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Procedimiento de Renovación del Acuerdo - PDF
Procedimiento de Renovación del Acuerdo
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Mercedes Cabrera Suárez
1 Procedimiento de Renovación del Acuerdo Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres Sub Dirección de Procesos Especiales - Dirección Técnico Normativa Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE Líder de Proyecto: Eco. Joel Bullón Ch.
2 Procedimiento de Renovación del Acuerdo I. Antecedentes. PRIMER PERIODO DE VIGENCIA Como resultado de la Licitación Pública N OSCE/CM, con fecha 13 de abril de 2013 se puso en operación el Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, el cual involucró la implementación de los Catálogos Electrónicos de: i) Computadoras de Escritorio; ii) Computadoras Portátiles; iii) Proyectores; y, iv) Escáneres, los que iniciaron operaciones con un total de doscientos sesenta y siete (267) proveedores adjudicatarios. La vigencia del Acuerdo de Convenio Marco, fue establecida por el periodo de un (01) año, el cual finalizó el 13 de abril de SEGUNDO PERIODO DE VIGENCIA El 06 de enero de 2014, la Presidencia Ejecutiva del OSCE, autorizó a la Dirección Técnico Normativa, gestionar el Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco y el Procedimiento de Incorporación de Proveedores a los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, producto del cual se obtuvieron los siguientes resultados: Renovación del Acuerdo de Convenio Marco. Doscientos diecinueve (219) proveedores adjudicatarios de la Licitación Pública Nº OSCE/CM decidieron continuar con su participación en los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres. Incorporación de Proveedores a los Catálogos Electrónicos. Seiscientos noventa y siete (697) nuevos proveedores fueron incorporados a los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres. La nueva vigencia del Convenio Marco, fue establecida para el periodo del 14 de abril del 2014 y finalizó el 13 de abril de El Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, inició su nueva vigencia con un total de novecientos dieciséis (916) proveedores adjudicatarios. TERCER PERIODO DE VIGENCIA El 22 de enero de 2015, la Presidencia Ejecutiva del OSCE, autorizó a la Dirección Técnico Normativa, gestionar el Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco y el Procedimiento de Incorporación de Proveedores a los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, producto del cual se obtuvieron los siguientes resultados: Renovación del Acuerdo de Convenio Marco. Quinientos setentaicinco (575) proveedores adjudicatarios vigentes decidieron continuar con su participación en los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres. Incorporación de Proveedores a los Catálogos Electrónicos. Quinientos ochentaiocho (588) nuevos proveedores fueron incorporados a los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres. La nueva vigencia del Convenio Marco, fue establecida para el periodo del 14 de abril del 2015 al 13 de abril de El Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, inició su nueva vigencia con un total de mil ciento sesenta y tres (1163) proveedores adjudicatarios. El 03 de febrero de 2016 la Presidencia Ejecutiva del OSCE autorizó a la DTN gestionar la Renovación del Convenio Marco y con ello el Procedimiento de Renovación del Acuerdo del Convenio Marco y el Procedimiento de Incorporación de Proveedores a los CATÁLOGOS, en virtud de las recomendaciones del Informe Técnico-Económico. 1
3 El presente documento recoge el Procedimiento de Renovación del Acuerdo del Convenio Marco Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, el cual será comunicado a través del portal web del SEACE. II. Generalidades. 1. Renovación del Convenio Marco. Acto que busca prolongar la operatividad de los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, en adelante los CATÁLOGOS, a través de la extensión de su vigencia, cuya decisión recae en el Titular del OSCE, previo informe de la DTN, en el que se sustenta la conveniencia técnica y económica de dicha medida. 2. Procedimiento de Renovación del Acuerdo del Convenio Marco. Mecanismo a través del cual el proveedor adjudicatario que cuente con estado vigente, en adelante el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, comunica al OSCE su decisión de continuar manteniendo su(s) oferta(s) disponible(s) por el periodo de vigencia adicional. De no recibir comunicación alguna en dicho plazo, el OSCE considerará al PROVEEDOR ADJUDICATARIO como parte del Convenio Marco renovado. En ambos casos, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO se acogerá para los efectos a las disposiciones establecidas en el presente PROCEDIMIENTO. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá participar en el Procedimiento de Incorporación de Proveedores ofertando: i) aquellas fichas producto sobre las cuales haya manifestado su decisión de NO RENOVAR 1 ; y/o, ii) aquellas fichas producto que se encuentran incluidas en los CATÁLOGOS y no formen parte de su oferta. En estos casos deberá tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Incorporación de Proveedores correspondiente. 3. Periodo de Vigencia de la Renovación del Acuerdo del Convenio Marco. Se ha determinado el periodo comprendido desde el 14 de abril de 2016 hasta el 13 de abril de Comunicación de la decisión de renovación del Acuerdo del Convenio Marco por parte del OSCE a través del SEACE. El 19 de febrero de 2016 el OSCE publicará en el portal del SEACE la decisión de renovación del Convenio Marco; ello con la publicación del Procedimiento de Renovación del Acuerdo del Convenio Marco y el Procedimiento de Incorporación de Proveedores a los Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de la referencia. 5. Cronograma. Etapa 1. Registro de la decisión de renovación del Acuerdo del Convenio Marco por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO a través del SEACE. Duración Desde el 20/Feb/2016 hasta las 23:59 horas del 04/Mar/ Descatalogación. 14/Abr/ Catalogación. 14/Abr/2016. Nota: Las horas señaladas en las etapas estarán determinadas en función del registro del servidor del SEACE. 1 Una vez concluida la primera etapa detallada en el cronograma del presente PROCEDIMIENTO. 2
