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Timestamp: 2019-12-15 04:40:09+00:00

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Copropriété : le contrat de syndic applicable jusqu'au 1er juillet 2015 | Institut national de la consommation
Copropriété : le contrat de syndic applicable jusqu'au 1er juillet 2015
Date de publication : 15/10/2016 - Logement/immobilier
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires, il est assisté par le conseil syndical. Votre référent sera un gestionnaire, salarié du syndic.
Le contrat signé entre le syndicat et le professionnel définit les tâches de ce dernier et fixe les conditions de sa rémunération. Un contrat clair, équilibré, respectant la réglementation, est l'un des gages d'une bonne entente.
Vous serez appelé à étudier ce contrat dans deux cas :
- lors du choix d'un syndic,
- lors du renouvellement du contrat.
Cette fiche pratique a pour objectif de donner quelques clés pour déchiffrer ce contrat souvent complexe.
> Pour négocier au mieux votre contrat, l'INC a réalisé un tableau de comparaison des différentes offres de syndic.
1 - Textes applicables
2 - Analyser les contrats avant de choisir son syndic
3 - Les principales clauses du contrat
Les missions et la rémunération du syndic
4 - Les clauses abusives
Plusieurs parties essentielles composent le contrat de syndic.
Il comporte les éléments classiques de tout contrat, comme la désignation des parties ou la durée du mandat (voir la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967).
Une autre partie est plus spécifique aux contrats de syndics : il s'agit des paragraphes relatifs à la rémunération du syndic, qui se décompose en un forfait de gestion courante et en une liste de prestations particulières facturées au cas par cas. Il y a deux ans, l'arrêté du 19 mars 2010, dit "arrêté Novelli", définissait une liste minimale de prestations incluses dans le forfait de gestion courante (voir la rubrique "Liste minimale des prestatations de gestion courante"). Il reprenait l'avis du Conseil national de la consommation du 27 septembre 2007. Ce texte s'applique aux contrats conclus à partir du 1er juillet 2010.
Par ailleurs, la Commission des clauses abusives a adopté une recommandation le 15 septembre 2011 relevant vingt-quatre types de clauses abusives présents dans les contrats de syndics.
> Pour en savoir plus, consultez la rubrique "Clauses abusives".
Au moment du choix d'un syndic, il est essentiel de demander à plusieurs professionnels des propositions de contrats. Comparez leurs tarifs, dans un premier temps, en calculant le forfait par lot, puis en étudiant les différentes prestations particulières. La multiplication de ces prestations peut conduire à un montant d'honoraires très élevés : soyez très vigilants sur cette liste, qui doit être réduite au maximum.
Vous pouvez également télécharger la "Grille de comparaison des différentes offres" pour négocier au mieux votre contrat.
> Version Excel
A l'issue du dépouillement des contrats que vous aurez reçus, un entretien avec les syndics que vous avez sélectionnés est toujours fructueux. Interrogez-les sur les clauses qui vous paraissent obscures. Il ne faut pas hésiter à poser des questions. Vous pourrez découvrir que la pratique du syndic diffère de ce qui est écrit au contrat : par exemple, tels frais annoncés ne sont en fait jamais réclamés, et le syndic acceptera de supprimer la clause.
La structure des contrats de syndic est toujours à peu près la même. Elle commence par la désignation du cabinet et de ses garanties. Suivent la durée du contrat, les conditions de renouvellement ou de cessation du contrat, la rémunération des missions courantes, et la liste des prestations particulières. Certains ajoutent en introduction la description de l'immeuble et de ses équipements.
N'oubliez pas de conserver une copie du contrat voté par l'assemblée générale !
Lorsque le syndic est une personne physique, le contrat indique le nom, les prénoms et l'adresse du syndic, son numéro de carte professionnelle de gestion immobilière, la préfecture qui a délivré la carte, l'inscription au registre du commerce et des sociétés, les références de son assurance de responsabilité civile professionnelle, le nom et l'adresse du garant (garantie financière).
Lorsque le syndic est une personne morale, le contrat précise sa forme (société anonyme, par exemple), sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement. Les cabinets importants ont des succursales : le contrat donnera l'adresse de l'établissement qui gère l'immeuble.
Les fonctions du syndic ont un caractère personnel. Le syndic, personne physique ou morale, ne peut céder sa clientèle de syndicats par une simple substitution. Le nouveau syndic devra se faire élire par l'assemblée générale.
