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• METODOLOGICOS
1.1 PROYECTO DE ESTUDIO Y PROPUESTA PARA LA IMPLEMETACION DEL
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) EN LA INSTITUCION
EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO”.
1.2 INTRODUCCIÒN
El siguiente trabajo de grado tiene como finalidad presentar los resultados y conclusiones
obtenidas por el grupo de estudio de gerencia de instituciones educativas que permite
exponer la forma como se logro hacer la propuesta de estudio sobre la implementación
del Modelo Estándar de Control Interno en la Institución Educativa Técnico Industrial 20
de Julio, para lo cual fue necesario considerar la actualidad de la misma en cuanto a la
organización de los procesos, y la continuidad de los mismos, organización de la
información, la suficiencia de recursos para el desarrollo de proyectos y programas, el
seguimiento y evaluación de estos con la finalidad de entregar una propuesta viable y
acorde con el trabajo que se viene adelantado en la Institución Educativa Técnico
Industrial 20 de Julio sobre la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
coordinado por el ICESI e Intenalco. Los resultados obtenidos en el estudio servirán de
base teórica para hacer las recomendaciones pertinentes que serán entregadas al comité
de calidad de la institución educativa quien es el encargado de coordinar todo lo
relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), para su posterior evaluación.
Analizar, ajustar y elaborar documentos para la implementación del Modelo Estándar de
Control Interno (MECI) en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio como
propuesta de estudio, teniendo en cuenta que en dicha institución se viene adelantado un
proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), por parte del ICESI
e INTENALCO, cuya información será tenida en cuenta al elaborar nuestra propuesta,
además de los conocimientos adquiridos en el seminario (MECI).
• Desarrollar competencias y estrategias de gestión escolar y liderazgo: directivas,
académicas, administrativas y comunitarias en los estudiantes de postgrado para
la implementación de un nuevo enfoque de la gerencia y la gestión educativa
• Orientar a los futuros gerentes para hacer la redefinición y la reformulación del
horizonte de las instituciones educativas; la revisión y la actualización de las
características de las mismas teniendo en cuenta la implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad (SGC).
• Ofrecer espacios académicos para la reflexión y el análisis sobre la calidad de la
educación en los diferentes niveles educativos.
• Aportar los conocimientos adquiridos en el seminario Modelo Estándar de Control
Interno (MECI) como estudiantes de gerencia de instituciones educativas al trabajo
que viene desarrollando la Institución Educativa en el proceso de Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC).
1.4 JUSTIFICACIÒN
Teniendo en cuenta que el problema de las instituciones educativas es la falta de
organización interna, lo cual ha impedido la certificación en calidad y la prestación de un
excelente servicio a los usuarios, la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de julio la
cual es objeto de estudio por parte del grupo de estudio no es la ecepcion, ya que ella
también ha venido a travesando por un periodo de dificultades a nivel de organización,
información, comunicación interna y externa, seguimiento y evaluación de los procesos,
etc. Esto debido a malas gestiones administrativas, además del cambio permanente de
rectores, lo que ha impedido la continuidad en los procesos, provocando descontento
e incertidumbre en la comunidad educativa. Por ello se ha iniciado en la institución la
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad(SGC) y el Modelo Estándar de
Control Interno ( MECI) cuya función es revisar como se esta implementando el Sistema
de Gestión de Calidad en la Institución Educativa con el apoyo de Entidades como el
ICESI e INTENALCO, con el propósito de lograr la certificación en calidad, además es
importante porque permite potenciar la cultura del autocontrol en la organización y el
mejoramiento continuo en los procesos. Por lo cual consideramos que nuestra propuesta
de estudio resulta de gran interés, ya que tiene como finalidad ampliar conocimientos y
aclarar dudas e inquietudes, además de ajustar y elaborar documentos y hacer algunas
recomendaciones que se consideren necesarias para la continuación en la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la Institución, la cual
será analizada por los encargados de orientar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Como futuros gerentes de Instituciones Educativas este trabajo nos permite palpar la
realidad por la que están atravesando algunas instituciones educativas las cuales
necesitan organizarse para lograr la certificación de calidad, para lo cual se requiere
contar con un liderazgo de calidad, ya que este trabajo es bastante dispendioso.
Consideramos que en este momento es un verdadero desafío el gerenciar una institución
educativa para brindar un servicio de calidad, ya que las exigencias del entorno son cada
vez mayores, debido a los avances tecnológicos.
pertinente y confiable para implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. El problema de investigación o propuesta planteada. en función de una realidad institucional para lograr un producto realmente útil. para ello se considero no solo la capacidad de liderazgo pedagógico de que disponen los autores y su nuevo marco de conocimientos gerenciales. la propuesta consiste en: • Revisión • Ajuste • Elaboración de algunos documentos relacionados con el tema. en la cual se han hecho significativos avances en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) con el apoyo de instituciones como el ICESI e Intenalco. los autores en cuestión son docentes que laboran en distintas instituciones educativas de la ciudad de Santiago de Cali. sino que además se tomo en cuenta la necesidad de prestarle un servicio de calidad a los clientes o usuarios de manera continua logrando de esta manera la credibilidad de la comunidad educativa en general. en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. La elección del tema se hizo teniendo en cuenta la necesidad de una tarea que nos permite demostrar la capacidad de gestión de los procesos a nivel interno en cuanto a la evaluación y control de los mismos. es de carácter productivo busca satisfacer una necesidad surgida últimamente en el sector educativo debido a la falta de control y evaluación de los procesos en las instituciones educativas del estado impidiendo el logro de sus objetivos institucionales. RESUMEN DEL TRABAJO El presente trabajo escrito se realizo con la finalidad de ser expuesto como un tema de trabajo de grado para obtener el título de especialista en gerencia de instituciones educativas. en mención. Por lo que se hace cada vez más importante la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). En el presente trabajo se plantea una propuesta que pretende ser viable. .
