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Timestamp: 2020-08-03 18:05:29+00:00

Document:
Resolucion 167 Del 11 de Julio de 2017-Manual Interventoria y Supervision Version 1.0 | Sociedad de responsabilidad limitada | Colombia
MANUAL INTERVENTORIA AIM
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Programa Sociedades Primeramitad
Mcg f26 v1 Marcacion de Cajas
Manual Derecho Mercantil_29
Acta de Constitución de Sociedad Por Acciones Simplificada
TALLER 2o CORTE GRAL.docx
RESOLUCIÓN 167 DEL 11 DE JULIO DE 2017
Arq. William Martínez Cortes
Ing. Juan José Casasfranco Medellín
31-05-2017 AL 11-07-2017
4. DEFINICIONES O GLOSARIO
5. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA
6. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISIÓN DE INTERVENTORÍA
7. PROCEDIMIENTO DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN
Notificación de los contratos
Socialización y Acta de inicio
Prorrogas, Suspensión, Ampliación de suspensión, Reinicio, Adicional
Modificaciones y adicionales en
Presunta sancionatorios
Visita poscontractual
9. DESIGNACIÓN DE SUPERVISOR
10. PROHIBICIONES DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISOR
www.aim-meta.gov.co - Tel. (8) 671 5933 Carrera 31 No 38- 41 Edificio Niza. Villavicencio • Meta • Colombia
La naturaleza jurídica de la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM es una Unidad Administrativa Especial del orden Departamental, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, transformada mediante el decreto 0297 del 15 de septiembre de 2014, que tiene por objeto ser agente en cualquiera de las etapas del ciclo de proyectos de desarrollo, mediante la realización de estudios, preparación, financiación, administración y ejecución de proyectos; además, adoptar, fomentar, ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos orientados a la construcción, mantenimiento, mejoramiento, rehabilitación y ampliación y concesión de obras de infraestructura necesaria para el mejoramiento de la calidad de vida de la población del Departamento del Meta. Su operación podrá darse también en otras entidades territoriales según los contratos o convenios que se realicen con ellas, le corresponde también ser gestor económico como ente ejecutor especializado de la infraestructura del Departamento del Meta y en tal calidad adelantar los proyectos de inversión del sistema general de regalías o el que haga sus veces, cuando sea asignado para el efecto en los términos legales y reglamentarios sobre la materia. En consecuencia, el presente manual de interventoría y supervisión es un instrumento para realizar el control y seguimiento de las obras contratadas por parte de la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM dentro el marco del Plan de Desarrollo Departamental e Institucional, está regido por los principios debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, eficacia, coordinación, economía, celeridad y valores éticos aprobado mediante resolución No. 80 del 5 de abril de 2017.
El presente manual de interventoría y supervisión es el resultado de la elaboración y revisión constante de procesos y procedimientos que determinan las decisiones y comportamiento institucional en seguimiento y control del sistema de compra pública enmarcados en el código de ética de la entidad.
Ing. JUAN JOSÉ CASASFRANCO MEDELLÍN Gerente
El manual de interventoría y supervisión es una herramienta que define y especifica las actividades mínimas a desarrollar por cada uno de los diferentes actores involucrados en la ejecución de proyectos y contratos celebrados por la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM, que consolidan el desarrollo de la Infraestructura Física en todos los sectores a través de la planeación, construcción, mantenimiento, rehabilitación y ampliación de obras, basados en los principios debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, eficacia, coordinación, economía, celeridad y valores éticos aprobado mediante resolución No. 80 del 5 de abril de 2017.
Con este manual se facilita el control y seguimiento a la gestión, de los proyectos y contratos de obra pública, consultoría, suministro y prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión desde la suscripción de los mismos y concluye con la entrega del informe final y la totalidad de los soportes que permitan liquidar su contrato.
El presente manual es de obligatorio cumplimiento para los contratistas, interventores, funcionarios y/o servidores públicos y profesionales de apoyo a la gestión que la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM, contrate para la interventoría y supervisión de los contratos y las personas naturales o jurídicas con las que la entidad suscriba contratos de consultoría, obra, suministro y servicios de apoyo a la gestión.
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Otros términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios.
Acta de Iniciación: Es el documento que firma el Interventor o Supervisor y el Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato, es importante que antes del inicio se debe cumplir con los requisitos previos de acuerdo al contrato.
