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REGLAMENTO DE COMPRAS POR CAJA CHICA CAPÍTULO I DEFINICIONES - PDF
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Ramona Villanueva Montes
1 REGLAMENTO DE COMPRAS POR CAJA CHICA CAPÍTULO I DEFINICIONES ARTÍCULO 1: a. Fondo de Caja Chica: Es el dinero que se utiliza para adquirir Bienes y Servicios menores. b. Empleado o funcionario: Toda persona que preste sus servicios al IFAM, con relación de subordinación jurídico-laboral, quedan fuera los contratos de servicios profesionales. c. Encargado del Fondo: Funcionario al que la Administración ha asignado la responsabilidad de administrar y custodiar los fondos de Caja Chica estipulados en el presente Reglamento. d. Adelanto: Suma de dinero que se le entrega a un funcionario para que la utilice, de acuerdo con los fines enunciados en el presente artículo. e. Liquidación del adelanto: Rendición de cuentas que realiza el funcionario, mediante la presentación de los justificantes que respaldan las compras realizadas. f. Liquidación de gastos de Caja Chica: es el formulario numerado en forma consecutiva, mediante el cual el funcionario deberá solicitar el adelanto. g. Reembolso de Caja Chica: Es la solicitud que se realiza a la Sección de Contabilidad y Finanzas del reintegro de los gastos efectuados. h. Arqueo de Caja Chica: Es aquella prueba de control que realiza la Auditoría Interna del IFAM, para verificar que se cumpla con lo dispuesto en el presente Reglamento y que el monto de fondo asignado concuerda con lo revisado. CAPÍTULO II DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CAJA CHICA ARTÍCULO 2: Se establece en la Dirección de Administración Interna un fondo de Caja Chica para la compra de bienes y servicios, por la suma de (un millón de colones exactos). Este fondo será asignado a la Sección de Contabilidad y Finanzas de la Dirección de Administración Interna y será administrado por el funcionario que el Director de esta Dirección designe, en coordinación con la Jefatura de la Sección de Contabilidad y Finanzas.
2 Artículo 3: Se fija el límite máximo para la compra de bienes y servicios con este fondo, en la suma del salario base, contenida en los artículos 209, 212, 216, 384 del Código Penal, correspondiente al monto equivalente al salario base mensual del oficinista 1 que aparece en la relación de puestos de la Ley de Presupuesto Ordinario de la República, de conformidad con el aviso de la Corte Suprema de Justicia, publicado en La Gaceta en el transcurso de los meses de enero y febrero de cada año, el cual será comunicado por la Dirección Jurídica Institucional a la Sección de Contabilidad y Finanzas para su aplicación. Artículo 4: El titular de la Dirección Ejecutivo o la persona que en su ausencia quede debidamente acreditado por éste, podrá autorizar compras mayores de (CINCUENTA MIL COLONES CON 00/100), hasta un máximo del salario base vigente de cada año de conformidad con el monto al que se hace referencia en el artículo 3 del presente Reglamento. ARTÍCULO 5: Si el Encargado de Caja Chica se ausenta de la Institución por vacaciones, permiso temporal con o sin goce de salario, caso fortuito o de fuerza mayor y sea necesaria la utilización del fondo, los recursos se traspasarán transitoriamente al funcionario que designe el titular de la Dirección de Administración Interna, en coordinación con el titular de la Jefatura de la Sección de Contabilidad y Finanzas. En el caso de ausencia por vacaciones, permiso temporal con o sin goce de salario, para el traspaso se hará el arqueo respectivo, cuyo resultado constará por escrito y será firmado de conformidad por ambos funcionarios, el que recibe y el que entrega el fondo. Igual procedimiento se realizará cuando el titular del puesto se reincorpore a sus labores. En el caso de ausencia por caso fortuito o de fuerza mayor, para el traspaso se hará el arqueo respectivo, en presencia de dos testigos, cuyo resultado constará por escrito y será firmado de conformidad por los testigos, el funcionario al que se le asigna el fondo y al titular de la Jefatura de la Sección de Contabilidad y Finanzas. Cuando el titular del puesto se reincorpore a sus labores se realizará el traspaso según el párrafo anterior. De los arqueos anteriormente indicados, se remitirá copia a la Dirección Ejecutiva y la Auditoría Interna. ARTÍCULO 6: (SE UNIÓ CON EL ARTÍCULO 5) ARTÍCULO 6: La Caja Chica debe estar organizada de tal forma que sus fondos no puedan confundirse con otros. Además dichos fondos y comprobantes deben permanecer en un lugar seguro de la oficina del Encargado, bajo llave.
