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Timestamp: 2017-12-15 16:37:37+00:00

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Manual de procedimientos para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas - PDF
Manual de procedimientos para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas
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Rodrigo Rojo Rojas
1 Manual de procedimientos para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas
2 Agradecimiento por la elaboración y por el apoyo recibido a: 1. Licda. Amalia López de Pereira 2. Licda. María Estela Mejía Sac 3. Licda. Isabel Maldonado de Robles 4. Licda. Patricia Barrios 5. Sra. Isabel Girón de Galán 6. Lic. Marlon Morales 7. Lic. Mario Menchú 8. Lic. Arturo Rodríguez 9. Arq. Jorge Franco 10. Msc. Sergio Aníbal Sum García Quetzaltenango, Agosto 2,008
3 Manual de Procedimientos para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas. ÍNDICE Página Capítulo I Procedimientos Administrativos Financieros para el Pago de bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Facturas, de acuerdos a los rangos siguientes Unidades que Intervienen en el Proceso 1 COMPRA DIRECTA a) Q a Q. 1, b) Q. 1, a Q. 5, c) Q. 5, a Q. 30, REGIMEN DE COTIZACION d) Q. 30, a Q. 100, e) Q. 100, a Q.900, FREGIMEN DE LICITACION f) Q. 900, en adelante 7
4 Capítulo II Requisitos a Cumplir y Soporte Legal que se debe Adjuntar para el Trámite de Pago a) Requisitos b) Montos 9 1. de Q a Q. 1, de Q. 1, a Q. 5, de Q. 5, a Q. 30, de Q. 30, a Q. 100, Pago de un Anticipo 4.2 Cuanto se Trate del Pago de una Estimación Cuanto se Trate del Último Pago De Q. 100, a Q.900, Pago de un Anticipo Cuando se trate del pago de una Estimación Cuando se trate del último Pago de Q. 900, en adelante 6.1 Pago de un Anticipo Cuando se trate del pago de una estimación Cuando se trate del Último Pago Presentaciones, Ayuda Económicas y Otros Cuando se trate de Premios 16
5 Capítulo III Otras Disposición que debe Observarse para la 17 Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas. Capítulo IV Disposiciones Finales 18 Anexo A Recomendaciones para la correcta Ejecución del 19 Presupuesto de Ingresos y Egresos
6 Manual de Procedimientos para la adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas CAPITULO I Procedimientos Administrativos Financieros para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas Con el afán de normar, estandarizar y mejorar el procedimiento para la adquisición de bienes, suministros, obras, contratación de servicios y pago de facturas, en la Municipalidad, Empresa Eléctrica Municipal y Empresa Municipal Aguas de Xelajú, se establecen los siguientes procedimientos: Unidades que Intervienen en el Proceso: Unidad Solicitante Unidad de Compras y Suministros Unidad de Auditoría Interna Unidad de contabilidad Unidad de Presupuesto Alcaldía Municipal Consejo Municipal Junta de cotización Junta de Licitación Unidad de Asesoría Jurídica Municipal Unidad de Tesorería. NOTA IMPORTANTE: Todas las Unidades y/o Dependencias Administrativas, Operativas y Financieras Municipales, deberán presentar a la Unidad de presupuesto de cada Unidad Ejecutora (Municipalidad, Empresa Eléctrica Municipal o Empresa Municipal Aguas de Xelajú) su programación financiera cuatrimestral; la cual deberá presentarse a mas tardar una semana después de la aprobación del presupuesto de ingresos y egresos del próximo año (Fechas de presentación: 22 de diciembre, 15 abril y 15 de agosto) esta programación servirá de base para la solicitud de compra de bienes y/o contratación de servicios; por lo que previo a llenar el formulario DC-1, (pedidos al departamento de Compras) deberá ser verificada por la unidad Solicitante a) Compra Directa (Q.01 a Q.1,000.00) 1. La unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma DC-1) de conformidad con lo que establece el Artículo 15 del Reglamento de la ley de contrataciones; luego lo traslada a la Unidad de Compras de la Unidad Ejecutora que corresponda. 2. La unidad de Compras verifica si cuenta con existencia en Proveeduría para el despacho inmediato; si no cuenta con existencia, realiza la compra con el Fondo Rotativo que maneja; o en su defecto, lo traslada a la Unidad de contabilidad (Tiempo: 2 horas) 3. la unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad Solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva, a la Unidad de presupuesto Municipal, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto solicitado y que el control legal lo permita. Si existe partida presupuestos con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2 Horas) luego traslada el expediente a la unidad de compras. El CUR de Compromiso; procede si la compra se realiza con el trámite normal.
