Source: https://es.scribd.com/doc/47781767/Guia-para-elaborar-un-Manual-Organizacion
Timestamp: 2016-07-26 22:16:11+00:00

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PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo Enero de 2004
Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA GUÍA I.- EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 1. 2. 3. 4. 5. Definición Objetivo Base Normativa que sustenta su elaboración Ventajas Quienes son responsables de elaborar el Manual de Organización
3 4 5 5 5 5 6 6 6 7 8 8 9 9 10 11 12 12 13 17 18 21 22 23 24 25
6. Causas que originan su Revisión y Actualización 7. Validación del Manual de Organización II.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACION
1. DE IDENTIFICACIÓN 2. DE CONTENIDO
Introducción Antecedentes Históricos Marco Jurídico-Administrativo Atribuciones Estructura Orgánica Organigramas Objetivo Funciones Bibliografía RECOMENDACIONES GENERALES GLOSARIO DE TÉRMINOS BIBLIOGRAFÍA APENDICE
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo 2
La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artículo 26, apartado B, fracción IV, faculta a la Secretaría de la Contraloría General a definir y difundir los lineamientos para la elaboración de manuales administrativos, emitiéndose para la observancia de las dependencias y entidades del sector público estatal, la presente Guía en la que se establece el contenido básico que debe llevar la elaboración o actualización en su caso, de los manuales de organización. El presente documento pretende servir de orientación y guía a quienes tienen bajo su responsabilidad la elaboración de los manuales de organización, al interior de los órganos que integran la Administración Pública Estatal, donde además la revisión y actualización de éstos deberá realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura normativa y funcional del aparato gubernamental. El manual de organización tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico- administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de la dependencia o entidad; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez de la proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa, cuando sea necesario, al interior de las instancias públicas.
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PROPORCIONAR ADMINISTRACIÓN A LAS DEPENDENCIAS ESTATAL, LOS Y ENTIDADES DE LA PÚBLICA ELEMENTOS TÉCNICOS
NECESARIOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN, ASÍ COMO UNIFORMAR LOS CRITERIOS QUE PERMITAN SISTEMATIZAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS MISMOS.
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señala que los manuales de organización deberán mantenerse permanentemente actualizados. en forma ordenada y sistemática. constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo. apartado B. la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. El párrafo tercero del artículo arriba referido. Objetivo: Proporcionar. fracción IV de este misma Ley. siendo ello. 2. que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas. en forma ordenada. aprobar y mantener permanentemente actualizados sus manuales de organización. 3. un elemento de apoyo a su funcionamiento. Base Normativa que sustenta su elaboración La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.
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. organización. objetivo y funciones de la dependencia o entidad. historia. faculta a la Secretaría de la Contraloría General a definir y difundir las políticas y lineamientos para este tipo de documento. así como su aprobación. la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídicoadministrativo.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
I. Asimismo. en su artículo 14 establece que el Gobernador del Estado. Definición: El Manual de Organización es un documento que contiene. emitirá todas aquéllas disposiciones que tiendan a regular el funcionamiento de las dependencias. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1. de la Ley en comento establece que las Entidades deberán formular. el artículo 54. atribuciones. El artículo 26.
Precisa las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades. evitando la repetición de instrucciones y directrices.
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. Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables. sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio. los titulares de las dependencias.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
4. que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes. facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas. En ese sentido. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organización todas las dependencias y los organismos públicos descentralizados. Causas que originan su revisión y actualización La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al modificarse las tareas al interior de los órganos administrativos. así lo marque su ordenamiento de creación. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa. entidades o unidades administrativas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organización. y los fondos y fideicomisos y empresas de participación estatal mayoritaria que. Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo. al público o de apoyo interno. así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados. Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones. Ventajas: Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas. 6.
El dictamen y validación esta sujeta a la revisión previa del documento. las Dependencias o Entidades deberán remitir el anteproyecto a la Secretaría de la Contraloría General. con letra tipo Arial a 12 puntos. Validación del manual de organización Para que el documento adquiera validez legal. en hoja con orientación vertical tamaño carta. El Manual se procesará en archivo magnético utilizando el paquete Word. que en algunos casos va antecedido de observaciones las cuales tendrán que ser atendidas mediante el comunicado respectivo emitido por la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo a la instancia interesada( ver anexo 1).Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
7. a efecto de que la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo dictamine y valide sobre el apego a los lineamientos o contenido especificado en la presente Guía.
