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Timestamp: 2017-10-20 04:52:57+00:00

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Chirigol de ideas: noviembre 2011
El Sistema Español de Archivo y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
El Boletín Oficial del Estado del pasado viernes 25 de noviembre de 2011 publicaba el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
El Real Decreto viene a renovar una normativa en materia archivística y de acceso a archivos que se remontaba nada menos que al año 1901, incorporando la perspectiva autonómica y el reconocimiento a la ciudadanía de una serie de derechos de información y acceso, y adaptándose –al menos teóricamente- a los cambios derivados de la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
No obstante, la nueva norma no ha resultado tan innovadora como se podría haber esperado, así tal y como de manera muy clara expresa Joan Soler Jiménez desde su blog de Diplomática:
“todo lo redactado, nos suena. No hay elementos de innovación, el vocabulario es demasiado conocido e incluso redactado de forma ambigua o excesivamente redundante. […] La legislación que solo describe lo ya existente, no es impulso de nada y solo es corroboración de algo que se acepta, pero que no se discute.”
En concreto, el Real Decreto regula:
1.- El Sistema Español de Archivos
El Sistema Español de Archivos comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos en los términos establecidos en la normativa general.
Forman parte del Sistema Español de Archivos:
2.- El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema.
3.- El procedimiento de acceso de los ciudadanos a documentos y archivos
El Real Decreto regula un procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión.
Un proceso que se iniciará con la solicitud dirigida al responsable del archivo que custodia la documentación, en la que se deberá indicar con claridad el documento o conjunto de documentos a los que se refiere, así como la identidad del solicitante y una dirección, a efectos de comunicaciones; pero no será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos.
Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se notificarán por escrito al solicitante, con indicación de los recursos que procedan contra las mismas, el órgano administrativo o judicial ante el que deban interponerse y el plazo para hacerlo.
En el supuesto de ser estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la consulta directa. Las resoluciones denegatorias serán motivadas.
La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:26 No hay comentarios:
Beneficios de una buena gestión documental
El incremento de la eficacia de la organización.
El cumplimiento de la legislación y los requisitos de los entornos regulados.
La efectividad del proceso de toma de decisiones.
La eliminación de información redundante y duplicada.
El aumento de la información compartida por toda la organización.
El incremento del rendimiento de las tecnologías de la información.
El aseguramiento de la recuperación frente a desastres y la continuidad del negocio.
La protección frente a posibles litigios.
La defensa de los derechos e intereses de todas las partes implicadas.
Soportar las actividades de investigación y desarrollo
La conservación de la memoria corporativa o colectiva.
El apoyo a la responsabilidad social de las organizaciones.
Bustelo Ruesta, Carlota (2011). Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. Madrid: SEDIC, p. 14 Accesible en: http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:28 No hay comentarios:
Etiquetas: Archivos y gestión documental, Argumentarios, Documentación
Guía para la implantación de la serie de normas ISO 30300: sistema de gestión para los documentos
La Asociación Española de Documentación e Información (SEDIC) dentro de su colección de Documentos de Trabajo ha publicado la guía Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos elaborada por Carlota Bustelo Ruesta, presidenta del Subcomité Técnico de Normalización – Información y documentación- Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1).
Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales de la información que quieran involucrarse en la implantación de la familia de normas 30300, y en ella se explica cuales son los requisitos principales de la norma, los beneficios de su implantación y las opciones para la verificación de su cumplimiento.
La guía se estructura en 6 capítulos
Un breve capítulo introductorio en el que se destaca el rango de estas normas como “Management System Standard”, un status que reconoce a las normas que inciden en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Por lo tanto las normas ISO 30300 estarán al mismo nivel que la serie 9000 (Sistema de gestión de calidad), la serie 14000 (sistema de gestión medioambiental) y la serie 27000 (Sistema de gestión de seguridad de la información).
Así mismo se incide en la vocación integradora de la normas 30300 con los otros sistemas de gestión.
En el segundo capítulo se exponen los fundamentos de la serie, y en el que se presenta su estructura en distintas normas (de las que de momento solo se han elaborado la 30301 donde se establecen los requisitos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la 30300 en la que se define el vocabulario o terminología a utilizar en la serie); se define “sistema de gestión para los documentos” como el conjunto de elementos interrelacionados con el fin de establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzarlos en relación con los documentos; y se establece su relación con otras normas de gestión documental como la ISO 15489, ISO 23081 o ISO 16175.
