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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Anexo 1 ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA - PDF
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Alberto Vidal Cabrera
1 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No.1 Aneo 1 ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del emisor: ELECTROPORCELANA GAMMA S.A. NIT del Emisor: Nombre del Representante Legal : GUSTAVO A AGUDELO RAMIREZ Documento de identificación: Período evaluado: 2007 Naturaleza jurídica de la Entidad: Sociedad comercial anónima cerrada Código de entidad asignado SFC: Convocatoria de la asamblea Pregunta 1 I. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Pregunta: En la última Asamblea General de Accionistas, fue puesta a disposición de aquellos, dentro del término de la convocatoria y en el domicilio social, la documentación necesaria para su debida información sobre los temas a tratar? (Medida 1) : Se tuvo a disposición de los accionistas toda la información requerida por la ley, con 15 días de antelación a la fecha de la Asamblea General de Accionistas. Pregunta 2 Pregunta: La información puesta a disposición de los accionistas, durante el término de la Convocatoria a la Asamblea General de Accionistas, contiene la propuesta de candidatos a integrar la Junta Directiva? (Medida 2) : Esta información estuvo a disposición de los accionistas de la compañía durante el término de convocatoria a la Asamblea General de accionistas Pregunta 3 Supuesto: En caso de que el emisor tenga vinculación con una matriz y/o subordinadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El emisor tuvo a disposición de los accionistas la información financiera sobre las sociedades subordinadas y
2 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 2 la matriz del emisor? (Medida 2). Se tuvo disponible toda la información relevante, para los accionistas y para el representante de los tenedores de bonos, acerca de la situación de la empresa y de sus filiales. Pregunta 4 Supuesto: En caso de que el emisor tenga página Web, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La convocatoria de la última Asamblea General de Accionistas y de cualquier otra información necesaria para el desarrollo de la misma, fue difundida en la página Web del emisor? (Medida 3) Dado que se trata de una sociedad anónima cerrada, las convocatorias se enviaron personal y directamente a cada uno de los accionistas y al representante de los tenedores de bonos, de conformidad con lo establecido en los estatutos sociales. Pregunta 5 Pregunta: Se desagregaron los diferentes asuntos por tratar en el orden del día establecido para las Asambleas de Accionistas llevada a cabo durante el período evaluado? (Medida 4) Los asuntos a tratar fueron detallados en el orden del día incluido en la convocatoria enviada a los accionistas y al representante de los tenedores de bonos. Celebración de la asamblea Pregunta 6 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La segregación fue aprobada por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 5) No se adelantó ningún proceso de segregación en el periodo comprendido entre enero de 2007 y abril de 2008.
3 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 3 Pregunta 7 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La segregación fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No se adelantó ningún proceso de segregación en el periodo comprendido entre enero de 2007 y abril de Pregunta 8 Supuesto: En el caso de haberse modificado el objeto social del emisor, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El cambio de objeto social fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No se propuso, ni se discutió ni se adoptó ninguna decisión en cuanto a cambiar del objeto social de la compañía. Pregunta 9 Supuesto: En el caso de haberse adoptado en la asamblea de accionistas la renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No hubo ocasión a ello puesto que no se adelanto ningún tipo de proceso y/o transacción del que se derivara el ejercicio del derecho de preferencia o la renuncia al mismo. Pregunta 10 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya modificado el domicilio social, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A.
