Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2015?documento=legcol&contexto=legcol_0f8dca778f8747cd9f72b578747702b5&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-08-18 18:06:32+00:00

Document:
CIRCULAR EXTERNA 201-000007 DE 19 DE NOVIEMBRE DE 2015
CONTENIDO:SOCIEDADES COMERCIALES, SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS, EMPRESAS UNIPERSONALES Y CLUBES CON DEPORTISTAS PROFESIONALES CONVERTIDOS EN SOCIEDADES ANÓNIMAS. SE ESTABLECEN LOS PLAZOS Y REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2015.
TEMAS ESPECÍFICOS:ACUERDO CONCORDATARIO, ESTADO FINANCIERO, SOCIEDAD ANÓNIMA, CELEBRACIÓN DEL ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SOCIEDAD COMERCIAL UNIPERSONAL, SOCIEDAD EXTRANJERA, SOCIEDAD COMERCIAL, CLUB DEPORTIVO, INFORMACIÓN FINANCIERA, SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA
CIRCULAR EXTERNA 201-000007 de 2015
Ref.: Solicitud de estados financieros año 2015.
Esta superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “Entidades empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2º y 3º del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012 y el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015.
1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2015 y documentos adicionales.
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del programa Storm (informe 01 - Formulario empresarial). La información financiera debe diligenciarse en miles de pesos.
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de esta superintendencia, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio —en este caso a 31 de diciembre de 2015—, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.
Así mismo, están obligadas a remitir la citada información las entidades empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas entidades empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmastersupersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “Grupo de informes empresariales: Formulario empresarial - sociedad en liquidación voluntaria”.
1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015.
Los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015 (informe 01 - Formulario empresarial), deberán ser entregados certificados y dictaminados en el año 2016, dentro de las fechas señaladas a continuación (tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV).
01 - 05 Lunes 28 de marzo 51 - 55 Lunes 11 de abril
06 - 10 Martes 29 de marzo 56 - 60 Martes 12 de abril
11 - 15 Miércoles 30 de marzo 61 - 65 Miércoles 13 de abril
16 - 20 Jueves 31 de marzo 66 - 70 Jueves 14 de abril
21 - 25 Viernes 1º de abril 71 - 75 Viernes 15 de abril
26 - 30 Lunes 4 de abril 76 - 80 Lunes 18 de abril
31 - 35 Martes 5 de abril 81 - 85 Martes 19 de abril
36 - 40 Miércoles 6 de abril 86 - 90 Miércoles 20 de abril
41 - 45 Jueves 7 de abril 91 - 95 Jueves 21 de abril
46 - 50 Viernes 8 de abril 96 - 00 Viernes 22 de abril
a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c) El dictamen del revisor fiscal
d) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto es parte integral de los mismos.
b) Las notas explicativas de los estados financieros, cuyo texto forma parte integral de los mismos.
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
El informe 42 - Prácticas empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.
Debe advertirse, por lo demás, que no es obligación para las entidades empresariales inspeccionadas ni para las sucursales de sociedades extranjeras ni para las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio, diligenciar ni remitir el informe 42.
El informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas de 2016, señaladas a continuación (tabla 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial (sin incluir el de verificación DV):
Últimos dos dígitos Envío de información-2016 Últimos dos dígitos del NIT Envío de información-2016
Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014, en un solo informe.
Tanto las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes(1), destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar, además de los individuales, los estados financieros consolidados, a más tardar el 10 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa Storm (informe 07 - Estados financieros consolidados) y diligenciar las cifras en miles de pesos.
a) Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.
b) Notas a los estados financieros consolidados.
c) Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
4. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales admitidas a un proceso concursal recuperatorio.
Las entidades empresariales que se encuentren en trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2015, y que deban preparar y difundir estados financieros de fin de ejercicio con aplicación de las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, deberán presentar la información de fin de ejercicio con cierre al 31 de diciembre de 2015, para lo cual deberán utilizar el sistema Storm, informe 30 - Información periódica acuerdo recuperatorio, y seguir las pautas fijadas en la Circular Externa 100-000004 del 31 de mayo de 2013 (L. 550/99 y L. 1116/2006).
Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior, deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal de la Superintendencia de Sociedades: web www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
5. Presentación de estados financieros de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.
Los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas deberán enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2015 a través del programa Storm, en el informe 40 (clubes de fútbol con deportistas profesionales) con observancia de las pautas fijadas en la Circular Externa 200-000002 del 22 de febrero de 2013.
Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdt al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
6. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales admitidas a un proceso de liquidación judicial.
Las entidades empresariales vigiladas que se encuentren en proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2015, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 28 (periodos intermedios y de fin de ejercicio para liquidación judicial), del sistema Storm, con observancia de las pautas fijadas establecidas en la Circular Externa 100-0001 del 26 de febrero de 2010.
7. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2015.
Las entidades empresariales que se encuentren vigilados o controlados por esta superintendencia y que estén en proceso de liquidación voluntaria, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 16 - Estado de liquidación voluntaria del sistema STORM, a más tardar el 27 de mayo de 2016.
Los estados financieros deberán complementarse con los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, Una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
a) Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere
b) Notas explicativas a los estados financieros
8. Debido proceso especial.
Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.
9. Registro y presentación de informes empresariales.
En la sección “Presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de cualquier tipo de informe y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
• Enviar archivo con extensión .str generado en el sistema Storm.
• Descargar archivo de años anteriores.
• Consultar respuesta a posibles errores de envío.
• Participar en capacitaciones viduales.
La presentación de los estados financieros, del formulario de prácticas empresariales o de cualquier otro tipo de informe diligenciado en el sistema Storm, deberá efectuarse mediante la sección “Presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.
Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .str a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.
10. Generalidades sobre el uso del sistema Storm.
10.2. Ubicación de los archivos generados por el sistema: Los archivos con extensión .str generados desde el sistema Storm, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador, así:
• En Windows XP la ruta es:
C:\Documents and Settings\'cNombre del usuario>\StormUser\inf_enviados
• Para versiones Vista 7 y 8 de Windows la ruta es:
C:\Users\cNombre del usuario>\StormUser\inf_enviados
10.4. La información básica reportada a los sistemas de información de la superintendencia debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmastersupersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto “Grupo de informes empresariales - modificación de información”.
10.8. Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
10.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo .pdf. desde archivos word o excel.
• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes en el horario de 9:00 am. a 11:00 a.m. a partir de mar. 29/2016).
— Atención telefónica en los siguientes números:
— Bogotá: 3245777 - 2201000, ext. 7177
— Barranquilla: 3454495 - 3454506
— Bucaramanga: 6386810 - 6381544 - 6781541 -6781533
— Cartagena: 6646051 - 6642429 - 6646052
— Cúcuta: 5716190 - 5717985
— Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987
— San Andrés: 5121720 - 5120345
N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, entidades empresariales en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial, en liquidación voluntaria y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.

References: artículo 7
 artículo 289
 artículo 83
 artículo 37
 artículo 38
 artículo 46
 artículo 29
 artículo 86
 artículo 5
 resolución 
 resolución