Source: https://www.vsonline.sk/33/archivacia-uctovnych-zaznamov-v-zmysle-usmernenia-financnej-spravy-uniqueidmRRWSbk196FPkyDafLfWANzQUqvlI655DYd-8cXQVuFH9KsRqOxbsQ/?uri_view_type=4
Timestamp: 2020-02-20 04:43:33+00:00

Document:
Archivácia úètovných záznamov v zmysle usmernenia Finanènej správy | VSonline
Archivácia úètovných záznamov v zmysle usmernenia Finanènej správy
22.8.2019, Mgr. Jozef Sýkora, MBA, Zdroj: Verlag Dashöfer
2019.09.1.2 Archivácia úètovných záznamov v zmysle usmernenia Finanènej správy
Príspevok sa venuje metodickému usmerneniu è. 7/DZPaU/2019/MU k archivácii úètovných záznamov. Bli¾¹ie je objasnený charakter úètovných záznamov, formy úètovných záznamov a ich archivovanie s ohµadom na normatívny právny akt - zákon è. 431/2002 Z. z. o úètovníctve v znení neskor¹ích predpisov.
Èo tvorí úètovnú dokumentáciu úètovnej jednotky?
Úètovnú dokumentáciu úètovnej jednotky podµa § 31 ods. 1 zákona è. 431/2002 Z. z. o úètovníctve v znení neskor¹ích predpisov tvorí súhrn v¹etkých úètovných záznamov. Úètovným záznamom sa podµa § 4 ods. 5 zákona o úètovníctve rozumie údaj, ktorý je nositeµom informácie týkajúcej sa predmetu úètovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Úètovný záznam mô¾e ma» formu:
- písomnú alebo
- technickú.
Písomným záznamom je úètovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlaèiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlaèiarenským výstupným zariadením výpoètovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu èitateµný (v zmysle zákona o úètovníctve s dodr¾aním podmienky trvácnosti úètovného dokladu/záznamu).
Naopak, technickým je úètovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným pri písomnej forme, ktorý umo¾òuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevy¾aduje pri podpisovom zázname v technickej forme. Prièom podpisovým záznamom sa podµa ustanovenia § 32 ods. 3 zákona è. 431/2002 Z. z. o úètovníctve v znení neskor¹ích predpisov rozumie úètovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoruèný podpis, alebo obdobný preukázateµný úètovný záznam nahrádzajúci vlastnoruèný podpis v technickej forme.
Obidve formy úètovného záznamu sú rovnocenné. Obsah v¹etkých úètovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané v technickej alebo písomnej forme.
Podµa § 31 ods. 5 zákona o úètovníctve, ak úètovná jednotka vedie úètovné záznamy v technickej forme (a následne ich aj v technickej forme archivuje), je povinná pre potreby daòových úradov na po¾iadanie umo¾ni» oprávneným osobám zoznámi» sa s obsahom nimi urèených úètovných záznamov v technickej forme. Túto povinnos» má úètovná jednotka po dobu, poèas ktorej je povinná vies» alebo uchováva» uvedené úètovné záznamy.
Úètovný záznam je definovaný v § 4 ods. 5 zákona o úètovníctve ako údaj, ktorý je nositeµom informácie týkajúcej sa predmetu úètovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Ka¾dú informáciu týkajúcu sa predmetu úètovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je úètovná jednotka povinná zaznamenáva» len úètovnými záznamami. Podµa § 4 ods. 6 zákona o úètovníctve sú úètovnými záznamami najmä úètovné doklady, úètovné zápisy, úètovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, úètový rozvrh, úètovná závierka a výroèná správa. Súhrn v¹etkých úètovných záznamov tvorí úètovnú dokumentáciu úètovnej jednotky (§ 31 ods. 1 zákona o úètovníctve).
Prevod úètovného záznamu
Prevod úètovného záznamu z jednej formy do druhej formy je mo¾ný v zmysle § 31 ods. 3 zákona o úètovníctve. V tomto prípade je úètovná jednotka povinná zabezpeèi», aby obsah úètovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom úètovného záznamu v pôvodnej forme. V prípade, ak úètovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode úètovného záznamu zabezpeèi», je povinná úètovné záznamy uchováva» aj v písomnej forme.
Lehoty ulo¾enia, resp. uschovania úètovných záznamov – tabuµkový prehµad
Lehoty ulo¾enia, resp. uschovania úètovných záznamov, sú podµa zákona o úètovníctve uvedené v nasledujúcej tabuµke (v zmysle metodického usmernenia è. 7/DZPaU/2019/MU k archivácii úètovných záznamov úèinného od apríla 2019).
Úètovné záznamy Doba úschovy Ustanovenie zákona o úètovníctve
Úètovná závierka, výkazy vybraných údajov z úètovných závierok a výroèná správa. Úètovné doklady, úètovné knihy, zoznamy úètovných kníh, zoznamy èíselných znakov alebo iných symbolov a skratiek pou¾itých v úètovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizaèné zápisy, úètový rozvrh. 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. § 35 ods. 3 písm. a) a b)
Úètovné záznamy, ktoré sú nositeµmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia úètovníctva a ktorými úètovná jednotka dokladuje formu vedenia úètovníctva. 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy pou¾ili. § 35 ods. 3 písm. c)
Ostatné úètovné záznamy. Poèas doby urèenej v registratúrnom pláne úètovnej jednotky tak, aby neboli poru¹ené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov, napr. doklady § 35 ods. 3 písm. d)
Úètovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskonèilo. Do konca úètovného obdobia nasledujúceho po úètovnom období, v ktorom sa skonèila lehota na ich preskúmanie. § 36 ods. 1

References: § 31
 § 4
 § 32
 § 31
 § 4
 § 4
 § 31
 § 35
 § 35
 § 35
 § 36