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Timestamp: 2018-12-16 08:24:57+00:00

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LEY 28716 LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES ...
rcg-458-2008-cg-guia-de-control-interno
INDICE PRIMER TEMA
LEY 28716 LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO
1.1. Definición de control interno de las Entidades del Estado
1.2. Objetivos del control interno de las Entidades del Estado
1.4. Roles y responsabilidades del control interno de las Entidades del Estado
1.5. Ley de Control Interno
a. Implantación y funcionamiento
b. Responsabilidad del Sistema Nacional de Control
c. Actuación del órgano de control Institucional
d. Competencia normativa de la Contraloría General de la República
e. Disposiciones transitorias, complementarias y finales
INDICE SEGUNDO TEMA
NORMAS DE CONTROL INTERNO 320-2006
2.2 Concepto de normas de control interno
2.4 Objetivo de las normas de Control interno
2.7 Normas de control Interno
a. Norma general para el ambiente de control
b. Norma general para la evaluación de riesgos
c. Norma general para las actividades de control
d. Norma general para la información y comunicación
e. Norma general para la supervisión.
La auditoría gubernamental es una auditoría de cumplimiento, es tan antigua
como las culturas, pues en todas las civilizaciones los soberanos y Jefes de
Estado se allegaban de personas de confianza con el propósito de que les
informaran sobre el comportamiento de sus subordinados; en especial en
materia de recaudación de tributos y todo lo relacionada con el manejo de
Es por ello que es el mejor medio para verificar que la gestión pública se haya
realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad
con las disposiciones legales aplicables convirtiéndose en un elemento integral
del proceso de responsabilidad en el sector público.
La confianza depositada en el auditor gubernamental ha aumentado la
necesidad de contar con normas modernas que lo orienten y permitan otros se
apoyen en su labor. Así mismo incluye evaluaciones, estudios, revisiones,
diagnósticos e investigaciones que cumplan con las disposiciones legales y
objetivos propuestos por el programa de auditoría elaborado.
LEY 28716 LEY DE CONTROL INTERNO DE
.1. conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa. con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas. en relación con las funciones asignadas al personal. organizados e instituidos en cada entidad del Estado para la consecución de los objetivos indicados en el artículo 4 de la presente Ley. registros. actividades. normas. organización. sirva efectivamente para dotar de confiabilidad. analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines. procedimientos y métodos. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones.  Sistemas de información y comunicación. . 6 .  Actividades de prevención y monitoreo. incluyendo la actitud de las autoridades y el personal. actividades y operaciones institucionales.En cuya virtud deben identificarse. objetivos. . LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO 1. a fin de cuidar y asegurar respectivamente. transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional. políticas. planes. a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.Referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas.Entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de práctica de valores.  Actividades de control gerencial.A través de los cuales el registro. integración y divulgación de la información. COMPONENTES  Ambiente de Control. su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno. .  Evaluación de riesgos. -Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección. procesamiento. gerencia y los niveles ejecutivos competentes. metas.
 Cumplir la normatividad aplicable a la Entidad y sus operaciones. .2.  Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las normas contenidas en la presente Ley y aquellas que emita la Contraloría General de la República son de cumplimiento obligatorio por todas las entidades 7 . recursos. obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores. actividades. orientando su ejecución al cumplimiento de los siguientes objetivos: Promover y optimizar la eficiencia. 1.3.Por cuyo mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan autoevaluaciones conducentes al mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación o deficiencia susceptible de corrección. así como la calidad de los servicios públicos que presta.  Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. en general contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos. .  Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida.  Compromisos de mejoramiento. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos. así como. deterioro. transparencia y economía en las operaciones de la entidad.  Seguimiento de los resultados.Consiste en la revisión y verificación actualizada sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas. 1. eficacia. uso indebido y actos ilegales. incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los Órganos del Sistema Nacional de Control. operaciones y actos institucionales.  Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. a que se refiere el artículo 3 de la Ley Nº 27785.  Emitir las normas específicas aplicables a su entidad. verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación.  Demostrar y mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus cargos. Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad. propiciando los recursos y apoyo necesarios para su eficaz funcionamiento. los órganos del Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalización. con sujeción a la normativa legal y técnica aplicables.  Organizar. relativas a la implantación y funcionamiento del control interno:  Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del órgano a su cargo. estructura y funciones. a fin de propender al mantenimiento y mejora continua. de acuerdo a su naturaleza. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO. Son aplicadas por los órganos y personal de la administración institucional. para la aplicación y/o regulación del control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u operativa. normas y procedimientos de gestión y control interno  Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes. así como por el órgano de control institucional. promoviéndolos en toda la organización. mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno. conforme a su correspondiente ámbito de competencia.4. en armonía con sus objetivos.  Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones emitidas por la propia entidad (informe de autoevaluación). así como efectuar la autoevaluación del control interno.  Documentar y divulgar internamente las políticas. 8 . 1.
así como. operaciones y actos institucionales. eficacia.5. así como la calidad de los servicios públicos que presta. LEY DE CONTROL INTERNO a) IMPLANTACIÓN DEL CONTROL INTERNO Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos. b) FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO Funcionamiento del control interno El funcionamiento del control interno es continuo. desarrollándose en forma previa. 9 .  Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. dinámico y alcanza a la totalidad de la organización y actividades institucionales. integrados y congruentes con las competencias y atribuciones de las respectivas entidades.1. transparencia y economía en las operaciones de la entidad. Corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los órganos directivos y ejecutivos de la entidad. uso indebido y actos ilegales.  Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos. deterioro.  Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida. actividades. la aprobación de las disposiciones y acciones necesarias para la implantación de dichos sistemas y que éstos sean oportunos. orientando su ejecución al cumplimiento de los siguientes objetivos:  Promover y optimizar la eficiencia. simultánea o posterior de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley Nº 27785.  Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. recursos. razonables. en general.  Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
de conformidad con la normativa técnica del Sistema Nacional de Control. informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. prácticas e instrumentos de control interno. confiabilidad. sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función. cuando en los actos y operaciones de la entidad. y sirven como base para la planificación y ejecución de las acciones de control correspondientes. d) ACTUACIÓN DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El Órgano de Control Institucional.  Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad. Sus resultados inciden en las áreas críticas de la organización y funcionamiento de la entidad.  Actúa de oficio. sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar. se adviertan indicios razonables de ilegalidad. correspondiendo al Titular de la entidad la supervisión de su funcionamiento. genera responsabilidad administrativa funcional. La inobservancia de la presente Ley.Sus mecanismos y resultados son objeto de revisión y análisis permanente por la administración institucional con la finalidad de garantizar la agilidad. la evaluación del control interno en las entidades del Estado. por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. los Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoría designadas y contratadas. y da lugar a la imposición de la sanción de acuerdo a la normativa aplicable. actualización y perfeccionamiento del control interno. c) RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Es responsabilidad de la Contraloría General de la República. conforme a su competencia:  Efectúa control preventivo sin carácter vinculante. de ser el caso. 10 . vía control posterior. de omisión o de incumplimiento. con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos. bajo responsabilidad.
son de aplicación durante el plazo señalado en el párrafo anterior. la Contraloría General de la República dictará las normas técnicas de control a que se refiere el artículo 10º de la Ley. A partir de dicho marco normativo. Dichas normas constituyen lineamientos. deberán aplicar en su gestión. con arreglo a lo establecido en el artículo 14º de la Ley Nº 27785. métodos y disposiciones para la aplicación y/o regulación del control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u operativa de las entidades. de personal. de sistemas computarizados y de valores éticos. de obras. criterios. . dicta la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado.Las empresas de accionariado del Estado. estructura y funciones. materia de su percepción o administración. Las “Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público”. respecto de los recursos y bienes del Estado. logística. . SEGUNDA. las disposiciones de la presente Ley. en lo que corresponda. incluidas las relativas a la gestión financiera. así como las entidades a que se refiere el inciso g) del artículo 3º de la Ley Nº 27785.En un plazo no mayor de ciento ochenta días calendario contados a partir de la publicación de la presente Ley. entre otras. 11 . COMPLEMENTARIAS Y FINALES PRIMERA. los titulares de las entidades están obligados a emitir las normas específicas aplicables a su entidad. f) DISPOSICIONES TRANSITORIAS. así como su respectiva evaluación.e) COMPETENCIA NORMATIVA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA La Contraloría General de la República. de acuerdo a su naturaleza. aprobadas mediante Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG modificada por Resolución de Contraloría Nº 123-2000-CG. las que deben ser concordantes con la normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República.
