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⭐PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
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Martín Francisco José Villanueva Godoy
1 Publicaciones para el mejor desempeño de la función de Consejero y del Consejo PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS PARA CONSEJEROS Y ADMINISTRADORES2 CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS PARA CONSEJEROS Y ADMINISTRADORES PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Código de Buenas Prácticas para los Consejeros y el Consejo Primera edición - Junio Agosto Septiembre Diciembre 2004 (versión inglesa) Segunda edición - Octubre 2005 INSTITUTO DE CONSEJEROS-ADMINISTRADORES Reservados todos los derechos. El contenido de esta publicación no puede ser reproducido, ni en todo ni en parte, ni transmitido, ni registrado por ningún sistema de recuperación de información, en ninguna forma ni por ningún medio, sin el permiso previo, por escrito, del Instituto de Consejeros-Administradores. Publicado por: Instituto de Consejeros-Administradores C/ Dr. Fleming, 3-9ª planta Madrid Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 23 PRÓLOGO Esta segunda edición de los Principios de Buen Gobierno Corporativo ha sido desarrollada por el Instituto de Consejeros-Administradores, a través de su Comité de Normas Profesionales. El objetivo de este trabajo consiste en dotar, a los Consejeros y a los Consejos de Administración de las empresas españolas, de una serie de principios que recojan el estado de las mejores prácticas internacionales en materia de buen gobierno corporativo. A la hora de organizar este trabajo, se ha buscado que las propuestas sean prácticas, ampliamente aceptadas y que respondan al principio de "cumplir o explicar". El Instituto de Consejeros-Administradores defiende la existencia de un equilibrio razonable entre regulación, es decir, normas de obligado cumplimiento y autorregulación, normas a cumplir, de forma voluntaria, por todos aquellos que deseen estar a la vanguardia del buen gobierno corporativo y que, en caso de no cumplimiento, se han de explicar las razones de su no seguimiento. Ahora que, previsiblemente, la Administración tiene la intención de refundir, en un único código, los principios y normas contenidos en los informes Aldama y Olivencia, el Instituto de Consejeros-Administradores ha solicitado a la Administración que incluya, también, en dicho código, aquellas otras prácticas de buen gobierno, ya existentes y practicadas en otros países de nuestro entorno económico. De esta forma, se evitará que este código único nazca obsoleto desde el principio. Por ello, las recomendaciones que se incluyen en estos Principios de Buen Gobierno del IC-A, que tienen en cuenta las prácticas de buen gobierno corporativo observadas en otros países occidentales, líderes en materia de buen gobierno corporativo, podrían servir de referente o patrón a la hora de elaborar ese código único, permitiendo incorporar al mismo las mejores prácticas internacionales de gobierno corporativo. Los principios de buen gobierno corporativo aquí contenidos aspiran a servir de referente para su aplicación, en España, por parte de las sociedades cotizadas. Asimismo, con los matices oportunos, tales principios podrían ser, también, de aplicación en sociedades no cotizadas que, en algún momento, consideren su eventual y futura salida al mercado de capitales. Los principios aquí recogidos son, además, un patrón a seguir por los administradores de tales sociedades, si desean aplicar las mejores prácticas internacionales de gobierno de las sociedades. En futuras ediciones, se incorporarán eventuales actualizaciones. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 34 PRÓLOGO En esta segunda edición de recomendación de normas para Consejeros y el Consejo, el Comité de Normas Profesionales que ha liderado el trabajo está integrado por: D. Jesús M. Caínzos Fernández, D. Jaime Carvajal Urquijo, D. Alfredo Cabañes Morelló, D. Antonio Abril Abadín y D. Fernando de las Cuevas Castresana. La Junta de Gobierno y el Consejo del Instituto, representados por D. Fernando Igartua Arregui, D. Francisco J. Muñoz Neira, D. Juan Álvarez- Vijande García, D. Jesús Peregrina Barranquero, D. Luis Sancho Martínez- Pardo, D. Alejandro Plaza Ferrer y D. Enrique Sánchez de León han contribuido, activamente, a los trabajos llevados a cabo, por el Comité de Normas Profesionales, al objeto de que esta publicación pudiera salir a la luz, como el patrón, en el buen gobierno de las sociedades, para empresas que cotizan hoy o deseen hacerlo, algún día. A la hora de preparar los principios de buen gobierno corporativo incluidos en esta segunda edición, se han tenido en cuenta, además de los informes y legislación española aplicable, las mejores prácticas internacionales comúnmente aceptadas, sobre buen gobierno corporativo, así como