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Timestamp: 2019-02-18 09:16:51+00:00

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Verprobungsmöglichkeiten anhand Reservierungsbüchern und Terminsbüchern in der Betriebsprüfung | Dr. jur. Burkhard ✓
Es gibt viele Verprobungsmöglichkeiten in einer Betriebsprüfung. Schauen wir uns mal das Reservierungsbücher oder Terminsbücher an, gleichgültig, ob in schriftlicher Form in Jahreskalendern oder elektronisch auf dem PC, iPad, iPhone usw. geführt. Im Hotelgewerbe ist beispielsweise der Reservierungskalender eine aufbewahrungspflichtige Unterlage (FG München, Beschluss vom 17. Mai 2011,13 V 357/11). Aus dem Reservierungskalender schließt nun der Betriebsprüfer auf belegte Betten. Er rechnet damit also die Belegungsquote hoch bzw. multipliziert die einzelnen Zimmer mit dem am Vermietungstag geltenden Vermietungspreis. Sind die Vermietungspreise schwankend? Gibt es Rabatte für Frühbucher und Gruppenreisen bzw. Seminarveranstaltungen? Gibt es Wochenend-Preisrabatte? Gibt es Pauschal -Arrangements in Verbindung mit Opern-oder Konzertkarten zu vergünstigten Konditionen? Die müssen Sie unbedingt aufbewahren und für Zwecke der nach Kalkulation dann gegebenenfalls vorlegen.
Gibt es umgekehrt Preiszuschläge je nach Saison oder Nachfrage? Gerade in größeren Städten sind die Vermietungspreise für die Hotelzimmer nicht gleich. Zur Hauptreisezeit oder zu Messezeiten steigen die Vermietungspreise entsprechend an. Der Betriebsprüfer recherchiert das alles, selbst wenn die Preise bei Ihnen elektronisch nicht kalenderbezogen abgelegt und gespeichert sind.
Natürlich folgt auch nicht aus jeder Reservierung eine Belegung. Zimmer dürfen meist bis einige Tage vor dem Übernachtungsdatum gratis storniert werden. Dann aber müsste die Reservierung aus dem Reservierungskalender wieder gestrichen werden, weil das Zimmer wieder zur Neuvergabe zur Verfügung steht. Bleiben also bestimmte Zimmer bis zum aktuellen Übernachtungstag reserviert, schließt der Betriebsprüfer daraus, dass der Umsatz stattfand oder allenfalls bei einer kurzfristigen Reservierung der Gast einen Teil des Entgelts bis hin zum vollen Entgelt entrichten musste, auch wenn er nicht anreiste. Damit ist aber der Umsatz im wesentlichen oder tatsächlich ganz erfolgt und das Entgelt verdient und damit der Besteuerung zugrunde zu legen.
Wird der Reservierungskalender angeblich nicht geführt, glaubt dass der Betriebsprüfer nicht, da selbst auch nur wenige Zimmer teilweise langfristig gebucht werden können und der Reservierungskalender (elektronisch oder papiermäßig) die Grundlage für den Hotelier ist zu wissen, wann das Zimmer belegt ist und wann es noch frei ist. Wird der Reservierungskalender nicht aufgehoben, so ist dies aus Sicht der Finanzverwaltung ein Aufbewahrungsfehler.
Ähnlich ist das mit dem Reservierungsbuch in der Gastronomie bei Tischen. Auch hier verlangt die Finanzverwaltung die Aufbewahrung. Tischvorbestellungen sind üblich. Damit muss es genauso wie im Übernachtungsgewerbe ein Reservierungsbuch geben. Wird dieses nicht aufbewahrt, schließt die Finanzverwaltung daraus, dass dieses nur nicht aufbewahrt wurde, um Verprobungen zu vereiteln. Auch wenn in beiden Fällen die Aufbewahrung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, schließt die Finanzverwaltung in beiden Fällen aus der Nichtvorlage die unberechtigte Verweigerung und damit die Mitwirkungspflicht Verletzung, was zu Schätzungen berechtigt. Denn die nicht mit Wirkung kann nur einen Sinn haben, dem Prüfer das nachkalkulieren zu vereiteln. Sind die Reservierungsbücher tatsächlich nicht aufgehoben worden, ist dies aus Sicht der Finanzverwaltung ein Aufbewahrungsfehler der ebenfalls zur Schätzung berechtigt.
