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⭐SOCIEDAD FIDUCIARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO S.A. FIDUAGRARIA S.A.
SOCIEDAD FIDUCIARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO S.A. FIDUAGRARIA S.A.
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Natividad Valdéz Castellanos
1 SOCIEDAD FIDUCIARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO S.A. FIDUAGRARIA S.A. FIDUAGRARIA S.A., REQUIERE CONTRATAR MEDIANTE LA MODALIDAD DE OUTSORCING LOS SERVICIOS DE LA CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, MANTENIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES EN LOS TÉRMINOS DE RETENCIÓN ESTABLECIDOS EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD, ASI COMO CONTAR CON EL ALMACENAMIENTO DE IMÁGENES HOSTING QUE PERMITA LA CONSULTA DIGITAL Y VÍA WEB, SOBRE FOLIOS DOCUMENTALES ESPECIALES; SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA LEY 594 DE 2000 Y EL ACUERDO 037 DE 2002 EMANADO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y DEMAS NORMAS CONCORDANTES RELACIONADAS CON EL OBJETO DE ESTA INVITACIÓN. Invitación No. 039 de 2014 SECRETARIA GENERAL Y VICEPRESIDENCIA JURIDICA Julio 04 de 20142 INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTAS RECOMENDACIONES GENERALES A LOS PARTICIPANTES Se recomienda a los Participantes que antes de elaborar y presentar su Propuesta, tengan en cuenta lo siguiente: a. Consultar el Régimen Legal aplicable a la presente invitación. b. Leer cuidadosamente el contenido de este documento y sus Adendas, si las llegare a haber, antes de elaborar la Propuesta. c. Verificar que no esté incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o prohibición constitucional o legal para presentar Propuesta y para contratar. d. Cerciorarse que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. e. Reunir toda la información y documentación exigida y verificar la vigencia de aquella que la requiera. f. Seguir las instrucciones que en esta invitación se imparten para la elaboración de la Propuesta. g. Revisar la póliza de seriedad de su Propuesta y verificar que: 1. Sea otorgada a favor de la SOCIEDAD FIDUCIARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO S.A. FIDUAGRARIA S.A. Nit , en formato para entidades particulares. 2. Figure como tomador/garantizado el nombre completo del Proponente. 3. El valor asegurado, riesgo amparado y vigencia correspondan a los fijados en este documento. 4. El objeto, número y demás datos de la misma coincidan con los descritos en la Propuesta que presenta. h. Identificar en la Propuesta, tanto el original como las copias, en la forma indicada en este documento. i. Tener presente el lugar, la fecha y hora prevista para la presentación de las Propuestas. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO. En caso de insistencia del recibo de una propuesta una vez vencido el plazo para su presentación, se dejará constancia de lo sucedido en el acta de cierre, se recibirá la propuesta dejando constancia que no será abierta indicando que no participará en el proceso de selección. FIDUAGRARIA S.A. se permite informar a los posibles oferentes interesados en entregar sus Propuestas, que deben RADICARLAS en la Calle 16 No piso 29 Edificio Avianca, en la ciudad de Bogotá, A MAS TARDAR EN LA HORA señalada en la presente invitación y dirigidas a la Jefatura de gestión Administrativa y Calidad. Las Propuestas radicadas en forma extemporánea, no participaran el proceso de selección. j. Formular toda consulta por escrito. No se atenderán consultas personales ni telefónicas. k. Tener presente que con la sola presentación de su Propuesta, autorizan a la entidad a verificar la información que en ella suministren y aceptan las reglas y condiciones establecidas en este documento y en las modificaciones que FIDUAGRARIA S.A. realice durante el presente proceso. l. La fiduciaria se reserva el derecho de revisión de la información cuando se inexactitud podrá rechazar las Propuestas, y dar aviso a las autoridades competentes, si la inexactitud incide en la evaluación y/o corresponde a un factor excluyente de acuerdo con la ley. m. Las Propuestas, incluyendo sus anexos, deberán ser presentadas en el orden establecido en la presente invitación, con un índice y debidamente foliadas. n. La propuesta deberá ser enviada por los interesados y deberá ser dirigida a la Jefatura de Gestión Administrativa y calidad de FIDUAGRARIA S.A., señalando claramente el número y el objeto de este proceso de selección, el remitente y sus datos (nombre, dirección, teléfonos y correo electrónico). o. Queda entendido que con la presentación de las Propuestas, los Proponentes acogen y aceptan todos los términos y condiciones establecidos en la presente invitación, en sus Adendas (si ellas se presentan), en las respuestas y aclaraciones efectuadas por FIDUAGRARIA S.A. durante el proceso de selección y en la ley.3 p. Queda entendido que con la presentación de las Propuestas, los Proponentes se comprometen a manejar la información suministrada en la presente invitación, con la debida seriedad, seguridad y reserva. q. Cuando las Propuestas contengan información o documentos que tengan el carácter de reservados, de acuerdo con la Ley Colombiana, los Proponentes deberán hacer manifestación expresa de tal circunstancia en la carta de presentación de su Propuesta, señalando el fundamento legal de dicha reserva, en caso contrario se entenderá que toda la información allí contenida es pública. 1. OBJETO DE LA INVITACION El objeto de la presente invitación es seleccionar mediante la modalidad de outsorcing los servicios de la custodia, almacenamiento, mantenimiento y administración de los fondos documentales en los términos de retención establecidos en las tablas de retención documental TRD, así como contar con el almacenamiento de imágenes hosting que permita la consulta digital y vía web, sobre folios documentales especiales; siguiendo los lineamientos de la ley 594 de 2000 y el acuerdo 037 de 2002 emanado del archivo general de la nación y demás normas concordantes relacionadas con el objeto de esta invitación. 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO La intervención de los Proponentes y el desarrollo de las etapas de la invitación se sujetarán a las condiciones que se establecen en los siguientes numerales. El presente proceso se desarrollará en los términos y plazos establecidos, los cuales podrán variar por decisión de FIDUAGRARIA S.A., de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en la presente invitación para la prórroga de los plazos de la invitación. Esta invitación y sus modificaciones estarán disponibles para conocimiento de todos los interesados, en la página web de FIDUAGRARIA S.A. 3. RÉGIMEN JURÍDICO DE LA INVITACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, LA FIDUCIARIA no se rige por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sino por las disposiciones de derecho privado que le son aplicables en razón a su condición de entidad financiera estatal, por esta razón, la selección del contratista y su respectiva contratación se rigen igualmente por las normas del derecho privado. La presente invitación define los términos y condiciones a los que se sujetará el proceso de selección para la escogencia del Contratista, el objeto del Contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección, y de los requisitos de carácter habilitante, entre otros. 