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Timestamp: 2019-06-17 04:44:25+00:00

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Arquivos públicos: prazos para guarda de documentos
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Porrafael [1]- Postado em 07 dezembro 2011
TAMBELLINI, Guilherme Luis da Silva
A guarda e conservação de documentação destinada à defesa de interesses, públicos e privados, deve pautar-se pelos prazos decadenciais ou prescricionais fixados no direito positivo.
ARQUIVOS PÚBLICOS. PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS. A gestão dos documentos públicos, em sua aplicação no âmbito local, estará vinculada aos parâmetros que venham a ser estabelecidos pelos "Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade", onde deverão ser fixados todos os prazos aplicáveis, cuja elaboração é incumbência da Comissão de Avaliação de Documentos municipal, na forma do artigo 9º, inciso III, da Lei 4.153, de 14 de maio de 2008. A documentação destinada a embasar a defesa dos interesses e direitos da Administração Pública e suas entidades, judicial e extrajudicialmente, deve ser preservada durante os prazos fixados em legislação específica.
Encaminha-nos Autarquia Municipal, por intermédio de sua área jurídica, consulta nos seguintes termos:
"Estamos reestruturando a Autarquia e esse fato demanda a reorganização das Divisões, sendo assim necessita-se saber, sendo o (...) uma Autarquia Municipal:
1 - Qual é o prazo para a Eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público?
2 - Qual o tempo de permanência em arquivo de documentos referentes à arrecadação, pagamentos, empenhos, notas fiscais, protocolos, diários oficiais, processo findos, ou seja informações gerais sobre o tempo de permanência de documentos em Arquivos no âmbito da administração Municipal.
Igualmente requer-se a fundamentação Legal, Decretos e Resoluções que justifiquem a inutilização dos documentos bem como a permanência em arquivo e procedimentos estabelecidos para a eliminação".
A fim de embasar as respostas aos questionamentos apresentados, assim como subsidiar as eventuais decisões da consulente e a implementação daquelas de sua exclusiva competência, torna-se indispensável que seja apontado o arcabouço jurídico que rege a matéria. A questão documental reveste-se mais ampla do que o mero enfoque dos "papéis" tratados no dia a dia, tanto da Administração Pública quanto do particular, posto que estes podem assumir um caráter de extrema relevância por suas repercussões históricas, culturais, artísticas, etc., que implicam a indispensabilidade de uma cautela peculiar no seu trato. Importante até ressaltar-se que dada tal relevância, até penalmente a destruição do documento pode ser punida.
Neste contexto, iniciando por seu disciplinamento original, a Constituição Federal, constata-se que, ao tratar o tema, dispõe:
§ 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem."
A legislação federal disciplina a matéria, nos seguintes termos:
A - "Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)". [01] (negritamos);
B – "Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 [2], tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei". [02] (negritamos);
C –"Art. 1º A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. [03] (negritamos).
No âmbito da Administração Estadual Paulista, em que pese não terem aplicação direta para os municípios, mas por serem de interesse para estes, posto que é facultada sua participação no sistema estadual, e em especial no que se refere às conceituações e parâmetros que contêm, se encontram disciplinados, pela normatização a seguir, diversos aspectos relevantes [04]. Destaca-se a iniciativa, adequada, no sentido de subsidiar a atuação dos municípios paulistas, inclusive com a disponibilização, dentro de seu Programa de Institucionalização de Arquivos Públicos Municipais no Estado de São Paulo, de minutas de Projeto de Lei, de Termo de Cooperação Técnica e de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos para Administrações Públicas Municipais [05], além de elementos técnicos que, desde que adequados às condições e interesse público locais, podem contribuir para a solução de eventuais necessidades:
A – "Artigo 1º - Fica instituído, nos termos deste decreto, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP.
Artigo 5º - Poderão, também, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, mediante celebração de convênios ou termos de cooperação técnica com o Governo do Estado, por intermédio da Casa Civil, observada a legislação pertinente:
V - as Administrações Municipais. (Redação dada pelo Artigo 32 do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009).
