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Timestamp: 2019-04-24 05:51:10+00:00

Document:
Cargado por Carlos Eduardo Rodas Angeldones
LEY HABITAT D-2724-12-13
Usabilidad y error humano.pdf
¿Cuál es la unidad
encargada?
¿Qué personal
Guía de simplificación y
¿Se podría realizar de
¿Es preceptivo?
1.1.‐ Aproximación al concepto de simplificación y racionalización.
1.2.‐ Objetivo de la Guía.
1.3.‐ Metodología.
2. ELIMINACION DE PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
4.1.‐ Normatividad
4.2.‐ Tramitación
4.3.‐ Documentación
4.4.‐ Plazos y duración del procedimiento. Los tiempos
4.5.‐ Organización y recursos humanos
4.6.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones
4.7.‐ Costes
5. ANÁLISIS y DIÁGNOSTICO: DETERMINACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA
5.1.‐ Normatividad
5.2.‐ Tramitación
5.3.‐ Documentación
5.4.‐ Plazos y duración del procedimiento. Los tiempos
5.5.‐ Organización y recursos humanos
5.6.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones
5.7.‐ Costes
6.REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA
6.1.‐ Implantación de las medidas de mejora:
6.2.‐ Elaboración del manual de tramitación
6.3.‐ Guía del procedimiento: el sistema de información administrativo externo.
6.4.‐ Establecimiento de indicadores
En el momento actual no se debe perder ningún esfuerzo. Todo el actuar
administrativo debe tender a la eficacia, a la eficiencia, a la calidad y a la seguridad
jurídica de los ciudadanos. Los procedimientos administrativos tienen que ser pocos,
claros y simples. No hay mejor forma de revindicar la sencillez en la Administración.
Este proceso de simplificación y racionalización administrativa tanto en sus procesos
como en sus estructuras no debe menoscabar en ningún caso los derechos, la
seguridad jurídica ni hacer peligrar ninguna garantía.
No está clara la delimitación de ambos conceptos y son en muchas ocasiones
confundidos y refundidos uno en el otro.
Sea cual sea el significado correcto y oportuno, será objeto de la presente Guía el
establecimiento de una serie de pautas de simplificación y racionalización en el
ámbito de los procedimientos administrativos, que sea congruente con las siguientes
‐Simplificar: Reducir o, en su caso, eliminar documentos, trámites y
procedimientos administrativos con el fin de evitar desplazamientos, economizar
tiempo y ahorrar costes.
‐Racionalizar: Ordenar el procedimiento administrativo conforme a un criterio
razonable del tiempo, del coste y de la norma, es decir, que sea lo más ágil posible, lo
más económico y lo más ajustado al derecho.
1.2.‐ Objeto de la guía.‐
Esta Guía está concebida como un instrumento para aplicar en todos los
procedimientos administrativos que puedan verse sometidos a racionalización o
simplificación, sea cual sea su naturaleza.
En ella se ofrecen una serie de sencillas pautas o métodos de autoevaluación. Bajo la
idea de un “check list” o listado de control, se proporcionan simples preguntas; y en
base a las contestaciones afirmativas o negativas, o a la reflexión que se haga de cada
una de ellas, se puede proceder a determinar las medidas de mejora aplicables y las
posibilidades de lograr una mayor sencillez en los procedimientos.
Lo que pretende esta Guía es incitar la iniciativa del servicio gestor para que, a través
de cuestiones orientadoras evite, entre otras, funciones improductivas, duplicidades,
costos en el manejo de la información, descoordinación en el proceso, fallos en la
comunicación, etc., es decir, aumente su calidad y eficiencia y reduzca costes.
1.3.‐ Metodología.‐
La Guía parte de dos operaciones anteriores a la racionalización y simplificación: una
previa catalogación e inventario de procedimientos y una priorizacíon de aquellos que
se quieren racionalizar y simplificar.
Lo primera tarea es examinar la necesaria existencia del procedimiento. Una vez
examinada y justificada esa existencia se debe establecer el iter de su racionalización
que comprenderá los siguientes aspectos:
• Análisis y diagnóstico: determinación de las medidas de mejora aplicables
• Rediseño del procedimiento:
2.‐ ELIMINACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Una vez identificados todos los procedimientos gestionados, y antes de iniciar el
proceso de racionalización, es necesario evaluar la pertinencia de los mismos.
Debemos sopesar si realmente la actividad desarrollada por la administración en cada
caso responde realmente a las necesidades demandadas por la ciudadanía, y en caso
contrario, valorar la opción de no llevarla a cabo.
Mediante la correspondiente lista de control se puede cuestionar la existencia misma
de una autorización o su sustitución mediante cualquier otro tipo de fórmula
preventiva o incluso de control a posteriori.
Herramienta nº P1. Eliminación de procedimientos
1 ¿El régimen de autorización deriva de una normativa comunitaria o
básica estatal?
2 ¿ Cual es la razón de interés general que motiva la necesaria
3 ¿Se ha pensado en instrumentos coreguladores e incluso
autoreguladores que sustituyan la autorización?
4 ¿Se puede habilitar temporalmente el ejercicio de una actividad
mediante una autorización provisional?
5 ¿Se puede convertir una autorización provisional en definitiva por
el mero transcurso del tiempo?
¿Se puede autorizar instantáneamente el ejercicio de actividades
6 de bajo riesgo?
7 ¿Se puede sustituir la autorización por una comunicación?
8 ¿Se ha planteado suprimir la autorización y profundizar en
campañas de información y formación?
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Además del plano de las autorizaciones. que es una subvención poco solicitada? 5 ¿Se ha estimado si existe justificación razonable para mantener la subvención si los costes administrativos del otorgamiento de la misma se encuentran muy cercanos o incluso superiores a la cuantía concedida? 6 ¿Se ha planteado la posibilidad de convocar ayudas plurianuales cuando sea posible? 7 ¿Existe un mecanismo de aviso o alerta a los ciudadanos y/o empresas a la hora de presentar sus solicitudes de subvenciones (proactividad)? 3. El ciudadano debería tener un único referente de ayuda que contemple. el conjunto de posibilidades de financiación en función de sus actividades. de esta o de otra Administración? 3 ¿Se han realizado las convocatorias por perfiles de beneficiarios o atendiendo a criterios de organización o presupuestarios de los Centros Directivos? 4 ¿Existe crédito presupuestario sobrante en convocatorias anteriores. Herramienta nº P2. es necesario también abordar un estudio de simplificación en las líneas de subvenciones atendiendo fundamentalmente a criterios de simplificación de las convocatorias existentes. Una tarea propia del servicio gestor es la simplificación del número de convocatorias.‐ IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS El punto de partida de todo proceso de racionalización exige conocer de antemano los procedimientos gestionados en cada centro directivo. Para llevar a cabo esta tarea es 6 . De esta forma el conocimiento del interesado es mayor y se hace más asequible su comprensión. Eliminación de procedimientos Pregunta nº Descripción 1 ¿La convocatoria de subvenciones compite con líneas de otras Consejerías? 2 ¿Existen distintos tipos de financiación en la línea a estudiar respecto de otras con finalidades y beneficiarios idénticos. para su perfil. de tal forma.
Esta estandarización facilitará a los gestores el desarrollo de sus funciones al establecer mecanismos de actuación comunes a diferentes procedimientos. que permiten agrupar los mismos de acuerdo con las siguientes familias: Autorizaciones / Subvenciones y ayudas / Registros / Prestaciones / Premios / Infracciones y sanciones / Gestión de personal / Gestión tributaria / Gestión financiera y presupuestaria / Contratación administrativa / Responsabilidad patrimonial / Expropiación / Control interno / Reclamaciones. nos permitirá estandarizar la actuación administrativa de un conjunto de procedimientos. incidiendo sobre las variables que a continuación se 7 .‐ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO A la hora de abordar la descripción de un procedimiento se debe concebir ésta como la necesidad de determinar paso por paso cómo funciona en la actualidad cada actuación administrativa. La identificación de trámites comunes a la hora de llevar a cabo la racionalización conjunta de los procedimientos de una misma familia. La clasificación por familias es necesaria cuando el proceso de racionalización se va a abordar en bloque o por tipos de procedimientos. lo que permitirá una identificación clara y concisa de los principales aspectos o características esenciales del mismo (Anexo I). recursos y revisión de actos 4. Para esta clasificación se parte de los datos incluidos en el Inventario Automatizado de Procedimientos. Una vez delimitados o identificados los procedimientos administrativos tramitados en cada centro directivo es necesario proceder a su clasificación.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN necesario establecer un sistema de catalogación en el cual se reflejen los datos generales de cada procedimiento. sin perder de vista las peculiaridades que pudieran surgir en la tramitación de cada uno de ellos.
b) Normativa procedimental. La racionalización de los procedimientos comienza por la racionalización de su normativa.‐ Normatividad Debemos proceder en primer término a la recopilación de la normativa aplicable y su clasificación de acuerdo con los siguientes factores: su contenido (normas sustanciales.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN exponen. Clasificación según su grado de especialización: a) Normativa especial. se debe de hacer una breve descripción de la situación normativa que afecta a ese procedimiento. c) Normativa competencial. b) Normativa de rango reglamentario. procedimentales y competenciales). c) Otras. 8 . Clasificación de las normas según su rango: a) Normativa de rango legal.1. Clasificación de las normas según su contenido: a) Normativa sustancial. 4. para posteriormente proceder a su análisis y consecuente detección de las acciones correctivas oportunas. Así. su carácter (generales y especiales) o su rango (legal o reglamentario).
