Source: https://es.scribd.com/doc/63684799/Office-2007-Guia-de-Nueva-Caracteristicas
Timestamp: 2016-09-28 22:19:44+00:00

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Comienza tu prueba gratis y accede a libros, documentos y más.Buscar más Office	2007	Guía	de	nuevas	características	GARCÍA	-­‐	2009	JOSÉ	ENRIQUE	MARTÍNEZ	2	Tabla	de	Contenido	ACERCA	DE	ESTE	MANUAL ............................................................................................................7	Objetivo.....................................................................................................................................7	Contenido..................................................................................................................................7	EL	NUEVO	OFFICE..........................................................................................................................8	Introducción ..............................................................................................................................8	Primera	toma	de	contacto ........................................................................................................8	La	cinta	de	opciones..............................................................................................................8	Herramientas	adicionales....................................................................................................10	Iniciador	de	cuadros	de	diálogos.........................................................................................11	Vista	previa	activa ...............................................................................................................11	Agregar	y	quitar	comandos	de	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido .......................11	La	cinta	de	opciones	cambia	y	se	adapta	según	la	resolución	de	la	pantalla......................12	Respuesta	a	las	primeras	preguntas .......................................................................................14	¿Qué	ha	pasado	con	el	menú	Archivo?...............................................................................14	¿Dónde	se	inicia	un	documento	en	blanco? .......................................................................14	¿Dónde	están	los	métodos	abreviados	de	teclado? ...........................................................14	¿Y	si	no	encuentra	el	comando	que	se	está	buscando?......................................................15	¿Cómo	son	los	nuevos	formatos	de	archivo?......................................................................15	¿Cómo	se	trabaja	con	personas	que	no	tienen	Office	2007?..............................................16	WORD	2007	NUEVAS	CARACTERÍSTICAS.....................................................................................17	Introducción ............................................................................................................................17	Minibarra	de	herramientas .................................................................................................17	Ocultar	temporalmente	la	cinta	de	opciones......................................................................18	Buscar	los	comandos	habituales .............................................................................................19	Botón	Office ........................................................................................................................19	Formato	de	párrafo,	numeración	y	viñetas.........................................................................20	Estilos ..................................................................................................................................21	Copiar	formato ....................................................................................................................22	Ficha	Insertar.......................................................................................................................22	Zoom ...................................................................................................................................22	Ortografía	y	Gramática........................................................................................................23	3	Diseño	de	página.................................................................................................................23	Imprimir ..............................................................................................................................23	Opciones	de	Word...............................................................................................................24	Un	nuevo	formato	de	archivos:	XML.......................................................................................25	Razones ...............................................................................................................................25	Nuevas	herramientas ..........................................................................................................25	Formatos	de	archivos	en	Word ...........................................................................................26	Guía	de	referencia	de	comandos	de	Word	2003	a	Word	2007...............................................27	EXCEL	2007	NUEVAS	CARACTERÍSTICAS......................................................................................28	Descripción	general.................................................................................................................28	Más	comandos	pero	sólo	cuando	se	necesitan...................................................................28	Una	nueva	Vista ..................................................................................................................29	El	nuevo	formato	de	archivo	(XML).........................................................................................30	Ventajas...............................................................................................................................31	Tipos	de	formatos	de	archivo..............................................................................................31	Nuevos	Libros..........................................................................................................................33	Funciones	mejoradas ..............................................................................................................33	Barra	de	fórmulas	redimensionable....................................................................................33	Función	Autocompletar.......................................................................................................33	Entidad	Tabla ..........................................................................................................................33	Estilos	de	Tabla....................................................................................................................34	Opciones	de	estilo	de	tabla .................................................................................................34	Fila	de	encabezado	de	Tabla ...............................................................................................34	Columnas	calculadas ...........................................................................................................34	Columnas	adyacentes .........................................................................................................34	Autofiltrado	automático .....................................................................................................35	Nombre	de	la	tabla..............................................................................................................35	Formato	condicional	enriquecido ...........................................................................................35	Valores	superiores	e	inferiores ...........................................................................................36	Barras	de	datos ...................................................................................................................37	Escalas	de	color ...................................................................................................................37	Conjunto	de	iconos .............................................................................................................37	Filtro	y	orden	mejorado ..........................................................................................................38	Formato	de	celda	más	accesible .............................................................................................38	4	Estilos	y	Temas ........................................................................................................................39	Tablas	dinámicas	cómodas	de	crear .......................................................................................40	Barra	de	estado	personalizable...............................................................................................41	Gráficos	mejorados .................................................................................................................41	Gráficos	compartidos ..........................................................................................................43	Herramientas	SmartArt ...........................................................................................................44	Descripción	general	de	la	creación	de	gráficos	SmartArt....................................................44	Consideraciones	a	la	hora	de	crear	un	gráfico	SmartArt.....................................................45	Crear	un	gráfico	SmartArt ...................................................................................................47	Complemento	para	guardar	como	PDF...................................................................................47	Sobre	los	formatos	de	archivo	PDF .....................................................................................47	Instalar	y	utilizar	Publish	como	complemento	de	PDF	desde	Microsoft.............................48	Guía	de	referencia	de	comandos	de	Excel	2003	a	Excel	2007 ................................................48	Tabla	de	Ilustraciones	Ilustración	1:	Cinta	de	opciones ....................................................................................................8	Ilustración	2:	Fichas,	grupos	y	comandos......................................................................................9	Ilustración	3:	Herramientas	de	imagen.......................................................................................10	Ilustración	4:	Iniciador	de	cuadros	de	diálogos...........................................................................11	Ilustración	5:	La	cinta	de	opciones	se	adapta .............................................................................13	Ilustración	6:	Minibarra	de	herramientas ...................................................................................18	Ilustración	7:	Ocultar	cinta	de	opciones......................................................................................19	Ilustración	8:	Botón	Office ..........................................................................................................20	Ilustración	9:	Grupo	párrafo........................................................................................................21	Ilustración	10:	Estilos ..................................................................................................................22	Ilustración	11:	Imprimir...............................................................................................................24	Ilustración	12:	Opciones	de	Word...............................................................................................24	Ilustración	13:	Gráficos	SmartArt ................................................................................................25	Ilustración	14:	Herramientas	para	Gráficos ................................................................................29	Ilustración	15:	Vista	diseño	de	Página.........................................................................................29	Ilustración	16:	Herramientas	de	Tabla	en	Excel ..........................................................................34	Ilustración	17:	Columna	de	fórmulas ..........................................................................................35	Ilustración	18:	Formato	condicional............................................................................................36	Ilustración	19:	Valores	superiores	e	inferiores ...........................................................................36	Ilustración	20:	Barra	de	datos ....................................................................................................37	Ilustración	21:	Escalas	de	color ...................................................................................................37	Ilustración	22:	Conjunto	de	iconos..............................................................................................37	Ilustración	23:	Ordenación	y	filtro ..............................................................................................38	Ilustración	24:	Ficha	Inicio...........................................................................................................39	Ilustración	25:	Temas	en	Excel ....................................................................................................39	5	Ilustración	26:	Panel	de	Tablas	dinámicas...................................................................................40	Ilustración	27:	Herramientas	de	Tablas	dinámicas .....................................................................41	Ilustración	28:	Grafico	de	Excel	2007 ..........................................................................................42	Ilustración	29:	Herramientas	de	gráficos:	Diseño .......................................................................42	Ilustración	30:	Herramientas	de	gráficos:	Presentación .............................................................42	Ilustración	31:	Herramientas	de	gráficos:	Formato ....................................................................43	Ilustración	32:	Gráficos	SmartArt ................................................................................................44	6	ACERCA	DE	ESTE	MANUAL	Objetivo	Este	manual	se	ha	desarrollado	con	la	intención	de	que	cualquier	usuario	de	Office	2000,	XP	o	2003	pueda	aprovechar	las	ventajas	del	nuevo	Office	2007.	En	este	sentido	usted	se	puede	ayudar	de	esta	guía	para	entender	cómo	trabajar	con	las	nuevas	características	de	Office	2007	así	como	las	novedades	que	aporta.	Lo	que	se	pretende	es	que	pueda	seguir	realizando	su	trabajo	diario	pero	de	una	manera	más	cómoda	y	sencilla,	beneficiándose	de	la	“nueva	interface”	que	incorpora	la	última	versión	de	Office.	En	ningún	caso	este	manual	pretende	ser	un	curso	de	aprendizaje	de	las	herramientas	de	Office	sino	más	bien	una	adaptación	al	nuevo	entorno.	Contenido	Gran	parte	del	contenido	de	este	manual	está	basado	en	la	web	oficial	de	Microsoft	Office	(http://office.microsoft.com/es).	Así	mismo	puede	acudir	a	dicha	web	para	aclarar	o	ampliar	cualquier	tema	de	su	interés.	Desde	este	sitio	además	puede	descargar	plantillas	y	complementos	que	le	puedan	ser	útiles	para	su	trabajo	diario.	Descarga	y	acceso	a	más	recursos	Puedes	descargar	este	manual	libremente	desde	la	web	del	autor:	www.josenrique.es	Allí	también	encontrarás	gran	cantidad	de	recursos	accesibles	sin	coste	alguno	así	como	la	posibilidad	de	plantear	y	encontrar	respuesta	a	tus	dudas
7	EL	NUEVO	OFFICE	Introducción	Cuando	abre	Microsoft	Office	Word	2007,	Office	Excel	2007,	Office	PowerPoint	2007,	Office	Access	2007,	o	crea	un	mensaje	nuevo	en	Office	Outlook	2007	verá	algo	nuevo	en	la	parte	superior	de	la	pantalla.	El	antiguo	diseño	de	menús	y	barras	de	herramientas	se	ha	sustituido	por	la	cinta	de	opciones,	situada	en	la	parte	superior	de	la	ventana.	La	cinta	de	opciones	contiene	fichas	en	las	que	hace	clic	para	llegar	a	los	comandos	cuyo	uso	ya	conoce.	Con	un	poco	de	tiempo	y	de	práctica,	verá	que	la	cinta	de	opciones	trabaja	a	su	favor,	no	en	su	contra.	De	hecho,	esta	cinta	se	desarrolló	como	respuesta	a	lo	que	los	usuarios	de	Office,	entre	los	que	posiblemente	se	encuentre	usted,	han	pedido:	programas	de	uso	más	sencillo,	con	comandos	que	se	encuentren	más	fácilmente.	Primera	toma	de	contacto	La	cinta	de	opciones	Sí,	es	mucho	lo	que	ha	cambiado	en	los	conocidos	programas	de	Microsoft	Office.	Pero	lo	bueno	es	que	los	comandos	y	las	herramientas	que	necesita	están	más	a	la	vista	y	más	a	mano.	En	lugar	de	tener	cerca	de	30	barras	de	herramientas	ocultas	y	comandos	escondidos	en	los	menús	o	en	los	cuadros	de	diálogo,	ahora	dispone	de	un	centro	de	control	que	agrupa	todos	los	elementos	esenciales	y	los	presenta	en	primer	plano.	Y	una	vez	que	sepa	cómo	se	usa	la	cinta	de	opciones	en	un	programa,	le	resultará	muy	fácil	Ilustración	1:	Cinta	de	opciones	utilizarla	en	los	demás.	La	cinta	de	opciones	consta	de	tres	componentes	básicos.	(Ilustración	2)	8	Las	fichas,	que	están	en	la	parte	superior	de	la	cinta	y	cada	una	de	ella	representa	las	tareas	principales	que	se	llevan	a	cabo	en	un	programa	determinado.	Los	grupos,	que	son	conjuntos	de	comandos	relacionados	que	se	muestran	en	las	fichas.	Agrupan	todos	los	comandos	más	necesarios	para	un	tipo	de	tarea	y	permanecen	expuestos	y	disponibles,	lo	que	constituye	una	rica	ayuda	visual.	Los	comandos,	que	están	organizados	en	grupos.	Un	comando	puede	ser	un	botón,	un	menú	o	un	cuadro	en	el	que	se	especifica	información.	¿Por	dónde	se	empieza?	Por	la	primera	ficha.	Por	ejemplo,	la	primera	ficha	de	Word	2007	es	la	ficha	Inicio.	La	tarea	principal	en	Word	consiste	en	escribir,	por	tanto,	los	comandos	de	la	ficha	Inicio	son	los	que	más	se	utilizan	para	escribir	documentos:	comandos	de	formato	de	fuente	(en	el	grupo	Fuente),	opciones	de	párrafo	(en	el	grupo	Párrafo)	y	estilos	de	texto	(en	el	grupo	Estilo).	Encontrará	la	misma	organización	en	todos	los	programas	de	Microsoft	Office	2007,	con	los	comandos	para	las	tareas	más	habituales	en	la	primera	ficha.	La	ficha	principal	de	Excel,	PowerPoint	y	Access	también	se	denomina	Inicio.	En	Outlook,	para	crear	un	mensaje,	se	usa	la	Ilustración	2:	Fichas,	grupos	y	comandos	ficha	Mensaje.	Los	comandos	se	organizan	en	función	de	cómo	se	utilizan.	Los	comandos	que	más	se	usan	son	ahora	más	visibles.	Un	ejemplo	es	el	comando	Pegar.	Al	ser	uno	de	los	comandos	más	utilizados,	¿por	qué	no	darle	la	máxima	visibilidad	en	la	ventana,	junto	con	sus	comandos	relacionados	Cortar	y	Copiar?	Los	comandos	que	se	utilizan	con	más	frecuencia	ya	no	comparten	espacio	con	una	serie	de	comandos	raramente	usados,	en	una	barra	de	herramientas	o	en	un	menú.	Son	los	que	más	se	usan	y	por	eso	son	los	que	están	más	a	mano.	9	Los	comandos	que	se	usan	menos	no	están	tan	visibles	en	la	cinta	de	opciones.	Por	ejemplo,	la	mayoría	de	las	personas	usan	el	comando	Pegado	especial	menos	que	el	comando	Pegar.	Por	ello,	para	tener	acceso	a	Pegado	especial	primero	se	hace	clic	en	la	flecha	de	Pegar.	Herramientas	adicionales	Por	otro	lado	hay	algunos	comandos	que	aparecen	sólo	cuando	puede	necesitarlos,	en	respuesta	a	alguna	de	las	acciones	que	lleva	a	cabo.	Por	eso	le	puede	dar	la	impresión	a	priori	de	que	faltan	muchas	funciones.	Por	ejemplo,	si	no	tiene	ninguna	imagen	en	un	documento	de	Word,	no	necesitará	los	comandos	que	permiten	trabajar	con	imágenes.	Pero	una	vez	que	inserte	una	imagen	en	Word,	aparecerán	las	Herramientas	de	imagen	junto	con	la	ficha	Formato,	(Ilustración	3)	que	contiene	los	comandos	que	necesita	para	trabajar	con	la	imagen.	Cuando	deje	de	trabajar	con	la	imagen,	las	herramientas	desparecerán.	Cuando	desee	trabajar	en	la	imagen	de	nuevo,	haga	clic	en	ella	y	la	ficha	volverá	a	aparecer,	con	todos	sus	comandos.	El	programa	sabe	lo	que	usted	está	haciendo	y	le	ofrece	las	herramientas	que	necesita.	La	cinta	de	opciones	responde	a	sus	acciones.	Así	que	no	se	preocupe	si	no	ve	todos	los	comandos	todo	el	tiempo.	Dé	los	primeros	pasos	y	Ilustración	3:	Herramientas	de	imagen	los	comandos	necesarios	estarán	a	mano.	10	Iniciador	de	cuadros	de	diálogos	Cuando	vea	una	pequeña	flecha	en	la	esquina	inferior	derecha	de	un	grupo,	eso	significa	que	hay	más	opciones	disponibles	en	el	grupo.	Haga	clic	en	la	flecha	(denominada	Iniciador	de	cuadros	de	diálogo)	y	verá	un	cuadro	de	diálogo	o	un	panel	de	tareas	con	más	comandos.	