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Timestamp: 2018-11-16 11:20:46+00:00

Document:
TOP Ö 40: Überörtliche Kassen- und Rechnungsprüfung der Gemeinde Bischberg für die Jahre 2012 bis 2016;
Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses und Behandlung der Einzelfeststellungen;
Sitzung: 14.06.2018 GR 04/2018
Im Rahmen der Art. 105 Abs. 1, 106 Abs. 1 und Abs. 5 der Gemeindeordnung (GO) fand in der Zeit vom 15. Dezember 2016 bis 6. Juli 2017 eine allgemeine überörtliche Kassen- und Rechnungsprüfung durch die Prüfer Herrn Klaus Neubauer und Herrn Armin Köbler vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband statt. Neben kommunalwirtschaftlichen Angelegenheiten wurden die Informationstechnik, das Personalwesen und vertragliche Angelegenheiten vertieft geprüft.
Die Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses (Nr. 1 des Prüfungsberichts) vom 21. September 2017 wird nachstehend dem Gemeinderat zur Kenntnis gegeben. Ebenso wird die Stellungnahme der Verwaltung zu den Prüfungsfeststellungen zur Kenntnis gegeben.
Die Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses (Nr. 1 des Prüfungsberichts) vom 21. September 2017 dient zur Kenntnis.
zu TZ 1 Erledigung früherer Prüfungsfeststellungen
Der Gemeinderat schließt sich den Ausführungen der Verwaltung in der Stellungnahme zum Prüfungsbericht an.
zu TZ 2 Preisanpassung für die Schülerbeförderung
Um die Wettbewerbskriterien und den Preisspiegel zu überprüfen, wird die Verwaltung zu gegebener Zeit eine entsprechende Markterkundung vornehmen.
zu TZ 3 Preisanpassung für Unterhaltsreinigungen
Um die Wettbewerbskriterien und den Preisspiegel zu überprüfen, wird die Verwaltung zu gegebener Zeit eine entsprechende Markterkundung vornehmen. Allerdings sollte mit der Durchführung gewartet werden, bis das Hallenbad wieder geöffnet ist, um diese Einrichtung in den Reinigungsvertrag einzubeziehen.
zu TZ 4 Anpassung von Erbbauzinsen
Die Verwaltung wird versuchen auf Grundlage des § 242 BGB den Erbbauberechtigten eine Erhöhung des Erbbauzinses anzubieten. Derzeit wird notariell geprüft, ob eine Anpassung der damaligen Urkunde möglich ist. Im Hinblick auf die zu erwartenden jährlichen Mehreinnahmen sollte der Verwaltungsaufwand möglichst gering gehalten werden.
zu TZ 5 Gewährleistungsbürgschaft wäre noch vorzulegen
Da bisher keine Mängel der Erschließungsanlagen im Baugebiet „Himmelreich“ aufgetreten sind, die Gewährleistungsabnahme bereits im Jahr 2020 erfolgen wird und die finanzielle Leistungsfähigkeit der GEWOBAU-Bamberg auch über das Jahr 2020 hinaus sichergestellt ist, verzichtet die Gemeinde Bischberg auf eine Aufstockung der Bürgschaft.
zu TZ 6 Restriktive und differenzierte Rechtevergabe bei finanzwirksamen Verfahren
a) Gebot der ausreichenden Funktionstrennung
b) Restriktive Rechtevergabe
Die IT-Administration und Rechtevergabe für die Finanzprogramme durch die Leitung der Finanzverwaltung wurde umgehend abgeschafft. Derzeit erfolgt die Rechtevergabe ausschließlich durch die IT-Abteilung. Die im Bericht geforderte Funktionstrennung ist aufgrund der personellen Ausstattung der Finanzverwaltung, ähnlich wie in den anderen Abteilungen der Gemeinde, nicht möglich. Jede/r Mitarbeiter/in muss im Falle des Ausfalls eines/r Kollegen/in, dessen/deren Aufgabenbereich mit abdecken. Aufgrund der Fortbildungsmaßnahme einer Mitarbeiterin fehlt diese oft tageweise. Eine tageweise Änderung der Rechtevergabe im Vertretungsfall ist nicht zweckmäßig.
