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Timestamp: 2013-05-25 23:53:47+00:00

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Estatuto y reglamentos de sola
S.O.L.A. SEMINARIOS ODONTOLÓGICOS LATINO AMERICANOS
¿Qué es SOLA?
2do Megaevento
Estatutos Reglamentos Reglamentos
Constitución, domicilio, principios y objetivos
Art1. Constitución
La presidencia rotativa es establecida por los fundadores para S.O.L.A
Internacional, será realizada de la siguiente manera:
1) Se sorteara el país de turno de entre los países miembros que no hayan sido elegidos en la ronda actual de países
2) Cuando se concluya la ronda actual de países sorteados, se iniciara una nueva ronda incluyendo a todos los países miembros con excepción del último.
3)Si algún país tiene algún impedimento considerado valido por los demás países miembros, que le impide cumplir con la aceptación del turno, entonces se procederá a un nuevo sorteo entre los países miembros con excepción del que rechazo el turno.
4) Se llevara constancia documentada de los turnos y rotaciones presidenciales.
Art.2. Domicilio
El domicilio de S.O.L.A internacional y su oficina central serán movibles y tendrán como lugar de residencia el país y ciudad del presidente internacional en ejercicio.
La oficina central tendrá la siguiente estructura básica:
Se compondrá de 1 secretaria, una Asistente y un mensajero-chofer
Este personal tendrá las siguientes funciones básicas:
a) Secretaria o ejecutiva-Elaborar y archivar todo documento requerido por el directorio internacional
b) Asistente ejecutiva-Efectuar levantamiento y recopilación de datos requeridos por el directorio
c) Mensajero-chofer-Trasladar información, personal, y materiales requeridos por el directorio internacional
d) El personal podrá ser incrementado de acuerdo a las necesidades justificadas del directorio internacional (incremento constante de países miembros, congresos, otros eventos).
3) Los gastos operativos de la oficina central serán cubiertos por aportes de miembros y deberán ser incluidos en el informe económico de gestión a presentarse al final de la misma.
Art 3. Principios y objetivos
La integración de los odontólogos latinoamericanos, dondequiera que ellos residan en el mundo, se realizara mediante:
1) La comunicación permanente entre la oficina central del directorio internacional, nacional, regional y local y los miembros, a través de cartas, boletines informativos, publicaciones, fax, y medios electrónicos disponibles.
2) Los eventos a ser realizados por los directorios internacionales, nacionales, regionales y locales en forma permanente y continua como ser: seminarios congresos, reuniones, y encuentros.
Las visitas entre miembros local, nacional, nacional o internacionalmente.
4) La observancia y el respeto por los principios y objetivos comunes trazados para la institución
b) El establecer y facilitar vínculos con asociaciones, centros científicos y otras entidades afines, para lograr la trasferencia de información científica y práctica de la Odontología se realizara mediante:
1) La investigación y análisis de organizaciones afines de trabajo científico y tecnológico con el consecuente contacto y mantenimiento de comunicación efectiva, con el objeto de coordinar esfuerzos de recepción de información y retroalimentación sobre resultados prácticos de la aplicación de la información. c) Promocionar los vínculos existentes entre miembros y generaciones basado en el concepto de “familia odontológica” mediante:
1) La inclusión de seminarios y otros que clarifiquen y promocionen las virtudes de cada generación de profesionales para lograr la mutua aceptación y coordinación.
2) La promoción de los trabajos intergeneracionales a nivel individual y grupal con reconocimiento por los mismos.
3) El establecimientos de tutorías institucionales donde profesionales de mayor edad y experiencia provean de orientación y trabajo de práctica profesional inicial a aquellos recién egresados.
4) El establecimiento de centros de referencia para educación continúa para mantener vigencia profesional en los miembros mediante el listado de dichos centros de profesionales exitosamente establecidos en el medio, y la preparación de programas comunes para dichos centros donde todo profesional puede realizar pasantías para educación continua con solo establecer el contacto con dichos centros.
d) Crear centros asistenciales comunitarios para proyectarse a la comunidad en la que se reside mediante:
1) La organización de consultorios en barrios necesitados con el aporte de equipamiento a ser cambiado pero funcional, por parte de los miembros del medio, y el aporte funcional, por parte de tiempo rotativo brindado por los miembros del medio.
2) Dichos consultorios funcionaran solo con el aporte voluntario de la comunidad asistida, para cobertura de materiales básicos de servicio odontológico.
CAPITULO II Estructura Organizativa
ART.4.Estructura Externa.
S.O.L.A. Internacional como organización matriz albergara a diferentes generaciones de profesionales odontólogos constituidos bajo los siguientes nombres: generación Institucional, generación Nueva Generación y Generación Universitaria.
El movimiento generacional ascendente se efectuara de la siguiente manera:
S.O.L.A. Universitaria Internacional incluirá a odontólogos en formación profesional que ascenderán a S.O.L.A Nueva Generación al profesionalizarse.
S.O.L.A. Nueva Generación incluirá a odontólogos recién formados hasta los 10 años de servicio profesional, cuando ascenderán a S.O.L.A. Internacional.
S.O.L.A. Internacional incluirá a odontólogos ascendidos después de 10 años de servicio profesional y hasta donde los mismos deseen participar del trabajo científico y profesional de la institución.
Siendo S.O.L.A. Institucional la generación matriz de S.O.L.A. Internacional, será el pilar central funcional de la Institución. S.O.L.A Nueva Generación y S.O.L.A. Universitario serán organizaciones independientes en gestión administrativa, financiera, operativa y científica pero al ser parte generacional de S.O.L.A Internacional deberán regirse por los principios básicos, objetivos básicos y marco conductual establecido dentro de S.O.L.A. Internacional.
Las estructuras de S.O.L.A. Internacional, S.O.L.A. Nueva Generación y S.O.L.A. Universitario serán las mismas a nivel Internacional, Nacional, Regional y Local, debiendo cada una obtener su personalidad jurídica en el país de residencia.
Con el propósito de coordinar las tres 3) generaciones S.O.L.A. formaran parte de los Directorios en los diferentes niveles, en calidad de coordinación, donde S.O.L.A. Nueva Generación y S.O.L.A. Universitario tendrán voz y voto en la Asamblea General pero no serán considerados para efecto de quórum y a nivel nacional, regional y local y en los Directorios solo tendrán voz y no voto, participando con el solo objetivo do coordinar agendas.
ART.5.Estructura Interna – La estructura interna de S.O.L.A. Internacional ha sido organizada de tal forma que cubra con todas las necesidades legislativas, ejecutivas y judiciales de la Institución. Para ello y para dar funcionalidad de comunicación y manejo:
La estructura matriz de S.O.L.A. Internacional se replicará en todos sus niveles con ciertas modificaciones establecidas más adelante.
Entre los distintos niveles y en cada nivel la estructura brindara equilibrio entre los poderes y cargos establecidos, tanto en la elección o designación de personas como en las funciones especificadas como se explica más adelante.
La estructura brindara un sitial importante y funcional a cada persona de cada generación, permitiendo cubrir las necesidades cambiantes de cada época.
La estructura permitirá la promoción interna a través de dos vías: la científica y la institucional- explicada más adelante, y donde la edad no es un factor de efecto.
El ascenso generacional se efectuara en base a lo establecido anteriormente en este Reglamento, el sitial al que ascienda cada miembro al pasar de una organización generacional a otra, dependerá de sus alcances anteriores –conferencias, cursos dictados, trabajos realizados y otros-. Así, un miembro que provenga de S.O.L.A. Nueva Generación podrá ser insertado en la categoría de Miembro Conferencista o Dictante de Curso si su historial lo respalda.
CAPITULO III – V
Del Gobierno de S.O.L.A. Internacional, Del Directorio Internacional, Del Consejo de Past Presidentes y de Asesores
Se reglamentan coordinadamente como sigue:
ART.6. La organización estará precedida por una Asamblea General:
La Asamblea – Permanente- estará compuesta por Past Presidentes, Coordinadores Internacionales, Directivos actuales, y Presidentes Ejecutivos – todos con voz y voto-. Adicionalmente, Miembros Honorarios y Miembros Invitados, Presidentes de S.O.L.A.-NG y S.O.L.A-U – con voz y sin voto-.
