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Timestamp: 2019-02-17 22:22:41+00:00

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Häufige Fragen (FAQ) | KIVAN
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Häufige Fragen (FAQ)Redaktion KIVAN2019-01-28T11:07:17+00:00
Kindertagespflege/KiTa/Hort
Automatische Berechnung der Bestandskinder und Neuanmeldungen?Admin2018-08-27T09:56:37+00:00
Automatische Berechnung der Bestandskinder und Neuanmeldungen?
Es ist zu jeder Zeit in KIVAN ersichtlich, wie viele Plätze durch Bestandskinder belegt sind. Neuanmeldungen werden ebenfalls (farblich unterschiedlich) dargestellt. In KIVAN ist jederzeit erkennbar, ob dieser Bedarf gedeckt werden kann.
Automatische Filterung der U2/ U3/ Ü3 (nach Gruppenform)?Admin2018-08-27T09:56:37+00:00
Automatische Filterung der U2/ U3/ Ü3 (nach Gruppenform)?
Die Zuordnung zur Platzkategorie U3/Ü3 bzw. Kinderkrippe/Kindergarten erfolgt automatisch anhand hinterlegter Parameter.
Die Zuordnung der jeweiligen Gruppenform erfolgt manuell durch die Kita-Leitung, da hier zu viele Ausnahmen existieren.
Empfehlen Sie die Einbeziehung der Träger bei Einführung?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Empfehlen Sie die Einbeziehung der Träger bei Einführung?
Träger sollten selbstverständlich von Anfang an einbezogen werden, da der Erfolg von deren Mitwirkung maßgäblich abhängig ist.
Wir empfehlen separate Verträge zur Datenverarbeitung im Auftrag (zwischen Lecos, als letztlicher IT-Dienstleister und den jeweiligen Trägern), um den jeweiligen Träger-Datenschutzanforderungen gerecht zu werden. In der Regel machen wir bei der Einführung separate Trägerveranstaltungen und ein gemeinsames KickOff.
Erfolgt die Datenaktualisierung täglich, wöchentlich oder monatlich?Admin2019-02-12T12:43:02+00:00
Gibt es eine Anmeldefristbegrenzung die individuell veränderbar ist?Admin2018-08-27T09:56:37+00:00
Gibt es eine Anmeldefristbegrenzung die individuell veränderbar ist?
Ja, dies ist per Parameter konfigurierbar.
Gibt es eine Buchungsübersicht (45 Std. 25 Std.)?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Gibt es eine Buchungsübersicht (45 Std. 25 Std.)?
Dafür stehen Auswertungen, Filter und Übersichten zur Verfügung.
Gibt es Erweiterungen/ Zusatzmodule?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Gibt es Erweiterungen/ Zusatzmodule?
Ausgehend vom Basismodul (in der Grundlizenz enthalten), können Sie den Funktionsumfang der Portale (Eltern-/Verwaltungsportal) entsprechend Ihrer Anforderungen durch weitere, in sich abgeschlossene Module ausbauen.
Gibt es Schnittstellen zu anderer Kita-Software?Admin2019-02-12T12:48:21+00:00
Gibt es Schnittstellen zu anderer Kita-Software?
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Kita-Softwareprodukte.
Abhängig von den Möglichkeiten dieser Kita-Software kommen unterschiedliche Technologien und Schnittstellen hierfür zum Einsatz:
manueller Export/Import
Excel, CSV, XML
bidirektionaler Webservice
KiTaPLUS, SQ-KiTaPro, adebisKITA
Gibt es Schnittstellen zu Finanz- bzw. HKR-Software?Admin2018-08-27T09:56:34+00:00
Gibt es Schnittstellen zu Finanz- bzw. HKR-Software?
Auch wenn KIVAN über eine SEPA-Schnittstelle verfügt, KIVAN ist keine Finanzsoftware. Allerdings können mit KIVAN Beiträge berechnet (Elternbeiträge) und verwaltet werden (etwa für zusätzliche Leistungen/Angebote, Essengeld, etc.). Natürlich ist es dann auch naheliegend, das diese Beiträge über eine Schnittstelle in eine Finanzsoftware übergeben wird, um beispielsweise Zahlungseingänge und Mahnungen zu verwalten.
