Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20035
Timestamp: 2018-06-24 18:52:30+00:00

Document:
Concepto 18506 de 2000 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
CSG185062000
Mayo 09 de 2000
JAIME GUZMAN LATORRE
Carrera 30 no. 24-90 Torre B Piso 2
Radicación 2-2000-18506 S
ASUNTO: Posibilidad de adquirir elementos de papelería, por contratación directa o caja menor, mientras se tramita procedimiento licitatorio. Concepto No. 010. Radicación No. 1-16614.
Nos referimos a su consulta del asunto citado, con el objeto de lograr establecer la procedencia que el Departamento Administrativo de Catastro Distrital Adquiera un mínimo de elementos de papelería por contratación directa o caja menor, mientras se tramita procedimiento licitatorio con el mismo objeto.
Lo anterior teniendo en cuenta que, en el almacén del Departamento Administrativo de Catastro Distrital,. No hay existencia de tales elementos y, es necesario atender las solicitudes de las diferentes dependencias de la entidad para su normal desarrollo.
En primer lugar, es del caso tener en cuenta que la figura del fraccionamiento de los contratos se estableció mediante el Decreto Ley 150 de 1976, cuyo artículo 44 establecía:
"En ningún caso podrán fraccionarse los contratos. Se considera que hay fraccionamiento cuando se suscriben dos o más contratos entre las mismas partes, dentro de un periodo de tres meses, con un mismo objeto.
La Contraloría General de al República se abstendrá de autorizar los pagos que se ordenen con violación del presente artículo".
Con posterioridad, el artículo 56 del Decreto Ley 222 de 1983, reglamentó el fraccionamiento de los contratos de la siguiente manera:
"De la prohibición de fraccionar los contratos.
Queda prohibido fraccionar los contratos cualquiera que sea su cuantía. Hay fraccionamiento cuando se suscriben dos o más contratos, entre las mismas partes con el mismo objeto, dentro de un término de seis (6) meses.
Lo previsto en el presente artículo no es aplicable a los casos en que exista un único proveedor de bienes o servicios".
Con la expedición de Ley 80 de 1993, se derogó expresamente el Decreto Ley 222 de 1983, sin que en el nuevo Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se contemplara la existencia de la figura del fraccionamiento de los contratos administrativos.
Así las cosas, es claro que en el caso en estudio, no puede sostenerse de manera alguna, toda vez que, como se indicó el fraccionamiento de los contratos ya no se encuentra previsto en nuestra legislación, adicionalmente, en el hipotético caso en que dicha figura continuara vigente, tampoco se cumple los presupuestos señalados para que se presente tal fraccionamiento.
Teniendo claro lo anterior y a la luz de la nueva normatividad de contratación administrativa, es pertinente analizar la viabilidad jurídica, de adelantar un trámite de contratación directa, para la adquisición de los elementos de papelería que requiere con carácter inmediato el Departamento Administrativo de Catastro Distrital, por la falta de existencia de los mismos en el almacén.
Es preciso resaltar, que el contrato administrativo coadyuva al cumplimiento de los fines del Estado, siendo el principal instrumento jurídico para la ejecución del presupuesto el cual utiliza en el manejo de todos los créditos o partidas presupuestales, tanto para algunas que corresponden a gastos de funcionamiento u ordinarios (la adquisición de suministros y compra de bienes muebles, el arrendamiento de inmuebles, la prestación de servicios, etc.), como también para la gestión de los recursos de inversión (ejecución de obras públicas y concesión de servicios públicos).
Teniendo en cuenta que, el contrato para la adquisición de elementos de papelería, corresponde a un gasto de funcionamiento u ordinario, es claro que la selección del contratista que vaya a efectuar el suministro respectivo, debe hacerse respetando los principios establecidos en la Ley 80 de 1993. Especialmente el de selección objetiva, para lo cual con la debida antelación a la apertura al procedimiento de selección o de la firma del contrato, según sea el caso, deberán elaborarse por parte de la entidad respectiva los estudios, diseños y proyectos requeridos, que se revertirán en los pliegos de condiciones o términos de referencia.
Además, en los términos del numeral 1º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, es del caso que la entidad efectúe un estudio en el cual analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compra, presupuesto o ley de apropiaciones, según corresponda.
De acuerdo a tal estudio y, conforme al presupuesto anual de la entidad, es claro que la adquisición de los elementos de papelería debe adelantarse por medio del procedimiento licitatorio, siendo preciso que el Departamento Administrativo de Catastro Distrital, lo adelante dando cumplimiento a las reglas establecidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.
Sin embargo, respecto a la necesidad inmediata de adquirir algunos elementos necesarios para atender las solicitudes de las dependencias del Departamento Administrativo consultante, consideramos que la contratación directa en mínima cuantía es posible adelantarla siempre que la entidad justifique de forma clara y precisa los motivos por los cuales es necesario adquirir esos elementos de papelería, más por cuanto se adelanta un proceso licitatorio con el mismo fin.
Al respecto se advierte que, toda vez que, es inminente la necesidad de la adquisición de tales bienes o servicios en los términos de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3º del Decreto 855 de 1994, podrá la entidad contratar directamente sin ser necesario solicitar varias ofertas, teniendo del proceso licitatorio a fin de adquirir los elementos de papelería que requiere para su normal desarrollo y, por otro, podrá contratar directamente, en los términos antes expuestos, el suministro de los elementos que requiere con carácter inmediato, que se puedan adquirir con el presupuesto de la entidad que corresponda a la menor cuantía.
El presente concepto se emite de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
EDGAR MAURICIO GRACIA DIAZ
GLORIA E. MARTINEZ SIERRA

References: artículo 44
 artículo 56
 artículo 30
 artículo 30
 artículo 3
 artículo 25