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Timestamp: 2018-08-21 04:02:31+00:00

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LEY 594 DE 2000 Coggle
TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
*ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos **El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivosTeniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Deben cumplir unos requisitos:
a) Organización archivística de los documentos
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión
ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación
ARTICULO IX ARCHIVOS
Artículo 40. Régimen de estímulos. Establece y reglamenta un régimen de estímulos no tributario para los archivos privados, declarados como interés cultural: premios anuales, asistencia técnica
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. Podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico, formaran parte de patrimonio documental colombiano
Articulo38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación
Artículo 41. Prohibiciones. Prohibición de organismos privados y las personas naturales o jurídicas propietarias declarados de interés cultural:
-Trasladarlos del territorio nacional sin previo aviso al archivo general de la nación multa de cien salarios mínimos
-Posesión o tendencia de documentos sin autorización a archivo general tendrá una multa de 50 salarios mínimo
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El archivo general de la nación el estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
Artículo 43. Protocolos notariales. Los que tengan más de 30 años serán ser transferidos por la correspondiente notaria al archivo general
Artículo 36.Archivos privados. Documentos pertenecientes a personas naturales y jurídicas de derecho privado
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Proyectos de investigación cultural el cual incluirá en los contratos una clausula donde permanece la obligación de aquellas entregando un copia al archivo general de la nación
ARTÍCULO 23. Formación de archivos.
a) Archivo de gestión.
b) Archivo central.
c) Archivo histórico.
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. Reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. elaborar inventarios de los documentos
TITULO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Se debe implementar sistemas de conservación en cada una de sus fases de ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivos sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad de acuerdo con las normas nacionales e internacionales.
Articulo 49. Reproducción de documentos. En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por algún medio.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. el AGN dará pautas normas técnicas generales sobre la conservación del archivo y a los documentos con nuevos osportes.
ARTICULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 34. Normalizacion, en el artículo 8 de la constitución política el archivo general de la nación fijara los criterios, normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicio de archivos públicos teniendo en cuenta lo establecido en esta ley.
Artículo 35. Prevención y sanción, a través de los consejos de archivos tendrán que prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley:
-Sanción por la autoridad que las profiera, según el caso hasta 20 SMLV
-Faltas contra el patrimonio documental aun siendo servidores públicos
-Hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental es obligación realizar el orden a las autoridades bajo el código penal 371 y 372
-Exportación y sustracción ilegalmente documentos o archivos históricos serán decomisados y puestos en órdenes del ministerio de la cultura
Artículo 33. Órgano competente, se ejerce control y vigilancia sobre documentos declarados de interés cultural siendo personas naturales o jurídicas
ARTICULO 32. Visitas de inspección, verificando cumplimiento de la ley y normas, brindando medidas pertinentes y responsabilidades administrativas.
TITULO III CATEGOTIZACION DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
ARTICULO 7 Categorizacion de los archivos públicos se clasifican en Archivo general de las naciones,archivo general del departamento, archivo general del municipio, archivo general del distrito
LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
Archivo de la rama ejecutiva, archivo de la rama legislativa* archivo de la rama legislativa judicial
*Archivo de entidades del orden nacional, archivo de entidades del orden departamental, archivo de entidades del orden distrital, archivos de entidades de orden metropolitano, archivo de entidades de orden municipal, archivo de entidades de orden local, archivo de la nuevas entidades territoriales, archivos delos territorios indígenas
ARTICULO 10 Obligatoriedad de la creación de archivo
TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOUMENTOS
Artículo 28. Modificación de la ley de 1958. La reserva legal sobre cualquier documento durara 30 años, cumplido este podrá ser consultado por cualquier ciudadano.
