Source: http://www.lmzabogados.com/instructivo-cumplimiento-las-obligaciones-los-empleados-publicos-privados-acuerdo-ministerial-no-mdt-2017-0135/
Timestamp: 2017-12-17 09:58:46+00:00

Document:
Instructivo para el Cumplimiento de las Obligaciones de los Empleados Públicos y Privados. Acuerdo Ministerial No. MDT-2017-0135 | Meythaler & Zambrano Abogados
En el Registro Oficial No. 104 de 20 de octubre de 2017, se publicó el Acuerdo Ministerial No. MDT-2017-0135 expedido por el Ministro del Trabajo, mediante el que se expidió el INSTRUCTIVO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES PÚBLICOS Y PRIVADOS, en los siguientes términos.
Art. 1.- Del objeto.- El objeto del presente Acuerdo es normar el registro, aprobación y reporte de obligaciones laborales, en materia de: información de contratos; actas de finiquito por terminación de la relación laboral; cumplimiento del porcentaje de inclusión laboral de las personas con discapacidad; registro de información de personas con discapacidad, sus sustitutos y quienes tenga a cargo la manutención de una persona con discapacidad que no sea severa; seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos ante el Ministerio del Trabajo.
El empleador deberá dar cumplimiento al registro y reporte de obligaciones laborales a través de la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo, que a su vez garantiza el cumplimiento del principio prescrito en el artículo 92 de la Constitución de la República del Ecuador, mediante la cual las personas trabajadoras podrán acceder a su información y solicitar que la misma sea actualizada, rectificada o eliminada, de ser pertinente.
Art. 2.- Del ámbito de aplicación- Este Instructivo es de aplicación obligatoria para todos los empleadores.
SEÑALADA EN EL NUMERAL 7 DEL ARTÍCULO
42 DEL CÓDIGO DEL TRABAJO
Art. 3.- De los datos de los trabajadores– El empleador deberá llevar un registro obligatorio de todas sus personas trabajadoras activas, cumplimiento que será verificado por el Ministerio del Trabajo por medio de las Direcciones Regionales del Trabajo y Servicio Público a través de los Inspectores del Trabajo, tanto en inspecciones integrales; así como, focalizadas.
Art. 4- Del registro de las personas trabajadoras activas en el Ministerio de Trabajo.- El empleador deberá registrar la información de las personas trabajadoras activas a su cargo, en la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo, debiendo realizar el registro del personal a su cargo hasta treinta (30) días término posteriores al ingreso de los mismo, en la cual se hará constar los datos de todas sus personas trabajadoras activas, incluyendo la información de las personas con discapacidad, sustitutos; y, las personas que tengan a cargo la manutención de una persona con discapacidad que no sea severa.
Art. 5.- Multas por falta de registro de la información de personas trabajadoras activas.- En caso de falta de registro o actualización de los datos al que hace referencia el artículo 4 del presente Instructivo, dentro del plazo establecido para el efecto, el Ministerio del Trabajo impondrá una multa por cada trabajador no registrado en la plataforma informática institucional, sin que la suma de las mismas supere los veinte salarios básico unificados del trabajador privado en general (20 SBU); de conformidad con lo prescrito en el artículo 628 del Código de Trabajo.
Art. 6.- Del registro de actas de finiquito. – El empleador tiene la obligación de elaborar y registrar el acta de finiquito y la constancia de su pago, dentro del plazo de treinta (30) días contados desde la terminación de la relación laboral.
Art. 7.- Procedimiento para el registro de las actas de finiquito.- El empleador deberá registrar toda la información solicitada por el aplicativo informático y adicionalmente deberá cargar el acta de finiquito generada por el sistema, debidamente firmada por las partes (empleador y ex trabajador), en formato PDF y el comprobante de pago (cheque certificado, transferencia bancaria, acta de constancia de pago, en caso de haberse efectuado en efectivo) en formato PDF, a través de la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio del Trabajo.
Art. 8- Del pago por consignación- En los casos en los cuales la persona trabajadora no acuda a cobrar su liquidación o se niegue a recibirla, el empleador deberá proceder a la consignación de los valores en un plazo máximo de quince (15) días, contados a partir del vencimiento del plazo señalado en el artículo 6 del presente Instructivo, debiendo seguir el siguiente procedimiento:
Art. 9.- Multa por falta de registro de las actas de finiquito.- En caso de incumplimiento del registro y/o pago de los valores establecidos en el acta de finiquito dentro del plazo señalado en el artículo 6 del presente Instructivo, el Ministerio del Trabajo notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de cinco (5) días contados desde su notificación ejerza el derecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar la infracción, se emitirá la Resolución sancionatoria estableciendo una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200,00), caso contrario se emitirá una Resolución de archivo. La multa se impondrá por cada acta de finiquito no registrada, sin que la suma de las mismas en cada proceso sancionatorio pueda superar los veinte salarios básicos unificados del trabajador privado en general (20 SBU).
OBLIGACIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD,
SALUD DEL TRABAJO Y GESTIÓN INTEGRAL DE
Art. 10.- Obligaciones en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión de riesgos. – El empleador deberá efectuar el registro, aprobación, notificación y/o reporte de obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo, respecto de los siguientes temas:
d) Planes de Seguridad, Higiene, Salud ocupacional. Emergencia, Contingencia, otros
1) Servicio médico de empresa
r) Medidas de seguridad, higiene y prevención.
Art. 11.- De la responsabilidad del empleador. – Es responsabilidad del empleador lo siguiente:
a) Suscribir el “convenio de responsabilidad y de uso de medios electrónicos”, el cual será descargado de la plataforma informática habilitada en la página web institucional, del Ministerio del Trabajo.
Art. 12.- Del procedimiento de registro, reporte y solicitudes de aprobación.- El procedimiento para el registro, reporte y solicitud de aprobación de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, conforme la normativa legal vigente, se lo realizará en la plataforma informática habilitada en la página web institucional, del Ministerio del Trabajo, en la misma el usuario externo encontrará los manuales de uso e instructivos, que serán de cumplimiento obligatorio para el empleador.
Art. 13.- De los formatos estandarizados y guías. – Los formatos estandarizados, guías e instructivos, en materia de seguridad y salud en el trabajo se encontrarán ancladas en la página web y en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.
Art. 14.- De la actualización y renovación. – El empleador deberá actualizar y renovar la información declarada en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, con la periodicidad y plazos determinados por esta Cartera de Estado, en concordancia con la normativa legal vigente, las actualizaciones que la plataforma informática tuviese y otras que fueran determinadas y requeridas por esta Institución, serán notificadas oportunamente al usuario externo.
Art. 15.- Del Control. –Los Inspectores de Trabajo, a más de las obligaciones que les corresponden, deberán realizar de manera continua, el control del cumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, en el ámbito de su competencia territorial, a través de las inspecciones integrales o focalizadas cuando la denuncia verse sobre temas de seguridad y salud ocupacional, cuya planificación y resultados deberán ser reportados a la Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público a la que perteneciere; y, a la Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos.
La Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos en uso de sus facultades, adicional al control prescrito en el inciso anterior podrán realizar los controles técnicos que estimaren convenientes para verificar el cumplimiento de lo reportado y declarado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, para ello se podrá requerir la presentación física de la documentación que avale lo registrado y se constatará de manera presencial en los centros de trabajo, en cualquier momento; así como solicitar la sanción por incumplimiento de las obligaciones, mediante informe técnico al Director Regional del Trabajo y Servicio Público dentro de su respectiva jurisdicción.
Art. 16.- Multas por incumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos.- En caso de incumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad, salud del trabajo y gestión integral de riesgos, las Direcciones Regionales del Trabajo y Servicio Público de la respectiva jurisdicción, notificarán al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de quince (15) días contados desde su notificación a través de las Inspectorías del Trabajo, ejerza el derecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar el incumplimiento, el Ministerio del Trabajo impondrá al empleador una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (USD 200), por cada trabajador; hasta un máximo de veinte salarios básicos unificados (20 SBU).
Art. 17.- Obligaciones del Registro de Reglamentos Internos. – Todo empleador privado o público y de las organizaciones de la economía popular y solidaria, que cuente con más de 10 trabajadores deberá elaborar y registrar en la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio de Trabajo, el Reglamento Interno de trabajo, de forma obligatoria, en un plazo máximo de quince (15) días, a partir de la expedición del presente Acuerdo Ministerial.
Art. 18.- De la responsabilidad del empleador. – Es responsabilidad del empleador lo siguiente:
b) Registrar, solicitar aprobaciones y reportar periódicamente las obligaciones laborales, conforme la normativa legal vigente en la materia, a través de la plataforma informática que el Ministerio del Trabajo.
c) Planificar las acciones para la aplicación de la normativa vigente, así como la ejecución y gestión conforme a lo declarado y reportado; además deberá difundir las mismas al personal a su cargo.
d) Mantener actualizado el archivo con los documentos que sustenten lo registrado, aprobado y reportado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, a fin de que sean presentados a las autoridades de control, cuando se lo requiera.
