Source: http://sweatjacken.org/
Timestamp: 2017-09-24 19:09:13+00:00

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Aufbewahrungsfristen – für wen gelten sie, wie lange sind sie?
Das Ordnen und Sortieren der einzelnen Schriftstücke ist für viele nicht leicht. Wer sich die Zeit nimmt, diese Arbeit zu machen, der sollte aber auch wissen, dass es bestimmte Aufbewahrungsfristen für einzelne Schriftstücke gibt. Wer die Sachen, die er meint, nicht mehr zu brauchen, wahllos in den Papierkorb wirft, kann sich am Ende eine Menge Ärger und Stress einhandeln.
Wer Rechnungen wegwirft, der kann so nicht mehr auf eine bestehende Garantie zurückgreifen, was einem teuer zu stehen kommen kann. Schlimmer wird es aber dann, wenn die Unterlagen vernichtet werden, die relevant für manche Stellen sind. Betroffen sind davon nicht nur Gewerbetreibende, Händler und Selbstständige. Auch für Privatpersonen gilt es, dass einige Dokumente wichtig sind, und nicht dem Reißwolf zum Opfer fallen dürfen. Welche dieses genau sind, wird im Nachfolgenden erklärt. Diese Webseite zeigt, welche Unterlagen wann entsorgt werden dürfen und welche am besten ein Leben lang zur Aufbewahrung behalten werden sollten.
Unterscheidung private und geschäftliche Unterlagen
Welche privaten Unterlagen müssen verwahrt werden, und wie lange?
Was sollte mit Bankunterlagen und Kontoauszügen gemacht werden?
Was gilt bei Wohnungs- und Mietverträgen und beim Wohneigentum?
Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen?
Wie die geschäftlichen Dokumente aufbewahrt werden müssen!
Wo müssen die Schriftstücke aufbewahrt werden?
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen?
Die Basis all dieser Informationen zu der Aufbewahrungspflicht ist die Abgrenzung der Belege. Handelt es sich um private Dokumente oder stammen diese aus dem eigenen Handeln als Gewerbetreibender oder Selbstständiger.
Wer Dokumente rein privat hat, der wird merken, dass die eigene Buchführung um einiges einfacher ist. Statt Stapeln an Papier und Dokumenten braucht nicht alles so lange aufgehoben werden. Bei allen anderen ist es notwendig, ja sogar gesetzlich vorgeschrieben, einzelne Stücke auch langfristig aufzubewahren.
Grundsätzlich gilt, dass nur Handwerkerrechnungen zur Aufbewahrung verpflichtet sind. Alle anderen Schriftstücke sollten aufgehoben werden. Gerade bei Kassenbelegen inklusive einer Garantie kann es sich lohnen, diese zwei Jahre zu verwahren. Anders kann vom Recht der Gewährleistung kein Anspruch mehr geltend gemacht werden. Meist endet der Garantieanspruch eben nach 24 Monaten. Bei einer Extra-Garantie, wie es einige Hersteller geben, ist auch nach der 2-Jahresgrenze das Dokument im eigenen Interesse aufzuheben.
sämtliche Bauleistungen,
Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sind mit einer Fünf-Jahres-Frist belegt. Empfehlenswert ist es daher, dass die Schriftstücke, die etwas über die Planung und den Bau von Gebäuden aussagen, genau diese Zeit aufgehoben werden. Ansonsten kann der Anspruch schlecht oder gar nicht mehr geltend gemacht werden.
Aufbewahrungspflicht 6 Jahre für Vielverdiener:
Angestellte und Arbeitnehmer, die ein positives Einkommen von mehr als 500.000 € im Jahr haben, sind in der Pflicht, ihre Kontoauszüge über 6 Jahre lang aufzuheben. Dieses gilt für alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können.
In der Regel ist es bei diesen Schriftstücken so, dass sie eben genau die Gültigkeit von 30 Jahren haben, wenn in der Zwischenzeit kein anderes Urteil ergangen worden ist. Aber auch dann ist es ratsam, wenn diese so sortiert werden, dass sie die Reihenfolge der Abläufe darstellen. Nicht selten kommt es vor, dass diese auch nach Jahren noch einmal gebraucht werden. Wer sie also zur Aufbewahrung aufgehoben hat, hat dann einen entscheidenden Vorteil.
Unterlagen zur Rentenberechnung; dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
Bei diesen Unterlagen handelt es sich um solche, die immer mal wieder nötig sind. In Bezug auf die Unterlagen zur Rentenberechnung sei gesagt, dass sie eben bei Problemen aus der Berechnung, die automatisch erfolgen wird, hilfreich sind. Ist der Rentenanspruch nicht infrage zu stellen, dann sind sie mit dem Eintritt der ersten Rentenzahlung eigentlich nicht mehr notwendig und können dann vernichtet werden.
