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⭐ELIZABETH SOTELO GAVIRIA
ELIZABETH SOTELO GAVIRIA
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María Soledad Blanco Caballero
1 ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS ELIZABETH SOTELO GAVIRIA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C2 ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS ELIZABETH SOTELO GAVIRIA Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público ASESOR ESAP: LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ ASESOR MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO MHCP- LUZ ANGELA MARTINEZ BRAVO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C3 AGRADECIMIENTOS Quiero expresar mis más sinceros agradecimientos al equipo de trabajo del Proyecto MAFP II componente gasto del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, por el interés manifestado en el desarrollo de mi trabajo, pues esta propuesta es fruto del trabajo colectivo y el aporte de cada uno de sus integrantes, solamente consolidado por esta servidora que promete no olvidar sus consejos, enseñanzas y ayuda. A mis padres por creer en mí, a su entereza; ellos constituyen el aporte más grande a mi formación. A la Escuela Superior de Administración Pública, que con su carácter formador basado en un sistema de valores se convierte en la mas importante de las instancias en mi ciclo de formación para la vida. 34 CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1 I PARTE: LA PRACTICA ADMINSITRATIVA 1. IDENTIFICACIÓN 3 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS 4 3 MARCO DE REFERENCIA MARCO TEORICO MARCO CONCEPTUAL MARCO GEOGRÁFICO MARCO HISTORICO MARCO NORMATIVO 9 4. METODOLOGIA 11 II PARTE: RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 5. CONTENIDO IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN Y PUNTO DE PARTIDA LEVANTAMIENTO Y AJUSTE DE PROCESOS Y 25 45 PROCEDIMIENTOS 5.3. INDICADORES PILOTO PROPUESTA SISTEMA DE INDICADORES 25 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 33 GLOSARIO 36 BIBLIOGRAFIA 37 ANEXOS 38 56 LISTA DE CUADROS Cuadro 1. Situación actual del Sistema de gestión del Proyecto MAFPII 17 Cuadro 2. Objetivos de la gestión 20 Cuadro 3. Cuadros resumen actualización de procedimientos 24 Cuadro 4. Protocolo de uso. Batería de indicadores de desempeño 29 67 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Organigrama general del Proyecto MAFP II Figura 2. Estructura organizacional de la Unidad administradora del Proyecto MAFP II Figura 3. Matriz de condensación de información de procesos Figura 5. Matriz de caracterización de Procesos Figura 6. Criterios para la adopción de indicadores dentro de un proceso Figura 7. Modelo de presentación a involucrados del proceso de sistema de gestión Figura 8. Criterios de adopción de indicadores Figura 9. Matriz de Indicadores de Impacto8 LISTA DE ANEXOS Anexo A. Relación de Procedimientos MAFP II Anexo B. Levantamiento de opiniones de Involucrados Anexo C. Flujograma de procesos Anexo D. Propuesta actualización de procedimientos Anexo E. Indicadores de gestión Nov ( Indicadores Piloto) Anexo F. Rutas criticas y posibles ajustes en cronogramas Anexo G. Matriz DOFA Convenio PNUD Anexo H. Propuesta procedimiento de Interventoría contratos MAFP II Anexo I. Instructivo RUT- Consultores Individuales Anexo J. Formato Hoja de Vida (Modificación) Anexo K. Matriz de Indicadores de desempeño Anexo L. Formato evaluación de criterios de pertinencia de los indicadores 89 INTRODUCCION La modernización de los procesos administrativos conlleva una serie de acciones renovadoras y estratégicas para que las entidades estén a la vanguardia, logren cumplir su misión, sean el motor de desarrollo de las políticas y expongan resultados que soporten la manera en que se han dispuesto los recursos de toda índole. Por eso es fundamental contar con herramientas como los indicadores, pues son básicos para el alcance del éxito en la gestión de un proyecto. El objetivo primordial del análisis organizacional a través de indicadores es el de identificar las dificultades y problemas que están afectando el normal funcionamiento, establecer las causas que lo originaron, observar sus implicaciones y definir posibles soluciones desde el punto de vista técnico y legal, que comprendan el mejoramiento de la organización. Aún a pesar de que los acontecimientos de la organización estén aislados del entorno, estos hechos están conectados por un patrón, que hace que las acciones influyan sobre los elementos que lo conforman. Para esto es necesario contemplar las interrelaciones y compromisos en busca de los objetivos trazados y su materialización, de acuerdo con los procesos y procedimientos que soportan el cumplimiento de sus fases o etapas. Una mejor gestión se logra ubicando el resultado permanente y progresivo de los accionares de la organización. Además los indicadores pueden permitir realimentar el avance del estudio y establecer los alcances reales y relevantes del proyecto. Por ello es importante definir el papel que va a desempeñar un indicador, fijar desde el origen del proceso su alcance y asumir el compromiso que implica su medición. En este sentido es muy importante señalar el papel de los ejecutores en el compromiso de acompañar y apoyar el proceso para el levantamiento de la información y su consecuente alimentación, para así cumplir con los objetivos de mejoramiento institucional, sin descuidar el proceso anterior y desatender las vicisitudes del entorno; también el estudio debe considerar estructuras flexibles al cambio y cumplidoras de los principios de la función publica, consagrados en la Carta constitucional de Para esto, la presente propuesta pretende la construcción de un sistema de indicadores que contribuyan al mejoramiento contínuo de la gestión, partiendo de los establecimientos actuales, caracterizando y estructurando el papel del Proyecto MAFP, acorde a las demandas de la modernización de la administración actual. 910 I PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1011 1. IDENTIFICACIÓN La presente práctica administrativa pretende abordar el tema de la gestión previa y posterior, de la Unidad administradora del Proyecto MAFP II, proponiendo a través de un estudio técnico un diseño de indicadores reutilizable en las dependencias de las entidades públicas que administren recursos de Empréstito con Banca multilateral, de tal manera que estas converjan en los intereses de las políticas de Estado, definiendo los procesos y procedimientos que se deben llevar a cabo. 1112 2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Diseñar una propuesta de indicadores que involucren el proceso de gestión durante y después, de manera que sirvan como herramientas de ajuste y evaluación, no sólo a nivel interno, sino también externo, captando la percepción de la gestión de la UAP-MHCP por agentes externos ESPECIFICOS Identificar en los procesos propios de la gestión del Proyecto el factor específico que requiere ser medido y el tipo de indicador a utilizar Identificar en las etapas del proceso potenciales factores críticos, que requieran de tratamiento especial y formular medidas para su ajuste o re direccionamiento Establecer un modelo flexible de autocontrol en el que participen los involucrados RESULTADOS ESPERADOS El estudio contiene: Documento de memoria de procesos y procedimientos, con la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución Diagnóstico de la situación inicial, con rutas criticas Propuesta técnica de reevaluación de procesos (de ser necesario) Propuesta de Formulación de indicadores de desempeño y gestión para su elaboración. 1213 3. MARCO DE REFERENCIA 3.1 MARCO TEORICO La teoría de la gestión por procesos nace de la necesidad de Mejora continua de las actividades desarrolladas, reducir la variabilidad innecesaria, eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades y optimizar el empleo de los recursos. Actualmente las organizaciones estatales y no estatales la utilizan para reflejar un sistema moderno de administración. A pesar de que los proyectos de empréstito se caracterizan por tener cierto sesgo no propiamente estatal, su gestión debe estar orientada a las necesidades de Gobierno, por ello, si bien dado su carácter temporal no están obligadas a instituir procesos, si están obligadas a retroalimentar su gestión y hacerla compatible con la de los órganos rectores de política como es el caso del Departamento Administrativo de la Función Pública. 3.2 MARCO CONCEPTUAL De acuerdo con el cuerpo del trabajo, los siguientes constituyen los conceptos a trabajar 1 : Contratación en el marco de contratos de empréstito con Banca Multilateral: De acuerdo con el Decreto 2681 de 1993, en su artículo 7º Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago. Art. 34º contratos de empréstito con organismos multilaterales. Parágrafo. La programación del crédito multilateral corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y al Departamento Nacional de Planeación. Diagramas de flujo: representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del trabajo. 1 Todos las conceptualizaciones son acordes a lo dispuesto en la Guía para racionalización de trámites, procesos y procedimientos publicada por el Departamento administrativo de la Función pública en el año de14 Efectividad: capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gasto de recursos Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y metas de la organización en un período determinado. Eficiencia: maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos. Factores críticos: identificar lo que hace muy bien la organización que le permite alcanzar objetivos y resultados positivos. Gestión por procesos: gerenciar una organización desde la perspectiva de que toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y terminan en el cliente, teniendo en cuenta que la gestión está relacionada con los objetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades desarrolladas. Indicadores de gestión: Valor que permite conocer el comportamiento de una entidad ante un determinado factor crítico de éxito para controlar su estado y su evolución. Procedimientos: conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Procesos: serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para satisfacer una necesidad. Punto de control: es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr 1415 mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros. 3.3 MARCO GEOGRAFICO Dado que la Unidad administradora del Proyecto MAFP II, esta adscrita al Ministerio de Hacienda y al Departamento Nacional de Planeación el proyecto tiene un carácter nacional con operaciones desde la ciudad de Bogota. 3.4 MARCO HISTÓRICO El Proyecto "Modernización de la Administración financiera del Sector Público II (MAFP II), es un Convenio de Empréstito contraído por la Nación en Convenio con el BIRF que tiene por objeto apoyar esfuerzos del gobierno por mejorar la situación fiscal y fortalecer las instituciones que desarrollan y ejecutan políticas de recaudo y gasto, en una segunda etapa. El proyecto está a cargo de la Unidad administradora, que ofrece asistencia técnica, sistemas de información, equipo y capacitación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, al Departamento Nacional de Planeación, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y al CGN para que estas optimicen su funcionamiento. La interacción entre los componentes del Proyecto está mediada por el Comité de Coordinación (COCOR) de alto nivel, conformado por el Viceministro del MHCP como presidente, el Subdirector del DNP y el Director General la DIAN. Su estructura de acuerdo con los establecimientos legales, es la siguiente: ORGANIGRAMA GENERAL PROYECTO MAFP II COCOR DIRECTORA GENERAL SECRETARIA TECNICA MHCP DNP DIAN UAP UAP UAP COMPONENTE GASTO COMPONENTE INGRESO 1516 Figura1. Organigrama general del Proyecto MAFP II Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia MAFP II ESTRUCTURA UAP-MHCP UNIDAD COORDINADORA - MHCP DIRECTOR DEL PROYECTO COCOR COORDINACIÓN GENERAL ASISTENTE TÉCNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO COMITÉ OPERATIVO Integrantes: Director Técnico Coord. General UAP Subdirector Jurídico Subdirector de RH Director de Tecnología AREAS DE APOYO - MHCP SOPORTE ARCHIVO, CORRESPONDENCIA SECRETARIA (MHCP) PNUD DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Consultor SIGA (MAFP) Especialista Financiero (MAFP) Especialista Adquisiciones (MAFP) 2 Asistentes (MHCP) 1 Asesor (MHCP) 8 Personas Figura 2. Estructura organizacional de la Unidad administradora del Proyecto MAFP II Las relaciones legales entre la Nación (el Prestatario) y el Banco se rigen por el convenio del préstamo contrato de Empréstito NO CO, y la aplicabilidad de las Normas para la Adquisición de Bienes, la contratación de Consultorías y Obras se estipula en dicho convenio; por otra parte, como la Unidad cumple con una tarea asignada desde el Gobierno central, está en la obligación de presentar informes de su gestión, no sólo al Banco Mundial, sino también a Contraloría General de la Republica (CGR), Departamento Administrativo de la Función Publica (DAFP), y a la Oficina de Control Interno del Ministerio de Hacienda Y Crédito Público, de acuerdo con el capitulo 7 Supervisión, Seguimiento y Control Del Proyecto, del Manual de operaciones vigente, razón por la cual, la designación de indicadores de gestión ayudará a dar trayectoria a las metas y a permitirá apreciar con claridad la información sobre el trabajo realizado y sus alcances. Los objetivos del Proyecto MAFP II a corto plazo, son: 1617 Optimizar el control del gobierno sobre los gastos actuales con la ampliación de la cobertura del SIIF, el mejoramiento de la administración de los portafolios de inversiones y de crédito público, y el fortalecimiento de la contabilidad, buscando también institucionalizar el incipiente énfasis sobre los resultados al fortalecer el sistema nacional de evaluación y facilitar la divulgación al público de la información relacionada con los objetivos, los logros, la evaluación del desempeño y los gastos del sector público. Ayudar a fortalecer las prácticas de adquisición y contratación para aumentar la transparencia y a hacer más eficiente el uso de los recursos públicos. El proyecto se lleva a cabo con base en un programa anual de trabajo basado en un Programa Operativo Anual y Plan de Adquisiciones. El programa para cada año calendario contiene los detalles de las actividades que se efectuarán durante el año y los recursos requeridos, la fuente de financiamiento, el cronograma, los indicadores de gestión y la responsabilidad institucional para cada actividad. Durante cada tercer año de ejecución del proyecto se efectuará una revisión de avance del proyecto. El Plan Operativo Anual POA contiene cada una de las actividades que se van a desarrollar durante la vigencia siguiente, clasificados dentro de la estructura programática (Componente, Subcomponente, Estrategia, Actividad y Tarea) del Proyecto donde se a manera indicativa se presentan los valores asignados a cada uno de los componentes del Proyecto. El Plan de Adquisiciones PA. Corresponde a la programación de las fechas en las que se estima se realizarán los procesos de adquisiciones y/o contrataciones durante el año, clasificados por categoría y por método de selección. 3.5 MARCO NORMATIVO A nivel interno. La organización esta sujeta a la finalidad, objeto y funciones previstos en el Contrato de Empréstito NO CO 2 2 ARTICULO III. Sección 3.02 Exceptuando lo que el Banco disponga de otra manera, la adquisición de los bienes, obras y servicios requeridos para el proyecto y que se deben financiar con los recursos del empréstito, se deben regir por las disposiciones del Anexo 4 de este contrato Sección 3.05 (a) mantener políticas y procedimientos adecuados que le permitan monitorear y 1718 Manual de Operaciones MAFP II - Versión de Junio 07 de 2005 Normas Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF A nivel general. Tiene en cuenta los principios que rigen la Función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política, como son: Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad. Código contencioso administrativo Estatuto orgánico de la administración publica. Ley 489 de Ley 87 de 1993, donde se establecen normas para el ejercicio del control Decreto 2150 de Dicta Normas para suprimir y reformar las regulaciones, trámites y procedimientos. Directiva Presidencial 02 de 05 de abril de 1994: define la política de gestión administrativa para documentar y formalizar los procesos y procedimientos. Decreto 1537 de 2001 (artículos 1o, 2o y 5o): racionaliza la gestión institucional, define los manuales de procedimientos y las políticas de control interno diseñadas por el DAFP. También se encuentran los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y toda la documentación que al respecto se tenga 3. evaluar en forma contínua, de acuerdo con los indicadores estipulados en el Manual Operativo, la ejecución del Proyecto y el logro de los objetivos del mismo. 3 Toda la documentación ira a manera de anexo en el cuerpo del desarrollo del Informe final. 