Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=15784
Timestamp: 2016-10-24 23:32:58+00:00

Document:
Politique : contrôle interne, Politique sur le
Cette directive remplace : contrôle des chèques du receveur général, Politique sur le [2009-10-01]
règlements interministériels, Politique sur les [2009-10-01]
demandes de paiement et paiement à la date d'échéance, Politique sur les [2009-10-01]
Modifications de la politique de paiement à la date d'échéance [2009-10-01]
Paiements anticipés - Bulletin d'information - 1995-08-18 [2009-10-01]
1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er
Politique sur les règlements
interministériels (datée le 1er avril
Politique sur les demandes de paiement et le
paiement à la date d'échéance (datée le 15
juillet 1996)
Bulletin d'information sur les paiements anticipés (daté le 18 août 1995)
Circulaire du Conseil du Trésor no
1996-1 « Modifications de la politique de paiement à la date d'échéance »
(datée le 6 février 1996)
Politique sur le contrôle des chèques du
Receveur général (datée le 1er octobre 1994)
Exigence prévue au paragraphe 5.4 de la Politique
sur la comptabilisation des rentrées de fonds (datée le 1er juin
2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle
que définie à l'article 2 de la Loi sur
permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à
la directive ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives
ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le
Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du
commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le
Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues
officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les
administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls
responsables de la surveillance de la conformité à la directive au sein de
leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de
non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se
rapportent à la gestion de la conformité.
3.1 La présente directive appuie les objectifs de la
en décrivant les rôles et les responsabilités des dirigeants principaux des
finances dans l'administration de tous les paiements (y compris les paiements anticipés et les remboursements de recettes et de rentrées de fonds), des
règlements interministériels et des autres imputations au Trésor. Elle impose
également comme exigence que tous les paiements et toutes les autres
imputations au Trésor soient effectués avec exactitude et en temps opportun et
qu'ils soient légaux et dûment autorisés.
3.2 Les demandes de paiement et le contrôle de l'émission
et de la livraison des chèques exigent une gestion prudente fondée sur une
délimitation claire des responsabilités, une gestion financière et une gestion
des risques solides, des contrôles internes rigoureux et le respect des normes
les plus élevées de comportement éthique ainsi que l'application de méthodes de
paiement économiques et éfficaces.
3.3 Le receveur général du Canada à titre de
principal prestataire de services de paiement pour les ministères et les
organismes, verse des paiements dans de nombreuses devises par voie
électronique et sous forme de chèques imprimés du receveur général. Les
paiements électroniques, y compris les dépôts directs, constituent la méthode
préférée et normalisée pour effectuer les paiements du receveur général.
3.4 Les ministères doivent utiliser le Système normalisé des paiements (SNP) pour demander des paiements et des règlements
interministériels. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
utilise le SNP pour effectuer des paiements au nom des ministères et pour
traiter les règlements interministériels. Les paiements sont demandés et sont
traités sur une base régulière ou prioritaire. Seul TPSGC a la capacité d'effectuer
des paiements courants. Le SNP offre à la fois aux ministères et à TPSGC la
capacité d'effectuer des paiements
3.5 Si un ministère doit émettre des chèques
prioritaires, il peut soumettre une demande au Secteur de la gestion bancaire
et de la trésorerie de TPSGC en vue de mettre en place une imprimerie de
chèques prioritaires dans un bureau ministériel. Cependant, si la demande n'est
pas assez forte, les chèques prioritaires peuvent être imprimés dans un endroit
désigné de TPSGC et des mesures peuvent être prises pour qu'on vienne chercher
les chèques. 3.6 La présente directive est publiée en vertu de l'article
7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.7 La présente directive doit être lue conjointement
avec les documents suivants : Politique sur le contrôle interne;
Manuel du receveur général, Chapitre 4, « Le
Système normalisé des paiements (SNP) et les ministères » ;
Manuel du receveur général, Chapitre 12, « Le
traitement des règlements interministériels (RI) » Directive du receveur général, 2009-1 « L'authentification
des demandes de paiement ou de règlement »
sur la vérification des comptes
Articles 33 et 34 de la Loi sur
Règlement sur les demandes de paiement et du règlement;
Directive du receveur général 1999-8R1 intitulée
« Impression de chèques prioritaires du receveur général dans les sites
ministériels» Article 8(2) du Règlement
sur les marchés de l'État
Directive sur les paiements de transfert; Autres lois et règlements pertinents énoncés à
l'article 9.1 de la présente directive.