Artigo 6º - A Divisão de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, como órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo e além de suas atribuições normais, cabe:
VI - providenciar a celebração de convênios entre o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, e entidades, públicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema;". [06] (negritamos);
B – "Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e organizações sociais, definidas como tal pela Lei Complementar nº 846, de 4 de junho de 1998, no exercício de suas funções e atividades.
Artigo 34 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos". [07] (negritamos);
C – "Assistência aos Municípios
O Arquivo fornece subsídios legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos Municipais bem como para a implementação de políticas municipais de gestão documental. A orientação é realizada por meio de visitas técnicas, reuniões, Encontros regionais, mensagens eletrônicas e contato telefônico.
Para mais informações, ligue (11) 2089-8100 ramal 8139 ou mande sua dúvida ou solicitação para saesp@arquivoestado.sp.gov.br.
Assistência técnica aos órgãos integrantes do SAESP
O Arquivo oferece orientação técnica, na área da sua especialidade - a arquivística, para os órgãos da Administração Pública Paulista. A orientação é realizada por meio de visitas técnicas, reuniões, mensagens eletrônicas e contato telefônico.
Para mais informações, ligue (11) 2089-8100 ramal 8139 ou mande sua dúvida ou solicitação para: cada@arquivoestado.sp.gov.br [3] (e-mail exclusivo para as Comissões de Avaliação); saesp@arquivoestado.sp.gov.br [4] (para os demais interessados)".
Importante ressaltar-se o posicionamento da Administração Estadual paulista quanto à questão, expressamente manifestada pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, que pode ser resumido no seguinte excerto de texto constante de seu sítio na internet, o qual indica a possibilidade de consultas e mútua colaboração [08]:
"Por todo o exposto, a implementação de políticas municipais de arquivo constitui-se em matéria do mais elevado interesse público e social e não deve acomodar-se às conveniências de momento da administração, sob a alegação de falta de espaço ou insuficiência de funcionários, e muito menos a eventuais limitações de ordem técnica de seus formuladores. Trata-se, reiteramos, de questão de natureza técnica e de interesse público que o Arquivo Público do Estado sente-se com total legitimidade, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP, para estimular, colaborar e fiscalizar, senão por todas as razões já apresentadas, apenas pelo indeclinável dever imposto pela responsabilidade de cidadania e pelos interesses difusos de toda a coletividade".
No caso específico da consulente, importante frisar-se que a matéria conta, desde a promulgação da Lei municipal nº (...), com normatização vigente e de observância obrigatória (sob as penas do disposto no artigo 25, da Lei federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – nota 1), que segue transcrita em seu inteiro teor:
"Art. 1º) – Fica criado o Arquivo Público do Município de (...), a nível de departamento e afeto ao Gabinete do Prefeito, ao qual se subordinam tecnicamente, na condição de unidades setoriais, todos os arquivos da administração direta e indireta da Prefeitura Municipal de (...).
Art. 2º) – O Arquivo Público Municipal tem como finalidades precípuas:
I – Garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária, e de forma ampla, na fase permanente;
II – Custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento técnico;
III – Estender a custódia aos documentos de origem privada considerados de interesse público municipal, sempre que houver conveniência e oportunidade;
IV – Estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no âmbito do Poder Executivo Municipal.
§ 1º) – Considera-se protocolo a unidade encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos.
§ 2º) – À unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta freqüente.
Art. 3º) – O Arquivo, dirigido por um Diretor, terá a seguinte estrutura organizacional:
I – Divisão de Arquivo Intermediário;
II – Divisão de Arquivo Permanente;
III – Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico;
IV – Serviço de Apoio Cultural;
V – Serviço de Apoio Administrativo;
VI – Comissão de Avaliação de Documentos.
