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PAGOS A TERCEROS 1. OBJETIVO Y ALCANCE - PDF
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1 Pág.1/26 1. OBJETIVO Y ALCANCE Realizar en forma oportuna los desembolsos de dinero a proveedores de bienes o servicios, funcionarios y contratistas, por concepto de nómina, honorarios, servicios públicos, viáticos, reembolsos de caja menor y otros necesarios para el adecuado funcionamiento del Consejo, una vez cumplidas las condiciones establecidas. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Título Fecha Ley 57 Decreto 1042 Decreto 1045 Decreto 3135 Decreto 410 Ley 222 Ley 100 Ley 21 Ley 797 Decreto 624 Decreto Distrital 352 Sobre adopción de códigos y unificación de legislación nacional (Código Civil) Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Por el cual se expide el Código de Comercio, Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y la Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o. de Enero al 31 de Diciembre de 1993 Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales Por el cual se compila y actualiza la normativa sustantiva tributaria vigente, incluyendo las modificaciones generadas por la aplicación de nuevas normas nacionales que se deban aplicar a los tributos del Distrito Capital, y las generadas por Abril 15 de 1887 Junio 7 de 1978 Junio 7 de 1978 Diciembre 26 de 1968 Marzo 23 de 1971 Diciembre 20 de 1995 Diciembre 23 de 1993 Noviembre 8 de 1982 Enero 29 de 2003 Diciembre 29 de 1989 Agosto 15 de 2002
2 Pág.2/26 Tipo Número Título Fecha Ley 1421 Ley 418 Ley DEFINICIONES acuerdos del orden distrital (Estatuto Tributario distrital) Por medio de la cual se prorroga la Ley 418 de 1997, prorrogada y modificada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2002 y 1106 de 2006 Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 418 de 1997, prorrogada y modificada por las Leyes 548 de 1999 y 782 de 2002 y se modifican algunas de sus disposiciones Diciembre 21 de 2010 Diciembre 26 de 1997 Diciembre 22 de Egreso Pago realizado de acuerdo a las obligaciones contraídas por la entidad al desarrollar es propias de su funcionamiento, ejecutando el presupuesto asignado para la vigencia 3.2 FNA Fondo nacional del ahorro 3.3 PILA Planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social: Incluye pago a fondos de pensiones, EPS, riesgos profesionales, caja de compensación familiar y aportes parafiscales como el SENA y el ICBF. 3.4 Cuenta AFC Cuentas de ahorro para el fomento de la construcción 3.5 SICAME Sistema de caja menor. 3.6 EPS Entidad promotora de salud. 3.7 AFP Administradora de fondos de pensiones. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Previo al trámite de un pago, el tercero debe estar creado en los sistemas contable, presupuestal y de proveedores, según corresponda. El COPNIA solo podrá adquirir bienes y servicios de personas naturales o jurídicas debidamente inscritas en el RUT.
3 Pág.3/ El debe incluir el valor de todos los pagos a realizar en un listado acumulativo de pagos con el fin de determinar y controlar el monto a transferir de las cuentas de ahorro a la cuenta corriente para cubrir dichas obligaciones. (ANEXO 6.7) 4.3 Una vez finalizado el proceso de pago, todos los registros generados y la información soporte debe ser archivada con el sello de pagado. 4.4 La creación y administración de los terceros correspondientes a funcionarios de la entidad en el sistema contable, está a cargo del Gestión Administrativa, quien debe actualizar la información existente en el caso de presentarse situaciones administrativas como ascensos, encargos, modificaciones temporales al sueldo, cambios de EPS, AFP o Caja de compensación familiar, libranzas, embargos, etc. 4.5 Los funcionarios del área contable son los encargados de crear en el sistema contable los terceros correspondientes a proveedores de bienes o servicios, de acuerdo a la información suministrada por el Contratación o por los responsables de caja menor cuando realicen por primera vez pagos a nuevos proveedores del Consejo, con la información que está registrada el RUT correspondiente. 4.6 Todo pago con cargo al presupuesto de la Entidad debe contar con la expedición previa de la obligación presupuestal. 4.7 En todo pago el debe verificar que los números de cuenta donde se va a realizar la consignación correspondan con la información suministrada por el usuario o proveedor. 4.8 Cuando se realice un pago con cheque, el debe asegurarse de que el beneficiario del mismo firma el comprobante de egreso con el número de cédula y la fecha en la que está recibiendo el cheque. 4.9 Los comprobantes de egreso, de transferencia o de giro, que soportan el pago de una obligación, deben ir siempre acompañados de la factura en original, así como de cualquier otro documento soporte que corresponda Los comprobantes de causación de obligaciones se archivan con una copia de la factura, cuenta de cobro, liquidación de nómina original o soporte equivalente Todos los pagos que realice el COPNIA se hacen con cargo a la cuenta corriente de BANCOLOMBIA número Los pagos de salarios, prestaciones sociales, seguridad social y reembolsos de caja menor de los seccionales del COPNIA se realizan a través del Portal Empresarial de Bancolombia, inscribiendo previamente en dicho sistema las cuentas de los beneficiarios
4 Pág.4/26 en los casos donde ello aplique. Los pagos a proveedores y las devoluciones de dinero se efectúan por cheque Anualmente el Consejo expide una Resolución especificando el monto de caja menor asignado a cada Seccional y al COPNIA Nacional, y con base en ésta se realiza el primer giro y posteriores reembolsos mensuales de caja menor Una vez autorizados los cheques, las transferencias y las solicitudes de giros por los funcionarios responsables, el separa de manera inmediata todos los documentos presupuestales (CDP, RP y OP) y los de contratación (contratos y soportes) y entrega al área de Compras y al área de Presupuesto para su respectivo y oportuno archivo Los registros generados con la ejecución de este procedimiento son conservados según lo establecido en la TRD La causación de prestaciones sociales se hace bajo el Nit del COPNIA El debe verificar dentro de los primeros 10 días calendario, siguientes al cierre de mes, que el archivo de comprobantes y soportes contables de pago se encuentra completo y ordenado en forma cronológica. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1 PAGO DE NÓMINA 1 Inicio del Procedimiento 2 3 Verificar y causar nómina Generar registros presupuestales 4 Aprobar gasto - Recibe del profesional de gestión de talento humano las planillas de liquidación de nómina de sueldos, cuadro detallado del cálculo presupuestal de nómina e Informe novedades del personal Anexo Verifica la nómina liquidada frente a las novedades reportadas y solicita ajustes de ser necesario. - Procede con la causación automática de la nómina aprobada y graba los comprobantes contables correspondientes. Recibe nómina y cuadro detallado del cálculo presupuestal de la nómina, y genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG), obligación presupuestal(op) - Revisa la liquidación de nómina con soportes y aprueba documentos presupuestales. Contabilidad Presupuesto Ordenador del Gasto 5 Contabilizar el pago de - Pagos con cheque:
