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Timestamp: 2019-07-16 14:31:25+00:00

Document:
INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL
COLEGIO “JOSE FELIX RESTREPO” INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL
PERÍODO AUDITADO 2006
PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2006
SECTOR EDUCACION, CULTURA, RECREACION Y DEPORTE
AUDITORIA INTEGRAL A LA “INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL
JOSE FELIX RESTREPO”
Contralor Auxiliar (E) Patricia Rivera Rodríguez
Director Sectorial Luís Mario Ramírez Real
Subdirector de Fiscalización Juan Guillermo Plata Plata
Subdirector Análisis Sectorial Carmen Aldana Gaviria
Asesor Jurídico Patricia Chávez Agreda
Equipo de Auditoria Luís Camilo Dueñas Niño
Edgar Daza Daza
Jorge Alejo Calderón Perilla
Daniel Camacho Plazas
Pedro Ignacio Becerra Perea
Gladys Villate Monroy
Clara Inés Monsalve Tavera
1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 1
1.1. Evaluación Control Interno Consejo Directivo 1
Concepto de Control Interno y Gestión 7
1.2. Evaluación de Control Interno Participación Gobierno Escolar 7
Concepto de Control Interno y Gestión 8
1.3. Evaluación de Control Interno Presupuesto 8
Concepto de Control Interno y Gestión 13
1.4. Evaluación de Control Interno Contratación 13
Concepto de Control Interno y Gestión 18
1.5. Evaluación de Control Interno Estados Contables Inventarios 18
Concepto de Control Interno y Gestión 19
1.6. Evaluación de Control Interno Planta de Personal 19
Concepto de Control Interno y Gestión 22
1.7. Evaluación de Control Interno Cobertura Alumnos 23
Concepto de Control Interno y Gestión 23
1.8. Evaluación Control Interno Servicio de Complementos Nutricionales y Almuerzos Escolares 30
Concepto de Control Interno y Gestión 30
1.9. Evaluación Control Interno Transporte 31
Concepto de Control Interno y Gestión 31
1.10. Evaluación Control Interno Planta Física e Infraestructura 31
Concepto de Control Interno y Gestión 34
1.11.1. Evaluación Sistema de Control Interno Sistemas de Información. 34
Concepto Control Interno y Gestión Sistemas de Información 35
1.12. Evaluación Sistema de Gestión Ambiental 35
Concepto Control Interno y Gestión 36
2. ANEXOS 36
2.1. Cuadro de hallazgos detectados y comunicados 37
1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
I.E.D. JOSE FELIX RESTREPO
1.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN CONSEJO DIRECTIVO.
1.1.1. Adopción de Procedimientos de Control Interno, Presupuesto, Compras, Contratación, y Manejo De Inventarios.
La ley 87 del 29 de noviembre de 1993 definió el sistema de control interno como “el sistema de control interno integrado por el esquema organizacional, y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación”. Así mismo el Decreto 992 del 21 de mayo de 2002 en el artículo 10. Funciones del Consejo Directivo literal e) le asignó la competencia de “reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con sujeción a las normas vigentes,
Se verificó que los procedimientos señalados no han sido adoptados mediante Acuerdo por el Consejo Directivo, lo cual incide en la gestión eficiente de los diferentes procesos y se constituye como un presunto hallazgo de carácter administrativo.
Valorada la respuesta de la administración, y soportes anexos, se confirma el hallazgo de carácter administrativo. La ausencia de procedimientos administrativos y académicos técnicamente definidos y adoptados por el Consejo Directivo, se deben constituir en tema a considerar en el plan operativo institucional anual. En consecuencia, las acciones correctivas para los procedimientos observados y sus riesgos inherentes, en coordinación y apoyo de la Oficina de Control Interno, se deben incluir en el plan de mejoramiento que debe ser presentado al ente de control.
