Source: http://www.rz.uni-frankfurt.de/47458680/130_vv-telekommunikation
Timestamp: 2018-12-17 05:58:27+00:00

Document:
VV-Telekommunikation
Voice Mail Bedienung
Zentraler Faxserver
Bedienungsanleitung Chef-/Sekretariats-Funktion
Namenszuordnung beim Telefon
Verwaltungsvorschriften über die Einrichtung und Benutzung von Telekommunikationsanlagen - VV Telekommunikation
Telekommunikationsanlagen in Dienststellen
Funktelefone in Dienstfahrzeugen
Telefone in Wohnungen
Instandhaltung der TKAnlagen
Organisation und Benutzung der TKAnlagen
Diese Vorschriften regeln die Einrichtung und die Benutzung von Telekommunikationsanlagen (TK-Anlagen) in Dienststellen und Dienstfahrzeugen des Landes Hessen sowie von dienstlich erforderlichen Telefonen in Wohnungen Beschäftigter.
Sie gelten nicht für Einsatzfahrzeuge der Polizei.
Eine TK-Anlage ist das System aller Endstelleneinrichtungen einer Endstelle für die Teilnahme am Telefondienst und an den Telekommunikationsdiensten der Deutschen Bundespost (DBP).
[Zurück zum Anfang des Dokuments]
2. TK-Anlagen in Dienststellen 2.1 TK-Anlagen in Dienststellen werden nach Maßgabe des Haushaltsplans und im Regelfall nach Ausschreibung entsprechend der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) beschafft. Das Fachreferat der Landesvermögens- und Bauabteilung der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main ist - ausgenommen bei fernmeldetechnischen Anlagen für den Fernmeldeverkehr der Polizei und bei Fernmeldeanlagen an Bundesautobahnen - zu beteiligen. Im Zusammenhang mit Baumaßnahmen werden TK-Anlagen von den örtlich zuständigen Dienststellen der staatlichen Hochbauverwaltung beschafft. An der Ausschreibung ist neben privaten Anbietern die DBP TELEKOM zu beteiligen. Bei Änderungen an TK-Anlagen ist sinngemäß zu verfahren. 2.2 Soweit es zulässig, zweckmäßig und wirtschaftlich ist, sind mehrere Dienststellen an eine TK-Anlage anzuschließen. Dienststellen des Landes Hessen können auch an TK-Anlagen von Dienststellen anderer Rechtsträger angeschlossen werden.
Anteilige Grundgebühren, Personal- und Instandhaltungskosten sowie die Verbindungsgebühren (für Orts- und Nahbereichsgespräche ggf. als Pauschale) sind zu erstatten, wenn es haushaltsrechtlich geboten ist. Dies gilt insbesondere
in den Fällen des § 26 der Landeshaushaltsordnung,
wenn die Kostenbeteiligung eines Dritten vereinbart ist,
wenn eine nicht zur Verwaltung des Landes gehörende Stelle die TK-Anlage mitbenutzt oder
wenn eine Dienststelle an eine TK-Anlage einer Dienststelle eines anderen Rechtsträgers angeschlossen ist
2.3 Festverbindungen zu TK-Anlagen anderer Dienststellen sind einzurichten wenn das Gesprächsaufkommen oder besondere dienstliche Gründe dies erfordern.2.4 In Dienststellen mit starkem Publikumsverkehr und in Dienststellen mit Lehrbetrieb können Telefonstellen mit Münz- oder Kartentelefonen eingerichtet werden.2.5TK-Anlagen sind als ISDN-fähige Nebenstellenanlagen zu beschaffen und mit einer automatischen Gebührenerfassung, größere Anlagen bei Bedarf mit automatischer Gesprächsdatenerfassung auszustatten.
Es ist sicherzustellen, daß Gesprächsinhalte, Texte und andere Informationen, die über die TK-Anlage übermittelt werden, im Arbeitsspeicher nicht gespeichert werden und außerhalb des Arbeitsspeichers nur der in Tz 6.6.2.1 und 6.6.2.2 festgelegte Datensatz gespeichert wird.
