Source: http://docplayer.cz/4119887-Matematicky-ustav-av-cr-v-v-i.html
Timestamp: 2018-12-19 08:25:47+00:00

Document:
Matematický ústav AV ČR, v. v. i. - PDF
Download "Matematický ústav AV ČR, v. v. i."
Martin Vlastimil Malý
1 Matematický ústav AV ČR, v. v. i. Žitná 25, Praha 1 Česká republika Směrnice ředitele č. 5/2013 Spisový a skartační řád Matematického ústavu AV ČR Úvodní ustanovení Spisový řád je závazný interní právní akt Matematického ústavu AV ČR ( MÚ ), který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení nebo vzniku až po vyřazení ve skartačním řízení. Všichni zaměstnanci MÚ pověření vyřizováním dokumentů jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a zodpovídají za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali. Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti MÚ zahrnující jejich řádný příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, opatřování razítkem, odesílání, ukládání, zapůjčování a vyřazování ve skartačním řízení, včetně kontroly těchto činností. MÚ vede spisovou službu v elektronické podobě v systému spisové služby OSS Spisová služba ( ESS ), umožňujícím elektronickou správu dokumentů v digitální i analogové podobě. Administraci systému zabezpečuje sekretariát ředitele, technickou správu (funkčnost, zálohování apod.) oddělení SVT. Za vedení spisové služby na pracovišti je odpovědný pracovník pověřený ředitelem. Článek 1 Základní pojmy 1. Základními předpisy, kterými se řídí spisová služba jsou: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon o archivnictví), b) zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, c) vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 2. Výkon spisové služby ovlivňují také: a) zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, b) vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, c) vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, d) zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. 3. Akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb je instituce oprávněná poskytovat kvalifikované certifikáty, které jsou nezbytné ověřovací prvky zaručeného elektronického podpisu, zaručené elektronické značky a časového razítka. Akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb jsou: Společnost I.C.A. (První certifikační autorita, a. s.), Česká pošta, s. p., a eidentity a. s.
2 4. Archiv je instituce, jejímž úkolem je všestranná péče o archiválie (tj. dokumenty trvalé dokumentární hodnoty). Specializovaným archivem pro AV ČR je MÚA AV ČR, který zabezpečuje jejich trvalé uložení, odborné zpracování a využívání. 5. Autenticita je v kontextu spisové služby vlastnost dokumentu charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. Autentický dokument je pokládán za pravý, aniž by byla zkoumána důvěryhodnost a pravdivost jeho obsahu. Tuto vlastnost specifikuje ustanovení 69a odst. 5 zákona o archivnictví týkající se tzv. fikce pravosti dokumentu v digitální podobě. 6. Autorizovaná konverze dokumentu je úplné převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě nebo naopak, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky (autorizace). Dokument, který provedením této konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl. 7. Časové razítko je datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a zaručuje, že tato data existovala před daným časovým okamžikem. 8. Číslo jednací slouží k identifikaci dokumentů. 9. Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, umožňuje-li to povaha dokumentu. Datová schránka nese název Matematický ústav AV ČR. 10. Datová zpráva jsou elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na technických nosičích ve formě datového souboru. Dokumenty orgánů veřejné moci (ve smyslu 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) doručované prostřednictvím datové schránky, úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob dodávané prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy (datovou zprávu tvoří obálka s metadaty a obsah zprávy). Obdobně mají formu datové zprávy dokumenty doručované em. 11. Datový formát je způsob kódování komponenty, který zajišťuje uložení dokumentu nebo jeho části (částí) pro účely zpracování výpočetní technikou a jeho znázornění. Datovými formáty jsou například: pdf, PDF/A, xml, Huml/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp3 apod. 12. Dokument je v širším slova smyslu každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který je spojen s činností MÚ (byl jím vytvořen nebo mu byl doručen), včetně evidenčních pomůcek jakéhokoli druhu a formy. 13. Elektronická podatelna je zařízení ESS umožňující příjem, vyhledávání, předávání a odesílání dokumentů v digitální podobě. Slouží k provádění úkonů prostřednictvím datové schránky a veřejné sítě internet ( u), tj. k příjmu, vyhledávání, předávání a odesílání dokumentů v digitální podobě, které byly prostřednictvím datové schránky nebo internetem doručeny nebo budou jejich prostřednictvím odeslány. 14. Elektronická spisovna je funkční složka ESS určená k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu MÚ a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem. 15. Elektronická značka jsou údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které splňují následující požadavky: a) jsou jednoznačně spojené s označující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, 2
3 b) byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, c) jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat. 16. Elektronickým podpisem se rozumí údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě (datové zprávě) nebo jsou s ním logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě. 17. Elektronický systém spisové služby je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení 2 písm. l) a 63 odst. 3 a 4 zákona o archivnictví. V systému ESS lze spravovat dokumenty v digitální podobě a metadata dokumentů v analogové podobě. Analogový dokument je pevně spojen s nosičem umístěným mimo systém ESS, a tedy nemůže být jako takový přímo spravován systémem ESS. 18. Iniciační dokument je první dokument, na jehož základě je založen nový spis. 19. Jednoznačný identifikátor dokumentu je znak neoddělitelně spojený s dokumentem zajišťující jeho nezaměnitelnost a jedinečnost. Každý záznam v elektronickém systému spisové služby je automaticky označen jednoznačným identifikátorem, kterým je údaj v metadatech. 20. Konverze dokumentu je převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě nebo naopak. 21. Kvalifikované časové razítko je datová zpráva, kterou vydal akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem jeho vzniku, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. 22. Kvalifikovaný certifikát je certifikát, který splňuje náležitosti 12 zákona o elektronickém podpisu a byl vydán kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb. 23. Kvalifikovaný systémový certifikát je certifikát, který splňuje náležitosti 12 zákona o elektronickém podpisu a byl vydán kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb. 24. Metadata obsahují data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času. 25. Mimoskartační řízení provádí MÚA AV ČR na žádost MÚ. Provedení mimoskartačního řízení upravují 11 a 12 zákona o archivnictví. 26. Podací deník obsahuje údaje o dokumentech, tj. údaj, kdy byl dokument doručen nebo odeslán, o jeho obsahu, vyřízení, místě uložení atd. Je veden v mimořádných situacích (článek 12) v písemné (analogové) podobě jako kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem MÚ, pro něž je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem všech listů. 27. Podatelna je útvar zajišťující přejímání, označování (evidenci) a odesílání veškerých dokumentů/zásilek. 28. Priorace viz Spis. 29. Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem. 30. Převodem dokumentu se rozumí převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě nebo změna datového formátu dokumentu v digitální podobě. Provádí se způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu provádění nebo změny datového formátu. Postup převádění dokumentu obsahuje ustanovení 69a zákona o archivnictví. 3