Acta de entrega y Recibo Final: Documento mediante el cual el contratista, interventoría y supervisores, hace entrega y la Agencia recibe a satisfacción los bienes, obras, o servicios objeto del contrato dentro del plazo contractual.
Acta de Terminación del Contrato: Es el documento que será suscrito por la Agencia y el Contratista en la fecha efectiva de terminación del Contrato para hacer constar la terminación del Contrato.
Acta de Liquidación. Documento donde consta la liquidación del contrato, el valor del contrato, su vencimiento, los valores ejecutados y pagados, los anticipos y pagos anticipados concedidos y amortizados, el balance financiero con los saldos respectivos si los Hubiere, así mismo de ser necesario constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
Nota: Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
Acta de Suspensión. Documento mediante el cual la Agencia y el Contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una circunstancia especial de fuerza mayor o caso fortuito que amerite el cese del desarrollo del mismo.
Acta de Ampliación de la Suspensión. Documento mediante el cual la Agencia y el Contratista acuerdan ampliar la suspensión del contrato como quieran que las circunstancias especiales que dieron origen a la suspensión persisten o se generen nuevos motivos que no permita el reinicio del contrato.
Nota: tanto la suspensión, como la ampliación de la suspensión del contrato deben estar debidamente probadas y motivadas.
Acta de Reinicio. Documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades; debidamente firmada por las partes.
Nota: El contratista se obliga actualizar sus pólizas a esta fecha, y así mismo radicarla en términos ante la Agencia para su respectiva revisión y aprobación.
Acta de Mayores Cantidades de Obra. Documento que suscriben el contratista y el interventor donde constan el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado, que por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales la Agencia podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a ejecutarlas.
Adición: Es el acuerdo celebrado entre la Agencia y el contratista para ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación. Para ello se deberá contar con los soportes técnicos debidamente presentados por el interventor y evaluados por el supervisor del contrato, donde se analiza la viabilidad de obtener la adición en valor; siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal expuesta en comité técnico por parte del gerente.
Nota: toda solicitud de adición debe ser presentada al comité técnico presidida por el gerente, con el fin de viabilizar la continuación del proceso de conformidad a la justificación técnica, jurídica y viabilidad financiera.
Anticipo. Son recursos financieros públicos entregados por la Agencia al contratista, en fiducia y/o cuenta conjunta a nombre del contrato, quien se obliga a destinarlos de acuerdo con el plan de inversión previamente aprobado por la interventoría y/o supervisión, bajo su supervisión y vigilancia que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato.
Cesión. Es la entrega solemne que hace el contratista de sus derechos y obligaciones adquiridos con la entidad contratante a una persona natural o jurídica que cumpla con todos y cada uno de los requisitos que en su momento generaron la adjudicación del contrato a ceder; esto previamente avalado o autorizado por la Agencia.
Comités: reunión técnica, donde se tratan temas en lo relacionado a los avances de la obra, donde se debe registrar los controversias y justificaciones en pro del buen seguimiento y cumplimiento del objeto contractual de cada proyecto.
Contratista: Es el Proponente que resulte adjudicatario y suscriba el Contrato objeto del presente Proceso de Contratación.
Contrato: Es el negocio jurídico que se suscribirá entre la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM y el adjudicatario, por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos que instrumentan la relación contractual que se busca establecer a través del presente Proceso de Contratación.
Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución del contrato.
Fiducia. Los encargos fiduciarios que celebre la Agencia con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos de anticipo vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Sólo podrán celebrarse con estricta sujeción a las normas vigentes sobre la materia.
Interventor: Persona natural o jurídica contratada por la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM para controlar, exigir, colaborar, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas teniendo
como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y normas que apliquen, así como el pliego de condiciones, estudios previos y demás documentos que originaron la relación contractual entre la Agencia para la Infraestructura del Meta- AIM y el Contratista.
Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que puedan surgir durante la etapa de ejecución
y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario, por parte de la interventoría.
Obra Adicional: Es el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado
Oferta: Es la propuesta presentada a la Agencia para la Infraestructura del Meta-AIM por los interesados en ser el Contratista del Proceso de Contratación objeto del presente Pliego de Condiciones.
Plan de Inversión del Anticipo: Documento que presenta el contratista donde indica los valores y conceptos en los cuales utilizará los anticipos recibidos de la Entidad contratante.
Plazo de Ejecución del Contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y de vencimiento del término estipulado en el contrato.