Les définitions qui doivent être
utilisées dans l'interprétation de la présente directive se trouvent à l'Annexe
S'assurer que tous les paiements,
tous les règlements interministériels et toutes les autres imputations au
Trésor sont effectués avec exactitude et en temps opportun et qu'ils sont
légaux et dûment autorisés.
Utilisation adéquate des ressources financières selon
les pouvoirs dûment applicables, et réduction au minimum des pertes
attribuables au gaspillage, aux abus, à une mauvaise gestion, aux erreurs, à la
fraude, à des omissions et à d'autres irrégularités
Demandes de paiements et traitement des
règlements interministériels par les ministères qui sont effectués avec
exactitude et en temps opportun et qui sont légaux et dûment autorisés
Il incombe au dirigeant principal des
finances (DPF) d'établir les pratiques et contrôles de gestion fondés sur le risque afin de
garantir le recours à des contrôles internes efficaces à l'égard de la gestion
financière des demandes de paiement et du contrôle des chèques en précisant les
6.1 Demandes de paiement et de règlement – Généralités
6.1.1 Fournir au receveur général les moyens d'authentifier les paiements ou les règlements nécessitant une autorisation en
vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
6.1.2 Lorsqu'il s'agit de traiter les paiements liés à
une cession des dettes de la Couronne, s'assurer qu'aucun autre paiement ne
soit demandé avant que le receveur général n'émette de nouvelles instructions
et que les procédures appropriées soient suivies. Il faut noter que la
directive du receveur général 2009-3, « Procédures concernant la
cession des dettes de la Couronne ainsi que leur paiement ultérieur »,
l'article 68 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur la cession des dettes de la Couronne s'appliquent.
6.2 Paiements anticipés
6.2.1 S'assurer que les clauses sur les paiements anticipés s'appliquent seulement dans des circonstances exceptionnelles
lorsque des paiements sont réputés être essentiels à la réalisation des
objectifs de programme et lorsqu'il n'existe aucune autre solution raisonnable;
6.2.2 S'assurer que les clauses sur les paiements
anticipés respectent les principes du contrôle parlementaire, l'alinéa 33(3)a)
de la Loi sur la gestion des finances publiques et tout autre instrument applicable, comme suit :
Les paiements anticipés constituent des
imputations régulières au crédit.
Les paiements anticipés versés au cours d'un
exercice donné doivent porter sur les travaux, les biens ou les services
auxquels il serait raisonnable de s'attendre au cours de l'exercice et ne doivent
pas être supérieurs à la valeur de ceux-ci.
Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice
pendant lequel ils sont affectés et ne peuvent pas être reportés au moyen de
servant à couvrir des frais de démarrage extraordinaires s,appliquent aux
frais réels que l'entrepreneur assumera au cours de l'exercice où les paiements
sont effectués, et ils ne doivent pas être supérieurs à ces frais.
Pour les marchés d'entretien pluriannuels il
faut prévoir au moins un paiement annuel pour chaque année du contrat et la
même procédure devrait être suivie, dans la mesure du possible, pour les
marchés pluriannuels de concession de licence.
Les sommes ne peuvent pas être reportées d'un
exercice à l'autre en les virant à des fonds renouvelables ou à des comptes à
fins déterminées, ou en utilisant de tels fonds pour payer à l'avance les frais
6.2.3 S'assurer que les paiements anticipés soient versés
uniquement s'il existe un marché d'acquisition ou un autre document contractuel
y afférent. Il faut noter que le sous alinéa 34(1)a)(ii) de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement
sur les marchés de l'État s'appliquent.
