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Timestamp: 2019-05-22 20:56:18+00:00

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Vinculacion de La Unah
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Relación de Programas Interinstitucionales
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3. Material de Apoyo de Evento
Manual Urbanidad Buen Comportamiento Gobernacion Antioquia
VIII Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Espaolas
20 23 de mayo de 2009
Universidad de Burgos Marisa Corcuera Mendoza Jefe de Protocolo
INDICE 1. INTRODUCCIN 1.1. Justificacin del Manual de Protocolo Universitario 1.2. Objetivos 2. CLASIFICACIN DE LOS ACTOS 2.1. Actos Solemnes 2.2. Actos Administrativos 2.3. Actos Acadmicos 2.4. Otros Actos 3. PUNTO DE PARTIDA PARA ORGANIZAR UN ACTO 3.1. Reuniones Preparatorias 3.2. Trabajo Tcnico 3.3. Logstica en los Actos 3.4. La Base de Datos 4. LAS INVITACIONES 5. EL CEREMONIAL 5.1. En los Actos Solemnes 5.1.1. Apertura del Curso 5.1.2. Fiesta de la Universidad, Santo Toms de Aquino 5.1.3. Investidura Doctor Honoris Causa 5.2. En los Actos Administrativos 5.2.1. Toma de Posesin de un Rector 5.2.2. Toma de Posesin de cargos acadmicos 5.2.3. Firmas de Convenios 5.2.4. Otros Actos 5.3. En los Actos Acadmicos 5.4. En otros Actos 6. LAS PRECEDENCIAS 6.1. Precedencias en la Universidad 6.2. Precedencias del Estado y de Comunidades Autnomas 7. LAS PRESIDENCIAS EN LOS ACTOS UNIVERSITARIOS 7.1. En los Actos Solemnes 7.2. En los Actos Administrativos 7.3. En los Actos Acadmicos 7.4. En otros Actos 8. ESCENARIOS 9. TRATAMIENTOS 9.1. Universidades 9.2. Jefatura del Estado
9.3. Gobierno de la Nacin 9.4. Cortes Generales 9.5. Poder Judicial 9.6. Comunidades Autnomas 9.7. Administracin Local 9.8. Fuerzas Armadas 9.9. Carrera Diplomtica 9.10. Confesin Catlica 9.11. Otras Autoridades y Personalidades 10. EL TRAJE ACADMICO 10.1. Presente y Futuro del Traje Acadmico 10.2. Estudio y Evolucin del Traje Acadmico y de los colores en las Universidades 10.3. Propuesta del uso del Traje y de los colores 11. LA ETIQUETA 11.1. La etiqueta masculina 11.2. La etiqueta femenina 11.3. Invitaciones 12. LOS MEDIOS DE COMUNICACIN 12.1. La Comunicacin y el Protocolo 12.2. La Imagen ante los Medios de Comunicacin 13. LOS REGALOS 13.1. Clasificacin por Rango 13.2. Regalo Institucional 13.3. Regalo Corporativo 13.4. Regalo Publicitario 14. LAS VISITAS 14.1. Las visitas Institucionales 14.2. Las visitas al Rector 14.3. Las visitas a la Institucin 14.4. Niveles. Dnde y Quin recibe? 15. LAS REUNIONES 15.1. Logstica en las Reuniones 15.2. Protocolo en las Mesas de Reuniones 16. LAS BANDERAS 16.1. Las Banderas 16.2. La Bandera de la Universidad 16.3. Banderas y Smbolos en los Actos Universitarios 17. HONORES Y DISTINCIONES 18. EXEQUIAS ACADMICAS
1.1. Justificacin del Manual de Protocolo Universitario
La Universidad desde sus orgenes ha desarrollado unos smbolos de identidad y dignidad caractersticos y esa herencia cultural est en una constante transformacin bajo una bsqueda de equilibrio entre el pasado y el presente plasmado en los Actos por las Universidades actuales. En las ceremonias y eventos que se organizan hoy cada universidad pone de manifiesto sus seas de identidad propias como reflejo de la riqueza y pluralidad del protocolo universitario. Cuando hablamos de protocolo no slo estamos hablando de ceremonial, sino tambin de relaciones pblicas y de imagen, as como de un conjunto de acciones y normas que requieren del conocimiento profesional pluridisciplinar conectado con el entorno, cada vez ms complejo, de las relaciones sociales. Es por ello que cada vez se hace ms necesaria en la Universidad Espaola la presencia de gabinetes especializados que se ocupen de estas tareas. No hay que olvidar que los Actos son el vehculo de conexin y comunicacin con la comunidad universitaria, las instituciones y la sociedad en general y la herramienta que nos va a proporcionar potenciar la imagen de la universidad y trasladarla al exterior vistindola con sus mejores galas, definir el mbito de autonoma dotndolo de un sistema propio de relaciones institucionales y permitir que el formalismo universitario cobre sentido y que las instituciones representadas puedan mantener el equilibrio necesario en sus lneas de actuacin. En el momento actual el concepto imagen est muy arraigado con la organizacin de los actos, segn la Real Academia de la Lengua imagen pblica es un conjunto de rasgos que caracterizan a una persona o entidad ante la sociedad. Persona y entidad ante la sociedad acompaada del sustantivo conjunto, por lo que hay que tener en cuenta que todos los aspectos deben aunarse para conseguir aquello que deseamos proyectar, buscando la excelencia en la organizacin de nuestros actos, ya sean solemnes, acadmicos, administrativos, culturales o de cualquier naturaleza. El Protocolo es hoy un componente cada vez ms necesario y est presente en todos los sectores de la sociedad, y no solo en el oficial. El mundo de la empresa, el deporte, la comunicacin, el mundo cultural y artstico, la universidad y las propias organizaciones no gubernamentales necesitan de esta disciplina que trata de poner orden a todos los elementos que lo componen, organizar eventos de acuerdo con unos objetivos, criterios y estrategias y facilitar, ante todo, la comunicacin y el entendimiento. El Protocolo debe evolucionar al comps de las nuevas realidades nacionales e internacionales y ha sabido adaptarse a sus nuevos actores y a sus nuevos escenarios, as como a las nuevas tecnologas. En la sociedad de la imagen, cualquier acontecimiento acrecienta su eco hasta cotas inimaginables.
La Asociacin para el Estudio y la Investigacin del Protocolo Universitario, consciente de la importancia de dejar plasmado las tcnicas y herramientas bsicas de esta disciplina para que sirva como una gua bsica en la organizacin de los diferentes actos universitarios, ha sentido la necesidad de plasmar el trabajo, las tcnicas, las costumbres de cada lugar, lo legislado a nivel autonmico o nacional en un Manual para la organizacin de eventos desde una perspectiva universitaria, en base a las caractersticas particulares de las universidades donde se recojan las tcnicas para organizar y ejecutar los actos propios de nuestra institucin. Un estilo propio marcado por el respeto a las tradiciones y costumbres caractersticas de cada universidad, aplicando en todo momento la legislacin existente cuando concurran en nuestros actos autoridades del Estado, tanto nacionales como extranjeras, o de las Comunidades Autnomas, as como el correcto uso de nuestros smbolos junto con los de otras Instituciones. Ese respeto por las tradiciones y costumbres no sern un impedimento para que las nuevas tecnologas estn presentes en todos nuestros actos. En este manual se introduce en las nuevas herramientas tecnolgicas, en esos avances tecnolgicos que ya se encuentran dentro de los actos que organizamos y que debemos sacarles el mximo partido en pro de nuestras propias instituciones. En definitiva, se trata de fijar criterios de organizacin, de establecer el protocolo y el ceremonial aplicable a cada acto, de utilizar la etiqueta acorde con la naturaleza del acto, de aplicar correctamente y sujeto a derecho las precedencias de autoridades, de conocer las herramientas necesarias para la organizacin de cualquier evento, de acercar la profesionalidad del jefe de protocolo con el jefe de comunicacin, y todo ello con la filosofa de acercar la institucin, a la propia comunidad universitaria, a los agentes sociales, a la empresa, al mundo de la cultura, del deporte, en una palabra a la sociedad en general. Este manual pretende que su criterio central sea una correcta aplicacin del protocolo universitario sin olvidar la flexibilidad protocolaria. Lejos de la posible rigidez y encorsetamiento de los actos se intentar aplicar todos los elementos a nuestro alcance, todas las tcnicas aplicables, el sentido comn que aportar cada profesional de protocolo en cada acto para que todo est en concordancia con la naturaleza, objetivos marcados en todo lo que se organice en el mbito universitario.
2. CLASIFICACIN DE LOS ACTOS
ACTOS SOLEMNES ACTOS ADMINISTRATIVOS ACTOS ACADMICOS OTROS ACTOS
2.1. ACTOS SOLEMNES
1. 2. 3. 4. APERTURA DEL CURSO ACADMICO DOCTORES HONORIS CAUSA FIESTA DE LA UNIVERSIDAD/ PATRONOS UNIVERSITARIOS LOS QUE AS QUEDEN CATALOGADOS SEGN LOS ESTATUTOS DE CADA UNIVERSIDAD.
2.2. ACTOS ADMINISTRATIVOS
1. TOMAS DE POSESIN 2. FIRMAS DE CONVENIOS
2.3. ACTOS ACADMICOS
1. 2. 3. GRADUACIN DE ALUMNOS PREMIOS INSTITUCIONALES HOMENAJES A MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
2.5. 1. 2. 3. 4.
INAUGURACIONES JORNADAS / CONGRESOS / SIMPOSIUMS/FOROS PRESENTACIN DE LIBROS PRIMERAS PIEDRAS
3. PUNTO DE PARTIDA PARA ORGANIZAR UN ACTO
3.1. Reuniones preparatorias: En primer lugar deberemos mantener una reunin con nuestro superior jerrquico para conocer cul es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitacin, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitacin, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbologa, etc Posteriormente mantendremos una segunda reunin con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algn momento de nuestros Acto. Esta reunin de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo. No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los tcnicos informticos, tcnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en comn, su nmero estar marcado en funcin de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de xito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto. Los das anteriores al Acto ser necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y as comprobar que todo est a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informticos).
3.2. Trabajo Tcnico:
En funcin de la naturaleza del Acto: Diseo de la invitacin (papel o electrnica) Preparar el guin del ceremonial, en funcin de la naturaleza del acto y objetivos marcados. Supervisar los discursos, al menos el tiempo. Preparar la comitiva acadmica, si procede por el tipo de Acto. Disear los diplomas. Tener en cuenta si hay entrega de medallas, distinciones, premios. Organizar el saln (iluminacin, megafona, disposicin del escenario, decoracin)
Si hay un catering (preveer el lugar, que sea acorde con la hora del acto, la naturaleza del mismo, los tiempos de crisis) Atencin a los invitados de honor con anterioridad al acto (poner a su disposicin mvil, correo electrnico para solucionar cualquier duda) 3.3. Logstica en los Actos: Hay muchos elementos que deberemos controlar, coordinar y preparar para que el Acto brille con luz propia. Por lo tanto deberemos tener en cuenta : La limpieza Megafona Calefaccin o Aire acondicionado Seguridad Muebles Auxiliares Decoracin Floral Coro, grupo de msica, banda, etc. Reportaje fotogrfico Prensa Vino espaol Previsin de regalos Firma en el Libro de Honor Reserva de sitios para Autoridades acadmicas, reserva para Autoridades segn el R.D. de precedencias Reserva de sitios para los medios de comunicacin, para el grupo de msica, coro, .. Preparacin de la taquilla Las banderas, reposteros, roller Servicio de guardarropa
3.4. Bases de Datos. 3.4.1. Finalidad.
La elaboracin de bases de datos exige la dotacin adecuada de equipos, soportes y programas informticos y un seguimiento y comprobacin constante de los datos. Tener una buena base de datos es fundamental en un servicio de protocolo y dotarnos de una buena herramienta informtica facilitar nuestro trabajo en la preparacin de todos los actos. El procedimiento de creacin, actualizacin y explotacin de la Base de Datos Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos de personas que deben formar parte de la misma. La BDI es el conjunto de registros de personas con las que la Unidad de Protocolo mantiene una relacin habitual y/o son de inters general. Se necesita una aplicacin informtica que permita la creacin, mantenimiento y explotacin de los ficheros de nombres y direcciones de personas e instituciones con las que nos vamos a relacionar.
Nos permitira llevar un control de los actos que tenemos hoy, los pendientes y los pasados. Hacer los programas de cada acto. Consultar un acto con sus pormenores, incidencias, cmo se desarroll, quines asistieron, e incluso su repercusin meditica. Podramos encontrar cualquier dato de inters para una situacin en concreto, incluso la tarea desempeada por cada miembro del equipo que forme parte de la unidad de protocolo. Su funcin principal es relacionar entre s personas e instituciones, abarcara los datos profesionales de las personas e instituciones, adems mantendra informacin histrica de los distintos contactos, invitaciones, actos acontecidos entre dichas personas/instituciones y la Universidad. Con la creacin y actualizacin de esta BDI se debern obtener los siguientes productos: Consultas con salida por pantalla o papel sobre personas y/o colectivos especficos con Listados posibilidad de seleccin y ordenacin por distintos conceptos Etiquetas de direcciones (por orden alfabtico, por rango, por actos realizados, etc..) Sobres con tamao normalizado Cartas personalizadas Seleccin de personas (con opcin a repetir o no las personas que pertenezcan a distintos colectivos). 3.4.2.Descripcin del Registro Tratamiento: Rector Magnfico / Rectora Magnfica Excmo. Sr. D. / Excma. Sra. Da. Ilmo. Sr. D. / Ilma. Sra. Da. Sr. D. (existira una tabla con las distintas opciones para evitar errores de tecleo). Nombre, (longitud ..caracteres) Apellidos (longitud.. caracteres), ser campo clave para ordenacin alfabtica. Cargo/ Profesin (longitudcaracteres) Entidad Desarrollo completo de la Institucin o empresa (longitud caracteres) Siglas (longitud ..caracteres) Direccin Completa Longitud .. caracteres) Cdigo Postal (longitud .caracteres) Existira un tabla que relacione cdigo postal con la provincia y prefijo telefnico. Localidad Provincia Campo que se rellenar automticamente mediante tabla de cdigo postal Pas Slo se rellenar en caso de direcciones del extranjero Telfono El sistema pondr por defecto el prefijo provincial de la tabla de cdigo postal. Mvil Fax Idem, anterior Direccin de correo electrnico: Longitud caracteres Direccin de Web Internet
Informacin histrica: especificacin de fecha, nombre del acto. Constar de dos subcampos: Fecha del evento / Tipo de evento Deber aparecer automticamente la fecha de creacin o modificacin del registro Deber existir la posibilidad de aadir un campo o de eliminarlo
3.4.2. Explotacin
Altas, bajas, modificaciones (slo podrn efectuarlas un nmero limitado de personas autorizadas) Consultas.- Permitirn efectuar selecciones y clasificaciones de los datos, obteniendo los mismos por pantalla o impresora. Listados.Completos en los que figuren todos los campos rellenados incluidos en la ficha. Listado etiqueta , aparecen los mismos datos que salen en la etiqueta, pero con formato listado. Personalizado que permitir que el usuario defina los campos a incluir en el mismo. Por eventos / actos realizados en la institucin La funcin del listado es auxiliar en la consulta, permitiendo labores de informacin, correccin, estadsticas sobre personalidades/ colectivos genricos o especficos. Cartas / Sobres.- La aplicacin debe dar la opcin para depuracin de personas que pertenezcan a distintos colectivos. Etiquetas.Modelo de etiqueta genrico Modelo de etiqueta personalizado, el usuario podr definir los campos de su inters Opcin de una pegatina por hoja Opcin de un grupo por hoja Opcin de un colectivo por hoja Opcin de seleccionar un nmero determinado de personas /instituciones, segn las necesidades del acto a realizar. Esta base de datos llevara un control de los regalos institucionales, quines los han recibido, el motivo y en el acto en el cul se le hizo la entrega. Podramos llevar un control de existencias de los regalos con sus proveedores, precios, etc. Tambin quedara reflejado los almuerzos y cenas institucionales pudiendo consultar hasta el ms mnimo detalle: minuta, lugar, asistentes, regalos. Y como no tendremos la posibilidad de elaborar informes por cada uno de nuestros actos con su presupuesto incluido, repercusin meditica, aciertos y fallos acometidos en cada uno de ellos. Base de datos que podra convertirse en una herramienta de trabajo diario para llevar el control de reuniones, peticiones y consultas diarias que llegan a la unidad de protocolo con su nivel de influencia y la solucin planteada; tambin puede ayudarnos a la hora de distribuir el trabajo si la unidad de protocolo est formada por varias personas anotando los avances realizados, con el fin de no duplicar el trabajo y de cara a una buena organizacin del mismo.
