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Approvato con Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 11 del 14/05/ PDF
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1 REGOLAMENTO PER L USO TEMPORANEO DEI LOCALI E DEI SERVIZI ACCESSORI IN GESTIONE AL CSF MONTEDOMINI PRESSO LE SEDI DI MONTEDOMINI ED EDUCATORIO IL FULIGNO Approvato con Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 11 del 14/05/2014 1
2 Art.1 Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina l utilizzo dei locali di proprietà dell ente, in gestione al servizio denominato CSF Montedomini (Centro Servizi e Formazione Montedomini) di seguito per brevità indicato come Agenzia di formazione, presso la sede Montedomini ed Educatorio Il Fuligno, nonché le modalità di autorizzazione all uso temporaneo degli stessi, a soggetti terzi. 2. L uso degli spazi deve avvenire compatibilmente con le attività istituzionali e con il rispetto della conservazione del patrimonio artistico dell ASP. Art.2 Destinatari dell autorizzazione all uso 1. I locali possono essere concessi in uso a: - Soggetti pubblici - Soggetti privati, quali: società, associazioni, enti, comitati, cooperative, persone fisiche Art. 3 Peculiarità dei locali 1. L ASP Firenze Montedomini, nelle sue due sedi di Firenze, Montedomini in via dei Malcontenti, 6 ed Educatorio Il Fuligno in via Faenza, 48, dispone di locali attrezzati per attività di formazione, convegnistica e mostre, con diverse dimensioni e caratteristiche (vedi allegato A). 2. Entrambi i centri si trovano all interno di antichi complessi, nati come istituzioni religiose, ricchi di storia e importanti testimonianze del passato, ristrutturati e resi funzionali alla pubblica fruizione ed alla attività didattica e congressuale. Pur mantenendo lo stile e l atmosfera del passato, è stata predisposta una attrezzatura multimediale aggiornata alle moderne esigenze di comunicazione. In molti locali sono presenti affreschi, decorazioni murali, quadri e vari arredi d epoca, sotto tutela della Sovrintendenza ai beni artistici, pertanto è vietato qualsiasi comportamento che possa provocare alterazioni o danni al patrimonio storico presente. Non è pertanto consentita l affissione di manifesti e cartelli alle pareti delle sale ed alle porte delle stesse, comunque in ogni luogo al di fuori degli spazi previsti e preventivamente autorizzati. E obbligatorio seguire scrupolosamente le disposizioni guida che si trovano nelle stanze e rispettare le indicazioni del personale in servizio per l ASP Firenze Montedomini. 2
3 Art. 4 Gestione delle richieste ed autorizzazioni 1. Il personale in servizio presso l agenzia Formativa, coordinato dal responsabile dell ufficio, si occupa di gestire le richieste dal preventivo alla fatturazione e di vigilare sulla corretta fruizione degli spazi e dei servizi, nel massimo rispetto del presente regolamento ed in linea con gli indirizzi aziendali e nel rispetto della tutela degli immobili. 2. Presso la sede de Il Fuligno, via Faenza,48 a Firenze, è presente personale dipendente dell ASP Firenze Montedomini incaricato della accoglienza clienti e custodia, sorveglianza dell uso dei locali. Il personale è titolato alla verifica del corretto utilizzo dei locali e tutti gli utilizzatori sono tenuti ad osservare le indicazioni dettate dal suddetto personale. In caso di difficoltà, il personale potrà avvalersi dei vigili urbani e delle forze dell ordine per mantenere l ordine pubblico. L ASP può avvalersi anche di collaborazioni esterne di propria fiducia. Se l utilizzatore avrà nominato un proprio tutor d aula, il personale dell Agenzia di formazione interagirà con esso per ogni disposizione organizzativa. Art. 5 Destinazione d uso 1. I locali sono destinati in via prioritaria allo svolgimento di attività didattiche e congressuali, vi si possono tenere, altresì, iniziative di valore artistico, sociale, istituzionale, spettacoli teatrali, musicali, manifestazioni di interesse collettivo purchè gli utilizzi siano compatibili con la struttura stessa. Le richieste possono avere ad oggetto uno o più spazi, nonché le attrezzature ed i materiali di pertinenza dei locali stessi e riguardare usi giornalieri o per più giorni conseguitivi. Art. 6 condizioni per il rilascio dell autorizzazione all uso 1. La natura e le caratteristiche della manifestazione non devono dare timore di arrecare danni ai locali, agli arredi, alle attrezzature o agli impianti. 