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DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN OFFICE EN UN SERVICIO PILOTO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE - PDF
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN OFFICE EN UN SERVICIO PILOTO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE
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María Rosa Reyes Espinoza
1 DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN OFFICE EN UN SERVICIO PILOTO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE ANGELA MARCELA ARIAS BALANTA CÓD.: UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI MAYO
2 DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN OFFICE EN UN SERVICIO PILOTO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE AUTOR (A): ANGELA MARCELA ARIAS BALANTA CÓD.: DIRECTOR Ph. D OSCAR RUBIANO OVALLE CO-DIRECTOR MSC (c) CAMILO ANDRÉS MICÁN RINCÓN UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI MAYO
3 Nota de Aceptación: Firma del Director Firma del Co- Director Santiago de Cali, Mayo de
4 Nota de Aceptación: Firma del Jurado 1 Firma del Jurado 2 Santiago de Cali, Mayo de
5 Padre, mi trabajo y labor aquí reflejada son una muestra más de tu preciosa gracia en vida, te agradezco con todo mi corazón porque me has visto con ojos de amor desde el inicio de este camino. Gracias por haber sido mi consuelo en momentos de soledad y confusión. Gracias porque nunca te separaste de mi lado y me diste fuerzas para no renunciar a este sueño que en mi vida hoy da frutos no solo en el ámbito profesional sino también en lo personal. Te amo Señor. Y Jehová va delante de ti; Él estará contigo, no te dejará ni te desamparará; no temas ni te intimides. (Deut. 31: 8) 5
6 AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios por todas aquellas personas que de alguna u otra forma contribuyeron para alcanzar este logro en mi vida. A mi abuela, Ana D. Mina (Q.E.P.D), por todas las oraciones que hiciste a Dios por mi vida y mi futuro. A mi madre, Ana Ruby Balanta M., por haber hecho las veces de padre también. Te bendigo y estoy segura que todos tus sacrificios no serán tenidos en poco. Dios sabrá recompensar enormemente tu esfuerzo en mi vida, muchas gracias. A mi hermana, Lina M. Balanta M., por demostrarme que soñar y alcanzar los sueños si es posible. A mi hermano, Alejandro Balanta, por ser para mí un ejemplo de lucha pese a la enfermedad, que Dios lo guarde al igual que a mis tíos y demás familiares. A mis amigos, Ana M. Méndez y Guillermo Cuero, por haber sido un sido apoyo en momentos de dificultad. A los ingenieros Oscar Rubiano y Camilo Micán por el tiempo que me brindaron durante el desarrollo de mi trabajo de grado. Gracias por su paciencia y orientación hacia la mejora de mi tesis. A las personas que desde el Área de Calidad y la División de la Vicerrectoría de Investigaciones, me brindaron su apoyo y los recursos necesarios para llevar a cabo esta investigación. Mil gracias. A la Universidad del Valle, por todos sus beneficios. A la Escuela de Ingeniería Industrial y a sus docentes, gracias por su labor. Angela Marcela Arias Balanta 6
7 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos JUSTIFICACIÓN ESTADO DEL ARTE METODOLOGÍA LEAN ESTRUCTURA Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL LEAN OFFICE PROPUESTA METODOLÓGICA Subsistema Estratégico Subsistema Misional Subsistema de Apoyo Subsistema de Evaluación y Mejoramiento IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR CADA SUBSISTEMA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Interacción de los subprocesos, usuarios y servicios DETERMINACIÓN DEL SERVICIO PILOTO Visión general de la ejecución de los proyectos de investigación Mapa SIPOC general del proceso de ejecución de los proyectos de investigación en la Universidad del Valle DESARROLLO DEL ESTADO ACTUAL DEL SERVICIO PILOTO: Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna Mapa SIPOC del servicio piloto Mapa de la Cadena de Valor actual del servicio piloto Mudas en el estado actual del servicio piloto
8 Desarrollo y análisis de la Voz del Cliente en el estado actual del servicio piloto Resultados de la encuesta por cada direccionador en el análisis de la Voz del Cliente DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL ESTADO FUTURO DEL SERVICIO PILOTO: Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna Mejoras y resultados estimados en el tiempo de entrega en el servicio piloto a través del análisis del indicador tiempo de procesamiento promedio Resultados generales de las propuestas de mejora en el servicio piloto Mapa de la cadena de valor del estado futuro del servicio piloto CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS ANEXO B. Matriz de Relación de Subprocesos, Servicios y Usuarios de los Subsistemas de Apoyo y Seguimiento-Evaluación de la Universidad del Valle ANEXO A. Matriz de Relación de Subprocesos, Servicios y Usuarios del Subsistema Misional de la Universidad del Valle ANEXO C. Registro de tiempos de proyectos históricos para procedimiento de compras nacionales de equipos o bienes de proyectos de convocatoria interna (periodo: 1 agosto junio 2012) ANEXO D. Cálculos para determinar la duración (días) de cada etapa de desarrollo del servicio piloto e identificación de puntos críticos en la muestra de datos ANEXO E. Formato Encuesta Piloto para análisis de la Voz del Cliente (VOC) ANEXO H. Formato Encuesta general aplicada a los Directores de proyectos para análisis de la Voz del Cliente (VOC)
9 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Matriz de Relación de Subprocesos, Servicios y Usuarios del Subsistema Misional de la Universidad del Valle Tabla 2. Matriz de Relación de Subprocesos, Servicios y Usuarios de los Subsistemas de Apoyo y Seguimiento-Evaluación de la Universidad del Valle Tabla 3. Información general del proceso de Ejecución de Proyectos de Investigación Tabla 4. Mapa SIPOC Proceso de Ejecución de los Proyectos de Investigación.. 24 Tabla 5. Información general del servicio piloto y terminología utilizada en el Mapa SIPOC Z Tabla 6. Mapa SIPOC Z Servicio piloto compras nacionales de bienes y/o equipos para la ejecución de los proyectos de investigación de convocatoria interna Tabla 7. Formulación estadística y resultado de la muestra de proyectos históricos para determinar tiempos en el servicio piloto Tabla 8. Simbología y terminología utilizada en el mapa de la cadena de valor actual del servicio piloto Tabla 9. Tablas de tiempos registrados por cada etapa del Servicio Piloto y tiempos totales en el sistema Tabla 10. Convenciones y/o Abreviaturas del Formato de Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto Tabla 11. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Mudas- Causas) Tabla 12. Tablas de formulación estadística y resultados de la muestra para la aplicación de la encuesta a los Directores de Proyectos Tabla 13. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Acción Scamper- Propuestas- Acciones- Responsables) Tabla 14. Resultados de las propuestas de mejora Etapa I Tabla 15. Resultados de las propuestas de mejora Etapa II Tabla 16. Resultados de las propuestas de mejora Etapa III Tabla 17. Resultados de las propuestas de mejora Etapa IV Tabla 18. Resultados de las propuestas de mejora Etapa V Tabla 19. Resultados de las propuestas en las etapas de análisis de mejora en el servicio piloto Tabla 20. Tiempos de procesamiento de las etapas adicionales presenten en el servicio piloto Tabla 21. Resultados generales de las propuestas de mejora en el servicio piloto
10 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Número de Usuarios Vs los Servicios ofrecidos a través del Subsistema Misional en la Universidad del Valle (Fuente: Autora) Figura 2. Número de Usuarios Vs los Servicios ofrecidos a través de los Subsistemas de Apoyo y de Seguimiento- Evaluación en la Universidad del Valle (Fuente: Autora) Figura 3. Mapa de la cadena de valor del estado actual del Servicio Piloto Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna (Fuente: Autora con base en la revisión documental de los archivos de la VRIN Univalle) Figura 4. Árbol Voz del Cliente (VOC) del servicio piloto Figura 5. Etapa del servicio piloto considerada por los Investigadores para establecer una mejora (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Figura 6. Grado de satisfacción de los investigadores conforme a la comunicación con los proveedores y conforme al tiempo de la entrega del bien y/o el equipo (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Figura 7. Nivel de conocimiento de los investigadores con respecto a los trámites internos de compra y grado de satisfacción conforme a las asesorías y atención en la VRIN (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Figura 8. Grado de satisfacción de los investigadores con respecto al tiempo de respuesta a quejas, sugerencias y/o reclamos en la VRIN (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Figura 9. Mapa de la cadena de valor del estado futuro estimado para del Servicio Piloto Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna (Fuente: Autora)
11 INTRODUCCIÓN Constantemente las organizaciones se enfrentan a grandes desafíos para lograr la satisfacción de los clientes a través del cubrimiento de exigencias que han sido alimentadas por un mundo globalizado en donde ofrecer la mejor calidad, a bajo precio y principalmente en el menor tiempo son requisitos primordiales para ser competitivos y lograr la estabilidad esperada. Esto representa un esfuerzo significativo, ya que implica adaptarse de forma rápida a cambios, a las nuevas situaciones y a las técnicas actuales que se presentan para tener un mayor rendimiento y liquidez (Rueda, 2007). Bajo esta perspectiva, la forma en que están estructuradas las empresas se considera determinante ya que influye directamente en las operaciones que llevan a cabo. Independientemente de si fabrican y comercializan un producto o prestan un servicio (Mintzberg, 2006). Algunos de los resultados producto de un mal ajuste de la estructura son la tensión entre mecanismos horizontales y verticales. Este comportamiento se explica en parte por fallas en comunicación entre áreas de la organización, de lo cual se derivan problemas en los niveles de servicio como los relacionados con los tiempos de entrega a los clientes (Durmusoglua & Kulakb, 2006). Surge entonces la necesidad de llevar a cabo una evaluación de la estructura interna, con el propósito de encontrar el equilibrio correcto entre el control vertical (centralización) y colaboración horizontal (descentralización) (Mintzberg, 2006). De tal forma que su funcionamiento este orientado bajo un enfoque sistémico que permita una comunicación asertiva mediante la integración no de algunos miembros de la organización sino de todos. Esto con el fin de eliminar tensiones entre áreas haciendo énfasis en el trabajo en equipo para mejorar el servicio al cliente (Amoros, 2007). En este documento, se presenta una propuesta de aplicación de la metodología Lean Office enfocada a mejorar los tiempos de entrega de un servicio piloto ya existente en la Universidad del Valle. Para su desarrollo, se lleva a cabo la revisión de la documentación concerniente a los Subsistemas, Procesos y Subprocesos de la Institución, con el fin de identificar los diferentes servicios y tipos de usuarios que existen. Se plantean indicadores y con bases a estos, se selecciona un servicio piloto para su posterior análisis en el presente caso de estudio. Teniendo en cuenta los principios y/o herramientas de la metodología Lean Office (Mapa SIPOC, Value Stream Mapping- VSM, Análisis de Valor Agregado y Voz del Cliente), se lleva a cabo la caracterización del estado actual del servicio, con el fin de identificar puntos de apalancamiento que permitan construir acciones de mejora para el desarrollo de una propuesta del estado futuro del servicio piloto. 11
12 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Desde tiempos pasados sin importar su denominación o clasificación, las organizaciones han tenido la preocupación de entregar en el momento exacto un servicio o producto final que satisfaga las necesidades de sus clientes (Barcia & Johnson, 2002). Para lograr este objetivo, el enfoque sistémico propone dar un mismo nivel de relevancia a los diferentes órganos que componen la empresa, para asegurar de esta forma el buen funcionamiento del todo el sistema (Aracil & Gordillo, 1997). El área administrativa, que se constituye principalmente por operaciones llevadas a cabo en oficinas, mantiene una relación de interdependencia con el área productiva. A pesar de esto, ha sido considerada como poco relevante en el planteamiento de estrategias enfocadas a mejorar la eficiencia global en numerosas compañías (Durmusoglua & Kulakb, 2006). Algunos autores han analizado, a través de estudios en diferentes sectores (manufactura y servicios), el grado de influencia de las operaciones llevadas a cabo en oficinas en el nivel de insatisfacción de los clientes con respecto a los tiempos de entrega. A través de los resultados se demostró que tiempo entre la recepción del pedido desde las oficinas y la liberación del mismo hacia la planta de producción, contribuye a más del 50% del lead time total de los clientes (Suri, 1998) el cual está constituido a su vez en un 98% de actividades sin valor agregado en áreas administrativas (Barker, 2002). La Universidad del Valle, como Institución está compuesta en gran parte por procesos administrativos, la ejecución de estos procesos afecta directamente el nivel de satisfacción de los usuarios (clientes) quienes han registrado hasta la actualidad quejas y reclamos (Registros PQRS, Área de Calidad Univalle, 2011) en diferentes servicios por incumplimiento en los tiempos de entrega. Desde el enfoque Lean, teniendo en cuenta la metodología Lean Office, en el presente trabajo se pretende abordar un servicio administrativo de la Universidad del Valle, con el propósito de conocer los tiempos de entrega del proceso y de esta forma elaborar una propuesta de mejora para el servicio seleccionado como caso de estudio. Lean Office es una filosofía de mejoramiento de la producción basada en el tiempo, que enfatiza la minimización de todos los recursos, incluido el tiempo empleado en actividades relacionadas con el área administrativa de una organización (Wheat & Mills, 2003). Dentro de sus beneficios se tiene una mayor disponibilidad del personal para trabajar en actividades de valor agregado ya que permite ganar flujo al identificar y eliminar actividades que no agregan valor y desperdicios en los procesos de apoyo, obtención de productos y/o servicios de la más alta calidad a muy bajos costos y principalmente en tiempos de entrega 12
