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⭐CÓDIGO: SAT-M02 A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 1/10 MANUAL DE FUNCIONES DOCUMENTO WEB MANUAL DE FUNCIONES
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1 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 1/10 MANUAL DE FUNCIONES2 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 2/10 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO CAMBIO NOMBRE DEL RESPONSABLE DE CAMBIO REALIZADO PÁG. NÚMERO LA INSERCIÓN DÍA MES AÑO Versión Original Doris Guzmán Pinzón Actualización del documento. Doris Guzmán Pinzón Actualización del documento y cambio de codificación Revisión general del documento de acuerdo a la restructuración de la Entidad, estandarización de cargos y revisión de perfiles de acuerdo a las necesidades de los procesos; afectando la totalidad del contenido del Manual. Se realiza actualización del documento de acurdo a los cambios organizacionales. Se unifica la información de los cargos que actualmente figuran en Planta, de acuerdo a Orden Presidencial No. 016 de Se incluyen funciones referentes al Sistema de Gestión de la seguridad operacional, de acuerdo a los requerimientos para implementación del SMS. Se incluyen dos cargos de acuerdo a lo establecido en las Órdenes Presidenciales Nos. 016 y 043 de 2014: Jefe Oficina Asesora I, Despachador Instructor. 490 Ángela Liliana Rondón 431 Ángela Liliana Rondón 307 Ángela Liliana Rondón 7 8 Ángela Liliana Rondón3 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 3/10 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN 4 OBJETIVO 5 ALCANCE 5 CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES 1.1. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS CARGOS IDENTIFICACIÓN DE LOS CARGOS ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL 10 FUNCIONES PRESIDENCIA FUNCIONES VICEPRESIDENCIA ANEXOS FUNCIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FUNCIONES DIRECCIÓN FINANCIERA FUNCIONES DIRECCIÓN COMERCIAL FUNCIONES DIRECCIÓN DE OPERACIONES AÉREAS FUNCIONES DIRECCIÓN TÉCNICA4 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 4/10 PRESENTACIÓN El manual de funciones y requisitos de funcionarios de SATENA es el instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen los deberes de los empleos que conforman la planta de SATENA en particular los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos, ellos deben consultar su propio perfil organizacional. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los empleos en la Empresa. ANGELA LILIANA RONDÓN JEFE GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO5 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 5/10 OBJETIVO El presente manual formaliza las responsabilidades de los funcionarios vinculados a cada uno de los cargos de SATENA. El manual tiene los siguientes objetivos: Ser útil para orientar el desempeño, precisar de manera clara y concisa la razón de ser de cada empleo, determinar sus particulares responsabilidades y requisitos. Especificar los requerimientos de los empleos en términos de educación, experiencia, habilidades y destrezas, como un medio para objetar otros procesos como son: Selección y vinculación de personal, inducción, capacitación, entrenamiento y retroalimentación de la gestión. Generar en los funcionarios de SATENA compromiso en el desempeño eficiente de los cargos, entregando la información básica sobre los mismos. ALCANCE Este manual es aplicable a todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los cargos, pertenecientes a la Planta de SATENA.6 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 6/ ORGANIZACIÓN DEL MANUAL CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES La estructura del Manual de Funciones se presenta por Dependencias y Niveles Jerárquicos: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Técnico y Asistencial. Sobre cada Nivel Jerárquico se describen los requisitos para el desempeño del cargo como: Educación y Experiencia. Se hace la descripción de la Función General del Cargo, de la Funciones Específica y, las Habilidades y Destrezas NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS CARGOS Según la naturaleza general de las funciones, y los requisitos exigidos para su desempeño, los cargos de la Entidad