Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50802.asp?soid=8FC21392613A427ABE73BD50220D5EF8
Timestamp: 2020-02-22 13:19:43+00:00

Document:
Wybrane zagadnienia gospodarki finansowo – księgowej za lata 2009 - 2010.
Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1 Rodzinny Dom Dziecka Nr 7, ul. Narożna 50
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 4-5.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1, zw. dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 7 ul. Narożna 50
w Szczecinie, zw. dalej RDD 7, w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo – księgowej za lata 2009 - 2010. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokołach kontroli podpisanych w dniu 28.05.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.07.2013 r.
Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 7 w latach 2009 - 2010. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:
- brak ewidencji księgowej w RDD 7, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28 S, sporządzanych narastająco odpowiednio do grudnia 2009 i 2010 r.,
- nadużycie w postaci bezumownego naliczenia i przelania przez osobę prowadzącą księgowość RDD 7, na swój prywatny rachunek bankowy dwóch nagród w łącznej wysokości 1.750 zł brutto,
- niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość RDD 7,
- brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony ówczesnego dyrektora RDD 7 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),
- niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację ww. nieprawidłowości.
Według sprawozdań rocznych Rb-28 S z dnia 8.01.2010 r. i z dnia 10.01.2011 r. wydatki RDD 7 wyniosły ogółem odpowiednio: w 2009 r. - 109.775,84 zł i w 2010 r. - 235.193,45 zł, co stanowiło odpowiednio 100% i 99% zaplanowanych kwot.
W RDD 7 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zw. dalej uor.
W toku kontroli ustalono, że w RDD 7 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu dyrektor powierzyłby obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności
i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co wynika zart. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 7 w okresie 15.09.2009 r. – 31.12.2010 r. prowadziła osoba zatrudniona na umowy zlecenie z dnia 15.09.2009 r. i z dnia 1.03.2010 r., posługująca się pieczęcią „główny księgowy” mimo, że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy.
Stwierdzono, że osoba obsługująca księgowość prowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 7 za pomocą zestawień
w arkuszu kalkulacyjnym Excel dotyczących m.in.: wpływów dotacji z WSS, rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, spraw kadrowych, inwentarza, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe – nie będących księgami rachunkowymi w postaci dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych w rozumieniu art. 13 ust. 1 uor. W jednostce nie było także dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2009 i 2010 r., co było niezgodne
z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, a jej przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. W toku oględzin składników majątkowych RDD 7 stwierdzono brak oprogramowania (system finansowo – księgowy i system budżet firmy Mikroplan oraz MS Windows 7 Professional i MS Office 2007) na łączną kwotę 5.446,08 zł. Ustalono, że ww. oprogramowanie znajduje się u osoby prowadzącej księgowość RDD 7 i na dzień zakończenia czynności kontrolnych nie zostało zwrócone na stan RDD 7. Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi ówczesny dyrektor RDD 7, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym
z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.
W RDD 7 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, co naruszyło postanowienie art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów). Niebyło ponadto procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
Kontrola wykazała, że zrealizowano wydatki z tytułu ryczałtu w wysokości 50.060,81 zła w sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych Rb-28 S z dnia 10.01.2011 r. wykazano kwotę 49.907,28 zł.
Kontrola 556. transakcji (100% zrealizowanych w 2009 i 2010 r.), w tym: 152. transakcji gotówkowych w łącznej kwocie 42.296,17 zł i 404. transakcji bezgotówkowych w łącznej kwocie 302.673,12 zł, wykazała następujące nieprawidłowości:
Faktury nr 6096211/126 i 946/09 na łączną kwotę 4.110,95 zł, były ponadto wystawione w 2009 r. i nie zostały wykazane jako zobowiązanie niewymagalne w sprawozdaniu Rb-28 S na dzień 31.12.2009 r. Za nieterminowe regulowanie płatności w 2010 r. osoba prowadząca księgowość RDD 7 zapłaciła odsetki w łącznej kwocie 5,50 zł.
Żaden z 295. dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych, w tym deklaracje ZUS i listy płac) oraz 8. raportów kasowych dokumentujących ww. 556. transakcji, z wyjątkiem 2. list płac za miesiące wrzesień i październik 2009 r., nie był sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, ani zadekretowany, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD 7.
12 dowodów księgowych na łączną kwotę 9.485,07 zł (faktury nr: 109/2010N/845 za wyposażenie RDD, 6096211/126, 6096211/132, 6096211/134 za gaz, 190/10, 946/09 za oprogramowanie komputerowe, FSZ85040472/002/10, FSZ85040472/004/10, FSZ85040472/008/10 za telefon, 4150953050, 4150965203 za wywóz śmieci, 1430511561 za energię elektryczną) zostało zapłaconych po terminie wynoszącym od 1. do 93. dni. Powyższe niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 191 zł.
