Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2005?documento=legcol&contexto=legcol_7599204214b0f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2020-08-12 04:17:25+00:00

Document:
﻿ RESOLUCIÓN 1246 DE 2005
RESOLUCIÓN 1246 DE 29 DE NOVIEMBRE DE 2005
CONTENIDO:AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN SOCIAL Y LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL, ACCIÓN SOCIAL. SE ADOPTA EL REGLAMENTO OPERATIVO DE DONACIONES DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN SOCIAL Y LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL - ACCIÓN SOCIAL. DEROGA LA RESOLUCIÓN 5346 DEL 1 DE MARZO DE 2005.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 2847 DE 2007 ARTÍCULO 2 DE LA AGENCAI PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN SOCIAL Y LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL, ACCIÓN SOCIAL
RESOLUCIÓN 1246 DE 2005
“Por la cual se adopta el reglamento operativo de donaciones de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional-Acción Social”.
(Nota: Derogada por la Resolución 2847 de 2007 artículo 2º de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social)
El Director General de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional-Acción Social,
en uso de las facultades conferidas por la Ley 489 de 1998, los numerales 15 y 20 del artículo12 del Decreto 2467 de julio 19 de 2005 y el Decreto de nombramiento 2845 del 17 de agosto de 2005,
Que mediante Ley 368 de 1997, se creó la Red de Solidaridad Social como un establecimiento público del orden nacional, con el objetivo, entre otros, de promover, desarrollar e implantar un nuevo concepto de gestión social en el que se articulen el Estado y la sociedad como responsables en la ejecución y resultados de los programas sociales;
Que conforme a lo dispuesto por el Decreto 3084 de 1997 la Red de Solidaridad Social se encuentra legalmente facultada para recibir donaciones sin insinuación judicial ni procedimiento especial;
Que mediante Resolución 5346 de marzo 1º de 2005 se adoptó el reglamento operativo de donaciones de la Red de Solidaridad Social;
Que de conformidad con lo establecido por el Decreto 2467 de julio 19 de 2005, se fusiona la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional, ACCI, a la Red de Solidaridad Social, que en adelante se denominará Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social, y se adscribe el fondo de inversiones para la paz como una cuenta especial sin personería jurídica;
Que según lo establecido por el Decreto 2467 de julio 19 de 2005, la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social, tiene dentro de sus funciones generales promover el mejoramiento de las condiciones de vida de la población más pobre y vulnerable del país, a través de la coordinación y ejecución de programas y proyectos con recursos de fuente nacional o de cooperación internacional, de acuerdo con la política que determine el Gobierno Nacional;
Que mediante Resolución 787 de septiembre 30 de 2005, expedida por el director general, se creó el área de gestión de donaciones encargada de velar para que los bienes o recursos recibidos en carácter de donación, de origen nacional o internacional, sean orientados a las actividades que se desarrollen en este sentido para el cumplimiento de las funciones, programas y proyectos a cargo de la acción social;
Que es necesario crear un comité que recomiende las políticas generales y apruebe las propuestas de distribución de los bienes recibidos en calidad de donación;
Que es pertinente derogar el reglamento operativo vigente para adecuarlo a la nueva estructura de la acción social,
ART. 1º—Adóptase el siguiente reglamento operativo de donaciones de la acción social:
“Reglamento operativo de donaciones de la acción social
ART. 1º—Comité de donaciones. Créase el comité de donaciones el cual estará integrado por:
2. El secretario general
3. El director de la Red de Solidaridad Social
4. El director de cooperación internacional
5. El jefe de la oficina asesora jurídica
6. El jefe de la oficina asesora de planeación
7. El asesor de enlace territorial o quien haga sus veces
PAR. 1º—El jefe de la oficina de control interno participará en el comité con voz pero sin voto.
PAR. 2º—El comité deberá reunirse cuando existan propuestas de asignación, reasignación, incorporación, convalidación, almacenaje y revocatorias de donaciones o cuando el director general lo considere procedente. En todo caso el comité se reunirá por lo menos una vez al mes.
PAR. 3º—El comité de donaciones podrá deliberar con la mitad más uno de sus integrantes y decidirá válidamente con el voto favorable de la mayoría de sus integrantes.
ART. 2º—Funciones del comité de donaciones. Serán funciones del comité de donaciones las siguientes:
1. Recomendar las políticas y procedimientos generales para el recibo y entrega de donaciones y velar por su cumplimiento.