se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Ejecutivo, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial NIVEL DIRECTIVO: Son los cargos de la Alta Dirección que cumplen las funciones de formular y plantear las políticas institucionales, planes, programas y proyectos NIVEL ASESOR: Agrupa los cargos cuyas funciones consisten en asistir, proponer y asesorar al Nivel Directivo NIVEL EJECUTIVO: Comprende los cargos de la dirección, jefatura, evaluación y control de las Dependencias internas, encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes programas y proyectos NIVEL PROFESIONAL: Agrupa los cargos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley. Adicionalmente y según la complejidad y requisitos exigidos por el cargo, le puedan asignar funciones de coordinación, supervisión y/o control de Dependencias internas NIVEL TÉCNICO: Comprende los cargos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo. Adicionalmente y, según la complejidad y requisitos exigidos por el cargo, le puedan asignar funciones de coordinación de Dependencias Internas NIVEL ASISTENCIAL: Comprende los cargos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles7 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 7/10 superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. NIVEL DIRECTIVO NIVEL ASESOR NIVEL EJECUTIVO NIVEL PROFESIONAL Presidente Vicepresidente CARGO CARGO Jefe Oficina Asesora II Jefe Oficina Asesora I Director Jefe de Grupo II Jefe de Grupo I Piloto Copiloto Inspector Técnico Piloto Instructor CARGO CARGO Profesional Universitario Profesional Especializado I Profesional Especializado II8 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 8/10 NIVEL TÉCNICO NIVEL ASISTENCIAL 1.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS CARGOS CARGO Técnico Especialista de Abastecimiento Auxiliar de Servicio a Bordo Despachador Instructor Despachador de Aviones Especialista de Aviación I Especialista de Aviación II Especialista de Aviación III Jefe Base Auxiliar Jefe de Taller Operador de Radio Técnico I Técnico II Técnico III Auxiliar CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: Hace referencia al nombre del empleo, el cual debe de estar acorde la nomenclatura establecida en la Orden Presidencial, por la cual se ajusta la Planta de Trabajadores de SATENA S.A NIVEL: Hace referencia al nivel jerárquico del cargo, según la naturaleza general de las funciones, y los requisitos exigidos para su desempeño UBICACIÓN: Corresponde a la dependencia donde se encuentra el cargo a desempeñar por el funcionario de la Empresa EDUCACIÓN: Estudios o conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación9 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 9/10 técnica, profesional, tecnológica y profesional, y en los programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y posdoctorado. Los estudios se acreditan mediante la presentación de certificados, diplomas, grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes. Para su validez se requiere de los registros y autenticaciones que determinen las normas vigentes sobre la materia. La tarjeta profesional o matrícula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de cualquier otro documento. De acuerdo con la especialidad de las funciones de algunos empleos, con el fin de lograr el desarrollo de determinados conocimientos, aptitudes o habilidades, se podrán exigir cursos específicos de educación no formal orientados a garantizar su desempeño. Los cursos específicos de educación no formal se acreditan mediante certificados de aprobación expedidos por las entidades debidamente autorizadas para ello EXPERIENCIA: Se entiende por experiencia los antecedentes laborales desarrollados en el ejercicio de una profesión, ocupación arte u oficio. La experiencia se clasifica en: Relacionada y Específica. A. La Experiencia Específica es la adquirida en el ejercicio de empleo que tenga funciones similares a las del cargo a proveer o en la Dependencia de trabajo, de profesión, ocupación, arte u oficio. B. La Experiencia Relacionada es la adquirida en el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Explica la necesidad de la existencia o la razón de ser del cargo dentro de la Estructura Organizacional y misión encomendada a la Dependencia a la cual pertenece. Cada cargo tiene un propósito fundamental y único para el cumplimiento de