5 Pág.5/ la nómina Recibe de presupuesto la obligación presupuestal(op) y los soportes de nómina. Identifica el código de imputación presupuestal. Contabiliza el pago girando un cheque contra la cuenta por pagar y registra el número de obligación presupuestal(op) en el comprobante de egreso. Adjunta copia de la liquidación de nómina al cheque. - Pagos por transferencia electrónica: Recibe de presupuesto la obligación presupuestal(op) y los soportes de nómina. Identifica el código de imputación presupuestal. Contabiliza el pago y registra el número de obligación presupuestal(op) en el comprobante contable de transferencia electrónica de nómina. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y Relacionar pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7. cargar transferencia de - Carga en el portal empresarial del banco la transferencia fondos en el portal de fondos para cubrir los pagos relacionados en el empresarial del banco ANEXO 6.7. Revisar transferencias y cheques Cargar pago de nómina en el portal empresarial del banco Pagar nómina, firmar cheques y aplicar pago electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Imprimir comprobantes da causación de nómina Recibir comprobantes y soportes - Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago de nómina en comprobantes y cheques sea la correcta, incluyendo el número de OP. - Verifica que el valor de la nómina haya sido incluido en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 Genera desde el aplicativo de recursos humanos el archivo plano para el pago de la nómina y carga el mismo en el portal empresarial del banco. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago de nómina. - Confronta la liquidación de nómina y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Confronta la liquidación de nómina y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas.. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. Imprime comprobantes de causación de nómina para firma del profesional de gestión contable y posterior archivo. - Recibe liquidación de nómina, comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal Tesorería Contabilidad Tesorería/Profesio nal de Presupuesto Director / Subdirector (a) Administrativo(a) Financiero (a)/ Presupuesto
6 Pág.6/26 13 Revisar el pago en el portal del banco 14 Entregar el cheques 15 Archivar documentos 16 Fin del procedimiento empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Recibe comprobantes de causación y los archiva en el AZ de nómina con los soportes de la liquidación correspondiente. - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el estado OK - Anexa el soporte de pago a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Entrega el cheque al funcionario autenticando su identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo o, Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a los documentos soportes de la obligación. - Para pagos por transferencia: Archivar en AZ de transferencias de nómina la documentación generada en el siguiente orden: comprobante contable de transferencia de nómina, soporte impreso del pago electrónico realizado, cuadro detallado del cálculo presupuestal de la nómina, listados de liquidación de nómina y los comprobante de causación de nómina. - Para pagos con cheque: Entregado o consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: Comprobante de egreso firmado por el funcionario, copia del listado de nómina y, si aplica, la copia carbón de consignación con sello del banco en el AZ de consecutivo comprobantes de egreso a cargo del / Contabilidad 5.2 PAGO DE DEDUCCIONES LABORALES 1 Inicio del Procedimiento 2 Recibir planillas de deducción y girar cheque - Al cierre de nómina recibe del profesional de gestión de talento humano las planillas o formularios con el valor a pagar por deducciones de nómina del mes según el origen de las mismas ( Relación de deducciones por concepto (libranzas/ seguro exequial /embargos)
7 Pág.7/26 3 Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco 4 Revisar cheques 5 6 Firmar cheques y aprobar traslado electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar traslado electrónico (2da. Clave) 7 Pagar obligaciones 8 Revisar el traslado en el portal del banco 9 Archivar documentos (ANEXO 6.2), formularios de aportes a fondos voluntarios de pensión y a cuentas AFC. - Contabiliza contra la cuenta de deducciones según concepto y gira cheque. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del cheque coincida con el valor de las planillas o formularios correspondientes a deducciones de nómina. - Verifica que los cheques girados para el pago de deducciones laborales hayan sido incluidos en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y beneficiario coincide con la información de los soportes contables y verifica que los mismos hayan sido incluidos en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la transacción electrónica - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco, aprueba la transacción electrónica y firma la relación. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a los documentos soportes de la obligación. - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que la operación haya quedado en el estado OK - Anexa el soporte de transacción a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: Comprobante de egreso, la planilla o formulario para pago de deducciones y el recibo de consignación con sello del banco en el AZ de comprobantes de egreso a cargo del. Tesorería Tesorería / Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero (a)
8 10 Fin del procedimiento PAGOS A TERCEROS - Para embargos; entrega al profesional de gestión administrativa copia del recibo de pago o consignación correspondiente a la cuenta del embargo. Pág.8/ PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES 1 Inicio del Procedimiento 2 Revisar liquidación 3 Causar prestaciones 4 Generar registros presupuestales 5 Aprobar gasto 6 Contabilizar el pago de las prestaciones - Recibe del profesional de gestión de talento humano las planillas de liquidación de la nómina de prestaciones sociales y si aplica, el cuadro de liquidación según concepto: Cuadro de liquidación de vacaciones. (ANEXO 6.3); Cuadro de liquidación definitiva de prestaciones sociales y salarios (ANEXO 6.4); Cuadro de liquidación anual y mensual de cesantías (ANEXO 6.5). - Revisa las planillas y/o cuadros de liquidación de prestaciones sociales y solicita ajustes de ser necesario. - Corre el proceso automático de pago de la nómina de prestaciones aprobada y graba los comprobantes contables correspondientes (transferencias y cheques). - Remite al Auxiliar de Contabilidad soportes para la causación. - Causa en el sistema contable las prestaciones sociales afectando las cuentas de pasivos estimados y prestaciones por pagar. - Imprime y firma comprobantes de causación de prestaciones sociales y anexa copia del soporte de liquidación de prestaciones sociales. Recibe de la la nómina y/o cuadro de liquidación de prestaciones sociales y genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG) y la obligaciòn presupuestal(op). - Revisa la liquidación de nómina de prestaciones sociales con soportes y aprueba documentos presupuestales. - Pagos con cheque: Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP) y los soportes de la nómina de prestaciones. Identifica el código de imputación presupuestal. Imprime por documento previo el comprobante de egreso y el cheque que corresponde al pago de la prestación social, el cual previamente generó el profesional de gestión contable, y registra el número de obligación presupuestal (OP) en el comprobante de egreso. Adjunta copia de la liquidación de nómina del Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Presupuesto Ordenador del Gasto
9 Pág.9/ Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco Revisar transferencias y cheques Cargar pago de nómina en el portal empresarial del banco Firmar cheques y aplicar pago electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Recibir comprobantes y soportes funcionario al cheque. - Pagos por transferencia electrónica: Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP) y los soportes de la liquidación de nómina de de prestaciones. Imprime los comprobantes de pago de prestaciones sociales por transferencia que previamente generó el profesional de gestión contable, y digita el número de obligación presupuestal (OP) en los mismos. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago de nómina de prestaciones sociales en comprobantes y cheques sea la correcta, incluyendo el número de OP. - Verifica que el valor de la nómina de prestaciones sociales haya sido incluido en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 Genera desde el aplicativo de recursos humanos el archivo plano para el pago de la nómina de prestaciones y carga el mismo en el portal empresarial del banco. - Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y beneficiario coincide con la información de los soportes contables y aprobación presupuestal - Confronta la liquidación de nómina y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago de la nómina de prestaciones sociales. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques y transferencias. - Confronta la liquidación de la nómina de prestaciones y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Recibe liquidación de nómina, comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo Tesorería Contabilidad Tesorería / Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero (a)
