Source: https://www.statcan.gc.ca/fra/apercu/efrvp/generique/partie5
Timestamp: 2019-12-12 07:10:42+00:00

Document:
Partie 5 : Analyse de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les programmes statistiques de Statistique Canada
Principe 2 : Fins
Principe 4 : Limite de la collecte
Principe 5 : Limite de l'utilisation, communication et conservation des renseignements personnels
Principe 7 : Protection des renseignements personnels
Principe 10 : Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
Statistique Canada est responsable de tous les renseignements personnels confidentiels recueillis et utilisés en vertu de la Loi sur la statistique. L'organisme est responsable de tous les renseignements personnels dont il a la garde, et il a désigné des personnes pour veiller à ce qu'il respecte les obligations des ministères fédéraux envers le respect des droits à la vie privée décrit aux articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le mandat de Statistique Canada concernant ses programmes statistiques est décrit à l'article 3 de la Loi sur la statistique. Son pouvoir d'obtenir des renseignements pour remplir son mandat est décrit aux articles 7, 8, 13, 22 ainsi que 24 à 29 de cette Loi.
Les gestionnaires de programmes statistiques, conformément aux directives de leur gestion hiérarchique (directeur de division, directeur général de direction et statisticien en chef adjoint de secteur) ont la responsabilité de mettre en application toutes les politiques des organismes centraux et de Statistique Canada concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
Souvent, les programmes statistiques obtiennent l'aide et les orientations de comités et de groupes extérieurs à l'équipe de projet, notamment :
les groupes directeurs composés de cadres supérieurs et parfois de personnes extérieures à Statistique Canada;
les organismes de statistique provinciaux et territoriaux ainsi que les organismes gouvernementaux des provinces et des territoires;
les comités d'éthique de la recherche, pour veiller au respect des normes de recherches éthiques au sein du programme statistique;
les groupes d'utilisateurs composés des principaux utilisateurs des renseignements produits par le programme avec la participation importante d'intervenants de l'extérieur de Statistique Canada;
les groupes statistiques internationaux chargés d'élaborer et de maintenir les normes internationales dans un domaine statistique en particulier.
5.1.1 Responsabilité générale
En vertu de la Loi sur la statistique, le statisticien en chef, sous la direction du ministre responsable de Statistique Canada, est chargé des opérations et du personnel de Statistique Canada. La Loi sur la statistique confère à Statistique Canada le mandat de recueillir, de compiler, d'analyser, de dépouiller et de publier des renseignements statistiques sur les activités commerciales, industrielles, financières, sociales, économiques et générales de la population et sur l'état de celle­ci. Les données recueillies par Statistique Canada sont utilisées à des fins statistiques, analytiques et de recherche, mais non à des fins administratives Note de bas de page 1. La Loi sur la statistique constitue le fondement juridique de la confidentialité des renseignements statistiques (sur les particuliers, les entreprises et les établissements) que Statistique Canada recueille. Le statisticien en chef délègue aux directeurs des divisions le pouvoir d'exercer des responsabilités particulières concernant le contrôle des renseignements statistiques de nature délicate, qui comprennent les renseignements personnels et commerciaux confidentiels, et l'accès à ceux­ci.
5.1.2 Responsabilité organisationnelle
Le directeur de la Division de la gestion de l'information est chargé d'élaborer des politiques sur les renseignements de Statistique Canada, dont tous les aspects de la classification et du contrôle des renseignements et de leur accès. Il doit également fournir des conseils, donner une orientation et apporter de l'aide pour la mise en œuvre des mesures relatives à la sécurité des renseignements. Le directeur est le coordonnateur de la protection des renseignements personnels de Statistique Canada, et il lui incombe de veiller à ce que l'organisme respecte les principes énoncés dans le présent document.
5.1.3 Responsabilité des divisions en matière de conservation
Les directeurs des divisions sont chargés de contrôler et de protéger tous les renseignements obtenus dans leur division respective pour la réalisation des objectifs de leur programme, comme il est expliqué dans la Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate de Statistique Canada.
5.1.4 Examens du rendement et de la conformité
La Division de l'audit interne effectue un examen systématique et indépendant afin de conseiller la direction quant à la pertinence du cadre de contrôle des activités opérationnelles, financières et administratives de Statistique Canada, du point de vue de la conformité, de l'efficacité et de l'économie.
5.1.5 Accords sur la communication de renseignements
La Loi sur la statistique confère à Statistique Canada le pouvoir juridique de conclure des accords avec les organismes de statistique des provinces et des territoires pour la communication de renseignements que Statistique Canada a recueillis auprès des répondants, et ce, là où ces organismes sont chargés d'assurer l'application d'une loi qui prévoit une protection des renseignements fournis par les intéressés équivalente à celle de la loi fédérale (article 11). La Loi permet aussi de conclure des accords avec tout ministère (fédéral ou provincial-territorial), ou toute municipalité ou autre entité constituée en personne morale, comme une association ou une université (article 12). Note de bas de page 2 Cette pratique vise à alléger le fardeau des répondants et à réduire les coûts supplémentaires pour les Canadiens quand un autre ministère a besoin de renseignements déjà obtenus. L'organisation qui reçoit les renseignements (c.­à­d. l'organisme statistique provincial ou territorial, le ministère, la municipalité ou la personne morale) est responsable en vertu des modalités de l'accord, de l'utilisation et de la protection de tous les renseignements obtenus.
