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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA PDF
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Domingo Murillo Molina
1 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,5 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4, IDENTIFICACIÓN 4,5 Se tienen debidamente identificados los productos 1 del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? 2 OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2015 Los informes producto del proceso contable, son presentados al Representante Legal, ordenadores del gasto y demas usuarios internos, según los lineamientos establecidos por la Universidad y a los entes externos de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. La Universidad cuenta con distintos Sistemas de Información los cuales comprenden áreas como Tesorería, Presupuesto, Cuentas por Pagar, Cartera, Inversiones, Almacén, Inventarios, Talento Humano y Registro y Matricula. Otras áreas generadoras de información no integradas a los sistemas, como las Oficinas Jurídicas, Bienestar Universitario y Unisalud, están plenamente identificadas. Adicionalemte, la caraterización de los procesos y los procedimientos, identifican y contribuyen al adecuado flujo de información que sirve de insumo al proceso contable. 3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Se tienen plenamente identificados los procesos y áreas de gestión interna y externa. Entre otros, se tienen procesos generadores de información contable: las Tesorerías, Presupuesto, Cuentas por Pagar, Cartera, Inventarios, Adquisición de Bienes, Talento Humano, Bienestar Universitario, Oficinas Jurídicas, Fondo Pensional y Unisalud. 4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Los lineamientos y directrices en materia contable son emitidos mediante Resoluciones, Circulares y Memorandos, por parte de la Rectoría, la GNFA y la División Nacional de Contabilidad, los cuales están incorporados en los procedimientos. A través de éstos se definen las cualidades con que las áreas - procesos, deben informar los hechos y operaciones económicas objeto de registro contable. 5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? En general, se cumplen las directrices para el registro de las operaciones realizadas en los distintos procesos de la Universidad. Sin embargo, se presentan casos aislados que no son representativos, en los cuales existen debilidades en el suministro de información fuente del proceso contable. 6 ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? En general no se presentan dificultades para la medición monetaria de las operaciones financieras y económicas realizadas por la Universidad. No obstante, para el caso de los hechos sociales y ambientales, no se observa en el contexto nacional desarrollos teoricos ni conceptuales que permitan su incorporación en los estados contables de las entidades públicas. 7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Las operaciones registradas contablemente cuentan con los soportes adecuados; igualmente los estados, informes o reportes guardan correspondencia con los comprobantes y libros oficiales de contabilidad. 8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? La documentación soporte de las operaciones, en general cumple con los requisitos exigidos por las normas. De manera excepcional se presentan casos aislados, no representativos, en que los documentos no cumplen con tales requerimientos. 9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? Las áreas contables de la Universidad cuentan con personal idóneo y con la formación profesional necesaria para el adecuado desempeño de sus funciones. Página 1 de 8
2 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? Las áreas contables de la Universidad cuentan con personal idóneo, con formación profesional y suficientes conocimientos en el Régimen de Contabilidad Pública ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? En general, la documentación soporte de los registros contables cumple con la normativa vigente, tanto interna como externa. Sin embargo, aún no hay claridad en cuanto a los documentos idoneos para el soporte y registro de los hechos sociales y ambientales. La documentación soporte de los registros contables cumple con la normativa vigente, tanto interna como externa. No obstante, aun no existe sufiente claridad frente a cuales hechos sociales y ambientales se deben registrar y que documentos se deben exigir para un adecuado soporte. 13 ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? Los responsables de interpretar e identificar los hechos objeto de registro contable, aplican debidamente el Régimen de Contabilidad Pública. Excepto en lo relacionado con hechos sociales y ambientales, donde no hay referentes normativos que permitan identificar, clasificar y registrar dichos hechos sociales y ambientales CLASIFICACIÓN 4,3 14 ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? 