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Timestamp: 2018-10-20 00:54:15+00:00

Document:
﻿ RESOLUCIÓN 6346 DE 2012
RESOLUCIÓN 6346 DE 14 DE SEPTIEMBRE DE 2012
CONTENIDO:ACTUALIZA EL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.
TEMAS ESPECÍFICOS:ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ENTIDAD PÚBLICA, CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, GESTIÓN ADMINISTRATIVA, INTERVINIENTES EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, GESTIÓN CONTRACTUAL, FUNCIONES DE LA ENTIDAD PÚBLICA, INTERVINIENTES EN EL DERECHO PROCESAL, MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
RESOLUCIÓN 6346 DE 2012
Actualización del manual de buenas prácticas de la contratación pública
Dirección de contratación estatal
El fin principal de la presente actualización al Manual de Contratación emitido por esta Dirección en el año de 2009, surge en la necesidad de actualizar a los diferentes delegatarios contractuales, los cuales actúan para los efectos referidos en la Resolución de delegación 1 de 2 de enero de 2012, o aquellas que la modifiquen, en nombre y representación del señor Ministro de Defensa Nacional, dada la diversidad de normatividad promulgada últimamente por el Congreso de la República y por el Gobierno Nacional en diferentes aspectos que atañen a la contratación pública.
Para lo anterior, esta dirección ha diseñado una cartilla que resume para cada etapa de la actividad contractual, los cambios más significativos a que hacen referencia las leyes y los derechos que rigen las compras del Estado.
Así mismo, se ha dispuesto elaborar un glosario contractual, que muy seguramente servirá de guía al lector que no posea formación jurídica, técnica o económica, facilitándole así su desempeño profesional en sus labores públicas.
Como se mencionó en el Manual de Contratación en 2009, el Ministerio de Defensa Nacional, en la presente actualización ha tenido en cuenta los principios constitucionales y legales que rigen el sistema de contratación actual estatal, y las particularidades propias del sector defensa que permiten brindar seguridad a los ciudadanos como elemento que permita consolidar el desarrollo social sostenible que el país continúa requiriendo.
Finalmente, se destaca la relación de normas que aplican en las compras públicas del Estado, desde la expedición de la Ley 80 de 1993, hasta el Decreto 734 de 2012, así como su vigencia.
De conformidad con la Resolución Ministerial de Delegación 0001 del 2 de enero de 2012, por la cual se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con Destinación al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y a la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones, y la Resolución Ministerial 976 del 27 de febrero de 2012, por la cual se modifica parcialmente la Resolución Ministerial de Delegación 0001 del 2 de enero de 2012, y aquellas que la modifiquen, son delegatarios contractuales los siguientes:
— Director Administrativo y Financiero.
— Jefe del Departamento Administrativo de la Escuela Superior de Guerra.
— Jefe de la Jefatura de Inteligencia y Contrainteligencia Militar Conjunta Departamento J-2 del Comando General de las Fuerzas Militares.
— Jefe de la Jefatura de Inteligencia y Contrainteligencia Militar Conjunta Departamento.
— Jefe de Logística del Ejército Nacional.
— Jefe de Ingenieros Militares.
— Jefe Jefatura de Aviación.
— Jefe de Estado Mayor de la División de Aviación de Asalto Aéreo.
— Director de Inteligencia.
— Director de Apoyo Administrativo de la Jefatura de Ingenieros.
— Subdirector de Inteligencia.
— Director Administrativo de Aviación del Ejército.
— Intendente General del Ejército.
— Subdirector de Personal.
— Subdirector de Reclutamiento y Control de Reservas.
— Subdirector de Prestaciones Sociales.
— Subdirector de Disciplina y Bienestar.
— Comandante del Batallón Servicios para el Entrenamiento.
— Comandante del Batallón de Apoyo para la Educación Militar.
— Comandante del Batallón de Apoyo y Servicios para el Combate (B.A.S.P.C.) N° 21.
— Comandante del Batallón de ASPC número 19.
— Comandantes de los Batallones de Apoyo y Servicios para el Combate y Unidades especiales.
— Comandante del Batallón de Mantenimiento (BAMAN).
— Subdirector Liceos del Ejército.
— Intendente local del Comando del Ejército o la dependencia que haga sus veces.
— Ejecutivo y Segundo Comandante de los Batallones que posean secciones de presupuesto, contabilidad y tesorería a su cargo.
— Subdirectores de las escuelas de formación y capacitación que no posean Batallón de servicios para el Combate o Batallón de Armas que las centralice.
— Comandante del Batallón de Abastecimiento.
— Comandante del Batallón de Transportes.
— Ejecutivo y Segundo Comandante de la Regional Administrativa de los servicios de Inteligencia Militar (RASIM).
— Ejecutivos y Segundo Comandante de los Batallones de Ingenieros en relación con construcciones, mantenimiento de obras civiles y equipo.
— Subdirector de la Escuela de Ingenieros Militares.
— Ejecutivo y Segundo Comandante del Batallón de Mantenimiento de Ingenieros BAMAI con relación a las Unidades Orgánicas de la Brigada Especial de Ingenieros con sede en Tolemaida.
— Subdirectores Administrativos y Financieros o funcionarios que hagan sus veces en los establecimientos de sanidad militar, clínicas y/o Hospitales del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares que poseen sección de presupuesto, contabilidad y tesorería.
— Comandante Batallón de Servicios para el Entrenamiento.
— Comandante Batallones de Apoyo y Servicios para el Combate y Ejecutivos de los Batallones de las Armas que efectúan centralización Administrativa.
— Jefe Estado Mayor, Unidades Operativas Menores que carezcan de Batallón de Apoyo de Servicios.
— Departamento Logístico Comando Específico.
— Ejecutivo y Segundo Comandante de las Unidades Tácticas que poseen secciones de presupuesto, contabilidad y tesorería a su cargo.
— Subdirector Escuelas de Formación y Capacitación que posean Secciones de presupuesto, contabilidad y tesorería.
— Jefe de Operaciones Logísticas de la Armada Nacional.
— Director de Abastecimientos de la Armada Nacional.
— Comandantes de las Bases Navales.
— Director Administrativo de la Jefatura de Inteligencia Naval de la Armada Nacional (DADIN).
— Comandantes de los Batallones de Comando y Apoyo de Infantería de Marina 2.
— Comandantes de los Batallones de Comando y Apoyo Logísticos de Infantería de Marina.
— Jefe de Comandos Logísticos.
— Jefes de los Comandos de Apoyo Logísticos.
— Comandantes de los Batallones Fluviales de Infantería de Marina.
— Segundo Comandante del Buque Escuela ARC Gloria y de las unidades a flote en puerto extranjero.
— Comandante de Comando de Guardacostas del Amazonas.
— Comandante del Comando de Apoyo Logístico de Infantería de Marina.
— Jefatura de Formación, Instrucción y Educación Naval.
— Director de Reclutamiento Naval.
— Agregados Navales.
— Comandante de la Base Naval ARC San Andrés.
— Jefe de la Jefatura Operaciones Logísticas Aeronáuticas.
— Jefe de la Jefatura de Apoyo Logístico.
— Jefe Jefatura de Seguridad y Defensa de Bases Aéreas.
— Jefatura de Educación Aeronáutica.
— Director de los Servicios.
— Dirección de Material de la Jefatura de Seguridad y Defensa de Bases Aéreas.
— Director Procesos Logísticos de la Jefatura Operaciones Logísticas Aeronáuticas.
— Director de Instalaciones Aéreas de la Jefatura de Apoyo Logístico.
— Director de Tecnologías de la Información de la Jefatura de Apoyo Logístico.
— Segundo Comandante y Jefe Estado Mayor de Comando Aéreos.
— Segundo Comandante y Jefe de Plana Mayor de Grupos Aéreos.
— Subdirector Escuelas e Institutos de Formación y Capacitación.
— Director de Comunicaciones y Radioayudas.
— Director Académico de Educación Superior.
— Director de Extensión y Educación Continuada.
— Comandante Grupo Administrativo COFAC.
— Director de Comercio Exterior.
— Director de Reclutamiento y Control de Reservas.
— Agregados Aéreos.
— Director del Gimnasio Militar FAC.
— Jefe de la Jefatura de Desarrollo Humano.
— Director General de Sanidad Militar.
— Subdirector Administrativo y Financiero Dirección General Sanidad Militar.
— Subdirector Administrativo y Financiero de la Dirección de Sanidad de cada Fuerza.
— Subdirector Administrativo y Financiero del Hospital Naval de Cartagena.
— Subdirectores Administrativos y Financieros o funcionarios que hagan sus veces en los establecimientos de sanidad Militar, Clínicas y/o Hospitales del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares que posean sección de presupuesto, contabilidad y tesorería.
— Director General de la Dirección General Marítima.
— Subdirector Administrativo y Financiero de la Dirección General Marítima.
— Coordinador del Grupo de la Intendencia Regional de la Dirección General Marítima.
— Capitanes de Puerto de la Dirección General Marítima.
— Secretario General del Ministerio.
— Directora Administrativa de la Gestión General.
— Director Ejecutivo de la Justicia Penal Militar.
— Director Operativo para la defensa y libertad personal.
— El Secretario Ejecutivo de la Comisión Colombiana del Océano.
La Policía Nacional por tener autonomía presupuestal no se incluye dentro del campo de aplicación del presente Manual, pero se sujetará para las adquisiciones de bienes y servicios centralizados, a los procesos y procedimientos contractuales del Ministerio de Defensa Nacional.
Con la expedición del Decreto 734 de 2012, la normatividad jurídica en la contratación pública, queda definida de la siguiente manera, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia no se relacionen en este texto, o de aquellas que se emitan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas.
Ley 80 del 28/10/1993, Estatuto General de Contratación Pública
Ley 527 del 28/08/1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, yse establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 816 del 07/07/2003, Apoyo a la industria Nacional
Ley 1089 del 31/08/2006, Partidas Arancelarias
Ley 1106 del 22/12/2006, sobre contribución de los contratos de obra pública o concesión de obra pública y otras concesiones
Ley 1150 del 16/07/2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Ley 1219 del 16/07/2008, por la cual se establece el régimen de contratación con cargo a gastos reservados.
Ley 1450 del 16/06/2011, por medio de la cual se expide el plan nacional de desarrollo, 2010-2014. (Se vuelve la mínima cuantía una modalidad de contratación).
Ley 1474 del 12/06/2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del Control de la Gestión Pública.
Ley 1508 del 10/01/2012, Por la cual se establece el régimen jurídico de las asociaciones público privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2681 del 29/12/1993, por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
Decreto 679 del 28/03/1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 287 del 09/02/1996, por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2170 del 30/09/2002, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 1896 del 10/06/ 2004, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 80 de 1993. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2166 el 07/07/2004, Por medio del cual se modifica el Decreto 1896 de 2002, y se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley 80 de 1993. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 660 del 6/03/2007, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1089 de 2006.
Decreto 066 del 16/01/2008, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 1170 del 14/04/2008, Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en lo relacionado con la enajenación de bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado, FRISCO. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2474 del 07/07/2008, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 3460 del 12/09/2008, por el cual se establecen los parámetros para el otorgamiento del concepto previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, para la prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4444 del 25/11/2008 Por medio de la cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4533 del 28/11/2008, por el cual se reglamentan las iniciativas privadas de que trata el parágrafo 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4828 del 24/12/2008, por el cual se expide el régimen de garantías en la Contratación de la Administración Pública. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4881 del 31/12/2008 Registro único de proponentes, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones
Decreto 127 del 19/01/2009 Por el cual se adiciona el artículo 53 del Decreto 2474 de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 490 del 29/02/2009 Por el cual se modifica el artículo 28 del Decreto 4828 de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 836 del 13/03/2009 Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008
Decreto 931 del 18/03/2009 Por el cual se modifica el artículo 6° del Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 1520 del 30/04/2009 Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008
Decreto 2025 del 03/06/2009 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan otras disposiciones. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2493 del 03/07/2009 por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2680 del 17/07/2009 Por el cual se definen los criterios para el registro de productores de bienes nacionales.
Decreto 3083 del 18/08/2009 Por el cual se modifica el régimen de transición para la inscripción en el registro único de proponentes.
Decreto 3576 del 17/09/2009 Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 3806 del 30/09/2009 Por el cual se expiden disposiciones sobre la promoción del desarrollo de las MiPymes y de la industria nacional en la contratación pública. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 129 del 21/01/2010. Por el medio del cual se adoptan medidas en materia de control a la evasión y elusión de cotizaciones y aportes al Sistema de la Protección Social
Decreto 1039 del 30/03/2010. Por el cual se adiciona el artículo 79 del Decreto 2474 de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 1430 del 28/04/2010. Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007, en materia de garantías para la celebración de contratos sobre tecnologías espaciales y se dictan otras disposiciones para la celebración de este tipo de contratos. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 1464 del 29/04/2010. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las cámaras de comercio y se dictan otras disposiciones. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 2473 del 09/07/2010, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, la Ley 590 de 2000, la Ley 816 de 2003 y la Ley 1150 de 2007. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 3844 del 05/10/2010, por el cual se adiciona el artículo 79 del Decreto 2474 de 2008. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4266 del 12/11/2010, por el cual se modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 y se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley 80 de 1993”. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4392 del 23/11/2010, por el cual se reglamenta la selección objetiva y la asignación directa por continuidad del servicio de que tratan los artículos 11 y 72 de la Ley 1341 de 2009.
