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Timestamp: 2016-05-04 07:56:03+00:00

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Aufbewahrungsfristen im Überblick: Was kann entsorgt werden, was müssen Sie aufbewahren? | akademie.de
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Auf einen Blick: Welche geschäftlichen und privaten Unterlagen Sie 2016 in den Papierkorb werfen können
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4.5846154.584615(65)Beitrag bewerten	82 KommentareKommentar schreiben	Von: akademie.de Redaktion Stand: 4. Januar 2016	(aktualisiert)	Liste Aufbewahrungsfristen Spezielle Aufbewahrungsfristen Längere Aufbewahrungsfristen Keine Aufbewahrungspflicht Private Unterlagen
Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann schaffen Sie Ordnung – werfen Sie im Jahr 2016 alles weg, was Sie laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.
Sie müssen nicht alles für immer aufbewahren - manche Dokumente können Sie getrost wegwerfen.
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von a) sechs Jahren und b) zehn Jahren. Wir geben Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen.
Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen. Vielmehr startet der Fristlauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.
Beispiel: Jahresabschluss
Da Sie den Jahresabschluss für das Jahr 2005 frühestens im Jahr 2006 fertiggestellt haben, läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2007. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2005 daher nicht bereits im Jahr 2016, sondern normalerweise erst Anfang 2017! Falls Sie das Jahr 2005 erst im Jahr 2007 oder noch später abgeschlossen haben, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen noch weiter.
Eine ausführlichere Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften finden Sie im Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
Bitte beachten Sie: Die Kalenderjahre abschlussrelevanter Unterlagen sind in der folgenden Tabelle in Klammern gesetzt. Um bei einer späteren Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden, besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater – oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.
Eine Liste der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente
In 2016 frühestens zu entsorgende Unterlagen ...
Abkürzungsverzeichnis (erklärend)
Akkordunterlagen
Angebote (erhaltene und Kopien versandter)
Angestelltenversicherung (Belege)
Anhang (zum Jahresabschluss)
Anlagenunterhaltungskosten
Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich)
Arbeitgeberzuschusskarten
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter)
Ausfuhrunterlagen
Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)
Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen
(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
Bestandsermittlungen
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter)
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen
Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege)
Betriebskostenrechnungen
Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege)
Bilanzprotokolle für die EDV
Buchungsprotokolle für die EDV
Carnet-Zolldokumente
Clearingauszüge
Computerausdrucke mit Buchungsdaten
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen)
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
EDV-Journal
Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer
(soweit keine Buchungsbelege)
Fakturierjournale
Fehlerjournale als Buchungsbelege
Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg)
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften)
Investitionszulagenunterlagen
Jahresabschlusslisten
Jubiläumsunterlagen
Kantinenunterlagen
Kapitalverkehrsteuerunterlagen
Kassenbücher u. -blätter
Kassenstreifen
Kassenzettel (Buchungsunterlage)
Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege)
Kommissionslisten
Kontenpläne/Kontenplanänderungen
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage)
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)
Lagerprotokolle
Lohnkonto (siehe Anmerkungen)
Magnetbänder (mit Buchfunktion)
Materialentnahmescheine
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen
Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege)
Nutzflächenermittlung
Organisationsunterlagen der Buchführung
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)
Postbankbelege
Proteste (Scheck, Wechsel)
Protokolle (Buchungsbelege)
Protokolle (soweit keine Buchungsbelege)
Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers)
Rechnungsabgrenzungsermittlung
Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege)
Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer
Rentenversicherungsnachweise
Sachanlagevermögenskarteien
Schadensmeldungen und -unterlagen
Scheck- und Wechselunterlagen
Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte)
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
Steuerbescheide und -erklärungen
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege
Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege)
Trennungsgeldermittlungen
Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen)
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege
Vorschusslisten als Buchungsbelege
Währungsforderungen
Wechsel als Buchungsbeleg
Wechselobligation
Werbegeschenknachweise
Werkstattabrechnungen
Wohnungsbauunterlagen
Zahlungsanweisungen/-belege
Zinsberechnungen als Buchungsbeleg
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer
Zugangsbelege
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)
Spezielle Aufbewahrungsfristen
10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung
6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung
Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
10 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung
An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse
Belege über Zahlung von Arbeitslohn
Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.
