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SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI v3.5) - PDF
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Antonio Espinoza Cuenca
1 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO (JEFATURA DE SISTEMAS) SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI v3.5) - MANUAL DE USUARIO - 1
2 INDICE I. INTRODUCCIÓN... 4 II. ENTIDAD Datos de la Entidad Locales de la Entidad Áreas y Oficinas de la Entidad Áreas Oficinas Personal de la Entidad II. BIENES Ingreso de Bienes Modificación de Bienes Traslado de Bienes Acto de Administración...34 III. BAJA DE BIENES Baja de Bienes Modificación Baja de Bienes Acto de Disposición Modificación de Acto Disposición..57 IV. REPORTES Formato de Asignación de Bienes Formato de Datos de Bienes Bienes Activos General Detallado Otros Reportes Bienes por Local Bienes con Acto de Administración Afectación en Uso General Detallado Otros Reportes Arrendamiento General Detallado Otros Reportes Cesión de Uso General Detallado Otros Reportes Bienes Dados de Baja General Detallado Consolidado Otros Reportes Pág. 2
3 4.7. Bienes con Acto de Disposición General Detallado Consolidado Otros Reportes Bienes Eliminados General Detallado Locales de la Entidad Áreas por Local Personal de la Entidad En General Por Local Por Área Estadísticas Generales Por Personal Por Tipo de Bien Mueble Por Denominación Por Valor Por Local Por Área Por Grupo Genérico Por Clases Por Cuenta Contable Exportar Reporte 81 V. CATALOGO Consulta de Catálogo Listado de Bienes Ordenados Por Denominación Ordenados Por Código Actualización de Catálogo VI. SERVICIOS Generación de Copia para la SBN Generación de Copia de Bajas para la SBN Generación de Copia de Seguridad Base de datos en General Bienes por Periodo Bienes por Rango de Fechas Restauración de Copia de Seguridad Desbloqueo de Registros Reindexación de Base de Datos Regenerar Correlativo en Catalogo. 93 VII. AYUDA Ver Barra de Herramientas Configurar Impresora Manual de Usuario Acerca del SIMI Salir
4 I. INTRODUCCION Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se diseñó el programa Inventario Mobiliario Institucional - SIMI desarrollado en FoxPro para DOS. Tras su primera presentación en Agosto del año 1997 en la versión 1.0, está ha ido evolucionando de acuerdo a los nuevos planteamientos presentados para la toma de inventarios así como por requerimientos de las Instituciones que laboran con ella; por lo que actualmente se ha desarrollado la versión 3.5 en Microsoft Visual FoxPro que lleva el nombre de Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI en donde se brindan nuevas funcionalidades y se trata de cubrir las exigencias de un manejo mas eficiente en la administración de Bienes. Este software a diferencia de sus versiones iniciales trabaja sobre plataformas de entorno gráfico sin ningún tipo de limitaciones a su vez siendo éste mas amigable al usuario; contando además con nuevas funcionalidades tales como restituir alta de bienes, restituir bienes de baja, formato de asignación de bienes, formato de traslado de bienes, incorporación de actos de administración, reportes nuevos, copias de seguridad, estadísticas, etc. Se debe resaltar que este software permite el manejo de los datos registrados en la versión anterior (SIMI 3.0), realizando previamente el proceso de actualización que se realiza a través de un aplicativo adicional a este. En caso tuviera el SIMI en alguna versión a la antes mencionada, deberá inicialmente trasladar todo su información a la versión 3.0 si no, será imposible el uso de esta nueva versión. Al ingresar al SIMI observaremos la ventana principal del sistema, en la que se podrá realizar todos los accesos a las opciones que posee este software. 4
5 I. ENTIDAD En este módulo del SIMI, se podrá registrar toda aquella información correspondiente a la identificación de una Entidad; así como también de las Unidades Orgánicas constituidas que pueda tener en cada uno de sus locales y del Personal que viene laborando en cada una de ellas. Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Datos de la Entidad Locales de la Entidad Áreas y Oficinas de la Entidad Personal de la Entidad 1.1. DATOS DE LA ENTIDAD Esta opción permite realizar el registro del nombre de una Entidad y su Dependencia. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 1) denominada «Entidad», en la cual se seleccionará la Entidad e ingresará su correspondiente Dependencia. Búsqueda de la Entidad Ingreso de una nueva Entidad en caso no exista en el listado de Entidades Selección de la Entidad Figura 1 Esta información debe ser ingresada solamente cuando no se va a realizar alguna migración de información; en caso se halla migrado información esta ventana presentará información de la Entidad a la que corresponde dicha migración. Asimismo, la ventana «Entidad» cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad (Figura 2), el cual permite la modificación de los datos registrados de la Entidad. Al aceptar la realización de los cambios en los datos de la Entidad, éstos se reflejarán en todas las tablas del sistema. 5
6 Figura 2 Mensajes al grabar los datos de la Entidad aparece al intentar grabar una entidad sin haber seleccionado previamente su nombre. se presenta luego de seleccionar la casilla Nueva Entidad y se intenta grabar sin haber ingresado el nombre de una Entidad. Mensaje de validación de datos solicitando que debe ingresar el nombre de la dependencia correspondiente a la Entidad antes de grabar dicha información. Mensaje de consulta del sistema en la que luego de haber hecho click en la opción cambio de entidad y luego haber registrado otro nombre de entidad, se consulta si desea que los cambios se reflejen en todas las tablas del sistema 6
7 Mensaje del sistema que informa que la grabación de los datos de la Entidad se ha realizado con éxito. Mensajes al acceder a otras opciones del menú Mensaje del sistema que informa que antes de acceder a otras opciones de edición del menú (Locales, Áreas, Oficinas, Personal y bienes) debe registrar en primera instancia la Entidad correspondiente 1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD Esta opción permite realizar el registro (datos generales y datos complementarios) de la información correspondiente a los Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 3) denominada «Locales de la Entidad», en la cual se ingresará el nombre del local, área, dirección y ubicación geográfica. Los datos complementarios serán ingresados únicamente si la propiedad de la Entidad es de tipo Estatal pero sin carácter de obligatoriedad. 7
8 Filtrado de Locales Botones de acción Listado de Locales Datos del Local Figura 3 Cancelar Cancela cualquier acción que se esté realizando en ese momento. Grabar Graba los datos ingresados para cada local. La grabación de datos se realizarán siempre y cuando se hayan registrado los datos obligatorios como son: Nombre del Local, Tipo de Propiedad, Dirección y Localización (Departamento, Provincia y Distrito). Los demás datos (Figura 4) son adicionales para el caso de Tipo de propiedad: Privada. Sin embargo para el caso, Tipo de propiedad: Estatal, los datos contables (Cuenta Contable, Tipo de moneda y Valor Contable) son obligatorios. Figura 4 8
9 Mensajes al Grabar un Local Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a registrar el nombre del local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de propiedad del local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a registrar la dirección del local al cual pertenece el local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a seleccionar el departamento al cual pertenece el local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a seleccionar la provincia al cual pertenece el local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos en la que debe de proceder a seleccionar el distrito al cual pertenece el local, antes de grabarlo. 9
10 Mensaje de validación de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de cuenta contable del local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de moneda de cotización del local, antes de grabarlo. Mensaje de validación de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a indicar el valor contable de cotización del local, antes de grabarlo. Nuevo Permite el ingreso de los datos de un nuevo local. Actualizar Modifica los datos de un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Local que se desea actualizar. 2. Actualizar los datos del local, registrando o modificando los datos concernientes al local 3. Hacer click en el botón [Actualizar] para guardar los nuevos datos del Local. Mensajes al Actualizar un Local Mensaje del sistema que informa que los datos ingresados del local han sido registrados correctamente. Eliminar Elimina un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el local que se desee eliminar. 2. Hacer click en el botón [Eliminar]. 10
11 Mensajes al Eliminar un Local Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el local por tener bienes asociados. Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el local por tener áreas asociadas. Mensaje de pregunta para confirmar si se desea eliminar o no el Local seleccionado. Salir Cierra la ventana «Locales de la Entidad». Filtrar por local Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de locales puede realizar la búsqueda de éstos colocando en Filtrar por local (Figura 5), el nombre del local a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del local (Figura 6) irá apareciendo en el listado el nombre del local requerido. Filtro donde se ingresa el nombre del local a ubicar Listado de Locales Botones de acción Figura 5 Nombre del local a ubicar Listado resultado producto del filtrado Figura 6 11
