Source: http://www.gis-ggmbh.de/stiftung_geschaeftsordnung.php
Timestamp: 2020-02-18 17:35:24+00:00

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GIB-Stiftung Geschäftsordnung
GIB-STIFTUNG –
Der Gründungsvorstand trägt die Verantwortung für die Führung und strategische Weiterentwicklung der Stiftung mit ihren Beteiligungs­gesellschaften (Unternehmensverbund) mit dem Ziel, die in § 2 Stiftungs­satzung beschriebenen Stiftungszwecke bestmöglich zu erfüllen. Dabei hat er die Grundsätze von Fachlichkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Gesetz und Recht sowie die Stiftungssatzung und Beschlüsse des Stiftungsrates zu beachten.
Die Führung des Unternehmensverbundes erfolgt mit dem Selbstverständnis, vorrangig Menschen mit Intelligenzminderung und zusätzlichen psychia­trischen Erkrankungen zu ermöglichen, sich im sozialen Umfeld mit angemessenen Lebensräumen zum Wohnen, für Beschäftigung und zur Freizeitgestaltung zu entfalten. Daneben werden mit denselben Zielen Angebote im Seniorenbereich gemacht.
Die Geschäftsordnung konkretisiert diese Führungsaufgabe und ergänzt insoweit die gesetzlichen Grundlagen und die Stiftungssatzung. Diese Geschäftsordnung dient dem Gründungsvorstand für eine zeitgemäße und für die Größe der Stiftung angemessene strategische Weiterentwicklung und Geschäftsführung der Stiftung.
Neben diesem Ziel beschreibt die Geschäftsordnung auch die Unterstützung des Stiftungsrates durch den Gründungsvorstand.
§1 Geltungsbereich/Gründungsvorstand
Diese Geschäftsordnung gilt für den Gründungsvorstand gemäß § 8 Abs. 2 Stiftungssatzung.
Die Mitglieder des Gründungsvorstands sind gleichberechtigte Vorstands­vorsitzende. Sie können jeweils nur einstimmig vom Stiftungsrat aus wichtigem Grunde abberufen werden (§ 8 Abs. 2 Stiftungssatzung).
Scheiden die Mitglieder des Gründungsvorstands aus dem Vorstand aus, ist die Geschäftsordnung den dann anzuwendenden Vorschriften der Stiftungssatzung anzupassen.
§2 Arbeitsgrundsätze
Ideelle und rechtliche Grundlagen, Unternehmensethik: Bei seiner Tätigkeit hat der Gründungsvorstand die ideellen Ziele der Stiftung, die insbesondere in der Satzungspräambel, im Stiftungszweck und in der Unternehmensphilosophie "Unser Bild vom Menschen" und "Ziele und Leitsätze" zum Ausdruck kommen, die Satzung, Beschlüsse des Stiftungsrats sowie diese Geschäftsordnung zu beachten.
Die Mitarbeiter erfahren besondere Wertschätzung und Respekt für ihre verantwortungsvolle und anspruchsvolle Arbeit.
Corporate Governance (Grundsätze guter Unternehmensführung) und Corporate Compliance (Schaffung und Überwachung präventiver interner Verhaltensregeln): Der Gründungsvorstand führt die Geschäfte des Unternehmensverbundes im eingangs genannten Selbstverständnis und zugleich mit der Sorgfalt eines gewissenhaften Kaufmanns. Er achtet auf die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben, z. B. aus Gesetz und Recht, Verordnungen, Bescheiden und Verträgen sowie auf die langfristige wirtschaftliche Stabilität des Unternehmensverbundes. Er beachtet die von der Stiftung und ihren Beteiligungsgesellschaften im Unternehmensverbund eingegangenen Selbstverpflichtungen.
Mitarbeiter- Organisations- und Qualitätsentwicklung: Der Gründungsvorstand trägt für die stetige Mitarbeiter-, Qualitäts- und Organisationsentwicklung der Stiftung und der Betriebsgesellschaften entsprechend der Ressort- und Gesamtverantwortung Sorge.