Art. 4º) – Ao Arquivo Público do Município, em suas competências gerais, incumbe:
I – garantir acesso às informações contidas na documentação sob sua custódia, ressalvando os casos de sigilo protegidos por lei;
II – receber, por transferência ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder público municipal;
III – receber, por doação ou compra, documentos de origem privada de interesse do município;
IV – conceder habeas data, observados os termos do art. 5º da Constituição Federal;
V – produzir, a partir de fontes não convencionais, documentos que registrem expressões culturais de interesse para o Município;
VI – promover interação sistêmica com os arquivos correntes e protocolos das repartições municipais;
VII – autorizar as eliminações dos documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
VIII – manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e internacionais;
IX – custodiar, por intermédio de acordos previamente firmados e se houver conveniência e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais;
X – propor convênios e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão de documentos e sistemas de informação;
XI – realizar projetos de ação educativa e cultural, de preservação e divulgação do patrimônio documental, visando a recuperação da memória coletiva e as pesquisas sobre a história do Município.
Parágrafo único – As competências específicas de cada unidade do Arquivo constarão de seu regulamento interno, a ser baixado por ato próprio.
Art. 5º) – Aos titulares dos cargos de direção compete planejar, supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das atividades próprias das unidades que lhes são pertinentes.
Art. 6º) – Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execução das atividades técnicas e administrativas das áreas de sua competência.
Art. 7º) – O Arquivo terá quadro próprio de servidores, admitidos mediante prévio concurso público, de acordo com os dispositivos legais vigentes.
Art. 8º) – A Comissão de Avaliação de Documentos será integrada pelos seguintes membros:
I – Diretor do Arquivo Público Municipal;
II – Um advogado da Secretaria Municipal de Negócios Jurídicos;
III – Um especialista em Arquivologia;
IV – Um Historiador;
V – Um especialista em comunicação social;
VI – Um especialista em Informática, analista de sistemas;
VII – Um especialista em desenvolvimento urbano;
VIII – Um especialista em Administração Pública Municipal.
Parágrafo único – A Comissão de Avaliação de Documentos será presidida pelo Diretor do Arquivo Público Municipal.
Art. 9º) – A Comissão de Avaliação de Documentos tem as seguintes atribuições:
I – orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas unidades arquivísticas da Administração Direta e Indireta para participarem do processo de avaliação de documentos;
II – propor critérios de valor aos documentos;
III – elaborar os planos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade, incumbindo-se, também, de sua atualização;
IV – coordenar as transferências e recolhimentos de documentos, de acordo com a destinação proposta nas tabelas de temporalidade e o calendário definido para o Município;
V – opinar sobre os programas de informatização, a produção eletrônica de documentos e a instalação de redes de informação.
Parágrafo único – O mandato dos membros da Comissão será de 4 (quatro) anos, admitida a recondução.
Art. 10) – As unidades orgânicas indicadas no art. 1º, no inciso IV do art. 2º e no inciso VI do art. 5º adotarão a orientação e o controle técnico emanados do Arquivo, por intermédio de seu Serviço de Apoio Normativo.
Art. 11) – O Arquivo poderá, mediante convênio com a Câmara Municipal, manter custódia de seus documentos de valor permanente.
Art. 12) – Ao Diretor do Arquivo Municipal compete submeter à aprovação do Prefeito, dentro do prazo de 120 (cento e vinte) dias da publicação desta Lei, o regulamento do Arquivo Público Municipal.
Art. 13) – As despesas decorrentes da execução desta Lei, correrão por conta de dotações orçamentárias vigentes, suplementadas, se necessário.
Art. 14) – Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário" (negritamos).
O procedimento adequado a ser adotado pelos responsáveis legais pela guarda, conservação e destinação de documentos públicos, objeto da primeira dúvida manifestada pela consulente, deve pautar-se pelas disposições normativas vigentes que, no caso presente, conforme transcrições, merece relevo no que se refere, especialmente, no Plano de Classificação de Documentos e nas Tabelas de Temporalidade (art. 9º, inciso III, da Lei local).
Utilizando o contido no aprofundado estudo "Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administrações Públicas Municipais", de autoria de Daise Apparecida Oliveira, disponibilizada no site do Arquivo Público do Estado de São Paulo [09], podem ser aclarados alguns aspectos que permitirão à consulente situar-se, com a cautela devida, em relação ao assunto.
