Source: https://www.dasaktenarchiv.de/wissenswertes/haeufige-fragen.html
Timestamp: 2020-06-06 23:50:46+00:00

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Häufige Fragen - dasaktenarchiv.de
Hier finden Sie hilfreiche Antworten
Dürfen die Dokumente bei einem externen Dienstleister eingelagert werden?
Ja, wenn die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Nach § 9 BDSG Anlage 1 müssen zum Beispiel Zutrittskontrollen und Zugangskontrollen von dem externen Dienstleister gewährleistet und schriftlich dokumentiert werden. Unser Sicherheitsbereich ist biometrisch abgesichert, videoüberwacht und durch eine Pfortenkontrolle gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Diese Maßnahmen sind regelmäßig durch den Auftraggeber zu kontrollieren. Weiterhin ist der Auftraggeber nach § 11 BDSG für die Einhaltung der Vorschriften und Anforderungen verantwortlich. Der externe Dienstleister ist nach dem § 5 BDSG und § 203 StGB bei sensiblen Daten verpflichtet, absolutes Stillschweigen gegenüber Dritten zu wahren. Unsere Mitarbeiter sind nach BDSG verpflichtet und haben ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt. Es wird empfohlen, dass sich der Auftraggeber bei Patientenakten eine Einwilligung bei den Betroffen für die Archivierung durch Dritte einholt (Urteil vom 20.08.1996 – 20 U 139/95).
Dies ist von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängig. Originale sind nicht grundsätzlich aufzubewahren. Bestimmte Dokumente, wie Patente, Verträge, Patientenaufnahmeanträge oder Anamnesebögen müssen weiterhin im Original vorliegen. Im § 257 HGB hat der Gesetzgeber die Erlaubnis für die kaufmännischen Aufbewahrungsfristen von elektronischen Unterlagen formuliert. Die Verfügbarkeit laut § 9 BDSG Anlage 1 ist zu gewährleisten.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen der Dokumente?
Für jeden Dokumententyp gibt es im Gesetz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Gerne lassen wir Ihnen hierzu eine separate Liste zukommen.
Ja, das gesamte Aktenarchiv ist durch biometrische Zugangsbeschränkungen abgesichert. Zusätzlich haben wir modernste Meldeanlagen und digitale Videoüberwachung im gesamten Gebäudekomplex installiert. Unsere Pfortenkontrolle dokumentiert jeden Zutritt im Gebäude. Nachts wird das Gebäude von einem Sicherheitsdienst kontrolliert.
Wie erhalte ich meine Dokumente, wenn ich etwas benötige?
Bei vollständiger Digitalisierung sofort. Sie können Ihre Dokumente innerhalb von zwei Stunden sowohl in physischer als auch in digitaler Form erhalten.

References: § 9
 § 11
 § 5
 § 203
 § 257
 § 9