6.2.4 Pour chaque marché d'acquisition, ou tout autre
contrat, s'assurer que, lorsque le montant du paiement anticipé versé au cours
d'un exercice donné est supérieur à la valeur des biens et services attendus ou
des travaux effectués par le bénéficiaire au cours de l'exercice financier en
question, le montant excédentaire est recouvré immédiatement.
6.2.5 S'assurer que le Conseil du Trésor a approuvé
les montants et les dates des paiements anticipés, lorsqu'une telle approbation
est requise pour conclure un marché d'acquisition ou tout autre document
contractuel. L'article 8(2) du Règlement
sur les marchés de l'État s'applique.
6.2.6 s'assurer que les paiements anticipés au titre
de subventions, des contributions et des autres paiements de transfert sont prévus
dans l'entente de financement. Il est à noter que la Directive
sur les paiements de transfert s'applique.
6.3 Paiement à la date d'échéance
6.3.1 S'assurer que les fournisseurs de biens et
services soient payés à la date d'échéance. La norme du délai de 30 jours est
utilisée et est calculée à compter de la date de réception d'une facture ou de
l'acceptation des biens ou services, quelle que soit la date la plus tardive.
Le délai de 30 jours ne s'applique pas dans les cas suivants :
à l'approbation du Conseil du Trésor, les
modalités de paiement stipulées dans le marché sont différentes de la norme de
30 jours; les organismes de réglementation approuvent les
tarifs et les modalités de paiement, par exemple, les comptes des services
publics qui doivent être payés à une certaine date chaque mois;
les paiements aux employés (p.ex., le remboursements
des frais de déplacement) qui doivent être effectués le plus rapidement possible; les loyers pour les biens immobiliers qui
doivent être payés selon les conditions du bail ou de l'entente de location;
les modalités de paiement prévoient un avantage
manifeste pour la Couronne en cas de paiement avant le délai de 30 jours;
il est plus rentable de verser un seul paiement
pour plusieurs factures d'un montant inférieur à 2 500 $ qui sont exigibles au
cours de la même semaine. Ces factures sont payées en un seul versement à la
date de facturation la plus rapprochée. 6.3.2 S'assurer que les fournisseurs soient informés
dans un délai de 15 jours suivant la réception des biens et services de
tout problème associé à ces biens et services ou à la facture. La partie de la
facture qui n'est pas contestée est payée dans le délai initial de 30 jours.
6.3.3 S'assurer que les intérêts soient versés sur les
paiements effectués après la date d'échéance comme le prévoit le marché, la loi
ou une décision rendue dans le cadre d'une poursuite judiciaire intentée contre
6.3.4 Établir le calendrier des paiements et calculer
les intérêts pour demande un paiement. La page Web du receveur général (RG)
« Paiement à la date d'échéance (PADE) » précise le taux d'intérêt applicable aux comptes fournisseurs en
souffrance du gouvernement du Canada. Ce taux qui est établi par le RG est
utilisé lorsqu'aucun taux n'est précisé dans le marché, la loi ou une décision
judiciaire ou il est imputé par un service public réglementé.
6.3.5 S'assurer que les paiements versés avant la date
d'échéance soient versés uniquement lorsque des remises sont offertes et qu'il
est avantageux pour le gouvernement d'effectuer le paiement avant la date
d'échéance et ce, après avoir pris en considération le coût d'emprunt pour un
paiement anticipé et tous les frais supplémentaires engagés pour traiter un
paiement précoce, 6.4 Règlements interministériels (RI)
6.4.1 Régler les comptes interministériels de manière
rapide et exacte à l'aide du Système normalisé des paiements (SNP) et respecter
les délais prévus pour assurer le traitement et pour contester un règlement interministériel. Il faut à noter que les instructions émises au
chapitre 12 du Manuel du receveur général (MRG), « Le
traitement des règlements interministériels (RI ) » s'appliquent.
