Source: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32019H1318
Timestamp: 2019-10-23 10:40:31+00:00

Document:
Recommandation (UE) 2019/1318 de la Commission du 30 juillet 2019 relative aux programmes internes de conformité aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage en vertu du règlement (CE) n° 428/2009 du Conseil
RECOMMANDATION (UE) 2019/1318 DE LA COMMISSION
relative aux programmes internes de conformité aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage en vertu du règlement (CE) no 428/2009 du Conseil
vu l'article 19, paragraphe 5, du règlement (CE) no 428/2009 du Conseil du 5 mai 2009 instituant un régime communautaire de contrôle des exportations, des transferts, du courtage et du transit de biens à double usage (1),
Le règlement (CE) no 428/2009 institue un régime de contrôle des exportations, des transferts, du courtage et du transit de biens à double usage au niveau de l'Union.
Un système efficace, uniforme et cohérent de contrôle des exportations des biens à double usage est nécessaire pour promouvoir la sécurité de l'Union européenne et la sécurité internationale et pour assurer à la fois le respect des engagements et responsabilités des États membres et de l'Union européenne à l'échelle internationale, notamment en matière de non-prolifération, et la promotion de conditions de concurrence équitables pour les opérateurs de l'Union.
Des approches et des pratiques communes en matière de programmes internes de conformité peuvent contribuer à une application uniforme et cohérente des contrôles dans toute l'Union européenne.
Compte tenu des rapides avancées scientifiques et technologiques et de la complexité des chaînes d'approvisionnement actuelles, l'efficacité du contrôle des échanges dépend dans une large mesure de la vigilance dont font preuve les exportateurs et des efforts qu'ils déploient activement pour se conformer aux restrictions en matière d'échanges. À cette fin, les entreprises mettent généralement en place une série de procédures et de politiques internes, également connues sous le nom de «programme interne de conformité» (PIC).
Le document d'orientation fournit un cadre permettant d'aider les exportateurs à détecter, à gérer et à atténuer les risques associés au contrôle des échanges de biens à double usage ainsi qu'à assurer la conformité avec la législation et la réglementation pertinentes des États membres et de l'Union.
Il confère également un cadre visant à épauler les autorités compétentes des États membres dans leur analyse des risques et dans l'exercice de la responsabilité qui leur incombe de prendre des décisions relatives aux autorisations d'exportation individuelles, globales ou générales nationales, aux autorisations de services de courtage, au transit de biens à double usage non communautaires ou aux autorisations de transfert, au sein de la Communauté, de biens à double usage figurant sur la liste de l'annexe IV du règlement (CE) no 428/2009.
Le document d'orientation devrait être non contraignant; les exportateurs continuent à assurer la responsabilité qui leur incombe de satisfaire aux obligations définies dans le règlement, tandis que la Commission devrait veiller à ce que le document demeure pertinent au fil du temps,
Les autorités compétentes des États membres et les exportateurs visés au titre du règlement (CE) no 428/2009 tiennent compte du document d'orientation non contraignant inclus en annexe de la présente recommandation afin de satisfaire aux obligations qui leur incombent au titre dudit règlement.
Le document d'orientation de l'Union européenne sur les PIC aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage prend comme base et développe les approches existantes en matière de conformité dans le cadre du contrôle des exportations, notamment:
Les sept éléments clés du présent document d'orientation ne doivent pas être considérés comme formant une liste exhaustive. De même, l'ordre dans lequel ils sont présentés ne doit pas être perçu comme reflétant leur importance (de très important à moins important). Ils constituent les piliers d'un PIC adapté à chaque entreprise et visent à aider celles-ci dans leur réflexion sur les moyens et les procédures les plus appropriés pour se conformer aux législations et réglementations des États membres et de l'Union en matière de contrôle des échanges de biens à double usage. Les entreprises concernées sont censées disposer d'une série de politiques et de procédures applicables au contrôle des exportations. La structure des éléments clés pourrait faciliter l'évaluation comparative des méthodes de conformité adoptées par ces entreprises. Toute stratégie d'une entreprise à l'égard de la conformité qui inclut des politiques et des procédures internes se rapportant, à tout le moins, à l'ensemble des éléments clés, est a priori conforme au document d'orientation de l'Union européenne sur les PIC aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage. Pour les entreprises qui sont en train d'élaborer une stratégie de conformité applicable aux échanges de biens à double usage, la structure des éléments clés fournit une ossature élémentaire et générique sur laquelle s'appuyer.
