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Timestamp: 2018-12-10 20:47:33+00:00

Document:
﻿ RESOLUCIÓN 4316 DE 2006
RESOLUCIÓN 4316 DE 17 DE NOVIEMBRE DE 2006
CONTENIDO:MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. MODIFICA LOS ANEXOS TÉCNICOS CORRESPONDIENTES A LAS ESPECIFICACIONES DE LA ESTRUCTURA Y DE LOS ARCHIVOS QUE DEBERÁN REPORTAR CADA UNA DE LAS ADMINISTRADORAS, ADOPTADOS MEDIANTE RESOLUCIÓN 2358 DE 2006.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 3336 DE 2013 ARTÍCULO 7° DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL.
“Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados, RUAF”.
(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)
El Director General de Planeación y Análisis de Política,
en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante el artículo 5º de la Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social,
ART. 1º—Modificar los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras, adoptados mediante Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social:
Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-pensiones (P) 1
AAAAMMDD Fecha degeneración del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8
1.3.1. Registro tipo 1–registro de control.
17 Código administradora 6 Ver glosario SI
35 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
36 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
38 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI
1.3.2. Registro tipo 2–registro de detalle.
0 Tipo de registro 1 2 SI SI
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI
2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI
3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI
4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI
5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SI
6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SI
7 Primer apellido 20 Ver glosario SI SI
9 Primer nombre 20 SI SI
11 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SI
12 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SI
15 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI SI
16 Afiliación subsidiada 1 Ver glosario SI SI
17 Código administradora 6 SI SI
18 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SI SI
39 Afiliado cesante 1 Ver glosario SI NO
23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SI
24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SI
25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SI
27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SI SI
28 Al día 1 Ver glosario SI SI
34 Código de la administradora desde donde se traslada 6 Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras. NO NO
Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.
1.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
17 Código de la administradora 6 Ver glosario SI
1.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
Tipo de registro 1 2 SI
Código administradora 6 SI
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI
2 Número de identificación del afiliado 17 SI
7 Primer apellido 20 Ver glosario SI
9 Primer nombre 20 SI
Código de la novedad 3 Ver “códigos de novedades de afiliados a pensiones” SI
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
P04 Retirar o trasladar afiliación a pensiones 30, 31, 32, 33, 34 Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva, por traslado de administradora, por anulación o retracto. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
P07 Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios
P08 Modificar aportan-te de una afiliación a pensiones 18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios.
P09 Desvincular aportante de una afiliación a pensiones 19, 20, 21, 22, 29 Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios. Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.
1.6.1. Registro tipo 1-registro de control.
1.6.2. Registro tipo 2-registro egistro de detalle.
Cód. Nombre del campo Long. Valor permitido Obliga-
torio Observaciones
0 Tipo de registro 1 2 SI
17 Código administradora 6 SI
Código de la novedad 3 P05 P06 SI Sólo pueden ser los códigos P05 o P06.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cod. Nombre del campo Long. Tipo Valor permitido
0 Tipo de registro 1 N 1-registro de control
2-registro de detalle
3 Código sexo 1 A M - Masculino
5 Departamento nacimiento 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6 Municipio nacimiento 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11 Departamento residencia 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12 Municipio residencia 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15 Fecha de afiliación a la administradora 10 A AAAA-MM-DD Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16 Afiliación subsidiada 1 A S - Si recibe subsidio
31 -Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
24 Departamento de la ubicación laboral 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25 Municipio de la ubicación laboral 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
28 Al día 1 N 1 - Al día 2 - En mora
31 Causa del retiro o traslado 1 N 1- Pensión
2- Devolución de saldos
3- Indemnización sustitutiva
4- Traslado de régimen
5- Traslado de administradora mismo régimen
6- Fallecimiento
7- Anulación
8- Retracto
39 Afiliado cesante 1 A S- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral. N- si el afiliado no se encuentra cesante.
Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Sigla Descrpción Longitud
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-cesantías (E) 1
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (…).
2.3.1. Registro tipo 1-registro de control.
0 Tipo de registro 1 1 SI SI
14 Código administradora 6 Ver glosario SI SI
32 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI
33 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI SI
34 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI SI
35 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI SI
2.3.2. Registro tipo 2-registro egistro de detalle.
11 Departamento residencia 2 Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE NO SI
12 Municipio residencia 3 Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE NO SI
13 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SI SI
14 Código administradora 6 SI SI
15 Código tipo de afiliado 2 Ver glosario SI SI
16 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI SI
17 Número de identificación del aportante 17 SI SI
19 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI SI
20 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI
21 Fecha inicial del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI
22 Fecha final del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI
26 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SI SI
28 Ultimo período de pago del aportante a la administradora 7 Ver glosario NO NO
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (…).