6.4.2 S'assurer que la contestation ou le litige
entourant un règlement interministériel soit réglé avant la fin de la période
comptable suivante, dans la mesure du possible, ou le plus rapidement possible
avant la fin de l'exercice financier en cours.
6.4.3 S'assurer de la comptabilité d'exercice des comptes
créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE-AMG) et des comptes débiteurs à fin de
l'exercice (DAFE-AMG). Il faut noter que la Politique
sur les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) et l'annexe 6 du
MRG, chapitre 14 « Calendrier et
procédures de fin d'exercice »
6.5 Remboursements de recettes et de rentrées de fonds
6.5.1 S'assurer que tous les remboursements de fonds imputés
antérieurement au Trésor soient effectués en conformité avec le Règlement
de 1997 sur le remboursement de recettes.
6.5.2 S'assurer que tous les remboursements soient
vérifiés et certifiés. Il faut noter que les articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent.
6.5.3 Traiter le remboursement d'un paiement sur une
carte de crédit à titre de reçu d'opération de crédit à l'aide de la même carte
de crédit qui a été utilisée pour la transaction initiale, non pas en espèces
ou par chèques, et traiter le remboursement d'un paiement effectué à l'aide
d'une carte de débit comme un remboursement par carte de débit. La section 8.5
du Guide de l'utilisateur ministériel pour l'acceptation des cartes
au gouvernement fédéral contient de plus amples détails sur le traitement
6.5.4 S'assurer qu'un remboursement soit comptabilisé
dans l'exercice financier au cours duquel le remboursement est effectué en
Si le remboursement est effectué au cours du
même exercice financier où les fonds ont été reçus, le remboursement est
enregistré dans le compte auquel a été créditée la recette initiale. Si le remboursement est effectué au cours d'un
exercice subséquent à l'exercice où les fonds ont été reçus, le remboursement
est généralement imputé au compte de dépenses législatives A122
« Remboursement de montants portés aux recettes d'exercices
antérieurs ». Cependant, s'il s'agit de recettes générées dans le cadre
d'une activité de programme faisant l'objet d'une autorisation spéciale de
dépenser les recettes ou ayant un compte à fins déterminées, le remboursement
est enregistré dans le compte auquel le revenu initial a été crédité. Il faut à
noter que laPolitique sur les autorisations
spéciales de dépenser les recettes et la Directive
sur les comptes à fins déterminées s'appliquent.
6.6 Contrôle des chèques du receveur général
6.6.1 S'assurer que tous les chèques du receveur
général (RG), c'est-à-dire les paiements sur papier, soient émis à l'aide du
Système normalisé des paiements (SNP).
6.6.2 S'assurer que les chèques du RG qui sont émis à
titre de paiements courants à l'aide du SNP soient envoyés par la poste directement
6.6.3 S'assurer que les paiements pour les biens services,
y compris les honoraires d'experts-conseils, les paiements des marchés de
services personnels et les autres types de marchés semblables, mais à
l'exclusion des paiements nécessitant une libération de contrat ou un chèque de
remplacement, soient émis à titre de paiements courants et sont envoyés par la
poste directement aux bénéficiaires.
6.6.4 Demander des paiements prioritaires du RG, au
besoin. Il faut noter que la Directive 1999-8R1 du receveur général,
ministériels » s'applique.
6.6.5 S'assurer que les chèques prioritaires émis par
le RG à l'aide du SNP soient envoyés par la poste directement aux bénéficiaires
sauf si un paiement doit être effectué immédiatement ou si le chèque est
imprimé à une imprimerie ministérielle de chèques prioritaires du SNP.
