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eb-aplicatecaleatauditinventarios
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MsC. Teresa Gálvez Arias TeresaAG@fce.uclv.edu.cu MsC Lic. Macyuri Álvarez Luna Macyuri@fce.uclv.edu.cu Dip. Raúl Yoel la Fe Jiménez Raulfj@fce.uclv.edu.cu MsC. Jorge Luis García Jacomino Jacomino@uclv.edu.cu
Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Índice
Introducción Parte 1: Marco Teórico Referencial 1. La auditoria, su origen y evolución. Progresos, definición y clasificación. 1.1 Antecedentes históricos y desarrollo de la Auditoria 1.2 Control Interno 1.3 Muestreo. Conceptos básicos del muestreo PARTE 2. Aplicación del Muestreo Aleatorio Simple en la auditoria de los inventarios. 2.1 Apuntes sobre el desarrollo de la estadística en Cuba 2.2 Disposición sobre el control periódico de los inventarios en Cuba 2.3. Características del Almacén Objeto de Estudio 2.4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA) 2.5 Comparación del procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple tradicional usado en el Almacén Conclusiones Recomendaciones Bibliografía con el 44 46 47 48 Página 1 4 4 4 12 18 37 37 38 39 40
Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Resumen
El presente trabajo se desarrolló en una entidad económica con la finalidad de aplicar las técnicas del muestreo estadístico en la auditoria de los inventarios, logrando así que la actividad del auditor sea cada vez más eficiente, viable y confiable. Para llevar a cabo la realización de esta investigación fue necesario realizar un estudio detallado de la información que brinda el sistema contable sobre los inventarios y el muestreo estadístico en general. La importancia de este trabajo radica en la aplicación de determinadas técnicas del muestreo estadístico a los trabajos de auditoria en el subsistema de inventarios con el propósito de alcanzar la razonable confianza en el trabajo de los auditores basado en métodos científicos y no en decisiones aleatorias.
Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Introducción
La época actual se caracteriza por el desarrollo de las investigaciones y la introducción de sus resultados en la esfera de la ciencia y la técnica, con el objetivo de garantizar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos, así como la satisfacción de los clientes. De igual manera, el papel del auditor ha variado con el transcurso de los años desde la detección de desfalcos y la certificación de la exactitud de un balance general, hasta el papel actual de revisión de sistemas y la obtención y evaluación de evidencias de modo tal de poder expresar una opinión de carácter profesional sobre la adecuada presentación de los estados contables, considerados en su conjunto. Hoy, ante un mundo globalizado por la política económica norteamericana, Cuba en particular, enfrenta el recrudecimiento del bloqueo que ha sufrido durante más de 40 años, gracias al talento e inteligencia colectiva de su pueblo, ha sabido afrontar innumerables problemas de orden político, económico y social durante el transcurso de su proceso revolucionario. Dentro de la esfera económica ha sido necesario tomar sobre todo en estos últimos años una serie de medidas encaminadas principalmente a la Recuperación Económica, dentro de las cuales se encuentran el Perfeccionamiento del Sistema Empresarial Estatal y posteriormente, a todo el Sistema Empresarial del país (decisión tomada en el 5to congreso del PCC). A partir de estos cambios consideramos de vital importancia, tanto para las empresas como deficiencias. Al respecto Ernesto Guevara expresó: ¨ Dentro del trabajo de control, también todo lo relacionado con los inventarios: cantidad de materias primas y cantidad de productos o digamos, piezas de repuesto, de productos terminados que están en una unidad o en una empresa deben tener una contabilidad perfecta y al día, y que nunca se pierda esa contabilidad...¨ las unidades presupuestadas, el conocimiento oportuno de los inventarios, lo que le permitirá tomar rápidamente decisiones para erradicar las
Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Introducción Un principio establecido en auditoria plantea que el dictamen del auditor debe basarse en evidencia, y la evidencia en auditoria se obtiene mediante el muestreo. Normalmente el muestreo se emplea para reunir evidencia de auditoria relacionada con áreas tales como control interno, resultados de operaciones y situaciones financieras. Una decisión importante para los auditores implica la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir. Esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿qué tan grande debe ser la muestra relacionada? Al realizar los conteos físicos para el control de los inventarios, las técnicas estadísticas nos ofrecen gran confiabilidad y precisión. El muestreo es una de estas técnicas, y consiste en el estudio de las relaciones existentes entre la población y las muestras obtenidas de ésta. El muestreo es de gran valor pues mediante su uso se obtienen estimaciones de parámetros poblacionales partiendo de conocimientos de cantidades muestrales, lo que resulta, en la mayor parte de los casos, empleo de menor tiempo, menos costo y permite dar más cuidado a su ejecución. Existen diversos métodos de muestreo, uno de ellos es el Muestreo Aleatorio Simple, el cual es utilizado en el presente Trabajo de Diploma, que se encontró como situación problémica la no utilización de las técnicas del muestreo estadístico en los análisis y decisiones de las auditorias de inventarios. Como problema científico fue planteada la siguiente interrogante: ¿Cómo aplicar la técnica del muestreo aleatorio simple en las auditorias, específicamente en el análisis de los inventarios, para lograr un resultado más efectivo? La hipótesis del trabajo asume que es posible y viable aplicar la técnica del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios para lograr un perfeccionamiento en la actividad del auditor. Como objetivo general se planteó realizar una investigación sobre la aplicación de la técnica del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios con el propósito de que la actividad del auditor sea cada vez más viable y confiable, así como también efectiva, eficaz y eficiente. Los objetivos específicos formulados fueron: • Exponer el marco conceptual de la auditoria y el muestreo aleatorio simple. Página: 2
analizando su uso en al auditoria de los inventarios. basado en métodos científicos más confiables y no en decisiones aleatorias. esto tendrá como propósito que la actividad del auditor mejore en años venideros. que junto a las técnicas y procedimientos del muestreo estadístico. El aporte práctico está encaminado a cumplimentar los principios y normas de la contabilidad y auditoria. dirigentes. El efecto social se manifiesta en que las personas interesadas (auditores.) podrán disponer de una buena información del trabajo de auditoria. así como también sirva de referencia a otras entidades que deseen desarrollar este tema.
. empresarios. Aplicar el muestreo aleatorio simple al caso práctico del Almacén objeto de estudio.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Introducción • Describir los principios de control interno inherentes al subsistema de los inventarios. contadores. permiten alcanzar la razonable confianza en el trabajo de los auditores. etc. La novedad científica de esta investigación reside en la aplicación de la técnica del muestreo aleatorio simple a los trabajos de auditoria en el subsistema de inventarios. • • Profundizar en la técnica del muestreo aleatorio simple. estudiantes. basado en técnicas estadísticas que antecedan la mejor toma de decisiones.
monje italiano considerado como el padre de la contabilidad moderna. de las empresas. aunque se han hallado datos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios públicos. a través de procedimientos y técnicas de auditoria. Una de las características o rasgos de las sociedades avanzadas son las grandes cantidades de información que se desprende de estas. sino también a otros usuarios que indirectamente necesitan de sus resultados. PROGRESOS. consecuentemente con el desarrollo de la gran empresa. suponga una respuesta adecuada.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial
1 LA AUDITORIA. sea la correcta. SU ORIGEN Y EVOLUCION.e se inspeccionaban y comprobaban las cuentas para verificar la actividad desarrollada por los tesoreros de los ricos terratenientes. que escribió el primer tratado de la teneduría de libros por partida doble.1 Antecedentes históricos y desarrollo de la auditoria. El procedimiento ideado por Pacioli ofreció la base técnica que permitió el desarrollo de la comprobación de las cuentas. El caudal de las empresas reúne no solo a los vinculados a ella como aportadores de capital o trabajadores. DEFINICION Y CLASIFICACION. La auditoria en su concepción moderna nació en Inglaterra.
. es decir. Se ha podido precisar que alrededor del año 254 a. Para que esta información. Se requiere la presencia del auditor para garantizar que esa información muestre la situación real de la empresa. No obstante la auditoria fue progresando como resultado de la evolución de la contabilidad. 1. El avance más importante en la época feudal lo constituyó la obra publicada en 1494 por el Fraile Lucas Pacioli. la fecha exacta se desconoce.n. es necesario que esté basada en ciertas garantías que hagan creer en ella.
