Source: https://calculaser.com/politicas-de-tratamiento-y-proteccion-de-datos-personales/
Timestamp: 2020-06-01 23:44:01+00:00

Document:
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que CALCULASER S.A en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales va dirigida a Usuarios, Pacientes, Clientes, Contratistas, Proveedores, Colaboradores y datos sobre los cuales decida de manera directa y autónoma.
CALCULASER S.A , Sociedad legalmente constituida mediante Documento privado del 16 de Diciembre de 1997, identificada con NIT 816.002.451-8, con domicilio principal en la Ciudad de Pereira y cuya dirección es Carrera 19 No. 12-50 Local F Edificio Megacentro Pinares, con ocasión de la expedición de la Ley 1581 de 2012 que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, informa a todos los interesados sus Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Lo anterior se desarrolla en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como Leyes sobre protección de Datos Personales, Secretos Empresariales, Reserva de la Historia Clínica, entre otras.
Así mismo se informa que CALCULASER S.A, es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como Usuarios, Pacientes, Clientes, Contratistas, Proveedores, y Colaboradores, datos sobre los cuales decida de manera directa y autónoma.
CALCULASER S.A, identificada con NIT. 816.002.451-8, con domicilio Principal en la ciudad de Pereira, Carrera 19 no 12-50 Local F Nivel PP, Edificio Megacentro Pinares, Correo Electrónico: contabilidad@calculaser.com, conmutador 3116510, Opción 2, es la responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés.
DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, videos.
3.Política y finalidad del tratamiento de datos
CALCULASER S.A, cuenta con la infraestructura y organización, plataforma tecnológica y física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información de datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de servicios de Salud y en general en el desarrollo de su objeto social.
Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, CALCULASER S.A ha establecido las siguientes políticas: a) CALCULASER S.A cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información por parte de terceros no autorizados.
b) La información solicitada por CALCULASER S.A, a los titulares será la necesaria para garantizar la prestación del servicio de salud conforme con el nivel de complejidad de la institución, y de acuerdo a la habilitación expedida por las autoridades locales de salud, y en general para dar cumplimiento a su objeto social, y a las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, principalmente en lo que se refiere a los prestadores de servicios de salud. Los datos Sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley. En todo caso, y para los efectos del proceso de atención, cuando un titular tenga la condición de paciente, deberá suministrar al personal de salud la información necesaria para garantizar un adecuado manejo médico (Clínico, quirúrgico, intra y extra hospitalario etc.) de las afecciones que lo aquejen, siendo responsabilidad del personal asistencial y administrativo de CALCULASER S.A, el mantenimiento de la reserva de la historia clínica, conforme con lo establecido en la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999 expedida por el entonces Ministerio de Salud.
c) CALCULASER S.A, velará por el estricto cumplimiento de los Derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirán Autorización previa de sus representantes; en ningún caso CALCULASER S.A, desatenderá el interés superior del menor.
El tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares por parte de la CALCULASER S.A consiste en las siguientes operaciones:
• Cualquier otra operación o conjunto de operaciones que sea necesaria dentro del objeto social de CALCULASER S.A, en su calidad de institución prestadora de servicios de salud.
Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:
a) Usuarios y clientes: la información será utilizada para desarrollar las funciones propias de la institución, entre ellas, soportar la atención médico-asistencial, enviar resultados de exámenes diagnósticos, dar a conocer información empresarial, comercial y/o promocional de CALCULASER S.A, siempre relacionada con el objeto social y empresarial. Así como también, encuestas para realizar estudios de satisfacción, noticias o comunicados corporativos que CALCULASER S.A considere que pueden ser de su interés.
Los datos relativos a la salud de los pacientes serán protegidos de forma estricta por parte del personal de CALCULASER S.A por el carácter sensible de los mismos, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza:
El personal médico – asistencial accederá a datos de naturaleza sensible porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria, le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón a su ejercicio profesional tendrá conocimiento de la historia clínica del paciente.
Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos, esta información será utilizada para los fines exclusivos de la prestación del servicio de salud y cualquier otro uso será considerado no sólo erróneo sino ilegal.