Otro de los apartados estar reservado para la legislacin ms utilizada en nuestro trabajo. Y algo que es fundamental un dossier de imgenes y prensa donde se recoja todo lo relacionado con los actos que organizamos.
Las invitaciones, notas y tarjetones deben cuidarse especialmente, ya que en ellas viaja la imagen de nuestra Institucin, contribuyendo a su buen nombre y prestigio. Se deber cuidar las frmulas de cortesa, la imagen corporativa. Debern figurar todos los elementos necesarios para informar correctamente a nuestros invitados: quin invita, a quin se invita, a qu se invita, lugar de celebracin del acto, fecha y hora, fecha de confirmacin, telfono o correo electrnico de confirmacin y si fuera necesario especificar la etiqueta a llevar. El sistema de envo, gracias a las nuevas tecnologas, es el correo electrnico a travs de un enlace, de un archivo PDF desplazando a la frmula tradicional de tarjetn, a travs del servicio de correos. Si la naturaleza del Acto nos obliga a realizar invitacin en papel debemos poner especial cuidado en seleccionar el tipo de formato, grosor del papel, si va a una tinta o varias, eleccin ms sobria o desenfadada para la invitacin, a no ser que ya exista una predeterminada por nuestra Institucin para todos los tipos de Actos.
5. EL CEREMONIAL
El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, acadmico o pertenezca a la clasificacin que hemos dado a otros actos. Vamos a definir unas lneas guas para cada tipo de Acto, si bien es cierto que cada Acto contar con variables y con puntos en comn.
5.1. EL CEREMONIAL EN LOS ACTOS SOLEMNES.
Los actos solemnes son la Apertura del curso Acadmico, la Fiesta de la Universidad, la celebracin de Santo Toms de Aquino, la Investidura de Doctores Honoris Causa y todos aquellos actos designados de esta categora, por el Consejo de Gobierno u rgano que ostente dicha capacidad de decisin.
5.1.1. Apertura del Curso Acadmico: El Claustro de Doctores se reunir en la Sala habilitada para el revestimiento, una vez formada la comitiva acadmica, segn el orden tradicional se dirigir al Aula Magna, Paraninfo, etc., cerrar la comitiva el Rector acompaado del Secretario General. Las autoridades asistentes y los invitados tomarn asiento en el Aula Magna en los lugares asignados. La mesa presidencial estar ocupada por autoridades acadmicas, mientras que los doctores revestidos se colocarn en el lugar reservado para ellos, en todos los actos acadmicos. Los doctores se descubren al entrar en el Aula Magna y los invitados se ponen en pie, al tiempo que se escucha el Veni Creador Spiritus. El Rector dice: BRESE LA SESIN.SEORES CLAUSTRALES SENTAOS
EL ACTO. Y
CUBRIOS. SE INICIA
El Rector ir dando la palabra y dirigir en todo momento la ceremonia. En primer lugar har uso de la misma el Secretario General quien proceder a dar lectura de la Memoria del curso acadmico anterior. El doctor asignado por su Facultad o Centro ser el encargado de dar la Primera Leccin Magistral en el Curso Acadmico que se va a inaugurar. Si en el Acto se ha previsto la entrega de Premios, Medallas, Honores ser el momento de entregarlos e imponerlos, en este caso, el Secretario General dar lectura del Acta, Resolucin, etc., que haya originado la entrega de dichas distinciones y proceder al llamamiento de los galardonados o premiados. El Rector entregar las distinciones, si bien y as lo considera oportuno los miembros de la Mesa Presidencial tambin podran intervenir en la entrega. Sin embargo siempre que haya imposicin de Medallas, insignias o entrega de placas corresponder al Rector como representante mximo de la Institucin que lo otorga. El Acto terminar con el discurso del Rector. Si al Acto ha acudido el Presidente de la Comunidad Autnoma o Consejero de Educacin el discurso de los representantes de la Comunidad Autnoma podra cerrar el Acto. El himno universitario cerrar todos los Actos Solemnes, para ello todos los asistentes al Acto se pondrn en pie y los doctores revestidos se descubrirn. El Rector dir: EL ACTO HA TERMINADO. Todos los asistentes se mantendrn en sus puestos mientras la Comitiva de Doctores se dispone a salir en el mismo orden en el que entr. Una vez fuera del lugar de celebracin del Acto los doctores se dispondrn en columnas de a dos para realizar el pasello.
5.1.2. Fiesta de la Universidad, Santo Toms de Aquino. El Claustro de Doctores se reunir en la Sala habilitada para el revestimiento, una vez formada la comitiva acadmica, segn el orden tradicional se dirigir al Aula Magna, Paraninfo, etc., abrir la comitiva dos conserjes y la cerrar el Rector. Este Acto Acadmico introduce una variable respecto a la Apertura del Curso Acadmico, es la formacin de dos comitivas acadmicas. La primera formada por el Claustro de Doctores y la segunda por los nuevos doctores que durante la ceremonia van a obtener sus atributos para ser consagrados como doctores de la universidad y, desde ese momento, formarn parte del Claustro de Doctores, de tal forma que ya en esta ceremonia se va a simbolizar con la salida de una nica comitiva acadmica. Las autoridades asistentes y los invitados tomarn asiento en el Aula Magna en los lugares designados. La mesa presidencial estar ocupada por autoridades acadmicas, mientras que los doctores revestidos se colocarn en el lugar reservado para ellos, en todos los actos acadmicos. Los doctores se descubren al entrar en el Aula Magna y los invitados se ponen en pie, al tiempo que se escucha el Veni Creador Spiritus. El Rector dice: brese la Sesin.Seores Claustrales Sentaos y Cubrios. Se Inicia el Acto. El Rector ir dando la palabra y dirigir en todo momento la ceremonia. En primer lugar invitar al Secretario General que vaya en busca de los nuevos Doctores y de su madrina o padrino. A la entrada en el Aula Magna el coro interpreta Canticorum Jubilo, el Rector se pone en pie invitando a todos a levantarse, una vez todos han ocupado sus asientos asignados y coro a finalizado todos se sientan. El Rector da la palabra al Secretario General para proceder a la ceremonia de entrega de atributos de los nuevos doctores. El Secretario General dice: Nuevos doctores, pnganse en pie. Puede acercarse a la mesa don/ doa ., quien en nombre de todos los nuevos doctores, se comprometer con nuestra Institucin en el desarrollo de su actividad acadmica. Una vez realizado el juramento o promesa. El Secretario General dice: Por la universidad de y en reconocimiento del grado que habis adquirido, el Rector Magnfico de la Universidad de os har entrega del ttulo de doctor y os impondr como smbolos de vuestra condicin:
EL BIRRETE LAUREADO EXCELENCIA DE LA DIGNIDAD DOCTORAL, PARA QUE LO LLEVIS SOBRE VUESTRA CABEZA EN SEAL DE LA CORONACIN DE VUESTROS ESTUDIOS Y MERECIMIENTOS. Y LOS GUANTES BLANCOS PARA QUE LOS CONSERVIS COMO SMBOLO DE VUESTRA ALTSIMA DIGNIDAD Y DE LA FORTALEZA QUE VUESTRAS MANOS HAN DE MANTENER. Se procede a realizar el llamamiento a quienes han adquirido el grado de doctor durante el curso acadmico por parte del Secretario General y a la entrega de atributos por parte del Rector. El Rector dar la palabra en nombre de los nuevos doctores a la doctora/ el doctor asignado. Posteriormente dar la palabra a la madrina / el padrino. En caso de que haya entrega de premios u otra serie de condecoraciones se proceder a su entrega. El Secretario General realizar el llamamiento y el Rector, y si ste lo considera oportuno, el resto de miembros de la mesa entregarn los premios o condecoraciones. Finalizar el Acto con el discurso del Rector, al finalizar invitar a todos a ponerse en pie para escuchar el himno universitario, Gaudeamus Igitur. Para escuchar el himno los doctores se descubrirn y al finalizar el Rector dar por concluido el Acto y se saldr en comitiva acadmica en el mismo orden de entrada y con el birrete puesto.
5.1.3. Investidura de Doctor Honoris Causa El Claustro de Doctores se reunir en la Sala de Juntas del Rectorado donde llegarn los Doctorandos acompaados por su padrino y el Decano de la Facultad proponente del Doctorando. El Doctorando ser presentado a las autoridades acadmicas y a los doctores. Seguidamente, se dirigirn al despacho del Rector. All los Padrinos ayudarn a los Doctorandos a vestir la toga y muceta.
El Claustro de Doctores, en comitiva, se dirigirn al Aula Magna segn el orden tradicional, abrir el cortejo dos conserjes y lo cerrar el Rector. El Decano de la Facultad proponente ocupar el asiento dispuesto al efecto. El Doctorando y su padrino esperarn hasta ser llamados al Aula Magna. Las autoridades asistentes y los invitados tomarn asiento en el Aula Magna en los lugares designados un diez minutos antes de dar comienzo el Acto.
La mesa presidencial estar ocupada por autoridades acadmicas, mientras que los doctores se colocarn, con traje acadmico, en los lugares asignados del Aula Magna, lugar reservado en todos los actos acadmicos. Doctorando y padrino ocuparn los asientos dispuestos al efecto. Los doctores se descubren al entrar en el Aula Magna y los invitados se ponen en pie, al tiempo que se interpreta: Veni Creador Spiritus,
Presentacin SE INICIA LA SESIN
El Secretario General procede a la lectura del acuerdo por el que se concede el Ttulo de Doctor Honoris Causa. El Rector se dirige al Decano de la Facultad proponente para que vaya a buscar al doctorando y a su padrino. Sale el Decano precedido de los conserjes. Al regreso, tras los conserjes, vendrn el padrino y, a su derecha, el doctorando, y cerrar la marcha el Decano, todos ellos descubiertos. A la entrada de la Comitiva en el Aula Magna, Claustro e Invitados se pondrn en pie mientras que se interpreta una meloda.
Investidura del Doctorando I. Elogio y peticin.
Con un saludo ante la Presidencia el Decano se situar en el lugar que antes ocupaba. Todos los asistentes, doctores y presidencia se sientan permaneciendo en pie, en medio del estrado, frente al Rector, el Doctorando y su padrino. Peticin del permiso, concedido el permiso por el Rector se sienta el doctorando en el lugar asignado. El padrino se dirige al atril para pronunciar la alocucin en elogio del doctorando.
II. CONCESIN
III. INVESTIDURA
Durante la investidura los doctores e invitados permanecen sentados. El padrino impone al nuevo doctor las insignias, siguiendo el orden. Le impone el birrete. Le impone el anillo. El padrino muestra al nuevo doctor el libro abierto. El padrino sostiene el libro cerrado Finalmente el padrino le entrega el libro. Terminada la imposicin de insignias, el nuevo doctor, una vez alcanzado el grado, se dirige al asiento designado.
IV. ABRAZOS
El nuevo doctor permanece sentado en el asiento asignado, unos instantes, y a continuacin se levanta para recibir los abrazos de su padrino. Los doctores e invitados permanecen sentados. Dado el abrazo del ritual por el padrino, el Maestro de Ceremonias da un golpe en el suelo con el cetro para que suene la msica, mientras el padrino conduce al nuevo doctor a recibir los tradicionales abrazos. Estos comienzan por el Rector, el Decano de la Facultad proponente y los Miembros de la mesa presidencial. Terminados los abrazos el Maestro de Ceremonias da dos golpes en el suelo con el cetro para que cese la msica.
VI. IMPOSICIN DE LA MEDALLA
A continuacin el Rector le entrega el diploma y le impone la medalla al nuevo doctor. El padrino se acerca para conducir a su ahijado al asiento que le corresponde y l se vuelve al suyo.
VII. DISCURSO DE GRACIAS
El nuevo graduado, desde su asiento, pide permiso al Rector para pronunciar un breve discurso dando las gracias por el honor recibido. Obtenida as la venia, el doctor se dirige al atril desde donde pronuncia su discurso. Una vez terminado vuelve a ocupar su lugar.
A continuacin el Rector pronuncia la gratulatoria a los nuevos doctores, discurso en el cual expresa la satisfaccin de contarles entre los miembros del Claustro.
Se ponen en pie todos los presentes, los doctores del Claustro se descubren. Interpretacin del Himno Universitario. Sentados todos de nuevo, el Rector da el acto por concluso. A continuacin, el maestro de ceremonias da un golpe en el suelo con el cetro. El Rector da por concluido el Acto. Suena la msica y la Universidad se pone en marcha, por el orden tradicional de salida, dando paso a la comitiva el maestro de ceremonias. La Universidad obsequia tradicionalmente a sus invitados con un vino de honor.
5.2. EN LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
5.2.1. Toma de Posesin de un Rector Entrada en el Aula Magna de la Comitiva Acadmica, el coro interpreta en ese momento el Veni Creator Spiritus. El Rector en funciones inicia el Acto. Interviene el Rector en funciones quien dirigir unas palabras a los asistentes, a modo de despedida. Una vez terminada su intervencin dar la palabra al Secretario General de la Consejera de Educacin, o persona en representacin de la Comunidad Autnoma si as lo estimaran conveniente- quien va dar lectura al Acuerdo n, de fecha de la Comunidad Autnoma. Posteriormente dar la palabra el Secretario General en funciones, quien dar lectura del Acta de Toma de Posesin del Rector Magnfico de la Universidad de Burgos. El Secretario General en funciones, desde el atril, dar lectura del Acta. A continuacin el Rector en funciones y el Rector electo se dirigirn a la mesa de toma de posesin para proceder al juramento del cargo de Rector. Los integrantes de la mesa presidencial se ponen en pi. El Secretario General en funciones finaliza la lectura del Acta y se dirige a la mesa de toma de posesin para firmar el Acta junto con el Rector (desde este momento ya hablaremos de Rector de la Universidad de ..) y el Consejero de Educacin o representante de la Comunidad Autnoma que nos acompae. El Secretario General en funciones regresa a su asiento. Seguidamente, en el centro del estrado, ex Rector y Rector proceden al intercambio simblico de atributos rectorales: medalla y bastn de mando.
Todava queda el ltimo smbolo que es el intercambio de asientos en la Mesa Presidencial, que se producir en el momento en el que vuelvan a sta y, por lo tanto, el Acto, desde este momento, ser conducido por el Rector. El Rector dar la palabra al Secretario General en funciones, quien dar lectura, desde el atril, de la Resolucin Rectoral de nombramiento del nuevo Secretario General. A continuacin el nuevo Secretario General se dirigir a la mesa de toma de posesin para tomar juramento de su cargo. Los integrantes de la mesa presidencial se ponen en pi. El Secretario General en funciones finaliza la lectura de la Resolucin Rectoral y se dirige a la mesa de toma de posesin para firmar el acta junto con el Posesionario y el Rector. Los dos Secretarios Generales ocupan sus asientos. Si en el mismo Acto de Toma de Posesin del Rector toman posesin su Equipo de Gobierno, se proceder de la siguiente manera: El Rector dar la palabra al nuevo Secretario General para que ste, desde el atril d lectura de la Resolucin Rectoral de nombramiento de los integrantes del equipo de gobierno. Uno a uno y segn el orden ya establecido irn pasando por la mesa de toma de posesin los integrantes del Nuevo Equipo quienes jurarn su cargo como Vicerrectores/as. El Secretario General finaliza la lectura de la Resolucin Rectoral y se dirige a la mesa de toma de posesin para firmar el acta junto con el Rector. El Rector realiza su primera intervencin ante la comunidad universitaria, autoridades y pblico asistente. A continuacin tomar la palabra la Autoridad de la Comunidad Autnoma (Presidente o Consejero de Educacin) que nos acompae en el Acto. El Rector invitar a todos a ponerse en pi para escuchar el Himno Universitario: GADEAMUS IGITUR. El Rector dir el Acto ha terminado y la Comitiva Acadmica se pondr en disposicin de salida, en el mismo orden que a la entrada.
