Source: https://www.epravo.cz/vyhledavani-aspi/?Id=58637&Section=1&IdPara=1&ParaC=2
Timestamp: 2020-05-26 10:28:38+00:00

Document:
Vyhláška ze dne 13.12.2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
22.12.2004 | Sbírka: 645/2004 Sb. | Částka: 220/2004
Pasivní derogace: 85/2019 Sb., 213/2012 Sb., 192/2009 Sb.
Změna: 192/2009 Sb.
Změna: 213/2012 Sb.
(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.
Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií
(1) Návrh na převedení archiválie do péče jiného archivu podle § 18a odst. 2 zákona adresovaný ministerstvu obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen „delimitace“), a přesnou charakteristiku přemisťovaných archiválií vyjádřenou v evidenčních jednotkách a metráži; u zpracovaných a inventarizovaných archiválií je obsažen i soupis předmětných archiválií.
(2) Delimitované archiválie, vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kulturně vědecké instituce, v jejichž péči byly archiválie do doby delimitace, je ze základní evidence vyřadí.
(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v druhotné evidenci, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci jsou archiválie vedeny.
(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.
(5) Provede-li státní oblastní archiv přemístění archiválie mezi státními okresními archivy, které jsou jeho vnitřními organizačními jednotkami, oznámí tuto skutečnost pro potřeby aktualizace ústřední evidence ministerstvu.
Evidence přírůstků a úbytků archiválií
(1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen "vnější změna") a evidenci vnitřních přírůstků a úbytků archiválií (dále jen "vnitřní změna"), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“).
(2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru ve vztahu archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, k jiné fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému archivu, jiné kulturně vědecké instituci.
(3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například při archivním zpracování, při přehodnocení významu archiválií nebo zničení archiválií.
(4) V základní evidenci u kulturně vědeckých institucí a u archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a úbytky vedou jen na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).
Evidence vnějších změn
(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána jako celistvý soubor. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje
a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen "číselník archivů"), který archiválie vede v základní evidenci,
b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje,
d) datum vnější změny,
e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar),
f) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny,
g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,
h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,
i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad,
j) u archiválií v analogové podobě počet běžných metrů (dále jen "metráž") archiválií vnější změny, kterou je
1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií,
2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií,
3. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií,
4. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných,
k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění
4. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií,
l) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou
1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,
2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,
3. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i),
m) místo uložení přírůstku,
n) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru.
(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.
(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.
Evidence vnitřních změn
(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).
(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje
a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci,
b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),
d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna vztahuje,
e) datum vnitřní změny,
f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
g) u archiválií v analogové podobě metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),
i) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. l),
j) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny, pokud takový dokument existuje.
(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.
Evidenční listy Národního archivního dědictví
(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.
(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se opatří podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce kulturně vědecké instituce. U archiválií, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo držitelem evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby, která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií náležejících do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se evidenční list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce.
(3) Evidenční list vždy obsahuje
a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů, který archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených v písmenu b),
b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, v příslušném archivu,
c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu nebo kulturně vědecké instituci,
e) název archivního souboru,
f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidovaným archiváliím,
g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum poslední změny na evidenčním listu,
i) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37 a § 38 odst. 1 až 3 zákona,
j) u archiválií v analogové podobě metráž archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),
l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poškozených archivních souborů i charakter poškození,
m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově nadřazené pojmy shrnující společné znaky určitého typu archivních souborů,
n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,
o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. l),
p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f), h) a i),
q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,
r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona,
s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí
1. všechny vnější změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v popisovaném archivním souboru, a to v rozsahu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny,
2. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny,
3. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí ákladní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. l),
4. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké instituce v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,
t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení,
u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách archivního souboru a edice z archivního souboru,
w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní soubory, které nejsou uloženy ve veřejném archivu,
x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající ze smlouvy o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na základě smlouvy o úschově,
y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci,
z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům,
aa) jméno zpracovatele evidenčního listu,
bb) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
cc) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena.
