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MANUAL DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE RIESGOS ALCANTARA ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS S.A. - PDF
MANUAL DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE RIESGOS ALCANTARA ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS S.A.
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María Concepción Juana Zúñiga Velázquez
1 MANUAL DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE RIESGOS ALCANTARA ADMINISTRADORA GENERAL DE FONDOS S.A. 1
2 I ASPECTOS GENERALES 1.1 Información de la Administradora. Alcántara Administradora General de Fondos S.A. (en adelante indistintamente Alcántara AGF o la Administradora ), se constituyó por escritura pública otorgada con fecha 27 de octubre de 2014, en la Notaría de Santiago de don Patricio Raby Benavente. La Superintendencia de Valores y Seguros (en adelante, la Superintendencia ) autorizó la existencia de Alcántara AGF mediante Resolución Exenta N 15 de 21 de enero de El certificado emitido por la Superintendencia que da cuenta de la autorización de existencia de Alcántara AGF se inscribió a fojas 9.403, número del Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces de Santiago, correspondiente al año 2015 y se publicó en el Diario Oficial de fecha 4 de febrero de El objeto exclusivo de Alcántara AGF es la administración de recursos de terceros de conformidad con lo establecido en la Ley N sobre Fondos de Terceros y Administración de Carteras Individuales y sus posteriores modificaciones, así como las demás actividades complementarias que autorice para dichos efectos la Superintendencia. Actualmente Alcántara AGF administra un fondo de inversión no rescatable, destinado exclusivamente a inversionistas calificados, que tiene por objeto invertir en instrumentos, títulos o valores emitidos en el extranjero o en certificados representativos de éstos- por personas, sociedades o entidades, sin domicilio ni residencia en Chile, que a su vez inviertan o tengan por objeto invertir, directa o indirectamente, en negocios inmobiliarios en Estados Unidos de América, especialmente edificios de oficinas. El presente Manual ha sido aprobado en sesión de directorio de la Administradora (en adelante el Directorio ) de fecha 4 de Mayo de 2015, su texto íntegro se encuentra publicado en el sitio web de la Administradora (www.agfalcantara.cl) y copias del mismo se encuentran disponibles para aquellos que tengan interés, en las oficinas de la Administradora ubicada en Alcántara 200, oficina 1001, comuna de Las Condes y en la Superintendencia. II OBJETO DEL MANUAL Este manual tiene por objeto identificar y cuantificar los riesgos relevantes involucrados en las actividades desarrolladas por la Administradora, especialmente la administración de fondos de las características señaladas, con el objeto de establecer políticas de gestión de riesgos y procedimientos de control interno. En el caso de los riesgos críticos para el desarrollo de las actividades se establecen estrategias para su mitigación y planes de contingencia. 2
3 III. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS EN LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS. En esta sección del manual se describen los riesgos que con mayor frecuencia pueden afectar el negocio de la Administradora y aquellos riesgos que pueden afectar el interés de los inversionistas de los fondos administrados por ella. Posteriormente, se definen los ciclos del negocio de administración y se determina, tomando en consideración las características del o los fondos administrados, qué riesgo afecta a cada ciclo y con qué intensidad. 3.1 Identificación de Riesgos Riesgo de Mercado: Dice relación con cambios en el precio y liquidez de los activos y sus efectos en la cartera de inversiones del fondo administrado. Riesgo Crediticio: Dice relación con la evaluación, administración y control del riesgo de incumplimiento para una cartera de préstamos, de acuerdo con los estándares y disposiciones establecidas al efecto. Riesgo de Liquidez: Dice relación con la capacidad de contar con los recursos financieros que una transacción requiera, en el monto, moneda y fecha requerida. Riesgo Operacional: Dice relación con que las operaciones asociadas a las funciones principales (ciclos) de la administración de fondos se ejecuten de acuerdo con los procedimientos establecidos, la normativa aplicable y las prácticas habituales. Riesgo Tecnológico: Dice relación con potenciales pérdidas debido a errores en los datos proporcionados por los sistemas de procesamiento de información, los sistemas computacionales o las aplicaciones del área