10 Pág.10/26 13 Revisar el pago en el portal del banco 14 Entregar el cheque 15 Archivar documentos 16 Fin del procedimiento CDP, RG, OP) para archivo. - Recibe comprobantes de causación y los archiva en el AZ con los soportes correspondientes (cuadros de liquidación de prestaciones y/o Resolución) - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el estado OK - Anexa el soporte de pago a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Pone sello de pagado a las planillas que acompañan el comprobante de transferencia. - Entrega el cheque al funcionario autenticando su identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo o, - Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a los documentos soportes de la obligación. - Para pagos con cheque: Entregado o consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: comprobante de egreso firmado por el funcionario, copia del listado de nómina, cuadro de liquidación de prestaciones, copia de la Resolución de aprobación de vacaciones; y si aplica, la copia carbón de la consignación con sello del banco en la carpeta de consecutivo comprobantes de egreso a cargo del auxiliar de caja. NOTA: Para pagos de FNA enviar copia del pago al Talento Humano. - Para pagos por transferencia: Archivar en AZ de transferencias de prestaciones la documentación generada en el siguiente orden: Comprobante contable de transferencia de prestaciones, soporte impreso del pago electrónico realizado, cuadro o listado de liquidación de prestaciones, según aplique, y copia de la Resolución de aprobación de vacaciones. / Contabilidad 5.4 PAGO DE PARAFISCALES Y APORTES A SEGURIDAD SOCIAL 1 Inicio del Procedimiento 2 Liquidar aportes a seguridad social - Elabora planilla de liquidación de aportes a seguridad social y el cuadro de liquidación mensual de cesantías, e Talento
11 Pág.11/ Revisar liquidación y causar gasto Generar registros presupuestales 5 Aprobar gasto Contabilizar el pago de la seguridad social Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco Revisar transferencia y cheques Firmar cheques y aplicar pago electrónico (1ra. Clave) informa a contabilidad el número de planilla para realizar el pago y entrega el cuadro de liquidación mensual de cesantías. - Calcula aportes del Consejo por seguridad social y parafiscales del mes - Recibe del profesional de gestión de talento humano la liquidación de aportes mensuales a seguridad social y cesantías - Imprime el resumen de pagos de seguridad social correspondiente a la planilla liquidada. - Verifica los valores liquidados - Contabiliza causación de aportes del Consejo por seguridad social y parafiscales del mes. Recibe del profesional de gestión administrativa la información correspondiente a la liquidación de aportes mensuales a seguridad social y cesantías y genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG), obligaciòn presupuestal(op). - Revisa la liquidación de nómina de prestaciones sociales con soportes y aprueba documentos presupuestales. - Recibe de presupuesto las planillas de liquidación o el cuadro consolidado de pago por seguridad social del mes y la obligación presupuestal(op). - Identifica el código de imputación presupuestal. - Contabiliza el pago contra la cuenta de deducciones según concepto, y digita el número de obligación presupuestal(op) en el comprobante de transferencia electrónica por seguridad social. - En caso de pagos por cheque al FNA, genera cheque, diligencia el formulario de pago definido por el FNA y digita el número de obligación presupuestal en el comprobante de egreso. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago de seguridad social en comprobantes y cheques sea la correcta incluyendo el número de OP. - Verifica que el valor de los pagos por seguridad social del mes hayan sido incluidos en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y beneficiario coincide con la información de los soportes contables y aprobación presupuestal - Confronta la liquidación aportes a seguridad social y parafiscales del mes y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y en el portal del operador de PILA, y aprueba las Humano Contabilidad Presupuesto Ordenador del Gasto Tesorería Tesorería / Presupuesto
12 Pág.12/ Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Recibir comprobantes y soportes, y pagar obligaciones con cheque Archivar documentos de pago 13 Fin del procedimiento transacciones electrónicas - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago de seguridad social. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la liquidación de seguridad social y parafiscales del mes y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y en el portal del operador de PILA, y aprueba las transacciones electrónicas. - Imprime comprobante de pago de la página del operador PILA y de la página de pagos electrónicos del FNA. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Recibe liquidación de seguridad social, comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Envía a consignar cheque a la cuenta indicada por el FNA y anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a los documentos soporte de la obligación. Para pagos con transferencia: - Archivar en AZ de transferencias de pago de seguridad social la documentación generada en el siguiente orden: comprobante contable de transferencia de seguridad social, soporte impreso del pago electrónico realizado, planillas de liquidación de seguridad social con la leyenda preimpresa de pagado. Para pagos con cheque: - Consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: Comprobante de egreso, copia de recibo de consignación con sello del banco y cuadro de liquidación de cesantías mensual en el AZ respectivo. - Envía copia del recibo de pago de cesantías al Gestión Administrativa para su respectivo envío al FNA Director / Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero (a)
13 Pág.13/ PAGO DE COMISIONES DE SERVICIO 1 Inicio del Procedimiento 2 3 Elaborar Resolución de comisión de servicios Generar registros presupuestales 4 Causar Obligación 5 Aprobar gasto Contabilizar el pago de comisiones de servicio Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco Revisar transferencias y cheques Firmar cheques y aplicar pago electrónico (1ra. Clave) Elabora Resolución de comisión de servicios y remite a presupuesto una vez esta es aprobada. Recibe del profesional de gestión administrativa la Resolución de aprobación de la comisión de servicios y genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG) y la obligación presupuestal(op). - Recibe de presupuesto la copia de la Resolución de comisión de servicios y la obligación presupuestal (OP). - Identifica el código de imputación presupuestal. - Procede con la causación del anticipo por comisión de servicios y graba los comprobantes contables correspondientes para aprobación por parte del Contabilidad. - Revisa la Resolución de comisión de servicios y aprueba documentos presupuestales. Pago con Cheque: Contabiliza el pago girando un cheque por el anticipo correspondiente a la comisión de servicios y registra el número de obligación presupuestal (OP) en el comprobante de egreso. Adjunta copia de la Resolución al cheque. - Pagos por transferencia electrónica: Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP) y la copia de la Resolución de comisión de servicios. Identifica el código de imputación presupuestal. Contabiliza el pago y digita el número de obligación presupuestal (OP) en el comprobante contable de transferencia electrónica por comisión de servicios. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco los pagos para los beneficiarios de las comisiones de servicio - Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago por comisión de servicios en comprobantes y cheques sea la correcta, incluyendo el número de OP. - Verifica que el valor de la comisión por servicios haya sido incluido en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y beneficiario coincide con la información de los soportes contables y aprobación presupuestal Talento Humano Presupuesto Auxiliar de Contabilidad Ordenador del gasto Tesorería Tesorería /
