Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=25498
Timestamp: 2017-10-18 13:10:05+00:00

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Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Usage et communication de renseignements personnels - Canada.ca
Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Usage et communication de renseignements personnels
Ce document sert comme guide d'usage et la communication de tous les renseignements personnels relevant des institutions fédérales.
Les articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels régissent l'usage et la communication de tous les renseignements personnels relevant des institutions fédérales, à l'exception des cas suivants : renseignements personnels auxquels le public a accès [paragraphe 69(2)] ou renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 70, voir chapitre 2-8). Ces deux articles sont souvent dénommés Code d'usage et de communication.
Le principe général est le suivant : les renseignements personnels ne doivent être utilisés qu'aux fins prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne peuvent être communiqués que conformément à la Loi. En vertu de la Politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent instaurer des mesures de contrôle administratif afin de s'assurer que les renseignements personnels ne sont pas communiqués à des personnes qui ne peuvent y avoir accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les institutions peuvent consulter le volume sur la sécurité du Manuel du Conseil du Trésor pour de plus amples renseignements sur les normes de stockage et de transmission relatives à la protection des renseignements personnels.
Les articles 7 et 8 ne priment pas sur les interdictions fondées sur d'autres lois régissant l'usage et la communication de renseignements personnels (par exemple, l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu) mais s'appliquent uniquement lorsqu'il n'existe aucune disposition statutaire restrictive. Ces articles permettent l'usage et la communication des renseignements personnels aux fins que prévoit le paragraphe 8(2), ils ne constituent pas un droit d'accès aux renseignements personnels ou d'usage des renseignements personnels. Chaque institution fédérale décide donc si, oui ou non, elle utilisera ou communiquera les renseignements à des fins autorisées par la Loi. En vertu de la politique du gouvernement, les institutions doivent reconnaître le droit général à la protection des renseignements personnels lorsqu'elles envisagent de procéder à un usage ou à une communication discrétionnaires de renseignements personnels.
Sans le consentement de la personne concernée, les institutions fédérales ne peuvent utiliser les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou préparés; que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins; et qu'aux fins auxquelles ils peuvent lui être communiqués en vertu du paragraphe 8(2). Cette disposition permet aux institutions fédérales d'utiliser les renseignements personnels aux fins auxquelles ils peuvent lui être communiqués aux termes du paragraphe 8(2).
Par communication, on entend la divulgation des renseignements personnels par quelque méthode que ce soit (par exemple, transmission, communication d'une copie, examen du dossier) à tout organisme ou à toute personne.
Le consentement de la personne concernée permet aux institutions fédérales d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels aux fins auxquelles ladite personne a consenti. En d'autres termes, le consentement de la personne concernée supprime l'obligation de se prévaloir d'une disposition d'usage ou de communication en vertu de l'article 7 ou de l'article 8.
Le consentement de la personne concernée à l'usage ou à la communication des renseignements personnels peut être demandé soit au moment de la collecte de ces renseignements personnels, soit par la suite si besoin est.
4.1 Consentement au moment de la collecte
Lorsque le consentement est demandé au moment de la collecte des renseignements personnels pour un usage ou une communication supplémentaire, les institutions fédérales sont tenues de fournir à la personne concernée des données suffisantes sur l'usage ou la communication prévus afin de lui permettre de prendre la décision d'accorder son consentement ou de le refuser en toute connaissance de cause. Ces données devront :
inclure le contenu exact des renseignements demandés;
décrire l'usage ou la communication pour lesquels le consentement est demandé;
préciser que le refus de consentir à l'usage ou à la communication prévus ne causera aucun préjudice à la personne intéressée, ni ne nuira à cet individu quant aux fins administratives premières visées par la collecte des renseignements.
Le formulaire de collecte des renseignements doit également contenir une déclaration de consentement ou de refus et prévoir un espace réservé à la signature de la personne intéressée, ou à son représentant autorisé, et la date.
Tous les usages ou toutes les communications pour lesquels le consentement est demandé au moment de la collecte des renseignements personnels doivent figurer à la description du fichier de renseignements personnels pertinent dans Info Source.
4.2 Consentement ultérieur à la collecte
Le consentement à l'usage ou à la communication demandé après la collecte devrait être obtenu par écrit. Pour ce faire, les institutions fédérales devraient utiliser un formulaire répondant aux exigences minimales exposées au chapitre 3-6. La personne concernée peut toutefois donner son consentement au moyen d'une autorisation écrite. Dans tous les cas, l'institution fédérale devrait considérer qu'elle a obtenu le consentement uniquement à la réception du consentement signé de la personne ou de son représentant autorisé indiquant l'usage ou la communication autorisés.
4.3 Consentement des mineurs
L'article 10 du Règlement sur la protection des renseignements personnels stipule que les droits ou les actions exercés aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d'application, y compris l'octroi du consentement, peuvent l'être au nom d'un mineur par une personne autorisée à administrer les affaires de celui-ci en vertu d'une loi du Canada ou d'une province.
Cette disposition n'empêche pas d'obtenir le consentement des personnes qui n'ont pas atteint l'âge de la majorité, lorsque celles-ci peuvent comprendre l'objet du consentement qui leur est demandé et évaluer les répercussions qui pourraient résulter de leur décision d'accorder ou non ce consentement. Dans ces situations, le consentement devrait être demandé à la personne mineure. Si tel n'est pas le cas, l'institution devrait demander le consentement des parents ou du tuteur qui a la garde légale du mineur. L'âge de la majorité varie d'une province à l'autre. Néanmoins, l'âge de 16 ans est généralement considéré comme l'âge auquel les mineurs devraient raisonnablement pouvoir être en mesure de donner leur consentement en toute connaissance de cause.
4.4 Consentement des incapables
L'article 10 du Règlement sur la protection des renseignements personnels stipule que les droits ou les actions exercés aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d'application, y compris l'octroi du consentement, peuvent l'être au nom d'un incapable par une personne autorisée à administrer les affaires de celui-ci en vertu d'une loi du Canada ou d'une province.
4.5 Consentement au nom d'une personne décédée
L'article 10 du Règlement sur la protection des renseignements personnels stipule que les droits ou les actions exercés aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d'application, y compris l'octroi du consentement, peuvent l'être au nom d'une personne décédée par une personne autorisée à administrer la succession de celui-ci en vertu d'une loi du Canada ou d'une province, mais seulement pour gérer la succession.
Les articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'appliquent pas aux renseignements concernant une personne décédée depuis plus de vingt ans. Le consentement à l'usage ou à la divulgation de renseignements relatifs à des personnes décédées depuis moins de vingt ans devrait être demandé à l'exécuteur testamentaire ou à l'administrateur judiciaire de la succession de ladite personne et seulement aux fins de gestion de ladite succession.
