Source: https://www.tchk.cz/zasady-zpracovani-osobnich-udaju/
Timestamp: 2020-07-13 16:38:34+00:00

Document:
Zásady zpracování osobních údajů - TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové
VE SPOLEČNOSTI TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové o.p.s.
Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytujeme informace o tom, jak společnost TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové o.p.s. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to při poskytování našich služeb pro veřejnost v oblasti vzdělávacích aktivit, inovací a školení v oblastech podnikání, dále při provozu internetových stránek a při realizaci ostatní naší činnosti, např. dodavatelsko-odběratelských vztahů nezbytných pro fungování naší společnosti. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.
Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší činností zaměřující se na službu veřejnosti a v souladu s vymezeným účelem zpracování.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.tchk.cz.
Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové o.p.s. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.
Společnost: TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové o.p.s., se sídlem Piletická 486, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, IČO: 274 93 784, zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl O, vložka 129 (dále jen „Společnost“).
Kontaktní osoba: Jiří Kareš, e-mail: gdpr@tchk.cz, tel.: 495 077 127
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší veřejně prospěšné činnosti, tj. zejména realizaci vzdělávacích akcí, podpoře inovací a podnikatelské činnosti a abychom mohli plnit dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy potřebné pro zajištění chodu naší Společnosti a její rozvoj. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:
2.1. Realizace vzdělávacích aktivit, podpory vědy a výzkumu a podpora podnikání
2.1.1 Mimoškolní zájmové akce pro děti a mládež
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s účastí vašeho dítěte na mimoškolních zájmových akcí, které pořádáme, patří tyto typy osobních údajů, které nám sami poskytnete:
jméno a příjmení zákonného zástupce a dítěte;
adresa trvalého pobytu zákonného zástupce;
údaj o provedené platbě (v případě placené akce), který může obsahovat číslo bankovního účtu;
podpis zákonného zástupce na registraci;
podpis dítěte při účasti na akci na prezenční listině.
Tyto údaje jsou součástí každé registrace (přihlášky) na zájmovou akci. Pokud se jedná o dítě starší 15 let, je oprávněno si přihlášku vyplnit a podepsat samo. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít a vaše dítě by se nemohlo akce zúčastnit. Akce slouží především pro rozvoj schopností dítěte a zajišťují tak veřejnou službu v oblasti vzdělávání.
Podpis na prezenční listině vyžadujeme z toho důvodu, že naše Společnost má se Statutárním městem Hradec Králové uzavřenou Veřejnoprávní smlouvu o poskytnutí dotace. Pro účely doložení plnění povinností dle této smlouvy musíme dokládat, že akce proběhla a že se jí účastnili účastníci. Obdobná povinnost nám vzniká v případě financování jiným subjektem (např. ze zdrojů EU).
plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU) a nezbytnost pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. e) Nařízení EU).
2.1.2 Školní akce a semináře pro děti a mládež
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s účastí žáků základních škol a studentů středních na akcích, seminářích či workshopech pořádaných naší Společností a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
jméno a příjmení žáka/studenta;
e-mailová adresa učitele a telefonický kontakt;
název školy či instituce žáka/studenta;
obrazové zachycení průběhu akce, které může zaznamenat vzdáleně i její účastníky.
Tyto údaje jsou součástí každé registrace na akci či seminář. Bez jejich poskytnutí bychom se školou nemohli smluvní vztah uzavřít a žák či student by se nemohl akce, semináře či workshopu zúčastnit. Jednotlivé programy se zaměřují především na podporu projektů pro žáky a studenty škol a zajišťují tak veřejnou službu v oblasti vzdělávání.
Obrazové zachycení účastníků pak slouží k prokazatelnosti konání akce, semináře či workshopu (což potřebujeme k možnosti získání financování těchto akcí, především pro plnění Veřejnoprávní smlouvy o poskytnutí dotace uzavřené naší Společností se Statutárním městem Hradec Králové) a pro její propagaci a prezentaci v přiměřeném rozsahu.
2.1.3. Vzdělávací aktivity pro veřejnost
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti vaší s účastí na akcích, seminářích či školeních pořádaných naší Společností pro účely vzdělávání široké veřejnosti a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
Jméno, příjmení a e-mailová adresa u akcí bezplatných;
Jméno, příjmení a e-mailová adresa, adresa trvalého pobytu či IČO u akcí placených;
Podpis na prezenční listině;
Tyto údaje jsou součástí každé registrace na akci či seminář. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít a akce, semináře či školení byste se nemohli zúčastnit. Jednotlivé projekty se zaměřují na aktuální společenská témata a zajišťují tak veřejnou službu v oblasti vzdělávání a informovanosti veřejnosti.
2.1.4 Rozvoj a podpora v podnikání – Podnikatelský inkubátor
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s vaší účastí na konzultacích s odborníky, akcích a workshopech zaměřených na začínající a rozvíjející se podnikatele a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:
podpis na záznamu o konzultaci;
obrazové zachycení průběhu seminářů či workshopů, které může zaznamenat vzdáleně i její účastníky.
Tyto údaje jsou součástí každé registrace na konzultaci, akci nebo workshop. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít a konzultace, akce či workshopu byste se nemohli zúčastnit. Jednotlivé programy slouží primárně k podpoře začínajících a rozvíjejících se podnikatelů a zajišťují tak veřejnou službu v oblasti rozvoje podnikatelské činnosti.