Solche Reservierungsbücher oder Terminsbücher gibt es aber auch beim Steuerberater, Arzt, Therapeuten, Heilpraktiker, Rechtsanwalt, Notar, Autowerkstätten, Versicherungsmaklern, Goldschmieden, Friseuren, Fahrschulen, kurzum allen, die Termine vergeben und eben nicht nur Laufkundschaft haben. Aus der Führung solcher elektronischen oder papiermäßigen Reservierungsbücher oder Terminsbücher folgt aber nicht nur die Aufbewahrungspflicht, sondern natürlich bei Barzahlung dieser Kunden auch die namensmäßiger Einzelerfassungspflicht. Denn die Einzelerfassung ist, wenn sie dem Unternehmer möglich ist, was aufgrund der Kenntnis aus der Terminsvereinbarung dann der Fall ist, dem Unternehmer auch in der Regel zuzumuten. Die nötige, aber ausreichende Kenntnis des Namens des Kunden folgt aus der Reservierung mit Namen und Telefonnummer für Rückfragen im Terminbuch. Ob das Reservierungsbuch oder Terminbuch aufbewahrungspflichtig ist, könnte man bestreiten. Ist aber dieses Hilfsmittel benutzt worden und ist es nach der Art und Weise des eingerichteten und ausgeübten Geschäftsbetriebes auch erforderlich, gehört es zu den Grundaufzeichnungen und Ursprungsaufzeichnung und dann ist diese Ursprungsaufzeichnung auch aufbewahrungspflichtig. Man wird daher die Vorlageverpflichtung nicht damit negieren können, dass man keine Belege zur Verprobung der eigenen Aufzeichnung selbst schaffen muss, weil sie eben im Rahmen der üblichen Arbeitsweise schon geschaffen wurden. Insoweit dürfte es auch zumutbar sein, solche Belege dann aufzubewahren und vorzulegen. Nach dem Apothekerurteil kommt es eben nicht darauf an, dass die Unterlagen speziell für das Finanzamt oder für die steuerliche Verprobungen geschaffen wurden. Auch Unterlagen, die aus ganz anderen Gründen oder Motivationen heraus geschaffen wurden, sind für die Finanzverwaltung interessant und vorzulegen. Im Apothekerurteil des BFH heißt es insoweit wie folgt wörtlich (BFH, BUNDESFINANZHOF Urteil vom 16.12.2014, X R 42/13):
a)Nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Über § 140 AO gelten die Kaufleuten obliegenden handelsrechtlichen Buchführungspflichten auch für die Besteuerung (vgl. Klein/Rätke, AO, 12. Aufl., § 140 Rz 1 und 4; BFH-Beschluss vom 26. September 2007 I B 53, 54/07, BFHE 219, 19, BStBl II 2008, 415). Die handelsrechtlichen Pflichten werden zu solchen des Steuerrechts transformiert (Görke in Hübschmann/Hepp/Spitaler –HHSp–, § 140 AO Rz 34).
Entscheidet der Steuerpflichtige sich –wie im Streitfall– für ein modernes PC-Kassensystem, das zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet (mithin insbesondere die in Geld bestehende Gegenleistung sowie den Inhalt des Geschäfts) und zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen ermöglicht, kommt er gerade damit der ihm obliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nach. Er kann sich in diesem Fall nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Bei Verwendung einer PC-Kasse ist die mit ihr bewirkte Einzelaufzeichnung auch zumutbar (so auch Harle/Olles, Die steuerliche Betriebsprüfung –StBp– 2013, 333, 33u dies
Quelle: BFH Urteil vom 16.12.2014, X R 42/13, Rn 16-23 (sog. Apothekerurteil)
Entscheidet sich daher der Unternehmer für ein Reservierungsbuch oder für ein Terminsbuch nach der Art und Weise seines geführten Geschäfts erforderlich, hat er sich für dieses Aufzeichnungsmittel entschieden. Dass dies nicht die Hauptaufzeichnung ist, sondern nur eine Nebenaufzeichnung oder ein Hilfsmittel, gleichgültig ob elektronisch oder papiermäßig manuell, so ist er auch verpflichtet, dieses Reservierungsbuch bzw. Terminsbuch auch aufzubewahren und auf Verlangen der BP natürlich vorzulegen.