4 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 4 Pregunta: El cambio del domicilio social, fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No se planeó, ni se discutió ni se adoptó ninguna decisión en cuanto a cambiar el domicilio social Pregunta 11 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya adoptado la disolución anticipada, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: La disolución anticipada, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? No se planeó, ni se discutió ni se adoptó ninguna decisión sobre una disolución anticipada de la sociedad. Pregunta 12 Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos electrónicos que permitan a los accionistas que no pueden asistir a la Asamblea de Accionistas, accedan a información sobre su desarrollo? (Medida 7) Es del caso tener en cuenta que la información relativa al desarrollo de la Asamblea es enviada con posterioridad a todos los accionistas de la compañía. En adición, la información relevante de la sociedad, la cual es de dominio público, está disponible para los tenedores de bonos a través de la publicación de la misma en el sitio Web de la Superfinanciera. Por otro lado, los tenedores de bonos tienen acceso a una compilación de informes acerca del estado de la compañía a través del sitio web de Helm Trust S.A. para facilitar el ejercicio de su derecho de información. ( Aprobación de Operaciones Relevantes Pregunta 13 Supuesto: En el caso en que durante el período evaluado se hayan realizado operaciones relevantes con vinculados económicos diferentes a aquellas respecto de las cuales concurran simultáneamente las siguientes condiciones: a. Que se realicen a tarifas de mercado, fijadas con carácter general por quien actúe como suministrador del bien o servicio del que se trate, y
5 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 5 b. Que se trate de operaciones del giro ordinario del emisor, que no sean materiales Responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Las operaciones relevantes realizadas con vinculados económicos a que hace referencia el supuesto, salvo que por disposición legal epresa el emisor no pueda adelantar, fueron aprobadas por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 8) Todas las operaciones con compañías relacionadas son a precio de mercado fijados con carácter general y se trata de operaciones del giro ordinario del emisor. Derecho y trato equitativo de los accionistas Pregunta 14 Pregunta: El emisor da a conocer al público con claridad, eactitud e integridad, los derechos y obligaciones inherentes a la calidad de accionistas? (Medida 9) Los derechos de los accionistas están descritos en detalle en los estatutos de la sociedad. Los derechos y obligaciones de los tenedores de bonos están a plena disposición de los mismos a través de su representante, Helm Trust S.A. Pregunta 15 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente las clases de acciones emitidas? (Medida 10) La sociedad no tiene acciones circulando en el mercado público de valores, como tampoco distintas clases de acciones emitidas. Sin embargo, al ser emisora de bonos, su información relevante está a plena disposición de los tenedores de bonos, a través de su representante (Helm Trust S.A.) Pregunta 16 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones emitidas? (Medida 10) La sociedad no tiene acciones circulando en el mercado público de valores. Sin embargo, al ser emisora de bonos, su información relevante está a plena
6 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 6 disposición de los tenedores de bonos, a través de su representante (Helm Trust S.A.) Pregunta 17 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones en reserva para cada clase de acciones? (Medida 10) La sociedad no tiene acciones circulando en el mercado público de valores como tampoco distintas clases de acciones emitidas. Sin embargo, al ser emisora de bonos, su información relevante está a plena disposición de los tenedores de bonos, a través de su representante (Helm Trust S.A.) Pregunta 18 Pregunta: El emisor cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general de accionistas? (Medida 11) Aunque no se cuenta con tal reglamento en un documento individual, el funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas está plenamente reglado y descrito en los estatutos sociales, los cuales están a disposición de los accionistas. Adicionalmente, las medidas ordenadas en la Ley 964 de 2005 fueron incorporadas en un capítulo especial de los estatutos sociales. Pregunta 19 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Convocatoria? (Medida 11) El mecanismo de convocatoria está previsto y reglado en los estatutos de la sociedad. Pregunta 20 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta si o no y en caso contrario,
7 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 7 responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Celebración? (Medida 11) La forma de celebración de la Asamblea está prevista y reglada en los estatutos de la sociedad. II. JUNTA DIRECTIVA Tamaño, Conformación y Funcionamiento Pregunta 21 Pregunta: La Junta Directiva del emisor esta conformada por un número impar de miembros suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones? (Medida 12) La junta directiva cuenta con cinco (5) miembros y cumple con todas los características ordenadas en la Ley 964 de 2005, cuyas disposiciones fueron adoptadas en un capítulo especial de los estatutos Pregunta 22 Pregunta: La Junta Directiva del emisor se reúne al menos una vez por mes? (Medida 13) Sin embargo, eiste un comité ejecutivo que sí se reúne una vez al mes para discutir temas clave para el desarrollo de las labores empresariales. Pregunta 23 Pregunta: La Junta Directiva cuenta con Reglamento Interno de Funcionamiento? (Medida 14) Aunque no se cuenta con tal reglamento en un documento individual, el funcionamiento de la Junta Directiva está plenamente reglado y descrito en los estatutos sociales. Pregunta 24 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva,