2.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
14 Código de la administradora 6 Ver glosario SI
32 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
33 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
34 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
35 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI
2.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
14 Código administradora 6 SI
Código de la novedad 3 Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías” SI
Nuevo valor 1 NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.
E03 Modificar afiliación a cesantías 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF. Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04 Retirar o trasladar afiliación a cesantías 16, 17, 18, 29, 30, 31 Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciarlos campos 16, 17, 18, 29 y 30.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cod. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
0 Tipo de registro 1 N 1-registro de control 2-registro de detalle
PA-Pasaporte
3 Código sexo 1 A M-Masculino F-Femenino
15 Código tipo de afiliado 1 N 1-Dependiente
NI -Número de identificación tributaria
23 Clase de aportante 1 A Grande-G
Pequeño-P
28 Último período de pago del aportante a la administradora 7 A Formato : AAAA AAAA : Año a reportar
29 Tipo de retiro de la administradora 1 N 1-Traslado de administradora 2-Fallecimiento
Datos que las administradoras de riesgos profesionales deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-Riesgos profesionales (R) 1
3.3.1. Registro tipo 1-registro de control.
Código del campo Nombre del campo Long. Valor permitido Obligatorio
10 Código administradora 6 Ver glosario SI
28 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
29 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
30 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
31 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI
3.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
5 Primer apellido 20 Ver glosario SI SI
7 Primer nombre 20 SI SI
9 Fecha de afiliación 10 AAAA-MM-DD SI SI
10 Código administradora 6 SI SI
11 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SI SI
12 Código de la actividad económica de riesgos profesionales del centro de trabajo del afiliado 7 Ver glosario SI SI
13 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI SI
14 Número de identificación del aportante 17 SI SI
16 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI SI
17 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SI
18 Código de ocupación del afiliado 4 NO SI
19 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SI
20 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SI
22 Al día 1 Ver glosario SI SI
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).
3.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
10 Código de la administradora 6 Ver glosario SI
3.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
10 Código administradora 6 SI
5 Primer apellido 20 Ver glosario SI
7 Primer nombre 20 SI
Código de la novedad 3 Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales” SI
R03 Modificar afiliación a riesgos profesionales 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 Modificar la información de la afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF. Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04 Retirar o trasladar afiliación a riesgos profesionales 13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27 Retirar afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, desvinculación con el aportante o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27. Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26. Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24 y 25. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad R05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad R06.
3.6.1. Registro tipo 1-registro de control.
3.6.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
Código de la novedad 3 R05 R06 SI Sólo pueden ser los códigos R05 o R06.
21 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO Obligatorio para la novedad R05
13 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI
14 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario SI
16 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI
22 Al día 1 Ver glosario NO Obligatorio para la novedad R06.
Cod. Nombre del campo Long. Tipo Valores permitidos
19 Departamento de la ubicación laboral 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20 Municipio de la ubicación laboral 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
4. Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades
Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-Pensionados (N) 1
NIT empresa NIT de la empresa que reporta la información incluido el dígito de verificación 10