4.6 Consentement par un représentant de l'individu
L'article 10 du Règlement sur la protection des renseignements personnels stipule que les droits ou les actions exercés aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d'application, y compris l'octroi du consentement, peuvent l'être au nom d'une personne autre qu'un mineur, un incapable ou une personne décédée, par une personne possédant une autorisation écrite de la personne que les renseignements concernent. Cette disposition permet à un représentant, par exemple un avocat, d'accorder le consentement au nom d'un individu. Afin de s'assurer que les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués mal à propos, l'institution fédérale devrait s'assurer que le représentant a le pouvoir d'agir au nom de l'individu concerné. Cette vérification peut prendre la forme d'une autorisation écrite signée par l'individu donnant à son représentant le pouvoir d'agir en son nom pour les questions relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou, dans le cas d'un avocat, il peut s'agir d'une autorisation écrite lui conférant le pouvoir d'agir au nom de l'individu pour toutes les questions le concernant. Le Formulaire de nomination d'un représentant, qui se trouve au chapitre 3-5, pourra être utilisé afin de respecter les exigences de cet article, mais son utilisation n'est pas obligatoire.
5. Usage compatible
Les articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent que ces renseignements peuvent être utilisés ou communiqués par une institution fédérale, sans le consentement d'un individu, à des fins directement rattachées aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis ou consignés. Ces fins connexes sont dénommées usages compatibles. Pour qu'un usage ou une communication soit compatible, il doit avoir un lien pertinent et direct avec les fins premières pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis ou consignés.
Un moyen de savoir si un usage ou une communication prévus est compatible consiste, pour la personne qui a fourni les renseignements, à se demander s'il est raisonnable de s'attendre à ce que les renseignements fournis soient utilisés de la façon dont on se propose de le faire. En d'autres termes, les fins premières et les fins prévues sont si intimement liées que la personne s'attend à ce que les renseignements soient utilisés à une fin compatible, même si l'usage n'est pas expressément indiqué. Une fois que l'usage compatible a été déterminé, il s'ajoute à la description des usages des renseignements.
5.1 Obligation de rendre compte des usages compatibles
L'article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les descriptions des fichiers de renseignements personnels que contient Info Source doivent être accompagnées d'une déclaration des usages compatibles pour lesquels les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués. Le paragraphe 9(4) de la Loi prévoit que les institutions fédérales doivent aviser le Commissaire à la protection de la vie privée lorsque les renseignements personnels sont utilisés ou communiqués d'une manière compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou consignés mais dont l'usage compatible ne figure pas dans Info Source. Ce paragraphe stipule également que l'institution doit s'assurer que l'usage compatible est joint à la description du fichier de renseignements personnels.
6. Communications autorisées des renseignements personnels
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels précise dans quelles circonstances les renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. Ces communications sont discrétionnaires et sont assujetties aux autres lois fédérales.
6.1 Fins premières et usages compatibles
L'alinéa 8(2)a) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou préparés par l'institution ou pour un usage compatible avec ces fins. Cette disposition permet aux institutions fédérales de communiquer des renseignements personnels afin d'atteindre les fins pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ou préparés ou pour un usage compatible avec ces fins.
6.2 Loi fédérale ou règlement
L'alinéa 8(2)b) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à des fins conformes à des lois fédérales ou à un règlement d'application adoptés à cet égard et autorisant leur communication. Cet alinéa comprend toutes les divulgations autorisées de renseignements personnels prévues par les autres lois et règlements fédéraux. La portée de ces autorisations est parfois restreinte, comme c'est le cas pour la Loi électorale du Canada relative à l'affichage des noms et adresses des électeurs afin que le grand public puisse en prendre connaissance, ou plus générale, comme c'est la cas pour la Loi sur l'assurance-chômage, qui autorise la divulgation de renseignements lorsque le ministre le juge approprié. Lorsque des renseignements personnels ont été communiqués en vertu d'une loi de portée générale, la description du fichier de renseignements personnels pertinent doit être modifié pour contenir les renseignements suivants :
la loi et/ou le règlement régissant la communication;
une description du type de renseignements communiqués;
le nom de la personne à qui les renseignements ont été communiqués;
toutes conditions régissant l'usage de ces renseignements.
Lors de l'élaboration de lois et de règlements concernant les renseignements personnels, les ministères doivent consulter le Commissariat à la protection de la vie privée avant de soumettre la documentation pertinente à l'approbation du gouverneur en conseil ou, s'il y a lieu, avant d'approuver les règlements ministériels.
6.3 Subpoena, mandat, ordonnance d'un tribunal et règles de procédure
L'alinéa 8(2)c) stipule que les renseignements personnels peuvent être divulgués lorsqu'il s'agit d'une communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements. La personne ou l'organisme autre qu'un tribunal peut inclure les organismes quasi-judiciaires et les commissions d'enquêtes.
D'ordinaire, les institutions fédérales désireront se conformer aux subpoena ou aux mandats. Il y a des cas cependant où elles ne le voudront pas et, en fait, il ne sera pas justifié de communiquer les renseignements personnels demandés. Les institutions fédérales devraient donc, lorsqu'elles reçoivent un subpoena ou un mandat, consulter leur conseiller juridique pour en déterminer la validité et la meilleure façon d'y obéir. Lorsqu'elles décideront de se conformer à un subpoena, les institutions s'assureront de ne divulguer que les renseignements spécififiquement décrits dans le subpoena et devraient normalement produrie qu'une copie des documents visés, sauf mention contraire du subpoena. Dans les cas où ces copies ne seront pas versées aux dossiers du tribunal, les institutions fédérales devraient demander qu'elles lui soient retournées, soit pour les détruire, soit pour les reclasser.
6.4 Procureur général - poursuites judiciaires
L'alinéa 8(2)d) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral. Il s'applique dans les cas où des renseignements personnels sont demandés par le procureur général pour plaider une cause devant les tribunaux, ou par un organisme quasi-judiciaire dont le gouvernement du Canada ou la Couronne du chef du Canada est partie ou par lequel il(elle) est concerné(e).
6.5 Organismes d'enquête fédéraux
L'alinéa 8(2)e) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés.
Cette disposition n'accorde à aucun organisme d'enquête fédéral un droit d'accès quelconque. Elle laisse à la discrétion de l'institution fédérale la décision ultime de communiquer ou non les renseignements personnels une fois les critères pertinents satisfaits. En vertu de cette disposition, la communication est strictement limitée aux organismes d'enquête fédéraux mentionnés dans le Règlement (annexe II). En outre, la politique prévoit que l'autorisation de communiquer les renseignements en vertu de cette disposition est réservée aux hauts fonctionnaires. Les renseignements personnels peuvent être communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e) uniquement sur présentation d'une demande écrite laquelle peut être faite au moyen du Formulaire de demande de communication à des organismes d'enquête fédéraux (CTC 350-56 (83/2)); consulter l'exemple présenté au chapitre 3-5) ou sur papier à en-tête qui doit indiquer :
le nom de la personne que la demande concerne ou une indication identificatrice qui lui est propre;
le nom, le titre et la signature de l'agent de l'organisme d'enquête qui fait la demande.