8 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 8 responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva fue informado a todos los accionistas del emisor? (Medida 14) Aunque no se cuenta con tal reglamento en un documento individual, el funcionamiento de la Junta Directiva está plenamente reglado y descrito en los estatutos sociales. Pregunta 25 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva tiene carácter vinculante para todos los miembros de la misma? (Medida 14) Pregunta 26 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla el tema de la información que se debe poner a disposición de los miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez y en general lo sugerido en la Medida 18 (Medida 14) No obstante no se cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva, a los miembros nuevos de junta directiva se les brinda toda la información y asesoría que requieran en cuanto a sus funciones y en cuanto a la compañía y el sector de la economía en el que desarrolla sus actividades. Pregunta 27 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la
9 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 9 Junta Directiva contempla que en las actas de las reuniones se identifiquen los soportes que sirvieron de base para la toma de decisiones, así como las razones de conformidad o disconformidad tenidas en cuenta para la toma de las mismas y en general lo sugerido en la Medida 19? (Medida 14) A pesar de que no se cuenta con tal reglamento, el fundamento de las decisiones de la junta directiva de la compañía se encuentra debidamente soportado en presentaciones, estudios y análisis necesarios para la toma de las mismas, las cuales se conservan como aneo de las respectivas actas. Pregunta 28 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva contempla el término de antelación a la reunión de Junta Directiva dentro del cual se presentará la información a los miembros y en general lo sugerido en la Medida 20? (Medida 14) Los miembros de la Junta Directiva siempre tienen acceso a la información relevante para la toma de sus decisiones con anterioridad a la celebración de la Junta. De igual forma, la forma y plazos de convocatoria están reglados plenamente en los estatutos de la sociedad. Pregunta 29 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El término de antelación a la reunión dentro del cual se presentará la información a los miembros de Junta estipulado en el Reglamento Interno de Funcionamiento es inferior a dos (2) días? (Medida 20) El término de convocatoria de la Junta Directiva se encuentra establecido en los estatutos sociales y en ese término se envía la información pertinente a los miembros de la Junta Directiva. Pregunta 30
10 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 10 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva establece los medios a través de los cuales los miembros de Junta Directiva podrán recabar la información presentada a los mismos antes de la reunión? (Medida 20) Antes de la reunión de la Junta Directiva, sus miembros tienen amplia facultad para requerir la información que sea necesaria y pertinente para discutir y decidir sobre los asuntos que se sometan a su consideración. Pregunta 31 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla la posibilidad que dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, pueda contratar un asesor eterno para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) La junta directiva tiene amplias facultades en la toma de sus decisiones, y puede tener a bien la contratación de asesores eternos que ilustren su criterio para la toma de decisiones sobre temas clave. Pregunta 32 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla las condiciones bajo las cuales dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, puede contratar un asesor eterno para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22)
11 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 11 Pregunta 33 Pregunta: Para designar un miembro de la Junta Directiva, el emisor tiene en cuenta que el potencial miembro cumpla con requisitos de trayectoria profesional, formación académica y de eperiencia para el mejor desarrollo de sus funciones? (Medida 15) Se cuenta con miembros eternos así como gerentes de otras compañías pertenecientes a la Organización Corona, dados sus amplios conocimientos del sector, de la compañía y sus perfiles profesionales.
12 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 12 Pregunta 34 Pregunta: La mayoría de los miembros de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces es independiente? (Medida 16) En cumplimiento de lo previsto en la Ley 964 de 2005, se reformaron los estatutos para que la en la conformación de la junta directiva el 25% fuese independiente (dos de los cinco miembros de la junta son independientes, bajo este esquema). Deberes y derechos del miembro de Junta Directiva Pregunta 35 Pregunta: Los miembros de Junta Directiva informan la eistencia de relaciones directas o indirectas que mantienen con algún grupo de interés, de las que puedan derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto? (Medida 17) Los miembros de junta directiva han informado en las oportunidades a que haya lugar, la eistencia de algún tipo de conflicto de intereses frente a las decisiones que se estén evaluando. Pregunta 36 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto del emisor y del sector en que se desarrolla? (Medida 18) Se le entrega toda la información impresa que se requiera de la Compañía y se amplían los puntos que así lo ameriten. Pregunta 37 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo? (Medida 18) Todos los miembros de la Junta conocen sus responsabilidades y obligaciones, así como sus funciones de conformidad con lo establecido en los estatutos sociales.
