Source: https://docplayer.cz/42764077-Studijni-materialy-k-e-learningovemu-kurzu-spisova-sluzba.html
Timestamp: 2019-11-18 00:59:28+00:00

Document:
STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU. Spisová služba - PDF
Download "STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU. Spisová služba"
1 STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU Spisová služba Autorka: PhDr. Jana Schwallerová RENTEL a. s., 2017
2 Obsah 1. Úvod Co to je spisová služba? Základní pojmy Dokument Spis Původce Spisový řád Skartační řízení Legislativní vymezení spisové služby Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Další právní předpisy Základní povinnosti původců Rozdělení původců Povinnosti veřejnoprávních původců Rizika výkonu spisové služby Výkon spisové služby Příjem dokumentů Označování dokumentů Převod dokumentů Evidence dokumentů Evidence dokumentů v evidenčních pomůckách Číslo jednací Podací deník Elektronický systém spisové služby (ERMS) Samostatné evidence dokumentů Jmenný rejstřík Rozdělování a oběh dokumentů Vyřizování dokumentů Tvorba spisu Vyřizování dokumentů a spisů Označování dokumentů a spisů spisovými znaky
3 4.6.4 Uzavření spisu Vyhotovování dokumentů Požadavky na obsah vyhotovovaného dokumentu Prvopis, druhopis, stejnopis Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Odesílání dokumentů Způsob odeslání dokumentu Příprava dokumentu k odeslání Ukládání dokumentů a spisů Spisovna, správní archiv Kontrola dokumentů a spisů před uložením Evidence uložených dokumentů a spisů Podmínky ukládání dokumentů Vyřazování dokumentů a skartační řízení Vyřazování dokumentů Výběr archiválií ve skartačním řízení Výběr archiválií mimo skartačním řízení Předání archiválií archivu Spisová rozluka Vedení spisové služby v mimořádných situacích Kontrola výkonu spisové služby Kontrola výkonu spisové služby Vnitřní kontrola Vnější kontrola Správní delikty podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Závěr Literatura a zdroje Souhrn použité a doporučené literatury Užitečné odkazy a zdroje
4 1. Úvod 1.1 Co to je spisová služba? Pod pojmem spisová služba se podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spisovou službu nelze vnímat pouze jako evidenci došlé a odeslané pošty. Výkon spisové služby zahrnuje komplexní péči o dokumenty v celém jejich životním cyklu od vzniku dokumentu (či jeho doručení a příjmu) až po výběr dokumentů trvalé hodnoty v rámci skartačního řízení a jejich předání do příslušného archivu. Základním cílem spisové služby (správy dokumentů) je: nastavit pravidla nakládání s dokumenty a jejich ukládání u původce tak, aby bylo možno dokumenty (resp. informace) kdykoli operativně nalézt a pracovat s nimi zajištění autenticity a důvěryhodnosti dokumentů (v případě dokumentů v digitální podobě zajištění neporušitelnosti obsahu, čitelnosti, tvorby a správy metadat a připojení údajů prokazujících jejich existenci v čase) zajištění bezpečnosti dokumentů včas vyřadit dokumenty provozně nepotřebné, jejichž právní hodnota již pominula pečovat o dokumenty trvalé hodnoty právní, kulturní či historické. Řádnou péčí o dokumenty chrání původce zejména svá práva a zájmy, popřípadě práva svých klientů, zřizovatelů apod. Spisová služba může být vykonávána v listinné podobě v podacím deníku nebo v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby. Pokud je spisová služba vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby (dále ERMS) musí být chápán jako komplexní informační systém, který je pro původce páteřním informačním systémem. Zásadní roli hraje spisová služba kvůli množství informací, které uchovává, a které je nutné i efektivně a rychle vyhledávat, ale také díky případnému napojení ERMS na další agendové informační systémy původce (např. účetní agendy, evidenci smluv atd.) či infomační systémy veřejné správy (základní registry, informační systém datových schránek ad). 4
5 1.2 Základní pojmy Dokument Dokument je podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (kdy nosičem je fyzické médium, nejčastěji dokument vyhotovený v listinné podobě) či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena Spis Spis je soubor dokumentů k téže věci, spojených fyzicky nebo prostřednictvím metadat, případně odkazů (pokud spojuje analogové a hybridní dokumenty) a vyřizovaných pod stejnou spisovou značkou. Spis může mít podobu: analogovou digitální hybridní (obsahující dokumenty v analogové i digitální podobě) Původce Původcem je každý, z jehož činnosti vznikl dokument, přičemž za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů rozděluje původce do dvou skupin, které mají v přístupu k dokumentům různé postavení: 1. Veřejnoprávní původci - mají povinnost vést spisovou službu a vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení. 2. Soukromoprávní původci mají povinnost pečovat o své dokumenty, uchovávat je a v termínu, který si sami stanoví, požádat příslušný archiv o výběr archiválií. Více v kapitole 3. Základní povinnosti původců Spisový řád Spisový řád je vnitřní předpis stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový řád (někdy se také uvádí spisový a skartační řád) konkrétně upravuje výkon spisové služby u původce. Nedílnou součástí je spisový a skartační plán Skartační řízení Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jsou již nadále nepotřebné pro činnost původce. Provádí se vždy ve spolupráci s příslušným archivem. 5
6 2. Legislativní vymezení spisové služby 2.1 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Základním právním předpisem pro oblast spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Spisovou službu upravuje 3, 7-13, rozděluje původce dokumentů na veřejnoprávní a soukromoprávní a určuje jejich povinnost (a povinnost jejich právních nástupců) uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Viz více v kapitole stanovují pravidla výběru archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení 63 s odkazem na 3 rozděluje jednotlivé veřejnoprávní původce a blíže specifikuje jejich povinnosti při výkonu spisové služby. Viz více v kapitole a 65 popisuje povinnosti při příjmu, označování, evidenci, rozdělování vyřizování a podepisování dokumentů 66 určuje povinnost určených původců vydat spisový řád a definuje jeho obsah a další podrobnosti 67 řeší odesílání dokumentů 68 definuje podmínky ukládání dokumentů 68a je věnován spisové rozluce 69 specifikuje podmínky zřízení správních archivů 69a se týká zvláštních ustanovení o dokumentech v digitální podobě 70 se týká vydání prováděcího předpisu, Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a vzorového provozního řádu digitálního archivu. Výkon kontroly na úseku archivnictví a spisové služby upravují 71 a 72. Správní delikty a příslušné sankce a ustanovení o správních deliktech jsou definovány v 74 a 75. Zákon má 3 přílohy: Příloha č. 1 - obsahuje seznam dokumentů vzniklých z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových a notářů, které jsou za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Příloha č. 2 obsahuje seznam dokumentů, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie. Příloha č. 3 obsahuje seznam státních oblastních archivů a jejich vnitřních organizačních jednotek (státních okresních archivů). 2.2 Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Prováděcím předpisem k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě je vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. S účinností od komplexně stanoví v jednotlivých paragrafech podrobnosti výkonu spisové služby podle životního cyklu dokumentů u veřejnoprávních původců: příjem dokumentů označování dokumentů 6
7 evidenci dokumentů podobu čísla jednacího, čísla ze samostatné evidence dokumentů tvorbu spisu rozdělování a oběh dokumentů vyřizování dokumentů a spisů podrobnosti zpracování a strukturu spisového a skartačního plánu vyhotovování dokumentu podepisování dokumentů a užívání úředních razítek odesílání dokumentů ukládání dokumentů postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení spisovou rozluku výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu jmenného rejstříku vedení spisové služby v mimořádných situacích 2.3 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Požadavky na elektronické systémy spisové služby stanoví Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, který byl publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra, částka 64/2012, a způsobem umožňujícím dálkový přístup. Národní standard je platný od a vychází z evropské normy MoReq2, s doplněním českých specifik (podací deník, číslo jednací, datové schránky, vyznačování právní moci a vykonatelnosti). Jedná se zejména o požadavky na: ERMS (model vztahů mezi entitami, model kontroly přístupu) příjem, evidenci, označování dokumentů vyhledávání, výběr a znázornění dokumentů odkazování mezi entitami ukládání a vyřazování dokumentů a výběr archiválií dokumentaci životního cyklu elektronického systému spisové služby spisový plán a organizaci spisů kontrolu a bezpečnost (transakční protokol, zálohu a obnovu atd.) správcovské funkce účelové moduly metadata. Národní standard definuje také nově některé pojmy (např. díl, záznam, transakční protokol, typový spis, věcné skupiny, součást, ztvárnění ad.). Součástí Národního standardu je 5 příloh - schémat XML: 1. Schéma pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi ERMS 2. Schéma pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP 3. Schéma pro vytvoření datového balíčku SIP dle standardu METS 7
