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⭐INFORME DE GESTION 2014
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Francisco Javier Cruz Toledo
1 INFORME DE GESTION 20142 CONSEJO DE DIRECTORES PRINCIPALES Jorge Andrés López Bautista Jorge Alberto Corrales Montoya Héctor Fabio López Buitrago Eduardo Carreño Bueno Germán Augusto Palacio Vélez Marco Antonio Fonseca Silva Luis Eduardo Torres Castro SUPLENTES Andrés Uribe Maldonado Oscar Darío Múnera de Avila Víctor Hugo Camacho Correa Vicente Antonio Pabón Monroy Carmen Ramírez Aristizábal Luz Elena Arcila Zapata Adrián Francisco Duque Herrera JUNTA DE VIGILANCIA PRINCIPALES Yadi Chica Henao Carlos Mario Ospina Alvarez SUPLENTES Juan Arbey Cardona REVISORIA FISCAL Ana María Ruiz Vasquez FAST & ABS Auditores y Consultores Ltda ADMINISTRACION Director Ejecutivo Luís Santiago Gallego Vanegas Director Administrativo y Financiero Oscar Martínez Giraldo Directora de Tecnologia e Informática Angela Maria Bernal Jaramillo Director de Operaciones Libardo Velasquez Posada3 INFORMES CONSEJO DE DIRECTORES Y DIRECCION EJECUTIVA JUNTA DE VIGILANCIA COMITÉ DE AUDITORIA DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL4 INFORME DE GESTION CONSEJO DE DIRECTORES Y DIRECCIÓN EJECUTIVA VISIONAMOS El Consejo de Directores conformado por: Jorge Andrés López Bautista, Jorge Alberto Corrales Montoya, Héctor Fabio López Buitrago, Eduardo Carreño Bueno, Germán Augusto Palacio Vélez, Marco Antonio Fonseca, Luis Eduardo Torres Castro, Andrés Uribe Maldonado, Oscar Darío Múnera de Avila, Víctor Hugo Camacho Correa, Vicente Antonio Pabón Monroy, Carmen Ramírez Aristizabal, Luz Elena Arcila Zapata, Adrián Francisco Duque Herrera y el Director Ejecutivo Visionamos Luis Santiago Gallego Vanegas; dando cumplimiento a las obligaciones adquiridas con Visionamos, nos permitimos presentarles los resultados de la gestión del año 2014, la misma que se resume de la siguiente manera: ENTORNO ECONOMICO PERSPECTIVAS ECONÓMICAS PARA EL COOPERATIVISMO EN 2015" (Tomado de Confecoop) El 2015 se vislumbra como un año marcado por la incertidumbre frente al desempeño de la economía global y algunos nubarrones en variables específicas como el precio del petróleo y la devaluación, situaciones que repercuten en las decisiones de política macroeconómica para Colombia y por ende en el desempeño empresarial cooperativo. Como lo expresara recientemente el Señor Presidente Juan Manuel Santos, el crecimiento económico para Colombia, medido como la variación del Producto Interno Bruto -PIB-, se espera cierre para 2014 en 4.7% y para 2015 termine en un 4.2%. Lo cual indica que el Gobierno Nacional no espera que 2015 sea un año mejor en términos de crecimiento, lo anterior por cuenta de la reducción de los precios internacionales de las materias primas especialmente el petróleo y porque no se ven repunten importantes en renglones como la industria o la agricultura. No obstante, comparativamente con otras economías de la región e incluso a nivel global la cifra no es mala y la apuesta de crecimiento para nuestro país seguirá girando alrededor de la infraestructura. La variación del Índice de Precios al Consumidor -IPC-, medida de la inflación, cerró el 2014 con un 3.6%, cifra que está dentro del rango meta del Gobierno5 Nacional mismo que se mantendrá para 2015, por lo que tampoco se espera un repunte importante de la inflación este año. Sin embargo, pueden aparecer presiones sobre los precios de la canasta familiar por cuenta del denominado "fenómeno del niño", por el incremento de precios en pesos de los productos importados y por el mismo repunte de la actividad económica interna que podría darse ante un avance en el proceso de paz, e incluso por el final de periodo de Alcaldes y Gobernadores. El dólar inicia 2015 con una fuerte devaluación, fenómeno sobre el cual el Gobierno Nacional ya ve limitadas sus posibilidades de intervención, es decir, los mercados se tendrán que ir acomodando a una situación cambiaria que impactará la balanza comercial Colombiana. Según los analistas la tasa representativa del mercado TRM fluctuaría entre los $2.300 y $2.600 durante Con un panorama macro como el descrito, las variaciones en las tasas de interés no se perciben como una preocupación para 2015, de hecho el Banco de la República mantuvo la tasa de interés de intervención y eventualmente sólo la subiría ante brotes inflacionarios que pueden aparecer en la segunda mitad del año, por lo anterior, el comportamiento del crédito también sería estable e incluso con alguna moderación en el consumo de los hogares. Para el primer trimestre de 2015 el Interés Bancario Corriente será del 19.21% para la modalidad de consumo y ordinario y, en consecuencia, la tasa de usura será del 28.82%. Para el cooperativismo, dada su diversidad en actividades económicas los efectos son también variados. Para las cooperativas con actividad financiera una inflación controlada es un aspecto positivo dado que mantiene la capacidad de ingreso de las personas, no implica grandes