Source: https://www.epravo.cz/vyhledavani-aspi/?Id=80287&Section=1&IdPara=1&ParaC=2
Timestamp: 2020-05-26 10:04:43+00:00

Document:
Instrukce ze dne 17.4.2013, kterou se upravuje jednotný postup podatelny při příjmu a ověřování datových zpráv a dokumentů v nich obsažených
23.7.2013 | Sbírka: 133/2012-OD-ST | Částka: 3/2013
Nadřazené: 259/2012 Sb., 212/2012 Sb., 300/2008 Sb., 499/2004 Sb., 227/2000 Sb.
Prováděcí: 57/2013-OI-SP/17
Aktivní derogace: 505/2001-Org.
Pasivní derogace: MS01/2013
133/2012-OD-ST
ze dne 17. dubna 2013,
Ministerstvo spravedlnosti ČR (dále jen "ministerstvo") stanoví:
(1) Tato instrukce upravuje postup činnosti podatelny při příjmu, ověřování, potvrzování a zpracování datových zpráv a dokumentů v nich obsažených podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vyhlášky č. 212/2012 o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, Národního standardu pro elektronické spisové služby a Rozhodnutí Komise 2009/767/ES, kterým se stanovují opatření pro usnadnění užití postupů s využitím elektronických prostředků prostřednictvím "jednotných kontaktních míst" podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnitřním trhu.
(3) Nestanoví-li tato instrukce, dokumentace k informačnímu systému elektronické podatelny či metodické pokyny ministerstva jinak, užijí se pro příjem, ověřování, potvrzování a zpracování datových zpráv a dokumentů v nich obsažených ustanovení instrukce Ministerstva spravedlnosti ze dne 3. prosince 2001, č.j 505/2001-Org, kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, pokyn obecné povahy nejvyššího státního zástupce č. 7/2004, jímž se vydává kancelářský řád státního zastupitelství, Kancelářský řád Nejvyššího soudu č. j. S 356/2009, Směrnice č. 9/2007, Kancelářský a spisový řád Nejvyššího správního soudu a Pokyn Ministerstva spravedlnosti č. j. 24/2012-OP-ORG, kterým se vydává spisový řád Ministerstva spravedlnosti.
(2) Podáním v elektronické podobě1) se rozumí procesní úkon obsažený zejména v dokumentech v digitální podobě2) (dále jen "dokument") datového formátu PDF, PDF/A, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ZFO, TXT a RTF. Podání v elektronické podobě může být obsaženo i v těle datové zprávy. Jinými dokumenty se rozumí textové, statické obrazové, dynamické obrazové a zvukové formáty dokumentů (odst. 4), jenž jsou organizaci doručovány zejména jako přílohy k podání v elektronické podobě.
(3) Datovou zprávou3) se pro účely této instrukce rozumí elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na technických nosičích ve formě datového souboru. Do datové zprávy může být vložen dokument Datové zprávy a dokumenty v nich obsažené lze přenášet emailem, prostřednictvím datových schránek, webové aplikace k tomu určené (např. ePodatelna) či prostřednictvím dálkového přístupu přímým vyplněním elektronického formuláře s využitím internetové aplikace.
(6) Přenosným technickým nosičem dat se rozumí prostředek pro ukládání elektronických dat, na kterém mohou být organizaci doručeny dokumenty. Technickým nosičem dat jsou zejména optické datové nosiče CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW, Bluray disk nebo paměťové zařízení USB flash disk.
(7) Za dodaný4) a doručený dokument se považuje dokument doručovaný přes centrální elektronické adresy podatelny organizací (email), webové aplikace k tomu určené (např. ePodatelna) či prostřednictvím dálkového přístupu přímým vyplněním elektronického formuláře s využitím internetové aplikace, je-li přístupný v centrální podatelně a splňuje-li stanovené podmínky5). Dokument doručovaný prostřednictvím datové schránky se považuje za dodaný a doručený jakmile podání bylo dodáno do datové schránky organizace.
(1) Organizace zveřejní na své úřední desce, elektronické úřední desce (dále jen "úřední deska") a na svých internetových stránkách informace o podmínkách přijímání datových zpráv a dokumentů v nich obsažených dle zvláštního právního předpisu6).
a) seznam akreditovaných poskytovatelů certifikačních služeb vydávajících kvalifikované certifikáty uznávaných elektronických podpisů, jež organizace přijímají, včetně popisu ověření, zda byl certifikát vydán jako kvalifikovaný dle předpisů evropské unie7).
(1) Podatelna organizace může přijímat dokumenty doručované na přenosných technických nosičích dat (CDR, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW, Bluray disk, USB flash disk). Organizace přijme po předchozí domluvě s podatelem dokument doručený soudu na přenosném technickém nosiči dat, který nelze (např. pro jeho velikost) zaslat organizaci jiným způsobem. Rejstříkové soudy však přijímají listiny zakládané do sbírky listin na přenosných technických nosičích dat CD-R vždy8).
