Source: https://www.csm.it/web/csm-internet/il-processo-civile-telematico/flussi
Timestamp: 2019-10-14 02:30:34+00:00

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i quattro principali flussi del PCT
I flussi che attraversano il confine tra il Dominio Giustizia, descritto nella sezione Infrastruttura, e l’esterno sono quattro:
1) le consultazioni dei registri di cancelleria;
2) i pagamenti telematici;
3) i depositi dei soggetti abilitati esterni;
4) le comunicazioni/notificazioni di cancelleria.
Vi è poi un flusso del tutto interno al Dominio Giustizia rappresentato dal deposito dei provvedimenti nativi digitali da parte dei giudici che lavorano in ufficio mentre nel caso in cui il magistrato lavori fuori dall’ufficio il deposito avverrà dall’esterno attraverso il collegamento della Consolle del Magistrato al Portale dei Servizi Telematici.
esame dei singoli flussi
le consultazioni dei registri di cancelleria
i pagamenti telematici
i depositi dei soggetti abilitati esterni
il documento informatico nel PCT
le copie informatiche di documenti cartacei. L'attestazione di conformità in sede di deposito
il deposito di copie e duplicati informatici
l'art. 16-bis del dl. 179/2012: l'obbligatorietà del telematico, limiti ed eccezioni
la procedura di deposito da parte degli abilitati esterni
le attività del cancelliere in fase di accettazione dei depositi telematici. Le circolari DAG
le comunicazioni/notificazioni di cancelleria
il controllo da parte del giudice dell'esito delle comunicazioni/notificazioni di cancelleria
Attraverso il PST è possibile la consultazione da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati dei registri di cancelleria.
L’accesso è consentito anche senza autenticazione (cd. accesso anonimo) ma in questo caso è esclusa la visibilità dei dati relativi ai nominativi delle parti e degli atti e dei provvedimenti archiviati all’interno del singolo fascicolo. Solo con l’accesso previa autenticazione (login), gli avvocati costituiti e gli ausiliari del giudice nominati in quel giudizio hanno accesso da remoto a queste altri dati.
L’accesso anonimo, oltre che via internet sul Portale dei Servizi Telematici, è consentito anche tramite un app (Giustizia Civile) per la telefonia mobile predisposta dal Ministero della Giustizia.
Attraverso il Portale dei Servizi Telematici è possibile per gli avvocati, previa autenticazione, accedere al servizio di pagamento telematico dei Contributo Unificato/Diritti di cancelleria o Diritti di Copia.
Il sistema consente il pagamento attraverso diversi canali predisposti da banche e da Poste Italiane, le cui condizioni economiche sono pubblicizzate sul portale.
Al termine della procedura di pagamento il sistema genera una ricevuta telematica (RT) che può essere salvata o stampata in formato PDF oppure salvata in formato elettronico .xml firmato da inserire successivamente nella busta di un deposito telematico.
Il deposito degli atti da parte degli abilitati esterni nel fascicolo informatico è disciplinato attualmente dall’art. 16-bis d.l. 179/12, dalle regole tecniche di cui agli artt. 11, 12, 13 e 14 del DM 44/2011 pubblicato ai sensi dell’art. 4 del d.l. 193/2009 e dalle specifiche tecniche dettata dagli artt. 12, 13, 14 e 15 del Provv. DGSIA del 16 aprile 2014 e, siccome la tecnologia utilizzata è quella della PEC, anche dal DPR n. 68/2005 e dal DPCM 2 novembre 2005 che regolano quest’ultima materia. Tuttavia non bisogna assolutamente dimenticare che tutto il processo civile telematico si fonda sul documento informatico e sulla firma elettronica.
Il documento informatico e la firma elettronica sono disciplinati dagli artt. 20 e segg. del Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle relative regole tecniche (D.P.C.M. 13 novembre 2014), ma la recente modifica del CAD ad opera del D.Lgs 26 agosto 2016, n. 179, ha riconosciuto la specificità delle norme, anche regolamentari, in materia di PCT prevedendo al nuovo art. 21 CAD, in tema di documento informatico sottoscritto con firma elettronica, che “restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa anche regolamentare in materia di processo telematico”.
Partendo dall’esame della normativa del documento informatico contenuta nelle regole e specifiche tecniche sul PCT, occorre tenere presente che in sede di deposito telematico due sono le tipologie di documenti informatici che vengono in rilievo: l’atto principale e gli eventuali allegati ad esso (la procura, i documenti probatori, le attestazioni di conformità, ecc.).