Dass der Steuerpflichtige das Reservierungsbuch oder das Terminsbuch nicht speziell für steuerliche Zwecke angefertigt hat, spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle und lässt seine Aufbewahrungsverpflichtung aus steuerlichen Gründen nicht deswegen entfallen. Zwar hat der BFH im Urteil vom 11. August 1992 VII R 90/91 (BFH/NV 1993, 346) ausgeführt, die §§ 145, 146 AO könnten Aufzeichnungspflichten nicht begründen, da die Anwendung dieser Vorschriften gerade eine ausdrückliche gesetzliche Aufzeichnungsverpflichtung zur Voraussetzung habe. Nach Auffassung des BFH ist jedoch schon der Ist-Kaufmann bereits aufgrund der GoB ausdrücklich gesetzlich zu Aufzeichnungen verpflichtet, während der Steuerpflichtige in dem der Entscheidung in BFH/NV 1993, 346 zugrunde liegenden Fall gerade nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen musste (vgl. BFH-Urteil in BFH/NV 1993, 346, unter 3.a).
„§ 144 AO statuiert“ nach Auffassung des BFH „–wie § 143 AO– eine selbständige, von sonstigen Buchführungspflichten unabhängige (gesonderte) Aufzeichnungspflicht und nimmt den Aufzeichnungspflichtigen speziell zur Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse Dritter in Dienst (Görke in HHSp, § 144 AO Rz 2). Hierzu gehört der Kundenkreis eines Einzelhändlers gerade nicht. Wesentlich für die in § 144 AO geregelte Aufzeichnungspflicht des Warenausgangs ist demzufolge u.a. auch die Aufzeichnung des Namens oder der Firma und der Anschrift des Abnehmers (§ 144 Abs. 3 Nr. 2 AO), was von einem Einzelhändler regelmäßig nur dann gefordert werden kann, wenn es für ihn zumutbar ist.
h) Klarstellend weist der Senat darauf hin, dass die nach den vorstehenden Ausführungen grundsätzlich auch für Einzelhändler geltende Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen nicht bedeutet, dass diese künftig einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist insoweit –wie bisher– die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung. Entscheidend ist, dass diese sich auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt und –ggf. unter Zuhilfenahme des Warenwirtschaftssystems– nachweisbar sind.“
Quelle: BFH, Urteil vom 16.12.2014, X R 42/13, RN 33-36 (sog. Apotheker-Urteil)
Und nun noch ein kleines Schmankerl am Rande: Sie sind Steuerberater und führen noch einen manuell geführten Terminkalender. Dort tragen ihre Mitarbeiter und sie Besprechungstermine mit Mandanten ein. Jetzt ruft ein Herr Müller an und macht einen Termin für morgen, 16:00 Uhr bei Ihnen aus. Der Herr Müller kommt aber nicht. Vielleicht hat er es sich anders überlegt. Vielleicht ist er auch krank geworden und ruft nächste Woche wieder an und macht einen neuen Termin aus. Nicht absagen ist zwar nicht schön, kommt aber mal vor. Was heißt das aber steuertechnisch für ihre Verprobungen? Da ist ein neuer Mandant eingetragen und es gibt keine Akte und angeblich keinen Umsatz. Wir wissen aus der Vorgeschichte, dass der Mandant nicht kam. Aber der Betriebsprüfer weiß das nicht. Er sieht nur einen Termin, der eingetragen ist und keinen Umsatz dazu. Schätzt er nun einen schwarzen Umsatz – und sei es nur eine pauschale Beratungsgebühr? Sind wir glücklich, dass er nur diesen einen Umsatz gefunden hat und nur hierfür eine Pauschale hinzu schützt, statt die Buchführung insgesamt zu verwerfen und generell Sicherheitszuschläge zu machen? Sind wir froh, dass wir um ein Strafverfahren drumherum kommen, obwohl eigentlich gar nichts war? Nun gut, aus diesem Fall lernen wir, dass der Termin gestrichen werden muss, am besten mit dem Vermerk, Mandant kam nicht. Nun sieht in dieser Abwandlung der Betriebsprüfer zwei Jahre später wieder diesen Termin und die Streichung