Source: http://docplayer.pl/3132980-K-es-0913-07-07-p-r-o-t-o-k-o-l.html
Timestamp: 2018-06-20 23:35:10+00:00

Document:
K.ES /07 P R O T O K Ó Ł - PDF
K.ES /07 P R O T O K Ó Ł
Download "K.ES.0913-07/07 P R O T O K Ó Ł"
1 K.ES /07 P R O T O K Ó Ł z kontroli przeprowadzonej w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie Adres: Gryfino, ul. Niepodległości 39 REGON: NIP: Kontrola została przeprowadzona na podstawie uchwały nr 194/2007 z dnia r. Zarządu Powiatu w Gryfinie, w sprawie przeprowadzenia kontroli okresowej i oceny działalności Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie oraz uchwały nr 250/2007 z dnia r. Zarządu Powiatu w Gryfinie, w sprawie zmiany uchwały nr 194/2007 z dnia r. Zarządu Powiatu w Gryfinie, w sprawie przeprowadzenia kontroli okresowej i oceny działalności Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie, przez Zespół działający na podstawie upoważnień, w następującym składzie: 1) - Przewodnicząca-upoważnienie do kontroli nr 22/07, w zakresie gospodarki finansowej, w tym stosowania Prawa zamówień publicznych, 2).- Członek- upoważnienie do kontroli nr 24/07, w zakresie realizacji zadań statutowych, dostępności i poziomu udzielanych świadczeń oraz prawidłowości gospodarowania mieniem, 3).- Członek-upoważnienie do kontroli nr 26/07, w zakresie gospodarki finansowej. Termin kontroli określony uchwałą nr 194/2007 z dnia r. Zarządu Powiatu w Gryfinie: od do roku, przedłużony uchwałą nr 250/2007 z dnia r. Zarządu Powiatu w Gryfinie do r. Okres objęty kontrolą: 2005, 2006, 2007 rok. Sposób doboru próby: niestatystyczny. I. Ustalenia ogólne organizacyjne 1. Forma prawna kontrolowanej jednostki-samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, pokrywający z posiadanych środków i uzyskiwanych przychodów koszty działalności i zobowiązania, zwany w dalszej części protokołu Zakładem, działa na podstawie Statutu Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie, wprowadzonego w życie Uchwałą Rady Powiatu nr XXI/230/2001 z dnia r., zmieniony Uchwałą Rady Powiatu nr XXXVII/461/2006 z r. Gospodarkę finansową prowadzi na zasadach określonych w ustawie z dnia 31 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tj. Dz.U. z 2007 r., nr 14, poz.89) oraz w oparciu o obowiązujące przepisy prawa finansowego. 2. Zakład jest wpisany do rejestru zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego-rejestr Stowarzyszeń i innych organizacji społecznych i zdrowotnych, fundacji publicznych i zakładów opieki zdrowotnej pod numerem , data wpisu r. 3. Zakład uzyskał wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XVII Wydział Gospodarczy pod Nr z dnia r. 4. Kierownictwo zakładu jest jednoosobowe, zakładem kieruje Pani.- w ramach umowy o pracę (uchwała nr 343 Zarządu Powiatu w Gryfinie z dnia 5 kwietnia 2001 r. w sprawie powołania Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej-Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie). 5. W Zakładzie brak jest z-cy Dyrektora. 1
2 6. Obsługę księgową wykonuje w ramach umowy zlecenia Pani -umowa zlecenia-na czas określony od r. do roku. 7. W okresie objętym kontrolą zostało przeprowadzone badanie sprawozdania finansowego za 2006 r. Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo- Leczniczy w Gryfinie, przez Zachodniopomorską Kancelarię Audytorską BUR sp. z o.o. w Szczecinie. 8. Dyrektor osobiście sprawuje nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli wewnętrznej oraz za wykorzystanie sygnałów kontroli i jej wyników. II. Opis stanu faktycznego i prawnego działalności jednostki kontrolowanej, stwierdzony w toku kontroli, w tym ustalonych nieprawidłowości. A. Wskazanie podstaw prawnych dokonanych ustaleń: 1. Ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tj. Dz.U. z 2007 r., nr 14, poz.89). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr 210, z 2004 r., poz.2135, z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19 z 2004 r., poz.177 z późn. zm.). 4. Ustawa z dnia r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 11 z 2007 r., poz.74 z późn.zm). 5. Ustawa z dnia r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Nr 14 z 1991 r., poz.176 z późn.zm.). 6. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz.694). 7. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., Nr 249, poz.2104). 8. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., Nr 21, poz.94). 9. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. nr 142 z 2001 r., poz.1592). 10. Ustawa z dnia 06 lipca 1982 r. o Radcach prawnych (t.j. Dz.U. nr 123 z 2002 r., poz.1059). 11. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93). 12. Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 125, poz.1317). 13. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz.U. nr 94 z 1999 r., poz.1097). 14. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 1999 r. w sprawie sposobu ustalenia norm zatrudnienia pielęgniarek i położnych w zakładach opieki zdrowotnej. 15. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 29 marca 1999 r. w sprawie wymaganych kwalifikacji od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w publicznych zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. nr 30 z 1999 r., poz.300). 16. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 31 października 2006 r. w sprawie postępowania ze zwłokami osób zmarłych w szpitalu (Dz.U. Nr 203 z 2006 r., poz.1503). 17. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. Nr 247 z 2006 r., poz.1819). 18. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie depozytu wartościowych rzeczy pacjenta w zakładzie opieki zdrowotnej (Dz.U. nr 145 z 2005 r., poz.1220). 19. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie sposobu i trybu kierowania osób do zakładów opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych oraz szczegółowych zasad ustalania odpłatności za pobyt w tych zakładach (Dz.U. Nr 166 z 1998 r., poz.1265). 20. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2000 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać osoby na stanowiskach kierowniczych w zakładach opieki zdrowotnej określonego rodzaju (Dz.U. z 2000 r. nr 44, poz.520). 2
3 21. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286). 22. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236 z 2002 r., poz.1990). 23. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271). 24. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103 z 1993 r., poz.472). 25. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych (Dz. U. nr 114 z 2006 r., poz.780). 26. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 282). 27. Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. z 1989 r. Nr 44, poz. 358). UCHWAŁY RADY POWIATU 26. Uchwała Nr XXI/230/2001 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 28 marca 2001 r. w sprawie zatwierdzenia Statutu Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej-Zakład Pielęgnacyjno- Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 27. Uchwała Nr IV/41/2003 Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie powołania Rady Społecznej działającej przy Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej, Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 28. Uchwała Rady Powiatu nr VI/66/2003 z r. w sprawie trybu i zasad postępowania samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej przy zakupie lub przyjęciu darowizny aparatury i sprzętu medycznego. 29. Uchwała Rady Powiatu nr IX/87/2003 z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty wierzytelności jednostek organizacyjnych powiatu z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności, a także organów do tego uprawnionych. 30. Uchwała Rady Powiatu nr IX/92/2003 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2002 Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 31. Uchwała Rady Powiatu nr XII/124/2003 z dnia r. w sprawie przekazania w nieodpłatne użytkowanie udziału 3819/10000 części nieruchomości zabudowanej, oznaczonej jako działka nr 275, przy ul. Niepodległości 39 w Gryfinie Samodzielnemu Publicznemu ZOZ Zakładowi Pielęgnacyjno- Opiekuńczemu i Opiekuńczo-Leczniczemu w Gryfinie. 32. Uchwała Rady Powiatu nr XV/169/2004 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2003 Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 33. Uchwała Rady Powiatu nr XXV/330/2005 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2004 Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 34. Uchwała Rady Powiatu Nr XXVI/333/2005 z dnia r. w sprawie trybu i zasad postępowania samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których Powiat Gryfiński 3