Por	ejemplo,	en	PowerPoint,	en	la	ficha	Inicio,	el	grupo	Fuente	contiene	todos	los	comandos	que	más	se	utilizan	para	hacer	cambios	en	las	fuentes:	comandos	para	cambiar	el	tamaño	y	la	fuente,	o	aplicar	formato	de	negrita,	cursiva	o	subrayado.	Pero	si	desea	una	opción	menos	utilizada,	como	un	superíndice,	tiene	que	hacer	clic	en	la	flecha	del	grupo	Fuente	para	abrir	el	cuadro	de	diálogo	Fuente,	que	contiene	la	opción	de	superíndice	y	otras	relacionadas	con	las	fuentes.	(Ilustración	4)	Ilustración	4:	Iniciador	de	cuadros	de	diálogos	Vista	previa	activa	Ahora	puede	ver	una	vista	previa	activa	de	lo	que	elige	antes	de	seleccionarlo.	Consigue	mejores	resultados	en	menos	tiempo	porque	elige	lo	que	desea	la	primera	vez	que	lo	intenta,	sin	necesidad	de	deshacer	los	cambios	y	probar	de	nuevo.	Para	usar	la	vista	previa	activa,	sitúe	el	puntero	del	ratón	sobre	una	opción.	El	documento	cambia	para	mostrar	la	opción	antes	de	que	se	seleccione	realmente.	Una	vez	visto	lo	que	desea,	sólo	tiene	que	hacer	clic	en	la	opción	para	seleccionarla.	Agregar	y	quitar	comandos	de	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido	Si	utiliza	con	frecuencia	comandos	que	no	están	tan	a	mano	como	desearía,	puede	agregarlos	de	una	manera	muy	sencilla	a	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido,	que	se	encuentra	sobre	la	cinta	de	opciones	cuando	inicia	un	programa	de	Microsoft	Office.	En	dicha	barra,	los	comandos	se	mantienen	siempre	visibles	y	a	mano.	11	Por	ejemplo,	si	utiliza	la	vista	preliminar	en	Word	o	Excel	todos	los	días	evitar	hacer	clic	en	el	botón	de	Office	y	en	Imprimir	para	tener	acceso	al	comando,	puede	agregar	la	vista	preliminar	a	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido.	Para	ello,	haga	clic	con	el	botón	derecho	del	ratón	en	vista	preliminar	y	después	haga	clic	en	Agregar	a	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido.	Para	eliminar	un	botón,	haga	clic	con	el	botón	secundario	del	mouse	en	él	y	después	haga	clic	en	Eliminar	de	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido.	La	cinta	de	opciones	cambia	y	se	adapta	según	la	resolución	de	la	pantalla	Todo	lo	que	hemos	descrito	hasta	ahora	es	así	cuando	la	pantalla	está	configurada	con	una	resolución	alta	y	la	ventana	del	programa	está	maximizada.	Si	no	es	así,	las	cosas	se	ven	diferentes.	(Ilustración	5)	Resolución	baja	Si	la	pantalla	está	configurada	con	baja	resolución,	por	ejemplo,	800	por	600	píxeles,	algunos	grupos	de	la	cinta	de	opciones	sólo	mostrarán	el	nombre	del	grupo,	en	lugar	de	los	comandos	del	grupo.	Tiene	que	hacer	clic	en	la	flecha	del	botón	del	grupo	para	ver	sus	comandos.	Por	ejemplo,	en	Word,	con	una	resolución	mayor,	verá	todos	los	comandos	del	grupo	Mostrar	u	ocultar	en	la	ficha	Vista.	Pero	con	una	resolución	de	800	por	600,	sólo	verá	el	botón	Mostrar	u	ocultar,	no	los	comandos	del	grupo.	En	ese	caso,	haga	clic	en	la	flecha	del	botón	Mostrar	u	ocultar	para	mostrarlos.	Por	lo	general,	los	grupos	que	sólo	muestran	el	nombre	del	grupo	con	una	resolución	más	baja	son	los	que	contienen	comandos	que	se	utilizan	pocas	veces.	Minimizada	Con	cualquier	resolución,	si	reduce	el	tamaño	de	la	ventana,	se	llega	a	un	tamaño	en	el	que	algunos	grupos	sólo	mostrarán	el	nombre	de	grupo	y	tendrá	que	hacer	clic	en	la	flecha	del	botón	del	grupo	para	mostrar	los	comandos.	Tablet	PC	Si	trabaja	en	un	Tablet	PC	con	una	pantalla	pequeña,	comprobará	que	la	cinta	de	opciones	se	ajusta	y	muestra	versiones	más	reducidas	de	las	fichas	y	los	grupos.	Si	tiene	un	monitor	mayor,	la	cinta	se	ajusta	y	muestra	versiones	más	grandes.	12	Ilustración	5:	La	cinta	de	opciones	se	adapta	13	Respuesta	a	las	primeras	preguntas	¿Qué	ha	pasado	con	el	menú	Archivo?	El	botón	de	Microsoft	Office	aparece	en	la	esquina	superior	izquierda	de	la	ventana	en	varios	programas	de	Microsoft	Office	y	ofrece	los	mismos	comandos	básicos	que	aparecían	antes	en	el	menú	Archivo	para	abrir,	guardar	e	imprimir	documentos.	Pero	el	botón	contiene	más	comandos	que	el	menú	Archivo.	Por	ejemplo,	permite	comprobar	si	los	archivos	de	Word,	Excel	y	PowerPoint	contienen	comentarios	o	información	privada.	El	botón	de	Microsoft	Office	también	le	lleva	a	la	configuración	del	programa	que	controla	aspectos	como	son	las	preferencias	de	la	revisión	ortográfica.	Haga	clic	en	Opciones	de	Excel,	Opciones	de	Word,	etcétera,	en	la	parte	inferior	del	menú	y	después	haga	clic	en	alguna	de	las	categorías	de	la	lista	de	la	izquierda.	Por	ejemplo,	en	Excel,	haga	clic	en	Fórmulas	para	activar	o	desactivar	el	estilo	de	referencia	de	celdas	F1C1.	En	Word,	haga	clic	en	Revisión	para	habilitar	o	deshabilitar	la	característica	de	revisión	ortográfica	mientras	escribe.	En	versiones	anteriores	de	Office,	era	posible	configurar	opciones	en	el	cuadro	de	diálogo	Opciones,	al	que	se	tenía	acceso	a	través	del	menú	Herramientas.	Muchas	de	estas	opciones	están	disponibles	ahora	haciendo	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office,	donde	están	más	visibles	y	cercanas	cuando	se	comienza	a	trabajar	en	archivos	viejos	o	nuevos.	¿Dónde	se	inicia	un	documento	en	blanco?	Para	comenzar,	haga	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office	situado	en	la	esquina	superior	izquierda	de	la	ventana.	A	continuación,	haga	clic	en	Nuevo	para	abrir	ventana	Nuevo	documento	en	Word,	la	ventana	Nuevo	libro	en	Excel,	la	ventana	Nueva	presentación	en	PowerPoint	o	la	ventana	Introducción	a	Microsoft	Office	Access	en	Access.	Cuando	cree	un	documento,	presentación	o	base	de	datos,	se	abrirá	una	pantalla	completa	a	todo	color	desde	la	que	comenzar.	Comience	por	un	archivo	en	blanco	o	existente,	tal	y	como	hace	habitualmente.	O	bien,	en	el	margen	izquierdo,	bajo	Microsoft	Office	Online,	haga	clic	en	Destacado	y	elija	alguna	de	las	opciones	del	catálogo	de	vínculos	a	plantillas	en	línea	y	cursos	de	formación	para	ponerse	a	trabajar	de	inmediato.	¿Dónde	están	los	métodos	abreviados	de	teclado?	El	diseño	de	la	cinta	de	opciones	trae	consigo	nuevos	métodos	abreviados.	¿Por	qué?	Porque	supone	dos	grandes	ventajas	con	respecto	a	versiones	anteriores:	• • Métodos	abreviados	para	cada	botón	de	la	cinta	de	opciones.	Métodos	abreviados	que	requieren	menor	combinación	de	teclas.	Uso	de	nuevos	métodos	abreviados	14	Los	nuevos	métodos	abreviados	también	tienen	nombre:	Sugerencias	de	teclas,	que	aparecen	al	presionar	ALT.	Todas	las	fichas	de	la	cinta	de	opciones,	los	comandos	de	las	fichas,	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido	y	el	botón	de	Microsoft	Office	tienen	sugerencias	de	teclas.	Presione	la	tecla	de	la	ficha	que	desea	mostrar.	Aparecerán	todos	los	identificadores	de	sugerencias	de	teclas	para	los	botones	de	la	ficha.	A	continuación,	utilice	la	tecla	correspondiente	al	botón	que	desea.	¿Dónde	están	los	antiguos	métodos	abreviados?	Los	antiguos	métodos	de	teclado	que	comienzan	con	CTRL	se	mantienen	intactos	y	los	puede	seguir	utilizando	como	antes.	Por	ejemplo,	la	combinación	CTRL+C	aún	copia	algo	en	el	Portapapeles	y	la	combinación	CTRL+V	pega	algo	del	Portapapeles.	¿Y	si	no	encuentra	el	comando	que	se	está	buscando?	En	Word	2007,	Excel	2007	y	PowerPoint	2007,	hay	una	guía	de	referencia	visual	e	interactiva	para	saber	dónde	están	las	cosas.	Para	ello	localice	dentro	de	la	web	oficial	de	office	(http://office.microsoft.com/es)	Interactivo:	guía	de	referencia	de	comandos	de	Word	2003	a	Word	2007	Para	usar	esta	guía	interactiva,	se	elige	un	comando	en	un	programa	de	Office	2003	para	ver	dónde	se	encuentra	en	el	nuevo	programa.	Por	ejemplo,	para	buscar	el	comando	Insertar	tabla	en	Word,	en	la	guía	tendría	que	colocar	el	puntero	sobre	el	comando	Insertar	de	Word	2003.	Después,	al	hacer	clic,	se	ve	una	animación	que	muestra	la	ubicación	del	comando	en	Word	2007.	(Está	en	la	ficha	Insertar	en	el	grupo	Tablas).	¿Cómo	son	los	nuevos	formatos	de	archivo?	Word	2007,	Excel	2007	y	PowerPoint	2007	presentan	nuevos	formatos	de	archivo.	¿Por	qué?	Por	muchas	razones,	por	ejemplo,	para	aumentar	la	seguridad	de	los	archivos,	reducir	la	posibilidad	de	que	se	dañen,	reducir	su	tamaño	y	otra	serie	de	características	nuevas.	Si	los	detalles	técnicos	son	de	su	interés,	los	nuevos	formatos	de	archivo	se	basan	en	XML	(Lenguaje	de	marcado	extensible)	y	abarcan	los	formatos	XML	abiertos	de	Office.	Algunos	datos	más	sobre	el	nuevo	formato	de	Word,	Excel	y	PowerPoint	• El	formato	de	archivo	predeterminado	de	los	documentos,	libros	de	trabajo	y	presentaciones	incluye	una	"x"	al	final	que	representa	el	formato	XML.	Por	ejemplo,	en	Word,	un	documento	se	guarda	de	manera	predeterminada	con	la	extensión	.docx,	en	lugar	de	.doc.	Si	guarda	un	archivo	como	una	plantilla,	sucede	lo	mismo:	la	extensión	de	la	plantilla	tiene	la	antigua	extensión	con	una	"x"	al	final:	por	ejemplo,	.dotx	en	Word.	Si	el	archivo	contiene	código	o	macros,	tiene	que	guardarla	usando	el	nuevo	formato	de	archivo	habilitado	para	macros.	En	un	documento	de	Word,	ese	formato	es	.docm;	en	una	plantilla	de	Word,	es	.dotm.	•