comercial o a fallas operacionales técnicas, administración de bases de datos, redes de área local y sistemas comunicaciones. Esta área de riesgos incluye potenciales pérdidas causadas por la falta de capacidad de los sistemas aludidos anteriormente para el manejo de alzas en la actividad, fallos de seguridad e insuficiencia de personal o de documentación digital para poder resolver problemas. Riesgo Jurídico: Dice relación con pérdidas potenciales debido a falta de integridad o inexactitud de la documentación sobre transacciones específicas o a la falta de firma o no obtención de firmas de los clientes o de sus respectivos agentes o intermediarios, en las órdenes o contratos correspondientes, lo cual podría afectar la legalidad o validez de las transacciones. Esta área de riesgo incluye las potenciales pérdidas debido incumplimiento de normas legales, administrativas y/o estatutarias en la administración de fondos de inversión. 3
4 3.2 Ciclos de la Administración de Fondos. En el proceso de administración de fondos se identifican tres ciclos, a saber, ciclo de inversiones, ciclo de aportes y rescates y ciclo de contabilidad y tesorería. A continuación se describirá cada ciclo de administración. 1. Ciclo de inversión de los fondos administrados: El ciclo de inversión comienza cuando el gerente de inversiones toma conocimiento sobre la existencia de recursos disponibles para su inversión o de la necesidad de desinversión y finaliza cuando las operaciones realizadas se ingresan al sistema de registro de inversiones y al sistema contable del fondo. El ciclo de inversión abarca todos los aspectos de la gestión de cartera, entre éstos, la definición de estrategias de inversión para un fondo específico, las decisiones de inversión o desinversión que adopte el gerente pertinente y la aplicación de estas decisiones, el seguimiento, registro y monitoreo de las transacciones por parte de las unidades operacionales de la Administradora y el registro de la propiedad de los activos (depósito y custodia). También contempla el control de las actividades cuyo objeto es verificar que se cumplan las disposiciones legales, la normativa vigente y el reglamento interno del fondo, así como los procedimientos definidos de gestión de riesgos y control interno, y aquellos tendientes al adecuado manejo y resolución de los conflictos de interés relacionados con este ciclo. 2. Ciclo de Aportes y Rescates: El ciclo de aportes y rescates comienza con el inicio de la oferta de cuotas del fondo y finaliza cuando se cierran y concilian todos los aspectos contenidos tanto en la solicitud de aporte como en la de rescate. Este ciclo abarca todas las materias que se relacionan con la venta de cuotas del fondo que efectúa la Administradora, directa o indirectamente, esto es, la recepción por parte de la Administradora de las solicitudes de aportes, así como la recepción de las transferencias (cesión) o solicitudes de rescates; el debido procesamiento de estas solicitudes, incluida la conversión de los aportes o suscripciones y rescates en cuotas; el traspaso dineros y cuotas; la conciliación de estas operaciones con la cuenta del partícipe o aportante; el cómputo del número de cuotas en circulación en cada fondo y la información proporcionada a los partícipes y aportantes. También contempla verificar que se cumplan las disposiciones legales, la normativa vigente y el reglamento interno del fondo, así como los procedimientos definidos de gestión de riesgos y control interno y aquellos tendientes al adecuado manejo y resolución de los conflictos de interés relacionados con este ciclo. 3. Ciclo de Contabilidad y Tesorería: El ciclo de contabilidad y tesorería abarca los aspectos contables de cada fondo administrado, incluye la valorización de la cartera del fondo; el cálculo de los valores 4
5 cuota; el cálculo y presentación del desempeño financiero (rendimiento/rentabilidad) y la preparación de información dirigida a los partícipes o aportantes y a la Superintendencia. También contempla verificar que se cumplan las disposiciones legales, la normativa vigente y el reglamento interno del fondo, así como los procedimientos definidos de gestión de riesgos y control interno y aquellos tendientes al adecuado manejo y resolución de los conflictos de interés relacionados con este ciclo. 