Decreto 2516 del 12/07/2011, por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 3485 del 22/09/2011, por el cual se reglamenta el sistema electrónico para la contratación pública. (Derogado por el Decreto 734 de 13 de abril de 2012)
Decreto 4170 del 03/11/2011, por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública.
Decreto 4632 del 09/12/2011, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1474 de 2011 en lo que se refiere a la Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción.
Decreto 4636 del 09/12/2011, por el cual se designan los comisionados ciudadanos de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción
Decreto 0019 del 10/01/2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 053 del 13/01/2012, por el que se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012.
Decreto 734 del 13/04/2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1467 del 06/07/2012, por el cual se reglamenta la Ley 1508 de 2012.
Resolución Ministerial de Delegación 0001 del 2 de enero de 2012, por la cual se delega unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con Destinación al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y a la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones.
Resolución Ministerial número 976 del 27 de febrero de 2012, por la cual se modifica parcialmente la Resolución Ministerial de Delegación 0001 del 2 de enero de 2012.
Resolución Ministerial número 3467 del 4 de junio de 2012, por la cual se modifica parcialmente la Resolución Ministerial de Delegación 0001 del 2 de enero de 2012, y la Resolución 0976 del 27 de febrero de 2012, por la cual se delega unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con Destinación al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y a la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones.
De acuerdo a lo anterior, los cambios más significativos de las etapas de Contratación pública, se relacionan a continuación:
1. Etapa de planeación y precontractual.
De conformidad con lo señalado en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 del 13 de abril de 2012, dentro de los estudios previos deberá consignarse de manera puntual entre otros aspectos la indicación si la contratación esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 de la norma descrita.
Para ello el Estado colombiano, a través de la página www.contratos.gov.co publicó el Manual Explicativo del Departamento Administrativo de la Función Pública y del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo sobre TLC, así como la relación de tratados vigentes en Contratación Pública y la Reciprocidad sin tratado comercial en contratación.
El Manual Explicativo mencionado, precisó en torno a este tema lo siguiente:
“…previo al inicio del proceso de contratación de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y Concurso de Méritos, el plazo entre la publicación del aviso de convocatoria del proceso y el cierre para presentar ofertas de este no podrá ser inferior a 30 días calendario cuando el aviso de apertura, las bases del proceso y la documentación de la contratación sean publicados en el Portal Único de Contratación: http://www.contratos.gov.co. Cuando se trate de concurso de méritos con precalificación, el término se contará a partir del momento en que la entidad invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre para presentar ofertas.
En el caso de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades a través de la modalidad de selección abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratación no podrá ser inferior a 10 días calendario…”.
En caso que el proceso este cubierto por uno o más Acuerdos Comerciales, se debe:
i) Revisar si la entidad está incluida en el listado de entidades cubiertas;
ii) Que el monto de la contratación supere el umbral indicado en la Segunda Parte del Manual; y
iii) Que el objeto de la contratación no esté cubierto por alguna exclusión de aplicabilidad o excepción de las indicadas en la Primera y Segunda Parte del Manual.
De estar cubierta la contratación por uno o varios Acuerdos Comerciales, se debe establecer en el aviso y en los pliegos de condiciones este hecho y observar durante el proceso las obligaciones establecidas en el manual referido.
Los delegatarios deberán al momento de realizar las estructuración de los procesos, tener en cuenta que salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tenga previsto el cierre del proceso, ni siguiera para la adición del términos previsto para ello.
En igual sentido se definió el horario dentro del cual deberá expedirse y publicarse las adendas que surjan en el proceso, así:
De lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m. a 7:00 p.m.
De otra parte el Decreto 019 del 10 de enero de 2012, fue eliminado el aviso de prensa señalado en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en su defecto el Gobierno Nacional, señaló lo siguiente:
“… ART. 224.—Eliminación de la publicación de las convocatorias a licitación. El numeral 3º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, quedará así: “3. Dentro de 105 diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop. En defecto de dichos medios de comunicación, en los pequeños poblados, de acuerdo con los criterios que disponga el reglamento, se leerán por bando y se fijarán por avisos en los principales lugares públicos por el término de siete (7) días calendario, entre los cuales deberá incluir uno de los días de mercado en la respectiva población…”.
En igual sentido, la publicación de los actos y sentencias sancionatorias, fue simplificada ordenando su publicación en el Secop y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo, así como a la Procuraduría General de la Nación.
Se compagina la reglamentación de riesgos previsibles con el Conpes 3714 de 2011, para ello fue diseñada una matriz de uso público, a la cual se puede acceder en la página www.contratos.gov.co.
Elementos mínimos que contemplarán los estudios previos:
De conformidad con lo señalado en el Decreto 734 de 2012, los estudios previos deberán contener los siguientes requisitos:
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.
4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del presente decreto.
1. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del presente decreto…”.
Determinación de los bienes y servicios de producción nacional
En algunos casos se omite la aplicación de la Ley 1089 de 2006, y su Decreto Reglamentario 660 de 2007, los cuales constituyen un requisito sine qua non para la adquisición de bienes y servicios, destinados a la seguridad y defensa nacional, que sean de producción nacional, en igual caso se encuentra la Ley 816 de 2003, por la cual se apoya la industria nacional, por esta razón se detalla a continuación la forma de aplicación de las mismas:
Estudios previos: Previa la apertura de cualquier proceso, debe cumplirse con el principio de planeación, es decir debe realizarse estudios previos que determinen claramente sí los bienes son de producción nacional, estableciendo sí existe o no variedad de precios de mercado.
De conformidad con lo señalado en el Decreto 734 de 2012, en su artículo 4.2.6, se definió por el Gobierno Nacional, la forma de acreditar el cumplimiento de la reciprocidad, precisando lo siguiente:
“…A efectos de lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 20 de la Ley 80 de 1993 y el parágrafo del artículo 10 de la Ley 816 de 2003 modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019 de 2012, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos de origen extranjero en procesos de selección nacionales, siempre que cumplan con alguna de estas condiciones:
a) Que Colombia haya negociado trato nacional en materia de compras estatales con dicho país, o b) Que en el país del proponente extranjero, con el que no se hubiere negociado trato nacional, las ofertas de bienes y servicios colombianas, reciban el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación del trato nacional otorgado a bienes y servicios nacionales en países con los cuales Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras públicas se realizará mediante certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual contendrá lo siguiente:
i) Lugar y fecha de expedición de la certificación; ii) Número y fecha del tratado; iii) Objeto del tratado; iv) Vigencia del tratado, y v) Proceso de selección al cual va dirigido. En ausencia de negociación de trato nacional, la certificación deberá indicar si existe trato nacional en virtud del principio de reciprocidad. En el último caso, el Ministerio de Relaciones Exteriores solicitará la publicación en el Secop de las certificaciones referidas y de mantener dicha información actualizada coordinadamente con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente.
PAR.—La información sobre los acuerdos comerciales suscritos por Colombia estará disponible en el Secop en los términos previstos en el artículo 8.1.17 del presente decreto…”.
Desarrollo normativo noción bienes de origen nacional Procesos de contratación de bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional(i) únicamente con producción nacional artículo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012 Procesos de contratación de bienes y servicios de producción nacional y extranjera
Ley 80 de 1993(ii)
Decreto 2680 de 2009(iii) Ley 1089 de 2006(iv) y Decreto Reglamentario 660 de 2007 Ley 816 de 2003“Por medio de la cual se apoya a la industria nacional...”.
Criterios de calificación de las propuestas: Criterios de calificación de las propuestas:
No aplica por cuanto todos están en igualdad de condiciones, todos son nacionales. Bienes Nacionales Registro de productor Nacional(v) Puntaje comprendido entre el 10% y el 20%
Servicios Nacionales(vi) Artículo 11 del Decreto 679 de 1994, derogado por el Decreto 734 de 2012
Reciprocidad(vii) Certificado del respectivo país(viii)
Trato nacional Certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores(ix)
Bienes y servicios extranjeros
Para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos. Afiliación a la seguridad social, contratos de trabajo, comprobante de los pagos de nómina. Puntaje comprendido entre el 5% y el 15%
Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional(x)
Existencia o no de producción nacional en términos de competencia abierta de los bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional: previo a la apertura de cualquier proceso que tenga por objeto la adquisición de los bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa, deberá cumplirse con el principio de planeación, es decir, determinando claramente si los bienes y servicios a adquirir son de producción nacional, así mismo se establecerá si existe, o no variedad de precios de mercado.
De conformidad con el artículo 1º(1) de la Ley 1089 de 2006, y el artículo 1º(2) del Decreto Reglamentario 660 de 2007, el Ministerio de Defensa Nacional, con fundamento en los estudios previos y cuando resulte procedente de conformidad a los mismos, solicitará al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la certificación sobre la existencia o no de producción nacional en términos de competencia abierta de los bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional que pretenda adquirir, los mismos son taxativos y están previstos en la sección VIII, artículo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012(3).
A efectos de cumplir lo anterior, se canalizan las solicitudes del Sector Defensa por la Secretaria General del Ministerio de Defensa Nacional, concretamente, a través de la Dirección de Contratación Estatal, la que únicamente tramitará las solicitudes que cumplan con los requisitos previstos en el artículo 3° del Decreto 660 de 2006, esto es:
— Solicitud dentro de los quince (15) primeros días de los meses de enero y julio de cada año.
— Que exprese las subpartidas arancelarias, dentro de las cuales se clasifiquen los bienes, descripción de técnica de los bienes y/o servicios a adquirir.
— Y la existencia o no de variedad de precios al consumidor final que exista en el mercado, respecto de los mismos.
Adicionalmente, se tendrá en cuenta, para este trámite, lo siguiente:
— La solicitud establecerá claramente la descripción del producto, materia constitutiva y sus porcentajes, características técnicas y demás elementos que permitan identificar el producto arancelariamente, si ello no es posible, no se tramitará conforme lo ha establecido el Ministerio de Comercio Industria y Turismo.
— Cabe precisarse, que el delegatario competente para la adquisición de los bienes y/o servicios destinados a la seguridad y defensa nacional, es el responsable de que la selección y adquisición de los bienes y/o servicios se encuadre en la descripción taxativa que prevé el artículo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012, y demás normas que lo adicionen y/o modifiquen, así como por el cumplimiento de lo establecido en el artículo 5° del Decreto 660 de 2007.
— El cuadro(4) que se remita deberá contener los bienes y servicios de los cuales se tenga certeza que su origen es nacional, ya que si no son de origen nacional no será procedente tramitar la certificación, esto en atención a que el artículo 1° de la Ley 1089 de 2006, expresamente prevé que la adquisición de bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional, que sean de producción nacional, en la cantidad, calidad y oportunidad requerida se efectuará con los productores nacionales, siendo este el fundamento para determinar la procedencia de solicitar la certificación, así como para diligenciar la columna de variedad de precios de mercado prevista en el formato de solicitud.
Protección a la industria nacional: De otra parte, si los estudios previos arrojan que el proceso de contratación(5) puede abrirse con participación de nacionales y extranjeros, se aplicará la Ley 816 de 2003, Protección a la Industria Nacional. Conforme a la citada ley, el puntaje que se aplicará como consecuencia de la protección a la industria nacional será el siguiente:
Se asignarán, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana, cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.
Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos, en las condiciones antes mencionadas en el cuadro explicativo.
Se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Este último caso se demostrará con la certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Participación obligatoria de Mypes y Mipymes: Siguiendo con el marco normativo que favorece la participación de productores nacionales, es menester tener en cuenta en los estudios previos respecto al Perfil de los participantes, lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, y en el Decreto 734 de 2012, los cuales se prevén expresamente la obligatoriedad de la participación de las Mypes y Mipymes,y de la industria nacional, en los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, la convocatoria, siempre y cuando se verifiquen los requisitos establecidos en el decreto antes citado, la contratación se limitará exclusivamente a las Mipymes o Mypes.
Estudio de riesgos: Estudio de riesgos(6), igualmente se trata de un aspecto de análisis multidisciplinario, en el que los asesores plantean las dificultades que pueden afectar el proyecto, estableciendo a quien corresponde asumirlo (Entidad y/o Contratista). Esta etapa se retomará posteriormente en una audiencia denominada de riesgos. Sobre el tema de asignación, se encuentra el documento Conpes número 3714 de 2011.
Garantías: Análisis que sustente la exigencia de garantías, con base en el estudio de riesgos. Tal hecho conlleva, desde el estudio previo, a determinar los riesgos a amparar bien sean de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento, o de la ejecución del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de ellos.
Las garantías, se exigirán conforme lo previsto en el Decreto 734 de 2012(7). De esta forma, antes que llegue el tema a conocimiento del Juez natural del contrato, deberá estar definido quien soportará el riesgo, hasta que punto se estiman como previsibles, y a partir de qué punto debe entenderse que el contratista tiene fundamentos para un restablecimiento de la ecuación financiera del contrato.
