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Timestamp: 2019-10-20 00:22:01+00:00

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Archiv – datenschutz-schule.info ")}}return a.proceed()});scriptParent=document.getElementsByTagName("script")[0].parentNode;if(scriptParent.tagName.toLowerCase!=="head"){head=document.getElementsByTagName("head")[0];aop_around(head,"insertBefore");aop_around(head,"appendChild")}aop_around(scriptParent,"insertBefore");aop_around(scriptParent,"appendChild");var a2a_config=a2a_config||{};a2a_config.no_3p=1;var addthis_config={data_use_cookies:false};var _gaq=_gaq||[];_gaq.push(["_gat._anonymizeIp"])}
Veröffentlicht am August 14, 2018 Mai 26, 2019
Personenbezogene Daten mal eben löschen – was ist zu beachten?
In Schule ist ganz klar geregelt, was mit personenbezogenen Daten zu geschehen hat, wenn die Person, welche sie betreffen, die Schule verlassen hat und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Für einige Daten ist dieser Zeitpunkt recht früh erreicht, bei Schülern sind beispielsweise die ersten Daten nach fünf Jahren fällig, bei Lehrkräften sogar schon nach nur einem Jahr1Siehe dazu VO-DV I & VO-DV II jeweils §9. Viele Personen haben dann nur noch zwei Begriffe im Kopf, Löschen und Vernichten.
So einfach ist es jedoch nicht, denn es gibt auch eine Pflicht, die Daten der Schule einem Archiv anzubieten. Der Themenbeitrag AUFBEWAHRUNGSFRIST ABGELAUFEN – UND JETZT? setzt sich intensiver mit dem Thema auseinander und erklärt, worauf man achten sollte.
bleiben2Erwägungsgrund 39 Satz 8 DS-GVO „Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt.„.
Das gilt entsprechend auch für öffentliche Stellen wie Schulen. Für Schulen in NRW sind die Aufbewahrungsfristen durch die VO-DV I § 9 (Schüler) und VO-DV II § 9 (Lehrkräfte) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Datenart zwischen 1 und 50 Jahren.3Die rechtlichen Hintergründe für die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen sind verschieden. Sie sind gesetzlich vorgegeben und haben mit den Rechenschaftspflichten der Schulen zu tun wie auch der Nachweisbarkeit vergebener Berechtigungen oder der Verpflichtung beglaubigte Kopien oder Bescheinigungen über Schulzeiten zu erstellen.
Dieses sollte einmalig abgesprochen, schriftlich fixiert werden und Bestandteil des schulischen Löschkonzeptes sein, sofern es ein solches gibt4Ein Löschkonzept ist von der DS-GVO nicht vorgeschrieben. Es ist jedoch sinnvoll, um die Abläufe und Zuständigkeiten bezüglich der Löschung und Vernichtung von Dateien und Akten zu regeln.5Je nachdem welche personenbezogenen Daten regelmäßig vom Archiv übernommen werden, sollte das Archiv auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bei der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit als externer Empfänger aufgeführt werden.. Welche personenbezogenen Daten einem Archiv als wertvoll für eine Übernahme erscheinen, wird von Archiv zu Archiv unterschiedlich sein und von Personen und Ressourcen abhängen. Während manche Archive sich auf Abgangszeugnisse und Klassenbücher beschränken mögen, könnten andere vielleicht auch Interesse an Fördergutachten und anderen besonderen Datenkategorien haben. Es geht hier also um eine kontinuierliche Übernahme von Unterlagen durch die Archive aus den Schulen und keine einmalige Angelegenheit.
Archive sind bei der Verarbeitung der von Schulen übernommenen personenbezogenen Daten strengen Vorgaben zum Schutz dieser Daten unterworfen.6Siehe dazu DS-GVO Art. 5 Abs. 1 lit. b, e und Art. 89 .
endgültige Löschung bzw. Vernichtung7Bitte achten Sie an Ihrer Schule für eine sachgerechte Löschung von Daten bzw. Vernichtung von Akten. Schulträger haben in der Regel Verträge mit entsprechenden Firmen für die Vernichtung von Akten. Bei größeren Mengen von Akten sollten diese Dienste genutzt werden. Die Löschung von Daten sollte bei größeren Mengen von Daten eventuell von einem Fachmann vorgenommen werden. Bei der Löschung sind auch Datensicherungen zu berücksichtigen.
In §9 Abs. 4 VO-DV I (Schüler) und in §9 Abs. 5 VO-DV II (Lehrer) ist geregelt, welche personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) zeitlich unbefristet verwendet werden dürfen.8Möchte man die für die Schulchronik zugelassenen personenbezogenen Daten der Betroffenen mit Fotos ergänzen, braucht es dazu eine entsprechende rechtswirksame Einwilligung dieser Personen.
Wer sich intensiver mit der Thematik der Übernahme von Daten aus der Schule an Archive beschäftigen möchte, dem sei der Fachbeitrag „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen.pdf“ empfohlen. Es geht, wie man dort nachliest, nicht nur um personenbezogenen Daten aus der Schule. Auch andere Daten, etwa zur Budetierung, sind für Archive von Interesse. Entsprechende Regelungen finden sich im Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW9Dort heißt es entsprechend in

References: §9
 § 9
 § 9
 Art. 5
 Art. 89
 §9
 §9