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Fatturazione elettronica: nuovi obblighi, adempimenti ed opportunità per le imprese. Genova, 25 settembre PDF
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1 Fatturazione elettronica: nuovi obblighi, adempimenti ed opportunità per le imprese Genova, 25 settembre 20142 Indice 1. Contesto normativo 2. Quadro d insieme delle opportunità di dematerializzazione in funzione degli impatti di processo, organizzativi e tecnologici 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF del 31 marzo Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche 6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione elettronica verso la PA 7. Le principali scelte per le aziende 8. I rischi da gestire e le leve da attivare per il raggiungimento dei benefici Page 23 1. Contesto normativo Negli ultimi anni, il legislatore italiano ha incentivato la dematerializzazione dei documenti contabili e la diffusione del concetto di conservazione elettronica, attraverso apposite norme civilistiche e fiscali e specifici regolamenti applicativi culminate con l emanazione del decreto attuativo in materia di fatturazione elettronica obbligatoria verso i clienti della PA L attuale normativa, oltre ad obbligare a fatturare in maniera elettronica verso la PA, consente di dematerializzare molti documenti (per poi conservarli in formato digitale, in modalità sostitutiva), dando certezze sull opponibilità a terzi anche in sede giudiziaria. La gran parte degli strumenti informatici abilitanti è disponibile da tempo, pienamente affidabile e accessibile (ad es. firme elettroniche, marca temporale, sistemi di gestione documentale, software di riconoscimento automatico e data capturing, etc) Le opportunità di cogliere i benefici offerti dal contesto normativo sono trasversali rispetto ai settori di business e non sono legati alle dimensioni dell azienda Page 34 1. Contesto normativo Fatturazione elettronica verso la PA (1/2) La fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione è stata, per la prima volta, disciplinata dalla Legge Finanziaria 2008, nella quale è stato previsto: l obbligo dei fornitori ad adottare il formato elettronico nella gestione delle fatture (emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione) anche se emesse sottoforma di nota, conto, parcella e simili; l obbligo delle pubbliche amministrazioni a non accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea ne' a procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica; l istituzione del "Sistema di Interscambio (SdI) delle fatture elettroniche. La Legge Finanziaria 2008 ha demandato ad appositi decreti attuativi la previsione di specifiche norme per garantire l effettività e l avvio a regime della disciplina: Decreto MEF 7 marzo 2008 Decreto MEF 55 /2013 Decreto Legge 66/2014 Ha individuato l Agenzia delle Entrate come soggetto gestore del Sistema di Interscambio Ha definito le specifiche applicative (di processo, organizzative e di sistema) per l attuazione dell obbligo di fatturazione elettronica e le tempistiche di applicazione Ha apportato alcune modifiche/integrazione al Decreto MEF 55/2013, prevedendo l anticipo delle tempistiche inizialmente previste per l applicazione dell obbligo di fatturazione verso la PA e l introduzione di ulteriori dati obbligatori della fattura elettronica. Page 45 1. Contesto normativo Fatturazione elettronica verso la PA (2/2) Ambito di applicazione Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Tempistiche di applicazione 6 giugno 2014 Tutti gli altri Enti della PA, incluse le Amministrazioni Locali 31 marzo 2015 (*) (*) termine stabilito dal recente DL 66/2014 (inizialmente previsto al 6 giugno 2015) Le Amministrazione Pubbliche coinvolte sono obbligate a definire all'interno dell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tutti i propri uffici centrali e periferici destinatari di fatture elettroniche. Entro i 30/09 di ogni anno, l ISTAT l elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 (Legge di contabilità e di finanza pubblica). L elenco di tutti gli uffici centrali e periferici della PA, attualmente censiti in IPA, è disponibile all indirizzo Page 56 1. Contesto normativo Fatturazione elettronica tra privati (1/2) Le recenti normative nazionali, in recepimento della direttiva 2010/45/UE hanno introdotto modifiche di rilievo alle regole relative alla fatturazione elettronica, prima fra tutte la parità di trattamento tra fatture elettroniche e fatture cartacee. Si considera fattura elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; la fattura elettronica, come quella cartacea, deve contenere gli elementi previsti dalla normativa IVA Legge 228/2012 (Legge di Stabilità 2013) Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario I requisiti della fattura elettronica sono autenticità dell origine, integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione E obbligatoria la conservazione elettronica della fattura elettronica Page 67 1. Contesto normativo Fatturazione elettronica tra privati (2/2) Circolare Agenzia delle Entrate 18/A del 24 giugno 2014 Fornisce chiarimenti in merito a quanto stabilito dalla Legge di Stabilità 2013: non tutte le fatture create in formato elettronico possono essere considerate elettroniche : le fatture create in formato elettronico ma inviate e ricevute su carta non sono fatture elettroniche. le fatture create in formato cartaceo, scannerizzate, inviate e ricevute tramite posta elettronica possono invece essere considerate elettroniche l accettazione del destinatario può essere anche tacita (ad es. mediante il pagamento della fattura) e non presuppone necessariamente un accordo formale (precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti il contribuente può scegliere come assicurare l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura, ad esempio attraverso: i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; la firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di accettare il processo elettronico, ma all emittente non è impedito di procedere all integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica (non vi è obbligo di simmetria tra emittente e destinatario) Page 78 1. Contesto normativo La conservazione elettronica dei libri contabili La conservazione elettronica dei libri e dei registri contabili è un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare i documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo, che consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati, è stato notevolmente semplificato dalle recenti novità normative. DM 23/01/2004 Ha definito nel dettaglio il procedimento (modalità, tempistiche ed adempimenti obbligatori) da seguire per una corretta conservazione di tutti i documenti fiscalmente rilevanti DM 17/06/2014 Ha sostituito il DM 23/01/2004 ed ha introdotto significative semplificazione nel processo di conservazione in relazione alle tempistiche di conservazione, alle comunicazioni da effettuare all Agenzia delle Entrate e alle modalità di assolvimento dell imposta di bollo DPCM 3/12/2013 (Regole tecniche in materia di conservazione elettronica) Disciplina le modalità tecniche e operative per realizzare l attività di conservazione, attraverso la definizione di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo. ll quadro normativo è completato dalle numerose circolari e risoluzioni adottate dall Agenzia delle Entrate Page 8 9 1. Contesto normativo Le firme elettroniche Le firme elettroniche sono l equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta e sono associate stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. Le firme elettroniche sono disciplinate dal CAD (Codice dell Amministrazione Digitale) e dalle Regole Tecniche (DPCM 22 febbraio 2013) di recente emanazione. In particolare, si possono distinguere due tipologie di firma elettronica: Firma digitale (art.1, co. 1, lett.s del CAD ) Firma elettronica avanzata (connessione univoca al firmatario e collegata ai dati del documento qui si riferisce) e qualificata (basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma) Firma biometrica/ grafometrica Tipologia di firma elettronica ottenuta utilizzando un dispositivo (es. tavoletta grafica) che rileva e digitalizza l'immagine grafica di una firma apposta da una persona cui generalmente si aggiungono, a seconda delle caratteristiche del dispositivo utilizzato, altri parametri biometrici come pressione e velocità del tratto grafico la firma biometrica rispecchia in pieno le caratteristiche della firma elettronica avanzata (capo I, sezione I, comma 1, lettera q-bis del CAD) e secondo le disposizioni dell art.21 comma 2 del CAD garantisce valore giuridico ed efficacia probatoria al documento Page 9 10 IMPATTI DI PROCESSO/ORGANIZZATIVI Medio - bassi Elevati 2. Quadro d insieme delle opportunità di dematerializzazione in funzione degli impatti di processo, organizzativi e tecnologici L esperienza maturata nella reingegnerizzazione dei processi e in progetti di dematerializzazione dei documenti/processi consente la clusterizzazione degli interventi in tre