2.5.1Im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel und je nach Verwendungszweck und Bedarf und soweit nicht bereits serienmäßig vorhanden, können beschafft werden
TK-Anlagen mit
Sammelanschluß,
Anrufsumleitung (fest oder variabel, mit automatischer Mitteilung an den Anrufer)
Aufschaltmöglichkeit (nur für den Vermittlungsplatz; mit Signaltonanzeige),
Anrufschutz,
Anrufübernahme, Anrufweiterschaltung,
Konferenzschaltung (mit automatischer Anzeige an alle Konferenzteilnehmer),
integrierter Freisprecheinrichtung (nur von der Nebenstelle selbst und nicht automatisch aktivierbar; mit Anzeige der Aktivierung am Apparat),
elektronischem Telefonbuch, Wahlwiederholung, freiprogrammierbaren Speichertasten, Rufnummerngeber und Kurzwahl (zentral für den Vermittlungsplatz; für die Nebenstellen mit individuellem Zugriffsschutz und nicht zentral vom Vermittlungsplatz und möglichst nicht über das Betriebsterminal abrufbar),
Sperrschloß/elektronischem Telefonschloß,
Wähltastatur,
Wahlmöglichkeit bei aufliegendem Hörer,
Zweithören/Lauthören (mit automatischer akustischer und optischer Signalisierung),
Datums-, Uhrzeit-, Gebührenanzeige im Display,
automatischem Rückruf zu besetzten Endstellen,
Anrufidentifizierung (nur bei begründetem Bedarf),
Sprachspeicher zum Ablegen mündlicher Nachrichten für einen oder mehrere Telefonbenutzer (wenn sichergestellt ist, daß die Kenntnisnahme vom Inhalt des Sprachspeichers durch Unbefugte ausgeschlossen ist und dieser nicht über das Betriebsterminal abrufbar ist),
Kennziffer für die Unterscheidung dienstlicher und privater Ferngespräche,
Informationssystem zum Status der Vermittlung (Anzeige und Nachricht, wann der Nebenstelleninhaber wieder erreichbar ist),
schnurlose Telefone, Geräte zur Sicherstellung der Erreichbarkeit (z. B. Cityruf, Eurosignal),
und Vorzimmeranlagen zusätzlich mit den Leistungsmerkmalen
optische und akustische Anrufkennzeichnung der Wählleitungen,
Gesprächsübergabe,
Ruftaste,
Serienmäßig vorhandene Leistungsmerkmale, die in dem Ausstattungskatalog nicht enthalten sind oder die den Sicherheitsanforderungen nicht genügen, sind zu sperren.
Mobile Funktelefoneinrichtungen für den Betrieb in öffentlichen Netzen können im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen beschafft werden, wenn sie zur Erledigung der Dienstgeschäfte unerläßlich sind.
2.5.2 Über die TK-Anlagen können eigene Systeme der Informations- und Kommunikationstechnik betrieben werden. Bei Bedarf kann am Übermittlungsdienst für den Warndienst und unter den Voraussetzungen des § 36 des Hessischen Datenschutzgesetzes (HDSG) am TEMEX-Dienst (Fernwirkanwendung) teilgenommen werden. Werden diese Einrichtungen/Dienste genutzt, sind zusätzliche Regelungen vor allem für die bei Datenverarbeitungsfunktionen notwendigen Vorkehrungen nach § 10 Abs. 3 HDSG zu treffen.2.6Bei der Einrichtung neuer und der Modernisierung vorhandener TK-Anlagen
ist die Durchwahl grundsätzlich bis zur Nebenstelle einzurichten,
können Nebenstellen einer TK-Anlage, die mit einer automatischen Gebühren-/Gesprächsdatenerfassung ausgestattet ist, so geschaltet werden, daß im gesamten Bundesgebiet direkt angewählt werden kann (Amtsberechtigung im Orts-, Nah- und im auf das Bundesgebiet beschränkten Fernbereich),
können Nebenstellen einer TK-Anlage ohne automatische Gebühren-/Gesprächsdatenerfassung so geschaltet werden, daß von ihnen Gespräche im Orts- und Nahbereich direkt geführt werden können (Amtsberechtigung im Orts- und Nahbereich); bei Bedarf können einzelne Nebenstellen für den auf das Bundesgebiet beschränkten Fernbereich freigeschaltet werden; einzelne Ortsnetze oder Rufnummern im Fernbereich, die häufig angewählt werden, können für die Selbstwahl freigegeben werden,
können einzelne Nebenstellen, von denen aus dienstlichen Gründen häufig Auslandsgespräche geführt werden müssen, für die Selbstwahl ins Ausland freigeschaltet werden,
können Nebenstellen, an denen Endgeräte anderer Kommunikationsdienste (z. B. Telefax, Teletex) angeschlossen sind uneingeschränkt frei, geschaltet werden.
Die Rufnummern der Telefon-Sonderdienste mit Ausnahme der Telefonauskunft, des Notrufs, des Feuerwehrrufs und der Rettungsdienstnummer sind zu sperren.
TK-Anlagen dürfen nicht mit Zugangs- oder Gleitzeiterfassungssystemen gekoppelt werden.