La Asamblea tendrá las siguientes funciones principales en base a lo establecido en los Estatutos:
Legislar – órgano legislativo.
Elegir al Directorio Internacional en sus componentes principales.
Controlar el buen desempeño del Directorio Internacional.
La organización contara con un Consejo de Past Presidentes –Permanente- compuesto por los anteriores presidentes del Directorio Internacional.
El Consejo de Past Presidentes tendrá las siguientes funciones básicas:
Evaluar el desempeño del Directorio Internacional.
Procesar y disciplinar a las personas que infrinjan las normas de S.O.L.A. Internacional – órgano judicial-.
La organización contara con un Directorio Internacional compuesto por un Presidente, el Past Presidente saliente, Primer Vicepresidente, Segundo Vicepresidente, Director-a de Operaciones, Director-a Económico-a, Director-a Científico-a, Director de Actividades, el Presidente de S.O.L.A. Nueva Generación Internacional-Director-a- y el Presidente de S.O.L.A. Universitaria Internacional –Director-a- y con una duración de dos -2- años de gestión.
El Directorio Internacional tendrá las siguientes funciones básicas:
Manejar la institución -órgano ejecutivo-.
Planificar, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades de S.O.L.A. Internacional.
Las funciones básicas de los distintos cargos del Directorio Internacional serán las siguientes:
Presidente – Dirigir, coordinar y evaluar el trabajo del Directorio.-Es elegido-a pro la Asamblea-.
Past Presidente – Aconsejar y fiscalizar el desempeño del Directorio.-Se convierte también en Coordinador Internacional en su país-.
Primer-a Vicepresidente – Coordinar con los Directorios Nacionales de los diferentes países; asumir la Presidencia en caso necesario. – Es designado-a por la Asamblea-.
Segundo-a Vicepresidente – Organizar y controlar el trabajo del Directorio; asumir la Primera Vicepresidencia en caso necesario. – Es designado-a por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Director-a de Operaciones – Hacer ejecutar y controlar las actividades generales planificadas por el Directorio; asumir la coordinación con los Directorios Nacionales de los diferentes países en caso necesario. – Es designado-a por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Director-a Económico-a – Organizar, ejecutar y controlar el manejo económico del Directorio. – Es designado-a por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Director- a Científica – Organizar, ejecutar y controlar el manejo de actividades científicas del Directorio. Coordinar las agendas de las tres S.O.L.A. – Internacional, Nueva Generación y Universitario-. – Es dedignado-a por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Director-a de Actividades – Organizar todas las actividades definidas por el Directorio. – Es designado-a por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Vocal- Suplir a los Directores arriba mencionados en caso necesario. Asistir al Directorio en la organización, ejecución y control de sus actividades. – Es designado-a por el Directorio en funciones en el lugar de residencia del Presidente-
Director-a de S.O.L.A. Nueva Generación Internacional – Coordinar con el Directorio las necesidades y agenda de Nueva Generación. – Es Presidente Internacional de Nueva Generación-.
Director-a de S.O.L.A. Universitaria Internacional – Coordinar con el Directorio las necesidades y agenda de Universitaria. – Es Presidente Internacional de Universitaria-.
La organización contara con un Consejo de Asesores compuesto por asesores profesionales convocados y-o contratados por el Directorio Internacional para la gestión en el lugar de domicilio del Presidente del Directorio Internacional. Se compondrá de personas en las siguientes aéreas como mínimo: Asesor Legal – Derecho Internacional de Empresas-.
Asesor Económico – Economista-.
Asesor de Imagen y Promoción - Marketing y Publicidad-.
Asesor Administrativo – Administrador de Empresas-.
Asesor Organizativo – Organización de Sistemas de Trabajo-.
A nivel nacional, regional y local se replicara el modelo de Directorio Internacional con las siguientes modificaciones jerárquicas y funcionales y con una duración de dos -2- años de gestión con elecciones efectuadas el año después de las internacionales.
Coordinador Internacional, Presidente Ejecutivo, Primer Vicepresidente Ejecutivo, Segundo Vicepresidente Ejecutivo, Director-a de Operaciones, Director-a Económico, Director-a Científica, Director-a de Actividades, Vocal y Directores de S.O.L.A. Nueva Generación y Universitario. Las funciones básicas de los distintos cargos del Directorio Nacional serán:
Coordinador Internacional – Anteriormente Consejeros- Dirigir, coordinar y evaluar el trabajo del Directorio y representar a S.O.L.A. nivel internacional en el Directorio Nacional. – El Presidente saliente de S.O.L.A. Internacional automáticamente asume este cargo. Si el país no tiene este Presidente saliente, la Asamblea elige al mismo. Si el país contaba con consejero del país anteriormente, este automáticamente asume el cargo. Si el cargo está ocupado y existe otro Past Presidente saliente, el Coordinador actual debe ceder el cargo al nuevo Coordinador y quedar únicamente en el Consejo de Past Presidentes tanto a nivel internacional como nacional. Mientras ocupa el cargo el Coordinador es parte del Consejo de Past Presidentes a nivel internacional pero no nacional para no incurrir en conflicto de intereses, pero asume su rol en el Consejo de Past Presidentes a nivel nacional y lo preside al ceder el cargo al nuevo Coordinador. Recibe solicitudes de impugnaciones de todos los niveles para su solución, pero debe elevar conflictos suscitados a nivel nacional al Consejo de Past Presidentes Internacional cuando puede presentarse un conflicto de intereses.
Presidente Ejecutivo-a – Planificar y evaluar las actividades del Directorio Nacional. –Es elegido por la Asamblea Nacional por concurso de meritos y competencias-.
Primer Vicepresidente Ejecutivo-a – Coordinar con los Directorios regionales. Asumir la Presidencia en caso necesario. – Es designado por el Coordinador Internacional-. Segundo Vicepresidente Ejecutivo-a- Organizar y controlar el trabajo del Directorio. Asumir la Primera Vicepresidencia en caso necesario. – Es designado por la Asamblea Nacional-.
Director-a de Operaciones – Ejecutar las actividades planificadas por el Directorio; asumir la Segunda Vicepresidencia en caso necesario. – Es designado por el Presidente Ejecutivo en el lugar de residencia del Presidente-.
Director-a Económico – Organizar, ejecutar y controlar el manejo económico del Directorio. – Es designado por el Coordinador Internacional en el lugar de residencia del Coordinador-.
Director-a Científico – Organizar, ejecutar y controlar el manejo de actividades científicas del Directorio. – Es designado por el Presidente en el lugar de residencia del Presidente-.
Vocal – Asistir a los Directores arriba mencionados en organizar, ejecutar y controlar las actividades definidas por el Directorio. Asumir el cargo de Director-a de Operaciones en caso necesario. – Es designado por el Directorio en ejercicio en el lugar de residencia del Directorio-.
Director-a de S.O.L.A. Nueva Generación Nacional – Coordinar con el Directorio las necesidades y agenda de Nueva Generación. – Es Presidente Nacional de Nueva Generación-.
Director-a de S.O.L.A. Universitaria Nacional – Coordinar con el Directorio las necesidades y agenda de Universitaria. – Es Presidente Nacional de Universitaria-.
La organización a nivel nacional, regional y local también contara con un Consejo de Asesores compuesto por asesores profesionales convocados y-o contratados por el Directorio Nacional para la gestión en el lugar de domicilio del Coordinador Internacional. Se compone por personas en las siguientes aéreas como mínimo:
Asesor Legal – Derecho Internacional de Empresas-.
Asesor Económico – Economista-. Asesor de Imagen y Promoción – Marketing y Publicidad-.
El propósito de la anterior estructura será el de dar equilibrio, funcionalidad y control cruzados en los Directorios y entre niveles de gobierno.
La estructura internacional del Directorio se replicara a nivel regional y local – se excluye al Coordinador Internacional que opera a nivel nacional en el país e incluye al Past Presidente saliente con las mismas funciones establecidas para el cargo que en el Directorio Internacional pero a nivel regional o local-. La elección por la Asamblea se transfiere al Directorio Nacional para el nivel regional y regional para el nivel local. Las elecciones se realizan un año antes que las internacionales a nivel nacional, regional y local para dar opción a los miembros de participar en el Congreso Internacional y dar intercalabilidad al sistema.