variaciones en los presupuestos y da la posibilidad de implementar planes de expansión, ante la poca probabilidad de mayores riesgos por volatilidades en las tasas de interés. En términos de actividad económica las cooperativas deberán analizar en qué renglones de la economía se desempeñan sus bases sociales y conforme a ello establecer si las perspectivas son positivas o negativas para así ajustar sus planes de mediano plazo. De otra parte, un aspecto importante para el cooperativismo, y sobre el cual el sector deberá trabajar de manera decidida y conjunta, será la revisión que el Gobierno Nacional hará sobre el Régimen Tributario Especial durante el primer semestre de 2015, algo que dejó pendiente la pasada reforma tributaria. No es desconocido que la situación fiscal del país se complica con la caída de los precios internacionales del petróleo y ello implica la búsqueda de nuevas fuentes de ingresos para el presupuesto nacional, por ende, la revisión de los regímenes6 especiales como el cooperativo es una urgencia para la DIAN y hay que partir de esa realidad. A. ORGANIZACION Con el fin de dar respuesta a requerimientos internos de estructuración organizacional y atender las necesidades de nuestros Participantes, durante el año 2014 las diferentes áreas de Visionamos desarrollaron las siguientes actividades, buscando elevar su nivel de eficiencia operativa: 1. ÁREA ADMINISTRATIVA 1.1. Gestión Talento Humano La Gestión Humana en Visionamos es un proceso que aporta de modo significativo en el fortalecimiento de una cultura organizacional acorde con la filosofía y forma de pensar de la Entidad. Se orienta a ofrecer un trabajo de calidad e infunde entusiasmo en cada uno de los empleados por cuanto genera mayor sentido de pertenencia, el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales. INDICADOR DE ROTACION El año 2014 cierra con un total de 45 empleados vinculados directamente y dos (2) aprendices, en comparación con el año 2013 que cerró con un total de 37 empleados, se observa un crecimiento de la planta de personal del 21,62%. En el año 2014 el índice de rotación de personal fue del 15,55%. Se presentaron 15 ingresos y 8 retiros del personal vinculado. ACTIVIDADES DEL PROCESO GESTIÓN HUMANA Programas de Bienestar Laboral: En el año 2014, se realizaron actividades de Bienestar que permitieron la integración de los empleados y contribuyeron a una mejor calidad de vida, generando un buen ambiente laboral y satisfacción en el personal.7 Actividades de Cultura Organizacional: En el año 2014, en Visionamos se continúa fortaleciendo la Cultura Organizacional como un proceso que se hace de manera permanente, se realizaron actividades que permitieron que los empleados se sintieran identificados con el direccionamiento estratégico, los valores, las competencias, políticas y normas institucionales y el sistema de gestión, siendo las directrices fundamentales para el logro de los objetivos organizacionales. Se continuó con la emisión cuatrimestral del boletín Notivisionamos dirigido a todos los empleados con el fin seguir fortaleciendo la cultura organizacional y mantener informado al personal en temas que son de interés para la Entidad. Evaluación del Desempeño: Durante el año 2014 se realizaron las evaluaciones del Desempeño de acuerdo al procedimiento establecido para ello, se realizó un seguimiento en junio y la evaluación definitiva en diciembre 2014 para un total de 36 personas evaluadas correspondiente al 80% del personal de la Entidad. La metodología utilizada fue 180 grados, se autoevalúa el empleado, lo evalúa el jefe y finalmente se retroalimenta conjuntamente con el jefe inmediato y la Coordinadora de Talento Humano, con el fin de establecer los compromisos y acciones de mejora en el desempeño de los empleados para un mejor rendimiento y productividad laboral. Evaluación Clima Organizacional: Se realizó el cinco (5) de diciembre de 2014, con el fin de conocer la forma como los empleados perciben el ambiente y el clima laboral, identificando las oportunidades de mejora. La encuesta fue respondida de manera anónima y simultánea por 43 empleados que corresponde al 95,55% de los empleados de la Entidad. Los factores de medición fueron: Direccionamiento Estratégico, Comunicación y Trabajo en Equipo, Liderazgo, Desarrollo Organizacional, Motivación y Satisfacción. Los resultados de la evaluación del clima organizacional indican que un gran porcentaje de los empleados (86,21%) se encuentran Satisfechos con el ambiente y las condiciones de trabajo que tiene la Entidad. Los empleados están comprometidos con la Dirección Estratégica, con la Misión, Visión y los Procesos de la Entidad. Se debe fortalecer el tema de la capacitación y los programas de formación externa.8 Salud Ocupacional: Se basa en el bienestar físico, mental y social del empleado en relación con el trabajo y el ambiente laboral. En el año 2014 se realizaron las siguientes actividades: Reunión mensual del Comité Paritario de Salud Ocupacional (Copaso), reunión trimestral del Comité de