2.7 Über Art, Umfang, Ausstattung und Nutzung der TK-Anlagen entscheidet die oberste Landesbehörde unter Beteiligung der jeweils zuständigen Personalvertretung nach Maßgabe des Hessischen Personalvertretungsgesetzes. Sie kann diese Befugnis auf unmittelbar nachgeordnete Behörden übertragen.2.8In einer Systembeschreibung
ist anzugeben, an welche Telekommunikationsdienste die TK-Anlage angeschlossen ist,
sind Kommunikations-, Verbindungs- und Vermittlungseinrichtungen mit ihrer Hard- und Software und ihrem Funktionsumfang darzustellen,
sind alle an die Anlage angeschlossenen Endgeräte hinsichtlich Hard- und Software - einschließlich eventueller EDV-Funktionen - zu beschreiben und den einzelnen Nebenstellen konkret zuzuordnen,
ist für alle Nebenstellen zu dokumentieren, mit welchen Leistungsmerkmalen sie ausgestattet sind, welche Telekommunikationsdienste auf Grund der Geräteausstattung und der Server verfügbar sind und für welche Anwendungen sie genutzt werden dürfen.
3. Funktelefone in Dienstfahrzeugen
Nach dem Kabinettsbeschluß vom 15. März 1988 können im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel mit einer Telefonanlage ausgestattet werden:
Dienstfahrzeuge der Mitglieder der Landesregierung,
Dienstfahrzeuge der Staatssekretäre, wenn es zur Erledigung der Dienstgeschäfte dringend erforderlich ist,
sonstige Dienstfahrzeuge, wenn es zur Erledigung der Dienstgeschäfte unerläßlich ist.
Die Entscheidung hierüber treffen die Ressorts in eigener Zuständigkeit.
Die Entscheidung über die Ausstattung der sonstigen Dienstfahrzeuge (Buchstabe c) erfolgt im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen.
4. Telefone in Wohnungen4.1 Soweit Telefonanschlüsse aus dienstlichen Gründen erforderlich sind, können in Wohnungen amtsberechtigte Nebenstellen eingerichtet werden. Der AnschluB darf privat mitbenutzt werden.4.2 Für die private Mitbenutzung der Nebenstelle hat die/der Beschäfigte monatlich Kosten in Höhe der halben Grundgebühr für einen Standard-Telefonanschluß, zur Abgeltung von privaten Orts- und Nahbereichsgesprächen eine Pauschale im Wert von 25 Gebühreneinheiten sowie die Verbindungsgebühren für private Ferngespräche zu erstatten. Können von der Nebenstelle nicht zu allen Tageszeiten Gespräche nach außen (Amtsgespräche) geführt werden, ist die Grundgebühr nur zu einem Viertel zu erheben. Die Kosten werden nicht erhoben, wenn die/der Beschäftigte schriftlich erklärt, daß das Telefon privat nicht benutzt wird.4.3Werden Dienstgespräche von privaten Telefonen der Beschäftigten geführt, sind die Gebühren den Beschäftigten zu erstatten, wenn diese die Gebühren durch Aufzeichnen von Tag, Gesprächsteilnehmer und Dauer des Gesprächs sowie des ermittelten Betrags der Gebühren glaubhaft machen.
5. Instandhaltung der TK-Anlagen5.1Für Instandhaltungsverträge ist das Vertragsmuster für Instandhaltung von TK-Anlagen in öffentlichen Gebäuden - herausgegeben vom Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) - zu verwenden. Für Bedarfswartung ist ein entsprechender Vertrag zu schließen.
Ist nicht ausgeschlossen, daß bei der Instandhaltung auf personenbezogene Daten zugegriffen werden kann, sind die nach § 10 HDSG erforderlichen Datensicherungsmaßnahmen zu treffen. Auf personenbezogene Daten darf nur zugegriffen werden, soweit dies zur Instandhaltung zwingend erforderlich ist. Die zu treffenden Datensicherungsmaßnahmen sind in die abzuschließenden Instandhaltungsverträge aufzunehmen. Dies gilt auch für die Verpflichtung, daß das Unternehmen die Vorschriften des HDSG befolgt und sich der Kontrolle des Hessischen. Datenschutzbeauftragten unterwirft. Die Dienststelle hat den Hessischen Datenschutzbeauftragten über den Abschluß eines solchen Vertrages zu unterrichten (§ 4 Abs. 2 HDSG). Auf sein Verlangen ist ihm eine Vertragsausfertigung zu übersenden.
5.2Die Fernwartung ist unter den folgenden zusätzlichen Bedingungen zulässig:
Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf die Nebenstellennummern und die Leistungsmerkmale, die in der Systembeschreibung für die Nebenstellen dokumentiert sind, zu beschränken.
