Source: https://www.scribd.com/document/50803390/ARCHIVISTICA
Timestamp: 2016-07-27 06:21:19+00:00

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SOCIEDAD. HISTÓRICAS
1. 1. LOS ARCHIVOS
CIVILIZACIONES. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
® ® Documentos como medio de poder ® ® Documentos como medio de prueba ® ® Archivos como memoria ® ® Archivos como institución
2. 2. GRANDES TIPOS DE DOCUMENTOS
® ® Oriente Próximo ® ® Grecia y Roma ® ® Edad Media ® ® Actualidad
3. 3. DIFERENTES SOPORTES Y SU CONSERVACIÓN
® ® Tabletas de arcilla ® ® ® ® ® ® ® ®
Papiro Cuero Papel Soportes electrónicos
4. 4. LOCALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
® ® Oriente Próximo ® ® Grecia y Roma ® ® Edad Media
5. 5. ARCHIVEROS GESTORES DE INFORMACIÓN 6. 6. LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA
® ® Desarrollo de la disciplina ® ® Principios archivísticos ® ® Desarrollo del cuerpo científico
INFORMACIÓN 8. 8. TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA
Los archivos, la archivística y los profesionales relacionados, aparecen con la escritura. Para registrar los documentos escritos el hombre ha utilizado diferentes métodos. Las funciones han cambiado a lo largo de los tiempos. La historia se puede abordar desde muy diferentes perspectivas: evolución de los documentos que nos permite conocer el papel que juegan y el lugar que han ocupado los archivos; soporte empleado en los documentos ya que condiciona la conservación, el almacenamiento y su conservación. Los archivos se han empleado para ejercer el poder, como medio de prueba, como memoria, para registrar el pasado y como fuentes para la investigación. DOCUMENTOS COMO MEDIO DE PODER Cualquier autoridad ha necesitado los documentos para ejercer la administración sobre los súbditos, territorios o posesiones. Esta utilización de los archivos es por la que se crean los documentos. Los documentos se conservan por las necesidades de los gobiernos. Existe una estrecha relación entre documentos y gestión del poder. Cuando algún gobernante conquistaba un territorio se hacían con los documentos como símbolo de su nueva autoridad. Los documentos seguían la suerte de los territorios.
Los archivos actualmente son accesibles por cualquier persona para controlar su gestión. todos los nobles utilizaron sus títulos y privilegios para probar sus derechos y fundamentar sus pretensiones de cobrar impuestos. En la Edad Media y el Antiguo Régimen. lugar donde se conservaban los documentos y obtenían la garantía de autenticidad.
2. A partir del siglo XIX los archivos presentan una amplia relación entre archivos e historia como consecuencia de los movimientos románticos y nacionalistas que muestran un gran interés por el pasado. Esto provoca un cambio en las funciones de los archiveros que se centran más en la documentación histórica. Esta importancia de los archivos como memoria humana se reconoció especialmente a partir del siglo XIX cuando se empezaron a utilizar para reconstruir el pasado. Toda esta memoria que la escritura permitió registrar y conservar ha constituido la base de toda actividad humana. Registro Civil. 2. A lo largo de este proceso histórico los documentos han cumplido este papel de defender los derechos de las personas y sus obligaciones. ARCHIVOS COMO MEMORIA Los hombres han tenido la necesidad de conservar su memoria mediante la tradición oral. Esto es debido al auge de los nacionalismos que hace que el término archivo se limite a los lugares que tiene este fin. Cualquier autoridad de la administración se basa en el documento. El Archivo de la Guerra Civil es creado para poder condenar probando que determinadas personas habían cometido delito. pero también mediante la pintura y la escritura. mientras que los archivos administrativos dejan de tener utilidad. arte«). sociología. GRANDES TIPOS DE DOCUMENTOS
. Las administraciones contemporáneas basan su poder a través de sus escrituras. En la actualidad los documentos tienen valor legal o de prueba si cumplen una serie de requisitos de tipo formal. ARCHIVOS COMO INSTITUCIÓN Los archivos se utilizan como fuentes en diferentes disciplinas (demografía. Tras la Revolución Francesa se crean los archivos generales de Francia. historia de la medicina. DOCUMENTOS COMO MEDIO DE PRUEBA En Grecia el archivo recibía el nombre de ³Archeion´.Carlos V obligó al rey de Francia a entregar toda la documentación de los territorios.
Los estados eran cada vez más intermediarios y trataban de regular la situación de los ciudadanos. Larsa. Los contratos siempre han existido. En el siglo XII aparecen las ciudades y con ellas otro tipo de documentos (censos.
esclavos. catastro. GRECIA Y ROMA Aquí los documentos eran de carácter legislativo como actas de los consejos de carácter fiscal o documentación de las instituciones. Los romanos en Egipto obligaron a los propietarios de tierras a registrarlas en los archivos en 6 meses.® ® Oriente Próximo ® ® Grecia y Roma ® ® Edad Media ® ® Actualidad
A largo de la historia se han producido numerosos documentos. trabajo«)
® ® Documentación sobre relaciones administrativas (informes de los agentes
del rey. testamentos. cuentas« Antes de esta época los documentos no tenían importancia ya que primaba la palabra frente a lo escrito. registros de cámara y para los alcaldes. Mari) Tabletas de arcilla. EDAD MEDIA Se produce un desarrollo de las actividades gubernativas que es correspondido con una mayor actividad de documentos. censos. actas censoriales. En las cortes de Toro de 1371 se ordena la creación de registros separados para las cuestiones judiciales. imprentas«). También se originan los archivos notariales donde se recogen los documentos relativos a las transacciones
. bienes. También está la corte con diferentes archivos reales. También se registraban las hipotecas. ORIENTE PRÓXIMO Se crean dos grandes grupos de documentos:
® ® Documentación sobre la vida de las personas (gastos. excavaciones arqueológicas (Ugarit. Así en la Edad Media se volvió a recurrir al derecho romano. algunos se han mantenido y otros no. como los cartularios que son agrupaciones de diferentes derechos. ingresos. correspondencia real«). concesiones reales.
que se ha visto incrementada por la reprografía. ACTUALIDAD La intervención generalizada del Estado en los ciudadanos y el aumento de las actividades documentales. cantorales. Se conserva mejor. DIFERENTES SOPORTES Y SU CONSERVACIÓN
Tabletas de arcilla Papiro Cuero Papel Soportes electrónicos
TABLETAS DE ARCILLA Utilizados en la Alta Antigüedad. cancillerías. documentos normalizados y la creciente importancia de la documentación en las relaciones entre las personas y las instituciones. creando el soporte sobre el cual se escribía. fácil almacenamiento. Se podía borrar la información y ser reutilizados. Tenían ventajas como su reducido coste.comerciales. En el s. CUERO Sirve para registrar la información. utilización y conservación sin problemas. 3.
3. secretarías. con piedra pómez. PAPIRO A continuación de las tabletas de arcilla se elaboraron con las plantas del mismo nombre. microfotografía. Es más endeble pero nos ha llegado a la actualidad. la informática. Documentación religiosa. XVI aparece el concepto de archivos estatales con Carlos V al ordenar que todos los documentos relativos a la Corona de Castilla se conservaran en Simancas donde se encuentran los documentos relativos a los consejos. se utilizaba la piel del cordero que se ponía a macerar para pulirse después. las cortes. archivos que más tarde serían independientes. Se empleó durante la Edad Media hasta la aparición del papel. Es característico de Egipto. administración. Otro pergamino de
. Este ejemplo sería seguido en otros países europeos. misales« Se puede encuadernar libros o guardarse enrollados. ha facilitado la creación de documentos.
También se conserva enrollado. cuya utilización más común son los libros religiosos judíos. otros lugares.
4. ya que no sabemos hasta cuando van a durar. también esta la conservación. 4. Es piel de animal no nato. Se diferencian por la forma diferente que adoptan. Se utilizaba para documentos reales. relaciones con Egipto y Palestina y en dependencias pendientes de división. PAPEL Es el más habitual para registrar la información. legislativos. se utilizaba en China y fue con el intercambio entre Oriente y Occidente cuando se da a conocer y utilizar masivamente. También tienen sus desventajas como la necesidad de tener otro soporte de acceso para consultarlos no pueden ser consultados directamente. ORIENTE PRÓXIMO En Ugarit el archivo se encontraba en 6 salas divididas en tierras. jurídicos.mayor calidad es la Vitela. GRECIA Y ROMA En Grecia los documentos se conservaban en el ³Archeion´. LOCALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
® ® Oriente Próximo ® ® Grecia y Roma ® ® Edad Media ® ® Siglo XX
Nos da la importancia que se concedía a los archivos en la antigüedad. En la antigüedad se elaboraba con trapos que tenían gran durabilidad hoy en día se hace con celulosa. muchas posibilidades de difusión. Durante estos siglos lo único que ha cambiado es la materia con la que se elaboraba el papel. tienen gran capacidad en muy poco espacio. Las obras van encuadernadas y el documento suelto. Va a restablecer diferencias más claras entre lo que son documentos y obras de investigación. SOPORTES ELECTRÓNICOS Presentan características revolucionarias. En Roma la documentación se conservaba en el Tabularium donde los responsables de las diferentes
Sin embrago se crean unos archivos nacionales en París y otros departamentales en cada departamento. Esta vinculación implica una dispersión de la documentación. Tienen como función ahorrar dinero. La Corona se plantea la creación de depósitos de documentos. La ley de 7 de Mesidor del año 2 (1792) establece esa centralización aunque no se llegaría a concretar. EDAD MEDIA Tras la caída de Roma los archivos se caracterizan por la itinerancia. Los gobernantes trasladan consigo sus documentos. Aparecen unos nuevos archivos: los intermedios. La Revolución Francesa tuvo un gran impacto. Se establecen unos criterios para conservar los documentos en las mejores condiciones de conservación teniendo en cuenta todos los factores que pueden alterar o degradar la conservación. Este juzgado sentenciaba en nombre del rey.
. dado que la normativa obliga a conservar la documentación durante una serie de años es necesario que se conserve en las mejores condiciones posibles. Jaime I depositó la documentación en 1308 en el monasterio de Jaén. En Castilla la Chancillería de Valladolid (1485) obliga a que la Audiencia se establezca como sede para los documentos ya sentenciados. Así Jaime II concentra toda la documentación real en 1328 dando origen al Archivo Real. Cada funcionario tendría su propia documentación.administraciones depositaban allí sus documentos. la Corona de Aragón« Cuando la administración se asienta aparecen labores especialmente dedicadas para la conservación de documentos. Se encuentran por tanto vinculados a una función y una persona o funcionario. Ese tipo de práctica provocó la desaparición de un gran número de documentos. Los nobles dispusieron de espacio para conservar la documentación. Se almacena documentación durante un periodo de tiempo de la forma más económica posible. SIGLO XX. La Corte se desplazaba con el rey constantemente al igual que la documentación. Sólo en ocasiones excepcionales la documentación se depositaba en monasterios o iglesias ya que se temía por su conservación. Hay que destacar la calidad y condiciones de conservación. los Templarios. Su principal innovación es de orden ideológico que se concreta en la centralización de la documentación.
En Roma son los cuestores. 5. conservaban. gestores de información o gestores de recursos informativos (Records Managment. ARCHIVEROS ± GESTORES DE DOCUMENTOS
Desde la Antigüedad Clásica se ha constatado la existencia de personas que preparaban. Hay mucha escasez de fuentes. Esta actividad se caracteriza por cuatro apartados:
  Relaciones con la administración: En Egipto la tarea de conservar y autentificar
los documentos estaba confiada a uno de los mandatarios superiores del Estado que contaba con los escribas como ayuda. A partir de la Revolución Francesa se elige un archivero nacional. que transcribían los documentos. En Grecia la responsabilidad estaba confiada a magistrados de la ciudad que recibían el nombre de pretores aunque el trabajo archivístico lo realizaban esclavos cualificados e construidos en la escritura y la producción de documentos. A escala inferior cada institución cuenta con algún responsable de la documentación como archiveros. La documentación más importante es la relativa a la obtención de derechos sobre tierras y cargos. information manager«) Las funciones vienen a ser similares con distintas denominaciones. trataban.
  Colaboración en la defensa de derechos y privilegios: En la Edad Media existen
muchos centros de poder. En la Edad Media hay un funcionario encargado que es el escribano. Cada institución contaba con el servicio de unos funcionarios encargados del servicio de administrar documentos. gestores de documentos. magistrados auxiliares de cónsules. seguidamente se ofrecían a un Dios.5. administraban« la documentación de las instituciones. El proceso consistía en que estos escribas redactaban los documentos y eran revisados por el visir. Estaban también los tabularia que son los que conservaban y almacenan los documentos. El records manager se encarga de la documentación que se está empleando. Ha llegado hasta la actualidad como responsable de la política Archivística. donde están los feudistas
  Apoyo de la investigación: A partir del XIX las funciones del archivero cambian
con la llegada del romanticismo y el nacionalismo y con el desarrollo de unos nuevos
. Todos las tareas relativas a los documentos las desempeñaban seguidores del rey que constituían una elite porque tenían poderes administrativos.
hasta ser dos profesiones distintas en algunos países. Es por tanto cuando se produce la ruptura entre archiveros y oficinistas. Este cambio se va a acentuar cuando comiencen a actuar los archiveros de las grandes escuelas (Austria.métodos históricos. En Europa los archiveros se ocupan de lo histórico y no de lo administrativo. Italia.
6. Esto es debido a la ausencia de documentación histórica. En el papel científico el archivero es considerado colaborador. Esto provoca que se utilicen los métodos de los americanos. con el aumento de la documentación. Esto es debido a varias causas.
  Memoria: El archivero actual es el que debe determinar los documentos que van a
construir la memoria de una institución. los archiveros europeos se centran otra vez en los administrativos. Porque es a partir de entonces cuando el archivero deja de colaborar con la administración y se vuelca con el estudio de los documentos.
  Cultural. LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA
. donde se genera la documentación. Por un lado se incorporan como objeto de trabajo los archivos administrativos y por otro los privados y de empresas. En Norteamérica se centran en lo administrativo. La influencia norteamericana ha sido y es determinante en la organización de los documentos producidos por las Administraciones Públicas lo que ha provocado una nueva especialización en el mercado de trabajo: ³Records Managment´. administración« Esto lo hará determinando los documentos que se deben conservar y los que no después de analizarlos. 6. En estos centros dirigidos por archiveros medievalistas los archivos s convierten en centros históricos. Unos años después. España«). Francia. administrativo y científico: En el siglo XX se produce la reconciliación
expandiéndose el mandato de los archiveros en dos dimensiones. y es en este momento cuando se genera la dicotomía en la que se encuentra hoy el archivero.
