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Timestamp: 2019-08-24 06:37:48+00:00

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SE ACUERDA - Consejo institucional pagina
Autorizar a la Administración a usar 640 millones de colones de las reservas mencionadas en el considerando 3 para cubrir los requerimientos de presupuesto operativo de las diferentes unidades ejecutoras para terminar el periodo 2017, para cubrir los recortes implementados producto de las disminuciones presupuestarias por la no aprobación de la Contraloría General de la Republica en el presupuesto ordinario 2017 y nuevas necesidades presupuestarias producto de la ejecución normal a la fecha, de acuerdo con el siguiente detalle de disminución de reservas y aplicación de recursos:
Disminución de reservas autorizada
Partidas a reforzar y montos autorizados
Solicitar a la Administración que los recursos no ejecutados en estas reservas sean trasladados como superávit y considerado como fondo restringido para el presupuesto extraordinario del año 2018.
Solicitar a la Administración que la aplicación de los fondos restringidos en gastos de operación, se haga en atención a lo dispuesto en el Decreto 40540-H, Artículo 6, del 01 de agosto de 2017.
ARTÍCULO 13. Modificación de las Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica 2018, para la conformación de las reservas
La señora Ana Rosa Ruiz explica la propuesta denominada: “Modificación de las Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica 2018, para la conformación de las reservas”; elaborada por la Comisión de Planificación y Administración. (Adjunta al acta de esta Sesión).
La señora Ana Rosa Ruiz explica la propuesta sobre las disposiciones, dice que la Comisión lo hizo en planteamiento de una autorización del uso de reservas para el 2018; sin embargo, están en una etapa de formulación y hacen un cambio en lo que va a ser el monto para las reservas por lo cual tenían que irse para las disposiciones de las formulaciones presupuestarias y en este caso el Consejo Institucional en la Sesión No. 3016, Artículo 11 del 29 de marzo de 2017, toma la decisión sobre las disposiciones, se analizan las de la propuesta de la Administración y las que están afectando son las 3.8 que habla 4% de los recursos transferidos por el FEES para ser utilizado en el desarrollo de la investigación, extensión y posgrado, al inciso 3.9 se pide una asignación del 1% de los recursos transferidos por el FEES para financiar la automatización y mejora de procesos mediante la utilización de sistemas de información, al 3.10 que es 1% de los recursos de los recursos transferidos por el FEES para utilizarlos en la relación masa salarial FEES para financiar el programa de mejora continua y el modelo de excelencia en la gestión, del 3.11 es para utilizar el punto 2% del FEES para hacer pre-inversión en atracción de recursos externos y el 3.12, que es un monto no menor de punto 5% del FEES para proyectos de investigación y extensión que contengan un componente de aporte externo y discutiendo esto se informó a la Administración que la propuesta inicial había que variarla en el sentido que la formulación 2018 se evidenciara que se están atendiendo esos aspectos y que se reconsiderará una asignación diferente de presupuestos, partiendo de que todos y todas sabemos que hay que hacer un ajuste general al presupuesto para poder cerrarlo a luz de la negociación del FEES, por lo que la Administración hace un ajuste y la propuesta se trae hoy, modificando cada inciso de las modificaciones del presupuesto antes especificadas.
El señor Gerardo Meza agrega que, en la misma línea anterior, hay un mandato institucional de que el presupuesto debe ser equilibrado y de acuerdo con los números hechos y en el entendido de que no hay un mal sabor de tocar esos Fondos Restringidos y que la circunstancia de que el Consejo Institucional tiene hoy, obedece a una necesidad imperiosa, porque a la fecha no les permite usar otras alternativas, pero queda el compromiso de que una vez que se haga la presupuestación se puedan reconocer. Reflexiona que, en el 2018, las sumas sean mucho mejor, reitera que hoy buscan una salida para poder cuadrar el presupuesto y cumplir en términos de la ley y plazos según la Contraloría General de la República, nunca en el sentido de que no les importa las otras funciones, de investigación y extensión.
El señor Luis Alexander Calvo reconoce a la Administración y su equipo, porque eso les implicó un trabajo en muy corto plazo, para tratar de resolver las necesidades de la Administración. Reconoce la labor de la Comisión de Planificación y Administración también.
El señor Julio Calvo dice que igualmente él agradece a las comisiones por el apoyo mostrado por el tema de los cambios por ajustes del FEES.
El Consejo Institucional aprobó en la Sesión Ordinaria No. 3016, Artículo 11, del 29 de marzo de 2017 las “Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018”.
La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio R-1009-2017, con fecha de recibido 24 de agosto de 2017, suscrito por el Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector, dirigido a la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración, en el cual adjunta propuesta “Solicitud de reconsideración de distribución de reservas y envío de anteproyectos del Plan Anual Operativo y Presupuesto 2018”. En este Oficio el señor Rector solicita la siguiente distribución de las reservas:
La atención positiva de la solicitud de re-distribución de las reservas, según la solicitud planteada por el señor Rector en el oficio R-1009-2017, requiere de la modificación de los incisos del acuerdo del Consejo Institucional de la Sesión Ordinaria No. 3016, Artículo 11, del 29 de marzo de 2017, denominado “Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018”., que se citan a continuación:
El presupuesto deberá incorporar una asignación equivalente al 4% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, la cual será utilizada para financiar el desarrollo de la investigación, extensión y posgrados. Este fondo será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y se considera de carácter restringido.