El tercer capítulo nos ofrece un completo argumentario de los beneficios que a una organización le reporta una buena gestión documental, incidiendo en las ventajas adicionales que supone implementar un sistema de gestión para los documentos de acuerdo a las normas ISO 30300.
En el capítulo cuarto se especifican los requisitos exigidos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos, y que incluyen el compromiso efectivo y demostrable de la alta dirección con el sistema de gestión; la asignación de recursos humanos y materiales precisos; la necesidad de un análisis previo de la organización; la planificación de las actuaciones mediante la identificación de riesgos, la definición de objetivos y los planes para alcanzarlos; y la aplicación de una serie de procesos y controles documentales; y finalmente la evaluación del sistema y la gestión de las no conformidades, las acciones correctivas y la mejora continua.
El capítulo quinto se ocupa de la verificación del cumplimiento de la norma mediante un proceso de auditoría que compruebe que efectivamente se cumplen todos y cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 30301.
Finalmente el capítulo sexto es un glosario de los términos más usados en la norma.
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:30 No hay comentarios:
Etiquetas: Archivos y gestión documental, Documentación, Normas archivísticas
La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España acaba de editar y poner a disposición de manera gratuita el manual Administración de documentos y archivos: textos fundamentales una obra de referencia que pretende recoger las bases de la profesión, al tiempo que se da a conocer de forma internacional el punto de reflexión y práctica alcanzado por la tradición archivística hispanoamericana.
En este manual se compendia lo más sustancial del conocimiento archivística, y está elaborado por una extensa nómina de profesionales de reconocido prestigio de distintas nacionalidades (España, Portugal, Méjico, Perú, Costa Rica, Brasil) bajo la dirección y coordinación de José Ramón Cruz Mundet. La obra se enriquece con el prólogo de Aurelio Tanodi, el que fuera maestro de archiveros y una de los principales figuras de la arhivística internacional.
El libro comienza con un capítulo dedicado a los principios, términos y conceptos fundamentales como son archivística, archivo y documento.
A continuación se aborda la normativa de referencia en su acepción no legal, sino de carácter técnico, centrándose en aquellas que han sido promulgadas y han contado con la aceptación generalizada de la comunidad profesional.
El siguiente capítulo está destinado a la aplicación de la normativa sobre las funciones, los procesos y los requisitos, orientado fundamentalmente al entorno de los documentos electrónicos.
El sistema de administración de documentos es un bloque temático cuyo objeto es tratar herramientas y prácticas netamente archivísticas para la administración de los documentos: la identificación, la clasificación, la descripción, la valoración, la selección y la eliminación, y la captura (en especial referida a los documentos electrónicos) y la transferencia. El enfoque es fundamentalmente práctico.
El último de los dos grandes bloques está dedicado a las funciones de administración del sistema. En él se recoge la aplicación de conocimientos ajenos orientados a la adecuada administración de un sistema archivístico: la formación de los usuarios, la gestión de recursos, la gestión de accesos y consultas, la elaboración de disposiciones normativas, y el manual de buenas prácticas entendido como manual de procedimientos.
Finalmente se trata el tema de la difusión y la acción cultural abordando las estrategias y las tipologías de acciones que cabe emprender en función de los diferentes públicos que es posible detectar en el entorno sobre el que operan los archivos.
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:19 No hay comentarios:
¿La hora de la gestión documental?
En los últimos tiempos estamos asistiendo a un despliegue de la gestión documental en el ámbito empresarial como nunca antes lo habíamos visto. Toda una serie de factores y un conjunto variado de actores están concurriendo para que esta actividad sea tenida cada vez más en consideración por todo tipo de organizaciones tanto públicas como privadas, grandes o pequeñas:
La crisis económica, que está obligando a las empresas a racionalizar sus gastos, descubriendo que una correcta gestión documental supone un importe ahorro de costes (ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos…) y una mayor productividad de los trabajadores (reducción de tiempo para la localización y consulta de los documentos).
