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Timestamp: 2020-02-17 19:11:57+00:00

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Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2016-2017 - Canada.ca
Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2016-2017
(Version PDF - 301 K)
En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Ce rapport résume les mesures prises par Santé Canada pour remplir ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2016-2017.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez consulter notre site Web à l'adresse :
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont chargées des exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces deux divisions font partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.
En 2016-2017, la Loi était administrée à Santé Canada par 19,13 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (2,36 ETP), ainsi que de certains employés à temps partiel et occasionnels (0,72 ETP), pour un effectif de 22,21 ETP. Ces chiffres comprennent le soutien administratif, la gestion, la rédaction de rapports, la surveillance et les ressources stratégiques ainsi que les frais généraux qui contribuent à l'appui des opérations liées à l'application de la Loi.
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels renforce la capacité et l'expertise à l'appui des programmes de Santé Canada pour la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et le retrait des renseignements personnels.
Intégrer les considérations relatives à la protection de la vie privée dans le processus de planification des investissements ;
Appuyer d'autres formes de partage de renseignements adoptées par Santé Canada en veillant à l'identification et au caviardage adéquats des renseignements personnels (p. ex. des documents aux fins de litiges ou de divulgation d'information, et des documents concernant des questions liées aux ressources humaines);
Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de l'application de la Loi afin d'élaborer des politiques, des lignes directrices et des outils pertinents.
Le 25 novembre 2015, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément aux recommandations du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'ordonnance de délégation étend les pouvoirs aux multiples postes, y compris à celui du coordonnateur, du sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion et du directeur général de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion. Le cas échéant, certaines autorités administratives reçoivent la délégation de pouvoirs à divers niveaux supérieurs au sein de la Division de l'AIPRP et de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels pour appuyer l'administration efficace et efficiente de la Loi.
Cette section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 (annexe B).
Au cours de l'exercice 2016-2017, le nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est passé à 269 comparativement à 531 en 2015-2016, ce qui représente une diminution de 49% du nombre de demandes. Une partie de cette réduction peut être attribuée au travail qui a été effectué avec les Régions pour communiquer directement les renseignements aux personnes, dans la mesure du possible, sans demande formelle. Une grande partie de ces demandes proviennent de personnes souhaitant avoir accès aux dossiers médicaux dans le cadre des revendications relatives aux pensionnats indiens. Même si ces demandes représentent toujours la plus grande proportion des demandes reçues, leur nombre a diminué. Le Ministère reçoit également un nombre important de demandes d'employés de Santé Canada actuels ou anciens qui veulent obtenir leurs renseignements personnels.
Au cours de l'exercice 2016-2017, Santé Canada a traité 279 demandes, ce qui représente 103 % du volume annuel de demandes reçues (269), et 87 % des 319 demandes actives. Les demandes actives comprenaient 269 nouvelles demandes et 50 demandes reportées de l'exercice 2015-2016. En tout, 40 demandes sont reportées à l'exercice 2017-2018, ce qui constitue une diminution par rapport aux exercices précédents.
2012-2013 1 070 93 1991 1 116 172 686
Figure 1: Demandes présentées en vertu de Loi sur la protection des renseignements reçues/traitées
Figure 1: Demandes présentées en vertu de Loi sur la protection des renseignements reçues/traitées - Équivalent textuel
En 2016-2017, Santé Canada a traité en tout sept demandes de consultation (190 pages) provenant d'autres ministères fédéraux. Aucune demande de consultation n'a été reportée au nouvel exercice financier.
Agence de la santé publique du Canada 3 187
Service canadien du renseignement de sécurité 1 2
Agence des services frontaliers du Canada 1 1
Autre 2 5
Total 7 195
Communication totale 12 %
Communication partielle 33 %
Aucun document n'existe 19 %
Demande abandonnée 36 %
Le pourcentage de demandes totalement divulguées a été réduit de 16% par rapport à 2015-2016. Cette réduction peut être attribuée au travail qui a été effectué avec les Régions pour divulguer directement les renseignements aux personnes, dans la mesure du possible, sans demande formelle.