8 4. Schéma pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci 5. Schéma pro export a import spisového a skartačního plánu, které umožňuje export spisového plánu, metadat věcných skupin a jejich skartačních režimů. 2.4 Další právní předpisy Výkon spisové služby (např. tvorbu spisů, vyřizování, podepisování, odesílání dokumentů, skartační režim a skartační lhůty dokumentů atd.) upravuje řada dalších právních předpisů. Mezi nejdůležitější patří: Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. K zákonu existují 2 prováděcí vyhlášky: vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek Od vstoupilo v účinnost Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (tzv. nařízení eidas ). Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který nabyl účinnosti od , a který implementuje nařízení eidas v oblasti elektronických podpisů a certifikátů. S účinností tohoto zákona byly zrušeny následující předpisy: Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů a související dvě vyhlášky provádějící zákon o elektronickém podpisu (vyhláška č. 378/2006 Sb. o postupech kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb, vyhláška č. 212/2012 Sb. o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu). Zákon uvádí v 19 přechodná ustanovení pro používání a platnost zaručených elektronických podpisů založených na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis, elektronických časových razítek, elektronických značek, systémových certifikátů. Zákon č. 298/2016 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů 8
9 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád Zákon č. 280/2009 sb., daňový řád Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a další. 9
10 3. Základní povinnosti původců 3.1. Rozdělení původců Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů v 3 rozděluje původce dokumentů na veřejnoprávní a soukromoprávní a určuje jejich povinnost (a povinnost jejich právních nástupců) uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. 1. Veřejnoprávní původci - mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení. - Patří mezi ně: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen školy), zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů v 63 rozděluje veřejnoprávní původce dále podle rozsahu výkonu spisové služby a způsobu jejího vedení na tzv. určené původce a ostatní. Určení původci jsou uvedeni v kapitole Soukromoprávní původci - mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií; skartační (či mimo skartační) řízení se zahajuje na žádost původce. - Patří mezi ně: obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev (vytvářejí-li dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě) 10
11 politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti notáři (vytvářejí-li dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě) 3.2 Povinnosti veřejnoprávních původců Veřejnoprávní původci jsou dále v 63 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozděleni podle rozsahu a způsobu vedení spisové služby na tzv. určené původce a ostatní veřejnoprávní původce. Povinnost vést spisovou službu mají tzv. určení původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce právnické osoby zřízené zákonem, kraje, hlavní město Praha obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem Povinnost výkonu spisové služby v omezeném rozsahu (tzn. nevztahuje se na ně povinnost dodržet stavebně technické podmínky pro ukládání dokumentů ve spisovnách) mají tito původci: obce prvního typu, které nevykonávají přenesenou působnost ani na úseku stavebního úřadu ani matričního úřadu organizační složky územních samosprávních celků (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k výše uvedenému zákonu) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k výše uvedenému zákonu). Povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby mají tito původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, 11
12 bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje, hlavní město Praha Možnost volby vedení spisové služby v listinné či elektronické podobě mají tito původci: státní podniky školy veřejné výzkumné instituce obce (mimo hlavní město Prahu) organizační složky územních samosprávních celků (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k výše uvedenému zákonu) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k výše uvedenému zákonu). Povinnost vydat spisový řád mají tito původci: organizační složky státu ozbrojené síly bezpečnostní sbory státní příspěvkové organizace státní podniky zdravotní pojišťovny veřejné výzkumné instituce právnické osoby zřízené zákonem územní samosprávné celky organizační složky územních samosprávných celků (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 zákona) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (vytvářejíli dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 zákona) školy a školská zařízení (s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování) Ostatní původci povinnost vydat spisový a skartační řád nemají, jeho zpracování se však doporučuje. Některé normy kvality či směrnice mohou vypracování spisového řádu (či jinak označeného vnitřního předpisu pro správu dokumentů, jejich uchovávání a skartaci) vyžadovat. Veřejnoprávní původci, kteří musí vydat spisový řád, mají povinnost zaslat své spisové a skartační plány, které jsou součástí spisového řádu, neprodleně po jejich vydání či změně příslušnému archivu k uložení. 12
13 1.3 Rizika výkonu spisové služby Efektivní správu dokumentů a správný výkon spisové služby ovlivňuje celá řada faktorů. Mezi nejdůležitější činitele patří: 1. zaměstnanci, kteří se na výkonu spisové služby podílejí 2. technologická a technická podpora výkonu spisové služby 3. podmínky výkonu spisové služby 4. nastavení pravidel výkonu spisové služby ve spisovém řádu původce. Klíčovou roli v efektivním fungování spisové služby hrají zaměstnanci, kteří spisovou službu: řídí či ovlivňují (vedoucí zaměstnanci, metodici spisové služby, administrátoři ERMS, IT podpora ad.) prakticky vykonávají (referenti podatelny a výpravny, referenti a správci spisovny), včetně zaměstnanců, kteří dokumenty vytvářejí či vyřizují (úředníci, personalisté, účetní ad.) Původce by měl pro minimalizování rizik spojených se správou dokumentů: stanovit koncepci rozvoje spisové služby (vč. výběru vhodného ERMS splňujícího požadavky platných právních předpisů, zejména Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby), aktualizovat spisový řád a spisový a skartační plán, pravidelně provádět vnitřní kontroly výkonu spisové služby, soustavně vzdělávat zaměstnance, usilovat o dlouhodobou kontinuitu procesů, zajistit stabilní organizační strukturu, případně provádět organizační změny systematicky a plánovaně, spolupracovat s příslušným archivem. 13
14 4. Výkon spisové služby 4.1 Příjem dokumentů Příjem dokumentů zpravidla zajišťuje podatelna, vybavená pro příjem datových zpráv (doručovaných na elektronickou adresu podatelny, na technických nosičích dat, popřípadě do datové schránky původce). Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů u veřejnoprávního původce musí být zveřejněny na úřední desce nebo internetových stránkách původce. Zaměstnanec, který přijme podání mimo podatelnu, musí bezodkladně zajistit jeho označení a evidenci v evidenční pomůcce. Podatelna otevírá všechny doručené zásilky vyjma: zásilky, kde je z obálky zřejmé, že se jedná o dokumenty obsahující utajované informace nebo zvláštní skutečnosti zásilky adresované na jméno, které je uvedeno na prvním místě adresy zásilky, u níž je z obálky patrné, že jde o soutěžní přihlášku nebo nabídku zásilky adresované odborové organizaci. Kroky spojené s příjmem podání: 1. ověření, zda je podání adresováno původci 2. kontrola úplnosti a čitelnosti podání. o V případě, že je dokument neúplný či nečitelný a lze určit odesílatele a jeho kontaktní údaje: vyrozumět jej o zjištěné vadě dokumentu stanovit další postup pro její odstranění. o Přijetí podání nesmí být v případě zjištění nesrovnalosti odmítnuto. o Pokud není vada dokumentu odstraněna nebo nelze určit odesílatele a jeho kontaktní údaje, původce dokument dále nezpracovává. V případě podání doručených v digitální podobě se dále provede: 3. zjištění, zda neobsahuje škodlivý kód 4. kontrola datového formátu (zda je původcem přijímán) 5. ověření, zda lze dokument zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem 6. kontrola přítomnosti elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronické značky nebo elektronického časového razítka 7. ověření platnosti certifikátů výše uvedených autentizačních prvků 8. zapsání výsledku ověření do evidenční pomůcky. Podání úředního charakteru doručené na adresu elektronické pošty zřízenou původcem (zpráva do ové schránky poštovního klienta zaměstnance, nikoli elektronické podatelny) musí být rovněž přijato a zaevidováno v evidenční pomůcce. 14