Statistique Canada utilise des modèles normalisés pour rendre officiels les accords de partage de données. Ces accords ont été élaborés et révisés régulièrement, conjointement avec les conseillers juridiques du ministère de la Justice, afin de veiller à ce qu'ils respectent toutes prescriptions juridiques et exigences des politiques, notamment le Document d'orientation pour aider à préparer des Ententes d'échange de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
5.1.6 Suite de politiques de Statistique Canada
Statistique Canada a mis en place un cadre de politiques et d'instruments connexes ayant pour objet de protéger les renseignements confidentiels personnels, commerciaux et institutionnels, de recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et d'y répondre, d'expliquer ces politiques et ces procédures, ainsi que de donner une formation et de l'information au personnel à cet égard. Les politiques et les instruments sont décrits dans les parties qui suivent. En outre, l'annexe 5 fournit un lien graphique entre la suite de politiques et le GSBPM.
Statistique Canada ne recueille que les renseignements nécessaires à l'exécution de son mandat, comme le définit la Loi sur la statistique.
Lorsque ces données sont recueillies directement auprès des répondants, la Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada prévoit que le but premier de l'enquête (y compris l'utilisation prévue des statistiques qui seront produites à partir de l'enquête et aussi les utilisateurs de ces statistiques) doit être communiqué aux participants à l'enquête. Les répondants sont informés que leurs renseignements peuvent également être utilisés par l'organisme à d'autres fins statistiques ou de recherche, y compris pour le couplage d'enregistrements.
Lorsque les données administratives sont recueillies auprès d'autres organisations, Statistique Canada explique que les renseignements seront utilisés à des fins statistiques.
La Directive sur l'information des répondants aux enquêtes et la Directive sur le couplage d'enregistrements de Statistique Canada de même que les exigences prévues aux articles 11, 12 et 17(2) de la Loi sur la statistique intègrent toutes des principes liés au consentement. L'article 8 de la Loi confère au statisticien en chef l'autorité de désigner certaines activités de collecte de données comme volontaires.
Parallèlement, il est reconnu qu'il peut y avoir des situations où l'information obtenue par un établissement à ses propres fins (administratives) est utilisée par un autre établissement à des fins auxiliaires (statistiques), sans que les personnes concernées par cette information ne le sachent. L'article 13 (et les articles 24 à 29 pour certains types particuliers de renseignements) de la Loi sur la statistique contient une disposition générale portant sur l'accès à des dossiers détenus par d'autres organisations, qu'elles soient du secteur public ou du secteur privé, lorsque Statistique Canada a besoin de ces dossiers pour réaliser ses programmes statistiques. Plus précisément, l'article 13 confère à Statistique Canada l'accès à des documents conservés par un ministère (fédéral ou provincial) ou organisme ou un bureau municipal, une personne morale, une entreprise ou une organisation, lorsque ces documents sont requis aux fins de l'application de la Loi sur la statistique.
Statistique Canada n'utilise qu'à des fins statistiques les documents obtenus en vertu de l'article 13 ainsi que des articles 24 à 29. Cela permet de réduire le fardeau de réponse et constitue une solution de rechange aux enquêtes traditionnelles.
5.3.1 Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada
Statistique Canada fournit à tous les répondants, avant la collecte ou au moment de celle­ci, les renseignements sur le but de l'enquête (y compris l'utilisation prévue des statistiques qui seront produites à partir de l'enquête ainsi que les utilisateurs de ces statistiques), l'autorité en vertu de laquelle l'enquête est menée, le caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l'enquête, la protection de la confidentialité, les couplages d'enregistrements connus et l'identité des parties cosignataires de tout accord de partage des données, s'il y a lieu.
5.3.2 Participation obligatoire ou volontaire à l'enquête
La Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada exige d'informer les répondants de façon explicite du caractère volontaire ou obligatoire de la participation à une enquête. Des messages à propos de la nature volontaire de la participation doivent être présentés aux répondants ou mis à leur disposition avant que ceux-ci décident de participer ou de ne pas participer à l'enquête. Ces messages peuvent être présentés de différentes façons, par exemple sur le questionnaire, dans la lettre d'introduction, oralement par un enquêteur, et être accompagnés d'une description claire de l'objet de l'enquête. En outre, le module Renseignements pour les participants aux enquêtes du site Internet de Statistique Canada présente les enquêtes par titre ou par nom de programme et comprend ces renseignements ainsi que des renseignements détaillés qu'il n'est pas possible de communiquer autrement de manière efficace.
Dans le cas des enquêtes à participation volontaire sur les ménages ou sur les entreprises et les institutions, les répondants doivent être informés explicitement que leur participation est volontaire. D'autres renseignements relatifs à l'enquête pourraient leur être d'abord communiqués, mais le caractère volontaire de l'enquête doit être explicité avant que toute question liée à l'enquête soit posée. Si le répondant s'informe du caractère de la participation à l'enquête, une réponse directe doit être immédiatement fournie.
Même après avoir accepté de participer à une enquête volontaire, certains répondants peuvent choisir de ne pas répondre à des questions qu'ils trouvent délicates ou parce qu'ils se sentent mal à l'aise de donner une réponse. Ils peuvent également décider de cesser de participer à l'enquête au milieu de la collecte de renseignements.
Dans le cas des enquêtes-ménages à participation obligatoire, les répondants sont informés de manière factuelle non menaçante que la loi exige leur participation. Jusqu'à présent, le Recensement de la population et l'Enquête sur la population active sont les deux seules enquêtes-ménages à participation obligatoire menées par Statistique Canada.
Dans le cas des enquêtes à participation obligatoire sur les entreprises et les institutions, on informe les répondants qu'ils sont obligés de répondre en vertu de la loi. Lorsque l'enquête vise des petites entreprises, elle est administrée en tenant compte du fardeau de réponse imposé à l'entreprise. Pour les entreprises, Statistique Canada a un ombudsman chargé d'établir des relations avec les entreprises concernant la présentation de leurs rapports à Statistique Canada ainsi qu'avec les directeurs des enquêtes-entreprises à propos de leurs demandes de données, afin d'atteindre un équilibre entre les deux.
