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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JOSE MARSELLA - PDF
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Xavier Fernando Villanueva Montoya
1 CODIFICACION SECCIONES Y SUBSECCIONES FONDO: CODIGO: HOSPITAL SAN JOSE MARSELLA MESN SECCION SUBSECCION CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE 1-10 GERENCIA 00 Gerencia 10 Asesoría Control interno 20 Asesoría Jurídica 30 Asesoría Contable 40 Asesoría Planeación / Comité Técnico Planeación 1-20 AREA APOYO LOGISTICO 10 COORDINACION ADMINISTRATIVA 01 Tesoreria 01 Contabilidad 02 Presupuesto 03 Facturación 04 Nóminas 02 Almacén / Compras / Costos 03 Contratos 04 Sistemas 05 Oficina SIAU 06 Estadistica / Historias Clínicas 07 Archivo Central 08 Ventanilla Unica / Unidad Correspondencia 09 Servicios Generales 1-30 AREA ASISTENCIAL 10 DIRECCION MEDICA ASISTENCIAL 01 Consulta Médica 01 Consulta Externa 02 Servicio Social Obligatorio Med. 02 Bacteriología 03 Odontología 20 DIRECCION MEDICA EXTRAMURAL 01 Consulta Externa Extramural 02 Plan operativo de salud pública 03 Urgencias 04 Hospitalización 05 Servicio Social Obligatorio Med. 30 COORDINACION ENFERMERIA 01 Auxiliares Enfermería Area Salud 02 Servicio Social Obligatorio Enf.
2 Hoja 2 de 27 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CÓDIGO OFICINA: CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO GESTIÓN ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 1 5 X 4 Actas de Junta Directiva ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 1 5 X ARCHIVO CENTRAL C.T. E S O Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total. Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total RESOLUCIONES JUNTA DIRECTIVA 1 5 X Recibira tratamiento de archivo historico RESOLUCIONES DE GERENCIA 1 5 X CIRCULARES NORMATIVAS 1 5 X Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total INFORMES DE GESTION GERENCIA 1 5 X 4 Informes de Gestión presentado a la Junta Directiva 4 Informe de Gestión a la Contraloría cuando se retira del cargo 4 Otros Informes de Gestión a organismos de control (2193 Secret Dptal, Contaduria Gral, Supersalud, etc) 4 Publicación contratos 4 Invitaciones INFORMES DE RENDICION DE LA CUENTA 1 5 X 4 Informe de Rendición de la cuenta (anual) 4 Informe de Rendición de la cuenta (mensual) 4 Informe de Rendición de la cuenta (semestral) PROYECTOS DE INVERSION 1 10 X 4 Procesos de reestructuración 4 Estudio Técnico 4 Pagos El proceso de selección se realiza identificando y valorando dentro de la unidad, aquellos documentos que ameriten ser conservados dado su valor histórico, legal o científico PROCESOS DISCIPLINARIOS 2 10 X Cumplidos los plazos de retencion se podran eliminar 4 Queja 4 Delegación del competenete 4 Auto de apertura 4 Indagación preliminar 4 Auto de cargos 4 Contestación al auto de cargos 4 Investigación DERECHOS DE PETICION 2 5 X Cumplidos los plazos de retencion se podran eliminar 4 Solicitud 4 Respuesta a quejas y reclamos ACCIONES DE TUTELA 1 5 X cumplidos los plazos de retencion se podran eliminar 4 Notificación 4 Descargos 4 Sentencia 4 Recursos 4 Fallos
3 Hoja 3 de 27 OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA EN CONTROL INTERNO CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S O ACTAS COMITÉ DE CONTROL INTERNO 1 5 X 4 Manual de Control Interno 4 Memorandos enviados 4 Revisión Plan de Acción 4 Papeles de trabajo 4 Arqueos e inventarios 2 5 X Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total. El proceso de selección se realiza identificando y valorando dentro de la unidad, aquellos documentos que ameriten ser conservados dado su valor histórico, legal o científico INFORMES DE CONTROL INTERNO 1 10 X Cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar 4 Informes de control interno 4 informes de control a entes externos 4 informes de cultura de autocontrol 5 4 Acta de reunión o visita auditorías externas 5 X Cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar INFORMES DE AUDITORIAS INTERNAS 1 5 X Cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar planes de mejoramiento 4 seguimiento a planes de mejoramiento 4 soportes de auditoria 4 Arqueos de caja 4 Auditorías de personal médico INFORMES DE EVALUACION AL SISTEMA CONTROL INTERNO (MECI) PROCESO DE MEJORAMIENTO 1 5 X 4 P.A.M.E.C. Proceso de Mejoramiento Auditoría y Calidad 1 5 X Cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar eliminar previa aceptación en el Comité de Archivo de la entidad.
