Source: http://geschaeftsbericht2013.fp-francotyp.eu/de/An%20unsere%20Aktion%C3%A4re/Corporate%20governance.html
Timestamp: 2017-05-24 02:08:51+00:00

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Vorstand und Aufsichtsrat berichten jährlich im Corporate Governance Bericht über die Corporate Governance des Unternehmens. Dieser ist ebenso wie die Entsprechenserklärung Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung der Gesellschaft gemäß § 289a Abs. 1 HGB.
Mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex sollen die in Deutschland geltenden Regeln für Unternehmensleitung und -überwachung für nationale wie internationale Investoren transparent gemacht werden. In seinen Bestimmungen und Regeln geht der Kodex auf die Bereiche Aktionärsinteressen, Vorstand und Aufsichtsrat, Durchsichtigkeit der Unternehmensführung und die Aufgaben des Abschlussprüfers ein. Vorstand und Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG sehen sich den Interessen der Aktionäre und damit den Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) verpflichtet. Ebenso sorgen Vorstand und Aufsichtsrat im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung. Über mögliche Abweichungen von den Empfehlungen des Kodex berichten Vorstand und Aufsichtsrat sowohl in der Entsprechenserklärung als auch in den folgenden ausführlichen Erläuterungen bezogen auf den Kodex in seiner Fassung vom 13. Mai 2013.
Gemäß § 161 Aktiengesetz erklären Vorstand und Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG mit der Entsprechenserklärung, welchen Empfehlungen des vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gegebenen „Deutschen Corporate Governance Kodex“ in der Fassung vom 13. Mai 2013 entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden.
2.3.1 Die Einberufung sowie die vom Gesetz für die Hauptversammlung verlangten Berichte und Unterlagen einschließlich des Geschäftsberichts sind für die Aktionäre leicht erreichbar auf der Internetseite der Gesellschaft zusammen mit der Tagesordnung zugänglich. Die Satzung der Francotyp-Postalia Holding AG sieht nicht die Möglichkeit einer Briefwahl vor. Die Gesellschaft wird auch bei ihrer nächsten Hauptversammlung von einer Briefwahl absehen. 2.3.3 Die Gesellschaft wird aufgrund des hohen Verwaltungsaufwands den Aktionären die Verfolgung der Hauptversammlung über moderne Kommunikationsmedien, z. B. Internet, nicht ermöglichen können.
3.8 Die Gesellschaft hat für den Vorstand eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Für diese Versicherung gilt der Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds gemäß § 93 Abs. 2 AktG. Für den Aufsichtsrat wurde ebenfalls eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Ein Selbstbehalt für den Aufsichtsrat soll bei der Neuverhandlung der Versicherung aufgenommen werden.
5.3.1 Solange der Aufsichtsrat nur aus drei Personen besteht, werden keine Ausschüsse gebildet, in denen der Aufsichtsratsvorsitzende oder ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats einen weiteren Vorsitz innehaben könnten, da die Besetzung der Gremien gleich der Besetzung des Aufsichtsrats wäre.
5.3.2 Solange der Aufsichtsrat lediglich aus drei Personen besteht, nimmt der Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit die Aufgaben eines Prüfungsausschusses (Audit Committee) wahr.
5.6 Der Aufsichtsrat überprüft in einem dreijährigen Turnus die Effizienz seiner Tätigkeit unter Zuhilfenahme eines externen Beraters. Jährlich wird die Effizienz mit internen Mitteln überprüft. 7.1.2 Der Konzernabschluss wird aufgrund des umfangreichen Konsolidierungsaufwands innerhalb von vier Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt. Die Quartalsberichte und der Halbjahresbericht werden ebenfalls aufgrund des hohen Konsolidierungsaufwands entsprechend der Börsenordnung und des Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetzes spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Berichtszeitraums veröffentlicht.