7 4. la Unidad de compras, traslada el expediente a la Unidad de Auditoria, para la revisión correspondiente (Tiempo: 2 Horas), luego lo traslada a la Unidad de compras. Procede si la compra se realiza con el trámite normal. 5. la unidad de Compras realiza la adquisición, con cargo al Fondo Rotativo Interno que maneja esta unidad, luego traslada los bienes adquiridos a la unidad solicitante y requiere razonamiento de factura, para que posteriormente incluya la factura para la reposición del fondo rotativo. (Tiempo: 2 horas) Si la unidad de Compras no contara con la disponibilidad de fondos, para poder efectuar la compra o contratación de servicios, solicitará, elaborará y firmará Formulario FR-02 en original y copia con el detalle de la relación de compromiso de servicios, solicitará, y firmará Formulario FR-02 el original y copia con el detalle de la relación de comprobantes de gastos realizados debidamente tramitados, y lo trasladara a la Unidad de Contabilidad. (Tiempo: 2 horas). 6. La unidad de Contabilidad recibe el formulario, lo revisa y elabora el CUR para solicitud de reposición del fondo rotativo, y lo traslada a la Unidad de Tesorería. 7. La Unidad de Tesorería emite cheque o transfiere los fondos al responsable del fondo rotativo de conformidad con los datos del formulario FR-02 (Tiempo: 2 horas) Tiempo total de trámite 12 horas hábiles. b) Compra Directa de Q.1, a Q.5, La unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su prepuesto, previo a elaborar su pedido (forma DC-1) de conformidad con lo que establece el Artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones; luego lo traslada a la Unidad de Compras de la Unidad Ejecutora que corresponda. 2.La Unidad de Compras verifica si cuenta con existencia en Proveeduría para el despacho inmediato; si no cuenta con existencia, realiza la compra con el fondo Rotativo que maneja, debiendo tomar en cuenta lo que se establece el numeral siguiente en relación al acuerdo municipal; en su defecto, lo traslada a la Unidad de Contabilidad (Tiempo: 2 horas) 3.La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que existía partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras para que se lo devuelva a la Unidad Solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto Municipal, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto existía la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitado; para que a través de esta unidad, se plantee ante el Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2 Horas); procede si la compra se realiza con el trámite normal. Luego devuelve el expediente a la Unidad de compra, quien procederá a hacer entrega del expediente a la unidad solicitante para solicitar a la Alcaldía Municipal, la autorización de la compra o contratación, según sea el caso; debiendo ingresar el expediente a través de la Unidad de Secretaría Municipal. (Tiempo: 1 hora) 4. la alcaldía Municipal revisa el expediente, y procede a autorizar o denegar lo solicitado, mediante la emisión del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trámite correspondiente. (Tiempo: 3 horas) 5. La Unidad solicitante, inmediatamente traslada el expediente a la unidad de compras.