12 1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD Esta opción permite el registro de Áreas y Oficinas para cada uno de los correspondientes Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 7) denominada «Áreas y Oficinas por Local», en la cual se ingresará los datos de cada Local y los correspondientes nombres de Oficinas en caso existieran. Selección de Local Listado de Áreas por Local Botones de acción Listado de Oficinas por Áreas Áreas Figura 7 Para el registro de una o más Áreas, primero deberá de seleccionar un Local, luego hacer click en el botón [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes al Área. Selección de local Permite seleccionar el Local en el cual se desea registrar una o más Áreas. Si existieran Áreas registradas en el Local seleccionado estas se visualizarán automáticamente en el listado de Áreas por Local. Cancelar Cancela la acción que se esta realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso de un Área nueva para un Local previamente seleccionado. Grabar Graba o registra los datos del Área. Cabe resaltar que el nombre del Área y las siglas deben ser únicos por Local. 12
13 Mensajes al Grabar un Área informa que el usuario debe registrar el nombre del Área, antes de grabar. Mensaje de alerta que informa que el usuario debe registrar las siglas del Área, antes de grabar. Mensaje de duplicación de datos que informa que existe un Área registrada con ese mismo nombre. Mensaje de duplicación de datos que informa que existe un Área registrada con esas mismas siglas para un mismo Local. Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente un Área. Actualizar Actualiza o modifica los datos de un Área previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Deberá hacer click sobre el elemento de la lista de áreas que se desea actualizar. 2. Modificar los datos del Área. 3. Hacer click en el botón [Actualizar] para guardar los nuevos datos del Área. 13
14 Mensajes al Actualizar un Área Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el Área por tener bienes asociados. Eliminar Elimina un Área previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Área que se desea eliminar. 2. Hacer click en el botón [Eliminar]. Mensajes al Eliminar un Área Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el Área por tener bienes asociados. Mensaje del sistema, indica que no se puede eliminar el Área por tener oficinas asociadas. Mensaje de consulta del sistema para confirmar si se desea eliminar o no el Área. Salir Cierra la ventana «Áreas y Oficinas por Local» Oficinas Para el registro de una o más oficinas, primero deberá de seleccionar el Local y el Área asociado, luego deberá hacer click en el botón [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes a la oficina. Cancelar Cancela la acción que se esté realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso de una nueva oficina en un Área previamente seleccionada. 14
15 Grabar Graba o registra los datos de la oficina, siendo para ello necesario que el nombre de dicha oficina sea única en el Área seleccionada. Mensajes al Grabar una Oficina informa que el usuario debe registrar el nombre de la Oficina. Mensaje de duplicación de datos que informa que se ha registrado correctamente la Oficina. Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente la Oficina. Actualizar Actualiza o modifica el nombre de la oficina, para lo cual deberá de seleccionar la oficina de la lista, luego deberá modificar el nombre y finalmente hacer click en el botón [Actualizar]. Mensajes al Actualizar una Oficina Mensaje del sistema que informa que se ha actualizado correctamente la Oficina. Eliminar Elimina el nombre de una oficina previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Oficina que se desea eliminar. 2. Hacer click en el botón [Eliminar]. 15
16 Mensajes al Eliminar una Oficina Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar la oficina por tener bienes asociados. Mensaje de consulta para confirmar si desea eliminar la Oficina PERSONAL DE LA ENTIDAD Esta opción permite el registro del Personal que laboran en los diferentes Locales y Áreas de la Entidad registrada. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 8) denominada «Personal por Local y Área», en la cual se ingresará los nombres y apellidos. Al lado derecho se encuentra un botón de nombre Nuevo al seleccionar tendrá que registrar sus datos generales, por cada uno de los Usuarios y sus respectivos locales y áreas en las que laboran como te indica en el grafico. Filtrado de Usuarios Listado de Usuarios Botones de acción Listado de Locales por Usuario Figura 8 Listado de Áreas de Locales por Usuario 16
17 Cancelar Cancela cualquier acción que se esté realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso del nuevo Personal a través de una ventana (Figura 9) denominada «Personal - Edición». Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar el (los) nombre(s) del Personal. 2. Ingresar los apellidos del Personal. (Tipo de documento de identidad, Nº de documento y, Modalidad) 3. Seleccionar el local y Área donde labora el Personal. 4. Hacer click en el botón [Grabar]. Datos del Personal Botones de acción Selección de Doc. Identidad y Modalidad Figura 9 Selección de Local y Area Luego de hacer click sobre el botón [Grabar] está ventana queda habilitada para seguir ingresando nuevo Personal. Posteriormente al salir de la ventana «Personal - Edición», el o los registros realizados se verán reflejados en el listado de la ventana principal de Personal denominada «Personal por Local y Área». Mensajes al Grabar un Personal informa que el usuario debe ingresar el nombre del Personal. informa que el usuario debe ingresar el apellido del Personal. 17
18 informa que el usuario debe ingresar el Documento de identidad del Personal. informa que el usuario debe seleccionar el local al cual pertenece el Personal. informa que el usuario debe seleccionar el vinculo laboral del Personal Mensaje de validación que informa que el usuario debe seleccionar el área al cual pertenece el Personal. Mensaje del sistema que informa que los datos de un Personal han sido grabados correctamente. Actualizar Modifica o actualiza los datos de un Personal previamente registrado a través de la misma ventana denominada «Personal». Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Personal a actualizar. 2. Hacer click en el botón [Actualizar] para que aparezca la ventana de edición (Figura 10). 3. Hacer click en el botón [Grabar] de la ventana de edición, para guardar los datos del Personal con los respectivos cambios. 18
19 Datos del Personal a actualizar Figura 10 Luego de hacer click sobre el botón [Grabar] está ventana queda habilitada para seguir modificando los datos del Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana «Personal», las modificaciones se verán reflejados en el listado de la ventana principal de Personal denominada «Personal por Local y Área». Mensajes al Actualizar un Personal Mensaje que informa que se actualizaron correctamente los datos del Personal. Agregar Permite agregar locales y áreas de la Entidad donde adicionalmente labora el Personal. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Personal a Agregar Locales. 2. Hacer click en el botón [Agregar] para que aparezca la ventana (Figura 11) denominada «Personal - Agregar». 3. Hacer Click en el botón [Grabar] de la ventana, para guardar los datos del Personal con el local y área añadida. Selección de Local y Area a agregar Nombre del Personal seleccionado Figura 11 Luego de hacer click sobre el botón [Grabar] está ventana queda habilitada para seguir agregando locales y áreas para el Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana «Personal - Agregar», los datos agregados se verán reflejados al seleccionar el Personal en el listado de la ventana principal de estos. 19
20 Mensajes al Agregar un local y área a un Personal Mensaje del sistema que informa que el local y el área que se desea agregar a un Personal específico ya están asignados a éste. Mensaje del sistema que informa que se actualizaron correctamente los datos de del Personal. Vale decir que el registro del nuevo local y el área para el Personal han sido grabados correctamente. Eliminar Elimina los datos seleccionados de un Personal previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos del Personal a eliminar. 2. Hacer click en el botón eliminar. Mensajes al Eliminar un Personal Mensaje de consulta para confirmar si se desea eliminar o no el Personal, teniendo en cuenta el local y área asignada. Salir Cierra la ventana principal de Personal. Filtrar por Personal Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de Personal puede realizar la búsqueda de éstos colocando en Filtrar por Personal (Figura 12), el nombre del Personal a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del Personal (Figura 13) irá apareciendo en el listado el nombre del Personal requerido. 20
21 Filtro donde se ingresa el nombre del Personal a ubicar Listado de Personal Botones de acción Figura 12 Nombre del Personal a ubicar Listado resultado producto del filtrado Figura 13 21