5.3.3 Couplages d'enregistrements prévus
La Directive sur le couplage d'enregistrements de Statistique Canada prévoit que les répondants doivent être avisés du couplage prévu ou potentiel de leurs réponses aux enquêtes avec les données d'autres enquêtes ou d'autres fichiers administratifs. Cet avis peut être particulier ou général, comme l'explique la directive. Les couplages prévus sont ceux qui font partie intégrante de l'enquête et sont envisagés en cours d'élaboration de la méthodologie.
Statistique Canada n'obtient pas le consentement des répondants avant de procéder à un couplage d'enregistrements, à moins que ce ne soit exigé par la loi ou par une politique. L'ensemble de données couplées servira à des fins statistiques seulement et non à des fins réglementaires ou administratives. La Loi sur la statistique confère à Statistique Canada le pouvoir « de recueillir, de compiler, d'analyser, de dépouiller et de publier des renseignements statistiques ». Aux termes de la même Loi, Statistique Canada est tenu de protéger la confidentialité des renseignements, c'est­à­dire de ne pas révéler « des renseignements obtenus en vertu de la présente Loi de telle manière qu'il soit possible, grâce à ces révélations, de rattacher à un particulier, à une entreprise ou à une organisation identifiables les détails obtenus dans un relevé qui les concerne exclusivement ». En outre, Statistique Canada informe tous les répondants à ses enquêtes que les renseignements recueillis peuvent être utilisés à d'autres fins statistiques.
Si un répondant s'oppose à ce que ses données soient utilisées pour le couplage d'enregistrements, son objection est enregistrée et, dès lors, aucun autre couplage ne sera effectué pour ces renseignements à l'avenir.
Dans le cas de certaines études qui exigent le couplage d'enregistrements (par exemple, les études à long terme sur la santé), Statistique Canada peut déterminer qu'il est nécessaire de consulter les groupes représentatifs visés avant d'approuver le couplage. Si le couplage touche un groupe particulier et que les données se rapportent à des questions pouvant être délicates, Statistique Canada peut consulter les représentants du groupe visé ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée (le Commissariat). En outre, il est discuté des importants nouveaux projets de couplage avec le Commissariat et, même si ce dernier n'approuve pas officiellement les projets de couplage d'enregistrements, la rétroaction découlant de ce processus consultatif s'est avérée très utile. Dans certains cas, on peut avoir recours à une évaluation distincte pour compléter l'EFVP générique.
5.3.4 Partage des données conformément à l'article 12 de la Loi sur la statistique
L'article 12 de la Loi sur la statistique prévoit la communication de renseignements, recueillis par Statistique Canada à des fins statistiques, avec tout ministère (fédéral ou provincial-territorial), toute municipalité ou autre personne morale comme une association ou une université. Les renseignements peuvent être communiqués à la condition que les intéressés soient préalablement informés de la communication proposée, et sous réserve de leur droit de refuser d'y consentir. Note de bas de page 3 En effet, pas même le nom de l'intéressé qui s'oppose à la communication de renseignements le concernant n'est fourni à l'autre partie à un accord portant sur la communication de renseignements. Ces accords comportent des modalités qui limitent l'utilisation des renseignements et qui prévoient des exigences en matière de sécurité équivalentes à celles utilisées par Statistique Canada.
Dans bien des cas, un accord de ce genre évite à l'autre organisme de devoir recueillir les mêmes renseignements au moyen de sa propre enquête. Le partage de renseignements sert à des fins statistiques, sauf quand l'autre partie est autorisée par la loi à exiger de l'intéressé qu'il fournisse cette information. En pareil cas, les données sont utilisées normalement à des fins administratives ou de réglementation par l'autre partie qui est responsable de l'accès, de l'utilisation, du stockage, de la conservation et de la destruction des renseignements.
5.3.5 Renseignements que contient le site Web de Statistique Canada au sujet du consentement
Le site Web de Statistique Canada fournit des renseignements concernant la confidentialité et le consentement :
les avis de confidentialité aux répondants des enquêtes, aux clients, aux médias sociaux et aux visiteurs du site Web ainsi que les coordonnées de l'agent principal de la protection des renseignements personnels;
les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels à Statistique Canada;
la définition et l'utilisation du couplage d'enregistrements à Statistique Canada;
les couplages d'enregistrements approuvés à Statistique Canada, leur but, leur description et les produits s'y rattachant.
Le site Web fournit des renseignements concernant les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, notamment un lien vers la présente EFVP générique ainsi que le résumé de toutes les EFVP particulières approuvées.
On y retrouve également des « Renseignements pour les participants aux enquêtes » sur :
la liste des différentes enquêtes menées par Statistique Canada sous forme de liens vers les informations portant sur chacun d'eux;
ce que Statistique Canada dit aux répondants au moment de mener une enquête;
ce que Statistique Canada demande aux répondants d'une enquête;
les garanties que Statistique Canada donne relativement aux enquêtes qu'il réalise.
5.3.6 Enfants : Obtention de renseignements et du consentement
Il arrive parfois que Statistique Canada considère qu'il pourra mieux atteindre les objectifs d'un programme en particulier en recueillant les renseignements directement auprès des enfants. Même si, dans certains cas, les circonstances peuvent nécessiter de recourir à une approche différente, l'approche générale suivante est employée :
On entend par enfants les personnes dont l'âge est inférieur à celui exigé pour une enquête;
Le consentement d'un parent ou d'un tuteur pour la collecte des renseignements auprès de l'enfant est obtenu;
L'assentiment de l'enfant est obtenu et, de plus, l'enfant est informé qu'il peut choisir de ne pas répondre à certaines questions.