4. PRESUPUESTO Y FORMA DE PAGO 4.1. Presupuesto: El valor total del contrato se estima en la suma de $ 120, 000,000.oo de conformidad con la disponibilidad presupuestal.4 4.2. Forma de pago: Los pagos procederán previa presentación y aprobación de la factura y del informe del supervisor así como la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales, riesgos profesionales y de seguridad social de sus empleados dentro de los últimos seis (6) meses de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de CONSULTA DE LA INVITACIÓN La consulta de la invitación se puede hacer a través de internet en la siguiente dirección a partir del día y hora señalada en el cronograma de la presente invitación y hasta la fecha y hora del cierre de la misma. Las personas que presenten observaciones a la invitación, deberán remitirlas correo electrónico y en su condición de eventuales Proponentes deberán informar la dirección, teléfono, fax y dirección electrónica, empleando para tal fin el correo electrónico 6. IDIOMA DEL PROCESO El idioma de la invitación será el español y, por lo tanto, la Propuesta, los documentos y certificaciones, así como las preguntas y observaciones relacionadas con este proceso deben ser redactadas en este idioma. Todos los documentos y certificaciones que se presenten en idioma diferente al español, deben ser escritos en su idioma original y traducidos al español por un traductor oficial. 7. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN. Publicación de la invitación en la página web de FIDUAGRARIA. Observaciones, aclaraciones y respuestas a los términos de la invitación por parte de los proponentes. 04 de Julio de 2014 Página Web: Hasta el 07 de Julio de 2014 Sede de FIDUAGRARIA S.A., Calle 16 No piso 29, Bogotá D.C. Página Web: Hasta el 9 de Julio de :00 p.m. Cierre del proceso y plazo para presentar oferta Publicación de la evaluación Firma del contrato Entrega garantía y firma del acta de inicio Hasta el 10 de Julio de 2014 Hasta el 11 de Julio de 2014 Hasta el 15 de JULIO de 2014 Sede de FIDUAGRARIA S.A., Calle 16 No piso 29, Bogotá D.C. Página Web: Sede de FIDUAGRARIA S.A., Calle 16 No piso 29, Bogotá D.C. Sede de FIDUAGRARIA S.A., Calle 16 No piso 29, Bogotá D.C.5 8. PLAZO DE LA INVITACIÓN Es el término comprendido entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar Propuestas y la fecha determinada para el cierre, de acuerdo con el cronograma de la invitación. Cuando FIDUAGRARIA S.A., lo estime conveniente, el plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, para lo cual se expedirá la respectiva Adenda. 9. PERÍODO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS Los interesados deberán examinar cuidadosamente la invitación pública e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan afectar de alguna manera su participación. En consecuencia, cualquier persona podrá efectuar las preguntas y observaciones a la presente invitación, mediante comunicación dirigida a FIDUAGRARIA S.A. a la siguiente dirección electrónica: Las inquietudes u observaciones a la invitación pública deberán indicar con claridad los datos del proponente que formula la inquietud u observación, la persona de contacto, su dirección, la dirección de correo electrónico, la ciudad en donde se encuentra domiciliada, el numeral de la invitación pública que motiva la aclaración u observación, y, la descripción clara y detallada de la consulta u observación. Las preguntas, comunicaciones, aclaraciones y observaciones, radicadas en otras dependencias o direcciones diferentes a las direcciones electrónicas y físicas de FIDUAGRARIA S.A. previstas en la presente invitación pública, o fuera del horario señalado para tal efecto, se tendrán por no presentadas. Se recibirán todas las inquietudes formuladas por los interesados desde la fecha de apertura de la invitación pública y hasta la fecha establecida en el cronograma. Las respuestas se publicarán en la página web y serán enviadas a los observantes a través del correo electrónico. No se podrán considerar como modificaciones a la invitación pública, las respuestas que brinde FIDUAGRARIA S.A. a menos que sean adoptadas mediante Adendas a la misma, dentro de la oportunidad prevista en el cronograma. 10. ADICIONES Y MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES. ADENDAS FIDUAGRARIA S.A. expedirá las adiciones y modificaciones que encuentre conveniente y/o necesario hacer a esta invitación pública con posterioridad a la fecha de apertura de la invitación y hasta antes de la fecha de cierre de la misma. Dichas adiciones y modificaciones se realizarán mediante Adendas que serán publicadas en la página web dentro de la oportunidad establecida en el cronograma. El término máximo para expedir adendas será el indicado en el cronograma. Las Adendas producidas dentro del proceso para adicionar o modificar la invitación pública, formarán parte del mismo desde la fecha en que sean expedidas y deberán ser tenidas en cuenta por los Proponentes para la formulación de su Propuesta. 11. ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Y EXTEMPORANEIDAD. Los interesados en presentar Propuesta deben entregarla en original y una (1) copia.6 Las Propuestas deben presentarse dentro del plazo establecido para la invitación y hasta la hora fijada para el cierre de la misma, conforme a la hora legal de la Republica de Colombia, establecida por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio, en la ventanilla de correspondencia de FIDUAGRARIA S.A., ubicada en la Calle 16 No piso 29 Edificio Avianca en la ciudad de Bogotá. Las Propuestas que se presenten después del término fijado para el efecto, NO SERÁN RECIBIDAS; en caso de insistencia serán recibidas pero se dejará en el acta constancia que NO PARTICIPARAN EN EL PROCESO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN, y no será abierto el sobre contentivo de la Propuesta, por extemporaneidad. Vencido el término de presentación de las Propuestas se procederá a elaborar el acta de cierre de la invitación, en la que se relacionarán las Propuestas allegadas oportunamente señalando el número de folios. Cada Proponente solo podrá presentar una (1) Propuesta. Las Propuestas deberán estar firmadas por el Proponente. Si se trata de una persona jurídica, debe suscribirla el respectivo representante legal, con autorización legal para ello. En el evento en que la Propuesta sea firmada por representante o apoderado, deberá contar con el respectivo poder otorgado en forma legal con indicación de las facultades conferidas, y en el evento de ser otorgado a una persona jurídica, deben acompañarse los documentos que acrediten su existencia y representación. Por el hecho de presentar la Propuesta, el Proponente acepta las condiciones y especificaciones de la invitación pública y de sus anexos, al igual que de cualquier modificación que realice FIDUAGRARIA S.A. durante el proceso. No se tendrá en cuenta la información que se incluya en la copia de la propuesta y que no conste en el original. En caso de existir discrepancias entre los documentos y anexos del original y de la copia, prevalecerá la información contenida en el