Source: http://operacji.org/ustawa-o-finansach-publicznych-oznacza-to-ustaw-z-dnia-26-lipc.html
Timestamp: 2019-07-23 16:41:11+00:00

Document:
Według § 67 statutu powiatu pińczowskiego powiatowe służby, inspekcje i straże tworzą
3.2. Kontrola funkcjonalna
Ilekroć w niniejszym protokole użyto określenia:
ustawa o finansach publicznych oznacza to ustawę z dnia 26 lipca 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.),
ustawa o samorządzie powiatowym oznacza to ustawę z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. z 2001r., Nr 142, poz.1592 z późn. zm.),
ustawa o dochodach oznacza to ustawę z dnia 26.11.1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego latach 1999-2003 (Dz. U. Nr 150 , poz. 983 z późn. zm.),
ustawa o zamówieniach publicznych oznacza to ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz.664 z późn. zm.),
ustawa o rachunkowości oznacza to ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oznacza to rozporządzenie Ministra Finansów dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),
ustawa o gospodarce nieruchomościami oznacza to ustawę z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( j. t. z 2002 r. Dz. U. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
Dane ogólne o powiecie
Powiat Pińczowski został utworzony dnia 10.08.1998 r. mocą Rozporządzenia Rady Ministrów dnia 07.08.1998 r. w sprawie utworzenia powiatów. Rozporządzenie opublikowane zostało i weszło w życie z dniem ogłoszenia.
Według danych na dzień 31 grudnia 2003 roku Powiat liczył 45.770 mieszkańców. Ogólna powierzchnia Powiatu według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku wynosi 611,64 km².
Powiat Pińczowski swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje gminy:
Powiat Pińczowski jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada numer statystyczny 291009432, a Starostwo Powiatowe nr 291018508.
Numer identyfikacji podatkowej Powiatu NIP 662-17-46-147.
Numer identyfikacji podatkowej Starostwa NIP 662-15-14-224
Powiat jest podatnikiem od towarów usług VAT.
1.2. Statut powiatu i jednostki organizacyjne powiatu
W 2003 roku i obecnie obowiązuje jednolity tekst Statutu Powiatu Pińczowskiego uchwalony uchwałą Rady Powiatu Nr III/7/98 z dnia 21.12.1998 r. w sprawie uchwalenia statutu Powiatu Pińczowskiego.
W treści statutu zawarte są regulacje kreślone we wzorcowym statucie stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 1998 r. w sprawie wzorcowego statutu powiatu (Dz. U. Nr 146, poz.957).
Statut ogłoszony został w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego Nr 8/99 pod poz.48 z 3 marca 1999 roku.
Regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Pińczowie określający organizację i zasady funkcjonowania Starostwa, a w szczególności strukturę, zakresy działań wydziałów, tryb pracy, zasady i tryb opracowania aktów prawnych, organizację przyjmowania, załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, sposób wykonywania kontroli, podpisywanie pism i dokumentów, uchwalony został przez Radę Powiatu 28 sierpnia 2003 roku-uchwałą Nr VIII/40/2003 w sprawie w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pińczowie.
Na dzień 31 grudnia 2003 r. Powiat Pińczowski posiadał 12 jednostek organizacyjnych:
Zespół Szkół Rolniczych w Chrobrzu.
Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej w Pińczowie ul. Armii Krajowej 22
Zespół Szkół Ponadpodstawowych w Działoszycach.
Liceum Ogólnokształcące w Pińczowie.
Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy w Pińczowie.
Zespół Szkól Zawodowych w Pińczowie.
Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna w Pińczowie ul. Batalionów Chłopskich 15.
Dom Pomocy Społecznej w Pińczowie ul. Wesoła 5.
Powiatowy Urząd Pracy w Pińczowie.
Środowiskowy Dom Samopomocy w Pińczowie.
Według § 67 statutu powiatu pińczowskiego powiatowe służby, inspekcje i straże tworzą:
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Pińczowie.
Powiat Pińczowski nie posiada zakładów budżetowych.
W 2003 roku Powiat Pińczowski nie posiadał komunalnych osób prawnych.