22 II. BIENES En este módulo del SIMI, se podrá registrar, controlar y administrar todos aquellos tipos de Bienes Activos que posee una Entidad; teniendo como herramienta complementaria de apoyo el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, emitido y actualizado anualmente por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales(SBN). Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Ingreso de Bienes Modificación de Bienes Traslado de Bienes Acto de Administración INGRESO DE BIENES Esta opción permite realizar el registro de los Bienes Activos con los que cuenta la Entidad registrada. Los tipos de bienes a registrar están basados en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles que emite la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN). Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 14) denominada «Ingreso de Bienes», en la cual primero se seleccionará el tipo de bien a registrar y posteriormente se ingresarán sus correspondientes datos. Lista de Bienes Ingreso del nombre del bien para ser localizado en la Catálogo de Bienes Datos de los Bienes Tipo de ingreso del bien Botones de acción Figura 14 Filtrar por Tipo de bien 22
23 Esta opción permite ubicar el bien que se está buscando inmediatamente colocando en el cuadro de localización del bien el nombre del tipo de bien a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del tipo de bien, irá apareciendo en la lista de bienes el nombre del bien requerido. Tipo de Ingreso Para el registro de los bienes de la Entidad se tiene 2 opciones (Figura 15), una de ingreso de Bien por Unidad y otra de ingreso de Bien por Grupo. Figura 15 Se debe tener en cuenta que por defecto, se encontrará activo el botón [Ingreso x Unidad]. La diferencia entre estas dos opciones, es que al grabar en grupo se mantienen los datos del anterior bien grabado, con la finalidad de seguir grabando tantos ítems del mismo tipo de bien, mientras que la opción de ingreso por unidad nos permite registrar una unidad por tipo de bien. Cancelar Cancela toda acción que se viene realizando en el momento. Grabar Graba o registra los datos para el Tipo de Bien seleccionado. Para esto, deberá seguir los siguientes pasos: 1. Se debe ingresar el texto que se desea filtrar para ubicar el bien que se desea ingresar de la lista o bien simplemente seleccionar desde la misma lista. 2. Ingresar los datos obligatorios del bien como son: Tipo de cuenta, cuenta contable, valor en libros, estado del bien, forma de adquisición, fecha de adquisición, documento relacionado a la adquisición, usuario, local y área. En el caso de detalle técnico no será necesario llenar todos los campos en la mayoría de los tipos de bien, los datos de código interno y de asegurado no son obligatorios. Si se elige el tipo de cuenta contable de orden o activo se mostrara una lista de las cuentas contables que pertenecen a cada grupo, en esta lista de cuentas sólo se podrán seleccionar las cuentas específicas, en caso de elegir una cuenta no específica se mostrará un mensaje de alerta. 3. Se indica si el ingreso se realizará por unidad o por grupo 4. Finalmente hacer click en el botón [Grabar], se mostrará el mensaje que indica que los datos han sido grabados correctamente. Mensajes al Grabar un Bien Mensaje que informa el correlativo del tipo de bien que ha sido grabado. informa que el usuario ha digitado un código interno ya existente (el código interno es único). 23
24 informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar información sobre la cuenta contable a la que pertenece el bien. informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar la forma de adquisición del bien informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar la fecha de adquisición del bien. informa que la fecha de adquisición del bien no puede ser posterior a la fecha actual. informa que el año ingresado para la fecha de adquisición no es válido. informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar el documento relacionado a la adquisición del bien. informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar el valor de Adquisición del bien. 24
25 informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el estado en el que se encuentra el bien. informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el Local donde estará ubicado el bien. informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el Área donde estará ubicado el bien. informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar la Oficina donde estará ubicado el bien. Mensaje que informa el registro del nuevo bien ha sido de manera correcta. Restricción: En el caso específico de la Clase 82: Vehículos perteneciente al Grupo 67: Maquinaria, Vehículos y Otros es obligatorio registrar los datos técnicos con respecto al bien, para que la grabación se haya llevado a cabo de forma correcta. Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. Mensajes de validación de datos al registrar datos técnicos al bien (Vehículos) informa que el usuario debe ingresar una marca para el Bien. 25
26 informa que el usuario debe ingresar un modelo para el Bien. informa que el usuario debe ingresar el año correspondiente al Bien. informa que el usuario debe ingresar el año correspondiente al Bien. informa que el usuario debe ingresar un tipo correspondiente al Bien. informa que el usuario debe ingresar el número de placa correspondiente al Bien. informa que el usuario debe ingresar el número de motor correspondiente al Bien. informa que el usuario debe ingresar el número de chasis al Bien. 26
27 Salir Cierra la ventana Registro de Bienes MODIFICACION DE BIENES Esta opción permite realizar la modificación de los datos correspondientes al correlativo de un Tipo de Bien previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 16) denominada «Modificación de Bienes», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Búsqueda de Bienes Selección del Tipo de Bien a modificar Datos del Bien Visualización de datos técnicos y ficha de datos Botones de acción Figura 16 Tipo de búsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de búsqueda de los Bienes Activos que tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de búsqueda son: Búsqueda por Código Según Catalogo y Búsqueda por Código Interno. Buscar Realiza la búsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de disposición. Según sea tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana (Figura 17) denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. 3. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. 27
28 Filtrado del Tipo de Bien Listado de Bienes Activos registrados Botones de acción Figura 17 Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien informa que el usuario aún no selecciona el tipo de búsqueda que desea realizar. informa que el usuario no ha entrado al listado de bienes y ha dado click en el botón buscar sin haber seleccionado un bien para las modificaciones respectivas. Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para las modificaciones respectivas. 28
29 Mensaje de Validación de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo. Mensaje de Validación de datos que indica que en el criterio de búsqueda de bienes por Código Interno no ha ingresado el código interno del bien para realizar las modificaciones correspondientes. Mensaje del sistema que informa que le tipo de bien y correlativo no se encuentran registrados en el sistema. Grabar Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente seleccionado. Mensajes al Grabar un Bien Mensaje del Sistema que informa que los datos del bien han sido actualizados correctamente. Eliminar Elimina el correlativo de un correspondiente Tipo de Bien activo, que ha sido previamente seleccionado. Al eliminar el Bien (Figura 18) deberá indicar el motivo o causal de dicha eliminación. Se debe tener en cuenta que el correspondiente correlativo del Tipo de Bien eliminado no podrá volver a ser utilizado. 29
30 Datos recuperados del Bien Motivo de eliminación del Tipo de Bien Figura 18 Mensajes al Eliminar un Bien informa que el usuario aún no selecciona el tipo de búsqueda que desea realizar. informa que el usuario no ha entrado al listado de bienes y ha dado click en el botón buscar sin haber seleccionado un bien para las modificaciones respectivas. Salir Cierra la ventana «Modificación de Bienes». Detalle Técnico Permite modificar los datos técnicos registrados para cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a través de la ventana (Figura 19) denominada «Detalle Técnico». Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. 30
31 Figura 19 Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 20) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la información correspondiente al Bien seleccionado como son: Ubicación Responsable Datos generales Datos técnicos 2.3. TRASLADO DE BIENES Figura 20 Esta opción permite realizar el traslado de los Bienes Activos y Bienes con Actos de Administración registrados por la Entidad, desde una ubicación origen (usuario o local) hacia una ubicación destino (usuario y local). Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 21) denominada «Traslado de Bienes», en la cual primero se selecciona una ubicación origen (ya sea esta por local o Personal), seguidamente la ubicación destino (que debe comprender necesariamente Personal, local y área), posteriormente se seleccionan los bienes a trasladar y finalmente se procede al traslado de los mismos a través del botón [Trasladar]. 31
32 Ubicación origen de los Bienes Ubicación destino de los Bienes Botones de acción Listado de Bienes de la ubicación origen Figura 21 Listado de Bienes a ser trasladados Pasar uno a uno Traslada registro por registro los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra a la derecha. Retornar uno a uno Retorna registro por registro los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra a la izquierda. Pasar Todos Traslada todos los registros de los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra a la derecha. Retornar Todos Retorna todos los registros de los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra a la izquierda. 32