macro-aree in funzione degli impatti tecnologici e di processo/organizzativi Gli interventi di questo tipo si sostanziano nella dematerializzazione dei documenti fattura e degli altri documenti amministrativo-contabili La fonte dei benefici è principalmente la riduzione dei costi di conservazione e ricerca fisica dei documenti. Gli interventi sono di natura tecnologica e sono effettuati sui processi esistenti con il solo obiettivo di eliminare la materialità Fatturazione Elettronica A C Conservazione elettronica dei libri contabili Medio - bassi Gestione integrata documenti processi amm.vo-contabili Registrazione automatica delle fatture in contabilità e conservazione elettronica Digitalizzazione degli archivi Portale fornitori IMPATTI TECNOLOGICI Sottoscrizione digitale dei contratti con utenza Gestione digitale ordini e consegne di beni di largo consumo B Elevati B In questa tipologia di interventi si inserisce parzialmente anche la prospettiva di processo, le fatture sono scambiate con i propri partner (clienti e/o fornitori) in formato elettronico e l entità dei benefici è direttamente legata al grado di interazione. Oltre ai benefici legati alla riduzione e alla gestione della carta si introducono quelli legati alla riduzione delle attività manuali a scarso valore aggiunto Nel presente cluster sono considerati gli interventi che si propongono di estendere lo scambio elettronico agli altri documenti legati al ciclo attivo, al ciclo passivo, fino alla gestione interna dei documenti. I benefici introdotti con questa tipologia di intervento sono legati al miglioramento della qualità delle informazioni lungo il processo e alla riduzione della gestione dei dati non precisi e accurati dimensione dei benefici associati Page 1011 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione canale di trasmissione canale di trasmissione Fornitori SdI PA Inoltro fatture a SDI in formato xml PA Controlli propedeutici all inoltro Notifica di scarto Negativo Esito controllo Positivo Inoltro fattura Notifica mancata consegna Negativo Esito Inoltro Positivo Ricezione fattura Ricevuta di consegna Verifica di accettazione Notifica di accettazione Inoltro notifica di accettazione Positivo Esito verifica Notifica di rifiuto Inoltro notifica di rifiuto Negativo CONSERVAZIONE ELETTRONICA Page 1112 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione le regole e le specifiche tecniche (1/5) Le regole e le specifiche tecniche illustrano nel dettaglio le caratteristiche e le soluzioni informatiche per l elaborazione e la trasmissione delle fatture elettroniche. TIPOLOGIA DEI DATI FATTURA ELETTRONICA PA FORMATO FATTURA PA Documento informatico firmato digitalmente con firma elettronica qualificata CANALI DI TRASMISSIONE CONTROLLI Page 12 13 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione le regole e le specifiche tecniche (2/5) FORMATO FATTURA PA La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni: il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA unico formato accettato l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura Il file con le caratteristiche della fattura PA è trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (sistema informatico gestito da SOGEI) Page 1314 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione le regole e le specifiche tecniche (3/5) I DATI DELLA FATTURA PA Ad integrazione delle informazioni di natura fiscale previste dal DPR 633/1972, tenuto conto della natura informatica del processo, la fattura elettronica dovrà contenere le ulteriori seguenti informazioni: dati obbligatori per la corretta trasmissione della fattura a SDI: codice ufficio univoco della PA destinataria «Codice IPA» progressivo invio codice fiscale del soggetto trasmittente dati obbligatori normativi): CIG CUP per garantire la tracciabilità dei pagamenti (ove ne sussistano i presupposti dati facoltativi da inserire su richiesta degli Enti PA: data e numero dell ordine di acquisto; data e numero del contratto; data e numero dell entrata merce; etc. eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti (ad.es. codice articolo dei beni/servizi, dati di riferimento del SAL, etc.) Page 1415 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione le regole e le specifiche tecniche (4/5) I POSSIBILI CANALI DI TRASMISSIONE PEC Trasmissione attraverso sito web di SDI Non necessita di alcun accreditamento o accordo con SDI Invio di più file per singolo messaggio (dimensione massima pari a 30 Mb) Sistema di trasmissione telematica esposto su rete Internet fruibile attraverso