original. FIDUAGRARIA S.A. no se hace responsable por la no apertura de una Propuesta, que no sea presentada ni rotulada como se especifica en esta invitación o que no indique de manera inequívoca, que su contenido tiene relación directa con la participación en el presente proceso; como tampoco se hace responsable, por la no apertura y no participación de aquellas Propuesta que no sea entregada en el sitio señalado. En las Propuestas no se debe colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información original. Las Propuestas se presentarán sin borrones, tachaduras o enmendaduras a menos que se haga la respectiva salvedad, la cual se entiende hecha con la firma del proponente o del representante legal, debidamente autorizado para ello. Una vez presentadas las Propuestas y culminado el periodo de presentación de las mismas no podrán ser adicionadas, modificadas o reemplazadas. El original de la Propuesta será presentado en sobre cerrado y sellado, así mismo deberá ser presentada la copia, la cual deberá marcarse de la siguiente manera: INVITACIÓN PÚBLICA No. 039 DE NOMBRE DEL OFERENTE: IDENTIFICACIÓN DEL CONTENIDO: ORIGINAL o COPIA.7 Propuesta parcial: FIDUAGRARIA S.A. NO aceptará la presentación de Propuestas parciales. 12. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación se basará en la documentación, información y anexos de las Propuestas, por lo cual es requisito consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis. Si existen discrepancias entre letras y números, prevalecerá el monto expresado en letras. En consecuencia, a las Propuestas que cumplan con los requisitos habilitantes FIDUAGRARIA S.A. evaluará los factores de ponderación dentro del plazo previsto para ello en el cronograma de esta invitación. 13. ACLARACIONES DENTRO DEL PLAZO DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS. A fin de facilitar el examen, evaluación y comparación de Propuestas, FIDUAGRARIA S.A. podrá solicitar a cualquiera de los Proponentes que aclare su Propuesta, sin que ello implique modificación o adición de la misma. La solicitud de aclaración y la respuesta correspondiente se harán por escrito, esta última dentro del término previsto en la respectiva solicitud. Si el proponente no presenta a FIDUAGRARIA S.A. las explicaciones o aclaraciones solicitadas, o las presenta incompletas o, la respuesta no corresponde a lo solicitado se evaluará con base en la información presentada en la oferta. 14. NOTIFICACION DE LA DECISIÓN FIDUAGRARIA S.A. notificará el resultado de la evaluación de las propuestas mediante correo electrónico a la dirección que los proveedores señalen en la respectiva oferta y a través del correo electrónico oficial de contratación: 15. SUSCRIPCIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El Contrato se suscribirá dentro del término establecido en el cronograma. FIDUAGRARIA S.A. podrá ampliar este plazo de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. Si no se firma el Contrato por parte del adjudicatario, FIDUAGRARIA podrá adjudicarlo al Proponente calificado en segundo lugar, si considera que su Propuesta es favorable para la entidad. Si el Adjudicatario se negare a cumplir con las obligaciones establecidas en la invitación pública, específicamente la de suscribir y perfeccionar el Contrato en el término señalado, FIDUAGRARIA S.A. hará efectiva la garantía constituida para responder por la seriedad de la Propuesta, sin perjuicio de las acciones legales tendientes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía y de la inhabilidad para contratar por el término de cinco (5) años. El Contratista seleccionado deberá cumplir con los requisitos para la ejecución y legalización del Contrato dentro del término establecido en el cronograma; requisitos que se entenderán cumplidos con la aprobación de la Garantía Única por parte de la Secretaría General y Vicepresidencia Jurídica de FIDUAGRARIA S.A. Para la ejecución del contrato será necesaria la suscripción del acta de inicio, entre el contratista y FIDUAGRARIA S.A.8 Todos los costos y gastos que se generen para la legalización del Contrato correrán por cuenta del CONTRATISTA seleccionado. 16. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente, la declaratoria de desierta de la invitación únicamente procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva y se declarará a través de la página web de FIDUAGRARIA S.A. en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. 17. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN El presente proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, cuando a juicio de FIDUAGRARIA S.A. se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere. 18. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN De presentarse, durante el desarrollo del proceso de selección, cualquiera de las circunstancias contempladas en la reglamentación vigente, FIDUAGRARIA S.A. revocará la apertura del proceso de selección, terminándose en forma anticipada la presente invitación. Tal circunstancia no constituirá incumplimiento alguno por parte de FIDUAGRARIA S.A., ni dará derecho a indemnización por concepto alguno a los interesados en presentar Propuesta ni a los Proponentes. 19. DEVOLUCION DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA FIDUAGRARIA S.A. devolverá a los Proponentes no favorecidos en el presente proceso, la garantía de seriedad de la Propuesta, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de perfeccionamiento del Contrato. En caso de declararse desierta la invitación, a los Proponentes se les devolverá la Garantía de Seriedad de la Propuesta, dentro los diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria. 20. GARANTIAS DEL CONTRATO. Los oferentes o contratistas podrán otorgar, en los términos de la reglamentación vigente, como mecanismos de cobertura de los riesgos, cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros. Garantía bancaria a primer requerimiento. Patrimonio autónomo como garantía. Por consiguiente, en el proceso de selección, los Proponentes, y en el Contrato a celebrarse, el oferente seleccionado, deberán prestar, respectivamente, garantías que amparen tanto la seriedad de la Propuesta como el cumplimiento de las obligaciones contractuales las cuales podrán consistir en pólizas de seguros, garantía bancaria a primer requerimiento o patrimonio autónomo como garantía, expedida por una Institución Financiera legalmente establecida en Colombia y sujeta a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, en la forma y bajo los requisitos establecidos en la presente invitación pública. El documento en el cual conste el otorgamiento de las garantías del contrato deberá indicar de manera expresa la vigencia y el valor garantizado, especificado para cada amparo en la presente invitación.9 Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente invitación, el mantenimiento de la oferta económica y la suscripción del contrato, el proponente deberá constituir y presentar una garantía de seriedad de la propuesta en formato para entidades particulares, expedida por una compañía aseguradora a favor de la SOCIEDAD FIDUCIARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO - FIDUAGRARIA S.A., NIT , en una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta. La