convivencia y la reunión semestral de la Brigada de Emergencia. Capacitación y/o formación: El proceso de capacitación y formación en la Entidad contribuye al logro de objetivos, fortalecimiento de las competencias laborales, mejora el desempeño laboral, incrementa la productividad, desarrolla habilidades, genera fidelización, incrementa valor y competitividad en los empleados y por ende se proyecta y se hace más productiva la Entidad en el mercado. En el año 2014 se dictaron 62 capacitaciones de las cuales 4 hicieron parte del proceso de riegos que son de cumplimiento legal. Se continúa con el proceso de socialización en el proceso de certificación de PCI, sistema de Gestión, Productos y servicios, entre otras, realizadas por los mismos empleados. Estas actividades contribuyen al mejoramiento continuo de los procesos, a la introyección de temas que hacen parte del proceso de formación y crecimiento de los empleados dentro de la Entidad. Este proceso de capacitación fue muy positivo y favorable para la Entidad. Los temas que se destacan, entre otros son: Sistema de Administración de lavado de activos y financiamiento al terrorismo. Sistema de Administración del Riesgo Operativo. Seguridad de la información. Socialización de los Procedimientos y sus respectivas actualizaciones. PSI-DSS en Visionamos. Productos y servicios de la red El año 2014 se cierra con 135,5 horas de capacitación que hacen parte del proceso de formación, crecimiento laboral y mejoran la productividad de los empleados. 2. INFRAESTRUCTURA OPERATIVA9 El objetivo de Operaciones es Procesar y administrar en forma eficiente y oportuna las transacciones de la Red para suplir las necesidades del servicio. Durante el año 2014 se ha realizado acciones para fortalecer el equipo humano y p revisión permanente de los procesos y procedimientos logrando unos resultados muy satisfactorios, teniendo en cuenta las expectativas de los participantes y las exigencias de eficiencia interna. Los logros más importantes del período: 2.1 CONEXIÓN DE PARTICIPANTES: Al finalizar el año 2013 se tenían 35 entidades con tarjetas colocadas y durante el año 2014 iniciaron colocación de tarjetas 11 entidades que son: Servimcoop, Coopcanapro, Fonfabricafe, Canapro, Progressa, Coopetrol, Coonfie, Coomultraiss, Cooservicios, Coovitel y Cooptraiss. De estas entidades se destacan con una mayor colocación de tarjetas al terminar el año así: Canapro con 4.300, Servimcoop con 508, Coopcanapro 509, Coopetrol 393, Progressa 318. Las demás entidades están habilitadas para hacer la colocación de plásticos, dependiendo de sus estrategias comerciales. Durante el año se han realizado acompañamientos a las entidades para sintonizar las necesidades con las condiciones de la Red y para esto se tienen reuniones y asesorías con sus proveedores de software. 2.2 IMPLEMENTACIONES: Durante el período se han realizado algunas implementaciones de desarrollos y adecuaciones para beneficio de las entidades participantes, entre otras: Enrutamiento de transacciones: Se desarrolló y puso en producción el Enrutamiento de transacciones con tarjetas emitidas por otras entidades, tanto en dispositivos propios así como a través de los cajeros Servibanca. Este servicio permitirá generar sinergias con entidades que realicen sus propias emisiones con otras franquicias, facilitando que se utilicen los servicios de la Red y contribuyendo de esa forma al cumplimiento de la Misión y de la Visión institucional. Una vez realizada la certificación se dispuso el servicio para Financiera Juriscoop, optimizando de esa forma el convenio que se tiene con los cajeros electrónicos de la Red. Corresponsal: Se hicieron las pruebas piloto de Corresponsal con CFA teniendo en cuenta los nuevos dispositivos y mejoras en el software, se afinaron los10 aspectos procedimentales correspondientes y se termina el año con 11 corresponsales en diferentes municipios con un alto número de transacciones. Cuenta Red y Cuenta Nómina: Estos servicios se diseñaron en forma conjunta con el Banco Coopcentral para facilitar las Cooperativas y fondos acceso a servicios que hoy no disponen, lo cual les facilita una mayor inclusión y poder ampliar su portafolio hacia los asociados, manteniendo la relación exclusiva con ellos; es importante destacar que los desarrollos del Banco son muy importantes pues aportan a las cooperativas y fondos una porción de software para que puedan administrar la relación con esos asociados y entregar el servicio como si fuere el propio core de la entidad. Estos servicios se han certificado y estarán disponibles para las entidades a partir del año Portal transaccional: durante todo el período se ha trabajado de forma incansable con el proveedor seleccionado para avanzar en el desarrollo y puesta en marcha del Multiportal transaccional que será el canal por el cual los asociados de las cooperativas podrán acceder a transacciones virtuales, con un mínimo de desarrollos por parte de su entidad. Ya se han culminado las primeras fases de desarrollos y se está en proceso