Source: http://scope.staatsarchiv.sg.ch/detail.aspx?ID=102173
Timestamp: 2019-09-20 10:04:27+00:00

Document:
Politische Planung und Controlling (keine Angabe)
Fachstelle für Datenschutz (1996-) (1983-2006)
Finanzen und Personal (1978-1981)
Title: Politische Planung und Controlling
Synonyms: Führungsunterstützung (2005-2007)
Period of Existence: from 2005
Creation date(s), scattered dates: No information given
Rechtsgrundlagen: Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für den PPC von zentraler Bedeutung:
– Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33 und 35
– Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46
– Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35
Im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben der Dienststelle kommen als spezifische Grundlagen hinzu:
– Für den Aufgabenbereich "Planung und Steuerung der Staatstätigkeit durch die Regierung": Kantonsverfassung vom 10. Juni 2001 (sGS 111.1), Art. 65 Abs. 1 Bst. h und Art. 73 Abs. 1 Bst. e sowie Art. 71 Abs. 1 Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 5a, 16a bis 16f und 40; RRB 2012/706.
– Für den Aufgabenbereich "Koordination Nachhaltige Entwicklung": Schweizerische Bundesverfassung (SR 101), Art. 2 Abs. 2 und Art. 73; RRB 2007/888 und RRB 2009/907.
– Für den Aufgabenbereich "Generalsekretäre-Konferenz": Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 35, sowie Geschäftsordnung der Regierung vom 5. Mai 1997 (sGS 141.2), Art. 27.
– Personalgesetz vom 25. Januar 2011 (sGS 143.1), Art. 10 Abs. 1 Bst. c.
(Amts-)Leitung: -2014 Gallus Rieger
2014-2018 Nathanael Huwiler
2018- Angela Eicher
Behördengeschichte: Per 1. September 2005 setzte die Regierung als eigenständige Dienststelle innerhalb der Staatskanzlei die Abteilung Führungsunterstützung ein. Ihr Hauptauftrag bestand darin, im Sinn eines Pilotprojekts geeignete Planungs- und Steuerungsinstrumente für die Re-gierung zu entwickeln. Die Regierung setzte hierbei die einschlägigen Artikel der neuen Kantonsverfassung um. Sie reagierte ausserdem auf entsprechende Berichte der Staatswirtschaftlichen Kommission und erfüllte den Motionsauftrag 42.03.15 des Kantonsrates. In Teilbereichen trat die neu gegründete Dienststelle die Nachfolge des seit 1999 operierenden, direkt dem Vorsteher des Finanzdepartements unterstellten Diensts für Verwaltungscontrolling (DVC) an, dessen Neugestaltung die Regierung im März 2004 beschlossen hatte (RRB 2004/117). Integriert in die neue Organisationseinheit wurden die bis dahin bei der Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen angesiedelte Funktion des Mitarbeiters des Regierungspräsidenten sowie des Stabsmitarbeiters des Staatssekretärs.
Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts wurde die Abteilung Führungsunterstützung per 1. Juni 2008 in den Dienst für Politische Planung und Controlling überführt. Den Hintergrund dazu bildete der IV. Nachtrag zum Staatsverwaltungsgesetz (StVG), der als neues Planungsinstrument das Regierungsprogramm einführte. Dieses beinhaltete die mittelfristige Planung der Staatstätigkeit in ausgewählten Bereichen in Form von strategischen Zielen. Den bereits etablierten Finanzplan erweiterte man zum Aufgaben- und Finanzplan (AFP). Das Verwaltungscontrolling wurde zum Regierungs- und Departementscontrolling weiterentwickelt und der Amtsbericht in den Geschäftsbericht überführt. Mit dem VI. Nachtrag zum StVG (in Anwendung seit dem 1. Juli 2010) wurden die Planungs- und Steuerungsinstrumente nochmals leicht angepasst. Die Schwerpunktplanung löste das Regierungsprogramm ab. Auf Massnahmen zur Erreichung der Ziele wurde verzichtet und die Kenntnisnahme durch den Kantonsrat entfiel. Im Jahr 2014 erteilte der Kantonsrat Aufträge an die Regierung, ihm die Schwerpunktplanung wieder zur Kenntnis zu bringen und Ausführungen zum Ressourcenbedarf zur Umsetzung der Schwerpunktplanung zu ergänzen.
Bereits per 1. April 2010 war die Koordination für Nachhaltige Entwicklung, die bis dahin von der Abteilung Kantonale Planung im Amt für Raumentwicklung wahrgenommen worden war, in den Dienst für Politische Planung und Controlling integriert worden. Auf den 1. Januar 2012 kam die Geschäftsführung der Generalsekretäre-Konferenz hinzu, die zuvor beim Rechtsdienst der Staatskanzlei angesiedelt war. Dafür wechselte auf denselben Zeitpunkt hin die Funktion des Mitarbeiters des Regierungspräsidenten zurück zur Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen.