últimas propuestas, recomendaciones y/o consultas de la OCDE y UE. Los principios de buen gobierno corporativo, aquí contenidos, son la recomendación de normas que preconiza el IC-A, para su aplicación por el Consejo y los Consejeros. Además de lo antes mencionado, queremos agradecer, particularmente, a los miembros del Instituto, que, de forma directa o indirecta, nos han hecho llegar sus inquietudes y puntos de vista, lo que ha contribuido a la creación de esta recomendación de normas. Junio 2004 INSTITUTO DE CONSEJEROS-ADMINISTRADORES Fernando Igartua Arregui Presidente Juan Álvarez-Vijande García Director Ejecutivo Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 45 INTRODUCCIÓN Código de Buenas Practicas para el Consejo y los Consejeros PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO El gobierno corporativo en España, comenzó su andadura con la Comisión Olivencia. Posteriormente las recomendaciones de la Comisión Aldama, la Ley de Transparencia, la Orden ECO/3722/2003, así como la Circular CNMV 1/2004 de marzo de 2004 sobre el Informe Anual de Gobierno Corporativo, han sido los hitos más relevantes hasta la fecha. El largo camino que todavía queda por recorrer tiene como objetivo final la implantación del buen gobierno corporativo en las empresas. El Instituto de Consejeros-Administradores de España, formado, a título individual, por Consejeros y Administradores de empresas o entidades, es un claro referente del buen gobierno corporativo en España. Por ello decidió, en abril de 2004, la creación de un Comité de Normas Profesionales, que, de forma periódica y como apoyo específico de la labor realizada por la Junta de Gobierno y Consejo Ejecutivo del Instituto, proponga y actualice las normas a seguir, por los Consejeros y Consejos de las empresas, para la divulgación y actualización de las mejores prácticas internacionales. Actualmente, los miembros de este Comité de Normas Profesionales reúnen, en su conjunto, más de 100 años de experiencia como Consejeros no ejecutivos/ externos (dominicales, independientes u otros), como Consejeros ejecutivos/ internos, como secretarios de Consejo, en "Advisory Boards", así como experiencia con diferentes Códigos de Buen Gobierno Corporativo internacionales. En la elaboración de estas normas profesionales, se han tenido en cuenta los siguientes informes, leyes o normas: Informe de la Comisión Olivencia (España, febrero de 1998); Informe Winter (EU 2002); Informe de la Comisión Especial para el fomento de la transparencia y seguridad en los mercados y sociedades cotizadas. Informe Aldama. (España, enero de 2003); Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 56 INTRODUCCIÓN Review Of The Role And Effectiveness Of Non-Executive Directors o Informe Higgs (Reino Unido, enero de 2003); Audit Committees. Combined Code Guidance o Informe Smith (Reino Unido, enero de 2003); The Combined Code On Corporate Governance (Reino Unido, julio de 2003); The Corporate Governance Of Listed Corporations (Francia, octubre de 2003); Final NYSE Corporate Governance Rules (EEUU, noviembre de 2003); The Dutch Corporate Governance Code: Tabaksblat Committee (Holanda, diciembre de 2003); Orden ECO/3722/2003 (España, enero de 2004) ; IC-A: Comentarios sobre el Proyecto de Circular de la CNMV (España, febrero de 2004); Circular CNMV 1/2004: Informe Anual de Gobierno Corporativo (España, marzo de 2004); OECD Principles of Corporate Governance (abril de 2004); Recommendations On The Role Of (Independent) Non-Executive Or Supervisory Directors (Comisión Europea, Dirección General del Mercado Interior, Bruselas, mayo de 2004). Junio de 2004 Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 67 INDICE I. DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN FUNCIÓN, REGLAMENTO Y ESTRUCTURA PRESIDENTE Y CONSEJERO DELEGADO / PRIMER EJECUTIVO COMPOSICIÓN DEL CONSEJO CONSEJEROS INDEPENDIENTES: CRITERIOS DE INDEPENDENCIA INFORMACIÓN DEL CONSEJERO EVALUACIÓN ANUAL PROPUESTA, NOMBRAMIENTO, REELECCIÓN Y SEPARACIÓN DE CONSEJEROS COMISIÓN DE NOMBRAMIENTOS COMISIÓN DE REMUNERACIONES REMUNERACIÓN DE LOS CONSEJEROS COMISIÓN DE AUDITORÍA SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL SECRETARIO DEL CONSEJO OPERACIONES VINCULADAS, TRANSPARENCIA Y CONFLICTOS DE INTERÉS...18 II. DE LA JUNTA GENERAL DERECHO DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA GENERAL INVERSORES INSTITUCIONALES...20 OTRA INFORMACIÓN DE UTILIDAD Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 78 I. DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El Consejo de Administración debe ser un órgano activo, informado e independiente FUNCIÓN, REGLAMENTO Y ESTRUCTURA El Consejo de Administración es el máximo órgano de gobierno de la sociedad, salvo en las materias reservadas (legal o estatutariamente) a la Junta General. Corresponde al Consejo el control efectivo de todas las actividades de la sociedad. El Consejo desarrollará