Wirtschaftlichkeit, Fachlichkeit und Interessenausgleich mit wesentlichen Anspruchsgruppen: Der Gründungsvorstand sorgt für einen fairen und transparenten Interessenausgleich zwischen den wesentlichen Anspruchsgruppen, insbesondere Betreute / gesetzliche Betreuer und Angehörige, Mitarbeiter sowie Sozialleistungs-/Kostenträger, wobei die Hilfebedürftigen stets im Mittelpunkt stehen. Der Gründungsvorstand hat so zu handeln, dass die Grundsätze der Fachlichkeit und Wirtschaftlichkeit entsprechend den Möglichkeiten der Rahmenbedingungen gewahrt bleiben. Dies bedeutet insbesondere den sorgfältigen Umgang mit den Ressourcen sowie eine angemessene Abwägung zwischen Mitteleinsatz, Fachlichkeit und potenziellem Ertrag.
Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Die Mitglieder des Gründungsvorstands fördern eine vertrauensvolle Zusammenarbeit insbesondere unter Beachtung einer transparenten Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens, einschließlich seiner Gremien.
Verschwiegenheit: Die Mitglieder des Gründungsvorstands sind, auch über ihre Amtszeit hinaus, zur Verschwiegenheit über alle der Vertraulichkeit unterliegenden Stiftungsangelegenheiten verpflichtet. Mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen haben sie alle Unterlagen, die sie in ihrer Eigenschaft als Organmitglied erhalten haben und die einer Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, sowie davon erstellte Kopien der Stiftung unverzüglich zurückzugeben und ggf. privat gespeicherte Daten zu löschen; die erfolgte Löschung ist der Stiftung auf Verlangen schriftlich zu bestätigen. Ein Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen und Daten besteht nicht.
Wettbewerbsverbot: Die Mitglieder des Gründungsvorstands unterliegen während ihrer Amtszeit einem Wettbewerbsverbot. Dies schließt die Akquise von Mitteln aus gleichen oder ähnlichen Quellen für verbundfremde Zwecke ein. Ausgenommen von dem Wettbewerbsverbot sind Tätigkeiten für solche Organisationen, in denen der Unternehmensverbund seine Tätigkeit realisiert. Der Stiftungsrat kann generell oder im Einzelfall eine Befreiung gewähren. Mögliche Interessenkonflikte sind den Mitgliedern des Stiftungsrats unverzüglich mitzuteilen.
Einsatz angemessener Managementinstrumente: Der Gründungs­vorstand wird für die Größe des Geschäftsbetriebes angemessene und allgemein anerkannte Maßnahmen und Instrumente für ein gutes Management entwickeln, umsetzen und laufend weiterentwickeln. Dazu gehören die Aufstellung und Umsetzung des jährlichen Geschäftsplanes sowie dessen Steuerung, operatives und strategisches Controlling, mehrjährige Investitionsplanung, Steuerung über anerkannte, geschäftsbereichs-spezifische Kennzahlen, Qualitäts-, Organisations-, Projekt- und Mitarbeiterentwicklung einschließlich Zielvereinbarungen, Marketing, Dokumenten­management sowie Beschwerdemanagement für Betreute, Mitarbeiter und Geschäftspartner.
Umgang mit Interessenkonflikten, Einfluss auf Geschäftspartner: Bereits die Gefahr von Interessenkonflikten bei Mitgliedern des Gründungsvorstands ist von diesen unverzüglich dem Stiftungsrat anzuzeigen. Die Annahme von persönlichen Geschenken/­Zuwendungen oder Vergünstigungen, die über das im Geschäftsbereich übliche Maß hinausgehen, ist verboten. Dasselbe gilt für die Häufung niedrigschwelliger Sachverhalte dieser Art mit jeweils denselben Geschäftspartnern. In der vorbeschriebenen Weise darf auch nicht zu Gunsten von Geschäftspartnern gehandelt werden. Ihnen gegenüber sind alle Formen der Einflussnahme, die gegen Gesetze verstoßen oder bei Bekanntwerden den Ruf des Unternehmensverbundes schaden könnten, zu vermeiden.