Sistema que consiste en el registro de todos los documentos y su numeración en el expediente en el cual deben ir clasificados. funciones. Hasta este momento la documentación se conserva en legajos (agrupación de documentos con dos cubiertas de madera dando unidad a los documentos). actividades« Es a partir de la R. Por ejemplo las tabletas de arcilla se guardaban en cajas con una etiqueta señalando contenido. Esto se hará en Alemania con la puesta en marcha del Registratur.F cuando se discuten los principios sobre los que debe basarse la clasificación aunque no será hasta principios del XIX cuando se establezca el principio que regula la ordenación de los archivos: principio de procedencia.   Conservación: El almacenamiento y condiciones de los locales han sido las principales preocupaciones en el área de la conservación. estructura. ya en la antigüedad algunos archivos habían trabajado como copistas. El archivero debe preocuparse por la conservación material de los documentos.   Tratamiento: Las primeras actuaciones que se llevaron a cabo fueron la confección de inventarios para conocer los documentos que había y para saber su contenido. la tipología. Es cuando también nos encontramos con un papel elaborado con productos químicos y con nuevos soportes (fotografía. pero es en la actualidad cuando se
. Se desarrolla el hábito de designar los documentos creados para la administración. Estas cajas se distribuían a su vez en función de la materia. tipo y cantidad de documentos. Para agrupar los documentos se han empleado las dependencias. En la actualidad existen especialistas en la conservación de los documentos.   Creación y difusión: Es la actividad Archivística más frecuente. así como de las condiciones atmosféricas. Se divide en tres sectores sobre los que principalmente han trabajado. sonido. electrónico«) Estos nuevos soportes provocan el desarrollo de nuevos conocimientos sobre las condiciones adecuadas para su conservación tanto de locales como de los equipos destinados a su instalación. En el interior de esos locales la instalación era deficiente y no será hasta la aparición de las cajas de archivos cuando se pueda hablar de auténticos métodos de conservación. La clasificación es otra de las tareas sobre las que se ha trabajado. película.DESARROLLO DE LA DISCIPLINA Se ha desarrollado en función de las necesidades de cada una de las épocas.
En la segunda se utilizan esporádicamente. Tercera edad o inactividad. En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. 1. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Esta teoría fue desarrollada en EE. 2. Fase primera o de actividad 2. 2. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico. Segunda edad o semiactividad 3.han elaborado conocimientos y formularios de manera que se obtenga una uniformidad en los documentos. Así los documentos se tratarán de una forma diferente. Es a partir de este siglo cuando los archiveros han comenzado a preocuparse por la difusión de los archivos. para la cual se han empleado sistemas como la publicación de documentos o actividades de difusión como exposiciones de tipo educativo. 1. LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Se basa en dos principios fundamentales: principio de referencia y de las tres edades. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos producidos por una persona física o jurídica.
. El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor. El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor. 2. ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.UU. PRINCIPIO DE LAS TRES EDADES Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades: 1. 3. Derivados del principio de procedencia son: 1. institución u organismo sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841 aunque no sería hasta el Congreso de Internacional de Archivos de París cuando este principio se consagra y comienza a aplicarse en la mayor parte de los países.
sin información los organismos no podrían funcionar adecuadamente.Estos dos principios constituyen la base teórica de la disciplina que hasta entonces estaba caracterizada por la práctica. Entre las que están directamente relacionadas están aquellas que afectan a la producción o distribución de bienes y servicios. Cualquier entidad o institución desarrolla una serie de funciones que están directa o indirectamente ligadas con su objetivo. CONSTITUCIÓN DEL CUERPO CIENTÍFICO Se constituye mediante la redacción de manuales y el desarrollo de actividades de formación. el del alemán Brenmke y otro inglés de Jenikson. Esta se debe gestionar de una forma eficaz. En los 50 existía la ³Cartilla de Organización de Archivos´. en Madrid en 1856 se crea la Escuela de Diplomática. se inicia en el XIX con la creación de escuelas especializadas. También hay uno italiano de Antonio Casanova. En Francia existe la Ecole de Chartes creada en 1881. Todas estas obras permiten articular la teoría y la práctica en torno a una única aproximación. Uno de estos recursos son los informativos. Feith y Fruin de 1898. Ello implica que se reconozca oficialmente y que tenga un lugar en su estructura. En España hasta los años 80. imparten la Archivística. En estos manuales se describen las prácticas y desarrollo de las materias. 7. En Florencia se crea en 1857. Una prueba de este desarrollo está en la creación del Consejo General de Archivos donde se ha creado una sección para la propia formación. no ha existido prácticamente nada. Los estudios universitarios de Documentación y.
Cualquier institución necesita unos recursos que le permitan funcionar adecuadamente y desarrollarse. en algunos casos de historia. además de permitir la transmisión de los documentos. En estos manuales la teoría es parecida pero la práctica diferente. Mientras que las
. En cuanto a la formación. Desde comienzos de este siglo se han elaborado múltiples manuales que han sido redactados por archiveros y asociaciones de usuarios de archivos. cuando aparece el manual de Antonia Heredia o el de Cruz Mundet. Uno de los primeros manuales es el de los holandeses Muller.
actuar. revistas.E. B. sin tener en cuenta edad y soporte. que han sido producidos o recibidos por la entidad en el ejercicio de sus funciones. Bajo este término (archivo) entendemos todo el conjunto de documentos. humanos o infraestructuras. fotocopias«) Información inorgánica: Libros. cartas. dossieres temáticos« Toda la orgánica la utilizan las diversas unidades del organismo por su valor primario para decidir. libros de texto. Todos los componentes de un organismo necesitan información para producir su misión. Por otra parte la información inorgánica se encuentra también en los puestos de trabajo aunque la mayor parte se localiza en la biblioteca en forma de publicaciones. fotos. controlar las decisiones y por su valor secundario (búsquedas
. Estos documentos se pueden encontrar agrupados en un depósito o repartidos por las diferentes unidades administrativas que conforman el organismo. postales.ORGANISMO
INFORMACIÓN CONSIGNADA ORGÁNICA INORGÁNICA
FONDO NO INSTITUCIONAL
relacionadas indirectamente lo que hacen son apoyar las actividades de producción o distribución de bienes y servicios y permitiendo que ese organismo cumpla sus funciones a través de la gestión eficaz de sus recursos fiscales.« Toda la información orgánica es la que conforma el archivo de la entidad.O. bases de datos. Información Orgánica: Es la generada por una persona física o jurídica para su necesidad (Apuntes.
cultural y tecnológico de esa institución.
. Todos estos elementos son deudores del calendario de conservación que permite dar estabilidad y controlar el crecimiento de la información. DIFUSIÓN Y ACCESO La primera parte de este programa esta dirigida a la creación. Este programa se compone de: 1. La información debe concebirse de una forma estructurada e inteligible. 2. PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN Según unas normas técnicas y materiales se protegerán los documentos esenciales con unos intereses diferentes a los establecidos para la documentación que tiene una baja frecuencia de utilización. se esquematizan y se plasman en un sistema de clasificación que sea válido para toda la institución. semiactividad y el tratamiento que se va a aplicar al alcanzar la inactividad el documento. apuntes«) Todos los organismos que han comprendido la importancia de la información orgánica cuentan con la ventaja de poder tomar decisiones adecuadas. 3. Para la documentación semiactiva prima la conservación más económica posible. Todas las entidades que deseen resolver sus problemas generados por la información deben hacerlo de una forma reflexiva.retrospectivas que muestren decisiones y actuaciones del pasado. El calendario de conservación seleccionará los documentos y distribuirá la información en función del ciclo vital que le ha sido atribuido. El calendario de conservación nos va a indicar el período de actividad. La histórica requiere unas condiciones especiales para que la documentación esencial no se pierda. 1. debe consignarse en un soporte adecuado e insertarla en un canal de difusión concreto para que sea accesible. teniendo en cuenta el entorno legal. 2. expedientes universitarios. presupuestos. En el caso de una persona un registro de propiedad. mediante un programa de tres partes que está orientado sobre la función de la entidad e integrado en esa política de gestión. La documentación esencial es aquella que en caso de pérdida va a provocar una situación grave en la instalación. difusión y acceso a la información orgánica. CLASIFCACIÓN Y RECUPERACIÓN Se organizan los documentos. Lo cual supone que se deban imponer unas normas previas de clasificación y recuperación. CREACIÓN. 3.
Para cumplir con este objetivo la Archivística debe definirse mediante una fusión integral y tomar decisiones estratégicas en relación con su organización interna. Frente a esta concepción de la Archivística existe otra también sectorial que pone el acento de los documentos con valor secundario o histórico. administrativa (gestión de documentos administrativos. Frente a esto se está imponiendo una concepción integral de las tres fases. En primer lugar garantizan la unidad de las funciones del archivero sobre todos los documentos de una entidad permitiendo tener
. ACTIVIDAD Archivos de Gestión SEMIACTIVIDAD Archivo Intermedio INACTIVIDAD Archivo Histórico ARCHIVÍSTICA
Las dos primeras bases son el objeto del Records Managment. de los documentos. Esta aproximación se ocupa del valor primario. TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA
La Archivística tiene un nuevo objetivo que es la resolución de los problemas relacionados con la gestión de la información. Es decir es una aproximación que realiza propuestas de tratamiento para los documentos que se encuentran en la última fase del ciclo vital. Entre las diferentes tendencias tenemos una sectorial. 8. administrativo. gestión e intermedios). desarrolla propuestas teóricas para gestionar la documentación en las dos primeras edades del ciclo vital de los documentos (archivos de oficina. ³records managment´). Esta nueva Archivística tiene planteados tres objetivos esenciales. Esta se empieza a hacer desde Québec. la tercera es de la Archivística.8. Existe una tercera aproximación global que tiene como objetivo atender a la vez a los documentos que tienen valor primario y a los que tiene valor secundario. es decir. se ocupa de los archivos históricos. influencia francesa y norteamericana. Trataría la documentación a lo largo de su ciclo vital con propuestas para gestionar la información tanto en oficina como en históricos. Este último enfoque es el único que permite asegurar la unidad y continuidad de todas las intervenciones en el marco de una política de intervención de archivos.
Se garantiza la existencia de la unidad básica. En este momento debe también determinar su estructura interna con el fin de posicionarse en relación con otras disciplinas que la rodean y establecer relaciones de dependencia en algunos sectores. la unidad Archivística y fundamental denominada fondo o archivo. En tercer lugar integrar el valor primario y secundario en una sola definición de archivo. administrativos« si. Así la Archivística debe liberarse de la tutela de la historia. Esta archivística debe apoyarse en programas de formación superior y en investigaciones sobre los conceptos y herramientas que utilizan en cooperación con otros campos de actividad. El principio de procedencia y su resultado. Esta aproximación integral de la Archivística es la que va a permitir que esta disciplina se dote de una imagen fuerte y adquiera un reconocimiento social. se imponen cuando la Archivística se fija como objetivo gestionar el conjunto de informaciones que un organismo genera en el marco de las actividades que están ligadas con su misión y objetivo. cuando lo formula Natalis de Wailly. Un segundo objetivo es el de permitir la articulación de las actividades archivísticas en una política de tratamiento de archivos. de las ciencias de la administración y de las de la Documentación. En este último se presentan diferencias ya que los profesionales de las bibliotecas no son clientes de los archivos mientras que los historiadores. cuando se respeta en la organización y tratamiento de un archivo. el fondo. TEORÍA ARCHIVÍSTICA
Es la base teórica que regula todas las interacciones archivísticas.una perspectiva de la teoría de las tres edades y de las nociones de valor primario y secundario.
TEMA 2. tratar y facilitar el acceso a la información y que participe con otras disciplinas en el hecho que plantea la explosión documental. La Archivística debe llevar a cabo una integración y debe constituirse como una actividad profesional con la misión de gestionar. Este principio se conoce también como método histórico. CREACIÓN Y EVOLUCIÓN Su origen se encuentra en 1841. Este elabora unas instrucciones para la clasificación de los archivos donde propone que los documentos
la cultura. La ley de Patrimonio Documental de Castilla y León dice que los fondos son conjuntos orgánicos de documentos reunidos por las personas jurídicas. familia. Dentro de este principio se abracan dos realidades. respetar el lugar original. Este principio trata de respetar y dar valor al propio origen de los documentos. Cada documento debe conservarse en el fondo archivístico del que procede y en su lugar original. Se define como el principio fundamental según el cual los documentos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra y si tiene deben conservar el orden original. En la primera parte del ciclo vital esto no presenta problemas debido a que no se producen mezclas con otros documentos. persona« Con esta propuesta se estaba proporcionando una manera original de ordenar los archivos para evitar los errores que se cometían al organizar los archivos por temas. la información y la gestión administrativa. es decir. públicas o privadas en el ejercicio de sus funciones al ser de su utilización para la investigación. Según la ley existen dos definiciones de archivos:
  Conjunto de documento   Institución cultural
. que en 1898 publicaron su manual en el que establecían que los documentos deberían respetar las divisiones administrativas de la entidad de la que procedían. Su aplicación abarca todo lo largo del ciclo vital del los documentos. materias« que provocaba que la organización fuese arbitraria. Este principio fue originariamente adoptado en Prusia en 1851 preparando además el segundo grado del principio en el que se requería además de respetar el origen de los documentos. Feith y Fruin.se agrupen por fondos. El problema surge cuando hay que trasladar los documentos a un archivo intermedio ya que puede haber riesgo de que los documentos se confundan de procedencia. que se ordene cuando provengan de una organización. APLICACIÓN: FONDO Es una agrupación intelectual de información que se encuentra consignada en todos los tipos de soporte que en la mayor parte del tiempo se encuentran dispersos. el respeto al origen y al orden original. Todo esto sería desarrollado posteriormente por los archiveros holandeses Muller.
más complicada de definir y más de aplicar. Debe tener una situación en la jerarquía administrativa. Si tiene algún tipo de subordinación debe expresarse claramente esta situación. Debe tener un responsable con todo el poder de decisión que corresponda a ese nivel jerárquico Debe conocerse su organización interna establecida en un organigrama. Debe tener unas funciones propias. CARACTERÍSTICAS DE UN FONDO El principio de procedencia es fácil de enunciar.
Entre estas dos corrientes existe una propuesta de Michel Duchein que ha establecido una serie de criterios para delimitar un archivo: Un organismo tiene que tener una denominación y existencia jurídica que se encuentra en una ley decreto u otra disposición. La aplicación de estos principios tiene como consecuencia que todos los organismos con existencia jurídica y un propio nivel de competencia pueden generar un fondo aunque se encuentren subordinadas a un organismo de superior nivel.