sus funciones de conformidad con el interés social, entendido como la viabilidad y la maximización del valor de la empresa a largo plazo, en interés común de todos los accionistas y de los demás intereses legítimos afectados, públicos o privados, y en especial los de otros grupos de interés de la sociedad: empleados, clientes, socios del negocio y sociedad en general. Debe existir un Reglamento del Consejo que contenga una definición explícita de su propósito, funciones, obligaciones, prioridades y manera de operar. El contenido del Reglamento debe tener carácter público. El Reglamento del Consejo debe definir, entre otras cosas, una estructura interna basada en Comisiones, determinando cuáles son dichas Comisiones, qué competencias y funciones tiene cada una, así como qué condiciones determinan la pertenencia de los Consejeros a cada una de ellas. Las comisiones son órganos internos del Consejo, e informarán a éste de sus actividades regularmente. Deben existir, al menos, las Comisiones de: Nombramientos, Remuneraciones y Auditoría PRESIDENTE Y CONSEJERO DELEGADO / PRIMER EJECUTIVO En el ejercicio práctico del gobierno y la gestión de la Sociedad, nadie debe tener poderes de decisión ilimitados. Además, el ejercicio de tales poderes debe estar sujeto a control. Asimismo, los cargos de Presidente y Consejero Delegado / Primer ejecutivo, deben ser ocupados por distintas personas. El Presidente no debe tener carácter ejecutivo. Debe existir una separación clara, explícita, escrita y aprobada, de las funciones, tareas y responsabilidades del Presidente no ejecutivo del Consejo, con las del Consejero Delegado / Primer ejecutivo, como primer ejecutivo. El Consejo debe aprobar las reglas escritas que garanticen dicha separación. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 89 El Presidente no ejecutivo, será responsable de convocar y elaborar el orden del día de las reuniones de Consejo, presidirá las reuniones de este órgano y coordinará su funcionamiento; asimismo coordinará con los Presidentes de las Comisiones y organizará las evaluaciones del Consejo y del Consejero Delegado / Primer ejecutivo, informando de sus resultados a este último. El Presidente no ejecutivo tendrá, además, aquellas funciones adicionales que el Consejo y su Reglamento, le asignen. En el caso en el que coincidan las funciones del Presidente y Consejero- Delegado en la misma persona o cuando la Presidencia sea ejecutiva, debe nombrarse, de entre los Consejeros externos independientes, un Consejero Principal, que actuará como nexo de unión entre el Consejo y su Presidente, y mantendrá informado al Presidente. Será consultado por éste en la elaboración del orden del día de las sesiones, dirigirá el proceso de evaluación del Presidente, presidirá la Comisión de Nombramientos, presidirá las reuniones de Consejeros Externos, coordinará a los Consejeros independientes y sustituirá al Presidente en el Consejo, en caso de ausencia COMPOSICIÓN DEL CONSEJO El Consejo deberá estar compuesto por Consejeros que en su conjunto tengan el necesario conocimiento, juicio y experiencia para realizar adecuadamente sus tareas. El Consejo deberá estar compuesto por Consejeros Ejecutivos/ internos y no Ejecutivos / externos. En el caso de Sociedades sin accionista mayoritario o sin núcleo duro de control con mayoría, deberá existir una mayoría de Consejeros independientes de entre los no Ejecutivos/ externos. En todo caso, el número de Consejeros independientes no deberá ser inferior a un tercio del total de miembros del Consejo. Los Consejeros no Ejecutivos deberán reunirse, al menos, una vez al año, sin la presencia del Presidente y de los Consejeros Ejecutivos. En el Informe Anual de Gobierno Corporativo deberá quedar constancia de la celebración de las reuniones de los Consejeros no Ejecutivos durante el ejercicio. Cada Consejero debe dedicar a sus tareas el tiempo y atención necesarios y debe comprometerse a limitar el número de otras participaciones en Consejos de Administración, si ello pudiera afectar el adecuado desempeño de sus obligaciones como Consejero. En el momento de su nombramiento debe informarse de cuáles son los compromisos significativos del Consejero. Cambios en esta situación deben ser comunicados al Consejo de Administración. Los Consejeros deben tener acceso a los altos directivos de la sociedad. De existir un Consejero Principal, el acceso podría realizarse a través del Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 910 mismo. El Consejero Principal puede requerir a los altos directivos que faciliten información para las sesiones del Consejo CONSEJEROS INDEPENDIENTES: CRITERIOS DE INDEPENDENCIA Los criterios de independencia exigibles a los Consejeros externos independientes deberán estar recogidos en el Estatuto del Consejero (que deberá formar parte del Reglamento del Consejo) e incluirán, como mínimo los siguientes: Ser siempre