Einbeziehung des Unternehmensverbundes: Der Gründungs­vorstand trägt die Verantwortung, dass diese Arbeitsgrundsätze im Unternehmensverbund der Stiftung durch die jeweiligen Organe umgesetzt werden.
§3 Aufgaben des Gründungsvorstands
Der Gründungsvorstand hat für die dauernde und nachhaltige Erfüllung des Stiftungszweckes zu sorgen (§ 9 Abs. 1 S. 1 Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand trifft die strategischen Entscheidungen für die Weiterentwicklung der Stiftung (§ 9 Abs. 1 S. 2 Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand führt die Geschäfte der Stiftung (§ 9 Abs. 1 S. 2 in Verbindung mit § 8 Abs. 1 Stiftungssatzung) und vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich. Die Mitglieder des Gründungsvorstands sind einzelvertretungsberechtigt. Folgende Rechtsgeschäfte bedürfen der Zustimmung beider Mitglieder des Gründungsvorstands:
Rechtsgeschäfte über 500.000 €,
Der Gründungsvorstand stellt das strategische und operative Controlling der Stiftung sicher.
Der Gründungsvorstand hat das Grundstockvermögen ungeschmälert in seinem nominalen Wert zu erhalten. Vermögensumschichtungen sind zulässig (§ 4 Abs. 2 Stiftungssatzung). Er ist zur gewissenhaften und sparsamen Verwaltung des Stiftungsvermögens und der sonstigen Mittel verpflichtet (§ 9 Abs. 1 S. 3 Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand entscheidet über die Annahme von Zustiftungen und darüber, ob diese dem Grundvermögen zuwachsen sollen (§ 4 Abs. 1 Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand nimmt die Aufgaben des Gesellschafters in den Beteiligungsgesellschaften wahr.
Der Gründungsvorstand wählt den Abschlussprüfer aus und beauftragt diesen (§ 11 Abs. 2 letzter Satz Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand nimmt den Bericht des Abschlussprüfers entgegen und legt ihn dem Stiftungsrat vor (§ 5 Abs. 2 Stiftungssatzung).
Zu den Aufgaben des Stiftungsvorstands gehören auch
die Aufstellung und Umsetzung des jährlichen Geschäftsplans der Stiftung und die Feststellung der Geschäftspläne ihrer Beteiligungsgesellschaften (§ 9 Abs. 1 litt. a Stiftungssatzung in Verbindung mit § 11 Abs. 2 letzter Satz Stiftungssatzung),
Sorge für die Entwicklung und den Einsatz adäquater Management­instrumente (§ 9 Abs. 1 litt. b Stiftungssatzung),
Vorlage vierteljährlicher, die Beteiligungsgesellschaften einbe­ziehender Berichte zu den wesentlichen wirtschaftlichen und strukturellen Entwicklungen des Unternehmensverbundes zur laufenden Unterrichtung des Stiftungsrats (§ 9 Abs. 1 litt. d Stiftungssatzung),
die Entscheidungen zur ordnungsmäßigen Verwendung der Erträge des Stiftungsvermögens und etwaiger zum Verbrauch bestimmter Zuwendungen (§ 9 Abs. 1 litt. e Stiftungssatzung),
Übernahme der Trägerschaft von nicht-rechtsfähigen Stiftungen sowie von Betrieben mit gleichem oder ähnlichem Zweck (§ 4 Abs. 5 Stiftungssatzung),
die Fertigung des Berichts über die Erfüllung des Stiftungszwecks sowie die Aufstellung des Jahresabschlusses (§ 9 Abs. 1 litt. f Stiftungssatzung),
Fortschreibung der Geschäftsordnung des Gründungsvorstands gemäß § 9 Abs. 4 Stiftungssatzung,
Berufung weiterer Mitglieder des Vorstandes (§ 8 Abs. 2 S. 2 Stiftungssatzung).
