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Timestamp: 2013-06-19 01:15:41+00:00

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Die Führung von Personalakten und Datenschutz - Dienstleistung und Weiterbildung zum DSB
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Die Führung von Personalakten und Datenschutz im Betrieb
vorrangige Norm nach g 1 Abs, 3 BDSG gilt § 83 BetrVG. Er gibt dem Arbeitnehmer
das Recht auf Einsichtnahme in seine Personalakten. Das BDSG kommt zur
Anwendung, soweit die Personalakten entweder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen
(digitale Personalakte) oder in Form nicht automatisierter Dateien geführt
des Anwendungsbereichs des BDSG ist auf die allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätze
und den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers zu
Personaldatenrecht geht einheitlich vom so genannten materiellen
Personalaktenbegriff aus. Nach einem Urteil des BAG umfasst dies die Sammlung
von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse
des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Dienstverhältnis stehen. Zur Personalakte
im materiellen Sinne gehören nicht nur die Inhalte der in der Personalabteilung
geführten und mit Personalakte bezeichneten Datensammlung. Es ist nicht
entscheidend, in welcher Form, an welchem Ort und unter welcher Bezeichnung die
Personalaktendaten können sich auch in Neben- und Sonderakten befinden oder in
einem anderen Unternehmensteil, z. B. in einer zentralen Personalabteilung der
Hauptverwaltung. Nicht zu den Personalakten gehören die sogenannten Sachakten.
Sie enthalten zwar Daten des Beschäftigten, die aber nicht in einem unmittelbaren
Zusammenhang mit dem Inhalt und dem Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses
stehen. Betroffene
sollten darauf achten, dass in den Hauptpersonalakten eine Übersicht über Neben
oder Sonderakten geführt wird. Damit wird die Ausübung des Einsichtsrechts ermöglicht.
Es existiert derzeit keine Rechtsnorm, die den privaten Arbeitgeber zur Führung
einer formellen Personalakte verpflichtet. Jeder Arbeitgeber muss den
gesetzlichen Pflichten zur Führung von Aufzeichnungen, besonders im Bereich des
Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsschutzrechts nachkommen. In der Regel wird er sich für die Führung von
Personalakten entscheiden.
Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Transparenz
Betroffene hat das Rech, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Dies ergibt
sich im privatwirtschaftlichen Bereich u. a. aus § 83 Abs. 1 BetrVG. Die Informationen sind dem Arbeitnehmer
gegebenenfalls zu erklären. Er hat darüber hinaus das Recht, sich Notizen zu
machen und Fotokopien zu erstellen sowie ein Mitglied des Betriebsrats
hinzuzuziehen. Das Einsichtsrecht kann ohne Angabe von Gründen - auch während
der Arbeitszeit – ausgeübt werden. Kommt § 83 BetrVG nicht zur Anwendung (2. B, bei freien
Mitarbeitern, abgewiesenen Bewerbern, Familienangehörigen), kann häufig auf §
34 BDSG zurückgegriffen werden. Er umfasst zusätzlich das Auskunftsrecht
bezüglich der Datenherkunft und Datenübermittlung an Dritte.
das Auskunfts- bzw. Einsichtsrecht soll verhindert werden, dass unzutreffende
oder unzulässige Informationen über Beschäftigte gesammelt werden. Dem Betroffenen
soll die Möglichkeit gegeben werden, zur Richtigkeit der Personalaktendaten
beizutragen. Ferner besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, den
Mitarbeiter vor Aufnahme negativer Vorgänge in seine Akte anzuhören.
Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Richtigkeit
BAG vom 25.4.1972
haben die Angaben in der Personalakte ein möglichst objektives Bild von der
Person, der Tätigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters zu vermitteln. Die
Angaben dürfen daher nicht unbegründet oder sachlich falsch sein. Hieraus
ergibt sich wiederum der Anspruch des Mitarbeiters, die Korrektur unzutreffender
bzw. die Entfernung unzulässiger Angaben zu verlangen. § 83 Abs 1 BetrVG
gewährt zusätzlich das Recht, Erklärungen zum Inhalt der Personalakte abzugeben
und diese aufnehmen zu lassen. Die Anforderung der Vollständigkeit greift bei
privaten Arbeitgebern nur, soweit das Persönlichkeitsbild des Arbeitnehmers
kennzeichnende geführt werden. Relevante Angaben dürfen nicht willkürlich hinzugefügt
oder entfernt werden. lm Anwendungsbereich des BDSG kann analog auf das Recht
auf Berichtigung gemäß § 35 Abs, 1 BDSG zurückgegriffen werden.
Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Zulässigkeit
Umfang der berechtigt in die Personalakte aufzunehmenden Daten wird begrenzt
durch den Anspruch des Arbeitnehmers auf Wahrung seines Persönlichkeitsrechts.
Dafür ist in der Regel eine lnteressenabwägung nach dem Grundsatz der
Verhältnismäßigkeit erforderlich. In der Praxis kann hier weit gehend auf die
Grundsätze über das Fragerecht des Arbeitgebers zurückgegriffen werden.
Im Anwendungsbereich des BDSG ist zusätzlich die Einwilligung als
Zulässigkeitskriterium möglich.
Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Vertraulichkeit
Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren und
bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln. Er hat das Gebot der Zweckbindung
einzuhalten. Weiterhin muss der Arbeitgeber für die Einhaltung dieser Vorgaben
durch die Sachbearbeiter Sorge tragen. Dabei ist der Kreis der mit
Personalakten befassten Mitarbeiter klein zu halten. Sensible Daten sind
besonders vor Missbrauch zu schützen und ggf. getrennt zu speichern und zu verarbeiten.
Forderungen des BDSG
Unterrichtungspflichten (§ 4 Abs 3 BDSG),
Konkrete Zweckfestlegung
bei Erhebung (§ 28 Abs 1 Satz 2 BDSG),
(§ 4 Abs. 2 BDSG),
Besondere Behandlung der
Beachtung des Prinzips der
Datensparsamkeit (§ 3a BDSG),
Verpflichtung der mit der
Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG)
Schutz der Daten durch
technische und organisatorische Maßnahmen (§ 9 BDSG nebst Anlage).
die Personalakten sollten angemessene Datensicherungsmaßnahmen gefordert werden.
Hierzu zählt der Verschluss manueller Akten in gesicherten Schränken mit
Schlüsselberechtigungskonzept.
sollte geprüft werden, welche Daten zulässigerweise gespeichert werden dürfen.
Mit einem Schutzstufenkonzept lassen sich nach dem Grad der Sensibilität Daten ordnen.
Dann können jeder Schutzstufe angemessene technische und organisatorische Maßnahmen
der Pflicht zur Beachtung der Grundsätze des Fragerechts treffen sowohl den
Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer in Ausnahmefällen gegenseitige Offenbarungsobliegenheiten.
Dies betrifft regelmäßig solche Umstände, die die Durchführung des
Arbeitsverhältnisses entscheidend erschweren oder unmöglich machen würden.
BDSG fordert
Zweckfestlegung bei Erhebung (§ 28 Abs 1 Satz 2 BDSG)
Unterrichtungspflichten (§ 4 Abs. 3 BDSG)
die Beachtung des Prinzips
der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3a BDSG)
der besonderen Arten personenbezogener Daten
die Erhebung beim
Betroffenen (§ 4 Abs. 2 BDSG) und die Verpflichtung der mit der
Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
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References: § 83
 § 83
 § 83
 §
34
 § 83
 § 35