propuesto, reelegido o separado por medio de la Comisión de Nombramientos. Tener calidad y prestigio profesional, que se traduce en: - aportar conocimientos y experiencias a la Sociedad, que sean relevantes para ésta, complementarias con las de los demás miembros del Consejo y adecuadas a las exigencias del Reglamento del Consejo; - dar entidad al Consejo y generar confianza en los accionistas, como consecuencia del prestigio profesional. Tener una independencia acreditada. Tener carácter y personalidad: - La calidad, no es condición suficiente para la independencia. Se requiere, además, tener criterio propio y capacidad de defenderlo. Tener criterio informado: Para mantener este requisito, el Consejero debe, en todo momento: - Exigir una formación inicial (programa de acogida) comprensiva, adecuada y programada y un desarrollo continuo (formación permanente) y puesta al día de estos conocimientos; - poseer un conocimiento suficiente sobre la Sociedad y su entorno (sector) y un conocimiento adecuado de los aspectos relevantes del negocio; y - exigir, en cada caso, información suficiente, exacta, clara, que se le entregue con antelación adecuada, para formarse opinión y tener un criterio informado. Contar con la disponibilidad de tiempo y la dedicación necesarias para garantizar el pleno desarrollo de las funciones y responsabilidades de su cargo. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1011 Percibir una remuneración justa y equilibrada: - que no sea demasiado baja, para no dificultar la atracción de personas de calidad y experiencia, dispuestas a asumir la responsabilidad y dedicarle el tiempo necesario; - ni demasiado elevada, para no poner en riesgo la independencia por temor a arriesgar la pérdida del puesto; - que no incluya planes de pensiones u opciones sobre acciones. No tener lazos profesionales, de negocio o familiares con la Sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos, o grupo de empresas dependiente de la sociedad. Se entiende que concurre esta situación cuando menos en los siguientes casos: - no ser o no haber sido ejecutivo o empleado de la Sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos en los últimos cinco años; - no realizar o no haber realizado negocios, ni haber prestados servicios externos a la Sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos en los últimos tres años, salvo casos excepcionales que sean expresamente aprobados por el Consejo y recogidos en el Informe Anual de Gobierno Corporativo; - no ser o no haber sido auditor externo de la sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos, socio o empleado significativo del auditor externo de la Sociedad, durante los últimos tres años - no ser o no haber sido empleado de una empresa que pague o cobre de la Sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos, por bienes y servicios, en exceso de Euros 1 MM o más del 2% de los ingresos brutos de dicha empresa, en el último ejercicio; - no tener lazos familiares próximos 1 o relaciones económicas significativas con Consejeros, Altos Directivos o Asesores de la Sociedad, su accionista mayoritario o accionistas significativos. Se entiende por relaciones económicas significativas, las transacciones sobre bienes y servicios en exceso de 1 millón de Euros o más del 20% de los ingresos brutos del interesado, en el último ejercicio. Otras condiciones de independencia: - no superar, como Consejero Independiente de la Sociedad, un período de 10 años; - no representar a accionistas significativos de la Sociedad; 1 Por familiares próximos del Consejero se entiende a estos efectos: sus padres y hermanos, su cónyuge y los padres y hermanos de su cónyuge, sus descendientes y los cónyuges de sus descendientes. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1112 - no ser Consejero, o no tener lazos significativos con otra sociedad que tenga Consejeros dominicales en el Consejo de la Sociedad; - no ser ejecutivo de otras sociedades del Grupo. Los criterios de independencia anteriormente descritos deberán ser verificados anualmente, antes de la formulación del Informe Anual de Gobierno Corporativo INFORMACIÓN DEL CONSEJERO En materia de voto de un Consejero debe existir un principio fundamental consistente en "no aprobar aquello que no se entiende o no se conoce, o con lo que no se está totalmente de acuerdo". Es misión del Presidente estimular el debate y determinar, con la ayuda del Secretario, qué información es necesaria en cada momento, para asegurar que los Consejeros puedan formarse una opinión y tener un criterio informado sobre las materias de su competencia. Los Consejeros no ejecutivos deberán, en todo momento, decidir si la información recibida es apropiada, de calidad suficiente y se les ha entregado con la suficiente antelación para poder formarse una opinión y tener un criterio informado, y deberán solicitar las ampliaciones de información y las clarificaciones