de certificación con entidades piloto que están interesadas en iniciar con el servicio. Con este nuevo canal los asociados y ahorradores sin distingo podrán acceder a los diferentes productos y servicios que tienen en las cooperativas y realizar sus transacciones con los protocolos de seguridad del mercado. Cobro del GMF para entidades con Outsourcing: Se desarrolla una mejora para que a las entidades en Outsourcing se les calcule el GMF y tengan más certeza en los saldos que tendrán sus asociados al realizar los retiros sin incurrir en faltantes. Gestión de Convenios: Se estructura una alianza estratégica para facilitar que las cooperativas y fondos vinculados con el Banco Coopcentral puedan tener su propio módulo de recaudos en su página de internet, permitiendo traer dinero de otras entidades Bancarias haciendo el recaudo a través de Banco Coopcentral y con uno de los mejores proveedores del mercado, con altos estándares de calidad y servicio. Actualización de datáfonos: Durante el año se culminó el cambio de los Datáfonos que se venían manejando marca Excelec a dispositivos en nueva versión PAX con un desarrollo que garantiza toda la transaccionalidad tradicional pero con más eficiencia y rapidez.11 Personalización de tarjetas: Se ha generado una mejora en el proceso de personalización de las tarjetas, generando unos mayores controles y adecuando a los estándares del mercado. 2.3 SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD: Durante todo el 2014 se trabajó en la restructuración y documentación correspondiente al cumplimiento de PCI DSS, ya que hubo varias modificaciones en personal e infraestructura del entorno de la información sensible PCI. Se ejecutaron las Inspecciones Internas con respecto a los procedimientos que hacen parte del entorno PCI. Se hizo la restructuración de la página Web de la Documentación de la Red, con el fin que las Entidades participantes tengan la información por servicio y pueda realizar una más rápida búsqueda. Se trabajó en la restructuración de la documentación de Gestión Comercial; se hizo evaluación y requerimiento para mejorar la Mesa de Ayuda con respecto a informes, Niveles de Servicio y estructura interna y externa de la aplicación; se ajustaron y levantó la documentación correspondiente a los nuevos servicios de Visionamos. 2.4 SERVICIO AL CLIENTE Se ha continuado mejorando el funcionamiento la Mesa de Ayuda para las entidades participantes, la cual es un canal que a través de internet, ofrece la posibilidad de gestionar y conocer las soluciones a las incidencias o requerimientos que presenten las entidades Participantes de manera integral. Durante el año se han gestionado aproximadamente solicitudes que han tenido un tiempo de respuesta que no supera los 4 días, incluyendo la gestión con otras redes. 3 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA A continuación se presenta un resumen de la gestión, mejoras e implementaciones más relevantes sobre la plataforma tecnológica realizadas durante el año 2014: 3.1 DESARROLLO DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS:12 Cifrado de PAN en Base de Datos en el Switch transaccional ECG_TS Truncado Pointer MultiPortal Cuenta Red Cuenta Nomina GMF Administrativo Web Web Services Incoming Mejoras en datafonos Adecuaciones y mejoras en el sistema de Compensación y sistema de Informes 3.2 BRINDAR SOPORTE Y MONITOREO: Durante el año se mantuvo una disponibilidad promedio de 99.99%. Soporte Durante el año 2014 se atendieron 1442 tickets que se dividen así: Requerimientos: 955 Incidentes: GESTION DE INFRAESTRUCTURA: Implementación de Sistema de Almacenamiento NAS Implementación de Servidor de virtualización para entidades con Software Visionamos Renovación Firewall s de Medellín y Bogotá en alta Disponibilidad Renovación de Switches Lan y rediseño de la red Local Actualización de la plataforma de Antivirus y DLP Implementación de sistema de monitoreo de red con Nagios Aseguramiento( hardening ) de la plataforma tecnológica (Switches, servidores, firewall s) Actualización de la plataforma de Help Desk Dicovery Actualización del sitio WEB : Actualización de los procedimientos de Gestión de TI según requerimientos de la norma PCI13 3.4 SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACION DE OPERACIONES (Parte I, Título II, Capítulo I, Numeral 2 de la Circular Básica Jurídica) Visionamos cumple las exigencias de la Superintendencia Financiera de Colombia específicamente en lo relacionado con la Parte I, Título II, Capítulo I, Numeral 2 de la Circular Básica Jurídica Seguridad y Calidad para la Realización de Operaciones, contando además con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en la norma NTC/ISO Actualmente se encuentra adelantado el proceso requerido para lograr la certificación PCI-DSS, lo que fortalecerá aún más nuestros procesos en calidad y seguridad. Análisis de Vulnerabilidades Se realizaron análisis de vulnerabilidades periódicos con una herramienta basada en Hw. y homologada por el CVE (Common Vulnerabilitis and Exposures) dando cumplimiento a las exigencias de la Superintendencia Financiera de Colombia y sobre sus resultados se realizaron las acciones correctivas respectivas. 