5.2.2. Toma de Posesin de Cargos Acadmicos (Defensor Universitario, Decanos, Catedrticos, Profesores Titulares.) El Rector presidir la toma de posesin de los nuevos cargos acadmicos o del cambio de situacin administrativa de los docentes. A su izquierda estar el Secretario General de la Institucin Universitaria quien se encargar de dar lectura del Acta de Toma de Posesin.
El posesionario se acercar a la mesa de toma de posesin dispuesta con la Constitucin Espaola y los Estatutos de la Universidad para jurar o prometer el cargo, segn disponga el posesionario. Una vez realizados los trmites legales el Secretario General firmar junto con el posesionario el Acta y sta ser visada por el Rector. El Rector dar la palabra al posesionario por si quisiera dirigir a los presentes y cerrar el Acto un breve discurso del Rector.
5.2.3. Firmas de Convenios Las Universidades a lo largo del ao firman convenios con otras Administraciones, Instituciones pblicas y privadas, Fundaciones, Asociaciones, etc.., El ceremonial en estos actos es muy sencillo, si bien se puede disponer el escenario con una presidencia de pie o con una presidencia sentada (ver presidencias). El Rector dar la bienvenida a los Medios de Comunicacin presentes en el Acto y directamente invitar a la otra parte a proceder a firmar el Convenio. Tras el intercambio de los mismos y, una vez firmados, se proceder a realizar el apretn de manos como smbolo de relacin entre ambas Instituciones. El Rector pondr en conocimiento de los presentes el contenido del Convenio en lo referente a su Institucin, cediendo la palabra al firmante de la otra parte para que complete el contenido del Convenio. Seguidamente se abre el turno de preguntas.
5.3. EN LOS ACTOS ACADMICOS
Estn englobadas las graduaciones de alumnos y entrega de premios y los homenajes a miembros de la comunidad universitaria. Estos Actos, pese a las variables que se puedan introducir, el ceremonial a seguir es el siguiente: El Rector presidir todas las ceremonias de graduacin que se celebren en la Universidad. En caso de no poder asistir acudir en su representacin un miembro del Equipo de Direccin. El Rector dar la palabra, en primer lugar, al alumno que hablar en representacin de todos sus compaeros de promocin. Antes de dar la palabra al padrino para que realice su discurso, el Decano o Director del Centro le impondr la beca de la promocin. El Secretario Acadmico, un Vicedecano o Subdirector realizarn el llamamiento de los chicos de la promocin quines recibirn de manos de su padrino o madrina y del Decano o Director del Centro la beca, y de manos del Rector el Diploma.
El Rector dar la palabra al Decano/a, Director/a del Centro y el Acto lo cerrar el Rector con un discurso.
Para finalizar todos se pondrn en pie para escuchar el Gaudeamus Igitur.
5.4. EN OTROS ACTOS
ste epgrafe recoge las Inauguraciones, clausuras referentes a congresos, jornadas, foros, as como las presentaciones de libros, la colocacin de primeras piedras, la inauguracin de edificios, etc. El Rector inaugura, clausura dichos actos o, si asiste un Vicerrector en su nombre ste ser en nombre del Rector quien inaugurar o clausurar. Tambin dirigir el Acto dando el turno de palabra a aquellos que le acompaan en la Mesa Presidencial. Esta referencia nos sirve en lo que se refiere a congresos, jornadas, presentacin de libros, pero si nos encontramos en una inauguracin de un edificio o en la colocacin de la primera piedra estaramos ante un acto de pie, un acto breve y un acto con movimiento (ver escenarios) por lo que el nmero de intervenciones se reducen al menor nmero posible de autoridades. En este caso, se proceder con el gesto simblico que hayamos previsto para esa ocasin, descubrimiento de placa, colocacin de la primera piedra, etc.., a continuacin el Rector abrira el Acto dando la bienvenida y, en funcin de el rango de la Autoridad que nos acompae o de la naturaleza del Acto, realizar una breve exposicin y ceder la palabra a la autoridad para que cierre o a la inversa. Ilustraremos como ejemplo prctico una inauguracin para presentar pblicamente una nueva instalacin, fruto de una inversin y obra, o para la puesta en marcha de un nuevo servicio. Este acto se organiza cuando se pretende proyectar al exterior la nueva instalacin o servicio para que la sociedad en general tenga conocimiento de ello. Es fundamental, por tanto la presencia de los medios de comunicacin en este acto, as como la poltica general de comunicacin a seguir. El acto, generalmente, se estructura de la siguiente manera: Recepcin a los invitados generales Recepcin a las autoridades Recepcin a la autoridad que preside o el invitado de honor Saludo de estos al Equipo de Direccin o grupo anfitrin Descubrimiento de placa conmemorativa Recorrido por las nuevas instalaciones o servicios Discursos por parte del Rector, autoridades y, en su caso, colaboradores o cofinanciadores. Firma en el libro de honor, si procede Aperitivo, vino espaol o cctel, segn los casos y las horas. En las inauguraciones con un gran nmero de invitados tendremos que organizar itinerarios alternativos, crear diferentes grupos, el primero ser el formado por el
Rector, Autoridades ms importantes y principales invitados. Otra opcin es tener prevista una sala con audiovisuales para que mientras el grupo principal est visitando las instalaciones el resto de invitados accedan a esta sala para explicarles mediante estas tcnicas las instalaciones, dndoles la posibilidad de visitarlas posteriormente. Si las instalaciones son muy amplias habr que hacer una seleccin y recorrer aquello ms significativo. En este tipo de actos el recibimiento es importante. El Rector y parte de sus Vicerrectores debern recibir a las Autoridades en la entrada del lugar que se va a inaugurar. Habr que haber previsto el estacionamiento de vehculos y las acreditaciones oportunas. Las principales autoridades debern ser recibidas por el anfitrin para aguardar la llegada de la Autoridad principal. Si sta es una alta autoridad del Estado se formar una lnea de saludo por orden de precedencia del resto de autoridades ah presentes encabezada por la Autoridad ms relevante y acompaada por el Rector como anfitrin del Acto. Una vez realizado el saludo de las autoridades que se encontrarn en la primera lnea de saludo, se establecer una segunda lnea para que las autoridades acadmicas tambin participen del saludo a la autoridad invitada. Tras el recibimiento se descubrir la placa conmemorativa donde quedar constancia del hecho y de la persona que inaugura, as como de la fecha. Esta placa se colocar en un lugar visible y estar cubierta, por ejemplo, con una tela hasta que la autoridad proceda a retirarla mediante unos tiradores. En primera lnea estar la autoridad que descubra la placa junto con el Rector, los invitados quedarn en un segundo plano y los medios de comunicacin grficos tendrn reservado un lugar preferente, muy cercano a las autoridades. Tras el descubrimiento de la placa se trasladarn hasta el lugar dispuesto para las intervenciones institucionales y, posteriormente, se proceder a realizar la visita a las instalaciones. Este acto puede cerrarse con un vino de honor, cctel o incluso con una actividad de carcter cultural, concierto de una pequea orquesta o de un interprete solista, en funcin del tipo de acto, momento del da y repercusin meditica que se quiera proyectar. En caso de que se quiera obsequiar con un regalo a todos los invitados, ste se entregar al finalizar el acto para evitar que tengan que llevarlo durante todo el acto. Al invitado de honor se le entregar en pblico slo si es relevante con el evento que se trata, en caso contrario se le entregar en el momento de la firma en el libro de honor, si este hecho se produjera, o al finalizar el acto en el momento de la despedida.
6. LAS PRECEDENCIAS
6.1. Precedencias en la Universidad Los actos sern presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupar lugar inmediato a la misma.
La precedencia en los actos acadmicos, en cuanto a las autoridades acadmicas, se determinar por quien los organice, de acuerdo con su normativa especfica, sus costumbres y tradiciones. En los actos propios de una Institucin Universitaria regir la precedencia siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Rector Magnfico Presidente del Consejo Social Vicerrectores y Secretario General Defensor Universitario Ex Rectores Doctores Honoris Causa Decanos y Directores de Centros Directores de Escuelas Adscritas Directores de Departamento Miembros del Consejo de Gobierno Miembros del Claustro Catedrticos Doctores Profesores no doctores
Cargos no acadmicos a tener en cuenta: el Presidente del Consejo Social ocupara, en funcin de la naturaleza del Acto el puesto nmero 2, es decir, entre el Rector y su Equipo de Direccin o incluso el puesto nmero 3, despus del Equipo de Direccin. El Gerente ocupara un lugar preferente pero no estara incluido entre los cargos acadmicos, tambin habra que reservar un lugar preferente a aquellas personalidades que hayan sido galardonadas con algn Honor o Distincin de la Institucin y si as viene establecido en el Reglamento de Honores y Distinciones, si lo hubiere.
6.2. Precedencias del Estado, Comunidades Autnomas, Corporaciones Locales La distribucin de los puestos de las dems autoridades se har segn las precedencias que regula el Real Decreto 2099/1983, de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento
General de Precedencias en el Estado. Normativa existente respecto a los cargos de la CC.AA y CC.LL.
7. LAS PRESIDENCIAS EN LOS ACTOS UNIVERSITARIOS
En todos los actos organizados por la institucin universitaria se establecer la posicin de la presidencia, que ocupar un espacio diferente al resto de invitados. Esta posicin de preferencia se mantendr en todo momento, ya sea una presidencia esttica dentro de un saln, paraninfo, aula magna, o en movimiento a lo largo de un recorrido.
En los Actos Acadmicos sern presididos por el Rector o miembro de su Equipo de Direccin (Vicerrectores o Secretario General) en quien delegue. El Rector ceder la presidencia a personalidades de gran relevancia como el Rey, Presidente del Gobierno. Si asistiera el Presidente de la Comunidad Autnoma el Rector podr cederle la presidencia o realizar una copresidencia par dejando la derecha al Presidente de la Comunidad Autnoma. Si as fuere el Rector conducir el Acto y hablara en penltimo lugar, dejando al Presidente de la Comunidad Autnoma el privilegio de cerrar. Tambin puede abrir uno y cerrar el otro. Se podrn establecer presidencias laterales con el fin de que en los Actos Acadmicos las mesas presidenciales estn compuestas por miembros togados (doctores) y que las Autoridades de gran relevancia que acudan a los mismos ocupen un lugar de privilegio. Para establecer las precedencias entre las autoridades civiles y militares la Institucin Universitaria se regir por el R.D. de Precedencias del Estado y, por los Decretos o Normas existentes en la Comunidad Autnoma donde se encuentre la Institucin. Habr que tener en cuenta la naturaleza del Acto ya que en funcin de la naturaleza del mismo se propondr una presidencia en concreto. Tomando el criterio bsico de que los Actos Acadmicos sern presididos por el Rector vamos a analizar las presidencias en los diferentes tipos de Actos: 7.1. Presidencia en los Actos Solemnes. 7.1.1. Apertura del Curso. En la mayora de las Aperturas de Curso estaremos acompaados por Autoridades de gran relieve como el Presidente de la Comunidad Autnoma o, en su caso, el Consejero de Educacin.
Presidencias posibles: A) Rector Presidente
B) Presidente Rector
C) Presidente Rector Invitado de Honor
D) Rector Presidente Invitado de Honor
En caso de que el que asista el Consejero de Educacin (y tomamos este ejemplo siempre y cuando el Consejero sea Doctor y venga togado, si no fuera as se buscar una presidencia lateral) estaramos ante dos posibles presidencias: presidencia impar presidiendo el Rector y el Consejero a su derecha o, establecer una presidencia par con el Consejero ocupando la izquierda de la presidencia, y en este caso, presidira el Rector. De todos modos esta ciencia del protocolo no es una ciencia exacta y lo que parece que con dos posibilidades y alguna derivacin en la misma podramos dejar por cerrado este asunto, pues no es as, podra darse el caso de que nos acompaara en el Acto otro Rector y tres Vicerrectores, cmo plantearamos esta presidencia?, quin ocupara la derecha del Rector en una presidencia impar? El Rector de otra Universidad o el Consejero de Educacin. Otra posibilidad es que nos acompaen los Rectores de las Universidades de nuestra Comunidad Autnoma, tanto de Universidades pblicas como privadas, junto con el Consejero de Educacin. Otras dos posibilidades se nos plantean: el Consejero ocupa la derecha del Rector, o bien, ocupara el lugar que le corresponda entre el ltimo Rector de una Universidad Pblica y el de la Universidad Privada. Esta opcin no es muy generosa para un invitado tan importante, pero todas son vlidas una vez realizada la negociacin oportuna entre las diferentes instituciones. Como regla general no deberamos establecer presidencias de ms de 7 miembros por lo que si tuviramos un mayor nmero en igual de condiciones habra que establecer una presidencia lateral, por ejemplo Rectores de las Universidades Pblicas en la Mesa Presidencial y Rectores de las Universidades Privadas en la presidencia lateral. Otra opcin es tomar la antigedad de creacin de la Universidad tanto pblica como privada y dar un corte una vez obtenido el nmero deseado. Lo ms importante: tener un criterio para poder defenderlo. Muchos son los factores que hay que analizar y alguna que otra negociacin hasta dar con la solucin ms acertada para todos, para el protocolo, para nuestra Institucin y para las Instituciones invitadas, sin duda uno de los trabajos ms gratificantes y ms duros a los que nos enfrentamos en cada acto. No olvidemos que el protocolo es lo que unifica, armoniza y engrandece un Acto, por lo que nunca debe ser un elemento distorsionador del mismo.
7.1.2. Fiesta de la Universidad, Fiesta del Doctor. Este Acto a diferencia de la Apertura del Curso Acadmico se caracteriza por ser ms interno, ms de la propia Institucin Universitaria, por lo que la mesa presidencial estara compuesta por miembros de la Comunidad Universitaria y Autoridades de la Comunidad Autnoma, Presidente o Consejero de Educacin. Dado que esta fiesta est dedicada a aquellos que obtuvieron el grado de doctor, podra optarse por incluir a Vicerrectores, Decanos o Directores de los Centros, junto con las autoridades de la Comunidad Autnoma, y tambin se podran establecer presidencias laterales.
En caso de que asista el Presidente de la Comunidad Autnoma o el Consejero se seguir lo establecido para las Aperturas de Curso.
7.1.3. Investidura Doctor Honoris Causa. El Doctorado Honoris Causa tiene la consideracin de suprema dignidad acadmica concedida a personas fsicas que se hayan distinguido por su decisiva contribucin en el mbito cientfico, cultural, artstico y tcnico, as como por sus sobresalientes aportaciones a la sociedad (segn el Reglamento de Honores y Distinciones de la Universidad de Burgos y su art. 14 de los Estatutos). La Mesa Presidencial estar constituida por autoridades acadmicas, en principio Rectores de otras Universidades invitadas, ocupando el centro de la misma el Rector de la Universidad anfitriona. Los Vicerrectores, Secretario General y otras autoridades acadmicas se situarn en otra presidencia creada al efecto. El Padrino y el Doctorando ocuparn los asientos dispuestos en el estrado. A los profesores doctores que acudan con traje acadmico y hayan confirmado su asistencia se les habilitar un lugar en el interior del Aula Magna o lugar donde se desarrolle el Acto.
7.2. Presidencias en los Actos Administrativos
7.2.1. Toma de Posesin de un Rector Esta Acto est clasificado como un acto administrativo, aunque es cierto que podra tener todos los componentes de un Acto Acadmico. Dado que la Toma de Posesin de un Rector se la da el Presidente de la Comunidad Autnoma o persona en quien delegue, la presidencia de este Acto estara compuesta por el Representante de la Comunidad Autnoma y a su izquierda el Rector en funciones, ocupando este lugar el Rector electo una vez ha tomado posesin de su cargo. El resto de los miembros que compondran la Mesa seran Autoridades Acadmicas (Rectores invitados, Vicerrectores de otras Universidades). A veces en una misma ceremonia se da el caso de realizar dos actos conjuntos, me refiero a la toma de posesin del Rector y de su equipo de gobierno. En este caso habilitaramos dos presidencias laterales, una para el equipo saliente y otra para el equipo entrante. El Acto si bien es cierto que lo presidira el representante de la Comunidad Autnoma en copresidencia con el Rector en funciones y el Rector electo, seran los Rectores quines conduciran el Acto. El Rector en funciones hasta el momento en que el Rector electo toma posesin de su cargo y le entrega los atributos del mismo, y el Rector electo una vez ha tomado posesin. El representante de la Comunidad Autnoma cerrara el Acto.