8 6. La unidad de Compras traslada el expediente a la Unidad de Auditoria para la revisión correspondiente (Tipo: 2 horas), y esta lo devuelve a la unidad de compras. 7. La Unidad de Compras realiza la adquisición, con cargo al Fondo Rotativo Interno que manejas esta unidad, según el caso solicitante y requiere razonamiento de factura, para que posteriormente incluya la factura para la reposición del fondo, para poder efectuar la compra o contratación de servicios, solicitante y requiere razonamientos de factura, para que posteriormente incluya la factura para la reposición del fondo rotativo. (Tiempo: 2 horas) 8. La Unidad de Contabilidad recibe el formulario, lo revisa y elabora el CUR para solicitud de reposición del fondo rotativo, y emite solicitud de reposición del fondo rotativo a través del Sicoin Web a Tesorería. 9. La Unidad de Tesorería emite cheque o trasfiere los fondos al responsable del fondo rotativo de conformidad con los datos del formulario FR-02 (Tiempo: 2 horas). Tiempo total de trámite 16 horas hábiles. c) Compra Directa de Q.5, a Q.30, La Unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma DC-1) de conformidad con lo que establece el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Luego lo traslada a la unidad de compras de la Unidad Ejecutora que corresponda. 2. La Unidad de compras, opcionalmente puede obtener tres cotizaciones, previo a trasladar el expediente a la unidad de contabilidad para verificar la disponibilidad presupuestaria. (Tiempo: 2 horas) 3. La unidad de contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras para que se lo devuelva a la Unidad Solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto Municipal, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitado; para que a través de esta unidad, se plantee ant4e el Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la unidad solicitante, quedará a la espera de la autorización de la transferencia. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 2 horas). Luego devuelve el expediente a la unidad de compras, quien procederá a hacer entrega del expediente a la unidad solicitante para solicitar a la Alcaldía Municipal, la autorización de la compra o contratación, según sea el caso; debiendo ingresar el expediente a través de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 1 hora) 4. La Alcaldía Municipal revisa el expediente, y procede a autorizar lo solicitado, mediante la emisión del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trámite correspondiente. (Tiempo: 4 horas) 5. La unidad solicitante, inmediatamente traslada el expediente a la unidad de compras.
9 6. La unidad de compras, traslada el expediente a la Unidad de auditoría, para la revisión correspondiente (Tiempo: 2 horas), luego lo traslada a la Unidad de compras. 7. La Unidad de Compras, procede a solicitar a la empresa proveedora que cotizo mejor precio y/o calidad del producto, servicio o tiempo de entrega, la factura respectiva, indicándole que ya fue autorizada la compra o contratación y que será para el trámite del pago correspondiente, según el caso solicita el ingreso al Almacén General Municipal o a la Proveeduría.. Seguidamente requerirá razonamiento de la factura a la Unidad Solicitante, para poder requerir el CUR de Devengado a la Unidad de Contabilidad y adjuntará al expediente las tres cotizaciones, que realizó al inicio del proceso, como parte del control interno, luego traslada el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal, para requerir la firma del PÁGUESE al Señor Alcalde Municipal ( Tiempo: 2 horas) luego la unidad de secretaria devuelve el expediente a la Unidad de Compras, para que esta, lo traslade a la Unidad de Contabilidad. 8. La Unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentación de respaldo; si no está conforme, lo devuelve a la Unidad de Compra para su corrección. Si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboración del CUR de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma CUR, Genera instrucción electrónica de pago a Tesorería, archiva el expediente. (Tiempo: 1 hora) 9. La Unidad de Tesorería recibe instrucción de pago, genera y autoriza pago, emite y entrega cheque u ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 1 hora) Seguidamente envía voucher del cheque emitido, a la Unidad de Contabilidad para que se adjunte al expediente correspondiente. 10. La Unidad de Compras realiza la adquisición o contratación, y hace entrega de lo solicitado a la unidad correspondiente. Observación: Todos los expedientes de pago deberán contar con los documentos de respaldo necesarios para justificar el mismo. (Art. 39 numeral 16 Ley Orgánica de la CGC Decreto ) Tiempo total de trámite 15 horas hábiles. d) Compras de Q.30, a Q.100, (Régimen de Cotización) 1. La unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (forma DC-1) de conformidad con lo que establece el artículo 15 del Reglamento de la Ley de contrataciones y lo traslada a la unidad de compras y unidad ejecutora. 2. La Unidad de compras recibe el expediente y lo traslada a contabilidad. La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras, para que se lo devuelva a la Unidad solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de presupuesto; para que a través de esta unidad, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitado, se plantee ante el Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedará a la espera de la autorización de la transferencia. 3. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 hora).