L’atto principale, cioè l’atto del processo in forma di documento informatico da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario (es. un ricorso per decreto ingiuntivo), secondo le regole tecniche (art. 13 DM 44/2011) è privo di elementi attivi (cioè non ha collegamenti ipertestuali che rinviano ad altri documenti informatici oppure a siti internet) ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all'articolo 34. Queste specifiche sono dettate dall’art. 12 del Provv. Resp. DGSIA del 16 aprile 2014 che prevede che l'atto principale rispetta i seguenti requisiti:
1. deve essere in formato PDF;
2. deve essere privo di elementi attivi ribadendo quanto già prescritto dalla regola tecnica di cui all’art. 13 (sono, comunque, tollerati i collegamenti ipertestuali ai documenti, gli indici sommari ed i segnalibri);
3. deve essere ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti (il cd. “taglia ed incolla”); non è, pertanto, ammessa la scansione di immagini (quella che si fa con lo scanner acquisendo in un file l’immagine di un documento cartaceo);
4. deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica;
5. deve essere corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
Gli allegati all’atto principale del processo (es. procura e documenti probatori), così come quest’ultimo, devono essere privi di elementi attivi ma, a differenza dell’atto principale, possono essere depositati telematicamente anche in formati differenti dal pdf.
L’art. 13 delle specifiche tecniche disciplinare dal Provv. Resp. DGSIA 16.4.2014 prescrive, infatti, i seguenti formati: .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml. Sono ammessi anche i file contenenti messaggi di posta elettronica (.eml e .msg), purché contenenti file nei formati precedenti. È consentito, poi, l’utilizzo dei formati compressi (.zip, .rar e .arj) purché contenenti file nei formati precedenti. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.
Lo scopo del PCT è quello di digitalizzare progressivamente un’attività, quella giudiziaria nel settore civile, che sino ad oggi si è prevalentemente svolta su supporto cartaceo perché cartacei sono ancora oggi la maggior parte dei documenti sui quali si fondano le pretese delle parti e perché ancora cartacee sono le attività degli ufficiali giudiziari e di molti giudici.
L’obbligatorietà del PCT ha così creato un regime ibrido con la necessità di frequenti passaggi dal documento cartaceo al documento informatico e viceversa. In sede di deposito telematico, gli atti ed i documenti cartacei devono, quindi, essere trasformati in documenti informatici.
La normativa generale del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è molto precisa riguardo all’efficacia probatoria di queste copie.
L’art. 22 del CAD (“copie informatiche di documenti analogici”) prescrive che:
La fattispecie che maggiormente interessa il PCT in sede di deposito è quella sub 3) ed è il caso del deposito degli allegati all’atto principale.
Si pensi, ad esempio, alla fattura commerciale o ai contratti stipulati in cartaceo dalle parti. Gli avvocati solitamente depositano in allegato all’atto principale file che contengono la scansione per immagine di questi documenti cartacei. Poiché queste copie non sono né spedite né rilasciate da pubblici ufficiali o pubblici depositari né la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, il loro valore probatorio è subordinato al mancato espresso disconoscimento della controparte.
Si può, quindi, affermare che l’attività probatoria nel PCT è fondata principalmente su copie perché, mentre nel vecchio regime all’avvocato era lasciata la libertà di scegliere se depositare l’originale della fattura cartacea oppure una sua fotocopia, nel PCT, invece, l’avvocato è obbligato al deposito di una copia, atteso il necessario passaggio dal cartaceo al documento informatico, con la conseguenza che, nel caso la controparte contesti specificamente la conformità della copia informatica all’originale cartaceo (oppure disconosca il documento che si assume provenire dalla stessa), l’avvocato che vorrà avvalersi di quel documento sarà costretto al deposito cartaceo di quest’ultimo, in assenza peraltro di una specifica norma che lo consenta (vedi infra il paragrafo sull’art. 16-bis d.l. 179/2012).
La rigidità ai fini dell’efficacia probatoria della normativa del CAD nel passaggio dal documento cartaceo a quello informatico, aggravata da stringenti regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014, è stata, tuttavia, stemperata nel PCT, ma solo in parte, da alcune norme speciali in tema di deposito e in particolare dagli artt. 16-decies e 16-undecies del d.l. 179/2012 (articoli inseriti dall’art. 19 del d.l. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 132/2015).
