Source: https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/personalabteilung/themen-a-z/dienstreisen/dienstreisen
Timestamp: 2018-05-23 12:21:41+00:00

Document:
Dienstreisen — Abteilung für Personal und Personalentwicklung
Humboldt-Universität zu Berlin | Universitätsverwaltung | Abteilung für Personal und Personalentwicklung | Themen A-Z | Dienstreisen | Dienstreisen
Nebenkosten gemäß § 10 Abs. 1 BRKG
Tagegeld gemäß § 6 BRKG
Übernachtung gemäß § 7 BRKG
Bettensteuer, Kulturförderabgabe, City-Tax bei Inlandsreisen
PKW gemäß § 5 BRKG
Mietwagen gemäß § 4 Absatz 4 BRKG sowie Nr. 4.4.2 der Erläuterung zum Gesetz
Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen gemäß § 13 Absatz 1 BRKG
Dienstreisen mit Tätigkeiten in Tropen oder Subtropen
Dienstreisen in Krisengebiete
Beschaffung von Fahrkarten und Tickets
Für die Abrechnung der Dienstreisekosten ist in der Abteilung für Personal und Personalentwicklung die Reisestelle zuständig. Bei Bedarf übernimmt die Reisestelle auch gerne die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Tickets. Des Weiteren stehen wir Ihnen für Fragen zu Umzugskosten, Trennungsgeld und Vorstellungsreisen zur Verfügung.
Die Dienstreiseabrechnungen werden nach den folgenden rechtlichen Grundlagen abgerechnet:
Bundesreisekostengesetz (BRKG) Abweichend zu § 4 Abs. 1 BRKG sind im Land Berlin gemäß § 77 Absatz 4 LBG „Entstandene Kosten für Fahrten auf dem Land-, Luft- oder Wasserweg mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden nur bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse des wirtschaftlichsten Verkehrsmittels erstattet, es sei denn, eine höhere Beförderungsklasse ist im Gesamtergebnis preisgünstiger. Die Dienstbehörde kann Ausnahmen zulassen.“
Dienstreiseordnung der Humboldt-Universität (Hochschulbereich)
(die DRO wird z. Z. überarbeitet)
Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV) nach § 16 BRKG im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt zu § 3 Absatz 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland) ab 01.01.2017
Für Reisen Dritter (z. B. Mitglieder von Berufungskommissionen) gelten die gleichen Regelungen wie für Dienstreisende der HU.
Die Verantwortlichen in den verschiedenen Bereichen der Universität müssen dringend die Reisenden bereits vorher (z. B. in der Einladung) auf die gesetzlichen Erstattungsregelungen gemäß der oben genannten Rechtsgrundlage sowie auf das Antrags- bzw. Abrechnungsverfahren hinzuweisen.
2. Beantragung einer Dienstreise
Die Beantragung einer Dienstreise (auch ohne Kostenerstattung) erfolgt mittels Vordruck Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Zusage einer Kostenerstattung (PDF).
Bitte beachten Sie, dass der Antrag rechtzeitig vor der Dienstreise gestellt wird, vollständig ausgefüllt und von den zuständigen Stellen (i. d. R. von der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle) unterschrieben ist.
Der genehmigte Antrag verbleibt im Original beim Dienstreisenden.
Bitte verwenden Sie ausschließlich die Formulare auf unserer Homepage, da sich diese immer den Veränderungen des BRKG anpassen.
Der Antrag muss nur vor Antritt im Original der Reise zur Reisestelle, wenn ein Abschlag gezahlt werden oder vorab eine Rechnung beglichen werden soll, z. B. für Hotel, Flug oder Tagungsgebühren.