L'institution fédérale qui reçoit la demande de communication doit clairement indiquer sur la demande si elle a été acceptée ou refusée, la date de réception, les fichiers de renseignements personnels contenant les renseignements qui ont été communiqués, le nom, le titre et la signature du fonctionnaire qui a autorisé la communication et le nom de l'institution. Ce document constitue alors un relevé des cas de communication. Un fichier de renseignements personnels distinct doit être tenu pour tous les dossiers de renseignements communiqués à des organismes d'enquête fédéraux, y compris des copies des renseignements qui ont été communiqués en réponse aux demandes. Conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, les renseignements de ce fichier doivent être conservés pendant au moins deux ans et doivent être mis, sur demande, à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée. Bien que toute personne puisse demander que lui soient communiqués les renseignements la concernant qui sont contenus dans ces fichiers, la majeure partie de ces renseignements constitueront des exceptions aux demandes d'accès en vertu de l'article 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aux termes de la politique sur la protection des renseignements personnels, avant de répondre à ces demandes d'accès, l'institution doit consulter l'organisme d'enquête qui a demandé ces renseignements.
Compte tenu des répercussions potentielles qu'une communication peut avoir sur la vie privée d'une personne en vertu de l'alinéa 8(2)e), les institutions fédérales devraient élaborer des directives internes régissant la communication de renseignements personnels suite à une demande formulée en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces directives internes devraient distinguer les différents types de renseignements personnels (par exemple, données biographiques qui ne sont pas de nature délicate par rapport à un dossier médical de nature délicate) et permettre de mettre en place des lignes directrices régissant les conditions en vertu desquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués à des organismes d'enquête fédéraux. On devrait accorder une attention particulière aux situations où les renseignements personnels ont été recueillis en vertu d'une promesse expresse de confidentialité. Les institutions fédérales devraient communiquer ce genre de renseignements personnels uniquement dans des circonstances exceptionnelles, lorsque la nécessité de la communication l'emporte clairement sur la promesse de confidentialité.
Le paragraphe 9(2) stipule que l'exigence du relevé des cas d'usage dont il est fait mention au paragraphe 9(1) ne s'applique pas aux renseignements personnels communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e).
6.6 Provinces, États étrangers et organisations internationales
L'alinéa 8(2)f) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada ou un de ses organismes et, d'autre part, le gouvernement d'une province ou d'un État étranger, une organisation internationale d'États ou de gouvernements, ou un de leurs organismes, en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites.
Cette disposition reconnaît les pratiques d'échange de renseignements personnels entre la police fédérale, les organismes de sécurité et autres organismes d'enquête et leurs homologues tant au pays qu'à l'étranger. Ces échanges facilitent l'application des lois et les activités d'enquête, et sont essentiels au bon fonctionnement des organismes fédéraux chargés de l'exécution de la loi. Cet alinéa permet en outre aux institutions fédérales de communiquer des renseignements personnels aux gouvernements provinciaux ou étrangers, ainsi qu'aux organisations internationales, en vue de faire appliquer ou exécuter une loi. C'est le cas par exemple des échanges fédéro-provinciaux de renseignements concernant l'aide sociale et des échanges internationaux de renseignements relatifs au versement des prestations d'anciens combattants. Les institutions qui concluent ce type d'ententes doivent consulter la section A.12 du volume sur la Sécurité.
Les divulgations aux termes de cet alinéa doivent être faites en vertu d'un accord ou d'une entente écrits. Selon la politique sur la protection des renseignements personnels, ces accords ou ententes devant au moins contenir les éléments décrits au chapitre 3-5.
Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, toutes les institutions fédérales qui, en vertu d'un accord ou d'une entente, communiquent des renseignements personnels doivent mentionner dans les sections appropriées de Info Source les divers organismes ou genres d'organismes avec lesquels elles partagent les renseignements (par exemple, organismes provinciaux d'aide sociale, organismes internationaux d'application des lois, etc.).
Toutes les institutions qui divulguent des renseignements personnels à des gouvernements provinciaux, des États étrangers ou des organisations internationales doivent, conformément aux paragraphes 9(1) et (3) de la Loi, garder et classer une copie de toute la documentation relative à ces accords ou ententes et tous les relevés concernant les communications faites en vertu de ces accords ou ententes, qui n'ont pas été mentionnés aux sections appropriées de Info Source.
6.7 Parlementaires fédéraux
L'alinéa 8(2)g) stipule que des renseignements personnels peuvent être communiqués à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème. L'expression parlementaire fédéral désigne les députés de la Chambre des communes et les sénateurs. Cette disposition s'applique lorsqu'un électeur demande de l'aide au parlementaire fédéral qui le représente mais qu'il ne consent pas expressément à la communication de renseignements personnels le concernant.
Dans les cas où les renseignements personnels sont de nature très délicate (par exemple, dossier médical), l'institution peut demander au parlementaire de présenter une demande écrite. Lorsque le parlementaire agit au nom d'un représentant de l'individu, l'institution peut demander l'aide du parlementaire pour vérifier si le représentant est dà»ment autorisé à agir au nom de l'individu.
Dans des cas particuliers, l'institution fédérale peut choisir de communiquer au parlementaire des renseignements auxquels la personne qu'ils concernent ne pourrait avoir accès en vertu d'une exception afin d'aider le parlementaire à comprendre les circonstances entourant le problème de la personne en question. Dans ces cas, le parlementaire doit d'abord s'engager à ne pas communiquer les renseignements supplémentaires à la personne concernée sans l'autorisation du responsable de l'institution fédérale.
Lorsque le Parlement est dissous avant une élection et jusqu'à ce que un nouveau parlementaire soit assermenté, ou lorsqu'un parlementaire fédéral a démissionné, cette disposition peut ne pas s'appliquer. Dans de tels cas, les renseignements personnels concernant une personne qui a demandé l'aide d'un ancien parlementaire fédéral peuvent être communiqués à l'ancien parlementaire sous réserve du consentement exprès de la personne concernée.
6.8 Fins de vérification
L'alinéa 8(2)h) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués pour vérification interne au personnel d'une institution fédérale ou pour vérification comptable au bureau du contrôleur général ou à toute autre personne ou tout organisme déterminé par règlement.
Aucune personne et aucun organisme n'est mentionné au Règlement sur la protection des renseignements personnels. L'alinéa 8(2)h ne cite pas le vérificateur général du Canada parce que la divulgation de renseignements à ce dernier ou à un membre de son bureau est expressément autorisée par la Loi sur le vérificateur général. Par conséquent, la communication est permise en vertu de l'alinéa 8(2)b).
On entend, entre autres, par fins de vérification, la tenue d'une étude ou d'une évaluation indépendante des méthodes et des contrôles de gestion, et de la responsabilité financière à l'égard d'activités et de programmes particuliers. Les renseignements personnels communiqués en vertu de cette disposition doivent être utilisés aux seules fins de la vérification et non dans un processus quelconque de prise de décision à l'égard de l'individu concerné.
6.9 Dépôt aux archives
L'alinéa 8(2)i) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués aux Archives nationales pour dépôt.