Herausgabepflicht nach Beendigung für:
- Lohnsteuerkarte, - Zeugnis, - Urlaubsbescheinigung, - Meldung an den Sozialversicherungsträger.
Keine Herausgabepflicht für:
Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen,
aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen
Mindestens zwei Jahre
Arbeitszeitverzeichnis
Bäckereien: 1 Jahr
Papierindustrie. 2 Jahre
Entgeltbelege: 3 Jahre
Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung
- Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung
- Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung
Eine Erläuterung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Vorschriften unabhängig vom aktuellen Datum bietet der Beitrag "Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Aufbewahrungspflichten und -fristen für Geschäftsdokumente".
In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten
In manchen Fällen ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.
Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise vier Jahre. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich
auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine "leichtfertige Steuerverkürzung" feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO),
auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).
Im Extremfall müssen Sie Unterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also 14 (!) Jahre lang aufbewahren. Ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2005 kann unter Umständen erst im Jahr 2019 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie nun dazugehörige Unterlagen fristgerecht nach zehn Jahren zum 1. Januar 2016 vernichten, fehlen Ihnen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert.
Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:
bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Sie jedoch Einspruch einlegen möchten,
bei Ermittlungen gegen Sie unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
bei eigenen Steueranträgen.
Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,
Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören),
Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen sowie interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsbelege,
rein statistische Berichte und Unterlagen wie Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungsberichte etc.,
steuerlich nicht relevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen (falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich hier ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen),
Preis- und Angebotslisten.
Vorgaben zum Nachlesen
Abgabenordnung, § 147 AO
Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257, 261)
Wann dürfen Sie private Unterlagen entsorgen?
Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten Sie so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt (!) ist.
Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä. sollten in jedem Fall die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden. Bankbelege (Scheckeinreichungen, Überweisungen, Kontoauszüge etc.) dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzliche Regelung seit 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhalt etc.), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden. Einmalige Zahlungen dagegen müssen Sie nur zwei Jahre dokumentieren.
Steuerunterlagen: Zwar müssen Steuerbescheide nicht aufbewahrt werden, allerdings benötigt man diese oft bei Anträgen auf staatliche Hilfen, auch rückwirkend (Kitakosten, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen). Alle Unterlagen sollten vor allem dann sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist.
Versicherungsdokumente und -unterlagen: Sämtliche Unterlagen (Verträge, Änderungen, Statusberichte, Schriftwechsel) sollten Sie so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.
Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen: Diese sollten mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie aufbewahrt werden, in den meisten Fällen also zwei Jahre. Im Allgemeinen empfiehlt es sich aber, Kaufverträge schon aus versicherungsrechtlichen Gründen länger aufzubewahren (Einbruch, Diebstahl etc.).
Rechnungen: Es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren; entsprechend lange sollten Sie sie aufbewahren. Eine Ausnahme stellen Handwerkerrechnungen dar; diese sollten Sie – analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker – mindestens fünf Jahre aufbewahren.
Wohnungs- und Mietverträge: Mietverträge und Übergabeprotokolle etc. sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können Sie gleich entsorgen – es sei denn, Sie müssen in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.
Haus- oder Wohnungskauf: Sinnvoll ist es, alle Rechnungen zu behalten, da diese im Falle eines Verkaufs helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.
Zum Weiterlesen: Alles "in Ordnung"?
Damit bei Ihnen alles seine Ordnung hat:
Büro-Organisation, Ablage, Routine-Aufgaben – ganz schön ordentlich!
Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsdokumenten
System und Ordnung im eigenen Büro – Effektive Ablagetechniken für Schreibtisch-Chaoten
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Neuen Kommentar schreiben Beratungsprotokolle / Analysebögen	Verfasst von Gast am 3. Mai 2016 - 18:50.	Guten Abend,
wie lange müssen die Banken Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte und wie lange müssen sie Analysebögen, die bereits geändert wurden (also nicht mehr aktuell sind) aufbewahren?
Mindestens 5 Jahre	Verfasst von Simon Hengel am 4. Mai 2016 - 9:23.	Guten Tag, nach meinem Wissen gilt: Beratungsprotokolle für Anlageberatung bzw. Wertpapiergeschäfte müssen gemäß
§ 34 Abs.3 Wertpapierhandelsgesetz mindestens für fünf Jahre aufbewahrt werden, alle Unterlagen, aus denen sich Ansprüche der Vertragsparteien ergeben, müssen mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden. Außerdem kann die BaFin im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten anordnen.