15 4.2 Označování dokumentů V den, kdy byl dokument doručen nebo byl původcem vytvořen, musí být označen jednoznačným identifikátorem, který musí být s dokumentem neoddělitelně spojen. Jako jednoznačný identifikátor lze použít otisk podacího razítka. Jednoznačný identifikátor obsahuje označení (popřípadě zkratku označení) původce a alfanumerický kód. Např. MHMPP1K23XCP. Jednoznačným identifikátorem se neoznačují dokumenty, které se neevidují ve spisové službě. o Seznam dokumentů, které se neevidují ve spisové službě, původce uvede ve spisovém řádu. Na obálku zásilek se otiskne podací razítko a vyplní se pole v rozsahu známých skutečností: název původce datum doručení dokumentu číslo jednací počet listů dokumentu počet listinných příloh dokumentu a počet listů příloh, popřípadě svazků příloh počet a druh příloh. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, je-li: dokument doručován adresátovi do vlastních rukou, nezbytná pro určení, data podání dokumentu (resp. zásilky) k poštovní přepravě nebo kdy byl adresátovi doručen jiným způsobem to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele datum na zásilce významně odlišné od datem uvedeného v dokumentu opatřena otiskem podacího razítka nebo jednoznačným identifikátorem dokumentu původce. 4.3 Převod dokumentů V rámci příjmu dokumentu může být dokument převeden z listinné podoby do digitální a naopak. Záleží na formě vedení spisové služby u původce. 1. Výkon spisové služby v listinné podobě (podací deník) Dokument doručený v digitální podobě musí být převeden do listinné podoby: autorizovanou konverzí podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 15
16 konverzí podle 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Doručený digitální dokument musí původce uchovávat minimálně 3 roky ode dne doručení (podle odst. 1 6 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby), pokud nestanoví jiný právní předpis jinak, nebo je skartační lhůta dokumentu kratší. Dokument v analogové podobě vzniklý převedením musí být označen podacím razítkem. 2. Výkon spisové služby v elektronické podobě (ERMS) Dokument doručený v analogové podobě je zpravidla převeden do digitální podoby: autorizovanou konverzí podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů konverzí podle 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Doručený analogový dokument musí původce v případě autorizované konverze uchovávat minimálně 3 roky ode dne doručení (podle odst. 2 6 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby), pokud nestanoví jiný právní předpis jinak, nebo je skartační lhůta dokumentu kratší. Při konverzi podle 69a musí být původní analogový dokument uchováván po celou dobu uchování digitálního dokumentu vzniklého převedením. Konkrétní způsob převodu dokumentů, rozsah a postup původce uvede ve spisovém řádu. 4.4 Evidence dokumentů Evidence dokumentů v evidenčních pomůckách Dokumenty, které nemají úřední charakter, se neevidují. Jedná se např. o časopisy, noviny a reklamní nabídky, pozvánky (pokud se nevztahují k správnímu, soudnímu nebo jinému úřednímu jednání), propagační a reklamní materiály apod. Původce jejich seznam uvede ve spisovém řádu. Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané: v listinné podobě je podací deník v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby (ERMS) Původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných evidenčních pomůcek rozčleněný podle jejich formy na evidenční pomůcky vedené: 16
17 v listinné podobě v elektronické podobě Pokud dojde ke ztrátě či zničení dokumentu v analogové podobě či nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě, popřípadě jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem), poznamená se tato skutečnost do evidenční pomůcky, vč. čísla jednacího dokumentu, který byla ztráta řešena. Pokud původce k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a označit ho stejným číslem jednacím (nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů). Pokud je dokument evidovaný v jedné evidenční pomůcce převeden do jiné evidenční pomůcky, původní evidenční záznam musí být ukončen poznámkou o přeevidování, vč. uvedení nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla ze samostatné evidence dokumentů Číslo jednací Dokument zaevidovaný v základní evidenční pomůcce se označuje číslem jednacím, které obsahuje: označení nebo zkratku původce pořadové číslo zápis dokumentu v základní evidenční pomůcce označení časového období (kalendářní rok) popřípadě označení organizační součásti původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Např. MHMP 12345/ Podací deník Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů. Podací deník musí evidovat tyto údaje: pořadové číslo dokumentu datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření dokumentu původcem údaje o odesílateli, případně je-li dokument vytvořený původcem, tak se uvádí Vlastní identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele (např. číslo jednací, číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisová značka odesílatele) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu: počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě, 17
18 počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, stručný obsah dokumentu ( Věc ) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu: způsob vyřízení, identifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu (viz blíže kapitolu 4.6.3). Zápisy v podacím deníku musí být vedeny srozumitelně, čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis je přeškrtnut tak, aby byl stále čitelný, případně je doplněn správným zápisem s uvedením data opravy, jména, příjmení a podpisem osoby, která opravu provedla. Pokud jsou používány zkratky, uvede se jejich seznam s vysvětlivkami. Po uplynutí určeného časového období je evidenční pomůcka uzavřena (prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky jsou proškrtnuty, doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle ve tvaru Ukončeno dne pořadovým číslem, připojí se jména, příjmení a podpis pověřeného zaměstnance) Elektronický systém spisové služby (ERMS) O dokumentu jsou v ERMS zaznamenány tyto údaje: jednoznačný identifikátor dokumentu číslo jednací informace o formě dokumentu (analogová, tj. listinná, či digitální), stručný obsah dokumentu ( Věc ) údaje o odesílateli, případně je-li dokument vytvořený původcem, tak se uvádí Vlastní počet listů dokumentu v listinné podobě počet listinných příloh dokumentu a počet listů příloh počet a druh příloh v nelistinné podobě spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu (viz blíže kapitolu 4.6.3). datum, popřípadě čas, doručení dokumentu nebo datum vytvoření vlastního dokumentu (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování do ERMS) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen (číslo jednací, číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisová značka odesílatele) 18
19 označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení údaje o vyřízení dokumentu: způsob vyřízení datum vyřízení údaje o adresátovi, popřípadě adresátech datum a způsob odeslání vyřizujícího dokumentu počet listů vyřizujícího dokumentu, počtu listů příloh nebo počtu svazků příloh a druh odesílaných příloh informace o zařazení dokumentu do výběru archiválií a případně, zda byl dokument vybrán za archiválii identifikátor dokumentu v digitální podobě vybraném za archiválii přidělený digitálním archivem. ERMS musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Podání na přenosném technickém nosiči dat, které je doručeno: bez průvodního dopisu - se zaeviduje a vloží do ERMS jako digitální dokument s průvodním dopisem - se dokument analogový zaeviduje do ERMS, a dokumenty v digitální podobě se vloží jako elektronická příloha Samostatné evidence dokumentů Původce může evidovat dokumenty, pokud tak stanoví jiný právní předpis nebo původce ve spisovém řádu, v samostatné evidenci dokumentů (např. kniha pro vidimaci a legalizaci, evidence smluv, evidence účetních dokladů apod.) vedené v: listinné podobě elektronické podobě O dokumentu jsou v samostatné evidenci dokumentů zaznamenány tyto údaje: pořadové číslo dokumentu, datum, případně čas, doručení nebo vytvoření dokumentu údaje o odesílateli, případně je-li dokument vytvořený původcem, tak se uvádí Vlastní identifikace dokumentu z evidence dokumentu odesílatele, je-li jí dokument označen (číslo jednací, číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisová značka odesílatele) stručný obsah dokumentu ( Věc ), spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu (viz blíže kapitolu 4.6.3). V samostatné evidenci vedené v elektronické podobě se navíc zaznamenávají tyto údaje: PID, 19
20 informace o podobě dokumentu (analogová, tj. listinná, či digitální), informace o zařazení dokumentu do výběru archiválií, identifikátor dokumentu v digitální podobě vybraném za archiválii přidělený digitálním archivem. Strukturu evidenčního čísla ze samostatné evidence stanoví původce ve spisovém řádu. Evidenční číslo musí obsahovat označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a alfanumerický kód. Samostatná evidence dokumentů vedená v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána a počtem všech listů a pořadových čísel, které jsou v ní zapsány. Zápisy v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě musí být vedeny srozumitelně, čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis je přeškrtnut tak, aby byl stále čitelný, případně je doplněn správným zápisem s uvedením data opravy, jména, příjmení a podpisem osoby, která opravu provedla. Pokud jsou používány zkratky, uvede se v samostatné evidenci dokumentů jejich seznam s vysvětlivkami. Po ukončení samostatné evidence dokumentů je evidenční pomůcka uzavřena (prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky jsou proškrtnuty, doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle ve tvaru Ukončeno dne pořadovým číslem, připojí se jména, příjmení a podpis pověřeného zaměstnance). Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby Jmenný rejstřík Adresné údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidencích dokumentů jsou vedeny ve jmenném rejstříku v rozsahu: jméno, příjmení fyzické osoby, popřípadě obchodní firma nebo název dle zápisu v obchodním rejstříku u podnikající fyzické osoby či právnické osoby adresa pro doručování identifikační číslo osoby ( IČO ) identifikátor datové schránky, pokud byla odesílateli zřízena popřípadě datum narození nebo rodné číslo odesílatele či adresáta, pokud je z dokumentu nebo spisu známo ( 63 odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů). Veřejnoprávní původce ověřuje přesnost údajů vedených v rejstříku a případně je opravuje a doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti (např. ověřením v Informačním systému základních registrů). 20