la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su función general FUNCIONES ESPECÍFICAS: Se denominan funciones específicas aquellas que se requieren para el cumplimiento de la Función General del Cargo. Las funciones específicas describen lo que el funcionario debe realizar; garantizando el logro de los objetivos institucionales y de la Dependencia HABILIDADES Y DESTREZAS: Talento o capacidad que tiene una persona para llevar a cabo determinada actividad, trabajo u oficio.10 MANUAL DE FUNCIONES A PARTIR DE: 16 OCTUBRE 2014 VERSIÓN: 06 PÁG.: 10/ ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL Una vez que se cree un cargo nuevo, se lleve a cabo una reorganización de Dependencias o las funciones de los cargos cambien en relación con las descripciones que aparecen en el Manual, las Dependencias que requieran los cambios, lo solicitarán oportunamente y por escrito justificando cada uno de los cambios, y el Grupo Gestión del Talento Humano realizará un análisis con el objeto de obtener la información necesaria para determinar las funciones o fijar los requerimientos mínimos de educación y experiencia. El Grupo Gestión del Talento Humano llevará a cabo el levantamiento de información en coordinación con las Dependencias implicadas y presentará la propuesta de ajuste o adición al Manual a la Alta Dirección para su aprobación, el cual se modificará intercambiando las hojas para facilitar su actualización al cambiar únicamente las hojas requeridas. En el control de cambios que se encuentra en cada uno de los anexos que representan la distribución orgánica de la Empresa, se relacionará el cambio realizado, pero anualmente se realizará una revisión general del Manual y se ajustará el número de la versión y la fecha de actualización total del documento describiendo en el control de cambios principal todos los llevados a cabo durante el año. ELABORÓ ANGELA LILIANA RONDON JEFE GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO REVISÓ MADELEN ASTRID RODRÍGUEZ JEFE GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL APROBÓ FECHA ELABORACIÓN 16 DE OCTUBRE DE 2014 FECHA DE REVISIÓN 16 DE OCTUBRE DE 2014 Mayor General (r) JUAN CARLOS RAMÍREZ MEJÍA PRESIDENTE FECHA DE APROBACIÓN 16 DE OCTUBRE DE 201411 PÁG.: 1/49 CAMBIO NÚMERO CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO CAMBIO REALIZADO PÁG. DÍA MES AÑO NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INSERCIÓN Versión Original Doris Guzmán Pinzón Actualización del documento. Doris Guzmán Pinzón Actualización del documento y cambio de codificación Revisión general del documento de acuerdo a la restructuración de la Entidad, estandarización de cargos y revisión de perfiles de acuerdo a las necesidades de los procesos; afectando la totalidad del contenido del Manual. Se realiza actualización del documento de acuerdo a los cambios organizacionales. Se unifica la información de los cargos que actualmente figuran en Planta, de acuerdo a Orden Presidencial No. 016 de Se incluyen funciones referentes al Sistema de Gestión de la Seguridad operacional, de acuerdo a los requerimientos para implementación del SMS. Se actualiza Denominación del Cargo: Técnico II a Técnico III, Secretaria Ejecutiva - Presidencia. Se actualiza cargo Jefe Oficina Asesora a Jefe Oficina Asesora II Control Interno. Se suprime cargo Técnico I, Secretaria Ejecutiva Oficina Control Interno. Se suprime el Cargo de Profesional Especializado I - Profesional Asuntos Aeronáuticos. Se suprime el Cargo de Profesional Especializado I y se remplaza por el cargo y perfil de Técnico I Gestor Calidad. Se ajusta funciones del Jefe de Grupo II Jefe de Contratos. Se adiciona Cargo Profesional Especializado II Asesor Jurídico en Contratación. Se actualiza la denominación del cargo Jefe Oficina Asesora I Oficina Asesora Planeación y funciones específicas. Se actualiza el Rol Específico, Función General y Funciones Específicas del Técnico III Oficina Asesora Planeación. Se actualiza Función General y Funciones Específicas Técnico I Analista de Estadística - Oficina Asesora Planeación. Se actualiza Función General y 490 Ángela Liliana Rondón 431 Ángela Liliana Rondón 57 Ángela Liliana Rondón Ángela Liliana Rondón12 PÁG.: 2/49 Funciones Específicas Técnico I Administrador del Sistema de Información Comercial - Oficina Asesora Planeación. Se actualiza Rol