Il primo articolo riconosce un potere di certificazione di conformità ad un’ampia categoria di abilitati esterni stabilendo che “il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale, quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attestano la conformità della copia al predetto atto. La copia munita dell'attestazione di conformità equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento”. Il secondo articolo, ai commi 2 e 3, stabilisce che l’attestazione può essere fatta o sulla stessa copia informatica oppure un documento informatico separato.
Si deve, tuttavia, osservare che la norma si riferisce agli atti processuali di parte o ai provvedimenti del giudice detenuti dal depositante in formato cartaceo in originale o in copia conforme (si pensi al ricorso per decreto ingiuntivo ed al relativo decreto ingiuntivo notificati cartaceamente al debitore e che vengono depositati telematicamente in allegato all’istanza per l’esecutorietà ai sensi dell’art. 647 c.p.c. oppure all’atto di citazione notificato nei modi tradizionali tramite ufficiale giudiziario e depositato telematicamente) ma non riguarda anche tutti quegli altri documenti, che solitamente si allegano in sede di deposito, che non possono definirsi "atto processuale di parte" o "provvedimento del giudice", come, in base all’esempio di prima, la fattura commerciale o il contratto stipulato dalle parti.
Può accadere e oramai accade sempre con maggiore frequenza che il documento che si deposita in allegato non sia la scansione per immagine di un documento cartaceo bensì la copia o il duplicato di un documento informatico. In particolare, ciò si sta verificando perché alle parti è consentito estrarre dai registri informatici di cancelleria copie informatiche e duplicati di atti o provvedimenti (che possono a loro volta essere nativi digitali o scansioni per immagini di provvedimenti del giudice acquisite dai cancelliere) per provvedere poi al successivo deposito. Si pensi al caso in cui l’avvocato intenda depositare una sentenza oppure un verbale istruttorio di un altro giudizio in cui difendeva il medesimo assistito, documenti in formato digitale che oramai può ottenere dalla semplice consultazione dei registri informatici senza necessità di accesso in cancelleria.
La normativa generale del CAD all’art. 23-bis (“Duplicati e copie informatiche di documenti informatici”) prevede al secondo comma che “Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta.”.
Per superare la normativa del CAD l’art. 16-bis, co. 9-bis, del d.l. 179/2012 ha previsto che “(…). Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche [duplicati,] copie [analogiche o] informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie [analogiche ed] informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale”. A questi soggetti viene, quindi, data la possibilità di estrarre copia informatica e di attestare la conformità della stessa al documento informatico contenuto nei registri e di procedere al deposito in altro fascicolo unitamente all’attestazione.
Le specifiche tecniche prevedono che l’atto del processo da depositare telematicamente sia sottoscritto digitalmente.
La firma digitale è disciplinata dall’art. 1, lett. s, e dagli artt. 24 e segg. del CAD nonché dalle regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71, di cui al D.P.C.M. 22 febbraio 2013.
L’art. 1, lett. s, definisce la firma digitale un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
L’art. 24 CAD stabilisce che la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata e che l’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
Il medesimo articolo stabilisce poi un regola molto importante: “Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso” e “l’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato”. Pertanto, ai fini della validità della sottoscrizione informatica è importante che il certificato di firma sia valido al momento in cui è generata la firma. Gli effetti della successiva scadenza del certificato sono, invece, risolvibili attraverso l’adeguata conservazione del documento sottoscritto digitalmente (per le regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, CAD, cfr.: D.P.C.M. 3 dicembre 2003).
L’art. 32 CAD e l’art. 8 delle regole tecniche sulle firme elettroniche avanzate di cui al D.P.C.M. 22 febbraio 2013 stabiliscono una serie di doveri in capo al titolare del certificato di firma relativamente alla tenute delle informazioni di abilitazione al relativo uso e alla custodia dei dispositivi di generazione. Il titolare è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma”.
Si ricorda poi che ai sensi dell’art. 4 delle regole tecniche di cui al DM 22 febbraio 2013, “il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, non soddisfa il requisito di immodificabilità del documento previsto dall'art. 21, comma 2, del Codice, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”.
L’atto principale deve, quindi, essere sottoscritto digitalmente mentre per gli allegati a questo la scelta è rimessa al depositante dipendendo questa dal contenuto del documento.
