Source: https://www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/FAQs-eZustellung-Unternehmen.html
Timestamp: 2020-04-04 23:55:57+00:00

Document:
FAQs - eZustellung für Unternehmen
Im Folgenden werden Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung für Unternehmen zusammengefasst.
Allgemeine Fragen zur elektronischen Zustellung
Ab 1.1.2020 trat das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden (§ 1a E-Government-Gesetz) in Kraft. Alle Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen (z.B. im Rahmen des Meldewesens), müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Zustellungen von bundesbehördlichen Dokumenten an Bürgerinnen und Bürger ermöglichen (vom Recht auf elektronischen Verkehr nicht umfasst sind Angelegenheiten, die sich nicht über den elektronischen Verkehr abwickeln lassen). Eine zentrale Rolle hat dabei die elektronische Zustellung, bei der behördliche Nachrichten sicher über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" zugestellt und abgeholt werden können.
Muss ich als Unternehmen an der eZustellung teilnehmen? Inhalt aufklappen
Unternehmen sind ab 1.1.2020 zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung gemäß § 1b E-Government-Gesetz verpflichtet. Davon ausgenommen sind jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.
Welche Vorteile bietet die elektronische Zustellung? Inhalt aufklappen
"Gelbe Zettel" und der Weg zur Post gehören der Vergangenheit an. Zustellungen können weltweit und rund um die Uhr eingesehen werden. Die elektronische Zustellung ermöglicht zudem kürzere Verfahrenszeiten. Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) ist eine Weiterleitung in den ERV und somit in ihre Branchensoftware konfigurierbar. Außerdem besteht für Unternehmen die Möglichkeit zur Nutzung einer Schnittstelle zur automatischen Abholung von behördlichen Nachrichten, z.B. in die eigene Unternehmens-/Verfahrens-Softwarelösung.
Wie viel kostet die elektronische Zustellung? Inhalt aufklappen
Im zentralen elektronischen Postfach "MeinPostkorb" ist der Empfang von elektronischen Zustellungen kostenlos.
Wie funktioniert die elektronische Zustellung? Inhalt aufklappen
Nach der Registrierung zur eZustellung kann Ihr Unternehmen sofort elektronische Zustellungen übermittelt bekommen. Diese werden zentral über das kostenlose elektronische Postfach "MeinPostkorb" zugestellt. Ist eine neue Nachricht eingetroffen, werden Sie darüber an Ihre hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) verständigt.
Ab Juli 2019 wurden Unternehmen, die zu diesem Zeitpunkt FinanzOnline Teilnehmer/-innen waren und nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet haben oder die Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) waren, automatisch in das neue Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung übernommen. Ab diesem Zeitpunkt können Unternehmen über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" im USP ihre Einstellungen einsehen und ändern. Diese Einstellungen werden seit 1. Dezember 2019 für die elektronische Zustellung verwendet.
"MeinPostkorb" ist das elektronische Postfach für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Behörden und zeigt elektronische Zustellungen von Behörden an sowie zusätzlich Nachrichten der Finanzverwaltung zur Information an (falls dies in den Einstellungen ausgewählt wurde). Der Einstieg zu "MeinPostkorb" ist für Bürgerinnen und Bürger im angemeldeten Bereich von oesterreich.gv.at oder in der App "Digitales Amt" und für Behörden und Unternehmen im Unternehmensserviceportal (USP) möglich.
Warum erhält mein Unternehmen eine Verständigung über eine elektronische Zustellung? Inhalt aufklappen
Ab 1.12.2019 sind alle im Teilnehmerverzeichnis vorhandenen Empfängerinnen und Empfänger für die elektronische Zustellung adressierbar. Trifft ab diesem Zeitpunkt eine elektronische Zustellung ein, wird die Teilnehmerin/der Teilnehmer per E-Mail an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte(n) Verständigungsadresse(n) darüber informiert.
Die Registrierung am Teilnehmerverzeichnis wurde entweder durch das Unternehmen selbst durchgeführt oder sie besteht auf Grund der Übernahme der Adressinformationen aus FinanzOnline, dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) oder dem Zustellkopf (dem vor 1.12.2019 verwendeten Verzeichnis der Teilnehmer an der elektronischen Zustellung). Weitere Details sind zu finden unter Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis.
Warum erhält mein Unternehmen weiterhin postalische Zustellungen, obwohl es für den Empfang von elektronischen Zustellungen registriert bin? Inhalt aufklappen
Ist die Nutzung der elektronischen Zustellung vom Versender der Zustellung noch nicht umgesetzt oder eignet sich die Zustellung nicht für den elektronischen Versand, erfolgt die Zustellung weiterhin postalisch. Zustellungen erfolgen außerdem weiterhin postalisch, wenn sie in einem Zeitraum erfolgen, für den im Teilnehmerverzeichnis die Abwesenheit des Empfängers (des USP Bevollmächtigten des Unternehmens) eingetragen ist.