W 33. przypadkach na łączną kwotę 14.865,19 zł (opłaty za internet i telefon, wypłata wynagrodzenia osoby prowadzącej księgowość RDD 7, ubezpieczenia społeczne, zakupy opłacone kartą bankową), nie było dowodów księgowych potwierdzających powstanie zobowiązania (m.in. data powstania zobowiązania, jego wysokość, termin zapłaty), w tym
w jednym przypadku na kwotę 87 zł dowód księgowy został wystawiony dopiero po dacie zapłaty. W tym przypadku dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej.
Raporty kasowe nr 1/11/2009, 2/12/2009, 1/01/2010 były prowadzone niechronologicznie. W raportach kasowych nr 1/11/2009 i 2/12/2009 transakcje zostały wykazane z pominięciem dat ich realizacji. Raporty kasowe nr 1/11/2009, 2/12/2009, 1/01/2010, 2/02/2010, 3/03/2010 i 5/05/2010, zawierały dowody księgowe dotyczące poprzednich, zamkniętych okresów sprawozdawczych. Na dowodach nie było potwierdzenia przyjęcia gotówki przez pracownika, jeśli zapłacił za dane świadczenie z własnych środków, nie były one również rozliczone w drodze udzielonej wcześniej zaliczki. Raporty kasowe nie były prowadzone na bieżąco, stwierdzono bowiem 30 przypadków, w których stan gotówki w kasie ustalony na dany dzień na podstawie dowodów ujętych w raportach kasowych był ujemny.
W 2010 r. raporty kasowe były prowadzone jedynie do miesiąca czerwca. Raport kasowy nr 6/06/2010 zamknął się saldem w wysokości 3.774,83 zł. Ta kwota stanowiła wielkość salda początkowego pozostałych wydatków gotówkowych, zestawionych przez kontrolera, które to zestawienie zamknęło się ujemnym saldem w wysokości minus 2.740,77 zł.
W dniu 31.12.2010 r. został dokonany z konta podstawowego zwrot na konto ówczesnego dyrektora RDD 7 w łącznej kwocie 3.725,47 zł, z czego 1.360,72 zł stanowiła kwota świadczenia socjalnego z ZFŚS. Niedopłata z tytułu zwrotu za poniesione wydatki wyniosła 376,02 zł.
W 11. przypadkach na kwotę 56.786,88 zł wydatki przekraczały kwotę 3.000 zł brutto. Niebyło dokumentów potwierdzających dokonanie rozeznania rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość
i korzystną cenę przedmiotu zamówienia, czego obowiązek wynika z postanowień § 11 ust. 4 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.
Polecenie wyjazdu służbowego z dnia 31.03.2010 r. było nierozliczone i wskazywało samochód prywatny jako środek transportu. W dokumentacji nie było dokumentu stwierdzającego liczbę przejechanych kilometrów.
W dniu 31.12.2010 r. na osobiste konto bankowe ówczesnego dyrektora RDD 7 została przelana kwota 1.360,72 zł tytułem świadczenia socjalnego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podczas gdy osoba prowadząca księgowość RDD 7 nie dokonała odpisu na fundusz socjalny w terminach ustawowych oraz nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu (RDD 7 nie posiadał odrębnego rachunku). Powyższe było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), według którego równowartość dokonanych odpisów
i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów oraz art. 12 ust. 1 ww. ustawy, według którego środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
Jednostka nie posiadała ponadto opracowanego regulaminu przyznawania pracownikom świadczeń socjalnych, co było niezgodne z art. 8 ust. 1 i 2 ww. ustawy, według których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat
z funduszu z tego tytułu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej a zasady i warunki
korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu ustalanym zgodnie z art. 27 ust.1 lub z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).
W 2010 r. w budynku mieszkalnym, w którym mieści się placówka opiekuńczo-wychowawcza mieszkał syn i mąż ówczesnego Dyrektora RDD 7. Na utrzymanie lokalu zrealizowano wydatki w łącznej kwocie 16.270,99 zł (dotyczy m.in. opłat za energię elektryczną, gaz, abonament RTV, internet i telefon). Ustalono, że ówczesny dyrektor RDD 7 nie został obciążony ww. kosztami na łączną kwotę 3.513,31 zł, w związku z zamieszkiwaniem członków jego rodziny w siedzibie jednostki.
W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń, przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji kadrowej wszystkich 4. zatrudnionych w RDD 7 osób, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W dniu 17.09.2010 r. wychowawca otrzymał jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania w kwocie 518 zł brutto. W dniach 17.11.2010 r. i 15.12.2010 r. otrzymał nagrody w łącznej kwocie 2.600 zł brutto. Udostępniona dokumentacja nie zawierała dokumentów przyznających pracownikowi ww. świadczenia.
Osoba prowadząca księgowość RDD 7 w listopadzie i grudniu 2010 r. bezumownie naliczyła i wypłaciła sobie nagrody
w łącznej kwocie 1.750 zł brutto. Osoba prowadząca księgowość nie była etatowym pracownikiem RDD 7.