15	¿Cómo	se	trabaja	con	personas	que	no	tienen	Office	2007?	Puede	abrir	un	archivo	creado	en	Office	desde	la	versión	95	hasta	la	2003.	Abra	el	archivo	normalmente.	Después	de	trabajar	en	él	en	la	versión	2007,	tal	vez	desee	guardarlo.	De	manera	predeterminada,	el	cuadro	de	diálogo	Guardar	como	guarda	un	archivo	creado	en	una	versión	anterior	con	el	formato	de	esa	misma	versión.	Cuando	lo	guarde,	un	comprobador	de	compatibilidad	le	informará	sobre	qué	características	de	la	versión	2007	estarán	deshabilitadas	o	coincidirán	plenamente.	Nota	Si	abre	una	presentación	creada	en	PowerPoint	95,	PowerPoint	ofrecerá	guardar	de	manera	predeterminada	con	el	formato	de	2007,	pero	puede	elegir	guardar	el	archivo	con	el	formato	de	97-­‐2003.	Si	desea	guardar	el	archivo	con	el	formato	de	2007,	seleccione	Documento	de	Word,	Libro	de	Excel	o	Presentación	de	PowerPoint	en	el	cuadro	Guardar	como	tipo.	Los	compañeros	que	dispongan	de	las	versiones	de	Word,	Excel	o	PowerPoint	de	2000	a	2003	(y	las	últimas	revisiones	y	Service	Packs)	pueden	abrir	archivos	de	2007.	Cuando	hagan	clic	en	su	documento,	se	les	preguntará	si	desean	descargar	un	convertidor	que	les	permita	abrir	el	documento.	16	WORD	2007	NUEVAS	CARACTERÍSTICAS	Introducción	Word	2007	así	como	el	resto	de	las	herramientas	de	Office	han	sido	rediseñadas	de	forma	que	es	posible	que	no	le	resulte	del	todo	familiar,	sin	embargo	este	nuevo	diseño	tiene	la	clara	intención	de	que	resulte	más	productivo	que	versiones	anteriores.	Al	usuario	le	resultará	más	cómodo	e	intuitivo	descubrir	dónde	y	cómo	realizar	cualquier	tarea	incluso	si	éste	parte	de	cero.	Minibarra	de	herramientas	Además	de	todo	lo	visto	anteriormente	sobre	el	nuevo	office,	en	Word	2007	tiene	especial	interés	la	Minibarra	de	herramientas.	Algunos	comandos	de	formato	son	tan	útiles	que	deberían	estar	disponibles	siempre,	independientemente	de	lo	que	esté	haciendo.	Supongamos	que	desea	dar	formato	a	un	texto	rápidamente,	pero	está	trabajando	en	la	ficha	Diseño	de	página.	Puede	hacer	clic	en	la	ficha	Inicio	para	ver	las	opciones	de	formato,	pero	hay	un	método	más	rápido:	(Ilustración	6)	Seleccione	el	texto	arrastrándolo	con	el	mouse	(ratón)	y	señale	la	selección.	La	minibarra	de	herramientas	aparecerá	atenuada.	Si	señala	a	la	minibarra	de	herramientas,	se	vuelve	activa	y	puede	hacer	clic	en	una	opción	de	formato	de	ella.	La	minibarra	de	herramientas	es	estupenda	para	opciones	de	formato,	pero	¿y	si	desea	que	otros	tipos	de	comandos	estén	siempre	disponibles?	Use	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido.	17	Ilustración	6:	Minibarra	de	herramientas	Ocultar	temporalmente	la	cinta	de	opciones	La	cinta	de	opciones	centraliza	y	facilita	satisfactoriamente	la	búsqueda	de	todos	los	elementos	de	Word	2007.	Hay	ocasiones,	sin	embargo,	en	que	no	necesita	buscar	nada.	Sólo	desea	trabajar	en	el	documento	y	le	gustaría	tener	más	espacio	para	hacerlo.	Por	ello,	la	cinta	de	opciones	resulta	tan	fácil	de	ocultar	temporalmente	como	de	usar.	Esto	se	hace	del	modo	siguiente:	haga	doble	clic	en	la	ficha	activa.	Los	grupos	desaparecen,	por	lo	que	tiene	más	espacio.	Siempre	que	desee	ver	todos	los	comandos	de	nuevo,	haga	doble	clic	en	la	ficha	activa	para	mostrar	de	nuevo	los	grupos.	18	Ilustración	7:	Ocultar	cinta	de	opciones	Buscar	los	comandos	habituales	Al	encontrarse	de	pronto	con	un	diseño	nuevo	en	Word	2007	le	surgirán	preguntas	del	tipo:	¿Dónde	se	crea	un	documento?	¿Dónde	están	las	viñetas,	los	estilos	y	cómo	puede	comprobar	la	ortografía?	¿Qué	pasa	con	la	impresión?	Botón	Office	El	lugar	donde	iniciar	un	documento	de	Word	es	el	botón	de	Microsoft	Office.	(Ilustración	8)	Tras	presionar	el	botón,	aparece	un	menú.	Quizá	note	que	este	menú,	que	se	muestra	aquí,	se	parece	un	poco	a	los	menús	Archivo	de	las	versiones	anteriores	de	Word.	A	la	izquierda	del	menú,	ve	todos	los	comandos	para	trabajar	con	un	archivo.	Aquí	es	donde	se	crea	un	nuevo	documento	o	se	abre	uno	existente.	También	están	aquí	los	comandos	Guardar	y	Guardar	como.	En	el	lado	derecho	del	menú	se	enumeran	los	documentos	abiertos	recientemente.	Éstos	suelen	estar	siempre	visibles	de	modo	que	no	tiene	que	buscar	en	el	equipo	un	documento	en	el	que	trabaje	con	frecuencia.	19	Ilustración	8:	Botón	Office	Formato	de	párrafo,	numeración	y	viñetas	Una	vez	que	abra	un	documento	y	escriba	el	texto,	sin	duda	deseará	dar	formato	al	texto.	Muchos	de	los	comandos	de	formato	conocidos	están	visibles	en	la	ficha	Inicio,	en	el	grupo	Fuente:	Negrita,	Cursiva,	Tamaño	de	fuente,	etc.	También	hay	aquí	otros	comandos	que	le	resultarán	útiles.	En	el	grupo	Párrafo	(Ilustración	9)	tiene	las	tan	populares	listas	con	viñetas,	listas	numeradas	y	listas	con	varios	niveles.	Encontrará	igualmente	los	comandos	de	sangría	y	de	alineación.	Recuerde	que	tiene	que	hacer	clic	en	la	pequeña	flecha	diagonal	que	se	encuentra	en	la	esquina	inferior	derecha	del	grupo,	el	iniciador	de	cuadros	de	diálogo,	si	no	ve	opciones	que	está	acostumbrado	a	utilizar	en	Word.	Por	ejemplo,	al	hacer	clic	en	la	flecha	del	grupo	Párrafo,	se	abre	un	cuadro	de	diálogo	conocido	en	el	que	puede	trabajar	con	sangría,	control	de	líneas	viudas	y	huérfanas,	etc.	20	Ilustración	9:	Grupo	párrafo	Estilos	Para	plantear	un	método	más	eficaz	a	la	hora	de	dar	formato	que	usar	simplemente	los	comandos	negrita	y	cursiva,	debe	usar	los	estilos	de	Word	2007	Puede	trabajar	con	los	estilos	desde	la	ficha	Inicio,	en	el	grupo	Estilos:	(Ilustración	10)	Los	estilos	rápidos	son	estilos	profesionales	listos	para	usar,	rápidos	y	fáciles	de	aplicar;	tienen	una	nueva	apariencia	en	esta	versión	de	Word.	Los	estilos	rápidos	más	utilizados	aparecen	directamente	en	la	cinta	de	opciones.	Haga	clic	en	este	botón	para	ver	más	estilos	rápidos	listos	para	usar.	Haga	clic	en	el	iniciador	de	cuadros	de	diálogo	para	abrir	el	panel	Estilos.	Este	panel	conserva	los	estilos	personalizados	que	haya	podido	crear	en	una	versión	anterior	de	Word	y	aquí	es	donde	va	a	crear	estilos	nuevos	o	corregir	estilos	existentes.	Los	estilos	rápidos	son	algo	más	que	unas	funciones	cómodas	y	bonitas	para	el	documento.	El	uso	de	estos	estilos	en	todo	el	documento	proporciona	una	gran	ventaja:	realizar	correcciones	con	una	sola	tecla.	21	Ilustración	10:	Estilos	Copiar	formato	Otro	comando	de	formato	extremadamente	rápido	es	Copiar	formato.	Se	encuentra	en	la	parte	más	a	la	izquierda	de	la	ficha	Inicio,	en	el	grupo	Portapapeles.	En	caso	de	que	no	esté	familiarizado	con	Copiar	formato,	es	una	forma	rápida	de	duplicar	el	formato	de	una	sección	de	texto	a	otra.	Para	usar	Copiar	formato,	coloque	el	cursor	en	el	texto	cuyo	formato	desea	copiar	y	haga	clic	en	el	botón	Copiar	formato.	Si	tiene	más	de	un	lugar	en	el	que	copiar	el	formato,	asegúrese	de	hacer	doble	clic	en	Copiar	formato	para	que	se	mantenga.	A	continuación,	seleccione	el	texto	en	el	que	desea	copiar	el	nuevo	formato.	Para	desactivarlo,	haga	clic	en	el	botón	de	nuevo	o	presione	ESC.	Ficha	Insertar	La	ficha	Insertar	permite	incluir	en	un	documento	abundante	información	adicional.	Desde	esta	ficha	tiene	acceso	a	agregar	imágenes,	imágenes	prediseñadas,	gráficos	o	formas	al	documento.	Éstos	no	son	los	únicos	comandos	de	esta	ficha.	Aquí	tiene	también	Tablas	e	Hipervínculos.	Y	esto	no	es	todo:	listos	para	que	los	pueda	utilizar	están	los	números	de	página,	cuadros	de	texto	y	WordArt.	Zoom	Tras	realizar	una	inserción,	quizá	desee	ver	los	detalles	más	de	cerca.	Para	ello	usará	el	zoom	Mire	en	la	esquina	inferior	derecha.	Arrastre	el	control	deslizante	hacia	la	derecha	para	acercarse	y	hacia	la	izquierda	para	alejarse.	Sugerencias	22	Al	hacer	clic	en	el	número	de	porcentaje	que	está	a	la	izquierda	del	control	deslizante,	se	abre	el	cuadro	de	diálogo	Zoom,	donde	puede	especificar	un	porcentaje	de	zoom.	Si	el	ratón	tiene	una	rueda,	puede	mantener	presionada	la	tecla	CTRL	y	girar	la	rueda	hacia	delante	para	acercarse	y	hacia	atrás	para	alejarse.	También	puede	encontrar	los	comandos	Zoom	en	la	ficha	Ver.	Ortografía	y	Gramática	El	comando	Ortografía	y	gramática	ahora	se	encuentra	en	la	ficha	Revisar	porque	forma	parte	de	la	revisión	del	trabajo.	Busque	en	la	parte	extrema	izquierda,	en	el	grupo	Revisión.	Diseño	de	página	Antes	de	imprimir,	es	mejor	comprobar	qué	diseño	tienen	las	páginas	para	la	impresora.	Todo	lo	que	necesita	está	en	la	ficha	Diseño	de	página.	El	grupo	Configurar	página	contiene	Tamaño	(21,59	x	27,94,	A4,	etc.),	Orientación	(horizontal	y	vertical)	y	Márgenes.	Hay	un	acceso	fácil	a	la	configuración	de	márgenes	en	el	mismo	nivel	que	otros	comandos	de	este	grupo.	¿Recuerda	que	en	las	versiones	anteriores	debía	ejecutar	varios	pasos	hasta	llegar	al	menú	Archivo,	Configurar	página,	etc.?	Imprimir	Cuando	esté	realmente	listo	para	imprimir,	vuelva	al	botón	de	Microsoft	Office.	Ahora	tiene	varias	opciones:	(Ilustración	11)	Si	hace	clic	en	el	comando	Imprimir,	aparecerá	el	cuadro	de	diálogo	Imprimir.	No	obstante,	si	se	sitúa	sobre	la	flecha	que	hay	a	la	derecha	del	comando	Imprimir,	verá	tres	comandos:	Imprimir,	que	abre	el	ya	familiar	cuadro	de	diálogo	Imprimir.	Impresión	rápida,	que	envía	el	documento	a	la	impresora	de	inmediato.	Vista	preliminar,	que	muestra	el	aspecto	que	tendrá	el	documento	impreso.	Si	utiliza	a	menudo	este	comando,	es	posible	que	desee	agregarlo	a	la	barra	de	herramientas	de	acceso	rápido.	23	Ilustración	11:	Imprimir	Opciones	de	Word	Todas	las	funciones	que	está	acostumbrado	a	usar	a	diario	en	Word	están	en	la	cinta	de	opciones	y	son	mucho	más	fáciles	de	encontrar	que	nunca.	¿Pero	dónde	están	las	opciones	que	no	sirven	para	la	producción	de	documentos	sino	que	controlan	el	funcionamiento	de	Word?	¿Opciones	como	seguridad	e	información	del	usuario,	diccionarios	de	ortografía	y	autocorrección?	En	las	versiones	anteriores	de	Word,	se	hacía	clic	en	Opciones	en	el	menú	Herramientas.	Ahora,	todas	estas	opciones	forman	parte	de	Opciones	de	Word	que	se	abre	haciendo	clic	en	el	botón	Opciones	de	Word	en	el	menú	que	se	abre	a	su	vez	al	hacer	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office.	(Ilustración	12)
Ilustración	12:	Opciones	de	Word	24	Un	nuevo	formato	de	archivos:	XML	Otro	gran	cambio	en	la	nueva	versión	de	Word:	un	formato	de	archivos	mejorado.	El	nuevo	formato	de	archivos	ayuda	a	tener	tamaños	de	archivos	más	pequeños	y	archivos	más	seguros.	Presenta	también	otras	ventajas.	En	esta	lección	sabrá	también	lo	que	sucede	cuando	abre	archivos	que	no	tienen	el	nuevo	formato.	Razones	El	cambio	se	debe	a	tres	motivos	principales:	• Ayuda	a	crear	documentos	más	seguros	separando	archivos	que	contienen	secuencias	de	comandos	o	macros,	y	facilitando	la	identificación	y	el	bloqueo	de	código	o	macros	no	deseados.	Ayuda	a	crear	tamaños	de	archivos	de	documentos	más	pequeños.	Ayuda	a	crear	documentos	menos	sensibles	a	los	daños.	• •
