Source: https://www.epravo.cz/vyhledavani-aspi/?Id=52630&Section=1&IdPara=1&ParaC=2
Timestamp: 2020-06-01 19:28:38+00:00

Document:
Instrukce ze dne 15.3.2000, kterou se stanoví rozsah evidence dětí a obsah spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálněprávní ochrany dětí a obsah spisové dokumentace o žadatelích o osvojení a o svěření dítěte do pěstounské péče, jak vyplývá ze změn provedených Směrnicí Ministerstva práce a sociálních věcí č.j. 21-42246/2002 ze dne 29. října 2002
28.11.2002 | Sbírka: 21-12242/2000 | Částka: 6/2002
Pasivní derogace: 2013/26780-21, 21-42246/2002
21-12242/2000
kterou se stanoví rozsah evidence dětí a obsah spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálněprávní ochrany dětí a obsah spisové dokumentace o žadatelích o osvojení a o svěření dítěte do pěstounské péče, jak vyplývá ze změn provedených Směrnicí MPSV č.j. 21-42246/2002 ze dne 29. října 2002.
Ministerstvo práce a sociálních věcí podle § 92 odst. 2 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů a podle § 61 odst. 2 písm. b) bodu 1. zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a podle § 31 odst. 3 písm. b), § 32 odst. 3 a § 118 odst. 3 písm. a) zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů, k zabezpečení jednotného vedení evidence a spisové dokumentace při výkonu státní správy ve věcech sociálněprávní ochrany dětí se zřetelem k § 21 odst. 2 a 3, § 54 a § 55 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálněprávní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů, vydává tuto instrukci:
Evidence a spisová dokumentace o dětech vedená obecními úřady obcí s rozšířenou působností
Evidence a spisová dokumentace
(1) Evidenci dětí uvedených v § 54 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálněprávní ochraně dětí (dále jen „zákon“), tvoří základní evidence a pomocná evidence.
(2) O dětech uvedených v § 54 zákona vede obecní úřad obce s rozšířenou působností spisovou dokumentaci.
(1) Obecní úřad obce s rozšířenou působností zařazuje děti do základní evidence na základě
a) upozornění podle § 7 odst. 2 zákona,
b) žádosti dítěte podle § 8 odst. 1 zákona,
c) žádosti podle § 9 zákona,
d) oznámení obecního úřadu, státního orgánu, pověřené osoby, školy, školského zařízení a zdravotnického zařízení, popřípadě dalšího zařízení určeného pro děti podle § 10 odst. 1 písm. g), odst. 4 a 5 zákona,
e) uvědomění obecního úřadu o opatření uvedeném v § 15 odst. 1 zákona,
f) rozhodnutí soudu o ustanovení obecního úřadu obce s rozšířenou působností poručníkem a rozhodnutí soudu, popřípadě správního orgánu nebo státního zastupitelství o ustanovení obecního úřadu obce s rozšířenou působností opatrovníkem,
g) rozhodnutí o zahájení trestního nebo přestupkového řízení proti mladistvému,
h) postoupení spisové dokumentace jiným obecním úřadem obce s rozšířenou působností z důvodu změny místní příslušnosti.
(2) Dítě může být vedeno v základní evidenci téhož obecního úřadu obce s rozšířenou působností pouze jednou.
Základní evidenci tvoří rejstřík Om obsahující základní údaje o dětech uvedených v čl. 1 odst. 1, jmenná kartotéka a spisová dokumentace. Spisová dokumentace se označuje spisovou značkou Om.
Rejstřík Om a spisová značka Om
(1) Děti uvedené v čl. 1 odst. 1 zapisuje obecní úřad obce s rozšířenou působností do rejstříku Om, uvedeného v příloze č. 1, která je součástí této instrukce. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, není-li známo, datum narození (dále jen „rodné číslo“), místo trvalého pobytu, důvod založení základní evidence, datum a důvod vyřazení z této evidence. Pořadová čísla zápisu se vedou jednotně pro každý kalendářní rok zvlášť.
(2) Spisovou značku Om tvoří označení Om, pořadové číslo zápisu do rejstříku lomené druhým dvojčíslím, popřípadě celým čtyřčíslím kalendářního roku, v němž došlo k založení evidence. Touto spisovou značkou se označují kromě spisové dokumentace všechny odeslané písemnosti.