1.1.2. El Consejo Directivo no adopta el plan anual de Compras de la IED en los términos señalados legalmente.
La formulación del plan de compras es de orden legal ya que la ley 80 de 1993, señaló en el numeral 1º. del artículo 30, que la Resolución de apertura del proceso contractual debe estar en consonancia con dos (2) planes, el de inversión y el de adquisición o compras, disposición que se reiteró en la ley 598 de 2000, en el Decreto 3512 de 2003 en su artículo 7º., de igual manera en los Acuerdos de la Contraloría General de la República 0004 de 2005 del Comité para la operación del SICE fijó el alcance del plan de compras, como plan de adquisiciones de bienes servicios y obras pública de las entidades y particulares que manejen recursos públicos, independientemente del rubro que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión y el 0008 del 3 de octubre de 2005 del Comité para la operación del SICE, estableció a las IED la obligación de registrar el plan de compras el 31 de enero de 2006.
Así mismo el plan anual de compras debe contener toda las adquisiciones independientemente que se registren en el SICE, las que superen la menor cuantía de los 20 salarios y que deben ir a convocatoria pública en la página de Contratación a la Vista de la Alcaldía, para los procesos que superen el 10 por ciento de la menor cuantía (10 salarios mínimos), las IED deben exigir a los contratistas el certificado de registro en el SICE y realizar la consulta de precios y para los procesos menores de 10 salarios es opcional la solicitud de certificación del registro, pero obligatoria la consulta de los precios. Lo anterior como lo indica para su debido cumplimiento, el pronunciamiento jurídico de la Contraloría General de la República.
El párrafo final del artículo 3º del Decreto1857 del 3 de agosto de 1994, aún vigente, por el cual se reglamentó el funcionamiento de los Fondos de Servicios Docentes, hoy Fondos de Servicios Educativos, precisó que “las adquisiciones señaladas en los literales b) Compra de Equipo, c) Materiales y suministros, h) Impresos y publicaciones, se harán con sujeción al plan de compras debidamente aprobado por el Consejo Directivo”. (El subrayado es nuestro).
Verificadas las actas de gestión del Consejo Directivo para las vigencias, 2006, se estableció que en ninguna sesión se abordo la formulación y aprobación del plan anual de compras, tampoco que se haya cumplido con su registro en el SICE.
El incumplimiento de la función por parte del órgano directivo, no permite su aporte como máximo órgano en el tema de las compras, afectando con ello la gestión participativa de los diferentes estamentos que tienen allí su representación y la eficiente aplicación de los recursos, lo que configura un presunto hallazgo de carácter administrativo.
La IED acepta el hallazgo en pro de mejoramiento de la gestión. Se confirma el hallazgo administrativo para que las acciones correctivas correspondientes, sean incluidas en el plan de mejoramiento a presentar.
1.1.3. Adopción Caja Menor para gastos imprevistos y urgentes.
El Decreto 1857 del 3 de agosto de 1994 establece en el Artículo 13. Caja menor para sufragar gastos de carácter urgente e imprescindible, definidos por el Consejo Directivo. Parágrafo. La ordenación de la caja menor estará a cargo del rector o director. (El subrayado es nuestro).
El Rector de la IED, expidió la Resolución No..02 el día 05 de febrero de 2007 por la suma de $ 750.000.oo. Constituyendo y reglamentando la caja menor, la cual fue motivo de arqueo el día octubre 2 de 2007 y se evidencio:
La caja menor presentaba saldo en ceros (0)., incumpliendo lo establecido por el numeral 4 del artículo 38 del Decreto ley 1421 y el artículo 102 del Decreto 714 de 1996, el cual fue reglamentado por el Decreto 061 de febrero 14 del 2007 que en su artículo 15 expresa ”los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. De igual manera se incumplió lo preceptuado en la resolución No.03 del 27 de enero del 2006 emitida por la IED y firmada por la ordenadora del gasto en lo atinente al artículo primero numeral 3.
El reembolso de caja menor No. 2 correspondiente del 9 de mayo a julio 3 del 2007, presento un saldo de cero (0) pesos. Se pudo constatar que al día 2 de octubre del 2007 fecha de realización del arqueo de caja menor no se había solicitado por parte de la persona responsable del manejo el reembolso del valor destinado para este fin, situación que hace notable que la IED, no contó con un valor disponible durante los meses julio, agosto, septiembre y parte de octubre para realizar gastos que tengan carácter de urgentes, imprescindibles y necesarios en la IED, situación que evidencia una presunta negligencia del funcionario encargado del manejo.
El arqueo de caja No. 2 de octubre 2 del 2007, autorizo el pago de valores correspondientes a parqueadero de la ordenadora del gasto, los cuales presentan un valor oneroso y que repercuten en gran forma en el saldo de la caja menor.