Birkenwerder, 3. April 2014
Klaus RöhrigVorsitzender des Aufsichtsrats
Vorstand Hans Szymanski Thomas Grethe Vorstandssprecher Vorstand
Grundsätzliche Informationen über den Aufbau der Unternehmensführung und die zugrunde liegenden Regeln
Die Francotyp-Postalia Holding AG hat ihren Sitz in Birkenwerder und untersteht damit als deutsche Gesellschaft dem deutschen Aktienrecht. Sie verfügt über die Organe Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung. Die Unternehmensführung basiert auf einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit aller Organe sowie einem regen und stetigen Informationsfluss zwischen ihnen. Insbesondere auf der Hauptversammlung können die Aktionäre Fragen an die Unternehmensleitung stellen und ihr Stimmrecht ausüben.
Verantwortung zu übernehmen, gehört zum Selbstverständnis des FP-Konzerns. Das Unternehmen übernimmt Verantwortung für Produkte und Prozesse, Mitarbeiter, Kunden und Partner genauso wie für Umwelt und Gesellschaft. Dabei pflegt das Unternehmen einen offenen Umgang und befindet sich in einem kontinuierlichen Dialog mit seinen Stakeholdern.
Für deutsche Aktiengesellschaften ist ein duales Führungssystem zusammengesetzt aus Vorstand und Aufsichtsrat gesetzlich vorgeschrieben. Satzungsgemäß besteht der Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern. Aus der Mitte des Aufsichtsrats werden der Vorsitzende und ein stellvertretender Vorsitzender gewählt. In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, die sich das Gremium selbst gegeben hat, wird dessen Arbeitsweise geregelt.
Satzungsgemäß finden kalenderjährlich vier Sitzungen des Aufsichtsrats der Francotyp-Postalia Holding AG statt, wobei zwei Sitzungen kalenderhalbjährlich stattzufinden haben. Außerordentliche Sitzungen werden vom Aufsichtsratsvorsitzenden nach Bedarf und pflichtgemäßen Ermessen einberufen.
Der Aufsichtsrat kann entsprechend der Satzung eine oder mehrere Personen zum Vorstand der Gesellschaft berufen. Zurzeit setzt sich der Vorstand der Francotyp-Postalia Holding AG aus zwei Vorständen zusammen. Der Vorstand leitet das Unternehmen mit dem Ziel nachhaltiger Wertschöpfung in eigener Verantwortung und im Unternehmensinteresse, also unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, seiner Arbeitnehmer und der sonstigen dem Unternehmen verbundenen Gruppen.
Gemäß der vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung führt der Vorstand die Geschäfte der Gesellschaft nach einheitlichen Plänen und Richtlinien. Dabei trägt der Vorstand gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung der Gesellschaft. Im Rahmen der Gesamtverantwortung für die Geschäftsführung haben die beiden Vorstände in ihrem jeweils zugewiesenen Aufgabenbereich kollegial und vertrauensvoll zum Wohl des Unternehmens zusammenzuarbeiten.
Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens und stimmt diese mit dem Aufsichtsrat ab. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien auch in den Konzernunternehmen sorgt der Vorstand ebenso für ein angemessenes Risikomanagement und -controlling im Unternehmen. Näheres beschreibt der Risiko- und Chancenbericht im Konzernlagebericht. Sitzungen des Vorstands finden in regelmäßigen Abständen, nach Möglichkeit zweiwöchentlich, statt.
Wegen der Größe des Unternehmens und der durch die Satzung bestimmten Anzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats wird in der Regel auf die Bildung von Ausschüssen oder Gremien verzichtet. Aus diesem Grund beschließt und überprüft der Aufsichtsrat als Ganzes Fragen zum Thema des Vergütungssystems für den Vorstand einschließlich der wesentlichen Vertragselemente. Ebenso nimmt der Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit die Aufgabe eines Prüfungsausschusses (Audit Committee) wahr. Damit übernimmt der Vorsitzende des Aufsichtsrats zugleich die Aufgaben des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses. Ein Mitglied des Aufsichtsrats verfügt über die geforderten besonderen Kenntnisse im Bereich der Rechnungslegung.