(3) Pod stejnou spisovou značkou Om se evidují sourozenci splňující podmínky podle čl. 1 odst. 1, kteří mají oba rodiče společné a společně se zapisují do rejstříku Om.
Jmenná kartotéka
(1) Jmennou kartotéku tvoří evidenční štítky. Pro každé dítě zapsané do rejstříku Om se vyplní evidenční štítek, uvedený v příloze č. 2, která je součástí této instrukce, na kterém se uvede příjmení a jméno dítěte, místo trvalého pobytu, jeho rodné číslo a spisová značka Om, pod kterou je zapsáno v rejstříku Om, dále jména, příjmení, rodná čísla a místo trvalého pobytu rodičů, je-li odlišné od místa trvalého pobytu dítěte.
(2) Na evidenčním štítku se též uvedou jména a příjmení ostatních dětí žijících ve společné domácnosti a spisové značky Om, pod kterými jsou evidovány.
(3) Evidenční štítky se zařazují do kartotéky abecedně bez ohledu na kalendářní rok, ve kterém byla evidence založena.
(1) Spisová dokumentace se označuje písmeny Om a skládá se ze spisového obalu, uvedeného v příloze č. 3, která je součástí této instrukce, sociálního záznamu, uvedeného v příloze č. 4 a 4a, které jsou součástí této instrukce, a jednotlivých písemností týkajících se dítěte, popřípadě společně evidovaných sourozenců (dále jen „spis Om“). Spis Om může obsahovat, zejména jde-li o složitější výchovné poměry dítěte, též záznam o úkonech, uvedený v příloze č. 5, která je součástí této instrukce.
(2) Spisový obal obsahuje vyznačení spisové značky Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo a místo trvalého pobytu, a dále jména, příjmení, rodná čísla a místo trvalého pobytu sourozenců, kteří mají společné rodiče a splňují podmínky podle čl. 1.
(3) Sociální záznam obsahuje kromě údajů uvedených v předchozím odstavci místo narození dítěte, místo jeho přechodného pobytu, jména, příjmení, rodná příjmení a rodná čísla rodičů, místo jejich trvalého a přechodného pobytu, je-li odlišné od místa pobytu jejich dítěte, zaměstnání, základní údaje o poměrech rodiny a důvod poskytování sociálněprávní ochrany. Sociální záznam obsahuje spolu s údaji uvedenými v odst. 2 i údaje o dalších dětech žijících ve společné domácnosti, jejichž rodičem je jeden z rodičů evidovaného dítěte, o ostatních dětech obou nebo jednoho z rodičů evidovaného dítěte, které nežijí ve společné domácnosti, a o ostatních členech domácnosti, společně žijících s dětmi. U dětí svěřených do náhradní rodinné péče (do pěstounské péče, do péče budoucích osvojitelů a pěstounů, do výchovy jiné osoby), u dětí v osobní péči poručníka (dále jen „odpovědné osoby“), sociální záznam obsahuje základní údaje o osobách odpovědných za jejich výchovu, obdobně jako u rodičů. Vzor tohoto sociálního záznamu je uveden v příloze č. 4a, která je součástí této instrukce.
(4) Záznam o úkonech obsahuje stručný popis výsledků šetření, jednání, pohovorů s rodiči (fyzickými osobami, kterým bylo dítě svěřeno do výchovy) a dalších úkonů v časovém sledu s uvedením data a podpisu zaměstnance, který záznam vyhotovil. U dětí svěřených do výchovy jiných fyzických osob než rodičů, u dětí, u kterých se vykonává ústavní nebo ochranná výchova, u dětí (mladistvých) ve výkonu vazby nebo výkonu trestu odnětí svobody a u dětí, o něž pečuje odsouzená žena ve věznici, se k záznamu o úkonech jako samostatná příloha připojuje přehled návštěv dítěte, uvedený v příloze č. 6, která je součástí této instrukce, podle § 19 odst. 5, § 29 odst. 2 a § 34 odst. 3 zákona. Tento přehled obsahuje jméno a příjmení navštěvovaného dítěte, datum a místo návštěvy, jméno a příjmení zaměstnance, který vykonal návštěvu, a stručný záznam o průběhu návštěvy a jejím výsledku.