Cláusula de indemnidad: El Decreto 734 de 2012, establece que las entidades estatales incluirán en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
En los estudios y documentos previos podrá justificarse que no se requiere la inclusión de esta cláusula, en atención al objeto y las obligaciones contenidas en el futuro contrato.
Adquisiciones con cargo al rubro gastos reservados(8): En atención a la expedición de las leyes 1097 de 2006 y 1219 de 2008, existe un procedimiento especial para este tipo de adquisiciones. Debido a dicha connotación especial de estas adquisiciones los estudios previos serán sucintos en los que se determinará la necesidad y la condición técnica, así mismo se tendrá en cuenta los precios y las condiciones del mercado cuando ello aplique.
Publicidad(9): La publicación electrónica de los estudios y documentos previos definitivos, o de cualquier acto y/o documento que deba publicarse, se hará en la fecha de su expedición, o, más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria desierta según corresponda.
Modificación de los estudios previos
En principio los estudios previos serán definitivos, sin embargo los parágrafos 2° y 3° del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, fijan los lineamientos en caso que los mismos sean objeto de ajustes, una vez cumplida la suscripción de los mismos y haya surtido su publicación. Cabe indicar, que si los estudios previos son objeto de modificación puede existir una clara deficiencia en el cumplimiento del principio de la planeación.
Corolario de lo que antecede, si el ajuste involucra cambios fundamentales, el competente contractual deberá proceder a revocar el acto administrativo de apertura, cabe indicarse que dicha facultad debe utilizarse con racionalidad y por motivos Excepcionales y no comunes. Lo anterior, sin duda implica rehacer nuevamente todo el procedimiento contractual, lo cual incidirá en el cumplimiento de los principios de celeridad, eficacia, economía y eficiencia.
Por lo anterior, se recomienda a los ordenadores del gasto, y demás funcionarios comprometidos en la contratación, cumplir lo citado, elaborando estudios previos con calidad, analizando en ellos la conveniencia y oportunidad del proyecto a llevar a cabo, acatando las exigencias de los principios de planeación y economía, y delimitando el objeto a contratar en los aspectos técnicos, y económicos, con la antelación suficiente a la contratación, no incurriendo en improvisación, y que por el contrario permitan deducir que el bien o servicio, a contratar hace parte de un plan de desarrollo de la Entidad o de una políticas claras de atención de las necesidades de la comunidad, evitando así en el fracaso de la contratación(10).
2.1. De los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.
Se presenta cuando en la iniciación del contrato, se omiten algunos requisitos necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del mismo, entre las cuales se destacan:
i) Perfeccionamiento del contrato.
ii) Iniciación del contrato sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.
i) Perfeccionamiento del contrato
El perfeccionamiento define el momento en que inicia la existencia del contrato; una vez reunidos los requisitos que la ley exige, el contrato puede considerarse existente, vinculante para las partes. El artículo 41 de la Ley 80 de 1993, señala que los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleve a escrito.
Sin embargo, la norma citada anteriormente fue modificada por el artículo 71 del Decreto-ley 111 de 1996(11), señalando que es requisito de perfeccionamiento que el compromiso cuente con el registro presupuestal indicando claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Así mismo, el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, reitera la solemnidad del contrato estatal al establecer que los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de:
— Aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes,
— Servidumbres sobre bienes inmuebles,
— En general aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.
De otra parte y respecto al plazo para suscribir el contrato, debe observarse lo consignado en el numeral 9 del artículo 30 ibídem, que precisa que es el pliego de condiciones el que señalará el término, de acuerdo con su naturaleza, objeto y cuantía, sin necesidad de someter a aprobaciones posteriores o la exigencia de requisitos diferentes a los previstos en la norma contractual. Se concluye que el perfeccionamiento del contrato estatal, está condicionado a la solemnidad, es decir, a la reducción por escrito del consentimiento de las partes acerca del objeto, sus respectivas obligaciones y la expedición del registro presupuestal, dirigido a evitar la configuración de hechos cumplidos, al control de la correcta inversión pública, la planeación presupuestal y la estabilidad jurídica de los actos contractuales públicos.
Del acatamiento de los requisitos de perfeccionamiento del contrato depende entonces que su ejecución se inicie oportunamente y por ende se cumpla el fin de la contratación. El perfeccionamiento del contrato, incide en la delimitación y graduación de la responsabilidad, y en particular para determinar los efectos jurisdiccionales, ya que la acción contractual opera a partir de dicho momento.
Hecha la adjudicación surge para cada una de las partes, la obligación de realizar las conductas tendientes al surgimiento del contrato, pues la Entidad se ha obligado irrevocablemente con la adjudicación frente al oferente seleccionado y este se ha obligado con su propuesta a perfeccionar el contrato surgido de la adjudicación(12).
Por consiguiente en el evento de que el contrato no se perfeccione por culpa imputable al contratista, la entidad tiene a su alcance la garantía de seriedad de la oferta, si por el contrario, es la Entidad la que incumple el oferente favorecido tiene derecho a que se le indemnicen los perjuicios causados y el reconocimiento de las utilidades dejadas de percibir, aspecto último que deberá ventilarse ante el juez natural del contrato.
“Perfeccionamiento del contrato. incumplimiento de requisitos. la legislación no permite la consolidación de los efectos de un negocio jurídico estatal que no se eleve a escrito y por lo mismo, proscribe la contratación estatal verbal. en este sentido, el consejo de estado sostuvo que una vez firmado el contrato, tal circunstancia no constituye una habilitación para normalizar o subsanar lo que comúnmente se denominan “hechos cumplidos”.
ii) Iniciación del contrato sin el cumplimiento de los requisitos establecidos
La ejecución corresponde al período dentro del cual las partes cumplen cabalmente las obligaciones asumidas para ejecutar el objeto contractual.
Las anomalías en este aspecto se refieren a que de forma contraria a lo que determina la ley, los servidores públicos, permiten que se inicie la ejecución del contrato sin que la entidad tenga el certificado de disponibilidad presupuestal, o sin que el contratista haya constituido la garantía, o cumpliendo los requisitos pero de forma irregular.
El artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, modificó el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, disponiendo que para la ejecución del contrato, se requiere de:
— La aprobación de la garantía.
— La existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto y,
— Acreditar por parte del contratista que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
Con el fin de evitar que se inicie la ejecución de los contratos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos, es necesario tener en cuenta, tal como lo establece el Decreto 734 de 2012, que la aprobación de la garantía de cumplimiento, se realizará antes del inicio de la ejecución del contrato. Así, la entidad contratante aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.
Los requisitos y las condiciones legales de la garantía de cumplimiento, se encuentran establecidos en el Decreto 734 de 2012, en consecuencia, sin el cumplimiento de los mismos, no se podrá aprobar dicha garantía, por consiguiente no podrá iniciar la ejecución el contrato.
En los casos que se ha procedido a la ejecución del contrato, sin la aprobación de la garantía de acuerdo con la ley, y en los que posteriormente se presente un incumplimiento, y este genere detrimento para el Estado, la sanción es más gravosa para el funcionario responsable.
Respecto de la existencia de las disponibilidades presupuestales, se debe entender que es un requisito que se presume cumplido, desde el inicio de la contratación con la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal “CDP” y con el perfeccionamiento del contrato, al contar con el Certificado de Registro Presupuestal “CRP”, razón por la cual la prohibición de iniciar la ejecución del contrato hasta que se acredite la existencia de las disponibilidades presupuestales, pareciera un contrasentido por cuanto son requisitos que deben estar cumplidos con anterioridad.
El artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el cual modifico el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, introdujo como requisito de ejecución del contrato, la acreditación por el contratista en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Así mismo, en su parágrafo 1° estableció que para la realización de cada pago derivado del contrato, acreditará estar al día en los pagos enunciados. Se resalta que el servidor público que no verifique el pago de los aportes parafiscales y los relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, incurrirá en causal de mala conducta.
En tal sentido se recomienda a los servidores públicos que tienen a cargo estos procedimientos dar estricto cumplimiento a la norma, toda vez, que por iniciar la ejecución del contrato sin el cumplimiento de los requisitos establecidos, incumplen sus deberes y obligaciones conforme con lo indicado en las disposiciones disciplinarias contenidas en las Leyes 734 de 2002(13)y 836 de 2003(14) respectivamente, según las calidades de su destinatario.
2.2. Publicación del contrato en el diario único de contratación pública.
El artículo 223 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, estableció la eliminación del Diario Único de Contratación, a partir del primero (1°) de junio del año 2012, fecha a partir de la cual los contratos estatales solo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- Secop.
ART. 223.—Eliminación del Diario Único de Contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 56, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 y el parágrafo 2º del artículo de la Ley 1150 de 2007.
2.3. Incumplimiento de la publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop.
Este se presenta por la no publicación, o la publicación extemporánea en el Secop. Por lo anterior es necesario recordar que es de obligatorio cumplimiento aplicar lo contemplado en la Ley 1150 de 2007, la cual creó el Secop teniendo por finalidad, la contratación por medios electrónicos(15). Así también el artículo 2.2.5 del Decreto 734 del 13 de abril de 2012 establece el procedimiento de publicidad en el Secop, siendo la entidad contratante responsable de garantizar la publicidad; en el artículo en mención, se indica la obligatoriedad de publicar los siguientes documentos:
“…1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos o de la correspondiente para la mínima cuantía.
7. El pliego de condiciones definitivo.
8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presente durante el proceso de selección y las respuestas de las mismas.
9. El acto administrativo de suspensión del proceso.
10. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.
11. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.
12. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.
13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el del concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.
14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.
16. El acto de confirmación de la lista corta o multiusos así como el acta de la audiencia pública de precalificación.
17. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o multiusos.
18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.
19. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.
Los contratos serán publicados en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes(16).
La falta de publicación en el Secop de la información se constituirá vulneración al deber funcional del responsable, de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.
Están exceptuados de la publicación en el Secop:
1. Las operaciones en bolsa de productos, por cuanto se rigen a mecanismos de publicidad propios de ese mecanismo, sin perjuicio de la publicidad de los contratos de comisión celebrados para el efecto(17).
2. Por la naturaleza de la contratación por el rubro de gastos reservados, los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2º de la Ley 1097 de 2006, no requieren de publicación en el portal de contratación de la entidad. Los contratos así celebrados, gozarán de reserva legal, según lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1219 de 2008.
NOTA 1. El artículo 218 del Decreto 19 de enero de 2012 modificó el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 abreviando la publicación de actos sancionatorios, dejándolo únicamente a la que se haga en el Secop, en la Cámara de Comercio del domicilio del contratista sancionado y la remisión de dicha información a la Procuraduría General de Nación.
2.4. Falta de previsión en la ejecución contractual.
i) De manera oportuna no se solicitan las modificaciones o adiciones pertinentes
Se presenta con ocasión a la omisión de la entidad, o su indisponibilidad de una actividad que es necesaria para el desarrollo del contrato.
Es por esto, que continuando con los lineamientos establecidos en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, el cual establece que “…las entidades podrán celebrar contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales…”, se deduce la posibilidad de adicionar o prorrogar, por mutuo acuerdo los contratos, siempre y cuando las adiciones, y modificaciones se encuentren debidamente justificadas; contrario sensu de forma taxativa se indica en el mismo artículo que “los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%), de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales”.
En todo caso, tanto la adición, como la prórroga contarán con la aprobación del ordenador del gasto, previa justificación de la Interventoría o supervisión del contrato, según sea el caso. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las garantías en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo, impuesto de timbre, si a ello hubiere lugar. La administración, procederá a realizar los ajustes al registro presupuestal que respalda el contrato, o expedirá el registro presupuestal de la adición, si se trate de nuevos recursos, y aprobará las modificaciones a las garantías presentadas.
Durante la ejecución contractual, la entidad tendrá que ocuparse de diversas situaciones que ameritan realizar modificaciones a los contratos. El cuidado que debe tenerse, es el de justificar técnicamente cada modificación a las condiciones de los contratos, y contar siempre con el concepto favorable del supervisor.
Si bien las modificaciones no tienen límites, excepto la relacionada con el valor, la entidad no puede hacer un uso indiscriminado de las modificaciones a los contratos, pues resultaría contrario a la planeación, la eficiencia y la economía contractual. También es necesario considerar que cada modificación conlleva un riesgo: el de la responsabilidad de la entidad; por eso, el uso de la posibilidad de ampliar el plazo debe emplearse con cuidado, en tanto que debe evitarse que los valores en la ejecución de los contratos se incrementen, pues la adición de un contrato en el valor debe ser excepcional”(18).
Por lo anterior, se exhorta a los funcionarios públicos, que obren sin abuso o desviación de poder, para lo cual se debe hacer uso al sometimiento de las herramientas jurídicas, con el fin de evitar sanciones previstas en la ley, y la obligación de indemnizar los daños que se causen.
ii) Incumplimiento en las funciones del supervisor del contrato
Se presenta cuanto los supervisores incumplen las funciones indicadas en la norma, adicionalmente no son notificados oportunamente, y por ende el cumplimiento es inoportuno, con llevando a la administración a cometer errores.
Tal como lo establece el numeral 1º del artículo 14 de la Ley 80 de 1993, en cumplimiento de los fines de la contratación, las entidades estatales al celebrar un contrato, tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.