3.3 Riesgos asociados a cada ciclo y estrategias de mitigación. A continuación se indican los riesgos asociados a cada ciclo de administración: Ciclo de inversión Ciclo de aportes y rescates Ciclo de contabilidad y tesorería Riesgo operacional Riesgo operacional Riesgo operacional Riesgo crediticio Riesgo jurídico Riesgo tecnológico Riesgo jurídico Riesgo tecnológico Riesgo de mercado Riesgo de liquidez Riesgos asociados al Ciclo de inversión. Riesgo Operacional Inversiones: Teniendo presente la política de inversiones del o los fondos administrados por Alcántara AGF, se estima que el riesgo operacional en el ciclo de inversiones es bajo. Riesgo Crediticio Inversiones: Este riesgo se refiere al riesgo de incumplimiento de alguna contraparte de sus obligaciones para con el fondo administrado. Dichos riesgos son presentados detalladamente a los aportantes al momento de hacer la inversión y son cubiertos con los resguardos usuales a cada tipo de negocio. Riesgo Jurídico Inversiones: Para los efectos de este manual entenderemos por riesgo jurídico, el que pueda presentarse en los actos y contratos que materializan la inversión de los fondos administrados por Alcántara AGF, o que afectan los activos en que dichos fondos inviertan. La mitigación en este caso contempla, entre otras, una detallada revisión legal de los contratos representativos de la transacción y de los activos, con abogados de reconocido prestigio y conocimiento de las materias contratadas. Riesgo de Liquidez Inversiones: Este riesgo dice relación con dificultades del fondo para contar con recursos suficientes para realizar las inversiones que ha programado o presupuestado. Este riesgo es mitigado por la celebración de promesas de suscripción de cuotas con futuros partícipes, que cubran el monto de la inversión programada, y que contemplan la obligación de cada promitente suscriptor de pagar su aporte, cuando la Administradora lo requiera y dentro del plazo definido en cada reglamento interno. 5
6 Riesgo de Mercado Inversiones: Este riesgo, está asociado a las variaciones de precio de los distintos activos del respectivo fondo. Dado que la inversión de los fondos gestionados por la Administradora se realiza en activos reales, estos riesgos se mitigan mediante el seguimiento de los respectivos planes de negocios, y la actualización de éstos, sobre la base de ocupación, precios de mercado y endeudamiento. Los fondos líquidos se mantienen en depósitos a plazos en Bancos de primer nivel. Riesgos asociados a Ciclos de aportes y rescates. Riesgo Operacional: Este riesgo se relaciona con la capacidad de ingresar, procesar y almacenar la información de los aportes, aportantes, pagos de dividendos y devolución de aportes y entrega de la información reglamentaria a los aportantes y a la Superintendencia. En el fondo administrado por Alcántara AGF este riesgo es de bajo impacto por cuanto las operaciones son simples, infrecuentes y poco numerosas, recurriéndose principalmente a personal capacitado para su correcta ejecución. Riesgo Jurídico: Los riesgos jurídicos se relacionan con los contratos que respaldan los aportes y con la documentación de las transacciones de cuotas. En ambos casos el riesgo está centrado en que las partes estén habilitadas para efectuar las transacciones o suscribir los contratos. Asimismo, el riesgo se mitiga con un sistema claro y transparente de medios a través de los cuales se efectúan las solicitudes de aportes. Riesgo Tecnológico: La tecnología que se usa para el registro, proceso y almacenamiento de la información relativa a este ciclo es simple y de amplia disponibilidad, por lo cual el riesgo asociado es bajo. Siendo importante como medida de mitigación la ejecución de respaldos periódicos. Riesgo de Liquidez: El riesgo de liquidez es bajo en el tipo de fondos administrado actualmente por la Administradora, por cuanto las acciones que requieren de liquidez, a saber, reparto de capital y pago de dividendos, son adoptadas por los aportantes, en general a proposición de la Administradora, cuando se cuenta con los recursos para efectuarlas. Riesgos asociados a Ciclo de contabilidad y tesorería. Riesgo Operacional: Este riesgo se relaciona con la capacidad de ingresar, procesar y almacenar la información contable y de tesorería que conlleva la administración de fondos. Asimismo, incluye la preparación de los reportes financieros y la preparación de la información que debe entregarse tanto a los aportantes como a la Superintendencia, y la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y del reglamento interno del fondo y de los procedimientos de gestión de riesgos y de control interno. El 6