14 Pág.14/ Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Recibir comprobantes y soportes, y entregar información presupuestal y contable Revisión del pago en el portal del banco 13 Entrega de cheques 14 Archivar documentos - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago de comisión de servicio. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas.. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Recibe comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Retira comprobantes y soportes de causación y envía al auxiliar de contabilidad para archivo - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el estado OK - Anexa el soporte de pago a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Pone sello de pagado a la Resolución y anexa al comprobante de transferencia. - Entrega el cheque al funcionario autenticando su identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo, o, - Se consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a los documentos soporte de la obligación - Para pagos por transferencia: Archivar en AZ de transferencias de prestaciones y viáticos la documentación generada en el siguiente orden: Comprobante contable de la transferencia por la comisión de servicios, soporte impreso del pago electrónico realizado y copia de la Resolución. - Para pagos con cheque: - Entregado o consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: Comprobante del egreso firmado por Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a)
15 Pág.15/26 15 Legalizar viáticos 16 Fin del procedimiento el funcionario, copia de Resolución y copia carbón de la consignación con sello del banco en el AZ de consecutivo comprobantes de egreso a cargo del. - Finalizada la comisión, el comisionado entrega un informe anexando soportes de pasabordos aéreos o tiquetes terrestres (cuando aplique) y del certificado de permanencia en el lugar de comisión. - Con la información recibida de la secretaria de la Dirección General sobre el cumplimiento de comisiones de servicio, genera comprobante de legalización de viáticos de manera posterior a la finalización de la comisión, al cual se anexa copia de la Resolución que se archiva en el fólder de legalización de viáticos. Funcionario en comisión Auxiliar de Contabilidad 5.6 PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DESDE EL NACIONAL 1 Inicio del Procedimiento 2 Radicar documentos 3 Genera registros presupuestales 4 Causar obligación Radica en el Sistema Workflow las facturas que soportan los cobros de proveedores por concepto venta de bienes y/o servicios al COPNIA. - Recibe de parte de los Seccionales, recepcionista y/o técnico al almacén y servicios generales, entradas de bienes, facturas, actas y demás soportes de las cuentas por pagar del Consejo. - En caso de no corresponder con lo contratado o aprobado, realiza la devolución de la cuenta o factura al proveedor para cambio. - Solicita de los supervisores de contrato el informe de supervisión que autoriza el pago de la cuenta, en los casos que aplique. - Genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG) y la obligación presupuestal (OP). - Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP) junto con las facturas, documentos de cobro y demás soportes para realizar el pago. - Identifica el código de imputación presupuestal. - Procede con la causación de la obligación y graba los comprobantes contables correspondientes para aprobación por parte del Contabilidad, teniendo en cuenta los descuentos exigidos por la ley. Recepcionista, Secretarias Auxiliares Presupuesto Auxiliar de contabilidad
16 Pág.16/26 5 Aprobación pago Elaborar Cheques, Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco Revisar transferencias y cheques, Aprobar, firmar cheques y aprobar pago electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Recibir comprobantes y soportes, pagar obligaciones 10 Archivar documentos - Revisa facturas, documentos de cobro y soportes que garantizan la recepción del bien y/o servicio, y aprueba documentos presupuestales. - Contabiliza el pago girando un cheque contra la cuenta por pagar y registra el número de obligación presupuestal (OP) en el comprobante de egreso. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago al proveedor. - Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago con cheque coincida con el valor de las facturas y la causación de la cuenta por pagar. - Confronta los cheques girados y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la transacción electrónica. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago al proveedor. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta los cheques girados y la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la transacción electrónica. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques. - Recibe cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Separa el comprobante de causación de gastos por servicios y/u honorarios y envía al auxiliar de contabilidad, junto con la copia de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - Entrega el cheque al titular o persona autorizada y se solicita la firma del comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo. - Consigna a la cuenta indicada previamente por el proveedor y se anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso. - Pone sello de pagado a la factura o documento equivalente soporte de la obligación. Entregado o consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden Ordenador del gasto Tesorería / Gestión Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a)
17 11 Fin del procedimiento PAGOS A TERCEROS establecido, así: - Pagos con cheque: Comprobante de egreso, copia de la nota de entrada al almacén, original de factura o cuenta de cobro, copia de pólizas de seguro, copia de consignación con sello del banco, recibo de caja, autorización de recibo de cheques, original de recibos públicos con sello de cancelados, en el AZ de consecutivo de comprobantes de egreso a cargo del. - Pagos por transferencia: Comprobante contable de transferencia, soporte impreso del pago electrónico realizado, nota de entrada al almacén, original de facturas o cuenta de cobro, en el AZ de consecutivo de transferencias a cargo del Auxiliar Operativo. Pág.17/ PAGO DE IMPUESTOS 1 Inicio del Procedimiento 2 Radicar documentos Verificar y liquidar, obligaciones tributarias impuestos Revisar preliquidaciones Elaborar definitivo formulario Radica en el Sistema Workflow los recibos de cobro de impuestos. - Verifica el calendario tributario para identificar obligaciones tributarias a nivel nacional, municipal o distrital: Liquida el valor de las obligaciones tributarias por retenciones, de acuerdo con la información que existe en el sistema contable, verificando novedades como comprobantes anulados, pendientes de grabación o por modificar. Revisa los formularios de liquidación de impuestos expedido por la autoridad competente de nivel municipal y nacional. Genera formularios borrador de liquidación de obligaciones tributarias (incluye los generados por el sistema virtual de la DIAN) para revisión del Profesional de Gestión Contable. - Verifica que los valores liquidados en el borrador correspondan al valor retenido o liquidado, solicita correcciones o ajustes si es necesario. - Verifica la existencia de sanciones e intereses moratorios, si es el caso. - Elabora formularios definitivos para pagos tributarios - Imprime los recibos para pago Recepcionista, Secretarias Auxiliares Auxiliar de contabilidad gestión de contabilidad Auxiliar de contabilidad