2. La gestione di precedenti autorizzazioni non deve aver riportato contestazioni formali da parte dell ASP Firenze Montedomini per uso improprio, dannoso, o presentare morosità, od altre inadempienze rispetto alle condizioni fissate nella concessione. 3. Il locatario dovrà rendere noto all ASP Firenze Montedomini il contenuto della manifestazione, che in alcun modo potrà essere contro l etica comune, il dettato normativo nazionale, i valori sociali di cui Montedomini è portatore. A tale proposito a insindacabile giudizio della Direzione Generale dell azienda, l autorizzazione potrà essere rifiutata. 3
4 Art. 7 Obblighi dell utilizzatore 1. E fatto divieto all utilizzatore autorizzato di sub-concedere l uso dei locali. 2. Su tutto il materiale pubblicitario o informativo prodotto dall utilizzatore, il nome dei locali appartenenti all ASP dovrà comparire solo come luogo di effettuazione della manifestazione. Le riprese fotografiche e video all interno degli spazi sono sottoposti ad autorizzazione preventiva del personale in servizio presso gli stessi e non è in alcun modo sottintesa con l autorizzazione all uso. Art. 8 Responsabilità 1. Le sale e le attrezzature dovranno essere utilizzate e riconsegnate nello stato di fatto in cui sono state consegnate dal personale d agenzia preposto alla sorveglianza. I fruitori sono, pertanto, ritenuti direttamente responsabili dei danni che dovessero essere riscontrati su impianti, mobili, arredi e attrezzature, da parte dell Ente, nelle 24 ore naturali e consecutive (con esclusione di sabato e festivi) all ora di conclusione di utilizzo della/e sala/e. Per impianti ed attrezzature vengono intesi gli apparati elettrici, idraulici, elettronici e telefonici. 2. L utilizzo degli impianti elettronici, telefonici, e le apparecchiature ad essi connesse deve essere, preventivamente concordato con l ASP Firenze Montedomini. 3. L ASP Firenze Montedomini non risponde di furti e danni a cose o attrezzature, di proprietà dei clienti e dei fruitori delle manifestazioni, lasciate incustodite nei locali. Art. 9 Procedura di autorizzazione all uso temporaneo dei locali e servizi accessori a titolo oneroso 1. La procedura di autorizzazione prevede: a) Contatto del richiedente con indicazione delle proprie esigenze; b) Invio da parte dell agenzia di formazione di proposta di preventivo spese; c) Compilazione, da parte del richiedente, di un modulo prestampato di formalizzazione uso temporaneo locali e servizi accessori (vedi allegato B), disponibile presso gli uffici dell agenzia di formazione, scaricabile dal sito internet o ricevibile via mail. 2. Solo il ricevimento da parte dell agenzia di formazione del modulo correttamente compilato e sottoscritto dal richiedente, con le indicazioni per la fatturazione, formalizza la concessione. 3. La richiesta deve essere consegnata almeno quattro giorni prima dell evento, brevi mano presso gli uffici siti in Via malcontenti, 6 Firenze o inviata via mail, all indirizzo: 4. L autorizzazione in parola può essere revocata nei casi in cui vengano meno i presupposti per l autorizzazione stessa. 4
5 Art. 10 Revoca dell uso e responsabilità 1. L autorizzazione all uso degli spazi può essere revocata: a) immediatamente e senza preavviso in caso di gravi violazioni concernenti la capienza massima dei locali, la violazione di norme di sicurezza e incolumità di persone e cose, per altre gravi ragioni di pubblico interesse; b) con preavviso di almeno 24 ore in caso di sopravvenute esigenze dell ASP Firenze Montedomini. c) previa contestazione in caso di inadempienze gravi o reiterate alla vigente normativa ovvero alle prescrizioni di cui al presente regolamento. 2. In caso di violazione delle prescrizioni di cui al presente regolamento ed alle prescrizioni contenute nella dichiarazione di accettazione e negli altri atti e documenti consegnati al fruitore, l ASP Firenze Montedomini procederà alla contestazione, anche in forma verbale, prescrivendo l adeguamento entro un termine stabilito. In caso di inosservanza la contestazione sarà formalizzata anche ai fini dell eventuale applicazione della revoca del titolo. Art. 11 Tariffe e pagamento 1. Nelle autorizzazioni a titolo oneroso, le tariffe sono decise annualmente dal Direttore generale in base ai prezzi medi di mercato, alla ripetitività nell anno delle richieste di spazi e alla quantità di locali utilizzati per ogni evento da parte del cliente. Non sono previste penali in caso di disdetta anticipata fino alle 24 ore precedenti all inizio dell evento, in difetto sarà richiesto comunque il pagamento della tariffa come da impegno scritto. 