Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/1462-ippp2-4512-934-2016-2-jo
Timestamp: 2017-09-24 01:16:55+00:00

Document:
1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO | Interpretacja indywidualna
W zakresie przesyłania, przechowywania faktur w formacie elektronicznym, otrzymywanych od kontrahentów dokumentów w formacie papierowym i przechowywania ich w elektronicznej formie (pytania nr 1-6 wniosku) oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej
1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JOinterpretacja indywidualna
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie 16 lutego 2017 r.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony – przedstawione we wniosku z dnia 23 listopada 2016 r. (data wpływu 7 grudnia 2016 r.) uzupełnione pismem Strony z dnia 26 stycznia 2017 r. (data wpływu 27 stycznia 2017 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 12 stycznia 2017 r. (skutecznie doręczone Stronie w dniu 19 stycznia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:
przesyłania, przechowywania faktur w formacie elektronicznym, otrzymywanych od kontrahentów dokumentów w formacie papierowym i przechowywania ich w elektronicznej formie (pytania nr 1-6 wniosku) - jest prawidłowe,
prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej (pytania nr 7-8 wniosku) - jest prawidłowe.
W dniu 7 grudnia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, przechowywania faktur w formacie elektronicznym, otrzymywanych od kontrahentów dokumentów w formacie papierowym i przechowywania ich w elektronicznej formie (pytania nr 1-6 wniosku) oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej (pytania nr 7-8 wniosku). Wniosek został uzupełniony pismem Strony z dnia 26 stycznia 2017 r. (data wpływu 27 stycznia 2017 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 12 stycznia 2017 r. znak nr 1462-IPPP2.4512.934.2016.1.JO.
X GMBH (dalej jako „Wnioskodawca” albo „Spółka) rozważa rozpoczęcie procesu przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej.
Wnioskodawca rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego na:
generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT w w formacie elektronicznym,
przyjmowaniu i przechowywaniu faktur od kontrahentów w formacie elektronicznym,
digitalizowaniu otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywaniu ich zdigitalizowanej (elektronicznej) formie.
Wnioskodawca wprowadzi zatem rozwiązanie polegające na generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) za świadczone przez Wnioskodawcę usługi, w systemie informatycznym Wnioskodawcy i przesłaniu ich do kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznika do wiadomości elektronicznej. Faktura elektroniczna zostanie zapisana w pliku w formacie uniemożliwiającym jego modyfikację (format pdf). Takie samo rozwiązanie zostanie także wprowadzone w przypadku ewentualnie wystawianych przez Wnioskodawcę not obciążeniowych. Wnioskodawca ma zamiar także przyjmować od kontrahentów faktury VAT wystawione w wersji elektronicznej (pdf). Wnioskodawca będzie otrzymywał faktury w postaci załącznika do wiadomości e-mail.
Zarówno w sytuacji wystawiania i przesyłania faktur czy not w formie elektronicznej pdf, jak i w sytuacji odbioru faktur w formacie pdf odbiorca faktury będzie musiał udzielić wystawcy zgody (akceptacji) na sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja będzie w formie pisemnej, w formie elektronicznej lub ustnej.
Faktury będą przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Pliki zawierające faktury VAT będą umożliwiały odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie.
Wnioskodawca jako wystawca faktur będzie posiadać kopie faktur pdf oraz ewentualne maile zwrotne zawierające potwierdzenie otrzymania faktury przez odbiorcę.
Wnioskodawca jako odbiorca będzie przechowywać faktury w formacie elektronicznym (pdf) w sposób:
pozwalający na powiązanie ich z zakupionymi towarami lub usługami,
dający pewność co do tożsamości dostawcy usług lub towarów.
Ze względów bezpieczeństwa faktury będą przysyłane między stronami jedynie z adresów e-mail i na adresy e-mail uzgodnione przez strony transakcji.
Powyższe zasady będą także dotyczyć ewentualnych wystawianych przez Wnioskodawcę not.
Wnioskodawca w związku z wprowadzeniem systemu dokumentowania transakcji gospodarczych poprzez faktury w formie elektronicznej, ustali właściwe zasady przechowywania (archiwizowania) tych faktur w postaci elektronicznej i zasady te zapisze w polityce rachunkowości. Pliki faktur elektronicznych będą więc przechowywane w ustalonym porządku, systematycznym i chronologicznym.