por lo cual también creemos que nuestra propuesta es viable y pertinente teniendo en cuenta que consiste en la revisión. Con el desarrollo del presente proyecto o propuesta de estudio se sentaran algunas bases. DELIMITACION El proyecto en cuestión establece que el trabajo estará enmarcado en el control y evaluación a nivel interno tal como se expone en la introducción y el marco teórico. nos parece de vital importancia la continuidad de la implantación del ( SGC) en la institución . las cuales servirán para comprender y hacer las recomendaciones necesarias y pertinentes teniendo en cuenta la situación actual de la institución la cual viene atravesando por el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). En el caso de la Institución Educativa Tecnico Industrial 20 de julio ya se inicio la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo de Control Interno (MECI). PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad muchas instituciones no cuentan con los mecanismos y herramientas adecuadas para el control y evaluación de los procesos a nivel interno. ajuste y elaboración de algunos documentos necesarios para la implementación del Modelo de Control Interno (MECI) en la institución. Es por ello que nos limitamos al estudio de la forma o modalidad de control y evaluación de los procesos en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cuáles deben ser los mecanismos necesarios que deberían ser utilizados para la continuación en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio y así poder disponer de un sistema de control que permita revisar y evaluar en forma eficiente el Sistema de Gestión de la Calidad el cual se encuentra en proceso de implementación en la institución en mención? . Considerando la importancia del mejoramiento continuo en los procesos de la institución y sabiendo que esto se logra gracias a la revisión y control permanente de los mismos. lo que impide el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
30 AM – 12.1 IDENTIFICACION Y NATURALEZA DE LA ENTIDAD.50 PM – 6.50 PM NIVELES: preescolar. básica vocacional y media técnica industrial. CALENDARIO: A JORNADA: doble HORARIOS: DE 6. CARÁCTER: oficial TIPO: mixto PROPIETARIO: planta física del municipio. FUSIONADA por decreto 1686 del 03 de septiembre de 2002. PLANTA DOCENTE Y ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO RESOLUCION DE APROBACION Nº: Nº 1142 del 25 de Junio de 1999 DECRETO DE CREACION COMO INSTITUCION EDUCATIVA: Nº 3238 del 5 de septiembre de 1997.30 PM Y DE 12. 5N Nº 34. INSCRIPCION ANTE LA SECRETARIA DE EDUCACION: Nº 140006115 . CARACTERIZACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL VEINTE DE JULIO IDENTIFICACION DEL PLANTEL INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO” DIRECCION: Cra 5N Nº 33-01 TELEFONO: 4444382 SEDE: veinte de julio DIRECCION: Cra.16 TELEFONO: 4415933 SEDE: José Ignacio Rengifo salcedo MUNICIPIO: Santiago de Cali DEPTO: Valle del Cauca COMUNA: Nº 4 BARRIO: Berlín LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO Nº: 3238 Del 5 de septiembre de 1997. 5 N .• INSTITUCIONAL 2.esquina TELEFONO: 4487516 SEDE: Cristina Serrano de Lourido DIRECCION: calle 41 No.
CODIGO ICFES: MAÑANA Nº078675– TARDE Nº 078675 CODIGO DANE: Nº 1760001030796 NIT: Nº 805.886.009.5 DIAN: NIT Nº 805.4 .090.008.
• Orientar la investigación científica. profesores. mental. con pertinencia. • Dar a sus estudiantes una FORMACION INTEGRAL que abarca la totalidad de la dimensión humana. la Visión que había sido . para una armónica convivencia.FILOSOFIA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO” • Fomentar los valores de la convivencia. mediante el desarrollo de competencias referidas al desempeño académico. directivas. básica primaria y bachillerato técnico industrial. convenios institucionales para la articulación con la educación técnica y superior. • VISION: en el año 2016 la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. criterios y valores que inspiran la filosofía educativa de la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. mediante programas académicos. contribuye en la formación integral del estudiante en los niveles de educación preescolar. será reconocida como una de las 5 mejores instituciones técnico industriales del municipio de Santiago de Cali. tecnológica en busca de viabilidad a nuestros problemas. en la formación para el trabajo comprometida con el desarrollo socio ambiental y cultural del área de influencia. • MISION: la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. • Preservar el bienestar de la comunidad educativa. los principios democráticos. en lo físico. calidad y valores. con un enfoque de inclusión. administrativos. espiritual y en su relación con el ecosistema. la conservación individual de la salud y la prevención frente al consumo de sustancias sicotrópicas. permanentemente propicia el descubrimiento y desarrollo de las potencialidades de los educandos y facilita su completa autorrealización. garantizan la autenticidad institucional y la acción unificada que la COMUNIDAD EDUCATIVA. ofrecer una educación que responda a las necesidades del desarrollo integral del ser humano. laboral y socio ambiental. • Los principios. padres de familia y estudiantes deben ejercer en el cumplimiento de sus respectivas funciones. técnicos y tecnológicos. Con el inicio de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se hizo necesario el rediseño de la Visión y la Misión.
2 RESEÑA HISTORICA El colegio técnico industrial “VEINTE DE JULIO”. por iniciativa y solicitud de la comunera AYDA LEONOR DE GALEANO y el entonces rector del ITIPAM. FERNELLY GORDILLO.990 bajo la coordinación del Lic. Lo que la diferencia de la anterior. se proyecto hasta el año 2016. Durante estos ocho (8) años previos a la creación. 2. En cuanto a la Misión se tuvieron en cuenta aspectos como el principio de inclusión. creado por el decreto 3238 del 5 de Septiembre de 1. Se tuvo en cuenta aspectos como el cuidado del medio ambiente y convenios institucionales con entidades de educación superior. los cuales fueron nombrados en propiedad en Septiembre 1. La Secretaria de Educación Municipal aporto el local donde funcionaba la escuela “VEINTE DE JULIO” debido a la baja calidad de los alumnos que tenía en primaria 120. funciono como satélite del Instituto Técnico Industrial “PEDRO ANTONIO MOLINA”. AMANDA CARDONA. proyectada hasta el año 2010.989 en la jornada de la tarde bajo la coordinación de la Lic. Lic. mientras que en secundaria prestaría un servicio a más de 1. aspectos que anteriormente no habían sido tenidos en cuenta en su formulación.993. Considerando la ausencia de dotación y recursos propios de esta sede para ofrecer a los alumnos una educación técnica de mediana calidad. puesto que durante la semana estaban ocupados. JAIME GORDILLO. y en la jornada de la mañana desde el año 1. ante los Secretarios de Educación Municipal JOSÉ ARIZA y Departamental JOSE ARLEN CARVAJAL.997 con las firmas del Gobernador GERMAN VILLEGAS VILLEGAS y el Secretario de Educación Departamental NELSON RAFAEL VARGAS. Por su parte la Secretaria de Educación Departamental aporto el recurso humano con docentes de hora cátedra. venía funcionando desde 1.000 estudiantes. estos debían realizar sus prácticas en los talleres de la sede central los días sábados y domingos. .