de conformidad con lo señalado en los artículos 7º y 17º de la Ley Nº 27785.  Control Interno: Concepto fundamental de la administración y control. ejecutivos.TERCERA. e) y f) del artículo 3º de la Ley Nº 27785. gobiernos regionales y locales.Constituyen definiciones básicas para efectos de la presente Ley.  Titular de la Entidad: Máxima autoridad jerárquica institucional.  Autoevaluaciones: Actividad desarrollada por los propios órganos y personal de la administración institucional para revisar y analizar los procesos y operaciones sujetos a su competencia funcional. 12 . . se comprende al conjunto de órganos directivos. c) d). a que se refieren los incisos a). aplicable en las entidades del Estado para describir las acciones que corresponde adoptar a sus titulares y funcionarios para preservar.  Entidades del Estado: Todas las instituciones de los Poderes Ejecutivo. incluyendo al Titular de ésta. bajo cuya denominación. Organismos Constitucionalmente Autónomos. operativos y administrativos de la entidad. las siguientes:  Administración Institucional: Conformante del sistema de control interno. b). evaluar y monitorear las operaciones y la calidad de los servicios. de carácter unipersonal o colegiado.  Funcionarios: Todo aquel integrante de la administración institucional con atribuciones de dar órdenes y tomar decisiones o que ejecuta actividades establecidas por la entidad con mayor nivel de responsabilidad funcional.  Órgano de Control Institucional: Unidad orgánica especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad. Legislativo y Judicial. entidades públicas descentralizadas y empresas conformantes de la actividad empresarial del Estado en las que éste tenga participación accionaria total o mayoritaria.
NORMAS DE CONTROL INTERNO - RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA GENERAL Nº 320-2006-CG 13 .
que posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumplen los siguientes objetivos:  Promover las operaciones metódicas.  Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro.  Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables presentados correcta y oportunamente en los informe. error y fraude  Respetar las leyes. de los objetivos a alcanzar.  Debe formularse y promulgarse una definición amplia de la estructura de control interno. de acuerdo con la misión de la institución. y de las normas a seguir en la concepción de tales estructuras. procedimientos y otras medidas. entre ellas la Contraloría General de la República de Perú (CGR). económicas. 14 . mala gestión. fundada en el año 1953. aprobó en el año 1992 las “Directrices para las normas de control interno”.  La necesidad de hacer una clara distinción entre dichas normas y los procedimientos específicos a ser implantados por cada institución. incluyendo la actitud del Dirección. eficientes y eficaces así como los productos y servicios con calidad. abuso. reglamentaciones y directivas de la Dirección.  Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes. Dicho documento establece los siguientes lineamientos generales para la formulación de las normas de control interno:  Se define al control interno como un instrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el titular o funcionario designado. NORMAS DE CONTROL INTERNO . métodos.RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA GENERAL Nº 320-2006-CG 2.1 Antecedentes La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores- INTOSAI. y que reúne entre sus miembros a más de ciento setenta (170) Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS).
También señala que es ejecutado por personas en cada nivel de una organización y proporciona seguridad razonable para la consecución de los siguientes objetivos:  Eficacia y eficiencia en las operaciones.  La competencia de la EFS en la evaluación de los controles internos existentes en las entidades fiscalizadas. Asimismo.  El Instituto de Auditores Internos  El Instituto de Contadores Gerenciales. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión. En julio de 1998. con los siguientes objetivos: 15 . 1990) elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisión Treadway. C.  La Asociación Americana de Profesores de Contabilidad. para los cuales se debe disponer de planes de evaluación periódica. dos años antes.  El Instituto de Ejecutivos de Finanzas. Asimismo. N° 072-98-CG del 26 de junio de 1998. El conjunto de sus representantes adoptó el nombre de Comité de Organismos Patrocinadores-COSO que incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial y actualizó los procesos de diseño.  Cumplimiento de las leyes y regulaciones. Los miembros de dicho grupo fueron:  El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.  La responsabilidad de la Dirección por la aplicación y vigilancia de los controles internos específicos necesarios para sus operaciones. y no un fin en sí mismo. implantación y evaluación del control interno. la CGR emitió las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. por ser éstos un instrumento de gestión. en 1990 se había publicado el documento “Control Interno – Marco Integrado” (Internal Control – Integrated Framework.  Confiabilidad en la información financiera. define al control interno como un proceso que constituye un medio para lograr un fin. aprobadas mediante R.
que establece las normas que regulan el ámbito. bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. con la finalidad que la gestión de sus recursos.  Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los programas y presupuestos autorizados. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.  Proteger y conservar los recursos de la entidad.  Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.” La CGR de acuerdo a ello. eficiencia y economía de las operaciones.  Normas de control interno para el área de obras públicas. 16 . En Perú.  Normas de control interno para sistemas computarizados.2002. tal como señala el artículo 7º: “el control interno comprende las acciones de cautela previa. vigente a partir del 24.  Normas de control interno para el área de administración de personal. el marco más reciente para el control gubernamental lo proporciona la Ley Nº 27785. entendiendo que resulta básica la priorización del control dentro de la administración. y  Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas. Para ello se involucra a las propias entidades en la cautela del patrimonio público. simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control.  Servir de marco de referencia en materia de control interno.JUL. La Ley Nº 27785 procura responder a los requerimientos y necesidades del sector público. Dichas normas tuvieron inicialmente el siguiente contenido:  Normas generales de control interno.  Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial.  Permitir la evaluación posterior de la efectividad. para su mejora.  Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos. organización y atribuciones del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la CGR. consideró de trascendental importancia la emisión de una ley de control interno que regulara específicamente el establecimiento.
de obras. logística. Ley de Control Interno de las entidades del Estado. perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno en las entidades del Estado en la Ley Nº 28716. criterios. funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado. revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. contra los actos y prácticas indebidos o de corrupción. aprobada por el Congreso de la República y publicada el 18. estructura y funciones. Asimismo. de obras. buscando el debido y transparente logro de los fines. la emisión de las normas específicas aplicables a su 17 .2 CONCEPTO DE NORMAS DE CONTROL INTERNO Las Normas de Control Interno.2006. con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo. 2. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las entidades del Estado. mantener. Los titulares. funcionamiento. es obligación Contraloría General de la República Normas de Control Interno 5 de los titulares. Dichas normas constituyen lineamientos. funcionarios y servidores de cada entidad. a partir de dicho marco normativo. son responsables de establecer. mantenimiento. de sistemas de información y de valores éticos. constituyen lineamientos. incluidas las relativas a la gestión financiera. logística. dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación. incluidas las relativas a la gestión financiera. según su competencia.ABR. de acuerdo a su naturaleza. criterios. a los titulares de las entidades emitir las normas específicas aplicables a su entidad. entre otras. de personal. simultáneo y posterior. de sistemas computarizados y de valores éticos. correspondiendo. métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades. de personal. métodos y disposiciones para la aplicación o regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades. entre otras. objetivos y metas institucionales. Esta Ley establece en su artículo 10º que corresponde a la CGR.
En el supuesto que las Normas de Control Interno. En este contexto. bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces. 18 . así como en aquellos lineamientos y estándares de control. funciones y procesos en armonía con lo establecido en el presente documento. Las Normas de Control Interno se fundamentan en criterios y prácticas de aceptación general. así como otras normas que se encuentren vigentes. estructura.  Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades. en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales. Estas se describen en el capítulo Marco Conceptual de la estructura de control interno que forma parte de este documento. entidad. ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos. La aplicación de estas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.4 OBJETIVO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública. así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma. los objetivos de las Normas de Control Interno son:  Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa institucional. de acuerdo con su naturaleza. 2. La CGR establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar. Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN Las Normas de Control Interno se aplican a todas las entidades comprendidas en el ámbito de competencia del SNC. corresponderá mencionarse específicamente en el rubro limitaciones el alcance de cada norma. 2. no resulten aplicables en determinadas situaciones.