(4) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.
(5) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.
(6) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.
(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.
Evidence archivních pomůcek
(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i).
(2) Evidence archivních pomůcek vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci archivních pomůcek v digitální podobě obsahuje
a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen "archiv s archivním souborem"),
b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,
g) název archivní pomůcky,
h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,
i) rok vzniku archivní pomůcky,
j) formu vyhotovení archivní pomůcky,
k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,
l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie popisované v archivní pomůcce,
m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,
n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,
o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.
(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.
Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek
(1) Do ústřední evidence Národního archivního dědictví zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.
(2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm archivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie.
(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě. Další stejnopis totožné archivní pomůcky je zaslán v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.
(4) Archivy spolu se stejnopisem archivní pomůcky zasílají záznam z evidence archivních pomůcek vedené podle § 7 odst 2. Záznam se zasílá v listinné podobě nebo v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.
(5) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence.
(6) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné evidence.
Způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence
(1) Údaje ze základní evidence do druhotné se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě. Údaje z druhotné evidence se předávají do ústřední evidence výhradně v digitální podobě.
(2) Předáváním dat v digitální podobě se rozumí jejich poskytování prostřednictvím technických nosičů dat nebo prostřednictvím datových sítí s využitím uznávaného elektronického podpisu podle zvláštního právního předpisu.1)
(3) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence do 31. ledna následujícího kalendářního roku v digitální podobě.
(4) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence na vyžádání ministerstva, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.
(5) Bezpečnostní archivy, Archiv hlavního města Prahy a specializované archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. a) zákona a soukromé archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. c) zákona předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v digitální podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.
(6) Archivy územně samosprávných celků, specializované archivy a soukromé archivy, které nepředávají údaje do Národního archivu podle odstavce 5, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence územně příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v digitální podobě.
(7) Kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě.
(8) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své druhotné evidence do ústřední evidence do 31. ledna následujícího kalendářního roku v digitální podobě.
(9) Archivy a kulturně vědecké instituce, oznamující delimitaci archiválií podle § 2, sdělí ministerstvu tuto skutečnost nejméně 15 pracovních dnů před předáním archiválií a současně zašlou v listinné podobě evidenční listy archivních souborů obsahujících delimitované archiválie a seznam delimitovaných archiválií.
(10) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se v listinné podobě předávají ve formě stejnopisů evidenčních listů podle vzorů poskytovaných ministerstvem.
(11) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se na technických nosičích dat nebo prostřednictvím datové sítě v digitální podobě předávají podle schématu vytvořeného a dálkově zpřístupněného ministerstvem.
Způsob vedení evidence archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky
(1) Ministerstvo přidělí každé archivní kulturní památce a národní kulturní památce (dále jen "památka") jedinečné a neměnné číslo.
(2) Součást zvláštní evidence památek vedené ministerstvem tvoří
a) žádost o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
c) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
d) zprávy o výsledcích prověrek fyzického stavu památek zasílané ministerstvu archivy podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
e) rozhodnutí ministerstva o konzervaci nebo restaurování poškozených nebo ohrožených památek podle § 30 odst. 5 zákona,
f) údaje o opatření podle § 32 zákona,
g) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.
(3) Archivy vedou zvláštní evidenci památek, které evidují v základní evidenci nebo druhotné evidenci. Součást zvláštní evidence památek vedené archivy tvoří
a) stejnopis žádosti o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek stejnopis nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
c) údaje podle § 18 zákona,
d) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
e) údaje o bezpečnostních kopiích podle § 30 odst. 1 zákona,
f) údaje o prověrkách fyzického stavu památek podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
g) údaje o opatření podle § 30 odst. 5 a § 32 zákona,
h) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.
