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Timestamp: 2019-09-23 18:38:41+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 1435 DE MARZO 2 DE 2009
RESOLUCIÓN 1435 DE 02 DE MARZO DE 2009
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE CREAN Y SE ASIGNAN FUNCIONES A LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. DEROGA LAS RESOLUCIONES 3930 Y 8426 DE 2007.
TEMAS ESPECÍFICOS:FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, GRUPO DE ENTIDADES DE TRABAJO
RESOLUCIÓN 1435 DE 2009
“Por la cual se crean y se asignan funciones a los grupos internos de trabajo de la Superintendencia de Notariado y Registro”.
en ejercicio de sus facultades legales en especial las establecidas en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 28 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y
Que la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, dicta normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. expide disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y dicta otras disposiciones, anotando en el artículo 115, que el representante legal de la entidad, puede crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, señalando en el acto de su creación las tareas a cumplir y las consiguientes responsabilidades y demás normas necesarias para su funcionamiento.
Que mediante Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, se adoptó la nueva estructura orgánica de la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual fue modificada por el Decreto 4336 de 25 de noviembre de 2005, y posteriormente adicionada por el Decreto 1317 de 23 de abril de 2008.
Que el numeral 28 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, establece que el superintendente de notariado y registro podrá crear y organizar mediante acto administrativo, grupos internos de trabajo para atender el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia de acuerdo con las necesidades del servicio, de los planes, programas y proyectos aprobados por la entidad.
Que el artículo 8º del Decreto 2489 de 2006, establece que cuando las entidades creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4), empleados destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.
ART. 1º—Crear en la Superintendencia de Notariado y Registro los siguientes grupos internos de trabajo:
1. Despacho del superintendente de notariado y registro
1.1. Grupo de divulgación
2.1. Grupo de formulación y evaluación de proyectos
2.2. Grupo de cultura del servicio
2.3. Grupo de estadística registral y notarial
3. Oficina asesora jurídica
3.1. Grupo de jurisdicción coactiva
3.2. Grupo de apoyo jurídico registral
3.3. Grupo de gestión jurídica notarial
3.4. Grupo de administración judicial
4. Oficina de control interno disciplinario
4.1. Grupo de investigación y control
4.2. Grupo disciplinario
5. Oficina de informática
5.1. Grupo de desarrollo informático
5.2. Grupo de asistencia técnica
5.3. Grupo de centro de cómputo
6. Despacho del superintendente delegado para el registro de instrumentos público
6.1. Grupo de gestión jurídica para la inspección y vigilancia del registro de instrumentos públicos.
6.2. Grupo de Ley de Justicia y Paz
7. Despacho del Superintendente Delegado para el Notariado
7.1. Grupo de vigilancia notarial
7.2. Grupo de gestión disciplinaria notarial
8. Dirección de gestión notarial
9.1. (sic) Grupo de actividades notariales
8.1. (sic) Grupo de recaudo y subsidios notariales
9. Secretaría general
9.1. Grupo de orientación y atención al ciudadano
9.2. Grupo de infraestructura
9.3. Grupo de servicios generales
9.4. Grupo de contratación administrativa
9.5. Grupo de administración del talento humano
9.6. Grupo de desarrollo humano
9.7. Grupo de archivo y correspondencia
10. Dirección financiera
10.1. Grupo de presupuesto
10.2. Grupo de contabilidad y costos
10.3. Grupo de tesorería
10.4. Grupo de reconocimiento de pensiones y cartera de vivienda
11. Medellín zona sur
11.1. Grupo jurídico
11.2. Grupo administrativo
11.3. Grupo operativo
12. Medellín zona norte
12.1. Grupo jurídico
12.2. Grupo administrativo
12.3. Grupo operativo
13. Barranquilla
13.1. Grupo jurídico
13.2. Grupo administrativo
14.1. Grupo jurídico
14.2. Grupo administrativo
15. Tunja
15.1. Grupo jurídico
15.2. Grupo administrativo
16. Manizales
16.1. Grupo jurídico
16.2. Grupo administrativo
17.1. Grupo jurídico
17.2. Grupo administrativo
18. Popayán
18.1. Grupo jurídico
18.2. Grupo administrativo
19. Valledupar
19.1. Grupo jurídico
19.2. Grupo administrativo
20. Montería
20.1. Grupo jurídico
20.2. Grupo administrativo
21. Bogotá zona sur
21.1. Grupo jurídico
21.2. Grupo administrativo
21.3. Grupo operativo
22. Bogotá zona centro
22.1. Grupo jurídico
22.2. Grupo administrativo
22.3. Grupo operativo
23. Bogotá zona norte
23.1. Grupo jurídico
23.2. Grupo administrativo
23.3. Grupo operativo
24. Quibdó, Chocó
24.1. Grupo jurídico
24.2. Grupo administrativo
25. Neiva
25.1. Grupo jurídico
25.2. Grupo administrativo
26. Riohacha
26.1. Grupo jurídico
26.2. Grupo administrativo
27. Santa Marta
27.1. Grupo jurídico
27.2. Grupo administrativo
28. Villavicencio
28.1. Grupo jurídico
28.2. Grupo administrativo
29. Pasto
29.1. Grupo jurídico
29.2. Grupo administrativo
30. Cúcuta
30.1. Grupo jurídico
30.2. Grupo administrativo
31.1. Grupo jurídico
31.2. Grupo administrativo
32. Pereira
32.1. Grupo jurídico
32.2. Grupo administrativo
33. Bucaramanga
33.1. Grupo jurídico
33.2. Grupo administrativo
33.3. Grupo operativo
34. Sincelejo
34.1. Grupo jurídico
34.2. Grupo administrativo
35. Ibagué
35.1. Grupo jurídico
35.2. Grupo administrativo
36. Cali
36.1. Grupo jurídico
36.2. Grupo administrativo
36.3. Grupo operativo
ART. 2º—El grupo de divulgación adscrito al despacho del superintendente de notariado y registro, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Diseñar y coordinar la ejecución de los planes, programas y proyectos relacionados con las actividades de divulgación, publicación y bibliotecología de la superintendencia con el fin de mantener actualizados a los funcionarios y usuarios del servicio sobre los temas misionales de la entidad.
2. Definir los términos de referencia de los contratos o convenios que realice la Superintendencia en materia de servicios de edición y publicación con el fin de lograr las metas institucionales.
3. Diseñar y supervisar las actividades de divulgación de los diferentes documentos y que proyecten las dependencias de la Entidad para mantener actualizados en la materia a los usuarios internos y externos.
4. Responder por la conservación y actualización del material bibliográfico de propiedad de la superintendencia, con el fin de optimizar el trámite de préstamo interbibliotecario y consultas de los usuarios.
5. Garantizar que la información institucional sea publicada en la página web de conformidad con las normas vigentes.
6. Diseñar y diagramar las publicaciones y el material gráfico relacionado con la entidad, para garantizar la uniformidad de las mismas.
7. Coordinar la planeación y desarrollo de videoconferencias, teleconferencias, chat y foros de carácter institucional para asegurar el logro de los objetivos propuestos por cada uno de ellos.
8. Responder por el material que se encuentra bajo custodia del grupo y que es objeto de consulta y préstamos por parte de los usuarios internos y externos a fin de ofrecer un servicio ágil y oportuno y conservar en óptimas condiciones el material.