W zakresie sprawdzenia czy Zarząd Powiatu Uchwalił regulaminy organizacyjne dla wszystkich jednostek organizacyjnych sprawdzeniem objęto: Powiatowy Zarząd Dróg w Pińczowie, Dom Pomocy Społecznej w Pińczowie ul. Wesoła 5, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie.
Stwierdzono, że dla w/w jednostek regulaminy organizacyjne zostały uchwalone przez Zarząd Powiatu na podstawie art.36 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym.
Po sprawdzeniu rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych po 1999 roku oraz wydanych upoważnień i pełnomocnictw ustalono, iż Zarząd Powiatu Uchwałą Nr 68/2001 z dnia 9.10.2001 roku upoważnił Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Pińczowie do podpisywania w imieniu Zarządu umów na wykonywanie inwestycji i remontów dróg powiatowych oraz innych zawieranych z kontrahentami w ramach statutowej działalności.
Zarząd nie upoważnił pozostałych pracowników Starostwa, kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu.
Starosta upoważnił urzędujących członków zarządu kierowników wydziałów i pracowników samodzielnych do wydawania decyzji w sprawach nie zastrzeżonych dla zarządu.
1.3 Władze Powiatu
Organem stanowiącym i kontrolnym powiatu wg § 8 Statutu Powiatu jest Rada Powiatu, składająca się z 17 radnych wybranych w wyborach powszechnych. Radzie Powiatu przewodniczy Pan Zbigniew Kierkowski wybrany na tę funkcję w dniu 14 listopada 2002 roku Uchwałą Rady Powiatu Nr I/2/2002 z 14 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Powiatu.
Stosownie do zapisu §44 Statutu Powiatu, Rada Powiatu Uchwałą Nr II/10/2002 z 5 grudnia 2002 roku powołała 5 Komisji Stałych Rady Powiatu oraz Uchwałą Nr II/9/2002 roku powołano Komisję Rewizyjną, której Przewodniczącym wybrany został tą samą Uchwałą Pan Andrzej Cepak. Natomiast chwałą Nr II/11/2002 z 5 grudnia 2002 roku Rada Powiatu wybrała Przewodniczących Stałych Komisji Rady Powiatu w Pińczowie.
Organem wykonawczym według przepisu §52 Statutu Powiatu jest Zarząd Powiatu.
Starosta jako jego przewodniczący,
Starostą Powiatu jest Pan Andrzej Kozera wybrany na tę funkcję Uchwałą Rady Powiatu Nr I/4/2002 z dnia 14 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Powiatu Pińczowskiego.
Wicestarostą Powiatu jest Pan Jan Moskwa wybrany na tę funkcję Uchwałą Rady Powiatu Nr I /5/2002 z 14 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Wicestarosty Powiatu Pińczowskiego.
Pozostałych członków Zarządu w składzie:
Rada Powiatu wybrała 14 listopada 2002 roku Uchwałą Nr I/6/2002 w sprawie wyboru członków Zarządu Powiatu Pińczowskiego.
Sekretarzem Powiatu jest Pan Zdzisław Pruś powołany przez Radę Powiatu Uchwałą Nr III/10/98 z 21 grudnia 1998 roku w sprawie powołania sekretarza powiatu.
Skarbnikiem Powiatu jest Pani Anna Różycka powołana przez Radę Powiatu Uchwałą Rady Powiatu Nr III/11/98 z 21 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu.
1.4. Przeprowadzone kontrole zewnętrzne.
Poprzednia kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Powiatu Pińczowskiego została przeprowadzona przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Kielcach w dniach 23.02.2000 r. do 21.03.2000roku.Kontrolą objęto okres 1999 roku.
Po tej kontroli zostały przeprowadzone w Starostwie Powiatowym następujące kontrole w zakresie gospodarki finansowej:
Od 8 do 15 maja 2000 r. – Wydział Finansowy Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na zadania własne i z zakresu administracji rządowej. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Od 23.08.2000 r. do 24.09.2000 r. – Regionalna Izba Obrachunkowa w zakresie gospodarki finansowej Powiatowego Zarządu Dróg.
Do Powiatu skierowane zostało wystąpienie pokontrolne
Od 29.08.2000 r. do 12.09.2000 r. – Regionalna Izba Obrachunkowa w zakresie prawidłowości przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
Do Powiatu skierowane zostało wystąpienie pokontrolne.
