Source: https://www.beamtendatenschutz.de/einzelf%C3%A4lle/
Timestamp: 2019-07-19 05:52:42+00:00

Document:
Einzelfälle - Beschäftigtendatenschutz
Anforderungen der DSGVO in Fallgruppen
Art. 103 BayBG
Bei Einholung von Auskünften bei Dritten
Bei Nachfragen bei früheren Arbeitgebern, str.
Bei Auswertung sozialer Netzwerke
beim Verbleib im Bewerberpool
nur die Bewerberdaten erheben, die notwendig sind, um festzustellen, ob der Bewerber für den Dienstposten geeignet und befähigt ist (z.B. Frage nach Geschwistern oder nach Familien-verhältnissen nicht erforderlich).
Konkretes Bewerbungsverfahren. Das bedeutet: Verbleib im Bewerberpool bei abgelehnten Bewerbern außerhalb des ursprünglichen Verarbeitungszwecks (deshalb für Speicherung neue Rechtsgrundlage erforderlich; gesetzliche Bestimmung nicht vorhanden, deshalb Einwilligung)
4) Speicherbegrenzung
Nach Absage + notwendige Rechtsfristen
Verbleib im Bewerberpool idR 18 Monate, danach Unterlagen veraltet
Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen.
Jedem Bewerber sollte die Möglichkeit gegeben werden, seine Unterlagen verschlüsselt zu versenden.
Mittelfristig sollte im Karriereportal eine upload-Möglichkeit für die Bewerbung mit verschlüsseltem Datentransfer geboten werden.
Separates E-Mail-Postfach
z.B. automatische Eingangsbestätigung mit Informationen (auch als link auf Behördenhomepage)
Staffelung der Information anhand mehrerer Abschnitte des Bewerbungsverfahrens
Bei Verbleib im Bewerberpool an sich Zweckänderung, aber Info entbehrlich wegen bereits bestehender Kenntnis
In der Regel entbehrlich, da „Beifang“
Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.
Sind Dienstleister in das Bewerbungsverfahren eingebunden?
II. Personalwechsel
Personalwechsel zwischen Dienststellen
z.B. Abordnung, Versetzung, Umsetzung, Zuweisung
Auch für Datenaustausch mit anderen Behörden
Bei Wechsel zu anderem Dienstherrn
nur die Personaldaten erheben und weitergeben, die notwendig sind, um festzustellen, ob ein Dienstpostenwechsel realisierbar ist.
Konkretes Stellenbesetzungs-verfahren oder darauf ausgerichtete Prüfung „im Vorfeld“.
Nach Absage + notwendige Rechtsmittelfristen
Unterlagen möglichst verschlüsselt versenden.
Separates oder personenbezogenes E-Mail-Postfach
Nicht erforderlich, da keine Informations-erhebung
Nicht erforderlich, keine neue Informations-erhebung
III. Maßnahmen während des Beschäftigungsverhältnisses
Maßnahmen während des Beschäftigungsverhältnisses
z.B. Teilzeit, Beurlaubung
Art. 103, Beamtenstatusrecht
Fotos in elektronischen Verzeichnissen,
Auslagerung von BEM-Gesprächen an externe Dienstleister
Private Internet- und E-Mail Nutzung
2) Speicherbegrenzung
- Beschäftigter
Umfassender Hinweis zu Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses und auf der Intranet-Seite
der Beschäftigte wird verpflichtet, als Bote dem Dritten die zu erhebenden Informationen einschließlich Rechtebelehrung zu übermitteln, sofern er nicht zugleich als Vertreter des Dritten (gesetzlicher Vertreter bei Kindern, Betreuung oder Vorsorgevollmacht) angesehen werden kann.
z.B. pflegebedürftige Angehörige bei Teilzeit oder Beurlaubung
IV. Behördeninformationsaustausch
Behördeninformationsaustausch
· Landtagseingaben in Einzelfällen,
· Anfragen aus der nachgeordneten Verwaltung oder aus anderen Ressorts zu Einzelfällen (insb. zur Einholung der Zustimmung nach Art. 40, 48 BayHO oder zur Bezügeabrechnung),
· direkte Anfragen der Beschäftigten oder von Bürgern,
· Anfragen des Ministeriums bei Behörden der nachgeordneten Verwaltung oder bei anderen Ressorts zur Stellungnahme.
Art. 103, Art. 108
Nur erforderlich, wenn Art. 108 nicht greift
Bei Einholung von Auskünften bei Dritten (= keine nachgeordnete oder übergeordnete Behörde)
Bei Beschäftigten von anderen Dienstherren
nur die zur Bearbeitung notwendigen Daten
Möglichst Verschlüsselung
Bei papiergebundenen Informationen besondere Kennzeichnung als vertrauliche Personalsache
- Beschäftigter (als Dritter)
Infopflicht der anfordernden Behörde (sie erhebt bei einer anderen Behörde=Dritter personen-bezogene Informationen über den Beamten
Art. 103 i.V.m. Art. 108 BayBG und ggf. die zugrunde liegende personalrechtliche Maßnahme, sodass die Information gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. c) entbehrlich ist.
V. Auskunft gegenüber dem Beschäftigten
Beschäftigtenauskunft
Beschäftigter erkundigt sich nach dem Inhalt eines ihn betreffenden Verwaltungsverfahrens, z.B. Beihilfe
Eindeutige Identifizierung des Anfragenden (v.a. bei telefonischen Anfragen oder per privater E-Mail) bei Auskünften aus der Personalakte
Möglichst Verschlüsselung, aber kein Zwang bei ungesicherter E-Mail-Kommunikation (aber sichere Identifikation des Anfragenden)
Nicht erforderlich, da keine Erhebung
· Eingabeformulare,
· Speicherung IP-Adresse
· Online-Fragebögen oder -Anmeldungen (z.B. Gesundheitsmanagement)
· Umfragen (z.B. Betriebsausflug)
nur die für die Maßnahme erforderlichen Daten
Anonymisierung bei Mitarbeiterumfragen

References: Art. 103

Art. 103
 Art. 40

Art. 103
 Art. 108
 Art. 108

Art. 103
 Art. 108
 Art. 14