KIVAN bietet verschiedene Möglichkeiten als Schnittstelle an:
automatisierte herstellerspezifische Schnittstellen
H&H Datenverarbeitungs-und Beratungsgesellschaft mbH
IFR SASKIA® Informations-Systeme GmbH
automatisierte herstellerunabhängige Schnittstelle
xFinanz
Hosting, Support und Schulung?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Hosting, Support und Schulung?
Die meisten Kunden haben sich für ein Hosting in unserem eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum entschieden. Natürlich ist auch ein Selbstbetrieb möglich. Hierbei sind aber zahlreiche Aspekte (z.B. weltweiter Zugriff – Auswirkung auf Lizenzierung) zu beachten.
Supportleistungen für den Auftragnehmer sind Hosting inklusive, bei Selbstbetrieb mit optionalem Wartungsvertrag möglich. Dabei ist zu beachten, dass alle anfallenden Nutzerfragen (z.B. Handlingsfragen, etc.) durch den Auftraggeber zu beantworten sind.
Optional bieten wir auch einen Endkundensupport an. Bei dieser Variante decken wir alle Supportanfragen vollständig selbst in unserem Supportteam ab.
Schulungen erfolgen durch unser Team bei Ihnen vor Ort oder Online (über Teamviewer).
Ist der Abgleich mit dem Einwohnermeldeverfahren zulässig?Admin2018-10-15T11:02:38+00:00
Ist der Abgleich mit dem Einwohnermeldeverfahren zulässig?
Die personenbezogen Daten im Einwohnermeldeverfahren werden nach den Vorschriften einer gesetzlichen Regelung (Bundesmeldegesetz) datenschutzkonform (Europäische Datenschutzgrundverordnung Art. 6) von den kommunalen Einwohnermeldeämtern erfasst und verarbeitet.
Die Bedarfsermittlung von Kindertagesstätten ist eine kommunale Aufgabe, die ebenfalls nach gesetzlichen Vorschriften geregelt ist (VIII. Sozialgesetzbuch und Kindertagesstättengesetz).
Um gewährleisten zu können, dass ein berechtigter Anspruch auf einen Kita-Platz besteht, die Schreibweise der Adressdaten korrekt ist und um zu verhindern, dass die Eltern Mehrfachanmeldungen in verschiedenen Einrichtungen vornehmen, werden die Anmeldedaten der Kinder (z. B. Namen, Geburts- und Adressdaten) mit dem Melderegister der jeweiligen Meldebehörde abgeglichen.
Gemäß den Meldegesetzen der Bundesländer darf die Meldebehörde einer anderen Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle aus dem Melderegister die dort aufgezählten Daten von Einwohnern übermitteln, wenn dies zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit oder der Zuständigkeit des Empfängers liegenden Aufgaben erforderlich ist. Die Rechtmäßigkeit eines Datenabgleichs innerhalb der kommunalen Verwaltung ergibt sich aus dem Erwägungsgrund 50 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ab.
Insoweit kann die Richtigkeit der Angaben des Antragstellers, ob tatsächlich ein Anspruch auf einen Kita-Platz besteht, im Vorfeld überprüft werden. Somit kann ausgeschlossen werden, dass die fehlende Anspruchsberechtigung erst nach der Vermittlung, beim Abschluss des Betreuungsvertrages festgestellt wird.
Ist eine gemeindeübergreifende Überprüfung der Daten möglich?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Ist eine gemeindeübergreifende Überprüfung der Daten möglich?
Grundsätzlich stellt jede Kommune einen eigenen Mandaten im System dar. Für die Mitarbeiter des Landkreises werden separate Ansichten zur Verfügung gestellt. Diese enthalten (lesenden) Zugriff auf alle notwendigen Auswertungen, Listen (Bedarfsmeldungen, unversorgte Anträge, etc.). Die Bearbeitung von Anträgen erfolgt in den jeweiligen Kommunen, beim jeweiligen Träger bzw. in dessen Einrichtungen.
Der Zugriff auf die jeweiligen Kommunen ist über das Einräumen von Bearbeitungsrechten möglich.
Ist eine Zentralvergabe vom Jugendamt möglich?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Ist eine Zentralvergabe vom Jugendamt möglich?
Ja, dafür gibt es die Funktion „Zentrale Vergabe“.
Ist KIVAN eine Webanwendung?Admin2018-10-02T20:32:10+00:00
Ist KIVAN eine Webanwendung?
Ja. Die Installation erfolgt in einem Rechenzentrum. Alle Nutzer-Zugriffe auf das Eltern, das Verwaltungs– und das Adminportal erfolgen über das Internet.