Od 30.05.2001 r. do 01.06.2001 r. – Wydział Finansowy Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach w zakresie prawidłowej realizacji należności Skarbu Państwa. W wyniku kontroli stwierdzono, że sprawy prowadzone są prawidłowo zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Od 27.11.2001 r. do 28.12.2001 r. – Wydział Geodezji Gospodarki Nieruchomościami Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie prowadzenia ewidencji dotyczącej ustalania opłat za wieczyste użytkowanie i zarząd nieruchomościami Starostwa Powiatowego.
Nieprawidłowości nie stwierdzono. Od 7.12.2001r. do 7.12.2001 r.- Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego w zakresie realizacji budowy szpitala w Pińczowie. Na okoliczność kontroli nie został sporządzony protokół kontroli.
Od 8.03.2002 r. do 12.03.2002 r. – NIK Delegatura w Kielcach w zakresie udzielania dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Od 27.03.2002 r. do 4.04.2002 r. – Wydział Finansowy Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie prawidłowości realizowania należności z tytułu dochodów uzyskiwanych z udostępniania zasobów nieruchomości Skarbu Państwa i z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej. W wyniku kontroli stwierdzono, że sprawy prowadzone są prawidłowo zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Od 4.06.2002 r. do 12.06.2002 r. – NIK Delegatura w Kielcach w zakresie prawidłowości finansowania ze środków jednostek samorządu terytorialnego zadań zleconych dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych
Od 12.09.2003 r. do 23.12.2003 r. – NIK Delegatura w Kielcach w zakresie realizacji inwestycji p. n. „Rozbudowa Szpitala w Pińczowie”.
Brak adnotacji w książce kontroli, że protokół z kontroli został przekazany Staroście.
2. Wewnętrzne regulacje organizacyjno prawne
Regulacje organizacyjno prawne w zakresie dokumentacji i zasad rachunkowości opisane zostały w rozdziale II pkt. 2.1.1.
3.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez Komisję Rewizyjną Rady Powiatu.
Komisją Rewizyjna w dniach 11 i 16 grudnia 2003 roku przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej i organizację pracy Zarządu Powiatu za 2003 rok. Dokonała kontroli realizacji m. in. zadań zawartych w uchwałach Zarządu Powiatu jak również zakresie przebiegu realizacji wniosków skierowanych do Zarządu Powiatu.
W wyniku przeprowadzonej kontroli komisja stwierdziła, że wnioski rozpatrywane są wnikliwie, a podejmowane uchwały przez Zarząd są legalne i zgodne z obowiązującym prawem. Ponadto Komisja Rewizyjna w 2003 roku odbyła 7 posiedzeń, na których m. in. analizowano bieżącą realizację zadań z zakresu gospodarki finansowej powiatu,a mianowicie:
na posiedzeniu w dniu 23.03.2003 roku Komisja Rewizyjna analizowała wykonanie budżetu za rok 2003, wydając pozytywną opinię w tej sprawie,
na posiedzeniu 22 sierpnia 2003roku przeprowadzona została analiza wykonania budżetu za I półrocze 2003 roku. Komisja nie wniosła żadnych uwag. Ponadto na tym posiedzeniu Komisja Rewizyjna zapoznała się z informacją z działalności jednostek organizacyjnych powiatu za I półrocze 2003 roku. Szczegółową informację w tej sprawie złożyła Skarbnik Powiatu, wyjaśnień w tym przedmiocie udzielili również kierownicy jednostek. Po dokonanej analizie Komisja przyjęła informację nie wnosząc uwag.
Na posiedzeniu w dniu 2 października 2003 roku Komisja Rewizyjna dokonała analizy majątkowej i finansowej Starostwa. W tym temacie sprawozdania złożyli:
- Skarbnik Powiatu Pani Anna Różycka,
- Kierownik Wydziału Organizacyjnego Pan Zbigniew Bączek,
Komisja Rewizyjna po wnikliwej analizie informację przyjęła.
w dniu 6 listopada 2003 roku Komisja Rewizyjna odbyła wspólne posiedzenie z Komisją Budżetu i Finansów na którym omówiono zagadnienia dotyczące zamówień publicznych i realizację zadań własnych powiatu. Komisja nie wniosła uwag w tym temacie przyjmując informacje.