la propuesta de resolución. ACTIVIDADES: Para el cumplimiento de los trámites es necesario realizar una serie de actividades. su notificación o su archivo. Entendiendo por fases. Podemos definir actividad como el “conjunto de acciones y/o tareas desarrolladas para la realización de un trámite que definen la forma de realizarlo”.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN b) Normativa general. trámites y actividades en que se descompone el procedimiento administrativo. Ej: la fase de instrucción en un expediente disciplinario comprende trámites como la celebración de la prueba. 9 . los informes. trámites y actividades lo siguiente: FASES: el procedimiento administrativo consta el menos de tres fases: Iniciación.‐ Tramitación La metodología de estudio se basa en una división de la tramitación en las distintas fases.2. instrucción y resolución. etc. Ej: fase de instrucción en un expediente disciplinario TRÁMITES: conjunto de actividades en orden secuencial que forman parte de cada una de las fases en las que se encuentra dividido el estudio. Ej: la propuesta de resolución en un expediente disciplinario implica actividades como su redacción. Para la clasificación de la información podemos servirnos de una tabla (Anexo II) que nos permitirá recopilar toda la normativa de cara a su posterior análisis y diagnóstico 4.
bien sea por los interesados o bien por unidades externas a la encargada de la tramitación del procedimiento. evitando solapamientos o dilución de responsabilidades. es el dedicado específicamente a la realización de las gestiones propias del trámite. Los tiempos. Hay que proceder en un primer momento a la identificación y recopilación de todos ellos.‐ Documentación.‐ Plazos y duración del procedimiento. 4. etc. con indicación de la actividad a la que dan soporte. nos permitirá determinar el tiempo invertido en cada una de ellas y diferenciar entre: ‐Tiempo efectivo: periodo mínimo imprescindible para llevar a cabo el trabajo requerido. con mayor grado de normalización y mayor será la simplicidad del procedimiento. Una buena recopilación de los datos correspondientes a las distintas actividades a través de las cuales transcurre el procedimiento. Es el tiempo específico + otros tiempos tales como esperas. 10 . para proceder posteriormente a su análisis. ‐Tiempo real: es el tiempo total realmente empleado en el trámite. más clara. Cuanto menor sea la documentación contenida en el expediente. 4.4.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN La desagregación de cada trámite a nivel de actividad permitirá su asignación específica e indiscutible a personas concretas.3. tiempo de transporte de documentos. tiempo consumido.
En segundo lugar. la adecuación de cada puesto a las actividades desarrolladas. diferirá si se trata de unas u otras. organización y recursos humanos implicados en el procedimiento. Será necesario determinar el posicionamiento de la Unidad responsable del procedimiento en lo que a nuevas tecnologías se refiere. tiempos. la necesidad del incremento/disminución de efectivos en la unidad. la posibilidad de asignación de otras funciones adicionales a los implicados en el procedimiento en cuestión.5.‐ Tecnologías de la Información y las comunicaciones. Permitirá determinar. al realizar la descripción de cada una de las actividades deberá reflejarse quién o quiénes las llevan a cabo. ya que el tratamiento respecto a determinados aspectos como pueden ser los sistemas de comunicación con éstas. con indicación de los componentes del mismo y el grado de implicación de cada uno en el desarrollo del procedimiento.‐ Organización y recursos humanos.6. 4. recopilando la siguiente información para su posterior análisis: 11 . El Anexo III incluye.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 4. a modo de ejemplo. con indicación de si se trata de unidades internas o externas a la administración. una tabla para la recopilación de todos los datos relativos a la descripción textual de la tramitación. Finalmente deberán quedar reflejadas en el estudio todas las unidades que participan en el mismo. En un primer término describiremos el órgano responsable de la tramitación. incluyendo: documentación. en un análisis posterior. etc.
para en un posterior análisis determinar las posibilidades de teletramitación del mismo:  NIVEL 1: INFORMACIÓN (que exista cualquier tipo de información publicada por medios telemáticos del procedimientos.‐ Deberá describirse el grado de adaptación del procedimiento a la Administración electrónica. La eficiencia supone la maximización de los resultados alcanzados con relación a los recursos invertidos en su consecución.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 1.7.‐ Costes.‐ Para cada uno de los componentes de la unidad deberá determinarse si dispone en su puesto de los siguientes medios (si/no) y el grado de utilización de los mismos (alto. 12 . medio o bajo): DISPONIBILIDAD (S/N) UTILIZACIÓN (A/M/B) ORDENADOR SOFTWARE BÁSICO CORREO ELECTRÓNICO INTERNET NOMBRE Y CARGO APLICACIÓN ESPECÍFICA PARA GESTIÓN PROCEDIMIENTO 2. Como ya se comentó anteriormente. por ejemplo la ficha catalográfica del IAPA)  NIVEL 2: FORMULARIO ESTÁTICO (que el procedimiento cuente con un formulario publicado que el destinatario pueda imprimir y presentar en soporte papel)  NIVEL 3: FORMULARIO TELETRAMITABLE (si el procedimiento cuenta con un formulario que permite la presentación de la solicitud por medios electrónicos)  NIVEL 4: TRAMITACIÓN TELEMÁTICA COMPLETA 4. en función de los siguientes niveles.
‐ ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO: DETERMINACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA Una vez recopilada la información acerca de los distintos parámetros a estudiar. procederemos al análisis y diagnóstico de la misma. La cuantificación de esta valoración se hará conforme las reglas del modelo abreviado del coste estándar que se describe en la Guía relativa a la reducción y eliminación de cargas administrativas . eliminación de requisitos formales y materiales. En la tramitación del procedimientos son varios los aspectos que correctamente examinados pueden dar origen a mayor número de mejoras. 13 .‐ Normatividad Este campo de mejora está incluido en la guía relativa a la mejora en la calidad normativa. Se puede establecer como premisa para este análisis determinar cuáles son los costes que los procedimientos generan en cada una de sus fases. 5.‐ Tramitación: simplificación de trámites y actividades. teletramitación.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN racionalizar supone organizar el trabajo de manera que aumenten los rendimientos o se reduzcan los costes con el mínimo esfuerzo. 5.2. tanto a la Administración en su conjunto como al ciudadano y a las empresas que se relacionan con ella.1. 5. En cualquier caso. se debe hacer un diagnóstico sobre la norma que regula el procedimiento y principalmente su accesibilidad.
Todas estas intervenciones pueden imponer trámites o actividades que podrían ser objeto de reducción y/o eliminación.1. mediante validaciones. y examinando determinados requisitos que pueden llegar a ser suprimidos o eliminados si de su análisis se deriva su falta de valor añadido al procedimiento o dificulten las tareas llevadas a cabo por el ciudadano. por consiguiente. ya que se podría controlar. 5. facilitando al máximo la simplificación del procedimiento. Todo ello permitiría descargar de trabajo al personal encargado de la recepción y almacenamiento de documentación. Simplificación de trámites y actividades El eliminar y/o reducir los trámites procedimentales y actividades contribuirá a la simplificación del procedimiento administrativo y. con el fin de facilitar al ciudadano las relaciones con la administración de forma telemática. 14 .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN En primer lugar se debe determinar qué trámites pueden ser llevados a cabo de una manera más eficaz. que se realiza de forma correcta. El acceso y cumplimentación de los impresos desde un portal web facilitaría al interesado esta tarea. a la reducción de tiempos. Especial interés merecen las relaciones de colaboración y cooperación entre órganos y/o unidades administrativas o las tareas de control económico y de legalidad de los órganos que las tienen atribuidas y algunas malentendidas fórmulas de supervisión jerárquica. se debe intentar alcanzar el máximo grado de teletramitación. En segundo lugar.2. desplazamientos y costes. reduciendo los posibles errores en su presentación.
Simplificación o eliminación de requisitos formales y materiales En ocasiones.2. tan s olo para su conocimiento y cons tancia? 7 ¿ Agilizan el procedimiento las notificaciones realizadas como acto material separado del propio acto adminis trativo en s í? 8 ¿ S e ha planteado la pos ibilidad de s us tituir las daciones de cuenta y tomas de razón s i existieran? 9 ¿ Tienen sentido las comunicaciones previas de la realización de un procedimiento adminis trativo? ¿ E n cas o afirmativo ¿ Ha cons iderado que no deberían paralizar el procedimiento? 1 0 ¿ E s neces ario el informe de un órgano colegiado o sería más sencillo notificar a s us componentes individualmente y. pese a no ser estrictamente obligaciones específicas de aportar una u otra documentación. Trámites Preguntas nº Des cripción 1 ¿ S e ha planteado s uprimir las notas interiores cuando s e tras lada el expediente dentro de la mis ma C ons ejería? 2 ¿ S e ha planteado s uprimir el regis tro de s alida de documentos adminis trativos que van de una a otra C onsejería cuando éstas tienen la misma oficina de regis tro? 3 ¿ S e ha planteado que el regis tro de s alida lo realice el mis mo centro emis or del documento? 4 ¿ S e ha planteado s i es neces ario que el titular del órgano adminis trativo firme más de un original? 5 ¿ Tiene alguna razón de s er la firma del vis to bueno y/o conforme por parte del s uperior jerárquico? 6 ¿ Tiene alguna razón de s er las copias y duplicados enviados a otros órganos y/o unidades adminis trativas. por lo tanto. ha cons iderado la posibilidad de unificarlos? ¿ exis te la pos ibilidad de coordinar s us agendas ? 12 ¿ E n general se ha planteado la posibilidad de s uprimir un trámite adminis trativo cuando és te no aporta valor añadido? 5. contribuyen a dificultar la tarea del ciudadano y la buena marcha del procedimiento.2. plantears e la exis tencia de éste? 1 1 ¿ S i co‐exis ten varios órganos colegiados en un proces o. el procedimiento administrativo resulta complejo y complicado debido a la pluralidad de requisitos formales y materiales que.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº Tr1. 15 .