Específico, Educación, Función General y Funciones Específicas Técnico I Gestor Calidad - Oficina Asesora Planeación. Se actualiza Rol Específico, Función General y Específicas Profesional Universitario Departamento de Seguridad13 PÁG.: 3/49 TABLA DE CONTENIDO PRESIDENCIA PRESIDENTE 3 VICEPRESIDENTE 6 TÉCNICO III - SECRETARIA EJECUTIVA 8 OFICINA CONTROL INTERNO JEFE OFICINA ASESORA II - JEFE DE CONTROL INTERNO 10 PROFESIONAL ESPECIALIZADO I - AUDITOR FINANCIERO 12 PROFESIONAL ESPECIALIZADO I - AUDITOR DE GESTIÓN 14 OFICINA ASESORA JURÍDICA JEFE OFICINA ASESORA II - JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA 16 PROFESIONAL ESPECIALIZADO II - ABOGADO ASISTENCIA LEGAL 18 PROFESIONAL UNIVERSITARIO - ABOGADO ASISTENCIA LEGAL 20 TÉCNICO I GESTOR DE CALIDAD 22 TÉCNICO II - SECRETARIA EJECUTIVA 24 JEFE DE GRUPO II - JEFE GRUPO DE CONTRATOS 26 PROFESIONAL ESPECIALIZADO II ASESOR JURÍDICO 28 TÉCNICO I - SECRETARIA 30 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN JEFE OFICINA ASESORA I - JEFE OFICINA ASESORA PLANEACIÓN 32 TÉCNICO III ANÁLISIS DE COSTOS Y PROYECTOS 34 TÉCNICO I - ANALISTA DE ESTADÍSTICA 36 TÉCNICO I - ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN COMERCIAL 37 TÉCNICO I - FUNCIONES ASIGNADAS COMO COORDINADOR DE PROGRAMACIÓN DE ITINERARIOS 38 TÉCNICO I GESTOR DE CALIDAD 40 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD PROFESIONAL UNIVERSITARIO - ANALISTA FIABILIDAD OPERACIONAL 42 AUXILIAR - ASISTENTE ADMINISTRATIVO 44 AUXILIAR - AUXILIAR DE AFORO Y TRANSPORTE DE ARMAS 46 AUXILIAR - GUÍA CANINO 4814 PÁG.: 4/49 FUNCIONES QUE DEPENDEN DE LA PRESIDENCIA 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: PRESIDENTE No. de cargos: Uno (1) 2. NIVEL: Directivo 3. UBICACIÓN: Presidencia 4. EDUCACIÓN: Título profesional en Administración de Empresas o Administración Aeronáutica o Economía ó profesional militar de grado oficial superior ó General de vuelo activo o retirado de la Fuerza Aérea Colombiana y Título de postgrado en la modalidad de Especialización o Título de Maestría. 5. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia profesional específica. 6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas y de apoyo para garantizar el normal funcionamiento de la Empresa y actuar en representación legal de la misma. 7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Ejecutar y hacer cumplir los acuerdos y disposiciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva e informar sobre su gestión. Someter a aprobación de la Junta Directiva los planes, programas y proyectos de la sociedad, ajustarlos a las recomendaciones que esta imparta y presentar periódicamente informes de avance. Nombrar y remover libremente todos los ejecutivos y empleados de la sociedad, cuyo nombramiento no este atribuido a la Asamblea General de Accionistas ni a la Junta Directiva, fijar su remuneración y controlar su desempeño. Contratar, cuando sea necesario, los servicios profesionales independientes, personas naturales o jurídicas, para atender necesidades de la sociedad por requerimientos técnicos especializados. Cumplir con la entrega de los reportes periódicos que le exijan las autoridades de vigilancia y control de la sociedad. Solicitar autorización a la Junta Directiva para celebrar cualquier acto o contrato que tienda a cumplir con los fines de la sociedad en cuantía igual o superior a treinta y cinco mil (35.000) SMMLV y someter a la aprobación previa de la Junta Directiva los que excedan esa suma. Presentar en cada Junta Directiva los estados financieros de propósito general, individuales y consolidados, cuando sea del caso, con sus notas y demás documentos que señale la Ley, junto con los estados financieros proyectados mensuales y los flujos de caja. Presentar a la Junta Directiva el Informe de gestión anual. Presentar para aprobación de la Junta Directiva en Noviembre de cada año el Plan de Acción y de Negocios con el presupuesto anual de la sociedad para el año siguiente y la proyección de los estados financieros y flujo de caja. Presentar para aprobación de la Junta Directiva las reformas a su estructura y planta de personal. Crear un espacio de información para los accionistas en la página web de la sociedad o en15 PÁG.: 5/49 cualquier otro medio que considere conveniente. Velar de manera contigua con la Junta Directiva por el