La organización a nivel nacional, regional y local también contara con un Consejo de Past Presidentes – Permanente- compuesto por los anteriores presidentes del Directorio Nacional, regional y local – en los distintos niveles-.
El Consejo de Past Presidentes cumplirá con las siguientes funciones básicas:
Participar activamente como conferencistas en Congresos Internacionales, Nacionales, Regionales y Locales.
Servir como recurso referencial en consulta para los miembros de S.O.L.A. Nacional, Local y Regional.
Participar activamente como dentro del Comité Organizador de Congresos.
Ser postulados por el Coordinador Internacional para las elecciones internacionales de S.O.L.A. cuando le toque al país entrar en postulación.
Ser elegido en base a concurso de meritos actuales y competencia durante su gestión de gobierno por el Directorio actual del nivel superior.
Evaluar el desempeño del Directorio.
Procesar y disciplinar a quienes infrinjan las normas de S.O.L.A. Nacional, Local o Regional.
Cada gestión de gobierno a todo nivel deberá compenetrarse con las actividades del gobierno durante los primeros seis meses de su gestión y prepara el Congreso – Cumbre en los próximos seis meses programado para mitad de su gestión con la finalidad de:
Tener por lo menos un Congreso grande por gestión de gobierno a todo nivel.
Aprovechar ese Congreso y asistencia para legislar en grande y realizar elecciones.
Tener la intercalabilidad de un Congreso anual alternado los de nivel nacional, regional y local con el Congreso Internacional dando así mayor fuerza al cumplimiento de los objetivos de transmitir información científica actualizada a todo nivel en la práctica y brindar dinamismo al funcionamiento de todo nivel y la institución en su totalidad.
Los Congresos deberán ser organizados en el país donde reside el actual Presidente Internacional para;
La electoral.
Los Congresos deberán ser organizados en el país donde reside el actual Presidente Internacional para:
Brindar a cada país la posibilidad de adquirir experiencia en la preparación de dicho evento y así contribuir al desarrollo científico y profesional equitativo entre los países miembros. Brindar a cada país la oportunidad de ser anfitrión ante sus colegas.
Dar practicidad a la preparación de dicho evento.
Enfocar más efectivamente la distribución de gastos en eventos de magnitud.
Todo Directorio contara con una Unidad de Apoyo logístico – permanente- que cumple con las siguientes funciones básicas.
Realizar las tareas de levantamiento y recopilación de datos, elaboración y archivo de documentos y asistencia en la preparación de actividades programadas por el Directorio. Serán elegidos y contratados, cuando sea necesario, por el Directorio.
La Unidad de Apoyo se compondrá de los siguientes cargos y funciones básicas:
Secretaria Ejecutiva – Elaborar y archivar todo documento requerido por el Directorio.
Asistente Ejecutiva- Efectuar levantamientos y recopilación de datos requeridos por el Directorio.
Mensajero – Chofer – Trasladar información, personal, materiales requeridos por el Directorio.
Para la preparación del Congreso grande el Directorio elegirá y contratara una o más secretaria ejecutiva, asistentes ejecutivas y mensajeros – chofer para llevar a cabo el evento en conjunto con las comisiones conformadas por los Miembros de base.- Manual Operativo-.
De los Miembros Las categorías definidas en el Estatuto de S.O.L.A. Internacional se desglosan y explican como sigue:
Las categorías de S.O.L.A. Internacional fueron definidas en base a los objetivos de la organización. La promoción interna se dará de la siguiente dos vías:
La superación científica La superación administrativo-operativa
La superación científica permitirá a todo odontólogo que pone en práctica la filosofía de S.O.L.A. Internacional, e intenta alcanzar los objetivos científicos mediante la investigación y-o transferencia de conocimiento e información a través de la presentación de conferencias, cursos, promocionarse de una categoría científica a otra internamente – Miembros Conferencistas, Miembros Dictantes de Cursos, Miembros Científicos, Miembros Honorarios-.
Aquellos que también lleven adelante la filosofía de S.O.L.A. Internacional e intentan alcanzar su objetivo científicos mediante al investigación y-o recepción de información a través de su participación activa en las conferencias y cursos, tendrán su sitial dentro de la organización – Miembros Activos-.
La superación administrativo-operativa permitirá a todos los odontólogos quien practica la filosofía de S.O.L.A. Internacional e intenta alcanzar los objetivos científicos recibiendo la información a través de su participación activa en las conferencias y cursos, pero que opta por colaborar en cargos administrativos-cooperativos, promocionarse de una categoría a otra – Miembros Activos, Miembros Institucionales, Miembros Honoríficos-.
Todo miembro podrá optar a un cargo directivo siempre y cuando haya hecho meritos científicos y-o institucionales y mantiene una participación activa. Así se puede optar por:
Miembros Activo, Miembro Conferencista, Miembro Dictante de Curso, Miembro Científico-Institucional al cargo de Vocal.
Miembros Conferencistas, Miembro Dictante de Curso, Miembro Científico-Institucional a los cargos de Director-a de Actividades, Director-a Científico, Director-a Económica, Director-a de Operaciones.
Miembro Científico-Institucional, Miembro Honorifico a los cargos de Vice Presidentes, Presidente.
Miembros Honoríficos o en caso de no tener de estos puede ser algún Miembro Científico- Institucional sobresaliente, al cargo de Coordinador Internacional, cuando se debe designar uno.
Para las promociones internas no influirá la edad, pero si la conducta profesional y personal, la calidad de los trabajos realizados y presentados, los meritos obtenidos en las actividades internas y externas realizadas, así como la cantidad de trabajos estipulada en el Estatuto. –Mas de diez-10- conferencias o cursos dictados a nivel nacional o internacional para Miembros Conferencistas y Dictantes de Cursos; trabajo, publicaciones, libros, investigaciones, y-o inventos que han contribuido al mejoramiento científico de la profesión para los Miembros Científicos; tipos de cargos y evaluaciones obtenidas en la institución para Miembros Institucionales; obras sobresalientes de trascendencia permanente que hacen meritoria a una persona para ser Miembro Honorifico-.
Los Miembros Invitados se incluirán en la Institución por su aporte tecnológico, económico, material y asistencial a S.O.L.A. Internacional, pero que por sobre todo se destacan en el medio por su ejemplar ejercicio y conducta meritoria. Estos no se promocionan internamente.
La base de aceptación para cualquier odontólogo a S.O.L.A. Internacional será la presentación de datos legales que acrediten su idoneidad profesional y su conducta profesional y personal que acrediten su merito de ingreso. Así también y no menos importante, su complementación con la filosofía, objetivo y mentalidad operativa de la institución y la presentación de copias de trabajos realizados.
Todo miembro de S.O.L.A. Internacional tendrán los mismos derechos básicos sin importar a que categoría pertenecen o la edad que tienen. Ellos son:
A participar de manera directa de todos los eventos científicos, cursos, conferencias o cumbres y otras actividades realizadas por S.O.L.A. Internacional.
A recibir toda la información emanada de S.O.L.A. Internacional.
A postular a los cargos disponibles dentro de la Institución en base a meritos requeridos y establecidos.
Los derechos adquiridos dentro de la Institución provienen de los meritos de conducta, trabajo y participación realizados y del nivel alcanzado dentro de la organización. Estos tienen como base:
Ser considerado-a para los diversos niveles de cargos de acuerdo a los meritos calificados.
Tener prioridad en conferencias, cursos y participación en eventos institucionales.
Ser considerado-a para realizar los contactos con entidades, organizaciones, centros internacionales afines a S.O.L.A. Internacional y participar como invitados en eventos especiales internacionales donde S.O.L.A. Internacional es invitada con cupos limitados de asistencia.
Acceder a reconocimientos y premios especiales otorgados solamente a quienes sobresalen en el ejercicio de la profesión y cumplimiento de objetivos de S.O.L.A. Internacional.
Todo miembro de S.O.L.A. tiene deberes que debe cumplir para poder mantenerse dentro de la Institución:
Respetar el Estatuto de S.O.L.A. Internacional y sus Reglamentos.
Observar los principios generales de la institución.
Cumplir con las normas éticas y profesionales en su interrelación institucional y humana.
