Source: https://www.eeloy.com/informationen-zum-datenschutz/
Timestamp: 2020-07-12 12:00:59+00:00

Document:
Informationen zum Datenschutz – EELOY
Informationen für betroffene Personen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO.
Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, auf der wir Sie über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne die Informationen zum Datenschutz dar. Bitte klicken Sie auf die für Sie relevante Kategorie.
für DIENSTLEISTER & LIEFERANTEN
Kategorie: Bewerber
Daher möchten wir Sie darüber informieren:
wer Daten erhält,
Vorstand: Andreas Pfeil-Schulz, Andreas Bohl
Telefon: +49 661 460901-0
Telefax: +49 661 460901-12
E-Mail: hallo@eeloy.com
Webseite: https://www.eeloy.com
Wir haben zudem Herrn Frank Spaeing als externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie postalisch unter:
oder per E-Mail unter: frank.spaeing@ds-quadrat.de
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich. Sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen wollen, können wir Sie für einen Bewerbungsprozess nicht berücksichtigen.
Ist nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens keine Einstellung bei erfolgt, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Absage Ihrer Bewerbung gelöscht. Bei erfolgreicher Einstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen der Löschung oder gesetzliche Verjährungsvorschriften entgegenstehen.
III. Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Damit wir ein Bewerbungsverfahren durchführen können, ist es erforderlich, bestimmte Informationen von sich Bewerbenden zu verarbeiten.
Kontaktdaten: z.B. Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressdaten, Kontaktart, Faxnummer, Kommunikationsinhalte.
Bewerbungsunterlagen: z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Zeugnisse und sonstige Qualifikationsnachweise sowie andere Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozess freiwillig erhalten.
Ggf. Reisedaten: z.B. An- und Abreise, Reisekosten, Reisemittel, Bankverbindung.
Ggf. sensible Daten, z.B. Gesundheitsdaten, Daten über Beeinträchtigungen, wenn sich Bewerbende diese Informationen von sich aus uns mitteilen wollen (Beachten Sie hierzu auch dringend Ziffer II. 7.).
Die Adressverwaltung und -verarbeitung ist Teil des Bewerbungsprozesses. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen als betroffene Person erforderlich, somit verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über den Microsoft-Dienst Exchange 365. Wir haben mit Microsoft eine angemessene Vereinbarung abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie hier: http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=German
Die Daten werden in einem Microsoft Rechenzentrum gehostet. Die Server befinden sich in der von uns gewählten Region Europa (Irland, Niederlande).
Da die Verarbeitung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen als betroffene Person erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
3. Reisekostenerstattung für Bewerberanreise
Bewerber haben gemäß § 670 BGB einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Vorstellungskosten, wenn keine Regelung dazu getroffen wurde, welche Kosten, die für die Anreise zum Vorstellungsgespräch anfallen, vom Arbeitgeber übernommen werden. Da die Verarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsgesprächs und damit zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen als betroffene Person erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
4. Daten, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses ggfs. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung potentieller Rechtsansprüche dienen (z.B. Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz)
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten haben, dienen uns ggfs. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung potentieller Rechtsansprüche (z.B., wenn sich EELOY Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ausgesetzt sehen würde). Bei der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung handelt es sich um Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. EELOY hat aus den vorgenannten Gründen ein berechtigtes Interesse an der Nutzung der personenbezogenen Daten.
5. Nach erfolgter Einstellung zur Überführung in die Personalakte
Die Daten werden nach erfolgter Einstellung in die Personalakte des potentiellen Mitarbeiters überführt. Bei der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung handelt es sich um Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
6. Management von datenschutzrechtlichen Betroffenenrechten
Widerspruchserklärungen, die Sie ggfs. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entgegensetzen; Erklärungen und Informationen, die wir von Ihnen zur oder bei Geltendmachung Ihrer in den Ziffern VIII. und IX. (Art. 12-22 DSGVO) genannten datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte erhalten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Einhaltung bzw. Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung, der in den Ziffern VIII. und IX. (Art. 12-22 DSGVO) genannten datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte, denen EELOY als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO genügen muss. Bei der Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung handelt es sich um Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.
7. Datenaustauschplattform: Nextcloud
Nextcloud Files ist eine Open-Source-Lösung zur Synchronisation und Freigabe von Dateien. EELOY stellt unter anderem über diese Datenaustauschplattform dem Bewerber einen Zugang bereit.
Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Bewerbungsunterlagen über dieses gesicherte Datensystem bereitzustellen. Den Zugang zu dem Upload Portal bekommen Sie auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Die Nextcloud wird von EELOY selbst betrieben und befindet sich somit auf den Servern der Hetzner Online GmbH. Die Server von Hetzner befinden sich in Deutschland. Mit der Hetzner Online GmbH haben wir eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung abgeschlossen.
Wir arbeiten nur mit Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses freiwillig zur Verfügung stellen.
V. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
In den oben aufgeführten Fällen wird keine automatische Entscheidungsfindung, welche ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, einschließlich Profiling, und eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt, durchgeführt.
Innerhalb von EELOY an diejenigen Beschäftigten, die die Daten zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erhalten müssen (Geschäftsführung, Fachabteilung, Personalabteilung).
Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, werden nicht in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt.
Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder unserem berechtigten Interesses basiert, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen oder Ihre erteilte Einwilligung zu widerrufen. Ihr Widerspruch bzw. Widerruf hat lediglich Wirkung für die Zukunft. Sie können sich jederzeit zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts an die unter Ziffer I. angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an hallo@eeloy.com wenden. Wenn Sie einer Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses widersprechen, dürfen wir die Verarbeitung dennoch fortführen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen.
Werden auf Ihre Person bezogene Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne von Art. 4 Abs. 1 DSGVO. Als Betroffenem stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die nachfolgenden Rechte zu. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an die unter Ziffer I. angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an hallo@eeloy.com wenden.
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personen-bezogenen Daten. Dies umfasst die in Art. 15 DSGVO dargestellten Pflichtinformationen.
Kategorie: Dienstleister / Lieferanten
Daher möchten wir Sie darüber informieren,
II. Datenverarbeitung für die Durchführung einer Geschäftsbeziehung
Damit wir eine Geschäftsbeziehung durchführen können, ist es erforderlich, bestimmte Informationen zu verarbeiten.
Betroffenengruppen:
Dienstleister und Lieferanten sowie Kontaktpersonen zu nachgenannten Gruppen auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt.
geschäftliche Kontaktdaten: z.B. Name, Position, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adressen
Vertragsdaten: z.B. Authentifizierungsdaten (Unterschriften), Daten aus Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
Zahlungsdaten: z.B. Daten zu Kontonummern und Geldinstituten, Umsatzdaten aus Zahlungsverkehr, Zahlungsaufträge
Nutzungsdaten: Daten über Nutzung unserer Leistungen über Telemedien (Webseiten, Newsletter)
1. Allgemeine Durchführung des Geschäftsverhältnisses
Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit unseren Dienstleistern und Lieferanten verarbeiten wir deren Daten für die Durchführung der Geschäftsbeziehung, dem Abschluss von Verträgen, der Durchführung von Analysen und Auswertungen (z.B. die Abrechnung Ihrer Leistungen, Pflege des Geschäftskontakts etc.) sowie allgemein zur Kommunikation.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten von Kontaktpersonen und Ansprechpartnern unserer Dienstleister und Lieferanten speichern und verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und reibungslosen Kommunikation mit dem Kunden zur Vertragsabwicklung. Soweit im Einzelfall erforderlich, speichern wir Vertragsdaten auch über das Vertragsverhältnis hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen. Aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer dauerhaften Geschäftsbeziehung zu Ihnen speichern wir ggf. Ihre Daten über das Vertragsende hinaus. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses, es sei denn, es greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel aus HGB oder AO) oder ein berechtigtes Interesse unsererseits.
Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über den Microsoft-Dienst Exchange 365.
Wir haben mit Microsoft eine angemessene Vereinbarung abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie hier: http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=German
2. Lieferanten- bzw. Dienstleisterdatenbank: DynamicsCRM
Die Kontaktdaten sowie die Ihrer jeweiligen Ansprechpartner, die Auftragsdaten und ggf. Informationen über die Kommunikation (Verknüpfte E-Mails, Gesprächsprotokolle) werden in unsere Lieferanten- bzw. Dienstleisterdatenbank eingepflegt.
Die Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung erfolgt durch den Microsoft-Dienst DynamicsCRM. Die Verarbeitung beginnt mit der ersten Kontaktaufnahme, geht über die Verwaltung von Aufträgen bis hin zur Abwicklung von Reklamationen.
Der Grund für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die zentrale Verwaltung der Lieferanten- und Dienstleisterdaten, um die Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten. Die Daten und die Kommunikation werden für die Liefer- bzw. Dienstleistungshistorie und die Nachvollziehbarkeit von Anliegen hinterlegt, um somit ggf. weitere Aufträge effizient aufzunehmen.
Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung in unserer Kundendatenbank entsprechen als Teil der allgemeinen Geschäftsführung den in Ziffer II. 1. Dargestellten.
Die Daten werden in einem Microsoft Rechenzentrum gehostet. Die Server befinden sich in Europa (Irland, Niederlande).
3. Datenaustauschplattform: Nextcloud
Nextcloud Files ist eine Open-Source-Lösung zur Synchronisation und Freigabe von Dateien. EELOY stellt unter anderem über diese Datenaustauschplattform dem Lieferanten bzw. Dienstleister und deren Ansprechpartnern Daten bereit. Der Zugang kann ggf. auch über einen persönlichen und passwortgeschützten Benutzeraccount erfolgen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit im Einzelfall erforderlich, speichern wir die Daten auch über das Vertragsverhältnis hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen. Aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer dauerhaften Geschäftsbeziehung zu Ihnen speichern wir ggf. Ihre Daten über das Vertragsende hinaus. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses. Es sei denn es greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder ein berechtigtes Interesse unsererseits.
4. Umgang mit Visitenkarten
Im Rahmen von allgemeinen Geschäftskontakten, Messen oder ähnlichen Veranstaltungen werden regelmäßig Visitenkarten ausgetauscht.
Wir verarbeiten die auf der Visitenkarte enthaltenen personenbezogenen Daten für eine ggf. später erfolgende Kontaktaufnahme oder die Aktualisierung unserer Daten und pflegen die Daten u.U. in unser CRM-System ein. Rechtsgrundlage bildet hierbei unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn der Austausch der Visitenkarten auf den Abschluss eines Vertrages mit uns gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen dieses vorvertraglichen Schuldverhältnisses. Wenn der Austausch der Visitenkarten auf die Aktualisierung unserer Daten abzielt, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der Pflege der geschäftlichen Kontaktbeziehung. Rechtsgrundlage für beide Fälle ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn wir die Daten Ihrer Visitenkarte verwenden, werden sie entweder zur E-Mail-Kommunikation oder für einen konkreten Geschäftsvorgang genutzt oder auch in unser CRM-System eingepflegt. Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte den oben aufgeführten Punkten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Einhaltung bzw. Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung, in den Ziffern VIII. und IX. (Art. 12-22 DSGVO) genannten datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte, denen EELOY als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO genügen muss. Bei der Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung handelt es sich um Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.
III. Herkunft der Daten
Die gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses, sowie einzelner Aufträge erhoben bzw. sie sind im Rahmen der Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden. Im Zweifelsfall wurden uns Ihre konkreten Daten von Ihrem Arbeitgeber mitgeteilt.
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).
Interne Stellen (Personen/Abteilungen), die an der Ausführung der jeweiligen Vertragsverhältnisse beteiligt sind (im Wesentlichen: Geschäftsführung, (Finanz)-Buchhaltung, Rechnungswesen, Vertrieb, Marketing, Telekommunikation und IT).
Externe Stellen z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte / Versicherungen (soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist).
VII. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Eine Geschäftsbeziehung macht die Verarbeitung verschiedener Informationen erforderlich.
Das Bereitstellen Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Geschäftsbeziehung erforderlich. Dies bedeutet, sollten Sie sich dazu entscheiden uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitzustellen, ist eine Durchführung der Geschäftsbeziehung nicht möglich.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch zur Durchführung unseres Geschäftsverhältnisses erforderlich. Sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen wollen, kann weder Ihre Anfrage bzw. Ihr Anliegen bearbeitet werden, noch eine Kommunikation mit Ihnen erfolgen.
III. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Interessenten
Interessenten (auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt) und deren Kontaktpersonen.
Kommunikationsinhalte/Anfragen
1. Bearbeitung Ihrer Anfrage und (E-Mail-)Kommunikation
Die Verarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) im Zusammenhang mit Ihrer konkreten Anfrage oder aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwicklung und Durchführung der Kommunikation mit Ihnen bzw. in der sachgerechten und schnellen Beantwortung Ihrer Anfrage als Serviceleistung von EELOY.
E-Mail-Kommunikation erfolgt über den Microsoft-Dienst Exchange 365.
1. Akquise potentieller Kunden
Die Verarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Akquise von Kunden zur Ausübung und Erweiterung unserer wirtschaftlichen Tätigkeit.
1. Umgang mit Visitenkarten
Im Rahmen von allgemeinen Geschäftskontakten, Messen oder ähnlichen Veranstaltungen werden regelmäßig (auch mit Interessenten) Visitenkarten ausgetauscht.
