Source: https://www.velkamaca.sk/interna-smernica-obce-velka-maca-2009-2-vzn/mid/174380/.html
Timestamp: 2019-09-19 21:48:34+00:00

Document:
Interná smernica obce Veľká Mača
O B E C V E Ľ K Á M A Č A
Obec Veľká Mača, IČO 00306274, DIČ 2021006757
Interná smernica je vypracovaná v zmysle zákona č.431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zmysle Opatrenia MF SR č. 24501/2003-92 z 11.decembra 2003, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, štátne fondy, príspevkové organizácie, obce a vyššie územné celky.
1.	Pokladničnými dokladmi pre účely tohto vnútorného predpisu sú :
a)	príjmové pokladničné doklady
b)	výdavkové pokladničné doklady
c)	pokladničná kniha
2. Pokladničné doklady musia mať náležitosti účtovných dokladov. Obec Veľká Mača využíva manuálny aj elektronický spôsob vedenia pokladne. Všetky príjmové a výdavkové doklady sa evidujú v elektronickej forme a tlačovej forme.
3. Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa ustanovenia
§ 10 ods. 1 zákona o účtovníctve :
a)	označenie účtovného dokladu
b)	obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
c)	peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva
d)	dátum vyhotovenia účtovného dokladu
e)	dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia
f)	podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie
g)	označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
4. Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad v štátnom jazyku podľa ustanovenia § 4 ods. 8 zákona o účtovníctve a bez zbytočného odkladu podľa ustanovenia § 10 ods. 2 zákona o účtovníctve po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa ustanovenia § 8 ods. 5 zákona o účtovníctve.
5.	Každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.
1.	Pokladničná kniha plní funkciu čiastkového denníka, v ktorom sa zaznamenáva stav a pohyb peňažných prostriedkov v hotovosti.
V pokladničnej knihe sa uvádza :
a)	názov organizácie
b)	obdobie, ktorého sa týka
Obec Veľká Mača vedie jednu pokladničnú knihu v tlačovej aj elektronickej forme za všetky útvary vo svojej zriaďovateľskej pôsobnosti spoločne.
2.	Limit pokladničnej hotovosti za všetky pokladne je stanovený vo výške 2323 €
3.	Každá strana pokladničnej knihy obsahuje :
a)	dátum uskutočnenia pokladničnej operácie
b)	číslo pokladničného dokladu
c)	obsah pokladničnej operácie
d)	príjmy a výdavky v hotovosti
e)	zostatok pokladničnej hotovosti
4.	Zostatok pokladničnej hotovosti v pokladničnej knihe vykazuje pokladník ku každému dňu, v ktorom sa uskutočnila aspoň jedna pokladničná operácia.
5.	Pokladničné doklady sa číslujú chronologicky za sebou podľa poradia zápisov v pokladničnej knihe narastajúcim spôsobom. Číselné označenie týchto dokladov musí na seba nadväzovať, t.j. nesmie chýbať žiaden pokladničný doklad. Číselné rady, ktoré sa používajú pre číslovanie pokladničných dokladov, sú uvedené vo vnútornom predpise pre vedenie účtovníctva.
6.	Výdavkový pokladničný doklad musí byť vystavený na meno príjemcu. Príjemca potvrdí prevzatie hotovosti svojím podpisom na výdavkovom pokladničnom doklade.
7.	Na poskytnutie preddavku na drobný nákup použije zamestnanec tlačivo „Žiadosť o preddavok“, ktorý musí byť schválený zodpovedným zamestnancom. Toto tlačivo je prílohou k výdavkovému pokladničnému dokladu. Vzor tlačiva je obsahom tejto smernice.
8.	Príjmový pokladničný doklad musí byť vystavený na meno, od koho boli prijaté prostriedky v hotovosti.
Oprava pokladničných dokladov
1.	Oprava pokladničného dokladu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava pokladničného dokladu nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.
2.	Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.
3.	Účtovný záznam, ktorý je nečitateľný alebo ho nemožno previesť do čitateľnej podoby, sa hodnotí, ako keby ho účtovná jednotka neviedla.
Preskúmavanie pokladničných dokladov
1.	Pokladničné doklady sa preskúmavajú zásadne pred ich zaúčtovaním.
2.	Zoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie je uvedený v Prílohe č.1
3.	Preskúmavanie - kontrola správnosti účtovných dokladov :
a)	kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov : Preskúmanie vecnej správnosti účtovných dokladov spočíva v zisťovaní údajov z hľadiska oprávnenosti účtovného prípadu. Za správnosť účtovného prípadu je vždy zodpovedný konkrétny zamestnanec, ktorý účtovný prípad schválil. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, pričom sa zisťuje súlad obsahu účtových dokladov so skutočnosťou napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jej zosúladenie s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných prác. Ak zamestnanec zistí nesúlad účtovného dokladu so skutočnosťou je povinný odstrániť nedostatky s dodávateľom (reklamácia). Preskúmanie vecnej správnosti vykonáva starosta obce alebo zástupca starostu obce, čo potvrdí svojím podpisom na pokladničnom doklade.
b)	kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov : Preskúmanie formálnej správnosti účtovného dokladu spočíva v zisťovaní toho, či účtovné doklady obsahujú všetky predpísané náležitosti podľa zákona o účtovníctve a ostatné požiadavky kladené na účtovné doklady. Kontroluje sa tiež, či už boli vecne overené. Zisťuje sa úplnosť a náležitosti účtovných dokladov, dodržanie zásad o oprave účtovných dokladov (prepisované, negumované, nezatierané). Preskúmanie formálnej správnosti vykonáva pokladník obce, čo potvrdí svojím podpisom na pokladničnom doklade.
