Source: http://rmlleida.com/preguntas-frecuentes-cuentas/
Timestamp: 2020-08-09 16:58:47+00:00

Document:
Preguntas frecuentes – cuentas. – Registro Mercantil y de Bienes Muebles de Lleida
¿Qué entidades y sociedades están obligadas a depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?
– Sociedades de capital: sociedades anónimas, sociedades limitadas y sociedades comanditarias por acciones.
– Sociedades de garantía recíproca.
– Sucursales de entidades extranjeras, en las que hay que distinguir dos supuestos:
– Legislaciones en las que existe una equivalencia institucional en la formulación de cuentas (típicamente las de países comunitarios); en este caso, las cuentas a depositar son las de la sociedad matriz, que incluyen las relativas a la actividad de la sucursal.
– Legislaciones en las que no existe equivalencia; en este caso, se presentarán las cuentas independientes de la sucursal.
– Entidades de Crédito y de Seguros, fondos de inversión, fondos de pensiones, cajas de ahorros, mutualidades, etc.
– Las fundaciones, asociaciones y cualesquiera otras entidades que, sin tener la condición legal de empresario, estén obligadas a ello, de conformidad con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 26 de junio de 1996 (B.O.E. nº 165 de 9 de julio de 1996).
– Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil en la forma en que se determine reglamentariamente, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 601.012,10 euros . Orden Ministerio de Justicia de 10 de junio de 1997
La falta de depósito de las cuentas será sancionada en la forma prevista en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.
Lo dispuesto en los apartados anteriores se aplicará sin perjuicio de la obligación de depósito de cuentas establecida para otras entidades de acuerdo con sus normas específicas.
¿Debo indicar el Código CNAE obligatoriamente en la Hoja de Datos Generales de Identificación?
Sí. Conforme al artículo 20 de la citada ley de Emprendedores, en los documentos inscribibles y en las escrituras de constitución de sociedades, se deberá expresar el CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) correspondiente a cada una de las actividades que corresponden al objeto social. A estos efectos deberá constar el CNAE aprobado por Real Decreto 475/2007, de 13 de Abril.
¿Qué ejercicios es obligatorio presentar para evitar el cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas?
“Transcurrido un año desde la fecha del CIERRE DEL EJERICIO SOCIAL sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, HASTA QUE, CON CARÁCTER PREVIO SE PRACTIQUE EL DEPÓSITO”, salvo excepciones legales. (Artículo 378 del RRM)
La obligación genérica del empresario es tener depositadas en el Registro Mercantil las cuentas de los seis últimos ejercicios. Los anteriores ejercicios serán objeto de expurgo por el Registrador Mercantil.
Cosa distinta es la sanción administrativa y el cierre de hoja registral por no depósito, que sólo alcanza a los tres últimos ejercicios que cierran la hoja de la sociedad.
Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar estos tres ejercicios.
¿Cuándo hay obligación de auditar?
1.- La obligación genérica de auditar viene regulada en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, en función de que la sociedad supere o no los parámetros que establece la ley durante dos ejercicios consecutivos.
En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades quedan exceptuadas de la obligación de auditarse si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.»
2.- La sociedad estará también obligada a auditar si se ha solicitado por un socio o socios, que representen al menos el 5% del capital social, que el Registrador Mercantil designe un auditor para la verificación de las cuentas de un ejercicio determinado, en los términos del artículo 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital.
3.- La sociedad estará obligada a auditar si constare inscrito auditor de cuentas para el ejercicio que se pretende depositar, aun cuando lo fuera con carácter voluntario.
¿Cuándo se pueden presentar las cuentas en formato abreviado?
La posibilidad de presentar Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital.
La posibilidad de presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital.
¿Se pueden presentar cuentas auditadas pero en formato abreviado?
Sí; puesto que los parámetros legales que antes eran únicos para ambos supuestos, ahora son distintos. Una sociedad puede hallarse en situación de tener que auditar, pero no llegar a las cifras que le obligarían a presentar las cuentas en formato extenso.
En cuentas abreviadas pero auditadas, no sería necesaria la presentación del Informe de Gestión ni del Estado de Flujos de Efectivo.
¿Qué efectos negativos tiene el incumplimiento de la obligación de depósito?
Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se haya depositado en el Registro las cuentas, el Registrador Mercantil NO INSCIBIRÁ NINGÚN DOCUMENTO presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que con carácter previo se practique el depósito. Se exceptúa los documentos relativos al cese, dimisión de administradores, gerentes y directores generales o liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por a autoridad judicial o administrativa.
Existen dos posibilidades de error, POR ERROR CONTABLE O POR ERROR DE TRANSCRIPCION.
En ambos casos se procederá a la rectificación de las cuentas anuales mediante certificado expedido por el órgano de administración y acompañando siempre todos los documentos que fueron depositados.
En todos los casos deberá identificarse las cuentas rectificadas, indicando la FECHA DE SU DEPÓSITO Y EL NÚMERO DE LEGAJO O ARCHIVO.
Por error de transcripción
Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositados no son correctos debido a una transcripción errónea de los mismos. Lo que supone que la información de que dispusieron los socios al aprobar las cuentas era la correcta, y por tanto la Junta adoptó correctamente los acuerdos de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. El error se produce en el volcado de esos datos a los modelos oficiales que se presentan en el Registro. Por tanto, sólo con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error y su subsanación, acompañando a los nuevos documentos con los datos transcritos correctamente, se procedería al depósito de las Cuentas de Rectificación.
Por error contable
Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario una nueva formulación de las cuentas, una nueva Junta de aprobación y una nueva certificación del acta de dicha Junta donde el primer acuerdo sea: Dejar sin efecto el acuerdo de aprobación de las cuentas correspondientes al acuerdo anterior de aprobación de las cuentas anuales, en virtud de una nueva formulación de las mismas y la consiguiente aprobación de las nuevas cuentas formuladas, aportando con la ya indicada nueva certificación, todos los documentos necesarios para un correcto depósito.

References: artículo 283
 artículo 20
 Real Decreto 
 artículo 263
 artículo 265
 artículo 257
 artículo 258