1819 4. METODOLOGIA Para la ubicación de la metodología, el trabajo se desarrollará en tres Fases: 4.1. FASE I Identificación de la organización y el punto de partida. Consiste en la revisión de la información y procesos precedentes, por lo que consistirá en la diagramación de los procesos y la consecución de la información de acuerdo a la siguiente matriz: CONCEPTO A. Diagnóstico B. Lógica del Proyecto C. Supuestos y riesgos D. Indicadores de componentes (Productos) E. Medidas de ajuste ESTADO OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN PROCESOS Figura 3. Matriz de condensación de información de Procesos. La pretensión de estas tablas es indicar los procesos relevantes en la consecución de la Misión del Proyecto MAFP II, y filtrar a su vez los procedimientos que se consideren de relevancia e interés en el estudio. Luego de esto se entraría a evaluar los procedimientos y proponer su actualización, partiendo de la revisión normativa y de gestión actual de su ejecución para encontrar las necesidades reales de ajuste 4. Posteriormente se realizan indicadores piloto que a consideración del grupo de trabajo y las instancias de apoyo, se vean afectadas en mayor medida, de esta manera se indicaran factores relevantes de análisis que permitan centrar las propuestas para el mejoramiento del desempeño y formular el sistema de autocontrol o matriz de indicadores de gestión de fácil manejo que permita al grupo maniobrar y medir su gestión. 4 Toda esta información se llena de acuerdo a las bases conceptuales proferidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), tal como se indica en las fuentes bibliográficas. 1920 Las rutas críticas junto con las propias del Ministerio de Hacienda (Sistema TUTOR), son las herramientas de trabajo manifiestan las actividades que en un proceso resultan de vital importancia, para que no se entorpezca la consecución de los objetivos, identificando las actividades predecesoras y ajustar las fechas para el cumplimiento de las metas. Este instrumento no solamente puede utilizarse con las fechas de programación, sino también con las fechas promedio de ejecución y reducirá el tiempo de análisis de seguimiento, pues no requiere un informe detallado textualmente. 4.2 FASE II Posterior a esto definir las necesidades de tipo estructural, para lo cual es posible definir un Comité en donde se establezcan las prioridades del análisis. Este comité pone a disposición de cada uno de los participantes una herramienta con la que identificaran su trabajo el sistema integrado de gestión y propone específicamente las propuestas que permitan la optimización del proceso. Terminada la primera fase de identificación, seguir con la construcción de indicadores; estos responderán a las siguientes características. Para el diseño. Proceso Factor critico de éxito Tipo de indicador Denominacion Fórmula Descripcion Meta Periodicidad Responsable Figura 4. Matriz de caracterización de procesos Criterios para adoptarlos. Criterio Descripción Acción Forma de calificación Relevancia Mide la relación que tiene el indicador con la misión y los objetivos del Proyecto. Utilidad Complejidad Mide la utilidad de la información que el indicador ofrecerá a quien lo analice. Mide la facilidad de comprensión del Indicador. Medir o no medir. (De acuerdo a la calificación). Calificar en escala de 1 a 5. En todo caso, la necesidad del indicador supera el criterio. Disponibilidad de datos Mide la facilidad de obtención y cálculo del indicador. Figura 5. Criterios para la adopción de indicadores dentro de un proceso 2021 4.3 FASE III Consolidación de documentos de acuerdo a los requerimientos y ajustes realizados. (En todo caso la decisión de adopción de los indicadores y el ajuste a los procedimientos esta en manos de los directos responsables y sus superiores y la idea en la herramienta, es permitir que cada vez que sea requerido, la herramienta sea flexible). La herramienta de indicadores de gestión estará disponible a través de un medio magnético de fácil acceso, con su respectivo protocolo de uso. 5 5 En este caso se trata de una hoja de cálculo que requiere ser alimentada, conforme se indique. 2122 4.4 CRONOGRAMA DE TRABAJO 6 ACTIVIDADES MES 1 MES 2 PRIMER AVANCE MES 3 MES 4 INFORME FINAL 1ª 2ª 3ª 4ª 5ª 6ª 7ª 8ª 9ª 10ª 11ª 12ª 13ª 14ª 15ª 16ª Objetivo 1 Levantamiento de la información Matriz 1 Ajuste de la información anterior Consolidación de la información de acuerdo con los parámetros establecidos. Entrega de resultados (Avance 1) Noviembre de 2007 Objetivo 2 Filtro de procesos y formulación de Indicadores Objetivo 3 Consolidación de los resultados de acuerdo con los ajustes presentados en el proceso, integración de medición de la herramienta Entrega de resultados Febrero de El criterio de distribución de las actividades es flexible 2223 II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA24 5. CONTENIDO 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y PUNTO DE PARTIDA A continuación se presenta una síntesis de la Situación actual de la entidad, que sirve como punto de partida para el trabajo desarrollado, identificando los precedentes en el tema. A. Diagnóstico SITUACION ACTUAL DE LA ENTIDAD CONCEPTO ESTADO Se evidencia la necesidad de actualizar los procedimientos de acuerdo a la normatividad y secuencia. Los beneficiarios potenciales de un sistema de indicadores serán en este caso, los responsables de los procesos y los terceros o personas externas interesadas en la gestión del Proyecto, en segunda medida, el prestatario y el Banco, pues estos tienen claramente definida la forma en que se rinden las cuentas Diagnóstico poco claro Los resultados esperados al final de la ejecución del proyecto o programa están claramente vinculados a los problemas y necesidades identificados en el diagnóstico, pero no se han definido sus alcances. B. Lógica del proyecto No estaban claros los objetivos de los indicadores (Fin, Propósito, Componentes/Productos) En cada Componente/Producto es necesario (esencial) para lograr el Propósito, por lo que se requiere ubicarlo en cada uno de los procesos La lógica es clara, pero no se ha adelantado el trabajo C. Supuestos y Riesgos Los riesgos de la gestión están plenamente25 identificados, de acuerdo con la enmienda del contrato, por lo que el énfasis debe estar sobre: Los gerentes y el personal de estas entidades han participado activamente en la ejecución del proyecto MAFP y en el diseño de este proyecto. Se espera que continúen comprometidos en su ejecución porque sus resultados tendrán un importante impacto benéfico en el funcionamiento de sus respectivas organizaciones. La coordinación entre el MHCP, el DNP, la CGN y la CGR y las otras entidades pertinentes es débil. La administración de las actividades, las finanzas y las adquisiciones y contrataciones del proyecto no es eficiente Los supuestos y riesgos son claros, además se han adelantado propuestas de ajuste, falta realizar los indicadores que permitan mirar el avance en los riesgos planteados Los Supuestos han sido colocados en el nivel apropiado, es decir, a nivel de Actividades para producir los Componentes (productos) y a nivel de Componentes para lograr el Propósito. Las acciones de seguimiento para monitorear los supuestos han sido identificadas, con objeto de aumentar su probabilidad de ocurrencia. D. Indicadores de Componentes (productos) Por formular Existen indicadores previos de impacto y resultado, pero no se sabe a ciencia cierta el papel de la gestión de la unidad en el desarrollo del Proyecto administrando los recursos E. Medidas de ajuste La idea principal es crear el Plan de Monitoreo y Evaluación y definirlo a través de los procedimientos que han sido levantados por el grupo de la UAP Cuadro 1. Situación actual del Sistema de gestión del Proyecto MAFP II26 5.2 LEVANTAMIENTO Y AJUSTE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Una vez levantados los procedimientos y revisados los anteriores, fue necesario realizar las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, procediendo a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos 7 : CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Para el caso en específico del Proyecto, la información se encuentra descrita en el Marco Conceptual, pero para sintetizar es necesario que se identifiquen los conceptos específicos de la Misión, visión y objetivos institucionales, a continuación se presenta un a aproximación. MISIÓN: COORDINACIÓN PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL PROYECTO MAFP II Las funciones que se desempeñan, son de acuerdo a su naturaleza: EJECUCIÓN Proceso Previo a Adquisiciones Proceso Adquisiciones (Coordinación PNUD) Registro contratos, inventarios, presupuestal y contable Modificaciones Contractuales Ejecución de POA y Ajustes Presupuestales Plan y Cronogramas de Adquisiciones Verificación de fechas y vencimientos de contratos y entregas parciales Cumplimiento de Planes de Mejoramiento Seguimiento ayudas de memoria Banco Mundial SEGUIMIENTO Y CONTROL Cumplimientos entrega de Conciliaciones mensuales de ejecución Vs Sistemas de Información FMRs Reportes Manejo de Relación formal con PNUD y Banco Mundial Administración de Archivo (Actualización y Digitalización) Coordinación de Comités, Áreas y Entidades involucradas Coordinación con el Banco Mundial ( No Objeciones, Misiones) Actualizaciones Manual Operativo 7 Revisar Anexo 1 Relación de procedimientos27 Trámite para pagos Reembolsos de crédito IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS Teniendo claro que es el objeto susceptible de medición se creó un horizonte, a la hora de trabajar con gestión de procesos es importante entender que las maquinarias de gestión vienen de antes y que diversas personas han desarrollado la forma en que realizan las labores para la consecución de objetivos. Por ello, deben analizarse los involucrados, e indagar por los cambios que ellos mismos han pensado y el grado de permisividad a la hora de realizar ajustes. Comenzar con una encuesta o sondeo es lo ideal, una pregunta como la siguiente elimina la tensión entre las personas de un equipo de trabajo: Que ofrecemos como Unidad administradora del Proyecto MAFP II? Esta pregunta debe ser sencilla y del conocimiento de todos los involucrados. A partir de las respuestas, debe tabularse la información acerca de las diferentes percepciones y enfocar hacia los objetivos esperados. Los siguientes son los objetivos -que cada persona ubicó en la paso previo 8 - dentro del grupo de involucrados detecto son de alta prioridad dentro de la gestión del Proyecto por lo que la formulación de indicadores, deberá responder a priorizarlos. OBJETIVOS VS PROCESOS DE LA UAP MAFP II Objetivos de la organización Descripción Procesos Es un principio para darles a los Todos los clientes lo que por derecho procesos esperan. Se basa en el principio de que la calidad es la solución a Calidad en la gestión un problema, lo que hace que mejore el desempeño de un sistema de personas, disminuyendo los desperdicios y incrementando la productividad 8 Ver anexo 2. Esta matriz corresponde a la Figura No. 3.28 Objetivos de la organización Descripción Procesos Proceso de Gestión Es aquella porción diferencial que contractual y Oportunidad de las contrataciones aprovecho y que representa una proceso de ventaja competitiva al tener un gestión proceso cuando este es requerido financiera Es la capacidad de lograr las Proceso de Eficiencia en las contrataciones metas y objetivos trazados, Gestión (de acuerdo con lo establecido por independientemente de los contractual el Banco) recursos disponibles Persistencia en el cumplimiento de las tareas propuestas (Todos los instrumentos de Planificación) Mantener firmes las metas y superarlas de acuerdo a los periodos estipulados Todos procesos los Cuadro 2. Objetivos de la gestión. Es decir, estos son las características que el grupo de trabajo espera encontrar en la gestión del Proyecto, por lo tanto los indicadores deberán responder efectivamente a su evidencia AJUSTE EN PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS PROCEDIMIENTOS Descripción de Procedimientos Aprobación de Consultoría Individual Firmas Precontractual Consultoría Individual Precontractual Consultoría de Firmas Contratación Consultores Individuales Ejecución y Liquidación de Consultorías Aprobación de Adquisición de Bienes Precontractual Licitación Pública Internacional (LPI) Precontractual Licitación Pública Nacional (LPN) Precontractual Comparación de precios Procedimiento de Contratación Legalización de Bienes Viáticos y Tiquetes Certificado de Disponibilidad Presupuestal(CDP) Financial Management Reports (FMR) Nómina Consultores Registro de Egresos Solicitud de Desembolso Misión Banco Mundial Misión PNUD29 Revisión Contraloría General de la República Revisión Control Interno Elaboración de POA y PA Se encuentran como procesos ejes de la gestión, los cinco siguientes: PROCESOS (EN ORDEN DE EJECUCIÓN) a) Planeación y Programación Anual b) Gestión contractual c) Gestión Financiera y Presupuestal d) Proceso de control de la gestión (Elaboración de Informes) e) Gestión documental 9 Para el caso de la Unidad administrativa del Proyecto se había realizado un proceso previo de levantamiento de procedimientos al que de acuerdo con la normatividad y la gestión real se realizó una propuesta de modificación (resumida a continuación) Resumen de Sugerencias por Procesos PLANEACION Y PROGRAMACION ANUAL a Elaboración POA y PA Actividades de coordinación COCOR b Comités Técnico Comité Operativo PROPUESTA Incluir dentro en el procedimiento, la comunicación de la coordinación general hacia las Direcciones técnicas invitándolas a programar sus requerimientos con anticipación a la fecha de preparación del POA. Incluir en el procedimiento la ficha EBI Dar a conocer los techos del POA con sus actualizaciones a través del aplicativo Dar a conocer todas las actividades Programar anualmente los comités operativos. 9 Como Anexo No. 3 se presentan los flujogramas detallados por procedimientos de cada uno de los procesos anteriormente descritos30 PLANEACION Y PROGRAMACION ANUAL Comité de seguimiento Comité de conciliación c Actualizaciones del Manual Operativo d Presupuesto y Plan de desembolsos e Modificaciones POA y PA PROPUESTA Incluir el seguimiento financiero del Proyecto en las reuniones de seguimiento (ya sea semanal o periódicamente) GESTION CONTRACTUAL a Aprobación consultoría Individual b Precontractual Consultoría Individual c Precontractual Consultoría de Firmas d Contratación consultores individuales e Aprobación adquisición de bienes f Precontractual LPN g Precontractual LPI h Precontractual Comparación de precios i Proceso de contratación j Legalización de bienes k Viáticos y tiquetes PROPUESTA Publicar este procedimiento para que las Direcciones técnicas sepan los pasos e instancias a seguir en un proceso Ajuste de los formatos de TOR Uniformar los criterios de perfil para consultores individuales Crear un instructivo para solicitar el Registro Único Tributario Verificar el cumplimiento del requisito de aporte a pagos parafiscales para el pago Incluir para el Manual Operativo la Solicitud estándar de propuestas, en el que se incluye el formulario de Oferta, y el requisito del mínimo de firmas Estudiar y redefinir los tiempos para la entrega de documentos por parte de los consultores para la suscripción del contrato Crear un instructivo para solicitar el Registro Único Tributario Incluir el instructivo de registro de inventarios anexo Verificar que la normatividad este acorde con los requerimientos GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL a Ejecución y liquidación de consultorías PROPUESTA Coordinar en el procedimiento el envío mensajes a los interventores recordándole los informes vencidos y próximos a vencerse "si no se presenta el informe conforme a las especificaciones, el Asistente técnico devuelve para ajuste" Especificar para el caso de las terminaciones anticipadas del contrato. "El contratista solicita ante el interventor la terminación anticipada (que indica la ejecución del contrato, ya se ésta por el tiempo de duración que se ha cumplido o porque anticipadamente se ha producido un elemento para darlo por terminado), con amplia anticipación a la fecha del desembolso" (puede ponerse un plazo en días hábiles) Incluir la notificación del tramite a cursar por parte de la UAP del Ministerio con la fecha de radicación en PNUD a31 GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL los consultores PROPUESTA b Certificado de disponibilidad presupuestal c Nómina consultores d Registro de egresos e Solicitud de desembolso f Incorporación de rendimientos financieros Detalle de la terminación anticipada de los contratos por culminación del objeto del mismo, definición de los plazos para los informes de auditoria En cumplimiento del Plan de mejoramiento se planteó la necesidad de definir este procedimiento que encierra la incorporación de los rendimientos financieros generados en la vigencia inmediatamente anterior en desarrollo del Convenio de cooperación celebrado entre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Proyecto MAFP II y el Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo PNUD-, al presupuesto de la vigencia siguiente. a Flujo y registro documental GESTION DOCUMENTAL PROPUESTA Inclusión de este procedimiento cubre desde el momento en que se generan documentos, información y comunicaciones en la Unidad Administrativa del MAFP II, hasta su ingreso y posterior destinación de acuerdo a las tablas de retención documental. PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION (ELABORACION DE INFORMES) a Financial Management Report's (FMR) b Misión Banco Mundial c Misión PNUD d Revisión Contraloría general de la república e Revisión control interno f Informe de seguimiento trimestral COCOR g informes (suministro) y requerimientos SUIP h BIRF (Mitad del Proyecto) i Información convenios de cooperación PROPUESTA Incluir los formatos dentro del procedimiento de los FMR Unificar criterios de información para la presentación del informe Definir los periodos en que se va a realizar la actualización de la información32 PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION (ELABORACION DE INFORMES) PROPUESTA Incluir como requisito para la contratación el envío del Registro Único tributario como parte del cumplimiento del j Información terceros a DIAN Estatuto tributario (Art ) k Relación de contratos a control interno l Plan de desembolsos de crédito m Seguimiento a Proyectos de Inversión (Oficina de Planeación del MHCP) Cuadro 3. Cuadros resumen actualización de procedimientos 5.3 INDICADORES PILOTO En dirección y acompañamiento de la Coordinación del Proyecto y acompañamiento por parte de las asistencias técnica y administrativa se indago por la situación de la gestión a través de la canalización de la información en indicadores que a juicio del personal del Proyecto representan factores de vulnerabilidad del proyecto en el proceso de gestión 10. A este proceso sobrevino uno en el que el grupo a través de una jornada estratégica, sugirió el Plan de acción para el año 2008 y las medidas correctivas que se deben tomar a nivel procedimental para no incurrir en declive del desempeño INDICADORES PREVIOS En esta ocasión se presentaron los indicadores de: Tiempos por área de gestión en la gestión contractual En esta comparación se incluyeron los tiempos de: Área técnica: El tiempo que se demoran en remitir los términos, de acuerdo a lo programado. 