(5) Za sociální záznam se v časové řadě podle data doručení či vyhotovení zakládají jednotlivé písemnosti, uvedené v § 55 odst. 2 zákona, popřípadě v § 21 odst. 2 zákona, které se dítěte, rodičů či jiných odpovědných osob, popřípadě sourozenců týkají. Další písemnosti uvedené v § 55 odst. 4 zákona se vedou odděleně ve zvláštní složce ve stejném spisovém obalu. Jde zejména o upozornění a sdělení fyzických osob podle § 7 odst. 2 zákona a záznamy o jednání s nimi.
(6) Záznamy o výsledcích šetření v rodině, záznamy o jednání s rodiči nebo jinými osobami musí být čitelné a musí být opatřeny datem a podpisem toho, kdo šetření provedl, s uvedením jeho funkce; nesmí být pořízeny tužkou.
(7) Jednotlivé písemnosti se označí spisovou značkou Om a opatří se pořadovým číslem písemnosti založené ve spisu Om.
(8) Je-li písemnost odeslána do vlastních rukou, připevní se vrácená doručenka ke kopii této písemnosti. Při doručení veřejnou vyhláškou se písemnost vyznačí datem vyvěšení a datem sejmutí z místa obvyklého pro vyvěšování písemností a písemnost se založí do spisu Om.
(9) Do spisu Om se zařazují i nedoručená a vrácená podání.
Postoupení spisu Om
(1) Spis Om se postupuje jinému místně příslušnému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností, jakmile se obecní úřad obce s rozšířenou působností dozví o změně místní příslušnosti.
(2) Jde-li o dítě vhodné k osvojení nebo ke svěření do pěstounské péče, postupuje se místně příslušnému krajskému úřadu kopie spisu Om za účelem vyhledání osob vhodných stát se osvojiteli či pěstouny tohoto dítěte.
(3) Je-li třeba postoupit jinému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností, popřípadě krajskému úřadu nebo ministerstvu práce a sociálních věcí (dále jen „ministerstvo“) jen část spisu Om, postupují se vždy jen kopie písemností.
Pomocná evidence a spis Nom
Pomocnou evidenci tvoří:
a) rejstřík Nom a spis Nom,
b) rejstřík dětí vhodných k osvojení,
c) rejstřík dětí vhodných ke svěření do pěstounské péče,
d) rejstřík dětí svěřených do výchovy jiné fyzické osoby než rodiče,
e) rejstřík dětí, jimž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven poručníkem,
f) rejstřík dětí, u nichž probíhá řízení o určení či popření otcovství a u nichž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven opatrovníkem,
g) rejstřík dětí, u nichž bylo rozhodnuto o výchovném opatření,
h) rejstřík dětí umístěných v zařízeních pro výkon ústavní nebo ochranné výchovy,
i) rejstřík dětí svěřených do péče zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc,
j) rejstřík dětí s opakovanými poruchami v chování a jednání,
k) rejstřík dětí mladších patnácti let podezřelých ze spáchání činu, který by jinak byl trestným činem,
l) rejstřík dětí, proti kterým bylo zahájeno trestní nebo přestupkové řízení,
m) rejstřík dětí ve výkonu trestu odnětí svobody,
n) rejstřík dětí, jejichž rodiče nevykonávají nebo zneužívají práva plynoucí z rodičovské odpovědnosti, na kterých byl spáchán trestný čin ohrožující život, zdraví, jejich lidskou důstojnost nebo jmění, nebo je podezření ze spáchání takového činu.
Vzory rejstříků pod písmeny a) až n) jsou uvedeny v přílohách č. 7 - 19, které jsou součástí této instrukce.
Rejstřík Nom
Do rejstříku Nom se zapisují děti, jejichž záležitosti vyřizuje obecní úřad obce s rozšířenou působností na dožádání místně příslušného obecního úřadu obce s rozšířenou působností, který má dítě v evidenci, popřípadě jiného orgánu nebo instituce. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Nom, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, orgán, popřípadě instituce, které o úkon požádaly, předmět dožádání, datum a způsob vyřízení. Jde např. o zprávu o poměrech rodičů žijících v obvodu dožádaného obecního úřadu obce s rozšířenou působností, o zastupování dítěte u soudu v obvodu dožádaného obecního úřadu obce s rozšířenou působností (§ 62 zákona).
Spis Nom
(1) Přijaté písemnosti, záznamy o šetření a další písemnosti včetně kopií odeslaných písemností tvoří spis Nom. Spis Nom se uzavírá splněním účelu dožádání.
(2) Spisovou značku Nom tvoří označení Nom, pořadové číslo zápisu do rejstříku lomené druhým dvojčíslím, popřípadě celým čtyřčíslím kalendářního roku, v němž došlo k zápisu do rejstříku.