Auf die Daten in den Arbeitsspeichern der Endgeräte, der Betriebsterminals, der Gebühren- und Gesprächsdatenerfassungsanlagen darf nicht zugegriffen werden. Ein Zugriff muß durch geeignete Sicherungsmaßnahmen ausgeschlossen werden.
Die Verbindung wird von der Systemverwaltung Tz 6.7.2.1) hergestellt und soll von ihr jederzeit getrennt werden können.
Die Fernwartung muß sich mit Benutzerkennung und Paßwort gegenüber dem System eindeutig identifizieren.
Alle Aktivitäten der Fernwartung sind für den Betreiber nachvollziehbar zu protokollieren.
Können diese Bedingungen nicht erfüllt werden ist die Fernwartung auf die Übermittlung von Fehlermeldungen zu beschränken.
5.3Eigeninstandhaltung kann durchgeführt werden, wenn das Instandhaltungspersonal die erforderliche fachliche Qualifikation besitzt und die Fremdinstandhaltung nicht wirtschaftlicher als die Eigeninstandhaltung ist.
Bei der Eigeninstandhaltung hat die Dienststelle ein Instandhaltungsprotokoll zu führen, in das alle durchgeführten Instandhaltungsarbeiten mit Datumsangabe einzutragen sind.
6. Organisation und Benutzung der TK-Anlage6.1Das Telefon ist ein kostengünstiges und das am häufigsten benutzte Kommunikationsmittel. Dem ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen Rechnung zu tragen. Dazu gehören insbesondere:
die Ausstattung der Telefonzentralen mit aktuellen Telefonverzeichnissen der Nebenstellenanlage (alphabetisch, nach Rufnummern und nach Sachgebieten geordnet), ggf. mit Geschäfts-, Organisationsplänen und Abwesenheitslisten,
die laufende Unterrichtung der Beschäftigten in der Telefonzentrale über organisatorische und personelle Änderungen in der Behörde sowie die Unterweisung in den Grundsätzen bürgerfreundlichen Verhaltens,
eine nach mnemotechnischem Prinzip aufgebaute Ordnung der Durchwahlnummern nach Abteilungen oder Sachgebieten,
die Angabe der Durchwahlnummern einschließlich Vorwahl auf dem Briefkopf des täglichen Schriftverkehrs.
6.2Nebenstellen sind mit einem Teilnehmerverzeichnis auszustatten, das auch die häufiger benutzten Rufnummern anderer Dienststellen, die Kennzahlen der Querverbindungen sowie die nach Tz 2.6 freigeschalteten Ortsnetze oder Rufnummern des Fernbereichs enthalten soll. In den Telefonbüchern sind die Dienststellen im Haupteintrag mit ihrer vollen amtlichen Bezeichnung eintragen zu lassen. Zusätze sollen nachgestellt sein.
Gebührenpflichtige Nebeneinträge sind auf das notwendigste Maß zu beschränken.
6.3 Benutzung der Sprechapparate und sonstiger Endgeräte6.3.1 Der automatische Rückruf ist auf das unbedingt notwendige Ausmaß zu beschränken; er darf nicht zur Kontrolle über die Dauer von geführten Gesprächen oder über die Anwesenheit am Arbeitsplatz gebraucht werden.6.3.2 Anrufe dürfen grundsätzlich nur nach vorheriger Information des Nebenstelleninhabers, auf dessen Apparat geschaltet werden soll, umgeleitet werden. Sind Berufs- und Amtsgeheimnisse oder besondere Interessen Anrufender zu beachten, ist von einer Anrufumleitung abzusehen wenn die/der Anrufende keine Ansage über die Weiterschaltung erhält.6.3.3Lauthören ist nur mit Einverständnis der Gesprächspartnerin/des Gesprächspartners zulässig. Diese sind davon zu unterrichten, welche Personen zugeschaltet sind und welche Personen sich im Raum befinden, die das Gespräch mithören.
Wird das Leistungsmerkmal "Freisprechen" genutzt, sind alle Personen, die sich im Raum befinden oder hinzukommen, darüber zu informieren. Sie sind auch davon zu unterrichten, wer die Gesprächsteilnehmerin/der Gesprächsteilnehmer ist, und ob diese/dieser die Leistungsmerkmale "Konferenzschaltung" und/oder "Lauthören" aktiviert hat.
