Source: https://www.du.cz/33/zaznamy-o-zpracovani-osobnich-udaju-zamestnancu-dle-gdpr-uniqueidmRRWSbk196FNf8-jVUh4Ens20EV5lG0TrV6uVpqNtDIgXpn83pf5fA/
Timestamp: 2019-03-18 16:02:01+00:00

Document:
Záznamy o zpracování osobních údajù zamìstnancù dle GDPR | Danì, úèetnictví, právo, práce a mzdy pro profesionály
29.3.2018, Ing. Rù¾ena Klímová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Záznamy o èinnostech zpracování jsou záznamy, které budou správci osobních údajù podle GDPR povinni vést o jejich zpracování a na ¾ádost je zpøístupnit dozorovému orgánu, kterým je Úøad pro ochranu osobních údajù. U kamerového systému jsou jakousi náhradou za oznamovací povinnost, která byla Obecným naøízením zru¹ena.
Vést záznamy o èinnostech zpracování se netýká správcù zamìstnávajících ménì ne¾ 250 osob, leda¾e zpracování, které provádí, pravdìpodobnì pøedstavuje riziko pro práva a svobody subjektù údajù, zpracování není pøíle¾itostné, nebo zahrnuje zpracování zvlá¹tních kategorií údajù nebo osobních údajù týkajících se rozsudkù v trestních vìcech.
GDPR vymezuje, jaké konkrétní údaje musí být souèástí takové dokumentace o zpracování osobních údajù. Jsou to jméno a kontaktní údaje správce, úèely zpracování, rozsah zpracovávaných osobních údajù, informace o pøíjemcích daných osobních údajù, o pøedávání údajù do tøetích zemí, lhùtách pro výmaz jednotlivých kategorií údajù a popis pøijatých technických a organizaèních opatøení k zaji¹tìní bezpeènosti údajù.
Jsou-li osobní údaje zpracovávány zpracovatelem, je mo¾né tuto povinnost pøenést na zpracovatele. GDPR uvádí výjimky, kdy není správce povinen vést dokumentaci o zpracování (správce s ménì ne¾ 250 osobami). Ov¹em i men¹í organizace mohou zpracovávat velký objem dat a provádìt vysoce rizikové zpracování, pøi kterém hrozí únik èi zneu¾ití osobních údajù. Výjimka je tudí¾ omezena jen na taková zpracování, která není mo¾né pova¾ovat za riziková a záva¾ným zpùsobem nezasáhnou do práv a svobod jednotlivcù. V pøípadì, ¾e zpracování je mo¾né pova¾ovat za rizikové a souèasnì se jedná o správce s ménì ne¾ 250 osobami, a zpracování není výjimeèné, je nutné záznamy o zpracování vést.
Kamerový systém, který je aplikován z dùvodu ochrany majetku zamìstnavatele a pøedmìtù a vìcí zamìstnancù, které se obvykle do zamìstnání nosí, a dále z dùvodu ochrany a bezpeènosti zdraví zamìstnancù, pøedstavuje urèité riziko pro práva a svobody fyzických osob. Navíc se jedná o zpracování osobních údajù, které není pøíle¾itostné, ale permanentní. Z uvedených dùvodù bude nutné, aby provozovatel kamerového systému vedl v¾dy záznamy o èinnosti zpracování bez ohledu na poèet osob.
Záznamy o zpracování osobních údajù v oblasti mzdové a personální oblasti, jedná-li se o správce s alespoò 250 osobami, jsme diferencovali podle druhu a povahy osobních údajù.
Je-li správce osobních údajù povinen jmenovat povìøence, je vhodné tuto skuteènost uvést v záznamu o zpracování pouze v obecné rovinì, nebo» s ohledem na mo¾né budoucí zmìny v osobì povìøence by bylo v¾dy nutné záznamy aktualizovat.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících se srá¾ek ze mzdy dle § 146 ZP a souvisejících právních pøedpisù
Správce osobních údajù Etona, s. r. o., Kolmá 555, 110 00 Praha 1
IÈ: 89555551
Je-li správce povinen jmenovat povìøence, je vhodné tuto skuteènost v záznamu uvést pouze obecnì s ohledem na pøípadné zmìny v osobì povìøence.