2. Evaluar y aprobar las propuestas de asignación, reasignación, incorporación, convalidación, almacenaje y revocatorias de donaciones, presentadas por el coordinador nacional del área de gestión de donaciones con base en los términos del presente reglamento.
3. Evaluar los informes que le sean presentados por el área de gestión de donaciones y formular las recomendaciones que estime pertinentes.
4. Elaborar acta de las reuniones la cual se firmará por el presidente y el secretario del comité.
ART. 3º—Donantes. Los bienes recibidos por la acción social en calidad de donación provienen de personas naturales, jurídicas de derecho público y privado, gobiernos extranjeros y organizaciones internacionales.
ART. 4º—Elementos objeto de donación. Son elementos objeto de donación, entre otros: medios de transporte, autopartes y repuestos en general, combustibles, telas, hilos y elementos de confección, alimentos, equipos de cómputo y oficina, electrodomésticos, artículos de hogar, aseo personal, juguetes, maquinaria agrícola e industrial, herramientas, material e implementos de construcción, vestuario (ropa y calzado) nuevo o usado, equipos y elementos médicos, material quirúrgico, material odontológico, dotación hospitalaria y medicamentos, textos y útiles escolares, chatarra y material reciclable, muebles y enseres en general, elementos deportivos, semovientes e insumos agrícolas. En general todo tipo de bienes, previa evaluación de su conveniencia para el desarrollo de la acción social.
ART. 5º—Beneficiarios del programa de donaciones. Se constituye como población beneficiaria los sectores más pobres y vulnerables del país, la desplazada y víctima de la violencia o de desastres naturales.
ART. 6º—Prioridades en la entrega de donaciones. Las donaciones se entregarán a través de entidades operadoras y se dirigirán prioritariamente para apoyar:
1. La atención de emergencias de carácter nacional o regional por motivos de violencia o desastres naturales. En este último caso la entrega de donaciones podrá efectuarse en coordinación con la Dirección Nacional de Prevención y Atención de Desastres.
2. Los programas de la acción social, la Presidencia de la República y jornadas interinstitucionales.
3. Iniciativas presentadas por las unidades territoriales de la acción social.
4. Proyectos sociales presentados por entes territoriales.
5. Solicitudes de entidades operadoras.
PAR.—Para efectos del presente reglamento se entiende por entidades operadoras para la entrega de donaciones a la población beneficiaria, aquellas que desarrollan programas sociales en beneficio de la población objeto de la acción social tales como instituciones gubernamentales del orden nacional, departamental, distrital y municipal; entidades de salud, de socorro y de servicio social con cubrimiento nacional; la fuerza pública, instituciones religiosas, instituciones educativas oficiales, así como las instituciones sin ánimo de lucro, previo el cumplimiento de los requisitos indicados en este reglamento.
ART. 7º—Requisitos para la inscripción en el sistema de información de donaciones, SID, de las instituciones sin ánimo de lucro. Las instituciones sin ánimo de lucro que pretendan recibir donaciones y entregarlas a los beneficiarios del programa, deberán estar inscritas en el sistema de información de donaciones para lo cual se requiere enviar al área de gestión de donaciones los siguientes documentos:
1. Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o documento equivalente (con una vigencia no superior a tres meses al momento de presentar la solicitud), donde se identifique el NIT y/o RUT y la cédula de ciudadanía del representante legal o, en caso contrario, anexar copias respectivas.
2. Solicitud escrita indicando características y número de la población atendida, tipo de asistencia o servicios prestados, dirección, teléfono, fax y/o correo electrónico.
La inscripción en el SID será notificada por escrito y tendrá una vigencia de dos (2) años. Si pasados treinta (30) días después de este vencimiento no se ha recibido solicitud de renovación y la documentación actualizada, el registro será retirado automáticamente del sistema de información de donaciones.
PAR. 1º—Una vez inscritas en el sistema de información de donaciones, las instituciones sin ánimo de lucro coordinarán con los funcionarios de las unidades territoriales de la acción social una visita de verificación para la expedición del certificado de idoneidad que la califica como apta para recibir donaciones con destino a la población beneficiaria.
PAR. 2º—Las demás instituciones enunciadas en el parágrafo del artículo 6º no requieren visita de verificación.
