Source: http://docplayer.pl/38731563-Wojewoda-dolnoslaski-nk-ke-ij-wroclaw-dnia-24-maja-2016-r-wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-12-11 07:31:18+00:00

Document:
WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KE IJ Wrocław, dnia 24 maja 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE - PDF
Download "WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KE IJ Wrocław, dnia 24 maja 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE"
1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KE IJ Wrocław, dnia 24 maja 2016 r. Pan Marcin Czerniec Wójt Gminy Kamieniec Ząbkowicki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 6-8 kwietnia 2016 roku na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 8 marca 2016 r. nr: NK-KE IJ oraz NK-KE IJ zespół kontrolny, w skład którego wchodzą pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu: Iga Jaworska inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego) Danuta Frydlewicz-Pierucka inspektor wojewódzki, przeprowadził w Urzędzie Gminy Kamieniec Ząbkowicki z siedzibą ul. Ząbkowicka 26, Kamieniec Ząbkowicki, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, tj.: rejestracji stanu cywilnego, wykonywanych na podstawie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego 3 zwanej dalej p.a.s.c., zmiany imienia i nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska 4 zwanej dalej z.i.i.n. Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 23 grudnia 2015 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na I półrocze 2016 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, tj.: sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych, na podstawie art. 53, art. 87 i art. 92 p.a.s.c., rejestracja zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych, prowadzenie rejestru uznań, migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego, 1 Dz.U. Nr 185 poz Dz.U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm. 3 Dz.U. poz z późn. zm. 4 Dz.U. z 2016 r. poz
2 2. ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tj.: postępowania administracyjne prowadzone na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość i zawiadamianie o zmianach. Okres objęty kontrolą: od dnia 2 września 2015 r. do dnia kontroli. W kontrolowanym okresie funkcję kierownika Urzędu Gminy oraz kierownika USC sprawował Pan Marcin Czerniec Wójt Gminy Kamieniec Ząbkowicki. Realizację przez Wójta Gminy Kamieniec Ząbkowicki zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego II. pozytywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska USTALENIA KONTROLI REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej, na podstawie art. 53, art. 87 i art. 92 p.a.s.c. W okresie objętym kontrolą sporządzono czterdzieści trzy akty stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej. Kontroli poddano siedemnaście aktów stanu cywilnego, w tym sześć aktów małżeństwa i jedenaście aktów zgonu. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Pięć sporządzonych aktów małżeństwa dotyczyło małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 2 i 3 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy 5 zwanej dalej k.r.o. Akty te zostały sporządzone terminowo, tj. najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego (art. 86 ust. 3 p.a.s.c.). Przedmiotowe zaświadczenia duchowni dostarczyli w terminie określonym w art. 8 3 k.r.o., tj. przed upływem pięciu dni od dnia zawarcia małżeństwa. Akt nr /00/AM/2016 dotyczy małżeństwa zawartego w sposób, o którym mowa w art. 1 1 k.r.o. (w formie cywilnej). Kierownik urzędu stanu cywilnego, który przyjął oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński sporządził akt małżeństwa w dniu zawarcia związku, co jest zgodne z art. 86 ust. 1 p.a.s.c. Kontrola 5 Dz.U. z 2015 r. poz Zgodnie z art. 1 2 k.r.o. małżeństwo zostaje również zawarte, gdy mężczyzna i kobieta zawierający związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego w obecności duchownego oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu i kierownik urzędu stanu cywilnego następnie sporządzi akt małżeństwa. Gdy zostaną spełnione powyższe przesłanki, małżeństwo uważa się za zawarte w chwili złożenia oświadczenia woli w obecności duchownego. 2
3 wykazała ważność terminów wszystkich skontrolowanych zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego. Przy aktach małżeństwa zamieszczone zostały, zgodnie z art. 25 ust. 1 p.a.s.c. 6, przypiski o aktach urodzenia obojga małżonków, natomiast w aktach urodzenia osób zawierających związek małżeński zamieszczone zostały, zgodnie z art. 25 ust. 2 p.a.s.c. 7, przypiski o akcie małżeństwa. Czynności kontrolne wykazały, iż w przypadku zgonów ich zgłoszeń dokonywały uprawnione podmioty (zgodnie z art. 93 ust. 2 p.a.s.c.). Akty zgonu sporządzano w dniu, w którym dokonano zgłoszenia zgonu (art. 92 ust. 1 p.a.s.c.). Przy aktach zgonów zamieszczone zostały, zgodnie z art. 25 ust. 1 p.a.s.c., przypiski o akcie urodzenia i ewentualnie o akcie małżeństwa osoby zmarłej, natomiast w aktach urodzenia i aktach małżeństwa osób zmarłych zamieszczone zostały, zgodnie z art. 25 ust. 2 p.a.s.c. 8, przypiski o akcie zgonu. Wyjątek stanowiły akt urodzenia J Sz i akt małżeństwa S P, w których przypiski o akcie zgonu zamieszczono w trakcie kontroli. Wszystkie skontrolowane akty stanu cywilnego sporządzone zostały na podstawie prawidłowych dokumentów. W przypadku aktów zgonu w aktach zbiorowych przechowywane są: karty zgonu zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu 9, zawierające m.in. nazwę podmiotu wykonującego działalność leczniczą oraz nazwisko, imię i podpis sporządzającego, protokoły zgłoszenia zgonu podpisane przez zgłaszającego zgon i kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zawierające dane określone w art. 94 ust. 2 p.a.s.c. zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 21 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego 10. W aktach zbiorowych do aktów małżeństwa znajdują się: pisemne zapewnienia nupturientów dotyczące braku wiedzy o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 76 ust. 1 pkt. 1 p.a.s.c.), w przypadku małżeństw zawartych w sposób, o którym mowa w art. 1 2 i 3 k.r.o. zaświadczenia wydane przez kierownika urzędu stanu cywilnego stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art k.r.o.) oraz zaświadczenia stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego (art. 8 2 k.r.o.), w przypadku małżeństwa zawartego w sposób, o którym mowa wart. 1 1 k.r.o. protokół przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński (art. 87 ust 1 i 2 p.a.s.c.), potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w wysokości 84 zł. 6 Informacje o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacje wpływające na stan cywilny tej osoby zamieszcza się przy akcie stanu cywilnego w formie przypisków. 7 Sporządzając akt stanu cywilnego lub dołączając do niego wzmiankę dodatkową, niezwłocznie zamieszcza się przypiski przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. 8 Sporządzając akt stanu cywilnego lub dołączając do niego wzmiankę dodatkową, niezwłocznie zamieszcza się przypiski przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. 9 Dz.U. poz Dz.U. poz
4 Czynności kontrolne akt zbiorowych małżeństw i zgonów wykazały, że dokumenty były oznaczone numerem aktu stanu cywilnego, którego dotyczyły oraz datą sporządzenia aktu stanu cywilnego i prowadzone były w porządku chronologicznym. Powyższe jest zgodne z 43 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego 11 zwane dalej r.r.s.c. Sporządzone akty stanu cywilnego zawierają wszystkie przewidziane przepisami prawa dane. Wpisy w rejestrze stanu cywilnego dokonane zostały w alfabecie łacińskim rozszerzonym, wielkimi literami, zgodnie z 2 ust. 1 r.r.s.c. Po wprowadzeniu danych do rejestru stanu cywilnego dokumenty uwierzytelnione zostały przez Kierownika USC w Kamieńcu Ząbkowickim poprzez złożenie podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu wydanego przez ministra właściwego ds. wewnętrznych. Powyższe ustalono na podstawie miejsca przechowywania aktów stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego, tj. dokumenty nieuwierzytelnione przechowywane są jako projekty aktów. We wszystkich aktach uzupełnione zostały przypiski, zgodnie z art. 25 p.a.s.c. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej, na podstawie art. 53, 87 i 92 p.a.s.c. należało ocenić pozytywnie. Prowadzenie rejestru uznań W okresie objętym kontrolą Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kamieńcu Ząbkowickim przyjął jedno oświadczenie o uznaniu ojcostwa i zgodnie z art. 63 ust p.a.s.c. dokonał rejestracji w rejestrze uznań. Oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa zostało udokumentowane w formie protokołu, który został podpisany przez rodziców dziecka oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kamieńcu Ząbkowickim oraz zawierał wszystkie przewidziane przepisami dane i informacje, zgodnie z art. 63 ust. 2 p.a.s.c. Jednocześnie matka dziecka potwierdziła, że ojcem dziecka jest mężczyzna, który złożył oświadczenie o uznaniu ojcostwa, co jest zgodne z art k.r.o. 13. Rejestr uznań prowadzony jest w rejestrze stanu cywilnego i zawiera dane określone w art. 19 ust. 2 p.a.s.c. Dokonanie wpisu o uznaniu ojcostwa zostało uwierzytelnione przez Kierownika USC w Kamieńcu Ząbkowickim. 11 Dz.U. poz. 225 z późn. zm. Zgodnie z 43 ust. 1 r.r.s.c. akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, niezależnie od postaci, w której są sporządzone, opatruje się oznaczeniem nadanym aktowi stanu cywilnego, którego dotyczą. Ponadto 2 stanowi, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego oznacza się dodatkowo datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, którego dotyczą, i prowadzi się je w porządku chronologicznym. 12 Rejestracji oświadczenia o uznaniu ojcostwa w rejestrze uznań dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego, który przyjął oświadczenie. 13 Uznanie ojcostwa następuje, gdy mężczyzna, od którego dziecko pochodzi, oświadczy przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, że jest ojcem dziecka, a matka dziecka potwierdzi jednocześnie albo w ciągu trzech miesięcy od dnia oświadczenia mężczyzny, że ojcem dziecka jest ten mężczyzna. 4
5 [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia rejestru uznań należało ocenić pozytywnie. Rejestracja zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych W kontrolowanym okresie Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kamieńcu Ząbkowickim dokonał dziewięciu rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w trybie szczególnym. Kontroli poddano pięć spraw dotyczących rejestracji zdarzenia stanu cywilnego zarejestrowanego w trybie szczególnym ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, w tym trzy sprawy na podstawie art. 104 i dwie na podstawie art. 99 p.a.s.c. Wnioski o rejestrację urodzenia i małżeństwa ( /00/AU/2015/, /00/AM/2015/ ), które nastąpiły poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oraz wnioski o dokonanie transkrypcji aktów urodzenia ( /00/AU/2015/, /00/AU/2015/, /00/AU/2016/ ), zostały złożone przez uprawnioną osobę (zgodnie z art. 99 ust. 2 i art. 104 ust. 4 p.a.s.c.). W przypadku wniosków o rejestrację zdarzeń, które nastąpiły poza granicami RP dołączono dokumenty potwierdzające odpowiednio urodzenie i zawarcie małżeństwa, wydane przez właściwy podmiot zagraniczny, zgodnie z art. 99 ust. 4 p.a.s.c. wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego języka szwedzkiego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości pod nr TP/3359/05. W przypadku wniosków o dokonanie transkrypcji aktów urodzenia na wnioski obojga rodziców dokonano transkrypcji aktów urodzenia: N S, sporządzonego w Wielkiej Brytanii, N R, sporządzonego w Wielkiej Brytanii, A W, sporządzonego w Niemczech. Do wniosków załączono wymagane dokumenty, tj. zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumaczy przysięgłych języka angielskiego, wpisanych na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości pod nr TP/5145/05 i nr TP/5140/05. Odpis skróconego aktu urodzenia A W sporządzony w Niemczech został wydany zgodnie z Konwencją nr 16 sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego 14 na druku wielojęzycznym, toteż nie było konieczności przedkładania jego tłumaczenia na język polski przez tłumacza przysięgłego. Do wniosków dołączono również potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji oraz 39 zł za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku uzupełnienia aktu na wniosek, zgodnie z częścią II ust. 1 pkt 6 i pkt 10 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej Dz.U. z 2014 r. Nr 166, poz Dz.U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm. 5