2.2 Zasílání newsletterů a nabídek vzdělávacích akcí e-mailem
Pokuj jste využili našich služeb a nevyjádřili jste nesouhlas se zasíláním newsletterů, jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných služeb. Obchodním sdělením máme na mysli pouze newsletter obsahující novinky z nově připravovaných vzdělávacích akcí obdobného charakteru, kterých jste se zúčastnili; jiné typy marketingových aktivit Společnost nevyužívá.
Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již při uzavření smluvního vztahu (účasti na akci) dáte najevo, že je zasílat nechcete. Rovněž vám tato sdělení nebudeme zasílat, pokud jste nevyužili služeb nabízených naší Společnosti po dobu více jak 5 let.
Možnost odmítnout další zasílání těchto newsletterů budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).
Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme newsletter zasílat.
Pokud nebudou splněny podmínky pro zasílání newsletterů bez vašeho souhlasu (ale přihlásili jste se přes webový formulář k odběru newsletteru), budeme moci vám newsletter zasílat a pro tento účel zpracovávat vaši e-mailovou adresu pouze s vaším předchozím souhlasem. Text souhlasu pro zasílání newsletteru, jakož i ostatní podmínky související s uděleným souhlasem, je dostupný ZDE.
Osobní údaje (e-mail) začneme zpracovávat až poté, co vyplníte do příslušného webového formuláře svůj e-mail pro zasílání newsletteru, budete souhlasit se zpracováním tohoto osobního údaje a následně odběr newsletteru aktivujete a potvrdíte dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání odběru newsletteru potvrzeno dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě do 14 dnů, zadaný e-mail bude bez zbytečného odkladu zlikvidován.
Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v našich službách či o novinkách v oboru poskytovaných služeb. Na kvalitu poskytovaných služeb ze strany Společnosti nemá tato skutečnost jakýkoliv vliv.
Právním základem pro zasílání newsletteru je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU váš souhlas.
2.3 Pronájem prostorů a virtuální sídla
Jako doplňkovou podnikatelskou činnost naší Společnosti nabízíme k pronájmu kancelářské prostory, konferenční sály, zkušební dílny a laboratoře a dále umožňujeme drobným podnikatelům zřízení virtuálního sídla a adresy.
Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů, které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním a kterými zpravidla jsou:
Údaje o případných platbách za poskytnuté služby.
2.4 Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů
Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší činností a provozuschopností (např. nájemní smlouvy, smlouvy o dodávkách, smlouvy s externím daňovým poradcem, právními poradci, fotografem apod.).
2.5 Účetnictví a daně
Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách za poskytnuté/odebrané služby), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.
2.6 Výkon (resp. obhajoba) práv
Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.
2.7 Kamerové záznamy
2.8 Soubory cookies
Při používání našich stránek www.tchk.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies a dalších technologiích sledování používaných na našich webových stránkách naleznete v Prohlášení o cookies. V tomto Prohlášení o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies a technologie sledování odmítnout.
A) Realizace vzdělávacích aktivit, podpory vědy a výzkumu a podpora podnikání
Osobní údaje související s uzavřením a plněním smlouvy (tj. registrací na akci, školení, seminář, workshop nebo konzultaci a vašim následným absolvováním jednotlivých programů a projektů), a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem poskytování služeb zpracováváme po dobu 3 let od konání akce.
Pokud se jedná o projekt či program financovaný z veřejných zdrojů či třetím subjektem (např. dotace a granty, díky kterým je pro vás projekt či program bezplatný), jsou osobní údaje zpracovávány po dobu určenou v rámci smluvního vztahu s tímto subjektem, který je důvodem pro zpracování osobních údajů, za účelem prokázání hospodárného a řádného využití finančních prostředků v souladu s podmínkami financování (např. v případě Veřejnoprávní smlouvy o poskytnutí dotace uzavřené se Statutárním městem Hradec Králové jsou vaše údaje uchovávány po dobu 10 let od konání akce).
B) Zasílání newsletterů a nabídek vzdělávacích akcí
Osobní údaje zpracováváme po dobu 5 let od udělení souhlasu nebo do doby jeho odvolání.
Pokud se jedná o zasílání newsletterů bez vašeho souhlasu, zpracováváme emailovou adresu po dobu, kdy trvá náš oprávněný zájem k zasílání newsletterů. Pokud jste našich služeb nevyužili po dobu více než 5 let, e-mailový kontakt pro účely zasílání newsletterů nebudeme nadále využívat.
C) Pronájem prostorů a virtuální sídla
Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
D) Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů
E) Účetnictví a daně
F) Výkon (resp. obhajoba) práv
G) Kamerové záznamy
Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování vašeho přihlášení na akci nebo při realizaci některého ze školení či programů. Konkrétně získáváme osobní údaje jedním z těchto způsobu:
osobně v našem sídle.
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě dotačních programů a grantů nebo v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé poradenských služeb, lektoři, poskytovatelé právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – pokud jsou zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, kamerový systém, oprávněný zájem z důvodu tzv. přímého marketingu – zasílání newsletterů bez vašeho souhlasu).
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Jiří Kareš, e-mail: gdpr@tchk.cz, tel.: 495 077 127 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.tchk.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

References: čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 § 7
 zákona č. 480
 čl. 21
 čl. 6
 čl. 21