Precio no Previsto. Es aquel que se requiere pactar para un ítem no contemplado dentro de las cantidades originales del contrato
y que debe estar acorde a los precios pactados por la Agencia.
Proponente: Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que presenta una Oferta para participar en el Proceso de Contratación.
Prórroga: Proceso por el cual, mediante soportes técnicos debidamente presentados por el interventor y evaluados por el supervisor del proyecto, se analiza la viabilidad de prorrogar el plazo del contrato inicialmente pactado, con el fin de lograr el objetivo inicialmente propuesto; siempre y cuando existan justificaciones de tipo administrativo, social, técnico, ambiental y/o económico.
Registro Presupuestal: Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El valor total del contrato podrá estar respaldado por un registro presupuestal o la suma de varios.
Siga: sistema de información para la gestión de archivo
Suspensión: Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato el cual debe ser solicitado por el contratista y justificado por la interventoría o supervisión.
Supervisión: consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, jurídico y ambiental ejercida o contratada por la entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados
Supervisión de interventoría: consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, jurídico y ambiental ejercida o contratada por la entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados a contratos de interventoría.
Supervisión de Obra: consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, jurídico y ambiental ejercida o contratada por la entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados a contratos de obra.
Terminación Por Mutuo Acuerdo: Es el mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y proceder a su posterior liquidación.
Terminación Unilateral: Es un mecanismo excepcional que tiene la entidad para la terminación anticipada de un contrato, se presenta en los eventos citados en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993.
cumplir con el objeto del contrato conforme al estudio previo, la propuesta, el contrato, las especificaciones técnicas y/o requerimientos técnicos, y los aspectos contenidos en el manual de interventoría y supervisión de la agencia: 1) presentar en el plazo establecido en los estudios previos, los documentos y cumplir con los requisitos exigidos como condición previa e indispensable para suscribir acta de iniciación del presente contrato, y del contrato a intervenir. 2) rendir y elaborar los informes, conceptos, estudios y demás trabajos que se le soliciten en desarrollo del contrato. 3) verificar que las obras intervenidas se realicen y cumplan con los parámetros y normas técnicas establecidas para ese tipo de obra, en el contrato, o en pliego, o en el estudio previo, o en el proyecto para su ejecución, de lo cual dejará constancia de su calidad, cantidad y aceptación en actas de recibo parcial, y acta de recibo final de las obras objeto de interventoría. 4) tener conocimiento completo y detallado del proyecto, pliegos de condiciones, estudios, diseños, contrato, propuesta técnica y económica, cronograma de ejecución de la obra respecto del cual va a recaer la interventoría. 5) antes de iniciar los trabajos, se elaborará conjuntamente entre la interventoría y el contratista, un registro fotográfico de donde se adelantarán las obras, así como en su ejecución; así mismo se obliga a verificar que el contratista de obra publicite, convoque, y adelante audiencia de socialización a la comunidad bajo el esquema auditorías visibles, de la cual levantará acta, haciendo la presentación previa al inicio de ejecución de las actividades de obra. 6) requerir al contratista de obra objeto de interventoría, antes del inicio de las obras, verificar, y avalar o requerir cambios, a los análisis de precios unitarios con sus memorias de cálculo, así como la programación, o en caso de prórrogas la reprogramación de las actividades de obra, en todo caso en forma detallada acorde con las etapas constructivas adecuadas. 7) acatar las indicaciones que la agencia le señale a la interventoría en cumplimiento del objeto contratado conforme a las especificaciones de los servicios a prestar. y siempre brindar apoyo técnico y concepto adecuados a los intereses de la entidad estatal contratante en cuanto al cumplimiento del fin social que persigue la contratación estatal de la obra objeto de interventoría. 8) obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y entrabamientos. y no acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. 9) mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato. 10) ejecutar las actividades objeto del contrato con el personal requerido por la agencia y ofrecido en la propuesta. cualquier cambio de personal deberá ser previamente sometido a aprobación de la agencia. solamente se aceptarán dichas modificaciones bajo razones justificadas y por personal de iguales o superiores condiciones en cuanto a formación académica y experiencia a las ofrecidas. 11) ejercer, bajo su entera responsabilidad, la dirección y el control de la interventoría, con el objeto de obtener la correcta realización del objeto contratado a intervenir, manteniendo durante la ejecución del contrato, la organización técnica y administrativa presentada en la propuesta, en forma permanente y con altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones. 12) proponer mecanismos de