21 Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k přístupu do jmenného rejstříku a stanoví podmínky ochrany osobních údajů v něm vedených a prostředky zpracování údajů z tohoto rejstříku ve spisovém řádu. 4.5 Rozdělování a oběh dokumentů Podatelna provede prvotní rozdělení dokumentů jednotlivým organizačním jednotkám či přímo fyzickým osobám za účelem jejich dalšího vyřizování bezodkladně po zaevidování. Údaj o tom, komu byl dokument přidělen k vyřízení, se zaznamená do evidenční pomůcky. Oběh dokumentů by měl probíhat spolehlivě a bez zbytečného prodlení, i s ohledem na lhůty pro vyřízení dokumentu či spisu. Způsob a pravidla rozdělování a oběhu dokumentů a spisů stanoví původce ve spisovém řádu. Oběh dokumentu musí být zajištěn tak, aby bylo možné sledovat veškeré úkony s dokumentem či spisem a identifikovat osoby, které úkon provedly a určit datum tohoto úkonu. V ERMS jsou veškeré úkony předání a převzetí (a další operace) a jejich datum zaznamenávány do transakčního protokolu, jehož denní obsah je automaticky na konci dne uložen ve formě dokumentu ve formátu PDF/A, opatřen elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. K záznamům o oběhu a vyřizování dokumentů se obvykle také používá tzv. referátník. Poznámky o oběhu a vyřizování spisů se zaznamenávají zpravidla na spisovou obálku. 4.6 Vyřizování dokumentů Tvorba spisu Na evidenci dokumentů navazuje obvykle tvorba a evidence spisů. Spis je soubor dokumentů k téže věci, vyřizovaných pod stejnou spisovou značkou. Spis představuje vazbu mezi dokumenty, které jsou v něm zařazeny. Při práci se spisem (oběh, uložení, vyřazení atd.) dochází ke shodné manipulaci se všemi vloženými dokumenty. Pro tyto dokumenty platí základní evidenční atributy spisu (spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, způsob vyřízení atd.). Výjimku představuje tzv. typový spis, který má předem danou strukturu (uspořádání) a je věcně podle obsahu členěn do jednotlivých součástí (dílů), do 21
22 kterých se vkládají dokumenty. Díl lze uzavřít (a následně zařadit do skartačního řízení), i když typový spis (nebo jeho součást), do kterého patří, zůstává dlouhodobě otevřena. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Je výsledkem stejných, opakujících se, předem stanovených procesů. Např. personální spisy, stavební spis budovy, zdravotnická dokumentace apod. Spis může mít podobu: analogovou digitální hybridní (obsahující dokumenty v analogové i digitální podobě). Spis je vytvářen dvěma způsoby: 1. spojováním (priorací) dokumentů Byl-li v téže věci zaevidován již dříve dokument, pak se nový dokument k téže věci zaeviduje, přidělí se mu číslo jednací a oba dokumenty se spojí a vytvoří spis. V evidenční pomůcce se poznamenají u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí takového spisu je vždy soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel ze samostatné evidence dokumentů vložených ve spisu. Spisovou značkou je číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního ve spisu evidovaného dokumentu. 2. pomocí sběrného archu spisu Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Sběrný arch je součástí spisu. Spisovou značkou je číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu. Způsob tvorby spisu a podobu spisové značky uvede původce ve spisovém řádu. Veřejnoprávní původce, který vede spisovou službu elektronicky v ERMS vede o spisu tyto údaje: jednoznačný identifikátor stručný obsah spisu ( Věc ) spisovou značku spisu datum založení spisu datum uzavření spisu spisový znak spisu skartační režim spisu 22
23 údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis informace, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění informaci, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl vybrán jako archiválie identifikátor, který spisu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. Původce, který vykonává spisovou službu v analogové podobě, eviduje na obálce spisu tyto údaje: stručný obsah spisu spisovou značku spisu ( Věc ) datum založení spisu datum uzavření spisu spisový znak spisu skartační režim spisu údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis. Dokumenty v analogové podobě jsou seřazeny ve spisu většinou chronologicky a to buď vzestupně, nebo sestupně, nebo jiným způsobem, který původce uvede ve spisovém řádu Vyřizování dokumentů a spisů Vyřízením dokumentu či spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Během vyřizování dokumentu či spisu zodpovídá zpracovatel za jeho bezpečné uložení ve vlastní kanceláři nebo jiném k tomu určeném místě (např. trezoru, uzamykatelné skříni), zabezpečeném proti přístupu nepovolaných osob. Záznamy o průběhu vyřizování dokumentu či spisu, včetně pokynů vedoucího zaměstnance pro zaměstnance, který byl pověřen jeho vyřízením, instrukcí k oběhu, termínu vyřízení, zpracování a schválení konceptu vyřízení, způsobu a datu vyřízení atd., jsou obvykle zaznamenávány: u dokumentu v analogové podobě na referátník u spisu v analogové podobě zpravidla na spisovou obálku. Lhůta pro vyřizování věcí je upravena právními předpisy nebo je určena povahou doručeného dokumentu (např. lhůta splatnosti faktur apod.). Vyřídit dokument či spis je možné následujícími způsoby: dokumentem postoupením (podání je pro nepříslušnost postoupeno jiné právnické či fyzické osobě) 23
24 vzetím na vědomí (na dokument není potřeba reagovat) záznamem na dokumentu (reakce na dokument není odesílána, ale pouze zaznamenána na dokument) dalšími způsoby (které původce uvede ve spisovém řádu). Za datum vyřízení je považován: ve správním řízení den vypravení podepsaného vyřizujícího dokumentu mimo správní řízení zpravidla den podpisu vyřizujícího dokumentu oprávněnou osobou, popřípadě datum vyhotovení dokumentu. Způsob vyřízení dokumentu či spisu a údaje adresáta vyřízení dokumentu se poznamenají v evidenční pomůcce Označování dokumentů a spisů spisovými znaky Nejpozději při vyřízení původce přidělí dokumentu či spisu spisový znak a skartační znak a skartační lhůtu podle spisového plánu účinného v době vyřízení dokumentu. Spisový a skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných podle věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový a skartační plán se aktualizuje podle potřeby (při vzniku nového typu dokumentu, nové činnosti původce, změnách legislativy apod.). Určení původci musí zaslat spisový a skartační plán po jeho vydání či změně příslušnému archivu. Spisový znak je numerické označení jednotlivých druhů dokumentů v členění podle věcných skupin (obvykle agend) pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Spisový znak je doplněn o skartační režim skartační znak, skartační lhůtu, případně spouštěcí událost. Skartační znak vyjadřuje, jaká je předpokládaná hodnota dokumentu a jak mají být posouzeny ve skartačním řízení. Rozlišují se tyto skartační znaky: znak A ( archiv ) označuje dokumenty a spisy trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které se do skartačního řízení zařadí s návrhem k vybrání za archiválii znak S ( sběr, stoupa ) označuje dokumenty a spisy, které nemají trvalou hodnotu a po uplynutí skartační lhůty mohou být zařazeny do skartačního řízení s návrhem na zničení znak V ( výběr ) označuje dokumenty a spisy, u nichž nelze v době vzniku určit, zda mají trvalou hodnotu a ve skartačním řízení se posoudí a navrhnou k vybrání za archiválii nebo ke zničení. 24
25 Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument či spis uložen u původce ve spisovně a před jejímž uplynutím nesmí být vyřazen či skartován (zničen). Začíná plynout obvykle od 1. ledna kalendářního roku následujícího po vyřízení dokumentu či uzavření spisu, nebo okamžiku rozhodném pro plynutí skartačních lhůt (tzv. spouštěcí události). Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let, pokud nestanoví zvláštní právní předpis jinak (např. zákon č. 301/2000, o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů) Uzavření spisu Po vyřízení spisu a poté, co se již neočekává vkládání dalších dokumentů (odvolání, dodejky apod.), případně po uplynutí odvolacích lhůt, se provede: kontrola úplnosti spisu (kompletace dokumentů vložených do spisu a jejich označení evidenčními údaji) kontrola označení, popřípadě doplnění, spisu spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou převedení dokumentů v digitální podobě do výstupních datových formátů a jejich opatření metadaty uzavření spisu Z uzavřeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty. Vyřízený dokument či uzavřený spis se předá k uložení do spisovny. Od 1. ledna následujícího kalendářního roku po vyřízení dokumentu či uzavření spisu, či okamžiku rozhodném pro plynutí skartačních lhůt (tzv. spouštěcí událost), začíná plynout skartační lhůta. 4.7 Vyhotovování dokumentů Požadavky na obsah vyhotovovaného dokumentu Vyhotovováním dokumentů se rozumí jednotný postup při vytváření dokumentů. Záhlaví dokumentu vyhotovovaného veřejnoprávním původcem a určeného k odeslání obsahuje záhlaví, ve kterém je zpravidla uvedeno: označení původce (název nebo obchodní firma) adresa sídla nebo jiná adresa původce 25