Außerdem verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auf Ihrer Visitenkarte, um Ihnen unsere Leistungen per Post oder per E-Mail zu unterbreiten. Diese Verarbeitung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse, Ihnen unsere eigenen Leistungen zu präsentieren. Wir speichern die Daten zu diesem Zweck solange, bis Sie der Verwendung widersprechen oder unser berechtigtes Interesse entfällt.
Hinweis: Werbung per E-Mail
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse) an den US-Dienstleister MailChimp für den Versand unseres Newsletters. Anbieter ist die Rocket Science Group LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA. Die Daten werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert.
MailChimp hat sich selbst auf das “EU-US-Privacy-Shield” verpflichtet (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TO6hAAG).
Außerdem haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, ein sogenanntes „Data-Processing-Agreement“ mit MailChimp abgeschlossen, in dem wir MailChimp verpflichten, die Daten unserer Abonnenten zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben.
Dieser Vertrag kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://mailchimp.com/legal/forms/data-processing-agreement/sample-agreement/
2. Management von datenschutzrechtlichen Betroffenenrechten
Wir arbeiten mit Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, darüber hinaus können wir die Daten von anderen Personen aus Ihrem Unternehmen oder sonstigen Geschäftskontakten erhalten haben.
Interne Stellen (Personen/Abteilungen), die an der Kommunikation mit Interessenten oder der Beantwortung von Anfragen beteiligt sind (im Wesentlichen: Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing).
Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, werden in manchen Fällen auch in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt (siehe z.B. Ziffer III. 3. Newsletterversand Mailchimp).
Werden auf Ihre Person bezogene Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne von Art. 4 Abs. 1 DSGVO. Als Betroffenem stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die nachfolgenden Rechte zu. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an die unter Ziffer Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.. angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an hallo@eeloy.com wenden.
Kategorie: Kunden / Kontaktpersonen / Ansprechpartner
Kunden und Kontaktpersonen/Ansprechpartner beim Kunden. Die Daten von juristischen Personen weisen dabei nur im Einzelfall Personenbezug auf.
geschäftliche Kontaktdaten: z.B. Name, Position, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Luisa WiegandAdressen
1. Allgemeine Durchführung des Geschäftsverhältnisses (inkl. (E-Mail-)Kommunikation)
Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit unseren Kunden verarbeiten wir deren Daten für die Durchführung der Geschäftsbeziehung, dem Abschluss von Verträgen, Abwicklung von Bestellungen, der Durchführung von Analysen und Auswertungen (z.B. die Erbringung und Abrechnung unserer Leistungen, Pflege des Kundenkontakts etc.) sowie allgemein zur Kommunikation.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten von Kontaktpersonen und Ansprechpartnern unserer Kunden speichern und verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und reibungslosen Kommunikation mit dem Kunden zur Vertragsabwicklung. Soweit im Einzelfall erforderlich, speichern wir Vertragsdaten auch über das Vertragsverhältnis hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen. Aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer dauerhaften Kundenbeziehung zu Ihnen speichern wir ggf. Ihre Daten über das Vertragsende hinaus. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses, es sei denn, es greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel aus HGB oder AO) oder ein berechtigtes Interesse unsererseits.
2. Werbung per E-Mail
Wir verwenden die E-Mail-Adressen unserer Kunden bzw. deren Ansprechpartner, die wir im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung erhalten haben, um Sie über unsere ähnlichen Leistungen zu informieren und Sie über sinnvolle Ergänzungsangebote zu informieren. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen hierdurch zusätzliche Kosten entstehen.
Diese Verarbeitung Ihrer Daten stützt sich auf unser berechtigtes Interesse, unsere eigenen Leistungen zu präsentieren und Ihnen einen möglichst umfassenden Service anzubieten.
Wir speichern die Daten zu diesem Zweck solange, bis Sie der Verwendung widersprechen oder unser berechtigtes Interesse entfällt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Ihre letzte Bestellung mehr als 5 Jahre zurückliegt.
3. Kundendatenbank: DynamicsCRM
Die Kontaktdaten unserer Kunden sowie die ihrer jeweiligen Kontaktpersonen und Ansprechpartner, ihre Auftragsdaten und Informationen über die Kommunikation (Verknüpfte E-Mails, Gesprächsprotokolle) werden in unsere Kundendatenbank eingepflegt.
