Source: https://www.jobsuche-regional.com/personalverwaltung/
Timestamp: 2019-11-19 13:32:32+00:00

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🥇 Personalverwaltung - was verbirgt sich hinter dem Aufgabenbereich?
Die Personalverwaltung macht’s möglich
8. Juli 2019 Jobsuche Regional
Wer Arbeitnehmer eines Unternehmens ist, hat ständig mit ihr zu tun. Ob das Gehalt auf dem Konto gutgeschrieben wird, der Urlaubsantrag vom Vorgesetzten weitergeleitet wurde, die Mitarbeiterbeurteilung in der Personalakte abgelegt werden soll oder die Jahresmeldung an die Rentenversicherung geht, die Personalverwaltung macht’s möglich. Ihr Fokus liegt auf den administrativen Personalaufgaben innerhalb eines Unternehmens.
Und davon gibt es mehr, als man gemeinhin annimmt:
Essenszuschuss oder –abzug
Erstellen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Abmahnungen, Kündigungen
Verträge zur betrieblichen Altersversorgung
Entgeltnachweis Sozialversicherungen
Meldung an Agentur für Arbeit
Bearbeitung der Mitarbeiteranträge und Meldebescheinigungen
Führen, d. h. anlegen, pflegen und verwalten der Personalakten
Statistische Daten über Fluktuation, Personalereignisse, Personalaufwand und Sozialaufwand
Erstellung von Stellenausschreibungen und Aushängen, auch in Universitäten und Hochschulen
Active Sourcing, Aktivitäten in XING und LinkedIn
Betreuung von Bewerbern und neu angeworbenen Mitarbeiter
Es gibt kaum einen Unternehmensbereich, der ein so breites Aufgabenspektrum hat, wie die Personalverwaltung. Die Ziele der Personalwirtschaft sind dennoch klar abgegrenzt:
Sicherstellung der Produktivität des Unternehmens
Was sich so nüchtern anhört, sind wichtige und komplexe Themenbereiche.
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben setzt voraus, dass der Personalbereich über alle arbeitsrechtlichen, datenschutzrechtlichen, disziplinarischen und sozialrechtlichen Gesetze und Vereinbarungen optimal informiert und geschult ist. Arbeitsverträge leben ebenso wie Betriebsvereinbarungen und Meldebescheinigungen von ihrer Rechtmäßigkeit. Die Personalverwaltung steht für korrekte Arbeit und Nachvollziehbarkeit. Dafür empfiehlt es sich, dass der Personalbereich juristisch beraten wird oder selbst unter der Leitung oder Mitwirkung eines Juristen steht.
Mit der Sicherstellung der Produktivität eines Unternehmens hat die Personalverwaltung ein weiteres sehr wichtiges Ziel:
Neue Mitarbeiter können nach Bedarfsanalyse und Stellenausschreibungen intern und extern gefunden werden. Die Personalverwaltung liefert hierzu die Grundlagen.
Bewerber können nur endgültig für ein Unternehmen rekrutiert werden, wenn die Arbeitsverträge korrekt vorliegen und miteinander geschlossen wurden.
Mitarbeiter können ihren Dienst nur antreten, wenn sie sozialversichert sind, alle Anmeldungen erfolgt sind und die notwendigen Unterlagen vorliegen.
Die betriebliche Altersversorgung muss ebenfalls vertraglich vereinbart werden und die Verträge unterschrieben dokumentiert sein.
Zuschüsse wie Essenszuschuss, Kindergartenbeitrag o. ä. müssen korrekt verbucht und versteuert werden.
Lohn und Gehälter müssen dem Arbeitsvertrag, dem geltenden Tarifvertrag und maßgeblichen Betriebsvereinbarungen entsprechen. Womöglich geleistete Überstunden, die monetär abgegolten werden sollen, sind zusätzlich auf der Abrechnung aufzuführen. Dafür muss die Kommunikation mit dem Fachbereich optimal sein.
