Source: https://rodowfirmie.com.pl/blog/klauzula-informacyjna/
Timestamp: 2020-08-06 12:51:48+00:00

Document:
Aktualna klauzula informacyjna o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych - RODO w firmie
Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych osobowych oraz podmiotu przetwarzającego dane osobowe jest przejrzyste informowanie o przetwarzaniu danych osobowych.
Przede wszystkim obowiązek informacyjny musi być spełniony:
w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie,
napisany jasnym i prostym językiem
Jak przedsiębiorca klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych możemy umieścić np. na stronie internetowej firmy, pozostawić w widocznym miejscu w siedzibie firmy (np. w sekretariacie), załączać do umowy cywilnoprawnych.
Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych obowiązek informacyjny należy spełnić:
jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych;
jeżeli danych osobowych nie pozyskano od osoby, której dane dotyczą, administrator podaje osobie, której dane dotyczą.
Przetwarzanie danych osobowych – klauzula
Przetwarzanie danych osobowych przez administratora danych oraz podmiot przetwarzający zgodnie z art. 12, 13 i 14 Rozporządzania RODO zobowiązuje ich do spełnienia obowiązku informacyjnego. W praktyce możemy spotkać się z różnymi klauzulami ochrony danych. Natomiast w pierwszej kolejności przedstawimy najważniejsze elementy klauzuli informacyjnej zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzania RODO.
Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych spełniając obowiązek informacyjny, w klauzuli ochrony danych musi uwzględnić następujące informacje:
przedstawia swoją tożsamość i dane kontaktowe, tak aby można było go zidentyfikować np. w CEIDG czy KRS;
gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych np. mail do Inspektora;
cele w jakich przetwarza dane osobowe;
na jakiej podstawie prawnej przetwarza dane osobowe;
jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią – należy je wskazać np. w celu nawiązania współpracy oraz promowania usług administratora
Dodatkowo informacje, które powinniśmy uwzględnić przygotowując klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych:
Jeżeli danych osobowych nie pozyskano od osoby, której dane dotyczą, administrator podaje osobie, której dane dotyczą, to zgodnie z art. 14 Rozporządzanie RODO poza informacjami wskazanymi powyżej należy także przekazać informację o
źródle pochodzenia danych osobowych, a gdy ma to zastosowanie – czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych.
Klauzula o ochronie danych osobowych przekazywana osobie, której dane dotyczą bez względu na sposób i formę pozyskania tych danych powinna być aktualna.
Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych przekazuje jej aktualną klauzulę o ochronie danych osobowych. Jeżeli dana osoba otrzymał już klauzule ochrony danych osobowych, a nie zaszły zmiany, to zgodnie z art. 13 ust. 4 Rozporządzenia RODO nie musimy ponownie jej przekazywać.
Kiedy należy spełnić obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 Rozporządzenia RODO?
Wyjątki (art. 14 ust. 5 Rozporządzenia RODO):
Obowiązek informacyjny możemy realizować warstwowo np. przygotowujemy uproszczoną klauzulę informacyjną, którą przekazujemy osobie, której dane dotyczą a pozostałe informacje umieszczamy w Polityce prywatności na stronie firmy.
W stopce maile umieszczamy link do polityki prywatności, klauzuli informacyjnej.
Dbamy, aby nasza komunikacja była zrozumiała dla osoby, która ją otrzyma.
Jeżeli naszymi klientami są zagraniczne firmy i komunikujemy się z nimi np. w języku angielski, to nasz obowiązek informacyjny także powinien być w ty języku.

References: art. 13
 art. 12
 art. 13
 art. 6
 art. 14
 art. 13
 art. 14