4 6. Requisitos de Participación. Encontrarse incorporado 2 dentro de los CATÁLAGOS 3 y no encontrase con fichas-producto suspendidas por modificación de domicilio a nivel de provincia 4. Contar con inscripción vigente como proveedor de bienes en el Registro Nacional de Proveedores, en adelante RNP. Mantener un mismo domicilio fiscal a nivel de provincia, el cual debe coincidir con la información declarada y registrada en: i) el RNP, ii) la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, en adelante SUNAT y, iii) el (los) Acuerdo (s) del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres vigente(s). No estar incluido en el registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. No estar comprendido en ninguno de los impedimentos señalados en el artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO que participe en el presente procedimiento, deberá cumplir de manera permanente estos requisitos obligatoriamente durante todas las etapas del procedimiento. 7. Base Legal. III. Etapas. D. L Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la LEY. D. S EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el REGLAMENTO. Decreto Legislativo N 1018, que crea la Central Perú Compras. Directiva Nº /OSCE-CD Directiva de Convenio Marco, en adelante la DIRECTIVA. Bases Integradas de la Licitación Pública N /OSCE-CM. Acuerdos de Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres, derivado de la Licitación Pública N /OSCE-CM, suscritos entre el 12 al 15 de marzo Procedimientos de Renovación del Acuerdo previos, así como todos aquellos procedimientos de incorporación asociados y sus respectivos Acuerdos suscritos. 1. Registro de la decisión de renovación del Acuerdo del Convenio Marco por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO a través del SEACE. Durante esta etapa 5, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar en tiempo real, a través de la opción Renovación del módulo de Convenio Marco 6, la decisión de RENOVAR o NO RENOVAR su oferta 7 respecto de cada una de las fichas-producto vigentes en los CATÁLOGOS. Siendo posible cambiar dicha decisión de forma ilimitada mientras dure la etapa. Es preciso señalar que, todas las ofertas respecto de las fichas-producto vigentes registrarán por defecto la decisión de RENOVAR, por lo que la inacción del PROVEEDOR ADJUDICATARIO durante esta etapa generará la renovación de todas las ofertas de las fichas-producto vigentes en los CATÁLOGOS. 2. Descatalogación. Durante esta etapa 8, el OSCE procederá a retirar de los CATÁLOGOS las ofertas de las fichasproducto vigentes sobre las cuales el PROVEEDOR ADJUDICATARIO haya registrado la decisión de NO RENOVAR. 2 Refiérase aquel Proveedor Adjudicatario que se encuentran dentro de los CATÁLAGOS del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres vigente(s), con estado VIGENTE, entendiéndose como NO INCORPORADO aquel Proveedor Adjudicatario que se encuentra excluido por: i) VIGENCIA DE RNP; y/o ii) EXCLUIDO POR INHABILITACIÓN, durante el desarrollo del presente procedimiento. 3 Refiérase a los Catálogos Electrónicos de: i) Computadoras de Escritorio, ii) Computadoras Portátiles, iii) Proyectores y iv) Escáneres. 4 Refiérase a la suspensión de fichas-producto en aplicación de la sección 29 de las Bases Integradas actualizadas. 5 Refiérase al plazo indicado en el cronograma del numeral 5 del capítulo II. 6 Visualizará el instructivo para el registro de la decisión de renovación, al cual sólo accederán aquellos proveedores adjudicatarios que cumplan con mantener los requisitos de participación. 7 Refiérase a la oferta incorporada. 8 Refiérase al plazo indicado en el cronograma del numeral 5 del capítulo II. 3
5 3. Catalogación. Durante esta etapa 9, el OSCE procederá a mantener en los CATÁLOGOS las ofertas de las fichas-producto vigentes sobre las cuales el PROVEEDOR ADJUDICATARIO haya registrado la decisión de RENOVAR, por el tiempo establecido en el periodo de la renovación de la vigencia, siempre y cuando éste haya mantenido los requisitos de participación hasta la presente etapa. IV. Disposiciones. Refiérase a las disposiciones vigentes, implementadas en los CATÁLOGOS desde el inicio de vigencia del Convenio Marco, a través de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM y su renovación de vigencia mediante los procedimientos de renovación 10, así como aquellas nuevas disposiciones señaladas en el presente procedimiento y que se trasladan, en caso corresponda, en los Acuerdos del Convenio Marco. La decisión de renovación del Acuerdo del Convenio Marco por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO implica la aceptación absoluta de las disposiciones señaladas en el párrafo precedente, y que han sido consolidadas para la operatividad de los CATALOGOS en las siguientes disposiciones finales 11 : 1. Respecto a la sección 23: : REGLAS DE NEGOCIO. 1. Aspectos generales 1.1 Con relación al acceso a los CATÁLOGOS. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO asumirá total responsabilidad de las acciones derivadas del uso del usuario y contraseña que le permiten el acceso de usuario registrado al SEACE 12, dentro del cual se encuentra el módulo de Convenio Marco que contiene los Catálogos Electrónicos. 1.2 Con relación a las comunicaciones Todas las comunicaciones entre el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE, deberán ser generadas a través de los datos de contacto del gestor principal y/o secundario que registran información tal como: correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, números de red privada (RPM, RPC, ENTEL, u otro), quedando expresamente prohibida en el marco de dichas comunicaciones la transferencia de información de los Catálogos Electrónicos por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE al PROVEEDOR ADJUDICATARIO El funcionario responsable del órgano encargado de las contrataciones de la ENTIDAD CONTRATANTE será el responsable de todas las acciones realizadas en los CATÁLOGOS por parte de los usuarios registrados para la ENTIDAD CONTRATANTE El PROVEEDOR ADJUDICATARIO designará un gestor principal y otro secundario, los que serán nexo con el OSCE para tratar directamente todos los aspectos vinculados a los CATÁLOGOS. Esta designación se efectuará al momento de la presentación de su propuesta El PROVEEDOR ADJUDICATARIO deberá garantizar la atención de las consultas generadas por el OSCE, dentro de los plazos y condiciones que este último determine. 