El presupuesto deberá incorporar una previsión equivalente al 1 % de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES mencionada anteriormente, para financiar la automatización y mejora de procesos mediante la utilización de sistemas de información Estos recursos serán priorizados por el Comité Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación y administrados por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información y se consideran un fondo restringido.
El presupuesto deberá incorporar una previsión equivalente al 1% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES mencionada anteriormente, para financiar la implementación del programa de mejora continua y del modelo de excelencia en la gestión. Serán administrados por la Oficina de Planificación Institucional para financiar los proyectos de mejora en todas las dependencias involucradas en el modelo de excelencia en la gestión.
El presupuesto deberá de incorporar al menos un 0,2% del FEES para hacer pre-inversión para la atracción de recursos externos en dinero en efectivo. Estos recursos serán administrados por la VIE.
La Comisión de Planificación y Administración en reunión No. 736-2017, realizada el 31 de agosto de 2017, recibe al Dr. Humberto Villalta Solano, Vicerrector de Administración, para la revisión de la propuesta, se discute ampliamente; los integrantes de la Comisión realizan las observaciones respectivas y el Dr. Humberto Villalta Solano se compromete a enviar nuevamente la información con los cambios integrados para análisis de la Comisión de Planificación y Administración.
La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio R-1056-2017, con fecha de recibido 5 de setiembre del 2017, suscrito por el Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector, dirigido a la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración y avalado por el Consejo de Rectoría, en la Sesión Nº 27-2017 Artículo 5 del 4 de setiembre del 2017, en el cual adjunta “Propuesta distribución de la reserva 2018”. En este Oficio el señor Rector solicita la siguiente distribución de las reservas:
Propuesta Distribución de Reservas PO.2018
(2,2% Real.FEES.2018)
*3% del FEES para Plan VIE
*0.75% Fortalec. extensión y Postgrado
Transferencia FEITEC
*1.5% Fondo de contrapartida
*1% Modelo Instituc de .Excelencia
*Acuerdo Reserva de Emergencias
*Reserva Investigación,Pre-inversión
*Reserva de Sistemas de Información
Sub total Acuerdos CI
*El fondos no ejecutados en el 2017 de estas reservas
serán incorporados com superávit en el PO.2018 como fondos restringidos.
La asignación presupuestaria para la FEITEC se sustenta en la disposición de formulación 2018 en el inciso: “3.16 Las transferencias a la Federación de Estudiantes, se calcularán tomando como base los acuerdos de asignación presupuestaria vigentes, por parte del Consejo Institucional”.
La Secretaría del Consejo Institucional recibe oficio R-1055-2017, con fecha de recibido 5 de setiembre del 2017, suscrito por el Dr. Julio Calvo Alvarado, Rector, dirigido a la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración y avalado por el Consejo de Rectoría, en la Sesión Nº 27-2017 Artículo 8, del 4 de setiembre del 2017, en el cual adjunta “Acuerdo entre la FEITEC y la Administración sobre la distribución del Presupuesto 2018”.
De acuerdo a lo anterior, la Comisión de Planificación y Administración dispone elevar una propuesta al Consejo Institucional modificar las Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018.
Modificar los siguientes incisos del punto 3. De los Egresos, de las Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018, para que se lean de la siguiente manera:
El presupuesto deberá incorporar una asignación equivalente al 3% de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES Institucional, la cual será utilizada para financiar el desarrollo de la investigación, extensión y posgrados. Este fondo será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y se considera de carácter restringido.
El presupuesto deberá incorporar una previsión de 261 millones de colones de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES mencionada anteriormente, para financiar la automatización y mejora de procesos mediante la utilización de sistemas de información. Estos recursos serán priorizados por el Comité Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación y administrados por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información y se consideran un fondo restringido.
El presupuesto deberá incorporar una previsión de 25 millones de colones de los recursos transferidos por el FEES, la misma cifra del FEES utilizada en la relación Masa Salarial/FEES mencionada anteriormente, para financiar la implementación del programa de mejora continua y del modelo de excelencia en la gestión. Serán administrados por la Oficina de Planificación Institucional para financiar los proyectos de mejora en todas las dependencias involucradas en el modelo de excelencia en la gestión.
El presupuesto deberá de incorporar 20 millones de colones del FEES para hacer pre-inversión para la atracción de recursos externos en dinero en efectivo. Estos recursos serán administrados por la VIE.
El presupuesto deberá incorporar un fondo de contrapartida un monto de 35 millones de colones del FEES, para proyectos de investigación y extensión que contengan un componente de aporte externo en efectivo, los cuales serán incorporados mediante financiamiento externo. Estos recursos serán administrados por la VIE.
La transferencia a la Federación de Estudiantes del Tecnológico se calcula tomando como base los acuerdos de asignación presupuestaria vigentes, por parte del Consejo Institucional. El monto establecido es de 100 millones de colones, según el “Acuerdo entre la FEITEC y la Administración sobre la distribución del Presupuesto 2018”.
Incorporar en las Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018, un monto de 20 millones de colones como reserva de emergencia.
Reiterar a la Administración que los recursos asignados a estas reservas sean reforzados en el transcurso del 2018, según las “Disposiciones para la Formulación Presupuestaria del Instituto Tecnológico de Costa Rica para el 2018”, aprobados en la Sesión Ordinaria No. 3016, Artículo 11, del 29 de marzo de 2017, con la presupuestación oportuna de los saldos en fondos restringidos que resulten del ejercicio presupuestario del 2017.