 Sencillas y claras en su redacción y en la explicación sobre asuntos específicos. directivas y normas emitidas por los sistemas administrativos. así como con otras disposiciones relacionadas con el control interno. 2. ser:  Concordantes con el marco legal vigente.  Flexibles. permitiendo su adecuación institucional y actualización periódica.  Compatibles con los principios del control interno. 19 .6 CARACTERÍSTICAS Las Normas de Control Interno tienen como características principales. principios de administración y las normas de auditoria gubernamental emitidas por la CGR.  Comentario: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las entidades públicas.  Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad. según los avances en la modernización de la administración gubernamental.5 ESTRUCTURA Las Normas de Control Interno tienen la siguiente estructura:  Código: Es la numeración correlativa que se le asigna a cada norma  Título: Es la denominación breve de la norma Contraloría General de la República Normas de Control Interno. 2.  Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades.
Contenido: a) Filosofía de la Dirección b) Integridad y los valores éticos c) Administración estratégica d) Estructura organizacional e) Administración de recursos humanos f) Competencia profesional g) Asignación de autoridad y responsabilidades h) Órgano de Control Institucional.2.1 NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas.7. La naturaleza de esa actitud fija el clima organizacional y. funcionarios y demás miembros de la entidad deben considerar como fundamental la actitud asumida respecto al control interno.7 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. valores. valores. influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad. conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control. El titular. sobre todo. conductas y reglas apropiadas. Estas prácticas. El mayor o menor grado de desarrollo de éstos fortalecerá o debilitará el ambiente y la cultura de control. provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinación de los factores que lo determinan. 20 . para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.
de manera explícita y permanente. actuando con independencia. la transparencia en la toma de decisiones. así como una clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño.NORMAS BÁSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL a) Filosofía de la Dirección La filosofía y estilo de la Dirección comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno.  El titular o funcionario designado debe hacer entender al personal la importancia de la responsabilidad de ejercer y ejecutar los controles internos. Comentarios:  La filosofía de la Dirección refleja una actitud de apoyo permanente hacia el control interno y el logro de sus objetivos. su compromiso con el mismo. 21 . Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno.  El titular o funcionario designado debe evaluar y supervisar continuamente el funcionamiento adecuado del control interno en la entidad y transmitir a todos los niveles de la entidad. una conducta orientada hacia los valores y la ética. competencia y liderazgo. También debe lograr que éstas sean asumidas con seriedad e incentivar una actitud positiva hacia el control interno. por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones. entre otros. y estableciendo un código de ética y criterios de evaluación del desempeño.  El titular o funcionario designado debe propiciar un ambiente que motive la propuesta de medidas que contribuyan al perfeccionamiento del control interno y al desarrollo de la cultura de control institucional. ya que cada miembro cumple un rol importante dentro de la entidad.
22 . Comentarios:  Los principios y valores éticos son fundamentales para el ambiente de control de las entidades. actividades y tareas de la entidad. b) Integridad y valores éticos La integridad y valores éticos del titular. funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor. a través de sus actitudes y acciones. decretos. Esto implica que todo asunto que interfiera con el desempeño organizacional.  El titular o funcionario designado debe integrar el control interno a todos los procesos.  El titular o funcionario designado debe facilitar. sus acciones deben ir más allá del solo cumplimiento de las leyes. derivado de la difusión de la información necesaria.  El ambiente de confianza incluye la existencia de mecanismos que favorezcan la retroalimentación permanente para la mejora continua. El titular o funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad. Debido a que éstos rigen la conducta de los individuos.  El titular y funcionarios de la entidad. de los procesos. reconocer y valorar los aportes del personal estimulando la mejora continua en los procesos de la entidad. actividades y tareas pueda ser detectado y transmitido oportunamente para su corrección oportuna. promover. A este propósito contribuye el ambiente de confianza entre el personal. los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión. reglamentos y otras disposiciones normativas. deben promover las condiciones necesarias para el establecimiento de un ambiente de confianza. la adecuada comunicación y las técnicas de trabajo participativo y en equipo.
 La demostración y la persistencia en un comportamiento ético por parte del titular y los funcionarios es de vital importancia para los objetivos del control interno.  El titular o funcionario designado juega un rol determinante en el establecimiento de una cultura basada en valores.  El análisis de la situación y del entorno debe considerar. En una entidad sin administración estratégica. Comentarios:  Se entiende por administración estratégica al proceso de planificar. c) Administración estratégica Las entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo. el control interno carecería de sus fundamentos más importantes y sólo se limitaría a la verificación del cumplimiento de ciertos aspectos formales. entre otros elementos de análisis. con componentes de visión. misión. toda entidad debe buscar tender a la elaboración de sus planes estratégicos y operativos gestionándolos. de manera que subsistan a los cambios de las personas que ocupan temporalmente los cargos en una entidad. las causas que explican 23 . así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual. En tal sentido. los resultados alcanzados.  El titular o funcionario designado debe incorporar estos principios y valores como parte de la cultura organizacional. También debe contribuir a su fortalecimiento en el marco de la vida institucional y su entorno. contribuirá a fortalecer el ambiente de control. de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas. que. metas y objetivos estratégicos. con su ejemplo.
los desvíos con respecto de lo programado, la identificación de las
demandas actuales y futuras de la ciudadanía.
 Los productos de las actividades de formulación, cumplimiento,
seguimiento y evaluación deben estar formalizadas en documentos
debidamente aprobados y autorizados, con arreglo a la normativa vigente
respectiva. El titular o funcionario designado debe difundir estos
documentos tanto dentro de la entidad como a la ciudadanía en general.
El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la
estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya
al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión.
 La determinación la estructura organizativa debe estar precedida de un
análisis que permita elegir la que mejor contribuya al logro de los objetivos
estratégicos y los objetivos de los planes operativos anuales. Para ello
debe analizarse, entre otros: (i) la eficacia de los procesos operativos, (ii)
la velocidad de respuesta de la entidad frente a cambios internos y
externos, (iii) la calidad y naturaleza de los productos o servicios
brindados, (iv) la satisfacción de los clientes, usuarios o ciudadanía, (v) la
identificación de necesidades y recursos para las operaciones futuras, (vi)
las unidades orgánicas o áreas existentes, y (vii) los canales de
comunicación y coordinación, informales, formales y multidireccionales
que contribuyen a los ajustes necesarios de la estructura organizativa.
 La determinación de la estructura organizativa debe traducirse en
definiciones acerca de normas, procesos de programación de puestos y
contratación del personal necesario para cubrir dichos puestos Con
respecto de los recursos materiales debe programarse la adquisición de
bienes y contratación de servicios requeridos, así como la estructura de
soporte para su administración, incluyendo la programación y
 Las entidades públicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por
los organismos competentes, deben diseñar su estructura orgánica, la
misma que no solo debe contener unidades sino también considerar los
procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad en relación con los
niveles jerárquicos, canales y medios de comunicación, así como las
instancias de coordinación interna e interinstitucional que resulten
apropiadas. El resultado de toda esta labor debe formalizarse en
manuales de procesos, de organización y funciones y organigramas.
 La dimensión de la estructura organizativa estará en función de la
naturaleza, complejidad y extensión de los procesos, actividades y tareas,
en concordancia con la misión establecida en su ley de creación.
e) Administración de los recursos humanos
Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y
procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y
administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se
garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación
 La eficacia del funcionamiento de los sistemas de control interno radica
en el elemento humano. De allí la importancia del desempeño de cada
uno de los miembros de la entidad y de cuán claro comprendan su rol en
el cumplimiento de los objetivos. En efecto, la aplicación exitosa de las
medidas, mecanismos y procedimientos de control implantados por la
administración está sujeta, en gran parte, a la calidad del potencial del
recurso humano con que se cuente.
 El titular o funcionario designado debe definir políticas y procedimientos
adecuados que garanticen la correcta selección, inducción y desarrollo
del personal. Las actividades de reclutamiento y contratación, que forman
parte de la selección, deben llevarse a cabo de manera ética. En la
inducción deben considerarse actividades de integración del recurso
humano en relación con el nuevo puesto tanto en términos generales
 En el desarrollo de personal se debe considerar la creación de
condiciones laborales adecuadas, la promoción de actividades de
capacitación y formación que permitan al personal aumentar y
perfeccionar sus capacidades y habilidades, la existencia de un sistema
de evaluación del desempeño objetivo, rendición de cuentas e incentivos
que motiven la adhesión a los valores y controles institucionales.
f) Competencia profesional
El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la
competencia profesional del personal, acorde con las funciones y
responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.
 La competencia incluye el conocimiento, capacidades y habilidades
necesarias para ayudar a asegurar una actuación ética, ordenada,
económica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las
responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.