7.2.2. Toma de Posesin de Cargos Acadmicos La toma de posesin de un cargo acadmico como el Defensor Universitario, un Decano de una Facultad, Profesores o Catedrticos son actos que no conllevan gran envergadura a la hora de prepararlos. Sern visados por el Rector y ser el Secretario General de la Universidad quien le dar la toma de posesin. Los elementos necesarios son una mesa que dispondr del Acta de toma de posesin, de la promesa o juramento, de la Constitucin Espaola y de los Estatutos de la Universidad. A este Acto suelen acompaar a los posesionarios compaeros de trabajo, amistades y algn familiar en funcin del cargo que vayan a desempear, por lo que el lugar ms apropiado ser aquel donde se pueda acoger al nmero de invitados que se prevea puede acudir. El Rector dar la bienvenida a todos los asistentes y el Secretario General dar lectura del Acta de Toma de Posesin que firmar junto con el posesionario y ser visada por el Rector. El Rector dar la palabra al posesionario para que se dirija a los presentes y finaliza con unas palabras del Rector.
7.2.3. Firmas de Convenios La firma de Convenios constituye otro de los actos comnes en el protocolo universitario. Se entiende como tal el acto por el cual dos entidades suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pblica, es decir con presencia de otros invitados o sin ella. Generalmente se hace una firma pblica con el fin de difundir el contenido y compromisos adquiridos por ambas partes. Los principales invitados en estos actos son los medios de comunicacin y, por lo general tan slo intervienen las partes firmantes, aunque a veces estos se hacen acompaar de directivos o de entidades que van a financiar los proyectos que se suscriben. Las Instituciones universitarias suscriben convenios con otras universidades, con Instituciones Pblicas, Entidades Privadas, Asociaciones. Las frmulas que se emplean para la firma de convenios pueden ser varias aunque la ms habitual es la firma de tantos ejemplares como firmantes e intercambio de los mismos. El protocolo de actuacin es sencillo, lo primero y una vez dada la bienvenida y las gracias por la asistencia de los medios de comunicacin e invitados presentes es proceder a la firma del Convenio, palabras de los firmantes comenzando por el anfitrin, prevalecer en precedencia el que organice el acto, para finalizar dando la palabra a los medios de comunicacin por si necesitan cualquier tipo de aclaracin sobre el convenio. Los miembros de la mesa sern los firmantes del convenio y si fuera necesario que les asistan algn tcnico o representante la proporcin siempre ser equilibrada, ya que no hay que olvidar que es un acuerdo entre diferentes partes sin que predomine ninguna de ellas.
Normalmente este acto de firma de convenios se realizar con una presidencia sentada, si bien es cierto que este modelo sirve cuando son dos o tres entidades las que van a firmar. Otro escenario posible es utilizar una presidencia de pie con un micrfono o atril y con una mesa lateral donde se encontrar depositado el convenio e irn pasando para la firma, uno a uno, los representantes de las diferentes entidades firmantes. En este caso tan slo se firmar un ejemplar y a puertas cerradas se proceder a la firma del resto de ejemplares. El anfitrin pronunciar las primeras palabras e ir dando la palabra al resto de los miembros firmantes que se irn acercando al micrfono dispuesto al efecto o atril. Seguidamente se proceder a dar la palabra a los medios de comunicacin. (ver escenarios) Si al acto de firma de un convenio van a asistir varios acompaantes de los firmantes sera correcto reservar un lugar para ellos, lo ms prximos a sus jefes, pero sin olvidar que si tambin hemos convocado a los medios de comunicacin estos debern tener una colocacin ptima para realizar a gusto su trabajo, conexin de sonido, imgenes claras y sin cabezas de invitados.
7.3. Presidencias en los Actos Acadmicos.
7.3.1. Graduaciones El Rector presidir todas las ceremonias de graduacin que se celebren en la Universidad. En caso de no poder asistir acudir en su representacin un miembro del Equipo de Direccin. El Rector, o miembro de su equipo en quien delegue, presidir la ceremonia, por lo que le corresponde abrir la sesin, dar el turno de palabra y cerrar el Acto con un discurso. Se establecer una presidencia impar, en todo caso, y cuando no sea posible ser par, ocupando de los dos lugares centrales el de la derecha el Rector o miembro de su equipo en quien delegue. El Decano o Director del Centro ocupar en una presidencia impar la derecha del Rector y en una presidencia par de los dos lugares centrales ocupar el de la izquierda. Seguirn por orden de precedencia o por su grado de implicacin en el Acto las personas que ostenten algn cargo acadmico en el Centro ocupando la derecha e izquierda de la presidencia. Tambin ocupar lugar en la mesa presidencial el padrino o madrina de la promocin de graduados. Si fuera posible, se establecer una mesa presidencial de 5 miembros, a lo sumo 7. Si el nmero de personas que deben ocupar un lugar preferente es mayor que el acordado se establecern presidencias laterales. Si en el Acto de Graduacin se entregaran premios o distinciones otorgadas por instituciones ajenas a la Universidad, como colegios profesionales u otros, se reservar un lugar en la mesa presidencial o en las presidencias laterales, para la persona de mayor rango dentro de dicha institucin que asista al Acto.
La madrina o padrino de los graduados les impondr las becas junto con el Decano/a o Director /a del Centro. El Rector, o miembro de su equipo en quien delegue, entregar los diplomas y le corresponder a l decidir si se entregan o no entre todos los miembros que queden en la mesa presidencial. En caso de distinciones o premios de Colegios profesionales u otras Instituciones, stos sern entregados por la persona de dicha Institucin que ocupe lugar en la mesa presidencial o presidencia lateral.
7.3.2. Congresos, Jornadas, Foros, Inauguraciones de Edificios, Primeras piedras,
Por lo general en este tipo de actos hablamos de una presidencia esttica, es decir aquella que est ubicada en un saln y se mantiene fija durante todo el desarrollo del Acto. Esta presidencia puede ubicarse tras una mesa, presidencia sentada, o puede estar de pie, sobre todo cuando se inauguran ferias y foros y se pasa a la visita o recorrido de los stands. A la hora de establecer una presidencia sentada o de pie tendremos en cuenta el facto que va a condicionar esta decisin, la duracin y el tipo de evento que se celebre. Como norma es recomendable que se siga el mismo criterio para todos los invitados; es decir, si hemos decidido una presidencia de pie el resto de invitados tambin permanecern de pie, salvo excepciones. Los actos en los que se opte por la presidencia de pie no sobrepasarn los 20 minutos, tales como recepciones, inauguraciones de ferias, visitas de stands, recibimientos oficiales son actos tpicos para realizarlo de esta manera. Si asiste el Rector estarn presididas por ste o por el Vicerrector que vaya en su representacin. Este tipo de actos no es tan cerrado como los actos solemnes por lo que podemos organizar ms a menudo copresidencias e incluso ceder las ltimas palabras para inaugurar o clausurar a una autoridad relevante que haya acudido al evento. Se tendr especial cuidado con los patrocinadores de dichas jornadas y eventos y se les reservar un lugar adecuado a sus aportaciones e implicacin en las mismas, pudiendo incluso estar en la mesa presidencial o crear presidencias laterales, haciendo que ocupen un lugar relevante. El puesto de honor en cualquier presidencia ser para aquel que ocupe el que preside el acto o la derecha del anfitrin si ste preside. Este puesto ser para una Autoridad relevante, si se diera el caso de que al acto acudieran varias Autoridades relevantes habra que considerar la cesin de la presidencia o, si acudiera el Rector o Autoridad Acadmica relevante, establecer otras presidencias laterales.
Los escenarios son los espacios fsicos donde se va a desarrollar el acto. En funcin de la clase de acto y del nmero de invitados que se prevea que va a asistir se elegir la ubicacin del mismo. Estos escenarios estarn formados por tres partes diferenciadas que habr que poner especial atencin: la presidencia, el lugar donde se ubicar el pblico invitado y la zona de recepcin o entrada. Todos ellos tienen algo en comn pese a ser tres partes muy diferenciadas en cuanto a escenografa, los tres espacios debern guardar una unidad de imagen, y sta deber corresponder a la institucin anfitriona. La universidad es una de las instituciones ms antiguas pero no por ello debe quedarse fuera de los tiempos que corren y no adaptarse. En estos momentos ser una de las Instituciones con mayor nmero de actos y presencia en ellos de una gran variedad de pblico por lo que habr que cuidar mucho la puesta en escena y los escenarios para que stos vayan acorde con el tipo de acto. Las nuevas tecnologas estn cada vez ms presentes por no decir que pocos actos pueden realizarse sin contar con ellas si queremos conseguir que estos lleguen con un formato actual al pblico asistente. Muchos son los elementos necesarios para la organizacin de un acto, desde mesas, sillas, atriles, pantallas, micrfonos, tapices, reposteros, banderas, alfombras, decoracin floral por lo es necesario que se produzca una unidad de diseo entre estos elementos y la escenificacin global del escenario, procurando conseguir que todo ello forme un todo que est acorde con el objetivo del acto. Otros elementos que es preciso tener muy en cuenta son los ambientales como la iluminacin, el sonido, la temperatura repercutirn sin duda en la comodidad de los asistentes y en el buen desarrollo del acto. Los escudos, logotipos, bandera de la universidad debern estar presentes en los actos pero, aqu est la habilidad del Jefe de Protocolo junto con los tcnicos de imagen para buscar el lugar apropiado y para que se mezcle de forma natural
en la escenografa que hemos montado para este acto. A veces las ubicaciones, salones, espacios con los que contamos son muy reducidos. Una de nuestras habilidades es montar un escenario donde nunca se hubiera pensado que podra hacerse. Por ejemplo, las firmas de convenios por regla general se hacen en una sala grande donde tambin se desarrollan las ruedas de prensa, y algunas veces en el despacho del Rector. En una ocasin se trataba de una cesin de una parcela de la Universidad al Ayuntamiento de la ciudad, esta parcela se encontraba al lado de un edificio de la universidad con vistas a ella desde un gran hall, pues esta firma se realiz all. Se prepar un escenario y se llevaron los elementos necesarios atril, mesa para la firma, repostero, micrfono de pie, banderas, bancos para los medios de comunicacin y para los invitados especiales. De esta forma acotbamos el espacio y quedaba perfectamente delimitado. El acto fue breve y con una gran particularidad los medios grficos no tomaron fotos del escenario que habamos montado sino que como la parcela se encontraba a pie de escalera (puerta trasera del edificio) al finalizar el acto de firma se procedi a visitar la parcela y estas son las fotos que quedaron reflejadas al da siguiente en todos los peridicos locales. Esto mismo se puede hacer en el escenario en el que ocurren casi todos los actos en nuestra universidad. Es decir, no siempre utilizar la mesa donde se sentarn la presidencia compuesta por 4, 5, 6, 7 personalidades sino que podemos crear con unas sillas o sillones escenarios diferentes ms adaptados a nuestros tiempos (si el acto as nos lo permite), me refiero a una presentacin del equipo de gobierno de la universidad de sta haca un pblico joven como son los estudiantes que quieren acceder a la universidad por primera vez. Un escenario sin muchos elementos, pantalla para proyectar, sillas para los que van a intervenir y un atril o micrfono de pie para hacer dichas intervenciones. El acto puede resultar ms dinmico, ms cercano al pblico y el mensaje que queremos lanzar ser recogido sin tantas interferencias.
Escenarios para actos deportivos:
Escenarios para Ruedas de Prensa, Presentacin de libros:
Escenarios para reuniones:
Escenarios para Vinos de Honor, catering:
AUTORIDADES 9.1. UNIVERSIDADES Rectores de las Universidades Rector Magnfico de la Universidad /Rectora Magnfica de la Universidad TRATAMIENTOS
Vicerrectores Secretario General Presidente del Consejo Social Decanos, Directores, Gerente Sr. D./ Sra. Da.
AUTORIDADES 9.2 JEFATURA DEL ESTADO Su Majestad el Rey Sus Majestades los Reyes Sus Majestades Imperiales (reino antiguo imperio) Si Alteza Real el Prncipe de Prncipado como Mnaco Su Alteza Serensima Hijos de Emperadores (Su Alteza Real Imperial) Casas Reales Su Alteza Real Doa. Infanta de Espaa Esposo Infante de Espaa
S. M. el Rey SS.MM. los Reyes SS.MM.II
S.A.R. S.A.S.
Hijo de Infantes de Espaa
Hijo del Prncipe de Asturias
S.A.R. D. /Da. .., Infante/a de Espaa Excmo./a. Sr./a. Excmo./a. Sr./a.
Jefe de la Casa de S.M. el Rey Jefe del Cuarto Militar de S.M. el Rey Secretario General Jefe de Protocolo de la Casa de S. M. el Rey Jefe de Prensa de la Casa de S.M. el Rey Su Excelencia el Sr. Presidente de la Repblica de Igual tratamiento para los cnyuges.
Casa de Su Majestad el Rey de Espaa
Excmo./a. Sr./a. Ilmo./a. Sr./a.
Ilmo./a. Sr./a.
AUTORIDADES 9.3. GOBIERNO DE LA NACIN Presidente del Gobierno Vicepresidentes del Gobierno Ministros Todos los cargo TRATAMIENTO
Sr./a. D./. Da.
AUTORIDADES 9.4. CORTES GENERALES Presidente del Congreso de los Diputados Presidente del Senado Vicepresidentes de las Mesas del Congreso y Senado Diputados Senadores Defensor del Pueblo Presidente Presidente y Consejeros del Tribunal de Cuentas
Excelentsimo/a Sr./a.
AUTORIDADES 9.5.PODER JUDICIAL Presidente del Consejo General del Poder Judicial Vicepresidentes y Vocales del Consejo General Presidente del Tribunal Supremo Fiscal y Magistrados del Tribunal Supremo Presidente del Tribunal Constitucional Presidentes de Sala del Tribunal Supremo Presidente de la Audiencia Nacional Presidentes del Tribunal Superior de Justicia de las CC.AA Fiscal y Magistrados del Tribunal Supremo Fiscal General del Estado Presidente y Fiscales Jefes del Tribunal Superior de Justicia de las Comunidades Autnomas Presidentes de las Audiencias Provinciales y sus magistrados Jueces Jueces de Paz
Excelentsimo/a Sr. Sra.
Ilustrsimo/a Sr/a.
AUTORIDADES 9.6. COMUNIDADES AUTNOMAS Presidentes de los Consejos de Gobierno de las CC.AA A excepcin de las de Catalua, Baleares y Valencia
Excelentsimo/a Sr/a
Molt Honorable Sr/a Presidentes de las Asambleas Parlamentarias A excepcin de Catalua Excelentsimo/a Sr/a Molt Honorable Sr/a Consejeros de las CC.AA A excepcin de Asturias, Castilla-La Mancha, Navarra y Ciudad de Ceuta Catalua, Baleares y Valencia Excelentsimo/a Sr/a Ilustrsimo/a Sr/a
Molt Honorable Sr/a Vicepresidentes y miembros de la Mesa de las Asambleas Legislativas de las CC.AA. Diputados de los parlamentos autonmicos Directores Generales de las CC.AA.
Excelentsimo/a Sr/a. Ilustrsimo/a Sr/a
AUTORIDADES 9.7. ADMINSITRACIN LOCAL Alcalde de Madrid Alcalde de Barcelona Alcaldes de Municipios de gran poblacin, Ley 57/2003, de 16 de diciembre. Presidente de la Diputacin Provincial de Barcelona Alcaldes de capitales de provincia Alcaldes de municipios de ms de 100.000 habitantes Tenientes de Alcaldes de los Ayuntamientos de Madrid, Barcelona ( y en aquellos municipios que se utilice por uso y tradicin) Secretarios de las Corporaciones Municipales Presidentes de las Diputaciones Provinciales, Mancomunidades y Cabildos Insulars Diputados Provinciales Alcaldes de todos los municipios de Barcelona Alcaldes de los restantes municipios, empieza a ser costumbre generalizada el tratamiento de Ilmo. Sr.
Ilustrsimo/a Sr/a Seora
AUTORIDADES 9.8. FUERZAS ARMADAS Capitn General Capitn General de la Armada General Jefe de.. Teniente General y Almirante General de divisin y Vicealmirante General de Brigada y Contraalmirante Coronel y Capitn de Navo Teniente Coronel Capitn de Fragata
Excelentsimo Sr.