Hat die versendende Behörde versucht, eine Zustellung in einem Dateiformat zu übermitteln, das von der Empfängerin oder dem Empfänger nicht verarbeitet werden kann (Einstellungen in "MeinPostkorb" bzw. weitere Einschränkungen bei aktiver ERV Weiterleitung), kann diese Zustellung nicht elektronisch erfolgen und findet daher ebenfalls postalisch statt.
Unternehmen als Empfänger von Zustellungen von Behörden können sich ab 1.1.2020 auch auf das Recht auf elektronischen Verkehr gemäß § 1a E-Government-Gesetz berufen. Sobald eine Unternehmen für die elektronische Zustellung registriert ist, sollte daher der Empfang von Dokumenten von Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen, elektronisch erfolgen können. Da noch mit Anpassungen zu rechnen ist, kann es dennoch vorkommen, dass versendende Behörden noch nicht elektronisch zustellen.
Das Teilnehmerverzeichnis ermöglicht der versendenden Behörde das Auslösen eines Avisos einer Zustellung an Empfänger/-innen, die noch nicht zur elektronischen Zustellung registriert sind. Mit dem Aviso wird eine bevorstehende Zustellung angekündigt. Die Empfängerin oder der Empfänger wird im Rahmen des Avisos darauf hingewiesen, dass die Zustellung postalisch erfolgen wird, er oder sie diese aber stattdessen auch elektronisch erhalten kann, falls er oder sie sich vor dem Versand zur elektronischen Zustellung registriert. Für die nächsten Schritte zu Registrierung siehe Anmeldung zur elektronischen Zustellung.
Um als Unternehmen seit 1.12.2019 elektronische Zustellungen empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:
Für die Nutzung der elektronischen Zustellung als Empfänger/-in ist eine Stammzahl notwendig. Als Stammzahl wird gemäß § 6 Abs. 3 E-GovG die
von "MeinPostkorb" verwendet.
Zur Nutzung des elektronischen Postfachs "MeinPostkorb" muss das Unternehmen über ein USP-Konto und zumindest eine/n USP-Anwenderin bzw. -Anwender mit der Rolle "Postbevollmächtigter" verfügen.
Um als Unternehmen an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können, muss eine Registrierung am Teilnehmerverzeichnis vorgenommen werden.
Für Unternehmen bestehen folgende Möglichkeiten zur Anmeldung am USP:
Nähere Informationen zur erstmaligen Anmeldung am Unternehmensserviceportal (USP) erhalten Sie unter www.usp.gv.at.
Um auch nachweisliche elektronische Zustellungen abholen zu können, muss die Authentifizierung am USP mittels Handysignatur oder Bürgerkarte erfolgen. Nicht-nachweisliche Zustellungen können auch bei Authentifizierung am USP mittels FinanzOnline- bzw. USP-Kennung abgeholt werden. Informationen zur Anmeldung einer Handysignatur finden Sie unter www.handy-signatur.at.
Informationen zur Bürgerkarte finden Sie unter www.buergerkarte.at.
Der USP-Postbevollmächtigte kann elektronische Zustellungen, die an das Unternehmen zugestellt wurden, abholen. Es handelt sich dabei um eine Rolle, die einzelnen Personen über das USP (im Administrationsbereich des Portals) zugeordnet und wieder entzogen werden kann. Die Rollenzuordnung erfolgt durch den USP Administrator des Unternehmens. Einzelvertretungsbefugten Personen wird die Rolle "Postbevollmächtigter" bei der erstmaligen Anmeldung am USP automatisiert zugewiesen.
Wenn es im Unternehmen bereits einen USP-Postbevollmächtigten gibt, wie finde ich heraus, wer das ist? Inhalt aufklappen
Über den Administrationsbereich des USP kann durch den USP-Administrator eingesehen werden, wer die Rolle des Postbevollmächtigten des Unternehmens zugewiesen hat.
Die Anmeldung zur elektronischen Zustellung erfolgt seit 1.12.2019 durch die/den Postbevollmächtigte(n) über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" im Unternehmensserviceportal (USP, usp.gv.at).
Dann kann Ihr Unternehmen die Vorteile der elektronischen Zustellung nicht nutzen und erhält behördliche Dokumente weiterhin per Post.
Bitte beachten Sie, dass Unternehmen seit 1.1.2020 gemäß § 1b E-Government-Gesetz verpflichtet sind, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Davon ausgenommen sind Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.
"MeinPostkorb" ist das elektronische Postfach für Bürger/-innen und Unternehmen und zeigt elektronische Zustellungen von Behörden sowie zusätzlich Nachrichten der Finanzverwaltung zur Information (falls in den Einstellungen aktiviert) an. Der Einstieg zu "MeinPostkorb" ist im angemeldeten Bereich im Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) für Postbevollmächtigte möglich.