Sulla firma digitale degli atti in deposito occorre, infine, fare un’importante precisazione. I registri di cancelleria, pur conservando l’atto principale depositato nel formato originario, restituiscono alla visione del giudice sulla “Consolle del Magistrato” un file informatico privato della firma digitale e sulla cui immagine appare sul bordo il simbolo di una coccarda con il nominativo del titolare del certificato di firma. Al contrario, la firma digitale non viene “tagliata” sugli allegati sottoscritti digitalmente.
L’art. 16bis, introdotto dalla legge n. 228/12 e in seguito modificato dal d.l. 90/2014, convertito con modificazioni dalla L. 11 agosto 2014, n. 114, dal 132/2014 convertito con modificazioni dalla L. 10 novembre 2014, n. 162, e dal d.l. 83/2015 convertito con modificazioni dalla L. 6 agosto 2015, n. 132, superando la precedente disciplina che aveva consentito sino ad allora uno sviluppo a macchia di leopardo del PCT sul territorio nazionale, ha disciplinato l’entrata in vigore dell’obbligatorietà del deposito in via telematica degli atti cd. endoprocessuali (cioè di quelli depositati dalle parti già costituite) ed ha previsto la facoltatività del deposito degli atti introduttivi in tutti tribunali e corti di appello, ad eccezione del ricorso per decreto ingiuntivo che può essere depositato nei tribunali solo in modalità telematica.
Quest’articolo ha poi ribadito, ripetendo sul punto quanto già affermavano le regole tecniche (cfr.: art. 13, co. 2 e 3, primo periodo, DM 44/2011), che il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia.
Superando, inoltre, la previsione dell’art. 13, co. 3, secondo periodo, del DM 44/2011, ancora oggi non modificato, in base al quale, “quando la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo”, il comma 7 dell’art. 16bis del d.l. 179/12, come modificato dall’art. 51 del d.l. 90/2014 convertito con modificazioni nella legge 114/2014, ha stabilito che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”.
Intervenendo, poi, per disciplinare una criticità che si stava presentando nel caso di depositi eccedenti la misura di 30MB prevista dalle specifiche tecniche, l’art. 16bis ha stabilito che “quando, infine, il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche…, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza”.
Particolarmente importanti per il processo civile telematico sono poi le norme di chiusura (o, meglio, di apertura) del sistema introdotte nei commi 4, secondo periodo, 8 e 9 dell’art. 16bis.
Il comma 4, secondo periodo, stabilisce che il presidente del tribunale può autorizzare il deposito dei ricorsi per decreto ingiuntivo con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste una indifferibile urgenza. Appare, tuttavia, singolare che questo potere sia stato riconosciuto solo per il deposito dei ricorsi per decreti ingiuntivi, sebbene si tratti di attività non sottoposta a termini di decadenza, e non anche per il deposito degli atti endoprocessuali. In mancanza di una simile norma ad hoc anche per questi ultimi, sarebbe, quindi, da condividere un’interpretazione analogica della stessa e riconoscere al capo dell’ufficio (e non solo al singolo giudice) un potere generalizzato di autorizzazione al deposito cartaceo in caso di blocchi e di indifferibile urgenza e ciò al fine di evitare che i giudizi subiscano rallentamenti per la successiva presentazione di istanze di rimessione in termini. L’esercizio di questo potere dovrebbe, comunque, essere sempre accompagnato da un’adeguata pubblicità del provvedimento.
Il comma 8 dell’art. 16bis consente al singolo giudice di autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti. La norma rimette, quindi, al singolo giudice la decisione sull’autorizzazione del deposito cartaceo.
Il comma 9 dell’art. 16bis d.l. 179/12 prevede che “il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche”. La norma non è chiara nella sua finalità perché sembrerebbe consentire al giudice un potere discrezionale, ricorrendo “ragioni specifiche”, di autorizzazione al deposito cartaceo. Tuttavia, a ben vedere, la norma si riferisce al deposito di “copia” cartacea di singoli atti e documenti. Pertanto, si deve ritenere che essa riguardi il successivo deposito di copia cartacea di atti o documenti informatici già ritualmente depositati. Questa è anche l’interpretazione fatta propria dalla Circolare della Direzione Generale degli Affari della Giustizia Civile del 23 ottobre 2015 che ha disciplinato la conservazione di questi atti e documenti cartacei così come previsto dal secondo periodo del comma 9 aggiunto dalla legge n. 132/2015 che così recita: “Salvo quanto previsto dal periodo precedente, con decreto non avente natura regolamentare il Ministro della giustizia stabilisce misure organizzative per l'acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche nonché per la riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità, nonché per la gestione e la conservazione delle predette copie cartacee. Con il medesimo decreto sono altresì stabilite le misure organizzative per la gestione e la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente”. Il decreto in questione non è ancora stato pubblicato.