. Hay que distinguir entre fondos cerrados o abiertos. Un fondo se puede delimitar fácilmente cuando se trata de instituciones cuyos límites están delimitados claramente. Si no cumple estos requisitos estaremos ante la parte de un fondo. precisas y estables dentro de un reglamento o texto legislativo. Para solventar este problema hay diferentes corrientes:
  Maximalistas: El archivo abarca la realidad más amplia   Minimalistas: Considera que el archivo cubre la unidad más pequeña. Los órganos locales que dependen de un organismo central si pueden constituir un fondo de archivo (Delegación provincial de un Ministerio). establecida de forma precisa y recogida en la norma por la cual se crea ese organismo.El fondo es la pieza fundamenta resultado de la aplicación del principio de procedencia y la actividad en torno a la cual se van a organizar el resto de unidades archivísticas. Por último hay que considerar una noción nueva que es la de jerarquía de fondos que debe corresponder con la de los órganos productores lo cual implica que exista una subordinación de unos fondos en relación con otros.
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Todo documento de archivo pasa por unos periodos que se caracterizan por la frecuencia y tipo de utilización. Se reparte la vida del documento en tres periodos: actividad. aunque no diariamente.TEMA 3. con el fin de servir de antesala al archivo histórico y ganar en economía y espacio. Constituye una de las bases teóricas sobre las que se asiente la Archivística contemporánea. pasan al periodo de semiactividad o bien directamente a la inactividad. primario y secundario. Son documentos que deben permanecer lo más cerca posible del usuario. Se conservan de forma centralizada o descentralizada en cada una de las unidades archivísticas. Durante la mayor parte de la historia los archivos han tenido un valor meramente administrativo. cuando finalizan esta fase. Estos documentos deben responder a los archivos de su utilización pero como tienen un índice menor de consulta no se justifica la utilización cerca. Para evitar la acumulación de excesiva documentación en los archivos administrativos y la posible eliminación de documentos trascendentales se creó el archivo intermedio. Es a partir del XIX cuando aparece la perspectiva histórica. Esos documentos se encuentran en la primera fase de su existencia y se conservan para dar respuesta al objetivo por el que fueron creados. semiactividad e inactividad. Esta concepción parte del doble valor que pueden tener los documentos. La fase intermedia aparece en el siglo pasado para dar solución a los problemas de espacio y economía. SEMIACTIVIDAD Los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo. La causa principal de la existencia de este periodo es el ahorro de espacio y
. ACTIVIDAD En este periodo los documentos activos son imprescindibles para el desarrollo de las funciones. Algunos autores identifican dos periodos dentro de este. legal o financiero pero no para sostener las actividades de una administración. Son esenciales para el funcionamiento.
Entre uno y otro debemos considerar que hay lugar para el matiz. Las razones por las cuales el documento fue creado. Abarca exactamente la utilización de los documentos con fines administrativos. Aquí se necesita una conservación compacta o densa. Por lo tanto deben ser objeto de conservación. Estos documentos semiactivos. En cada uno de esos centros se va a tratar de forma específica la documentación en relación con la utilización de los usuarios. El valor legal. cuando terminan su periodo pasan a la inactividad aunque especialmente hay algunos documentos que pueden recuperar la fase de actividad. Estos valores primarios se suelen subdividir en 3 grupos:       Administrativos Legales Económicos
Valor Secundario: Calidad del documento basada en sus utilidades secundarias o científicas. Arraiga en el testimonio que proporciona el documento.equipamientos.
. no todos tienen valor secundario. Resulta difícil establecer los diferentes periodos. Las consecuencias de la aplicación de los dos valores suponen repartir el conjunto de documentos de un fondo entre archivos de gestión.
DOBLE VALOR DE LOS DOCUMENTOS
Valor Primario: Cualidades de los documentos basadas en sus usos primarios y administrativos que les han dado sus creadores. jurídico o probatorio se puede ir acrecentando con el tiempo. Mientras todos los documentos tienen valor primario. Además aparece el valor histórico por el que los documentos sirven de fuente de información e investigación histórica. intermedios y definitivos. INACTIVIDAD Comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que los ha creado y como no responden al objetivo por el que fueron creados se eliminan o se conservan como archivos definitivos si han adquirido valores secundarios Las líneas que dividen los periodos son muy elásticas.
conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público. La conservación de los documentos no constituye un fin. la rápida recuperación de la información y racionar su almacenamiento.
. En el caso español el patrimonio histórico es según la le ley 16/85 de 25 del 6 del Patrimonio Histórico Español el testigo de la contribución histórica de los españoles a la civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea. la sistematización de los documentos. Todo se traduce en un incremento de estabilidad. racionalización y disminución de costes. disminución del impacto negativo que supone la movilidad del personal. los documentos de cualquier época generados. de uno o varios estados cuando puede dividirse sin riesgo de perder sus valores. continuidad y eficacia administrativa de la organización. 49 de la ley 16/85. UNIDADES ARCHIVÍSTICAS
UNIDADES DE TRABAJO EN ARCHIVOS
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO O DOCUMENTAL Está formado por el conjunto de archivos que forman parte del Patrimonio Histórico Nacional. Las normas que regulan su organización deben facilitar su clasificación. Los documentos que forman parte del patrimonio histórico son: Documentos de origen público: Según el art. La difusión de la información va a requerir la utilización de distintos soportes conservando esa documentación durante un determinado tiempo en función de la información que contenga. del equipamiento y de los recursos humanos. permite acelerar la búsqueda de la información y hacerlo de forma eficiente .DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN La organización de los documentos consistirá en la creación de unas normas que regulen el tratamiento de la información para tomar decisiones. su protección. La adecuada organización de los archivos de gestión supone la reducción de los documentos.
TEMA 4. se va a obtener un mejor aprovechamiento del espacio.
Aquí se desarrollan una serie de funciones que podemos considerar como prototípicas: Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el periodo en que esta sea útil para la gestión de las oficinas y la toma de decisiones. conservan. ordenan y difunden los conjuntos de documentos orgánicos para la gestión administrativa. Determinar los periodos de vigencia y plazos de utilización de manera que transcurrido el tiempo solo se conserven aquellos que hayan adquirido valores secundarios Acondicionar la documentación mediante unas instalaciones y equipamientos adecuado que garantice su conservación. Aquellos documentos que no cumplen los requisitos pueden ser declarados como Patrimonio. Documentos Privados: Forman el Patrimonio Histórico con 100 años de antigüedad. Al cabo de 40 años pasan a formar parte del patrimonio Histórico Nacional. Es una unidad considerada como agrupación Archivística cuando se ha aplicado de forma racionalista el principio de procedencia.Documentos no conservados o generados por entidades no públicas: Asociaciones públicas. Se deja abierta la posibilidad de que la Administración pueda declarar documentos aunque no cumplan los requisitos.
. En el caso autonómico ocurre lo mismo. la información. ARCHIVOS DEL ESTADO El conjunto de documentación reunida por un estado y todos sus organismos en el ejercicio de sus funciones. Descubrir la documentación y permitir su acceso y consulta. Asegura la transferencia periódica de los documentos que no son de uso corriente por las oficinas y que pueden alcanzar valor histórico Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la clasificación respetando el principio de procedencia. sindicales o religiosas. la investigación y la cultura. ARCHIVOS COMO INSTITUCIÓN El diccionario de terminología archivística define archivo como la institución cultural donde se reúnen.
público. privado o establecerse por la administración a la que pertenecen.Procurar que las funciones se recojan y desarrollen en una norma técnica o reglamento que venga a sancionar estas actividades. Personas o instituciones productoras 2. FONDO Conjunto de documentos de cualquier fecha. 1. Poder de elección y control sobre su propio presupuesto. Su aplicación práctica plantea problemas derivados de la sucesión o cambios en dichos organismo productores. Ciudadanos mediante publicaciones. Todas estas funciones tienen como fin último el conseguir convertir éste en un centro de información al servicio de los 4 usuarios de archivos 1. un nombre y objetivos. Organismo e instituciones: Disponer de una identidad. exposiciones« 4. El Departamento de Normas Archivísticas de Canadá añadía la existencia de un sistema independiente de seguimiento y estableció unos parámetros para diferenciar los privados de los públicos. 3. Personas y familias: Identidad conocida. Tener un sistema independiente de control y seguimiento de la documentación. 4.
. 2. Autonomía. las cuales son conservadas por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades y transmitidas a la institución Archivística. Ciudadanos en archivos de administraciones públicas 3. Tiene que ser posible identificar correctamente a la persona o familia. forma y soporte material producidos o recibidos por una persona física o jurídica y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de sus funciones. La relación entre estos fondos que se agrupan puede ser de tipo jurídico. Disponer de un sistema independiente de control y seguimiento de la información. Investigadores GRUPOS DE FONDOS Se definen como cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo (como institución cultural) con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior.
recepción o utilización. SERIE Según la tradición española es el reflejo de una actividad ejercida por un organismo a lo largo de un determinado periodo de tiempo. La tradición Archivística española no ha empleado el término subfondo. procedimiento o actividad. (Matrículas es serie del proceso matriculación. sino que ha empleado la denominación de secciones de fondo. A su vez se pone el acento sobre el carácter orgánico del centro (Alcaldía. Según la norma ISAD (G) es un conjunto de documentos organizados de acuerdo al procedimiento administrativo o conservados en una unidad porque son el resultado de la misma gestión. nóminas es serie documental de cobros. Los criterios para identificar las subseries son: Cambios derivados y significativos en la tipología documental. solo puede existir dentro del fondo. SUBSERIE Conjunto de documentos agrupados dentro de la serie por cualquier razón derivada de su creación. Cambios permanentes en el soporte de los documentos que integran la serie Respeto a cualquier división introducida por la entidad productora
. proyectos es serie de creación de una carretera. subfondo del Ayuntamiento).SUBFONDO Un grupo de unidades que tienen en común que estas dependen de las anteriores. Para terminar una serie hay que tener en cuenta dos criterios: la tipología y el productor. El problema se plantea cuando trabajamos dentro de fondos donde hay cambios en las estructuras y por ello es necesario establecer unos criterios: Un cambio de la normativa que establece el procedimiento por el cual se desarrolla una actividad no significa que aparezca una nueva serie (Matrículas es la misma serie para ahora que antes) La producción de tipos documentales distintos en el desarrollo de una misma actividad no rompe la unidad de la serie (Discos-CD) Cuando existe un traspaso de competencias se producen series diferentes. Conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada con un determinado grado de autonomía. Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad. La tipología se puede repetir pero el productor no.
carpetas y legajos. No es lo mismo una fotocopia simple que una compulsada. Debe contar con una signatura de topográfica unívoca visible para su localización. Carácter seriado: Raramente aparece suelto. Se considera indivisible. Documento único: Los documentos de archivo tienen para justificar el valor probatorio unos signos que nos permiten diferenciar unos documentos de otros. Cada carpeta o caja constituye una unidad de localización. También en un principio era único en el sentido de que no se realizaban copias. Teniendo en cuenta esto podemos destacar características del documento archivístico que lo diferencian de otras disciplinas Origen: El documento de archivo se produce como resultado de una gestión. Esta unidad documental compuesta se define como formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. UNIDAD DOCUMENTAL Elemento indivisible de una serie que puede estar constituido por un solo elemento y por varios que formen un solo expediente.
. DOCUMENTO El concepto de documento de archivo se define como el testimonio material de un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. en el archivo además tiene valor probatorio. aunque la información sea la misma. Expediente de obras. Los documentos ingresan por la propia lógica administrativa. Se integra en agrupaciones documentales mayores fruto del procedimiento administrativo. subserie de las de ahora. públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal. por una parte el expediente y por otra la serie. Valor probatorio: En otros centros el documento tiene valor informativo. Son. Por lo tanto es único en el sentido que por su origen no está destinado a publicarse.(Matriculas de antes. subserie documentación autovías y puertos) UNIDADES DE LOCALIZACIÓN Formada por una o varias unidades documentales reunidas para su conservación y colocación en el depósito en cajas.
bibliografías de instrumentos de descripción« DESCRIPCIÓN Guía del archivo: Aporta una visión de conjunto del fondo o conjunto de fondos que se custodian en el archivo. El somero describe las unidades de instalación donde se contiene el fondo. lengua. Bibliografía de los instrumentos de descripción: Se reseñan todos los instrumentos de descripción que han sido elaborados por un archivo o grupo.COLECCIÓN Reunión de documentos de cualquier procedencia agrupados en función de una característica común (tema. Los de descripción son las guías. temática que han sido previamente ordenados y limitados a un periodo cronológico. de la naturaleza de su investigación o de su situación geográfica.
. inventarios y catálogos. REFERENCIA Presentan generalmente un conjunto de datos que facilitan el acceso y difusión de información relativa a unidades archivísticas de alto nivel. resumiendo su contenido mediante un epígrafe. El analítico describe un fondo de una forma más pormenorizada Catálogo: Describe documentos seleccionados por su tipología. Los de referencia pueden ser servir al archivo y al usuario: Directorios. soporte«)
INSTRUMENTOS REFERENCIA
DESCRIPCIÓN. Directorio: De referencia y difusión que permite establecer relaciones entre los archivos y que guía a los usuarios en función del tipo de organismos. GESTIÓN Son los documentos que facilitan el trabajo en el campo del análisis y seguimiento de todos los elementos de un programa de gestión de archivos. El somero y el analítico.
Permiten comunicar la información orgánica tanto por el valor primario como secundario. añadiendo datos sobre la organización y el contenido de cada uno de ellos Inventario: Se distinguen dos tipos.
Ley del Patrimonio Hsitórico Nacional. Normas relativas en general al derecho de la cultura. Normas referidas a temas documentales. métodos y procesos de los sistemas relativos a la gestión de archivos. Requieren mejor y mayor protección
.Manual de gestión: Preparado para las personas con alguna responsabilidad en materia de archivos.
TEMA 5. Normas que inciden en el derecho a la documentación. De esta ley hay que destacar las diversas categorías de bienes en función de la protección que merecen. La competencia de los archivos corresponde a las CC. Tesauro: Instrumento constituido por un repertorio alfabético de los términos normalizados de un vocabulario generalmente especializado con el fin de analizar o indizar la documentación relativa a los documentos de los fondos. la ciencia y la información. Se recoge toda la normativa.AA.   Bienes de Interés Cultural: Muebles e Inmuebles. LEGISLACIÓN Y REGLAMENTACIÓN ARCHIVÍSTICAS
Dentro de la Constitución española encontramos 3 tipos de articulos referentes a la Archivística. Se trata de controlar la uniformidad de las entradas de un instrumento de descripción o un índice. Lista de autoridades: Instrumento de normalización consistente en la verificación y autorización de la elección de un encabezamiento de autoridad.