. Ibd. en la evaluación y prueba del control interno contable y la obtención de evidencia suficiente que fundamente la correcta elaboración de los estados financieros. La auditoria actual se divide en cuatro etapas fundamentales:2 1. Las primeras auditorias fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Después de la Revolución Industrial el alcance y la complejidad de los negocios se ampliaron notablemente. La Habana. 1. pág. pág. En estas circunstancias las auditorias detalladas resultaban antieconómicas. Con el desarrollo vertiginoso de las empresas que empleaban cientos y miles de trabajadores se hizo necesaria una organización empresarial que garantizara el registro y control eficiente. Tomo I. 4. Tercera Edición. El propósito fundamental de estas primeras auditorias era detectar desfalcos y determinar si las personas en posición de confianza estaban actuando e informando de manera responsable. Obtención de evidencias. que le permiten tener un conocimiento general del negocio. Comenzó el desarrollo de las auditorias por pruebas. 14. El auditor recopila la información adquirida en las entrevistas previas con el cliente. Conocimiento del negocio del cliente 2.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Primeras auditorias1 Desde el mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún tipo. Se desarrollaron los principios de control interno en las grandes corporaciones. 199X. Informe del auditor
Cook Winkle. Al aumentar en tamaño las compañías emplearon mayor número de personas y sus sistemas contables se volvieron mucho más desarrollados. 3. 13. Se apuntan las auditorias internas que desempeñan un papel importante en el control de los recursos de las empresas. Es una de las fuentes fundamentales que determinan los tipos de procedimientos de auditoria y el alcance de las pruebas sobre los registros y las transacciones. “Auditoria”. Evaluación y revisión del sistema de control interno.
también lo es que la auditoria es considerada como una disciplina independiente de la contabilidad debido al desarrollo alcanzado en el establecimiento de sus normas. • • • • Un cambio de énfasis en la determinación de lo razonable de los Estados Financieros. principios. Entre los principales progresos de la auditoria en el siglo pasado se encuentran: • Cambio de método de la auditoria pasando del examen detallado de las transacciones. evalúa e informa los resultados de las operaciones contables. al uso de técnicas de muestreo. incluyendo el muestreo estadístico. gubernamentales. • Mayor responsabilidad del auditor frente a “terceros” tales como dependencias inversionista. Si bien es cierto que el desarrollo de la contabilidad ha estado aparejado al desarrollo de la auditoria. Nuevos procedimientos de auditoria aplicable al procesamiento electrónico de datos y el uso de la computación en la auditoria. Reconocimiento de la necesidad de evaluar el control interno como base para determinar la oportunidad y la extensión de las pruebas de auditoria. bolsas de valores y el público Servicios de Auditoria Fiscal Servicios de Consultoría y asesoría a la administración Servicios a pequeños negocios
Se considera que no es hasta el siglo XX donde la auditoria alcanza su actual
.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Otros servicios de auditoria: • • • desarrollo. métodos y tiene sus funciones propias y objetivos muy diferentes a los de la contabilidad. técnicas. Necesidad de que los auditores encuentren medios para protegerse contra los litigios y ante el aumento del fraude administrativo. La auditoria no registra y comunica datos (Función de la contabilidad) sino que estudia. de la actividad económica en general y sus resultados.
así como determinar si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso. 5
. La definición señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. La evidencia examinada consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. por consiguiente. las funciones y características fundamentales de la auditoria. Se realizó un estudio de estos diferentes conceptos y por la similitud que hay entre ellos se decidió hacer alusión a la definición abordada por Winkle en texto”Auditoria”.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial
Definición de Auditoria Diversos autores se han dado a la tarea de estudiar y conceptualizar la auditoria. el auditor tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión. el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental-neutral. Como la auditoria es un proceso sistemático de obtener y evaluar evidencias tienen que existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar información. tomo 1. Se considera a este concepto como el más completo y general para ser utilizado en esta investigación pues en este se aborda y desarrolla de forma clara y precisa.
Ibd. 1 . La auditoria es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. Aunque los procedimientos apropiados pueden variar de acuerdo con cada compañía.
La American Accounting Association (Asociación Americana de Contadores) ha
preparado la siguiente definición de auditoria. El fin de los procesos consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen. Pág.
mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda. Según el Decreto Ley 159. El auditor debe determinar si dichos informes están de acuerdo con los principios establecidos y si dichos principios han sido aplicados de manera apropiada. 4) Fortalecer la disciplina administrativa y económica financiera de las entidades. dictaminando sobre la racionalidad de los resultados expuestos en los Estados Financieros. reglamentos de impuestos.
. la auditoria en Cuba se define como un proceso sistemático. Objetivos de la auditoria 4 Los objetivos fundamentales de la auditoria son: 1) Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados. eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos. 8 de junio de 1995. informes de funcionamiento. El auditor comúnmente utilizará los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). requisitos fijados por el gobierno. convenios contractuales y otros informes. que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo. así como evaluar otros elementos que de conjunto permitan elevar la economía. 3) Prevenir el uso indebido de los recursos de todo tipo y propender a su correcta protección. con
Consejo de Estado. Decreto Ley no. 159. etc.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Los informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos toman por lo general. 5) Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores. Organización de la auditoria en Cuba. manuales de procedimientos. leyes. la forma de informes financieros u otros informes como declaraciones de impuestos. 2) Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales. El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de esos procesos.
de conformidad con normas y procedimientos técnicos. con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económica financiera y el Control Interno. Fiscalización y Control Gubernamental. operaciones. Actualmente en nuestro país. que realizan las sociedades a personas naturales. su situación financiera y los resultados de sus operaciones.
. organizar. Se practica por profesionales calificados e independientes. Por el Decreto Ley No. • De gestión u operacional: Consiste en el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economía. aprueba la Metodología para la evaluación y calificación de las auditorias. se creó el Ministerio de Auditoria y Control.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos. La Resolución No. para determinar si estos reflejan razonablemente. Eficiencia y Eficacia en la planificación. como un organismo de la Administración Central del Estado. control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes. encargado de dirigir. 219 del Consejo de Estado. jurídicas y otras entidades cubanas o extranjeras que contraten el servicio de la auditoria. La Resolución No. según Decreto Ley No. así como para regular. 159 del Ministerio de Finanzas y Precios las auditorias se clasifican de acuerdo a sus objetivos esenciales en: • Financiera o de estados Financieros: Consiste en el examen y evaluación de los documentos. 102 de noviembre del 2004. dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoria. así como el cumplimiento de las Disposiciones Económicas Financieras. para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. ejecutar y controlar la aplicación de la política del Estado y el Gobierno en materia de Auditoria Gubernamental. con fecha 25 de abril del 2001. 400 del 2003 aprueba las normas para las sociedades que practican la auditoria. registros y estados Financieros de la Entidad. Dicho documento contiene las normas de aplicación en la auditoria. con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.
En las auditorias de seguimiento o recurrentes: Es necesario tener en cuenta que las deficiencias importantes que afectan el control interno o la calidad de la contabilidad.Cuando existen algunos errores contables dentro del año fiscal que no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos.-Existen algunos atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que corresponden o no al año fiscal. expresada en los términos de: • Razonable.Se detectan violaciones de los principios de contabilidad generalmente aceptados y de las normas de valoración y exposición. se califica en el Informe el Control Interno Contable y Administrativo. atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que determinan en los resultados de la entidad. 102 del 2004. pero que no determinan en los resultados de la entidad. dentro de los plazos y formas establecidos y proceder conforme al derecho. la Resolución No. • No razonable. En las auditorias financieras o de estados financieros: Evaluar la razonabilidad de la información contable y financiera.. para los siguientes tipos de auditoria: En las auditorias de gestión u operacional: Evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial • Especial: Consiste en la verificación de asuntos y temas específicos. • Razonable con salvedades. Eficiencia y Eficacia. con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponde. aplicando lo establecido en la “Guía Metodológica para la realización de auditorias de Gestión”. • Fiscal: Consiste en el examen de las operaciones relacionadas con los tributos al fisco a los que está obligada la Entidad estatal o persona natural o jurídica del sector no estatal. dictaminando si lo hace con Economía. Además. de determinados hechos o situaciones especiales que responden a una necesidad especifica. Página: 10 propone
. de una parte de las operaciones financieras o administrativas.. Por su parte. que se reiteran en una auditoria recurrente. atendiendo a su clasificación además.
cuentas. la auditoria adopta la siguiente clasificación: a) Auditoria externa. que no son empleados de la organización. Auditoria Estatal: --General: Se denomina General a la auditoria externa que realiza el Ministerio de Finanzas y Precios como Entidad de Fiscalización Superior. aún cuando ellas por sí solas se mantengan en el rango permisible para una calificación superior. o estados financieros correspondientes a un período. materiales y financieros. cuyas afirmaciones o declaraciones auditan. ello debe expresarse en los siguientes términos: • • • En avance En estancamiento En retroceso Si se incluyen elementos de Gestión o Financiera. examina y evalúa la planificación. en los casos en que expresamente sean facultadas por el primero. con independencia de la evaluación obtenida. con relación a la auditoria anterior. el auditor debe expresar su opinión acerca de la situación que presenta la entidad. la calificación específica que para cada una de ellas se establece en esta metodología. Auditoria Externa: Es el examen o verificación de las transacciones. organizaciones y asociaciones. a las entidades del sector estatal y cooperativo. b) Auditoria interna. se considerará además de la evaluación del control interno contable y administrativo. Se practica por profesionales facultados. informes.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial deben destacarse en el informe y pueden dar lugar a una calificación de “Deficiente o Malo”. que comprende la auditoria estatal y la auditoria independiente. De acuerdo con la afiliación del auditor. sus dependencias y las demás unidades de auditoria. así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas. Página: 11
. la auditoria estatal puede ser general o fiscal. la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos. evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales e internas vigentes y el sistema de control interno contable. organización. dirección y control interno administrativo. Además. En este tipo de auditoria. A su vez.