4 pełni funkcje organu założycielskiego przy zbyciu, wydzierżawieniu i wynajęciu majątku trwałego, będącego majątkiem własnym zakładów (otrzymanym i zakupionym). 35. Uchwała Rady Powiatu nr XXXIII/432/2006 z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty przypadających Powiatowi Gryfińskiemu lub jego jednostkom organizacyjnym należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawyordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności, a także organów do tego uprawnionych. 36. Uchwała Rady Powiatu nr XXXVII/457/2006 z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty przypadających Powiatowi Gryfińskiemu lub jego jednostkom organizacyjnym należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawyordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności, a także organów do tego uprawnionych. 37. Uchwała Rady Powiatu nr XXXVII/461/2006 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia zmian w Statucie Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 38. Uchwała Rady Powiatu nr XXXVII/488/2006 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2005 Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 39. Uchwała Rady Powiatu nr XL/528/2006 z dnia r. w sprawie połączenia Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Szpital Powiatowy w Gryfinie z Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 40. Uchwała Rady Powiatu nr V/61/2007 z dnia r. w sprawie powołania Rady Społecznej działającej przy Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno- Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 41. Uchwała Rady Powiatu nr VI/75/2007 z dnia r. w sprawie przekazania Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej Szpitalowi Powiatowemu w Gryfinie w drodze darowizny nieruchomości stanowiących własność Powiatu Gryfińskiego. 42. Uchwała Rady Powiatu nr VIII/100/2007 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Rady Społecznej przy Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno- Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 43. Uchwała Rady Powiatu nr IX/112/2007 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2006 Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. UCHWAŁY ZARZĄDU POWIATU 44. Uchwała Zarządu Powiatu nr 119/2003 z dnia r. w sprawie wyznaczenia lekarzy opiniujących wnioski o skierowanie do zakładów opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych. 45. Uchwała Zarządu Powiatu nr 239/2004 z dnia r. w sprawie upoważnienia Koordynatora Ochrony Zdrowia do wydawania decyzji w sprawie kierowania osób do zakładów opiekuńczoleczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych. 46. Uchwała Zarządu Powiatu nr 660/2005 z dnia r. w sprawie ustalenia zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej dyrektorom samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których Powiat Gryfiński jest organem założycielskim. 47. Uchwała Zarządu Powiatu nr 738/2006 z dnia r. w sprawie przyjęcia sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie za rok Uchwała Zarządu Powiatu nr 830/2006 z dnia r. w sprawie przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie za pierwsze półrocze 2006 roku. 49. Uchwała Zarządu Powiatu nr 63/2007 z dnia r. w sprawie przyjęcia sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie za rok Uchwała Zarządu Powiatu nr 130/2007 z dnia r. w sprawie przyjęcia dokumentacji z badania sprawozdania finansowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład 4
5 Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie sporządzonego na dzień 31 grudnia 2006 r. 51. Uchwała Zarządu Powiatu nr 194/2007 z dnia r. w sprawie przeprowadzenia kontroli okresowej i oceny działalności Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. 52. Uchwała Zarządu Powiatu nr 250/2007 z dnia r. w sprawie zmiany uchwały nr 194/2007 Zarządu Powiatu w Gryfinie z dnia 13 lipca 2007 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli okresowej i oceny działalności Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno- Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. B. Ustalenia kontrolne w zakresie prawidłowości realizacji zadań statutowych, dostępności i poziomu udzielanych świadczeń-analizowany okres lata 2006 i W ramach wykonanych czynności kontrolnych zostały przeanalizowane następujące zagadnienia-obiekty kontroli: 1. Statut zakładu, 2. Regulamin porządkowy zakładu, 3. Organizacja pracy zakładu w zakresie, m.in. praw pacjenta, depozytów pacjentów, obiegu dokumentacji medycznej, postępowania ze zwłokami osób zmarłych. 4. Liczba i kwalifikacje zatrudnionych lekarzy, pielęgniarek i pozostałych grup medycznych, 5. Liczba udzielanych świadczeń, realizacja kontraktów z NFZ, 6. Rejestry oczekujących, terminy i czas oczekiwania na wykonanie świadczenia, 7. Rejestry skarg, liczba, przedmiot i sposób ich załatwiania. 8. Dostosowanie zakładu do wymagań określonych w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 10 listopada 2006 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładu opieki zdrowotnej. Ad.1. Statut zakładu. Uchwałą Rady Powiatu w Gryfinie nr XXI/230/2001 z dnia r. został zatwierdzony Statut Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie. Uchwałą Rady Powiatu nr XXXVII/461/2006 z dnia r. dokonano zmian w statucie Zakładu. Zdaniem kontrolującego w istniejącym statucie brak jest wyraźnego określenia celów istnienia Zakładu, są tylko wyszczególnione zadania Zakładu. Brak jest wyszczególnionych rodzajów udzielanych świadczeń zdrowotnych, jest tylko mowa o tym, że Zakład udziela świadczeń zdrowotnych za częściową odpłatnością lub całkowitą odpłatnością i na czyje zlecenie udzielane są pełnopłatne świadczenia zdrowotne i jakie są zasady odpłatności. Ustawa określa, że nazwa zakładu opieki zdrowotnej powinna odpowiadać zakresowi świadczeń zdrowotnych udzielanych przez ten zakład. Więc zakres świadczeń to opiekuńczo-lecznicze, pielęgnacyjno-opiekuńcze, a rodzaj udzielanych świadczeń? Zgodnie z Art. 3. Ustawy o zakładach opieki zdrowotnej świadczeniem zdrowotnym są działania służące zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia oraz inne działania medyczne wynikające z procesu leczenia lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich wykonywania, w szczególności związane z: 1) badaniem i poradą lekarską; 2) leczeniem; 3) badaniem i terapią psychologiczną; 4) rehabilitacją leczniczą; 5) opieką nad kobietą ciężarną i jej płodem, porodem, połogiem oraz nad noworodkiem; 6) opieką nad zdrowym dzieckiem; 7) badaniem diagnostycznym, w tym z analityką medyczną; 8) pielęgnacją chorych; 9) pielęgnacją niepełnosprawnych i opieką nad nimi; 10) opieką paliatywno-hospicyjną; 5
6 11) orzekaniem i opiniowaniem o stanie zdrowia; 12) zapobieganiem powstawaniu urazów i chorób poprzez działania profilaktyczne oraz szczepienia ochronne; 13) czynnościami technicznymi z zakresu protetyki i ortodoncji; 14) czynnościami z zakresu zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Zdaniem kontrolującego struktura organizacyjna Zakładu w statucie powinna być bardziej precyzyjnie określona (w Statucie jest- zaplecze socjalne, zaplecze gospodarczo-techniczne, sala dziennego pobytu itd., załącznik nr 1 do Statutu zawiera strukturę organizacyjną i jest tam co innego- jest to sprzeczne z tym co jest w 11 Statutu). W rozdziale VII Statutu-Gospodarka finansowa zakładu w 19 pkt 2-jest przywołana nieaktualna już uchwała Rady Powiatu, aktualnie obowiązuje Uchwała Rady Powiatu Nr XXVI/333/2005 z dnia r. w sprawie trybu i zasad postępowania samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których Powiat Gryfiński pełni funkcje organu założycielskiego przy zbyciu, wydzierżawieniu i wynajęciu majątku trwałego, będącego majątkiem własnym zakładów (otrzymanym i zakupionym). W tym punkcie brak jest też wyraźnego stwierdzenia, że Publiczny zakład opieki zdrowotnej, o którym mowa w ust. 1, zwany dalej "samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej", prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o zakładach opieki zdrowotnej na podstawie aktów wydanych z jej upoważnienia oraz na podstawie innych przepisów, w tym Ustawy o rachunkowości. W statucie brak jest uregulowań na temat okoliczności odwołania członków rady społecznej przed upływem kadencji. Powoduje to konieczność dostosowania statutu szpitala do stanu rzeczywistego w drodze dokonania odpowiednich zmian w statucie-podjęcie odpowiedniej uchwały Rady Powiatu. Ad.2. Regulamin porządkowy zakładu. Zgodnie z Art. 18 a. ust. 1 Ustawy z dnia 31 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej - Organizację i porządek procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w zakładzie opieki zdrowotnej określa regulamin porządkowy zakładu opieki zdrowotnej. Regulamin porządkowy zakładu opieki zdrowotnej powinien określać w szczególności: 1) przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej; 2) organizację i zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, w tym zakresy czynności pracowników oraz warunki współdziałania między tymi jednostkami dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki zdrowotnej pod względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym; 3) warunki współdziałania z innymi zakładami opieki zdrowotnej w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia pacjentów i ciągłości postępowania; 4) prawa i obowiązki pacjenta; 5) obowiązki zakładu opieki zdrowotnej w razie śmierci pacjenta. W kontrolowanym zakładzie nie dopełniono w pełni obowiązku wynikającego z treści art.18 a ust.1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej-opracowany Regulamin Porządkowy nie zawiera m.in. wysokości opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej (sporządzanie wyciągów, odpisów lub kopii), a której obowiązek ustalenia wynika z art.18 ust. 4 d Ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, brak jest określenia przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń, brak jest określenia pełnej organizacji i zadań poszczególnych jednostek organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, w tym zakresów czynności pracowników oraz warunków współdziałania między tymi jednostkami dla zapewnienia sprawności funkcjonowania zakładu opieki zdrowotnej pod względem leczniczym, administracyjnym i gospodarczym, warunków współdziałania z innymi zakładami opieki zdrowotnej, w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia pacjentów i ciągłości postępowania, brak jest szczegółowych obowiązków zakładu opieki zdrowotnej w razie śmierci pacjenta m.in. procedur powiadamiania w razie śmierci pacjenta- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 31. X r. w sprawie postępowania ze zwłokami osób zmarłych w szpitalu, określa konieczność wskazania w regulaminie porządkowym osoby, 6
7 której obowiązkiem jest niezwłoczne zawiadamianie o śmierci pacjenta, w regulaminie powinny być także sprecyzowane kwestie dotyczące przygotowania zwłok, brak jest też pełnego określenia obowiązków pacjentów. Zdaniem kontrolującego paragraf 3 jest nieprawny w świetle istniejącego orzecznictwa sądowego (dotyczy on pełnej odpłatności za pobyt w zakładzie od pacjentów bez skierowań lekarskich). Nieaktualny jest zapis o prowadzeniu rachunkowości i gospodarki finansowej Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 02 maja 1991 r. w sprawie obowiązków głównych księgowych jednostek budżetowych- w 7 proponuję uaktualnić Dz.U. Ad.3. Organizacja pracy zakładu opieki zdrowotnej w zakresie, m.in. praw pacjenta, postępowania z depozytami pacjentów, organizacji obiegu dokumentacji medycznej, postępowania ze zwłokami osób zmarłych. a) prawa pacjenta Prawa i obowiązki pacjenta w zakładzie reguluje Regulamin Porządkowy- 8 prawa i obowiązki pacjenta-zdaniem kontrolującego nie jest jednak pełny i powinien być poszerzony zarówno jeśli chodzi o prawa pacjentów, jak i ich obowiązki. b) depozyty pacjentów Zgodnie z Art. 19 b ust.1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej, w zakładach opieki zdrowotnej, przeznaczonych dla osób wymagających całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych, pacjent ma prawo przechowywać wartościowe rzeczy w depozycie zakładu opieki zdrowotnej. Zgodnie natomiast z Art. 19 b ust. 2 w/w ustawy- tryb i warunki postępowania z depozytami osób wymagających całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych w zakładach opieki zdrowotnej określa Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie depozytu rzeczy pacjenta w zakładzie opieki zdrowotnej. Rozporządzenie określa w szczególności: 1) zakres spisu przedmiotów oddanych do depozytu; 2) sposób zabezpieczenia przedmiotów oddawanych do depozytu; 3) zasady prowadzenia księgi depozytów; 4) tryb postępowania z nieodebranymi depozytami. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że w zakładzie istnieje uregulowanie odnoszące się do kwestii depozytów-przyjęte w formie Zarządzenia nr 3/2005 r. Dyrektora SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie z dnia 01 sierpnia 2005 r. w sprawie depozytu wartościowych rzeczy pacjenta w SP ZOZ Zakładzie Pielęgnacyjno-Opiekuńczym i Opiekuńczo-Leczniczym w Gryfinie. W gabinecie pielęgniarki koordynującej znajduje się zeszyt depozytów. c) obieg dokumentacji medycznej Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej, Zakład opieki zdrowotnej jest obowiązany prowadzić dokumentację medyczną osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych zakładu. Zakład opieki zdrowotnej zapewnia ochronę danych zawartych w dokumentacji medycznej. Dokumentacja medyczna zawiera co najmniej: 1) oznaczenie pacjenta, pozwalające na ustalenie jego tożsamości; 2) oznaczenie zakładu opieki zdrowotnej ze wskazaniem komórki organizacyjnej zakładu, w której udzielono świadczeń zdrowotnych; 3) opis stanu zdrowia pacjenta, o którym mowa w pkt 1, lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych; 4) datę sporządzenia. Zakład udostępnia dokumentację. Dokumentacja medyczna jest udostępniana: 1) do wglądu w zakładzie opieki zdrowotnej; 2) poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii; 7
8 3) poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeśli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji. Za udostępnienie dokumentacji medycznej w sposób określony w ustawie o zakładach opieki zdrowotnej zakład opieki zdrowotnej pobiera opłatę. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej ustala kierownik zakładu opieki zdrowotnej w regulaminie porządkowym- brak określenia tej kwestii w regulaminie porządkowym zakładu. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. nr 247 z 2006 r., poz.1819 ) kierownik zakładu jest odpowiedzialny za stworzenie warunków organizacyjnych i technicznych przechowywania, udostępniania i ochrony dokumentacji zapewniających jej poufność, zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub zgubieniem oraz umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki. Dyrektor kontrolowanego zakładu wydał Zarządzenie nr 2/2007 z dnia 31 marca 2007 r. w sprawie rodzaju i zakresu dokumentacji medycznej w SPZOZ Zakładzie Pielęgnacyjno-Opiekuńczym i Opiekuńczo-Leczniczym w Gryfinie oraz sposobu jej prowadzenia. d) postępowanie ze zwłokami osób zmarłych w zakładzie Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 31 października 2006 r. w sprawie postępowania ze zwłokami osób zmarłych w szpitalu (Dz.U. Nr 203, z 2006 r., poz.1503) zostały określone sposoby postępowania szpitala w razie śmierci pacjenta oraz zakres czynności należących do obowiązków szpitala, związanych z przygotowaniem zwłok osoby zmarłej do wydania uprawnionym do pochowania. Zakłady Opieki Zdrowotnej zostały zobligowane do uregulowania tej kwestii w regulaminie porządkowym-brak odpowiedniego uregulowania-tak jak to określa w/w rozporządzenie. Chociaż zakład posiada regulamin Porządkowy to jednak nie reguluje on w sposób wystarczający tej kwestii. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami od Dyrektora kontrolowanego zakładu zgon pacjenta przebywającego w zakładzie zawsze stwierdza lekarz-dyrektor zakładu, między innymi w godzinach między a Zakład jest w trakcie podpisywania umowy z Wojewódzką Stacją Pogotowia Ratunkowego w Szczecinie w celu możliwości stwierdzenia zgonu przez lekarza tegoż oddziału. Ad.4. Liczba i kwalifikacje zatrudnionych lekarzy, pielęgniarek i pozostałych grup medycznych. a) Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2000 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać osoby na stanowiskach kierowniczych w zakładach opieki zdrowotnej określonego rodzaju, określa wymagania w stosunku do kierowników zakładów opieki zdrowotnej określonego rodzaju. Kierownik kontrolowanego zakładu spełnia wymagania określone Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2000 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać osoby na stanowiskach kierowniczych w zakładach opieki zdrowotnej określonego rodzaju. W aktach stwierdzono brak określenia zakresu zadań, obowiązków, uprawnień dla lekarza, będącego równocześnie Dyrektorem Zakładu, a także brak określenia przyjętych zasad udzielania przez niego świadczeń medycznych w zakładzie. b) Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 1999 r. określa sposób ustalania minimalnych norm zatrudnienia pielęgniarek i położnych w zakładach opieki zdrowotnej. Minimalne normy zatrudnienia pielęgniarek i położnych w zakładzie ustala kierownik zakładu. W związku z w/w rozporządzeniem Dyrektor kontrolowanego zakładu wydał Zarządzenie nr 6/2001 z dnia 4 października 2001 r. w sprawie ustalenia minimalnych norm zatrudnienia pielęgniarek i sanitariuszek w SP ZOZ Zakładzie Pielęgnacyjno-Opiekuńczym i Opiekuńczo-Leczniczym w Gryfinie. Zarządzenie to nie wyczerpuje jednak zapisów w/w Rozporządzenia. Zarządzenie podaje jedynie ilość pielęgniarek zatrudnionych na poszczególnych zmianach. Zgodnie z Rozporządzeniem wyliczenie powinno dotyczyć wyliczenia wszystkich etatów, na których powinny być zatrudnione pielęgniarki w 8