garantía debe tener una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir del día siguiente de la fecha del cierre para la presentación de las propuestas. Así mismo, el proponente debe allegar el recibo o certificación de pago de la garantía. La garantía de seriedad de la propuesta deberá amparar (i) La no suscripción del contrato sin justa causa por el proponente seleccionado. (ii) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en la invitación se prorrogue. (iii) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía exigida por la entidad para amparar el contrato. (iv) El retiro de la oferta después de vencido el término para presentar la propuesta. La garantía deberá describir expresamente y de manera detallada los riesgos que se amparan. En caso de prórroga del plazo del presente proceso, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término. En relación con las garantías que ampararán el contrato resultante de esta invitación pública, FIDUAGRARIA S.A., aprobará dichas garantías o, en su defecto, hará las observaciones que sean del caso dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su presentación. Si FIDUAGRARIA S.A. hace observaciones a la garantía, el Proponente y/o Contratista Seleccionado debe efectuar las correcciones o modificaciones necesarias dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de comunicación de dichas observaciones. En el evento en que el Contratista Seleccionado no cumpla con el requerimiento, el Contrato terminará anticipadamente, y se procederá a su liquidación, haciéndose efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta. Ni el garante, ni el Contratista Seleccionado, podrán alegar que alguno de los eventos que la garantía debía cubrir según la ley, las disposiciones concordantes y el contrato, no quedó cubierto. Dado que el valor del Contrato es indeterminado pero determinable por el valor de la Propuesta seleccionada, el valor asegurado de cada una de las garantías se calculará aplicando los porcentajes que adelante se indican al valor estimado del contrato para efectos de garantías y la vigencia de las garantías será determinada con base en la duración del Contrato y en el tipo de riesgo objeto de las mismas. Garantía única de cumplimiento. El Contratista Seleccionado se compromete a constituir y presentar, por su propia cuenta y riesgo, para aprobación de FIDUAGRARIA S.A., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del Contrato, una garantía única de cumplimiento expedida por una Institución Financiera legalmente establecida en Colombia y sujeta a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, la cual podrá consistir en póliza de seguros, garantía bancaria a primer requerimiento o patrimonio autónomo como garantía, con la cual se ampare el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, surgidas de la celebración, ejecución y liquidación del Contrato, la cual deberá ajustarse a los límites, existencia y extensión de los riesgos amparados en los términos previstos en la presente invitación. El valor asegurado de los amparos, se fijará en función del valor del contrato para efectos de garantías.10 La Garantía Única de Cumplimiento del Contrato, incluirá, de acuerdo con la normatividad vigente, los amparos que se describen a continuación: Amparo de cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.- El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a FIDUAGRARIA S.A. de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones asumidas por el Contratista Seleccionado durante la ejecución y liquidación del Contrato a celebrarse, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ello sea imputable al contratista garantizado. Dentro de las obligaciones amparadas expresamente en el amparo de cumplimiento, deberá incluirse la obligación del contratista de prorrogar las respectivas garantías en los términos previstos en el contrato, en caso de prórroga del contrato. En la garantía se establecerá que en caso de que el Contratista Seleccionado incumpla el Contrato y FIDUAGRARIA S.A., declare su incumplimiento, el garante pagará el valor asegurado a FIDUAGRARIA S.A. Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y seis (6) meses más. El valor de este amparo debe ser igual al diez por ciento (10 %) del valor del contrato. Este amparo deberá cubrir FIDUAGRARIA S.A. de los perjuicios derivados de: (a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; (b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista. Amparo de calidad.- Este amparo cubrirá a FIDUAGRARIA S.A. de los perjuicios patrimoniales originados en aquellos eventos en los cuales la deficiente calidad de los bienes y servicios objeto del contrato no permite la utilización para el fin para el cual fueron contratados, de acuerdo con las especificaciones definidas en el contrato y las normas legales. Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y seis (6) meses más. El valor de este amparo debe ser igual al diez por ciento (10 %) del valor del contrato. Amparo del pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.- El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a FIDUAGRARIA S.A. de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado. Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y tres (3) años más. El valor de este amparo deberá ser al cinco por ciento (5 %) del valor del contrato. 21. MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO. Los oferentes y el contratista podrán garantizar la cobertura de los riesgos provenientes de la seriedad de sus Propuestas y de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato y de su liquidación a través de los siguientes mecanismos de cobertura: Póliza de Seguro.- En el evento en que los oferentes y/o el contratista opten por amparar los riesgos derivados de su oferta y de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato y de su liquidación a través de la suscripción de una póliza de seguro de cumplimiento, ésta se regirá por las siguientes disposiciones y deberá observar los requisitos mínimos que a continuación se exponen para su aprobación: Los amparos de la póliza única de cumplimiento (cumplimiento, calidad del contrato y pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y aportes parafiscales) deben ser independientes unos de otros respecto de sus riesgos y de sus valores asegurados.11 La póliza de cumplimiento no podrá contener ninguna cláusula que en caso de incumplimiento parcial limite la responsabilidad de la sociedad aseguradora a la proporción del valor asegurado equivalente al porcentaje incumplido de la obligación garantizada. Así mismo, deberá contemplar la improcedencia de su revocación unilateral por parte del tomador. La compañía de seguros no podrá negarse al pago de la indemnización pactada, alegando contra Fiduagraria S.A. excepciones o defensas provenientes de la conducta del tomador del seguro, en especial las derivadas de la inexactitud o reticencia en la declaración del estado del riesgo en que hubiera podido incurrir aquél al momento de contratar dicha garantía. En el texto de la garantía de seriedad de la Propuesta deberá constar el compromiso del garante, en virtud del cual se obliga a pagar dicha garantía dentro de los treinta días (30) días siguientes a la fecha en la cual FIDUARARIA S.A. declare el acaecimiento del riesgo asegurado. Garantías Bancarias a Primer Requerimiento.