Range of activity: Der Hauptauftrag des Dienstes für Politische Planung und Controlling besteht darin, dass er in Ausführung von Art. 40 StVG als Fachorgan der Regierung für Planung und Steuerung der Staatstätigkeit:
a) nach Weisung der Regierung die Grundlagen für die Schwerpunktplanung und deren Umsetzung erarbeitet;
b) nach Weisung der Regierung Aufgaben des Regierungscontrollings erfüllt;
c) der Regierung Wirksamkeitsüberprüfungen beantragt, deren Durchführung sicherstellt und über die Ergebnisse berichtet;
d) zuhanden der Regierung eine Übersicht über die gutgeheissenen parlamentarischen Vorstösse und die Aufträge des Kantonsrates aus Vorlagen und Berichten führt;
e) Departemente und Staatskanzlei bei der Erfüllung ihrer Controllingaufgaben berät.
Zentrale Grundlage für die Wahrnehmung dieses Auftrags bildet das Konzept "Planungs- und Steuerungsinstrumente", das von der Regierung am 9. Oktober 2012 genehmigt worden ist (RRB 2012/706). Die Planungs- und Steuerungsinstrumente liefern die Entscheidungsgrundlagen für die politische Planung und Steuerung der Regierungs- und Verwaltungstätigkeit. Sie dienen dazu, strategische Ziele und Prioritäten zu setzen, gewährleisten ein kontinuierliches Vorgehen und erhöhen die Nachvollziehbarkeit des politischen Prozesses.
Als weitere Aufgaben der Dienststelle kommen hinzu:
– Koordination "Nachhaltige Entwicklung": Art. 73 der Bundesverfassung fordert Bund und Kantone dazu auf, "ein auf Dauer ausgewogenes Verhältnis zwischen der Natur und ihrer Erneuerungsfähigkeit einerseits und ihrer Beanspruchung durch den Menschen anderseits" anzustreben. Der Kanton St.Gallen sieht die Ziele der Nachhaltigen Entwicklung – eine solidarische Gesellschaft, ökologische Verantwortung und wirtschaftliche Kapazität – in den Staatszielen seiner Verfassung verankert (Art. 9 bis 23 der Kantonsverfassung, sGS 111.1). Nachhaltige Entwicklung wird dabei nicht als definierter Fachbereich, sondern als Querschnittsaufgabe verstanden. Die Dienststelle Politische Planung und Controlling nimmt in diesem Zusammenhang die Aufgabe einer kantonalen Koordinationsstelle wahr. Sie stellt zu diesem Zweck sicher, dass das Konzept der Nachhaltigkeit in der politischen Planung und Steuerung berücksichtigt wird, nimmt auf Anfrage Nachhaltigkeitsbewertungen von kantonalen Investitionen und Vorhaben vor, berät Departemente, Dienststellen und Gemeinden bei der Umsetzung einer Nachhaltigen Entwicklung und vertritt den Kanton in entsprechenden Gremien auf nationaler Ebene.
– Geschäftsführung der Generalsekretäre-Konferenz (GSK): Die GSK gehört zu den zentralen Diensten der kantonalen Verwaltung (Art. 35 StVG). Ihr gehören der Staatssekretär als Präsident sowie die Generalsekretäre und -innen der Departemente an. Sie ist zuständig für Koordinationsfragen innerhalb der Staatsverwaltung.
– Leitung Qualitätsmanagement innerhalb der Staatskanzlei: Die Staatskanzlei hat sich seit dem Jahr 2005 einem Qualitätsmanagement (QM) verschrieben, in dessen Rahmen die Leistungsbereiche und Zuständigkeiten, Prozesse und Abläufe beschrieben wurden. Ein Teil dieser Beschriebe besteht aus separaten Handbüchern und weiteren Anschlussdokumenten, die vom Leiter Qualitätsmanagement zentral verwaltet werden, auch wenn sie inhaltlich in der Verantwortung der daran beteiligten Dienststellen der Staatskanzlei stehen. Zum QMS-Konzept gehört ferner die regelmässige Überprüfung der festgelegten Indikatoren, auch von verwaltungsexterner Seite (Audits gemäss ISO 9001:2008).
Administrative structures: Die Dienststelle ist mit 360 Stellenprozent dotiert (davon 100 Stellenprozente in einer Praktikumsanstellung), die sich vier Mitarbeitende teilen (Stand 2014).
Parallelüberlieferungen: Kantonsrat und Regierung:
Die zentralen Endprodukte, an denen die Dienststelle im Rahmen ihrer Kernaufgabe be-teiligt ist (Schwerpunktplanung, Geschäftsbericht, Controllingbericht), gelangen allesamt vor die Regierung und/oder den Kantonsrat. Sie sind somit auch Bestandteil der Sit-zungsunterlagen dieser beiden Behörden, deren Überlieferung bereits über andere Dienststellen der Staatskanzlei gesichert ist.
Unterlagen zu den Departementsstrategien sind auch bei den einzelnen Generalsekretariaten der Departemente zu erwarten. Dasselbe gilt auch für die Sitzungsunterlagen der Generalsekretäre-Konferenz; bei der von der Dienststelle Politische Planung und Controlling in ihrer Funktion als offizielle Geschäftsstelle der Konferenz geführten Serie handelt es sich jedoch um die Hauptserie.