solución a los problemas que se presentan en desarrollo del contrato y coordinar con la entidad la aplicación cuando sea el caso, así como dar prelación al interés social que se busca satisfacer con la contratación de la obra. 13) presentar informes del desarrollo del contrato en las condiciones pactadas en los estudios previos, contrato y otros que la supervisión le exija en relación con aspectos concernientes al buen desarrollo del mismo. 14) al finalizar el contrato, el consultor deberá anexar al acta de liquidación, los paz y salvos por concepto de salarios de los trabajadores. 15) garantizar el cumplimiento y la calidad de los servicios contratados y responder por ellos de conformidad con el artículo 5º numeral 4º de la ley 80 de 1993, independientemente de las garantías ofrecidas. 16) radicar las facturas de cobro por el trabajo ejecutado dentro de los plazos convenidos. 17) facturar según lo estipulado en el artículo 615 del estatuto tributario. 18) avisar con la debida anticipación la solicitud de prórroga del contrato si es del caso y de conformidad con la ley. 19) suscribir con el supervisor el acta de liquidación del contrato, de conformidad con lo previsto en el contrato y dar estricto cumplimiento a todo lo allí pactado. 20) responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables. 21) desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato. 22) mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato en los términos del mismo. 23) el contratista deberá tener afiliado su personal a los sistemas de seguridad social (eps, pensión y arp) e igualmente estar al día en los pagos de los anteriores aportes y en el pago de sus obligaciones parafiscales durante la vigencia del contrato. (cajas de compensación familiar, instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje –sena-, y subsidio familiar, a que hubiere lugar) de acuerdo con las disposiciones del régimen laboral colombiano, debiendo acreditar su pago en su oportunidad con la respectiva certificación de cumplimiento, expedida por el revisor fiscal cuando a ello hubiera a lugar y/o mediante la presentación de los recibos de pago. 24) cumplir con las obligaciones laborales del personal contratado en la ejecución del contrato. 25) proyectar y firmar las actas que se suscriban en el desarrollo del contrato de interventoría y el de obra intervenida, en especial el acta de liquidación del contrato. 26) alimentar en forma mensual el tablero de control de la entidad y el sistema gesproy del dnp (en el evento que los recursos provengan del sistema general de regalías). 27) el interventor en ejercicio de sus funciones deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 82 y siguientes de la ley 1474 de 2011. 28) en virtud de lo establecido en el decreto departamental nº 114 de 2012, modificatorio del decreto 272 de 2009 el interventor deberá rendir dos (2) informes como mínimo al grupo de auditorías visibles en un lenguaje común, señalando especificaciones técnicas, actividades a cargo del contratista, avance a las obras y las labores realizadas para el seguimiento y vigilancia de la correcta ejecución de los contratos. adicionalmente deberá articular su acción con el grupo de auditores visibles, asistir y participar a los foros y facilitar el acceso a la información a su cargo acudiendo a los mecanismos que estime pertinentes. 29) el interventor está obligado a llevar una bitácora en forma conjunta con el contratista de obra. 30) el interventor deberá verificar los ajustes y/o modificaciones a los diseños presentados por el contratista de obra y recomendar sus
ajustes aprobación al aim. 31) el interventor deberá colaborar con la aim en las gestiones o trámites para la obtención de las licencias, permisos, autorizaciones, sanciones cuando sea necesario. 32) por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. 33) el contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la administración o a terceros y las demás contempladas en los documentos del proceso tales como estudios previos, pliego de condiciones, especificaciones técnicas. 34) el contratista deberá asistir a los comités de obra, decidir sobre el desarrollo del contrato de obra, y presentar inmediatamente y oportunamente informes de oficio o a requerimiento de la AIM, en términos legales, e idóneo en términos probatorios, y en éste sentido acompañar a la AIM en procesos sancionatorios por presunto incumplimiento del contrato de obra. 35) proferir o expedir por escrito órdenes al contratista de obra para apremiarlo a cumplir cabalmente con el objeto y las obligaciones específicas del contrato incluyendo el cronograma de obra. 36) el contratista deberá presentar informe detallado para la liquidación del contrato de obra. 37) de conformidad con la ley 1636 de 2013 artículo 31, el contratista deberá adquirir profesionales, técnicos, y la mano de obra no calificada, o la vinculación del personal no mínimo exigido, o no ofrecido, a través de agentes de gestión de empleo como cofrem, sena, o privados debidamente autorizados para operar en el departamento del meta de conformidad con el decreto 2113 de 2013. el incumplimiento de esta obligación podrá ser objeto de sanción administrativa contractual sin perjuicio de las sanciones que aplique el gobierno nacional. documentos que debe presentar: la interventoría deberá presentar informe cada mes el cual deberá incluir registro fotográfico, verificación de pagos del personal propio y del contratista en cuanto a seguridad social y parafiscal, verificación de la autenticidad y vigencia de la certificación de homologación de materiales utilizados, control del manejo del anticipo y todas las demás exigencias plasmadas en el manual de interventoría de la agencia. además deberá llevar un archivo en el que se haga seguimiento a la documentación propia del contrato a intervenir relacionados así: 1) copia de la cámara de comercio o del registro único de proponentes; 2) hojas de vida con matrícula profesional vigente del director, residente y técnico, certificaciones de experiencia del director de obra, certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales del proponente; 3) copia de la vigencia de la matricula profesional del director de la interventoría; 4) afiliaciones a la seguridad social de los profesionales, así como del personal administrativo, obrero y operativo. 