13 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 13 Pregunta 38 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva identifican los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirven de base para la toma de decisiones? (Medida 19) Aquellas decisiones que requieren de un soporte son acompañadas de los estudios y análisis necesarios los cuales son aneos de las actas respectivas. Pregunta 39 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva incluyen las razones de conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de decisiones? (Medida 19) En el acta quedan inscritas las intervenciones y opiniones que sus miembros epresan entorno a los temas tratados según el orden del día. Pregunta 40 Pregunta: El emisor pone a disposición de los miembros de la Junta Directiva, con por lo menos dos (2) días o más de anticipación la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la Convocatoria? (Medida 20) La información para los miembros de junta directiva está disponible a solicitud de los mismos en todo tiempo. Pregunta 41 Supuesto: En el caso en que la junta directiva del emisor cuente con miembros suplentes, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos que permitan que los Miembros Suplentes se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de la Junta Directiva, de manera que cuando reemplacen a los miembros principales, cuente con el conocimiento necesario para desempeñar esta labor? (Medida 21) Los miembros suplentes tienen acceso a la información de la compañía en la misma etensión y calidades que la tienen sus miembros principales.
14 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 14
15 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 15 Pregunta 42 Pregunta: El emisor cuenta con una partida presupuestal que respalda la eventual contratación de un asesor eterno, por parte de la Junta Directiva, a solicitud de cualquiera de sus miembros, para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) Cuando la Junta lo ha considerado necesario se ha contratado Asesores eternos, para lo cual se ha dispuesto de los recursos suficientes. Comités de apoyo Pregunta 43 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23) Los temas de nombramientos y retribuciones de los altos ejecutivos en nuestra compañía son tratados en el seno del Comité Corporativo de Gestión Humana de Organización Corona S.A. (nuestra sociedad controlante), cuyas políticas y directrices son recogidas por la Junta Directiva de la sociedad. Dicho comité tiene como integrantes, entre otros, a dos miembros del Consejo Corporativo de Organización Corona S.A. Pregunta 44 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones apoya a la Junta Directiva en la revisión del desempeño de la alta gerencia, entendiendo por ella al Presidente y a los funcionarios del grado inmediatamente inferior? (Medida 24) : En efecto, es una de las funciones del Comité Corporativo de Gestión Humana asesorar al Consejo Corporativo de Organización Corona S.A. y a la Junta Directiva de la sociedad en los temas de revisión del desempeño de la alta gerencia.
16 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 16 Pregunta 45 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone una política de remuneraciones y salarios para los empleados del emisor, incluyendo la alta gerencia? (Medida 24) : El Comité Corporativo de Gestión Humana es el encargado de preparar la política de remuneraciones y salarios para la alta gerencia, las cuales son tenidas en cuenta para ser aplicadas en la sociedad. Pregunta 46 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone el nombramiento, remuneración y remoción del Presidente de la compañía o quien haga sus veces? (Medida 24) : El nombramiento, remuneración y remoción del gerente general de la compañía es propuesto por el Comité Corporativo de Gestión Humana. Pregunta 47 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone los criterios objetivos por los cuales el emisor contrata a sus principales ejecutivos? (Medida 24) : El Comité Corporativo de Gestión Humana asesora el nombramiento de los gerentes generales de cada una de las empresas pertenecientes a la Organización Corona.
17 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 17 Pregunta 48 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23) Pregunta 49 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo propende por que los accionistas y el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información del emisor que deba revelarse? (Medida 25) No obstante no eiste Comité de Gobierno Corporativo, los accionistas y el mercado en general cuenta con la información suficiente sobre la sociedad, a través de los reportes de información de ley que se hacen ante la Superintendencia Financiera y el representante de los tenedores de bonos. Pregunta 50 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo informa acerca del desempeño del Comité de Auditoría? (Medida 25)
18 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 18 Pregunta 51 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo revisa y evalúa la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período? (Medida 25) Pregunta 52 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo monitorea las negociaciones realizadas por miembros de la Junta con acciones emitidas por la compañía o por otras compañías del mismo grupo? (Medida 25) Pregunta 53 Supuesto: En el caso en que eista un comité permanente, diferente al eigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo supervisa el cumplimiento de la política de remuneración de administradores? (Medida 25) Pregunta 54 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría se pronuncia, mediante la producción de un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos? (Medida