Die Kundenverwaltung erfolgt durch den Microsoft-Dienst DynamicsCRM. Die Verarbeitung beginnt mit der ersten Kontaktaufnahme, geht über die Verwaltung von Aufträgen, geht über das Vorbereiten der Fakturierung bis hin zur Abwicklung von Reklamationen. DynamicsCRM wird auch zum Selektieren von Empfängern für postalische Mailings bzw. für den Newsletter verwendet.
Der Grund für die Verarbeitung ist die zentrale Verwaltung der Kundendaten, um die Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten. Die Auftragsdaten und die Kommunikation werden für die Bestellhistorie und die Nachvollziehbarkeit von Kundenanliegen hinterlegt, um somit ggf. weitere Aufträge effizient und kundenindividuell aufzunehmen oder gezieltere Werbung zu verschicken.
4. Vertragssoftware: SEEDS
SEEDS ist die Vertragssoftware von EELOY. Als Software as a Service wird Ihnen als Kunden die Nutzung über das Internet bereitgestellt. Die Mitarbeiter des Kunden können sich in dessen Instanz (SEEDS-Account) über Benutzername und -passwort registrieren.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit im Einzelfall erforderlich, speichern wir Vertragsdaten auch über das Vertragsverhältnis hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen. Aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer dauerhaften Kundenbeziehung zu Ihnen speichern wir ggf. Ihre Daten über das Vertragsende hinaus. Rechtsgrundlage ist in beiden Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses. Es sei denn es greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder ein berechtigtes Interesse unsererseits.
Die Verarbeitung der Endkundendaten erfolgt außerdem auf Grundlage der abgeschlossenen Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der nach vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist, es sei denn es, greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel aus HGB oder AO).
Die Daten werden im Rechenzentrum Hetzner Online GmbH gehostet. Die Server von Hetzner befinden sich in Deutschland. Mit der Hetzner Online GmbH haben wir eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung abgeschlossen.
5. Datenaustauschplattform: Nextcloud
Nextcloud Files ist eine Open-Source-Lösung zur Synchronisation und Freigabe von Dateien. EELOY stellt unter anderem über diese Datenaustauschplattform dem Kunden bzw. deren Ansprechpartnern Daten bereit. Der Zugang kann ggf. auch über einen persönlichen und passwortgeschützten Benutzeraccount erfolgen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit im Einzelfall erforderlich, speichern wir die Daten auch über das Vertragsverhältnis hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses, uns gegen etwaige Rechtsansprüche zu verteidigen. Aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer dauerhaften Geschäftsbeziehung zu Ihnen speichern wir ggf. Ihre Daten über das Vertragsende hinaus. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich grundsätzlich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses. Es sei denn es greifen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder ein berechtigtes Interesse unsererseits.
6. Umgang mit Visitenkarten
Wir verarbeiten die auf der Visitenkarte enthaltenen personenbezogenen Daten für eine ggf. später erfolgende Kontaktaufnahme oder die Aktualisierung unserer Daten und pflegen die Daten u.U. in unser CRM-System ein. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Außerdem verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auf Ihrer Visitenkarte, um Ihnen unsere Leistungen per Post oder per E-Mail zu unterbreiten. Diese Verarbeitung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse, Ihnen unsere eigenen Leistungen zu präsentieren. Wir speichern die Daten zu diesem Zweck solange, bis Sie der Verwendung widersprechen oder unser berechtigtes Interesse entfällt. Nähere Informationen zur Werbung per E-Mail entnehmen Sie bitte der Ziffer II. 2.).
7. Management von datenschutzrechtlichen Betroffenenrechten
Externe Stellen (Auftraggeber/Auftragnehmer) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind. Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) werden entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag beauftragt. Weiterhin werden Daten an beauftragte Unternehmen weitergegeben, für welche Sie uns eine Einwilligung erteilt haben im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte / Versicherungen (soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist).
Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, werden in manchen Fällen auch in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt (siehe z.B. Ziffer II. 2. Newsletterversand Mailchimp).
Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder unserem berechtigten Interesses basiert, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Ihr Widerspruch hat lediglich Wirkung für die Zukunft. Sie können sich jederzeit zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts an die unter Ziffer I. angegebene postalische Adresse oder per E-Mail an hallo@eeloy.com wenden. Wenn Sie einer Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses widersprechen, dürfen wir, außer in Fällen der Direktwerbung, die Verarbeitung dennoch fortführen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen.

References: Art. 13
 Art. 6
 § 26
 Art. 6
 § 26
 § 670
 Art. 6
 § 26
 Art. 6
 Art. 6
 § 26
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 4
 Art. 15
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28
 Art. 28