Una definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial es…”El proceso a través del cual las actividades de una organización se adaptan a un
. La primera acepción limitaría el “control” a lo que hoy llamamos la “auditoria”. se beneficien de subsidios. con la finalidad de mejorar el control y grado de economía. personas naturales y jurídicas. ventajas o exenciones. subvenciones. preponderancia. organizaciones y asociaciones. Auditoria Independiente: Se denomina Auditoria Independiente a la auditoria externa que realiza una firma o sociedad de profesionales titulados. que contraten el servicio de auditoria. de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan. cualquiera que sea su naturaleza jurídica.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial y cualquier persona natural o jurídica.CONTROL INTERNO Como definición clara del tema. que comprende el examen de los sistemas de control interno. a entidades privadas. 1. mando. Es realmente la segunda acepción de “dominio” o “mando” quien describe en mejor forma el control interno gerencial dentro de los conceptos de la administración moderna. mixtas. sus dependencias u otras entidades expresamente facultadas por éste. con el objetivo de determinar si los tributos al fisco se efectúan en la cuantía debida y dentro de los plazos y formas establecidos. Auditoria Interna: Se denomina auditoria interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades.. el Diccionario de la Real Academia Española define el término “Control” como (1) inspección. fiscalización intervención y (2) dominio. eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos: prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. o que presten un servicio o ejerzan una actividad preferencial del Estado. otras formas de asociaciones económicas.2. que reciban recursos del Estado para su inversión o funcionamiento. --Fiscal: Se denomina Fiscal a la auditoria externa que se efectúa por el Ministerio de Finanzas y Precios. sector estatal y cooperativo.
en mayor o menor grado. Antecedentes. con un mayor grado de descentralización y más vinculados a las exigencias de la competencia internacional. El desarrollo de nuevos términos relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba. sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la entidad cubana actual.6 En la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba se consigna: “… En las nuevas condiciones en que opera la economía. sofisticado e inalcanzable que frecuentemente constituye el defecto principal para el logro de resultados y casi siempre produce desperdicio de recursos. 14 de noviembre del 2003.transnet.
. lo que ha permitido que al paso del tiempo se hayan planteado diferentes concepciones acerca del Control Interno.cu/finanzas/ind Resolución No. Necesidad e importancia. El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades. Definición del Control Interno. objetivos y actividades de la Entidad”5 Aquí es importante destacar que el plan de acción debe ser realista. simple y factible en vez de un plan teórico. con diferentes enfoques y terminología. el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel…” y más adelante se precisa “…Condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas…” El Control Interno ha sido preocupación de las entidades. Ministerio de Finanzas y Precios.
http://www. es decir. solo contable. La introducción de nuevas cuestiones que aporten elementos generalizadores para la elaboración de los Sistemas de Control Interno en cada entidad.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial plan de acción deseado y dicho plan se acopla a la misión. 297 del 2003.
Debe propender al logro del autocontrol. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial La Resolución 297 del 2003 define el Control Interno como el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: • • • • • • • Confiabilidad de la información. establecidas. a disposición de la entidad. es decir. Aporta un grado de seguridad razonable. de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos. En cada área de la organización. En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones. descuido. Limitaciones del control interno. un medio para lograr un fin y no un fin en si mismo. distracción y fatiga. en relación con el logro de los objetivos fijados. la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato. errores de juicio.
. aunque no total. • • El concepto seguridad razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno.
Características generales del Control Interno. liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales. • • • Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa. Es un proceso. de todo tipo. reglamentos y políticas. En su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan. Cumplimiento de las leyes. Control de los recursos. Eficiencia y eficacia de las operaciones.
El control interno. • La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo. control e información verídica. p. De la misma forma. La Habana: Combinado Poligráfico Juan Marinello. si un sistema o subsistema está correctamente diseñado. pero sus requisitos de control funcionan deficientemente puede decirse que el sistema de control interno tiene un funcionamiento deficiente. 1. Sistemas y subsistemas: Relación del control interno con los sistemas y subsistemas en vigor: El control interno de una empresa esta constituido por todos los sistemas y subsistemas en vigor en la misma medida en que estos cumplan con los requisitos establecidos en la definición de control interno antes mencionada. Auditoria de las empresas socialistas. t. es decir. de Torras O. por lo tanto.7 En fin.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial • Las actividades de control dependientes de la separación de funciones. pueden ser burladas por colusión entre empleados. garantizar la confiabilidad de la información económica y medir la eficiencia de la actividad. cuando funciona un buen sistema de control interno se llega a la conclusión que el sistema de contabilidad es eficiente y que brinda a la administración el máximo de protección. sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos. 254-255 8 http://www.8
Miranda A. los Subsistemas de Contabilidad ofrecen el conocimiento y dominio de los principios y procedimientos generales de control interno cuya observancia es indispensable para proteger los recursos de una entidad. entre otros.transnet. no es factible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio.asp
. 1982.cu/finanzas/info. Por ejemplo. Si un determinado sistema o subsistema esta incorrectamente diseñado puede decirse que el control interno es deficiente. ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
Ministerio del Turismo. sistemáticamente y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas. 2001. después de anotados estos movimientos y dichas existencias tiene que cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario. 8. 3. El almacén tiene que informar las existencia de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas. Legislación. La Habana: MINTUR. 7. Los Submayores de Inventario del área contable se encuentran actualizados y no son operados por personal de los almacenes. cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos de dicho almacén.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Principios de control interno inherentes al subsistema de Inventario:9 1. Unidad Central de Auditoria. los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso
Cuba. Manual de auditoria. Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioran dichas Tarjetas.1
. Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos periódicos del 10 % de los productos almacenados. 9. El almacén debe contar con listados de los cargos y nombre del personal con acceso al mismo y de los nombres. 5. sin tener acceso a los documentos del suministrador (Recepción a ciegas). 2. realizarse un inventario general anual. 10. Se controlan a través de la Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario. se aplica la responsabilidad material de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86. 4. localizándose inmediatamente las diferencias detectadas. ni a los Submayores de Control de Inventario. La persona del almacén debe contar. El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables. Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados. medir y pesar todos los productos recibidos. 6.p. El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o perdidas.
18. Se incluyen en el valor de los inventarios los aranceles pagados. 20. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente. tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos por la legislación vigente. Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos verificarse sistemáticamente. En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes. El Área Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recepcionados. 13. se ejecutará el Cuadre Diario en Valores por el Área de Contabilidad. 14. En la Contabilidad Presupuestaria se registran correctamente las compras de inventarios.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial inversionista. 19. 17. así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito. 16.
. elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes. Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes cuentan con el documento justificativo de la entrega de éstas y las Tarjetas de Estiba correspondientes. 11. 21. Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventario no están integrados. Se efectúa el conteo físico del inventario al producirse la sustitución del responsable del almacén. contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material. 15. Existe buen control del Combustible depositado físicamente en la entidad. Las existencias reportadas por el almacén en los vales de salida o entrada de productos se cotejan diariamente con los de los Submayores de Inventario. 12. deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes. localizándose inmediatamente las diferencias detectadas y dejándose evidencia de las investigaciones.
6. 2. lo que se quiere conocer acerca del universo de donde proviene. cuando se procede a investigar las características de una población estadística. registro y movimiento de los productos. 7. la Resolución No. Expediente por cada faltante o sobrante de producto. Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.
. 8. 1. resulta más conveniente por razones de economía. es la imposibilidad de realizar un examen de toda la población o de investigar a todos y cada uno de los elementos que la constituyen. en el tema de los inventarios destaca los siguientes aspectos: 1. Su comprobación interna es más difícil que la de otros activos corrientes.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial 22. Por su parte. cuando proceda. CONCEPTOS BASICOS DEL MUESTREO. Acta de responsabilidad y aplicación de dicha responsabilidad. En una empresa no se puede hablar de utilidades. debido principalmente a que los inventarios constituyen unidades físicas que están constantemente cambiando. analizar un número determinado de individuos u objetos y suponer que se puede ver en ellos con cierto grado de confianza. De aquí la necesidad del control periódico de los inventarios que nos permite tener conocimiento de su estado en cada momento. mientras no se haya determinado el valor de sus inventarios. Actualización de las operaciones y cuadres establecidos. porque este afecta los resultados.3. 5. Recepción de los productos en el almacén (a ciegas) y separación de funciones Condiciones de seguridad en el almacén. de tiempo y eficiencia. Separación de funciones entre el personal del almacén y el que registra las con quien recibe la factura o el conduce.
el control. 4.. 102 del Ministerio de Auditoria y Control.MUESTREO. En estos casos. Los problemas más corrientes que se presentan en la práctica.
operaciones. Cumplimiento de los requisitos para cada uno de los modelos que intervienen en Conteos periódicos. 3.
Zeigler. justificando los criterios y bases de selección. 1988. Richard E. Versión 1. en principio.