Die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes ist das gemeinsame Ziel der engen Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat. In regelmäßigen Abständen erörtern Vorstand und Aufsichtsrat den Stand der abgestimmten strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements, der internen Rechnungslegung und der Compliance informiert der Vorstand den Aufsichtsrat ebenfalls regelmäßig. Der Vorstand berichtet über eventuelle Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen und begründet diese. Die Art und Weise, wie der Vorstand informieren und berichten muss, hat der Aufsichtsrat in der Geschäftsordnung für den Vorstand festgelegt. Für Entscheidungen oder Maßnahmen, die die Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage des Unternehmens grundlegend verändern, und für Entscheidungen über Geschäfte von wesentlicher Bedeutung sind, sind in der Geschäftsordnung des Vorstands Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats bestimmt. Die Francotyp-Postalia Holding AG hat gemäß den Bestimmungen des Deutschen Corporate Governance Kodex für die Mitglieder des Vorstands eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Für diese Versicherung gilt der Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds gemäß § 93 Abs. 2 AktG. Für den Aufsichtsrat wurde ebenfalls eine D&O-Versicherung abgeschlossen. Ein Selbstbehalt für den Aufsichtsrat soll bei der Neuverhandlung der Versicherung aufgenommen werden.
Die Francotyp-Postalia Holding AG entspricht den Empfehlungen des Kodex, die Vergütungen für den Vorstand und den Aufsichtsrat individualisiert offenzulegen. Die Grundzüge der Vergütungssysteme und die Vergütung sind im Vergütungsbericht, der Teil des Konzernabschlusses und des Einzelabschlusses ist, dargestellt.
Vorstand und Aufsichtsrat sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet und dürfen bei ihren Entscheidungen und im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder persönliche Interessen verfolgen noch anderen Personen Vorteile gewähren oder Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Jedes Vorstandsmitglied legt Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat offen und informiert die übrigen Mitglieder des Vorstands. Ebenso legt jedes Aufsichtsratsmitglied Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offen. Über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informiert der Aufsichtsrat in seinem Bericht an die Hauptversammlung.
Der Aufsichtsrat hat im Hinblick auf seine Zusammensetzung die vom Corporate Governance Kodex empfohlene Zusammensetzung des Aufsichtsrats aus männlichen und weiblichen Mitgliedern zu bedenken. Gegenwärtig befindet sich noch keine Frau im Aufsichtsrat der Gesellschaft. Bei insgesamt drei Aufsichtsratsmitgliedern wird ein weiblicher Aufsichtsrat als angemessen angesehen. In der zur Hauptversammlung 2013 durchgeführten Wahl des Aufsichtsrats wurde keine Kandidatin zur Wahl durch den Aufsichtsrat gestellt. Bei Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung berücksichtigt der Aufsichtsrat selbstverständlich das Thema Diversity. Maßgebliche Leitlinie für den Wahlvorschlag bleibt dabei das Unternehmensinteresse, sodass der Aufsichtsrat die am besten geeigneten Kandidatinnen bzw. Kandidaten vorschlagen wird. Das Thema Diversity wird der Aufsichtsrat bei der Suche nach fachlich geeigneten Kandidaten für neu zu besetzende Vorstandspositionen ebenfalls berücksichtigen.
Weiterhin soll mindestens ein Aufsichtsratsmitglied das Kriterium der Internationalität erfüllen. Bereits heute verfügt mindestens ein Mitglied über die geforderten Eigenschaften.
Der Aufsichtsrat überprüft in einem dreijährigen Turnus die Effizienz seiner Tätigkeit unter Zuhilfenahme eines externen Beraters. Jährlich wird die Effizienz mit internen Mitteln überprüft. Dementsprechend wurde die Effizienzprüfung, nachdem sie aufgrund der Neubesetzungen 2012 nicht erfolgen konnte, in der zweiten Jahreshälfte 2013 durchgeführt.