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(2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido. las firmas de quien elabora. aparte de los datos de la portada. DE IDENTIFICACIÓN La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cuál da a conocer los datos más elementales como son: a) Nombre de la dependencia. c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
II. sólo se contempla un apartado donde se anota el nombre y firma del Titular del Organismo. aprueba y valida el documento. En los recuadros siguientes se incluyen. Cuando sea el caso de una Entidad. entidad o unidad administrativa a que se refiere el manual. 1. b) Logotipo de la dependencia o entidad. así como su nombre y firma de elaboración del documento.
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Elaboró (1)
Aprobó (2)
Validó (3)
(1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa. señalando en la parte superior la siguiente leyenda:
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. el cual elabora y aprueba. (3) Anotar el nombre y firma de validación del Titular de la Secretaría de la Contraloría General.
y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.-Objetivo y funciones de la Dirección General de …………. de manera sintética y ordenada. Además.-Organigramas VI. sobre el contenido del documento...Antecedentes Históricos II. los capítulos que constituyen el manual o los títulos que comprende. fracción IV de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora”.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización ”Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26.Administrativo Atribuciones Estructura Orgánica Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades) Objetivo y Funciones
Introducción I.. es importante seguir el orden que se describen a continuación.
2.-Estructura orgánica V.-Atribuciones IV.Marco Jurídico . de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. DE CONTENIDO En este apartado se presentan.Administrativo III.
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. apartado B.
Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos. incluye información sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata. Introducción Antecedentes Históricos Marco Jurídico . cómo se usará.
es de observancia general..-Antecedentes Históricos El 10 de marzo de 1997. con la expedición de la Ley Núm. para dar cumplimiento a la ampliación de su marco atributivo.
Introducción: El presente manual de organización de la Dirección General de Recursos Humanos.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
La redacción deberá ser concisa.. entidad o unidad administrativa.
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. se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organización. la cuál fue modificada en fecha. Etc..O.
Este apartado se refiere a una descripción del origen... se indica la creación de esta Entidad.. No. este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación reciente.. 30. El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta organización. como instrumento de información y de consulta.. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones... antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia.. o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo citado lleva a imprecisiones. Esta institución es un organismo descentralizado que inicialmente tenia la facultad de. la cuál fue modificada por Decreto publicado en B... de fecha 5 de agosto de 2002 Inicialmente su estructura era. clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas..
.. según se muestra a continuación. sin incluir textos explicativos adicionales. Ley Orgánica Núm.. de. Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos .Administrativo
En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la dependencia..O.administrativos vigentes. Ejemplo:
Marco Jurídico ... coordinación y evaluación del programa.27 del 27
de agosto de 1977). Formalmente. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente según su última fecha de reforma.. ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ Constitución Política de la República Mexicana Constitución Política del Estado Leyes Códigos Decretos Convenios Reglamentos Acuerdos Actas Constitutivas Circulares ♦ Otros Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos. (B...Administrativo •
Constitución Política del Estado libre y Soberano de Sonora. (B. 26. los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa... (B. en forma cronológica en cuanto a su aparición..... en forma descendente.)
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.). ejecución. de la Administración Pública Estatal
(B. indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial. entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.O.
Ley del Servicio Civil del Estado de Sonora (B.)... 1985). de.O No. de...
Reglamento Interior de la Secretaria de.O No.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Marco Jurídico .. Convenio de... 53 del 30 de dic.. O. Acuerdo que establece las bases para la formulación..
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Ejemplo:
Reglamento Interior de. las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines. III.. …. Las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le atribuya expresamente el titular de la Dependencia.
II. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa. . Con relación a un manual de organización de una Entidad. cuando sea el caso del Manual General de Organización de una Dependencia y cuando se trate del Manual de Organización de una unidad administrativa (Dirección General o equivalente).. se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer. Articulo 12. se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creación y del reglamento interior de la misma. el Sistema Integral de Modernización. La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama. asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo. indicándose el artículo correspondiente.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Desde el punto de vista jurídico... En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento. Este apartado consiste en una transcripción textual de las facultades conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. o lo especificado en alguna otra normatividad que le resulte aplicable.. tanto en lo referente al titulo o nominación de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico.
XV. en el ámbito de la Administración Pública Estatal. se transcribirán las atribuciones que le asigna el reglamento interior a la Dependencia. organizar y coordinar. La Dirección General de Modernización Administrativa le corresponden las siguientes atribuciones: I..