33 Trasladar Traslada todos los registros de los bienes que se encuentran en la lista Destino, basándose en los datos destinos (Personal, local, área y oficina) previamente seleccionados. Nuevo Reinicia y/o limpia todos los datos de la ventana «Traslado de Bienes» para permitir realizar la selección y posterior traslado de nuevos bienes. Mensajes al Trasladar un Bien Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de traslado sin que haya bienes en la lista de origen de bienes Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de traslado sin haber seleccionado un bien para el traslado Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de retorno sin haber seleccionado un bien para esta acción. Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de traslado sin haber seleccionado un Usuario en la lista destino. 33
34 Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de traslado sin haber seleccionado un local en la lista destino. Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón de traslado sin haber seleccionado un área en la lista destino. Mensaje de validación de datos en la que se ha hecho click al botón trasladar y en la que los datos del Personal, local y área origen son los mismos que los datos del Personal, local y área destino. Deben ser diferentes. Mensaje de consulta del sistema, que se da al momento de hacer click en el botón trasladar y pregunta si se tiene la certeza de hacer la acción del traslado. Mensaje del sistema, que informa que el traslado de bienes se ha efectuado correctamente ACTO DE ADMINISTRACIÓN Esta opción permite registrar un Acto de Administración para los Bienes Activos que una Entidad posee. El Acto de Administración puede tratarse de una Afectación en Uso, Arrendamiento, o de Cesión de Uso. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 22) denominada «Acto de Administración de Bienes», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Una vez recuperado los datos del Bien, se habilita el botón [Generar Acto de Administración] a fin de ingresar los datos correspondientes a la Afectación o Arrendamiento, según sea el caso. 34
35 Búsqueda de Bienes Selección del Tipo de Bien a modificar Datos del Bien Datos del Acto de Administración Visualización de datos técnicos y ficha Botón de acción Figura 22 Buscar Realiza la búsqueda del Bien sobre el cual se desea registrar un Acto de Administración. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de disposición. Según sea el tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos y con Acto de Administración existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. 35
36 Mensajes al Buscar un Bien informa que el usuario aún no selecciona el tipo de búsqueda que desea realizar. Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para el Acto de Administración respectivo. Mensaje de Validación de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo para el respectivo acto de administración. Mensaje de Validación de datos que indica que en el criterio de búsqueda de bienes por Código Interno no ha ingresado el código interno del bien para realizar el acto de Administración correspondiente. Mensaje del sistema que informa que le tipo de bien y correlativo no se encuentran registrados en el sistema. Generar Acto de Administración Habilita una serie de campos de la ventana «Acto de Administración de Bienes» para el ingreso de la información correspondiente a la Afectación o Arrendamiento según sea el caso. Afectar en uso Guarda o registra la información ingresada para la Afectación en Uso de un Bien. El nombre de esta opción que se visualizará en el botón será [Afectar en Uso] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administración. 36
37 Mensajes al registrar una Afectación en Uso informa que el usuario no ha ingresado la cuenta contable para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado el Número de Resolución del Acto de Administración relacionada a la Afectación, para el Bien seleccionado. informa que el usuario aún no ha ingresado la Fecha de inicio de la Resolución del Acto Administración relacionada a la Afectación, para el Bien seleccionado. informa que se ha ingresado una Fecha de inicio del Acto de Administración posterior a la fecha actual. informa que se ha ingresado una fecha de inicio no válida o incoherente para el mencionado Acto de Administración relacionado con la Afectación. informa que se ha ingresado una fecha de inicio del Acto de Administración posterior a la fecha de adquisición del bien. informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada con la Afectación, para el Bien seleccionado. 37
38 informa que el usuario ha ingresado primero la Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada a la Afectación, para el Bien seleccionado. Debe ingresar primero la fecha de inicio y luego la fecha de vencimiento. informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada a la Afectación menor a la fecha de inicio y mayor de un año, para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administración (Afectación) para el Bien seleccionado. Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si está seguro en Afectar en Uso el bien seleccionado. Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el acto de Administración relacionado a la Afectación, han sido grabados correctamente. Arrendar Guarda o registra la información ingresada para el Arrendamiento de un Bien. El nombre de esta opción que se visualizará en el botón será [Arrendar] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administración. Mensajes al registrar un Arrendamiento informa que el usuario no ha ingresado la cuenta contable para el Bien seleccionado. 38
39 informa que el usuario no ha ingresado el Número de Resolución del Acto de Administración relacionada al Arrendamiento, para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada al Arrendamiento, para el Bien seleccionado. informa que se ha ingresado una fecha de vencimiento no válida o incoherente para el mencionado Acto de Administración relacionado con el Arrendamiento. informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada al Arrendamiento menor a la fecha de inicio, para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administración (Arrendamiento) para el Bien seleccionado. Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si está seguro en Arrendar en Uso el bien seleccionado. Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el acto de administración relacionado al Arrendamiento, han sido grabados correctamente. 39
40 Cesión de Uso Guarda o registra la información ingresada para la Cesión de Uso de un Bien. El nombre de esta opción que se visualizará en el botón será [Cesión de Uso] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administración. Mensajes al registrar una Cesión de Uso informa que el usuario no ha ingresado la resolución relacionada a la Cesión de Uso para el Bien seleccionado. informa que el usuario aún no ha ingresado la Fecha de inicio de la Resolución del Acto de Administración relacionada a Cesión de Uso, para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada con la Cesión de Uso, para el Bien seleccionado. informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administración (Cesión de Uso) para el Bien seleccionado. informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolución del Acto de Administración relacionada a la Cesión de Uso menor a la fecha de inicio, para el Bien seleccionado. Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si está seguro en la Cesión de Uso del bien seleccionado. 40
41 Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el Acto de Administración relacionado a la Cesión de Uso, han sido grabados correctamente Dejar sin efecto la Afectación en uso, Arrendamiento y Cesión de Uso. Elimina el Acto de Administración registrado para el correlativo correspondiente a un Tipo de Bien previamente seleccionado. El nombre de este botón será [Desafectar en Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado una Afectación en Uso, [Desarrendar] si el Bien seleccionado tiene registrado un Arrendamiento, o [Cesión de Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado una Cesión de Uso. Mensajes al eliminar un Acto de Administración: Afectación en uso, Arrendamiento y Cesión de Uso. Mensaje que informa que se eliminarán los datos correspondientes al acto de administración del bien seleccionado Mensaje que informa que se han eliminado los datos correspondientes a un Acto de Administración Salir Cierra la ventana «Acto de Administración de Bienes». Detalle Técnico Permite visualizar los datos técnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a través de la ventana (Figura 23) denominada «Detalle Técnico». Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. 41
42 Figura 23 Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 24) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la información correspondiente al Bien seleccionado (ubicación, responsable, datos generales y datos técnicos) incluyendo los datos del Acto de Administración del mismo. Figura 24 42