Nuevas	herramientas	El	nuevo	formato	de	archivos	le	da	igualmente	la	capacidad	de	utilizar	funciones	que	sólo	están	disponibles	en	Word	2007.	Un	ejemplo	de	este	tipo	de	función	es	la	de	los	gráficos	SmartArt.	(Ilustración	13)	Esta	ilustración	muestra	cómo	se	inicia	un	gráfico	de	este	tipo	en	Word.	Observe	cuántos	diseños	de	gráficos	SmartArt	están	disponibles	para	su	elección.	El	nuevo	formato	de	archivos	admite	muchas	otras	funciones	nuevas,	como	ecuaciones	matemáticas,	temas	y	controles	de	contenido.	Ilustración	13:	Gráficos	SmartArt	25	Cuando	se	crea	un	nuevo	documento	en	Word	2007,	y	se	guarda	luego,	se	elige	el	nuevo	formato	de	archivo	automáticamente.	Puede	comprobarlo	examinando	atentamente	el	cuadro	de	diálogo	Guardar	como.	Observe	que	el	cuadro	Guardar	como	tipo	indica	Documento	de	Word	(.docx).	Esto	significa	que	se	está	utilizando	el	nuevo	formato	de	archivo.	Formatos	de	archivos	en	Word	Extensión	de	archivo	.docx	.dotx	.docm	.dotm	La	única	diferencia	que	posiblemente	vea	en	relación	con	los	nuevos	formatos	de	archivo	de	Word	es	si	utiliza	macros	o	código.	Anteriormente,	sólo	había	dos	tipos	de	archivos	de	Word:	documentos	y	plantillas	(.doc	y	.dot).	Con	Word	2007	hay	cuatro	tipos	de	archivos:	.docx,	.dotx,	.docm	y	.dotm	(la	"x"	representa	XML	y	la	"m",	macro).	Los	documentos	y	plantillas	básicos	(.docx	y	.dotx)	ya	no	pueden	contener	macros	ni	código,	por	lo	que	son	más	seguros	para	el	uso	diario:	nadie	puede	insertar	código	oculto	en	un	documento.	No	obstante,	como	las	macros	son	elementos	útiles,	existen	dos	tipos	de	archivos	adicionales	que	admiten	documentos	y	plantillas	que	contienen	código:	.docm	y	.dotm.	Word	2007	puede	abrir	archivos	creados	en	todas	las	versiones	anteriores	de	Word,	de	1.0	a	2003.	Word	abrirá	los	documentos	antiguos	en	el	modo	de	compatibilidad.	Lo	sabe	porque	en	la	parte	superior	del	documento	aparece	"(Modo	de	compatibilidad)"	junto	al	nombre	del	archivo.	¿Qué	es	el	modo	de	compatibilidad?	Básicamente	indica	que	el	documento	utiliza	un	antiguo	formato	de	archivo.	Como	el	formato	de	este	archivo	no	incluye	algunas	de	las	nuevas	funciones	de	la	nueva	versión	de	Word,	estas	funciones	se	desactivan	o	se	modifican	para	aproximarse	a	una	versión	antigua	de	Word.	Por	ejemplo	si	abre	documento	antiguo	de	Word	2003	en	la	nueva	versión	de	Word	observará	que	la	barra	de	título	incluye	(Modo	de	compatibilidad).	Si	intenta	crear	un	gráfico	SmartArt	verá	que	el	cuadro	de	diálogo	Elegir	un	gráfico	SmartArt	no	aparece	en	absoluto,	en	su	lugar	se	muestra	Galería	de	diagramas.	De	hecho,	esta	Galería	de	diagramas	es	como	la	de	Word	2003	y	tiene	la	misma	serie	de	funciones.	Para	qué	se	utiliza	Documento	de	Word	estándar	sin	macros	ni	código	Plantilla	de	Word	sin	macros	ni	código	Documento	de	Word	que	puede	contener	macros	o	código	Plantilla	de	Word	que	puede	contener	macros	o	código	26	Es	buena	idea	trabajar	en	el	modo	de	compatibilidad	si	sabe	que	va	a	compartir	documentos	con	mucha	gente	que	utiliza	versiones	antiguas	de	Word.	De	este	modo,	lo	que	ve	es	lo	que	ven.	Así	podrá	prever	lo	que	pueden	y	no	pueden	hacer	en	su	versión	de	Word.	Para	convertir	el	formato	de	un	documento	antiguo	en	el	nuevo	formato	de	archivos	sólo	tiene	que	hacer	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office	y,	a	continuación,	en	el	comando	Convertir	del	menú.	Esta	conversión	le	proporciona	las	ventajas	del	nuevo	formato	(archivos	más	pequeños,	más	seguros,	etc.)	y	también	las	nuevas	funciones	en	su	modo	completo	y	no	abreviado.	Por	ejemplo,	tendrá	todas	las	opciones	mostradas	en	el	cuadro	Elegir	un	gráfico	SmartArt	y	no	la	serie	más	reducida.	Nota	Si	tiene	Windows	configurado	para	mostrar	las	extensiones	de	archivo,	el	nombre	de	archivo	cambia	de	Mi	documento.doc	a	Mi	documento.docx.	La	"x"	representa	XML.	Si	tiene	un	documento	creado	en	la	nueva	versión	de	Word	puede	guardarlo	en	un	formato	de	archivo	antiguo	para	que	otros	usuarios	que	no	tengan	Office	2007	puedan	trabajar	con	el	archivo	Esto	se	hace	del	modo	siguiente:	Haga	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office	y,	en	el	menú,	señale	la	flecha	al	final	del	comando	Guardar	como.	En	la	lista	de	opciones,	haga	clic	en	Documento	de	Word	97-­‐2003.	Es	posible	que	aparezca	una	advertencia	que	indica	que	guardar	en	el	antiguo	formato	de	archivo	provoca	la	pérdida	o	modificación	de	algunas	características.	Por	ejemplo,	si	el	documento	contiene	un	nuevo	diagrama,	Word	le	notificará	que	el	diagrama	se	combinará	en	un	objeto	único	no	editable.	De	este	modo,	el	usuario	puede	al	menos	ver	el	diagrama,	pero	no	podrá	editarlo	porque	su	versión	de	Word	no	sabe	cómo	trabajar	con	esta	nueva	característica.	Guía	de	referencia	de	comandos	de	Word	2003	a	Word	2007	En	la	web	oficial	de	Office	(http://office.microsoft.com/es)	puede	encontrar	una	guía	interactiva	donde	averiguar	cómo	hacer	en	Word	2007	cualquier	tarea	que	ya	sabía	realizar	en	Word	2003.	Para	ello	entre	en	http://office.microsoft.com/es	y	teclee	en	el	buscador:	“guía	de	referencia	de	comandos	de	Word	2003	a	Word	2007”.	27	EXCEL	2007	NUEVAS	CARACTERÍSTICAS	Descripción	general	Excel,	al	igual	que	el	resto	de	las	herramientas	del	nuevo	office	2007	presenta	un	nuevo	aspecto.	Esta	nueva	apariencia	y	sus	motivos	está	recogidos	en	la	primera	parte	de	este	manual	cuando	se	da	una	introducción	al	Nuevo	Office.	Ahí	podrá	comprobar	el	funcionamiento	de	la	nueva	cinta	de	opciones	y	las	herramientas	adicionales	que	incorpora	Más	comandos	pero	sólo	cuando	se	necesitan	Los	comandos	de	la	cinta	de	opciones	son	los	que	más	se	utilizan.	En	lugar	de	mostrar	todos	los	comandos	todo	el	tiempo,	Excel	2007	muestra	algunos	comandos	en	respuesta	a	las	acciones	que	se	realizan.	Por	ejemplo,	si	no	hay	un	gráfico	en	una	hoja	de	cálculo,	los	comandos	que	se	usan	para	trabajar	con	gráficos	no	son	necesarios.	Pero	una	vez	creado,	aparecen	las	Herramientas	de	gráficos	con	tres	fichas:	Diseño,	Presentación	y	Formato.	En	dichas	fichas	están	los	comandos	que	se	precisan	para	trabajar	con	un	gráfico.	La	cinta	de	opciones	responde	a	la	acción	del	usuario.	(ilustración	14)	Use	la	ficha	Diseño	para	cambiar	el	tipo	de	gráfico	o	moverlo	a	otra	ubicación;	la	ficha	Presentación	para	cambiar	los	títulos	y	otros	elementos	del	gráfico	y	la	ficha	Formato	para	agregar	relleno	de	color	y	cambiar	el	estilo	de	las	líneas.	Cuando	termine	el	gráfico,	haga	clic	fuera	del	área	del	gráfico.	Desaparecerán	las	Herramientas	de	gráficos.	Para	volver	a	verlas,	haga	clic	dentro	del	gráfico	y	se	mostrarán.	Así	que	no	se	preocupe	si	no	ve	todos	los	comandos	todo	el	tiempo.	Dé	los	primeros	pasos	y	los	comandos	necesarios	estarán	a	mano.	28	Ilustración	14:	Herramientas	para	Gráficos	Una	nueva	Vista	La	nueva	vista	Diseño	de	página	de	Excel.	Ilustración	15:	Vista	diseño	de	Página	Encabezados	de	columna.	Encabezados	de	fila.	Reglas	de	margen.	Para	llegar	a	la	nueva	vista,	haga	clic	en	Vista	Diseño	de	página,	en	la	barra	de	herramientas	Ver	en	la	parte	inferior	derecha	de	la	pantalla.	O	haga	clic	en	la	ficha	Vista	de	la	cinta	de	opciones	y	después	en	Vista	Diseño	de	página,	en	el	grupo	Vistas	de	libro.	29	En	la	vista	Diseño	de	página	hay	márgenes	de	página	en	la	parte	superior,	lateral	e	inferior	de	la	hoja	de	cálculo,	además	de	un	espacio	azul	entre	las	hojas.	La	regla	lateral	y	superior	ayudan	a	ajustar	los	márgenes.	Es	posible	mostrar	y	ocultar	las	reglas	según	convenga	(haga	clic	en	Regla,	en	el	grupo	Mostrar	u	ocultar	de	la	ficha	Vista).	Con	esta	nueva	vista,	no	hace	falta	la	vista	preliminar	para	hacer	ajustes	en	la	hoja	de	cálculo	antes	de	imprimirla.	Es	fácil	agregar	encabezados	y	pies	de	página	en	la	vista	Diseño	de	página.	A	medida	que	escribe	en	la	nueva	área	de	encabezados	y	pies	de	página	en	la	parte	superior	o	inferior	de	la	página,	se	abre	la	ficha	Diseño	con	todos	los	comandos	que	necesita	para	crear	los	encabezados	y	pies	de	página.	Es	posible	ver	cada	hoja	de	un	libro	en	la	vista	que	mejor	se	ajusta	a	las	peculiaridades	de	la	hoja.	Simplemente	seleccione	una	vista	en	la	barra	de	herramientas	Ver	o	en	el	grupo	Vistas	de	libro	en	la	ficha	Vista	de	cada	hoja	de	cálculo.	La	vista	Normal	y	la	vista	previa	de	salto	de	página	se	encuentran	ahí.	El	nuevo	formato	de	archivo	(XML)	Excel	2007	tiene	un	nuevo	formato	de	archivo.	¿Para	qué?	Para	proporcionar	mayor	seguridad,	reducir	el	riesgo	de	que	se	dañen;	reducir	el	tamaño	y	otra	serie	de	características	nuevas.	Los	archivos	viejos	continúan	siéndolo	a	menos	que	usted	decida	lo	contrario.	Si	abre	un	archivo	creado	en	una	versión	anterior,	cuando	guarde	el	archivo	y	el	trabajo	que	haya	hecho	en	él,	la	configuración	automática	del	cuadro	de	diálogo	Guardar	como	es	guardarlo	manteniendo	su	formato	original.	Si	lo	inició	en	Excel	2003,	Excel	2007	lo	guardará	con	formato	2003	salvo	que	se	especifique	otra	opción.	Las	nuevas	características	advertirán	si	se	guarda	el	archivo	como	antiguo.	Cuando	guarda	un	archivo	con	el	formato	de	una	versión	anterior,	un	comprobador	de	compatibilidad	le	indicará	si	alguna	de	las	características	de	la	versión	2007	no	son	compatibles	con	la	versión	anterior.	Por	ejemplo,	si	aplica	un	color	a	un	encabezado	en	Excel	2007	y	después	guarda	el	archivo	con	formato	de	Excel	97-­‐2003,	el	comprobador	de	compatibilidad	le	indicará	que	las	versiones	anteriores	de	Excel	no	tienen	la	opción	de	color	para	encabezados	y	pies	de	página,	y	que	el	encabezado	aparecerá	como	texto	sin	formato.	Importante	Si	una	característica	nueva	no	va	a	estar	disponible	cuando	se	guarda	un	archivo	en	un	formato	anterior	y	se	vuelve	a	abrir	en	Excel	2007,	el	comprobador	de	compatibilidad	se	lo	notificará.	Siempre	puede	copiar	primero	los	archivos	más	recientes	con	el	nuevo	formato.	Es	sencillo	mantener	una	copia	de	un	libro	con	formato	2007.	Use	Guardar	como	y	especifique	Libro	de	Excel	(*.xlsx).	Dicha	copia	del	archivo	contendrá	todas	las	características	de	Excel	2007.	Comparta	documentos	entre	versiones	utilizando	un	convertidor.	Si	crea	un	archivo	en	2007	y	lo	guarda	con	el	formato	de	2007,	los	compañeros	que	tengan	las	versiones	de	Excel	de	30	2000	a	2003	(y	las	últimas	revisiones	y	Service	Packs)	podrán	trabajar	en	sus	archivos	de	2007.	Cuando	hagan	clic	en	su	documento,	se	les	preguntará	si	desean	descargar	un	convertidor	que	les	permita	abrir	el	documento.	Si	los	detalles	técnicos	son	de	su	interés,	el	formato	de	archivo	de	Excel	2007	se	basa	en	XML	(Lenguaje	de	marcado	extensible)	y	comprende	los	formatos	XML	abiertos	de	Office.	También	es	el	nuevo	formato	de	archivo	de	Microsoft	Office	Word	2007	y	PowerPoint	2007.	Ventajas	El	nuevo	formato	de	archivo	trae	consigo	mejoras	en	Excel.	Las	ventajas	principales	son:	Nuevas	características	Además	de	las	características	vistas	en	las	lecciones	anteriores,	el	número	de	filas	ha	crecido	de	65.536	a	1.048.576	y	el	número	de	columnas	ha	aumentado	de	256	a	16.384.	Puede	escribir	fórmulas	más	largas	en	la	nueva	barra	de	fórmulas	de	tamaño	variable.	Y	si	hace	clic	en	grandes	fragmentos	de	texto	en	una	celda,	la	barra	de	fórmulas	ya	no	ocupa	parte	de	la	cuadrícula	de	la	hoja	de	cálculo.	Archivos	más	seguros	Los	libros	que	contienen	macros	o	código	no	deseado	se	identifican	y	bloquean	más	fácilmente.	