I a través del programa P.Poco a poco el satélite se fue convirtiendo en el cuarto de San Alejo de la Institución. En junio de 1. autonomía administrativa. de la Rectoría quien hizo la entrega al Lic. como el Rector del Colegio Técnico Industrial “VEINTE DE JULIO”.A. liderada por la comunera Sra. Fue así como tuvo la necesidad de hacer unos ajustes al proyecto presentado dentro del programa P.998 estuvo encargado el Lic. El aumento de la discriminación fue generando un creciente descontento en la Comunidad Educativa.S. quien se posesiono como el primer Rector en propiedad de la Institución. LAURENTINO FIGUEROA CORTES. previo concurso.999 se presentaron los ajustes al Proyecto Educativo Institucional y obtuvo nuevamente el reconocimiento del Plan de Estudios mediante la resolución N°. los docentes que entraban en conflicto con la administración y los muebles o enseres que ellos desechaban.E. quien presento por su parte ante la Secretaria de Educación Municipal un proyecto para el fortalecimiento del P.E.A. AYDA LEONOR DE GALEANO hasta que finalmente se obtuvo que por el decreto inicialmente mencionado se le diera al hasta entonces satélite del Instituto Técnico Industrial “PEDRO ANTONIO MOLINA”. FERNELLY GORDILLO.C. a partir de la fecha. a donde enviaban todo lo que no servía o no querían en el colegio central. creándose jurídica y legalmente una nueva Institución Educativa a la que se le denomino Colegio TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO”.E. 1142 De Junio de 1. También se presento un proyecto ante la JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL de la comuna 4 para la dotación de las aulas taller de las cuatro (4) especialidades que se . Hasta el 5 de Noviembre de 1.C. la cual inicio un movimiento.S. para orientar y conseguir los recursos necesarios para la construcción de dos aulas taller para las especialidades de MECANICA y DIBUJO e implementar un circuito cerrado de audio y video colocando a la institución en la vanguardia en cuanto a la utilización de estos medios masivos de comunicación al interior de la institución. continuo a través de la presentación de proyectos la consecución de recursos para obras de infraestructura tratando de mejorar las condiciones locativas de la institución. de presión. encargándose provisionalmente hasta nuevo concurso al Lic.999. El Lic. Fernelly Gordillo. LAURENTINO FIGUEROA CORTES. e hizo las gestiones pertinentes para que la institución obtuviera el reconocimiento del plan de estudios para ese año lectivo y así poder graduar a los alumnos sin contratiempos. Nos llegaban los estudiantes que para ellos eran “indeseables”.
la Secretaria de Educación Departamental. La elaboración de un manual de funciones para cada uno de las dependencias que hacen parte de la propuesta organizativa por ejemplo el desempeño de los funcionarios y sus respectivos roles en el desarrollo laboral. la Secretaria de Educación Municipal a cargo del Lic. actualmente contamos con el Lic. JAIRO ROGRIGO GONZALEZ QUIJANO como rector. lo cual trae como consecuencia . denominado esta nueva como Institución Educativa “VEINTE DE JULIO”. LUIS ENRIQUE CAICEDO RESTREPO.003.002. es la siguiente: Formulación del ajuste al Proyecto Educativo Institucional en las que tiene que ver con las políticas de orden en la organización como tal. de Cali. fusiona a varios colegios en una sola Institución Educativa. con sedes CRISTINA SERRANO DE LOURIDO. SANTO TOMAS DE AQUINO Y EL CENTRO AUXILIAR DE SERVICIOS DOCENTES “FRANCISCO DE PAULA SANTANDER” C. que en estos momentos cuenta con las especificaciones requeridas por el Ministerio. con las siguientes características. nombrado a partir del mes de Octubre de 2.D.imparten en la institución. así mismo para esta fecha el Ministerio de Educación Nacional entrego los equipos necesarios para poner en funcionamiento la sala de Bilingüismo e informática. con quien se ha desarrollado una labor de mantenimiento y organización de la institución.000. la propuesta a desarrollar en el aspecto administrativo.A. y cual fue aprobado para ser ejecutado en Agosto del 2.S. Hasta la fecha la Institución Educativa Técnico Industrial “VEINTE DE JULIO” ha brindado a la sociedad vallecaucana 7 promociones con bachilleres comprometidos con el servicio a los demás y capacitados para hacer parte del progreso de la región y del país. como sede principal al antiguo Colegio Técnico Industrial “VEINTE DE JULIO” pero sin embargo y a raíz de problemas presentados. dando origen a la INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO”. como sede central al VEINTE DE JULIO. y como sedes alternas a CRISTINA SERRANO DE LOURIDO e IGNACIO RENGIFO SALCEDO. JOSE IGNACIO RENGIFO SALCEDO. decide reorganizar la Institución Educativa Técnico Industrial “VEINTE DE JULIO” y establece una nueva Institución Educativa. y dando aplicación a la ley 715. Una propuesta en términos de regulación de funciones para que cada cual haga lo que tenga que hacer y no se cumplan más de dos funciones. El día 3 de Septiembre de 2. Dentro del desarrollo organizativo en la Institución Educativa Técnico Industrial “VEINTE DE JULIO”.
Por esta razón consideramos importante la propuesta de estudio ya que consiste en la revisión. que será revisada luego por el comité de calidad quien coordina la implementación del Sistema de Gestión y Modelo Estándar de Control interno (MECI).A. como un P.3 GRUPOS DE INTERES DE LA INSTITUCION CARACTERIZACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL “VEINTE DE JULIO” NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Institución Educativa Técnico Industrial “Veinte de Julio” La institución educativa 20 de julio es un establecimiento público adscrito a la Secretaria de Educación Municipal. está orientando la institución hacia la organización y la mejora en la prestación del servicio educativo a la comunidad.002 emanada de la Secretaria de Educación departamental Eta conformada por tres sedes: • Veinte de Julio (principal) • Cristina Serrano de Lourido. • Ignacio Rengifo NATURALEZA: Oficial CARÁCTER: Formal . y un plan de mejoramiento recientemente elaborado.997 y fusionado por la resolución N`1686 del 3 de Septiembre de 2. 2. Aprobación de las competencias de aprendizaje en el Proyecto de Fundación Líderes Siglo XXI. Se observa gran interés por parte de los servidores públicos de la institución por la implementación del sistema ya que este. creada por el decreto N` 3238 de Septiembre 5 de 1.un desvió en el espacio de la información y el rendimiento del proceso funcional y de gestión administrativa.H. una matriz de priorización de los problemas encontrados mediante el diagnostico llevado a cabo en la institución. Como resultado de dicho proceso la institución cuenta con un mapa de procesos.010 se inicio la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) con el apoyo de entidades como el ICESI e INTENALCO con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación para lo cual fue necesario la conformación del comité de calidad encabezado por el rector los cuales lideran el desarrollo de dicho proceso.V. ajuste y elaboración de algunos documentos. Durante el año 2. la caracterización de los procesos.