13 satisfactorios (Barcia & Johnson, 2002). Teniendo en cuenta lo anterior, a través de la presente investigación se busca dar respuesta a la siguiente pregunta: Cómo mejorar los tiempos de entrega de un servicio administrativo de la Universidad del Valle a partir de la aplicación de la filosofía Lean Office? 1.3. OBJETIVOS Objetivo General Desarrollar una propuesta de aplicación de la metodología Lean Office para mejorar los tiempos de entrega de un servicio piloto de la Universidad del Valle Objetivos Específicos Identificar la relación entre clientes, servicios y subprocesos de la Universidad del Valle, para seleccionar un servicio piloto. Caracterizar el estado actual del servicio piloto a través de la representación de su cadena de valor con el fin de identificar puntos de apalancamiento. Integrar los puntos de apalancamiento identificados con las herramientas de mejora continua Lean Office para diseñar una propuesta de intervención en el servicio piloto JUSTIFICACIÓN El cumplimiento de la entrega de un producto o servicio confiable dentro del tiempo pactado con el cliente ha sido determinante para el sostenimiento de industrias en diferentes sectores. Por mucho tiempo los esfuerzos con fines de mejora han sido impulsados desde áreas productivas sin tener en cuenta el nivel de interdependencia que existe entre la manufactura y las zonas de oficina, en donde se llevan a cabo diferentes operaciones de ámbito administrativo que están representadas en un 98% por actividades que no agregan valor (Barcia & Johnson, 2002). Dado que las exigencias de los clientes son cada vez mayores, hay más rivalidad entre los competidores y limitación de productos y servicios (Sánchez C., 2008), surgen metodologías de mejora continua como Lean Office, que es la aplicación del Lean Manufacturing en procesos administrativos. De acuerdo con un estudio en Alemania del Kaizen Institut y el Fraunhofer IPA (Instituto de Producción y Automatización de Stuttgart) llevado a cabo en el año 2006, se determinó que al menos el 32% de las actividades realizadas en las oficinas eran un despilfarro de tiempo (Wittenstein, 2006). La filosofía Lean Office busca la eliminación del despilfarro usando herramientas que permiten conservar aquellas actividades necesarias para reducir el lead time de la organización cumpliendo con la demanda del cliente en servicio, tiempo, costo y calidad. Trayendo consigo resultados como aumento de la productividad, reducción de costos, ahorro en material de oficina, reducción de defectos, aumento de la capacidad de reacción, aumento de la polivalencia (menor 13
14 necesidad de expertos), información más clara (e igual para todos), mayor orden y mejor espacio disponible, entre otros beneficios. Teniendo en cuenta que la Universidad del Valle, se constituye como una empresa a través de la cual se ofrecen múltiples servicios a diferentes tipos de usuarios, se considera que la metodología Lean Office serviría como aporte al mejoramiento de los procesos teniendo en cuenta los beneficios mencionados anteriormente. 2. ESTADO DEL ARTE A través de esta revisión bibliográfica se referencian diferentes herramientas contextuales que han servido como base para el caso de estudio expuesto en este trabajo. Algunas de ellas provienen de investigaciones llevadas a cabo por diferentes autores, teorías, casos presentados en la actualidad o trabajos de grado afines METODOLOGÍA LEAN Dado que la metodología Lean, ha sido una de las más aplicadas hasta la actualidad en diversas organizaciones, especialistas se han dado a la tarea de documentar de forma teórica sus conocimientos y aplicaciones del tema. En el artículo: Lean profit potential, (Hines & Silvi, 2002), exponen los resultados obtenidos después de aplicar el enfoque Lean a un grupo de empresas perteneciente a la industria automotriz. Presentan ideas diseñadas para ayudar también a otros sectores industriales, esto con el fin de liberar todo el potencial de beneficios a través de la adopción de este enfoque. En la tesis: Gestión de proyectos según metodología lean, (Rubio T., 2003), propone la aplicación de un software de simulación de conducta de los usuarios a través de la aplicación de Lean en proyectos. Mientras que el documento: Experiencias en la aplicación de lean, (Gestión, 2004). Presenta casos prácticos a través de los cuales se logra visualizar el uso de diferentes herramientas propuestas en la metodología lean. De manera específica, en el artículo: The customer service process: The lean thinking perspective, (Escobar & Revilla, 2005), presentan un caso práctico de aplicación de la metodología lean en una empresa de servicios, en donde se identifican y analizan los desperdicios en un proceso piloto. Esto con el fin de mejorar el rendimiento de la compañía. Por su parte, (Paredes, 2005), en el documento: Lean maintenance, el nuevo enfoque para optimizar el mantenimiento, realiza una breve descripción del origen de la metodología lean maintenance y define siete grande desperdicios que se presentan en las operaciones de mantenimiento, así como los métodos o elementos lean para erradicarlos. En el artículo: Using simulation to understand and optimize a lean service process, (Venkat & Wakeland, 2006), muestran la aplicación de una simulación de eventos discretos para entender y optimizar un servicio utilizando lean service. 14
15 Esto con el fin de estudiar la compensación entre la satisfacción del cliente y la prestación de un servicio rentable. La tesis: Aplicación de la metodología seis sigma y lean manufacturing para la reducción de costos, en la producción de jeringas hipodérmicas desechables, (Rueda, 2007), presenta la descripción de la metodología lean y su aplicación en una empresa manufacturera, a través de los resultados obtenidos, se establece una propuesta de mejora. Un caso similar se expone en la tesis: Proyecto para incrementar la productividad con el diseño de células de manufactura en el área de condensadores en una empresa metalmecánica, (Pérez M., 2008). En el artículo: Lean supply chains, JIT and cellular manufacturing the human side, (Alony & Jones, 2008). Se estudia el impacto de los factores humanos en el comportamiento de la organización bajo el enfoque lean. Presenta principios de eficiencia en la fabricación, los cambios organizativos necesarios y estudios pertinentes a cada uno de estos cambios. El artículo concluye con la intervención de profesionales y sugerencias a estudios futuros. En el libro: Lean Manufacturing, la evidencia de una necesidad, (Rajadell & Sánchez, 2010), definen la metodología y los pasos necesarios para que una compañía sea rentable, competitiva y mantenga en buenos niveles la satisfacción de sus clientes. Describen técnicas y herramientas de mejora continua, para su aplicación. Finalmente, proporcionan una serie de casos prácticos en donde se presentan algunos insumos para la toma de decisiones factibles y/ óptimas en la organización. En el artículo: Lean Manufacturing, manufactura esbelta/ ágil, (Padilla, 2010) presenta una definición acerca de lean manufacturing, así como diferentes conceptos relacionados con herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de la metodología. La revisión de los anteriores documentos, sirve para conocer más a fondo el funcionamiento de la metodología lean, de la cual se desprende lean office. Los casos reales presentados allí, permiten establecer puntos en común para su aplicación y conocer las propuestas de mejoras establecidas por los autores ESTRUCTURA Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL En el documento: Dinámica de sistemas, (Aracil & Gordillo, 1997), definen el concepto de sistemas desde diferentes perspectivas y áreas de estudio. Mientras que (Robbins, 2002) en su libro: Comportamiento organizacional, identifica y define todos los elementos que constituyen el comportamiento grupal al interior de las compañías. El autor presenta su opinión acerca del pensamiento sistémico, la eficacia y eficiencia del trabajo en grupo. En el libro: Diseño de organizaciones eficientes, (Mintzberg, 2006), conceptualiza los diferentes tipos de estructura organizacional y el procesamiento de la información en cada caso. Presenta las debilidades y fortalezas, así como los síntomas de deficiencia a nivel interno en la empresa. Por último, expone casos 15
16 reales en donde se enfatiza la importancia de contar una buena estructura que permita el flujo de la información. Como complemento de este documento se encuentra el informe: Estructura organizativas y tipos de organigramas, (Salazar & Maggiorani, 2005). En el escrito: Comportamiento organizacional en busca del desarrollo de ventajas competitivas, (Amoros, 2007), expone etapas de desarrollo para el trabajo en grupo, promoviendo la participación activa de las personas pertenecientes a las diferentes áreas de la organización. De esta forma, propone un tipo de estructura horizontal, en donde se disminuyan conflictos entre departamentos y se facilite la negociación con el fin de alcanzar ventajas competitivas. Estas referencias son importantes para el proyecto, dado que, permiten demostrar, que la metodología lean se basa en un enfoque sistémico, que tiene en cuenta el factor humano como uno de los responsables del comportamiento de la organización. Además, centra esfuerzos en el mejoramiento de la organización al intervenir su estructura y propone el concepto de organización sin fronteras, en donde se eliminan fronteras verticales y se contribuye al mejoramiento del nivel de servicio a través del trabajo en equipo LEAN OFFICE Una de las aplicaciones específicas del pensamiento lean es la metodología lean office, la cual ha sido razón de estudio para investigadores. (Suri, 1998), presenta investigaciones sobre los tiempos de entrega a clientes. A través de casos reales logra demostrar que los procesos administrativos en la empresa contribuyen a más del 50% del lead time total en la empresa. En su libro: Respuesta rápida de fabricación, expone algunas razones que resaltan la importancia de los procesos administrativos, así los motivos por los cuales las organizaciones descuidan esta área. A través del artículo: A comparison between factory waste and office waste: Live simulation case study in an office environment, (Barcia & Johnson, 2002), afirman que en un entorno de producción global existe una fuerte relación entre la fábrica y las zonas de oficinas. Describen los diferentes tipos de desperdicios y actividades que no agregan valor al proceso de fabricación y sus posibles causas. Comparan los desperdicios en el área de producción y los desperdicios encontrados en el área de oficinas en una organización. Por ultimo presentan un estudio de simulación de casos reales para ilustrar la relación en entre los dos tipos de desperdicios y demostrar las mejoras de un entorno de oficina a través de la eliminación de desperdicios mediante técnicas lean. En el informe: Lean office 2006, (Wittenstein, 2006) presenta la trazabilidad de un estudio realizado a un grupo de empresas. En este se valoró el rendimiento en los trámites administrativos. Hace énfasis en la filosofía lean office como una metodología de mejora continua, presentando una descripción breve de su origen, 16
17 así como de las herramientas usadas para la optimización de los procesos administrativos y de las ventajas de su aplicación teniendo en cuenta los resultados de la investigación. En el documento: Office overview, (Schwiebert, 2008), muestra de manera práctica el concepto lean office y sus beneficios para la empresa. De forma general identifica los tipos de desperdicios encontrados en una organización y las herramientas para su eliminación a través de la metodología lean. En el artículo: Amethodology for the design of office cells using axiomatic design principles, (Durmusoglua & Kulakb, 2006), presentan la aplicación de una metodología para la formación de células de oficina basada en axiomas de diseño definidos. A través de esta se pretende reducir tiempos de entrega al cliente, identificando y eliminando actividades que no agregan valor en una empresa. A través del informe: Lean: Pensamiento esbelto, (Colón & Feliberty-Ruberté, 2010), hacen énfasis en la metodología Lean, mencionando cada uno de los pilares a tener en cuenta para asegurar el éxito de su aplicación en al área administrativa de la organización. De esta forma promueven el uso de herramientas de mejora continua, tales como 5 s, controles visuales, trabajo en equipo y kaizen, elaborando una descripción de cada una en el texto. El documento: Ampliación de conceptos lean manufacturing a la oficina, (Advice- Business.com, 2011), expone una serie de mitos que comúnmente sirven como obstáculos para la aplicación de la metodología lean en procesos administrativos llevados a cabo regularmente en espacios de oficinas al interior de la organización. Lo anterior permite conocer síntomas de deficiencia estructural en la empresa y problemas que posiblemente podrían afectar negativamente los resultados esperados al aplicar la metodología lean office. En el documento: Mejores prácticas para aumentar la eficiencia en los procesos de gestión, (Gonzáles, 2010), describe diferentes tipos de desperdicios que se pueden dar en ambientes de oficina. Presenta un listado de situaciones que sirven como barrera al flujo continuo de las operaciones y propone la implementación de la metodología lean office, como propuesta de mejoramiento continuo. Cabe resaltar la importancia de las anteriores referencias, puesto que sirven para tener en cuenta algunos síntomas de deficiencia que crean la necesidad de revisar la forma de gestión de la organización mediante una metodología integral como lean. En el caso específico de aplicación de lean office, permiten hacer un recorrido conceptual de la metodología y conocer un caso de la vida real y sus resultados DIAGRAMA SIPOC Y MAPEO DE LA CADENA DE VALOR En el informe: Six sigma y la administración de riesgo empresarial (ERM), (Edgeman, 2009), define el mapa SIPOC como herramienta six sigma para la 17