9. Realizar el manejo de prensa de la entidad con el fin de mantener actualizada a la comunidad sobre los temas propios de la misma.
10. Garantizar la periodicidad y contenido de los medios de comunicación electrónica de la entidad para mantener informados a los usuarios internos y externos sobre la expedición de directrices, diseño de políticas, modificaciones de la normatividad y realización de eventos que atañen al servicio público notarial y registral.
11. Revisar y divulgar periódicamente la información emitida por los medios de comunicación y de organismos relacionados que sean de interés para las diferentes dependencias de la entidad, para mantener informados a los funcionarios y directivas de la misma.
12. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
13. Apoyar el desarrollo del componente de comunicación pública del modelo estándar de control interno MECI, a fin de garantizar que todos los funcionarios estén al tanto de los avances en las actividades del mismo y de guardar uniformidad en su divulgación.
14. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
15. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 3º—El grupo de formulación y evaluación de proyectos adscrito a la oficina asesora de planeación, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asesorar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de los planes y programas que fije el comité de planeación e inversión de la entidad con el fin de garantizar el logro de los objetivos propuestos por el mismo.
2. Registrar y actualizar los proyectos de inversión con el fin de presentarlos a las entidades viabilizadoras, conforme a las normas establecidas.
3. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre los proyectos de inversión de las diferentes dependencias de la entidad para garantizar el alcance de las metas propuestas.
4. Monitorear el registro de la información de los proyectos de la entidad en el sistema de información y seguimiento a los proyectos de inversión pública (SPI), fijados por el Gobierno Nacional para dar alcance a las normas vigentes sobre la materia.
5. Proyectar los actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el grupo, para atender los requerimientos de los usuarios internos y externos.
6. Coordinar y realizar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia con el fin de optimizar el manejo de los recursos.
7. Asistir a las diferentes dependencias de la entidad, en la formulación de proyectos de inversión que adelantará la superintendencia a fin de garantizar el cumplimiento de las normas sobre la materia.
8. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión para la Superintendencia de Notariado y Registro en la consecución de los recursos necesarios.
9. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
10. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
11. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 4º—El grupo de cultura de servicio adscrito a la oficina asesora de planeación, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Diseñar y desarrollar el plan de cultura de servicio para la Superintendencia de Notariado y Registro, las oficinas de registro de instrumentos públicos y las notarías, a fin de contribuir con la gestión institucional de manera ordenada y eficaz.
2. Diseñar metodologías y apoyar la racionalización de trámites y oportunidad del servicio, para garantizar la óptima prestación del mismo.
3. Coordinar y realizar estudios e investigaciones tendientes a la satisfacción de los clientes en términos de cobertura a través de la oportunidad, seguridad, servicio, confort, conectividad, amabilidad, con horarios extendidos y una buena actitud de servicio.
4. Diseñar e implementar el buzón de sugerencias en las dependencias de la superintendencia, para estimular la participación ciudadana en la gestión pública y así mejorar la prestación del servicio.
5. Desarrollar el sistema tecnológico de atención al cliente —SAC— que canalice las quejas y reclamos de los usuarios del servicio, con el fin de tomar las medidas necesarias para dar solución a las inquietudes y problemas de los mismos.
6. Prestar asesoría en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de estrategias para la oportunidad en la prestación del servicio y accesibilidad a la información por parte de los usuarios.
7. Evaluar la satisfacción del cliente y generar estrategias de mejoramiento continuo en la percepción que la ciudadanía manifieste de la Superintendencia de Notariado y Registro, para adoptar medidas que propendan por la imagen institucional.
8. Realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de las respuestas por parte de la entidad, con el fin de mantener la credibilidad institucional.
9. Impactar cultura de servicio a todos los servidores a través de capacitación en atención al cliente y gerencia del servicio a fin de fortalecer el aprendizaje continuo en estos temas.
10. Proponer e implantar los procedimientos necesarios que garanticen el sentido de cohesión entre los miembros de la Superintendencia de Notariado y Registro, para contribuir en la cultura de servicio.
11. Efectuar evaluaciones estructuradas de servicio, creación de estándares, capacitación, automatización de procesos, tutoría, para prestar un servicio eficaz y eficiente.
12. Realizar los informes necesarios para las dependencias de la Entidad, entidades de control y demás entes que la requieran para la toma de decisiones y que sirvan como canal directo y continuo de información para los usuarios internos y externos.
13. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
ART. 5º—El grupo de estadística registral y notarial adscrito a la oficina asesora de planeación, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Diseñar y desarrollar el sistema de información estadística —SIE— relacionado con los servicios de registro de instrumentos públicos y notariales para conocer el movimiento de los mismos y que sirvan como elemento para la toma de decisiones.
2. Diseñar, organizar y controlar metodologías que permitan recolectar y consolidar información estadísticas, especialmente con los servicios notariales y registrales a fin de ofrecer información pertinente sobre los mismos.
3. Mantener actualizados los sistemas de información estadística, relacionadas con las actividades de registro y notariado con el fin de suministrar información veraz, confiable y oportuna.
4. Elaborar, analizar, consolidar y proponer la publicación de las estadísticas referentes a los servicios de notariado y registro para darlas a conocer a los usuarios y ciudadanía en general.
5. Construir los indicadores y mecanismos para medir, estimar y proyectar el desempeño de las oficinas de registro de instrumentos públicos, notarías y demás dependencias de la entidad, con el fin de medir la gestión de la entidad, así como la efectividad de los servicios por ella prestados.
6. Construir y mantener control sobre el mapa de riesgos estadísticos de los servicios de notariado y registro a fin de servir como apoyo para las áreas misionales.
7. Presentar para publicación trimestral y anual, informes estadísticos al superintendente, dirección de gestión notarial y dirección de registro para que sirva de insumo en la toma de decisiones y proponer los correctivos necesarios que mejoren la capacidad del servicio.
8. Realizar estudios en relación con la prestación de los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos, para que con base en ellos; recomiende las medidas o decisiones que hubiere lugar.
9. Realizar los informes necesarios para las dependencias de la entidad, entidades de control y demás entes que la requieran para la toma de decisiones y que sirvan como canal directo y continuo de información para los usuarios internos y externos.
10. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
11. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
12. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 6º—El grupo de jurisdicción coactiva adscrito a la oficina asesora jurídica, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Prestar asistencia en la formulación, diseño, organización, ejecución y control del programa de cobros coactivos de los créditos a favor de la entidad a fin de velar por los intereses de la superintendencia.
2. Coordinar, promover y participar en la realización efectiva, por la vía ejecutiva, del cobro de las deudas fiscales y exigibles a favor de la entidad.
3. Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las obligaciones crediticias que se adeuden a la superintendencia de notariado y registro, por concepto de contribuciones, multas, sumas, recaudos a su favor, cualquiera que fuere su origen para evitar el detrimento patrimonial.
4. Desarrollar las labores de cobro persuasivo y adelantar los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva, así como las actividades relacionadas con el mismo para la recuperación de la cartera a favor de la entidad.
5. Tramitar los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva en los términos del Código de Procedimiento Civil a fin de dar aplicaciones de las normas.
6. Recaudar las deudas pendientes de los notarios y Registradores por concepto de aportes, escrituración y demás imposiciones a que están obligados tales funcionarios.