CAPITULO VII De las Infracciones y Sanciones
Las infracciones consideradas en S.O.L.A. Internacional serán:
La violación al Estatuto y sus Reglamentos.
Las faltas a las normas éticas y profesionales universalmente conocidas y aceptadas.
El cometer delitos ordinarios en los países respectivos.
La violación a los principios generales de S.O.L.A. Internacional.
Por ser la odontología una profesión de salud, se pone especial énfasis en las observancias de ética y conducta y el no involucramiento en situaciones de conflictos de intereses. Para ello el Reglamento contiene secciones específicas para estos temas.
Por ser la conducta la base de la imagen de todo individuo y a través de ello la imagen de la institución y por ser el cumplimiento de normas elevadas de ética, conducta y procedimientos internos, la base para alcanzar las metas institucionales y a través de ello el mejoramiento de la profesión y la humanidad, es el que se reglamenta en forma especial estos temas. El Trámite, las sanciones y las impugnaciones deberán ser manejadas mediante procedimientos objetivos y documentados brindando a todo miembro el máximo de oportunidades de explicarse y defenderse de la misma forma.
Toda infracción deberá ser registrada en forma objetiva por el Directorio a cargo luego de recibir por escrito la documentación detallando la infracción y copia de las pruebas que certifiquen dicha infracción. El Directorio someterá estos documentos junto con una evaluación objetiva de los hechos al Consejo de Past Presidentes correspondiente al lugar – Incluida en el Manual Operativa-. El Consejo procederá a evaluar mediante formularios de valoración la infracción luego de brindar al infractor la posibilidad de explicarse en persona y justificarse en forma documentada. Toda la documentación presentada y la explicación del infractor serán la base para la toma de decisión y la definición del tipo de sanción correspondiente.
La sanción será notificada por escrito al infractor y entregada en persona con su cumplimiento firmado por el mismo. Toda impugnación nacional pasara al Coordinador Internacional que decidirá con la opinión del Consejo de Past Presidentes a nivel nacional. En caso de tratarse de una situación que puede comprometer al Coordinador en conflicto de intereses, este-a recurrirá al Consejo de Past Presidente de S.O.L.A. Internacional para la toma de decisión.
Una impugnación superior podrá ser enviada al Consejo de Past Presidente de S.O.L.A. Internacional como último recurso y cuya decisión es irrevocable.
Las sanciones se clasificaran de la siguiente manera:
Sanciones de Primer Grado – Llamada de atención escrita.
Infracciones de tipo conductual personal con colegas; manejo inapropiado de los procedimientos, filosofía y-o objetivos de S.O.L.A. Internacional interna o externamente: acciones que puedan ser subsanadas con una llamada de atención y que no sean repetitivas.
Sanción de Segundo Grado – Suspensión temporal de S.O.L.A. Internacional por 6 a 12 meses. Infracciones de incumplimiento de normas institucionales; conducta violenta o agresiva hacia colegas; conducta inapropiada familiar o personal externa; acciones que puedan perjudicar a uno o más personas incluyendo al infractor y-o a la imagen de la institución.
Sanción de Tercer Grado – Expulsión de S.O.L.A. Internacional. Infracciones graves al Estatuto y Reglamentos de la Institución que hayan afectado seriamente a una o ms personas y-o la imagen o funcionamiento de la organización; conducta peligrosa o muy perjudicial hacia otros y-o familia; conducta profesional inapropiada con infracción a normas de ética.
Toda conducta nociva hacia las personas o la Institución también podrán ser llevadas a una Corte de Ley. Todo delito cometido será juzgado en una Corte de Ley.
El patrimonio de S.O.L.A. Internacional se compondrá de aquellos bienes o aportes recibidos o adquiridos con la finalidad de hacer funcional la Institución únicamente. El patrimonio es de propiedad de todos los miembros de S.O.L.A. Internacional por igual pero podrá ser utilizado únicamente en el ejercicio de las funciones consideradas administrativas, operativas, o científicas de la Institución. Ninguna persona podrá disponer de los bienes de la Institución como propios, a ningún nivel. El recibir bienes o la compra de los mismos deberá ser consentido por la Asamblea a cada nivel. Así mismo la recepción de aportes y su utilización será controlada por la Asamblea a cada nivel.
En caso de disolución de S.O.L.A. Internacional, la Asamblea General con aprobación de todas las Asambleas en los diferentes niveles optara por dar ese paso, y en ese caso los bienes serán donados a otra organización similar o afín sin fines de lucro con aprobación de todas las instancias. En todo caso, no podrá ser distribuida entre los miembros puestos que esto valoración la posición legal de la Institución como entidad sin fines de lucro ocasionando un conflicto con las entidades legales de cada país y un proceso judicial para el pago de impuestos y otros.
CAPITULO IX Disposiciones Finales
El Estatuto estará acompañado de sus Reglamentos, los cuales deberán ser aprobados o modificados en conjunto. Un resumen aclaratorio es incluido también como asistente a la mejor comprensión de los Estatutos y son la síntesis filosófica de Estatutos y Reglamentos, El Manual Operativo de la Institución deberá ser completado una vez los Estatutos y Reglamentos sean aprobados o modificados. Todos forman parte de un documento en su totalidad. La interpretación de dicho documento estará en manos del Directorio Internacional con la fiscalización de la Asamblea General y el Consejo de Past Presidentes. De igual manera a todo nivel.
Toda desvirtuacion del documento para complacer a una o más personas representa la puesta en peligro de S.O.L.A. Internacional como organización. La interpretación y aplicación de este documento deberá ser realizada con una visión de beneficio para todos los miembros de la Institución, siempre. Es obligación de los miembros exigir el cumplimiento de la filosofía y objetivos de S.O.L.A. Internacional con ecuanimidad y buena fe.
Las modificaciones a este documento solo podrán realizarse en Asamblea General con la respectiva documentación objetiva de apoyo y con aprobación de sus miembros luego del análisis efectuado para dicho efecto por todos y por el Consejo de Asesores en pleno. Deberá quedar constancia de ello por escrito con la firma de todos los involucrados. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE UN DIRECTORIO
El directorio a cualquier nivel funciona con el propósito de llevar la institución adelante. La periodicidad de sus reuniones y cantidad de actividades programadas dependerán de la dinámica de las personas que lo componen y el avance que deseen dar a la institución Los siguientes son parámetros que sugieren organizativamente para optimizare el rendimiento de la institución
REUNIONES Y CONVOCATORIA
Los directorios se reunirán una vez por semana para dar agilidad y continuidad a las operaciones de la institución. Estas reuniones serán convocadas por la secretaria de la unidad de apoyo en forma escrita (vía fax o envió) incluyendo la agenda de la reunión, luego de recibir las instrucciones para ello del director de operaciones del directorio. Cada miembro podrá solicitar la inclusión de temas luego de recibir la información coordinando con el/la directora(a) de operaciones, quien luego solicitara se realicen dichos cambios en la agenda final a la secretaria. Esta última archivara una copia de dicha agenda final en la oficina de apoyo (oficina).
Las actas de cada reunión serán llevadas por el vocal del directorio en libro de actas. El libro de actas quedara en la oficina y cualquier miembro del directorio podrá acceder a leerlo. El vocal leerá el ultimo acta realizado al inicio de cada reunión para dar comienzo a la misma y el/la presidente/a y director de operaciones firmaran en confirmación de lo allí descrito luego de la lectura. Toda disensión tanto como la aceptación de cualquier tema será registrada en el libro de actas.
Las reuniones se llevaran a cabo en un lugar convenido y aceptado por el directorio en pleno,
De preferencia ambiente de oficina en mesa de reuniones donde se cuente con los equipos (pizarra, retroproyectora, televisor con video, teléfono, fax), materiales, y confidencialidad necesarios para el trabajo a realizarse.
Toda persona que desee hablar pedirá la palabra al presidente quien otorgara la misma orden de solicitud toda moción que requiera de definición será sometida a votación por el/la presidente como indica el estatuto que rige este manual.