Aktionäre und Haupversammlung
Der Vorstand beruft mindestens einmal im Jahr die Hauptversammlung ein. Die Aktionäre nehmen auf der Hauptversammlung den festgestellten Konzern- bzw. Jahresabschluss und die entsprechenden Lageberichte entgegen, beschließen gegebenenfalls über die Verwendung des Bilanzgewinns und über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands. Ebenfalls wählen die Teilnehmer der ordentlichen Hauptversammlung in jedem Geschäftsjahr den Abschlussprüfer neu.
In der Hauptversammlung nehmen die Aktionäre der Francotyp-Postalia Holding AG ihre Mitverwaltungsund Kontrollrechte wahr. Sie haben die Möglichkeit, ihre Stimmrechte selbst auszuüben oder es durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl – auch durch eine Vereinigung von Aktionären – ausüben zu lassen. Zudem wird den Aktionären die persönliche Wahrnehmung ihrer Rechte erleichtert, indem die Gesellschaft einen Stimmrechtsvertreter zur Verfügung stellt, der auch während der Hauptversammlung zu erreichen ist. Die Gesellschaft veröffentlicht die für die Hauptversammlung verlangten Unterlagen zusammen mit der Tagesordnung für die Aktionäre leicht zugänglich auf der Internetseite. Zugleich werden die Unterlagen den Aktionären durch ihre Banken direkt übermittelt. Die Satzung sieht nicht die Möglichkeit einer Briefwahl vor. Selbstverständlich liegt es im Interesse der Gesellschaft und auch im Interesse der Aktionäre, die Hauptversammlung zügig abzuwickeln. Satzungsgemäß steht dem Versammlungsleiter entsprechend die Möglichkeit zur Verfügung, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken. Bedingt durch einen hohen organisatorischen Aufwand ist eine komplette Internet-Übertragung der Hauptversammlung weiterhin nicht vorgesehen.
Corporate Governance bedeutet für die Francotyp-Postalia Holding AG eine verantwortungsbewusste und transparente Führung und Kontrolle des Unternehmens. Dazu gehört insbesondere die Gleichbehandlung der Aktionäre bei der Weitergabe von Informationen. Allen Aktionären, Finanzanalysten und vergleichbaren Adressaten werden sämtliche neue Tatsachen unverzüglich zur Verfügung gestellt. Dies beinhaltet die Verbreitung der Informationen in Deutsch und in Englisch sowohl auf der Internetseite der Francotyp-Postalia Holding AG als auch die Nutzung von Systemen, die eine gleichzeitige Veröffentlichung von Informationen im In- und Ausland gewährleisten. Wesentliche wiederkehrende Veröffentlichungen und Termine werden im Finanzkalender mit ausreichendem Zeitvorlauf publiziert.
Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informiert die Francotyp-Postalia Holding AG auf ihrer Internetseite, wenn Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie ihnen nahe stehende Personen FP-Aktien oder sich darauf beziehende Derivate erworben oder veräußert haben. Laut § 15a des Wertpapierhandelsgesetzes sind diese Personen verpflichtet, Transaktionen offenzulegen, wenn der Wert im Kalenderjahr 5.000 € erreicht oder überschreitet.
Über die gesetzliche Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung und Veröffentlichung von Geschäften in Aktien der Gesellschaft hinaus soll der Besitz von Aktien der Gesellschaft oder sich darauf beziehender Finanzinstrumente von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern angegeben werden, wenn er direkt oder indirekt größer als 1 % der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien ist. Da der Gesamtbesitz aller Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder 1 % der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien übersteigt, führen wir den Gesamtbesitz getrennt nach Vorstand und Aufsichtsrat hier auf:
Anteilseigner und Dritte werden vor allem durch den Konzernabschluss und – während des Geschäftsjahres – zusätzlich durch die Quartalsberichte und den Halbjahresbericht informiert. Abweichend von der Empfehlung des Kodex wird der Konzernabschluss der Francotyp-Postalia Holding AG aufgrund des umfangreichen Konsolidierungsaufwands innerhalb von 4 Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt. Die Quartalsberichte und der Halbjahresbericht werden ebenfalls aufgrund des hohen Konsolidierungsaufwands entsprechend der Börsenordnung und des Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetzes spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Berichtszeitraums veröffentlicht.