Bitte bei der Antragsausfüllung beachten:
ankreuzen, welche Kosten erstattet werden sollen, ja mit Angabe der Höhe der Kosten oder nein → ohne diese Angaben verlängert sich die Bearbeitungsdauer → wichtig für die Mittelvergabe
bei Tagegelder muss ebenfalls immer mit dem Ankreuzen von ja oder nein angegeben werden, ob diese gezahlt werden soll (wenn nichts angekreuzt wird, wird kein Tagegeld ausgezahlt)
ankreuzen, welche Verkehrsmittel für die gesamte Reise genutzt werden
Urlaubseintragung, ggf. Reiseverbindung mit Urlaub/privatem Aufenthalt
Telefon und E-Mail-Adresse angeben, Erreichbarkeit ist sehr wichtig
der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle sollten sich einig sein, welche Kostenerstattung erfolgt und in welcher Höhe
Reisende dürfen nie selbst als Mittelverantwortliche und/oder als genehmigende Stelle unterzeichnen → bitte im Institut klären, wer als Vertreter/in unterschriftsberechtigt ist
3. Dienstgänge
Dienstgänge sind Dienstreisen innerhalb des VBB-Tarifbereichs Berlin ABC. Es genügt eine schriftliche Anordnung/Genehmigung, z.B. in elektronischer Form (Verbleib in der Dienststelle).
Bei der Wahrnehmung von Dienstgeschäften innerhalb des VBB-Tarifbereichs Berlin ABC wird davon ausgegangen, dass keine Mehraufwendungen für Verpflegung entstehen. Deshalb wird kein Tagegeld gewährt. Für die Erstattung von entstandenen Fahrkosten und Wegstreckenentschädigungen gilt das jeweilig geltende Reisekostenrecht.
Sofern bei Dienstgängen lediglich Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Stadtfahrten) erstattet werden, erfolgt die Abrechnung dezentral. Hierfür kann der Antrag "Erstattung für verauslagte Gelder" benutzt werden. Fallen für die Teilnahme an Veranstaltungen und Tagungen innerhalb aller Tarifzonen der BVG Gebühren oder Kosten an, erfolgt die Abrechnung ebenso ausschließlich dezentral.
Besitzt die Antragstellerin/der Antragsteller eine privat genutzte Fahrkarte (Umweltkarte, Firmenticket o. ä.), so ist diese für Dienstgänge zu nutzen. In diesem Fall erfolgt keine pauschale oder anteilige Erstattung von Fahrkosten.
4. Abschlagszahlungen
Auf die zu erwartenden Reisekosten kann ein Abschlag von 80 % mindestens 200,00 € beantragt werden. Verwenden Sie hierfür bitte den Antrag auf Abschlagszahlung.
Die Auszahlungsanordnung für die Abschlagszahlung ist mit dem genehmigten Originaldienstreiseantrag sowie dem Antrag auf Abschlagszahlung an die Reisestelle zu übersenden.
Im Falle einer Abschlagszahlung ist die Dienstreise innerhalb einer Frist, die von der Reisestelle festgelegt wird, abzurechnen. Da kein Rechtsanspruch auf Abschlagszahlungen besteht, greift hier die generelle Ausschlussfrist von sechs Monaten nicht. Bei Nichtantritt der Dienstreise ist der Abschlag sofort vollständig an die Universität zurückzuzahlen.
Wenn bereits Vorauszahlungen (z. B. für Hotel, Fahrkarten, Tickets, Visa, Tagungsgebühren) getätigt wurden, kann max. noch ein Vorschuss auf die noch nicht vorab bezahlten Beträge gewährt werden, wenn der Betrag min. 200,00 € beträgt.
Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, bitten wir, vorab die Reisekosten genau zu kalkulieren, um eine Mehrfachauszahlung von Vorschüssen für eine Dienstreise zu vermeiden.
5. Nebenkosten gemäß § 10 Abs. 1 BRKG
- wichtiger Hinweis: Alle Nebenkosten müssen begründet werden!