Menor	riesgo	de	que	los	archivos	se	dañen	Excel	ha	mejorado	la	capacidad	de	abrir	archivos	dañados	y	recuperar	una	parte	del	trabajo	que,	de	otro	modo,	se	perdería.	Menor	tamaño	de	archivo	Los	libros	están	comprimidos;	el	tamaño	de	archivo	es	entre	50	y	75	por	ciento	más	pequeño	que	en	versiones	anteriores	de	Excel.	Los	archivos	comprimidos	se	abren	y	se	guardan	del	mismo	modo	que	abría	y	guardaba	cualquier	archivo	de	Excel.	Datos	más	útiles	Se	puede	hacer	más	con	los	datos	porque	la	base	de	XML	facilita	la	tarea	de	integrarlos	con	conjuntos	de	datos	de	otros	programas	y	equipos.	Por	ejemplo,	almacenar	los	datos	presupuestarios	en	un	programa	especializado,	seleccionar	la	información	que	necesita	e	importarla	a	un	documento	de	Word,	a	una	hoja	de	Excel	y	a	una	base	de	datos	de	Access.	Tipos	de	formatos	de	archivo	Puede	elegir	entre	varios	tipos	de	archivos	para	guardar	en	Excel	2007.	Libro	de	Excel	(*.xlsx)	Guarde	libros	que	no	contengan	macros	ni	código	de	Microsoft	Visual	Basic	para	Aplicaciones	(VBA)	como	libros	de	Excel.	Si	intenta	guardar	como	Libro	de	Excel	un	libro	que	contiene	comandos	de	macros	o	proyectos	de	VBA,	Excel	le	notificará	que	se	eliminará	la	macro	o	el	código	VBA.	Libro	de	Excel	habilitado	para	macros	(*.xlsm)	Guarde	un	libro	con	este	formato	de	archivo	cuando	contenga	macros	o	código	VBA.	Si	intenta	guardar	un	libro	que	contiene	macros	o	VBA	como	Libro	de	Excel,	Excel	le	advertirá	para	que	no	elija	esta	opción.	Plantilla	de	Excel	(*.xltx)	Guarde	el	libro	como	este	tipo	cuando	necesite	una	plantilla.	Plantilla	de	Excel	habilitada	para	macros	(*.xltm)	Guarde	un	libro	como	este	tipo	de	archivo	cuando	necesite	una	plantilla	y	el	libro	contenga	macros	o	código	de	VBA.	31	Libro	binario	de	Excel	(*.xlsb)	Guarde	el	libro	como	este	tipo	de	archivo	cuando	tenga	un	libro	especialmente	grande;	este	tipo	de	archivo	se	abrirá	antes	que	un	libro	de	Excel	grande.	Este	formato	mantiene	las	nuevas	características	de	Excel	salvo	XML.	Libro	de	Excel	97-­‐2003	(*.xls)	Utilice	este	formato	cuando	tenga	que	compartir	el	archivo	con	alguien	que	trabaja	con	versiones	anteriores	del	programa	y	no	cuenta	con	el	Paquete	de	compatibilidad	de	Microsoft	para	Office	2007.	Libro	de	Microsoft	Excel	5.0/95	(*.xls)	Utilice	este	formato	cuando	tenga	que	compartir	el	archivo	con	alguien	que	utiliza	Microsoft	Excel	5.0.	La	mayor	parte	de	las	características	de	Excel	2007	no	estarán	disponibles.	32	Nuevos	Libros	Para	comenzar,	haga	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office	situado	en	la	esquina	superior	izquierda	de	la	ventana.	A	continuación,	haga	clic	en	Nuevo	para	abrir	Nuevo	libro	en	Excel.	Comience	por	un	archivo	en	blanco	o	existente,	tal	y	como	hace	habitualmente.	O	bien,	en	el	margen	izquierdo,	bajo	Microsoft	Office	Online,	haga	clic	en	Destacado	y	elija	alguna	de	las	opciones	del	catálogo	de	vínculos	a	plantillas	en	línea	y	cursos	de	formación	para	ponerse	a	trabajar	de	inmediato.	Puede	comenzar	con	un	libro	totalmente	vacío	o	partir	de	una	de	las	plantillas	que	Excel	2007	ofrece.	Además	bajo	el	título	de	Office	Online	encontrará	plantillas	que	Microsoft	pone	a	disposición	de	los	usuarios,	algunas	de	ellas	realizadas	por	otros	usuarios.	Funciones	mejoradas	Las	siguientes	mejoras	facilitan	en	gran	medida	la	escritura	de	fórmulas	en	Office	Excel	2007.	Barra	de	fórmulas	redimensionable	La	barra	de	fórmulas	cambia	de	tamaño	automáticamente	para	acomodar	fórmulas	largas	y	complejas,	lo	que	evita	que	las	fórmulas	cubran	otros	datos	del	libro.	También	puede	escribir	fórmulas	más	largas	con	más	niveles	de	anidamiento	con	respecto	a	versiones	anteriores	de	Excel.	Función	Autocompletar	Con	la	función	Autocompletar	puede	escribir	rápidamente	la	sintaxis	correcta	de	las	fórmulas.	Desde	la	detección	fácil	de	las	funciones	que	desea	utilizar	hasta	obtener	ayuda	para	completar	los	argumentos	de	la	fórmula,	podrá	obtener	las	fórmulas	correctas	tanto	la	primera	vez	como	las	demás	veces.	Entidad	Tabla	En	Office	Excel	2007,	puede	utilizar	la	nueva	interfaz	de	usuario	para	crear,	aplicar	formato	y	expandir	rápidamente	una	tabla	de	Excel	(que	en	Excel	2003	se	denominaba	lista	de	Excel)	con	el	fin	de	organizar	los	datos	de	la	hoja	de	cálculo	para	que	sea	más	fácil	trabajar	en	ella.	La	funcionalidad	nueva	o	mejorada	de	las	tablas	incluye	las	siguientes	funciones.	Cuando	trabajamos	con	un	rango	de	datos	tipo	lista	lo	primero	en	office	2007	es	darle	una	entidad	de	tabla.	Para	ello	seleccionamos	la	lista	y	en	la	ficha	Insertar	elegimos	la	opción	de	Tabla.	A	partir	de	este	momento	se	muestran	multitud	de	opciones	relacionadas	con	las	tablas	bajo	la	ficha	adicional	Herramientas	de	Tabla.	(Ilustración	16)	33	Ilustración	16:	Herramientas	de	Tabla	en	Excel	Estilos	de	Tabla	Ahora	es	mucho	más	sencillo	dar	una	apariencia	profesional	a	las	tablas	usando	el	grupo	de	comandos	Estilos	de	tabla,	bajo	la	Ficha	Diseño.	Opciones	de	estilo	de	tabla	Dentro	del	grupo	Opciones	de	estilo	de	tabla	encontramos	la	posibilidad	de	destacar	ciertas	partes	típicas	a	la	hora	de	trabajar	con	una	tabla	como	son	los	encabezados	de	columnas,	las	filas	de	totales	o	incluso	alternar	el	tono	de	color	entre	filas	o	columnas	para	facilitar	la	lectura.	Puede	aplicar	un	estilo	de	tabla	para	agregar	rápidamente	a	las	tablas	un	formato	profesional	y	con	la	calidad	de	un	diseñador.	Si	se	habilita	un	estilo	de	filas	alternas	en	una	tabla,	Excel	mantendrá	la	regla	de	alternar	estilos	mediante	acciones	que	habrían	interrumpido	este	diseño	tradicionalmente,	por	ejemplo,	filtrar,	ocultar	filas	o	reorganizar	manualmente	filas	y	columnas.	Fila	de	encabezado	de	Tabla	Además	cuando	se	muestran	los	encabezados	de	la	tabla,	éstos	permanecen	visibles	con	los	datos	de	las	columnas	de	la	tabla	y	reemplazan	a	los	encabezados	de	la	hoja	de	cálculo	al	desplazarse	por	una	tabla	larga.	Columnas	calculadas	Este	tipo	de	columnas	utiliza	una	sola	fórmula	ajustada	a	cada	fila.	La	columna	se	amplía	automáticamente	para	incluir	filas	adicionales	para	que	la	fórmula	se	extienda	inmediatamente	a	dichas	filas.	Lo	único	que	se	debe	hacer	es	especificar	una	fórmula	una	vez:	no	es	necesario	utilizar	los	comandos	Rellenar	ni	Copiar.	(Ilustración	17)	Columnas	adyacentes	Así	mismo	cualquier	columna	adicional	que	quiera	añadir	a	su	tabla	adoptará	la	misma	apariencia	que	el	resto,	de	esta	forma	le	resultará	mucho	más	cómodo	ampliar	su	lista	sin	necesidad	de	volver	a	formatear	el	aspecto.	34	Autofiltrado	automático	Si	observa	la	Ilustración	17	notará	que	el	Autofiltro	está	activado	de	manera	predeterminada	en	una	tabla	para	habilitar	la	ordenación	y	el	filtrado	eficaces	de	los	datos	de	la	tabla.	Enter
Ilustración	17:	Columna	de	fórmulas	Nombre	de	la	tabla	Ahora	y	de	manera	mucho	más	cómoda	puede	nombrar	la	tabla	para	poder	hacer	referencia	a	ella	en	cualquier	momento	o	incluso	desde	otra	aplicación,	como	por	ejemplo	para	importar	una	tabla	a	Access.	Para	nombrar	la	tabla	basta	con	haberle	dado	entidad	de	tabla	y	en	la	ficha	Diseño	encontramos	el	grupo	de	más	a	la	izquierda	llamado	Propiedades	Formato	condicional	enriquecido	En	versión	de	Excel	2007,	puede	utilizar	el	formato	condicional	para	comentar	visualmente	los	datos	con	fines	analíticos	y	de	presentación.	Para	encontrar	fácilmente	excepciones	y	reconocer	tendencias	importantes	en	los	datos,	puede	implementar	y	administrar	varias	reglas	de	formato	condicional	que	apliquen	un	formato	visual	enriquecido	en	forma	de	degradados	de	color,	barras	de	datos	y	conjuntos	de	iconos	a	los	datos	que	cumplan	dichas	reglas.	Los	35	formatos	condicionales	son	asimismo	fáciles	de	aplicar;	basta	con	hacer	varias	veces	clic	para	ver	las	relaciones	de	los	datos	que	puede	utilizar	para	fines	de	análisis.	Para	ello	debe	usar	el	comando	de	Formato	condicional	del	grupo	Estilos	ubicado	en	la	ficha	Inicio.	Ilustración	18:	Formato	condicional	Valores	superiores	e	inferiores	Ilustración	19:	Valores	superiores	e	inferiores	36	Barras	de	datos	Ilustración	20:	Barra	de	datos	Escalas	de	color	Ilustración	21:	Escalas	de	color	Conjunto	de	iconos	Ilustración	22:	Conjunto	de	iconos	37	Filtro	y	orden	mejorado	En	Office	Excel	2007,	puede	organizar	rápidamente	los	datos	de	la	hoja	de	cálculo	para	buscar	las	respuestas	que	necesita	utilizando	las	mejoras	en	el	filtrado	y	la	ordenación.	Por	ejemplo,	ahora	puede	ordenar	los	datos	por	color	y	por	más	de	3	niveles	(hasta	un	máximo	de	64).	También	puede	filtrar	los	datos	por	color	o	por	fechas,	mostrar	más	de	1000	elementos	en	la	lista	desplegable	Autofiltro,	seleccionar	varios	elementos	para	filtrarlos	y	filtrar	datos	en	tablas	dinámicas.	Ahora	no	solo	puede	usar	herramientas	de	filtrado	y	ordenación	desde	la	Ficha	Datos	sino	que	además	usando	los	desplegables	que	aparecen	en	los	nombres	de	campo	de	la	tabla	tiene	acceso	a	una	amplia	gama	de	filtrados	y	distintas	formas	de	ordenar.	Ilustración	23:	Ordenación	y	filtro	Las	principales	novedades	son:	• • • • Filtro	por	colores	e	iconos	Filtro	por	más	de	un	elemento	Ordenación	por	colores	e	iconos	Ordenación	por	más	de	3	niveles	(hasta	64)	Formato	de	celda	más	accesible	A	la	hora	de	dar	formato	hasta	ahora	había	que	usar	uno	de	los	menús	más	frecuentes	en	Excel,	Formato,	Celdas.	Ahora	con	el	nuevo	Excel	2007	tiene	todos	los	comandos	necesarios	a	un	clic	de	ratón	en	la	Ficha	Inicio.	38	Ilustración	24:	Ficha	Inicio	Incluso	un	grupo	para	dar	Estilos	con	un	aspecto	profesional	en	el	que	podrá	elegir	de	una	gran	variedad	de	formatos	predefinidos.	No	se	debe	olvidar	la	posibilidad	de	elegir	un	Tema	desde	la	ficha	Diseño	de	página.	Al	igual	que	en	Word	2007	y	PowerPoint	2007	podrá	realizar	trabajos	que	tengan	la	misma	apariencia	global	escogiendo	un	tema	en	las	3	aplicaciones.	Estilos	y	Temas	En	Office	Excel	2007,	puede	dar	formato	rápidamente	a	los	datos	de	la	hoja	de	cálculo	aplicando	un	tema	y	utilizando	un	estilo	concreto.	Los	temas	se	pueden	compartir	con	otros	programas	de	versión	Office	2007,	como	Microsoft	Office	Word	y	Microsoft	Office	PowerPoint,	mientras	los	estilos	están	diseñados	para	cambiar	el	formato	de	elementos	específicos	de	Excel,	como	tablas,	gráficos,	tablas	dinámicas,	formas	o	diagramas	de	Excel.	Aplicar	un	tema	(Ilustración	25).	Un	tema	es	un	conjunto	de	colores,	fuentes,	líneas	y	efectos	de	rellenos	predefinidos	que	se	pueden	aplicar	a	todo	el	libro	o	a	elementos	concretos,	por	ejemplo,	gráficos	o	tablas.	