La communication de renseignements personnels aux Archives nationales pour dépôt et à des fins historiques inclut, outre le transfert de données, l'examen, par le personnel des Archives nationales, de renseignements personnels relevant des institutions fédérales en vue d'établir si ces renseignements justifient ou non un dépôt aux Archives et de fixer les normes appropriées quant à leur conservation et à leur retrait.
Le paragraphe 8(3) prévoit la communication de renseignements personnels par les Archives nationales pour des travaux de recherche ou de statistique. La section 6.14 fournit de plus amples détails sur cette disposition.
6.10 Fins de recherche ou de statistique
L'alinéa 8(2)j) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute personne ou à tout organisme, pour des travaux de recherche ou de statistique, pourvu que soient réalisées les deux conditions suivantes :
le responsable de l'institution est convaincu que les fins auxquelles les renseignements sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent;
la personne ou l'organisme s'engagent par écrit auprès du responsable de l'institution à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent.
Le Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de recherche et engagements corrélatifs, qui se trouve au chapitre 3-5, permet de poursuivre des travaux de recherche et des analyses statistiques comportant l'utilisation de renseignements personnels, notamment dans les domaines de la médecine et des sciences sociales, tout en engageant officiellement les chercheurs, les statisticiens et les organismes de recherche ou de statistique à assurer la protection de la vie privée des individus lorsque l'accès à ces renseignements leur est autorisé.
Pour interpréter cette disposition dans le cas de renseignements qui sont moins actuels, on se référera en outre au paragraphe 8(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui porte sur la communication, par les Archives nationales, à certaines conditions, de renseignements personnels qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques, et qui sont divulgués à des fins de recherche ou de statistique.
Si le chercheur ou le statisticien à qui les renseignements ont été transmis souhaite les diffuser sous une forme qui permettrait d'identifier l'individu concerné, il doit obtenir l'autorisation du responsable de l'institution fédérale qui a fourni les renseignements. L'autorisation de communiquer les renseignements peut être donnée en invoquant l'intérêt public, comme le prévoit le sous-alinéa 8(2)m)(i), ou si l'individu concerné y consent.
Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent s'assurer que les privilèges de recherche sont immédiatement retirés à toute personne ou à tout organisme qui communique mal à propos des renseignements personnels ou des renseignements permettant d'identifier l'individu qu'ils concernent, qui ont été recueillis ou produits suite à une communication en vertu du présent paragraphe. Dans ces cas, les institutions doivent également s'assurer que les mesures qui s'imposent sont prises immédiatement pour éviter d'autres communications de ces renseignements et elles doivent consulter leur conseiller juridique.
En exerçant leur pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels en vertu de la disposition sur les travaux de recherche ou de statistique, les institutions fédérales devraient déterminer dans quelle mesure il s'agit de renseignements de nature délicate et tenir compte des autres critères de violation de la vie privée (section 6.13).
6.11 Fins de recherche relative aux revendications des autochtones
L'alinéa 8(2)k) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute association d'autochtones, bande d'Indiens, institution fédérale ou subdivision de celle-ci, ou à leur représentant, en vue de l'établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs.
Cette disposition permet la divulgation de renseignements personnels aux chercheurs dont les travaux portent sur le règlement des griefs des autochtones. L'expression peuples autochtones revêt la même signification que celle que lui donne la Charte canadienne des droits. Ces renseignements sont surtout consignés aux dossiers du ministère des Affaires indiennes et du Nord, mais il en existe aussi dans d'autres institutions fédérales. Des renseignements personnels peuvent être divulgués à un individu qui agit au nom d'une association autochtone, d'une bande d'Indiens ou d'une institution fédérale sur présentation d'une lettre du groupe en question l'autorisant à exécuter des travaux de recherche visant à établir les droits ou à régler les griefs des peuples autochtones en leur nom. Les personnes ainsi autorisées qui ne sont pas employées par une institution fédérale devraient remplir le Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de recherche et engagements corrélatifs mentionné au paragraphe précédent, et doivent se conformer à ses exigences.
En exerçant leur pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels à des fins de recherche relatives aux revendications des autochtones, les institutions fédérales devraient déterminer dans quelle mesure il s'agit de renseignements de nature délicate et tenir compte des autres critères de violation de la vie privée.
6.12 Débiteurs et créanciers
L'alinéa 8(2)l) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de recouvrer ou d'acquitter la créance.
Cette disposition vise à retrouver plus facilement les individus qui ont une dette envers la Couronne et à verser plus facilement les prestations fédérales. Cette disposition n'autorise pas la communication de renseignements personnels pour déterminer si l'individu est débiteur, pas plus qu'elle n'autorise la communication de plus de renseignements que nécessaire pour retrouver l'individu en question. Les institutions fédérales communiqueront normalement les renseignements pertinents à d'autres institutions afin de retrouver les individus qui ont une dette envers la Couronne, sauf interdiction expresse. Cette disposition n'a pas préséance sur les interdictions statutaires relatives à la communication des renseignements, et notamment celles de la Loi de l'impôt sur le revenu. Dans le cas de paiements dus par la Couronne, cette disposition permet de joindre plus rapidement les personnes ayant droit à des remboursements d'impôt ou à tout autre chèque du gouvernement.
Les institutions fédérales qui demandent des renseignements personnels en vertu de cet alinéa devraient clairement préciser la dette ou la créance dont il s'agit. L'institution fédérale qui communique ces renseignements devraient tenir compte de la possibilité d'envoyer le chèque au nom de l'institution qui a déposé la demande, éliminant ainsi la nécessité de communiquer ces renseignements.
6.13 Intérêt public
L'alinéa 8(2)m) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute fin dans le cas où, de l'avis du responsable de l'institution, (i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou (ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain.
Sous-alinéa 8(2)m)(i)
Cette disposition concerne la communication de renseignements personnels dans les situations imprévisibles ou à ce point exceptionnelles qu'elles ne tombent pas sous le coup du paragraphe 8(2). Cette disposition ne comporte aucun droit d'accès aux renseignements personnels. Elle permet seulement la communication de renseignements si, de l'avis du responsable de l'institution, les conditions sont remplies. En outre, cette disposition complète mais ne remplace pas les alinéas a) à l) du paragraphe 8(2). Dans tous les cas, ce sous-alinéa doit être utilisé de manière très restrictive et les renseignements ne devraient être divulgués en vertu de cette disposition que lorsqu'il est évident que l'intérêt public le commande et que cette divulgation ne tombe pas sous le coup d'un autre alinéa du paragraphe 8(2).
Le paragraphe 8(5) stipule que le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications faites en vertu de cette disposition. Le Commissaire peut, dès lors, si les renseignements n'entrent pas dans les exceptions prévues par la Loi, décider d'informer ou de consulter l'individu concerné ou de porter plainte aux termes des paragraphes 29(1) et 29(3) ou encore de mener une enquête en vertu de l'article 37 de la Loi.
Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, lorsqu'il doit décider de communiquer ou non des renseignements en vertu de cette disposition, le responsable de l'institution doit soupeser si l'intérêt public prédomine sur la menace à la vie privée de l'individu. Pour ce faire, il se fondera sur les critères de violation de la vie privée selon lesquels il faut évaluer les attentes de l'individu, la nature des renseignements personnels demandés et les conséquences éventuelles de leur communication pour l'individu, au regard de l'intérêt public, qu'il s'agisse d'un groupe restreint ou du public en général. Il n'y a pas de formule toute faite pour déterminer où réside l'intérêt véritable du public. Le critère ne s'applique qu'aux communications isolées ainsi au'aux communications demandés répétées touchant un nombre d'individus. Il se présentera évidemment des situations particulières où l'urgence ne fera aucun doute et où l'intérêt public l'emportera nettement sur la menace de violation de la vie privée de l'individu concerné. De même, il se peut que, soit en raison du genre de renseignements, soit du temps écoulé depuis qu'ils ont été versés aux dossiers, la menace de violation de la vie privée soit très mince, sinon nulle. Dans la plupart des cas, cependant, l'intérêt public ne saute pas aux yeux et le recours aux critères de violation de la vie privée s'impose pour décider du genre de renseignements qui peuvent être communiqués.
Critères essentiels de violation de la vie privée
Trois critères interreliés devraient être pris en ligne de compte pour déterminer si la divulgation d'un renseignement pourrait porter atteinte à la vie privée d'un individu. Il s'agit des critères suivants :
Les attentes de l'individuLes conditions qui ont régi la collecte des renseignements personnels et les attentes de l'individu constituent un critère primordial. D'une part, les renseignements ont-ils été recueillis ou préparés selon des termes qui en interdisent la divulgation sous une forme quelconque ou sous quelque forme que ce soit? D'autre part, s'agit-il de renseignements non sollicités, c'est-à -dire donnés librement par l'individu, qui ne s'attend pas nécessairement à ce qu'ils soient gardés confidentiels? L'individu a-t-il rendu ces renseignements publics et, de la sorte, abandonné son droit à la protection de sa vie privée?
La nature délicate des renseignementsIl faut déterminer quels genres de renseignements sont visés par la demande de communication dans l'intérêt public. S'agit-il de renseignements de nature plutôt délicate ou plutôt anodins? S'agit-il de renseignements très actuels qui, pour cette raison, sont de nature plus délicate ou, au contraire, compte tenu du temps écoulé, de renseignements dont la divulgation, dans des circonstances précises, n'entraînerait aucune violation grave de la vie privée de l'individu? D'autre part, la divulgation de ces renseignements après un certain temps ne ferait-elle que rouvrir de vieilles blessures?
La probabilité d'un préjudiceDans le cas de renseignements jugés de nature délicate, peut-on présumer que leur divulgation comporte, en elle-même, une probabilité de causer un préjudice mesurable? En d'autres termes, leur divulgation pourrait-elle directement porter atteinte à la carrière, la réputation, la situation financière, la sécurité, la santé ou le bien-être de l'individu? De même, le responsable d'une institution doit évaluer si les renseignements personnels ainsi communiqués pourraient permettre à une autre institution fédérale de prendre des décisions qui n'ont rien à voir avec les motifs pour lesquels la demande de communication a été présentée.
Les institutions peuvent également fixer d'autres critères, eu égard à leur situation particulière. Pour cette raison, on encourage les institutions à se doter de lignes directrices sur l'application du test d'intrusion dans la vie privée.
Il est important de toujours faire la différence entre la curiosité du public et l'intérêt public. Il s'agit de déterminer si l'intérêt public, qui doit être soupesé par rapport à la violation de la vie privée, est spécifique, actuel et probable (de façon analogue aux critères de violation énoncés à l'item 2.1.1 du chapitre 2-9). Lorsque l'intérêt public risque d'entraîner une violation possible de la vie privée, on pourra alors tenir compte du statut de partie qui recevra les renseignements et vérifier si l'utilisation ou la communication peut faire l'objet d'un contrôle par l'institution.
Voici des exemples où l'intérêt public a préséance sur le risque de violation de la vie privée lors d'une communication demandée aux termes du sous-alinéa 8(2)m)(i) :
dans les cas d'urgence médicale, d'accidents, de désastres naturels, d'actes hostiles ou terroristes, lorsque la vie ou la jouissance de la vie d'une ou de plusieurs personnes en dépend;
lorsque les renseignements permettent de faire exécuter l'ordonnance d'un tribunal (par exemple, exécution d'une ordonnance de mise sous garde);
lorsque les renseignements permettent de confirmer une déclaration publique de l'individu ou de la corriger. Dans ces circonstances, l'individu aura d'abord rendu publics les renseignements qui sont confirmés ou corrigés.
Application de la loi aux individus décédés
Le sous-alinéa 8(2)m)(i) peut s'appliquer lorsqu'une demande de communication de renseignements est présentée à l'égard d'un individu décédé depuis moins de vingt ans. Souvent, la menace à la vie privée sera minime, eu égard au temps écoulé, et ces renseignements pourront être communiqués. Le responsable de l'institution devrait évaluer jusqu'à quel point il s'agit de renseignements délicats par rapport à l'intérêt public et décider si leur communication représenterait une violation injustifiée de la vie privée. Parmi les principaux facteurs à considérer :
la communication pourrait causer un préjudice financier à la famille immédiate du défunt;
la communication pourrait mettre en danger la sécuritié physique de la famille du défunt;
le responsable de l'institution a toutes raisons de croire qu'un membre de la famille immédiate ou un ex-conjoint ne souhaite pas que les renseignements soient communiqués;
les renseignements contiennent des données d'ordre médical, psychologique ou social dont on a toutes raisons de croire qu'elles pourraient nuire aux relations familiales;
l'individu décédé a exprimé ou laissé entendre ses désirs concernant les renseignements;
la communication des renseignements pourrait porter atteinte à la réputation du défunt (qui n'est plus en mesure de se défendre).
Cette disposition laisse au responsable d'une institution fédérale le soin de veiller à ce que les renseignements personnels ne soient pas interdits de communication quand l'individu concerné pourrait manifestement en bénéficier. Il s'agit donc de déterminer si, aux yeux de l'individu, la communication serait à son avantage. Voici des exemples de situations où des renseignements personnels peuvent être communiqués en vertu de la disposition portant que l'individu concerné en tirerait un avantage certain :
divulgation, à un médecin ou à un hôpital, du groupe sanguin de l'individu si une transfusion sanguine s'impose de toute urgence;
divulgation, à une compagnie aérienne, de renseignements permettant de retrouver les proches parents des passagers en cas d'accident, ou de joindre des passagers qui, par exemple, auraient pu être victimes d'un empoisonnement alimentaire en cours de vol;
divulgation de renseignements permettant de retrouver le propriétaire de biens perdus ou volés;
information des proches parents en cas d'accident ou de désastre;
divulgation de renseignements sur un individu aux membres de la famille immédiate ou à un représentant autorisé, comme un avocat, pour des motifs humanitaires (par exemple, le fait que l'individu ait, ou non, été arrêté à l'étranger).
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée
Le paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que, dans le cas prévu à l'alinéa 8(2)m), le responsable de l'institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée si les circonstances le justifient; sinon, il en avise le Commissaire immédiatement après la communication. La décision de mettre au courant l'individu concerné est laissée à l'appréciation du Commissaire.