3.2.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez Starostę – kierownika starostwa powiatowego.
Zgodnie z art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jedn. tekst z 2003 r. Dz. U. Nr, poz. 148 z późn. zm.)Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Ustawowe obowiązki w zakresie kontroli wynikają z art. 127 w związku z art. 35a ust. 2 ppkt 1 i ust. 3 w powiązaniu z art.35 o ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i polegają na zapewnieniu przestrzegania procedur kontroli ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki zgodnie z określonymi i upowszechnionymi standardami kontroli finansowej oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości i zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Szczegółowe zadania w zakresie kontroli wewnętrznej ustalone zostały w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Pińczowie.
§10 Regulaminu określa, że do kompetencji Starosty należy podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań, a w szczególności:
w zakresie wykonywania zadań jako zwierzchnika jednostek organizacyjnych powiatu oraz służb, inspekcji i straży:
uzgadnia wspólne działania tych jednostek na terenie powiatu,
sprawuje kontrole i egzekwuje wnioski pokontrolne,
stosuje przewidziane odrębnymi przepisami instrumenty oddziaływania na te jednostki.
organizowanej działalności kontrolnej, tj. ustala procedury kontroli
finansowej obejmujące szczegółowy sposób, tryb i komórki organizacyjne odpowiedzialne za badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie:
pobierania i gromadzenia środków publicznych,
zaciągania zobowiązań finansowych,
w ramach bieżącej kontroli zarządczej gospodarki finansowej Starosta zapewnia przeprowadzenie:
kontroli wstępnej operacji finansowych i gospodarczych według ustalonych przez siebie procedur,
wstępnej oceny celowości wydatków na etapie zaciąganie zobowiązań przez poszczególne komórki organizacyjne.
Ustawa o finansach publicznych (art. 28a ust.2) daje kierownikowi jednostki możliwość powierzenia określonych obowiązków w dziedzinie gospodarki finansowej pracownikom swojej jednostki.
kontrolę wewnętrzną (Starostwa)
kontrolę zewnętrzną (powiatowych jednostek organizacyjnych),
Wymienione kontrole przeprowadzone są na podstawie planów kontroli zatwierdzanych corocznie przez Starostę, które określają:
nazwę jednostki objętej kontrolą,
zakres zadań objętych kontrolą,
termin kontroli, osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli.
Ponadto w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa określono, że czynności kontrolne w ramach kontroli wewnętrznej wykonują:
Wicestarosta - §12 Regulaminu.
Urzędujący członek Zarządu Powiatu - §13 Regulaminu,
Sekretarz Powiatu - §14 Regulaminu,
Skarbnik Powiatu - §15 Regulaminu,
Kierownicy komórek organizacyjnych - §18 i 19 Regulaminu.
Obieg dokumentów księgowych dotyczących rachunkowości Starostwa uregulowane zostało zarządzeniem Nr 8a/99 Starostwa Powiatowego z dnia 26 maja 1999 roku.
3.2.2. Wykonywanie kontroli przez skarbnika – głównego księgowego budżetu powiatu
Do Skarbnika – jako głównego księgowego powiatu należy praktyczna i bieżąca realizacja kontroli finansowej budżetu powiatu. Wykonuje on w tym zakresie następujące zadania:
prowadzi rachunki jednostki,
dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, podejmuje decyzje w sprawie zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi do uzupełnienia.
Ponadto zgodnie z §15 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pińczowie – do kompetencji Skarbnika należy w szczególności:
składanie kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie czynności prawnych mogących spowodować zobowiązania pieniężne Powiatu,
analiza realizacji budżetu i występowanie do zarządu z wnioskami w sprawie zmian budżetu,
nadzór nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości w Starostwie i jednostkach organizacyjnych powiatu,
nadzór i kontrola nad działalnością finansową podmiotów gospodarczych podległych Starostwu.
W 2003 roku Skarbnik Powiatu przeprowadził 8 kontroli wewnętrznych.