Rejstřík dětí vhodných k osvojení
(1) Do rejstříku dětí vhodných k osvojení se zapisuje dítě, které splňuje podmínky k osvojení a jehož spisovou dokumentaci obecní úřad obce s rozšířenou působností vede. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo narození, místo trvalého pobytu a jeho současné umístění (s uvedením zařízení, ve kterém se nachází). Dále se uvede důvod pro vhodnost k osvojení a datum rozhodnutí obecního úřadu obce s rozšířenou působností o svěření dítěte do péče budoucích osvojitelů.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá dnem, kdy rozhodnutí soudu o osvojení nabylo právní moci, s označením soudu, který rozhodl, a čísla jednacího rozhodnutí. V rejstříku se neuvádějí údaje o osvojitelích.
Rejstřík dětí vhodných ke svěření do pěstounské péče
(1) Do rejstříku dětí vhodných ke svěření do pěstounské péče se zapisuje dítě, jehož spisovou dokumentaci obecní úřad obce s rozšířenou působností vede a které je vhodné pro tuto formu náhradní rodinné péče. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo narození, místo trvalého pobytu a jeho současné umístění (s uvedením zařízení, ve kterém se nachází). Dále se uvede důvod pro vhodnost ke svěření do pěstounské péče, datum rozhodnutí obecního úřadu obce s rozšířenou působností o svěření dítěte do péče budoucího pěstouna, jméno, příjmení a místo trvalého pobytu budoucího pěstouna (s uvedením obce s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu se místo trvalého pobytu nachází).
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá dnem, kdy rozhodnutí soudu o svěření dítěte do pěstounské péče nabylo právní moci, s označením soudu, který rozhodl, a čísla jednacího rozhodnutí.
(3) Zápis v rejstříku se též uzavírá vyznačením pořadového čísla a spisové značky Om, pod nimiž je dítě vedeno v rejstříku dětí v péči fyzických osob odpovědných za jejich výchovu podle čl. 13, s uvedením obecního úřadu obce s rozšířenou působností, který je eviduje.
Rejstřík dětí svěřených do výchovy jiné fyzické osoby než rodiče
(1) Do rejstříku dětí svěřených do výchovy jiné fyzické osoby než rodiče se zapisuje dítě svěřené rozhodnutím příslušného orgánu do péče jiné fyzické osoby než rodiče (společné péče manželů). V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo a forma péče nahrazující péči rodičů. Dále se uvede jméno a příjmení osoby odpovědné za výchovu dítěte, její rodné číslo, u společné péče manželů údaje o obou manželích, příbuzenský vztah, místo jejich trvalého pobytu, označení příslušného orgánu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci, přijetí dítěte do této péče a datum jejího ukončení.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ukončením péče nahrazující péči rodičů.
Rejstřík dětí, jimž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven poručníkem
(1) V rejstříku dětí, jimž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven poručníkem, se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, označení soudu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci, uvedení důvodu, pro který soud rozhodl, a způsob úpravy poměrů dítěte.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ke dni ukončení poručenství vykonávaného obecním úřadem obce s rozšířenou působností.
Rejstřík dětí, u nichž probíhá řízení o určení či popření otcovství a u nichž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven opatrovníkem
(1) V rejstříku dětí, u nichž probíhá řízení o určení či popření otcovství a u nichž byl obecní úřad obce s rozšířenou působností ustanoven opatrovníkem, se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu dítěte, jméno, příjmení, rodné číslo a místo trvalého pobytu navrhovatele a dále se uvede jméno, příjmení a místo trvalého pobytu osoby, proti které návrh směřuje, a matky, není-li navrhovatelem a výsledek řízení.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá dnem, kdy rozhodnutí soudu o určení či popření otcovství nabylo právní moci, s označením soudu, který rozhodl, a čísla jednacího rozhodnutí.
Rejstřík dětí, u nichž bylo rozhodnuto o výchovném opatření
(1) Do rejstříku dětí, u nichž bylo rozhodnuto o výchovném opatření, se zapisuje dítě, u kterého příslušný orgán rozhodl o výchovném opatření. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, označení příslušného orgánu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí, datum právní moci, druh výchovného opatření a důvod, pro který bylo rozhodnuto o výchovném opatření. Dále se uvede datum odeslání zpráv soudu o výchovných poměrech dítěte, u něhož bylo rozhodnuto o výchovném opatření.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ke dni zrušení výchovného opatření, nejpozději ke dni vyřazení z evidence (čl. 26).