4.3.1. Registro tipo 1-registro de control.
22 Número de identificación del pagador de pensiones 17 SI
39 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
40 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
41 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
42 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SI
4.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
1 Tipo de identificación del causante 2 Ver glosario NO SI
2 Número de identificación del causante 17 NO SI
3 Primer apellido del causante 20 Ver glosario NO SI
5 Primer nombre del causante 20 NO SI
7 Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 Ver glosario SI SI
8 Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 17 SI SI
9 Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 1 Ver glosario SI SI
10 Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 10 AAAA-MM-DD NO SI
11 Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 Ver glosario NO SI
12 Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 3 Ver glosario NO SI
13 Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 Ver glosario SI SI
15 Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 SI SI
19 Pensionado residente en el exterior 1 Ver glosario NO SI
20 Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior. 1 Ver glosario NO SI
21 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 Ver glosario SI SI
22 Número de identificación del pagador de pensiones 17 SI SI
23 Dígito de verificación del pagador de pensiones 1 Ver glosario SI SI
24 Razón social del pagador de pensiones 150 Ver glosario SI SI
25 Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único 2 Ver glosario SI SI
26 Tipo de pensionado 1 Ver glosario SI SI
43 Modalidad de pensión 2 Ver glosario SI SI
44 Pensión compartida 1 Ver glosario SI SI
27 Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10 NO SI
28 Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10 AAAA-MM-DD NO SI
29 Fecha de inicio de pago pensional 10 AAAA-MM-DD NO SI
32 Mesada pensional 10 Ver glosario SI SI
33 Porcentaje de ingreso base de liquidación 7 Ver glosario NO SI
4.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
22 Número de identificación del pagador de pensiones 6 Ver glosario SI
4.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
22 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 Ver glosario SI
23 Número de identificación del pagador de pensiones 17 SI
24 Dígito de verificación del pagador de pensiones 1 Ver glosario SI
7 Tipo de identificación del pensionado o beneficiario 2 Ver glosario SI
8 Número de identificación del pensionado o beneficiario 17 SI
13 Primer apellido del pensionado o beneficiario 20 Ver glosario SI
15 Primer nombre del pensionado o beneficiario 20 Ver glosario SI
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de pensionados” SI
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
N08 Reactivación del pago de mesada pensional 30,31 Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
7 1 Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 A RC - registro civil
418 Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 17 A
9 Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 1 A M - Masculino
11 Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12 Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
17 Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
18 Municipio residencia del pensionado o beneficiario 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 A NI-Número de identificación tributaria
8.Invalidez por riesgo común
13.Gracia
21.Indemnización sustitutiva
23.Indemnización por incapacidad permanente parcial
8. Reactivación –Acreditación de requisitos
11. Reactivación- Entrega de certificados
12. Reactivación -Revisión del estado de invalidez
33 Porcentaje de ingreso base de liquidación 7 N Ejemplo: Valor Archivo Plano Porcentaje 1.00000 100 % 0.10000 10 % 0.01000 1 % 0.20350 20.35 % 0.60540 60.54 %
34 Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial 7 N Ejemplo: Valor archivo plano porcentaje 0.33000 33 % 0.10000 10 % 0.05000 5 % 0.20350 20.35 % 0.49000 49 %
35 Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez 7 N Ejemplo: Valor archivo plano porcentaje 1.00000 100 % 0.50010 50.01% 0.66000 66.00 % 0.75000 75.00 % 0.60540 60.54 %
9.Inclusión errónea
44 Pensión compartida 1 A S- si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
N-si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
5. Estructura y especificación de los archivos maestros.
Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
5.1. Siglas para nombres de archivos maestro de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar.
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-Compensación familiar (C) 1
5.3.1. Registro tipo 1-registro de control.
12 Código caja de compensación familiar 6 Ver glosario SI
2 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
3 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
4 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
5 Nombre del Archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SI
5.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
Cód. del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Oblig. Cargue inicial afiliaco Oblig. reporte periódico afiliado Oblig. cargue inicial miembro población cubierta Oblig. reporte periódico miembro población cubierta
0 Tipo de registro 1 2 SI SI SI SI
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SI SI SI SI
2 Número de identificación del afiliado 17 SI SI SI SI
24 Tipo de identificación del miembro de la población cubierta 2 Ver glosario NO NO SI SI
25 Número de identificación del miembro de la población cubierta 17 NO NO SI SI
3 Código sexo 1 Ver glosario SI SI SI SI
4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SI SI SI
5 Primer apellido 20 Ver glosario SI SI SI SI
7 Primer nombre 20 SI SI SI SI
9 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SI NO SI
10 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SI NO SI