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. artículo y las fracciones correspondientes. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. Planear.
las figuras se colocan con base a los diferentes niveles jerárquicos.
1...se representa con trazo continuo los órganos permanentes y con un trazo discontinuo los no permanentes que se reúnen de manera eventual. Subdirección de Reclutamiento 1.el tamaño de los rectángulos deberá ser siempre el mismo sin importar los niveles jerárquicos.1 Dirección de Desarrollo de Personal. niveles jerárquicos. igual nivel jerárquico y nivel de desconcentración.. 3.Unidad de Informática 1.1.2
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática. 2. Colocación de las figuras.Indican las relaciones entre los diferentes órganos. Dimensión de la Figura. Dirección General de Recursos Humanos 1. Dirección de Nómina 1.1.2. Trazo.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo. canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones. 5. 1. Para su diseño se deberán considerar los siguientes puntos: 1. Subdirección de Sistemas
1. 4. la posición de los órganos que la conforman.implica una relación subordinada entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.
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. Subdirección de Capacitación.1.1.. Relación principal de autoridad (relación lineal). Forma.1. Líneas de Conexión.2..se utilizará la figura del rectángulo..0.
dándole el carácter oficial a dicha estructura.
Dirección General de Desarrollo Regional y Municipal Organigrama Estructural
Dirección General de Desarrollo Regional y Municipal
Dirección de Asesoría a Municipios
Subdirección General de Desarrollo Municipal Departamento de Programas Regionales Departamento de Evaluación Regional
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Fecha y Firma de Autorización por el Titular de la Unidad Administrativo Administrativa
..es la que existe entre los órganos que tienen por objeto apoyar a los de línea. en la cual contendrá el nombre y firma del titular de la Dependencia o Entidad.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Relación de apoyo. Esta representación gráfica de la organización debe contener un recuadro en la parte inferior derecha..representa a los órganos geográficamente desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen. Relación de desconcentración. Se colocan perpendicularmente al órgano que apoyarán.
visitando la página Web de la Dependencia.cgeson.mx
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.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Ejemplo 2: Comisión de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Sonora Organigrama Estructural
Comisión de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Sonora
Órgano de Control y Desarrollo Administrativo
Dirección de Apoyo Operativo y Gestión
Dirección de Organismos Operadores
Para una mejor precisión en el diseño de organigramas podrá consultar la Guía para la elaboración de Organigramas expedido por la Secretaría de la Contraloría General.gob. cuya Dirección es: www.
incorporando además información relativa al nivel ocupacional. de Mantenimiento
Plazas V H
N N 9 7 Departamento de Adquisiciones Jefe de Departamento Analista Técnico O 1 3 Plazas V H 9 7 6 5 4
Departamento de Recursos Financieros Jefe de Departamento Analista Técnico Analista Programador Analista Técnico Auxiliar Coord. plazas y unidades
Dirección General de Administración Director General Coordinador Técnico Plazas O V H 1 2
N 13 8
N 12 8 5 3
Dirección de Administración Director Coordinador Técnico Analista Técnico Aux. nombre del puesto y número de plazas de cada uno de los puestos.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Organigrama por puestos plazas y unidades
Este tipo de organigrama se representa igual que el organigrama estructural.
Organigrama por puestos. Oficial Administrativo
Plazas Dirección de Recursos Financieros O V H Director 1 Coordinador Técnico 1
Dirección de Organización y Control Director Coordinador Técnico
N N 9 7 Departamento de Recursos Humanos Jefe de Departamento Analista Técnico O 1 2 Plazas V H 9 7 5 4
Departamento de Servicios Generales Jefe de Departamento Analista Técnico Analista Técnico Auxiliar Coord. indicando el nombre de la unidad administrativa de que se trate. de Mantenimiento
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PARA QUE SE HACE. así como coadyuvar en la protección de la seguridad del servidor público. El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia. Dirección General de Recursos Humanos
Objetivo: Contribuir en la modernización y mejoramiento del aparato burocrático. entidad o unidad administrativa.
Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.
1. La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia o entidad. en lo posible. para lograr los propósitos fundamentales del Gobierno del Estado. para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución. y la segunda. y su redacción sencilla y en párrafos breves. Se describirá. Se evitará subrayar conceptos. entidad o unidad administrativa según corresponda. La determinación del mismo se hará con apego a las atribuciones conferidas por Ley. Se evitará el uso de adjetivos calificativos. en una extensión máxima de doce renglones. además la primera parte de su contenido expresará QUE SE HACE.
