Source: http://www.unicauca.edu.co/docs/comunicados/avances_plan_mejoramiento_25_enero_2006.htm
Timestamp: 2019-06-19 16:01:57+00:00

Document:
Período Informado Diciembre 31 de 2005 Año: 2004
Fecha de Actualización: 25 de enero de 2006
Se logró una buena respuesta a las comunicaciones donde se solicitaron los avances del Plan de Mejoramiento.
Los avances a 30 de septiembre se encuentran publicados en el portal Web.
Con relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas auditorias por parte de la empresa “Equilibrio Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se han realizado estudios e implementado acciones tendientes a la minimización de riesgos con los desechos orgánicos.
Se entregaron casetas de residuos orgánicos, evaluación a los laboratorios de la universidad, acciones correctivas en los mismos.
El área de Salud Ocupacional hace permanentes evaluaciones y seguimientos a las áreas de más riesgo. Se han hecho desactivaciones de químicos que están vencido en lugares y con los procedimientos adecuados.
Mediante Resolución R- 574 del 11 de octubre se estableció que la contadora Deyci Vidal estará responsable de este grupo de apoyo y le determina sus funciones.
El Acuerdo 082 del Consejo Superior aprueba condonación de intereses para deudores vencidos, vigente hasta el 20 de diciembre.
Producto de dicha condonación, se recaudaron aproximadamente $ 65.000.000 de cartera de estudiantes de pregrado y postgrado.
La institución en el presente año, para el cobro de deudas vencidas realizó las siguientes actividades:
En las boletas de matrícula de sus estudiantes del presente semestre, se incluyeron los valores de las deudas vencidas.
Se realizaron llamadas telefónicas y se enviaron oficios recordando las deudas vencidas por los servicios que la universidad prestó y están pendientes de pago.
Por las diferentes modalidades que la Universidad tiene par a el pago de los servicios financiados, en el período comprendido entre el 11 de enero a 31 de Diciembre de 2005, recaudó la cuantía de $3.539.7 millones de pesos, de la siguiente manera:
Con 2.765 recibos de caja y consignaciones, la suma de $3.438.5 millones de pesos.
A través de descuentos por nómina, de 250 funcionarios se recaudó la cuantía de $91.6 millones de pesos.
Por medio de los descuentos en el pago de contratistas y monitores se recaudo la suma de $9.6 millones de pesos.
Respecto de las interventorías la Oficina Jurídica realiza las siguientes acciones:
Consigna en la minuta del Contrato la designación del interventor.
Notifica por escrito al interventor dándole a conocer la copia del contrato y sus documentos de legalización, así mismo le informa las responsabilidades y/o funciones que deberá cumplir en su condición de tal, conforme lo señala el Acuerdo 015 de 2000.
Estos reconocimientos son considerados como honorarios profesionales y es así, que para efectos de aplicación de retención en la fuente, descuenta por concepto de honorarios.
La administración Universitaria propondrá en consideración ante el Consejo Superior Universitario, una reglamentación que recoja los procedimientos y controles al reconocimiento de estímulos económicos: proyecto que se trabajará entre la Vicerrectoría Académica, División de Recursos Humanos y la Oficina Jurídica.
La asignación de horas de investigación es competencia de la Unidad académica a la cuál esta adscrito el docente.
Estudios de algunos programas finalizados.
Los estudios realizados por la Vicerrectoría Académica han sido considerados por los Consejos Superior y Académico. Estos estudios permiten verificar el cumplimiento de claras disposiciones por parte del Consejo Académico en cuanto a la labor docente, y es con base en estos lineamientos, que se hace la asignación en las Facultades y se da el respectivo visado por la Vicerrectoría. En este sentido, se ha realizado toda la gestión necesaria y pertinente, de tal manera que la calidad académica de los programas y actividades institucionales es cada vez mayor y adquiere mayor reconocimiento regional y nacional.
Se continúa haciendo la verificación del Informe de Austeridad en el Gasto Público. Se está elaborando presupuesto por la Oficina de Planeación para el 2006.
Auditorías a la estructura física de los laboratorios implementación de guías para laboratorios , logrando reducción sustancial de los reactivos utilizados, se presentó el Proyecto Plan de manejo y gestión integral de residuos químicos generados en los laboratorios de departamento de química, desactivación de residuos, entrega de casetas de recolección de residuos hospitalarios, suministro de elementos de capacitación a los funcionarios encargados de ejecutar labores, adecuación de baños para discapacitados Facultad de Artes, obras en laboratorio de genética, adecuación laboratorio de morfología, adecuación de laboratorio de enfermedades infecciosas inmunología aire acondicionado laboratorio de genética, morfología, adecuación laboratorio unidad metabólica.