6.3.4An die TK-Anlage angeschlossene Endgeräte zum Empfangen und Versenden von Informationen (z.B. Telefax und Teletexgeräte) dürfen nur genutzt werden, wenn sichergestellt ist, daß sowohl beim Absender als auch beim Empfänger eine Kenntnisnahme durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Vor der Absendung ist insbesondere zu prüfen, ob überhaupt eine Versendung auf diesem Wege erfolgen kann oder ob dem die Vertraulichkeit der Sendung bzw. besondere Berufs- und Amtsgeheimnisse entgegen stehen. Zur Sicherung des Anwählverfahrens ist vor Einleiten des Sendevorgangs die Kennung oder die Teilnehmernummer der Empfangsstelle zu überprüfen. Werden Schriftstücke oder andere Informationen, von denen nur bestimmte Personen Kenntnis nehmen dürfen, übertragen, hat die absendende Stelle durch geeignete Vorkehrungen dafür zu sorgen, daß diese Personen diese Schriftstücke oder Informationen unmittelbar selbst in Empfang nehmen können.
Unter diesen Umständen können die Endgeräte zentral oder dezentral aufgestellt werden. Bei zentralem Einsatz dürfen Nachrichten nur von besonders beauftragten Beschäftigten entgegengenommen werden. Diese sind über das Fernmeldegeheimnis zu unterrichten. Zum Fernabruf können auch andere Beschäftigte für ihren Aufgabenbereich ermächtigt werden. Die Daten in den Sende- bzw. Empfangsprotokollen unterliegen dem besonderen Schutz des Fernmeldegeheimnisses. Sie sind daher sorgfältig zu behandeln: Der Ausdruck und die Einsichtnahme durch Unbefugte ist zu verhindern; die Protokolle sind sorgfältig und gesichert aufzubewahren.
Für Rufumleitung und -übernahme gilt Tz 6.3.2 entsprechend. Soweit für Teletex-/Telefaxanschlüsse Gebührendaten aufgezeichnet werden, gilt Tz 6.6.2.1 entsprechend.
6.3.5 Sprechapparate mit besonderen Leistungsmerkmalen, die bestimmten Benutzerinnen/Benutzern zugeordnet sind und sonstige Endgeräte, die über die Nebenstellenanlage betrieben werden (Tz. 2.5.2), müssen gegen unbefugte Benutzung gesichert werden.6.3.6 Bei der Nutzung von Funktelefonen ist das besondere Abhörrisiko zu beachten.6.4 Dienstliche Telefongespräche6.4.1Dienstliche Telefongespräche sind so vorzubereiten, daß sie möglichst schnell abgewickelt werden können. Gespräche im Orts- und Nahbereich sollen die Dauer einer Zeiteinheit nicht überschreiten. Ferngespräche in das Ausland bedürfen der vorherigen Zustimmung der Dienststellenleiterin/des Dienststellenleiters. Die Zustimmung kann für einzelne Beschäftigte oder Beschäftigtengruppen generell erteilt werden.
Vorhandene Festverbindungen sind vorrangig zu benutzen.
6.4.2 Für die Übertragung von Verschlußsachen auf Fernmeldewegen sind die in der Verschlußsachenanweisung erlassenen VS-Fernmelderichtlinien in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.6.4.3 Müssen Dienstgespräche von Anschlüssen Dritter geführt werden, sind die Gebühren dem Dritten gegen Quittung zu erstatten. Fallen Gebühren für Dienstgespräche anläßlich der Erledigung auswärtiger Dienstgeschäfte an, werden sie nach § 14 des Hessischen Reisekostengesetzes bei Nachweis erstattet.6.5Private Benutzung der Endstelleneinrichtungen
Private Telefongespräche dürfen in notwendigem Umfang von Nebenstellenanschlüssen geführt werden, wenn der Dienstbetrieb nicht beeinträchtigt wird. Für private, über den Orts- und Nahbereich hinausgehende Telefongespräche haben die Beschäftigten die anfallenden Gebühren zu erstatten.
Verwaltungsfremde Personen dürfen von Dienstanschlüssen nur in dringenden Fällen telefonieren. Die Geltendmachung des Erstattungsanspruchs ist vorbehalten.
Sonstige Endstelleneinrichtungen (z. B. Telefax, Teletex) und sonstige Telekommunikationsdienste dürfen für private Zwecke nicht benutzt werden.
6.6 Nachweis von Gesprächsdaten6.6.1Ankommende und interne Gespräche dürfen nicht erfaßt werden.
Anfallende Verbindungsdaten müssen grundsätzlich nach Beendigung der Verbindung gelöscht werden.
Die bei Wahlwiederholung oder automatischem Rückruf anfallenden Daten dürfen nur im Arbeitsspeicher der Anlagen gespeichert werden. Diese Daten müssen nach erfolgreicher Herstellung einer Verbindung gelöscht werden. Sie sind ferner zu löschen, wenn innerhalb eines Tages keine Verbindung zustandegekommen ist.
