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Timestamp: 2019-02-18 13:54:14+00:00

Document:
20080515 \ Recht & Gesetz \ GDPdU FAQ 2008
GDPdU FAQ 2008
Das Dokument „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ (http://www.bundesfinanzministerium.de) enthält eine Reihe an Fragen zu den GDPdU, zu denen die Finanzverwaltung Stellung genommen hat. In der aktualisierten Fassung vom 23. Januar wurden diese an einen BFH-Beschluss vom 26. September 2007 (http://www.elektronische-steuerpruefung.de) angepasst. Es ergeben sich Änderungen/Ergänzungen bei den folgenden Fragen:
Frage: Dürfen Unterlagen nach dem Einscannen vernichtet werden?
Antwort: Werden Unterlagen, die das Unternehmen originär in Papierform erhalten hat, aus betrieblichen Gründen digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z.B. in Bildformaten wie pdf oder tiff) vorzuhalten. Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist auch die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig. Die Regelungen zur ordnungsgemäßen Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente und zur Aufbewahrung weiterhin erforderlicher Originaldokumente sind in der Verfahrensdokumentation aufzuführen.
Modifizierte Antworten bei folgenden Fragen
Frage: Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen’’?
Antwort: Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, können unterschiedliche Quellen haben: Sie können zum Beispiel aus anderen DV-Systemen importiert, von Dritten durch Datenübertragung übermittelt oder durch manuelle Eingaben erfasst worden sein. Auch eingescannte Unterlagen gehören hierzu. Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der „Papierwelt“ in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale. Siehe hierzu auch BFH-Beschluss vom 26. September 2007, I B 53, 54/07.
Frage: Nach den Datenzugriffsregelungen sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“?
Antwort: Unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ versteht die Finanzverwaltung den „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“.
Eine Verpflichtung zur Lesbarmachung von Unterlagen gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m § 147 Abs. 5 Halbsatz 1 AO bleibt unberührt (vgl. BFH-Beschluss vom 26. September 2007, I B 53, 54/07).
Frage: Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?
Antwort: Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. „Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung.
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware
Frage: Welche Auswertungsprogramme kann die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
Antwort: Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff dürfen einzig die in den DV-Systemen des Unternehmens bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden (s. auch Frage III. 13). Eine besondere Programmierung für Auswertungszwecke wird nicht gefordert.
Frage: Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein „selbsttragendes“ Archivsystem aus?
Antwort: Nach den GDPdU sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ versteht die Finanzverwaltung den „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.“ Diese Voraussetzung erfüllt eine Volltextsuche oder „View“-Funktion regelmäßig nicht. Insbesondere reicht nach den GDPdU ein selbsttragendes System nicht aus, das in einer Datenbank nur die für archivierte Dateien vergebenen Schlagworte als Indexwerte nachweist (s. auch Frage I 10).
Der gesamte Fragen-und-Antworten-Katalog sowie alle Vorgänger-Versionen finden sich hier:
http://www.project-consult.net/portal.asp?sr=548 (SMe)
All die schönen „GDPdU-konform“-Aufkleber auf den Produktschachteln sind wertlos, auch wenn es im Katalog etwas höflicher formuliert ist. Mehr denn je unterstreicht der Fragen-und-Antworten-Katalog in der neuesten Version vom Januar 2008 die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation. Letztlich kommt es darauf an, dass beim Anwender alle Dateien richtig aufbereitet gespeichert werden um später einmal den direkten Zugriff durch einen Prüfer sicherzustellen – ob nun in einem ERP oder in einem separaten Archiv. Einige der Änderungen lassen sich auf die aktuellen Gerichtsurteile zurückführen, wobei der Fragen-und-Antworten-Katalog nur den „berichtigenden“ Beschluss des BFH berücksichtigt und nicht auf die Urteile aus Düsseldorf eingeht. Marktuntersuchungen lassen im Übrigen vermuten, dass in Deutschland immer noch mehr als die Hälfte aller Unternehmen nicht auf die GDPdU eingerichtet sind. Hier sollte man sich den netten Satz aus dem Jahr 2003 in Erinnerung rufen: „Wer in Erwartung, dass sich die GDPdU in der Praxis nicht durchsetzen, die maschinelle Auswertbarkeit der Daten (§147 Abs. 2 AO) nicht sicherstellt, handelt naiv und rechtswidrig. Die Finanzverwaltung wird dies nicht hinnehmen und einer solchen Verweigerungshaltung mit angemessenen Sanktionen begegnen." Und was blüht den Unternehmen, die unter ROI-Gesichtspunkten die Investition noch scheuen? Da ist zum Einen das Bußgeld (Steuerordnungswidrigkeit) bis € 20.000 gemäß § 377 AO. Dafür bekommt man noch kein Archivsystem. Anders bei den Zwangsmitteln, die mehrmals zu € 25.000 nach § 328 AO vergeben werden können. Das größte Risiko ist aber die Schätzung, da sich der Betriebsprüfer kaum zu Gunsten des Steuerpflichtigen verschätzen wird. Die Besteuerungsgrundlage ist hier § 162 AO. Schlimmer wird es, wenn wirklich eine Steuerhinterziehung nachgewiesen werden kann. Dies ist nach § 370 AO („unvollständige Angaben“) und § 283b StGB („Verletzung d. Buchführungspflicht“) gegeben, z.B. wenn die Übersicht über Vermögensstand erschwert wird und kann mit erheblicher Geldbuße oder bis 2 Jahre Gefängnis geahndet werden. Also, es lohnt sich über das Thema Governance, Compliance, Risk Management und Archivierung einmal im Zusammenhang nachzudenken. (Kff)
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References: § 200
 § 147
 § 377
 § 328
 § 162
 § 370
 § 283