NOTA: El señor Esteban González, se retira de la Sesión 12:20 pm.
MOCIÓN DE PRÓRROGA: El señor Julio Calvo solicita ampliar la sesión hasta las 2:00 pm. Se somete a votación la moción de prórroga, quedando de la siguiente manera: 10 votos a favor, 0 en contra.
NOTA: Se realiza un receso a las 12:28 p.m.
NOTA: Se reinicia la sesión a las 12:50 p.m.
SE CONTINUA CON EL PUNTO 11 “Creación de plazas financiadas con Fondos FEES para el 2018.
La señora Ana Rosa Ruiz, presenta la propuesta restructurada eliminando los propones b y c, los cuales los retomarán en la Comisión de Planificación y Administración.
El señor Julio Calvo somete a votación la propuesta y se obtiene el siguiente resultado: 10 votos a favor, 0 en contra. Se somete a votación la firmeza del acuerdo y se obtiene el siguiente resultado: 10 votos a favor, 0 en contra.
ARTÍCULO 14. Plan de acción de las auditorías externas: Calidad de la liquidación presupuestaria 2016 y sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2016
La señora Ana Rosa Ruiz explica la propuesta denominada: “Plan de acción de las auditorías externas: Calidad de la liquidación presupuestaria 2016 y sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2016”; elaborada por la Comisión de Planificación y Administración. (Adjunta al acta de esta Sesión).
Dice que se hace un detalle a partir de los hallazgos que plantea la Auditoría Interna, hallazgos a desarrollar, fecha de finalización de esas acciones, el producto que se va a obtener y responsable, con esto se está atendiendo el acuerdo del Consejo Institucional de la Sesión No 3029 y lo que procede es aprobar el plan correspondiente a las auditorías externas, calidad de liquidación presupuestaria 2016 y estados financieros al 31 de diciembre 2016 y solicitar a la Auditoría Interna dar seguimiento.
El señor Julio Calvo somete a votación la propuesta y se obtiene el siguiente resultado: 10 votos a favor, 0 en contra.
Las Normas Técnicas Sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE), publicadas en la Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012, indican:
4.3.17 Exactitud y confiabilidad de la liquidación presupuestaria.
La administración debe establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria para que sirva de apoyo en la toma de decisiones y en la rendición de cuentas.
Una vez realizada la liquidación presupuestaria, esta deberá ser sometida a una revisión por parte de personal independiente al que ejecutó las funciones de registro respectivo, el cual debe contar con la competencia y experiencia necesarias para confirmar la calidad de la información contenida en ella, verificando no sólo la razonabilidad de los resultados obtenidos, sino también la aplicación de las políticas y metodologías diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada.
En el caso de las instituciones cuyo presupuesto institucional al cierre del periodo presupuestario supere los sesenta millones de unidades de desarrollo, según el valor de la unidad de desarrollo al 31 de diciembre de ese período, la liquidación presupuestaria deberá además someterse a revisión externa de calidad, por parte de profesionales externos e independientes; esto con el propósito de obtener una opinión objetiva sobre el nivel de observancia de las políticas y metodologías internas establecidas, así como con respecto al cumplimiento de la normativa técnica y jurídica aplicable y sobre la razonabilidad del resultado informado.
La contratación de servicios para la realización de esa revisión externa deberá ajustarse a lo establecido en las “Directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público” (D-3-2009-CO-DFOE)” emitido por medio de resolución Nro. R-CO-33-2009 del despacho de la Contralora General de la República, del doce de mayo de dos mil nueve y sus reformas, y la Administración deberá realizar las acciones necesarias para que cuente con los productos requeridos, a más tardar el 30 de junio del año posterior al ejercicio del presupuesto que se liquida. Dichos productos deben ser sometidos al conocimiento del Jerarca de la institución para la toma de decisiones que corresponda.
Las Disposiciones para la Atención, por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de los Informes de Auditoría Interna, Externa y de la Contraloría General de la República, rezan:
Artículo 7 Informes remitidos por la Auditoría Externa:
7.1. Todos los informes de Auditoría Externa que se contraten, deben ser dirigidos al Consejo Institucional para lo que corresponda.
7.2. Recibido el informe de los Auditores Externos, la Comisión de Planificación y Administración del Consejo Institucional, solicitará a la Rectoría analizar su contenido y presentar:
7.2.1 La elaboración de un Plan de Acción para atender aquellas recomendaciones que se consideren viables, que deberá contener las acciones, plazos y responsables de su atención.
Adicionalmente se debe adjuntar un resumen ejecutivo que contemple, al menos la información contenida en el siguiente cuadro:
Auditoría Externa Num.
Hallazgo Núm.
Auditoría Externa (período xx)
Hallazgo 1. Descripción de hallazgo
Hallazgo 2. Descripción de hallazgo
1. Acción 1
2. Acción 2
3. Acción 3
1. dd/mm/aaaa
2. dd/mm/aaaa
3. dd/mm/aaaa
2. Producto 2
3. Producto 3
Director del Departamento X
7.2.2 Un informe sobre las recomendaciones consideradas no viables, con indicación de los criterios que así lo justifican, así como los eventuales riesgos que la institución asume por su no aceptación.
7.2.3 En caso de que la comisión de Planificación y Administración discrepe sobre alguna de las acciones propuestas en dicho Plan de Acción o sobre las recomendaciones no viables, podrá solicitar su modificación en las condiciones que estime conveniente a la Rectoría.