43 III. BAJA DE BIENES En este módulo del SIMI, se podrá registrar y controlar la Baja de Bienes y Disposición Final que puede realizar una Entidad con respecto a sus Bienes Activos inventariados. Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Baja de Bienes Acto de Disposición 3.1. BAJA DE BIENES Esta opción permite efectuar la Baja de Bienes Activos previamente registrados por la Entidad y, de ser el caso, realizar seguidamente un Acto de Disposición para el mismo Bien. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 25) denominada «Baja de Bienes», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a dar de Baja, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Búsqueda de Bienes Selección del Tipo de Bien Datos del Bien Datos de la Baja del Bien Visualización de datos técnicos y ficha de datos Botón de acción Figura 25 Buscar Realiza la búsqueda del Bien al cual se desea dar de Baja. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien con acto de administración y si se trata de un bien con acto de disposición. Según sea el tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana (Figura 26) denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos y de Baja existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 43
44 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Filtrado del Tipo de Bien Listado de Bienes Activos y de Baja registrados Botones de acción Figura 26 Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien informa que el usuario aún no selecciona el tipo de búsqueda que desea realizar. informa que no se ha seleccionado un tipo de bien para la baja respectiva. informa que el usuario no ha ingresado el número del correlativo del Bien para la baja respectiva. 44
45 informa que el Código Interno que se ingresó no existe. Mensaje del sistema que informa que el Tipo de bien y el número del correlativo correspondiente no se encuentran registrados. Mensaje del sistema que informa que el bien seleccionado no puede ser dado de baja en vista que tiene un Acto de Disposición registrado. Grabar Graba o registra los datos de Baja del Bien. Para esto, deberá seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien a dar de Baja. 2. Ingresar el Número de Resolución de Baja, la fecha de Resolución de Baja y seleccionar la causal de Baja del Bien. 3. Finalmente haga un click en el botón [Grabar]. Mensajes al grabar la Baja de un Bien informa que el usuario no ha ingresado la Cuenta Contable a la que pertenece el bien. Mensaje de validación de datos informa que el usuario no ha ingresado el Número de Resolución de Baja. informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de Resolución relacionada a la baja del bien. 45
46 informa que el usuario ha ingresado un año para la fecha de baja no válido o incoherente. Mensaje de validación de datos, que informa que el usuario ha ingresado una fecha de baja posterior a la fecha actual. informa que el usuario ha ingresado una fecha de baja anterior a la fecha de adquisición del bien. informa que el usuario no a seleccionado el motivo o causal de baja del bien. informa que el usuario no ha ingresado el Documento Sustentatorio de la causal de Baja del Bien Mensaje de consulta del sistema que informa que los datos de Baja del Bien seleccionado serán grabados. Mensaje del sistema que informa que los datos de baja del bien seleccionado han sido grabados correctamente. 46
47 Acto de Disposición Esta botón (Figura 27) aparece solamente después que el usuario haya dado de Baja un Bien. Para el caso de que el Bien haya sido dado de Baja mediante la causal de PERDIDA ROBO O SUSTRACCION y REEMBOLSO Y REPOSICION no estará disponible este botón. Figura 27 Al hacer Click en el botón [Acto de Disposición] el sistema mostrará automáticamente la ventana Acto de Disposición (punto a tocar en el siguiente Ítem) para el bien seleccionado y automáticamente cerrará la ventana «Baja de Bienes». Salir Cierra la ventana «Baja de Bienes». Detalle Técnico Permite visualizar los datos técnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a través de la ventana denominada «Detalle Técnico». Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la información correspondiente al Bien seleccionado (ubicación, Usuario, datos generales, detalle técnico y datos de la baja). (Figura 28). Después del registro de los datos correspondientes a la Baja del Bien, esta ficha incluirá dichos datos. Figura 28 47
48 3.2. MODIFICACIÓN BAJA DE BIENES Esta opción permite realizar la modificación de datos de los bienes dados de baja previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 29) denominada «Modificación Baja de Bienes», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Búsqueda de Bienes Selección del Tipo de Bien a modificar Datos del Bien Dado de Baja Visualización de datos técnicos y ficha de datos Botones de acción Figura 29 Tipo de búsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de búsqueda de los Bienes Dados de Baja que tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de búsqueda son: Búsqueda por Código Según Catalogo y Búsqueda por Código Interno. Buscar Realiza la búsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de disposición y si se trata de un bien con acto de Administración. Según sea tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana (Figura 30) denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Dados de Baja existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. 3. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. 48
49 Filtrado del Tipo de Bien Listado de Bienes Activos registrados Botones de acción Figura 30 Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien informa que el usuario aún no selecciona el tipo de búsqueda que desea realizar. informa que el usuario no ha entrado al listado de bienes y ha dado click en el botón buscar sin haber seleccionado un bien para las modificaciones respectivas. Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para las modificaciones respectivas. 49
50 Mensaje de Validación de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo. Mensaje de Validación de datos que indica que en el criterio de búsqueda de bienes por Código Interno no ha ingresado el código interno del bien para realizar las modificaciones correspondientes. Mensaje del sistema que informa que le tipo de bien y correlativo no se encuentran registrados en el sistema. Grabar Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente seleccionado. Mensajes al Grabar un Bien Mensaje del Sistema que informa que los datos del bien han sido actualizados correctamente. Detalle Técnico Permite modificar los datos técnicos registrados para cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a través de la ventana (Figura 31) denominada «Detalle Técnico». Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. Figura 31 50
51 Restituir Alta Permite modificar el Acto de Baja al seleccionar el botón restituir Alta, previamente será registrado en Bienes Activos. (Figura 32) Restituir Alta Figura 32 Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 33) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la información correspondiente al Bien seleccionado como son: Ubicación Responsable Datos generales Datos técnicos Figura 33 51
52 3.3. ACTO DE DISPOSICION Esta opción permite efectuar la Disposición Final que puede tener un Bien dado de Baja previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 34) denominada «Acto de Disposición», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien de Baja a disponer, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Búsqueda de Bienes Selección del Tipo de Bien Datos de la Baja del Bien Datos del Bien Datos de la Disposición del Bien Visualización de datos técnicos y ficha de datos Botón de acción Figura 34 Buscar Realiza la búsqueda del Bien dado de Baja al cual se desea dar una Disposición Final. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien activo y si se trata de un bien con acto de administración. Según sea el tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1. Se debe elegir el tipo de bien dado de Baja, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana (Figura 35) denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes de Baja y de Bienes con Disposición Final existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. 52
53 Filtrado del Tipo de Bien Listado de Bienes Activos registrados Botones de acción Figura 35 Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien informa que el usuario no ha seleccionado el tipo de búsqueda que desea realizar. informa que el usuario a procedido a realizar la búsqueda de un Bien sin haber seleccionado previamente alguno del listado correspondiente. Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes dados de baja pero no ha seleccionado un bien para el acto de disposición respectivo. 53
54 informa que el usuario no ha ingresado el número del correlativo del bien para realizar el Acto de Disposición. informa que el usuario no ha ingresado el Código Interno del bien para la respectiva de disposición. Mensaje del sistema que informa que el tipo de bien y su número de correlativo no se encuentran registrados. Mensaje del sistema que informa que el usuario ha seleccionado un bien activo para el acto de disposición. Grabar Graba o registra la información sobre el Acto de Disposición de un Bien que previamente ha sido dado de Baja. Para esto, deberá seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien dado de Baja. 2. Ingresar el Número de Resolución de la Disposición, la fecha de la Resolución de Disposición y seleccionar el acto o destino final del Bien. 3. Finalmente haga un click en el botón [Grabar]. Mensajes al grabar el Acto de Disposición del Bien Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha digitado el Número de Resolución del Acto de Disposición. Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha digitado la Fecha de la Resolución de Acto de Disposición. 54