Un nombre élevé de demandes présentées à Santé Canada en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont abandonnées, principalement en raison de la confusion du grand public au sujet du mandat du Ministère et des renseignements qu'il détient. La plupart des demandes que Santé Canada a déclarées « abandonnées » ont été reçues en ligne et visaient des dossiers médicaux personnels qui relèvent de la compétence provinciale et que Santé Canada ne détient pas. Comme Santé Canada ne détient pas ces renseignements, les demandeurs en ont été avisés.
Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. L'article 26, « Renseignements concernant un autre individu », représentait 93 % de toutes les exceptions invoquées en 2016-2017.
Article 26 – Renseignements concernant un autre individu 90
27 – Secret professionnel des avocats 3
Article 25 – Sécurité des individus 2
Paragraphe 22(1) – Enquêtes Article 1
Paragraphe 19(1)(a) – Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel 1
La Loi ne s'applique ni aux renseignements personnels qui sont accessibles au public (article 69), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 70), à quelques exceptions près. Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 70 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut‑être avec le Bureau du Conseil privé. En 2016-2017, Santé Canada n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.
Santé Canada fait le suivi de la répartition des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 319 demandes, Santé Canada en a traité 279 et a reporté 40 demandes actives à l'exercice 2017-2018.
Santé Canada a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 249 (89 %) des demandes traitées, représentant une augmentation de 6% par rapport à 2015-2016. Parmi les demandes restantes, 18 (6 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 7 (3 %) dans un délai de 61 à 120 jours et 5 (2 %) dans un délai de 121 jours ou plus.
Une prorogation légale a été invoquée dans 18 cas (6 %) parmi les 279 demandes traitées.
Parmi les demandes qui ont fait l'objet d'une communication totale ou partielle, 75 ont été envoyées en format papier. En comparaison, les réponses à 52 demandes ont été communiquées par voie électronique.
L'imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles de renseignements personnels dans le format de document portable (PDF). L'utilisation de formats électroniques pour la communication des renseignements devrait continuer de croître dans les années à venir.
Aucune demande de correction ou de notation de renseignements personnels n'a été soumise au cours de l'exercice financier.
Les dépenses totales encourues par Santé Canada pour répondre aux demandes liées à la Loi s'élèvent à 1 977 422 $. De ce total, les coûts salariaux représentaient 1 486 199 $ et les coûts administratifs représentaient 475 382 $ dont la majeure partie a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes.
Santé Canada continue d'offrir une formation sur la protection des renseignements personnels par le biais d'un cours « Protection des renseignements personnels 101 ». Une formation générale visant la sensibilisation à la protection de la vie privée a été donnée à 59 employés au cours de l'année. Le cours traite d'un vaste éventail de sujets et s'attarde aux obligations des employés en matière de traitement des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le principe de connaissance sélective et les obligations générales concernant la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels.
Plusieurs nouvelles séances de formation ont été élaborées au cours de l'exercice, dont un camp d'entraînement sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une nouvelle session axée sur les atteintes à la vie privée dans le but d'aider à prévenir ces atteintes. En tout, 141 personnes ont participé à ces séances de formation additionnelles. De plus, un outil d'apprentissage en ligne appelé «Protection des renseignements personnels : introduction » a continué à être utilisé en 2016-2017. Le total des participants à l'apprentissage en ligne durant l'année était de 278.
En tout, 399 employés de Santé Canada ont reçu une formation sur la protection des renseignements personnels en 2016-2017.
Santé Canada continue d’accroître la sensibilisation des employés à l’égard de la protection des renseignements personnels et de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant des séances d’information ciblées, p. ex. promouvoir la Journée de la protection renseignements personnels en janvier et la Semaine de sensibilisation à la protection des renseignements personnels en mai et transmettre des communications et des messages de sensibilisation générale par voie interne. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a créé un compte Twitter informel qui comptait 200 abonnés à la fin de l’exercice.