10 Ver Anexo No. 5 Presentación de indicadores de gestión Nov y taller de Planeación estratégica y trabajo en grupo, Unidad administradora del Proyecto MAFP II33 Coordinación técnica: Tiempo de duración entre la aprobación de la adquisición y la probación de los términos de referencia. Adquisiciones: Es el tiempo que se demora la contratación hasta su remisión al PNUD para el perfeccionamiento del contrato. Tiempos PNUD: Tiempo transcurrido entre el envío y la remisión a la UAP del contrato legalizado. Aspectos relevantes del análisis Demora por parte de las áreas técnicas para el envío de los términos de referencia en el caso de Bienes y servicios de no consultoría. La negociación de consultoría con firmas especializadas, debe tener en cuenta el riesgo de demora (Caso de la negociación con Microsoft) De presentarse el caso de los procesos de selección conjunta de consultores individuales (equipos de trabajo), de no tenerse el número requerido de hojas de vida para iniciar proceso para el total del grupo, este proceso podría iniciarse conforme se presenten los requisitos, esto con ocasión a la oportunidad de la contratación. Con ocasión a la recomendación de la coordinación general, se puede plantear un nuevo cronograma de los procesos por método de adquisición que presentaron inconvenientes y que a consideración del grupo de trabajo, pueden realizarse en un periodo de tiempo menor. 11 En el caso de las demoras injustificadas de PNUD, se presenta una matriz DOFA que representa el convenio con ellos firmado 12, para que el grupo evalúe la viabilidad de mantenerlo Tiempos por área de gestión en pagos Tiempo coordinación técnica: Periodo transcurrido entre el envío de los informes por parte de los interventores a la UAP y su remisión a la Subdirección Financiera Tiempo Subdirección financiera: tiempo de trámite de solicitud de acción administrativa y su envío a PNUD para desembolso Tiempo PNUD: Tiempo desde el momento en que reciben la Solicitud de acción administrativa por parte del Ministerio Subdirección Financiera, hasta que el consultor recibe la transferencia. 11 Ver Anexo 5 Presentación de indicadores de gestión Nov y Anexo 6 Propuesta de cronograma de adquisiciones. 12 Ver anexo 7 Matriz DOFA de análisis y ventajas del Convenio PNUD34 Aspectos relevantes del análisis La gestión de este proceso, tal como se ha venido desarrollando no ha tenido contratiempos, aunque en casos aislados, los pagos se han generado de manera tardía. En la mayoría de casos, esta situación se ha presentado por: La demora en la presentación de los Informes por parte de los interventores y la presentación de Informes de Interventoría que no están acordes con las disposiciones para empezar el trámite del pago. En este sentido, se formularon tres estrategias, a saber: o En primer lugar, sensibilizar a los interventores sobre su papel en la gestión de un proyecto, desde el momento mismo en que empieza la etapa contractual, hasta el momento en que se presenta la liquidación 13 o En segundo lugar, dar cumplimiento a lo dispuesto por el grupo de trabajo para radicar solicitudes de pago en la Subdirección financiera los días Lunes, miércoles y viernes, antes del mediodía, esto con el fin de tener la certeza de su envío a PNUD y notificarle a los consultores las fechas aproximadas en que se les puede realizar el pago. o Y en tercer lugar, elaborar un instructivo de solicitud de Registro Único Tributario RUT- 14 para los consultores individuales, con el fin de cumplir con la normatividad vigente Ejecución presupuestal y Plan de adquisiciones La ejecución es realmente buena, de lo programado se ejecutaron recursos por el orden del 92% de las expectativas. De esta parte se realiza análisis del riesgo que se presenta al dejar al finalizar la vigencia del 21% de los recursos en contratación en proceso, que fue la situación presentada. En la parte de la ejecución del Plan de adquisiciones se evidencia el flujo de contrataciones que tienen una tendencia al punto máximo en el tercer trimestre del año, tendencia que se espera continúe ya que la gran mayoría de estas contrataciones se mantendrá vigente por lo menos hasta el término del año Aspectos relevantes del análisis Como se espera un incremento sustancial de recursos para el año siguiente, se hace necesario coordinar de manera estructurada con las direcciones la elaboración de las solicitudes de adquisición, en este sentido 13 Ver anexo 8 Propuesta de Manual de Interventoría 14 Ver anexo 9 Propuesta instructivo solicitud del RUT35 también se tomaron medidas con respecto a las reuniones de comité operativo, con programación anticipada. En el caso de la preparación de los términos de referencia para consultorías individuales unificar los criterios de selección y formación de perfiles 15 para que los comités de selección lleven a cabo el proceso eficazmente, cumpliendo los requerimientos de las Direcciones. Seria pertinente que sean tenidos en cuenta los procesos que no necesariamente implican todo el proceso de contratación, es el caso de los viáticos, las capacitaciones. 16 Adicionalmente se debe tener en cuenta la percepción de los terceros de la gestión del proyecto, esto es que la sola contratación y apoyo a las entidades ejecutoras no constituye la percepción de estos, y aunque la posición de la Unidad de apoyo no permita la ingerencia en las políticas de Estado, si debe acompañarse mucho mas de cerca el normal desarrollo de los proceso dispuestos para la consecución de las metas trazadas y enmarcarse dentro del ámbito público, por ello, se presenta a consideración una tabla de impacto que permitirá no solo medir la gestión en cada proceso, sino que además permitirá observar el avance del proyecto de manera plurianual. 5.4 SISTEMA DE INDICADORES De acuerdo con las necesidades de la UAP, dos son los tipos de indicadores que se presentan a consideración INDICADORES DE DESEMPEÑO 17 : A pesar de que se cuestione y ajuste los procesos dentro de la Unidad, es necesario que no se circunscriba la gestión a una dependencia, sino que por el contrario se indague por la forma en que podemos mejorar. Para esto se presenta una batería de indicadores que permitirán que se muestre el esfuerzo en la gestión y las necesidades reales de ajuste que lleven a un feliz término del Proyecto. 15 Ver anexo 10 Propuesta formato de hoja de vida, concordante con el de la Función Publica 16 Ver Anexo 4 Propuesta actualización de procedimientos, Procedimiento Viáticos y tiquetes. 17 La batería de indicadores es tal como se presenta en el Anexo 11.36 Forma de Uso Para el caso de los indicadores de impacto, estos se presentan de acuerdo a las estrategias planteadas inicialmente, con los objetivos, en el contrato de empréstito, para esto el valor presentado es modificable y la idea principal es que sea posible a los responsables de la presentación de la información presentar un porcentaje total de ejecución; incluso se puede presentar fragmentada, es decir de acuerdo a lo que se requiera. Los indicadores de desempeño se encuentran distribuidos de acuerdo con los procesos indicados en el numeral , conforme los objetivos que son de percepción del grupo del Proyecto (ver anexo 2) Protocolo de Uso No. Ítem Descripción Cada uno de los cinco procesos antes descritos, de acuerdo Proceso 1 a las actividades Con ocasión a la visión de lo que hace la UAP MAFP II, las Tipo de indicador 2 cualidades del trabajo desempeñado 3 Descripción Una breve descripción de lo que revela el indicador 4 Fuentes de información De donde proviene la información para el cálculo de cada indicador 5 Fórmula Descripción aritmética de la fórmula 6 Objetivo del Indicador Que propósito tiene realizar este indicador 7 Periodicidad Con que frecuencia se va a realizar la medición 8 META ESPERADA Cual es la situación deseable 9 META ALCANZADA Cual es la situación real 10 Factor critico de éxito Que factor tiene mayor incidencia en el análisis que coloque en riesgo la ejecución 11 ESTADO ACTUAL Descripción de la situación actual (Favorable o desfavorable) Meta esperada/meta alcanzada, oscila entre el 0% y el PORC. CUMP % Porcentajes Este es un semáforo de cumplimiento 0-60(%) Rojo indica que el desempeño en este factor es crítico y que se requiere un ajuste Amarillo indica que se cumple con los Planes de acción, (%) dentro de los establecimientos Indica que la gestión es exitosa y que las metas pueden ser (%) mas exigentes Análisis de resultados 13 (Observaciones) Observaciones realizadas por el grupo Cuadro 4. Protocolo de uso batería de indicadores de desempeño37 Criterios de adopción Para establecer la correspondencia de los indicadores de desempeño, conforme se presentan en la matriz, se evalúan de acuerdo celda en que están situados. Esta evaluación se realiza de acuerdo a los criterios establecidos en la metodología. En este caso la coordinación del Proyecto es quien debe decidir si el indicador es adoptado o no, asegurando la pertinencia de los mismos dándole calificación en una escala de 0 a 5 dejando en claro en todo caso que la necesidad del indicador supera el criterio. A continuación se presenta un ejemplo de evaluación 18. Ejemplo 5 M No. recomendaciones implementadas / No. recomendaciones establecidas Criterios Indicador Relevancia Utilidad Complejidad Disponibilidad de datos Calificación Aceptable M SI El indicador es relevante pues tiene relación con los objetivos del proyecto, en este caso si porque mide si realmente se está realizando lo propuesto como medidas correctivas a situaciones anteriores Este criterio indica si la información es útil. En este caso sabremos la cantidad de actividades realizadas De acuerdo con el indicador la comprensión que se pueda tener de el, en este caso es fácil deducir su resultado Es el promedio de los criterios anteriores Este criterio indica si el indicador dispone de información y es fácil de calcular; como la información esta disponible a través de Planes de mejoramiento y acción, se califica con el máximo Figura 6. Criterios de adopción de Indicadores 18 En el anexo 12. se presenta el Formato de evaluación de pertinencia de indicadores para la entidad38 En la última casilla se decide si el indicador va a ser adoptado, utilizando intervalos de rechazo. De esta manera se dispondrá de los indicadores pertinentes NO SI INDICADORES DE IMPACTO: De acuerdo con los Financial Monitoring Reports presentados semestralmente reflejan las acciones tendientes a la consecución de los objetivos del Proyecto, estos no condensan la información trascendental en la vida del proyecto, por lo que se hace necesario ubicar y ponderar los esfuerzos de la Unidad, de acuerdo con lo programado., clasificando la gestión del Proyecto de manera plurianual, estos indicadores reflejaran las necesidades de cada una de las instancias encargadas de apoyar la gestión. Inicialmente dentro de la batería de indicadores de desempeño esta el indicador C5, que corresponde a este impacto. La siguiente es una propuesta para condensar esta información de manera tal que pueda soportarse la gestión año a año y al acabar la vida del proyecto se siente una bitácora de lo que fue la gestión a partir de la ejecución de las estrategias del Proyecto, planteadas en el convenio inicial para este caso. Como la estrategia en si no constituye el logro de los objetivos, pero estos a su vez si tienen indicadores medibles, las estrategias serán ponderadas respecto al objetivo para el cual fueron trazadas y de esta manera se puede saber el avance de las metas a nivel macro, justificando cualquier enmienda y respaldando el trabajo de la Unidad de apoyo al Proyecto. Esto también supone que cualquier cambio de estrategia u objetivo debe ser reflejado en dicha matriz.39 Matriz de Indicadores de Impacto Se considera la importancia de cada una de las actividades en el Proyecto, de acuerdo a la oportunidad y a la expectativa Este ítem se subdivide en el número de años de vida en el que se espera trazar el proyecto y habla propiamente de las actividades de cada estrategia. Este ítem se presenta de la misma forma que la ejecución de procesos, pero el indicador debe reflejar los montos relativos ejecutados en pro de su consecución. Estrategia Ponderación de la estrategia Objetivos del Proyecto Ponderación del Objetivo dentro del proyecto Porcentaje ejecución de procesos Porcentaje de ejecución presupuestal Indicador Indicador Año n Año n Nombre Base Logro programado Logro ajustado Nombre Base Logro programado Logro ajustado Probabilidad de desarrollo Se trata de las estrategias planteadas en el contrato, de acuerdo a como se han estipulado, corresponde al número con que se identifica en el POA. Nombre de cada indicador Se relata brevemente a que desea llegar con las actividades. De acuerdo a la importancia de cada estrategia, se le asigna un valor que complete en conjunto con las demás estrategias el 100% de valor, en este caso la importancia esta dada de acuerdo con los montos asignados. De acuerdo a la meta inicialmente pactada, saber si se ha mantenido, para realizar el ajuste en la ejecución. La base es el precedente sentado de cada uno de los objetivos, este se presenta a consideración de cada una de las instancias ejecutoras y en el caso de no tener se presenta en cero. De acuerdo al inicio del proyecto, que se tenia programado. Indica los periodos para el que se ha realizado la medición y el periodo objeto de análisis De acuerdo al análisis de la ponderación la clasificación del logro de la estrategia (Baja, media, alta) Figura 7. Matriz indicadores de Impacto40 En el caso de los convenios de empréstito los objetivos, estrategias y metas son claramente definidos a través de los instrumentos de planeación tanto a comienzo del Proyecto como en todo su ciclo de vida, por ello el trabajo en este sentido es el de condensar la vida del Proyecto, incluyendo esta actividad como parte del Monitoreo y evaluación.41 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La propuesta permite que cualquiera sea el carácter del Proyecto los participantes puedan tomar las medidas de ajuste necesarias en la gestión de procesos, para el caso analizado en particular la idea es que no toda la información requerida esta consignada en la historia de vida del Proyecto, por lo que resulta de vital importancia aunar los resultados año a año para que al termino de la vida del Proyecto este sea de público conocimiento y de ejemplo para proyectos de Banca multilateral. Por otra parte se identificaron específicamente los factores críticos en la gestión por procesos, ubicando a las áreas técnicas como aisladas de la gestión por falta de comunicación asertiva. Las propuestas en si van encaminadas a estudiar esta comunicación para que sea fluida y versátil, además permitiendo un modelo de autocontrol donde participa la UAP y no solamente consolida. En si puede concluirse que la gestión de la Unidad es altamente exitosa