Estos requisitos materiales han sido limitados y detallados en el ámbito empresarial por la Directiva 2006/123/CE.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Eliminación de requisitos formales: Los requisitos formales se consideran imposiciones de normalización y de estilo. de 12 de diciembre de 2006. s egmentando la mis ma? ¿ S e diferencia claramente el cumplimiento de un requis ito de 7 la obligación de pres entar documentación? Eliminación de requisitos materiales: Los requisitos materiales son limitaciones y restricciones que se imponen en aras de la consecución de un objetivo determinado. certificados o con vis to bueno de terceros ? ¿ S e pueden exigir documentos dis tintos en proporción a la 6 actividad. puede resolver la Administración sin dificultad. como es la delimitación de los concretos beneficiarios o la exclusión directa de determinados colectivos. Herramienta nº S5. la presentación de documentos o archivos en un determinado formato? 5 ¿ S e requiere la pres entación de documentos visados. referente a los servicios en el mercado interior. aún prescindiendo de ellas. S implificación de requisitos formales Pregunta nº Des cripción 1 ¿ S e puede pres cindir de la obligación de pres entar motivación o s olicitudes debidamente razonables en la petición del interes ado? 2 ¿ S e requiere al interesado la pres entación de duplicados ejemplares ? 3 ¿ S e les exige la pres entación de fotocopias compulsadas ? 4 ¿ S e exige al interes ado. 16 . del Parlamento Europeo y del Consejo. s in caus a jus tificada. o motivaciones superfluas que no aportan valor añadido alguno al procedimiento y que.
que limiten la pres tación por trabajadores por cuenta propia. que obtenga una autorización y/o ins cripción que exis ta en el territorio nacional. que s e limiten las pos ibilidades de conces ión de ayudas económicas . que obligue a pos eer un documento de identidad o que afecten al us o de equipos y material que formen parte integrante de la 7 pres tación de s ervicios ? 8 ¿ C on carácter general es dis criminatorio el requis ito? ¿ A s ens u contrario beneficia motivadamente a algún colectivo? ¿ Los requis itos s e bas an en orden publico. dignidad e integridad de la profes ión. los que prohíban es tar es tablecidos en varios E s tados miembros . s eguridad pública. exigir un número mínimo de empleados . de intervención directa o indirecta de competidores en la conces ión de la autorización. de aplicación de pruebas económicas . cuanto. porqué y en alguien s e repercute ? 3 ¿ E xis te alguna razón jus tificable para limitars e temporalmente la autorización y/o ins cripción en el regis tro? 4 ¿ S e admiten autorizaciones y/o ins cripciones en R egis tros de otras C C AA o Ayuntamientos ? ¿ La autorización que expide s e limta a una actividad o a un territorio concreto? ¿ E n cas o afirmativo. que s e dote de cierta infraes tructura. el s ecreto profes ional. s e ha planteado s u eliminación? ¿ E n cas o 9 afirmativo s on proporcionados ? ¿ E xis te alguna res tricción de comunicaciones comerciales de las profes ionales reguladas más allá de la independencia. adoptar una forma jurídica particular. dis poner o prohibir la dis pos ición de más es tablecimientos . S implificación de requis itos materiales P regunta nº Des cripción 1 ¿ Las autorizaciones y/o ins cripción en los regis tros s e renuevan automáticamente? 2 ¿ E xis te un número limitado de autorizaciones ? ¿ E n cas o afirmativo por qué? ¿ Ha incrementado el valor de la mercancía o actividad.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº S 6. es tablecer tarifas mínimas o máximas obligatorias y obligar a pres tar otro s ervicio conjuntamente s in atender a s ervicios de interés económico general? ¿ E xis te alguna razón jus tificable para exigir que es té es tablecido en el territorio nacional. res ervar la actividad a pres tadores concretos . porqué? 5 ¿ Incurre en alguno de los requis itos prohibidos por la Directiva 1 23 /2006 tales como los bas ados en la nacionalidad. s alud pública o protección del medio ambiente? ¿ E n cas o negativo. o una razón de ineterés general? ¿ E s proporcional la res tricción 1 0 al fin protegido? ¿ S e impone el ejercer una actividad en exclus iva o s e limita 1 1 ejercer varias de manera conjunta o en as ociación? 17 . de la exigencia de aval financiero o s eguro que s e deba contratar con operadores nacionales y exigencia de ins cripción previa o ejercicio previo durante un tiempo en territorio nacional? 6 ¿ E xis te alguna razón jus tificable para requerir o imponer límites cuantitativos o territoriales . que limiten la libertad de elección de tipo de es tablecimiento. pos eer capital de una s ociedad. de reciprocidad con el E s tado miembro en el que el pres tador tenga el es tablecimiento.
‐ Los formularios Podemos definir el formulario como un instrumento a través del cual se recoge información para simplificar y posteriormente facilitar la iniciación y el desarrollo de los procedimientos administrativos. 5. es necesario establecer una distinción entre la documentación aportada por el ciudadano y la documentación elaborada por la administración en el transcurso de la tramitación. A la hora de abordar el análisis de la documentación que obra en el procedimiento y de cara a la detección de medidas de mejora.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 5. 18 . Las medidas que se proponen en este apartado están encaminadas a la eliminación de determinados documentos o su sustitución por declaraciones responsables. Del mismo modo se detallan medidas de intraoperabilidad o interoperabilidad que puedan facilitar las relaciones entre la Administración y el ciudadano.1. se debe abordar el análisis bajo la necesidad de dotar al procedimiento de una posible simplificación documental.3. Por un lado. de cara a determinar si se utilizan diferentes tipos de documento para actividades o trámites similares y si los mismos están adecuados a la normativa vigente. Por otra parte. deberán estudiarse los distintos documentos que la Administración elabora para llevar a cabo las actividades a través de las cuales transcurre el procedimiento. simplificación documental y estandarización.‐ Documentación: formularios.3.
o aquellos otros que sean de us o generalizado por los ciudadanos . a la hora de elaborar los formularios en formato electrónico? 5 ¿ C umplen los formularios con todos los requis itos legales exigibles a los mis mos ? 6 ¿ E xis ten normas /criterios /medidas de Normalización Documental a la hora de elaborar los formularios ? 7 ¿ S e han tenido en cuenta criterios de acces ibilidad y usabilidad en la elaboración de los formularios ? Antes de confeccionar un formulario es necesario tener en cuenta. ¿ puede el ciudadano iniciar el procedimiento mediante una s olicitud pers onalizada? 3 ¿ E s tán dis ponibles los modelos en formato papel. ajenas a todo tipo de formulario. sin embargo. tampoco podemos pasar por alto el derecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientos mediante solicitudes personalizadas. una serie de pautas legales y técnicas. electrónico o ambos ? ¿ E l formato del documento s e ciñe a un estandar definido y prees tablecido por la unidad propietaria del procedimiento? 4 ¿ S e ha previsto el us o de es tandares abiertos . además del propósito para el que sirve. no limitarlos. Aspectos Legales La legislación prevé una serie de limitaciones.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN La normalización documental supone la homogeneización del diseño y funcionalidades que deben cumplir todos los formularios asociados a los procedimientos administrativos. siendo tarea de la Administración facilitar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos. Herramienta nº F1 modelos de solicitud ‐ general Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten formularios /modelos de solicitud para la iniciación de todos los procedimientos ? ¿ E n cuantos procedimientos no? ¿ por qué? 2 Independientemente de la existencia de modelos normalizados de s olicitud. por lo que habrán de incluirse en los formularios las referencias oportunas que hagan efectivos los derechos y garantías 19 .
de protección de datos de carácter personal y demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la infirmación? 5 ¿Se ha previsto la existencia de los modelos de solicitud en todos los formatos necesarios para que el ciudadano pueda acceder a los mismos a través de diversos soportes. de 22 de junio. de protección de datos de carácter personal y demás normativa de desarrollo y en la Ley 11/2007. canales o entornos? ¿Es similar la imagén de los modelos de solicitud en todos los formatos? 6 ¿Se prevén los campos necesarios para que el ciudadano autorice a la Administración a recabar aquellos datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas. es necesario que los formularios se adapten a la Orden ADM/942/2009. Con la finalidad de dar sencillez y simplificar los formularios. sobre normalización de formularios asociados a procedimientos administrativos. de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos que establece igualmente un elenco de derechos que deberán ser tenidos en cuenta a la hora de elaborar los modelos de solicitud. según lo dispuesto en el art. de 13 de noviembre. 70 de la Ley 30/92? 3 ¿Se han previsto los campos necesarios para la identificación y notificación de interesados y representantes? ¿Se ha previsto la posibilidad establecer con los interesados comunicaciones y notificaciones electrónicas. 35 de la Ley 30/92 y en el art. según lo previsto en la Ley Orgánica 15/99. salvo que una norma con rango de Ley autorice dicha consulta? 20 .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN establecidos en la Ley Orgánica 15/1999. y que éstos puedan señalar dicho medio como preferente? 4 ¿Se han establecido los campos oportunos para salvaguardar los derechos y garantías de los ciudadanos en orden a la protección de datos de carácter personal. Herramienta nº F2 modelos de solicitud ‐ Aspectos legales Pregunta nº Descripción 1 ¿Se han elaborado los modelos de solicitud teniendo en cuenta los derechos de los ciudadanos previstos en el art. 6 de la Ley 11/2007? 2 ¿Se incluyen en los modelos de solicitud todos los datos relativos al contenido de las solicitudes. de 2 de mayo.