efectivo cumplimiento y divulgación de los códigos de Buen Gobierno y de Ética y de los demás que la sociedad adopte. Presentar a la Junta Directiva la propuesta de tarifas y servicios que prestará la sociedad. Representar a la sociedad judicial y extrajudicialmente ante los accionistas, terceros y toda clase de autoridades judiciales y administrativas, pudiendo nombrar mandatarios para que la representen cuando fuere el caso. Convocar a la Junta Directiva y a la Asamblea General de Accionistas de acuerdo con los estatutos y la Ley. Respetar y hacer respetar aquellos acuerdos entre accionistas que le hayan sido depositados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad. Constituir apoderados, impartirles orientaciones, fijarles honorarios y delegarles atribuciones. Ejercer las acciones necesarias para preservar los derechos e intereses de la sociedad frente a los accionistas, las autoridades, los usuarios y los terceros. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley sobre los programas de gestión y control interno. Ejercer la facultad nominadora dentro de la Empresa, diseñar la planta de personal, proponer a la Junta las políticas de personal y estructura salarial de la compañía. Nombrar y remover libremente los funcionarios y empleados de la sociedad. Preparar la agenda de las reuniones periódicas de Junta Directiva. Garantizar que se asignan adecuadamente los recursos para la implantación y funcionamiento del SMS. Es responsable en nombre de la Empresa ante la autoridad aeronáutica respecto a la eficacia del SMS en la misma. Asegurar que el Sistema de Gestión de la seguridad operacional esté adecuadamente implantado y funcione con arreglo a los requisitos en todas las Dependencias de la Empresa. Presidir el comité SMS. Conocer y cumplir con el sistema de seguridad operacional y el sistema de gestión de la calidad. Las demás que le correspondan a la naturaleza de su cargo y a las disposiciones de la ley y el estatuto social. 8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Control directivo. Planeación. Toma de decisiones. Liderazgo. Comunicación oral y escrita, efectiva. Manejo de conflictos. Compromiso y sentido de pertenencia.16 PÁG.: 6/49 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: VICEPRESIDENTE No. de cargos: Uno (1) 2. NIVEL: Directivo 3. UBICACIÓN: Presidencia - Vicepresidencia 4. EDUCACIÓN: Título profesional en Administración de Empresas o Derecho o Economía o Ingeniería Industrial o Profesional Militar de grado superior a Coronel activo o retirado, con título de Especialización. 5. EXPERIENCIA: Cuatro (4) años de experiencia profesional específica en materia de Aviación. Conocimientos prácticos en gestión comercial, áreas de mercadeo, planeación y publicidad. 6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Representar al Presidente de la sociedad en las actividades para las cuales se le haya expresamente delegado tal facultad. 7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la sociedad y de las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos. Organizar, coordinar y supervisar las actividades de las dependencias en el desarrollo de los programas de la sociedad. Coordinar con la Oficina Jurídica, el trámite de los contratos que deba suscribir la Presidencia. Coordinar y supervisar la elaboración de los proyectos de decretos relacionados con la sociedad. Comunicar los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta Directiva y de la Presidencia, respectivamente. Refrendar los actos que de acuerdo con su naturaleza le corresponda y expedir las copias de las providencias que se soliciten. Dirigir y controlar la organización de los archivos general, histórico y de normas permanentes de la sociedad. Dirigir y controlar las actividades inherentes a la sistematización de la sociedad. Dirigir y controlar el desarrollo de las políticas y estrategias de la administración del personal. Difundir en sus áreas funcionales las modificaciones a la política y objetivos de seguridad Socializar en las reuniones que se realizan al interior de su Dependencia, los temas tratados en el Comité SMS. Dejar acta con la firma de los asistentes como soporte de la actividad. Gestionar los recursos necesarios para la mitigación y/o eliminación de los riesgos en sus áreas funcionales. Apoyar la labor de sus Grupos de Acción de acuerdo con los procedimientos SAT-P104 Promoción y Comunicación de la Seguridad Operacional y SAT-P107 Gestión de Riesgos. Promover la cultura del reporte voluntario y hacer visible el carácter confidencial y no punitivo de los mismos. Verificar que se tomen las acciones para la gestión de riesgos de seguridad operacional en las actividades tercerizadas cuyos contratos se encuentren bajo la supervisión del personal de su Dependencia.17 PÁG.: 7/49 Conocer y cumplir con el sistema de seguridad operacional y el sistema de gestión de la calidad. Las demás que le sean asignadas por el Jefe inmediato y correspondan a la naturaleza del cargo. 