4 OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA JURIDICA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES AÑOS GESTIÓN CENTRAL C.T E S O PROCESOS JURIDICOS 1 5 X 4 Demandas 4 Fallos CONCEPTOS JURIDICOS 1 5 X 4 Solicitud de Concepto a la solicitud 4 Respuesta / Concepto a la respuesta INFORMES A ORGANISMOS JUDICIALES 1 5 X 4 Informes a Fiscalías 4 Informes a Juzgados 4 Informes a Policía Judicial
5 Hoja 5 de 27 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ADMINISTRATIVA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES ACTAS COMITÉ BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIONES E INCENTIVOS ACTAS COMITÉ SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2 5 X Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total. 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE ETICA 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE FARMACIA 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE GLOSAS 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE PLANEACION 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ INTERNO DISCIPLINARIO 1 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE SALUD MENTAL 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE RESIDUOS HOSPITALARIOS 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE EMERGENCIAS 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMITÉ DE COSTOS 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica ACTAS COMISION DE PERSONAL 1 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica PLAN DE DESARROLLO 1 5 X Recibira tratamiento de documentacion historica PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL 1 10 X Cumplidos los plazos de retencion se podra elimiar Presupuesto de Ingresos y Gastos 4 Proyecto de Planta de Personal : Planes de cargos PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS (CAPACITACION) 1 5 X Cumplidos los plaxos de retencion se podra elimiar PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO 1 5 X Cumplidos los plaxos de retencion se podra elimiar PLAN DE CONTINGENCIAS AREA DE SISTEMAS E INFORMACION HISTORIAS LABORALES X 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Fotocopia de la cédula 4 Fotocopia de libreta militar (si es del caso) 4 Certificado de estudios 1 5 X Cumplidos los plaxos de retencion se podra elimiar Una vez que el funcionario sale de la entidad, su historia laboral se conserva durante un año en el archivo de gestión. Luego es trasladada al Archivo Central, y cumplidos los tiempos estipulados se procede a eliminación
6 Hoja 6 de 27 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ADMINISTRATIVA CÓDIGO OFICINA: CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS 4 Certificados de experiencia 4 Copia de pasado judicial 4 Antecedentes disciplinarios 4 Certificado Boletín de responsabilidad fiscal 4 Decreto/Resolución de nombramiento 4 Acta de Posesión 4 Exámen médico de ingreso 4 Inventario inicial 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y ARP) 4 Ingreso a Carrera Administrativa (si es del caso) 4 Evaluaciones de desempeño (si está en carrera) 4 Certificados de ingresos y retenciones 4 Retención en la fuente (procedimiento 1 y 2) 4 Ascensos 4 Comisiones 4 Sanciones 4 Traslados 4 Encargos 4 Incapacidades 4 Vacaciones 4 Permisos 4 Licencias 4 Exámen médico de retiro 4 Inventario de entrega de cargo 4 Decreto/Resolución aceptando renuncia
7 OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES BOLETIN DE CAJA DIARIO 1 20 X X cumplidos los plazos de retencion se podra eliminar 4 Consignaciones 4 Recibos de caja (pago a E.P.S., ARS, letras y particulares) 4 Extractos bancarios 4 Notas bancarias 4 Notas de contabilidad 4 Notas crédito 4 Notas débito COMPROBANTES DE EGRESO 1 20 X X cumplidos los plazos de retencion se podra eliminar 3 Copia contrato 3 Resolución de vacaciones y viáticos (si es del caso) 3 Factura / cuenta de cobro 3 Actas de interventoría 3 Ordenes de alta 3 Ordenes de baja 3 Ordenes de pago 3 Ordenes de suministro 3 Disponibilidad presupuestal 3 Registro presupuestal 3 Anexos