Ilustrsimo Sr.
AUTORIDADES 9.9. CARRERA DIPLOMTICA Introductor de Embajadores Embajadores de Espaa Ministros plenipotenciarios de primera clase Ministros plenipotenciarios de segunda clase
Ministros plenipotenciarios de tercera clase Consejeros de Embajada
Ilustrsimo/a Sr/a
AUTORIDADES 9.10. CONFESIN CATLICA Su Santidad el Papa Cardenales Prncipes de la Iglesia
S.S. Eminentsimo y Reverendsimo Dr. Emmo. Excmo. y Rvdmo. Dr.
Arzobispos Obispos y Abades mitrados Vicarios Generales y Cannigos Prrocos Superiores de rdenes Religiosas
Excmo. y Rvdmo. Ilmo. Rvdmo. Dr. Muy Iltre. Dr. Rvdo. Sr. Prroco de.. Revdo. Padre Revda. Madre
AUTORIDADES 9.11. OTRAS AUTORIDADES Y PERSONALIDADES Presidente del Consejo de Seguridad Nuclear Presidente del Instituto de Espaa Presidentes, Directores y Acadmicos de las Reales Academias del Estado Ex presidentes y Ex ministros del Gobierno Consejeros del Consejo de Seguridad Nuclear Caballeros y Damas de Collar, Grandes Cruces de las rdenes Espaolas (civiles y militars) Grandes de Espaa (todos los Duques y dems ttulos con Grandeza de Espaa) Caballeros y Damas con la Encomienda con Placa, de las rdenes Espaolas (civiles y militares) Ttulos nobiliarios de Marqus, Conde, Vizconde y Barn que no poseen una Grandeza de Espaa
8. EL TRAJE ACADMICO.
10.1. Presente y Futuro del Traje Acadmico.
El protocolo y el ceremonial de las Universidades, tiene su origen en la tradicin de los usos universitarios, en la normativa que regula las Universidades y en sus actividades y competencias, que las hacen diferentes de cualquier otra institucin. Preservar el protocolo universitario es importante por lo que supone de manifestacin de la autonoma universitaria y por ser una parte significativa de la herencia cultural de las Universidades y uno de los rasgos distintivos de las mismas. Gran parte de los smbolos que integran el ceremonial universitario se han ido manteniendo a lo largo de la historia, gracias a que la normativa que regulaba el funcionamiento de las Universidades recoga tambin este aspecto de su actividad adaptndolo a los cambios. El traje acadmico es posiblemente uno de los smbolos ms consolidados del protocolo universitario. Sin embargo, desde mediados del siglo XX y, principalmente, desde la aprobacin de la LRU, la normativa sobre el funcionamiento y la organizacin de las Universidades ha olvidado toda mencin sobre el protocolo y sobre sus smbolos. Estos cambios han llevado a las Universidades a tomar decisiones sobre sus smbolos para intentar adaptarlos a los cambios, sin tener una directriz comn o una gua que permita mantener el significado de los mismos. Expuesto lo anterior, ha sido una preocupacin creciente entre los Responsables de Protocolo de las Universidades el dar respuesta a las nuevas situaciones y el
salvaguardar los smbolos y el ceremonial universitario como signos de nuestra propia identidad como Institucin.
10.2. Estudio y Evolucin del Traje Acadmico y de los colores en las Universidades. 1 Hacer un anlisis exhaustivo sobre el traje acadmico no es necesario, la intencin es analizar el uso del traje acadmico por las universidades y tratar de consensuar una propuesta de color para cada una de las titulaciones, que nos sirva como punto de arranque para abordar los cambios que sobre este tema nos vienen dados por la adaptacin al Espacio Europeo de Educacin Superior. El Real Decreto de 6 de marzo de 1850 recoge, entre otros, los siguientes elementos del traje acadmico: Se usa en los actos solemnes de las Universidades. La toga profesional: ser comn a todos los trajes acadmicos. Las insignias o distintivos que se usan sobre la toga: sobre la cual cada clase usar las insignias y distintivos que se asignan en este Real Decreto. El birrete, que se llama gorra: ser tambin igual a las que usan los abogados (seis lados y seis ngulos). Para los doctores la borla ser del color de la Facultad. Los licenciados usarn el birrete de la borla del color de la Facultad sin muceta. Los que sean graduados en dos o ms Facultades podrn llevar en la borla los colores de las mismas. La muceta: ser exclusiva de los doctores y del color de la Facultad. Los colores:blanco el de la de Teologa, grana el de la de Jurisprudencia, amarillo de oro el de la de Medicina, violado el de la de Farmacia y azul celeste el de la de Filosofa
El Real Decreto de 2 de octubre de 1850 cambia, en sus medidas, la borla del birrete e introduce nuevos elementos: Los guantes blancos. Los vuelillos para las autoridades: Ministro, Director, Consejeros de Instruccin Pblica, Rectores y Decanos de las Facultades. La muceta: se incorpora al traje de licenciado igualndola a la de los doctores. El birrete: suprime la borla, reservada a los doctores, para los licenciados. Los colores: confirma los recogidos en el Real Decreto anterior y omite el color verde de la Facultad de Ciencias.
Catlogo de orientaciones sobre el uso del traje acadmico. D Mara Teresa Galino Mateos. Oficial Mayor de la Universidad Complutense de Madrid, D. Jernimo Hernndez de Castro. Jefe de Protocolo de la Universidad de Salamanca y D Francisca de Paula Saravia Gonzlez. Jefa de Protocolo de la Universidad de Crdoba.
Ms tarde, la Real Orden por la que se promulga el Reglamento de las Universidades de 1859 introduce tambin algunos cambios: Los Vuelillos: hasta entonces reservados a las autoridades, se incorporan al traje para los catedrticos. El Birrete: distingue entre la borla de los doctores y de los licenciados, a los que se la incorpora. El color: Los doctores en varias Facultades podrn mezclar por iguales partes, en la borla, los colores correspondientes. Los doctores, que sean licenciados en otra Facultad podrn llevar los botones de la muceta del color correspondiente a ella. Los doctores en varias Facultades llevarn la muceta del color propio de la que enseen. Se confirman los colores ya regulados de las Facultades, con matices en su denominacin y se incluye por primera vez el azul turqu como distintivo de la Facultad de CC. Exactas, Fsicas y Naturales.
Adems equipara el traje de los catedrticos al de los Decanos, que ser el de doctor pero con vuelillos. A partir de estos cambios el birrete, tal y como lo conocemos en la actualidad, ser el smbolo doctoral y profesoral del traje acadmico y la muceta se vincular en mayor medida al grado o licenciatura. Esta regulacin es adems muy interesante, porque ya establece como se debe combinar el color cuando se cursan estudios en varias Facultades o se obtienen varios doctorados. Por su parte, los Decretos ordenadores de las Facultades, publicados el 4 de agosto de 1944, consolidan el traje acadmico tal y como lo conocemos en la actualidad y tambin los colores de las Facultades con pequeas novedades: Confirma para los catedrticos el traje doctoral. Se regula el cordn de las medallas de los Decanos y Vicedecanos, aadiendo el hilo dorado y plateado al color de la Facultad. Colores: incluye el verde de la Facultad de Veterinaria y el anaranjado de la Facultad de Ciencias Polticas y Econmicas.
La ltima regulacin detallada sobre el traje acadmico la encontramos en la Orden Ministerial de 30 de noviembre de 1967 que describe las normas sobre la vestimenta acadmica de las Escuelas Tcnicas Superiores de Arquitectura e Ingeniera. Los puntos novedosos son los siguientes: Recupera la mencin de las insignias propias de cada grado y jerarqua. Muceta: del vrtice de la esclavina que hay bajo la muceta, pende una borla. No es doble y carece de la antigua capucha o embudo portattulos. Ser abierta por delante con botonadura figurada. Color: ser marrn.
Birrete: Hexagonal para graduados superiores. Octogonal para doctores. Por ltimo, ms recientemente, se han establecido con carcter general los siguientes colores: Bellas Artes : blanco. Psicologa: malva. Odontologa: fucsia. Ciencias de la Informacin: gris. Ciencias de la Actividad Fsica y el Deporte: verde claro.
Con este recorrido a travs de la evolucin de los colores y del uso del traje acadmico, podemos sacar algunas conclusiones que sern claves a la hora de buscar las directrices que necesitamos para llegar a propuestas estables que resuelvan la situacin actual y el futuro. Los colores se asignan a los Centros y, por ende, a los smbolos de las disciplinas que imparten, entre los que destacan: las becas que se imponen a los graduados, los trajes de los doctores que se invisten y, por supuesto, los trajes de los profesores, que slo se distinguirn de los anteriores, por las insignias y medallas. La solucin en ese momento era sencilla, los Centros aunaban todos los estudios sobre una disciplina y a todos los profesores que impartan esa disciplina, lo cual permita que la simbologa del color fuera inequvoca. Posteriormente con la LRU se parte de un catalogo de ttulos que establecer el gobierno, permitiendo a las Universidades, en uso de su autonoma, elaborar y aprobar sus planes de estudios, sin perjuicio de su necesaria homologacin por el Consejo de Universidades. Los estudios universitarios se estructuran en tres ciclos: 1 ciclo 2 ciclo 3 ciclo Diplomado o Ingeniero Tcnico Licenciado Doctor
Como consecuencia de los cambios sufridos en las Universidades, los smbolos acadmicos y especialmente los colores y las vestiduras acadmicas se han ido adaptando de forma heterognea, sin tener en cuenta su origen, pretendiendo dar respuesta a la demanda de singularidad de los nuevos estudios.
10.3. Propuesta de uso del Traje y los Colores. La LOU, con su ltima modificacin, cambia el mbito de competencias de los Centros y Departamentos precisando lo siguiente:
Art. 7: Las Escuelas y Facultades son los centros encargados de la organizacin de las enseanzas y los procesos acadmicos administrativos y de gestin conducente a la obtencin de ttulos de grado Art. 9: Los Departamentos son las unidades de docencia e investigacin encargadas de coordinar las enseanzas de uno o varios mbitos del conocimiento en uno o varios centros, de acuerdo con la programacin docente de la universidad, Es curioso ver cmo se van definiendo las competencias de una forma ms clara que en la LRU de manera que, al menos, sabemos lo siguiente: Las Facultades tienen las competencias para los grados. Los Departamentos tendrn las competencias de coordinacin de enseanzas de uno o varios mbitos de conocimiento en uno o varios centros. Sin embargo las competencias para las propuestas de los estudios de master y doctorado se las atribuye a la Universidad, sin precisar a qu rgano o estructura interna corresponde su propuesta o aprobacin tal y como se desprende de los artculo 36 al 38 de la LOU. Este mbito se aclarar, en su caso, con una nueva normativa de desarrollo o con el desarrollo estatutario. Pero el desarrollo estatutario supondr una vez ms que las soluciones sern de diversa ndole. Por su parte establece tres ciclos de estudios universitarios, para la obtencin de ttulos oficiales: Estudios de grado Mster Doctorado Estos se desarrollan en el R.D. 1393/2007, por el que se establecen la ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales y la orden 2514/2007, sobre expedicin de ttulos universitarios oficiales de Mster y Doctorado. El R.D. 1393/2007 establece como principios generales: La adaptacin al Espacio Europeo. Flexibilidad y diversidad: para dar respuesta a las demandas de la sociedad en un contexto abierto y en constante transformacin. Movilidad: de estudiantes entre Universidades espaolas, espaolas y extranjeras o dentro de la propia universidad. Dentro de esta diversidad y posibilidades de movilidad necesitamos encontrar los puntos comunes que nos lleven a una propuesta razonada. Si cursan enseanzas en varias universidades Cul de ellas expide el ttulo? Conforme al artculo 3 del R.D. ser la Universidad en la que se hubiesen concluido las enseanzas que den derecho a su obtencin.
Asimismo, las Universidades pueden, mediante convenio con otras universidades nacionales o extranjeras, organizar enseanzas conjuntas para la obtencin de un ttulo oficial de graduado, master universitario o doctor. En el convenio se deber precisar qu universidad ser responsable de la custodia de los expedientes y de la expedicin y registro del ttulo. Tambin precisa que cuando el convenio sea con universidades extranjeras, en todo caso, la Universidad espaola custodiar los expedientes de los ttulos que expida. Con esto se aclara que, sin perjuicio de que el plan de estudios o el programa de estudios se proponga por varias universidades, siempre tendremos como referencia, tambin a efectos de protocolo, la universidad que expida el ttulo. Al analizar cada uno de los ciclos de enseanzas universitarias, vemos como los ttulos de grado tienen las siguientes caractersticas relevantes para la finalidad que perseguimos: La formacin que persiguen para el estudiante es la formacin para el ejercicio profesional. En el ttulo slo aparecer el nombre del ttulo y la Universidad que lo expide. Por lo tanto, al no hacer referencia ni a Facultad ni a Departamento, no es posible con carcter general vincular el ttulo a una de estas estructuras. Los ttulos de grado debern estar adscritos a una de las ramas de conocimiento mencionadas en el art. 12 del Real Decreto y esa rama debe constar junto al ttulo cuando este se registre. Esto es un punto clave si tenemos en cuenta que diversos ttulos, que agrupen distintos crditos de distintas universidades, tendrn un nexo comn y claro que los agrupa y ser la rama de conocimiento. Incluso la norma precisa que la adscripcin tambin ser de aplicacin cuando el titulo est relacionado con ms de una disciplina, correspondiendo la adscripcin a la rama principal. Por su parte los estudios de Mster se describen en los siguientes puntos: Persigue la formacin avanzada o multidisciplinar, orientada a la especializacin acadmica o profesional, o bien a promover la iniciacin de tareas de investigacin. Este segundo grado de enseanzas universitarias introduce el trmino especializacin acadmica lo cual hace prever que, aunque con carcter excepcional, puede ser de utilidad describir un traje acadmico para estos titulados. Una vez ms, el titulo slo har referencia a la denominacin del mismo y a la Universidad, por lo que las conclusiones son las mismas que para el titulo de grado. El reglamento no hace aqu referencia expresa a las ramas de conocimiento y, por el contrario, hace referencia a la multidisciplinariedad, pero la lgica evolucin de la formacin hace que tenga que haber un nexo de conexin formativa entre grados y master, siendo especialmente interesante que el nexo de
referencia sea la rama de conocimiento pues abarca un amplio marco de disciplinas. Respecto al Doctorado supone: Formacin avanzada del estudiante en tcnicas de investigacin. El ttulo, que har referencia principalmente a la Universidad, incluir informacin que especifique la disciplina en la que se ha elaborado la tesis doctoral. Adems en este punto la LOU, en su articulo 38, si precisa que el doctorado ofrecer formacin investigadora dentro de un mbito del conocimiento cientfico, tcnico, humanstico o artstico, trminos muy similares a los que describen las ramas de conocimiento. Hasta aqu hemos visto como se configuran, a grandes rasgos, las estructuras universitarias y los estudios, por lo que nos quedara analizar el mbito del profesorado. A partir de la reforma de la LOU todos los profesores universitarios debern ser doctores, salvo los ayudantes y los profesores asociados, lo cual simplifica mucho y resuelve el problema del uso del traje acadmico de doctor por personas que no lo son. Conforme al artculo 71 de la LOU la denominacin de las plazas del profesorado corresponder a las reas de conocimiento existentes, que estarn definidas en un catlogo, y que se identifican con aquellos campos del saber caracterizados por la homogeneidad de su objeto de conocimiento, una comn tradicin histrica Si bien es cierto que las reas de conocimiento no son el punto de referencia idneo para atribuir colores, teniendo en cuenta su nmero y diversidad, este precepto si introduce un concepto hasta ahora difcil de encontrar en una Ley y es el trmino homogeneidad. Esta idea de homogeneidad, en lo que respecta al profesorado, se concreta en el R.D. 1312/2007, por el que se establece la acreditacin nacional para el acceso a los cuerpos docentes universitarios. Al hablar de las Comisiones de acreditacin el artculo 4, apartado 2, seala que se constituir, al menos, una Comisin de acreditacinpara cada una de las ramas de conocimiento y el artculo 6 establece que se procurar que (en las Comisiones de acreditacin) haya miembros que desarrollen su actividad en distintos mbitos cientficos y acadmicos De estos preceptos se deduce con facilidad que, sin perjuicio de los distintos mbitos cientficos y acadmicos, estos se englobarn en ramas de conocimiento, lo cual confirma una vez ms que stas sern el punto en comn que ayude a dar una solucin uniforme a los smbolos acadmicos. Para ms abundamiento los artculos 14 y 15 del Real Decreto confirman la necesaria vinculacin del profesorado a una rama de conocimiento.