NOMBRE DEL RECTOR: Carlos Hidalgo.NIVELES EDUCATIVOS OFRECIDOS: preescolar. diseñar y dibuja estructura y elementos de maquinas. Electricidad y Electrónica: se puede dibujar. diseñar. capacidad de emprender y desempeñarse en famiempresas. ESPECIALIDADES DE FORMACION: la INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL VEINTE DE JULIO ofrece a sus estudiantes programas técnicos tales como: • Mecánica Industrial. elaborar maquetas. leer e interpretar planos electrónicos. realizar mantenimiento de maquinas en general. identificar procesos básicos físicos y químicos de la química analítica industrial se puede desempeñar en la industria como laborista o empleado de la misma. participar en montaje de estructuras metálicas. • Química Industrial. básica vocacional y media técnica industrial. diseñar elementos de químicas. NUMERO DE DIRECTIVOS: 3 coordinadores: • Aldemar Urriago • Gerardo Mondragón • Elide Espinosa Rivera NUMERO DE DOCENTES: 58 . Química Industrial: desarrollo métodos teórico – prácticos de análisis químicos. reparar y realizar instalaciones de alumbrado comercial. leer e interpretar catálogos especializados. diseñar planos de vivencia y campañas de publicidad. GRADOS EDUCATIVOS OFRECIDOS: grado 0 hasta 11. • Diseño y comunicación técnico. Diseño y comunicación visual: puede operar computadores. microempresas o empresas de la industria mecánica siendo personas cumplidoras de sus deberes. • Electricidad y electrónica. leer e interpretar catálogos manuales e informaciones especiales. industrial y residencial. operar instrumentos y equipos de medida y precisión. Mecánica Industrial: se puede desempeñar como auxiliar de taller.
• 14 en la sede Ignacio Rengifo. calidad y valores.com. con pertinencia. • MISION: la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. será reconocida como una de las 5 mejores instituciones técnico industriales del municipio de Santiago de Cali. contribuye en la formación integral del estudiante en los niveles de educación preescolar. • NIVEL SOCIO-ECONOMICO: medio-bajo.co • ESTRATO: 2 y 3. • VISION: en el año 2016 la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio.1 Del subsistema estratégico: componente 1. Con el inicio de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se hizo necesario el rediseño de la Visión y la Misión. • 38 en la sede principal (Veinte de Julio). • ZONA: Noroccidente de Cali 3. con un enfoque de inclusión. técnicos y tecnológicos. DEL MODELO 3.institucion20dejulio. la Visión que había sido proyectada hasta el . • CIUDAD: Cali (Valle) • COMUNA: 4 • BARRIO: Berlín • DIRECCION: Cra 5N # 33-01 • TELEFONO: 444-43-82 • PAGINA WEB: www. mediante programas académicos. • 6 en la sede Cristina Serrano de Lourido. básica primaria y bachillerato técnico industrial. en la formación para el trabajo comprometida con el desarrollo socio ambiental y cultural del área de influencia. para una armónica convivencia. UBICACIÓN: • ENTIDAD TERRITORIAL: Municipio Santiago de Cali.2 direccionamiento estratégico. convenios institucionales para la articulación con la educación técnica y superior. laboral y socio ambiental. mediante el desarrollo de competencias referidas al desempeño académico.
se proyecto hasta el año 2016. 3.2 ELEMENTO 1. . Secuencia lógica de actividades y tareas que agregan valor. es decir inician con determinada acciono evento y finalizan en otro.año 2010. que transforman insumos suministrados por proveedores (internos o externos). Lo que la diferencia de la anterior. Proceso financiero de pago: va desde la recepción de la materia hasta la generación del pago. en productos o servicios destinados a los clientes (externos o internos según correspondan). aspectos que anteriormente no habían sido tenidos en cuenta en su formulación. En cuanto a la Misión se tuvieron en cuenta aspectos como el principio de inclusión. DE APOYO Y EVALUACION. • DEFINICION Y SUSTENTACION DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS.1. Ejemplos: Proceso productivo: van desde la recepción de la materia prima hasta la salida del producto terminado.2. Los procesos se caracterizan por tener un principio y un fin.3 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS • PRESENTACION DEL MAPA DE PROCESOS (PROPUESTO). Se tuvo en cuenta aspectos como el cuidado del medio ambiente y convenios institucionales con entidades de educación superior. MISIONALES.
metas. Los procesos en la organización se identifican a partir de la norma de constitución de la entidad. ni ese resultado no asociado a un usuario que tiene una necesidad por satisfacer. Matera Prima Orientación del Conocimiento Estudiantes Promovidos Entrega informe académico Finalizado el año. energía. quien define sus objetivos. Estudiantes Plan estudio para el Año lectivo. comunicación. Verificar y Actuar). eficiencia y control. materiales. Todo proceso debe tener un responsable designado que asegure su cumplimento. Tiene que ser capaz de satisfacer el ciclo estratégico de mejoramiento PHVA (Planear. disposición de recursos . El proceso es la organización racional de personas. No se concibe un proceso sin un objetivo. ya sea un bien o servicio. equipos y procedimientos en actividades concebidas para producir un resultado final específico. PROCESOS ESTRATÉGICOS Todos aquellos procesos que implican el (establecimiento de políticas y estrategias. No hay producto o servicio que no sea el fruto de un proceso de trabajo. definición de objetivos. productos o servicios. y funciones. Hacer.
para la cual se organizaron mesas de trabajo. En la Institución Educativa T. en las que hubo representantes de toda la comunidad educativa. En la Institución se establecieron los mecanismos para la realización de la autoevaluación que se llevo a cabo en el año inmediatamente anterior. PROCESOS DE EVALUACIÓN Mediante los cuales se realiza la mediación y se recopilan datos para el análisis del desempeño y el (mejoramiento continuo como parte integral de los procesos).necesarios y revisión directiva.I. . dentro del cual se hizo rediseño de la visión. En la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de julio. los que llevan al cumplimiento del objeto social. docentes. PROCESOS MISIONALES Debe incluir los procesos en los que se lleva a cabo la razón de ser de la entidad. docentes directivos. En la institución técnico industrial 20 de julio se ha iniciado el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad S. se ha iniciado el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de control Interno MECI . Luego se entregaron en la tesorería para la debida asignatura de los recursos. 20 de julio se elaboraron los proyectos pedagógicos para establecer los recursos necesarios para su desarrollo. padres de familia. el cual le permitió a la Institución conocer como se encuentra en el Contexto interno y externo para comenzar su respectiva organización con el fin de lograr la mejora continúa en los procesos para prestar un servicio de calidad y además obtener la certificación en calidad. la misión y los valores acorde a las necesidades del entorno PROCESOS DE APOYO Mediante los cuales se promueven los recursos necesarios para el desarrollo de todos los procesos.C. iniciando con El diagnostico estratégico.G.