Articulo 29 Restricciones por razones de conservación, cuando los documentos históricos representen deterioro y por estese impidan su acceso directo, las instrucciones suministran esta información certificando su autenticidad.
Artículo 27. Todas personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y tienen permitido sacar copia de estos.
TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 31. Documentos históricos, para la salida temporal de los documentos públicos de carácter históricos se generan una autorización excepcional y el jefe de archivos tomara las medidas necesarias para garantizar su seguridad, conservación y reintegro. Solo se generan estas salidas en los siguientes casos: motivos legales, procesos técnicos, exposiciones culturales.
Para la salida temporal de los documentos de un archivo fuera del país en los casos anteriormente mencionados se deberán contar únicamente con la autorización del archivo del archivo general de la nación
Artículo 30. Documentos administrativos, solo por motivos legales las entidades del estado podrá autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 51 Apoyo de los organismos de control. la procuradoruria general de la nación y la contraloria general de la república presentan todo el apoyo en lo que su competencia al archivo general de la nación, para el cumplimiento de la preceptuado en esta ley
ARTICULO 52 Vigencias y derogatorias esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias
Los proyectos y programas archivistas de las instituciones que conforman el SNA se regirán por los principios de participación, cooperación de centralización y autonomía.
El archivo general de la nación orientara y coordinara el SNA
*SNA: buscara la modernización y la homogenización de la función archivista así mismo promover la importancia de los archivos e históricos
*Sistema nacional de archivos se desarrollara bajo los principios de unidad, normatividad, descentralización, administrativa y operativa , coordinación, concurrencia , y subsidiariedad
Archivo general de la nación archivo de las entidades del estado * archivos privados
*Conjunto de instituciones que posibilitan, promueven, salvaguardan y generan acceso de la información y documentos a los ciudadanos
ARTICULO 6 PLANES Y PROGRAMAS
*la asistencia técnica está a cargo del archivo general de la nación, los consejos territoriales de archivo, comités técnicos, entidades de formación de recursos humanos, las asociaciones y entidades públicas y privadas.
*la ejecución seguimiento y control de estos será responsabilidad de los archivos de orden nacional territorial, y de las entidades de centralización directas e indirectas del estado
*La planeación y programa la formación las instituciones archivistas de acuerdo con el plan nacional de desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales
*la coordinación corresponde al archivo general de la nación
TITULO XII ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDIA DIFUSIONES O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
ARTICULO 50 Estímulos el gobierno nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguardia, difusión o incremento del patrimonio documental del país ,los premios y estímulos podrán consistir en becas,concursos,publicaciones, pasantias, capacitaciones y distinciones
TITULO X DONACIÓN,ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
Artículo 45. Adquisición y expropiación. Los archivos de carácter público podrán ser adquiridos por la nación cuando el propietario los ofreciere en venta.Para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la adquisición de archivos públicos de carácter histórico y/o cultural que se encuentra en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o perdido.
Articulo 44 Donaciones. El AGN y los archivos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos públicos.
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dicta otras disposiciones
Establecimiento de las reglas, y principios generales que regulan la función archivista del estado
Administración publica en sus diferentes niveles entidades privadas que cumplen funciones públicas * demás organismos regulados por la presente ley
Archivo archivo publico archivo privado de interés público archivo total documento de archivo función archivista gestión documental patrimonio documental soporte documental tabla de referencia documental * documento original
Fines de los archivos importancia de los archivos institucionalidad e instrumentalidad responsabilidad dirección y coordinación de las funciones del archivo administración y acceso racionalidad modernización función de archivos manejo y aprovechamiento de los archivos *interpretación

References: ARTÍCULO 13

ARTÍCULO 20

ARTÍCULO 19

ARTÍCULO 17

ARTÍCULO 16

ARTÍCULO 15

ARTÍCULO 14

Artículo 40

Artículo 39

Artículo 41

Artículo 37

Artículo 43

Artículo 36

Artículo 42

ARTÍCULO 23

ARTÍCULO 25

ARTÍCULO 22

ARTÍCULO 24

ARTÍCULO 21

ARTÍCULO 26

Artículo 46

Artículo 47

Artículo 48

Artículo 34
 artículo 8

Artículo 35

Artículo 33

Artículo 28

Artículo 27

Artículo 31

Artículo 30

Artículo 45