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Timestamp: 2017-07-26 21:44:39+00:00

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Resolución de 27 de febrero de 2015, de la Subsecretaría, por la que se aprueba la eliminación de series documentales custodiadas en el Archivo Histórico Provincial de Almería, de series documentales comunes de la Administración General del Estado, así como de fracciones de series documentales custodiadas en el Archivo Central y archivos de gestión de la Secretaría de Estado de Cultura.
Publicado en BOE núm. 60 de 11 de Marzo de 2015
. Relación de series
La propuesta de eliminación de dos fracciones de series documentales custodiadas en el Archivo Histórico Provincial de Almería fue dictaminada favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su reunión de 17 de diciembre de 2014.
Las propuestas de eliminación de once series documentales consideradas comunes para la Administración General del Estado, fueron dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en sus reuniones de 21 de mayo de 2013, de 13 de junio de 2014 y de 17 de diciembre de 2014, a propuesta del Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado. El Grupo de Trabajo fue creado en el seno de la Comisión Superior Calificadora en reunión plenaria del 16 de octubre de 2012, en virtud del artículo 13 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos.
Las propuestas de eliminación de fracciones de series documentales custodiadas en el Archivo Central y en archivos de gestión de diversas unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Cultura obtuvieron, en su momento, los dictámenes favorables de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, aunque se aprobaron con diferentes límites de fechas. Ahora, el Archivo Central y dichas unidades administrativas se acogen al acuerdo del pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de 21 de julio de 2009, que autorizó a no volver a solicitar dictamen respecto a las fracciones de serie ya valoradas, a menos que se produjeran modificaciones esenciales, tanto en la normativa reguladora como en el procedimiento de tramitación de dichas series. De tal manera, las fracciones de serie irán siendo eliminadas más allá de las fechas límite establecidas, de manera sucesiva, según se vaya cumpliendo el plazo preceptivo de conservación.
Se trata de los expedientes de Ayudas de Acción y Promoción Cultural (denegados/excluidos), Ayudas para la Formación de Profesionales de la Cultura (denegados/excluidos) y Becas FormARTE de Formación y Especialización en Actividades y Materias de la Competencia de las Instituciones Culturales Dependientes del Departamento (denegados/excluidos), producidos por la Subdirección General de Promoción de Industrias Culturales y Mecenazgo (antes denominada de Acción y Promoción Cultural); de los expedientes de Ayudas de Acción Social producidos por la Subdirección General de Personal; de los expedientes de Ayudas al Teatro y al Circo (denegados/excluidos), producidos por el Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música; de los expedientes de Ayudas para la Promoción del Arte Español y Apoyo a las Nuevas Tendencias del Arte (denegados/excluidos), producidos por la Subdirección de Promoción de las Bellas Artes; de los expedientes de Ayudas a Instituciones o Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro para Proyectos Archivísticos (denegados/excluidos), producidos por la Subdirección General de Archivos Estatales.
Por todo ello, corresponde ahora su publicación en el Boletín Oficial del Estado, de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Primero. Aprobar la eliminación de los documentos que forman parte de las series documentales que se detallan en el anexo y que se custodian actualmente en el Archivo Histórico Provincial de Almería, en el Archivo Central y en diversas unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Cultura, así como de las series comunes presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, adscrito a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Cuarto. El Archivo Histórico Provincial de Almería, las unidades administrativas dependientes de la Secretaría de Estado de Cultura relacionadas en el anexo de esta resolución, así como los archivos que se acojan a esta resolución en sus eliminaciones de series comunes, seleccionarán las unidades de instalación que se conservarán como testigo, de acuerdo con las propuestas presentadas.
ANEXO Relación de series
Cuestionario del Censo de Edificios y Locales (1970) // Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Almería.
Eliminación total, dejando como muestra una unidad documental por año censal.
Cuestionario del Censo de Población y Vivienda (1970-1981) // Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Almería.
Título // Productor
Ayudas de Acción y Promoción Cultural (denegados/excluidos) // Ministerio de Cultura / Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural
Como ejemplo quedan los expedientes de las ayudas concedidas.
Ayudas para la Formación de Profesionales de la Cultura (denegados/excluidos) // Ministerio de Cultura / Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural.
Becas FormARTE de formación y especialización en actividades y materias de la competencia de las instituciones culturales dependientes del Ministerio de Cultura (denegados/excluidos) // Ministerio de Cultura. DG de Cooperación y Comunicación Cultural. SDG de Acción y Promoción Cultural
Ayudas de Acción Social // Ministerio de Cultura. Subdirección General de Personal.
Como testigo se deja una unidad documental por cada año par.
