Source: https://www.scribd.com/document/51468555/digitalizacion-de-archivos
Timestamp: 2016-08-25 08:42:11+00:00

Document:
BrowseUploadSign inJoinBooksAudiobooksComicsSheet MusicWelcome to Scribd! Start your free trial and access books, documents and more.Find out moreGUÍA DE PROCEDIMIENTOSDIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS
. especialmente la red de redes. siendo consecuentes con la interpretación de esas nuevas formas y estándares en que se manifiestan los documentos en la era de la información. No obstante las posibilidades técnicas que permiten la conversión de casi cualquier documento a formato digital. pasando por la gestión y trámite. vistos desde la selección y acceso. la intención general y los apartados suscritos en este documento tienen un fin particular que se orienta al establecimiento de la digitalización de imágenes para convertir y hacer accesibles los materiales del patrimonio cultural. finalmente. existe sin duda la posibilidad de encontrar muchos textos e información orientada a la digitalización. Se enfatizan las características de este soporte por ser el más ampliamente utilizado en los repositorios documentales y por convertirse. y crece. Los archivos custodian generalmente documentos de carácter único y el volumen de estos materiales es. para finalmente observar la conservación y la disponibilidad del documento en el futuro lejano. que demanda atención inmediata y sobre el cual se están aplicando la mayor cantidad de acciones de conversión digital. sino de preservarlo para las generaciones futuras. Ningún archivo puede ser ajeno a la necesidad de un acercamiento integrado a los programas de digitalización de imágenes. en el de mayor volumen. sin que signifique necesariamente que los demás medios que contienen información archivística se encuentran excluidos. es importante rescatar que el enfoque aquí presentado hace énfasis en la migración del soporte papel. naturales en los repositorios documentales de archivo. de manera significativa día a día.PREFACIO
Gracias a la ingente cantidad de fuentes de que dispone la sociedad. Las instituciones encargadas de custodiar la memoria colectiva tienen la responsabilidad no solo de difundir este patrimonio para los usuarios actuales. haciéndolos accesibles y con posibilidad de uso. Sin embargo.
. Comúnmente tendrán que crear las política de digitalización. el objetivo está lejos de convertirse en una herramienta especializada para determinar alcances de un desarrollo informático que identifique condiciones.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Cualquier iniciativa digital emprendida por un archivo. debe estar enmarcada en un patrón de referencia. software y/o hardware). como responsables de la custodia. visto no con los ojos de la tecnología informática que se involucra. no es otra cosa que una primera aproximación al tema. promoviendo el respeto por los principios y fundamentos de esta disciplina documental y planteando cómo las imágenes digitales pueden ser convertidas en un valor agregado de la tecnología y no en un fin último de la automatización de archivos. a fin de garantizar no solo la continuidad desligada de los protagonistas (recurso humano. sino con una percepción de las necesidades primarias de los archivos y los archivistas. Este documento. entendidas como los parámetros institucionales en donde se establecen principios. justificaciones y orientación general del proyecto digital. eso sí. No es. que permitan adelantar procesos de digitalización de documentos de archivo. propios del entorno tecnológico de la sociedad moderna. sino la facilitación de reingeniería de procesos. el acceso y la preservación de las colecciones. Si bien es cierto que se incorporan textos con enunciados técnicos en relación con las imágenes digitales. un documento conceptual que describa procedimientos archivísticos de manera profunda. tampoco. características técnicas. principios y funcionalidades de las imágenes digitales. de un esfuerzo que plantea la necesidad de involucrar en un contexto integrado. por tanto. características. Se trata. los elementos de forma y fondo.
La presente Guía se relaciona con el acercamiento a los aspectos técnicos de la digitalización de imágenes. el substituto tecnológico de una administración documental deficiente y carente de servicio. salvo contadas excepciones que deben ser analizadas en entornos particulares. permitiendo que las colecciones documentales estén “fuera del alcance” físico de las nocivas manipulaciones de que son objeto. sin posibilidad de uso de la información. por su razón de ser. debe garantizar documentos preparados previa y suficientemente. La imagen digital es hoy una herramienta alternativa para difundir el contenido informativo de los archivos. La importancia que cobra la organización archivística en su conjunto. con el fin de encontrar en la tecnología una representación de dicha organización y no por el contrario. No es prudente. es vital para la garantía de éxito de un proyecto de esta naturaleza. pero resulta necesaria la reiteración marcada sobre entender la digitalización como un complemento facilitativo al cumplimiento de los
. Establecer procedimientos digitales a partir de una política de organización documental previa. se ven como obvias. puede ser más perjudicial que beneficiosa para los documentos. cuando se pretende realizar implantaciones tecnológicas de imagen digital. por tanto. Desde el punto de vista metodológico. imposibilidad de uso. todo archivo que pretenda vincular a su operación imágenes digitales. falta de mecanismos de preservación– es importante. promover la informatización de acervos desorganizados y carentes de acceso.INTRODUCCIÓN
Las grandes ventajas que ofrece la tecnología digital para hacer frente a los retos impuestos a la archivística moderna. desatención. Si bien es cierto cualquier esfuerzo por transformar la realidad que han vivido los archivos –descuido. parece ser el único esquema funcional viable de aplicación en los archivos. también lo es el hecho de que una tecnología digital implementada por fuera del marco de referencia archivístico.
Este es el principal aporte que pretende rescatar el trabajo que aquí se presenta. es la descripción documental la que se beneficia de la tecnología digital de imagen. los archivos como disciplina social requieren que esas aportaciones sean estructuradas de manera engranada. un archivo que planee su proyecto de digitalización reducirá no solo la inversión económica. identificando con criterios de selección los documentos que en prioridad ingresarán al sistema. haciendo acopio e integración de la disciplina archivística de la mano de la tecnología digital. por el contrario. sino que podrá brindar en el corto tiempo un servicio de consulta optimizado. Ha de persistir la necesidad de que los archivos y sus políticas apliquen procesos y actividades a sus documentos. operación y sostenibilidad. en los nuevos centros de información. Aparece luego el capítulo denominado Conceptos de interés que enfoca su desarrollo en la interacción entre bases de datos descriptivas y algunas de las interpretaciones sobre conceptos archivísticos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
objetivos misionales de los archivos y no como un fin último de los mismos. sin embargo. Negar las bondades que la tecnología aporta en cualquier campo de la acción humana es absurdo. como parte de un programa metodológico de organización física e intelectual de los documentos. En el primer capítulo se identifican algunos elementos que deberán ser tenidos en cuenta para priorizar qué. Un sistema de referencia general –conceptual y técnica–. debe convertirse a digital. la imagen la que se ve beneficiada al contar con unos mecanismos de acceso. para convertirlos como reto. es la descripción documental la que se enriquece con el valor agregado de las imágenes y no. de todo lo análogo. El desafío consiste precisamente en convertir los depósitos de papel en centros de información. Si un archivo no está en capacidad de dar acceso y controlar la documentación que custodia. pare-
. que trata de canalizar la forma correcta como se relacionan con proyectos de imagen digital. En el capítulo siguiente. aparecen recapituladas las tendencias normativas de carácter internacional ante las cuales ningún archivo puede ser ajeno. Los programas de reproducción documental son costosos en implementación. Hablar de la descripción parece no tener relación con nuestro tema digital. es efectivamente un simple repositorio. Metadatos: la descripción documental. La Política de digitalización centra gran parte de atención de la cartilla y conforma el capítulo siguiente. alejados de la condición peyorativa que los identifica como depósitos de papel.
. Hace alusión a las iniciativas emprendidas por la Unesco. que por una necesidad archivística de acceso. son tan solo los primeros referentes. La automatización. Este capítulo. propios de los proyectos de imagen digital. Algunas de las más importantes características técnicas de las imágenes son tratadas en el capítulo siguiente. puedan generar conjuntamente espacios de reflexión que satisfagan intereses y conveniencias mutuas. y particularmente los elementos básicos para hacerlo. al momento de planear iniciativas digitales. en el capítulo 6. introduce los aspectos esenciales para la conformación de los apartados técnicos de las políticas de digitalización. Porque no hay archivo pequeño. Este capítulo introduce temas de vital importancia para la función archivística. dimensionar los requerimientos infraestructurales y de almacenamiento. específicamente lo relacionado con la conservación de información en soportes informáticos.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
ce ser un vacío institucional que requiere ser evaluado porque muchos proyectos digitales están siendo dirigidos más por un afán desmedido en el uso de la tecnología. Parece oportuno y necesario que a través de un lenguaje sencillo haya comunicación y entendimiento entre técnicos y archivistas que sin invadir competencias. los de mayor incidencia en el proyecto y. es importante lograr una certeza de producción. permitiendo. los que con frecuencia son ignorados. que comienza con una definición básica de qué son las imágenes digitales. Los análisis documentales que se plantean en este capítulo no son los únicos y muchos menos los suficientes. Los estudios alusivos al tema siempre manifiestan qué se debe hacer para automatizar archivos. a través del programa “Memoria del Mundo”. difusión y preservación de información. son elementos que nos indican las acciones preliminares para conocer cómo automatizar. que demuestra la desatención global que existe sobre este reto archivístico y plantea algunas acciones preliminares a través de las Directrices de Preservación Digital. plantea algunas necesidades de software para masificar los proyectos de digitalización. El capítulo 7 establece de manera resumida y mínima. lógicas y operacionales del proyecto de digitalización. acompañado lógicamente de un “proveedor de soluciones”. La interconexión de equipos y la interoperabilidad de redes. las bases integrales de los Componentes de un proyecto de imagen digital. desafortunadamente. Finalmente una reflexión que preocupa a la comunidad mundial: La preservación digital. o por lo menos no evaluados. pero en contadas excepciones nos indican cómo. basada en las capacidades físicas.
que cualquier proyecto de digitalización tenga características específicas dependiendo de la etapa en que sea aplicado. ayudar a que el valor informativo de los materiales pueda darse al servicio. como una representación de las actividades creadas por entes jurídicos o personales. Hace un par de décadas el concepto de archivo fue redefinido y ampliado. Los documentos fueron vistos desde entonces. velando simultáneamente porque los documentos originales estén lo más alejados posibles de la nociva manipulación causada por la consulta. merece el apelativo de déposito de papel. en permanente dependencia con la identificación de los valores que poseían. convirtiendo la disciplina en una actividad dinámica. en virtud de unas funciones o actividades interconectadas en etapas que fluían naturalmente a través de una cadena de procesos. relacionada como un sistema. como parte de la interpretación moderna del concepto de archivo. con esquemas funcionales asociadas a procesos institucionales. particularmente caracterizada por un ciclo de vida. constitutivo de la fase histórica. que esté sin posibilidad de difundir su acervo. Un archivo que no sirva para mostrar el contenido de sus fondos. la limitada condición de guardar. permitirá finalmente. El ciclo vital de los documentos. precisamente. No se tendrán las mismas consideraciones para digitalizar un documento perteneciente a la fase de gestión.LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS COMO CRITERIO
La disciplina archivística dejó de atrás una definición que estableció durante mucho tiempo. La digitalización como herramienta de reprografía busca.
