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Timestamp: 2018-07-16 06:42:05+00:00

Document:
RF Comptable - La facture : établir, transmettre, recevoir et conserver
Dossier du mois n°427
5 Les règles fiscales de conservation et de stockage des factures à respecter
Les modalités à mettre en oeuvre pour respecter les exigences fiscales de conservation des factures dans leur forme et contenu originels sont différentes selon que celles-ci ont été transmises par voie électronique et sécurisées en application de l'article 289-VII du CGI ou qu'il s'agit de factures papier créées informatiquement mais transmises sur support papier.
Des textes d'origines diverses qui se superposent
Il est nécessaire de conserver les factures pendant un délai de 10 ans, ce qui correspond au délai le plus long de ceux imposés par les règles suivantes :
- la prescription est de 5 ans en matière commerciale (c. com. art. L. 110-4) ;
- en matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans (c. com art. L. 123-22) ;
- en matière fiscale, le droit de communication des agents de l'administration implique un délai de conservation des documents comptables de 6 ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur ces documents (CGI, LPF, art. L. 102 B).
Des règles fiscales très strictes
Les factures transmises par voie électronique (CGI art. 289 VII), qui tiennent lieu de facture d'origine (CGI art. 286 et 289), comme celles sur support papier, sont à conserver six ans dans leur forme et contenu originels par l'entreprise émettrice et par l'entreprise destinataire (CGI, ann. III, art. 96 I et CGI, LPF, art. L. 102 B). La conservation se fait sur support informatique pendant au moins trois ans (délai de reprise) et sur tout support au choix de l'entreprise durant les trois années suivantes (voir ci-après l'assouplissement, concernant le support, prévu pour 2016 au plus tard). Le défaut de conservation, total ou partiel, constaté par les agents de l'administration, pourra donc être sanctionné, par exemple par la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 290-28/05/2014).
À savoir La « forme de la facture » signifie ici « support de la facture », papier ou électronique. Le « format informatique de la facture » correspond à la structure caractérisant la présentation des informations au sein de l'ordinateur, lors d'une transmission ou sur un support d'entrée ou d'édition des résultats (traitement de texte, format image, document structuré...). La forme originale ou le format original de la facture est la forme ou le format sous laquelle la facture a été émise et transmise par son émetteur. En cas de changement d'environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels existants lors du contrôle. L'intégrité du contenu de ces fichiers doit être garantie lors de la conversion.
Factures transmises sous forme électronique sécurisées en application de l'article 289-VII du CGI
Factures sécurisées par une piste d'audit fiable
Lorsque l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures papier ou électroniques sont assurées par des contrôles mis en place par l'entreprise (« piste d'audit fiable »), les informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d'information constitutifs de ces contrôles, ainsi que la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doivent être conservés pendant six ans (LPF, art. L. 102 B, I; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 20-28/05/2014).
L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message facture émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires (c'est le « contenu originel »).
À savoir Le mode de conservation des éléments permettant de tracer la piste d'audit (informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles) et celui de la documentation correspondante doivent être conservés (CGI, ann. III, art. 96 I) :
- sur support papier pendant les six ans, lorsque c'est leur forme originelle ;
- sur support informatique pendant trois ans, puis sous la forme choisie par l'entreprise pendant les trois années suivantes (délai de reprise).
Cette règle de conservation va être assouplie au plus tard à compter du 1er janvier 2016 ou à la date de publication de l'arrêté qui précisera les modalités d'archivage électronique, à paraître. En effet, ces éléments pourront être conservés, durant ces 6 ans, soit sur support informatique soit sur support papier, quelle que soit leur forme originale (CGI, LPF, art. L. 102 B, I bis introduit par la loi 2014-1545 du 20 décembre 2014, art. 33). Ainsi, en pratique, les éléments sur support papier pourront être numérisés.
Lorsque les factures sont sur support électronique, leur format informatique ne doit pas être modifié pour la conservation qui doit être mise en oeuvre en format original, même si, à des fins de gestion, le format est modifié par ailleurs (par exemple, une facture reçue format XML doit être conservée dans ce format, mais l'entreprise peut le convertir en pdf à des fins de gestion).
À savoir L'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d'origine. Il n'est donc ni suffisant, ni nécessaire, d'un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l'impression puis à l'archivage de ces factures sur support papier.
Factures assorties d'une signature électronique
Les factures, la signature électronique « qualifiée » à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature électronique, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l'entreprise chargée de l'émission de la facture (modalité 2 de sécurisation, voir partie 4 du dossier).
Il en est de même des factures assorties d'une simple signature électronique « avancée » (signature électronique conforme au RGS de niveau une étoile) qui doivent être sécurisées par une piste d'audit fiable (CGI art. 289 VII, 1° et ann. III, art. 96 F bis).
L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires, et la conservation doit se faire dans leur format original (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 180-28/05/2014).