(4) Archiválie, archivní soubory nebo jejich ucelené části prohlášené za památku se evidují v základní, druhotné a ústřední evidenci na evidenčních listech v rozsahu
a) název památky,
b) druh památky,
c) datum prohlášení památky,
d) číslo, pod kterým je památka vedena v ústřední evidenci památek.
(5) V případě zrušení prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu přehodnocení jejího významu podle § 21 odst. 6 zákona je zvláštní evidence archivní kulturní památky vedená ministerstvem zařazena do spisu týkajícího se předmětné záležitosti. Zvláštní evidence archivních kulturních památek vedená archivy se v daném případě předá ministerstvu a rovněž se zařadí do předmětného spisu.
(5) Evidenční list, na kterém je vyřazený archivní soubor evidován, se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci.
(1) Dojde-li ke zničení archivního souboru nebo archiválie, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce a které jsou vedeny v základní evidenci Národního archivu nebo státního oblastního archivu, subjekt vedoucí archivní soubor nebo archiválie v základní evidenci oznámí tuto skutečnost ministerstvu a podá návrh na vyřazení archiválie nebo archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru. Skutečnosti uvedené v protokolu jsou podkladem pro vydání rozhodnutí.
(2) Dojde-li ke zničení archiválie nebo archivního souboru, které náleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce příslušný archiv nebo kulturně vědecká instituce oznámí tuto skutečnost ministerstvu. Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto skutečnost současně archivu, který archiválii vede v druhotné evidenci. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru.
(3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie postrádá vlastnosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato skutečnost se uvede v evidenčním listu. Pokud byl poškozen celý archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence.
Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií
Ukládání kopií archiválií a péče o kopie
Bezpečnostní kopie archiválií se ukládají v jiném objektu, než jsou uloženy originály archiválií.
(1) V souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii má vlastník této archiválie nárok na poskytnutí jednorázového státního příspěvku ve výši 3 Kč za každou evidenční jednotku.
(2) Paušální státní příspěvek podle odstavce 1 se v případě pořízení fotokopie nebo digitální reprodukce archiválie vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu zvyšuje o 2 Kč za každou stránku archiválie.
(3) V souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo v souvislosti s prohlášením archivní kulturní památky za národní kulturní památku, která není v péči veřejného archivu, má vlastník této archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 10 Kč za každou evidenční jednotku. Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče veřejného archivu.
(4) Paušální státní příspěvek podle odstavce 3 se zvyšuje o náklady na zhotovení jedné bezpečnostní kopie archivní kulturní památky vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu, provedené ve formě mikrofilmové negativní kopie, o 20 Kč za každou stránku archiválie.
(5) Zřizovatel akreditovaného soukromého archivu má nárok na poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu ve výši 70 Kč na jeden běžný metr archiválií. Plná výše státního příspěvku náleží zřizovateli i za jeden neúplný běžný metr archiválií. U digitálních dokumentů ve výstupních formátech podle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby se stanoví výše jednorázového ročního státního příspěvku 70 Kč za každý započatý 1 GB kapacity.
(6) Zvýšení státního příspěvku podle odstavce 2 a podle odstavce 4 nenáleží, pokud kopii nebo bezpečnostní kopii archiválie zhotoví na své náklady příslušný státní oblastní archiv nebo Národní archiv.
Vzorový badatelský řád
(1) Vzorový badatelský řád, včetně příloh obsahujících vzor badatelského listu, vzor dokladu o předložených a navrácených archiváliích a vzoru žádosti o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení jsou stanoveny v příloze č. 3 k této vyhlášce.
(2) Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom doplní vždy ustanovení čl. 2 odst. 5 přílohy č. 3 k této vyhlášce o množství předkládaných archiválií na podmínky svého archivu.
(3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě, replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.
(2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o účastnících odboje a odporu proti komunismu.
Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií
Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií jsou stanoveny v příloze č. 5 k této vyhlášce.
