Source: http://colegiosantaangelamerici.edu.co/politica-de-datos/3/
Timestamp: 2019-02-17 19:49:36+00:00

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Manual de políticas y procedimiento para el tratamiento de datos – Página 3 – Colegio Santa Angela Merici
Manual de políticas y procedimiento para el tratamiento de datos
La política de tratamiento de la información del Colegio Santa Angela Merici S.A.S se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (en lo sucesivo LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley anterior.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier producto, o servicio del colegio. El Colegio Santa Angela Merici se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, así mismo, exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos aptos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Niños, niñas y adolescentes: Se entiende por niño o niña, las personas entre 0 y los 12 años y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad.[1]
Padres De Familia y/o Representantes Legales: ºLos padres por el hecho de serlo asumen frente a sus hijos una serie de derechos y obligaciones, los cuales se derivan de la llamada autoridad paterna y de la patria potestad. Estos derechos deben ejercerlos conjuntamente los padres y a falta de uno de ellos le corresponderá al otro. Excepcionalmente, los derechos que conforman la autoridad paterna pueden ser ejercidos por un pariente o por un tercero, según las circunstancias del caso y con ciertos límites. No así la patria potestad es reservada a los padres.[2]
Comunidad educativa: Indica al grupo de personas que se encuentran vinculadas al colegio Santa Angela Merici S.A.S, esto es, estudiantes, padres de familia y/o representantes legales, docentes, directivos y operarios.
Consejo Académico: Indica al grupo de personas compuesto por el equipo de docentes y directivos.
3.Objeto Del Manual
El presente Manual tiene por objeto acoger las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a actualizar, conocer, y corroborar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad del Colegio Santa Angela Merici, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. El Colegio Santa Angela Merici en todas sus actuaciones, se compromete con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general para el tratamiento de todos los medios en los cuales se solicita información, bien sea: Acceso telefónico, escrito, virtual, medios electrónicos entre otros. Por eso, acoge este manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados del Colegio Santa Angela Merici en el acatamiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre del mismo.
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte del Colegio Santa Angela Merici SAS en los términos y condiciones recogidos en la misma.
Aunado a lo anterior, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes efectuado por el Colegio Santa Angela Merici SAS, requiere de autorización suscrita por los padres de familia y/o sus representantes legales y únicamente respecto de los cuales el Colegio haya suscrito contrato de prestación de servicios educativo a través de la firma de contrato de matricula, y se reconoce que los datos personales de los niños, niñas y adolescentes gozán de protección especial y prevalecen sobre los derechos de los demás con miras al cumplimiento al mandato del artículo 44 de la Constitución Política, por lo que el consentimiento para el tratamiento de los datos personales refiere únicamente a los fines de que habla la presente política.
El Colegio Santa Angela Merici ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede reflejarse por medio de mensajes de datos, internet, documentos físicos, sitios web, correo electrónico, vía telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. El Titular del dato, con la aprobación de misma política de tratamiento de datos personales, declara conocer que El Colegio Santa Angela Merici puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.
Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
Con todo, conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 no será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
4.1. Autorización de Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA).
En el Tratamiento de datos de (NNA se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y suministrar de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. En los casos en los que El Colegio Santa Angela Merici actúa como Encargado de las bases de datos, el responsable será el asegurador de solicitar la correspondiente autorización al Representante Legal de los niños, niñas y adolescentes y de garantizar al Colegio Santa Angela Merici, que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, probados y evidentes, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja El Colegio Santa Angela Merici en sus bases de datos, será la dirección administrativa del mismo.
El Colegio Santa Angela Merici cuenta con la figura del Oficial de Cumplimiento cuya función es la protección de datos personales a la luz de lo consagrado en las normas que regulan la materia.
El Colegio Santa Angela Merici SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
El trátamiento de los datos personales de las personas naturales, también consistirá en las siguientes actividades y tendrán las siguientes finalidades especificas para el cumplimiento de los objetivos misionales de la institución:
Participación de los niños, niñas y/o adolecentes pertenecientes o interesados en ingresar a la institución como de padres de familia y/o acudientes pertenecientes o interesados en ingresar a la institución en encuestas con formularios online y/o físico.
Diligenciamiento de formularios online y/o físico para la actualización de datos.
Diligenciamiento de formularios en el servicio de psicologia[3] y enfermería[4].
Diligenciamiento del observador del alumno en la base de datos de la institución donde se incorporen datos de identificación del mismo, gustos en particular, datos médicos de relevancia, datos de identificación de los padres de familia y/o representantes legales de los estudiantes, evidencias académicas y comportamentales. La información contenida en el observador del alumno solo podrá ser conocida por los padres de familia y/o representantes legales, profesional de psicología y enfermeria y consejo acádemico.
Diligenciamiento de formularios online y/o físico para la actualización de datos que se requieran para la prestación del servicio de ruta escular cuando medie acuerdo para tal fin entre el Colegio Santa Angela Merici S.A.S. y los padres de familia y/o representantes legales de los estudiantes
Diligenciamiento de formularios online y/o físico para la actualización de datos que se requieran para la creación de correos electrónicos institucionales de los estudiantes[5].
Diligenciamiento de formularios online y/o físico para la actualización de datos que se requieran para las jornadas académicas que se desarrollen en distintos espacios académicos y culturales en caso de que se requieran listas de información para dar cumplimiento satisfactorio a las jornadas descritas.