c) Sicherheitsstufe 3 in CIP-KD
d) Passwortwechsel
Die Prüfungsanmerkungen wurden bereits von Seiten der Verwaltung umgesetzt.
zu TZ 7 Technische Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips beim Online-Banking notwendig
Die Gemeinde Bischberg hat sich bereits von der Sparkasse Bamberg ein Angebot eingeholt, um das Online-Banking den neuesten Vorgaben anzupassen. Im Zuge der Umstellung auf die neue Version des Online-Bankings erfolgt auch die technische Umsetzung des in § 43 Abs. 3 KommHV-Kameralistik geforderten „Vier-Augen-Prinzips“. Dann wird auch die Mitzeichnungsberechtigung außerhalb der Kasse (sog. B-Vollmachten) festgelegt.
zu TZ 8 Vollständigkeit der elektronischen Belegarchivierung
a) Vollständigkeit der elektronischen Belegarchivierung
Die Anmerkungen im Prüfungsbericht zu Integrationsbuchungen und „Global-Kassenanordungen“ werden zwischenzeitlich umgesetzt.
b) Einsatz unveränderbarer Speichermedien
Bis das elektronische Belegarchiv revisions- und betriebssicher hergestellt wird, wird die Gemeinde Bischberg die Papierbelege während der Aufbewahrungsfristen vollständig und den haushaltsrechtlichen Vorschriften entsprechend aufbewahren.
c) Fehlende Scan-Dienstanweisung (Scan-DA)
Ein Entwurf der Scan-Dienstanweisung wurde bereits von Seiten der Verwaltung ausgearbeitet und muss auf die vorhandenen EDV-Komponenten und Arbeitsabläufe angepasst werden. Gegenwärtig wird geprüft, ob Regelungen aufgrund der im Jahr 2019 in Kraft tretenden E-Rechnung aufgenommen werden müssen.
zu TZ 9 Fehlender Zugriffschutz auf die Datenbanken verschiedener Fachverfahren
Entsprechende Änderungen sind bereits im Rahmen der Prüfung des BKPV vorgenommen worden, um die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Verfahren und deren zugrundeliegenden Daten zu verbessern.
zu TZ 10 Schwachstellen bei der Datensicherung
Die Anmerkungen des BKPV werden zur Kenntnis genommen. Grundsätzlich hat sich die Backupstrategie und Software nach der Serverumstellung im Sommer 2017 geändert. Jetzt ist als Software Veeam im Einsatz.
Zu Spiegelstrich 1:
Die Daten werden täglich auf ein durch diverse Verfahren abgesichertes Netzwerk-storage (QNAP) in mehreren Generationen gesichert. Einmal in der Woche wird eine Bandsicherung vorgenommen, die dann in einem Feuerschutzdatensafe in der Registratur aufbewahrt wird. Die aktuelle Monatssicherung, Quartalssicherung und Jahressicherung wird außer Haus in einem Bankschließfach bei der örtlichen Sparkasse aufbewahrt. Mittelfristig überlegt die Verwaltung auch die tägliche Sicherung in einem anderen Brandabschnitt aufzubewahren. Entsprechende Überlegungen wurden bereits angestoßen.
Zu Spiegelstrich 2:
Nach der Serverumstellung sind die Sicherung der Transaktionsprotokolle sowie die Vollsicherungen voll funktionsfähig. Zudem wurden E-Mail-Benachrichtigungen an den Systemverwalter eingerichtet und die Funktionsfähigkeit wird zusätzlich von dortiger Seite in Stichproben überprüft.
Zu Spiegelstrich 3:
Die Sicherungsjobs wurden zwischenzeitlich mit den verschiedenen Anbietern überprüft und der zeitliche Ablauf aufeinander abgestimmt.
Zu Spiegelstrich 4:
Die Sinnhaftigkeit und Wirtschaftlichkeit den primären Datenbestand des Silent Cubes in die Datensicherung mit einzubeziehen wird geprüft, gegebenenfalls umgesetzt.