Der Konzernabschluss und die Zwischenberichte werden nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) aufgestellt. Der gesetzlich vorgeschriebene und für die Besteuerung und Dividendenauszahlung maßgebliche Einzelabschluss wird nach den Vorschriften des HGB erstellt.
Ein internes Kontrollsystem und einheitliche Bilanzierungsgrundsätze stellen sicher, dass ein angemessenes Bild der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage sowie der Zahlungsströme aller Konzerngesellschaften wiedergegeben wird. Darüber hinaus stellt der Vorstand ein angemessenes Risikomanagement- und Kontrollsystem im Unternehmen sicher. Zeitnah und regelmäßig unterrichtet er den Aufsichtsrat über bestehende Risiken und ihre Entwicklung.
Der Aufsichtsrat berät über das Risikomanagement und ist vor dem Hintergrund des § 107 Abs. 3 AktG in der Fassung des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) explizit mit der Überwachung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems, der internen Kontrollsysteme und Revisionssysteme, des Rechnungslegungsprozesses und der Abschlussprüfung, insbesondere deren Unabhängigkeit, befasst.
Eine Aufstellung der Beziehung zu Aktionären, die im Sinne des IAS 24 als nahe stehende Personen zu qualifizieren sind, veröffentlicht die Gesellschaft innerhalb ihres Konzernabschlusses. Abschlussprüfung
Der Aufsichtsrat hat dem Beschluss der Hauptversammlung 2013 folgend die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, mit der Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses 2013 beauftragt. Mit dem Abschlussprüfer wurde gemäß den Empfehlungen des Kodex vereinbart, dass er den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich über Ausschluss- und Befangenheitsgründe unterrichtet, die während der Prüfung auftreten, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden. Zudem berichtet der Abschlussprüfer sofort über alle für die Aufgabe des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben. Falls der Abschlussprüfer Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der vom Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Compliance zum Kodex nach § 161 AktG ergeben, wird er den Aufsichtsrat informieren bzw. dies im Prüfungsbericht vermerken.
Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Fragen der Compliance sind regelmäßig Gegenstand der Beratung zwischen dem Aufsichtsrat bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Vorstand. Der FP-Konzern hat in den Jahren 2010 und 2011 aktualisierte und zum Teil neue Compliance-Regelungen für alle Gesellschaften des FP-Konzerns eingeführt.
Die Unternehmenskultur des FP-Konzerns ist geprägt von Vertrauen und gegenseitigem Respekt sowie dem Willen zur strikten Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen. Dennoch sind Rechtsverstöße durch individuelles Fehlverhalten nie ganz auszuschließen. Das Unternehmen setzt alles daran, dieses Risiko so weit wie möglich zu minimieren und Fehlverhalten aufzudecken und konsequent zu verfolgen. Von zentraler Bedeutung ist die Beachtung rechtlicher und ethischer Regeln und Grundsätze. Festgeschrieben sind sie, wie auch der verantwortungsbewusste Umgang mit Insiderinformationen, in der Compliance-Richtlinie. Allen Mitarbeitern dient sie zur Orientierung für ein integres Verhalten im Geschäftsverkehr. Haben Sie Fragen? Chatten Siemit einem FP-Mitarbeiter.Haben Sie Fragen?Schreiben sie uns: s.prueser@francotyp.com

References: § 289
 § 161
 § 93
 § 93
 § 15
 § 107
 § 161