18 Pág.18/26 7 Generar registros presupuestales 8 Aprobar gasto 9 Causar Obligación Elaborar y contabilizar el pago Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco 13 Revisar cheques 14 Aprobar, firmar cheques y aprobar pago electrónico (1ra. Clave) - Recibe liquidaciones y formularios de impuestos verificados. - Genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG) y la obligación presupuestal(op). - Revisa formularios de impuestos y aprueba documentos presupuestales. Firma formularios según aplique. - Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP) junto con los formularios de liquidación de impuestos. - Identifica el código de imputación presupuestal. - Procede con la causación de la obligación y graba los comprobantes contables correspondientes para aprobación por parte del Contabilidad. - Contabiliza el pago y gira un cheque contra la cuenta por pagar y digita el número de (OP) en el comprobante de egreso. - Si no es posible realizar el pago del impuesto con cheque desde Bogotá, se debe contabilizar un giro a favor del Secretario Seccional para que pague el impuesto directamente en la tesorería Departamental o Municipal. En el comprobante contable de giro se debe registrar el número de obligación presupuestal(op). - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco por medio de archivo plano, las operaciones para el pago de impuestos, cuando ello aplique. - Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago en comprobantes y cheques coincida con el valor de los formularios y la causación de la cuenta por pagar, incluyendo el número de OP. - Verifica que los comprobantes o cheques girados para el pago de impuestos hayan sido incluidos en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago al proveedor. - Revisa formularios y soportes de liquidación de impuestos y aprueba documentos presupuestales. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con los cheques girados y las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques. - Presupuesto Ordenador del Gasto Auxiliar de contabilidad Tesorería Tesorería / Presupuesto
19 Pág.19/ Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) Recibir comprobantes y soportes, archivar comprobante de causación y entregar información presupuestal Revisar del pago en el portal del banco 18 Pagos con cheque 19 Archivar documentos 20 Fin del procedimiento - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago del impuesto. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con los cheques girados y las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Recibe comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Separa inmediatamente soportes y comprobante de causación y envía al auxiliar de contabilidad para archivo. - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el estado OK - Anexa el soporte de pago a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Recibe los formularios de impuesto de parte de los Secretarios Seccionales, y verifica que hayan sido pagados en el banco o las cajas de la tesorería municipal. - Pone sello de pagado a los formularios de impuestos que acompañan el comprobante de transferencia. - Envía los cheques a consignar a las cuentas correspondientes y verifica que el recibo de pago del impuesto contenga el sello del banco. - Pone sello de pagado a los formularios de impuestos que acompañan el comprobante de egreso. Realizado el reembolso se procede al archivo inmediato de los documentos así: - En el AZ de comprobantes de egreso archiva el comprobante de egreso, y una copia del recibo de pago de impuestos. - El original del formato de pago de impuestos en la carpeta correspondiente a cada tipo de impuesto o del inmueble para el caso del predial o valorización. - Actualiza el archivo de giros cuando recibe del seccional el formulario de impuestos con sello de banco o de la tesorería municipal. Director / Subdirector(a) Administrativo(a)
20 Pág.20/ PAGOS POR DEVOLUCIONES 1 Inicio del Procedimiento 2 Radicar documentos Recibir y revisar solicitudes Contabilizar devoluciones Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco 6 Revisar cheques 7 8 Firmar cheques y aprobar traslado electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar traslado electrónico (2da. Clave) Radica en el Sistema Workflow las solicitudes de devolución que se encuentren debidamente diligenciadas y con la totalidad de los documentos soportes - Recibe solicitudes de devolución en el formato de Solicitud de devolución de dinero (ANEXO 6.6) junto con los soportes requeridos. - Verifica que el abono del dinero se haya realizado en una de las cuentas del COPNIA y coloca Vo.Bo. en la consignación o comprobante de pago certificando la existencia del registro. - Verifica que los anexos requeridos se encuentren completos. - Envía al solicitud y soportes o devuelve al interesado si la solicitud está incompleta. Contabiliza en el sistema contable las devoluciones y gira cheque contra la cuenta de acreedores. - Incluye los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Carga en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica soportes y revisa que la contabilización del cheque coincida con el valor de la solicitud de devolución. - Verifica que el cheque girado para el pago de la devolución haya sido incluido en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y beneficiario coincide con la información de los soportes contables y verifica que los mismos hayan sido incluidos en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco, aprueba la transacción electrónica y firma la relación. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con la operación cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la Recepcionista, Secretarias Auxiliares Tesorería Tesorería Tesorería / Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a)
21 Pág.21/26 9 Pagar obligaciones 10 Archivar documentos 11 Fin del procedimiento transacción electrónica. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques. - Recibe cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Consigna el cheque en la cuenta del beneficiario y se anexa el recibo de consignación con sello del banco al comprobante de egreso o, - Entrega al titular o persona autorizada, autenticando su identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo. - Pone sello de pagado a los documentos soporte de la devolución. Entregado o consignado el cheque procede a realizar el archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden establecido: Comprobante de egreso, la solicitud de devolución con anexos, copia carbón de la consignación realizada por el COPNIA, en el AZ de comprobante de egreso a cargo del. 5.9 PAGOS POR APERTURA Y REEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR 1 Inicio del Procedimiento 2 Realizar apertura de caja menor 3 Radicar documentos 4 Revisar reembolsos 5 Causar Obligación - Proyecta la Resolución de apertura de cajas menores de la vigencia para firma del Presidente, en donde se discrimina la asignación del monto de caja menor para cada Seccional y del COPNIA Nacional. - Envía a presupuesto copia de la Resolución para la expedición de los documentos presupuestales para la apertura de las cajas menores. Ingresa al Sistema Workflow, radica el reembolso de caja menor y lo envía al Consejo Nacional para pago. - Recibe de los Secretarios Seccionales o responsables de caja menor, el cuadro de reembolso de caja menor junto con los comprobantes y soportes adjuntos. - Verifica valores, conceptos, comprobantes, soportes presentados y controla especialmente, consumos de servicios públicos, autorización de mantenimientos, recargas de cartuchos y descuentos tributarios. De ser necesario devuelve al responsable para cambio o solicita correcciones u otros documentos soporte. - Envía al área de presupuesto las solicitudes de reembolso con los soportes. - Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP). - Identifica los códigos de imputación presupuestal. Contabilidad Recepcionista, Secretarias Auxiliares Auxiliar de contabilidad Auxiliar de contabilidad