8 Hoja 8 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES INFORMES TRIMESTRALES GENERALES 1 5 X Informes Trimestrales SuperSalud (Circular 012/2004) 4 Informes Trimestrales Secretaría de Salud (Decreto 2193/2004) 4 Informe Anual Secretaría de Salud (Decreto 2193/2004) INFORMES ACREEDORES Y DEUDORES VARIOS 4 Informe mensual cuentas por cobrar 4 Informe mensual cuentas por pagar 4 Relación de ingresos 4 Relación de egresos 4 Conciliaciones bancarias 1 5 X INFORMES CONTABLES 1 10 X 4 Informes Anual Contaduría General de la Nación (saneamiento contable) 4 Informes Trimestrales SuperSalud (Circular 012/2004) 4 Informes trimestral Contaduría General de la Nación CONCILIACIONES 1 10 X Conciliaciones bancarias Conciliaciones cartera LIBROS CONTABLES 1 20 X X cumplidos los plazos de retencion se podran eliminar Libro Diario de Caja Libro Mayor y Balance Libro Inventario Balance General
9 Hoja 9 de 27 OFICINA PRODUCTORA: NOMINAS Y PRESUPUESTOS CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES NOMINA 1 99 X X cumplidos los palzos de retencion se podra eliminar 3 Formato de Nómina 3 Disponibilidad presupuestal 3 Registro presupuestal 3 Comprobantes de Egreso 3 Orden de pago 3 Notas de descuentos 3 Anexos PROCESOS LIQUIDATORIOS 1 10 X 4 Resoluciones 4 Actas 4 Acuerdos INFORMES EJECUCIONES PRESUPUESTALES 1 10 X X cumplidos los plazos de retencion se podra eliminar 4 Créditos, Contracréditos, Adiciones y Reducciones 4 Ejecución mensual de Presupuesto de Ingresos y Gastos PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL 1 10 X Cumplidos los plazos de retencion se podra elimiar 4 Presupuesto de Ingresos y Gastos 4 Proyecto de Planta de Personal : Planes de cargos
10 OFICINA PRODUCTORA: FACTURACION CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES FACTURAS Y/O COMPROBANTES VENTA DE SERVICIOS 4 Conciliaciones de facturación 4 Facturas regimen contributivo (copia) 4 Facturas regimen subsidiado (copia) 4 Facturas regimen vinculado y otros (copia) 4 Formato Ingreso y Egreso de Pacientes régimen subsidiado, vinculado y particular 1 5 X REPORTE DE GLOSAS A FACTURACION 1 5 X 4 Conciliaciones de glosas de glosas 4 Estado de cartera - externa 4 Recibidos de glosas 4 Recobros de glosas 4 Registro de glosas aceptadas y subsanadas 4 Respuestas a glosas 4 Soportes de glosas 4 Traslado de glosas INFORMES DE FACTURACION 1 5 X 4 Informe Diario de facturación 4 Evaluación Trimestral de facturación 4Cuadro de facturación mensual
11 OFICINA PRODUCTORA: ALMACEN CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES INVENTARIOS ACTIVOS FIJOS 2 5 X 4 Actas de baja de inservibles 4 Actas de entrega y de recibo a funcionarios 4 Actas de recibo de donaciones 4 Inventarios MOVIMIENTOS DE ALMACEN INSUMOS 1 1 X 4 Orden de alta 4 Orden de baja PLAN DE COMPRAS / SUMINISTROS 2 X Plan de Suministros HISTORIA EQUIPOS ACTIVOS MUEBLES Y ENSERES 4 Títulos de propiedad / Facturas 4 Garantias 4 Actas de entrega de equipos a dependencias Cumplidos dos años de cada actualizacion se podran eliminar los anteriores. Cumplidos dos años de cada actualizacion se podran eliminar los anteriores. Cumplidos dos años de cada actualizacion se podran eliminar los anteriores. 1 1 X Cumplido un año despues de la baja del equipo se podrán eliminar