Yera Rojas. es decir. pero generalmente no se utiliza en los procedimientos de investigación. Marilys. 20 de marzo del 2004. Es. 12 Un método eficaz de muestreo necesita.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial La teoría de muestreo estudia la relación existente entre una población estadística y una o más muestras extraídas de esa población y el objeto fundamental de esta teoría consiste en inducir o inferir las características de la población total. “ Muestreo para el control periódico de los inventarios”. Mira Navarro. Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección. confirmar y rastrear.
. el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad. Requiere de algún medio para establecer tamaños de muestra y evaluar matemáticamente los resultados obtenidos. algo más que objetividad. Kell.10 Naturaleza y finalidad del muestreo en la auditoria El muestreo en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoria que se empleará en menos del 100% de las partidas dentro del saldo de una cuenta o clase de transacciones para efectos de evaluar ciertas características del saldo o de la clase. partiendo de las obtenidas de las muestras procedentes de la misma. determinando la extensión de las pruebas y evaluando su resultado. “Auditoria Moderna”. examinando sólo una parte del mismo. Es el proceso de selección de un grupo de elementos (muestra) a partir de una población y de utilizar las características de la muestra para sacar conclusiones sobre las características de la población completa. el proceso para obtener información acerca del conjunto de una población o universo.11 El muestreo en la auditoria es aplicable tanto a las pruebas de cumplimiento como a las pruebas de auditoria. no es igualmente aplicable a todos los procedimientos de auditoria que pudieran utilizarse al realizar estas pruebas. Juan Carlos. el muestreo se aplica mucho dentro de los trabajos de cotejar documentos. Sin embargo. Muestreo y prueba selectiva son términos usados comúnmente para describir lo mismo. 12 Walter G. 1988. a menudo.2. Por ejemplo. “Apuntes de Auditoria”. observación y estudios analíticos.
. Población. en mayor o menor grado. constituía una revisión exhaustiva del proceso que servía de fundamento para elaborar los estados financieros. todo conjunto de tales individuos o elementos lo consideraremos una población. * El número de operaciones que se registraba era reducido. de la revisión exhaustiva los auditores pasaron a la prueba selectiva. confianza sobre su registro. Caridad W. 1987.13
Dra. Guerra Bustillo y coautores. El nacimiento de grandes empresas en el siglo pasado. hizo necesario crear medios de control que permitieran a los administradores proteger los bienes del negocio y recabar información confiable en forma más eficiente y oportuna. De hecho.Es cualquier grupo de elementos o unidades del universo con alguna característica común.Es el conjunto o totalidad de los elementos o unidades acerca de los cuales se desea obtener información. Dicho examen se hacía exhaustivo debido a que: * Los sistemas de control empleados en las organizaciones no eran consistentes (los conceptos de control administrativo y control interno eran muy vagos). o más general un elemento y observar.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial La obtención de evidencia en auditoria ha tenido como finalidad que el auditor cuente con los elementos de juicio suficientes que le permitan fundamentar sólidamente su opinión. con un considerable volumen de operaciones. por lo que la auditoria estaba orientada principalmente a descubrir fraudes. suscitó la evolución de la forma en que se efectuaba la auditoria. Conceptos sobre el muestreo en auditoria Para estar en condiciones de comprender lo que es el muestreo en auditoria es necesario reconocer algunos conceptos relacionados con él. Universo. la auditoria era un examen detallado de las operaciones y registros contables de la empresa. El hecho que los ciclos de transacciones en las empresas sean de carácter repetitivo y que los medios de control interno proporcionen. En su origen... medir una característica o atributo de este. Si podemos identificar y delimitar bien un individuo. “Estadística”.
Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Una población estadística según el número de elementos. seguridad y flexibilidad. representatividad. que al escoger un grupo pequeño de la población se pueda tener un grado conocido de confiabilidad de que ese pequeño grupo efectivamente posee los atributos del universo o población que se está revisando.Es el conjunto de elementos (o unidades) de una población que se selecciona para examen.Es cualquier característica que pueden o no poseer los elementos de la población. Se considera generalmente que la muestra más eficiente es la que proporciona mayor información útil.. Por ejemplo. Atributo.. debe ser representativa. puede considerarse como el grado en el que es justificado estimar que una muestra indica el verdadero valor de la población y generalmente se expresa en porcentaje. Elemento (o unidad). Cuando un atributo es medible (en valores numéricos) se llama variable.Es un miembro de una población. El hecho de contar con estos datos es un atributo de la factura. Muestreo. una variable.Es la probabilidad de que el valor de la muestra no difiera del verdadero valor de la población. unidades o casos que la constituyan. si una factura de venta cuenta o no con los datos del comprador.. seleccionada científicamente. que contenga todos los elementos en la misma proporción en que existen en la población de la cual se obtuvo. Una población finita es aquella que está formada por un determinado o limitado número de elementos.. Los niveles de confianza de uso más común en auditoria son del 90% y 95%. puede ser finita o infinita. es decir. por el menor costo. La muestra óptima es la que reúne las exigencias de eficiencia. esto es un universo consistente de una serie definida de unidades.
. bastante amplia para que el error de muestreo sea admisible. por consiguiente. Cuando el número de elementos que integran una población es muy grande se puede considerar a esta como una población infinita.Es seguir un método tal. Nivel de confianza. La muestra debe ser bastante reducida para evitar gastos innecesarios y. Esta muestra estadística.. El importe de la factura es. Dicho llanamente. Muestra.
00.Es la tolerancia máxima que el auditor va a aceptar que se desvíe el resultado que se obtenga. por ejemplo). en relación con el que se espera. Página: 22 realmente encontró en la
. con un nivel de confianza específico. sin considerar el porcentaje que representa en relación a la población. mayor tamaño de la muestra A mayor precisión. frente a 5 posibilidades de que no las representen. porque considera que más de $50...00.Es el porcentaje de error que el auditor muestra.Es el porcentaje de error que el auditor cree que encontrará como resultado de una prueba. Tasa de error real.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Si se habla de un nivel de confianza del 95%. refiriéndose numéricamente a la misma. así como de su identificación con los conceptos que tradicionalmente se han usado en auditoria para determinar los alcances de las pruebas.. más menos 2%. mayor tamaño de la muestra. * * * A mayor nivel de confianza. se quiere decir que hay 95 posibilidades entre 100 de que los resultados de la muestra representen las condiciones verdaderas de la población. Es la amplitud (generalmente expresada con más o menos un porcentaje dado) dentro del cual debe estar comprendida la respuesta verdadera sobre las características de la población en estudio (errores. Si lo que está manejando no son porcentajes de error sino valores. mayor tamaño de la muestra. Es conveniente mencionar que el comportamiento del tamaño de las muestras está en función de las estimaciones que haga el auditor sobre los conceptos antes explicados. ello significa que la diferencia o variación máxima que va a tolerar que se desvíe el valor que obtenga de su prueba en relación con el valor que tiene realmente la población es de $50. es decir: * A mayor tamaño de la población. ello significa que la tasa de error en la población puede ser tan pequeña como 3% o tan grande como 7%. suponiendo que el auditor señala una precisión de ± $50. por ejemplo: si el auditor en su prueba afirma que la tasa de error proyectada en una población dada es 5%. La precisión puede expresarse por medio de un porcentaje o en pesos. mayor tamaño de la muestra A mayor tasa de error esperada. Precisión. Tasa de error esperada.00 la cifra ya es importante. según el tipo de datos que se esté manejando.
Esto es. lo que permite al auditor emitir su informe en forma más
. Minuciosidad en la revisión.El tiempo necesario para revisar sólo una parte de la población es menor al requerido para examinar la totalidad. etc. si la muestra es realmente representativa. hay un ahorro en costos en comparación con el examen exhaustivo. Al reducirse el número...) deben ser revisados? * ¿Qué significa el resultado obtenido? Principios sobre muestreo El auditor deberá seguir algunos principios al usar el muestreo: A) Basar sus opiniones sólo en las poblaciones de donde se extrajeron las muestras.El examen exhaustivo de un número considerable de elementos semejantes hace prácticamente imposible la minuciosidad por la monotonía del trabajo y la formación inconsciente de hábitos al irlo efectuando. refleja en una menor inversión de tiempo. Economía.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Ventajas del uso del muestreo La generalización del uso del muestreo y la aceptación que técnicamente tienen los razonamientos que lo soportan derivan de las siguientes ventajas. al examinar una muestra de recibos podrá emitir una opinión sobre la totalidad de aquéllos en que está interesado. su opinión sobre el resto de los recibos será válida. se hace posible que cada elemento sea examinado. La muestra deberá ser representativa del conjunto. transacciones. Es decir. Oportunidad.La revisión de un menor número de elementos se oportuna para la adecuada toma de decisiones.. procesado y analizado de modo más completo y satisfactorio. Problemas a los que se enfrenta la prueba selectiva Cuando el auditor usa la prueba selectiva en lugar de llevar a cabo una revisión exhaustiva —que en la actualidad es poco usual y sólo justificable en ciertas circunstancias— tiene tres problemas que resolver: * ¿Cuánto hay que revisar? * ¿Qué elementos (partidas.
o sólo seleccionan las partidas fáciles de localizar o verificar. Esto no es tan evidente como parece.14 Factores que influyen en el tamaño de la muestra15 Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes: 1. La Habana. mientras más
http://ci.mx/normateca/Manuales/Manuales%20de%20SECODAM/07%20muestreo %20estadistico/MES2001. Control Interno 2. Por ejemplo. Tomo II.Pág.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial B) Permitir que cada elemento de la población tenga una probabilidad igual de ser seleccionada: 1) Asegurándose de que ninguna configuración particular de la población modifique el carácter aleatorio de la muestra. pues cada persona tiene algo de parcialidad innata. “Auditoria”. 199X. con sesgo.
Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios. 334
. Tercera Edición. por lo general se necesitan tamaños de muestra relativamente mayores para las auditorias de compañías con controles internos pobres que para aquellas con un buen control interno.gob.htm 15 Cook Winkle. inversamente con la efectividad del control interno. ambos constituyen procedimientos parciales y por lo tanto. 2) Evitando que inclinaciones personales influyan en la selección de elementos para la muestra. Las pruebas deberán estar exentas de sesgo.inegi. Riesgo de Auditoria El control interno forma parte de la decisión del auditor sobre el tamaño de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria varía dentro de ciertos límites. Importancia 3. Algunos auditores comprueban partidas contenidas en listas tomando la primera y la última de cada hoja.
En el muestreo. Pág. mayor que las consecuencias adversas de expresar un dictamen erróneo al examinar tan sólo una muestra de los datos.
Ibd. Se le permite al auditor que acepte cierta incertidumbre cuando el costo y el tiempo requeridos para realizar un examen al 100% de los datos. 198
. Estos dos riesgos son: (1) el riesgo de que errores materiales se presenten dentro del proceso contable que produce o genera los estados financieros y (2) el riesgo de que estos errores no se detecten dentro del examen del auditor. Dado que esto es lo que normalmente sucede. bastará que el auditor adquiera una base razonable para poder externar una opinión.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial importante sea el área que se esta comprobando se necesitará en general más evidencia. al tratar de cumplir con la norma de obtener suficiente evidencia confiable. el muestreo se utiliza mucho dentro de la auditoria. El riesgo de auditoria tiene una influencia directa sobre la cantidad de evidencia a recopilar. El riesgo último incluye tanto las incertidumbres atribuibles al muestreo (riesgo de muestreo) e incertidumbres atribuibles a otros factores (riesgo de no muestreo). Un alto riesgo de errores no detectados en los registros contables del cliente exigirá que el auditor obtenga más evidencia de la que sería necesaria en una auditoria con menos riesgos inherentes. El riesgo e incertidumbre en la auditoria16 La confianza del auditor en el control interno afecta la extensión de las pruebas en las cuales otros procedimientos de auditoria se verían restringidos. es en su opinión. 9. a la combinación de dos riesgos determinados se le denomina riesgo último.
la conclusión del auditor respecto a los procedimientos de control interno o los detalles de transacciones y saldos basados en la muestra será diferente de la conclusión que surgirá del examen de todo el universo.) El riesgo de rechazo incorrecto es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos registrados en la cuenta estén significativamente equivocados cuando en realidad no existe error significativo. Pruebas de cumplimiento El riesgo de confiar de más sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra soporte el nivel de confianza planeado por el auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento no justifica que se tenga tal confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa. los siguientes tipos de riesgo de muestreo pueden ocurrir. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) Pruebas de auditoria El Riesgo de aceptación incorrecta es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos de las cuentas no estén significativamente equivocados cuando en realidad lo están. 12. Por lo tanto.)
Ibd. Pág. 199
.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial El riesgo de muestreo17 Este riesgo se relaciona a la posibilidad de extraer del universo una muestra que verdaderamente no sea representativa de tal universo. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) El riesgo de poner poca confianza sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra no apoye el grado de confianza planeado del auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento apoya tal confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa. Al realizar las pruebas de cumplimiento de control interno y pruebas de auditoria.
Los riesgos diferentes a los de muestreo nunca podrán ser medidos de una forma matemática. Pág. El riesgo de confiar de más y el riesgo de incorrecta aceptación se relacionan con la eficacia de la auditoria. mediante una planeación así como una supervisión y adhesión adecuadas a las normas de control de calidad. tales esfuerzos conducirían en última instancia a una conclusión correcta y existirá eficacia en la auditoria. 12. Sin embargo.
Ibd. Riesgo de no muestreo18 Este riesgo se refiere a la parte del riesgo último que no es atribuible a examinar solo una parte de los datos. en donde se estiman las características y/o valores de esa población a partir del diseño. su examen será suficiente para detectar errores e irregularidades materiales. 199
. En contraste. el riego de confiar de menos y el rechazo incorrecto se relacionan con la eficiencia de la auditoria.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Estos riesgos tienen un impacto significativo tanto en eficiencia como en eficacia de la auditoria. Cuando se llegue a cualquiera de estas conclusiones erróneas. Cuando un auditor llega a cualquiera de estas conclusiones erróneas. y podrá no tener una base razonable para rendir una opinión. el auditor incrementará sus pruebas de auditoria innecesariamente. tales como dejar de reconocer o localizarlos en documentos muestreados. Sin embargo. selección y evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades. (2) aplicar procedimientos de auditoria que sean inadecuados con el objetivo de auditoria y (3) malinterpretar los resultados de una muestra. el riesgo cuyo origen es distinto del muestreo podrá mantenerse a un nivel bajo. Este riesgo surge de (1) errores humanos. El muestreo estadístico en la auditoria Definición El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoria a una muestra de una población por revisar.
.Se refiere a la identificación de los elementos por examinar.
Ibd. básicamente. o ambos.Consiste. que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la población (es decir. La diferencia crítica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadístico. conforme se explica a continuación. Etapas fundamentales De la propia definición es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadístico. de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la población) más allá de cierto límite especificado. C) Evaluación de la muestra.Es la formación de conclusiones acerca de la información.
. basadas en el examen de los elementos muestreados.. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeación y ejecución del plan de muestreo y en la evaluación de los resultados. B) Selección de la muestra. Pág. La decisión de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio.. pero los beneficios del muestreo estadístico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadístico.19 Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadístico o el no estadístico. 200. Muestreo estadístico y no estadístico. es posible afirmar con un determinado grado de confianza.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Cuando se obtiene una muestra por el método estadístico. en la determinación del tamaño apropiado de la muestra. El muestreo no estadístico será menos costoso que el estadístico. Ambos tipos de muestreo en la auditoria están sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. que involucran tres etapas fundamentales: A) Diseño de la muestra. 12.
No obstante. pero de ningún modo se sustituye el juicio del auditor. Pág. obtendrá más (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinión. o. Por ejemplo. el auditor a su vez. importancia y riesgo de auditoria. una muestra no estadística debidamente diseñada será tan efectiva como una estadística. Sin embargo. 10 Ibd. (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Por lo tanto erróneamente procederá a utilizar una muestra muy grande en un área y una muestra muy pequeña en otra área. Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran. el auditor determina el tamaño de la muestra y evalúa los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Lo que es más importante. Un método objetivo. Asimismo. el muestro estadístico deberá beneficiar al auditor en (1) diseñar una muestra eficiente. comprobable. En el muestreo estadístico. entre otros. costos elevadísimos podrán ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadística y en el diseño e implantación del plan de muestreo. 335. de manera más explícita.
. Asegurar que las muestras están libres de prejuicios
con frecuencia que tienen varias desventajas. no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas
Ibd. no proporcionan al auditor:
La elección del muestreo estadístico o no estadístico no afecta directamente la elección de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. El muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra. 12. para determinar el tamaño de la muestra o para probar que el tamaño de las muestras era el adecuado.
Los procedimientos de muestreo no estadístico. sistemático. el muestreo estadístico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo20 Utilizando el muestreo estadístico se incorporan los factores control interno. aunque de uso amplio.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial En el muestreo no estadístico. se considera • • • • Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado.
El muestreo estadístico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo. así como medir probabilísticamente las conclusiones a que se llegue. por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la población. puesto que las leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos.Sólo así es posible garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados. seccionando en partes homogéneas entre sí para ser probadas aisladamente.Para interpretar las características generales de la población se van a emplear promedios de los resultados de la muestra. ya que las probabilidades se autolimitan.... es un método de selección de n unidades en un conjunto de N de tal modo que cada uno de los elementos de la población tienen la misma oportunidad de ser elegidas y por lo tanto muestras de igual tamaño tienen la misma probabilidad de
.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas. Cuando las poblaciones no sean homogéneas será necesario estratificar. es decir. B) Homogeneidad. Condiciones para el uso del muestreo estadístico Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadístico sean válidas: A) Masividad. permite hacer afirmaciones en términos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra.Es requisito propio del cálculo de probabilidades. El éxito de las auditorias dependerá en gran medida en que se siga un método científico para seleccionar los elementos a auditar. esto sólo se logrará si las características (atributos) o valores (variables) de la población son homogéneas. TIPOS DE MUESTREO Entre los diversos tipos de muestreo se encuentran los siguientes: Muestreo Aleatorio Simple El Muestreo Aleatorio Simple con o sin reemplazo (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA). C) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).
el procedimiento o sistema utilizado para esta selección reviste capital importancia.i+(n-1)k.i+k. El riesgo de este tipo de muestreo está en los casos en que se dan periodicidad constante (k) podemos introducir una homogeneidad que no se da en la población. y los elementos que integran la muestras son los que ocupan los lugares i.
