Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ilpp4-4512-1-346-15-2-km
Timestamp: 2017-09-22 11:48:07+00:00

Document:
ILPP4/4512-1-346/15-2/KM | Interpretacja indywidualna
Podatek od towarów i usług w zakresie archiwizowania otrzymanych i wystawionych faktur i rachunków w formie elektronicznej.
ILPP4/4512-1-346/15-2/KMinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 15 października 2015 r. (data wpływu 22 października 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania otrzymanych i wystawionych faktur i rachunków w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 22 października 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania otrzymanych i wystawionych faktur i rachunków w formie elektronicznej.
Spółka zamierza prowadzić archiwizację faktur i rachunków zarówno wystawionych, jak i otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Faktury i rachunki papierowe otrzymywane będą skanowane i archiwizowane w dedykowanym systemie informatycznym służącym do archiwizacji dokumentów, a wersje papierowe będą niszczone.
Wystawione faktury sprzedażowe oraz rachunki będą automatycznie generowane do plików PDF jako obrazy elektroniczne, identyczne z wyglądem wystawionych i wydrukowanych faktur i rachunków papierowych wysłanych pocztą do odbiorców i archiwizowane w dedykowanym systemie.
Elektroniczne obrazy faktur i rachunków będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:
autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Czy Spółka może archiwizować otrzymane i wystawione papierowe faktury i rachunki w formie elektronicznej, po spełnieniu warunków przechowywania dokumentów zawartych w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług...
Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby papierowe faktury i rachunki były archiwizowane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zawarte w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług. Przepisy nie wymagają przechowywania faktur i rachunków w ich oryginalnej postaci. Ponadto ustawodawca zrównał faktury papierowe z fakturami elektronicznymi. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o podatku od towarów i usług).
Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, z punktu widzenia ustawy VAT, Spółka w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych i wystawionych w formie papierowej faktur i rachunków, będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.
Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Natomiast w myśl art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) – jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację faktur i rachunków zarówno wystawionych, jak i otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Faktury i rachunki papierowe otrzymywane będą skanowane i archiwizowane w dedykowanym systemie informatycznym służącym do archiwizacji dokumentów, a wersje papierowe będą niszczone. Wystawione faktury sprzedażowe oraz rachunki będą automatycznie generowane do plików PDF jako obrazy elektroniczne, identyczne z wyglądem wystawionych i wydrukowanych faktur i rachunków papierowych wysłanych pocztą do odbiorców i archiwizowane w dedykowanym systemie.
Jak poinformowała Spółka, elektroniczne obrazy faktur i rachunków będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:
autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu);
integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych);
czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
Biorąc pod uwagę powyższe oraz powołane przepisy ustawy należy stwierdzić, że Wnioskodawca może archiwizować otrzymane i wystawione papierowe faktury i rachunki w formie elektronicznej, ponieważ spełnia warunki przechowywania dokumentów zawarte w art. 112a ustawy.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > ILPP4/4512-1-346/15-2/KM

References: art. 14
 art. 112
 art. 112
 art. 2

Art. 112
 art. 106
 art. 87
 art. 112