Red central: Integrada por el Archivo Central de CyL.     Documentos de más de 100 años creados. Archivos de las unidades administrativas dependientes de organismos e instituciones de carácter autonómico y el Archivo de las Cortes. autonoómico y local) y por los autónomos mayoritariamente el estado así como las personas. Creados o producidos por y empresas en cuyo organismo participe cualquier organismo (central. conservados y Declaración anicipada como ptrimonio documental de aquellos producidos por particulares documentos que no hayan alcanzado los 40 o 100 años pero merezcan dicha conservación.AA
. Generados. Su titularidad es estatal con gestión de las CC. físicas o jurídicas. sino formando parte de un conjunto orgánico.AA para ponerla a disposición de los dos tipos de usuario: ciudadanos e investigadores. sindical o religioso y por las entidades asocitivas o fundacionales de carácter privado con fines culturales o educativos. El Archivo General de CyL tiene como funciones recoger la documentación de todos los órganos de gobierno y de otros órganos que se hayan extinguido El archivo provincial recoge la documentación con valores permanentes de la CC. Docuementos de más de 40 años. los archivos centrales de las consejerías.
SISTEMA DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN
Toda la documentación resultante de la actividad de las distintas administraciones no se puede considerar de forma aislada. Dentro del PH se establecen 4 grupos de documentos:   Documentos de cualquier época. gestoras de servicios públicos en lo relativo a esta gestión. asociaciones de carácter político. conservados y reunidos por entidades. Hay que integrar los archivos históricos y los administrativos. 
Bienes Inventariales: Bienes Muebles Bienes no relevantes: No declarados ni inventariados pero
forman parte del PHN y se les aplica la ley.
³Los archivos siguen la suerte del territorio´. el rey nombraba su primer archivero. en 1318. Principio de Territorialidad. Este estado deberá pasar en menos de un año al nuevo los documento y archivos que le permitan exigir sus derechos y que la administración funcione. En 1346. ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS (1540) ARCHIVO GENERAL DE INDIAS (1785) ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL (1866) Sección Nobleza Guerra Civil (1999-1979) ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINSITRACIÓN (1969) ARCHIVO DE LA REAL CHANCILLERÍA DE VALLADOLID (1384)
PÚBLICOS PRIVADOS COLECCIONES
ARCHIVO DE LA CORONA DE ARAGÓN (1318) Fue creado por Jaime II de Aragón.
TEMA 6. un principio admitido internacionalmente es que cuando un estado se anexiona un terrtiorio sucede a aquel estado en que realiza la anexión en sus derechos. obligaciones y propiedades.Tambien hay archivos de otras titularidades como los municipales y otros de carácter privado que hayan decidido incorporarse al sistema
ARCHIVOS EN EL DERECHO INTERNACIONAL
En el derecho internacional.
Sistemas de Gestión de Archivos 3. Recursos 5. Reglamentación y legislación 4. 1. 2. 5.
1. Comprensión de la situación actual
  Conocimiento del medio   Planificación de la auditoria   Inventario
2. POLÍTICAS DE GESTIÓN DE
1. Sistemas 2. 2. 3. Evaluación y propuestas de solución
  auditoria   Valoración   Adquisición   Clasificación y ordenación   Descripción   Difusión y presentación   Preservación
1. Documentación de las Administraciones Públicas
4. 2. 1. 3. 2. 4. Gestión de la creación de algunos tipos de documentos 3. Gestión de la creación de la información
3. Guías de procedimientos administrativos 2. 5. Clasificación interna
. 1.  Plan de acción   Informe 3.
Gestión de la información Concepción de la Información
  Tipos de impresos
Aplicación de las propuestas de solución
  Realización del plan de acción   Informe final
2. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
  Sistemas de clasificación
5. 4. Clasificación Universal de Documentos Administrativos 4. 4.  Metodologías de clasificación
3. 3. 1. 6. 8. 5. 3. Formación de unidades de instalación 8. 7. Ordenación Alfabética 5. Ordenación Cronológica 6. 2. Selección
  Conservación   Eliminación   Conservación parcial
  Regulación   Valores de los documentos
Y CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN
2. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Ordenación Numérica 7. Metodología de la Valoración 4. Procedimiento Administrativo de la Eliminación
1. Plazos de Transferencia 2. 2.
ARCHIVÍSTICOS: CATALOGACIÓN
Principios Principales de la Descripción
  Descripción externa   Descripción de contenido
1.6. 4. Instrumentos de Descripción
. Proceso de Transferencia
  Archivo emisor   Archivo receptor   Relación de Entrega
4. 3. 3. Tipología de Transferencias 3. Ingresos Extraordinarios
  Compras   Donaciones y legados   Depósitos   Reintegros e Intercambios
7. CATALOGACIÓN INDIZACIÓN
1. Proceso de Descripción
3. 2. 1. DESCRIPCIÓN.
LA DIFUSIÓN DE ARCHIVOS:
. 2. 5. Descripción de Sellos 5. Generalmente se habla desde el punto de vista físico que es el estado característico de un sistema. porque resalta el entorno en que se sitúa esa empresa. POLÍTICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
Por sistema entendemos un conjunto de elementos independientes o un todo organizado. 1. Derecho de Acceso 2.  Archivos de gestión   Archivos intermedios   Archivos históricos
4. ISAD (G)
8. es la concepción de la empresa como sistema abierto. Los sistemas abiertos pueden entenderse como un conjunto de elementos que están en constante interacción y que constituyen un todo orientado a la consecución de unos objetivos y con una permanente relación de interdependencia con el medio externo.
8. Dentro de los sistemas tendríamos que distinguir entre sistemas cerrados y abiertos. Una aplicación importante de los conceptos de sistemas. 4. Limitaciones de Acceso
TEMA 1. El sistema abierto va a influenciar en ese medio externo en el cual se inserta.
Todo este sistema es. En segundo lugar tendremos el tratamiento de esos documentos. un subsistema de uno más grande. a su vez. siguiendo unas pautas y procedimientos. intermedio o histórico.
. En segundo lugar tendríamos una secuencia. semiactivos e inactivos. unos recursos humanos que lleven acabo el tratamiento de los entrantes. describiendo y transcribiendo. Todo este personal va a realizar el tratamiento siguiendo unos recursos materiales y financieros. En 4º lugar una serie de recursos materiales. que es el orden en el que deben realizarse las operaciones para el tratamiento de esos entrantes. si quiere continuar existiendo. pero no todos ellos son objeto de archivo. Todo organismo. Cada una de las acciones genera nuevos documentos. una institución crea y genera muchos documentos. lo que no es sino un principio de gestión que trata que los documentos estén ordenados pero que los responsables puedan tomar decisiones con la mejor de las decisiones para posteriormente llevarlas a la práctica. que se desarrollará siguiendo una exigencia determinada. denominado Sistema de Gestión de Archivos de la Información Administrativa. institución o empresa se compone de un conjunto complejo de actividades que le van a permitir conseguir sus funciones y obligaciones. en el caso del archivo. financieros e informáticos para el tratamiento. seleccionándo.medio dinámico. Para que estas organizaciones dispongan de un sistema global de gestión deben contar con unas políticas de gestión. el medio en el que va a desarrollarse el tratamiento de los entrantes. Se debe concebir como un sistema donde las diferentes partes se relacionan dinámicamente. Todo este proceso se desarrolla en un entorno o medio que será el correspondiente archivo administrativo. En 5º y último.
Una institución es algo más que un conjunto de actividades. tanto administrativas como operativas. Los sistemas son dinámicos en cuanto a que se renuevan y evolucionan constantemente. Todas estas actuaciones se van a llevar en un orden determinado. Todo este tratamiento tendrá como resultado final un producto que. Los recursos humanos que tratarán la documentación serán los archiveros. valorando. Este conjunto de actividades es lo que vamos a conceptuar como sistema. Es necesario planificarla y plantearse como objetivo la búsqueda de la información y una gestión más eficaz y rentable. encontrándonos como elementos del sistema una o varias materias que van a tratarse para obtener el resultado deseado. tiene definida una función en la cadena información-decisión-acción. que provoca que esa institución. La gestión de la documentación es una sección de apoyo para el funcionamiento cotidiano de una institución. En cualquier institución siempre van a haber dos grande bloques: administrativo y operativo. hay que buscar una síntesis de todos los elementos y funciones. En 3 lugar tendríamos un entorno. deba corresponder eficazmente a las presiones que pueda ejercer ese medio y los cambios que se producen en él. algo más que una estructura estática. Este sistema. En el campo de la Documentación tendríamos los documentos que genera una institución en el desarrollo de sus funciones. va a ser la distribución de la información en tres partes: activos.
materiales y financieros Los recursos humanos estarán formados por el personal necesario. Decretos y las órdenes ministeriales. En el campo de la gestión de archivos. la creación de documentos. de los beneficios y sistemas de información con el objetivo de conseguir una mayor utilización. intermedios y definitivos que genera una institución en el marco de sus actividades. Este plan de acción se compone de una serie de actividades que van a permitir la gestión de todos los documentos que genere la institución de una forma eficaz y rentable. tratamiento. Su objetivo es permitir que el archivero tenga un conocimiento de la institución en la que va a trabajar. una política es la forma concertada de poner en marcha los medios que permitan organizar y tratar de forma eficaz y rentable el conjunto de archivos de gestión. normas y decretos. recursos y el plan de actuación. actuar y valorar toda intervención archivística que permita coordinar todos estos criterios de eficacia y rentabilidad. contexto.
Una política se compone de 3 elementos: reglamentación. La norma más importante es la constitución. Todas esta disposiciones tienden a facilitar la organización y el tratamiento adecuado de los archivos. Las disposiciones del gobierno están encabezadas por los Reales Decretos. Esta normativa establece el marco jurídico donde se va a desarrollar la intervención del archivero. sino que pertenece al ámbito de la Economía y Administración. recuperación y la utilización. sus funciones. después nos encontramos con las leyes orgánicas.
Lo va a llevar a cabo el personal en función de todos los recursos y apoyándose en la normativa.
Humanos. leyes. Aquí se va a optar por tener un personal de forma permanente o temporal o acudir a una empresa de consultoría.
REGLAMENTACIÓN (NORMATIVA)
Formada por todas las disposiciones oficiales. La primera de las actividades que hay que realizar será la auditoria. la valoración. situar. tanto en número como en formación. La cantidad de personal va a estar en función de los medios de que disponga esa organización y de sus necesidades. Los recursos financieros se forman por el presupuesto y las inversiones. la conservación. AUDITORIA No es una actividad propiamente archivística. actividades. estructura y cuales son los documentos que genera y recibe en el desarrollo de sus
. Tiene como objetivo planificar. Por último. A la normativa estatal y autonómica habría que añadirle la local. nos encontramos con el ámbito europeo.Una política de gestión de la información se define como un plan para guiar el desarrollo de los recursos.
Existen unas bases teóricas que permiten el desarrollo de una valoración científica de los documentos ADQUISICIÓN Conjunto de medidas empleadas o utilizadas en el fin de incrementar en número de fondos o volúmenes de documentos de un organismo de cara a permitir su explotación.funciones. incorporar la necesaria y evitar la creación y mantenimiento de documentos inútiles. teniendo como objetivo final la memoria de la sociedad. El Principio de Procedencia será el utilizado para clasificar el número y clase de fondos. Mediante la elaboración de un cuadro de clasificación se va a facilitar las necesidades que pueda tener la administración y se va a tener preparada la documentación cuando esta se convierta en inactiva y de testimonio de las actividades de la institución. Se puede definir como un instrumento de gestión que permite hacer el balance de las actividades de una organización. recepción o difusión no responden a las necesidades. CREACIÓN DE DOCUMENTOS Consiste en controlar la creación de información y de documentos y en el desarrollo de una serie de normas que traten de evitar pérdidas de eficacia y tiempo que se producen cuando hay documentos cuyo sistema de creación. Registros de información sobre la estructura. Se debe realizar teniendo en cuenta 3 principios básicos:
. Es una actuación que se lleva a cabo a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos. de carácter material. también se ocupa de la entrada de archivos no institucionales según las diferentes posibilidades. determinar los valores primarios y secundarios y de decidir también los periodos temporales durante los cuales los valores se aplican a dichos documentos. así como de los documentos analizando la situación. Se redactarán toda una serie de normas sobre la confección de documentos como actas. VALORACIÓN Debe basarse en un conocimiento profundo de la institución o de la persona que ha producido los documentos. la auditoria. Regula la transferencia de los archivos. Además. y la organización. mientras que la ordenación hace referencia al establecimiento de un orden en esos documentos. Clasificación es la distribución en clases siguiendo un determinado método. También se redactarán normas para estructurar adecuadamente la información. Es el conjunto de operaciones que permiten describir las características físicas y el contenido del archivo. correspondencia« De esta manera se puede prever la utilización de soportes cuya calidad y durabilidad sean proporcionales a la información. debe permitir que el archivero conozca la situación en que se encuentra la gestión de documentos en esa institución y para ello tiene los medios que se pueden emplear y también las soluciones que se proponen. informes. CLASIFICACIÓN U ORGANIZACIÓN Se distingue la clasificación. de carácter intelectual. Se pretende hacer desaparecer toda aquella información superflua. Es el acto de juzgar los valores que tienen los documentos de archivo. memorias. Es un proceso de identificación y agrupación sistemática de elementos semejantes que por unas características comunes pueden ser objeto de diferenciación. funciones y el contenido de los documentos. el cuadro general de fondos e instrumentos como el cuadro de clasificación. Además debe permitir que los responsables de la institución adopten decisiones en cuanto a la gestión de la documentación. diagnosticando los problemas y elaborando rápidamente elementos básicos como el calendario de conservación. DESCRIPCIÓN Para hacer accesible la información de los archivos habría que describir los documentos teniendo en consideración las necesidades de los usuarios.
Método que permite estudiar una situación relacionada con la información orgánica y consignada en una institución. teniendo que hacer frente a retos como el que supone la utilización masiva o las nuevas tecnologías. Para hacer frente a este tipo de situaciones se deben realizar una serie de actuaciones archivísticas. Debe reflejar el nivel de clasificación (fondo. El archivo es el
Debe respetar el fondo porque es la unidad básica de toda descripción Archivística.