Art. 19.- Del Procedimiento de Registro. – El empleador privado a través de la plataforma informática habilitada en la página web institucional del Ministerio de Trabajo, deberá efectuar el procedimiento que se detalla a continuación:
a) Registrarse como usuario en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.
b) Aceptar términos y condiciones para la aprobación del Reglamento Interno de Trabajo.
c) La plataforma informática validara los datos registrados en el Ministerio de Trabajo, en comparación con la información registrada en el Servicio de Rentas Internas.
d) El empleador deberá adjuntar la declaración de cumplimiento legal, en el formato que determine la plataforma informática, con su respectiva firma, en formato PDF.
e) El Ministerio del Trabajo receptará el proyecto de Reglamento Interno de trabajo en formato Word y los documentos habilitantes en formato PDF, los mismos que serán cargados en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.
f) El empleador privado deberá estar al día en todas las obligaciones prescritas en el artículo 42 del Código del Trabajo.
g) El Director Regional del Trabajo y Servicio Público, previo a verificación y cumplimiento de los requisitos antes descritos, emitirá la Resolución de aprobación de la solicitud de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo.
h) La Resolución emitida por el Ministerio del Trabajo a través del Director Regional del Trabajo y Servicio Público, será notificada al empleador por medio electrónico y de forma e inmediata a través de la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.
i) El Ministerio de Trabajo podrá realizar un control aleatorio posterior de cumplimiento legal y aplicación del Reglamento Interno de trabajo, en las instituciones privadas y públicas.
Art. 20.- Multa por falta de registro del Reglamento Interno.- En caso de incumplimiento del registro y aprobación del Reglamento Interno de las instituciones privadas, el Ministerio del Trabajo notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción para que en el término de cinco días contados desde su notificación ejerza el derecho a su defensa, vencido el cual, de no desvirtuar la infracción, se emitirá la Resolución sancionatoria estableciendo una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200,00), caso contrario se emitirá una Resolución de archivo.
PRIMERA.- El Ministerio del Trabajo publicará los formatos estandarizados, guías, instructivos y/o manuales para el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo, a través de la página web institucional o en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, mismos que serán de aplicación obligatoria para las empresas e instituciones públicas y privadas y las organizaciones de la economía popular y solidaria, conforme la normativa legal vigente en la materia.
SEGUNDA. – La plataforma informática institucional se habilitará en la página web del Ministerio del Trabajo y contendrá la información y los Sistemas: Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo- SAITE; y, el Sistema Informático Integrado de Talento Humano-SIITH.
TERCERA.- El Ministerio del Trabajo, emitirá progresivamente los instructivos y/o manuales, que se requieran conforme al desarrollo de la plataforma informática habilitada en la página web del Ministerio del Trabajo, para establecer los procedimientos y plazos para el registro, aprobación, notificación y/o reporte de obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo, respecto de: a) Accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, incidentes; b) Mediciones; c) Identificación y evaluación de riesgos laborales; d) Planes de Seguridad, Higiene, Salud ocupacional, Emergencia, Contingencia, otros; e) Planos; f) Programas; g) Reglamento de Higiene y Seguridad; h) Responsables de seguridad e higiene; i) Organismos paritarios; j) Unidad de seguridad e higiene; k) Vigilancia de la salud; 1) Servicio médico de empresa; m) Brigadas; n) Simulacros; o) Matriz de Recursos; p) Formación y capacitación del personal en prevención de riesgos laborales; q) Adecuación de los puestos para personas con discapacidad; r) Medidas de seguridad, higiene y prevención; s) Jornadas especiales; t) Otros que fueran definidos por la autoridad laboral en base a la normativa legal en la materia.
CUARTA- El Ministerio de Trabajo deberá guardar la confidencialidad respecto de la información obtenida en el sistema informática, en apego a lo dispuesto a la normativa legal vigente, la cual en uso de las atribuciones contenidas en la Constitución de la República del Ecuador, Convenios y Tratados Internacionales y Leyes, podrá hacer uso de la información suministrada por las empresas e instituciones públicas y privadas y organizaciones de economía popular y solidaria, para fines estadísticos, acciones de control a través de las inspecciones integrales o especializadas, entre otras.
PRIMERA- Para acceder a la plataforma informática del Ministerio de Trabajo, los empleadores y las personas trabajadoras y ex trabajadoras, servidores y ex servidores públicos, deberán generar un usuario y clave secreta a través de la página web institucional del Ministerio del Trabajo, en un plazo máximo de 60 días.
El usuario será el único responsable del buen o mal uso de su clave y los datos registrados en los Sistemas contenidos en la plataforma informática del Ministerio de Trabajo, mismos que podrán ser utilizados por este Ministerio en todos sus procesos, incluidas las notificaciones electrónicas.
SEGUNDA. – La plataforma informática del Ministerio de Trabajo, se encontrará disponible todos los días del año. Para efectos del registro de las actas de finiquito se considerará que corresponde a un mismo día el efectuado hasta las 23h 59m 59s (veintitrés horas, cincuenta y nueve minutos y cincuenta y nueve segundos), zona horaria GMT-05:00, correspondiente al territorio continental del Ecuador.
Si por causas de fuerza mayor o caso fortuito se produjere una caída del aplicativo informático o suspensión del servicio que impida o limite la accesibilidad a la página web institucional, el o los días en que se produjere no serán contabilizados para efectos de imposición de sanciones.
El Ministerio del Trabajo, efectuará el aviso correspondiente con el objeto de acreditar los hechos indicados.
TERCERA. – Las resoluciones de trabajadores sustitutos emitidas antes de la vigencia del presente Acuerdo mantendrán su vigencia por el tiempo que dure la relación laboral y mientras cumplan con los requisitos que establece la Ley Orgánica de Discapacidades.
En caso de efectuarse lo señalado en el inciso anterior, esto es, que las empresas o trabajadores que ya cuentan con certificación emitida por Ministerio del Trabajo, queda a voluntad de los mismos el certificarse como sustitutos para inclusión laboral bajo los criterios técnicos que para ello emita el Ministerio de Inclusión Económica y Social, conforme lo indica la Ley Orgánica de Discapacidades y su Reglamento.
La verificación, control y seguimiento del cumplimiento del porcentaje de inclusión laboral, seguirán formando parte de las inspecciones integrales a cargo de los inspectores de trabajo de las Direcciones Regionales a nivel nacional, en caso de incumplimiento se aplicarán las sanciones correspondientes conforme a la normativa legal vigente.
CUARTA. – Los empleadores que hasta la presente fecha tengan registrado y aprobado el reglamento de higiene y seguridad del trabajo a través del Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo- SAITE y que se encuentren vigentes, deberán actualizar la información conforme al presente Acuerdo Ministerial y según el procedimiento detallado en la plataforma informática del Ministerio de Trabajo, hasta el 31 de diciembre de 2017, caso contrario, se establecerán las sanciones correspondientes.
QUINTA- Los plazos establecidos en el artículo 1 y 2 del Acuerdo Ministerial Nro. 0113 de fecha 10 de julio de 2017, que expide: “Registro obligatorio e la información d contratos y actas de finiquito, conforme el Acuerdo Ministerial Nro. 098-2015 de la norma que crea el Sistema de Administración Integral d Trabajo y Empleo “SAITE “”, no se interrumpirán hasta su vencimiento, con el fin de que los empleadores puedan cumplir con el registro de datos de sus empleados en la plataforma informática del Ministerio de Trabajo.
PRIMERA– Elimínese el artículo 6 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-0099-2017, de fecha 21 de junio 2017, publicado en el Registro Oficial Nro. 46 de 28 de julio del 2017.
SEGUNDA- Agréguese al final del Artículo 15 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-0099-2017, suscrito el 21 de junio 2017, publicado en el Registro Oficial Nro. 46 de 28 de julio del 2017, las siguientes letras:
“/. Aprobar reglamentos de higiene y seguridad, planos y programas en materia de seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos de empresas e instituciones públicas y privadas; así como de organizaciones de economía popular y solidaria.
Aprobar reglamentos internos de trabajo de las instituciones públicas y privadas, que posean más de 10 trabajadores.
PRIMERA. – Deróguese el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2015-0141, por medio del cual se expide “el Instructivo para el Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo “.
SEGUNDA- Deróguese el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2015-0098, publicado en el Registro Oficial Suplemento Nro. 503, de 19 de mayo de 2015, que expide: “La Norma que crea el Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo “SALTE””.
TERCERA. – Deróguese el Acuerdo Ministerial Nro. 130, publicado en Registro Oficial Suplemento 523, de 16 de junio de 2015, que acuerda: “Agregar la Disposición General en el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2015-0098. ”
CUARTA- Deróguese el Acuerdo Ministerial Nro. 309, publicado en Registro Oficial 943 de 13 de febrero de 2017, que expide “Reformar el Acuerdo Ministerial Nro. 098-2015 de fecha 19 de mayo de 2015, que contiene la norma que crea el Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo “SALTE””.
El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigor a partir de la suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Socia & jefa del Departamento Laboral

References: artículo 92
 ARTÍCULO
42
 artículo 4
 artículo 628
 artículo 6
 artículo 6
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 42
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 1
 artículo 6
 Artículo 15