Envió de mensajes de correo eletrónico al correo de los padres de familia y/o representantes legales de los estudiantes contentivo de copia información remitida con destino a los correos electrónicos institucionales de los estudiantes, información con fines académicos y culturales de los estudiantes, información del estado financiero del contrato de prestación de servicios educativos, información del estado financiero del contrato del servicio de ruta escolar, información del estado financiero del servicio de alimentación del estudiante, citación a reuniones y eventos con interés académico.
Reproducción de imágenes fotograficas, video y audio de la comunidad academíca en las redes sociales del Colegio Santa Angela Merici S.A.S., y en los distintos proyectos audiovisuales que se lleven a cabo al interior de la institución y que tienen difusión a través de las redes sociales de la institución.
Reproducción de imágenes fotográficas, video y audio de la comunidad academíca con fines publicitarios del Colegio Santa Angela Merici S.A.S.
Diligenciamiento de actas de reuniones de la comunidad académica donde se incorporen los datos de quienes han asistido.
Diligenciamiento de solicitudes de registro, tramites de sugerencias y servicios online y/o escrito.
Envío de mensajes de texto a los padres de familia y/o representantes legales de los estudiantes del atraso en el cumplimiento del pago de las obligaciones contractuales que se tengan con el Colegio Santa Angela Merici S.A.S.
Informarle de noticias importantes concernientes a COLEGIO SANTA ANGELA MERICI.
10.Deberes de los responsables del Tratamiento de la Información.
El Colegio Santa Angela Merici cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:
1.Solicitar y almacenar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización firmada por el titular de los datos.
3.Modificar la información cuando sea incorrecta y comunicar oportunamente al Encargado del Tratamiento;
4.Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que anticipadamente le haya proporcionado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
5.Informar adecuadamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le acuden por virtud de la autorización otorgada
6.Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7.Notificar al Encargado del Tratamiento cuando cierta información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
8.Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
9.Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
10.Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
11.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual;
14.Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
11.Deberes De Los Encargados Del Tratamiento De La Información.
Si El Colegio Santa Angela Merici realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
1.Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en términos de Ley;
2.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su falsificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o engañoso;
3.Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo
4.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto;
5.Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
6.Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley;
7.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8.Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en el presente Manual o la ley;
9.Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
El Colegio Santa Angela Merici informa al titular, que podrá consultar los presentes términos en nuestro sitio WEB www.colegiosantaangelamerici.edu.co/politica-de-datos” y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de: Líneas de servicio al cliente del Colegio 4317404 – 3112291036, correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio ubicada en la Calle 86ª Nº 112G -26 Barrio Ciudadela Colsubsidio.
13.1. Derecho de acceso o consulta
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Colegio Santa Angela Merici SAS, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido al Colegio Santa Angela Merici SAS, enviado, mediante correo electrónico: col.sam@hotmail.com indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Calle 86ª # 112 G 26 la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el Colegio Santa Angela Merici SAS.
Una vez recibida la solicitud, el Colegio Santa Angela Merici SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido Colegio Santa Angela Merici SAS, enviado, mediante correo electrónico a col.sam@hotmail.com, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Calle 86ª # 112 G 26, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
El Colegio Santa Angela Merici SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Colegio Santa Angela Merici SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, el Colegio Santa Angela Merici SAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
Por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los servicios del Colegio Santa Angela Merici en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza al Colegio para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus datos personales a los servicios del mismo en cualquier país que considere conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting que El Colegio Santa Angela Merici contrate o requiera.
15. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
El Colegio Santa Angela Merici se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
16.Vigencia
Las bases de datos responsabilidad del Colegio Santa Angela Merici SAS, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. El Colegio Santa Angela Merici SAS, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 1 de noviembre del 2017
El Colegio Santa Angela Merici, identificado con NIT 900641528-1, declara que como responsable de la información protege los datos suministrados por sus estudiantes, empleados y padres de familia en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por su titular.
Dicho tratamiento podrá realizarse directamente por El Colegio Santa Angela Merici y/o por el tercero que éste determine. El Colegio Santa Angela Merici comunica al titular de los datos personales que le asisten los siguientes derechos:
1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Colegio Santa Angela Merici y/o al tercero que éste determine.
El Colegio Santa Angela Merici informa al titular que podrá consultar los términos y condiciones en el link http://colegiosantaangelamerici.edu.co/politica-de-datos/ y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de los teléfonos: 4317404 – 3112291036, en el correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio Santa Angela Merici.
[1] Artículo 3 Código de la Infancia y la Adolescencia.
[2] Extraído de CONCEPTO 75 DE 2014 proferido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Para consulta visite: http://icbf.gov.co/cargues/avance/docs/concepto_icbf_0000075_2014.htm
[3] Las plantillas que se elaboren en el servicio de psicología escolar serán incorporadas a la base de datos de la institución destinada para tal fin, con el objetivo de contar con un registro histórico de la atención al estudiante y los resultados de la intervención serán informados en primera instancia a los padres de familia, y en segunda instancia a los miembros de la comunidad educativa que deban intervenir en el asunto, si fuese necesario.
[4] Las plantillas que se elaboren en el servicio de enfermería escolar serán incorporadas a la base de datos de la institución destinada para tal fin así como también para desplegar actividades tendientes para la protección de la salud de quienes acudan al servicio y para fines preventivos.
[5] El colegio Santa Angela Merici S.A.S. enviará información con fines académicos y culturales a los estudiantes a través de la cuenta de correo institucional.
Ya puedes descargar las guías académicas de este periodo

References: artículo 13
 artículo 9
 artículo 44
 artículo 14
 artículo 4
 Artículo 3