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a terminé un projet pilote visant à améliorer la réalisation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). Au cours du projet pilote, des ressources internes au niveau du personnel ont été consacrées à rédaction des ÉFVP. 4 ÉFVP ont été approuvées et soumises au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) en 2016-2017, ce qui a doublé le nombre d'ÉFVP réalisées au cours de l'année précédente.
Santé Canada continue à travailler de manière à augmenter la capacité dans ce domaine à l'avenir.
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels, avec l'aide d'autres ministères, a créé un nouvel outil de formation en ligne sur la protection des renseignements personnels qui est accessible aux institutions gouvernementales et aux parties prenantes. Ce nouvel outil de formation couvre les principales exigences sur la collecte, l'utilisation, la conservation, la communication and le retrait des renseignements personnels ainsi que des modules spécifiques sur la surveillance de la protection des renseignements personnels, la gestion des atteintes à la vie privée et les ÉFVP. Ce module a été rendu disponible en avril 2016 et a permis à 278 participants à travers le gouvernement de suivre la formation en ligne au cours de l'exercice fiscal.
On continue d'accorder une grande importance à la participation en tenant des réunions avec les employés du Ministère, des organismes centraux et d'autres ministères. Par exemple, en 2016-2017, le Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS) a tenu trois réunions afin de promouvoir les questions liées à la protection des renseignements personnels. Composé de représentants de tous les domaines de Santé Canada, ce comité, qui tient lieu de forum pour les directeurs, suscite des discussions et des approbations qui concernent les orientations, les pratiques et les outils liés à la protection des renseignements personnels, collabore afin de s'assurer que les exigences de conformité en matière de protection des renseignements personnels sont satisfaites et formule des recommandations à l'intention des cadres supérieurs.
En tant que membre du Groupe pancanadien de protection des renseignements personnels sur la santé, Santé Canada continue de participer à un groupe de travail fédéral-provincial-territorial relevant de l'Inforoute Santé du Canada qui se consacre aux questions de protection des renseignements personnels liées à la création des dossiers de santé électroniques au Canada. En 2016-2017, Santé Canada a participé à deux réunions en personne ainsi qu'à trois conférences téléphoniques.
Deux plaintes ont été reçues en vertu de l'article 31 portant sur le traitement, par Santé Canada, des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Deux avis, basés sur l'article 33 de la Loi, ont été envoyés au Ministère par le CPVP. Ces avis permettent au Ministère de présenter des observations officielles relativement aux enquêtes en cours. Enfin, une lettre de conclusion (article 35) liée à des plaintes a été transmise par le CPVP.
En 2016-2017, le CPVP a mené trois enquêtes sur des plaintes relatives au traitement de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans les trois cas, le CPVP a jugé que la plainte était fondée.
De même, deux nouvelles plaintes liées à la façon dont le Ministères a géré les renseignements personnels ont été reçues ainsi que deux soumissions écrites reliées à ces plaintes venues du CPVP pour obtenir des éclaircissements. Enfin, une conclusion fondée a été reçue du CPVP concernant une plainte faite en 2013.
Aucune demande ni aucun appel n'ont été soumis à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale pendant l'exercice 2016-2017.
Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement pendant l'exercice 2016-2017.
Aucune vérification de la protection des renseignements personnels n'a été effectuée pendant l'exercice 2016-2017 pour Santé Canada.
La Division de l'AIPRP a entrepris la présentation des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels à la haute gestion afin d'assurer la surveillance du rendement au sein de Santé Canada. De même, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels rédige des rapports trimestriels sur les atteintes à la vie privée et sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
Au cours de l'exercice 2016-2017, Santé Canada a signalé 29 atteintes à la vie privée ayant touché des personnes. La principale cause des atteintes est attribuable aux erreurs humaines et la plupart des atteintes concernaient des renseignements peu délicats; toutefois, 2 atteintes ont été considérées comme des « violations substantielles » et ont été signalées au CPVP et au SCT, conformément aux exigences.