Cette disposition prévient le recours inapproprié à l'alinéa 8(2)m). Le Commissaire étant avisé d'une intention de communication, il peut décider d'intervenir et recommander que les renseignements ne soient pas communiqués.
L'avis donné à l'individu par le Commissaire à la protection de la vie privée est cependant soumis aux exigences de l'article 64 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Selon cet article, le Commissaire ne peut divulguer un renseignement assujetti à une exception aux termes de la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou tout renseignement faisant état de l'existence de renseignements personnels que le responsable d'une institution fédérale a refusé de communiquer sans indiquer s'ils existaient ou non.
L'avis donné au Commissaire à la protection de la vie privée en vertu du paragraphe 8(5) doit contenir :
le nom et la dernière adresse connue de l'individu concerné;
le contenu et/ou une copie des renseignements divulgués;
le but de la communication et un énoncé des motifs qui font que l'intérêt public prédomine dans ce cas particulier, ou la façon dont l'individu tirerait un avantage certain de la communication des renseignements;
le nom et la signature de la personne qui autorise la communication.
Délégation de pouvoirs en vertu de l'alinéa 8(2)(m)
Il est recommandé que ce soit le chef de l'institution qui détienne le pouvoir de divulguer des renseignement personnels en vertu de l'alinéa 8(2)(m), ou qu'il délégue ce pouvoir seulement aux cadres supérieurs du niveau le plus élevé.
6.14 Communication par les Archives nationales
Le paragraphe 8(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que, sous réserve d'autres lois fédérales, les renseignements personnels qui relèvent des Archives nationales du Canada qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques par une institution fédérale peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.
L'article 6 du Règlement sur la protection des renseignements personnels fixe les conditions rattachées aux communications, dans le cadre de travaux de recherche ou de statistique, de renseignements déposés aux archives ou consignés à des fins historiques. Ces renseignements peuvent être divulgués aux conditions suivantes :
de par la nature même des renseignements, leur divulgation ne constituerait pas une intrusion injustifiée dans la vie privée de l'individu concerné;
la communication est conforme aux alinéas 8(2)j) ou k) de la Loi;
cent dix ans se sont écoulés depuis la naissance de l'individu;
lorsque les renseignements ont été obtenus au cours d'un recensement ou d'une enquête, quatre-vingt-douze ans se sont écoulés depuis la tenue du recensement ou de l'enquête en question.
Cette disposition permet la communication de renseignements personnels dans certaines circonstances à des fins de recherche historique. Elle est analogue à l'alinéa 8(2)j), qui autorise la communication pour des travaux de recherche et de statistique, mais qui s'est révélé trop restrictif en ce qui a trait aux recherches historiques entreprises par les Archives nationales. Les Archives nationales peuvent donc communiquer, dans le cadre de travaux de recherche ou de statistique, les renseignements personnels recueillis pour dépôt ou à des fins historiques, sous réserve des conditions stipulées par le Règlement sur la protection des renseignements personnels. Il faut souligner que :
le paragraphe 8(3) ne crée pas, pour des tiers, un droit d'accès à des renseignements personnels transmis aux Archives nationales pour dépôt ou à des fins historiques. Il laisse plutôt à l'institution le soin de juger si ces renseignements peuvent être communiqués, sous réserve de conditions particulières, à des fins spécifiques de recherche et de statistique;
bien que l'article 6 du Règlement sur la protection des renseignements personnels mentionne expressément que les alinéas 8(2)j) et k) de la Loi sur la protection des renseignements personnelspermettent la communication de renseignements par les Archives nationales, toutes les autres dispositions de l'article 8 de la Loi s'appliquent également aux Archives nationales et ces dernières sont régies par la Politique sur la protection des renseignements personnels et par ces lignes directrices.
Cette disposition tombe sous le coup de toute autre loi fédérale. Ainsi, lorsqu'une loi fédérale interdit la communication de renseignements personnels (par exemple, la Loi de l'impôt sur le revenu), ils ne peuvent être divulgués par les Archives nationales. Le Règlement établit les circonstances dans lesquelles les renseignements personnels recueillis pour dépôt aux archives ou à des fins historiques peuvent être communiqués, en déterminant ceux dont la divulgation constituerait une violation injustifiée de la vie privée de l'individu concerné. Par exemple, un dossier médical, personnel ou judiciaire de nature délicate entre dans cette catégorie. Pour des données supplémentaires sur le sujet, consulter la section qui traite des critères de violation de la vie privée à l'item 6.13.
Du fait que les Archives nationales contrôlent les renseignements personnels qui lui sont transmis pour dépôt ou à des fins historiques, il est laissé à la discrétion du responsable de cette institution le soin de déterminer les catégories de renseignements dont la divulgation ne constituerait pas une violation injustifiée de la vie privée. Les Archives nationales devraient publier des lignes directrices relatives à l'établissement de ces critères de détermination (en fonction des critères de violation de la vie privée) . En outre, l'autorisation de procéder à ces déterminations devrait être réservée aux hauts fonctionnaires des Archives nationales. Au moment du transfert, les Archives nationales devraient également consulter chacune des institutions fédérales qui placent des renseignements personnels sous leur contrôle pour dépôt ou à des fins historiques afin de savoir quels sont les dossiers qui contiennent les renseignements dont la communication pourrait constituer une violation injustifiée de la vie privée.
Les communications en vertu du paragraphe 8(3) peuvent faire l'objet d'une vérification de conformité par le Commissaire à la protection de la vie privée aux termes du paragraphe 37(1) de la Loi.
6.15 Renseignements à la disposition du public
Le paragraphe 69(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les articles 7 et 8 ne s'appliquent pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès.
Cette disposition porte sur les renseignements qui, de par la forme sous laquelle ils ont été publiés, constituent, en tout ou en partie, un dossier public consultable ailleurs. Cette disposition s'applique aux cas où une institution fédérale souhaite obtenir des renseignements auquel le public a accès auprès d'une autre institution fédérale. Par exemple, puisque Communications Canada permet au public d'avoir accès aux renseignements concernant les radioamateurs, une autre institution fédérale qui veut obtenir ces renseignements n'est pas tenue d'obtenir le consentement de l'individu concerné pour utiliser des renseignements auxquels le public a accès.
Bien que les renseignements personnels auxquels le public a accès ne soient pas protégés par les articles 7 et 8 de la Loi, toutes les autres dispositions de la Loi s'y appliquent néanmoins, et l'individu qu'ils concernent peut y avoir accès en vertu de l'article 12.
7. Listes de correspondance et pièces jointes
Le nom, l'adresse de la résidence ou du lieu de travail, ou l'adresse postale d'un individu tombent sous le coup de la définition des renseignements personnels donnée à l'alinéa 3d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont donc protégés d'une utilisation ou d'une communication abusives. L'alinéa 3j) contient des exceptions à cette disposition pour les adresse et numéro de téléphone du lieu de travail des fonctionnaires, l'alinéa 3k), pour les nom et adresse du lieu de travail des entrepreneurs qui ont conclu un contrat de prestation de services avec le gouvernement fédéral, l'alinéa 3m), pour les renseignements concernant un individu décédé depuis plus de vingt ans, et le paragraphe 69(2), pour les renseignements auxquels le public a accès. Les adresses d'entreprises qui ne contiennent pas des noms de personnes physiques ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.