TEMA 2. Por lo tanto. sino dinámica. AUDITORIA DE LA INFORMACIÓN
En todas las organizaciones se crea y recibe documentación para el desarrollo de las actividades. la documentación y las personas que crean y utilizan esa documentación. donde se tratará de comprender los problemas que tiene para proponer las soluciones. La documentación se va acumulando con el paso del tiempo. Cada vez los conjuntos de información son más grades. evaluarla. en una auditoria. el objeto de estudio va a ser el archivo. Este cambio de orientación ha hecho que la documentación se conserve desde un punto de vista preventivo más que curativo. aportar soluciones y mejoras y aplicarlas. pero su gestión sigue sin formar parte de la consideración del organismo. La elaboración de soluciones. serie. de transmitir o de facilitar el acceso a una o varias informaciones contenidas en los documentos de archivos. También hay que tener en cuenta toda la legislación y reglamentación en materia de acceso y protección de la información. Plantea problemas cuando se contempla desde la perspectiva de la conservación. Por ello. subfondo. Del mismo modo se considerarán todos los esfuerzos previos que hay que hacer previamente para permitir al usuario conocer y recuperar los datos de los documentos. Estos niveles son los que nos van a permitir dar cuenta de las funciones y actividades de la persona o institución creadora del fondo DIFUSIÓN Y PRESENTACIÓN Acción de dar a conocer. PRESERVACIÓN Al archivero se le ha reconocido la labor de asegurar la conservación del material.  Respeto del fondo   Reflejo del nivel de clasificación   Se debe proceder de lo general a lo particular. el archivo.
Se determina la documentación que tiene consideración de indispensable en la constitución del archivo. a partir del conocimiento de la institución. de valorar. durante muchos años se ha limitado a lo que es la pura conservación de los documentos. expediente y documento). subserie. En la actualidad este problema se ha transformado y ya no se limita a una conservación estática.
de cuales son las principales preocupaciones documentales. realizarla y llevarla a cabo necesitamos toda una serie de datos e información sobre el archivo.
Previamente se requiere que los órganos de la institución permitan el desarrollo de la auditoria. Los documentos de constitución. unidades administrativas. historia. Todos estos documentos se van a identificar con un código numérico cuyo primer número corresponde al local. La tercera y última cifra corresponden a la balda y al espacio.reflejo de las actividades de una organización y por lo tanto es necesario que su gestión se base en un buen conocimiento de la organización. estilo de gestión. estatutos y textos legislativos y reglamentarios. Para obtener un conocimiento que nos permita planificar la auditoria.
1. actitud y grado de motivación en la gestión de documentos.
Existen una serie de documentos que nos ofrecen esta información. actividades desarrolladas durante el año. historial de la institución. poder. Si se desean efectuar mejoras en un archivo es necesario conocer la documentación. Para llegar a esto es preciso recoger datos sobre sus componentes para analizarlos y en función de esto proponer soluciones aceptables por los gestores y para evaluar los resultados y la viabilidad.
1. la institución y el personal. informatización de las actividades. Con una visita a aquellos lugares vamos a tener un conocimiento general del conjunto de documentos a tratar. operaciones financieras.
Toda auditoria se realiza en tres etapas que se subdividen en otras. También es importante reseñar las unidades donde se encuentra material informático y conocer las herramientas utilizadas en la gestión del archivo. dimensiones del organismo. los informes anuales. un organigrama de la institución y los documentos donde se recopilan las políticas y procedimientos administrativos. personas identificadas con la documentación. Localización de archivos: Para esto hay que disponer de planos de todas las dependencias administrativas y todas los equipos dedicados a la conservación. el segundo será el mueble comenzando por la entrada del local y desde la izquierda. fracasos.   Conocimiento del medio: mandato. cualificación profesional. estatutos jurídicos. responsables. Estos números se anotan en el plano para facilitar la planificación y realización del inventario. objetivos. éxitos. actividades propias y su grado de complejidad. el
. su personal y los documentos empleados. cultura corporativa. En esta primera actividad nos encontramos con tres actividades complementarias.
Las soluciones deben especificar si son parciales o totales. auditoria e inventario.
LA APLICACIÓN DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA
El acuerdo de proceder a la implantación se basa en los objetivos.
El informe preliminar debe contener una presentación de objetivos. planos de los espacios administrativos. en la 3ª el cuadro de clasificación y el calendario. Se deben conocer los periodos vacacionales. los desplazamientos« que nos van a permitir planificar mejor la información. compilan y relacionan para presentar la situación del archivo. Se realiza
un diagrama de Gantt. listado de todos los equipos destinados al almacenamiento de los documentos. donde se expondría lo que se ha hecho y la valoración que merece. análisis y síntesis y el plan de acción propuesto
3. todas las políticas y procedimientos. de los espacios. hechos.
2. los costes y la amortización. una agenda con las actividades programadas y un informe preliminar y de cada una de las etapas. y el inventario físico. Para cada una de las etapas hay una serie de actividades con un determinado orden. El análisis de estos datos mostrará los problemas y los errores. anotando en éste las signaturas que se adjudican a cada serie y una numeración para cada expediente. estructura del informe analítico e indicación de la próxima fecha en que se va a remitir el informe. indicar las ventajas y señalar riesgos. actividades y secuencia de desarrollo. para toda la institución. una explicación del método. para cada serie.equipamiento. Tras las soluciones se expone el plan de acción y sus etapas de realización.
3. Se necesita una circular informando de las actividades a realizar.   Inventario: Debe recoger todos los datos imprescindibles sobre los elementos que
componen ese sistema de archivos.   Planificación de la auditoria: orden de realización y tiempo necesario. el presupuesto y el calendario. En la 2ª etapa el informe analítico. Se distingue el inventario conceptual. Este informe se divide en cuatro partes: informe preliminar. Hay que conocer la institución y el personal.
EVALUACIÓN Y PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
Los datos obtenidos en el inventario se organizan. Se realiza un informe analítico que explica la situación del archivo. También hay que conocer cuando intervenir sabiendo previamente el tiempo que se necesita para cada actividad. formación de personal y el informe final. Finalmente habrá que realizar un programa para la gestión de archivos. Hay que conocer los datos a recoger y como recogerlos.
TEMA 3. guías para la creación de tipos documentales y la gestión de la creación.
GUÍAS ADMINISTRATIVOS
Las guías de procedimientos administrativos tienen como objetivo unificar las prácticas relativas a la redacción de determinados documentos y a la inserción de los documentos en el conjunto de la información creada o recibida por la organización. credibilidad y perennidad de la información producida por las administraciones. validez. es decir. realización y control. de su pertinencia y de la ausencia de duplicados. planificación.La aplicación de la solución retoma la misma dinámica de la auditoria. El archivero tendrá que elaborar guías de procedimientos administrativos.
Se asegura la racionalización de la recogida de información. administrativas. Terminará con la evaluación de los resultados. Finalmente se realizará un informe final en el que se valorará el resultado del nuevo sistema y de las mejoras propuestas.
GESTIÓN DE LA CREACIÓN DE ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Las guías para la creación de determinados tipos de documentos han surgido destinadas a una serie de documentos que han suscitado un interés especial por razones legales. eficacia o marketing. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Desarrollo de las condiciones que aseguren la calidad. Afectan tanto a la información producida como a la recibida.
  La presentación ordenada y lógica será un factor determinante en términos de
eficacia administrativa. La síntesis de las necesidades aportan la mayor parte de los elementos que determinan el contenido del documento. favorecer la creación de una información de calidad y participar en la imagen de marca que se quiere proyectar. Todas las actuaciones se desarrollan dando origen a expedientes. Los elementos del impreso deberán localizarse fácilmente por su lógica disposición. Hay que distinguir entre elementos de identificación.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Permite uniformar determinadas prácticas. secciones e instrucciones. la organización gráfica. El diseño de los impresos debe tener en cuenta el formato. la presentación (vertical o apaisada).
CONCEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Debe tener en cuenta dos elementos:   Hay que conocer las necesidades a las que debe responder el documento. y las tramas y colores.   Impresos en columnas: Datos destinados a ser comparados o sumados. Expediente se puede definir conjunto ordenado de documentos administrativos que afectan a un asunto concreto y determinado. espacios. El conjunto debe seguirse de izquierda a derecha y de arriba abajo según el proceso normal de lectura. márgenes y caracteres. basada en líneas. Se pueden establecer tres bloques:   Reglados: Contienen los documentos que la administración genera o recibe como resultado de un procedimiento administrativo.
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Documento administrativo es el que se ha creado o recibido como resultado de efectuar las funciones que le corresponde realizar. Se van añadiendo por orden cronológico
Tipos de impresos
  Impresos de líneas: Con líneas horizontales   Impresos de cajas: Cajas para rellenar con texto o de punteado.
resolución alternativa. libres
  DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS: Solicitud o instancia. denuncias. instrucción. facultativo.
  DOCUMENTOS DE DECISIÓN: Contienen una declaración de voluntad de un
órgano administrativo sobre materias de su competencia. publicación. recursos. Se agrupan por actividades. Se denominan informes. Acuerdos y resoluciones
  DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN: Comunican un hecho o actos a otras
entidades o personas. resolución única. Acta. acta procesal. oficios y votos
  DOCUMENTOS DE CONSTANCIA: Declaración de conocimiento de un órgano
administrativo. Con esta situación deberemos
. Preceptivo. organismo o persona.
alegaciones. vinculados. vinculante.
TEMA 4. certificado y certificados adjuntos
  DOCUMENTOS DE JUICIO: Declaración de juicio sobre las cuestiones de
hecho o de derecho y que sean objeto de un procedimiento administrativo. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando se procede a ordenar un gran número de documentación nos encontramos ante varios productores y por lo tanto ante varios fondos. ejecución y revisión. finalización. internos. acta de infracción.  Técnicos: Documentos que se generan cuando una administración realiza una
actividad que no está regulada por un procedimiento administrativo reglado. Notificación. No hay
procedimiento administrativo. El procedimiento administrativo pasa por diferentes fases. externos. no vinculante.
  Temáticos: Agrupados por un mismo asunto. en las que se van a producir diferentes documentos: inicio.
donde hay que reflejar dos elementos. Otro dato que hay que reflejar es el relativo a la documentación. después se coge la primera caja y se hace una descripción muy somera. Se hace una ficha donde se deben reflejar los datos como las fechas extremas.
METODOLOGÍA DE LA CLASIFICACIÓN
Información sobre el productor del fondo y el contenido y su estructura. jerárquico o una combinación de ambas. Esto se hace con cada caja.
Realizar un cuadro de clasificación hipotético con toda la información ofrecida. productor y serie. Los datos relativos a cada serie siempre en fichas diferentes.
Los tres elementos a partir de los cuales se puede realizar l clasificación de archivos son: funciones. En tercer lugar se tienen los datos relativos a la propia documentación. Las fichas se elaboran de forma regulada.
Se basa en las funciones desempeñadas por la institución.recurrir al grupo de fondos y al cuadro general de fondos para tener una visión panorámica y sistemática de los diferentes fondos. la signatura con el numero de cajas y el numero de carpetillas. subseries y cual es el orden de esas divisiones y series
Recogida de información revisando toda la colección. Se determinan los subfondos.
Una vez establecidos los límites dentro de un cuadro general de fondos deben contar con un cuadro de clasificación para desarrollar los distintos niveles jerárquicos. es decir. Se adjudica un número secuencial a todas las unidades de instalación. en el tipo de acción desarrollada con vistas a la prestación de unos servicios
Los documentos se agrupan en función del entramado de la organización
Los asuntos o materias que testimonian los documentos. Se puede seguir un criterio de ordenación cronológico. series. En las cajas que contengan información sobre diferentes series habrá que elaborar tantas fichas como series. estructura orgánica y asuntos. Se distribuyen según un código de materias elaborado previamente. Una vez
Los siguientes niveles se dirigen a diversos niveles o divisiones. las series con viñetas. A6. En las series habrá que indicar también los años extremos
Tiene como objetivo poder aplicarse a cualquier institución. consiguiendo así elaborar el cuadro de clasificación. Cada clase es cada función que desempeña cada institución. a los que tendremos que adaptar la documentación. en un mismo nivel.
. Del mismo modo se establece un máximo de 9 que corresponden a funciones del organismo. que corresponde a las subactividades que. Robergei[i] (Canadá). En un segundo nivel están las clases. En primer lugar el órgano de dirección. Las clases se subdividen en subclases.recopilados los datos se organizarán las fichas por productores y en segundo lugar por series. Fue elaborada por M. después administración y economía. En quinto lugar están las divisiones de nivel único: A5. a su vez. Documentos de explotación: Aquellos específicos de cada institución. En otras ocasiones encontramos cuadros tipo elaborados previamente. Las direcciones generales. CLASES Organización y gestión Gestión de la información y comunicaciones Gestión de recursos financieros Gestión de recursos Mobiliarios Gestión de recursos inmobiliarios Asuntos jurídicos y legislación Para la segunda categoría de explotación hay que establecer sus labores específicas hasta un máximo de nueve por efectos de digitación. Se basa en dos principios: -Clasificación General -Jerarquía de divisiones repartidas en niveles En un primer nivel nos encontramos con las categorías CATEGORÍAS Documentos de gestión: Son documentos existentes en todos los organismos. organizadas alfabéticamente. A4 corresponde a las actividades del organismo. se puede dividir en divisiones. La representación del cuadro debe ser mediante dígitos para los fondos y subfondos. La ordenación del cuadro debe basarse en el organigrama. Cada subclase puede subdividirse hasta un máximo de 90.
Es el tipo documental el que va a determinar el sistema de ordenación. Michel Roberge propone otros niveles complementarios que. registros.. Se necesitará la elaboración de unos índices que nos indiquen la fecha.Además de estos niveles jerárquicos. Este sistema de ordenación tiene la ventaja de que es muy sencillo y lo conoce todo el mundo. Si los archivos son abiertos.. Subdivisiones específicas: Sólo aplicables a determinados niveles Subdivisiones nominales: Para expedientess. Resulta útil para la documentación financiera y cuando se trata de verificar plazos y vencimientos. Se necesita un índice que permita conocer el numero mediante el nombre. cada uno se adaptará a un tipo de documentación. cronológico y numérico. también es adecuado para calles. deberá ser un sistema de ordenación que permita la recuperación.
Presenta el inconveniente de que si se aplica a todos los documentos se rompería la relación entre documentos de un mismo asunto. instituciones o personales
A la hora de elegir un sistema de ordenación se deberá facilitar al máximo la recuperación. Este sistema es adecuado para ordenar nombres de personas físicas o jurídicas. de acuerdo con el organismo y su naturaleza permiten dividir otros niveles en subdivisiones de tres tipos: Subdivisiones uniformes: comunes. Los inconvenientes son que cuando aumenta el número de información se recarga la ordenación e induce a errores. Es un sistema apropiado para ordenar series como presupuestos. ya que no presenta problemas de identificación. Un último inconveniente es que existen muchos documentos creados en la misma fecha.. No tiene los inconvenientes de la alfabética. Son tres sistemas: Alfabético. de acuerdo con el alfabeto.
Toma como elemento una palabra o frase que se colocará según corresponda. las búsquedas deberán ser muy largas y costosas.
