Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/117042019009
Timestamp: 2020-07-02 07:12:35+00:00

Document:
Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse andmete esitamise ja arvestuse toimingute teostamise kord – Riigi Teataja
Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse andmete esitamise ja arvestuse toimingute teostamise kord
Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse andmete esitamise ja arvestuse toimingute teostamise kord - sisukord
2 Personali- ja palgaarvestuse korraldus
§ 2 Personali- ja palgaarvestuse ülesannete jaotus
§ 3 Arvestuse pidamise põhimõtted
3 Avaliku teenistuse arendamiseks ja riigikogule ülevaate koostamiseks vajalikud andmed
§ 4 Andmed asutuse kohta
§ 5 Andmed ameti-, töö- ja teenistuskohtade (edaspidi ametikoht) kohta
§ 6 Andmed töötajate kohta
4 Personali- ja palgaarvestuse pidamise kord
§ 7 Andmete andmekogusse kandmise kord
§ 8 Andmete andmekogusse esitamise alusdokumendid
§ 9 Arvestuse pidamise alustamine
§ 10 Tööaja arvestus
§ 11 Palga ja tasude arvestus
§ 12 Puhkuse arvestus
§ 13 Staaži arvestus
§ 14 Teenistus- või töölähetuste arvestus
§ 15 Koolituse arvestus
§ 16 Arvestus töö- või teenistussuhte lõppemisel
RT I, 17.04.2019, 9
Vastu võetud 16.05.2013 nr 76
RT I, 21.05.2013, 7
01.04.2016 RT I, 07.04.2016, 3 10.04.2016
11.04.2019 RT I, 17.04.2019, 3 20.04.2019, osaliselt 01.06.2019
Määrus kehtestatakse avaliku teenistuse seaduse § 10 lõike 1 punkti 6 alusel.
Määrust kohaldatakse riigi personali- ja palgaarvestuse andmekoguga (edaspidi andmekogu) liitunud riigi ametiasutustele, põhiseaduslikele institutsioonidele ja valitsusasutuste hallatavatele riigiasutustele (edaspidi koos asutus).
2. peatükk Personali- ja palgaarvestuse korraldus
§ 2. Personali- ja palgaarvestuse ülesannete jaotus
(1) Asutus kogub personali- ja palgaarvestuseks vajalikke andmeid ning esitab need andmekogu volitatud töötlejale digitaalsete või paberkandjal olevate alusdokumentide alusel.
(2) Andmekogu volitatud töötleja sisestab asutuste esitatud andmed andmekogusse ning peab nende andmete alusel andmekogus personali- ja palgaarvestust.
(3) Riigi Tugiteenuste Keskus pakub tehnilist tuge, nõustab andmekogu kasutamisel, viib läbi andmekogu kasutamise koolitusi ning koostab õigusaktide ja asutuse esitatud põhjendatud taotluste alusel andmekogu klassifikaatorid.
[RT I, 07.04.2016, 3 - jõust. 10.04.2016]
(4) Riigi Tugiteenuste Keskus annab asutusele ja andmekogu volitatud töötlejale personali- ja palgaarvestuse korraldamise kohta selgitusi ning koostab metoodilisi juhendeid.
(5) Andmekogusse esitatavate andmete õigsuse ja andmekogu volitatud töötlejale esitamise eest vastutab asutus. Andmete haldamise ja arvestuse pidamise eest vastutab andmekogu volitatud töötleja.
§ 3. Arvestuse pidamise põhimõtted
(1) Personali üle arvestuse pidamisel lähtutakse personali- ja palgaarvestust reguleerivatest õigusaktidest ja personaliarvestuses välja kujunenud üldtunnustatud praktikast.
(2) Asutus ja andmekogu volitatud töötleja vahetavad teavet kokkulepitud alustel, arvestades andmekogu vastutava töötleja sellekohaseid juhiseid.
(3) Asutus kogub personali- ja palgaarvestuse pidamiseks andmeid asutusega töö- või teenistussuhtes oleva ametniku, teenistuja ja töötaja (edaspidi töötaja) kohta.
(4) Personali- ja palgaarvestust peetakse ametikohtade kaupa, lähtudes asutuse teenistuskohtade koosseisust ja asutuse struktuurist.
3. peatükk Avaliku teenistuse arendamiseks ja riigikogule ülevaate koostamiseks vajalikud andmed
§ 4. Andmed asutuse kohta
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
3) asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse moodustamise, ümberkorraldamise või lõpetamise kuupäev ning viide dokumendile, millega asutus, selle struktuuri- või allüksus moodustati, korraldati ümber või lõpetati;
4) asutuse juhtimisahel.
§ 5. Andmed ameti-, töö- ja teenistuskohtade (edaspidi ametikoht) kohta
(1) Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste ja allüksuste kaupa järgmised andmed:
2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