Les noms et adresses qui tombent sous le coup de la définition des renseignements personnels ne doivent pas être communiqués, par une institution fédérale, pour établir des listes de correspondance, sauf dans les cas suivants :
les adresses ont été recueillies à cette fin et les individus en ont été informés;
les individus ont consenti à ce que ces renseignements figurent sur la liste de correspondance;
l'utilisation ou la communication des renseignements pour établir des listes de correspondance est autorisée par une loi ou un règlement fédéral, comme le prévoit l'alinéa 8(2)b) de la Loi;
l'utilisation ou la communication est autorisée en vertu de l'article 7 ou de l'un des alinéas du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment l'alinéa 8(2)a), usage compatible, et les sous-alinéas 8(2)m)(i), intérêt public ou 8(2)m)(ii), avantage pour l'individu. La politique du gouvernement est que les institutions ne se prévaudront de la discrétion ainsi accordée d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels que dans des circonstances exceptionnelles.
7.1 Pièces jointes
Lorsqu'un système de distribution de chèques ou de diffusion des renseignements est déjà en place dans le cadre d'un programme particulier, des demandes peuvent être formulées pour inclure des renseignements supplémentaires. D'ordinaire, des pièces jointes n'exigent aucune communication de renseignements personnels. Toutefois, il est nécessaire de vérifier si l'utilisation que l'on se propose de faire des renseignements personnels est conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Des renseignements ne peuvent être joints dans le cadre d'un programme ordinaire de listes de correspondance que dans les cas suivants :
les renseignements à joindre sont liés au programme de telle sorte qu'ils tombent sous le coup d'un usage compatible en vertu de l'alinéa 7a);
la diffusion des renseignements avec la correspondance habituelle est autorisée par une loi fédérale ou par un règlement (en vertu de l'alinéa 8(2)b);
la diffusion des renseignements de cette façon est justifiée en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i), intérêt public, ou du sous-alinéa 8(2)m)(ii), avantage pour l'individu. On doit avoir recours à l'alinéa 8(2)m) uniquement lorsqu'aucune autre disposition autorisant la communication ne s'applique en vertu du paragraphe 8(2). En vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i), l'intérêt public surpasse toute violation de la vie privée et, en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(ii), tous les individus tireront avantage de la réception de la pièce à joindre.
Une liste de correspondance ne devrait être communiquée que dans des circonstances exceptionnelles. C'est en effet le moyen le moins souhaitable de diffuser des renseignements. Lorsque les critères liés à une pièce jointe sont satisfaits, il est préférable de diffuser les renseignements dans le cadre d'un programme habituel de listes de correspondance que d'envoyer les renseignements supplémentaires séparément. Le meilleur plan d'action consisterait à obtenir le consentement de tous les bénéficiaires pour l'usage des renseignements qui les concernent.
Les ministères qui ont établi des listes de correspondance devraient envisager la possibilité d'élaborer des critères et des procédures d'évaluation afin de pouvoir répondre aux demandes de listes de correspondance ou de pièces jointes. Les ministères devraient également s'assurer que le contenu de leurs fichiers de renseignements personnels qui se trouvent dans Info Source permet de repérer toutes les listes de correspondance et les activités liées aux pièces jointes relevant de leurs fichiers. Les relevés d'usage ou de communication qui ne sont pas décrits dans Info Source doivent être conservés conformément au paragraphe 9(1).
Le responsable de la liste de correspondance au sein du ministère concerné décide de la façon dont elle va être utilisée et si les pièces jointes accompagneront la correspondance. Un ministère qui approuve l'usage compatible d'une liste de correspondance ou d'une pièce jointe doit satisfaire aux exigences du paragraphe 9(4). De même, un ministère qui communique des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m) doit satisfaire aux exigences du paragraphe 8(5).
8. Utilisation du numéro d'assurance sociale
Dans sa réponse à la révision par le Parlement de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le gouvernement s'est engagé à examiner l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) au sein du gouvernement et à en limiter l'utilisation par le gouvernement fédéral. Une Politique sur le Couplage des données et le contrôle de l'utilisation du numéro d'assurance sociale a été publiée en 1989 et a été insérée à la Politique actuelle sur la protection des renseignements personnels. En vertu de cette Politique, les institutions fédérales doivent limiter l'utilisation qu'elles font du NAS aux fins administratives autorisés par une loi ou un règlement, en plus des cas suivants : administration des retraites, impôt sur le revenu, programmes sociaux et de santé (voir chapitre 3-4 pour la liste complète).
En outre, les institutions fédérales ne peuvent suspendre aucun droit, avantage ou privilège, ni imposer aucune pénalité si un individu refuse de communiquer son NAS à une institution fédérale, à l'exception des fins énoncées au chapitre 3-4 ou si le Parlement l'autorise autrement.
En conséquence, toute institution qui souhaite utiliser le NAS d'une nouvelle façon par rapport aux usages prévus doit obtenir l'autorisation d'utilisation du NAS stipulée dans la loi dont elle dépend.
9. Couplage des données
Le couplage des données est un processus qui permet de comparer des renseignements personnels obtenus auprès de différentes sources, notamment les fichiers de renseignements personnels, afin de prendre des décisions relatives aux individus que ces renseignements concernent. Le couplage des données est donc une activité spécialisée concernant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Le profilage des données tombe également sous le coup de la définition du couplage des données.
Aux termes de la politique sur la protection des renseignements personnels, avant de lancer un programme de couplage des données, les institutions fédérales doivent évaluer la faisabilité du couplage prévu, analyser les répercussions éventuelles sur la vie privée des individus concernés, ainsi que les coà»ts et les avantages du programme de couplage des données.
Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels :
Les institutions fédérales doivent envoyer un préavis au Commissaire à la protection de la vie privée concernant le nouveau programme de couplage des données en lui fournissant une copie de l'évaluation qu'elles ont faite du programme au moins 60 jours avant le début du programme de couplage des données.
Seul le responsable de l'institution fédérale ou un représentant à qui le responsable a spécifiquement délégué le pouvoir de le faire peut approuver un programme de couplage des données.
Les institutions fédérales doivent vérifier les renseignements obtenus dans le cadre d'un programme de couplage des données auprès des sources d'origine ou de sources supplémentaires faisant autorité avant d'utiliser les renseignements à des fins administratives.
Voir le chapitre 2-5 pour les lignes directrices concernant les procédures à suivre relatives aux programmes de couplage des données.