protocollo HTTPS Accreditamento a Entratel o Fisconline. Upload di file su sito Web Pensati per invio manuale dei file fattura FatturaPA Servizio SdICoop Sistema basato su protocollo FTP Sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio con SDI Sistema di cooperazione applicativa esposto su rete Internet fruibile attraverso protocollo HTTPS Invio di un solo file per volta (dimensione massima di 5 Mb) Sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio con SDI Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP Invio di più file per singolo messaggio (dimensione massima pari a 150 Mb) Concepiti per la gestione di flussi massivi, attraverso un dialogo fra sistemi informativi Page 1516 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione le regole e le specifiche tecniche (5/5) I CONTROLLI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario PA. I CONTROLLI EFFETTUATI nomenclatura ed unicità del file trasmesso dimensione del file integrità del documento autenticità del certificato di firma conformità del formato fattura Validità del contenuto della fattura etc. in caso di errori NOTIFICA DI SCARTO Inviata al soggetto trasmittente con codice e descrizione dell errore. Page 1617 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. EMISSIONE LE MILESTONE Elaborazione della fattura nel formato xml PA aggiornamento anagrafiche dei clienti PA con i nuovi dati obbligatori (es. Codice Ufficio PA) transcodifica delle codifiche degli attuali sistemi rispetto alle codifiche previste da xml PA Apposizione di una firma elettronica certificata sulla fattura PA, rilasciata dal certificatore accreditato Scelta di uno dei possibili canali di trasmissione TRASMISSIONE Accreditamento al Sistema di Interscambio, se necessario Inoltro della fattura a SDI, mediante uno dei canali di trasmissione scelti GESTIONE NOTIFICHE Catalogazione delle notifiche di ritorno da SDI in base alla tipologia Individuazione delle U.O. deputate alla gestione delle notifiche Elaborazione di report per il monitoraggio dello stato delle fatture (consegnate, ricevute, accettate) CONSERVAZIONE ELETTRONICA Conservazione elettronica delle fatture PA e delle notifiche di ritorno da SDI, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento Page 1718 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione FOCUS: NOTIFICHE DA SDI Notifica di scarto Inviata da SdI al soggetto trasmittente, nel caso di fattura non corretta rilevata da SDI in seguito a controlli formali Notifica di consegna/mancata consegna Inviata da SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo/negativo alla PA destinataria Attestazione di impossibilità di recapito Inviata da SdI al soggetto trasmittente, nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura alla PA destinataria nel periodo stabilito pari a 10 giorni Notifica di accettazione/rifiuto della PA Inoltrata da SdI al soggetto trasmittente, a seguito di comunicazione da parte della PA destinataria (entro 15 giorni dalla ricezione) sull accettazione/rifiuto contabile della fattura Notifica di decorrenza termini Inoltrata da SdI al soggetto trasmittente e alla PA destinataria, per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura - nel caso in cui la PA non abbiamo comunicato l accettazione/rifiuto entro i 15 giorni previsti Page 1819 Fornitori Intermediari Intermediari Pubblica Amministrazione 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione GLI INTERMEDIARI La trasmissione delle fatture elettroniche può avvenire, oltre che direttamente tra gli Operatori Economici e il Sistema di Interscambio, anche attraverso l intermediazione di soggetti appositamente abilitati, mantenendo inalterate le responsabilità fiscali del soggetto emittente la fattura nei confronti delle PA. L intermediazione è prevista sia nei confronti degli Operatori Economici sia nei confronti delle Amministrazioni Pubbliche. Il ruolo degli intermediari Elaborazione delle fatture elettroniche per conto degli Operatori Economici Trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio Adempimento degli obblighi di conservazione Agli intermediari può, inoltre, essere delegata l attività di apposizione della firma elettronica sulla fattura PA Fatture Ricezione Notifiche Sistema di interscambio Fatture validate Notifiche Page 1920 3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione lo stato di attuazione Al 30 agosto Uffici Pubblici iscritti all Indice delle Pubbliche amministrazioni (IPA), di cui relativi ad Amministrazioni Locali in largo anticipo rispetto alla data di avvio del 31 