6.6.6 Créer des mécanismes de contrôle internes des
imprimeries ministérielles de chèques et des chèques émis par le RG qui sont acheminés
au ministère en vue de les distribuer comme suit :
un chèque ne doit pas être remis à une personne
qui a participé au processus d'autorisation de dépenser ou de payer ni aux
personnes ayant participé à toute étape du processus de demande de paiement;
la distribution des chèques aux employés n'est
pas effectuée par les agents qui s'occupent de dotation, de classification, de l'évaluation
des salaires ou de la rédaction ainsi que de la signature de rapports sur des
opérations de dotation et de documents d'entrée de la paye; en ce qui concerne les petits ministères et
organismes où les deux mécanismes internes de contrôle susmentionnés ne sont
pas envisageables, une répartition adéquate des tâches et des mécanismes
compensatoires sont mis en uvre, dans la mesure du possible.
6.6.7 Obtenir l'approbation préalable du ministre qui
est responsable du programme lorsque, dans des circonstances exceptionnelles,
un chèque doit être envoyé à un député pour que celui-ci le remette
officiellement au bénéficiaire. Cette approbation peut être accordée pour un
paiement individuel ou pour une catégorie de paiements comme des paiements de
transfert pour un programme particulier. Les chèques sont envoyés au dirigeant
principal des finances qui, à son tour, les envoie directement au député. Un
chèque ne doit en aucun cas être acheminé à l'agent ayant fait la demande de
paiement ou ayant participé d'une manière quelconque au processus d'approbation
du paiement. Chèques de remplacement ou émis en double
6.6.8 S'assurer que les chèques de remplacement et les
chèques émis en double soient conformes aux instructions du RG et ne donnent
pas lieu à une imputation additionnelle à un crédit. Il faut noter que la Directive
1999-6R1 du receveur
général s'applique.
6.7.1 Le dirigeant principal des finances a la
responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en
uvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant
à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les
lacunes en matière de rendement ou les questions d'observation, en élaborant
des propositions pour régler ces questions, et en faisant rapport au Bureau du
contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou d'observation.
6.7.2 Le contrôleur général a la responsabilité de
surveiller le respect, par les ministères, des exigences de la présente
directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans. 7. Conséquences
7.1 En cas de non-conformité, il incombe à
l'adminsitrateur général de prendre des mesures correctives dans son
organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en uvre
des exigences de la présente directive.
7.2 Aux finds d'aider l'administrateur général à
s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en uvre de la Politique
sur le contrôle interne et des instrument
connexes, le DPF veille à ce que des mesures correctives soient prises àhttp://intranet/tbs-sct/intranet/index-eng.aspx
l'égard des cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces
mesures correctives peuvent inclure une exigence de formation suplémentaire,
l'approt de changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le
retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure
7.3 Il faut rappeler à toute personne que les
articles 76 à 81 (Responsabilité
civile et infractions) de la Loi sur
la gestion des finances publiques peuvent
s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122
(Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
Cette section identifie les autres
organismes qui ont un rôle important à jouer relativement à cette directive.
gouvernementaux Canada a les responsabilités
conception des formulaires;
émission des instructions de paiement et de
contrôle des chèques, y compris ceux des comptes
bancaires ministériels;
authentification des personnes qui certifient
sécurité des transmissions électroniques aux
confidentialité, authenticité et intégrité des
sécurité, intégrité et protection des supports utilisées
afin d'émettre les instructions de paiement électroniques pour tous les
paiements et les règlements;
maintien du Système normalisé des paiements
du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du trésor est responsable d'élaborer
de surveiller et de tenir à jour, la présente directive ainsi que de fournir
des conseils concernant son interprétation.