 El titular o funcionario designado debe especificar, en los requerimientos
de personal, el nivel de competencia requerido para los distintos niveles y
puestos de la entidad, así como para las distintas tareas requeridas por
los procesos que desarrolla la entidad.
 El titular, funcionarios y demás servidores de la entidad deben mantener
el nivel de competencia que les permita entender la importancia del
 Todo el personal que labora en las entidades del Estado debe asumir sus responsabilidades en relación con las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupa. g) Asignación de autoridad y responsabilidad Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades.  El titular o funcionario designado debe establecer los límites para la delegación de autoridad hacia niveles operativos de los procesos y actividades propias de la entidad.  La asignación de autoridad y responsabilidad debe estar definida y contenida en los documentos normativos de la entidad. implantación y mantenimiento de un buen control interno. 27 . cada funcionario o servidor público es responsable de sus actos y debe rendir cuenta de los mismos. en la medida en que ésta favorezca el cumplimiento de sus objetivos. así como los límites de su autoridad. así como establecer relaciones de información. los cuales deben ser de conocimiento del personal en general. niveles y reglas de autorización. desarrollo. Comentarios:  El titular o funcionario designado debe tomar las acciones necesarias para garantizar que el personal que labora en la entidad tome conocimiento de las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupan. y practicar sus deberes para poder alcanzar los objetivos de éste y la misión de la entidad. En este sentido. Los funcionarios y servidores públicos tienen la responsabilidad de mantenerse actualizados en sus deberes y responsabilidades demostrando preocupación e interés en el desempeño de su labor.
la calidad de los productos y servicios y la eficiencia de las operaciones. la autoridad se delega. los resultados obtenidos como producto de la autoridad asignada. 28 . deben integrarse con miembros de comprobada competencia e idoneidad profesional. cuando sea necesario.  Es necesario considerar que la delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación. entre otros. Es decir. h) Órgano de Control Institucional La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional. que debe estar debidamente implementada. contribuye de manera significativa al buen ambiente de control.  Toda delegación incluye la necesidad de autorizar y aprobar.  Los productos generados por el Órgano de Control Institucional no deben limitarse a evaluar los procesos de control vigentes.  Cualquiera sea la conformación de los equipos de trabajo responsables de la evaluación del control interno. sino que deben extenderse a la identificación de necesidades u oportunidades de mejora en los demás procesos de la entidad. Comentarios:  Los Órganos de Control Institucional realizan sus funciones de control gubernamental con arreglo a la normativa del SNC y sujetos a la supervisión de la CGR. tales como aquellos relacionados con la confiabilidad de los registros y estados financieros. en tanto que la responsabilidad se comparte.
e incluye: planeamiento.2. se debe adquirir un conocimiento de la entidad. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos. Asimismo. tácticas y procedimientos definidos. tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. así como el logro de sus objetivos y los de la entidad. económicas. estrategias. de manera que se logre identificar los procesos y puntos críticos. Dado que las condiciones gubernamentales. con el propósito de mantenerlos dentro de margen de tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento. ello no exime a que las demás áreas o unidades orgánicas. estrategias.7. A través de la identificación y la valoración de los riesgos se puede evaluar la vulnerabilidad del sistema.2 NORMA GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. la administración de los riesgos debe ser un proceso continuo. de acuerdo con la metodología. identificación. Para lograr esto. La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. Adicionalmente. el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología. así como los eventos que pueden afectar las actividades de la entidad. manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad. valoración o análisis. regulatorias y operacionales están en constante cambio. 29 . identificando el grado en que el control vigente maneja los riesgos. deban identificar los eventos potenciales que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos. tecnológicas.
La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo. que se asocian a decisiones de largo. Estos se fijan en el nivel estratégico. más que ser vista o practicada como una actividad separada. técnicas y herramientas que se usarán para el proceso de administración de riesgos y el tipo de informes. todos en la entidad pasan a estar involucrados en la administración de riesgos. Contenido a) Planeamiento de la gestión de riesgos b) Identificación de los riesgos c) Valoración de los riesgos d) Respuesta al riesgo. prácticas y procesos de negocio de la entidad. Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario designado comience a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas y antes de ejecutar las acciones para administrarlos. Cuando esto se logra. responsabilidades y el ambiente laboral para una efectiva administración de riesgos. documentos y comunicaciones que se deben generar e intercambiar. así como los métodos. La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. 30 . Debe estar incorporada en la filosofía. mediano y corto plazo respectivamente. Se debe poner en marcha un proceso de evaluación de riesgos donde previamente se encuentren definidos de forma adecuada las metas de la entidad. El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. Esto significa que se debe contar con personal competente para identificar y valorar los riesgos potenciales. táctico y operativo de la entidad.Establecer los objetivos institucionales es una condición previa para la evaluación de riesgos. También deben establecerse los roles.
delineando procedimientos para las estrategias del manejo. negativo o de ambos tipos a la vez. identificando conocimientos técnicos adicionales necesarios.  El riesgo se define como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de manera adversa el logro de los objetivos de la entidad. manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos.NORMAS BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS a) Planeamiento de la administración de riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara. métodos de respuesta y monitoreo de cambios. 31 . Comentarios:  Un evento es un incidente o acontecimiento derivado de fuentes internas o externas que afecta a la implementación de la estrategia o la consecución de objetivos. El riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento negativo con cuánto daño causaría (impacto). detallando indicadores de riesgos. Incluye actividades de identificación.  El planeamiento de la administración de riesgos es un proceso continuo. que incluye su proceso e implementación. Cuando el impacto es positivo se le conoce como oportunidad. Se establecen objetivos y metas. Se deben desarrollar planes. asignando responsabilidades para áreas específicas. análisis o valoración.  En el planeamiento de los riesgos se desarrolla una estrategia de gestión. impidiendo la creación de valor o erosionando el valor existente. describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar. organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. en tanto que si es negativo se le conoce como riesgo. Los eventos pueden tener un impacto positivo. así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
entre otros. políticos. 32 . entre otros. documentos y las comunicaciones necesarias. procesos y tecnología. Los factores externos incluyen factores económicos. en las fuentes de información. como en la asignación de responsabilidades y en la definición del entrenamiento necesario que el personal debe tener para un mejor manejo y monitoreo de los riesgos. personal. b) Identificación de los riesgos En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos.  La administración apropiada de los riesgos tiende a reducir la probabilidad de la ocurrencia y del impacto negativo de éstos y muestra a la entidad cómo debe ir adaptándose a los cambios. medioambientales. en juicios de expertos. Comentarios:  La metodología de identificación de riesgos de una entidad puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo.  Es útil agrupar en categorías los riesgos potenciales mediante la acumulación de los eventos que ocurren en una entidad en los procesos claves (estratégicos y operativos). así como técnicas de prospectiva en general. deben tomar como base eventos y tendencias pasados.  El planeamiento de la administración de riesgos puede ser específico en algunas áreas. por contexto. sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura. en los ciclos de vida de diferentes procesos. en las actividades críticas. Las técnicas de identificación de riesgos. estableciendo métricas para el monitoreo y definiendo los reportes.
los eventos con signo positivo representan oportunidades y compensan los impactos negativos de los riesgos.  La técnica denominada Juicio de Expertos no solo es aplicable a la identificación de riesgos. tienen un impacto positivo.  Se debe identificar los eventos externos e internos que afectan o puedan afectar a la entidad. 33 . respuesta y consecuencias. sino también a la ejecución de pronósticos y a la toma de decisiones. tiempo. una fuente de identificación son los análisis de fortalezas-oportunidades-debilidades- amenazas que realizan las entidades como parte del proceso de planeamiento estratégico. Las más usadas son el método Delphi y la técnica del Grupo Nominal. no solo consiguiendo información detallada como base para su valoración. Por lo tanto. c) Valoración de los riesgos El análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia. los eventos con signo negativo representan riesgos y requieren de evaluación y respuesta por parte del órgano competente de la entidad.  El proceso de identificación de riesgos debe tener como entradas tanto la experiencia de la entidad en materia de impactos derivados de hechos ocurridos como futuros. en tanto éstos hayan sido correctamente elaborados. si ocurren. de manera que se vea plasmado en su gestión. En términos generales. De otro lado. sino también realizando ejercicios de prospectiva.  El titular y funcionarios deben desarrollar un entendimiento de las interrelaciones que existen entre los riesgos. negativo o una combinación de ambos. Dichos eventos.