Se sigue la secuencia natural de los números. La ordenación tiene que seguir unas normas: Primero los números solos 3 Número espacio número 3 5 Número espacio letra 3 C
.. memorias anuales. Los sistemas son diversos.. Para estás ocasiones es el mejor de los métodos.. También por los asuntos de los que trata (alfabéticos de materias). ciudades. actas. aplicables en cualquier nivel excepto en el último. A efectos de recuperación.
Para este problema existe la ordenación numérico-terminal. en cajas las diapositivas. por lo tanto. los discos en bolsas y las cintas en bovinas. disquetes y CD en cajas. Instalar los contenedores 3. Las fichas perforadas en cajas. Los legajos se han sustituido en la actualidad por las cajas de archivo que deben tener poca acidez El resto de documentos requiere una instalación específica. que evita tener que reordenar el depósito.Número siguiente 4 Todos los signos empleados para facilitar la legibilidad a efectos de ordenación se ignoran. Unidades de instalación Libros: tienen una composición que los hace manejables y una encuadernación que les protege y. Legajos: Formar los legajos o las cajas
2. Identificación 4. secundarios y finales.
. El número se ordena por los primarios. lo que conllevaría problemas de instalación. cuando nos encontramos con números amplios y grandes se pueden caducar los primeros. Documentos sueltos: Simples o compuestos (expedientes). Los documentos gráficos se suelen colocar en carpetas y en contenedores específicos (planeros). los de la derecha primarios. NUMERICOTERMINAL: Los números se leen de derecha a izquierda Los números se dividen en tres grupos de cifras. después los secundarios o subterminales y por último los finales
FORMACIÓN DE UNIDADES DE INSTALACIÓN
1. los cliches. Se recomienda que no se dividan diferentes unidades. Los documentos informáticos deben ser volcados cada tres años en nuevos soportes. se pueden considerar unidades de instalación. menores de la unidad van delante de ésta y la ordenación se hace cifra por cifra Los romanos se intercalan con sus correspondientes arábigos Sin embargo. cintas magnéticas en tambores. Se suelen instalar en carpetillas que los independizan y protegen. Los decimales. Los documentos audiovisuales se colocan en bolsas o carretes.
Se pueden establecer dos sistemas de identificación. El crecimiento del conjunto de documentos unido al escaso o nulo valor de la documentación una vez utilizada. por sistemas y series o por numeración contínua. Los espacios no han crecido. Estos códigos siempre expresarán claramente la autoría y tipología documental. para series y para legajos. Numeración por sección y series: un código que exprese el autor y tipología documental. donde hay mucho movimiento de cajas de entrada y salida. pero no para los intermedios. La signatura suele ser lo más sencilla posible.SIGNATURA
Se sitúa en una posición intermedia entre la descripción y la organización. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS Y CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN
Hay una serie de argumentos que justifican la necesidad del archivero de seleccionar y eliminar. un número o letra que indica el sector y la unidad de instalación. Es una signatura que nos está añadiendo información sobre el autor y la serie. con la finalidad de ganar espacio.
TEMA 5. pero la documentación sí
. Numeración contínua: dos series de números. Es adecuado para los archivos definitivos. Tiene el inconveniente de que cuando se va a continuar recibiendo información habrá que dejar espacio para colocar la nueva. La accesibilidad de los documentos. Tiene la ventaja de que ahorra espacio y no necesitamos reservar para la futura documentación. Se pueden crear específicamente los códigos o pueden ser los que establezca el cuadro de clasificación.
Las consecuencias del proceso de valoración van a ser determiantes en el plano de las organizaciones y en el de la constitución y gestión del patrimonio personal o intitucional.. plazos de transferencia y eliminación totales o parciales y el tipo de muestreo que se debe aplicar. como la creación. en lo que se refiere a los valores secundarios
Las normas se centran en dos ámbitos o niveles. Esta función archivística. decide sobre los asuntos relativos a la accesibilidad y utilización. un representante de la unidad administrativa. otro financiero. en la que se eliminará documentación sin la certeza de que se actúe correctamente. En el ámbito autonómico se obliga a la consejería de Cultura a elaborar y actualizar los calendarios de conservación de los archivos de la administración autonómica disponiéndose además que la aprobación de los calendarios de conservación se hará por una orden de la consejería y previo informe del Consejo de archivos de Castilla y León..
El Diccionario de Terminología Archivística dice que es aquella fase del tratamiento archivístico consistente en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. que vendría fundamentada por estos procedimientos. Los calendarios vienen regulados en el sistema de archivos de Castilla y León.. Tiene la ventaja de que el calendario es elaborado por las propias instituciones. La valoración es una de las tareas clave de la Archivística. consiste en calcular lo más justamente posible el riesgo de la valoración y selección eficaz... conservación. Esta comisión fue regulada por un Real Decreto 139/2000 y está compuesta por un presidente (Director General de Libro Archivos Y Bibliotecas). descripción. un historiador y el archivero que actuará de coordinador. Esta comisión tiene como competencias fijar los plazos de permanencia de documentos en cada archivo. Son las instituciónes las que elaboran su calendario pero tienen que pedir su aprobación a la administración. adqusición. PRIMARIOS
.. Se establece que en esos calendarios se encontrarán las reglas donde se fijarán los valoras de cada serie documental y tendrán los siguientes datos: nombre de la serie.. están influenciadas por las decisiones que se adopten en la valoración. ya que otras funciones. Documentación estatal y autonómica. vicepresidente (Sub-director de Archivos estatales) y una serie de vocales. Para la Documentación estatal se establece una comisión superior calificadora de documentos administrativos que tiene como funciones el dictamen de calificar la conservación y el acceso.
Cualquier valoración es subjetiva. El proceso que hay que desarrollar es complicado ya que se prohíbe eliminar por la legislación Archivística sin la correspondiente autorización.. de la entidad productora. difusión. Para eliminar la subjetividad hay que crear una comisión de expertos compuesta por un asesor jurídico. acceso y conservación o eliminación total o parcial.El equilibrio entre las necesidades de la documentación y la documentación dsiponible. fijando los plazos de transferencia..
Si se determina que la documentación tiene valores secundarios deberán conservarse en el archivo histórico. de su organización. 3. se reproducen y se eliminan. de la evaluación de sus estructuras. El segundo criterio dice que se conservarán los documentos que permitan medir el impacto de la institución. estructura. funciones. se ahorra espacio pero tiene importantes inconvenientes: el coste económico. Van unidos a la utilidad prática por los que fue creado el documento. Se conservarán todos los documentos que permitan un conocimiento de los orígenes del organismo. procedimientos y decisiones importantes Informativos: Contribuyen de un forma sustancial a la invetigación y estudio de cualquier área de conocimiento Los documentos se conservan en un archivo de gestión mientras se utilizan y en el intermedio durante el tiempo en que sean válidos los plazos de conservación obligatorios o finalice la prescripción legal o periodos de reclamación. tenemos Testimoniales: informan sobre las competencias. CRITERIOS 1. eliminación o la conservación parcial. Dentro de estos valores se pueden distinguir otros subvalores: Administrativos Financieros Legales Cuando un documento ha perdido su valor primario puede adquirir o no los secundarios. SECUNDARIOS Están basados en su utilidad histórica y científica.Son los que tiene el documento durante sus dos primeras fases del ciclo vital. Se pueden distinguir diversas alternativas: Conservación de los documentos originales en las mejores condiciones.
Se dispone de tres posibles actuaciones: conservación de todos los documentos. Conservación en soportes micrográficos de sustitución. programas de actividades. leyes. funciones. normas. recuperación rápida. Los documentos que informen sobre el funcionamiento del organismo en cuanto a corrientes de pensamiento o relaciones de poder en la institución
. Permiten conocer las actividades de una institución. Conservación en soportes ópticos: Mucha más capacidad. 2. ambigüedad sobre el valor probatorio. reglamentos.
aplicando unos determinados criterios. Si es información confidencial se tendrá que garantizar que nadie tendrá acceso. movimientos y tendencias importantes en la historia social o económica 5. una persona. Los que que den respuesta a necesidades de análisis estadístico o cuantitativo 8. Los que completan de manera significativa la información de otros fondos 7. 9. Se conservarán todos los documentos con una antigüedad superior a la establecida en las leyes de archivos o patrimonio documental (40 y 100 años).
CONSERVACIÓN PARCIAL
Trata de reducir el número pero sin eliminar totalmente la documentación. Se conservan los ejemplares que ilustren los métodos y procedimientos administrativos siempre y cuando sean representativos del organismo. Los documentos de trabajo que se han utilizado en la redacción de estudios. Los que contienen información necesaria para proteger los derechos jurídicos de instituciones o personas. se basa en los criterios de calidad del contenido del documento y consiste en conservar aquellos
. Se trata de evitar la destrucción total de documentos cuando se tiene alguna duda. establece la prohibición de eliminar documentos en tanto subsista el valor probatorio de los mismos y mientras no sea autorizado por la autoridad competente.
Si no tienen valor se procede a su destrucción. Aquellos de personas que hayan desempeñado un papel significativo. Los borradores sin significación 2. 6. Felicitaciones 5. Los que contienen información significativa sobre un acontecimiento. Recortes de prensa y material publicitario 4. elección.4. Además. Documentos cuyos datos esenciales se encuentren en una publicación o documento recopilativo 6. Documentos con poca o ninguna información útil 3. La legislación. Para el muestreo tenemos diferentes modos: Muestreo ejemplar: Consiste en conservar alguna muestra de una determinada tipología documental con el fin de dejar constancia de una práctica administrativa. Se denomina muestreo. lugar o grupo. excepto los empleados en la redacción de leyes o documentos normativos. Método cualitativos: es el más arbitrario. de una proporción de documentos que serán conservados como representación del conjunto del que han sido extraídos. Los que se pueden eliminar son: 1. o todos aquellos acontecimientos.
En la inactividad hay que determinar el tratamiento. La regla de conservación identificará un período de actividad. de la que se hará responsble. La documentación secundaria solo tiene actividad. de carácter alfabético. La denominación se hará por el número de regla identificando cada serie. Una vez establecida la regla se aplicará después de haber sido discutida. Calendarios de conservación. selectivo o sistemático) Para los ejemplares secundarios se determinará una actividad igual o menor que la del principal. Primero se determina el período en los archivos de gestión. Datos relativos a la gestión de la documentación. El plazo se puede expresar en años o en periodos abiertos que hagan referencia al plazo que dura una actividad (888) o a que el documento que sea sustituido por una nueva versión (999) Los plazos de semiactividad se clasifican por plazos cerrados en años. destruirse (d) o conservarse parcialmente (m) y recomendar el tipo de muestreo (cualitativo. Una vez identificada la serie. cada miembro explicará los argumentos que justifican esa decisión.
Operaciones previas: Constituir la comisión de evaluación Reunión de valoraciones externas.documentos que se consideran más importantes. cronológico. semiactividad e inactividad y si hay ejemplares principales o secundarios y cúal de ellos se conservará. Puede conservarse ©.
. Método sistemático: Consiste en establecer una pauta para seleccionar los documentos. Con esta información cada miembro de la comisión tiene que valorar su respuesta. Recogida de información sobre la documentación o valorar. Para identificar cada soporte se crearán unos códigos. Con las valoraciones individuales se elabora la regla de conservación. tablas de valoración o cuadros de expuego utlizados en otras valoraciones. topográfico o aleatorio. numérico. leyes que regulen la documentación Información sobre la propia documentación. Para aplicar este criterio hay que revisar uno por uno cada documento y determinar a priori el criterio de selección. si tiene semiactividad. decretos. normas. No tendrá semiactividad ni inactividad.
SISTEMA ESTATAL CENTRAL Las unidades administritivas envían la documentación a los archivos centrales de cada ministerio. la documentación se envía a un nuevo archivo.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA ELIMINACIÓN
La eliminación sólo se puede realizar cuando así lo determine el calendario de conservación. que también hacen la función de históricos. de un archivo del sistema a otro. El archivo histórico provincial recibirá la documentación histórica de la administración autónoma.
TEMA 6. ADQUSICIONES Y TRANSFERENCIAS
Procedimiento archivístico que consite en el traslado de los fondos de una etapa a otra del proceso documental. Cuando se trate de información relevante la eliminación garantizará la destrucción de la misma y de sus soportes reciclando los materiales. La destrucción de los documentos dependerá de las características de la documentación y de sus soportes. De éste. Se evita la aglomeración de documentos en los archivos permitiendo que se les dé el trato adecuado. La normativa establece que la transferencia comprende el conjunto de operaciones por las que la documentación y las responsabilidades derivadas de su custodia son aplicadas en función de las medidas y plazos establecidas en las normas de conservación. el Archivo General de la Administración. Para poder realizar la transferencia se deben seguir los períodos del calendario de conservación. Se recomienda tener un fichero cronológico para conocer cual es la documentación que debe eliminarse en cada momento. SISTEMA AUTNÓMICO PERIFÉRICO Las unidades administrativas envían la documentación al archiv territorial de cada provincia. Ante el colapso del AHN. al histórico nacional. según vaya disminuyendo su frecuencia de uso o consulta por parte de las unidades productoras. SISTEMA ESTATAL PERIFÉRICO Los archivos de las unidades administrativas envían sus documentos a los Históricos Provinciales. se envían. a los archivos centrales de cada conserjería y en el período histórico al archivo general de la comunidad. SISTEMA AUTONÓMICO Los archivos de las conserjerías. en el periodo intermedio. En la documentación estatal hay que emitir una petición a la Subdirección de Archivos Estatales.
. En virtud de las tres edades se va produciendo un paso de un nivel a otro de modo que una vez finalizado su administración se traslada a los archivos intermedios donde se conservarán una serie de años para ser trasladados finalmente a los archivos históricos. unidades administrativas. El procedimiento se diferencia en autonómico y estatal. Esta subdirección procura rechazar la petición u ordenar un muestreo. Además de registrar la eliminación hay que elaborar el acta de eliminación. La documentación militar y diplomática tiene sus propios sistemas.
Se procurará que no queden llenas. Cada expediente se instalará en unas carpetillas en cuya portada se indicarán los datos relativos al expediente. se deben acompañar los instrumentos de descripción. Los documentos especiales deben transferirse en la forma que indique el archivo receptor. las personas que las posean. Esta documentación se colocará en cajas facilitadas por el archivo receptor. Se deberán señalar las ausencias y en su caso.SISTEMA MUNICIPAL Los archivos intermedios son los Archivos municipales.