Der Intranet-Auftritt der Dienststelle gibt umfassend Auskunft über Ziele und Grundlagen, Instrumente und Produkte ihrer Tätigkeit (http://intranet.sg.ch/home/nachschlagen/kanton/Planung-_und_Steuerung.html ). Für das Thema der Nachhaltigen Entwicklung besteht ein separater Internet-Auftritt (www.nachhaltig.sg.ch ), ebenso, über das kantonale Statistikportal, zum Staatszielmonitoring (www.statistik.sg.ch/home/staatszielmonitoring.html ).
Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion: Beim Dienst für politische Planung und Controlling handelt es sich um eine kleine und vergleichsweise noch sehr junge Dienststelle. Aufgrund ihrer unmittelbaren Nähe zur Regierung und der Querschnittfunktion, die sie im Rahmen der Planung und Steuerung der Regierungs- und Verwaltungstätigkeit departements- und verwaltungsübergreifend wahrnimmt, kommt ihr bzw. den von ihr produzierten zentralen Unterlagenserien aber heute eine tragende Rolle zu.
Historische Kriterien: Die zentralen Unterlagentypen der Dienststelle sind nicht nur unter demokratisch-rechtsstaatlichem Blickwinkel von grosser Bedeutung (vgl. rechtliche Kriterien), sondern eröffnen auch aus historischer Sicht interessante Perspektiven, indem sie dokumentieren, ob und wie Regierung und Departemente auf zeitgenössische Entwicklungen und Herausforderungen reagiert, diese in ihren Planungen berücksichtigt und die darin gesteckten Ziele erreicht haben. Das Hauptaugenmerk gilt dabei den inhaltlichen Aspekten, die von der Regierung verantwortet werden. Nachgeordnet dürften aber auch die zu diesem Zweck eingesetzten, massgeblich in der Dienststelle Politische Planung und Controlling geprägten Konzepte und Instrumente als solche interessieren.
Rechtliche Kriterien: Die Tätigkeit der Dienststelle ist in ihrem Hauptauftrag auf die optimale Planung und Steuerung sowie auf die Nachhaltigkeit der Staatstätigkeit ausgerichtet. Entsprechend hoch ist die Bedeutung der daraus entstehenden zentralen Unterlagentypen für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns zu veranschlagen. Dies gilt vorab für die Schwerpunktplanung, den Geschäfts- und den Controllingbericht der Regierung sowie die damit in Zusammenhang stehenden konzeptionellen Grundlagen, im Hinblick auf departementsübergreifende Themen ebenso für die Protokolle der Generalsekretäre-Konferenz. Für die Dokumentation der Aufgaben und Organisation der Staatskanzlei selber kommt dem Qualitätsmanagement-Handbuch und seinen wichtigsten Anschlussdokumenten eine hohe Wertigkeit zu (Evidenzwert).
Hinweise auf explizite rechtliche oder administrative Aufbewahrungsvorschriften liegen keine vor.
Vereinbarung: Vereinbarung vom 2. Dezember 2014:
Politische Planung und Controlling (einschliesslich Staatszielmonitoring):
- Konzepte, Handbücher, interne Grundlagen: Dauernde Aufbewahrung
- Schwerpunktplanung der Regierung: Endversionen: Dauernde Aufbewahrung (Ablieferung von 2 Exemplaren z.H. der Amtsdruckschriftensammlung StASG, jeweils laufend nach Erscheinen); Akten zur Entstehung (Entwürfe, Grundlagen): Dauernde Aufbewahrung
- Geschäftsbericht der Regierung: Dauernde Aufbewahrung (Ablieferung von 2 Exemplaren z.H. Amtsdruckschriftensammlung StASG, jeweils laufend nach Erscheinen)
- Departementsstrategien: Vernichten (nach Ablauf der internen Gebuchsdauer)
- Controllingbericht der Regierung: Dauernde Aufbewahrung
- PPC aktuell (Newsletter): Dauernde Aufbewahrung (Ablieferung von 2 Exemplaren z.H. Amtsdruckschriftensammlung StASG, jeweils laufend nach Erscheinen)
- Konzepte, interne Grundlagen: Dauernde Aufbewahrung
- Nachhaltigkeitsbewertungen: Vernichten (nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer)
- Protokolle (mit unmittelbaren Beilagen): Dauernde Aufbewahrung
Qualitätsmanagement Staatskanzlei:
- QM-Handbuch und bedeutende Anschlussdokumente (z.B. Handbuch Kantonsrat und Handbuch Regierung): Dauernde Aufbewahrung
- Formulare, Dokumentvorlagen, usw.: Vernichten (nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer)
- Auditberichte: Dauernde Aufbewahrung
Dienst für Verwaltungscontrolling (1996-2004), 1985-2004 (Fonds)
URL: http://scope.staatsarchiv.sg.ch/detail.aspx?ID=102173

References: Art. 32
 Art. 46
 Art. 34
 Art. 65
 Art. 73
 Art. 71
 Art. 5
 Art. 2
 Art. 73
 Art. 35
 Art. 27
 Art. 10
 Art. 40
 Art. 73