ART. 8º—Verificación y certificación de las instituciones sin ánimo de lucro. Los aspectos que se deben tener en cuenta al momento de efectuarse la visita de verificación para efectos de la certificación de idoneidad, son los siguientes:
1. Que acredite la existencia y representación legal.
2. Que las actividades se desarrollen sin ánimo de lucro en beneficio de la población más pobre y vulnerable.
3. Que se identifiquen las características y número de población que atiende en forma permanente, sus principales necesidades y el tipo de atención o servicio social que presta.
La información sobre la visita de verificación y el certificado de idoneidad se expedirá en los formatos diseñados y se enviará al área de gestión de donaciones con copia vigente del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente.
El área de gestión de donaciones podrá apoyarse en los funcionarios y/o contratistas de la acción social para la certificación de las instituciones sin ánimo de lucro que pretendan acceder a donaciones y para las visitas de control y seguimiento de las entidades operadoras que hayan recibido donaciones.
Los coordinadores de las unidades territoriales verificarán periódicamente las instituciones sin ánimo de lucro que han sido certificadas para efectos de mantener o retirar la certificación del sistema de información de donaciones.
ART. 9º—Asignación de donaciones provenientes de la DIAN. La DIAN autoriza la entrega de las donaciones mediante resolución debidamente motivada, en la cual se informa el DIM, el ítem, la descripción de la mercancía, unidad de medida, cantidad y valor y una vez notificada mediante radicación del documento en la acción social, se surte el trámite de la asignación de acuerdo con el siguiente procedimiento:
1. El área de gestión de donaciones efectúa el registro de los datos de la resolución DIAN en el sistema de información de donaciones.
2. El coordinador nacional del área de gestión de donaciones elabora la propuesta de asignación teniendo en cuenta las prioridades de entrega, las entidades operadoras y aspectos como la ciudad origen de la donación, cantidad y características de los elementos, costos de transporte, así como las necesidades y características de la población a atender.
3. La propuesta de asignación que se presente al comité de donaciones para su aprobación, incluirá además reasignaciones, convalidaciones, incorporaciones, almacenajes provisionales y revocatorias.
4. Las propuestas de asignación a nombre de las instituciones sin ánimo de lucro se deben soportar con las certificaciones de idoneidad.
5. El comité de donaciones evalúa y aprueba la propuesta de asignación y deja constancia en el acta respectiva, según formato.
6. El director general autoriza al coordinador de la unidad territorial correspondiente el retiro y la entrega de las donaciones asignadas mediante carta enviada vía fax.
ART. 10.—Recibo de donaciones de la DIAN. Una vez aprobada la propuesta de asignación por el comité de donaciones, se surte el siguiente procedimiento para el recibo de la donación de la DIAN:
1. En la autorización suscrita por el director general se indicará la fecha de la notificación de la resolución de la DIAN a la acción social, a partir de la cual se cuenta con diez (10) días hábiles para el retiro de los bienes recibidos en calidad de donación. Transcurrido este plazo y con base en las disposiciones de la DIAN, los costos que se causen por concepto de bodegaje correrían por cuenta de la acción social.
2. El coordinador de la unidad territorial o el funcionario o contratista debidamente autorizado acuerda el retiro de los bienes donados con los funcionarios de la DIAN, los almacenes generales de depósito y el personal de apoyo del área de gestión de donaciones. Así mismo realiza el conteo físico de los elementos objeto de la donación con el fin de verificar su estado, cantidad y valor, dejando consignadas las observaciones respectivas en el acta de recibo.
3. La acción social se compromete a recibir las mercancías en el estado y sitio en que se encuentren pero, si se observan diferencias en el valor real y cantidades de los bienes donados, se hará constar detalladamente en el acta. Cuando se aprecien cambios sustanciales en la descripción o estado de los elementos se suspenderá su recibo dejando la constancia respectiva. En estos casos deberá informarse inmediatamente al área de gestión de donaciones para el trámite de revocatoria ante la DIAN.
4. La acción social se abstendrá de recibir entregas parciales de donaciones, salvo autorización expresa del coordinador nacional del área de gestión de donaciones.
ART. 11.—Entrega de donaciones a entidades operadoras. Para la entrega de donaciones a las entidades operadoras con destino a la población beneficiaria, se procederá así:
1. El área de gestión de donaciones enviará vía fax o correo electrónico la autorización suscrita por el director general. A través del correo electrónico o del sistema de información de donaciones se insertarán las actas y las listas de asignación.
2. La unidad territorial imprimirá las actas y las listas de asignación en las cuales se detallan los bienes que serán objeto de entrega.