Daneben gibt es weitere Aufbewahrungspflichten etwa für die Dokumentation der Geeignetheitsprüfung nach § 31 WpHG, die ebenfalls durch die BaFIN geregelt werden.
Bei Verbraucherkreditberatungen besteht für die Banken keine Pflicht zur Anfertigung eines Beratungsprotokolls, da keine Beratungspflicht über das Aushändigen des Darlehens-Merkblatts hinaus besteht.
Im Zeitalter der Klagewelle aufgrund Widerrufsbelehrungsmängeln können Sie wohl davon ausgehen, dass die Finanzinstitute in dier Regel diese Pflichten schon aus Eigeninteresse ernst nehmen.
Weitere Informationen bekommen Sie beim Verbrauchertelefon der BaFin unter 0228 299 70 299, aber auch bei den Verbraucherzentralen und natürlich bei Ihrem Rechtsanwalt.
Beratungsprotokolle	Verfasst von Gast am 19. April 2016 - 1:05.	Hallo,
wie lange muß ich ein Beratungsprotokoll für Bankgeschäfte aufheben?
Antwort: Beratungsprotokolle	Verfasst von Robert Chromow am 19. April 2016 - 10:32.	Guten Tag,
Privatpersonen müssen Beratungsprotokolle für Bankgeschäfte von Rechts wegen gar nicht aufbewahren. Aus meiner Sicht ist es aber sinnvoll, solche Unterlagen mindestens so lange aufzubewahren, bis das dazugehörige Geschäft (z. B. Darlehen oder Wertpapierkauf) endgültig abgeschlossen ist. Nur so lassen sich (wenn überhaupt) im Nachhinein Schadenersatzforderungen aufgrund schlechter oder falscher Beratungen vor Gericht plausibel machen.
Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute	Verfasst von Gast am 18. April 2016 - 14:46.	Hallo, ich interessiere mich dafür:
Meine Geschäfts E-Mail, in denen ich zum Beispiel ein Angebot oder einen verloren gegangenen Lieferschein verschicke, wie lang muss ich diese Email aufbewahren?
Kann ich es in irgend einem Gesetzbuch nachlesen zu diesem Thema Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr?
Antwort: Aufbewahrung E-Mail Schriftverkehr unter Kaufleute	Verfasst von Robert Chromow am 18. April 2016 - 22:28.	Guten Tag,
spezielle Aufbewahrungsfristen für den E-Mailschriftverkehr und andere elektronische Dokumente gibt es nicht. Entscheidend ist die Funktion des Dokuments - ganz gleich, ob es auf Papier oder in elektronischer Form eintrifft oder verschickt wird. Die Fristen finden Sie oben in der Liste. Dient eine E-Mail lediglich dazu, ein elektronisches Dokument zu übermitteln (z. B. eine PDF-Rechnung im E-Mailanhang), dann muss die E-Mail _nicht_ aufgehoben werden (analog zum Briefumschlag eines konventionellen Geschäftsbriefs).
Wartungsunterlagen	Verfasst von Gast am 10. März 2016 - 10:13.	Hallo,
drei Fragen sind nach durchschauen der ausführlichen Liste noch offen:
- Wie lange müssen Wartungsunterlagen und TÜV-Berichte aufgehoben werden, welche für Geschäfts- und Bürohauser erstellt worden sind?
- Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?
- Wenn ein Gebäude verkauft ist, müssen dann auch alle Unterlagen laut Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden?
Falsche Fragestellung	Verfasst von Gast am 10. März 2016 - 12:20.	"Können alle Unterlagen vernichtet werden, wenn ein Gebäude abgerissen ist?"
ES MUSS LAUTEN: Können alle Gebäude abgerissen werden, wenn die Unterlagen vernichtet sind? Die ANTWORT MUSS LAUTEN: Ja.
(Das wird auch die BER-Exit-Strategie. Die Elbphilharmonie kommt so ebebfalls noch bald einmal in den Straßenbelag hinein.)