1.3 Con relación al soporte e infraestructura. 9 Refiérase al plazo indicado en el cronograma del numeral 5 del capítulo II. 10 Refiérase al Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco del 18/Feb/2014 y el Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco del 19/Feb/2015, que contienen disposiciones que modifican las Bases Integradas de LP Nº /OSCE-CM. 11 Las cuales incluyen disposiciones establecidas en las Bases Integradas de la LP Nº /OSCE-CM así como las disposiciones que modifican las Bases Integradas y se encuentran establecidas en el: ii) Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco del 18/Feb/2014, iii) Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco del 19/Feb/2015; y, iv) presente Procedimiento de Renovación del Acuerdo de Convenio Marco. 12 Refiérase al siguiente enlace: http://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp 4
6 El PROVEEDOR ADJUDICATARIO deberá contar con la infraestructura y equipamiento necesarios que le permitan responder los requerimientos de la ENTIDAD CONTRATANTE, de acuerdo a las condiciones pactadas en los CATÁLOGOS. 2 Operatividad del módulo de Convenio Marco. Durante la vigencia del Convenio Marco, es necesario tener en consideración lo siguiente: 2.1 La ENTIDAD CONTRATANTE podrá acceder al módulo de Convenio Marco que contiene a los CATÁLOGOS que mostrarán las fichas-producto asociadas a precios y condiciones comerciales específicas de los diversos PROVEEDOR(ES) ADJUDICATARIO(S). Es preciso indicar que, los precios unitarios mostrados en los CATÁLOGOS estarán expresados en dólares estadounidenses (USD), sin la inclusión del impuesto general a las ventas (IGV). 2.2 La ENTIDAD CONTRATANTE podrá seleccionar del CATÁLOGO las fichas-producto asociadas a precios y condiciones comerciales del PROVEEDOR ADJUDICATARIO que se ajusten a su requerimiento, las cuales se almacenarán secuencialmente en el LISTADO DE COMPRAS de los CATÁLOGOS, siempre que estás dispongan de existencias (stock) en cantidades iguales o superiores a las requeridas, caso contrario aparecerá una alerta visual en el LISTADO DE COMPRAS. Es preciso indicar que, el contenido del LISTADO DE COMPRAS se almacenará únicamente hasta las 23:59 horas. 2.3 La ENTIDAD CONTRATANTE deberá trasladar 13 el contenido del LISTADO DE COMPRAS del CATÁLOGO al CARRITO DE COMPRAS, a fin de poder gestionar la generación de las solicitudes de cotización de los costos de envío (en adelante SC) u órdenes de compra (en adelante OC) que correspondan. Es preciso indicar que, el CARRITO DE COMPRAS agrupará de forma automática el contenido del LISTADO DE COMPRAS en función del tipo de documento (SC u OC), PROVEEDOR ADJUDICATARIO y del plazo de entrega máximo asociado a las fichas-producto. 2.4 La ENTIDAD CONTRATANTE durante la gestión de la generación de la SC en el CARRITO DE COMPRAS, podrá visualizar los precios unitarios de las fichas-producto expresadas en soles peruanos (PEN) sin la inclusión del impuesto general a las ventas (IGV). Es preciso indicar que, no podrá visualizarse la estructura del monto total de la SC debido a que ésta carece del registro de los costos de envío que serán incorporados posteriormente por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO. 2.5 La ENTIDAD CONTRATANTE durante la gestión de la generación de la OC en el CARRITO DE COMPRAS, podrá visualizar los precios unitarios a dos decimales de las fichas-producto expresadas en soles peruanos (PEN) sin inclusión del impuesto general a las ventas (IGV). Es preciso indicar que, podrá visualizarse la estructura del monto total de la OC incluido el impuesto general a las ventas (IGV). 2.6 La conversión monetaria a soles peruanos (PEN) experimentada en el CARRITO DE COMPRAS se realizará de manera automática utilizando el tipo de cambio bancario 14 de venta del dólar estadounidense (USD), establecido para el día hábil anterior a la generación de la SC u OC, según corresponda. 2.7 La ENTIDAD CONTRATANTE durante la gestión de la generación de la SC u OC en el CARRITO DE COMPRAS, según corresponda y bajo responsabilidad, podrá desafectarlas 15 del impuesto general a las ventas (IGV) en el marco de lo estipulado en la Ley N Ley de Promoción de la Inversión en la Amazonia 16. Es preciso indicar que, sólo será posible realizar la desafectación del impuesto general a las ventas (IGV) asociada a la SC u OC, en este momento. 13 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 14 Refiérase al promedio ponderado de las operaciones del día en el sistema bancario, determinado y publicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS). 15 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 16 Cuando ocurra que: i) la venta de los bienes se efectúe en la Amazonia (entiéndase la venta como la entrega de los bienes, sin considerar el lugar de formalización de la relación contractual); y ii) la venta esté destinada al consumo de los bienes en la Amazonia. Asimismo, cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO cumpla que: i) su domicilio fiscal se encuentre ubicado en la Amazonia y coincida con el lugar donde se encuentra su sede central (el lugar donde tiene su administración y lleva su contabilidad); ii) esté inscrito en las Oficinas Registrales de la Amazonia; iii) como mínimo el setenta (70%) de sus activos fijos se encuentren en la Amazonia; y iv) no tenga producción fuera de la Amazonia, salvo en el caso de las empresas de comercialización. 5