En cas de fusion ou de location-gérance, il faut également procéder à de nouvelles élections. En revanche, le changement d'actionnariat ne crée pas automatiquement une entité juridique nouvelle ; ce que contestent les copropriétaires, à juste titre, puisqu'ils se trouvent face à de nouveaux responsables qu'ils n'ont pas choisis.
Ces différentes situations ne doivent pas être confondues avec des changements de gestionnaires qui travaillent sous la responsabilité du même syndic.
L'article 29 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 20 avril 2010 précise que "le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance".
Ainsi, le contrat doit indiquer expressément sa durée et les dates de début et de fin. Il ne peut se contenter d'indiquer, par exemple, que "le présent contrat est conclu pour une durée initiale de 1 an et 6 mois"(soit un exercice outre le délai maximum nécessaire à l'approbation des comptes par l'assemblée générale suivante).
En tout état de cause, la durée d'un mandat ne peut excéder trois ans renouvelables, conformément à l'article 28 du décret de 1967. Autrefois, les syndics faisaient valoir qu'un contrat de trois ans leur permettait d'investir sur le long terme dans la copropriété. Mais l'expérience leur montre que le contrat d'un an n'est pas une menace.
A chaque nouvelle élection, le syndic soumet son contrat à l'assemblée. Il est important de l'étudier. Une attention particulière doit être portée aux changements de rédaction qui peuvent avoir lieu pour le "moderniser". Le conseil syndical ou les copropriétaires compareront également les deux versions pour vérifier que les avantages acquis n'ont pas été supprimés. Enfin, ils surveilleront le tarif des prestations particulières. En effet, le syndic négocie les augmentations de ses honoraires de base, mais ne signale pas toujours les modifications de ses honoraires pour prestations particulières.
Le contrat comporte généralement une clause selon laquelle le syndic ou le syndicat se réserve la possibilité de dénoncer le contrat avant son terme, moyennant un préavis de trois mois. Mais le syndicat ne peut trouver un remplaçant du jour au lendemain : révocation et démission sont donc des armes à utiliser à bon escient et en temps opportun. Les conséquences sont très importantes.
Les prix sont librement fixés par les professionnels, conformément à l'article L. 410-2 du code de commerce. Il n'en demeure pas moins que ces derniers sont tenus de respecter certaines règles quant à la publicité de leurs prix et à l'information de leurs clients. Chaque prestataire de services doit, par voie de marquage, d'étiquetage, d'affichage ou par tout autre procédé approprié, informer le consommateur sur les prix, les limitations éventuelles de la responsabilité contractuelle et les conditions particulières de la vente (article L. 113-3 du code de la consommation).
Tâches courantes et tâches ponctuelles
L'arrêté du 19 mars 2010 précise que "les opérations effectuées par les administrateurs d'immeuble ou syndics de copropriété qui figurent dans le tableau annexe relèvent de la gestion courante. Cette annexe énumère la liste minimale des prestations incluses dans le forfait annuel. Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de syndic. Le contenu des prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le contrat de syndic".
Ainsi, la gestion d'une copropriété comporte des tâches courantes, répétitives, de base, dont le prix est forfaitisé. Les tâches ponctuelles  dont la liste est limitative  sont rémunérées en sus du prix annuel fixé au contrat, selon le paragraphe "prestations particulières" du contrat.
Les honoraires pour tâches courantes
La rémunération des tâches courantes est comprise dans un forfait. Il est généralement calculé en fonction :
du nombre de lots. Il est intéressant de calculer le montant de la rémunération du syndic par lot.
Les honoraires pour une petite copropriété peuvent être plus chers que pour une grande.
de la date de construction de l'immeuble ;
du nombre des équipements éventuels de l'immeuble ;
de la présence ou de l'absence de gardien ;
des compétences et des disponibilités au sein du conseil syndical.
Avant de soumettre le projet de contrat, les syndics visitent quelquefois les lieux pour vérifier eux-mêmes la bonne tenue de l'immeuble et ajuster leur rémunération.
La force de négociation du syndicat aura un rôle déterminant. N'hésitez pas à discuter les propositions du syndic, et cela avant l'assemblée générale.