3. El coordinador de la unidad territorial le notificará a la entidad operadora por escrito, vía fax o por correo electrónico, la asignación de la donación, advirtiéndole que el retiro debe efectuarse dentro de los plazos establecidos por la DIAN o la entidad o persona donante. Si no fuere posible la notificación por escrito esta se efectuará telefónicamente, dejando constancia escrita.
4. La donación será entregada al representante legal de la entidad operadora, quien deberá acreditar esta condición mediante documento suscrito por autoridad competente con una vigencia de expedición no superior a tres (3) meses. Presentará, además, fotocopia de la cédula de ciudadanía y del NIT. En caso de autorización a terceros, se exigirá el documento respectivo y la identificación de la persona autorizada.
5. El representante legal de la entidad o el tercero debidamente autorizado y el coordinador de la unidad territorial o su delegado efectuarán el conteo físico de los bienes de acuerdo con la lista de asignación, documento que debe ser firmado simultáneamente con el acta de entrega, dejando registradas las observaciones por irregularidades o faltantes presentados. En el acta correspondiente se dejará constancia de que los bienes se entregan en el mismo estado en que fueron recibidos por parte de la entidad donante y que no se responde por daños e imperfectos de los mismos. La responsabilidad sobre los bienes recibidos en donación recae en cabeza de la entidad operadora a partir del momento de la suscripción de las actas correspondientes.
6. Al efectuar la entrega de la donación, el coordinador de la unidad territorial será el responsable de advertir a las entidades operadoras sobre el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el acta de entrega y les suministrará los formatos que deben diligenciar al momento de efectuar la entrega a la población beneficiaria final. Entregará igualmente el formato en el cual la entidad operadora certificará el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 13 de este reglamento.
7. En caso de que la entidad operadora no pueda ser notificada de la donación o que surtiéndose este trámite no se presente oportunamente a retirarla, se dejará la constancia respectiva y se informará de inmediato al área de gestión de donaciones para proponer su reasignación. Cuando el retiro no se efectúe dentro de los plazos establecidos por la DIAN, los costos de bodegaje estarán a cargo de la entidad operadora, siempre y cuando se hubiere efectuado su notificación de manera oportuna.
PAR.—El coordinador de la unidad territorial actuará de manera diligente para que la entrega de la donación a las entidades operadoras se efectúe directamente en las bodegas de las almacenadoras dispuestas por la DIAN. Si fuere necesario el traslado de la donación a las bodegas habilitadas por la acción social, se observarán las instrucciones impartidas por el área de gestión administrativa para efectos del cubrimiento de los riesgos con las pólizas correspondientes.
ART. 12.—Alimentos perecederos. En caso de donaciones de alimentos perecederos por parte de la DIAN, el coordinador de la unidad territorial procederá en forma inmediata, así:
1. Reportar al área de gestión de donaciones, vía fax o correo electrónico, la información recibida de la administración local de aduanas, así como el nombre de las entidades operadoras sugeridas, la cual impartirá las instrucciones del caso para que la unidad territorial disponga su retiro y entrega en forma oportuna. Tanto el acta de recibo de la DIAN como de entrega a la entidad operadora deberán remitirse el mismo día al área de gestión de donaciones.
2. Con base en la resolución de la DIAN y el acta de recibo y entrega, se procederá a su convalidación ante el comité de donaciones.
3. La acción social se abstendrá de recibir donaciones de alimentos perecederos que no cuenten con el concepto de la autoridad sanitaria en el que se indique que los productos son aptos para el consumo humano. De la misma manera, se abstendrá de recibir alimentos y medicamentos cuya fecha de vencimiento impida entregarlos para su consumo con la debida antelación.
El mismo procedimiento se surtirá cuando se trate de donaciones de alimentos perecederos provenientes de otras entidades o personas naturales.
PAR.—En casos especiales, el director general podrá autorizar el recibo y entrega de cualquier otra clase de donaciones para su posterior convalidación en los términos del presente artículo.
ART. 13.—Obligaciones de las entidades operadoras que reciben donaciones. Las entidades operadoras que reciban donaciones de la acción social con destino a la población beneficiaria, se obligan a lo siguiente:
1. Efectuar el retiro de las donaciones dentro de los términos convenidos o plazos establecidos, asumir los costos de transporte y los de almacenaje cuando no sean retiradas oportunamente.
