Source: https://www.asaprint.sk/ochrana-osobnych-udajov
Timestamp: 2020-01-25 03:26:38+00:00

Document:
Informačná povinnosť pre organizáciu
Ochrana osobných údajov v podmienkach prevádzkovateľa
Prevádzkovateľ: ASAPRINT TRADE s. r. o.
Adresa: Električná 346/37, 911 01 Trenčín
IČO: 47 489 316
Kontaktné údaje: asaprint@asaprint.sk, tel.:+421 903 925 080
Zodpovedná osoba: roman@vaclav.sr, tel.: +421 910 905 154
Zodpovedná osoba - osoba, ktorá je poverená prevádzkovateľom za účelom plnenia úloh podľa GDPR a zákon a o ochrane osobných údajov.
Osobné údaje -akékoľvek údaje alebo informácie tykajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.
Účelspracúvania - vopredjednoznačnevymedzenýalebozákonom ustanovenýzámerspracúvania osobnýchúdajov, ktorýsaviaženaurčitúčinnosť.
Spracúvanie osobných údajov -akákoľvek operácia alebo súbor operácií so sobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, zmena alebo oprava, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, obmedzenie, poskytovanie, zverejňovanie, cezhraničný prenos, uchovávanie, výmaz alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými, čiastočne automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami spracúvania.
Súhlas dotknutej osoby - akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým prostredníctvom jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobnýchúdajov, ktoré sa jej týkajú.
účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov, v súvislosti s monitorovaním priestorov budov a evidovania vstupov do priestorov prevádzkovateľa za účelom bezpečnosti, ochrany majetku, zdravia a odhaľovania kriminality, ako oprávneného záujmu prevádzkovateľa, ktorý však nesúvisí a nie je vykonávaný v rámci originálnych kompetencií alebo preneseného výkonu štátnej správy,
a) Účelom spracúvania osobných údajov v oblasti zákazníckej agendy je plnenie povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zmluvných a predzmluvných vzťahov. Poskytnutie osobných údajov zmluvného alebo predzmluvného partnera – fyzickej osoby je nevyhnutnou podmienkou na naplnenie účelu spracúvania od jeho objednania, cez realizáciu až po dodanie tovaru alebo služby. Lehota uchovávania osobných údajov je 5 rokov. Príjemcami osobných údajov sú zmluvné strany.
b) Účelom spracúvania osobných údajov v oblasti účtovníctva je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov, a podobne). Právnym základom spracúvania osobných údajov (vrátane ich poskytovania tretím stranám) je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia. Lehota uchovávania osobných údajov je 10 rokov. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítor a advokát, ÚOOÚ.
c) Účelom spracúvania osobných údajov v oblasti personálnej a mzdovej agendy je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, podklady o vzdelaní, výplata mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia poskytnutých ochranných pracovných pomôcok, majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na majetku zamestnávateľa, zabezpečenie stravovania, kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností. Právnym základom spracúvania je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia a pracovná zmluva alebo dohoda v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia uzatvorená s dotknutou osobou podľa Zákonníka práce, Zákona o pedagogických a odborných zamestnancoch a Zákona o výkone práce vo verejnom záujme. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje v potrebnom rozsahu; v prípade neposkytnutia osobných údajov nie je možné uzatvoriť pracovnú alebo obdobnú zmluvu. Osobné údaje zamestnanca budú poskytované týmto príjemcom: Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, Daňový úrad, zriaďovateľ, Inšpektorát práce, subjekt zabezpečujúci štatistiku, ÚPSVR, Orgány štátnej správy SR a obce, vzdelávacie agentúry a školitelia, subjekty zabezpečujúce poštové služby, subjekty zabezpečujúce rozvoj, správu a podporu informačných technológií, subjekty zabezpečujúce výkon externého auditu, spoločnosť, na ktorej serveroch sú osobné údaje uložené, orgány verejnej moci, súd, orgány činné v trestnom konaní, advokáti, exekútori, Ministerstvo spravodlivosti, ÚOOÚ a ďalšie subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva zo zákona.