7 control de este riesgo se basa en una correcta capacitación del personal y una supervisión activa del nivel gerencia. Riesgo Tecnológico: Al igual que en los casos anteriores la tecnología que se usa para el registro, proceso y almacenamiento de la información relativa a este ciclo es simple y de amplia disponibilidad, por lo cual el riesgo asociado es bajo. Siendo relevante como medida de mitigación la ejecución de respaldos periódicos. IV. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS Y CONTROL INTERNO. A continuación se detalla la estructura organizacional adecuada para la administración y control de los riesgos asociados a la actividad de la Administradora, en consideración al tipo y cantidad de fondos que administra, el total de activos administrados, número y tipo de aportantes, complejidad de las relaciones con otras entidades y tamaño y volumen de las operaciones. Asimismo se indican los cargos y funciones asociadas y responsables de la aplicación de las políticas y procedimientos establecidos en este Manual y aquellos que ejecutan la supervisión de los encargados de la ejecución. 4.1 Directorio. Alcántara AGF es administrada por un directorio conformado por 6 miembros titulares, no existen directores suplentes. El directorio es designado por la Junta Ordinaria de Accionistas y dura tres años en sus funciones, vencido dicho periodo debe procederse a designar a la totalidad del directorio. Los directores son remunerados en sus cargos, conforme lo determine anualmente la Junta Ordinaria de Accionistas. Junto con las funciones indicadas en los estatutos de la Administradora y en la ley, el directorio es el responsable de aprobar y autorizar las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos y control interno para la Administradora y sus fondos, al menos una vez al año o con la frecuencia necesaria en caso de que se produzcan cambios significativos en las políticas y procedimientos establecidos en este manual o en otros documentos. 4.2 Gerente General. Es el profesional universitario, titulado de una carrera de cinco años o más de duración, de preferencia Ingeniero Civil, Ingeniero Comercial o Economista. El Gerente General de la Administradora reporta de sus funciones directamente al directorio, tiene las atribuciones y responsabilidades que la ley y los estatutos de dicha sociedad le confieren. El Gerente General está encargado de supervisar y controlar todas las actividades relativas a la 7
8 administración de fondos, en concordancia con las disposiciones legales, reglamentarias y de acuerdo con las directrices que el directorio de la Administradora le ha entregado. El Gerente General es el responsable de elaborar las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos y control interno para la Administradora y sus fondos. Si bien, podrá delegar la elaboración de ciertas políticas y procedimientos específicos a los gerentes de las distintas áreas, o a una persona especialmente calificada, el Gerente General seguirá siendo el responsable final de la elaboración de políticas y procedimientos, los cuales, deben ser aprobados por el Directorio. 4.3 Encargado de Cumplimiento y Control Interno. El Encargado de cumplimiento y control interno es designado por el directorio de la Administradora y reporta directamente a éste. El Encargado de cumplimiento y control interno es responsable de monitorear permanentemente el cumplimiento de las políticas y procedimientos correspondientes a la gestión de riesgos y control interno. La persona designada en tal cargo será independiente de las unidades operativas de la Administradora y será la persona encargada de informar a la Superintendencia todas las materias relacionadas con la gestión de riesgos y los controles internos de la Administradora. El Encargado de cumplimiento y control interno, entre otras, tendrá las siguientes funciones: i. Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos de gestión de riesgos y control interno. ii. Proponer cambios en las políticas y en los procedimientos según corresponda. iii. Establecer e implementar los procedimientos adecuados para garantizar que el personal, al margen de la función que desempeñe o de su jerarquía, esté en conocimiento y entienda: /a/ los riesgos derivados de sus actividades; /b/ la naturaleza de los controles elaborados para manejar esos riesgos; /c/ sus respectivas funciones en la administración o en el cumplimiento de los controles especificados, /d/ las consecuencias del incumplimiento de tales controles o de la introducción de nuevos riesgos. Para estos efectos, el Encargado de cumplimiento y control interno podrá llevar a cabo o disponer la realización de programas de capacitación periódicos en los cuales aborde de un modo específico la aplicación de los procedimientos de gestión de riesgos y control interno en cada área funcional de la Administradora. iv. Realizar el seguimiento, a objeto de verificar la resolución adecuada de los incumplimientos de límites, de los controles y de su debida documentación. v. Crear y poner en marcha procedimientos destinados a comprobar, en forma periódica, si las políticas de gestión de riesgos y los controles internos están siendo aplicados por el personal a cargo, si las acciones adoptadas ante el 8