2. Firmar las actas y listas de los elementos recibidos, dejando las constancias a que haya lugar.
3. Hacer entrega real y material de las donaciones a la población beneficiaria, en términos de igualdad y solidaridad, sin favoritismo ni proselitismo alguno.
4. Advertir a los beneficiarios de donaciones de alimentos y medicamentos, sobre el vencimiento y sus riesgos potenciales.
5. Dar crédito a la acción social de la Presidencia de la República al momento de efectuar la entrega de la donación a la población beneficiaria.
6. No comercializar, vender o dar una utilización diferente a las donaciones entregadas por la acción social provenientes de la DIAN, salvo que se trate de chatarra o material reciclable. Cuando las donaciones provengan de otra entidad u organismo diferente a la DIAN y en las que no se establezca expresamente esta prohibición, su beneficiario podrá darle una destinación diferente o uso alternativo, siempre y cuando los beneficios obtenidos se dirijan únicamente a la atención de la población objeto de la acción social. Esta excepción tendrá lugar exclusivamente para aquellos bienes que por sus condiciones y características no permitan atender las necesidades específicas de la población más pobre y vulnerable, la desplazada y víctima de la violencia o de desastres naturales.
7. Mantener en sus archivos la relación detallada de la población beneficiada con base en los formatos entregados por la acción social. Esta información con el acta y la lista de asignación de elementos, deberá ser presentada a los funcionarios de la acción social o a los organismos de control cuando sea requerida.
8. El representante legal de la entidad deberá certificarle al área de gestión de donaciones, en el formato establecido para tal efecto y dentro de un plazo de treinta (30) días siguientes al recibo de las donaciones, que su distribución entre la población beneficiaria se ha efectuado en los términos estipulados en el acta suscrita con la acción social.
9. Renovar cada dos (2) años la inscripción en el sistema de información de donaciones.
PAR.—La entidad operadora que reciba donaciones y que incumpla cualquiera de las obligaciones contenidas en el presente artículo, no podrá acceder a futuras asignaciones, sin perjuicio de las acciones administrativas y judiciales correspondientes. En el sistema de información de donaciones se dejará la constancia respectiva.
ART. 14.—Inventarios de donaciones. El control y manejo de los inventarios será responsabilidad de los coordinadores de las unidades territoriales quienes deberán:
1. Velar por el adecuado manejo, custodia y conservación de los bienes almacenados.
2. Los faltantes que se relacionen en las actas de recibo suscritas con los donantes deben coincidir con los detallados en las actas de entrega a las entidades operadoras. En consecuencia el coordinador de la unidad territorial o la persona delegada para el recibo y entrega de la donación serán responsables solidariamente de las diferencias no justificadas.
3. Realizar trimestralmente el inventario de las donaciones recibidas y no entregadas a los beneficiarios, diligenciar el formato respectivo y enviarlo al área de gestión de donaciones con el acta de recibo de la donación al siguiente día hábil del cierre trimestral.
4. Efectuar inventario de donaciones utilizando el formato diseñado, cada vez que se presenten cambios en los responsables de su manejo.
ART. 15.—Incorporación de bienes a la acción social. Se procederá a incorporar bienes recibidos en calidad de donación en los siguientes casos:
1. Cuando los bienes se consideren necesarios para que la acción social pueda cumplir con sus objetivos y funciones, previo concepto del área de gestión administrativa.
2. Cuando los bienes donados superen los noventa (90) días sin haberse efectuado su asignación.
Cuando los bienes recibidos en donación sean susceptibles de comercialización, en cuyo caso el trámite se surtirá de acuerdo con el procedimiento establecido por el área de gestión administrativa.
ART. 16.—Convenios de cooperación gratuitos para el almacenaje de donaciones. Se entenderá por convenios de cooperación gratuitos para el almacenaje de donaciones, los suscritos por la acción social con el fin de facilitar su proceso de clasificación, conservación y distribución. El procedimiento para efectos del control a estos acuerdos, será el siguiente:
1. La coordinación, supervisión y vigilancia del convenio estará a cargo del coordinador de la unidad territorial respectiva.
2. El almacenamiento de las donaciones con base en los convenios de cooperación suscritos, se hará exclusivamente con autorización expedida por el director general o por el coordinador nacional del área de gestión de donaciones.
3. El recibo y entrega de los bienes objeto de almacenamiento se hará constar en acta suscrita por las partes, según los formatos establecidos.