5) copia de los pagos mensuales de salud, riesgos profesionales y pensión de los profesionales de la obra, así como el personal obrero y operativo
Realizar las actividades y procedimientos establecidos en el manual de supervisión vigente de la entidad y las demás normas que enmarquen las tareas de supervisión de interventoría, propender o gestionar, el avance de los proyectos hasta la realización de la liquidación por parte de la interventoría; para lo cual deberá proponer estrategias y ejecutar acciones de avance para lograr el saneamiento administrativo de los proyectos que supervisa, realizar acompañamiento a los diferentes comités que se lleven a cabo relacionados con los proyectos, que la interventoría o la AIM convoque, apoyar mediante las acciones y/o soluciones a las situaciones que se presenten durante la ejecución de los proyectos, tendientes al saneamiento administrativo de los proyectos, entregar todos los documentos conocidos o trasladados, así como los archivos digitales de lo proyectado, durante la ejecución del contrato, para el caso de apoyo a la supervisión, se realizara el apoyo a los proyectos relacionados y los que dentro de la ejecución del contrato le sean adicionados mediante previa concertación entre la AIM y el contratista; para lo cual deberá realizar las actividades y procedimientos establecidos en el manual de supervisión vigente de la entidad y las demás normas que enmarquen el ejercicio de las funciones de supervisión, entregar informe mensual de supervisión por proyecto la cual deberá quedar soporte en las carpetas de archivo de la Agencia en los contratos de interventoría, para el ejercicio de apoyo de la supervisión a los proyectos asignados tendrá como obligación convocar a los comités tanto en obra, como en la agencia para la infraestructura del meta, notificar a la interventoría para el cumplimiento de sus obligaciones en cuanto a entrega de informes, realización de visitas de campo y visitas técnicas de los proyectos en ejecución a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en los contratos de interventoría, de acuerdo a las órdenes recibidas por el supervisor y/o de planta, si es solicitado por parte de la AIM asistir a los comités técnicos que se lleven a cabo relacionados con los contratos de interventoría a cargo, apoyar en las respuestas a las solicitudes de las entidades de control, veeduría y comunidad en general sobre el avance de los proyectos a cargo, coordinar mediante la convocatoria, notificación y solicitud de apoyo jurídico con la subgerencia contractual y jurídica de la Agencia para la Infraestructura del Meta para los procesos de posibles incumplimientos por parte del contratista de interventoría, apoyar a la dirección de presupuesto y contabilidad de la Agencia para la Infraestructura del Meta con la información que requieran para el correcto desarrollo administrativo y contable de los proyectos a cargo, coordinar, evaluar, tramitar junto con la dirección de control y seguimiento de proyectos las acciones para el cumplimiento de la ejecución de los proyectos; lo cual será el apoyo directo a las obligaciones que por naturaleza tiene el director de control y seguimiento de proyectos de la Agencia, solicitar a la interventoría la correcta revisión de los informes de obra, y en general toda la documentación que, de reporte del avance del contratista de obra, so pena de iniciar los procesos a que haya lugar al contratista de interventoría, la cual estará a cargo del supervisión y deberá coordinar con la dirección de control y seguimiento de proyectos de la agencia, revisar los informes de interventoría, modificaciones, suspensiones, prorrogas y demás tramites que se realicen a los contratos
de interventoría en el avance del seguimiento y control de los proyectos, por lo que deberá el supervisor avalar mediante firmas conjuntas los tramites solicitados por la interventoría, digitalizar y cargar la información de los contratos de obra, interventoría y supervisión de los proyectos a cargo en la plataforma GESPROY, digitalizar y cargar la información de los proyectos a cargo en la plataforma SIA observa sistema integral de auditoria de la contraloría, digitalizar y cargar la información de los proyectos a cargo en las plataformas de entidades que requieran información y las propias de la Agencia para la Infraestructura del Meta, suscribir con la interventoría el acta de inicio y terminación del contrato, de conformidad con lo previsto en el contrato y dar estricto cumplimiento a todo lo allí pactado, entregar como soporte para los pagos mensuales pactados, informe en el cual se describa de forma detallada las supervisiones apoyadas, con base en la asignación que realice la subgerencia de gestión de proyectos de inversión de la AIM.