que estimen necesarias. En los casos que sea necesario, el Consejero podrá solicitar asesoramiento externo a costa de la empresa. Deberá existir un "programa de acogida" para facilitar a cada nuevo Consejero un conocimiento rápido y suficiente de la empresa. El Consejero deberá conocer, o ser formado, en las materias clave y en el mejor conocimiento de la empresa, asistiendo para ello a los programas de formación internos o externos que sean necesarios. Es responsabilidad del Presidente la formación permanente de los Consejeros y que los programas se ofrezcan a los Consejeros y se desarrollen adecuadamente EVALUACIÓN ANUAL El Consejo deberá acometer una evaluación anual, formal y rigurosa, de su propia actuación como órgano colegiado, y de la de sus Comisiones y sus Consejeros, para lo cual deberá tener la libertad de contratar el asesoramiento de expertos independientes, cuando lo considere necesario. La evaluación anual deberá apreciar las capacidades y experiencia de cada Consejero e indicar qué programas de formación o puesta al día son necesarios. El Consejo evaluará anualmente a su primer ejecutivo. Esta evaluación será coordinada por el Presidente no Ejecutivo (o por el Consejero Principal cuando el Presidente sea ejecutivo), el cual presentará sus resultados al primer ejecutivo. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1213 7. - PROPUESTA, NOMBRAMIENTO, REELECCIÓN Y SEPARACIÓN DE CONSEJEROS El perfil de los Consejeros deberá ajustarse a las necesidades y exigencias establecidas en el Reglamento del Consejo. Deberá existir un procedimiento formal y transparente para la propuesta, el nombramiento, la reelección y la separación de Consejeros. Dicho procedimiento deberá figurar en el Reglamento del Consejo y en el Informe Anual de Gobierno Corporativo COMISION DE NOMBRAMIENTOS Deberá existir una Comisión de Nombramientos formada únicamente por Consejeros externos y con una mayoría de Consejeros independientes. El Presidente no ejecutivo, podrá formar parte de la Comisión, pero no deberá presidirla. En caso que exista la figura del Consejero Principal, es aconsejable que éste presida la Comisión. La Comisión deberá tener un Reglamento escrito, aprobado por el Consejo y publicado, que haga referencia a las competencias asignadas por el Consejo, a sus funciones y cometidos, a sus deberes y responsabilidades, así como a los procedimientos y normas de funcionamiento. La Comisión será responsable de evaluar si concurren en el Consejo los conocimientos y experiencias necesarios y hacer uso de esa evaluación a la hora de seleccionar nuevos Consejeros. La Comisión elevará sus propuestas de nombramientos, reelección y separación de Consejeros al Consejo, para su conocimiento, aprobación y, en su caso, elevación a la Junta General para su definitiva aprobación o ratificación. Las propuestas de candidatos al Consejo deberán dirigirse siempre a la Comisión, la cual será responsable de su evaluación, siguiendo el procedimiento aprobado por el Consejo. La Comisión tendrá libertad para contratar los servicios de asesoría externa que considere necesarios para realizar la búsqueda de candidatos, o para la evaluación de los mismos. Todos los Consejeros debieran ser sometidos a reelección en intervalos regulares, sujetos a un desempeño satisfactorio. El Consejo deberá asegurarse de que su composición se renueva de forma planificada y progresiva. El procedimiento y los criterios seguidos para la elaboración de propuestas de nombramiento y reelección de Consejeros deberán ser formales, rigurosos, transparentes y objetivables y deben figurar en el Informe Anual de Gobierno Corporativo. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1314 La no reelección o separación de un Consejero, debe ser siempre estudiada y propuesta por la Comisión de Nombramientos, y debe estar basada en razones objetivas que deben ser explicadas y sometidas al Consejo para su debate y decisión. En el caso de los Consejeros Independientes, la no reelección o separación deberá basarse en la pérdida de las condiciones objetivas de independencia o en una evaluación negativa de su desempeño, demostrable y objetivable. El Consejo será responsable del plan de sucesión de los Consejeros (incluido el de su Presidente y el del Primer ejecutivo). La Comisión de Nombramientos será responsable del desarrollo y permanente actualización del plan de sucesión, pudiendo recabar la ayuda profesional externa que estime necesaria. La Comisión de Nombramientos deberá ser informada de aquellas circunstancias o situaciones que puedan determinar un cambio en el control de la Sociedad, y en especial en supuestos de fusión o absorción. La Comisión de Nombramientos analizará los cambios organizativos que afecten a los miembros del Consejo o de la Alta Dirección, y elevará sus propuestas al Consejo, con carácter previo a la aprobación de la operación en cuestión. La Comisión