6.6.2Abgehende
dienstliche Ferngespräche,
private Ferngespräche von Beschäftigten, private Ferngespräche von Nebenstellen in Wohnungen Beschäftigter und
Telefongespräche von verwaltungsfremden Personen
sind mittels automatischer Gebührenerfassung, mit Gesprächszetteln oder in Buch- oder Listenform zu erfassen. Dienstliche Ferngespräche, die wegen der Freischaltung nicht von der Telefonzentrale vermittelt werden müssen und die nicht automatisch aufgezeichnet werden, sind nicht zu erfassen.
6.6.2.1In die Gesprächsnachweise für dienstliche Gespräche sind ausschließlich folgende Daten aufzunehmen:
Nummer der Nebenstelle, von der aus das Gespräch geführt wurde,
Ortsnetzkennzahl (Vorwahl) des Ortsnetzes der Angerufenen/des Angerufenen;
ist das Unterdrücken der Rufnummer nicht oder nur mit großem technischen Aufwand möglich, kann die Speicherung auf maximal die ersten fünf Stellen der ·Zielnummer (Vorwahl und Rufnummer) ausgedehnt werden,
Datum und Uhrzeit des Gesprächs,
Verbindungsgebühr des einzelnen Gesprächs,
Kennzeichnung von Gesprächen mit mehr als l00 Gebühreneinheiten.
Werden die Gespräche automatisch erfaßt, ist in die Gesprächsnachweise auch die Summe der monatlichen Verbindungsgebühren (einschließlich der Kosten für Orts und Nahbereichsgespräche) je Nebenstelle aufzunehmen.
6.6.2.2In die Nachweise von Privatgesprächen sind ausschließlich folgende Daten aufzunehmen:
Nebenstelle, von der aus das Gespräch geführt wurde,
pro Monat angefallene Gebühreneinheiten,
zu zahlender Gesamtbetrag.
Bei der Beschaffung von TK-Anlagen ist darauf zu achten, daß die Trennung der Gesprächsdatenerfassung von Dienst- und Privatgesprächen sichergestellt werden kann. Ist dies technisch oder mit vertretbarem Mehraufwand nicht möglich, bestimmt sich der Umfang der Aufzeichnung nach Tz 6.6.2.1. Abweichende Regelungen mit Beteiligung der zuständigen Personalvertretungen bleiben unberührt.
6.6.3 Die Gesprächsnachweise oder Summennachweise von Dienstgesprächen sind der Dienststellenleiterin/dem Dienststellenleiter oder den von ihr/ihm beauftragten Beschäftigten zuzuleiten und stichprobenweise auf Notwendigkeit und Umfang durchzusehen. Sie dürfen nicht mittels automatisierter Verfahren durchgesehen und überprüft werden. Die von der DBP-TELEKOM gespeicherten Verbindungs-, Gebühren- und Betriebsdaten - z. B. Einzelgebührennachweise - dürfen nicht mit den in den Gesprächsnachweisen enthaltenen Daten verknüpft und zur Prüfung der Gesprächsnachweise herangezogen werden. Besteht kein Anlaß zu einer näheren Überprüfung, sind die mittels automatischer Gebührenerfassung erstellten Gesprächsnachweise bzw. Summennachweise den jeweiligen Nebenstelleninhaberinnen/Nebenstelleninhabern zuzuleiten; manuell gefertigte Nachweise sind zu vernichten.6.6.4Entfallen auf eine Nebenstelle überdurchschnittlich viele oder besonders teure Gespräche, insbesondere in Orte, in die üblicherweise keine dienstlichen Gespräche geführt werden, kann angeordnet werden, daß die Nebenstelleninhaberin/der Nebenstelleninhaber eine (Gesprächsliste mit einer kurzen Angabe der Gesprächsinhalte führt. Soweit über den Gesprächsinhalt bei dem entsprechenden Sachvorgang ein Vermerk oder ein Protokoll abgelegt wird, genügt auf der Gesprächsliste ein Hinweis auf das Aktenzeichen des Sachvorgangs.
Bei Telefongesprächen, die von Nebenstelleninhaberinnen/Nebenstelleninhabern in besonderer Funktion (z. B. Richter/innen, Mitglied der Personal- oder Jugendvertretung, des Richter- oder Staatsanwaltschaftsrates, Vertrauensfrau/Vertrauensmann der Schwerbehinderten, Beschäftigte mit besonderer Geheimhaltungsverpflichtung) geführt werden, genügt als Erläuterung der Hinweis auf diese Funktion.