26 Dále musí být na dokumentu vyznačeno: číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů spisová značka (v případě, že je dokument vložen do spisu) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, pod kterým je doručený dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument a pokud je v něm toto číslo uvedeno; případně lze nahradit datem odeslání ( Váš dopis ze dne ) datum podpisu dokumentu (např. 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád požaduje datum vyhotovení dokumentu) počet listů, je-li dokument v listinné podobě počet příloh (u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo v analogové podobě, jméno, příjmení a funkce schvalovatele. Další formální obsahové náležitosti vyhotovovaného dokumentu (např. odůvodnění, poučení účastníků apod.) mohou požadovat a upravovat jiné právní předpisy (např. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, zákon č. 280/2009 sb., daňový řád ad.). Na vyhotoveném dokumentu, který je podepsán elektronicky elektronickým podpisem, je pod řádkem funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem obvykle uvedeno podepsáno elektronicky. Na vyhotoveném dokumentu, který je podepsán v zastoupení fyzické osoby pověřené jeho podpisem, je obvykle uvedeno v z. a podpis fyzické osoby, která dokument podepsala. Na dokumentu vyhotoveném v digitální podobě se na místě otisku úředního razítka tato skutečnost vyjádří slovy otisk úředního razítka a dokument se podepíše uznávaným elektronickým podpisem. V případě, že je vyhotovený dokument odesílán více adresátům, se v poli Adresát obvykle uvede dle rozdělovníku. Rozdělovník je uveden pod textem dokumentu, případně je přílohou dokumentu Prvopis, druhopis, stejnopis Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, která jej podepsala. 26
27 Stejnopis je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucího s tímto dokumentem shodné autentizační prvky. Za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba Za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád). Druhopis je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád). Veřejnoprávní původce odesílá adresátovi vyhotoveného dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě Pokud jsou vyhotovovány stejnopisy dokumentů v digitální podobě, musí být před odesláním převedeny do výstupního datového formátu. Výstupní datový formát je datový formát vyvinutý pro dlouhodobé ukládání (archivování) elektronických dokumentů a zachování nezávislosti na hardwaru, operačním systému a konkrétní aplikaci. Výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je formát PDF/A. Výstupním datovým formátem statických obrazových dokumentů je: o o o datový formát PNG datový formát TIF/TIFF, revize 6 nekomprimovaný datový formát JPEG/JFIF. Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je: o datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-2, ISO/IEC o datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1, ISO/IEC o datový formát GIF. Výstupním datovým formátem zvukových dokumentů je: 27
28 o datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2) o datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3) o datový formát WAV, modulace PCM. Výstupním datovým formátem pro datové zprávy elektronické pošty je datový formát PDF/A, ISO Datovým formátem pro zpracování je současně datový formát EML. Výstupním datovým formátem pro datové zprávy z Informačního systému datových schránek je datový formát PDF/A, ISO Datovým formátem pro zpracování je současně datový formát ZFO (nativní formát aplikace 602XMLFiller). Výstupním datovým formátem pro databáze je datový formát XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo DTD. Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v ESSL a samostatné evidenci dokumentů vedenou v elektronické podobě, je datový formát XML. Přehled výstupních datových formátů je uveden v 23 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 4.8 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Oprávnění fyzických osob k podepisování a užívání úředních razítek vyhotovovaných dokumentů určí veřejnoprávní původce ve svém vnitřním předpisu (obvykle v organizačním řádu, podpisovém řádu, spisovém řádu apod.). Veřejnoprávní původce upraví ve spisovém řádu podmínky: použití razítek se státním znakem použití úředních razítek použití uznávaného elektronického podpisu použití uznávané elektronické značky použití kvalifikovaného časového razítka. podepisování odesílaných dokumentů v analogové podobě Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních razítek obsahující: otisk razítka jméno, příjmení a funkce fyzické osoby, která razítko převzala a užívá datum převzetí podpis přebírající fyzické osoby datum vrácení úředního razítka 28
29 datum vyřazení úředního razítka z evidence v případě ztráty úředního razítka záznam o ztrátě obsahující datum ztráty (popřípadě předpokládané datum ztráty) Ztrátu úředního razítka veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr, popis razítka Ministerstvo vnitra uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a ve Věstníku ministerstva vnitra. Veřejnoprávní původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž je držitelem, do které zaznamená: číslo kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný systémový certifikát, počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, název obchodní firmy anebo jméno a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen, údaje identifikující oprávněného uživatele elektronického podpisu. Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis, na němž jsou založeny jím užívané elektronické podpisy, obsahuje: označení, že je vydán jako kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis, v případě právnické osoby, obchodní firmu, nebo název a stát, ve kterém kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru sídlí; v případě fyzické osoby jméno a příjmení, popřípadě jména a příjmení, případně dodatek, a stát, ve kterém kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb sídlí, jméno a příjmení podepisující osoby, popřípadě jména a příjmení podepisujících osob, zvláštní znaky podepisující osoby, vyžaduje-li to účel kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis; pro používání zaměstnanci jsou to následující údaje: služební e- mail, osobní číslo, organizační zařazení, data pro ověřování elektronického podpisu, která odpovídají datům pro vytváření elektronického podpisu, jež jsou pod kontrolou podepisující osoby, číslo kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis, unikátní u daného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru, počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis, případně údaje o tom, zda se používání kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis omezuje podle povahy a rozsahu jen pro určité použití. 29
30 4.9 Odesílání dokumentů Odesíláním se rozumí: příprava dokumentu k odeslání, tzn. vytvoření zásilky v klasické listové podobě nebo ve formě datové zprávy předání zásilky k vypravení proces příjmu potvrzení o doručení. Místem pro odesílání, resp. vypravování zásilek je výpravna. Obvykle bývá organizačně, personálně i prostorově spojena s podatelnou. Z hlediska výpravny se odesláním rozumí vypravení zásilky prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb Způsob odeslání dokumentu O způsobu odeslání dokumentu (popřípadě spisu) rozhoduje zpracovatel nebo vedoucí zaměstnanec, případně i účastník správního řízení. Podle 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů se dokumenty, u kterých to jejich povaha umožňuje, přednostně odesílají prostřednictvím datové schránky ve všech případech, kdy má adresát zřízenou a aktivní datovou schránku a kdy se nedoručuje na místě či veřejnou vyhláškou. Vykonává-li původce spisovou službu v elektronické podobě v ERMS, je odesílání datových zpráv součástí ERMS. Před odesláním datové zprávy veřejnoprávní původce zajistí kontrolu výskytu škodlivého kódu Příprava dokumentu k odeslání Přípravou zásilky k odeslání se rozumí: kontrola vyhotovení dokumentu (povinných formálních a obsahových náležitostí) kontrola podepsání a případně orazítkování dokumentu kontrola kompletnosti dokumentu (vč. příloh) zadání adresáta zásilky (pořípadě ověření údajů o adresátovi v Informačním systému základních registrů) zadání způsobu odeslání zásilky (poštou, informačním systémem datových schránek, kurýrem, osobně, em atd.) výběr poštovních služeb V ERMS je u odesílaného dokumentu zaznamenán: způsob odeslání, údaje o adresátovi (adresátech), datum odeslání, druh zásilky počet listů, 30