Wnioskodawca będzie zapisywać faktury, ewentualnie potwierdzenia odbioru faktur korygujących, dodatkowo całe wiadomości e-mail w razie faktur zakupowych. Na serwerze Spółki utworzone zostaną katalogi z podziałem na podkatalogi, np. „Faktury elektroniczne - sprzedaż – zakup”, podkatalog „2016”, „2017”, etc.; niższe podkatalogi „styczeń”, „luty” etc. oraz dodatkowo katalogi zawierające w danym katalogu miesięcznym faktury korekty wraz z potwierdzeniem odbioru per mail, albo np. faktury anulowane. Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania faktur pozwoli na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego – np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewni Wnioskodawcy, organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności.
Spółka zgodnie z możliwościami stworzonymi przez ustawę o rachunkowości zastosuje własne rozwiązania dotyczące dekretacji dokumentów księgowych, tzn. dekrety księgowe będą umieszczone poza dokumentem, tj. będą zapisywane w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Spółka będzie posiadać program pozwalający na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym.
Pliki te będą przechowywane np. na dysku komputera w osobnym, bezpiecznym, chronionym katalogu. Wnioskodawca będzie sporządzać okresowe kopie bezpieczeństwa tak zapisanych danych.
Wnioskodawca rozważa także digitalizacje faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej oraz faktur VAT sprzedażowych wystawionych i przesyłanych kontrahentom w formie papierowej. Digitalizacja faktur, paragonów, rachunków i not otrzymywanych w formie papierowej odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej. Tak samo będzie w przypadku sporządzania elektronicznych kopii wystawianych faktur VAT. Faktury te będą następnie przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, w sposób zapewniający spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Tym samym, Wnioskodawca nie będzie przechowywał papierowych faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów. Otrzymane dokumenty (papierowe oryginały) będą niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu. Tym samym, Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty jedynie w formie elektronicznej.
W piśmie z dnia 26 stycznia 2017 r. Wnioskodawca wyjaśnia, że:
Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.
nabywane towary i usługi będą wykorzystywane dla celów dostaw krajowych (stawka 23% VAT), które będą następować w przyszłości (do tego momentu Wnioskodawca nie dokonywał na terenie Rzeczpospolitej Polskiej czynności objętych zakresem podatku VAT poza wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów oraz importem usług).
faktury będące przedmiotem wniosku będą przechowywane na terytorium kraju (serwer polskiego oddziału Wnioskodawcy) w formie elektronicznej.
będzie zapewniony organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur – wskazanych we wniosku – przechowywanych w formie elektronicznej oraz będzie zapewniony bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa wystawianie i przesyłanie per mail faktur w formacie pdf?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodny z przepisami obowiązującego prawa odbiór faktur w formacie pdf jako załącznika do wiadomości e-mail?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie faktur w formacie pdf, które w tym formacie były wysyłane do odbiorcy, jak i były w tym formacie otrzymywane od dostawców?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym faktur, które były wystawiane przez Spółkę w formacie papierowym?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymywanych od dostawców w formacie papierowym?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym rachunków, not i paragonów otrzymywanych od dostawców w formacie papierowym?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktur przechowywanych w formacie elektronicznym otrzymanych w formacie pdf jako załącznik do wiadomości e-mail?
Czy w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktur przechowywanych w formacie elektronicznym otrzymanych w formacie papierowym od dostawcy?
Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”), faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, po spełnieniu następujących warunków:
uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury,
zapewnienie – poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych – autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.
Ustawa nie określa zamkniętego katalogu rozwiązań technicznych, jakie mogą być wykorzystane w obecnym stanie prawnym, wyjaśnia jednak, że:
przez autentyczność pochodzenia faktury rozumieć należy „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury” (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT),
przez integralność treści faktury rozumieć należy to, że w „fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura” (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).
Ustawa o VAT stanowi, iż poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4 art. 106m ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Ponadto zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez „fakturę” rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT za „fakturę elektroniczną” rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Powyższe oznacza, że przepisy pozwalają w dowolny sposób zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury przesyłanej w formie elektronicznej.
Rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania zapewnią autentyczność pochodzenia pliku zawierającego fakturę oraz integralność treści faktury, gdyż faktury będą zapisywane w pliku w formie obrazu (jako pdf), które ze swej istoty uniemożliwia modyfikację jego treści.
Zatem zaprezentowany przez Wnioskodawcę w zdarzeniu przyszłym system generowania i przesyłania faktur VAT w formacie pdf będzie odpowiadał regulacjom prawnym.
Rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania zapewnią autentyczność pochodzenia pliku zawierającego fakturę oraz integralność treści faktury, gdyż faktury będą zapisywane w pliku w formie obrazu (jako pdf), które ze swej istoty uniemożliwia modyfikację jego treści, a faktury będą otrzymywane od wystawcy w formie załącznika do do wiadomości e-mail przesyłanej z adresu e-mail na adres e-mail uzgodniony przez Wnioskodawce i kontrahenta, co zapewnia autentyczność pochodzenia faktury. Ponadto, celem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymaną korespondencję e-mail.
Zatem zaprezentowany przez Wnioskodawcę w zdarzeniu przyszłym system odbioru faktur VAT w formacie pdf będzie odpowiadał regulacjom prawnym.
Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują:
Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organów kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zatem opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania przez Wnioskodawce faktur przesyłanym kontrahentom elektronicznie na elektronicznych nośnikach danych zapewniać będzie wymogi opisane w ustawie o VAT.
Zarówno Dyrektywa Rady z dnia 28 listopada 2006 r. Nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006 nr 347 poz. 1), jak i przepisy ustawy o VAT nie uzależniają formy, w jakiej mają być przechowywane faktury, od sposobu ich przesyłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy.
Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organów kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Tym samym, mając na uwadze przytoczone regulacje dopuszczalne jest przechowywanie elektronicznych kopii wystawionych w formacie papierowym faktur w sposób zgodny z ustawą o VAT.
Takie stanowisko potwierdza także interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP), gdzie wskazano, iż „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych”.
Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów, o ile spełnione będą wskazane w przepisach wymogi dotyczące przechowywania faktur (art. 112 i art. 112 a ustawy o VAT).
Ustawa o VAT nie precyzuje wprost, czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej.
Ustawa o VAT określa jedynie warunki, jakie muszą być spełnione, aby przechowywanie faktur było zgodne z przepisami prawa. Nie precyzuje ona zatem wprost, czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, jednak taki wniosek można wywieść z powyższych przepisów. Zatem, podatnik może przechowywać faktury VAT w dowolnej formie, pod warunkiem, że spełnione będą określone powyżej wymogi.
Możliwe jest zatem zdigitalizowanie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej do wersji elektronicznej i następnie przechowywanie ich w wersji elektronicznej. Oczywiści podatnik musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Mając na uwadze, iż możliwym jest przechowywanie w formacie elektronicznym (po uprzednim zdigitalizowaniu) faktur VAT otrzymywanych w formacie papierowym, to dopuszczalne jest przechowywanie w formacie elektronicznym otrzymywanych not i rachunków od kontrahentów w formacie papierowym, a także paragonów.
W ocenie Wnioskodawcy, takie działanie jest także uzasadnione ekonomicznie oraz ze względów ekologicznych.
Zastosowanie regulacji dotyczących faktur VAT do przechowywania rachunków czy not (które w ocenie Wnioskodawcy mogą być uznane za rachunek) wynika z poniżej przedstawionych regulacji.
Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Natomiast zgodnie z art. 88 § 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wobec powyższego, skoro w okolicznościach wskazanych przepisami prawa, sprzedaż może być dokumentowana rachunkiem, to nie ma przeszkód, aby w kwestii ich przechowywania zastosować regulacje dotyczące przechowywania faktur VAT.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 oraz ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są oni obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.
Wobec powyższego należy przyjąć, że paragon obok faktury jest również dokumentem na gruncie przepisów ustawy o VAT, który dokumentuje wykonanie czynności sprzedaży towarów i usług, a zatem przepisy regulujące sposób przechowywania faktur VAT znajdą również zastosowanie w tym zakresie.
Stosownie do art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Zgodnie z ustawą o VAT, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, po uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.
Ustawa ustanawia otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dobrowolności tych form. Istotne jest , aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Wnioskodawcy zapewni opisany zdarzeniu przyszłym system postępowania.
Zatem, jeżeli Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym (format pdf) oraz sposób ich przechowywania spełniać będzie warunki wskazane w ustawie VAT, to Wnioskodawca będzie mieć prawo do odliczania podatku VAT naliczonego wskazanego w tych fakturach.
Z kolei na podstawie ustawy o VAT dopuszczalnym jest zdigitalizowanie otrzymywanych faktur w formacie papierowym (w tym zakresie Wnioskodawca odsyła do odpowiedzi na pytanie 5).
Zatem, jeżeli Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie papierowym, a następnie będzie dokonywać ich digitalizacji i przechowywać je w sposób wskazany w Ustawie VAT, to będzie mieć prawo do odliczania podatku VAT naliczonego wskazanego na tych fakturach.
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
W świetle art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).
Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Jak wynika z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują :
W tym miejscu w kwestii możliwości otrzymywanych przez Spółkę paragonów, należy wskazać, że zgodnie z dyspozycją art. 111 ust. 1 oraz ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.