6.6.5 Die Nachweise von Privatgesprächen sind den Nebenstelleninhaberinnen/Nebenstelleninhabern direkt zuzuleiten oder persönlich auszuhändigen. Die Gebührenrechnungen, die lediglich die Nebenstelle, den Namen der Nebenstelleninhaberin/des Nebenstelleninhabers, die pro Monat angefallenen Gebühreneinheiten und den zu zahlenden Gesamtbetrag ausweisen dürfen, werden der mit dem Geldeinzug betrauten Stelle zugeleitet. Benutzen mehrere Beschäftigte dieselbe Nebenstelle und ergeben sich wiederholt Zuordnungsschwierigkeiten, kann das Führen von privaten Ferngesprächen untersagt werden.6.7 Datensicherungsmaßnahmen6.7.1Mit Ausnahme der Fernwartung muß ein Zugriff von außen auf die TK-Anlage ausgeschlossen sein. Die Räume in denen das Betriebsterminal, die Gebühren- und Gesprächsdatenerfassungsanlagen untergebracht sind, und die Arbeitsräume der Vermittlungskräfte sind durch Sicherheitsschlösser zu sichern.
Zugang zu den Arbeitsräumen haben nur die dort Beschäftigten. Nur die Systemverwaltung, die Revision und das Wartungspersonal sind berechtigt, die Räume zu betreten, in denen das Betriebsterminal und die Gebühren und Gesprächsdatenerfassungsanlage untergebracht sind. Behördenfremdes Wartungspersonal hat sich als solches auszuweisen. Sonstige Personen dürfen nur in Begleitung berechtigter Personen diese Räume betreten. Mitglieder des Personalrats haben Zutritt, wenn es die Erfüllung der Aufgaben nach dem Hessischen Personalvertretungsgesetz erfordert.
6.7 Organisatorische Datensicherungsmaßnahmen6.7.2.1Es ist festzulegen, wer mit der Systemverwaltung betraut ist. Deren Aufgaben, die sich in Abhängigkeit von den durch die TK-Anlage abgedeckten Anwendungen ändern können, sind in einer Dienstanweisung festzulegen. An Aufgaben kommen insbesondere in Betracht:
Einrichten, Aktivieren und Deaktivieren von Leistungsmerkmalen generell und je Anschluß sowie Einrichten und Sperren von Anschlüssen, soweit dies nicht vom Hersteller vorgenommen wird,
Pflegen der Systembeschreibung (Tz 2.8),
Erstellen der Gebührenrechnungen,
Verwalten der Datenträger,
Überwachen der Instandhaltung und Wartung (Tz 5),
Vergabe und Verwaltung von Kennungen und Paßworten.
Die Aktivitäten der Systemverwaltung sind zu protokollieren, soweit dies nicht automatisiert geschieht, ist eine manuelle Dokumentation vorzunehmen.
6.7.2.2Für die Revision der TK-Anlage ist die/der Beauftragte für den Datenschutz der anlagenbetreibenden Dienststelle verantwortlich
Diese/dieser darf nicht zugleich mit der Systemverwaltung betraut sein.
Zur Revisionstätigkeit gehört die Kontrolle der Tätigkeit der Systemverwaltung, des Wartungspersonals, des Ist-Zustands der TK-Anlage und der Einhaltung der datenschutzrechtichen Vorschriften.
6.7.2.3Gesprächsnachweise, DV-Ausdrucke und Datenträger sind verschlossen aufzubewahren und zu versenden. Es ist sicherzustellen, daß sie nur von den empfangsberechtigten Personen geöffnet werden (z B. durch Protokollierung des Transports).
Das Kopieren von Datenträgern ist nur zulässig, wenn dies für den Betrieb des Systems oder für Programmänderungen erforderlich ist. Die Gesprächsdaten sind drei Monate nach Überprüfung der Gesprächsnachweise zu löschen. Während der Aufbewahrungszeit kann nur zum Zwecke der Fehlerermittlung auf sie zurückgegriffen werden.
Die gespeicherten Daten sowie die gefertigten Ausdrucke sind ausschließlich zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vorschriften bestimmt. Eine Verknüpfung mit anderen Systemen, mit denen personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet werden, ist nicht zulässig.
6.7.2.4 Manuell gefertigte Gesprächsnachweise werden bis zur Weiterleitung an die Dienststellenleiterin/den Dienststellenleiter oder an die Nebenstelleninhaberin/Nebenstelleninhaber von der Verteilerkraft in einem abschließbaren Behältnis aufbewahrt.6.7.2.5Sämtliche Gesprächsnachweise werden nur in einfacher Ausfertigung erstellt. Außer von der Nebenstelleninhaberin/dem Nebenstelleninhaber selbst zu eigenen Zwecken dürfen sie nicht kopiert werden.