In "MeinPostkorb" werden alle nachweislichen und nicht-nachweislichen Zustellungen von Behörden, die mittels eines zugelassenen Zustelldienstes oder eines Kommunikationssystems einer Behörde versendet wurden, angezeigt. Nachrichten der Finanzverwaltung werden (nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen) zur Information in "MeinPostkorb" angezeigt. In den Einstellungen kann die Anzeige der Nachrichten der Finanzverwaltung in "MeinPostkorb" deaktiviert werden.
Zur berücksichtigen ist auch, dass die Anzeige von Nachrichten von der Art der Anmeldung des jeweiligen Nutzers am aufrufenden Portal (z.B. USP) abhängig ist:
Anmeldung mit Handysignatur: es werden alle Zustellungen (nachweisliche und nicht nachweisliche Zustellungen) angezeigt
Anmeldung mit Benutzername und Passwort des Portals: nur nicht-nachweisliche Zustellungen der Behörde, die das aufrufende Portal betreibt
Hinweis: Ist die Vorhaltedauer der Nachricht überschritten, wird sie automatisch gelöscht und ist daher auch nicht mehr in "MeinPostkorb" verfügbar (siehe dazu auch die Frage "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?").
Hinweis: Über neue Nachrichten der Finanzverwaltung in Ihrer FinanzOnline-Databox werden Sie weiterhin durch FinanzOnline und nicht durch "MeinPostkorb" informiert.
Wie kann die E-Mail-Adresse für Verständigungen angepasst werden? Inhalt aufklappen
Die Verständigungsadresse kann in den Einstellungen von "MeinPostkorb" geändert werden. Es ist auch möglich, mehrere Verständigungsadressen zu hinterlegen. Benachrichtigungen erfolgen jeweils an alle hinterlegten Verständigungsadressen. Nach dem Hinzufügen einer neuen Verständigungsadresse erhalten Sie ein E-Mail mit einem Verifikationslink. Durch einen Klick auf diesen Verifikationslink wird diese E-Mail-Adresse für Verständigungen aktiviert.
Kann ich für die Benachrichtigungs-E-Mails mehrere E-Mail-Adressen eintragen? Inhalt aufklappen
Überprüfen Sie bitte den SPAM-Ordner Ihres E-Mail-Kontos. Sollte das erwartete E-Mail mit dem Verifikationslink auch nach einiger Zeit nicht eintreffen, können Sie in den Einstellungen zu "MeinPostkorb" die Korrektheit der eingegebenen E-Mail-Adresse überprüfen und sich den Verifikationslink erneut zusenden lassen.
Nachweisliche Nachrichten entsprechen den postalischen RSa/RSb-Briefen. Die Versenderin oder der Versender erhält einen Zustellnachweis darüber, wann Sie die Nachricht tatsächlich angenommen haben oder die Abholfrist abgelaufen ist und die Nachricht nicht abgeholt wurde.
Nicht-nachweisliche Nachrichten sind vergleichbar mit "Fensterkuvert Sendungen". Diese Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in "MeinPostkorb" für Sie verfügbar sind. Die Versenderin oder der Versender erhält in diesem Fall keinen Zustellnachweis.
In "MeinPostkorb" ist die Art und Weise, wie Sie sich am Portal angemeldet haben für die Anzeige und Abholung von nachweislichen bzw. nicht-nachweislichen Zustellungen entscheidend: Wer sich mit Handysignatur angemeldet hat, erhält sämtliche empfangenen nachweislichen und nicht-nachweislichen elektronischen Zustellungen angezeigt.
Haben Sie sich mittels FinanzOnline-/USP-Kennung angemeldet, werden ausschließlich nicht-nachweisliche Zustellungen angezeigt.
Kann ich für den Empfang von elektronischen Zustellungen auch mein E-Mail-Programm verwenden? Inhalt aufklappen
Des Weiteren gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, Zustellungen über eine Webserviceschnittstelle abzurufen und in ihre eigenen Softwarelösungen zu übernehmen. Details zur Automatischen Abholung und deren Einrichtung sind im USP unter https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/laufender_betrieb/330064.html verfügbar.
Nachweisliche Nachrichten können innerhalb von zwei Wochen abgeholt werden und stehen nach Ablauf der Abholfrist für weitere acht Wochen in "MeinPostkorb" zur Verfügung. Nicht-nachweisliche Nachrichten stehen Ihnen 70 Tage in "MeinPostkorb" zur Abholung zur Verfügung.