como lo muestran los indicadores de gestión, pero esta se ve opacada por la falta de publicidad y por los resultados dispersos de la gestión. La adopción de todas las propuestas esta a cargo del grupo interdisciplinario del Proyecto, conforme se presentan a lo largo del contenido; una de las mas importantes observaciones es que el grupo de trabajo puede acortar los cronogramas de trabajo como parte de la autoevaluación y necesidad al ser incrementados los recursos de trabajo Ver Anexo F. Rutas criticas y posibles ajustes en cronogramas42 GLOSARIO Autocontrol: Es la capacidad consciente de regular nuestros impulsos de manera voluntaria, logrando una menor consecuencia sobre si mismo, en este caso, sobre nuestra gestión Desempeño: Se alude al resultado esperado con el elemento de competencia y a un enunciado evaluativo de la calidad que ese resultado debe presentar. Se puede afirmar que los criterios de desempeño son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si el trabajador alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia. Los criterios de desempeño deben referirse, en lo posible, a los aspectos esenciales de la competencia. Deben, por tanto, expresar las características de los resultados, significativamente relacionados con el logro descrito en el elemento de competencia. Son la base para que un evaluador juzgue si un trabajador es, o aún no, competente; de este modo sustentan la elaboración del material de evaluación. Permiten precisar acerca de lo que se hizo y la calidad con que fue realizado. Factor crítico: Variable o aspecto clave de un proceso o proyecto de cuyo resultado depende el éxito o el logro de los objetivos del proceso o proyecto, Son los objetivos que necesariamente se deben alcanzar para cumplir las líneas estratégicas. Financial Monitoring Reports: Son informes semestrales presentados al banco Mundial con dos clases de Indicadores: Impacto y resultado. Estos informes sirven al Banco Mundial para medir la gestión y realizar los informes que a su vez ellos presentan en el mediano plazo. Matriz DOFA: Es una matriz en la que se confrontan debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para saber que tiene mayor peso y si es de conveniencia, se usa principalmente en Proyectos de desarrollo. Plan de acción: Dentro de la Planeación estratégica se sitúa como la principal herramienta de trabajo, Elaborado por un gerente o coordinador y por el personal a su cargo, donde se detallan las metas y objetivos del programa así como las actividades a realizarse para un periodo venidero, con el fin de trazar la ruta de acción. Rutas críticas: es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto para completar el proyecto; ésta determina la duración de un Proyecto43 BIBLIOGRAFIA BANCO MUNDIAL Y MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO. Documento Contrato de empréstito No CO. Bogotá, Abril de 2001 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. modernización en Entidades Públicas. Bogotá, Septiembre de Guía DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos. Bogotá, Junio de DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Guía administración del Riesgo, 2ª Edición. Bogotá, Junio de DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA y USAID (Programa de eficiencia y rendición de cuentas -Colombia-). Manual de Implementación del MECI.44 ANEXOS45 Anexo A. Relación de procedimientos Relación de procedimientos con propuesta de ajuste Relación de procedimientos de acuerdo al responsable Número de procedimiento tutor Descripción de Procedimientos Dependencia Procedimientos Aprobación de Consultoría Individual - Firmas Con ajuste Coordinación general 11005,11012,11014, Precontractual Consultoría Individual Con ajuste Asistente Técnico 11001,11002,11003,11005,11006,1 1007,111014, Precontractual Consultoría de Firmas Con ajuste Asistente Administrativo 11003,11004,11005,11011,11012, Contratación Consultores Individuales Con ajuste Comité selección Ejecución y Liquidación de Consultorías Con ajuste Subdirección Jurídica 11002,11004, Aprobación de Adquisición de Bienes Con ajuste Especialista en adquisiciones 11002,11003,11005,11007,11008, Precontractual Licitación Pública Internacional (LPI) Con ajuste Apoyo archivo Precontractual Licitación Pública Nacional (LPN) Con ajuste Secretaria Proyecto Precontractual Comparación de precios Sin ajuste Especialista Financiero 11005,11012, Procedimiento de Contratación Sin ajuste Técnico contable 11014, Legalización de Bienes Con ajuste Subdirección de recursos Humanos 11002, Viáticos y Tiquetes Con ajuste Dirección tecnología Certificado de Disponibilidad Presupuestal(CDP) Sin ajuste Financial Management Reports FMRs Con ajuste Nómina Consultores Sin ajuste Registro de Egresos Con ajuste Relación de procedimientos Nuevos Solicitud de Desembolso Con ajuste Misión Banco Mundial Sin ajuste Nombre del Procedimiento Responsables Misión PNUD Sin ajuste Incorporación de rendimientos financieros Especialista financiero, Subdirección Jurídica Revisión Contraloría General de la República Sin ajuste Flujo y registro documental Secretaria Proyecto, Apoyo Archivo Revisión Control Interno Sin ajuste Elaboración de POA y PA Con ajuste46 Anexo B. Levantamiento de Opiniones en los involucrados Con respecto a tu pregunta, la UAP ofrece en el desarrollo de sus objetivos lo siguiente: - Calidad - Oportunidad - Eficiencia Javier. Ofrecemos Como Unidad Coordinadora: Implantación de nuevas metodologías Proyección, planeación, análisis y desarrollo de actividades que permiten un mayor avance en la ejecución de los procesos Persistencia en el cumplimiento de las tareas propuestas Cordialmente, Nury Jimenez Ofrecemos diligencia y eficacia con cada proceso llevado a cabo Diego Alejandro Paez47 Anexo C. Flujogramas de proceso PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN ANUAL PLANES DE ACCIÓN ANUAL Elaboración Plan Operativo Anual Elaboración del Presupuesto y Plan de desembolsos Elaboración Plan de adquisiciones ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN COCOR (Comité de coordinación) Comité Operativo Comité técnico Comité de seguimiento Comité de conciliación DURANTE LA GESTIÓN AJUSTES Y EVALUACIÓN Programación Trimestral Indicadores de Gestión Actualizaciones del Manual Operativo Modificaciones al POA y PA PLANEACION Y PROGRAMACION ANUAL Elaboración POA y PA Actividades de coordinación COCOR Comités Técnico Comité Operativo Comité de seguimiento Comité de conciliación Actualizaciones del Manual Operativo Programación trimestral Presupuesto y Plan de desembolsos Modificaciones POA y PA48 FORMALIZACIÓN CONTRATACION ETAPA PRECONTRACTUAL SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL Aprobación de consultorías Aprobación de adquisición de bienes Precontractual de consultoría individual Precontractual de consultoría de Firmas Precontractual Licitación Publica Internacional Precontractual licitación Pública Nacional Precontractual comparación de precios Contratación consultores Individuales Proceso de contratación Viáticos y Tiquetes Preparación de Informes e Inventarios Legalización de Bienes GESTION CONTRACTUAL Aprobación consultoria Individual Precontracutal Consultoria Individual Precontractual Consultoria de Firmas Contratación consultores individuales Aprobación adquisicion de bienes Precontractual LPN Precontractual LPI Precontractual Comparación de precios Proceso de contratacion Legalizacion de bienes Viáticos y tiquetes49 SOLICITUD DE CONSOLIDACIÓN PAGOS PREPARACIÓN PAGOS GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Expedición de certificados de Disponibilidad presupuestal Ejecución y liquidación de consultorias Solicitud de desembolso Nómina consultores Registro de Egresos GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Ejecución y liquidación de consultorias Certificado de disponibilidad presupuestal Nómina consultores Registro de egresos Solicitud de desembolso50 ELABORACIÓN DE INFORMES INFORMES SON TRANSVERSALES A LA GESTIÓN DEL MAFP II PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION (ELABORACION DE INFORMES) Financial Management Report's (FMR's) Misión Banco Mundial Misión PNUD Revisión contraloria general de la república Revisdión control interno Informe de seguimiento trimestral COCOR informes (suministro) y requerimientos SUIP BIRF (Mitad del Proyecto) Informacion convenios de cooperacion Informacion terceros a DIAN Relacion de contratos a control interno Plan de desembolsos de credito Seguimiento a Proyectos de Inversión (Oficina de Planeacion del MHCP)51 Anexo D. Propuesta actualización de procedimientos En la Unidad de apoyo del Proyecto MAFP II, acorde con las políticas de modernización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se han planteado esquemáticamente los procedimientos propios de la gestión del MAFP II. La herramienta utilizada para tal fin es el Sistema TUTOR, que es un editor en el que pueden ser levantados en red los procedimientos, navegadores, instructivos y Referencias aprobados por las diferentes dependencias. Como parte de la propuesta de modificación se organizo una herramienta ofimática, donde las personas puedan estudiar las modificaciones propuestas y realizar las respectivas observaciones a través de un formulario 20. El esquema de la presentación es el siguiente: Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación De acuerdo con la relación de Procedimientos ubicado en el Sistema Las secciones del Procedimiento: Alcance Distribución Propiedad Prefacio de la actividad Procedimiento o Tareas Flujograma No. De la tarea o parte de la sección Cambiar, adicionar, Insertar, detallar, Suprimir Persona responsable de la tarea En que parte del paso Como debe quedar Sustentación el número Adicional a esto se presentan dos nuevos procedimientos en el esquema establecido como respuesta a los requerimientos de la unidad. 20 Esta herramienta se encuentra disponible en el material adjunto a este trabajo.52 Incorporación de rendimientos financieros Alcance PROCEDIMIENTOS NUEVOS Este procedimiento encierra la incorporación de los rendimientos financieros generados en la vigencia inmediatamente anterior en desarrollo del Convenio de cooperación celebrado entre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Proyecto MAFP II y el Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo PNUD-, al presupuesto de la vigencia siguiente. Política Reglamento Operativo del MAFP I [REF11000.htm]. Esta guía constituye la guía general de operación para la ejecución del Proyecto Modernización de la administración Financiera del Sector Público II MAFP II- por parte de los organismos de ejecución, Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP-, Departamento Nacional de Planeación DNP- y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-. Numeral Administración de servicios Financieros. Los recursos que el Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo PNUD- perciba en moneda nacional como costos compartidos o contribuciones a fondos de fideicomiso, serán convertidos a dólares de los Estados Unidos de América, el último día hábil del mes de depósito, a la tasa operativa de cambio vigente de las Naciones Unidas, según el Plan de contribuciones que se establezca entre las partes. Los posibles rendimientos que se obtengan con la administración y ejecución del proyecto, se incorporarán al proyecto en la modalidad de contrapartida de dicho acuerdo y se reprogramarán entre las partes para atender tareas previamente acordadas dentro de las actividades del proyecto Decreto 111 de Enero 15 de 1996 [REF50033.htm], Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Artículo 31. Los recursos de capital comprenderán: Los recursos del Balance, los recursos del crédito interno y externo con vencimiento mayor a un año de acuerdo con los cupos autorizados por el Congreso de la República, los rendimientos financieros, el diferencial cambiario originado por la monetización de los desembolsos del crédito externo y de las Inversiones en moneda extranjera, las donaciones y el excedente financiero de los establecimientos públicos del Orden Nacional y de las Empresas Industriales y comerciales del Estado del Orden Nacional y de las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquéllas, sin perjuicio de la autonomía que la Constitución y la Ley les otorga, y las utilidades del Banco de la República, descontadas las reservas reestabilización cambiaria y monetaria.53 Parágrafo. Las rentas e ingresos ocasionales deberán incluirse como tales dentro de los correspondientes grupos y subgrupos de que trata este artículo (Ley 38 de 1989, Art. 21, Le 179 de 1994, Art. 13 y 67) Decreto 4646 del 27 de Diciembre de 2006 [REF50131.doc], Por la cual se modifica la estructura del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Artículo 100. oficina Asesora de Planeación. Son funciones de Oficina Asesora de Planeación, las siguientes: Numeral 12. Coordinar con las dependencias del Ministerio y de acuerdo con los lineamientos del Viceministro General, la elaboración del anteproyecto anual del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento, consolidarlo y presentarlo ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Numeral 15.Coordinar con las dependencias del Ministerio y sus entidades adscritas, y con base en las directrices del Viceministro General, la Programación del Presupuesto Anual de Gastos de inversión y realizar el trámite respectivo ante el Departamento Nacional de Planeación. Artículo 210. Subdirección Financiera. Son funciones de la Subdirección Financiera de la Dirección Administrativa, la siguiente: Numeral 8. Identificar, causar y clasificar ingresos a imputar en el presupuesto de Ingresos del Ministerio. Responsabilidad La Subdirección Financiera es responsable de: Solicitar los rendimientos financieros del año inmediatamente anterior a PNUD o proyectar el dato de estos, antes del cierre del proceso presupuestal en cada vigencia, para su incorporación en la vigencia siguiente La Oficina Asesora de Planeación es responsable de: Realizar los trámites necesarios ante el DNP y la DGPPN para la incorporación de los rendimientos en el presupuesto de la siguiente vigencia. La coordinación de la Unidad administradora del Proyecto MAFP II es responsable de: Verificar la incorporación efectiva de los recursos y distribuirlos, de acuerdo con lo programado. Distribución Asesor de Inversiones * Comité de Activos *54 Propiedad El Coordinador General del Proyecto MAFPII es responsable de asegurar que este documento sea necesario y que refleja la práctica real Prefacio de la Actividad Esta actividad se realiza durante el primer trimestre de la vigencia, cuando el Especialista Financiero, en ejercicio de sus funciones inicia el trámite para incorporar los rendimientos financieros a la contrapartida, producidos por el manejo de recursos del PNUD el año inmediatamente anterior. Este procedimiento garantiza la inclusión de estos recursos en la Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones, en la modalidad de sin situación de fondos. (Nota: Es recomendable que cada año se utilicen primero los recursos sin situación de fondos) Este procedimiento continúa desde: No aplica Procedimiento Subdirección Financiera/Especialista Financiero 1. Solicita en el Primer trimestre de cada año, la certificación anual al Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo PNUD-, de los rendimientos financieros obtenidos en el año inmediatamente anterior Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo (PNUD) 2 Emite certificación de los rendimientos financieros Si PNUD certifica antes de finalizar el 1 trimestre, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #3. Subdirección Financiera/Especialista Financiero 3. Realiza proyección de los rendimientos financieros, con el criterio que consideren idóneo. 4. Comunica a la Oficina Asesora de Planeación el valor de los rendimientos. Oficina Asesora de Planeación 5. Tramita ante el DNP y DGPPN, la incorporación de los recursos, sin situación de fondos, sustituyendo la contrapartida del Proyecto.55 6. Comunica del trámite a la Coordinación General del Proyecto MAFP II y a la Subdirección Financiera Subdirección Financiera 7. Si se encuentra diferencia entre la proyección y lo certificado por el PNUD, esta diferencia se registra y su ajuste se realiza sobre la ejecución, a través de actos administrativos. 8. Solicita a PNUD la incorporación de los rendimientos mediante la revisión presupuestal del convenio Fin de la actividad.56 xxxxx Flujo y registro documental Alcance Este procedimiento cubre desde el momento en que se generan documentos, información y comunicaciones en la Unidad Administrativa del MAFP II, hasta su ingreso y posterior destinación de acuerdo a las tablas de retención documental. Política Reglamento Operativo del MAFP II[REF11000.htm], Esta guía constituye la guía general de operación para la ejecución del Proyecto Modernización de la administración financiera del Sector Público II MAFP II- por parte de los organismos de ejecución, Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP-, Departamento Nacional de Planeación DNP- y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- Ley 594 de 2000 [REF11xxx.htm]. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. (vea texto) Responsabilidad El Especialista de adquisiciones es responsable de: Encargarse de mantener un archivo para cado uno de los procesos de contratación que se ejecuten. Las dependencias de apoyo de la Unidad Administradora del Proyecto MAFP II: Reportar y ceder toda la información para su acopio. Los auxiliares administrativos de apoyo documental: Seleccionar, clasificar, ordenar y ubicar físicamente, todos los documentos que se generen en ejecución del Proyecto MAFP II Mantener actualizado el archivo físico de los contratos y documentos del Proyecto MAFP II de acuerdo a los lineamientos establecidos en el instructivo para manejo del archivo Garantizar que en las carpetas repose toda la documentación original relacionada con cada proceso. Tramitar el armado de las carpetas solicitado por la Asistencia Técnica de la Unidad en los tiempos requeridos, antes de remitirlas a adquisiciones. Apoyar el proceso de radicación de documentos al interior y exterior del Ministerio. Realizar la administración de las tareas destinadas al archivo y dar buen uso de los espacios físicos que ellos contemplan Responder a los requerimientos y solicitudes de consulta de los diferentes usuarios Mantener el principio de confidencialidad de la información y responder en la custodia y control de la misma57 Informar a la asistencia administrativa cualquier falla que amenace con obstruir los procedimientos. El Auditor del Banco Mundial, es responsable de: Revisar el adecuado tratamiento de la información que reposa en los archivos, de acuerdo con las disposiciones previamente establecidas por este. Distribución * Propiedad La [Unidad administradora del Proyecto MAFP II es responsable de asegurar que este documento es necesario y que refleja la práctica real. Prefacio de la Actividad Esta actividad se realiza cuando la documentación esta en trámite y cuando un proceso de contratación es culminado para almacenar sus soportes Este procedimiento continúa desde: No aplica Procedimiento Secretaria del Proyecto 1. Recibe la documentación en la Unidad administrativa del Proyecto con Firma y Fecha (Día, mes, año y hora) 2. Realiza el registro de la documentación en el sistema Janus del Ministerio. 3. Realiza la transferencia de la documentación de acuerdo a la solicitud de gestión de cada uno 4. De acuerdo a la relación de radicación registra la entrega a cada dependencia de manera interna. No. Consecutivo recibido No. Oficio del Envío Fecha del recibido Dependencia que envía Resumen del contenido Quien firma el Oficio A quien va dirigida A quien compete la gestión Fecha de traspaso para gestión Observaciones58 Dependencias de apoyo de la UAP 5. Gestionan o dan respuesta al asunto del documento y cuando le dan término, se envía para archivo. Auxiliar apoyo archivo digital 6. El archivo se filtra de acuerdo a la relevancia de la información y se digitaliza. Consulte INS[Digitalización de documentos](ver texto) 7. Organiza documentos y transfiere a Auxiliar apoyo archivo físico, para su almacenamiento 8. Registra en Planilla de control de archivo 9. (PC)Revisa y organiza documentos Auxiliar apoyo archivo físico 10. Se archiva de acuerdo a las directrices planteadas para tal fin Consulte REF[Instructivo-Archivo documental y correspondencia](ver texto) Auxiliares apoyo archivo 11. Periódicamente realizan la revisión de los documentos a través de las Tablas de retención y sugieren el destino de la documentación a la Coordinación general/asistencia Administrativa. Fin de la actividad. Ir a procedimiento Consulte INS[Guía e Inventario Archivo] (Ver texto) Consulte INS[Correspondencia recibida] (Ver texto)59 1.XXXXX Guía e Inventario de Archivo INSTRUCTIVOS NUEVOS Alcance Esta instrucción cubre la forma en que se destinan los documentos generados y recibidos en la Unidad administrativa del Proyecto MAFP II. Distribución * Propiedad La [Unidad administrativa del Proyecto MAFP II es responsable de asegurar que este documento es necesario y que refleja la práctica real y que soporte la normatividad vigente. Prefacio de la Actividad Esta actividad la realiza el responsable de archivo, cuando el docuemnto ha terminado su trámite y esta listo para remitirse a consulta. Procedimiento Apoyo archivo físico 1. Selecciona y ordena cada carpeta para archivo (siempre originales), de acuerdo a: En el caso de personas naturales: Apellido, Nombre(s), No. AZ (regularmente corresponde a Consultorías Individuales). En el caso de personas jurídicas: Forma de contrato (sigla), Número de referencia, Concepto y Razón social de la Firma, # / # total. 2. Asigna módulo, estante y entrepaño, para almacenarlo 3. Relaciona la ubicación en la Planilla de registro. Fin de la actividad.60 1.XXXXX Registro de correspondencia enviada Alcance Esta instrucción cubre la forma en que se destinan los documentos generados en la Unidad administrativa del Proyecto MAFP II. Distribución * Propiedad La [Unidad administrativa del Proyecto MAFP II es responsable de asegurar que este documento es necesario y que refleja la práctica real y que soporte la normatividad vigente. Prefacio de la Actividad Esta actividad la realiza el responsable de archivo, cuando el documento ha terminado su trámite y esta listo para remitirse a consulta. Procedimiento Dependencias de Apoyo UAP MAFP II 1. Generan los documentos o memorandos Secretaria del Proyecto 2. Antes de su remisión, lo registra en el Sistema Janus 3. Distribuye los documentos y los entrega al auxiliar de archivo para su entrega Auxiliar de archivo (2) 4 Radica en las otras Entidades y dependencias. 5. Entrega la relación de envíos al Auxiliar de archivo (1) Auxiliar de archivo (1) 6. Registra la entrega en la planilla de correspondencia enviada interna y externa.61 Nota: En el caso de envío de comunicaciones con respuesta prolongada (es decir que no tiene respuesta inmediata o son acciones administrativas), se les realiza una observación en las Planillas para tenerlas en cuenta a la hora de su recepción y gestión en las fechas programadas. Fin de la actividad.62 1.XXXXX Archivo y consulta de documentos digitales Alcance Esta instrucción cubre el tratamiento de los documentos desde el momento en que culmina su gestión, hasta que son entregados para su relación y posterior almacenamiento en el archivo Físico Distribución * Propiedad La [Unidad administrativa del Proyecto MAFP II es responsable de asegurar que este documento es necesario y que refleja la práctica real y que soporte la normatividad vigente. Prefacio de la Actividad Esta actividad la realiza el responsable de archivo y busca tener con éste un apoyo administrativo confiable y seguro para el fácil acceso a los documentos relevantes tanto de los procesos actuales como futuros que se generen en su ejecución atendiendo los lineamientos establecidos por el Banco Mundial. Procedimiento Dependencias de Apoyo UAP MAFP II 1. Culminan gestión de los documentos recibidos y enviados. 2. Entregan al responsable de archivo Digital Responsable de archivo digital 3. Selecciona y organiza los documentos de acuerdo con lo dispuesto a ser digitalizado 4. Digitaliza los documentos en archivos de Acrobat Reader, guardándolo en la carpeta destinada para el fin, de acuerdo a la siguiente estructura de carpetas63 Funcionarios y particulares 5. Cuando alguna persona requiera tener acceso al archivo digital, que no pertenezca a las dependencias de apoyo de la UAP MAFP II, debe dirigir la solicitud vía correo electrónico ante la Coordinación general del MAFP II, con copia a la Asistencia administrativa 6. Cree un acceso directo con la siguiente dirección en red, cada vez que vaya a consultar información \\mh-snassa02\mhcp$\mafpii 7. (PC) Las personas que tengan acceso a esta información se comprometen a darle buen uso y no reproducirla, todas las comunicaciones oficiales del MAFP II, son dirigidas directamente de la Unidad Administradora del Proyecto, con sede en el Ministerio de Hacienda. Fin de la actividad.64 110XX Registro de Inventarios Alcance Esta instrucción es posterior al pago al proveedor y cubre el Ingreso de los diferentes bienes a los inventarios del MAFP II, y su flujo. Distribución Propiedad El Profesional de apoyo a adquisiciones MAFP II es responsable de asegurar que este documento sea necesario, que refleje la práctica real y que soporte las políticas corporativas. Prefacio de la Actividad Esta actividad comienza con las entregas de los contratistas de acuerdo a los cronogramas fijados en los términos y especificaciones del Contrato u Orden de compra, que además sirva a la Entidad receptora del bien. Procedimiento Dirección técnica, Jefe de la Oficina de Tecnología, Jefe de Almacén y Proveedor 1. Los bienes son recibidos con Acta firmada, suscrita entre los mencionados, junto con la Factura expedida por el proveedor 2. Se deja constancia en la UAP-MAFP II y en el Almacén de la entidad UAP MAFPII 3. Si está conforme, solicita el pago a la Subdirección financiera. 4. Una vez realizado el pago, informa al área responsable. Una vez el PNUD diligencie el acta de transferencia de propiedad. Dirección técnica 4. Ingresa los bienes al inventario con el recibo a satisfacción y fecha de la factura expedida por el Proveedor, para su contabilización. 5. Registra el Ingreso en su inventario. Fin de la actividad. UAP MAFP II65 MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS Proceso Código Fecha Procedimiento Aprobación de consultorias Responsable: Unidad administradora del Proyecto MAFP II Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Título Cambio Asistente Técnico Aprobación a solicitud de adquisiciones De esta manera se integran los pasos para aprobar cualquier consultoría y se fusiona con el procedimiento 11006, anexo 2 Este procedimiento continúa desde: Paso único adicionar Asistente Técnico Modificar elaboración POA y PA 3 Procedimiento Paso 2 Adicionar 4 Asistente Técnico Asistente Técnico Como nuevo paso Para el caso de adquisicion de bienes, incluir la "Dirección Técnica, consolida Estudio de Mercado y elabora las especificaciones técnicas" De acuerdo con el numeral 4,2 de Programación trimestral, todos los TDR van a No objeción66 5 Procedimiento Paso 8 adicionar Asistente Técnico (después del final) ", con anexo explicativo de la fuente y vigencia en el plan de pagos, con el visto bueno del a coordinación general." Aclaración de acuerdo a los procedimientos que se llevan hoy en día. (ver anexo) 6 adicionar Asistente Técnico (después del final) (Si solo si se trata de contratación de Bienes),Insertar un cuadro con la estructura anexa, para antes de determinar el procedimiento que sigue. De acuerdo con lo estipulado en el Manual Operativo, capitulo 6- Adquisición de Bienes-. Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Precontractual consultoria Individual Responsable: Unidad administradora del Proyecto MAFP II Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación Esto se realiza con base al supuesto de que no existan hojas de vida suficientes suminsitradas por el área técnica. (Acorde a los cronogramas de seguimiento) 1 Procedimiento Paso 1 adicionar Asistente técnico como una condición Si es una contratación directa o invitación, pasar a remisión de hojas de vida, sino seguir67 2 Procedimiento Paso 2 adicionar Asistente técnico como nuevo paso "La dirección técnica remite los términos de referencia y las especificaciones técnicas a la Subdirección de recursos Humanos para inciar el proceso de selección" Aclaración 3 Subdirección de recursos Humanos como nuevo paso Recursos humanos solicita publicación en la Página Web Aclaración 4 Dirección de tecnología como nuevo paso Dirección de tecnología. Publica los términos en la Web Aclaración 5 Asistente técnico como nuevo paso Dirección técnica. Recibe hojas de vida Aclaración 6 Asistente técnico dentro del paso anterior Insertar el Formato de hoja de vida que se encuentra en el archivo digital (si se quiere con un instructivo) Aclaración 7 Subdirección de recursos Humanos como nuevo paso Recursos humanos solicita publicación en la Página Web Aclaración 8 Procedimiento Paso 5 Comité de selección como nuevo paso Cita a preseleccionados a la Prueba técnica Aclaración 9 Comité de selección como nuevo paso Citan a entrevista a los candidatos que superan la prueba técnica Aclaración 10 se continúa con el paso 6 11 Procedimiento paso 11 insertar Especialista en adquisiciones posteriormente (PC) recibe y revisa los documentos entregados 12 paso 14 insertar Subdirección Jurídica dentro del paso anterior insertar el formato de Instructivo para el registro de los datos del Contratista en el SIGA(Ver formato anexo) Para aclarar los requisitos de cada uno de los consultores, y su registro68 13 insertar Especialista en adquisiciones como nuevo paso Llama a negociación de contrato Proceso Código Fecha Nombre procedimiento: Precontractual consultoria de Firmas Responsable: Unidad administradora del Proyecto MAFP II Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Procedimiento Paso 2 Suprimir Asistente Técnico Si mayor a US$100,000, ir a tarea #3. Si no ir a tarea #10 En el paso 3 se encuentra la misma, y esta dice que pasar al paso 6, por lo que no guarda congruencia. (Acorde a las disposiciones del Manual Operativo del MAFP II) 2 Procedimiento Paso 12 Adicionar (Detallar) Especialista en adquisiciones En el mismo paso después del punto final "Es el conjunto de firmas que serán invitadas a presentar propuesta y deberá estar conformada por mínimo (3) tres y máximo (6) seis firmas. Este paso se da cuando se tienen las firmas69 3 Procedimiento Paso 22 Adicionar (Detallar) 4 Procedimiento Paso 23 Adicionar (Detallar) Asistente Administrativa Especialista en adquisiciones 5 Procedimiento Paso 27 Adicionar Especialista en adquisiciones En el mismo paso después del punto final En el mismo paso después del punto final Como nuevo paso o aclaración de este "comunicando a Coordinación General del Proyecto" -El pedido de propuestas-" Este documento se utiliza para invitar a presentar propuestas y consta de: *Carta de Invitación; *Información para los consultores, Términos de referencia y; *Modelo de minuta del contrato" "En el caso de encontrarlo necesario se realizan las adendas o modificaciones, de acuerdo a los requerimientos" Aunque se sepan de hecho los comités de evaluación, la idea es que se formalize su presentación y esto disminuye las instancias 6 Procedimiento Paso 29 Adicionar Especialista en adquisiciones Como anterior paso "Subdirección jurídica. Recibe las propuestas" Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Contrratación de consultores Individuales Responsable: Unidad administradora del Proyecto MAFP II Número Sección Paso A realizar Responsables Debe ir en: Frase o tarea Justificación70 1 Título Cambio Iniciando el procedimiento "CONTRATACIÓN DE CONSULTORIAS" Como el proceso mas complejo está en la etapa precontractual, este es posible anidarlo, teniendo en cuenta exactamente los pasos 2 Procedimiento Paso 1 Insertar un Punto de Control o (PC) Subdirección Jurídica Previo al paso "Subdirección Jurídica. Verificación de los datos del seleccionado" Esto evita contratiempos a la hora de realizar pagos, elaborar minutas y evita la realización de otro sí 3 Procedimiento Paso 9 Adicionar Asistente administrativa Dentro del paso -En vez de- remite el contrato, -ponerremite copia del contrato Esto aclara el tipo de documento Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Ejecución y liquidación de consultorias Responsable: Unidad Adminsitradora del Proyecto Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Título Cambiar Ejecución, desembolso y liquidación de consultorías71 2 Procedimiento Paso 1 Añadir Asistente administrativa 3 Procedimiento Paso 1 Añadir Asistente Técnico Previamente, como nuevo paso Previamente, como nuevo paso " Asistencia administrativa. Se envían mensajes a los interventores recordándole los informes vencidos y próximos a vencerse" "El interventor recibe el informe por parte del contratista dentro de los diez días hábiles anteriores a la fecha de entrega a la UAP, de acuerdo al formato destinado para tal fin". -y-; se puede anexar el formato al procedimiento con las instrucciones. Con este paso se evitan las demoras o los retrasos por parte de los interventores, también se puede enviar un calendario junto con la notificación de la fecha de inicio del contrato Este paso unifica los criterios con los que el Manual Operativo, refiere en el numeral 6,4,B,7. 