4 31. Příruční registratury jsou zřizovány jak na jednotlivých organizačních útvarech, tak u jednotlivých pracovníků pověřených určitou agendou. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu provozně nezbytnou a odtud se předávají do spisovny. 32. Samostatná evidence dokumentů je součástí spisové služby původce a její používání upravuje 10 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Výčet a popis samostatných evidencí musí být uveden ve spisovém řádu původce. Původce zpracovává v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i) a v 8 odst. 5 písm. a), c) a d) vyhlášky č. 259/2012 Sb. Tato evidence musí být v souladu s požadavky stanovenými Národním standardem. Pokud je samostatná evidence dokumentů vedena v listinné podobě, původce zpracovává alespoň údaje stanovené v 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i) vyhlášky č. 259/2012 Sb. 33. Sběrný arch viz Spis. 34. Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u MÚ. Skartační lhůta dokumentu se počítá vždy od počátku roku následujícího vzniku dokumentu. 35. Skartační řízení viz Výběr archiválií ve skartačním řízení. 36. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým bude posuzován ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Viz. čl. 10, odst Spis je uspořádaný soubor dokumentů pojednávajících nebo vztahujících se k jedné věci, navzájem spolu věcně souvisejících a vyřazovaných zpravidla pod stejným spisovým znakem. Spis je možno vytvářet dvěma způsoby: 1) Priorace spojování dokumentů. Nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. U předcházejícího a nového dokumentu nebo spisu se poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených zaevidovaných dokumentů. Při prioraci si dokumenty zachovávají svá původní čísla jednací. 2) Sběrný arch je používán zpravidla při správním řízení podle zákona č. 500/2004 Sb. Dokument, kterým je zahájeno správní řízení (iniciační dokument), se opatří podacím razítkem. Číslo jednací iniciačního dokumentu je shodné s podobou spisové značky. Do sběrného archu se jako první poznamená iniciační dokument a přidělí se mu číslo jednací lomené pořadovým číslem 1. Ostatní dokumenty, které se stanou součástí spisu, se označí stejným číslem jednacím lomeným pořadovým číslem, v němž byly zařazeny do spisu. Pořadové číslo je možné oddělit od čísla jednacího rovněž pomlčkou. Tyto dokumenty se v evidenčních pomůckách samostatně již neevidují. Označení číslem jednacím se vepíše u prvního dokumentu do podacího razítka, u dalších dokumentů zpravidla do pravého horního rohu první strany. Nedílnou součástí sběrného archu je podrobný seznam dokumentů. V něm se vedou o dokumentech tvořících spis další údaje: a) datum doručení dokumentu nebo datum jeho vzniku, b) identifikace odesílatele, c) číslo jednací odesílatele, d) počet listů dokumentu a počet příloh, e) stručný obsah dokumentu. 38. Spisová značka je evidenční znak spisu. Spisovou značkou je zejména číslo jednací iniciačního nebo jiného původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, číslo jednací sběrného archu, popř. název nebo jiné označení, které organizace pro své účely obvykle užívá, či je z jiných důvodů považuje za účelné. 39. Spisová služba je soubor činností, které se týkají zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti MÚ, a to od jejich vytvoření či doručení až do jejich vyřízení a uložení resp. vyřazení. Způsob vedení spisové služby stanoví zákona o archivnictví a prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb.Základními pracovními postupy spisové služby jsou: 4
5 a) příjem a třídění zásilek, b) zapisování a označování dokumentů (evidence dokumentů), c) oběh a vyřizování dokumentů (rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů), d) odesílání dokumentů (vyhotovování, podepisování a odesílání dokumentů), e) ukládání dokumentů (příruční registratura, spisovna, správní archiv), f) vyřazování dokumentů (skartační řízení). 40. Spisovna je místo centralizovaného uložení vyřízených dokumentů MÚ do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Dokumenty jsou zde uloženy v souladu s původním uspořádáním, tj. podle organizačních útvarů a spisového plánu. Při umístění spisovny je nutné splnit požadavky stanovené 68 odst. 4 zákona o archivnictví. 41. Spisový a skartační plán je schéma (ukládací klíč) pro rozdělení dokumentů do pevně stanovených skupin podle zásad desetinného třídění doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. Může-li být dokument zařazen do několika skupin, zařadí se pod heslo, které speciálně vyjadřuje jeho obsah, nebo pod heslo, které vyjadřuje hlavní obsah dokumentu. 42. Spisový znak vyjadřuje věcný druh agendy a určuje pomocí stanoveného číselného symbolu zařazení dokumentů do předem určené struktury. Sdružuje všechny dokumenty, které vznikly v určeném okruhu záležitostí, umožňuje jednotné a přehledné ukládání dokumentů a usnadňuje jejich vyhledávání. 43. Stejnopis je jeden ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky připojila k dokumentu tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis Škodlivý kód je chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo informacích úřadu, popřípadě způsobilý poškodit úřad zneužitím informací. Projevem tzv. škodlivého kódu je rovněž stav, kdy dokument není uživatelsky vnímatelný čitelný. 45. Transakční protokol je soubor informací o operacích provedených v ESS, které ovlivnily nebo změnily entity. Tyto informace umožňují rekonstrukci historie těchto operací. Transakční protokol umožňuje kontrolu provedených operací. 46. Typový spis je spis týkající se jedné nebo více agend. Má předem danou strukturu a je vždy členěn věcně do jednotlivých částí. Má obdobný obsah a strukturu jako spis, vzniká však jako výsledek stejnorodých opakujících se procesů. Příkladem typového spisu je stavební spis budovy, personální spis, zdravotnická dokumentace apod. Jedná se tedy o soubor spisů a dokumentů vedených k jedné agendě, jako je např. budova či zaměstnanec. 47. Uznávaná elektronická značka je elektronická značka založená na kvalifikovaném systémovém certifikátu. 48. Uznávaný elektronický podpis je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. 49. Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí MÚA AV ČR na žádost MÚ. Při zrušení MÚ nebo jeho vstupu do likvidace požádá MÚ o provedení tohoto typu řízení okamžitě. Provedení mimoskartačního řízení upravují 11 15a 19 písm. g) zákona o archivnictví. Dokumenty uložené v MÚ získané jeho akviziční a sbírkotvornou činností, které splňují kritéria podle 4 a 5 zákona o archivnictví nebo podle jeho přílohy 2, se považují za archiválie vybrané mimo skartační řízení. Tímto ustanovením nejsou dotčeny jejich povinnosti podle 3 zákona o archivnictví, jedná-li se o dokumenty vzniklé z jejich činnosti. 1 Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. 5