7. Recaudar las deudas pendientes de las distintas cajas de previsión social y fondo de pensiones por concepto de cuotas partes pensionales para evitar el detrimento patrimonial de la entidad.
8. Estudiar, evaluar y responder los requerimientos de los organismos de control y proponer los correctivos necesarios a fin de mejorar la calidad del servicio.
9. Proponer e impulsar los procedimientos de control necesarios para la efectividad de los procedimientos de la superintendencia y oficinas de registro para lograr los objetivos institucionales.
ART. 7º—El grupo de apoyo jurídico registral adscrito a la oficina asesora jurídica, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Proyectar los conceptos requeridos por el superintendente y dependencias de la entidad en relación con el registro de instrumentos públicos en sus aspectos administrativos, laborales y propiamente registrales para la correcta aplicación de las normas sobre la materia.
2. Preparar, examinar y revisar los proyectos de ley y actos administrativos sobre el registro de instrumentos públicos en sus aspectos administrativos, laborales, registrales y tarifarios encomendados por el señor superintendente con el fin de dar cumplimiento a la misión institucional guardando coherencia con el marco constitucional y legal.
3. Preparar, examinar y revisar los actos que en ejercicio del poder de instrucción deba firmar el superintendente atinentes al registro de instrumentos públicos o que a dicha institución jurídica conciernan para garantizar la coherencia jurídica de la entidad.
4. Proyectar las providencias de segunda instancia, relacionadas con el ejercicio del poder disciplinario para la firma del superintendente con el fin de dar cumplimiento a la vía gubernativa.
5. Intervenir en la preservación de la unidad de criterio institucional en el tema de su especialidad prestando asistencia y orientación jurídica a los servidores de la superintendencia y coordinar con las distintas dependencias las actuaciones jurídicas que deban surtirse.
6. Revisar los documentos de contenido jurídico proyectados por las diferentes dependencias, en materia del registro de instrumentos públicos, que debe resolver el superintendente con el fin de garantizar la legalizar (sic) de los mismos.
7. Preparar los proyectos de respuestas a las consultas formuladas por los particulares sobre el tema de registro de instrumentos públicos y ponerlas en conocimiento de las dependencias con interés institucional en las mismas para dar claridad a la aplicación de las normas y directrices institucionales.
8. Atender los asuntos judiciales en los cuales el superintendente haya conferido poder en relación con el registro de instrumentos públicos con el fin de defender los intereses de la entidad.
13. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 8º—El grupo de gestión jurídica notarial adscrito a la oficina asesora jurídica, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Preparar los proyectos de conceptos requeridos por el superintendente y dependencias de la entidad en relación con el servicio público de notariado en sus aspectos propiamente notariales, fiscales, administrativos y laborales para la correcta aplicación de las normas sobre la materia.
2. Preparar, examinar y revisar los proyectos de ley y actos administrativos sobre el servicio público de notariado encomendados por el señor superintendente con el fin de dar cumplimiento a la misión institucional guardando coherencia con el marco constitucional y legal.
3. Preparar, examinar y revisar los actos que en ejercicio del poder de instrucción deba firmar el superintendente atinentes al servicio público de notariado o que a dicha institución jurídica conciernan para garantizar la coherencia jurídica de la entidad.
4. Proyectar las providencias de segunda instancia en ejercicio del poder disciplinario referidas a los notarios y que deben ser resueltas por el superintendente con el fin de dar cumplimiento a la vía gubernativa.
5. Intervenir en la preservación de la unidad del criterio institucional en el tema de su especialidad, prestando asistencia y orientación jurídica a los servidores de la entidad y coordinar con las distintas dependencias las actuaciones jurídicas que deban surtirse.
6. Revisar los documentos de contenido jurídico proyectadas por las diferentes dependencias, en materia notarial, que debe resolver el superintendente con el fin de garantizar la legalizar de los mismos.
7. Preparar los proyectos de respuestas a las consultas formuladas por los particulares sobre el tema notarial y ponerlas en conocimiento de las dependencias con interés institucional en las mismas para dar claridad a la aplicación de las normas y directrices institucionales.
8. Atender los asuntos judiciales en los cuales el Superintendente haya conferido poder en relación con el servicio público de notariado con el fin de defender los intereses de la entidad.
11. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 9º—El grupo de administración judicial adscrito a la oficina asesora jurídica, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar, promover y participar en los estudios jurídicos necesarios para el desarrollo de las actividades del grupo a fin de garantizar la óptima prestación de sus servicios.
2. Atender por delegación del superintendente, los asuntos judiciales en que sea parte o tenga interés la superintendencia a fin de garantizar su óptima representación.
3. Elaborar los proyectos de conceptos jurídicos relacionados con la actividad litigiosa, así como los demás actos administrativos propios del área a fin de dar cumplimiento con las formalidades y términos legales.
4. Adelantar los trámites necesarios para dar respuesta a los derechos de petición, a las solicitudes de pruebas elevadas por los despachos judiciales, así como a las solicitudes atinentes a la actividad procesal y propuestas de conciliación prejudicial para garantizar el cumplimiento de los términos y procedimientos legales.
5. Diseñar y desarrollar el plan de seguimiento jurisprudencial que permita conocer los riesgos derivados de los procesos para la adopción de políticas de prevención y defensa judicial.
6. Asistir a las audiencias y a las diligencias de práctica de pruebas judiciales y demás actuaciones que se surtan en las etapas procesales cuando así se requiera a fin de velar por los intereses de la entidad.
7. Realizar las actividades necesarias que garanticen el cumplimiento y trámite del pago de las sentencias y conciliaciones a cargo de la oficina jurídica, para dar pleno cumplimiento a las normas sobre la materia.
8. Coordinar el seguimiento permanente de los procesos en que haga parte o tenga interés la superintendencia, a fin de dar respuesta oportuna y de fondo a los mismos, así como el seguimiento a los proyectos de ley que cursan en el Congreso inherentes a los servicios notarial y registral.
ART. 10.—El grupo de investigación y control adscrito a la oficina de control interno disciplinario, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Promover y participar en estudios e investigaciones que permitan formular políticas de capacitación y divulgación de los objetivos del control disciplinario interno, a fin de prevenir conductas disciplinables, igualmente para mantener actualizada la información jurisprudencial disciplinaria.
2. Mantener actualizados los procesos y procedimientos disciplinarios para dar estricto cumplimiento al régimen disciplinario para garantizar la optimización del desempeño de los funcionarios del área.
3. Colaborar en el desarrollo del proceso disciplinario a fin de verificar la ocurrencia de conductas constitutivas de falta disciplinaria con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en las normas sobre la materia.
4. Poner en conocimiento de los organismos de control, la comisión de hechos punibles, fiscales y de carácter administrativo, de los cuales tengan conocimiento en el desarrollo de sus funciones para que inicien las acciones a que haya lugar.
5. Administrar, controlar y evaluar el sistema de información disciplinaria y de las actividades a cargo del Grupo, a fin de dar respuesta oportuna y fidedigna a los usuarios internos y externos, que sirva como herramienta para la toma de decisiones de carácter disciplinario y de las directivas de la entidad.
6. Realizar estudios, investigaciones y demás gestiones que soporten la interacción con organismos de investigación y control para garantizar la colaboración armónica y el apoyo técnico necesario para el éxito de las investigaciones disciplinarias.
7. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
8. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
9. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 11.—El grupo disciplinario adscrito a la oficina de control interno disciplinario, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Practicar las diligencias preliminares y adelantar las investigaciones por hechos o actos de los funcionarios de la Superintendencia para determinar la configuración de faltas disciplinarias y su respectiva sanción si ha lugar.
2. Proyectar los fallos de primera instancia de los procesos disciplinarios que de acuerdo con las disposiciones legales le corresponda conocer con el fin de preservar la garantía de la doble instancia.
3. Adelantar por oficio, por queja o información de terceros, las indagaciones preliminares e investigaciones disciplinarias correspondientes.
4. Desarrollar los procedimientos disciplinarios dentro de los principios legales de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, buscando así salvaguardar el derecho de defensa y el debido proceso.
5. Poner en conocimiento de los organismos competentes, la comisión de hechos presumiblemente punibles, fiscales y de carácter administrativo de los cuales tengan conocimiento en el desarrollo de sus funciones.
6. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
7. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
8. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 12.—El grupo de desarrollo informático adscrito a la oficina de informática, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar institucionalmente los temas relacionados con la infraestructura informática y comunicaciones para garantizar el logro de los objetivos de la entidad.
2. Diseñar y organizar con las demás dependencias de la Superintendencia, el plan de desarrollo informático con el fin de atender eficientemente a los usuarios internos y externos.
3. Implementar, desarrollar y evaluar el plan de desarrollo informático de la superintendencia y realizar su seguimiento y evaluación a fin de garantizar su óptimo desempeño y proponer las mejoras necesarias.
4. Realizar las modificaciones y actualizaciones al software no misional, con el fin de que agilizar los servicios que presta la superintendencia.
5. Coordinar y realizar estudios e investigaciones tendientes al logro de los objetivos del grupo para garantizar la efectividad del mismo.
6. Responder por la disponibilidad de las aplicaciones, seguridad y comunicaciones, para el normal funcionamiento de la entidad.
7. Promover y participar en la planeación, para el uso y evaluación de los sistemas de información de la superintendencia.
8. Evaluar y presentar informes al jefe inmediato sobre los programas y proyectos de desarrollo informático de la entidad con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir la modernización informática de la dependencia.
9. Adelantar estudios de mercado y de costos en materia de tecnologías de información y comunicaciones, requeridas por la entidad, para mejorar la prestación de los servicios de superintendencia.
ART. 13.—El grupo de asistencia técnica adscrito a la oficina de informática, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar institucionalmente los temas relacionados con la informática y las comunicaciones para garantizar el logro de los objetivos de la entidad.
2. Apoyar al superintendente en la formulación y adopción de las políticas y estrategias informáticas y de comunicaciones de la entidad para el cumplimiento de la misión institucional.
3. Diseñar, implementar y evaluar, con las demás dependencias de la superintendencia, el plan maestro Informático con el fin de atender eficientemente a los usuarios internos y externos.
4. Realizar la implantación de las modificaciones y actualizaciones al software de los aplicativos de las oficinas de registro y notarías efectuadas por el grupo de desarrollo informático, con el fin de que el servicio notarial y registral sea óptimo.
5. Coadyuvar en la formulación y adopción de las políticas de administración, seguridad y control, necesarias para garantizar la eficacia, eficiencia y confiabilidad de los recursos informáticos de la superintendencia.
6. Coordinar la planeación, para el uso y evaluación de los sistemas de información de la superintendencia.
7. Evaluar y presentar informes al superintendente sobre los programas y proyectos informáticos y de comunicaciones de la entidad con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
8. Adelantar estudios de mercado y de costos en materia de tecnologías de información y comunicaciones, y proponerlas a la oficina de planeación, para la formulación, preparación e inscripción de los proyectos de inversión de la superintendencia ante los organismos competentes.
9. Definir y elaborar los términos de referencia en los temas de tecnologías de información y comunicaciones, requeridas por la entidad para adelantar los procesos de adquisición de bienes y servicios.
10. Diseñar los planes de capacitación en informática dirigido al personal de sistemas y usuarios sobre los servicios y recursos informáticos.
11. Prestar el servicio de soporte técnico de hardware que requieran las dependencias de la superintendencia, oficinas de registro y notarías para garantizar la prestación de estos servicios.
13. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
14. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 14.—El grupo de centro de cómputo adscrito a la oficina de informática, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Desarrollar el cronograma de actividades para el diseño, mantenimiento y control de las aplicaciones requeridas para el óptimo funcionamiento de las dependencias de la Superintendencia.
2. Prestar soporte técnico de las aplicaciones adquiridas por la entidad a fin de garantizar el uso efectivo de los mismos por parte de las diferentes dependencias.
3. Realizar las modificaciones y actualizaciones al software de los aplicativos de las oficinas de registro y notarías con el fin de que agilizar los servicios que presta la superintendencia.
4. Brindar capacitación a los usuarios de las aplicaciones desarrollas y/o adquiridas por la entidad para garantizar el uso efectivo de las mismas.
5. Prestar asistencia técnica a las dependencias de la superintendencia, en cuanto a las aplicaciones, redes eléctricas y lógicas, sistemas de seguridad a fin de garantizar la prestación eficiente del servicio registral, preservar la información, los equipos y los aplicativos.
6. Responder por el mantenimiento de las aplicaciones y auditarlas, para solucionar las dificultades encontradas en el desempeño de las bases de datos.
9. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 15.—El grupo de gestión jurídica para la inspección y vigilancia del registro de instrumentos públicos adscrito al despacho del superintendente delegado para el registro de instrumentos públicos, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asesorar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de las políticas y programas que permitan la regulación e inspección con el fin de posibilitar la prestación de este servicio público de manera eficaz.
2. Responder por la actualización permanente y la aplicación de los manuales y reglamentos que guían las visitas de inspección del servicio público registral.
3. Coordinar, promover y participar en los estudios técnicos correspondientes a los proyectos de ley que tengan que ver con el registro de instrumentos públicos para que sirvan de sustento a la toma de decisión por parte de la dirección.
4. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre los temas jurídicos relacionados con el registro de instrumentos públicos a fin de dar cumplimiento a las normas sobre la materia.
5. Estudiar en coordinación con la oficina de planeación la formulación, diseño, y organización de los círculos registrales, en lo que hace a creación y reorganización de los mismos, a fin de dar amplio y oportuno cubrimiento nacional.
6. Adelantar las visitas generales y especiales y verificar el estricto cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad registral, para dar confianza al usuario de la prestación del servicio con las condiciones normativas y de ley requeridas.
7. Verificar el correcto cobro de las tarifas que rigen para el servicio de registro de instrumentos públicos, con el fin de proteger al usuario de los pagos indebidos o excesivos.
8. Proyectar las respuestas a los requerimientos que se le formulen de acuerdo a las funciones propias del cargo, con el fin de aclarar o despejar las dudas y reclamaciones que sean formuladas.
ART. 16.—El grupo de Ley de Justicia y Paz adscrito al despacho del superintendente delegado para el registro de instrumentos públicos, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asesorar a los registradores de instrumentos públicos en los asuntos relacionados con los trámites de solicitud de protección patrimonial para garantizar la uniformidad de la información.
2. Coordinar los procedimientos relacionados con el ingreso de la información de los formularios de solicitud de medidas de protección en el registro único de predios y territorios abandonados a causa de la violencia - Rupta.
