Source: http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/563649-r-inss-16-nov-2015-calendario-de-conservacion-criterios-de-valoracion-y.html
Timestamp: 2019-10-18 16:03:35+00:00

Document:
Resolución de 16 de noviembre de 2015, del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que establece el calendario de conservación, criterios de valoración y tratamiento de la documentación a efectos de su eliminación y en su caso, conservación en soporte electrónico.
Sexto. Destrucción física de documentos.
Octavo. Derogación.
ANEXO II . Calendario de conservación de las series documentales sin dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
En consecuencia, en virtud de las facultades conferidas por el Real Decreto 449/2012, de 5 de marzo, por el que se modifica el Real Decreto 2583/1996, de 13 de diciembre, de estructura orgánica y funciones del Instituto Nacional de la Seguridad Social y de modificación parcial de las correspondientes a la Tesorería General de la Seguridad Social,
1. Los documentos y series documentales generados por la Dirección General de este Instituto y por las Direcciones Provinciales del mismo, como responsables del archivo y custodia de los expedientes tramitados dentro de su ámbito de competencias, serán objeto de valoración, con la periodicidad necesaria, conforme a los criterios establecidos en los Anexos a esta Resolución sobre calendario de conservación, soporte de conservación y consulta de los mismos, a fin de determinar qué documentos y series documentales pueden eliminarse definitivamente y cuáles procede conservar, en su caso, en soporte electrónico, como condición previa a su eliminación en soporte papel.
Por el Director General del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
Por el Subsecretario del Departamento, previa adhesión formal del INSS al dictamen concreto, formalizada en acuerdo de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, o bien por su representante en el Grupo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
3. Cuando el proceso de valoración se lleve a cabo por las Direcciones Provinciales se constituirá una Comisión de Valoración Documental presidida por el Director Provincial o persona en quien delegue, que estará compuesta por el secretario provincial, los subdirectores provinciales, un médico evaluador del Equipo de Valoración de Incapacidades, y los jefes de sección cuya documentación sea objeto de valoración, actuando como secretario de actas un funcionario designado por el Director Provincial.
1. Una vez efectuada la valoración documental, conforme a lo establecido en el apartado primero de esta Resolución, el órgano respectivo de la Dirección General o la Dirección Provincial correspondiente remitirá a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, en el caso de que para la correspondiente serie documental no exista Dictamen favorable de la CSCDA (Anexo II), una memoria sobre la documentación que se considera puede eliminarse y, en su caso, conservarse en soporte electrónico, que comprenderá los siguientes datos: cuadro de clasificación en caso de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en su caso, y archivo u oficina en que se encuentra depositada la documentación.
2. Cuando el órgano que haya efectuado la valoración plantee la conservación de documentos o series documentales en soporte electrónico, deberá dejar constancia de que en el proceso de valoración se han observado los siguientes requisitos, exigidos por el artículo 4.3 del citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre:
3. En aquellas series documentales en las que exista Dictamen favorable de la CSCDA (anexo I), y en virtud de la habilitación efectuada por ésta, se deberá efectuar una Propuesta de eliminación/sustitución de soporte en aplicación de dictamen previo, dirigida a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, en la cual constará el título de la serie documental, las fechas extremas, la unidad productora el tipo de propuesta (eliminación o sustitución de soporte), el volumen, el soporte de conservación, las características físicas de la documentación, el archivo de custodia y su ubicación, así como los datos del Dictamen aplicable.
En este caso las nuevas fracciones de series documentales serán valoradas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, sin ser necesaria su elevación a la CSCDA, ni aportación de ejemplar del expediente, ni ningún tipo de memoria y documentación.
8. Los documentos y series documentales, cuyo estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación y cuyo interés y coste de conservación no justifique su restauración, serán susceptibles de eliminación.
1. Cuando la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social reciba la documentación relativa al proceso de valoración, a que se refiere el apartado segundo, punto 1 de esta Resolución, estudiará y analizará su contenido a efectos de determinar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.c) de la citada Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, si procede la iniciación del procedimiento de destrucción de documentos y, en su caso, conservación de su contenido en soporte electrónico o bien la conservación total o parcial en su soporte original.