55 Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha seleccionado el Acto de Disposición Final. Mensaje de confirmación para que los datos del Acto de Disposición sean grabados Mensaje que informa que el Bien seleccionado fue dado en Acto de Disposición satisfactoriamente. Mensaje de confirmación para que los datos del Acto de Disposición sean grabados Mensaje que informa que el Bien seleccionado fue dado en Acto de Disposición satisfactoriamente. Mensaje que informa que el Bien seleccionado fue dado en Acto de Disposición satisfactoriamente. Salir Cierra la ventana «Acto de Disposición». Detalle Técnico Permite visualizar los datos técnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a través de la ventana denominada «Detalle Técnico». Debe tenerse en cuenta que los datos técnicos varían de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. 55
56 Restituir Baja Permite modificar la Disposición de Bienes al seleccionar el botón Restituir Baja, previamente será registrado en Baja de Bienes. (Figura 36) Restituir Baja Figura 36. Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la información correspondiente al Bien seleccionado (ubicación, responsable, datos generales y datos técnicos). (Figura 37). Después del registro de los datos correspondientes a la Disposición del Bien, esta ficha incluirá dichos datos. Figura
57 3.4. MODIFICACION DE ACTO DISPOSICIÓN Esta opción permite realizar la modificación de datos de los bienes de Acto disposición previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 38) denominada «Modificación de Acto disposición», en la cual primero se selecciona el tipo de búsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperación de los datos a través del botón [Buscar]. Selección del Tipo de Bien a modificar Búsqueda de Bienes Figura 38 Tipo de búsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de búsqueda de los Bienes de Acto de disposición que se tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de búsqueda son: Búsqueda por Código Según Catalogo y Búsqueda por Código Interno. Buscar Realiza la búsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La búsqueda no permitirá recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el código interno del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de disposición y si se trata de un bien con acto de administración. Según sea tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código Según Catálogo 1 Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botón de selección, aparecerá una ventana (Figura 39) denominada «Selección del tipo de Bien» donde se muestra la lista de Tipo de Bienes de Acto disposición existentes, lo cual nos permitirá filtrar por nombre para una búsqueda más rápida. 2 Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. 3 Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. 57
58 Búsqueda por Código Interno 1. Se debe ingresar el Código Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. Filtrado del Tipo de Bien Listado de Bienes Activos registrados Botones de acción Figura 39 58
59 IV. REPORTES En este módulo del SIMI, se encuentran una serie de reportes y/o listados agrupados de acuerdo a la naturaleza de su información, los cuales muestran los datos registrados por la Institución con respecto a su inventario. Los tipos de reportes agrupados con los que cuenta este aplicativo son los siguientes: Formato de Asignación de Bienes. Formato de Datos de Bienes Bienes Activos Bienes por Local Bienes con Actos de Administración. Bienes Dados de Baja Bienes con Actos de Disposición Bienes Eliminados. Locales de la Entidad Áreas por Local Personal de Entidad. Estadísticas 4.1 FORMATO DE ASIGNACION DE BIENES Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 40) denominada <<Formato de Asignación de Bienes>>. En ella seleccionaras primero el Personal, seguidamente seleccionar el Local, y después el Área respectiva del mismo, finalmente hacer clic en el botón [Ver Ficha] Botones de acción Selección del Responsable, Local y Área FORMATO DE DATOS DE BIENES Figura 40 Esta opción permite obtener una Ficha de Datos por cada uno de los Bienes que la Institución tiene registrado. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 41) denominada «Ficha de Datos de Bienes». En ella se debe seleccionar primero el tipo de búsqueda de bienes, seguidamente seleccionar el Tipo de Bien, a continuación ingresar el correlativo respectivo del mismo y finalmente hacer un click al botón [Ver Ficha]. 59
60 Botones de acción Selección del Tipo de Bien Figura 41 La Ficha de Datos (Figura42) muestra la información registrada por cada correlativo correspondiente a un Tipo de Bien, complementándose además con información del Acto de administración, la Baja de Bien o Acto de Disposición según la situación en que se encuentre el Bien. Figura BIENES ACTIVOS Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes General Esta subopción muestra un listado general (Figura 43) de todos los Bienes Activos registrados por la Institución a través del SIMI. Figura 43 60
61 Detallado Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 44) de todos los Bienes Activos registrados por la Institución a través del SIMI Otros Reportes Figura 44 Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 45) denominada «Bienes Activos - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Tipo de Bien. Por Grupo Genérico Clase Por Cuenta Contable. Por Personal. Por Estado. Por Forma de Adquisición. Por Fecha de Adquisición. Parámetros adicionales Selección de tipo de reporte Listado resultado de la consulta Figura 45 61
62 4.4. BIENES POR LOCAL Esta opción agrupa una serie de listados que contienen información correspondiente a todos los Bienes Activos registrados en cada uno de los locales de la Institución. Al hacer click sobre está opción se presenta una ventana (Figura 46) denominada «Bienes por Local - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: General Por Tipo de Bien Por Grupo Genérico - Clase Por Área Por Oficina Parámetros adicionales Selección de tipo de reporte Listado resultado de la consulta Figura BIENES CON ACTO DE ADMINISTRACION Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos y con Actos de Administración que registra la Institución. Entre estos tipos de Actos tenemos: Afectación en Uso Arrendamiento Cesión de Uso 62
63 Afectación en Uso Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos con Afectaciones en Uso que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes General Esta subopción muestra un listado general (Figura 47) de todos los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institución a través del SIMI Detallado Figura 47 Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 48) de todos los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institución a través del SIMI Otros Reportes Figura 48 Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 49) denominada «Afectación en Uso - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Número de Resolución Por Beneficiado 63
64 Selección de tipo de reporte Parámetros adicionales Listado resultado de la consulta Figura Arrendamiento Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos con Arrendamiento que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes General Esta subopción muestra un listado general (Figura 50) de todos los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institución a través del SIMI. Figura 50 64
65 Detallado Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 51) de todos los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institución a través del SIMI. Figura Otros Reportes Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 52) denominada «Arrendamiento - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Documento Autoritativo Por Arrendatario Selección de tipo de reporte Parámetros adicionales Listado resultado de la consulta Figura 52 65
66 Cesión de Uso Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos con Cesión de Uso que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado General Esta subopción muestra un listado general (Figura 53) de todos los Bienes Activos con Cesión de Uso registrados por la Institución a través del SIMI Detallado Figura 53 Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 54) de todos los Bienes Activos con Cesión de Uso registrados por la Institución a través del SIMI Otros reportes Figura 54 Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Cesión de Uso registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 55) denominada «Cesión de Uso - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: 66
67 Por Número de Resolución Por Beneficiado Figura BIENES DADOS DE BAJA Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes dados de Baja que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes General Esta subopción muestra un listado general (Figura 56) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institución a través del SIMI. Figura 56 67
68 Detallado Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 57) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institución a través del SIMI Consolidado Figura 57 Esta subopción muestra un listado de consolidado (Figura 58) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institución a través del SIMI Otros Reportes Figura 58 Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 59) denominada «Bienes de Baja - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Tipo de Bien Por Fecha de Baja Por Local Por Número de Resolución 68