6 Przeniesienia aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą dokonano w sposób określony w art. 104 ust. 2 p.a.s.c., tj. wiernie, zgodnie z literalnym brzmieniem zapisów, zarówno pod względem językowym, jak i formalnym, bez ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Rejestracje zdarzeń, które nastąpiły poza granicami RP oraz treści zagranicznych dokumentów stanu cywilnego zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego w formie czynności materialno-technicznej. W adnotacjach sporządzonych aktów stanu cywilnego zamieszczono stosowne informacje, zgodnie z art. 101 i art. 105 ust. 1 p.a.s.c. oraz umieszczono przypiski dotyczące aktu urodzenia i aktu małżeństwa osoby zmarłej. Ponadto Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dokonał uzupełninia danych w akcie zgonu na prośbę wnioskodawcy w formie czynności materialno-technicznej, prawidłowo czyniąc wzmiankę dodatkową do przedmiotowego aktu stanu cywilnego. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w trybach szczególnych oceniono pozytywnie. Migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego Kontroli poddano 30 aktów stanu cywilnego przeniesionych do rejestru stanu cywilnego. Do próby wytypowano co dziewiąty akt stanu cywilnego. W związku z powyższym kontroli poddano 6 aktów urodzeń, 19 aktów małżeństw oraz 5 aktów zgonu. Treść wszystkich przenoszonych aktów stanu cywilnego, sporządzonych na podstawie przepisów dotychczasowych, została zamieszczona w rejestrze stanu cywilnego w alfabecie łacińskim rozszerzonym i wielkimi literami. Daty i godziny widniejące w przenoszonych aktach stanu cywilnego zostały wpisane i są przechowywane w sposób określony dla danego rejestru, co jest zgodne z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego 16 zwanego dalej p.r.s.c. Dane zawarte w aktach stanu cywilnego przeniesiono do odpowiednich rubryk. We wszystkich przypadkach, po zmigrowaniu, w akcie stanu cywilnego sporządzonym w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych odnotowywano informację o przeniesieniu tego aktu do rejestru stanu cywilnego wraz z oznaczeniem aktu i datą przeniesienia. Zgodnie z art. 124 ust. 3 p.a.s.c. przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru jest czynnością materialno-techniczną, w wyniku której w akcie stanu cywilnego sporządzonym w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych wpisuje się wzmiankę dodatkową o przeniesieniu tego aktu do rejestru stanu cywilnego wraz z oznaczeniem aktu i datą przeniesienia, która nie podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie informacje zostały wpisane w formie wzmianki dodatkowej, co stanowi poprawną praktykę. 16 Dz.U. poz
7 Zgodnie z 13 p.r.s.c. numer przenoszonego aktu stanu cywilnego zamieszcza się przy akcie stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach przy akcie został zamieszczony numer aktu z księgi papierowej, jednak w AM nr /00/AM/1973/ wskazano niepoprawny numer 73/1974 zamiast 74. Na marginesie należy zaznaczyć, że w związku z istotą migracji, jaką jest przeniesienie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia, zasadnym byłoby jako numer historyczny aktu wskazywać numer widniejący w księdze papierowej w rubryce Nr bez dodatkowych modyfikacji. Podczas kontroli ustalono, iż w aktach stanu cywilnego, gdzie było wpisane imię i nazwisko osoby, która sporządziła przenoszony dokument, w aktach stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego w odpowiednich polach zamieszczone było imię i nazwisko kierownika USC, który zarejestrował przenoszony akt. Natomiast w sytuacji, gdy rubryki te były wypełnione nieczytelnie lub nie można było ustalić ich pełnego brzmienia, w przeniesionym akcie zamieszczono informację dane nieustalone, co jest zgodne z 12 rozporządzenia p.r.s.c. Wyjątek stanowi sprawa dotycząca