Sempre in tema di depositi degli abilitati esterni ed anche dei giudici, il comma 9-octies dell’art. 16-bis c.p.c. detta una disposizione che, pur se non sufficientemente precisa e priva di sanzione in caso di sua violazione, è sicuramente innovativa nell’intero panorama normativo della procedura civile stabilendo che “gli atti di parte e i provvedimenti del giudice depositati con modalità telematiche sono redatti in maniera sintetica”. Il nuovo art. 13-bis delle norme di attuazione dal Codice del Processo Amministrativo, in vigore del 20 ottobre 2016, prevede, invece, una sanzione stabilendo che il giudice è tenuto a esaminare tutte le questioni trattate nelle pagine rientranti nei limiti previsti da detto articolo mentre l'omesso esame delle questioni contenute nelle pagine successive al limite massimo non è motivo di impugnazione.
L’art. 13 del DM 44/2011 stabilisce che gli atti processuali e gli allegati a questi (es. documenti probatori) sono trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati, mediante l'indirizzo di posta elettronica certificata risultante dal registro generale degli indirizzi elettronici, all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio destinatario, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34.
Il deposito avviene secondo la seguente procedura:
1) L’abilitato esterno predispone, ai sensi dell’art. 12 Provv. DGSIA 16 aprile 2014, in formato nativo digitale (cioè direttamente al computer senza scansionare un atto cartaceo già predisposto) l’atto da depositare sottoscritto digitalmente (es. ricorso per decreto ingiuntivo); l’atto deve essere in formato PDF, privo di elementi attivi (es.: link ipertestuali dai quali si potrebbe accedere a pagine web); deve essere stato ottenuto da una trasformazione di un documento testuale senza restrizione per le operazioni di “taglia e incolla” (cioè, si redige l’atto in word o con altro programma di videoscrittura ad alla fine, con la funzione “salva con nome”, lo si trasforma in PDF).
2) L’abilitato esterno predispone, ai sensi dell’art. 13 Provv. DGSIA 16.4.2014 gli eventuali allegati all’atto che possono essere sia nativi digitali sia scansioni per immagini ma possono avere solo determinate estensioni. Le estensioni ammesse sono: .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml. Sono ammessi anche i file contenenti messaggi di posta elettronica (.eml e .msg), purché contenenti file nei formati precedenti. È consentito, poi, l’utilizzo dei formati compressi (.zip, .rar e .arj) purché contenenti file nei formati precedenti. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.
3) Utilizzando un programma reperito sul mercato (ve ne sono anche di gratuiti; cfr.: elenco sul PST), denominato “imbustatore” o anche “redattore”, il soggetto abilitato esterno realizza la busta telematica (art. 14 Provv. DGSIA) che è un file che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici); il programma, che consente all’abilitato esterno di scegliere lo schema adatto (XSD) per l’atto che questi intende depositare (citazione, ricorso per decreto ingiuntivo, memoria ex art. 183, comparsa conclusionale, istanza generica, ecc.), inserisce in questa busta un file ottenuto dalla cifratura del vero e proprio messaggio di posta elettronica che si intende inviare all’ufficio giudiziario; come in un gioco di scatole cinesi, all’interno di questo messaggio vi sono l’atto principale e gli eventuali allegati ma anche – è ed fondamentale per il sistema sia per la corretta apertura della busta sia per il popolamento dei registri di cancelleria - uno e talvolta due file con estensione .xml; questi due file predisposti automaticamente dal programma contengono i dati principali che consentono al sistema ricevente di aprire la busta, dopo averla decifrata, e di gestire il suo contenuto (ad esempio, nel file “DatiAtto.xml” è indicato il tipo di atto che viene depositato, i dati del depositante, il registro nel quale si intende depositate, il numero di ruolo, ecc.). Da qui l’importanza, ai fini del successo del deposito, che questa busta sia stata predisposta correttamente.
Dopo questa fase preparatoria, inizia quella dell’invio del deposito nella quale troviamo le “quattro ricevute PEC” che l’abilitato esterno dovrà ottenere perché possa ritenersi completato l’iter.