. Como inconvenientes encontramos que. requiere que se posea de antemano un listado completo de toda la población y cuando se trabaja con muestras pequeñas es posible que no represente a la población adecuadamente.
http://www. para el conteo periódico de los inventarios. y será utilizado en esta investigación para determinar el tamaño de la muestra necesaria. Posteriormente se extrae una serie de números aleatorios entre 1 y N. es decir se toman los individuos de k en k. según este caso. el número i que empleamos como punto de partida será un número al azar entre 1 y k.i+2k. se pueden calcular de forma rápida las medias y varianzas. En la práctica un muestreo aleatorio se realiza unidad por unidad. que es un número elegido al azar. sea cual fuere el tipo de muestreo probabilístico que se piense utilizar.22 Muestreo Sistemático Este procedimiento exige numerar todos los elementos de la población.i+3k. utilizando los diferentes métodos para la selección de la muestra. siendo k el resultado de dividir el tamaño de la población entre el tamaño de la muestra: k=N/n. pero en lugar de extraer n números aleatorios solo se extrae uno. ya que de dicho método depende básica y fundamentalmente el carácter representativo de la misma y la validez de la inducción estadística.es/id/investigacion/uai_docs/muestreo/muestreo. existen paquetes informáticos para analizar los datos.hsa. Es el método conceptualmente más sencillo de muestreo. Entre las ventajas de este método de muestreo podemos destacar que es sencillo y de fácil comprensión.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial ser tomadas. Se parte de ese número aleatorio i.…. Se enumeran las unidades de 1 a N.htm. La selección final de los elementos de la muestra habrá de estar basada en un método al azar. Se basa en la teoría estadística y por tanto.
y puede ser de diferentes tipos: Afijación Simple: A cada estrato le corresponde igual número de elementos muestrales. el municipio de residencia. además de que es fácil de aplicar. Para ello debemos conocer la composición estratificada de la población objetivo a muestrear. las estimaciones obtenidas a partir de la muestra pueden contener sesgo de selección. se divide a la población en estratos más homogéneos y se toma una submuestra aleatoria de cada estrato. Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. etc. por ejemplo. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes. Debemos destacar que tiene la dificultad de que si la constante de muestreo está asociada con el fenómeno de interés. El objetivo de este diseño es minimizar la varianza dentro cada estrato y maximizar la varianza entre estratos. el estado civil. Una vez calculado el tamaño de la muestra apropiado. pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra. Cada estrato funciona independientemente.. 22
Ibd. el sexo. según la profesión.. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica (se puede estratificar. La distribución de la muestra en función de los diferentes estratos se denomina afijación..). esta se reparte de manera proporcional entre los distintos estratos definidos en la población usando una simple regla de tres. sexos. Cuando la población está ordenada siguiendo una tendencia conocida. edades. pues exige un conocimiento detallado de la población.23 Muestreo Estratificado En ciertas ocasiones resulta conveniente estratificar la muestra según ciertas variables de interés. asegura una cobertura de unidades de todos los tipos. (Tamaño geográfico. Trata de simplificar los procesos y suele reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Este muestreo tiene la ventaja de que no siempre es necesario tener un listado de toda la población.).
sólo de las unidades primarias de muestreo. A diferencia de la formación de estratos. Como inconveniente se puede destacar que se ha de conocer la distribución en la población de las variables utilizadas para la estratificación. en este caso se trata que los elementos dentro de un conglomerado sean heterogéneos. se busca que la varianza dentro de cada conglomerado sea lo más grande posible.24 Muestreo por Conglomerados En algunos casos el muestreo aleatorio simple puede resultar muy costoso (Ejemplo: si se quiere muestrear una gran ciudad). además no es preciso tener un listado de toda la población. Como desventajas se aprecia que el error estándar es mayor que en el muestreo aleatorio simple o estratificado y el cálculo del error estándar es complejo. Se divide la población en conglomerados en donde las diferencias entre individuos sean tan grandes como sea posible y luego se toma como muestra a uno o más conglomerados.25 Muestreo Polietápico
Ibd. mientras que la varianza entre conglomerados sea mínima. Su objetivo es conseguir una muestra lo mas semejante posible a la población en lo que a la o las variables estratificadotas se refiere.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Afijación Proporcional: La distribución se hace de acuerdo con el peso (tamaño) de la población en cada estrato. 22
. En este caso. Este muestreo es muy eficiente cuando la población es muy grande y dispersa. o inaplicable si no se cuenta con el marco muestral. de modo que se considera la proporción y la desviación típica. Tiene poca aplicación ya que no se suele conocer la desviación. 22 Ibd. En esta situación es más económico realizar el denominado muestreo por conglomerados. Este muestreo tiende a asegurar que la muestra represente adecuadamente a la población en función de unas variables seleccionadas. Se obtienen estimaciones más precisas. Afijación Óptima: Se tiene en cuenta la previsible dispersión de los resultados. y los conglomerados homogéneos entre sí.
icm. en la obtención rápida de resultados provisionales y en la comparación de los resultados obtenidos por diferentes agentes o entrevistadores. Se emplea para medir la concordancia entre los resultados de muestras sucesivas. en un cierto número de grupos del mismo número de unidades. sencilla y poco costosa. más amplias que las siguientes. En la primera fase se toma una muestra. 26 28 Ibd. Muestreo en el que se obtienen varias muestras en varias fases para seleccionar datos de distintas clases. realizar inferencias sobre la población). una vez seleccionados estos. 28
http://www. sino que. Y así se produce sucesivamente. Muestreo Secuencial o Sucesional Muestreo en el que no se fija de antemano el número de unidades que han de constituir la muestra. Ibd.es/rec/gim/defini.htm#. sino que. y así sucesivamente.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Es el muestreo en el que se procede por etapas: se obtiene una muestra de unidades primarias. de forma rápida. a fin de que su información sirva de base para la selección de otra mas pequeña relativa a la característica que constituye el objeto de estudio propiamente dicho. y así sucesivamente hasta llegar a las unidades últimas o más elementales. obteniéndose así una muestra bifásica.27 Muestreo por Submuestras Interpenetrantes División aleatoria de una muestra. o bien se decide parar el muestreo (y a partir de la muestra así obtenida. obteniéndose una muestra que se llama polifásica. unidades secundarias. por el contrario. 26
. En la segunda fase se obtiene una submuestra sobre toda la clase de datos. o.csic. mediante el examen de las unidades obtenidas sucesivamente. Se le puede considerar como una modificación del muestreo por conglomerados cuando no forman parte de la muestra elementos o unidades de todos los conglomerados. se efectúan submuestras dentro de cada uno de ellos. de cada unidad primaria se toman. se decide hacer una observación adicional. para una submuestra. 26
Muestreo Polifásico o Múltiple. generalmente grande.
El resultado del examen es un porcentaje de la ocurrencia (o no ocurrencia) de estos elementos. Específicamente. La determinación del método por utilizar estará en función del objetivo específico que se pretenda alcanzar con la revisión. que son aquéllas que se aplican en controles cuya realización consta en documentos. se puede decir que este tipo de muestreo es utilizado en las pruebas de cumplimiento detalladas. el auditor debe definir la población sujeta a examen. Conviene señalar que se pueden efectuar combinaciones de planes cuando así se requiera. Para la utilización de cualquier plan de muestreo se debe contar con el objetivo específico de la revisión y con la definición de la población sujeta a examen. Este es un paso común que se lleva a cabo al utilizar cualquiera de los planes antes mencionados y que consiste en determinar qué elementos individuales integran la población. cada elemento de la muestra se examina para determinar si el atributo está o no está presente. ya que permite al auditor conocer con mayor precisión la frecuencia con que se observa un control en el procedimiento o área revisada. y que se ha seleccionado el plan de muestreo. usualmente expresado como
. En este método. porcentaje de error. el cual puede ser una cierta clase de error o un atributo de la población. Muestreo de atributos Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar la frecuencia probable con la que ocurre un evento. Una vez que se cuenta con objetivos de auditoria claros y precisos. Aplicabilidad El muestreo de atributos se aplica principalmente al realizar pruebas de cumplimiento.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Planes de muestreo en la Auditoria Entre los planes más utilizados en las labores de auditoria se encuentran: * * * * * Muestreo de atributos Muestreo de suspensión o continuación Muestreo de variables Muestreo de descubrimiento y Muestreo dirigido.
Aplicabilidad El muestreo de variables puede ser empleado por el auditor en aquellos casos en los que el objetivo de la revisión se relaciona tanto como la posible subestimación o sobreestimación del saldo de una cuenta. en esta investigación no se hará uso de ellos. como pueden ser unidades monetarias. No se pretende comprobar el saldo de ninguna cuenta. periódicas. Muestreo de variables Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar o probar valores. no es aplicable a controles que dependen primordialmente en la separación de funciones o controles que no producen una evidencia documentaria de actuación.
