Source: https://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/ucetnictvi/vnitropodnikove-smernice-%E2%80%93-11-cast/?feed=dane
Timestamp: 2020-05-27 14:42:54+00:00

Document:
Vnitropodnikové směrnice – 11. část - Portál POHODA
V minulosti bývala agenda cestovních náhrad upravena samostatným zákonem, v souvislosti s legislativními změnami se nakonec stala součástí zákoníku práce.
V jedenácté části seriálu o vnitropodnikových směrnicích se dostáváme k oblasti cestovních náhrad poskytovaných zaměstnavatelem zaměstnancům v souvislosti s jejich pracovními cestami.
Tato problematika není až tak úzce speciální pro účetní pracovníky jako v jiných vnitropodnikových směrnicích, vztahuje se i k velké části ostatních (neúčetních) zaměstnanců, kteří do náplně své práce mají zahrnutou také povinnost vykonávat pro zaměstnavatele pracovní (služební) cesty.
V minulosti bývala agenda cestovních náhrad upravena samostatným zákonem, v souvislosti s legislativními změnami se nakonec stala součástí zákoníku práce, konkrétně jeho sedmé části. Zákoník práce přitom upravuje také některé odlišnosti, které jsou mezi cestovními náhradami pro podnikatelský a nepodnikatelský segment. Vzhledem k tomu, že naše vzorové vnitropodnikové směrnice jsou věnovány klasickému podnikatelskému subjektu, otázkami nepodnikatelského sektoru se budeme zabývat jen v těch případech, kde se s podnikatelskou oblastí vzájemně protínají.
Protože oblast zaměstnaneckých (nejen cestovních) náhrad dává účetním jednotkám možnost poskytovat (v rámci hranic vymezených zákony) zaměstnancům různé výše těchto náhrad, je nutné s ohledem na věrnost, průkaznost a pravdivost vedení účetnictví ukotvit konkrétní výši těchto náhrad v každé účetní jednotce do vnitropodnikové směrnice.
A to také z těch důvodů, že zákoník práce je sice základním legislativním podkladem pro poskytování zaměstnaneckých náhrad, ovšem zpravidla neřeší velmi důležitou otázku daňového režimu těchto náhrad z hlediska daně z příjmů, DPH či silniční daně. Je proto nutností zapracovat do vnitropodnikových směrnic i další ustanovení vztahující se k cestovním náhradám v těchto dalších zákonech, například ustanovení § 6 odst. 7 zákona o daních z příjmů či ustanovení § 4 odst. 2 zákona o dani silniční.
Konkrétně toto vyjmenované ustanovení zákona o daních z příjmů upravuje situaci, kdy by v podnikatelské sféře poskytovali zaměstnavatelé náhrady cestovních výdajů v částkách překračujících horní sazby stanovené pro nepodnikatelské subjekty (vyjmenované v § 109 odst. 3 zákoníku práce). Takto „nadlimitně“ poskytnuté náhrady jsou příjmem podléhajícím dani z příjmů a zaměstnavatel je povinen je zaměstnancům dodanit.
U silniční daně je pak důležité si uvědomit, že podle ustanovení § 4 odst. 2 zákona o dani silniční je sice poplatníkem daně rovněž zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady svému zaměstnanci, ale to pouze v případě, kdy zaměstnanec použije k pracovní cestě osobní automobil. V případě, kdy zaměstnanec vykoná pracovní cestu dodávkou, tedy vozidlem kategorie N1, nemůže být zaměstnavatel poplatníkem silniční daně.
Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad ve společnosti Obal, s.r.o. pro účetní období 2014
V souladu s ustanovením zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, tato směrnice upravuje poskytování náhrad výdajů při pracovní cestě zaměstnanců firmy Obal, s.r.o. v pracovním poměru uzavřeném na základě pracovní smlouvy. V případě dohody o pracovní činnosti či dohody o provedení práce může společnost Obal, s.r.o. poskytovat cestovní náhrady, pokud je právo na jejich poskytnutí v této dohodě písemně sjednáno.