7.3. La Comisión de Planificación y Administración elevará al pleno del Consejo Institucional una propuesta que ordene:
7.3.1 A la Administración Activa la implementación de las recomendaciones contenidas en el Plan de Acción.
7.3.2 A la Auditoría Interna llevar a cabo el seguimiento de dicho plan de acción e informar cada 6 meses al Consejo Institucional el avance respectivo.
7.4. Conforme se ejecute el Plan de Acción, los funcionarios asignados para actualizar el sistema automatizado de seguimiento de recomendaciones que administra la Auditoría Interna, quedan obligados a incluir en el mismo la información correspondiente.
7.5. Ejecutado el Plan de Acción, la Rectoría comunicará al Consejo Institucional lo actuado.
El Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria Nº 3029, Artículo 10, del 28 de junio del 2017: “Presentación de los Informes Finales de la Auditoría Externa de Calidad de Liquidación Presupuestaria 2016 y de los Estados Financieros del ITCR, al 31 de diciembre de 2016, preparados por el Despacho de Contadores Públicos Consorcio EMD”, acordó:
“a. Dar por conocidos los Informes Finales de la Auditoría Externa de Calidad de Liquidación Presupuestaria 2016 e Informes sobre los Estados Financieros del ITCR, al 31 de diciembre de 2016, preparados por el Despacho de Contadores Públicos “Consorcio EMD.
b. Solicitar a la Administración un Plan Remedial en las áreas cubiertas por esta Auditoría para cada uno de los hallazgos que se mencionan, en dichos Informes. Dicho Plan Remedial debe contener claramente los datos consignados en el artículo 7, de las Disposiciones para la Atención, por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de los Informes de Auditoría Interna, Externa y de la Contraloría General de la República, que deberá presentar a más tardar en 30 días hábiles.
c. Comunicar. ACUERDO FIRME.”
La Secretaría del Consejo Institucional, recibió oficio R-1034-2017, con fecha de recibido 29 de agosto de 2017, suscrito por el Ing. Luis Paulino Méndez, Rector a.i. dirigido al Consejo Institucional, con copia a la MSc. Ana Rosa Ruiz Fernández, Coordinadora de la Comisión de Planificación y Administración, en el cual adjunta Plan Remedial de la Auditoría Externa, en atención de acuerdo del Consejo Institucional Sesión No. 3029, Artículo 10 del 28 de junio de 2017. Dicho documento fue conocido y avalado por el Consejo de Rectoría en la Sesión Nº 26-2017, Artículo 8, del 28 de agosto del 2017.
La Comisión de Planificación y Administración, en reunión realizada el miércoles 31 de agosto de 2017, según consta en la Minuta No. 736-2017, revisa el Plan Remedial adjunto al oficio R-1034-2017 y dispone elevar la propuesta al Consejo Institucional para dar por recibido el Plan y solicitarle a la Auditoría Interna el seguimiento respectivo.
Aprobar el Plan de acción correspondiente a las auditorías externas: Calidad de la liquidación presupuestaria 2016 y sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2016, presentados por la administración en el oficio R-1034-2017, según el siguiente detalle:
Auditoría Externa Núm.
AUD. EXTERNA 2016
Hallazgo 1. Debilidades en el Sistema de Información del Departamento Financiero del Instituto.
Adquisición de Auxiliares para completar el Sistema de Información Financiera. Se anexa la lista de auxiliares que se requieren, sin embargo, se solicita al 30 de noviembre de este año, se tenga un informe de como se va a proceder en este caso, en función de lo que el Comité Estratégico de Tecnologías de Información defina.
Informe de plan de acción de adquisición de auxiliares.
Hallazgo 2. Debilidades en el Manejo de la cuenta de Caja y Bancos (Efectivo y Equivalentes)
Punto 1. Se ajustó mediante Lote 50 Póliza 171 del mes de abril 2017. Ver anexo n°1.
Corrección de saldo del Auxiliar de Movimientos Bancarios con el Mayor Contable
Punto 2 BN: En relación al saldo del Banco Nacional fue subsanado mediante Lote 140 Póliza 40. Ver anexo n°2
Corrección del saldo de la cuenta 100010750066621 del Banco Nacional de Costa Rica
Punto 2 BCR: Enviar memorando de la DFC para que la Sede San Carlos proceda a corregir.
Exactitud de los registros de las disponibilidades de la cuenta, mediante la conciliación bancaria.
Punto 3: Se tomó la decisión para que se registren las distintas partidas pendientes, partidas que deben ser analizadas y procesadas por la Unidad de Tesorería quien es la que posee los distintos auxiliares, sean estos: recuperación de préstamos, morosidades, becas, viáticos, certificaciones, garantías (participación y cumplimiento), inversiones y reconocimiento de materias etc.
Conciliaciones bancarias al día con documentos remanentes del mes documentos recientes y que el saldo presente la disponibilidad que tiene la cuenta bancaria
Edgar Castellón y Ruth Pérez.
Punto 4: Destrucción de todos y cada de las fórmulas de cheques y chequeras que se encuentran en desuso
Acta de destrucción de los formularios y cheques en desuso
Marlon Ruiz.
Realizar un Informe el 30 de cada mes de cheques en cartera.
Cheques sin vencimiento
Los arqueos de caja se realizarán en las Cajas Centrales de manera diaria.Los fondos adicionales se arquean cada tres meses o cuando se considere necesario. En caso de que los faltantes persistan, se tomarán las medidas correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente.
Efectivo control, sobre los gastos que se realizan.
Hallazgo 3. Debilidades en el Manejo de las Inversiones
Punto 1 y 2. Esta acción se suprimió en diciembre del año 2016. Ver anexo n°3
Edgar Castellón.
3. Mensualmente Tesorería pasará la información del estado de las Inversiones con los documentos bancarios a la Unidad de Contabilidad. Se realizará procedimiento para la conciliación con la línea de jerarquización respectiva.
Conciliación de Inversiones con el respectivo procedimiento aprobado.
Edgar Castellón y Ronald Bonilla.
4. Hacer un reporte de inversiones y un procedimiento para uso y registro de las mismas.
Registro y seguimiento de las inversiones con el respectivo procedimiento aprobado.
Silvia Watson y Ronald Bonilla
Hallazgo 4. Debilidades en el Manejo de las Cuentas y Documentos por Cobrar
1.1 Hacer la lista de las cuentas por cobrar existentes.
Lista de las cuentas por cobrar existentes
1.2 Realizar un análisis de las cuentas.
1.3 Establecer un procedimiento
Procedimiento aprobado de análisis de antigüedad de saldos.
2.1 Análisis y depuración de saldos de los documentos por cobrar.
Saldos de las Cuentas y Documentos por cobrar ajustados
2.2 Definir un procedimiento.
Respectivo procedimiento aprobado.
Edgar Castellón, Ruth Pérez y Ronald Bonilla.
Hallazgo 5. Debilidades en el Manejo de los Inventarios (Existencias)
Punto 1. Se debe tener un mecanismo de control de inventario, por medio del sistema de información, ya que, al sistema actual se le deben realizar los movimientos manualmente, puesto que no se posee un módulo de punto de venta.
Solución en lo establecido en el hallazgo 1.
Punto 2. Nueva gestión ante la VAD para la implementación de un módulo integrado de inventarios que incluya a la Editorial Tecnológica. Dentro del plan de adquisición de auxiliares se tiene previsto, está incluido este. Se valora la adquisición de la aplicación que cumpla con las características y requerimientos que necesita la Editorial Tecnológica. Esto permitirá un mejor control y seguimiento de las funciones que se realizan en el inventario de libros y el control de las cuentas por cobrar integrándose en forma directa a los registros contables que tiene el Departamento Financiero Contable, permitiendo un mejor control y conciliación de estas cuentas.
Realizar procedimiento
Procedimiento aprobado de inventario los libros deteriorados
Acuerdo del Consejo Editorial con respecto al procedimiento a seguir, para excluir del inventario las ediciones anteriores y la política para reimpresión de obra que evite la existencia de remanentes de ediciones anteriores.
Ronald Bonilla y Dagoberto Arias.
Hallazgo 6. Debilidades en el Manejo de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo (Activo Fijo)
Punto 1 Control de asignación de Activos: Proyecto Gestión de Activos Institucionales
Sistema, reglamento y procedimiento de control de activos
Humberto Villalta, Ronald Bonilla y Edgar Castellón
Punto 2 Auxliliar de Material Bibliográfico: Proyecto Gestión de Activos Institucionales
Determinar la diferencia en la conciliación y proceder a realizar el ajuste correspondiente para el periodo 2017.
Depuración de los saldos para la conciliación auxiliar-mayor 2017.
Hallazgo 7. Debilidades en el Manejo de las Obras en Proceso
Revisar el Manual de procedimientos Obras en proceso. Uniformidad de la información de Obras en Proceso eliminando el desfase de saldo real pagado
Manual revisado, actualizado y aprobado.
Solicitar a la Administración un Auxiliar de Obras en Proceso automatizado. Ver hallazgo 1
Hallazgo 8. Debilidades en el Manejo de las Subcuentas de Otros Activos
Punto 1 Se ajustó mediante lote 12 póliza 52 de junio 2017 Ver anexo n°4
Saldo correcto de la cuenta.
Actualmente la Vicerrectoría de Administración en conjunto en el Departamento Financiero Contable y el INS, trabajan en escenarios para la actualización de las pólizas del ITCR
Nueva estructura de seguros para aplicar a partir de enero 2018.
Humberto Villalta y Ruth Pérez
Punto 3 Realizar un análisis y recomendación. Mantener mensualmente el saldo de la cuenta transitoria en cero, como procede con todas las cuentas transitorias que tiene el balance de comprobación
Cuentas depuradas mensualmente, con saldo cero.
Silvia Watson y Edgar Castellón
Hallazgo 9. Debilidades en el Manejo de las cuentas de Pasivos
1.1. Revisar proceso. Mantener un control adecuado de las antigüedades de los saldos de las cuentas pasivas
Reporte de conclusiones de revisión de proceso.
1.2. Revisar sistema.
Reporte de conclusiones de revisión del sistema.
1.3. Realizar procedimiento.
Procedimiento aprobado.
2.1 Hacer una gestión de ubicación del proveedor, para que proceda con el cobro del cheque.
Llamadas y correos enviados a proveedores.
2.2 Solicituar anulación.
Solicitud de anulación de pagos
3. Según la implementación de las Normas Internacionales del Sector Público todas las cuentas de Balance deben ser depuradas por lo que se realizará su revisión y actualización así como la solicitud de la anulación y autorización de ajuste.
Realizar el respectivo procedimiento,para llevar en forma manual el registro dada la poca cantidad de registros que se tienen en esta actividad.