4 Procedimiento Paso 1 Añadir Asistente Técnico 5 Procedimiento Paso 1 Adicionar Asistente Técnico 6 Procedimiento Paso 2 Adicionar Asistente Técnico 7 Procedimiento Paso 6 Adicionar Especialista Financiero 8 Procedimiento Paso 8 Añadir Coordinación General Previamente, como nuevo paso Seguidamente Dentro del paso Posteriormente como paso nuevo "El interventor realiza revisión y aprobación del informe" ", para lo que dispone de (3) tres días hábiles previos a la fecha programada para el desembolso" "si no se presenta el informe conforme a las especificaciones, el Asistente técnico devuelve para ajuste" Remite a PNUD "la solicitud de acción administrativa", para pago Para el caso de las terminaciones anticipadas del contrato. "El contratista solicita ante el interventor la terminación anticipada (que indica la ejecución del contrato, ya se ésta por el tiempo de duración que se ha cumplido o porque anticipadamente se ha producido un elemento para darlo por terminado), con amplia anticipación a la fecha del desembolso" (puede ponerse un plazo en dias hábiles) Aclaración Este paso unifica los criterios con los que el Manual Operativo, refiere en el numeral 6,4,B,7. Verificando que el informe contenga los datos debidamente diligenciados y completos para emitir el cumplido Esto determina claramente que trámite se le debe dar a las terminaciones anticipadas, antes de su gestión en la UAP. Cuando no sea terminación anticipada se omite.72 9 Procedimiento Añadir Coordinación General 10 Procedimiento Paso 10 Añadir Asistente administrativa 11 Procedimiento Asistente administrativa Despúes del paso anterior Previamente, como nuevo paso Despúes del paso anterior El interventor remite la solicitud a Coordnación general " El asistente administrativo sollicita a Subdirección financiera el Estado de la cuenta por pagar al contratista" "El asistente administrativo recibe la constancia de la cuenta por pagar" 12 Asistente administrativa Despúes del paso anterior "El asistente administrativo remite la solicitud y la cuenta por pagar a la Subdirección Jurídica" 13 Procedimiento Paso 12 Cambio Asistente administrativa / Especialista en adquisiciones En el responsable de la tarea "Especialista en adquisiciones" De acuerdo al numeral 2.B.3.4, del Manual operativo del MAFP II 14 Procedimiento Paso 16 Se requiere aclarar la manera en que se reintegran los saldos de los contratos, se sugiere: 15 Procedimiento Paso 16 Adicionar Especialista Financiero 16 Adicionar Coordinación General En el responsable de la tarea "Técnico presupuesto" ",como mínimo antes de la presentación de los informes de control y gestión" De acuerdo al numeral 2.B.3.4, del Manual operativo del MAFP II, "Asistir y asesorar permanentemente a la Subdirección financiera en materia financiera y contable y; Revisar certificar los Estados financieros consolidados".73 Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Procedimiento precontractual licitación Pública Internacional Responsable: Unidad administradora del Proyecto Número Sección Paso 1 Este procedimiento continúa desde A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación Cambio Asistente Técnico Incluido cambiar al procedimiento precedente Procedimiento Paso 13 Adicionar Especialista en adquisiciones 3 Procedimiento Paso 20 Adicionar Especialista en adquisiciones 4 Procedimiento Paso 10,11 y 12 Especialista adquisiciones en Previame nte como paso nuevo, seguido en el mismo paso Cita a audiencia de aclaraciones "Publican la adjudicación y " Agregar al final de cada tarea. "No aplica para licitación Pública Limitada)". De acuerdo al numeral 3,2 del Manual de adquisiciones del BIRF y la AIF, las LIL74 Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Precontractual Licitación Pública Nacional Responsable: Unidad administradora del Proyecto Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Prefacio de la actividad Adicionar Especialista en adquisiciones al acabar la ". Se utiliza cuando no se espera frase que manifiesten interés los licitantes, ademas minimiza el gasto de recursos" 2 Procedimiento Paso 13 Adicionar Especialista en adquisiciones Dejar la frase "Cita y efectúa audiencia de aclaraciones" Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 200875 Nombre procedimiento: Legalización de Bienes Responsable: UNIDAD ADMINISTRADORA DEL PROYECTO MAFP II Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 insertar Asistente administrativa Un instructivo o procedimiento menor con Se debe presentar el Registro de Inventario, tal como aparece previo a la legalización anexo y desembolsos por concepto de adquisición de Bienes Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Viáticos y tiquetes Responsable: Unidad administradora del Proyecto Número Sección Paso A realizar Responsable 1 Política Literal Adicionar 3 Debe ir en: Frase o tarea Justificación ", -modificado parcialmente por el Decreto De acuerdo a la normatividad 2004 de 1997-". vigente76 2 Literal 5 Cambio "Decreto 628 del 2 de marzo de 2007, por el cual se fijan las escalas de Viáticos" La anterior perdió vigencia, ver anexo 3 Incluir Como nueva normativid ad 4 Procedimi ento Paso 1 Adicionar Asistente administrativa Dentro del paso 5 Paso 4 Cambio Asistente administrativa Cambiar el formato "Circular PNUD del 30 de Marzo de 2007" Solicita tiquetes y/o viáticos "mediante comunicación escrita", relacionando El formato que se presenta se encuentra desactualizado(ver anexo) Ver anexo Para hacer la claridad Incluir el formato nuevo, ver anexo 6 Paso 8 Adicionar Subdirección de recursos Humanos ", para esto siempre deberán solicitarse por lo menos (3) tres cotizaciones que se registran en el formato de solicitud". De acuerdo al numeral 3,4,B,8 del Manual Operativo del MAFPII 7 Paso 10 Adicionar Coordinación General A manera de nota Nota: Sólo se tramitarán anticipos cuando el consultor deba permanecer en el lugar de la comisión por lo menos tres noches, máximo por el 80% del valor total de los gastos de viaje y deberá anexarse el original del formato de Autorización de viaje debidamente firmado. De acuerdo al numeral 3,4,B,8 del Manual Operativo del MAFPII 8 Paso 12 Adicionar Especialista financiero A manera de nota "Nota: Para la liquidación de los Gastos de Viaje, en el caso de consultores se aplicarán las tablas vigentes del PNUD y para funcionarios se aplicará la mas baja entre la tabla vigente PNUD y la tabla incluida en el decreto de Viáticos para Funcionarios Públicos, Los gastos de viaje se liquidan por noche y no por día intermedio" De acuerdo al numeral 3,4,B,8 del Manual Operativo del MAFPII77 9 Paso 36 Aclarar Subdirección financiera " Copia del Oficio a comunicación del Interventor solicitando la comisión. Anticipo * : Formato de autorización debidamente firmado (original). Reembolso : Formato debidamente diligenciado y firmado por elconsultor, deben corresponder al carácter del viaje, ya sea Nacional o Internacional. (original) Original del cumplido de la comisión expedido por autoridad competente Carátulas originales de los tiquetes aéreos utilizados y sus pasa bordos, Recibo de pasajes terrestres. Recibos de pago de Impuestos de salida en caso de viajes internacionales. Recibo de peajes y gasolina cuando aplique Si el viaje se hace terrestre en carro particular, se deberá presentar la respectiva justificación debidamente firmada. De acuerdo al numeral 3,4,2,3,4 del Manual Operativo del MAFPII Anexos Formato solicitud viáticos Decreto 2004 de 1197 Decreto 628 de 2007 Circular PNUD Marzo /2007 Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 200878 Nombre procedimiento: Financial Management Reports FMRs Responsable: Unidad administradora del Proyecto Número Sección Paso A realizar Responsables Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Procedimie Paso Adicionar Especialista Financiero Posteriorm De acuerdo con el numeral 7,1,4 nto 1 ente "De acuerdo con los formatos previamente establecidos del Manual para Operativo del tal fin"-se puede incluir un link-, Proyecto Nombre del formato CGN Catálogo de Cuentas. Información contenida FMR 1 FMR 2 FMR 3 FMR 5 FMR 6 FMR 6 A FMR 7 FMR 7 A FMR 8 Reporte de Fuentes y Usos de Fondos Efectivos y Presupuestados. Reporte de Inversiones Acumuladas del Proyecto. Reporte de Ejecución del Plan Operativo Anual POA- Reporte de Solicitudes de Reembolsos SOEs- Reporte de Progreso Físico y Seguimiento de Resultados en moneda nacional Reporte de Progreso Físico y Seguimiento de Resultados en Unidades. Reporte de Compromisos adquiridos en el período. Informe de las situaciones que puedan afectar los compromisos adquiridos. Reporte de Recursos entregados a agentes cooperantes, fiduciarias y otros adminsitradores 2 Paso 4 Cambio Dependencias de la UAP MAFP II Parte paso del En vez de -procede a elaborar los FMR-, colocar, "envía a cada una de las dependencias de apoyo de la UAP, para control de la información y consideraciones pertinentes" Cada una de las dependencias de apoyo tiene información necesaria para corroborar las cifras, ademas se adecua al procedimiento real llevado a cabo. Esto evita la responsabilidad total del informe centralizada en el especialista financiero 3 Paso 5 Añadir Especialista Financiero como nuevo paso Recibe la información de las dependencias En concordancia con el paso anterior79 Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Registro de Egresos Responsable: Número Sección Paso A realizar Responsables Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Procedimiento Paso 4 Añadir Técnico contable Posterior a este, como paso nuevo "(PC)comprueba que los Este punto de control, compromisos tengan soporte en permitirá tener POA y CDP, periodicamente" contingencias a tiempo, cuando las partidas y los Progamas Operativos, asi lo requieran Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 200880 Nombre procedimiento: Solicitud de desembolso Responsable: Número Sección Paso A realizar Responsable Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Asistente Técnico Se puede incluir como instructivo dentro del procedimiento 11005, en el paso previo a la liquidación (ver anexo) Proceso Código Fecha 26 de Febrero de 2008 Nombre procedimiento: Elaboración del POA y el PA Responsable: Unidad administradora del Proyecto -Dirección y Comité Coordinador Número Sección Paso A realizar Debe ir en: Frase o tarea Justificación 1 Prefacio de la Adicionar Coordinación "esta distribución se realiza de acuerdo a actividad General la estructura programatica establecida por el contrato de empréstito, para establecer las actividades a realizar en el año".81 2 Procedimiento Paso 1 Añadir Coordinación General Previamente como paso nuevo " La coordinación general. Envía comunicación antes del mes de Septiembre a las Direcciónes técnicas invitandolas a programar sus requerimientos" 3 Paso 6 Adicionar Coordinación General 4 Paso 11 Adicionar Coordinación General Al final del paso Presenta para visto bueno a Comité coordinador" "antes del 31 de Octubre de cada año" 5 Paso 14 Adicionar Coordinación General A manera nota de "Nota: Es necesario ajustar los POA y el PA al presupuesto asignado, al inicio de cada vigencia y repetir los pasos anteriores para envío definitivo al BIRF antes del 15 de Febrero." Todos estas modificaciones de acuerdo al Manual Operativo del Proyecto, en su numeral 4,182 Anexo E. Indicadores de gestión Nov ( Indicadores Piloto ) Dentro de la gestión de la UAP, se planteó la necesidad de realizar una Jornada de Planeación estratégica surgida a través de la coordinación. Esta sentó las bases para el análisis de la presente propuesta. Se presentaron tres clases de Indicadores a saber: Ejecución de Plan Operativo Anual: o Comparación de los valores asignados a través del POA y el valor comprometido y en proceso por estrategias. o Procesos que se encuentran actualmente en tránsito. Riesgo del término de la vigencia y contratos que pudieran o no quedar con compromiso Gestión de Plan de adquisiciones: o Número de contrataciones esperadas para el año o Concentración periódica de los procesos o Tiempos estándar Vs. Tiempos reales en las cuatro instancias (Área Técnica, Coordinación Técnica, adquisiciones, PNUD), por método de adquisición. Gestión de pagos o No. De pagos periódicos o Tiempo programado vs. tiempo real, casos atípicos83 EJECUCION PLAN OPERATIVO ANUAL Compromisos vs POA a Noviembre de 2007 US$ 000 Rubro del Detalle Valor POA Valor Compromisos Fortalecimiento de la macroprogramación y desarrollo de políticas 14,7 14,7 3 económicas Fortalecimiento del proceso de administración financiera 2.638, ,9 1. Desarrollo e implementación de la reforma al sistema presupuestal 309,6 142,9 2. Desarrollo de metodologías de planificación estratégica y fortalecimiento institucional del MHCP 2.328, ,0 2 1 Ampliación, mejoramiento y consolidación del SIIF 6.093, ,1 3 2 Implementación del Sistema de gestión de riesgo 828,2 45,4 3 Mejorar la calidad de la información contable en las entidades publicas 245,1 223,7 4 2 Regulaciones monitoreo y evaluación de las compras públicas 125,0-1 3 Unidad administradora del Proyecto MAFPII 242,6 241,1 2 1 Administración de recursos por PNUD 155,0 - Total general , ,9 Estado de compromisos VS POA Nov ,18 32% 7.009,9 68% Valor Compromisos Valor montos por ejecutar Contratos en Proceso vs POA a Noviembre de 2007 Rubro del POA Detalle Valor POA En proceso Fortalecimiento de la macroprogramación y desarrollo de políticas 14,7-3 económicas Fortalecimiento del proceso de administración financiera 2.638,4 323,6 1. Desarrollo e implementación de la reforma al sistema presupuestal 309,6 125,6 2. Desarrollo de metodologías de planificación estratégica y fortalecimiento institucional del MHCP 2.328,8 197,9 2 1 Ampliación, mejoramiento y consolidación del SIIF 6.093, ,1 2 Implementación del Sistema de gestión de riesgo 828,2 529,3 3 Mejorar la calidad de la información contable en las entidades publicas 245, Regulaciones monitoreo y evaluación de las compras públicas 125,0 125,0 1 3 Unidad administradora del Proyecto MAFPII 242,6-2 1 Administración de recursos por PNUD 155,0 155,0 Total general , ,9 Estado de procesos VS POA Nov 27 US$ ,9 24% 7.816,11 76% Val Valor de procesos Valor montos por ejecutar84 Contratos en Proceso vs POA a Noviembre de 2007 Rubro del POA Detalle Valor POA En proceso Fortalecimiento de la macroprogramación y desarrollo de políticas 14,7-3 económicas Fortalecimiento del proceso de administración financiera 2.638,4 323,6 1. Desarrollo e implementación de la reforma al sistema presupuestal 309,6 125,6 2. Desarrollo de metodologías de planificación estratégica y fortalecimiento institucional del MHCP 2.328,8 197,9 2 1 Ampliación, mejoramiento y consolidación del SIIF 6.093, ,1 2 Implementación del Sistema de gestión de riesgo 828,2 529,3 3 Mejorar la calidad de la información contable en las entidades publicas 245, Regulaciones monitoreo y evaluación de las compras públicas 125,0 125,0 1 3 Unidad administradora del Proyecto MAFPII 242,6-2 1 Administración de recursos por PNUD 155,0 155,0 Total general , ,9 Estado de procesos VS POA Nov 27 US$ ,9 24% 7.816,11 76% Val Valor de procesos Valor montos por ejecutar Procesos en tránsito de ejecución a Noviembre de 2007 Estrategia Detalle Valor en miles de US$ Consultoria sector transporte 30,0 Evaluación Impacto Fiscal - Lider 35,9 Consultores Junior 59,8 Grupo transición modelo de gestión integral Planeación 24,7 Modelo de gestion de cultura 163,3 UGPP Desarrollo diseño organizacional 10,0 323,6 Coordinación componente SIIF 62,6 Subcoordinador de Macroprocesos dentro de Componente SIIF II 44,7 Coordinador de Macroprocesos dentro de Componente SIIF II 34,7 Documentación, Procedimientos partir de diseño del SIIF II y Soporte legal de definiciones funcionales del Sistema 28,3 Consultor Pruebas (7)+(2) 264,0 Capacitación SENA 11,7 Adquisicion Harware servidores 159,8 Adquisicion Infraestructura en seguridad 287,3 Sitio alterno 500, ,1 Sistema para la administracion de portafolio activo de la dirección de credito Publico y tesoro nacional 472,1 UNCTAD 57,2 529,3 242 Construccion Instancia encargada de contratacion (3) 125,0 321 PNUD 155, ,9 Nota: Estos procesos deben quedar registrados a dic. 31 de 200785 Ejecución estimada para año 2007 US$ 000 Rubro del POA Detalle Valor POA Total ejecutado Porcentaje ejecutado Fortalecimiento de la macroprogramación y desarrollo de políticas económicas 14,7 14,7 100% 3 Fortalecimiento del proceso de administración financiera 2.638, ,5 88% 1. Desarrollo e implementación de la reforma al sistema presupuestal 309,6 268,5 87% 2. Desarrollo de metodologías de planificación estratégica y fortalecimiento institucional del MHCP 2.328, ,9 88% 2 1 Ampliación, mejoramiento y consolidación del SIIF 6.093, ,2 97% 2 Implementación del Sistema de gestión de riesgo 828,2 574,6 69% 3 Mejorar la calidad de la información contable en las entidades publicas 245,1 223,7 91% 4 2 Regulaciones monitoreo y evaluación de las compras públicas 125,0 125,0 100% Unidad administradora del Proyecto MAFPII 242,6 241,1 99% 2 1 Administración de recursos por PNUD 155,0 155,0 100% Total general , ,8 92% Estado general de ejecución VS POA Nov ,25 8% Compromisos+procesos 9.535,8 92% Montos por ejecutar Ejecución estimada para año 2007 Estado de ejecución POA - Noviembre 2007 V a l o r $ U S , , , , , ,00 88% 97% 69% ,00 100% 91% 100% 99% 100,00% - Macroeconomia Administración financiera SIIF Gestión de riesgo Contaduría general Contratación Pública UAP MAFPII PNUD Valor POA Valor Compromisos En proceso86 GESTIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES Estado contrataciones contempladas en el Plan de adquisiciones a Noviembre de 2007 Detalle Cumplidos En gestión contractual Sin inicio Suspendidos Por definir Totales Fortalecimiento de la macroprogramación y desarrollo de 211 políticas economicas Fortalecimiento del proceso de