69 Selección de tipo de reporte Parámetros adicionales Listado resultado de la consulta Figura BIENES CON ACTO DE DISPOSICION Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes dados de Baja y con Actos de Disposición final que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes General Esta subopción muestra un listado general (Figura 60) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposición registrados por la Institución a través del SIMI. Figura 60 69
70 Detallado Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 61) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposición registrados por la Institución a través del SIMI Consolidado Figura 61 Esta subopción muestra un listado de consolidado (Figura 62) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposición registrados por la Institución a través del SIMI. Figura Otros Reportes Esta subopción agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja con Actos de Disposición registrados por la Institución a través del SIMI. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 63) denominada «Actos de Disposición - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Número de Resolución Por Acto de Disposición 70
71 Selección de tipo de reporte Parámetros adicionales Listado resultado de la consulta Figura BIENES ELIMINADOS Esta opción permite obtener una serie de reportes que contienen información correspondiente a los Bienes Activos que registra la Institución. Entre los reportes que esta opción agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado General Esta subopción muestra un listado general (Figura 64) de todos los Bienes Activos con registrados por la Institución a través del SIMI. Figura 64 71
72 Detallado Esta subopción muestra un listado detallado (Figura 65) de todos los Bienes Activos con registrados por la Institución a través del SIMI LOCALES DE LA ENTIDAD Figura 65 Esta opción permite obtener un listado (Figura 66) con información correspondiente a los Locales registrados por la Institución y su ubicación geográfica AREAS POR LOCAL Figura 66 Esta opción permite obtener un listado (Figura 67) con información de todas las Áreas y sus correspondientes Oficinas registradas por la Institución. 72
73 Figura PERSONAL DE LA ENTIDAD Esta opción agrupa una serie de listados generales del Personal registrados que laboran en la Institución. Al hacer click sobre está subopción se presenta una ventana (Figura 68) denominada «Personal - Reportes Varios» en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: General Por Local Por Área Selección de tipo de reporte Parámetros adicionales Listado resultado de la consulta Figura General Esta subopción muestra un listado general (Figura 69) de toda la entidad del Personal, registrados por la Institución a través del SIMI. 73
74 Ver Reporte Figura 69 Al seleccionar el botón Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 70) Por Local Figura 70 Esta opción permite obtener un listado (Figura 71) con información correspondiente a los Locales registrados por la Institución y su ubicación geográfica. 74
75 Figura 71 Al seleccionar el botón Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 72) Por Área Figura 72 Esta opción permite obtener un listado (Figura 73) con información de todas las Áreas y sus correspondientes Oficinas registradas por la Institución. 75
76 Figura 73 Al seleccionar el botón Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 74) ESTADISTICAS Figura 74 Esta permite obtener una serie de reportes estadísticos basados en la información registrada a través del SIMI. Al hacer click sobre está opción se presenta una ventana (Figura 75) denominada «Estadísticas» en la cual se encuentran todos los tipos de reportes que se pueden obtener. Para esto, primero debe seleccionar el tipo de reporte que se desea obtener y seguidamente hacer un click al botón [Ver]. 76
77 Figura Generales Bienes Activos: Muestra un listado resumen (Figura 76) de Cantidad Total de Bienes Activos, Acto de Administración, Bienes conservación, Bienes asegurados, Cuentas contables, Locales, de Áreas, de Oficinas, etc. Bienes de Baja Dispuestos: Figura 76 Muestra un listado resumen (Figura 77) de Cantidad Total de Bajas, Bienes Acto disposición, Cuentas contables, etc. 77
78 Figura Por Personal Muestra un listado de Personal (Figura 78) con su respectiva Cantidad de bienes, Valor de Adquisición y Valor Neto; el orden de este reporte es descendente por Apellidos Por Tipo de Bien Mueble Figura 78 Esta opción permite obtener reportes de los Tipos de Bienes registrados en el SIMI Por Denominación Muestra un listado (Figura 79) de Tipos de Bienes del Catálogo con su respectiva Cantidad de bienes Valor de Adquisición y Valor Neto; este reporte está ordenado por Denominación del Tipo de Bien. Figura 79 78
79 Por Valor Muestra un listado (Figura 80) de Tipos de Bienes del Catálogo con su respectiva Cantidad de bienes, Valor de Adquisición y Valor Neto este reporte está ordenado descendentemente Por Local Figura 80 Muestra un listado (Figura81) de los locales registrados con su correspondiente cantidad de Bienes y sus respectivos Valores Totales de Adquisición y Valor Neto Por Área Figura 81 Muestra un listado (Figura 82) de las Áreas de cada Local con su correspondiente cantidad de Bienes y sus respectivos Valores Totales en Adquisición y Valor Neto. 79
80 Figura Por Grupo Genérico Muestra un listado (Figura 83) agrupado por Grupo Genérico con su correspondiente Cantidad de Bienes, el Valor Total de Adquisición, Valor Neto y el Porcentaje respectivo por cada uno de ellos Por Clases Figura 83 Muestra un listado (Figura 84) agrupado por Clase del Bien con su correspondiente Valor de Adquisición, Valor Neto, Cantidad de Bienes y el Porcentaje respectivo por cada uno de ellas. Figura 84 80
81 Por Cuenta Contable Bienes Activos: Muestra un listado (Figura 85) de los Bienes agrupados por Cuentas Contables y sus respectivos Valores Totales de Adquisición y Valor Neto. Bienes de Baja Dispuesto: Figura 85 Muestra un listado de cuentas contables y sus respectivos valores totales. (Figura 86) Exportar Reportes Figura 86 Esta opción se encarga de exportar los reportes como se muestra en la ventana emergente con 2 botones de acceso si o no (Figura 87). Una vez que hayas seleccionado el botón de exportar se muestra en cuadro que te indicara si de deseas exportar en Excel u otra base de datos Figura 88. Botones de acceso Figura 87 81
82 Botones de exportación Figura 88 82
83 V. CATALOGO En este módulo del SIMI, se podrá consultar, listar y actualizar los diferentes tipos de bienes que se encuentran catalogados por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) a través del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Consulta de Catálogo Listado de Bienes Actualización de Catálogo 5.1. CONSULTA DE CATALOGO Esta opción permite realizar consultas al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado emitido por la SBN, a fin de realizar una identificación y registro adecuado de los Bienes pertenecientes a la Entidad. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 89) denominada «Consulta de Catálogo de Bienes». Al inicio esta ventana muestra la relación completa de los Bienes catalogados por la SBN; posteriormente se puede seleccionar un tipo de búsqueda, seguidamente ingresar el código de un bien, una denominación o seleccionar un grupo genérico según sea el tipo de búsqueda previamente seleccionada y finalmente se procede a la búsqueda a través del botón [Buscar]. Selección del tipo de búsqueda Botones de acción Listado de bienes catalogados Figura 89 83
84 Buscar Realiza la búsqueda y/o consulta en el Catálogo de Bienes. Según sea el tipo de búsqueda, deberá seguir los siguientes pasos: Búsqueda por Código de Bien 1. Seleccionar el tipo de búsqueda por CODIGO. 2. Ingresar el código de bien buscar. 3. Hacer un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que el código del bien existe. Búsqueda por Denominación de Bien 1. Seleccionar el tipo de búsqueda por DENOMINACION. 2. Ingresar el nombre o denominación a buscar. 3. Hacer un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos si es que la denominación del bien existe. Búsqueda por Grupo Genérico 1. Seleccionar el tipo de búsqueda por GRUPO GENERICO. 2. Seleccionar el Grupo Genérico a buscar. 3. Hacer un click en el botón [Buscar] para recuperar los datos de los bienes pertenecientes a dicho Grupo Genérico. Cancelar Cancela toda acción que se viene realizando en el momento y muestra nuevamente el listado general del Catálogo de Bienes. Salir Cierra la ventana «Consulta de Catálogo de Bienes» LISTADO DE BIENES Esta opción permite obtener listados generales correspondientes al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Entre los tipos de listados que podemos obtener tenemos: Bienes ordenados por Denominación. Bienes ordenados por Código Ordenados por Denominación Esta opción muestra un listado general (Figura 90) de los bienes catalogados por la SBN a través del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por denominación de Tipo de Bien. 84
85 Figura Ordenados por Código Esta opción muestra un listado general (Figura91) de los bienes catalogados por la SBN a través del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por código de Tipo de Bien ACTUALIZACION DE CATALOGO Figura 91 Esta opción permite realizar la actualización del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado proporcionado y/o publicado por la SBN. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 92) denominada «Actualizando Catálogo de Bienes», en la cual deberá seleccionar la ruta origen donde se encuentra ubicado el archivo origen denominado TipoBien.dbf a través del botón [Archivo de Origen]. Posteriormente hacer un click al botón [Actualizar] para iniciar la actualización del Catálogo de Bienes. Ubicación del archivo origen Botones de acción Figura 92 85