W grudniu 2010 r. została naliczona i wypłacona nagroda w kwocie 400 zł brutto osobie wykonującej prace związane
z opieką nad podopiecznymi RDD 7, która również nie była etatowym pracownikiem RDD 7.
Jedynie w listopadzie 2009 r. i styczniu 2010 r. dyrektor RDD 7 otrzymał wynagrodzenie w terminie wskazanym
w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych znak: WO.II.AK/1130-23-1/09 z dnia 15.09.2009 r. Wg ww. dokumentu wynagrodzenie dyrektora powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. Dyrektor w pozostałych miesiącach otrzymywał wynagrodzenie nawet 11 dni wcześniej (np. 15.07.2010 r.
i 15.12.2010 r.).
W udostępnionej dokumentacji nie było rachunków wystawionych za umowę zlecenie osoby prowadzącej księgowość RDD 7. Rachunki za dwie umowy zlecenie za prace związane z opieką nad podopiecznymi RDD 7 zawierały jedynie informację o należnym wynagrodzeniu brutto, nie były zadekretowane, rozliczone, sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym przez osobę prowadzącą księgowość RDD 7 oraz zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD 7.Nie było ponadto list płac z naliczeniem nagród przyznanych osobie prowadzącej księgowość RDD 7 i osobie wykonującej prace związane z opieką nad podopiecznymi RDD 7 w 2010 r.
Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń wykazała, że w deklaracji PIT-4R za 2010 r. nie został ujęty podatek od wypłaconego świadczenia socjalnego, zapłacony w dniu 30.12.2010 r. w kwocie 298,70 zł. Osoba prowadząca księgowość RDD 7 w 2010 r. ponadtopomniejszyła podatek należny Urzędowi Skarbowemu o wynagrodzenie za terminowe opłacanie podatku w wys. 3%, zamiast 0,3%, co stoi w sprzeczności z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 24.12.2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065), według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wobec powyższego potrąciła
z należnego podatku i odprowadziła do Gminy tytułem dochodu płatnika kwotę 189 zł, zamiast 17 zł, w związku z czym wystąpiła niedopłata z tytułu podatku dochodowego na kwotę 172 zł, która została rozliczona w dniu 21.02.2011 r. wraz z korektą deklaracji PIT-4R za 2010 r. i ponownym odprowadzeniem kwoty 298,70 zł z tytułu podatku od wypłaconego świadczenia socjalnego.
Z uwagi na powyższe, dochody RDD 7 wykazane w sprawozdaniu Rb-27 S z dnia 10.01.2011 r. w kwocie 189 zł były nieprawidłowo naliczone.
Kontrola rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazała comiesięczne przelewy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w 2009 i 2010 r. na łączną kwotę 40.175,48 zł, przy braku deklaracji rozliczeniowych za miesiące wrzesień i październik 2009 r. oraz styczeń i lipiec 2010 r. Przyczyną ww. nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość w RDD 7, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD 7 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.
Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez ówczesnego dyrektora RDD, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD 7 powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.
W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD 7 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.) i na mocy art. 12 ust. 4 uofp, według którego należności i zobowiązania likwidowanej gminnej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego, tj. w przypadku RDD 7 – Urząd Miasta Szczecin, nakłada się na WSS obowiązek realizacji poniższych zaleceń.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi WSS:
Wyegzekwowanie od dyrektora RDD 7 kwoty 3.513,31 zł w związku z zamieszkiwaniem członków rodziny w siedzibie jednostki.
Podjęcie działań w celu wypłaty dyrektorowi RDD 7 należności za poniesione wydatki w kwocie 376,02 zł.
Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej księgowość w RDD 7 kwoty 1.750 zł brutto tytułem wypłaconych, nienależnych nagród.
Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej księgowość w RDD 7 zajętego oprogramowania będącego własnością RDD 7.
Podjęcie działań w celu wyegzekwowania od osoby wykonującej prace związane z opieką nad podopiecznymi RDD 7 kwoty 400 zł brutto tytułem wypłaty nienależnej nagrody.
Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej księgowość w RDD 7 systemu finansowo – księgowego i systemu budżet firmy Mikroplan oraz MS Windows 7 Professional i MS Office 2007, zakupionych ze środków budżetowych RDD 7.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2013/12/12, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2013/12/13 09:41:25
Tomasz Wawrzyńczak 2013/12/13 09:41:25 modyfikacja wartości
Tomasz Wawrzyńczak 2013/12/12 11:08:33 nowa pozycja
liczba wizyt: 80517522 / aktualna strona: 60723 / najczęściej odwiedzane strony

References: art. 4
 art. 13
 art. 26
 art. 27
 art. 4
 art. 10
 art. 21
 art. 6
 art. 12
 art. 8
 art. 27
 art. 30
 art. 12