deberá, como mínimo, conocer la evaluación y el plan de sucesión de la alta dirección y ser informada de los cambios que en ésta se produzcan, incluyendo cualquier incorporación o cese, y sus motivaciones. Las incorporaciones de la Alta Dirección que dependan del Primer Ejecutivo, requerirán la aprobación del Consejo previo informe favorable de la Comisión de Nombramientos COMISIÓN DE REMUNERACIONES Debe crearse una Comisión de Remuneraciones de la cual no formarán parte los Consejeros Ejecutivos. Esta Comisión propondrá al Consejo, para que éste lo someta a la aprobación por la Junta General, las políticas de remuneración (incluyendo, entre otros, planes de pensiones, retribuciones dinerarias y en especie, y opciones sobre acciones) de los Consejeros Ejecutivos y de los demás Consejeros y remuneraciones individuales de los Consejeros. Así mismo, la Comisión de remuneraciones deberá proponer, antes de su presentación al Consejo, entre otros, planes de pensiones, retribuciones dinerarias y en especie, opciones sobre acciones, los planes de remuneración plurianual de la Dirección, y tener conocimiento de las políticas remunerativas y de la remuneración individualizada de los componentes de la Alta Dirección y de las políticas generales de remuneración de la Sociedad. La Comisión debe tener un Reglamento, aprobado por el Consejo y publicado, que incluya las competencias asignadas por el Consejo, las funciones y cometidos, los deberes y responsabilidades y los procedimientos y normas de funcionamiento. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1415 La Comisión de Remuneraciones deberá ser informada de aquellas circunstancias o situaciones que puedan determinar un cambio en el control de la Sociedad, y en especial en supuestos de fusión o absorción, en la medida en que existan pactos o acuerdos que modifiquen la remuneración o las condiciones contractuales de algún miembro del Consejo o de la Alta Dirección. La Comisión de Retribuciones analizará dichos pactos o acuerdos e informará al Consejo, con carácter previo a la aprobación de la operación en cuestión, para que tome la decisión pertinente REMUNERACIÓN DE LOS CONSEJEROS Los niveles de remuneración deberán ser suficientes para compensar la dedicación y responsabilidad y para atraer, retener y motivar a Consejeros de la calidad requerida, evitando pagar más de lo necesario por este objetivo, de manera que la independencia no se vea comprometida. Deberá existir un procedimiento formal y transparente para la ejecución de las políticas de remuneración y para fijar la remuneración concreta, especialmente de los Consejeros Ejecutivos. Ningún Consejero participará en el proceso de toma de decisión de su propia remuneración. El Informe Anual de Gobierno Corporativo deberá reflejar la política de remuneración adoptada y detallará la remuneración individual de cada Consejero COMISION DE AUDITORÍA Deberá crearse una Comisión de Auditoria, a la que no pertenecerán ni asistirán los Consejeros Ejecutivos. La Comisión de Auditoría, de ser necesario, podrá requerir la asistencia de los Consejeros ejecutivos, del Primer Ejecutivo o de aquellos empleados clave de la Sociedad. La Comisión deberá estar compuesta por una mayoría de Consejeros independientes, siendo uno de ellos el que la presida. La Presidencia de esta Comisión deberá ser renovada (o reelegida) periódicamente y, como máximo, cada cuatro años. Los miembros de la Comisión deberán poseer una especial cualificación, en especial su Presidente, y deben cumplir la máxima de "no aprobar lo que no entienden y lo que no puedan explicar a los otros Consejeros". En la persona del Presidente deberá concurrir, además, la condición de experto en temas financieros. La Comisión deberá tener un Reglamento escrito, aprobado por el Consejo y publicado, que incluya las competencias asignadas por el Consejo, sus funciones y cometidos, deberes y responsabilidades, así como los procedimientos y normas de funcionamiento. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1516 La Comisión emitirá un informe anual, que será facilitado a los accionistas antes de la Junta General. Dicho informe anual deberá ser aprobado previamente por el Consejo. Deben ser competencias mínimas de la Comisión de Auditoria: - supervisar la integridad de los estados financieros y cuentas anuales y asegurar la relevancia y consistencia de los métodos contables; - proponer al Consejo para su sometimiento a la Junta, el nombramiento, renovación y revocación del auditor externo y recomendar las condiciones de su contrato de prestación de servicios; - preservar la independencia del auditor externo, aprobar su plan de trabajo anual, supervisar su cualificación, independencia y efectividad, y desarrollar e implantar políticas de no contratación de servicios con los auditores externos, si éstos son ajenos a los de auditoria y afectan a su independencia. - supervisar la función