La responsabilidad de ejercer control y vigilancia de la ejecución del contrato, así como el deber de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, la cumplen las entidades públicas a través de la designación del supervisor, quien debe ser una persona capaz, preferiblemente con conocimientos en el objeto del contrato que tenga la idoneidad y el tiempo suficiente para realizar estricto control y seguimiento al mismo, con el fin de dar cumplimiento a los fines de la contratación.
Así mismo, en cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 374 de 2012, el Ministerio de Defensa Nacional, cuenta con el Manual de Contratación en donde se señalan las funciones del supervisor de los contratos, razón por la cual no se hará referencia a ellas, sin embargo para mayor claridad se precisan algunos conceptos:
“La supervisión, en el contexto de la contratación estatal, es el conjunto de actividades que en representación de la entidad realiza una persona natural o jurídica para vigilar, controlar, verificar y colaborar en la ejecución de los contratos o convenios. Corresponde a una exigencia legal que tiene el propósito de asegurar al máximo el cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y la satisfacción de los intereses de la entidad mediante la obtención del fin perseguido.
Es responsabilidad de la entidad, asegurar la supervisión de la ejecución de los contratos que celebra. Para dar cumplimiento a su obligación de vigilar y controlar el cumplimiento, debe asegurar su supervisión.
El objeto de la supervisión y de la interventoría, es el control y vigilancia de las acciones del contratista, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato y sus elementos integrantes…”(19).
Se insta a los ordenadores del gasto a designar el supervisor antes de celebrar el contrato, y no emplear la mala práctica de iniciar la ejecución sin designarlo, o sin la debida comunicación informando la designación.
El supervisor, quien coordina permanente la ejecución del contrato dará cuenta al ordenador el gasto de los asuntos más relevantes de su desempeño, y así mismo recomendará oportunamente las acciones que considere convenientes para su normal ejecución, solicitando la prórroga, adición o suspensión debidamente sustentada si a ello hubiere lugar, o cualquier otra circunstancia que se presente.
La función de los supervisores, solo caducará una vez se suscriba el acta de liquidación que ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes, razón por la cual controlará y vigilará el contrato durante todo el tiempo que esté vigente.
Es relevante hacer mención a lo establecido en el Capítulo Séptimo de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el cual hace referencia al ejercicio y responsabilidades en cuanto al control y seguimiento de la ejecución del contractual, así:
LEY 1474 DE 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
ART. 83.—Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o interventor, según corresponda.
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor. (…).
3. Etapa de liquidación.
La liquidación del contrato, es un procedimiento mediante el cual la administración y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones contractuales, como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo. Es un acto que, por ende, aclara y define todo lo relativo a la relación contractual que existió entre las partes del negocio jurídico”(20).
“…La contratación estatal consagra todo un régimen de terminación y extinción de los contratos, en el cual, además de la presencia de causales propias de derecho público, se incorporan todos los modos de extinción de las obligaciones propios del derecho privado en cuanto sean compatibles con la regulación de las relaciones jurídico - negociales de la administración pública(21).
La contratación estatal, con la finalidad de tener certeza en las relaciones jurídico - negociales de la administración, además del régimen de terminación y extinción de los contratos estatales, consagra un régimen de liquidación de estos con idéntico fin, esto es, proporcionar seguridad jurídica a las relaciones crediticias de la administración, pues, como lo ha dicho la jurisprudencia administrativa, “solo hasta la etapa de liquidación del contrato concluye el negocio jurídico, puesto que hasta entonces existen obligaciones pendientes que debían resolverse, con el propósito de hacer el ajuste de cuentas necesario…”.(22).
Son razones de certeza de las finanzas y en especial del gasto público, las que hacen que las entidades públicas estén en la obligación de liquidar los contratos estatales que suscriben. En esta justificación se puede ver una clara diferencia con las relaciones contractuales entre particulares, que permite sustentar la tesis de la sustantividad del contrato estatal, puesto que al contrario de lo que ocurre con la administración, en las relaciones jurídicas privadas, la necesidad de certeza en su contenido económico, depende de la voluntad de cada agente económico privado y no es un asunto de interés general, como si ocurre con la administración.
Esto explica porque en el régimen de los contratos privados, no existe para las partes la obligación de liquidar los mismos(23).
Así las cosas, la Ley 80 de 1993, en su artículo 60, establece la obligación de liquidar los contratos, así: “Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación” y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, prevé el plazo para la liquidación, la cual se realizará dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes. De no existir tal, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para ejecutar el contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
Ahora bien, la liquidación voluntaria o bilateral, consiste en el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la ejecución de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia de la ejecución del contrato o de la terminación anticipada del mismo(24).
En tal sentido se recomienda, a los funcionarios responsables de la liquidación de los contratos, privilegiar la realización de la liquidación bilateral dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes, o dentro los cuatro (4) meses señalados anteriormente.
Sin embargo, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, precisa en el inciso segundo la facultad de liquidar los contratos en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo, en aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido.
En tal sentido se recomienda, al Ministerio de Defensa Nacional, y sus Unidades Ejecutoras, recurrir a la liquidación unilateral del contrato, solo cuando ha sido infructuoso el intento de lograrla de común acuerdo, y se han agotado todos los medios legales para su consecución. Esta precisión, es de suma importancia para no incurrir en declaratoria de nulidad de la resolución que dio origen a la liquidación del contrato.
Igualmente, la norma indica otro plazo al establecido anteriormente, el cual, si vencido el mismo, y la liquidación no se ha efectuado, podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos referidos anteriormente, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo
Así las cosas, se recomienda abstenerse de liquidar contratos de forma bilateral o unilateral, una vez vencido el término de caducidad de la acción de controversias contractuales, so pena de una acción de nulidad por falta de competencia.
De igual manera los contratistas, podrán efectuar salvedades a la liquidación de común acuerdo, en este evento la administración procederá a liquidar bilateralmente sobre los aspectos que han sido objeto de acuerdo.
Por todo lo anterior, es importante tener en cuenta que una vez ejecutado el contrato, los funcionarios encargados para tal fin deberán aportar como mínimo los documentos relacionados a continuación, con el objeto de proceder a efectuar la liquidación oportuna y pronta de un contrato:
— Datos generales sobre el contrato principal, sus adiciones y modificatorios (si los hay).
— Contener los datos sobre los certificados de disponibilidad y registro correspondientes al contrato principal, sus adiciones y modificaciones.
— Contener los datos que hace referencia a la Garantía - incluyendo la extensión de las mismas si a ello hubiere lugar.
— Solicitar la extensión o ampliación de la garantía para avalar las obligaciones que debe cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. (L. 80/93, art. 60, inc. 4°).
— Garantía técnica indicada en el contrato (sí aplica).
— Las prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista, relacionando las actas de recibo, número de elementos, cantidades recibidas y entrada al almacén (si aplica).
— Cumplimiento de las obligaciones por la entidad estatal, esto es el corte de cuentas sobre el estado económico del contrato, adjuntado los comprobantes de egreso, obligación y orden de pago debidamente suscritos (sin ajuste y con ajuste), el reporte Swift, y las declaraciones de importación debidamente canceladas (sí aplica).
Es pertinente indicar, si el contrato se celebró en moneda extranjera, el balance del acta de liquidación será en pesos colombianos y en la moneda contratada. Lo anterior de conformidad con lo establecido con el inciso 6° del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que señala que las entidades estatales ejecutoras de los presupuestos públicos solo pueden iniciar procedimientos de selección de contratistas si se cuenta con disponibilidad presupuestal(25). Resulta igualmente lógico que al finalizar el contrato la respectiva entidad pública tenga certeza del presupuesto que fue efectivamente invertido en la ejecución de aquel.
— Las multas debidas o canceladas (sí aplica).
— La verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista, adjuntando certificación emitida por el revisor fiscal del contratista. (Sí aplica).
Es importante y necesario tener en cuenta, que tanto en el acta de liquidación por mutuo acuerdo, como en la resolución que liquide unilateralmente el contrato, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato por los amparos allí estipulados, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, lo anterior de conformidad con lo estipulado en el inciso final del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, ya que aún después de liquidado el contrato, la administración puede reclamar por estos conceptos.
Es preciso recordar que, la labor de proyectar el acta de liquidación que la entidad presentará al contratista será responsabilidad del supervisor, quien la entregará dentro de los cuatro (4) meses enunciados anteriormente, adjuntando los documentos soportes respectivos, so pena de incurrir en la acción disciplinaria, es importante precisar que la competencia y obligación de adelantar los trámites concernientes a la revisión de la misma, corresponde al representante legal de la entidad o a su delegado.
Ahora bien, otro de los requisitos en los cuales se presenta la falencia, es la falta de verificación y constancia en el momento de la liquidación del cumplimiento por parte del contratista, frente a los aportes realizados durante la vigencia del contrato a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, en donde se debe realizar una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron ser cotizadas(26).
Si llegare el caso que dentro de la verificación se comprobare que los aportes mencionados anteriormente, no se hubieran realizado totalmente, la entidad tiene el deber de retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de efectuar la liquidación, realizando el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad al régimen de salud y pensión.
Finalmente, cabe advertir, que todo servidor público, que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, incurrirá en causal de mala conducta, quien será sancionado con arreglo al régimen disciplinario vigente, (Leyes 734 de 2002 o 836 de 2003, según las calidades de su destinatario).
1. Liquidación de contratos no obligatoria para la prestación de servicios:
El artículo 217 del Decreto 19 de 2012 “De la ocurrencia y contenido de la liquidación de los contratos estatales” determinó que liquidación no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
2. La liquidación del contrato estatal debe hacerse de común acuerdo con el contratista- solo en casos especiales y específicos procede en forma unilateral: Sentencia C-574 de 1998 Corte Constitucional Sección Tercera 2000.
De manera general existen en nuestro ordenamiento jurídico tres clases de liquidación de los contratos estatales; de común acuerdo, unilateral por la entidad contratante y judicial. La liquidación de común acuerdo o voluntaria de los contratos ya señalados, se efectúa dentro del término establecido en los pliegos de condiciones o en los términos de referencia o del acordado en el contrato. En defecto de tal señalamiento o a falta de acuerdo, procede practicarla dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contra o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato o a la fecha del acuerdo de voluntades que la disponga. Ahora, si el contratista no se presenta a la liquidación voluntaria o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, ella será practicada directa y unilateralmente por la entidad contratante y se adoptará mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, para lo cual la administración, al tenor del artículo 44, numeral 10, literal d) de la Ley 446 de 1998, sustitutivo del 136 del Código Contencioso Administrativo, dispone de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes para practicarla o, en su defecto, de los cuatro (4) meses siguientes previstos por la ley para efectuar la liquidación de común acuerdo. Si la entidad contratante no liquida unilateralmente el contrato dentro del término de seis (6) meses ya señalado o dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes, el interesado “podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar, con las consecuencias que más adelante se precisarán.
La consecuencia jurídica derivada de la oportunidad de liquidar el contrato de común acuerdo, es determinar temporalmente la obligación de liquidar el contrato voluntariamente, de modo que incumplida esta se configura el supuesto de hecho normativo para empezar a contar el término de caducidad de la acción, de manera que lo que es preclusivo es el término de caducidad de la acción contractual y no los término indicativos señalados para efectuar la liquidación, por lo que así estén vencidos ellos y estando en curso el de la caducidad, es procedente liquidar los contratos unilateralmente o de mutuo acuerdo, pues la competencia de la administración y la capacidad del contratista no sufren mengua alguna en estas condiciones. Además, son preclusivos sólo los términos así calificados por el legislador, mientas que los previstos en el artículo 60 de la Ley 80 tienen el carácter de términos de ordenamiento o indicativos. … (…)…
No resulta viable jurídicamente que la entidad contratante suscriba, unilateralmente o de mutuo acuerdo con el contratista, un documento de balance final o estado de cuenta para extinguir la relación contractual, transcurridos dos años desde el vencimiento del término para liquidar el contrato sin que tal procedimiento se haya cumplido.
Los suscritos consejeros nos apartamos de la decisión mayoritaria, por considerar que no es posible efectuar la liquidación de un contrato estatal, de común acuerdo entre las partes, después de vencido el término legal para ello por las razones que a continuación exponemos: En el caso que se analiza, como quedó señalado, la ley estableció tres oportunidades para la liquidación de los contratos, y de acuerdo con la definición transcrita, vencida la primera. Por mutuo acuerdo de las partes- su consecuencia jurídica la constituye el que estas pierdan competencia para hacerla y corresponda a la administración entrar, dentro del término de dos meses a efectuarla en forma unilateral. Si no lo hace, procede la liquidación por vía judicial, la cual podrá incoarse dentro de los dos años siguientes al cumplimiento de la obligación. En consecuencia si el legislador, por vía general, ha determinado en el Código Contencioso Administrativo el plazo dentro del cual caduca la acción contractual de aquellos contratos que requieren de liquidación, ninguna autoridad administrativa —menos aún aquella que tiene la responsabilidad de cumplir con la obligación correlativa de liquidar unilateralmente un contrato— puede modificar, a ampliar ni extender según su criterio o por su propia negligencia dicho plazo; hacerlo implica invadir la órbita de competencia otorgada al legislador por la Constitución. Por consiguiente, para los suscritos consejeros es claro que no puede efectuarse la liquidación de un contrato estatal, de común acuerdo entre las partes, después de vencido el término legal para ello, es decir, el fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia,(27) en el contrato, o a más tardar antes del vencimiento de los 4 meses siguientes a la finalización del mismo o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o la fecha del acuerdo que la disponga.