De manière générale, l'aspect le plus important de l'élaboration d'un PIC est de maintenir sa pertinence par rapport à l'organisation et aux activités de l'entreprise, de garantir que les processus internes sont aisément compréhensibles et faciles à suivre et de faire en sorte qu'il reflète les opérations et les procédures quotidiennes. Chacune des exigences et des caractéristiques d'un PIC dépendra de la taille et de la structure de l'activité économique spécifique de l'entreprise, du domaine dont elle relève, ainsi que de la nature stratégique des biens qu'elle propose et des utilisations finales ou utilisateurs finaux possibles, de la situation géographique de ses clients et de la complexité des procédures d'exportation internes. Il convient dès lors de souligner qu'au cours de l'élaboration du présent document d'orientation, les difficultés potentielles de mise en œuvre pour les petites et moyennes entreprises (PME) ont été systématiquement prises en considération.
De caractère non contraignant, le présent document d'orientation ne doit pas être considéré comme fournissant un avis juridique. Il est sans préjudice des décisions relatives aux autorisations, lesquelles relèvent de la responsabilité des autorités compétentes conformément au règlement (CE) no 428/2009.
Si vous souhaitez faire part de vos commentaires sur le contenu du présent document, veuillez contacter votre autorité compétente (voir annexe 3).
Engagement de la direction à l'égard de la conformité
Structure de l'organisation, responsabilités et ressources
Processus et procédures d'examen analytique des transactions
Sécurité physique et de l'information
Les résultats de l'analyse des risques influeront sur les mesures nécessaires et sur les solutions adéquates pour élaborer ou mettre en œuvre les procédures de conformité spécifiques de l'entreprise.
Des ressources organisationnelles, humaines et techniques suffisantes sont essentielles pour élaborer et mettre en œuvre des procédures de conformité de manière efficace. Faute d'une structure organisationnelle claire et de responsabilités précisément établies, un PIC risque de pâtir d'un manque de surpervision et de l'absence de rôles bien définis. La présence d'une structure solide aide les organisations à résoudre les problèmes qui surviennent et à prévenir la réalisation de transactions non autorisées.
Sur le plan de la mise en œuvre opérationnelle, l'examen analytique des transactions constitue l'élément le plus critique d'un PIC. Il inclut les mesures internes de l'entreprise visant à garantir qu'aucune transaction n'est effectuée sans la licence nécessaire ou en violation de toute interdiction ou restriction commerciale pertinente.
Cet élément clé est divisé comme suit:
analyse des risques inhérents à la transaction, y compris:
Conformément à l'article 22, paragraphe 10, du règlement (CE) no 428/2009 relatif aux biens à double usage, mentionnez — en renvoyant à la législation pertinente — dans les documents commerciaux relatifs au transfert intra-UE que la transaction comprend des biens à double usage répertoriés et que ces biens sont soumis à des contrôles s'ils sont exportés en dehors de l'Union.
Consultez les informations fournies par votre autorité compétente en ce qui concerne les exigences et règles nationales et de l'Union relatives aux déclarations d'utilisation finale. Même en l'absence d'une obligation nationale de présenter une déclaration d'utilisation finale dûment complétée et signée, une telle déclaration peut s'avérer utile pour contrôler la fiabilité de l'utilisateur final/du destinataire, et ces informations peuvent être utilisées pour déterminer si une autorisation est nécessaire pour des biens à double usage non répertoriés lorsque l'utilisation finale déclarée soulève des préoccupations au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009 (12).
Accordez une attention particulière aux contrôles au sens large pour les biens à double usage non répertoriés, si l'examen analytique de l'utilisation finale ou des parties concernées déclarées ou celui des risques de détournement fournissent des informations préoccupantes au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009.
Veillez à ce que l'entreprise dispose de procédures en vigueur pour déterminer si elle «a connaissance» de l'existence d'informations préoccupantes concernant l'utilisation finale déclarée [au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009]. Si l'exportateur en «a connaissance», l'entreprise s'assure qu'aucune exportation n'a lieu sans notification préalable à l'autorité compétente et avant d'avoir reçu la décision finale de cette dernière.
Pour les cas où les autorités compétentes «informent» l'exportateur de l'existence d'informations préoccupantes concernant l'utilisation finale déclarée [aux termes de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009], il convient que l'entreprise dispose de procédures garantissant la transmission rapide d'informations et l'interruption immédiate de l'exportation. Il y a lieu de s'assurer que l'exportation n'intervient pas sans l'autorisation préalable de l'autorité compétente.