Ayudas al Teatro y al Circo (denegados/excluidos) // Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música.
Ayudas para la Promoción del Arte Español y Apoyo de las Nuevas Tendencias del Arte (denegados/excluidos) // Ministerio de Cultura. DG de Bellas Artes y Bienes Culturales. SDG de Promoción de las Bellas Artes.
Ayudas a Instituciones o Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro para Proyectos Archivísticos (denegados/excluidos) // Ministerio de Cultura. DG del libro, Archivos y Bibliotecas. SDG de Archivos Estatales.
Expedientes de provisión de puestos de trabajo por libre designación (1984 -) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios / de Organismos Autónomos.
EP a los 5 años.
CP en unidades con competencia específica en materia de personal, excepto cv y demás méritos de candidatos no seleccionados, que se eliminarán a los 5 años desde firmeza de la resolución.
ET en el resto de centros directivos implicados en el expediente.
Expedientes de provisión de puestos de trabajo: concursos (generales y específicos) (1984 -) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios / de Organismos Autónomos.
En la unidad de personal con competencia específica: CP del certificado de existencia de crédito, solicitud de autorización, memorias, autorización de la SE de Administración Pública, convocatoria, acuerdo de nombramiento de miembros de la Comisión de Valoración, listado de concursantes, hojas de valoración, actas de la Comisión y resolución del concurso. También recursos, si los hay.
ET a los 5 años desde firmeza de la resolución, de: solicitudes y justificantes de méritos, designación de miembros de la comisión de Valoración.
ET en resto de centros.
Expedientes de provisión de puestos de trabajo: concursos unitarios (1985 -) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios / de Organismos Autónomos.
Conservación total durante 5 años desde firmeza resolución y, después, eliminación de solicitudes y méritos de concursantes, con CP del resto del expediente y recursos si los hubiere, en la Dirección General de la Función Pública. En caso de no conservarse en dicha DG, conservación de los documentos obrantes en los distintos departamentos. Resto de unidades con competencia en recursos humanos: CP minuta de oficio solicitando listados de vacantes; oficios de los centros directivos comunicando listados de vacantes; minuta del oficio del órgano competente en materia de personal en la Oficina Presupuestaria para el cálculo de costes.
Eliminación del resto a los 5 años desde firmeza de la resolución.
Expedientes de elaboración y aprobación de la oferta de empleo público (1984 -) // DG de la Función Pública. Unidades de personal de los diferentes Ministerios / de Organismos Autónomos.
EP en 5 años.
CP documentación producida por la DG de Función Pública. Para resto Ministerios y órganos de la AGE, CP de las fracciones cronológicas de serie que no se hallen en la DG de Función Pública; y eliminación a los 5 años de las fracciones cronológicas que sí se hallen en dicha DG..SS de la documentación en soporte digital que se conserva en la DG de Función Pública desde 2009, para su paso a formato PDF/A2 (u otro formato adecuado para la conservación a largo plazo) en el momento de transferir a archivo / entorno… con adicción de metadatos, siguiendo lo establecido en las Normas Técnicas de Interoperabilidad del ENI.
Cuentas justificativas para reposición de fondos de anticipos de caja fija y fondos de maniobra // Departamentos ministeriales: Subsecretarías, Subdirecciones Generales de gestión financiera o análogas, unidades centrales de coordinación de cajas pagadoras, cajas pagadoras adscritas a otras unidades; centros directivos y unidades de servicios periféricos; subcajas pagadoras adscritas a otros centros directivos [«pagadurías, cajas y habilitaciones» (art. 78.1 LGP)], Intervenciones Delegadas (hasta finales años 1990).
Direcciones Generales de las entidades gestoras y del servicio común de la Seguridad Social (y sus direcciones provinciales y territoriales, centros de gestión, gerencia de atención especializada y atención primaria, etc.). Unidades administrativas responsables del fondo de maniobra / cajas pagadoras.
ET a los 10 años. Muestra: un expediente por año. Acceso: libre (puede haber motivos de restricción parcial derivados de la protección de datos personales).
Expedientes de sesiones del Consejo de Ministros (1957 -) // Secretaría General Técnica. Secretariado del Gobierno del Ministerio de la Presidencia. Secretaría General Técnica y Oficialía Mayor de los Departamentos ministeriales / Consejo de Ministros / S.E. de Comunicación.
CP: series generadas por el Secretariado del Gobierno del Ministerio de la Presidencia.
Eliminación a los 25 años de los asuntos presentados por el ministerio proponente o coproponente, desde la firmeza de la resolución. CP: documentos anteriores a 1957. Acceso: parcialmente restringido.
