Source: http://www.dolezal-notar.cz/zpracovani-a-ochrana-osobnich-udaju/
Timestamp: 2019-02-17 11:32:35+00:00

Document:
v notářské kanceláři JUDr. Josefa Doležala, notáře v Kutné Hoře
JUDr. Josef Doležal, notář se sídlem v Kutné Hoře podle ustanovení čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) tímto poskytuje přehled o zpracování o ochraně osobních údajů ve své notářské kanceláři na adrese Kutná Hora, Benešova 97, PSČ 284 01.
JUDr. Josef Doležal,
telefon 327 524 523,
e-mail: josef.dolezal@moment.cz
ID datové schránky dzib89h,
v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení).
Správcem osobního údaje v oblasti pozůstalostního řízení je Okresní soud v Kutné Hoře, který pověřil notáře vedením řízení o pozůstalosti.
V oblasti činnosti v pozůstalostním řízení, podle § 37, odst. 1, písm. a), GDPR správce nebo zpracovatel nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů, v případě, kdy zpracování provádí soud jednací v rámci svých soudních pravomocí. Notář v pozůstalostním řízení jako soudem pověřený soudní komisař úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti. Pro oblast činnosti v pozůstalostním řízení tak není pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován.
Účel a právní základ zpracování osobních údajů: Notář je, ve smyslu zákona č. 358/1992 Sb., o notářském řádu a jejich činnosti (notářský řád), fyzická osoba, kterou stát pověřil notářským úřadem. Při své notářské činnosti zejména sepisuje veřejné listiny o právních jednáních, osvědčuje právně významné skutečnosti a prohlášení, přijímá listiny a peníze do notářské úschovy, dále provádí zápisy do Rejstříku zástav, veřejných rejstříků a veřejných seznamů (notářská činnost). V souvislosti s ní může udělovat právní porady a zastupovat v jednání s fyzickými a právnickými osoba a v řízení před orgány veřejné moci, sepisovat listiny, zpracovávat právní rozbory, vykonávat správu majetku, funkci insolvenčního správce adt.
Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností a pro splnění úkolů, prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, zejména těch, které jsou účastníky notářského zápisu o právním jednání, jejich zástupci, svědci úkonu, důvěrníci, tlumočníci, žadatelé o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelé o notářskou úschovu listin, složitelé a příjemci notářské úschovy peněz, jiné osoby ve smyslu § 91 notářského řádu, věřitelé podle § 94b a násl. notářského řádu ad.
Právními tituly pro zpracování osobních údajů v notářské kanceláři JUDr. Josefa Doležala, tedy podle GDPR jsou:
– nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje;
– nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel;
– nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.
Délka uchovávání osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) vychází z kancelářského řádu, vnitřního předpisu Notářské komory České republiky. Po uplynutí lhůty stanovené v § 30, odst. 1, § 49, odst. 2, kancelářského řádu, jsou písemnosti, obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě. Písemnosti, obsahující osobní údaje, definované v § 49, odst. 1, kancelářského řádu podléhají skartačnímu řízení a po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu jsou zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
V případě činnosti v pozůstalostní řízení notář po ukončení příslušného pozůstalostního řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
Uplatnění dotazů a žádostí – své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Orgán pro vyřízení stížností – Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).

References: čl. 13
 soud 
 § 37
 soud 
 zákona č. 358
 § 91
 § 94
 § 30
 § 49
 § 49
 § 8
 § 8