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. a fin de que el funcionamiento general de la organización se encamine a su consecución. mediante el fortalecimiento de las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del potencial humano de los individuos que la conforman. Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia.
Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate. ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa.. En el caso del Manual General de Organización de una Dependencia. En el caso de las dependencias las funciones deberán derivarse de las atribuciones legales conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora..Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Constituyen el conjunto de actividades afines. Para los órganos desconcentrados que fueron creados por Ley o decreto. y para las unidades administrativas y órganos desconcentrados en el Reglamento Interior de la dependencia en la que estén adscritos. son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda organización. de igual forma para las unidades administrativas (Dirección General o equivalente) que conforman una dependencia. por lo tanto. para las entidades en la Ley o decreto de creación y su Reglamento Interior. éstas pueden ser: Sustantivas. de ese ordenamiento deberán derivar sus funciones para su manual de organización. a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y jerarquizadas conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.
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. compatibles y/o complementarias. entidad o unidad administrativa. De apoyo.Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas. ésta deberá ir enseguida. Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines. las funciones se agruparan por afinidad y siguiendo un orden lógico. y las entidades incorporarán en su manual hasta el último órgano o área de trabajo definida. se contemplarán las funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en su Reglamento Interior publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado. Cuando una función se desprenda de otra.son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos. A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la formulación de funciones.
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más. Coordinar las acciones de prevención y auxilio a la población. operar y vigilar el plan y programa de trabajo aprobados por el Consejo Estatal de Protección Civil. Dirección General de Protección Civil
Funciones: • • Aplicar. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. Proponer al Consejo Estatal los programas de trabajo y líneas de acción que tiendan a eficientar los recursos humano. deberá especificarse en cada uno de los órganos.
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. con los organismos especializados de emergencia. materiales y financieros. Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la dependencia. Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se considere el orden lógico del proceso administrativo(Planear. así como subrayar conceptos. Definir los programas y actividades de protección civil. de acuerdo con el Programa Estatal de Protección Civil. Establecer prioridades y líneas de acción conjuntamente con los responsables de las áreas internas de la Unidad Estatal. Al término de la última de las funciones deberá agregarse la frase siguiente: "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".
1. controlar y evaluar) Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Programar. entidad o unidad administrativa. ejecutar.
es solamente una referencia de uso. Superior Administrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear Mandos Medios Nivel Operativo
Administrar Inspeccionar Acumular Presupuestar Aprobar Instalar Almacenar Producir Asegurar Instrumentar Analizar Programar Asignar Integrar Calcular Proponer Analizar Interpretar Calificar Proporcionar Auditar Organizar Compilar Realizar Autorizar Planear Comprobar Recabar Comunicar Presupuestar Comunicar Recomendar Consolidar Programar Consolidar Registrar Controlar Recomendar Ejecutar Seguir Coordinar Representar Entrevistar Sistematizar Desarrollar Revisar Enviar Determinar Supervisar Especificar Diseñar Verificar Estandarizar Distribuir Estimar Elaborar Estudiar Entrevistar Expedir Establecer Girar Estandarizar Informar Estudiar Iniciar Evaluar Instalar Examinar Obtener Expedir Operar Facilitar Participar Firmar Presentar Formular Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva. órganos y puestos de acuerdo con su nivel jerárquico. Organizar. se pueden utilizar combinados. por ejemplo. estos verbos. evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Integrar y dirigir
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. de acuerdo con la naturaleza del órgano. Sin embargo.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan las unidades administrativas.
Es la relación de libros o fuentes de información utilizadas para la elaboración de trabajo. • Título del libro. • Párrafos o títulos consultados. Nº__ del ___de___de 200___
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Si se considera que esta parte del manual es irrelevante.O. • Lugar de impresión.
• Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización 2004 Secretaria de la Contraloría General Reglamento interior de la Dependencia B. Deberá contener los siguientes puntos:
• Nombre del autor(es). • Volumen y edición. puede suprimirse. editorial y fecha.
por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado. Hermosillo. Edif. se requiere someterlo a una revisión final. esté completa y corresponda a la realidad.gob. y numerar cada página. y enviarlo a la Secretaria de la Contraloría General del Estado. Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. a través de revisiones periódicas. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan. además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.mx Domicilio: Centro de Gobierno. Una vez cuente con el proyecto de Manual. autorizado e impreso. Paseo Río Sonora y Comonfort C. Teléfonos: 2121147 y 2121184
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Para efectos de consulta y asesoría podrán comunicarse a la siguiente instancia: Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo Dirección de Desarrollo Administrativo email organización @ cgeson. Hermosillo 2do. se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas. funciones o simplemente en la revisión que se haga. para que ésta valide su actualización. estructura orgánica. misma que será cada año. Piso. Terminado el Manual de Organización. Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado.P. deberá contarse el número de páginas que lo integran. La utilidad del Manual de Organización radica en la veracidad de la información que contiene. así como la difusión que se haga del Manual de Organización. debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada. dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
• • Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando. Sonora. 83280. El Manual de Organización deberá actualizarse. Blvd. a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria. cuando se presenten modificaciones en las atribuciones.
ORGANO. ESTRUCTURA ORGANICA.Es el órgano que tiene funciones y actividades al interior de la dependencia que la distinguen y diferencian de las demás dependencias conformándose a través de una infraestructura organizacional específica y propia.. NIVEL JERÁRQUICO.. la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales. así como las relaciones entre las unidades que la componen.jerárquicamente subordinadas a las dependencias.Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos. ORGANIGRAMA. con las mismas responsabilidades y en las mismas condiciones de trabajo.Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas..Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la división de funciones..
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.. UNIDAD ADMINISTRATIVA.. PUESTO. pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio..Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos. es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. o parte de ella. responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas.. a continuación se presenta la definición que para efectos de esta guía se da en los términos empleados: ACTIVIDAD. FUNCIÓN.
Son instancias ORGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO.Secretaría de la Contraloría General Guía para la elaboración de manuales de Organización
Con el objeto de manejar una terminología común.Es la posición individual de trabajo que constituye un puesto. que realicen las mismas actividades. Los Órganos Desconcentrados cuentan con autonomía administrativa.Un órgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el
ejercicio de una o varias funciones.. independientemente de la clase de función que se les encomiende. con facultades especificas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. y puede estar integrado por uno o varios puestos. PLAZA.Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes. a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. o autoridad y responsabilidad.Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa
en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia. Un mismo puesto puede ser desempeñado a la vez por varias personas.
“Guía para la elaboración de manuales organización". abril de 2003. Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. Gustavo Quiroga Leos. “Organización y Métodos en la Administración Pública". “Guía para la elaboración e integración de manuales de organización” Instituto Politécnico Nacional Septiembre 2003
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. “Guía Técnica para la elaboración de manuales de organización” Secretaría de la Contraloría General del Estado.
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Análisis y Validación de Manuales de Organización
Dependencia / Entidad Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo Secretaría de la Contraloría General
Presenta anteproyecto
Verifica se apegue a la metodología
Valida manual
¿Se apega?
Indica integración del manual
Posteriormente Recibe documento con firmas de aprobación
Envía Manual Validado Recibe Documento
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Procedimiento: Revisión.
(Ejemplo de Manual de Organización)
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN de la Unidad de Vinculación para la Transparencia
ENERO DE 2004 Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo
Apartado B fracción IV de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado. ________________________________ (NOMBRE Y FIRMA) Secretario de la Contraloría General
___________________________________ (NOMBRE Y FIRMA) Director de la Unidad de Vinculación para la Transparencia _________________________________ (NOMBRE Y FIRMA) Director General de Modernización y Desarrollo Administrativo
Unidad de Vinculación para la Transparencia
*Nota: En el caso de las Dependencias y Entidades se considera el nombre y la Firma del Titular de las mismas
Validado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26.
II. ATRIBUCIONES V. ORGANIGRAMA VII. BIBLIOGRAFÍA
I. ESTRUCTURA ORGÁNICA VI. DESCRIPCIÓN DE OBJETIVO Y FUNCIONES VIII. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES HISTÓRICOS 4 6 9 11 14 16 19 26
III. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO IV.
en la elaboración de este manual. y que se origina en el marco de la búsqueda de la vinculación con la sociedad. introducción. obedecen a la intención de especificar. las atribuciones. y/o a los integrantes de cualquier otra adscripción de la propia Secretaría. La creación de esta Unidad. organigramas. por escrito.Manual de Organización
I. a fin de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Cabe mencionar que. Es necesario destacar que. De esta manera. El diseño y difusión de este documento. este documento contempla en su contenido. su organización y con ello contribuir a fortalecer la coordinación del personal que la compone. su contenido quedará sujeto a cambios. radica en la importancia de involucrar a todos los sectores sociales en la promoción de una cultura de rechazo a la corrupción. toda vez que esta estructura presente cambios de desarrollo y evolución en su operación y planeación. base legal que nos rige.