Les honoraires pour prestations particulières
Le tarif des prestations particulières est généralement calculé de deux façons :
sur la base d'un tarif horaire par vacation, variable selon la nature de la prestation (ce qui rend la détermination du prix de la prestation incertaine : il est impossible de connaître à l'avance le nombre d'heures appliquées pour cette prestation) ;
selon un forfait.
Les prix indiqués pour les prestations particulières paraissent quelquefois hors de proportion avec le temps passé pour exécuter la tâche. Pour juger des honoraires proposés pour les prestations particulières, il est intéressant de ramener au mois le tarif horaire du personnel et d'évaluer le temps passé pour les démarches administratives, sachant que l'informatique accélère bien ces tâches.
Les syndics distinguent les heures ouvrables (en général entre 9 heures et 18 heures) et les heures non ouvrables. En dehors des heures ouvrables, les tarifs horaires peuvent doubler, d'où la nécessité de prévoir précisément les heures incluses dans la gestion courante (assemblée générale, réunion avec le conseil syndical). Le taux horaire est variable selon les catégories d'emploi : secrétaire, comptable, cadre, collaborateur
Le contrat se doit d'être discuté point par point, et la liste doit être limitée. En cette matière, soyez vigilants sur deux points :
certaines prestations de gestion courante sont facturées en prestations particulières (comme la gestion des archives ou la facturation d'un forfait de frais administratifs) ;
une seule et même prestation peut être facturée deux fois sous la forme de deux appellations différentes (comme, par exemple, le recensement des attestations pour bénéficier de la TVA à taux réduit et les honoraires pour travaux).
Question rituelle et ô combien délicate ! La comparaison des tarifs pratiqués est rendue difficile par la disparité dans la rédaction des contrats. Le forfait doit inclure un nombre minimal de tâches, détaillées par l'arrêté du 19 mars 2010. Il doit être ramené à un tarif par lot et ainsi permettre une comparaison. Cependant, des syndics multiplient les prestations particulières, souvent contestables. Les honoraires du syndic sont alors difficilement calculables, et la comparaison s'en trouve complexifiée.
Il est souvent constaté d'importantes différences entre les copropriétés qui ont négocié leur contrat et celles qui ne l'ont pas fait.
Bilan annuel des honoraires
Le syndic doit annexer à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle un état détaillé des sommes perçues au titre de sa rémunération, conformément à l'article 11 du décret du 17 mars 1967 ; ce qui inclut les honoraires pour prestations particulières réclamés individuellement aux copropriétaires.
Pour en savoir plus, voir la fiche pratique J 255 "Les comptes du syndicat".
Une répartition imprécise des tâches entre la gestion courante et les prestations particulières est une source importante de conflits et de mésentente entre le syndic et le syndicat, puisqu'elle se répercute sur le coût final des honoraires payés au syndic. Quand bien même cette distinction serait claire, c'est souvent au moment du contrôle des comptes que le conseil syndical se rebiffe, lorsqu'il réalise que les tâches courantes se réduisent à une peau de chagrin alors que la rubrique "prestations particulières" est au contraire très étoffée.
Il s'agit d'un contrat précis avec le minimum de prestations particulières.
Les contrats se revendiquant conformes à l'arrêté du 19 mars 2010 ne le sont pas toujours Méfiez-vous également des contrats types.
Méfiez-vous aussi de certaines clauses. Par exemple, a pu être relevée cette clause obscure et ambiguë : "La liste ci-dessus est limitative, mais toute prestation non prévisible et non prévue au contrat, dès lors qu'elle est justifiée dans l'intérêt de l'immeuble, pourra être facturée au temps passé".
A chaque nouveauté législative allongeant la liste des tâches du syndic, certains cabinets ont tendance à facturer le nouveau service, même minime, au titre des prestations particulières alors que la loi l'a mis dans la liste des tâches courantes. Deux pratiques ont pu être constatées : la facturation des prestations de gestion courante en prestations particulières, ou la double facturation, sous deux noms différents, de prestations particulières.
Liste minimale des prestations de gestion courante - Prestations invariables
Issue de l'arrêté du 19 mars 2010
I - Assemblée générale annuelle
II - Comptabilité générale de la copropriété
III - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le réglement de copropriété
III-1.3. Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur.
IV - Assurances
- les parties communes ;
- les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.
V - Gestion du personnel
V-3. Paiement du salaire et de toute indemnité, prime due au salarié (**).