9 vi. vii. incumplimiento de límites y controles se ajustan a los procedimientos definidos. Informar al Gerente y al Directorio de manera inmediata, sobre incumplimientos significativos de los límites y controles, a lo menos en forma trimestral para los otros incumplimientos. Controlar que se de cumplimiento a los planes de contingencia y sus respectivos procedimientos. 4.4 Gerente de Operaciones. Es el profesional con título universitario o técnico, Ingeniero Civil, Industrial, contador general o contador auditor, que reporta en forma directa al Gerente General. Tiene a su cargo de las siguientes labores: i. Preparación y confección de los Estados Financieros del fondo de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y normativa vigente. ii. Monitoreo del cumplimiento de las políticas y procedimientos contables en forma permanente. iii. Cálculo del valor de la cuota del fondo de acuerdo con las disposiciones de la legislación vigente y el reglamento interno del fondo. iv. Control de límites de inversión con la frecuencia que se establece en este manual. Esta función incluye el mantener informado a la Gerencia General de los resultados de los controles efectuados, de manera que al detectarse un incumplimiento este sea informado mediante el procedimiento que establece la legislación vigente y el reglamento interno del fondo y se tomen las medidas para eliminar el exceso. v. Control del cumplimiento de la normativa vigente emitida por el Servicio de Impuestos Internos. vi. Ser el contacto con la Superintendencia en todas las materias relacionadas con la emisión de los estados financieros. 4.5 Tesorero. Es el profesional del área contable, con título contador general, que tiene a su cargo las labores de tesorería y reporta en forma directa al Gerente General. Tiene a su cargo de las siguientes labores: i. Velar por el cumplimiento y cumplir las políticas y procedimientos correspondientes a tesorería en forma permanente. Ser el contacto con Bancos, Agencias de Valores, Corredoras de Bolsa, Administradoras General de Fondos y otros proveedores de servicios relacionados la gestión de tesorería. 9
10 4.6 Unidad de Control de Riesgos. Es el órgano administrativo de la sociedad, conformado por tres profesionales con títulos de ingeniero civil, industrial, comercial, contador auditor u otro similar, con al menos diez años de experiencia en el rubro, encargado de las siguientes funciones: i. Controlar y supervisar todas las acciones de la Administradora que tengan como objetivo atenuar los siguientes riesgos: operacional, crediticio, jurídico, de mercado, tecnológico, de liquidez, reputacional, incluidos en este Manual. ii. En caso que se produzcan, es el encargado de velar por la correcta administración de los conflictos de interés que afecten a la Administradora o a los fondos que administra. iii. Controlar la aplicación de las políticas relacionadas a Know Your Customer, lavado de activos, financiamiento al terrorismo y FATCA. iv. Definir y controlar la labor de Auditoría Interna y Externa de los fondos: Auditoría Interna: liderada por el Encargado de Cumplimiento y Control Interno (Controller y su equipo). Auditoría Externa: es realizada por destacadas consultoras chilenas. Se tiene como política rotar a estas auditoras en cada negocio y que en el óptimo permanezcan un plazo máximo de tres años. V. PROGRAMA DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CONTROL INTERNO. 5.1 Políticas y Procedimientos de Gestión de riesgos y Control interno. En este capítulo abordaremos las políticas de gestión de riesgos y procedimientos de control interno de los aspectos críticos que se presentan en la administración de fondos de inversión con la especialización definida en el capítulo primero de este manual. a) Cartera de Inversión 1. Política de Inversión La Administradora procurará orientar su política de dirección y administración de cada fondo de manera de dar cumplimiento a la normativa vigente, de manera que las cuotas de los fondos administrados sean una alternativa de inversión para los Fondos de Pensiones. Asimismo, la Administradora evaluará periódicamente que cada fondo cumpla con los límites de inversión establecidos en su reglamento interno y en la normativa legal y reglamentaria aplicable. 10