Auf den Endgeräten der Nutzer muss dafür nichts installiert werden.
Da der Zugriff über das Internet potenziell unsicher ist, haben wir ein Vielzahl von Maßnahmen umgesetzt, um ihre Daten vor unbefugter Nutzung zu schützen.
Ist KIVAN Kibiz-web kompatibel?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Ist KIVAN Kibiz-web kompatibel?
Ja. Es werden die jeweiligen Abgleiche über Exportfunktionen bereitgestellt (z.B. Monatsmeldungen)
Ist KIVAN konform zur EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?Admin2019-02-08T10:35:45+00:00
Ist KIVAN konform zur EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
Das Grundrecht auf Selbstbestimmung ist unmittelbar mit dem Schutz von personenbezogenen Daten verbunden. Deshalb bearbeiten wir keine personenbezogenen Daten, die Sie als Betroffener dem Betreiber von KIVAN nicht auf freiwilliger Basis übermitteln wollen. Ohne diese Freigabe – umgesetzt durch Ihre Einwilligungserklärung – ist nur das Informationsangebot von KIVAN einsehbar.
Sollen aber individuelle Anfragen verarbeitet werden, ist eine Angabe von personenbezogenen Daten unabdingbar. Dabei ist uns die Sicherheit gegen unbefugte oder zweckentfremdete Nutzung dieser Daten sehr wichtig.
Um dieses Schutzziel zu erreichen, haben wir in den Kita Online-Portalen eine Vielzahl von Maßnahmen umgesetzt. Neben automatisierten Sicherheits- und Schwachstellenscans, externen Penetrationstests, einer regelmäßigen Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis vom IT-Grundschutz des BSI, wurde KIVAN auch vom TÜV Saarland geprüft und als erstes Kita-Managementsystem mit dem Zertifikat „Geprüfter Datenschutz“ zertifiziert.
Eine staatliche Zertifizierung nach den Regelungen im Artikel 42 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung für unsere Lösung KIVAN wird angestrebt. Die dafür notwendigen organisatorischen Voraussetzungen müssen durch die zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden noch geschaffen werden.
Kann man den Betreuungsschlüssel einer Kita ermitteln?Admin2019-02-12T12:35:53+00:00
Kann man den Betreuungsschlüssel einer Kita ermitteln?
In KIVAN werden wird nicht nur die Wartelisten für eine Anmeldung verwaltet, sondern auch die geschlossenen Betreuungsverträge.
Durch die Integration der für die Jugendhilfestatistik notwendigen Personaldaten kann KIVAN im Personalberechnungsbogen die genauen Soll-VzÄ ausweisen. Sofern auch die Personalverwaltung verwendet wird, kann auch die IST-VzÄ ausgewiesen werden.
Die landesspezifischen Betreuungsschlüssel werden automatisch in KIVAN hinterlegt. Auf dieser Basis kann die Einhaltung des Betreuungsschlüssels im SOLL und im IST jederzeit einrichtungskonkret ermittelt werden.
Können Zuzügler und Fremdgemeindekinder das Elternportal nutzen?Admin2018-09-19T13:00:36+00:00
Können Zuzügler und Fremdgemeindekinder das Elternportal nutzen?
Da KIVAN die Angaben des Kindes mit den Angaben im Einwohnermeldeverfahren der entsprechenden Kommune abgleicht, können im ersten Schritt natürlich nur Kinder eine Betreuungsanfrage im Elternportal absenden, wenn die Kinder Einwohner der entsprechenden Kommune sind. Fremdgemeindekinder oder Eltern, die mit ihren Kind einen Zuzug in die jeweilige Kommune planen, können nach einer entsprechenden Bewilligung im Amt jedoch für die Benutzung vom Elternportal freigeschaltet werden.
Mit welchen Einwohnermeldeverfahren funktioniert die EWO-Prüfung?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Mit welchen Einwohnermeldeverfahren funktioniert die EWO-Prüfung?
Die Einwohnermeldeprüfung von KIVAN ist mit den meisten EWO-Verfahren kompatibel.
Getestet und produktiv im Einsatz sind Anbindungen mit:
MESO von HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH
OK.EWO der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)
Informationsregister NRW
Sind Aussagen zu zukünftig freien Plätzen möglich?Admin2019-02-05T13:37:08+00:00
Sind Aussagen zu zukünftig freien Plätzen möglich?