Focus sur les prestations de gestion courante
L'assemblée générale annuelle ou ordinaire
Ce poste comporte de nombreuses missions de gestion courante (voir ci-dessus + lien ) telles que l'envoi des convocations, l'établissement de l'ordre du jour ainsi que la tenue de l'assemblée générale annuelle.
Le contrat doit être précis sur ce point et notamment sur la présence du syndic. En effet, doivent être indiqués la durée contractuelle prévue comme étant incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus. Ces éléments doivent faire l'objet d'une attention particulière.
Prévoir dans le contrat une assemblée pendant les heures ouvrables est souvent synonyme, au final, de la facturation de l'assemblée : la majeure partie des assemblées ayant lieu en soirée, elles ne seront pas comprises dans le forfait et seront donc facturées en supplément, généralement au tarif horaire.
Il est essentiel de négocier la durée et les horaires de l'assemblée générale en fonction de la disponibilité des copropriétaires.
Sont compris dans le forfait de gestion courante :
la souscription des polices d'assurance au nom du syndicat et avec son accord préalable ;
la déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes ;
le règlement des indemnités aux bénéficiaires.
Pour l'assurance dommages-ouvrage souscrite dans le cadre de travaux importants pouvant bénéficier d'une garantie décennale, les honoraires spéciaux pour travaux couvrent déjà cette tâche supplémentaire du syndic.
La tenue du carnet d'entretien
L'établissement et la mise à jour du carnet d'entretien sont des tâches de gestion courante. Il s'agit du carnet d'entretien classique, tel qu'il est défini par le décret du 30 mai 2001. Il s'agit d'une simple liste des événements marquants de la copropriété, que le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires, notamment en cas de vente de leur lot pour l'information de leur client.
Le carnet d'entretien étendu, qui indique d'autres informations non listées, est facturable.
L'ouverture d'un compte séparé
Le syndic est chargé d'ouvrir un compte bancaire séparé, conformément à l'article 18 de la loi de 1965. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 de la loi de 1965, c'est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
L'arrêté du 19 mars 2010 prévoit qu'est incluse dans le forfait de gestion courante la gestion du compte bancaire  qu'il soit séparé ou, en cas de dispense, non séparé de celui du cabinet. Cependant, un prix différencié peut être appliqué selon que la copropriété aura choisi un compte séparé ou non. Néanmoins, il paraît souhaitable que les syndics ne majorent pas la gestion du compte séparé, qui constitue, rappelons-le, le principe.
Les contrats de syndics ne respectent pas souvent les dispositions applicables à la gestion des archives.
En effet, l'arrêté dit "Novelli" du 19 mars 2010 précise que sont compris dans la gestion courante :
la détention et la conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble ;
la transmission des archives au syndic successeur ;
l'élaboration et la transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur.
Mais le décret du 20 avril 2010, pris un mois après l'arrêté dit "Novelli", vient modifier ces dispositions. Il prévoit expressément que "la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic".
La gestion et la conservation des archives sont des missions de gestion courante.
Certains syndics incluent dans la gestion courante des prestations qui ne sont pas forcément utiles pour la copropriété (par exemple, la présence de trois collaborateurs supplémentaires à l'assemblée générale sur demande du conseil syndical), mais rajoutent de nombreuses prestations particulières.
Un contrat qui grossit trop la liste des prestations particulières vous laissera une mauvaise surprise à la fin de l'exercice, car les honoraires votés seront très au-dessous de la note finale. Il convient donc de réduire la liste au minimum.
Attention également aux modes de facturation, aux contradictions Des prestations qui sont dites incluses dans le forfait sont, bien souvent, facturées à la copropriété en fin de compte.
Les honoraires à la charge du syndicat
L'article 18-1 A de la loi de 1965 modifiée par la loi dite "Boutin" ou "Molle" du 25 mars 2009 encadre désormais les honoraires que peuvent demander les syndics lors de la réalisation de travaux.
Ainsi, seuls certains travaux peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques :
1 - les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ;
2 - les travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
3 - les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
4 - les études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
5 - et, d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.
Ces honoraires doivent être votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés, aux mêmes règles de majorité. L'assemblée générale a ainsi  et surtout doit avoir  la possibilité de les négocier avec le syndic.
Un forfait pour travaux est à privilégier lors du vote en assemblée générale. Cependant, si le principe du pourcentage est retenu, le syndic doit le calculer sur le montant hors taxes des travaux, sur lequel sera appliqué le taux de TVA en vigueur.
