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Timestamp: 2017-07-27 14:19:08+00:00

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Normativa | Archiv.IO
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Perché Archiv.IO è legale?
Perché rispetta tutto quanto richiesto e previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Il CAD definisce in modo chiaro, quali siano requisiti per la conservazione e la relativa validità delle copie cartacee e digitali: art. 44 e art. 23.
Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici)
Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:
ART. 23 CAD (Copie di atti e documenti informatici)
I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle vigenti regole tecniche.
Ma nello specifico l’art. 44 succitato ha come scopo quello di garantire al Documento Informatico:
La paternità (Firma Digitale o altri sistemi di identificazione)
L’integrità (Firma Digitale)
La trasmissibilità informatica (PEC o EDI)
La corretta gestione (archiviazione elettronica)
La “memorizzazione digitale” nel tempo (Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza) attraverso una complessa procedura di conservazione.
Lo Stesso CAD prevede all’ART. 43 (Riproduzione e conservazione dei documenti)
Tutto quanto sopra spiegato, e molto altro ancora così come previsto dalla normativa vigente, applicato e rispettato da Archiv.IO, che consente di poter archiviare qualsiasi tipo di documento digitale in modo legale.
Possiamo nello specifico fare un elenco che risulterebbe sicuramente non esaustivo:
Fatture, lettere, telegrammi ricevuti
Il libro giornale e il libro degli inventari
Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali
Le scritture ausiliarie di magazzino
l bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
I registri prescritti ai fini IVA, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse
Dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio i modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili
l libro dei soci
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del CDA
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale
Contratti e atti di trasferimento quote societarie (DL 112/2008)
Nota spese dipendenti e schede carburante
Libro Unico del lavoro (DL 112/2008 conv. L. 133/2008 + Circ. Min. Lavoro n. 20/2008)
Corrispondenza telematica
Bollette luce, gas, telefono, etc.
Ma sono obbligato a conservare la copia cartacea?
Come dice il CAD all’art. 23 punto 2 e punto 2-bis: “… le copie … sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte …”
Forse può venire il dubbio che non vi sia normativa a sufficienza, ma le norme ci sono, sono anche troppe e occorre ricordarsi che hanno una loro gerarchia come “fonti del diritto” (breve sintesi non esaustiva):
Documento Informatico, Firma digitale e Conservazione sostitutiva:
Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)
Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)
Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11
DPCM del 13 Gennaio 2004
Deliberazione CNIPA del 17 febbraio 2005 n. 4
DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (PEC)
Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali:
DMEF 23 gennaio 2004
Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52
Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005)
Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006)
Nella normativa si evidenzia bene come non vi sia obbligo di conservazione del documento cartaceo qualora il processo di dematerializzazione e conservazione sia stato effettuato nel rispetto della normativa vigente. A tal riguardo esiste già giurisprudenza: ;ad esempio: Tribunale di Ravenna sent. 19 novembre 2007, Cass. Sez. Lavoro Sent. 02912/04).
Inoltre il Ministero dell’Economia e delle Finanze con decreto 17 giugno 2014 ( GU n. 146 del 26-6-2014 ) in materia di “ Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.” ed in particolare Art.2 Art.3 Art.4 danno evidenza del fatto che i documenti digitali sono a tutti gli effetti opponibili a terzi e sono a tutti gli effetti originali, purché si adottino le regole tecniche di Codice Amministrazione Digitale.
Come ben precisa l’avvocato Andrea Lisi (Segretario Generale ANORC nonché professore a contratto di Informatica Giuridica):
“Nel futuro nella società dell’informazione non si potrà fare a meno di terze parti fidate che assicurino:
La paternità e immodificabilità delle proprie informazioni aziendali rilevanti (dati contabili e fiscali, file di log generati dalle comunicazioni elettroniche, transazioni elettroniche etc.)
La loro corretta trasmissione La loro conservazione nel tempo
A condizione che il tutto venga effettuato secondo procedure sicure e certificate in linea con la normativa in vigore”.
La normativa sopra citata ha uno scopo esclusivamente esplicativo, ma non esaustivo. Per approfondimenti è possibile consultare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le Regole Tecniche della Conservazione e le Regole Tecniche del Protocollo Informatico.
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References: art. 44
 art. 23

Art. 44

ART. 23
 Cass. Sez. 
 articolo 21
 Art.2
 Art.3
 Art.4