§4 Aufgabenverteilung zwischen den Mitgliedern des Gründungsvorstands
Jedes Vorstandsmitglied trägt die Gesamtverantwortung für die Erfüllung aller Vorstandsaufgaben (§ 9 Abs. 4 S. 1 Stiftungssatzung - Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung). Die Mitglieder des Gründungsvorstands informieren sich regelmäßig zeitnah über die Entwicklung und Wahrnehmung der Aufgaben in ihrem Geschäftsbereich. Kommt nach Auffassung eines Vorstandsmitgliedes das andere Vorstandsmitglied seinen Aufgaben nicht nach, kann es den Stiftungsrat anrufen.
Die Mitglieder des Gründungsvorstands nehmen, auch im Falle der Berufung weiterer Vorstandsmitglieder, die Vorsitzendenfunktion gemeinsam wahr (§ 8 Abs. 2 Stiftungssatzung)
Den Mitgliedern des Gründungsvorstands sind Aufgaben durch den Geschäftsverteilungsplan in jeweils erster Zuständigkeit zugeordnet (siehe Anlage).
Darüber hinaus nehmen die Mitglieder des Gründungsvorstands folgende Aufgaben in gemeinsamer Verantwortung wahr:
Vorbereitung der grundlegenden strategischen Ausrichtung, Planung und Weiterentwicklung der Stiftung einschließlich des strategischen Controllings,
Aufstellung, Umsetzung und operatives Controlling des jährlichen Geschäftsplans der Stiftung, einschließlich der Reaktion auf wesentliche Abweichungen,
Feststellung der jährlichen Geschäftspläne der Beteiligungs­gesellschaften, einschließlich der Überwachung der Umsetzung und Kontrolle der Reaktion auf wesentliche Abweichungen,
Berichterstattung an den Stiftungsrat zu den wesentlichen wirtschaftlichen und strukturellen Entwicklungen (§ 9 Abs. 1 litt. d Stiftungssatzung) sowie über wesentliche Vorkommnisse in der Stiftung (§ 9 Abs. 2 Stiftungssatzung),
Bestellung des Abschlussprüfers (§ 11 Abs. 2 letzter Satz Stiftungssatzung),
Fertigung des Jahresberichts über die Erfüllung des Stiftungszwecks, Aufstellung des Jahresabschlusses und Entgegennahme von dessen Bericht (§ 5 Abs. 2 Stiftungssatzung) sowie die Vorlage dieser Berichte beim Stiftungsrat,
Abstimmung wesentlicher Maßnahmen und Projekte von ressortübergreifender oder besonderer Bedeutung für den Unternehmensverbund,
Weiterentwicklung der Geschäftsordnung und des Geschäftsverteilungsplans.
Die Mitglieder des Gründungsvorstands vertreten sich gegenseitig im erforderlichen Umfang bei Urlaub, Krankheit und sonstiger längerer Verhinderung sowie nach Absprache. Einzelheiten sind im Geschäftsverteilungsplan geregelt.
§5 Aufgaben des Gründungsvorstands
in der Zusammenarbeit mit dem Stiftungsrat
Der Gründungsvorstand bereitet rechtzeitig - in der Regel acht Wochen - vor den Sitzungen des Stiftungsrates die Tagesordnung und Vorlagen vor. Spätestens sechs Wochen vor der Sitzung findet hierzu eine Abstimmung zwischen Gründungsvorstand und Stiftungsratsvorsitzenden statt. Die Einladung mit der abgestimmten Tagesordnung und Vorlagen werden in der Regel fünf Wochen vor der Sitzung von der Geschäftsstelle der Stiftung versandt.