d) Účelom spracúvania osobných údajov v oblasti BOZP, PO a PZS je plnenie súvisiacich povinností zamestnávateľa, najmä, avšak nielen realizácia školení, evidencia pracovných úrazov, školení, OOPP, posudkov o zdravotnej spôsobilosti , lekárske prehliadky. Právnym základom spracúvania osobných údajov (vrátane ich poskytovania tretím stranám) je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona o BOZP č.124/2006 z.z. Zákonníka práce č. 311/2001 Z.z., zákona o inšpekcii práce č. 125/2006 Z.z., zákona o povinnom zmluvnom poistení zodpovednosti za škodu spôsobenú prevádzkou motorového vozidla). Osobné údaje zamestnanca budú poskytované týmto príjemcom: externí partneri zabezpečujúci BOZP a VZS, PZP , PO, Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, Inšpektorát práce a v odôvodnených prípadoch aj orgány činné v trestnom alebo priestupkovom konaní, ÚOOÚ. Lehota uchovávania osobných údajov je 10 rokov. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby.
e) Účelom monitorovania priestorov je ochrana majetku v monitorovanom priestore a ochrana zdravia fyzických osôb nachádzajúcich sa v tomto priestore, prevencia sociálne patologických javov, ako aj priebežné získavanie dôkazov o príčinách vzniku, priebehu a následkoch súvisiacich bezpečnostných incidentov. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom alebo treťou stranou v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Oprávneným záujmom prevádzkovateľa alebo tretej strany je právo na ochranu majetku, právo na ochranu zdravia fyzických osôb a právo vyžadovať dodržiavanie verejného poriadku. Lehota uchovávania osobných údajov v podobe videozáznamov je 15 dní. V odôvodnených prípadoch môžu byť príjemcami osobných údajov súdy, orgány činné v trestnom konaní, ÚOOÚ.
f) Účelom spracúvania agendy vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov je vybavenie žiadostí dotknutých osôb v zmysle § 19 až 21 zákona č. 18/2018 z.z. o ochrane osobných údajov, kde dotknutou osobou je akákoľvek fyzická osoba, ktorá zašle žiadosť o poskytnutie informácií prevádzkovateľovi. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Lehota uchovávania je 5 rokov.Príjemcami osobných údajov sú Slovenská pošta, ÚOOÚ.
Prevádzkovateľ nevykonáva spracúvanie osobných údajov založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní, nevykonáva profilovanie ani neposkytuje služby informačnej spoločnosti podľa čl. 8 ods. 1 GDPR a § 15 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov.
zamestnanci prevádzkovateľa a ich rodinní príslušníci
fyzické osoby, ktoré si uplatňujú svoje práva pri plnení úloh prevádzkovateľa
fyzické osoby, ktorým z osobitných právnych predpisov vyplývajú povinnosti voči prevádzkovateľovi
a) písomne doručením žiadosti osobne alebo poštou na adresu: ASAPRINT TRADE s.r.o., Električná 346/37, 911 01 Trenčín, Slovensko
b) elektronicky na e-mailovej adrese asaprint@asaprint.sk
c) telefonicky na tel. č.: +421 903 566 814,
V Trenčíne dňa 24.5.2018
VECNÝ OBSAH LEHOTA ULOŽENIA
Všeobecná agenda Počet rokov
Bežná korešpondencia 3
Operatívne porady riaditeľa 5
Doklady o náhrade škody pri pracovných úrazoch 10
Štatistické výkazy o úrazovosti žiakov 5
Záznamy o RPÚ a ŠÚ a správy o vyšetrení príčin závažných pracovných úrazov A-5
Dokumentácia o školeniach o OPP a BOZP 5
Dokumentácia o BOZP a OPP 5
Civilná obrana 5
Interné doklady – finančné účtovníctvo 10
Podklady pre zostavenie miezd 5
Evidencia dochádzky 3