- nicht erstattungsfähige Nebenkosten:
Auslagen für eine Reiseunfall- oder zusätzliche (Ausland-)Krankenversicherung
zusätzliche Reiseversicherungen (Flugunfallversicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Kaskoversicherung, Flugunfallversicherung)
Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
Bankspesen (Ausnahme: Kreditkartengebühren sind mit Nachweis erstattungsfähig)
Kursverluste, Trinkgelder, Gastgeschenke
Reiseausstattung (z. B. Koffer, Taschen)
Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
Geldbußen, Verwarnungsgelder
Betreuung von minderjährigen Kindern, Betreuungs- und Pflegekosten für Angehörige oder Haustiere
Verlust und Beschädigung von persönlichen Gegenständen (z. B. Kleidung, Ausstattungsstücken, Fahr- und Flugscheinen, Geld, Schmuck)
Arzt- und Arzneimittelkosten
Bücher, Kopien, Posterdruck etc. → Sachmittel
zusätzlicher Flug → siehe Punkt Flugreisen und Teilnahme an Bonusprogrammen
- erstattungsfähige Nebenkosten, sind immer zu begründen:
Reisepass: „Einen aus Anlass der Dienstreise beschafften Reisepass – der als erforderlich angesehen wird – kann erstattet werden.“
Kosten der Gepäckversendung, -aufbewahrung und –versicherung
Eintrittsgelder für dienstliche Zwecke
dienstliche Telekommunikationskosten (Telefon/Internet)
Auslandseinsatzentgelte bei Kreditkarteneinsatz (belegpflichtig)
notwendige Impfungen bzw. Untersuchungen erfolgen über die Vorsorge durch die Betriebsärtze im arbeitsmedizinischen Zentrum (AMZ). Die anfallenden Kosten rechnet das AMZ dirket mit der Humboldt-Universtität ab.
Parkgebühren und Garagenmiete in angemessenem Umfang, Straßenbenutzungsgebühren (einschl. Kosten für Plaketten) und Fährkosten, sofern die Kfz-Benutzung aus erheblichen dienstlichen Gründen erfolgt (§ 5 Abs. 2 BRKG) oder eine Mietwagennutzung i. S. v. § 4 Abs. 4 BRKG vorliegt
Parkgebühren bei Kfz-Benutzung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 5 EUR täglich
die Begleitperson eines schwer behinderten Beschäftigten (Merkzeichen im Ausweis über die Eigenschaft als schwerbehinderter Mensch "B" mit dem Zusatz "Die Notwendigkeit ständiger Begleitung ist nachgewiesen"), die nicht im öffentlichen Dienst tätig ist.
6. Abrechnung einer Dienstreise
Durchführung der Dienstreise → Beendigung der Dienstreise → Abrechnung und Schilderung der Reise
der Originaldienstreiseantrag, wenn dieser aufgrund einer Abschlagszahlung oder Vorabzahlung einer Rechnung noch nicht in der Reisestelle vorliegt
die Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs
die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung
sowie sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen im Original sowie die jeweiligen Begründungen dazu
für Kosten die vor dem Beginn der Dienstreise bereits bezahlt wurden, sind die Belege einzureichen und kenntlich zu machen, welche Kosten bereits gezahlt wurden
Bitte verwenden Sie ausschließlich die aktuellen Formulare auf unseren Seiten. Aufgrund von gesetzlichen Veränderungen müssen wir die Formulare immer wieder neu anpassen. Des Weiteren bitten wir um vollständige Einreichung der Unterlagen.
Die Anlage zur Reisekostenabrechnung (Schilderung des Reiseverlaufs) (PDF) finden Sie auf unserer Seite unter Vordrucke/ Formulare zu diesem Thema.
Hinweise zur „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs“:
Verpflichtung zur Angabe weiterer Wohnsitze
Überschreitung der Höchstsätze bei Hotelkosten sowie die Taxinutzung sind aussagekräftig zu begründen
konkrete Urlaubsangaben/ freie Tage begründen bzw. erläutern
bei Auslandsrechnungen bitte den Umtauschkurs nachweisen sowie bei Auslandsrechnungen, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, den jeweiligen Kreditkartenauszug beilegen
ausländische Belege beschriften, erläutern oder übersetzen
Quittungen (Fahrkarten etc.) aufheben & aufkleben/befestigen
Fahrkarten die vorab durch die Reisestelle besorgt wurden, sind immer abzugeben
Fahrkarten die mit dem Handy gebucht werden, müssen als Ausdruck der Abrechnung beigelegt werden
Bordkarten und der Reiseplan der Flugbuchung sind beizufügen
bei Flügen, die selbst gebucht werden, müssen immer eine Rechnung miteingereicht werden
eine Teilnahmebescheinigung sowie Einladung und Rechnung von der Tagung beifügen
eidesstattliche Erklärung bei fehlenden Belegen
eindeutige Angaben zu Fremderstattungen, Kontoauszug mit dem erhaltenden Betrag einreichen
Das Abrechnungsformular (bestehend aus 4 Durchschlägen) erhalten Sie bei der zuständigen Fakultätsverwaltung/Büroleitung, dem Mittelverantwortlichen, den Sekretariaten oder in der Reisestelle.