19 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No ) : En los casos requeridos se hace revisión de las operaciones realizadas, recomendaciones de auditoria para el mejoramiento del control interno y se presentan los resultados al Comité para su análisis y definición de planes de acción que quedan documentados en las actas del mismo. Pregunta 55 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría verifica que las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas? (Medida 26) : A través de los trabajos y análisis de auditoria interna y otras áreas que trabajan cotidianamente el tema de precios de transferencia se monitorea que se cumplan las condiciones de mercado y no se vulnere la igualdad de condiciones entre negocios, accionistas y la competencia leal. Pregunta 56 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría establece las políticas, criterios y prácticas que utilizará el emisor en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera? (Medida 26) : periódicamente se revisa la información relativa a la gestión y la forma en que debe ser divulgada, depurando los criterios utilizados y emitiendo nuevas directrices en los casos en que se considere. Pregunta 57 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría define mecanismos para consolidar la información de los órganos de control del emisor para la presentación de la información a la Junta Directiva? (Medida 26) : se hace revisión de la información resultante de la gestión y que será entregada a los organismos de control, verificación de los asuntos pendientes con los mismos e interpretación adecuada de las normatividad y estatutos vigentes, así como su efecto en las operaciones del negocio. III. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y FINANCIERA Solicitudes de información Pregunta 58 Pregunta: El emisor cuenta con un punto de atención o de contacto, a disposición de sus inversionistas que sirve de canal de comunicación entre estos y aquella? (Medida 27) La compañía cuenta con su pagina Web donde recibe comentarios y
20 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 20 sugerencias Pregunta 59 Cuándo a criterio del emisor, se considera que la respuesta a un inversionista puede colocarlo en ventaja, éste garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás inversionistas de manera inmediata, de acuerdo con los mecanismos que el emisor ha establecido para el efecto, y en las mismas condiciones económicas? (Medida 28) Todos los inversionistas cuentan de manera inmediata con la información financiera de la compañía a través de la información relevante Pregunta 60 Pregunta: Un grupo de accionistas puede solicitar la realización de auditorias especializadas? (Medida 29) La compañía no tiene ninguna restricción hacia sus accionistas. Además, los estatutos contemplan esta posibilidad. Pregunta 61 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Eiste un procedimiento que precise el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30) Los estatutos no establecen un porcentaje mínimo de propiedad accionaria para que los accionistas puedan solicitar la auditoría especializada, es decir, que tal auditoría puede ser solicitada por cualquier accionista o por el representante de los tenedores de bonos. Pregunta 62 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Eiste un procedimiento que precise las razones por las cuales se definió el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30)
21 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 21 Como se dijo en el punto anterior, este procedimiento no eiste ya que cualquier accionista o el representante de los tenedores de bonos pueden solicitar la auditoría especializada. Pregunta 63 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Eiste un procedimiento que precise los requisitos de la solicitud de auditoria especializada? Los estatutos de la compañía señalan cómo debe ser la solicitud, en cuanto su forma y oportunidad de presentación.
22 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 22 Pregunta 64 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Eiste un procedimiento que precise a quién corresponde la práctica de la auditoria especializada y cómo se procede a su designación? (Medida 30) Los estatutos prevén que dicha auditoría es independiente, y debe ser realizada por una firma de amplia trayectoria y reputación. La compañía puede solicitar que se certifique la idoneidad de la firma que realizará la auditoría especializada. Pregunta 65 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Eiste un procedimiento que precise quién debe asumir el costo de la auditoría especializada? (Medida 30) Los estatutos establecen que el costo de estas auditorias especializadas debe ser asumido por cuenta y riesgo del (los) accionista (s) o inversionistas que lo soliciten. Pregunta 66 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: Los plazos previstos para cada una de las etapas o pasos del procedimiento relativo a la contratación de la auditoría especializada, son precisos? (Medida 30) En los estatutos se disponen con claridad los pasos y plazos para la realización de la auditoría especializada. Información al mercado Pregunta 67 Pregunta: Eisten mecanismos previstos por el emisor, que permiten divulgar a los accionistas y demás inversionistas, los hallazgos materiales resultantes de actividades de control interno? (Medida 31)