Toda demostración fuera de orden o considerada fuerza de límites por el directorio otorgara al presidente la potestad de solicitar a la persona o personas que se retiren de la reunión o en ciertos casos que se cancele la reunión
Toda información manejada en dichas reuniones serán consideradas confidenciales hasta que el directorio decida que tipo de información será extendida a los miembros, cuando y en que forma. En este caso, será el director de operaciones quien informe a la secretaria para su divulgación toda comunicación entre el directorio y la unidad de apoyo deberá contar con constancia escrita para los archivos.
FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS MIEMBROS DEL DIRECTORIO
Coordinador internacional:El/La Coordinador internacional opera únicamente a nivel nacional dentro de los directorios y preside el directorio nacional coordinando las acciones del directorio nacional con las del directorio internacional. Representa al directorio internacional a nivel nacional y es la máxima instancia nacional incluso por encima del consejo de past presidentes nacional bajo cuya jurisdicción no cae, pero si bajo la del consejo de past presidentes internacional
Presidente: El/la Presidente del directorio dirigirá las reuniones, definirá temas en cuestión cuando un acuerdo no sea viable, leerá toda información recibida por el directorio y definirá en primera instancia la ruta a seguir, planteara nuevas opciones para la institución y coordinara políticas globales con los demás directores de la institución. Su principal tarea será la de mantener a su directorio conectado con el resto de la institución con la requerida fluidez, agilidad, constancia y consecuencias necesarias para dar vigencia a la misma.( En el caso del directorio nacional, el coordinador Internacional se asegurara que al accionar del presidentes encuadre dentro del marco de las definiciones a nivel internacional, delegando las funciones operativas de planificar y evaluar actividades sobre el/la Presidente)
Deberá mantener permanente contacto con el primer vicepresidente quien se encuentra en otro país( en caso del directorio internacional) y se dedica a obtener la información necesaria de los demás directorios y sus agendas para mantener el contacto global con los mismos y su trabajo .( en el caso nacional, regional y local los primer vice presidentes participan dentro del directorio y residen en la ciudad del directorio pero sus funciones se mantienen al coordinar los trabajos del directorio con los demás directorios sea a nivel nacional, regional o local y coordinar sus actividades principalmente como coordinador internacional).
Es responsable por definir y firmar con el/la directora Cientifico todo certificado, diploma, agradecimiento, honor y documento emanado por el directorio(A nivel nacional operan las firmas del coordinador internacional, presidente y director Cientifico.
Past Presidentes: El/La Past Presidente funciona como parámetro de referencia y de contacto para el Directorio entre el trabajo del Directorio anterior y actual para evitar duplicidades en operaciones y actividades, para explicar las razones y métodos utilizados en anterior gestión facilitando la comprensión y la labor del Directorio actual. Es muy importante que se mantenga en claro que su función no es la de evitar al presente Directorio el actuar libremente, mas bien el servir como catalizador de nuevas acciones manteniendo las anteriores claras para el nuevo Directorio. A nivel Nacional el Coordinar Internacional asume esta función.
Primer Vicepresidente: El/La primer Vicepresidente reside en un país diferente a la del Directorio en el caso del Directorio Internacional, puesto que su función es la de comunicación entre países, sus acontecimientos institucionales, sus directorios y sus agendas y no la del trabajo participativo en las actividades operativas del Directorio.
Su distancia otorgara al Directorio la globalidad necesaria para unir criterios internacionales. La información que reside emana directamente del Presidente de su Directorio vía la secretaria de la oficina del Directorio o telefónicamente del mismo Presidente (y Coordinador Internacional a nivel Nacional) y deberá ser devuelta en la misma forma. Servirá de nexo permanente entre el Presidente y su Directorio y los demás países y sus múltiples Directorios. Toda comunicación telefónica deberá ser seguida por una escrita de confirmación para los archivos. A nivel Nacional el Primer Vicepresidente coordina con los Directorios Nacionales, Regionales y Locales y participa de las reuniones del Directorio trabajando principalmente con el Coordinador Internacional.
Segundo Vicepresidente: El/La Sendo Vicepresidente tiene como función principal ir organizando el trabajo en equipo del Directorio a medida que se opera. Va definiendo por escrito en las reuniones las formas más viables, clara y expedita para que se lleve a cabo las actividades y tareas definidas por el Directorio demarcando las mismas dentro de la filosofía, normas y procedimientos de la institución, para que al finalizar cada reunión cada persona cuente con su plan de acción general. Controla el accionar general del Directorio como el tipo y mantiene apropiadamente informado al/la Presidente en forma documentada.
Director(a) de Operaciones: El/La directora(a) de Operaciones registra para su ejecución todo lo definido por el Directorio y toma las estructuras organizadas por le Segundo Vicepresidente para asegurar su ejecución dentrote los marcos referenciales otorgados por el Directorio. Coordina con cada miembro del Directorio la ejecución de las actividades y colabora en su ejecución controlando las mismas y asegurando al Directorio que se cumplan. En la imposibilidad de ello, informa al Directorio en forma permanente y rápida el avance o la imposibilidad para su discusión y corrección ofreciendo soluciones en base a lo observado. Comunica a la oficina toda determinación emanada del Directorio que requiere del accionar de la Unidad de Apoyo y obtiene los resultados del trabajo de la Unidad de Apoyo para mostrarle al Directorio antes de cada reunión. Se encarga de cada miembro del Directorio que deba entregar información escrita o firmar ante la unidad de apoyo lo que haga.
Director(a) de Actividad: El/La directora(a) de actividades, toma las actividades definidas por el Directorio y organizada dentro de estructuras de trabajo en equipo por el Segundo Vicepresidente, desglosado en tareas y colocadas en cronogramas de tiempo por el/la directora(a) de Operaciones y diseña cada actividades en detalle para su ejecución e implementa las actividades con la colaboración del Directorio y de miembros en general reclutados por el/la mismo(a). Es responsable de preparar el boletín informativo de la Institución.
Director(a) Cintífico(a): Elabora todo el temario científico para las actividades programadas por el Directorio. Prepara, actualiza y mantiene completa la lista de miembros en lo que a sus actividades profesionales se refiere y sus investigaciones científicas para poder informar en forma permanentes al Directorio sobre todo el avance científico y profesional o inquietud surgida de los miembros de la institución. Resume todo ello en reportes profesionales y reportes científicos que deben ser utilizados para la elaboración de temarios de eventos y actividades así como de base informativa de datos científicos para la revista de la institución. Prepara todo el material para que la secretaria de la oficina pueda pasarlo en limpio para su uso y archivar una copia de todo ello.
Es responsable de preparar la revista cientifica de la institución y de coordinar las agenda con S.O.L.A – NG Y S.O.L.A.-U.
Director(a) Económico(a): Elabora todo el presupuesto tanto para el Directorio en pleno como para cada actividad en realizarse elabora y ejecuta los programas de recaudación de fondo para la gestión. Controla el desembolso de dinero que se efectúa con la firma conjunta suya y del/la Presidente del Directorio y en ausencia con el Segundo Vicepresidente. Prepara los libros económicos y controla la documentación contable emanada de la contabilidad externa independiente contratada para el Directorio. Prepara la documentación tanto para el accionar del Directorio como para la transferencia de una gestión a otra y asegura el archivo de dichos datos en la oficina. Mantiene constantemente informado(a) al/la Presidente del Directorio con respecto a todo movimiento económico efectuado y aconseja sobre pasos económicos a tomarse en el Directorio.
Vocal: Lleva las actas del Directorio y mantiene estos documentos al día y archivados en la oficina entre reuniones. Asiste en la ejecución de toda tarea dentro del Directorio. Suple únicamente a los Directores cuando estos no pueden asistir siguiendo los parámetros establecidos por ellos en su trabajo de rutina.
Directores de S.O.L.A.-NG y S.O.L.A.-U: Participan de las reuniones del Directorio cuando las mismas tratan temas donde las agendas de NG y U estén en un análisis y cuando la coordinación con ellas sea importante para el accionar del Directorio. Son convocados a las mismas por orden expresa del/ la Presidente, o Coordinador Internacional a nivel Nacional. Asesores: Cada experto convocado voluntariamente o contratado por el Directorio participará de las reuniones a las que sean convocados por el orden de/la Presidente o Coordinador Internacional (en caso del Directorio Internacional) para aconsejar y ayudar a manejar temas donde sus experiencias profesionales y técnica sean necesarias a la resolución o elaboración de una actividad, evento o situación.