Hasta aqu hemos analizado la tradicin y la normativa histrica que configuran los colores y smbolos del traje acadmico, los aspectos de los cambios de la normativa universitaria que han favorecido la situacin actual y la realidad a la que nos vamos a enfrentar de forma inmediata. Somos conscientes de la dificultad de encontrar una solucin nica e indiscutible, similar a la que exista en los Decretos de 1944, pero tambin somos conscientes de la necesidad de ordenar la situacin actual. Por ello proponemos unas instrucciones generales, que permitan dar soluciones sencillas a la complejidad actual, con las que puedan identificarse todas las Universidades, ya que si no hay acuerdo todo el trabajo habr sido en balde: Primero: Las Universidades usarn los colores como smbolo de sus estudios con motivo de la celebracin de las solemnidades acadmicas. El color figurara: En las becas que se imponen a los graduados. En el traje acadmico de los profesores. En el traje acadmico de los doctores y de los Doctores Honoris Causa para su investidura. Segundo: Se mantienen los colores de los Centros con tradicin histrica y que son las siguientes: Ciencias Jurdicas: rojo Humanidades: azul celeste Bellas Artes: blanco Ciencias: azul turqu Estudios de Medicina: amarillo Veterinaria: verde Ciencias Econmicas y Empresariales: naranja Ciencias Polticas y Sociologa: naranja Ingeniera y Arquitectura: marrn. Teologa: blanco Psicologa: malva. Odontologa: fucsia Ciencias de la Informacin: gris Ciencias de la Actividad Fsica y el Deporte: verde claro Tercero: Las ramas de conocimiento sern la referencia para atribuir color a los smbolos del ceremonial acadmico. El color de cada una de las ramas ser el siguiente: Artes y Humanidades: azul celeste. Ciencias: azul turqu. Ciencias de la salud: gris claro. Ciencias Sociales y jurdicas: naranja. Ingeniera y Arquitectura: marrn. Cuarto: Las Universidades que atribuyan un color a sus Centros lo harn siguiendo los siguientes criterios:
Los Centros en los que se impartan titulaciones de una nica rama de conocimiento tendrn el color que corresponde a esa rama. En los Centros en los que se impartan titulaciones de dos o ms ramas de conocimiento se estar al acuerdo de la Junta de Centro, que tendr exclusivamente efectos protocolarios. Si no hubiera acuerdo, tendr el color correspondiente a la rama de conocimiento principal, atendiendo al nmero de crditos. Quinto: Las becas que se impongan a los graduados o a los estudiantes que obtengan el ttulo de Mster, en los actos acadmicos organizados para este fin, sern del color de la rama de conocimiento que figure en la inscripcin del ttulo. Las Universidades que as lo decidan, usarn para las becas el color de la Universidad, en vez del de la rama de conocimiento de la titulacin. Cuando se trate de dobles titulaciones, si tienen el mismo color se distinguir la beca con la denominacin de ambas titulaciones. Si el color que les corresponde fuera diferente, la beca ser de los dos colores por mitades. En la beca se grabar, en los Centros que as lo consideren, el escudo del Centro, si ste lo tuviera, o el de la Universidad rodeado por la leyenda del nombre de la titulacin. Sexto: El traje que revestirn los doctores en el acto de su investidura ser el siguiente: La Toga: Es de pao de color negro con vueltas de raso. Su longitud debe prolongarse hasta los 30 35 centmetros por encima del suelo. La Muceta: Especie de esclavina de raso, forrada de seda negra, abotonada por delante; debe cubrir el codo. En la parte posterior lleva una gran cogulla. Los Vuelillos: Son los puos de encaje blanco que se llevan en la bocamanga de la toga sobre un vivo de raso del color que corresponda. Su uso es privativo de los Doctores. El Birrete doctoral: Tiene forma octogonal, forrado de raso negro con flecos del color distintivo. La borla, que cubrir enteramente la parte superior, ser del mismo color que los flecos. Los Guantes blancos: Tienen derecho a su uso slo los Doctores. La medalla doctoral: ser la descrita de 13 de junio de 1893, en metal dorado. El color del birrete, la muceta, los vuelillos y el cordn de la medalla doctoral ser el de la rama de conocimiento en la que se enmarque el programa de doctorado que ha cursado. Si en el programa de doctorado intervienen varias ramas de conocimiento el color ser el de la rama principal, atendiendo al nmero de crditos. Si hubiera paridad entre ramas, tendr preeminencia la rama de conocimiento en la que el doctor sea graduado. La rama de conocimiento del programa de doctorado se har constar en su acuerdo de aprobacin y, en su caso, en el convenio interuniversitario que lo regule. De no ser as se estar a lo dispuesto en los prrafos anteriores.
El traje acadmico de las Universidades Politcnicas ser el regulado por la Orden Ministerial de 30 de noviembre de 1967 sobre la vestidura acadmica de las Escuelas Tcnicas Superiores de Arquitectura e Ingeniera. Sptimo: Si se est en posesin de dos o ms ttulos de doctor se seguirn los siguientes criterios: Si los doctorados pertenecen a distintas ramas de conocimiento se alternarn los colores en los flecos del birrete por partes iguales. Si los doctorados pertenecen a la misma rama de conocimiento y tuvieran atribuidos colores distintos, conforme a lo establecido en el punto primero y segundo, se alternarn los colores en los flecos del birrete por partes iguales. Si los doctorados pertenecen a la misma rama de conocimiento y tuvieran atribuido el mismo color, se distinguir en su caso con las insignias propias si las tuviera. En caso de que fueran ttulos expedidos por distintas universidades llevar los escudos de cada una de ellas. Octavo: Si el doctor o profesor estuviera en posesin de dos o ms ttulos de graduado o master, se seguirn los criterios establecidos en el punto anterior alternando los colores de los botones de la muceta. Noveno: El traje que revestirn los profesores, que ser igual al de los doctores, tendr el color de la rama de conocimiento de su doctorado. Dcimo: Si asistiera a un acto acadmico solemne un profesor no doctor lo har con el traje que la tradicin regula para los Licenciados y que estar compuesto por: la toga descrita en el apartado a) del punto sexto, con bocamanga de raso del color distintivo correspondiente a la rama de conocimiento de su ttulo de licenciado, graduado o master y la muceta del mismo color. El birrete ser hexagonal, forrado de raso negro, sin flecos. La borla ser de seda floja, de dos centmetros de largo, del color distintivo de la rama de conocimiento en la que se obtuvo el ttulo de licenciado, graduado o master. Los profesores que tengan el ttulo de master llevarn la medalla correspondiente a este grado que ser igual a la de los doctores, de color plateado, figurando en el reverso la leyenda Mster Universitario. Dcimo Primero: Los Decanos o Directores llevarn el traje de doctor con el color correspondiente a su doctorado. El cordn de la medalla doctoral ser del color correspondiente a su centro, si lo tuviera o, en su defecto, el correspondiente a su doctorado, cruzado con un hilo de color dorado. Los Vicedecanos o Subdirectores llevarn el traje acadmico, igual que los Decanos, pero el cordn estar cruzado con hilo de plata. Dcimo segundo: Los Vicerrectores llevarn el traje que corresponda a su doctorado. El cordn de la medalla ser de color negro, cruzado con hilo de plata.
Dcimo tercero: En el traje acadmico se podrn prender insignias con escudos distintivos de la disciplina, del centro o del colegio profesional al que corresponde la titulacin. Dcimo cuarto: Las Universidades procuraran adaptar sus smbolos lo antes posible a los puntos anteriores y, en todo caso, los smbolos que no se adapten a estos puntos quedarn a extinguir. Las titulaciones que en la actualidad utilicen un color diferente al que les corresponde atendiendo a los puntos anteriores, debern adoptarlo una vez se apruebe su transformacin o adaptacin a la nueva normativa.
11. LA ETIQUETA
Cuando hablamos de etiqueta hacemos referencia al vestuario necesario para acudir a determinados actos o celebraciones. Debemos tener en cuenta ciertas normas a la hora de vestir de etiqueta, que vienen determinadas por la hora del da en la que se celebra el acto o ceremonia, y por la solemnidad del mismo Hay que hablar de dos tipos de etiqueta: la civil, la ms utilizada por las personas en general y la etiqueta militar, menos comn, que es utilizada por distintos estamentos, militares u organizaciones similares, en ocasiones de gala (uniformes). 11.1. La Etiqueta Masculina. Los trajes de etiqueta masculinos e indumentaria de gala son los que a continuacin se detallan, cada uno de ellos explicado de forma especial y pormenorizada, con todas sus prendas y las ocasiones en que debe vestirse uno u otro: Chaqu Smokin Frac Uniforme de Gala
La tabla de equivalencias del vestuario masculino con el femenino establece unas pautas de actuacin para los casos en que se viste de etiqueta. Es una equivalencia etiqueta masculina - etiqueta femenina.
CABALLEROS Traje oscuro Chaqu Smoking Frac
DAMAS Vestido corto Vestido corto Vestido cctel o largo Vestido largos
Tabla de equivalencias del vestuario de etiqueta en otros pases. PAIS Espaa Estados Unidos Francia Reino Unido MAANATARDE Chaqu Morning coat Jaquette Morning coat NOCHE Esmoqun Black tie (tambin Tuxedo) Smoking Black tie (tambin Dinner jacket) GALA Frac White tie Habit White tie (tambin Tails)
Chaqu Prenda de vestir de da (por la maana hasta el atardecer). El negro era el ms habitual, ganando terreno en la actualidad el gris (aunque el negro sigue siendo el ms ceremonioso). Su origen lo podemos situar en el siglo XIX, como atuendo para montar a caballo en la Corte Britnica. Es una prenda de vestir, principalmente de ceremonia. Las piezas que lo componen: Camisa blanca: rgida y de cuello normal, sin botones. Puos dobles para los gemelos. Las ms habituales de hilo o popeln. Corbata: gris, preferible de seda, con nudo de corbata tipo Windsor. Puede acompaarse de un alfiler con la cabeza de perla. Chaleco: gris de una fila de botones, de corte tradicional, en las bodas se puede llevar blanco, en seda piqu, por ejemplo. Pantaln: gris o negro, listado de finas rayas verticales, y de corte clsico. El tejido puede ser un cheviot. Calcetines: finos, de color negro y de hilo o seda.
Zapatos: negros, lisos, de piel, sin brillo y por supuesto de cordones (brillo nos referimos a tipo charol).
Chaqueta: prenda tipo levita, con faldones separados en su parte trasera, y solapas clsicas. Puede ser negro o gris marengo, confeccionado en vigoa, principalmente. Sombrero: de copa, en color gris o negro, en pelo o seda brillante (ya no es frecuente su utilizacin). Guantes . De vestir, grises, de ante u otra piel similar. Al igual que el sombrero, tampoco con muy utilizados.
Si llevamos pauelo habr de ser de hilo blanco, y liso o con unas iniciales grabadas. Algunas personas gustan de acompaarse de un bastn (apenas utilizado en la actualidad). El chaqu es muy utilizado en bodas y actos oficiales. No admite condecoraciones (puede lucirse alguna miniatura de las mismas). En las bodas es adecuado diferenciar el color del chaqu del novio del de los testigos, aunque no es obligatorio.
Esmoquin Prenda de fiesta, utilizada para actos de ltima hora de la tarde y noche. Es una prenda de fiesta, no de ceremonia. El origen se cree viene del siglo XIX, utilizada por los caballeros britnicos para fumar (del verbo "smoke" que significa fumar). Por ello, es muy utilizada tambin la denominacin "smoking".
Composicin bsica: Chaqueta: de color negro, azul oscuro, granate o blanco, variable sobre todo, segn la poca del ao. El ms habitual es el negro. Puede ser cruzado o sin cruzar. Solapas redondas, de gran abertura, en seda o raso de brillo. Si la chaqueta es cruzada no se admite fajn. Slo se abrocha un botn. Camisa: blanca o un color crema muy claro. Habitualmente lisa o alguna lorza, de seda o hilo. Cuello bajo y puo doble para los gemelos. Pajarita: negra de lazo, se admiten las hechas. En seda. Tambin puede ser azul marino oscuro o burdeos (sobre todo en verano con chaqueta clara). Fajn: En algunas ocasiones se viste fajn, en seda o raso, a juego con la pajarita (en este caso no se lleva chaleco). Pantaln: siempre de igual color que la chaqueta, excepto el de verano (blanco) que ser con pantaln negro. Corte clsico, y cinta de seda lateral. Calcetines: negros de seda o hilo. Zapatos : negros, de charol y cordones. Son admitidos zapatos de charol y hebilla de corte clsico.
Chaleco: puede vestirse en lugar de fajn, pudiendo ser de seda o del mismo tejido que el esmoquin. Guantes: blancos o de color hueso o gris. En gamuza o piel. Si llevamos pauelo este ser blanco en lino, hilo o algodn. Al ser un traje de fiesta es utilizado en bailes, fiestas y espectculos. La chaqueta blanca slo es admitida en poca de verano/primavera. El esmoquin no admite condecoraciones. Se puede admitir un botn en el ojal de la solapa izquierda. El esmoquin puede ser una prenda muy variable en sus detalles, pero habremos de guiarnos por unas reglas. Frac Es una prenda de Gran Gala. Es la vestidura masculina de mxima etiqueta (aunque es poco utilizada, normalmente). Se utiliza solamente de noche y en lugares cerrados. Composicin bsica: Chaqueta: negro o azul-negro, en tejido de granito. Por delante llega hasta la cintura y por detrs tiene dos faldones cados. Las solapas de seda, mejor mate. Camisa: blanca de pechera dura o almidonada, cuello subido (de pajarita) y puos de doble ojal para los gemelos. Tejido: hilo. Chaleco: ajustado, cruzado o de una fila. Para actos acadmicos y religiosos y para otros actos blanco, por norma general. Tejido piqu o moar de seda.
Pajarita: blanca y hecha de lazo. Es mejor no utilizar las de nudo hecho. Tejido: piqu. Pantalones: negros, de corte clsico y lisos, del mismo gnero que la chaqueta. Cinta lateral de seda de unos 2 cm. de ancho (puede ser de raso). Calcetines: negros de seda o hilo. Zapatos : negros, brillantes, tipo charol y de cordones. De corte clsico. Sombrero: de copa, en seda mate, negro. Guantes: de color gris claro, blancos o color hueso. Habitualmente de gamuza.
Si se lleva pauelo ser de lino o hilo blanco. La botonadura de la camisa puede ser de perlas o brillantes. El frac admite todas las condecoraciones y medallas. Si se viste banda, habr de hacerse por encima del chaleco, si el acto lo preside un Jefe de Estado (obligatorio). En cualquier otro caso si lo desea, puede permanecer debajo. Cuando el tiempo lo requiera, sobre las prendas de etiqueta podemos vestir abrigo recto, de corte clsico, negro o azul marino oscuro. Como tejido la lana o cachemir es el ms aconsejado y elegante. En algunas partes podemos encontrar que an se utiliza la capa como prenda de abrigo sobre trajes de etiqueta. Si utilizamos bufanda esta habr de ser blanca u de seda aunque tampoco desentona una lana fina o cachemira de gran calidad.
En algunos lugares, an es utilizada la capa en vez del abrigo. Si llevamos bufanda, blanca y de seda, lana fina o cachemira en funcin de la poca del ao. El frac, se viste en actos acadmicos, recepciones, cenas, etc. de gran gala. La corbata negra se usa, en actos religiosos y acadmicos. La corbata blanca es usada en recepciones y cenas de gala (y actos similares). El chaleco negro se usa en actos religiosos y acadmicos. El chaleco blanco, se deja para usar en el resto de los actos (no religiosos o acadmicos).