11 2. Política de Diversificación La diversificación de las inversiones del fondo se efectuará de acuerdo con las disposiciones y límites que al efecto indique el respectivo reglamento interno. En caso de detectarse excesos de inversión se informará a la Superintendencia y al Comité de Vigilancia, conforme dispongan las normas legales y administrativas aplicables. b) Valor Cuota del Fondo El valor cuota del fondo se calculará con la periodicidad y el mecanismo indicado en el respectivo reglamento interno. En general el cálculo del valor de la cuota se determina de la siguiente forma: Se procederá a sumar el efectivo del fondo en caja y bancos, las inversiones que mantenga el fondo los dividendos por cobrar e intereses vencidos y no cobrados y las demás cuentas del activo que autorice la Superintendencia, las que se valorarán en las condiciones que ésta determine. A la cifra obtenida del cálculo anterior se le restan las obligaciones que puedan cargarse al fondo, los dividendos por pagar y las demás cuentas de pasivo del fondo, que señale su reglamento interno. El resultado obtenido será el patrimonio del fondo que se dividirá por el número de cuotas pagadas a la fecha del cálculo. c) Rescates de Cuotas del Fondo Dada la naturaleza de los fondos que se administrarán, los que no contemplan la posibilidad de rescate, no es necesario fijar una política que regule el control de riesgo de liquidez y el oportuno pago producto de rescates. d) Conflictos de Interés Se entenderá por conflictos de interés, aquellos que existen entre fondos administrados por la Administradora o entre uno de dichos fondos y la Administradora, toda vez que los reglamentos internos de dos o más de esos fondos consideren en su política de inversión la posibilidad de invertir en un mismo activo o participar en un mismo negocio, respecto del cual no sea posible para ambos obtener la participación que pretenden. La Administradora ha establecido procedimientos para identificar y solucionar dichos conflictos de interés: 1. Procedimientos de Control de Conflictos de Interés entre los fondos administrados por la Administradora y la Administradora. La Administradora no podrá invertir, para sí, respecto de un activo, en condiciones más ventajosas que aquellas en que invierta, en el mismo activo, para uno o más de los fondos 11
12 bajo su administración. La Administradora deberá tener en especial consideración el precio, la oportunidad y las condiciones de adquisición de la inversión, como asimismo los términos de liquidación de la misma. 2. Procedimientos de Control de Conflictos de Interés entre fondos administrados por la Administradora. La Administradora debe administrar los fondos atendiendo exclusivamente a la mejor conveniencia de cada uno de ellos, lo que implica que todas y cada una de las operaciones de adquisición y enajenación de activos que se efectúen por cuenta de cada uno de ellos, deben hacerse de forma tal que representen el mejor interés de cada fondo. Por ello, la Administradora no podrá asignar activos para sí y entre los fondos que administre, que impliquen una distribución arbitraria de beneficios o perjuicios previamente conocidos o definidos, ya sea por diferencias de precios u otra condición conocida que afecte el valor de mercado del activo, respecto de alguno de los fondos que administra con relación a los demás fondos. Las inversiones efectuadas por la Administradora con los recursos de los fondos que administra, se realizarán con estricta sujeción a los respectivos reglamentos internos, teniendo como objetivo fundamental maximizar los recursos de cada fondo y resguardar los intereses de los aportantes. Para estos efectos, las personas que participen en las decisiones de inversión de los fondos deberán desempeñar sus funciones velando porque los recursos de los fondos se inviertan en la forma antes señalada. e) Confidencialidad de la Información El tratamiento de la información relacionada con los fondos que administre la administradora está contenido en el MANUAL DE MANEJO DE INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA EL MERCADO. Dicho documento establece las políticas y procedimientos relativos al manejo y divulgación de información para el mercado, las normas que regulan los procedimientos y políticas de divulgación de las transacciones realizadas por directores y ejecutivos principales de la sociedad administradora respecto de cuotas de los fondos, los períodos de bloqueo, la divulgación de información de interés, los hechos reservados y el tratamiento de la información confidencial. Asimismo, los contratos de trabajo de los empleados de la sociedad administradora incluyen cláusulas relativas a las obligaciones de confidencialidad y al cumplimiento de las estipulaciones de Artículo Nº 162 de la Ley Nº