. y en los beneficios que la rendición de cuentas trae consigo a todos los ámbitos de nuestra vida económica. ilustrar su identidad dentro del contexto general al que corresponde. INTRODUCCION
El presente Manual de Organización tiene como objetivo básico brindar una visión integral y acertada de la Unidad de Vinculación para la Transparencia. y no obstante que su información es veraz. política y social. han colaborado los responsables de cada área que conforman la Unidad. misma que se cimienta en la estructura orgánica actual de la Secretaría de la Contraloría General. y ser útil como material de consulta y conocimiento al personal de nuevo ingreso. objetivos y funciones que le dan identidad a esta Unidad y que justifican su existencia.
impulsar acciones en contra de la impunidad y cimentar una cultura de rechazo a la Corrupción. adicionan y derogan el Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General del Estado publicadas en el Boletín Oficial No. A efecto de dar cumplimiento al acuerdo de referencia. para fortalecer los valores éticos.
. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
A raíz del “Acuerdo de Coordinación entre el Ejecutivo Federal a través de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo y el Ejecutivo Estatal que tiene por Objeto la Realización de un programa de Coordinación especial denominado “Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública. participación y comunicación para que los diferentes Sectores Sociales se involucren y actúen en coordinación con la referida dependencia.Manual de Organización
II. iniciando operaciones el 1º. Sección V del día 30 de junio del 2003. Con lo anterior se da cumplimiento a la necesidad de comunicar eficazmente los avances de la Secretaría de la Contraloría General y crear los canales idóneos de vinculación. el Gobierno del Estado a través de su Contraloría. 52. formalizándose su existencia con la publicación de diversas disposiciones que reforman. y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción” suscrito con fecha 3 de julio del 2001. en el que se le otorga en su artículo XVII bis las atribuciones que le corresponden. de Transparencia y de Rendición de Cuentas. se crea la Unidad de Vinculación para la Transparencia. de Octubre de 2002.
III.O. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. No. No.O. 27 del 27 de agosto de 1977). Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General del Estado de Sonora (B. No. Artículo 26. 29 del 9 de abril de 1984 y sus reformas). de fecha 11 de Junio de 2001) y su reforma (B. No. 47.O. Oficial Núm. Fracción XVII y XVIII. Ley del Presupuesto de Egresos. (B. 53 del 30 de dic. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.O.41 del 19 de noviembre de 1987). Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal (B. 52. Sección V de fecha 30 de junio del 2003.
. No. Oficial Núm. Acuerdo de Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Pública y Colaboración en Materia de Transparencia y Combate a la Corrupción. 1985 y sus reformas) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Sonora (B. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. Sección I. Ley de Planeación del Estado de Sonora (B. 10 del 2 de febrero de 1984) Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (B. Suscritó el 3 de julio del 2001.O.
IV. las estrategias y políticas de comunicación de los objetivos...Formular y establecer los criterios administrativos y técnicos que se requieran para el diseño y difusión de la imagen institucional de la Dependencia.La Unidad de Vinculación para la Transparencia estará adscrita al Titular de la Secretaría..Proporcionar apoyo y asesoría a las unidades administrativas de la Secretaría en temas de comunicación y vinculación en materia de transparencia. y desarrollar y ejecutar el programa y las políticas de comunicación social de la Secretaría. así como de las diversas instituciones públicas y privadas.. metas y programas de la Secretaría en materia de transparencia de la gestión pública y combate a la corrupción e impunidad. REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. IX. VII. V. análisis y procesamiento de la información generada por los medios de comunicación. II. IV.Coordinar la producción de materiales de comunicación y publicidad en materia de transparencia. VI... las estrategias y políticas tendientes a impulsar la participación de la sociedad.Formular y someter a la consideración del Secretario. metas y programas de la Secretaría en materia de transparencia de la gestión pública y combate de la corrupción e impunidad. en los foros y eventos relacionados con la transparencia y el combate a la corrupción. referente a los acontecimientos de la Secretaría.Coordinar la captación. VIII. y X.Difundir. y tendrá a su cargo las siguientes atribuciones: I.. de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables. de acuerdo a sus instrucciones expresas. los resultados de los programas de trabajo y acciones institucionales.