23 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 23 Todos los hechos relevantes se informan al mercado público de valores a través de la información eventual o relevante. Sin perjuicio de lo anterior, la información relevante de la compañía está disponible, tanto para los accionistas y tenedores de bonos como para el público en general, a través del sitio web del representante de los tenedores de bonos (Helm Trust S.A.) Pregunta 68 (Medida 32). El emisor divulga al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y a cualquier beneficio económico que se concede a: Miembros de Junta Directiva Representante legal Revisor Fiscal Asesores eternos Auditores eternos En las notas a los Estados financieros de fin de ejercicio y conforme a lo previsto en el artículo 446 Pregunta 69 Pregunta: El emisor divulga al mercado los contratos celebrados con sus directores, administradores, principales ejecutivos y representantes legales, incluyendo sus parientes, socios y demás relacionados? (Medida 33) En el evento de presentarse, todo es divulgado a través de las notas a los Estados financieros de fin de ejercicio y en el artículo 446 Pregunta 70 Pregunta: El emisor divulga al mercado sus normas internas sobre resolución de conflictos? (Medida 34) Pregunta 71 Pregunta: El emisor divulga al mercado los criterios aplicables a las negociaciones que sus directores, administradores y funcionarios realicen con las acciones y los demás valores emitidos por ellas, como por ejemplo el derecho de preferencia? (Medida 35)
24 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 24 Pregunta 72 Pregunta: El emisor divulga al mercado las hojas de vida de los miembros de las Juntas Directivas y de los órganos de control interno, y de no eistir éstos, de los órganos equivalentes, al igual que de los representantes legales, de tal manera que permitan conocer su calificación y eperiencia, con relación a la capacidad de gestión de los asuntos que les corresponda atender? (Medida 36) Revisor Fiscal Pregunta 73 Pregunta: El emisor designó como revisor fiscal a personas o firmas que hayan recibido ingresos de la compañía y/o de sus vinculados económicos, que representan el 25% o más de sus últimos ingresos anuales? (Medida 37) La compañía solo contrata la revisoría con compañías independientes sin vínculos de ningún tipo ni con compañías relacionadas ni con miembros de las mismas Pregunta 74 Pregunta: El emisor o sus vinculados económicos contratan con el Revisor Fiscal servicios distintos a los de auditoria? (Medida 38) Solo se contrata la revisoría para todo lo relacionado con Auditoria. Pregunta 75 Pregunta: Los contratos del emisor con el revisor fiscal establecen cláusulas de rotación de las personas naturales que efectúan la función de revisoría con una periodicidad de cinco (5) años? (Medida 39) En la medida en que la compañía no contrata con una firma de revisoría por un periodo de más de 5 años, esta situación no aplica.
25 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 25 Pregunta 76 Pregunta: El emisor eige al revisor fiscal que la persona que haya sido rotada deba esperar por lo menos dos (2) años para retomar la revisoría de la misma compañía? (Medida 39) En la medida en que la compañía no contrata con una firma de revisoría más de 5 años, esta situación no aplica. IV. RESOLUCIÓN DE CONTROVERAS Pregunta 77 Pregunta: El emisor adopta medidas necesarias para informar a sus accionistas del procedimiento jurisdiccional con que cuentan para hacer efectiva la protección de sus derechos ante la Superintendencia Financiera de Colombia? (Medida 40) Los accionistas de las sociedades emisoras de bonos que pertenecen al grupo empresarial de Organización Corona S.A. están informados de los procedimientos a los que pueden recurrir para la defensa de sus derechos. Pregunta 78 Pregunta: El emisor ha adoptado, para la solución de conflictos que se presenten entre el emisor con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas, la vía de arreglo directo? (Medida 41) En los estatutos se prevé un mecanismo de resolución de conflictos que se pone en marcha toda vez que las partes en conflicto no puedan resolver sus diferencias entre ellas directamente. Pregunta 79 Pregunta: El emisor prevé una forma alternativa de solución, para los conflictos que se presenten entre el emisor con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas? (Medida 41) El mecanismo de resolución de conflictos establecido en los estatutos de la compañía prevé la conformación de un tribunal de arbitramento para resolver las diferencias que puedan surgir entre la compañía con los accionistas, entre
26 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 26 los accionistas y administradores y entre los accionistas.
27 Circular Eterna 028 de 2007 Aneo 1 Página No. 27 Pregunta 80 Pregunta Opcional Si se cuenta con prácticas de gobierno corporativo adicionales a las recomendadas por el Código de Mejores Prácticas Corporativas, en esta sección se da la opción para que el emisor las dé a conocer. Además de las medidas detalladas en esta encuesta, vale resaltar que la Compañía ha adoptado como buena práctica no contratar servicios de revisoría fiscal con una misma firma por un período superior a cinco (5) años, al cabo de los cuales la firma respectiva cesa sus funciones y se selecciona una nueva revisoría fiscal entre las firmas con mayor reconocimiento y trayectoria.

References: artículo 446
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 RESOLUCIÓN 
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