A pesar de que estos son los planes de muestreo más utilizados en auditoria. puesto que sólo se pretende calcular el tamaño de muestra necesario para llevar a cabo las verificaciones físicas. y comprobar si el tamaño de muestra usado actualmente es el correcto.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 1: Marco Teórico Referencial Este tipo de muestreo. ni verificar el cumplimiento de algún atributo o medida de control interno.
. de ordinario. del inventario del Almacén de Divisas de la Universidad Central. de producción o de inventarios.
lugar donde se desarrolló esta investigación. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios. Se incluyen algunos apuntes sobre el desarrollo de la estadística en Cuba. no estaban provistas de un modelo matemático que midiera la confiabilidad y precisión de los resultados. por parte del doctor Eduardo Dorticós.29 en uno de sus textos.1 Apuntes sobre el desarrollo de la Estadística en Cuba.
. Presente reimpresión. Editorial Pueblo y Educación y Editorial Félix Varela. Señalando al doctor Eduardo Dorticós.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. la especialidad de estadística en la Escuela de Matemática de la Universidad de La Habana. El desarrollo de las técnicas de muestreo se debió (según su criterio) a la creación. Además se trató la disposición legal sobre el control periódico de los inventarios en nuestro país. Se explica el procedimiento del muestreo aleatorio simple que debe utilizarse.
Este capítulo incluye la caracterización general del Almacén. reflejado en la Resolución No. por primera vez en el país. 2003. ya que la mayoría de las encuestas muestrales que se realizaban eran opináticas. Director Central de Estadística (en aquel momento) de la Junta Central de Planificación. así como la aplicación de éste a la determinación del tamaño de muestra en el Almacén objeto de estudio. se puede decir que hasta el año 1966 prácticamente no se habían aplicado. como propulsor de esta carrera. y que una prueba de ello lo constituye el hecho de que en el curso académico de 1963-1964 comienza. plantea que la estadística en nuestro país no ha tenido gran tradición. “Estadistica”. es decir. Arístides Calero. Comenta que en cuanto a las técnicas de muestreo. 1984. Arístides. de un grupo de muestreo (constituido por tres compañeros) en la Dirección Central de Estadistica.
Parte 2: Aplicación Del Muestreo Aleatorio Simple En La Auditoria De Los Inventarios. según el criterio de Arístides Calero. en el año 1966. pues de este
Calero Vinelo. además de hacer un análisis de los resultados obtenidos.
Como ejemplo de aplicaciones de las técnicas de muestreo.
. A esta situación. profundidad. Diseño muestral para determinar la utilización del tiempo libre de los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Universidad de La Habana. grupo o de los alumnos de él. Diseño muestral para medir el porcentaje de omisiones en el registro previo de viviendas. profesor de Estadistica de la Escuela de Matemática de la Universidad Carolina. objetivos y hasta los métodos de enseñanza aplicados en las diferentes carreras. cita algunas encuestas. aunque no hayan cursado estudios universitarios. han surgido las aplicaciones más importantes de dichas técnicas que se han realizado en el país. Esta situación genera la necesidad de establecer estrategias para lograr que todas las personas que tengan que hacer uso de los métodos estadísticos. tipos de métodos. variando el alcance. en Praga.2 Disposición sobre el control periódico de los inventarios en Cuba. Diseño muestral para anticipar los resultados los Censo de Población y Viviendas. La estadística es una ciencia que forma parte de los planes de estudios de muchas carreras universitarias en Cuba. Es conocida cada vez más la aplicabilidad de la estadística en el mundo actual y la utilidad de su conocimiento en los profesionales. de extensión masiva de esta materia en las universidades. 2. Diseño muestral para medir la calidad del Censo de Población y Viviendas. como: Diseño muestral para medir la densidad y el total de cafetos en producción. se observa que con el transcurso del tiempo se ha hecho imprescindible el uso de esta materia en todo nuestro país. Después de realizar la investigación preliminar. Diseño muestral para medir el crecimiento y desarrollo del niño cubano. se ha llegado producto de la necesidad creciente de su aplicación en la vida real. Valero destaca al Candidato a Doctor Joseph Machek. cuenten con los medios y recursos para comprenderlos y aplicarlos.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. quien fue el apoyo de intelectual del referido grupo y al que se debe la consolidación de la especialidad de estadística en la Escuela de Matemáticas.
En la Resolución No. como mínimo. de forma tal que su ejecución garantice que se efectúe el conteo de todos los bienes en existencia. la que establece para todas las entidades estatales. en forma periódica y sistemática.cu/finanzas
. 2. así como de los bienes materiales en general. conteos físicos obligatorios de bienes materiales y activos fijos tangibles. el conteo periódico de los inventarios.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. Los órganos y organismos del Estado deberán exigir la realización de inventarios físicos totales. durante cada año. Por lo que con esta resolución se modifican algunas cuestiones reguladas en la Resolución No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios. acorde con una programación anual. La que se encuentra en vigor actualmente es la Resolución No. de fecha 7 de junio de 1991. del extinguido Comité Estatal de Finanzas. así como el procedimiento a seguir en el caso de faltantes y sobrantes. en el momento en que se estime oportuno. 25. con respecto a la actividad contable.30 La Resolución 44 plantea que todas las entidades estatales están en la obligación de efectuar los conteos físicos de los activos fijos tangibles. En nuestro país. procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes. con fecha 27 de agosto de 1997. se encuentra regulado por resoluciones del Ministerio de Finanzas y Precios.transnet. cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar. en aquellas entidades en las que la calidad de éstos así lo aconseje. independientemente de los conteos físicos periódicos efectuados.3 Características del Almacén Objeto de Estudio
http://www. 44. Pone en vigor para todas las entidades estatales conteos físicos de activos fijos tangibles y de bienes materiales en general. una vez al mes y sin previo aviso. consumo material no registrado en el año que corresponda y ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios. En lo que respecta a los fondos fijos y de cambios. se plantea la necesidad de establecer nuevas medidas de control y de exigencia sobre los recursos que se encuentran a disposición de las entidades. el conteo físico debe efectuarse.
estante y casilla en que se encuentren los productos y anotar los datos en el Modelo Conteo Físico.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. se hace sin reposición. El conteo periódico de los inventarios se realiza una vez al mes y la selección aleatoria de los productos que confecciona la computadora. debe verificar. que dice el modelo. Los productos del almacén se encuentran organizados en departamentos. junto al responsable del almacén.
. la sección. de manera que. La persona ocupada de realizar el conteo periódico de las existencias por parte del departamento de Contabilidad. que imprime la Especialista en Contabilidad. Al hacer la comprobación se deberá anotar también la cantidad real encontrada en el primer y segundo conteo y la fecha de realización de éstos en caso de que no se hayan podido realizar el mismo día. todas las existencias del almacén hayan sido chequeadas periódicamente. al finalizar el año. El orden es el siguiente: Área de recepción Productos de aseo Pintura Materiales Eléctricos Materiales de oficina Productos de Plomería Productos de Carpintería Mantenimiento Papel Mecánica En este lugar para llevar a cabo el conteo del 10% es utilizado el Modelo Conteo Físico . la cual es encargada además de verificar que existan los productos escogidos al azar por el sistema de computación. de forma que sea más sencilla su ubicación o búsqueda según sea necesario.
4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA) Para obtener la información deseada acerca de la población en estudio. en este caso es igual a 1136.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios.
Los elementos que conforman la fórmula son: n – tamaño de la muestra N – Número total de elementos que conforman la población.Varianza muestral d . como se puede apreciar. se procedió a calcular los tamaños de muestra que se pretenden en la investigación. pues se cuenta de antemano con un listado de la población objeto de estudio y. se hace necesaria la elección de la muestra adecuada.
. así como con el método utilizado allí para el chequeo periódico de los inventarios. En el MAS existen fórmulas para datos cualitativos y para datos cuantitativos. esta fórmula incluye este dato. Para esta investigación se utilizará una fórmula para datos cuantitativos.96. 2. Se decidió determinar varias muestras pilotos (n0) y calcular la varianza de cada muestra. Los resultados obtenidos serán comparados con los que presenta el almacén de Divisas. Tomando estos valores de varianza y muestras pilotos como datos. Z – Valor tabular sobre la base de la confiabilidad de los estimados (95%) que es igual a 1. El valor de la varianza de esta población se desconoce.Error de muestreo que es igual a 0. pues no había sido calculada anteriormente. Este se interpreta como el error que puede existir y que no pone en peligro los resultados de la investigación. que es la siguiente:
n= NZ 2 S 2 Nd 2 + Z 2 S 2
Se usará esta fórmula.07. S2 .
