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CONTROL DEL ARCHIVO MUERTO P-AF-11 - PDF
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Julia Carrasco Escobar
1 Hoja: 1 de PROPÓSITO Resguardar la documentación de trámite concluido de las diferentes áreas de la Universidad, en forma correcta y ordenada para facilitar su consulta y archivo. 2.- ALCANCE Cubre a todos los documentos de origen interno o externo manejados por las áreas que integran la UTFV, incluidos registros y formatos del SGC-UTFV. 3.- DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad. UTF V : Universidad Tecnológica Fidel Velázquez DAF: Dirección de Administración y Correspondencia Interna: Documentación Generada para manejo interno de la UTFV Correspondencia Externa: Documentación Generada para manejo externo de la UTFV Titular de la Unidad Orgánica: Rector, Secretario Académico, Secretario de Vinculación, Director de Dirección de Administración y y Director de Planeación y Evaluación, Abogada General, Contralor Interno. Archivo en trámite o de gestión: Conjunto de expedientes de asuntos en trámite y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de una unidad administrativa Archivo en concentración: Grupo de expedientes de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos por un archivo de gestión para su conservación precaucional mientras vence su vida administrativa. Archivo histórico: Total de expedientes que han concluido su vida administrativa y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen, para su conservación permanente. Selección Preliminar: Técnica que permite identificar, separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluidos existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia al archivo en concentración Selección documental final: Técnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su información, de aquellos que deben eliminarse por se irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional. Revisó: Aprobó:2 Hoja: 2 de INTERRELACIÓN CON OTROS PROCESOS P-SGC-01 Control de Documentos P-SGC-02 Control de Registros 5.- INSUMOS DEL PROCESO Como insumos del proceso se consideran de manera enunciativa, no limitativa: Correspondencia interna Correspondencia externa Expedientes (Egresados, clínicos, bajas definitivas, etc.) Formatos y Registros del SGC-UTFV que haya excedido el tiempo de resguardo especificado en el procedimiento correspondiente. Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos 6.- ACTIVIDADES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (VÉASE DIAGRAMA DE FLUJO, ANEXO A) No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 6.1 Unidad administrativa Conserva, los expedientes íntegros un año, contando a partir de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección preliminar 6.2 Unidad administrativa Lleva a cabo una selección preliminar de los expedientes, una vez que vence el plazo ( ver punto del 8.2 al 8.5) 6.3 Unidad administrativa El titular, de la unidad administrativa, una vez que concluya la selección documental preliminar, solicitará a la Dirección de Administración y la revisión técnica del archivo 6.4 Dirección de Administración y Solicita por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la revisión técnica, con el propósito de que se autorice la eliminación de los documentos extraídos de los expedientes en la selección documental preliminar 6.5 Dirección de Administración y Una vez autorizada por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, informará a la unidad administrativa para que se destruya la información 6.6 Áreas de la Universidad Preparan cajas para resguardo de información de archivo en concentración con los siguientes requisitos: Se anotara código en cada lateral de la caja de acuerdo con las siguientes especificaciones. 1. Las iniciales o las dos primeras letras del área general según corresponda, Ejemplo: Secretaría de Vinculación = SV3 Hoja: 3 de 9 2. Las iniciales de la Dirección de que se trate Ejemplo: Dirección de Relaciones Industriales = RI 3. Las iniciales de la Subdirección (en su caso) de que se trate Ejemplo: Subdirección de Difusión y Divulgación Universitaria = DD 4. Las iniciales o las dos primeras letras del Departamento de que se trate Ejemplo: Departamento de Prensa y Difusión = PD 5. Dos letras que indiquen el Tipo de documento, por ejemplo: CI CE CN CD EE CORRESPONDENCIA INTERNA CORRESPONDENCIA EXTERNA CONVENIOS CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN EXPEDIENTES DE EGRESADOS 6. Fecha de resguardo Ejemplo: SV RI DD PD CD 5 07/01/ Adicionalmente, cada caja deberá acompañarse de una relación de contenido de acuerdo al formato 9.4 Inventario de archivo de concentración, la cual se entregara en impresión (original y copia) y disquete de 3 ½. Las cajas que contengan la documentación se entregarán previamente selladas con cinta canela, por lo cual la verificación del contenido de éstas, será responsabilidad exclusiva del área de origen de la documentación; conservando el original el responsable del archivo muerto. 6.7 Áreas de la Universidad Solicitan por oficio a la DAF la recepción de documentación. 6.8 Dirección de Recibe solicitud de las áreas, y comunica al área solicitante las Administración y fechas y horarios en que se recibirán las cajas de expedientes, así como el nombre de la persona responsable de la supervisión. 