6 50. Výběr archiválií ve skartačním řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost MÚ. Výběr archiválií provádí MÚA AV ČR. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá MÚ a jeho právní nástupce, kteří jsou povinni umožnit MÚA AV ČR odborný dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s MÚA AV ČR provedeno i později, pokud MÚ dokumenty potřebuje pro svou další činnost. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. MÚ zašle skartační návrh MÚA AV ČR k posouzení a k provedení výběru archiválií. Skartační řízení se provede vždy při zániku MÚ. Není-li toto možné, provede se výběr archiválií mimo skartační řízení. Konkrétní provedení skartačního řízení upravují 7 10 a zákona o archivnictví. 51. Zaručený elektronický podpis je elektronický podpis, který splňuje požadavky dle ustanovení 2 zákona o elektronickém podpisu: a) je jednoznačně spojen s podepisující osobou, b) umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, c) byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, d) je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat. Článek 2 Příjem dokumentů a jejich třídění 1. Doručené dokumenty se přijímají, a to bez ohledu na způsob jejich doručení, v sekretariátu ředitele ( podatelna MÚ ) a v útvarové podatelně v knihovně, která přijímá dokumenty doručené přímo knihovně mimo podatelnu MÚ. Za provoz podatelny v knihovně odpovídá vedoucí knihovny. 2. MÚ na svých internetových stránkách povinně zveřejňuje informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů s tím, že uvede: a) adresu pro doručování analogových dokumentů, která je současně adresou pro doručování dokumentů na přenosných technických nosičích dat, b) úřední hodiny podatelny, c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty, d) identifikátor datové schránky, e) přehled datových formátů, ve kterých původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů, f) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů, g) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt tzv. škodlivého kódu (viz definice), h) důsledky doručení neúplného nebo poškozeného dokumentu v analogové nebo digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisu. Zásilky a dokumenty doručené doručovatelem přejímá na pracovišti v Praze pracovník vrátnice a na pracovišti v Brně sekretářka. Doporučené zásilky zapíše do knihy vyčleněné k tomu účelu a neprodleně o jejich přijetí informuje adresáta. Ostatní zásilky roztřídí podle útvarů, vloží do příslušných přihrádek a při nejbližší příležitosti předá adresátovi popř. zástupci příslušného útvaru. V případě nebezpečí z prodlení informuje o přijetí zásilky adresáta. 3. Dokumenty, na které se vztahuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, přijímá odděleně technicko-hospodářská správa a vede pro ně samostatnou evidenci v papírové podobě. 4. Dokument v digitální podobě MÚ přijímá a) prostřednictvím ové adresy elektronické podatelny MÚ, 6
7 b) prostřednictvím datové schránky MÚ, c) osobně na médiu pro přenášení elektronických dokumentů (CD, DVD, USB flash disk). Příjem datových zpráv se řídí 2 písm. d) zákona o elektronickém podpisu a ustanovením vyhlášky č. 259/2012 Sb. 5. Analogový dokument se doručuje prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, kurýrem nebo osobně na podatelnu MÚ. 6. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován. Evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý zaměstnancem mimo budovu MÚ (např. při osobním jednání, na služební cestě apod.). Zaměstnanec, který dokument převzal, je povinen zabezpečit jeho předání k evidenci. 7. Podatelna provede vnější kontrolu doručených zásilek a vytřídí je na: a) ty, které se předávají neotevřené (viz odst. 8), b) dokumenty, které nepodléhají evidenci v protokolu, tj. časopisy, noviny, brožury, tiskopisy, sbírky zákonů, věstníky, letáčky, katalogy, prospekty, ceníky, reklamní tiskoviny a jiný propagační materiál, vizitky, nevyžádaná obchodní sdělení (tzv. spamy) apod., c) materiál, který na pracovišti podléhá zvláštnímu způsobu zpracování (např. účetní dokumenty, publikace apod.), d) služební dokumenty, které podatelna nebo pracovník pověřený přejímáním a evidencí dokumentů otevře a eviduje. 8. Podatelna nebo pracovník pověřený přijímáním a evidencí dokumentů neotvírá: a) dokumenty adresované řediteli MÚ (ředitel je povinen zajistit, aby tyto zásilky byly neprodleně evidovány v ESS), b) soukromé zásilky, tj. dokumenty na jejichž obálce je uvedeno na prvním místě jméno fyzické osoby. 9. Zjistí-li pracovník, že zásilka předaná mu jako soukromá je úřední povahy, je povinen odevzdat ji bezodkladně k zaevidování. Toto ustanovení se týká rovněž ové korespondence doručené do ové schránky pracovníka. Článek 2.1 Dokumenty v elektronické podobě 1. Součástí podatelny MÚ je elektronická podatelna umožňující příjem dokumentů v digitální podobě. Její ová adresa je Informace potřebné pro doručování dokumentů v digitální podobě elektronické podatelně jsou zveřejněny na webových stránkách MÚ. Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány v datových formátech txt, tex, doc, docx, rtf, pdf, xls, xlsx, jpg, png, tif, gif, bmp, ps, eps, zip, rar, htm, html, xml. Dokument v digitální podobě je také možné doručit na přenosných nosičích dat (CD, DVD, USB flash disk apod.). Je-li nosič dat přílohou dokumentu v analogové podobě, musí být označen jako nedílná příloha. Pokud je doručen pouze nosič dat obsahující elektronický dokument, dokument se po kontrole uloží v digitální podobě do úložiště datových zpráv a řádně zaeviduje. Dále se s ním pracuje shodně jako s dokumentem v digitální podobě doručeným elektronické podatelně. Nosič dat se vrátí jen na výslovné vyžádání. 2. Dokument v digitální podobě se považuje za doručený, je-li dostupný podatelně, tedy pokud a) je ve formátu, ve kterém pracoviště přijímá elektronické dokumenty, b) lze ho zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, c) neobsahuje škodlivý kód, d) je dodán na přenosném technickém nosiči dat, na kterém pracoviště přijímá elektronické dokumenty. 7