11 Fecha de afiliación 10 AAAA-MM-DD SI SI SI SI
12 Código caja de compensación familiar 6 SI SI SI SI
13 Código tipo de afiliado 1 Ver glosario SI SI NO NO
14 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI SI SI SI
15 Número de identificación del aportante 17 SI SI SI SI
17 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI SI SI SI
18 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SI NO NO
19 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario SI SI NO NO
20 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario SI SI NO NO
22 Al día 1 Ver glosario SI SI NO NO
23 Código tipo de miembro de la población cubierta 1 Ver glosario SI SI SI SI
27 Código tipo relación con afiliado 1 Ver glosario NO NO SI SI
5.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
50 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
51 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
52 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
53 Nombre del Archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SI
5.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
0 Tipo de registro 1 2 SI SI SI
55 Identificador único del subsidio 9 Ver glosario SI SI SI
12 Código caja de compensación familiar 6 Ver glosario SI SI SI
50 A quien se otorgó el subsidio 1 Ver Glosario SI SI SI
1 Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar 2 Ver glosario SI SI NO
2 Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar 17 SI SI NO
5 Primer apellido 20 Ver glosario SI SI NO
7 Primer nombre 20 SI SI NO
29 Valor del subsidio 10 Ver glosario NO NO SI
30 Código tipo de subsidio 2 Ver glosario SI SI SI
31 Estado del subsidio 1 Ver glosario SI SI SI
32 Departamento donde recibe el subsidio 2 Ver glosario NO SI NO
33 Municipio donde recibe el subsidio 3 Ver glosario NO SI NO
34 Fecha de entrega del último subsidio 10 Ver glosario NO NO SI
38 Tipo de identificación del beneficiario 2 Ver glosario SI SI SI
39 Número de identificación del beneficiario 17 SI SI SI
40 Código sexo del beneficiario 1 Ver glosario NO SI SI
41 Fecha de nacimiento del beneficiario 10 AAAA-MM-DD NO SI SI
42 Primer apellido del beneficiario 20 Ver glosario NO SI SI
44 Primer nombre del beneficiario 20 NO SI SI
46 Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio 2 Ver glosario NO NO SI
47 Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio 17 NO NO SI
48 Digito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio 1 NO NO SI
49 Razón social de la empresa que recibe el subsidio 150 Ver glosario NO NO SI
Para el cargue inicial se deben enviar, los subsidios de vivienda de los afiliados a la caja asignados en el último año con anterioridad a la fecha de corte (nov. 30/2006) que se encuentren otorgados (estado 1-otorgado) o pagados (estado 3-pagado),
Respecto a los subsidios de cuota monetaria y especie para el cargue inicial se deben enviar los que en el último año con anterioridad a la fecha de corte (30 de noviembre de 2006), han sido suspendidos (estado del subsidio 2=suspendido) o pagados (estado del subsidio 3-pagado).
Respecto a los subsidios de educación para el cargue inicial se deben enviar los que en el último año con anterioridad a la fecha de corte (nov. 30/2006), han sido otorgados (estado del subsidio 1=otorgado), suspendidos (estado del subsidio 2=suspendido) o pagados (estado del subsidio 3-pagado).
No obstante, para los subsidios descritos anteriormente, las cajas tendrán un período de seis (6) meses contados a partir del cargue inicial, para remitir al Ministerio de la Protección Social a través del manejo de novedades los históricos de estos subsidios.
Respecto al subsidio de desempleo, se deben enviar todos los subsidios que han sido asignados (estado del subsidio 1-otorgado), suspendido (estado del subsidio 2= suspendido), pagados (estado del subsidio 3-pagado) o terminado (estado del subsidio 4= terminado) desde su inicio hasta la fecha de corte (nov. 30/2006).
Respecto al subsidio de aportante, se deben enviar todos los subsidios que se encuentran (estado del subsidio 3-Pagado) desde su inicio hasta la fecha de corte (nov. 30/2006).
2 = Suspendido: Es el período en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.
En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1 = Otorgado y 3 = Pagado.
Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a las empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = Pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.
5.4.3. Registro tipo 1-registro de control.
5.4.4. Registro tipo 2-registro de detalle.
Cód. Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
12 Código caja de compensación familiar 6 SI
5 Primer apellido 20 SI
7 Primer nombre 20 Ver glosario SI
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” SI
5.5. Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Cód. novedad Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
C01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos, RUAF.
C03 Modificar afiliación a compensación familiar. 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23 Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF. Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04 Retirar afiliación a compensación familiar. 14, 15, 16, 35, 36, 37 Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF, en los casos de desvinculación con el aportante, por fallecimiento u otro retiro. Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16 y 35. Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37. Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36.
C07 Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. 11, 14, 15, 16, 23, 24, 25, 26, 27 Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 14, 15, 24 y 25 son obligatorios.
C08 Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. 14, 15, 16, 24, 25, 36, 37 Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 14, 15, 24 y 25 son obligatorios.
C09 Modificar subsidio 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55 Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios.