La selección de las técnicas debe reflejar el nivel de precisión requerido y la cultura de la unidad de negocios. Puede ser útil usar la misma unidad de medida cuando se considera el impacto potencial de un riesgo para el logro de un objetivo específico. cuando es probable que éstos ocurran en múltiples 34 . Cuando los riesgos no están positivamente correlacionados. combinan e interactúan para crear probabilidades o impactos significativamente diferentes. el impacto de la materialización de los riesgos sobre los objetivos. entre otros. Probabilidad representa la posibilidad de ocurrencia.Comentarios:  La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas: probabilidad e impacto. Estos estimados se determinan usando tanto datos de eventos pasados observados.  Si bien el impacto individual puede ser bajo. La administración a menudo usa técnicas cualitativas de valoración cuando los riesgos no son cuantificables o cuando los usos de datos no son verificables. la administración los valora individualmente.  La administración debe usar métricas de desempeño para determinar en qué medida se están logrando los objetivos. los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados subjetivos. La entidad puede valorar la manera cómo los riesgos se correlacionan positivamente. además de otros factores tales como la tolerancia al riesgo y costos. una correlación positiva de éstos puede tener impacto mayor. Las técnicas cualitativas consisten en la evaluación de la prioridad de los riesgos identificados usando como criterios la probabilidad de ocurrencia. como técnicas prospectivas.  La metodología de análisis o valoración del riesgo de una entidad debe normalmente comprender una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas. mientras que el impacto representa el efecto debido a su ocurrencia. Las técnicas cuantitativas son usadas para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos.
 Los métodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos. compartir y aceptar. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. debiendo considerar al menos una estimación de su frecuencia.  Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados. reducirlos. unidades de negocio. compartirlos y aceptarlos) y su debida implementación (a menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo). reducir. 2.1. De este análisis. 35 . la gestión puede valorarlos y agruparlos en categorías comunes. cuantificar la probable pérdida que pueden ocasionar y calcular el impacto que pueden tener en la satisfacción de los usuarios del servicio. Evitar el riesgo implica el prevenir las actividades que los originan. Comentarios:  Una parte crítica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. y la gestión los considera como base para desarrollar una respuesta. se derivarán los objetivos específicos de control y las actividades asociadas para minimizar los efectos de los riesgos identificados como relevantes. Respuesta al riesgo La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo-beneficio. Este proceso consiste en la selección de la opción más apropiada en su manejo (evitarlos.  Usualmente existe un rango de resultados posibles que se asocian con un riesgo.  Las respuestas al riesgo son evitar. probabilidad de ocurrencia y una cuantificación de los efectos resultantes o impacto.
La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. El compartirlo reduce la probabilidad o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. Como parte de la administración de riesgos. Los procedimientos son el conjunto de 36 .3 NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad. 2. debe reconocer que siempre existirá algún nivel de riesgo residual no solo porque los recursos son limitados. identificándolos y proveyendo una acción para la reducción de su probabilidad e impacto.  La administración de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir un enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una valoración compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. vuelve a medir el riesgo sobre una base residual.7. la entidad considera para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de respuestas. El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control.  La administración. sino también por causa de la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las actividades. luego de seleccionar una respuesta. Asimismo. Este punto de vista refleja el perfil de la unidad en relación con sus objetivos y sus tolerancias al riesgo.  La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para lidiar con ellos. Esto da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y modificar su “status quo”. contribuyendo a asegurar el cumplimiento de éstos.
segregación de responsabilidades. Incluyen un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como: procedimientos de aprobación y autorización. Asimismo. 37 . controles sobre el acceso a recursos y archivos. Para ser eficaces. reducir. las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. revisión de procesos y supervisión. deben ser razonables. Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar. relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. verificaciones.especificaciones. las actividades de control gerencial deben ser adecuadas. funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio. conciliaciones. actividades y tareas i) Revisión de procesos. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Con este propósito. operaciones. a) Procedimientos de autorización y aprobación b) Segregación de funciones c) Evaluación costo-beneficio d) Controles sobre el acceso a los recursos o archivos e) Verificaciones y conciliaciones f) Evaluación de desempeño g) Rendición de cuentas h) Documentación de procesos. entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos. actividades y tareas j) Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones. compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. revisión del desempeño de operaciones. niveles y funciones de la entidad.
La autorización es el principal medio para asegurar que las actividades válidas sean ejecutadas según las intenciones del titular o funcionario designado. o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. los resultados de los procesos. 38 . Asimismo. específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo.NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL a) Procedimientos de autorización y aprobación La responsabilidad por cada proceso. deben incluir condiciones y términos. Los procedimientos de autorización deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos. Las instrucciones que se imparten a todos los funcionarios de la institución deben darse principalmente por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido. Los procedimientos de aprobación deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos. actividades o tareas debe ser realizada sólo por personas que tengan el rango de autoridad competente. por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido. actividades o tareas con el propósito que éstos puedan ser emitidos como productos finales o ser usados como entradas en otros procesos. actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida. La ejecución de los procesos. de tal manera que los empleados actúen en concordancia con dichos términos y dentro de las limitaciones establecidas por el titular o funcionario designado o normativa respectiva. actividades. Comentarios:  La autorización para la ejecución de procesos.  La aprobación consiste en el acto de dar conformidad o calificar positivamente.
Comentarios:  Las funciones deben establecerse sistemáticamente a un cierto número de cargos para asegurar la existencia de revisiones efectivas. Para ello la evaluación de los controles debe hacerse a través de dos criterios: factibilidad y conveniencia. custodia. actividades o tareas. Las funciones asignadas deben incluir autorización. Comentarios:  Debe considerarse como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio de él se pueda obtener. entre otros. revisión. registro de operaciones y archivo de la documentación. actividad o tarea. un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso.  La rotación de funcionarios o servidores públicos puede ayudar a evitar la colusión ya que impide que una persona sea responsable de aspectos claves por un excesivo período de tiempo. control. 39 . Es decir.b) Segregación de funciones La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos.  La segregación de funciones debe estar asignada en función de la naturaleza y volumen de operaciones de la entidad. procesamiento. c) Evaluación costo-beneficio El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos.
La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos. fundamentalmente. Asimismo. Comentarios:  El acceso a los recursos y archivos se da de dos maneras: (i) autorización para uso y (ii) autorización de custodia. Por otro lado.  Revisar y actualizar periódicamente los controles existentes de manera que satisfagan los criterios de factibilidad y conveniencia. lo que está determinado. deben evaluarse periódicamente estos riesgos. 40 .  La restricción de acceso a los recursos reduce el riesgo de la utilización no autorizada o pérdida. incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos y medidas del caso y obtener los objetivos de control pretendidos. portabilidad y posibilidad de cambio.  La factibilidad tiene que ver con la capacidad de la entidad de implantar y aplicar el control eficazmente. d) Controles sobre el acceso a los recursos o archivos El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos.  La conveniencia se relaciona con los beneficios esperados en comparación con los recursos invertidos. inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos. El grado de restricción depende de la vulnerabilidad de los recursos y el riesgo percibido de pérdida o utilización indebida. y con la necesidad de que los controles se acoplen de manera natural a los procesos. por su disponibilidad de recursos. actividades y tareas de los empleados y se conviertan en parte de ellos. para determinar la vulnerabilidad de un recurso se debe considerar su costo.
e) Verificaciones y conciliaciones Los procesos. asegurándose que se observen los requisitos aplicables (jurídicos. Dichos registros están referidos a la información operativa. independientemente del nivel jerárquico o funcional. técnicos y administrativos. f) Evaluación de desempeño Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes. financiera. actividades. Comentarios:  Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. Comentarios:  La administración. así como contra los registros generales de la institución y los de terceros ajenos a ésta. así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior. actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse. tareas y operaciones. entre éstos y los de distintas unidades. 41 . eficacia. para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia.  Deben también realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad. economía y legalidad aplicables. debe vigilar y evaluar la ejecución de los procesos. administrativa y estratégica propia de la institución. de origen interno y externo) para prevenir o corregir desviaciones. con la finalidad de establecer la veracidad de la información contenida en los mismos.