El spencer es un tipo de frac, tambin conocido como "frac colonial", que apenas se utiliza en Espaa. En algunos pases anglosajones es nombrado como "black or white jacket". De caractersticas muy similares al frac; una de las mayores diferencias es la chaqueta, que apenas tiene un poco de falda, y en el centro del talle, acaba en una ligera punta. Al igual que su "hermano" el frac, es una prenda para utilizar nicamente por la noche, y en ocasiones de gran gala. Las prendas bsicas que componen este vestuario son: El tejido del spencer puede ser en cualquier gnero en el que se confeccione el frac, (tejido de granito, o granito plvora, generalmente), e incluso de hilo, con la diferencia que no lleva vistas de seda, como el frac. Los colores siempre oscuros, negro, o azul noche. El chaleco, blanco, cruzado o sin cruzar, de piqu o moar de seda. Los pantalones, iguales que los del esmoqun, con una banda lateral muy estrechita. La camisa con cuello de pajarita, de hilo o lino fino, con puos dobles para los gemelos. El lazo negro En la cintura faja de seda de color blanco o negro, dependiendo de la ocasin. Si utilizamos abrigo con l, largo, de corte clsico, en negro o azul noche, de lana o tejido similar. En lo que respecta al resto de complementos de esta indumentaria, zapatos (de charol negro, lisos y de cordones), sombrero (apenas utilizado), guantes, calcetines (finos, negros, de hilo o seda), etc. los mismos requisitos que hemos indicado para las distintas prendas del frac. El pauelo, si se lleva, de hilo o algodn blanco. Se utiliza en lugares cerrados, bailes, recepciones, teatro, pera, etc. Es una prenda muy poco utilizada en casi todos los pases.
Al igual que el frac, se admiten todas las condecoraciones, que se lucen en miniatura. Al igual que el frac, el chaleco y la corbata, marcan el tipo de ceremonia-acto al que acudimos. La corbata negra, y chaleco negro, son para actos religiosos, acadmicos y altas ceremonias de los tribunales. La corbata blanca y el chaleco blanco, se utiliza en recepciones, cenas y celebraciones en general de gran gala
11.2. La Etiqueta Femenina Vestido largo Esta prenda tambin se conoce como traje de noche. Por similitud podemos decir que es la prenda de mayor etiqueta en el vestuario femenino. Aunque los diseos son muy variados se caracterizan por la utilizacin de telas de alta calidad como rasos, gasas, sedas... dependiendo de la temporada. Discretos escotes, tirantes sugerentes, espaldas al aire... la mujer cuenta con un amplio abanico de posibilidades a la hora de elegir un vestido de "etiqueta". El vestido deber ser largo y cubrir las piernas, que a su vez llevarn medias de vestir aunque no se vean las piernas. Zapatos altos y de vestir, de tacn fino. El bolso pequeo, de metal, carey o tela con pedrera. El conocido bolso de mano. Un collar, unos pendientes o alguna sortija ser suficiente. No es conveniente recargar con demasiados complementos. Es mejor pocos y buenos. El vestido puede ser bordado, con incrustaciones de pedrera o de lentejuelas. Los colores oscuros (aunque influye mucho la moda son los ms elegidos, el negro es el rey de la noche aunque no es adecuado llevarlo en las bodas). El color blanco en una boda es el color de la novia por lo que tampoco es el ms correcto para las invitadas. Al esmoquin y al frac de caballero le corresponde el vestido largo para las seoras y en determinadas ocasiones utilizar el vestido o traje de cctel (en actos menos formales).
Vestido corto Es un traje de da o de media tarde, elegante, confeccionado en diversas telas en funcin de la poca del ao en la que se vaya a poner. Debe llegar a la rodilla o un poquito por encima de ella, nada ms (no debera llegar al corte de una minifalda nunca). Son
vestidos de mayor colorido que los de noche, pero tambin admiten menos lujo en sus telas (bordados, pedrera). Como en todas las prendas de vestir, los diseos y los tejidos son muy variados y marcados por la moda. Escotes discretos y la espalda podo descubierta (reservado para los trajes de noche). Est permitido casi todo dentro de un estilo y manteniendo el buen gusto: bisutera atrevida, sombreros, etc. Zapato bajo o medio, aunque se admite el alto, de corte ms o menos clsico. Si el vestido es muy escotado y hay ceremonia religiosa debera cubrirse con un chal o echarpe (lo mismo para el traje largo). Bolso pequeo de mano en materiales muy diversos: metal, tela... pero ms sencillo que el de noche. Pendientes, pulseras, broches... sin abusar y combinadas con buen gusto. Medias a juego con el vestido. Evitar las lentejuelas, plumas y diseos similares ms apropiados para la noche. El maquillaje tambin puede ser ms atrevido que el utilizado por la noche, que ser ms discreto. Invitaciones A la hora de vestirse habremos de saber qu debemos llevar. Deberemos ser cautos y ante la duda es mejor quedarse corto. Las invitaciones o saludas nos suelen indicar con ciertas frases el tipo de vestuario que llevar. Rigurosa etiqueta. Indica el carcter obligatorio de acudir de etiqueta. Chaqu o Uniforme. Indica que debe vestirse de forma obligatoria estas prendas. Frac o Uniforme. Tambin indica el carcter obligatorio de este vestuario. Etiqueta suplicada. Indica el carcter opcional de acudir de etiqueta sencilla (chaqu o esmoquin, uniforme de etiqueta para los militares). Si no podemos acudir de etiqueta, al menos vestir traje oscuro. Corbata negra. Indica la obligacin de acudir de esmoquin. Las seoras de vestido largo o cctel. Corbata blanca. Indica la obligatoriedad de acudir de frac y las seoras con vestido largo. El acudir como requiere la invitacin es un acto de cortesa respecto de quien nos invita.
12. LOS MEDIOS DE COMUNCIACIN
12.1. La Comunicacin y el Protocolo La organizacin de un acto es tan compleja que no slo hay que tener en cuenta los elementos propios del acto sino que a la hora de organizar el acto hay que conocer el objetivo del acto y en un porcentaje elevado llegaremos a la conclusin de que es necesario transmitir un mensaje con el acto, esta transmisin se conseguir si conseguimos una trascendencia meditica. El protocolo y la comunicacin se necesitan mutuamente y deben trabajar de forma coordinada. Un acto de protocolo que no haya sido previamente dado a conocer a los medios de comunicacin nunca tendr xito. Podr tenerlo de puertas para adentro, hacia los invitados, pero no de puertas para fuera. Evidentemente, lo que ms nos interesa es atraer la atencin de los lectores, oyentes de radio y los telespectadores e internautas. Nada mejor para ello que explicar a los periodistas todo lo concerniente a nuestra organizacin, el protocolo, sus fases, y detallarles de inicio a fin las partes del evento que hemos programado. Los periodistas saben poco de protocolo. Una gran mayora de actos informativos que cubren se pueden denominar de protocolo. Un congreso, una presentacin, una primera piedra, la visita de una autoridad, un acto acadmico, un encuentro de delegaciones polticas, un aniversario, una toma de posesin. La lista puede ser interminable, pero en todos estos casos la presencia de los medios y los periodistas es fundamental, y dicha convocatoria se hace mediante un acto concreto de protocolo. En todos los actos hay ciertos elementos como la presidencia, los discursos, los invitados que generan declaraciones y, en definitiva, noticias. El buen jefe de protocolo debe conocer muy bien el trabajo de un jefe de prensa o debe trabajar muy unido a ste. El proyecto previo de todo acto debe contar con la participacin y opinin del jefe de prensa, a la hora de montar escenarios, iluminacin, decoracin nosotros somos los especialistas pero no por ello hay que olvidar a los jefes de prensa. Un buen jefe de protocolo tiene que pensar cuando organiza un acto, no slo en los invitados sino tambin se debe pensar en los profesionales de los medios de comunicacin como el cauce para que nuestro acto se proyecte hacia el exterior. Es importante contar entre nuestros invitados con los directores, subdirectores o jefes de redaccin y no menos con los que cubren las noticias diariamente. Posiblemente no asistan lo directivos de los medios pero el hecho de recibir la invitacin dar pie a pensar que existe una buena organizacin en nuestra Institucin. A la hora de realizar el ensayo del acto no estara mal que hiciramos participar a los periodistas, ya que estaramos contando con uno de los aspectos ms importantes y es contar con una buena organizacin en cuanto a los medios de comunicacin se trata. Los medios de comunicacin saben de la importancia de organizar los actos correctamente, sean de pequea, mediana o gran magnitud.
Los medios de comunicacin, segn sea su categora, deben contar siempre con un espacio especfico dentro de todo acto de protocolo y con los medios tcnicos de apoyo que se estimen necesarios. Deberemos distinguir entre redactores, grficos, cmaras, ayudantes de televisin y periodistas radiofnicos que necesitan bsicamente el sonido del acto. Desde el punto que les situemos debern tener una visibilidad completa hacia el escenario y las tribunas de invitados. No todos los edificios y escenarios cuentan con esta posibilidad, pero por nuestra parte deberemos estudiar las mejores frmulas que faciliten su trabajo Las emisoras debern contar con la posibilidad de recoger el sonido desde donde estn ubicados y tener un lugar sentado para poder tomar notas. Las televisiones debern contar con una pequea plataforma para que los invitados no les impidan captar imgenes sin interferencias. Si fuera necesario para la cobertura de nuestro acto contaremos con la opinin de los tcnicos y entre todos intentaremos buscar otras ubicaciones que no perjudique ni a invitados y se encuentren un poco separados del pblico. Es importante acordar junto con el jefe de prensa las ubicaciones y los lugares y momentos en que los fotgrafos podrn tomar sus instantneas. Es imprescindible para la buena organizacin de un acto que los periodistas y fotgrafos pululen por la presidencia o se coloquen delante de un invitado, hay que facilitar su trabajo pero sin desmerecer nuestro acto. Un buen trabajo en comn y unos acuerdos adoptados de antemano entre el jefe de protocolo, el jefe de comunicacin y los profesionales que cubrirn el acto es la clave para que el acto sea todo un xito. Es de suma importancia que las relaciones con los medios recaigan en una sola persona, si lo hubiere, qu mejor que sea el jefe de comunicacin. De esta manera, se garantiza la unidad de los mensajes y se evita el riesgo de que los medios perciban la sensacin de falta de claridad o confusin. La multiplicidad de portavoces facilita la distorsin del significado. 12.2. La Imagen ante los Medios de Comunicacin
La televisin es el medio de masas por excelencia y el momento que nos toca vivir tenemos que convivir con ella. Cuntos actos de los que organizamos son retransmitidos en directo? cuntos son reproducidos en las noticias que emiten las televisiones regionales y provinciales? cada vez ms. Los medios de comunicacin estn presentes en casi todos los actos programados por la Universidad, ruedas de prensa, presentacin de libros, jornadas, inauguraciones, actos solemnes. Los Rectores y cargos acadmicos son llamados constantemente a los programas informativos de televisin para conocer de primera mano la realidad acadmica y los eventos que en ella se estn desarrollando. Por tanto hay que tener especial cuidado en el vestir y, si la televisin viene a la Universidad los decorados, la iluminacin, los colores. El jefe de protocolo debe conocer todo este engranaje para una buena organizacin del evento y para aconsejar a
aquellos que se van a enfrentar a una cmara y que su imagen y en definitiva la que ellos van a proyectar de la Universidad est cuidada y no dar lugar a la improvisacin o a la falta de conocimientos por nuestra parte. Habr que cuidar sobre todo que: La vestimenta sea la adecuada para acudir a televisin Si es preciso estar o no maquillado Adoptar una postura correcta, actuando con normalidad Los gestos precisos de las manos son claves, estn debern colocarse donde ms nos favorezcan y no donde nos encontremos ms cmodos. Los gestos en s mismos son buenos pero en su justa medida. La sonrisa resulta fundamental, sonrer de vez en cuando es la mejor forma de transmitir una apariencia simptica, aunque si el tema es serio nuestra aptitud debe estar en concordancia con l, aunque se puede dar la sensacin de encontrarse distendido y es una forma de quitarle hierro al tema en cuestin. Hay que mirar a los otros invitados sin descuidar la cmara, fijarte slo en la cmara denotar que te importa mucho la apariencia. Dar la sensacin de que estas atento a todo y a todos. Hablar con claridad y nunca alargarse cuando no hay ms que decir, no repetirse, ni titubear. Es importante aparecer relajado y tranquilo, las tcnicas de relajacin son una buena terapia de preparacin. La habilidad ante las cmaras es fundamental, introducir una ancdota a tiempo da buenos resultados. Los nervios ante las cmaras nunca desaparecen del todo pero se pueden controlar, es fundamental olvidarnos que estamos en televisin para as poder actuar de forma ms natural. Cuidar la vestimenta e imagen cuando se va a acudir a un programa de televisin es fundamental, se debe buscar la elegancia sin sobrepasarnos y, posiblemente la sobriedad es lo que mejores resultados nos dar. Hay mucho que decir sobre colores y muchos son los estudios que se han hecho al respecto. Consejos sobre el traje masculino en TV: Se recomienda acudir con un traje de un mismo tono que con lo denominado media etiqueta. Los colores que mejor casan en TV son el azul y gris oscuro. Mucho cuidado a la hora de elegir un color claro y en televisin nunca el beige claro. Los tonos azules y grises son los que mejor quedan y pueden llevar rayas finas (diplomticos). Evitar el Prncipe de Gales. Como regla a seguir: la camisa ms clara que el traje y la corbata ms oscura que la camisa. Evitar las camisas brillantes. Quedan muy bien en televisin las camisas con doble puo y gemelos.
Si estamos de pie la chaqueta debe de estar abrochada, abrochando el botn central cuando tenga tres y el de arriba cuando tenga dos. Con traje azul oscuro zapato negro, nunca marrones ni claros. Calcetines de color negro o grises y largos para que una vez sentados evitar que se vea la pierna. Consejos para el traje femenino en TV: Trajes de chaqueta, vestidos con chaqueta o con abrigo. El traje pantaln es de uso ms profesional. En TV cuidar especialmente el largo de la falda. Evitar trajes con brillos y con cuadros ya que provocan destellos en televisin. Tambin es aconsejable descartar los trajes con rayas horizontales o verticales podra causar el efecto Moire. Evitar trajes blancos puros y trajes con pedreras que podran producir destellos a los iluminadores. Sobre escotes no se recomienda utiliza el palabra de honor, ya que en planos cortos da la sensacin de ir sin ropa. Cuidar el calzado que combine bien y preferiblemente cerrado. Con traje corto siempre medias. Especial atencin a las piezas de joyera o bisutera cercanos al micrfono, ya que pueden producir ruidos molestos durante la intervencin. Evitar todo tipo de complementos, bolsos, chales que nos puedan distraer. En definitiva, la imagen que nos acompae a un programa de televisin debe estar cuidada con esmero, es fundamental la discrecin, saber combinar colores, cules por la maana, cules por la tarde, una vestimenta formal ofrece al telespectador una imagen de seguridad. Otro de los aspectos que hay que tener muy presente es la necesidad de hablar en pblico de nuestros jefes, a todo se aprende pero tambin es cierto que los gobiernos en las universidades cambian cada cuatro u ocho aos y, muchos de los que se incorporan a puestos de responsabilidad acadmica no estn familiarizados con el pblico crtico, s con sus alumnos ya que la mayora son profesores pero, no hay que olvidar que en la vida pblica a todo se saca punta. El lenguaje de las manos est muy presente entre los expertos en comunicacin y el simple telespectador aunque sea desconocedor tambin llega a captar sensaciones tanto positivas como negativas. Van a estar pendientes de la cara, las manos, la postura, los tics. Es importante saber mover las manos ya que van a transmitir precisin, seguridad, creencia, confianza, liderazgo, nerviosismo, falta de control, desdn o simplemente que estamos a la defensiva. Empezar por escuchar hace que ya tengamos ventaja, cuidado con utilizar el yo repetidamente dar la sensacin de vanidad y fundamental es cuando se habla con los
medios es utilizar un lenguaje comprensible, el mensaje tiene que llegar a todos sino la intervencin habr sido en balde.