Moderne Personalverwaltungssysteme und Personalverwaltungssoftware unterstützen bei der Wahrnehmung der vielfältigen Aufgaben. Die zunehmende Digitalisierung verändert auch diesen Bereich. Schon die Bewerbersuche gestaltet sich im Rahmen der Sozialen Medien und aufgrund des Fachkräftemangels völlig anders, als es bisher üblich war. Auch technische Innovationen greifen: Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Meldebescheinigungen können – nach Abstimmung mit dem Betriebsrat und bei entsprechender technischer Ausstattung – von Mitarbeitern und Fachverantwortlichen selbst veranlasst werden. Auch externe Dienstleister übernehmen gerne administrative Aufgaben und können die Personalverwaltung zusätzlich entlasten. Dazu bedarf es jedoch ebenfalls der Zustimmung durch die Arbeitnehmervertretungen und der Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter im Rahmen des Datenschutzes.
Datenschutz – eine besondere Herausforderung
Schon immer war der Datenschutz für den Personalbereich eine besondere Aufgabe. In jeder Situation hat das Unternehmen die Herausforderung zu bewältigen, die Daten der Mitarbeiter vor unbefugten Zugriffen zu schützen.
Das beginnt bereits beim Posteingang. In der Poststelle muss sichergestellt sein, dass Eingangspost für den Personalbereich nicht geöffnet bzw. direkt an die zuständigen Personalmitarbeiter weitergeleitet wird.
Auch Telefonate dürfen nicht in anderen Fachbereichen ankommen.
Die Archivierung von bewerber- und mitarbeiterrelevanten Unterlagen muss ebenfalls dem Datenschutz genügen.
Die Einsicht in die eigene Personalakte muss durch die Personalverwaltung ermöglicht werden. Sie ist in § 83 BetrVG geregelt.
Konkretisiert und zum Teil verschärft wurden die bereits vorhandenen Datenschutzregeln durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die in 2018 europaweit eingeführt wurde. Die DSGVO normiert viele Rechte und Pflichten rund um das Thema Daten.
Damit genießen Daten einen höheren Schutz.
Art. 13 DSGVO Informationsrecht
Art. 15 DSGVO Auskunftsrecht
Art. 17 DSGVO Recht auf Löschung
So gibt es in Art. 13 DSGVO eine Informationspflicht des Verantwortlichen bei erstmaliger Speicherung gegenüber der Person, deren Daten gespeichert werden. Dies gilt auch bei Bewerbungen und Einstellungen.
Art. 15 DSGVO beinhaltet ein Auskunftsrecht. Der Verantwortliche muss Auskunft geben über Zweck der Verarbeitung, Kategorien der verarbeiteten Daten, Empfänger der Daten, Dauer der Speicherung, Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Recht auf Abgabe einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Die Berichtigung von personenbezogenen Daten ist in Art. 16 DSGVO festgehalten. Sind Daten unrichtig oder unvollständig, hat der Betroffene Anspruch auf Berichtigung. Er kann diesen Anspruch gegenüber dem Unternehmen geltend machen, das die Unternehmen erhoben hat, auch wenn es dazu Dritte ermächtigt hat. Das Unternehmen hat die Berichtigung in einer festgelegten Frist vorzunehmen und zu dokumentieren.
Nach Art. 17 DSGVO hat der Betroffene das Recht, die Löschung seiner Daten zu verlangen. Dazu muss einer der im Artikel 17 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegen. Meist sind die Daten für den erhobenen Zweck nicht mehr relevant und der Betroffene hat sein Recht auf Widerspruch der Einwilligung in die Datenspeicherung ausgeübt.
Jedoch können andere gesetzliche Vorschriften gegen eine Löschung sprechen. Die Bestimmungen der Abgabenordnung können beispielsweise mit ihren Mindestaufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.