Quatre évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été effectuées au cours de l'exercice 2016-2017. Voici les ÉFVP énumérées avec une brève description et un hyperlien vers les ÉFVP disponibles sur le site Web de Santé Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ÉFVP qui ne sont pas encore affichées sur le site Web de Santé Canada, veuillez communiquer avec l'adresse courriel suivante : hc.privacy-vie.privee.sc@canada.ca
Programme de soutien en santé-résolution des questions des pensionnats indiens - Le but de l' ÉFVP pour le Programme de soutien en santé-résolution des questions des pensionnats indiens (PSS RQPI) était d'évaluer, réduire et atténuer les risques potentiels relatifs à la collecte, l'utilisation, la diffusion, la communication, la conservation et le retrait des renseignements personnels pour le processus existants qui sont en place pour l'administration du PSS RQPI.
La marijuana à des fins médicales - Cette ÉFVP a été effectuée pour déterminer les risques relatifs à la protection de la vie privée associés à la collecte et à la gestion des renseignements personnels par Santé Canada, à l'appui de la mise en œuvre du Règlement sur la marijuana à des fins médicales.
ÉFVP du Système de gestion des subventions et des contributions (SGSC) Le SGSC est un système informatique permettant la gestion des paiements de transfert qui automatise les processus des paiements de transfert du Ministère et gère les renseignements sur les accords de financement. L'ÉFVP a consisté à évaluer la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels par Santé Canada dans le cadre des processus opérationnels de base du SGSC.
Demande pour la communication des renseignements commerciaux confidentiels– https://www.canada.ca/fr/sante-canada/organisation/a-propos-sante-canada/activites-responsabilites/acces-information-protection-renseignements-personnels/communication-renseignements-commerciaux-confidentiels-termes-loi-aliments-drogues.html
Cette ÉFVP a été effectuée car les renseignements sont utilisés pour prendre une décision administrative quant à savoir si les renseignements commerciaux confidentiels (RCC) peuvent être divulgués à un particulier. L' ÉFVP examine les risques liés à la protection de la vie privée lors de la communication des RCC en vertu de la Loi sur les aliments et drogues etpropose des méthodes pour réduire ces risques.
5 divulgations ont été faites aux organismes d'enquête fédéraux. Parmi ces 5 divulgations, 4 ont été faites à la Gendarmerie royale du Canada et une à la Commission d'enquête du ministère de la Défense nationale.
Aucune divulgation de renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public n'a été faite au cours de la période d'établissement de rapport.
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 269
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 50
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 279
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 40
12 19 3 1 0 0 0 35
9 58 15 6 2 2 0 92
30 22 0 0 0 0 0 52
77 22 0 0 0 1 0 100
128 121 18 7 2 3 0 279
19(1)(a) 1
Communication totale 26 9 0
Communication partielle 49 43 0
Total 75 52 0
Communication totale 640 640 35
Communication partielle 12 440 12 503 92
Demande abandonnée 225 0 100
Total 13 305 13 143 227
34 424 1 216 0 0 0 0 0 0
63 2 873 23 4 967 5 3 531 1 1 132 0 0
99 0 1 0 0 0 0 0 0 0
196 3 297 25 5 183 5 3 531 1 1 132 0 0
Communication partielle 5 0 0 2 7
Total 5 0 0 3 8
19 10 1 1 7
1 à 15 jours 5 2 7
16 à 30 jours 2 0 2
61 à 120 jours 2 1 3
181 à 365 jours 3 0 3
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 7 195 0 0
Total 7 195 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 6 190 0 0
1 486 199 $
391 970 $
83 412 $
1 977 422 $
Employés à temps plein 19,13
Experts-conseils et personnel d'agence 2,36

References: l'article 72
 L'article 26
 l'article 70
 l'article 69
 l'article 31
 l'article 33