12 Hoja 12 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATOS CÓDIGO OFICINA: CONTRATOS RETENCIÓN EN AÑOS CONTRATOS DE SEGUROS 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar Pólizas SERIES DOCUMENTALES CONTRATOS CON ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL (EPS) 4 Minuta del contrato 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Actas de Interventoria CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Minuta del contrato 4 Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de Registro presupuestal 4 Actas de Interventoria CONTRATOS DE PRESTACION SERVICIOS PROFESIONALES 4 Minuta del contrato 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Certificados de idoneidad 4 Registro departamental (si es del caso) 4 Póliza de responsabilidad (si es del caso) 4 RUT 4 Certificado de Cámara de Comercio y Representación Legal (si es del caso) 4 Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita) 4 Cédula/NIT del contratista 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Pasado Judicial 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 Acta Evaluación de propuestas 4 Publicación de invitación o licitación (si corresponde) 4 Acta de adjudicación (si corresponde) 4 Precios del mercado (propuestas) 4 Certificado de inscripción del proyecto (si es de inversión) 4 Justificación 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Paz y salvo aportes parafiscales (si es del caso) 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar
13 Hoja 13 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATOS CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES CONTRATOS DE COMPRAVENTA DE SERVICIOS 4 Acta de adjudicación (si corresponde) 4 Acta Evaluación de propuestas 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Cerificado de Cámara de Comercio y Representación Legal (si es del caso) RETENCIÓN EN AÑOS 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de inscripción del proyecto (si es de inversión) 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Certificados de idoneidad 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Pasado Judicial 4 Paz y salvo aportes parafiscales 4 Póliza de responsabilidad (si es del caso) 4 Precios del mercado (propuestas) 4 Publicación de invitación o licitación (si corresponde) 4 Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita) 4 Registro departamental (si es del caso) 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT 4 Términos de referencia (si corresponde) CONTRATOS DE COMODATO O MERA TENENCIA 4 Actas de Interventoria 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Minuta del contrato CONTRATOS DE CONSULTORIA 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato
14 Hoja 14 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATOS CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONTRATOS CIVIL DE EMPRESA O LABOR 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista RETENCIÓN EN AÑOS 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONTRATOS DE INTERVENTORIA 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONTRATOS DE OBRA CIVIL 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Acta de adjudicación (si corresponde) 4 Acta Evaluación de propuestas 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de Cámara de Comercio y Representación Legal (si es del caso) 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de inscripción del proyecto (si es de inversión) 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Certificados de idoneidad 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato
15 Hoja 15 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATOS CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS 4 Paz y salvo aportes parafiscales 4 Precios del mercado (propuestas) 4 Publicación de invitación o licitación (si corresponde) 4 Registro de proponentes (si la cuantía lo amerita) 4 Registro departamental (si es del caso) 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT 4 Términos de referencia (si corresponde) CONTRATOS DE OUTSOURCING 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONTRATOS DE MANTENIMIENTO 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONTRATOS DE SUMINISTROS 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Acta de adjudicación (si corresponde) 4 Acta Evaluación de propuestas 4 Actas de Interventoria 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de Cámara de Comercio y Representación Legal (si es del caso) 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de inscripción del proyecto (si es de inversión)