Consiste en realizar por
parte de la subgerencia
de gestión contractual y
Publicado el contrato en
Posible sanción o
contrato en el
administrador, notificará
SIGA, y realizar
jurídica la notificación a
la subgerencia de gestión
infraestructura por correo
infraestructura el
manera se notificará al
pólizas a la agencia.
Consiste en realizar la
Programar e informar a
la interventoría la fecha,
hora y lugar de la visita.
obras, con
AIM-ECP-FR 001-01
o AIM-COT-FR 002-
D.O.E.S.C.P. y
realizar el cargue
al S.I.G.A.
frente a los alcances del
multa por el
contractuales por
Consiste en la revisión
Revisar que los estudios
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM, el incumplimiento por parte de los actores.
estudios y diseños,
D.O.E.S.C.P. los
después de realizada la visita al sitio de las obras
programación, permisos
programación de obra y
guarden concordancia, en caso de presentar inconsistencia realizar los ajustes necesarios para cumplir el objeto contractual.
ajuste realizados por
condiciones del sitio de las obras.
Aprobación de ajustes a estudios y diseños
Aprobar o desaprobar los ajustes a los
interventoría los ajustes
ajustes a los estudios y diseños, programación,
estudios y diseños presentados por el
revisado los
para la viabilidad técnica, administrativa, financiera y ambiental.
D.O.E.S.C.P.
contratista e informar
viabilidad aprobado por la
AIM-COT-FR 019-01
Pre socialización
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM, el
elaboración de una presentación por parte del contratista de los alcances del proyecto y presentación ante la entidad contratante en las oficinas de la misma
presentación, donde se
identifique los alcances del proyecto y realizar la
Presentación de la socialización
incumplimiento por parte de los actores
presentación, donde se identifique los alcances del proyecto.
después de la Pre socialización
contratista de los
Esta actividad de desarrollará, una vez se hayan surtidos todas las anteriores actividades,
Citar a los beneficiarios, representantes e interesado del proyecto.
Confirmar que los convocados sean los
de lo contrario no podrá realizarse.
proyecto e informar al supervisor.
Realizar la socialización del proyecto y presentar el personal a cargo del proyecto.
personal que va estar
indefinido por
AIM-ECP-FR002-01
interventoría y en la
expone los alcances del objeto contractual y la
cual la comunidad podrá realizar su peticiones o quejas.
socialización a la D.O.E.S.C.P. y
realizar el cargue al S.I.G.A.
interventoría. De igual
socializar el certificado
operación por parte del municipio
8 Elaboración y
Elaborar los análisis de precios unitarios de acuerdo a los precios de referencia del A.I.M. o mediante el soporte de tres cotizaciones del mercado por parte del contratista y una cotización por parte de la interventoría donde se realizará la suma de los tres precios y será dividido por el número de cotizaciones presentadas; el precio del A.P.U. no podrán ser mayor o menor el 100% del ítem de la oferta.
Aprobar los análisis de precios unitarios y justificación de A.P.U. de acuerdo al procedimiento a los parámetros establecidos por la entidad.
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM, el incumplimiento por parte de los actores
D.O.E.S.C.P. que
después de la visita de obra
justificación del A.I.U. de acuerdo y justificación factor multiplicador
unitario de acuerdo a los precios del mercado o referencia del A.I.M. y
AIM-ECP-FR004-01
presentar la justificación
AIM-ECP-FR006-
del A.I.U.
realizar la carga al S.I.G.A.