Aufbewahrungsfrist	Verfasst von Gast am 24. Februar 2016 - 20:55.	Hallo, vielen Dank für die detaillierten Auflistungen. Leider bin ich mir trotzem nicht ganz sicher wie es sich damit verhält. Bei Buchung einer Reise im Reisebüro wird ein Vermittlungsvertrag /Reisevertrag unterschrieben. WIe lange müssen die Verträge im Reisebüro aufbewahrt werden ?
Antwort: Aufbewahrungsfrist	Verfasst von Robert Chromow am 25. Februar 2016 - 10:49.	Guten Tag,
grundsätzlich genügt es, Verträge sechs Jahre lang aufzubewahren. Sofern der Vertrag zugleich der Buchungsbeleg des betreffenden Vorgangs ist (oder nur aus dem Vertrag die steuer- und handelsrechtlich bedeutsamen Informationen hervorgehen), gilt aus meiner Sicht die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Im Zweifel fragen Sie am besten bei Ihrer IHK oder direkt beim Finanzamt nach.
nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist?	Verfasst von Gast am 21. Januar 2016 - 13:11.	Wie lange muss man oben genannte Unterlagen aufheben oder gibt es dafür überhaupt eine Aufbewahrungspflicht?
Antwort: nicht medizinische Studienunterlagen Aufbewahrungsfrist	Verfasst von Gast am 21. Januar 2016 - 17:46.	Welche Person / Institution ist "man" und was sind "nicht medizinische Studienunterlagen"?
Rentenversicherungsunterlagen	Verfasst von Gast am 17. Januar 2016 - 11:48.	Meine Rente ist seit 2012 "durch" - das heißt, berechnet nach Versicherungsverlauf.
Frage: muss ich diese alten Bescheide noch aufbewahren?
Kompetente Antwort wäre schön - dank!
Antwort: Rentenversicherungsunterlagen	Verfasst von Robert Chromow am 17. Januar 2016 - 15:04.	Guten Tag,
ich weiß nicht, was genau Sie mit "diese alten Bescheide" meinen. Ob ich kompetent genug bin, um Ihre Frage zu beantworten, kann ich leider auch nicht beurteilen. :-)
Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass es für Privatleute / Verbraucher bis auf ganz wenige Ausnahmen (z. B. Rechnungen über Bauleistungen) keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt. Das Aufbewahren von Bescheiden oder Rechnungen dient bei Privatleuten / Verbrauchern in der Regel dazu, notfalls eigene Ansprüche gegenüber Unternehmen und Behörden geltend machen zu können. Wenn Ihr Versicherungsverlauf lückenlos dokumentiert und Ihre Rentenansprüche unstrittig sind, können Sie alte Rentenbescheide m. E. gefahrlos entsorgen. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihren Rentenversicherungs-Träger. Anschriften und Rufnummern der regionalen Niederlassungen finden Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung:
http://www.deutsche-rentenversicherung.de/Allgemein/de/Inhalt/5_Services...
Promotion	Verfasst von Gast am 21. November 2015 - 16:08.	Wie lange müssen Quellen und Belege einer Dissertation aufbewahrt werden? (Habe viele Video Bänder für meine Dr. Arbeit benötigt)
Antwort: Promotion	Verfasst von Robert Chromow am 15. Dezember 2015 - 11:35.	Guten Tag,
gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dissertationsunterlagen gibt es m. W. nicht. Ich würde an Ihrer Stelle erst einmal in der Promotionsordnung Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Universität / Fachhochschule nachschauen bzw. dort im Prüfungsamt nachfragen. Die Beweis- und Prüfpflicht liegt im Übrigen bei den Gutachtern und der Hochschule. Davon abgesehen spricht angesichts der hohen Bedeutung des Doktorgrades und der wachsenden Zahl von Plagiats- und ähnlichen Vorwürfen vieles dafür, Promotionsunterlagen aus eigenem Interesse dauerhaft aufzubewahren - ggf. in digitalisierter Form. Das gilt natürlich vor allem für "Personen des öffentlichen Lebens" (und solche, die's werden wollen) sowie andere exponierte Zeitgenossen, bei denen die Gefahr einer nachträglichen Dissertationsüberprüfung besteht. Viele Grüße
Dissertation	Verfasst von Gast am 15. Dezember 2015 - 11:03.	Gute Frage, würde ich auch gerne wissen. Antworten
Art der Aufbewahrung	Verfasst von Gast am 19. Oktober 2015 - 14:06.	Hallo,
ich habe eine Frage zur Art der Aufbewahrung der Unterlagen.