KIVAN ermittelt zu jedem beliebigen Zeitpunkt die konkrete Platzbelegung jeder Einrichtung. Damit können Kinderkrippen, Kindergärten, Kindertagespflegen, Horte, Träger, Kommunen und Landkreise jederzeit Auskunft über zukünftige Platzbelegungen geben – jederzeit, auf Knopfdruck!
Damit können im Bedarfsfall auch Eskalationen vermieden werden. Das Jugendamt kann bei Gesprächen mit Eltern die keinen Platz gefunden haben, mit unserer Kita-Software gezielt Auskunft darüber geben, ab wann voraussichtlich in welcher Einrichtung Plätze frei werden.
Sind die Kosten einmalig oder wiederkehrend?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Sind die Kosten einmalig oder wiederkehrend?
Dies hängt vom gewählten Vertrag ab. Beim Hosting fallen z.B. monatliche Kosten und für die Projekteinführung einmalige Kosten an.
Sind Textvorlagen individuell wählbar?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Sind Textvorlagen individuell wählbar?
Alle Textressourcen (Formulartexte, Beschriftungen von Eingabefeldern und Button) und Vorlagen (Verträge, E-Mails, etc.) können durch den Auftraggeber ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden. Dies erfolgt im Verwaltungsportal und wirkt portalübergreifend, also auch im Elternportal.
Unterstützt KIVAN den Einzug der Elternbeiträge mittels SEPA-Überweisung?Admin2019-02-08T10:19:53+00:00
Unterstützt KIVAN den Einzug der Elternbeiträge mittels SEPA-Überweisung?
Ja. In KIVAN gibt es dafür eine seperate SEPA-Schnittstelle im Modul Kita-Erweiterung.
Was ist der Unterschied zwischen Bedarfsmeldung und Betreungsanfrage?Admin2018-09-19T13:00:36+00:00
Was ist der Unterschied zwischen Bedarfsmeldung und Betreungsanfrage?
Bei einer Betreuungsanfrage bewerben sich Eltern auf einen konkret freien Platz. Dieser wurde durch den Abgleich von Betreuungskapazitäten der KiTa-Betriebserlaubnis und tatsächlichen Verträgen unter Beachtung von Kategoriewechseln (z.B. Kinderkrippe, Kindergarten, Hort), für Firmen reservierten Plätzen, bereits erteilten Zusagen und weiteren Parametern, tatgenau ermittelt.
Einer Bedarfsmeldung liegt kein konkret freier Platz zu Grunde. Diese Meldung dient der Sicherung des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz, da gegenüber dem Träger der Jugendhilfe durch diese Meldung der Betreuungswunsch angezeigt wird. Einer Bedarfsmeldung kann eine durch Parameter einstellbare Anzahl von Wunscheinrichtungen mitgegeben werden.
Was ist Smart Konnekt?Admin2018-10-24T15:17:10+00:00
Was ist Smart Konnekt?
„Smart Konnekt“ ist das kommunenübergreifende Auswertungsportal von KIVAN für Träger und Landkreise.
Was, wenn Eltern kein Internet haben?Admin2018-09-19T13:00:36+00:00
Was, wenn Eltern kein Internet haben?
Ohne Internetzugang können Eltern natürlich kein Elternportal nutzen.
Alle Prozesse des Elternportals können aber auch im Verwaltungsportal abgeschlossen werden. Eltern wenden sich in solchen Fällen einfach an eine Einrichtung oder an das entsprechende Jugendamt. Dort können Bedarfsmeldungen und Betreuungsanfragen durch die Mitarbeiter für die Eltern angelegt werden.
Welche Daten dürfen Kommunen für die Beantragung von Betreuungsplätzen erheben?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Welche Daten dürfen Kommunen für die Beantragung von Betreuungsplätzen erheben?
Gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 3 SGB VIII gehören Angebote zur Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen und in der Tagespflege nach Maßgabe der §§ 22 bis 25 SGB VIII zu den Leistungen der Jugendhilfe. Diese Leistungen werden sowohl von freien Trägern als auch von Trägern der öffentlichen Jugendhilfe erbracht. Die durch das Sozialgesetzbuch Achtes Buch begründete Leistungsverpflichtung richtet sich dabei an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Diese örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe sind gemäß § 69 Abs. 1 SDB VIII i. V. m. § 1 Abs. 1 LJHG die Landkreise und kreisfreien Städte. Deshalb auch die Einrichtung einer zentralen Anmelde- und Platzvergabe in Kommunen zur Erfüllung der Aufgabe der örtlichen Bedarfsplanung erforderlich und damit zulässig.
Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sind die Träger der öffentlichen Jugendhilfe berechtigt, ausschließlich selbst eine zentrale Platzvergabe sicherzustellen und anzubieten. In datenschutzrechtlicher Hinsicht folgt daraus, dass nach § 62 SGB VIII der öffentliche Träger die Daten erheben darf, die für eine ordnungsgemäße Platzvergabe erforderlich sind. Dies sind die Grunddaten zu den betreffenden Kindern und seinen Eltern. Darüber hinaus können optionale Angaben weiterer Platzvergabekriterien erforderlich sein, die es den Eltern ermöglichen sollen, nähere Auswahlkriterien zur gewünschten Kindereinrichtung, z.B. musische, sprachliche, religiöse oder sportliche Ausrichtung, zu machen.
Solange jedoch noch nicht ersichtlich ist, ob überhaupt ein Betreuungsvertrag zustande kommt, dürfen weiterführende Daten, wie z. B. gewünschte Mittagsverpflegung, ausländische Herkunft (für die Kinder- und Jugendhilfestatistik), Allergien und Erkrankungen der Kinder oder erzieherische Hilfe nach Sozialgesetzbuch Siebentes Buch nicht erhoben werden. Diese Daten dürfen erst bei Abschluss eines Betreuungsvertrages erhoben werden.
Eine Datenübermittlung von Bestandsdaten aus dem elektronischen Anmeldesystem an die Kommune (wie etwa verfügbare Plätze, Auslastung usw.) sind zum Zwecke einer Bedarfsplanung oder Statistik zu anonymisieren.
Welche Zugangswege gibt es (Smartphone, Tablett-PC, Laptop, etc.) ?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Welche Zugangswege gibt es (Smartphone, Tablett-PC, Laptop, etc.) ?
Da KIVAN eine Webanwendung ist, können alle Geräte, welche über einen Internetzugang verfügen, KIVAN nutzen. Das Design ist responsive, d.h. es passt sich der jeweiligen Bildschirmgröße an und wirkt z.B. bei Smartphones wie eine App.
Wie erkennt KIVAN Fremdgemeindekinder?Admin2018-10-24T15:05:51+00:00
Wie erkennt KIVAN Fremdgemeindekinder?
Kivan gleicht Betreuungsanfragen mit dem Einwohnermeldeverfahren der Kommune ab. Da Kinder aus Fremdgemeinden nicht in diesem Register vorhanden sind, kann KIVAN diesen Anfragen einen gesonderten Prozess zuordnen.
Wie erkennt KIVAN Mehrfach- oder Falschanmeldungen?Admin2018-08-27T09:56:37+00:00
Wie erkennt KIVAN Mehrfach- oder Falschanmeldungen?
KIVAN kann alle Anfragen zu Betreuungsplätzen gegen Daten des jeweiligen Einwohnermelderegisters prüfen. Dadurch wird jede Anfrage eindeutig einem bestimmten Kind zugeordnet.
Ohne Integration der EWO-Prüfung werden natürlich auch Mehrfach- oder Falschanmeldungen im System verhindert. Allerdings ist die Wirksamkeit dieser Prüfung sehr beschränkt. Andere Schreibweisen, Weglassen von zweiten Vornamen oder gar Angabe einer anderen Adresse ermöglichen keine sichere Prüfung.
Wie lang ist die Dauer des Miet-/Hosting-Vertrages?Admin2018-08-27T09:56:35+00:00
Wie lang ist die Dauer des Miet-/Hosting-Vertrages?
Der Standard-Hostingvertrag läuft über 4 Jahre. Letztlich aber alles verhandelbar.
Wie lange dauert die Einführung von KIVAN?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Wie lange dauert die Einführung von KIVAN?
Das hängt maßgeblich vom Kunden selbst ab: Von 3-4 Wochen bei einer Kommune mit bis zu 10 Betreuungseinrichtungen, bis hin zu 12 Monaten bei einem Landkreis mit 10 Kommunen.
Die Portale sind innerhalb weniger Tage bereitstellbar. Der größte Aufwand liegt in der Bereitstellung der Bestanddaten der jeweiligen Einrichtungen und den durchzuführenden Abstimmungen (z.B. Schulungstermine, Prozessabstimmungen, Parametereinstellungen).
