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Timestamp: 2018-08-18 11:53:11+00:00

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Rapport annuel au Parlement 2014-2015 - Loi sur la protection des renseignements personnels - Conseil national de recherches Canada
Rapport annuel au Parlement 2014‑2015 - Loi sur la protection des renseignements personnels (PDF, 1 276 Ko)
Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le trente et unième rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loiau cours de l'exercice 2014‑2015. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Du 1er avril 2014 au 19 août 2014, le Président du CNRC a délégué les responsabilités en matière d'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à la Vice-présidente exécutive et Secrétaire générale et au Directeur, Gouvernance du Conseil. Une partie du pouvoir est déléguée au Coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).
Le décret de délégation de pouvoir a été modifié en date du 20 août 2014. Le Président a délégué ses pouvoirs en matière d'application et d'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à la Directrice générale, Gestion du Savoir et au Directeur, Direction des services de gestion de l'information. Les pouvoirs de la Coordonnatrice de l'AIPRP sont demeurés les mêmes.
Le décret de délégation de pouvoirs détaillé dûment signé peut être trouvé à l'annexe A.
Au cours de la période visée, le groupe de l'AIPRP du CNRC faisait partie de la Direction de la gestion du savoir (GS‑CNRC).
En 2014‑2015, le bureau de l'AIPRP du CNRC était composé d'une coordonnatrice à temps partiel, d'une agente sénior et de deux agentes junior (une à temps plein et une à temps partiel).
Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le groupe de gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du PARI‑CNRC, les conseillers exécutifs, la direction des communications et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.
L'annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2014 au 31 mars 2015. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.
Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu onze (11) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande avait été reportée de l'exercice précédent pour un total de douze (12) demandes à traiter au cours de la période visée. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de dix (10) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Deux (2) demandes ont été reportées en 2015‑2016.
Les statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l'AIPRP.
Reçues 15 11 11
Traitées 14 12 10
Reportées 2 1 2
Les tendances indiquent que le nombre de demandes de renseignements personnels est le même que celui de l'année financière précédente.
Comme l'indique le tableau à la page suivante, le nombre de pages qui devaient être examinées par le bureau de l'AIPRP a diminué de façon remarquable. Par contre, la complexité des demandes a augmenté de façon considérable, particulièrement en raison de la façon dont les demandes sont écrites par les demandeurs. Le bureau de l'AIPRP doit récupérer les documents à différents niveaux de l'organisation, incluant les employés et les unités opérationnelles. En conséquence, les analystes ont dû examiner une très grande quantité de documents, qui se sont souvent révélées être des copies et des chaînes de courriels. Le bureau de l'AIPRP continuera de renforcer la formation sur les meilleures pratiques quant aux courriels au CNRC afin de résoudre ce problème.
L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d'une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour deux (2) demandes traitées puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation.
En bref, sept (7) demandes ont été traitées à l'intérieur du délai original prévu de trente jours, deux (2) demandes ont été traitées entre 31 et 60 jours et une (1) demande a été traitée entre 61 et 120 jours.
La section des exceptions du rapport statistique sert à identifier le nombre de demandes pour lesquelles une exception a été invoquée. Le CNRC a invoqué des exceptions en vertu de l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans trois (3) cas.
Dans le cadre de ses rôles et responsabilités générales, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de cent soixante et une (161) questions parlementaires reçues en 2014‑2015, comparativement à soixante-seize (76) en 2013‑2014 et à quatre-vingt-six (86) en 2012‑2013.
Nous n'avons aucune demande de correction à des renseignements personnels à rapporter pour l'année 2014‑2015.
Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2014‑2015 se trouve à la fin du présent chapitre.Note de bas de page 1
Le bureau de l'AIPRP s'est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC. Au cours de l'exercice, six sessions de formation ont été offertes :
22 avril 2014 Formation générale sur l'AIPRP 10
23 avril 2014 Formation générale sur l'AIPRP 20
15 mai 2014 AIPRP au CNRC 12
23 octobre 2014 Essentiels des Lois, processus, exigences législatives et meilleures pratiques 15
12 janvier 2015 BPR et leurs rôles 8
21 janvier 2015 Gestion de l'information et AIPRP au CNRC 27
Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l'accès à l'information qui sont aussi rapportés dans le rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information.
Le coordonnateur ainsi que les agents en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Le 29 juillet 2014, le dirigeant principal de l'information du gouvernement du Canada a fait la déclaration publique suivante : « Le gouvernement du Canada, grâce au travail du Centre de la sécurité des télécommunications, a récemment détecté et confirmé une cyber intrusion dans l'infrastructure des technologies de I'information (TI) du Conseil national de recherches du Canada par un acteur hautement perfectionné parrainé par l'État chinois. » Dans cette déclaration, on ajoutait que le gouvernement avait aussitôt, par mesure de précaution, isolé l'infrastructure des technologies de l'information du CNRC en la détachant de l'ensemble du réseau du gouvernement du Canada. Les dirigeants du CNRC ont pour leur part déclaré que le CNRC avait reçu une confirmation de l'intrusion plus tôt dans le mois (juillet 2014) et qu'il avait collaboré dans les jours suivants avec ses partenaires spécialisés dans le domaine de la sécurité et d'autres partenaires de l'administration fédérale afin d'établir la nature et la portée de l'intrusion et de décider des meilleurs moyens de la contrer. Les bureaux du commissariat à la protection de la vie privée du Canada et du commissariat à l'information du Canada ont été contactés pour leur faire part de l'incident puisque celui-ci avait des conséquences sur l'administration des Lois sur l'accès à l'information et protection des renseignements personnels.
Dans les mois qui ont suivi, le bureau de l'AIPRP du CNRC s'est engagé à :
Exercer une surveillance afin d'empêcher tout accès inapproprié à des renseignements personnels ou à d'autres données sensibles;
À accorder la priorité au rétablissement rapide de la capacité du CNRC de répondre aux exigences des lois en matière d'AIPRP, tant sur le plan de l'accès des données et des fichiers que sur le plan de la restauration des outils et des réseaux logiciels;
À s'enquérir des possibilités de participer et de contribuer à l'avènement d'une culture de la sécurité de l'information au CNRC par la mise en œuvre d'activités de formation et d'autres activités de sensibilisation dans la foulée de la mise en place d'une nouvelle infrastructure de TI et de nouveaux systèmes de sécurité au CNRC.
Le transfert annoncé (le 1er avril 2014) de la fonction d'AIPRP du Bureau du secrétaire général du CNRC (BSG-CNRC) à la Direction de la gestion du savoir du CNRC (GS‑CNRC) s'est concrétisé en septembre 2014. Dès lors, tout était en place pour une intégration plus poussée des considérations relatives à l'AIPRP à la planification, à la formation, à la gestion des dossiers et à l'établissement des stratégies de sécurité de l'information au CNRC. On s'assurera ainsi que le Bureau de l'AIPRP du CNRC dispose des moyens nécessaires pour participer directement aux processus susmentionnés et est en mesure de puiser dans les ressources consacrées aux mesures consécutives à l'intrusion information et à ses contrecoups.
En raison de la cyber intrusion, certains retards se sont produits dans l'affichage des rapports annuels sur l'AIPRP et la révision d'InfoSource sur le site web du CNRC.
Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu une (1) plainte relative à la protection des renseignements personnels pour la demande P2014-0006. Le demandeur s'oppose à l'utilisation de l'article 26.
Conformément aux politiques et directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs et ce, sans tenir compte de leur identité.
Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels utilisait, dans les années précédentes, un système de traitement des données qui lui permettait de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système était développé pour suivre les délais imposés par les lois. Des procédures internes provisoires ont été mises en œuvre en raison de la cyber intrusion sur l'infrastructure des TI au CNRC. Un système opérationnel intérimaire a été mis en place en attendant la récupération du système de traitement des données.
Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent de façon hebdomadaire pour discuter des demandes, des activités dans lesquelles le bureau d'AIPRP est impliqué, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP soient informés de l'état des demandes. Ceci est en outre une occasion de partager diverses affaires reliées à l'AIPRP et d'informer la haute gestion des dossiers en cours.
Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat en ce qui a trait aux demandes de renseignements personnels) est partagé avec la Direction des communications du CNRC sur une base hebdomadaire et un rapport bihebdomadaire plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant la délégation d'autorité pour l'AIPRP.
L'alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2014‑2015.
Communication totale 67 67 2
Communication partielle 1673 1671 5
Communication totale 2 67 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 4 1 129 1 542 0 0 0 0
Total 2 67 4 1 129 1 542 0 0 0 0
Employés à temps partiel et occasionnels 0,50

References: l'article 72
 l'article 72

L'article 15
 l'article 26
 L'article 26
 l'article 26