. sin capacidad de conservar la riqueza informativa para generaciones futuras. el segundo concepto es ampliado por la teoría que indica la necesidad de guardar para el cumplimiento de propósitos específicos: difundir y conservar. que con un material de valor adicional. A pesar de la sinonimia existente entre archivar y guardar.
debe estar provista de una aplicación estricta de los instrumentos archivísticos y características técnicas de las imágenes. Muchas instituciones tienen que iniciar con proyectos de cubrimiento específico y delimitado. con control y seguimiento en trámite. Archivo General de la Nación. por percepción de carácter general. utilización y por último a la eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su ciclo vital”1. Anteponer al acceso a la preservación es un error. Dentro de las nuevas apreciaciones del concepto de archivo. En el campo de los archivos ha de diferenciarse con la fundamentación suficiente. entre otras muchas variables. parecen hoy más que nunca tomar equivalencias aproximadas.
 Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa / Grupo de Archivo y Correspondencia. Conceptos como el de Archivo Total y programa de Gestión Documental. las condiciones físicas del soporte.
. Los materiales de archivo. particularmente a través de las imágenes escaneadas.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Si bien los proyectos digitales en archivos deben propender porque la aplicación tecnológica involucre las tres etapas de ciclo vital del documento. una acción tecnológica que involucra la conversión de imágenes. dándole a este término una definición muy sencilla que aclara el alcance en la práctica profesional: “Esfera de la gestión administrativa encaminada a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación. El archivo total puede ser entendido como la acumulación de documentos que fluyen a través del ciclo de vida. Materiales afectados físicamente. son candidatos a ingresar al sistema digital. la selección del material que entrará a formar parte del sistema de objetos digitales que prestarán servicio documental. siendo de aplicación general algunos criterios que se mencionan en este apartado. hasta la eliminación o conservación permanente. como substitutos informativos del contenido de los documentos. lo que regularmente ocasionó descuido y desatención. Esta intervención parcializada. mantenimiento. Bogotá. tienen que ser intervenidos de manera previa a la puesta en servicio. han sido identificados como objetos de poca importancia y sin mayor representación de interés. por y para materiales archivísticos en una determinada fase del ciclo vital de los documentos. 1996. la frecuencia de consulta. La Unesco plantea el Programa de Gestión Documental.. que es una realidad en nuestro medio. relacionadas con las expectativas de vida. no es frecuente que las posibilidades económicas y tecnológicas siempre permitan hacerlo. etc. asociadas particularmente a la etapa del ciclo vital del documento que se quiere afectar. en riesgo de desaparecer. Todo el material archivístico que se encuentre en condiciones físicas que impidan su manipulación y uso. desde el momento de su producción. debe ser delineada con características que satisfagan las necesidades documentales de acceso y conservación.
existencia de instrumentos de recuperación y estadísticas de consulta– aunque no son las únicas. La guía. cual es la prioridad. Los procesos de migración digital son costosos en términos económicos. antes de proceder operativamente con la digitalización de imágenes. el acceso a los materiales se lleva a cabo a partir de consultas de referencia basados en sistema de descripción. pero queriendo indicar que el material es representativo en cualquiera de las expresiones en que sea consultado y por tanto lo reviste de especial importancia para ser difundido y conservado. para determinar la prioridad de ingreso de las imágenes al sistema de información. De conformidad con las estadísticas de uso. si constituyen los primeros elementos que se deben tener en cuenta de cara a la implementación de sistemas de imagen digital para documentos de archivo. Un archivo que establece elementos que le permitan decidir qué debe entrar al sistema digital de imágenes. el inventario general. Se trata de procesar documentos de archivo con una política que represente las unidades de servicio y grupos y niveles de descripción establecidos por criterios institucionales. es un archivo que planea exitosamente su proyecto digital. qué ganancia investigativa se obtiene. este criterio de selección permitirá identificar que con tan solo algunos cientos de miles de imágenes puedan ser satisfechas un alto porcentaje de consultas de información. conociendo la subjetividad que conlleva. Digitalicemos poco. Es importante la existencia de obras de referencia anexas a sistemas de organización física e intelectual de los documentos. reflejando la estructura organizacional del fondo documental que se digitaliza y permitiendo la posterior navegación a través de los cuadros de clasificación documental. En los archivos. que serán fundamentales a la hora de decidir el orden con que debe procesarse digitalmente la documentación del archivo. Estos cuatro criterios –estado físico de la documentación. cubriendo los más amplios espectros de demanda en consulta.
 El término se utiliza en un contexto general. etc. implementados con políticas de austeridad y servicio efectivo. cuando debe hacerlo. como en cualquier ámbito documental. operacionales y cronológicos. Estas actividades de carácter archivístico son los instrumentos que dan sustento y conforman el árbol de digitalización de imágenes. riqueza histórica e investigativa. los catálogos e índices. son las hojas de ruta para obtener una representación digital de un fondo documental organizado.. así como en el análisis sobre las tendencias investigativas.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La “riqueza”2 documental del acervo es un criterio de selección que se conjuga con el movimiento de fondos y la consulta de materiales. el inventario esquemático. Por otra parte se debe insistir en el criterio estadístico de consulta y movimiento de fondos.
Un archivo puede. Para poder hacer consultable un documento. persiguiendo la realización universal de descripciones coherentes. mantenimiento y navegación del árbol de digitalización de imágenes. en fin. con el uso de estos estándares. los inventarios –en cualquier modalidad–. soportada en el concepto “Multinivel”. es la finalidad de la descripción archivística. instrumentos que permiten compartir datos de autoridad. normas que apuntan con una intención clara de facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo.METADATOS: LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el objetivo de hacerlos accesibles. en donde la comunidad internacional muestra los beneficios de haber producido estándares de descripción archivística que hoy más que nunca son de amplia aceptación. es necesario elaborar unas representaciones precisas y adecuadas que identifiquen elementos específicos de información. crear instrumentos de recuperación de carácter general como las guías de archivo. La comunidad archivística desde hace un par de décadas se ha preocupado por estandarizar los procesos descriptivos. a sus alcances económicos o bien a la disponibilidad de talento humano asociado al proceso. preferiblemente de acuerdo con modelos predeterminados de uso general. Una descripción de documentos de archivo. o bien obras específicas como los catálogos y los índices. estableciendo esquemas operacionales apropiados a sus necesidades particulares. convirtiendo la descripción en el instrumento que marca la ruta para la creación. Una realidad que aplica en la actualidad está relacionada con las políticas de descripción documental. pertinentes y explícitas.
. Cualquier nivel de descripción utilizado por un archivo está asociado a las imágenes digitales que enriquecerán el servicio documental de la institución. procedimientos que hacen posible la integración de descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información. facilita las acciones sobre el Fondo documental de cualquier institución.
La línea de acción en normalización está activa con metadatos descriptivos. no tan comunes. En términos operacionales y con la visión archivística de servicio. resolución con la que se ha capturado la imagen. facilitan la búsqueda y recuperación de documentos de archivo y su contexto de creación. la imagen digital no es accesible si no cuenta con metadatos descriptivos. es decir. profundidad de bit para la digitalización. como el tipo y modelo de escáner utilizado. pero también necesarios para gestionar datos en un entorno informático. propietario. espacio de color. son el resultado tangible de la disciplina para la normalización de sus actividades de descripción. fuente de luz. La Norma Internacional General de Descripción Archivística. como el que plantea la existencia de imágenes y digitalización de documentos de archivo. ha focalizado la atención archivística y gran parte de los esfuerzos de normalización se crean para este entorno. Personas o Familias–. metadatos estructurales. migración. rastrear. Pero no se trata de cualquier metadato asociado a un software de recuperación. Es hora de incorporar información estructurada para dar cubrimiento a los datos estructurales y técnicos con fines de gestión. los metadatos estructurales se orientan con fines de navegación. Mientras que los datos descriptivos se fundamentan en identificar recursos de información. de manera más precisa. administración y preservación de los objetos digitales. particularmente útiles por ser los de menor aplicación en el entorno archivístico nacional:
. No obstante la importancia de la descripción archivística. presentación. Como información de referencia se mencionan proyectos de interés para el campo de metadatos de preservación. En relación con la imagen digital. y su complemento ISAAR(CPF) –Norma Internacional sobre Encabezamientos Archivísticos Autorizados para Entidades. etc. organizar y/o mantener una imagen. también se denominan comúnmente metadatos. actividades de preservación. que muchos denominan metadatos descriptivos. es importante recalcar sobre la existencia de este tipo de metadatos. compresión. la creación de elementos de datos que ayudan a describir.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Esta información estructurada. lo que garantizará que la institución pueda vincular sus documentos –y sus imágenes– a entornos internacionales y compartir sus descripciones con archivos de todo el mundo. Es precisamente importante el manejo de metadatos descriptivos para archivos. conocida como ISAD(G). ciclos de actualización. formato de archivo. Registran rótulos de estructuración y datos asociados a las imágenes de documentos de archivo. gestión y procesamiento técnico.
sin negar la posibilidad de uso.