Hinweise zum „die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung “:
korrekte, vollständige und leserliche Angaben zur Privatanschrift/ Kontoverbindung (IBAN, BIC)
Tickets/Fahrkarten durch die HU beschafft sowie Abschlagszahlungen angeben
die rechte Spalte bitte nicht ausfüllen
die vier Durchschläge zusammen lassen
Bitte reichen Sie Ihre Abrechnung schnellst möglich in der Reisestelle ein und fügen Sie im Original den genehmigten Dienstreiseantrag und die Belege bei.
Die Ausschlussfrist für die Abrechnung beträgt 6 Monate. Ausnahme siehe Punkt 4.
7. Tagegeld gemäß § 6 BRKG
ist ein pauschaler Ausgleich Ihrer durch die Dienstreise bedingten Mehraufwendungen, z. B. Zuschuss, Verpflegung, Devisen, Trinkgelder etc.
die Höhe hängt von der Dauer der Dienstreise ab
Dauer richtet sich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung
fest vorgegebener Tagessatz nach dem BRKG i. V. m. dem Einkommenssteuergesetz, ARVVwV Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland)
derzeit aktuelle Sätze bei einer Abwesenheitsdauer:
eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12,- €
mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 12,- €,
die vollen Tage je 24,- €
bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 50 % des Höchstsatzes
ab dem 91. Tag Versteuerung des Tagegeldes
Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 4,80 €, Mittag und Abendbrot je 9,60 €) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)
eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 80 %
mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 80 %,
die vollen Tage je 100 %
bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 90 % des Auslandsatzes
Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 20 %, Mittag und Abendbrot jeweils 40 %) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)
wurde Mittagessen im Ausland in einer Kantine eingenommen, erfolgt dafür ein Abzug von 20 % und nicht wie sonst von 40 %
Konferenzdinner können nur bis zur Höhe des anteiligen Tagegeldsatzes erstattet werden, Ausnahmen siehe Ausführungsbestimmungen
8. Übernachtung gemäß § 7 BRKG
festgesetztes Übernachtungsgeld, diese sind belegpflichtig: Inland: 60,- € pro Nacht, Ausland siehe Tabelle
höhere Kosten sind nur erstattungsfähig, wenn sie dienstlich notwendig waren und deren Unvermeidbarkeit schriftlich nachgewiesen wird (Begründung)
immer Hotelrechnung einreichen, Buchungsbestätigungen sind nicht ausreichend, besonders bei Onlinebuchungen darauf achten beim Check Out eine Rechnung zu verlangen
Kosten für Übernachtung und Frühstück werden übernommen, sofern die Rechnung des Hotels o.ä. auf den Namen der HU lautet, Frühstück als solches dort ausgewiesen ist und entsprechende Mittel dafür vorgesehen sind. Eine Kürzung des Tagegelds erfolgt dann um den Anteil des Frühstücks (Inland zzt. 4,80 €, Ausland 20 % des Tagegeldsatzes des jeweiligen Landes)
Bei Buchungen ist immer als Empfängeradresse Humboldt-Universität zu Berlin, Name des Instituts, Sitz des Instituts anzugeben.
Übernachtet der Dienstreisende gegen Bezahlung bei einer Privatperson, so benötigt die Reisestelle ein formloses Anschreiben mit dem Namen der Gastgeberin/ des Gastgebers, die Adresse, Telefonummer, Unterschrift sowie dem Übernachtungszeitraum und die Bestätigung der erhaltenen Kosten.
Bei Mietverträgen müssen zusätzlich zu dem Mietvertrag ein Kontoauszug mit dem überwiesenen Betrag eingereicht werden.