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Normalización Documental La normalización documental supone la homogeneización del diseño de los formularios asociados a los procedimientos administrativos. se ha de prever la existencia de una serie de campos mínimos. comunes a todos los formularios. lo que le facilitará el inicio de aquellas actuaciones que se proponga emprender. Por otro lado. entendida desde una doble perspectiva: contenido y forma. 21 . al erigirse el formulario en el nexo de unión entre la Administración y el ciudadano. Elaborar los modelos de solicitud de acuerdo con criterios homogéneos ayudará al ciudadano a familiarizarse progresivamente con la metodología administrativa. Por un lado. que garanticen la recogida de los datos necesarios para que el documento cumpla con los requerimientos legales. una disposición homogénea de los símbolos y logotipos oficiales en todos los documentos contribuirá al afianzamiento e identificación de la imagen corporativa de la organización entre la ciudadanía.
.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº F3 modelos de solicitud ‐ Normalización Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten criterios de Normalización documental a la hora de elaborar los formularios ? ¿ s on obligatorios? 2 ¿ S e prevé la inclus ión en el formulario de elementos de identidad corporativa. s upres ión y s ustitución documental? ¿ S e proporciona al ciudadano la pos ibilidad de poners e en contacto con la Adminis tración a través de divers os canales de comunicación (teléfono de contacto. as í como el adecuado uso y pos ible ces ión de los mis mos ? ¿ S e hace referencia al C entro Directivo que efectúa el tratamiento de los datos y a la pos ibilidad de ciudadano de ejercer s us derechos ante él? 7 ¿ E s tán recogidos en las formularios todos los campos neces arios para dar cobertura legal a las actuaciones de interoperabilidad. ¿ s on obligatorios? 1 0 ¿ S e ha es tablecido la obligatoriedad de s eguir algun tipo de guía de estilo que incluya las pautas de acces ibilidad y us abilidad a tener en cuenta en la elaboración de los formularios? 11 ¿ E s neces ario adjuntar documentos anexos ? E n cas o afirmativo. para la aclaración de los pas os a s eguir para cumplimentar el formulario.). web del organis mo. de acuerdo con lo previs to en el artículo 7 0. intraoperabilidad. o para es tablecer un s is tema de retroalimentación que mejore la recogida de datos por parte de la administración? 8 9 ¿ S e recoge la pos ibilidad de incorporar a los modelos de solicitud ins trucciones para la cumplimentación de los mis mos ? . ¿ s e es tablecen el nombre de los documentos a anexar? 22 . de la Ley 3 0/92? 6 ¿ S e han incluido las referencias oportunas para as egurar el tratamiento confidencial de los datos de carácter pers onal. de acuerdo con las normas reguladoras de los símbolos y logotipos corporativos de la Organización? 3 ¿ Queda perfectamente definido el procedimiento adminis trativo que se pretende iniciar con el modelo de s olicitud? ¿ E xis te codificación para el modelo de s olicitud? 4 ¿ S e ha previsto la exis tencia de todos los campos neces arios para la identificación y notificación de interes ados y repres entantes ? 5 ¿ S e han incorporado los campos neces arios para recoger toda la información relativa a la s olicitud.
sintetizar y relacionar información y por último. eficiencia y satisfacción en un contexto de uso concreto.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Aspectos técnicos: accesibilidad. tan amplia y extensamente como sea posible. La accesibilidad. imprimir uniformidad en los procedimientos. facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos. esto es. usabilidad y diseño Podemos definir la usabilidad como la medida por la que un producto puede ser usado por usuarios específicos para conseguir sus objetivos con eficacia. 23 . Así. los medios estén disponibles para las personas. Un buen diseño visual del formulario es aquél que ayuda al usuario a entender con facilidad la información a introducir. tengan o no discapacidades de un tipo u otro. El formulario ha de cumplir con los objetivos que le son propios. en cambio. es el arte de garantizar que. dar valor legal a determinadas transacciones. algunos de los cuales ya han quedado cubiertos a través de la normalización documental y de la observancia de los requerimientos legales. lo primero a tener en cuenta a la hora del diseño del modelo será el cumplimiento de dichos objetivos.
correctamente ubicados de acuerdo con sus normas reguladoras? 5 ¿Se proporcionan mecanismos para ponerse en contacto con el organismo emisor? (e‐mail.) 6 ¿La referencia a disposiciones administrativas se hace expresando su número. con los campos y etiquetas ordenados y alineados. entre ciudadano y administración? En la mayor parte de las ocasiones se da poca importancia a la composición estética de los formularios. un lenguaje cercano y comprensible. símbolos y logotipos. dirección postal. y es necesario tener presente que los diseños estéticamente satisfactorios contribuyen a orientar al ciudadano en la dirección de lectura y de entrada de datos. facilitando así la sencillez del trámite. en el caso de que los datos aportados por los ciudadanos se incorporen a una base de datos? 8 ¿Se ha previsto dentro del contenido algún apartado relativo a la retroalimentación de la información. 24 . y el procedimiento al cual está vinculado? ¿Existe una codificación para procedimiento y formulario? ¿Es necesario un subtítulo? 3 ¿Se requieren únicamente los datos necesarios para la tramitación del procedimiento? O bien ¿Son necesarios todos los elementos recogidos en el formulario? 4 ¿Están los elementos de Identidad Corporativa. un documento limpio con espacios en blanco suficientes para descansar la vista. teléfono. denominación y fecha y con indicación del Diario Oficial en que aparecen publicadas? 7 ¿Se han incorporado las referencias oportunas a la Ley 15/99 de protección de datos de carácter personal. Una adecuada organización del documento.. fax.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº F4 modelos de solicitud ‐ accesibilidad. usabilidad y diseño ‐ contenido Pregunta nº Descripción 1 ¿Cuáles son los objetivos del documento? ¿Son concretos y están bien definidos? 2 ¿Indica el título claramente la naturaleza y función del formulario. colaborará a que el ciudadano sienta mayor comodidad a la hora de llevar a cabo sus actuaciones administrativas.
25 . es tá reducida al mínimo? ¿ S e ha evitado la s obrecarga informativa? ¿ S e ha evitado la redundancia? ¿ 1 0 S on fácilmente comprens ibles los datos fijos ? ¿ S e ha previs to suficiente es pacio para cumplimentar los datos variables ? 1 1 ¿ S e han incorporado ins trucciones para cumplimentaer el formulario? ¿ S on breves y comprens ibles ? ¿ E stán en un lugar 1 2 La estructura de organización y navegación del documento ¿ E s la más adecuada? 13 ¿El formulario tiene un pie definido? ¿Aparece el número de página? Pregunta nº 5. es tán correctamente indicados? ¿ E s neces aria s u existencia? 8 ¿ E xis ten relaciones lógicas de proximidad. contar previamente con un listado de documentos que se puedan tramitar electrónicamente y que pueden ser transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre administraciones públicas.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº F5 modelos de solicitud ‐ accesibilidad. concis o.3. s e han seguido los es tándares del us uario? 5 ¿ S e han es tablecido textos cortos para las etiquetas de campos. usabilidad y diseño ‐ Lenguaje y redacción Des cripción 1 ¿ E l formulario habla el mismo lenguaje que s us us uarios ? ¿ E s claro. agrupación e inclus ión entre unos y otros elementos? 9 ¿ La cantidad de es critura requerida para regis trar los datos .2 Simplificación Documental Medidas de Interoperabilidad: Es fundamental a la hora de simplificar. eliminando palabras inneces arias ? 6 ¿ S e ha tenido en cuenta un orden de colocación a la hora de es tablecer los campos en el formularios ? ¿ E s tán s ituados en primer término los datos obligatorios y aquellos que s ean más relevantes ? 7 ¿ S e han s eñalado claramente aquellos campos que es obligatorio rellenar? ¿ E xisten campos que no deben s er rellenados por el interes ado. órganos y entidades de derecho público. familiar y cercano? 2 ¿ S e ha utilizado un lenguaje no s exis ta evitando expresiones dis criminatorias que atenten contra el principio de igualdad? 3 ¿ E s consis tente el uso de los términos? ¿ S e usan las mis mas palabras para los mismos conceptos ? 4 ¿ S e han evitado las abreviaturas ? ¿ E n caso de us arlas. amigable.