Secretaria de Salud Municipal. empresas del sector como Cementos Argos. Futuro etc. etc. o es influenciada para ellos). Une. Y como grupos de interés: los Servidores públicas. los funcionarios temporales y demás miembros de la entidad. Los proveedores son COMPUSERVIS. el Ministerio de Educación Nacional (MEN) a través de las Pruebas SABER e ICFES.. grupos o entidades privadas o públicas. los contratistas. a saber: estudiantes. • Grupos de Interés de la Institución (definición de los grupos de interés: personas. los acreedores. padres de familia y/o acudientes. 2. el CASD. proveedores. Las entidades de control son Secretaria de Educación Municipal(SEM).3. reconoce los siguientes grupos de interés externos: sus usuarios y beneficiarios que están representantes en: • Sus estudiantes y los padres de familia y/o acudientes/estudiantes • Los proveedores • Las Entidades de control • Gobernación del valle o El Municipio • La Secretaria de Educación • Demás entidades públicas. empresa encargada de la digitación de los boletines de calificaciones de la institución. .1. Grupos de Interés externos: corresponden a las partes interesados en el ABCD desarrollo del ejercicio de la Institución 20 de Julio y que son externos a la entidad. puesto de salud. padres de familia. secretarias. estudiantes y administrativos. Santillana. La Institución Educativa Técnico Industrial 20 de julio reconoce los siguientes grupos de interés externos: estudiantes. se siguieron las orientaciones de la guía 34 y La Costilla 11 del MEN. el Ministerio de Educación y las demás organizadores sociales. lucrativas o sin ánimo de lucro sobre los cuales LA ENTIDAD como ente público tiene influencia. Policía comunitaria. Editorial. La Entidad ABCD.
Los departamentos de una organización se pueden estructurar.2.3.2. Gerardo Mondragón y Elide Espinosa Rivera son los encargados de coordinar el desarrollo de las actividades en cada sede en su respectiva jornada. personal de vigilancial. formalmente. por producto/mercado o en forma de matriz. por producto/mercado o en forma de matriz. • Elemento 1. docentes.2. de las necesidades.3. Es fácil que los directivos docentes sigan considerándola igual y continúen utilizando practicas directivas inadecuadas en cuanto a la organización y seguimiento continuo de . en tres formas básicas: por función. es decir como una especie de requisito final. temporales y demás miembros de las entidad Grupo de docentes directivos. quienes se encargan de toda la documentación de los estudiantes. los de la vigilancia en la sede central tienen dos turnos. contratistas. En las sedes de básica primaria los encargados del cuidado y vigilancia son los comodatarios. personal administrativo y de servicios generales. los coordinadores Aldemar Urriago. En cuanto al personal administrativo La institución cuenta con un secretario académico y una secretaria general. MARCO TEÒRICO Tradicionalmente se ha visto la evaluación en las entidades educativas del estado en cuanto a la organización de los procesos institucionales como la última etapa la cual se realiza al finalizar cada año lectivo. E n la institución educativa técnico industrial 20 de julio el representante legal es el rector Carlos Hidalgo Bolaños quien lidera los procesos en cuanto a la toma de decisiones. pero no se establecen acciones claras para el mejoramiento continuo en los procesos. un auxiliar de servicios quien forma parte del comité de calidad quien participa activamente en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno. Es algo rutinario ya que en esta evaluación se habla mucho de lo que fue y lo que no pudo ser. La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen. formalmente. con el propósito de prestar un mejor servicio a la comunidad educativa. agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados. Grupos de Interés Internos: Grupos de interés internos a saber: los funcionarios. Estructura Organizacional: • Relacionamiento de la estructura organizacional con el Mapa de Procesos. entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. en tres formas básicas: por función. Los docentes cumplen sus funciones pedagógicas en cada sede y jornada de acuerdo con su perfil. El personal de servicios generales se encarga del aseo en su respectiva sede y jornada. personal encargado de la manipulación de alimentos para el manejo del restaurante y la cafetería. mañana y noche. También se cuenta con personas encargadas de la manipulación de alimentos en el restaurante escolar. una persona encargada de la tesorería.
operaciones y actuaciones. deserción escolar. En su artículo 3 determina que el departamento administrativo de la función pública. Los textos existentes datan de la década de los 90. El establecimiento de mecanismos contra la desorganización en los procesos de las entidades educativas del estado es relativamente reciente. se realicen dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 1000. pero pasado un tiempo no pasa nada. será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente de cada dependencia de las entidades así como de los demás de los funcionarios de la respectiva entidad. implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la ley 87 de 1993. La ley 87 de 1993 reglamentada parcialmente por el decreto nacional de 1537 de 2001 por lo cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones: en el artículo 1 se define por control interno el sistema integrado por el esquema de normas. carencia de publicidad sobre la modalidad de la institución para atraer los clientes. así como la administración de la información y los recursos. consiguiendo con esto la falta de credibilidad de los servidores públicos en las entidades de control del estado. dificultad que se ve reflejada en las pruebas SABER e ICFES.2005 en su artículo 2 estipula el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la ley 87 de 2005. Debido a la falta de organización interna en las entidades educativas del estado han surgido dificultades para la prestación de un servicio educativo de calidad a los beneficiarios. Esto ha venido sucediendo en las entidades educativas del estado debido a la falta de control ejercido por parte de las entidades encargadas del mismo como Secretaria de Educación Municipal (SEM) porque es sabido que las entidades encargadas del estado a través de Secretaria de Educación Municipal (SEM) inician determinados procesos en las entidades educativas del mismo. no se vuelve a mencionar el tema. El decreto 1599 de 2005 en su artículo 1 ordena la adopción del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI: 2005.los procesos es decir que no se relacionen claramente con el cumplimiento de los objetivos institucionales y menos que los apoyen. falta de credibilidad. DAFP. el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer documentos. incumplimiento de las funciones por parte de algunos servidores públicos. En estos momentos la mayoría de las entidades educativas del estado han establecido mecanismos para la implementación de un sistema de gestión de calidad con el fin de mejorar su desempeño institucional a través del seguimiento y evaluación de los procesos. procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por todas las actividades. será el .
