Source: http://www.efaktury.org/przechowywanie_kopii_faktur_w_postaci_dokumentu_elektronicznego
Timestamp: 2018-11-13 21:13:30+00:00

Document:
Przechowywanie kopii faktur w postaci dokumentu elektronicznego - Efaktury.org
Przechowywanie kopii faktur w postaci dokumentu elektronicznego
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. reprezentowanej przez pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 23 czerwca 2010 r. (data wpływu 28 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej - jest nieprawidłowe.
W dniu 28 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej.
Wnioskodawca zamierza przechowywać kopie faktur wystawianych klientom w formie elektronicznej na dysku komputera, nie zaś w formie papierowej. Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej nie jest oparte o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. W przypadku kontroli podatkowej istnieje natychmiastowa możliwość wydrukowania potrzebnych kontroli kopii faktur.
Czy jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej przy jednoczesnym wystawianiu oryginałów faktur w wersji papierowej...
Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle obowiązujących regulacji oraz najnowszego orzecznictwa dopuszczalne jest, aby kopie faktur przechowywane były w formie elektronicznej z zachowaniem możliwości wydrukowania ich na żądanie organów podatkowych.
Jak stwierdził NSA w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08) przepisy dyrektywy 2006/112/WE nie zawierają bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Podobnie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 8 kwietnia 2010 r. stwierdził, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, ekologiczne czy ekonomiczne (III SA/Wa 396/10). Zdaniem sądu przyjęcie odmiennego poglądu prowadziłoby do naruszenia zasady proporcjonalności, wyrażonej w art. 5 ust. 3 Traktatu Wspólnot Europejskich.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).
W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.
Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).
Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej, w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.
Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).
Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.
Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.
Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza przechowywać kopie faktur wystawianych klientom, w formie elektronicznej na dysku komputera, nie zaś w formie papierowej. Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej nie jest oparte o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. W przypadku kontroli podatkowej będzie istnieć natychmiastowa możliwość wydrukowania potrzebnych kontroli kopii faktur.
W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych należy stwierdzić, że Spółka jest zobowiązana do drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur, bowiem obowiązujące przepisy nie dają możliwości przechowywania kopii wystawianych faktur tylko w postaci elektronicznego dokumentu, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).
Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.
Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Słowa kluczowe: faktura vat, kopia faktury, podatek od towarów i usług, przechowywanie
Data aktualizacji: 22/08/2011 11:53:06
Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dok...
Jak należy dokumentować koszty osobowe i koszty eksploatacyjne związane z wynajmem pomiesz...
Działając na podstawie art. 216 1 w związku z art. 14a 1 i art. 14a 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ) - Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu po rozpatrzeniu wniosku...
Prawidłowość wystawiania faktur
Czy nabywca wierzytelności powinien zapłacić podatek od towarów i usług oraz od jakiej kwo...
Czy do proporcji z art. 90 ustawy o VAT wlicza się czynności niepodlegające opodatkowaniu...
Dotyczy wystawiania faktur VATCzy opisany sposób wypłaty premii pieniężnej jest zgodny z ustawą o podatku od towarów i usług?Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę obniżenia podatku należnego wynikającego z tej fakturyObciążanie mediami najemców lokali położonych w Gminnych budynkach mieszkalnych i wspólnot mieszkaniowychUrząd Skarbowy Chojnice 89-600 ul. Młyńska 22

References: art. 14
 FSK 
 art. 5
 art. 106
 art. 15
 art. 106
 art. 47
 art. 216
 art. 14
 art. 14
 art. 90