Zu Spiegelstrich 5:
Die Anmerkungen zur Datensicherung im Hallenbad (Kassenautomat, PC, etc.) werden im Zuge der Planungen für die Generalsanierung geprüft und soweit wirtschaftlich und technisch sinnvoll umgesetzt.
zu TZ 11 Kassenführung in den Zahlstellen entspricht nicht den haushaltsrechtlichen Sicherheitsanforderungen
Die vorgefundene Organisation im Einwohnermeldeamt (Sachbearbeiter erledigen auch Kassengeschäfte) wurde aus Gründen der Bürgerfreundlichkeit eingeführt und beibehalten. Die Verwaltung wird sich entsprechende Gedanken machen, um den haushaltsrechtlichen Sicherheitsanforderungen nachzukommen und die unter Buchstabe a) und b) angesprochenen Versäumnisse abstellen. Der genaue Weg wird derzeit verwaltungsintern diskutiert. Die Ergebnisse werden dem Gemeinderat vorgelegt.
a) Verbesserungsbedarf bei der Barkassenführung (fehlende Kontrollmechanismen)
Die Anmerkungen des BKPV werden zur Kenntnis genommen. Entsprechende Kontrollmechanismen wurden eingerichtet und werden entsprechend dokumentiert.
b) Einsatz von Registrierkassen in den Zahlstellen
Als erste Verbesserungsmaßnahme werden die Ausdrucke der Journale der Registrierkassen in der Hauptkasse gesammelt und geprüft. Überlegungen zur Einführung neuer Techniken werden verwaltungsintern diskutiert, die Ergebnisse werden dem Gemeinderat vorgelegt.
GR Tobias Knoblach kurzzeitig abwesend.
zu TZ 12 Sonstige Hinweise zum IT-Betrieb
a) Haushaltsrechtliche Freigabe
Die förmliche Verfahrensfreigabe nach § 37 Abs. 1 KommHV-Kameralisitk für finanzwirksame Verfahren wird nachgeholt.
b) Access-Lösung zum Quittungsdruck in der Gemeindekasse
Es ist geplant den Quittungsdruck auf das Programm der komuna (CIP-KD) oder ein anderes Kassenprogramm (siehe Anmerkungen zu TZ 11) umzustellen.
c) (Fern-)Wartungszugang; Verpflichtungen auf Datenschutz und Geheimhaltung notwendig
Zwischenzeitlich wurden noch fehlende Fernwartungsvereinbarungen mit den entsprechenden externen Dienstleistern abgeschlossen bzw. werden im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung überarbeitet und neu abgeschlossen.
d) Vollständigkeit der Abschlüsse aus dem Kassenautomaten im Hallenbad
Die Prüfungsanmerkung wird nach Inbetriebnahme des Kassenautomaten nach der Generalsanierung des Hallenbades umgesetzt.
zu TZ 13 Errichtung und Verwaltung der „Bürgerstiftung Bischberg“
Die Gemeinde Bischberg nimmt die Prüfungsanmerkung zur Kenntnis. Der Stiftungszweck wurde bewusst sehr weit gefasst, um möglichst viele, bei der Errichtung der Stiftung noch nicht absehbare Projekte unterstützen zu können. Bisher wurden alle Stiftungsmittel an örtliche Personen, Institutionen und Gruppen ausgeschüttet. Der Stiftungsrat, der aus dem 1. Bürgermeister, dem 2. Bürgermeister und dem Geschäftsleiter als geborene Mitglieder, sowie dem Vorsitzenden des Ortskulturrings und dem Seniorenbeauftragten als gekorene Mitglieder besteht, entscheidet letztendlich über die Vergabe der Stiftungsmittel. Somit ist eine örtliche Verwendung der Stiftungsausschüttungen sichergestellt.
