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Timestamp: 2013-05-22 09:22:15+00:00

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Concepto 220-045169 de 13-06-2012 | Normatividad - actualicese.com
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Superintendencia de Sociedades Concepto 220-045169
R/. Al respecto, procede remitirse al Decreto 2649 de 1993 que reglamenta entre otros el libro de actas, particularmente al precepto contenido en el artículo 131 que en lo pertinente da alcance a los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, y a ese efecto establece: "Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto". Tratándose de corrección de simples errores de transcripción, el artículo 132 ídem, prescribe que éstos “…se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección” De la lectura de las normas invocadas claramente se infiere que si el error consiste en la omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc., estos yerros podrán subsanarse mediante la anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección; contrario sensu, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios, "…señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo". Si el error se trata de una inconsistencia de fondo en los datos consignados en los libros, su corrección deberá efectuarse a través de un acta adicional que en tal sentido elaboren y suscriban las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la respectiva reunión, siempre que, se repite, en el acta originalmente levantada, conste la aprobación de dicha decisión, en caso contrario, se requerirá que el acta adicional sea puesta a consideración del correspondiente órgano para su aprobación. 3. En el evento de libros que fueron registrados de manera oportuna por una sociedad, y los espacios para asiento de la información de la sociedad fue copada con lo actuado sin que se hubiera presentado a registro nuevos libros para consignar la información faltante de la empresa, ¿esta puede ser consignada en los nuevos libros registrados aún tratándose de años anteriores?
1. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN. Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos.
Por otra parte, respecto de los libros que hoy día ya no son objeto de inscripción ante el Registro Mercantil, sí persiste la obligación de mantenerlos actualizados, tal como se expuso en la respuesta al punto anterior. No llevar los libros, o mantenerlos desactualizados equivale a inobservar el aludido artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por lo que dicho incumplimiento puede acarrearle a la sociedad y a sus administradores sanciones tal como la contemplada por el Numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, según el cual esta superintendencia cuenta con la facultad de imponer multas, sucesivas o no, a quienes incumplan la ley, los estatutos sociales o las instrucciones por ésta impartidas. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
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References: artículo 131
 artículo 132
 artículo 125
 artículo 86
 artículo 25
 Resolución