incorporando el documento o ins cripción de oficio? 4 ¿ S olicita. siendo la Administración la que l0 puede recabar a través de los cauces antedichos.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN De esta forma. Interoperabilidad Pregunta nº Des cripción 1 ¿ S olicita documentación obrante en otra Adminis tración? ¿ S e puede recabar de oficio? 2 ¿ S e ha planteado la pos ibilidad de pres cindir de la obligación de pres entar dicha documentación? 3 ¿ S e ha contemplado la pos ibilidad de s us tituir la obligación de s u pres entación. que se compromete a mantener su cumplimiento durante el tiempo 26 . Herramienta nº S2. se puede comenzar a simplificar la obligación de presentar determinada documentación. algún documento o ins cripción que cons te en un R egis tro Adminis trativo. manifestando que cumple con los requisitos establecidos en la normativa reguladora del correspondiente procedimiento administrativo. en concreto. ¿ S e ha previs to quien s oportará la mis ma s i s e interopera? ¿ E l órganis mo encargado del R egis tro o F ichero tiene 8 capacidad para certificar o informar de forma mas iva? 9 ¿ S e ha arbitrado un procedimiento de cons ulta y/o en s u cas o de petición de datos ? 1 0 ¿ S e ha arbitrado un procedimiento con plazos para la res pues ta y/o información? 1 1 ¿ S e ha previs to la trazabilidad de los datos ? Medidas de impulso de las declaraciones responsables Se puede definir declaración responsable como aquélla que suscribe la persona interesada o quien la represente. F ichero Automatizado o Bas e de Datos ? 5 ¿ Ha contemplado la pos ibilidad de s us cribir un C onvenio de C olaboración con el organis mo encargado para poder operar en un entorno cerrado de comunicación o cualquier otro? 6 ¿ S e ha previs to el cons entimiento expres o del interes ado para poder recabar de oficio la documentación? 7 ¿ E xis te aplicación informática para atacar la bas e de datos directamente des de el órgano ges tor del procedimiento? 8 S i la expedición del documento es tá s ujeta a tas a.
documentación que acredite la cons titución. domicilio s ocial y aus encia de ánimo de lucro de los s olicitantes cons titución de la comunidad de bienes .3. Herramienta nº S4. Declaraciones res pons ables Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E s pos ible s us tituir la obligación de pres entar una memoria por la pres entación de una declaración res pons able? 2 ¿ E s pos ible s us tituir la obligación de pres entar una certificación de titularidad bancaria por una declaración res pons able? 3 ¿ E s pos ible s us tituir la obligación de pres entar contratos interprivados . E s tatutos S ociales . cumplimientos de requis itos . Adquiere importancia por la posibilidad de sustituir determinada documentación cuya presentación puede diferirse o incluso sustituirse en su integridad. exoneraciones fis cales . polizas de s eguros . identificación de s ocios y comuneros .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN que cada procedimiento disponga o que dispone de la documentación cuya presentación es obligatoria. convenios . por declaraciones res pons ables ? 4 ¿ E s pos ible s us tituir la documentación e información requerida a las E ntidades Locales por certificado del habilitado es tatal? 5 ¿ S e debe pres entar la documentación antes de la propues ta o cabe la pos ibilidad de que la declaración res pons able s irva para todo el procedimiento? 6 ¿ S e acompaña a la s olicitud y/o al formulario un modelo de declaración res pons able? 7 ¿ Tiene la declaración res pons able todos los campos neces arios para el ges tor? ¿ Tiene s olo los neces arios ? 5. C uentas Anuales . declaración de propiedades .3 Estandarización A lo largo de la tramitación del procedimiento la administración debe elaborar una serie de documentos que den soporte a las distintas actividades que lleva a cabo. poderes de repres entación. actas de cons titución de as ociaciones . s entencias . En 27 .
Herramienta nº E1 Es tandarizac ión Doc umental Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten actividades con documentación as ociada. se hace necesario establecer si es el tiempo exigido y recomendable o si por el contrario sobrepasa los límites temporales que atiendan al principio de celeridad. que s e realizan de manera repetitiva? ¿ E s posible es tandarizar la documentación? 2 ¿ S e han identificado documentos a lo largo del procedimiento que presentan caracterís ticas iguales o muy s imilares ? ¿ E s pos ible normalizarlos ? 3 ¿ S e han incluido en los modelos normalizados todos los campos neces arios para cumplir con los requisitos legales de dicha documentación? 5.‐ Plazos y duración del procedimiento. 28 . que garanticen la recogida de los datos necesarios para que el documento cumpla con los requerimientos para llevar a cabo la actividad de que se trate. Tiempos Una vez determinado el tiempo invertido en cada actividad. La elaboración de documentos normalizados y su incorporación en una guía de tramitación ayudará al servicio gestor a desarrollar sus tareas con mayor rapidez. pero en otras. y que aunque no sean exactamente iguales sí incluyen características muy similares.4.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN unas ocasiones se tratará de documentos que se elaboran en un momento puntual. Se deberá elaborar un documento “tipo” que incluya todos aquellos campos comunes. ya que aquellos que deban llevarlas a cabo no necesitan elaborar el documento una y otra vez. son documentos que la administración elabora de manera repetitiva una y otra vez.
para posteriormente establecer las medidas necesarias que permitan reducir al mínimo los mismos..‐ Organización y Recursos humanos 5.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Hemos partido de una distinción entre tiempo real y tiempo efectivo.5. Herramienta nº T1 Tiempos Pregunta nº 1 2 3 4 5 6 7 Des cripción ¿ E xis te una diferencia elevada entre el tiempo efectivo y el tiempo real que empleamos en cada actividad? ¿ E s tán identificadas aquellas actividades donde la diferencia es más elevada? ¿ se han identificado las caus as ? ¿ Hemos incluido los tiempos de espera que establece la Ley a la hora de calcular el tiempo efectivo? ¿ E l transporte de documentos es un elemento determinante de la pérdida de tiempo? ¿ podrían articulars e mecanismos de intercambio de datos a través de medios electrónicos . inactividad administrativa o del ciudadano. que redujeran es te tiempo? ¿ S e ha valorado la pos ibilidad de habilitar el regis tro de s alida des de el centro ges tor para reducir los tiempos? ¿ E xis te la pos ibilidad de realizar s imultaneamente.5. por lo tanto es el momento de determinar si ambos son semejantes o el tiempo real alarga injustificadamente la marcha del procedimiento. alguna de las actividades que se llevan a cabo? ¿ E xis ten actividades no recogidas en la normativa reguladora que podrían evitars e? 5. Esta fase debe identificar donde se gastan estos tiempos tales como esperas.1 Organización Una vez determinada la unidad o unidades responsables del procedimiento. transporte de documentos. etc. es necesario establecer si están perfectamente delimitadas las funciones de cada una de 29 .
Del mismo modo pueden ser analizados los puestos que participan en el procedimiento. de tal manera que un análisis pueda llevar a considerar no ser los idóneos y ser planteada la posibilidad de modificar puestos en el organigrama o realizar cambios en cuanto a la valoración y contenido de los mismos. El análisis deberá profundizar en la implicación de cada unidad en cada una de las fases propias del procedimiento.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ellas en el supuesto de coincidir varias. De existir a su vez unidades externas también implicadas en la tramitación del procedimiento. comunicación o coordinación son suficientes y adecuados para una buena interacción. ¿ s e ha cons iderado la 1 1 pos ibilidad de unificarlos ? 30 . Herramienta nº T1 Organización Pregunta nº Des cripción ¿ E s tán correctamente delimitada la unidad responsable de la 1 tramitación del procedimiento? ¿ E xis te una o varias unidades para el des empeño de la 2 actividad? 3 ¿ E s tán delimitadas las funciones cuando exis ten varias? 4 ¿ E s tá delimitada la res pons abilidad de cada unidad interviniente? ¿ S e han es tablecido mecanis mos de control de 5 res pons abilidades? ¿ E xis ten partes del trámite o procedimiento des arrollados por 6 dis tintas unidades intervinientes ? ¿ S e podrían integrar? ¿ E s neces ario que actúen s uces ivamente o s e podría llevar a cabo el trámite s imultáneamente? 7 8 ¿ E xis te una comunicación y coordinación adecuadas entre ellas? ¿ E xis ten unidades externas implicadas en la tramitación del 9 procedimiento? ¿ E s elevada la intervención de unidades ajenas a la res pons able 1 0 del procedimiento? ¿ Intervienen órganos colegiados en el procedimiento? S i coexis ten varios órganos colegiados . se debe determinar si los canales o mecanismos de información.