Los	temas	ayudan	a	crear	documentos	con	un	aspecto	profesional.	Puede	ser	que	su	compañía	le	proporcione	un	tema	que	pueda	utilizar,	o	puede	elegir	entre	los	temas	predefinidos	que	hay	disponibles	en	Excel.	También	resulta	fácil	crear	un	tema	propio	con	un	aspecto	uniforme	y	profesional	que	pueda	aplicarse	a	los	libros	de	Excel	y	a	otros	documentos	de	versión	Office	2007.	Al	crear	un	tema,	podrá	cambiar	de	manera	individual	el	color,	la	fuente	y	los	efectos	de	relleno,	con	el	fin	de	poder	realizar	cambios	en	alguna	de	estas	opciones	o	en	todas.	Ilustración	25:	Temas	en	Excel	39	Utilizar	estilos	Un	estilo	es	un	formato	basado	en	un	tema	predefinido	que	se	puede	aplicar	para	cambiar	el	aspecto	de	tablas,	gráficos,	tablas	dinámicas,	formas	o	diagramas	de	Excel.	Puede	personalizar	un	estilo	si	los	estilos	predefinidos	integrados	no	satisfacen	sus	necesidades.	Para	los	gráficos	puede	elegir	entre	muchos	estilos	predefinidos,	pero	no	puede	crear	estilos	de	gráficos	propios.	Como	en	Excel	2003,	los	estilos	de	celda	se	utilizan	para	dar	formato	a	celdas	seleccionadas,	pero	ahora	puede	aplicar	rápidamente	un	estilo	de	celda	predefinido.	La	mayoría	de	los	estilos	de	celda	no	se	basan	en	el	tema	que	se	aplica	al	libro	y	puede	crear	fácilmente	uno	propio.	Tablas	dinámicas	cómodas	de	crear	En	Office	Excel	2007,	utilizar	tablas	dinámicas	es	mucho	más	fácil	que	en	versiones	anteriores	de	Excel.	Con	la	nueva	interfaz	de	usuario	de	tabla	dinámica,	la	información	que	desea	ver	sobre	sus	datos	está	a	su	disposición	con	sólo	hacer	clic	unas	cuantas	veces;	ya	no	tiene	que	arrastrar	datos	hasta	zonas	de	colocación	que	no	son	siempre	un	destino	fácil.	En	vez	de	eso,	simplemente	puede	seleccionar	los	campos	que	desea	ver	en	una	nueva	lista	de	campos	de	la	tabla	dinámica.	Desde	la	ficha	Insertar	se	elige	en	el	grupo	Tablas	el	comando	Tabla	Dinámica.	A	partir	de	ahí	solo	tiene	que	trabajar	con	el	panel	que	aparece	a	la	derecha	de	la	pantalla	para	conformar	las	cabeceras	de	filas	y	columnas	de	su	tabla	dinámica	usando	la	Lista	de	campos.	(Ilustración	26)	Y	después	de	crear	una	tabla	dinámica,	puede	aprovechar	muchas	otras	funciones	nuevas	o	mejoradas	para	resumir,	analizar	y	dar	formato	a	los	datos	de	la	tabla	dinámica.	Gracias	a	las	nuevas	fichas	adicionales	(Opciones	y	Diseño)	que	aparecen	al	crear	la	tabla	dinámica	usted	tiene	al	alcance	de	la	vista	multitud	de	herramientas	útiles	para	trabajar	con	la	tabla	dinámica.	(Ilustración	27)	Utilizar	Deshacer	en	tablas	dinámicas	Ahora	puede	deshacer	la	mayoría	de	las	acciones	que	utiliza	para	crear	o	reorganizar	una	tabla	dinámica.	Indicadores	de	más	o	menos	detalles	Estos	indicadores	se	utilizan	para	indicar	si	se	pueden	expandir	o	contraer	partes	de	la	tabla	dinámica	para	ver	más	o	menos	información.	Ilustración	26:	Panel	de	Tablas	dinámicas	40	Ilustración	27:	Herramientas	de	Tablas	dinámicas	Ordenar	y	filtrar	Ordenar	es	ahora	tan	fácil	como	seleccionar	un	elemento	en	la	columna	que	desea	ordenar	y	utilizar	los	botones	de	ordenación.	Puede	filtrar	los	datos	utilizando	filtros	de	tabla	dinámica	como	Mayor	que,	Igual	a	o	Contiene.	Formato	condicional	Puede	aplicar	formato	condicional	a	una	tabla	dinámica	de	Office	Excel	2007	por	celdas	o	por	intersección	de	celdas.	Estilo	y	diseño	de	tablas	dinámicas	Del	mismo	modo	que	se	hace	con	las	tablas	y	los	gráficos	de	Excel,	puede	aplicar	rápidamente	un	estilo	predefinido	o	personalizado	a	una	tabla	dinámica.	Además,	cambiar	el	diseño	de	una	tabla	dinámica	resulta	también	mucho	más	sencillo	con	la	nueva	interfaz	de	usuario.	Gráficos	dinámicos	Igual	que	las	tablas	dinámicas,	los	gráficos	dinámicos	son	más	fáciles	de	crear	en	la	nueva	interfaz	de	usuario.	Todas	las	mejoras	de	filtrado	también	están	disponibles	para	los	gráficos	dinámicos.	Cuando	cree	un	gráfico	dinámico,	tendrá	a	su	disposición	herramientas	y	menús	contextuales	específicos	para	que	pueda	analizar	los	datos	del	gráfico.	También	puede	cambiar	el	diseño,	el	estilo	y	el	formato	del	gráfico	o	sus	elementos	de	la	misma	manera	que	lo	haría	en	un	gráfico	normal.	En	Office	Excel	2007,	el	formato	de	gráfico	que	aplique	se	conserva	cuando	se	realizan	cambios	en	el	gráfico	dinámico,	lo	que	supone	una	mejora	sobre	la	forma	en	que	funcionaba	en	versiones	anteriores	de	Excel.	Barra	de	estado	personalizable	La	barra	de	estado	de	cualquier	aplicación	de	Office	ofrece	al	instante	información	adicional	del	trabajo	que	se	está	realizando	en	ese	momento.	Al	igual	que	en	el	resto	de	las	herramientas	de	Office	(Word,	PowerPoint...)	en	la	versión	2007	el	usuario	decide	que	información	quiere	mostrar	en	la	barra	de	estado.	Tiene	especial	interés	la	información	al	instante	de	la	suma,	promedio,	cuenta	y	muchas	funciones	más	que	aparecen	con	solo	seleccionar	un	rango	de	celdas.	Para	decidir	la	información	que	quiere	que	Excel	2007	muestre	en	la	barra	de	estado	solo	tiene	que	hacer	clic	en	la	misma	con	el	botón	derecho	y	elegir	de	la	lista.	Gráficos	mejorados	En	Office	Excel	2007,	puede	utilizar	las	nuevas	herramientas	gráficas	para	crear	fácilmente	gráficos	de	aspecto	profesional	que	comuniquen	información	eficazmente.	En	función	del	tema	que	aplique	al	libro,	el	nuevo	y	actualizado	aspecto	de	los	gráficos	incluye	efectos	especiales	como	3D,	transparencia	y	sombras	suaves.	(Ilustración	28).	41	MW	NE	O	SE	Ilustración	28:	Grafico	de	Excel	2007	A	través	de	la	ficha	Insertar	y	el	comando	Gráfico	usted	entra	en	la	nueva	interfaz	de	usuario	que	facilita	la	exploración	de	los	tipos	de	gráfico	disponibles	de	manera	que	pueda	crear	el	gráfico	adecuado	para	los	datos.	Se	proporcionan	numerosos	estilos	y	diseños	de	gráficos	predefinidos	para	que	pueda	aplicar	rápidamente	un	formato	atractivo	e	incluir	los	detalles	que	desea	en	el	gráfico.	(Ilustración	29,	30	y	31)	Ilustración	29:	Herramientas	de	gráficos:	Diseño	Ilustración	30:	Herramientas	de	gráficos:	Presentación	42	Ilustración	31:	Herramientas	de	gráficos:	Formato	Selectores	de	elementos	de	gráfico	visual	Además	de	los	diseños	y	los	formatos	rápidos,	ahora	puede	usar	la	nueva	interfaz	de	usuario	para	cambiar	todos	y	cada	uno	de	los	elementos	del	gráfico	para	presentar	los	gráficos	de	la	mejor	manera.	Con	sólo	hacer	clic	algunas	veces,	puede	agregar	o	quitar	títulos,	leyendas,	líneas	de	tendencia	y	otros	elementos	del	gráfico.	Un	aspecto	moderno	con	OfficeArt	Debido	a	que	los	gráficos	de	Office	Excel	2007	están	dibujados	con	OfficeArt,	casi	cualquier	cosa	que	pueda	hacer	a	una	forma	de	OfficeArt	podrá	hacérsela	al	gráfico	y	a	sus	elementos.	Por	ejemplo,	puede	agregar	una	sombra	suave	o	un	efecto	biselado	para	resaltar	los	elementos	o	utilizar	transparencias	para	hacer	que	los	elementos	que	están	parcialmente	tapados	en	el	diseño	del	gráfico	estén	visibles.	También	puede	utilizar	efectos	3D	realistas.	Líneas	y	fuentes	claras	Las	líneas	de	los	gráficos	aparecen	menos	dentadas	y	se	utilizan	las	fuentes	ClearType	para	mejorar	la	legibilidad	del	texto.	Más	colores	que	nunca	Puede	elegir	fácilmente	entre	los	colores	del	tema	predefinidos	y	variar	la	intensidad	de	su	color.	Para	obtener	más	control,	también	puede	agregar	sus	propios	colores	eligiendo	entre	16	millones	de	colores	en	el	cuadro	de	diálogo	Colores.	Plantillas	de	gráfico	Guardar	sus	gráficos	favoritos	como	plantilla	de	gráfico	es	todavía	más	fácil	gracias	a	la	nueva	interfaz	de	usuario.	Gráficos	compartidos	Utilizar	gráficos	de	Excel	en	otros	programas	En	versión	Office	2007,	los	gráficos	se	comparten	entre	Excel,	Word	y	PowerPoint.	En	vez	de	utilizar	las	funciones	de	gráficos	que	proporciona	Microsoft	Graph,	Word	y	PowerPoint	incorporan	ahora	las	eficaces	funciones	de	gráficos	de	Excel.	Debido	a	que	una	hoja	de	cálculo	de	Excel	se	utiliza	como	la	hoja	de	datos	del	gráfico	para	gráficos	de	Word	y	de	PowerPoint,	los	gráficos	compartidos	ofrecen	la	riqueza	de	funcionalidad	de	Excel,	incluidos	el	uso	de	fórmulas,	el	filtrado,	la	ordenación	y	la	capacidad	de	vincular	un	gráfico	a	orígenes	de	datos	externos,	como	Microsoft	SQL	Server	y	Analysis	Services	(OLAP),	para	mantener	la	información	actualizada	en	el	gráfico.	La	hoja	de	cálculo	de	Excel	que	contiene	los	datos	de	su	gráfico	se	puede	almacenar	en	un	documento	de	Word	o	en	una	presentación	de	PowerPoint,	o	en	un	archivo	independiente	para	reducir	el	tamaño	de	los	documentos.	Copiar	gráficos	en	otros	programas	Los	gráficos	se	pueden	copiar	y	pegar	fácilmente	entre	documentos	o	de	un	programa	a	otro.	Cuando	se	copia	un	gráfico	desde	Excel	a	Word	o	PowerPoint,	éste	cambia	automáticamente	para	coincidir	con	el	documento	de	Word	o	la	presentación	de	PowerPoint,	aunque	también	se	puede	conservar	el	formato	de	gráfico	de	Excel.	Los	datos	de	la	hoja	de	cálculo	de	Excel	se	pueden	incrustar	en	el	documento	de	Word	o	43	en	la	presentación	de	PowerPoint,	aunque	también	los	puede	dejar	en	el	archivo	de	origen	de	Excel.	Animar	gráficos	en	PowerPoint	En	PowerPoint,	puede	utilizar	la	animación	para	destacar	los	datos	de	un	gráfico	basado	en	Excel.	Puede	animar	todo	el	gráfico	o	la	entrada	de	leyenda	y	los	rótulos	del	eje.	En	un	gráfico	de	columnas,	puede	incluso	animar	columnas	individuales	para	ilustrar	mejor	un	punto	específico.	Las	características	de	animación	son	más	fáciles	de	encontrar	y	ofrecen	muchas	más	posibilidades	de	control.	Por	ejemplo,	puede	efectuar	cambios	en	pasos	específicos	de	animación	y	utilizar	más	efectos	de	animación.	Herramientas	SmartArt	Un	gráfico	SmartArt	es	una	representación	visual	de	la	información	que	se	puede	crear	de	forma	rápida	y	fácil,	eligiendo	entre	los	diferentes	diseños,	con	el	objeto	de	comunicar	mensajes	o	ideas	eficazmente.	Para	ello,	en	el	grupo	Ilustraciones	de	la	Ficha	Insertar,	debe	elegir	SmartArt.	A	continuación	dispondrá	de	una	galería	de	tipos	de	gráficos	donde	en	función	de	la	idea	que	quiera	transmitir	podrá	escoger	de	un	tipo	u	otro.	(Ver	Ilustración	32)	Ilustración	32:	Gráficos	SmartArt	Descripción	general	de	la	creación	de	gráficos	SmartArt	Gran	parte	del	contenido	que	se	crea	utilizando	programas	de	Office	2007	es	textual,	aunque	el	uso	de	ilustraciones	mejora	la	forma	de	entender	y	recordar	un	texto,	además	de	animar	a	realizar	alguna	acción.	Crear	ilustraciones	con	la	calidad	de	un	diseñador	puede	ser	un	reto,	especialmente	si	el	usuario	no	es	un	profesional	del	diseño	o	no	se	puede	permitir	contratar	uno.	