3) ametikohale ette nähtud töötaja grupp ja töötaja allgrupp;
4) ametikoha koosseisulisus;
5) ametikoha tähtajalisus;
6) ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest;
7) teenistusgrupp, selle tase vastavalt avaliku teenistuse seaduse § 10 lõike 1 punkti 4 alusel kehtestatud määrusele;
8) ametikoha nimetus vastavalt riigisisesele ametite klassifikaatorile või selle puudumisel vastavalt Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni rahvusvahelisele ametite klassifikaatorile 2008 (ISCO-08), klassifikaatorites sobiva klassifikatsiooni puudumisel kantakse andmekogusse lähim ametikoht lähtudes töö ülesannete sisust;
[RT I, 17.04.2019, 3 - jõust. 01.06.2019]
9) ametikohal ettenähtud normtööaeg;
10) ametikoha hõivatus;
11) [kehtetu - RT I, 07.04.2016, 3 - jõust. 10.04.2016]
12) [kehtetu - RT I, 07.04.2016, 3 - jõust. 10.04.2016]
13) [kehtetu - RT I, 07.04.2016, 3 - jõust. 10.04.2016]
14) ametikoha seotus riigikaitseliste ülesannete, sisejulgeoleku ja põhiseadusliku korra või elutähtsa teenuse toimepidevuse tagamisega (edaspidi riigikaitselise töökohustusega ametikoht);
15) riigikaitselise töökohustusega ametikohaks määramise ja riigikaitselise töökohustusega ametikoha märke kustutamise kuupäev ning haldusakti number;
16) ametikoha asukoht.
(2) Lõike 1 punktis 8 nimetatud andmeid ei pea esitama Kaitseministeeriumi või Siseministeeriumi valitsemisalasse kuuluv valitsusasutus või hallatav riigiasutus.
[RT I, 17.04.2019, 3 - jõust. 20.04.2019]
§ 6. Andmed töötajate kohta
Töötajate kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
5) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;
51) ametivande andmise kuupäev ja asutus, kus vanne anti;
6) katseaja kestus;
7) haridustase ja haridustaseme liik;
8) keeleoskus ja selle tase, juhul kui see on ametikohast või volituste saamisest tulenevalt nõutud;
9) staažid, mis on nimetatud §-s 13;
10) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;
11) töötaja koormus ametikohal;
12) töötaja grupp ja allgrupp;
13) töötajale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud palk või tasu tasuliikide kaupa;
14) ametniku kõrvaltegevuse andmed: teise tööandja nimetus, ametikoht, töö- ja teenistussuhte alguse ja lõpu kuupäev;
15) tervisekontrolli läbiviimise kuupäev;
16) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond, teave ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe sõlmimise kohta;
17) ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev, lepingu number ja lepingus kokku lepitud summa;
18) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;
19) arengu- ja hindamisvestluse, katseaja vestluse ja atesteerimisvestluse läbiviimise kuupäev;
20) teenistus- või töölähetused, millega kaasnevad rahalised väljamaksed;
21) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev;
22) üleviimise kuupäev ja tähtaeg;
23) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev;
24) töö- või teenistussuhte lõppemise liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
25) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub.
4. peatükk Personali- ja palgaarvestuse pidamise kord
§ 7. Andmete andmekogusse kandmise kord
(1) Asutus on kohustatud koguma ja andmekogusse kandma kõik 3. peatükis sätestatud andmed.
(2) Valitsusasutuste hallatavad riigiasutused ei pea andmekogusse kandma § 5 punktis 7 ning § 6 punktides 8, 14, 16–20 ja 22 nimetatud andmeid.
(3) Asutused võivad andmekogusse kandmiseks esitada ka teisi avaliku teenistuse seaduse § 106 lõikes 3 nimetatud, personali- ja palgaarvestuseks vajalikke andmeid, mis ei ole nimetatud käesoleva määruse 3. peatükis.
(4) Töö- või teenistussuhte kehtivuse ajal peavad andmekogu andmed olema ajakohased ja tõesed. Ebaõigete andmete avastamisel on volitatud töötleja kohustatud parandama need andmekogus viie tööpäeva jooksul õigetest andmetest teadasaamisest arvates.