3 ARTÍCULO 7: El fondo que se establece al amparo de este Reglamento, operará como "Fondo Fijo", lo que requiere que en todo momento el Encargado del Fondo tenga la suma total asignada, bien sea el dinero efectivo, adelantos de Caja Chica en tránsito o comprobantes debidamente cancelados, pudiendo darse una combinación de los tres casos mencionados. ARTÍCULO 8: El funcionario encargado de la custodia de los fondos asignados responderá por el correcto manejo de los mismos. ARTÍCULO 9: La Caja Chica funcionará con un horario de las 08: 00 a las 16:00 horas para los efectos de trámites, excepto para el desembolso del dinero y liquidación, cuyo horario será de 8:00 a las 12:00 horas. ARTÍCULO 10: El Encargado de la Caja Chica preparará el reembolso correspondiente en los formularios diseñados al efecto, indicando el número de factura, la fecha, el monto, la Dirección o Sección que efectuó el gasto, número de la solicitud de Caja Chica, el detalle del servicio, el bien adquirido y la partida presupuestaria afectada. Este reembolso deberá ser aprobado por el superior inmediato del Encargado de la Caja Chica. De las compras ARTÍCULO 11: La adquisición de Bienes y Servicios por medio de este fondo, se hará cuando se trate de compras menores, pero en ningún caso las compras podrán ser superiores al límite establecido por la Junta Directiva. De los formularios ARTÍCULO 12: Las solicitudes de dinero para efectuar compras se deben tramitar con el formulario denominado "ADELANTO DE FONDOS DE CAJA CHICA", el cual será numerado en forma consecutiva al ser tramitados por el Encargado del Fondo, y contendrá la siguiente información: a.- b.- c.- d.- Nombre completo, con los dos apellidos del funcionario que recibe el adelanto, quien será a su vez el responsable de la compra y deberá liquidar en forma personal el adelanto. Objeto del gasto. Detalle del destino que se le dará al material o servicio comprado. Firma del Jefe de la Sección o Dirección que solicita el adelanto.
4 e.- Firma del Jefe de la Sección de Contabilidad y Finanzas. En ausencia del mismo, por el funcionario expresamente designado por la Dirección Ejecutiva. En ausencia de ambos, la Solicitud de Adelanto de Caja Chica será firmada por el Director de Administración Interna, para compras hasta (CINCUENTA MIL COLONES CON 00/100). f.- g.- h.- Código Presupuestario y Visto Bueno de la Unidad de Presupuesto de la Sección de Contabilidad y Finanzas. Firma de la persona que recibe el adelanto. Fecha de entrega del dinero, utilizando el reloj electrónico de la Sección de Contabilidad y Finanzas. Prohibiciones ARTÍCULO 13: En ningún caso podrán tramitarse compras de bienes y servicios por medio de estos fondos, para los casos que se contemplan seguidamente: a.- b.- c.- d.- Compra de materiales y suministros existentes en la bodega. Compra de bienes y servicios por un mismo concepto, que se fraccionan para evadir los límites asignados. Compra de bienes y servicios cuando los documentos justificantes no reúnen los requisitos mínimos exigidos, según el artículo Nº 12 del presente Reglamento. Pago de sueldos, jornales y servicios especiales sujetos a regulaciones del Código de Trabajo, y de la Caja Costarricense de Seguro Social. ARTÍCULO 14: Sin excepción, aquellas personas que tengan adelantos pendientes de liquidar, no podrán solicitar un nuevo adelanto. ARTÍCULO 15: Los fondos de los adelantos de Caja Chica no podrán ser utilizados en gastos diferentes a los que fueron previamente autorizados. De las liquidaciones ARTÍCULO 16: Los adelantos de dinero deben ser liquidados durante los dos días hábiles siguientes a la fecha de entrega. De no hacerse así se incurrirá en las sanciones que establece el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del IFAM. Cuando haya atraso en la liquidación, el Encargado del Fondo deberá comunicarlo, por medio de un memorando, al jefe inmediato del funcionario que