Una mayor concienciación del valor de la documentación y la información en ella contenida como un recurso estratégico competitivo para las empresas, evidenciándose que una correcta gestión documental supone un importante valor añadido a la gestión empresarial al garantizar una mayor seguridad, calidad y fiabilidad de la documentación y la información utilizada en la empresa, a la vez que posibilita que se comparta y aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Nuevas obligaciones legales, así la publicación del Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999 de protección de datos personales, exige a las empresas de manera explícita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, como garantía para la protección de los datos personales.
Una potente industria TIC que ha visto en la gestión documental un importante nicho de negocio, desarrollando y difundiendo en el ámbito empresarial herramientas que facilitan una más eficaz y eficiente gestión de los documentos: escáneres y dispositivos de digitalización, bases de datos, gestores documentales…
El desarrollo de empresas de servicios relacionadas con la gestión documental que ofrecen desde asesoramiento en la materia, a la externalización de diferentes servicios como puede ser la custodia y conservación de la documentación.
Una respuesta profesional cada vez más acorde a las necesidades de las organizaciones, que ha llevado al desarrollo de normas, criterios y especificaciones que posibilita y facilita una adecuada gestión documental.
En estos momentos, por encima de las visiones parciales que los distintos actores tienen sobre la gestión documental, incidiendo cada uno de ellos en los aspectos sobre los que se ejerce su acción, cada vez se tiene una visión más clara de lo que supone una correcta gestión documental.
Así por ejemplo la Wikipedia ya recoge una correcta definición de gestión documental entendida como
“conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
Del mismo modo los legisladores están situando la gestión documental en el lugar que le corresponde, abordándola desde una perspectiva transversal a lo largo del ciclo vital completo de los documentos e integral abarcando todos los documentos independientemente de su soporte.
Así es reseñable el Decreto de la Diputación foral de Guipuzkoa por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral.
Y más recientemente, la Ley 7/2011, de 11 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía que le dedica su título III a la gestión documental, y que no sólo ha sabido abordar su carácter transversal e integral, sino que la ha cargado de futuro al situarla en el marco de la nueva administración electrónica y dentro del contexto del sistema de información global de la Junta de Andalucía.
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:31 No hay comentarios:
Haciendo camino por el Ebro
La pasada semana pude disfrutar de cuatro días de vacaciones en compañía de dos buenos amigos como son Nacho y Pepe, y juntos recorrimos en bicicleta el Camino Natural del Ebro en el tramo entre Zaragoza y Miranda de Ebro.
Como los días en el mes de noviembre son muy cortos, y pretendíamos no solo hacer deporte sino sobre todo disfrutar de la gastronomía y de los vinos de la zona, nos planteamos unas etapas tranquilas.
El primer día nos desplazamos en tren hasta Ribaforada y allí comenzamos una etapa que nos llevó hasta Aldeanueva de Ebro, pasando por El Bocal donde nace el Canal Imperial de Aragón, Tudela, Castejón de Ebro, Alfaro y Rincón de Soto. Un camino completamente llano, tapizado en todo el recorrido por las hojas amarillas de los chopos.
El Bocal. Presa vieja (S.XVI)
Plataforma sobre el Ebro
La Mejana de Mosquera
El Ebro, majestuoso
El segundo día desde Aldeanueva de Ebro fuimos hasta Logroño por la margen izquierda del río y pasando por Calahorra, San Adrián, Lodosa y Mendavia. Pese a la previsión de lluvias, sólo sufrimos un fuerte chaparrón al comienzo de la etapa.
Tras superar la huerta riojabajeña y de la ribera navarra por amplios y bien señalizados caminos, la ruta continuó entre Mendavia y Logroño por tramos incómodos en los que se suceden estrechas sendas bordeadas de zarzas y caminos con piedras de gran tamaño que dificultan la marcha.
Nacimiento del Canal de Lodosa
Nacimiento del Canal de Mendavia
En Logroño, como no podía ser de otra manera, ronda por la calle Laurel y la calle San Juan.
El tercer día nuestro destino fue Haro. En esta etapa el perfil ya varió y la llanura del camino de los dos día anteriores dio paso a un sube y baja de escaso desnivel pero que al final del día hacían resentirse las piernas.