Der Gründungsvorstand stellt die Protokollierung der Sitzungen des Stiftungsrates sicher. Der Protokollentwurf wird innerhalb von zwei Wochen nach der Sitzung dem Vorsitzenden des Stiftungsrates zur Freigabe und Unterschrift des Versammlungsleiters und einem weiteren Mitglied zugeschickt. Der Vorsitzende des Stiftungsrates regelt den Rücklauf so, dass die Geschäftsstelle in der Lage ist, satzungsgemäß vier Wochen nach der Sitzung das unterschriebene Protokoll an die Mitglieder der Organe der Stiftung zu versenden.
Die Mitglieder des Gründungsvorstands können auf Einladung des Stiftungsrates mit beratender Stimme an den Sitzungen des Stiftungsrates teilnehmen.
Über wesentliche Vorkommnisse in der Stiftung oder einer ihrer Beteiligungen hat der Gründungsvorstand außerhalb der turnusmäßigen Sitzungen dem Stiftungsratsvorsitzenden, bei gravierenden Sachverhalten auch allen Stiftungsratsmitgliedern unverzüglich ausführlich zu berichten (§ 9 Abs. 2 Stiftungssatzung).
Der Gründungsvorstand legt dem Stiftungsrat zur Beschlussfassung gemäß § 11 Abs. 2 Stiftungssatzung vor
den Geschäftsplan für das kommende Wirtschaftsjahr (§ 11 Abs. 2 litt. c in Verbindung mit § 11 Abs. 2 letzter Satz Stiftungssatzung), in der letzten Sitzung des Stiftungsrats des laufenden Jahres,
Entscheidungen über den Umgang mit Abweichungen vom Gesamtplan von mehr als 10% (§ 11 Abs. 2 litt. d Stiftungssatzung),
den Jahresabschluss und Prüfbericht der Stiftung zur Feststellung und zur Kenntnisnahme sowie die Jahresabschlüsse der Beteiligungs­gesellschaften (§ 11 Abs. 2 litt. j Stiftungssatzung),
Vorschläge zur Gründung, Erwerb und Veräußerung anderer Unternehmen oder Erwerb einer Beteiligung von mehr als 10% an solchen sowie über deren Statute sowie Entscheidungen über die Besetzung von deren Aufsichtsgremien (§ 11 Abs. 2 litt. f Stiftungssatzung),
Vorschläge zu grundlegenden Strukturmaßnahmen der Stiftung, die Gegenstands- oder Zweckänderungen gleichkommen, auch in den Beteiligungsgesellschaften (§ 11 Abs. 2 litt. g Stiftungssatzung),
Leasing-, Pacht- und Mietverträge mit einem Gesamtbetrag der Verpflichtungen von mehr als 10% des zuletzt festgestellten Jahresumsatzes bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungs­termin, soweit diese nicht im Geschäftsplan enthalten sind (§ 11 Abs. 2 litt. m Stiftungssatzung),
Gewährung von Sicherheiten (z. B. Verpfändung, Sicherungsübereignung) und die Bewilligung von Krediten außerhalb des üblichen Geschäftsverkehrs sowie Übernahme fremder Verbindlichkeiten; davon ausgenommen sind Darlehen an Arbeitnehmer, wenn der Stiftungsrat eine allgemeine Regelung beschlossen hat (§ 11 Abs. 2 litt. n Stiftungssatzung),
Erlass von Forderungen gegen Organmitglieder oder Arbeitnehmer oder wenn der Erlass von Forderungen im Laufe eines Geschäftsjahres mehr als 0,5% des zuletzt festgestellten Jahresumsatzes übersteigt (§ 11 Abs. 2 litt. o Stiftungssatzung).
Außerdem legt der Gründungsvorstand dem Stiftungsrat zur Zustimmung die Geschäftsordnung sowie Änderungen derselben gemäß § 9 Abs. 4 Stiftungssatzung vor.