7 2.8 La ENTIDAD CONTRATANTE con la generación de la SC establece la asignación a ésta del estado PENDIENTE. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) se descontarán de manera automática las existencias (stock) de las fichas-producto asociadas al PROVEEDOR ADJUDICATARIO involucrado en la SC; ii) la SC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y iii) la SC estará habilitada para que el PROVEEDOR ADJUDICATARIO pueda registrar los costos de envío asociados a ésta. 2.9 El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar los costos de envío asociados a la SC de forma: i) manual 17, como máximo hasta el segundo (02) día hábil siguiente de generado el estado PENDIENTE; o ii) automática, como consecuencia de la omisión de la acción detallada en el punto anterior, asignándose costos de envío cero (0.00) el tercer (03) día hábil siguiente de generado el estado PENDIENTE. Es preciso indicar que, el monto a ser registrado por concepto de costos de envío deberá estar expresado en soles peruanos (PEN) sin la inclusión del impuesto general a las ventas (IGV) El PROVEEDOR ADJUDICATARIO con el registro de los costos de envío de la SC establece la asignación a ésta del estado COTIZADA. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) la SC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y ii) la SC estará habilitada para que la ENTIDAD CONTRATANTE pueda registrar la generación de la OC derivada de ésta en forma manual 18, como máximo hasta el séptimo (07) día hábil siguiente de generado el estado COTIZADA La ENTIDAD CONTRATANTE podrá registrar la anulación de la SC de forma automática el octavo (08) día hábil siguiente de generado el estado COTIZADA, como consecuencia de la omisión del registro de la generación de la OC derivada de ésta dentro del plazo máximo señalado en el punto ii) del numeral La ENTIDAD CONTRATANTE con el registro de la anulación de la SC establece la asignación a ésta del estado ANULADA. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) se restituirán de manera automática las existencias (stock) de las fichas-producto asociadas al PROVEEDOR ADJUDICATARIO involucrado en la SC; ii) la SC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y iii) la SC estará inhabilitada para que la ENTIDAD CONTRATANTE pueda registrar la generación de la OC derivada de ésta La ENTIDAD CONTRATANTE solo podrá registrar la generación de la OC de forma manual 19, independientemente que haya sido generada desde el CARRITO DE COMPRAS o que derive de una SC, teniendo en consideración como requisitos obligatorios para ello: i) el registro del número de referencia del Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la ENTIDAD CONTRATANTE asociado a la OC, en caso corresponda; ii) el registro de la nomenclatura y fecha de emisión de la orden de compra 20 asociada a la OC; y iii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene la orden de compra 21 asociada a la OC, a través de la carga 22. Es preciso indicar que, sólo podrán generarse aquellas OC cuyas fichas-producto asociadas dispongan de existencias (stock) en cantidades iguales o superiores a las requeridas, caso contrario aparecerá una alerta visual en el CARRITO DE COMPRAS. 17 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 18 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 19 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 20 Refiérase a la orden de compra generada a través del sistema de gestión administrativa utilizado por la ENTIDAD CONTRATANTE, por ejemplo: SIGA, BaaN, SAP, etcétera. Dicha orden de compra deberá contar de manera obligatoria con: i) aval presupuestal; y ii) firmas y sellos respectivos de los funcionarios y/o servidores públicos responsables de autorizar la contratación. 21 Refiérase a la orden de compra generada a través del sistema de gestión administrativa utilizado por la ENTIDAD CONTRATANTE, por ejemplo: SIGA, BaaN, SAP, etcétera. Dicha orden de compra deberá contar de manera obligatoria con: i) aval presupuestal; y ii) firmas y sellos respectivos de los funcionarios y/o servidores públicos responsables de autorizar la contratación. 22 Refiérase al proceso de copia del archivo al servidor del SEACE, de acuerdo al mecanismo habilitado para ello en el módulo de Convenio Marco. 6
8 2.14 La ENTIDAD CONTRATANTE con el registro de la generación de la OC establece la asignación a ésta del estado PUBLICADA. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) la OC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y ii) la OC estará habilitada para que el PROVEEDOR ADJUDICATARIO pueda registrar la generación del rechazo de la OC El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá (o deberá - según corresponda) registrar el rechazo de la OC de forma manual 23 como máximo hasta el primer (01) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA, como consecuencia de la ocurrencia de alguna de las causales señaladas en la sección 28. Rechazo de OC El PROVEEDOR ADJUDICATARIO con el registro del rechazo de la OC establece la asignación a ésta del estado RECHAZADA. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) se restituirán de manera automática las existencias (stock) de las fichas-producto asociadas al PROVEEDOR ADJUDICATARIO involucrado en la OC; ii) la OC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE El PROVEEDOR ADJUDICATARIO registrará la aceptación de la OC de forma automática, como consecuencia de la omisión del registro de rechazo de la OC, el segundo (02) día hábil siguiente de generado el estado PUBLICADA, como consecuencia de la omisión del registro del rechazo de la OC de forma manual dentro del plazo máximo señalado en el numeral El PROVEEDOR ADJUDICATARIO registrará con la aceptación de la OC la asignación a ésta del estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) la OC en estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE formaliza la relación contractual entre el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE, ii) la OC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y iii) el plazo de entrega asociado a la OC, será contabilizado a partir del día del registro de aceptación de la OC El PROVEEDOR ADJUDICATARIO registrará la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC de forma manual 25 pudiendo hacerlo desde el día de generado el estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE, teniendo en consideración como requisitos obligatorios para ello: i) el registro de la nomenclatura del documento que formaliza la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC; y, ii) el registro de la fecha de entrega de las fichas-producto asociadas a la OC. Es preciso indicar que, al día calendario siguiente al último día considerado como plazo de entrega máximo asociado a la OC, de forma automática se producirá la modificación del estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE por el estado ACEPTADA C/ENTREGA RETRASADA El PROVEEDOR ADJUDICATARIO con el registro de la entrega de las fichas-producto asociadas a la OC establece la asignación a ésta del estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE. Con la generación de este estado debe tenerse en consideración que: i) la OC podrá ser visualizada en el módulo de Convenio Marco por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la ENTIDAD CONTRATANTE; y ii) el plazo de otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC, será contabilizado a partir del día siguiente del registro de la entrega de las fichasproducto asociadas a la OC La ENTIDAD CONTRATANTE podrá registrar el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC de forma manual 26 desde el día de generado el estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE, teniendo en consideración que el registro del otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la OC establece la asignación a ésta del estado: 23 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 24 Refiérase a la sección 28. Rechazo de OC de las Bases Integradas de la Licitación Pública N OSCE-CM que son actualizadas en el presente procedimiento. 25 Mediante el procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 26 Mediante el procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 7
9 CONFORME C/PAGO PENDIENTE, cuando la prestación se efectúe de acuerdo a las condiciones establecidas en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio, el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC. Es preciso indicar que, el vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado CONFORME C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de éste por el estado CONFORME C/PAGO RETRASADO PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, cuando la prestación se efectúe fuera del plazo de entrega máximo establecidas en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC; y ii) el registro del monto total referido al concepto de penalización por retraso injustificado de la prestación asociada a la OC, en caso corresponda. Es preciso indicar que, el vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de éste por el estado PENALIZADA C/PAGO RETRASADO PARCIAL C/PAGO PENDIENTE, cuando la OC haya sido resuelta parcialmente y la prestación se efectúe dentro del plazo de entrega máximo establecidas en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC; ii) el registro del monto total referido a concepto de resolución parcial de la OC; y iii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la resolución parcial de la OC, a través de la carga 27, esto último se da sin perjuicio de la comunicación que de acuerdo al REGLAMENTO, la ENTIDAD CONTRATANTE debe efectuar al TRIBUNAL. Es preciso indicar que, el vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PARCIAL C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de éste por el estado PARCIAL C/PAGO RETRASADO PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, cuando la OC haya sido resuelta parcialmente y la prestación se efectúe fuera del plazo de entrega máximo establecidas en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC; ii) el registro del monto total referido al concepto de resolución parcial de la OC y penalización por retraso injustificado de la prestación asociada a la OC, en caso corresponda; y iii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la resolución parcial de la OC, a través de la carga 28, esto último se da sin perjuicio de la comunicación que de acuerdo al REGLAMENTO, la ENTIDAD CONTRATANTE debe efectuar al TRIBUNAL. Es preciso indicar que, el vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de éste por el estado PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO RETRASADO. Es preciso indicar que, siempre y cuando no se haya aplicado alguno de los cuatro criterios anteriores, el décimo primer (11) día calendario siguiente de generado el estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de éste por el estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD RETRASADA La ENTIDAD CONTRATANTE podrá registrar la resolución total de la OC de forma manual desde el día de generado el estado ACEPTADA CON ENTREGA RETRASADA o ENTREGADA CON CONFORMIDAD PENDIENTE a partir de lo cual se establece a ésta la asignación del estado RESUELTA, en cuyo caso resulta obligatorio: i) el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza la resolución total de 27 Refiérase al proceso de copia del archivo al servidor del SEACE, de acuerdo al mecanismo habilitado para ello en el módulo de Convenio Marco. 28 Refiérase al proceso de copia del archivo al servidor del SEACE, de acuerdo al mecanismo habilitado para ello en el módulo de Convenio Marco. 8
10 la OC; ii) el registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la resolución total de la OC, a través de la carga 29,esto último se da sin perjuicio de la comunicación que de acuerdo al REGLAMENTO, la ENTIDAD CONTRATANTE debe efectuar al TRIBUNAL La ENTIDAD CONTRATANTE podrá registrar el pago efectivo de la prestación asociado a la OC de forma manual 30 desde el día de generado el estado CONFORME C/PAGO PENDIENTE o PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE o PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE o PARCIAL C/PAGO PENDIENTE, según corresponda, teniendo en consideración que el registro del pago efectivo de la prestación asociado a la OC establece la asignación a ésta del estado PAGADA. 2. Respecto a la sección 24. VALOR MÍNIMO DE ATENCIÓN El valor mínimo de atención es aquel monto establecido a partir del cual el PROVEEDOR ADJUDICATARIO se encuentra obligado a atender las órdenes de compra generadas a través del módulo de Convenio Marco por cualquier ENTIDAD CONTRATANTE. El valor mínimo de atención aplicable para todos los CATÁLOGOS que forman parte del presente Convenio Marco, será de doscientos cincuenta con 00/100 soles peruanos (PEN) incluido el impuesto general a las ventas (IGV) y gastos de envío. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará facultado a atender órdenes de compra generadas a través del módulo de Convenio Marco por cualquier ENTIDAD CONTRATANTE, cuyos montos sean inferiores al valor mínimo de atención establecido, en cuyo caso dichas órdenes de compra se encontrarán dentro del ámbito de aplicación de la LEY, el REGLAMENTO, la DIRECTIVA, el presente Acuerdo, las Bases del PROCESO DE SELECCIÓN y las demás disposiciones que le fueran aplicables. 