Source: https://buchcom.pl/poradnik/dzialalnosc-gospodarcza/1000-zasady-wystawiania-faktur-poradnik.html
Timestamp: 2019-05-27 11:34:40+00:00

Document:
Prawidłowe wystawianie faktur okaże się szczególnie istotne prawdopodobnie pod koniec 2017 r., kiedy to planowane jest uruchomienie Centralnego Rejestru Faktur. Fiskus ma mieć wgląd do wszystkich wystawianych przez podatników dokumentów, co z jednej strony zminimalizuje liczbę dokonywanych „tradycyjnych” kontroli, z drugiej jednak zobliguje podatników do ścisłego trzymania się wytycznych ustawodawcy.
Aktualne przepisy dotyczące wystawiania faktur, faktur korygujących i not korygujących znajdują się w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 710).
Definicja faktury została zapisana w art. 2 pkt 31 i 32 tego aktu prawnego:
Prawo do wystawienia faktury dokumentującej dokonaną sprzedaż towarów czy świadczenie usług przysługuje każdemu przedsiębiorcy – niezależnie od tego, czy dopełnił on obowiązku rejestracji na potrzeby podatku VAT, czy nie.
Faktury w imieniu i na rzecz podatnika może także wystawiać upoważniona przez niego osoba trzecia, w tym przedstawiciel podatkowy.
W art. 106b ust. 1 ustawy wymieniono czynności, które muszą zostać udokumentowane fakturą:
Obowiązek wystawienia faktury nie zachodzi w przypadku sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy. Fakturę w takim wypadku należy jednak wystawić na żądanie nabywcy.
Rolnicy ryczałtowi dokonujący dostawy produktów rolnych oraz świadczący usługi rolnicze, które podlegają zwolnieniu z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, nie mają obowiązku wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy. Z obowiązku tego zwalnia ich art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.
Faktury można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga jednak akceptacji odbiorcy.
W niektórych przypadkach możliwe jest wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi. Konieczne jest jednak łączne spełnienie dwóch warunków:
istnienie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika będącego dostawcą
określenie w tejże umowie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika będącego dostawcą.
Wystawienie faktury przez nabywcę jest możliwe w przypadku sprzedaży (dostawy towarów i świadczenia usług w kraju, eksportu towarów oraz WDT) – także dokonywanej przez podatnika zagranicznego na rzecz „polskiego” odbiorcy; zaliczek i innych form przedpłat na poczet powyższych czynności; dostawy towarów i świadczenia usług przez „polskiego” podatnika na terytorium państwa trzeciego.
Zasady wystawiania faktur - terminy
Regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur znajdują się w art. 106i ustawy.
Zasadą jest, iż podatnik ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym dokument ten nie może być wystawiony wcześniej niż 30 dni przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
W przypadku niektórych czynności ustawa przewiduje jednak odstępstwa od powyższej reguły. Wystawione wcześniej niż 30 dni przed świadczeniem usługi mogą być faktury dokumentujące czynności, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 ustawy. W przepisach tych wymieniono m.in. dostawę mediów, najem, świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz stałą obsługę prawną i biurową. Podobna zasada obowiązuje w przypadku usług, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, usług ciągłych świadczonych przez okres dłuższy niż rok, dla których terminy płatności lub rozliczeń nie upływają w danym roku, a także dostaw towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń.
Ponadto, zgodnie z art. 106i ust. 3-5 ustawy:
Przepisy regulują też procedurę postępowania w przypadku, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jednak z żądaniem wystawienia takiego dokumentu wystąpi nabywca – ma do tego prawo w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę w całości lub w części. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy zachodzi zarówno w odniesieniu do wykonanej czynności, jak i wpłaconej zaliczki. Nie dotyczy on natomiast wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w odniesieniu do zaliczek oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli:
W art. 106i ust. 6 ustawy znajdują się regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z tymi przepisami, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymano zapłatę w całości lub w części – w przypadku, gdy żądanie wystąpi w tym samym miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub zapłaty. Natomiast w przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu tegoż miesiąca, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.
Zasady wystawiania faktur – wymogi formalne
Ustawa określa zarówno dane obowiązkowe dla każdej faktury, jak i dane, które mogą, lecz nie muszą znaleźć się na takim dokumencie.