3. Participación de Supervisor e Interventor en la liquidación del contrato: Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Militares y de sus Unidades Ejecutoras.
Liquidación de las obligaciones contraídas
Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa Nacional, están en la obligación de entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del Ministerio, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista.
El contratista deberá suscribir el acta de liquidación que se le remita en un plazo de 15 días hábiles, posteriores al recibo de la misma. Si al vencimiento de estos plazos, el contrasta no se allanare a sus suscripción, el Ministerio procederá a la liquidación de manera unilateral.
Funciones generares de los supervisores.
• Los supervisores de los contratos del Ministerio de Defensa Nacional, una vez finalizado el contrato y emitido el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, una acta de liquidación final del contrato.
• El acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, a la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional para ser revisada y aceptada por este y proceder al trámite de firmas.
• La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor una vez se encuentre suscrita el Acta Final de Liquidación por el contratista y el competente contractual.
Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal SICE
De conformidad con lo descrito en el artículo 222 del Decreto 19 de 2012, el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal sICE, fue derogado expresamente, cuando consagró:
“… Supresión del sice, gratuidad y sistema de análisis de precios. Derogase la Ley 598 de 2000, la cual creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación estatal, SICE, el catalogo único de bienes y servicios CUBS, y el registro único de precios de referencia PURF, de 105 bienes y servicios de uso común en la Administración Pública.
En desarrollo del artículo 3º de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la República podrá obtener un análisis de precios de mercado de valor de los contratos que se registran en los sistemas de información o en los catálogos existentes sobre la contratación pública o privada, nacional o internacional; en virtud de lo cual, existirán los sistemas de registros de precios de referencia y los catálogos que las necesidades de análisis de precios aconsejen, para racionalizar la vigilancia alas precios de la contratación.
Glosario contractual
Acta de iniciación del contrato o acta de iniciación: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciación de las actividades objeto del contrato.
Acta de liquidación del contrato o acta de liquidación: Es el documento de corte de cuentas entre las Partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.
Acta de recibo final: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto contratado, por parte de la entidad.
Acto administrativo: Toda declaración unilateral proferida en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos directos y definitivos sobre un determinado asunto.
Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede explicar, aclarar, modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Tiene el mismo valor del pliego de condiciones, para los oferentes.
Adición: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor y en algunos casos tiempo. Para los dos tipos de obligaciones opera la limitante del 50%.
Adjudicar: Se llega a ella porque los factores de ponderación determinan que sí hubo una propuesta que cumplió a cabalidad con los requisitos. La resolución de adjudicación se motiva y se constituye en un acto definitivo. No admite recursos; de manera que quienes estén inconformes solo pueden acudir a la jurisdicción contenciosa administrativa. La adjudicación se hace generalmente en audiencia pública. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Ampliación: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo.
ANCP: Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente
Análisis de mercado: Trámite o actuación que permite revisar la estructura, características y tendencias del mercado de bienes y servicios, identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y el menor riesgo, conocer nuevos productos y servicios, y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la provisión de bienes o servicios. Incluye el análisis de precios y tendencias de los mismos en el mercado, y la evaluación de condiciones de capacidad de los eventuales proveedores.
Anticipo: Son los dineros que entrega la entidad al contratista, para que sean administrados e invertidos por este de conformidad con las condiciones que se establezcan en el Pliego de Condiciones o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del contratista, en la medida en que se vayan amortizando. La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50%.
Anexo: Documento que hace parte del pliego de condiciones y que contiene información relevante para la presentación de la propuesta y/o la ejecución del Contrato.
Año fiscal económico: Período de doce (12) meses comprendido entre el 1ro de Enero y el 31 de Diciembre de ese año.
ARP: Administración de Riesgos Profesionales
Audiencia pública: Acto de oír las personas de alta jerarquía u otras autoridades, previa concesión, a quienes exponen, reclamen o soliciten algo.
Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona jurídica para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.
Bienes de uso público: Los definidos como bienes inalienables, imprescriptibles del Estado según el Decreto 2811 de 1974 “Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al Medio Ambiente”. Parte III “ De las aguas y sus cauces” artículo 83: “Salvo derechos adquiridos por particulares, son bienes inalienables e imprescriptibles del Estado”, Literales a) El álveo o cauce natural a de las corrientes; c) Las playas marítimas o la del cauce permanente de ríos y lagos, hasta 30 metros de ancho para el caso de aguas no marítimas; y de los definidos en el artículo 166 del Decreto 2324 del 18 de Septiembre de 1984 “Por el cual se reorganiza la Dirección General Marítima”, para el caso de aguas marítimas. La norma en mención ha sido reglamentada por los siguiente decretos 1608 y 1715 de 1978, 704 de 1986, 305 de 1988, 4688 de 2005, y 2372 de 2010.
Bienes iguales: Son aquellos elementos que cuentan con la misma naturaleza y calidad, o sea, con idénticas características técnicas a los elementos requeridos por la entidad.
Bienes similares: Son aquellos elementos análogos o semejantes a los requeridos por la entidad en el pliego de condiciones.
Bienes y servicios genéricos: Bienes y servicios de características homogéneas que pueden ser utilizados por las diferentes direcciones, independiente de la misión de cada una de ellas.
Boletín de responsables fiscales: Publicación de la Contraloría General de la República que contiene los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal que se encuentre en firme y ejecutoriado y que no hayan satisfecho la obligación contenida en él, es decir, la deuda que tienen con el Estado por haber sido declarados responsables fiscales.
Caducidad: Facultad con la que cuentan las entidades públicas para dar por terminado un contrato en los casos previstos para tal efecto por la ley, bien se deban a culpa imputable al contratista o a acontecimientos que, aun teniendo que ver con él, no constituyen incumplimiento del mismo.
Capacidad: Dentro del campo legal y aplicado, aptitud, oficio, empleo. Es además, la habilidad o potestad para contratar, disponer por actos entre vivos, o por testamento, suceder, casarse y/o realizar la generalidad de los actos jurídicos.
Capacidad residual para la contratación de cualquier obra: Es el indicador que resulta de restarle al indicador financiero de capital de trabajo, la sumatoria de todos los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista en la actividad de construcción al momento de participar en un determinado proceso de selección con el fin de señalar su nivel de saturación y que se acreditará ante la entidad de acuerdo a los parámetros señalados en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones.
El referido nivel de saturación debe ser igual o superior al que la entidad estatal establezca en los respectivos pliegos de condiciones.
Para establecer la capacidad residual del proponente, la entidad contratante deberá considerar los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta, de acuerdo con lo señalado en el respectivo pliego de condiciones, incluyendo los que tenga por su participación en sociedades, consorcios o uniones temporales y sobre estos se aplicará la información que sobre el capital de trabajo incorpora el RUP. El pliego también definirá la forma en que se tendrá en cuenta el porcentaje de ejecución de contratos no finalizados que se consideren en el cálculo de la capacidad residual para obtener su resultado.
Caso fortuito: Se configura como hechos de un tercero o actos de autoridad que interrumpen de forma temporal la ejecución del contrato y que afectan la economía del mismo. Tienen la misma consecuencia jurídica desde el punto de vista del Código Civil Colombiano, es decir, exoneran de responsabilidad a quien la sufre. Se llama fuerza mayor o caso fortuito, al imprevisto a que no es posible resistir, y es producida después de la celebración del contrato, con ausencia de culpa de quien la padece o la sufre. Ejemplos: Hechos producidos por la naturaleza (naufragio, terremoto) o por un tercero (el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, la detención de autoridad pública.)
CCB: Cámara de Comercio de Bogotá.
Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio está destinada contablemente a un área o unidad específica.
Certificado: Es el documento digital o físico expedido por las Cámaras de Comercio que da cuenta de la inscripción del proponente en el Registro Único de Proponentes, en el que debe constar lo señalado en el artículo 6.1.3.2 del Decreto 734 de 2012.
Certificado de disponibilidad presupuestal o CDP: Es el documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente.
Certificado digital: Mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor de un mensaje de datos y contiene la clave pública de este, obteniendo así los atributos de autenticidad, integridad y no repudio.
Cierre del proceso: Último día y hora que tienen los proponentes para presentar propuesta.
Clasificación: Es la ubicación del proponente que este mismo hace, dentro de las clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), la cual debe coincidir con la que se haya reportado al Registro Único Tributario, RUT. Si el proponente está matriculado en la Cámara de Comercio, esta información también debe coincidir con la información reportada al registro mercantil. Esto será verificado por la cámara de comercio correspondiente. En el evento que no coincida el CIIU del RUT con la información del registro el proponente deberá realizar la actualización del mismo ante la DIAN y así mismo actualizarlo en cámara (Registro Mercantil) como pasos previos para poder inscribirse en el RUP.
El interesado podrá clasificarse en una o varias clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) en los límites establecidos para el RUT que permite una actividad principal y tres secundarias.
Se aplicará el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), adoptado por Colombia, y revisado por el Departamento Nacional de Estadística DANE-vigente al momento de realizar el proponente su inscripción, actualización o renovación en el Registro Único de Proponentes.
Cláusula: Hace referencia a lo que se compromete el contratista, ya sea a entregar determinada cantidad de elementos, o a prestar un determinado servicio, etc. Debe ser muy completo y deberá estar orientado a satisfacer una necesidad sentida de la comunidad o de la administración.
Cláusula de exorbitancia: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad pública contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.
En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.
Cláusula de revisión de precios: Es una estipulación contractual creada para brindar respuesta a posibles alteraciones en los elementos que componen el precio del contrato (bienes y servicios).
Cláusulas excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, modificación e interpretación unilaterales, de multas, reversión, incumplimiento, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad.
Comfis: Es el Concejo Municipal de Política Fiscal.
Comité de evaluación o comité evaluador: Comité compuesto por el grupo de personas nombradas por el Secretario General del MDN, que efectuará la verificación del cumplimiento por parte de los Proponentes de los Requisitos Habilitantes estipulados en el Pliego, así como de la Propuesta Económica.
Comodato: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.
Concomitantes: Circunstancias concurrentes de tiempo, modo y lugar.
Conpes. Consejo Nacional de Política Económica y Social, creado por la Ley 19 de 1958.
Constructores: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de obra, de conformidad con lo señalado en el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
Consultores: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de consultoría, de conformidad con lo señalado en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
Contralor General de la República: Persona que ejerce la autoridad máxima para el ejercicio del control fiscal en Colombia. Es elegido por el Congreso de la República en pleno, durante el primer mes de sesiones, para un periodo igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. No podrá ser reelegido para el periodo inmediatamente siguiente, ni continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo.
Contralorías delegadas: Dependencias dentro de la Contraloría General de la República encargadas de temas y labores específicos asignados por delegación por el Contralor General de la República. Existen en este momento siete contralorías delegadas encargadas de ejercer control micro, es decir, adelantar auditorías a las diferentes entidades del Estado; una contraloría delegada para economía y finanzas públicas, que realiza el control macro; una contraloría delegada encargada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva; y una contraloría delegada para la participación ciudadana.
Contraloría general de la república (CGR): Autoridad competente para ejercer el control fiscal de la administración y de los particulares, en relación con el manejo de los bienes y los fondos de la Nación. La Contraloría General de la República es la máxima autoridad del sistema de control fiscal.
Contratación directa: Aquella modalidad de selección que permite la vinculación de contratistas de una manera excepcional y taxativa, sin necesidad de convocatoria pública.
Contratista (Proveedor): Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato y las condiciones de este, a cambio de una contraprestación.
Contrato: De conformidad con el artículo 1495 del Código Civil, contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer, o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o muchas cosas.
Contrato aleatorio: Es aquel contrato en el que una de las prestaciones consiste en un hecho fortuito o eventual.
Contrato de consultoría: Es todo aquel que celebra la administración, que se refiera a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente serán contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Control excepcional: Facultad que tiene la Contraloría General de la República para ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las contralorías departamentales y municipales, a solicitud del gobierno departamental, distrital o municipal, de cualquier comisión permanente del Congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las corporaciones públicas territoriales, y también a solicitud de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación que establece la ley.
Control fiscal: Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, las operaciones, los resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las mismas se ajusten a los dictados y los objetivos previstos en la Constitución y en la ley. Con base en sus investigaciones, los contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir procesos de responsabilidad fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.