(5) Riigikaitselise töökohustusega ametikohtade piirmäära ületamisel, kui asutus ei ole riigikaitselise töökohustusega ametikoha määramise haldusakti muutnud Kaitseressursside Ameti poolt ettenähtud tähtajaks ning vastavaid muudatusi andmekogusse kandnud, on Kaitseressursside Ametil õigus nõuda, et muudatused teeks volitatud töötleja. Muudatuste tegemisel muudetakse ametikoht riigikaitselise töökohustusega ametikohaga mitteseotuks ulatuses, mis ületab Vabariigi Valitsuse kehtestatud piirmäära. Muutmist alustatakse viimasena tehtud kandest, liikudes varasemate kannete poole. Muudetavate ametikohtade arvu edastab volitatud töötlejale Kaitseressursside Amet kirjalikult. Volitatud töötleja teeb muudatused viivitamata.
(6) Kui volitatud töötleja jätab teabe muutmata, teavitab Kaitseressursside Amet riigikaitse valdkonna eest vastutavat ministrit, kes korraldab asja lahendamise vastavalt Vabariigi Valitsuse reglemendis sätestatule.
§ 8. Andmete andmekogusse esitamise alusdokumendid
(1) Andmete esitamise alusdokumendid on:
1) haldusakt;
3) isikut tõendav dokument;
4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;
5) isiku teenistuskäiku või töösuhet puudutav dokument;
6) füüsiliste ja juriidiliste isikute avaldus või teatis;
7) tõend;
8) muu personaliarvestuse alusdokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust;
9) Kaitseressursside Ameti kirjalik teade ametikoha riigikaitselise töökohustusega ametikohaga seotuse muutmiseks.
(2) Andmete alusdokumente, välja arvatud andmesubjektile kuuluvaid dokumente, säilitab asutus, juhul kui dokumendi säilitamise kohustust ei ole seadusega või seaduse alusel pandud teisele isikule või asutusele.
§ 9. Arvestuse pidamise alustamine
Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates.
§ 10. Tööaja arvestus
(1) Tööaja arvestust peetakse arvestusperioodi ja tööaja arvestuse liigi kaupa.
(2) Tööaja arvestuse pidamiseks määratakse töötaja töö iseloomust tulenev tööaja korralduse liik.
(3) Tööaja kohta peetakse andmekogus arvestust põhimõttel, et töötaja tööajanormist arvatakse maha samal perioodil töölt puudutud aeg.
§ 11. Palga ja tasude arvestus
(1) Tasusid arvestatakse vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirjas sätestatud kontoplaanile ja Riigi Tugiteenuste Keskuse koostatud tasuliikide klassifikaatorile.
(2) Töötajale tasude arvestamiseks valitakse tasu liik ja alaliik ning määratakse nende suurus eurodes.
(3) Palgaarvestust peetakse tööaja arvestuse andmete ja palgaandmete alusel.
(4) Töötajale arvestatud tasu, maksu ja makse kohta moodustatakse andmekogus automaatselt palgateatis, kus on tasuliigid eraldi välja toodud.
§ 12. Puhkuse arvestus
(1) Puhkuse arvestuse pidamise aluseks on puhkust korraldav dokument.
(2) Puhkuse arvestamisel seostatakse kasutatud puhkus puhkuse arvestuse perioodiga, mille eest puhkust antakse.
§ 13. Staaži arvestus
Staaži arvestatakse järgmiste staažiliikide kaupa:
1) avaliku teenistuse staaž vastavalt avaliku teenistuse seadusele;
2) eriteenistuse staaž;
3) staaž asutuses.
4) [kehtetu - RT I, 07.04.2016, 3 - jõust. 10.04.2016]
§ 14. Teenistus- või töölähetuste arvestus
Arvestust peetakse teenistus- või töölähetuste kohta, millega kaasneb rahaline väljamakse töötajale või temaga seotud muule isikule.
§ 15. Koolituse arvestus
(1) Koolituste arvestamisel lähtutakse avaliku teenistuse seaduse § 10 lõike 1 punkti 3 alusel kehtestatud määrusest, asutuse koolituse korrast ning andmekogus määratud koolituse vormist, liigist ja valdkonnast.
(2) Arvestust peetakse töötajate läbitud koolituste kohta. Arvestus toimub koolituste kaupa § 6 punktides 16 ja 17 nimetatud kohustuslike andmete alusel.
(3) Koolituskulude kohta peetakse arvestust otseste ja kaudsete kulude lõikes finantseerimisallikate kaupa. Koolituskulud seotakse koolitusel osalenud töötajaga.
§ 16. Arvestus töö- või teenistussuhte lõppemisel
Töötaja üle arvestuse pidamine lõpetatakse tema töölepingu või teenistussuhte lõppemisel.

References: § 2

§ 3

§ 4

§ 5

§ 6

§ 7

§ 8

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14

§ 15

§ 16
 § 10

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5
 § 10

§ 6

§ 7
 § 5
 § 6
 § 106

§ 8

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14

§ 15
 § 10
 § 6

§ 16