. ya por los enormes beneficios de preservación que trae para el archivo el sacar de circulación. de acuerdo con el estándar ISAAR(CPF).
Es necesario identificar la diferencia existente entre imágenes indexadas y sistemas de información descriptivos. importante resulta que las bases de datos que asocien imágenes digitalizadas. es el valor agregado de la tecnología. Disponer de herramientas descriptivas de carácter internacional facilita el intercambio de datos y permite compartir registros de autoridad para conocer el contexto de creación de los documentos. Hoy por hoy.CONCEPTOS DE INTERÉS
Disponer de imágenes digitalizadas asociadas a un sistema de información descriptivo para archivos. están dotadas de generadores de índices y puntos de acceso. sean diseñadas de conformidad con la norma de descripción archivística ISAD(G). con imágenes asociadas. Parte de la misión de los archivos se concentra en disponer y hacer accesible la documentación que conservan. ya por la inmediatez de acceso a la información por parte del usuario. mientras que los productores del documento y. el beneficio será doblemente satisfactorio. almacenados en un sistema de base de datos. Toda vez que los sistemas de descripción documental estructuran la información de manera particular para los archivos. si adicionalmente estas descripciones cuentan con la integración de imágenes. los materiales originales. la mayoría de las herramientas de software que vienen integradas al hardware de digitalización de imágenes. por qué no. Ahora bien. los puntos de acceso controlados en contenido.
representa el fondo y las partes descritas. los sistemas de indexación no pueden sustituir. Se encuentran entonces facilidades técnicas de lectura zonal. imágenes. en donde la generación de elementos de acceso estructurados y conceptualmente construidos es un componente de la descripción documental en su conjunto. con relación a elementos de datos no estructurados. Los índices son puntos de acceso que se generan a partir de los elementos de la descripción. forman parte de la descripción archivística que prevé campos especialmente diseñados para estos efectos. Si es necesario describir las partes que integran el fondo. es decir. entendibles y familiares para todos. en fin. Es por esto. previstos en la normativa relacionada.
El concepto archivístico “descripción multinivel” cobra especial importancia de cara a la estructuración y almacenamiento de imágenes en los sistemas de información digital. debido a la importancia que tienen los puntos de acceso en la recuperación. indexación. éste debe representarse en una descripción. estas pueden describirse por separado. La suma total de todas estas descripciones.. todos ellos procesos automatizados. marcación de imágenes. documentos. sino apenas complementar. Esta técnica de descripción se denomina descripción multinivel. 2000. reconocimiento de caracteres.
. imagen por imagen. los proyectos de esta iniciativa deben tener clara la necesidad de asociar las imágenes en un bloque de información coherentemente
 ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Personas y Familias. Madrid. y ha proporcionado reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados que generen uniformemente mecanismos de recuperación de información. Técnicamente los sistemas de digitalización y tratamiento de imágenes están provistos de herramientas de software capaces de generar puntos de acceso en los documentos que procesan. sonidos. videos. etc. especificaciones de umbral. las actividades archivísticas de la descripción documental. contraste.
Si se describe el fondo como un todo.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Los índices son elementos de datos que permiten una recuperación de objetos: descripciones. No obstante estos representativos desempeños orientados a la recuperación de la imagen.3
Si bien es cierto que el proceso de digitalización se adelanta operativamente unidad por unidad. corrección tonal. que el CIA –Consejo Internacional de Archivos– ha elaborado la Norma Internacional sobre Encabezamientos Archivísticos Autorizados para Entidades. jerárquicamente unidas entre sí.
es decir. Esta identificación permitirá agrupar y “servir”. En otras palabras. al nivel de descripción utilizado por la institución archivística. debe existir un directorio. la integración del sistema descriptivo y el sistema digital es el fundamento de una posibilidad de servicio amplio en los archivos.
Tal y como se da un apareamiento lógico entre una descripción archivística y las imágenes asociadas a esta. unidad documental compuesta o unidad documental simple. que por lo general no son una parte embebida de código. Esto significa que dependiendo de la decisión. Es el repositorio estructurado en donde se almacenan las fotos digitales de los documentos. existen niveles de descripción superiores que no resulta conveniente ni práctico servir como imágenes en bloque.
. deben permitir “navegar” por el cuadro de clasificación de la institución y poner en servicio únicamente aquellas imágenes pertenecientes o asociadas a los niveles inferiores. El banco de imágenes visuales se relaciona con ese componente específico en donde se encuentran las imágenes de los documentos referenciados con asientos descriptivos. la identificación de la unidad de servicio de imagen que presta una institución archivística. deberá desplegar los componentes del nivel de descripción inferior y solicitar de cada uno de ellos las imágenes asociadas.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
ligado a la unidad básica de información.
Tal y como se ha manifestado anteriormente. para que puedan ser coherentemente asociadas a las unidades de descripción. sino una referencia a objetos dada a partir de un campo de enlace presente tanto en el módulo de descripción como en el módulo digital. pero esta no será servida integralmente en imágenes digitales. las imágenes integradas a una descripción documental en particular. en donde las imágenes se estructuran y almacenan de una manera particularmente útil. Los diferentes niveles de descripción aplicados a las unidades documentales de un fondo. es decir. La anterior explicación se fundamente en la necesidad de incorporar en el sistema de información digital. carpeta o unidad de destino organizado. Para ver las imágenes asociadas a este nivel. a través de un visor. muy seguramente un usuario podrá conocer en términos descriptivos una serie o subserie documental.
Cuando se habla de integración entre subsistemas. es necesario que exista una posibilidad unívoca de comunicar el uno con el otro. lo que permite garantizar que dos documentos distintos tendrán dos signaturas distintas y por tanto podrá enlazarse una signatura descriptiva con una signatura igual del subsistema digital. La condición única de enlace permitirá que un registro descriptivo siempre tenga asociado un conjunto de imágenes digitales coherentemente. siendo comúnmente establecido el campo de signatura como el elemento de enlace entre los susbsistemas digital y descriptivo. Es necesario aclarar que el concepto de signatura topográfica tiene un significado de código único para la identificación de documentos en un fondo. Muchos sistemas de información pueden diseñarse con este cruce de referencias. como es el caso de la digitalización y la descripción. si existe un campo de enlace único.
videos. Se trata particularmente de que las intenciones de proyectos digitales sean explícitas en la obtención de respuestas a muchas inquietudes. etc. etc. la presencia de efectos visuales (transparencia. media tinta. manchas. manuscritos. requerimientos de color. toda vez que la imagen digital se convierte en un sustituto equivalente de los documentos. entre las que encontramos frecuentemente las siguientes:
La identificación de tipos de documentos y sus características impresas pueden aportar una visión particular sobre las especificaciones técnicas de la digitalización: texto impreso. Cada clase de soporte debe ser identificada en sus condiciones físicas para. Un archivo se caracteriza por la variedad no solo de las condiciones del soporte documental sino de clases de medios que soportan información: papel. casetes. la necesidad de intervención previa. son elementos para tener en cuenta de cara a las especificaciones técnicas de la captura y el procesamiento de imágenes. las características de tintas. para casi todos sus efectos de uso. Un programa de digitalización es calificado como satisfactorio.).POLÍTICA DE DIGITALIZACIÓN
Para los intereses de este documento bastará interpretar la totalidad de la cartilla como el llamado de atención sobre los requerimientos de una política de digitalización. con el fin de obtener resultados aceptables en cuanto a presentación a los usuarios finales. el estado de los soportes que la contienen. concordantemente. tonos continuos o combinados. Las condiciones físicas de la documentación.
. sin afectar o agredir las condiciones actuales del soporte. discos. disponer de un equipo que permita realizar la digitalización de información analógica. cuando es posible retirar de circulación el material original.
El escáner de cama plana es un dispositivo de captura diseñado para documentación que no puede ser procesada masivamente a través de alimentadores automáticos debido particularmente a las condiciones físicas del soporte. algunos con posibilidades múltiples de procesar todo tipo de documentos. Cuanto menor sea la velocidad del lector. enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto por el CCD (Charge Couple Device). Se coloca la imagen. más información se extraerá de la imagen. básicamente la causada por la intensidad de luz. el sistema de iluminación y un conjunto de lentes se desplazan barriendo la imagen. La luz reflejada se convierte en energía eléctrica y la velocidad del movimiento del cabezal determina la resolución. siendo común que la adquisición no siempre cubra las necesidades de los documentos que queremos digitalizar. por ejemplo. ¿caben los documentos en el cristal de digitalización del escáner? ¿Las condiciones físicas del material soportan sin riesgo la tracción del alimentador? ¿El grosor de los documentos permite la alimentación automática? ¿Los documentos están libres de elementos extraños (clips. etc. la mayor bondad que representa está enfocada en una agresión mínima del documento original. Los escáneres funcionan utilizando el principio básico de la transparencia de la luz.) y preparados físicamente (sueltos y sin dobleces) para un trabajo automatizado de carácter masivo? Las características de los documentos prevén la disponibilidad de un equipo de digitalización con alcances y desempeño específicos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
En el caso del papel. incluyendo en la definición las cámaras digitales y cualquier dispositivo capaz de crear una representación informática de soportes analógicos. A pesar de que se trata de uno de los procesos más lentos de captura documental.
. ganchos. desde los más normales hasta los más inusuales. deberán identificarse variables relativas al formato. ya que es una lámpara la que se desplaza y realiza el escaneo del documento. mientras otros están diseñados a formatos específicos.
Un escáner es un periférico que permite digitalizar documentos. grapas. Existe una amplia variedad de equipos destinados a la digitalización. Sin duda existe en el mercado un equipo de digitalización apropiado para una documentación que posee un archivo en particular y lo primero que resulta importante es identificar esa relación directa entre el equipo de digitalización y los documentos que se vayan a digitalizar.