Z kolei w odniesieniu do otrzymywanych przez Wnioskodawce rachunków należy zwrócić uwagę, że przepisy o podatku od towarów i usług nie regulują sposobu dokumentowania czynności za pomocą rachunków oraz obowiązku ich wystawiania. Zostało to uregulowane w przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U z 2017 r., poz. 201).
I tak, zgodnie z art. 87 § 1 ww. ustawy, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 ww. ustawy).
W myśl art. 88 § 2 cyt. ustawy – przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.
Z powyższego wynika zatem, że wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania rachunków, jeżeli żądanie jego wystawienia zgłoszone zostanie przez kupującego lub usługobiorcę. Rachunek wystawiony na taką okoliczność będzie dokumentować zatem faktycznie dokonaną sprzedaż.
Natomiast, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) Minister Finansów w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa rozpoczęcie procesu przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej. Wnioskodawca rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego na:
Faktury będą przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Pliki zawierające faktury VAT będą umożliwiały odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Wnioskodawca jako wystawca faktur będzie posiadać kopie faktur pdf oraz ewentualne maile zwrotne zawierające potwierdzenie otrzymania faktury przez odbiorcę.
Wnioskodawca jako odbiorca będzie przechowywać faktury w formacie elektronicznym (pdf) w sposób pozwalający na powiązanie ich z zakupionymi towarami lub usługami i dający pewność co do tożsamości dostawcy usług lub towarów.
Faktury będą przysyłane między stronami jedynie z adresów e-mail i na adresy e-mail uzgodnione przez strony transakcji.
Zasady te będą także dotyczyć ewentualnych wystawianych przez Wnioskodawcę not.
Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania faktur pozwoli na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego – np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewni Wnioskodawcy, organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności.
Faktury będące przedmiotem wniosku będą przechowywane na terytorium kraju (serwer polskiego oddziału Wnioskodawcy) w formie elektronicznej oraz będzie zapewniony organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur – wskazanych we wniosku – przechowywanych w formie elektronicznej oraz będzie zapewniony bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.
Wnioskodawca rozważa także digitalizacje faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej oraz faktur VAT sprzedażowych wystawionych i przesyłanych kontrahentom w formie papierowej, która odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej. Tak samo będzie w przypadku sporządzania elektronicznych kopii wystawianych faktur VAT. Faktury te będą następnie przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, w sposób zapewniający spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wnioskodawca nie będzie przechowywał papierowych faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów. Otrzymane dokumenty (papierowe oryginały) będą niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu i Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty jedynie w formie elektronicznej.
W tym miejscu należy podkreślić szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
W świetle powołanych przepisów prawa oraz przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania oraz przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii ich przesyłu.
Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur, wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej faktur, w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Odnosząc się do powyższej kwestii należy podkreślić, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej.
W konsekwencji, biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązanie dotyczące:
generowania, przesyłania i przechowywania faktur VAT w w formacie elektronicznym,
przyjmowania i przechowywania faktur od kontrahentów w formacie elektronicznym,
digitalizowania otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywaniu ich zdigitalizowanej (elektronicznej) formie,
w przypadku faktur będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, gdyż spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur. Ponadto, należy wskazać, że Wnioskodawca jest zobowiązany na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany również za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów otrzymanych od kontrahentów (w tym rachunków, paragonów, not), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniami nr 1-6 należy uznać za prawidłowe.
Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest również kwestia prawa do odliczenia podatku naliczonego od faktur VAT przechowywanych w formacie elektronicznym, zarówno otrzymanych w formacie pdf jako załącznika do wiadomości email, jak i otrzymywanych w formacie papierowym od dostawcy.
Zgodnie z z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy spełnione zostaną określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Z wniosku wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabywane towary i usługi będą wykorzystywane dla celów dostaw krajowych opodatkowanych stawką VAT w wysokości 23%, które będą następować w przyszłości.
Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (otrzymane zarówno w formacie pdf jako załącznik do wiadomości email, jak i otrzymywanych w formacie papierowym od dostawcy) w ramach opisanego sposobu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną zdigitalizowane (przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej) nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniami nr 7 i 8 należy uznać za prawidłowe.
Jednocześnie tut. Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone nr 9 i 10 we wniosku) zostanie wydane odrębnie rozstrzygnięcie.
IPTPP1/443-875/13-7/17-S/RG | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO

References: art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 2
 art. 2
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 87
 art. 88
 art. 111
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 15
 art. 2
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 111
 art. 87
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 88