Evidencia dovoleniek, pracovné voľno 3
Evidencia náhradného voľna a nadčasov, príplatky 3
Exekúcie, zrážky 3
Sociálna poisťovňa – mesačné výkazy 10
Sociálna poisťovňa – PN 5
Sociálna poisťovňa – MD, RD 5
Zdravotná poisťovňa – mesačné výkazy 10
Ročné vyúčtovanie ZP, listy ZP, reklamácie 10
Daňové výkazy mesačné - prehľady 10
RZD – potvrdenie o zdaniteľných príjmoch 10
RZD – žiadosť o vykonanie RZD 10
Potvrdenie o príjme 10
Potvrdenie o zaplatení dane 10
Výplatné listiny 10
Dodávateľské 5
Odberateľské 5
O spolupráci 5
Nájomné 5
Verejné obchodné súťaže 5
Základná evidencia 10
Pomocná evidencia 5
Elektrická - prihlášky, odhlášky 5
Voda - prihlášky, odhlášky 5
Komunálny odpad - prihlášky, odhlášky 5
Administratívne dohody 5
Znalecké posudky 5
Vyradenie majetku 5
Likvidácia majetku 5
Vyhlásenie verejného výberového konania 5
Priame zadanie 5
Osobný spis zamestnanca - obsahuje nástupné dokumenty, výstupné dokumenty a zmeny počas trvania pracovného pomeru, Sociálna poisťovňa – prihlášky, odhlášky a ELDP, ... 70 (od narodenia)
Platová inventúra zamestnancov 10
Výpis elektronickej dochádzky 3
Žiadosti o prijatie do zamestnania 1
Mzdové listy 50
Dohody o vykonaní práce a dohody o pracovnej činnosti 70 (od narodenia)
Dohody študentov o brigádnickej činnosti 10
Výberové konania, dokumentácia k výberovému konaniu 5
Agenda – Zamestnanecké preukazy 5
Vonkajšie 10
Vnútorná finančná kontrola 10
Petície 10
Sťažnosti, podnety a oznámenia 10
V zmysle GDPR (General Data Protection Regulation) - nariadenia Európskej únie o ochrane osobných údajov č. 2016/679 vzťahujúce sa na každú spoločnosť v EÚ, ale zároveň aj na štátne inštitúcie a verejnoprávne organizácie a je právne záväzným rámcom rovnako ako zákon o ochrane osobných údajov č.18/2018 Z. z. pričom obe normy sú účinné od 25.5. 2018.
Organizácia ASAPRINT TRADE s.r.o. pri plnení svojich úloh ctí všetky tieto práva, preto si Vás dovoľujem požiadať, aby ste v zmysle ustanovení predmetného zákona elektronickú komunikáciu zabezpečili šifrovaním, inak sme podľa ustanovení predmetného zákona povinní Vašu elektronickú korešpondenciu zmazať a bez prečítania vrátiť naspať.
Výnimka z použitia zabezpečenej komunikácie (e-mail, telefón) sa vzťahuje na prípady, kedy je potrebné okamžite konať na odvrátenie konkrétneho ohrozenia života a zdravia osôb alebo zabráneniu materiálnym škodám značného rozsahu.
Do času, kým nebudete mať nastavené všetky zákonom nastavené opatrenia, si Vás dovoľujeme požiadať, aby ste nám požadované dokumenty opätovne zaslali prostredníctvom: e-mailu so zašifrovanými prílohami alebo doručenou zásielkou prostredníctvom pošty, kuriérom alebo doručili osobne.
V prípade zasielania Žiadostí do zamestnania uchádzačmi na konkrétne pracovné ponuky platia rovnaké podmienky na spracovateľskú operáciu zasielanie žiadostí ako je definované vo vyššie uvedených prípadoch. Povolený rozsah osobných údajov uchádzača uvádzaný v žiadosti je nasledovný – titul, meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, telefonický a e-mailový kontakt, rok narodenia, dosiahnuté vzdelanie a špecializované kurzy, priebeh doterajších zamestnaní, osobné schopnosti pre uvedenú pracovnú pozíciu. K žiadosti uchádzač nepripája žiadne fotokópie dokumentov ani osobné údaje uvedené nad rozsah požadovaných údajov. V opačnom prípade takéto údaje alebo dokumenty nebudú ďalej spracúvané, budú vyradené a zlikvidované.

References: čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 § 19
 čl. 8
 § 15