. tamaños. esta tendencia se amplía y comienzan a aparecer líneas de producción tecnológica que se ajustan a las necesidades de los archivos. medios que soporta (transparencias. Una doble lectura puede resultar conveniente para documentos con información por ambas caras de la hoja. a partir de alimentación automática.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
Dada la intención particular de este documento para manejar el soporte papel. centro. combina alimentación justificada en varios sentidos (derecha. La mayoría de los escáneres dispuestos en el mercado fueron diseñados para producción en serie de documentación con características particulares. como mínimo. un proyecto serio de digitalización debe partir de la disponibilidad de un escáner de producción equivalente. negativos. bondad que se verá ampliada si el alimentador soporta diferentes tamaños y pesos. mientras que otra requerirá del trabajo mecánico con la cama plana del dispositivo. condiciones físicas como encuadernaciones. Por fortuna.. Esta resolución se adapta perfectamente a la representación en pantalla y a eventuales impresiones. generalmente orientados en áreas de negocio específicas. cualquier escáner plano de una resolución óptica de 600 puntos por pulgada o inferior será suficiente. diapositivas. entre otros). Si la pretensión es almacenar digitalmente documentos de texto o gráficos tanto en color como en blanco y negro y estos no son aptos para una tracción automática. si la documentación está “preparada” físicamente para soportar una tracción automática. La adopción de un escáner a las necesidades particulares de los archivos debe comenzar por identificar si el equipo es compatible con los documentos y en el caso de los escáneres de alimentación automática. etc. Indudablemente tamaños que acepta. lo que requerirá entonces de un sistema duplex de captura. si la bandeja de elevación acepta gran cantidad de hojas y provee literalmente un funcionamiento sin atascos de papel.
¿Es mi escáner un equipo para procesamiento de alto volumen? Los archivos tienen como característica homogénea una ingente cantidad de masa documental y. Esto significa que la documentación en muy buen estado o con muy buena preparación podrá ser digitalizada a partir de alimentadores automáticos. formatos. se convierten en elementos de criterio útil para decidir cual dispositivo debe adquirir el archivo. Si físicamente aporta solución. papeles. las condiciones constitutivas del material son importantes.
por lo que está reservado a trabajos profesionales de artes gráficas (laboratorios. escáner de microfilm. tambor. obtendremos un mayor o menor números de gamas de color.
Este es el sistema que más fielmente reproduce el documento original. Los primeros de estos dispositivos de exploración de imágenes separaban las exploraciones en datos CYMK. la entidad optará por un equipo de alcances funcionales (cama plana.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
preguntemos por la calidad: ¿es la esperada? ¿El volumen de producción es el adecuado? Finalmente ¿la representación técnica soporta mi línea de producción a costos razonables? En relación directa se encuentran los documentos y los equipos de procesamiento digital. midiendo la carga que llega. debido a su elevado precio. registrándolas directamente sobre películas colocadas en un segundo tambor giratorio. Dependiendo de los alcances y características –política de digitalizaciónque institucionalmente se establezcan. Este tambor gira a alta velocidad y un sensor va recogiendo fragmentos del documento. Las cámaras digitales son similares en clasificación a las tradicionales de película.) que satisfaga las necesidades de difusión y preservación de los documentos. cámara digital. Se caracte30
. etc. para transformar las imágenes o el video en datos electrónicos.
Una cámara digital es aquella cuyo principal objetivo es captar fotografías en formato digital. las estándar y las reflex. Los dispositivos CCD transportan la carga a través del chip hasta un convertidor analógico-digital que convierte el valor de cada píxel en un valor digital. diferenciadas básicamente porque estas últimas posibilitan el uso de objetivos que exponen la luz sobre un sensor de imagen. Todas las cámaras utilizan un dispositivo CCD o un sensor CMOS. El sistema consiste en un tambor de cristal de gran pureza al cual se le pega el documento. Este tipo de escáner es una difícil elección de para el usuario aficionado. alimentador automático. imprentas. Dependiendo del número de bits del conversor. etc.).
alta resolución de escaneo. modalidades monocromáticas y de color. la relación 1:1 existente en una digitalización de planos con este tipo de escáner.
. se harían seccionadamente. sino que evita la fotocomposición de partes. control de ajuste automático de color.
El funcionamiento de este tipo de escáneres es similar al escáner plano de sobremesa. supera ampliamente las capturas digitales a partir de cámara. tecnología avanzada de CCD de hasta 48 bits y sistemas de tracción total que protegen y cuidan los documentos originales. Por su parte las cámara estándar reúnen la mayor parte de las cámaras del mercado. especialmente diseñadas para que no afecten técnicamente la generación de imágenes y protejan a la vez la integridad de estas valiosas fuentes de información. la gran mayoría de estos dispositivos han sido dotados de sábanas de recubrimiento para los documentos que físicamente puedan ser agredidos. La tecnología ha aportado grandes avances frente a estos dispositivos de captura permitiendo velocidades aceptables. una tarea tediosa para el usuario y costosa debido al tiempo invertido. a pesar de que la tendencia se inclina a hacerlas cada vez más potentes y funcionales en términos de capacidad y función de la calidad de fotografías que se obtienen.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
rizan porque incluyen un sensor de mayor tamaño que las cámaras compactas lo que permite capturar distancias focales mayores y con ello obtener un mayor control sobre la profundidad de campo.
El escáner de planos también conocido como escáner de gran formato. es uno de los dispositivos más adecuados para la digitalización de material planimétrico y cartográfico. salvo que en lugar de escanear documentos opacos. Si bien algunas especificaciones de carácter profesional pueden ser suplidas a partir de cámaras digitales para capturar grandes formatos. Se trata de dispositivos especialmente diseñados para digitalizar documentos que en los otros escáneres. Hacer una toma digital única facilita no solo el servicio de consulta e impresión. lo hace con transparencias (negativos y diapositivas). Toda vez que se trata de alimentaciones mecánicas que generan tracción sobre los documentos originales.
la que hace a partir de lectores/impresores. discrecional por parte de los usuarios. Los escáneres de microfilm son en esencia de transparencias en donde la fuente de alimentación es un documento soportado en película de microfilm. dotados de características de nivel profesional. el mercado cuenta con dispositivos de digitalización de microfilmes.
También denominado microfilmador electrónico. precisando de un lector para su posterior consulta. Esta técnica ha representado un sistema de duplicación documental cuya mayor importancia radica en la conformación de archivos de seguridad con finalidades de consulta. Los formatos tradicionales han sido la película de carrete de 35 y 16 milímetros y la microficha. En términos generales del uso cotidiano que se ha establecido para estos dispositivos se relaciona con una digitalización no masiva.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
La calidad es superior al escáner plano. no obstante las bondades de preservación a largo plazo que representan. normalmente de 15 X 10. en donde a partir de una consulta se determina si se requiere digitalizar el documentos (folio) microfilmado. si bien el mayor problema suele estar en la cantidad de “ruido” que muestra.
La micrografía consiste en la reproducción fotográfica de documentación a tamaño muy reducido. para efectos de proceso masivo.
. Sin embargo. economía de espacio y reducción del deterioro de documentos. Actualmente los avances en velocidades de procesamiento informático y capacidad de almacenamiento de soportes electrónicos dejan en desventaja la técnica analógica de microfilmación. disponiendo en estos dispositivos de poderosas densidades ópticas y alta resolución lo que garantiza un escaneo escalable. Combinan en un único sistema la posibilidad de visualizar microfilmes con la impresión de documentos en papel y en archivo electrónico. Esto permite imprimir o escanear al mismo tiempo. es uno de los dispositivos que mayor nivel de aplicación representa para garantizar que los documentos digitalizados puedan estar disponibles en el futuro lejano.5 cms. particularmente lo relacionado con motas de polvo e impurezas del negativo.
Finalmente. La operación permite trabajar productivamente y el procesamiento automático. Una alimentación flexible y sistemas confiables de transporte reducen la necesidad de preparar documentos y prácticamente eliminar la interrupción. haciendo escalable el sistema a necesidades y volúmenes de documentos acorde a las necesidades de archivos particulares. se intenta delimitar la selección de un equipo de digitalización a partir de las condiciones naturales de volumen documental de un repositorio de archivo y de las condiciones y características físicas en que se encuentran estos materiales. suelen permanecer como sistema de acceso libres de la obsolescencia tecnológica. Es realmente un sistema que integra hardware. La tecnología digital procesa las imágenes para lograr la mayor calidad posible. lo que significa que comparado con un proceso convencional el microfilmador electrónico proporciona mejoras significativas: imágenes alineadas. La digitalización de documentos es un proceso rápido y sencillo. por unos periodos de tiempo mucho más amplios que los que puede ofrecer cualquier medio informático del momento. Para un acceso a largo plazo. incluso de documentos que tienen una gama de fondos y densidades de texto. espaciado uniforme de imágenes –lo que puede optimizar el uso de la película–.
Dada la amplia variedad de posibilidades que el mercado de tecnología ofrece. El escritor de microfilm ayuda a mejorar la velocidad y precisión de producción mientras reduce el tiempo y la mano de obra requerida para obtener alta calidad. como bien se conoce en el ámbito archivístico. Una película de características perfectas es posible de obtener a través de los microfilmadores electrónicos con imágenes derechas y perfiladas de acuerdo con las imágenes digitalizadas. Todos
. generar imágenes de excelente calidad. Se pueden escribir imágenes a la película en una amplia variedad de relaciones de reducción y formatos de indexación. las imágenes están respaldadas en un microfilm a prueba de obsolescencia y para acceso inmediato están disponibles en un sistema de imágenes.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
El proceso consiste en la captura de imágenes a partir de las bondades y facilitación que proporcionan los escáneres de alta velocidad. software y componentes de medios probados. las películas de microfilm. La calidad de la imagen duplica muy de cerca la imagen digital y por tanto pueden ser impresas fácilmente. los bordes han sido cortados.