15 ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? En general los hechos financieros y económicos son registrados en la contabilidad. Con relación a los hechos sociales y ambientales aún faltan desarrollos conceptuales por parte de la CGN que permitan su identificación, clasificación y registro contable. En general los hechos financieros y económicos realizados en la Universidad, son de fácil clasificación de acuerdo con lo establecido por el Regímen de Contabilidad Pública. No obstante, no se puede afirmar lo mismo cuando se trata de hechos sociales y ambientales Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Las cuentas utilizadas son adecuadas y no se presentan dificultades para la clasificación de los hechos objeto de registro contable, de acuerdo con el catálogo de cuentas establecido por la Contaduría General de la Nación - CGN. La clasificación contable de los hechos económicos se hace de acuerdo con lo defino en el Régimen de Contabilidad Pública. Las áreas financieras de la Universidad para el registro contable de las operaciones económicas, aplican el Plan General de Contabilidad Pública versión 2007, actualizado a las últimas versiones modificatorias. 19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Las cuentas y subcuentas contables utilizadas en la clasificación de los hechos económicos objeto de registro contable son adecuadas y se ajustan a las indicaciones del Régimen de Contabilidad Pública. 20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? 3,0 En general, las sedes de la Universidad realizan las conciliaciones bancarias de manera oportuna. Igualmente, se efectuan seguimientos permanentes a las partidas conciliatorias por parte de las áreas de Tesorería. Sin embago, en verificación realizada por la ONCI con corte al 30 de septiembre de 2015, se observó que en la Sede Bogotá el 50% de las cuentas bancarias no se encontraban conciliadas. Página 2 de 8
3 21 Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 3,0 La GNFA en conjunto con la División Nacional de Contabilidad, adelanta el proceso de conciliación de las operaciones recíprocas con otras entidades del Estado, la retroalimentación con los resultados y la coordinación para que se realicen los ajustes pertinentes, en cumplimiento de lo establecido por la Contaduría General de la Nación -CGN. Para tal efecto, se cuenta con un procedimiento para "Conciliar saldos con entidades públicas". No obstante las gestiones realizadas, los resultados obtenidos no son los esperados, ya que el proceso no depende unicamente de la Universidad, sino de las respuestas recibidas por las otras entidades REGISTRO Y AJUSTES 4,5 22 Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? 23 Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Mensualmente se realizan conciliaciones de la información contable con la información de las áreas de presupuesto, tesorería, inventarios, inversiones y cartera, según directrices de la División Nacional de Contabilidad. La Universidad realiza cada año la verificación de los bienes devolutivos. Para tal efecto, la Rectoría expidió la Resolución 380 de 2014, la cual modificó el procedimiento de verificación fisica de los bienes contenido en la Resolución 629 de Bajo estos nuevos parametros, se llevó a cabo el procedimientos en todas las sedes de la Universidad. 24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Las cuentas y subcuentas utlizadas por la Universidad se ajustan a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. 25 Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Periódicamente las áreas contables realizan revisiones de cuentas, en las cuales se verifica entre otros, concepto y código contable; adicionalmente, se realiza análisis a los saldos de los estados contables por empresa. No obstante, se presentan dificultades en el proceso de recaudo y la depuración de partidas, que aseguren confiabilidad de la información respecto a derechos ciertos a favor de la Universidad Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? El Sistema de Gestión Financiera realiza el ingreso de la información cronológicamente y genera la numeración automática de todos los documentos registrados. El Sistema de Gestión Financiera cuenta con controles de numeración automáticos. 28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? La Universidad de acuerdo con el Regimen de Contabilidad Pública, aplica las dispocisiones establecidas para las entidades clasificadas como de Gobierno General. Los tratamientos contables diferenciales han sido parte de los instructivos que acompañan los procedimientos del área contable. 29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente? Los procesos financieros de la Universidad se encuentran integrados en el Sistema de Gestión Financiera QUIPU. Adicionalmente, existen sistemas de información complementarios, fuentes de información contable, que conservan el detalle de algunos procesos Activos Fijos - Nomina. 30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? La Universidad cuenta con información actualizada de los activos, propiedad, planta y equipo. Igualmente, se tienen definidos los parámetros para las depreciaciones, provisiones y amortizaciones, las cuales son realizadas por los aplicativos que manejan la información correspondiente Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? La Universidad exige que la documentación soporte de las operaciones que se registran contablemente esté conforme a la normatividad vigente sobre la materia; en algunas oportunidades, se han presentado casos aislados no representativos, en los que se evidencian debilidades en los soportes. El Módulo de Contabilidad del Sistema de Gestión Financiera de la Universidad, genera diferentes documentos y reportes, entre ellos los comprobantes y los libros de contabilidad. Los comprobantes de contabilidad generados a través del Sistema de Gestión Financiera de la Universidad, son soporte de la información reportada en los libros de contabilidad. Página 3 de 8