31 . El siguiente aspecto objeto de análisis sería determinar el grado de conocimiento sobre la delimitación y distribución de las tareas propias de cada persona interviniente en la tramitación del procedimiento. El resultado de este estudio debe orientar si las mismas están equitativamente repartidas e identificar las cargas medias de trabajo. buscando que su preparación y conocimientos se corresponda con los aspectos requeridos para el buen desempeño de cada actividad o tarea encomendada en el ámbito de sus competencias. En íntima conexión se encuentra la necesidad de dotar al personal de estímulos o incentivos que creen la posibilidad de establecer un clima o ambiente de trabajo satisfactorio.5. así como los índices de rendimiento laboral.2 Recursos humanos La primera observación a tener en cuenta para iniciar el diagnóstico es determinar si el número de personas implicadas en la tramitación del procedimiento es el adecuado. Para ello es necesario analizar las relaciones de puestos de trabajo con la ocupación real de las mismas.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 5. A continuación se debe atender a las características más relevantes que marcan el perfil del empleado.
conocimientos. comunicación y coordinación entre las pers onas implicadas en cada fas e ¿ s on adecuados y suficientes ? 7 ¿ S e conoce la carga media de trabajo por persona? ¿ S e es tablecen índices de rendimiento o productividad laboral? ¿ 8 E s tán delimitadas las tareas de cada funcionario? ¿ E s tán dis tribuidas equitativamente? 9 ¿ R eúnen las personas que intervienen el perfil para desempeñar las funciones propias del cargo? 1 0 ¿ S e evalúa el grado de preparación. 32 . actividad o procedimiento es el óptimo? 3 ¿ C oincide la es tructura real con las R elaciones de Puestos de Trabajo? S 4 i no coincide la es tructura real con las R PT. El diagnóstico por tanto debe tener en cuenta los aspectos relacionados con la ofimática (equipos informáticos.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Herramienta nº 2 Rec urs os humanos Des cripción 1 ¿ E s tán identificadas cuántas pers onas en total intervienen en el procedimiento? ¿ y en cada fase. ¿ exis te infraocupación o s obreocupación? ¿ es es ta s ituación la más adecuada? 5 ¿ S e conoce en cada etapa quién es la persona res ponsable de la mis ma? ¿ E xis ten mecanis mos de control en la realización del trámite o actividad? 6 Los canales de información. trámite o actividad? 2 ¿ E l número de funcionarios que atiende el trámite.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones El objeto del análisis de los recursos técnicos pretende facilitar información sobre el nivel de utilización de las tecnologías de la información y comunicación por todos los intervinientes en la tramitación del procedimiento. s aber hacer de las pers onas intervinientes en cada procedimiento? ¿ E xis te una formación continuada de los profesionales ? 1 1 ¿ E xis te un ambiente o clima interno s atis factorio en la organización? ¿ E n qué medida interfiere en el des empeño del trabajo del pers onal? 1 2 ¿ S e fomentan prácticas que fomenten o estimulen las buenas relaciones entre toda la organización? ¿ S e realizan s ondeos de opinión sobre el grado de s atisfacción de las pers onas de la organización? Pregunta nº 5.6.
sistemas de correspondencia…).? Pregunta nº 33 . software…). sin olvidar las posibilidades de interacción administrativa con los ciudadanos. correo electrónico. hoja de cálculo. etc. etc? 2 ¿ S e dis pone y hace us o de internet? ¿ E l pers onal de la unidad dis pone de correo electrónico en su pues to de trabajo? ¿ Los empleados conocen su funcionamiento y el de los navegadores web? 3 ¿ S e dis pone de aplicaciones es pecíficas de apoyo a la ges tión de los procedimientos? 4 ¿ Las aplicaciones es pecíficas permiten compartir la información entre varias pers onas y equipos ? ¿ S e utiliza el correo electrónico y la web corporativa como medio de comunicación e información interna? 5 ¿ Las aplicaciones dedicadas a la ges tión de procedimientos es tán integradas en un único sis tema? 6 ¿ Las aplicaciones es pecíficas permiten enviar o cons ultar datos de ges tión de forma remota entre los diferentes organismos participantes ? 7 ¿ S e dis pone de un s is tema con s oluciones de ges tión documental y aplicaciones de flujos de trabajo que facilite la interacción de los dis tintos agentes? 8 ¿ S e dis pone de un espacio propio en el portal web donde s e ofrece toda la información relativa a los procedimientos y de interés para los ciudadanos ? 9 ¿ S e permite la interacción con los interes ados a través de internet y medios telemáticos ? 1 0 ¿Es teletramitable la iniciación del procedimiento?¿ y alguna fase más? 1 1 ¿ E xis te pos ibilidad de implantar la teletramitación integra del procedimiento? 1 2 ¿ S e dis pone de medios logís ticos o equipos de oficina en general: fotocopiadoras . fax…). Herramienta TIC Rec urs os Téc nic os y Tec nológic os Des cripción 1 ¿ S e dis pone de un s oftware bás ico con procesador de texto. canales de información interna (web corporativa.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN impresoras. s obres . tinta de impres ión. las vías de comunicación (internet. bases de datos…). bolsas plás ticas. información externa (medios telemáticos. variedad de papel.
con el cons ecuente ahorro para la Adminis tración? 4 ¿ S e pueden llevara cabo determinadas actividades 5 6 7 8 adminis trativas en centros de s ervicios compartidos. siempre siguiendo los principios de economía. materiales y tecnológicos para mejorar la gestión interna y la prestación del servicio al ciudadano.‐ Costes El objetivo del análisis debe estar orientado a la optimización de los recursos humanos. eficiencia.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 5. en concreto.7. Herramienta C os tes Internos Pregunta nº Des cripción 1 ¿Se puede cuantificar el coste de cada actividad? ¿Y de cada fase o etapa del procedimiento? 2 ¿Impone la normativa a la propia administración el cumplimiento de determinados requisitos que generen más costes que beneficios en el desarrollo de la actividad administrativa?¿Son realmente necesarios o podrían eliminarse? 3 ¿ E xis te la pos ibilidad de eliminar determinadas actividades de la tramitación adminis trativa. tender a ejecutar medidas que reduzcan esos costes. con el consecuente ahorro de tiempo y res ursos para la adminis tración? ¿ E xis te la pos ibilidad de teletramitación del procedimiento? ¿ S e ha tenido en cuenta el ahorro de tiempo y recurs os que es to supondría? ¿ S e ha valorado el ahorro que s upone el tener la documentación es tandarizada/normalizada y accesible a todos los implicados en la tramitación? ¿ E xis te la pos ibilidad de implantación de canales electrónicos de comunicación. económicos. eficacia. igualdad y oportunidad. En este apartado vamos a analizar los costes internos que requieren la tramitación del procedimiento y. que mejoren el intercambio de información entre todos los actuantes en el procedimiento? ¿ S e ha valorado el ahorro en tiempo y des plazamiento? ¿ S e ha cuantificado el ahorro de tiempo y es fuerzo que supondría el contar con información interna s uficiente acerca de la tramitación del procedimiento? 34 .
que disminuyan los tiempos de intercambio de información. Potenciar actividades de control del cumplimiento de tiempos. y detectadas las medidas de mejora. derogaciones expresas. para facilitar su lectura y comprensión. Realización simultánea de actividades. Normalización de modelos de solicitud. Adaptación de la organización y de los puestos de trabajo en el organigrama.‐ Implantación de las medidas de mejora Una vez realizado el análisis y diagnóstico del procedimiento. Supresión de la obligación de presentar aquella documentación que obre en poder de la administración. Formación del personal y adaptación de sus tareas a las actividades a realizar. Supresión de actividades que se dupliquen o realicen innecesariamente. Mejora de los canales de información al ciudadano acerca de los trámites que ha de poner en marcha. Comenzando por la presentación telemática de solicitudes y previendo los pasos necesarios para la teletramitación íntegra del procedimiento. 35 . consolidación.1. y pueda recabarse por medios electrónicos. Implantación de aplicaciones específicas de apoyo a la gestión de los procedimientos. presentados de forma clara.‐ REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA 6. Implantación progresiva de la administración electrónica. mejora del lenguaje normativo. integradas en un único sistema de manera que permitan el intercambio de datos de forma remota. Establecimientos de indicadores de resultados que midan la efectividad de las medidas implantadas. o nueva valoración de los mismos en cuanto a su contenido o participación en el procedimiento. a través de técnicas de interoperabilidad o intraoperabilidad. en los casos en los que sea posible. Eliminación de aquella documentación que no sea estrictamente necesaria para llevar a cabo el procedimiento. que no aporten valor añadido.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 6. mejora de la comunicación de la nueva legislación…. Estandarización de documentos que cumplan con los requisitos formales y sustantivos exigidos por la normativa. Establecer canales telemáticos de comunicación. La casuística hace verdaderamente difícil determinar exhaustivamente todas las posibles medidas de mejora aplicables pero sirvan de ejemplo las siguientes: Simplificación de la normativa aplicable a través de diferentes mecanismos como la codificación. deberemos describirlas (Anexo IV) e incorporarlas al procedimiento para culminar la tarea de racionalización. Sustitución de la obligación de presentación de documentación a través de declaraciones responsables. refundición. que no estén previstas en la normativa reguladora del procedimiento.
Denominación 2. Organización 5. lo cual contribuirá a la eficacia del actuar administrativo. Normativa aplicable. Descripción textual de la tramitación. la formación del nuevo personal resultará una tarea mucho más sencilla.‐ Elaboración del manual de tramitación: Una vez rediseñado el procedimiento. El contenido del manual será el siguiente: 1. 8. Descripción gráfica del procedimiento o flujograma.2. en el cual queden perfectamente determinadas las actuaciones a llevar a cabo. Objeto 4.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 6. deberá documentarse a través de un manual de tramitación. Relación de soportes documentales: 6. La primera y principal tarea es transmitir qué es lo que se debe hacer en cada momento procedimental.‐ Guía del procedimiento: el sistema de información administrativo externo. Si disponemos de manuales de tramitación de los distintos procedimientos que el servicio gestor lleva a cabo. 36 . La orientación al interesado es fundamental a la hora de que éste cumpla con los requisitos legalmente establecidos. hay que tener presente la movilidad del personal en la administración.3. Igualmente. 6. de tal forma que sirva de guía al servicio gestor. 7. Relación de soportes informáticos: 9. Ficha descriptiva 3.