22 Pág.22/26 - Causa el reembolso de la caja menor para aprobación por parte del Contabilidad, teniendo en cuenta la correcta aplicación de las retenciones. 6 Generar registros presupuestales 7 Aprobar el gasto Elaborar cheque o giro y pagar Relacionar pagos y cargar transferencia de fondos en el portal empresarial del banco Aprobar pago, firmar cheques y aplicar pago electrónico (1ra. Clave) Firmar cheques y confirmar pago electrónico (2da. Clave) - Recibe reembolso de caja menor y genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG) y la obligaciòn presupuestal(op). - Revisa los reembolsos de caja menor y aprueba documentos presupuestales. - Pago con cheque (COPNIA Nacional y Seccional Cundinamarca): gira un cheque registrando el número de obligación presupuestal(op) en el comprobante de egreso. Levanta el sello restrictivo del cheque para cobro por ventanilla por parte del beneficiario. - Pagos por transferencia electrónica Recibe de presupuesto la obligación presupuestal(op). Identifica los códigos de imputación presupuestal. Contabiliza el pago por apertura o reembolso de la caja menor en el comprobante contable de giro registrando el número de obligación presupuestal(op). - NOTA: En la contabilización se discrimina por cuenta los terceros a los cuales se les pagó. - Incluir los pagos a realizar en la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO Cargar en el portal empresarial del banco por medio de archivo plano, los pagos para la apertura o reembolso de cajas menores. - Cargar en el portal empresarial del banco la transferencia de fondos para cubrir los pagos relacionados en el ANEXO Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado la apertura o el pago del reembolso de caja menor. - Revisa la Resolución o el reembolso y los soportes de caja menor y aprueba documentos presupuestales. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con los cheques girados y las operaciones cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques. - Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el pago de la apertura o reembolso de caja menor. - Verifica que el Profesional haya firmado los cheques. - Confronta la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 con los cheques girados y las operaciones cargadas en el portal Presupuesto Ordenador del Gasto Tesorería / Gestión Presupuesto Director / Subdirector(a) Administrativo(a)
23 Pág.23/ Recibir comprobantes y soportes, entregar información presupuestal y pagar con cheque Revisión del pago en el portal del banco 14 Archivar documentos 15 Fin del procedimiento empresarial del banco y aprueba las transacciones electrónicas. - Firma la Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 y los cheques en caso de que aplique. - Recibe comprobantes, cheques y Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial ANEXO 6.7 firmados. - Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía al Presupuesto (incluyendo CDP, RG, OP) para archivo. - Para reembolsos con cheque Se entrega personalmente al beneficiario autenticando su identidad, solicitándole al mismo la firma del comprobante de egreso con número de cédula y fecha de recibo. Pone sello de pagado al cuadro de reembolso. - Ingresa al portal empresarial del banco e imprime soportes de la transacción electrónica. - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el estado OK - Anexa el soporte de pago a los comprobantes de contabilidad respectivos. - Pone sello de pagado a la Resolución o cuadros de reembolso que acompañan el comprobante de transferencia. Una vez realizado el reembolso se procede al archivo inmediato de los documentos así: - Para reembolsos con cheque: Comprobante de egreso, cuadro de reembolso de caja menor, comprobantes y soportes en el AZ de comprobantes de egreso. - Para reembolsos por pago electrónico: comprobante contable de giro, soporte impreso del pago electrónico realizado, cuadro de reembolso de caja menor, comprobantes y soportes en el AZ de comprobantes de giro
24 Pág.24/ PAGOS POR CAJA MENOR 1 Inicio del Procedimiento Solicitar gastos por caja menor Elaborar comprobantes provisionales de caja menor Registrar gasto y actualizar el libro de caja menor 5 Legalizar gastos 6 Elaborar el reembolso de gastos para envío al nacional 7 Fin del procedimiento Solicita al responsable de caja menor los recursos requeridos de caja menor para la compra de bienes y servicios destinados al COPNIA que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, con sujeción a los parámetros establecidos en la Resolución de constitución de la caja menor y el manual correspondiente. - Elabora los comprobantes provisionales de caja menor y entrega el dinero a los solicitantes para la compra de bienes y/o el pago de servicios destinados al COPNIA. - Hace firmar el comprobante provisional en señal de la entrega del dinero. - Recibe del funcionario que ejecuta el gasto o directamente del proveedor del bien y/o servicio la factura o comprobante valido de la compra. En caso de requerirse también solicita recibo de caja o comprobante de ingreso expedido por el proveedor o beneficiario del pago. - Revisa la legalidad de los documentos y practica las deducciones tributarias establecidas en la Ley a que haya lugar. - Registra individualmente en el programa SICAME cada gasto en orden cronológico actualizando el libro de caja menor. - Imprime desde SICAME el comprobante de caja menor definitivo. - El responsable de caja menor autoriza el comprobante de caja menor definitivo con su firma y toma la firma del beneficiario del pago en los casos que ello aplique. - Anexa todos los soportes correspondientes a la compra junto con los cálculos de los descuentos tributarios cuando hubiere lugar a ellos. - Archiva temporalmente los comprobantes junto con soportes en orden consecutivo y cronológico. - Finalizado el mes o Ejecutado el 70% o más de cualquiera de los rubros del fondo de caja menor, se genera a través de SICAME el cuadro de reembolso de caja menor y se adjuntan al mismo, los comprobantes de caja menor ya legalizados junto con sus soportes contables. - Revisa el consecutivo de comprobantes y firma el formato de reembolso de gastos. - Traslada el COPNIA nacional el reembolso de gastos en la fecha que corresponda al último comprobante de caja menor o como máximo al siguiente día hábil. Funcionarios COPNIA/ de caja menor de caja menor de caja menor de caja menor de caja menor
25 Pág.25/26 6. ANEXOS 6.1 Informe novedades del personal 6.2 Resumen de deducciones por concepto 6.3 Cuadro de liquidación de vacaciones. 6.4 Cuadro de liquidación definitiva de prestaciones sociales y salarios. 6.5 Cuadro de liquidación mensual de cesantías 6.6 Solicitud de devolución de dineros 6.7 Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial 6.8 Clasificación de contribuyentes y retenciones tributarias 6.9 Certificado de permanencia 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha del cambio o modificación 1 Junio de 2009 Primera emisión 2 Agosto 2011 Se incluyó nueva normatividad aplicable al procedimiento como es el Código Civil, el Código del Comercio y disposiciones relacionadas con el impuesto de guerra. Se modificaron algunas condiciones generales del procedimiento relacionadas con la exigencia del RUT al proveedor cuando se adquieran bienes y servicios por primera vez; la cuenta corriente de pagos del COPNIA y el uso del portal empresarial del Banco. Así mismo se incorporaron 2 nuevas condiciones. La primera sobre la causación de prestaciones sociales y la segunda sobre la revisión de los archivos de tesorería que soportan los pagos del COPNIA. Respecto de los procedimientos de pago, se incorporaron en todos ellos las es correspondientes a la aprobación de transacciones a través del portal empresarial del banco, usando para tal fin el sistema de control Dual o de doble aprobación para cada transacción. Igualmente se definieron nuevos funcionarios autorizados para la aprobación de operaciones financieras de pagos en el COPNIA. Se agregó al manual el punto 5.10 Pagos por caja menor, el cual es complementario a lo establecido en el manual adoptado sobre el mismo tema. Se eliminaron anexos del procedimiento como fue el caso de la liquidación de libranzas, liquidación de embargos, liquidación de bonificaciones de servicio, cuadro de liquidación de prima de servicios y cuadro de liquidación de prima de navidad. Estos se reemplazan por un listado de resumen por tipo de deducción y las nóminas de liquidación de prestaciones sociales que se generan por el sistema SIIGO. También se incorporaron nuevos anexos como fue el caso de la relación de pagos y
26 Pág.26/26 Fecha del cambio o modificación 3 Actualización traslados de fondos por el portal empresarial y el instructivo tributario para la realización de los descuentos tributarios por retención en la fuente, de ICA o de IVA. MARIA TERESA VELASQUEZ FERRO Profesional ACTUALIZÓ LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ
27 ANEXO 6.1 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA NOMINA DEL 1 AL 30 DE JUNIO DE 2011 Copnia A la funcionaria Martha Cecilia López Canchón, se le descuenta la cuota autorizada, por libranza de compensar por valor de $ La funcionaria Diana Maria Hernández Rueda, solicitó vacaciones las cuales le fueron concedidas mediante Resolución 1320 del 23 de noviembre de 2009, por el periodo comprendido entre el 17 de diciembre del 2009 y el 8 de enero del 2010, debiéndose reintegrar el 12 de enero de Por tal razón durante la presente nómina la funcionaria devenga 16 días de sueldo básico. Antioquia La funcionaria Jenny Tabares Macías, solicitó vacaciones las cuales le fueron concedidas mediante Resolución 1315 del 23 de noviembre de 2009, por el periodo comprendido entre el 3 de diciembre del 2009 y el 24 de diciembre del 2009, debiéndose reintegrar el 24 de diciembre de Por tal razón durante la presente nómina la funcionaria devenga 9 días de sueldo básico y 9 días de subsidio de alimentación. Elaborado y firmado el 29 de Junio de 2011 DIANA M. HERNANDEZ RUEDA FRANCISCO VALENCIA C. Gestión Administrativa Gestión Contable
28 ANEXO 6.1 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA NOMINA SUPERNUMERARIOS DEL 1 AL 30 DE JUNIO DE 2011 Copnia La señora Yudy Paola Rivas Robles fue vinculada como supernumerario en el cargo de Auxiliar de Archivo, Código 3054, Grado 10 del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, mediante Resolución 987 del 31 de agosto del 2009, tomando posesión el día 4 de septiembre de 2009 como consta en el acta correspondiente y va por el periodo comprendido entre el 4 de septiembre de 2009 hasta el 31 de diciembre de Mediante Resolución número 1407 del 14 de diciembre de 209, se prorrogó dicho nombramiento hasta el 15 de enero de Por tal razón, durante la presente nómina la funcionaria devenga en total 30 días de sueldo básico y 30 días de Subsidio de Alimentación. Antioquia El señor Pedro Alexander Arenas Londoño fue vinculado como supernumerario en el cargo de Auxiliar de Archivo, Código 3054, Grado 5 del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, mediante Resolución 667 del 11 de junio del 2009, tomando posesión el día 17 de junio del 2009 como consta en el acta correspondiente y va por el periodo comprendido entre el 17 de junio de 2009 hasta el 15 de octubre de Mediante Resoluciones 1038 del 16 de septiembre de 2009 y 1257 del 11 de noviembre de 2009, se prorrogó dicho nombramiento hasta el 13 de noviembre de 2009 y 15 de diciembre, respectivamente. Con la reclasificación de empleos de planta quedó en Grado 9. Por tal razón, durante la presente nómina el funcionario devenga en total 15 días de sueldo básico, 15 días de subsidio de alimentación y se procede con la liquidación de las prestaciones sociales. Elaborado y firmado el 29 de Junio de 2011 DIANA M. HERNANDEZ RUEDA FRANCISCO VALENCIA C. Gestión Administrativa Gestión Contable
29 ANEXO 6.2 IyG.SIIGO - CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA RESUMEN POR CONCEPTO AGO/09/2011 Procesado en :2011/08/10 17:13:02:31 NOMINA CONCEPTO DESCRIPCION NIT NOMBRE GRUPO CENTRO COS SUBCENTRO FONDO VALOR LIBRANZAS COMPENSAR DENISE GUERRERO BARBOSA ( ,00) LIBRANZAS COMPENSAR SANDRA MILENA PEÐA GUERRERO ( ,00) LIBRANZAS COMPENSAR FREDY HERNAN PEDRAZA PARDO ( ,00) LIBRANZAS COMPENSAR ELGAR EDUARDO ORTIZ RUBIO (95.179,00) LIBRANZAS COMPENSAR MANUEL ENRIQUE ALFONSO RODRIGU ( ,00) LIBRANZAS COMPENSAR CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLO ( ,00) Total 20,110,707 ( ,00) Total 204 LIBRANZAS COMPENSAR ( ,00) Total general ( ,00)
30 ANEXO 6.3 CUADRO DE LIQUIDACIÓN DE VACACIONES NOMBRE CARGO SALARIO BÁSICO: PERÍODO CAUSADO DEL: AL: TOTAL DÍAS: OBSERVACIONES: OTROS INGRESOS BASE LIQUIDACIÓN Base x Factor Total AUXILIO DE TRANSPORTE $ - 1 $ - AUXILIO DE ALIMENTACIÓN $ - 1 $ - PRIMA SERVICIOS $ - 1/12 $ - BONIFICACIÓN X SERVICIOS $ - 1/12 $ - Subtotal $ - SALARIO PROMEDIO (Sueldo Básico + Subtotal + Otros Ingresos) $ - SALARIO BASE DÍAS TOTAL PRIMA VACACIONES $ $ - VACACIONES $ - $ - BONIFICACIÓN X RECREACIÓN $ - $ - TOTAL $ - Fecha de Regreso Periodo a disfrutar DEL: AL: Días a disfrutar Días hábiles Preparó: Cargo:
31 ANEXO 6.4 CUADRO DE LIQUIDACION DEFINITIVA DE PRESTACIONES SOCIALES Y SALARIOS NOMBRE: WILSON ALBERTO SILVA RUIZ CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO 5120, GRADO 12 TIPO DE RETIRO: Declarado insubsistente en el cargo mediante la Resolución 496 del 9 de octubre 2006 SALARIO BÁSICO 2006: $ ,00 FECHA DE INGRESO: 15/05/1997 FECHA DE RETIRO: 10/10/2006 OTROS INGRESOS BASE LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES Y SALARIOS AUX. TRANSPORTE $ ,00 AUX ALIMENTACIÓN $ ,00 BONIFICACIÓN X SERVICIOS $ ,50 $ ,54 PRIMA DE SERVICIOS $ ,00 $ ,25 LIQUIDACIÓN DEL SALARIO OCTUBRE DE 2006 PERÍODO SALARIO BASE DIAS TOTAL RELIQ. SALARIOS DEL MES // $ ,00 $ AUX. TRANSPORTE // $ ,00 $ AUX. ALIMENTACIÓN // $ ,00 $ DESC. SALUD // $ ,00 $ (10.047,20) DESC. PENSIÓN // $ ,00 $ (9.733,23) SALARIO NETO MENSUAL $ ,57 LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE PRESTACIONES SOCIALES PERIODO SALARIO BASE DIAS TOTAL RELIQ. PRIMA DE NAVIDAD - DICIEMBRE // $ $ PRIMA DE VACACIONES // $ $ VACACIONES // $ $ BONIFICACION POR RECREACIÓN // $ $ TOTAL $ LIBRANZAS VIGENTES VALOR TOTAL VR. PAGADO SALDO X PAGAR LIBRANZA COMPENSAR $ $ $ Salarios $ ,57 Prestaciones $ ,00 Libranzas $ ( ,00) TOTAL A PAGAR LIQUIDACIÓN DEFINITIVA $ ,57 RECIBÍ CONFORME LUZ SOFIA AGUIRRE Secretaria General NOMBRE DEL FUNCIONARIO cc. Preparó:
32 ANEXO 6.5 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA Liquidación de Cesantías Julio de 2008 Seccional Apellidos y Nombres Salario Dias A.Transporte A.Alimen Bonif. X Serv Prima Servicios Prima Vacas Prima Tecnica Prima Navidad Salario Promedio TOTALES $ 0 $ 0 $ 0 Elab. por: Revisado por:
33 ANEXO 6.5 Total MES $ 0
34 ANEXO 6.6 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA SOLICITUD DE DEVOLUCION DE DINEROS Ciudad : Fecha : Señores CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA -COPNIA Yo, identificado (a) con cédula de ciudadanía Cédula de Extranjería NIT solicito la devolución de (valor en letras) $ por concepto de consignación realizada en la Cuenta número Nº del Banco a nombre del COPNIA. Para todos los efectos legales, bajo la gravedad del juramento declaro que: No se realizó el siguiente trámite: Por la siguiente razón: e igualmente que no he adelantado solicitud en el mismo sentido y sobre el mismo documento con anterioridad. Opciones de devolución (marque con x sólo una opción): 1. Para los efectos correspondientes solicito se depositen estos dineros en mi cuenta: Ahorros Corriente Número Banco Nota: El titular de la cuenta debe ser el solicitante de la devolución 2. Retiro el cheque en la ventanilla de Pagaduría del COPNIA en Bogotá D.C Nota: El cheque tiene sello restrictivo para consignarse únicamente en la cuenta del primer beneficiario 3. Manifiesto no tener cuenta bancaria abierta a mi nombre, por lo cual autorizo expresamente al COPNIA para que realice la devolución del dinero a la siguiente persona: Nombre del autorizado: Identificado (a) con cédula de ciudadanía y titular de la cuenta de Ahorros Corriente Número Banco Teléfono : Correo Electrónico. Nota: Esta opción no puede ser utilizada por las personas jurídicas. Anexo: 1. Copia carbón del recibo de consignación o del cupón de pago con código de barras, con sello o timbre de registradora original de la entidad bancaria. En caso de pagos PSE, comprobante de pago PSE en donde aparezca la leyenda Transacción Aprobada y número de autorización CUS. 2. Para Personas Naturales - Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o Cédula de Extranjería. Nota: En caso de autorizarse la devolución del dinero a un tercero, se debe anexar de manera obligatoria la copia de la cédula de ciudadanía de la persona autorizada. 3. Para Personas Jurídicas - Certificado de Existencia y Representación Legal y Fotocopia del RUT. 4. Copia del diploma (en los casos de profesionales que no son competencia del COPNIA) 5. Formulario de devolución diligenciado. Nota: En caso de solicitudes de devolución de personas jurídicas el formulario debe ser obligatoriamente firmado por el representante legal Cordialmente, Firma NOMBRE DEL SOLICITANTE Dirección del solicitante: Teléfono : Municipio Departamento Correo Electrónico.