(1) Organizace přijímá podání v elektronické podobě a jiné textové dokumenty doručená organizaci na elektronickou adresu (emailovou schránku) nebo prostřednictvím datové schránky alespoň v datových formátech dokumentů PDF, PDF/A, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ZFO, TXT a RTF. Organizace rovněž přijímá podání v elektronické podobě1) obsažená přímo v datové zprávě (v těle emailu).
(2) Organizace přijímá dále jiné statické obrazové, dynamické obrazové a zvukové dokumenty doručené organizaci na elektronickou adresu (emailovou schránku) nebo prostřednictvím datové schránky alespoň v datových formátech dokumentů PNG, TIF, TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-2, MPEG-1, GIF, MP2, MP3, WAV a PCM9). Tato podání by měla být organizaci doručena zejména spolu s průvodním podáním v elektronické podobě (odst. 1) nebo na technickém nosiči dat; tuto informaci zveřejní organizace na své úřední desce.
(3) Pokud organizace přijímá i další datové formáty dokumentů, než jaké jsou uvedeny v odst. 1 a 2, zveřejní jejich přehled na své úřední desce10). Organizace rovněž může přijímat i další datové formáty na základě předchozí domluvy s podatelem.
(4) Organizace přijímá dokumenty v datovém formátu XML11) pouze prostřednictvím aplikace webové služby, jejíž popis a technická dokumentace jsou zveřejněny na webových stránkách aplikace ePodatelna; tuto informaci zveřejní na své úřední desce.
(7) Přijímá-li organizace datové zprávy doručované na přenosných technických nosičích dat, zveřejní na své úřední desce a internetových stránkách přehled přijímaných přenosných technických nosičů dat12) a formátů dokumentů, které mohou být na datovém nosiči obsaženy. Organizace rovněž zveřejní upozornění, že na technických nosičích dat je možno podávat organizaci zejména dynamické obrazové nebo zvukové dokumenty, které slouží jako důkazy v probíhajícím řízení a jež pro jejich velikost nelze zaslat soudu jiným způsobem. Dále zveřejní upozornění, že spolu s technickým nosičem dat je třeba zaslat průvodní písemné podání v listinné podobě, které musí být podepsáno. Podatelna průvodní písemné podání opatří podacím razítkem.
(1) Soud přijímá datové zprávy doručované zejména na elektronickou adresu podatelny soudů ve tvaru podatelna@označení soudu.justice.cz (např. podatelna@ ksoud.ova. justice.cz). Státní zastupitelství přijímá datové zprávy doručované zejména na elektronickou adresu podatelny státních zastupitelství ve tvaru podatelna@označení státního zastupitelství.justice.cz (např. podatelna@ksz.pha.justice.cz).
(1) Při příjmu datových zpráv a dokumentů v nich obsažených a při ověřování platnosti uznávaného elektronického podpisu13), uznávané elektronické značky14) a kvalifikovaného časového razítka15) postupuje organizace podle zvláštního právního předpisu16), této instrukce, technické dokumentace k informačnímu systému elektronické podatelny a metodických pokynů vydaných ministerstvem.
(3) Pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, potvrdí informační systém centrální podatelny odesílateli doručení datové zprávy, přičemž potvrzení se opatří uznávanou elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu. Kromě povinných náležitostí17) obsahuje potvrzení dále evidenční číslo a běžné číslo podání, počet dokumentů obsažených v datové zprávě a označení organizace. Vzor potvrzení o přijetí datové zprávy zveřejní ministerstvo na Extranetu. Organizace nepotvrzuje přijetí datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky.
(6) Pokud byl organizaci doručen dokument (tzv. dokument - obálka), do něhož byl vložen jiný dokument (tzv. vložený dokument), posuzují se všechny dokumenty pro účely zjištění splnění technických parametrů, platnosti elektronického podpisu, elektronické značky a časové razítka, samostatně. Organizace může na své úřední desce zveřejnit omezení týkající se možnosti vícenásobného vkládání dokumentů.
(2) Záznam obsahuje označení organizace, jedinečné evidenční číslo datové zprávy a pořadové číslo datové zprávy v rámci organizace a kalendářního roku a výsledky ověřování datové zprávy a dokumentů v ní vložených dle zvláštního právního předpisu18). Záznam dále musí obsahovat datum a čas, včetně sekund dodání datové zprávy organizaci. Součástí záznamu je i seznam dokumentů v datové zprávě obsažených, včetně jejich názvu a výsledků jejich ověření.