Mettez en œuvre une procédure permettant d'interrompre ou de suspendre l'échange de biens si l'une des exigences n'est pas remplie ou si des signaux d'alerte sont lancés. Seule une personne responsable de la conformité est habilitée à libérer les biens.
Les évaluations des performances et les audits permettent de vérifier si le PIC est mis en œuvre de manière satisfaisante sur le plan opérationnel et s'il est conforme aux exigences nationales et de l'Union applicables en matière de contrôle des exportations.
L'entreprise a mis sur pied des procédures d'audits, à savoir des inspections systématiques, ciblées et documentées visant à confirmer que le PIC est dûment mis en œuvre. Les audits peuvent être réalisés en interne ou par des professionnels externes qualifiés.
La notification correspond à l'ensemble des procédures relatives aux mesures de communication et de remontée de l'information à prendre en cas d'incidents, suspectés ou avérés, de non-conformité en matière d'échanges de biens à double usage, dont disposent le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage et les autres salariés concernés. Elle ne renvoie pas aux obligations de notification externes, par exemple si votre entreprise est enregistrée pour l'utilisation d'une autorisation générale d'exportation de l'Union au sens du règlement (CE) no 428/2009.
Les mesures correctives constituent l'ensemble des mesures qui visent à garantir la bonne mise en œuvre du PIC et l'élimination des points faibles détectés dans le cadre des procédures de conformité.
Prenez des mesures correctives efficaces afin d'adapter les opérations de contrôle des exportations ou le PIC aux résultats de l'évaluation des performances, de l'audit du système du PIC ou de la notification. Nous vous recommandons de partager ces résultats, notamment la révision des procédures et des mesures correctives, avec le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage et avec la direction. Une fois les mesures correctives mises en œuvre, nous vous conseillons de communiquer les procédures modifiées à l'ensemble des salariés concernés.
Mettez en place des procédures et des mesures de protection de base garantissant la sécurité du stockage des logiciels ou des technologies sous forme électronique soumis à contrôle, ou de l'accès à ceux-ci, y compris des contrôles au moyen d'antivirus, le cryptage de fichiers, les registres et les pistes d'audit, le contrôle de l'accès des utilisateurs et les pare-feu. Si cela concerne votre entreprise, envisagez des mesures de protection applicables au téléchargement de logiciels ou de technologies dans les services «en nuage», à leur stockage dans ces services ou à leur transmission via ces derniers.
(1) Règlement (CE) no 428/2009.
(2) Aux fins du présent document, le terme «entreprises» doit être compris au sens large. Il inclut les instituts de recherche, les universités et les autres entités considérés comme des «exportateurs» au sens du règlement (CE) no 428/2009. Le présent document d'orientation ne fournit (à ce stade) aucune recommandation spécifique pour les différents secteurs et acteurs concernés.
(4) Voir également http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf
(7) Voir également https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_fr
(11) La liste consolidée des sanctions infligées par l'Union européenne (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) ainsi que la carte des sanctions infligées par l'Union européenne (https://www.sanctionsmap.eu) peuvent s'avérer utiles pour réaliser l'examen analytique des sanctions.
Concernant l'article 22, paragraphe 10, du règlement (CE) no 428/2009 relatif aux biens à double usage, les documents commerciaux relatifs au transfert intra-UE de biens à double usage répertoriés mentionnent-ils que ces biens sont soumis à des contrôles s'ils sont exportés en dehors de l'Union?
Lors de l'analyse des risques inhérents à la transaction, comment votre entreprise tient-elle compte des mesures restrictives (y compris des sanctions)?
4.3. Détermination et demande de licence, y compris pour les activités de courtage, de transfert et de transit soumises à contrôle
4.4. Contrôles postérieurs à l'octroi de la licence, y compris le contrôle des envois et du respect des conditions de l'autorisation
Le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage et les partenaires commerciaux concernés ont-ils connaissance des prescriptions légales régissant l'enregistrement?
(1) Article 4 du règlement (CE) no 428/2009.
La liste non exhaustive des signaux d'alerte fournie ci-après repose sur les bonnes pratiques existantes et découle des éléments suivants:
Sur la base de l'expérience de votre entreprise, des ajouts ou des modifications peuvent être apportés à la liste ci-après. Vous êtes le mieux placé pour repérer les éléments suspects dans votre domaine d'activité.
Votre/vos produits:
Utilisation finale et utilisateur final:
Conditions financières et contractuelles:

References: l'article 19
 l'article 22
 l'article 4
 l'article 4
 l'article 4
 l'article 4
 l'article 22