Übernachtungspauschale kann gezahlt werden bei Übernachtungen ohne Beleg bei Freunden/ Verwandten/ Familie
Übernachtungspauschale: Inland 20,- € pro Nacht, Ausland ½ des Satzes aus der AVVwV, aber max. 30,- €
max. für 14 Tage möglich, ab dem 15. Tag belegpflichtig bei Inlandsreisen
9. Bettensteuer, Kulturförderabgabe, City-Tax bei Inlandsreisen
Die Zahlung der City-Tax oder anderen Beherbergungssteuern ist nur bei privaten Aufenthalten erforderlich. Aus diesem Grund ist eine Erstattung bei Dienstreisen nicht möglich, da Geschäftsreisende von der Zahlung dieser Steuer bei Beachtung nachstehender Regeln befreit sind:
Die Rechnungslegung hat auf Namen der HU zu erfolgen. Im Vorfeld der Dienstreise sind teilweise Bestätigungen des Arbeitgebers / Dienstherrn auszufüllen, die im Hotel vorzulegen sind. Die Vordrucke / Formulare sind zwischen den einzelnen Bundesländern unterschiedlich. Von daher ist eine vorherige Information / Download notwendig, z.B. auf der Website https://www.bettensteuer.de.
10. PKW gemäß § 5 BRKG
- Entscheidung darüber liegt in dezentraler Verantwortung (Dienstvorgesetzte/r)
- Unterscheidung: „kleine“ und „große“ Wegstreckenentschädigung
Wegstreckenentschädigung, Kategorie I
kein besonderes dienstliches Interesse
20 Cent pro km
max. 130,- € je Dienstreise
keine Sachschadenshaftpflicht der HU
Kilometerangaben sind selbst zu erbringen
Parkgebühren 5,- € pro Tag
Wegstreckenentschädigung, Kategorie II
Ein erhebliches dienstliches Interesse liegt vor, wenn unabweisbares dienstliches Bedürfnis an der Verwendung des privaten PKWs besteht und die Dienstreise ohne dessen Nutzung kaum durchführbar ist. Die Prüfung, ob triftige Gründe für die Benutzung eines privaten PKW vorliegen, obliegt dem Dienstvorgesetzten. Liegen Gründe vor, ist die PKW-Benutzung auf dem Antragsvordruck zu genehmigen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn:
schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck (kein persönliches Gepäck) mitzuführen ist,
eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen „aG“ vorliegt.
30 Cent pro km
Anspruch auf Sachschadenshaftpflicht gegenüber der HU
Parkgebühren volle Erstattung
Die gefahrenen Kilometer sind immer anzugeben, ggf. Routenplaner beifügen.
Für die Kilometerkostenabrechnung muss auf einem extra Blatt zur Schilderung zur Reisekostenabrechnung die detaillierten Reisewege beschrieben werden, falls mehrere Dienstreiseorte angefahren wurden.
11. Mietwagen gemäß § 4 Absatz 4 BRKG sowie Nr. 4.4.2 der Erläuterung zum Gesetz
Die Nutzung von Mietwagen ist vor Antritt der Dienstreise mit Begründung der Notwendigkeit genehmigen zu lassen.
Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen, vor, wenn zur Erledigung des Dienstgeschäfts regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht.
Es besteht nur ein Anspruch auf eine untere Mittelklasse → z. B. Golfklasse.
12. Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen gemäß § 13 Absatz 1 BRKG
Unabhängig von der Anzahl der Urlaubstage ist immer ein vorheriger Kostenvergleich der Flugkosten für den Zeitraum des Dienstgeschäftes vom Dienstreisenden schriftlich nachzuweisen.
Dauert ein Urlaub (z. B. Erholungsurlaub, Gleitzeittage) länger als 5 Arbeitstage, werden -unabhängig von der Dauer des Dienstgeschäfts- nur die Fahrtauslagen (z.B. Flug, Bahn) erstattet, die durch das Dienstgeschäft zusätzlich entstanden sind.