Tipos de impugnación y órgano que la resuelve 37 . que las necesidades de información del ciudadano. telemática. Plazo normativo para resolver 12. deberemos esforzarnos en presentar la información de manera que sea comprensible para el ciudadano. Centro directivo responsable de iniciación e instrucción 10. Documentación requerida 5. telefónica 9. por lo que los campos a incluir no serán idénticos. que ayude al ciudadano a cumplir con las actuaciones que se proponga emprender de la forma más sencilla posible. Beneficiarios/Destinatarios: requisitos a cumplir 4. ya que el mismo no tiene porque conocer como se desarrollan las actividades administrativas. Posibilidades de presentación de la solicitud: presencial. Asimismo. Como campos mínimos se señalan los siguientes: 1. no son del todo coincidentes con las del órgano gestor. se deberán elaborar una guía informativa.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN Con una buena información el ciudadano sabe dónde dirigirse y cumplir con los trámites y obligaciones de forma certera. Está guía deberá ser puestas a su disposición a través de todos los canales posibles. Plazo de presentación de solicitudes 8. En su elaboración debemos tener presente. Denominación 2. Lugar de presentación de solicitudes 7. Órgano competente para resolver 11. garantizando de ésta forma la accesibilidad a la misma. Objeto 3. dotando al actuar administrativo de una mayor agilidad y eficiencia ya que no se pierde el procedimiento en un camino de ida y vuelta de subsanaciones sin retorno concreto. Normativa aplicable 6. Por todo ello.
Podrán establecerse distintos tipos de indicadores en función de la variable procedimental que nos propongamos analizar (Anexo VI). Ambitious. - Acotado en el tiempo: implica que el indicador debe poder referirse a un momento o período específico que sirva para la comparación intertemporal. es decir. debe poder definirse una cantidad mínima de indicadores que puedan dar cuenta de si aquéllos se han alcanzado y en qué medida. 38 . número. costes y desplazamientos en los procedimientos administrativos). Realistic and Timely). etc.4 Indicadores Como consecuencia de la existencia de objetivos claramente definidos (P. - Medible: un indicador es medible cuando existe un método o procedimiento para su seguimiento y registro. Measurable.ej. reducción de tiempos. han de ser: - Específicos: un indicador es específico cuando puede ligarse un fenómeno exterior a una frecuencia. Los indicadores deben cumplir con lo que en el mundo anglosajón se conoce con el acrónimo SMART (Specific. porcentaje.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 6. - Ambicioso: un indicador es ambicioso cuando busca medir realidades complejas con una potente carga explicativa - Realista: un indicador es realista cuando de los indicadores se vincula a las posibilidades efectivas de recabarlo (los datos recopilados deberían aportar más valor que lo que cuesta averiguarlos).
Posteriormente asignaría por la nueva aplicación. de se Identificación del trámite/procedimiento dentro de los siguientes ámbitos: . servicio o unidad que instruye el expediente. serán aquellos interesados que. Organismo Público. procedimiento Nº asignado por el Inventario Automatizado Procedimientos Administrativos. acreditaciones. becas y premios serán los beneficiarios.Ámbito de atención al ciudadano y terceros . En ayudas. En el caso de autorizaciones. que será el responsable de dar la información que se requiera por parte del interesado.Ámbito estratégico y de dirección . para realizar la actividad de que se trate. Ente Público de Derecho Privado responsable Centro Directivo responsable Centro directivo.Ámbito operativo .Ámbito de soporte Identificación del trámite/procedimiento dentro de los siguientes ámbitos: Interno Externo Interadministrativo Tipología de tramitación Ámbito o sector de la actividad administrativa al que se refiere Acontecimiento de la vida o hecho circunstancial al que se refiere el procedimiento Aquellos a los que se dirige el procedimiento.SSTT Se especificará el órgano competente para resolver ORGANO QUE RESUELVE 39 .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO I FICHA DESCRIPTIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CAMPOS FICHA VENTANILLA DE SERVICIOS DENOMINACIÓN CÓDIGO IDENTIFICADOR DEL PROCEDIMIENTO ÁMBITO DE ACTUACIÓN 1 EN EL QUE SE ENCUADRA EL PROCEDIMIENTO/ TRÁMITE ÁMBITO DE ACTUACIÓN 2 EN EL QUE SE ENCUADRA EL PROCEDIMIENTO/ TRÁMITE FAMILIA DEL PROCEDIMIENTO MATERIA HECHO VITAL O CIRCUNSTANCIA PERSONAL DESTINATARIOS ORGANISMO RESPONSABLE ÓRGANO GESTOR SSCC-SSTT CONTENIDO Procedimiento afectado por la Ventanilla de Servicios Identificación del trámite. con dirección de correo electrónico y/o número de teléfono ORGANO GESTOR ÓRGANO QUE RESUELVE SSCC . carnés e inscripciones. deban solicitar esos servicios de la Administración Denominación de la Consejería.
una vez transcurrido el plazo sin que se haya resuelto y notificado la resolución por la Administración.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN CAMPOS FICHA FORMA DE INICIACIÓN CANALES DE PRESENTACIÓN ¿QUÍEN LO PUEDE SOLICITAR? ¿QUÉ REQUISITOS DEBE CUMPLIR? CONTENIDO De oficio o a solicitud del interesado Canales o medios de tramitación: presencial/electrónico Identificación de las personas. así como su normativa reguladora Descripción de la tasa Medio de pago. instituciones o colectivos que pueden solicitar el inicio del procedimiento Trámites o exigencias previos tramitación del procedimiento necesarios para la REQUISITOS POSTERIORES Trámites posteriores requeridos tras la realización del trámite DOCUMENTACIÓN A APORTAR Descripción de los documentos que debe aportar el interesado NORMATIVA se incorporará la referencia y el archivo de las bases reguladoras.-3ob-3op-4ob-4op-5ob-5op 40 . orden o resolución. FICHEROS NORMATIVA FECHA DE PUBLICACIÓN EN EL BOLETIN INICIO PLAZO DE SOLICITUD Deberían concretarse las fechas en las que empieza y termina la solicitud FIN PLAZO DE SOLICITUD Plazo de presentación de solicitudes PLAZO DE PRESENTACIÓN PLAZO DE RESOLUCIÓN EFECTOS DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO TIENE TASAS S/N Plazo máximo correspondiente que establezca la normativa Efectos estimatorios o desestimatorios. DESCRIPCION TASAS RECLAMACIONES Y RECURSOS NIVEL DE TRAMITACIÓN Medios de impugnación de que dispone el interesado para revisar los actos administrativos. Indicar el nivel de interacción electrónica con los interesados 1-2. o cualquier otra norma que afecte al procedimiento.
AYUDA O PREMIO CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO OBSERVACIONES NOTIFICACIONES 41 .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN CAMPOS FICHA CONSULTA DEL TRAMITE-ON LINE AFECTADO POR EL DECRETO DE SIMPLIFICACIÓN CONTENIDO Existencia de un servicio web y/o URL para consultar los trámites presentados Se Incluirá un listado de los certificados que estén operativos en cada momento. DOCUMENTOS AFECTADOS POR EL DECRETO DE SIMPLIFICACIÓN CUANTÍA DE LA SUBVENCIÓN.
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO II DESCRIPCION DE LA SITUACION NORMATIVA NORMAS DE RANGO LEGAL NORMAS DE RANGO OTRAS REGLAMENTARIO Normas especiales Normas generales Normas Normas especiales generales NORMAS SUSTANCIALES NORMAS PROCEDIMENTALES NORMAS COMPETENCIALES 42 .
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN 43 .
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO III CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO (Ej.2.1.3. REVISION DE LA DOCUMENTACIÓN DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DE LA DOCUMENTO INTERESADO LA TRAMITACIÓN OTRAS UNIDADES TÉCNICO ADMIVO AUX INTERNA EXTERN A TIEMPOS REAL EFECTIVO . RECEPCIÓN DE SOLICITUDES 1. Fase de Iniciación) FASE 1: INICIACION TRÁMITE 1.1.1.1 PRESENTACION DE SOLICITUDES 1.1: SOLICITUD DEL INTERESADO ORGANO RESPONSABLE DE ACTIVIDAD 1.
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO IV FICHA DESCRIPTIVA DE LA MEDIDA DE MEJORA Procedimiento Administrativo: Título de la Mejora: Contenido: Unidad afectada por la mejora: Beneficios: Unidad que debe hacer efectiva la mejora: .
46 .RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO V TERMINOLOGÍA Y LOS SÍMBOLOS PARA EL DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS A TRAVÉS DE FLUJOGRAMAS.
