Source: https://www.alfapsicologia.com/manual-interno-de-politicas-y-procedimientos/
Timestamp: 2020-04-03 20:45:55+00:00

Document:
Manual interno de políticas y procedimientos | AlfaPsicología - Selección de Personal y Gestión Humana
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 dela Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público.
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS en los términos y condiciones recogidos en la misma.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: CL 10 # 42-45, OF 329, MEDELLÍN, ANTIOQUIA
Correo electrónico: datospersonales@alfapsicologia.com
Teléfono: 3007424551
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).
Cumplidos los anteriores requisitos, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
El Oficial de Protección de Datos de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 3007424551. Correo electrónico: datospersonales@alfapsicologia.com.
Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS enviado, mediante correo electrónico a: datospersonales@alfapsicologia.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CL 10 # 42-45, OF 329, MEDELLÍN, ANTIOQUIA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS.
Una vez recibida la solicitud, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS enviado, mediante correo electrónico a datospersonales@alfapsicologia.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CL 10 # 42-45, OF 329, MEDELLÍN, ANTIOQUIA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS que están recogidas y desarrolladas en su PL-02 Políticas Internas de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).
13. COOKIES O WEB BUGS
La mayoría de los navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies, sin embargo, se debe tener en cuenta que si elige bloquearlas puede afectar o impedir el funcionamiento de la página. Así mismo, uno de los servicios de terceros que se pueden llegar a utilizar para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej. es Google Analytics, por lo que, en caso de no desear que se obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de rechazo (“opt-out”) en su navegador web, como es: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None.
14. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
Los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el
almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia.
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse al FR-16 Registro de incidencias y plan de acción.
Finalmente, CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
15. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de la PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
16. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
17. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.”
18. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
21. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
A finde que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.
La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2019-11-06, las bases de datos responsabilidad de CLIPSICO PSICOLOGIA CLINICA COLOMBIANA SAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.

References: artículo 2
 artículo 9
 artículo 2
 artículo 2
 artículo 14
 artículo 4
 artículo 12