Príjem hotovosti, výber hotovosti, vyplácanie v hotovosti
Obec Veľká Mača prijíma hotovosť do pokladneod obyvateľstva platením správnych poplatkov a daní. Hotovosť sa vyberá z účtov vedených vo VÚB Galanta a Dexia Trnava. Obec Veľká Mača vypláca v hotovosti nasledovné výdavky: drobné nákupy, mzdy zamestnancov a pracovníkov pracujúcich na základe dohody o vykonaní práce podľa výplatných listín, nakupuje ceniny a kolky, vypláca cestovné náhrady.
1.	S osobou hmotne zodpovednou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti (ďalej len „pokladník“) je uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti v zmysle ustanovenia § 182 Zákonníka práce.
2.	Povinnosti pokladníka :
a)	vedie pokladničnú knihu
b)	vyhotovuje pokladničné doklady, čo potvrdzuje svojím podpisom na pokladničnom doklade
c)	nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého pokladničný doklad vystavuje
d)	zodpovedá za formálnu správnosť pokladničných dokladov
e)	zodpovedá za priebežné číslovanie pokladničných dokladov
f)	zodpovedá za priebežné dopĺňanie pokladničnej hotovosti
g)	zodpovedá za odvod pokladničnej hotovosti do banky
h)	zodpovedá za dodržiavanie limitu pokladničnej hotovosti
i)	dodržiava pokladničné hodiny
j)	odovzdáva pokladničné doklady na zaúčtovanie do učtárne podľa termínu určeného
vo vnútornom predpise o obehu účtovných dokladov
Bezpečnosť pri manipulácii s pokladničnou hotovosťou pri ich úschove
1.	Pokladničná hotovosť sa uschováva v trezore.
2.	Trezor je vždy uzamknutý, tzn. v čase pokladničných aj mimo pokladničných hodín.
3.	Kľúč od trezoru má pokladník.
Inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti
1.	Peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať najmenej štyrikrát za účtovné obdobie podľa ustanovenia § 29 ods. 3 zákona o účtovníctve.
2.	Inventúra je činnosť, pri ktorej sa zisťujú a spisujú skutočné stavy majetku, záväzkov a rozdielu majetku záväzkov k určitému dátumu.
3.	Fyzická inventúra pokladničnej hotovosti je činnosť, pri ktorej sa zisťuje a spisuje skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti k určitému dátumu. Fyzická inventúra pokladničnej hotovosti sa označuje ako pokladničné skontro.
4.	Zistený skutočný stav peňažných prostriedkov sa uvedie v inventúrnom súpise podľa ustanovenia § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve.
Inventúrnym súpisom sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva.
5.	Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
6.	Vykonaním inventarizácie sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva.
7.	Porovnaním skutočného a účtovného stavu sa môžu zistiť rozdiely. Výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise podľa ustanovenia § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve.
Inventarizačným zápisom sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva.
8.	V prípade, ak zistený rozdiel nemožno preukázať účtovným záznamom, považuje sa za inventarizačný rozdiel.
Inventarizačný rozdiel môže mať dvojaký charakter :
a)	pokladničný schodok - ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom.
Za pokladničný schodok sa považuje zistený rozdiel medzi nižším stavom pokladničnej hotovosti v pokladnici oproti:
−	zostatku zistenému podľa zápisov v pokladničnej knihe,
−	výplate, ktorá nie je doložená riadnym výdavkovým dokladom
−	prevzatím, ktoré nie je príjemcom potvrdené.
b)	pokladničný prebytok - ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom. Pokladničné hotovosti v pokladnici nedoložené riadnym príjmovým pokladničným dokladom sa považujú za pokladničný prebytok.
9.	Pokladničné prebytky a schodky sa ihneď po ich zistení zapíšu do pokladničnej knihy; prebytok ako príjem a schodok ako výdavok. Súčasne sa doložia príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom podpísaným inventarizačnou komisiou.
10.	Inventarizačné rozdiely zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
Táto smernica nadobúda účinnosť dňa 01.01.2009
Vo Veľkej Mači dňa 15.12.2008
schválené uznesením ….................
Zoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie
Druh dokladu	Meno a priezvisko	Funkcia	Zodpovednosť	Podpis
Pokladničné doklady Ing. Štefan Lancz
vecná správnosť,schvaľuje
Pokladničné doklady	Rozália Lancz	pokladník	formálna správnosť
vyhotovuje
Pokladničné doklady	Terézia Gál	účtovník	účtovanie
Obec Veľká Mača , 925 32 Veľká Mača č. 137 , IČO 00306274
o poskytnutie preddavku
Žiadam o vyplatenie preddavku EUR ...................................................................................................
a/ drobný nákup ............................................................................................................................................................
b/ iné účely ............................................................................................................................................................
pre / meno a priezvisko/ ...................................................................................................................
v sume EUR .........................................................................................................................................
slovom ..............................................................................................................................................