El recibo No. 0016 del 2007, presenta dos fechas, 3 y 18 de julio del 2007, cancelando el valor de $ 50.000, correspondiente a taxis y a parqueadero. Nótese que para este reembolsó se tomaron los recibos k40-151790 y k40151755 de fechas agosto 8 y 9 del 2007 respectivamente. De esta situación podemos deducir que primero se hizo el pago por caja menor y posteriormente cerrado el balance de fecha 3 de julio se presentaron los recibos. Incumpliendo de esta manera lo preceptuado en la resolución No. 3 de la IED en lo atinente al artículo quinto situación que demuestra desorden en el manejo de este rubro.
Se observó que el rector asume la función que es de competencia del Consejo Directivo. Para 2006 expidió la Resolución No. 02 del 27 de enero de 2006 constituyendo y reglamentando la caja menor de la IED. Las antereriores situaciones se constituyen en un hallazgo de carácter administrativo, las cuales deben ser subsanadas y asumidas por el Consejo mediante expedición de acuerdo.
Valorada la respuesta presentada por la IED, al respecto se observo, que involuntariamente, en el primer parágrafo, por error, se escribió la fecha 2 de octubre de 2006, y en los en los parágrafos siguientes se toma reiterativamente la fecha 2 de octubre de 2007, la cual es la correcta.
De otra forma, se observa que la IED, respecto a las observaciones formuladas por este ente de control, guardo silencio en lo concerniente a las apreciaciones de fondo. De acuerdo a lo anterior se confirma el hallazgo administrativo, para que las acciones correctivas correspondientes sean incluidas en el plan de mejoramiento a presentar para su seguimiento posterior.
1.1.4. Prestación de los Servicios Profesionales.
El Decreto vigente No. 1857 del 3 de agosto de 1957, artículo 3º. Destinación de los recursos de los Fondos de Servicios Docentes, Numeral 2. Servicios Profesionales, inciso c) “Prestación de Servicios Profesionales excluyendo los de docencia y de conformidad con el régimen legal vigente, caso en el cual los contratos requieren la autorización del Consejo Directivo y deberán ser ejecutados durante el calendario escolar, salvo las excepciones determinadas por el mismo consejo”. (El subrayado es nuestro).
Se encontró que el Consejo Directivo de la IED no se ha pronunciado sobre el tema y como consecuencia no existe reglamentación interna sobre la contratación de estos servicios.
Como resultado de la falta de la reglamentación del tema por parte del Consejo, el rector nombra directamente el contador sin la autorización previa de dicho órgano, actividad que debe ser subsanada para ajustarla a la norma y aplicarla correctamente en los casos en que haya necesidad de contratar un asesor o técnico especializado, el revisor fiscal y contador. El hecho se constituye como un presunto hallazgo de carácter administrativo a ser subsanado por la IED.
Valorada la respuesta de la administración, se confirma el hallazgo de carácter administrativo, en razón a que la vigencia auditada fue año 2006, y el reglamento Institucional de actos y contratos de fecha 24 de abril del 2006, no contemplaba los procedimientos establecidos por el consejo Directivo de acuerdo con su función para la contratación de los servicios personales en este caso el revisor fiscal y el contador. Como resultado, la acción correctiva se debe incluir en el plan de mejoramiento que formule la IED.
1.1.5 Deficiencias de la evaluación institucional anual.
Las normas vigentes señalan que las instituciones educativas deben hacer la evaluación institucional Anual. La ley 115 del 8 de febrero de 1994, lo estipuló en su artículo 84 a cargo del Consejo Directivo, para “el personal docente y administrativo, los recursos pedagógicos y de Infraestructura física, para propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte”, en el artículo 143, estableció en las funciones del Consejo Directivo, inciso j) Participar en la evaluación de los docentes, directivos docentes y personal administrativo de la institución y la ley 715 ratificó la evaluación como una función de gestión asignada al rector como parte integrante y fundamental del Consejo. (El subrayado es nuestro). Es cierto que la Corte constitucional declaro inexequible la evaluación para el personal docente, sin embargo el complemento del articulado quedó vigente y debe darse su cumplimiento.
Los formatos SED no consideran la evaluación de los procesos administrativos ni de la gestión ambiental.