4 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,5 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4, Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Los Libros de contabilidad se imprimen y se conservan en medio físico, foliados y de acuerdo con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Los estados, informes y reportes contables corresponden a los saldos contenidos en los libros de contabilidad. 3,0 4,5 Se cuenta con contratos de mantenimiento para el funcionamiento adecuado del aplicativo, así mismo, se revisan y ajustan las parametrizaciones para el procesamiento de la información. En la Sede Caribe se perdió el back up de abril hasta agosto de 2015 y fue necesario volver a ingresar la información. Evidenciando debilidades en las politicas de back up. Riesgo presente en las otras sedes por no existir unificación de politicas de back up. La Universidad ha elaborado y presentado oportunamente los estados, informes y reportes contables, a la Contaduría y demás entes externos. Las Notas a los Estados Contables de la Universidad cumplen con las formalidades del Régimen de Contabilidad Pública. En general las Notas a los Estados Contables revelan información suficiente y relevante de la Universidad de tal forma que cumplen con las formalidades del Regimen de Contabilidad Pública. Adicionalmente, la Universidad tiene definido un instructivo para Elaborar Notas a los Estados Contables, en el cual se establecen los distintos parametros par la elaboración de las Notas a los Estados Contables. En la preparación de las notas a los estados contables, se verifica la consistencia entre las notas y la información financiera. La Universidad ha presentado oportunamente los estados, informes y reportes contables, a la Contaduría y demás entes externos. 42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se observa que la Universidad ha publicado sus Estados Contables en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa -GNFA de manera mensual, para lo cual, una vez cerrado el trimestre, realizan el proceso administrativo de aprobación y publicación de los tres meses correspondientes; a la fecha de este informe se había publicado información hasta el 30 de septiembre de Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información financiera se acompaña de un conjunto de indicadores o razones financieras, que permiten realizar un mejor análisis de la realidad económica de la Universidad. Sin embargo, no se disponen de herramientas que faciliten la interpretación de los hechos sociales y ambientales. 44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable se compone de los estados financieros, notas y anexos que permiten su interpretación a usuarios internos y externos, internamente, se ha implementado la presentación de informes semestrales dirigidos a los ordenadores del gasto. Página 4 de 8
5 45 46 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información? Calificación 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4, ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,4 47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Generalmente en la Universidad, la administración se apoya para su gestión mas en la información de tipo presupuestal; los ordenadores del gasto hacen poco uso de la información contable. No obstante lo anterior, en las últimas vigencias se han realizado importantes esfuerzos por parte de las áreas contables, tendientes a lograr una mayor socialización y comprensión de los informes contables. En este sentido, la División Nacional de Contabilidad solicita a las sedes y unidades especiales la elaboración y presentación de los Informes Contables semestrales con corte a junio y diciembre de cada vigecia, los cuales van acompañados de informes de carácter cualitativo, en los que se destacan los aspectos más relevantes de cada una de las empresas. La información contable que presenta la Universidad es homogénea en todos los casos y la fuente es el Sistema de Gestión Financiera. En el marco del Sistema de Gestión de la Universidad, se realizó el levantamiento del mapa de riesgos del área contable en el que se identificaron riesgos relacionados con calidad y oportunidad de la información contable. Periodicamente se efectuan seguimientos a la implementación de las acciones deifinidas en el plan de tratamiento. 48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Como instancia asesora del Representante Legal en gestiones administrativas y financieras que garanticen información contable confiable, relevante y comprensible, existe el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Dicho Comité redifinió sus integrantes y funciones mediante Resolución de Rectoría 1014 de Durante el año 2015, el Comité se reunió de manera regular para el análisis de distintos temas, dentro de los cuales se abordó la depuración contable de los casos remitidos por las sedes. 