Source: http://experiencias.jetset.com.co/politicas-y-manual/
Timestamp: 2018-05-26 04:12:56+00:00

Document:
PolÍticas y manual - Rutas Jetset
El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y
jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información
consagrado en el artículo 20 de la misma.
En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular
de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y
a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos
para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan
algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas
políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos
Es de aclarar este manual no aplicará ni servirá de referencia para solicitudes de eliminación de bases de
datos de archivos de información periodística y otros contenidos editoriales, lo anterior, en virtud del
artículo segundo (2°) de la Ley 1581 de 2012 que dispuso lo siguiente:
“El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación (…) d)
A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales (…)”.
Como puede apreciarse, ésta exclusión da un tratamiento especial a la información periodística y de
contenidos editoriales de los medios de comunicación en relación con sus datos noticiosos. Así mismo la
jurisprudencia interpretó los alcances de los contenidos sujetos al Habeas Data, la Corte Constitucional en
sentencia C-748 de 2011 de control de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria 1581 de 2012 se
pronunció al punto de la excepción mencionada en los siguientes términos:
“Constitucionalidad del literal d): la excepción de “datos y archivos de información periodística y
otros contenidos editoriales”
“Esta restricción es necesaria en la medida en que a través de ella se está asegurando el respeto a la libertad
de prensa. La jurisprudencia ha sido enfática en señalar que el “ámbito de protección de la libertad de
expresión en sentido genérico consagrada en el artículo 20 Superior, es la libertad de prensa, que se refiere
no solo a los medios impresos sino a todos los medios masivos de comunicación.”.
Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos
personales por parte de SEMANA, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto
Oficina principal: Calle 78 No. 11 – 17
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de
datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores,
Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios (en lo pertinente) de SEMANA, los cuales sean susceptibles
de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de
SEMANA. Si a futuro, otras personas jurídicas entran a formar parte de SEMANA, el manual aplicará a
2. A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención,
Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo a lo
establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
2. Base de Datos:? Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el
responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus
datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las
políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a
las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad,
edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono
móvil, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de
consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y
personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
8. Titular:? Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE
PUBLICACIONES SEMANA S.A. Y PROYECTOS SEMANA S.A. (EN ADELANTE, SEMANA)
Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los parámetros generales mediante los cuales
se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente a los datos personales de las personas
a las que le es aplicable el tratamiento de sus datos:
1. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de SEMANA debe obedecer
a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
2. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener
de SEMANA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por SEMANA, se deberá manejar
con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta SEMANA en la
prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente
para identificar, mantener un registro y control de los Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores
Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios de SEMANA.
? Procesar.
? Confirmar.
? Cumplir.
? Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
? Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
? Realizar transacciones.
? Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional,
policiva o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
? Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias,
reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
? Recolección.
? Grabación.
? Uso.
? Circulación.
? Procesamiento.
? Supresión.
? Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de
las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.
? Registros contables.
? Correspondencia.
? Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
? Efectuar el pago de dividendos.
? Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
? Contactos.
? Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y
? Para fines comerciales.
? Contabilización.
? Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a
terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
? Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
? Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
? Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
? Ofrecimiento de bienes y servicios.
? Publicidad y mercadeo.
? Alianzas comerciales.
? Facturación.
Tratamiento General de Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y
candidatos a ocupar vacantes:
? Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de
compensación familiar, etc.)
? En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización
expresa para darle Tratamiento a la información.
? En el caso de requerimientos judiciales y legales.
? Contabilización y pago de nómina.
? Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
? Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del
? Pago de beneficios extralegales.
? Auditorias.
? Análisis estadísticos.
? Mantener base de datos de candidatos.
? Capacitación y formación.
? Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a
nuestros trabajadores activos, entre otros.
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de
datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información.
Basado en lo anterior y a través de este manual, se implementa los mecanismos que permitan la consulta
posterior por parte del titular de la información.
La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro
formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización.
Teniendo en cuenta lo anterior, SEMANA deja de presente que la autorización en todo caso será mediante
documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no
obsta que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización.
A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información o de su representante
en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el hecho que la información será recolectada,
incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso especifico que se dará a los mismos, y
1. La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el Encargado del
4. Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la
información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).
SEMANA en su calidad de Responsable y de Encargado del Tratamiento dispondrá de los medios
necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la
autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de los mismos.
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se
informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la
forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los
3. Los mecanismos dispuestos SEMANA para que el Titular conozca la política de tratamiento de la
información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad
correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política
Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información
mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se
deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o
cualquier otra tecnología a elección de SEMANA.
Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de
privacidad, en el cual se especificará detalladamente los puntos anteriormente descritos para cada uno de
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales SEMANA en su calidad de Responsable y
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo
indicado en la mencionada Ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
Deberes de SEMANA con relación al tratamiento de datos personales en su calidad de
Responsables y Encargado del Tratamiento.
Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las
que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de
los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los
3. Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la
actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el
artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
6. Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles
del dato personal.
7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
SEMANA en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de los datos personales de los
mencionados grupos deberán tener especial cuidado en asegurar el cumplimiento de la Ley respecto a
estos grupos y el respeto de los derechos de los mismos, en especial respecto a datos personales que no
encuadren en la categoría de datos de naturaleza pública (nombre, sexo, fecha de nacimiento, etc.).
(i) Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los causahabientes, y también
para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar
previamente y de acuerdo con la Ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la
información sí es un causahabiente del Titular.
(ii) En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma
será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del
procedimiento y resuelta por la Dirección Jurídica, quien resolverá el tema teniendo en cuenta la Ley, los
Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan.
Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del
Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer
la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance,
condiciones y generalidades del tratamiento.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes
podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Basado en
esto, se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro
Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de
la atención a la misma al interior de SEMANA.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresará los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización
o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la
Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes
1. El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes
dirigida a SEMANA responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información
señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo
caso si la comunicación es dirigida a SEMANA y no tiene la calidad para responder la
comunicación, SEMANA, sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación,
dará conocimiento de la misma a la sociedad que deba dar respuesta.
2. En caso de que SEMANA reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o su
representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa
La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a
través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y deberá contener como mínimo
1. El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo por lo solicitado
por el Titular, de los registros, archives y bases de datos o tratamientos realizados por SEMANA.
Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable
de la atención a la misma al interior de SEMANA.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una
vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SEMANA.
De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el
caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria
de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o
contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las
cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los mencionados alcances.
SEMANA al ser responsable o el encargado del Tratamiento, según el caso, deberá confirmar haber
recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la
misma si a juicio de SEMANA no se presentan el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria
implica una afectación para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la
entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome
las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.
La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la
revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando
se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este
calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, SEMANA
implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración,
SEMANA en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder al registro de las
bases en los términos indicados por las normas colombianas.
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de
este Manual, al momento de proporcionar sus datos.

References: artículo 15
 artículo 20
 artículo 20
 artículo 3
 artículo 8
 artículo 17

artículo 14
 artículo 14
 artículo 15
 artículo 15