9 Zakładzie. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentacji z przebiegu procesu ustalenia minimalnych norm zatrudnienia pielęgniarek. c) Świadczenia w poszczególnych zakresach udzielane są w liczbie osób wymienionych w Wykazie osób udzielających świadczeń, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy nr / , pomiędzy Narodowym Funduszem Zdrowia, a SPZOZ Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej-opieka długoterminowa świadczenia pielęgnacyjne i opiekuńcze, zawartej w Szczecinie, dnia 23 stycznia 2007 r. Załącznik nr 1 do protokołu zawiera dane demograficzne określonych grup zawodowych w zakładzie. Załącznik nr 2 do protokołu przedstawia strukturę zatrudnienia i wydatków osobowych na dzień r. d) Generalnie personel medyczny zatrudniony został na poszczególnych stanowiskach, zgodnie z kwalifikacjami określonymi w Rozporządzeniu z dnia 29 marca 1999 r. Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej, w sprawie kwalifikacji pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w publicznych zakładach opieki zdrowotnej. Zakład nie zatrudnia naczelnej pielęgniarki, przełożonej pielęgniarek ani oddziałowej pielęgniarki. Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora kontrolowanego zakładu nadzór nad pracą średniego personelu medycznego, sprawuje Dyrektor oraz pielęgniarka koordynująca (ze względów ekonomicznych), która została zatrudniona na tym stanowisku po zwolnieniu się Pielęgniarki Przełożonej. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że kwestia zatrudnienia na stanowisku pielęgniarki koordynującej nie została prawidłowo przeprowadzona (brak angażu na stosowne stanowisko, jest jedynie zakres czynności dla pielęgniarki koordynującej obowiązujący od r., w momencie dokonania zmiany zakresu czynności, Pani. nie spełniała wymogów kwalifikacyjnychszczegóły zostały opisane w części dotyczącej nieprawidłowości w zakresie spraw kadrowo-płacowych). Specjalizację w dziedzinie opieki długoterminowej posiada jedna pielęgniarka. Ukończony kurs kwalifikacyjny w dziedzinie opieki długoterminowej posiadają dwie pielęgniarki. Sanitariuszki zatrudnione w zakładzie wszystkie posiadają kurs sanitariuszek. Załącznik nr 3 przedstawia dane dotyczące uzyskanych kwalifikacji w zawodzie, daty zatrudnienia, liczbę lat pracy w zawodzie Ad.5. Liczba udzielanych świadczeń- realizacja kontraktów z NFZ. Świadczenia udzielane są zgodnie z umową z Narodowym Funduszem Zdrowia. Realizację kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia na dzień 31 lipca 2006 r., 31 lipca 2007 r. przedstawiają załączniki nr 4, 5 do protokołu z kontroli. Załącznik nr 6 do protokołu przedstawia wskaźniki wykorzystania łóżek w zakładzie na dzień r. Załącznik nr 7 do protokołu zawiera dane statystyczne dotyczące średniego czasu pobytu pacjentów w zakładzie, obłożenia łóżek. Kontrolujący nie wnosi uwag w tym zakresie. Ad.6. Rejestry oczekujących, terminy i czas oczekiwania na wykonanie świadczenia. Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych, wydanego na podstawie art.190 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210 z 2004 r., poz.2135, z późn. zm.), świadczeniodawcy od 1 kwietnia 2007 r. mają obowiązek gromadzić i przekazywać Narodowemu Funduszowi Zdrowia następujące dane: 1) średni przewidywany czas oczekiwania oraz łączną liczbę osób oczekujących, w podziale na przypadki pilne i stabilne, na udzielanie świadczeń w poszczególnych komórkach organizacyjnych; 9
10 2) średni przewidywany czas oczekiwania oraz łączną liczbę osób oczekujących, w podziale na przypadki pilne i stabilne na określone procedury oraz na leczenie w ramach programów terapeutycznych i na świadczenia z zakresu chemioterapii; 3) średni rzeczywisty czas oczekiwania oraz łączną liczbę osób oczekujących, w podziale na przypadki pilne i stabilne na udzielenie świadczeń w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami Dyrektora kontrolowanego zakładu, pacjenci do zakładu przyjmowani są w trybie planowym. W związku z tym, że pacjenci przyjmowani do zakładu są kwalifikowani na pobyty minimum trzymiesięczne, jest tworzona lista oczekujących na przyjęcie do zakładu według kolejności wydanych decyzji administracyjnych (skierowań do zakładu). Średni czas oczekiwania na planowane przyjęcie do zakładu wynosi ok. 90 dni. Zdarzają się jednak sytuacje, w których pacjenci przyjmowani są poza kolejnością-w związku z nagłym, znacznym pogorszeniem stanu zdrowia, co jest zgodne z odpowiednim Rozporządzeniem Ministra Zdrowia. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w zakładzie nie ma zespołu, który ocenia przyjęcia pacjentów. Zgodnie z art.21 ust.1, 4 oraz 5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, listy oczekujących na udzielenie świadczenia podlegają okresowej, co najmniej raz w miesiącu, ocenie zespołu oceny przyjęć powołanego przez świadczeniodawcę, który zawarł umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Do zadań zespołu oceny przyjęć należy przeprowadzanie oceny list oczekujących na udzielenie świadczenia pod względem: prawidłowości prowadzenia dokumentacji, czasu oczekiwania na udzielenie świadczenia, zasadności i przyczyn zmian terminów udzielania świadczeń. Zespół oceny przyjęć sporządza każdorazowo raport z oceny i przedstawia go świadczeniodawcy. Zgodnie ze szczegółowymi materiałami informacyjnymi o przedmiocie postępowania w sprawie zawarcia umów o udzielenie świadczeń opieki zdrowotnej oraz o realizacji i finansowaniu umów o udzielenie świadczeń opieki zdrowotnej w rodzaju opieka długoterminowa w przypadku skierowania chorego na pobyt czasowy do zakładu pielęgnacyjno-opiekuńczego i opiekuńczo-leczniczego, czas pobytu wynosi do 6 miesięcy. Przedłużenie pobytu wymaga pisemnej zgody Dyrektora Oddziału Wojewódzkiego Funduszu, zgodnie z załącznikiem do szczegółowych materiałów informacyjnych, co jest zgodne z Zarządzeniem nr 89/2006 Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia. Lista oczekujących prowadzona jest w formie zeszytu, w którym wpisywani są oczekujący zgodnie z wydaną decyzją przez organ kierujący. Wg kontrolującego prowadzenie listy oczekujących jest nieczytelne. Pacjenci o terminie do Zakładu informowanie są telefonicznie. Zgodnie z 3 pkt 4 kierownik zakładu zawiadamia pisemnie osobę skierowaną do zakładu, albo zakład opieki zdrowotnej, w którym osoba ta przebywa, o terminie przyjęcia do zakładu. Na liście oczekujących dokonywane są adnotacje o rezygnacji pacjentów na podstawie przeprowadzonych rozmów telefonicznych (wg oświadczenia pracownicy Zakładu). Wg kontrolujących powinna być sporządzona notatka urzędowa z takiej rozmowy. Na liście oczekujących umieszczeni zostali pacjenci, którym przedłużono pobyt w Zakładzie. O zgodnie pacjenta oczekującego nie był informowany organ kierujący. Ad.7. Rejestr skarg, liczba, przedmiot i sposób załatwiania. W zakładzie prowadzony jest rejestr skarg. W okresie przeprowadzanej kontroli nie stwierdzono wpisu w rejestrze. Jednakże zgodnie z informacjami zawartymi w arkuszu nr 7 na dzień 31 sierpnia 2006 r. odnotowano 1 skargę na działalność zakładu, była to skarga z dnia r. w związku z niezadowalającym realizowaniem praw pacjenta. Zgodnie z informacjami zawartymi w arkuszu nr 6-Jakość udzielanych świadczeń, zakład nie posiada opracowanych narzędzi kontroli jakości, nie prowadzi promocji jakości w jednostce, nie prowadzi badań satysfakcji pacjentów. 10
11 Ad. 8. Dostosowane zakładu do wymagań określonych w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 10 listopada 2006 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładu opieki zdrowotnej. Zgodnie z w/w rozporządzeniem kierownik zakładu w terminie do r. był zobligowany przedstawić organowi prowadzącemu rejestr, program dostosowania zakładu opieki zdrowotnej do wymagań określonych w przepisach rozporządzenia, zaopiniowany przez właściwego inspektora sanitarnego. Stwierdzono, iż w dniu r. został skierowany do Wojewody Zachodniopomorskiego program dostosowania pomieszczeń i urządzeń do wymagań jakim powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia Zakładu Opieki Zdrowotnej, zaopiniowany przez właściwego inspektora sanitarnego (wydane postanowienie z dnia 11 czerwca 2007 r. o pozytywnym zaopiniowaniu programu do wymagań rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 10 listopada 2006 r. w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładu opieki zdrowotnej). C. Ustalenia kontrolne w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem-analizowany okres lata 2005, 2006 i Sprzęt medyczny znajdujący się w zakładzie nie jest wykorzystywany przez inne osoby lub inne podmioty niż zakład. Brak wpływów środków finansowych z wykorzystania sprzętu medycznego. D. Ustalenia kontrolne w zakresie prawidłowości gospodarki finansowej, w tym stosowania Prawa zamówień publicznych-analizowany okres lata 2005, 2006 i W ramach wykonanych czynności kontrolnych zostały przeanalizowane następujące zagadnienia-obszary kontroli: 1. Uregulowania wewnętrzne w zakresie gospodarki finansowej, w tym procedury kontroli finansowej. 