Para las vigencia 2006 se evidencia que la auto evaluación institucional no se menciona en las actas de gestión del Consejo Directivo, por lo tanto no hay evidencia del cumplimiento de la función colegiada que compromete a la dirección y la administración del colegio, el no cumplirla según la estipulación normativa, restringe la participación del órgano directivo, no le permite conocer el personal docente asignado a la institución, las necesidades, las novedades presentadas para la provisión oportuna de docentes, así como tampoco participar en el reconocimiento de su labor y sus derechos, y no definir al rector las políticas en ese sentido. Adicionalmente, igual situación se encuentra frente al personal administrativo, de no tener acceso y conocer situaciones que afectan las relaciones interpersonales de servidores docentes y administrativos con la administración y el cumplimiento de los procesos administrativos
Otra consecuencia significativa de la evaluación institucional, es no participar colectivamente en el proceso de diagnóstico, planeación y evaluación de la gestión y el resultado de temas sensibles como las necesidades de recursos pedagógicos, de la infraestructura de la planta física, del manejo de almacén, presupuesto, programas de gratuidad, útiles escolares, subsidios condicionados a la asistencia escolar, escuela ciudad escuela, refrigerios, para aportar soluciones en el plan operativo que también es de su competencia (Decreto 1860 artículo 15, numeral 5º.), y en representación de los estamentos educativos que representan los consejeros.
Por último, se requiere que la evaluación institucional se articule con el plan operativo institucional, la que debe estar soportada en la metodología que garantice plenamente el control y monitoreo durante su ejecución y la evaluación de los resultados institucionales anuales, el avance de la política educativa en los programas del plan de desarrollo que benefician la Institución, para que se convierta en un mecanismo efectivo de medición y de resultados. Se configura un presunto hallazgo administrativo.
No se acepta la respuesta de la IED. La Institución debe profundizar la evaluación institucional para considerar la evaluación anual del sistema de control interno en los procesos académicos y administrativos, del plan de riesgos, plan operativo, plan de compras, plan de contratación, plan anual de gastos, plan de mantenimiento preventivo y predictivo, la evaluación de la cobertura de alumnos, de la planta docente y administrativa, de los servicios que presta la IED como transporte, refrigerios, de los sistemas de información presupuestal, de inventarios, y salas de sistemas, la participación de los diferentes estamentos en el Consejo Directivo, Comité de evaluación y promoción, Comité de Convivencia, entre otros. En consecuencia se ratifica el hallazgo de carácter administrativo, que debe ser considerado en el plan de mejoramiento.
1.1.6. Deficiencias de Control Interno en las Actas de Consejo Directivo
El reglamento de funcionamiento interno del Consejo Directivo, no se adoptó mediante Acuerdo. Adicionalmente, este órgano no considera aspectos operativos como acreditación y posesión de los consejeros elegidos, justificación de ausencias, firma de las actas, responsable de la secretaría técnica del Consejo, celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias, las funciones del Consejo consagradas en las normas vigentes y reemplazo de los consejeros en caso de inasistencia reiterada.
Se encontraron actas incompletas ya que no son firmadas por todos los miembros del Consejo.
Casos específicos se observan en el acta No. 23 del 23 de junio de 2006, en donde se relacionaron 7 personas como asistentes y solo se encuentran 4 consejeros firmando. En el acta No. 26 del 20 de octubre de 2006, se relacionaron como asistentes 8 personas y solo se firmó el acta por 6 personas. Igual situación se presentó en el acta No. 27. Lo anterior reflejo que las personas se relacionaban en el acta pero no asistían a los Consejos o reuniones, notándose la falta de compromiso con la IED. Se evidenció que no se justifican en las actas las ausencias de los consejeros.
Las actas solamente se rubrican, pero no se especifica a quien pertenece esa firma, dejando de este modo un vació respecto a quienes participaron en la reunión.