Chaque enquête comporte sa propre définition de l'âge sous lequel une personne est considérée comme un enfant. Différents facteurs sont pris en compte pour déterminer cet âge, notamment les définitions employées par d'autres programmes, la nature des questions et la nature des concepts abordés. En général, la décision vise à établir un bloc de répondants qui peut le mieux fournir les informations recherchées. Dans certains cas, il s'agit de la personne et dans d'autres, il s'agit du parent ou du tuteur de cette personne.
En ce qui concerne le consentement pour le partage des données ou autres opérations statistiques, Statistique Canada peut choisir de demander le consentement auprès de l'enfant ou du parent ou tuteur, peu importe qui devra répondre aux questions de l'enquête.
Le pouvoir de recueillir des renseignements pour les programmes statistiques de Statistique Canada relève de la Loi sur la statistique. La collecte des renseignements est comprise dans les fichiers de renseignements personnels énumérés à l'annexe 1 plus bas. Seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins du programme statistique sont recueillis.
Les fins pour lesquelles des renseignements personnels et commerciaux confidentiels sont recueillis sont communiquées par Statistique Canada, avant ou pendant la collecte de ces renseignements, directement auprès des répondants. Les renseignements confidentiels se limitent aux données nécessaires pour atteindre les objectifs statistiques de Statistique Canada. Toutes les enquêtes menées par Statistique Canada respectent les dispositions de la Loi sur la statistique.
Au lieu de recueillir les renseignements directement auprès des intéressés, on peut également utiliser les dossiers administratifs produits par un autre organisme pour ses propres besoins. Cette solution de rechange est généralement moins coûteuse que la collecte directe, ne représente aucun fardeau de réponse supplémentaire et est utilisée le plus souvent possible lorsque la qualité des données des dossiers administratifs est suffisamment élevée pour que Statistique Canada puisse les exploiter dans ses programmes statistiques. Même si la qualité des données administratives n'est pas aussi élevée qu'on le souhaiterait, il est possible qu'on les utilise. La décision d'utiliser les renseignements administratifs dépend de la qualité des données, du fardeau de réponse et des coûts relatifs.
Dans la plupart des cas, l'autre organisation doit transmettre les renseignements à Statistique Canada. Toutefois, dans certains cas, ces renseignements sont déjà disponibles sur le site Web de l'organisme. Statistique Canada peut alors les obtenir directement.
5.4.1 Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada
La politique de Statistique Canada est de fournir à tous les répondants, avant la collecte ou au moment de celle­ci, les renseignements sur le but de l'enquête (y compris l'utilisation prévue des statistiques qui seront produites à partir de l'enquête ainsi que les utilisateurs de ces statistiques), l'autorité en vertu de laquelle l'enquête est menée, le caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l'enquête, la protection de la confidentialité, les couplages d'enregistrements connus et l'identité des parties cosignataires de tout accord de partage des données, s'il y a lieu.
5.4.2 Renseignements que contient le site Web de Statistique Canada au sujet de la collecte des renseignements personnels et commerciaux confidentiels
Le site Web de Statistique Canada contient les renseignements suivants :
la façon dont Statistique Canada assure la pertinence de son programme en consultant divers groupes et particuliers et en leur demandant conseil;
les divers partenaires dont Statistique Canada dépend pour obtenir des données ou qui bénéficient de l'information qu'il produit;
l'utilisation des données statistiques;
la confidentialité et la protection des renseignements personnels;
le travail de Statistique Canada et l'autorité le permettant.
Le site Web de Statistique Canada contient des renseignements pour les répondants aux enquêtes :
les différentes enquêtes menées par Statistique Canada sous forme de liens vers les informations portant sur chacun d'eux;
Statistique Canada ne communiquera pas de renseignements personnels recueillis pour ses programmes statistiques sans le consentement du répondant ou sans qu'il ne soit permis de le faire aux termes de la Loi sur la statistique ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'accès aux renseignements obtenus en vertu de la Loi sur la statistique est limité aux employés qui ont prêté serment de confidentialitéNote de bas de page 4 en vertu de la Loi et qui ont également un besoin de savoir dans le cadre de leurs fonctions.
En vertu de la Loi sur la statistique, Statistique Canada n'utilise les renseignements personnels et commerciaux confidentiels qu'il recueille ou obtient qu'à des fins statistiques et analytiques ainsi qu'à des fins de recherche. Il ne les utilise pas à des fins administratives.
5.5.1 Directive sur le couplage d'enregistrements de Statistique Canada
Statistique Canada reconnaît les avantages importants du couplage d'enregistrements au chapitre de la réalisation de son mandat, tout en reconnaissant également que cette activité, de par sa nature, représente une intrusion dans la vie privée. Le couplage d'enregistrements est reconnu comme outil statistique important. Il permet de produire de nouveaux ensembles de données et de nouveaux renseignements dont le particulier n'est généralement pas au courant Note de bas de page 5. Un couplage d'enregistrements donné peut présenter différents avantages, notamment des réductions de coûts, une meilleure qualité des données par rapport à d'autres moyens de collecte des renseignements, ainsi que l'allégement du fardeau des personnes auxquelles il aurait fallu demander l'information. Lorsqu'il est utilisé aux fins d'analyse statistique, le couplage d'enregistrements ne peut avoir de répercussions directes sur une personne en particulier, car, de par leur nature, les analyses statistiques combinent les données de plusieurs personnes.