De início, cabe menção, quanto aos objetivos e conteúdo da obra referida, que:
"Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos, aqui apresentados, pretendem-se como modelos padronizados a serem aplicados, com as necessárias adaptações à realidade de qualquer município brasileiro e como importante ferramenta para a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos e, conseqüentemente, para o aperfeiçoamento de políticas e serviços públicos municipais" (negritamos).
Resta esclarecido, em relação ao trabalho desenvolvido, que:
"Um Plano de Classificação de Documentos tem por pressuposto que a unidade classificatória e descritiva do conjunto documental é a função da qual resultam, até alcançar a série documental, isto é, o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício da mesma função ou atividade, documentos esses que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução.
As séries, por sua vez, dizem respeito às funções e atividades desenvolvidas e realizadas pelos diversos níveis institucionais do poder municipal. Estas funções são aquelas previstas em lei e são exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram sua estrutura organizacional interna, isto é, Assessorias, Departamentos, Divisões, Supervisões, Seções, entre outros. As séries documentais estão estruturadas neste plano, pelo conjunto de subfunções, funções, subgrupos e grupos funcionais que o compõem. Note, contudo, que nem todos os grupos funcionais se subdividem em subgrupos e nem todas as funções em subfunções. Cada grupo funcional está dividido em funções, que agregam (em alguns casos) subfunções, que estruturam a totalidade das séries documentais.
As Tabelas de Temporalidade de Documentos aqui apresentadas são o resultado de longo trabalho que contou com a colaboração de uma variada gama de profissionais que participaram simultaneamente da elaboração dos Planos de Classificação de Documentos e dos trabalhos de Avaliação de Documentos. Ambos os trabalhos fundamentaram-se no respeito ao contexto da produção documental - função e estrutura, ou melhor, no princípio de funcionalidade, que transcende os órgãos produtores, em benefício das funções".
Assenta-se, de fundamental esclarecimento para este aspecto da consulta formulada, que:
"Tabela de Temporalidade de Documentos: É o instrumento arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município" (negritamos).
Portanto, impõe-se a conclusão de que, para aplicação no âmbito local, a gestão dos documentos públicos estará direta e completamente vinculada aos parâmetros que venham a ser estabelecidos segundo este instrumento, dentre os quais, indica a obra:
"Prazo de Vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.
Prazo de Prescrição: Intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os trabalhos de avaliação.
Prazo de Precaução: Intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva.
Prazos de Arquivamento: É o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais:
Arquivo Corrente: Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor.
Arquivo Geral: Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral ou intermediário da Prefeitura, aguardando o cumprimento de longos prazos prescricionais ou de precaução.
Destinação Final: É o resultado da avaliação: encaminha o documento para a microfilmagem e depois eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas poderão ser recolhidas amostragens ao Arquivo Permanente.
Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
Eliminação: É o procedimento da destruição física daqueles documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.
Guarda Permanente: Os documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos, em sua totalidade, para guarda definitiva no Arquivo Público Municipal".
Tais parâmetros não são estabelecidos em norma positiva de aplicação em caráter geral nacional, mas o devem ser pelos Municípios, observados, logicamente, os conceitos e normas arquivísticas e a realidade local.
As providências destinadas à implantação do Arquivo Público do Município de (...) estão sob a responsabilidade de sua Diretora nomeada, e pressupõe alterações profundas e múltiplas providências, conforme se pode verificar nas lições trazidas pela obra indicada:
"A implantação de política de gestão sistêmica de documentos e informações municipais pressupõe a realização das seguintes etapas, de maneira simultânea e integrada, com a participação de servidores municipais e demais agentes públicos:
• Padronização de procedimentos arquivísticos para a:
– Classificação funcional;
– Avaliação e destinação final de documentos;
– Descrição de documentos, de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE;
– Pesquisa para a definição de normas para padronização da produção documental, definição de níveis de acesso e sigilo, estudos para o Workflow.