Kann ich die Verträge auch eingescannt archivieren oder muss es die Papiervariante sein?
Antwort: Art der Aufbewahrung	Verfasst von Robert Chromow am 20. Oktober 2015 - 12:40.	Guten Tag,
grundsätzlich ist das Einscannen und anschließende Vernichten der meisten Originalen zulässig. Die dazugehörige steuerrechtliche Vorschrift findet sich in § 147 Abgabenordnung:
Bevor Sie jedoch damit beginnen, in großem Maßstab gescannte Eingangsrechnungen und andere Originaldokumente zu vernichten, besprechen Sie die Details Ihres Einzelfalls am besten mit einem Steuerberater. Je nach Branche und Rechtsform gibt es Sondervorschriften, die das Aufbewahren von Papierdokumenten erforderlich machen.
Ausdruck Rechnungen	Verfasst von Gast am 26. August 2015 - 17:41.	Hallo,
meine Frage passt nicht 100%ig zu dem Thema, aber ich habe leider keinen passenderen Bereich gefunden.
Ich habe die Kleinunternehmerregelung und drucke im Moment alle Rechnungen 2x aus (1x für meine Unterlagen und 1x für den Kunden).
Nun habe ich mir ein Rechnungsprogramm gekauft.
Bin ich weiterhin verpflichtet alle Rechnungen auszudrucken für mich oder reicht die Speicherung im Rechnungsprogramm? Oder muss ich die Rechnungen exportieren und auf meiner Festplatte speichern?
Antwort: Ausdruck Rechnungen	Verfasst von Robert Chromow am 26. August 2015 - 23:42.	Hallo Carina,
eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein: "Originär" elektronische Dokumente müssen Sie nicht unbedingt ausdrucken. Das Rechnungsprogramm muss aber sicherstellen, dass die Rechnungsdokumente gegen nachträgliche Änderungen geschützt sind. Das sehen die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben...
vor, die Anfang 2015 in Kraft getreten sind. Viele Softwarehersteller (insbesondere die von Programmen für nicht-buchführungspflichtige Selbstständige und Unternehmer) werden voraussichtlich aber erst im Laufe dieses oder des nächsten Jahres GoBD-tauglich sein. Bis dahin kann ein Papierausdruck nicht schaden. Eine Hilfslösung kann sein, am Ende des Geschäftsjahres sämtliche Ausgangsrechnungen auf eine CD oder DVD zu "brennen". Damit können Sie bei einer Betriebsprüfung halbwegs plausibel machen, dass die Dokumente nach Ende des Jahres nicht geändert worden sind. Abgesehen davon sollten sich die Rechnungsbeträge auch mit den Kundeneinzahlungen auf dem Geschäftskonto korrespondieren. Viele Grüße
Werksinterne Dokumente	Verfasst von Gast am 21. August 2015 - 8:36.	Guten Tag,
vielen Dank für die übersichtliche Auflistung aller aufzubewahrenden Dokumente. Ich habe allerdings dazu noch zwei Fragen:
Wie lange müssen Werksmitteilungen aufbewahrt werden?
Müssen Betriebsvereinbarungen auch aufbewahrt werden, wenn diese bereits nicht mehr gültig sind? Mit freundlichen Grüßen
Antwort: Werksinterne Dokumente	Verfasst von Robert Chromow am 23. August 2015 - 11:22.	Guten Tag,
und vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung!
Zu Ihrer Frage: Auch die Unterlagen der "Selbstverwaltung" des Betriebs (wie Beschlüsse der Geschäftsleitung, Werksmitteilungen oder Betriebsvereinbarungen) gehören grundsätzlich zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Und zwar auch dann, wenn sie im laufenden Geschäftsbetrieb keine Anwendung mehr finden. Die Aufbewahrungsdauer von Betriebsvereinbarungen beträgt meines Wissens 6 Jahre. Weitere Informationen finden Sie im Grundlagenbeitrag
"Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsdokumenten"
http://www.akademie.de/wissen/aufbewahrungspflichten-im-buero
Kreditkartenabrechnungen	Verfasst von Gast am 11. Juni 2015 - 6:55.	Hallo,
Sie haben hier eine seht übersichtliche Zusammenstellung erstellt.