8 3. Pokud je do MÚ doručen elektronický dokument, který není dostupný podatelně, a lze z něj identifikovat odesílatele (jeho kontaktní nebo elektronickou adresu), MÚ odesílatele vyrozumí o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument se nezpracovává. 4. Zaměstnanec pověřený prací s datovou schránkou MÚ je povinen pravidelně kontrolovat obsah datové schránky a doručenou datovou zprávu neprodleně přijmout a zaevidovat. 5. U doručeného dokumentu v digitální podobě elektronická podatelna zjišťuje zda: a) odpovídá technickým parametrům, které byly stanoveny jako přípustné a zveřejněny na webových stránkách MÚ, b) je k dokumentu připojen uznávaný elektronický podpis nebo uznávaná elektronická značka, případně je připojeno kvalifikované časové razítko, zda jsou platné a jejich kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn, c) je připojen kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, nebo zda je uveden akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb, který certifikát vydal a vede jeho evidenci, d) připojený kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat, Elektronická podatelna rovněž zkontroluje, zda doručený dokument v digitální podobě je čitelný, v přípustném datovém formátu. Při podezření na přítomnost škodlivého kódu kontaktuje pracovníky SVT a dále postupuje podle jejich pokynů. 6. Pokud je u doručeného dokumentu v digitální podobě zjištěn škodlivý kód, ale dokument obsahuje věcné informace, které mohou být bezpečně využity ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu a mohou být bezpečně uloženy mimo elektronickou podatelnu, uloží se dokument do zvláštního úložiště a z něj separované obsažené věcné informace se uloží do systému ESS s odkazem na původní dokument. Ostatní dokumenty se škodlivým kódem se neukládají, ale zničí. V takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený Je-li možné zjistit z doručeného dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně se na tuto adresu odešle vyrozumění o jeho zjištění, popřípadě zničení dokumentu a odesilatel je vyzván k zaslání dokumentu bez škodlivého kódu. O přijetí elektronického dokumentu se škodlivým kódem a odeslání vyrozumění odesílatele se vede zvláštní evidence. 7. Výsledek ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka se připojí k dokumentu v digitální podobě, jehož se ověřování týká. Pokud ověření prokáže neplatnost některého z atributů, vyrozumí o tom pracovník pověřený správou spisové služby odesílatele v případě, že tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu. 8. Dokument v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, je uložen do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byl přijat. Podle povahy a obsahu dokumentu je jeho kopie uložena do příslušného adresáře na síťovém disku I:\home\mathinst\ popř. zaslána k dalšímu zpracování odpovědné osobě. Kvalifikovaný certifikát a zaručený elektronický podpis založený na tomto certifikátu nebo kvalifikovaný systémový certifikát a elektronická značka založená na tomto certifikátu, pokud jsou připojeny k dokumentu, se ukládají společně s ním. 9. Dokument v digitální podobě doručený prostřednictvím u nebo datové schránky je zaveden do elektronické spisové služby a automaticky označen jednoznačným identifikátorem. Dokument v digitální podobě doručený na přenosném médiu (CD, DVD, USB flash disk apod.) je v podatelně MÚ převeden na elektronickou podatelnu a zaevidován. 8
9 Článek 2.2 Dokumenty v analogové podobě 1. Pokud je MÚ doručen analogový dokument, který není dostatečně uživatelsky vnímatelný (např. neúplný, nečitelný nebo jinak poškozený) a lze-li z něho určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu, vyrozumí MÚ odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit nebo nelze odesílatele určit, dokument se nezpracovává. 2. Doručený analogový dokument se zpravidla převede autorizovanou konverzí nebo jiným způsobem převedení podle 69a zákona o archivnictví do dokumentu v digitální podobě. 3. Pokud je analogový dokument převeden autorizovanou konverzí do digitální podoby, uchová MÚ původní analogový dokument po dobu nejméně tří let, za podmínky, že uloží a uchová konvertovaný dokument v digitální podobě. Výjimku tvoří případ, kdy je obsah analogového dokumentu spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší. Do původního evidenčního záznamu se připojí údaj o konverzi dokumentu a jeho uložení. Konvertovaný dokument se uloží k příslušnému záznamu. 4. Pokud je analogový dokument převeden jiným způsobem podle 69a zákona, uchová MÚ analogový dokument po dobu uchování digitálního dokumentu. Dokument v analogové podobě, případně obálka takového dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po zaevidování v elektronickém systému spisové služby se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. 5. Analogový dokument (případně obálka takového dokumentu) se opatří v den doručení otiskem podacího razítka. Po zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. 6. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka adresátovi doručována do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla adresátovi doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, d) má-li datum podání význam z právního hlediska (např. dodržení lhůt k vyřízení), e) není-li na dokumentu uvedeno datum nebo se výrazně rozchází s datem poštovního razítka na obálce. V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení ihned po jejím otevření. 7. Podací razítko nebo otisk technologického prostředku obdobného ražení obsahuje: a) název MÚ, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací (viz čl. 3 odst. 7), d) počet listů, e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Článek 3 Evidence a označování dokumentů 1. Doručené dokumenty a odesílané dokumenty vzniklé z vlastní činnosti MÚ se evidují v ESS. Odpověď na doručený dokument se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 9
10 2. Dokumenty, které z hlediska činnosti MÚ nejsou úředního charakteru (viz čl. 2 odst. 7 písm. b), nepodléhají evidenci. V ESS se dokumenty evidují v číselném a časovém pořadí, v němž byly na MÚ doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. 3. O dokumentu se vedou v ESS tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti MÚ, datum jeho vzniku; u elektronických zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy byl vytištěný předán k zaprotokolování, c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti MÚ, zapíše se jako Vlastní, d) číslo jednací nebo jiné evidenční číslo odesílatele, e) počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě (s výjimkou příloh v digitální podobě) jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, f) stručná charakteristika obsahu dokumentu, g) název organizační jednotky MÚ, které byl dokument přidělen, nebo jméno a příjmení pracovníka určeného k jeho vyřízení, h) způsob vyřízení, i) údaje o adresátovi, j) u odesílaných dokumentů den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, k) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, l) záznam o vyřazení ve skartačním řízení, m) informace, zda jde o digitální nebo analogový dokument, n) záznam o provedení výběru archiválií, o) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu. 4. Číselná řada v ESS začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. 