Die Fristen bei diesen Dokumenten sind rechtlich gesehen ein wenig schwammig ausgeführt. Seit dem 1. Januar 2002 gilt: Belege regelmäßiger Zahlungen können noch bis zu 4 Jahren später als Beweis herangezogen werden. Sinnig ist es daher, Belege für Mietzahlungen etwa über genau diesen Zeitraum zur Aufbewahrung zu archivieren. Bei einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren.
Wer diese Unterlagen vernichtet hat, kann sie auch 6 Jahre später noch bei dem eigenen Kreditinstitut anfordern, da diese sie so lange aufbewahren müssen. Dieses ist aber mit nicht geringen Kosten für die Privatperson verbunden.
Verträge zu Bankprodukten sollten, solange die Laufzeit ist, zur Verfügung stehen. Bei Kreditverträgen, Geldanlageprodukten und auch beim Girokonto ist es ratsam, die Unterlagen bis zum Ende der Vertragsdauer aufzuheben. Endet der Kreditvertrag, ist alle Schuld beglichen, so können die Schriften dazu auch gleichzeitig vernichtet werden.
Vorgaben oder Pflichten zur Aufbewahrung gibt es auch hier nicht. Angeraten wird es aber, dass Unterlagen zu allen Versicherungsverträgen entsprechend der Laufzeiten aufgehoben werden. Hierzu gehören die Schriftstücke zu dem Vertragsabschluss, gemachten Änderungen der Verträge und zu den Statusberichten. Schreiben der Gesellschaften wie Prämienschreiben können direkt entsorgt werden. Ausnahme sind die Schreiben, die steuerlich geltend gemacht werden können, wie der Nachweis für eine KFZ-Versicherung oder privaten Rentenversicherungen?
Die Verjährungsfrist bei Zahlungen rund um das Mietverhältnis beträgt drei Jahre. Empfohlen wird es daher, dass alle Dokumente dazu auch so lange aufgehoben werden. Dazu gehören die Nebenkosten, die Kaution, ein Übergabeprotokoll, etc.
Gut zu wissen ist es, dass eine Nebenkostenabrechnung noch ein Jahr nach dem Erhalt angefochten werden kann. Wer diese bezahlt hat, kann sie vernichten. Zum Vergleichen der einzelnen Posten in dem Mietverhältnis wird empfohlen, diese Dokumente auch mehrere Jahre aufzuheben.
Der Kauf des Hauses oder einer Wohnung ist immer mit sehr viel Schriftverkehr verbunden. Aus eigenem Interesse sollten nicht nur die Belege aufgehoben werden, die für Gewährleistungsansprüche oder Reklamationen gelten. Auch diejenigen, die mit dem Gedanken spielen, das Eigentum später wieder zu verkaufen sind gut beraten, die wichtigen Stücke aufzuheben. Meist gelten diese Unterlagen als Basis dafür, den Wert zu ermitteln.
Übergabeprotokolle, Bauabnahme
Grundsätzlich müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Es kann aber hilfreich sein sie aufzuheben, da sie bei manchen Anträgen für staatliche Zuschüsse wichtig werden kann. So richten sich die Kosten für den Kindergartenplatz nach dem Einkommen. Auch bei Pflegezahlungen für Angehörige wird Einblick in die Steuerbescheide gefordert.
Wenn ein Steuerbescheid mit dem Vermerk „vorläufig“ oder „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ versehen ist, sollten die Unterlagen bis zur vollständigen Klärung aufgehoben werden.
Belege zu dem Steuerbescheid, für Werbungskosten etwa, können, nachdem der Steuerbescheid erhalten worden ist, vernichtet werden. Vorausgesetzt, dass der Steuerbescheid auch keine weiteren Vermerke zur Vorläufigkeit, etc. trägt.
Die Pflicht zum Aufheben der Dokumente wird es im privaten Bereich nur für die erhaltenen Handwerkerrechnungen geben. Da der Dienstleister dieses machen muss, damit die Gefahr der Schwarzarbeit, der Steuerhinterziehung, etc. eingedämmt werden kann, müssen hier auch die privaten Personen dabei helfen.
Wer sich an diese Pflicht nicht hält, der muss mit Sanktionen rechnen. So kann in einem angehängten Beweisverfahren, dass der Unternehmer führen muss, eine Zeugenaussage erforderlich sein. Weiterhin muss durch andere Dokumente nachgewiesen werden, dass die Dienstleistung erhalten und auch bezahlt worden ist. Kontoauszüge dienen hier oftmals als ein Beleg, der anerkannt wird.