administración financiera Ampliación, mejoramiento y consolidación del SIIF Implementación del Sistema de gestión de riesgo Mejorar la calidad de la información contable en las entidades publicas Regulaciones monitoreo y evaluación de las compras públicas Unidad administradora del Proyecto MAFPII Adminisitración de recursos por PNUD ESTADO DE PROCESOS MAFP II - NOVIEMBRE 27/2007 Cumplidos Distribución de Procesos activos 2007 Cumplido s 26% 14% 9% 2% En gestión contractual Sin inicio Gestión 74% 20% 55% Suspendidos Por definir Volúmen de contrataciones mensual por categoría de gasto a Noviembre de 2007 Procesos en general Mes Contratos Febrero 9 Marzo 1 Abril 7 Mayo 10 Junio 10 Julio 16 Agosto 17 Septiembre 5 Octubre 7 Noviembre 6 Total general Total contrataciones a Nov 27/07 Ene-07 Feb-07 M ar-07 Abr-07 M ay-07 Jun-07 Jul-07 Ago-07 Sep-07 Oct-07 CD Individual87 Tiempos de ejecución por método de adquisición a Noviembre de 2007 CONSULTORÍA INDIVIDUAL PROCESOS DE SELECCIÓN No. Contratos 31 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Tiempo estándar Tiempo real Variación : Ajuste de los terminos de referencia de los procesos de consultores de pruebas (refuerzo) +14: Procesos de inicio conjunto de los consultores de pruebas (refuerzo), que se contrataron en el transcurso de junio, agosto y septiembre. Contratación Directa (Adiciones) No. Contratos 43 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Tiempo estándar Tiempo real Variación (procesos de consultores de pruebas refuerzos) +19: se presenta por el tiempo de Alejandro Arregoces (+123 dias) y los contratos de Construir y/o realizar pruebas que se enviaron con antelación a la fecha de inicio del contrato para contratación por parte del cooperante. Tiempos de ejecución por método de adquisición a Noviembre de 2007 CONSULTORÍA DE FIRMAS Selección Basada en calidad y costo > US$200,000 No. Contratos 1 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total PLEXUS Tiempo estándar Tiempo real Variación Selección Basada en calificación consultores < US$100,000 No. Contratos 3 Contratos Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Contratos Tiempo estándar AGN Tiempo real ABC FLEX Variación ABC FLEX -52 La Contaduría entregó los TORs con antelación al tiempo programado (21 junio - 30 de abril) Contratación Directa No. Contratos 1 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Contratos Tiempo estándar MOF Tiempo real Variación : Demora en la Negociación del Contrato con Microsoft88 Tiempos de ejecución por método de adquisición a Noviembre de 2007 BIENES Y SERVICIOS DE NO CONSULTORIA Comparación de Precios 4 Contratos Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total ADQUISICION SOFTWARE LICENCIAMIENTO Tiempo estándar ,75 AVANCE DIGITAL AIRE ACONDICIONADO Tiempo real ,25 Impresión Manual de Contabilidad Variación ,5 Memorias Conversatorios +29: Demora reflejada en envío de TORS Contaduría (+101 días) y Aire Acondicionado (+63 días) +7: Ajuste TORS Licitacion Pública Internacional y Licitación Internacional Limitada 3 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Contratos Tiempo estándar HARDWARE SERVIDORES - COLVISTA Tiempo real HERRAMIENTA SEGURIDAD - ETEK Variación SISTEMA DE RIESGO - ALFA GL +132 Demora en envío de TORs Servidores (+114 días) y Seguridad (+150 días) Tiempo PNUD sin reportar, porque a la fecha no han llegado los contratos debidamente firmados. Contratación Directa 2 Área Técnica Coordinación Técnica Adquisiciones PNUD Total Contratos Tiempo estándar CIO - GESTION DE PROCESOS Tiempo real LICENCIA - FINCAD Variación Ajuste TORs y Firma Acta89 GESTIÓN DE PAGOS Promedio de pagos mensual a Octubre de 2007 Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo No. De pagos Valor en miles de pesos , , , , ,2 Junio Julio Agosto Septiembre Octubre , , , , ,2 No. de pagos por mes en Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agost o Sept iembre Oct ubre No. De pagos Promedio de tiempos de procedimiento de pagos realizados en el transcurso de 2007 Coordinación general MAFP II Subdirección Financiera PNUD Tiempo procedimiento programado Tiempo procedimiento real Diferencia Tiempo mínimo Tiempo máximo Muestra : Se presentó en el pago de Junio de Microsoft Branch +17: Se presentó en el (2) pago de Abril de Procibernética S.A. +19: Se presentó en el pago de Marzo a Econometría S.A.90 No. 1 ASPECTOS A MEJORAR Control de utilización del POA. CAUSA SOLUCION RESPONSABLE Riesgo de exceso de los techos del POA Lograr en coordinación con el área de tecnología un mecanismo en el SIGA que permita el control Dirección de tecnología, Subdirección Financiera FECHA INICIO FECHA FINAL INDICADOR <Registro del total de los POA y sus modificaciones en el aplicativo <Mecanismo de control funcionando META 100% 2 No se cumple con el cronograma establecido para la radicación de pagos en Subdirección Financiera Retrasos concentración pagos y de Cumplimiento en los procesos de radicación de los pagos en SF. Lunes, miércoles y viernes hasta 12m. Punto de control, a través de notificación de la entrega con radicación de PNUD a los consultores. (Pendiente definir la forma de comunicación a los consultores) < Asistencia Técnica de la Unidad Coordinadora - cronograma de entrega < Apoyo Financiero de la Sub Financ- listado de ordenes de pago para la Unid Coord <Secretaria Unidad Coordinadora- Avisos a contratistas sobre ordenes de pago <No de pagos realizados dentro de fechas establecidas/ No total de pagos realizados <No de Quejas de pagos demorados por parte de los contratistas/no Total de pagos <100% < 0 3 No se tiene la cuenta bancaria en el contrato en el caso de las firmas Inconvenientes para la generación de pagos Definición de un procedimiento para obtener la información bancaria de la Firma y su actualización. Especialista(s) Adquisiciones <Procedimiento funcionando SI 4 No se ha dado cumplimiento estricto a los Posible inconveniente instructivos DIAN para registrar la para el registro de información tributaria en la información de la DIAN los contratistas individuales en el aplicativo SIGA. Generar instructivo a consultores(pendiente establecer el requisito del RUT a los consultores, en el proceso de contratación), ajustar el modulo del SIGA para el ingreso del RUT Asistente administrativo de la UC, Especialista(s) adquisiciones, Subdirección Financiera (PC) No de contratos con información tributaria al día/no total de contratos de consultoría Individual suscritos 100% 5 El trámite para el pago en algunos casos, se ha solicitado con certificados de aporte parafiscal desactualizado No se ha establecido en las instancias el procedimiento unificado para la presentación de certificados de pagos parafiscales Acordar la aplicación de la norma. (Pagos Parafiscales). Procurar que la certificación haya sido expedida el mes en que se genera el pago Interventoría, Asistencia Técnica, Subdirección Financiera N/A91 No ASPECTOS A MEJORAR No hay uniformidad de criterios para el envío de información de contratación. No se están actualizando las fechas de suscripción de contrato en el aplicativo (adiciones modificaciones) El Grado de Compromiso y entendimiento de los interventores El manejo de los centavos en el plan de pagos, requiere muchos ajustes No se carga mensualmente la información a SIIF desde SIGA Conciliaciones PNUD con Acumulación de los ajustes requeridos en reportes de gastos del PNUD CAUSA SOLUCION RESPONSABLE Dificultad para unificar la información de los contratos, para presentar informes. No se ha acordado el criterio. Se desconoce la parametrización del aplicativo, posible perdida de información y histórica de los contratos (el cambio del campo) Desinformación puede ser una causa Demoras en los requerimientos del SIIF Año 2006 y actual inconclusos. Inconvenientes para conciliar la información oportunamente para la presentación de los CDR Uniformar los criterios de la información que se requieren en cada informe. Hacer la actualización en el sistema de los datos de cada contrato (fecha de suscripción). Verificar con el responsable del aplicativo los parametros para el ingreso de la información Información y Comunicación a los interventores Omisión de decimales, al momento de especificar el plan de pagos y la minuta Lograr que la información en SIIF, se pueda cargar mensualmente. Lograr el empalme de las conciliaciones de los años anteriores con PNUD Solicitud de la información para los CDR mensual con inclusión de las novedades y ajustes solicitados Asistente administrativo, Subdirección Financiera Asistente administrativo y Especialista(s) adquisiciones Coordinación Gral UAP Especialista(s) Adquisiciones Subdirección Financiera FECHA INICIO FECHA FINAL INDICADOR No. De contratos reprocesados No de contratos con los parámetros establecidos/total de contratos en el SIGA No de reportes y/o facturas devueltas vs numero total de pagos procesados Eliminación de decimales en nuevos contratos Información mensual disponible en SIIF META 100% 100% 0% SI 100% Subdirección Financiera Conciliaciones pendientes 0,00 Subdirección Financiera, Conciliaciones mensuales de las cuentas CDR 100%92 No ASPECTOS A MEJORAR El procedimiento para el inicio del proceso de selección para la contratación de Consultores Individuales no es formal. Las áreas presentan extemporáneamente los requerimientos (TOR e Informes) Actualización de la información del Proyecto en la Página WEB Proyecto MAFP II Los comités operativos no se programan con antelación. Estandarización Formatos de CAUSA SOLUCION RESPONSABLE Urgencia en la contratación Falta de compromiso de las Establecer áreas con los Planes establecidos La pagina Web está desactualizada, no hay un responsable El desorden en el envio de TOR y la premura en iniciar los procesos Los formatos de TOR y entrevista no están estandarizados para Consultoría Individual Formalizar las comunicaciones de la etapa contractual dentro de la UAP mediante correos electrónicos. reuniones periódicas de seguimiento de TOR y ejecución con las Direcciones responsables Unificar las páginas UAP del Proyecto. Actualización constante de la página. Programar y agendar los comités anualmente. Establecer los términos para la entrega previa de los TOR. Inclusión de los formatos para TOR y entrevista. Además ajustar los formatos para calificación de las Hojas de vida y entrevista. Unidad Coordinadora Coordinación General Asistencia Administrativa Coordinación UAP Asistencia Administrativa/Especialistas de Adquisiciones FECHA INICIO Enero 2 de 2008 Enero 2 de 2008 Enero 2 de 2008 FECHA FINAL NA Dic 31 de 2008 NA INDICADOR Comunicaciones formalizadas en fase de la Unidad Coordinadora Fecha de entrega de TOR - Fecha programada en el PA Pagina Actualizada a la fecha Comites Operativos en fehcas programadas/no de comites operativos Formatos y procedimientos aprobados META SI 0,00 SI 100% 100% 18 Los perfiles de contratación individual no son uniformes. No ha habido la decision de hacerlo Especificar el perfil y definir políticas en el caso de los perfiles cerrados y abiertos Asistencia Administrativa/Asistencia Tecnica/Coordinac Gral TOR con Perfiles estandarizados/total tor consultoria individual 50% 19 Conflicto entre los perfiles y Criterios de Evaluación aprobados y la comprensión en los comités de selección Se presenta dificultad para los evaluadores al evaluar los perfiles aprobados y la realidad Concertar con las Direcciones las definiciones claras de los perfiles Comité Operativo Modificaciones Postcomite a perfiles 0,0093 No. ASPECTOS A MEJORAR CAUSA SOLUCION RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL INDICADOR META 20 Mejora en el tiempo para la firma del contrato, una vez notificiado Demora en la entrega de los documentos por parte de los consultores Disminuir el tiempo en días para que de su aceptación. Hacer mas estricto el formato de Hoja de vida y exigir coincidencia de los certificados. Especialista(s) Adquisiciones Tiempo real de entrega de los documentos por parte de los consultores/ Tiempo estándar 100% 21 Falta de oportunidad en el envio de solicitud de los otrosi por parte de las áreas No hay un tiempo definido Incluir en el tema de capacitación. Coordinación UAP Areas Técnicas 22 No se ha inlcuido en el seguimiento la gestión financiera La Coor Gral no seguia de cerca la gestion financiera en años anteriores. Solicitar informes periodicos e incluirlos en las reuniones de seguimiento (mensualmente) Coordinacion Gral Subfinanciera Febrero 28 de 2008 Diciembre 31 de 2008 Informes presentados. Tiempos de solución de requerimientos por parte de la Coordinación Desconocimiento por parte del PNUD en las minutas Los tiempos de evaluación por parte de las áreas técnicas son muy altos. Inconsistencia en la información del SIGA respecto a las solicitudes de adquisición El PNUD no tiene un conocimiento previo del esquema de las minutas de contrato Demora en el concepto del área técnica en la evaluación No se ha depurado alguna información en el SIGA Enviar las minutas de cada uno de los métodos y concretar los formatos de minuta con PNUD, con anticipación. Revisar los tiempos presentados y su justificación. Depurar la información y actualizar para el caso de las solicitudes de adquisición las que están vigentes Adquisiciones Adquisiciones Apoyo SIGA Asistente Técnico Total de modelos de minutas conciliados con PNUD Tiempos estandár de evaluación reprogramados Base de datos depurada 100% 100% SI 26 Exceso de Flexibilidad en los procedimientos. Incremento de los tiempos requeridos para la gestión de trámites a través de la UAP Los procedimientos deben ser mas estrictos para que al momento de radicar o pasar a gestión un documento o una sollicitud, esta sea oportuna y eficaz Coordinacion general Enero 2 de 2008 Numero de excepciones otorgadas 094 No ASPECTOS A MEJORAR Problema de comunicación de las instrucciones CAUSA SOLUCION RESPONSABLE Captación errónea del deber hacer El equipamento Actualización en los actual no responde equipamentos a las demandas operativas Cooperación y Sobrecarga de colaboración en las trabajo en algunos labores de apoyo de la puestos de apoyo coordinación Crear canales de comunicación asertiva, logrando que el receptor capte en su totalidad el requerimiento Renovar las solicitudes que ya se tienen en Tecnología. Rotación de los líderes y de los puestos de apoyo en la coordinación del MAFP II UAP Coordinación MAFP II Secretaria y Apoyo documental Coordinación UAP FECHA INICIO Enero 2 de 2009 Enero 2 de 2010 FECHA FINAL INDICADOR Inicio oportuno de los trámites en la UAP META 100% Equipos con capacidad 100% Cargas de trabajo equilibradas y 100% responsables de apoyo a la gestión definidos95 Anexo F. Rutas críticas y posibles ajustes en cronogramas Consecuentemente a lo observado y a las conclusiones del trabajo, este posible ajuste en el cronograma de consultoría Individual se presenta porque los tiempos en ella pueden ser ajustables. La presunción de su ajuste se da por la diferencia entre los tiempos promedio de ejecución y los tiempos estándar establecidos. En este caso se toman los cronogramas establecidos por la AIF (papeles opacos) y los de ejecución real (transparencias), para hacer un comparativo. En el caso de que alguno de los tiempos sea negativo, se presume que puede ajustarse. 21 Las áreas sombreadas de color naranja son las actividades que son hitos o no necesariamente están precedidas por alguna otra actividad, las de sombra gris son actividades que corresponden a la contratación de consultores individuales, pero que pueden ser omitidas en la contratación directa. Las líneas gruesas marcan el cambio de etapa de la contratación: Precontractual, contractual (selección y perfeccionamiento del contrato). El símbolo significa que esa actividad puede ser ajustada. 