mit dem Vermerk, dass der Mandant angeblich nicht kam. Das kann ja jeder sagen und jeder dazu schreiben. Die 150 € Beratungspauschale haben sie schwarz kassiert und dann einfach nebendran geschrieben, der Mandant sei gar nicht gekommen. Nur Mut nun lernen wir auch aus diesem Fall und rentieren oder stornieren diesen Eintrag mit Tipp Ex. Wenn das Terminsbuch ein Vorsystem zum Hauptsystem ist, sind natürlich Streichungen und Tipp-Ex-Bearbeitungen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung völlig indiskutabel. Stellen Sie sich nun vor, zwei oder drei Termine wären so irgendwann einmal über das Jahr verteilt eingetragen worden und von potentiellen Mandanten nicht wahrgenommen worden. Oder wegen mir auch von bestehenden Mandanten Termine vereinbart worden, die dann zu dem Besprechungstermin nicht kamen, etwa weil sie krank waren oder den Termin vergessen haben und ein paar Tage später dafür kamen nach dem sie einen neuen Termin ausgemacht hatten. Wissen Sie das noch in drei Jahren wenn der Betriebsprüfer kommt? Oder haben Sie die ausgefallenen Termine auch gestrichen? Dann sind so etwas ja verteilt 40 Streichungen in ihrem Kalender? Was bedeutet das für die Verwerfung ihrer Buchführung wegen dieses „unsauber“ geführten Vorsystems?
Ähnlich sind natürlich die Probleme bei elektronischen Terminkalendern: werden hier Termine nicht gelöscht oder mit Bemerkungen versehen, wenn die betreffenden Mandanten nicht kommen, was bedeutet das für die Verwerfung ihrer Buchführung? Und wenn die Termine gelöscht werden oder überschrieben werden, kann man das nicht wieder kenntlich machen? Ist also jede Fehleintragung, wenn sich die Mitarbeiterin im Tag oder Monat irrt, im Rahmen der Verlobungen ein Problem? Was ist, wenn der Betriebsprüfer die ganzen Löschungen von Terminen entdeckt, die natürlich einen völlig harmlosen Hintergrund haben, der Betriebsprüfer dies aber bestreitet und meint, es könnten doch auch echte Termine gewesen sein?
Und noch ein kleines Schmankerl: Sie sind mit ihrem Buchungsprogramm im Hotel unzufrieden und probieren ein neues Programm aus. Mit dem neuen Programm – möglicherweise einer kostenlosen Probeversion, die sie vier Wochen gratis probieren dürfen – buchen sie wild hin und her und geben fiktive Daten ein, um mit dem Programm zu spielen und es auszutesten. Das Programm gefällt ihnen nicht und sie kaufen es nicht. Aber sie haben Datenmüll auf Ihrem Rechner… Was ist, wenn der Prüfer diesen Datenmüll entdeckt und behauptet, das wären echte Buchungen?
Und dann findet der Prüfer noch Berechnungen über Ihre Umsätze für die Bank, die aus Ihrer Sicht nur ein Planspiel waren … aber der Prüfer entdeckt die Zahlen und meint, das seien die echten Umsätze. Auch Ihr Hinweis darauf, dass die Datei doch „Planspiel“ heiße, nimmt der Betriebsprüfer kühl lächelnd zur Kenntnis und meint, jeder könne mit so einem Schutznamen oder Decknamen die Datei benennen, die in Wahrheit die richtigen Umsätze beinhalte … was nun?
Sie haben Probleme in der Betriebsprüfung? Sie wissen nicht, ob und welche Belege zu führen oder aufzubewahren oder vorzulegen sind? Ein Steuerstrafverfahren droht oder ist gar schon eingeleitet? Sie brauchen einen guten Abwehrspezialisten im streitigen Steuerrecht oder einen Top -Anwalt im Steuerstrafrecht als Verteidiger? Dann rufen Sie jetzt an: Rechtsanwalt Dr. jur. Jörg Burkhard, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, Wiesbaden, bundesweit tätig: 0611– 890910. Streitiges Steuerrecht, Steuerstrafrecht, Betriebsprüfungen, Zollfahndung, Steuerfahndung, Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung, Tax Compliance, Selbstanzeige

References: § 238
 § 140
 § 140
 § 140
 § 143
 § 144
 § 144