Die weiteren Anmerkungen unter den Buchstaben a) bis d) werden mit der Sparkasse Bamberg und der Rechtsaufsichtsbehörde zu gegebener Zeit erörtert.
zu TZ 14 Geschenke an Laufbahnbeamte und Tarifbeschäftigte
Die Prüfungsanmerkung wird zur Kenntnis genommen.
zu TZ 15 Erlass einer Satzung nach Art. 28 Abs. 4 BayFwG
Die Gemeinde Bischberg rechnet im Gegensatz zu anderen umliegenden Gemeinden eine Vielzahl der Feuerwehreinsätze ab (unter anderem auch Fehlalarme im Seniorenheim, Türöffnungen, etc.). Bis heute kam es mit der privatrechtlichen Abrechnung ohne Satzung nach Art. 28 Abs. 4 BayFwG durch die Gemeinde zu keinen Einnahmeausfällen. Deshalb sah man von Seiten der Verwaltung auch keine Notwendigkeit zum Satzungserlass. Nach Rücksprache mit dem Bayerischen Gemeindetag ist derzeit eine Überarbeitung der Mustersatzung und der Pauschalsätze für den Kostenersatz geplant, die im kommenden Jahr veröffentlicht werden soll. Diese Publikationen des Bayerischen Gemeindetags sollen erst abgewartet werden.
zu TZ 16 Empfehlung, die Erschließungsbeitragssatzung neu zu erlassen
Die Verwaltung wird auf der Grundlage der Mustersatzung des Bayerischen Gemeindetags die gemeindliche Erschließungsbeitragssatzung überarbeiten und dem Gemeinderat vorlegen.
zu TZ 17 Empfehlung, die Straßenausbaubeitragssatzung anzupassen oder neu zu erlassen
Der Bayerische Landtag hat am 14. Juni 2018 eine Änderung des Kommunalabgabengesetzes (KAG) beschlossen und somit die Erhebung von Straßenausbaubeiträgen rückwirkend zum 1. Januar 2018 abgeschafft. Somit ist eine Anpassung bzw. ein Neuerlass der gemeindlichen Straßenausbaubeitragssatzung überflüssig.
zu TZ 18 Sonstige Feststellungen
a) Die Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen ist von Seiten der Geschäftsleitung geplant. Aufgrund anderer Projekte wie die EU-Datenschutzgrundverordnung und das IT-Sicherheitskonzept wird die Fertigstellung der Dienstanweisung noch etwas Zeit in Anspruch nehmen.
b) Dies ist der Verwaltung bekannt, jedoch wird seit vielen Jahren in Bischberg eine erweiterte Kameralistik angewendet. So werden z. B. zur richtigen Ermittlung der Gebühren auch immer noch die Jahresrechnungen - soweit möglich - dem Haushaltsjahr zugeordnet. Ebenso verhält es sich mit Zahlungsleistungen, die dem Haushaltsjahr zugeordnet werden, in dem die Aufträge erteilt bzw. die Lieferung erhalten wurden. Schließlich werden auch Einnahmen dem Zeitpunkt der Sollstellung zugeordnet.
c) Die Prüfungsfeststellung wurde bereits erledigt.
d) Hier lag ein Eingabefehler bei der Haushaltsdruckerstellung vor; der leider übersehen wurde. Wird zukünftig besser kontrolliert.
GR Peter Götz kurzzeitig abwesend.
e) Die angesprochene Änderung des Satzungsinhalts wird im Rahmen einer Satzungsänderung oder gegebenenfalls eines Satzungsneuerlasses berücksichtigt.
f) Sowohl der Satzungsinhalt, als auch das im Prüfungsbericht zitierte Urteil und das IMS sind der Verwaltung bekannt. Nachdem die Verwaltung noch nie Abwasseruntersuchungen auf Kosten der Grundstückseigentümer vorgenommen hat, wird die Bestimmung bei einer Überarbeitung der EWS zu gegebener Zeit gestrichen.
In dem Bericht wurden keine Einnahmeausfälle oder Mehraufwendungen zu Lasten der Gemeinde nachgewiesen, so dass eine Anmeldung an die Vermögensschadensversicherung nicht vorgenommen werden kann.
Der Prüfungsbericht des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes vom 21. September 2017 dient zur Kenntnis und wird durch die zuvor gefassten Beschlüsse insgesamt als erledigt betrachtet.

References: Art. 105
 § 242
 § 43
 § 37
 Art. 28
 Art. 28