- En el caso de garantías bancarias a primer requerimiento, esto es, tratándose de contratos de garantía bancaria o cartas de crédito stand by, el Proponente deberá entregar junto con su Propuesta el documento contentivo de la misma, debidamente suscrito por el representante legal del establecimiento de crédito o por su apoderado, en el cual deberá constar lo siguiente: El nombre de Fiduagraria S.A. como beneficiaria de la garantía. Los riesgos garantizados. La forma de hacer exigible la garantía. En todo caso, el establecimiento de crédito deberá hacer efectiva la garantía con el primer requerimiento de Fiduagraria, acompañado del documento que declare el incumplimiento de la seriedad de los ofrecimientos hechos o el incumplimiento de las obligaciones contractuales. Tratándose de cartas de crédito stand by, el pago lo entregará el banco emisor contra la entrega de la carta de crédito acompañada del documento en el cual conste el incumplimiento del oferente o contratista según sea el caso, El valor del amparo. La vigencia de la cobertura. En el caso de contratos de garantía bancaria, la estipulación expresa, autónoma e irrevocable del establecimiento de crédito de pagar a Fiduagraria S.A., dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de entrega del documento en el cual conste el incumplimiento del oferente o contratista, el monto garantizado y los perjuicios directos derivados del incumplimiento que con ocasión de la Propuesta, del contrato o de su liquidación surjan para el Proponente o el contratista. En la cartas de crédito stand by, se debe incluir expresamente una cláusula en la cual conste que sin perjuicio de las disposiciones del Código de Comercio, como de las normas que lo modifiquen o sustituyan, dicha garantía se regirá por las condiciones generales de contratación establecidas para este tipo de avales en las Reglas y Usos Uniformes Relativos a los Créditos Documentarios de la Cámara de Comercio Internacional. Las garantías bancarias a primer requerimiento pueden ser utilizadas por el Proponente o contratista para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del ofrecimiento como del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación. 22. DOCUMENTOS DE LA INVITACION Hacen parte de la presente Invitación, los siguientes documentos:12 * Los términos de la invitación. * Las Adendas (si se expidieren) * Las preguntas y las solicitudes de aclaraciones relacionadas con la invitación formuladas por los interesados. * Las respuestas a las preguntas y a las solicitudes de aclaraciones formuladas por los interesados. *Las Propuestas recibidas en los términos y condiciones previstos en la Invitación. *Los anexos de la invitación. * Informe final de verificación. * Evaluación definitiva de las Propuestas. * Acta de adjudicación o de declaratoria de desierta. 23. CORRESPONDENCIA Toda correspondencia que se dirija a FIDUAGRARIA S.A. con motivo de la presente Invitación, deberá ser enviada en medio físico a la Jefatura de Gestión Administrativa y de calidad de Fiduagraria S.A., ubicada en la Calle 16 Nº 6-66 Piso 29 en Bogotá D.C. y/o a través del correo electrónico indicando como referencia Invitación Pública No. 039 DE 2014 Ninguna declaración verbal afectará de manera alguna la Invitación Pública y el alcance del presente proceso. 24. DEFINICIONES Los términos contenidos en la presente Invitación y sus anexos escritos en mayúscula inicial o mayúscula sostenida y negrillas, para efectos de interpretación de la presente invitación y del Contrato de Prestación de Servicios, deben entenderse conforme a las siguientes definiciones: Adenda(s). Es (son) el(los) documento(s) expedido(s) por FIDUAGRARIA S.A., con el fin de adicionar o modificar la Invitación, con posterioridad a la fecha de apertura del proceso y hace parte integral del mismo. Acta de Adjudicación. Es el documento expedido por FIDUAGRARIA S.A. por medio del cual se determina el Contratista Seleccionado para suscribir el Contrato de prestación de Servicios. Contratista Seleccionado. Es el Proponente que por presentar la Propuesta más favorable para FIDUAGRARIA S.A. es elegido para suscribir el Contrato de Prestación de Servicios. Contrato de Prestación de Servicios. Se refiere al contrato que celebrará FIDUAGRARIA S.A. con el Contratista Seleccionado, para efectos del cumplimiento del objeto de la presente Invitación. Día(s) Hábil(es). Siempre que en los documentos de la invitación o del Contrato se haga referencia a Día(s) Hábil(es) se entenderá como los comprendidos entre el lunes y viernes de cada semana, exceptuando aquellos días en los cuales las dependencias de FIDUAGRARIA S.A. no presten servicio al público y días festivos. Invitación. Es el proceso de selección objetiva tendiente a escoger la Propuesta más favorable a los intereses de FIDUAGRARIA S.A., conforme a las condiciones establecidas en los términos de la invitación. Proponente(s). Es (son) la(s) persona(s) interesada(s) en el proceso de invitación, que presenta una Propuesta para participar en la Invitación Pública. Propuesta(s). Es el documento presentado por los Proponentes de acuerdo con las condiciones y términos de la presente Invitación.13 25. NORMAS DE INTERPRETACIÓN DE LA INVITACIÓN La presente Invitación debe ser interpretada como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas en forma individual o independiente de su contexto general. En consecuencia, se entienden integrados a él los Anexos que la acompañan y las Adendas que posteriormente se expidieran. Sin embargo, de existir alguna diferencia o contradicción entre la invitación y sus anexos, las disposiciones de la Invitación primarán sobre las instrucciones de los anexos que le sean contrarias. Además, se tendrán en cuenta los siguientes criterios para su interpretación y entendimiento: Los términos o los plazos establecidos en días en esta Invitación se deben computar como Días Hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos los días sábado no se considerarán Días Hábiles. Cuando el día de vencimiento de un plazo fuese un día no hábil para FIDUAGRARIA S.A. o cuando éste no ofrezca atención al público durante ese día, por cualquier razón, dicho vencimiento se entenderá trasladado al primer Día Hábil siguiente. A los términos no definidos en la presente Invitación, se les dará el sentido natural y obvio, según su uso común o el lenguaje técnico respectivo. El orden de los capítulos y numerales de la Invitación no puede ser interpretado privilegiando uno sobre otro o como un grado de prelación entre los mismos En caso de contradicciones entre las aclaraciones o respuestas a las preguntas formuladas por los Participantes y las disposiciones de la invitación, prevalecerán las disposiciones contenidas en la Invitación. 