35 ANEXO 6.7 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA RELACION DE PAGOS Y TRASLADOS DE FONDOS POR PORTAL EMPRESARIAL CUENTA A DEBITAR: CTA CTE BANCOLOMBIA Fecha transferencia: 01-ene-2011 Comprobante Beneficiario Cuenta o Sucursal concepto Valor G PLINIO PEREZ HONORARIOS ,00 SUB TOTAL PAGOS ,00 4x1000 $ ,00 TOTAL $ ,00 TOTAL A TRANSFERIR DE LA CTA DE AHORROS $ ,00 ELABORÓ REVISO APROBÓ CATALINA BOHORQUEZ MARIA TERESA VELASQUEZ FERRO LUZ MARINA RETREPO TREJOS Auxiliar de Tesorerìa Tesoreria SubdirectorA Administrativa y Financiera Firma Firma Firma
36 ANEXO 6.8 CLASIFICACIÓN DE CONTRIBUYENTES Y RETENCIONES TRIBUTARIAS Dada la naturaleza jurídica de la entidad, es obligación del COPNIA, y en especial, de los funcionarios encargados de gestionar el pago de sus obligaciones, practicar los descuentos tributarios a que haya lugar en las transacciones relacionadas con la compra de bienes o servicios gravados con los impuestos de renta, impuesto al valor agregado IVA o impuesto de industria y comercio ICA. Por lo anterior, se transcriben a continuación los parámetros que se deben tener en cuenta al momento de realizar la compra de un bien o servicio, para efectos de determinar la procedencia de los descuentos tributarios por retención en la fuente por renta, retención por IVA o retención por ICA. 1. Conceptos, bases gravables y tarifas de retención Los siguientes son los conceptos, tarifas y bases gravables establecidas en el Régimen de Impuestos para aplicar deducciones tributarias en el año 2012: 1.1 Retención en la fuente por renta (Retefuente) Rubro Concepto Base Gravable total antes de IVA (cifra en pesos) Tarifa Salarios Ingresos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria. $ 2,475,001 Tabla Compras Compras en general $ 703,000 3,5% Servicios en general (personas jurídicas y a las naturales declarantes de renta) $ 104,000 4% Servicios Arrendamie ntos Servicios en general (personas naturales NO declarantes de renta) $ 104,000 6% Servicios prestados por empresas temporales. $ 104,000 1% Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo. $ 104,000 2% Servicios de hoteles, restaurantes, hospedaje. $ 104,000 3,5% Servicios de transporte nacional de carga ( correo terrestre, marítimo o aéreo) $ 104,000 1% Servicios de transporte nacional de pasajeros. (terrestre) $ 703,000 3,5% Servicios de transporte nacional de pasajeros. (aéreo, marítimo) $ 104,000 1% Arrendamiento de bienes muebles $ 1 4% Arrendamiento de bienes raíces (auditorios, salones, etc,) $ 703,000 3,5%
37 ANEXO 6.8 Rubro Concepto Base Gravable total antes de IVA (cifra en pesos) Tarifa Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada) $ 1 11% Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural No Declarante) $ 1 10% Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones (Declarantes de Renta) $ 1 6% Contratos Otros - Honorarios Contratos de construcción, urbanización o confección de obra material de bien inmueble. $703,000 1% Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea persona jurídica o asimilada) $ 1 11% Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural) * A los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios al año, que no exceda a trescientos (300) UVTs mensuales ($ ), se les aplicará la misma tasa de retención de los asalariados(artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006). $ 1 10% $ 2,475,001 Tabla 1.2 Retención por IVA - RETEIVA Rubro Concepto Base Gravable - total antes de IVA (cifra en pesos) Tarifa Retención en la fuente de IVA Retención en la fuente del IVA por compras de bienes gravados. $ 703,000 Retención en la fuente del IVA por Servicios gravados. $ 104,000 50% del IVA 50% del IVA
38 ANEXO Retención por ICA*- RETEICA Rubro Concepto Base Gravable - total antes de IVA Tarifa* Retención por ICA Ret.ención de ICA por Servicios gravados. $ 104, % Retención de ICA por compras de bienes gravados. $ 703, % Retención de ICA por Servicios de transporte gravados. $ 104, % Retención de ICA por Servicios de restaurante, hoteleros y de vigilancia. $ 104, % Retención de ICA por Honorarios gravados. $ % * Se debe practicar en Bogotá bajo el esquema de tarifas indicado 2. Retenciones Se liquidan y pagan las retenciones establecidas por las autoridades nacionales y distritales, según las tablas y porcentajes contenidas en los cuadros 1.1, 1.2 y 1.3 del presente instructivo y dependiendo de la persona natural o jurídica que suministra el bien o presta el servicio. La retención siempre se debe practicar sobre el valor de la compra del bien o servicio antes de IVA. 2.1 Retención en la fuente - RETEFUENTE Se aplica el porcentaje indicado en la tabla 1.1 sobre el subtotal de la factura, antes de incluir el valor del IVA, teniendo en cuenta que no se puede liquidar un impuesto sobre otro impuesto. La base gravable varía según el tipo de adquisición que se realice. 2.2 Retención de IVA - RETEIVA Se retiene el CINCUENTA POR CIENTO (50%) del valor liquidado por concepto de IVA y se aplica sobre las bases establecidas por la DIAN. 2.3 Retención sobre Impuesto de Industria, Comercio - RETEICA Se aplica el porcentaje indicado en la tabla 1.3 sobre el subtotal de la factura, antes de incluir el valor del IVA. La base gravable esta relacionada con la económica que se desarrolla a nivel municipal. 3. Clasificación de contribuyentes La siguiente es la clasificación que debe tenerse en cuenta para efectos de los descuentos tributarios al momento de realizar pagos. 3.1 Grandes Contribuyentes y Autorretenedores: Siempre expiden factura de venta y en la misma indican el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como Grandes Contribuyentes y Autorretenedores. Si el proveedor cumple con este requisito no se debe aplicar ninguna clase de retención sobre su pago; es decir, se debe pagar el valor total de la factura sin deducir impuestos.
39 ANEXO Grandes Contribuyentes no Autorretenedores: En la factura de venta debe indicarse el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como Grandes Contribuyentes. En este caso se debe aplicar el descuento correspondiente a retención en la fuente, si la compra del bien o servicio supera el valor de la base gravable establecida en el Estatuto Tributario para aplicar las deducciones (ver tabla 1.1). 3.3 Autorretenedores no Grandes Contribuyentes En la factura de venta, deben indicar el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como autorretenedores. En este caso se debe deducir y retener el descuento correspondiente a RETEICA y RETEIVA si la compra del bien o servicio supera el valor de la base gravable establecida en el Estatuto Tributario para aplicar deducciones (ver tablas 1.2 y 1.3).. No se hará descuento por concepto de Retefuente. En síntesis: CLASIFICACION TRIBUTARIA DEDUCCIONES GRANDES CONTRIBUYENTES AUTORRETENEDORES GRANDES CONTRIBUYENTES AUTORRETENEDORES AUTORRETENEDORES* REGIMEN COMUN* REGIMEN SIMPLIFICADO NO NO se aplica retefuente, reteiva ni reteica. NO se aplica reteiva ni reteica. NO se hace descuento por retefuente. SI son sujeto de TODAS las retenciones siempre y cuando no estén clasificados por la DIAN como Grandes Contribuyentes o Autorretenedores. Nota: A las entidades sin ánimo de lucro y las cooperativas que pertenecen al régimen común, no se les aplica retención en la fuente en razón a que son considerados contribuyentes del Régimen Especial del Impuesto sobre la Renta. El resto de retenciones si les aplican. SI se aplica reteica y retefuente pero NO reteiva, siempre y cuando estén clasificados por la DIAN como tal y anexen el Registro Unico Tributario RUT. * La DIAN ha definido que algunos de estos contribuyentes también ejercen como retenedores del impuesto a las ventas IVA (RETEIVA). Por lo tanto, si la condición de agente retenedor del IVA esta manifiesta en la factura de venta, no operaria el descuento por retención del IVA.
40 ANEXO 6.9 CERTIFICADO DE PERMANENCIA LA SECRETARIA GENERAL CETIFICA: Que JORGE ALONSO ARANDA MUÑOZ, identificado con la cédula de ciudadanía , asistió en comisión los días 1, 2 y 3 de junio de 2011, según Resolución 719 del 30 de mayo de 2011 a las instalaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA ubicado en la Calle 78 No 9-57 Piso 13, con el fin de recibir la inducción al cargo en el cual fue nombrado y realizar el empalme de es con el Abogado David Quintero Achury, quien hasta la fecha revisaba y asesoraba los procesos disciplinarios adelantados por los Seccionales del Valle, Nariño y Cauca. En constancia se expide la presente certificación de permanencia, en Bogotá D.C., a los (3) días del mes de junio del año dos mil once (2011) para los fines previstos en el Artículo Sexto de la Resolución 0367 del 25 de marzo de LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C.

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