de auditoria interna, recibir y evaluar su plan de trabajo y aquellos informes que sean relevantes o significativos para la Sociedad. Opinar e informar sobre su organización y asegurarse de que cuentan con los medios necesarios. La Comisión de Auditoría deberá ser informada de aquellas circunstancias o situaciones que puedan determinar un cambio en el control de la Sociedad, y en especial en supuestos de fusión o absorción, para analizarlos e informar al Consejo, con carácter previo a la aprobación de la operación en cuestión, de las condiciones económicas, y especialmente de la ecuación de canje, para garantizar que el Consejo toma una decisión informada conociendo la opinión de la Comisión. En el caso de Sociedades que no tengan Comisión de Riesgos, la Comisión de Auditoria será responsable de revisar los sistemas de gestión de riesgo, de establecer la política de evaluación y gestión de riesgo, de evaluar y provisionar los riesgos significativos estableciendo los planes de acción para su control y mitigación, y deberá igualmente revisar con el auditor interno los riesgos significativos y los compromisos fuera de balance. La Comisión de Auditoria será responsable de supervisar y revisar toda la información financiera relevante, incluyendo la de carácter público, la información puesta a disposición de los Accionistas, y la información entregada a los analistas. De igual modo, supervisará y revisará, los Hechos Relevantes y la Autocartera. La Comisión se reunirá periódicamente, por separado, con los Auditores Externos, los Auditores Internos y la Dirección, informando regularmente al Consejo de sus actividades, planes y opiniones. La Comisión debe revisar la naturaleza y alcance de servicios distintos a los de auditoria prestados por el auditor externo o por sociedades o personas asociadas al mismo, con el fin de prevenir conflictos de intereses. La Comisión deberá establecer y aplicar unos criterios que especifiquen los Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1617 tipos de servicios distintos a los de auditoria (a) excluidos, (b) permitidos tras ser autorizados por la Comisión y (c) permitidos sin necesidad de autorización de la Comisión SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL El Consejo deberá aprobar la estrategia corporativa de la Sociedad y conocer las estrategias de negocio. El Consejo deberá aprobar las modificaciones relevantes que afecten a los principales negocios de la Sociedad. El Consejo deberá velar porque existan sistemas de gestión del riesgo y de control interno que garanticen la solvencia patrimonial de la institución. El Consejo deberá mantener un canal directo de comunicación con los Auditores internos y externos, sin presencia de ejecutivos de la Sociedad SECRETARIO DEL CONSEJO El Secretario del Consejo desempeña un papel clave para garantizar que los procedimientos de funcionamiento del Consejo se cumplan y se revisen periódicamente. El Presidente del Consejo y los demás Consejeros deberán asesorarse por el Secretario del Consejo y, si éste no fuera jurista, por el Letrado Asesor respecto a su responsabilidad bajo la legislación vigente, estatutos y bajo el Reglamento del Consejo. El Secretario ayudará al Presidente a determinar la información que debe ser puesta a disposición de los Consejeros. El Secretario del Consejo actuará siempre de forma objetiva e imparcial, ofrecerá asesoramiento a los Consejeros y ayudará al Presidente en las materias relativas al Consejo. Para salvaguardar la independencia e imparcialidad de esta función, el nombramiento y el cese del Secretario del Consejo deberán ser propuestos por la Comisión de Nombramientos y aprobados por el pleno del Consejo. Dicho procedimiento de nombramiento y cese deberá constar en Reglamento del Consejo. El Secretario del Consejo reportará al Consejo, y responderá ante éste, a través del Presidente, en todos los asuntos de gobierno corporativo. El secretario velará por la observancia de las normas estatutarias y reglamentarias de la sociedad, así como la custodia o conservación de a documentación social y expedición de certificaciones. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1718 14. - OPERACIONES VINCULADAS, TRANSPARENCIA Y CONFLICTOS DE INTERÉS Las sociedades deben cumplir con el principio de transparencia, entendida no sólo en el aspecto formal de existencia y publicación de la normativa de Gobierno Corporativo, sino además en el cualitativo de transmitir al mercado de manera íntegra, veraz, equitativa, simétrica y en tiempo útil, toda la información que refleje su gestión, organización, actividades, cifras y resultados, con especial consideración de sus operaciones vinculadas y conflictos de interés. La Sociedad deberá hacer públicas las operaciones que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la sociedad y sus Accionistas significativos, Consejeros o Directivos. Tales operaciones deberán estar