26. COSTOS DE LA PROPUESTA Y DE LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO Será responsabilidad única y exclusiva de los Proponentes la elaboración y presentación de cada Propuesta. Por tanto, cada Proponente asumirá todos los costos, directos e indirectos, y FIDUAGRARIA S.A. no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado de la invitación, consecuentemente, FIDUAGRARIA S.A. no será responsable por los costos o expensas en que incurran los Proponentes para la preparación y/o presentación de sus Propuestas, los cuales serán de cargo exclusivo de los Proponentes. Igualmente, corresponde al Proponente calcular y asumir los costos, impuestos, tasas y contribuciones, así como, los demás gastos tributarios y de cualquier otra naturaleza que llegaré a generar la celebración del Contrato de Prestación de Servicios. Por tanto, todos los gastos inherentes a la legalización del contrato tales como impuestos de cualquier naturaleza, seguros y garantías serán a cargo del contratista, así como todos los costos y/o gastos necesarios para la ejecución del objeto del contrato. FIDUAGRARIA S.A. efectuará las retenciones que en materia de impuestos establezca la ley. 27. PROCESO DE DEBIDA DILIGENCIA, INFORMACIÓN SOBRE EL CONTRATO A CELEBRARSE Y ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA Es responsabilidad de los Proponentes realizar todos los análisis, evaluaciones y estudios necesarios para presentar su Propuesta con el debido cuidado y diligencia, examinando las características del contrato, incluyendo los estudios y verificaciones que consideren necesarios para formular la Propuesta.14 La indagación y estudio deberá incluir la revisión de todas las implicaciones legales, tributarias y financieras, las condiciones jurídicas y la distribución de riesgos planteada en la Invitación y sus Anexos, y en general todos los aspectos que puedan incidir en la determinación de las condiciones técnicas y económicas con las cuales se presentarán las Propuestas para la selección del Contratista de que trata esta invitación. La circunstancia de que el Contratista Seleccionado no haya obtenido toda la información ni realizado adecuadamente el proceso de debida diligencia no influirá en la determinación de los costos ni del precio que pagará FIDUAGRARIA S.A., tampoco eximirá al Contratista Seleccionado de responsabilidad por la ejecución completa de los servicios objeto del Contrato de Prestación de Servicios, ni le dará derecho a reembolso de costos, ni reclamaciones o reconocimientos adicionales de ninguna naturaleza por parte de FIDUAGRARIA S.A. La consulta de la Invitación, la información contenida en este documento o comunicada posteriormente a cualquier persona, ya sea en forma verbal o escrita y las explicaciones a las observaciones efectuadas, no pueden ser consideradas como una asesoría legal, fiscal, financiera, técnica o de otra naturaleza por parte de FIDUAGRARIA S.A. 28. PACTO DE INTEGRIDAD En caso que FIDUAGRARIA S.A. advierta hechos constitutivos de corrupción de parte de alguno o algunos de los Participantes, los Proponentes o el Contratista Seleccionado durante el proceso de Invitación o la ejecución del Contrato de Prestación de Servicios, los pondrá inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, a fin de que se inicien las acciones legales a que hubiere lugar. En todas las actuaciones derivadas del presente proceso de selección y del contrato que forme parte del mismo, FIDUAGRARIA S.A. y el proponente deberán trabajar con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran; es así como los Proponentes suscribirán el Pacto de Integridad que se encuentra dentro de los documentos anexos a esta Invitación. 29. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Los Proponentes no podrán presentar su propuesta si se encuentran inmersos de alguna de las siguientes inhabilidades e incompatibilidades: Sólo podrán participar en la presente invitación quienes no se encuentren incursos en las causales de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, contenidas en la Constitución Política de Colombia, en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y demás normas sobre la materia. La ocurrencia de una causal durante este proceso o con posterioridad al mismo, debe ser comunicada por el participante dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de la misma. FIDUAGRARIA S.A. se reserva el derecho de tomar las decisiones que estime pertinentes y de comunicarla al participante incurso en la causal. Para ello los Proponentes deberán estudiar detenidamente las anteriores disposiciones y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia, y declararán bajo juramento, en la carta de presentación de la Propuesta, el hecho de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas anteriormente. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, será una causal de terminación anticipada del contrato y no habrá lugar a indemnización por parte de FIDUAGRARIA S.A.15 Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de la invitación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo. 30. REQUISITO ADICIONAL DE PARTICIPACIÓN Ningún Proponente podrá presentar más de una Propuesta para la presente invitación; hacerlo, generará el rechazo de las Propuestas. 31. VALOR Y PLAZO ESTIMADOS DE LA CONTRATACIÓN De acuerdo con el sondeo de mercado realizado por FIDUAGRARIA S.A., esta encuentra aceptables las ofertas que no superen la suma de CIENTO VEINTE MILLONES DE PESOS $ oo. Para adelantar la contratación, LA FIDUCIARIA cuenta con el amparo presupuestal correspondiente. Esta necesidad que se pretende cubrir, se encuentra incluida en el Plan de Contratación de la Entidad. El plazo estimado para la ejecución del contrato será de un (1) año o hasta agotar la apropiación presupuestal asignada, lo que suceda primero y se contara a partir de la fecha de aprobación de la garantía de cumplimiento y la suscripción del acta de inicio. 32. OBJETO A CONTRATAR: El contratista se obliga para con el contratante, con autonomía técnica, administrativa, financiera y directiva, a prestar los servicios de la custodia, almacenamiento, mantenimiento y administración de los fondos documentales, así como contar con el almacenamiento de imágenes Hosting que permita la consulta vía web sobre folios documentales especiales determinados por la Entidad; siguiendo los lineamientos de la ley 594 de 2000 y el acuerdo 037 de 2002, emanado del Archivo General de la Nación y demás normas concordantes. 33. OBLIGACIONES GENERALES Para el cumplimiento del objeto contractual, el PROPONENTE SELECCIONADO deberá entre otras: * Realizar de manera diligente todos los actos necesarios para la cumplida ejecución del objeto. *Disponer de la capacidad operativa y técnica y de los recursos propios necesarios para la administración y ejecución del contrato. * Almacenar, administrar y custodiar los documentos físicos en bodegas especializadas, controladas a través de tecnologías de última generación y en los volúmenes de información que posee la Fiduciaria y los que se generen durante la vigencia del contrato. * Cumplir con todas las especificaciones relacionadas en la propuesta, la cual formará parte integrante del contrato. 