6.9 Áreas de la Universidad Entregan a la DAF documentación en horario indicado Responsable del archivo muerto. Recibe documentación de las áreas, así como el disquete de 3 ½ que contiene el formato 9.4 Inventario de Archivo de concentración de cada una de las cajas, y su respectiva impresión en original y copia, sella y firma de recibido todas las hojas de ésta; la copia será para el titular del área que entrega la documentación4 Hoja: 4 de Responsable del archivo muerto Responsable del archivo muerto Indica a la persona que acude a resguardar información, el lugar en donde deberá colocarla, el cual estará identificado con un letrero con el nombre del área Una vez trascurrido el tiempo de resguardo de la información establecido en el formato de archivo de concentración, (Apartado de observaciones) comunica a los titulares de las unidades administrativas, sobre la realización de la selección documental final. Una vez que vence el plazo, lleva a cabo una selección documental final de los expedientes (ver punto del 8.6 al, 8.10) 6.13 Unidades administrativas 6.14 Unidad administrativa El titular, solicitará a la Dirección de Administración y la revisión técnica, una vez que concluya la selección documental final Dirección de Administración y 6.16 Dirección de Administración y Solicita por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la revisión técnica, con el propósito de que autorice la eliminación de aquellos documentos dados de baja, anexando para tal efecto un inventario y/o relación en donde se especifiquen los siguientes datos: nombre de cada uno de los tipos documentales; dictamen aplicado; periodo (años extremos) de cada tipo documental; y cantidad de cada uno. Asimismo deberá remitir un ejemplar de cada tipo documental considerado como destruible. Una vez autorizada por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, lleva a cabo la eliminación de los documentos, a través del proceso de trituración y le da el destino que estime conveniente al resultado de dicho material Unidad administrativa Integra expediente con el acta de autorización de eliminación de documentos emitida por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, así como un ejemplar de cada uno de los documentos eliminados, el cual deberá de conservarse permanentemente en su unidad administrativa. 7.- RESULTADOS DEL PROCESO Adecuado manejo y control del archivo muerto de la Institución. Destrucción de documentación obsoleta. Archivo y conservación de información trascendental para la Institución 8.- POLÍTICAS/MONITOREO Y MEDICIÓN 8.1 Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes como resultado de los procesos de selección preliminar y final aplicados, no podrán ser eliminados sin la aprobación de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos que es la única instancia facultada por Ley para otorgar los permisos al respecto.5 Hoja: 5 de 9 Selección preliminar 8.2 Se conservará todos los originales y copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra índole, excepto aquellos que se encuentren duplicados. 8.3 Si en el expediente no se encuentra el documento original y sólo se localizan copias, se preferirá para su conservación aquélla que contenga la firma autógrafa del titular de la unidad administrativa que los generó. Si existen dos o más copias, sólo se deberá conservar la mas legible y mejor conservada. 8.4 Se separan de los expedientes: Documentos cancelados o carentes de la firma autógrafa o facsimilar del servidor público, que los generó, no importando que sean originales o copias excepto manuales, proyectos, estudios, programas, investigaciones, informes de actividades, presupuestos, planos, estadísticas y en general cualquier documento no convencional. Todos los borradores sin importar su presentación o contenido, en virtud de que no son hechos para cumplir un trámite, tarjetas de recados, esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones invitaciones etc, sólo se deberá de conservar un ejemplar de las emitidas con motivo de la realización de eventos realizados en la institución. Documentos de uso temporal: solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y controles de envío de fax. Formas valoradas que se encuentren en blanco y sean ya obsoletas, para su eliminación física se recabará la autorización del órgano de control interno, el cual levantará un acta administrativa interna que avale su destrucción Los formatos en blanco que hayan quedado obsoletos (no son considerados documentos al carecer de información). 8.5 Las publicaciones oficiales, los estudios inéditos, los documentos bibliohemerográficos, audiovisuales, gráficos no convencionales o de cualquier otra naturaleza que se encuentre en el acervo documental sometido al proceso de selección deberán ser separados, organizados, identificados e inventariados,6 Hoja: 6 de 9 para proceder a su transferencia al archivo de concentración donde se conservarán permanentemente Archivo en Concentración 8.6 El tiempo en que deberán ser almacenados los documentos, será el designado por cada una de las áreas de acuerdo a su criterio o bien a la normatividad aplicable. 8.7 La información deberá integrarse de acuerdo a las especificaciones del Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. 8.8 Deberá guardarse en cajas de archivo muerto tamaño estándar de las que proporciona el Almacén de la Institución, sólo en casos excepcionales, por las dimensiones o características especiales de la información, se aceptarán cajas de tamaño diferente. 