Control macro: Examen que hace la Contraloría General de la República sobre el comportamiento de las finanzas públicas y el grado de cumplimiento de los objetivos macroeconómicos. La base del mismo la constituyen las estadísticas fiscales del Estado elaboradas por la CGR, a partir de las cuales se determina el resultado fiscal de la Nación; ello, a su vez, permite extraer conclusiones sobre la consistencia de la política fiscal, y estimar y analizar los costos incurridos en la ejecución de la misma. Hacen parte de este control la certificación de las finanzas del Estado, la cual finalmente se consigna en el informe que debe presentar el Contralor General ante el Congreso de la República, al señor Presidente de la República y la opinión pública en general, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 268 de la Constitución Nacional. De igual manera, se ejerce a través de la auditoría al balance general de la Nación, la presentación de la cuenta general del presupuesto y el tesoro, el informe sobre el estado de la deuda pública y el informe sobre estado del medio ambiente y los recursos naturales.
Control micro: Vigilancia de la gestión fiscal de cada una de las entidades que conforman la estructura administrativa del Estado y de las personas privadas que manejen fondos o bienes del Estado.
Cronograma de la contratación: Formato en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la fase preparatoria hasta la contractual.
Cuentas de orden: Son cuentas destinadas a ingresos o egresos sobre los cuales no hay seguridad de su cumplimiento. Por ejemplo: un posible ingreso, sobre el cual no hay seguridad de que se haga efectivo, es una demanda de la Nación a un contratista en donde este debe hacer un pago. El que se reciba este pago depende del fallo de un juez, por lo cual no hay seguridad de que se reciba este dinero.
Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría Nacional para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
Daño patrimonial: Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público.
Datos maestros: Contienen registros grabados, para periodos largos de tiempo, los cuales se gravan de manera centralizada, se utilizan o procesan para todas las operaciones.
En el sistema de información SAP R/3 se tienen los registros de datos maestros para Proveedores o acreedores, materiales y servicios.
Debido proceso. Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el interés particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas.
Declaración de desierta: Tal declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.
La declaración desierta procede cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones, en general, cuando falte voluntad de participación.
Delegación transitoria: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación. Se le puede delegar al responsable del área en la que se va a desarrollar el contrato, algunas funciones que normalmente corresponderían al representante legal o al responsable del contrato que está del lado de la entidad estatal.
Derecho de petición: Derecho que la Constitución Nacional en su artículo 23, ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular.
Derogar: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.
Día corriente o día calendario o día: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata de un día hábil o no.
Día hábil: Es cualquier día comprendido entre los días lunes y viernes de cada semana, excluyendo los días feriados determinados por la ley en la República de Colombia o aquellos en que el MDN no preste atención al público.
Domicilio legal: Es el lugar donde la ley presume, sin admitir prueba en contra, que una persona reside de manera permanente para el ejercicio de sus derechos y cumplimiento de sus obligaciones, aunque de hecho no esté allí presente. (art. 90; C. Civil.)
Economía. Aquel principio en virtud del cual, en igualdad de condiciones de la mejor calidad de los bienes y servicios, se obtiene el menor costo posible.
Eficiencia. Principio de la gestión fiscal que se define como la maximización de resultados, con los mismos recursos, en un periodo determinado. Se entiende por este el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto, es obtener más productos con menos recursos.
EJC: Ejército Nacional de Colombia.
Ejecutar el contrato: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la aprobación de la garantía por la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato y la existencia de disponibilidad presupuestal, salvo si se trata de recursos de vigencias futuras.
Empresa industrial y comercial del estado - EICE: Son organismos creados por la ley o autorizados por esta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado.
Empresa territorial de la salud - ETES: Empresa industrial y comercial del estado que tiene por objeto la explotación de juegos de azar novedosos (por ejemplo Baloto) y transferir recursos para la salud a las entidades territoriales.
Empresas sociales del estado - ESE: Son aquellas creadas por la Nación o por las entidades territoriales para la prestación en forma directa de servicios de salud.
Entidad de certificación: Persona que, autorizada conforme con la Ley 527 de 1999 y sus modificaciones, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y de la transmisión y recepción de Mensajes de Datos, así como cumplir otras funciones relativas con las comunicaciones basadas en las Firmas Digitales.
Equilibrio económico: Se entiende como la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar.
Experiencia acreditada: Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, la cual será verificada documentalmente por las cámaras de comercio, con base en la información aportada por el proponente en el momento de la inscripción, actualización o renovación. Las entidades estatales solamente podrán verificar la experiencia acreditada que no se encuentre certificada por el RUP y que se requiera de acuerdo al objeto a contratar.
Experiencia probable. Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con el Decreto 734 de 2012.
Estado de la situación financiera, económica y social: Es un documento relacionado con el Balance General que muestra el comportamiento de los ingresos y los gastos en un período determinado, generalmente correspondiente al año fiscal. Este documento muestra si hubo excedente o faltando de recursos al final del año.
Estatuto general de contratación de la administración pública: Es la Ley 80 de 1993 y/o las normas que la modifiquen, sustituyan o deroguen.
Estudios previos: Es el diagnostico de las necesidades de la entidad teniendo en cuenta la conveniencia, oportunidad, adecuación a los planes de inversión, adquisición o compras, o ley de apropiaciones.
Estudios técnicos económicos y jurídicos: Son los análisis y diagnósticos que realiza la entidad, para abrir un proceso de contratación y hacen parte de los estudios previos.
EUP: Extracto Único de Publicación. (Requisito que estuvo vigente hasta el 1° de junio de 2012, de conformidad con lo señalado en el Decreto 734 de 2012).
Experiencia acreditada: Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, y la cual es verificada por la entidad contratante con base en la información adicional a aquella que consta en el RUP y que le solicite al proponente en el respetivo pliego de condiciones.
Experiencia probable: Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con el Decreto 734 de 2012.
Factores de selección: Son los parámetros que la entidad, utiliza para la comparación de las propuestas.
Fallo con responsabilidad fiscal: Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.
Fallo sin responsabilidad fiscal: El funcionario competente lo profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.
Faltante: Es el menor valor de las cantidades reales encontradas en la dependencia auditada, comparadas con el que aparece en los registros contables.
Fenecimiento: Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría General de la República por los sujetos de control. Si la Contraloría General de la República encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la gestión fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento. En caso contrario, si como resultado de la auditoría, la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.
FIANZA: Habrá contrato de fianza cuando una de las partes se hubiere obligado accesoriamente por un tercero, y el acreedor de ese tercero aceptase su obligación accesoria. (Artículo 1986, Código Civil.)
FICHA EBI: Esta ficha es un documento, el cual contiene el resumen de todos los elementos necesarios o elementos que sustentan un proyecto de inversión, el cual debe tener muy buena viabilidad a nivel económico, financiero, social entre otros.
Firma digital: Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
Fondo de seguridad y garantía, Fosyga: Es una cuenta adscrita al Ministerio de Salud manejada por encargo, sin personería jurídica ni planta propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud.
Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.
Fuerza mayor asegurable: Son los hechos de la naturaleza que son susceptibles de traslado, por ejemplo a un aseguradora.
Funcionario: Servidor Público de la entidad.
Función de advertencia: Aviso o prevención sobre el peligro o riesgo inminente detectado en la gestión fiscal de un sujeto vigilado.
Garantía de seriedad de la propuesta o garantía: Garantía (Póliza de seguros, Fiducia mercantil en garantía, Garantía bancaria a primer requerimiento, Endoso en garantía de títulos valores, Depósito de dinero en garantía), constituida por el oferente para amparar el cumplimiento de la propuesta.
Gastos de funcionamiento: Son los que garantizan el funcionamiento y la marcha del aparato estatal. Entre los gastos de funcionamiento se encuentran los gastos de personal, los gastos generales y gastos de operación.
Los gastos de personal son los necesarios para el pago de los funcionarios estatales. Los gastos generales son los necesarios para adquirir las dotaciones en general para que el Estado pueda funcionar, ejemplo papelería.
Gastos de inversión: Puede definirse como la erogación estatal destinada a la adquisición o producción de bienes instrumentales o de capital, que incrementen el activo fijo del Estado y sirvan como instrumentos de producción, para el propio Estado, de los bienes y servicios públicos. En otras palabras, son los gastos destinados al aumento del patrimonio público, tales como obras de infraestructura; y también, según ha entendido la Corte Constitucional, los gastos en inversión social que hacen parte del llamado gasto público social, tales como agua potable, acueducto, alcantarillado.
Gastos reservados: Erogaciones destinadas al cubrimiento de actividades de inteligencia e investigación para la conservación y el restablecimiento del orden público y la represión del delito; incluye operaciones y funcionamiento de redes de inteligencia, pagos por información, material técnico y de análisis.
Gel: Gobierno en línea
Gestión fiscal: Es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a las adecuadas y correctas adquisiciones, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, el manejo y la inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado y atendiendo a los principios de gestión fiscal.
Glosa: Nota o reparo que se pone en las cuentas a una o varias partidas de ellas o una determinada gestión.
Hallazgo: Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares impactan significativamente el desempeño de la organización.
Incompatibilidad: Es la prohibición legal expresa que constituye un obstáculo para el ejercicio simultáneo de determinados cargos o funciones.
Informe de auditoría: Es el resultado presentado por escrito al órgano administrativo de más alto nivel, del trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control, adoptados por la entidad.
Ingresos corrientes de la Nación – ICN: Impuesto Es una contribución de los individuos al mantenimiento del Estado.
Inhabilidad: La inhabilidad es la falta de aptitud legal para realizar determinado acto jurídico o más concretamente, es la carencia de dicha actitud para asumir funciones públicas o el ejercicio de un cargo o empleo.
Inmuebles: Son inmuebles por su naturaleza las cosas que están por sí inmovilizadas, como el suelo y todas las partes sólidas o fluidas que forman su superficie y profundidad;todo lo que está incorporado al suelo de manera orgánica, y todo lo que se halla bajo el suelo, sin el hecho del hombre. (C.C, art. 2315).
Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.
Como regla general para lograr una adecuada supervisión o interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico.
Ítems: Unidades para la adquisición de bienes.
Jurisdicción coactiva: Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administración para el cobro de una obligación. Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.
Ley antitrámites: Ley 962 de 2005, en concordancia con el Decreto 19 de 2012, se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Ley de garantías: Es el régimen de prohibiciones y restricciones aplicables a los servidores públicos en el periodo preelectoral contenido en la Ley 996 de 2005 en concordancia con el artículo 3.4.2.7.1 del Decreto 734 de 2012.
Leyes: Precepto dictado por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia y para el bien de los gobernadores.
Licitación: Según la ley, este es el proceso que debe regir la contratación del Estado, con el fin de garantizar una elección imparcial del contratista que sea la mejor opción para proteger los intereses del Estado, cumpliendo con los principios y deberes que deben regir la contratación administrativa. Su procedimiento se encuentra reglado en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
Lista corta: Es aquella que es elaborada por el comité asesor, previo a un concurso de méritos con precalificación, mediante la verificación de los requisitos habilitantes y la valoración de la información allegada con la expresión de interés, cuyo número plural de precalificados no puede exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.
Lista multiusos: Es aquella que resulta de la precalificación que haga la entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificada. La vigencia de la lista multiusos no podrá ser superior a seis (6) meses y debe contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.
Mandato: Es el contrato que tiene lugar cuando una parte da a otra el poder, que esta acepta, para representarla al efecto de ejecutar en su nombre y de su cuenta un acto jurídico, o una serie de actos de esta naturaleza. (C.C., art. 1869).
Mantenimiento: Es aquel servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles e instalaciones contratados.
Mantenimiento correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo del bien.
Mantenimiento preventivo: Es el que surge de la necesidad de reducir el mantenimiento correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados.
Manual de riesgos técnicos y legales: Documento contentivo de todas las políticas, objetivos, estructura organizacional, estrategias, los procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo, implementación y seguimiento del sistema de administración de riesgos técnicos y legales.
Mecanismos de cobertura: Son las cauciones que otorga el contratista para asegurar o garantizar el cumplimiento del contrato, pueden consistir en pólizas de seguro, garantías bancarias o cualquier otra caución avalada por el Gobierno Nacional.
MECI: Es un modelo de gestión que permite desarrollar, implementar y mantener en operación el Sistema de Control Interno establecido por la ley.
El Modelo Estándar de Control Interno proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, con el propósito de orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
Minuta: Extracto o borrador que se hace, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
Multa: Se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien una enérgica llamada de atención, con el fin de que el contratista de cabal cumplimiento a lo pactado.
Normograma: Conjunto de normas, políticas y reglamentos que especifica la base legal.
Notificación de pólizas: Una póliza se notifica cuando el contratista la adquiere y se la remiten a la entidad contratante, o cuando se incurre en un riesgo de los contenidos en la póliza y se le notifica al contratista que se incurrió en dicho riesgo.
Novación: La novación es la transformación de una obligación en otra. (Artículo 801, Código Civil).
Obligación civil: Es aquella que da derecho a exigir su cumplimiento. (C.C., art. 515).
Obligación de dar: Es la que tiene por objeto la entrega de una cosa, mueble o inmueble, con el fin de constituir derechos reales, o de transferir solamente el uso o la tenencia, o de restituirla a su dueño. (C.C, art. 574).
Obligación de hacer: Aquella en la que la prestación del obligado consiste en la realización de una conducta o actividad distinta a la transmisión del derecho de propiedad o de otro derecho real (construir un edificio, entregar una cosa, entregar una suma de dinero).
Obligación de no hacer: Aquella que consiste en la realización de una prestación negativa por parte del obligado (un no hacer).
Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.
Pago anticipado: Es el reconocimiento por parte de la entidad pública, de su obligación de cancelar parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se hayan ejecutado las obligaciones a cargo del Contratista.
Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el momento en que la entidad realiza su transferencia, razón por la cual el contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos a menos que en el contrato respectivo se acuerde algo diferente.
Pedido SAP: Los pedidos y los registros presupuestales (Compromisos) son documentos simultáneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las condiciones contractuales de los procesos de contratación generados por la entidad.
Permuta: El contrato de trueque o permutación tendrá lugar cuando uno de los contratantes se obligue a trasferir a otro la propiedad de una cosa, con tal que este le dé la propiedad de otra cosa. (Artículo 1485, Código Civil).
Plan anual de compras: Es aquel plan que consiste en una estimación razonable de los bienes, obras o servicios que se requieren para realizar las actividades que le permitan a la entidad cumplir con los objetivos y fines para los cuales fue creada.
Plan general de auditoría (PGA): Es la programación de las entidades a las cuales se les va a realizar control fiscal en un periodo de tiempo.
Plan de mejoramiento: Son las acciones que debe tomar la administración con base en las recomendaciones dadas en auditorías anteriores para corregir situaciones observadas por la Contraloría General de la República. Revela el nivel de acatamiento por parte de la entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los programas de auditoría.
Plan de acción de gobierno en línea: Instrumento técnico mediante el cual se define el norte estratégico, las líneas de acción y las actividades que la entidad debe emprender para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.
Plan obligatorio de salud, POS: Servicios de atención en salud a los cuales tienen derecho todos los afiliados al régimen subsidiado o contributivo, así como sus grupos familiares beneficiarios.
Planes de desempeño: Es el conjunto de acciones que debe tomar la administración para corregir situaciones observadas por la Contraloría General de la República.
Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible.
Pliego de condiciones: Documentos en el que se consigna el conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se establecen para una contratación. Por regla general está integrado por las condiciones genéricas de la contratación y las condiciones específicas de la contratación.
Pluralidad de oferentes: Cuando existan más de una persona inscrita en el RUP y cuando no exista una sola persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.
Política antitrámites. Es una política que se encarga de reducir el número de trámites y procedimientos que se realizan para acceder a los servicios del Estado se fundamenta en el documento Conpes 3292 de 2004.
Póliza del contrato: Es un documento justificativo que se utiliza debido a que los contratos administrativos tienen unos riesgos en los cuales podría incurrir el contratista, por esta razón las compañías aseguradoras venden una póliza de carácter general que cubren todos los riesgos que pueden ocurrir en el desarrollo del contrato.
Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto, corresponde a cada una de las partidas que contienen los recursos apropiados a cada centro gestor.
Precalificación: Procedimiento de selección que consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos.
Precio global: Es el sistema de precios mediante el cual se pacta el valor del contrato en una suma global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades.
Prenda: Se constituye cuando el deudor, por una obligación cierta presente o futura, entregue al acreedor una cosa mueble o un crédito en seguridad de una deuda. (C.C., art. 3204).
Prescripción: Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos, por haberse agotado un término de tiempo fijado por la ley.
El Presupuesto de una entidad debe permitir el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas para el periodo establecido.
Principio de economía: Bajo este principio se busca la maximización de los recursos públicos, reducir los costos de la contratación pública, supresión, aceleración y unificación de trámites.
Principio de responsabilidad: Se dice de los controles al cumplimiento del objeto contractual. De las responsabilidades de los servidores públicos.
Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Proceso: Es un conjunto de actividades o de eventos que se realizan o suceden con un determinado fin.
Proceso de selección: Son los mecanismos mediante los cuales se selecciona al contratista privado por parte de la Administración, los cuales se encuentran definidos en el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Programa gobierno en línea. Programa que tiene como objetivo construir, liderar, promover e impulsar la Estrategia de Gobierno en línea.
Proponente: Es toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar contratos con las entidades estatales de conformidad con lo señalado en el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007.
Propuesta: Acto jurídico unilateral e irrevocable presentado por el Proponente, que deberá cumplir con los términos y condiciones descritas en el Pliego con el propósito de ser Adjudicatario del Proceso.
Propuesta técnica detallada (PTD): Caso en el cual una consultoría puede desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías susceptibles de calificación. En ella sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
Propuesta técnica simplificada (PTS): Caso en el cual la entidad suministra en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de una consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.
Prórroga: Plazo por el cual se continua o se prolonga en el tiempo; renovar una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual.
Proveedor: Es la actividad en la que se clasifican los proponentes cuando la misma no corresponde a la de constructor o consultor.
Proyecto de pliego: El pliego de condiciones o invitación contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, nulas de pleno derecho (estipulaciones que hagan renunciar a futuras reclamaciones).
PUC - Portal único de contratación: El Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co, es un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en la Ley 80 de 1993.
Puerto del Ministerio de Defensa Nacional: Es el que construye u opera en forma permanente la nación, por intermedio del ministerio de Defensa Nacional.
Recurso de apelación: Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los autos interlocutorios y las sentencias, para reformarlas o anularlas. Es un recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerárquico.
Recurso de reposición: Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo funcionario, para que se revoquen o se reformen.
Registro: Es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Único de Proponentes, una vez se ha surtido la verificación documental conforme lo señalado en el Decreto 4881 de 2008, y sus decretos reglamentarios, y previa solicitud para la inscripción, actualización o renovación.
Registro presupuestal: Es el documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.
Registro único de proponentes, RUP: Es aquel registro público que tiene por objeto la inscripción, la clasificación y la calificación de todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos estatales. El registro único de proponentes contiene información que clasifica a los contratistas en: constructores, consultores, proveedores (suministro, compra de bienes muebles).
Rendición de cuentas: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar sobre la administración, el manejo y el rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.
Requisitos habilitantes: Son la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes que son exigidos a los proponentes para la participación en el proceso de selección, de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
Reserva dentro del proceso de responsabilidad fiscal: Se refiere a que las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas; en consecuencia, ningún funcionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos. El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales.
Resolución de apertura: Es un acto de trámite muy importante; señala el término de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad. En los considerándoos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.
Responsabilidad fiscal: Declaración jurídica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que se ha realizado, y que está obligado a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o culposa. Tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.
Responsables fiscales: Personas naturales o jurídicas que, como consecuencia de una actuación administrativa adelantada por las contralorías, deben resarcir al Estado el daño ocasionado por su ineficiente gestión fiscal. Pueden ser: A. Servidores públicos que realizan gestión fiscal (Ej: aquellos que ostenten la calidad de ordenadores del gasto y que tengan a su cargo fondos y bienes del Estado).B. Particulares que manejen fondos o bienes del Estado: Personas naturales: Ej: Miembros de la junta directiva de las cámaras de comercio. Personas jurídicas: Ej: Banco que realiza un manejo irregular del recaudo de los tributos.
Revisión de cuentas: Estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La revisión de cuentas se surte a través del proceso auditor.
Riesgo: Es la posible ocurrencia por azar de un acontecimiento que produce una necesidad económica.
Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.
Riesgo operacional (R.O.): Se entiende por Riesgo Operativo, la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
Salarios mínimos legales mensuales o SMLM: Es el salario mínimo legal, mensual, vigente en la República de Colombia en un período determinado.
Selección abreviada: Es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o la destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Selección objetiva: La escogencia del contratista, se realiza con igualdad de condiciones de acuerdo con la regulación vigente y en aplicación a los principios aplicables para la contratación estatal.
SIRI: Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad, administrado por la Procuraduría General de la Nación.
Sisben: Sistema de identificación de beneficiaros potenciales para los programas sociales, que mediante encuesta clasifica a las personas en función de las características físicas de las viviendas donde habitan y de sus características sociodemográficas y económicas. Está compuesto por un conjunto de reglas, normas y procedimientos, que permiten obtener información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos de población en los distritos y municipios del país con el fin de focalizar gasto social. El SISBEN es administrado por el alcalde municipal con la colaboración de las Direcciones de salud correspondientes.
Sistema de administración del riesgo técnico y legal: Conjunto de elementos tales como políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, registro de eventos de riesgos, órganos de control y capacitación, mediante los cuales la entidad tipifica, estima, asigna, distribuye y controla los riesgos técnicos y legales derivados de la contratación estatal.
Sistema de costeo (SISCO): Busca la creación de un instrumento para el apoyo gerencial de la toma de decisiones; permite calcular costos institucionales enfocados a las actividades misionales y de apoyo, mostrar la eficiencia económica de estos procesos, analizar el comportamiento de los costos por actividades, determinando la importancia y el costo en la cadena de valor y evaluar la eficiencia económica de la Contraloría General de la República estimando la relación beneficio / costo de los productos o servicios misionales y los niveles de costos propios en relación con otros organismos semejantes.
Sistema de gestión documental (SIGED): Permite obtener eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos; agilizar procesos de investigación y juicios fiscales, y apoyar el desarrollo de los procesos misionales y administrativos.
Sistema de indicadores de gestión aplicado (SIGA): Desarrolla una herramienta para la evaluación del cumplimiento y el desempeño de los planes, objetivos y metas estratégicos; para el monitoreo y control del desempeño y la gestión de las áreas misionales y de apoyo; medición en tiempo real la gestión de todos los niveles de la organización, en términos de eficiencia, eficacia y economía; para la instrumentación de mecanismos de autoevaluación para optimizar el ejercicio de control fiscal y la expresión de los resultados de la gestión de manera uniforme, lo que facilita la comunicación entre las distintas áreas de la CGR.
Sistema de indicadores de riesgo institucional (SIRI): Tiene como objetivo el desarrollo de una herramienta que permita la evaluación, la calificación y la clasificación del nivel de riesgo al que están expuestas las entidades sujetas de control; determinar la susceptibilidad de las entidades a encontrarse en situaciones de ineficiencia, manipulación, negligencia o corrupción; conocer inconvenientes, limitaciones y deficiencias institucionales que inciden en los resultados de la gestión pública; identificar variables que inciden en fenómenos de corrupción a través de toda la organización, y focalizar las auditorías en los puntos críticos de la organización.
Sistema de información de administración de recursos (SIAR): Pretende la construcción de una herramienta que permita contar con una solución funcional y tecnológica para apoyar las actividades de las gerencias Administrativa y Financiera y del Talento Humano.
Sistema de información de normatividad fiscal (SINOR): Permite almacenar y consultar la normatividad requerida por los auditores, funcionarios y ciudadanía en general para ejercer las labores de control fiscal en un ambiente de tecnología web, y resolver de manera eficiente los procesos de levantamiento de información normativa sobre los sujetos de control.
Sistema de precios: Es cualquiera de los sistemas de precios que, en desarrollo del principio de autonomía de voluntad, pueden convenir las Partes en los contratos que celebre la administración, en función de la clase y características de dichos contratos.
Sistema integrado de información financiera (SIIF): Conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión pública financiera.
Sociedad: Agrupación natural o pactada de personas, que constituyen una unidad distinta de cada uno de sus individuos, con el fin de cumplir mediante la mutua cooperación todos o algunos de los fines propuestos. Es el modo de más alta jerarquía dentro de la estructura contable.
Solemnidad: Formalidad particular (recepción hecha por un funcionario público, redacción de un documento autentico, ceremonial, gesto o palabra), a cuyo cumplimiento está subordinada la validez de un acta) Autenticidad, formalismo, solemne.
Solicitud de pedido: Documento SAP en el que retraduce en términos de materiales, servicios e imputaciones presupuestales y contables las necesidades de una dependencia o una secretaria. Contiene los bienes y servicios que cambian de acuerdo a las operaciones que se van a realizar.
Subasta inversa: Se entenderá como una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad a lo establecido en el presente procedimiento y en los pliegos de condiciones.
Subrogación: Sustitución en una relación de derecho, de una cosa en lugar de otra, o de una persona en vez de otra.
Supervisor: Es el funcionario de la entidad a quien asigna para los mismos fines y propósitos. Dada su calidad de funcionario siempre será una persona natural.
TLC: Tratado de Libre Comercio.
Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del bien o servicio.
Tipo de posición: Define cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material o de servicio y pueden ser: para contratación de servicios, en blanco para compra de materiales (bienes).
Tratamiento tributario: Seguimiento que se le debe hacer al contrato frente a las obligaciones relativas con las autoridades de carácter tributario.
UGG: Unidad de Gestión General.
Usufructo: Es el derecho real de usar y gozar de una cosa cuya propiedad pertenece a otro, con tal que no se altere su sustancia.
Urgencia manifiesta: Se presenta cuando la continuidad del servicio exige el servicio de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastres que demanden actuaciones inmediatas, y en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los otros procedimientos de selección.
Veedurías ciudadanas en la contratación estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
Dada en Bogotá, D. C., a 14 de septiembre de 2012.
(i) Artículo 3.2.8.1 del Decreto 734 de 2012.
(ii) Parágrafo 1° del artículo 21 de la Ley 80 de 1993:
“Artículo 21. Del Tratamiento y Preferencia de las Ofertas Nacionales. Las entidades estatales garantizarán la participación de los oferentes de bienes y servicios de origen nacional, en condiciones competitivas de calidad, oportunidad y precio, sin perjuicio del procedimiento de selección objetiva que se utilice y siempre y cuando exista oferta de origen nacional.