establecer el mecanismo de prevención. Promueve la adopción de un enfoque basado en procesos. Teniendo en cuenta la actualidad institucional consideramos que nuestra propuesta de estado resulta interesante y pertinente la etapa de desarrollo en el proceso de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) el cual tiene como objetivo revisar y evaluar la implementación del sistema de Gestión de Calidad (SGC). En la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio se viene implementando el SGC desde hace algunos meses con el apoyo de entidades como el ICESI e INTENALCO con el propósito de tener un correcto direccionamiento del que hacer de la entidad. componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del estado. transparente y ágil. la gestión y la evaluación de las entidades del estado. ajuste y elaboración de algunos documentos sobre la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la institución educativa. El modelo proporciona una estructura para el control a la estrategia. Al establecer las exigencias por parte de la trata del trabajo de grado que consiste en una propuesta sobre el planteamiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) implementación en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio antes mencionado. los instrumentos necesarios para el diseño.encargado de administrar y distribuir para todas las entidades del estudio obligadas conforme al artículo 5 de la ley 87 de 1993. apoyo y de evaluación implícitos ). El trabajo está orientado hacia el análisis de los procesos estratégicos y del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) gestión directa y revisión de los subprocesos se encontró que: . desarrollo e implementación de cada uno de los elementos. misionales. control. la propuesta consiste en la revisión. Además el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) es concebido como un Modelo de Gestión que proporciona a los gerentes de entidades públicas las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo de manera idónea. (Procesos estratégicos. evaluación y mejoramiento continúo. Al hacer el análisis de documentos en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julios se hallo el diagnostico interno y externo el cual permitió a los directivos conocer el real estado de la institución a partir del cual se viene trabajando en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad liderado por el comité de calidad encabezado por el rector también encontramos el mapa de procesos elaborado con el apoyo de INTENALCO el cual responde a las necesidades identificadas mediante el diagnostico que consiste en falta de organización de los procesos en la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio.
responsables y cronograma para el mejoramiento de la comunicación organizacional. Este aspecto si está funcionando pero falta documentarlo. metas. teniendo en cuenta la guía 34 y 11 de MEN y la participación de representantes de la comunidad educativa. solicitudes. No se encontró mapa de riesgos por lo tanto lo elaboramos teniendo en cuenta el diagnostico y Mapa de Procesos. indicadores. tendencia y el impacto. quejas. metas. Peticiones. • Clima y cultura organizacional establecimiento de objetivos. se cambio el sentido de algunas flechas conservando el desarrollo de ciclo (PHVA) además se agrego el proceso de evaluación. además de una matriz hallada sobre priorización de los problemas de acuerdo a la urgencia. tendencia a agravarte altamente y alto impacto. metas. acciones. la cual se sintetizo quedando así elaborado el plan de mejoramiento institucional. atención del ciudadano. responsables y cronograma para mejorar el clima y cultura institucional. • La evaluación satisfacción al cliente aun no está funcionando en la institución pero ya se han establecido indicadores. Los ajustes realizado al mapa de procesos fueron muy pocos solo en su estructura se cambiara algunas cosas como la redacción de algunas frases. Al sintetizarse los riesgos quedaron los que habían clasificado como muy urgente. Las acciones preventivas y correctivas en este aspecto se está trabajando en el momento ya se han identificado las debilidades en los procesos gracias al diagnostico realizado. responsables y el cronograma para el mejoramiento institucional. . Los responsables de este proceso son el rector y los coordinadores. También se analizaron las caracterizaciones de los procesos a los cuales se les hicieron algunas modificaciones. • El control de documentos y registro de la gestión de la calidad se está haciendo a través de medios magnéticos y físicos. acciones. metas. indicadores. acciones y cronograma de actividades para su implementación. acciones. por lo cual se han establecido objetivos. objetivos. indicadores. • Auditorías internas este aspecto no está funcionando aun porque están en proceso de capacitación con el apoyo de INTENALCO • La revisión del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es realizado por el equipo asesor del ICESI e INTENALCO. • La autoevaluación del año lectivo inmediatamente anterior 2009 – 2010 se llevo a cabo orientada por el comité de calidad. • La institución educativa se establecieron.
será reconocida como una de las 5 mejores instituciones técnico industriales del municipio de Santiago de Cali.3. Con el inicio de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se hizo necesario el rediseño de la Visión y la Misión.2. VISION: en el año 2016 la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. aspectos que anteriormente no habían sido tenidos en cuenta en su formulación.3. que posibilita . Basado tanto en el resultado del análisis del Contexto Estratégico como en el Proceso de planeación y debe partir de la claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de resultados. DEL MODELO 3. El Decreto 1599 de 2005 lo define como Elemento de Control. con un enfoque de inclusión.1 elemento 1. Administración del riesgo.2. con pertinencia. para una armónica convivencia. laboral y socio ambiental. Lo que la diferencia de la anterior. Se tuvo en cuenta aspectos como el cuidado del medio ambiente y convenios institucionales con entidades de educación superior. 3. contribuye en la formación integral del estudiante en los niveles de educación preescolar. 3. convenios institucionales para la articulación con la educación técnica y superior. en la formación para el trabajo comprometida con el desarrollo socio ambiental y cultural del área de influencia. técnicos y tecnológicos. MISION: la Institución Educativa Técnico Industrial 20 de Julio. la Visión que había sido proyectada hasta el año 2010. Del subsistema estratégico: componente 1.1 Del subsistema estratégico: componente 1.2 direccionamiento estratégico.3.2. Identificación de riesgos El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo. En cuanto a la Misión se tuvieron en cuenta aspectos como el principio de inclusión. mediante programas académicos. básica primaria y bachillerato técnico industrial. calidad y valores. se proyecto hasta el año 2016. mediante el desarrollo de competencias referidas al desempeño académico.