(1) U doručené datové zprávy centrální podatelna nejprve zjišťuje, zda datová zpráva a dokument v ní obsažený splňují požadavek na celkovou maximální velikost stanovenou ministerstvem, zda obsahuje povolené datové formáty (§ 5) a zda neobsahuje škodlivý kód19) (dále jen "technické parametry"). V případě nesplnění některého z technických parametrů se dokument považuje za nedodaný, a je-li možné zjistit z datové zprávy elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí se neprodleně odesílatel o této skutečnosti a upozorní se na možnost zaslání nového podání. Pokud byla datová zpráva nebo dokument v ní obsažený přijaty na elektronické adresy (emailové schránky), vyrozumívá se odesílatel prostřednictvím informačního systému centrální podatelny. Pokud byla datová zpráva nebo dokument v ní vloženy přijaty prostřednictví datové schránky, vyrozumívá podatele organizace. Vzor vyrozumění o nesplnění technických parametrů datové zprávy nebo vložených dokumentů zveřejní ministerstvo na Extranetu. Je-li však na lokální elektronickou podatelnu doručena datová zpráva nebo dokument v ní obsažený, které přesahují maximální povolenou velikost datové zprávy, organizace toto podání zpracuje.
(2) Dokumenty poškozené20), které nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a nelze zjistit, ke které věci se vztahují, a které byly doručeny na lokální elektronickou podatelnu, se považují za nedodané a organizace je nezpracovává. Je-li možné zjistit z datové zprávy odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí organizace neprodleně odesílatele o této skutečnosti a upozorní na možnost zaslání nového podání. Vedoucí organizace však může stanovit, že tato podání se vždy evidují v příslušné evidenční pomůcce nebo rejstříku. Vzor vyrozumění o poškození vložených dokumentů zveřejní ministerstvo na Extranetu.
(5) U elektronického podání opatřeného uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou odesílatele (podatele) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka21) a o výsledku ověření vytvoří záznam (§ 10).
(2) Podání v elektronické podobě neopatřené elektronickým podpisem se na vytištěném dokumentu označí doložkou "ELEKTRONICKY NEPODEPSÁNO"; to platí, i pokud je podání opatřeno pouze uznávanou elektronickou značkou. Je-li podání obsaženo přímo v datové zprávě (v těle e-mailu), opatří se doložkou vytištěná datová zpráva.
c) kvalifikovaný certifikát nebo certifikát v certifikační cestě je v okamžiku, ke kterému je ověřována platnost certifikátu22) zneplatněn (revokován),
(1) Pokud je organizace schopna z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, informuje zaměstnanec podatelny o zjištění dle odst. 4 odesílatele podání včetně poučení, že na podání se bude nahlížet, jakoby nebylo podepsáno. Vzor vyrozumění o neplatnosti elektronického podpisu datové zprávy nebo vložených dokumentů zveřejní ministerstvo na Extranetu. Toto ustanovení se nepoužije, byla-li datová zpráva doručena organizaci prostřednictvím datové schránky.
(2) Je-li při kontrole zjištěno, že kvalifikovaný certifikát nebo certifikát v certifikační cestě není v okamžiku, ke kterému je ověřována platnost certifikátu23) v intervalu doby platnosti, vyznačí se na vytištěné podání doložka „PODPIS NELZE OVĚŘIT“. Je-li podání obsaženo přímo v datové zprávě (v těle emailu), opatří se doložkou vytištěná datová zpráva.
(3) Je-li výsledkem ověření provedeném prostřednictvím příslušných programů (např. Adobe Acrobat), že platnost podpisu je neznámá, prověří rovněž organizace, zda příslušný kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb je umístěn v úložišti důvěryhodných certifikátů příslušných programů.
(4) Pokud je organizace schopna z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, informuje zaměstnanec podatelny o zjištění dle odst. 6 odesílatele podání včetně poučení, že na podání se bude nahlížet, jakoby nebylo podepsáno. Toto ustanovení se nepoužije, byla-li datová zpráva doručena organizaci prostřednictvím datové schránky.
(5) Pokud je podání v elektronické podobě označeno elektronickou značkou, postupuje organizace obdobně; na podání však vyznačí doložku dle odst. 2 a doložku "ZNAČKA PLATNÁ" nebo "ZNAČKA NEPLATNÁ" a označení organizace, která podání uznávanou elektronickou značkou označila.
(6) Je-li podání v elektronické podobě opatřeno více elektronickými podpisy, ověří se nejprve platnost každého z elektronických podpisů a vyznačí doložku dle odst. 3, 4 nebo 6 u každého podpisu zvlášť. Vzájemné vztahy mezi elektronickými podpisy (např. paralelní podpisy, zaobalující podpisy) podatelna nevyhodnocuje. Je-li každým elektronickým podpisem podepsána pouze část dokumentu, vyznačí tuto skutečnost zaměstnanec podatelny u doložky.