8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Control directivo. Planeación. Toma de decisiones. Liderazgo. Comunicación oral y escrita, efectiva. Manejo de conflictos. Compromiso y sentido de pertenencia.18 PÁG.: 8/49 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: TÉCNICO III No. de cargos: Uno (1) ROL ESPECÍFICO: SECRETARIA EJECUTIVA 2. NIVEL: Técnico 3. UBICACIÓN: Presidencia 4. EDUCACIÓN: Bachillerato, curso de secretariado ejecutivo. 5. EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia específica. 6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Brindar al Presidente y Vicepresidente de la Empresa un apoyo incondicional con las tareas establecidas y en las diferentes actividades que se realizan. 7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Manejar, organizar y hacer seguimiento a la agenda de Presidencia y Vicepresidencia. Recepcionar, revisar y verificar los documentos físicos para trámite y/o firma de Presidencia y Vicepresidencia. Asistir directamente al Presidente y Vicepresidente en todos sus requerimientos. Elaborar los diferentes documentos ordenados por Presidencia y Vicepresidencia. Llevar el control sobre la correspondencia llegada y salida. Organizar y velar por el correcto manejo del archivo de la oficina. Coordinar la disponibilidad de las salas de juntas. Leer, revisar y tramitar los correos electrónicos institucionales. Tramitar y expedir los tiquetes aéreos por comisión o protocolo concernientes al personal de la Presidencia y Vicepresidencia. Atender y orientar al cliente interno y externo. Atender y orientar las llamadas telefónicas fijas, celular, chat. Reportar por escrito todo error, peligro y evento no deseado de seguridad operacional de acuerdo a los formatos vigentes. Gestionar el riesgo a su nivel y capacidad de acuerdo a la capacitación recibida en seguridad Participar en las actividades generadas en los planes de acción para la gestión de la seguridad Asistir y aprobar los cursos de acuerdo al programa de capacitación en seguridad operacional de SATENA. Conocer y cumplir con el sistema de seguridad operacional y el sistema de gestión de la calidad. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo.19 PÁG.: 9/49 8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Actitud agradable y disposición cordial en la conducción de las relaciones públicas. Atención y obediencia. Discreción y prudencia en el manejo de la información. Buen léxico. Responsabilidad y cumplimiento.20 PÁG.: 10/49 OFICINA CONTROL INTERNO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE OFICINA ASESORA II No. de cargos: Uno (1) 2. NIVEL: Asesor 4. EDUCACIÓN: ROL ESPECÍFICO: JEFE DE CONTROL INTERNO 3. UBICACIÓN: Presidencia Oficina Asesora Control Interno Título Universitario en Contaduría Pública o Administración de Empresas o Ingeniería Industrial o Economía o Administración Pública. Especialización en Control Interno. 5. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia profesional específica. 6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Planear, dirigir y organizar la verificación, evaluación y cumplimiento del sistema de Control Interno de la Empresa. 7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Liderar el Comité de Presidencia y Control Interno. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin que se obtengan los resultados esperados. Fomentar en toda la Empresa la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la Empresa, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. Dar asesorías a las diferentes áreas de la Empresa. Elaborar y revisar el acta del Comité de Presidencia y Control Interno. Leer, revisar y tramitar los correos electrónicos institucionales. Asistir a reuniones de carácter oficial. Realizar auditorías planeadas. Elaborar el boletín de Control Interno Recepcionar, revisar y verificar los documentos físicos para trámite y/o firma, realizando la entrega de documentos a las Dependencias pertinentes. Revisar los informes que emite la Oficina de Control Interno para entes internos y externos. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la Empresa y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Empresa, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario, ejerzan adecuadamente esta función. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en21 PÁG.: 11/49 desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. Monitorear riesgos de la Empresa. Administrar y coordinar los recursos asignados (físicos, financieros, técnicos y humanos) para el desarrollo óptimo de sus funciones y proceso bajo su cargo. Difundir en sus áreas funcionales las modificaciones a la política y objetivos de seguridad Socializar en las reuniones que se realizan al interior de su Dependencia, los temas tratados en el Comité SMS. Dejar acta con la firma de los asistentes como soporte de la actividad. Gestionar los recursos necesarios para la mitigación y/o eliminación de los riesgos en sus áreas funcionales. Apoyar la labor de sus Grupos de Acción de acuerdo con los procedimientos SAT-P104 Promoción y Comunicación de la Seguridad Operacional y SAT-P107 Gestión de Riesgos. Promover la cultura del reporte voluntario y hacer visible el carácter confidencial y no punitivo de los mismos. Verificar que se tomen las acciones para la gestión de riesgos de Seguridad operacional en las actividades tercerizadas cuyos contratos se encuentren bajo la supervisión del personal de su Dependencia. Conocer y cumplir con el sistema de seguridad operacional y el sistema de gestión de la calidad. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo. 8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Concentración mental intensa, análisis y síntesis. Liderazgo. Trabajo en equipo. Manejo de conflictos. Disciplina profesional, ética y moralidad. Don de mando. Discreción y prudencia en el manejo de la información.22 PÁG.: 12/49 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: PROFESIONAL ESPECIALIZADO I No. de cargos: Uno (1) 2. NIVEL: Profesional 4. EDUCACIÓN: Título Profesional en Contaduría Pública. ROL ESPECIFICO: AUDITOR FINANCIERO 3. UBICACIÓN: Presidencia Oficina Asesora Control Interno Especialización en áreas afines a las funciones de la Oficina Control Interno o su Equivalencia. Auditor Interno de Calidad. Equivalencia: Título de Especialización por tres (3) años de experiencia profesional relacionada, adicional a la requerida por el cargo. 5. EXPERIENCIA: Tres (3) años de experiencia específica en el cargo. 6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Realizar auditorías tendientes a evaluar el sistema de control interno contable identificando debilidades y fortalezas, proponiendo oportunidades de mejora. 7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Realizar informes de austeridad en el gasto, de anticipos, de cartera, de cargos diferidos, y demás informes inherentes a su cargo. Realizar informes ejecutivos dirigidos a la Presidencia de la Empresa. Consolidar el informe de la cuenta fiscal y enviarlo a la Contraloría General de la Republica. Realizar informes contables de control interno dirigidos a la Contraloría General de la Republica. Realizar seguimientos para el cierre de los estados financieros. Asesorar a las diferentes dependencias en temas de orden contable y presupuestal, dejando registro del tema. Efectuar selectivas y arqueos a los fondos, cajas menores y demás valores y bienes de la Empresa. Elaborar el boletín de Control Interno. Recepcionar, revisar y verificar los documentos físicos para trámite y/o firma, realizando la entrega de documentos a las Dependencias pertinentes. Organizar y velar por el correcto manejo del archivo de la Oficina. Realizar las auditorías asignadas de acuerdo a su experticia. Reportar por escrito todo error, peligro y evento no deseado de seguridad operacional de acuerdo a los formatos vigentes. Gestionar el riesgo a su nivel y capacidad de acuerdo a la capacitación recibida en seguridad Mostrar más
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