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Timestamp: 2018-08-21 06:49:18+00:00

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RESOLUCIÓN 1 DE 02 DE ENERO DE 2001
CONTENIDO:ÓRGANOS QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN Y MANEJO DE LOS DINEROS DE LA NACIÓN ASIGNADOS A EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y A SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA. SE REGLAMENTA LA CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES.
DIARIO OFICIAL N°:44288 DE ENERO 11 DE 2001
"Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores".
en uso de las facultades que le confieren los artículos 19 de la Ley 628 del 27 de diciembre de 2000 y 18 del Decreto 2790 del 29 de diciembre de 2000,
ART. 1º—Del campo de aplicación. Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolución los órganos que conforman el presupuesto general de la Nación y para los recursos de la Nación asignados a las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas con carácter no financiero.
ART. 2º—Autorizaciones. Las cajas menores no podrán ser superiores en número a las ya autorizadas por la dirección general del presupuesto público nacional, para el año de 2000.
Los órganos que requieran un mayor número de cajas menores o una mayor cuantía a la establecida en esta resolución deberán elevar solicitud motivada, suscrita por el ordenador del gasto, para aprobación de la dirección general del presupuesto público nacional.
ART. 3º—De la constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique claramente la cuantía, el responsable, finalidad y clase de gastos que se pueden realizar.
En los ministerios las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada director general.
Presupuesto vigente del organismo o entidad en el 2001 (millones de $) Cuantía máxima de cada una de las cajas menores hasta (millones de $)
1. Menos de 1.610 3.9
2. 1.611 a 3.220 7.7
3. 3.221 a 8.073 9.3
4. 8.074 a 16.146 10.8
5. 16.147 a 33.120 14.0
6. 33.121 a 48.438 15.6
7. 48.439 o más 18.4
PAR. 1º—Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 31 de diciembre de cada año.
ART. 8º—El Ministro de Defensa Nacional, el Director de la Policía Nacional y el director general del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, podrán, cuando lo declaren imprescindible, constituir cajas menores en cuantías superiores a las establecidas en el artículo 5º, para atender gastos de alimentación de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, y pago y transporte de los examinadores del servicio nacional de pruebas.
PAR. 1º—El ordenador del gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del tesoro nacional.
PAR. 2º—La legalización de estos gastos deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización.
ART. 9º—No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior, so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte de quien lo entregue.
ART. 10.—De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguiente operaciones:
3. Efectuar pagos de contratos cuando, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.
PAR.—Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
ART. 11.—Del manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta $ 1.500.000.
PAR.—Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor podrá, mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
ART. 12.—De la apertura de los libros. Los órganos o dependencias procederán a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.
ART. 13.—Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:
ART. 14.—Pagos de caja menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la caja menor, el titular registra:
ART. 15.—De la legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
ART. 16.—Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya consumido más de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
ART. 17.—Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
ART. 18.—Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
ART. 19.—Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
ART. 20.—Los funcionarios a quienes se les entregue dinero público, para constituir cajas menores o en los casos previstos en el artículo 8º de la presente resolución, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.
Dada en Bogotá, D.C., a 2 de enero de 2001.

References: resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 5
 artículo 39
 artículo 268
 artículo 8