3. Mantener interrelación con las entidades involucradas en el sistema de registro único de predios y territorios abandonados a causa de la violencia - Rupta a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos gubernamentales.
4. Participar bajo la coordinación de la oficina de investigación y capacitación, en la sensibilización a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro y oficinas de registro en el tema de implementación del sistema de protección patrimonial.
5. Realizar estudios de los proyectos de leyes y decretos relacionados con la función registral a fin de garantizar que se ciñen a las normas sobre la materia de protección y reparación patrimonial a la población desplazada.
6. Proyectar las circulares e instrucciones administrativas con destino a los registradores de Instrumentos públicos del país, relacionadas con la Ley de Justicia y Paz y protección y reparación a la población desplazada a fin de unificar los criterios sobre el tema.
7. Adelantar las visitas generales y especiales, conforme a lo establecido en el manual de visitas y verificar el estricto cumplimiento de las normas relacionadas tanto con la protección patrimonial como las requeridas por la Ley de Justicia y Paz, para dar confianza al usuario de la prestación del servicio con las condiciones normativas y de ley requeridas.
8. Proyectar respuestas a los requerimientos que se le formulen de acuerdo a las funciones propias del cargo, con el fin de aclarar o despejar las dudas y reclamaciones que sean formuladas.
ART. 17.—El grupo de vigilancia notarial adscrito al despacho del superintendente delegado para el notariado, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Prestar asistencia en el diseño, desarrollar y evaluación de las políticas, planes y programas que se adopten para llevar a cabo la vigilancia, inspección y control del servicio de notariado, para cumplir la función misional a su cargo.
2. Realizar las visitas de inspección a fin de verificar el estricto cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial, con el fin de constatar sobre el terreno la eficiente prestación del servicio.
3. Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos necesarios para ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público de notariado, así como de las tarifas que se cobren por los mismos, para cumplir con el usuario con los requerimientos de ley.
4. Coadyuvar en la elaboración de los manuales y reglamentos que guíen las visitas de inspección generales, especiales y de seguimiento, en coordinación con las oficinas asesoras de planeación, jurídica e informática y aplicarlos respecto de las notarías, para contar con instrumentos de gestión que faciliten el cumplimiento de la función asignada.
5. Asistir en la formulación, diseño, organización, ejecución y control del proceso de verificación del cumplimiento por parte de los notarios de las distintas disposiciones legales y reglamentarias relativas a la prestación del servicio y al debido cumplimiento de las relaciones laborales con sus empleados, con el fin de enmarcarse dentro de los parámetros de ley.
6. Investigar las quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos, formulen los usuarios en relación con el servicio del notariado, para hacer seguimiento a las inconformidades manifestadas por los usuarios del servicio que permita establecer los correctivos respectivos.
7. Elaborar los proyectos de las providencias relacionadas con la vigilancia, inspección y control de los servicios de notariado.
8. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
9. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
10. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 18.—El grupo de gestión disciplinaria notarial adscrito al despacho del superintendente delegado para el notariado, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asistir en el diseño, desarrollar y evaluación de las políticas, planes y programas que se adopten para llevar a cabo la vigilancia, inspección y control del servicio de notariado, para cumplir la función misional a su cargo.
2. Ejercer la función disciplinaria, en lo que se refiere al régimen especial para los notarios, adelantando la primera instancia, y sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la procuraduría general de la nación, con el fin de regular la prestación del servicio público notarial.
3. Estudiar, evaluar y proyectar los actos administrativos que resuelven en primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios.
4. Asistir en la formulación, diseño, organización, ejecución y control del proceso sancionatorio, en primera instancia, conforme a la ley, o concluir el trámite, según sea el caso.
5. Investigar las quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos, formulen los usuarios en relación con el servicio público que prestan los notarios.
8. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 19.—El grupo de actividades notariales adscrito a la dirección de gestión notarial, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Realizar el análisis de las hojas de vida para el nombramiento de notarios de primera categoría del país, con el fin de dar cumplimiento a los perfiles requeridos.
2. Proyectar las certificaciones laborales y antecedentes disciplinarios de los notarios del país.
3. Preparar los proyectos de resolución de las novedades administrativas (permisos, licencias) del cargo de notario para garantizar la información oportuna y veraz.
4. Responder por el archivo y actualización de las hojas de vida de los notarios y ex notarios del país para asegurar su conservación y custodia.
5. Presentar los informes requeridos por las diferentes entidades de control dentro de los plazos establecidos, para dar cumplimiento a los requisitos de ley.
6. Dar respuesta a las solicitudes y requerimientos de las entidades del orden nacional a fin de absolver dudas y otorgar información oportuna y confiable.
ART. 20.—El grupo de recaudo y subsidios notariales adscrito a la dirección de gestión notarial, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Colaborar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de las políticas y planes relacionados con los programas de capacitación de los notarios y de personas vinculadas al servicio de notariado para garantizar la eficiente prestación del servicio notarial.
2. Participar en la preparación de las sesiones del consejo asesor del fondo cuenta especial de notariado, en coordinación con la secretaría general.
3. Implementar en coordinación con la oficina de investigación y capacitación las políticas y planes relativos a los programas de capacitación de los notarios y sus empleados.
4. Recaudar, verificar y controlar los recursos que de conformidad con las disposiciones legales, deban consignar los notarios al fondo cuenta especial de notariado e informar sobre los mismos a la superintendencia delegada para el notariado para ejercer la acción disciplinaria a que haya lugar.
5. Prestar asistencia en la celebración de los contratos y realización de las operaciones para el normal desarrollo de la dependencia con el fin de dar cabal cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias y a las directrices dadas por el superior inmediato.
6. Coordinar el estudio y trámite del pago del subsidio a los notarios de bajos ingresos con el fin garantizar la prestación del servicio público notarial.
7. Realizar estudios financieros y presentar planes y programas para la adecuada inversión de los recursos asignados para el cumplimiento de los objetivos del área.
8. Administrar, controlar y evaluar los trámites necesarios para los desembolsos a cargo de la dependencia con el fin de cumplir con las obligaciones adquiridas.
9. Colaborar en la elaboración del proyecto de presupuesto, inversiones y gastos de la dependencia y las sugerencias que considere convenientes para el buen funcionamiento de este.
ART. 21.—El grupo de orientación y atención al ciudadano adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Atender las quejas, reclamos y consultas que de manera personal, telefónica u por correo electrónico presenten los ciudadanos relativas al servicio que presta la Superintendencia de Notariado y Registro, los registradores de instrumentos públicos, y los servicios públicos encomendados a los notarios a fin de garantizar la satisfacción de los usuarios.
2. Proponer e implantar los procedimientos a seguir según la gravedad y/o urgencia de las quejas presentadas para mejorar la prestación de los servicios.
3. Remitir por escrito a las dependencias respectivas las quejas presentadas por los ciudadanos y que tiene el mérito suficiente para ser analizadas y resueltas por las mismas a fin de tomar las medidas correctivas pertinentes.
4. Mantener actualizado el sistema de registro de sus actividades con el objeto de que dicha información sirva como insumo de los informes presentados a las dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro para que ellas ejerzan los controles necesarios.