En muchas ocasiones la variable no es analizada consecuentemente con la realidad y los dispositivos adquiridos no tienen físicamente la capacidad de soportar las dimensiones de los documentos que se van a digitalizar. A modo de pequeñas fotocopiadoras la imagen se coloca sobre un cristal bajo el cual la lente luminosa se desplaza. no caben en el cristal o cama plana de la mayoría de los escáneres domésticos. como mucho. especialmente en lo relacionado con la versatilidad y la productividad. La ventaja económica y de ahorro de espacio tiene su contrapartida en la poca fiabilidad del proceso ya que depende de la habilidad y pulso del usuario y mover el escáner en forma demasiado lenta o rápida. Sin embargo. concretamente el de tracción. Los escáneres de rodillo son una interesante alternativa intermedia que refleja niveles de producción basados en la tracción de documentos cuya calidad no es tan alta. de sobremesa y de rodillo.
Para el caso de soporte papel. puesto que elimina gran parte de los mecanismos que encarecen a los dispositivos de sobremesa. digitalizando el documento. por ejemplo. los de sobremesa representan la alternativa más profesional y de calidad aunque también es la más costosa. permiten obtener una gran calidad y fiabilidad. así como el sistema de escaneo. pero incrementa y es útil para actividades de digitalización en volumen. ya que es el usuario quien mueve el escáner sobre al imagen o documento. la alternativa más económica. se relaciona con las dimensiones físicas de los materiales. siendo consecuentemente lógico. puede afectar al resultado final. Un escáner de gama alta es un dispositivo especialmente fabricado para aplicaciones de gran volumen en donde existen enormes cargas de trabajo. La mayor complejidad de este dispositivo. El escáner de mano es.
Existe una amplia oferta del mercado dividida en tres tipos de escáneres: de mano.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
los archivos se caracterizan por grandes volúmenes. en las espe34
. Documentación de formatos oficio largo. que para su digitalización se requiera de un escáner de gama alta. Frente a estos modelos. con tiempos de inactividad mínimos.
¿Qué pasa entonces cuando mis documentos no son aptos para sufrir una tracción automática? Análisis equivalentes deben establecerse cuando se requiere digitalización de gran formato y no se cuenta con dispositivos de captura lo suficientemente potentes para realizar un buen trabajo. definitivamente.
Identifica la medida y cantidad de imágenes que puede procesar un dispositivo. dependiendo del modo como se configure la captura de la imagen. en modalidad de grises o bitonal. básicamente porque las especificaciones técnicas no son las apropiadas ni las suficientes para poder capturar las dimensiones y los detalles de este tipo de formatos. para que soporten esta modalidad.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
cificaciones se anotan las dimensiones del soporte y son explícitas las condiciones de “formato A4”. Blanco y negro. a través de uso de cámaras digitales de formato doméstico. relacionadas con las características técnicas de digitalización establecidas y por tanto. cuál será su desempeño y velocidad. Lo importante de este apartado es explorar las necesidades técnicas de la digitalización del archivo. La selección de un escáner tiene. A pasar de ser una tendencia tecnológica que está siendo revaluada. si el escaneo es a color. Muy seguramente estas “velocidades” variarán de manera drástica. especialmente porque la mayoría de dispositivos permiten captura de las tres modalidades. sin que exista suficiente claridad que estos escáneres son capaces de trabajar con esta longitud de papel. determinar cuál es la velocidad real que se podrá lograr en el dispositivo. Todos los escáneres presentarán variaciones de desempeño. en una unidad de tiempo.
Existen básicamente tres métodos de captura digital para documentos soportados en papel. No es posible obtener copias digitales de calidad. Técnicamente existe la justificación por que la captura de color hace más costoso
. que ser coherente con las líneas de acción técnica con los cuales se generan las imágenes. por ejemplo de mapas. escala de gris y color. bien vale la pena contrapreguntar que si un escáner es capaz de procesar lotes de hasta 150 páginas por minuto. y ajustarlos a las condiciones que requiere el documento. únicamente a través del alimentador automático. existen aún escáneres que bien tienen limitantes de captura en color o bien deben ser adaptados –física y lógicamente–.
puede trabajar únicamente un par de horas. son controladores que pueden ser utilizados por cualquier aplicación que cumpla con dichos estándares. tamaño y tipo (color. que el escáner. Es necesario identificar la producción real de los equipos de digitalización. Como base de los aspectos técnicos. Esto significa que se deben conjugar las variables de velocidad y producción ya que un equipo puede ser habilitado para que capture 50 imágenes por minuto. por tanto. a la velocidad del ejemplo. sino que también posea controles para ajustar los parámetros que influyen en el proceso de digitalización como niveles de contraste. En este punto es importante que el driver Twain/Isis del escáner sea lo más potente y flexible posible. el fabricante recomienda que diariamente no se supere las 1000 o 2000 imágenes. el equipo deberá responder a esas necesidades. grises. etc.
El desempeño diario de un escáner de alto volumen es un elemento crítico cuando se aplica a documentos de archivo. etc. existen tendencias “de facto” que por su versatilidad se convierten en los estándares de mercado y sobre los cuales deben inclinarse los proyectos digitales. pero de manera continuada. 15000. 2000. en el entendido de que un proyecto archivístico de informatización debe estimar medias de producción para el procesamiento de sus imágenes. por ejemplo. Un driver de escáner es.) de la imagen o documento. o más imágenes diarias. Los estándares Twain/Isis actúan como intermediarios entre el escáner y la aplicación que tratará el archivo digitalizado. acordes a los volúmenes diarios de documentos que deben ser capturados. en volumen de trabajo: 1000. haciendo realidad un desfase cronológico de cualquier proyecto digital de archivos. no basta con que permita elegir resolución.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
el dispositivo y el procesamiento de las imágenes. 5000. un controlador de dispositivo que convierte los datos y los comandos de escaneo en una interpretación entendible entre el equipo y su periférico. para lograr los niveles adecuados. lo que se traduce en tiempo real. Si la utilización de cabezas de alimentación automática es aconsejable para las condiciones físicas del soporte de los documentos. muchos equipos prefieren “especializarse” en lograr alto volumen con una modalidad hasta niveles de gris.
Un driver es un pequeño programa que opera como controlador de un dispositivo para que se puedan comunicar un computador y un periférico.
compresión. los proyectos digitales para archivos no son otra cosa que la integración de dos sistemas independientes (base de datos textual y base de datos de imágenes). el componente del subsistema digital deberá orientar su automatización para que las actividades de enrutamiento. los espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas.
La adquisición de un escáner generalmente comprende un software adicional. 1999). innovación y calidad. estructura de carpetas. Como se ha mencionado en apartados anteriores. El servicio y los escáneres de volumen utilizados para la automatización de archivos. Así las cosas. las tareas. modalidad. Es importante que el software de captura pueda adaptarse a las necesidades de prácticamente cualquier carga de trabajo de digitalización y que la productividad
. puedan establecerse todas las características técnicas y de almacenamiento requeridas para que el proceso de digitalización no se convierta en una actividad manual. producción. signaturización de imágenes. de manera que mejore la eficiencia. usuarios o trabajadores (Tortosa et al. en donde a través de una programación creada por el usuario. Tradicionalmente la ergonomía se ocupa de la interacción entre el trabajador y su puesto de trabajo. rentabilidad. que suele tratarse de versiones reducidas de excelentes programas de captura. estén parametrizadas a través de un proceso automático. esté totalmente automatizada. tratamiento y eventualmente. El objetivo es adaptar los productos. no pueden estar alejados de estos objetivos. De la versatilidad del software de captura dependerá en gran medida el sistema de procesamiento de imágenes. sino por el contrario. etc. conectadas coherentemente a través de un campo de enlace. las herramientas. pretendiendo que cada vez más las prestaciones que se logren incrementen de manera significativa la automatización del proceso. reconocimiento óptico de caracteres. es preciso buscar un escáner que incluya un buen software de captura.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La ergonomía es el estudio de datos biológicos y tecnológicos que son aplicados a problemas de adaptación entre los seres humanos y las máquinas. sin embargo el concepto abarca y está supeditado a objetivos de organización. seguridad y bienestar de los consumidores. nombres de fichero. resolución. Sobre las expectativas de masificación de un proceso digital para archivos.
finalmente. Llevar cabo una digitalización del flujo de trabajo con documentos de archivo puede ser mucho más rentable si se cuenta con un programa apropiado para capturar y procesar imágenes. manejo.
. En muchas oportunidades se compran escáneres de alto desempeño que vienen acompañados de software limitado y. conjugando fiabilidad. versatilidad y productividad. ya que los errores humanos de actividades mecanizadas. pueden generar inconsistencias de enlace entre las aplicaciones de bases de datos y las imágenes asociadas a los registros.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
se vea beneficiada a través de un amplio número de funciones que ayudan a impulsar y sacar el mayor provecho posible de los dispositivos adquiridos. gran parte del trabajo de digitalización termina por realizarse de manera manual. en un solo software. generando lógicamente una insatisfacción en desempeño y corriendo altos riesgos de integración. precios.
una imagen en grises con una profundidad de bits de 2 tiene la posibilidad de representar 4 tonos (2 elevado al cuadrado). Una imagen en color se representa por una profundidad de bit de 8 a 24 lo que permite obtener hasta 16. La diferencia entre estos tipos de datos se basa en el número de bits asociados a cada punto de la imagen.7 millones de colores asociados a un píxel. Una imagen en escala de grises está formada por pixeles representados por varios bits de información –tipicamente 2 a 8–. comúnmente llamada bitonal. lo que significa que podrán existir 254 tonos de grises entre un blanco puro y un negro puro. escala de grises o color. lo que técnicamente es entendido como profundidad de bits o modalidad de digitalización. es aquella que se representa por píxeles –o puntos– formados por un bit que puede representar dos tonos (blanco o negro). Para identificar el número de tonos posibles en una imagen.CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS IMÁGENES
Las imágenes digitales son fotos electrónicas compuestas por puntos o píxeles organizados en filas y columnas. generando distintas modalidades de imágenes. Una imagen en blanco y negro. resultantes de elevar 2 a la 24. La modalidad de color se especifica por canales (rojo. verde y azul) a los que se aparea una posibilidad de 8 bits por cada color.