Parágrafo 1º. El Gobierno Nacional determinará que debe entenderse por bienes y servicios de origen Nacional y de origen Extranjero y por desagregación tecnológica. Corresponde también al Gobierno Nacional diseñar mecanismos que faciliten el conocimiento oportuno tanto de la oferta de bienes y servicios de origen nacional, como de la demanda de las entidades estatales”.
(iii) Artículos 1°, 2°, 3°, 4°, 5°, 6° y 7º del Decreto2680 de 2009
“Artículo 1º. Bienes Nacionales para efectos del Registro de Productores de Bienes Nacionales. Se entiende como bienes nacionales, aquellos bienes totalmente obtenidos, bienes elaborados con materiales nacionales o productos que sufran una transformación sustancial de conformidad con lo previsto en el presente decreto.
Artículo 2º. Bienes totalmente obtenidos. Se consideran bienes totalmente obtenidos:
i) operaciones de manufactura o procesamiento en el territorio nacional, siempre que dichas mercancías sean adecuadas sólo para la recuperación de materias primas; o
ii) mercancías usadas recolectadas en el territorio nacional, siempre que dichas mercancías sean adecuadas sólo para la recuperación de materias primas;
Artículo 3º. Bienes elaborados con materiales nacionales. Son aquellos productos que sean elaborados enteramente en el territorio nacional a partir exclusivamente de materiales producidos nacionalmente.
Artículo 4º. Transformación sustancial. Se consideran también bienes nacionales aquellos productos que, no siendo bienes totalmente obtenidos, ni bienes elaborados con materiales nacionales, han sufrido una transformación sustancial. Se entiende que existe una transformación sustancial cuando se cumpla alguno de los siguientes factores:
a) Porcentaje mínimo de Valor Agregado Nacional de conformidad con el artículo 5° del presente decreto.
b) Proceso productivo sustancial de conformidad con los artículos 6° y 7° del presente decreto.
Artículo 5º. Porcentaje Mínimo de Valor Agregado Nacional. Un bien se considera nacional cuando su valor agregado nacional sea igualo superior a 40%. Para calcular este porcentaje se aplicará la siguiente fórmula:
VAN = [(VT-VMN) / VT] 100
Parágrafo 1°. Para propósitos de establecer el valor de un material adquirido por el productor en el territorio nacional se utilizará el valor determinado de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo de Valoración Aduanera de la OMC (Ley 170 de 1994) mutatis mutandi.
Parágrafo 2°. Para los fines del Registro de Productores de Bienes Nacionales, este reflejará el porcentaje del valor agregado nacional resultante de la evaluación del bien.
Artículo 6º. Proceso productivo sustancial. Se considera que existe un proceso productivo sustancial cuando un bien que conste total o parcialmente de materiales no originarios, es expuesto a un proceso productivo en territorio nacional, del cual resulte un bien comercial nuevo y diferente, con un nombre, características físicas o químicas y uso o finalidad distintos de los materiales que permitieron su transformación.
Artículo 7º. No se consideran procesos productivos sustanciales las siguientes operaciones o procesos, entre otros:
a) Manipulaciones simples destinadas a asegurar la conservación de las mercancías, durante su transporte o almacenamiento, tales como la aeración, refrigeración, congelación, inmersión en agua salada, sulfurosa o en otras soluciones acuosas, adición de sustancias, salazón, extracción de partes averiadas y operaciones similares;
b) Operaciones tales como el desempolvado, lavado, limpieza, zarandeo, pelado, descascarado, desgrane, maceración, secado, entresaque, clasificación, selección, fraccionamiento, cribado, tamizado, filtrado, pintado, cortado, recortado y retiro de óxido, aceite, pintura u otros . revestimientos;
c) La formación de juegos (kits, surtidos, conjuntos) de mercancías;
d) El embalaje, envase o reenvase, empaque; la reunión o división de bultos; la aplicación de marcas, etiquetas o signos distintivos similares;
e) Dilución en agua, o en otras sustancias u otros solventes que no altere las características del bien;
f) Mezclas de productos en tanto que las características del producto obtenido no sean esencialmente diferentes de las características de los productos que han sido mezclados.
g) El sacrifico de animales;
h) Aplicación de aceite y recubrimientos protectores;
i) Armado o desarmado de mercancías en sus partes; y
j) Operaciones de simple ensamblaje que son aquellas actividades que no requieren de habilidades o máquinas especiales, aparatos o equipos especialmente fabricados o instalados para llevar a cabo la actividad.
l) La acumulación de dos o más de estas operaciones.”.
(iv ) Excepción: Parágrafo del artículo 1° de la Ley 1089 de 2006 “El Estado podrá adquirir bienes y servicios que se produzcan en el país a productores extranjeros, cuando los intereses de seguridad y defensa nacional señalen su conveniencia.”.
(v ) Numeral 25 del artículo 2 del Decreto 210 de 2003 “Por el cual se determinan los objetivos y la estructura orgánica del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y se dictan otras disposiciones.”, modificado por el artículo 1° del Decreto 4269 de 2005.
“Artículo 2°. Funciones Generales. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tendrá las siguientes funciones generales: (…)
25. Llevar el registro de producción nacional, de la declaración escrita sobre los contratos de exportación de servicios, de contratos de importación de tecnología, de turismo y expedir las certificaciones pertinentes.”.
(vi) Artículo 11 del Decreto 679 de 1994, derogado por el Decreto 734 de 2012.
“Artículo 4.2.2° Servicios de origen nacional. Para los efectos de la aplicación del parágrafo 1 del artículo 21 de la Ley 80 de 1993, son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia...”.
(viii) Artículo 9° del Decreto 679 de 1994 derogado por el Decreto 734 de 2012.
(ix) Parágrafo del artículo 1° de la Ley 816 de 2003, derogado por el Decreto 734 de 2012.
(x) Artículo 2° de la Ley 816 de 2003.
(1) “La adquisición de bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional, que sean de producción nacional, en la cantidad, calidad y oportunidad requerida se efectuará con los productores nacionales. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo certificará la existencia de su producción, dentro del territorio nacional y la comprobación de que esta se lleva a cabo en términos de competencia abierta”.
(2) “Para la adquisición de bienes y servicios destinados a la seguridad y defensa nacional, el Ministerio de Defensa Nacional deberá solicitar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en la forma prevista en el presente decreto, certificación sobre la existencia o no de producción nacional en términos de competencia abierta, de los bienes y servicios que se pretendan adquirir para la seguridad y defensa nacional”.
(3) 1. Material blindado o adquisición de vehículos para blindar.
2. Materiales explosivos y pirotécnicos, materias primas para su fabricación y accesorios para su empleo.
3. Paracaídas y equipos de salto para unidades aerotransportadas, incluidos los necesarios para su mantenimiento.
5. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los establecimientos de reclusión nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano, tales como sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo máquinas de Rayos X, arcos detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y demás.
6. Los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral-Registraduría Nacional del Estado Civil para la realización del proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como para la realización de las elecciones.
7. La alimentación del personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional que comprende las raciones de campaña, el abastecimiento de las unidades en operaciones, en áreas de instrucción y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de formación militar y policial y cualquier tipo de instalación militar o policial; incluyendo su adquisición, suministro, transporte, almacenamiento, manipulación y transformación, por cualquier medio económico, técnico y/o jurídico.
8. Elementos necesarios para la dotación de vestuario o equipo individual o colectivo de la Fuerza Pública.
9. Medicamentos e insumas médicos-quirúrgicos de estrecho margen terapéutico, para enfermedades de alto costo.
10. La prestación de servicios médicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de alto costo.
11. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, equipos de sanidad de campaña y equipos militares de campaña destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las fuerzas militares.
12. El diseño, adquisición, construcción, adecuación, instalación y mantenimiento de sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de desechos sólidos que requieran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional para el desarrollo de la misión y funciones que les han sido asignadas por la Constitución y la ley.
14. Adquisición, adecuación de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio Público y excepcionalmente de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad competente.
15. Adquisición de vehículos para blindar, repuestos para automotores, equipos de seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos de rayos X de detección de armas, de explosivos plásticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y protección de los servidores y ex servidores de la Rama Judicial del Ministerio Público y excepcionalmente del de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad competente.
16. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos contratos.
17. Bienes y servicios requeridos directamente para la implementación y ejecución del Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad -SIES-y sus Subsistemas.
18. Los contratos a que se refiere el artículo 3.4.1.1. del presente decreto, cuando sean celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura.
P AR. 1°—Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes y servicios a que hace referencia el presente artículo se someterán en su celebración al procedimiento establecido para la menor cuantía de conformidad con lo señalado en el presente decreto.
Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, podrán adquirirse mediante los procedimientos descritos en la Sección I del Capítulo 11 del Título 111 del presente decreto. En este caso se entenderá que son bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que cuenten con Norma Técnica Militar o Especificaciones Técnicas que reflejen las máximas condiciones técnicas que requiera la entidad, prescindiendo de cualquier otra consideración.
PAR. 2°—El Instituto Nacional de Vías podrá contratar bajo esta modalidad la adquisición de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional que se requieran para el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras, siempre y cuando esta adquisición se efectúe con los recursos que administra con destinación específica para el sector defensa.
(4) El Cuadro solicitud certificación Ley 1089 de 2006, se encuentra en la página web del ministerio para ser diligenciado y debe ser enviado vía mail al punto de contacto en la Dirección de Contratación Estatal MDN contratos@mindefensa.gov.co con referencia o asunto: Solicitud tramite Ley 1089 de 2006.
(5) Artículo 1° de la Ley 816 de 2003 “…Las entidades de la administración pública… mediante cualquier modalidad contractual, excepto aquellas en que la ley no obligue a solicitar más de una propuesta, adoptarán criterios objetivos que permitan apoyar la industria nacional. (…)”.
(6) Artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012.
(7) Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
(8) Ley 1097 de 2006 “Artículo 1°. Definición de gastos reservados. Los gastos reservados son aquellos que se realizan para la financiación de actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos e informantes”.
(9) Parágrafo 2° del artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.
(10) Palacio Hincapié Juan Ángel, La contratación de entidades estatales, Librería Jurídica Sánchez R. LTDA, 5 edición, Medellín 2005, pág. 60.
(11) El artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto le da este carácter al registro presupuestal. Según esta norma, todo acto administrativo que afecte el presupuesto deberá contar con certificado de disponibilidad previo e igualmente contará con registro presupuestal para que los recursos que financian el acto no sean desviados. El registro exige indicación del valor y el plazo. Esta operación, según el artículo citado es requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos. Dado que su cumplimiento se da previa reunión de los demás requisitos, puede considerarse que es por su importancia el acto de perfeccionamiento del contrato.
(12) Palacio Hincapié Juan Ángel, La Contratación de Entidades Estatales, Librería Jurídica Sánchez R. LTDA, 5 edición, Medellín 2005, pág. 41.
(13) Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
(14) Ley 836 de 2003 “Por la cual se expide el reglamento del Régimen Disciplinario para las Fuerzas Militares”.
(15) Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
(16) Parágrafo 3° del artículo 8° del Decreto 2474 de 2008.
(17) Suárez Beltrán Gonzalo, La Nueva Contratación Pública en Colombia, Legis Editores S.A., 1 edición, Bogotá 2009, pág. 215.
(18) Circular 17-2007 – Capacitación en Contratación Modulo 25 – Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
(19) Circular 19-2007 Capacitación en Contratación Modulo 26 – Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
(20) Liquidación contrato estatal – Aida Patricia Hernández Silva - Profesora Titular de la Universidad Externado de Colombia. Magistrada Auxiliar de la Sección Tercera del Consejo de Estado. Aspirante a doctora en derecho en la Universidad Externado de Colombia.
(21) Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto del 8 de septiembre de 2005, Expediente 25.927. C.P. Ramiro Saavedra Becerra.
(23) En relación con la inexistencia de un régimen de liquidación en la contratación privada, cfr Tribunal de Arbitramento de Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP Contra Empresa Nacional de Telecomunicaciones – Telecom ESP Laudo del 21 de mayo de 2003.
(24) Directriz Jurídica 271011-Bogotá, 000712, SENA.
(25) Cfr sobre exigencias presupuestales en la fase precontractual: Juan Carlos Expósito Vélez. La Configuración del contrato de la administración pública en derecho colombiano y España, Bogotá, Universidad Externado de Colombia , 2003, p. 593.
(26) Artículo 50 Ley 789 de 2002, artículo 23 Ley 1150 de 2007.
(27) La expresión términos de referencia fue derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 

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 artículo 13
 artículo 13
 artículo 2
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 artículo 32
 artículo 53
 artículo 28
 artículo 6
 artículo 79
 artículo 7
 artículo 79
 artículo 82
 artículo 13

Resolución 

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 artículo 136
 resolución 
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 artículo 25
 resolución 
 artículo 60
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 artículo 44
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 artículo 3
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 Artículo 3
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Artículo 2

Artículo 3

Artículo 4
 artículo 5

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Artículo 6

Artículo 7
 artículo 1
 artículo 2
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 Artículo 9
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