La elección de la totalidad de los delegados, instalación y posesión del Consejo Directivo en los primeros 60 días de iniciadas las actividades académicas, o sea al 31 de marzo, de la cual se debe dejar constancia plena. La instalación del Consejo Directivo para 2006 fue el 24 de abril. La observación puntualmente hace referencia a la asistencia de los delegados a sesiones del Consejo Directivo y a las firmas, se reitera que no se encuentra justificable que los delegados que participan no firmen las actas con nombre claro y estamento al cual pertenecen para dar el debido soporte legal del Quórum deliberatorio y decisorio. Con base en lo anterior no se aceptan los argumentos de la administración, adicionalmente no se dio respuesta a la observación relacionada con la adopción del reglamento Interno mediante acuerdo, así como tampoco la elección de los delegados al Consejo Directivo dentro de los 60 días iniciadas las actividades académicas, lo cual esta ordenado en el Decreto 1860 del 3 de agosto del 1994, En razón de lo anterior, se confirma el hallazgo de carácter administrativo, el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento con sus correspondientes acciones correctivas.
1.1.6.1. Se debe complementar el reglamento de funcionamiento interno del Consejo Directivo, aclarando que las decisiones del Consejo Directivo, se tomarán con la aprobación de quórum calificado con cinco (5) de sus miembros, es decir la mitad más uno de los ocho (8) delegados establecidos por la ley general de educación y sus normas reglamentarias, no con cuatro como se evidencio.
1.1.6.2. Existen actas a las que les faltan firmas de los delegados asistentes. Este control es necesario para dar legalidad a la toma de las decisiones mediante quórum calificado.
1.1.6.3. No se lleva un archivo organizado y foliado de los documentos anexos presentados en las sesiones, con base en la tabla de retención documental, lo que afecta el control interno del órgano directivo.
La observación apunta a que el Consejo Directivo cumpla con lo ordenado por la ley General de Educación en el Artículo 144, Literal ñ) “Darse su propio reglamento”, el cual debe subsanar las deficiencias operativas detectadas, las cuales se precisan de manera concreta en los numerales La observación se considera un presunto hallazgo administrativo a ser tenido en cuenta por la IED.
La IED, acepta el hallazgo, como es el caso de que efectivamente las actas no son firmadas en el momento de la reunión por los asistentes, se anota que las actas son documentos que deben ser legalizados en su totalidad el mismo día en que se tiene la reunión y no posteriormente. En lo concerniente al archivo documental, nunca se expreso, que no se puso a disposición de este ente de control, solo se hizo la observación que el mismo no presentaba una organización de fácil, rápida y eficiente consulta. Se confirma el Hallazgo administrativo, para que se determinen las acciones correctivas correspondientes y sean incluidas en el plan de mejoramiento a presentar.
Concepto de Control Interno y de Gestión del Consejo Directivo.
Para que el sistema de control interno a cargo del Consejo Directivo brinde calidad y un adecuado nivel de confianza, la gestión del Consejo Directivo en la conducción de la IED debe fortalecerse, ya que se evidenciaron deficiencias especialmente del cumplimiento de los controles establecidos en la normatividad aplicable a los diferentes procesos, en los cuales debe intervenir activamente en desarrollo de las funciones que le asignan las siguientes normas:
Ley 115 del 8 de Febrero de 1994. Artículo 143. Concejo Directivo de los Establecimientos Educativos Estatales.
Decreto 1860 de Agosto 3 de 1994,
Artículo 15. Adopción del Proyecto Educativo Institucional.
Artículo 21 del “Integración del Consejo Directivo.
Artículo 23, Funciones del Consejo Directivo
Artículo 29. Consejo de estudiantes.
Artículo 37. Adopción del currículo.
Artículo 84. Evaluación institucional anual.
Ley 107 del 7 de Enero de 1994. Artículo 13. Caja menor.
Decreto No. 1857 del 3 de Agosto de 1994. Artículo 3º. Destinación de los recursos Fondos de Servicios Docentes, Numeral 2. Servicios Profesionales, inciso c).
Decreto1857 del 3 de agosto de 1994, artículo 3º, Párrafo final. Adopción del plan de Compras de la IED. para las adquisiciones señaladas en los literales b) Compra de Equipo, c) Materiales y suministros, h) Impresos y publicaciones, se harán con sujeción al plan de compras debidamente aprobado por el Consejo Directivo.
Decreto 1857 del 3 de agosto de 1994, artículo 5º. Párrafo tercero y el artículo 10º. Literal d) del Decreto 992 de mayo 21 de 2002. Dictamen Estados Financieros por un Revisor fiscal.