marzo 2015 Nel mese di luglio Oltre fatture elettroniche inoltrate dal Sistema di Interscambio alle Pubbliche Amministrazioni un numero cinque volte superiore a quello dei primi 25 giorni (6-30 giugno). Tenuto conto che nel mese di luglio, SDI ha rifiutato circa il 25 % delle fatture, Nel mese di agosto l Agenzia delle Entrate ha pubblicato: la guida Suggerimenti di compilazione della fattura elettronica per aiutare le aziende ad una corretta compilazione una versione aggiornata del formato fattura PA, per una migliore rappresentazione del documento Page 2021 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n. 1/DF del 31 marzo 2014 La circolare fornisce le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell obbligo di fatturazione elettronica e risponde ai numerosi quesiti posti sia dalle PA che dei loro fornitori. Divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica (art. 6, c. 6, del DM 55/2013) «A decorrere dalle date [di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica], le amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio delle fatture in formato elettronico» La circolare chiarisce che il divieto di procedere al pagamento è relativo alle sole fatture emesse in forma cartacea dopo il termine di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. Tali fatture non potranno, infatti, essere accettate dalle PA. Le amministrazioni devono comunque procedere, ove ricorrano tutte le altre condizioni, al pagamento delle fatture cartacee emesse prima del termine di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. Page 2122 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n. 1/DF del 31 marzo 2014 Emissione della fattura elettronica (art. 2, c. 4, del DM 55/2013) «La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica e ricevuta dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del Sistema di interscambio» La circolare chiarisce che la previsione ha il senso di indicare cosa è possibile dimostrare con le ricevute del Sdi: La ricevuta di consegna è sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della PA committente. La notifica di mancata consegna è sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SdI, e quindi l avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI, nonché l emissione della fattura. Page 2223 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n. 1/DF del 31 marzo 2014 Impossibilità di recapito della fattura elettronica Le cause del mancato inoltro possono essere: Codice Ufficio inserito in IPA ma non deducibile in modo univoco Amministrazione non censita in IPA Problemi tecnici In queste ipotesi Sdi rilascia un «Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito», che è firmata elettronicamente e contiene la fattura stessa. La circolare chiarisce che l Attestazione è sicuramente idonea a provare l avvenuta emissione della fattura e legittima il fornitore a inviare la fattura con altri mezzi quali la PEC o altri portali telematici. Notifica di scarto a seguito di controlli propedeutici all inoltro Nel caso di ricezione di una notifica di scarto per una fattura già annotata nel registro IVA delle fatture emesse (in quanto i sistemi gestionali prevedono una numerazione/contabilizzazione contestuale) si ritiene necesario emettere una nota di variazione IVA al fine di stornare l annotazione della fattura «scartata» da Sdi. Il documento di rettifica non dovrà essere inoltrato a Sdi in quanto la fattura a cui si riferisce non è mai stata emessa ai fini del DM n. 55 del 3 aprile Page 23 24 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n. 1/DF del 31 marzo 2014 Ricezione e conservazione della fattura Dopo l inoltro, la fattura viene ricevuta dalla competente PA che ne esamina la procedibilità nei successivi 15 giorni, decorrenti dalla data indicata nella ricevuta di consegna si Verifica superata no La PA invia al Sdi una notifica di esito accettazione Sdi inoltra la notifica all emittente La PA invia al SDI notifica di rifiuto Sdi inoltra la notifica all emittente Se nei successivi 15 giorni la PA non emette notifica di esito al Sdi, lo stesso invierà a entrambi i soggetti una notifica di decorrenza dei termini, che determina la chiusura del processo relativo a quella fattura Al termine del processo, emittente e ricevente devono procedere alla conservazione sostitutiva della fatture elettroniche, ai sensi del DM 23 gennaio 2004 Page 2425 4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n. 1/DF del 31 marzo 2014 Obbligo di conservazione elettronica delle notifiche ricevute da Sdi Le notifiche inviate