Los empleados de CALCULASER S.A, están informados acerca de la sensibilidad de los datos de salud, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Además, conocen sobre la importancia de no dejar expuestos resultados de carácter médico que puedan afectar la intimidad de una persona y de no utilizar los datos personales de los usuarios y afiliados por fuera de la finalidad médica o administrativa establecida. Por lo anterior, en CALCULASER S.A la protección de la información no solo será responsabilidad del personal médico – asistencial, sino de todas las personas que tengan acceso a ella en la Institución con ocasión del ejercicio de sus funciones.
CALCULASER S.A, cuenta con mecanismo para evitar la fuga de información sensible tales como restricción en el uso de medios extraíbles (CD, DVD, MEMORIAS), monitoreo de correos con archivos adjuntos, análisis en tiempo real de documentos con código malicioso (virus) a través de antivirus. Adicionalmente, se tiene una política clara en el manejo de perfiles de usuario, uso de contraseña segura y renovación periódica que aplica a todos los usuarios independientemente del cargo.
Con el objetivo de entregar los resultados médicos de forma segura, es indispensable, que cuando el titular no pueda presentarse personalmente a obtener sus resultados, envíe autorización escrita indicando el nombre de la persona autorizada, acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía, tanto del titular como de la persona autorizada, ahora bien, si el titular autoriza su envío por email o correo certificado, debe firmar el formato donde así lo indica, los anteriores documentos serán debidamente verificados, organizados y posteriormente archivados.
b) Contratistas y proveedores: se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos. Además, intercambiar información mensual para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece CALCULASER S.A, y en general, todos los aspectos que intervienen en la relación entre la Institución Prestadora de Salud (IPS) y las diferentes aseguradoras (EPS, ARS, Medicina Prepagada, entre otras); así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés. Además, cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias.
c) Colaboradores y personal médico: la información contenida en nuestras bases de datos de exempleados, empleados actuales y futuros candidatos a empleo se utilizará para que CALCULASER S.A tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal. Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Se hará uso de los correos corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales. También se utilizarán para cumplir las leyes aplicables, incluyendo pero sin limitarse, a las leyes laborales y de seguridad social.
Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en CALCULASER S.A, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta Entidad.
4. Casos en que no es necesaria la autorización
Es importante tener en cuenta, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
El titular de los datos personales y datos sensibles tendrá los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por CALCULASER S.A, en su calidad de Responsable del tratamiento de ésta información:
•Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CALCULASER S.A. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
•Solicitar prueba de la autorización otorgada a CALCULASER S.A, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la ley.
•Ser informado por CALCULASER S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
•Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
•Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, CALCULASER S.A ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.
•Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Deberes CALCULASER S.A en el tratamiento de la información
CALCULASER S.A, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:
•Al momento de solicitar al Titular la autorización para el tratamiento de datos personales, CALCULASER S.A deberá informar de manera expresa y clara: el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuanto estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, manteniéndose el deber por parte de los pacientes y sus representantes de suministrar al personal asistencial los datos que seanrequeridos en el tratamiento médico, en sus diferentes fases de atención; los derechos que le asisten como titular; y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de CALCULASER S.A.
•Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
•Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
•Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
•Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
•Garantizar que la información que se suministre a los encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
•Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente les hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a dichos encargados se mantenga actualizada.
•Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
•Suministrar a los encargados del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté pre-viamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Exigir a los encargados del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
•Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento, en la ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
•Informar a los encargados del tratamiento cuando una determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tratamiento respectivo.
•Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
•Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
•Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
CALCULASER S.A en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velará por el uso adecuado de los mismos.
8. Procedimiento para peticiones, consultas y reclamos
El Titular de la información contenida en la base de datos de CALCULASER S.A o por su representante legal, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico a la dirección: contabilidad@calculaser.com, o enviando comunicación escrita a las siguiente dirección: Pereira: Sede Administrativa, Cra. 19 No. 12-62 Local b Edificio Megacentro Pinares.