Rejstřík dětí umístěných v zařízeních pro výkon ústavní nebo ochranné výchovy
(1) V rejstříku dětí umístěných do zařízení pro výkon ústavní nebo ochranné výchovy se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo a místo trvalého pobytu. Dále se uvede důvod umístění dítěte do zařízení pro výkon ústavní nebo ochranné výchovy a označení soudu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci, název a sídlo zařízení, datum umístění, popřípadě přemístění dítěte do zařízení, datum ukončení pobytu v zařízení a stručný záznam o následném opatření.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ukončením pobytu v zařízení.
Rejstřík dětí s opakovanými poruchami v chování a jednání
(1) Do rejstříku dětí s opakovanými poruchami v chování a jednání se zapisuje dítě uvedené v § 6 odst. 1 písm. c) a d) zákona. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu a důvod zápisu do rejstříku, popřípadě záznam o podání návrhu na určité opatření nebo na nařízení ústavní výchovy.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá nejpozději ke dni vyřazení dítěte z evidence (čl. 26).
Rejstřík dětí mladších patnácti let podezřelých ze spáchání činu, který by jinak byl trestným činem
(1) Do rejstříku dětí mladších patnácti let podezřelých ze spáchání činu, který by jinak byl trestným činem, se zapisuje dítě na základě oznámení příslušného orgánu Policie České republiky, popřípadě jiného příslušného orgánu. V rejstříku se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, označení činu, kterého se dítě dopustilo nebo je podezřelé z jeho spáchání, označení orgánu, který oznámení učinil, a přijaté opatření.
(2) Zápis do rejstříku se uzavírá ke dni zápisu do jiného příslušného rejstříku (např. podle čl. 20, 21 nebo 17), nejpozději ke dni vyřazení dítěte z evidence (čl. 26).
Rejstřík dětí, proti kterým bylo zahájeno trestní nebo přestupkové řízení
(1) V rejstříku dětí, proti kterým bylo zahájeno trestní nebo přestupkové řízení, se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu. Dále se uvede označení orgánu, který rozhodl o zahájení trestního nebo přestupkového řízení, případný údaj o vzetí do vazby, označení trestného činu nebo přestupku, pro který k zahájení řízení došlo, a výsledek řízení s označením příslušného orgánu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ke dni zastavení trestního stíhání, ke dni zproštění obžaloby, ke dni upuštění od potrestání či ke dni nástupu výkonu trestu odnětí svobody, popřípadě ke dni uplynutí zkušební doby u podmíněného trestu nebo u podmíněného upuštění od potrestání nebo u podmíněného zastavení trestního stíhání.
Rejstřík dětí ve výkonu trestu odnětí svobody
(1) V rejstříku dětí ve výkonu trestu odnětí svobody se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, označení soudu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci, délka uloženého trestu odnětí svobody, zařízení, v němž se trest vykonává, datum ukončení výkonu trestu nebo datum podmíněného propuštění a další opatření obecního úřadu obce s rozšířenou působností.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá ke dni propuštění dítěte z výkonu trestu odnětí svobody.
Rejstřík dětí, jejichž rodiče nevykonávají nebo zneužívají práva plynoucí z rodičovské zodpovědnosti, na kterých byl spáchán trestný čin ohrožující život, zdraví, jejich lidskou důstojnost, mravní vývoj nebo jmění, nebo je podezření ze spáchání takového činu
(1) V rejstříku dětí, jejichž rodiče nevykonávají nebo zneužívají práva plynoucí z rodičovské zodpovědnosti, na kterých byl spáchán trestný čin ohrožující život, zdraví, jejich lidskou důstojnost, mravní vývoj nebo jmění, nebo je podezření ze spáchání takového činu se uvede pořadové číslo zápisu, datum zápisu, spisová značka Om, jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo, místo trvalého pobytu, důvod zápisu, popřípadě označení trestného činu, označení orgánu nebo právnické osoby, která oznámila spáchání trestného činu a přijaté opatření.
(2) Zápis v rejstříku se uzavírá podle výsledků trestního řízení nebo řízení ke dni uskutečnění přijatého opatření.
Rejstříky uvedené v čl. 9 až 22 se vedou samostatně podle jednotlivých let.