13. LOS REGALOS Cada vez ms es preciso establecer una serie de normas que regulen el tratamiento del regalo institucional. El objeto del regalo institucional es, por un lado, agasajar al invitado de honor, al visitante ilustre y, por otro lado, promover y difundir la imagen de la Universidad. Para que un regalo consiga el efecto buscado tiene que darse una serie de premisas: ste no puede ser desproporcionado, ni entregarse en un momento inoportuno y, siempre debe de existir un motivo para hacerlo. Las Universidades cuentan todas ellas con objetos donde est el escudo o el logo de la institucin, estos objetos van desde los cntimos hasta alcanzar cifras importantes de euros. Por ello, es aconsejable clasificar los regalos, de tal modo que en funcin del destinatario sepamos que aconsejar a la hora de agasajar a nuestros invitados. Esta clasificacin podra hacerse por el coste del regalo, aunque yo considero que es ms oportuno hacerlo por la exquisitez y la simbologa del regalo, si bien es cierto en la mayor parte de los casos esto arrastra el coste del mismo, es decir, a mayor exquisitez mayor coste. Para realizar esta clasificacin deberemos hacernos las siguientes preguntas: Quin regala? A quin se regala? Cul es el motivo? y as deduciremos Qu regalamos? 13.1.La clasificacin por Rango.
REGALO Destinatarios Regalo Institucional
Quin regala?
Regalo tipo A
Sus Majestades los Reyes Su Alteza Real el Prncipe Sus Altezas Reales Infantas de Espaa Presidente del Gobierno y Ministros El Rector Presidente del Congreso Presidente del Senado Presidente de nuestra Alcalde de la Ciudad Presidente del TSJ de la
Inauguracin de un Edificio universitario Inauguracin de Instalaciones o Servicios Entrega de Premios Actos Solemnes Universitarios Otros Colaboraciones la Universidad con
Regalo tipo B
CCAA Presidente de la Diputacin Provincial Diputados y Senadores El Rector Secretarios de Estado Presidente del C.G.P.J.
Inauguraciones de instalaciones o servicios Entrega de premios Otros
Regalo Corporativo Regalo tipo C Directores General Presidentes de Entidades Financieras Presidentes o altos El Rector directivos de empresas
Colaboraciones con la Universidad Firmas de Convenios
Vicerrectores Regalo Publicitario Regalo tipo D Ponentes Profesores Visitantes Directores de Congresos, Jornadas, Departamento Presentacin de libros,.. Profesores Regalo tipo E Alumnos Pblico visitante en ferias Tcnicos PAS Ferias, Puertas Abiertas Visitas de grupo
13.1. El regalo Institucional La mayora de los regalos institucionales son costosos, entre sus caractersticas generales deben de ser representativos de la Institucin, alguna publicacin de gran valor como facsimil publicados por el servicio de publicaciones de la universidad, lienzos, esculturas realizadas por artistas del lugar que representen y simbolicen rincones o elementos universitarios. Tambin pueden ser placas o reproducciones de algn ornamento que forme parte del entorno donde est ubicada la universidad. Estos regalos se entregarn al finalizar un acto de gran relevancia para la Institucin, en un lugar noble y los entregar el Rector. Estarn sin envolver y si son de gran volumen se les har llegar a su destino el mismo da o el posterior. Se llevar un registro de los regalos entregados y de las personalidades a quienes se les entrega con el fin de no repetir en caso de que dichas personalidades acudan ms de una vez a nuestra Universidad. Regalos clasificados de tipo A y de tipo B.
13.2. El regalo Corporativo Los regalos corporativos son aquellos que se han diseado para personalidades importantes por lo que tambin conllevan un coste elevado, aqu habr regalos de tipo simblico relacionados con la propia Institucin y otros ms personales con la marca de la Universidad, escudo o logo. Estos regalos se entregan sin envolver, en el despacho del Rector o Vicerrector que le haga la entrega al invitado, tambin podrn entregarse tras el acto al que hayan acudido las autoridades pero de forma privada, a no ser que el regalo tenga que ver con el Acto que ha originado dicha entrega. El registro de estos regalos tambin debe de ser cuidado ya que hay ms posibilidades de que estas autoridades acudan con ms frecuencia a la universidad. Regalos clasificados tipo C. 13.3. El regalo publicitario La tendencia en estos momentos no es el del regalo publicitario en el que el logotipo o marca ocupa el 80% del objeto sino colocar la marca universitaria en un tamao pequeo y en un lugar discreto, de sta manera el destinatario lo utilizar y conseguiremos el objetivo propuesto para este tipo de regalos, que no es otro que la promocin de nuestra universidad fuera de nuestro entorno. Aqu hay ms variedad de regalos y van desde un coste que pueda sobrepasar los 50 euros y aquellos ms promocionales y realizados para regalo al gran pblico por lo que habr de contar con regalos cuyo coste ronde el euro. Los regalos clasificados de tipo D, son los que se han pensado para ponentes o personas vinculadas a la universidad y que han realizado algn trabajo sin coste por ello. La tendencia en estos momentos es pensar en regalos tiles y, a poder ser, que vayan con las nuevas tecnologas, suele ser lo ms apreciado. Tampoco hay que descartar los libros que tengan que ver con la universidad, la ciudad o temas que sabemos de antemano que pueden agradar al agasajado. Aquellos que estn incluidos en el tipo E son los pensados para entregar a los alumnos cuando se realizan actos de puertas abiertas, a los padres de stos para un acto semejante o cuando se visitan ferias y se ponen stands para promocionar nuestra universidad. Estos regalos son complicados ya que hay que unificar el bajo coste con la originalidad y el uso, sin olvidar que el pblico que los recibe es un pblico muy exigente, los jvenes que siempre van a buscar una utilidad y que est a la ltima, ser la nica forma
de asegurarnos que el objetivo se cumpla que no es otro que la universidad salga y est presente en crculos donde se va a difundir nuestra imagen con el nico coste que el del propio regalo, ms econmico que si se contratan campaas publicitarias. Como ya se ha dicho en cada una de las clasificaciones dada para los diferentes regalos llevar un control sobre los mismos es imprescindible, la forma de hacerlo es contar con un programa informtico donde quedar constancia de entradas, salidas, destinatarios, motivos. Tambin se realizar un control de los regalos que entran en nuestra institucin. 14.
La impresin que recibe un invitado que visita la Universidad influye claramente en la imagen global de la propia institucin, por lo que habr que cuidar con esmero la cortesa haca los visitantes. Para ello habr que tener unas normas generales que garanticen la unificacin de criterios a todos los niveles. La regla de oro es que todo visitante debe ser recibido, acompaado y despedido. Es preciso establecer quien recibe y quien despide. Cuando se debe utilizar la sala de espera y que protocolo se debe aplicar a cada visita. En funcin del tipo de visita hablamos de visitas institucionales, visitas al Rectorado, visitas a la Institucin. 14.1. Las visitas institucionales son aquellas realizadas por distinguidas autoridades y personalidades con motivo de una invitacin previa para acudir a algn acto promovido por la Institucin. Este tipo de visitas se cuidan con un gran esmero y comienzan con la invitacin previa que la autoridad o personalidad recibir con veinte das de antelacin si es un acto institucionalizado o con varios meses si se trata de un acto nuevo con motivo de Inauguraciones, etc., Habr un programa de la visita que haremos llegar a la autoridad o personalidad con unos das de antelacin donde se recoja todo el desarrollo del evento. Como ejemplo de una visita de un miembro de la Casa Real a la Universidad para presidir la entrega de un premio relacionado con las artes, se propone el programa siguiente: Llegada de S.A.R. se establecer la primera lnea de saludo con las mximas autoridades de la regin y ciudad junto con el Rector de la Universidad. Entrega de un bouquet de flores (en caso de que sea una Infanta de Espaa) Segunda lnea de saludos donde se encontrarn autoridades representativas y relacionadas con el evento que se va a producir. Recorrido hasta el lugar donde se va a celebrar el evento. Tercera lnea de saludo con los implicados directos en el evento (Jurado del premio por ejemplo).
Entrada en el recinto, donde todos los invitados estarn en los lugares asignados. Desarrollo del Acto Salida en primer lugar de S.A.R., seguida de los miembros que le acompaan en la mesa Firma en el libro de honor, si procede (si es la primera vez que nos visita este miembro de la Casa Real) Entrega de un regalo significativo como recuerdo y agasajo a nuestro invitado Vino Espaol a compartir con todos los invitados Despedida. S.A.R. ser acompaada hasta el vehculo por las mismas autoridades que han compuesto la primera lnea de saludo.
14.2. Las visitas al Rector. Es habitual que cuando un alto cargo toma posesin de su nuevo puesto en la ciudad realice una visita de presentacin ante el Rector. Esta visita habr sido concertada previamente por lo que el invitado ser recibido por alguna personalidad en funcin del rango que posea. Ser conducido hasta el despacho del Rector y tras un saludo inicial mantendrn una reunin acompaado de algn Vicerrector relacionado con el cargo que ostente el visitante. En funcin de la hora concertada se habr previsto un caf que se servir en el despacho y al finalizar habr un intercambio de regalos. En funcin de su rango ser acompaado hasta la salida por el propio Rector, Vicerrectores o Jefe de Protocolo.
14.3. Las visitas a la Institucin. Estas visitas habrn sido concertadas con anterioridad con alguno de los Vicerrectores de la Universidad quien har de anfitrin. En funcin del rango de los visitantes se puede prever que el Rector pase a saludarles en un momento de la reunin que mantengan. Posiblemente se visione un video para darle una visin global de la Institucin y los datos que puedan serle de utilidad para pasar a una visita por las instalaciones que se consideren ms oportunas. En caso de que sea una delegacin los que nos visiten se habr previsto un regalo para el que la encabeza que se entregar desenvuelto y se mostrar a todos y un detalle para el resto de la delegacin. Hemos hablado de si se debe o no utilizar la sala de espera, podemos decir que siempre hay que contar con una pero que su uso debe quedar restringido a los menos casos posibles, tan slo cuando nuestros visitantes vengan con anterioridad a la hora establecida y para quedar como buenos anfitriones tendremos que comunicarlo a los superiores para adelantar la visita, si fuera posible o para que sea atendido por alguien representativo de la Institucin a la espera de pasar al despacho del Rector, si a este viniera a visitar.
14.4. Niveles. Dnde y Quin recibe? Por lo tanto segn el carcter de la visita y el rango del visitante, podemos clasificarlas en diferentes niveles:
VISITAS NIVEL 1 Excepcionales NIVEL 2 Vips NIVEL 3 Generales Nivel 4 Imoprevistas En la planta despacho Puerta principal Vicerrectores Jefe de Protocolo del Secretara SI NO Puerta principal Rector o Vicerrector NO
En la puerta de la sede
Auxiliares de Recepcin
PERSONALIDADES QUE DEBEN RECIBIIR ATENCIONES DEL NIVEL 1 Reyes y Jefes de Estado Herederos a la Corona, Prncipes, Infantes y los Consortes de los Prncipes herederos Presidentes del Gobierno y primeros ministros Presidente del Congreso Presidente del Senado Presidente del Tribunal Constitucional Presidente del C.G.P.J. Presidente de la CC.AA. del propio territorio Vicepresidentes del Gobierno Ministros del Gobierno Gobernador del Banco de Espaa Cargos equivalentes esotros pases o instituciones supranacionales Aquellos, que por su relevancia poltica, social, cultural, econmica, deportiva o religiosa se considere oportuno conferir una atencin superior.
PERSONALIDADES QUE DEBEN RECIBIIR ATENCIONES DEL NIVEL 2 Alcalde del Municipio Embajadores Presidentes de otras CC.AA. Delegados del Gobierno Alcaldes de Capitales de municipios Jefe de la Casa de S.M. El Rey Presidente del Consejo de Estado Fiscal General del Estado Presidente del Tribunal de Cuentas Defensor del Pueblo Secretarios de Estado Jefes del Estado Mayor de los Ejrcitos Vicepresidentes del Congreso y del Senado Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar Capitanes Generales de las distintas regiones militares Jefe del cuarto militar y Secretario General Casa de S.M. Vicepresidentes de las CC.AA. Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia Aquellos, que por su relevancia poltica, social, cultural, econmica, deportiva o religiosa se considere oportuno conferir una atencin superior.
PERSONALIDADES QUE DEBEN RECIBIIR ATENCIONES DEL NIVEL 3 AUTORIDADES OFICIALES PERSONALIDADES ALTOS DIRECTIVOS Autoridades no citadas en los niveles 1 y 2.
Aquellas no citadas en los niveles anteriores. Presidentes de Entidades Financieras Presidentes de Grandes Empresas
15.1. Logstica en las Reuniones Es importante preparar la sala de reuniones, el elemento principal es la mesa de reuniones. Si la mesa es de materiales nobles no debe cubrirse, si por el contrario nos viramos obligados a cubrirla lo haremos con una tela de color con el escudo o logotipo de la universidad y que llegue hasta el suelo. Sobre la mesa se han de disponer los siguientes elementos: Un letrero con el nombre y cargo de los participantes, en tamao fcilmente legible para el resto de participantes. Una carpeta con la documentacin, hojas en blanco y encima el orden del da. A la derecha un vaso ancho y un botelln de agua con sus correspondientes posavasos, el vaso estar ms cercano y el botelln un poco ms alejado, en diagonal, con el fin de que al coger el vaso no tirar el botelln. Si hubiera un regalo, y sus dimensiones son pequeas en la parte derecha paralelo a la documentacin. Si es de gran tamao se dispondr de una mesa auxiliar en algn lugar de la sala cercano a la salida para que al final de la reunin cada uno pueda cogerlo. Si la mesa fuera muy grande se dispondr micrfonos. Alargaderas si la mesa no dispone de conexiones para el ordenador porttil. Si fuera necesario colocar una pantalla para medios audiovisuales, sta se colocar en lugar visible para todos. Si se ofreciera un caf es bueno preverlo al inicio de la misma para lo cual se preparar un pequeo catering en una mesa auxiliar, al mismo tiempo nos servir como momento de espera mientras van llegando todos los invitados y con el objeto de intercambiar impresiones antes de la reunin. Si fuera por la maana es aconsejable que se acompae de unas pastas, zumos y aguas. Si es una reunin de tarde se acompaar de unos chocolates pequeos o bombones. Si la reunin se prev larga se puede disponer el servicio buffet en una sala contigua con el fin de que puedan tomarse un descanso puntual. Si as fuera estara bien que este buffet estuviera atendido por un camarero y que se sirva algn canap que pueda cogerse con la mano. Si el descanso se hiciera todos al mismo tiempo se aprovechar este tiempo para airear la sala, cambiar los botellines de agua y eliminar cualquier residuo que se haya podido originar. 15.2. Protocolo de las mesas de reuniones. Las mesas de reuniones ms habituales son: Mesa rectangular u ovalada Mesa cuadrada Mesa redonda
Mesa en forma de U invertida Mesa en forma de herradura Mesa en forma de T LA MESA RECTNGULAR ofrece diferentes posibilidades en cuanto a la ordenacin de los asistentes: Sistema de cabecera nica jerrquica. Slo se ocupar una cabecera donde se sita el que preside y a los lados de ste, de derecha a izquierda, el resto de los asistentes. Sistema propio para reuniones presididas por una alta autoridad, marca mucho las diferencias protocolarias, las personas de mayor rango estn junto al que preside, mientras que las de menor estn alejadas del mismo. Sistema de cabecera nica para arbitraje. Se recomienda en reuniones de negociacin directa entre dos partes, a las que se invita a una persona para que acte a modo de rbitro o moderador. En una de las cabeceras de la mesa rectangular se sita el moderado y el resto de asistente a ambos lados (cada delegacin en uno), comenzando por el centro de cada lateral para seguir de derecha a izquierda. Sistema de encuentro o delegaciones. Es similar al anterior, salvo que desaparece la figura del moderador. Las cabeceras pueden utilizarse o no (dependiendo del nmero) en tal caso cada cabecera sera utilizada por una delegacin. Sistema de doble espejo. Se diferencia del anterior en que los mismos rangos protocolarios quedan situados uno en frente del otro, para lo cual en un lado ha de invertirse la alternancia. Se utiliza cuando interesa situar prximos a los representantes con un mismo nivel. El resto de tipos de mesas, tanto la cuadrada, como la redonda ofrecen mltiples posibilidades, aunque las ms habituales para las reuniones son las descritas anteriormente. 16. LAS BANDERAS 17. HONORES Y DISTINCIONES. 2 18. EXEQUIAS ACADMICAS3
Normativa recogida por un grupo de trabajo de la Asociacin. Ver web de la Asociacin de Protocolo Documento presentado en los VII Encuentros, en A Corua por: Celina Cuevas Campo. Jefa de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Universidad de Cantabria y Alfonso Daz Bezanilla. Tcnico de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Universidad de Cantabria
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