4 GESTION COMERCIAL Al 31 de Diciembre de 2014 la Red Coopcentral-Visionamos opera con (44) Entidades participantes en producción y (13) en proceso de conexión, durante la vigencia ingresaron 9 nuevas entidades participantes, se opera con 123 cajeros automáticos de marca compartida y se atiende en 271 oficinas de los 44 participantes en producción. Es importante destacar las 9 entidades nuevas, el ingreso de Cooperativas como Progressa, Canapro, Coopcanapro, Coonfie, Coopetrol, Coomultraiss, Fonfabricafe, Coovitel, Servimcoop que cuentan con 151 mil potenciales tarjetahabientes. El número de tarjetas activas al 31 de Diciembre del 2014 fue de , lo que representa un decrecimiento del 23% con respecto a Diciembre de Esta cifra es el resultado de tarjetas nuevas colocadas en lo corrido del año menos de tarjetas canceladas, lo cual representa un porcentaje de cancelación del 86.6% con respecto al total de tarjetas al cierre del año Esta información subraya la necesidad de profundizar e incentivar las estrategias de colocación de tarjetas nuevas en todas las entidades participantes de tal forma que se garantice el crecimiento neto en la gestión del 2015.14 El decrecimiento del 23 % en el número de tarjetas durante el 2014 refleja una consecuencia del retiro como participantes de la RED de COOPETRABAN y COOPANTEX, la no colocación de tarjetas por parte de JURISCOOP y la cancelación sistemática de tarjetas por parte de CFA, para dar cumplimiento al cambio de tarjetas de banda por las de chip. Durante el 2014 se priorizó el proceso de acompañamiento directo a las entidades que hacían su ingreso a la RED, así como aquellas que requirieron apoyos personalizados en capacitación, mercado y lanzamiento de producto, lo cual se pudo realizar en las entidades del centro del país. 5 COOPERACIÓN INTERNACIONAL: (PFI) - PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DGRV VISIONAMOS En el marco de este programa se desarrollaron las siguientes actividades en el año 2014: Visionamos: Durante el año 2014, en Visionamos se trabajaron las siguientes herramientas: Sistema de Planeación Estratégica (SPE), Alerta Temprana (AT). Durante el año 2014, en Visionamos se trabajaron las siguientes herramientas: Sistema de Planeación Estratégica (SPE), Alerta Temprana (AT). Mensualmente, se realizaron reuniones con el comité de planeación estratégica, con el fin de realizar el seguimiento al resultado de los indicadores y evolución de los proyectos y así establecer acciones correctivas en los casos en que se requería. Respecto a la herramienta de Alerta Temprana, se ingresan las evaluaciones (estados financieros) mensualmente, las cuales permiten realizar los cálculos de los indicadores de riesgo y de gestión para ser analizados por el área Administrativa y Financiera y generar los informes que son presentados a la Dirección Ejecutiva y al Consejo de Directores. Cooperativas:15 La asesoría y capacitación en las diferentes metodologías y uso de aplicativos informáticos se continúa llevando a cabo en las cooperativas que pertenecen al proyecto PFI, a través del desarrollo de proyectos en temas relacionados con: Planeación Estratégica: En el año 2014 las cooperativas continuaron con la aplicación de la metodología y uso de la herramienta de planeación estratégica. Se implementó la herramienta SPE en web en las cooperativas del proyecto, brindando a cada cooperativa una herramienta más versátil y con más alternativas para su conectividad. La actualización se realizó tanto para las cooperativas del proyecto de Medellín como para las cooperativas que están en la Provincia de Vélez, Santander, quienes están utilizando la herramienta desde hace varios años. Adicionalmente, se implementó el proyecto en el Departamento del Huila, con seis (6) cooperativas que iniciaron con las herramientas de Planeación estratégica, Control Interno y Alerta temprana. Se realizó la capacitación en la metodología de planeación estratégica, formulando la planeación para las cooperativas para un período de 3 a 5 años. En el mes de septiembre se realizó una pasantía a Uruguay, a la cual asistieron representantes de algunas de las cooperativas del proyecto, el objetivo de la pasantía fue compartir las experiencias, conocimientos y buenas prácticas de algunas de las cooperativas de este país, promoviendo de esta manera el intercambio de experiencias de ambos países. Los resultados de esta pasantía fueron muy satisfactorios, tanto para las cooperativas como para el Proyecto DGRV-Visionamos. Planeación Financiera La planeación financiera es un proceso en el cual se transforma en términos económicos, los planes estratégicos y operativos de una organización, en un horizonte de tiempo determinado.16 La DGRV ha desarrollado una herramienta denominada Sistema de planificación financiera -SPF, la cual facilita la elaboración del presupuesto financiero, generando