RESOLUCION DE PROBLEMAS Toda decisión emanada del Directorio provendrá de la votación democrática del mismo según lo establece el Estatuto que rige este Manual. Todo problema que surja dentro del Directorio o la Institución será definida en votación en el Directorio o en caso de acciones penalizables serán transferidas al Consejo de Past Presidentes quienes en votación luego de la consecuente evaluación definirán irrevocablemente la situación. Toda persona que participe en la institución se regirá a sus normas y resoluciones.
DOCUMENTACION BASE MANEJADA POR EL DIRECTORIO
El Directorio se manejará por las siguientes documentaciones mínima indispensable y deberá ir incorporando documentación adicional a medida que se desenvuelva manteniendo los mismos tipos de documentos y formatos básicos de una gestión a la próxima para dar continuidad al trabajo. Todo documento directriz debe ser evaluado en su formato en cada gestión y toda modificación respaldada en forma técnica.
Libro de Actas Registros de Miembros
Registro Científico Plan de Acción General
Planes de Acción por Cartera Programa y Cronograma de Actividades
Presupuesto Contabilidad de Gestión
Reportes de Actividad Boletines Informativos
Revistas Científicas Estatuto, Reglamentos, Manual
(Solo modificable en la Asamblea Internacional)
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE UNA UNIDAD DE APOYO La unidad de apoyo tiene como finalidad servir como la entidad administrativo operativo de apoyo logística al Directorio. La preparación de documentación elaborada por el Directorio, su distribución y/o archivo; la recepción de información de los capítulos del país y otros países, el envío de documentación e información a capítulos; la recopilación de datos logísticos; la asistencia administrativas en eventos y congresos, son todos partes del trabajo de la Unidad de Apoyo (oficina).
Todo Miembro del Directorio puede solicitar asistencia a la Unidad de Apoyo.
Todo trabajo solicitado a la Unidad será atendido en orden de llegada (para Directores) o en orden de prioridad (para Coordinadores, Presidente o Vicepresidentes). Todo trabajo deberá venir ya elaborado y la unidad lo pondrá en limpio según el formato que establezca el solicitante y este dentro de lo aceptado por las normas. Ni un trabajo puede solicitarse se elabore en la Unidad de Apoyo ya que como su nombre indica es una unidad de asistencia. La unidad solo podrá llevar a cabo tareas concernientes a la institución y el Directorio en particular.
Tosa recopilación de datos dentro de una unidad o proveniente de otros países deberán ser solicitadas a la asistente y ser acompañada por una solicitud escrita firmada para su utilización al requerir la información de otros así como para los archivos. La preparación de documentos deberá ser solicitada a la secretaria así como todo dato escrito de archivos que el Directorio pueda necesitar. La secretaria también se encargará de convocar a reuniones. El mensajero llevarse a cabo los envíos y recojos de documentación y otros asistiendo también en la preparación de eventos. La asistente actuará como asistente personal del/la Presidente durante eventos llevados a cabo, tareas asignadas por el/la mismo/a. La secretaria efectuará tareas administrativas de apoyo a todo evento. Sin embargo, para todo evento es importante la incorporación de personal adicional voluntario o contratado quienes trabajarán directamente con cada Miembro del Directorio y otros quienes trabajarán supervisados por el personal de la Unidad de Apoyo.
JERARQUIA DE INSTRUCTIVOS Y RESOLUCION DE PROBLEMAS
La autoridad directa sobre el personal de la Unidad de Apoyo es el/la Segundo Vicepresidente (a nivel nacional las ordenes del Coordinador Internacional superceden a las del Presidente). Cualquier discrepancia administrativa u operativa será consultada por el personal directamente a uno de ellos para evitar conflicto de mando. Todo trabajo operativo de actividades será llevado a cabo automáticamente por el personal de apoyo. Todo trabajo que cuestione las normas institucionales o que implique la comunicación con otras actividades institucionales requerirán de la firma del Presidente o Segundo Vicepresidente para ser ejecutadas por la Unidad de Apoyo. De igual manera, todo conflicto de un miembro del Directorio con el personal de Apoyo deberá ser transferido al Directorio en pleno para su resolución en la persona del Presidente o Segundo Vicepresidente en la ausencia de este último.
La Unidad de Apoyo podrá operar todo el día en horario de oficina en los Directorios Internacional y Nacionales, y medio día, (por la tarde) en las regionales y locales. La oficina debe estar ubicada en un lugar específicamente habilitado para la institución y abierto para todo miembro del Directorio así como accesible a todo miembro institucional. Deberá contar con su presupuesto operativo, moblaje y equipamiento básico apropiado a las actividades que encara. El personal deberá ser contratado para tal fin evitándose la utilización de personal de unidades de cada miembro del Directorio.
El/la Presidente deberá pasar diariamente como mínimo una hora por la mañana y otra hora por la tarde en la oficina, coordinando con el personal y controlando el funcionamiento de la unidad de la cual el/ella es responsable. En caso del Directorio Nacional el Coordinador Internacional es la instancia máxima y cuando una orden emana de el/ella esta supersede a la del/la Presidente.
MOBLAJE, EQUIPAMIENTO Y MATERIAL BASICO
La unidad de Apoyo debe; contar con una oficina de dos ambientes conectados y un baño; un ambiente para el/la Presidente y reuniones de Directorio y el otro para el personal de apoyo. Cada personal deberá contar con un escritorio apropiado y el Directorio con una mesa de reuniones adicional. La oficina deberá contar también con gavetas grandes para archivo de documentación, dos equipos de computación (uno para manejo de base de datos y comunicación entre capítulos, el otro para trabajos de preparación de documentos y similares), teléfono con derivado al ambiente del Directorio y fax, equipo de televisión y video para revisión de material científico, retroproyector para reuniones, proyectora de slides para reuniones, pizarras y papelografos.
El material básico incluye papelería con el logo: papel membretado tamaño carta y oficio, sobres membretados, papel en blanco, tarjetas personales membretadas, folletos informativos sobre la institución, material de venta para recaudación de fondos adquiridos únicamente al Directorio Internacional (poleras, certificados de miembros, diplomas, llaveros, agendas y otros), material de escritorio.
DOCUMENTACION BASE MANEJADA POR LA UNIDAD DE APOYO
La Unidad de Apoyo debe contar con personal especializado para el manejo administrativo y operativo de la Oficina. La fluidez y eficacia de esta unidad dependerá de ello y l adecuada dirección de Directorio. La documentación básica indispensable a ser manejada y transferida de una gestión a otra será la descripta a continuación.
Cualquier modificación requerida en la operativa de la unidad debe hacerla el personal por escrito al Directorio para su análisis y aceptación evitando así desvíos de las normas institucionales que pueden afectar la eficiencia del Directorio. Base de Datos de Miembros Computarizados
Procesamiento de Datos Computarizados
Procesamiento de Certificados y Diplomas Computarizados
Archivo de Datos Físicos y Computarizado
Boletines Informativos y Computarizados
Revista Científica Computarizada Comunicación entre Capítulos Computarizados
COORDINACION ENTRE COMPONENTES INSTITUCIONALES
La efectiva y eficiente comunicación que entre los diversos componentes funcionales de la institución hará posible el avance de la misma. Para ello se debe dejar en claro la operatividad entre componentes.
Asamblea La Asamblea reúne una vez cada dos años a las máximas autoridades de la institución. Las reuniones de Asamblea son más factibles cuando se realizan durante o antes de los grandes congresos autorizados por los Directorios puesto que aumentan la posibilidad de reunir a sus miembros en un solo momento para dos grandes instancias.
Las Asambleas Nacionales deberán realizarse en el año entre las reuniones de la Asamblea General Internacional para evitar duplicidad de eventos. Las Asambleas Regionales y Locales deberán realizarse en periodos entre ambos grandes eventos internacionales y nacionales. Podrán convocarse reuniones extraordinarias cuando tres Asambleas de la instancia inmediatamente inferior lo soliciten.
Las Asambleas como órganos legislativos analizarán políticas globales, deliberarán sobre modificaciones globales y trazaran la ruta institucional en base al sentir general de los miembros institucionales. Su reracionamiento se limita a sus miembros en el momento de la reunión.