13 f) Cumplimiento de la Normativa. La Administradora fiscalizará periódicamente el cumplimiento de las leyes, normativa de la Superintendencia y de otras entidades, así como de las disposiciones de los reglamentos internos de cada fondo administrado. El control de límites de inversión y endeudamiento se efectúa periódicamente. La Administradora fiscalizará periódicamente que no se efectúen operaciones de las catalogadas como prohibidas por la ley. Estas prohibiciones son conocidas por el directorio de la administradora, su gerente general y aquellas personas que por su relación les sean aplicables. La manipulación de precios no es un riesgo que se presente en la administración de fondos del tipo que la Administradora gestiona. En efecto, las inversiones del giro no son valores de oferta pública y son en general únicas, por lo que es prácticamente imposible influir en los precios de mercado de activos similares. El riesgo de fraude se concentra principalmente en el manejo de los recursos líquidos del fondo. Estos se invierten en valores negociables de alta liquidez (depósitos a plazo, cuotas de fondos mutuos de deuda de corto plazo, pactos de compra con compromiso de retroventa, y otros contemplados en el respectivo reglamento Interno). Los precios a los que se adquieren o enajenan dichos valores son aprobados por el gerente y los pagos se efectúan con la firma del gerente general más un director o la de dos directores. De acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias los valores de propiedad del fondo se mantienen en custodia en el depósito central de valores. Los ingresos y egresos de custodia se efectúan mediante carta firmada por el gerente general o un director. g) Información de los Emisores En atención al tipo de emisores en los que los fondos administrados por Alcántara AGF invierten, la periodicidad del envío de información financiera dependerá de la estructura de dichos emisores. La Administradora exigirá a los emisores el envío de información financiera anualmente. Sin embargo, la Administradora hará sus mejores esfuerzos por contar con mayor frecuencia con información financiera de dichos emisores. Lo anterior, se entiende sin perjuicio de la información que deba la Administradora presentar periódicamente a la Superintendencia. h) Riesgo Financiero 13
14 Considerando las características de los activos en que invierte el fondo, no es factible definir mecanismos adicionales para el control de los riesgos de mercado y crediticio más allá de los señalados en la política de diversificación de inversiones de cada reglamento interno. La menor liquidez de las inversiones es atenuada por los plazos extensos de inversión y las bajas necesidades de liquidez asociada a las inversiones del fondo. Los riesgos crediticios no son relevantes, salvo por los saldos de liquidez que deban ser invertidos en instrumentos de deuda. i) Publicidad y Propaganda Los fondos administrados por Alcántara AGF están orientados fundamentalmente a inversionistas calificados e institucionales, por lo que en general la publicidad que se realiza es acotada a futuros inversionistas específicos. No se realiza publicidad para el público en general. En este contexto no se hace necesario definir políticas o procedimientos de control de este aspecto. j) Información para el Inversionista La administradora proporcionará a la Superintendencia, las bolsas de valores y, cuando procediere, a la comisión Clasificadora de Riesgos y al Comité de Vigilancia del fondo, toda la información que la Ley Nº20.712, su reglamento y las normas de carácter general, circulares y oficios de la Superintendencia establecen como obligatoria. El carácter público de esta información permite que ella sea conocida por los aportantes. Adicionalmente, se enviarán a los aportantes del fondo los informes que se señalan a continuación: 1. Informe Trimestral de Inversiones Este informe incluye los estados financieros trimestrales del fondo presentados a la Superintendencia, el detalle de los gastos cargados al fondo en el período, información de la cartera de inversiones, especificación de la remuneración cobrada por la Administradora y cualquier otra información relevante que deba estar en conocimiento del inversionista. 2. Memoria Anual del Fondo 14