Resolución de Secretaría de Educación No. 219 del 3 de Febrero de 1999, por la cual se establecen criterios y procedimientos para la adjudicación y Contratación de arrendamiento de los espacios para el funcionamiento de tiendas escolares; restaurantes; cafeterías y casetas de los establecimientos educativos oficiales de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001. Artículo 10. Numeral 10.15.
El Decreto del Gobierno Nacional No. 992 de Mayo 21 de 2002, Artículo 10 Funciones del Consejo, literal c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados presupuestales que afecten el acuerdo anual del presupuesto.
1.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS ESTAMENTOS EDUCATIVOS EN EL GOBIERNO ESCOLAR
1.2.1. Aunque se estimula la participación y se cumple con su cometido, se encontraron debilidades de control interno relacionadas con la elección y gestión de algunos de los delegados de los estamentos, a las diferentes instancias de participación.
1.2.1.1. En la convocatoria a las elecciones correspondientes, se debe tener en cuenta lo ordenado por los artículos 21, integración del Consejo Directivo, Parágrafo 2º. Inciso segundo que a la letra dice: “Con tal fin el rector convocará con la debida anticipación, a los diferentes estamentos para efectuar las elecciones correspondientes”, 23, Funciones del Consejo Directivo. (…), reglamentar los procesos electorales, y 29, Consejo de Estudiantes, párrafo segundo: “El consejo Directivo deberá convocar en una fecha dentro de las cuatro primeras semanas del calendario académico, sendas asambleas integradas por los alumnos que cursen cada grado, con el fin de que elijan de su seno mediante votación secreta, un vocero estudiantil para el año lectivo en curso. Los estudiantes del nivel preescolar y de los tres primeros grados del ciclo de primaria, serán convocados a una asamblea conjunta para elegir un vocero único entre los estudiantes que cursan el tercer grado”. En consecuencia se debe ajustar la convocatoria y elección, como lo establecen las normas citadas.
1.2.1.2. El rector debe presentar a consideración del Consejo, la reglamentación de los procesos electorales en las diferentes instancias como lo ordena el Decreto 1860 en su artículo 23, literal ñ)”Reglamentar los procesos electorales dispuestos en el presente Decreto”.
1.2.1.3. No se deja evidencia suficiente documental que la Asamblea general de padres fue convocada por el rector mínimo dos veces durante el año, según lo dispuso el Decreto 1286 abril 27 de 2005.
1.2.1.4. De la misma manera, se hace necesario contar con el archivo formal de la gestión de las instancias de participación, soportada en actas, documentos de estudio y análisis, así como comunicaciones enviadas y recibidas.
1.2.1.5. El archivo de gestión de las instancias de participación, no se encuentra centralizado ni dispuesto oportunamente, la misma forma parte de la memoria institucional, debiendo ser entregado por los responsables al final de la vigencia con los correspondientes informes consolidados de gestión, como insumo para la evaluación institucional y el redireccionamiento del Plan Operativo.
1.2.1.6. En el archivo de gestión documental, se debe dejar la debida evidencia de la legalidad de los procesos colegiados, la elección de los delegados a las diferentes instancias de participación debe ser acreditada mediante oficio suscrito por los responsables competentes, con los respectivos soportes de reunión en asambleas de los estamentos, donde se consigne la convocatoria, la elección de presidente y secretario de asamblea, el orden del día desarrollado, la verificación del quórum con la firma de los asistentes y el sistema de elección con los resultados obtenidos. Documentos que deben organizarse en el archivo correspondiente, con base en la tabla de retención documental.
Las situaciones evidenciadas, se propician porque no existen procedimientos ni reglamentos claros que instruyan a los diferentes estamentos y que por norma deben elegir sus representantes a las diferentes instancias de participación y porque no se lleva archivo documental que se de cuenta de la gestión participativa, afectando con ello el control interno del proceso. Se presume un presunto hallazgo administrativo.
Valorada la respuesta junto con los soportes presentados por la IED, en razón a que los documentos muestran en términos generales el cumplimiento de los requisitos de la elección de los delegados a las diferentes instancias de participación. Por lo tanto se excluye el hallazgo administrativo. No obstante Se debe organizar adecuadamente el archivo por cada instancia de participación con los soportes del proceso surtido.
Concepto de control interno y gestión de la participación de las instancias de gobierno escolar.