Bei allen anderen Unterlagen gibt es die Pflicht so nicht. Angeraten wird es immer, dass die einen oder anderen Dokumente aufgehoben werden. Sie dienen nur dem eigenen Interesse. Sie können als Beleg für eigene Ansprüche eingesetzt werden, sodass hier schon einmal ein finanzieller Vorteil durch das Aufheben der Dokumente entstehen kann. Pauschal kann gesagt werden, dass die Schriftstücke für den Zeitraum aufgehoben werden sollten, wie sie gebraucht werden können. Dass diese dann leserlich, sauber und sortiert sein sollten, versteht sich von selbst.
Pauschal ausgedrückt ist jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzuheben. Unterschieden wird dabei in Fristen von sechs und 10 Jahren.
Bei den Aufbewahrungsfristen von einem Unternehmen werden zwei rechtliche Grundlagen herangezogen: das Steuerrecht und das Handelsrecht. Beim Steuerrecht regelt die Abgabenordnung (kurz AO) die Vorgaben, beim Handelsrecht wird das Handelsgesetzbuch (kurz HGB) die Vorschriften für die Kaufleute bereithalten. Beide Vorgaben sind nahezu identisch, für die Praxis aber sind die steuerrechtlichen Vorgaben die, die relevant sind.
Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Jeder, der nach dem Steuerrecht und dem Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist, ist auch in der Pflicht, diese aufzubewahren. Das Gesetz unterscheidet hier gleich mehrere Möglichkeiten, wer sich daran halten muss. Zum einen ist es die Abgabenordnung, die hier genaue Vorgaben macht, welche Berufsgruppen Bücher führen müssen, und welche eben nicht. In §147 sind diese zu finden. Weitere Vorgaben geben auch das Steuergesetz und die Umsatzsteuergesetze, wer Buch führen muss, und wer eben nicht.
Daneben ist es auch am Umsatz bzw. am Gewinn des Unternehmens auszumachen, in welcher Form die Bücher geführt werden müssen und somit auch die Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind. So schreibt das Gesetz vor, dass Gewerbetreibende, die mehr als 500.000 € Umsatz im Jahr gemacht haben, vgl. §141 Abs. 1 Nr. 1 AO und / oder mehr Gewinn als 50.000 € nach § 141 Abs. 1 Nr. 4, 5 AO zur Buchführung verpflichtet sind.
Eine Ausnahme kann dann eingeräumt werden, wenn es sich um einen einmaligen Geschäftsvorfall handelte, durch den diese Grenzen überschritten worden sind. Steuerrechtlich kann dann auf die Buchführungspflicht verzichtet werden, handelsrechtlich aber nicht. Ein solcher Geschäftsvorfall kann eine hohe Abstandszahlung oder der Verkauf von Grund oder Boden sein. Voraussetzung ist es aber, dass ein Vorteil eine Erleichterung bei der Buchführung besteht, der nicht die Besteuerung an sich beeinträchtigt, vgl. § 148 S. 1 AO. Weitere Klauseln, die auf Erleichterung bei der Buchführungspflicht hoffen lassen können, wie Alter oder Erkrankung, werden nicht anerkannt.
Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufheben muss, sind in § 147 AO genau aufgelistet. Pauschal kann gesagt werden, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, dazugehören. § 147 Abs. 1 AO nennt sie im Einzelnen:
Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung,
Jeder Kaufmann muss nach § 257 Abs. 1 HGB im Weiteren folgende Unterlagen aufbewahren:
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse,
Für die Praxis wird es hier schon problematisch, da nicht wirklich jeder Handelsbrief auch einen geschäftlichen Hintergrund hat. So wird die Aufbewahrungsfrist da schon ein wenig komplizierter zu erkennen.
Den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (vgl. § 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) unterliegen folgende Unterlagen:
Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Den Aufbewahrungsfristen für 6 Jahre unterliegen alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:
Der Steuerberater macht den Jahresabschluss für das Jahr 2011 im November 2012 fertig. Es bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist dann erst mit dem Ende des Jahres 2012 beginnt, somit endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Ablauf des Jahres 2022.