Úèel zpracování Provádìní srá¾ek ze mzdy na základì exekuèních titulù, usnesení insolvenèních soudù, dohod o srá¾kách ze mzdy, ¾ádosti èlena odborové organizace týkající se srá¾ky èlenského pøíspìvku
Právní dùvod Plnìní právní povinnosti dle zákonù è. 99/1993 Sb., è. 182/2006 Sb., § 144a a¾ 150 zákona è. 262/2006 Sb., § 2045 a¾ 2047 zákona è. 89/2012 Sb. a oprávnìných zájmù správce v pøípadì dohody o srá¾kách ze mzdy
Popis kategorií subjektu údajù Zamìstnanci
Popis kategorie osobních údajù Poøadí závazku, vý¹e závazku, druh závazku zamìstnance, zùstatek závazku, poèet vy¾ivovaných osob
Informace poskytované subjektùm údajù Vý¹e provedených srá¾ek se uvádí na výplatním lístku. Ostatní údaje jsou k dispozici ve mzdové úètárnì. Jedná se o poøadí srá¾ek, vý¹e splacených závazkù atd.
Pøíjemci osobních údajù Orgán, který vydal exekuèní titul, insolvenèní správce, okresní správa sociálního zabezpeèení, soubì¾ný plátce na základì ¾ádosti, následující plátce (viz povinné nále¾itosti zápoètového listu).
Lhùta pro výmaz osobních údajù Doba uchování údajù o srá¾kách ze mzdy se øídí § 150 ZP – 30 let po roce, kterého se záznam týká.
Organizaèní opatøení Osobní údaje týkající se srá¾ek ze mzdy jsou zavedeny v softwaru pro zpracování mezd, doklady obsahující tyto osobní údaje jsou ulo¾eny ve mzdové úètárnì.
Povìøenec pro ochranu osobních údajù Správce není/je povinen mít povìøence.
Správce jmenoval povìøence a jeho kontaktní údaje jsou zveøejnìny samostatným dokumentem: „Povìøenec pro ochranu osobních údajù”.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících se zamìstnávání osob se zdravotním posti¾ením
Úèel zpracování Povinná evidence osob se zdravotním posti¾ením dle § 80 odst. c) zákona è. 435/2004 Sb., dle § 81 ZZ jde o zamìstnávání osob ZTP pro úèely naplòování 4% podílu osob ZTP, dle § 71a jde o pøíspìvek na chránìné pracovní místo, na zøízení pracovního místa pro osobu ZTP.
Právní dùvod Plnìní právní povinnosti dle zákona è. 435/2004 Sb., vyhlá¹ky è. 518/2004 Sb.
Popis kategorie osobních údajù Zamìstnanci, kteøí jsou orgánem sociálního zabezpeèení uznáni osobami
invalidními ve tøetím stupni,
Informace poskytované subjektùm údajù Individuálním pøizpùsobováním pracovních míst a pracovních podmínek a vyhrazováním pracovních míst pro osoby se zdravotním posti¾ením naplòovat povinnosti dle § 80 a násl. zákona è. 435/2004 Sb.
Pøíjemci osobních údajù Pøíslu¹ný úøad práce, poskytovatel pracovnìlékaøských slu¾eb
Lhùta pro výmaz osobních údajù Doba uchování údajù – 10 let po roce, kterého se záznam týká (viz § 96 zákona è. 187/2006 Sb.)
Organizaèní opatøení Osobní údaje o osobách ZTP jsou ulo¾eny v softwaru pro zpracování personálních údajù (HR info), dokumenty o osobách ZTP jsou ulo¾eny v jednotlivých osobních spisech zamìstnancù.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících se pracovnìlékaøských slu¾eb
Úèel zpracování Povinná evidence o pracovnìlékaøských slu¾bách dle zákona è. 373/2011 Sb.