34. REQUISITOS HABILITANTES Carta de presentación de la Propuesta. Garantía de seriedad de la Propuesta. Original del formato de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública para personas jurídicas. Original del formato de inscripción y conocimiento de proveedores junto con la documentación anexa requerida en el mismo. (documento que será remitido al proponente por parte de la Fiduciaria, previa solicitud.) Original del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o de la entidad que le corresponda, con fecha no superior a treinta (30) días calendario.16 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. Autorización para la suscripción del contrato expedida por el órgano social competente, cuando se requiera en razón de la naturaleza o la cuantía del mismo. Certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, en la cual se deje constancia de que la persona jurídica está al día en los pagos a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Fotocopia del RUT. Fotocopia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal (si firma la constancia del pago de los aportes parafiscales). Original de la propuesta económica detallada y debidamente firmada Manifestación del número de cuenta y entidad bancaria, en la cual se le debe consignar el valor a pagar. Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente (menor a un 1 mes), del Representante Legal. Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal vigente (con fecha de último corte del Boletín). Plan de continuidad y/o contingencia. 35. CAPACIDAD JURÍDICA Carta de presentación de la Propuesta: La carta de presentación de la Propuesta debe estar suscrita por el representante legal de la persona jurídica o por el representante designado para el efecto en el Consorcio o en la Unión Temporal. El Proponente deberá aportar fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien suscribe la Propuesta. Quien suscriba la carta de presentación de la Propuesta deberá en caso de ser persona jurídica: Tener la calidad de representante legal o apoderado del proponente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. En este último caso, la facultad de representación debe comprender las de presentar la Propuesta, celebrar el Contrato de Prestación de Servicios (en caso de resultar adjudicatario), ejecutarlo y liquidarlo. Si la presentación de la Propuesta implica la transgresión del deber establecido en el numeral 7 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, el Proponente deberá, además, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda. Acreditación de existencia y representación legal: Si la Propuesta la presenta una persona jurídica o un Consorcio o una Unión Temporal, deberá anexarse el certificado de existencia y representación legal del proponente singular y de cada uno de los socios del Consorcio o de la Unión Temporal según corresponda, expedidos por la Cámara de Comercio dentro del mes anterior al cierre del proceso, donde conste quién ejerce la representación legal y las facultades del mismo. En dicho certificado se debe acreditar que el objeto social del Proponente permite realizar el objeto del presente proceso de selección y que su duración no es inferior al término del plazo del contrato y un año más. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada su Propuesta, de conformidad con lo señalado en el Código de Comercio Colombiano. En el evento que del contenido del certificado expedido por la Cámara de Comercio, se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de estos se desprende que hay limitación para presentar la Propuesta en cuanto a su monto, se deberá igualmente adjuntar17 la autorización específica para participar en este proceso de selección y suscribir el contrato en caso de resultar seleccionado. En caso de existir limitaciones del representante legal para presentar la Propuesta y suscribir el correspondiente Contrato de Prestación de Servicios, se debe presentar copia del acta del órgano competente de dirección o extracto de la misma, en la cual se faculte al representante legal para presentar Propuesta y celebrar el contrato en caso de ser favorecida la Propuesta. Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal sobre pago de aportes parafiscales y al SSSI de sus empleados: De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el Proponente singular y cada integrante del Consorcio o Unión Temporal deberá adjuntar una certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, según el caso, en donde acredita que se encuentra al día con el pago de aportes parafiscales y al SSSI de sus empleados de los últimos 6 meses a la fecha de cierre del presente proceso de selección, cuando a ello haya lugar. El revisor fiscal debe figurar inscrito en el certificado de la Cámara de Comercio, además el proponente debe adjuntar la fotocopia de la cédula, fotocopia de tarjeta profesional y certificación de antecedentes disciplinarios de la junta de contadores, del revisor fiscal. Verificación de antecedentes fiscales, disciplinarios y penales: Se verificará si los Proponentes se encuentran con sanciones disciplinarias que lo inhabiliten para celebrar contratos con el Estado o si aparecen reportados en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. 36. EXPERIENCIA. El interesado, sea persona jurídica o natural, deberá presentar mínimo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados y/o en ejecución en los últimos cinco (3) años anteriores a la fecha de presentación de ofertas, cuyo objeto sea similar o igual al contratado, y cuya sumatoria sea igual o mayor al presupuesto del presente proceso. 37. CONDICIONES FINANCIERAS El oferente deberá presentar junto con la propuesta, los siguientes documentos en forma legible, en español y las cifras deben estar representadas en Pesos Colombianos: Balance General y Estado de Resultados correspondientes con corte de ejercicio a 31 de diciembre de 2013, los estados financieros requeridos deben ser firmados por el representante legal y/o contador y acompañados del respectivo dictamen. Los Estados financieros deben acompañarse con sus respectivas notas, y estar avalados por contador público, acompañados de la copia de la tarjeta profesional del Contador y Revisor Fiscal cuando la ley lo exija, la certificación sobre su vigencia expedida por la Junta Central de Contadores, para el contador la cual no debe tener fecha de expedición anterior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta. El balance general debe venir discriminado de la siguiente manera: ACTIVOS: Corriente, no corriente y total PASIVOS: Corriente, no corriente, total y PATRIMONIO El dictamen a los estados financieros será analizado y verificado, así:18 Dictamen limpio: Se acepta. Dictamen con salvedades que no tengan relación directa o incidencia, respecto de la propuesta presentada, FIDUAGRARIA S.A. la aceptará. En caso contrario se INHABILITARA. Dictamen negativo: No será aceptado y se INHABILITA la oferta. Abstención de dictamen: No será aceptado y se INHABILITA la oferta. Cuando FIDUAGRARIA S.A. en desarrollo de la evaluación financiera requiera verificar información adicional del proponente, podrá solicitar los documentos que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como Estados Financieros de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente allegue a solicitud de FIDUAGRARIA S.A. puedan modificar, adicionar o complementar la propuesta. No se admitirán balances de prueba. INDICADORES FINANCIEROS DEL PROPONENTE Los indicadores financieros de verificación son los siguientes: Liquidez económica: (Activo corriente / Pasivo Corriente), el resultado debe ser mayor o igual a 1.0. Capacidad de endeudamiento: (Pasivo Total / Activo Total)* 100, el resultado debe ser menor o igual al 70%. Capital de Trabajo: Activo Corriente Pasivo Corriente, igual o mayor al 40% del valor del presupuesto de la invitación a ofertar. 