W aktach osobowych Skarbnika Powiatu znajduje się zakres czynności z 04 stycznia 1999 roku (uaktualniony 01 października 2003), w którym określono zakres wykonywanych obowiązków zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa.
3.3. Kontrola instytucjonalna
3.3.1.Wykonywanie kontroli przez Zarząd Powiatu
Zarząd Powiatu w 2003 roku zgodnie z art.127 ust. 1 ustawy o finansach publicznych sprawował nadzór nad realizacją określonych uchwałą budżetową, dochodów i wydatków budżetu powiatu, a mianowicie:
na bieżąco analizował realizację zadań wynikających z budżetu powiatu.
W tym zakresie uchwalony został m. in. układ wykonawczy budżetu,
Podejmowane były również uchwały w zakresie zmian w budżecie,
dokonywano okresowych ocen realizacji zadań pod względem gospodarczym i finansowym z zakresu remontu i budowy dróg powiatowych,
dużą wagę Zarząd Powiatu przywiązywał do realizacji zadań inwestycyjnych.
Z ważniejszych należy wymienić prace remontowo – budowlane budynku internatu LO w Pińczowie.
W wyniku odbytych posiedzeń, Zarząd Powiatu podjął 27 uchwał w sprawach finansowych. Dotyczyły one m. in. zmian w dochodach i wydatkach budżetowych, zaciągnięcia kredytu krótkoterminowego, udzielenia dotacji. Ponadto Zarząd Powiatu przeprowadził na podstawie art.127 ust.2 i 3 ustawy o finansach publicznych kontrolę w zakresie przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki realizacji procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości poniesionych wydatków.
Przeprowadzone kontrole w 2003 roku w jednostkach organizacyjnych powiatu oprócz innych zagadnień objęły ponad 5% wydatków podległych jednostek. Kontrole zostały przeprowadzone przez pracowników Wydziału Finansowego.
Pod względem finansowym przeprowadzonych zostało 5 kontroli przez pracowników Wydziału Finansowego.
Ponadto w 2003 roku przeprowadzonych zostało 16 kontroli z zakresu realizacji zadań gospodarczych i organizacyjnych.
Na okoliczność przeprowadzonej kontroli sporządzone zostały protokoły kontroli.
W 2003 roku w Starostwie Powiatowym nie funkcjonowała wewnętrzna jednostka kontroli.
Stan i kompletność urządzeń księgowych
Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości
Dokumentacja zawierająca przyjęte w starostwie zasady prowadzenia rachunkowości obejmuje:
- zakładowy plan kont dla budżetu Powiatu i jednostki Starostwo Powiatowe, który wprowadzony został w życie zarządzeniem Nr 12/2002 Starosty Powiatu Pińczowskiego z dnia 24 września 2002 r.
- instrukcję obiegu oraz kontroli dokumentów i dowodów księgowych wprowadzoną w życie zarządzeniem nr 8a/99 Starosty Powiatu z dnia 26 maja 1999 r.
- instrukcję w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz aktywów i pasywów, która wprowadzona została w życie zarządzeniem Nr 14/2002 Starosty Powiatu z dnia 24 września 2002 r oraz zarządzeniem Nr 15/2002 Starosty z dnia 24 września 2002 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji kasy.
- instrukcję w sprawie organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej wprowadzonej w życie zarządzeniem Nr 13/2002 Starosty z dnia 24.09.2002 r.
Zakładowy plan kont obejmuje:
- wykaz kont analitycznych prowadzonych do rozrachunków
Zakładowy plan kont opisuje zasady funkcjonowania kont księgowych, treść ekonomiczną poszczególnych kont oraz przyjęte zasady zapisów na kontach księgowych.
Księgi rachunkowe dla budżetu Powiatu i dla Starostwa jako jednostki prowadzona są przy użyciu komputera z zastosowaniem systemu finansowo – księgowego z planowaniem budżetu
„DISTRICTUS” 2001 FK Zakładu Informatyki KORELACJA ul. Chopina 12, 30-047 Kraków zakupionego w m-c styczniu 2003 r.
Zbiory zapisów księgowych tworzą:
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych , wykaz aktywów i pasywów.