aktu urodzenia nr /00/AU/1955/, gdzie w rubryce imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego, który zarejestrował dane dziecka wpisano dane nieustalone, pomimo że w księdze papierowej widniał podpis nieczytelny jak i czytelny kierownika USC Feliksa Skrzypka. Zgodnie z 5 ust. 1 p.r.s.c. treść wzmianek dodatkowych wpisanych do przenoszonego aktu stanu cywilnego dołącza się do aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego z zachowaniem chronologii, w jakiej były wpisane, oraz brzmienia wynikającego z przenoszonego aktu stanu cywilnego. Ustalono że, w 5 z 30 wytypowanych do kontroli aktów stanu cywilnego widniały wzmianki dodatkowe podlegające przeniesieniu. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że wzmianki dodatkowe dołączone do aktów widniejących w rejestrze stanu cywilnego nie są wiernym odzwierciedleniem wzmianek widniejących w księgach papierowych, pomimo jednoznacznej dyspozycji wskazanego przepisu. W konsekwencji powyższą praktykę oceniono negatywnie. Natomiast odnosząc się do zamieszczania przypisków przy akcie należy wskazać, że zgodnie z 10 p.r.s.c. przypiski zamieszczone pod treścią aktu stanu cywilnego zamieszcza się przy akcie stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że przypiski były przenoszone w sposób prawidłowy. Wyjątek stanowił akt małżeństwa nr /00/AM/1972/, gdzie w przypiskach istniała rozbieżność pomiędzy nazwą miejscowości USC sporządzającego akt urodzenia męża w przeniesionym akcie widniał zapis Kamieniec Ząbkowicki zamiast poprawnej nazwy Wrocław. W trakcie kontroli poprawiono błędne zapisy. W skontrolowanych aktach małżeństwa sporządzanych na podstawie dotychczasowych przepisów, gdzie w rubryce uwagi widniał zapis stwierdzam, że osoby wymienione w rubryce I złożyły w dniu dzisiejszym przede mną zgodne oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński, informacja ta została odpowiednio przeniesiona do aktu małżeństwa w rejestrze stanu cywilnego w polu oświadczenia osób, które zawarły małżeństwo. Powyższe jest zgodne z 8 p.r.s.c. Ustalono, iż wszystkie akty stanu cywilnego które zostały sporządzone lub w których zamieszczono wzmianki lub przy których zamieszczono przypiski na podstawie przepisów dotychczasowych w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do dnia 31 sierpnia 2015 r. zostały 7
8 przeniesione do rejestru stanu cywilnego do dnia 31 grudnia 2015 r, co jest zgodne z art. 145 ust. 13 p.a.s.c. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące migracji aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny realizację zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego w zakresie rejestracji stanu cywilnego oceniono pozytywnie. ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Zmiana imienia i nazwiska oraz terminowość i zawiadamianie o zmianach W kontrolowanym okresie zostały wydane 3 decyzje administracyjne na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Wszystkie decyzje dotyczyły zmiany nazwiska (sprawy nr USC , nr USC oraz nr USC ). We wszystkich sprawach wnioski o zmianę nazwiska zostały złożone osobiście. Na wnioskach widnieją pieczęci wpływu do organu oraz adnotacje potwierdzające przedstawienie do wglądu przez wnioskodawcę dowodu osobistego. Powyższe jest zgodne z art. 11 ust. 3 z.i.i.n., który stanowi, że w przypadku gdy wniosek o zmianę imienia lub nazwiska jest składany osobiście wnioskodawca przedstawia do wglądu dokument stwierdzający tożsamość. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że wszystkie wnioski były kompletne. Do wniosków zostały załączone potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 37 zł. Należy wskazać, że wnioski przygotowane przez pracowników o zmianę imienia i nazwiska jako gotowe wzory, zostały sporządzone w sposób prawidłowy, w rzeczywistości eliminując w znacznym stopniu występowanie w nich braków formalnych. Na wnioskach znajdują się pola do wskazania wszystkich wymaganych przez art. 11 ust. 1 z.i.i.n. danych oraz oświadczeń, miejsce na sporządzenie adnotacji o przedłożeniu do wglądu przez wnioskodawcę dokumentu tożsamości oraz pouczenia, że zostałam/łem poinformowana/y, że dzień złożenia