Procedimiento aprobado para el control de préstamos
Hallazgo 10. Debilidades en el Manejo de las Cuentas de Gastos
Procedimientos aprobados, definición del manual de procedimientos para el departamento financiero
Hallazgo 11. Debilidades en el Sistema de Control Interno de la Sede Regional San Carlos
1. Solicitar a la Vicerrectoría de Administración por medio del Departamento de Recursos Humanos realizar un estudio de cargas de trabajo y asignación de funciones de la Unidad de Gestión Financiera y Administración de Bienes.
Mildred Zuñiga y Nelson Ortega.
1. Solicitar a la Vicerrectoría de Administración realizar un estudio de revisión de procedimientos y de los procesos actuales.
Estudio de procedimientos y procesos.
Mildred Zuñiga y Ronald Bonilla.
3. Solicitar a la Vicerrectoría de Administración implementar en la Sede de un sistema integrado con la Sede Principal, para que las gestiones estén 100% sistematizadas y su respectiva capacitación.
4. Aprobar los manuales de procedimientos de la unidad.
Manuales de procedimientos aprobados
Mildred Zúñiga Carvajal y Ronald Bonilla
5. Solicitar al Departamento Financiero Contable realizar las gestiones para que se cuente con otro funcionario autorizado para contar con 3 funcionarios autorizados para los procesos de pago.
Contar con 3 autorizados para los procesos de pagos en la Sede
Mildred Zúñiga y Ruth Pérez
Hallazgo 12. Debilidades en el manejo de la cuenta de Propiedad Planta y Equipo (Activo Fijo) en la Sede San Carlos.
Proyecto Gestión de Activos Institucionales
PLAN REMEDIAL AUDITORIA EXTERNA. CALIDAD DE LA LIQUIDACION PRESUPUESTARIA 2016.
Hallazgo 1.
La conciliación entre superávit presupuestario y cuentas líquidas presenta diferencia.
1. Solicitar a la Empresa proveedora del sistema Financiero que se revise la integridad del mismo, de tal manera que opciones como la mostrada "Conciliación Contabilidad- Presupuesto" se encuentre disponible. Esto sería una herramienta de gran utilidad que permitiría al sistema que sea más dinámico y obtener resultados más acertados a un plazo más corto con el fin de que se puedan analizar a profundidad.
Conciliación contable presupuestaria disponible en el sistema financiero
Johnny A. Masís Siles
Edwin Morales Araya
2. Conformar un equipo de trabajo con la Unidad de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto en el proceso de Conciliación, esto nos permitirá conocer de forma precisa todo los registros que intervienen en las actividades de la institución, lo cual es de vital importancia en el momento de realizar la conciliación de Contabilidad vs Presupuesto y su respectivo análisis.
Revisión del proceso de conciliación y respectivo procedimiento aprobado, con la finalidad de conciliar la contabilidad patrimonial y presupuestaria en su totalidad
Hallazgo 2.
Debilidades en el alcance del sistema información presupuestario
1. Capacitar el personal en general de todos los sistemas integrados que se utilizan, para tener claridad del funcionamiento de mismo y cuál es la forma en que se realizan los diferentes registros.
2. Evaluar mejoras al sistema. Listado de mejoras Prod
3. Adquisición de Auxiliares para completar el Sistema de Información Financiera. Se anexa la lista de auxiliares que se requieren, sin embargo, se solicita al 30 de noviembre de este año, se tenga un informe de cómo se va a proceder en este caso, en función de lo que el Comité Estratégico de Tecnologías de Información defina.
Solicitar a la Auditoría Interna dar el seguimiento respectivo a dichos planes de acción e informar cada 6 meses al Consejo Institucional, según lo que indica el artículo 7 de las Disposiciones para la Atención por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de los Informes de Auditoría Interna, Externa y de la Contraloría General de la República, aprobadas por el Consejo Institucional, Sesión No. 2930, del 13 de agosto del 2015 y modificado mediante acuerdo No. 2997, Artículo 10, del 09 de noviembre de 2016.
ARTÍCULO 15. Autorización para cambio de uso de la plaza CF2713 de Profesional en Ingeniería o Arquitectura, categoría 23, a Profesional en Administración, categoría 23, por un 50%
El señor Gerardo Meza explica la propuesta denominada: “Plan de acción de las auditorías externas: Calidad de la liquidación presupuestaria 2016 y sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2016”; elaborada por la Comisión de Planificación y Administración. (Adjunta al acta de esta Sesión).
Indica que se recibió de la Rectoría la solicitud de modificación de la plaza CF-2713, hay un acuerdo previo de este Consejo en donde la Rectoría está autorizada a que esa plaza se pueda dividir en dos en un 40% Profesional en Ingeniería, dice que la señora Sofía García Romero integra el Directorio y éste asigna horas y tiene sus propias plazas, realiza movimientos el I Semestre, estuvo un 40% y el Consejo Institucional autorizó que podía usarla en un 60%, por que ahora cambió la condición de la señora Sofía García, está en un 50% de la Asamblea Institucional Representativa, por lo que, se necesita una autorización para que la Oficina de Planificación Institucional, se le asigne un 50% y el otro 50% a la plaza de la señora García.
NOTA: Se continúa con Asuntos Varios
El señor Carlos Roberto Acuña se refiere al Oficial de Tránsito. Lo presenta por escrito.
“Síntesis del Vario:
Esta semana que pasó observó cómo se generaron correos en virtud del ordenamiento vial de la institución.