que ponen en riesgo el logro de su Misión.Conocer los eventos potenciales. la gerencia pública adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en sus contextos estratégicos y misionales los factores o eventos que pueden afectar el curso institucional. Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. dada la especialidad temática que manejan en cada sector o contexto socioeconómico. . al igual que todos los servidores. estableciendo los agentes generadores. el cual permite hacer un inventario de aquellos. las circunstancias y agentes generadores de riesgo. materiales. Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con más detalle los siguientes conceptos: Proceso: Nombre del proceso Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le están identificando los riesgos. las causas y los efectos de su ocurrencia. los riesgos. comités. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo. La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico. que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. tanto internos como externos. Es la base del análisis de riesgos que permite avanzar hacia una adecuada Implementación de políticas que conduzcan a su control. se pueden clasificar en cinco categorías: personas. Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales. Es allí donde. presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos. definiendo en primera instancia las causas o factores de riesgo. instalaciones y entorno. estén o no bajo el control de la Entidad Pública. Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen los riesgos es a través de la utilización del formato de identificación de riesgos. Causas (factores internos o externos): Son los medios. identificando los factores internos o externos a la entidad.
la clara definición de políticas. diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. pérdidas económicas. de bienes. incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información. manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad. la desarticulación entre dependencias. Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como con la técnica de la entidad. en la estructura de la entidad. los pagos. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. interrupción del servicio y daño ambiental. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos. contra legales. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad. la elaboración de los estados financieros. AGENTE GENERADOR) Clasificación del riesgo Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda clasificarlos teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la entidad. de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales. así como de su interacción con las demás áreas. de imagen. que incluye la ejecución presupuestal. lo cual conduce a ineficiencias. en la definición de los procesos. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales. Formato de identificación de riesgos OBJETIVO DEL CAUSAS RIESGO EFECTOS PROCESO (FACTORES (CONSECUENCIAS) INTERNOS Y EXRTERNOS.Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad. de información. de credibilidad y de confianza. sanciones. generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento. .
– Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad. con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. 3.3. El análisis del riesgo dependerá de la información obtenida en el formato de identificación de riesgos y de la disponibilidad de datos históricos y aportes de los servidores de la entidad. FUENTES DEL PROCESO EN EL QUE IMPACTA RIESGO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO 1 2 3 4 5 ESTRATEGICO OPERATIVO FINANCIERO CUMPLIMIENTO TECNOLOGIA La anterior tabla muestra cómo se asocia la Identificación del Riesgo a los procesos de la entidad. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – Determinar las causas (factores internos o externos) de las situaciones identificadas como riesgo para la entidad.Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de la misión. calificándolos y evaluándolos.3 Análisis del riesgo El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias.2 elemento 1. también es posible adaptar la tabla a las actividades de los procesos cuando se trata del proceso de Administración del Riesgo por Procesos. – Describir los riesgos identificados con sus características.2. El Decreto 1599 de 2005 establece: “Elemento de Control. que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos y/o negativos y el impacto de .
o de factibilidad. NIVEL CONCEPTO DESCRIPCIÓN Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas. Se han establecido dos aspectos para tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados. teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo. Por Impacto se entiende las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: – La Calificación del Riesgo: Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo”. La primera representa el número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse.sus consecuencias (efectos). se puede utilizar la Siguiente tabla: NIVEL CONCEPTO DESCRIPCION A CASI CERTEZA Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias. que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos: Impacto de confidencialidad de la información Tabla 1. D IMPROBABLE Pudo ocurrir en algún momento. Impacto de confidencialidad de la información VALOR DESCRIPCION 5 Reservada institucional . E RARO Puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales. B PROBABLE Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias. esta puede ser medida con criterios de Frecuencia. si se ha materializado (por ejemplo: Número de veces en un tiempo determinado). Para determinar de manera objetiva la probabilidad. Probabilidad e Impacto. C POSIBLE Podría ocurrir en algún momento. Por la primera se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo. y la Segunda se refiere a la magnitud de sus efectos. aunque este no se halla materializado.
establecido en salarios mínimos mensuales legales vigentes VALOR DESCRIPCION 5 Más de 2.3 elemento 1. que hace referencia a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad).3.001 – 1.4 Valoración del riesgo . media y baja respecto a la probabilidad.500 VALOR DESCRIPCIÓN – La Evaluación del Riesgo: Permite comparar los resultados de su calificación con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo. tolerables. importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Impacto de credibilidad VALOR DESCRIPCION 5 País 4 Cuidad 3 Usuarios 2 Todos los funcionarios 1 Grupo de funcionarios VALOR DESCRIPCIÓN Impacto financiero Tabla 3.001 1 0 . Impacto Financiero.000 4 1. tomando las siguientes categorías: leve.2. de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables. Impacto de credibilidad Tabla 2. moderada y catastrófica en relación con el impacto y alta. 4 No sensible institucional 3 Institucional 2 Sensible personal 1 Personal. Con el fin de facilitar la calificación y evaluación de los riesgos.501 – 2. moderados.000 3 1. a continuación se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo.500 2 501 – 1. 3.
Ubique en la Matriz de Calificación. – Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable. de acuerdo a los resultados obtenidos en la valoración del mismo. del Subsistema de Control de Gestión. ¿Los controles están documentados? 2. Pondérelos según la tabla establecida. denominado “Controles”. ¿Son efectivos para minimizar el riesgo? Una vez ha respondido todas las preguntas proceda a realizar la valoración. así: Calificados y evaluados los riesgos. el estado final de riesgo. CRITERIOS VALORACIÓN DEL RIESGO CRITERIOS VALORACION DEL RIESGO . El procedimiento para la valoración del riesgo es el siguiente Para adelantar la evaluación de los controles existentes es necesario describirlos estableciendo si son preventivos o correctivos y responder a las siguientes preguntas: 1. se aplican y son efectivos).El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control. Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordar que estos se clasifican en: – Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo. los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. teniendo en cuenta las respuestas a las preguntas anteriormente formuladas (los controles se encuentran documentados. también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. ¿Se están aplicando en la actualidad? 3. Evaluación y Respuesta a los riesgos. que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo. La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados en el Elemento de Control. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos. analícelos frente a los controles existentes en cada riesgo. con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. para prevenir su ocurrencia o materialización.