5 recibió el adelanto. De persistir el atraso, al día siguiente, la Sección de Contabilidad y Finanzas informará a la Sección de Recursos Humanos, para la aplicación de la sanción correspondiente. ARTÍCULO 17: Cuando un solicitante por motivo de enfermedad o gira emergente no pudiese cancelar el adelanto dentro del término estipulado, deberá notificar a su jefe inmediato, para que éste en forma escrita, así lo indique al Encargado de Caja Chica. En tales casos, el primer día hábil de su ingreso al Instituto, procederá a efectuar la liquidación correspondiente. ARTÍCULO 18: Para la liquidación del adelanto que sea reintegrado sin ser utilizado por el funcionario que lo solicitó, deberá indicar al reverso del formulario las razones que tuvo para no efectuar la compra y esa justificación deberá contar con el visto bueno de la jefatura de Sección o Dirección correspondiente. ARTÍCULO 19: Las facturas o comprobantes que se presenten al Encargado de Caja Chica, deben reunir como mínimo los siguientes requisitos: a.- b.- c.- d.- e.- f.- g.- h.- Factura original en tinta, bolígrafo o mecanografiada, debidamente timbrada o autorizada por la Administración Tributaria. Emitida a nombre del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal o con las siglas IFAM. Indicar la fecha de compra. Debe presentar la indicación de cancelada, por parte de la firma proveedora. Valor en números y letras (opcional). No debe tener borrones ni tachaduras. Indicar el detalle de la compra realizada. Nombre y firma de recibido conforme en el comprobante (funcionario que retiró el efectivo), además obligatoriamente la firma del jefe de la Sección o Dirección. Cuando por la índole de la compra, fuere imposible obtener los justificantes estipulados en el inciso a), se aceptarán como comprobantes de pago los tiquetes de caja autorizados por la Administración Tributaria.
6 Si la factura no posee el logotipo debe indicarse el nombre y cédula de la persona física que suministró el bien o servicio. De los arqueos ARTÍCULO 20: El Fondo de la Caja Chica estará sujeto a arqueos periódicos, que realice la administración y la Auditoría Interna, del IFAM, sin aviso previo, el cual quedará constando por escrito y deberá ser firmado por la persona que lo efectuare y por el Encargado del Fondo. ARTÍCULO 21: Si al realizar un arqueo resultara un faltante, el Encargado de la Caja Chica deberá suplirlo con sus propios recursos en un plazo máximo de veinticuatro horas después de que éste haya sido detectado. Dependiendo de las circunstancias en que se hubiere originado el faltante, podrá considerarse falta simple o grave. De ser grave se someterá a investigación a fin de aplicar la medida disciplinaria correspondiente. ARTÍCULO 22: En el evento de que se produzca un sobrante, deberá ser depositado en la cuenta corriente del Instituto con crédito a productos diversos y efectuar las revisiones pertinentes para determinar su origen. En caso de no poder determinarlo la suma sobrante será liquidada al finalizar el ejercicio anual. De las sanciones ARTÍCULO 23: Si el Encargado tramita el pago de un bien o servicio por Caja Chica, que no corresponde a lo solicitado en adelanto de fondo, tanto éste como el servidor que lo solicitó serán responsables de reintegrar, por partes iguales, la suma desembolsada, el día hábil siguiente al que fue detectado el hecho. ARTÍCULO 24: En caso de que el Encargado de la Caja Chica no aplique las regulaciones del presente Reglamento será acreedor de las sanciones que establece el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del IFAM. Otras disposiciones ARTÍCULO 25: Este reglamento deroga el Reglamento de compras por Caja Chica que regía hasta la fecha. ARTÍCULO 26: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Aprobado y autorizado mediante acuerdo primero, artículo cuatro de la sesión extraordinaria Nº 3003 celebrada a las 14:00 horas del día 05 de julio del 2000 y el acuerdo segundo artículo cinco de la sesión ordinaria Nº 3020 celebrada a las 11:30 horas del día 11 de setiembre del 2000, por la Junta Directiva del
7 Instituto de Fomento y Asesoría Municipal y publicado en La Gaceta Nº195 del Miércoles 11 de octubre del año Modificado mediante publicación en la Gaceta Nº 16 del 23 de enero del 2002, en Gaceta Nº 242 del 16 de diciembre del 2003, en la Gaceta Nº 33 del 17 de febrero del 2004 y en la Gaceta Nº 157 del 17 de agosto del 2005.
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