La preocupación de mala educación vial que vienen arrastrando desde años atrás no justifica que en esta institución se irrespete la legislación.
Su preocupación es que además que se utiliza el correo de la institución y se satura en solidaridad del afectado justificando que se realizaron malas acciones le parece que eso es parte no solo de la mala educación vial, sino que el uso de correo se ha convertido en un mecanismo para desprestigiar a una persona que está haciendo su trabajo.
La comunidad quería un arreglo de la vialidad de la institución y ahora que se hace hay una gran oposición. Entiende que la discusión es por la actitud de la persona lo cual están en su derecho, pero hacerlo por la vía del correo le parece un irrespeto debido a que él es una autoridad y si hay abuso están los canales respectivos para realizar las denuncias y desarrollar un debido proceso.
Mi análisis me indica lo siguiente:
Si cada vez que quieren quejarse por alguna razón, en la cual estoy disconforme y decido plantearlos en el correo donde ahí no se resuelve nada y más bien se exponen a una persona, me parece que no es el lugar correcto para bulear a una persona.
Él puede decir algo de una persona y alguien lo avala y se convierte en una solidaridad negativa hacia una persona de la cual nunca se le escuchó y no tuvo oportunidad de defenderse.
En la Institución hay problemas muchos más graves con profesores abusivos, o problemas con la calidad de los cursos, o con carreras que están graduando estudiantes que no están teniendo opciones de trabajo y esas discusiones no las ve en el correo institucional.
Todas las personas han reconocido que han hecho algo incorrecto de cara a la ley y por supuesto una multa y sobretodo que le quiten las placas, convierte a la persona que hace está haciendo su trabajo en un problema.
En su opinión el fondo no es tanto la actitud de la persona sino lo que significa tener que ir a hacer una fila y pagar una multa.
Todos tienen derecho a realizar los reclamos que consideren conveniente, pero por los canales existentes y no tienen derecho a destruir la imagen de una persona (indistintamente del trabajo que realizan)
Realizar un análisis de las acciones de la comunidad si es correcto o no de parte de la Administración para evaluar y tomar acciones para el uso del correo institucional, cuando exponen a una persona de manera justa o injusta por la vía del correo.
En caso de que sea incorrecto, que se determine una acción correctiva para eliminar esta situación.
El señor Alexander Valerin secunda lo dicho por el señor Carlos Roberto Acuña. El insistió en el oficial de tránsito. Cree que él está haciendo su trabajo, se puede hacer campaña de concientización, para que los funcionarios y la gente externa cumplan con el Reglamento.”
El señor William Boniche secunda lo dicho por el señor Carlos Roberto Acuña. Las denuncias por el correo, es una gran cantidad, parece más bien un chat.
El señor Carlos Roberto Acuña solicita que se acepten más estudiantes en el II Semestre. Solicita un informe.
El señor Carlos Roberto Acuña se refiere a las visitas que han realizado a diferentes sedes y centros, pero como nunca han ido al CET, en Zapote, no sabe qué programas imparten ahí; le gustaría tener conocimiento que se hace ahí. Solicita le informen al respecto.
La señora Miriam Brenes agradece a las compañeras de la Secretaría por la decoración, el próximo miércoles están siendo parte de la actividad cultural y se decorará el Consejo Institucional con una temática específica. El martes se estaría decorando. Les invita a participar el miércoles próximo en la actividad cultural.
El señor Gerardo Meza se refiere a los temas de hoy que fueron varios de la Comisión de Planificación y Administración. Le alegra y lo reconoce y se siente satisfecho, eso es muestra de que están comprometidos para que las cosas caminen.
La señora Ana Rosa Ruiz externa su agradecimiento a la Administración que respondió sobre la empresa privada de servicios de limpieza. Agradece la atención que hicieron a las observaciones y ahora queda dar el paso de contratar con especificaciones y garantías.
El señor Luis Alexander Calvo solicita se les informe sobre las medidas que ha tomado la Administración en relación al ruido del gimnasio de ASETEC.
El señor William Boniche pregunta por el traslado de la Dra. Harley, su duda es si se pierde un servicio por ese movimiento y si tendrán menos atención de citas, los estudiantes se quejan porque que ya no hay citas a las 7:30 a.m. Solicita mejorar el servicio.
El señor Julio Calvo responde que hubo dos doctores incapacitados por tres semanas y se tuvo un impacto de que no podían darse citas.
El señor Alexander Valerín dice que hablando con la señora Ligia Rivas, le dice que es problema de ausentismo, la gente saca cita y no va a la cita. Propone establecer una multa. Los médicos dedican mucho tiempo a horas administrativas, se puede aportar en otro sentido y aprovechar más esos servicios de doctor.
El señor Isidro Álvarez se refiere a la observación del señor Alexander Valerín, sobre el hecho de dedicar personal médico a instancias administrativas efectivamente como están con los incentivos que la ley genera a los médicos, salen muy caros. Pregunta por qué el traslado de la Dra. Harley a ocupaciones administrativas a qué obedece.
La señora Miriam Brenes indica que fue por restricción del Instituto Nacional de Seguros, se le hace una readecuación de puesto.
La señorita Ana Melissa Vásquez se refiere a la mala iluminación de las escaleras que van del gimnasio al edificio de aulas, son muy oscuras y la gente de residencias la usan mucho. Solicita colocar una lámpara.
La señora Bertalía Sánchez informa que la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicio Académicos, le envió tres invitaciones para cada acto de graduación, por lo que pregunta quién o quiénes tienen interés en asistir, caso contrario hay que devolver las entradas.