M2 – metros cuadrados 17. TM – TON . homogenizando las unidades de medida. SAC . y al no contar con el valor de la varianza de la población. el número de unidades de medida utilizado era bastante diverso: Unidades de Medida 1. MLM – milímetros 16. TRA – tira 11. pues al realizar los
. KGR – kilogramos 9.saco 19. Las muestras pilotos se calcularon en base al 1%. MET – MTS – metros 6. KLM – kilómetros 7. PAQ . los precios y los importes. PAR – pareja 4. se decidió escoger tres muestras pilotos (n0) y basado en ello determinar los valores de la varianza y el tamaño de muestra que se desea obtener. 5% y 10% del total de la población. RMA – rema ( se prefiere a los paquetes de hojas) 25. CAJ – caja 5. es decir. TQ – tanque 12. FRA – frasco 14.estuche 27. De igual manera. MU – millar de unidades 21.paquete 26. el primer procedimiento que se llevó a cabo fue realizar una base de datos en Microsoft Excel con el total de productos. ROLL .lata 18. Aplicación del procedimiento al Almacén Objeto de Estudio Para facilitar el trabajo y los cálculos. GL – GAL – Galones 8. BOT – botella 13. JGO – juego 3. PIE 24. 1136. lo que demuestra la gran diversidad de artículos que existían en el inventario.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. LAT . EST . tanto en pesos cubanos convertibles (CUC) como en moneda nacional (MN). El inventario físico del Almacén de Divisas en la fecha señalada era de 1136 variedades de productos .toneladas 22. esta es una población bastante diversa. PLI – pliegues Como se aprecia.rollo 15. LIT – litros 10. M3 – metros cúbicos 20. UNO – unidad 2.
96 d = 0.61 Nz 2 s 2 = = = 254 . (1% de 1136)
1136 * (1.36.8. cálculos con las diferentes unidades. el valor obtenido fue11. el valor que se obtuvo fue 113.5930. el valor de s2 = 0.6. Los valores obtenidos fueron los siguientes: Para el 1% de 1136. para cada una de estas muestras.4181.17 Nd + z s 1136 * ( 0. se determinó la varianza muestral (s2). calculada a través de Microsoft Excel.07 ) + (1. por lo que n0 ≈ 11 Para el 5% de 1136.48 2 2 2 2 2 7. se obtuvo s2 = 0. éstos resultaron muy elevados para ser utilizados en la investigación. por lo que n0 ≈ 114 Posteriormente.4181
Por lo que n1 ≈ 254 productos
.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. En el primer caso. para n0 = 57 (5% de 1136). por lo que n0 ≈ 57 Para el 10% de 1136.5401 y para n0 = 114 (10% de 1136). el valor de s2 = 0. Los datos que se sustituyeron dentro de la fórmula para datos cuantitativos fueron los siguientes:
donde: N = 1136 Z = 1. el valor obtenido fue 56. obteniéndose los siguientes valores: Para n0 = 11 (1% de 1136).07 s2 = se usó la calculada anteriormente en cada caso Análisis de los resultados Después de sustituidos los datos se calcularon los tamaños de las muestras para cada uno de los casos.96 ) * 0.96 ) * 0.4181 1824 .
5401 2357.51 2 2 7. Esta resolución no establece un por ciento determinado de productos a verificar mensualmente. se obtiene.96 ) * 0.03 = = 308. que generalmente es de 110 a 115 productos. n2 ≈ 308 productos En el tercer caso. (5% de 1136)
1136 * (1. por lo que el método establecido en esta investigación puede ser utilizado para determinar el tamaño de la muestra necesario para el chequeo mensual de los productos del almacén de Divisas.64 1136 * ( 0. a través del MAS.96 ) * 0. 308 y 330 productos.96 ) * 0. 44 del 27 de agosto de 1997 del Ministerio de Finanzas y Precios.84 1136 * ( 0.07 ) + (1.96 ) * 0. en el Almacén . que establece el chequeo periódico y anual de los activos fijos y medios materiales en general. En el segundo caso.5 Comparación del procedimiento del MAS con el tradicional usado en el Almacén La selección de los productos para la verificación periódica del inventario. 5% ó 10% de la población total.5930 2587. 2. puesto que solo se verifica el 10% mensual.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios. son superiores que el utilizado por el almacén para realizar su chequeo periódico de los inventarios. El Almacén cumple con la orientación tratada en la Resolución No. lo hace la computadora de forma aleatoria.
. Con este resultado se demuestra que aún utilizando una muestra piloto del 1%. 254. como evidencia el anexo 2.07 ) + (1.5401
Entonces.89 = = 330.09 2 2 7. un tamaño de muestra superior que el utilizado por el Almacén para realizar el conteo físico mensual.5930
Entonces. lo que si especifica es que al finalizar el año económico deben haber sido chequeados todos los artículos que posea el inventario. (10% de 1136)
1136 * (1. Se hace de tal manera que al finalizar el año económico se haya comprobado el 100% del inventario. y generalmente son entre 110 y 115 productos. n3 ≈ 330 productos Los tamaños de muestras obtenidos.
no existe ninguna resolución que establezca un por ciento especifico para determinar el tamaño de las muestras. Además. la importancia del área comprobada o el riesgo de cometer errores. pero esto en lugar de perjudicar será favorable en el mejoramiento del control interno. esta nueva vía ofrece una selección libre de prejuicios. Con este método del MAS el auditor puede verificar mayor cantidad de productos que si tomara solamente el 10% del total para realizar los chequeos físicos. pues el responsable del almacén no sabrá si en un conteo físico en un mes determinado le volverán a controlar o no un producto que haya sido controlado en meses anteriores. Generalmente el auditor selecciona según su experiencia el tamaño de la muestra que desea verificar. y quedará conforme con el resultado obtenido.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Parte 2:Aplicación del muestreo aleatorio simple en la auditoria de los inventarios.
. el cliente no cuestionará la selección como dudosa. pues al basarse en cálculos estadísticos. aunque también puede basarse en aspectos como el control interno. En el caso de la auditoria. Con este nuevo método existirán productos que serán chequeados en más de una ocasión.
La comprobación física del 10% de los inventarios aplicado mensualmente en el almacén. 27% y 29% respectivamente. Es necesario estandarizar las unidades de medida para el cálculo del tamaño de la muestra. del total de los productos en el caso del Almacén. Se debe utilizar el muestreo estadístico por parte de los auditores en el chequeo físico de los inventarios permitiendo una valoración matemática de la muestra seleccionada. Con la aplicación del muestreo estadístico se lograría comprobar algunos productos que anteriormente ya hayan sido verificados. 5.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Conclusiones
La realización de este trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones: 1. resulta insuficiente para un control eficiente y efectivo de los mismos. Con los tamaños de muestra calculados en el trabajo se comprueba que los por cientos a emplear por el auditor al chequear los inventarios son de 20%. 3. lo cual fortalece el control de los inventarios del almacén. 2. 4. aunque permite al final del año haber comprobado el 100% de los inventarios. pues éstas obstaculizan la investigación por su gran diversidad.
3. sino también para la contabilidad. 4. Que se aplique el muestreo estadístico para determinar el tamaño de la muestra en el chequeo físico de los inventarios. no sólo para el caso de la auditoria. Realizar investigaciones para determinar las varianzas de cada uno de los almacenes en diferentes entidades. Homogenizar las unidades de medidas en el almacén menores obstáculos en las investigaciones. 2. en aras de encontrar
. Aplicar la técnica del muestreo estadístico para el fortalecimiento del control físico de los productos en los almacenes.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Recomendaciones
Con los resultados obtenidos en esta evaluación preliminar recomendamos: 1.
Samuel. 4. Castro Ruz. Editorial Félix Varela. Ediciones Plaza. William G. Miranda de Arribas María Victoria. 2. Fidel. La Habana. La Habana. 7. Editora Política. 1993. “Estadística”. 199X. 1999. Benítez Miranda. Fidel. Colectivo de autores. 3.”Auditoria”. 5. 1997. 199X. 8. Colectivo de autores. “Estructura conceptual de la auditoria: de la revisión al aseguramiento”. Inc. 2002. 9. Colectivo de autores. “Capitalismo actual. “De la fuerza que dan las ideas es que los pueblos se vuelven invencibles”. La Habana. “Auditoria”. 1996? 15. “Globalización neoliberal y crisis económica global”. “Una revolución solo puede ser hija de la cultura y las ideas”. “Evaluación y juicio del auditor en relación con el control interno contable”. Arévalo. Miguel Ángel. Arístides. La Habana. Editorial Edición Revolucionaria. Primera y segunda edición. La Habana. Universidad Santiago de Cali. Tercera Edición. “Contabilidad y Finanzas para la formación económica de los cuadros de dirección”. Segunda Edición. 11. “Informe resumen del Taller Nacional de Auditoria”. Cook Winkle. 16.n. 14. 199X. Trans. Castro Ruz. 6. Fidel. 13. Arístides. 2004. “Técnicas de muestreo”. “Técnicas de muestreo”. Colectivo de Autores. Oficina de Publicaciones del Consejo de Estado. Contabilidad Pública. “Auditoria”. 1999. “Estadística”. enero de 1997. Castro Ruz. Características y contradicciones.Aplicación de la Técnica del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoria de Inventarios Autores
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