• Novo modelo institucional;
• Novo conceito de arquivo;
• Formalização de parcerias e acordos de cooperação técnica com instituições arquivísticas, universidades, associações profissionais,entre outras;
• Capacitação de funcionários municipais;
• Solução tecnológica adequada;
• Exigência de elaboração de relatórios mensais sobre propositura de ações judiciais, em que a Prefeitura Municipal seja autora ou ré e sobre julgamento definitivo de tais ações, para conhecimento dos Arquivos Municipais e implicações práticas quanto aos prazos de prescrição, explicitados nas tabelas de temporalidade de documentos, além de outras providências para o controle e gerenciamento de documentos digitais".
Tendo sido delineado o contexto mais amplo em que se insere o assunto e concluindo-se, em resposta à primeira das questões trazidas, que os prazos deverão ser fixados pelo Município no seu "Plano de Classificação de Documentos" e na "Tabela de Temporalidade de Documentos", cabe, objetivando atender à segunda solicitação, passar a analisar as implicações dos procedimentos rotineiros e cotidianos da consulente, em especial decorrentes de sua atuação institucional, cuja aplicação deve ser coerente e concomitante com a hipótese anteriormente analisada.
Sob este enfoque, à autarquia consulente cabe acautelar-se em relação a dois aspectos, no que se refere à documentação: a sua atuação de "prestadora de serviços", ou seja, relativa aos serviços que presta à coletividade no exercício de sua atividade institucional (e neste, tanto como executora de serviços, como enquanto credora da contraprestação "remuneratória" dos contribuintes que os daqueles fruem) e por outro lado, na qualidade de tomadora de serviços ou fornecimentos (ou contratante destes) destinados à sua atuação.
Trata-se de matéria extremamente ampla, extensa e objeto de disposições nas mais diversas áreas do direito positivo, além de construções jurisprudenciais; ademais, sujeita a constantes alterações, motivo pelo qual, evidentemente, não é passível de ser aqui esgotada.
Pode ser afirmado sem risco de enganos que a guarda e conservação de documentação destinada à defesa de interesses, públicos e privados, deve pautar-se pelos prazos decadenciais ou prescricionais fixados no direito positivo, posto que estes determinarão, em última análise, a possibilidade de discussão judicial de questões que poderão, para sua solução, depender de prova documental.
Ao estabelecer as diferenças entre ambos, assim como seus efeitos práticos em relação à pretensão e à ação judicial, a processualista Maria Helena Diniz [10] torna claras as definições dos mesmos:
"A decadência extingue o direito e indiretamente a ação; a prescrição extingue a ação e por via obliqua o direito; o prazo decadencial é estabelecido por lei ou vontade unilateral ou bilateral; o prazo prescricional somente por lei; a prescrição supõe uma ação cuja origem seria diversa da do direito; a decadência requer uma ação cuja origem é idêntica à do direito; a decadência corre contra todos; a prescrição não corre contra aqueles que estiverem sob a égide das causas de interrupção ou suspensão previstas em lei; a decadência decorrente de prazo legal pode ser julgada, de oficio, pelo juiz, independentemente de argüição do interessado; a prescrição das ações patrimoniais não pode ser, ex oficio, decretada pelo magistrado; a decadência resultante de prazo legal não pode ser enunciada; a prescrição, após sua consumação, pode sê-lo pelo prescribente; só as ações condenatórias sofrem os efeitos da prescrição; a decadência só atinge direitos sem prestação que tendem à modificação do estado jurídico existente" (negritamos).
Órgãos defesa dos direitos do consumidor divulgam orientações para a guarda e conservação de documentação, destinados a eventual futura defesa de interesses (ressaltando-se, novamente, que a consulente pode figurar em ambos pólos desta relação jurídica), merecendo destaque os excertos de texto abaixo, originário da estadual Fundação PROCON/SP [11], constando das notas, sob responsabilidade do subscritor, atendendo solicitação da consulente, os dispositivos legais aplicáveis às hipóteses citadas:
"Procon-SP orienta sobre por quanto tempo guardar documentos e comprovantes
O período para conservação varia conforme a situação e tipo de documento.
Comprovantes referentes à quitação de contas têm um tempo específico para ficarem guardados. (...)