2. Sprawy kadrowo-płacowe (w tym koszty wynagrodzeń). 3. Pozostałe koszty działalności w tym: zakup usług, towarów, podróże służbowe. 4. Zamówienia publiczne. 5. Odpłatność pacjentów za pobyt w zakładzie. Ad. 1. Uregulowania wewnętrzne w zakresie gospodarki finansowej, w tym procedury kontroli finansowej. 1) Kontrolowana jednostka posiada Zakładowy Plan Kont w formie załącznika nr 1 oraz Politykę Rachunkowości, będącą załącznikiem nr 2 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie, z dnia r., w sprawie wprowadzenia i zatwierdzenia Zakładowego Planu Kont SPZOZ Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie-stwierdza się brak aktualizacji Zakładowego Planu Kont. 2) Dyrektor kontrolowanej jednostki Zarządzeniem nr 1 z dnia 20 kwietnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia i zatwierdzenia Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo- Leczniczego w Gryfinie, wprowadził w/w instrukcję do stosowania-brak dowodów na aktualizację tej instrukcji. a) zgodnie z w/w instrukcją kontroli merytorycznej dokonuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej-w kontrolowanym zakładzie jedyną osobą, która podpisywała się pod adnotacjami o dokonanych kontrolach merytorycznych był Dyrektor Zakładu, chociaż np. w zakresie czynności Pani.. przypisano kontrolę merytoryczną faktur, rachunków z zakresu wyżywienia oraz prania pościeli i odzieży zakładu. Zdaniem kontrolującego wykonywanie czynności kontrolnych (kontroli merytorycznej) 11
12 tylko i wyłącznie przez Dyrektora Zakładu nie jest prawidłowe, zwłaszcza w sytuacji gdy np. prawie wszystkie zakupy gotówkowe są również realizowane przez niego. b) zgodnie z w/w instrukcją załącznik nr 1 do instrukcji powinien zawierać wykaz osób upoważnionych do sprawdzenia dokumentów pod względem merytorycznym-w załączniku nr 1 brak jest wykazanych osób upoważnionych, c) zgodnie z w/w instrukcją na dokumentach dotyczących wykazanych na rzecz Spółki? usług obcych osoba odpowiedzialna za odbiór pracy stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza protokół odbioru pracy-na żadnym analizowanym dokumencie księgowym nie stwierdzono tego typu adnotacji na dowód dokonania kontroli bądź też protokołu odbioru prac, d) zgodnie z w/w instrukcją do rachunków związanych z zakupami materiałów lub przedmiotów wydanych bezpośrednio pracownikom należy wskazać miejsce kosztów wraz z pokwitowaniem pracowników-na żadnym analizowanym dokumencie nie stwierdzono pokwitowań pracowników, e) zgodnie z w/w instrukcją kontrola formalno-rachunkowa polega na stwierdzeniu czy dokument zawiera: -określenie wystawcy, -wskazanie dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, -datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, -właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartości i ilości, -własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie, -prawidłowo naliczony VAT, Osoba kontrolująca wnosi zastrzeżenia do dokonywanej kontroli formalno-rachunkowej otrzymywanych faktur za wyżywienie wraz z załącznikami, f) zgodnie z w/w instrukcją kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez głównego księgowego lub przez upoważnionego przez niego pracownika księgowości, wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym stanowi załącznik nr 2 do instrukcji- w załączniku nr 2 brak jest wykazanych osób upoważnionych, g) zgodnie z w/w instrukcją dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Zarząd Spółki? i główny księgowy (zgodnie z ustawą o finansach publicznych rola głównego księgowego jest inna) lub osoby upoważnione, wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty stanowi załącznik nr 3 do instrukcji- w załączniku nr 3 brak jest wykazanych osób upoważnionych, h) zgodnie z w/w instrukcją na dokumencie stanowiącym podstawę wypłaty należy po dokonaniu wypłaty, wystawieniu przelewu, bądź obciążeniu rachunku bankowego w innej formie zamieścić klauzulę zapłacono gotówką, czekiem Nr., przelewem dnia dnia.podpis.-na analizowanych dokumentach księgowych nie stwierdzono tego typu adnotacji, i) zgodnie z w/w instrukcją do zapłacenia rachunku w formie gotówkowej można pobrać zaliczkę z kasy Spółki, podstawą wypłacenia zaliczki jest wniosek o zaliczkę wypełniony przez pracownika, sprawdzony merytorycznie przez właściwego kierownika i zatwierdzony do wypłaty przez głównego księgowego i Prezesa (względnie osoby przez nich upoważnione)-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono w kontrolowanej jednostce funkcjonowania zaliczek, nawet stałych ( w celu opłacenia rachunków, faktur gotówkowych przy zakupach gotówkowych, podróżach służbowych) co może świadczy o pewnych nieprawidłowościach w gospodarce kasowej, j) zgodnie z w/w instrukcją zaliczkobiorca bezpośrednio po dokonaniu transakcji rozlicza zaliczkę na formularzu Rozliczenie zaliczki do którego dołącza oryginalne rachunki, dla których dokonano wypłaty zaliczki, dowody te powinny być sprawdzone i zatwierdzone zgodnie z instrukcją. Różnicę między kwotą pobranej zaliczki, a dokonanymi wydatkami należy wpłacić lub podjąć z kasy Spółki? w dniu rozliczenia zaliczki. Kwoty zaliczki nie rozliczone w terminie podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzeniabrak w instrukcji określenia terminu w jakim zaliczki powinny być rozliczone. 12
13 k) zgodnie z w/w i instrukcją wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji Prezesa Spółki?. Dokument wystawiany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika do spraw kadrowych i podpisany przez Prezesa Spółki Heuthes -czy aby na pewno jest to instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie? l) zgodnie z w/w instrukcją listy płac podpisuje sporządzający pracownik ds. płac. Kontrolę merytoryczną sprawuje dział kadr, tak przygotowana lista płac po jej zatwierdzeniu przez głównego księgowego i dyrektora ekonomicznego stanowi podstawę do jej wypłaty-stwierdzono odmienny tryb postępowania w praktyce niż ten opisany w instrukcji- na analizowanych listach płac pod względem merytorycznym kontroli dokonywał Dyrektor Zakładu, pod względem formalno-rachunkowym Pani..-pod pieczątką Główny Księgowy, zatwierdzał również Dyrektor kontrolowanej jednostki, brak podpisu osoby sporządzającej listę płac, ł) zgodnie z w/w instrukcją wypłaty nagród jubileuszowych następują na wniosek pracownika ds. osobowych-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono wniosków sporządzanych przez pracownika ds. osobowych, m) zgodnie z w/w instrukcją w odniesieniu do dostaw, robót i usług przez wyznaczonych pracowników sporządzane są zlecenia i zamówienia, które następnie parafowane są kierowników, a następnie podpisane przez głównego księgowego i dyrektora ekonomicznego. Zlecenia i zamówienia sporządza się w trzech egzemplarzach z których, oryginał przesyła się zainteresowanemu kontrahentowi, pierwszą kopię podłącza się do rachunku przekazywanego do księgowości, drugą pozostawia się a/a-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono faktu podłączania do faktur, rachunków przekazywanych do księgowości zleceń oraz zamówień, n) zgodnie z w/w instrukcją umowy zlecenia i umowy o dzieło sporządza się w dwóch egzemplarzach z których: jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi otrzymuje księgowość wraz z rachunkiem (oryginał). Na ich podstawie pracownik ds. płac sporządza listę wypłat z tytułu umowy-zlecenia, umowy o dziełostwierdzono, iż tylko w niektórych przypadkach były sporządzane rachunki do umów. o) zgodnie z w/w instrukcją Dyrektor wyznacza pracownika materialnie odpowiedzialnego za gospodarkę majątkiem trwałym. Pracownik ten składa oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzony jego pieczy majątek. Znajdujący się w działach majątek trwały musi być oznaczony inicjałem działu jednostki i odpowiednio ocechowany. Prawidłowo ocechowany przedmiot zawiera nr KŚT (klasyfikacji środków trwałych) oraz numer ewidencyjny, który odpowiada zapisowi danego przedmiotu w książce inwentarzowej i ewidencji komputerowej. Obowiązek ocechowania majątku trwałego ciąży na pracowniku odpowiedzialnym za majątek w Spółce. W pomieszczeniach, w których znajdują się środki podstawowe winny być wywieszone spisy tych przedmiotów-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono osoby, której kierownik jednostki przypisał odpowiedzialność materialną za gospodarkę majątkiem trwałym, nie stwierdzono oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzony majątek, właściwie nie wiadomo kto odpowiada za gospodarkę majątkiem jednostki i na kim ciążą wyszczególnione w instrukcji obowiązki. Nie stwierdzono prawidłowego ocechowania majątku, ani spisów inwentarzowych w pomieszczeniach. p) zgodnie z w/w instrukcją za prawidłową gospodarkę materiałową odpowiedzialna jest osoba ustalona przez Prezesa Zarządu? Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych składają zapotrzebowanie na materiały biurowe, środki higieniczne; osoba upoważniona przez Prezesa sporządza zestawienie zbiorcze poszczególnych zapotrzebowań i po zatwierdzeniu przez dyrektora ekonomicznego wystawia zamówienie i dokonuje zakupu. Zakupione materiały rozdysponowuje się zgodnie z zapotrzebowaniem, fakt otrzymania materiałów potwierdzony musi być na odwrocie rachunku lub rozdzielniku sporządzonym przez pracownika upoważnionego. Pracownik działu gospodarczego ma obowiązek prowadzić kartoteki osobistego wyposażenia zgodnie z obowiązującymi przepisami (dotyczy wyposażenia powyżej 100 zł)-w trakcie czynności kontrolnych, obejmujących również kontrolę wydatkowania środków-ponoszenia kosztów nie stwierdzono na żadnym dokumencie księgowym faktu potwierdzania przez pracowników otrzymania zamówionych materiałów. 13