Expedientes de Planes de Acción Social (1957 -) // Unidad responsable de recursos humanos de los Departamentos ministeriales u organismos públicos.
CP: actas de la Comisión Paritaria, firma del plan, resolución aprobatoria del plan, solicitudes y documentación justificativa de ayudas por motivos excepcionales (víctimas de actos terroristas, de violencia de género, de damnificados por la colza, etc.), resolución aprobatoria de las ayudas concedidas y denegadas, memorias y estadísticas, recursos si los hubiera.
Eliminación a los 5 años desde la finalización completa del expediente o resolución de los recursos: resto de solicitudes de ayudas y documentos justificativos: listas provisionales de ayudas concedidas y denegadas.
Comunicación con el Sistema Integral de Gestión de Personal (SIGP) para la conservación / borrado seguro de datos.
Expedientes de contratación de suministros (1965 -) // Unidad responsable de la contratación de los Departamentos Ministeriales u organismos públicos.
Eliminación total a los 15 años de la adjudicación. Muestra: un expediente por año. Acceso: parcialmente restringido.
Expedientes de gestión de bienes inmuebles ([1836] -) // Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Secretaría de Estado de Hacienda. DG del Patrimonio. Delegaciones de Hacienda / Departamentos Ministeriales y organismos autónomos: unidades con competencia en materia de gestión de bienes inmuebles; unidades que precisan para el ejercicio de sus actividades la ocupación y uso de inmuebles; organismos autónomos con competencias en materia de adquisición, enajenación, permuta y aceptación de donaciones. Organismos públicos gestores del patrimonio inmobiliario del Estado. Entes públicos. Patronatos de viviendas (y comisiones liquidadoras de estas).
CP: documentación anterior a 1940; documentación relativa a edificios claramente relacionados con el ámbito de aplicación de la Ley de Memoria Histórica; documentación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, DG de Patrimonio del Estado, documentación de las Delegaciones de Economía y Hacienda del Ministerio de Hacienda; organismos y unidades que tienen (o han tenido) competencias específicas en gestión de inmuebles (GIESE, INVIED, ADIF, SEPI, SEGIPSA, etc.), documentación relativa a edificios calificados como Bienes de Interés Cultural (BIC).
ET: a los 3 años de la inscripción, en el Registro de la Propiedad, la desafectación, desadscripción, enajenación, permuta o mutación demanial de: las series producidas por organismos que han intervenido en el trámite como intermediarios o sólo de forma instrumental o tangencial, centros directivos sin capacidad de gestión directa de sus inmuebles. En cualquier centro directivo: cualquier documentación relacionada con la gestión patrimonial no contemplada en los apartados anteriores, como por ejemplo, informes de la Junta Central de Edificios Administrativos y otros órganos colegiados. Acceso: Parcialmente restringido.
Expedientes de procesos selectivos de personal funcionario de Cuerpos Generales y Especiales (acceso libre y promoción interna) (1908 -) // Unidades de personal de los diferentes Ministerios, organismos autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social; Secretaría de Estado de Administraciones Públicas; DG. De Función Pública; Instituto Nacional de Administración Pública.
EP: a los 5 años.
CP: documentación anterior a 1940.
Unidad de personal con competencia específica: Conservación de: solicitud de informe e informe de la DG de Función Pública, órdenes y resoluciones, solicitud de autorización de asistencias del tribunal, actas y documentación emitida por el tribunal calificador, solicitud y asignación de número de Registro de Personal, documentación de curso selectivo, peticiones de destino, estadillos, recursos y expedientes económicos señalados en la petición. Eliminación a los 5 años de: solicitudes de participación, exámenes y copias de las cuartillas para publicación de OM y resoluciones en el BOE. Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie (excepto Función Pública): Eliminación a los 5 años. Duplicados. Acceso: Parcialmente restringido. Determinada información de los procesos selectivos se encuentra bajo régimen de especial publicidad.
Propuestas e informes de asuntos para el Consejo de Ministros (1957-) // Unidades de toda la Administración General del Estado.
ET: a los 5 años.
Eliminación de las actuaciones previas o marginales a la formalización del «Expediente de sesiones del Consejo de Ministros», todas aquellas propuestas e informes que quedan en las unidades proponentes / informantes, distintas de las Vicesecretarías u órganos específicos de las Secretarías Generales Técnicas.
CP = Conservación permanente.
CS = Conservación selectiva.
ET = Eliminación total.
EP =Eliminación parcial.
MA = Muestreo aleatorio.

References: artículo 13
 Real Decreto 
 artículo 6
 Real Decreto 
 resolución 
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