Nos casos de serviços, públicos ou privados, prestados ao consumidor de forma contínua, como fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito, de acordo com as Leis Estadual 13.552/2009 [12] e Federal 12.007/2009 [13], os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior.
A legislação federal [14] estabelece que, durante o mês de maio os fornecedores devem enviar a declaração de quitação anual, que substituirá os recibos e comprovantes mensais emitidos ao longo do ano anterior.
É bom lembrar que, de acordo com a legislação, somente terão direito a este documento [15] aqueles que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior e caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Se o consumidor não tiver utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, o documento deverá ser referente aos meses em que houve faturamento dos débitos.
Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos [16].
Seguro: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência. [17]
Prazos de conservação de outros documentos
Notas fiscais: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos [18].
Certificados de garantia: a guarda deve seguir a mesma regra das notas fiscais. [19]
(...) O site da Fundação Procon-SP é o www.procon.sp.gov.br [5]".
Em relação à documentação fiscal, cabe indicar que os prazos para a guarda e conservação, se relacionam diretamente à constituição de créditos tributários e às ações judiciais que sejam a estes pertinentes (também dependentes dos prazos decadenciais ou prescricionais).
O prazo decadencial aplicável, de cinco (5) anos [20], refere-se ao lapso temporal de que dispõe a autoridade tributária para a constituição de seu crédito, ou seja, o lançamento do tributo, mediante a prática do ato legalmente previsto, ou a lavratura de auto de infração, conforme o caso.
O prazo prescricional incidente, também de cinco (5) anos [21], constitui-se no prazo para o exercício do direito de ação (ajuizamento de processo) de cobrança do crédito tributário constituído.
Destes também decorre o prazo de cinco (5) anos [22] para a guarda dos livros de escrituração comercial e fiscal e dos comprovantes dos lançamentos neles efetuados.
A documentação previdenciária, que anteriormente devia permanecer preservada pelo prazo de dez (10) anos, em razão da revogação legal expressa [23] do artigo 45, da Lei federal 8.212/91 (que já o havia sido anteriormente pela Súmula Vinculante nº 8 [24], do Supremo Tribunal Federal), passou a sofrer regramento pelos já mencionados dispositivos do Código Tributário Nacional, ou seja, deve ser preservada por cinco (5) anos, prazo este do qual passou a dispor a Previdência Social para a constituição de seus créditos. Neste mesmo prazo se incluem os documentos relacionados aos contratos de trabalho, para este fim específico.
A documentação comprobatória das relações trabalhistas deverá ser preservada por cinco (5) anos durante a vigência do contrato laboral, e por até dois (2) anos após a sua rescisão [25], inclusive para fins previdenciários [26] (prazo prescricional).
Ainda decorrentes das relações trabalhistas, para fins de comprovação referente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, os "Comprovantes de Confissão" e a "Retificação/Protocolo de Dados" e "Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão", deverão ser guardados por trinta (30) anos [27]. Entretanto, para fins de comprovação de tempo de serviço de empregados e ex-empregados, sendo o vínculo mantido sob a regência da CLT, torna-se aconselhável sua manutenção por tempo indeterminado.
No que se refere a eventuais litigâncias cíveis que possam ser ajuizadas, figurando a entidade no pólo ativo ou no pólo passivo, a regra geral estabelece como prazo prescricional o período de dez (10) anos [28], caso não tenha sido legalmente fixado prazo menor, sendo, em tese, aplicáveis a situações passíveis de ocorrer, no caso da consulente, pelo lapso temporal correspondente a um (1), três (3) ou cinco (5) anos [29]. Portanto, a documentação destinada a comprovar suas pretensões (inclusive em defesas) deve ser preservada pelos referidos prazos.
Isto posto, em resposta às questões trazidas pela consulente:
"1 - Qual é o Prazo para a Eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público?"
A matéria é objeto de disciplina geral pela Lei federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e específica pela Lei municipal 4.153, de 14 de maio de 2008, sendo previsão expressa do inciso III, do artigo 9º desta última, a elaboração, pela Comissão de Avaliação de Documentos do Município, de Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos, onde deverão ser fixados o prazos para guarda, conservação e eventual eliminação de documentos pelos órgãos e entidades do Poder Público local, dentre os quais se inclui, mediante o competente convênio, a consulente.