14 Generalna uwaga do omawianej instrukcji-stwierdza się nie przestrzeganie w kontrolowanym zakładzie instrukcji przyjętej Zarządzeniem nr 1/2006 Dyrektora SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno- Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie z dnia 2 grudnia 2006 r. 3) W jednostce nie opracowano Instrukcji inwentaryzacyjnej. W jednostce jedynie wprowadzono Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno- Opiekuńczego i Opiekuńczo-leczniczego w Gryfinie z dnia 02 grudnia 2006 r. w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia inwentaryzacji w zakładzie. Zarządzeniem tym została powołana komisja inwentaryzacyjna, celem przeprowadzenia spisu z natury, zgodnie z Zarządzeniem inwentaryzacją miały być objęte składniki majątku ujęte w ewidencji pozostałych środków trwałych-wyposażenie zakładu. 4) W okresie objętym kontrolą jednostka nie posiadała procedur kontroli finansowej, których obowiązek opracowania i wdrożenia wynikał z ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 47 ust.3 obecnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, określone obecnie Komunikatem nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych oraz zapewnia ich przestrzeganie. 5) Jednostka nie posiada innych oprócz instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego uregulowań wewnętrznych odnoszących się do funkcjonowania kontroli wewnętrznej. 6) W jednostce brak jest opracowanej instrukcji kasowej, instrukcji druków ścisłego zarachowania. Niektóre zasady gospodarki kasowej, jak również gospodarki drukami ścisłego zarachowania są wyrywkowo określone w Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo- Leczniczego. 7) Kontrolowana jednostka posiada Regulamin Wynagradzania pracowników SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie, wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora nr 5/2001 z dnia r. W okresie kontrolowanym zmian do w/w Regulaminu nie stwierdzono. Integralną częścią w/w Regulaminu są trzy załączniki: a) załącznik nr 1-Tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, b) załącznik nr 2-Tabela zaszeregowania stanowisk pracy dla pracowników, c) załącznik nr 3-Wykaz stanowisk, na których przysługuje dodatek funkcyjny, i stawek dodatku funkcyjnego. W aktach osobowych pracowników kontrolowanego zakładu pracy nie stwierdzono oświadczeń o zapoznaniu się przez nich z Regulaminem Wynagradzania pracowników SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno- Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie, wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora nr 5/2001 z dnia r. Zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami przez Dyrektora kontrolowanej jednostki odnośnie trybu wprowadzenia Regulaminu wynagradzania pracowników SPZOZ ZPOiOL w Gryfinie oraz sposobu zapoznania się z nim przez pracowników Zakładu, Pani Dyrektor wyjaśniła, że pracownicy składali podpisy na liście, że zapoznali się z w/w Regulaminem. Z dniem r. zostanie wprowadzona zasada, iż przyjęty pracownik będzie składał oświadczenie, że zapoznał się z Regulaminem Wynagradzania. 8) Kontrolowana jednostka posiada Regulamin Pracy SP ZOZ Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora nr 2/2001 z dnia r. W okresie kontrolowanym zmian do w/w Regulaminu nie stwierdzono. 9) Jednostka nie opracowała szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty przypadających SPZOZ Zakładowi Opieki Zdrowotnej Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy i Opiekuńczo-Leczniczy w Gryfinie należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy- 14
15 ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności, a także podmiotów do tego uprawnionych. 10) Jednostka posiada magazyn podręczny leków, jednocześnie należy stwierdzić, że żaden dokument wewnętrzny nie normuje tej kwestii-gospodarki lekami. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że gospodarka w ramach podręcznego magazynu leków, nie jest prawidłowo prowadzona-dokumentem w oparciu o który odbywały się rozchody leków i materiałów medycznych był receptariusz, który jednakże nie zawierał dat, podpisów osób odbierających, ilości wydanych leków, materiałów medycznych, prawidłowego i pełnego nazewnictwa. 11) Zakład posiada rejestr wydanych Zarządzeń Dyrektora (wpisy w zakresie-numeru Zarządzenia, daty, rodzaju sprawy). 12) W kontrolowanej jednostce stwierdzono brak rejestrów zawartych umów za poprzednie lata. Kontrolowana jednostka posiada jedynie rejestr zawartych umów na rok 2007 (umowa z NFZ, umowy na dostawy, usługi, umowy zlecenia, umowy pozostałe). Rejestr ten został założony dopiero w trakcie kontroli. Świadczy o tym brak chronologii w dokonywanych wpisach w rejestrze. Zgodnie z wyjaśnieniami ustnymi Dyrektora kontrolowanej jednostki, w rejestrze tym znajdują się umowy, które w ciągu 2007 r. jeszcze obowiązywały. Zdaniem kontrolującego w/w rejestr nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji. W rejestrze tego typu powinny się znaleźć np. następujące informacje: liczba porządkowa rejestru, oznaczenie umowy-nr umowy, tryb zawarcia umowy (konkretna podstawa Prawa zamówień publicznych, tym bardzie że jednostka nie posiada odrębnego rejestru zamówień publicznych), przedmiot umowy, strony umowy, data zawarcia umowy, rodzaj umowy, wartość przedmiotu umowy-wynagrodzenie, inne istotne postanowienia umowy, termin wykonania umowy-okres obowiązywania umowy-konkretne daty, status umowyważna/nieważna, zawarte aneksy, istotne postanowienia z aneksów, uwagi do zawartych umów, aneksów. Tego typu rejestry mogą być prowadzone w formie papierowej bądź też elektronicznej, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Jednocześnie stwierdza się brak kompletnego zbioru umów zlecenia, umów o dzieło w jednostce. Przedstawiony osobie kontrolującej zbiór umów nie był pełny, zwłaszcza jeśli chodzi o umowy dotyczące lat 2005 i Brak rejestrów umów za lata poprzednie oraz niepełny zbiór oryginałów zawartych umów cywilnoprawnych (niewłaściwy sposób prowadzenia dokumentacji), utrudnia wykonywanie czynności kontrolnych nie tylko kontrolerom zewnętrznym, ale również osobom zobowiązanym w jednostce do czynności kontrolnych, chociażby nawet z racji pełnienia określonych funkcji w zakładzie oraz przypisanych czynności kontrolnych. Ad.2. Sprawy kadrowo-płacowe (w tym koszty wynagrodzeń). 1. W toku przeprowadzonej kontroli ustalono, że jednostka nie zatrudnia osoby na stanowisku głównego księgowego w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych. W świetle Art. 4 ust. 1 ustawy o finansach publicznych- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej zaliczane są do sektora finansów publicznych. Cele wyróżniania sektora publicznego wiążą się przede wszystkim z potrzebami w zakresie poddania go odrębnym - mającym wspólne cechy - regułom i formom zarządzania, planowania i bilansowania środków publicznych. Jednolity reżim prawny obejmuje uprawnienia i obowiązki w ramach sektora finansów publicznych, wspólne dla sektora publicznego są także zasady ogólne, w szczególności zasada legalności gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, niefunduszowania, prognostycznego charakteru dochodów i dyrektywnego charakteru wydatków, zasady gospodarowania środkami publicznymi (gromadzenie dochodów i przychodów oraz dokonywanie wydatków i rozchodów) oraz zasady odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych są określone w artykułach od 31 do 47 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z Art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych-głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 15