2. Il pagamento dell importo dovrà essere versato presso l ente di credito indicato dall ASP Firenze Montedomini, con le modalità previste nel modulo di formalizzazione. 3. Il pagamento dovrà avvenire entro 30 giorni dalla data di emissione fattura da parte dell ASP Firenze Montedomini e seguirà il regime IVA previsto dalla normativa vigente all atto della fatturazione. 4. sono a carico degli utilizzatori degli spazi tutte le spese per eventuali servizi ausiliari di allestimento, hostess e pubblicità. Art. 12 Uso temporaneo in forma gratuita con rimborso forfettario delle spese 1. L uso gratuito degli spazi è concesso a: a) Amministrazione Comunale fiorentina per iniziative istituzionali; b) Altri Enti, Fondazioni, Associazioni ecc. per iniziative che prevedano le seguenti finalità: raccolta fondi a favore dell ASP Firenze Montedomini; iniziative a favore degli ospiti dell ASP Firenze Montedomini; iniziative di particolare significato per la promozione delle finalità e degli scopi dell ASP Firenze Montedomini 5
6 2. L ASP Firenze Montedomini si riserva di ritirare la concessione gratuita degli spazi, con un preavviso di 30gg. 3. L uso gratuito è escluso in caso di iniziative che prevedono pagamento per la partecipazione. Art 13 Disposizioni generali per l utilizzo dei locali 1. In relazione alla natura, al tipo di ingombro, o a particolari caratteristiche del materiale che deve essere introdotto (compresi piante e fiori) e, comunque, ogni qualvolta l Agenzia di formazione lo ritenga necessario, sarà individuato un operatore che indicherà il percorso d'accesso alle sale, percorso che dovrà essere rigorosamente osservato. 2. Lo sgombero delle sale dovrà essere effettuato con la stessa cura prevista per l allestimento ed entro l'orario preventivamente concordato tra l Amministrazione e il richiedente/utilizzatore. 3. Ciascuna sala è dotata di arredamento e addobbi che devono rimanere posizionati nello stato in cui si trovano all'atto della consegna. 4. Ogni modifica alla disposizione della sala (compresa l'esposizione di cartelli, striscioni, fondali e altro) deve essere preventivamente concordata con il personale che l Agenzia di formazione, in virtù di proprie disposizioni interne, abbia previsto possa svolgere tale attività, osservando le direttive dello stesso che sono da considerarsi comunque vincolanti. Art. 14 Sicurezza 1. L'accesso ai locali è regolato in funzione dell'esigenza di salvaguardare il patrimonio che ASP Firenze Montedomini mette a disposizione degli utilizzatori, dell osservanza della normativa in materia di sicurezza per impianti, arredi cose e persone. A tal fine viene specificato quanto segue: a) le sale di cui è prevista l'utilizzazione sono destinate esclusivamente ad ospitare iniziative attuate direttamente dal richiedente, secondo dettagliata specifica che deve essere esposta nella richiesta di utilizzo; b) ciascuna sala ha un limite massimo di capienza che è indicato nell elenco dei locali disponibili che non può essere per alcun motivo superato. c) è onere dell utilizzatore prevedere e predisporre tutte le misure necessarie affinché il numero dei presenti all interno delle sale, durante l utilizzo, non superi il massimo previsto, indicato nel modulo di richiesta. 6
7 2. Un incaricato o rappresentante del richiedente/utilizzatore, unitamente ad un incaricato dell Agenzia di foramzione, ha facoltà di visitare, prima della manifestazione e previo accordo, la/e sala/e, per verificarne la perfetta funzionalità. Qualora l'utilizzatore non contatti l Ente e/o non sia disponibile all'effettuazione di tale verifica, non potrà sollevare eccezioni di sorta, nel caso gli vengano addebitati danni alle strutture interne e/o alle attrezzature; 3. L utilizzatore è tenuto inoltre a verificare che le uscite di sicurezza siano mantenute agibili e funzionanti durante tutto il periodo di utilizzo della sala e a verificare che gli estintori collocati negli spazi utilizzati non vengano spostati o rimossi. Art. 15 Pubblicizzazione Al fine di assicurare una corretta informazione e conoscenza del presente regolamento, copia dello stesso sarà disponibile sul sito aziendale depositata presso la portineria di Via dei Malcontenti, 6 e presso il desk dell accoglienza di via Faenza, 48, in modo che gli utilizzatori interessati ne possano prendere visione. ALLEGATI: A) Schede tecniche dei locali oggetto del regolamento B) Modulo di formalizzazione uso temporaneo locali e servizi accessori 7