Falls Sie Nachrichten länger aufbewahren möchten, können diese z.B. auf Ihrem Computer gespeichert oder an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
Gibt es eine Art Adressbuch, in dem ich meine Adresse finden kann, um diese einer Behörde mitzuteilen? Inhalt aufklappen
Behörden, die elektronisch zustellen, können seit 1.12.2019 das Teilnehmerverzeichnis abfragen, in dem alle Personen, Unternehmen und Behörden, die Empfänger/-innen von elektronischen Zustellungen sein können, registriert sind.
Für das Postfach in "MeinPostkorb" ist kein Größenlimit vorgesehen. Bitte beachten Sie aber die Vorhaltedauern von Nachrichten (siehe Frage "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?").
Es kann von zustellenden Behörden und Zustellsystemen abgefragt werden, um festzustellen, ob eine Empfängerin oder ein Empfänger für elektronische Zustellung erreichbar ist oder nicht, beispielsweise weil eine Abwesenheit für eine Empfängerin oder einen Empfänger hinterlegt ist.
Das Teilnehmerverzeichnis enthält darüber hinaus die Angaben des Empfängers, welche Dateitypen sie oder er verarbeiten kann und die Verständigungs-E-Mail Adressen über die sie oder er bei neuen Zustellungen verständigt wird.
Die Registrierung zum Teilnehmerverzeichnis erfolgt durch den jeweiligen Postbevollmächtigten über das elektronische Postfach "MeinPostkorb", zugänglich über das Unternehmensserviceportal (USP).
Seit 1.7.2019 werden Teilnehmer von FinanzOnline, die Unternehmen im Sinne des § 3 Z 20 des Bundesgesetzes über die Bundesstatistik - Bundesstatistikgesetz 2000, BGBl. I Nr. 163/1999, sind und nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben, und Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) automatisch an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt.
Die betroffenen Unternehmen wurden mittels Schreiben, die in die Databox von FinanzOnline bzw. den ERV zugestellt wurden, über deren Registrierung am Teilnehmerverzeichnis informiert.
Alle Registrierungen am Teilnehmerverzeichnis werden seit 1.12.2019 im Rahmen der elektronischen Zustellung berücksichtigt.
Bereits davor vorliegende Registrierungen, die aus anderen Systemen (FinanzOnline und ERV) übermittelt wurden, wurden ebenfalls ab 1.12.2019 im Rahmen der elektronischen Zustellung berücksichtigt. Diese Einträge konnten aber bereits vor 1.12.2019 durch die jeweiligen Postbevollmächtigten überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Unser Unternehmen verfügt über einen FinanzOnline-Zugang, wurde aber nicht an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt? Inhalt aufklappen
Bei allen übermittelten FinanzOnline-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können. Weiters wurde überprüft, ob eine E-Mail Adresse für Verständigungen in FinanzOnline hinterlegt ist und die elektronische Zustellung gem. BAO aktiviert ist.
Nur falls alle Überprüfungen erfolgreich durchgeführt werden können, werden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und das Unternehmen zum Empfang nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.
Unser Unternehmen verfügt über einen ERV-Zugang, wurde aber nicht an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt? Inhalt aufklappen
Bei allen übermittelten ERV-Teilnehmern wurde überprüft, ob diese eindeutig einer aktiven Stammzahl zugeordnet werden können und für den jeweiligen ERV-Code genau eine Stammzahl definiert ist. Nur in diesem Fall wurden die Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis übernommen und das Unternehmen zum Empfang nachweislicher und nicht-nachweislicher Zustellungen registriert.
Hinweis: für alle ERV-Teilnehmer, die erfolgreich am Teilnehmerverzeichnis registriert werden konnten, wird initial die Weiterleitung aller Nachrichten in den ERV aktiviert. Siehe auch "Weiterleitung in den ERV".
Unser Unternehmen war bereits vor 1.12.2019 bei einem der zugelassenen Zustelldienste registriert. Bleibt diese Registrierung auch nach dem 1.12.2019 aufrecht? Inhalt aufklappen
Wenn das Unternehmen bereits vor 1.12.2019 bei einem Zustelldienst für die elektronische Zustellung registriert war, werden diese Daten mit Inbetriebnahme der elektronischen Zustellung am 1.12.2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen. Das Unternehmen bleibt damit auch nach der Inbetriebnahme für die elektronische Zustellung von nachweislichen und nicht-nachweislichen Nachrichten erreichbar.
Hinweise: Die Abholung der elektronischen Zustellungen kann seit 1.12.2019 ausschließlich über "MeinPostkorb" erfolgen. Vor dem 1.12.2019 bestehende Benutzeroberflächen der Zustelldienste wurden mit diesem Datum deaktiviert. Beachten Sie bitte ebenfalls, dass die Zustelldienste teilweise Möglichkeiten zur längeren Aufbewahrung von Zustellungen angeboten haben. Mit 1.12.2019 wurden die Aufbewahrungsfristen für alle Nachrichten in "MeinPostkorb" unabhängig vom Zustelldienst harmonisiert Siehe auch Frage "Wie lange sind Nachrichten in "MeinPostkorb" verfügbar?"