PROCESO DE TRANSEFERENCIA
ARCHIVO EMISOR
Preparación de la documentación: Se elimina cualquier aditamento que dificulte la conservación. copias. del mismo modo que la documentación histórica. realizando una relación de entrega para cada serie. Además de los documentos propiamente dichos. Los documentos en soporte informático deben ir acompañados de un informe en el que se indiquen las características de los programas y los datos que contiene. planificadas siguiendo un calendario. duplicados. La relación de entrega es un impreso normalizado en papel autocopiativo. Cuando ya se tiene documentación en las cajas.
. Hay que evitar que se dividan los expedientes. que cumplen la normativa de envío y acompañándose la documentación de una relación de entrega. Cada serie debería requerir unos palzos específicos y no generales. Las transferencias irregulares son las que se realizan con la documentación incompleta y desorganizada por la gestión deficiente de la unidad productora. Comprobación del orden. El número de expedientes para cada caja dependerá del volúmen de cada uno. hay que indicarlo claramente. trasladándose seguidamente al archivo central de la administración donde se conservarán de 10 a 15 años más antes de ser trasladados a los históricos. Cuando no hay más remedio.
TIPOLOGÍA DE TRANSFERENCIAS
En primer lugar nos encotramos con las regulares.
PLAZOS DE TRANSFERENCIA
Se establece que los documentos se envían desde las oficinas a los archivos administrativos donde permanecerán 15 años. Se comprueban los borradores. hay que numerar cada caja empezando en el 1.
Datos de la documentación: Identificación y localización de cada expediente transferido. mayor precio. cartas de intención. A partir de este momento el archivo adquiere la responsabilidad Instalación de las cajas y envío de la relación de entrega. Si se detectan errores se debe devolver el emisor la relación para que se rehaga. Adjudicación de signatura a cada caja. preparación del contrato. persona. si son únicos son más caros. cuanto mayor volúmen. Registro de transeferencia en el libro general de entrada de documentos. Números currents Firma de la relación de entrega. orden de presentación. Número de hojas que componen la relación (particular y general). signatura en archivo remitente y la signatura y la hoja completadas por el receptor. valoraciones previas. fechas extremas. estudios de caloración. La edad. guías y todos aquelllos documentos generados en torno al ingreso de los documentos. Entrega y recepción: ³Entregué´ y ³recibí´
Posibilidad reciente. Para los archivos estatales se requiere que la entrada de documentos se presente en un expediente que incluya la relación. apareciendo siempre que el vendedor se declare expresamente propietario de
. tipología documental y función). El procedimiento se inicia con la tasación económica. Hay que determinar el valor ecónomico. Archivo remitente y jerárquía orgánica. Su objetivo es el de permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a otro y el traspaso de la responsabilidad de su custodia del remitente al receptor. La importancia material cuantitava. la memorias. contenido. Números de registro (general y organismo). ESTRUCTURA Cabecera: identificación del archivo receptor. las transferencias se formalizarán en un acta o relación de entrega. Son todavía muchos los documentos que hay en el mercado y que los archivos no pueden adquirir por falta de dinero. La relación de entrega es un documento que se realizará por triplicado. Las otras dos copias se utilizarán para el registro general de transferencias y otra para el registro de unidades. Estado de conservación. Fecha de transferencia.ARCHIVO RECEPTOR
Comprobación del contenido de las cajas con la relación de entrega.
Según el reglamento dev archivos de Castilla y León. Nº orden. Serie (organismo productor. En primer lugar la unicidad de los documentos. Es imprescindible que el contenido se describa de forma irrefutable para poder determinar si ha sido transferido o no. inventarios.
con el transcurso del tiempo. en
. El registro se hará en un libro independiente y exclusivo
REINTEGRACIÓN E INTERCAMBIO
Consiste en devolver al archivo receptor documentación que ha estado en otros fondos o personas. gratuitamente a un archivo.
Depósitos revocables. Firma. está sujeta a deducciones fiscales del 20%. comprados o vendidos. Los comerciantes de documentación hitórica. deben notificar trimestralmente los documentos en venta. Los propietarios no pueden poner en venta documentos históricos sin haber puesto en conocimiento al gobierno autonómico. No hay transferencia de propiedad. El legado se diferencia en que es un testamento y no un contrato. para lo que dispone de 6 meses a partir del conocimiento de la venta para quedarse con la propiedad de la documentación bajo el mismo precio. En algunos casos se suele incluir una cláusula que prevea que.los documentos.
TEMA 7. puede ejercer el dercho de retracto. restricciones. Es obligatoria la redacción de un contrato. Estos depósitos no pueden integrarse en el archivo receptor. si es histórica. El reglamento de archivos establece que las personas que posean documentos históricos y carezcan de un lugar adecuado para su conservación deberán ser depositarlos temporalmente en archivos históricos de la comunidad autónoma .
Son bastante habituales. pueda transformarse en donación. Para que los archivos den este testimonio tienen que estar accesibles. tratamiento« Toda la documentación que llegue mediante donación. La posibilidad de recibir los depósitos está recogida en la normativa estatal y autonómica. DESCRIPCIÓN E INDIZACIÓN DE FONDOS ARCHIVÍSTICOS: CATALOGACIÓN
Los archivos permiten conocer las acciones que se ha realizado informando de cual ha sido su origen. La comunidad autónoma posee un plazo para optar a la venta. Se lleva a cabo cuando una persona que tiene plena posesión de unos documentos. pago y traslado. Se produce cuando se realizan transferencias entre archivos para tratar de reconstruir fondos documentales. Es necesario realizar un contrato donde se fijen todos los detalles: denominación. Son poco usadas. Si no se hubiese notificado. los cede.
primer lugar a sus usuarios inmediatos (administradores y generadores de documentos), investigadores y ciudadanos. Para que sean accesibles tienen que ser conocidos y deben permitir recuperar la información. Los documentos se tienen que identificar mediante los instrumentos de descripción. Además tienen que ser accesibles para los usuarios que deseen consultar esa documentación en función de los valores informativos o testimoniales. Los usuarios son de muy diversa procedencia y con investigaciones distintas. Los archiveros deben intervenir a lo largo de todo el ciclo vital para elaborar una serie de instrumento que permitan acceder a la información y recuperar los documentos donde ésta se contiene. Estos instrumentos se crean mediante el desarrollo de la fución archivística de indización y descripción. Para situar correctamente esta función es importante que tengamos en consideración este serie de principios. Estas funciones están insertas en una política de gestión de archivos y, por lo tanto, existe una estrecha relación entre todas las funciones archivísticas y los instrumentos de descripción que se hayan desarrollado a lo largo del ciclo vital y elaborado al cumplir esas funciones. La accesibilidad y comunicación de los archivos es la finalidad de la comunicación. Al archivero le incumbirá establecer los mejores medios para permitir el acceso a la información y también indentificar a los usuarios estableciendo sus categorías y sus necesidades informativas. A la hora de crear los intrumentos, los archiveros tienen que enfrentarse al hecho de las diferentes capacidades de usuarios, lo que dificulta la descripción. La descripción debe aportar la información física y el análisis de contenido de los documentos. También, la presentación del contexto en el que se crearon y utlizaron los documentos. Esto variará en función de la unidad archivística. Esta función se percibirá como una actividad que se ejerce sobre los documentos que se van a conservar permentemente aunque deben realizarse revisiones a lo largo de su existencia. Descripción es una representación precisa de una unidad de descripción y de sus componentes, obtenida selecciónando, analizando y ordenando toda la información que permita la información de los documentos y explicar el contexto de su realización. Las conclusiones del análisis se deben reunir en un registro según una estructura normalizada. El objetivo de la descripción se cumple al crear los documentos de descripción que tendrán diferentes caracteristicas de acuerdo a la edad y la finalidad de cada documento. También nos permitará gestionar los depósitos. Por útlimo, la descripción, nos permitirá un control intelectual de los fondos.
La descripción es unitaria de la clasificación. Las unidades para describir son: fondo, serie, subserie y unidades documentales. Por encima del nivel de fondo tenemos el grupo de fondos, el archivo y el conjunto de archivos. Si los niveles de descripción son los mismos, permiten aplicar la estructura orgánica general. Tenemos relaciones horizontales que ponen de relieve las agrupaciones entre unidades relativas a la misma unidad. Las relaciones verticales son las que reflejan la relación jerárquica de las unidades archivísticas Principio de procedencia. No mezlclar diversas procedencias y tratar que se conserve en el orden original del productor. Las normas ISAD (G) tienen una serie de
elementos que indican la procedencia y la estructura interna del fondo. El título, la historia institucional, la historia archivística, contenido y notas. La descripción se realiza de lo general a lo específico. Hay que tener una visión de conjunto. La descripción debe permitir que se relacionen todas las partes del fondo. Se debe tender a una descripción integrada para evitar redundancias y repeticiones. Las descripciones a nivel general serán utilizadas por todos los usuarios. La descripción evoluciona a lo largo del tiempo. Los registros pueden variar y se le pueden añadir elementos informativos. Composición del fondo. En la descripción del fondo se relacionan las características físicas y el análisis. Datos objetivos y subjetivos. Los datos subjetivos fluctuarán en función del archivero; título, redacción y contenido.
PROCESO DE DESCRIPCIÓN
Tiene dos grandes componentes: las características físicas y la descripción relacionada con el contenido (análisis y descripción de datos subjetivos). Estos dos datos se presentan de una forma determinada y de acuerdo con una estructura diferente en función del proceso de descripción que forme parte. Los registros descriptivos son la representación de la unidad archivística que se está describiendo. Se suelen dividir en áreas y campos que serán más o menos desarrollados.
Esta descripción nos remite a la experiencia que se ha desarrolladps en otras desciplinas de las ciencias de la documentación. Las reglas más importantes son las RDDA (Canadá), APPM (EEUU) que se inspiran en las AACR2 Se ha adoptando el reparto de los elementos descriptivos en áreas, aumentando el áera de contenido. Se han distribuido las reglas en capítulos generales y especializados. La elección de los puntos de acceso no temáticos. Se ha normalizado la presentación de los nombre propios. Por último están las fuentes de información, que habrá que fijar para cada área.
Se agrupan todas las descripciones que tienen como objetivo representar la información del documento. Se realiza en tres momentos: 1. Conocimiento del contenido. Este conocimiento se hace mejor cuando los documentos están debidamente estructurados. Sin embargo va a ser una labor más dificultosa cuando los documentos no tienen estructura o no son textuales. Siempre será de gran ayuda conocer la actualidad qie dio orígen al documento. 2. Identificación y selección de términos. El archivero tiene que determinar qué términos va a recoger 3. Traducción de los términos a lenguaje documental normalizado. Se hace un resúmen con vocabulario libre. Se recomienda redactar con frases cortas, evitar
las mezclas de tiempos, frases inútiles, formas pasivas o la terminología del autor. El lenguaje documental es controlado de una forma parcial.
Los más habituales son las guías, catálogos, inventarios« Se definen como aquellos que contienen informaciones que permitan el control de la información y su recuperación. Estos instrumentos responderán a distintos objetivos de cara a que se empleen en la gestión o la difusión. Adoptarán diferentes presentaciones según se hayan concebido para gestión, intermedios o históricos, pero también, en función de niveles de descripción generales o específicos y, por último, dependiendo de la categoría del documento.
Los documentos de gestión tienen una estrecha relación con las actividades por las que han sido originados. La descripción habría que insertarla en un proceso de utilización directa que tiene como objetivo la recuperación de los documentos para sus creadores o usuarios iniciales. El archivero debe partir de la auditoria, que permite el conocimiento de la organización, usuarios y funciones. Debe determinar el volúmen de documentos sobre los que va a intervenir, identificando los elementos para poder describirlos. La auditoria (inventario físico) nos va a aportar una descripción no normalizada de los documentos, pero muchos de estos datos se pueden utilizar en la elaboración de los instrumentos de descripción. Se crean en función de la clasificación de los documentos. El archivero organiza los documentos mediante la estructura que se ha establecido en el cuadro de de clasificación, el cual ya constituye un instrumento de clasifición. Según el sistema empleado en la instalación el cuadro deberá o no completarse con algún instrumento que permita la recuperación. La recuperación puede ser directa, cuando el sistema de clasificación permite el acceso directo a los documentos (expedientes alfabéticos). En otras ocasiones es necesario el empleo de sistemas indirectos, porque el volúmen sea muy amplio, entonces se requiere la utilización de otros instrumentos; ficheros, índices, relación de expedientes« Los instrumentos se pueden realizar partiendo de las series o los documentos, aunque en la mayor parte se realizan a nivel de expediente, para permitir un acceso más rápido. Se limitan a alguna tipología documental y no a toda la documentación, y a algunas unidades administrativas. El instrumento más simple es el que adopta la forma de relación de expedientes o documentos. La relación se puede presentar de dos formas diferentes: alfabética o cuadro de clasificación. Las relaciones se pueden completar añadiendo un código de localización de los códigos descritos. Esto es importante cuando la relación se puede emplear en diferentes áreas de trabajo. Otra posibilidad es la de incluir reenvíos (véase). Además la recuperación se hace a partir de fichas, que describen una unidad. En esa ficha se incorporan los elementos de información que permitan identificar de forma precisa a ese expediente. Los datos más habituales; la denominación, el código, localización, fecha de apertura y una referencia al responsable. Estos instrumentos constituirían los inventarios de la documentación en terminología de archivos históricos. La aparición de los verdaderos registros descriptores se lleva a cabo cuando se incorporan los sistemas informatizados, dado que es con ellos cuando se crean códigos descriptivos con un importante nivel de descripción. No hay un consenso sobre que datos
Permitirán identificar cada uno de los documentos y el contexto en el que fueron creados. A estos elementos se pueden añadir otros que están en función de la tipología o del soporte. resumen.UU La norma australiana. 4. fecha y hora de recepción y/o comunicación. fecha de tratamiento. dado que se insertan en la misma estructura.16 de la ISO 9001 indica que el proveedor deberá establecer y actualizar procedimientos escritos de identificación. ³Design criteria standard for electronic records manegment software´. conservación y eliminación de los registros relativos a la calidad. dirección de conservación. Sólo habrá que añadir elementos nuevos a las descripciones anteriores. materia. el título de la unidad descrita con el nombre asignado en el cuadro de clasificación. fechas extremas. Se prestará especial atención a la unidad creadora y a los datos relativos a la localización. soporte. acceso. Estos elementos se completan con la identificación del emisor. programa. a la que siempre tendrá referencia. ejemplares principales o secundarios. Los elementos que deberían formar parte son el código. NORMAS DE DESCRIPCIÓN: GESTIÓN E INTERMEDIOS En los archivos de gestión o intermedios son escasos los intentos de normalización. título de cada unidad. localización y términos de indización. código del contenedor. resumen del contenido. datos adjuntos. el autor o responsable. fecha de creación.