Wie lange ist die Vorausanmeldung möglich?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Wie lange ist die Vorausanmeldung möglich?
Dies ist per Parameter konfigurierbar. Standardkonfiguration ist hier: 12 Monate in die Zukunft.
Wie verhindert KIVAN Dubletten?Admin2018-10-24T15:04:50+00:00
Wie verhindert KIVAN Dubletten?
KIVAN kann alle Anfragen zu KiTa-Plätzen gegen Daten des jeweiligen Einwohnermelderegisters (EWO-Verfahren) prüfen. Dadurch wird jede Anfrage eindeutig einem bestimmten Kind zugeordnet.
Ohne Integration der EWO-Prüfung werden natürlich auch Dubletten im System verhindert. Allerdings ist die Wirksamkeit dieser Prüfung sehr beschränkt. Andere Schreibweisen, Weglassen von zweiten Vornamen oder gar Angabe einer anderen Adresse ermöglichen keine sichere Dublettenverhinderung.
Wie werden Mehrfachvertragszusagen vermieden?Admin2018-08-27T09:56:36+00:00
Wie werden Mehrfachvertragszusagen vermieden?
In KIVAN gilt der Grundsatz: Ein Kind zu einer Zeit mit nur einem unterschriebenen Vertrag. Durch die eindeutige Zuordnung der Kinder (über EWO-Abgleich) wird eine Mehrfachzusage technisch verhindert. Wird für ein Kind ein Vertrag auf den Status „Unterschrieben“ gesetzt, wird dieses Kind für weitere Verträge zur gleichen (oder überschneidenden Zeit) gesperrt.
Wozu gibt es den „Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung“?Admin2018-10-15T11:22:02+00:00
Wozu gibt es den „Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung“?
Jeder Verantwortliche einer Datenverarbeitung muss nach den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Regelung finden, wenn diese Tätigkeit durch einen Dienstleister -einen Auftragsverarbeiter- weisungsgebunden erfolgen soll.
Der Auftragsverarbeiter -bei KIVAN kann das durch die Lecos GmbH im Rechenzentrum Leipzig erfolgen- beschreibt in diesem „Vertrag zur Auftragsdatenerarbeitung“, den sie mit dem Auftraggeber -der kommunalen Verwaltung- schließt, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Sicherheit der zu verarbeitenden personenbezogener Daten in ihrem Verantwortungsbereich.
In diesem Vertrag werden zudem alle Angaben aufgenommen, die der Art. 28 der DSGVO fordert, wie z.B.:
Weisungen des Auftraggebers (des Trägers)
Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers (Lecos GmbH)
Unterstützungspflichten des Auftragnehmers
Mitteilungspflichten des Auftragnehmers
Dieser Vertrag regelt ausschließlich datenschutzrelevante Themen. Er ist deshalb immer nur im Zusammenhang mit dem eigentlichen Hauptvertrag -dem Leistungsvertrag- anzuwenden und gültig.
KIVAN bietet Leistungsmerkmale, die über die Bedarfsermittlung und der Suche nach einem KiTA-Platz hinausgehen. Damit kann die Situation entstehen, dass personenbezogene Daten zwischen Eltern und freien Trägern dieser Einrichtungen verarbeitet werden, die für die Tätigkeit der kommunalen Verwaltung irrelevant, von dieser nicht eingesehen oder auch für sonstige Statistiken ausgewertet werden sollen. Das betrifft z.B. auch den kirchlichen Datenschutz und weitere besonders schützenswerte Informationen. Für diese Fälle muss zwischen den freien Trägern und der öffentlichen Verwaltung eine Regelung getroffen werden, die der Auftragsverarbeiter Lecos in KIVAN durch entsprechende TOM weisungsgebunden umsetzt.
Weitere Fragen in diesem Zusammenhang kann Ihnen der Datenschutzbeauftragte der öffentlichen Verwaltung bzw. der Lecos beantworten.
Der einfachste Weg mehr über unser Kitamanagement für Landkreise, Kommunen und Träger zu erfahren, ist natürlich KIVAN einmal selbst auszuprobieren. Kostenfrei und unverbindlich können Sie die Funktionen von Elternportal und Verwaltungsportal unserer KiTa-Fachanwendung KIVAN testen. Fordern Sie dafür einfach die nötigen Zugangsdaten an.

References: Art. 6
 § 2
 § 69
 § 1
 § 62
 Art. 28