ART. 17.—Otras donaciones. Las donaciones provenientes de particulares, entidades o instituciones diferentes a la DIAN, se recibirán directamente en las bodegas habilitadas por la acción social previa autorización del coordinador nacional del área de gestión de donaciones, mediante acta debidamente suscrita por las partes, según formato diseñado para tal efecto, indicando la descripción precisa de la mercancía donada, unidad de medida, cantidad y valor. El acta se remitirá de inmediato al área de gestión de donaciones, la cual surtirá el trámite indicado en el presente reglamento para su asignación y entrega a la población beneficiaria.
ART. 18.—Donaciones internacionales. La acción social facilitará el proceso de nacionalización de las mercancías donadas, de acuerdo con las normas legales y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
El área de gestión de donaciones recibe carta de ofrecimiento del donante donde se indiquen las características, estado, cantidad, y valor de los elementos. Una vez aceptado el ofrecimiento, se coordina con el donante el proceso que debe surtirse.
Además de la documentación establecida en el país de origen, el donante debe adjuntar al certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, el certificado de donación y la factura no comercial expedida por el representante legal a nombre de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional-Acción Social. El certificado de donación debe ser legalizado por el consulado de Colombia más cercano a su domicilio o apostillado por la autoridad competente. Además, la guía de transporte o conocimiento de embarque (BL/AWB) debe generarse a nombre de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional-Acción Social.
Las importaciones de donaciones a nombre de la acción social están exentas del pago de tributos aduaneros. En todos los casos el donante deberá asumir los costos y riesgos de operación para la nacionalización de la importación.
El área de gestión de donaciones coordinará el recibo de la donación y continuará el trámite indicado en el presente reglamento para su asignación y entrega a la población beneficiaria.
ART. 19.—Información y archivo. El área de gestión de donaciones será responsable de la información y del archivo de los documentos relacionados con el proceso de donaciones.
En cuanto a la información deberá elaborar:
1. El informe estadístico mensual con destino al comité de donaciones.
2. El informe de gestión anual con destino al director general.
3. El informe estadístico mensual con destino a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
4. El informe mensual debidamente soportado con actas de recibo y entrega de donaciones con destino al área de gestión financiera para su registro contable.
El archivo será organizado de acuerdo con lo establecido por el instructivo sistema organización documental de la acción social y demás normas vigentes, para la selección, clasificación, preparación de carpetas, transferencias documentales y su disposición según la tabla de retención documental definida por el área de gestión documental.
ART. 20.—Control y seguimiento de las donaciones. Además de lo dispuesto en los artículos anteriores, los coordinadores de las unidades territoriales, observarán las siguientes instrucciones:
1. Entregar las donaciones únicamente a las entidades autorizadas por el director general.
2. Diligenciar correctamente las actas de recibo y entrega de las donaciones y las listas de asignación.
3. Remitir al área de gestión de donaciones en un plazo no superior a diez (10) días hábiles contados a partir de la entrega de la donación, las actas acción social-donante y acción social-entidad operadora, las listas de asignación y las autorizaciones para la entrega de donaciones correspondientes a cada resolución, utilizando el formato respectivo. A esta documentación se debe anexar una certificación expedida por el coordinador de la unidad territorial respecto del cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente reglamento, según el modelo diseñado para este fin.
4. Efectuar el control y seguimiento sobre el destino de las donaciones, mediante acompañamientos en las entregas o visitas de verificación posteriores, utilizando los formatos establecidos.
5. Las unidades territoriales podrán invitar a los organismos de control correspondientes para que presencien el proceso de recibo y entrega de las donaciones a la población beneficiaria final.
6. Supervisar el cumplimiento de los términos de los convenios de cooperación para el almacenaje de donaciones.
7. Verificar el estricto cumplimiento de los plazos establecidos en el presente reglamento y de las metas propuestas para los indicadores del proceso.
ART. 21.—Responsabilidades generales. De acuerdo con las normas legales vigentes serán disciplinaria, penal, civil y fiscalmente responsables los funcionarios o contratistas de la acción social que incumplan con lo previsto en el presente reglamento.
Las entidades operadoras que reciban donaciones con destino a la población beneficiaria, estarán sujetas a las acciones administrativas y judiciales a que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones indicadas en el artículo 13 de la presente resolución”.
ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 5346 del 1º de marzo de 2005 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

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 ARTÍCULO 2

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 artículo12
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 artículo 6
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 artículo 13
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 artículo 13
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