5. Expedir periódicamente informes sobre las estadísticas de quejas atendidas, su naturaleza, frecuencia y causas probables a fin de que sirvan como instrumento para la toma de decisiones del nivel directivo.
6. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las recomendaciones y sugerencias por los ciudadanos cuyo objeto sea la mejora del servicio con el objeto de presentarlos a las directivas de la entidad y estimular la participación ciudadana en la gestión pública.
ART. 22.—El grupo de infraestructura adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Administrar, controlar y evaluar los servicios de infraestructura física requeridos para el óptimo funcionamiento de la entidad y de las oficinas de registro de instrumentos públicos.
2. Preparar y revisar las minutas de contratos, pliegos de licitaciones y demás actos administrativos relacionados con los servicios de infraestructura física, para garantizar la seguridad de las instalaciones de la entidad y de las oficinas de registro del país.
3. Coordinar, promover y participar en los estudios e investigaciones para identificar las necesidades de reparaciones locativas, obras civiles requeridas a nivel de superintendencia y oficinas de registro instrumentos públicos, para la buena marcha de las dependencias.
4. Elaborar proyectos, estudios de factibilidad, estudios previos, diseños arquitectónicos y presupuestos de obra, especificaciones técnicas, de acuerdo a las necesidades y condiciones reales de cada una de las dependencias de la superintendencia.
5. Proyectar los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la dependencia.
6. Coordinar, promover y participar en los estudios e investigaciones tendientes a la inscripción de los proyectos de obra pública ante el Banco Nacional de Proyectos para la remodelación adecuación, reposición y construcción de las oficinas de registro de instrumentos públicos.
7. Orientar, organizar y gestionar, directamente o mediante contratación, los servicios de infraestructura física para asegurar la prestación de los servicios de la entidad, la seguridad.
9. Proyectar, desarrollar y recomendar las modificaciones a los manuales de procesos y procedimientos del área a fin de mejorar la prestación del servicio del área.
ART. 23.—El grupo de servicios generales adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar, promover y participar en las actividades concernientes a la adquisición, almacenamiento y suministro de los elementos de consumo y devolutivos con el fin de garantizar que las diferentes dependencias tengan los elementos necesarios para cumplir con su labor.
2. Apoyar bajo la supervisión del jefe inmediato el suministro oportuno y eficiente de los elementos, materiales y servicios necesarios para el desempeño de las funciones de las distintas dependencias de la entidad.
3. Realizar estudios de carácter administrativo requeridos por la dependencia para garantizar que la adquisición de bienes y servicios se efectúe con base en los principios de economía, celeridad, trasparencia y oportunidad.
4. Proyectar los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la dependencia.
5. Coordinar y realizar el inventario de los bienes de la Superintendencia con el fin de determinar verazmente los bienes en servicio por los funcionarios de la entidad.
6. Promover y participar en el estudio y establecimiento de procedimientos y sistemas administrativos internos de almacenamiento, suministro y manejo de bienes de la Superintendencia para la organización y control de los bienes de consumo y devolutivos.
7. Elaborar y presentar el inventario anual del almacén para dar cumplimiento a las normas legales sobre la materia.
8. Administrar, controlar y evaluar el suministro de los bienes a las dependencias en cumplimiento de las órdenes de pedido o suministro debidamente tramitadas y autorizadas por el coordinador con el fin de garantizar que las diferentes dependencias tengan los elementos necesarios para cumplir con su labor.
9. Administrar y controlar el ingreso y almacenamiento de los bienes adquiridos en las condiciones y calidades previamente estipulados para garantizar su cuidado y conservación.
10. Elaborar y presentar el inventario anual de almacén con el fin de reflejar el movimiento de los elementos recibidos y despachados.
11. Colaborar en el estudio y establecimiento de procedimientos y sistemas administrativos internos de almacenamiento, suministro y manejo de bienes de la superintendencia de notariado y registro.
ART. 24.—El grupo de contratación administrativa adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Elaborar los proyectos de pliegos y términos de referencia, así como los pliegos y términos definitivos para adelantar, en coordinación con las áreas involucradas, los procesos de contratación administrativa de la entidad.
2. Mantener actualizado el manual de contratación y velar por su cabal cumplimento con el fin de ser usado como herramienta de gestión y de apoyo para los usuarios internos y externos.
3. Elaborar, controlar y evaluar los cronogramas de los procesos contractuales, con las dependencias involucradas en los mismos, a fin de asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones previstos.
4. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre el cumplimiento legal de las etapas del proceso de contratación para evitar procesos legales, sanciones institucionales y adoptar los correctivos correspondientes.
5. Elaborar los informes requeridos por los organismos de control sobre el proceso de contratación de la entidad dentro de los términos y condiciones establecidas para garantizar la trasparencia de la gestión de la superintendencia.
6. Responder porque las minutas contractuales cumplan con los requisitos mínimos de ley, de acuerdo con la naturaleza del contrato con el fin de proteger los intereses de la entidad y cumplir con las obligaciones adquiridas por la misma.
7. Requerir al contratista que las pólizas de contratos se ajusten a los términos de referencia o pliegos de condiciones para asegurar las inversiones de la entidad.
8. Responder porque las actas de liquidación cumplan con los requisitos de ley y se efectúen dentro de los términos correspondientes con el fin de determinar el estado de cuenta del contrato cuando este termine.
9. Elaborar y remitir a la Imprenta Nacional el extracto de publicación de los contratos en el diario único de contratación, para dar alcance a lo establecido por la ley.
10. Reportar la información sobre el proceso de contratación por abrirse, abiertos y terminados al portal único de contratación, para el cumplimiento de la agenda de conectividad.
11. Proyectar las resoluciones de apertura y adjudicación de los procesos contractuales cuando fuere necesario para dar cumplimiento a las normas sobre la materia.
14. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 25.—El grupo de administración del talento humano adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Efectuar los trámites necesarios para realizar los procesos de selección de conformidad con los lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil, garantizando que se ciñan a las normas de carrera administrativa.
2. Adelantar los trámites necesarios para el ingreso a los cargos de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa para garantizar la buena prestación del servicio.
3. Mantener actualizada la planta global de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro a fin de controlar el movimiento del personal que presta su servicio en la misma.
4. Administrar el sistema de nómina y derivados de la misma para garantizar el cumplimiento del pago oportuno de salarios y prestaciones sociales de los funcionarios de la entidad.
5. Liquidar las comisiones de servicios de los funcionarios de la superintendencia de notariado y registro y solicitar la disponibilidad presupuestal con el propósito de dar alcance oportuno para su respectivo pago.
6. Responder por el manejo de la caja menor de viáticos, es decir, la liquidación y pago de las comisiones que no superen los cinco (5) días para atender las necesidades de la Superintendencia en tal sentido.
7. Expedir las certificaciones y constancias laborales que requieran los funcionarios y ex funcionarios para su trámite de pensión o para cualquier otro trámite.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
9. Mantener actualizadas las hojas de vida de los funcionarios, ex funcionarios y archivo de la dependencia a fin de conservar la historia laboral e institucional para dar respuesta oportuna a las diferentes solicitudes.
10. Mantener actualizado el manual de funciones y competencias laborales conforme a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, con el propósito de satisfacer los planes de desarrollo de la entidad.
11. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
12. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
13. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 26.—El grupo de desarrollo humano adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Elaborar y desarrollar el plan anual de capacitación a través de la red interinstitucional de los funcionarios de la superintendencia a fin de dar alcance a las actividades del sector justicia.
2. Mantener actualizados los programa de inducción, reinducción y actualización de competencias laborales para que los funcionarios conozcan y se adapten a la cultura de la Superintendencia de Notariado y Registro.
3. Elaborar, desarrollar y evaluar el plan anual de bienestar social dentro de los parámetros legales y financieros a fin de mejorar la calidad de vida de los funcionarios y su núcleo familiar.
4. Desarrollar y garantizar que el proceso de evaluación del desempeño laboral de los funcionarios de carrera administrativa se ajuste a lo establecido por la Comisión Nacional del Servicio Civil con el fin de determinar los logros institucionales y la gestión de los funcionarios de la entidad.
5. Elaborar y desarrollar el plan de estímulos e incentivos para los funcionarios de las diferentes dependencias de la superintendencia a fin de incrementar la motivación de los mismos.
6. Coordinar, promover y participar en la elaboración del plan anual de salud ocupacional para garantizar el control de los riesgos a los que están expuestos los funcionarios.
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las diferentes prestadoras de estos servicios, con el fin de optimizar el servicio para los funcionarios de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área, para dar alcance a las consultas y solicitudes de entes externos y de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
ART. 27.—El grupo de archivo y correspondencia adscrito a la secretaría general, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asistir en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de los planes, programas y proyectos que sobre el sistema de gestión documental adopte el comité de administración de documentos bajo la dirección de la secretaría general, con el fin de garantizar una documentación organizada para la superintendencia.
2. Responder por los programas de gestión documental para la producción, recepción, distribución, seguimiento y consulta de los documentos, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión y los programas de conservación documental.
3. Responder por la correcta aplicación de las tablas de retención documental que adopte la superintendencia, con el fin de permitir la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de la entidad.
4. Realizar el diseño, seguimiento y establecimiento de controles de los procedimientos en el sistema de gestión documental de la superintendencia para la correcta implementación de los programas que se adelanten.
5. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
6. Preparar y presentar informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
7. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 28.—El grupo de presupuesto adscrito a la dirección financiera, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar, promover y participar en la organización presupuestal de la superintendencia y oficinas de registro de instrumentos públicos para mantener el equilibrio entre pagos y gastos de la entidad.
2. Asistir en la elaboración del proyecto anual de presupuesto del organismo y el programa anual de caja, así como de adiciones y traslados al presupuesto de la superintendencia con el propósito de facilitar el proceso de ejecución presupuestal.
3. Elaborar proyectos de asignación presupuestal para las dependencias de la superintendencia, de acuerdo con los requerimientos y la programación existente con miras a garantizar la utilización de los recursos de la entidad.
4. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre la viabilidad de vigencias futuras para la financiación de los rubros de gastos de funcionamiento de la entidad con recursos de las siguientes vigencias.
5. Proyectar mensualmente los documentos de giro para las dependencias de la entidad, de acuerdo con los certificados de disponibilidad y registros presupuestales para garantizar los pagos oportunos de la superintendencia.
6. Proyectar, desarrollar y recomendar las asignaciones presupuestales para las oficinas de registro, de acuerdo con los requerimientos y autorizaciones con el propósito de que las oficinas presten ininterrumpidamente el servicio público registral.
7. Consolidar la información presupuestal de la superintendencia y las oficinas de registro de instrumentos públicos para la toma de decisiones por parte de las directivas.
8. Asistir a las diferentes dependencias de la superintendencia en temas relacionados con presupuesto, estatuto tributario, normas administrativas y demás temas relacionados con las actividades propias del grupo para garantizar una gestión adecuada de los programas y proyectos a desarrollar.
9. Revisar las órdenes de pago que se generen en la Superintendencia de Notariado y Registro con el fin de controlar el cumplimiento de los compromisos de la entidad.
10. Asistir en la elaboración de los informes mensuales y de cierre de ejecución presupuestal de renta, gastos, PAC, reservas dentro de los plazos establecidos a los organismos estatales así como a diferentes dependencias de la entidad para cumplir con las disposiciones legales vigentes.
ART. 29.—El grupo de contabilidad y costos adscrito a la dirección financiera, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Certificar el balance general, los estados financieros y las demás actuaciones relacionadas con el área contable para ver el resultado del ejercicio.
2. Brindar soporte técnico y capacitación a las oficinas de registro del país y a funcionarios del área contable de las superintendencia (sic) para hacer más eficiente la labor.
3. Elaborar y analizar los estados financieros individuales y consolidados de la entidad para efectuar los ajustes necesarios originados en el análisis a los estados financieros.
4. Consolidar la información contable de la superintendencia para dar cumplimiento a las leyes sobre la materia.
5. Elaborar y actualizar los manuales de procedimientos e indicadores de gestión del área, bajo la coordinación de las oficinas de planeación y control interno para elevar el nivel de eficiencia de la dependencia.
6. Elaborar los informes requeridos por los organismos de control sobre el movimiento contable de la entidad dentro de los términos y condiciones establecidas para garantizar la trasparencia de la gestión de la superintendencia.
7. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área, para dar respuesta oportuna a los requerimientos de conformidad con las normas vigentes.
ART. 30.—El grupo de tesorería adscrito a la dirección financiera, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Coordinar, promover y participar en el recaudo de los ingresos, manejo de fondos, pagos y custodia de valores y documentos negociables para dar cabal cumplimiento a las normas legales vigentes.
2. Realizar la consolidación bancaria mensual, de cada una de las cuentas con el fin de garantizar la trasparencia de las mismas.
3. Asistir en la organización y control de los desembolsos por caja menor, sus aportes y beneficiario para garantizar el correcto manejo de la misma.
4. Coordinar y realizar la depuración de las cuentas del nivel central, para conciliación, garantizando el cumplimiento de las normas vigentes sobre la materia.
5. Elaborar las declaraciones tributarias, IVA, ICA, timbre y retención en la fuente e informes a la DIAN para dar cumplimiento a las normas legales vigentes.
6. Responder por el seguimiento del portafolio de inversiones o el envío de los informes al tesoro general de la nación sobre el saldo diario mensual para dar cumplimiento legal.
7. Proyectar la respuesta a las solicitudes y requerimientos de las entidades de control y demás entidades del orden nacional con el fin de permitir el eficiente control de la gestión.
ART. 31.—El grupo de reconocimiento de pensiones y cartera de vivienda adscrito a la dirección financiera, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asesorar a los directivos de la entidad en la formulación y desarrollo de los planes de recuperación de la cartera por préstamo de vivienda, gastos de administración, pagos financiados por escrituración, intereses, derechos de registro y desembolsos de crédito.
2. Administrar, controlar y evaluar los recursos que provengan de apropiaciones, transferencias, traslados, recuperación de cartera, capital e intereses y demás ingresos que se destinen o provengan de la financiación de programas de vivienda.
3. Coordinar y preparar los informes y las reuniones de la junta de crédito, informar a los interesados sobre las decisiones de la misma y actuar como su secretario.
4. Coordinar el registro y control de los pagos a la entidad correspondientes a los aportes por concepto de vivienda para dar cumplimiento al reglamento de vivienda.