8 (allegato B al Regolamento) MODULO DI FORMALIZZAZIONE USO TEMPORANEO LOCALI E SERVIZI ACCESSORI Da inviare via a DATI DEL RICHIEDENTE: Nome/Ragione sociale:... Indirizzo:.. Città: Cap: Telefono: .. Codice Fiscale/Partita IVA.. In rappresentanza di ed in qualità di Concessionario. DATI DELL EVENTO Tipologia di attività per la quale si richiedono gli spazi: Formazione Convegno Incontro Concerto/rappresentazione Altro Breve descrizione dell argomento (Titolo). Data per cui si chiede la disponibilità della sala. Periodo in cui si chiede la disponibilità. Orario dell evento. Richieste aggiuntive inerenti occupazione sala per allestimento, prove SCHEDA TECNICA DELL EVENTO Attrezzature e/o servizi richiesti: Lavagna luminosa Microfono portatile Lavagna a fogli mobili Personal Computer Videoregistratore Assistenza tecnica Videoproiettore Pacchetto Ristoro Tv Monitor Altro (Specificare) Con la presente richiesta il soggetto richiedente dichiara: di aver preso visione del regolamento di concessione locali e delle condizioni ivi previste per l uso degli spazi dell Asp Firenze Montedomini e di accettarle incondizionatamente - Provider E.C.M. Ministero della Salute n.1457 Tel Fax Web site: -
9 di prendere atto che i locali concessi sono dotati solo ed esclusivamente dell attrezzatura dichiarata al momento della prenotazione; di prendere atto che in tutti gli ambienti vige il divieto di fumo e di accensione di candele e simili; di impegnarsi a non superare il numero di partecipanti indicato nell allegato A al Regolamento; di impegnarsi a non utilizzare gli ambienti in maniera non corrispondente a quanto sopra indicato ai fini della concessione in uso e compatibile con le disposizioni regolamentari; di impegnarsi a non spostare, rimuovere o in alcun modo alterare pareti, quadri, arredi e suppellettili esistenti all interno degli ambienti, salvo esplicito assenso dell ASP Firenze Montedomini; in caso di spostamento arredi o modifica allestimenti di impegnarsi al ripristino dei locali come consegnati; comunica che, durante la manifestazione per la quale sono stati richiesti i locali in concessione, si avvarrà della Ditta di Catering....Tel, la quale si impegna al rispetto delle norme di igiene degli alimenti come previsto dai criteri HACCP. Le attrezzature presenti negli ambienti, dati in concessione, se utilizzate ai fini di catering, dovranno essere sanificate prima e dopo il loro utilizzo. La persona di riferimento per gli opportuni accordi organizzativi è il Sig. si assume con il presente atto, ogni e qualsiasi responsabilità in merito allo svolgimento della manifestazione in oggetto che derivi dal mancato rispetto del Regolamento allegato, nonché di eventuali danni derivanti dall allestimento e dalla conduzione degli spazi. Per il pagamento, si impegna: a provvedere al versamento dell importo dovuto per l utilizzo della aule pari a : Sede e aula N. giornate Importo totale IVA 22% Totale Totale incluso IVA - Provider E.C.M. Ministero della Salute n.1457 Tel Fax Web site: -
10 L importo dovrà essere versato entro 30 giorni dal ricevimento della fattura Nominativo dell intestatario al quale intestare la fattura: Indirizzo al quale inviare la fattura (se diverso dall intestatario della stessa) Estremi di incasso: - in contanti presso la Cassa Economato di ASP Firenze Montedomini - mediante Bonifico Bancario alle seguenti coordinate: IBAN IT13Y C01 c/o Banca CR Firenze Filiale Enti e Tesoreria, Via Bufalini, 4 - Firenze intestato a ASP Firenze Montedomini IL RICHIEDENTE Firenze, Si autorizza il trattamento dei dati ai sensi del D.lgs. 196 del 3/06/2003. La sottoscrizione del presente modulo a valere anche per la presa visione e accettazione incondizionata del Regolamento di uso temporaneo dei locali e servizi accessori in gestione al CSF Montedomini presso le sedi di Montedomini ed Educatorio Il Fuligno approvato con Delibera n. 11 del 14/05/2014. Firma - Provider E.C.M. Ministero della Salute n.1457 Tel Fax Web site: -

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