Les contrats de syndics ne peuvent pas prévoir, à l'avance, un pourcentage d'honoraires pour travaux éventuels.
La transmission ou la prise en charge de la copropriété
A l'occasion d'un changement de syndic, des frais sont quelquefois facturés. Il faut distinguer les frais pour transmission de dossiers au successeur des frais de prise en charge perçus éventuellement par le nouveau syndic.
En cas de changement de mandataire, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic l'ensemble du dossier de l'immeuble et les fonds de la copropriété, conformément à l'article 18-2 de la loi de 1965. Il s'agit d'une obligation légale et qui ne peut pas être facturée. Mais il ne faut pas confondre cette facturation avec la rémunération du travail effectué par l'ancien syndic durant la période transitoire : la gestion ne peut pas s'arrêter brutalement, certaines factures continuent d'être payées par l'ancien syndic jusqu'à ce que le nouveau syndic ait saisi la comptabilité et soit prêt à gérer l'immeuble en totalité. De plus, la fin du mandat a lieu au cours de l'assemblée générale : le syndic va donc facturer la tenue de l'assemblée si votre contrat prévoit une facturation particulière.
La reproduction et la diffusion des documents
Point fréquent de friction que le prix des photocopies ! Certains syndics vous facturent la moindre circulaire. C'est surtout à l'occasion de l'assemblée générale que la note s'envole pour la copropriété. Selon l'arrêté du 19 mars 2010, seuls les frais administratifs (c'est-à-dire les frais de tirage, d'affranchissement et d'acheminement) peuvent être facturés. À notre avis, la facturation selon un forfait est à déconseiller ou doit être soigneusement étudiée avant sa souscription.
Les honoraires à la charge des copropriétaires
Le syndic n'est pas le mandataire individuel de chacun des copropriétaires, mais celui du syndicat. Il s'ensuit que le contrat de syndic proposé et accepté à l'assemblée générale n'engage que le syndicat, et non les copropriétaires individuellement. Autrement dit, les honoraires prévus dans le contrat pour des prestations particulières au bénéfice de certains copropriétaires leur sont inopposables : ils peuvent en contester le principe comme le montant, faute d'accord préalable.
Les appareils informatiques exécutent très bien certaines des tâches accomplies à l'occasion d'une mutation : questionnaire au notaire, fichier, opposition Il s'agit de frais d'administration courante qui ne devraient pas être réclamés au vendeur ; et cela d'autant plus qu'ils se révèlent souvent très élevés  et très variables selon les syndics. Il en est de même pour la prestation d'"actualisation de l'état daté".
Les frais de recouvrement des charges
Les frais nécessaires au recouvrement des charges sont facturés au copropriétaire débiteur. Le syndic ne peut pas abusivement multiplier les interventions inutiles ou trop coûteuses. Il doit intervenir à bon escient et n'a pas à engager des frais disproportionnés.
L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que "sont imputables au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire".
Votre contrat contient peut-être des clauses abusives.
Vous pouvez consulter la recommandation relative aux contrats de syndic de copropriété de la Commission des clauses abusives (CCA) en date du 15 septembre 2011. Elle fait suite à sa précédente recommandation n° 96-01 du 17 novembre 1995, publiée en janvier 1996.
Dans un premier temps, la CCA a rappelé que les copropriétaires consommateurs réunis en syndicat bénéficient de la protection accordée par la loi aux consommateurs et aux non-professionnels.
De façon générale, elle a constaté que "la présentation des contrats étudiés rend difficile la délimitation entre prestations particulières et prestations de gestion courante", ce qui "fait obstacle à la comparaison par le consommateur des tarifs proposés par les syndics".
La recommandation recense des clauses abusives et illicites relatives à la formation et à la révocation du contrat, mais également dans le contenu et l'exécution du contrat.
le compte bancaire séparé,
les travaux en copropriété,
les prestations de gestion courante et les prestations particulières.
Pour en savoir plus, consultez notre article du 24 octobre 2011 "Des clauses abusives dans les contrats de syndics".
L'Agence nationale pour l'information sur le logement (Anil) et ses agences départementales (Adil)
Virginie Potiron, Juriste

References: L'article 29
 l'article 28
 l'article 11
 l'article 18
 l'article 25

L'article 18
 l'article 18

L'article 10