5. Realizar estudios económicos y estadísticos necesarios, para la eficiente prestación de los servicios de vivienda, en las distintas regiones del país, de conformidad con las directrices trazadas por el superintendente de notariado y registro.
6. Coordinar el estudio, actualización y trámite de las solicitudes de pensión, reajuste y sustitución pensional de los afiliados del liquidado Fonprenor con el fin de dar cabal cumplimiento a las normas de seguridad social.
7. Realizar la nómina de pensionados y derivados de la misma para garantizar el cumplimiento del pago oportuno de las pensiones y prestaciones sociales de los afiliados del liquidado Fonprenor.
8. Imputar contablemente las órdenes de pago y nómina de pensionados a fin de dar cumplimiento a las normas sobre la materia.
9. Efectuar los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de pensiones, cuotas partes y bonos pensionales de conformidad con las normas sobre la materia.
10. Elaborar los certificados de ingresos y retenciones de los pensionados y expedir las constancias y demás certificaciones que sobre los créditos de vivienda soliciten los beneficiarios de los mismos.
11. Promover y participar en los estudios tendientes a la sistematización de la información propia del grupo y mantener actualizados los registros existentes a fin de contar con información veraz y oportuna.
12. Valorar mensualmente el portafolio de TES que tiene constituido el grupo a fin de informar a la dirección para que tomen las medidas necesarias.
13. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias a cargo del grupo para dar cumplimiento a las normas contables respectivas.
14. Proyectar los actos administrativos que sean de su competencia de acuerdo con las funciones a cargo para asegurar el cumplimiento legal de los mismos.
15. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
16. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
17. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 32.—Los grupos administrativos adscritos a las oficinas de registro enunciadas en el artículo primero de la presente resolución, tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Asistir en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de los servicios administrativos de la oficina de registro para garantizar el eficiente servicio público a los usuarios.
2. Coordinar la oportuna y adecuada aplicación del sistema de evaluación y calificación de servicios conforme a las normas establecidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil con el fin de determinar los logros institucionales y la gestión de los funcionarios de la entidad.
3. Coordinar, promover y desarrollar los programas de inducción y reinducción a fin de que respondan a las necesidades y políticas de la entidad.
4. Proyectar, desarrollar y evaluar los programas de capacitación, bienestar social y salud ocupacional para dar alcance a las necesidades institucionales y del personal de la superintendencia.
5. Planear y controlar la ejecución de los contratos que se celebren de acuerdo a las normas vigentes para atender las necesidades propias de la oficina.
6. Efectuar las actividades necesarias para la adquisición, almacenamiento y suministro de elementos necesarios para el funcionamiento eficaz de la oficina de registro de instrumentos públicos.
7. Realizar el trámite para garantizar el pago de los compromisos adquiridos de conformidad con las condiciones y términos establecidos para dar cabal cumplimiento a los mismos.
8. Administrar, controlar y evaluar la prestación de los servicios de mantenimiento, celaduría, almacenaje y correspondencia con el fin de garantizar la funcionalidad y seguridad de los equipos.
9. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
10. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia con el fin de optimizar el manejo de los recursos.
11. Informar a la superintendencia las novedades para la nómina de los funcionarios de la oficina de registro y efectuar la revisión de la misma para garantizar el cumplimiento del pago oportuno de salarios y prestaciones sociales de los funcionarios de la dependencia.
12. Coordinar la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad en la oficina de registro con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
ART. 33.—Los grupos jurídicos adscritos a las oficinas de registro enunciadas en el artículo primero de la presente resolución, tendrán a cargo las siguientes funciones:
1. Prestar asistencia en la formulación, diseño, ejecución y control de técnicas y procedimientos que deban emplearse en las visitas para evaluar las diferentes áreas de las oficinas de registro de instrumentos públicos.
2. Realizar estudios tendientes a mejorar el manejo técnico y administrativo de las oficinas de registro con el fin de hacer más eficiente la prestación del servicio público registral.
3. Efectuar actuaciones administrativas aplicando las normas vigentes, en especial en la corrección de los errores que se presenten en registro cuando afecta a terceros con el fin de atender los requerimientos del usuario externo.
4. Estudiar y calificar los documentos de todos los actos objeto de registro, así como absolver las consultas que se presenten sobre la materia para garantizar la eficiente prestación del servicio.
5. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el registro de instrumentos públicos, para garantizar la fe pública registral.
6. Atender al público en general y dar información en asuntos referentes a trámites de su competencia para garantizar la buena prestación del servicio público registral.
7. Orientar y efectuar seguimiento a los estudios jurídicos y actuaciones de los calificadores de los documentos sujetos a registro y a los trámites de devolución de los mismos con el fin de mejorar la calidad del servicio.
8. Asignar la revisión y/o corrección de liquidaciones de derechos de registro efectuados por los funcionarios calificadores, cuando fuere necesario.
9. Administrar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la calificación de documentos públicos para su inscripción para la validación del acto por parte del registrador.
ART. 34.—Los grupos operativos adscritos a las oficinas de registro enunciadas en el artículo primero de la presente resolución, tendrán a cargo las siguientes funciones:
1. Administrar, controlar y evaluar las actividades propias del centro de cómputo de la oficina de registro para su óptimo funcionamiento.
2. Organizar los procesos administrativos relacionados con la operación del centro de cómputo para un perfecto desarrollo de los mismos.
3. Implementar los procesos y procedimientos para la eficiente utilización del hardware y del software a fin de que sean utilizados de acuerdo con las especificaciones establecidas.
4. Realizar las acciones pertinentes para garantizar el suministro oportuno de los insumos necesarios para la operación del centro de cómputo.
5. Coordinar, promover y participar en la ejecución del programa de mantenimiento de los equipos de sistemas de la oficina de registro para mantener los equipos en óptimas condiciones
6. Administrar, controlar y evaluar a las diferentes dependencias sobre la utilización del sistema y el aprovechamiento de los equipos para que los usuarios del sistema puedan realizar sus labores.
7. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre el cumplimiento de los procesos y procedimientos de seguridad y control para el sistema operacional y el centro de cómputo en general para su óptimo desarrollo.
8. Desarrollar los procesos y procedimientos de backups y de restauración de la información para tener seguridad en la información de las bases de datos.
9. Verificar el eficiente manejo de los documentos presentados para registro y folios de matrícula inmobiliaria a las dependencias y funcionarios correspondientes.
10. Coordinar las actividades propias del grupo de distribución y archivo de folios, verificar el adecuado y eficiente manejo para tener una organización adecuada y de fácil manejo.
11. Solicitar, recibir y enviar folios de matrícula inmobiliaria a otras oficinas de registro de instrumentos públicos para atender los diferentes requerimientos de los usuarios del sistema registral.
12. Atender a los usuarios en los asuntos relacionados con trámites operativos.
13. Elaborar los informes estadísticos de la oficina y remitirlos a la oficina de planeación a fin de contar con la información veraz y oportuna para la toma de decisiones por parte de la dirección.
14. Participar en la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del sistema de gestión de la calidad de la entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios.
15. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
16. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y la naturaleza del grupo interno de trabajo.
ART. 35.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 3930 de 2007, 8426 de 2007 y las demás disposiciones que las adicionen o modifiquen o le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D.C., a 2 de marzo de 2009.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 artículo 115
 artículo 13
 artículo 189
 artículo 115
 artículo 13
 artículo 8
 resolución 
 resolución