Statistique Canada fixe les conditions suivantes concernant les activités de couplage d'enregistrements afin d'atteindre un équilibre approprié entre les avantages statistiques et l'atteinte à la vie privée :
le couplage d'enregistrements sert à des fins statistiques (et non administratives) et est conforme au mandat de Statistique Canada, tel qu'il est décrit dans la Loi sur la statistique;
les avantages découlant de ce couplage servent l'intérêt du public en général;
dans le cas de projets de recherche, l'analyse proposée a un fondement méthodologique solide et l'ensemble de données couplées ainsi que les techniques d'analyse sont appropriés aux objectifs visés;
la diffusion des produits du couplage d'enregistrements satisfait aux dispositions relatives à la confidentialité de la Loi sur la statistique ainsi qu'aux dispositions pertinentes de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
le couplage d'enregistrements, plus que tout autre moyen, donne lieu à des économies de coût vérifiables ou à un allégement pouvant être démontrés du fardeau du répondant, ou encore, il représente la seule option possible;
le couplage d'enregistrements n'est pas considéré comme un préjudice à l'exécution future de programmes de Statistique Canada;
le couplage est conforme à un processus prescrit d'examen et d'approbation, qui comprend l'approbation officielle du statisticien en chef et, dans les cas où le couplage présente des préoccupations supplémentaires relatives à la protection de la vie privée, à un examen mené par le Conseil exécutif de gestion de Statistique Canada (son comité de la haute direction de niveau supérieur).
La directive reconnaît que certaines activités de couplage d'enregistrements constituent des éléments essentiels des programmes et sont exécutées régulièrement. Ces accords généraux ne sont pas assujettis aux avis d'analyse et d'approbation habituels étant donné qu'ils ont été préapprouvés par le Conseil exécutif de gestion de Statistique Canada.
Le premier accord général porte sur le programme de statistiques économiques. Toutes les activités de couplage d'enregistrements y sont prévues, à l'exception des suivantes :
couplages qui auraient des répercussions importantes au chapitre de la protection des renseignements personnels puisqu'ils mettent en cause une forte proportion de petites entreprises ou d'entreprises non constituées en société;
toutes les activités de couplage de la Division de l'agriculture;
couplages mettant en cause des listes d'entreprises fournies par les clients;
couplages qui présentent un risque important de divulgation par recoupement.
Les principales considérations qui sous-tendent cette autorisation sont les suivantes :
Aucun couplage ne doit détériorer nos rapports avec les répondants des entreprises;
Aucun couplage qui porte atteinte à la vie privée ne sera effectué à moins d'être manifestement dans l'intérêt du public. Le couplage de renseignements d'entreprises non constituées en société soulève des préoccupations concernant la protection des renseignements personnels.
Si le couplage porte sur un groupe d'entreprises déterminé par un client à l'externe, aucun fichier ne doit être couplé si les résultats pourraient nuire aux intérêts de ce groupe.
Les couplages qui ne satisfont pas ces critères ne sont pas approuvés.
Le deuxième accord général concerne les programmes de statistiques sur la population et les ménages et les programmes de la statistique économique ayant des répercussions sur le plan de la protection des renseignements personnels. Cet accord général comporte deux parties.
PARTIE A : Couplages dont l'objectif principal n'est pas de contribuer directement aux produits statistiques qui sont diffusés à l'extérieur de Statistique Canada
Les couplages visés dans cette partie servent l'un des buts suivants :
obtenir des renseignements utiles pour une enquête, comme la stratification au moment de l'élaboration du plan de sondage, mais qui n'interviennent pas directement dans les estimations;
étudier et évaluer la qualité des données d'enquête, par exemple en les comparant à des données provenant d'autres sources;
contribuer à la collecte des données, par exemple fournir les adresses pour les lettres de présentation par la poste ou des numéros de téléphone pour réduire les coûts de collecte en permettant la collecte des données au moyen d'interviews téléphoniques.
PARTIE B : Couplages dont l'objectif principal est de contribuer directement aux produits statistiques qui sont diffusés à l'extérieur de Statistique Canada
Les types de couplages suivants sont approuvés :
Couplage d'enquêtes supplémentaires à l'enquête principale : En pareil cas, une deuxième enquête-ménage est conçue de manière à utiliser la totalité ou une partie de l'échantillon d'une autre enquête-ménage, et à réduire le fardeau de réponse en utilisant le contenu recueilli dans le cadre de l'enquête originale. Les données de cette deuxième enquête peuvent être recueillies en même temps que celles de l'enquête initiale ou plus tard, mais le couplage prévu pour la deuxième enquête doit être prévu clairement avant le début de la collecte des données de l'enquête principale. Les enquêtes avec supplément comprennent, entre autres, l'Enquête sur la population active (EPA) et l'Enquête sur la santé dans les collectivités canadiennes (ESCC). Un autre exemple est celui du couplage des données du Recensement de la population à celles des données d'une enquête postcensitaire.
Enquêtes longitudinales : Il s'agit du couplage des données d'enquête pour la même personne, mais recueillies à des moments différents. Cela s'applique aux enquêtes qui sont conçues comme enquêtes longitudinales, et cette précision est donnée dans l'arrêté de prescription d'enquête.
Couplage de données administratives aux données d'enquête lorsque le couplage est clairement précisé dans l'enquête : Il est procédé à ce couplage dans les cas où le contenu essentiel de l'enquête n'est pas recueilli dans le cadre de la collecte directe des données, mais il est prévu qu'il sera tiré des fichiers administratifs. En sont un exemple les enquêtes-ménages dans lesquelles des questions ne sont pas posées sur les sources et les montants de revenu personnel, mais où il est prévu de procéder à un couplage aux fichiers de l'impôt sur le revenu pour obtenir les renseignements requis sur le revenu.
Couplage longitudinal de données administratives personnelles : Il s'agit du couplage longitudinal du même fichier administratif au fil du temps. En est un exemple la Banque de données administratives longitudinales (DAL), dont les responsables procèdent au couplage des fichiers de l'impôt des particuliers au fil du temps. Les couplages de différents fichiers administratifs, qu'ils soient longitudinaux ou transversaux, ne sont pas inclus.