10 Luego devuelve el expediente a la Unidad de compras, quien procederá a hacer del expediente a la unidad solicitante para requerir a la Alcaldía y/o Consejo Municipal, la autorización de la compra o contratación, según sea el caso, debiendo ingresar el expediente a través de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 1 hora) 4. La Alcaldía y/o Consejo Municipal procede a revisar el expediente y a autorizar lo solicitado, mediante la emisión del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a través de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 4 horas) 5. La unidad solicitante, traslada el expediente a la unidad de Compras. 6. La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener además del presupuesto, las bases, especificaciones generales, técnicas, disposiciones especiales y planos según procedan, pudiendo requerir la información en Diskette o en CD si así se necesitara, para preceder de conformidad con la ley de contrataciones del estado y su reglamento (Articulo 38 inciso a y 39 de La Ley y arto. 16 del reglamento. Previo a la publicación en Guate-compras, trasladará el expediente a la Unidad de Compras de conformidad con el artículo 16 de la Ley de Contrataciones del Estado y envía el expediente a la Alcaldía Municipal. (Tiempo: 2 a 5 días) 8. La Alcaldía procede a revisar el expediente, si lo considera pertinente, si lo considera pertinente lo hará del conocimiento al Honorable Consejo Municipal para que si procede se dictamine la aprobación o improbacion o improbacion de la adjudicación (Art. 36 de la Ley) en este último caso; devuelve el expediente a la Junta de Cotización con el razonamiento respectivo; ordenado su revisión con base a las observaciones que se formulen. Si se ordenare la revisión, dentro del plazo de dos días el expediente volverá a la junta, la que revidara la evaluación y hará la adjudicación dentro del plazo de 5 días de recibido el expediente. Tanto la aprobación como la improbacion, la hará la autoridad administrativa dentro de cinco días de recibido el expediente, luego traslada el expediente a la Unidad de compras. 9. Unidad de Compras recibe, revisa y traslada el expediente la Unidad de Asesoría Jurídica para la suscripción del contrato o acta administrativa, debiendo anotar todos los pormenores de la negociación, agregando constancias del caso, al expediente respectivo; (Art. 50 de la Ley) (Tiempo: 3 días) y trasladará el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal. 10.La Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a Alcaldía Municipal, para la firma del contrato o acta administrativa, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo Municipal para la aprobación de contrato (artículos 48 de la Ley y 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Tiempo: 5 días). Luego lo traslada a la Unidad de Compras. 11. La Unidad de Compras, solicita a la empresa a quien se le adjudicó, si se trata de una obra, el pala de inversión del anticipo aprobado por la dependencia interesada, la Fianza de Anticipo y Fianza de cumplimiento, para el trámite del porcentaje legal de anticipo; si no fuera el caso, solicita los bienes o la contratación de servicios, la Fianza de Anticipo para el trámite del porcentaje legal de anticipo. (Artículo 58 de la Ley y 34 del Reglamento), luego verifica si el expediente cuenta con todos los documentos de soporte legal respectivo, y lo traslada a la Unidad d Auditoría Interna para la revisión correspondiente (Tiempo: 1 día), luego traslada el expediente a la Unidad de Secretaria. 12.La Unidad de Secretaria Municipal, se encarga de requerir las firmas de la Comisión de Finanzas y la firma del PAGUESE al señor Alcalde Municipal (Tiempo: 4 horas), luego devolverá el expediente a la Unidad de Compras.