La Profesional Universitario adscrita a la Oficina Jurídica registra los contratos debidamente perfeccionados y legalizados iguales o superiores a 50 SMMLV, en el Sistema información para la Vigilancia Estatal, dentro de los 5 primeros días de cada mes. El soporte de la Información podrá ser verificado por la Oficina de Control Interno vía Internet.
Se detectaron siete (7) Convenios suscritos por FAUCA en el año 2001 y un Convenio en el año 2002, hasta la fecha no ha sido posible su liquidación.
Se tomó como medida administrativa, el cierre temporal de las oficinas de la fundación, haciéndose un examen a fondo de cada una de las actividades realizadas y verificación de dineros.
Mediante comunicación R- del de noviembre de 2005, se informó a la CGR la medida administrativa.
Durante las vigencias 2002 a 2004 se realizaron erogaciones por $42 millones y en el periodo de enero a marzo de 2005 por $5.3 millones, para un total de $ 47.3 millones; lo que representa un derecho real para la FAUCA y una obligación real y pendiente de pago para la Universidad del Cauca. Dichas erogaciones no fueron apropiadas presupuestalmente, ni registrado contablemente por la Universidad del Cauca, contraviniendo los artículos 71, 113 del Decreto 111 de 1996, los Principios de la Contabilidad Pública de Reconocimiento, Casación, Registro y Revelación. Lo anterior se constituye, presuntamente, en una violación al numeral 1 del artículo 34 e la Ley 734 de 2002.
Durante la auditoría se evidenció que la Oficina Jurídica de la Universidad del Cauca no cuenta con documentos, ni con una base de datos que le permitan consolidar toda la información relacionada con la ejecución de contratos y convenios celebrados con la FAUCA. Debido a las deficiencias de control interno en esta área se afectan: La memoria institucional, el suministro de información oportuna, el seguimiento y control a los diferentes procesos que adelanta la Universidad y los organismos de control. Como consecuencia de lo anterior se contraviene lo estipulado en la ley 594 de 2000.
Se enviaron las comunicaciones OJ 557, OJ-479 de 2005.
Se está elaborando software por el área de sistema, quien lo entregará en la primera semana de marzo para ensayo y puesta en marcha.
Oficios C.I. 193 y C.I. 194 de 5 de octubre de 2005.
Se firmó el Acta de Compromiso por el Rector el 18 de enero de 2006 para implementar el MECI en la U del C.
Se está conformando el equipo MECI que hará el diagnóstico del Sistema.
Estamos pendientes del Manual MECI para iniciar capacitaciones
Auditoría a los laboratorios universitarios.
Se recibió propuesta de pasantía de dos estudiantes de comunicación organizacional interesadas en implementar las conclusiones de tres diagnósticos de comunicación interna, realizados en años anteriores para igual número de proyectos de grado en administración de empresas y comunicación social para concertar plan de trabajo en coordinación con la V/ de Cultura y Bienestar.
Comunicaciones D.C 388 y 389. En el portal Web se público el Plan de Mejoramiento en el home principal e igualmente está publicado de manera permanente en el link “Plan de Mejoramiento” propuesta de pasantía de dos estudiantes para implementar diagnóstico de comunicación interna. Edición del documento de “La Universidad rinde cuentas a la Sociedad información general académica y de gestión administrativa. Elaboración de video institucional. Mejoramiento de los servicios del portal web a través de la red de datos. Se encuentra en etapa de implementación de sistema de información SOCRATES, disposición de la emisora institucional 104.1 FM en línea a través del portal Web, fortalecimiento de la emisión “Agenda Universitaria “ de eventos.
Mediante Resolución 806 de diciembre 7 de 2005, la Universidad del Cauca adjudicó a la Empresa Galería 87, el suministro e instalación de sistema modular de las áreas de recibido de la Biblioteca Central – Sistema de Archivo Central y ventanilla única y reubicación de la División de Admisiones Registro y Control Académico de la Universidad del Cauca, por valor total de $156.079.625,00 como solución integral para la disposición y organización de los archivos históricos y de gestión de la Universidad. Dicho proyecto estará culminado y en funcionamiento el día 22 de febrero de 2006, de acuerdo al plazo de ejecución establecida.
Se han solicitado cotizaciones del software, se ha organizado archivo por dependencias, en espera de una reubicación temporal del archivo, mientras se cuenta con los recursos necesarios para hacerlo de manera definitiva. Actualización e implementación de ventana única. Se adelanta acciones tendientes a reubicación de DARCA, Vicerrectoría administrativa Y tercer piso de Biblioteca central para trasladar los documentos O.J 083 de 2005.