5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do ESS, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. Spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. 6. K chybnému záznamu v ESS se uvede storno. ESS mazání chybného záznamu neumožňuje, jeho smazání zásahem do databází je neoprávněným zásahem do systému. 7. Dokument došlý i vlastní se označuje číslem jednacím ve tvaru MÚ/XXX/NN-RRRR, kde XXX je označení organizační jednotky (SEK pro sekretariát ředitele, LIB pro knihovnu MÚ), NN je pořadové číslo zápisu dokumentu v ESS nebo v podacím deníku a RRRR je označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. 8. Do ESS se zapisují rovněž důležité dokumenty vzešlé z vnitřního písemného styku (styk s odloučenými pracovišti a pobočkami, důležitá ová sdělení či faxové zprávy, jakož i záznamy o důležitých telefonických jednáních). 9. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení analogového dokumentu, k nevratnému poškození nebo ke zničení digitálního dokumentu anebo nelze-li digitální dokument zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena. 10
11 Článek 4 Rozdělování a oběh dokumentů 1. Podatelna předá označené dokumenty v digitální i analogové podobě po jejich rozdělení a označení příslušnému útvaru nebo pracovníkovi k jejich vyřízení. V ESS se dokumenty předávají jeho prostřednictvím. 2. Pokud není možné dokument předat v ESS přímo na konkrétní jméno, uvede se v poznámce kolonky předání jméno a příjmení pracovníka, kterému byl dokument předán nebo který byl pověřen vyřízením dokumentu. Článek 5 Vyřizování dokumentů 1. Dokumenty musí být vyřizovány včas, účelně a hospodárně. Lhůty pro vyřízení dokumentů vyplývají z příslušných právních předpisů (obvykle 30 dní), z požadavků odesílatele nebo rozhodnutí nadřízeného. Nelze-li ze závažných objektivních důvodů dokument vyřídit urychleně, je třeba odesílateli obratem podat alespoň předběžnou zprávu. 2. Za včasné a správné vyřízení odpovídá pracovník, jemuž byla záležitost přidělena ke zpracování. 3. MÚ vyřídí dokument, popřípadě spis: a) dokumentem, b) postoupením, c) vzetím na vědomí, d) záznamem na dokumentu. 4. Pokud jde o formu vyřízení, postupuje se tak, že a) dovoluje-li to povaha věci, lze dokument vyřídit telefonicky nebo ústně. O vyřízení a obsahu jednání učiní pracovník záznam na dokumentu, kde uvede případně i poznámku s dalšími pokyny pro manipulaci s dokumentem (např. a.a. tj. ad acta = určeno k založení), b) u spěšné záležitosti se použije faxu nebo u. Jde-li o vyřízení závažné věci, opakuje se obsah faxu nebo u v dopisu, který se odesílá v týž den, c) běžné záležitosti se vyřizují dopisem, který se odesílá v určené lhůtě (viz odst. 1) nebo elektronicky ( em, datovou zprávou), d) nedává-li dokument podnět k žádným opatřením, bere se pouze na vědomí. Na dokument pracovník poznamená dispozice pro založení, datum a připojí podpis. 5. Vypracovává-li pracovník nový dokument (tzv. vlastní dokument), vyžádá si číslo jednací a zařídí zapsání do ESS. 6. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis pracovníka, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. Dokument se označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou (viz čl. 9, 10), případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení podle schváleného spisového plánu a skartačního rejstříku (viz Příloha A). 7. Pracovník pověřený vedením ESS v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce Vyřízeno. 8. K vyřízenému dokumentu se připojí písemné vyhotovení vyřízení nebo jeho kopie označená datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v elektronické podobě na technických nosičích dat, které se založí společně s vyřízeným dokumentem. 11
12 9. Úřední korespondence se píše na dopisní papír s úředním předtiskem, který je v elektronické podobě dostupný na webových stránkách MÚ ve formátu.doc,.pdf a jako šablona dokumentu T E X. 10. Dokument, jemuž podle skartačního rejstříku bude přidělen skartační znak A, se vyhotovuje na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. 11. MÚ si ponechá pro výkon spisové služby schválený koncept nebo stejnopis odeslaného dokumentu. Článek 5.1. Tvorba spisu 1. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis je vytvářen pomocí spojování dokumentů. Nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů (přidělí číslo jednací) nebo samostatné evidenci dokumentů (přidělí evidenční číslo). V příslušné evidenci dokumentů se poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. 2. Spisovou značkou je: a) zejména číslo jednací iniciačního nebo jiného pracovištěm určeného dokumentu vloženého do spisu, číslo jednací sběrného archu, b) název popř. jiné označení, které spis charakterizuje. 3. Spis je možné vytvářet ve třech variantách. Spis v analogové podobě, spis v digitální podobě (pro elektronické dokumenty) a smíšený spis (obsahující elektronické a analogové dokumenty). Všechny tři druhy spisů jsou vytvářeny dle zásad tvorby spisu, tedy dodržování provázanosti dokumentů. 4. V případě smíšeného spisu je analogová část ukládána v příruční registratuře nebo spisovně a digitální část v určeném datovém úložišti pracoviště nebo ve spisovně elektronického systému spisové služby. Označení spisu musí být totožné pro obě části. 5. Pokud jsou pro spisovou značku používány zkratky, je nutné vést jejich průběžně doplňovaný seznam jako přílohu spisového řádu pracoviště. Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení. Analogové dokumenty se uspořádají ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. Článek 6 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje pracovník k tomu určený vnitřními předpisy MÚ. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Je-li to vhodné nebo nutné, připojuje k dokumentu v elektronické podobě před jeho odesláním pověřený pracovník zaručený elektronický podpis, popř. elektronickou značku a časové razítko. 2. Vedoucí technicko-hospodářské správy vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce pracovníka, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka a podpis přebírajícího pracovníka, datum vyřazení razítka z evidence, údaj o datu ztráty razítka. 3. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: a) pozbytí jeho platnosti, b) jeho ztráty, c) jeho opotřebování. 12
13 5. V případě ztráty úředního razítka oznámí MÚ tuto skutečnost neprodleně Ministerstvu vnitra a sdělí mu rozměr a popis razítka a od kdy je postrádáno. 6. Sekretariát ředitele vede evidenci certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, elektronické značky a časová razítka, a to v rozsahu údajů: a) číslo certifikátu, b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c) počátek a konec platnosti certifikátu, d) heslo pro zneplatnění certifikátu, e) datum a důvod zneplatnění certifikátu, f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, g) identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu. Vznikne-li nebezpečí zneužití certifikátu v důsledku vyzrazení hesla, ztráty nosiče apod., je sekretariát ředitele povinen certifikát okamžitě zneplatnit u jeho vydavatele. Článek 7 Odesílání dokumentů 1. Každý odesílaný úřední dokument musí obsahovat: a) datum podpisu dokumentu, b) číslo jednací, c) název a adresu toho, komu se dokument odesílá, d) zpravidla vyjádření obsahu dokumentu v rubrice Věc, e) podpis a předtištěné jméno a funkci podepisujícího pracovníka, f) v případě potřeby jméno pracovníka, který agendu vyřizuje, g) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit, h) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou analogového dokumentu. 2. Odesílání dokumentu zajišťuje MÚ prostřednictvím podatelny, elektronické podatelny nebo datové schránky. Před odesláním datové zprávy je nutné zajistit kontrolu případného výskytu škodlivého kódu. 3. O způsobu odesílání dokumentu rozhoduje zaměstnanec pověřený jeho vyřízením. 4. Umožňuje-li to povaha dokumentu a adresát je držitelem zpřístupněné datové schránky, dokument se odesílá vždy prostřednictvím datové schránky, přičemž odesílatel ještě rozhodne, zda zvolí obecné doručení dokumentu do datové schránky nebo doručení datové zprávy do vlastních rukou. 5. Odesílá-li se dokument adresátovi, který nemá zřízenu datovou schránku, ale má ovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu to umožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle se dokument na tuto ovou adresu. 6. Dokumenty lze odesílat také faxem nebo předat osobně. Doručení faxem má pouze informační povahu bez právních účinků doručení, musí být provázeno následným standardním doručením dokumentu jinou formou, tyto účinky zajišťující, nebo adresát musí takové doručení potvrdit. Je-li dokument doručen adresátovi osobně, stvrdí adresát převzetí dokumentu podpisem, a to nejlépe na stejnopisu dokumentu. 7. V příslušné evidenci dokumentů se vždy zaznamená datum a způsob odeslání dokumentu. 8. Soukromé dopisy zaměstnanců se prostřednictvím MÚ neodesílají. 13
14 Článek 8 Ukládání dokumentů 1. Dosud nevyřízené nebo právě vyřizované dokumenty ukládají pracovníci, kteří s nimi pracují, v uzamykatelných stolech a skříních. Zaměstnanci pověření vyřízením dokumentů a spisů si ponechávají ve své správě pouze dokumenty z běžného roku, nevyřízené dokumenty a spisy, a dokumenty a spisy provozně nutné pro fungování MÚ. 2. Vyřízené dokumenty a spisy se až do uplynutí skartačních lhůt ukládají podle spisového plánu ve spisovně (v případě elektronických dokumentů v elektronické spisovně) MÚ. Při jejich ukládání není přípustné dělit dokumenty na došlé a odeslané. Spisy je nutno ukládat v úplnosti. 3. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se před uložením vždy zkontrolují, jsou-li úplné. Kontrolu úplnosti provádí pracovník, který dokument nebo spis vyřizoval a uzavřel, a poté rovněž pracovník určený ke správě spisovny, resp. elektronické spisovny. Dokumenty a spisy v digitální podobě musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením, zapsány v datových formátech požadovaných podle 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Předmětem kontroly je zejména: a) označení doručeného analogového dokumentu podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění, b) označení analogového dokumentu jednoznačným identifikátorem (JID), pokud je dokument evidován a zpracováván v elektronickém systému spisové služby, c) kompletnost spisu v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle 12 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. nebo ve sběrném archu podle 12 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Počet listů v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a digitální počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu. d) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh spisu u dokumentů v analogové podobě, převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, e) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů, f) zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, g) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti, h) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedením podle 4 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a opatření doložkou podle 24 vyhlášky č. 259/2012 Sb. 4. V případě, že je elektronický dokument neúplný, doplní jej příslušný pracovník, pokud to je možné, o potřebná metadata nebo ho prostředky autorizované konverze nebo jiné konverze převede do analogové podoby a opatří ho všemi potřebnými náležitostmi. Záznam o převodu do analogové podoby bude zaznamenán do evidence dokumentů. 5. Před předáním dokumentů a spisů v analogové podobě do spisovny MÚ jsou zaměstnanci odpovědní za jejich vyřízení povinni připravit je k předání tak, aby byly přehledně uspořádány, zbaveny duplicit a na štítcích pořadačů nebo archivních krabic řádně označeny. Provedou kontrolu úplnosti dokumentů (zejména jejich příloh) a spisů. Každý spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh a čísel jednacích (soupis dokumentů zařazených ve spisu). Za úplnost dokumentů a spisů odpovídá zaměstnanec pověřený jejich vyřízením. 6. Dokumenty a spisy v analogové podobě jsou předávány k uložení ve spisovně MÚ podle předávacího protokolu pořízeného ve dvojím vyhotovení, obsahujícího seznam předávaných dokumentů. Po kontrole označení (název MÚ a ukládajícího útvaru, spisový znak, název s obsahem dokumentů a spisů, rok vzniku a vyřízení dokumentů a spisů, skartační znak a 14
15 skartační lhůta, případně rok zařazení do skartačního řízení) ukládacích jednotek, v nichž jsou dokumenty a spisy předávány k uložení (pořadače, kartony aj.) a shodě předávacího protokolu s předávanými dokumenty a spisy, potvrdí předávající zaměstnanec a správce spisovny MÚ předání a převzetí dokumentů podpisem předávacích protokolů. Předávající zaměstnanec obdrží jedno vyhotovení předávacího protokolu, druhé vyhotovení založí správce spisovny do evidence dokumentů uložených ve spisovně, kterou tvoří soubory předávacích protokolů jednotlivých útvarů. 7. Dojde-li ke ztrátě nebo poškození dokumentu, je o této skutečnosti vypracován protokol, který je opatřen číslem jednacím, zaevidován v ESS a jeho prostřednictvím propojen se záznamem o ztraceném nebo poškozeném dokumentu. 8. Spisovnu a elektronickou spisovnu MÚ spravuje pověřený pracovník, který je odpovědný řediteli za jejich obsah, pořádek a řádné vedení. Tento pracovník odpovídá rovněž za správné uložení dokumentů, jejich označení, zabezpečení proti poškození a ztrátám a vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich stručný obsah (věc) a časový rozsah, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty. 9. Ve spisovně jsou dokumenty uloženy po dobu trvání jejich skartační lhůty. Přístup do spisovny MÚ má pouze zaměstnanec pověřený její správou, ostatní zaměstnanci jen v jeho přítomnosti a s jeho souhlasem. 10. Spisovna MÚ je umístěna v určené skříni v zasedací místnosti sekretariátu ředitele. Slouží k ukládání dokumentů v analogové podobě, doručených pracovišti nebo vzniklých z jeho činnosti. 