18 creación de valor al interior de las organizaciones. Presenta además algunos de los beneficios de su aplicación. El documento: Historia del mapeo de la cadena de valor, (Slideshare.net, 2011), hace referencia a las características de la técnica y factores limitantes en la organización. Por su parte, (Garza, 2005) presenta el Manual de mapeo de la cadena de valor, en el cual expone los pasos para la aplicación de la herramienta VSM (Value Stream Mapping). La tesis Doctoral: Análisis de la aplicabilidad de la técnica value stream mapping en el rediseño de sistemas productivos, (Lasa, 2007). Muestra el uso de VSM (Value Stream Mapping), para el diagnóstico y desarrollo de mejoras en el sistema productivo de una empresa de manufactura. Presenta una serie de hipótesis a través de las cuales se establecen conclusiones. En el artículo: Metodología para mejorar un proceso de ensamble aplicando el Mapeo de la Cadena de Valor (VSM), (Barcia & De Loor, 2007), presentan las etapas de aplicación de una metodología basada en el mapeo de la cadena de valor. La investigación inicia con el diagnóstico del estado actual, en donde se detectan problemas y desperdicios vinculados a un proceso de ensamblaje de PCs. Por consiguiente seleccionan técnicas de producción esbelta para eliminar dichos desperdicios. Finalmente, presentan la situación futura con base a las mejoras aplicadas teniendo en cuenta indicadores que permiten determinar los beneficios. La información recopilada sirve para retroalimentar el presente estudio, dado que muestran casos similares y hacen referencia a las razones por las cuales se debe prestar atención a las actividades de apoyo provenientes del área administrativa de una organización VOZ DEL CLIENTE (VOC) En el artículo: De la voz del cliente a la lealtad del cliente: un caso exitoso de la aplicación de QFD en la industria mexicana del calzado (Cruz & Tamayo, 2002), publican la experiencia de una empresa del sector de calzado en México, la cual desarrolló un modelo práctico para evaluar el desempeño de la organización y determinar la lealtad de sus clientes, teniendo en cuenta la metodología de QFD y VOC (Voz del Cliente). Por último, presentan las conclusiones y los resultados obtenidos a través de su aplicación. A través del boletín electrónico: Los clientes al centro de la gestión, (FUNDIBEG, 2007) describe la metodología de aplicación de la herramienta VOC (Voz del Cliente), a través de la cual una empresa del sector bancario de Chile logro obtener el Premio Iberoamericano de la Calidad en el año De esta forma, expone las diferentes ventajas que trae consigo el escuchar a los clientes en las empresas. 18
19 En el documento: Aplicación de un procedimiento para la gestión de valor del cliente en el proceso de alojamiento del Hotel Gran Caribe Jagua- de Cienfuegos (Diallo, 2008), presenta a través de un caso real, un diseño de gestión para el incremento del valor de los clientes en las empresas. Menciona herramientas y técnicas aplicadas para alcanzar dicho objetivo y finalmente muestra los resultados obtenidos. Las anteriores referencias son de vital importancia ya que presentan la voz del cliente como una herramienta eficiente que vale la pena tener en cuenta en el caso de estudio. Estos documentos permiten conocer casos reales de su aplicación en diferentes contextos del sector industrial permitiendo obtener una mejor visión acerca de su implementación y beneficios. 3. PROPUESTA METODOLÓGICA Teniendo en cuenta el objetivo principal de la tesis. Se tiene una propuesta metodológica desarrollada en tres etapas, las cuales están ligadas con los objetivos específicos. Cada etapa de la metodología se describe a continuación: Etapa 1: Identificación de un servicio piloto Teniendo en cuenta la información presentada en la base de datos de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional de la Universidad del Valle (OPDI), se procede a revisar las caracterizaciones de usuarios y de subprocesos, correspondientes a los procesos misionales, de apoyo y de seguimientoevaluación, para identificar de esta forma, a todos los usuarios (clientes) y los servicios involucrados. Una vez se obtenga dicha información, se elabora la matriz de relación usuarios versus servicios en cada proceso y a su vez en cada subproceso (subsistema), con el propósito de identificar indicadores que permitan escoger un servicio piloto de la Universidad del Valle. Cabe resaltar que para el caso de estudio propuesto en este trabajo, no se tendrá en cuenta la revisión de los procesos estratégicos de la Universidad del Valle, ya que se considera que no son operativos. Etapa 2: Desarrollo del estado actual del servicio piloto Teniendo en cuenta la documentación concerniente (manuales de procedimientos y caracterizaciones) al servicio piloto, se procede a caracterizar su cadena de valor a través del uso de cuatro herramientas lean (Mapa SIPOC, VSM (Value Stream Mapping), Análisis de Valor Agregado y Voz del Cliente- Encuesta) para identificar al personal involucrado en el procedimiento y sus funciones, así como las entradas y salidas de las actividades requeridas para su ejecución. Con base en la información recopilada, se realiza el mapeo de la cadena de valor actual del servicio piloto, para identificar puntos críticos que sirvan como insumo para diseñar una propuesta de mejora. 19
20 Etapa 3: Propuesta de un estado futuro del servicio piloto De acuerdo con lo puntos de apalancamiento identificados anteriormente, se desarrolla una propuesta de flujo de proceso futuro para la prestación del servicio piloto de la Universidad del Valle, teniendo en cuenta principios de la metodología lean office presentados en la revisión bibliográfica. Para visualizar lo anterior, se plantea el mapeo de la cadena de valor de un estado futuro estimado del servicio piloto escogido inicialmente DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE La Universidad objeto de estudio, fue creada mediante la Ordenanza No. 12 en el año de 1945 por la Asamblea Departamental del Valle del Cauca como una Universidad industrial. Tiene como misión educar en el nivel superior, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y vocación de servicio social. En su mapa de procesos ha definido 13 procesos que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Calidad (OPDI Univalle, 2010), a continuación se describen aquellos que están estructurados en los siguientes subsistemas: Subsistema Estratégico Relaciona los siguientes procesos enfocados al cumplimiento de la visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas de la Universidad: Proceso de Planeación Institucional: Permite definir los objetivos y las estrategias de mejora para dar respuesta a las necesidades de la comunidad en el campus universitario y a la sociedad general. Proceso de Comunicación Institucional: Busca incidir en procesos que conlleven al fortalecimiento de la identidad, la convivencia y el sentido de pertenencia por la Universidad. Proceso de Gestión del Control: Implica la creación de políticas de control involucrando procesos misionales y de apoyo para la toma de decisiones y la definición de estrategias. Proceso de Gestión de Calidad: Promueve una cultura organizacional enfocada en lograr la satisfacción la comunidad universitaria a través del sostenimiento Sistema de Gestión Integral de Calidad Subsistema Misional El cumplimento de la misión o razón de ser de la Institución se dan en la interacción de los siguientes procesos que componen este subsistema: Proceso de Formación: Busca desarrollar la facultad de pensar con creatividad a través de la definición de estrategias en procesos pedagógicos de enseñanza y aprendizaje. Proceso de Investigación y Generación del : Permite la difusión y promoción de conocimiento a través de la investigación teniendo en cuenta principios éticos y el equilibrio con la naturaleza. 20
21 Proceso de Extensión y Proyección Social: Promueve la generación de conocimiento mediante la interacción con la sociedad y el sector productivo. Proceso de Desarrollo Humano y Bienestar: Busca generar una cultura de compromiso y de responsabilidad social y ciudadana que aporte al desarrollo en su entorno Subsistema de Apoyo Se promueven recursos y servicios de utilidad para el desarrollo de las diferentes actividades en la Universidad, a través de los siguientes procesos: Proceso de Gestión Financiera: Se enfoca en gestionar de manera eficiente de los recursos financieros de la Institución. Proceso de Gestión de los Recursos : Busca administrar los recursos tecnológicos de información y telecomunicaciones. Proceso de Gestión del Talento Humano: Gestiona la relación laboral de los funcionarios, teniendo en cuenta el cumplimiento de misión de la Universidad. Proceso de Gestión de Bienes y Servicios: Permite administrar los bienes (muebles e inmuebles) y servicios de apoyo de la Universidad Subsistema de Evaluación y Mejoramiento Evalúa constantemente efectividad del Sistema de Gestión de la Universidad a través del siguiente proceso: Proceso de Evaluación y Seguimiento: Permite identificar y corregir desviaciones en la ejecución de los procesos de la Institución IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR CADA SUBSISTEMA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Para identificar cada uno de los usuarios y servicios ofrecidos por los diferentes subprocesos, se llevó a cabo la revisión de los documentos propios de cada Proceso, en este caso, todas las caracterizaciones de usuarios y de subprocesos, encontradas en la base de datos de la Universidad del Valle desde la Oficina de Planeación Institucional (OPDI). Teniendo en cuenta esta información se encontró que la Universidad desde los subsistemas misionales, de apoyo y evaluación y mejoramiento, ofrece un total de 195 servicios a 147 tipos de usuarios diferentes Interacción de los subprocesos, usuarios y servicios Para conocer la interacción entre los subprocesos, usuarios y servicios de la Universidad del Valle, se crearon dos matrices con el propósito de facilitar el tratamiento de los datos. En la primera matriz se consolida la información de dos subsistemas, el de apoyo y el de evaluación y mejoramiento y en la siguiente matriz se presenta el subsistema misional (Ver Anexos A y B). Para dar una idea al lector se muestra a continuación una versión reducida de las matrices que se encuentran al final del documento (Tabla 1 y Tabla 2): 21
22 MATRIZ DE RELACIÓN DE PROCESOS, SUBPROCESOS, SERVICIOS Y USUARIOS DE LOS SUBSISTEMAS DE APOYO Y DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE SUB-SISTEMA PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS USUARIOS Gestión de los Gestión del Diseño de Actualización de la hoja de Unidades Recursos Servicios OITEL vida de los servicios Académicas Apoyo Evaluación y Mejoramiento Gestión de Talento Humano Seguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación Gestión del Ingreso del Personal Administrativo y Vinculación Docente Gestión del Mejoramiento Gestión del Mejoramiento Resultados de selección para el ingreso del personal Programación de Auditorías Internas Seguimiento a los indicadores e Informes de Gestión Aspirante al cargo Auditores Proceso de Gestión de Calidad Tabla 1. Matriz de relación de subprocesos, servicios y usuarios de los subsistemas de apoyo y evaluación y mejoramiento de la Universidad del Valle (Fuente: Autora con base a la revisión documental de los archivos del Área de Calidad Univalle) MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE PROCESOS, SUBPROCESOS, SERVICIOS Y USUARIOS DEL SUBSISTEMA MISIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE SUB- SISTEMA Misional PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS USUARIOS Formación Extensión y Proyección Social Investigación y Generación de Desarrollo Humano y Bienestar Apoyo y Estimulo a Estudiantes Apoyo a la Inserción Laboral Gestión de Proyectos de Investigación Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral Ejecución del Programa SÍGUEME Programa Institucional de Egresados Gestión de la propiedad intelectual Servicio de salud Candidatos a grado Egresados Entidades Externas Cotizantes Tabla 2. Matriz de relación de subprocesos, servicios y usuarios del subsistema misional de la Universidad del Valle (Autora con base a la revisión documental de los archivos del Área de Calidad Univalle) 3.3. DETERMINACIÓN DEL SERVICIO PILOTO Para la determinación del servicio piloto, se tomó como primer indicador de referencia el número de usuarios por servicio, dado que al considerarse la propuesta la mejora se estaría impactando en su mayoría a los involucrados del Sistema. Se llevó a cabo la sumatoria del número de usuarios por cada servicio con base a información suministrada en las matrices (Ver Anexos A y B). Los resultados obtenidos para los subsistemas de estudio se pueden visualizar a través de las siguientes gráficas (Figura 1 y Figura 2): 22
23 Figura 1. Número de Usuarios Vs los Servicios ofrecidos a través del Subsistema Misional en la Universidad del Valle (Fuente: Autora) Figura 2. Número de Usuarios Vs los Servicios ofrecidos a través de los Subsistemas de Apoyo y de Seguimiento- Evaluación en la Universidad del Valle (Fuente: Autora) Teniendo en cuenta los resultados presentados anteriormente, es posible concluir que el subsistema que atiende el mayor número de usuarios diferentes en la Universidad del Valle es el misional (Ver Figura 1), lo anterior basado en dos servicios específicos (ejecución de los proyectos de investigación y gestión inicial de las convocatorias para los diferentes programas de apoyo) que tienen en común su origen (pertenecen a un mismo subproceso -Gestión de Proyectos de Investigación) y la cantidad de usuarios atendidos (ocho tipos de usuarios) la cual es la más alta comparada con los demás servicios que se ofrecen en la Institución. 23