Si	ha	utilizado	versiones	anteriores	de	Microsoft	Office,	puede	perder	gran	cantidad	de	44	tiempo	en	conseguir	que	las	formas	tengan	el	mismo	tamaño	y	estén	correctamente	alineadas.	También	necesitará	tiempo	para	conseguir	que	el	texto	tenga	el	aspecto	adecuado	y	en	aplicar	formato	manualmente	a	las	formas	para	que	se	adapten	al	estilo	general	del	documento,	en	vez	de	centrarse	en	el	contenido.	Con	la	nueva	característica	denominada	gráfico	SmartArt	de	versión	Office	2007	y	con	otras	características	nuevas,	como	los	temas	podrá	crear	ilustraciones	con	la	calidad	de	un	diseñador	con	sólo	hacer	clic	unas	cuantas	veces.	Puede	crear	un	gráfico	SmartArt	en	Excel	2007,	PowerPoint	2007,	Word	2007	o	en	un	mensaje	de	correo	electrónico	en	Outlook	2007.	Aunque	los	gráficos	SmartArt	no	se	pueden	crear	en	otros	programas	de	versión	Office	2007,	puede	copiarlos	y	pegarlos	como	imágenes	en	dichos	programas.	Al	crear	un	gráfico	SmartArt,	se	le	pide	al	usuario	que	elija	un	tipo,	que	puede	ser:	Proceso,	Jerarquía,	Ciclo	o	Relación.	Un	tipo	es	similar	a	una	categoría	de	gráfico	SmartArt	y	cada	tipo	contiene	varios	diseños	diferentes.	Una	vez	elegido	el	diseño	resulta	fácil	cambiar	el	diseño	del	gráfico	SmartArt.	Gran	parte	del	texto,	así	como	otro	contenido,	los	colores,	los	estilos,	los	efectos	y	el	formato	de	texto	se	transfieren	automáticamente	al	nuevo	diseño.	Una	vez	seleccionado	un	diseño	aparece	un	texto	de	marcador	de	posición	(por	ejemplo,	[Texto])	para	que	pueda	ver	el	aspecto	del	gráfico	SmartArt.	El	texto	de	marcador	de	posición	no	está	impreso	ni	se	muestra	durante	una	presentación	con	diapositivas.	Sin	embargo,	las	formas	siempre	se	muestran	y	se	imprimen	a	menos	que	las	elimine.	Puede	sustituir	el	texto	de	marcador	de	posición	por	su	propio	contenido.	A	medida	que	agrega	y	modifica	el	contenido	en	el	panel	de	texto,	el	gráfico	SmartArt	se	actualiza	automáticamente,	es	decir,	las	formas	se	agregan	o	se	quitan	según	sea	necesario.	También	puede	agregar	y	quitar	formas	en	el	gráfico	SmartArt	para	ajustar	la	estructura	del	diseño.	Por	ejemplo,	aunque	el	diseño	Proceso	básico	aparezca	con	tres	formas,	puede	ser	que	su	proceso	sólo	necesite	dos	formas	o	que	necesite	cinco.	A	medida	que	agrega	o	quita	formas,	y	modifica	el	texto,	la	disposición	de	las	formas	y	la	cantidad	de	texto	que	contienen	se	actualiza	automáticamente	y	se	mantiene	el	diseño	y	el	borde	originales	del	diseño	de	gráfico	SmartArt.	Para	dar	al	gráfico	SmartArt	una	calidad	profesional	y	perfeccionar	la	presentación	rápidamente,	aplique	un	Estilo	SmartArt.	Consideraciones	a	la	hora	de	crear	un	gráfico	SmartArt	Antes	de	crear	el	gráfico	SmartArt,	visualice	el	tipo	y	el	diseño	más	adecuados	para	mostrar	sus	datos.	¿Qué	desea	trasmitir	con	el	gráfico	SmartArt?	¿Desea	un	diseño	concreto?	Puesto	que	puede	cambiar	diseños	de	forma	rápida	y	fácil,	pruebe	con	los	diferentes	tipos	de	diseños	hasta	que	encuentre	el	que	mejor	ilustre	su	mensaje.	El	gráfico	debe	ser	claro	y	fácil	de	entender.	Experimente	con	los	diferentes	tipos	de	gráficos	SmartArt	utilizando	la	siguiente	tabla	como	punto	de	partida.	La	finalidad	de	esta	tabla	es	ayudarle	a	ponerse	manos	a	la	obra,	no	es	una	lista	completa.	45	Tipo	de	gráfico	Lista	Proceso	Ciclo	Jerarquía	Jerarquía	Relación	Matriz	Pirámide	Propósito	del	gráfico	Mostrar	información	no	secuencial	Mostrar	los	pasos	de	un	proceso	o	escala	de	tiempo	Mostrar	un	proceso	continuo	Mostrar	un	árbol	de	decisión	Crear	un	organigrama	Ilustrar	conexiones	Mostrar	cómo	las	partes	se	relacionan	con	un	todo.	Mostrar	relaciones	proporcionales	con	el	mayor	componente	en	la	parte	superior	o	inferior.	Asimismo,	tenga	en	cuenta	la	cantidad	de	texto	que	tiene	porque	ésta	suele	determinar	el	diseño	que	se	ha	de	utilizar	y	las	formas	que	se	necesitan.	En	general,	los	gráficos	SmartArt	son	más	eficaces	cuando	el	número	de	formas	y	la	cantidad	de	texto	se	limitan	a	puntos	clave.	Los	textos	largos	pueden	distraer	la	atención	de	la	apariencia	visual	del	gráfico	SmartArt	y	dificultar	la	transmisión	visual	del	mensaje.	No	obstante,	algunos	diseños,	como	Lista	de	trapezoides	en	el	tipo	Lista,	funcionan	mejor	con	textos	más	largos.	Algunos	diseños	de	gráficos	SmartArt	contienen	un	número	fijo	de	formas.	Por	ejemplo,	el	diseño	Flechas	de	contrapeso	del	tipo	Relación	está	diseñado	para	mostrar	dos	ideas	o	conceptos	opuestos.	Sólo	pueden	contener	texto	dos	formas	y	el	diseño	no	se	puede	cambiar	para	mostrar	más	ideas	o	conceptos.	Si	necesita	transmitir	más	de	dos	ideas,	cambie	a	otro	diseño	que	disponga	de	más	de	dos	formas	para	texto,	por	ejemplo,	el	diseño	Pirámide	básica	del	tipo	Pirámide.	Tenga	en	cuenta	que	cambiar	los	diseños	o	los	tipos	de	gráficos	SmartArt	puede	alterar	el	significado	de	la	información.	Por	ejemplo,	un	diseño	de	gráfico	SmartArt	con	flechas	hacia	la	derecha,	como	Proceso	básico	en	el	tipo	Proceso,	no	significa	lo	mismo	que	un	gráfico	SmartArt	con	las	flechas	en	círculo,	por	ejemplo,	Ciclo	continuo	en	el	tipo	Ciclo.	46	Crear	un	gráfico	SmartArt	1. En	la	ficha	Insertar,	en	el	grupo	Ilustraciones,	haga	clic	en	SmartArt.	2. En	el	cuadro	de	diálogo	Elegir	un	gráfico	SmartArt,	haga	clic	en	el	tipo	y	en	el	diseño	que	desea.	3. Escriba	el	texto	mediante	uno	de	estos	procedimientos:	  
Haga	clic	en	una	forma	del	gráfico	SmartArt	y,	a	continuación,	escriba	el	texto.	Haga	clic	en	[Texto]	en	el	panel	de	texto	y	escriba	o	pegue	el	texto.	Copie	texto	desde	otro	programa,	haga	clic	en	[Texto]	y	péguelo	en	el	panel	de	texto.	4. Haga	clic	en	el	gráfico	SmartArt.	5. En	Herramientas	de	SmartArt,	en	la	ficha	Diseño,	en	el	grupo	Crear	gráfico,	haga	clic	en	Panel	de	texto.	Complemento	para	guardar	como	PDF	Hay	muchas	situaciones	donde	es	útil	guardar	el	archivo	con	un	formato	de	diseño	fijo	que	sea	fácil	de	compartir	e	imprimir	pero	difícil	de	modificar.	Excel	2007	y	cualquier	programa	de	Office	2007	ofrece	un	complemento	gratuito	para	guardar	o	exportar	este	tipo	de	archivo,	pero	debe	antes	instalar	el	complemento	para	poder	utilizarlo.	También	hay	productos	de	otros	fabricantes	disponibles	para	exportar	un	archivo	de	Microsoft	Office	en	un	documento	con	diseño	fijo.	Sobre	los	formatos	de	archivo	PDF	Si	utiliza	un	complemento,	puede	guardar	o	exportar	un	archivo	desde	un	programa	de	Microsoft	Office	con	los	siguientes	formatos:	Formato	de	documento	portátil	(PDF)	es	un	archivo	electrónico	con	diseño	fijo	que	conserva	el	formato	del	documento	y	que	permite	compartir	archivos.	El	formato	PDF	garantiza	que,	cuando	el	archivo	se	ve	en	línea	o	se	imprime,	conserva	exactamente	el	formato	deseado	y	que	los	datos	del	archivo	no	se	pueden	cambiar	fácilmente.	El	formato	PDF	también	es	útil	para	documentos	que	se	reproducirán	utilizando	métodos	comerciales	de	impresión.	Para	ver	un	archivo	PDF,	debe	tener	instalado	un	lector	de	archivos	PDF	en	el	equipo.	Por	ejemplo,	Adobe	Reader	es	un	lector	y	está	disponible	en	el	sitio	de	Adobe	Systems.	Después	de	guardar	un	archivo	como	PDF,	no	podrá	usar	el	programa	de	la	versión	Office	2007	para	efectuar	cambios	directamente	el	archivo	PDF.	Debe	hacer	los	cambios	en	el	archivo	de	la	versión	Office	2007	en	el	que	lo	creó	y	volver	a	guardar	el	archivo	como	PDF.	47	Instalar	y	utilizar	Publish	como	complemento	de	PDF	desde	Microsoft	Para	guardar	o	exportar	un	archivo	como	PDF,	debe	antes	instalar	Publish	como	complemento	de	PDF.	1. Vaya	a	Complemento	Guardar	como	PDF	o	XPS	de	Microsoft	para	programas	de	Microsoft	Office	2007	y	siga	las	instrucciones	de	esa	página.	2. Tras	instalar	Publish	como	complemento	de	PDF	o	XPS,	puede	exportar	el	archivo	como	PDF	o	XPS.	Para	ello:	1. Haga	clic	en	el	botón	de	Microsoft	Office ,	señale	la	flecha	situada	junto	a	Guardar	como	y,	a	continuación,	haga	clic	en	PDF	o	XPS.	2. En	la	lista	Nombre	de	archivo,	escriba	o	seleccione	un	nombre	para	el	libro.	3. En	la	lista	Guardar	como	tipo,	haga	clic	en	PDF.	4. Si	desea	abrir	el	documento	inmediatamente	después	de	guardarlo,	active	la	casilla	de	verificación	Abrir	archivo	después	de	publicar.	5. Junto	a	Optimizar	para,	realice	una	de	las	acciones	siguientes	según	lo	que	estime	más	importante,	el	tamaño	de	archivo	o	la	calidad	de	impresión:	6. Si	el	libro	requiere	una	calidad	de	impresión	alta,	haga	clic	en	Estándar	(publicación	en	línea	e	impresión).	7. Si	la	calidad	de	impresión	es	menos	importante	que	el	tamaño	del	archivo,	haga	clic	en	Tamaño	mínimo	(publicación	en	línea).	8. Con	el	fin	de	especificar	varias	opciones	para	el	archivo,	haga	clic	en	Opciones.	Haga	clic	en	Aceptar.	9. Haga	clic	en	Publicar.	Guía	de	referencia	de	comandos	de	Excel	2003	a	Excel	2007	En	la	web	oficial	de	Office	(http://office.microsoft.com/es)	puede	encontrar	una	guía	interactiva	donde	averiguar	cómo	hacer	en	Excel	2007	cualquier	tarea	que	ya	sabía	realizar	en	Excel	2003.	Para	ello	entre	en	http://office.microsoft.com/es	y	teclee	en	el	buscador:	“guía	de	referencia	de	comandos	de	Excel	2003	a	Excel	2007”.	Descarga	y	acceso	a	más	recursos	Si	te	ha	gustado	este	manual	puedes	descargarlo	libremente	desde	la	web	del	autor:	www.josenrique.es	Allí	también	encontrarás	gran	cantidad	de	recursos	accesibles	sin	coste	alguno	así	como	la	posibilidad	de	plantear	y	encontrar	respuesta	a	tus	dudas	48	Leer más sobre este usuarioHerramientas de Excel
Office 2007 Guia de Nueva Caracteristicas por Juanan Ruiz Rivas8.9K visitaInsertarDescargaDescripción:Escrita por Jose Enrique Garcia esta guia te ayuda a dar el salto desde versiones anteriores de Microsoft Office como Office 97, 2000 0 2003 a las nuevas versiones Office 2007 y 2010. Centrandose e...Escrita por Jose Enrique Garcia esta guia te ayuda a dar el salto desde versiones anteriores de Microsoft Office como Office 97, 2000 0 2003 a las nuevas versiones Office 2007 y 2010. Centrandose en lo esencial nos ayuda a cambiar el "chip" para que adaptemos nuestra forma de pensar y trabajar al nuevo paradigma de trabajo por el que se rige Office, una forma de trabajar mas sencilla, rapida y potente . Puedes encontrar mas recursos sobre Office en la web del autor http://josenrique.esIntereses Types, Instruction manualsLeer en Scribd móvil: iPhone, iPad y Android.Copyright: Attribution Non-Commercial ShareAlike (BY-NC-SA)Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentMostrar másMostrar menos
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