. los cuales pueden contener diferente cantidad de valores de información. esta puede ser configurada en blanco y negro. mientras que una imagen en escala de grises con una profundidad de bits –modalidad de digitalización– podrá representar 256 (2 elevado a la 8) tonos diferentes para cada píxel. es decir.
Cuando se captura una imagen. se debe elevar 2 a la potencia del número de bits asociados por píxel.
expresada en píxeles. Cuando se utilizan más de dos bits para codificar un píxel. y así sucesivamente. se puede codificar con un solo bit de información. con cuatro bits se representan dieciséis colores. siendo claro que en todos los casos cuanto mayor sea la resolución. Las dimensiones de píxel se pueden determinar multiplicando tanto el ancho como la altura por el número de puntos por pulgada a que se ha establecido la resolución. Las digitalizaciones se miden en píxeles por pulgada –ppi– mientras que las tramas pueden medirse en líneas por pulgada (lpi). Con dos bits se representan cuatro colores o niveles de gris. Es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. A mayor profundidad. La escala de resolución depende del dispositivo que se mida. para formar una imagen en una pantalla o en una impresora.
Este concepto es determinado por la cantidad de bits utilizados para definir un píxel. Si un píxel tiene solo dos valores de color (normalmente blanco y negro). más detallada y definida será la imagen. mayor será la cantidad de tonos (escala de gris o color) que pueden ser representados. La resolución es la medida de lo detallada y precisa que es una imagen. Se trata de un punto en una rejilla rectilínea de miles de puntos tratados individualmente. es posible representar un rango mayor de colores y niveles de gris. Igual que un bit es la unidad de información más pequeña que puede procesar un computador. un píxel es el elemento más pequeño que el hardware y el software de pantalla e impresora pueden manipular al crear gráficos.
. Las imágenes digitales están compuestas de miles o millones de estos puntos y por eso se califica que los píxeles son los elementos constitutivos de las imágenes digitales.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Es la abreviatura fonética del concepto inglés “picture element” (elemento gráfico).
Son las medidas horizontales y verticales de una imagen. generalizada a pulgadas.
Técnicamente la resolución identifica el número de puntos (píxeles) que se identifican en una unidad de medida.
Los sistemas de compresión pueden caracterizarse como sin pérdida o con pérdida.
La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de imagen para su almacenamiento. Los sistemas con pérdida. una imagen de baja resolución tendrá un aspecto menos nítido que una de alta y generará un fichero informático de menor tamaño que esta. puede ser extremadamente difícil detectar los efectos de la compresión con pérdida. partiendo de las condiciones del original. complicando las capacidades informáticas y de redes de muchos sistemas.
 Cornell University. por lo que. a una forma de abreviatura matemática. generalmente pulgadas. sino del dispositivo de salida que se tenga previsto para la imagen. en consecuencia. la profundidad de bits y haciendo uso de la compresión. utilizan una manera de desechar la información “menos importante”. basada en complejos algoritmos. Esto significa que en una imagen de 300 puntos por pulgada (ppp) cada píxel que forma la imagen tiene un tamaño de 1/300 de pulgada. La compresión con pérdida típicamente se utiliza con imágenes tonales. Las políticas normales han limitado el tamaño de los ficheros reduciendo la resolución. y la imagen puede considerarse “sin pérdida visual”. Llevando la teoría a la práctica. Los primeros abrevian el código binario sin desechar información. El tamaño del archivo para imágenes digitales puede ser muy grande. Cuantos más píxeles por unidad de medida mayor resolución. La dimensión se establece a partir de la cantidad de puntos dispuestos en una unidad de medida. Todas las técnicas de compresión abrevian la cadena de código binario en una imagen sin comprimir. como JPEG. procesamiento y transmisión.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
. basada en un entendimiento de la percepción visual. El objetivo es aumentar la velocidad de entrega. Sin embargo. y en particular con imágenes de tono continuo en donde la simple abreviatura de información no tendrá como resultado un ahorro de archivo apreciable4 . Tutorial de digitalización de imágenes. cuando se “descomprime” la imagen es idéntica bit por bit al original. La compresión sin pérdida se utiliza con mayor frecuencia en el escaneado bitonal de material de texto. porque se trata no solo de las características de la captura.
JPEG –Joint Photographic Expert Group–. siendo destacables dos aspectos fundamentales: la resolución y la transmisión de color y tonalidad en forma efectiva. GIF –Graphics Interchange Format–. PNG –Portable Network Graphics–.
Los formatos de archivo de imagen se relacionan más que con los bits que forman la imagen. los usuarios están interesados en la calidad de la imagen (legibilidad y fidelidad de color para una tarea). La satisfacción del usuario con las imágenes en la pantalla dependerá de las posibilidades de los sistemas de visualización. para lo cual puede resultar interesante la posibilidad de dimensionar el “peso” de un fichero digital. soporte técnico. deben tener prevista la estructura y sistema de almacenamiento digital. capacidad de color y soporte para compresión y metadatos. los tamaños de archivo y por consiguiente los ficheros de imágenes. Como en todo proyecto digital de volumen. con la información del encabezamiento acerca de cómo leer e interpretar un fichero. profundidad de bits. Todas las condiciones técnicas de la captura influyen en el resultado final. Además de la velocidad de entrega. Algunos de los factores que se deben tener en cuenta al elegir un formato de archivo son los siguientes: profundidad de bits aceptadas. Existen muchos formatos de archivo de imagen. Los formatos de ficheros de imagen se identifican para establecer atributos propios que soportan diferentes potencialidades de las imágenes en sí mismas. PhotoCD. Los formatos de archivo cambian en términos de resolución. PDF –Portable Document Format–. el cual se establece a partir de la multiplicación del área de superficie (ancho por alto). Debido a que el archivo de imagen se presenta en bytes (formados por ocho bits) se debe dividir esta cifra por ocho. pero los más usados en la actualidad son TIFF –Tagged Image File Format–.
. etc. FlashPix. la presentación completa de las imágenes en pantalla y las representaciones exactas de las dimensiones de los documentos originales. técnicas de compresión aceptadas. por la profundidad de bits y por los puntos por pulgada (dpi por sus siglas en inglés) al cuadrado. gestión de color.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
imagen. JFIF TPEG File Interchange Format–. capacidad de metadatos.
. con especificaciones en volumen de producción altas.
Se ha insistido a través del texto en conceptos como las unidades de descripción y las unidades de servicio. una carpeta que contenga las imágenes asociadas a este. ante lo cual se generan no solo errores humanos propios de la mecánica. a partir de carpetas asociadas físicamente a las unidades de descripción. más no como una línea de acción para los programas de digitalización. El proyecto informático de archivo que integre el componente digital y la base de datos textual. sino niveles de producción que hacen cuestionable la adquisición de equipos de alta gama. debe generar un “entendimiento” entre estos sistemas. este apartado únicamente se plantea como un referente de conocimiento general. y dentro de ellas ficheros de imagen. para establecer enlaces coherentes y asociados armónicamente. al establecer carpetas y subcarpetas. Una estructura de almacenamiento de imágenes tiene componentes técnicos y de concepto. Por una parte. Por tratarse de aspectos de diseño. dependiendo de las capacidades del sistema operacional y las velocidades de acceso que deben garantizar al usuario una respuesta oportuna. que exista una integración de imágenes.AUTOMATIZACIÓN
La automatización del proceso de digitalización está relacionada con actividades que se ejecutan repetitivamente. los elementos técnicos pueden estar referidos al árbol que se generará a partir de la digitalización. todas las veces que se escanea un documento y que comúnmente se realizan de manera manual por parte de los usuarios. estableciendo una integración automatizada por cada registro en base de datos. es viable. porqué no. Con respecto a los componentes de concepto. en donde la funcionalidad puede ser tan variada como la creatividad lo permita.
el procesamiento de imágenes guarda los ficheros generados.
El apartado de almacenamiento físico se refiere al destino final de las imágenes. porque es la única manera de que los subsistemas de imágenes y base de datos. asignar los nombres de ficheros y carpetas. Es importante definir el sitio físico de almacenamiento. si su disponibilidad será
. para prever las condiciones mínimas de capacidad y garantizar un proyecto perdurable en el tiempo. las cuales pueden permanecer on line –en línea–. a través del software de captura.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Finalmente se trata de establecer que las estructuras de almacenamiento de las imágenes obedezcan a criterios claros y precisos. un sistema de imágenes no tiene por qué funcionar únicamente con determinado sistema de descripción documental. con una estructura particularmente diseñada. Si bien los sistemas de almacenamiento han ampliado sus posibilidades de una manera casi ilimitada.
La automatización de la digitalización deberá. el proyecto digital debe iniciar con unos estimados que se compadezcan con la realidad de la producción de imágenes y determinar.
Se refiere a un componente específico de la estructura de almacenamiento. fuera de línea. a su vez. facilita la elaboración de copias de seguridad integral de las imágenes. Esto significa que un sistema de base de datos no tiene por qué estar “amarrado” a un sistema de imágenes y. como su nombre lo indica. Estas nomenclaturas serán interpretadas desde la base de datos textual para realizar los enlaces respectivos y es por esto que se recomienda su mecanización a partir de las opciones disponibles en el software de interfase con que vienen acompañados los escáneres. aportando al sistema digital los mecanismos de seguridad necesarios para desarrollar las políticas de mantenimiento establecidas. sean independientes y puedan coexistir y ser funcionales sin una dependencia intrínseca entre ellos. de acuerdo con unas reglas establecidas y desligar al usuario de la responsabilidad de estas actividades. técnica y conceptualmente. near line –cercanos– o. generalmente orientada a un servidor o repositorio de imágenes. La ruta. en donde.
semimanual o manual. el sistema se configure y cree imágenes con áreas de escaneo establecidas. en contexto. trátese de un mecanismo automatizado. ganada a través de funciones que permiten guardar configuraciones y perfiles personalizados de trabajo. por ejemplo. entre otras muchas versatilidades. Todo esto se traduce y significa productividad.