Unser Unternehmen verfügt über mehrere Steuernummern, einen ERV-Code und/oder eine bereits vor 1.12.2019 bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung. Wird das Unternehmen damit mehrfach am Teilnehmerverzeichnis registriert? Inhalt aufklappen
Nein, für jede STAMMZAHL erfolgt genau ein Eintrag am Teilnehmerverzeichnis.
Das bedeutet, dass jedes übernommene Unternehmen nur einen Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erhält, unabhängig davon aus wie vielen anderen Systemen Daten zu diesem Unternehmen an das Teilnehmerverzeichnis gemeldet wurden und unabhängig davon, mit welchen Ordnungsbegriffen das Unternehmen in diesen Systemen geführt wurde.
So wird beispielsweise für ein Unternehmen nur ein Eintrag im Teilnehmerverzeichnis erstellt, auch wenn das Unternehmen mehrere Steuernummern in FinanzOnline hat oder Teilnehmer in FinanzOnline und im ERV ist.
Teilnehmer, die aus einem der nachfolgenden Systeme übernommen werden, werden am Teilnehmerverzeichnis mit der jeweils angegebenen Zustellqualität registriert:
Erfolgt eine Übermittlung von Adressinformationen eines Unternehmens sowohl aus FinanzOnline als auch einem anderen System (ERV, bestehende Registrierung zur elektronischen Zustellung bei einem Zustelldienst oder Kommunikationssystem einer Behörde), so wird das Unternehmen zum Empfang der jeweils "höchstwertigen" Zustellqualität registriert.
Hinweis: Konnte ein ERV-Code der Stammzahl des Unternehmens zugeordnet werden, wurde initial die Weiterleitung aller Nachrichten an die Stammzahl in den ERV aktiviert. Diese Weiterleitung in den ERV kann durch den Postbevollmächtigten in "MeinPostkorb" deaktiviert werden.
Ich habe ein Informationsschreiben zur Übernahme des Unternehmens aus FinanzOnline erhalten. Was muss ich unternehmen? Inhalt aufklappen
Wenn das Unternehmen ein Schreiben über die erfolgte Übernahme in die FinanzOnline Databox erhalten hat, ist es seit 1.12.2019 für die elektronische Zustellung von nicht-nachweislichen Nachrichten erreichbar.
Hat das Unternehmen Zugang zu "MeinPostkorb"?
Hat Ihr Unternehmen Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP)?
Wenn nein, muss sich Ihr Unternehmen für den Zugang zum Unternehmensserviceportal registrieren.
Ist die Rolle des Postbevollmächtigten für Ihr Unternehmen vergeben?
Wenn nein, muss diese Rolle im USP vergeben werden, um Nachrichten in "MeinPostkorb" lesen zu können. Siehe "Rechtevergabe in USP".
Sind die Verständigungsadressen aktuell?
Im USP können unter "MeinPostkorb" die Einstellungen eingesehen werden, welche E-Mailadressen für Verständigungen bei neu eintreffenden elektronischen Zustellungen herangezogen werden. Diese können dort auch aktualisiert werden.
Wir haben ein Schreiben erhalten, dass die Übernahme der Daten des Unternehmens aus FinanzOnline nicht möglich war. Was müssen wir unternehmen? Inhalt aufklappen
Damit das Unternehmen zukünftig elektronische Zustellungen erhalten kann, muss es die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Siehe dazu "Anmeldung zur elektronischen Zustellung". Andernfalls erhalten Sie die Zustellungen weiterhin postalisch.
Ich habe ein Informationsschreiben zur Übernahme des Unternehmens aus dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erhalten. Was muss ich unternehmen? Inhalt aufklappen
Die "Weiterleitung in den ERV" bedeutet, dass ab 1.12.2019 alle elektronischen Zustellungen lt. ZustellG an den ERV-Code des Empfängers weitergeleitet werden. Die betreffenden Nachrichten können nur im ERV abgeholt werden. Eine Abholung von Nachrichten in "MeinPostkorb" ist bei aktivierter "Weiterleitung in den ERV" nicht möglich.
Eine "Weiterleitung in den ERV" ist nur für jene Teilnehmer an der eZustellung möglich, die aus dem ERV übernommen wurden. Siehe auch "Übernahme von Adressinformationen in das Teilnehmerverzeichnis".
Werden persönlich (dh. "an den Bürger") adressierte Nachrichten in den ERV weitergeleitet? Inhalt aufklappen
Nein, Zustellungen an natürliche Personen ("an den Bürger") werden NICHT in den ERV weitergeleitet.