Factures sous forme de message structuré
Les informations émises et reçues doivent être conservées dans leurs forme et contenu originel dans l'ordre chronologique de leur émission (CGI, ann. III, art. 96 G), tant par l'entreprise émettrice des factures que par l'entreprise destinataire de ces factures si cette dernière choisit l'ÉDI (CGI art. 289-VII 3°). Elles doivent permettre leur sélection selon leur date d'émission et de réception et/ou selon l'identité de leur récepteur et de leur émetteur.
La liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent de même être conservés.
Lorsque la station de dématérialisation est gérée par un prestataire de services, la conservation dans leur forme et contenu originels des informations émises ou reçues doit être assurée séparément pour chaque société dématérialisant ses factures. En conséquence, un archivage commun des factures, contenant des informations relatives à plusieurs sociétés, ne serait pas conforme aux textes (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 220 à 240-28/05/2014).
Factures créées sous forme informatique et transmises sur papier
Deux possibilités de conservation
L'administration précise que les entreprises ont deux possibilités (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-18/10/2014) :
- soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l'impression de deux documents (l'original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur) ;
- soit elles conservent un « double électronique » de cette facture.
Conservation informatisée d'un double électronique
S'agissant de la seconde solution, le dispositif technique doit permettre de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu de ce « double électronique » depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double.
-> Contenu du fichier à enregistrer pour le conserver. La conservation informatisée d'un « double électronique » vise à constituer un fichier dont le format d'encodage est susceptible de transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement.
Mais l'administration admet un encodage conduisant à ne transcrire dans le fichier que les seules informations de contenu se rapportant aux mentions obligatoires des factures (pour les mentions exigées par les textes fiscaux : CGI art. 289 II et ann. II, art. 242 nonies A). Autrement dit, la valeur probante du fichier n'est pas remise en cause du seul fait de l'absence de mentions non obligatoires figurant sur la facture papier (par exemple, logos, messages-bandeau à caractère publicitaire, fonds de page).
-> Enregistrement du fichier. L'enregistrement doit être fait à une date la plus proche possible de l'impression papier de l'original de la facture, le système informatique devant permettre d'identifier ces deux dates. Une bonne solution serait que la base de conservation soit alimentée automatiquement et de façon quasi concomitante à l'impression papier.
L'archivage de l'enregistrement doit se faire soit sur un support physique non réinscriptible, soit par des procédés élecroniques ne permettant pas la modification (signature électronique avancée, processus d'« empreinte » qui fige les données).
Durant toute la période de conservation le contenu des fichiers doit pouvoir être restitué, sur demande de l'administration, en langage clair et lisible. Le système d'archivage doit, en outre, permettre de répondre à des demandes sélectives de l'administration (CGI, ann. III, art. 96 I bis) et de restituer sur écran ou sur support informatique ou sur support papier.
Lorsque, durant le délai légal de conservation, l'environnement matériel ou logiciel est modifié, l'entreprise doit contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels existant lors du contrôle, sans altération des informations de base qu'ils contiennent.
Lieu de stockage et droit d'accès de l'administration
Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français, situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l'administration (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 310-28/05/2014). Il en est de mêmes des fichiers du « double original » des factures de ventes (factures créées par informatique, mais non transmises électroniquement) (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 120-28/05/2014).
-> Lieu de stockage. Les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie électronique, quelles qu'en soient les modalités de sécurisation prévues à l'article 289-VII du CGI, dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d'accès en ligne, de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées (CGI, LPF, art. L. 102 C, al. 3 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 320 et 330-28/05/2014).
Dit autrement, ils peuvent effectuer le stockage :
-• sur le territoire français ;
-• dans un autre État de l'Union européenne, l'accessibilité des factures par l'administration fiscale devant être garantie depuis le siège ou le principal établissement de l'entité vérifiée en cas de contrôle ;
-• dans un pays hors de l'UE à condition que le pays est lié à la France par une convention prévoyant :
- soit une assistance mutuelle similaire à celle prévue par la directive 2010/24/UE (liste définie par arrêté du 15 mai 2013) ;
- soit un droit d'accès en ligne immédiat de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées.
Lorsque les assujettis stockent leurs factures émises et reçues dans un serveur distant, les principes de stockage sont les mêmes.
Le lieu de stockage, ainsi que toute modification, doit faire l'objet d'une déclaration, en même temps que la déclaration des résultats, lorsque ce lieu est situé hors de France (CGI, LPF, art. L. 102 C al. 4 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 400-28/05/2014).
-> Droit d'accès de l'administration. Tout assujetti doit s'assurer que l'administration a, à des fins de contrôle, un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données stockées, quels que soient (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 350 à 390-28/05/2014) :
Toute mesure utile doit être prise pour faciliter l'accès aux factures, par exemple en mettant à la disposition des agents de l'administration :
- une personne (responsable informatique, par exemple) chargée d'aider à la consultation des pièces ;

References: l'article 289
 art. 289
 art. 286
 art. 96
 l'article 289
 art. 96
 art. 33
 art. 289
 art. 96
 art. 96
 art. 289
 art. 289
 art. 242
 art. 96
 l'article 289