al mittente da Sdi sono soggette all art Cod. Civ. in materia di conservazione delle scritture contabili. E consigliabile, quindi, portarle in conservazione sebbene non esista un esplicito obbligo in questo senso. Determinazione dei termini di pagamento per la PA I termini di pagamento decorrono dalla data di ricezione della fattura da parte della PA che tipicamente è diversa da quella indicata in fattura e che corrisponde alla data riportata nella ricevuta di consegna inviata da Sdi al fornitore. Supporto di intermediari per gestire comunicazioni con Sdi Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per l emissione, trasmissione, la conservazione e l'archiviazione della fattura elettronica, mantenendo inalterate le responsabilità fiscali del soggetto emittente la fattura nei confronti delle PA. Obbligo di fatturazione elettronica verso la PA per fornitori esteri I soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori della PA sono esclusi dall obbligo. Si rimanda ad un successivo Decreto la definizione delle modalità di applicazione dell obbligo per questi soggetti. Page 2526 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche Articolo 39 d.p.r. n. 633/72 (modificato dalla Legge n. 228/12, all art. 1 co. 325, che ha recepito le disposizioni della Direttiva 45/2010/UE) DM che ha abrogato e sostituito il DM (ex art. 21, comma 5, del CAD) d.lgs. n. 82/05 - CAD (modificato dal DL n. 69/13) e suoi decreti attuativi: DPCM (GU ) - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali DPCM (GU ) regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici DPCM. - regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale Page 2627 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche Art. 39, co. 3 ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72 Come conservare la fatture elettroniche Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del DMEF adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Si supera la simmetria di comportamento tra emittente e destinatario. Page 2728 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche Art. 39, co. 3 ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72 Dove conservare la fatture elettroniche Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Viene consentita la conservazione elettronica di tutti i documenti fiscalmente rilevanti anche in altro Stato a condizione che con lo stesso esista una reciproca assistenza basata su specifici atti (es. direttiva, convenzioni bilaterali o multilaterali, etc.). Page 2829 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche Art. 39, co. 3 ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72 Obblighi di conservazione dei documenti fiscali Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. In caso di verifica l Amministrazione Finanziaria deve sempre essere messa in condizione dal soggetto titolare dei documenti di analizzare ed acquisire gli stessi, anche se sono conservati in altro Stato. Page 2930 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche DM 17 giugno 2014 Obblighi fiscali per i documenti informatici In data 17 giugno 2014 è stata emanato un nuovo decreto in sostituzione del DM Alla redazione del documento hanno contribuito numerosi stakeholders pubblici (AE, DF, Ag. Italia Digitale ecc.) e privati (ANORC, Confindustria, RTI, Assosoftware, partecipanti all Osservatorio FE PoliMi ecc.), pervenendo ad un ampia convergenza sul testo finale. L obiettivo è stato quello di semplificare gli adempimenti ad oggi esistenti al fine di incentivare la dematerializzazione dei processi contabili e amministrativi. Richiamo integrale al CAD e ai suoi decreti attuativi in merito alle definizioni e regole tecniche per la gestione del documento informatico (copie informatiche di documenti analogici, copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici, documenti informatici puri) Introduzione di importanti semplificazioni riguardanti: conservazione delle fatture (tempistica annuale); comunicazione dell impronta (eliminata); modalità di assolvimento dell imposta di bollo (calcolo solo a consuntivo e pagamento esclusivamente per F24). Page 3031 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche DPCM Regole tecniche per la conservazione Il DPCM del 3 dicembre 2013, relativo alle regole tecniche in materia di sistemi di conservazione ai sensi del CAD, prevede che i precedenti sistemi di conservazione siano adeguati entro 36 mesi dal (entrata in vigore DPCM). Fino al completamento di tale processo di adeguamento, ai sistemi di conservazione possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Page 3132 5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle fatture elettroniche DPCM Regole tecniche per la conservazione Superamento della distinzione tra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. Nuovo concetto di sistema di conservazione: un sistema che - dalla presa in carico fino all'eventuale scarto - assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Introduzione del concetto di pacchetti di versamento, conservazione e distribuzione, conservazione svolta all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti ovvero, anche parzialmente, da terzi. Importanza centrale del Responsabile della conservazione. Obbligatorietà dell adozione del Manuale della Conservazione. Garanzia di accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico Predisposizione del piano della sicurezza del sistema di conservazione Page 3233 6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione elettronica verso la PA 1 Analisi dello stato attuale (AS-IS) 2 Valutazione degli impatti organizzativi, di processo ed economici 3 4 Definizione del nuovo processo di ciclo attivo e dei requisiti tecnici per l evoluzione dei sistemi informativi a supporto Implementazione del nuovo processo e governo degli sviluppi IT 5 Supporto al go-live del nuovo processo di fatturazione e conservazione elettronica Page 3334 6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione elettronica verso la PA Analisi dello stato attuale (AS-IS) Valutazione degli impatti organizzativi, di processo ed economici Definizione del nuovo processo di ciclo attivo e dei requisiti tecnici per l evoluzione dei sistemi informativi a supporto Assessment delle stato attuale del processo di emissione, trasmissione, conservazione delle fatture Assessment dello stato attuale della struttura organizzativa e dei sistemi informativi a supporto del ciclo attivo Assessment dell attuale base dati clienti PA Valutazione degli impatti organizzativi/di processo/economici dell emissione, trasmissione e conservazione elettronica delle fatture attive in base al nuovo contesto normativo Valutazione sull opportunità (analisi costi/benefici) di: gestire il servizio internamente (soluzione in house); affidare il servizio agli intermediari abilitati (soluzione in outsourcing) Disegno di dettaglio del processo a tendere Disegno dei requisiti tecnici del sistema informativo aziendale, anche mediante: definizione delle modalità di perimetrazione del Clienti PA e di aggiornamento dell anagrafica Clienti PA mediante l integrazione del codice IPA; definizione delle tabelle di transcodifica delle codifiche degli attuali sistemi rispetto alle codifiche previste da SdI; definizione delle modalità di conservazione delle fatture e tenuta dei sezionali IVA per le fatture PA. Page 3435 6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione elettronica verso la PA 4 Implementazione del nuovo processo e governo degli sviluppi IT Definizione del piano di implementazione della soluzione scelta e project management delle attività implementative Identificazione del responsabile della Conservazione Elettronica Predisposizione del Manuale della Conservazione 5 Supporto al go-live del nuovo processo di fatturazione e conservazione elettronica Supporto in fase di prima applicazione del nuovo processo di ciclo attivo e di conservazione sostitutiva Analisi delle criticità ed interventi di fine tuning della soluzione adottata Page 35 36 7. Le principali scelte/azioni da attivare per le aziende Scelta del modello applicativo (in house/outsourcing) in caso di gestione in house della trasmissione/conservazione delle fatture: individuazione del certificatore accreditato per il rilascio di firma elettronica qualificata scelta del canale di trasmissione per la trasmissione del file (contenente la fattura ed eventuali allegati) ed eventuale accreditamento a SDI aggiornamento dei sistemi informativi aziendali / implementazione di un nuovo sistema per la trasmissione delle fatture, la gestione delle notifiche di ritorno da SDI, il monitoraggio dello stato delle fatture e la conservazione elettronica in caso di gestione in outsourcing della trasmissione/conservazione delle fatture: definizione del contratto e dei livelli di servizio con l outsourcer; gestione dei rapporti con l outsourcer in relazione ai diversi possibili esiti dell invio delle fatture ( es. gestione delle notifiche di scarto, gestione delle notifiche di mancata consegna, etc.) Page 36 Vedere altro
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