Le processus prescrit doit être suivi pour obtenir l'approbation de tous les couplages non visés par l'autorisation de couplage générale.
Il est fait état des projets de couplage d'enregistrements de renseignements personnels qui ont été menés à bien dans le rapport annuel au Parlement sur la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, Statistique Canada rédige des résumés de tous les couplages d'enregistrements approuvés (et non uniquement de ceux qui traitent de renseignements personnels) qui sont accessibles sur son site Web (Statistique Canada)Note de bas de page 6.
5.5.2 Informer les répondants des couplages d'enregistrements prévus
Dans les communications adressées aux personnes auxquelles on demande des renseignements, Statistique Canada informe les répondants que le couplage d'enregistrements est un outil standard utilisé dans la production de renseignements statistiques et que Statistique Canada procède à des couplages d'enregistrements pour atteindre ses objectifs de programme afin d'accroître l'efficacité et d'améliorer la qualité des données. Statistique Canada affiche sur son site Web les résumés des projets de couplage d'enregistrements approuvés, à l'exception de la plupart des activités de couplage d'enregistrements visées par les autorisations de couplage générales.
5.5.3 Utilisation de dossiers administratifs
L'article 13 de la Loi sur la statistique contient une disposition générale sur l'accès à des dossiers détenus par d'autres organisations, qu'elles soient du secteur public ou du secteur privé, lorsque ces dossiers sont requis aux fins de la Loi. Plus précisément, l'article 13 confère à Statistique Canada l'accès à des documents conservés par un ministère (fédéral ou provincial) ou organisme ou un bureau municipal, une personne morale, une entreprise ou une organisation, lorsque ces documents sont requis aux fins de l'application de la Loi sur la statistique.
Statistique Canada n'utilise les documents obtenus en vertu de l'article 13 qu'à des fins statistiques. Cela permet de réduire le fardeau de réponse et constitue une solution de rechange aux enquêtes traditionnelles. En même temps, la question principale qui se pose inévitablement lorsqu'on utilise des dossiers administratifs à des fins statistiques, c'est celle de la protection de la vie privée. La question se pose parce que l'information obtenue par un établissement à ses propres fins (administratives) est utilisée par un autre établissement à des fins auxiliaires (statistiques Note de bas de page 7), sans que les personnes concernées par cette information n'en soient informées. La question de la protection de la vie privée est atténuée par le fait que les utilisations statistiques des renseignements n'ont aucune répercussion directe sur une personne en particulier.
De plus, l'article 24 de la Loi sur la statistique confère à Statistique Canada un droit d'accès particulier aux dossiers de l'impôt fédéral sur le revenu et de la taxe d'accise; et l'article 25 lui confère un droit d'accès aux dossiers d'importation et d'exportation. La manière dont l'organisme peut avoir accès à ces dossiers et les dates d'accès nécessitent l'approbation du gouverneur en conseil; ces conditions sont établies dans des protocoles d'entente entre Statistique Canada, l'Agence du revenu du Canada et l'Agence des services frontaliers du Canada. Statistique Canada a aussi accès aux dossiers de l'impôt des sociétés, en vertu de la Loi sur les déclarations des personnes morales, qui est administrée par Statistique Canada.
Il y a aussi un certain nombre de dispositions particulières dans la Loi qui confèrent à Statistique Canada un accès aux dossiers relatifs aux statistiques sur le crime et la justice. En vertu de l'article 26, les responsables des cours et des tribunaux de la justice pénale doivent fournir des renseignements. De même, en vertu de l'article 27, les shérifs et les directeurs de pénitenciers et d'établissements correctionnels doivent communiquer à Statistique Canada des renseignements sur les prisonniers de la manière indiquée. Selon l'article 28, les responsables des tribunaux, les shérifs et les directeurs qui doivent communiquer des renseignements à Statistique Canada doivent faire en sorte de tenir des dossiers qui leur permettront de le faire. Enfin, en vertu de l'article 29, le solliciteur général du Canada doit veiller à ce que Statistique Canada obtienne des renseignements statistiques sur les pardons.
5.5.4 Renseignements que contient le site Web de Statistique Canada au sujet de l'utilisation des renseignements personnels et commerciaux confidentiels
Le site Web de Statistique Canada contient des renseignements sur :
la pertinence et l'utilisation des données;
les couplages d'enregistrements approuvés à Statistique Canada, leur but, leur description et les produits s'y rattachant.Note de bas de page 8
À la rubrique « Renseignements pour les répondants aux enquêtes » du site Web de Statistique Canada, on trouve de l'information sur :
ce que Statistique Canada demande dans une enquête;
5.5.5 Mandat de Statistique Canada
Statistique Canada recueille des renseignements uniquement pour remplir son mandat.
La Loi sur la statistique confère à Statistique Canada le mandat de recueillir, de compiler, d'analyser, de dépouiller et de publier des renseignements statistiques sur les activités commerciales, industrielles, financières, sociales, économiques et générales de la population et sur l'état de celle­ci. Les données recueillies sont utilisées à des fins statistiques, analytiques et de recherche, mais non à des fins administratives.
5.5.6 Obligation de protéger la confidentialité
La Loi sur la statistique constitue le fondement juridique du respect du caractère confidentiel des renseignements personnels et commerciaux que Statistique Canada recueille. En ce sens, l'article 17(1) de la Loi stipule que :
aucune personne non autoriséeNote de bas de page 9 ne peut prendre connaissance d'un renseignement recueilli pour l'application de la Loi;
aucune personne autorisée ne peut révéler ni sciemment faire révéler des renseignements obtenus en vertu de la Loi de telle manière qu'il soit possible de rattacher à un particulier, à une entreprise ou à une organisation identifiables les détails qui les concernent exclusivement.
