Source: https://www.juraforum.de/ratgeber/arbeitsrecht/gesetzliche-aufbewahrungsfristen-mit-rechtsgrundlagen-von-a-bis-z-tabelle
Timestamp: 2018-07-18 12:48:10+00:00

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Autor: JuraForum.de-Redaktion, verfasst am 15.03.2018, 13:28| Jetzt kommentieren
Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.
Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.
Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:
Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.
Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.
Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.
Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.
Diese beziehen sich auf die folgenden Unterlagen:
Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Für die folgenden Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.
Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)
§ 630f Abs. 3 BGB
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern
Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f Abs. 1 SGB IV
Online-Bewerbungen auf Anzeige
Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
E-Mails (Geschäftsbriefe)
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)
E-Mails (Mahnungen)
Faxe (Geschäftsbriefe)
Faxe (Buchungsbelege)
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
Initiativbewerbungen per Post
2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung
Initiative Online-Bewerbungen
Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
Mahnbescheide und Mahnungen
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
Protokolle, als Handelsbrief
§ 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)
Download-Link: Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die Informationspflichten aus der DSVGO sowie die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren. Arbeitgeber, die etwa Initiativbewerbungen länger als drei Monate an Eingang der Bewerbung aufbewahren möchten, sollten hierzu die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers z. B. per E-Mail einholen.
Sicherheitsfrage 88 + E_.ins =
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen mit Rechtsgrundlagen von A bis Z (Tabelle) © JuraForum.de — 2003-2018

References: Art. 13
 § 14
 Art. 83
 § 147
 § 257
 § 238

§ 147
 § 257

§ 630

§ 28

§ 26
 § 15
 Art. 13

§ 28