3. Respecto a la sección 25. PERFECCIONAMIENTO DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL La orden de compra generada a través del módulo de Convenio Marco, que registra el estado ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE e incorpora la orden de compra digitalizada, formaliza la relación contractual únicamente entre la ENTIDAD CONTRATANTE y el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, para todos los efectos legales, precisando que ésta comprende la prestación principal (producto), así como las prestaciones accesorias (garantía comercial, tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía). Una vez formalizada la relación contractual, en caso de existir diferencias respecto a las condiciones comerciales, entre la orden generada a través del módulo de Convenio Marco y la contenida en la orden digitalizada y publicada por la Entidad, para todos efectos prevalecerá las condiciones que figuran en la orden generada a través del módulo de Convenio Marco. La orden de compra generada a través del Módulo de Convenio Marco estará expresada en soles peruanos (PEN), en virtud de la conversión monetaria aplicada de acuerdo a lo señalado en la sección 23 REGLAS DE NEGOCIO. 4. Respecto a la sección 26. PAGO El pago de las prestaciones (principal y accesorias) asociadas a una orden de compra generada a través del módulo de Convenio Marco será de absoluta responsabilidad de la ENTIDAD CONTRATANTE y se efectuará luego de otorgada la conformidad de la prestación principal, no pudiendo exceder el plazo de veinte (20) días calendario contados desde el día siguiente de otorgada la conformidad de la prestación principal. 5. Respecto a la sección 27. PENALIDADES POR INCUMPLIMIENTO I DE LA PRESTACIÓN El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá estar sujeto a la aplicación de penalidades por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE, en caso se retrase injustificadamente en la atención de la prestación contratada, de conformidad con lo establecido en el REGLAMENTO. 29 Refiérase al proceso de copia del archivo al servidor del SEACE, de acuerdo al mecanismo habilitado para ello en el módulo de Convenio Marco. 30 Mediante al procedimiento establecido en el módulo de Convenio Marco, para tal efecto. 9
11 6. Respecto a la sección 28. RECHAZO DE ORDENES DE COMPRA El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará facultado a rechazar la OC generada a través del módulo de Convenio Marco por parte de una ENTIDAD CONTRATANTE, únicamente el primer (01) día hábil siguiente de efectuada la generación de ésta, y cuando se presente algunas de las siguientes causales: i) el monto total de la OC (incluido el costo de envío y el IGV) sea inferior al valor mínimo de atención; ii) la ENTIDAD CONTRATANTE mantenga retraso en el pago de deudas derivadas de cualquier obligación con el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, iii) la OC 31 digitalizada no guarde relación con las condiciones 32 establecidas para ésta en el módulo de Convenio Marco, en cuyo caso deberá detallar el sustento respectivo. En caso el PROVEEDOR ADJUDICATARIO haya aplicado la facultad de rechazo sin que se hayan presentado alguna de las causales establecidas para este fin, dará lugar a que el OSCE pueda aplicar la suspensión de las fichas-producto del PROVEEDOR ADJUDICATARIO conforme a lo señalado en la sección 29, FACULTAD DE SUSPENSION DE LAS FICHAS-PRODUCTO DEL PROVEEDOR ADJUDICATARIO. En el mismo plazo, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará obligado a registrar el rechazo cuando tenga algún impedimento para contratar con la ENTIDAD CONTRATANTE, de acuerdo a lo establecido en el artículo 10 de la Ley de Contrataciones. Para los efectos deberá detallar el sustento respectivo, de no hacerlo dará lugar a que el OSCE pueda aplicar la suspensión de las fichas-producto e informar al Tribunal de Contrataciones para la sanción respectiva. 7. Respecto a la sección 29. FACULTAD DE SUSPENSIÓN DE LAS FICHAS-PRODUCTO DEL PROVEEDOR ADJUDICATARIO Las fichas-producto del PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrán ser suspendidas de manera parcial o total de los CATÁLOGOS por los siguientes casos: Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con la entrega de los bienes contratados de acuerdo a las especificaciones técnicas, condiciones comerciales, precios y demás consideraciones contenidos en su oferta. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con proporcionar la información que el OSCE requiera, en la forma, plazo y condiciones que éste señale. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con participar en las actividades de difusión, refiérase encuentros, ferias u otros; de acuerdo a la forma, plazo y condiciones señalados por el OSCE. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con guardar la confidencialidad de la información contenida en el ACUERDO y/o en los CATÁLOGOS y/o intente acceder o acceda a información no habilitada para su uso. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con el compromiso de atención de las prestaciones accesorias: garantía comercial, tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía, tiempo de solución para atención de garantía. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con registrar la entrega de las fichasproducto asociadas a la OC, según lo señalado en el numeral 2.15 de la sección 23 REGLAS DE NEGOCIO, del presente procedimiento. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO aplique la facultad de rechazo de la OC, sin que se hayan presentado alguna de las causales establecidas para este fin. Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no rechace la OC estando impedido de contratar con la ENTIDAD CONTRATANTE de acuerdo al artículo 10 de la Ley de Contrataciones. Cuando el domicilio fiscal del PROVEEDOR ADJUDICATARIO registre diferencia(s) a nivel provincia, respecto de la información declarada y registrada en: i) el RNP, ii) la SUNAT y, iii) el (los) Acuerdo (s) del Convenio Marco de Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres vigente(s). Cuando el PROVEEDOR ADJUDICATARIO no cumpla con alguna de las obligaciones derivadas de las Bases Integradas del PROCESO DE SELECCIÓN, del ACUERDO suscrito, de 31 Refiérase a la OC generada a través del sistema de gestión administrativa utilizado por la ENTIDAD CONTRATANTE, por ejemplo: SIGA, BaaN, SAP, etcétera. Dicha orden de compra deberá contar de manera obligatoria con: i) aval presupuestal; y ii) firma y sello respectivo de los responsables que autorizaron la contratación. Se precisa que de no contener la orden de compra lo solicitado como obligatorio, caso contrario ésta podrá ser rechazada bajo esta causal. 32 Refiérase por ejemplo : i) la Orden de compra digitalizada no coincide con la ficha-producto (marca, N de parte, modelo, entre otras características que definen el producto), tal como lo detalla la OC del módulo del Convenio Marco ii) el monto consignado en la Orden de compra digitalizada no coincide con la OC del módulo del Convenio Marco, iii) la cantidad consignado en la Orden de compra digitalizada no coincide con la OC del módulo del Convenio Marco, iv) la unidad de medida consignado en la Orden de compra digitalizada no coincide con la OC del módulo del Convenio Marco, entre otros. 10
12 las ofertas aceptadas, así como cualquier otro documento derivado del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes. El OSCE determinará en función de la gradualidad y temporalidad de cada caso, si la suspensión: i) involucrará una o más fichas-producto; ii) involucrará a las fichas-producto de uno o más CATÁLOGOS; y/o iii) será temporal o definitiva. 8. Respecto a la sección 30. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Las controversias que surjan durante la ejecución contractual involucran únicamente a la ENTIDAD CONTRATANTE y al PROVEEDOR ADJUDICATARIO, no acarreando responsabilidad al OSCE. Dichas controversias que comprenden la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía y tiempo de solución para atención de garantía)- podrán ser resueltas mediante conciliación y/o arbitraje, de conformidad a lo dispuesto en la LEY y en el REGLAMENTO. 9. Respecto a la sección 31. COMUNICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN CONTRACTUAL Cuando la ENTIDAD CONTRATANTE resuelva una orden de compra derivada de una contratación a través de los CATÁLOGOS, y ésta se encuentre consentida o arbitralmente firme, deberán comunicar por escrito tal situación al órgano especializado del OSCE dentro del plazo máximo de diez (10) días hábiles. La ENTIDAD CONTRATANTE, según corresponda, está obligada a poner en conocimiento del TRIBUNAL los hechos que puedan dar lugar a la imposición de una sanción, de acuerdo a lo señalado en el REGLAMENTO. 10. Respecto a la sección 32. CAUSALES DE EXCLUSIÓN DE LAS FICHAS-PRODUCTO DEL CATÁLOGO ELECTRÓNICO Y DEL PROVEEDOR ADJUDICATARIO 1. Las fichas-producto del PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrán ser excluidas de los CATÁLOGOS por las siguientes causales: 1.1 Vencimiento del plazo de vigencia del presente Acuerdo. La exclusión se refiere a todas las fichas-producto del Acuerdo respectivo. 1.2 Solicitud justificada del PROVEEDOR ADJUDICATARIO debidamente sustentada cuando se verifique un supuesto de caso fortuito o fuerza mayor. En caso de aceptarse la exclusión, las fichas-producto excluidas corresponderán sólo a aquellas respecto de las cuales versa la solicitud. 1.3 Efectos de la revisión del Convenio Marco. La exclusión corresponderá a las fichas-producto cuya exclusión se desprenda del estudio correspondiente. 1.4 Incumplimiento injustificado del PROVEEDOR ADJUDICATARIO de las obligaciones contractuales derivadas de órdenes de compra, según corresponda, que dé lugar a la resolución consentida o arbitralmente firme de las mismas. De determinarse la procedencia de la exclusión, ésta corresponderá a las fichasproducto respecto de las cuales se produjo el incumplimiento comunicado por la ENTIDAD CONTRATANTE. En el caso de las causales previstas en los numerales 1.1 y 1.4, la exclusión será definitiva; mientras que en las causales previstas en los numerales 1.2 y 1.3 corresponderá a OSCE analizar cada caso en particular y determinar si corresponde la exclusión temporal o definitiva de las fichas-producto. 2. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO será excluido de los CATÁLOGOS por las siguientes causales: 2.1 Cuando se verifique que esté impedido para contratar con el Estado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la LEY. 2.2 Cuando sea inhabilitado temporal o definitivamente para contratar con el Estado; 11
13 2.3 Cuando no cuente con inscripción vigente en el RNP en cualquier momento de la vigencia del presente Acuerdo. En este caso, la regularización o renovación de la inscripción del proveedor adjudicatario en el RNP será causal de reincorporación a los CATÁLOGOS, una vez transcurrido noventa (90) días calendarios contados desde el día siguiente de la nueva fecha de entrada en vigencia de la inscripción en el RNP materia de regularización o renovación. Cuando se presenten estas causales, la exclusión del PROVEEDOR ADJUDICATARIO se producirá respecto de todos los Acuerdos que al momento se encuentren vigentes. Sin embargo, esta exclusión no se considerará para futuras renovaciones de tales Acuerdos. 11. Respecto a la sección 33. SANCIONES El participante, postor y PROVEEDOR ADJUDICATARIO están sujetos a las causales de aplicación de sanción previstas en la LEY y en el REGLAMENTO. 12. Respecto a la sección 34. COBERTURA Y COSTOS DE ENVÍO El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará obligado a atender las OC con cobertura de atención en su región de origen y costo de envío cero para su provincia de origen inclusive cuando no la haya ofertado-, incluidos los distritos que la conformen. Es preciso indicar que la región y provincia de origen del PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará determinada por aquellas registradas en el RNP un día antes del inicio del plazo establecido para la presentación de propuestas. 13. Respecto a la sección 35. VIGENCIA El plazo de vigencia del Convenio Marco, será de un (01) año y podrá ser renovado de forma sucesiva por periodos menores o iguales. 