38. DE LAS PROPUESTAS El Proponente deberá elaborar su Propuesta de acuerdo con lo establecido en esta Invitación, anexando la documentación exigida, para lo cual deberá utilizar y diligenciar los formatos que suministre FIDUAGRARIA S.A., que le correspondan y adjuntarlos a la Propuesta. Se recomienda a los Proponentes presentar su Propuesta sujetándose a los requisitos indicados por FIDUAGRARIA S.A. en la Invitación y sus anexos, con el fin de facilitar su estudio. Las Propuestas son irrevocables y se mantendrán vigentes las condiciones de la misma durante el tiempo que dure la Invitación y hasta la Adjudicación, en los términos y condiciones aquí establecidas. 39. COSTO DE PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA Serán de cargo del Proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su Propuesta y FIDUAGRARIA S.A. no será responsable de los mismos. 40. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La Propuesta deberá ser presentada en un (1) original y una (1) copia, cada una de las cuales se entregará en sobre cerrado y dentro del plazo fijado en el cronograma. El sobre deberá marcarse de la siguiente forma:19 Señores FIDUAGRARIA S.A. Ciudad Contiene: Original y una copia Invitación Pública No. XXXXXX DE 2014 Objeto: Proponente: XXXXXXX El primer sobre identificado como ORIGINAL deberá contener la Propuesta correspondiente y todos los originales de los documentos solicitados, foliados en forma consecutiva. El segundo sobre, identificado respectivamente como PRIMERA COPIA, deberá contener copias de todos los folios y documentos contenidos en el sobre identificado como ORIGINAL y foliadas en la misma forma que el original. No se aceptarán Propuestas cuyos documentos, que sean objeto de evaluación y calificación, presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras, salvo que las mismas sean refrendadas por el proponente al margen del mismo o en documento aparte incluido en la Propuesta. No se aceptarán Propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre de la Invitación, ni Propuestas remitidas por fax o correo electrónico. Una vez presentada la Propuesta no se aceptará a los Proponentes variación alguna en sus términos, lo cual no obsta para que FIDUAGRARIA S.A. pueda solicitar, durante la evaluación y hasta la adjudicación, los documentos que verifiquen las condiciones del Proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad, los cuales deberán ser atendidos y entregados en el tiempo fijado para ello. 41. VALIDEZ DE LA PROPUESTA La Propuesta tendrá un término de validez de noventa (90) días calendario, dicho término empezará a contarse a partir del día siguiente de la fecha del cierre de la Invitación y será prorrogable por el mismo término o por el término que FIDUAGRARIA S.A. decida ampliar. 42. PROPUESTAS CONSIDERADAS HÁBILES. Se entiende que la Propuesta presentada por el Proponente es hábil si cumple con la totalidad de los requisitos de capacidad jurídica, financiera, experiencia y demás requisitos habilitantes contemplados en la Invitación. 43. OFERTA ECONÓMICA Expresada en pesos colombianos o su equivalente y debe contener: Precio, forma de pago, plazo en el pago y descuentos, entre otros. En la oferta económica, se deberá especificar si aplica, el valor del traslado inicial y desmonte, que será un valor único y los valores detallados por cada servicio. Al presentar la Propuesta, el Proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos, tasas, contribuciones o participaciones tanto en el ámbito nacional, departamental y municipal que se causen en razón de la suscripción, desarrollo, ejecución y liquidación del contrato, los cuales serán de cargo del contratista. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de ninguna naturaleza.20 Cuando el Proponente omita diferenciar el IVA de un producto o servicio que esté gravado, se entiende que está incluido dentro del valor presentado. FIDUAGRARIA S.A. podrá solicitar una mayor discriminación de precios si lo estima necesario. 44. VERIFICACION DE LAS PROPUESTAS Para la evaluación de las Propuestas que se presenten en esta Invitación, FIDUAGRARIA S.A. realizará las siguientes actividades: El área Jurídica evaluará el cumplimiento de los requisitos habilitantes: numeral 34 Requisitos habilitantes, numeral 35 Capacidad jurídica y numeral 36 Experiencia, y en consecuencia, si son susceptibles de ser admitidas para el proceso de evaluación. Los aspectos financieros, técnicos y el valor de la propuesta deberá ser evaluada por el área solicitante. Evaluación individual de las Propuestas recibidas que se consideraron hábiles, presentadas. Una vez verificados los requisitos de participación o habilitantes, exigidos en la Invitación, se procederá a la evaluación de las Propuestas presentadas. 45. REQUERIMIENTO DE INFORMACION SOBRE LAS PROPUESTAS Para el análisis y evaluación de las Propuestas, FIDUAGRARIA S.A. podrá requerir a los Proponentes las aclaraciones que considere necesarias y solicitar las certificaciones y los documentos que encuentre convenientes, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación y sin que las aclaraciones o documentos que el Proponente allegue a solicitud de FIDUAGRARIA S.A. puedan modificar o complementar la Propuesta; siempre atendiendo las reglas de subsanabilidad propia para los requisitos habilitantes y las excepciones respecto de, capacidad para presentación de Propuesta y situaciones surgidas con posterioridad a la fecha establecida para el cierre. Las aclaraciones y el suministro de los documentos que deben allegar los Proponentes deben presentarse en el plazo que para el efecto señale FIDUAGRARIA S.A.; no obstante hasta la adjudicación, podrán subsanarse los requisitos habilitantes atendiendo lo prescrito en las reglas de subsanabilidad. FIDUAGRARIA S.A. también podrá requerir informes a terceros directamente, cuando lo considere conveniente o necesario para el análisis y evaluación de las Propuestas. 46. ASPECTOS EVALUABLES Y CALIFICACION DE LOS MISMOS. La evaluación de las Propuestas comprenderá una verificación inicial respecto al cumplimiento de los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, capacidad financiera y experiencia) cuyo resultado será HABILITADA O NO HABILITADA. Una vez se haya determinado que la Propuesta se ajusta a los requisitos jurídicos, financieros y experiencia, y se haya acreditado como HABILITADA, se procederá a la calificación delas propuestas individuales. La calificación de las Propuestas se llevará a cabo con los criterios que a continuación se señalan y teniendo como base únicamente la información suministrada en las mismas. 47. FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación de las Propuestas se efectuará a través del estudio de los criterios específicos ( jurídico, financiero, aspectos técnicos y experiencia, el cual se realizará dentro de la fecha establecida para el efecto en el cronograma que rige el presente proceso. Mostrar más
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 artículo 23
 artículo 23
 artículo 1

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