15 La memoria anual contendrá los estados financieros del fondo con sus respectivas notas, el informe de los auditores, un resumen de las inversiones y su desempeño y un detalle de los gastos cargados al Fondo y de la remuneración cobrada por la Administradora durante el período. La información referida precedentemente estará en todo momento a disposición de los Aportantes en las oficinas de la Administradora. También se despachará a los aportantes cualquier información que a juicio de la Administradora sea relevante para la adecuada valoración de la cuota. Esta comunicación se remitirá dentro de los 15 días contados desde que la Administradora tome conocimiento de ella. k) Suitability Los fondos administrados por Alcántara AGF están destinados a inversionistas calificados e institucionales, es decir, inversionistas sofisticados con capacidad de cuantificar el riesgo asociado a este tipo de inversión. Adicionalmente, cada reglamento interno incluye el detalle con la política de inversiones de cada fondo. Se estima que esta información conjuntamente con las características de los inversionistas es suficiente para que ellos se formen un juicio acertado respecto de los riesgos involucrados en una inversión de esta naturaleza. 5.2 Estrategias de Mitigación y Planes de Contingencias. Los efectos que pueden tener las condiciones excepcionales de riesgo, derivadas de cambios macroeconómicos significativos, variaciones bruscas en las tasas de cambio, variaciones en los precios de las bolsas de valores, desastres naturales u otros, sobre los activos administrados por el fondo, son muy difíciles de predecir. Consecuentemente, no resulta posible definir planes de contingencia y estrategias de mitigación para enfrentar las situaciones señaladas. Tampoco es posible diseñar estrategias de ventas de la cartera de inversiones en situaciones excepcionales de mercado, con el fin de minimizar las pérdidas potenciales de los aportantes. Sin embargo, la iliquidez en los mercados no afecta significativamente los valores de los activos ya que ellos por su naturaleza no son líquidos. Respecto de los riesgos derivados de fallas en la tecnología o en los sistemas de información que se utilizan en los procesos de administración habitual del fondo, para garantizar el acceso a los registros y datos frente a una falla se ejecuta un respaldo doble de la información, respaldo que se almacena fuera de la oficina de la Administradora. 15
16 No se requieren planes especiales para valores custodiados por el fondo o la Administradora ya que no se mantienen instrumentos en custodia. Asimismo, no procede definir procedimientos excepcionales para el rescate de cuotas puesto que los aportes no son rescatables en este tipo de fondo. 5.3 Función de Control. Las labores de monitoreo y control a cargo del encargado de cumplimiento se registrarán, mediante la preparación de los siguientes informes: a) Un informe de periodicidad trimestral que detallará los incumplimientos detectados de las políticas y procedimientos definidos en el periodo que se informa, por la aplicación de los mecanismos de control, las circunstancias de cada caso y las acciones correctivas adoptadas para evitar que se repitan. Este informe será enviado al Directorio y al Gerente General de la Administradora, en el plazo de quince días de finalizado el trimestre que se informa. b) Un informe de periodicidad semestral que detallará el funcionamiento del sistema de control durante los seis meses anteriores a la fecha de emisión. Este informe incluirá una descripción de cómo ha operado la estructura de control en los fondos respecto a las tres funciones principales que se identifican en este Manual, esto es, ciclo de inversión, aporte y rescate y contabilidad y tesorería; los resultados de las pruebas efectuadas para verificar la efectividad de los mecanismos de control; los incumplimientos y causas que los originaron y las acciones correctivas adoptadas para evitar su repetición. Este informe será enviado al Directorio y al Gerente General de la administradora, en el plazo máximo de treinta días de finalizado el semestre que se informa. Sobre la base de estos informes, el Directorio determinará si se deben modificar los controles, y en qué áreas, para así alcanzar los objetivos mínimos establecidos en la Circular Nº1869 de la Superintendencia. 5.4 Actualización de los planes de contingencia. La revisión y eventual actualización, así como la definición de nuevos planes de contingencia, se efectuará con una frecuencia anual y estará a cargo de la Gerencia General de la Administradora. Los nuevos planes o la modificación de los existentes se desarrollarán sobre la base de los fallos identificados desde la última revisión, así como sobre los nuevos requerimientos normativos y los cambios en el entorno que se consideren permanentes y que tengan una influencia relevante en lo a la administración de fondos se refiere. 16
17 La revisión y actualización, en caso de requerirse, de este manual, se efectuará con una frecuencia anual o cuando la promulgación de nueva normativa o cambios de mercado hagan aconsejable introducir modificaciones en él. 17
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