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Timestamp: 2019-04-18 12:21:52+00:00

Document:
MANUAL INTERNO DE POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
JOSÉ PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.
HOTEL CUELLAR’S
1. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Con el ánimo de prestar el mejor servicio, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., procura brindar siempre la más completa protección, conservación y confidencialidad de los datos personales que nuestros usuarios nos ha entregado. Para ello, en el marco de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, en la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1074 de 2015, se ha definido la presente política de privacidad y tratamiento de datos, en la cual se da a conocer la información general del responsable de los datos, el tratamiento de los mismos y la finalidad, los derechos que le asisten como usuario de nuestros servicios, los canales que hemos dispuesto para que los titulares puedan ejercer sus derechos, las medidas de seguridad sobre la información implementadas y la entrada en vigencia de esta política.
El ámbito de aplicación de esta política será aplicable a todos los datos personales registrados y por registrar en las bases de datos objeto de tratamiento por parte de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., como responsable del tratamiento.
JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., entidad responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios, es una entidad comercial con personería jurídica, identificada con NIT 814.003.583-9, domiciliada en la Carrera 23 Nº 15-50 de Pasto - Colombia, correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. y teléfono de contacto: +57-2-7232879.
En el marco de lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se retoman las definiciones previstas, que serán utilizadas en el presente documento, así:
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, se requiere la autorización previa e informada del Titular sobre el tratamiento; por lo cual, mediante la aceptación del presente Manual Interno de Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, todo usuario de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., que facilite información sobre sus datos personales está otorgando el consentimiento del tratamiento de sus datos en los términos y condiciones dispuestos por la organización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando sea:
La presente política de privacidad y tratamiento de datos personales se aplica a la información registrada y por registrar en las bases de datos de clientes, proveedores y empleados, de las que dispone JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.; información que le ha sido suministrada por ellos en las diferentes actividades empresariales y comerciales que se realizan.
4.2. INFORMACIÓN RECOLECTADA OBJETO DE TRATAMIENTO
De acuerdo con los diferentes servicios empresariales y comerciales que presta JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., la información que los usuarios suministran, entre otros, es la siguiente:
Clientes: datos personales de mayores de 18 años, datos públicos de menores de 18 años, algunos de sus datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
Proveedores: datos personales de mayores de 18 años, algunos datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
Trabajadores: datos personales de mayores de 18 años, datos públicos de menores de 18 años, algunos de sus datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
Usuarios en general: a través de las cámaras de seguridad que captan algunos datos biométricos de la persona como geometría facial o corporal, fotografías, vídeos.
Los datos de identificación personal se verifican directamente del documento legal y de documentos complementarios, que, de acuerdo con el tipo de usuario, aporta cada uno. Para la demás información suministrada, se aplica el principio de buena fe y por ende se presume de su legalidad y veracidad. JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., no se obliga a verificar la totalidad de los datos recolectados y por tanto, no se asume la responsabilidad de daños y/o perjuicios que de cualquier naturaleza pueda originar la veracidad, autenticidad, vigencia o suficiencia de la información suministrada. El Usuario responderá, en cualquier caso, por la veracidad de los datos facilitados, reservándose JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S. el derecho a excluir de los servicios registrados a todo aquel que haya facilitado datos falsos.
4.4. INFORMACIÓN RECOLECTADA DE MENORES DE EDAD
JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., atendiendo a lo consagrado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, no realiza tratamiento de datos de menores de edad, salvo cuando éstos son de naturaleza pública y sobre los cuales se respeta los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.
4.5. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de todos los datos personales de las bases de datos que JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., maneja, tienen las siguientes finalidades:
BASE DE DATOS FINALIDADES
Finalidades varias - Procedimientos administrativos
Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales
Publicidad y prospección comercial - Sistemas de ayuda a la toma de decisiones
Publicidad y prospección comercial - Venta a distancia
Servicios económico-financieros y seguros - Cuenta de crédito
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y contratistas
Recursos humanos - Gestión de trabajo temporal
4.6. AVISO DE PRIVACIDAD
JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., se compromete con los usuarios a guardar la debida privacidad de los datos suministrados por los usuarios y que son almacenados en las diferentes bases de datos los que no serán utilizados para otras finalidades de las ya descritas, salvo mandato judicial, normativo o legal que determine la entrega de información u otra finalidad.
4.7. AUTORIZACIÓN Y FORMA DE OTORGARLA
La autorización que el titular otorga a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., como responsable del tratamiento de sus datos personales, requiere de su consentimiento libre, previo, expreso e informado que lo otorga con la aceptación ubicada en los canales y mecanismos, físicos y/o electrónicos de recolección de información y demás formatos establecidos los cuales son de conocimiento del titular, en los cuales se describe la finalidad del tratamiento de su información. La autorización debe ser previa a la recolección de sus datos personales de manera que el usuario o titular puede decidir sobre ello.
5.1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
En el marco de lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., cuando considere que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente Ley 1581 de 2012.
Ser informado por JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
5.2. DEBERES DE JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.
En el marco de lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y con relación al tratamiento de datos personales, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., tiene los siguientes deberes:
Actualizar la información reportada por JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley, cuando a ello haya lugar.
6. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
De acuerdo con el literal a) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., cuando considere que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Por lo anterior, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dispone de los mecanismos para atender las peticiones, consultas y/o reclamos que realicen los titulares con respecto al tratamiento de sus datos personales, que se encuentran definidos en el punto 4.1 del presente documento.
6.1. ATENCIÓN DE USUARIOS
Los titulares de los datos personales sobre los cuales JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., realiza tratamiento, pueden ejercer los derechos que les otorga la Ley 1581 de 2012, presentado su documento de identificación a través de los siguientes canales de atención:
A través de petición escrita dirigida a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., Carrera 23 Nº 15-50 de Pasto – Colombia.
A través de correo electrónico dirigido a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., a la dirección: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
A través de la sección “Contáctenos” del sitio web: http://www.hotelcuellars.com
6.2. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LOS USUARIOS
Todos los usuarios de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., de manera gratuita y en el momento que lo requieran, podrán presentar una solicitud de consulta, rectificación, actualización, reclamos, supresión de sus datos personales o revocatoria de autorización, a través de los canales de atención a usuarios que se han dispuesto, indicando los datos de identificación, dirección de notificaciones y envío de correspondencia.
6.3. PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS PARA DAR RESPUESTA A REQUERIMIENTOS
Los diferentes tipos de requerimientos sobre el tratamiento de datos personales que los usuarios interponen ante JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., a través de los canales de atención al usuario dispuestos, se resolverán de la siguiente manera:
6.3.1. CONSULTAS
Las solicitudes de consulta que se hayan solicitado por cualquiera de los canales de atención de usuarios, se responderán en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a parir de la fecha de recepción del requerimiento. En caso de que exista algún tipo de imposibilidad para dar respuesta en el plazo definido, se enviará al usuario la respectiva justificación e información de nueva fecha de respuesta la cual no será superior a los cinco (5) días siguientes del vencimiento del primer término.
6.3.2. RECLAMOS
Conforme con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., a través de los canales definidos para la atención de usuarios, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que el reclamo no sea de competencia de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará al titular de este procedimiento.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
6.3.3. SOBRE RECTIFICACIÓN y ACTUALIZACIÓN
Cuando se trate de rectificación y/o actualización de datos, además de lo indicado en el punto 4.2 de este documento, es necesario que el titular o el causahabiente describa de forma clara y precisa los datos personales objeto del tratamiento, la petición que solicita y los documentos o elementos que faciliten la ubicación de dichos datos. Estas solicitudes se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a parir de la fecha de recepción del requerimiento. En caso de que exista algún tipo de imposibilidad para dar respuesta en el plazo definido, se enviará al usuario la respectiva justificación e información de nueva fecha de respuesta la cual no será superior a los cinco (5) días siguientes del vencimiento del primer término.
6.3.4 SOBRE SUPRESIÓN
Conforme con lo indicado en el literal e) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene el derecho de solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales cuando el usuario considere: 1.- Que ya no son objeto de tratamiento y/o haya expirado el plazo de tratamiento por parte de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.; 2.- Que el tratamiento de sus datos personales, no respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, determinación que será expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y quien definirá la revocatoria y/o supresión. JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., atendiendo la solicitud de supresión, realizará el procedimiento de forma que los datos personales no puedan ser recuperados. Es necesario aclarar que, la supresión de datos personales no podrá hacerse efectiva cuando medie un deber contractual o legal para permanecer en la base de datos, cuando estén en curso otros requerimientos interpuestos sobre los datos que estén en trámite y/o cuando medie una actuación judicial o administrativa.
6.3.5 SOBRE REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN
Previa la acreditación de identificación, el titular puede solicitar la revocatoria de autorización dada a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., sobre el tratamiento de datos personales. Es necesario que el titular, de forma escrita y expresa defina si se trata de una revocatoria total o revocatoria parcial, para lo cual debe indicar puntualmente el o los tratamiento(s) y/o finalidad(es) a revocar. Este procedimiento se realizará siempre y cuando no vaya en contra de mandatos administrativos, judiciales y/o legales. Para dar respuesta a este tipo de requerimiento, se respetará el plazo que a las solicitudes que presenten los usuarios, prevé la Ley 1581 de 2012.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS SOBRE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con el literal g) del artículo 4 y el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dispone de las siguientes medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Acceso a los datos a través de usuario, contraseñas y roles definidos en los sistemas de información a trabajadores autorizados.
Auditoría interna para rastreo de las actividades realizadas sobre los datos en los sistemas de información.
Procesos y procedimientos de las copias de respaldo.
Protección con contraseña de los computadores desde los que se realiza el tratamiento de los datos.
Cláusulas de acceso, confidencialidad y uso de los servicios electrónicos en los contratos laborales de los trabajadores.
Contratos de tratamiento de datos personales con terceros.
Almacenamiento y custodia de los archivos físicos.
Esta política de tratamiento de datos personales, entra en vigencia a partir del primero de junio de 2017. Sobre todos los datos personales suministrados por los diferentes usuarios de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., serán conservados y el tratamiento y finalidades previstas tendrán una vigencia de diez (10) años, contados a partir de su captura o ultimo tratamiento o conforme la normatividad vigente que regule el tiempo de conservación de información.

References: Artículo 3
 artículo 9
 artículo 7
 Artículo 8
 artículo 10
 Artículo 18
 artículo 8
 artículo 15
 artículo 8
 artículo 4
 artículo 17