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.Las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le atribuya expresamente el Titular de la Secretaría..Formular y someter a la consideración del Secretario.. en los objetivos.. en coordinación con las unidades administrativas competentes de la Secretaría.
ARTÍCULO 17 BIS..Formular y proponer al Secretario el programa y actividades que den cumplimiento a la política de comunicación social de la Dependencia.Representar al Titular del Ramo. III.
0. Unidad de Vinculación para la Transparencia 1.2.3. 1. Subdirección de Vinculación 1.Manual de Organización
V. Departamento de Diseño Gráfico Departamento de Comunicación y Difusión
.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.
UNIDAD DE VINCULACIÓN PARA LA TRANSPARENCIA Organigrama Estructural
Secretaría de la Contraloría General Unidad de Vinculación Para la Transparencia
Subdirección de Vinculación Departamento de Diseño Gráfico
UNIDAD DE VINCULACIÓN PARA LA TRANSPARENCIA Organigrama por Puestos. Plazas y Unidades
PLAZAS O V H
DEPARTAMENTO DISEÑO GRÁFICO Jefe de Departamento
DEPARTAMENTO COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN Coordinador Técnico
PLAZAS O V
O: Ocupada
V: Vacante H: Honorarios
Organizar así como participar. Coordinar y vigilar la captación. conjuntamente con las unidades administrativas competentes de la Secretaría. académicos. de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables. además de integrar y desarrollar programas que den cumplimiento a las acciones de difusión de los logros e imagen institucional de la Dependencia. las estrategias y políticas tendientes a impulsar la participación de los distintos sectores de la sociedad. metas y programas de la Secretaría. para un mejor desarrollo de sus responsabilidades.
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. Formular y someter a consideración del Titular de la Dependencia. UNIDAD DE VINCULACIÓN PARA LA TRANSPARENCIA
OBJETIVO: Establecer las estrategias y políticas tendientes a impulsar la participación de la sociedad y las diversas instituciones públicas y privadas. instituciones y organismos estatales para identificar áreas de oportunidad. en la concertación y seguimiento a programas en materia de desarrollo administrativo. el programa de trabajo que de cumplimiento a la política de comunicación social de la Dependencia. con objeto de conocer la percepción de la misma en el exterior. las estrategias y políticas de comunicación de los objetivos. FUNCIONES: Formular y someter a consideración del Titular de la Dependencia.Manual de Organización
1. Establecer contacto con organismos no gubernamentales.0. solicitar su apoyo y dar seguimiento a proyectos orientados a modernizar a la Administración Pública Estatal. relacionada con la Secretaría y sus servidores públicos. metas y programas de la Secretaría en materia de transparencia de la gestión pública y combate a la corrupción e impunidad. Formular y proponer al Titular del Ramo. Desarrollar los programas comunicación social de la Dependencia. en los objetivos. análisis y procesamiento de la información generada por lo medios de comunicación. en materia de transparencia de la gestión pública y combate a la corrupción e impunidad.
Asistir a reuniones con la Unidad de Vinculación para la Transparencia de la Secretaría de la Función Pública para seguimiento a los programas que se establezcan en conjunto. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. en las que haya sido asignado con anterioridad. para revisión de los programas de trabajo y evaluación de metas. Coordinar la producción de materiales de comunicación y difusión en materia de transparencia. Coordinar las campañas de difusión del desarrollo de los diversos programas implementados por la Secretaría de la Contraloría General. Elaborar los informes mensuales sobre el cumplimiento de metas de la unidad.
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. por su Superior.Manual de Organización
Coordinar con las unidades administrativas de la Secretaría. Establecer relaciones institucionales y profesionales con los medios de comunicación en el Estado. dentro y/o fuera del Estado. la difusión estratégica de las acciones institucionales desarrolladas por la Dependencia en el ámbito de su competencia. Llevar a cabo reuniones con el personal a su cargo. Asistir a comisiones de trabajo en materia de transparencia.
Colaborar en la preparación y realización de campañas. además de colaborar en la implementación de estrategias que coadyuven a la participación de los distintos sectores de la sociedad.Manual de Organización
1. a efecto de fortalecer valores relativo a la ética. con el propósito de enriquecer y fortalecer las relaciones con la Secretaría.