Právní dùvod Plnìní právní povinnosti dle zákonù è. 258/2000 Sb., è. 373/2011 Sb., vyhlá¹ky è. 79/2013 Sb.
Popis kategorií subjektu údajù Osoby ucházející se o zamìstnání (jen vstupní prohlídky), zamìstnanci (v¹echny pracovnìlékaøské prohlídky).
Popis kategorie osobních údajù Posuzování zdravotní zpùsobilosti ve vztahu k práci formou povinných a mimoøádných prohlídek (vstupní, periodické, výstupní, následné, mimoøádné).
Informace poskytované subjektùm údajù Hodnocení zdravotního stavu zamìstnance, zji¹»ování vlivu pracovního prostøedí na zdraví, sledování rizikových faktorù, poradenství v oblasti ergonomie, fyziologie práce, psychologie práce.
Pøíjemci osobních údajù Poskytovatel pracovnìlékaøských slu¾eb, orgán veøejného zdraví.
Lhùta pro výmaz osobních údajù Archivaèní lhùta 10 let, v pøípadì soudního sporu z dùvodu nemoci z povolání i déle.
Organizaèní opatøení Osobní údaje týkající se pracovnìlékaøských prohlídek jsou ulo¾eny v softwaru pro zpracování personálních dat a doklady s tìmito údaji jsou ulo¾eny v osobním spisu zamìstnance.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících se zamìstnávání zamìstnancù ze zahranièí
Úèel zpracování Evidenèní a ohla¹ovací povinnost pøi zamìstnávání obèanù Evropské unie a cizincù
Právní dùvod Plnìní právní povinnosti – informaèní povinnost dle § 86 a násl. zákona è. 435/2004 Sb., evidenèní povinnost dle § 102 zákona è. 435/2004 Sb., ohla¹ovací povinnosti dle bodù 8 a¾ 13 § 107 zákona è. 326/1999 Sb.
Popis kategorie osobních údajù Identifikaèní údaje – jméno, pøíjmení, adresa v zemi trvalého pobytu a adresa pro doruèování zásilek, èíslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal, druh práce, místo výkonu práce a doba, po kterou by mìlo být zamìstnání vykonáváno, pohlaví tìchto fyzických osob, nejvy¹¹í dosa¾ené vzdìlání, vzdìlání po¾adované pro výkon povolání, doba, na kterou jim bylo vydáno povolení k zamìstnání, zamìstnanecká karta, karta vnitropodnikovì pøevedeného zamìstnance nebo modrá karta a na kterou jim byl povolen pobyt, den nástupu a den skonèení zamìstnání nebo vyslání zahranièním zamìstnavatelem.
Informace poskytované subjektùm údajù Této kategorii subjektù údajù jsou poskytovány ve¹keré informace jako ostatním zamìstnancùm.
Pøíjemci osobních údajù Pøíslu¹ný úøad práce, Ministerstvo vnitra ÈR
Lhùta pro výmaz osobních údajù Dokumenty prokazující oprávnìnost pobytu cizince – 3 roky od skonèení zamìstnávání (viz § 102 odst. 3 zákona è. 435/2004 Sb.), ostatní osobní údaje jako u ostatních zamìstnancù.
Organizaèní opatøení Osobní údaje o cizincích a obèanech EU jsou ulo¾eny v softwaru pro zpracování personálních dat, dokumenty o cizincích a obèanech EU jsou ulo¾eny v osobních spisech zamìstnancù.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících se evidence pracovních úrazù a nemocí z povolání
Úèel zpracování Povinné vedení evidence o pracovních úrazech a nemocí z povolání, od¹kodòování pracovních úrazù a nemocí z povolání
Právní dùvod Plnìní právní povinnosti podle naøízení vlády è. 201/2010 Sb., zákonù è. 258/2000 Sb., è. 373/2011 Sb., vyhlá¹ky è. 79/2013 Sb., naøízení vlády è. 276/2015 Sb., § 269 a násl. zákona è. 262/2006 Sb.