Los colaboradores y trabajadores de Calculaser S.A podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del área de Gestión Humana.
Contenido de las peticiones, consultas y reclamos:
Las peticiones, consultas y reclamos de los titulares sobre datos personales y datos sensibles deberán contener la siguiente información:
1. Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación) y los de sus representantes o causahabientes, si es del caso.
2. Datos de localización del titular (dirección y teléfono) y los de sus representantes o causahabientes si es del caso.
3. Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo y documentos y demás medios probatorios que lo soportan.
4. Firma del titular o su representante (Si se actúa por medio de representante, se debe anexar poder o autorización especial, o el registro civil o decisión judicial que permita acreditar la condición en que actúa el representante) y de sus causahabientes.
Procedimiento para peticiones y consultas:
Los Titulares, sus representantes o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de CALCULASER S.A quien suministrará a estos la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
En el caso de información que corresponda al contenido de la historia clínica, la información se entregará al titular o sus representantes legales, y en el caso de pacientes fallecidos se aplicará lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud, y las sub reglas establecidas por la Corte Constitucional respecto de esta materia.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante, expresando las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente indicado y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de inconformidad con la respuesta brindada por CALCULASER S.A, el titular o su representante podrá presentar su petición o consulta nuevamente, señalando los motivos de inconformidad.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante o causahabiente solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante CALCULASER S.A.
Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos:
Los titulares, sus representantes o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante CALCULASER S.A, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
•El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CALCULASER S.A , atendiendo los requisitos mínimos señalados en el procedimiento para peticiones y consultas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
•En caso de que CALCULASER S.A, no sea competente para resolverlo, dará traslado del reclamo a quien corresponda, siempre que éste sea identificable, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
•Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
•El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábilescontados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuereposible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado las razones por las cuáles no se puede emitir respuesta en el término inicialmente establecido y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
•De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante CALCULASER S.A.
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CALCULASER S.A la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CALCULASER S.A
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. (iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar
una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En desarrollo del principio de seguridad, CALCULASER S.A ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y CALCULASER S.A no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, CALCULASER S.A no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
CALCULASER S.A, informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad puede ser consultado en la página web www.calculaser.com
11. Nombre y finalidad de las bases de datos y/o archivos
Historias Laborales • Hoja de Vida
• Certificación médica de aptitud.
• Diplomas (grado de bachiller, técnico, profesional técnico, postgrado, especialización, según aplique para el cargo)
• Documento de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, etc.)
• Tarjeta o matrícula profesional.
• Contrato laboral o de servicios.
• Soportes documentales que acrediten requisitos del cargo.
• Soportes de afiliación a EPS, ARL, Caja de Compensación, Pensiones.
• Certificado de Cuenta Bancaria. Datos históricos de empleados o prestadores de servicios
Información de proveedores Datos, información y características de los proveedores y contratistas, en relación con los bienes y/o servicios ofrecidos. Prestación de Servicios o Productos
Información de Clientes Institucionales Datos, información, contratos y características de los Clientes institucionales. Contrato de Servicios
Sistema de Gestión de calidad Sistema de información que gestiona información de todos los procesos administrativos y asistenciales referentes a la atención de los usuarios, validación de procesos, tramites de quejas, satisfacción del usuario, reportes de eventos de la seguridad del paciente, evaluación de proveedores, etc. Archivo de datos donde se almacenan información específica a cada uno de los procesos asistenciales o administrativos referente a los pacientes, proveedores, clientes, etc.
La Política de Tratamiento y protección de datos Personales de Calculaser S.A, rige a partir del 1 Octubre de 2016 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de CALCULASER S.A. Las bases de datos administradas por CALCULASER S.A tendrán duración indefinida, encontrándose sometidas a la vigencia de la sociedad, todo de conformidad con la normativa vigente.
Actualizado el 10 de Noviembre de 2017, siendo las 05:00 p.m. hora de Colombia.

References: Artículo 15
 Resolución 
 artículo 10
 Resolución 
 Artículo 16
 Artículo 16