Jedoch vermisse ich die Aufbewahrungszeit von Kreditkartenabrechnungen? Vielen herzlichen Dank für Ihre Antwort.
Antwort: Kreditkartenabrechnungen	Verfasst von Robert Chromow am 11. Juni 2015 - 7:33.	Guten Tag,
Kreditkartenabrechnungen müssen - wie alle anderen "Abrechnungsunterlagen" (s.o.) - 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Aufbeahrungsfrist Diplomarbeit	Verfasst von Gast am 23. Mai 2015 - 13:27.	Hallo.
WIe lange muss ich meine Unterlagen, die Grundlage für das Verfassen der Diplomarbeit waren, aufbewahren?
z.B. geführte Interviews, die dann in verschrifteter Form, zumindest in Teilen in die Arbeit eingegangen sind, Literaturrecherchen etc.
Antwort: Aufbeahrungsfrist Diplomarbeit	Verfasst von Robert Chromow am 24. Mai 2015 - 12:23.	Hallo Anja,
gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Recherche-Unterlagen, die Grundlage einer wissenschaftlichen Arbeit sind, gibt es m. W. nicht. Unter Umständen gibt die Prüfungsordnung Ihres Fachbereichs darüber Aufschluss. Wenn Sie jedoch vermuten oder befürchten, dass Ihre Diplomarbeit in Zukunft einmal Gegenstand von Plagiats- oder ähnlichen Vorwürfen werden könnte (z. B. weil Sie vorhaben, in die Politik zu gehen oder öffentliche Ämter anzustreben), sind Sie gut beraten, die Unterlagen zu Ihrer eigenen Sicherheit dauerhaft aufzubewahren. Alles Gute und viele Grüße
Baugenehmigungen etc.	Verfasst von Gast am 4. März 2015 - 12:20.	Hallo,
die hier gemachten Angaben zu Baugenehmigungen, Baubeschreibungen, Bauakten etc. sind - vorsichtig ausgedrückt - grob fahrlässig! Es besteht in einigen Bundesländern bereits seit etlichen Jahren eine Aufbewahrungspflicht für die gesamte Lebensdauer eines Bauwerks. Der "Verlust" stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die zu hohen Bußgeldern führen kann. Links:
http://www.baukammer-berlin.de/wp-content/uploads/2012/07/Merkblatt_06__...
http://www.welt.de/welt_print/article2741163/Neue-Bauherren-Pflicht-Akte...
Antwort: Baugenehmigungen etc.	Verfasst von Robert Chromow am 4. März 2015 - 15:04.	Hallo,
und vielen Dank für Ihren Hinweis: In Ermangelung einer bundesweit einheitlichen Regelung findet sich bei den einschlägigen Bau-Unterlagen jetzt der die Angabe "(u.U. Lebensdauer des Bauwerks)".
Bereitgestellte elektronische Dokumente	Verfasst von Gast am 25. August 2014 - 11:32.	Bezüglich der Aufbewahrungsfristen raten Sie von einer rein elektronischen Archivierung ab, da es sich hierbei um keine Originalbelege handelt.
Nun ist es heutzutage aber bei Direkt-Banken üblich, dass Bankbelege wie Kontoauszüge, Festgeldvereinbarungen, Zinsbescheinigungen und oft auch Steuerbescheinigungen nur noch elektronisch in einem sogenannten Postkorb zur Verfügung gestellt werden.
Werden denn diese Belege als Originale anerkannt?
Wie will man diese Belege von den Papierbelegen unterscheiden, die eingescannt wurden und deshalb als Kopien angesehen werden?
Wenn es ausreicht, diese Belege ausschließlich elektronisch bereitzustellen, warum müssen dann gleichartige Original-Papierbelege, die eingescannt wurden, aufbewahrt werden? Wird bezüglich der Aufbewahrungsfristen ein Unterschied zwischen einem elektronisch bereitgestellten Dokument und einem eingescannten Original-Papierdokument gemacht?
Überblick: Geschäftliche Aufbewahrungsfristen(8 Seiten)(Oder lieber eine PDF-Version für beidseitigen Druck?)Zur Download-Seite Newsletter abonnieren Aktuelles von akademie.de abonnieren
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References: § 378
 § 370
 § 147

§ 34
 § 31
 § 147