11 13. La Unidad de Compras, recibe el expediente, verifica nuevamente si están completos todos los documentos de soporte legal correspondientes y lo traslada a la Unidad de Contabilidad. 14.La Unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentación de respaldo; si no está conforme, lo devuelve a la Unidad de Compras para su corrección, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboración del CUR de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma el CUR, Genera instrucción electrónica de pago a Tesorería, y archiva el expediente. 15.La Unidad de Tesoreria recibe instrucción de pago, genera y autoriza el pago, emite y entrega cheque u ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas). Seguidamente envía voucher del cheque emitido, a la Unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente. e) Compras de Q.100, a Q.900, (Régimen de Cotización) 1. La Unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar du pedido (forma DC-1) de conformidad con lo que establece el Artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y lo traslada a la Unidad de Compras que corresponda. 2. La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista y lo traslada a contabilidad. 3. La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a la Unidad de Compras quien se lo devolverá a la Unidad Solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitado; y que el control legal lo permita, para que a través e la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedará a la espera de la autorización de la transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitado; y que el control legal lo permita, para que a través de la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo Municipal la Solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedará a la espera de la autorización de la transferencia. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 Hora) Luego devuelve el expediente a la unidad de compras, quien procederá a hacer entrega del expediente a la unidad solicitante para requerir a la Alcaldía y/o Consejo Municipal, la autorización de la compra, contratación o aprobación del proyecto, según sea el caso, debiendo ingresar el expediente a través de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 1 hora) 4. La Alcaldía y/o Consejo Municipal, revisa el expediente, y si lo considera procedente autoriza lo solicitado, mediante la emisión del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trámite correspondiente. (Tiempo: 1 día) La unidad solicitante, trasladara el expediente a la unidad de compras. 5.La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener las bases, especificaciones generales, técnicas, disposiciones especiales y planos según procedan, pudiendo requerir la información en Diskette o en CD si así se necesitara, para proceder de conformidad con la ley de contrataciones del estado y su reglamento (Articulo 38 inciso a y 39 e la ley y arto. 16 del reglamento).
12 Previo a la publicación en Guate-compras, trasladará el expediente a la Unidad de Asesoría Jurídica, para que proceda a la revisión de la bases (Tiempo: 1 día); debiendo trasladar el expediente a la Alcaldía para la aprobación de los documentos de cotización (art. 18, 21, 40 y 42 de la Ley de Contrataciones del Estado) debiendo devolver el expediente a la unidad de Compras, para que complete el expediente e inicie el proceso de Cotización de conformidad como lo establece el Artículo 23 de la Ley de Contrataciones y Articulo 8 de su reglamento. Seguidamente traslada el expediente a la Junta de Cotización. 6. La junta de Cotización, recibe las ofertas, califica y adjudica la compra de conformidad con el artículo 16 de la Ley de Contrataciones del Estado y envía el expediente a la Junta de Cotización. 7. La Alcaldía procede a revisar el expediente, si lo considera pertinente lo hará del conocimiento al Honorable Consejo Municipal para que dictamine sobre la aprobación o improbacion de la adjudicación (Art. 36 de la Ley); si fuera improbada la adjudicación, devuelve el expediente a la Junta de Cotización con el razonamiento respectivo; ordenado su revisión con base a las observaciones que formule. Si se ordenare la revisión, dentro del plazo de dos días el expediente volverá a la junta, la que revisará la evaluación y hará la adjudicación dentro del plazo de 5 días de recibido el expediente. Tanto la aprobación como la improbacion, la hará la autoridad superior dentro de cinco días de recibido el expediente, luego trasladará el expediente al departamento de compras. 8. La Unidad de Compras recibe y traslada el expediente a la Unidad de Asesoría Jurídica. 9. La Unidad de Asesoría Jurídica recibe el expediente, lo revisa y procede a la elaboración de la minuta o el contrato, el cual debe estar publicado en el portal de Guate compras, de acuerdo a los términos de referencia y a la Ley de Contrataciones del estado (Articulo 47. De la Ley. (Tiempo: Dentro del Plazo de 10 días) Trasladará el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal. 10. Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a Alcaldía Municipal, para la firma del contrato, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo Municipal para la aprobación de contrato (artículos 48 de la Ley y 26 de Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Tiempo: 5 días). Luego lo traslada a la Unidad de Compras. 11.La Unidad de Compras, revisa el contrato y solicita la empresa quien se le adjudicó, si se trata de una obra, el plan de inversión del anticipo, Fianza de Anticipo y Cumplimiento. (Artículo 58 de la ley y 34 del Reglamento), seguidamente traslada el expediente a la Unidad de Auditoría Interna para la revisión correspondiente (Tiempo: 1 día); luego los traslada a la Unidad de Secretaria Municipal si se trata de adquisición de bienes o contratación de servicios. 12.La Unidad de Secretaria Municipal, se encargará de requerir las firmas de la Comisión de Fianzas la firma del PAGUESE del señor Alcalde Municipal, Si se trata del pago de la compra de bienes o contratación de servicios, (Tiempo 4 horas), luego traslada el expediente a la Unidad de Compras. 13.La unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentación de respaldo; si no está conforme, lo devuelve a compras para su corrección, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboración del CUR de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y afirma el CUR, genera instrucción electrónica e pago a Tesorería, y archiva el expediente. 14.La unidad de Contabilidad de Tesoreria recibe instrucción de pago, genera y autoriza el pago, emie y etrega cheque u ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas), Seguidamente envía voucher de cheque emitido, a la unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente.
13 f) Compras de Q. 900, en adelante (Régimen de Licitación) 1. La unidad solicitante deberá verificar la disponibilidad en su presupuesto, previo a elaborar su pedido (Forma DC-1) de conformidad con lo que establece el Artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y lo traslada a la Unidad de Compras que corresponda. 2. La Unidad de Compras recibe el expediente y lo traslada a contabilidad. 3.La Unidad de Contabilidad recibe y verifica que exista partida presupuestaria con saldo disponible, si no existe partida presupuestaria con saldo disponible, devuelve el pedido a ola Unidad de Compras quien se lo devolverá a la Unidad Solicitante, quien podrá solicitar la modificación o transferencia presupuestaria respectiva a la Unidad de Presupuesto, siempre y cuando lo que se pretenda ejecutar sea de prioridad y que dentro del presupuesto exista la posibilidad de un rubro que se pueda transferir para cubrir el gasto o inversión solicitada, y que el control legal lo permita; para que a través de la unidad de Presupuesto se plantee ante Honorable Consejo Municipal la solicitud de transferencia necesaria; la Unidad solicitante quedará a la espera de la autorización de la transferencia. Si existe partida presupuestaria con saldo disponible emite el CUR de compromiso (Tiempo: 1 hora) Luego devuelve el expediente a la Unidad de compras, quien procederá a hacer entrega del expediente a la unidad solicitante para requerir a la Alcaldía y/o Consejo Municipal, la autorización de la compra, contratación o aprobación del proyecto, según sea el caso, debiendo ingresar el expediente a través de la Unidad de Secretaria Municipal. (Tiempo: 1 hora) 4. Consejo Municipal quien autoriza lo solicitado, mediante la emisión del Acuerdo respectivo, devuelve el expediente a la unidad solicitante para que prosiga el trámite correspondiente. (Tiempo: 4 horas). La unidad solicitante, trasladará el expediente a la unidad de compras. 5.La Unidad de Compras recibe el expediente debiendo contener las bases, especificaciones generales, técnicas, disposiciones especiales y planos según procedan, pudiendo requerir la información en Diskette o en CD si así se necesitara, para proceder de conformidad con la ley de contrataciones del estado y su reglamento. (Artículos 17, 18 de la Ley de Contrataciones del Estado) Previo a la publicación en Guate-compras, trasladará el expediente a la Unidad de Asesoría Jurídica, para que proceda a la revisión de las bases (Tiempo: 1 día); debiendo trasladar el expediente a la Alcaldía Municipal para la aprobación de los documentos de licitación (art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado) debiendo devolver el expediente a la unidad de Compras, para que complete el expediente e inicie el proceso de Licitación de conformidad como lo establece el Artículo 23 de la Ley de contrataciones y Artículo 8 de su reglamento. Seguidamente traslada el expediente a la junta de Licitación. 6. La junta de Licitación, recibe las ofertas, califica y adjudica la compra de conformidad con el artículo 16 de la Ley de Contrataciones del Estado y envía el expediente al Honorable Consejo Municipal. (Tiempo: 2 a 5 días) 7. El Honorable Consejo municipal, procede a revisar el expediente, y dictamina sobre la aprobación o improbacion de la adjudicación (Art. 36 de la Ley); si fuera improbada la adjudicación, devuelve el expediente a la Junta de Licitación con el razonamiento respectivo; ordenando su revisión con base a las observaciones que
14 formule. Si se ordenare la revisión, dentro del plazo de dos días el expediente volverá a la junta, la que revisará la evaluación y hará la adjudicación dentro del plazo de 5 días de recibió el expediente. Tanto la aprobación como la improbacion, la hará la autoridad superior dentro de cinco días de recibido el expediente, lo trasladará al departamento de compras (Tiempo: 2 días) 8. Unidad de Compras recibe y traslada el expediente a la Asesoría Jurídica. 9. La Unidad de Asesoría Jurídica recibe el expediente, lo revisa y procede a la elaboración de la minuta o el contrato de acuerdo a los términos de referencia y a la Ley de Contrataciones del Estado (Artículo 47, de la Ley. (Tiempo: dentro del plazo de 10 días) Traslada el expediente a la Unidad de Secretaria Municipal. 10. Unidad de Secretaria Municipal, recibe el expediente, lo revisa y lo traslada a la Alcaldía Municipal, para la firma del contrato, seguidamente lo traslada al Honorable Consejo para la aprobación del contrato (artículos 48 de la Ley y 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. (Tiempo: 5 días). Luego lo traslada a la Unidad de Compras. 11. La Unidad de Compras, revisa el contrato y solicita a la empresa a quien se le adjudicó, si se trata de una obra, el plan de inversión del anticipo, Fianza de Anticipó y cumplimiento. (Artículo 58 de la Ley y 34 del Reglamento), seguidamente traslada el expediente a la Unidad de Auditoría Interna para la revisión correspondiente (Tiempo: 2 días); luego los traslada a la Unidad de secretaria Municipal, si se trata de adquisición de bienes o contratación de servicios. 12. La unidad se Secretaria Municipal, se encargará de requerir las firmas de la Comisión de Fianzas y la firma del PAGUESE del Señor Alcalde Municipal, si se trata del pago de la compra de bienes o contrataciones de servicios, (Tiempo 4 horas). Luego traslada el expediente a la Unidad de Compras. 13. La Unidad de Compras recibe el expediente, verifica nuevamente si están incluidos todos los documentos de soporte legal que corresponde y lo traslada a la Unidad de Contabilidad (Tiempo: 1 hora) 14. La unidad de Contabilidad, recibe el expediente, califica la documentación de respaldo; si no está conforme, lo devuelve a compras para su corrección, si el expediente califica satisfactoriamente, procede a la elaboración del CUR, de registro presupuestario en instancia de Devengado, aprueba, imprime y firma CUR, genera instrucción electrónica de pago a Tesorería, y archiva el expediente. (Tiempo: 3 horas). 15. La unidad de Tesorería recibe instrucción de pago, genera y autoriza el pago, emite y entrega cheque y ordena transferencia bancaria al proveedor. (Tiempo: 2 horas), seguidamente envía voucher del cheque emitido, a la Unidad de Contabilidad para que adjunte al expediente correspondiente. CAPITULO II Requisitos a cumplir y soporte Legal que se debe adjuntar para el trámite de Pago A continuación se detallaran los requisitos y soporte legal que se debe adjuntar para el trámite de cualquier pago, de acuerdo al concepto y monto del mismo. a) Requisitos 1. Cada gasto que se solicite ejecutar, en primera instancia, se debe consultar si cuenta con partida presupuestaria con saldo disponible en el presupuesto del Ingreso y Gastos del ejercicio fiscal vigente. 2. El gasto que se pretende ejecutar deberá estar contemplado en la programación financiera cuatrimestral vigente de la unidad solicitante.
Mónica Lisette Barrios Flores
Mónica Lisette Barrios Flores INDICE DEL MANUAL PAG. Introducción 1 Base Legal 2 Objetivo del Manual 2 Procedimiento para el cálculo de prestaciones y pensión por vejez 3 Procedimiento para el cálculo
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