Sollte den Informationsansprüchen des Stiftungsrats in begründeten Einzelfällen das Interesse des Unternehmensverbundes entgegenstehen, kann der Gründungsvorstand durch einstimmigen Beschluss die Informationsweitergabe auf den Stiftungsratsvorsitzenden, seinen Stell­vertreter oder einen vom Stiftungsrat benannten Beauftragten beschränken, der eigenverantwortlich über die Information des Stiftungsrats befindet.
Aus wichtigem Grund kann der Vorsitzende des Stiftungsrats den Gründungsvorstand und der Gründungsvorstand den Stiftungsrat einberufen (§ 7 Abs. 2 Stiftungssatzung).
§6 Einberufung von Vorstandssitzungen
Über die Verantwortlichkeit für die Einberufung, Organisation, Leitung und Protokollierung der Vorstandssitzungen stimmen sich die Mitglieder des Gründungsvorstands ab.
Vorstandssitzungen finden vierteljährlich sowie nach Bedarf statt (§ 7 Abs. 1 S. 1 Stiftungssatzung). Die regelmäßigen Sitzungstermine legt der Gründungs­vorstand jeweils für ein Jahr im Voraus fest.
Sitzungen werden unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung einer Frist von mindestens zwei Wochen schriftlich einberufen (§ 7 Abs. 1. S. 1 Stiftungssatzung). Die erforderlichen Unterlagen sind der Einladung beizufügen oder bis spätestens eine Woche vor der Sitzung nachzureichen (§ 7 Abs. 1 S. 2 Stiftungssatzung). Die Termine von außerordentlichen Vorstands­sitzungen sowie deren Ort werden einvernehmlich, ohne Einhaltung einer Frist, unter den Mitgliedern des Gründungsvorstands abgestimmt. Ladungsfehler gelten als geheilt, wenn alle Mitglieder des Gründungsvorstands anwesend sind und keines Widerspruch einlegt.
§7 Ablauf, Beschlussfassung und Dokumentation von Vorstandssitzungen
Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. Der Gründungsvorstand kann Gäste zulassen.
Der Gründungsvorstand ist beschlussfähig, wenn satzungsgemäß eingeladen wurde und beide Mitglieder des Gründungsvorstands an der Sitzung teilnehmen (§ 7 Abs. 1 S. 3 Stiftungssatzung).
Die Beschlüsse werden einvernehmlich gefasst.
Das zuständige Vorstandsmitglied erstellt zeitnah ein Protokoll der Vorstandssitzung, das vom Leiter der Sitzung und dem weiteren Vorstandsmitglied zu unterschreiben ist.
Mit Zustimmung der Mitglieder des Gründungsvorstands sind auch technisch vermittelte Mitwirkung und Stimmabgabe, Beschlussfassungen im Umlaufverfahren, nachträgliche Stimmabgabe einzelner Mitglieder innerhalb einer bei Beschlussfassung festgelegten Frist, eine verkürzte Ladungsfrist und die Nachreichung von Unterlagen zulässig. Ein Vorstandsmitglied kann schriftlich zur Teilnahme an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren oder auf elektronischem Weg aufrufen. Bei Abstimmungen in elektronischer Form müssen beide Mitglieder des Gründungsvorstands ihre Stimme zum Beschlussgegenstand abgeben (§ 7 Abs. 3 Stiftungssatzung).
Diese Geschäftsordnung hat der Gründungsvorstand gemäß § 9 Abs. 4 Stiftungssatzung am 27. April 2017 beschlossen.
Der Stiftungsrat hat der Geschäftsordnung am 19.06.2017 zugestimmt.
Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Beschlussfassung durch den Gründungsvorstand sowie der Zustimmung des Stiftungsrates.
Geschäftsordnung der GIB-Stiftung

References: § 2

§1
 § 8

§2

§3
 § 8
 § 11
 § 9

§4

§5
 § 11
 § 11
 § 9

§6

§7
 § 9