debiendo definirse y formalizarse en documentos de carácter institucional. para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente. Asimismo. tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado.  Durante la evaluación del desempeño. el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales. Estos constituyen una herramienta para evaluar el logro de los objetivos y metas y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema a través de la aplicación de las actividades de control de control gerencial destinadas a minimizar los riesgos de la entidad.  La evaluación de desempeño de la gestión debe constituir una herramienta necesaria que requiere ser formalizada a través de regulaciones internas. los indicadores establecidos en los planes estratégicos y operativos deben aplicarse como puntos de referencia. los titulares. g) Rendición de cuentas La entidad. Esto último con el objetivo de fortalecer a la entidad y enfrentar cualquier riesgo existente. la retroalimentación obtenida con respecto al cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario modificarlos. cuantificando su incidencia. así como el logro de los resultados esperados. 42 .  La evaluación del desempeño permite generar conciencia sobre los objetivos y beneficios derivados del logro de los resultados organizacionales. A partir de estos indicadores se puede diseñar un sistema de alerta temprano que permita identificar con anticipación los factores que pueden afectar el logro de objetivos y metas. así como prever cualquier otro que pueda presentarse en el futuro.  Una medida de evaluación del desempeño en cuanto a procesos u operaciones lo pueden brindar los indicadores.
facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados. Dicha documentación comprende también los registros generados por los controles establecidos.Comentarios:  En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus responsabilidades por la administración y uso de recursos y bienes de la entidad. que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendición de cuentas mediante la implementación de medidas y procedimientos de control. Comentarios:  Los procesos. 43 . respecto al uso de los recursos y bienes del Estado. como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los procesos. actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos. el efecto o impacto. debiendo considerarse como mínimo la descripción de los hechos sucedidos. actividades y tareas Los procesos. las medidas adoptadas para su corrección y los responsables en cada caso. h) Documentación de procesos.  El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la información necesaria. actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los estándares establecidos por el titular o funcionario designado. actividades y tareas. para así garantizar su adecuada documentación. los funcionarios y servidores públicos deben estar preparados en todo momento para cumplir con su obligación periódica de rendir cuentas ante la instancia correspondiente.
Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.  La documentación correspondiente a los procesos. actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos. actividades y tareas debe garantizar una adecuada transparencia en la ejecución de los mismos.  La documentación de los procesos. i) Revisión de procesos. así como asegurar el rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados (trazabilidad).  Cualquier modificación en los procesos. políticas y procedimientos. actividades y tareas Los procesos. actividades y tareas deben brindar la oportunidad de realizar propuestas de mejora en éstos con la finalidad de obtener una mayor eficacia y eficiencia. Comentarios:  Las revisiones periódicas de los procesos. así como asegurar la calidad de los productos y servicios entregados por las entidades. Caso contrario se debe detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planeado. actividades y tareas de la entidad deben estar disponibles para facilitar la revisión de los mismos. 44 . y así contribuir a la mejora continua en la entidad. procedimientos vigentes y demás requisitos. políticas.  Las revisiones periódicas de los procesos. actividades y tareas producto de mejoras o cambios en las normativas y estándares deben reflejarse en una actualización de la documentación respectiva. actividades y tareas deben proporcionar seguridad de que éstos se estén desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos.
Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad. debiendo estar diseñados para prevenir. tecnología asociada. 45 . detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas. Las TIC abarcan datos. es decir. la entidad debe diseñar controles en las siguientes etapas:  Definición de los recursos  Planificación y organización  Requerimiento y salida de datos o información  Adquisición e implementación  Servicios y soporte  Seguimiento y monitoreo. Los principales controles deben establecerse en:  Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales los controles de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones de desarrollo. producción y soporte técnico.  Segregación de funciones.  Controles de acceso general. políticas y procedimientos que se aplican a las TIC de la entidad y que contribuyen a asegurar su correcta operatividad.j) Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones La información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).  Continuidad en el servicio. sistemas de información. instalaciones y personal.  Para la puesta en funcionamiento de las TIC. Comentarios:  Los controles generales los conforman la estructura. seguridad física y lógica de los equipos centrales.
 Controles para el área de producción:  En la seguridad física. análisis. proceso de transformación y salida de información. pase a producción. Se requiere definir mecanismos de autorización para la realización de proyectos.  El control del desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información provee la estructura para el desarrollo seguro de nuevos sistemas y la modificación de los existentes.  Los controles de aplicación incluyen la implementación de controles para el ingreso de datos. pudiendo así conducir a acciones no autorizadas u obtener acceso indebido a los recursos de información. Las decisiones sobre desarrollo propio o adquisición de software deben considerar la satisfacción de las necesidades y requerimientos de los usuarios así como el aseguramiento de su operabilidad. a las redes instaladas.  En la salida interna y externa de datos.  En el aseguramiento de datos fuente por medio de accesos a usuarios internos del área de sistemas. Los controles deben estar implementados en los siguientes procesos:  Controles para el área de desarrollo:  En el requerimiento. pruebas. así como al respaldo de la información (backup). La segregación de funciones implica que las políticas. procedimientos y estructura organizacional estén establecidos para prevenir que una persona controle los aspectos clave de las operaciones de los sistemas. incluyendo las carpetas de documentación de estos. revisiones. pruebas y aprobaciones para actividades de desarrollo y modificaciones previas a la puesta en operación de los sistemas. por medio de restricciones de acceso a la sala de cómputo y procesamiento de datos. por medio de documentación en soporte físico o electrónico o por medio de comunicaciones a través de publicidad y página Web. 46 . desarrollo. ya sea por medios físicos o electrónicos. mantenimiento y cambio en la aplicación del software.
por medio de la creación de perfiles de acuerdo con las funciones de los empleados. 47 . mantener y actualizar periódicamente un plan de contingencia debidamente autorizado y aprobado por el titular o funcionario designado donde se estipule procedimientos previstos para la recuperación de datos con el fin de afrontar situaciones de emergencia.  El programa de planificación y administración de seguridad provee el marco y establece el ciclo continuo de la administración de riesgos para las TIC. Es importante el control sobre el uso de contraseñas.  El control específico de las actividades incluye el cambio frecuente de contraseñas y demás mecanismos de acceso que deben limitarse según niveles predeterminados de autorización en función de las responsabilidades de los usuarios. se requiere que éstos sean preparados y programados con anticipación para mantener la continuidad del servicio. en el mantenimiento de máquinas (hardware). cuidando la anulación de las asignadas a personal que se desvincule de las funciones.  En la seguridad lógica. desarrollando políticas de seguridad.  Para el adecuado ambiente de control en los sistemas informáticos. creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente  Controles para el área de soporte técnico. como por ejemplo redes instaladas. intranet y correos electrónicos. Los controles de seguridad deben proteger al sistema en general y las comunicaciones cuando aplique. sistemas operativos. asignando responsabilidades y realizando el seguimiento de la correcta operación de los controles. Para ello se debe elaborar. utilitarios (antivirus) y bases de datos. licencias (software).
Debe transmitir una 48 . La información no solo se relaciona con los datos generados internamente.4 NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Se entiende por el componente de información y comunicación. aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. sino también con sucesos. debe existir una comunicación efectiva en sentido amplio a través de los procesos y niveles jerárquicos de la entidad. a) Funciones y características de la información b) Información y responsabilidad c) Calidad y suficiencia de la información d) Sistemas de información e) Flexibilidad al cambio f) Archivo institucional g) Comunicación interna h) Comunicación externa i) Canales de comunicación. La comunicación es inherente a los sistemas de información. con enfoque sistémico y regular. NORMAS BÁSICAS PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN a) Funciones y características de la información La información es resultado de las actividades operativas. actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o información para la toma de decisiones.2.7. siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades. los métodos. canales. medios y acciones que. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. procesos. Asimismo.
se requiere disponer de otro tipo de información orientada al logro de los objetivos estratégicos y de gestión. precisión. reflejada en la elección de diversas alternativas posibles. siendo necesario el establecimiento de un sistema de gestión del conocimiento que permita el aprendizaje organizacional y la mejora continua.  La información debe ser usada para la creación de conocimiento en la entidad. integridad. b) Información y responsabilidad La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades.situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad. racionalidad. en la medida que se asciende en los niveles. En este sentido. En cambio. certidumbre. actualización y objetividad. analizada. Los datos pertinentes deben ser captados. oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión. registrados. accesibilidad.  Los flujos de información deben ser coherentes con la naturaleza de las operaciones y decisiones que se adopten en cada nivel organizacional. 49 . seleccionados. Por ello requiere ser seleccionada. para que la información resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad. evaluada y sintetizada para reducir los grados de incertidumbre que caracterizan a la actividad gerencial en la toma de decisiones. Comentarios:  La información debe ser fidedigna con los hechos que describe. Por ello debe distinguirse que en los niveles inferiores generalmente se realizan actividades programadas que requieren información de carácter operacional. estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna. identificados.
pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. evitando manejar volúmenes que superen lo requerido. mostrando una actitud comprometida hacia éstos. así como ser oportuna. poseer valor para la toma de decisiones.  La información debe ser generada en cantidad suficiente y conveniente.  La obtención y clasificación de la información deben operarse de manera de garantizar la adecuada oportunidad de su divulgación a las personas competentes de la entidad. suficiencia. Por esa razón. propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la misma cumplan apropiadamente su finalidad. evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno. Comentarios:  La información es fundamental para la toma de decisiones como parte de la administración de cualquier entidad. calidad. También debe contener el detalle adecuado según las necesidades de los distintos niveles organizacionales. 50 . Para ello se debe diseñar. en el sistema de información se debe considerar mecanismos y procedimientos coherentes que aseguren que la información procesada presente un alto grado de calidad. actual y fácilmente accesible para las personas que la requieran. c) Calidad y suficiencia de la información El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad. Es decir debe disponerse de la información necesaria para la toma de decisiones. Esta actitud debe traducirse en acciones concretas como la asignación de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que evidencien la atención que se le otorga.Comentarios:  El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempeñan los sistemas de información para el correcto desarrollo de sus deberes.
entre otras de manera imparcial y objetiva. para el logro de los objetivos y las metas. facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.  Gestión administrativa. preparación y presentación de la información económica. de preferencia y dependiendo del caso en tiempo real.  Otros requerimientos específicos de orden legal. La calidad de los sistemas de información debe asegurarse por medio de la elaboración de procedimientos documentados. necesidades y naturaleza de la entidad. normas y metas institucionales. financiera. 51 . Deben estar en posibilidad de brindar información con respecto a:  Misión.d) Sistemas de información Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y.  Estados de situación económica. Por ello deberá ajustarse a las características. con expresiones monetarias y físicas. De este modo. contable y financiera por períodos y expuestos comparativamente.  Pueden orientarse al manejo.  Programación. planes. ejecución y evaluación de actividades.  Niveles alcanzados en el logro de los objetivos estratégicos y operativos. pudiendo ser informáticos.  Los sistemas de información deben estar orientados a integrar las operaciones de la entidad. presupuestal y logística de la entidad. contable. técnico u operativo. manuales o una combinación de ambos. en consonancia con la normativa sobre transparencia fiscal y acceso público a la información. presupuestaria y operacional. Comentarios:  La entidad debe implementar sistemas de información que se adecuen a la estrategia global y a la naturaleza de las operaciones de la entidad. objetivos. por ende. el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones.
e) Flexibilidad al cambio Los sistemas de información deben ser revisados periódicamente. tales como los informes y registros contables. Comentarios:  La importancia del mantenimiento de archivos institucionales se pone de manifiesto en la necesidad de contar con evidencia sobre la gestión para una adecuada rendición de cuentas. incluyendo las fuentes de sustento.  Opiniones. 52 . administrativos y de gestión. estrategia.  La flexibilidad al cambio debe considerar en forma oportuna situaciones referentes a:  Cambios en la normativa que alcance a la entidad. necesidades e inquietudes de los clientes o usuarios sobre el servicio que se les proporciona. Cuando la entidad cambie objetivos y metas. y de ser necesario. rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. políticas y programas de trabajo. En consecuencia. producto de la evaluación realizada se debe decidir por efectuar cambios en sus partes u optar por el rediseño del sistema. Comentarios:  La revisión de los sistemas de información debe llevarse a cabo periódicamente con el fin de detectar deficiencias en sus procesos y productos y cuando ocurren cambios drásticos en el entorno o en el ambiente interno de la entidad. f) Archivo institucional El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. entre otros. debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. reclamos. entre otros.
con base en las disposiciones técnicas y jurídicas que emiten los órganos competentes y que apoyen los elementos del sistema de control interno. Comentarios:  La comunicación interna debe estar orientada a establecer un conjunto de técnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la entidad y su entorno o influir en las opiniones. responsabilidades y roles con la finalidad de emitir un mensaje adecuado y claro. g) Comunicación interna La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo. motivación y expresión de los usuarios. definiendo misiones. así como entre las áreas y unidades orgánicas en general. magnéticos y físicos según el caso. usuarios y ciudadanía en general. h) Comunicación externa La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes. todo ello con el fin de que se cumplan los objetivos. cualesquiera sean los roles que desempeñen. 53 . Asimismo debe servir de control. correcta y oportuna.  Es importante establecer buenas relaciones entre el personal de las áreas que componen la entidad.  La política de comunicaciones debe permitir las diferentes interacciones entre los funcionarios y servidores públicos. actitudes y conductas de los clientes o usuarios internos de la entidad. a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad. se lleve a cabo de manera segura. con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. generando confianza e imagen positivas a la entidad.  Corresponde a la administración establecer los procedimientos y las políticas que deben observarse en la conservación y mantenimiento de archivos electrónicos.
informal y multidireccional para la difusión de la información. permitiendo que la entidad responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios.  Deben aplicarse controles efectivos para la comunicación externa de forma que se prevenga flujos de información que no hayan sido debidamente autorizados. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la. calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos.Comentarios:  Se debe disponer de líneas abiertas de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados.  Los mensajes hacia el exterior deben considerar la imagen que la institución debe proyectar con respecto de la lucha contra la corrupción. productos o servicios de la entidad pueden revelar la existencia de deficiencias de control y problemas operativos. de modo que puedan entender el entorno y los riesgos de la entidad.  Estas deficiencias deben ser revisadas y el personal encontrarse preparado para reconocer sus implicancias y adoptar las acciones correctivas que resulten necesarias. 54 . i) Canales de comunicación Los canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal. actividades y tareas. de acuerdo con la normativa respectiva vigente.  Las comunicaciones con los grupos de interés de la entidad y ciudadanía en general deben contener información acorde con sus necesidades. cantidad. Sin embargo. debe garantizarse la transparencia y el derecho de acceso a la información pública.  Las quejas o consultas que se reciben sobre las actividades.
aplicando la tecnología informática. de modo que sea trasladada al funcionario o servidor competente en un formato adecuado para su análisis y dentro de un lapso conveniente que haga posible la toma oportuna de decisiones.  El diseño de los canales de comunicación debe contribuir al control del cumplimiento de los planes estratégico y operativo. estos canales deben ser usados por el personal de manera uniforme y constante.Comentarios:  Los canales no sólo deben considerar la recepción de información (mensajes apropiadamente transmitidos y entendidos). algunos canales informales resulten ser el medio requerido.  El diseño de los canales de comunicación debe contemplar. sino también líneas de entrega que permitan la retroalimentación y distribución para coordinar las diferentes actividades.  Coordinar las oportunidades de información entre los diferentes usuarios de la entidad para evitar duplicidad de tareas o superposición entre las mismas.  Los canales de comunicación deben permitir la circulación expedita de la información. al menos. para efectos internos. actividades y tareas en la entidad. en determinadas circunstancias y condiciones previamente definidas. al control del personal de la entidad. los siguientes aspectos:  Ajustar los recursos a las necesidades de información y en concordancia con la dimensión organizacional. y a la ejecución de procesos.  Mejorar la capacidad de procesamiento de la información. Como medida preventiva. 55 .  Generar formas de relaciones participativas en el ámbito de trabajo. Ello no implica que deba desestimarse por completo la posibilidad de que.
el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de cambios. el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación. del diseño. posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas.2. Para ello la supervisión. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones. En tal sentido. Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo a) Prevención y monitoreo b) Monitoreo oportuno del control interno Normas básicas para el seguimiento de resultados a) Reporte de deficiencias 56 . Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión.7. formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad. identificada también como seguimiento. orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. por los niveles adecuados. funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento. procedimientos y operaciones. comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad. con fines de mejora y evaluación. Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos.5 NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales.