Si la referida Comisión considera oportuna la iniciación del procedimiento deberá proceder conforme a lo dispuesto en el artículo 4 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, remitiendo al Presidente de la CSCDA el acuerdo de iniciación del procedimiento, junto con el informe y la memoria que se refiere el apartado 4 del precepto. El citado acuerdo contendrá la propuesta de conservación o eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, de los documentos y series documentales que se determinen, así como la petición del Dictamen preceptivo a que se refiere el artículo 5 del indicado Real Decreto. Este Dictamen preceptivo lo emitirá la CSCDA regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, en el plazo máximo de un año, a contar desde que se disponga de la documentación completa de que se trate. Por razones de urgencia, el órgano proponente puede solicitar un plazo inferior, pudiendo la CSCDA acordarlo así y comunicándoselo al órgano solicitante.
2. En el supuesto de series documentales en las que exista dictamen favorable de la CSCDA, y de acuerdo con la habilitación a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social para emitir sucesivas resoluciones relacionadas con series documentales de similar naturaleza y contenido a las que han recibido dictamen favorable, ésta valorará la documentación a efectos de proponer al Director General del Instituto su inclusión en la resolución que determine la eliminación o la sustitución de soporte.
3. Si el dictamen fuese favorable a la propuesta o en caso de fracciones de series ya dictaminadas favorablemente, el Director General del Instituto Nacional de la Seguridad Social adoptará la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se procederá cuando la resolución disponga la conservación de los documentos en soporte electrónico.
La resolución será motivada y recogerá el contenido establecido en el artículo 6 del mencionado Real Decreto.
Una vez que sea ejecutiva la autorización publicada en el «Boletín Oficial del Estado», la Dirección General de este Instituto o la Dirección Provincial responsable de la custodia de los documentos, según proceda, abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales, conforme a lo establecido en los artículos 7 y 8 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, el cual sólo podrá ejecutarse materialmente cuando conste acreditada la conservación total o parcial, en soporte electrónico u original de las series documentales que así lo tengan expresamente establecido.
1. Concluido el expediente de eliminación de documentos a que se refiere el apartado Cuarto, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren depositados, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y posterior utilización de la información que contienen, a efectos de garantizar la protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración. Por ello el proceso de destrucción deberá estar sometido a estrictos controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.
2. Los documentos que vayan a ser eliminados deberán estar protegidos hasta el momento de su destrucción física, guardándose en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad frente a posibles intromisiones externas. No deberán permanecer al descubierto en el exterior de los edificios ni amontonarse en lugares de paso o locales abiertos.
3. La destrucción de la documentación podrá efectuarse por los propios medios de que disponga la entidad o, cuando el volumen de documentos así lo aconsejen, mediante la contratación de una empresa de servicios especializada en la destrucción de documentos, en cuyo caso se designará a una persona de la entidad donde se encuentre custodiada la documentación para que controle el transporte y supervise la eficacia del sistema de destrucción empleado. En todo caso, la empresa deberá certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia de la fecha y forma de destrucción.
4. Una vez efectuada la destrucción de los documentos, se enviará un duplicado del acta a que se refiere el artículo 7.1.e) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y en su caso del acta complementaria a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del INSS, a los efectos de que esta lo envíe a su vez a la CSCDA, de acuerdo con lo previsto en el artículo 7.3 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Lo dispuesto en la presente resolución será de aplicación a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Queda derogada la Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del INSS, por la que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, así como cuantas otras disposiciones se opongan a la presente norma.
Calendario de conservación de las series documentales sin dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

References: Real Decreto 
 Real Decreto 
 Resolución 
 artículo 4
 Real Decreto 
 artículo 3
 artículo 4
 Real Decreto 
 artículo 5
 Real Decreto 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 6
 Real Decreto 
 artículo 7
 Real Decreto 
 artículo 7
 Real Decreto 
 resolución 
 Resolución