Mein Unternehmen ist ein ERV-Teilnehmer, es wurde aber keine Weiterleitung in den ERV eingerichtet bzw. wurde kein entsprechendes Informationsschreiben übermittelt – wieso? Inhalt aufklappen
Die Adressinformationen meines Unternehmens wurden sowohl aus Finanzonline, dem ERV und/oder einem Zustelldienst an das Teilnehmerverzeichnis übermittelt – welche Informationen werden nun im Zuge der eZustellung verwendet? Inhalt aufklappen
Die Zustellqualität (nachweislich, nicht-nachweislich), zu der ein Teilnehmer der eZustellung erreichbar ist, ist (auch) abhängig von dem System, von dem die Adressinformationen übermittelt wurden. Aus FinanzOnline übernommene Teilnehmer werden zur nicht-nachweislichen Zustellung registriert. Teilnehmer, die aus dem ERV oder einem Zustelldienst übernommen wurden, werden zur nachweislichen Zustellung registriert.
Die Weiterleitung von Zustellungen an den ERV kann in den Einstellungen zu "MeinPostkorb" deaktiviert werden. Diese Einstellung ist nur für Postbevollmächtigte von ERV-Teilnehmern verfügbar. Das Unternehmen bleibt dabei für elektronische Zustellungen erreichbar. Der Postbevollmächtigte kann die Nachrichten in "MeinPostkorb" abrufen. Siehe auch "Voraussetzungen für den Empfang von elektronischen Zustellungen".
Wie erteile ich Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern Zugriff auf die elektronischen Zustellungen? Inhalt aufklappen
Der USP-Administrator kann über die USP-Administration im Rahmen der Verfahrensrechteverwaltung einzelnen USP-Benutzern die Rolle "Postbevollmächtigter" zuweisen. Diese Rolle ermächtigt den USP-Benutzer zum Aufruf und Einstieg in das elektronische Postfach "MeinPostkorb" und somit zur Abholung von Zustellungen an das Unternehmen.
Die Benutzerinnen und Benutzer mit der Rolle "Postbevollmächtigter" bekommen alle Zustellungen in "MeinPostkorb" angezeigt.
Wie entziehe ich Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern den Zugriff auf elektronische Zustellungen? Inhalt aufklappen
Der im Unternehmensserviceportal (USP) eingetragene USP-Administrator kann mehrere Postbevollmächtigte über die USP-Administration definieren. Alle USP Benutzerinnen und Benutzer mit der Rolle Postbevollmächtigter haben Zugriff auf "MeinPostkorb" und somit auf die elektronischen Zustellungen.
Für den Fall, dass keine weitere Person den elektronischen Zugang hat, kann der Postbevollmächtigte des Unternehmens die Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis eintragen (unter "MeinPostkorb" – Einstellungen – Abwesenheiten, dort unter Angabe von Beginn und voraussichtlicher Dauer der Abwesenheit, maximal 28 Tage). Beachten Sie, dass in diesen Abwesenheitszeiten Ihr Unternehmen nicht für elektronische Zustellungen erreichbar ist und daher Zustellungen in dieser Zeit wieder postalisch erfolgen.
Wie kann ich Abwesenheiten (z.B. während meines Urlaubs) eingeben und was passiert in dieser Zeit mit elektronischen Zustellungen? Inhalt aufklappen
Ist der Empfang von elektronischen Zustellungen für einen Zeitraum nicht möglich, weil z.B. alle Postbevollmächtigten des Unternehmens abwesend sind, kann diese Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt werden. Dazu wird in den Einstellungen von "MeinPostkorb" die entsprechende Anwesenheit mit Beginn und Dauer (maximal 28 Tage) eingetragen. In dieser Zeit erfolgt keine elektronische Zustellung.
Frägt ein Versender in dieser Zeit das Teilnehmerverzeichnis ab, so wird das Unternehmen (die Empfängerin/der Empfänger) als nicht elektronisch adressierbar zurückgegeben. Eine etwaige Zustellung erfolgt in dieser Zeit postalisch. Endet die Abwesenheit des/der Postbevollmächtigten früher als geplant, kann das Ende einer Abwesenheit jederzeit angepasst werden, sodass eine elektronische Zustellung auch früher als angegeben wieder möglich ist.
Ich bin früher als geplant zurückgekehrt. Kann ich angeben, dass ich wieder erreichbar bin? Inhalt aufklappen
Ja, über Ihr Zustellprofil können Sie Ihre Abwesenheiten entsprechend anpassen.
Der Name des Unternehmens hat sich geändert. Wie kann ich die Namensänderung für die elektronische Zustellung durchführen? Inhalt aufklappen
Der Firmensitz hat sich geändert. Muss ich diese Änderung auch bei der elektronischen Zustellung bekanntgeben? Inhalt aufklappen
Die Daten über den Firmensitz werden über das Unternehmensregister abgeglichen. Eine Adressänderung muss über die zugrundeliegenden Register (z.B. Firmenbuch, Zentrales Vereinsregister, Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) erfolgen. Eine zusätzliche Meldung bei der elektronischen Zustellung ist nicht notwendig.