System finansowo - księgowy znajdujący się w jednostce określa:
- zasady użytkowania systemu
- instrukcję programu i zasady jego obsługi
- funkcje programu i zasady wprowadzania danych do programu
- wzorce kont księgowych, konta syntetyczne i analityczne
- dokumenty księgowe i ich rodzaje, dziennik księgowań
- budżet, korekty budżetu i kontrolę jego realizacji
- bilans roczny i operacje związane z zamknięciem roku bilansowego.
Na podstawie zawartej dnia 21 stycznia 2003 roku umowy pomiędzy Zarządem Powiatu i Zakładem Informatyki „KORELACJA” Starostwo nabyło również prawo do korzystania z programu kadrowo - płacowego o nazwie „DISTRICTUS – KPL” współpracujący z programem ZUS- PŁATNIK.
W dniu 3 marca 2003 r. podpisana została umowa z Zakładem „KORELACJA”, na podstawie której zakład zobowiązał się do przeprowadzenia szkoleń informatycznych z zakresu obsługi programów komputerowych.
Aktualizacja dokumentacji obejmującej zasady prowadzenia i politykę rachunkowości – wprowadzono na piśmie w formie aneksów i dotyczy pięciu zmian w zakresie osób upoważnionych potwierdzania dowodów księgowych pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzania dowodów do wypłaty.
Przestrzeganie ustaleń zakładowego planu kont przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Kontrola zapisów księgowych w dzienniku i księdze głównej w m-cu wrześniu 2003 r. wykazała co następuje:
W księgach rachunkowych stosowane są konta ustalone zarządzeniem Starosty w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgowych dokonywane są zgodnie z treścią ekonomiczną kont wynikającą z zasad rachunkowości. Dokonywane zapisy na kontach księgowych zgodne są z ustalonymi zasadami funkcjonowania kont określonymi w zakładowym planie kont.
1.3. Przestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Starostwa Powiatowego.
Księgi rachunkowe otwarte zostały na początek roku obrotowego zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych dokonane zostało na dzień kończący rok obrotowy i z zachowaniem terminu określonego w art. 12 ust 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Księgi rachunkowe prowadzono przy pomocy programu komputerowego z zachowaniem zbiorów zapisów określonych w art. 13 ust.1 ustawy o rachunkowości
2. Prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej
2.1. Prowadzenie dziennika
Kontrolę przeprowadzono na podstawie próby obejmującej zapisy księgowe w dzienniku i księdze głównej w m-c wrześniu 2003 r. o wartości przekraczającej 1 500 zł.
Wydruk dziennika za okres objęty próbą wykazuje zapisy 1496 pozycji o wartości obrotów po str. Wn – 1.914.244,10 i Str. Ma – 1.993.102,14 zł.
Prowadzona na podstawie wydruków dziennika i księgi głównej kontrola prawidłowości dokonywanych zapisów księgowych wykazała, że zapisy księgowe nie zawierają danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu stosownie do wymogów art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości.
Zgodnie z tym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Kontrola prowadzonych zapisów w dzienniku wykazała, że zapisy księgowe nie zawierają dat dokonywanych zapisów stosownie do wymogów art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej kwotę i datę zapisu. Wyciąg z dziennika zawierający pierwsze 4 strony dziennika ewidencji księgowej z m-ca września 2003 stanowi załącznik Nr 1 do protokołu kontroli.
Ustalano w czasie kontroli, że wykazywane w prowadzonej ewidencji daty jako daty dokumentu są datami wyciągów bankowych, raportów kasowych czy też poleceń księgowania i nie są to daty dokonywania zapisów księgowych.
Odpowiedzialnym za powyższe nieprawidłowości jest Skarbnik Powiatu Pani Anna Różycka, która zgodnie z przydziałem czynności służbowych zobowiązana jest do nadzoru nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości.
Według wyjaśnienia Skarbnika, które stanowi załącznik Nr 2 do protokołu kontroli dane pozwalające ustalić osobę odpowiedzialną za treść zapisu zostały wprowadzone do programu dnia 13 sierpnia 2004 r.