49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? El proceso contable en la Universidad realiza distintas actividades de autoevaluación, dentro de éstas se destaca una reunión anual presencial que convoca los lideres del proceso contable de cada una de las sedes, videoconferencias tematicas periodicas y visitas de acompañamiento y verificación a la efectividadd de los controles por parte del Nivel Nacional. 50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? La División Nacional de Contabilidad ha emitido directrices para las áreas generadoras de la información contable, en las cuales se indica sobre la responsabilidad de la información, como también velar por su calidad y oportunidad. Así mismo, para los contadores de Sedes y Unidades Especiales, se les ha asignado la responsabilidad de la información contable correspondiente. 51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? La GNFA como líder del Macroproceso de Gestión Financiera adoptó y formalizó los procedimientos, instructivos, formatos y demás documentos asociados a los procesos que lo componen, entre ellos el proceso contable. Adicionalmente, en julio de 2014 se emitió la Guia Reconocimiento Contable la cual tiene como objetivo principal estandarizar la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos y financieros de la Universidad. La información relativa al proceso, se encuentra publicada en la Página Web de la GNFA Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Las áreas contables realizan actividades de actualización y seguimiento a los procedimientos que tienen que ver con el proceso contable y demás documentos relacionados en el punto anterior. Los procedimientos implementados para cada uno de los subprocesos del proceso contable, asociados al Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, cuenta con sus respectivos flujogramas. Página 5 de 8
6 54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? La Universidad definió los mecanismos y aspectos procedimentales para llevar a cabo el proceso de castigo de cartera ante el Comité Técnico de Sostenibilidad, en armonía con la Resolución 1465 de 2013 de la Rectoría Reglamento Interno de Cartera. Para tal efecto, se definieron los Instructivos de: i) Clasificación de la Cartera, Tipos de Deudores y Gestión de Cobro de las Obligaciones Dinerarias y ii) Castigo de Cartera, los cuales van acompañados de los respectivos formatos, los cuales además de facilitar y orientar el proceso, permiten documentar adecuadamente los distintos casos objeto de depuración contable. Las anteriores normas y reglamentaciones permiten disponer de reglas claras en relación con las causales, responsabilidades, instancias, requisitos y procedimientos para el manejo y depuración de la cartera en la Universidad. En este sentido, es importante resaltar que para el año 2015 el Comité Técnico de Saneamiento comenzó a operar con la frecuencia requerida, lo cual ha permitido implementar un mecanismo para atender las diferentes solicitudes que en materia de depuración y saneamiento contable han planteado las diferentes Sedes. 55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? La Universidad registra individualmente los activos y pasivos en los diferentes módulos del Sistema de Gestión Financiera. Adicionalmente cuenta con información individualizada en otros aplicativos complementarios, como: Sistema de Talento Humano SARA; Sistema de Información Académica SIA; Bienestar Estudiantil; y Sistema de Inventarios de Publicaciones de la Editorial. 56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? El valor de las inversiones se ajusta permanentemente, los saldos bancarios en moneda extranjera se expresan en moneda nacional según las normas y procedimientos aplicables y los valores de la propiedad, planta y equipo, son actualizados cada tres (3) años, de conformidad con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación. 57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? La Universidad cuenta con áreas de contabilidad estructuradas, en los Niveles Centrales del Nivel Nacional y en Sedes, con talento humano capacitado, con los perfiles y la experiencia requerida. No obstante, se observa que dentro del personal vinculado a esas áreas, no todos los funcionarios estan vinculados a la planta de cargos de la Universidad. Igualmente, se presentan dificultades en la conformación de las plantas de cargos de las sedes de Presencia Nacional. 58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Una fortaleza de las áreas contables de la Universidad, corresponde al talento humano vinculado a esas dependencias; capacitado, con los perfiles y la experiencia requerida para el adecuado cumplimiento de sus funciones Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Se realiza capacitación continua a funcionarios de las áreas contables. Para el cambio de representante legal se elabora el informe correspondiente; para la entrega de cargos de contadores se cuenta con un formato implementado por la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo denominado "Formato de Acta de Entrega de Cargo y Puesto de Trabajo Personal Administrativo". Generalmente se elaboran Actas de Entrega y de Recibo. Anualmente la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, emite directrices para el cierre anual, dirigido principalmente a las áreas financieras. Adicionalmente, la División Nacional de Contabilidad emite instrucciones para el cierre de cada vigencia dirigidas a las áreas contables. Página 6 de 8