Urlaub > 5 Arbeitstage = überwiegend privater Hintergrund
Kostenvergleich I: Wohnort - Ort des Dienstgeschäftes -Wohnort
Kostenvergleich II: Wohnort - Urlaubsort - Ort des Dienstgeschäftes - Wohnort
Kostenvergleich III: Urlaubsort - Ort des Dienstgeschäftes - Urlaubsort
Urlaubsort = Ort des Dienstgeschäftes → nur Erstattung der zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige entstehende Kosten vor Ort
13. Dienstreise mit Tätigkeiten in Tropen oder Subtropen
Bei Dienstreisen mit Tätigkeiten in den Tropen und Subtropen sowie bei dienstlichen Aufenthalten in Ländern mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen ist eine arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge vorgeschrieben. Diese beinhaltet eine Erhebung der Anamnese und eine anlassbezogene Beratung. Weiterführende Untersuchungen (z.B. mit Blutentnahmen zur Kontrolle des Impfschutzes) und empfohlene Reiseimpfungen werden nur mit dem expliziten Einverständnis der/des Beschäftigten durchgeführt.
Die o.g. arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge hat den Vorsorgeanlass Anhang Teil 4, (1) 2. der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) zur Grundlage.
Ihr Arbeitgeber trägt gemäß der ArbMedVV dafür Sorge, dass Sie im Falle einer beruflich bedingten Reise an dieser Vorsorgemaßnahme/Beratung bei Ihren Betriebsärztinnen während der Arbeitszeit im Arbeitsmedizinischen Zentrum am Campus Virchow teilnehmen können und übernimmt alle in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten.
Im Arbeitsmedizinischen Zentrum erfolgt eine ausführliche Beratung zur Erkennung individueller gesundheitlicher Risiken. Dabei wird auf die länderspezifischen Besonderheiten eingegangen und zu Maßnahmen zur Vermeidung von und zur ersten Hilfe bei Erkrankungen beraten. Darüber hinaus können empfohlene Schutzimpfungen in Anspruch genommen werden. Nach Durchführung der Beratung erhalten Sie eine Vorsorgebescheinigung, die Sie bitte bei Ihrem Vorgesetzten vorlegen. Die Vorsorgebescheinigung ist Voraussetzung für die Dienstreise und dokumentiert die Erfüllung der Fürsorgepflicht Ihres Arbeitgebers.
Wer soll sich zur Beratung im Arbeitsmedizinischen Zentrum anmelden?
Anmelden soll sich jede/r Beschäftigte, die/der eine genehmigte Dienstreise ins Ausland durchführen möchte. Bitte melden Sie sich rechtzeitig, möglichst 6 Monate vor der geplanten Dienstreise an, damit genügend Zeit für die empfohlenen Grundimmunisierungen bleibt und sie damit ausreichend geschützt Ihre Reise antreten können.
Wie kann ich mich zur Beratung anmelden?
Die Anmeldung für die Sprechstunden Ihrer Betriebsärztinnen kann direkt telefonisch über das Arbeitsmedizinische Zentrum unter der Telefonnummer 450570700 oder am besten per Email: anmeldung-amz@charite.de erfolgen. In dringenden Fällen besteht die Möglichkeit einer Anmeldung über die Telefonnummer 4505670717.
Kann ich die Beratung auch bei einem anderen Arzt durchführen lassen?
Bei Untersuchungen bzw. Beratungen außerhalb des AMZ der Charité müssen die Kosten im Rahmen der reisemedizinischen Beratungen und Reiseimpfungen selbst bezahlt werden und können im Nachgang mit der Humboldt-Universität ohne dienstliche Vereinbarungen nicht verrechnet werden. Deshalb empfehlen die Humboldt-Universität ihren Mitarbeiter/-innen die reisemedizinische Beratung und die Impfangebote im Rahmen der genehmigten Dienstreise bei den Betriebsärztinnen im AMZ wahrzunehmen.
Ihr Arbeitgeber kann eine arbeitsmedizinische Vorsorgebescheinigung zu dem eingangs genannten Anlass nach Anhang Teil 4, (1) 2. ArbMedVV auch von folgen Ärztinnen/Ärzten oder Einrichtungen akzeptieren.
• Zentrum mit Facharzt für Arbeitsmedizin und entsprechenden Kenntnissen
(z.B. AMZ Charité)
• Tropeninstitut
• Praxis Facharzt für Tropenmedizin oder reisemedizinisch befähigter Arzt
Eine Beratung durch einen nicht fachlich qualifizierten Facharzt (Hausarzt ohne Zusatzbezeichnung) ist gemäß arbeitsmedizinischer Vorsorgeverordnung nicht ausreichend.