La procedura prevista per un deposito telematico di atti e documenti nei registri informatici di un ufficio giudiziario si distingue così dalla notifica a mezzo PEC, di cui si dirà in seguito, che gli avvocati possono eseguire ai sensi della Legge n. 53/1994 nei confronti di soggetti o enti che hanno un indirizzo di posta elettronica certificata iscritta nei pubblici elenchi di cui all’art. 16ter d.l. 179/2012 e succ. modifiche. Mentre, infatti, nella notifica telematica, che avviene utilizzando un’infrastruttura esterna ai sistemi del cd. dominio giustizia, il sistema genera solo le due ricevute previste dall’articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e cioè quella di accettazione, che rappresenta la presa in carico del messaggio da parte del gestore di posta elettronica del mittente, e quella di avvenuta consegna (o, in alternativa, quella di mancata consegna), che attesta che il messaggio è arrivato nella casella postale del ricevente e che determina il perfezionamento della notificazione, invece, nel sistema dei depositi telematici nei registri le “ricevute” sono quattro, perché alle prime due ricevute vere e proprie previste anche nel caso della notificazione, si aggiungono altri due messaggi, generati non dall’infrastruttura PEC ma dai sistemi ministeriali che hanno ricevuto il messaggio PEC del depositante, con i quali il mittente viene informato, rispettivamente, dell’esito dei cd. controlli automatici predisposti dal gestore dei servizi telematici (GL) del ministero al momento dell’apertura della busta telematica e dell’avvenuta accettazione (o del rifiuto) dell’atto da parte del cancelliere.
Riassumendo, quattro sono le ricevute o messaggi PEC che l’abilitato esterno deve ricevere:
1) il primo messaggio PEC contiene la ricevuta di accettazione (RAC) la quale attesta che l’invio è stato accettato dal sistema per l’inoltro al destinatario.
2) Il secondo messaggio PEC è la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) che attesta che l’atto è stato consegnato nella casella di posta elettronica certificata dell’ufficio destinatario. Questa PEC rileva ai fini della tempestività del deposito poiché l’art. 16bis d.l. 179/12 e succ. modifiche al comma settimo precisa che il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia.
3) Il terzo messaggio PEC riporta la dizione “esito controlli automatici…” e informa il depositante sull’esito dei controlli eseguiti dai sistemi ministeriali che hanno appena ricevuto il messaggio PEC contenente la “busta telematica” Questi controlli riguardano l’indirizzo del mittente che deve essere censito nel REGINDE; il formato del messaggio; le dimensioni del messaggio che non devono eccedere i 30 MB; può anche accadere che i sistemi non riescano proprio ad aprire il messaggio contenuto nella busta per un problema nella crittografia dello stesso.
Le possibili anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica sono codificate secondo le seguenti tipologie:
WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio: manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo); è segnalata sugli applicativi di cancelleria con il simbolo del triangolo giallo con il punto esclamativo;
ERROR: anomalia bloccante, ma lasciata alla determinazione dell’ufficio ricevente, che può decidere di intervenire forzando l’accettazione o rifiutando il deposito (ad esempio: certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto oppure mittente non costituito in quel fascicolo per cui occorrono verifiche da parte della cancelleria); è segnalata con il simbolo raffigurante un pallino rosso;
FATAL: eccezione non gestita o non gestibile (ad esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione); è segnalata con il pallino nero.
In pratica, mentre le anomalie WARN e ERROR consentono, comunque, ai cancellieri di forzare il sistema e di accettare l’atto, quella FATAL è, invece, bloccante non consente al cancelliere alcuna operazione
4) Il quarto messaggio PEC che si vede recapitare il depositante attesta, infine, l’esito del controllo manuale del Cancelliere ovvero l’accettazione o meno da parte della cancelleria. In seguito alla lavorazione da parte della cancelleria l’atto ed i suoi eventuali allegati sono visibili all’interno del fascicolo telematico.
L’accettazione del deposito degli atti telematici da parte dei cancellieri avviene utilizzando i programmi Sicid e Siecic nell’apposita interfaccia dedicata al processo civile telematico che è suddivisa in cinque sezioni (atti di parte, atti del giudice, atti del professionista, verbali, errori fatali).
