Source: https://journaldemonaco.gouv.mc/Journaux/2019/Journal-8437/Deliberation-n-2019-80-du-15-mai-2019-de-la-Commission-de-Controle-des-Informations-Nominatives-portant-avis-favorable-a-la-mise-en-oeuvre-du-traitement-automatise-d-informations-nominatives-ayant-pour-finalite-Diffuser-sur-Internet-les-archives-de-l-An
Timestamp: 2019-06-25 23:46:10+00:00

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Délibération n° 2019-80 du 15 mai 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du trait... / Journal 8437 / Année 2019 / Journaux / Accueil - Journal de Monaco
Délibération n° 2019-80 du 15 mai 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du trait...
Délibération n° 2019-80 du 15 mai 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Diffuser sur Internet les archives de l'Annuaire officiel de la Principauté de Monaco » présenté par le Ministre d'État.
Vu l'arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 16 janvier 2019, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Diffuser sur Internet les archives de l'Annuaire officiel de la Principauté de Monaco » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 15 mars 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 mai 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
À la suite d'une recommandation de la Commission consultative des archives de l'État, le Gouvernement Princier souhaite créer un site Internet des Annuaires officiels. Ladite Commission, instituée par l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré, modifiée, en son article 40, a pour fonction première de formuler toutes propositions ou recommandations de nature à améliorer la gestion des archives publiques. En l'espèce, ce nouveau site Internet permettrait de diffuser la collection, numérisée, des Annuaires officiels papiers de 1877 à 2004, mais aussi une version électronique de l'Annuaire officiel depuis 2011 et incluraient, pour les éditions initiales, des éléments statistiques et des nomenclatures des acteurs économiques et culturels privés. Seraient également consultables : les Plans topographiques du territoire, des informations pratiques sur la vie monégasque, et enfin une liste des commerces de la Principauté de Monaco.
Le regroupement de l'ensemble de ces informations, constituant ce fonds d'archives unique, a pour objectif principal d'établir un outil de recherche performant, accessible aussi bien aux professionnels (fonctionnaires et agents de l'État) qu'au grand public.
Ainsi, le traitement automatisé d'informations nominatives objet de la présente est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Le présent traitement a pour finalité « Diffuser sur Internet les archives de l'Annuaire officiel de la Principauté de Monaco ».
Les personnes concernées sont : les fonctionnaires et agents de l'État, ainsi que tout usager amené à visiter le site Internet.
Ce traitement a pour objectifs de permettre aux personnes concernées de :
- visualiser ou télécharger des fichiers PDF des archives, publiés à partir de 1877, depuis l'Annuaire officiel ;
- visualiser ou télécharger les images et fichiers PDF de Plans topographiques du territoire, des informations pratiques sur la vie monégasque, ou encore une liste des commerces de la Principauté de Monaco ;
- permettre la recherche d'expressions ou mots-clés au sein desdits fichiers PDF ;
- mesurer l'audience par le biais d'un outil de statistiques de navigation.
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par un motif d'intérêt public. La Commission note qu'il se justifie par la réalisation d'un intérêt légitime qui ne méconnait ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La justification s'explique par la mise en place, aux fonctionnaires et agents de l'État comme à l'ensemble des usagers d'Internet, d'une multitude d'« informations génériques concernant la Principauté de Monaco » (informations sur la vie monégasque, plans topographiques du territoire, liste des commerces, informations pratiques), mais aussi la « publication de l'ensemble des postes occupés au sein des entités publiques de Monaco ».
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
- identité : nom et prénom des fonctionnaires et agents de l'État ;
- vie professionnelle : poste occupé dans la fonction publique ;
- données d'identification électronique : identifiant et mot de passe des gestionnaires ;
- documentation mise en ligne et téléchargeable : plans et relevés topographiques du territoire, informations pratiques sur la vie monégasque, liste des commerces de la Principauté de Monaco ;
- informations d'ordre général : rubriques « à propos » (explique l'origine des annuaires officiels et la mission du site), « mentions légales » (reprend les mentions légales afférentes au site sur le modèle de https://www.gouv.mc/Mentions-legales adaptées et mises à jour pour l'Annuaire officiel), « nous contacter » (formulaire de contact et points de contact), sites liés (liste de sites Internet officiels) ;
- contenu de l'outil de statistiques de navigation (cookies) : par l'intermédiaire de l'outil statistiques : effectuer des mesures d'audience (les deux derniers octets de l'adresse IP sont anonymisés pour ne conserver que des données relatives à l'origine géographique du pays), du pays d'origine et de l'heure de visite, du dispositif utilisé pour visiter le site (hardware, logiciels, résolution d'écran), de l'origine du visiteur, des pages visitées, des documents téléchargés, de la durée de la visite sur chaque page et la page de sortie.
S'agissant des informations relatives au contenu de l'outil de statistiques de navigation (cookies), la Commission observe qu'en l'espèce celles-ci ne sont pas directement ou indirectement nominatives, au sens de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Les informations nominatives relatives à l'identité et la vie professionnelle ont pour origine les personnes concernées. Les autres informations proviennent du module web ou du système lui-même.
Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'une mention particulière intégrée dans un document d'ordre général (mentions légales) accessible sur le site Internet.
Cette mention d'information n'ayant pas été jointe au dossier la Commission rappelle qu'elle doit être conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165.
Sous cette réserve, la Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Les droits d'accès, de modification et de mise à jour s'exercent par voie postale et sur place.
L'ensemble des informations figurant sur le site Internet est accessible par tout usager, avec la possibilité pour ce dernier de télécharger les documents en version PDF et donc de les imprimer.
- les administrateurs fonctionnels de la Direction de l'Administration Numérique : gestion des utilisateurs et des contenus depuis l'outil de gestion, dans le cadre exclusif de leurs missions ;
- les administrateurs systèmes de la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information : tous droits, dans le cadre exclusif de leurs missions ;
- les prestataires : tous droits, dans le cadre exclusif de leurs missions.
Le responsable de traitement fait état d'une interconnexion avec un traitement ayant pour finalité la gestion de la messagerie électronique, lequel est légalement mis en œuvre sous la finalité « Gestion des techniques automatisées de communication ».
Cependant à l'analyse du dossier, il appert un rapprochement ou une interconnexion avec le traitement ayant comme finalité la « Gestion des attributions et composition des services administratifs, municipaux, publics et corps constitués », légalement mis en œuvre.
Les informations nominatives se rapportant à l'identité et la vie professionnelle des personnes concernées étant traitées à des fins historiques, le responsable de traitement indique que celles-ci sont conservées de manière illimitée.
Compte tenu de cet objectif, la Commission considère que ce dernier permet de justifier une telle durée de conservation.
Elle relève par ailleurs que les informations nominatives relatives aux données d'identification électronique sont conservées 1 an à compter de leur collecte.
La Commission relève que les durées de conservation sont conformes à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
- la mention d'information doit être conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Diffuser sur Internet les archives de l'Annuaire officiel de la Principauté de Monaco ».

References: l'article 7
 l'article 19
 l'article 7
 l'article 14
 l'article 14
 l'article 14