31 počtu listů příloh nebo počtu svazků příloh a druh odesílaných příloh. Dokumenty (spisy) určené více adresátům se odesílají hromadně podle rozdělovníku. Rozdělovník je seznam všech adresátů dokumentu a slouží jako podklad pro vložení dokumentu (spisu) do obálek a pro kontrolu úplnosti vypravované hromadné zásilky a je součástí dokumentu (spisu). Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo nebo pokud to stanoví zvláštní právní předpis (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád ad.) Doklad stvrzující doručení či dodání zásilky (doručenka, dodejka apod.) vč. časového údaje, kdy se tak stalo, se po vrácení původci připojí k příslušnému dokumentu nebo vloží do příslušného spisu Ukládání dokumentů a spisů Spisovna, správní archiv Všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou po dobu trvání skartační lhůty ukládány ve spisovně. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Dokumenty mohou být také uloženy ve správním archivu, pokud jej určený původce zřídil. Správní archiv je součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let. Uzavřené spisy a vyřízené dokumenty se ukládají do spisovny podle spisových znaků či věcných skupin způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. Spisy a dokumenty vyhotovené v digitální podobě se ukládají ve výstupních datových formátech do digitálního úložiště dokumentů (tzv. digitální spisovny). V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého původce. Určený původce informuje před svým zánikem o opatřeních, která v souvislosti se svým zánikem učinil ve vztahu ke spisovně příslušnému archivu Kontrola dokumentů a spisů před uložením Před uložením spisů a dokumentů do spisovny musí být provedena kontrola: 31
32 označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem dokumentu kompletnosti spisu obsahujícího dokumenty v analogové či digitální podobě podle sběrného archu spisu či soupisu dokumentů počtu listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh celkového počet listů, popřípadě počtu svazků listinných příloh spisu u dokumentů v analogové podobě převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu uvedení spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty u všech dokumentů a spisů vyznačení informace o formě dokumentu (analogová či digitální) či spisu (analogová, digitální či hybridní) opatření spisů v analogové a hybridní podobě spisovou obálkou a sběrným archem spisu zápisu v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument nebo spis evidován, včetně úplnosti metadat podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, především vyplnění všech povinných položek (věc, odesílatel, typ dokumentu, spisový znak, při vyřízení - způsob vyřízení, datum vyřízení, zpracovatel, schvalovatel; případně značka odesílatele) uložení dokumentů a spisů v analogové podobě v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti (měkčené plastové fólie tyto podmínky nezaručují) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat Evidence uložených dokumentů a spisů Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů (tzv. archivní knihu) obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim. Pokud vykonává původce spisovou službu v elektronické podobě v ERMS je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí. Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů (obvykle se vedou tyto evidence odděleně). Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů stanoví původce ve spisovém řádu. Pokud vykonává původce spisovou službu v elektronické podobě v ERMS je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo správním archivu obecná pravidla pro nahlížení do spisů před správním orgánem. Toto neplatí, pokud byly dokumenty před uložením do spisovny veřejně přístupné. 32
33 Nahlížení do dokumentů obsahující utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním předpisem (zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti). Ve spisovně jsou obvykle vedeny ukládací (lokační) seznamy uložených dokumentů a spisů a na viditelném místě bývá vyvěšen také přehled uložení spisů roztříděných podle věcné příslušnosti vyjádřené spisovým znakem. Oprávnění ke vstupu do spisovny je zpravidla uvedeno ve spisovém řádu původce Podmínky ukládání dokumentů Prostory spisovny musí splňovat tyto stavebně technické a bezpečnostní požadavky: nesmí být ohroženy povodněmi musí být zabezpečeny proti vzniku požáru (musí být pro ně zpracována požární dokumentace a musí být vybaveny práškovými hasicími přístroji) musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů musí být dostatečně zabezpečeny proti vstupu nepovolaných osob Vyřazování dokumentů a skartační řízení Vyřazování dokumentů Dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, a již nejsou nadále potřebné pro činnost původce, lze vyřadit z užívání a provést z nich výběr archiválií, při kterém budou odděleny archiválie (dokumenty trvalé hodnoty) a dokumenty bezcenné určené k trvalému zničení. Archiválie je dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, vědeckým, kulturním nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií v příslušném archivu. Archiv je zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně (tzn. výběr, evidence, ochrana, archivní zpracování, uložení a zpřístupnění archiválií) Výběr archiválií z dokumentů původce probíhá vždy ve spolupráci s příslušným archivem ve skartačním řízení, popřípadě mimo skartační řízení Výběr archiválií ve skartačním řízení Skartační řízení je postup, při němž se vyřazují dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a již nejsou pro činnost původce provozně potřebné. 33
34 Skartační řízení se neomezuje pouze na dokumenty zaevidované v evidenční pomůcce, ale i dokumenty, které se u původce nacházejí historicky či neevidované dokumenty (např. projektová dokumentace, fotografie, plány, reklamní materiály, publikace o činnosti původce apod.) Postup skartačního řízení musí být popsán ve spisovém řádu původce. Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Po dohodě s příslušným archivem může být provedeno i později. Provádí se vždy před zánikem veřejnoprávního původce. Není-li to možné, provede se výběr archiválií mimo skartační řízení. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který zašle původce (či jeho právní nástupce) příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Skartační návrh sestává z průvodního dopisu a seznamu dokumentů. Průvodní dopis obsahuje: označení původce (popřípadě jeho právních nástupců) celkový rozsah dokumentů v běžných metrech souhrnnou dataci (roky) prohlášení, že dokumenty již nejsou pro původce provozně potřebné podpis oprávněné osoby Seznam dokumentů je vyhotoven zvlášť pro dokumenty vedené v evidenci v listinné podobě a v elektronické podobě. Seznam dokumentů z listinné evidence musí obsahovat: - celkový rozsah dokumentů (obvykle v běžných metrech) - charakteristiku dokumentů a spisů - období (rozsah let) - skartační režim - odkaz na jejich uložení pro fyzické vyhledání při skartačním řízení. - Záznamy jsou řazeny podle spisových znaků, ale odděleně pro skartační znaky A a S. - Skartační znak V musí být původcem rozdělen mezi A a S. Seznam dokumentů z ERMS je tvořen souborem balíčků SIP podle přílohy 2 a 3 Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby zvlášť pro každý jednotlivý spis, díl typového spisu nebo pro dokument, pokud je vložen přímo do věcné skupiny. - SIP balíčky zpravidla obsahují pouze metadata (bez komponent, tj. datových souborů). Validitu (zda nedochází ze strany ERMS k chybě při generování SIP balíčků) dle příslušných XML schémat může původce zkontrolovat prostřednictvím aplikace Po zpracování SIP balíčků příslušným archivem původce obdrží mimo jiné datový soubor, pomocí kterého jeho systém automaticky vyznačí výsledek výběru archiválií a umožní 34
35 předat dokumenty, spisy a díly typových spisů vybrané za archiválie k trvalému uložení. Tento typ skartačního návrhu se používá i pro analogové dokumenty evidované v ERMS, nejen pro elektronické dokumenty! Na základě provedení odborné archivní prohlídky příslušný archiv: posoudí, zda dokumenty A odpovídají znakům pro výběr za archiválie posoudí, zda dokumenty S nemají trvalou hodnotu posoudí, zda odpovídá rozřazení dokumentů V mezi dokumenty A a S posoudí, zda úřední razítka mají trvalou hodnotu stanoví s původcem dobu a způsob přední archiválií do příslušného archivu. Příslušný archiv vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení (tzv. skartační protokol), který obsahuje: soupis dokumentů vybraných za archiválie označení archivu soupis dokumentů, které lze zničit (případně lze využít seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení). Za provedení skartačního řízení zodpovídá původce nebo jeho právní nástupce. Původce či jeho právní nástupce jsou povinni umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií. a) návrh na předání dokumentů vybraných za archiválie do archivu Výběr archiválií mimo skartačním řízení Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů: soukromoprávního původce veřejnoprávního původce, popřípadě jeho právního předchůdce, které neprošly skartačním řízením (výběr archiválií mimo skartační řízení provádí archiv, který by byl příslušný k výběru ve skartačním řízení). nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy České republiky, které připadlo vlastnictví k nim odúmrtí nalezených. Výběr archiválií mimo skartační řízení se zahajuje na žádost soukromoprávního původce nebo vlastníka dokumentů. V případech, kdy dojde k zániku (veřejnoprávního) původce bez právního nástupce, se zahajuje z moci úřední Předání archiválií archivu Původce předá příslušnému archivu dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané za archiválie. Jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v ERMS, předá rovněž k nim náležející metadata. 35