Entendamos por acceso la facilidad de visualización y despliegue de imágenes en un visor de alta velocidad. generación de estructuras de carpetas de acuerdo con pautas preconcebidas. rotación. es decir al resultado final del escaneo de documentos. son. ejerciendo un control de calidad inmediato sobre las imágenes. para validar. o en cualquier otro estándar tecnológico que sirva como repositorio de imágenes. con una velocidad de prestaciones aceptable. permitiendo que tan solo con seleccionar la aplicación deseada. por medio de aplicaciones de captura que los usuarios definen como herramientas de trabajo. aprobar o rechazarlo. el sistema deberá “servir” las imágenes de una manera oportuna y satisfactoria para los usuarios. en medios externos de almacenamiento+. El acceso al resultado de la digitalización permitirá repetir de manera instantánea aquellas imágenes que no han cumplido satisfactoriamente las condiciones de visualización requeridas y manipularlas en términos de inserción. Frente a una alimentación automática o bien basada en cama plana. aplicación de diversos formatos de grabación. orientación o mejoramiento específico. visualización y recuperación de documentos. aunado a la posibilidad de configurar servicios de procesamiento de imágenes. Se advierte.
Elegir entre una variedad de opciones de servicio diseñadas específicamente para un modo particular de trabajo. que cualquiera sea el medio de almacenamiento físico. Un sistema de procesamiento de imágenes con innovadoras prestaciones ofrece la posibilidad de automatizar las características técnicas de las imágenes generadas. basado en arreglos de discos. es importante que el usuario pueda tener acceso al producto de la digitalización. las habilidades que deben disponerse en un software de captura. modalidades de color definidas.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
en línea. utilizando el sistema de captura automatizado.
. eso si. enrutamiento de los ficheros generados a carpetas específicas.
Es decir. serán el patrón para determinar las líneas de acción. Confluyen elementos de hardware. software y redes.COMPONENTES DE LA IMAGEN DIGITAL
La cadena tecnológica necesaria para la digitalización de imágenes se relaciona con una serie de pasos lógicamente dispuestos. que deben ser evaluados de manera integrada. la importancia de establecer una política de digitalización. hay mucha variedad en las características técnicas para digitalizar documentos. siendo operativos en un marco de referencia orientado a la documentación objeto de la digitalización. Los procedimientos involucrados se relacionan con las características técnicas de la política de digitalización y pueden variar de conformidad con las especificaciones de cada archivo y las particularidades de sus documentos.
La creación de imágenes soportada en la captura o conversión de documentos a formato digital es el primero de los componentes de un flujograma de proyectos digitales para el campo archivístico. La migración debe estar dotada no solo de los lineamientos técnicos de la digitalización sino de los instrumentos operacionales adecuados para ejercerla. De ahí. es decir equipos y máquinas apropiadas a las características físicas de los documentos objeto de proceso.
. pero finalmente el objetivo y los propósitos de un repositorio en particular.
mantenimiento de las imágenes y lógicamente a los metadatos que dan acceso a ellas. para migraciones periódicas. calidad de las imágenes. No se trata simplemente de “conectar y operar”. y el sistema digital de imágenes ha de prever la satisfacción de estos requerimientos con en establecimiento de características técnicas aplicadas al proceso. Las necesidades de los usuarios podrán requerir de posibilidades de consulta en línea. Modalidad de captura (color. Un proyecto fundamentado de digitalización de archivos. aunado a las especificaciones disponibles por el usuario en relación con alcances técnicos del computador.
Este componente se relaciona con la presentación de las imágenes para el usuario. Las actividades y subprocesos se ramificarán ampliamente. bitonal). etc. entonces. Los componentes de un flujo de proceso de la imagen digital deben ser integrados para que exista una interoperación sin dificultad. que incluya no solo su operatividad funcional. así como una preparación continua y permanente. toda vez que los componentes de la imagen digital deben ser adaptados de manera creativa en los campos de archivos y bibliotecas. que cuente con recursos suficientes. Es necesario. formatos de grabación. deberá garantizar continuidad. son aspectos que requieren de evaluación. permanencia. uso de estándares. entre otros. descargue de imágenes. demoras y contingencias. involucrando la infraestructura necesaria para su visualización.. sino que vele por los aspectos relacionados con la preservación y acceso a largo plazo.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Para crear un sentido de prestación de servicios. por tanto. escala de gris. impresión y en general para su uso. escala aplicada. tamaños de ficheros. y en tal sentido es necesario prever fallas. garantizar un mantenimiento de las imágenes y del sistema.
La digitalización deberá encontrar un punto intermedio entre el servicio de imágenes digitales a través de monitores y la copia impresa de los documentos digitalizados. es importante gestionar y administrar los documentos digitalizados a través de un sistema de información asociado a los metadatos extraídos de cada unidad documental. metodologías de actualización y renovación de hardware y software. impresión de documentos. La administración se refiere. la velocidad de acce48
. a la organización.
una visualización completa de las imágenes y. Resumiendo esta sincronización. capacidades del navegador web y disponibilidad y características del visualizador. Se deben seleccionar productos de aceptación comercial. lógicamente. para esta función también se puede acudir a software básico que el usuario utilice. técnicos. a su vez también deben calibrarse). ingenieros podrán aportar visiones operativas que confluyen en un proceso continuado de conversión. una calidad aceptable.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La satisfacción del usuario con las imágenes en la pantalla dependerá de las posibilidades de los sistemas de visualización. se busca que el usuario convencional disponga de una rápida recuperación.
Todos los elementos. ya que por más reducido que sea el nivel de componentes. Sin embargo. De cara a la presentación de las imágenes. la digitalización tiene que disponer de un mecanismo de representación adecuado a las características técnicas de la captura realizada.
. deben ínteroperar sin dificultad. La integración funcional del sistema digital requiere de un concurso multidisciplinar para su éxito. Muy seguramente requeriremos de adaptaciones particulares en el proceso de implementación. no este preparado (calibrado) podrá generar una inadecuada apreciación de imágenes que han sido satisfactoriamente procesadas. desde la infraestructura tecnológica hasta la política de digitalización. Si bien la calibración puede hacerse mediante hardware especial. Cualquier usuario puede realizar una primera calibración acorde a sus gustos y preferencias. Un monitor que no sea apto o mejor. Archivistas. el despliegue de imágenes requiere de una calibración adecuada porque de lo contrario se obtendrán resultados indeseados. mediante impresoras laser o de inyección. soportados ampliamente por el proveedor. lo más alejados posibles de sistemas propietarios. gestión de imágenes. opcionalmente. preferiblemente estándares de facto. Un monitor que se encuentre correctamente calibrado mostrará la información digital exactamente igual a como podremos verla en papel de imprenta (aunque no. presentación y servicio integral de acceso a documentación archivística. los proyectos digitales se convierten en ramificaciones complejas al momento ponerlos en marcha. de la posibilidad de generar copias impresas de los documentos. ya que estas.
d. La preservación a largo plazo es naturalmente necesaria en los archivos calificados con valor permanente. promover el uso archivos digitales garantizará. Río de Janeiro. la digitalización de documentos patrimoniales no au5
 Nota de cierre del texto expuesto por Leonardo Guzmán en el II Encuentro de Archivos de Tradición Ibérica. (q. Mucho se habla de la importancia de la preservación de objetos digitales.p.)5
Considerando que la tecnología generalmente nos ofrece ventajas y soluciones. no se puede decir que un documento digital se ha preservado. no “muestran” sus posibles fallas anticipadamente. de alguna forma. Tal y como se menciona por parte de los especialistas. No obstante. Finalmente.
. frágiles y por demás. particularmente porque son de poca duración en el tiempo. La recomendación general de copias de respaldo. 2002. La confianza física de los medios es un problema asociado.e. de acuerdo con la Ley 594 o Ley General de Archivos para Colombia. La meta de la preservación digital es garantizar y mantener la capacidad de acceder a archivos digitales. de cara a la obsolescencia tecnológica y a inestabilidad de los soportes informáticos a largo plazo. si no se tiene acceso a él. si bien resulta un tema trillado. y es muy limitado el esfuerzo práctico que se hace en este sentido. Por otra parte. la humanidad está en riesgo de perder la memoria”
Jorge Palacios Preciado. asegurar la confiabilidad de los archivos digitales a través de procedimientos técnicos (criptografía y firma digital) influye en la toma de decisiones para la preservación digital. en los que debe interesarse cualquier institución dedicada a la preservación de la memoria.LA PRESERVACIÓN DIGITAL
“… paradójicamente. el tema de la preservación digital es uno preocupante y desalentador. cobra importancia por los recursos invertidos y por el tiempo demandado en el proceso. que constituyen un alto porcentaje del patrimonio documental. en la era de la información. la permanente atención y preocupación por el acceso y la disponibilidad de estos acervos.
y difícilmente podía ignorarse el crecimiento y la vulnerabilidad del patrimonio digital”. aunque ya floreciente.
Apartado del Capítulo 1. sin que obste que todo el acervo digital debe ser atendido de manera pronta debido particularmente a la falta de certidumbre sobre la permanencia tanto de la información como del medio.
. de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en los instrumentos TRD6. Las tecnologías que utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
toriza la eliminación del soporte papel y en consecuencia la preservación digital deberá estar enfocada a los documentos que nacen y cobran valor archivístico en este formato. pues su razón de ser es en parte fomentar y permitir la preservación y el disfrute del patrimonio cultural. Cuando las tecnologías caducan. nos permitimos anexar un par de textos relativos al tema. se produce únicamente en forma digital. Marzo de 2003
 Tabla de Retención Documental. Los medios que utilizamos para guardarlo y almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y constantemente por otras nuevas. los documentos pertenecientes a las etapas administrativas del ciclo vital. Dada esta preocupación. existen graves problemas para mantener utilizable y disponible nuestro emergente. del documento Directrices de Preservación del Patrimonio Digital. en los soportes informáticos. Introducción. también cada vez con más frecuencia. científico y de información reviste formas digitales y. preparado por la Biblioteca Nacional de Australia para la División de la Sociedad de la Información de la Unesco. No debe sorprender el interés de la Unesco por esta situación. patrimonio digital. tendrán necesariamente unas acciones de preservación más “limitadas” en términos de su permanencia. a menudo sin recursos suficientes y con estrategias inciertas.