Nota: estos precios acordados serán los utilizados para los ítems nuevos. A excepción de rendimientos o precios de insumos nuevos, donde se debe usar la siguiente metodología.
9 Personal de obra e interventoría y afiliación de salud, pensión y riesgos profesionales
Consiste en presentar y vinculación del personal de obra e interventoría de acuerdo a los establecido en los
y Aprobar las
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual
Aprobar las hojas
después de la visita de obra.
requerido para el inicio de las obras (de acuerdo
interventoría las hojas
AIM-ECP-FR005-01
documentos del proceso de selección y contrato.
económica (de
jurídica del AIM, el incumplimiento
contratista debe realizar
la afiliación de salud,
de salud, pensión y riesgos profesionales.
10 Costos indirectos de la interventoría
aprobación de los costos
programación o plan
propuesta, de acuerdo a
11 Acta de inicio de obra e interventoría
Documento que se deja constancia del inicio de las actividades, una vez cumplido las anteriores actividades, para la elaboración del acta de inicio es necesario cumplir con los anteriores procedimientos como también contar con el certificado de mantenimiento y operación por parte del municipio o entidad solicitante.
1.) Elaborar el acta de inicio y firmarla conjuntamente con el contratista para que puede actualizar las pólizas. 2.) Firmar el acta de inicio y realizar la actualización de pólizas.
1.) Elaborar
acta de inicio y
después de la socialización.
Firmar el acta de inicio y realizar la actualización de pólizas.
interventoría para que puede
AIM-ECP-FR007-01
pólizas y realizar
Radicar mediante oficio en la Agencia la actualización de póliza, donde la subgerencia de
Radicar mediante oficio en la Agencia la actualización de póliza, donde la subgerencia de gestión contractual y jurídica realizara la comunicación de cualquier novedad a la interventoría, con copia a la supervisión mediante el siguiente correo electrónico
después de la firma del acta
realizar pagos a
polizas.juridica@idm-
gestión contractual y jurídica realizara la
meta.gov.co.
comunicación de cualquier novedad al contratista, con copia a la interventoría y supervisión mediante el siguiente correo electrónico
Llevar libro físico o virtual los residentes y directores de obra e interventoría, las anotaciones que se desarrollen a diario, dejando constancia de las recomendaciones por parte de la interventoría de obra. Este registro debe ser entregado mediante oficio o correo electrónico cada lunes de cada semana al supervisor con el fin de realizar seguimiento al proyecto e informar a la D.O.E.S.C.P. y así mismo, realizar el cargue al S.I.G.A.
Cada semana después de la firma del acta de inicio
interventorías con
llevar conjuntamente el
Inicio de posible sanción o multa
AIM-ECP-FR008-01
financiera y ambientales
manera física o virtual
Consiste en relacionar el seguimiento semanal del proyecto por parte de la interventoría y dejar constancia de las actuaciones como recomendaciones del proyecto.
Informes ejecutivos firmados por el residente de interventoría de obra. Este informe ejecutivo debe ser entregado mediante oficio cada lunes de cada semana al supervisor con el fin de realizar seguimiento al proyecto e informar a la D.O.E.S.C.P. y así mismo, realizar el cargue al S.I.G.A.
Inicio de posible
jurídica del AIM,
AIM-ECP-FR009-01
interventor y omisión por parte de la supervisión.
Consiste en relacionar el seguimiento mensual del proyecto por parte de la interventoría y dejar constancia de las actuaciones como recomendaciones del proyecto.
Informe ejecutivo mensual, firmado por el director de obra donde deja constancia del avance de las obras a la interventoria.
Informes Mensuales firmados el director de interventoría de obra. Este informe debe ser entregado mediante oficio entre los primeros 5 días de cada Mes al supervisor con el fin de realizar seguimiento al proyecto e informar a la D.O.E.S.C.P. y así mismo, realizar el cargue al S.I.G.A.
Dentro de los primeros 5 días de cada mes del inicio de las obras.
No se podrán realizar pagos a los actores e Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM, el incumplimiento por parte del interventor y omisión por parte de la supervisión.
AIM-ECP-FR010-01
Realizar la revisión con la interventoría y acompañamiento de la supervisión, el estado de las obras, para el recibo de ellas.
Realizar las pruebas necesarias y certificar el cumplimiento de los alcances contractuales.
terminación según el acta
ejecución, y dentro del
AIM-ECP-FR014-01
termina oportunamente
las obras físicas.
recibo de las
obras e informar
la D.O.E.S.C.P.
por parte de los actores.