Das Unternehmen hat mehrere Firmensitze. Hat das Auswirkungen auf die elektronische Zustellung? Inhalt aufklappen
Nein, dies hat auf die elektronische Zustellung keine Auswirkung.
Die Verständigungs-(E-Mail)-Adresse hat sich geändert. Wie kann ich diese Änderung in "MeinPostkorb" durchführen? Inhalt aufklappen
Sie können in den Einstellungen von "MeinPostkorb" Ihre Benachrichtigungs-E-Mail-Adressen ändern. Nach der Hinterlegung einer neuen E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit Verifizierungslink. Erst nach Bestätigung dieses Links ist Ihre neue E-Mail-Adresse gültig und wird für Benachrichtigungen verwendet.
Prüfen Sie in Ihrem E-Mail-Programm, ob die Aktivierungs-E-Mail in Ihren SPAM-Ordner verschoben wurde. Prüfen Sie, ob es eventuell bei der Eingabe der Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse zu einem Tippfehler gekommen ist und fügen Sie die E-Mail-Adresse bei Bedarf erneut hinzu. Falls diese Maßnahmen das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den USP-Support unter (0043) 0 50 233 733 oder über das Kontaktformular auf www.usp.gv.at.
Wie kann sich ein Unternehmen von der elektronischen Zustellung abmelden? Inhalt aufklappen
Eine Abmeldung ist in die Einstellungen in "MeinPostkorb" möglich. Eine Abmeldung ist nur möglich, wenn alle Nachrichten gelesen wurden. Mit der Abmeldung werden alle Nachrichten unwiederbringlich gelöscht. Durch die Auflösung Ihres Zustellprofils werden Sie nur für elektronische Zustellungen gemäß Zustellgesetz abgemeldet. Falls Sie auch Nutzer der Databox in FinanzOnline sind, können Sie Nachrichten der Finanzverwaltung weiterhin über die Databox empfangen.
Bitte beachten Sie, dass Unternehmen ab 1.1.2020 gemäß § 1b E-Government-Gesetz verpflichtet sind, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.
Ihr Unternehmen erhält behördliche Dokumente nicht mehr elektronisch und kann daher von den Vorteilen der elektronischen Zustellung nicht profitieren.
Bitte beachten Sie, dass Unternehmen ab 1.1.2020 gemäß § 1b E-Government-Gesetz verpflichtet sind, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Davon ausgenommen sind Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind.
Ja, diese Möglichkeit besteht seit 1.12.2019. Die Abmeldung von der elektronischen Zustellung gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG nur zulässig, falls das Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist.
Ein Textvorschlag für eine entsprechende Abmeldung ist unter der Überschrift "Abmeldung Unternehmen aufgrund Unterschreiten der Umsatzsteuergrenze", angeführt.
Die schriftliche Abmeldung richten Sie bitte an: Bundesrechenzentrum GmbH z.Hd. USP-SC, Zimmer D108 Hintere Zollamtsstraße 4 1030 Wien oder per E-Mail an info@usp.gv.at
Text für Abmeldung Unternehmen aufgrund Unterschreiten der Umsatzsteuergrenze
Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter, bzw. Postbevollmächtigter des Unternehmens
Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und das Unternehmen über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß § 28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul "MeinPostkorb" die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen.
In der Nachrichtenübersicht (entspricht dem Posteingang Ihres elektronischen Postfachs "MeinPostkorb") werden alle Nachrichten angezeigt, die an Ihr Unternehmen zugestellt wurden. Sie werden per E-Mail an Ihre hinterlegten Verständigungsadressen benachrichtigt, wenn eine neue Nachricht eingetroffen ist.
Ich habe eine Nachricht endgültig gelöscht. Kann ich sie wiederherstellen? Inhalt aufklappen
Ich habe eine E-Mail-Verständigung zu einer neuen Zustellung erhalten. Wieso sehe ich diese nicht in der Nachrichtenliste? Inhalt aufklappen
Mögliche Ursache ist, dass die Nachricht bereits gelöscht wurde, beispielsweise weil die Nachrichten verfallen sind (bei nachweislichen Nachrichten nach der zweiwöchigen Abholfrist plus nach Ablauf der weiteren acht Wochen bzw. bei nicht nachweislichen Nachrichten nach 70 Tagen) und daher automatisch gelöscht wurde. Weiters möglich ist, dass Sie sich nicht mit Handysignatur oder Bürgerkarte angemeldet haben.
Nur bei Nutzung einer dieser beiden Authentifizierungsmöglichkeiten werden alle Nachrichten in der Nachrichtenliste angezeigt. Bei anderen Authentifizierungsmöglichkeiten (beispielsweise mittels FinanzOnline-Kennung) werden nachweisliche Nachrichten nicht angezeigt. Sie sehen dann einen entsprechenden Hinweis in "MeinPostkorb".