La sua attività si pone alla fine della procedura di trasmissione, che di seguito sarà descritta, perché solo con l’accettazione l’atto ed i suoi eventuali allegati entrano nel fascicolo informatico (art. 9 DM 44/2011) e diventano visibili al giudice (tramite la Consolle del Magistrato), agli avvocati costituiti e agli altri soggetti abilitati esterni come, ad esempio, il CTU (tramite il portale dei servizi telematici PST o i punti di accesso). Un ritardo nel compimento di queste attività potrebbe comprimere il diritto di difesa delle controparti (si pensi al caso delle prime due memorie ex art. 183, co. VI, c.p.c. alle quali si deve replicare in un termine perentorio) ed indurre il giudice a provvedere ritenendo che la parte non abbia depositato quanto previsto dalla procedura in quella fase del giudizio.
Per disciplinare questi aspetti all’interno delle cancellerie il Direttore Generale della Giustizia Civile ha emesso tre circolari, la prima, il 27 giugno 2014, in prossimità dell’entrata in vigore dell’obbligatorietà a tappe del deposito telematico degli atti endoprocessuali, la seconda il 28 ottobre 2014 ed, infine, la terza il 23 ottobre 2015 che ha sostituito, aggiornandole, le prime due. In tema di ricezione atti, la circolare, sotto il profilo della tempestività dell’attività, consiglia che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati esterni avvenga entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. Lo stesso a dirsi per i verbali di udienza.
Per quanto riguarda le valutazioni a farsi in sede di accettazione, dispone che le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR (di cui infra), dovranno, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. In sostanza, secondo questa disposizione, diretta, per il suo rango, soltanto a disciplinare le modalità di lavoro delle cancellerie, si devono accettare tutti gli atti, pur se presentano anomalie e sempre che sia tecnicamente possibile, dovendo essere rimessa al giudice ogni ulteriore valutazione. L’unica eccezione è prevista dagli artt. 30 e 285, co. 4, del TU sulle spese di giustizia (DPR 30 maggio 2002, n. 115) che obbligano il cancelliere al rifiuto del deposito di atti se non viene allegata la marca, attualmente da 27 euro, o, comunque, il relativo pagamento telematico per le anticipazioni forfettarie dai privati all’erario nel processo civile.
L’art. 16 del d.l. 179/2012, superando una disciplina che subordinava ad un’autorizzazione rilasciata dal Ministero (cfr: art. 35 DM 44/2011) il riconoscimento al singolo ufficio del potere di effettuare comunicazioni telematiche a valore legale, ha definitivamente stabilito che nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. In virtù di questo articolo dal 18 febbraio 2013 in tutti i tribunali e corti di appello le comunicazioni/notificazioni di cancelleria avvengono, quindi, in modalità telematica. Dal 15 febbraio 2016, per effetto del DM 19 gennaio 2016, emesso ai sensi del comma del 10 dell’art. 16 d.l. 179/12 e succ. modifiche, la disciplina delle comunicazioni telematiche si applica anche alla Corte di Cassazione, settore civile.
Sempre nell’art. 16 si è, poi, precisato che le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l’obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (avvocati e tutti gli altri professionisti ausiliari del giudice), che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario.
Quando, invece, non è possibile procedere alla comunicazione o notificazione a mezzo PEC per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano, per le comunicazioni, l’articolo 136, terzo comma, e, per le notificazioni a cura della cancelleria, gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile.
Si ricorda che ai sensi dell’art. 16 D.l. 185/2008 tutti i professionisti hanno l’obbligo dal novembre 2009 di comunicare il proprio indirizzo PEC agli ordini di appartenenza; per le società l’obbligo di comunicare il proprio indirizzo PEC al registro delle imprese è in vigore dal novembre 2011, obbligo poi esteso dal giugno 2013 anche alle ditte individuali.
In base all’art. 21 delle specifiche tecniche di cui al Provv. DGSIA 16 aprile 2014, la casella di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte.
Occorre, infine, precisare che i cancellieri, quando eseguono una comunicazione/notificazione, si limitano a operare sul programma di cancelleria (Sicid o Siecic a secondo del rito) spuntando le caselle che prevedono l’esecuzione di questo adempimento. I cancellieri non individuano materialmente l’indirizzo PEC del destinatario perché questo viene reperito automaticamente dal programma ricercando nei registri (INI-PEC, Reginde, Registro PP.AA.) l’indirizzo PEC associato al codice fiscale della parte, del difensore, del consulente, ecc. già presente all’interno del registro.