8.9 El contenido de las cajas de archivo no será saturado de información de manera que permita el apilamiento uniforme de las mismas Toda visita al archivo muerto será supervisada por personal de la DAF, por lo que se deberá dar aviso a la misma, con al menos 24 hrs. de anticipación mediante oficio; la búsqueda de documentación será responsabilidad del solicitante, por lo que el personal que supervisa no participará en dicha labor Los documentos consultados deberán archivarse nuevamente en el lugar correspondiente, en el caso de que la documentación sea extraída del archivo muerto se requisitará un vale Cada área será la responsable del contenido, uso y manejo que se le dé a su archivo; por lo que las cajas deberán mantenerse siempre selladas con cinta canela. Selección final 8.13 La selección final sólo podrá aplicar en archivos de concentración, 8.14 Los archivos de concentración respetarán invariablemente, los plazos de conservación precuacional fijados por los archivos de gestión al transferir sus expedientes. Dicho termino no excederá de cinco años, excepto cuando se trate de documentos de valor jurídico, contable o fiscal para los cuales se tomará en cuenta los períodos de conservación o prescripción que se establezcan en la legislación vigente.7 Hoja: 7 de Se extraerán de los expedientes: Copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra índole; excepto las generadas por la unidad administrativa a la cual pertenecen los documentos sometidos a la selección final 8.16 La aplicación del proceso de selección documental final a los expedientes del personal, quedara restringido sólo a los que hayan sido separados en forma definitiva de su empleo, jubilado o fallecido Los documentos que integren los expedientes clínicos de los trabajadores, sólo podrán someterse al proceso de selección documental final cuando hayan sido separados en forma definitiva de su empleo o fallecido. Se mide con el adecuado manejo del archivo muerto de la Institución. 9.- REGISTROS Registro Elabora Controla Tiempo y Tipo de Almacenamiento 9.4 Inventario de Áreas de la UTFV Responsable de 5 años / Papel y Archivo de Archivo Muerto Electrónico Concentración Control de Archivo Responsable de Responsable de 5 años/ Papel y Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Electrónico ANEXOS A Diagrama de Flujo. B Códigos de Unidades Orgánicas8 Hoja: 8 de 9 Áreas de la Universidad In icio ANEXO A Dirección de A dm inistración y Responsable del Archivo Muerto Conserva, los expedientes íntegros un año, contando a partir de la fecha de conclusión del trám ite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección prelim inar Lleva a cabo una selección prelim inar de los expedientes, una vez que vence el plazo ( ver punto del 8.2 al 8.5) El titular, de la unidad adm inistrativa, una vez que concluya la selección docum ental prelim inar, solicitará a la Dirección de Adm inistración y la revisión técnica del archivo S o licita p o r e scrito a la Depuración de Docum entos la revisión técnica, con el propósito de que se autorice la e lim in a ció n d e lo s docum entos extraídos de los expedientes en la selección docum ental prelim inar Preparan cajas para resguardo de inform ación de archivo en concentración Una vez autorizada por la Depuración de Docum entos, inform ará a la unidad adm inistrativa para que se destruya la inform ación Solicitan por oficio a la DAF la recepción de docum entación. Recibe solicitud de las áreas, y com unica al área solicitante las fechas y horarios en que se recibirán las cajas de expedientes, así com o el nom bre de la persona responsable de la supervisión. Entregan a la DAF docum entación en horario indicado. Recibe docum entación de las áreas, sella y firm a de recibido todas las hojas de ésta; la copia será para el titular del área que entrega la docum entación Una vez que vence el plazo, lleva a cabo una selección docum ental final de los expedientes (ver punto del 8.6 al, 8.10) Indica a la persona que acude a resguardar inform ación, el lugar en donde deberá colocarla, el cual estará identificado con un letrero con el nom bre del área E l titu la r, so licita rá a la Dirección de Adm inistración y la revisión técnica, una vez que concluya la selección docum ental final. Solicita por escrito a la Depuración de Docum entos la revisión técnica, con el propósito de que autorice la elim inación de aquellos docum entos dados de baja, Integra expediente con el acta de autorización de elim inación de docum entos em itida por la Depuración de Docum entos, así com o un ejem plar de cada uno de los docum entos elim inados, el cual deberá de conservarse perm anentem ente en su unidad adm inistrativa. Una vez autorizada por la Depuración de Docum entos, lleva a cabo la elim inación de los docum entos FIN9 Hoja: 9 de 9 ANEXO B CÓDIGOS DE UNIDADES ORGÁNICAS UNIDAD ORGÁNICA Rectoría Contraloría Interna Abogada General Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Información y Estadística Subdirección del Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Administración y Departamento de Administración de Personal Subdirección de Servicios Administrativos Departamento de Contabilidad Departamento de Mantenimiento e Instalaciones Departamento de Programación y Presupuesto Departamento de Recursos Materiales y Servicios Secretaría de Vinculación Subdirección del Centro de Evaluación Acreditado Departamento de Educación Continua Departamento de Investigación y Desarrollo Departamento de Prácticas y Estadías Departamento de Desempeño de Egresados Dirección de Relaciones Industriales Subdirección de Difusión y Divulgación Universitaria Departamento de Prensa y Difusión Departamento de Actividades Culturales y Deportivas Departamento de Servicio Médico Secretaría Académica División Académica de Administración División Académica de Informática División Académica de Tecnología Ambiental División Académica de Área Artes Gráficas División Académica Electricidad y Electrónica División Académica de Mantenimiento Industrial División Académica de Telemática Departamento. de Servicios Bibliotecarios Departamento. de Servicios Estudiantiles Departamento. de Servicios Escolares División Académica de Contaduría CLAVE Re CI AG PE II SGC DAF AP SAd Co MI PP RMSG SV CEACL EC ID PEs DE RI DDU PD ACD SM SA DAA DAI DATA DAAG DAEE DAMI DAT SB SEt SE DAC Documentos relacionados
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