Za evidenční jednotku "rukopisy" se nepovažuje korespondence, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenčních jednotek. Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý svazek, v elektronické podobě celý dataset (datový balíček). Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech.
Technický výkres je výkres používaný v technických oborech vytvořený ve vhodně zvoleném měřítku. Obsahuje informace potřebné pro výrobu stroje, přístroje a jiného výrobku či jeho součásti nebo pro realizaci stavby či její části.
Do této kategorie lze zařadit i studie a ideové návrhy výrobků a staveb. Uvede se počet technických výkresů.
V evidenci se uvede počet jednotlivých kreseb a jejich svázaných souborů (konvoluty). Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby (například akvarely, koláže, oleje), na výskyt malby se upozorní v poznámce k evidenční jednotce jednoduchým vyjádřením (například "1 olej").
Označení   Evidenční jednotka                              Zkratka
3.1.       Listiny do roku 1850                              lio
3.2.       Listiny po roce 1850                              lip
3.3.       Úřední knihy a rukopisy
3.3.1      Úřední knihy                                      ukn
3.3.2      Rukopisy                                          rkp
3.4.       Registraturní pomůcky
3.4.1      Podací protokoly nebo podací deníky               ppr
3.4.2      Indexy                                            ind
3.4.3      Elenchy                                           ele
3.4.4      Repertáře                                         rep
3.5.       Kartotéky                                         ktt
3.6.       Typáře a jejich samostatné otisky
3.6.1      Pečetidla                                         pec
3.6.2      Razítka                                           raz
3.6.3      Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky        otd
typářů
3.7.       Kartony                                           kar
3.8.       Fascikly                                          fas
3.9.       Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické
listy, kresby
3.9.1      Mapy                                              map
3.9.2      Atlasy                                            atl
3.9.3      Technické výkresy                                 tvy
3.9.4      Grafické listy                                    gli
3.9.5      Kresby                                            kre
3.10.      Fotografické archiválie
3.10.1     Fotografie na papírové podložce                   fsn
3.10.2     Fotografické desky                                fsd
3.10.3     Listové filmy                                     lfi
3.10.4     Svitkové filmy                                    sfi
3.10.5     Kinofilmy                                         kin
3.10.6     Mikrofilmy                                        mf
3.10.7     Mikrofiše                                         mfis
3.10.8     Fotoalba                                          fal
3.10.9     Digitální fotografie                              dfo
3.11.      Kinematografické filmy
3.11.1     Filmové pásy                                      fpa
3.11.2     Jiné nosiče analogových záznamů                   Anz
3.11.3     Nosiče digitálních záznamů                        Mhz
3.11.4     Kinematografické záznamy v analogové i digitální  Kza
3.12.      Zvukové archiválie
3.12.1     Fonografické válečky                              fva
3.12.2     Fonografické dráty                                fdr
3.12.3     Gramofonové desky                                 gd
3.12.4     Matrice                                           mat
3.12.5     Magnetofonové pásky                               mg
3.12.6     Audiokazety                                       aka
3.12.7     Kompaktní disky                                   kdi
3.12.8     Zvukové záznamy                                   zza
3.13.      Tisky
3,13.1     Tisky do roku 1800                                tio
3.13.2     Tisky po roce 1800                                tip
3.13.3     Pohlednice                                        poh
3.13.4     Plakáty                                           pkt
3.13.5     Cenné papíry                                      cpa
3.13.6     Štočky                                            sto
3.14.      Balíky                                            bal
3.14.1     Pořadače                                          poř
3.15.      Digitální datasety (datové  balíčky)              dts
3.16.      Digitální archivní jednotka                       daj
3.17.      Jiné
3.17.1     Předměty numismatické povahy                      pnp
3.17.2     Předměty faleristické povahy                      pfp
3.17.3     Jiné                                              jin
Za archivní pomůcku se považují rovněž referenční pomůcky vzniklé podle dřívějších pravidel, kterými jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice.