2.1. Pracovní cesta v tuzemsku
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Podle ustanovení § 34a zákoníku práce je místem výkonu práce pro účely této směrnice sídlo společnosti v Ústí nad Labem, Truhlářská 25, 400 01. U zaměstnanců pracujících v jednotlivých provozovnách je pak místem výkonu práce adresa provozovny v Děčíně, Teplicích a Lovosicích.
V případě zaměstnanců, u nichž je nehospodárné, aby pracovní cesta začínala z místa výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě, je v pracovní smlouvě dohodnuto, že pracovní cesta může začínat v místě trvalého bydliště jednotlivého zaměstnance. Z důvodu ochrany majetku společnosti před zcizením je s vybranými zaměstnanci v případech, kdy konají pracovní cesty služebními motorovými vozidly, zpravidla uzavřena nájemní smlouva na pronájem soukromé garáže zaměstnance společnosti Obal, s.r.o.
V souvislosti s ustanovením § 152 zákoníku práce se pro účely této směrnice pracovní cestou rozumí rovněž vyslání zaměstnance:
k mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce. V podmínkách společnosti Obal, s.r.o. se přitom tato mimořádná cesta nařizuje zaměstnanci pouze v souvislosti s neočekávaným onemocněním či úrazem jiného pracovníka nebo poškozením stroje (automobilu), nejedná se o výkon předem domluvené mimořádné směny. Takto nařízený mimořádný výkon práce se pro potřeby této směrnice považuje za výkon práce přesčas,
přeložení zaměstnance podle § 43 zákoníku práce nebo jeho dočasné přidělení podle § 43a zákoníku práce,
přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a výkon práce v zahraničí.
S vysláním na pracovní cestu musí zaměstnanec vyslovit souhlas. Za souhlas se považuje i to, že zaměstnanec na pracovní cestu nastoupí. Na pracovní cestu vysílá zaměstnance jednatel firmy (u zaměstnanců na pracovní pozici řidič pak také vedoucí jednotlivých provozoven – prodejních skladů).
Před začátkem pracovní cesty jednatel určuje dobu a místo nástupu a ukončení pracovní cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a případně další podmínky. Podmínky cesty jsou stanoveny v tiskopisu Příkaz k pracovní cestě (cestovní příkaz).
Zaměstnanec společnosti Obal, s.r.o. má právo na poskytnutí zálohy na pracovní cestu ve výši předpokládaných náhrad.
Zaměstnanec je povinen před zahájením pracovní cesty vyplnit přední stranu Příkazu k pracovní cestě a předat ho jednateli ke schválení a k podpisu. Po návratu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen do 10 dnů od ukončení pracovní cesty předložit jednateli společnosti Obal, s.r.o. vyplněný cestovní příkaz, doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Společnost Obal, s.r.o. je povinna do 10 dnů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky. Koná-li zaměstnanec v kalendářním měsíci více pracovních cest, může použít hromadný cestovní příkaz a vyúčtování provést za všechny pracovní cesty na tomto příkazu do 10 dnů po ukončení poslední pracovní cesty v daném kalendářním měsíci.
Nebude-li cestovní příkaz obsahovat všechny předepsané (povinné) náležitosti, nebude proplacen.
Cestovní příkazy jsou ve společnosti Obal, s.r.o. propláceny v hlavní pokladně a účtovány zápisem 512/211 s tím, že musí být dodržen akruální princip na přelomu účetního období. V případě, kdy se pracovní cesta koná na přelomu účetního období, zaúčtuje společnost Obal, s.r.o. odhadnuté náklady prostřednictvím dohadných účtů pasivních.
2.2. Druhy náhrad cestovních výdajů poskytované ve společnosti Obal, s.r.o.
2.2.1. Jízdní výdaje
Společnost Obal, s.r.o. zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu poskytuje náhradu jízdních výdajů v prokázané výši v případě, kdy zaměstnanec použije zaměstnavatelem určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy nebo taxislužby.
Použije-li zaměstnanec se souhlasem jednatele společnosti Obal, s.r.o. místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.