efectuados de manera diligente. oportuna y comprometida con la buena marcha institucional. para la adopción de las acciones preventivas o correctivas que oportunamente correspondan. Comentarios:  La supervisión constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de los procesos y operaciones que lleva a cabo la entidad. En tal sentido.  La prevención implica desarrollar y mantener una actitud permanente de cautela e interés por anticipar. resulta conveniente vigilar y evaluar sobre la marcha. En su desarrollo intervienen actividades de prevención y monitoreo por cuanto. cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO a) Prevención y monitoreo El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención. es decir conforme transcurre la gestión de la entidad. contrarrestar. sean de gestión. mitigar y evitar errores.b) Implantación y seguimiento de medidas correctivas Normas básicas para los compromisos de mejoramiento a) Autoevaluación b) Evaluaciones independientes. 57 . desviaciones y demás situaciones adversas para la entidad. está estrechamente relacionada y opera como resultado de las actividades de monitoreo. dada la naturaleza integral del control interno. deficiencias. operativas o de control. Se fundamenta sobre la base de la observación y análisis de sus procesos y operaciones.
actualiza las existentes y vuelve a analizar los riesgos ya conocidos. así como el logro de estándares de calidad cada vez mejores.  Mediante el monitoreo.  El resultado del monitoreo también provee las bases necesarias para estrategias adicionales de manejo de riesgos. contribuyendo así a mejorar el proceso de toma de decisiones. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales. ejecución y evaluación de la gestión y sus resultados. Por ello actúa en la planificación. 58 . la supervisión busca asegurar que los controles operen y sean modificados apropiadamente de acuerdo con los cambios en el entorno organizacional. de acuerdo con su finalidad y formalidades. debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia. consistencia y calidad. Asimismo. facilita y asegura el cabal cumplimiento de la normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad. se debe valorar si. retroalimentando permanentemente su accionar y proponiendo correcciones o ajustes en las etapas pertinentes. Comentarios:  El desarrollo del monitoreo sobre el sistema y las actividades de control interno debe proveer a la entidad seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos. Asimismo. el empleo de los criterios de eficacia y eficiencia. brindando seguridad razonable con respecto de potenciales objeciones e inconformidades.  El ejercicio de la supervisión a través del monitoreo comprende integralmente el desempeño de la entidad. se alcanzan los objetivos generales del control interno y si se contribuye al aseguramiento de la calidad. en el cumplimiento de la misión de la entidad. b) Monitoreo oportuno del control interno La implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad. la confiabilidad de la información. el cumplimiento de políticas y normas internas vigentes. así como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia.
simultáneo y posterior. incrementando la eficiencia del desempeño y preservando su calidad. tiene como propósito contribuir a la minimización de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales. se realiza a través del seguimiento continuo de su funcionamiento y a través de evaluaciones puntuales.  El desarrollo del monitoreo sigue un orden jerárquico descendente desde el nivel gerencial. o una combinación de ambas modalidades. incluyendo las acciones o funciones que el personal debe realizar al cumplir con sus obligaciones. emitiendo 59 . pasando por los niveles ejecutivos intermedios y llegando hasta los operativos.  Los órganos del SNC contribuyen con la labor de supervisión. El monitoreo oportuno del sistema de control interno y las medidas puestas en aplicación. orientándose a minimizarlos riesgos y evitar efectos ineficientes. con las categorizaciones del control gubernamental previstas en la Ley N° 27785 (artículos 70 y 80) que diferencian el control previo. en una relación interactiva con los demás componentes del proceso de control. aportando su opinión sobre la razonabilidad del control interno. implementa y ejecuta dentro de las operaciones normales y recurrentes de la entidad.  Las actividades de seguimiento continuo se despliegan sobre el conjunto de componentes de control interno. respectivamente. El rango y la frecuencia de las evaluaciones puntuales dependerán de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento.  Las evaluaciones puntuales se realizan para determinar la calidad y eficacia de los controles en una etapa predefinida de los procesos y operaciones de la entidad. Regularmente este tipo de monitoreo se construye. En cualquier caso. ineficaces o antieconómicos. Ambas modalidades se correlacionan.
NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS a) Reporte de deficiencias Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. Para ello se debe contar con canales alternativos de comunicación para reportar actos ilegales o incorrectos. comentarios y recomendaciones como resultado de la evaluación del control interno. Es decir. efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. observaciones. la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales.  La información generada en el curso de las operaciones es usualmente reportada a través de canales formales a los responsables por su funcionamiento. la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. se refiere a la condición que afecta la habilidad de la entidad para lograr sus objetivos. El seguimiento debe asegurar. así como a los demás niveles jerárquicos de los cuales dependen. una deficiencia puede representar un defecto percibido o real. asimismo. Comentarios:  El término “deficiencia” constituye la materialización de un riesgo.  Deben establecerse requerimientos para obtener la información necesaria sobre las deficiencias de control interno. Comentarios: 60 . Por lo tanto. que debe conducir a fortalecer el control interno. b) Implantación y seguimiento de medidas correctivas Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora.
de que los errores. no disponga de autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas necesarias. en armonía con sus atribuciones funcionales y lo establecido por la normativa del SNC. Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora. 61 . La efectividad del sistema de control interno depende. en buena parte. deficiencias y hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o acciones de control. deberá comunicar inmediatamente al funcionario superior competente para que éste tome la decisión pertinente con el fin que establezca la acción o solución respectiva.  Los titulares y funcionarios deben:  Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores. sean adecuada y oportunamente resueltas. así como los hallazgos u observaciones producto de las acciones de control u otras revisiones. teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los organismos competentes de control.  La implantación de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno como resultado del monitoreo. deficiencias o desviaciones en la gestión sean identificadas y comunicadas oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solución correspondiente que favorezca la consecución de los objetivos institucionales del control interno. así como la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control. Para ello se debe determinar las alternativas de solución y adoptar la más adecuada.  El seguimiento del control interno debe incluir políticas y procedimientos que busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las actividades de supervisión.
 Completar. propiciar una mayor eficacia de todos los componentes de control. y asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización. les permite adecuar constantemente sus objetivos a los cambios en el entorno. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación. Se define como el conjunto de elementos de control que actúan coordinadamente permitiendo en cada área o nivel organizacional medir la eficacia y calidad de los controles en los procesos. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO a) Autoevaluación Se debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad.  Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemática detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas. todas las acciones que corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atención. por cuyo mérito podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. dentro de su ámbito de competencia funcional. mediante compromisos de mejoramiento institucional. Asimismo.  El proceso de implementación de recomendaciones y el seguimiento de medidas correctivas derivadas de acciones o actividades de control gubernamental son regulados por la Contraloría General de la República. Comentarios:  La autoevaluación constituye una herramienta diseñada como parte del sistema de control interno. 62 .  Responde a la necesidad de establecer las fortalezas y debilidades de la entidad con respecto al control. productos y resultados de su gestión.
a través de los siguientes elementos:  Autoevaluación del control interno: permite establecer el grado de avance en la implementación del sistema de control interno y la efectividad de su operación en toda la entidad. identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento. y por ende al de la organización. 63 . b) Evaluaciones independientes Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional.  La autoevaluación del control interno favorece el autocontrol y la autogestión en toda la organización porque permite que cada persona y dependencia que participa en ella puede determinar las deficiencias en una escala personal como organizacional. con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas necesarias.  Autoevaluación de la gestión: establece el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.  La autoevaluación facilita la medición oportuna de los efectos de la gestión y del comportamiento del sistema de control.  La autoevaluación genera mayor responsabilidad en los empleados al involucrarlos en el análisis de fortalezas y debilidades del Sistema de Control. los compromete con la recolección de la información que soporta el juicio sobre el estado del sistema y les permite proponer planes de mejoramiento que contribuyan al logro del objetivo del sistema de control.  Esto permite la toma de conciencia frente a los cambios que se requieren y estimula la toma de acciones necesarias con el fin de mejorar la calidad del sistema.
dicha evaluación debe ser realizada por los órganos de control competentes del SNC.  Como resultado de las evaluaciones independientes. normativa.Comentarios:  El sistema de control interno y las medidas implementadas por la entidad requieren una evaluación objetiva. entre otros. seguimiento y verificación de su cumplimiento. imparcial y externa a las áreas u órganos responsables de su implantación y funcionamiento. En tal sentido. se dará cumplimiento a las recomendaciones que formulen los órganos de control. como la forma en que han sido realizados. las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento que institucionalmente también serán objeto del correspondiente registro. con el fin de verificar y garantizar tanto su conformidad respecto de los planes. 64 . de conformidad con la normativa emitida por la CGR. proyectos. programas.
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