16 Hoja 16 de 27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATOS CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Cotizaciones 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Precios del mercado (propuestas) 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Certificado de disponibilidad presupuestal (si es del caso) 4 Certificado de Registro presupuestal (si es del caso) 4 Minuta del convenio ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS 1 20 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Actas de Interventoria 4 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión y A.R.P) 4 Antecedentes disciplinarios 4 Antecedentes fiscales 4 Cédula/NIT del contratista 4 Certificado de disponibilidad presupuestal 4 Certificado de Registro presupuestal 4 Formato Unico de Hoja de Vida 4 Justificación 4 Minuta del contrato 4 Resolución de aprobación de pólizas 4 RUT
17 OFICINA PRODUCTORA: SISTEMAS CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES HISTORIAS DE DESARROLLO DE SOFTWARE Y BASES DE DATOS 1 10 X Esta unidad documental se encuentra sólo en medio magnético en esta dependencia. Una vez culminado el ciclo vital del documento, se procede a eliminar el medio magnético previa aceptación en el Comité de Archivo de la entidad Copias de seguridad discos duros 4 Documentación Factsalud, Gexdoc, etc. 4 Documentación Mantenimiento recibidos y despachados 4 SISMED (Ministerio de Salud) circular 030, archivo medicamentos 4 RIPS HISTORIA EQUIPOS, MUEBLES Y ENSERES ACTIVOS ACTAS Hojas de vida de computadores 1 1 X 4 Actas Comité de vigilancia epidemiológico (COVE) 1 5 X recibidos y despachados Actas de Brigadistas Cumplido un año despues de la baja del equipo se podrán eliminar Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total.
18 Hoja 18 de 27 OFICINA PRODUCTORA: ESTADISTICA / HISTORIAS CLINICAS CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES CERTIFICADOS 1 20 X recibiran tratamiento de documentacion historica Certificados de nacidos vivos Certificados de defunción INFORMES Y REPORTES ESTADISTICOS 1 10 X X cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar 4 Informes Trimestrales a Secretaría de Salud (RIPS) 4 Informes Semanal a Secretaría de Salud (IRA, EDA, SIVIGILA) 4 Informes Trimestral por Programa a Secretaría de Salud (OTROS) 4 Bases de datos RUAF ND-RIPS 4 Incidencias RUAF ND 4 Otros Informes a entes u organismos de control Reporte enfermedades de notificación obligatoria 4 Reporte de Ingresos de lesionados por terceros INFORME SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 4 Informe semanal de vigilancia epidemiológica INFORME TRIMESTRAL POR PROGRAMA DE SALUD 4 Informe del Régimen Vinculado (Indicadores de Gestión) 4 Informe Trimestral de Actividades (Programa de Prevención y Control del Cáncer) 1 5 X X cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar 1 3 X X cumplidos los plazos de retencion se podràn eliminar Programa de Prevención y Control I.T.S, V.I.H y Sida 4 Informe Trimestral HTA 4 Programa Control de Lepra (Actividades POS y PAB) 4 Informe Trimestral Casos y Actividades Tuberculosis REGISTROS INDIVIDUALES DE PRESTACION DE SERVICIOS (R.I.P.S.) 4 Registos individuales de prestación de servicios (R.I.P.S.) 1 5 X X REGISTROS SALUD PUBLICA 1 5 X X 4 Registro de pacientes Lepra 4 Registro de pacientes Leishmania 4 Registro de pacientes Malaria 4 Registro diario de TBC y BK y cultivos 4 Registro E.D.A HISTORIAS CLINICAS 5 15 X 4 Identificación del Paciente 4 Remisiones 4 Interconsultas 4 Epicirisis 4 Atención General cumplida su etapa de gestion hasta cinco años despues de la ultima cita y de archivo central 15 años mas, al cabo de los cuales se podra eliminar.