Se evidencia una gestión que se ajusta en líneas generales pero que requiere mejorar en las observaciones que se formulan, para que sea más eficiente la participación de los estamentos educativos en las diferentes instancias creadas por la normatividad vigente. El no contar con los procedimientos y soportes legales de archivo, de la elección y gestión de los delegados de los estamentos educativos a las instancias de participación, afecta el principio de legalidad de los nombramientos y el control interno del proceso participativo.
1.2.4. Derecho de Petición No. 343 -07.
Mediante Escrito anónimo enviado por Internet a este ente de control, se solicito respuesta a dos inquietudes contenidas en el mismo. En la primera se pide se explique si se presento fraccionamiento de contrato en la construcción y pavimentación de unas canchas en la parte posterior de la sede A de la Institución JOSE FELIX RESTREPO. La segunda inquietud, solicitaba, que la rectora de la misma IED, justificara “las cantidades de dinero que maneja…compra de carro de más de 60 millones cada seis meses”.sic.
A estas peticiones, se les brindo respuesta así: En lo pertinente a construcción y pavimentación de las cancha, por medio del edicto No. DPC-343-07, del día 16 de mayo de 2007, publicado en las carteleras de la Dirección de Educación, cultura, recreación y Deporte ubicado en el piso 11 de la carrera 35 No. 26 A 10 de este ente de control, se explico de manera clara amplia y suficiente lo atinente a este punto. De igual forma este ente de control, mediante revisión posterior de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular PAD 2007, Fase I Vigencia 2006, retomo la petición encontrando que un punto de esta se encontraba sin respuesta y de forma inmediata entro a indagar sobre ello, solicitando las copias y pruebas pertinentes las cuales se entregaron a la Subdirección de Fiscalización para lo de su competencia.
1.3. EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PRESUPUESTAL
1.3.1. Presentación y aprobación extemporánea del presupuesto anual con prórroga autorizada por la SED.
El Decreto de la Alcaldía Mayor No. 1035 del 29 de Octubre de 1997 aún vigente, en sus artículos 8 y 9 dispuso la presentación y aprobación y comunicación del presupuesto a la SED antes del 1º. y 15 de noviembre respectivamente.
El Decreto 992 del 21 de Mayo de 2002, en su artículo 3º. Se ocupa del presupuesto anual de los Fondos y en su parágrafo señala que corresponde al rector o director del establecimiento educativo, antes del inicio de la vigencia fiscal, elaborar el proyecto de presupuesto el cual debe ser aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo.
1.3.2. Para la vigencia 2006. El proyecto de presupuesto fue presentado con Acuerdo No. 09 de noviembre 18 de 2005 y radicado en el CADEL San Cristóbal Localidad No.4 el día 29 de noviembre de 2005.
De la misma forma, no cumplir debidamente con lo preceptuado en la norma, podría afectar la legalidad de la aprobación del presupuesto. El hecho descrito es un presunto hallazgo administrativo, que debe ajustar la institución.
Valorada la respuesta no se aceptan los argumentos presentados, en razón a que la normas que regulan la presentación, aprobación, liquidación y comunicación del presupuesto, son de orden superior, que priman sobre la circular a la que hace referencia la IED, las que deben ser atendidas por los rectores en su calidad de servidores públicos. Igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. En concordancia con lo anterior, en el plan de mejoramiento se debe disponer el correctivo pertinente para solucionar la no conformidad en la presente vigencia, confirmándose el hallazgo de carácter administrativo.
1.3.3. Adición de saldos de apropiación no afectados del presupuesto de las vigencias 2005 y 2006.
El Decreto 111 del 15 de Enero de 1996, y el Acuerdo 714 del 15 de noviembre de 1996, establecen en el artículo 14 y 13, literal c) respectivamente el Principio de Anualidad. “El año fiscal comienza el 1º. de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción”. (El subrayado es nuestro)
La Administración de la IED dejo de ejecutar $ 1.318.970.oo de la vigencia 2005.
Además omitió elaborar el documento correspondiente para dar cumplimiento a lo preceptuado en el Decreto 992 de 2002, articulo. 8º. De igual forma para el 2006 dejó de ejecutar $ 9.330.535.93. No cumplir debidamente con lo preceptuado en la norma, podría afectar la legalidad de la aprobación del presupuesto. El Hecho descrito es un presunto hallazgo administrativo.