Použije-li zaměstnanec místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má sjednáno místo výkonu práce, poskytne mu společnost Obal, s.r.o. náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. V tomto případě není nutné, aby zaměstnanec jízdní výdaje prokazoval. Poskytne-li společnost Obal, s.r.o. zaměstnanci bezplatně jízdenku místní hromadné dopravy, náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší.
2.2.2. Používání soukromých motorových vozidel
Soukromá vozidla je možno použít v případě, kdy není možné použít služební vozidlo, nebo na žádost jednatele firmy, kdy je použití soukromého vozidla vzhledem k okolnostem pracovní cesty vhodné. Společnost Obal, s.r.o. v této směrnici nepovoluje použití soukromého motorového vozidla v případě, kdy by vozidlo nebylo havarijně a odpovědnostně pojištěno. Zaměstnanec je před použitím soukromého motorového vozidla povinen předložit kopii velkého technického průkazu. Během jízdy je povinen zaznamenávat si časové údaje o době jízdy a dodržovat povinné přestávky.
Použije-li zaměstnanec na žádost jednatele společnosti Obal, s.r.o. silniční motorové vozidlo (kromě vozidla poskytnutého společností Obal, s.r.o.), přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu je dána násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty neprokáže, použije společnost Obal, s.r.o. pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle ustanovení § 189 zákoníku práce.
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá jednatel společnosti Obal, s.r.o. z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen společnosti předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije jednatel společnosti Obal, s.r.o. údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá jednatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.
Sazby náhrad platné pro účetní období 2014 jsou uvedeny v bodě 3. této směrnice.
Použije-li zaměstnanec pro pracovní cestu na žádost jednatele soukromé motorové vozidlo, pak platí, že jedná-li se o osobní vozidlo nebo jeho přípojné vozidlo, je u těchto pracovních jízd poplatníkem silniční daně společnost Obal, s.r.o. V případě, kdy zaměstnanec vykoná pracovní cestu jiným než osobním automobilem, není poplatníkem silniční daně společnost Obal, s.r.o., ale zaměstnanec nebo provozovatel vozidla.
2.2.3. Používání služebních motorových vozidel
Ve společnosti Obal, s.r.o. schvaluje jízdy služebních motorových vozidel jednatel firmy. Řídit služební motorové vozidlo jsou oprávněni pouze zaměstnanci pověření jednatelem firmy. Tito pracovníci musí mít platné řidičské průkazy a zúčastňovat se pravidelného proškolování BOZP. Ke každému služebnímu motorovému vozidlu je povinnost vést knihu jízd v rozsahu předepsaném zákonem o daních z příjmů a prováděcími předpisy.
2.2.4. Výdaje za ubytování na pracovní cestě v prokázané výši
Výdaje za ubytování na pracovní cestě je zaměstnanec společnosti Obal, s.r.o. povinen prokázat originálními daňovými doklady se všemi náležitostmi a přílohami.
2.2.5. Další nutné prokázané výdaje (např. parkovné, telefony)
Další nutné výdaje vynaložené při pracovní cestě je zaměstnanec společnosti Obal, s.r.o. povinen prokázat originálními daňovými doklady se všemi náležitostmi a přílohami.
2.2.6. Stravné (zvýšené stravovací výdaje)
Podle ustanovení § 163 zákoníku práce přísluší pro rok 2014 každému zaměstnanci společnosti Obal, s.r.o. stravné nejméně ve výši:
V souladu s ustanovením § 6 odst. 7 zákona o daních z příjmů stanoví společnost Obal, s.r.o. pro rok 2014 sazby stravného ve výši uvedené v bodě 3. této směrnice. Horní hranice částek stravného nepřekračuje výši upravenou zákoníkem práce pro zaměstnance v nepodnikatelských subjektech (§ 109 odst. 3 zákoníku práce), tedy veškeré poskytnuté stravné je pro zaměstnance osvobozeno od daně z příjmů fyzických osob. Konkrétní výši stravného v rámci limitů uvedených v bodě 2. této směrnice stanoví jednatel společnosti Obal, s.r.o. před vysláním zaměstnance na pracovní cestu v závislosti na délce a charakteru konkrétní pracovní cesty individuálně.