19 Hoja 19 de 27 OFICINA PRODUCTORA: ESTADISTICA / HISTORIAS CLINICAS CÓDIGO OFICINA: CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS 4 Consentimiento informado 4 Evolución 4 Diagnóstico (Laboratorio) 4 Ordenes médicas 4 Hoja de tratamiento 4 Signos vitales 4 Programas 4 retiro voluntario
20 OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO CENTRAL CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica FORMATOS DE CONTROL REGISTROS DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL 4 Distribución y/o Divulgación de documentos 1 3 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Listado distribución copia controlada de documentos 4 Listado maestro de documentos 4 Préstamo de documentos 4 Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos
21 OFICINA PRODUCTORA: VENTANILLA UNICA / UNIDAD DE CORRESPONDENCIA CÓDIGO OFICINA: SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS FORMATOS DE CONTROL REGISTROS DE DOCUMENTOS VENTANILLA UNICA 1 3 X Cumplido los plazos de retención se podrán eliminar 4 Préstamo de documentos 4 Registro correspondencia despachada 4 Registro correspondencia entregada 4 Registro correspondencia recibida
22 Hoja 22 de 27 OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION MEDICA ASISTENCIAL CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES AUDITORIAS AUDITORIAS INTERNAS 1 2 X 4 Planes de mejoramiento 4 Seguimiento a planes de mejoramiento 4 Soportes de auditoria 4 Auditoría de Glosas 4 Auditoria cuentas médicas 4 Auditorías de personal médico AUDITORIAS EXTERNAS 1 2 X 4 Acta de reunión o visita INFORMES POR PROGRAMAS 1 3 X 4 Informes por programas PLAN DE ACCION ASISTENCIAL 1 5 X 4 Plan de Acción Area Asistencial 4 Reuniones y capacitaciones médicas
23 OFICINA PRODUCTORA: ODONTOLOGIA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES HISTORIA EQUIPOS ODONTOLOGIA 1 1 X Cumplido un año despues de la baja del equipo se podrán eliminar 4 Formato hoja de vida equipo 4 Reporte de mantenimiento INFORMES ODONTOLOGIA 1 5 X 4 Informes mensuales odontología 4 Informes a medicina legal 1 X REGISTROS ODONTOLOGIA 1 X 4 Agendas de citas 4 Control proceso de esterilización 4 Encuestas de satisfacción 4 Pedidos Farmacia 4 Registro diario de actividades 4 Registro diario de pacientes su conservación total
24 Hoja 24 de 27 OFICINA PRODUCTORA: BACTERIOLOGIA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES HISTORIA EQUIPOS LABORATORIO 1 10 X Cumplido un año despues de la baja del equipo se podrán eliminar 4 Títulos de propiedad / Facturas 4 Formato hoja de vida equipo 4 Garantias 4 Reporte de mantenimiento INFORMES BACTERIOLOGIA 1 10 X 4 Informe Trimestral de baciloscopias, TBC y Hamsen 4 Informe control de calidad interno 4 Informe control de calidad externo (Prevecal) 4 Control de calidad /evaluacion externa indirecta INFORMES MEDICINA LEGAL 1 X 4 Registro constancia realizacion de examenes de medicina legal 4 Registro cadena de custodia de examenes de medicina legal REGISTROS BACTERIOLOGIA 1 5 X 4 Consolidado diario de examenes 4 Control de tiempos de toma de muestras 4 Registro de maternas A001 (vinculadas) 4 Registro muestras enviadas 4 Registro entrega de turno 4 Registro recepcion resultados tamizaje todas las maternas 4 Registro agua grado reactivo REGISTROS SALUD PUBLICA 1 5 X 4 Registro de pacientes Lepra 4 Registro de pacientes Leishmania 4 Registro de pacientes Malaria 4 Registro diario de TBC y BK y cultivos 4 Registro E.D.A REGISTROS LABORATORIO 1 5 X 4 Registros diario de Baciloscopias 4 Registros diarios de enfermedades venereas 4 R.I.P.S 4 Registro diario de temperatura de equipos 4 Diario de esterilizacion 4 Diario de verificación lavado material de vidrio su conservacion total
25 Hoja 25 de 27 OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION MEDICA EXTRAMURAL CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 1 5 X 4 Programa de Salud Ocupacional ESE PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL 1 5 X 4 Plan de Gestion integral residuos hospitalarios 4 Informe de Manejo de residuos y desechos hospitalarios 4 Informes CARDER PLAN DE EMERGENCIAS HOSPITALARIAS 1 5 X 4 Plan de Emergencias Hospitalarias 4 Programas de vigilancia epidemiologico de los factores de riesgo 4 Panorama de Factores de Riesgo ESE HISTORIA CLINICA SALUD OCUPACIONAL 5 15 X 4 Examen de ingreso 4 Examen de retiro INFORMES ACTIVIDADES EXTRAMURAL 1 2 X 4 Informes actividades extramurales 4 Cronograma actividades extramurales cumplida su etapa de gestion hasta cinco años despues de la ultima cita y de archivo central 15 años mas, al cabo de los cuales se podra eliminar.