L'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information reconnaît également le maintien de la confidentialité des renseignements recueillis aux termes de la Loi sur la statistique et protégés par l'article 17 de la même Loi en stipulant qu'ils ne peuvent être communiqués à quiconque tente de les obtenir en invoquant la Loi sur l'accès à l'information.
En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels protège généralement contre toute communication les renseignements personnels recueillis. Les dispositions du paragraphe 8(2) de cette Loi, qui permettent la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, ne peuvent s'appliquer dans le cas de renseignements personnels recueillis aux termes de la Loi sur la statistique. Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assujetti à d'autres lois fédérales, dans ce cas­ci la Loi sur la statistique, et il n'a donc pas préséance sur l'obligation législative particulière de protéger la confidentialité que prévoit la Loi sur la statistique.
Statistique Canada ne communiquera pas de renseignements personnels sans le consentement du répondant ou du fournisseur de données initial et sans que cela ne soit autorisé aux termes de la Loi sur la statistiqueNote de bas de page 10. Les données personnelles identifiables sont conservées seulement aussi longtemps qu'il est nécessaire pour remplir le mandat de Statistique Canada et, dans le cas des enregistrements du Recensement de la population, durant le délai prescrit par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
5.5.7 Serment professionnel
Comme l'exige l'article 6 de la Loi sur la statistique, avant d'entrer en fonction, en application de la Loi sur la statistique, tous les employés doivent faire l'affirmation solennelle ou prêter le serment selon lequel ils respecteront les prescriptions de la Loi et ne révéleront ni ne feront connaître de renseignements confidentiels, sans y avoir été dûment autorisés.
5.5.8 Sanctions en cas d'infractions
Les employés qui violent les dispositions de la Loi sur la statistique en matière de confidentialité peuvent être poursuivis et sont passibles, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement, comme le prévoient les articles 30 et 34 de la Loi sur la statistique.
5.5.9 Mesures relatives à la confidentialité à Statistique Canada
Statistique Canada a mis en place les mesures suivantes afin de maintenir la confidentialité des renseignements statistiques produits par l'organisme et de veiller à ce que tous les employés soient dûment sensibilisés au principe de la confidentialité :
outre que le serment professionnel est une exigence de la Loi sur la statistique, il sert à bien faire comprendre à chaque employé la nécessité de préserver la confidentialité des renseignements;
des cours s'adressant aux nouveaux employés qui mettent l'accent sur la confidentialité et des cours de recyclage obligatoires à l'intention des employés existants;
la diffusion de renseignements contenant des répartitions de la quantité et de la fréquence est assujettie à des procédures de vérification de la confidentialité;
le Comité de la diffusion des microdonnées examine tous les fichiers de microdonnées Note de bas de page 11 avant qu'ils ne soient diffusés en tant que fichiers de microdonnées à grande diffusion pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas de renseignements qui pourraient mener à l'identification d'un répondant;
le Comité de la diffusion des microdonnées examine systématiquement les diverses stratégies de contrôle de la divulgation appliquées par les secteurs de programme, du point de vue de leur qualité et de leur uniformité, et fait la promotion de principes solides et de pratiques exemplaires en ce qui a trait à la confidentialité et à la divulgation par déduction;
le Centre de ressources sur le contrôle de la divulgation de Statistique Canada fournit aide et conseils aux programmes de Statistique Canada en ce qui a trait aux méthodes d'évaluation et de réduction des risques associés à la divulgation. Il élabore des méthodes de contrôle de la divulgation; il tient un inventaire des méthodes d'évaluation et de réduction des risques associés à la divulgation des produits de données diffusés par Statistique Canada; il appuie le travail du Comité de la diffusion des microdonnées, en particulier pour ce qui est des procédures d'examen de la divulgation; enfin, il fait mieux connaître les pratiques de contrôle de la divulgation de Statistique Canada aux répondants, aux utilisateurs de données et au grand public;
une formation est dispensée aux spécialistes, aux intervieweurs et aux gestionnaires d'enquête dans les domaines du contrôle de la divulgation, de la confidentialité, de la sécurité et de la qualité des données;
tous les employés ont facilement accès à des documents sur la confidentialité dans le Réseau de communications interne de Statistique Canada et sur le site Web du Programme de la sensibilisation à la confidentialité. Ces documents comprennent le Manuel des pratiques de sécurité de Statistique Canada et l'ensemble des politiques de Statistique Canada;
une formation détaillée avec la documentation pertinente est dispensée aux personnes réputées être employées travaillant sur des projets de recherche dans un centre de données de recherche (CDR) ou au Centre canadien d'élaboration de données et de recherche économique (CDER);
Les employés ont accès à la Loi sur la statistique, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur les déclarations des personnes morales, la Loi sur l'accès à l'information et à d'autres lois pertinentes;
toute divulgation éventuelle de renseignements confidentiels doit être signalée officiellement à l'agent de sécurité du Bureau comme le précise le Protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements et à la protection de la vie privée (voir la partie 8 plus bas).
5.5.10 Conservation des identificateurs personnels
La pratique en vigueur à Statistique Canada consiste à supprimer les identificateurs personnels des fichiers maîtres de données statistiques quand ils ne sont plus nécessaires au traitement des données. Si l'on conserve les identificateurs personnels pour une utilisation future, il faut les stocker dans un fichier distinct du fichier maître.
Dans le cas de fichiers couplés, la nécessité de conserver les identificateurs personnels (par exemple, le nom ou le numéro d'identification unique tel que le numéro de la carte Santé) est fondée sur le besoin. Les fichiers couplés seront conservés jusqu'à ce qu'ils ne soient plus nécessaires.