. Sus elementos obligatorios para describir documentos de archivos son: código del expediente. las fechas extremas. Estas descripciones cuentan con los siguientes elementos: denominación. AS ± 4390. códigos. Es de carácter nacional. organización. pero ha ejercido influencia en la norma ISO equivalente. autor o remitente. la unidad administrativa donde se utiliza. pero con capacidad para influir en los creadores de programas. mención de otras versiones. Además la descripción sigue siendo tributaria de la clasifiación. norma australiana DoD 5015. plantilla necesaria para conocer la estructura y datos relativos al contexto de creación. relación con otros documentos. así como con el código de regla de conservación que se aplica a la unidad. organismo creador o remitente. formato. indización. destinatario. código de identificación del documento. autor. fecha de instalación.2 ± STD no es una norma de descripción propiamente dicha. Se aplica exclusivamente en Australia. regla de conservación. acceso. El art. Todos estos registros deben ser localizables y conservarse en unas instalaciones con ambiente apropiado. Los elementos son: unidad administrativa. si se encuentra la información en otros expedientes. norma en la que se basa.2 ± STD. aborda la descripción a través de la creación de unos registros donde se agrupan informaciones de los documentos. recogida. Ministerio de Defensa de EE. remitente. La DoD 5015. tratamiento tras la etapa de actividad. instalación. No nos va a indicar como describir. tratamiento propuesto.utilizar. destinatario. Estos elementos están especialmente pensados para documentos electrónicos. derechos de autor. sistema a partir del cual se ha creado el documento. Los registros tienen como objetivo dar testimonio de la creación u orígen del documento. Otros datos de carácter opcional son útiles desde la perspectiva de la utilización. localización.
Su documentación se caracteriza por su actividad. en la parte numero 4. relativa a control. donde se les describe. soporte formato. pero sí será el control de los documentos uno de los componentes esenciales de una gestión eficaz. En el proceso de transferencia se les acompaña de todos los instrumentos de descripción además de unidades de entrega. indicación de esencial.
Es un instrumento que describe piezas documentales seleccionadas por su tipología o temática. donde se presenta la estructura. signatura. Es un instrumento que no va a describir exahustivamente sino de una forma orientativa. Tenemos diferentes instrumentos en función del nivel descriptivo: Guías: Tienen la función de orientar y ofrecer una visión general de lo que vayan a describir.. Esta documentación se ordena y se limita a un periodo cronológico. a continuación. autor. instrumentos de descripción y la descripción del fondo. Es un instrumento esencial que describe más o menos analíticamente cada fondo archivístico. El inventario puede describir unidades archivísticas o series. Los elementos del catálogo se deben componer de data crónica y tópica. pero la mayoría son medievales. dimensiones. escritura. (Lodolini). Se pueden realizar catálogos sobre documentos de cualquier época. estado de conservación. se pueden llegar a realizar descripciones pormenorizadas. Deben figurar una introducción de carácter práctico. es una lista de fracciones de serie. aunque cuando se aborda el concepto y metodología se dan confusiones entre inventarios y catálogos. tipología diplomática. No respetan los fondos documentales. asunto. es decir. Inventarios: Es el principal instrumento. sino el de conservación en el cuadro de clasificación. Se deberán incluir referencias a la paleografía. no según el orden de conservación en el depósito. sino que hay una selección objetiva. Se describe.
. destinatario. lengua. apareciendo cada unidad por medio de un resumen en el que se recogen los elementos fundamentales y una descripción externa que será más o menos detallada dependiendo de la antigüedad del documento. cuando se produzca la descripción podrá completarse con la evolución del tratamiento de los documentos. Cuando se realice el tratamiento definitivo. La ordenación puede ser cronológica o alfabética. asunto« Por último las fechas extremas. pueden describir diversas unidades. El inventario propiamente dicho. Catálogo: A partir del siglo pasado se empieza a denominar catalogo a todos los instrumentos de descripción. la historia del centro y del depósito. la introducción. tradición documental y/o indicaciones de autor. realizaremos instrumentos de descripción que describirán a nivel de documento. entrada descriptiva con tipología. Estos elementos se deben complementar por la parte fundamental del inventario. competencia y funcionamiento de la institución. bibliografía relacionada.ARCHIVOS HISTÓRICOS
Debe evolucionar de una manera paralela al tratamiento de los documentos. tradición documental. sellos. encuadernación. soporte. Cuando se describen series se está realizando un inventario y se cataloga cuando la descripción es somera (Heredia). indicación del depósito. Consta de signatura de la unidad de instalación. soporte o dimensiones de documentos antiguos. dañosy causa.
7. impresión. texto transcrito en letras capitales respetando sus particularidades ortográficas. Permite la descripción multinivel.UU) y MAD. No prescribe ninguna puntuación. colgando o no y de donde 8. El tamaño viene determinado por la marca de grafía actual. 2. 3. 1. Especifican los elementos necesarios para la descripción de unidades archivísticas. Contenido figurativo de forma precisa 5. Título 3. Siempre con Después la fecha y/o sus extremos. 3. Se reproducirá una cruz donde empieza el texto y los dos o tres puntos empleados para separar unas palabras de otras. 10. 9. APPM2 (EE. 6.
2. 8. Referencia al documento 10. 4. Cada uno de los niveles incluyen las mismas áreas y el mismo orden. Modo de aposición. que indicar una aproximada. Para identificar los diferentes niveles nos encontramos con: Código del país Información del elemento nivel Presentación material de la descripción en papel o virtual Pueden aplicarse dos grados de descripción Grado 1 2º Grado
1. 4. Fecha
Todos los elementos de la norma
. 5. cuando no haya una concreta habrá Forma y dimensiones. Si hay abreviaturas habrá que desarrollarlas. La materia de soporte y color 7. el diametro y si son biojivales el horizontal y vertical. Productor 4. Leyenda. 6. publicaciones«
Sus orígenes están en las RDDA (Canadá). Si son personas se incluirá su cargo. Las dimensiones se expresan en milimitros. Referencias a otras improntas. Estado de conservación y calidad de impresión 9. Si son circulares. Debe destacarse el nombre de la persona o institución. Codigo de referencia 2.DESCRIPCIÓN DE SELLOS
notas Área de control de la descripción
. 5. Volúmen y soporte de la unidad de descripción Área de Contexto: 1. Valoración. historia archivística 4. Existencia y localización de documentos originales 2. 2. Condiciones de reproducción 3. Organizaciones: reproducción del cuadro Área de condiciones de acceso y utilización 1. 2. Volumen o extensión 6. 1. Instrumentos de descripción Área de documentación asociada 1. 2. 1. Código de referencia: País.5. Condiciones de acceso 2. Nuevos ingresos 4. 1. 4. Nota de publicaciones Área de notas 1. Alcance y contenido 2. 4. 3. 4. archivo e identificación local 2. 4. Características físicas y requisitos técnicos 5. selección y eliminación 3. 1. Historia institucional o biográfica 3. 5. Nivel de descripción 5. Nombre del productor(es) 2. 1. Título: unidad de descripción 3. 2. 3. Fechas 4. 3. 3. 1. 4. Lengua y escritura 4. Unidades de descripción relacionadas 4. Nivel de descripción
Área de identificación 1. 2. Existencia y localización de copias 3. Forma de ingreso Área de contenido y estructura 1. 3.
ART. a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imágen.1. clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas. el constituirse en centros al servicio de la propia persona productora de la documentación y al servicio de los ciudadanos. INTERESES ESENCIALES DEL ESTADO
(Serán de libre consulta) «a no ser que afecten a materias clasificadas. concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público. en otro caso.
LEY 16/1985 DEL PATRIMONIO HISTÓRICO ESPAÑOL (art.)
Con caracter general. o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de los delitos. 105 b
La Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos. Reglas y normas 3. de cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.)
. (art. Todas las funciones en los archivos tienen como finalidad inmediata y última a la vez. serán de libre consulta«
LEY 16/85. a su honor. 3. de acuerdo con la Ley de Secretro Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley. 57 a. 57 a. 1. Nota del archivero 2. (art. la averiguación de delitos y la intimidad de las personas. no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados« Plazos de reserva: «o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte. conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria. 2. tales documentos. 57 c.
CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA. LA DIFUSIÓN DE ARCHIVOS: LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
La constitución garantiza el acceso a la documentación.)
LEY 16/85. salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado. si su fecha es conocida o. Fecha de la descripción
TEMA 8. procesal. DERECHO AL HONOR E INTIMIDAD DE LAS PERSONAS
Los documentos que contengan datos personales de caracter policial.
iespana. Su función es dar fe. al conceder una merced. Tras esto la exposición de motivos y la parte dispositiva. En la parte central está aquello que se certifica encabezado por Certifico cierra con y para que conste en se certifica. Se
.TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
http://www.es/castronauta/tipos. para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho. Si se trata de confirmaciones viemos carta abierta seguida de la copia literal. se emplearon durante los reinados de Alfonso X y sus sucesores. seguidas de la dirección. aunque a veces se pasa al mandato. las abiertas. Notificativas: Comienzan por la notificación. Las de papel se suelen emplear para autorizaciones. En el caso de las intitulaciones. pueden estar escritas en pergamino o papel. Se distinguen dos tipos: o o Intitulativas: Comienzan por la Intitulación del Rey. Las cartas notificativas tienen siempre una dirección genérica Sepan cuantos esta carta vieren Conocida cosa sea a todos . alguacilazos. se utiliza la formula per facer bien . por lo que comienzan por la Intitulación. salvo que ésta última lleva sello de plomo y
la abierta uno de cera. por
lo que serán siempre los secretarios los que certifican con visto bueno del responsable superior.
 Certificado: Se inicia por el nombre y cargo de quien certifica. se dirigen a algo concreto. mientras que las de pergamino se emplean para la concesión de merindades. En el siglo XIV es cuando dejan de utilizarse.
A su vez. Hay que destacar la fórmula Como nos Don . En la parte final aparecen las cláusulas penales para que se haga lo dispuesto Que ninguno sea osado de ir contra
. a . En la exposición de motivos de las cartas reales. exenciones de tributos Este tipo de documentos no tienen una duración muy prolongada en el tiempo. Sancho IV y Fernando IV.htm
Acta Certificado Carta abierta Carta misiva Expediente Extracto Informe Minuta Oficio Real Cédula Real Decreto Real Orden Tipo Documental
 Acta: Documento redactado con unas características internas y externas determinadas
que lo validan. alcaldías. dar órdenes a consejos. A continuación la exposición de motivos y la parte dispositiva. En ocasiones se establecen los límites de lo que
 Carta abierta: Carta Real como la plomada. aunque podemos encontrarnos todavía con alguna en los siglos XV y XVI en las cartas plomadas.
En la salutación pone envío muchos saludos .
 Informe: se identifica quién informa  Minuta: Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Régimen. La parte dispositiva en
términos de ruego. en cambio.
 Carta misiva: Es un documento utilizado por la corona para relacionarse con otros
monarcas. etc. Después la
dirección. contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes. día y mes.Por último se anuncia la validación. aunque no suele figurar el año. Terminan con la data Dada Fecha con datas tópicas y cronológicas completas. sin destacarse y seguido de la salutación. mediante sello pendiente. pero sigue utilizándose el tono rogativo con la data completa y expresando el año con decenas
 Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. abreviando. jurídico. La data se inicia con la palabra fecha o dada con el lugar. las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original.. de deferencia en el trato. copiado simultáneamente al original y sin ningún signo de validación. Se suprime la salutación. nombre y cargo.
parte expositiva se dedica a alabar a la gente. En el siglo XV hay modificaciones y la Intitulación aparece destacada en la parte alta. la minuta se convierte en un documento idéntico. Con la generalización del uso de la máquina de escribir.
. u omitiendo. La validación con la rúbrica del Rey y refrendo del secretario. Después la notificación fago vos saber . en algunas ocasiones. si lo hacéis me pondréis muy contento Yo el Rey
es el comienzo. en la . Después una fórmula de cortesía como aquellos de quién mucho confiamos . aunque también se utiliza para dar órdenes. Incorporan muchas ordenes de cortesía. algunas veces lleva una media rúbrica y un sello que indica que es tal minuta. la minuta es la redacción
previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo.
 Extracto: Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y
primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que.
En los más antiguos. de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor. se escribe en papel cuartilla. Suele aparecer un encabezamiento con el tratamiento de la persona a la que se dirige y una exposición de los hechos. Por ello. Se caracteriza por:
.E. que dictan disposiciones de los asuntos de su competencia por delegación del Rey. A partir del XVIII y XIX son documentos más extensos. La validación va con la rúbrica del Rey. En la última línea figurará la dirección con el cargo y/o nombre. muchos años . cargo y dependencia. generalmente vertical. antefirma.
 Oficio: Documento breve. Se crean las
Secretarías de Despacho. Siempre en la parte final irá la dirección con el cargo que ostente el destinatario. El texto es breve y con alguna exposición.En las últimas décadas. Dios guarde a V. antes del XVII. Tiene una
estructura sencilla lo que la convirtió en uno de los documentos más usados. se llama minuta al ejemplar del documento original. libre redacción. Se encabeza con el tratamiento de la persona a la que va dirigido. para los efectos correspondientes . Suele aparecer una invocación con una cruz y una exposición de motivos.
Se caracteriza por la brevedad.
 Real Cédula: Aparece en el siglo XV con Juan II y se prolonga hasta el XVIII. La fecha completa y la rúbrica del secretario o ministro. La parte dispositiva utiliza la formula vengo en decretar línea aparte y una dirección personal. en la redacción de las Reales Ordenes siempre se expresa está circunstancia. Puede ser: o o o Oficio de remisión: se reenvía algo Oficio de presentación Oficio de traslado
 Real Decreto: Se dividen cronológicamente. eran
utilizados para comunicarse el Rey y los Consejos. la fecha en
 Real Orden: Nace como consecuencia de las reformas de Felipe V. Suele comenzar la parte normativa con la expresión Su M. con mayores fórmulas y se destinan a comunicar resoluciones regias. por tanto. Lo comunico . Aquí lo participo de Real Orden . Suelen estar autografiados. dotado. Por orden del Rey . con un signo personal yendo al dorso de las consultas.I. Finaliza con la fecha completa. idéntico a éste. con
membrete y en la parte izquierda tiene un margen amplio para las diligencias. El Rey que Dios guarde se ha servido disponer Termina con la exposición de Real Orden lo comunico a V.
. regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato. contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo.o o o o o o o
Una invocación encabezando el documento + Intitulación El Rey aislada y centrada en la parte superior A continuación una dirección implícita o explícita Parte expositiva Cláusulas finales anuncia la validación La fecha suele iniciarse con el término dada Suscripción regia y refrendo del secretario fecha en
 Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de
una competencia concreta. el expediente personal).
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