una proyección de los resultados deseados, a través de la estimación de los ingresos(colocaciones), egresos(captaciones), activos, inversiones y financiamiento, tomando como base las estrategias y objetivos definidos por la entidad. Durante el año 2014 se realizaron mejoras a la herramienta de planificación financiera SPF con el fin de mejorar la visualización de la información, permitir realizar la parametrización de las líneas de cartera que maneja cada una de las entidades, realizar correcciones tanto a los ingresos como a los egresos en cada uno de los meses proyectados, entre otros. Así mismo se trabajó en el desarrollo del presupuesto por oficinas de una forma más detallada en cada una de las cuentas de los estados financieros. Las cooperativas que vienen trabajando con esta herramienta son la Cooperativa Universitaria Bolivariana, Cooprudea y Coofisam. Las cooperativas que usan el SPF consideran que el aplicativo facilita la elaboración del presupuesto, genera resultados muy ajustados a la realidad de las entidades y permite obtener la proyección de los estados financieros a un nivel de detalle que no tenían hasta el momento. Microcrédito: El proyecto de microcrédito se desarrolla en las entidades CFA y Coogranada. Actualmente las cooperativas utilizan el aplicativo móvil de Microscore para realizar la captura de información en campo y evaluar las operaciones microcrédito. Durante el año 2014 se continuó con el desarrollo del proyecto de microcrédito agropecuario en CFA orientado a atender las necesidades de financiación de microempresarios dedicados a actividades agropecuarias, contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas involucradas y a mejorar la inclusión social en zonas rurales, a través del otorgamiento de operaciones de microcrédito agropecuario. Para el desarrollo del proyecto se cuenta con la herramienta Microscore rural, desarrollada por la DGRV, la cual permite minimizar el riesgo de crédito de las operaciones de microcrédito, a través de: La estandarización de políticas,17 Identificación del riesgo crediticio a asumir, la parametrización los costos de producción de los diferentes productos agropecuarios y la definición de los perfiles de riesgo de acuerdo al nicho de mercado de la entidad. En octubre se realizó una pasantía a Paraguay donde contamos con la participación de las cooperativas CFA, Coogranada y Coofisam; en esta pasantía se dio a conocer el modelo para operaciones de microcrédito de Paraguay, políticas para otorgamiento de microcréditos, seguimiento, contribución y ayuda para la población de escasos recursos. Alerta Temprana: Durante el 2014 las cooperativas siguen utilizando la herramienta y la metodología para análisis financiero. Durante este año se dio acompañamiento continuo y seguimiento a la información que cargan las cooperativas a la herramienta. Se implementó el envió de informes trimestrales que muestran los resultados de la cooperativa en sus indicadores financieros comparado con los resultados del sector. Se realizaron reuniones con el comité de AT el cual está compuesto por los contadores y financieros de las Cooperativas participantes del proyecto, en estas reuniones se revisó la parametrización de los indicadores y los informes. Se sigue en contacto continuo con Fogacoop para el suministro de los promedios y parametrización de la herramienta y con la Supersolidaria para formulación de indicadores. Adicionalmente, se implementó la herramienta en el proyecto en el Departamento del Huila, con seis (6) cooperativas. Control Interno Para el año 2014 se implementó la evaluación definitiva de control interno en las Cooperativas de Medellín, mediante esta evaluación se identificaron falencias sobre las cuales se van a ejecutar planes de acción durante los años 2014 y Se realizaron reuniones con el grupo de trabajo el cual está conformado por los encargados de control interno, auditores y contadores de las cooperativas, en este grupo se perfeccionó la evaluación, se revisaron resultados, se compartieron planes de acción, se transfirió conocimiento y asesoría en mejores prácticas que contribuyeran con el crecimiento del área de control interno de cada una de las cooperativas.18 Adicionalmente durante el último trimestre del 2014 se implementó en (6) Cooperativas la herramienta SCI en el proyecto del Huila. 6 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS La Gestión del Riesgo conforma uno de los pilares básicos de la estrategia de VISIONAMOS. La Entidad comprende que una correcta identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos es clave para optimizar la generación de valor en función del perfil de riesgo deseado y así garantizar la continuidad de los planes de negocio definidos, en este sentido VISIONAMOS adelanta la gestión de sus riesgos de acuerdo a la normatividad vigente establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia. La Entidad ha implementado un conjunto de criterios, políticas y procedimientos fundamentados en las siguientes premisas: Cultura de riesgos común, compartida y extendida a todos los empleados. Establecimiento de criterios de valoración prudentes, basados en el buen juicio, la experiencia de los Empleados y la evidencia histórica. Políticas y procedimientos, que aseguran que la gestión de riesgos está integrada en el proceso de toma de decisiones de negocio. Metodología para la valoración y de seguimiento de los riesgos que permiten identificar aquellos que se encuentren por fuera de los límites del nivel de riesgo aceptado. Informes periódicos en los que se muestra la gestión de riesgo, permitiendo la implantación de acciones de mejora. Auditorías internas y externas que garantizan una adecuada ejecución de los procedimientos. Cumplimiento con los requerimientos regulatorios y legales. Documentación de controles y procesos.19 Evaluaciones periódicas de la aplicación del riesgo operacional, y los adecuados controles y procedimientos sobre los riesgos identificados. Reporte de pérdidas en operaciones y el establecimiento de propuestas para la mitigación de tales pérdidas. Adopción de un plan de continuidad. Desarrollo de entrenamiento al personal que ejecuta los diferentes procesos. Aplicación de normas de ética en la Entidad. Desarrollo de actividades para mitigar el riesgo, incluyendo políticas de seguridad. El resultado de la aplicación de estas premisas se ha plasmado en los manuales SARO y SARLAFT, en el proceso Gestión de Riesgos, en las matrices de riesgos para cada proceso y en los diferentes informes generados por la Unidad de Riesgos. a. SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO OPERATIVO SARO Actualización de las matrices de riesgos para los procesos de La Entidad Como resultado del monitoreo y seguimiento del Sistema de Administración de Riesgo Operativo, al finalizar el año 2014 Visionamos cuenta con un total de 25 riesgos distribuidos en los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Para realizar esta labor se revisaron cada una de las etapas (identificación, medición, control y monitoreo) del SARO, dando cumplimiento a los requerimientos contenidos en el capítulo XXIII de la Circular Externa 100 de Como resultado de esta revisión se obtuvieron las matrices de riesgo operativo actualizadas para cada uno de los procesos que se ejecutan en La Entidad. Determinación del perfil de riesgo operativo20 A los riesgos operativos identificados y consignados en las matrices de riesgos se les asignó un impacto y una probabilidad de ocurrencia, de acuerdo a las escalas que se encuentran definidas en el Manual de Riesgo Operativo, con el fin de determinar el riesgo inherente o puro. Adicionalmente se revisó la calificación de los controles existentes con el objetivo verificar la efectividad de los mismos, esta evaluación permitió obtener el riesgo residual para la Entidad, el cual se mantuvo en un nivel Bajo, este nivel de riesgo se encuentra dentro de los limites aceptados por Visionamos. MAPA DE RIESGO OPERATIVO CONSOLIDADO Registro de eventos de riesgo operativo Visionamos ha diseñado un procedimiento para el registro de eventos de riesgo operativo, tanto para aquellos que afectan el estado de resultados de la entidad, como para los que no lo hacen. Los eventos registrados se clasifican de acuerdo al tipo de perdida que generan, la línea de negocio, el producto y el proceso que afectan. Con el registro de eventos se busca consolidar una base de datos que permita una medición del riesgo mucho más acertada.21 Durante el ejercicio de 2014 se dio cumplimiento al registro de eventos de riesgo operativo conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente. Desarrollo de capacitaciones relacionadas con el riesgo operativo A través de diferentes mecanismos se realizaron capacitaciones, con su respectiva evaluación, al personal de Visionamos con el propósito de formar en el manejo de los riesgos operativos de los diferentes procesos de la Entidad, de igual forma, dentro del proceso de inducción se impartieron capacitaciones al personal de reciente ingreso. Divulgación de la Información A través de diferentes medios de comunicación se divulgó a todos los empleados de la Entidad y demás interesados la información más relevante relacionada con el SARO. Plan de Continuidad y Contingencia Con el objetivo de administrar la continuidad del negocio en el mes de septiembre de 2014 se llevó a cabo la prueba de centro de trabajo alterno, está fue realizada en una de las oficinas de la entidad participante CFA - Cooperativa Financiera de Antioquia - con resultados satisfactorios, en la prueba se adelantaron las siguientes actividades: La conectividad con el Datacenter (Bogotá), el monitoreo transaccional a través del software Pointer, la aplicación del proceso de compensación, la gestión contable por medio del software ofimática y el monitoreo de la red. Además en el en el primer semestre del próximo año se realizará la prueba de sitio alterno de procesamiento, la cual tendrá lugar en las oficinas de Visionamos y en ella se verificarán los siguientes aspectos: El traslado de los servicios del datacenter Colombia XV a Visionamos, la comunicación de los participantes hacia sitio alterno, la prestación de los servicios de transacciones a los participantes desde Visionamos, el establecimiento de la conexión desde el sitio alterno hacia Servibanca y la realización de consultas a través del administrativo web en el sitio alterno. Otras actividades22 - Durante el año 2014 se gestionaron las recomendaciones presentadas por la auditoría interna. En 2014 se llevaron a cabo cuatro sesiones del Comité de Riesgos en las que se socializaron los eventos de riesgo operativo ocurridos, los aspectos relevantes y las acciones correctivas y preventivas relacionadas con el riesgo operativo, posteriormente, los temas que se mencionaron en el Comité se replicaron, de manera general, en las sesiones del Consejo de Directores. - Con el ánimo de verificar las condiciones de seguridad de la información y de la continuidad del negocio de los principales proveedores, en el mes de diciembre de 2014 se realizó una visita a las instalaciones de Hogier Gartner & Cía, Servibanca y Level 3. La visita culminó con un balance satisfactorio. - Durante el año 2014 se revisaron los atributos que permiten obtener la valoración cada uno de los controles identificados, con el ánimo de verificar que los riesgos cuenten con mecanismos de control oportunos, efectivos y eficientes. - En el 2014 la Unidad de Riesgos solicitó, a los líderes y ejecutores de los procesos, los respectivos planes de acción con el fin de corregir las desviaciones encontradas y gestionar los eventos de riesgo operativo. b. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SARLAFT Con el objetivo de darle cumplimiento al capítulo IV, del título IV de la parte I de la circular externa 029 del 2014, Visionamos ha establecido un conjunto de criterios y parámetros mínimos que le han permitido diseñar e implementar un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, como resultado de esta implementación se aplican metodologías, políticas, procedimientos y controles que se evidencian a través de los siguientes aspectos: Resultados de la gestión desarrollada.23 Durante el 2014 con base en las señales de alerta implementadas y las opciones de consulta, a través del aplicativo que se tiene para este fin, se monitorearon diariamente las transacciones realizadas por los usuarios a través del Sistema de Pago de Bajo Valor Visionamos, además como resultado de este monitoreo se envió un informe a aquellas entidades cuyos asociados presentaron transacciones que, de acuerdo con nuestros criterios, ameritaban ser analizadas e investigadas por la entidad participante. En el año 2014 se realizaron diferentes capacitaciones al personal de la Entidad, con su respectiva evaluación, con el propósito de formar en el manejo de los riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, así mismo dentro del proceso de inducción se impartieron capacitaciones al personal de reciente ingreso. Durante el año 2014 no se establecieron casos de incumplimientos por parte de los empleados de Visionamos en temas de SARLAFT. El Oficial de Cumplimiento presentó informes trimestrales al consejo de directores donde quedaron consignados los resultados de las actividades desarrolladas para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con la normatividad vigente. Envío de reportes a las diferentes autoridades. Durante el 2014 se dio estricto cumplimiento al envío de los Reportes de Operaciones Sospechosas, Transacciones en efectivo y Productos, mediante el Sistema de Reporte en Línea, los reportes fueron enviados en los plazos definidos. Evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados. La administración de riesgos del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo en Visionamos contempla cuatro fases: Identificación, Medición, Control y Monitoreo, conforme al objetivo central de gestionar y minimizar las pérdidas potenciales que enfrentaría La Entidad por la materialización de este24 riesgo. Al 31 de diciembre del 2014 Visionamos cuenta con un listado de seis riesgos, relacionados con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Gráficamente se observa que el nivel de riesgo inherente de La Entidad se encuentra en un nivel Medio. Tras la evaluación de controles y medidas de tratamiento el riesgo residual de la Entidad se ubica en un nivel Bajo el cual, se encuentra dentro del nivel de riesgo aceptado por Visionamos. MAPA DE RIESGO LAFT CONSOLIDADO Efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el SARLAFT Con el fin de evitar que la Entidad corra el riesgo de ser utilizada en operaciones relacionadas con el Lavado de Activos o la Financiación del Terrorismo, se aplicaron los mecanismos e instrumentos que posee Visionamos para tal fin, durante el 2014 no se detectaron fallas en los mismos y demostraron ser efectivos ya que, no se materializaron eventos relacionados con este riesgo. Divulgación de la Información Mostrar más
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