16 1) prowadzenia rachunkowości jednostki; 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Zgodnie z Art. 45 ust. 2- Głównym księgowym może być osoba, która: 1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego; 2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; 3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe; 4) spełnia jeden z poniższych warunków: a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości, b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości, c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów, d) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów. Zgodnie z art. 45 ust. 6 ustawy o finansach publicznych- W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: 1) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; 2) wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. Określona w art. 45 ust.1 ustawy o finansach publicznych zasada obowiązkowego zatrudniania głównego księgowego, należy do podstawowych reguł wyznaczających reżim prawno-finansowy jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych. Zgodnie z komentarzem do art. 45 ustawy o finansach publicznych Głównym księgowym jest osoba kierująca w jednostce wszelkimi pracami wchodzącymi w zakres rachunkowości, wykonywanymi przez podlegających jej księgowych. Działalność księgowego obejmuje rozporządzanie publicznymi zasobami pieniężnymi, bądź przez operacje gotówkowe, bądź przez dokonywanie zapisów i prowadzenie rachunkowości, a także sprawowanie działań kontrolnych w sprawach dotyczących wpływów, wydatków i majątku jednostki. Status prawny Głównego Księgowego wiąże się z przekazaniem pracownikowi obowiązków w tym zakresie. Zgodnie z ustawową definicją sformułowaną w art. 45 ust. 1 u.f.p., głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza enumeratywnie określone obowiązki i odpowiedzialność. Powierzenie tych obowiązków i odpowiedzialności jest podstawową przesłanką uznania danej osoby za głównego księgowego jednostki. Odpowiedzialność, o której mowa w powołanym przepisie, obejmuje przede wszystkim odpowiedzialność ponoszoną na podstawie ustawy o rachunkowości, kodeksu pracy, kodeksu karnego lub kodeksu karnego skarbowego, odpowiedzialność za rozliczenia z urzędem skarbowym, odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz z ustawy o statystyce publicznej. Na system rachunkowości składa się: księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość. 16
17 Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm., dalej "ustawa o rachunkowości"), rachunkowość jednostki obejmuje: 1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, 2) prowadzenie - na podstawie dowodów księgowych - ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych, 6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. 7) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą. Zgodnie z komentarzem do art. 45 (C. Kosikowski, Finanse publiczne. Komentarz. Warszawa 2006 r.) ustawy o finansach publicznych Główny Księgowy, inaczej niż kierownik jednostki sektora finansów publicznych, musi być pracownikiem tej jednostki w rozumieniu Kodeksu Pracy (czyli być osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę - art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Obowiązków głównego księgowego nie można powierzyć do wykonywania na podstawie umowy cywilnoprawnej, nawet osobom uprawnionym, w oparciu o certyfikat księgowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz. U. Nr 120, poz z późn. zm.). Stanowisko głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, odmiennie niż podmiotom uprawionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, powierzyć można każdej osobie będącej pracownikiem tej jednostki, spełniającej warunki wymienione w art. 45 ust. 2 u.f.p. 2. W kontrolowanym Zakładzie prowadzenie księgowości (pojęcie węższe niż rachunkowość) jednostki zostało powierzone do prowadzenia w drodze umowy zlecenia. Jednocześnie należy stwierdzić, że dokładnie nie sprecyzowano co się kryje pod tym pojęciem ( w ustawie o rachunkowości mówi się o prowadzeniu - na podstawie dowodów księgowych - ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym). Brak pełnego określenia zakresu zlecanych prac. Umowa ta zawiera błędy natury formalnej i merytorycznej. Umowa zlecenia jest zawierana na gruncie prawa cywilnego. Zgodnie z 2 ust 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać m.in. osoby fizyczne, uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się osoby fizyczne posiadające certyfikat księgowy. Należy nadmienić, że w schemacie organizacyjnym SPZOZ, będącym załącznikiem nr 1 do statutu w pionie administracyjnym wyszczególnia się pracownika finansowo-księgowego. W dniu r. została zawarta umowa zlecenia (brak nr umowy) pomiędzy Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej ZPOiOL reprezentowanym przez Dyrektora-, a.. Zgodnie z zapisem 1, pkt 1 zleceniodawca zlecił, a zleceniobiorca przyjął wykonanie pracy polegającej na prowadzeniu księgowości SPZOZ ZPOiOL.- Umowa zlecenia została pierwotnie zawarta od dnia r. na czas nieokreślony-zapis ten jednak został zmieniony jednostronnie przez Panią Dyrektor, określono termin końcowy obowiązywania umowy na r. przy tej zmianie widnieje podpis i pieczątka tylko Dyrektora SPZOZ Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie.-brak jest podpisu zleceniobiorcy, należy wspomnieć, że umowa zlecenia jest umową dwustronną. Zmian w umowie (dotyczących np. okresu na jaki jest zawarta umowa-istotny element) powinno dokonywać się w formie pisemnej np. aneksu do umowy. W 3 umowy zlecenia określona została kwota wynagrodzenia z tytułu zleconej pracy-brak jest wyraźnego określenia, czy jest to wynagrodzenie brutto, czy netto oraz tego, że jest za okresy miesięczne wypłacane (umowa zawarta od do dnia ). W 5 w/w umowy zlecenia określono, że wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia po wystawieniu rachunku przez Zleceniobiorcę i stwierdzeniu przez zleceniodawcę terminowego i prawidłowego 17
18 wykonania zleconej pracy, będącej przedmiotem umowy-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono wystawiania rachunków przez Zleceniobiorcę, jak również nie stwierdzono dokumentowania przez Zleceniodawcę faktu terminowego i prawidłowego wykonywania zleconej pracy. W 7 tej umowy zlecenia określono, iż w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. Natomiast w 9 w/w umowy zlecenia jest zapis o treści, że wszelkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy lub jej dotyczące będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo Sąd Pracy w Gryfinie (do umowy zlecenia mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego). Do w/w umowy zlecenia został zawarty aneks nr 1-brak daty zawarcia aneksu, zmieniona została treść 3 umowy, określająca wynagrodzenie miesięczne również w sposób jednostronny-aneks podpisany tylko przez Panią Dyrektor. Brak określenia za jaki okres wynagrodzenie to obowiązuje, np. czy jest to wynagrodzenie miesięczne. 3. W kontrolowanej jednostce stwierdza się przypadki zatrudniania osób na podstawie prawa cywilnego-poprzez zawieranie z nimi umów cywilno-prawnych typu: umowa zlecenia, umowa o dzieło, w takich sytuacjach gdzie powinien być raczej nawiązany stosunek pracy poprzez zatrudnienie osób na umowę o pracę (dotyczy to np. zawarcia umowy o dzieło na obsługę kadrową, księgową). W przypadku tego typu prac mamy tu do czynienia z wykonywaniem pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Zgodnie z Art (11) Kodeksu Pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w warunkach określonych w 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Zgodnie z 1 2. (12) Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w 1. Konstytutywne cechy stosunku pracy odróżniające go od innych stosunków prawnych to: dobrowolność, osobiste świadczenie pracy w sposób ciągły, podporządkowanie, wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy ponoszącego ryzyko związane z zatrudnieniem i odpłatny charakter zatrudnienia (wyrok SN z r., sygn. IPK 113/06). Wykonywanie umowy cywilnoprawnej w sposób wskazujący na powstanie zobowiązania prawa pracy powinno doprowadzić do zmiany kwalifikacji stosunku prawnego łączącego strony. Sposób bowiem świadczenia pracy wskazuje na to, że zamiast umowy cywilnoprawnej powinno się zawrzeć umowę prawnopracowniczą Glosa do uchwały SN z dnia 2 lutego 1993 r., III CZP 164/92. Tylko wtedy, gdy nawiązany na podstawie umowy cywilnoprawnej stosunek zatrudnienia nie ma cech charakteryzujących stosunki pracy (dobrowolny, zarobkowy charakter zobowiązania, osobistość świadczenia pracy, podporządkowanie pracownika pracodawcy, ponoszenie ryzyka gospodarczego przez pracodawcę, ciągłość świadczenia pracy), można bez żadnych zastrzeżeń powiedzieć, iż nie dochodzi do obejścia prawa. Występowanie łącznie wszystkich cech nie jest konieczne dla uznania odpowiedniej umowy za umowę o pracę; brak jednych cech może być wyrównany większą obecnością innych. Interpretacja obowiązujących przepisów w świetle bogatego dorobku nauki i orzecznictwa daje podstawę do sformułowania następujących cech szczególnych, właściwych umowie o pracę (stosunkowi pracy): 1) stroną zobowiązaną do pracy (pracownikiem) jest osoba fizyczna, 2) zobowiązuje się ona do pracy w zamian za wynagrodzenie (odpłatność pracy), 3) przedmiotem umowy ze strony pracownika jest samo pełnienie (wykonywanie) pracy, 4) pracownik nie jest obciążony ryzykiem realizacji zobowiązania, 5) pracownik obowiązany jest świadczyć pracę osobiście, 6) pracownik w realizacji zobowiązania jest podporządkowany pracodawcy. Nowe wyrażenie "pod kierownictwem" ma ten sam zakres znaczeniowy co pojęcia "podporządkowanie" (pracownika), "uprawnienia kierownicze" (pracodawcy). "Wykonywanie pracy pod kierownictwem" nie może być postrzegane w ten sposób, iż pracodawca czy działający w jego imieniu kierownik pracy stale i rygorystycznie kieruje pracą swych pracowników. 18