Technické nosiče dat a další technické produkty
Rejstřík Om (čl. 4), jmenná kartotéka (čl. 5) rejstříky pomocné evidence (čl. 8) a spisy Om nebo jejich části mohou být, za podmínky, že budou obsahovat všechny údaje podle této instrukce, vedeny na technických nosičích dat, mikrografických záznamech, tištěných produktech optického archivačního systému a tištěných nebo fotografických produktech jiné výpočetní techniky místo originálu listiny, podle jehož obsahu byly pořízeny, pokud z povahy věci nevyplývá, že je třeba uchovat originál nebo úředně ověřený opis listiny.
Ukládání spisů Om a vyřazení z evidence
Spisy Om se ukládají v souladu se spisovým a skartačním řádem příslušného úřadu. Spisová dokumentace o dítěti se po vyřízení předává k uložení do spisovny. Pouze v případě, že povaha spisu vyžaduje stálý styk se zpracovatelem, lze jej uložit v příruční registratuře. Skartační lhůty nabíhají až po definitivním ukončení spisu (tzn. vyřazením dítěte z evidence).
(1) Dítě se vyřadí z evidence bylo-li evidováno samostatně
a) dosáhne-li zletilosti, není-li dále stanoveno jinak,
b) skončilo-li období, na které byla prodloužena ústavní nebo ochranná výchova po dosažení zletilosti,
c) ke dni právní moci rozhodnutí o osvojení; spis případně dále slouží jen pro řízení o nezrušitelném osvojení,
d) postupuje-li se spis Om jinému místně příslušnému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností v důsledku změny místní příslušnosti,
e) při úmrtí dítěte.
(2) Společně evidovaní sourozenci se vyřadí z evidence, splní-li všichni podmínky pro vyřazení z evidence dle ustanovení odst. 1.
(3) Dítě se vyřadí z evidence po ukončení jeho zastupování, šlo-li pouze o jednorázový úkon a není-li jiný důvod pro jeho vedení v evidenci (např. při uzavírání občanskoprávních smluv mezi dítětem a rodiči, při schválení důležitého úkonu zákonného zástupce apod.).
Důvod a datum vyřazení dítěte z evidence se poznamená na evidenčním štítku jmenné kartotéky a vyznačí se v rejstříku Om. Je-li důvodem vyřazení osvojení dítěte, vyznačí se na evidenčním štítku a v rejstříku Om tato skutečnost pouze písmenem „O“ bez uvedení osvojitelů a místa jejich trvalého pobytu. Evidenční štítek se vyřazuje podle spisového a skartačního řádu příslušného úřadu.
Spisy Om dětí vyřazených z evidence a uzavřené spisy Nom procházejí skartačním řízením podle spisového a skartačního řádu příslušného úřadu. Vyřazené spisy Om a uzavřené spisy Nom se zařazují do skartačního řízení nejdříve po 10 letech od jejich uložení ve spisovně.
Evidenční štítky dětí vyřazených z evidence se zakládají ve spisovně a do skartačního řízení se zařazují nejdříve po 10 letech od vyřazení dítěte z evidence.
Spisová dokumentace vedená obecními úřady obcí s rozšířenou působností o žadatelích o osvojení a o svěření dítěte do pěstounské péče
(1) Součástí spisové dokumentace vedené obecními úřady obcí s rozšířenou působností o žadatelích o osvojení a o svěření dítěte do pěstounské péče podle § 21 odst. 3 zákona jsou též rejstřík žadatelů o osvojení označený písmenem A (dále jen „rejstřík A“) a rejstřík žadatelů o svěření dítěte do pěstounské péče označený písmenem P (dále jen „rejstřík P“) uvedené v přílohách č. 20 a 21, které jsou součástí této instrukce. Spisovou značku žadatelů o osvojení tvoří písmeno A doplněné pořadovým číslem lomeným druhým dvojčíslím, popřípadě celým čtyřčíslím kalendářního roku zapsání do rejstříku. Spisovou značku žadatelů o svěření dítěte do pěstounské péče tvoří písmeno P doplněné obdobně jako u žadatelů o osvojení.
(2) V rejstříku A se uvede pořadové číslo zápisu, spisová značka A, jméno a příjmení žadatele (jména a příjmení manželů - žadatelů), rodné číslo, místo trvalého pobytu, povolání, datum podání žádosti, datum odeslání kopií spisové dokumentace krajskému úřadu, datum zařazení žadatelů do evidence krajského úřadu, datum svěření dítěte do péče budoucího osvojitele (budoucích osvojitelů - manželů), označení soudu, který rozhodl, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci rozhodnutí o osvojení a poznámka pro případné vyřízení žádosti jiným způsobem.