24 Para seleccionar uno de los dos servicios en cuestión, se llevó a cabo una reunión con responsables del Área de Calidad, en este punto se determinaron dos indicadores adicionales (número de procedimientos por cada servicio y número de trámites administrativos). Teniendo en cuenta esto, se seleccionó como punto de partida el proceso de ejecución de los proyectos de investigación por contener el mayor número de procedimientos (16) vinculados a su gestión así como la puesta en marcha de tramites de tipo administrativos (más del 60% de los procedimientos son de tipo administrativos) durante el desarrollo del subproceso Gestión de Proyectos de Investigación. Lo anterior sustentado en el Manual de Procedimientos: Ejecución de los proyectos de investigación (MP V-02) (Base de datos Área de Calidad Univalle, 2011). De acuerdo con los resultados obtenidos desde el Área de Calidad se evaluó el alcance del proceso seleccionado (ejecución de los proyectos de investigación) y se propuso acotar el caso de estudio haciendo la selección de uno de los procedimientos pertenecientes a su gestión. Dicho procedimiento se denominaría servicio piloto en el presente estudio Visión general de la ejecución de los proyectos de investigación Para hacer la selección del procedimiento (servicio piloto) se llevó a cabo la revisión general de la documentación de referencia (Caracterización de Usuario- CU V2 y de Subproceso- CS V2 de los Programas de Apoyo a la Investigación) al trámite de ejecución de proyectos de investigación (Base de datos Área de Calidad Univalle, 2008), el cual inicia con el registro de los proyectos y finaliza con la etapa de liquidación y/o cierre. Durante su proceso involucra la participación de ocho diferentes tipos de usuarios los cuales se describen a continuación: Entidades externas: Son de tipo nacional e internacional. Su propósito es mejorar o crear condiciones que permitan el fortalecimiento de la investigación, el avance tecnológico y la innovación. Docentes: Se conoce como a la persona nombrada, contratada y/o vinculada por Resolución o ad-honore. Dedicada a labores de docencia, investigación o extensión, ligadas a los procesos de formación integral de los educandos. Estudiantes de pregrado: Es aquella persona que posee matrícula vigente para un programa académico de pregrado dentro de una Institución de Educación Superior, y cumple con actividades para obtener un título profesional. Estudiantes de posgrado: Es aquella persona que posee matrícula vigente en un programa de posgrado dentro de una Institución de Educación Superior, y cumple con actividades para obtener un título mayor nivel académico en las categoría de especialización, maestría o doctorado. Egresados vinculados a grupos de investigación: Son aquellas personas que han concluido uno o más programas de pregrado y/o posgrado y que están 24
25 vinculadas en actividades de los grupos de investigación de la Universidad del Valle. Grupos de Investigación: Es la integración de dos o más personas (al menos uno de ellos profesor de carrera) con el objetivo de cumplir con labores de indagación por medio de proyectos de investigación activos. Centros de Investigación: Es la integración de varios grupos de investigación (con al menos dos clasificados de acuerdo con el estatuto en el artículo 14, acuerdo N 008 del 18 de diciembre del año 2006). Tiene como objetivo el desarrollo y consolidación de investigaciones en campos específicos del conocimiento. Institutos de Investigación: Es la integración de tres (3) o más grupos de investigación clasificados en Categoría A o B por el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología Mapa SIPOC general del proceso de ejecución de los proyectos de investigación en la Universidad del Valle Teniendo en cuenta que existen dos tipos de convocatorias (internas y externas) para los proyectos de investigación. En este caso de estudio se tendrán en consideración aquellos procedimientos involucrados en las convocatorias las internas de la Universidad. De igual forma, no se tomarán en cuenta posibles desviaciones en el proceso ocasionadas por solicitudes de prórrogas o cambios de rubros para la ejecución de los proyectos. Para la elección del procedimiento se realizó el esquema general de funcionamiento del proceso de ejecución de los proyectos de investigaciones usando como herramienta el mapa SIPOC (Tabla 4), teniendo en cuenta la información registrada a continuación (Tabla 3): Ficha Técnica Proceso Ejecución de los Proyectos de Investigación. Subsistema Misional. Subproceso Gestión de Proyectos de Investigación. División Vicerrectoría de Investigaciones. Desde la formalización del inicio del proyecto aprobado, hasta su cierre y emisión del acta de Alcance cierre. Este servicio provee la ejecución administrativa y financiera para el desarrollo de los proyectos Función de investigación. Agentes Humanos.Personal de la División de la VRIN.Personal Sección de Presupuesto.Profesional Sección Recaudos.Personal Sección de Pagaduría.Ordenador del Gasto de la Facultad o Instituto Académico.Proveedores (Compras).Asistente del Proyecto de Investigación.Personal Sección de Compras y Administración de Bienes.Personal de Apoyo de la VDIF o DIF o SDIIA.Comité de Investigación de la Facultad o Instituto Académico.Pares Evaluadores Tabla 3. Información general del proceso de Ejecución de Proyectos de Investigación (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) 25
26 PROCESO SUPLIER (PROVEEDORES) Comité Central de Investigaciones. Investigadores (Profesores, Estudiantes de Pregrado, Estudiantes de Postgrado, Egresados vinculados a Grupos de Investigación, Centros de Investigación, Grupos de Investigación, Institutos de Investigación). Base de datos del Proyecto de Investigación. Proveedor del Bien y/o el Equipo. INPUT (ENTRADAS) Proyecto (seleccionado). Presupuesto aprobado. Carta de Compromiso de cumplimento de las actividades planteadas en el proyecto de investigación. Cotización para compra nacional de recursos para el proyecto de investigación. Solicitud de aprobación de la Comisión al Ordenador del Gasto (de la Unidad a la cual pertenece el profesor) elaborada y aprobada mediante acto administrativo- Resolución. Tiquete aéreo entregado por la VRIN. Constancia de pago de viáticos desde la VRIN. Solicitud de vinculación de Asistente de Investigación elaborada por el Director del proyecto y verificada por la VRIN. Pruebas y resultados del proceso de selección del asistente de investigación. Solicitud de desvinculación del Asistente de Investigación y Acta de Propiedad Intelectual actualizada. Cotización para importación de recursos para el proyecto de investigación (de ser necesario). Solicitud de compra de material bibliográfico. Material bibliográfico (registrado en el sistema de información de la Biblioteca) y constancia de entrega del proveedor. Informes parciales del proyecto de investigación revisada. PROCESS (PROCESO) OUT (SALIDAS) Informes periódicos de actividades adelantadas en el desarrollo del proyecto de investigación (elaborado por el Director del proyecto para la Vicerrectoría de Investigaciones- VRIN). Material bibliográfico retornado a la Biblioteca. Informe final del proyecto de investigación revisado por Pares Evaluadores. Informe final y productos del proyecto de investigación avalado por la VRIN. Registro de la entrega de informe final y terminación del proyecto de investigación en SICOP. COSTUMER (CLIENTES) Investigadores (Profesores, Estudiantes de Pregrado, Estudiantes de Postgrado, Egresados vinculados a Grupos de Investigación, Centros de Investigación, Grupos de Investigación, Institutos de Investigación). Vicerrectoría de Investigaciones (VRIN). Informe final del proyecto de investigación revisado y con el concepto de los Pares Evaluadores. Acta de finalización del proyecto de investigación. Realizar compras nacionales de recursos para proyectos Realizar formalización de Proyectos seleccionados en la CI*. Actualizar la información para seguimiento en SICOP (Base de Datos Proyectos). Registrar el presupuesto del proyecto para ejecución. Realizar solicitud de viáticos y gastos de transporte Realizar vinculación de asistentes de investigación Realizar importación de recursos para proyectos Realizar compra de material bibliográfico para proyectos Recibir y revisar informes técnicos de proyectos de investigación. Revisar y evaluar los informes técnicos finales para cierre de los proyectos. Revisar informes técnicos finales y productos y hacer cierre de los proyectos. Realizar procesos de vinculación y retiro de personal del proyecto Tabla 4. Mapa SIPOC proceso de Ejecución de los Proyectos de Investigación (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle)
27 Para la selección del procedimiento (servicio piloto) se llevó a cabo una reunión con responsables de la División de la Vicerrectoría de Investigaciones (VRIN) (quienes tienen bajo su cargo toda la gestión concerniente a la ejecución de los proyectos de investigación) y se determinó que el servicio piloto del proyecto sería el procedimiento de Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos (para la ejecución de los proyectos de investigación de convocatoria interna) por ser considerado como crítico en tiempo debido a las quejas y reclamos que se identificaron a través de la revisión de los reportes de PQRS (Peticiones, Quejas y Reclamos) del servicio (Registros PQRS, Área de Calidad Univalle, 2012) DESARROLLO DEL ESTADO ACTUAL DEL SERVICIO PILOTO: Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna Mapa SIPOC del servicio piloto Para su elaboración fue necesario llevar a cabo reuniones constantes con los encargados del proceso. En este punto se definieron algunos conceptos (Tabla 6) y se consolidó la información teniendo en cuenta una metodología de mayor detalle (Tabla 5) conocida como SIPOC Z: Procedimiento Proceso Subproceso División Alcance Función VRIN CDP RDP RUT VoBo SICOP- Presupuesto Ficha Técnica Compras Nacionales de Bienes o Equipos para los Proyectos de Investigación de Convocatoria interna. Ejecución de los Proyectos de Investigación. Gestión de Proyectos de Investigación. Vicerrectoría de Investigaciones. Desde la solicitud de compra por parte del Director del proyecto hasta la entrega del bien (s) y/o equipo (s) por parte del Proveedor. A través de este servicio se proveen los recursos (bienes y/o equipos) necesarios para la ejecución de los proyectos de convocatoria interna. Agentes Humanos.Personal de la División de la VRIN.Personal Sección de Presupuesto.Personal Sección de Pagaduría.Personal Sección de Compras y Administración de Bienes.Proveedores.Investigadores Terminología usada en el mapa SIPOC Z División de la Vicerrectoría de Investigaciones. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Documento). Registro de Disponibilidad Presupuestal (Documento). Registro Único Tributario (Documento). Visto Bueno en una etapa de aprobación. Aplicativo y/o base de datos de la División Financiera, utilizada para el registro de los proyectos de investigación. Tabla 5. Información general del servicio piloto y terminología utilizada en el mapa SIPOC Z (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle)
28 SUPLIER (PROVEEDORES) Director del Proyecto de Investigación. Auxiliar #1 VRIN. Auxiliar #2 VRIN. Coordinador Administrativo VRIN. Sección de Presupuesto. INPUT (ENTRADAS) Cotización del bien y/o equipo recibida del Proveedor. Documentos legales recibidos del Proveedor. Carta de Solicitud de Compra. Formato Solicitud de Compra. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). Documento de Cotización del bien y/o equipo. Ficha Técnica (en caso de solicitar software y/o equipos de cómputo). Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #1 para el Registro. Ficha Técnica (en caso de solicitar software y/o equipos de cómputo) revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). CDP elaborado en Interfinanzas. CDP en Interfinanzas con VoBo de la Coordinación Administrativa VRIN. PROCESS (PROCESO) Elaborar, diligenciar y entregar carta de solicitud de compra, formato solicitud de compra, documento de cotización del bien y/o equipo y ficha técnica (en caso de solicitar software y/o equipos de cómputo), anexando los documentos legales del Proveedor. Registrar información (nombre del Director del proyecto, articulo solicitado, nombre del Proveedor y valor a ejecutar) en el Aplicativo SICOP-Presupuesto. Revisar documentación (carta solicitud de compra, formato de solicitud de compra, documento de cotización del bien y/o equipo y ficha técnica), elaborar Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) en Interfinanzas (flujo de aprobación) y enviar documento para revisión de la Coordinación Administrativa. Revisar y aprobar el CDP elaborado en Interfinanzas y enviar a la Sección de Presupuesto. Revisar el CDP (comparando la disposición presupuestal y bancaria de la Dependencia generadora del gasto) y aprobar. OUT (SALIDAS) Carta de Solicitud de Compra. Formato Solicitud de Compra. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). Documento de Cotización del bien y/o equipo. Ficha Técnica (en caso de solicitar software y/o equipos de cómputo). Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #1 para el Registro. Ficha Técnica (en caso de solicitar software y/o equipos de cómputo) revisada por el Auxiliar #1 para el Registro. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 para el CDP. Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 para para el CDP Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #2 para el CDP. Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 para el CDP. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). CDP elaborado en Interfinanzas. CDP en Interfinanzas con VoBo de la Coordinación Administrativa VRIN. CDP en Interfinanzas con VoBo de la Sección de Presupuesto y número de aprobación. Tabla 6. Mapa SIPOC Z Servicio piloto compras nacionales de bienes y/o equipos para la ejecución de los proyectos de investigación de convocatoria interna (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) COSTUMER (CLIENTES) Auxiliar #1 VRIN. Sección de Presupuesto. Auxiliar #2 VRIN. Coordinador Administrativo VRIN. Sección de Presupuesto. Auxiliar #2 VRIN.
29 SUPLIER (PROVEEDORES) Auxiliar #2 VRIN. Coordinadora Administrativa VRIN. Ordenador del Gasto VRIN. Sección de Presupuesto. Auxiliar #2 VRIN. INPUT (ENTRADAS) Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 para el CDP. Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 para para el CDP Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #2 para el CDP. Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 para el CDP. Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales). CDP elaborado en Interfinanzas. RDP elaborado en Interfinanzas. RDP en Interfinanzas con VoBo de la Coordinación Administrativa VRIN. RDP en Interfinanzas con VoBo del Ordenador del Gasto VRIN. Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Ficha Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales) revisados por el Auxiliar #2 para el RDP. RDP elaborado en Interfinanzas. PROCESS (PROCESO) Revisar documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales), verificar su inscripción en la Universidad y elaborar el Registro de Disponibilidad Presupuestal (RDP) en Interfinanzas. Revisar y aprobar el RDP elaborado en Interfinanzas y enviar documento para revisión del Ordenador del Gasto VRIN. Revisar y aprobar el RDP elaborado en Interfinanzas con VoBo de la Coordinación Administrativa VRIN. Revisar y aprobar el RDP elaborado en Interfinanzas con VoBo del Ordenador del Gasto VRIN. Entregar toda la documentación (presupuestal, de cotización y de legalidad del Proveedor) al Auxiliar Administrativo de la Oficina de Pagos. OUT (SALIDAS) Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documento de Cotización del bien y/o equipo revisado por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Ficha Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales) revisados por el Auxiliar #2 para el RDP. RDP elaborado en Interfinanzas. RDP en Interfinanzas con VoBo de la Coordinación Administrativa VRIN. RDP en Interfinanzas con VoBo del Ordenador del Gasto VRIN. RDP en Interfinanzas con VoBo de la Sección de Presupuesto y número de aprobación. Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documento de Cotización del bien y/o equipo revisada Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Ficha Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales) revisados por el Auxiliar #2 para el RDP. RDP en Interfinanzas con VoBo de la Sección de Presupuesto y número de aprobación. Tabla 6. Mapa SIPOC Z Servicio piloto compras nacionales de bienes y/o equipos para la ejecución de los proyectos de investigación de convocatoria interna- Continuación (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) COSTUMER (CLIENTES) Coordinadora Administrativa VRIN. Ordenador del Gasto VRIN. Sección de Presupuesto. Auxiliar #2 VRIN. Auxiliar Administrativo de la Oficina Compras. 29
30 SUPLIER (PROVEEDORES) Auxiliar Administrativo Oficina de Compras. Proveedor. Representante Legal de la empresa Proveedora. INPUT (ENTRADAS) Carta de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Formato de Solicitud de Compra revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documento de Cotización del bien y/o equipo revisada Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Ficha Técnica (cundo aplique) revisada por el Auxiliar #2 en la etapa anterior (CDP). Documentos de legalidad del Proveedor (Rut, Registro de Cámara y Comercio, Aportes Parafiscales) revisados por el Auxiliar #2 para el RDP. RDP en Interfinanzas con VoBo de la Sección de Presupuesto y número de aprobación. Orden contractual-consecutivo. Orden contractual-consecutivo revisados por el Proveedor. PROCESS (PROCESO) Elaborar Orden contractual y enviar al Proveedor mediante correo electrónico con copia al Director del proyecto para gestionar las firmas de los documentos. Recibir orden contractual-consecutivo y gestionar la firma del Representante Legal de la empresa Proveedora (en caso de que el Proveedor no figure como tal). Firmar orden contractual-consecutivo y entregar a Proveedor. OUT (SALIDAS) Orden contractual-consecutivo. Orden contractual-consecutivo revisados por el Proveedor. Orden contractual-consecutivo revisados y firmados por el Representante legal de la empresa proveedora. COSTUMER (CLIENTES) Proveedor. Director del proyecto. Representante Legal de la empresa Proveedora. Proveedor. Proveedor. Orden contractual-consecutivo revisados y firmados por el Representante legal de la empresa proveedora. Enviar orden contractual y consecutivo (revisados y firmados por el Representante legal de la empresa proveedora) al Auxiliar Administrativo de la Oficina de Compras de la Universidad y gestionar el envío del bien y/o equipo al Director del proyecto. Orden contractual-consecutivo (revisados y firmados por el Representante legal de la empresa proveedora) enviados vía correo electrónico al Auxiliar de la Oficina de Pagos de la Universidad. Bien y/o Equipo. Auxiliar Administrativo Oficina de Compras. Director del proyecto. Tabla 6. Mapa SIPOC Z Servicio piloto compras nacionales de bienes y/o equipos para la ejecución de los proyectos de investigación de convocatoria interna -Continuación (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) 30
31 Mapa de la Cadena de Valor actual del servicio piloto Continuando con el desarrollo del estado actual del servicio, se utilizó la metodología de mapeo Value Stream Mapping (VSM), para visualizar y entender el procedimiento, identificando aquellas etapas en las cuales se presentan actividades que no agregan valor, generan desperdicios (mudas) y por consiguiente la insatisfacción de los usuarios (clientes). Teniendo en cuenta que el objetivo general del presente estudio se basa en una propuesta de mejora de los tiempos de entrega del servicio piloto. Para la elaboración de mapa de la cadena de valor de estado actual, se definieron algunos indicadores (Tiempo Disponible- Jornada Laboral, Tiempo Procesamiento Máximo, Tiempo Procesamiento Mínimo, Tiempo Procesamiento Promedio, Tiempo de Ciclo Estimado) con el propósito de tener puntos de apalancamiento y plantear así un estado futuro del servicio. Para obtener la información requerida en el mapa se utilizaron los siguientes métodos de medición (Torres & Galdámez, 2009): Método de datos históricos: Con base a lo sugerido en este método se tomó como registro base, un total de 222 proyectos de investigación presentados durante el segundo semestre del año 2011 hasta el primer semestre del año 2012 (Ver Anexo C). Al hacer la revisión de la base de datos SICOP, se determinó que dicho periodo había sido representativo en la selección de la convocatoria interna y en el número de solicitudes de compras ingresadas a la base de datos SICOP. A continuación se presenta toda la formulación estadística (Tabla 7) para seleccionar la muestra de proyectos y determinar tiempos en cada una de las etapas del servicio piloto: Formula Muestra (n): n = N Z 2 P Q N 1 E 2 + Z 2 P Q n = 52 Proyectos de Investigación DATOS Tamaño de la Población- Proyectos (N) N= 222 Proporción a Medir (P) P= 0, P (Q) Q= 0,50 Margen de Error ( E ) E= 0,10 Coeficiente de α asumiendo una distribución Normal (Z) Z= 1,64* *Para un nivel del 90% de significancia Tabla 7. Formulación estadística y resultado de la muestra de proyectos históricos para determinar tiempos en el servicio piloto (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) Teniendo en cuenta lo anterior, se seleccionaron de manera aleatoria (archivo principal de documentos en físico de la División de la Vicerrectoría de Investigaciones) un total de 52 proyectos de investigación. Se llevó a cabo el registro de los tiempos desde que se inicia la cotización del bien y/o el equipo y se recibe la solicitud de compra (por parte de los investigadores) hasta que el
32 proveedor realiza la entrega al Director del proyecto de investigación. Lo anterior teniendo en cuenta las siguientes etapas (de ámbito interno en la VRIN) sobre las cuales se va a enfocar directamente la propuesta de mejora: a. Registro del proyecto de investigación en el aplicativo SICOP- Presupuesto. b. Elaboración y aprobación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) en Interfinanzas. c. Elaboración y aprobación del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RDP) en Interfinanzas. d. Elaboración y firmas de la Orden Contractual. e. Entrega del Bien y/o Equipo al Director del proyecto. Lo anterior se especifica en el Diagrama Sipoc en Z (Tabla 6) presentado anteriormente. A través de este método se determinaron los tiempos de procesamiento máximos, tiempos de procesamiento mínimos y los tiempos de procesamiento promedios. Para el cálculo se descartaron los puntos críticos de la muestra (los cuales aparecen resaltados en el documento, ver Anexo C). Método de Observaciones Aleatorias o Instantáneas: En un ambiente de oficina no estandarizado no se logra fácilmente diferenciar las actividades de flujo continuo de aquellas que se presentan ocasionalmente y/o por iniciativa propia de quien las ejecuta (Tornos, 2012). Esta situación es similar al caso de estudio, puesto que los responsables no solo tienen bajo su cargo actividades propias del servicio piloto sino que deben realizar otras funciones en la VRIN. La labor de toma de tiempos en el caso de estudio es compleja, dado que las actividades no se encuentran estandarizadas y se ven constantemente interrumpidas por contratiempos u otras actividades que alargan o distorsionan los tiempos de ciclo normales del proceso. El método de cronometraje es aplicable en trabajos bien definidos y repetitivos, en donde las tareas se dividen en elementos operativos u operaciones elementales fáciles de reconocer y de separar de las demás, teniendo claro los límites de su comienzo y terminación (Torres & Galdámez, 2009), adicionalmente se tiene que dentro de una perspectiva administrativa las técnicas de medición usadas son la observación y los informes cuando el proceso caso de estudio no está estandarizado (Castaño Duque, 2008). Teniendo en cuenta lo anterior, para el cálculo del tiempo estimado de ciclo se realizaron observaciones aleatorias del nivel de actividad y de igual forma se mantuvo constante el contacto con los responsables directos de llevar a cabo las actividades referentes a cada etapa del servicio piloto, con el propósito de obtener datos estimados en este punto. Teniendo en cuenta lo anterior se presentan a continuación la simbología (Tabla 8) y algunos conceptos extraídos del Manual del procedimiento de ejecución del presupuesto- MP , V3 (Base de datos Área de Calidad Univalle, 2010) utilizados en el mapa de la cadena de valor del estado actual del servicio piloto (Figura 3): 32
33 Etapa en el Proceso Tiempos TDisp. (Horas) TPMáx. (Días) TPMín. (Días) TPP (Días) TCE (Min.) Unidades Ordenador del Gasto CDP RDP Orden contractualconsecutivo SICOP- Presupuesto Interfinanzas Terminología y/o Conceptos usados en el mapa VSM actual del servicio piloto Vicerrector administrativo de la Vicerrectoría de Investigación. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal es el documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Registro de Disponibilidad Presupuestal es el documento con el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. Documentos contractuales utilizados para los contratos que se realizan con los proveedores nacionales que representen a la firma con la cual se va a realizar la compra. En este documento se establecen las condiciones de la contratación su detalle y valor. El Sistema de Control de Proyectos de Investigación es un aplicativo (Base de Datos) de la División Financiera, utilizado para el registro de los proyectos de investigación que adelantan las diferentes Dependencias y Profesores de la Universidad. Interfinanzas (Base de Datos) es un sistema que se estableció para el manejo presupuestal descentralizado y pago centralizado del área administrativa de la Universidad y que consta del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Disponibilidad Presupuestal, entre otros. Caja de Datos Nombre de la Etapa en el Proceso Descripción de la Actividad Área o Espacio Físico Número de Personas Responsable(s) Tecnología Usada Tiempos TDisp. (Horas) TPMax. (Días) TPMin. (Días) TPP (Días) TCE (Min.) Unidades Descripción Nombre de la Etapa o actividad que se ejecuta Descripción breve de la actividad que se ejecuta. Área o espacio físico en el que se ejecuta la actividad. Número de personas encargadas de ejecutar la actividad. Cargo del (los) responsable de la actividad. Tecnología utilizada para realizar la actividad. Tiempos y Unidades TDisp.: Tiempo Disponible. TPMax.: Tiempo Procesamiento Máximo. TPMin.: Tiempo Procesamiento Mínimo. TPP.: Tiempo Procesamiento Promedio. TCE.: Tiempo de Ciclo Estimado teniendo en cuenta observaciones aleatorias e indagaciones al (los) responsable (s). Línea de Tiempo TPP TCE Simbología Flujo Físico de Documentos. Flujo de Información Ingresada a una Base de Datos. Flujo de Información Extraída de una Base de Datos. Apertura de una Base de Datos solo para revisión desde un proceso. Flujo de Información a través de Correos Electrónicos. Tabla 8. Simbología y terminología utilizada en el mapa de la cadena de valor actual del servicio piloto (Fuente: Autora con base a la revisión documental de los archivos del Área de Calidad Univalle) 33
34 A continuación se presentan los resultados obtenidos (Tabla 9) a través de los registros de los proyectos históricos: TIEMPOS Tiempo de Procesamiento Promedio (TPP) en días Tiempo de Procesamiento Máximo (TPMax) en días Tiempo de Procesamiento Mínimo (TPMin) en días Tiempo de Ciclo Estimado (TCE) en minutos TIEMPOS Tiempo de Procesamiento Promedio (TPP) en días Tiempo de Procesamiento Máximo (TPMax) en días Tiempo de Procesamiento Mínimo (TPMin) en días Tiempo de Ciclo Estimado (TCE) en minutos TIEMPOS ETAPAS DEL SERVICIO ETAPAS DEL SERVICIO ETAPAS DEL SERVICIO Tiempo de Procesamiento Promedio (TPP) en días Tiempo de Procesamiento Máximo (TPMax) en días Tiempo de Procesamiento Mínimo (TPMin) en días Tiempo de Ciclo Estimado (TCE) en minutos a. REGISTRO DEL PROYECTO EN SICOP- PRESUPUESTO b. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Elaboración CDP en Interfinanzas Aprobación (VoBo) del CDP en la Coordinación Académica VRIN Aprobación (VoBo) del CDP en la Sección Presupuesto 1,36 1,14 0,43 0,52 14,00 22,00 6,00 3,00 1,00 1,00 1,00 1,00 3,00 4,00 5,00 10,00 Elaboración del RDP en Interfinanzas c. REGISTRO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (RDP) Aprobación (VoBo) del RDP en la Coordinación Académica VRIN Aprobación (VoBo) del RDP en la Vicerrectoría VRIN (Ordenador del Gasto) Aprobación (VoBo) del RDP en LA Sección Presupuesto 1,61 0,31 0,56 0,31 12,00 3,00 4,00 2,00 1,00 1,00 1,00 1,00 5,00 5,00 7,00 15,00 d. ORDEN CONTRACTUAL (Firmada por el Proveedor, Director proyecto y Ordenador del Gasto VRIN) e. ENTREGA DEL BIEN Y/O EQUIPO (por parte del proveedor al Investigador) 4,18 15,37 58,00 158,00 1,00 1,00 960, ,00 TIEMPOS TOTALES REGISTRADOS PARA EL SERVICIO PILOTO Tiempo Total de Procesamiento Promedio (TPP) en días Tiempo Total de Procesamiento Máximo (TPMax) en días Tiempo Total de Procesamiento Mínimo (TPMin) en días Tiempo Total de Ciclo Estimado (TCE) en minutos 25,8 282,0 10,0 2454,0 Tabla 9. Tablas de tiempos registrados por cada etapa del Servicio Piloto y tiempos totales en el sistema (Autora) Con base a la información anterior es posible concluir que el tratamiento de una solicitud de compra en el desarrollo del servicio piloto presenta una duración promedio de 25,79 días aproximadamente, lo que estaría sujeto a demoras 35
35 presentadas en el proceso, puesto que de manera estimada (observaciones aleatorias del nivel de actividad y contacto con los responsables) se determinó un tiempo total de ciclo estimado de 5,09 días ( 2454 minutos). Cabe resaltar que el proceso ha sufrido variaciones puesto que el tratamiento de una solicitud de compra ha llegado a tener una duración aproximada de 12 meses (282 días) lo que es crítico puesto que el tiempo establecido para la ejecución de un proyecto de investigación (convocatoria interna) en la Institución es de 1 año Mudas en el estado actual del servicio piloto Dado que el proceso de desarrollo del servicio piloto ha presentado variaciones significativas con respecto al tiempo procesamiento y al tiempo de ciclo estimado (Tabla 11), es importante identificar los síntomas, conocer la situación y posibles causas que la estarían provocando en el sistema. Teniendo en cuenta lo anterior de manera práctica se hace uso de la estructura de un formato (Rubiano O., 2009) para hacer el análisis de valor agregado correspondiente al estado actual del servicio piloto en el caso de estudio. Para una mayor comprensión del documento, se sugiere al lector tener en cuenta la siguiente información (Tabla 10) en donde se especifican algunas de las convenciones utilizadas para el desarrollo del análisis del valor agregado: TABLA DE CONVENCIONES PARA LAS MUDAS Y/O DESPERDICIOS EN EL ANÁLISIS DEL VALOR AGREGADO DEL SERVICIO PILOTO Abreviatura S T PI I D E M Termino Sobreproducción. Transporte. Procesos innecesarios y/o Inadecuados. Inventarios Innecesarios. Defectos, Errores y/o Reclamos. Esperas, Preparaciones y/o Paradas. Movimientos Innecesarios. Tabla 10. Convenciones y/o Abreviaturas del Formato de Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Fuente: Autora) 36
36 a. Registro en SICOP- Presupuesto ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: COMPRAS NACIONALES DE BIENES Y/O EQUIPOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE CONVOCATORIA INTERNA EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Muda- Causas) SÍNTOMA/ ACTIVIDAD DE VALOR NO MUDA ETAPA DESCRIPCIÓN CAUSA AGREGADO S T PI I D E M El Auxiliar #1 está constantemente ocupado en asesorías y/o consultas (personal, vía 1.1. Los Directores de Proyectos y/o Asistentes 1. Interrupciones permanentes por consultas correo electrónico y/o telefónico) con los Directores de proyectos para el diligenciamiento presentan de manera frecuente dudas y/o y resolución de dudas a los Directores y/o de los documentos (solicitud de compra, formato solicitud de compra, documento de inconvenientes en el diligenciamiento de los Asistentes de los proyectos. cotización del bien y/o equipo y ficha técnica- en caso de solicitar software y/o equipos de documentos de Cotización. cómputo) que deben entregar. 2. Ocupación del Auxiliar #1 en otras actividades laborales por prioridad. El Auxiliar #1 tiene bajo su cargo otras actividades (atención a proyectos de convocatoria externa, solicitudes de servicios, compras de exportación, cambios de rubros, entre otras) que en momentos determinados se convierten en prioridad, desplazando y retrasando la actividad de registro de los proyectos de convocatoria Interna (para la atención de solicitudes de compras nacionales) Hay momentos en los que otros procesos llevado a cabo para atender otros servicios se hacen más demandantes en el sentido de que se convierte en prioridad cumplir con sus entregables más que las ocupaciones propias del proceso de compras nacionales. 3. Cuando se presentan errores en la documentación y no se logra dar solución a nivel interno en la División, el Auxiliar #1 debe suspender el proceso de registro para notificar (correo electrónico y/o vía telefónica) a los Directores de proyectos y/o Proveedores acerca de los errores detectados en la documentación. Cuando esto ocurre los retrasos en el sistema se siguen presentando ya que el Auxiliar #1 debe revisar constantemente el correo electrónico verificando el envío de la documentación ya corregida para proceder imprimir y realizar su entrega al Auxiliar #2. El Auxiliar #1 está encargado de llevar a cabo la revisión de la documentación entregada por los Directores de los proyectos (en donde se incluye los documentos de los Proveedores) en donde se han presentado inconsistencias y errores (Ej.: en la Carta de la Solicitud entregada por el Investigador y/o en la documentación legal del Proveedor) por lo que hay la necesidad de interrumpir el proceso de registro para notificar a las partes involucradas con el fin de que realicen la debida corrección en los documentos. En ocasiones los errores de la documentación que ingresa en esta Etapa a, son detectados en otras etapas del servicio (Ej.: Errores en la Carta de Solicitud del Director del proyecto se han detectado en la Etapa b, o de igual forma errores en el RUT del Proveedor han sido detectados en la Etapa c). Por lo que el Auxiliar #2 (encargado en las Etapas b y c) también está obligado a suspender su labor para informar al Auxiliar #1 quien se encarga de hacer el contacto con el Proveedor, le informa acerca de la inconsistencia y le solicita el envío del documento nuevamente a través de correo electrónico Los Directores de proyectos y/o Asistentes presentan dudas e inconvenientes en el diligenciamiento de la documentación y en ocasiones la información suministrada en la Carta de Solicitud de Compra no concuerda con los valores y las características descritas en la cotización (es) elaborada por el Proveedor Algunas empresas proveedoras presentan documentos desactualizados. Tabla 11. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Mudas- Causas) (Fuente: Autora con base a la estructura del Formato Análisis de Valor Agregado- Rubiano O., 2009)
37 b. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) ETAPA ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: COMPRAS NACIONALES DE BIENES Y/O EQUIPOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE CONVOCATORIA INTERNA EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Muda- Causas) SÍNTOMA / ACTIVIDAD DE VALOR NO MUDA DESCRIPCIÓN CAUSA AGREGADO S T PI I D E M 4. Interrupciones permanentes por consultas y resolución de dudas a los Directores y/o Asistentes de los proyectos. El Auxiliar #2 recibe visitas de los Directores de proyectos y/o Asistentes de investigación, no solo para consultas con respecto a las Compras Nacionales sino también para resolver dudas de otras actividades asignadas Los Directores de Proyectos y/o Asistentes presentan de manera frecuente dudas y/o inconvenientes con respecto al procedimiento de compras nacionales y otras actividades que se llevan a cabo en la VRIN. 5. Retraso en el proceso cuando el Auxiliar #2 detecta inconsistencias en la documentación diligenciada y entregada por el Director del proyecto en la primera etapa del sistema (a. Registro en SICOP- Presupuesto). 6. Reprocesos por correcciones en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP). 7. Ocupación en otras actividades laborales por prioridad. Para la elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el Auxiliar #2 requiere la información suministrada y diligenciada por el Director del proyecto (Carta de Solicitud de Compra, Formato de Solicitud de Compra, Documento de Cotización del bien y/o equipo y Ficha Técnica -cuando aplique). Cuando el Auxiliar #2 detecta errores en la documentación que no han sido detectados en la etapa inicial del sistema (Etapa a) interrumpe el proceso para notificar acerca de la inconsistencia al Auxiliar #1, para que el proceda a contactar al Director del proyecto y reciba nuevamente la documentación ya corregida y la imprima para que siga su flujo en el sistema (ver Etapa a. Registro en SICOP- Presupuesto- Síntoma 3). Cuando el CDP ha sido elaborado en Interfinanzas, debe ser aprobado en primera instancia por la Coordinación Administrativa y finalmente por la Sección de Presupuesto, si el documento no cumplen o no obtiene alguno de los dos vistos buenos, desde cualquier punto de la aprobación regresa (a través de Interfinanzas) al Auxiliar #2 para que realice la corrección pertinente. El Auxiliar #2 tiene bajo su cargo otras actividades (atención a proyectos de convocatoria externa, solicitudes de servicios, compras de exportación, cambios de rubros, entre otras) que en momentos determinados se convierten en prioridad, desplazando y retrasando la actividad de registro de los proyectos de convocatoria Interna (para la atención de solicitudes de compras nacionales). Tabla 11. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Mudas- Causas)- Continuación (Fuente: Autora con base a la estructura del Formato Análisis de Valor Agregado- Rubiano O., 2009) 5.1. Los Directores de proyectos y/o Asistentes presentan dudas e inconvenientes en el diligenciamiento de la documentación y en ocasiones la información suministrada en la Carta de Solicitud de Compra no concuerda con los valores y las características descritas en la cotización (es) elaborada por el Proveedor El error en la documentación no fue detectado en la etapa inicial del sistema (a. Registro en SICOP- Presupuesto) sino en la etapa b, a cargo del Auxiliar # Se presenta un error (es) en los valores presentados en el CDP y/o en la información registrada Hay momentos en los que otros procesos llevado a cabo para atender otros servicios se hacen más demandantes en el sentido de que se convierte en prioridad cumplir con sus entregables más que las ocupaciones propias del proceso de compras nacionales.