Wyrywkowa kontrola zapisów księgowych w miesiącach wrześniu – czerwcu 2003 roku prowadzona na podstawie dowodów księgowych wykazała, że zapisy dokonywane są nie później niż w miesiącach dokonywania operacji gospodarczych, przez co ewidencja księgowa zawiera informacje potrzebne do terminowego sporządzania sprawozdań.
2.2. Prowadzenie kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)
Konta ksiąg pomocniczych w jednostce obejmują:
- ewidencję rozrachunków prowadzoną do kont rozrachunkowych księgi głównej
- księgi inwentarzowe – stanowiące ewidencję analityczną do środków trwałych
- raporty kasowe stanowiące ewidencję analityczną do konta 101 „kasa”
Ewidencja rozrachunków prowadzona jest imiennie w odniesieniu do rozrachunków z pracownikami oraz według tytułów i kontrahentów w stosunku do pozostałych rozrachunków.
Materiały odpisywane są w koszty po zakupie na podstawie dowodów zakupu.
Księgi inwentarzowe prowadzone są według grup rodzajowych środków trwałych. Prowadzone są księgi inwentarzowe dla pozostałych środków trwałych objętych ewidencją konta 013, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.
Jednostka dokonuje umorzeń środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 „środki trwałe”
Wartość środków trwałych na koniec 2002 r. wynikająca z ewidencji syntetycznej konta 011 zgodna jest z ewidencją analityczną ujętą w księgach inwentarzowych.
Stosowane są w jednostce roczne stawki amortyzacyjne określone w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
2.3. Sporządzanie zestawienia obrotów i sald
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są na koniec każdego miesiąca i za okresy sprawozdawcze.
Zestawienia obrotów i sald zawierają:
- symbole kont
- salda kont według bilansu otwarcia
- obroty narastająco na dany okres sprawozdawczy oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
Zestawienie obrotów i sald do bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2003 r. stanowi załącznik Nr 3 do protokółu kontroli.
Korekty błędnych zapisów w ewidencji księgowej dokonywane są na podstawie dowodów księgowych (noty księgowe)i przez wprowadzenie zapisów dodatnich ze znakiem (+) lub ujemnych ze znakiem (-) zgodnie z art. 25 ust.1 pkt. 2 ustawy o rachunkowości.
2.4. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych
Na podstawie dowodów źródłowych oraz zapisów księgi głównej na koncie syntetycznym 130 dokonywanych w m-cu kwietniu 2003 r. ustalono:
- zapisy księgowe dokonywane są chronologicznie
- księgowań dokonywano na podstawie wyciągów bankowych
- wydruk księgi głównej zawiera oznaczenie konta
- księgowań dokonywano zgodnie z treścią ekonomiczną konta
- zapisy zawierają numer wyciągu bankowego, na podstawie którego dokonano księgowania
- zapisów dokonano w miesiącu dokonania operacji
- wydruki zapisów na kontach zawierają opisy dokonywanych operacji z powołaniem numeru i rodzaju dowodu księgowego.
Rzetelność sporządzania sprawozdań
Kontrolą w zakresie rzetelności sporządzania sprawozdań przeprowadzono na podstawie sprawozdania Rb – 27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 r. sporządzonego przez jednostkę budżetową Starostwo Powiatowe w Pińczowie.
Kontrolą objęto zgodność danych zawartych w sprawozdaniu z ewidencją księgową wykazanych w zestawieniu sald i obrotów kont analitycznych za miesiąc grudzień 2003 r.
Wykazane przez jednostkę dochody wykazane w kolumnie 7 sprawozdania w wysokości 544.409,74 zł. wynikają ewidencji księgowej konta 222 „rozliczenie dochodów budżetowych”.
Kontrola sprawozdań przez Zarząd
Działania Starostwa Powiatowego w powyższym zakresie kontrolowano na podstawie przedłożonych do Starostwa przez podległe jednostki organizacyjne sprawozdań sporządzonych za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku:
- Rb – 27 S z wykonania planu dochodów budżetowych
- Rb – 28 S z wykonanie planu wydatków budżetowych
Znajdujące się w Starostwie sprawozdania objęte zostały kontrolą pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym.