previamente informadas favorablemente por la Comisión de Auditoria o, en su caso, por las de Nombramientos y Retribuciones y ser autorizadas por el Consejo de Administración, al menos cuando las citadas Comisiones las hayan calificado como relevantes por su contenido, importe, o por ser ajenas al tráfico ordinario de la sociedad o por no realizarse en condiciones normales de mercado. Dentro del Consejo de Administración la decisión se tomará por los Consejeros que no estén afectados por el conflicto de interés. Estos podrán contar con asesoramiento externo a cargo de la sociedad. Toda situación de conflicto de interés entre la sociedad y sus Accionistas significativos, Consejeros o Directivos deberá ser sometida a la Comisión de Auditoría o, en su caso, a las de Nombramientos y Retribuciones y se estará a lo indicado en el párrafo anterior cuando la misma pueda dar lugar a operaciones vinculadas. La sociedad deberá establecer un procedimiento que controle y resuelva los conflictos de interés que se detecten. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1819 II. DE LA JUNTA GENERAL La Junta General debe ser un foro clave de información y toma de decisiones que estimule la participación activa de la mayoría de los accionistas DERECHO DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS El derecho de información de los accionistas es un aspecto fundamental de la filosofía de Gobierno Corporativo, y el Consejo, en su conjunto, es responsable de garantizar su correcto funcionamiento y la existencia de un diálogo satisfactorio con los accionistas. Deberán mantenerse cauces de información estables, suficientes y periódicos, entre la empresa y los inversores. El Consejo es responsable de presentar una información financiera y de gestión, completa y comprensible, que facilite una valoración equilibrada de la situación actual y del previsible futuro de la empresa. El Consejo debe asegurarse que exista un diálogo con los inversores institucionales, de manera que éstos conozcan y sean partícipes de los planes, objetivos y logros de la empresa. El Consejo debe conocer dicha información y velar por su fiabilidad y exactitud FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA GENERAL El Consejo es responsable de que la Junta General, se utilice debidamente para comunicarse con los accionistas y fomentar su participación. Para ello, en relación con la Junta se recomienda, con carácter mínimo, lo siguiente: La aprobación de su Reglamento por la propia Junta General, el cual deberá ser previamente informado por el Consejo, quien se asegurará de hacerlo de conocimiento público. Convocar la Junta con antelación suficiente para que los accionistas puedan tener la información con tiempo para ejercer sus derechos previos a la Junta y decidir su participación y el sentido de su voto. En este sentido, debe concederse un plazo más amplio que el plazo legal actual de quince días. Asegurar la publicidad íntegra del texto de las propuestas de acuerdos, con la misma antelación. Comunicar la convocatoria a cada accionista, individualmente, cuando este se haya acreditado como tal y así lo haya solicitado expresamente. Código de Buenas Prácticas para el Consejo y los Consejeros página 1920 Poner a disposición de los accionistas los informes que justifiquen cada propuesta de acuerdo y, en el caso de nombramiento de Consejeros, facilitar información sobre la trayectoria y los méritos que justifican la propuesta, indicando el procedimiento seguido para elaborar la propuesta. Votar, como punto separado del orden del día, las modificaciones de los estatutos sociales, indicando cada uno de los artículos a modificar. Votar, individualmente, los nombramientos y ceses de los Consejeros, como punto separado del orden del día. Aprobar las remuneraciones y las políticas de remuneración del Consejo, como punto específico del orden del día. Reconocer la facultad de los accionistas -en un número cualificado- para proponer puntos del orden del día y facilitar el ejercicio de este derecho, en un período de tiempo razonable. Asegurar que el orden del día recoja como preceptivo el informe del Presidente. Los Presidentes de las Comisiones del Consejo deben estar disponibles para contestar las posibles preguntas de los accionistas, relacionadas con las áreas de su competencia. Asegurar que entre la documentación facilitada a los accionistas, figure el Informe Anual de la Comisión de Auditoria. Asegurar el derecho de los accionistas asistentes a la Junta, a consignar sus intervenciones y votos en el acta de la misma. Establecer procedimientos que posibiliten el voto electrónico y fomentar su uso INVERSORES INSTITUCIONALES Los inversores institucionales tienen la responsabilidad de hacer un uso responsable de sus votos, que deben ser dados a conocer con anterioridad y explicados públicamente, cuando sean negativos. 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