Das ist nur ein Auszug der wichtigsten Bedingungen rund um den Datenschutz, die eine Personalverwaltung innerhalb der vorgegebenen Fristen auf erste Anforderung eines Betroffenen hin einzuhalten hat. Keine leichte Anforderung im Tagesgeschäft. Falls ein Bewerber oder Mitarbeiter den Eindruck hat, dass seiner Anforderung nicht nachgekommen wird, kann er sich an seine Arbeitnehmervertretung oder direkt an die Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden.
Personalleitung – verantwortungsvolle Position mit Potenzial
Wer einen Bereich mit einer solchen Aufgabendichte leitet, hat eine Vielzahl an Ausbildungsanforderungen und Eigenschaften zu erfüllen. Aufgrund der rechtlichen Anforderungen sind Personalleiter häufig Juristen oder zumindest juristisch vorgeprägt. Neben einem Jurastudium sind auch die Studiengänge Psychologie, BWL oder Pädagogik beliebt. Diese Schwerpunkte weisen auf eine besondere Anforderung dieses Berufs hin: Ein Personalleiter benötigt sehr gute kommunikative Fähigkeiten. Er agiert in Zusammenarbeit mit den Fachbereichsleitern und der Unternehmensführung und wirkt hierbei häufig beratend.
Personalleiter haben auch die Aufgabe, Arbeitnehmervertretungen, z. B. den Betriebsrat oder die Vertretung im Aufsichtsrat, über betriebsverfassungsrechtliche Themen zu informieren. Bei Mitbestimmungsrechten geht die Zusammenarbeit sehr viel weiter: Hier gilt es, souverän und vertrauensvoll Vereinbarungen zu verhandeln und Vorschläge der Arbeitnehmervertretung mit der Unternehmensführung zu besprechen. Ein hohes Maß an Argumentationsfähigkeit, Belastbarkeit, Konfliktlösungsbereitschaft und Überzeugungskraft sind daher für einen Personalleiter unverzichtbar.
In einer Stellenbeschreibung Personalleiter kann in kleinen und mittelständischen Betrieben auch auf ein Studium verzichtet werden. Einschlägige Erfahrungen und Ausbildung in der entsprechenden Branche mit Schwerpunkt Personal können je nach Unternehmen und Anforderungen ein fehlendes Studium durchaus kompensieren. Zusätzlich punkten können Personalleiter heute mit umfangreichen Kenntnissen in den Sozialen Medien, im Active Sourcing und der immer wichtiger werdenden Digitalisierung. Auch Erfahrungen im Hochschulmarketing werden gerne gesehen.
Die Gehaltsspanne bewegt sich aufgrund der hohen Verantwortung im oberen Bereich. Je nach Unternehmen, Vorkenntnissen und Erfahrung liegt das Gehalt bei EUR 4.500 bis EUR 8.000. In internationalen Unternehmen kann diese Einkommensspanne noch überschritten werden.
Fazit: Die Personalverwaltung macht’s möglich
Während noch vor einigen Jahren die Personalverwaltung ein rein administrativer Bereich des Unternehmens war, verändern Digitalisierung und äußere Rahmenbedingungen, wie der Fachkräftemangel und die Globalisierung, auch hier die Arbeitsabläufe. Durch moderne Systeme und Tools werden immer mehr originäre Arbeitsprozesse der Personalverwaltung überflüssig oder vom Mitarbeiter bzw. Fachverantwortlichen selbst ausgeübt. Die Zusammenarbeit mit den anderen Organisationseinheiten gestaltet sich dadurch anspruchsvoller und weniger statisch. Auch die Personalabteilung wirkt zunehmend beratend und gestaltend. Das Bild der Personalverwaltung wandelt sich: weg von der unflexiblen Sachbearbeitung hin zum persönlichen Dienstleister für Mitarbeiter und Führungskräfte.
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References: § 83

Art. 13

Art. 15

Art. 17
 Art. 13

Art. 15
 Art. 16
 Art. 17