CONSEJOS PARA PAST PRESIDENTES
Los Consejos de Past Presidentes como órgano judicial y de consulta que son, opera en la función consultivo principalmente y en ocasiones en la resolución de conflictos de instancia mayor se reune durante los congresos (internacional, nacional, regional o local) para evaluar el accionar institucional y la dirección futura tomada con el contexto de la filosofía institucional pasada, presente y futura. Así mismo, juzgan y resuelve conflictos de instancia mayor que han sido traídos a su jurisdicción y su decisión es irrevocable. Transmiten en forma documentada sus resoluciones junto con sus evaluaciones objetivas a la asamblea mediante el Directorio para su ejecución.
Como órgano consultivo se reúnen en la oficina del Directorio (excepto el Consejo de Past Presidentes Internacional que opera telefónicamente, vía fax y vía documentada y se reúne solamente durante el congreso internacional), en forma mensual para recibir informes operativos de accionar del Directorio vía el Past Presidente en ejercicio en el Directorio. Evalúan el accionar y en forma documentada aconsejan y fiscalizan las operaciones del Directorio. Sus consejos y sugerencias deberán ser tomadas seriamente en cuenta por el Directorio de lo contrario esto transmitirán sus quejas al Consejo Internacional de Past Presidentes. Toda documentación emanada del Consejo de Past Presidentes deberá ser archivada en la Unidad de Apoyo y una copia enviada al Past Presidentes de Consejo de la Instancia Superior y la Past Presidente en ejercicio del Directorio Internacional.
DIRECTORIOS Los Directorios tienen inherencias sobre los miembros del los capítulos en su jurisdicción y niveles inferiores. Los Directorios Locales tienen inherencias sobre los miembros de sus capítulos locales inmediatos únicamente.Los Directorios Regionales tienen inherencias sobre los Directorios Locales y a través de ellos sobre los miembros locales. Los Directorios Nacionales tienen inherencia sobre los Directorios Regionales y Locales y a través de ellos sobre sus capítulos y miembros. El Directorio Internacional tiene inherencia sobre todos los Directorios y a través de ellos sobre sus capítulos y sus miembros.
La relación entre Directorios debe ser oficial así como accionar. Todo accionar debe ser documentado y verificable. Es importante que cada miembro se comunique con su Directorio y a través de el con un Director de nivel superior. Los Directorios deben buscar soluciones internas a sus problemas y recurrir solamente al Directorio de la instancia superior inmediatamente cuando el problema no pueda ser resuelto internamente. Lo mismo es aplicable a la comunicación requerida entre Directorios y así también de las instancias superiores a inferiores.
Un Directorio de nivel superior puede buscar comunicación directa con un Directorio que está en un nivel inferior al inmediato cuando la situación lo amerite, pero solo en situaciones donde una comunicación directa sea imprescindible (problemas con el nivel inferior inmediato y faltas de comunicación efectiva).
Así mismo, un miembro que siendo que su caso no ha sido apropiadamente manejado por el Directorio en su nivel puede optar por apelar a un Directorio Superior pero deberá mostrar en forma documentada que tiene causa justificada para hacerlo.
No es aceptable que un Directorio se comunique con un Consejo de Past Presidentes que no sea el suyo en forma directa, para ello deberá recurrir a la comunicación de Consejos de Past Presidentes.
No es aceptable que un Directorio se comunique con una Unidad de Apoyo que no sea la suya en forma directa, para ello deberá; recurrir a la comunicación de Unidades de Apoyo recordando que la única comunicación aceptable entre ellas es la operativa.
Estas normas funcionales tienen como finalidad mantener las lineas de comunicación claras y expedientes evitando duplicidades en información, equivocaciones, distorsiones, y retrasos.
Se debe recordar que la instancia máxima a nivel nacional es el Coordinador Internacional quien representa al Directorio Internacional a nivel Nacional. Este se comunica con los diferentes Directorios mediante la dirección Nacional y la Unidad de Apoyo o personalmente.
DIRECTORIOS S.O.L.A.-NG y S.O.L.A.-U Los Presidentes de Directorios de S.O.L.A.-NG y S.O.L.A.-U participan de las reuniones de los Directorios de S.O.L.A. cuando son convocados y con la finalidad principal de coordinar agendas. La comunicación rutinaria entre estos se efectúa en forma documentada entre Directorios a través del/la Director(a) Cintífico(a) y en forma directa entre Coordinador Internacional principalmente y/o Presidente y los Presidentes de S.O.L.A.-NG y/o S.O.L.A.-U a nivel Internacional, Regional y Local.
Su participación se vuelve activa cuando se prepara un evento coordinado como miembro más del Directorio.
Anteriormente llamados consejeros son la máxima autoridad nacional y representan la Directorio Internacional a nivel Nacional. La comunicación entre ellos es directa y toda documentación entre ellos es de máxima confidencialidad siendo solo accesible al Directorio Internacional y Consejo Internacional de Past Presidentes. Toda documentación emanada de los Coordinadores es manejada en forma confidencial por la Secretaria de la Unidad de Apoyo que opera en este caso como Secretaria Personal del Coordinador. La comunicación hacia el Coordinador Internacional así como Directorios puede ser directa ya que representa al Directorio Internacional a nivel Nacional. Toda situación que no pueda ser solucionada a nivel de la coordinación Internacional será remitida por este/a al Directorio Internacional o Consejo Internacional de Past Presidentes según amerite el caso. Deberá recordarse a todo miembro y Directorio que solo deberán ser remitidas comunicaciones directas o coordinación que no puedan ser solucionadas por el Directorio del nivel correspondiente o donde haya conflictos de intereses.
MIEMBROS Todo miembro tendrá libre acceso a solicitar los registros de miembros de S.O.L.A. para lograr una comunicación directa entre los mismos incentivándose el trabajo en equipo, el compartir información profesional y el contacto personal entre miembros.
Todo miembro tendrá libre acceso al Directorio correspondiente a su capítulo incentivándose la comunicación documentada o personal entre los miembros y sus representantes en el Directorio. Es importante recordar a los miembros cual es la función de cada participante en el Directorio para que ellos puedan dirigir su comunicación a la persona más apropiada.
No es aceptable transferir la responsabilidad de comunicación del Directorio con sus miembros hacia la Unidad de Apoyo, esta unidad es de asistencia única al Directorio y son sus participantes quienes deben mantener una comunicación abierta y directa con los miembros de cada capítulo. La Unidad de Apoyo servirá únicamente como herramienta de información y transferencia de información documentada hacia miembros según los instructivos expresos del Directorio.
PREPARACION DE EVENTOS Todo evento a realizarse en la institución deberá ser planificado y organizado con anticipación por el Directorio a cargo, tomando en cuenta las agendas coordinadas tanto a nivel internacional, como nacional, regional y local.
Todo evento a realizarse deberá ejecutarse con el esfuerzo coordinado del Directorio a cargo, Unidad de Apoyo correspondiente, Consejo de Asesores, Consejo de Past Presidentes y Miembros Generales.
Los eventos más frecuentes en organizaciones científicas son: seminarios, talleres, cursos, jornadas y congresos. Todo evento pequeño o grande tiene una misma base organizativa donde la complejidad de eventos definirá el número de personas que lo organizarán y ejecutarán y el tiempo de anticipación requerido para prepararlo.
Los siguientes son parámetros base para la apropiada definición del tiempo requerido para la preparación de un evento:
Seminarios, talleres, cursos y jornadas:
1 días a 1 semana con mínima complejidad 1 mes
1-2 semanas con mediana complejidad 3 meses
1 mes con bastante complejidad 6 meses
Congresos, cumbres y similares:
1-3 días 6 meses
3 días a 1 semana 1 año
Los siguientes son parámetros bases para la apropiada definición del número de personas requeridas para la preparación base de un evento:
1 días a 1 semana con mínima complejidad 5 personas
1-2 semanas con mediana complejidad 10 personas
1 mes con bastante complejidad 15 personas
1-3 días 15 personas
3 días a 1 semana 20-30 pers.