(7) U podání v elektronické podobě došlých do datové schránky se vyznačí kromě doložek podle odstavců 2 - 9 i doložka "DATOVÁ SCHRÁNKA". Toto ustanovení se nepoužije, je-li informaci o doručení datovou schránkou možné zjistit ze záznamu.
(8) Ke všem doložkám vyznačeným na podání dle odstavců 2 - 12 připojí organizace rovněž datum ověřování elektronického podpisu nebo elektronické značky a podpis osoby, která ověření provedla a připojila doložku.
(1) Je-li výsledkem ověřování platnosti kvalifikovaného certifikátu provedeného v době od okamžiku, ke kterému je ověřována platnost certifikátu datové zprávy § 3 odst. 1, 2 a § 4 odst. 2 vyhlášky č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu24) do 24 hodin od tohoto okamžiku, že elektronický podpis je platný a organizace následně zjistí, že v této době došlo k zneplatnění certifikátu, vygeneruje nový záznam, který se přiloží k podání. Bylo-li již podání vloženo do informačního systému organizace, vloží se do něj i nový záznam.
Je-li datová zpráva nebo dokument v ní obsažený opatřen elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, ve kterém je podepisující osoba označena pseudonymem25), a pokud je organizace schopna z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna informuje odesílatele podání, že na podání se bude nahlížet, jakoby nebylo podepsáno.Toto ustanovení se nepoužije, byla-li datová zpráva doručena organizaci prostřednictvím datové schránky.
(1) Je-li datová zpráva nebo dokument v ní obsažený opatřena elektronickým podpisem založeným na certifikátu vydaném poskytovatelem certifikačních služeb26) usazeným v některém z členských států Evropské unie, zjistí organizace, zda je certifikát vydán v rámci služby vedené v seznamu důvěryhodných certifikačních služeb, tzn., zda je vydán jako kvalifikovaný dle zvláštního právního předpisu27).
Kontrolu nevyžádané pošty (tzv. SPAM)28) provádí zejména centrální systém antispamové ochrany resortu justice. V případě, kdy SPAM dojde na podatelnu organizace, podatelna SPAM dále nezpracovává a organizace jej nevkládá do provozního informačního systému organizace. Vedoucí organizace však může stanovit, že tato podání se vždy evidují v příslušné evidenční pomůcce nebo rejstříku.
Tato instrukce nabývá účinnosti dne 1. července 2013.
1) § 42 odst. 1 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, § 59 odst. 1 zákona č. 141/1961 Sb., trestní řád, § 37 odst. 4 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, § 37 odst. 2 zákona č. 150/2002 Sb., soudní řád správní.
2) § 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
3) § 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.
4) § 3 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
5) § 3 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
6) § 2 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
7) Rozhodnutí Komise 2009/767/ES, kterým se stanovují opatření pro usnadnění užití postupů s využitím elektronických prostředků prostřednictvím "jednotných kontaktních míst"
8) Vyhláška č. 562/2006 Sb. kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku).
9) § 23 odst. 2 až 5 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
10) § 2 odst. 3 písm. f) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
11) § 23 odst. 6 a 7 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
12) § 64 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
13) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
14) § 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
15) § 2 písm. r) zákona č. č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
16) Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu.
17) § 6 odst. 3 vyhl. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
18) § 6 odst. 5 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
19) § 3 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
20) § 2 odst. 3 písm. i) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
21) § 6 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
22) § 3 odst. 1, 2 a § 4 odst. 2 vyhlášky č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu.
23) § 3 odst. 1, 2 a § 4 odst. 2 vyhlášky č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu.
24) § 3 odst. 1, 2 a § 4 odst. 2 vyhlášky č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu.
25) § 12 odst. 1 písm. c) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
26) Rozhodnutí Komise 2009/767/ES, kterým se stanovují opatření pro usnadnění užití postupů s využitím elektronických prostředků prostřednictvím "jednotných kontaktních míst" podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnitřním trhu.
27) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.
28) Zákon č. 480/2004 Sb., zákon o některých službách informační společnosti.

References: zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 227
 Soud 
 § 3
 § 4
 § 42
 zákona č. 99
 § 59
 zákona č. 141
 § 37
 zákona č. 500
 § 37
 zákona č. 150
 § 2
 zákona č. 499
 § 2
 zákona č. 227
 § 3
 § 3
 § 2
 § 23
 § 2
 § 23
 § 64
 zákona č. 499
 § 11
 zákona č. 227
 § 11
 zákona č. 227
 § 2
 § 6
 § 6
 § 3
 § 2
 § 6
 § 3
 § 4
 § 3
 § 4
 § 3
 § 4
 § 12
 zákona č. 227
 § 11
 zákona č. 227