21 Para el caso analizado la fecha es indiferente. La herramienta utilizada es Microsoft Project y muestra las rutas críticas del proyecto.96 O a b ACTIVIDADES DEL PROYECTO RESPONSABLE TIEMPO PROGRAMADO Solicita los Términos de Referencia a la Dirección Técnica de acuerdo al Plan de Adquisiciones Remite Solicitud de Adquisición y Términos de Referencia a la UAP CG / Asistente Técnico 1 Direccion Técnica 8 c Consolida cuadro trimestral de Términos de Referencia CG / Asistente Técnico 1 d Solicita No Objeción al Banco CG / Coordinador General 1 e Emite la No Objeción Banco Mundial 8 f g h Revisión y ajuste de Tor previa a CO Convoca y remite Términos de Referencia al Comité Operativo Hace observaciones y aprueba los Términos de Referencia Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico - SJ / Especialista en Adquisiciones CG / Asistente Técnico 1 Comité Operativo 4 i Elabora Acta de Comité y Firmas CG / Asistente Técnico 3 j k Ajuste de Tors. Revisión Presupuestal - Registro en SIGA de la solicitud de Adquisición - Elaboración de memo a Subdirección Financiera Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico CG / Asistente Técnico l Expedición y entrega de CDP Subdirección Financiera ToRs Aprobados Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico 1 2 Remite ToRs a Recursos Humanos para inicio proceso de selecciòn Coordinación General 1 3 Solicita publicaciòn en WEB de los ToRs Recursos Humanos 1 4 Publicaciòn en WEB - recepciòn H de V Dirección Técnologìa - Recursos Humanos 5 Estudio preliminar Hojas de Vida recibidas/presentadas Comité de selecciòn 3 6 Cita preseleccionados a prueba tècnica Recursos Humanos 1 7 Aplica Prueba Tècnica Dirección Técnica / RH / Asistente Administrativo Cita entrevista a preseleccionados que superan prueba tècnica Recursos Humanos 1 9 Aplica Entrevista Recursos Humanos / DT / Asistente Administrativo 4 10 Análisis de antecedentes y calificaciòn de criterios de evaluaciòn Comité de selecciòn 3 11 Consolida acta de comité de selecciòn y remite a CG Recursos Humanos 2 12 Solicita No Objeción al Banco Mundial del Proceso Coordinación General 1 13 Emite No Objeción Banco Mundial Remite a Adquisiciones para proceso de Contratación 15 Informa al seleccionado y solicita documentos requeridos Asisitente Administrativo / Coordinadora General SJ / Especialista en Adquisiciones 16 Remite Documentos Consultor 8 1 197 O 17 Elabora Minuta de contrato, registra datos del contratista en el SIGA y el consultor suscribe contrato SJ / Especialista en Adquisiciones 2 18 Comunicación solicitando Contratación a COOPERANTE (Firma Director del proyecto) Subdirección Jurídica 1 19 Firma del Director del Proyecto y remisión a PNUD CG / Coordinadora General 1 20 Inicio del contrato COOPERANTE Remisión de contrato al Ministerio firmado por Cooperante Remite el contrato al interventor y a la Subdirección Financiera, Consultor COOPERANTE 8 CG / Asistente Administrativo 1 23 Archivo CG / Apoyo archivo 1 TOTAL 4898 a b ACTIVIDADES DEL PROYECTO Solicita los Términos de Referencia a la Dirección Técnica de acuerdo al Plan de Adquisiciones Remite Solicitud de Adquisición y Términos de Referencia a la UAP RESPONSABLE CG / Asistente Técnico Direccion Técnica TIEMPO EJECUTADO c Consolida cuadro trimestral de Términos de Referencia CG / Asistente Técnico 10 d Solicita No Objeción al Banco CG / Coordinador General 3 e Emite la No Objeción Banco Mundial 3 f g h Revisión y ajuste de TORS previa a CO Convoca y remite Términos de Referencia al Comité Operativo Hace observaciones y aprueba los Términos de Referencia Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico - SJ / Especialista en Adquisiciones -5 CG / Asistente Técnico Comité Operativo i Elabora Acta de Comité y Firmas CG / Asistente Técnico 10 j k Ajuste de TORS. Revisión Presupuestal - Registro en SIGA de la solicitud de Adquisición - Elaboración de memo a Subdirección Financiera Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico 6 CG / Asistente Técnico 15 l Expedición y entrega de CDP Subdirección Financiera 1 1 TORS Aprobados 2 Remite TORS a Recursos Humanos para inicio proceso de selección Dirección Técnica - CG / Asistente Técnico 3 Solicita publicación en WEB de los TORS Recursos Humanos 4 Publicación en WEB - recepción H de V Coordinación General 1 Dirección Tecnología - Recursos Humanos 5 Estudio preliminar Hojas de Vida recibidas/presentadas Comité de selección 7 6 Cita preseleccionados a prueba técnica Recursos Humanos 7 Aplica Prueba Técnica Dirección Técnica / RH / Asistente Administrativo T Cita entrevista a preseleccionados que superan prueba técnica Recursos Humanos 1 9 Aplica Entrevista Recursos Humanos / DT / Asistente Administrativo 1 10 Análisis de antecedentes y calificación de criterios de evaluación Comité de selección Consolida acta de comité de selección y remite a CG Recursos Humanos 0 12 Solicita No Objeción al Banco Mundial del Proceso Coordinación General 3 13 Emite No Objeción Banco Mundial 4 14 Remite a Adquisiciones para proceso de Contratación Asistente Administrativo / Coordinadora General 15 Informa al seleccionado y solicita documentos requeridos SJ / Especialista en Adquisiciones 1 16 Remite Documentos Consultor Elabora Minuta de contrato, registra datos del contratista en el SIGA y el consultor suscribe contrato SJ / Especialista en Adquisiciones 499 T 18 Comunicación solicitando Contratación a COOPERANTE (Firma Director del proyecto) Subdirección Jurídica 1 19 Firma del Director del Proyecto y remisión a PNUD CG / Coordinadora General 1 20 Inicio del contrato COOPERANTE Remisión de contrato al Ministerio firmado por Cooperante Remite el contrato al interventor y a la Subdirección Financiera, Consultor COOPERANTE 10 CG / Asistente Administrativo 1 23 Archivo CG / Apoyo archivo 0 TOTAL 39100 Anexo G. Matriz DOFA Convenio PNUD Fortalezas Aprovechamiento de privilegios e inmunidades que existen en materia de contratación El manejo financiero exógeno a la Unidad coordinadora del Proyecto constituye una medida de control interno que busca garantizar la seguridad y transparencia en el uso de los fondos apropiados Conversión de la contrapartida en dólares ANALISIS INTERNO Debilidades El producto de la gestión dentro de la UAP MAFP II, depende enteramente de la gestión realizada en el PNUD El manejo exógeno ocasiona que en algunos casos el registro de cuentas no presente una debida conciliación No se tramitan oportunamente los cálculos de recursos por concepto de Rendimientos financieros Manejo de la contrapartida con Normas PNUD Los contratistas remiten sus inconformidades con la Unidad coordinadora Desagaste de la administración de la UAP, en lograr el cumplimiento de los procedimientos acorde los establecimientos ANALISIS DEL ENTORNO Oportunidades Manejo eficiente de los recursos en moneda extranjera Acompañamiento de los procesos de adquisiciones Estabilidad y predecibilidad de los fondos El PNUD cuenta con la experiencia y el conocimiento de la aplicación de las normas internacionales No hay acompañamiento, ni asesoría de la gestión de contratación por parte de PNUD Amenazas Descenso de las tasas del dólar estadounidense en el mercado Los Hallazgos en torno a la gestión del PNUD son muchos Información basada en el convenio y las distorsiones en la gestión recurrentes, de acuerdo con los indicadores de la gestión del Plan de adquisiciones, presentados en el anexo 5.101 Anexo H. Propuesta procedimiento de Interventoría contratos MAFP II La labor de Interventoría misma viene desde el proceso de selección, por ello no es convencional el procedimiento mismo, este a pesar de estar seriamente vinculado con la gestión no puede entorpecer el normal cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Por ello es bueno dejar este procedimiento y recomendaciones a los Interventores para que sepan como dirigirse, sin que tenga un carácter obligante.102 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II 1. Objeto 2. Alcance 3. Principios 4. Funciones del Interventor 5. Prohibiciones del Interventor 6. Funciones de la UAP 7. Procedimiento 1. Objeto Los Directores Técnicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Contador General de la Nación, responsables de la adecuada ejecución de los recursos y el cumplimiento de la metas del Proyecto MAFP II, deben verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales lo que se debe reflejar en la presentación oportuna de los informes y productos pactados y la verificación de que las acciones reportadas por el contratista se hayan efectivamente realizado. Por ello el presente Manual tiene por objeto establecer los lineamientos, reglas y responsabilidades que deberán cumplir los contratistas en virtud de los compromisos adquiridos en el marco del contrato de empréstito BIRF 7049-CO. 2. Alcance Este Manual aplica para la labor de Interventoría de los contratos suscritos, iniciando con la celebración del contrato, concluyendo con su liquidación presentación del informe final o recibo a satisfacción de bienes y su posterior registro en el archivo, conforme a su programación. 3. Principios Sin perjuicio de los principios aplicables a la gestión propia de los agentes públicos, la Interventoría se desarrollará con especial énfasis en los principios de Celeridad, Oportunidad, Imparcialidad y Eficacia. En ese sentido: Velar por la consecución de los resultados de su gestión de manera técnica, financiera, legal y administrativa durante la duración de los contratos Actuar ágilmente en la encargo de un proceso, en procura de eliminar retrasos que den como resultado productos que no corresponden a lo requerido en tiempo y forma.103 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II Verificar y actuar en cumplimiento de las condiciones legales del contrato. 4. Funciones del Interventor: Verificar la ejecución y cumplimiento de los trabajos, actividades, productos y bienes contratados. Canalizar hacia la Unidad de apoyo las demandas de los contratistas. Aprobar los informes y las solicitudes de pago. Impartir las órdenes y sugerencias por escrito. Formular las observaciones que estime convenientes sobre el desarrollo del contrato. Solicitar oficialmente a la Unidad Coordinadora del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la modificación con la respectiva justificación. Remite los documentos al Coordinador General de la UAP para su revisión y posterior aprobación, para lo cual dispone de tres (3) días hábiles previos a la fecha de pago. Remitir la solicitud de tiquetes y/o gastos de Viaje, debidamente justificada y enmarcada en las actividades aprobadas en el POA y el PA Emitir acta de recibo a satisfacción en el caso de adquisición de bienes Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar las eventuales controversias Estudiar y emitir conceptos técnicos del caso ante las sugerencias y consultas de la UAP y el MHCP, cuando se requiera. Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo, conforme se generen los documentos. Velar y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales adquiridas tras la suscripción del contrato. 5. Prohibiciones Omitir, denegar o retardar la gestión de los asuntos a su cargo. Suscribir documentos que modifiquen sustancialmente un contrato. Permitir arbitrariamente el acceso de terceros a información de contratos. 6. Funciones de la UAP: Apoyar el cumplimiento de las contrataciones con oportunidad, verificando el cumplimiento de los compromisos pactados, así como la entrega total de los bienes y servicios de acuerdo con las actas de recibo a satisfacción y liquidación.104 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II Informar a las Direcciones Técnicas las novedades en la contratación. Tramitar el perfeccionamiento del contrato. Tramitar los pagos de acuerdo a las estipulaciones del contrato. Revisar en segunda instancia el cumplimiento del total de requisitos en los informes de Interventoría presentados. Tramitar las comunicaciones del Interventor referentes a modificaciones, viáticos, liquidaciones y terminaciones anticipadas del contrato. 7. Procedimiento de la Interventoría Composición del contrato El Interventor esta en la obligación de revisar los documentos y contenidos de los contratos, además de allegar los demás que sean necesarios en cumplimiento y liquidación de los contratos. Ejecución Recibe copia del contrato a satisfacción, conjuntamente con la Subdirección Financiera en señal de conocimiento y aceptación de su designación. Revisar cuidadosamente el documento, en especia las fechas programadas de pagos y los requisitos para estos. Planear la forma de seguimiento de manera tal que pueda ser anticipado cualquier incumplimiento, a través de reuniones periódicas, dejar constancia escrita de dicha verificación. En caso de presentar órdenes, sugerencias u observaciones, dirigirlas por escrito ante la UAP, para que esta las tenga en cuenta dentro de cada proceso. Suscribir acta de inicio del contrato, en caso de ser requerida (El acta de inicio no es requerida en el caso de adquisición de bienes). Si en desarrollo del contrato se presenta la necesidad de alguna modificación, esta requiere de legalización ante el agente Financiero del Proyecto PNUD, tramitada por la Coordinación de la UAP. Las modificaciones cambian aspectos relacionados con los cronogramas de actividades, adiciones y condiciones pactadas en los contratos. Para ello se dirigirá a la coordinación de la UAP por escrito con la respectiva justificación de la modificación que es solicitada, así la UAP tramitará a través de la Subdirección105 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II Jurídica dicha solicitud remitiendo el documento oficial al PNUD para su suscripción. Las solicitudes para ampliación de plazo o de la fecha de cumplimiento de la entrega, deben ser presentadas antes de la terminación del contrato o del vencimiento de la entrega respectiva, por lo menos con quince días hábiles de antelación con el fin de poder tramitar dicha prórroga, mediante Otro Sí al contrato. En caso de presentarse una terminación anticipada de contrato el Interventor deberá informar con antelación, indicando los motivos, dejando claramente especificadas las cuentas con el contratista con el fin de suscribir la respectiva acta de liquidación y liberando los recursos no ejecutados del contrato. Las adiciones, modificaciones y prorrogas en los contratos deben ser diligenciadas dentro de la vigencia del contrato sin que puedan ser ejecutadas o pagadas antes de su legalización, las adiciones que sumadas sean superiores a 12 meses de plazo, deben referirse a un nuevo contrato. Informes De acuerdo al cronograma previamente establecido para la presentación de informes, diligenciar oportunamente los formatos de Supervisión e Interventoría, dejando constancia clara del cumplimiento del objeto del contrato estipuladas en las actividades. Adjuntar los informes de entrega contractualmente establecidos a cargo del consultor en medio escrito. Cada informe debe estar paginado indicando el número total de páginas en cada hoja y firmado al final por el Contratista y el Interventor en señal de conformidad y aceptación del producto recibido. En todos los casos de Consultoría para la generación de pagos el interventor deberá constatar que el contratista este al día con sus obligaciones laborales y su documentación se conserve vigente. En el caso de adquisición de bienes el acta de recibo a satisfacción debe ser suscrita junto al Jefe de almacén y el contratista, posteriormente el Interventor debe emitir su correspondiente aprobación.106 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II Liquidación Esta se produce cuando se ha cumplido el tiempo de duración, se ha recibido a satisfacción los productos requeridos o porque existe motivación para darlo terminado por anticipado. La liquidación requiere de un acta elaborada en un periodo previo no superior a (4) meses de la fecha de terminación. Recomendaciones Los contratos con el PNUD según la exigencia del Banco Mundial, incluyen (o incluirán en el caso de los individuales) la cláusula de intereses de mora en caso de incumplimiento de la fecha estipulada de pago en el giro de los recursos por parte del PNUD. Estos intereses serán por cuenta de la entidad causante de la mora, ya sea PNUD o MHCP. Se recomienda por lo tanto: 1. Evitar a toda costa demoras en el trámite de los informes de Interventoría, una vez recibido el bien, servicio o informe del contratista, que puedan generar mora en el giro de la cuenta. 2. Abstenerse de recibir y/o de dar trámite para el pago sobre productos o servicios que estén siendo objeto de modificaciones contractuales aun no legalizadas. 3. Verificar previamente al envío del informe de Interventoría, todos los soportes necesarios que certifiquen el cumplimiento de obligaciones adicionales como los aportes parafiscales en los términos previstos por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y requisitos comerciales de la factura (y en particular los requisitos exigidos por el PNUD) como son: Numeración consecutiva, nombre ó razón social y NIT de la firma. Diligenciada a nombre del PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO, PROYECTO PNUD/COL/01/014 (para el caso del MAFP II). En el caso de consultorías, no deben incluir el valor del IVA, teniendo en cuenta que los servicios de consultaría no generan IVA según el Artículo 21, Decreto 2076/92, cuando el contratante es, entre otros el PNUD. Visto bueno del interventor del contrato. 4. Diligenciar completamente Acta de recibo de los bienes con la firma del interventor, el delegado del Almacén del MHCP, el contratista y cuando haya lugar, de la Dirección de Tecnología.107 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DIRECCIONES TECNICAS SUBDIRECCION JURIDICA UNIDAD DE APOYO PROYECTO MAFP II Flujograma Recibe contrato perfeccionado del PNUD Remite copia del contrato al interventor Para bienes Suscribe acta de inicio Remite copia del contrato a Subdirección financiera Programa las fechas de entrega y pagos de los contratistas El contratista entrega el producto o bien, de acuerdo a lo pactado Acepta producto No acepta producto Suscribe acta de recibo a satisfacción con el contratista y el jefe de almacén Para Bienes Presenta el informe de Interventoria a la UAP, firmado de acuerdo a las especificaciones, verificando el cumplimiento de sus obligaciones laborales Liquidación del contrato Mostrar más
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References: artículo 7
 artículo 209
 Artículo 31
 Artículo 100
 Artículo 210
 artículo 50
 Artículo 21
 Resolución 
 artículo 9
 artículo 9
 Artículo 1
 artículo 9