Obowiązek kontroli formalno – rachunkowej sprawozdań wynikający z § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.) potwierdzony jest na każdym sprawozdaniu adnotacją „ sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” wraz z podpisem upoważnionej osoby dokonującej sprawdzenia.
Sprawozdania jednostkowe sporządzone zostały również przez Starostwo Powiatowe jako jednostkę budżetową.
Sprawozdania jednostkowe sporządzone zostały w złotych i groszach stosownie do wymogów § 8 ust. 2 pkt 1 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Dokonano w czasie kontroli sprawdzenia zgodności dochodów wykonanych wykazanych w kolumnie 7 sprawozdania Rb – 27S Powiatu z sumą dochodów wykazanych w ewidencji księgowej, w wyniku czego ustalono:
- dochody wynikające z ewidencji konta 901 „dochody budżetu” – 20.175.036,26 zł.
- dochody wynikające z ewidencji konta 907 „dochody z funduszy pomocowych” – 143.114,83 zł.
Razem dochody według ewidencji księgowej 20.318.151,09 zł.
Dochody wykonane w sprawozdaniu Rb – 27 S Powiatu wykazane za okres od 01.01. do 31.12.2003 r. wynoszą 20.318.151 zł. Różnica w wysokości 0,09 zł. wynika z zaokrągleń sprawozdań jednostkowych.
3.3.Przestrzegania zasad i terminów sporządzania sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń
Według kwartalnego sprawozdania Rb- Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonego przez Powiat za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. w pozycji E w kolumnie 2 wykazane zostało zobowiązanie według tytułów dłużnych na łączną sumę 1.852.545 zł.
Zadłużenia według sprawozdania stanowią:
- kredyty długoterminowe na łączną sumę 1.779.950 zł.
- zobowiązania z tytułu dostaw i usług w wysokości 72.595 zł.
razem: 1.852.545 zł.
Kontrola zgodności wykazanego zadłużenia przez Powiat z ewidencją księgową i sprawozdaniami Rb –Z wykazała:
- stan kredytów według ewidencji konta 134 „kredyty bankowe” – 1.779.950,18 zł.
- zobowiązania wymagalne – 72.595,00 zł.
razem: 1.852.545,18 zł.
Wykazane w ewidencji syntetycznej zadłużenia z tytułu zaciągniętych kredytów na łączną kwotę 1.779.950 zł. według ewidencji kont analitycznych prowadzonych do konta 134 na dzień 31.12.2003 r. wynosiło:
- konto 134 - 01 – kredyty bankowe termomoderniazcyjne – 313.274,18 zł.
- konto 134 – 02 – kredyty bankowe długoterminowe – 666.676 zł.
- konto 134 - 03 – kredyt długoterminowy – 800.000 zł.
Razem kredyty 1.779.950,18 zł.
2) Wykazane w sprawozdaniu Powiatu na 31.12.2003 r. zobowiązania wymagalne w wysokości 72.594,55 z. stanowi w całości zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Rb – Z za okres do początku roku do dnia 31.12.2003 r. przez Dom Pomocy Społecznej w Pińczowie.
Jednostki organizacyjne złożyły również sprawozdania negatywne.
Sprawozdania jednostkowe sprawdzone zostały pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawozdania zbiorcze sporządzone zostało na podstawie sprawozdań jednostkowych i dane zawarte w tym sprawozdaniu wynikają ze sprawozdań jednostkowych.
Sprawozdaniu Rb – Z sporządzone zostało terminowo.
4. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości
Obowiązki w zakresie rachunkowości określone zostały przez starostę dla Skarbnika Powiatu na piśmie.
Przyjęcie obowiązków w zakresie rachunkowości potwierdzone zostało podpisem Skarbnika. Ponadto nadzór Skarbnika nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości w starostwie i w jednostkach organizacyjnych Powiatu, prowadzenie księgowości budżetowej oraz obowiązki w zakresie kontroli określone są w Regulaminie Wewnętrznym Starostwa Powiatowego i w przydziale czynności służbowych ustalonych na piśmie dla Skarbnika przez Starostę Powiatu.

References: art.36
 art. 28
 art. 127
 art. 35
 art.35
 art.127
 art.127
 art. 12
 art. 12
 art. 13
 art. 14
 art. 23
 art. 25