36 Jedná-li se o dokumenty nebo spisy v digitální podobě předá jejich repliky a k nim náležející metadata podle schématu podle přílohy 2 a 3 Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam, kde uvede: název a sídlo (popřípadě další identifikaci organizační části původce) původce název a sídlo archivu, kterému jsou dokumenty předávány kontaktní údaje fyzické osoby pověřené archivem provedením odborné archivní dohlídky množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných za archiválie (v případě zjištění poškození replik, či škodlivého kódu, vyzve archiv původce k odstranění nedostatků) datum předání jméno, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené příslušným archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis. Proti protokolu o provedeném skartačním řízení může původce podat do 15 dnů ode dne doručení námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, čímž je zahájeno správní řízení. Původce (případně jeho právní nástupce) může zničit dokumenty určené ve skartačním řízení (resp. skartačním protokolu) ke zničení nerekonstruovatelným způsobem (v případě dokumentů v digitální podobě jejich vymazáním z ERMS či úložišť) až po uplynutí lhůty pro podání námitek či po ukončení řízení o námitkách. 36
37 5. Spisová rozluka Ke spisové rozluce dochází v případě: zániku, zrušení, změně působnosti určeného původce nebo jeho organizační části. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení či změně působnosti podle plánu, který pošle příslušnému archivu rušený původce, dokončuje ji jeho právní nástupce, popřípadě zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým: uplynula skartační lhůta - zařadí původce do skartačního řízení neuplynula skartační lhůta - se uloží do spisovny právního nástupce, zakladatele, zřizovatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého původce na základě předávacího seznamu. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Přebírající je podle předávacího seznamu převezme a zaeviduje jako doručené do evidenční pomůcky. V případě, že ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v ERMS, provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky ERMS. Podrobnosti provádění spisové rozluky uvede původce ve spisovém řádu. 37
38 6. Vedení spisové služby v mimořádných situacích V případě mimořádné situace (např. živelné pohromy, ekologické, průmyslové či jiné havárie, výpadku elektrické energie, selhání datového spojení nebo jiné mimořádné situace) musí být spisová služba po dobu, po kterou nelze vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem, vykonávána v náhradní evidenci v listinné podobě. Náhradní evidence musí být bezodkladně uzavřena po skončení mimořádné situace. Dokumenty v digitální podobě doručené během mimořádné situace do datové schránky nebo na adresu e-podatelny (jsou-li v tomto prostředí dostupné), jsou obvykle převedeny do listinné podoby a zaevidovány v náhradní evidenci, označeny podacím razítkem a jednoznačným identifikátorem dokumentu. V případě, že jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: méně než 48 hodin, pověřený zaměstnanec přeeviduje dokumenty z náhradní evidence do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje, a učiní o tom záznam do náhradní evidence; déle než 48 hodin, pověřený zaměstnanec ponechá dokumenty zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje. Podrobnosti vedení spisové služby v mimořádných situacích stanoví původce ve spisovém řádu. 38
39 7. Kontrola výkonu spisové služby 7.1 Kontrola výkonu spisové služby Vnitřní kontrola Vnitřní kontrolu výkonu spisové služby obvykle zajišťuje sám původce podle vlastních interních předpisů (spisového řádu či organizačního řádu) nebo je vykonávána v rámci provádění interního auditu. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ukládá dohled na výkon spisové služby: specializovanému nebo bezpečnostnímu archivu u útvarů v jejich řídící působnosti, u jimi zřízených nebo založených organizačních složek a státních příspěvkových organizací nebo jiných právnických osob správnímu archivu u svého zřizovatele archivům územních samosprávných celků u svého zřizovatele a jím zřízených nebo založených organizačních složek a příspěvkových organizací nebo jiných právnických osob Specifickým způsobem vnitřní kontroly může být zadání externího auditu správy dokumentů v souvislosti s výkonem činností a agend původce Vnější kontrola Vnější kontrolu provádí kontrolní orgán podle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád). Kontrolováno je plnění povinností původce, které vyplývají: 1. z jiných právních předpisů nebo které mu byly uloženy na základě těchto předpisů Např. nakládání s osobními údaji, vedení účetnictví, vedení personální a mzdové agendy, vyřizování žádostí dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k dokumentům apod. V tomto případě je výkon spisové služby kontrolován prostřednictvím předkládaných dokumentů nebo monitorováním činností s dokumenty, které mohou odhalit nedostatky v jejich řádné správě. 2. ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Kontrolu výkonu spisové služby provádí na základě zmocnění 71 výše uvedeného zákona u vymezených subjektů tyto orgány: Ministerstvo vnitra Národní archiv státní oblastní archivy podle své územní působnosti Archiv bezpečnostních složek Kontrolní orgány se obvykle zaměřují na: 39
40 zveřejnění informací o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů na úřední desce či internetových stránkách původce vydání spisového řádu (vč. spisového a skartačního plánu) označování dokumentů (otiskem podacího razítka, jednoznačným identifikátorem, obálek) evidenci dokumentů (doručených v obálkách určených fyzickým osobám, úředních a ostatních, označování číslem jednacím, číslem ze samostatné evidence dokumentů) ztráty dokumentů a způsob jejich vyřízení tvorbu spisů oběh dokumentů (stav vyřizování, vlastníka, předávání obálek určených fyzickým osobám) vyřizování dokumentů (označování spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami, datem a způsobem vyřízení) podepisování dokumentů odesílání dokumentů výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě ukládání dokumentů (stavebně technické a bezpečnostní podmínky spisoven, evidence uložených dokumentů, nahlížení do dokumentů) vyřazování dokumentů a provádění skartačních (či mimoskartačních) řízení převody dokumentů z listinné do elektronické podoby a naopak, změny datových formátů vedení jmenného rejstříku předložení typového spisu k ERMS Kontrolní orgány mohou při kontrole výkonu spisové služby vedené elektronicky v ERMS postupovat podle rámcové metodiky připravené Ministerstvem vnitra. Viz Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím elektronického systému spisové služby u veřejnoprávních původců ( :20) 7.2 Správní delikty podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Veřejnoprávní původce (resp. určený původce nebo původci uvedenému v 63 odst. 2 zákona) se dopustí správního deliktu podle 74 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě pokud: v rozporu s 3 neuchová dokument nebo neumožní výběr archiválie v rozporu s 63 nevykonává spisovou službu v rozporu s 66 odst. 2 neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů podle 68 40
41 v rozporu s 68 odst. 1 neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu neprovede skartační řízení či neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení. Za výše uvedené správní delikty může být podle 74 výše uvedeného zákona uložena pokuta do výše Kč. 41
42 8. Závěr Klíčovou roli ve správném výkonu spisové služby hraje: precizní evidence dokumentů a spisů a jejich oběhu včasné vyřizování dokumentů a spisů správné vyhotovování, podepisování a odesílání dokumentů pečlivé označování dokumentů správnými spisovými znaky (resp. skartačními znaky a skartačními lhůtami) převod dokumentů v digitální podobě do výstupních datových formátů řádné ukládání dokumentů a spisů ve spisovnách řádné vyřazování dokumentů ve skartačním řízení s příslušným archivem Dodržování pravidel výkonu spisové služby přispívá k efektivnímu a transparentnímu zajišťování činnosti původce. Správným vedením evidence dokumentů lze operativně a rychle dokumenty nalézt a poskytovat z nich, případně z evidence dokumentů, informace či manažerské výstupy. Řádnou péčí o dokumenty chrání zaměstnanci práva svého zaměstnavatele, zakladatele, zřizovatele, klientů i sami sebe v případě nejrůznějších stížností, sporů, kontrol a řízení. 42
43 9. Literatura a zdroje 9.1 Souhrn použité a doporučené literatury KOLEKTIV AUTORŮ. Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích. Praha: Forum, ISSN KOLEKTIV AUTORŮ. Typový skartační rejstřík. Ostrava: Montanex, ISBN KUNT, M., LECHNER, T. Spisová služba, Praha: Leges, ISBN KUNTOVÁ, O., KUNT, M. Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. Ostrava: Montanex, ISBN LECHNER, T. Elektronické dokumenty v právní praxi. Praha: Leges, ISBN PETERKA, J. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, ISBN Užitečné odkazy a zdroje