In particolare, se il destinatario è un avvocato, l’indirizzo viene cercato nel Reginde e solo in questo; se, invece, il destinatario è un professionista, i registri cercano la PEC prima sul registro INI-PEC, sezione professionisti, gestito dal Ministero dello Sviluppo Economico (art. 6-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD) e poi sul Reginde; se si tratta di un’impresa cercano l’indirizzo solo su INI-PEC, sezione impresa, mentre se si tratta di una pubblica amministrazione i registri cercano l’indirizzo solo sul registro PEC delle Pubbliche Amministrazioni gestito dal Ministero della Giustizia (da non confondere con l’IndicePA realizzato e gestito dalla Agenzia per l’Italia Digitale).
Il controllo dell’esito delle comunicazioni/notificazioni di cancelleria a mezzo PEC è effettuato direttamente dal giudice con la Consolle del Magistrato all’interno di “Contenuto Fascicolo” nella sezione “Com/Not di cancelleria”.
Selezionando la comunicazione o notifica attraverso la data in cui è stata eseguita dal cancelliere nella parte inferiore dello schermo compaiono i vari destinatari e l’esito della comunicazione per ciascuno di essi (se la comunicazione risulta ancora “in attesa” occorre aggiornare il fascicolo con l’apposito tasto con la freccia rossa rivolta verso il basso presente in alto sulla sinistra sulla barra dei comandi).
Nel caso di “mancata consegna” al fine di verificare se essa sia imputabile o meno al destinatario in base a quanto previsto dall’art. 16 d.l. 179/12 che, in caso di causa imputabile al destinatario stabilisce che la comunicazione/notificazione di cancelleria si ha per eseguita, occorre cliccare sul simbolo con i tre puntini che compare sulla riga sul bordo di destra dopo la scritta “Visualizza”.
Nel riquadro che appare occorre selezionare “Ricevuta-mancata-consegna.eml” e, quindi, cliccare sul “Visualizza ricevuta” e si aprirà la Ricevuta PEC di Mancata Consegna nella quale si potrà leggere il motivo della stessa.
L’art. 16, co. 6, del d.l. 179/2012 e successive modifiche stabilisce che “le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario”.
Una delle maggiori difficoltà riscontrate dagli operatori, in particolare, cancellieri e giudici, nelle comunicazioni/notificazioni di cancelleria è ancora oggi quella di stabilire se la mancata consegna sia stata determinata da una causa imputabile al destinatario, attese le gravi conseguenze giuridiche previste dalla legge in questo caso. Le difficoltà derivano dalla scarsa intelligibilità dei termini usati nel messaggio contenuto negli avvisi di mancata consegna, talvolta anche in lingua inglese.
Nello schema che segue sono riportati i possibili messaggi, riportati negli avvisi, che descrivono le tipologie di errore che non hanno consentito la consegna. Alcuni di questi riguardano l’inesistenza dell’utenza attribuita al destinatario, altri la funzionalità della casella postale di questi, altri ancora l’infrastruttura PEC.
Dettaglio testo errore presente nell’avviso
casella inesistente
Casella sconosciuta
l’utente non esistente
does non exist
Casella disabilitata
ecceduta la quota
…superati i limiti della propria casella
…i limiti di capienza
555 5.2.2. … Quota exceeded
“Problemi tecnici”
450 4.4.2 Non response during fwd-rundown
451 4.1.0 …system failure
La prima tipologia di errore è quella che presenta più problemi: il sistema non è riuscito ad associare al codice fiscale del destinatario un indirizzo PEC oppure a questo indirizzo non corrisponde una casella di posta elettronica. E’ buona regola un controllo da parte della cancelleria della correttezza del codice fiscale riportato in anagrafica.
La seconda tipologia appare rientrare nei casi addebitabili al destinatario essendo sua cura verificare, eventualmente attraverso il suo gestore, la funzionalità della propria casella.
Sicuramente sono da attribuire alla responsabilità del destinatario le mancate consegne con i messaggi della tipologia di errore “casella piena”. Il destinatario ha l’onere di mantenere in efficienza la propria casella che, si ripete, deve essere almeno della capacità di 1 Megabite.
Nel caso di “problemi tecnici” si propende per l’applicazione degli artt. 136 e 137 c.p.c. poiché la causa della mancata consegna è frutto di un problema dell’infrastruttura PEC non rientrante nei poteri di controllo del destinatario.

References: art. 21
 sentenza 
 art. 13
 art. 13
 art. 183
 art. 183
 art. 35