Badatelský řád ... archivu v ... vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
(5) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží zkontrolovat.
(7) Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje osoba stojící v čele archivu.
(1) Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje osoba stojící v čele archivu výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem určeným osobou stojící v čele archivu, který archiválie zapůjčuje.
(2) Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje osoba stojící v čele archivu výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií, a státnímu orgánu, kulturně vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo jiné veřejné prezentace, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.
Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá osoba stojící v čele archivu.
Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje osoba stojící v čele archivu a uskutečňuje se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance.
V ...... dne ....... Podpis ..........
Příloha č. 1 badatelského řádu
BADATELSKÝ LIST (vyplňuje badatel)
Pozn. ASPI: Vzor badatelského listu byl změněn vyhláškou č. 85/2019 Sb.
Příloha č. 2 badatelského řádu
Doklad o předložených a navrácených archiválií (vyplňuje dozor v badatelně)
Příloha č. 3 badatelského řádu
archivem zpracovávaného výpisu nebo opisu.
2. Ověření shody kopie archiválie s jejím originálem uloženým v archivu a pořízené archivem
podle písmena B bodu 1
A4       A3
1.1.1.1. z volných listů                                   5,- Kč   8,- Kč
1.1.1.2. z vázaných listů                                  7,- Kč  12,- Kč
1.1.2.1. z volných listů                                   8,- Kč   12,- Kč
1.1.2.2. z vázaných listů                                 17,- Kč   22- Kč
1.2.1.1. z volných listů                                   25,- Kč   38,- Kč
1.2.1.2. z vázaných listů                                  33,- Kč   46,- Kč
1.2.2.1. z volných listů                                   40,- Kč   60,- Kč
1.2.2.2. z vázaných listů                                  53,- Kč   80,- Kč
1 políčko 35 mm mikrofilmu 45 x 35 mm                     32,- Kč
1 políčko 35 mm mikrofilmu 24 x 35 mm                     20,- Kč
1 políčko bez rozdílu velikosti                           15,- Kč
formát A4 a A3                                            20,- Kč
3.1.1. skenování předloh do formátu A4 včetně                25,- Kč
3.1.2. skenování předloh do formátu A3 včetně                60,- Kč
3.1.3. skenování velkých formátů do formátu A0+ včetně      300,- Kč
3.1.4. snímek předlohy do formátu A3 včetně
digitálním fotoaparátem                              200,- Kč
3.1.5. snímek předlohy formátu větší než A3
digitálním fotoaparátem                              300,- Kč
(například mikrofilm, deska) jednoho pole
- skenování z pásu filmu                              20,- Kč
- skenování fyzicky odděleného filmového pole         50,- Kč
3.1.7 spojování několika vytvořených digitálních
fotografií z velkorozměrné předlohy do 1 obrázku
Zvýšení rozlišení o každých započatých 100 dpi nad 300 dpi   20,- Kč
3.2.1. 1 dokumentační snímek (náhledový) malých a středně
velkých  rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem    350,- Kč
3.2.2. 1 ateliérový snímek (pro tisk) malých a středně
velkých rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem   1 500,- Kč
3.3. Poskytnutí digitální reprodukce již dříve
digitalizované předlohy (1 obraz)                       25,- Kč
3.4. Zpřístupňování digitálních reprodukcí archiválií
v analogové podobě, archiválií v digitální podobě a
replik archiválií způsobem umožňujícím dálkový přístup
se nezpoplatňuje.
3.5.1. CD včetně zápisu dat                                  40,- Kč
3.5.2. DVD včetně zápisu dat                                 60,- Kč
Maximální výše úhrad pro nově zhotovované digitální reprodukce nebo repliky
archiválií v digitální podobě jsou stanoveny pro případy, kdy se tyto
poskytují v barvě s barevnou hloubkou 24 bitů nebo vyšší, v základním
rozlišení 300 dpi, ve formátu JPG, PDF/A, TIFF, PNG nebo RAW, bez
grafických úprav.