Evaluación a cada uno de los sistemas de información universitarios, con el fin de solicitar el desarrollo de la migración de datos.
Con el fin de mejorar la información en forma individual los bienes muebles e inmuebles de la Universidad, Área comercial, responsable del control de los mismos, realizo diferentes reuniones con la firma INNOSOFT llegando finalmente al acuerdo en el sentido que en el mes de Febrero de 2006 se reanuda el proceso de implantación del SRF, para finalizar, todo el proceso de implementación de la base de datos de Recursos Físicos e interfaz con finanzas, además el acompañamiento permanente durante 4 meses.
El área de Edificios, Construcción y Mantenimiento, mediante oficio AECM – 1109 de Octubre 05 de 2005, presentó a la Vic. Administrativa los cuadros de inversión de los años 2000 a 2005 de obras construidas y construcciones en curso, con el fin de que fueran incorporadas al inventario de bienes inmuebles de la institución
Con base en la información suministrada por el Área Comercial y de Edificios, se presenta en la información económica y social de la Universidad en forma consolidados en el mes de noviembre de 2005 la actualización de los valores de esta partida, la cual se registró mediante notas del número 767 a 773 de 2005.
La Universidad del Cauca, con el fin de dar cumplimiento a la acción correctiva propuesta, contrató mediante Órdenes de Servicios AECM-1123, AECM 1124, AECM 1125, AECM 1126 los levantamientos topográficos que permitieran la actualización de predios y edificaciones de la Universidad. Dichos trabajos fueron recibidos por el área de Edificios, construcción y mantenimiento, el día 02 de diciembre de 2005, con fecha 11 de enero del presente, se ha dado inicio a la elaboración y actualización de los correspondientes avalúos, a través de funcionarios del área de Edificios Construcción y Mantenimiento, labor que se pretende esté culminada en el mes de enero de 2006.
Se ha establecido un total de 48 bienes inmuebles y 41 de ellos poseen título.
Se está llevando a cabo el procedimiento previo de relimitación física, a cargo del Arquitecto Diego Castro y Contratistas.
Mediante órdenes de servicios AECM 1123 a la AECM 1126, se contrató los levantamientos topográficos de los bienes inmuebles el cuál fue terminado y recibido en el Área de Edificios, construcción y mantenimiento en el mes de diciembre, por lo que se considera que la meta trazada se adelantó en un 70% de acuerdo a la comunicación AECM- 022 de 2006.
Se está llevando a cabo ell procedimiento previo de relimitación física, a cargo del Arquitecto Diego Castro y Contratistas.
Por imposibilidad de localización de los acreedores se adelantará el Proceso de Cancelación Judicial de Titulo Hipotecario.
Los proyectos de resolución mencionados anteriormente, se encuentran debidamente aprobados y firmados por el representante legal de la Universidad del Cauca, fueron incorporados en los estado financieros a 30 de septiembre de 2005 y corresponden números y fechas respectivamente:
- (Resolución No. 476 del 02-09-05).
- Resolución No. 477 del 02-09-05).
- Resolución No. 544 del 28-09-05).
- Resolución No. 545 del 28-09-05).
- Resolución No. 546 del 28-09-05).
- Resolución No. 547 del 28-09-05).
La Universidad expidió actos administrativos dentro del proceso de saneamiento contable, para efectos de autorizar: la incorporación, ajuste, valoración, disminución de bienes institucionales, por lo que se considera que en lo relativo al número de cuentas de pasivo que maneja la institución el avance de saneamiento es del 100%, y en cuanto al número de cuentas que se sometieron a saneamiento contable, depuración y actualización el avance estima en un 69.232% en el año 2005.
La diferencia está representada principalmente en los avalúos de bienes inmuebles y obras de arte que se terminarán en el año 2006, en concordancia con la ampliación de los términos otorgados por el Gobierno Nacional, para culminar el proceso de depuración y saneamiento y contable en el año 2006.
Se realizó evaluación y se presentó informe del resultado del trabajo en el mes de septiembre de 2005.
Se realizó un nuevo inventario de los bienes entregados al Hospital y se entregó a dicha entidad el proyecto nuevo comodato para su revisión y firma (Contrato OJ-097 del 30 de diciembre de 2005).
Por lo tanto, se ha descentralizado la Universidad a sedes alternas como Santander de Quilichao, Piendamó, El Tambo, Silvia y Bolivar entre otros, abriendo programas o participando en las convocatorias de los CERES promovidos por el gobierno.

References: Resolución 
 artículo 34
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución