Source: http://itsa.edu.co/gestion-documental
Timestamp: 2019-02-17 04:14:20+00:00

Document:
La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Desde el proceso de Gestión Documental de la Institución Universitaria ITSA se realizan todas las actividades necesarias y tendientes a salvaguardar el patrimonio documental institucional, cumpliendo con la legislación aplicable al manejo de información y documentación, así como también incorporando tecnologías de la información y la comunicaciones que faciliten y optimicen los procedimientos de tal forma que se garantice la prestación de un servicio integral al usuario.
Nos preocupamos y trabajamos en conjunto para la correcta administración de los archivos de la Institución Universitaria ITSA siempre velando por su seguridad, integralidad y confiabilidad, a través de todo el ciclo vital de los documentos. Siempre brindando información a nuestros usuarios de forma oportuna, clara y veraz.
Manual de Comunicaciones Oficial
Manual de Comunicaciones Oficiales
Anexo 1 - Modelo carta comercial
Anexo 2 - Modelo Circular
Anexo 3 - Modelo Memorando
Anexo 4 - Modelo Memorando
Anexo 5 - Modelo Memorando
Anexo 6 - Plantilla proyectos
Anexo 8 - Carta horizontal
Anexo 9 - Presentación power point formato 16:9
Anexo 10 - Presentación power point formato 4:3
En cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 que reglamentó del Decreto 2609 de 2012, se publica la Política de Gestión Documental de la Institución Universitaria ITSA, la cual fue aprobada mediante Resolución 0609 del 22 de abril de 2015 “Por la cual se aprueba y se adopta la Política de Gestión Documental del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico – ITSA.
Resolución 0609 de 2015
Proceso Eliminación 002-2018 TVD 2, vigencias 2004-2008
Acta de aprobación del Comité de Gestión y Planeación
Inventarios Documentales en formato Excel
Proceso Eliminación 001-2018 TVD 1, vigencias 1999-2003
Inventario Único Documental
Nota: Observaciones a estos procesos pueden realizarse por medio del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
En cumplimiento del Decreto 2578 de 2012 emanado de la Presidencia de la República, se publica la actualización del Comité Interno de Archivo, que será un órgano asesor de la alta dirección en materia de Gestión Documental, el cual fue aprobado por la Resolución 1893 del 18 de octubre de 2017 que avala la creación y actualización del Comité Interno de Archivo.
Resolución 1893 de 2017
En cumplimiento del Decreto 103 de 2015 que reglamenta la ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, se publica el Programa de Gestión de la Institución Universitaria ITSA, el cual fue aprobado mediante Resolución 0838 del 30 de junio de 2015 “Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental – PGD del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico – ITSA.
Resolución 0838 de 2015.
Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención Documental que se encuentran vigentes en la Institución, fueron aprobadas mediante la Resolución 0880 de 2015 “Por la cual se aprueban y adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD de la Institución Universitaria ITSA.”
Resolución 0145 de 2017 - Por la cual se actualizan las tablas de restención documental de la Institución Universitaria ITSA.
Resolución 0635 de 2016 - Se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental
Resolución 0880 de 2015
TRD Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
TRD Facultad de Ciencias, Educación, Artes y Humanidades
TRD Facultad de Ingenierías
TRD Extensión
TRD Rectoría - Direccionamiento Estratégico
TRD Secretaria General - Gestión Administrativa
TRD Vicerectoria Académica
TRD Vicerectoria Administrativa y Financiera
TRD Admisiones y Mercadeo
TRD Archivo Central
TRD Articulación de la Educación Media
TRD Bienestar Institucional
TRD Ceres
TRD Consejo Académico
TRD Consejo Directivo
TRD Coordinación Administrativa
TRD Dirección de Centro
TRD Administración y Gestión
TRD Escuela Procesos Industriales
TRD Escuela Tic
TRD Extensión e Internacionalización
TRD Gestión y Sistemas
TRD Investigación
TRD Pagaduría
TRD Planificación y Proyectos
TRD Planta Física
TRD Unidad de Biblioteca
TVD Grupo Interno Administrativo y Financiero
TVD Grupo Interno Programa Electromecánica
TVD Grupo Interno Programa Electrónica y Equipos Biomédicos
TVD Grupo Interno Programa Informática y Sistemas
TVD Grupo Interno Planificación y Proyectos
TVD Grupo Interno Programa Producción Agroindustrial y Gestión Ambiental
TVD Grupo Interno Programa Telecomunicaciones y Afines
TVD Oficina de Control Interno
TVD Rectoría
TVD Secretaría General
TVD Vicerrectoria Académica
TVD Grupo Interno Programa Tecnología en Electromecánica
TVD Grupo Interno Programa Tecnología en Electrónica
TVD Grupo Interno de Escuela de Formación Permanente y Servicios Institucionales
TVD Grupo Interno del Programa Tecnología en Informática
TVD Grupo Interno de Planeación y Desarrollo Virtual
TVD Grupo Interno del Programa Tecnología en Telecomunicaciones y Afines
Los Cuadros de Clasificación Documental son el instrumento archivístico que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Al terminar cada vigencia se realiza un informe de los avances de la Gestión Documental Institucional para evaluar en cómo nos encontramos en este aspecto y que acciones podemos tomar para mejorar nuestros servicios. A continuación presentamos los informes realizados:
Informe de actividades de gestión documental 2017
Informe de actividades de gestión documental 2016
Informe de actividades de gestión documental 2015
Informe de actividades de gestión documental 2014
Informe de actividades de gestión documental 2013
Ana María Urquijo Paéz
Técnico Administrativo Responsable de Gestión documental
aurquijo@itsa.edu.co

References: Resolución 

Resolución 
 Resolución 

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 Resolución 

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