1. kopie archiválie v analogové podobě nebo její digitální repliky s archiválií
v analogové podobě uložené v archivu
1.1      za zpracování potvrzující doložky                     50,- Kč
1.2      za vyhledání archiválie a pořízení kopie archiválie v analogové
podobě nebo její digitální repliky                   100,- Kč/hod.
2. repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo
s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu
2.1 za zpracování potvrzující doložky                          50,- Kč
2.2 za vyhledání archiválie a pořízení repliky archiválie v digitální podobě
3. Potvrzení shody kopie archiválie v analogové podobě nebo její digitální repliky
s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo repliky archiválie v digitální
podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě
uloženou v archivu se provádí vůči kopiím a replikám archiválií pořízených archivem.
Pokud se shoda potvrzuje vůči kopiím archiválií v analogové podobě, digitálním
reprodukcím archiválií v digitální podobě nebo replikám archiválií předkládaným
žadatelem o potvrzení shody, náleží archivu úhrada za zpracování potvrzující doložky
a úhrada za ověření shody, a to ve výši                         1.000,- Kč.
Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií
Nosnost podlah v archivních depozitářích musí být minimálně
a) 10 kN.m
při použití stabilních regálů,
b) 12 kN.m
při použití posuvných regálů.
V prostorách pro uložení archiválií se musí udržovat tyto hodnoty teploty a relativní vlhkosti vzduchu:
Doporučená relativní vlhkost a teplota pro uložení archivních a knihovních materiálů
Teplota                 Relativní vlhkost
[st. C]                 [%]
min.  max.  akcept.     min.  max.  akcept.
změny                   změny
papír, optimální uložení                        2    18    +/- 1       30    50    +/- 5
papír, pravidelné využívání                    14    18    +/- 1       30    50    +/- 5
pergamen, kůže                                  2    18    1 st./h     50    60    3 %/h
fotografický film, černobílý, ester celulózy         < 21  +/- 2       15    50    *
fotografický film, černobílý, polyester              < 21  +/- 2       30    50    *
fotografický film, barevný, ester celulózy           < 2   +/- 2       15    30    *
fotografický film, barevný, polyester                < 2   +/- 2       25    30    *
fotografická deska, černobílá                        < 20              20    50            *
fotografická deska, barevná                          < 2               20    50    *
fotografický papír, černobílý                   2    < 20  4/den       30    50    *
fotografický papír, barevný                          < 2               30    50    *
mikrofilm, černobílý, ester celulózy                 < 21  +/- 2       15    40    *
mikrofilm, černobílý, polyester                      < 21  +/- 2       30    40    *
vinylová gramofonová deska                           < 21                    50
magnetická média (datová, audio, video)        17    < 20              20    30    *
optické disky                                  podle hodnot stanovených výrobcem optických disků
* vyhnout se kolísání
Průměrné roční náklady archivu na 1 běžný metr archiválií v listinné podobě činí minimálně 1 250 Kč; v případě archiválií v jiné než listinné podobě jsou průměrné roční náklady archivu vyšší, v závislosti na charakteru a typu archiválie (zvukové, filmové a audiovizuální).
Čl. II zákona č. 192/2009 Sb.
1) Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.
2) Například zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů.

References: § 18
 § 6
 § 18
 § 18
 § 6
 § 17
 § 44
 § 4
 § 4
 § 4
 § 4
 § 18
 § 4
 § 34
 § 38
 § 4
 § 4
 § 4
 § 7
 § 10
 § 18
 § 3
 § 4
 § 4
 § 27
 § 18
 § 18
 § 18
 § 9
 § 7
 § 9
 § 46
 § 46
 § 2
 § 29
 § 30
 § 30
 § 32
 § 34
 § 39
 § 18
 § 29
 § 30
 § 30
 § 30
 § 32
 § 34
 § 39
 § 21
 čl. 2
 § 36
 zákona č. 499
 zákona č. 192