“Cada vez más. sino que también tienen dimensiones sociales y de organización. Por otro lado. ya que tenemos la responsabilidad de esforzarnos por conservar abiertos los medios de acceso durante largos períodos de tiempo. nuestro patrimonio cultural. con ellas se pierde también el acceso al patrimonio digital que permitían. científico e informativo de los pueblos del mundo. Estos problemas no son únicamente de carácter técnico. No obstante. que despiertan interés desde el seno del programa General de Información de la Unesco.
junto con los ficheros digitales que constituyen los correspondientes datos.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
“Gran parte de la ingente cantidad de información que se produce en el mundo es de origen digital y existe en una gran variedad de formatos: texto. cuyo volumen aumenta sin cesar. Asimismo. los componentes multimedia de los sitios web. se está volviendo un probema apremiante. y sobre la necesidad de emprender una campaña internacional para salvaguardar la memoria digital en peligro de desaparición. para nombrar solo algunas de esas áreas. y también a alentar a las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales y a los organismos internacionales. la Conferencia General invitó al Director General a preparar un documento de trabajo para la reunión del Consejo Ejecutivo. los Estados Miembros convinieron en que era necesario actuar con rapidez para salvar el patrimonio digital. una fundación sin fines de lucro con sede en Amsterdam. plantea nuevos problemas. bases de datos. datos de investigación. es decir. En muchos casos. la Conferencia General aprobó la Resolución 31 C/34. Durante la reunión de mayo-junio de 2001 del Consejo Ejecutivo de la Organización. películas. en el que figuraran los elementos de un proyecto de carta para la preservación de documentos de origen digital. prevista para la primavera de 2001. El enorme tesoro de información digital producida hoy en día en prácticamente todas las áreas de las actividades humanas y concebida para ser consulta con computadoras. imágenes. ya que a veces resulta difícil determinar a qué país pertenece el sitio web. grabaciones sonoras. nacionales y privados a garantizar que la preservación del patrimonio digital fuese altamente prioritaria dentro de las políticas nacionales. Si el objetivo es poder tener acceso a esos materiales en su forma original. En su 31° reunión. podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación.
. La Unesco ha venido examinando estas cuestiones con objeto de definir una norma que guíe los esfuerzos de preservación de los gobiernos en la era digital. productos de comunicación o arte digital. definir qué elementos deben conservarse para las generaciones futuras y cómo proceder en su selección y conservación. Para las instituciones culturales que tienen a su cargo el acopio y la preservación del patrimonio cultural. es preciso conservar el equipo técnico. los soportes materiales y lógicos originales o compatibles. constituyen una dificultad adicional en lo relativo a derechos de autor y a geografía. Los debates fueron ampliamente sustentados por un documento de trabajo sobre los diversos aspectos de la preservación digital elaborado para la Unesco por la European Comission of Preservation and Acces (ECPA). en la que llamaba la atención acerca del patrimonio digital mundial. La preservación de valiosa información científica. incluidos los enlaces a Internet.
lo que equivale a 250 megabytes por cada hombre. en Internet. Considerado el medio de publicación más democrático en toda la historia. Al tiempo que. ‘el almacenamiento de la producción total anual de contenidos impresos. ópticos o magnéticos. pues se estima que. los programas y equipos son reemplazados constantemente por nuevas generaciones más potentes que acaban por resultar incompatibles con sus predecesores. se volverá inaccesible. tales como páginas impresas. se calcula entre 44 días y dos años. de la producción total en el mundo. pues sus páginas y foros de discusión constituyen un invalorable espejo de la sociedad. El volumen de datos que debe examinarse para seleccionar lo que merece ser preservado es pasmoso. mujer o niño del planeta’. principalmente porque las ‘publicaciones’ de la malla mundial aprovechan a menudo datos almacenados en servidores en diferentes partes del mundo. Existen problemas técnicos para que el objeto digital salvaguardado sea accesible en su forma original. existen mil millones de páginas cuya duración de vida media es muy corta. lo cual hará que. grabaciones o filmaciones analógicas. la ECPA señala las limitaciones de estos esfuerzos y defiende la adopción de normas internacionales.
. la proporción de información y arte en medios tradicionales. Otro aspecto complejo es el de la propiedad intelectual. de aquí a pocos años. no puede aplicarse tal cual al material digital por varios motivos. Por ejemplo. así como enlaces con sitios web y bases de datos.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
Los métodos tradicionales de preservación. requerirá unos 1. cuyo volumen aumenta sin cesar. disminuye año tras año frente a los objetos digitales. del que a menudo forman parte sonidos y gráficos o imágenes dinámicos. Otro problema que se plantea es el del volumen mismo de los datos. merece ser preservada como un todo. Según un reciente estudio de la School of Information Management and System de la Universidad de Berkeley . como el ‘depósito legal’. utilizado por las bibliotecas nacionales para que se conserven copias de todos los materiales impresos. puede encontrarse un sorprendente conjunto de derechos asociados a los sitios web que combinan objetos digitales de diversas procedencias.500 millones de gigabytes de memoria.filmados. hay quienes sostienen que Internet. Aunque en muchos países se han emprendido valiosas iniciativas para preservar el patrimonio digital. el material. comprendidos los derechos de autor de los programas necesarios para el acceso a los ficheros digitales. California. incluidos sitios web. y todavía no se ha llegado a un acuerdo de alcance sobre el principio del ‘derecho de copia para preservación’.
fabricantes de programas informáticos y organismos de normalización. deberán tener en cuenta la conservación. Riga (Letonia). productores de información. al diseñar sus productos. y d) la preparación de un proyecto de carta para la preservación del patrimonio digital. El presente documento. organismos nacionales e normali55
. del 18 al 20 de diciembre de 2002. celebradas en Managua (Nicaragua). responsables de la formulación de políticas. del 4 al 6 de noviembre de 2002. Además. elaborado para la Unesco por la Biblioteca Nacional de Australia. Adis Abeba (Etiopía). que representaban una gran variedad de intereses y disciplinas: bibliotecas y archivos. contiene directrices generales y técnicas para la preservación del creciente patrimonio digital mundial y el acceso permanente al mismo. b) la difusión de directrices técnicas. que fue la primera de una serie de consultas regionales similares. la orientación. Es obvio que ya han pasado a la historia los días en que la responsabilidad de la preservación incumbía exclusivamente a las instituciones encargadas de los archivos. procedentes de 86 países. Tomando como base las reflexiones anteriores. comprendidos los de programas informáticos. instituciones y expertos encargados del patrimonio. los días 17 y 18 de marzo de 2003. que se someterá a la aprobación de la Conferencia General en su 32° reunión. del 9 al 11 de diciembre de 2002. Las instituciones culturales necesitan la cooperación de los creadores de información y los productores de programas informáticos. Tiene por finalidad servir de manual de referencia sobre el Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio Digital. Debemos agradecer a Colin Webb y a la Biblioteca Nacional de Australia el haber preparado las Directrices y organizado la Reunión de Consulta para Asia y el Pacífico sobre la Preservación del Patrimonio Digital. La cooperación. c) la ejecución de proyectos piloto. son indispensables recursos adecuados y apoyos políticos para que las futuras generaciones sigan teniendo acceso a los abundantes recursos digitales en cuya creación hemos invertido tanto en las últimas décadas. la Unesco ha elaborado una estrategia para promover la preservación digital. quienes. la dirección y la distribución de tareas constituyen un elemento clave de la preservación del patrimonio digital. que se articula en torno a: a) un amplio proceso de consultas con los gobiernos. En esas reuniones regionales participaron 175 expertos. del 18 al 20 de noviembre de 2002. y Budapest (Hungría). celebrada en Canberra (Australia). proveedores de servicios de Internet.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
La complejidad de los problemas que se plantean obliga a que en la tarea de preservación intervengan los productores de la información digital.
periodistas.| GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |
zación. Esperamos que las presentes Directrices sean de utilidad para los especialistas de la gestión y la conservación cuando deben tratar los complejos problemas técnicos que plantean la preservación del patrimonio digital mundial y el acceso permanente al mismo”. Todos contribuyeron con sus valiosos comentarios a la redacción de las Directrices y del anteproyecto de carta sobre la preservación del Patrimonio Digital. universidades e instancias gubernamentales. Adbelaziz Abid División de la Sociedad de la Información Unesco
. juristas. fabricantes de equipos y programas informáticos.
mcu. Madrid. Personas y Familias) ISAAR(CPF).com/glosario/driver. 2000-2003. Consejo Internacional de Archivos. 1996. http://www. http://www.com http://webpersonal. Ley General de Archivos para Colombia.uma.kodakprofessional.es/~MANOLI/impresion_imagenes.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.cornell.jsp
.library. Ministerio de Cultura de España. CIA.es/sgae/index_aer. Norma Internacional para Registro de Autoridades Archivísticas (Entidades. Cornell University.| DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |
Ley 594 de 2000.fotonostra.htm http://wwwmx.Unesco. Archivos Estatales en Red. Consejo Internacional de Archivos. Nacional Library of Australia . http://aer.htm Directrices para la preservación del patrimonio digital.html Norma Internacional General para Descripción Archivística ISAD(G). 2003. Biblioteca de la Universidad de Cornell / Departamento de Investigación. 2000. Llevando la teoría a la práctica: Tutorial de digitalización de imágenes.
11. Gestion de La Correspondencia1. El Archivo PersonalLa Calidad Enla Industria Del CafeDECRETO 1050 04 04 2011
digitalizacion_de_archivos by rocajer3.2K viewsEmbedDownloadRead on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.Copyright: Attribution Non-Commercial (BY-NC)List price: $0.00Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentMore informationShow less

References: resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
in fine
 Resolución