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. integridad y honestidad. campañas y documentos en coherencia con la realización del objetivo.2. a las Unidades Administrativas de la Secretaria. con los distintos sectores de la sociedad. que fomenten la participación con la ciudadanía. Participar en la formulación de estrategias de campañas anticorrupción. Participar y colaborar en la formulación de estrategias para la creación de nuevos vínculos con los distintos sectores de la sociedad. Brindar asistencia en la elaboración y realización de Acuerdos y Convenios de Transparencia y Combate a la corrupción. Brindar apoyo y asistencia en comunicación y vinculación de temas y actividades en materia de transparencia. Mantener comunicación permanente con los distintos sectores de la sociedad. y de cultura de rechazo a la corrupción. foros y eventos en materia de transparencia y combate a la corrupción. en temas de comunicación y vinculación en materia de transparencia y combate a la corrupción. SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
OBJETIVO: Brindar apoyo y asesoría a las Unidades Administrativas de la Secretaría de la Contraloría General. Participar en las reuniones de Evaluación de Metas y Programas de Trabajo de la Unidad. Participar en la difusión de programas y actividades de transparencia. FUNCIONES: Colaborar para la creación y procesamiento de ideas y contenidos para elaboración de textos.
el Manual de Organización y Manual de Procedimientos. Asistir a comisiones y reuniones de trabajo. por la Unidad de Vinculación para la Transparencia.
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. dentro y/o fuera del Estado. así como.Manual de Organización
Llevar a cabo la elaboración y actualización de los manuales organizacionales de la Unidad. como son. asignadas con anterioridad. otros formatos administrativos. Proponer mejoras en los procedimientos de formatos administrativos de la unidad. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.
así como para los eventos que realice la Secretaría tales como: personificadores. elaborar e imprimir trípticos de orientación al servidor público y a la sociedad en general. para el cumplimiento de su programa de trabajo. DEPARTAMENTO DE DISEÑO GRÁFICO OBJETIVO: Coadyuvar en la difusión de las diferentes actividades realizadas por la Secretaría.Manual de Organización
1. entre otros. carpetas. Diseñar. así como de las diferentes actividades de la Secretaría. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. FUNCIONES Diseñar la Revista “Contraloría” (Órgano Informativo de Control) de difusión de actividades de la Secretaría de la Contraloría General. en cuanto a posters. Brindar apoyo en materia de diseño gráfico a las diferentes unidades administrativas que conforman a la Dependencia. tazas. gafetes. a través del diseño.
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. entre otros. camisetas. portadas.3. elaborar e imprimir folletos informativos hacia otras dependencias. Diseñar. impresión y distribución de diferentes tipos de publicaciones. etiquetas.
folletos. FUNCIONES: Asistir a reuniones organizadas por la Secretaría de la Contraloría General para cubrirlas en materia de difusión.
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. Editar la información para su utilización en medios impresos y electrónicos como boletines de prensa. prensa y televisión. trípticos. Realizar trabajos de corrección. Tomar fotografías de los eventos que organiza o participa personal de la Secretaría. Actualizar la Sala de Prensa del Sitio de Internet de la Secretaría y de la Comisión Permanente de Contralores Municipios – Estado (COPERCME) Elaborar reportes informativos de las actividades de la Secretaría e incluirlos en la Revista Trimestral de la Contraloría (Órgano Informativo de Control). Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. trípticos. como son la Sala de Prensa del Sitio de Internet de la Secretaría de la Contraloría General. folletos informativos. editar la información generada para su difusión en los distintos medios de comunicación electrónicos e impresos. Órgano Informativo (Revista). prensa. radio y televisión. radio. ortografía y estilo.Manual de Organización
1. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN OBJETIVO: Cubrir actividades y/o eventos de la Secretaría.4.
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. 52. Sección. Sitio de Internet de la Secretaría de la Función Pública http://www. BIBLIOGRAFÍA
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización Secretaría de la Contraloría General del Estado. No.funcionpublica. 47. Sección V del día 30 de junio del 2003. Tomo CLXVII.Manual de Organización
VIII. abril de 2003. Hermosillo.gob. I. Sonora. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General del Estado B.O.O. No. Y su reforma publicada en el B.mx/index1. de fecha Junio 2001.
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 artículo 14
 artículo 54
 artículo 26
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