(3) V rejstříku P se uvede pořadové číslo zápisu, spisová značka P, jméno a příjmení žadatele (jména a příjmení manželů - žadatelů), rodné číslo, místo trvalého pobytu, povolání, datum podání žádosti, datum odeslání kopií spisové dokumentace krajskému úřadu, datum zařazení žadatele do evidence krajského úřadu, datum svěření dítěte do péče budoucího pěstouna, označení soudu, který rozhodl o svěření dítěte do pěstounské péče, číslo jednací rozhodnutí a datum právní moci a poznámka pro případné vyřízení žádosti jiným způsobem.
(4) Zápis do rejstříku A a do rejstříku P se uzavírá ke dni, ke kterému krajský úřad nebo ministerstvo vyřadilo žadatele z evidence podle ustanovení § 24c odst. 1 písm. b) bod 1. až 4., písm. c) a § 24d odst. 1 písm. b), c) zákona.
(1) Spisovou dokumentaci shromážděnou o žadateli o osvojení a o žadateli o pěstounskou péči založí obecní úřad obce s rozšířenou působností do spisu Om osvojeného dítěte, popřípadě do spisu Om dítěte svěřeného do pěstounské péče.
(2) Jestliže došlo k vyřízení žádosti o osvojení dítěte nebo o jeho svěření do pěstounské péče jiným způsobem (vyřazení žadatele z evidence z důvodů uvedených v ustanovení § 24c odst. 1 písm. b) bod 2. až 4. a písm. c) zákona), uloží obecní úřad obce s rozšířenou působností spisovou dokumentaci shromážděnou o žadateli ve spisovně, přitom ustanovení čl. 28 platí obdobně.
Evidence a spisová dokumentace vedená obecními úřady
Obecní úřady vedou jednoduchou evidenci a spisovou dokumentaci dětí, jimž obecní úřad ve své působnosti poskytl pomoc a ochranu. Vždy však vedou rejstřík dětí podle čl. 16, u nichž rozhodly o výchovném opatření.
Evidenci a spisovou dokumentaci tvoří:
a) rejstřík dětí uvedených v § 6 odst. 1 zákona pod spisovou značkou ROD v pořadí ke dni založení evidence; rejstřík, uvedený v příloze č. 22, která je součástí této instrukce, se vede podle jednotlivých kalendářních let,
b) rejstřík dětí, u nichž obecní úřad rozhodl o výchovném opatření; rejstřík je uvedený v příloze č. 23, která je součástí této instrukce,
c) spisová dokumentace založená ve spisovém obalu označeném spisovou značkou ROD, která obsahuje všechny písemnosti týkající se evidovaného dítěte a jeho rodičů.
Spisová značka ROD, která je tvořena označením ROD doplněným pořadovým číslem zápisu do rejstříku ROD, lomeným druhým dvojčíslím, popřípadě celým čtyřčíslím kalendářního roku, v němž došlo k zápisu do rejstříku, se uvádí na všech písemnostech týkajících se dítěte a jeho rodičů.
O obsahu rejstříků, spisové dokumentace a o vyřazení dítěte z evidence platí obdobně ustanovení o vedení evidence a spisové dokumentace obecními úřady obcí s rozšířenou působností.
Tato instrukce nabývá účinnosti 1. dubna 2000.
Přílohy - vzory
*) Pozn. ASPI: Vzory formulářů jsou k dispozici na adrese http://ftp.aspi.cz/aspi/vestniky/VV2002_6.pdf.

References: § 92
 zákona č. 129
 § 61
 zákona č. 128
 § 31
 § 32
 § 118
 zákona č. 131
 § 21
 § 54
 § 55
 zákona č. 359
 § 54
 zákona č. 359
 § 54
 § 7
 § 8
 § 9
 § 10
 § 15
 čl. 1
 čl. 1
 čl. 1
 čl. 1
 § 19
 § 29
 § 34
 § 55
 § 21
 § 55
 § 7
 čl. 13
 soud 
 § 6
 čl. 20
 čl. 9
 § 21
 § 24
 § 24
 § 24
 čl. 28
 čl. 16
 § 6