En esta etapa, que atraviesa el corazón de La Rioja Alta, pudimos disfrutar de todo el esplendor cromático de las viñas en otoño. Un auténtico espectáculo. El camino nos llevó por El Cortijo, Cenicero, Torremontalbo, San Vicente de La Sonsierra y finalmente Haro. Una tormenta a pocos kilómetros de San Vicente de La Sonsierra, nos supuso una buena mojadina y “nos obligó” a tomarnos unas cañas en San Vicente. Allí los lugareños nos advirtieron de que “agua al mediodía, agua para todo el día”. Afortunadamente el refranero no estuvo muy acertado.
En Haro visita a las bodegas, ronda de vinos y tapeo generoso y para cenar cordero asado en la “Casa Terete”. Unos pacharanes en la plaza nos garantizaron un sueño profundo durante toda la noche.
Por los viñedos de Cenicero
El Ebro a su paso por el puente medieval de San Vicente
Vista de Briones desde la orilla del Ebro
El cuarto y último día una etapa corta pero muy dura, nos llevó desde Haro hasta Miranda de Ebro, ascendiendo en primer lugar hasta las inmediaciones de la ermita de San Felices, frente a las Conchas de Haro, para seguidamente descender por una bonita pista hasta las salinas de Herrera, y de allí subir por una senda trialera de fortísima pendiente al collado de Gobera. Desde este collado una trocha maderera cuya pendiente hace imposible ir subido en la bicicleta nos llevó hasta Ircio “el balcón de Castilla”, para finalmente llaneando llegar hasta Miranda de Ebro.
Por los caminos de Haro
Vista de las Conchas de Haro
El Ebro a su paso por Ircio, con la sierra de Toloño al fondo
En Miranda de Ebro visita a un túnel de lavado para adecentar las bicicletas, ronda y tapeo de mediodía, y tren de regreso a Zaragoza.
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 20:15 1 comentario:
En el Boletín Oficial del Estado de ayer 8 de noviembre de 2011, se publicó el Real Decreto 1495/2011 por el que se desarrolla la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal.
Tras un proceso de consulta pública el pasado 21 de octubre el Consejo de Ministros aprobaba este Real Decreto que se plantea como objetivo situar a España al nivel de países de vanguardia en materia de apertura de datos públicos con lo que se favorece la creación de nuevos productos y servicios de valor añadido en el sector de los contenidos digitales y se contribuye a la transparencia en la actuación de las Administraciones públicas, como principio básico de la democracia.
Además, se pretende potenciar el crecimiento del sector infomediario (empresas que reutilizan información) en España, que desarrolla nuevos productos y servicios mediante la reutilización de la información pública y que ha alcanzado en 2010 un volumen de negocio que se sitúa entre 550 y 650 millones de euros, dando empleo directo a entre 5.000 y 5.500 trabajadores.
El Real Decreto precisa las obligaciones de las Administraciones y organismos del sector público estatal para promover la reutilización de la información. En particular, autoriza con carácter general la reutilización de la información disponible en la Administración General del Estado y define las responsabilidades en materia de reutilización de la información en cada organismo público, siendo respetuosa con la normativa de protección de datos personales.
El Real Decreto también establece que las entidades del sector público estatal informarán, a través de su sede electrónica, sobre los documentos reutilizables elaborados o custodiados por ellas; y prevé el mantenimiento de un catálogo de información pública reutilizable correspondiente, al menos, a la Administración General del Estado y demás organismos y entidades que forman parte del sector público estatal, creado en el marco del Proyecto Aporta y que que permitirá acceder desde un único punto a los recursos de información pública reutilizable existentes. Para organizar y gestionar este catálogo desde el pasado 31 de octubre esta funcionando "en beta" el portal Datos.gob.es.
Formato y actualización de la información reutilizable
Se pondrán a disposición del público los documentos reutilizables que se encuentren previamente disponibles en formato electrónico por medios electrónicos, de una manera estructurada y usable para los interesados e interesadas y preferentemente en bruto, en formatos procesables y accesibles de modo automatizado correspondientes a estándares abiertos
Se procurará que la información puesta a disposición se actualice en un tiempo razonable que permita el uso adecuado de dicha información, con una frecuencia análoga con la que actualicen dicha información internamente, así como su disponibilidad, incluida la temporal, completitud e integridad de acuerdo con el marco normativo aplicable en cada caso.
Por su parte se establecen ciertas condiciones generales para todas las modalidades de puesta a disposición de los documentos reutilizables, como son:
Publicado por Miguel Ángel del Prado Martínez en 13:33 No hay comentarios:
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