Ninguna persona puede asistir en esa fecha.
La señora Ana Rosa Ruiz aprovecha para preguntar si alguna persona puede sustituirla a ella en la graduación de Administración de Empresas, ya que se le hace imposible participar a la hora que le correspondió.
El señor William Boniche la sustituirá.
ARTÍCULO 26. Informe sobre herramienta para la priorización de los temas pendientes en el Consejo Institucional
NOTA: Se presentan en calidad de invitados las siguientes personas: Licda. Ericka Quirós y el Lic. Carlos Mata, a la 1:30 pm., señora Cindy Picado, señora Vicky Varela y señora Ana Ruth Solano, de la Secretaría del Consejo Institucional.
La señora Miriam Brenes hace la introducción del tema dice que a raíz de una invitación del señor Julio Calvo en el Consejo de Rectoría, estuvieron viendo la posibilidad de una agenda entre ambos Consejos; sin embargo, empezaron a revisar la propuesta que tenían y la señora Tatiana Fernández se ofreció junto con su persona y el señor Carlos Mata, a analizar la situación y descubrieron que hay un tema más importante que es el manejo de los temas pendientes, decidieron dar un aporte realizando una herramienta en Excel que les permita llevar un control y una ejecución, de manera que puedan sacar adelante todos esos temas pendientes y que esa herramienta les quede para seguir con el trabajo. Invita a las compañeras secretarias del Consejo Institucional porque ellas son parte fundamental en este proceso para ingresar los temas, luego hacer la priorización, además de señor Julio Calvo que tendrá que llevar la rienda de cada Comisión y del Consejo.
El señor Carlos Mata da las gracias y en solicitud de apoyo referente a temas pendientes en las dos cabezas que tiene la Institución, se realizó una tabla de Excel bastante sencilla y que seguramente el señor Luis Alexander Calvo la podría mejorar, pero con ella le pueden dar priorización a los elementos. Recalca la importancia de llevar un orden con tanta información que se genera en el Consejo Institucional y ojalá se puedan atender todos. Les presentará un video que habla sobre cuatro disciplinas para mejorar el desempeño en las líneas de metas propuestas.
Agrega que la hoja establece un listado de temas, una serie de criterios, sobre estos se hizo alguna ponderación, no todos valen igual, de forma tal que puedan tener un valor para cada uno de esos temas, la idea es mediante un software​ y esa hoja electrónica poder estar definiendo las prioridades dependiendo de la acción a realizar, se caracterizó con la ayuda de la señora Ana Rosa Ruiz una serie de salidas usuales de los temas y con la ayuda de las compañeras secretarias después de hacer cada sesión hacer los cortes e introducir los temas y definir valores de los cuatro criterios que son en la línea de fáciles tiempos estrategia y viabilidad.
La señora Miriam Brenes se refiere a los afiches puestos sobre la pared y son conceptos que a veces no los manejan y deben empezar por ellos mismos, que son principios, valores y misiones y ver si se trabaja de acorde a lo que solicita la Institución, la señora Bertalía Sánchez tiene el link con el que van a trabajar.
El señor Carlos Mata Montero agrega que el marco estratégico es la guía y es para ellos como Consejo Directivo Institucional y que fue aprobado por este Consejo y este Plan Estratégico es la gran guía que les puede estar ayudando para poder clarificarse de qué es eso y se considera crucialmente importante.
Se presenta video.
El señor Carlos Mata Montero amplía que son cuatro prácticas que se establecen que son las adecuadas, lo que van a tratar de hacer con la hoja electrónica es trabajar en la primera, que es definir lo más importante posteriormente con la priorización que se vaya haciendo se valora o ratifica sobre las prioridades que tendrían que trabajar como reglamentos, lo que deberían llevar a discusión del Consejo a partir de las diferentes acciones y llegar a la rendición de cuentas en las diferentes comisiones individuales.
La señora Miriam Brenes explica la tabla de Excel. Dice que la primera columna lleva los temas en pendiente en los siguientes criterios: Tiempos pendientes y la alineación estratégica.
El señor Isidro Álvarez consulta ¿Si el criterio es plazo como lo están viendo hoy, debería ser un peso porcentual importante y cómo estaría ponderado?
La señora Miriam Brenes responde que van a tener una puntuación y luego lo van a ponderar y con esa ponderación van a tener una selección y saber cuáles son los temas prioritarios. Continúa y dice que el tercer componente es la viabilidad. La tabla se comenzará a llenar a partir de la próxima semana por cada Comisión.
El señor Isidro Álvarez sugiere hacer otra tabla aparte para temas de prioridad sujetas a un plazo.
El señor Carlos Mata agrega que el tema puede requerir análisis, apelación, un tema por descartar, procesos de consulta, pendiente de consulta, tema de foro, etc., y posteriormente se da por puntos y peso que se les dio a los criterios básicos e ir actualizando esto por Comisión y posteriormente se le puede dar un valor por color para hacerlo más gráfico.
La señora Miriam Brenes agrega que se puede dar inicio ya y da las gracias.
NOTA: Se retiran las personas invitadas a las 2:00 p.m.
Sin más temas que atender y siendo las catorce horas de la tarde, se levanta la Sesión.
BSS/ars

References: Artículo 6

ARTÍCULO 13
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 11
 Artículo 5
 Artículo 8
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 Artículo 10
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 Artículo 10
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