Dane, które powinny znaleźć się na fakturze, zostały określone w art. 106e ustawy:
W art. 106e ust. 2 i 3 ustawy określono dodatkowe wymogi dla faktur dokumentujących świadczenie usług turystyki, a także dostawę towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków:
Co do zasady fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach – jeden otrzymuje nabywca, a drugi pozostaje w dokumentacji podatnika.
Na żądanie nabywcy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym. W takim wypadku oryginał paragonu dołącza się do kopii faktury, który pozostaje u sprzedawcy. W przypadku faktury elektronicznej w dokumentacji należy pozostawić paragon fiskalny z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Powyższa zasada nie dotyczy faktur emitowanych przez kasę fiskalną, o ile wartość sprzedaży i kwota podatku rejestrowane są w raporcie dobowym.
Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonować obrót i kwotę podatku za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli dla osoby fizycznej zostanie wystawiona faktura, to musi być ona również zarejestrowana na kasie czy też drukarce fiskalnej, a wydrukowany paragon dołączony do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy.
W przypadku, gdy faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, nabywca powinien zwrócić się do podatnika z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu wystawcy. Dokument taki wystawia podatnik lub osoba przez niego upoważniona. Duplikat faktury powinien zawierać oznaczenie „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia duplikatu. Regulacje w tej kwestii zostały zawarte w art. 106l ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, jeśli po wystawieniu faktury:
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji
Natomiast w ust. 2 wymieniono obowiązkowe elementy faktury korygującej:
Ponadto, zgodnie z art. 106j ust. 3 ustawy, w przypadku udzielenia opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz tego samego odbiorcy w danym okresie, faktura powinna zawierać wskazanie tego okresu. Dokument taki może nie zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy towaru lub usługi objętych korektą.
Natomiast fakturę zwaną notą korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, jeśli otrzyma fakturę zawierającą pomyłki w innych danych niż wymienione w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy.
Nota korygująca nie dotyczy więc danych wykazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy:
Zakres danych, jakie powinna zawierać nota korygująca, znajduje się w art. 106k ust. 3 ustawy:
Regulacje dotyczące przechowywania faktur znajdują się w art. 112a ustawy. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy mają obowiązek przechowywania zarówno faktury wystawione przez siebie lub w swoim imieniu, jak i faktury otrzymane, a także duplikaty tych dokumentów. Należy je przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momenty wystawienia faktury do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto faktury muszą być tak przechowywane, aby możliwe było łatwe ich odszukanie.
Aktualne przepisy pozwalają na przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie ma przy tym znaczenia sposób otrzymania faktury – oznacza to na przykład, iż fakturę otrzymaną w formie papierowej można przechowywać w formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik sam określa sposób, w jaki zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towaru, usługodawcy bądź wystawcy dokumentu. Z kolei integralność treści to pewność, iż w fakturze nie zmieniono danych, które dokument ten powinien zawierać. Podatnik w tym celu może stosować dowolne kontrole biznesowe ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokonaną czynnością. Przykładem kontroli biznesowej może być przechowywanie dokumentów dodatkowych, takich jak zamówienie, umowa, wezwanie do zapłaty czy dokument transportowy.
Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej podatnik ma obowiązek zapewnić niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów. Jeśli faktury przechowuje w formie elektronicznej, musi dodatkowo zapewnić ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.
Podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju muszą przechowywać faktury, faktury korygujące oraz duplikaty na terytorium kraju. Przechowywanie tych dokumentów poza terytorium kraju jest możliwe wyłącznie w formie elektronicznej – tak by w razie kontroli możliwy był dostęp on-line do tych faktur.
Jak ująć wystawione faktury w ewidencjach VAT i plikach JPK
Czytany 7369 razy	Ostatnio zmieniany czwartek, 09 luty 2017 22:24
Więcej w tej kategorii: « Likwidacja działalności przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów Centralny Rejestr Faktur. Jak wystawić fakturę w 2018 r. »

References: art. 2
 art. 106
 art. 43
 art. 113
 art. 82
 art. 43
 art. 117
 art. 118
 art. 106
 art. 19
 art. 106
 art. 19
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 106