Gesprächsnachweise, die Gegenstand einer näheren Überprüfung waren, sind nach der endgültigen Klärung der Angelegenheit (insbesondere nach Abschluß dienst- oder arbeitsrechtlicher Verfahren) zu vernichten.
6.7.3Technische Sicherungsmaßnahmen
Es sind die technischen Datensicherungsmaßnahmen zu treffen, die erforderlich und angemessen sind, um die Ausführung der Vorschriften des Hessischen Datenschutzgesetzes zu gewährleisten. Die Art und Weise der Maßnahmen richtet sich nach dem jeweiligen Stand der Technik. Insbesondere sind folgende Punkte zu beachten:
Wird die TK-Anlage über das Führen von Telefongesprächen hinaus genutzt, ist eine Anmeldung an der TK-Anlage erforderlich. Die Anmeldung muß sicher gestaltet sein.
Verlangt die Anmeldung an der TK-Anlage die Eingabe einer Benutzerkennung und eines Paßwortes, so muß die Paßwortverwaltung dem jeweiligen Stand der Technik von DV-Anlagen entsprechen. Herstellerspezifische Paßwörter sind umgehend zu ändern.
Die Funktionstrennung zwischen der Systemverwaltung, der Revision, der Wartung und den sonstigen Benutzern muß gewährleistet sein. Zugriffe auf Daten und Programme dürfen nur im Rahmen der Berechtigungen erfolgen können.
Die Protokollierung der Systemaktivitäten muß geeignet sein, Änderungen am Zustand der TK-Anlage nachzuvollziehen sowie Verstöße gegen eingeräumte Zugriffsrechte und fehlerhafte Anmeldungen aufzuzeigen. Insbesondere sind die Aktivitäten des Systemverwalters und des Wartungspersonals manipulationssicher zu protokollieren. Protokolldaten dürfen nur von der Revision und der Systemverwaltung gelesen werden. Die Protokolldaten dürfen nur von der Revision gelöscht werden können.
6.8Wird eine TK-Anlage, die Dateien mit personenbezogenen Daten (Gebühren-/Gesprächsdatenerfassung elektronisches Telefonbuch, Kurzwahlverzeichnis usw. ) enthält, eingerichtet, geändert oder erweitert, ist eine Dateibeschreibung nach § 6 Abs. 1 HDSG zu fertigen und dem Hessischen Datenschutzbeauftragten zuzuleiten Dort wird sie nach § 26 HDSG in das Dateienregister aufgenommen. Im Bedarfsfall gibt der Hessische Datenschutzbeauftragte eine Stellungnahme nach § 34 Abs. 5 HDSG ab. Außerdem ist die TK-Anlage in das nach § 6 Abs. 3 HDSG zu führende Geräteverzeichnis aufzunehmen.
Werden die Gesprächsdaten automatisiert gespeichert, sind die Betroffenen ggf. hierüber zu benachrichtigen (§ 18 Abs. 2, 5 und 6 HDSG). Die Benachrichtigung umfaßt die in § 6 Abs. 1 bis 5 HDSG genannten Angaben.
Werden die Gesprächsdaten nicht automatisiert gespeichert, informiert die Dienststellenleiterin/der Dienststellenleiter in geeigneter Form alle Beschäftigten über die Art, den Umfang und die Dauer der Speicherung bzw. Aufzeichnung der Gesprächsdaten und über das Verfahren der Überprüfung der Gesprächsnachweise.
7. Abweichende Regelungen
Von diesen Vorschriften abweichende Regelungen bedürfen der Zustimmung des Ministeriums der Finanzen.
8. Übergangsvorschriften8.1 Alle Anerkennungen von privaten Hauptanschlüssen in Wohnungen sind mit Ablauf des 31. März 1993 aufzuheben; die Zahlung der Pauschalvergütung ist einzustellen.8.2 Die Fernsprechvorschriften vom 3. März 1986 (StAnz. S. 720) werden aufgehoben.8.3 Der Hauptpersonalrat wurde beteiligt.8.4Diese Vorschriften treten am Tage nach der Veröffentlichung im Staatsanzeiger für das Land Hessen in Kraft.
Wiesbaden, 8. Januar 1993
P 1563 A-1-I B 2
-Gült.-Verz. 436-
StAnz. 4/1993 S. 245

References: § 26
 § 36
 § 10
 § 10
 § 14
 § 6
 § 26
 § 34
 § 6
 § 6