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM,
cumplimiento de las actividades pendientes para proceder al recibo de las obras.
previa antes del recibo
AIM-ECP-FR015-01
para el recibo final de la obra
18 Acta de entrega y recibo definitivo de obra
Consiste en el recibo de obras completamente funcionales, del Contratista de Obra a la Interventoría, previa verificación del total de cantidades y calidad de las obras ejecutadas, para la entrega al actor
Realizar la entrega física
Realizar acompañamiento de la entrega del proyecto.
Inicio de posible sanción o multa por parte de la subgerencia de gestión contractual y jurídica del AIM, el incumplimiento
formal en verificación de la interventoría,
uso, mantenimiento y demás insumos necesarios para su
D.O.E.S.C.P, al actor, preferiblemente
institucional, encargado del mantenimiento y funcionamiento, donde
funcionamiento del proyecto, así como la verificación de
contratista debe hacer
encargado del mantenimiento y funcionamiento.
entrega del manual de uso, mantenimiento y demás insumos necesarios para su funcionamiento del proyecto; así como las matrículas de servicios públicos cuando sea necesario para la funcionalidad de la infraestructura. Así mismo informar a la Interventoría, a la AIM, y al beneficiario de la obra, los datos de contacto actualizados en los que recibirá reclamaciones por Estabilidad de Obra.
matrículas de servicios públicos.
AIM-ECP-FR016-01
Consiste en las entregas físicas a la comunidad o
No se le aceptara la liquidación por
administración territorial para realizar el
municipal el manual de
entrega de las obras y
operación de la obra con copia a la comunidad e interventoría.
AIM-ECP-FR031-01
entrega del manual de
AIM-ECP-FR032-01
interventoría la reunión para la realización de la socialización.
operación en el momento de la
20 Planos Récord
Revisar y Aprobar los
récord de acuerdo con las condiciones finales
condiciones finales de
planos récord a la municipio o entidad encargada de la administración y sostenimiento del proyecto
AIM-ECP-FR034-01
21 Liquidación
Hacer entrega de paz y
Proyectar y proponer el acta de liquidación del contrato de Obra de acuerdo a las consideraciones del contrato y actos administrativos adicionales a él
Realizar el acta de liquidación del contratista de interventoría de acuerdo a las consideraciones del contrato y actos administrativos adicionales a él y realizar la gestión de para la firma del Gerente. una vez firmado por el contrato presentar a la subgerencia de gestión contractual y jurídica para publicar la liquidación en el SECOP.
Liquidación Unilateral, Liquidación Judicial, o Pago por
dentro de los cuatro (4)
contractualmente,
AIM-ECP-FR022-01
financieras, ambientales y jurídica del proyecto.
por la interventoría.
presentarse a la D.O.E.S.C.P. para la firma del Gerente. 2.) Hacer entrega de paz y salvos y documentos necesarios para firmar el acta de liquidación del Contrato de Interventoría proyectada por el supervisor.
22 Informes supervisión y/o profesional de apoyo a la gestión.
jefe directo lo
AIM-ECP-FR035-01
entidad lo requiera para
presentación de insumo o información necesaria para el diligenciamiento de plataformas y bases de datos institucionales.
gerencia para el diligenciamiento
Prorrogas, Suspensión, Ampliación de suspensión, Reinicio, Adicional El perfeccionamiento de las siguientes actividades será mediante la suscripción de la minuta y actualizada la póliza, en el caso que no se realice la actualización de la póliza no tendrá validez y el AIM, no se hace responsable de los posibles perjuicios daños de terceros por el incumplimiento en este requisito.
SUBGERENCIA DE GESTIÓN CONTRACTUAL Y JURÍDICA
a la interventoría para la viabilidad y conveniencia del proyecto; donde debe presentar la solicitud
técnico con el fin
Elaborar la minuta de prórroga de acuerdo a la lista de chequeo. En caso de requerir información deberá realizarla mediante correo electrónico institucional con copia al supervisor y subgerencia de gestión contractual y publicar en el secop.
Solicitud por el interesado con sus respectivos soportes
AIM-COT-FR
igual manera de
y viabilidad de ampliar el término o plazo del contrato
combinada con la vista Formulario de tareas Seleccionada.
justificaciones del
3 días, después

References: RESOLUCIÓN 
 resolución 
 resolución 
 artículo 17
 artículo 5
 artículo 615
 artículo 82
 artículo 31