswert wie eine Originalurkunde. Wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) versehen ist, ist nach dem Gesetzeswortlaut des § 371a Abs. 1 ZPO im Grunde eine Gleichstellung zur Originalurkunde gewollt. Dennoch ist dies umstritten, da teilweise die Gerichte trotz des eindeutigen Wortlauts gegen den Beweiswert einer solchen Signatur entscheiden.
Dokumente, bei denen der Verdacht einer Fälschung aufkommen könnte, die dem Beschäftigten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen oder die grundsätzlich wichtig für ein Beschäftigtenverhältnis sind, sollten deshalb auch künftig sicherheitshalber in Papierform vorgehalten werden.
5.2.2 Notwendigkeit einer Datenschutzfolgenabschätzung, Art. 35 DSGVO
Vor der Inbetriebnahme eines digitalisierten Personalaktensystems sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden, um Risiken für die Rechte und Freiheiten der Beschäftigten zu identifizieren. Ergibt diese Risiko-Analyse ein hohes Risiko, so muss eine Datenschutzfolgenabschätzung gemäß den Kriterien des Art. 35 DSGVO durchgeführt werden.
5.2.3 Ordnungsgemäße Archivierung
Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme der alten Akten in das neue System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen.
Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten für Speicherplatz und eventuell auch externe Dienstleister, die die Akteninhalte einscannen müssen.
Für die Archivierung digitalisierter Personalakten gelten dieselben Anforderungen wie für alle anderen personenbezogenen Daten. Dies sind insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD).
5.2.4 Auswertungsmöglichkeiten und Skilldatenbanken
Die gesteigerten Auswertungsmöglichkeiten, die sich aus vollständig digitalisierten Akten ergeben, bieten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Möglichkeiten zur optimalen Nutzung eigener (betrieblicher und privater) Potenziale. Grundsätzlich ist es dem Arbeitgeber deshalb erlaubt, sog. Skilldatenbanken über seine Beschäftigten oder Bewerber zu erstellen. Für die Zulässigkeit solcher Systeme muss streng darauf geachtet werden, dass die erstellten Profile ausschließlich Merkmale umfassen, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind und dass der Zugang zu den Datenbanken äußerst restriktiv gehandhabt wird.

References: § 32
 § 26
 § 420
 § 286
 § 371
 Art. 35
 Art. 35