"2 - Qual o tempo de permanência em arquivo de documentos referentes à arrecadação, pagamentos, empenhos, notas fiscais, protocolos, diários oficiais, processo findos, ou seja informações gerais sobre o tempo de permanência de documentos em Arquivos no âmbito da administração Municipal."
Considerando o detalhamento e a sistematização exigida na exposição das inúmeras particularidades do assunto, remete-se ao anteriormente apresentado a partir de fls. 19 do presente estudo.
Lei federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Decreto federal 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
Decreto federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_legislacaoarq.php [6].
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_municipiosprograma.php [7].
Decreto estadual 22.789, de 19 de outubro de 1984.
Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004.
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_municipioshistorico.php [8].
Curso de Direito Civil Brasileiro, São Paulo: Saraiva, 2003, p. 364.
Divulgação, em 06/03/2011, no site do Governo do Estado de São Paulo (http://internet.comunicacao.sp.gov.br/spnoticias/lenoticia.php?id=213959 [9]).
"Artigo 1º - As concessionárias e empresas prestadoras de serviços públicos emitirão, no início de cada ano, recibo de quitação dos pagamentos pelos serviços prestados no ano anterior para os consumidores."
"Art. 1º As pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor declaração de quitação anual de débitos."
"Art. 3º A declaração de quitação anual deverá ser encaminhada ao consumidor por ocasião do encaminhamento da fatura a vencer no mês de maio do ano seguinte ou no mês subseqüente à completa quitação dos débitos do ano anterior ou dos anos anteriores, podendo ser emitida em espaço da própria fatura."
"Art. 2º A declaração de quitação anual de débitos compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura. § 1º Somente terão direito à declaração de quitação anual de débitos os consumidores que quitarem todos os débitos relativos ao ano em referência. § 2º Caso o consumidor não tenha utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, terá ele o direito à declaração de quitação dos meses em que houve faturamento dos débitos. § 3º Caso exista algum débito sendo questionado judicialmente, terá o consumidor o direito à declaração de quitação dos meses em que houve faturamento dos débitos."
São consideradas tarifas ou preços públicos, observando-se o prazo aplicável aos tributos : "Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. Parágrafo único. A prescrição se interrompe: I – pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal; II - pelo protesto judicial; III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor; IV - por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor". (Lei 5.172/66 - CTN).
"Art. 206. Prescreve: § 1º Em um ano: (...) II - a pretensão do segurado contra o segurador, ou a deste contra aquele, contado o prazo: a) para o segurado, no caso de seguro de responsabilidade civil, da data em que é citado para responder à ação de indenização proposta pelo terceiro prejudicado, ou da data que a este indeniza, com a anuência do segurador; b) quanto aos demais seguros, da ciência do fato gerador da pretensão;" (Lei federal 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil).
"Art. 26. O direito de reclamar pelos vícios aparentes ou de fácil constatação caduca em: I - trinta dias, tratando-se de fornecimento de serviço e de produtos não duráveis; II - noventa dias, tratando-se de fornecimento de serviço e de produtos duráveis. § 1° Inicia-se a contagem do prazo decadencial a partir da entrega efetiva do produto ou do término da execução dos serviços. § 2° Obstam a decadência: I - a reclamação comprovadamente formulada pelo consumidor perante o fornecedor de produtos e serviços até a resposta negativa correspondente, que deve ser transmitida de forma inequívoca; II - (Vetado) [10]. III - a instauração de inquérito civil, até seu encerramento. § 3° Tratando-se de vício oculto, o prazo decadencial inicia-se no momento em que ficar evidenciado o defeito" (negritamos, Lei federal 8.078, de 11 de setembro de 1990 - Código de Defesa do Consumidor).
Ver nota 20.
"Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados: I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado. Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento" (Lei federal 5.172, de 25 de outubro de 1966 - CTN).
"Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. Parágrafo único. A prescrição se interrompe: I – pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal; II - pelo protesto judicial; III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor; IV - por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor" (Lei 5.172/66 - CTN).
"Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram." (Lei 5.172/66 - CTN)
Art. 13, inc. I, alínea "a", da Lei complementar 128, de 19 de dezembro de 2008.
"São inconstitucionais o parágrafo único do artigo 5º do Decreto-Lei nº 1.569/1977 e os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário" (http://www.stf.jus.br/arquivo/cms/jurisprudenciaSumulaVinculante/anexo/D... [11]).
"Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: (...)XXIX - ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;" (Constituição Federal).
Vide nota 25 e texto respectivo.
"Art. 23. Competirá ao Ministério do Trabalho e da Previdência Social a verificação, em nome da Caixa Econômica Federal, do cumprimento do disposto nesta lei, especialmente quanto à apuração dos débitos e das infrações praticadas pelos empregadores ou tomadores de serviço, notificando-os para efetuarem e comprovarem os depósitos correspondentes e cumprirem as demais determinações legais, podendo, para tanto, contar com o concurso de outros órgãos do Governo Federal, na forma que vier a ser regulamentada. (...) § 5º O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT [12], respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária" (negritamos, Lei federal 8.036, de 11 de maio de 1990).
"Art. 205. A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor" (Lei federal 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil).
"Art. 206. Prescreve: § 1º Em um ano: ( ...) II - a pretensão do segurado contra o segurador, ou a deste contra aquele, contado o prazo: a) para o segurado, no caso de seguro de responsabilidade civil, da data em que é citado para responder à ação de indenização proposta pelo terceiro prejudicado, ou da data que a este indeniza, com a anuência do segurador; b) quanto aos demais seguros, da ciência do fato gerador da pretensão; (...) § 3º Em três anos: III - a pretensão para haver juros, dividendos ou quaisquer prestações acessórias, pagáveis, em períodos não maiores de um ano, com capitalização ou sem ela; IV - a pretensão de ressarcimento de enriquecimento sem causa; V - a pretensão de reparação civil; (...) VIII - a pretensão para haver o pagamento de título de crédito, a contar do vencimento, ressalvadas as disposições de lei especial; IX - a pretensão do beneficiário contra o segurador, e a do terceiro prejudicado, no caso de seguro de responsabilidade civil obrigatório. § 5º Em cinco anos: I - a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular; II - a pretensão dos profissionais liberais em geral, procuradores judiciais, curadores e professores pelos seus honorários, contado o prazo da conclusão dos serviços, da cessação dos respectivos contratos ou mandato; III - a pretensão do vencedor para haver do vencido o que despendeu em juízo". (Lei federal 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil).
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[2] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm#art26
[3] mailto:cada@arquivoestado.sp.gov.br
[4] mailto:saesp@arquivoestado.sp.gov.br
[5] http://www.procon.sp.gov.br/
[6] http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_legislacaoarq.php
[7] http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_municipiosprograma.php
[8] http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_municipioshistorico.php
[9] http://internet.comunicacao.sp.gov.br/spnoticias/lenoticia.php?id=213959
[10] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/Mensagem_Veto/anterior_98/vep664-L8078-90.htm#art26%C2%A72ii
[11] http://www.stf.jus.br/arquivo/cms/jurisprudenciaSumulaVinculante/anexo/DJe_172_2008.pdf
[12] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto-Lei/Del5452.htm#tvii
[13] http://www.egov.ufsc.br/portal/categoria/linhas-de-pesquisa/direito
[14] http://www.egov.ufsc.br/portal/categoria/tem%C3%A1tica/administrativo
[15] http://www.egov.ufsc.br/portal/categoria/tipo/artigo
[16] http://www.egov.ufsc.br/portal/categoria/tipo-documento/fotos-videos-e-filmes
[17] http://www.egov.ufsc.br/portal/categoria/professorando/filmes

References: artigo 9

Artigo 5
 Artigo 32

Artigo 6

Artigo 34
 artigo 2
 artigo 25
 artigo 9
 artigo 45
 artigo 9
 artigo 5