Popis kategorie osobních údajù Jméno zamìstnance ohro¾eného nemocí z povolání, nebo trpící nemocí z povolání, jde-li o pracovní úraz, zaznamenává se v knize úrazù:
jméno úrazem posti¾eného zamìstnance,
místo, kde k úrazu do¹lo,
èinnost, pøi ní¾ k úrazu do¹lo,
poèet hodin odpracovaných bezprostøednì pøed vznikem úrazu,
celkový poèet zranìných osob,
druh zranìní a zranìná èást,
popis úrazového dìje,
pøíèiny úrazu.
Informace poskytované subjektùm údajù Hodnocení zdravotního stavu zamìstnance, zji¹»ování vlivu pracovního prostøedí na zdraví, sledování rizikových faktorù, poradenství v oblasti ergonomie, fyziologie práce, psychologie práce, nárok na náhradu ¹kody dle zákoníku práce.
Pøíjemci osobních údajù V pøípadì nemoci z povolání – poskytovatel pracovnìlékaøských slu¾eb, orgán veøejného zdraví, poji¹»ovna.Jde-li o pracovní úraz:
pøíslu¹ný útvar Policie ÈR, byl-li v souvislosti s pracovním úrazem spáchán trestný èin,
odborová organizace a zástupci pro oblast bezpeènosti a ochrany zdraví pøi práci,
pøíslu¹ný oblastní inspektorát práce, trvá-li hospitalizace úrazem posti¾eného zamìstnance více ne¾ 5 dnù nebo lze-li vzhledem k povaze zranìní takovou dobu hospitalizace pøedpokládat,
pøíslu¹ný báòský úøad, podléhá-li èinnost vrchnímu dozoru podle jiného právního pøedpisu, jde-li o záva¾ný pracovní úraz podle jiného právního pøedpisu,
zamìstnavateli, který zamìstnance k práci u nìho vyslal nebo doèasnì pøidìlil.
Smrtelný pracovní úraz se ohla¹uje bez zbyteèného odkladu:
pøíslu¹nému útvaru Policie ÈR,
odborové organizaci a zástupci pro oblast bezpeènosti a ochrany zdraví pøi práci,
báòskému úøadu, podléhá-li èinnost vrchnímu dozoru podle jiného právního pøedpisu,
zamìstnavateli, který zamìstnance k práci u nìho vyslal nebo doèasnì pøidìlil,
zdravotní poji¹»ovnì, u které byl smrtelným pracovním úrazem posti¾ený zamìstnanec poji¹tìn.
Záznam o úrazu se zasílá za uplynulý kalendáøní mìsíc nejpozdìji do pátého dne následujícího mìsíce:
útvaru Policie ÈR, nasvìdèují-li zji¹tìné skuteènosti tomu, ¾e v souvislosti s pracovním úrazem byl spáchán trestný èin,
báòskému úøadu, podléhá-li èinnost, pracovi¹tì nebo technické zaøízení vrchnímu dozoru podle jiného právního pøedpisu,
zdravotní poji¹»ovnì, u které je pracovním úrazem posti¾ený zamìstnanec poji¹tìn.
Lhùta pro výmaz osobních údajù Archivaèní lhùta 10 let, v pøípadì soudního sporu z dùvodu nemoci z povolání nebo od¹kodòování pracovních úrazù i déle.
Organizaèní opatøení Osobní údaje týkající se nemocí z povolání, ohro¾ení nemocí z povolání, záznamù o pracovních úrazech jsou v softwaru pro zpracování personálních dat, doklady o tìchto osobních údajích jsou ulo¾eny v osobním spisu zamìstnance.
Záznam o zpracování osobních údajù týkajících nárokù a èerpání dovolené

References: § 146
 § 144
 § 2045
 § 150
 § 80
 § 81
 § 71
 § 80
 § 96
 § 86
 § 102
 § 107
 § 102
 § 269