Die Fristen können unter bestimmten Voraussetzungen auch verlängert werden. So ist es dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung bedeutsam sind und die Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht um ist. Dieses kann bei einer leichtfertigen Verkürzung der Steuer oder bei Steuerhinterziehung der Fall sein. Die Gewerbetreibenden werden dann mit deutlich längeren Zeiträumen rechnen müssen, vgl. § 169 Abs. 2 S. 2 AO.
eine Außenprüfung schon begonnen hat,
eine Steuerfestsetzung vorläufig nach § 165 AO ist,
Auch hier gibt es einige Vorschriften, die jeder beachten muss. Nicht nur zu der Aufbewahrungsfrist an sich, sondern auch zu der der Form der Aufbewahrung macht das Gesetz Vorgaben. So ist es entscheidend, dass Dokumente immer lesbar sind. So sagt § 14b Abs. 1 S. 2 UStG, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen.
Problematisch kann es dann sein, wenn die Originalbelege auf Thermokopierpapier sich befinden. Diese blassen nach einer Zeit aus. Wer für di Lesbarkeit sorgen muss, der sollte sich daher die Zeit nehmen und alle Originale auf normales, immer lesbares, Papier zu fotokopieren. Diese Kopie muss aber zusammen mit dem Original aufgehoben werden.
Als Form der Aufbewahrung der Dokumente führen die Abgabenordnung auch unterschiedliche Punkte an.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.
Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind nach §§ 14, 14b UStG, so aufzuheben, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen (bildliche Wiedergabe)
elektronisch übermittelte Daten und Rechnungen, was in der heutigen Zeit immer häufiger wird, müssen Echtheit gewährleisten können. Erreicht werden kann dieses, wenn alle Daten zu dem Vorgang zusammen aufgehoben werden.
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen.
Der Steuerpflichtige alleine ist für die Aufbewahrung zuständig. Es muss immer und zu jeder Zeit gewährleistet werden können, dass die Dokumente eingesehen werden können. Das Aufheben in Schuhkartons ist daher nicht ratsam, da die Finanzbehörden davon ausgehen, dass sie auch mit der Buchführung vertraut sind. Wer der Behörde daher mehrere Stapel an Papier überreicht, die Mitarbeiter sich erst ihren Weg durch die Akten bahnen müssen, werden da schon immer einen Minuspunkt erhalten. Auch wenn es keine rechtlichen Folgen hat, so macht es doch einen anderen Eindruck, wenn die Buchführung sauber und für jeden klar und verständlich ist.
Die steuerrechtlichen Vorgaben, vgl. § 146 Abs. 2 AO besagen, dass die Unterlagen in Deutschland aufgehoben werden müssen. Nach dem Handelsgesetzbuch werden keine Vorgaben gemacht, doch müssen sie in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können, vgl. § 239 Abs. 4 S. 2 HGB.
Die Finanzbehörde kann nach § 146 Abs. 2a AO einem schriftlichen Antrag zustimmen, dass die Dokumente außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden können. Der Antragsteller muss dabei aber einige Punkte erfüllen:
der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich ist,
die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird
Die Folgen, wenn gegen die Aufbewahrungspflichten verstoßen werden, sind für den Gewerbetreibenden vorab selten einzuschätzen. Doch sollte im eigenen Interesse lieber ein wenig mehr, als zu wenig der Unterlagen aufbewahrt werden. Die Folgen können soweit gehen, dass eine Straftat unterstellt wird, die dann erst einmal gegenteilig bewiesen werden muss. Dazu ist das Heranschaffen der Dokumente dann wieder erforderlich.
Gesetzlich vorgesehen ist es, dass der Steuerpflichtige in der Beweispflicht ist. Die Behörden wollen alles gründlich belegt, sodass eben nur die Belege als Beweise dienen können.
Neben dem Verstoß zur Aufbewahrungspflicht der Dokumente wird die Behörde dieses auch als Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht verstehen. Die Behörden sind in diesem Fall rechtlich gesehen befugt, die Steuerlast zu schätzen. Vorab wird es da aber noch zu zahlreichen Möglichkeiten kommen, dass der Steuerpflichtige die notwendigen Dokumente und Schriftstücke einreichen kann.
Die Behörden werden die Schätzung immer deutlich über der eigentlichen Belastung ansetzen, sodass alleine dieser Faktor schon zeigt, wie wichtig es ist, alle Dokumente ordentlich aufzubewahren. Mehrkosten sind für viele Unternehmer eben das, was am stärksten zählt.
Wer gegen die Buchführungspflicht verstößt, der kann mit folgenden Sanktionen rechnen.
Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, § 274 StGB,
Verfolgung von Steuerstraftaten oder Ordnungswidrigkeiten (§§ 370, 378, 379 AO).

References: §147
 §141
 § 141
 § 148
 § 147
 § 147
 § 257
 § 147
 § 14
 § 169
 § 165
 § 14
 § 147
 § 146
 § 239
 § 146
 § 274