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO VI INDICADORES CLASIFICACIÓN DEL TIPO DE PROC. Inscripciones en registro INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES ORGANIZATIVOS Nº de inscripciones tramitadas Nº de aplicaciones Nº de puestos que toman específicas para la gestión parte en el procedimiento del procedimiento Susceptibilidad de automatización (alta/media/baja) Ratio de concesión = Nº inscripción concedidas/ tramitadas Nº de unidades internas que intervienen en el procedimiento Nº de ordenadores con acceso a aplicaciones específicas Grado de simplificación del procedimiento (alto/medio/bajo) Tiempo medio de tramitación Nº de unidades externas que intervienen en el procedimiento Nº de ordenadores con acceso a Internet Grado de racionalización del procedimiento (alto/medio/bajo) Nº de puestos adicionales requeridos Información del procedimiento que se puede consultar a través de Internet (alta/media/baja) Posibilidad de teletramitación (alta/media/baja) Nº de trámites o actividades que se pueden realizar a través de la red Carácter central o territorial de la resolución (central/territorial) Volumen de documentación a presentar por el interesado (alto/medio/bajo INDICADORES TECNOLÓGICOS INDICADORES PROCEDIMENTALES 47 .
certificaciones. Valoración de la idoneidad de cada una de las fases o actividades del procedimiento y diagnóstico de la posible simplificación o eliminación de trámites y actividades así como de requisitos formales y materiales. etc. actualidad. a la actividad administrativa. si sigue un orden lógico. Supresión de aquellas actividades que se dupliquen o realicen innecesariamente. . motivaciones. eficiencia. documentos visados. Establecer mecanismos de aplicación del principio de accesibilidad de las normas. derogaciones expresas y de revisión periódica de la vigencia. necesidad y oportunidad de la misma como forma de asegurar que la evolución del sistema jurídico no quede por detrás de la realidad política.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ANEXO II RESUMEN DEL PROCESO RACIONALIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Técnica cuyo objetivo es la revisión. fotocopias compulsadas. procedimentales y competenciales). de técnica normativa. NORMATIVA Recopilar las normas aplicables y clasificarlas de acuerdo con: su contenido (normas sustanciales. refundición. simplificación. que no aporten valor añadido. Simplificación o eliminación de requisitos formales y materiales como duplicados. económica y social. etc. Simplificación a través de codificación. incluso aquellas ocultas o invisibles. supresión o modificación de todos aquellos parámetros que configuran el procedimiento administrativo para imprimir celeridad. que ralenticen o no estén previstas en la normativa reguladora del procedimiento. consolidación. su carácter (generales y especiales) o su rango (legal o reglamentario). eficacia. ETAPAS DESCRIPCIÓN ANÁLISIS (PREGUNTAS)Y DIAGNÓSTICO(RESPUESTAS) MEDIDAS DE MEJORA-INDICADORES (SOLUCIONES) Valoración de la normativa: si está dispersa. si es confusa. TRAMITACIÓN Determinar las fases que la norma establece para cada procedimiento administrativo y las actividades o actuaciones reales que realizan todas las personas que intervienen en la vida del mismo. Realización simultánea en vez de sucesiva de actividades. si ha sido varias veces modificada. si las personas relacionadas con ella la conocen efectivamente. de calidad normativa. transparencia y observancia del principio de buena fe.
inactividad administrativa o del ciudadano. Normalización de modelos de solicitud. Debe cuestionarse todos los documentos a aportar y su necesaria presencia y/o sustitución por declaraciones responsables. transporte de documentos. 49 . con indicación de los componentes del mismo y el grado de implicación de cada uno en el desarrollo del procedimiento. Identificación de las fases donde se gastan estos tiempos: esperas. para facilitar su lectura y comprensión. si el número de personas implicadas en la tramitación del procedimiento es el necesario. a través de técnicas de interoperabilidad o intraoperabilidad. Identificar las cargas medias de trabajo. Agilizar la terminación del procedimiento concibiendo el silencio administrativo exclusivamente como garantía del ciudadano y no como privilegio de la administración. y tiempo real o tiempo total realmente empleado en el trámite. así como los índices de rendimiento laboral. Dotar al personal de estímulos o incentivos que creen la posibilidad de establecer un clima o ambiente de trabajo satisfactorio. Eliminación de aquella documentación que no sea estrictamente necesaria para llevar a cabo el procedimiento o sustitución de la misma a través de declaraciones responsables. etc. número o participación en el procedimiento. si el perfil del empleado es el idóneo para la realización de sus tareas. y pueda recabarse por medios electrónicos. Formación del personal y adaptación de sus tareas a las actividades a realizar. si la comunicación o coordinación son suficientes y adecuadas para una buena interacción administrativa. Adaptación de los puestos de trabajo en el organigrama.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTACIÓN PLAZOS Y DURACIÓN ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS Identificar y recopilar todos los documentos que debe presentar el interesado y aquellos que elabora la administración. presentados de forma clara. Señalar el tiempo invertido en cada una de las actividades y diferenciar entre tiempo efectivo o periodo mínimo imprescindible dedicado específicamente a la realización de las gestiones propias del trámite. etc. Nueva valoración de los mismos en cuanto a su contenido. en la fase de terminación del procedimiento. Valoración de las funciones de cada unidad interviniente: si están perfectamente delimitadas las competencias establecidas por la norma y la responsabilidad que lleven aparejada. Determinar si los canales o mecanismos de información con unidades externas también implicadas en la tramitación del procedimiento. sin olvidar el derecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientos mediante solicitudes personalizadas. Valoración de los tiempos invertidos en cada actividad: si es el tiempo exigido y recomendable o si sobrepasa los límites temporales que atiendan al principio de celeridad alargando injustificadamente la duración del procedimiento. asegurando la normalización documental o la homogeneización del diseño de todos los formularios asociados a los procedimientos administrativos. Controlar el cumplimiento de tiempos. Supresión de la obligación de presentar aquella documentación que obre en poder de la administración. si los puestos que participan en el procedimiento son los idóneos. Establecer canales telemáticos de comunicación que disminuyan los tiempos de intercambio de información. así como todas las unidades internas o externas a la administración señalando en cada una de las actividades quién o quiénes las llevan a cabo y si el ciudadano interacciona con la administración en las distintas fases del procedimiento. Estandarización de documentos que cumplan con los requisitos formales y sustantivos exigidos por la normativa. Establecer mecanismos de impulso y fomento de la terminación convencional del procedimiento en el momento de la propuesta o de la resolución a tenor del artículo 88 de la Ley 30/92. Determinar el órgano responsable de la tramitación. con indicación de la actividad a la que dan soporte Valoración del formulario o modelo de solicitud: debe recabar información sobre unos campos mínimos que recojan los datos necesarios para la iniciación del procedimiento.
Identificar las actividades de los procedimientos que no generan valor añadido. orientar al personal sobre las nuevas maneras de actuar que hayan resultado del proceso de racionalización así como en la formación del nuevo personal. etc. Comprobar si el personal cuenta con recursos en cantidad suficiente.Descripción gráfica del procedimiento: flujograma 50 . Disponer de herramientas o programas informáticos específicos o idóneos para el desempeño. si presentan demoras en la producción de informes o en la consecución de los resultados. Implantación progresiva de la administración electrónica garantizando que los ciudadanos puedan relacionarse con la administración por medios electrónicos para obtener informaciones. si su uso es complejo. medio o bajo). software básico.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN TICS COSTES Señalar las aplicaciones tecnológicas con que cuenta cada unidad interviniente: ordenador. internet. así como el grado de utilización de los mismos (alto. una vez aplicadas al mismo las medidas de mejora detectadas que servirá al servicio gestor de guía para llevar a cabo sus actividades en el futuro. 2. 1. correo electrónico. al ciudadano y a las empresas.Normativa aplicable 6. integradas en un único sistema de manera que permitan el intercambio de datos de forma o intercambiar datos con otras administraciones. Implantación de aplicaciones específicas de apoyo a la gestión de los procedimientos. aplicación específica para la gestión del procedimiento. capacidad y rapidez de los equipos utilizados. Especial atención de las cargas al ciudadano. Establecer cuáles son los costes reales que los procedimientos generan en cada una de sus fases a la Administración. si éstos son idóneos para la realización correcta u óptima de cada actividad o trámite a desempeñar. si requieren su sustitución. MANUAL DE TRAMITACIÓN: Documento que integra toda la información disponible sobre la tramitación del procedimiento. realizar consultas y alegaciones o formular su solicitud. y si responden a las necesidades del procedimiento y a las demandas del ciudadano.Ficha descriptiva 3. valorando la calidad. Reducir el coste de las etapas que suponen niveles altos de gasto así como identificar aquellas otras que se encuentren en situaciones más críticas para dotarlas de más recursos.Denominación.Organización 5. si es necesaria su actualización.Objeto 4.Despcripción textual de la tramitación 7. si se conoce por el personal su manejo.
telemática.Tipos de impugnación y órgano que la resuelve.Lugar presentación solicitudes de 7.Objeto 3.Denominación 2. 51 .Documentación requerida 5.Normativa aplicable 6. 9.RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN GUÍA DEL PROCEDIMIENTO: Documento que recoge brevemente la información de carácter externo para que el ciudadano comprenda qué es lo que quiere la Administración.Plazo normativo para resolver 12.Beneficiarios/Destinatarios: requisitos a cumplir 4. qué objetivos persigue y el por qué de cumplir uno u otro trámite. telefónica.Órgano competente para resolver 11.Centro directivo responsable de iniciación e instrucción 10.Plazo de 8.Presentación de presentación de la solicitud: de solicitudes presencial. sepa dónde dirigirse y cumpla con los requisitos legalmente establecidos 1.
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105325282017

References: resolución 
 artículo 7
 resolución 
 RESOLUCIÓN 
 resolución 
 resolución 
 artículo 88