14. Respecto a la sección 36. RENOVACIÓN DE LA VIGENCIA E INCORPORACIÓN DE NUEVOS PROVEEDORES La decisión de renovar la vigencia del Acuerdo de Convenio Marco recaerá en el Titular del OSCE, previo informe de su órgano especializado, en el que se sustente la conveniencia técnica y económica de dicha medida. La renovación del Acuerdo de Convenio Marco, se regirá por las disposiciones señaladas en el procedimiento de renovación respectivo, éste podrá realizarse sin necesidad de suscribir un Acuerdo o cláusula adicional. Dicha decisión será comunicada a través del SEACE al PROVEEDOR ADJUDICATARIO antes del vencimiento del plazo de vigencia. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO estará obligado a mantener las condiciones y precios del Acuerdo de Convenio Marco original, sin perjuicio de las mejoras que se puedan registrar o solicitar durante la vigencia del mismo. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá decidir su permanencia en los CATÁLOGOS, para tal efecto, deberá comunicar la decisión de continuar o no al órgano especializado del OSCE en el plazo que indique el procedimiento de renovación de vigencia respectivo. De no recibir comunicación alguna en dicho plazo, el órgano especializado del OSCE deberá considerar a dicho PROVEEDOR ADJUDICATARIO como parte del Acuerdo de Convenio Marco renovado. El órgano especializado del OSCE, pondrá a disposición del PROVEEDOR ADJUDICATARIO los formatos correspondientes para dichos fines. El órgano especializado del OSCE podrá establecer un procedimiento de incorporación de nuevos proveedores a los CATÁLOGOS, que será comunicado a través del SEACE. En caso el procedimiento de incorporación determinase la inclusión de nuevos proveedores, éstos deberán suscribir un Acuerdo, según las condiciones previstas en dicho procedimiento. 15. Respecto a la sección 37. INCORPORACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, en adelante OSCE ha definido el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos de la siguiente manera: 12
14 1. Consideraciones Generales: 1.1 El OSCE determinará los productos, así como las correspondientes fichasproducto que las identifiquen, i) de oficio 33 ; o ii) en virtud de solicitudes de parte 34, siempre que éstas cumplan con adjuntar el Formato de Incorporación de Nuevos Productos correctamente llenado Si producto de la solicitud de incorporación de nuevos productos de parte o de las gestiones que el OSCE realice de oficio, se determinase la necesidad de la creación de una nueva categoría 36, ésta podrá ser incorporada en el Catalogo Electrónico correspondiente, en adelante CATÁLAGO, con sus respectivas fichasproducto, a fin de ser ofertada por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO. 1.3 El Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos estará enfocado únicamente a productos identificados por fichas-producto 37 determinadas por OSCE para cada uno de los CATÁLAGOS y tendrá una periodicidad mensual. 1.4 Durante el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos, el registro de ofertas a las fichas-producto asociadas a los CATÁLAGOS podrá ser realizado únicamente por aquel PROVEEDOR ADJUDICATARIO que cuente con estado vigente. 1.5 Durante el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos, la evaluación de las ofertas de fichas-producto asociadas a un CATÁLOGO estará enfocada únicamente al precio unitario de la ficha-producto. 1.6 Para tal efecto, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar en tiempo real, a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado, en adelante SEACE 38, la decisión de presentar su oferta y como parte de aquella la siguiente información: a) Por cada ficha-producto 39 podrá registrar el precio unitario base en dólares estadunidense, sin incluir el IGV 40 y como máximo con dos (02) decimales. b) Las demás condiciones comerciales referidas a continuación, también podrán ser registradas por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO; sin embargo, en caso de omisión, el sistema registrará por defecto la siguiente información predeterminada para cada ficha-producto: Existencias (stock), se considerará el nivel inicial mínimo de una (01) unidad. Plazo de entrega, se considerará el plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario, considerando lo establecido en las Bases Integradas 41. Garantía comercial, se considerará el plazo mínimo establecido en el módulo del Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE, determinado en función del tiempo de la garantía de fábrica, considerando lo establecido en las Bases Integradas 42. Tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, se considerará el plazo mínimo de siete (07) días calendario, contabilizados desde el primer (01) día calendario siguiente a la recepción del producto por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE, considerando lo establecido en las Bases Integradas Refiérase a la información procesada de oficio por el OSCE así como las fichas-producto resultado de: i) la exclusión de fichasproducto, o ii) cualquier otra que el OSCE determine. 34 Refiérase a las solicitudes enviadas por cualquier interesado, pudiendo ser éste un proveedor (habilitado para contratar a través del CATÁLOGO o no, una entidad contratante o incluso un ciudadano). 35 Refiérase a las consideraciones incluidas en dicho formato. 36 Dentro de los CATÁLOGOS 37 Refiérase como ficha-producto a la identificación inequívoca de un único producto respecto de características definidas previamente. En el caso del presente Convenio Marco, dicha identificación ha sido definida hasta la característica: número de parte. 38 Refiérase al siguiente enlace: 39 Refiérase solo a aquellas fichas-producto sobre las cuales haya decidido ofertar, no siendo obligatorio el registro de ofertas en todas las fichas-producto propuestas. 40 Refiérase al impuesto general a las ventas. 41 Refiérase a la sección 44 de las Bases Integradas de la Licitación Pública N /OSCE-CM. 42 Considérense las disposiciones establecidas en el Procedimiento de Renovación publicado el 18/02/2014 que la actualizan. 43 Considérense las disposiciones establecidas en el Procedimiento de Renovación publicado el 18/02/2014 que la actualizan. 13
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