Todo evento requiere en mayor o menor grado de la participación de los siguientes grupos de personas:
Directorio Unidad de Apoyo
Consejo de Past Presidentes
Expertos en Protocolo y Organización de Eventos Expertos en Viaje, Transporte y Turismo Expertos en Prensa, Publicidad y Promoción
Hotelería Apropiada Centros de Convenciones y Eventos Apropiados
La planificación inicial de todo evento debe ser realizada por el Directorio y luego transmitida por escrito a las diversas personas y entidades que podrán colaborar solicitándoles presenten sus propios planes de acción y ofertas, para luego en forma coordinada elaborar un programa final donde la experiencia y habilidad de todos colabora a completar el diseño total.
Una vez completado el diseño final, este es repartido a cada grupo de trabajo organizado para las distintas tareas organizados para las distintas tareas generales a realizarse junto con un cronograma de fechas límites para cada actividad y fecha de reunión. Solamente cuando una persona o grupo tiene todos los datos necesarios para realizar una tarea y las tareas de diversos grupos se coordinan, se puede completar con mínimo de contratiempos un programa.
Como parámetros, las tareas básicas para cada grupo de trabajo de un evento científico podrán ser las siguientes:
Directorio Planificación, organización, control y evaluación general. Unidad de Apoyo Apoyo administrativo y logísticos a los eventos en todas sus etapas.
Consejo de Asesores, Planificación y organización previa al evento.
Consejo de Past Presidentes Planificación previo y control durante el evento.
Expertos en protocolo y organización de eventos; expertos en viajes, transporte, turismo; experto en prensa, publicidad y promoción.
Planificación, organización y ejecución de eventos hotelería, centros de convenciones y eventos.Patrocinadores, Ejecución del evento.
Financiamiento del evento.
La preparación de un evento se inicia con la definición de la razón por la cual se desea llevar acabo dicho evento y el temario para el mismo. El temario definirá el tipo de actividades científicas a llevarse acabo y las personas a invitarse para ejecutar este mando. El temario y las necesidades de los disertantes definirán las estructuras para cumplir con las exigencias del temario, el tiempo necesario para cubrir con el temario y de ello emergerán las necesidades a cubrir para el número de disertantes y participantes a invitarse a dicho evento. Una vez definida está información se define las actividades requeridas para cubrir con todas las necesidades de las personas que vendrán al evento y de ello el número de personas requeridas para efectuar las tareas que esas actividades con llevan. Por último, el tiempo que todo ello tomará y el presupuesto que emerja de todo el evento. El tiempo aproximado para la realización de estos pasos y sus actividades dependerá de la eficiente y efectiva organización que se le de al evento. Un parámetro base para ello podría ser:
Definición de la razón del congreso, temario, tipo de actividades cientificas 1 semana
Definición de disertantes invitados, invitación, respuesta y definición de necesidades
Definición de infraestructura necesaria y disponible, las necesidades de disertantes y participantes y elaboración del cronograma de tiempo y fechas 1 mes Definición de actividades requeridas, personal requerido y presupuesto
1 mes Promoción y publicidad, preparación de actividades, financiamiento 2 meses Ejecución y control del evento 1 mes (incluyendo los días del evento)
Resumen y evaluación 15 días a 1 mes
Este cronograma de tiempo puede duplicarse dependiendo de la complejidad del evento.
El registro posterior de todos los datos de preparación, ejecución y evaluación del evento deberá ser archivado para su uso como parámetro en eventos similares posteriores.
PREPARACION DE DOCUMENTOS PARA LA ENTREGA DE GESTION
Los documentos a prepararse para la entrega de gestión como mínimo son los siguientes:
Balance e informe económico de gestión (con respaldo contable), Informe de actividades de gestión (con copia de programas ejecutados), Informe de Sistema Operativo en Ejercicio (con copia de documentación utilizada)
Informe de Modificaciones y Adiciones Efectuadas al Sistema Registro de Miembros
Transferencia de Documentación, Personal, Oficina, Moblaje, Equipamiento y Materiales (documentada y física)
Transferencia de Mando (documentada y física)
RECAUDACION DE FONDOS S.O.L.A. Internacional como organización sin fines de lucro, basa su programa de recaudación de fondos en l apremisa de sostenimiento y crecimiento únicamente. Toda actividad programada deberá contar con un presupuesto bien elaborado que asegure la conclusión exitosa de la actividad pero sin ganancias otras que no fuesen para el mantenimiento de las operaciones y el crecimiento sostenido de la organización. El programa de recaudación de fondos de S.O.L.A Internacional se subdivide en dos componentes: fondos permanentes y fondos de actividades. Los fondos permanentes son aquellos que se recaudan en forma continua para cubrir las operaciones diarias de la organización y provienen principalmente de cuotas fijadas a sus miembros, venta de certificados y diplomas, venta de souvenirs, venta de manuales operativos sobre distintos temas específicos al trabajo, publicación de trabajos y libros de miembros que luego son puestos a la venta y similares. Los fondos de actividades son aquellos que se recaudan con el propósito de cubrir las necesidades de una actividad programada: seminarios, talleres, congresos y otros eventos similares. Cada capítulo deberá recaudar ambos tipos de fondos. De los fondos permanentes recaudados, la mitad de los fondos obtenidos por cuotas permanecerán en el capítulo y la otra mitad se remitirá al siguiente nivel de S.O.L.A. hasta llegar la nivel internacional. De esta manera cada nivel operativo de la organización contará con los fondos suficientes para establecer la base de operaciones diarias requeridas. Los diversos capítulos nacionales podrán adquirir certificados y diplomas, souvenirs, etc. de S.O.L.A. Internacional y luego proceder a venderlos a su vez a los diferentes niveles dentro de su país. Si desean elaborar souvenirs adicionales propios podrán hacerlo pero certificados y diplomas, manuales, publicación de trabajos y libros son de exclusiva potestad de S.O.L.A. Internacional puesto que representa sus principales fuentes de ingreso para preparación de Boletines, Revistas, Manuales, Estatutos y similares para distribución a miembros.
Los fondos provenientes de actividades serán de libre manejo para los capítulos, quienes deberán tener cuidado de enmarcarlos dentro de parámetros de servicios para los eventos, respaldando cada gasto con documentación apropiada y un presupuesto general y no incurrir en actividades o prácticas que estén fuera de los límites ni incorrectos ni regales para organizaciones sin fines de lucro.
Todo miembro de S.O.L.A. contará con una ficha personales donde se archiven fotocopias de sus documentos profesionales, documentos científicos y registro económico de aportes. Cada capítulo deberá contar con un registro completo de sus miembros que incluya direcciones actuales y status profesional, científico y económico. Una copia del registro deberá ser elevado a cada instancia superior para que se publique a nivel internacional un Registro Internacional de miembros y datos. Las agendas de actividades deben ser coordinadas tanto a nivel local como regional, nacional e internacional cada año. Una copia de estas agendas debe ser elevada a nivel internacional para su publicación internacional.
Todo capítulo deberá incentivar a sus miembros en sus actividades profesionales y científicas. Todo trabajo elaborado por cada miembro deberá ser evaluado a nivel nacional y luego ser elevado a nivel internacional par su evaluación final y publicación.
Los fondos recaudados de la venta de esos trabajos irán en gran parte al autor y en parte a S.O.L.A. Internacional para la continuada publicación de dicha obra.
Se elaborarán manuales operativos de manejo de consultorio, preparación de presentaciones, realización de eventos y similares a nivel internacional; los cuales serán puestos a disposición de todos los miembros mediante catálogo de ventas. Todo manual operativo local, regional o nacional que sea específico a temas de una región o país podrán ser incluidos en le catálogo de ventas para beneficio del país y el/la/los autores/as.
Los programas de tutoría (centros referenciales) y asistencia comunitaria se prepararán a nivel internacional y estarán a disposición de los miembros para la adecuación de sus centros odontológicos a las pautas establecidas en los programas, lo cual les permitirá ser evaluados y luego establecidos como centros referenciales y/o centros de asistencia comunitaria de S.O.L.A. Internacional.
Dirección Av. Caminos del Inca 1223 Chacarilla - Surco - Lima - Perú Email:presidenciajeb@solainternacional.org
Telf: (511) 372-1081 Fax: (511) 372-2420
Inscripciones para el Megaevento
Conferencistas del II Megaevento Odontologico
Fecha y Lugar del Megaevento Odontologico
VIII Cumbre
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