44 Klíčová slova s vysvětlením Archiválie - dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, vědeckým, kulturním nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiv - zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archivní kniha - evidenční pomůcka určená k evidenci dokumentů a spisů ve spisovně. podnikajících fyzických osob a právnických osob. K jednoznačné identifikaci datové schránky slouží identifikátor datové schránky. Datová zpráva - elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na přenosných technických nosičích dat, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na přenosných technických nosičích dat ve formě datového souboru nebo forma, kterou mají dokumenty doručované prostřednictvím informačního systému datových schránek. Autorizovaná konverze dokumentu - úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu v digitální podobě a naopak, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky; přičemž dokument, který touto konverzí vznikl (dále jen výstup ), má stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu (dále jen vstup ). Datový balíček SIP (Submission Information Package) - sada metadat entit, popřípadě celých komponent; prostředek pro předávání dokumentů v digitální podobě anebo metadat dokumentů v analogové podobě do digitálního archivu nebo do elektronické spisovny určené pro střednědobé uložení dokumentů. Číslo jednací - evidenční označení dokumentu v rámci evidence dokumentů. Obsahuje zkratku původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku či elektronické evidenci dokumentů a lomítko, za nímž následuje letopočet běžného kalendářního roku. Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (kdy nosičem je fyzické médium, nejčastěji dokument vytištěný v listinné podobě) či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Datová schránka - elektronické úložiště určené k doručování datových zpráv orgánů veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, Doručovací kniha - přehled dokumentů převzatých nebo předaných mezi jednotlivými organizačními jednotkami původce (evidenční pomůcka spisové služby). 1
45 Elektronická podatelna - pracoviště podatelny určené pro příjem a odesílání datových zpráv. neoddělitelně spojen s dokumentem (formou samolepícího štítku či vytištěním nebo opsáním na dokument). Jeho součástí je zkratka původce a alfanumerický kód. Elektronický podpis (resp. uznávaným elektronický podpis) - zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahující údaje umožňující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat. Elektronický systém spisové služby (ERMS) - informační systém pro zajištění odborné správy dokumentů. Evidence dokumentu - přidělení čísla jednacího dokumentu, případně přidělení evidenčního čísla ze samostatné evidence dokumentů, a zaznamenání údajů o dokumentu do evidenční pomůcky. Evidenční pomůcka - základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané: v listinné podobě je podací deník v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby (ERMS) Jednoznačný identifikátor dokumentu - označení dokumentu, které zajišťuje jeho jedinečnost a nezaměnitelnost. V ERMS označován jako prvotní identifikátor dokumentu (PID). Musí být Jmenný rejstřík - slouží k zaznamenání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů. Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis certifikát pro elektronický podpis, který je vydán kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru. Kvalifikované elektronické časové razítko - datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a případně zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala v daném časovém okamžiku. Metadata - data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času. Odeslání - vytvoření a příprava zásilky (dokumentu, spisu) v listinné podobě nebo v podobě datové zprávy k odeslání. Zahrnuje kontrolu vyhotovení, podepsání, kompletnosti dokumentu a příloh, zadání (a ověření) adresáta, způsobu odeslání zásilky, výběru poštovních služeb. Z hlediska podatelny jde o vypravení zásilky. 2
46 Originál - prvopis, tj. dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem. Původce - každý, z jehož činnosti vznikl dokument, přičemž za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Podací razítko - razítko, kterým se označuje dokument doručený v listinné podobě, případně jeho obálka, za účelem jeho prvotní evidence. Referátník - formulář, který se přikládá k samostatnému dokumentu v listinné podobě, a na který se zaznamenávají údaje o jeho vyřizování, schvalování a oběhu. Podatelna - místo určené pro příjem doručených dokumentů a zároveň vypravování zásilek. Rozdělovník - seznam adresátů stejnopisu dokumentu, případně kopií dokumentu. Priorování (priorace) - spojení spisů o předchozím jednání v téže věci za účelem jejich připojení k nově založenému spisu o téže věci. Samostatná evidence dokumentů - evidence dokumentů vedená mimo základní evidenční pomůcku v samostatné evidenční pomůcce v listinné či elektronické podobě. Předávací protokol - dokument, jehož přílohou je předávací seznam dokumentů nebo spisů odevzdaných z příruční spisovny do centrální spisovny nebo mezi organizačními jednotkami původce. Přenosný technickým nosičem dat - médium, na kterém jsou uložena data (např. CD, DVD nebo USB flash disk). Přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých jsou přijímány dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů, zveřejní původce na úřední desce, popřípadě internetových stránkách. Sběrný arch spisu - přehled veškerých dokumentů vložených do spisu (evidenční pomůcka spisové služby). Schvalovatel - vedoucí zaměstnanec oprávněný k podpisu či ke schválení dokumentu, případně spisu. Schémata XML - datové struktury zajišťující export, import a přenos entit a jejich metadat. Skartační lhůta - doba, během níž musí být dokument uložen u původce a před jejímž uplynutím nesmí být vyřazen či skartován (zničen). 3
47 Skartační návrh - seznam dokumentů, spisů a razítek navržených ve skartačním řízení k vyřazení ze spisovny. Spisová rozluka - předání dokumentů a spisů, případně skartační řízení při zrušení nebo reorganizaci původce. Skartační protokol - záznam o provedeném skartačním řízení. Skartační řízení - postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jsou již nadále nepotřebné pro činnost původce. Provádí se vždy ve spolupráci s příslušným archivem. Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Skartační znak - označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Spis - soubor dokumentů k téže věci (podání, jeho přílohy, záznamy, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení, koncepty vyřízení, doručenky aj.) vyřizovaných pod stejnou spisovou značkou. Může mít podobu analogovou, digitální či hybridní (obsahující dokumenty v analogové i digitální podobě. Spisovnou - místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Spisová obálka - formulář (obal), který se přikládá ke spisu v listinné podobě, a na který se zaznamenávají základní evidenční údaje o spisu údaje o jeho vyřizování, schvalování a oběhu. Spisová značka - základní evidenční označení spisu. Je tvořena z čísla jednacího obvykle iniciačního dokumentu. Způsob tvorby spisové značky původce uvede ve spisovém řádu. Spisový a skartační plán - seznam typů dokumentů roztříděných podle věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový řád - vnitřní předpis stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový řád (někdy se také uvádí spisový a skartační řád) konkrétně upravuje výkon spisové služby u původce. Jeho nedílnou součástí je spisový a skartační plán původce. 4
48 Spisový znak - numerické označení jednotlivých druhů dokumentů v členění podle věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, přičemž umožňuje rekonstrukci historie a kontrolu provedených operací. Spouštěcí událost - okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Stejnopis - jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky. Za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba. Případně písemné vyhotovení rozhodnutí, které se vydává účastníkům řízení podle 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, přičemž podpis oprávněné úřední osoby je na stejnopisu možno nahradit doložkou vlastní rukou nebo zkratkou v. r. u příjmení oprávněné úřední osoby a doložkou Za správnost vyhotovení: s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí. Škodlivý kód - chybný datový formát nebo počítačový program, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných původcem. Transakční protokol - soubor informací o operacích provedených v ERMS nebo v samostatných evidencích dokumentů vedených v elektronické podobě, které ovlivnily nebo změnily dokumenty, spisy a věcné skupiny podle Určení původci vykonávají spisovou službu v největším rozsahu povinností. Patří mezi ně: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem. Uzavření spisu - uzavření vyřízeného spisu rozhodnutím zpracovatele (datum vyřízení spisu nemusí být shodné s datem uzavření spisu), před kterým je nutno provést kontrolu úplnosti spisu, kompletace všech do spisu vložených dokumentů, doplnění údajů na spisové obálce a ve sběrném archu spisu a jeho řádné označení spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu; přičemž po uzavření spisu již není možné do spisu vkládat další dokumenty; po uzavření se spis ukládá do spisovny a od 1. ledna následujícího kalendářního roku po uzavření spisu, či okamžiku rozhodném pro plynutí skartačních lhůt, začíná plynout skartační lhůta.
49 Vypravení - z hlediska výpravny předání zásilky k přepravě České poště, s. p., informačnímu systému datových schránek nebo jiné doručovací službě, případně přímo adresátovi. Výpravnou - místo (součást podatelny), kde se vybavují zásilky všemi náležitostmi před vypravením, a jež vypravení provádí. Vyřízení - dokument nebo činnost ukončující aktivní oběh dokumentu nebo spisu v rámci původce. Výstupní datový formát dokumentu v digitální podobě - datový formát výstupu z ERMS, datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně a datový formát pro předávání do digitálního archivu. 6

References: zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 500
 zákona č. 300
 zákona č. 255
 zákona č. 106
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 500