38 c. Registro de Disponibilidad Presupuestal (RDP) ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: COMPRAS NACIONALES DE BIENES Y/O EQUIPOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE CONVOCATORIA INTERNA EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Muda- Causas) ETAPA SÍNTOMA/ ACTIVIDAD DE VALOR NO MUDA DESCRIPCIÓN AGREGADO S T PI I D E M CAUSA 8.1. Los Directores de Proyectos y/o Asistentes 8. Interrupciones permanentes por consultas y El Auxiliar #2 recibe visitas de los Directores de los Proyectos y/o Asistentes de los presentan de manera frecuente dudas y/o resolución de dudas a los Directores y/o Grupos de Investigación, no solo para consultas con respecto a las Compras inconvenientes con respecto al procedimiento de Asistentes de los Proyectos. Nacionales sino también para resolver dudas de otras actividades asignadas. compras nacionales y otras actividades que se llevan a cabo en la VRIN. 9. Demoras en el proceso generadas cuando el Proveedor que registra en la cotización no se encuentra vinculado en la actual base de datos de la Universidad. 10. Demoras en el proceso cuando desde la División Financiera se notifica la necesidad de corregir el documento del RUT del Proveedor. 11. Reprocesos por correcciones en el Registro de Disponibilidad Presupuestal (RDP). 12. Ocupación en otras actividades laborales por prioridad. Para la elaboración del RDP, se verifica la suscripción del Proveedor en Interfinanzas, cuando el mismo no se encuentra en la Base de Datos de la Universidad, el Auxiliar #2 debe sacar copia al documento del RUT y llevarlo a División Financiera para que verifiquen si está correcto, de esta forma lo ingresan en la plataforma y se radica en la Sección de Presupuesto. Una vez terminado este procedimiento se continua con la elaboración del RDP (Este trámite puede durar 5 días o más aproximadamente). Cuando el Proveedor no está suscrito a la base de datos de la Universidad, el Auxiliar #2, debe entregar la documentación legal a la División Financiera para que se lleve a cabo el proceso de verificación de la información ahí registrada. El Auxiliar #2 procede a informar al Auxiliar #1 para que establezca contacto directamente con el Proveedor (al Director del proyecto solo se le informa a través de correo electrónico) y pueda hacer la corrección pertinente (ver Etapa a. Registro en SICOP- Presupuesto- Síntoma 3). Cuando el RDP ha sido elaborado en Interfinanzas, debe ser aprobado en primera instancia por la Coordinación Administrativa seguido del Ordenador del Gasto y finalmente por la Sección de Presupuesto, si el documento no cumplen o no obtiene alguno de los tres vistos buenos, desde cualquier punto de la aprobación regresa (a través de Interfinanzas) al Auxiliar #2 para que realice la corrección pertinente. El Auxiliar #2 tiene bajo su cargo otras actividades (atención a proyectos de convocatoria externa, solicitudes de servicios, compras de exportación, cambios de rubros, entre otras) que en momentos determinados se convierten en prioridad, desplazando y retrasando la actividad de registro de los proyectos de convocatoria Interna (para la atención de solicitudes de compras nacionales). Tabla 11. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Mudas- Causas)- Continuación (Fuente: Autora con base a la estructura del Formato Análisis de Valor Agregado- Rubiano O., 2009) 9.1. Los Directores de los Proyectos de Investigación de manera autónoma realizan la búsqueda de los Proveedores los cuales por lo regular no están suscriptos en la Universidad El error en la documentación no fue detectado en la etapa inicial del sistema (a. Registro en SICOP- Presupuesto) sino en la etapa c, a cargo del Auxiliar # Algunas empresas proveedoras presentan documentos desactualizados Se presenta un error (es) en los valores presentados en el RDP y/o en la información registrada Hay momentos en los que otros procesos llevado a cabo para atender otros servicios se hacen más demandantes en el sentido de que se convierte en prioridad cumplir con sus entregables más que las ocupaciones propias del proceso de compras nacionales.
39 e. Entrega del Bien y/o Equipo al Director del proyecto d. Orden Contractual- Consecutivo ETAPA ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: COMPRAS NACIONALES DE BIENES Y/O EQUIPOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE CONVOCATORIA INTERNA EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Muda- Causas) SÍNTOMA/ ACTIVIDAD DE VALOR NO MUDA DESCRIPCIÓN CAUSA AGREGADO S T PI I D E M 13. Demoras en el proceso por retrasos en la obtención de las firmas de los documentos (Orden Contractual- Consecutivo). 14. Interrupciones permanentes por consultas y resolución de dudas a los Directores y/o Asistentes de los proyectos. 15. Demoras en el proceso por tiempo invertido en llamadas telefónicas y correos electrónicos a causa de los retrasos en la entrega del bien y/o equipo por parte del Proveedor al Director del proyecto. 16. Ocupación en otras actividades laborales por prioridad. 17. Reprocesos por errores en la factura de venta del bien y/o el equipo. 18. Retraso en la entrega del bien y/o equipo. Para la orden contractual- consecutivo se deben gestionar tres firmas (Director del proyecto, Ordenador del Gasto VRIN y Representante Legal de la empresa proveedora. El proceso de obtención de las firmas depende directamente de la disponibilidad de cada uno de los involucrados. El Auxiliar de la Oficina de Compras recibe visitas de los Directores de proyectos y/o Asistentes de investigación, no solo para consultas con respecto a las Compras Nacionales sino también para resolver dudas de otras actividades asignadas. Cuando el Representante Legal de la empresa proveedora firma los documentos (orden contractual- consecutivo) se da vía libre para que ejecute la entrega del bien y/o equipo al Director del proyecto, en ocasiones se presentan retrasos y el Auxiliar de la Oficina de Compras tiene la obligación de realizar constantes llamadas y envío de correos electrónicos a los Proveedores y a los Directores para asegurarse de que se cumplió con la entrega. El Auxiliar de la Oficina de Compra tiene bajo su cargo otras actividades (atención a proyectos de convocatoria externa, solicitudes de servicios, compras de exportación, cambios de rubros, entre otras) que en momentos determinados se convierten en prioridad, desplazando y retrasando la actividad de registro de los proyectos de convocatoria Interna (para la atención de solicitudes de compras nacionales). Cuando se presentan errores en los datos registrados en la factura de venta del bien y/o equipo, no es posible realizar su entrega directa al Director del proyecto, por lo que el Proveedor envía el (los) articulo (s) a la Oficina de Compras mientras que se realizan las correcciones pertinentes al documento lo que retrasa directamente la ejecución del proyecto de investigación. A partir de que el Representante Legal firma los documentos (orden contractualconsecutivo) se tiene establecido que la entrega del bien y/o equipo debe gestionarse en un tiempo no mayor a 15 días. Tabla 11. Análisis de Valor Agregado del Servicio Piloto (Etapas- Síntomas- Descripción- Tipo de Mudas- Causas)- Continuación (Fuente: Autora con base a la estructura del Formato Análisis de Valor Agregado- Rubiano O., 2009) El Director del proyecto no se encuentre disponible (Ej.: Se encuentre de viaje) El Ordenador del Gasto VRIN no se encuentre disponible (Ej.: Se encuentre de viaje o no se encuentre en la División) El Representante Legal de la empresa proveedora no se encuentre disponible (Ej.: Se encuentre de viaje o salió temporalmente de la empresa) Los Directores de Proyectos y/o Asistentes presentan de manera frecuente dudas y/o inconvenientes con respecto al procedimiento de compras nacionales y otras actividades que se llevan a cabo en la VRIN Hasta el momento no se tiene un sistema de evaluación de los proveedores que se encuentran en la base de datos histórica de la Universidad, por lo que no se está midiendo el nivel de cumplimiento de cada uno de ellos. Por otra parte a veces los Investigadores escogen los Proveedores por su cuenta y se presentan incumplimientos Hay momentos en los que otros procesos llevado a cabo para atender otros servicios se hacen más demandantes en el sentido de que se convierte en prioridad cumplir con sus entregables más que las ocupaciones propias del proceso de compras nacionales Se presentan inconsistencias en la factura de venta conforme a lo estipulado en la cotización del bien y/o equipo Los Proveedores nacionales en ocasiones adquieren el bien y/o equipo a través de exportación por lo que la entrega queda sujeta a condiciones de tiempo de otra empresa adicionalmente.
40 Desarrollo y análisis de la Voz del Cliente en el estado actual del servicio piloto Tradicionalmente la satisfacción del cliente es considerada uno de los métricos más importantes utilizados por las organizaciones para evaluar su desempeño (Cruz & Tamayo, 2002). Para conocer la perspectiva que los clientes tienen acerca del servicio piloto se propuso como herramienta de medición la aplicación de una encuesta para los Directores de proyectos activos (189) durante el primer semestre del año Este periodo fue seleccionado para el análisis VOC (Voz del Cliente), porque se presentaron proyectos de convocatoria interna de tipo interdisciplinaria en donde hubo la participación de Docentes (Directores de proyectos) de diferentes Sedes, Facultades e Institutos de la Universidad. En primera instancia, se aplicó una encuesta piloto (ver Anexo E) a 10 Directores de proyectos seleccionados aleatoriamente. Con base a la información recopilada, se elaboró una nueva encuesta (ver Anexo F) cuya aplicación se determinó a través del método estadístico de muestreo estratificado, buscando la participación de los Directores de proyectos de las Sedes principales ubicadas en la ciudad de Cali, como de aquellos ubicados en las Sedes Regionales de la Institución. A continuación se presenta toda la formulación estadística usada para (Tabla 12) para seleccionar la muestra: Formula Muestra Sede Meléndez (nm): n = n N N Z 1 E 2 P Q Z P Q = 16 Directores de proyectos en Sede Meléndez DATOS SEDE MELÉNDEZ Tamaño de la Población- Proyectos (NM) N= 189 Proporción a Medir (PM) P= 0, P (QM) Q= 0,50 Margen de Error (EM) E= 0,20 Coeficiente de α asumiendo una distribución Normal (ZM) Z= 1,64* *Para un nivel del 90% de significancia. Formula Muestra Sede San Fernando (nsf): n = n N Z 2 P Q N 1 E 2 + Z 2 P Q = 9 Directores de proyectos en Sede San Fernando DATOS SEDE MELÉNDEZ Tamaño de la Población- Proyectos (NSF) N= 58 Proporción a Medir (PSF) P= 0, P (QSF) Q= 0,50 Margen de Error (ESF) E= 0,25 Coeficiente de α asumiendo una distribución Normal (ZSF) Z= 1,64* *Para un nivel del 90% de significancia Tabla 12. Tablas de formulación estadística y resultados de la muestra para la aplicación de la encuesta a los Directores de proyectos (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle)
41 Formula Muestra otras Sede (nos): n = n N N Z 1 E 2 P Q 2 + Z 2 P Q = 4 Directores de proyectos en otras Sedes DATOS SEDE MELÉNDEZ Tamaño de la Población- Proyectos (NOS) Nos= 11 Proporción a Medir (POS) Pos=0, P (QOS) Qos=,50 Margen de Error (EOS) Eos=0,32 Coeficiente de α asumiendo una distribución Normal (ZOS) Zos=1,64* *Para un nivel del 90% de significancia Formula Muestra en el Total de Sedes (nt): n T = n + n + n n T = 29 Directores de proyectos de otras Sedes Tabla 12 Tablas de formulación estadística y resultados de la muestra para la aplicación de la encuesta a los Directores de proyectos- Continuación (Fuente: Autora con base a información suministrada por la VRIN Univalle) De acuerdo con el resultado obtenido para la muestra (Tabla 12) la encuesta se aplicó a un total de 29 Directores de proyectos, haciendo uso de la herramienta técnica google Docs, a través de internet. De igual forma se realizaron visitas los investigadores para asegurar la participación de todos los involucrados. Para visualizar de una mejor manera los resultados obtenidos a través de la encuesta, se tomó como ejemplo la estructura presentada en el diagrama voz del cliente para un servicio de salud (Rubiano Ovalle, 2010). De esta forma se elaboró el diagrama VOC aplicado al caso de estudio (Figura 4). A continuación se presentan algunos conceptos a tener en cuenta para su detalle: Necesidad: Es lo que los usuarios (clientes- Investigadores) esperan como entregable principal del servicio piloto. Teniendo en cuenta que de esta forma se cumplirán sus expectativas. Direccionadores: Son aquellas características que deberían ser propias del servicio piloto de acuerdo a lo mencionado por los clientes (encuesta) para suplir de lleno su necesidad. Elementos de Valor: Son elementos que podrían afectar y/o contribuir a los direccionadores identificados. Se dividen en: Agente Físico (Software, Hardware), Agente Humano, Instalaciones y Entorno, Secuencia, Insumos Físicos e Información, Tecnología y Sistema de medición. Valor Crítico: Es la característica evaluada por cada elemento de valor. Indicador: Es el medio a través del cual se evalúa el valor critico asociado a un elemento de valor. Meta: Es el nivel en el que debería estar el indicador de tal forma que se contribuya a la satisfacción de los usuarios (clientes). Fuente de Información: Son los insumos que permiten la evaluación de los indicadores planteados. 42