11. Smíšené spisy, tj. spisy, jejichž část je v digitální a část v analogové podobě, se ukládají tak, že dokumenty spisu v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně MÚ a dokumenty spisu v analogové podobě se ukládají ve spisovně MÚ. Obě části spisu přitom musí obsahovat soupis všech dokumentů spisu a jejich jednoznačné označení, zdali jsou v digitální nebo analogové podobě. 12. Úkolem pracovníka pověřeného správou spisovny je i vyhledávat dokumenty již uložené a předkládat je k opětovnému nahlédnutí. O zapůjčených dokumentech vede evidenci. Pracovníci mohou nahlížet pouze do dokumentů svého útvaru, nahlížení do dokumentů jiného útvaru je vázáno na souhlas vedoucího příslušného útvaru. Nahlížení do dokumentů v digitální podobě oprávněným žadatelům je umožněno prostřednictvím ESS, který zabezpečuje rovněž evidenci přístupů (zapůjčování a nahlížení do dokumentů). Oprávněnému žadateli se zobrazí požadovaný dokument nebo spis. Pokud není možné předložit mu k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout (vytvořit neověřenou kopii), znečitelnit pasáže, s nimiž se žadatel nesmí seznámit, a poté ho předložit. 13. Dokumenty a spisy v analogové podobě se zapůjčují. Vypůjčovatel je povinen zabezpečit jejich ochranu před poškozením, zneužitím nebo ztrátou a dodržet určený termín vrácení. Do zapůjčených dokumentů se nesmí nic dopisovat, opravovat, vymazávat ani provádět jiné nezákonné úpravy. O zapůjčení dokumentů v analogové podobě vede správce spisovny evidenci Knihu výpůjček. Žádný dokument nebo spis uložený ve spisovně nemůže být nikomu vydán k trvalému užívání. Při ztrátě, zničení nebo poškození zapůjčeného dokumentu nebo spisu v analogové podobě je nutné vyhotovit zápis, obsahující příčiny, míru zavinění a eventuální následky ztráty nebo zničení. 14. Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě během nahlížení nebo nelze-li digitální dokument zobrazit, je o této skutečnosti vypracován protokol, který je opatřen číslem jednacím, zaevidován v ESS a jeho prostřednictvím propojen se záznamem ztraceného nebo poškozeného dokumentu. 15
16 Článek 9 Spisový plán 1. Podle spisového plánu se dokumenty rozdělují, označují a ukládají do hlavních skupin (0 až 9) a podskupin (např. 01, 011 atd.), které je možné obdobným způsobem dále členit v souladu s potřebami MÚ. Pro zařazení dokumentu do určité skupiny je zpravidla rozhodující jeho obsah ( věc ; správné je tedy ukládat do jedné skupiny např. spisy o skartaci a předávání dokumentů, naopak nesprávné je ukládat spisy pod heslem korespondence s MÚA AV ČR ). Pokud dokument pojednává o více záležitostech najednou, přiděluje se mu ukládací značka podle nejdůležitější záležitosti. 2. Účelem spisového plánu je: a) ukládat společně dokumenty pojednávající o téže nebo podobné věci, takže odpadá pracné vyhledávání prior, tj. dokumentů o tom, jak bylo již dříve v téže věci jednáno nebo rozhodnuto (např. ve složce se sign. 4, s případným dalším vnitřním členěním, jsou uloženy všechny dokumenty týkající se vybavení a umístění MÚ); b) urychlit a zjednodušit skartační řízení, protože dokumenty stejného obsahu mají často stejný skartační znak i lhůtu (např. ukládá-li knihovna do jedné složky kopie svých objednávek a urgencí, muže je po třech letech automaticky vyřadit ze spisovny pro skartační řízení). 3. Dokumenty v analogové podobě se ukládají do pořadačů. 4. Pro dokumenty, které jsou uloženy na jiných médiích než klasických (tj. na disketách, discích, CD, DVD apod.) platí stejná kritéria a stejné zásady, jako pro dokumenty na klasických médiích, a to ve všech oblastech spisové služby (oběh spisu, ukládání, skartace atd.). Článek 10 Vyřazování (skartace) dokumentů 1. Skartační řízení je postup, při němž jsou vyřazovány dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost MÚ. Účelem skartačního řízení je jednak vybrat archiválie, tedy dokumenty trvalé dokumentární hodnoty, které budou poté předány k uložení v MÚA AV ČR, jednak vytřídit a zničit (skartovat) dokumenty nevýznamné z hlediska možných budoucích potřeb MÚ i z hlediska jejich hodnoty k dokumentaci vývoje vědy a techniky. 2. Odbornou pomoc při přípravě skartačního řízení zajišťují na požádání pracovníci Oddělení institucionálních fondů od roku 1952 MÚA AV ČR. 3. Do skartačního řízení se nezařazují dokumenty převedené podle 4 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a dokumenty převedené autorizovanou konverzí podle 4 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Tyto dokumenty MÚ uchová po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší. V tom případě se tato zprávu uchová po dobu stanovenou tímto předpisem. Vyřazení těchto typů dokumentů lze, pod podmínkou výše uvedených nařízení, provést mimo skartační řízení. Odpovědnost za řádné uchování informací v převedených dokumentech a jejich řádné vyřazení nese MÚ. 4. Dokumenty, popřípadě spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají v příslušných výstupních datových formátech. Pokud dokument, popřípadě spis, v digitální podobě není uložen ve stanoveném výstupním datovém formátu, postupuje se obdobně jako v čl. 8 Ukládání dokumentů. 5. Podklady pro skartační řízení připravuje MÚ podle skartačního rejstříku a s přihlédnutím ke svým případným specifickým potřebám. 16
17 6. Pro účely skartačního řízení se dokumenty dělí do tří skupin označovaných skartačním znakem, který vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení (viz Skartační rejstřík): a) znak A (archivní povaha) označuje dokumenty, které jako základní, důležité dokumenty musí být zachovány a které přejímá, uchovává a dále zpracovává MÚA AV ČR. Multiplicitní dokumenty vzniklé z činnosti MÚ (např. několik stejných paré výroční zprávy, zápisů z rady MÚ apod.) se ponechají ve dvou stejnopisech, ostatní je možné přeřadit do skupiny S. Multiplikáty dokumentů cizího původu, zaslané MÚ jen na vědomí, však mohou být vyřazeny všechny, i když by svým obsahem patřily do skupiny A ; b) znak V (výběr) označuje dokumenty, u nichž nelze předem jednoznačně stanovit, zda půjde o bezvýznamné dokumenty, či o důležité dokumenty archivní povahy. Z dokumentů této skupiny vybere MÚA AV ČR ve skartačním řízení závažné dokumenty, které přiřadí ke skupině A, zbývající dokumenty je možno vyřadit a zničit; c) znak S (skart, stoupa) označuje dokumenty krátkodobého významu, bez historické hodnoty, které se mohou po uplynutí stanovené doby a po provedení skartačního řízení vyřadit a zničit. 7. Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem A, označí se spis skartačním znakem A. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem V a S, spis se označí skartačním znakem V. 8. Dokumenty se skartačním znakem A a V musí být ke skartačnímu řízení předloženy v listinné nebo jiné formě zajištující jejich trvalé uchování. Dokumenty se skartačním znakem S mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v elektronické formě na disketě atp. 9. Skartační lhůta se vyznačuje číslicí za skartačním znakem (např. znak A 5 znamená, že spisy tohoto druhu je možno po pěti letech předat MÚA AV ČR; označení S 3 znamená, že dokument může MÚ navrhnout k vyřazení po třech letech). 