Žiadateľ : ............................ ................................................ ..........................................
D á t u m M e n o a p r i e z v i s k o P o d p i s
Schválil : ............................ ................................................ ..........................................
Finančná operácia je - nie je v súlade s * rozpočtom, zmluvou, faktúrou, objednávkou, vnútornou smernicou, VZN, zákonom
I N V E N T Ú R N Y S Ú P I S k ..............................
Deň začatia inventúry .................................. Deň skončenia inventúry .....................	.............
Druh majetku : POKLADNICA suma zistená inventarizáciou .......................	.............
Druh majetku : účet 261 - Pokladnica suma zachytená v účtovníctve .............	.................
Fyzický stav "Pokladnice"
Pokladničné skontro zistenej pokladničnej hotovosti :
Počet kusov	Hodnota bankovky/mince	Suma v €
ks	500 €
ks	200 €
ks	100 €
ks	50 €
ks	20 €
ks	10 €
ks	5 €
ks	2 €
ks	1 €
ks	50 centov
ks	20 centov
ks	10 centov
ks	5 centov
ks	2 centy
ks	1 cent
Pokladničná hotovosť spolu
Inventarizáciou bolo zistené, že peňažné prostriedky v pokladnici súhlasia/nesúhlasia so stavom uvedeným v pokladničnej knihe.
Neboli zistené žiadne inventarizačné rozdiely. Účtovný stav súhlasí/nesúhlasi so stavom fyzickým uvedeným v pokladničnej knihe.
meno, priezvisko a podpisový záznam
hmotne zodpovednej osoby
Inventarizačná komisia : predseda ..................................... ....................................
člen .....................................	....................................
meno a priezvisko podpisový záznam
v zmysle ustanovenia § 182 Zákonníka práce
Obec Veľká Mača , v zastúpení starostom obce Ing. Štefanom Lanczom
zamestnanec Rozália Lancz, nar. 24.05.1957, bytom Veľká Mača č. 910
1. Zamestnanec Rozália Lancz vykonáva funkciu pokladníka na pracovisku Obec Veľká Mača, pričom jej boli zverené peňažné prostriedky v hotovosti, ktoré je povinná vyúčtovať.
2. Na základe tejto dohody sa zamestnanec zaväzuje - všetky peňažné prostriedky riadne a bežne vyúčtovať a urobiť všetko, aby nevznikli škody na zverenom majetku
- preberá hmotnú zodpovednosť za prevzaté peňažné prostriedky v hotovosti, ako aj ďalšie hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie kedykoľvek počas trvania pracovného pomeru
- preberá zodpovednosť i za prípadný schodok na zverených hodnotách, za ktoré prevzal(a) hmotnú zodpovednosť, a zaväzuje sa nahradiť ho v plnej výške zamestnávateľovi, pokiaľ by nepreukázal(a), že tento schodok nezavinil(a)
3. Ak zamestnanec bude pracovať na pracovisku s viacerými zamestnancami, ktorí taktiež uzavreli dohodu o hmotnej zodpovednosti, bude s nimi zodpovedať za vzniknutý schodok spoločne.
4. Zamestnanec sa zaväzuje písomne upozorniť svojho nadriadeného na všetky nedostatky, ktoré by znemožnili správne vykonávať svoju funkciu spojenú s hmotnou zodpovednosťou.
5. Zamestnávateľ sa zaväzuje vytvoriť a udržiavať také pracovné podmienky, ktoré by zamestnancovi umožňovali riadny výkon funkcie spojenej s hmotnou zodpovednosťou.
6. Táto dohoda zaniká skončením pracovného pomeru, pokiaľ od nej zamestnanec neodstúpi skôr
z dôvodov uvedených v § 183 ods. 1 Zákonníka práce.
Vo Veľkej Maei dňa 1. januára 2009
Rozália Lancz, zamestnanec Ing. Štefan Lancz, starosta obce
P r e d b e ž n ú f i n a n č n ú k o n t r o l u
v zmysle ustanovení § 9 Zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite
Vykonal : ............................. ................................................ ............................................
V ............................ dňa .........................
Názov a sídlo účtovnej jednotky :
Miesto uloženia majetku ...............................................................................................	............
Inventarizáciou bolo zistené, že peňažné prostriedky v pokladnici nesúhlasia so stavom uvedeným v pokladničnej knihe.
Bol zistený inventarizačný rozdiel. Účtovný stav nesúhlasí so stavom fyzickým uvedeným v pokladničnej knihe o sumu ......................€
Na zistený inventarizačný rozdiel (schodok, prebytok) vo výške ...................€, bol vyhotovený pokladničný (interný) doklad číslo ..................

References: § 10
 § 4
 § 10
 § 8
 § 182
 § 29
 § 30
 § 30
 § 182
 § 183
 § 9