9.1 Autres lois et règlements pertinentes
Loi sur la gestion des finances publiques, articles 2, 7, 20, 26,
31, 32, 33, 34, 37.1, 66 à 71, 80 et 155s
Règlement sur la destruction des effets payés
Règlement sur les versements aux successions
de comptabilité selon la SIF
sur l'autorisation et authentification électroniques
Directive sur le rentrées, dépôts et
enregistrements de fonds Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale
Plan comptable à l'échelle de l'administration
Taux d'intérêts sur le Paiement
à la date d'échéance (PADE) précédents
ministériel pour l'acceptation des cartes au gouvernement fédéral Cadre de contrôle du receveur général
Manuel du receveur général :
Chapitre 4, « Le Système
normalisé des paiements (SNP) et les ministères »
Chapitre 12, « Le
traitement des règlements interministériels (RI ) »
Chapitre 14, « Calendrier
et procédures de fin d'exercice »
Directives du receveur
2009-1, « L'authentification des demandes de
paiement ou de règlement »
1999-8R1, « Impression de chèques prioritaires du
receveur général dans les sites ministériels – procédures pour les ministères
se conformant à la Stratégie d'information financière (SIF) »
2010-2, « Comptes bancaires ministériels (CBM)
pour les ministères »
1999-6R1, « Procédures à appliquer après l'émission
des chèques du receveur général pour les ministères se conformant à la
Stratégie d'information financière (SIF) »
2009-3, « Procédures concernant la cession des
dettes de la Couronne ainsi que leur paiement ultérieur ».
Veuillez adresser les demandes de
renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de
votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les
responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer
Division de la politique de gestion
financière Secteur de la politique de gestion financière et de l'analyse Bureau du contrôleur général Secrétariat du Conseil du Trésor
Télécopieur : 613-953-9613
chèque prioritaire (priority cheque)
Chèque traité en priorité et acheminé au site d'impression des chèques d'un ministère ou de TPSGC pour livraison prioritaire (p. ex. le jour ouvrable suivant) au bénéficiaireà un site d'impression des chèques désigné d'un ministère ou de TPSGC pour livraison immédiate (p. ex le jour même ouvrable) au ministère demandeur.
site d'impression des chèques (cheque print site)
Endroit dans un ministère ou à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada où les chèques prioritaires du receveur général sont imprimés.
moyens d'authentification (means to authenticate)
Dans le cadre de l'application de la présente directive, les moyens d'authentification permettent d'associer une preuve d'autorisation à une opération, ce qui contribue à garantir la protection de l'intégrité des données et permet d'identifier le signataire autorisé. Pour les paiements ou règlements effectués manuellement ou sur papier, les moyens d'authentification seraient les cartes de spécimen de signature, alors que pour les transactions électroniques, il faut avoir recours à une combinaison de codes d'identification de l'utilisateur, à des mots de passe, à des numéros d'autorisation personnels, à des codes d'accès spéciaux, et à la vérification de certaines caractéristiques physiques pour remplacer les signatures.
paiement anticipé (advanced payment)
Somme versée par Sa Majesté ou pour son compte aux termes d'un marché avant l'exécution d'un marché de la livraison des biens ou du service.
paiement prioritaire (priority payment )
Paiement traité en priorité ou paiement électronique traité en priorité.
règlement interministériel (RI) (interdepartmental settlement [IS])
Transfert de fonds entre deux ministères et organismes qui relèvent du Trésor. Un règlement ministériel sert couramment d'entente pour le transfert de biens ou de services, le financement d'un ministère aux fins d'exécution d'un programme pour le compte d'un autre ministère, le transfert de retenues sur la paie des employés à l'Agence du revenu du Canada ou la mutation ou le détachement d'employés dans un autre ministère.
RI contesté (questioned IS)
Un règlement interministériel contesté ayant déjà été traité et inscrit au Grand livre général du receveur général. La contestation d'une demande de RI est, en réalité, une annulation, c'est-à-dire le renversement exact de la demande initiale de RI à laquelle elle est rliée. Le SNP informe les deux ministères de la contestation par le biais d'un fichier de retour/avis de RI.
Le système utilisé par TPSGC pour traiter les paiements du receveur général, y compris les paiements effectués par chèque ou par des moyens électroniques comme les dépôts directs.

References: l'article 2
 l'article
7

l'article 9
 l'article 33

l'article 68
 L'article 8