10. Skartační lhůty se počítají od 1. ledna roku následujícího poté, co nastala spouštěcí událost nebo byl dokument, popř. spis vyřízen, u personálních spisů od 1. ledna roku následujícího po tom, kdy pracovník, jehož se spis týká, rozvázal pracovní poměr. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud MÚ potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tuto skutečnost oznámí MÚA AV ČR. 11. Skartační řízení zahajuje MÚ vypracováním skartačního návrhu, jehož vzor je uveden v Příloze B a který předkládá ke schválení MÚA AV ČR. 12. K provedení skartačního řízení si MÚ zřídí komisi, jejímž členem je vždy pracovník pověřený na pracovišti vedením spisovny. Tento pracovník také připravuje dokumenty ke skartačnímu řízení. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S a zvlášť dokumenty se skartačním znakem V. MÚ zasílá skartační návrh MÚA AV ČR v listinné podobě ve dvojím vyhotovení nebo v elektronické podobě se zaručeným elektronickým podpisem. 13. MÚA AV ČR se zúčastňuje skartačního řízení, provádí odbornou archivní prohlídku a podle potřeby výběr dokumentů skupiny V. O provedení odborné archivní prohlídky a skartačního řízení sepíše pracovník MÚA AV ČR skartační protokol a vydává skartační povolení, které je nedílnou součástí skartačního protokolu. Ve skartačním protokolu bude uvedeno do kdy, kde a jakým způsobem budou převzaty dokumenty určené do archivní péče. 14. MÚ předá MÚA AV ČR analogové dokumenty, popř. úřední razítka, vybrané jako archiválie. Elektronické dokumenty vybrané jako archiválie budou předány k trvalému uložení do Národního digitálního archivu, přičemž zůstanou nadále ve správě MÚA AV ČR. Smíšené spisy se skartačním znakem A obsahující digitální a analogové dokumenty budou rozděleny obdobným způsobem. 17
18 15. O předání se sepíše úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahuje zejména název a sídlo MÚ, počet a popis stavu předávaných archiválií, datum předání archiválií, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem záznamu za MÚ a za MÚA AV ČR a jejich podpis. (viz příloha) 16. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí MÚ jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. 17. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení a protokol o předání archiválií do archivu se ukládají u MÚ a v MÚA AV ČR. 18. Za řádné a pravidelné provádění skartačních řízení odpovídá ředitel MÚ. Za praktické provedení skartačního řízení a za realizaci jeho závěrů odpovídá pracovník pověřený na pracovišti vedením spisovny. Článek 11 Spisová rozluka 1. Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo zásadní reorganizaci MÚ. 2. Součástí spisové rozluky je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle článku 10 Vyřazování (skartace) dokumentů. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. 3. Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slovně 2 svazky ), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 4. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 5. Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupnické MÚ nebo nástupnická část MÚ vzniklá po reorganizaci nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené. Článek 12 Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. V případě živelné pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je pracovišti znemožněno po omezené časové období užívání ESS obvyklým způsobem (dále jen mimořádná situace ), vede MÚ spisovou službu náhradním způsobem v analogové podobě v podacím deníku (dále jen náhradní evidence ). Jejím cílem je zabezpečit průběžné přijímání a odesílání dokumentů. 2. Dokumenty budou v náhradní evidenci evidovány a vyřizovány. Tvar čísel jednacích používaných v náhradní evidenci se musí lišit od tvarů čísel používaných před vypuknutím mimořádné události. Čísla jednací dokumentů evidovaných v náhradní evidenci mají doporučený tvar: (název MÚ, specifický znak, pořadové číslo, rok). 3. Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. 4. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence MÚ, b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 18
19 Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty MÚ. Článek 13 Závěrečná ustanovení 1. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne 1. listopadu 2013 a nahrazuje předchozí verzi Spisový a skartační řád Matematického ústavu AV ČR ve znění Směrnice ředitele č. 1/2013 z 2. ledna 2013, která se tímto ruší. 2. Zpracování nového spisového a skartačního řádu si vyžádaly legislativní změny ovlivňující problematiku spisové a skartační služby, dané zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 2, v úplném znění publikovaným v zákoně č. 329/2012 Sb., s ním související vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vyhláškou č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., a kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., a novelizovaným Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, který stanovuje základní požadavky na funkce těchto systémů a vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. V Praze dne 31. prosince 2013 RNDr. Pavel Krejčí, CSc. ředitel MÚ Přílohy: A Spisový plán a skartační rejstřík MÚ B Vzor skartačního návrhu 2 Zejména zákona č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. 19
20 Spisový plán a skartační rejstřík MÚ Příloha A 0 Obecné záležitosti MÚ 00 Záležitosti AV ČR jako celku 00.0 Zákonné normy a vyhlášky zákonodárných, výkonných a jiných nadřízených, orgánů ČR, týkající se AV ČR A Základní obecné předpisy AV ČR (Stanovy AV ČR, jednací řády orgánů AV ČR, interní normy AV ČR, hromadné dopisy) A Řídící, pomocné a poradní orgány AV ČR volby, jmenování, návrhy na členy a funkcionáře, zastoupení pracovišť A Řídící, pomocné a poradní orgány AV ČR zápisy z jednání V 5 01 Základní obecné předpisy MÚ 01.0 Zřizovací listina MÚ A ihned 01.1 Organizační řád, organizační schéma, podpisový řád A ihned Normativní akty o zřízení, slučování, likvidaci MÚ a jiné zásadní dokumenty A Průvodní korespondence V Likvidační protokoly a jiné zásadní dokumenty ke zrušení organizace A ihned Průvodní korespondence V Řády vydané MÚ (spisové a skartační, pracovní, karierní, etický kodex vědeckých pracovníků aj. A Podpisové vzory V Vedení MÚ Zásadní vědecko-organizační rozhodnutí vedení MÚ, reorganizace MÚ A Příkazy a pokyny ředitele, interní směrnice A Běžné provozní instrukce a oběžníky (po ztrátě platnosti) V Poradní orgány ředitele (kolegium ředitele, atestační komise, škodní komise a jiné) A Ředitel MÚ Výběrová komise: jmenování členů, zápisy z jednání A Přihlášky uchazečů V Ostatní dokumenty o průběhu výběrového řízení V Jmenování ředitele, jmenovací dekrety, odvolání ředitele A Zastupování ředitele A Průvodní korespondence V Rada MÚ Volební a jednací řád A ihned Volba, složení, jmenování, odvolání členů A Zápisy ze zasedání a jednání rady per rollam A Podkladové materiály pro jednání V Průvodní korespondence V Dozorčí rada MÚ Jednací řád A ihned Složení, jmenování, odvolání členů A Zápisy ze zasedání a jednání rady per rollam A 5 20

References: zákona č. 300
 čl. 10
 zákona č. 500
 čl. 3
 čl. 2
 čl. 9
 čl. 8
 zákona č. 167