2.2.7. Krácení stravného
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen „bezplatné jídlo“), přísluší zaměstnanci stravné podle bodu 3. této směrnice snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:
2.3. Zahraniční pracovní cesta
Zahraniční pracovní cestou je cesta konaná mimo území České republiky, tj. cesta z ČR do zahraničí, ze zahraničí do ČR a samotná cesta v zahraničí. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec společnosti Obal, s.r.o., nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně dle § 170 zákoníku práce. Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby podle vyhlášky Ministerstva financí, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši 2/3 této sazby zahraničního stravného a ve výši 1/3 této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 163 nebo § 176. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.
Z uvedeného ustanovení zákoníku práce vyplývá následující:
a) cesta v ČR je 5 a více hodin, vznikne nárok na tuzemské stravné:
v zahraničí je do 5 hodin – zahraniční stravné nepřísluší,
v zahraničí je více než 5 a do 12 hodin – zahraniční stravné ve výši 1/3 sazby,
v zahraničí je více než 12 a do 18 hodin – zahraniční stravné ve výši 2/3 sazby,
v zahraničí je více než 18 hodin – zahraniční stravné v plné sazbě.
b) cesta v ČR je kratší než 5 hodin, nevznikne nárok na tuzemské stravné:
v zahraničí je méně než 1 hodinu – zahraniční stravné nepřísluší,
v zahraničí je 1 hodinu až 12 hodin – zahraniční stravné ve výši 1/3 sazby,
Společnost Obal, s.r.o. neposkytuje při zahraničních pracovních cestách zaměstnancům kapesné.
2.3.1. Krácení zahraničního stravného
Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní náhrady snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:
3. Sazby náhrad
3.1. Tuzemské pracovní cesty
V případě, že zaměstnanec použije na žádost jednatele společnosti Obal, s.r.o. silniční motorové vozidlo (kromě vozidla poskytnutého společností Obal, s.r.o.), přísluší mu pro rok 2014 podle této směrnice za každý 1 km jízdy základní náhrada ve výši:
u nákladních automobilů, autobusů a traktorů 7,40 Kč.
Společnost Obal, s.r.o. při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zvyšuje sazbu základní náhrady za 1 km jízdy o 15 % (§ 157 zákoníku práce).
Pro výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty stanovuje společnost Obal, s.r.o. pro rok 2014 tyto ceny pohonných hmot:
Pro rok 2014 tato směrnice pro poskytování cestovních náhrad stanoví, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne společnost Obal, s.r.o. zaměstnanci stravné ve výši:
67 až 80 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
102 až 123 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
160 až 191 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
3.2. Zahraniční pracovní cesty
Pro rok 2014 stanoví Ministerstvo financí výši základních sazeb zahraničního stravného v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny vyhláškou č. 354/2013 Sb. Tato vyhláška je k dispozici u finančního ředitele společnosti Obal, s.r.o.
4. Postup v případě poskytování služebního vozidla zaměstnancům i pro soukromé účely
Tato směrnice upravuje postup v případě poskytnutí služebního vozidla společnosti Obal, s.r.o. zaměstnanci, a to pro případy krátkodobého (výjimečného) poskytnutí vozidla a dále pro případy poskytnutí vozidla dlouhodobého.
4.1. Krátkodobé poskytnutí vozidla zaměstnanci pro soukromé účely
V případě krátkodobé soukromé potřeby si může se souhlasem jednatele zaměstnanec společnosti zapůjčit firemní vozidlo.
Poskytnutí vozidla pro soukromý účel je úplatné. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci jsou z hlediska zákona o daních z příjmů považováni za osoby spojené (§ 23 odst. 7 zákona o daních z příjmů), účtuje společnost Obal, s.r.o. za poskytnutí vozidla zaměstnancům částku odpovídající ceně obvyklé, tedy ceně, za jakou by si mohl zaměstnanec obdobné vozidlo běžně zapůjčit v nejbližší místně příslušné půjčovně motorových vozidel.
