Source: https://www.colbert.eu/fr/actus-agenda/actualites/100-ordonnance-n-deg-2020-321-du-25-mars-2020-portant-adaptation-des-regles-de-reunion-et-de-deliberation-des-assemblees-et-organes-dirigeants
Timestamp: 2020-05-31 15:27:24+00:00

Document:
Colbert Avocats - FOCUS Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants
FOCUS Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants
Pour satisfaire l'objectif de continuité et de sécurité juridique du fonctionnement des groupements de droit privé, ces mesures ont un champ d'application vaste. Celui-ci, défini à l'article 1er de l'ordonnance, couvre l'ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé. Ces mesures couvrent l'ensemble des assemblées (assemblées générales des associés, assemblées spéciales, assemblées des masses…) et l’ensemble des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, y compris, le cas échéant, pour les décisions relatives aux comptes.
Ces mesures sont toutes facultatives.
Cette ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
Un décret pourra préciser, en tant que de besoin, les conditions d'application de la cette ordonnance.
1. Adaptation des règles de convocation et d'information pour les assemblées de sociétés cotées :
- Lorsqu'une société cotée est tenue de procéder à la convocation d'une assemblée d'actionnaires par voie postale, aucune nullité de l'assemblée n'est encourue du seul fait qu'une convocation n'a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société. Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l'hypothèse dans laquelle les sociétés - ou leurs prestataires - ont été empêchées d'accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l'épidémie de covid-19.
- Droit de communication préalable : cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que l’associé indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
2. Adaptation des règles de participation et de délibération aux assemblées :
- L'article 4 autorise exceptionnellement l’organe compétent pour convoquer l'assemblée à décider que la tenue des assemblées se fera à huit clos, c’est-à-dire sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d'y assister (CAC, représentant du personnel…) - n'assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
o Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d'assister aux séances ainsi qu'aux autres droits dont l'exercice suppose d'assister à la séance (droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les SA et SCA…). Elle est sans effet sur les autres droits des membres (droit de voter, droit de poser des questions écrites, droit de proposer l'inscription de points à l'ordre du jour…).
o Dans cette hypothèse, les membres participent et votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l'ordonnance (envoi d'un pouvoir, vote à distance ou, si l'organe compétent décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).
o Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective (avis de réunion ou convocation) de la date et de l'heure de l'assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister.
- Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, l'article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n'est pas déjà prévu par la loi, en l'autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions et toute autre clause contraire des statuts, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l'intégrité et la qualité des débats.
- L'article 6 assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu'une clause des statuts soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer.
- L’article 7 aménage les formalités de convocation pour les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d'entrée en vigueur de l'ordonnance en vue d'une assemblée appelée à se tenir après cette date : si l'organe compétent décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres ou de l'un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d'assurer l'information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n'ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l'être.
3. Organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction :
- L'article 8 permet le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ces moyens. Afin de garantir l'intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en oeuvre doivent permettre l'identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.
- L'article 9 permet le recours à la consultation écrite que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ce mode de délibération. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.
Ordonnance n° 2020-321.pdf

References: l'article 1
 L'article 4
 l'article 5
 L'article 6
 L'article 8
 L'article 9