7 62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? 3,0 En general, los soportes documentales de los registros contables se tienen organizados según las directrices de la División Nacional de Archivo, en concordancia con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación. Sin embargo, en algunas dependencias las Tablas de Retención Documental deben ajustarse, para minimizar el riesgo en el manejo documental. Existe un archivo de documentos contables correspondientes a las vigencias , en el pasillo del piso 4 del edificio Uriel Gutierrez, representando riesgos en la custodia y confidencialidad de estos documentos. 2. VALORACION CUALITATIVA En general, las actividades del proceso contable (Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes, Elaboración de estados contables y demás informes y Análisis, interpretación y comunicación de la Información) realizadas por la Universidad, se ajustan a la normativa, lineamientos y directrices emitidos por la Contaduría General de la Nación, lo cual permite obtener adecuados niveles de confiabilidad, razonabilidad y oportunidad de la información contable. 2,1. Fortalezas El adecuado perfil de los lideres de las áreas contables, en términos de formación y experiencia profesional, sumados a la permanente actualización y capacitación de los equipos de trabajo, han permitido que proceso contable se incorpore en una dinamica de mejoramiento continuo. La implementación de los procedimientos, ha permitido la estandarización de formatos, instructivos, riesgos, indicadores y demas documentación asociada al proceso contable, lo que ha contribuido a que la información generada sea mas homogenea y comparable. En algunas sedes de la Universidad se presentan dificultades en la legalización de los avances y anticipos y la depuración de partidas conciliatorias, estas situaciones pueden llegar a afectar, aunque en menor grado, la calidad de la información financiera Debilidades Se presentan debilidades en la aplicación de la Resolución de Rectoría RG 002 de 2011 de la Rectoría, principalmente en lo que tiene que ver con: i) la realización de arqueos a los responsables de cheques y aprobadores de giros electrónicos y ii) revisiones a las actividades realizadas por los superusuarios Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas. La Universidad en su conjunto, principalmente la Sede Bogotá, aun presenta un alto numero de partidas clasificadas como Deudas de Difícil Recaudo, las cuales requieren de estudio y análisis por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Es importante anotar que todas las deudas de difícil cobro están provisionadas al 100%. En los seguimientos y evaluaciones realizadas por la Oficina Nacional de Control Interno, se observó avance en los siguientes aspectos: i) Haber definido los mecanismos y aspectos procedimentales para llevar a cabo el proceso de castigo de cartera ante el Comité Técnico de Sostenibilidad, en armonía con la Resolución 1465 de 2013 de la Rectoría Reglamento Interno de Cartera, lo cual ha permitido orientar el proceso y documentar adecuadamente los distintos casos objeto de depuración contable. ii) En el año 2015 el Comite Técnico de Saneamiento Contable sesionó regularmente, lo que permitió dar respuesta a los requerimientos de las diferentes Sedes. iii) Se realtan los avances presentados por la Universidad en el saneamiento y depuración contable de los préstamos educativos y en general de la cartera, lo que contribuye a que la información generada en el proceso contable sea cada vez más razonable, confiable y relevante. Página 7 de 8
8 Es necesario que la Universidad fortalezca la cultura de la legalización oportuna de los avances, tanto a servidores docentes como administrativos, de tal manera que se pueda optimizar el tiempo y evitar las reiteradas devoluciones por debilidades en la ejecución del procedimiento Se recomienda a la GNFA reiterar a los responsables aplicar con la frecuencia adecuada, los mecanismos de control establecidos en la Resolución de Rectoria RG 002 de 2011, para el manejo de las cuentas bancarias, especialmente lo relacionado con: i) arqueos a los responsables de cheques y aprobadores de giros electrónicos y ii) revisiones a las actividades realizadas por los superusuarios Recomendaciones Con relación a las cuentas calificadas como de Dificl Recaudo, es necesario que de manera especial la Sede Bogotá, remita al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, aquellas partidas que de acuerdo con las gestiones de cobro y los estudios realizados, se hayan considerado como incobrables. En atención a lo establecido en la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, es conveniente que la Universidad, a través de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, defina un plan de trabajo para la vigencia 2016, en el que se definan las actividades necesarias para cumplir adecuadamente con los procesos de preparación, transición y aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Página 8 de 8

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