C10 Modificación de identificación del miembro de la población cubierta 24, 25, 56, 57 Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF. Los campos 24 y 25 son obligatorios.
5.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
5.6.1. Registro tipo 1-registro de control.
5.6.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
Código de la novedad 3 C05 C06 SI Sólo pueden ser los códigos C05 o C06.
21 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligencia-miento si el código de la novedad es C05.
14 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SI
15 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario SI
17 Razón social del aportante 150 Ver glosario SI
22 Al día 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligencia-miento si el código de la novedad es C06
5.7. Glosario de campos.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de datos que pueden ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
9 Departamento residencia 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
10 Municipio residencia 3 N Tabla Municipios-Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
2-Inactivo
3-Suspendido
3-Cónyuge o compañero (a) permanente
27 Código tipo relación con el afiliado 1 N 1 -Cónyuge o compañero permanente
31 Estado del subsidio 1 N 1-Otorgado
3-Pagado
4-Terminado
32 Departamento donde recibe el subsidio 2 N Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
33 Municipio donde recibe el subsidio 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
40 Código sexo del beneficiario 1 A M - Masculino
42 Primer apellido del beneficiario 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
54 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 A Ver tabla “Nombres de archivo maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”
6. Estructura y especificación de los archivos maestros
Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-asistencia social (A) 1
6.3.1. Registro tipo 1-registro de control.
Cód. del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
16 Código administradora de programa asistencia social 6 Ver glosario SI
31 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
32 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD SI
33 Total de registros relacionados en el archivo 8 SI
34 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SI
6.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
Cód. del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
1 Tipo de identificación del vinculado 2 Ver glosario SI SI
2 Número de identificación del vinculado 17 SI SI
3 Código sexo 1 Ver glosario NO SI
7 Primer apellido 20 SI SI
9 Primer nombre 20 Ver glosario SI SI
13 Código pertenencia étnica 2 Ver glosario NO SI
15 Fecha de vinculación 10 AAAA-MM-DD SI SI
16 Código administradora de programa asistencia social 6 SI SI
17 Código del programa 2 Ver glosario SI SI
20 Tipo de beneficio 1 Ver glosario SI SI
22 Valor del beneficio 10 SI SI
23 Departamento donde recibe el beneficio 2 Ver glosario SI SI
24 Municipio donde recibe el beneficio 3 Ver glosario SI SI
29 Fecha de entrega del último beneficio 10 Ver glosario SI SI
31 Estado del beneficio 1 Ver glosario SI SI
6.4.1. Registro tipo 1-registro de control.
31 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-M
M-DD SI
6.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.
7 Primer apellido 20 X
9 Primer nombre 20 Ver glosario X
Cód. de Novedad Descripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
A03 Modificar vinculación programa general 15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31 Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administra doras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
5 Departamento nacimiento 2 N Tabla departamentos–tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11 Departamento residencia 2 N Tabla departamentos–Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
14 Código grupo poblacional 2 N 1-Indigentes
2-Población infantil a cargo del ICBF
3-Madres comunitarias
4-Artistas, autores, compositores
6-Recién nacidos
7-Discapacitados
8-Desmovilizados
9-Desplazados
12-Población en centros psiquiátricos
13-Migratorio
14-Población en centros carcelarios
31-Adulto mayor
32-Cabeza de familia
33-Mujer embarazada
34-Mujer lactante
5-Trabajador urbano
36-Trabajador rural
37-Víctima de violencia armada
17 Código del programa 3 N 1-Adulto mayor fondo de solidaridad pensional-subcuenta de solidaridad
2-Adulto mayor fondo de solidaridad pensional-Subcuenta de Subsistencia
3-Adulto mayor ICBF
4-Vivienda de interés social
5-Familias en acción
6-Familias guarda bosques
7-Aprendices SENA
20 Tipo de beneficio 2 N 1-Económico
2-En especie
3-Económico y en especie
21 Tipo de subsidio para empresas 2 N 6-Microcrédito
7-Al empleo
8-Exención
9-Aportes estudiantes
10-Aprendices
23 Departamento donde recibe el beneficio 2 N Tabla departamentos–tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
24 Municipio donde recibe el beneficio 3 N Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25 Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado 2 A NI -Número de identificación tributaria
32 Fecha inicial del período de la información - 10 A AAAA-MM-DD
b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS;

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 ARTÍCULO 7
 Resolución 
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 artículo 5
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