Bitte bringen Sie zur Beratung Ihren aktuellen Impfausweis / Gesundheitspass mit. Sollten Sie sich regelmäßig in ärztlicher Behandlung befinden und Medikamente einnehmen, kann die Einsicht in Ihren aktuellen Medikamentenplan notwendig werden. Bitte beachten Sie, dass für bestimmte Medikamente in den Reiseländern Einfuhrauflagen bestehen können.
Es sollte eine Gefährdungsbeurteilung für das Reiseziel unter Berücksichtigung der spezifischen Gefährdungen vorliegen.
Wer berät mich/meinen Vorgesetzten zur Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten in Tropen oder Subtropen oder in ein Land mit besonderen klimati-schen Bedingungen und Infektionsgefährdungen?
Hinweise zur Erstellung und Beratung erhalten Sie durch die Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Ihre Betriebsärztinnen.
In welchem Zeitraum sollte die Beratung vor der Reise stattfinden?
Die Beratung sollte so frühzeitig wie möglich stattfinden, da einige empfohlene Grundimmunisierungen bis zum vollständigen Impfschutz mitunter ein halbes Jahr benötigen.
Muss ich vor jeder beruflichen Reise an einer Vorsorge teilnehmen?
Da sich die Verhältnisse in den Reiseländern, die besonderen Bedingungen vor Ort und Ihre individuellen gesundheitlichen Voraussetzungen ändern können, soll die Vorsorge vor jeder Dienstreise stattfinden.
Wer trägt die Kosten für die Vorsorge?
Die Kosten für die Beratung und daraus resultierenden Vorsorgemaßnahmen (einschließlich Impfungen) im Arbeitsmedizinischen Zentrum der Charité trägt für die Mitarbeiter mit Dienstreiseauftrag der Arbeitgeber, die Humboldt-Universität zu Berlin.
Welche weitern Informationsquellen zu den Verhältnissen vor Ort kann ich nutzen?
Reiseempfehlungen erhalten Sie auch zum Beispiel auf der Homepage des Auswärtigen Amtes: https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit.
Quelle: https://gremien.hu-berlin.de/de/hu-info/2018/ifo-0318.pdf
14. Dienstreisen in Krisengebiete
Im Genehmigungsverfahren sollte die befürwortende und genehmigende Stelle gemeinsam und verantwortungsbewusst mit der/dem Dienstreisenden abwägen, ob die Dienstreise zu diesem Zeitpunkt in das Krisengebiet notwendig ist oder ob das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise erledigt werden kann. Das Auswärtige Amt informiert über Krisengebiete und gibt dazu spezielle Sicherheitshinweise.
15. Beschaffung von Fahrkarten und Tickets
Bei Bedarf übernehmen wir für Sie die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Flugtickets.
16. Vordrucke / Formulare
Antrag auf Abschlagszahlung (PDF)
Antrag auf Bahncard-Erstattung (PDF)
Antrag auf Beschaffung von Fahrkarten/Tickets (PDF)
Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise / Zusage einer Kostenerstattung (PDF)
Anlage zur Reisekostenabrechnung (Schilderung des Reiseverlaufs) (PDF)
17. Weiterführende Links
Informationsplattform für Behörden und Körperschaften
18. Kontakte
Referatsleitung Reisestelle: Danuta Siegmundt
Abrechnungen: Juliane Wormuth, Danuta Siegmundt, Monika Liedtke, Steffi Ziesmer, Roswitha Lüdtke
Buchung/Reisebürokontakt: Danuta Siegmundt
Firmenkundenportal: Steffi Ziesmer, Juliane Wormuth
Umzugskosten/Trennungsgeld: Danuta Siegmundt, Monika Liedtke
Reisebüro Reiseland GmbH (Rudi-Dutschke-Str. 9, 10969 Berlin)
E-Mail: berlin.kochstrasse@reiseland.de
Tel. (030) 315 984 19
Tel. (030) 315 984 16
Fax (030) 315 984 30
zuletzt geändert: 23.05.2018 StZi

References: § 10
 § 6
 § 7
 § 5
 § 4
 § 13
 § 4
 § 77
 § 16
 § 3
 § 10
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 § 5
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