19 Stosunkowo jasna jest intencja ustawodawcy, jeśli chodzi o dodanie nowego 1 2 w art. 22 k.p. Celem nowej regulacji prawnej jest ograniczenie zjawiska zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, w tym tzw. samozatrudnienia. Samozatrudnienie (selfemployment) polega na zawieraniu umowy cywilnoprawnej (najczęściej umowy zlecenia) z osobą fizyczną w ramach prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej. Oczywiście umowy cywilnoprawne, w tym zawierane z osobami fizycznymi jako przedsiębiorcami, stanowią dopuszczalne przez prawo podstawy zatrudnienia. Dlatego omawianej regulacji nie należy interpretować w kategorii zakazu zawierania umów cywilnoprawnych. Jednakże umów cywilnoprawnych nie wolno zawierać, jak również nie jest dopuszczalne zastępowanie umów o pracę takimi umowami, w sytuacji, kiedy zatrudnienie danej osoby odpowiada warunkom określonym w art k.p. W takim przypadku jedyną prawnie dopuszczalną podstawą zatrudnienia winna być umowa o pracę lub inny akt wymieniony w art. 2 k.p. Zawarcie przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu umowy cywilnoprawnej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny, jeżeli powstały w ten sposób stosunek prawny nosi znamiona stosunku pracy. 4. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono określanie w sposób ogólny, w zawieranych umowach cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło) zakresu wykonanych usług (usługi księgowe, obsługa kadrowa, obsługa prawna). Co może powodować niewystarczającą ochronę interesów zakładu pracy. 1) obsługa prawna W zakresie obsługi prawnej została np. zawarta w dniu 07 maja 2007 r. umowa zlecenia ( brak numeru umowy), pomiędzy zakładem, a Panią. Zleceniodawca powierzył, a zleceniobiorca zobowiązał się do wykonania zlecenia w postaci obsługi prawnej, na warunkach określonych tą umową-brak dokładnego sprecyzowania co wchodzi w zakres obsługi prawnej. Wynagrodzenie miesięczne z tytułu tej umowy to.. plus VAT. Zgodnie z zapisami Art. 6 ust. 1 oraz Art. 7 ustawy o Radcach Prawnych- zawód radcy prawnego polega na świadczeniu pomocy prawnej, a w szczególności na udzielaniu porad prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przed sądami i urzędami. Pomocą prawną jest w szczególności udzielanie porad i konsultacji prawnych, opinii prawnych, zastępstwo prawne i procesowe. Zgodnie z Art. 8, ust. 4 ustawy o Radcach prawnych zakres pomocy prawnej, terminy i warunki jej wykonywania oraz wynagrodzenie określa umowa. 2) obsługa księgowa W zakresie obsługi księgowej została zawarta w dniu r. umowa zlecenia (brak numeru umowy) pomiędzy kontrolowanym Zakładem, a. Zgodnie z zapisami tej umowy zleceniodawca zlecił, a zleceniobiorca przyjął wykonanie pracy polegającej na prowadzeniu księgowości SPZOZ ZPOiOL. Umowa została zawarta początkowo na czas nieokreślony, później dokonano jednostronnie zmiany i wprowadzono nowy termin-do dnia r. W trakcie kontroli stwierdzono np. zawarcie dodatkowej umowy zlecenia, obejmującej sporządzanie sprawozdań. Niewykluczone, że tego typu dodatkowych umów mogło być więcej. Jednakże niewłaściwe prowadzenie dokumentacji zawieranych umów, brak rejestru zawartych umów w latach 2006, 2005 w sposób znaczny utrudnił czynności kontrolne. Księgowość jest pojęciem węższym od rachunkowości, należy ją utożsamiać jedynie z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez prowadzenie ksiąg rachunkowych należy rozumieć ujmowanie w księgach rachunkowych, na podstawie dowodów księgowych zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Zgodnie z ustawą o rachunkowości rachunkowość obejmuje: -przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, - prowadzenie - na podstawie dowodów księgowych - ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, - okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 19
20 - wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, - sporządzanie sprawozdań finansowych, - gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. - poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą. 3) obsługa kadrowa W zakresie obsługi kadrowej została zawarta w dniu r. umowa o dzieło (brak numeru umowy) pomiędzy Dyrektorem kontrolowanej jednostki Panią.., a Panią.. Zgodnie z zapisami tej umowy zleceniodawca zlecił, a zleceniobiorca przyjął wykonanie pracy polegającej na prowadzeniu m.in. spraw kadrowych, kasy SPZOZ ZPOiOL. Umowa została zawarta początkowo na czas nieokreślony, później dokonano jednostronnie ( przy tej zmianie widnieje podpis i pieczątka tylko Dyrektora SPZOZ Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego i Opiekuńczo-Leczniczego w Gryfinie Doroty Rydzewskiej-Sirant-brak jest podpisu zleceniobiorcy, umowa zlecenia jest umową dwustronną wszelkie zmian powinny być akceptowane przez obie strony) zmiany i wprowadzono nowy termin-do dnia r. Zmian w umowie powinno dokonywać się w formie pisemnej np. aneksu do umowy. W 3 umowy zlecenia określona została kwota wynagrodzenia z tytułu zleconej pracy-brak jest wyraźnego określenia iż jest to wynagrodzenie brutto, czy netto oraz że jest za okresy miesięczne wypłacane (umowa zawarta od do dnia ) W 5 w/w umowy zlecenia określono, że wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia po wystawieniu rachunku przez Zleceniobiorcę i stwierdzeniu przez zleceniodawcę terminowego i prawidłowego wykonania zleconej pracy, będącej przedmiotem umowy-w trakcie czynności kontrolnych nie stwierdzono wystawiania rachunków przez Zleceniobiorcę, jak również nie stwierdzono dokumentowania przez Zleceniodawcę faktu terminowego i prawidłowego wykonywania zleconej pracy. W 7 tej umowy zlecenia określono, iż w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. Natomiast w 9 w/w umowy zlecenia jest zapis o treści, że wszelkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy lub jej dotyczące będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo Sąd Pracy w Gryfinie (do umowy zlecenia mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego). Do w/w umowy zlecenia został zawarty aneks nr 1-brak daty zawarcia aneksu, zmieniona została treść 3 umowy, określająca wynagrodzenie miesięczne również w sposób jednostronny-aneks podpisany tylko przez Panią Dyrektor. Brak określenia za jaki okres wynagrodzenie to obowiązuje, np. czy jest to wynagrodzenie miesięczne. Zdaniem kontrolującego zawarta umowa została również błędnie zakwalifikowana do kategorii umów o dzieło. Tego typu umowa powinna być określona mianem umowy o świadczenie usług, a nie umowy o dzieło. Do tego typu umów mają zastosowanie np. inne terminy przedawnień. Po odebraniu dzieła ochrona zamawiającego realizuje się na podstawie przepisów o rękojmi za wady. Zgodnie z Art. 627 ustawy Kodeks cywilny przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Zgodnie z Art ustawy Kodeks cywilny przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Czynności wykonywane w ramach obsługi kadrowej nie mają charakteru czynności przynoszących konkretny, indywidualny rezultat materialny i są realizowane w ramach starannego działania, a więc w ramach umowy zlecenia. Obie umowy regulują inne przepisy prawa cywilnego-umowy o dzieło-art.627 K.C. i następne, a umowy zlecenia art. 734 K.C. i następne. Z treści zapisów wynika, że została zawarta umowa o świadczenie usług. Zakres i sposób wykonywanych prac wyczerpuje z dużą dozą prawdopodobieństwa znamiona umowy o pracę. Zatem tego typu czynności prawidłowo powinny być wykonywane jednak w ramach umowy o pracę. 5. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono szereg błędów w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-płacowych. 20

References: Art. 3
 Art. 18
 art.18
 art.18
 Art. 19
 Art. 19
 art. 18
 art.190
 art.21
 art. 47
 Art. 4
 Art. 45
 Art. 45
 art. 45
 art. 45
 art. 45
 art. 45
 art. 4
 art. 45
 art. 2
 art. 45
 art. 22
 art. 2
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 8
 Art. 627
 art. 734