10. Obligation de rendre compte de l'usage et de la communication des renseignements personnels
Le code régissant l'usage et la communication des renseignements personnels, qui fait l'objet de la section 1, est fondé sur le principe voulant que le droit de l'individu à sa vie privée comporte le droit de contrôler l'usage des renseignements le concernant et, sauf exceptions prévues, de savoir quels usages il en sera fait. L'article 9, le sous-alinéa 11(1)a)(iv) de même que le paragraphe 11(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prescrivent que tous les usages et toutes les communications de renseignements personnels soient enregistrés, justifiés et, s'il y a lieu, consignés dans un répertoire de renseignements personnels (Info Source), de sorte que l'individu puisse connaître les usages et les communications dont les renseignements personnels le concernant peuvent faire l'objet.
10.2 Énumération des fins
Le sous-alinéa 11(1)a)(iv) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que le ministre désigné fait publier, selon une périodicité au moins annuelle, un répertoire comportant l'énumération des fins auxquelles les renseignements personnels qui y sont versés ont été recueillis ou préparés de même que l'énumération des usages, compatibles avec ces fins, auxquels les renseignements sont destinés ou pour lesquels ils sont communiqués.
Cette obligation d'énumérer les fins premières et les fins compatibles avec celles-ci est à la base de l'obligation de rendre compte des usages et des communications qui fait l'objet du Code régissant l'usage et la communication des renseignements personnels que constituent les articles 7 et 8. C'est l'un des principaux moyens dont dispose le gouvernement pour aviser le public de la façon dont il va utiliser les renseignements personnels. Pour que ces dispositions soient respectées en tout point, les institutions fédérales doivent fournir au ministre désigné l'énumération de toutes les fins pour lesquelles les renseignements personnels versés aux fichiers qu'ils détiennent ont été recueillis ou consignés, de même que l'énumération des usages compatibles des renseignements utilisés ou communiqués, eu égard aux dispositions de l'article 11 de la Loi.
En vertu de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données, lorsque le numéro d'assurance sociale est contenu dans un fichier de renseignements personnels, l'institution fédérale doit l'indiquer dans la description du fichier en question qui apparait dans Info Source et donner l'autorisation en vertu de laquelle le numéro est recueilli ainsi que les fins auxquelles il sera utilisé. La Politique prévoit également que les institutions fédérales doivent rendre compte de toutes les activités de couplage des données d'Info Source.
10.3 Usages courants non inclus aux usages premiers ou compatibles
Le paragraphe 11(2) stipule que le ministre désigné peut insérer, dans le répertoire, des usages ou fins non prévus au sous-alinéa 11(1)a)(iv) mais s'appliquant, dans le cadre de communications courantes, à des renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels.
Cette disposition autorise le ministre désigné à inclure dans la description des fichiers de renseignements personnels les énoncés des usages courants des renseignements personnels qui n'entrent pas dans les catégories de fins de collecte ou d'usage compatible. Il s'agit de communications de renseignements permises en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi qui se produisent sur une base régulière. (Prenons, à titre d'exemple, la communication, en vertu de l'alinéa 8(2)b), de renseignements sur les allocations familiales par Santé et Bien-être social au ministère des Affaires indiennes et du Nord en vue de faciliter l'exécution de ses programmes.)
Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi (voir 10.4 ci-dessous), si aucun usage courant ne figure dans la description d'un fichier de renseignements dans Info Source, l'institution est tenue de consigner chacun de ces usages au dossier de l'individu. Le fait d'inclure les énoncés des usages courants est donc bien plus efficace pour l'institution.
10.4 Relevés des cas d'usage et de communication
Le paragraphe 9(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que le responsable d'une institution fédérale fait un relevé des cas d'usage ou de communication, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, s'ils ne figurent pas parmi les usages ou communications énumérés dans le répertoire des renseignements personnels; il joint le relevé aux renseignements personnels.
Le paragraphe 9(3) de la Loi stipule que le relevé mentionné au paragraphe 9(1) devient lui-même un renseignement personnel qui fait partie des renseignements personnels utilisés ou communiqués.
Ces deux paragraphes visent à faire en sorte que l'individu puisse prendre connaissance des usages faits des renseignements le concernant, mais qui ne figurent pas dans Info Source. Le relevé des usages et communications étant joint aux renseignements personnels, il devient accessible au même titre que les renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues. Cette disposition facilite également l'étude des cas d'usage et de communication par le Commissariat à la protection de la vie privée.
Le relevé des cas d'usage et de communication établi en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels doit contenir (i) le nom et le titre de la personne autorisant l'usage ou la communication, (ii) le nom de l'institution, de la personne, de l'organisation ou de l'organisme qui reçoit les renseignements, (iii) le contenu des usages ou des fins de la communication et (iv) une copie des renseignements communiqués ou un contenu suffisamment détaillé pour permettre de déterminer exactement quels sont les renseignements qui ont été utilisés ou communiqués.
En vertu du paragraphe 9(2), le paragraphe 9(1) ne s'applique pas aux renseignements communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e). L'obligation de consigner ces communications se trouve au paragraphe 8(4) et est abordée dans la section des présentes lignes directrices concernant les communications en vertu de l'alinéa 8(2)e) (voir 6.5).
Comme pour tous les renseignements personnels, les relevés des communications doivent être conservés pendant au moins deux ans après l'usage ou la communication.
10.5 Usages compatibles dont on n'a pas rendu compte auparavant
Le paragraphe 9(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que, dans les cas où les renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels sont destinés à un usage, ou communiqués pour un usage, compatible avec les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés par l'institution, mais que l'usage n'est pas l'un de ceux qui, en vertu du sous-alinéa 11(1)a)(iv), sont indiqués comme usages compatibles dans le Répertoire des renseignements personnels, le responsable de l'institution fédérale est tenu :
d'aviser immédiatement le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués;
de faire insérer une mention de cet usage dans la liste des usages compatibles énumérés dans Info Source.
Cette disposition prévoit donc les cas exceptionnels où une institution pourra devoir utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins qui, tout en étant compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou consignés, n'étaient pas prévus à l'époque et, par conséquent, ne figurent pas dans Info Source. Il s'agit donc d'une communication ou d'un usage permis à des fins compatibles aux termes des alinéas 7a) ou 8(2)a), à condition que le Commissaire à la protection de la vie privée en soit immédiatement avisé. Les institutions doivent également soumettre au ministre désigné une modification au contenu du fichier de renseignements personnels pertinent, qui rendra compte du nouvel usage et qui sera versée à Info Source.
Conformément à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, les institutions sont tenues de désigner les renseignements personnels, tels qu'ils sont définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (A.5.6(c) du Manuel sur la sécurité). Les institutions doivent également déterminer les renseignements personnels qui sont d'une nature particulièrement délicate et y appliquer les mesures de sécurité pertinentes en fonction d'une évaluation de la menace et du risque, s'appuyant sur les critères de violation de la vie privée, dont traite la section 6.13 du présent chapitre.

References: l'article 241
 l'article 7
 l'article 8

L'article 10

L'article 10

L'article 10

L'article 10

L'article 11
 l'article 7
 l'article 22
 l'article 37
 l'article 64

L'article 6
 l'article 6
 l'article 8
 l'article 12
 l'article 7
 L'article 9
 l'article 11
 l'article 3