Los controles son efectivos y están Pasa a escala inferior (el desplazamiento Documentados. depende de si el control afecta el impacto o la probabilidad). No existen controles Se mantiene el resultado de la evaluación antes de controles. Los controles existentes son efectivos Cambia el resultado a una casilla inferior pero no están documentados de la matriz de evaluación antes de controles (el desplazamiento depende de sí el control afecta el impacto o la probabilidad). Los controles existentes no son Se mantiene el resultado de la evaluación efectivos antes de controles. En el siguiente cuadro se pueden observar ejemplos de distintos tipos de control: CONTROLES DE POLITICAS CLARAS APLICADAS GESTION SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO Y OPERATIVO INDICADORES DE GESTIÓN TABLEROS DE CONTROL SEGUIMIENTO A CRONOGRAMA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INFORMES DE GESTIÓN MONITOREO DE RIESGOS CONTROLES CONSECUTIVOS OPERATIVOS VERIFICACIÓN DE FIRMAS LISTAS DE CHEQUEO .
2. .3.4 elemento 1. REGISTRO CONTROLADO SEGREGACIÓN DE FUNCIONES NIVELES DE AUTORIZACIÓN CUSTODIA APROPIADA PROCEDIMIENTOS FORMALES APLICADOS PÓLIZAS SEGURIDAD FÍSICA CONTINGENCIAS Y RESPALDO PERSONAL CAPACITADO ASEGURAMIENTO Y CALIDAD CONTROLES CONTROL DE TÉRMINOS LEGALES NORMAS CLARAS Y APLICADAS Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – Identificación de los controles existentes para los riesgos identificados y analizados. – Priorización de los riesgos de acuerdo con los resultados obtenidos de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes. a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor impacto a la entidad en caso de materializarse.5 Políticas de administración de riesgos Para la consolidación de las Políticas de Administración de Riesgos se deben tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas en el ejercicio de la administración del riesgo. 3. – Elaborar el mapa de riesgos para cada proceso.
Es así como por ejemplo. Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender. – Compartir o transferir el riesgo. optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones. reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. desarrollo tecnológico. las cuales deben ser factibles y efectivas. resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Le Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos. se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento. como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad. permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo. – Asumir un riesgo. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad. implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. mantenimiento preventivo de los equipos. Se deben tener en cuenta algunas de las siguientes opciones. luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene. a su vez transmite la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. como en los contratos a riesgo compartido.El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control. en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. definición de estándares. rediseño o eliminación. como el impacto (medidas de protección). manejo de los insumos. tales como: la implementación de las políticas. respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública. etc. La selección de las acciones más conveniente debe considerar la viabilidad . – Reducir el riesgo. las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente. la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura. interrelacionadas O en conjunto. – Evitar el riesgo. Es siempre la primera alternativa a considerar.
Formato: Mapa de riesgos Riesgo Impacto Probabilida Evaluació Controles Valoración Opciones Acciones Responsable C d n existentes riesgo manejo s a riesgo Descripción del Mapa de riesgos Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. y la aplicación de acciones. Con la realización de esta etapa se busca encauzar el accionar de la entidad hacia el uso eficiente de los recursos. Igualmente. institucional. el cual debe elaborarse al finalizar la etapa de Valoración del Riesgo. así como los responsables. financiera y económica y se puede realizar con base en los siguientes criterios: a) La valoración del riesgo. se busca que la entidad tenga claridad sobre las políticas de Administración del Riesgo. la continuidad en la prestación de los servicios. permitiendo conocer las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar. definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. la protección de los bienes utilizados para servir a la comunidad. compartir o transferir el riesgo.jurídica. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad. b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. se deben identificar las áreas o dependencias responsables de llevarlas a cabo. reducir. el cronograma y los indicadores. o asumir el riesgo residual. Para la ejecución de las acciones. las acciones de manejo de riesgo y el compromiso de la dirección y de los servidores de la entidad. Elaboración del mapa de riesgos por proceso y el institucional. elaborar un mapa de riesgos por cada proceso para facilitar la administración del riesgo. . técnica. No obstante se considera recomendable.
evaluación y respuesta a los riesgos. dispersar o transferir el riesgo. o asumir el riesgo residual. Debe contener los siguientes aspectos: – Los objetivos que se esperan lograr – Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar las políticas. a largo. reducir. . Valoración del riesgo: es el resultado de determinar la exposición de la entidad al riesgo. de veces en un tiempo determinado). minimizar o prevenir el riesgo. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. Formulación de las políticas Está a cargo del Representante Legal de la entidad y el Comité de Coordinación de Control Interno y se basa en el mapa de riesgos resultado del proceso de la administración del riesgo. Responsables: son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas. aunque éste no se haya materializado. Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. si se ha materializado (por ejemplo: No. Evaluación del riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificación. ésta puede ser medida con criterios de Frecuencia. la política señala que debe hacerse para efectuar el control y la implementación de la misma. Opciones de manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar. Acciones: es la aplicación concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo. luego de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes.Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo. mediano y corto plazo. basándose en los planes estratégicos y los objetivos institucionales o por procesos. o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo. Controles existentes: especificar cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir.
. Monitoreo y revisión Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos. es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización. Finalmente. El monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los procesos y de la Oficina de Control Interno. los responsables y el talento humano requerido. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas. su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. los recursos. los cuales están consignados en la planeación anual de la entidad.– Los riesgos que se van a controlar. partiendo de que el fin último de la Administración del Riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. – El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas. en el mapa de riesgos. – Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo. las políticas de administración del riesgo deben ir articuladas con la planeación de manera que no sean políticas aisladas sino complementarias.
• Es de vital importancia hacer seguimiento y evaluación a los planes y programas para la mejora continua. • Es conveniente mejorar los canales de comunicación con la comunidad educativa para lograr la participación activa de la misma.CONCLUSIONES • La elaboración de este trabajo nos permitió conocer algunos aspectos del manejo interno de la institución educativa y la importancia de contar con un líder estratégico que logre orientar bien todos los procesos para la mejora continua con mínimos recursos. • La implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en las instituciones educativas es importante porque permite potenciar la cultura del autocontrol. . RECOMENDACIONES • Es importante que la institución continúe con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI) lo cual le permitirá lograr la certificación en calidad. • Es conveniente contar con la permanencia en la dirección de la institución de un gerente estratega lo que permitirá la continuidad de los procesos.
.• Es necesario tener en cuenta que todo cambio realizado a nivel institucional debe estar ajustado al PEI y divulgado a la comunidad educativa para que todos conozcan la realidad de la institución y participen en el mejoramiento de la misma.
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