La respuesta presentada a este ente de control, no contemplo la observación realizada acerca de la suma de $ 1.318.970.oo, de la vigencia 2005, que no fue ejecutada.
En lo concerniente a la suma de $ 9.330.535.93, que se dejo de ejecutar para el año 2006, ya que el giro de gratuidad fue realizado por la SED por medio de la resolución No. 5321 de fecha 23 de noviembre de 2006, en donde hace transferencia de recursos de gratuidad a los Fondos de Servicios Educativos por valor de $ 7.167.245.oo, presentándose una diferencia entre estas dos cifras de $ 2.163.240.oo, la cual no fue explicada en su respuesta la IED. Valorada la respuesta se acepta parcialmente el Hallazgo administrativo para que las acciones correctivas correspondientes sean incluidas en el Plan de Mejoramiento a presentar.
1.3.4. Inadecuada planeación y ejecución del presupuesto de gastos con destinación prioritaria de la IED.
El Decreto presidencia 1857 del 3 de Agosto de 1994 de aplicación específica para los Fondos de Servicios Docentes, hoy Instituciones Educativas, vigente en la actualidad, determinó en el Artículo 3º. La destinación de los recursos. Dicho Decreto ordenó en el parágrafo 2. Los ingresos por restaurantes, cafeterías o tiendas escolares, material didáctico, sistematización de calificaciones y microfilmaciones, tendrán destinación específica para los conceptos que fueron recibidos. (El subrayado y la negrilla es nuestro).
La Resolución SED No. 4465 del 27 de octubre de 2004, por la cual se establece el reglamento para el cobro de derechos académicos y otros cobros en los establecimientos educativos para el año lectivo 2006, en su artículo 7º. Destinación de los recursos, numeral 7.1. Cobro anual por servicios complementarios, determinó: “La suma que recaude la Institución Educativa por concepto de cobro anual por servicios complementarios se destinará a cubrir de manera prioritaria los gastos derivados de los bienes y servicios enunciados en el numeral 2.2. de artículo 2º. Del Presente Reglamento. (Bajo este concepto se incluye única y exclusivamente los boletines de rendimiento escolar, la agenda, el manual de convivencia, el carné o su refrendación, el material didáctico, el mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas)”. (El subrayado y negrilla es nuestro).
La Circular SED No. SSPF-500-016 del 2 de noviembre de 2005, de la Subsecretaria de Planeación y Finanzas, fijó los lineamientos de programación presupuestal de la vigencia 2006 y en el numeral 3, Proyección de los ingresos, observación: reitero “los ingresos por material didáctico y sistematización de boletines de rendimiento escolar, tendrán destinación específica para los conceptos que fueron recibidos”. (El subrayado es nuestro).
La Resolución SED No. 4465 del 27 de octubre de 2005, por la cual se establecen los cobros por concepto de derechos académicos, servicios complementarios, cobros periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación formal de Bogotá D.C., para el año lectivo 2007, reitera en el artículo 4º. Destinación de los recursos, Inciso b. Cobro anual por servicios complementarios, “Estos ingresos se destinarán para cubrir los gastos relacionados con boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia, carné, material didáctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas)”. (El subrayado y negrilla es nuestro).
1.3.4.1. Se constató que a partir del acuerdo de presupuesto de gastos vigencia 2006, se aplicaron modificaciones a algunos rubros del presupuesto de ingresos y gastos, afectando su destinación inicial.

References: artículo 10
 artículo 30
 Resolución 
 artículo 7
 artículo 3
 Artículo 13
 Resolución 
 artículo 38
 artículo 102
 artículo 15
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 3
 artículo 84
 artículo 143
 artículo 15
 Artículo 144
 Artículo 143

Artículo 15

Artículo 21

Artículo 23

Artículo 29

Artículo 37

Artículo 84
 Artículo 13
 Artículo 3
 artículo 3
 artículo 5
 artículo 10

Resolución 
 Artículo 10
 Artículo 10
 artículo 23
 artículo 3
 artículo 14
 resolución 
 Artículo 3
 Resolución 
 artículo 7
 artículo 2
 Resolución 
 artículo 4