wniosku, jest dniem wszczęcia ( ) postępowania w przedmiotowej sprawie (zgodnie z art k.p.a.) oraz że strony mają prawo uczestniczyć w każdym stadium postępowania (zgodnie z art k.p.a.). Odnosząc się do powyższego należy wskazać, że drugie pouczenie jest nieprecyzyjne i nie w pełni realizuje obowiązek organu wynikający z art k.p.a. Powyższy przepis nakłada na organ obowiązek poinformowania strony o prawie do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem decyzji administracyjnej. Mając na uwadze, że organ w powyższych sprawach przed wydaniem decyzji nie kierował do stron informacji o możliwości wypowiedzenia się, zasadnym byłoby uzupełnienie omawianego pouczenia. 8
9 Wszystkie sprawy zakończone zostały wydaniem decyzji, które zgodnie z art. 107 k.p.a., zawierały: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. Ustalono, że w podstawie prawnej decyzji wskazywany był art. 104 k.p.a. Wobec powyższego należy wskazać, że zbędnym jest przywoływanie w podstawie prawnej przedmiotowego przepisu, bowiem art. 104 k.p.a. stosuje się jedynie pomocniczo w sytuacjach, gdy przepis prawa materialnego nie wskazuje jednoznacznie, że rozstrzygnięcie w danej sprawie następuje w drodze decyzji administracyjnej. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w decyzjach odstępowano od uzasadnień, jednocześnie prawidłowo powołując się na przepis art k.p.a. Ponadto na decyzjach znajduje się klauzula pouczająca o natychmiastowym wykonaniu decyzji z mocy ustawy, co należy uznać za poprawną praktykę. Decyzje zostały doręczone stronom, a w aktach znajdują się potwierdzenia skutecznego doręczenia rozstrzygnięć (zwrotki bądź adnotacje na decyzji). Każda sprawa miała prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a k.p.a. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie sprawy zostały załatwione terminowo. Zgodnie z art. 13 ust. 1 zdanie pierwsze z.i.i.n. kierownik urzędu stanu cywilnego albo jego zastępca, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, przesyła ją za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony rejestr stanu cywilnego, do kierownika urzędu stanu cywilnego, w którym sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że we wszystkich sprawach organ przesłał przedmiotowe decyzje za pomocą systemu BUSC jak również pocztą do odpowiednich kierowników USC. Należy wskazać, że zasadnym jest odchodzenie od przekazywania decyzji w formie papierowej za pośrednictwem poczty, na rzecz korzystania jedynie z systemu teleinformatycznego, przy realizacji wskazanego obowiązku, bowiem przepis przejściowy dopuszczający możliwość korzystania z usług pocztowych obowiązywał jedynie do 31 sierpnia 2015 r. [dowód: akta kontroli str ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Kamieniec Ząbkowicki zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i nazwiska oceniono pozytywnie. W związku z powyższym, na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 1 i pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości należy: W ZAKRESIE REJESTRACJI STANU CYWILNEGO 1. Treść wzmianek dodatkowych wpisanych do przenoszonych aktów stanu cywilnego dołączać do przenoszonego aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego, zgodnie z 5 ust. 1 p.r.s.c. 9
10 W ZAKRESIE ZMIANY IMIENIA I NAZWISKA 1. Uzupełnić pouczenie we wniosku o zmianę imienia i/lub nazwiska dotyczące prawa do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem decyzji administracyjnej bądź przed jej wydaniem kierować do strony w tym zakresie odpowiednie pismo. Na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o przekazanie w terminie do 10 czerwca 2016 r. informacji o wykonaniu zaleceń i wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI /-/ Paweł Hreniak 10

References: art. 6
 art. 28
 art. 53
 art. 87
 art. 92
 art. 53
 art. 87
 art. 92
 art. 1
 art. 8
 art. 1
 art. 86
 art. 1
 art. 25
 art. 25
 art. 93
 art. 25
 art. 25
 art. 94
 art. 1
 art. 25
 art. 53
 art. 63
 art. 63
 art. 19
 art. 104
 art. 99
 art. 99
 art. 104
 art. 99
 art. 104
 art. 101
 art. 105
 art. 124
 art. 145
 art. 11
 art. 11
 art. 107
 art. 104
 art. 104
 art. 66
 art. 13
 art. 46
 art. 46