86 Mensajes al actualizar el Catálogo de Bienes Mensaje que informa la imposibilidad de ejecutar el proceso de actualización del catálogo de bienes porque existe más de un usuario conectado en red al SIMI Mensaje de alerta, informa que el usuario ha seleccionado una ruta destino donde el archivo TIPOBIEN.DBF no se encuentra. Mensaje que informa el inicio del proceso de actualización del catálogo de bienes. Durante el proceso de actualización aparecerá una barra de progreso que indica el porcentaje de avance de la actualización de la Tabla Maestra de Bienes. Mensaje que informa la actualización correcta y satisfactoria del catálogo de bienes. 86
87 VI. SERVICIOS En este módulo del SIMI, se agrupan una serie de servicios orientados a la administración de la Base de Datos, en lo que respecta al respaldo (seguridad) de la información que registra una Entidad. Para el funcionamiento correcto de estas opciones, es necesario que todas las sesiones de trabajo (si se está trabajando en RED) estén cerradas y exista un único usuario trabajando con este software. Asimismo es necesario que los archivos Pkzip.exe y PkUnzip.exe se encuentren ubicados en el directorio actual donde se ejecuta el aplicativo. Pkzip.exe Pkunzip.exe Al momento de realizar la copia de seguridad tanto para la SBN, como para la propia Entidad, hay que tener en cuenta aspectos sobre la ruta en que se va a almacenar la copia. El tamaño que debe haber entre / / debe ser como máximo de 8 caracteres. Si sobrepasa este tamaño no generará la copia de seguridad por propiedades restrictivas del Pkzip y Pkunzip que son las aplicaciones que permiten la compresión del archivo. Por Ejemplo: Si Ud. guarda el archivo copia de seguridad en la siguiente ruta C:\SIMI\aplicativos\, no se podrá realizar en vista que la palabra aplicativos tiene 11 caracteres. Recuerde, el tamaño de la palabra entre / / debe ser como máximo de 8 caracteres. Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Generación de Copia para la SBN. Generación de Copia de Baja de Seguridad. Generación de Copia de Seguridad. Restauración de Copia de Seguridad. Desbloqueo de Registros. Reindexación de Base de Dato. Regenerar correlativo de Catalogo GENERACION DE COPIA PARA LA SBN Esta opción permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, para la remisión de la información a la SBN del inventario de la Entidad. El archivo que el SIMI genera a través de esta opción para su remisión a la SBN, lleva por defecto el nombre de CopiaSBN.zip. Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 93) denominada «Generar copia para enviar a la SBN», en la cual deberá seleccionar a través del botón [Carpeta de Destino] la ruta destino donde se almacenara el archivo ZIP generado. Posteriormente hacer un click al botón [Generar Copia] para iniciar la copia de la información del inventario de la Entidad. 87
88 Selección de ruta destino donde se generará el archivo Botones de acción Figura 93 Mensajes de Generación de Copia para la SBN Mensaje que informa la imposibilidad de ejecutar el proceso de generación de copia para la SBN porque existe más de un usuario conectado en red al SIMI. Mensaje que validación de datos que indica la necesidad de indicar la fecha de cierre o remisión de inventario a la SBN. informa que la fecha de remisión del inventario no es válida. Mensaje que informa que se generó satisfactoriamente, en el directorio elegido, la copia de la Base de Datos para enviar a la SBN. Asimismo, al ejecutar la generación de copia para enviar a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el aplicativo realiza una verificación de integridad de la información del inventario registrado perteneciente a la Entidad. 88
89 6.2 GENERACIÓN DE COPIA DE BAJA PARA LA SBN Esta opción permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la información para la Entidad. (Figura 94). Este archivo que el SIMI muestra el Número de Resolución de baja y la Fecha de Baja. Figura GENERACION DE COPIA DE SEGURIDAD Esta opción permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la información para la Entidad. El archivo que el SIMI genera a través de esta opción para el respaldo de su información, lleva por defecto el nombre de Backup3.5.zip. El cual debe de contener la siguiente relación de archivos: Nombre del Archivo TPARAME0 MBIENES0 MBIENES0 LOCALES LOCALES AREAS AREAS OFICINAS OFICINAS TEMPLEA0 TEMPLEA0 TIPOBIEN TIPOBIEN Tipo de Archivo DBF DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX Esta opción permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la información para la Entidad. 89
90 Las opciones que comprende son la siguiente: Base de Datos en General. Bienes por Periodo. Bienes por Rango de Fechas Base de Datos en General Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 95) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos General, lo cual deberá seleccionar a través del botón [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botón [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva Bienes por Periodo Figura 95 Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 96) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos Periodo, lo cual deberá ingresar el Periodo de Adquisición, y seleccionar el botón [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botón [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva Bienes por Rango de Fechas Figura 96 Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 97) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos Fechas, lo cual deberá ingresar la Fecha de Adquisición y seleccionar el botón [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botón [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva. 90
91 Figura RESTAURACION DE COPIA DE SEGURIDAD Esta opción permite restaurar la copia de seguridad (backup3.5) de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, la cual debe de haber sido realizada previamente por la Entidad a través de la opción anteriormente descrita. El archivo que el SIMI restaura a través de esta opción debe necesariamente tener el nombre de Backup3.5.zip. Asimismo se debe tener en cuenta que al ejecutar esta opción, se reemplazará (y en algunos casos se podría perder información) los datos existentes en el inventario por los datos que contiene el archivo de seguridad (backup). Adicionalmente, debe tenerse presente que el archivo Backup3.5.zip. Debe contener la siguiente relación de archivos, caso contrario el SIMI no funcionará correctamente o más aún, la información restaurada no seria del todo correcta. Nombre del Archivo TPARAME0 MBIENES0 MBIENES0 LOCALES LOCALES AREAS AREAS OFICINAS OFICINAS TEMPLEA0 TEMPLEA0 TIPOBIEN TIPOBIEN Tipo de Archivo DBF DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 98) denominada «Restauración de la Base de Datos», en la cual deberá seleccionar a través del botón [Archivo de Origen] la ruta origen donde se encuentra el archivo ZIP a restaurar. Posteriormente hacer un click al botón [Restaurar] para iniciar la restauración de la información del inventario de la Entidad. 91
92 Selección de la ruta origen donde se encuentra la Base de Datos a restaurar Botones de acción Figura 98 Mensajes al Restaurar la Base de Datos Mensaje que recuerda la necesidad de cerrar todas las áreas de trabajo y ventanas de la aplicación. Mensaje que informa que el archivo BackupBD.zip no se encuentra en el directorio seleccionado DESBLOQUEO DE REGISTROS Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 99) denominada «Desbloqueo de Bienes», en la cual deberá seleccionar a través del botón [Ejecutar] donde se encuentra el archivo correspondiente. Botón de acción Figura 99 92
93 Mensajes al Restaurar la Base de Datos Mensaje que recuerda la necesidad de cerrar todas las áreas de trabajo y ventanas de la aplicación. Mensaje del Sistema que informa que el proceso de desbloqueo de registros se ha realizado satisfactoriamente REINDEXACION DE BASE DE DATOS Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 100) denominada «Reindexación de Base de Datos», en la cual deberá seleccionar a través del botón [Ejecutar] para la determinación correspondiente. Botón de acción Figura REGENERAR CORRELATIVOS Al ingresar a esta opción se presenta una ventana (Figura 101) denominada «Regenerar Correlativos», en la cual deberá seleccionar a través del botón [Ejecutar] la ruta origen donde se encuentra el archivo ZIP a realizar. Botón de acción Figura
94 VII. AYUDA Este módulo del SIMI, agrupa opciones complementarias y de orden o uso general en todo el aplicativo. Las opciones que componen este módulo son las siguientes: Ver Barra de Herramientas Configurar Impresora Manual de Usuario Acerca del SIMI Salir 7.1. VER BARRA DE HERRAMIENTAS Esta opción permite mostrar la Barra de Herramientas (Figura 102) para el acceso directo a las ventanas del sistema (en caso no se visualizara). Figura CONFIGURAR IMPRESORA Está opción permite seleccionar y/o configurar la(s) Impresora(s) instalada (Figura 103) en una PC. Figura
95 7.3. MANUAL DE USUARIO Esta opción permite obtener información general (Figura 104) con respecto a cada una de las opciones implementadas en el SIMI. Se puede acceder a la ayuda del SIMI en cualquier momento oprimiendo la tecla de función <<F1>>. Figura ACERCA DEL SIMI Esta opción muestra información (Figura 105) general acerca de la implementación del SIMI SALIR Figura 105 Esta opción da por finalizada la sesión de trabajo en el SIMI y cierra el aplicativo. Asimismo, esta opción deberá ser ejecutada cuando no exista ninguna ventana abierta en la Aplicación. 95

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