26 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ENFERMERIA CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES ACTAS DE REUNIONES 1 2 X 4 Actas de reuniones auxiliares Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total PROGRAMAS INTERNOS DE PERSONAL 1 2 X Cuadros de Turnos y Disponibilidad 4 Plan de vacaciones 4 Permisos 4 Evaluación de desempeño 4 Evidencias de Evaluaciones de desempeño EVALUACIONES MENSUALES - INFORMES DE EVALUACIONES INTERNAS 4 Evaluación Mensual de actividades de Promoción y Prevención 4 Actas INFORMES ENFERMERIA - INF. A ORGANISMOS DE CONTROL 4 Informes a Secretaría de Salud - Salud Pública 1 2 X 1 2 X 4 Informes Monitoreos de Vacunación BAC y BAI 4 Informes organismos de Seguridad Social (EPS, ARP) INFORME SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 1 2 X 4 Informe epidemiológica enfermedad: Dengue 4 Informe epidemiológica enfermedad: Sarampion Rubeola INVENTARIOS ACTIVOS BIOMEDICOS 1 10 X 4 Títulos de propiedad / Facturas 4 Formato historia del equipo 4 Garantias de calidad 4 Reporte de mantenimiento REGISTROS ENFERMERIA 1 2 X Para esta unidad documental se recomienda su permanencia en el archivo de gestión durante un año, luego se traslada al archivo central y cumplidos los tiempos estipulados se procede a su conservación total. 4 Demanda inducida, inasistentes a Programas 4 Dietas de pacientes 4 Familias en Acción 4 Ingreso de pacientes a observación 4 Ingreso de pacientes a urgencias PROGRAMA VIH/ MATERNAS 1 2 X Formato Asesoria para VIH 4 Curso Psicoprofilactico ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO) 2 5 X Recibiran tratamiento de documentacion historica
27 OFICINA PRODUCTORA: AREA DE SALUD P Y P - Auxiliares de Enfermería CÓDIGO OFICINA: RETENCIÓN EN AÑOS CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES MOVIMIENTOS DE BIOLOGICOS 1 2 X 4 Control de temperatura 4 Movimiento diario de biológicos 4 Pedido de Biológicos 4 Tabla de movimiento de jeringas REGISTROS CITOLOGIAS 1 2 X 4 Registro diario de citologías 4 Citología Cervical 4 Tarjeta de seguimiento REGISTROS HIPERTENSION 1 2 X 4 Carnet HTA 4 Nota de enfermería HTA (sist.) 4 Registro búsqueda de inasistentes a programas P y P 4 Registro fichas por EPS de HTA (sist.) 4 Registro de proximas citas HTA (sist.) 4 Registro de Tarjeta HTA (sist.) 4 Registro incumplidos a programas P y P 4 Registro pacientes nuevos y devueltos HTA 4 RIPS de HTA
FLUJOGRAMA OFICINA CONTROL DE MEDICAMENTOS
FLUJOGRAMA OFICINA CONTROL DE MEDICAMENTOS FONDO ROTATORIO DE ESTUPEFACIENTES SECRETARIA DE DESARROLLO DE LA SALUD REGLAMENTACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENTA DE MEDICAMENTOS DIRECTA AL USUARIO
CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CODIGO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA JD. Actas Junta Directiva
CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CODIGO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA JD JUNTA DIRECTIVA ACUERDOS Acuerdos Junta Directiva Acuerdos G GERENTE Junta Directiva Registro

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