Vzhledem ke skutečnosti, že společnost Obal, s.r.o. je plátcem DPH a částka za poskytnutí vozidla je z hlediska zákona o DPH považována za zdanitelné plnění, navýší tuto částku společnost Obal, s.r.o. o příslušnou DPH.
Pokud zaměstnanec v průběhu poskytnutí vozidla čerpá do tohoto vozidla pohonné hmoty, případně jiný spotřební materiál s provozem vozidla bezprostředně související, předloží daňové doklady za tyto nákupy jednateli společnosti spolu s vrácením vozidla. O zaměstnancem uhrazené výdaje bude snížena částka, kterou by měl zaměstnanec společnosti Obal, s.r.o. hradit.
4.2. Dlouhodobé poskytnutí vozidla zaměstnanci pro soukromé účely
V případě poskytnutí služebního vozidla zaměstnanci i pro soukromé potřeby musí společnost Obal, s.r.o. toto poskytnutí za zaměstnance řádně zdanit. Příjmem zaměstnance se v tomto případě rozumí částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Za vstupní cenu vozidla se pro potřeby této směrnice považuje cena včetně DPH. Je-li částka vypočtená jako 1 % vstupní ceny včetně DPH nižší než 1.000 Kč, považuje se za zdanitelný příjem zaměstnance částka ve výši 1.000 Kč. Tento zdanitelný příjem rovněž podléhá odvodům sociálního a zdravotního pojištění.
V případě, že bude zaměstnanec využívat v průběhu kalendářního měsíce dvě vozidla za sebou (např. při výměně vyřazeného vozidla za nové), je jeho příjmem částka ve výši 1 % ze vstupní ceny toho vozidla, které je dražší.
Vzhledem k tomu, že společnost Obal, s.r.o. neposkytuje zaměstnancům k soukromým účelům v průběhu kalendářního měsíce více vozidel současně, je problematika příjmu ke zdanění ve výši 1 % z úhrnu všech poskytnutých vozidel irelevantní.
Částka ve výši 1 % vstupní ceny se zaměstnanci zdaní i v měsíci, kdy vozidlo soukromě nepoužil, třebaže mohl.
Režim uplatnění daňových výdajů pouze v poměrné výši se při poskytování služebního vozidla zaměstnanci i pro soukromé účely použije pouze v případě spotřeby pohonných hmot. Všechny ostatní náklady s provozem vozidla související, včetně odpisů, jsou daňově uznanými výdaji.
Vzhledem k tomu, že výdaje (náklady) za pohonné hmoty jsou daňovým výdajem pouze při použití vozidla pro služební účely, účtuje společnost Obal, s.r.o. měsíčně zaměstnanci úhradu za spotřebované pohonné hmoty pro soukromé účely. Základem pro výši této úhrady je částka za celkový nákup pohonných hmot pro příslušné poskytnuté vozidlo v daném měsíci násobená poměrem počtu soukromých kilometrů k celkovému počtu ujetých kilometrů.
Zaměstnanec je povinen vést u poskytnutého služebního vozidla knihu jízd a sledovat ujeté soukromé kilometry. Na základě této evidence jízd je pak zaměstnanec povinen měsíčně předkládat jednateli společnosti podklady pro výpočet této částky. Úhrada je navýšena o příslušnou částku DPH.
Společnost Obal, s.r.o. při pořizování služebních vozidel vždy uplatňuje nárok na odpočet DPH na vstupu v plné výši. V případě poskytnutí služebního vozidla zaměstnanci i k soukromým účelům postupuje pak společnost podle ustanovení § 78 zákona o DPH a upravuje původně uplatněný odpočet v závislosti na změně rozsahu použití tohoto vozidla pro účely, které zakládají nárok na odpočet daně. U nakupovaných služeb, které souvisejí s provozem vozidla, krátí společnost Obal, s.r.o. nárok na odpočet DPH poměrným koeficientem podle § 75 zákona o DPH v roce pořízení služby.

References: § 6
 § 4
 § 109
 § 4
 zákona č. 262
 § 34
 § 152
 § 43
 § 43
 § 189
 § 163
 § 6
 § 170
 § 163
 § 176
 § 78
 § 75