Durch Klick auf eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht im Posteingang öffnet sich die Detailansicht einer Nachricht und Sie können Nachrichtenanhänge einsehen und diese Dokumente herunterladen.
Wieso habe ich keine E-Mail-Benachrichtigung zu einer neuen Zustellung erhalten? Inhalt aufklappen
Prüfen Sie in Ihrem E-Mail-Programm, ob die Benachrichtigung-E-Mail in Ihren SPAM-Ordner verschoben wurde. Prüfen Sie, ob es eventuell bei der Eingabe der Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse zu einem Tippfehler gekommen ist. Falls diese Maßnahmen das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an den USP-Support unter (003) 050-233 733 oder über das Kontaktformular auf www.usp.gv.at.
Wie kann ich überprüfen, ob die Benachrichtigung funktioniert? Inhalt aufklappen
Durch die verpflichtende Verifikation Ihrer E-Mail-Adresse wird Ihnen eine E-Mail an jede neue hinterlegte E-Mail-Adresse inkl. Aktivierungslink gesendet und somit überprüft, ob die Benachrichtigung funktioniert.
Unter dem linken Navigationsmenü werden die Schlagworte der Nachrichten in Ihrer Nachrichtenübersicht angezeigt. Die Versenderin oder der Versender der Nachrichten kann beim Versand der Nachrichten Schlagworte zur Nachricht mitgeben. Die Schlagworte aller Nachrichten werden im Bereich links unterhalb des Menüs angezeigt. Durch einen Klick auf eines der Schlagworte wird die Nachrichtenübersicht entsprechend nach diesem Schlagwort gefiltert (das heißt es werden nur die Nachrichten angezeigt, denen dieses Schlagwort vom Versender zugeordnet wurde).
Schlagworte können nur vom Versender angegeben werden. Eine Zuordnung durch die Empfängerin oder den Empfänger ist nicht möglich.
Die Abholung von Zustellungen erfolgt in der Regel über das elektronische Postfach "MeinPostkorb" durch den Postbevollmächtigten im Unternehmensserviceportal unter usp.gv.at.
Darüber hinaus besteht für Unternehmen die Möglichkeit, sich die Nachrichten automatisiert über eine Webservice-Schnittstelle in die eigenen Unternehmenssoftwarelösungen abzuholen.
Die grundsätzliche Freischaltung der automatischen Abholung für das Unternehmen kann durch die Postbevollmächtigte/den Postbevollmächtigten des Unternehmens erfolgen.
Die/der Postbevollmächtigte stimmt damit zu, dass die automatische Abholung in ihrem/seinem Namen erfolgt. Das heißt, dass am Zustellnachweis der Name der/des Postbevollmächtigten aufscheint.
Nach Freigabe der automatischen Abholung durch die/den Postbevollmächtigten kann die USP-Administratorin/der USP-Administrator die für die Nutzung der Webservices notwendigen technischen Informationen und Zertifikate generieren und herunterladen.
Wurde die Automatische Abholung eingerichtet, werden alle Nachrichten, die gemäß Zustellgesetz eingeliefert wurden, im bei der Einrichtung definierten Intervall abgeholt und sind in weiterer Folge nicht mehr in "MeinPostkorb" verfügbar. Databox Nachrichten aus FinanzOnline, die zur Information in "MeinPostkorb" angezeigt werden, sind von der automatischen Abholung nicht umfasst und sind daher in "MeinPostkorb" verfügbar.
Teilnehmer/-innen werden über Namen und Geburtsdatum bzw. weitere Identifikationsdaten im Teilnehmerverzeichnis identifiziert. Es ist nicht notwendig, dass Sie einer Behörde eine Teilnahmekennung nennen.
Bitte kontaktieren Sie die versendende Behörde, falls Sie Fragen zum Inhalt einer Nachricht haben. Der Support des elektronischen Postfachs "MeinPostkorb" kann Ihnen lediglich Auskünfte über technische Problemstellungen liefern.
Die vollständige Liste an Dateiformaten, welche Sie empfangen können, finden Sie in den Einstellungen von "MeinPostkorb". Darüber hinaus können Sie weitere Dateiformate definieren, die Sie von Behörden empfangen wollen (z.B. CAD-Dateien). Diese Auswahl dient rein zur Hinterlegung, welche Dateiformate Sie grundsätzlich empfangen können. Ein Rechtsanspruch, dass diese Dateiformate auch tatsächlich zugestellt werden, kann daraus nicht abgeleitet werden.
Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung (Zusammenfassung als PDF, 336kB)

References: § 1
 § 1
 § 6
 § 1
 § 3
 § 1
 § 1
 § 1
 § 28