42 CLIENTE NECESIDAD DIRECCIONADORES ELEMENTOS DE VALOR VALOR CRÍTICO INDICADOR META FUENTE DE LA INFORMACIÓN Agente Humano- Personal de la VRIN. Duración de las actividades desarrolladas a nivel interno en las etapas del servicio piloto. Cantidad de trámites administrativos en el servicio piloto. Duración promedio de las actividades por cada etapa del servicio piloto. Disminuir el número de trámites administrativos para el servicio piloto. Disminuir el tiempo actual de duración de las actividades por cada etapa del procedimiento. Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (Mapa SIPOC general del proceso y Mapa SIPOC Z). Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (Registro de tiempo de proyectos históricos, Calculo de la duración de por etapas en el servicio y Mapa de la Cadena de Valor -VSM- del estado actual del servicio). Agilidad en los trámites administrativos de la Vicerrectoría de Investigaciones (VRIN). Agente Físico- Bases de Datos SICOP- Presupuesto e Interfinanzas). Información ingresada a las bases de datos. Número de reprocesos presentados en el tratamiento de una solicitud de compra a causa de errores en la información ingresada a las bases de datos. Disminuir los reprocesos ocasionados en el sistema a causa de información incorrecta ingresada a las bases de datos. Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (descripción de los casos de reprocesos presentados por errores en la información ingresada en las bases de datos- Análisis de valor agregado para el servicio piloto). Insumos físicos e información. Documentación entregada a la VRIN diligenciada correctamente y sin errores. Cantidad de errores identificados en la documentación diligenciada por el Investigador y en la documentación legal del Proveedor. Disminuir los reprocesos ocasionados en el sistema a causa de los errores en la documentación diligenciada por el Investigador y la documentación legal de la empresa proveedora. Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (Análisis de valor agregado del estado actual del servicio piloto). INVESTIGADORES Atención oportuna y eficiente en el servicio piloto Entrega oportuna del bien y/o el equipo por parte del Proveedor. Agente Humano- Proveedor. Insumos físicos e información. Duración de la entrega del Bien y/o el equipo por parte del Proveedor al Investigador. Documentación entregada a la VRIN diligenciada correctamente y sin errores. Tiempo promedio de entrega del bien y/o el equipo. Número de causas posibles de retrasos en el proceso de entrega del bien y/o el equipo. Cantidad de errores identificados en la documentación diligenciada en la documentación legal del Proveedor. Disminuir el tiempo de la entrega del bien y/o equipo por parte del proveedor al Investigador. Disminuir los reprocesos ocasionados en el sistema a causa de los errores en la documentación legal de la empresa proveedora. Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (Análisis de valor agregado para el servicio piloto y Cadena de Valor -VSM- del estado actual del servicio). Información desarrollada para el caso de estudio en el servicio piloto (Análisis de valor agregado del estado actual del servicio piloto). Calidad y precio justo del bien y/o el equipo. Procesos- Empresas proveedora. Controles en los procesos de las empresas proveedoras. Nivel de percepción de la calidad y el presión del bien y/o equipo recibido por parte del Proveedor. Que la calidad y el precio del bien y/o el equipo contribuyan a la correcta ejecución de los proyectos de investigación. Aplicación de encuestas de satisfacción del servicio de los proveedores, como insumo inicial se tienen los resultados obtenidos de la Encuesta aplicada en el caso de estudio. Adicionalmente la realización de auditorias internas de calidad a través de visitas a las empresas proveedoras. Asesoría y orientación oportuna en el tratamiento de dudas con respecto al procedimiento. Agente Humano- Personal de la VRIN. Insumos físicos e información. Interrupciones presentadas en el desarrollo del servicio piloto a causa de asesorías y/o consultas por parte de los Investigadores. Capacitaciones orientadas a la resolución de dudas e inconvenientes que presentan los Investigadores con respecto los procesos en la VRIN. Nivel de desconocimiento por parte de los Investigadores con respecto los procesos en la VRIN. Número de capacitaciones por cada convocatoria interna para la ejecución de los proyectos de investigación. Que los Investigadores y personas interesadas tengan conocimiento de los procesos que se desarrollan en la VRIN, el pasos a paso y requerimientos en el servicio piloto. Resultados obtenidos en la Encuesta aplicada en el caso de estudio y resultados generados de las evaluaciones de las capacitaciones propuestas. Atención oportuna a quejas, reclamos y/o sugerencias. Insumos físicos e información. Seguimiento a los resultados obtenidos de encuestas de satisfacción del cliente en VRIN. Número de acciones correctivas, preventivas y de mejora ejecutadas en pos del mejoramiento en la atención de quejas, reclamos y/o sugerencias en la VRIN. Mejorar la atención a quejas, reclamos y/o sugerencias por parte de los Investigadores. Resultados obtenidos de las Encuestas de satisfacción del cliente, PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) y ACPM s (Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora) de la VRIN. Figura 4. Árbol Voz del Cliente (VOC) del servicio piloto (Fuente: Autora con base a la estructura del Diagrama Voz del Cliente para un servicio de salud- Rubiano O., 2010)
43 Resultados de la encuesta por cada direccionador en el análisis de la Voz del Cliente Para ampliar la información de la encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos, teniendo en cuenta cada uno de los direccionadores de la voz del cliente (Figura 4): a. Agilidad en los trámites administrativos de la Vicerrectoría de Investigaciones (VRIN): Para conocer la percepción de los usuarios, a través de la encuesta se solicitó a los investigadores, seleccionar una (o más) etapa (s) que consideraran que bebería mejorar en la ejecución de los proyectos de investigación. A través de la gráfica (Figura 5), se detona que los trámites internos de la VRIN son los más opcionados para mejora con un 30% seguido del porcentaje asignado a la entrega de documentos y formatos por parte de los Directores de los proyectos. ETAPA DEL PROCESO DE COMPRAS NACIONALES CONSIDERADA POR LOS INVESTIGADORES PROPONER UNA MEJORA Otros 0% Pago al Proveedor Notificación entrega del bien y/o equipo 6% 8% Trámites internos en la VRIN 30% Entrega del Bien y/o Equipo Entrega de documentos y Formatos 21% 23% Cotización 13% 0% 10% 20% 30% 40% Figura 5. Etapa del servicio piloto considerada por los Investigadores para establecer una mejora (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Según lo mencionado por los Investigadores, los trámites internos son demorados y complejos en épocas de recesión académica, vacaciones y/o fin de año ya que el volumen de las solicitudes de compra se incrementa y el personal encargado no da abasto. Lo anterior afecta directamente el tiempo de ejecución de los proyectos (1 año) y por consiguiente su publicación por falta de recursos financieros. Algunos Investigadores han optado por comprar (con dinero propio) los bienes y/o insumos que requieren para la puesta en marcha de sus proyectos. b. Entrega oportuna del bien y/o el equipo por parte del Proveedor: Para el análisis, se tomaron como referencia dos puntos específicos: Grado de satisfacción de los investigadores conforme a la comunicación con los proveedores y conforme al tiempo de la entrega del bien y/o el equipo. Para la valoración se establecieron 5 calificaciones de tipo cualitativas: Muy satisfecho,
44 Insatisfecho, Indiferente, Satisfecho y Muy Satisfecho. Los resultados se presentan en las siguientes graficas (Figura 6): GRADO DE SATISFACCIÓN DE LOS INVESTIGADORES CON RESPECTO AL TRATO Y COMUNICACIÓN CON LOS PROVEEDORES GRADO DE SATISFACCIÓN DE LOS INVESTIGADORES CON RESPECTO AL TIEMPO DE ENTREGA DEL BIEN Y/O EQUIPO Muy Insatisfecho 3,4% Muy Insatisfecho 10,3% Insatisfecho 17,2% Insatisfecho 41,4% Indiferente 17,2% Idiferente 6,9% Satisfecho 55,2% Satisfecho 37,9% Muy Satisfecho 6,9% Muy Satisfecho 3,4% 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% Figura 6. Grado de satisfacción de los investigadores conforme a la comunicación con los proveedores y conforme al tiempo de la entrega del bien y/o el equipo (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Un 55,2% de los investigadores consideraron que el trato que reciben por parte de los proveedores es agradable y están satisfechos en ese sentido, pero más de la mitad de los encuestados (51,7%) no se encuentra conforme con los tiempos de entrega de los bienes y/o equipos. Según lo afirmado, algunos retrasos se presentan cuando el proveedor solicita el bien y/o equipo a una empresa extranjera, por lo que el proceso está supeditado por la gestión de exportación. Se estima además que la demora en los pagos (por parte de la Universidad) ha generado desmotivación en los proveedores, haciendo que la entrega se realice, si y solo si se ha cancelado el valor total del artículo. c. Calidad y precio justo del bien y/o el equipo: En cuanto a este direccionador los investigadores afirman que es importante mantener un control constante sobre los procesos que llevan a cabo las empresas proveedoras. Esto con el fin de evitar que el tiempo de ejecución de los proyectos se afecte a causa de averías en los bienes y/o equipos solicitados. Con respecto al precio, algunos proveedores incrementan el valor de los artículos a causa de las demoras en los pagos por parte de la Universidad. d. Asesoría y orientación oportuna en el tratamiento de dudas con respecto al procedimiento: A través de la encuesta se puede concluir que el conocimiento de los trámites administrativos de la VRIN fue catalogado como regular por 45
45 48,3% de los investigadores (Figura 7) por lo que afirman que es necesario dirigirse a la a las VRIN constantemente en busca de asesorías, con el propósito de conocer la forma en la que deben proceder para hacer una solicitud de compra nacional para los proyectos de investigación. NIVEL DE CONOCIMIENTO DE LOS INVESTIGADORES CON RESPECTO A LOS TRÁMITES INTERNOS DE COMPRA EN LA VRIN GRADO DE SATISFACCIÓN DE LOS INVESTIGADORES CON RESPECTO A LA ORIENTACIÓN Y ASESORÍAS DE PARTE DEL PERSONAL DE LA VRIN Regular 48,3% Muy Insatisfecho Insatisfecho 0,0% 6,9% Excelente 3,4% Idiferente 10,3% Satisfecho 44,8% Bueno 48,3% Muy Satisfecho 37,9% 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% Figura 7. Nivel de conocimiento de los investigadores con respecto a los trámites internos de compra y grado de satisfacción conforme a las asesorías y atención en la VRIN (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) A pesar de que los investigadores se sienten satisfechos con la atención que se les brinda en la VRIN para el cubrimiento de dudas acerca del procedimiento, indican que estas se incrementan cuando hay modificaciones en los formatos requeridos y no se notifica a los interesados acerca de los cambios. Adicionalmente, las socializaciones llevadas a cabo han sido de forma muy general y no puntual con respecto a las compras nacionales. En la página web de la Universidad se encuentran publicados algunos procesos pero el acceso a la información no es fácil. e. Atención oportuna a quejas, reclamos y/o sugerencias: De acuerdo con los resultados obtenidos, el 37,8% de los investigadores manifestaron estar satisfechos conforme al tratamiento que se está dando a las quejas, reclamos y/o sugerencias desde la VRIN. Lo anterior es posible visualizarlo a través de la siguiente grafica (Figura 8): 46
46 GRADO DE SATISFACCIÓN DE LOS INVESTIGADORES CON RESPECTO AL TIEMPO DE RESPUESTA A QUEJAS, SUGERENCIAS Y/O RECLAMOS EN LA VRIN Muy Insatisfecho 0,0% Insatisfecho Indiferente 27,6% 31,0% Satisfecho 37,9% Muy Satisfecho 3,4% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% Figura 8. Grado de satisfacción de los investigadores con respecto al tiempo de respuesta a quejas, sugerencias y/o reclamos en la VRIN (Fuente: Autora con base en los resultados de la encuesta a los Directores de proyectos) Es importante, que se lleve a cabo un control de los mecanismos utilizados (encuestas de satisfacción) para conocer a fondo el seguimiento a las acciones propuestas para atender los diferentes casos en los que los investigadores requieren atención oportuna por parte de la VRIN DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL ESTADO FUTURO DEL SERVICIO PILOTO: Compras Nacionales de Bienes y/o Equipos para la Ejecución de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna La información recopilada en puntos anteriores permitió llevar a cabo la caracterización del estado actual del servicio piloto. A través del desarrollo de cuatro herramientas de la filosofía Lean (Mapa Sipoc, Mapa de la Cadena de Valor VSM, análisis de valor agregado y análisis de la Voz del Cliente) se identificaron diferentes puntos de apalancamiento, los cuales se tendrán en consideración para el diseño de una propuesta de un estado futuro estimado (Mapa de la Cadena de Valor del estado futuro) del servicio piloto, teniendo en cuenta mejoras en sus tiempos de entrega, con base a los principios sugeridos a través de la metodología Lean Office. La cual se definió desde el inicio de este documento como una base en la presente investigación. El servicio piloto presenta variaciones que han afectado los tiempos de entrega. A través de la descripción de los síntomas que validaron la presencia de mudas en el sistema (Tabla 11), fue posible identificar algunas de las causas de su origen. Teniendo en cuenta esto, en el presente estudio se establecieron acciones de mejora por cada actividad de valor no agregado, de manera práctica se hizo uso nuevamente de la estructura del formato para el análisis de mudas (Rubiano, 47
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