5.5.11 Divulgation des renseignements personnels et commerciaux confidentiels
Des renseignements personnels et commerciaux confidentiels recueillis peuvent être divulgués en vertu de la Loi sur la statistique uniquement dans les circonstances suivantes :
Accords sur la communication de renseignements
L'article 11 de la Loi sur la statistique reconnaît le statut spécial des organismes statistiques des provinces et des territoires qui sont chargés d'assurer l'application de leurs propres lois sur la statistique. Cet article autorise le Ministre, avec l'approbation du gouverneur en conseil, à conclure des accords sur la communication de renseignements recueillis conjointement avec les organismes statistiques des provinces et des territoires à des fins statistiques. Ainsi, les renseignements peuvent être communiqués à ces organismes si i) les intéressés en ont été informés au moment de la collecte, ii) les organismes ont le pouvoir législatif de recueillir eux-mêmes les renseignements, iii) les exigences des organismes en matière de protection de la confidentialité sont essentiellement les mêmes que celles de Statistique Canada, et iv) le statisticien en chef approuve le partage des données. Les accords doivent être en vigueur au moment où les renseignements sont recueillis. Autrement dit, les renseignements ne peuvent être communiqués de manière rétroactive.
L'article 12 de la Loi sur la statistique prévoit la communication de renseignements, recueillis par Statistique Canada à des fins statistiques, avec tout ministère (fédéral ou provincial-territorial), toute municipalité ou autre personne morale comme une association ou une université. Les renseignements peuvent être communiqués à la condition que les intéressés soient préalablement informés de la communication proposée, et sous réserve de leur droit de refuser d'y consentir. Note de bas de page 12 En effet, pas même le nom de l'intéressé qui s'oppose à la communication de renseignements le concernant n'est fourni à l'autre partie à un accord portant sur la communication de renseignements. Le droit des intéressés de refuser de consentir à la communication de renseignements ne s'applique pas si le Ministère est autorisé par la loi à exiger des intéressés qu'ils fournissent cette information. Les accords doivent être en vigueur avant le partage de données. Les modalités de ces accords limitent l'utilisation des renseignements et prévoient des exigences en matière de sécurité.
Dans bien des cas, un accord de ce genre évite à l'autre organisme de devoir recueillir les mêmes renseignements au moyen de sa propre enquête. Le partage de renseignements sert à des fins statistiques, sauf quand l'autre partie est autorisée par la loi à exiger de l'intéressé qu'il fournisse cette information. En pareils cas, l'autre partie utilise normalement les données à des fins administratives ou réglementaires. Après que Statistique Canada a fourni les renseignements à l'autre partie, ceux-ci sont assujettis à la loi.
Révélation discrétionnaire
La Loi sur la statistique (paragraphe 17[2]) prévoit que certains types de renseignements identifiables peuvent être diffusés à la discrétion du statisticien en chef. Son pouvoir discrétionnaire est limité et précis et comprend les types de renseignements suivants :
les renseignements recueillis par des personnes, des organisations ou des ministères, pour leur propre usage, et communiqués à Statistique Canada seulement si les exigences en matière de confidentialité auxquelles ces renseignements ont été assujettis lors de la collecte initiale sont respectées, et si un accord prévoyant la divulgation est conclu entre le statisticien en chef et l'organisme de collecte;
les renseignements ayant trait à une personne, à une organisation ou à une entreprise si la personne, l'organisation ou le propriétaire de l'entreprise donne, par écrit, son consentement à leur divulgation.
Lorsqu'il exerce son pouvoir discrétionnaire, le statisticien en chef suit la Directive relative à la révélation discrétionnaire, qui explique le processus d'examen et d'approbation pour toutes les demandes de divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 17(2) de la Loi sur la statistique.
Conformément à la Directive relative à la révélation discrétionnaire, le statisticien en chef pourrait autoriser la divulgation de renseignements dans les situations suivantes :
les renseignements sont nécessaires aux fins d'enquête ou d'analyse;
les renseignements divulgués ne causent aucun préjudice aux répondants de Statistique Canada ni aux relations qui existent entre ceux­ci et l'organisme.
Enfin, seul le statisticien en chef peut autoriser la divulgation de renseignements, et ce, seulement dans les limites énoncées dans le paragraphe 17(2) de la Loi sur la statistique. La Loi exige que le statisticien en chef signe un arrêté pour autoriser la divulgation.
Travaux en cours et diffusion anticipée
Statistique Canada peut fournir avant leur diffusion officielle les ensembles de données, les produits analytiques et les produits d'information des travaux en cours à des personnes désignées d'organismes externes aux fins de validation des données. Il s'agit de cas où il peut être démontré que la personne ou l'organisme récepteur est autorisé à procéder à la validation requise et où il est prévu que la qualité des données pourrait s'en trouver grandement améliorée ou que cette amélioration a déjà été démontrée.
Les ensembles de données de travaux en cours peuvent contenir des renseignements personnels Note de bas de page 13, ce qui n'est pas le cas des produits analytiques et des produits d'information.
Lorsqu'elles fournissent des données sur des travaux en cours à des organismes externes aux fins de validation, les divisions sont tenues de ne fournir que les renseignements qui nécessitent une validation durant une période d'examen préétablie devant être la plus courte possible. La méthode de diffusion anticipée de renseignements aux organismes externes doit être conforme aux exigences de Statistique Canada en matière de sécurité dans la transmission de renseignements statistiques de nature délicate.
Les organismes qui reçoivent les renseignements protégés de Statistique Canada dans le cadre de cette divulgation sont tenus de :
préserver la confidentialité des renseignements protégés qui leur sont confiés;
limiter l'accès aux renseignements protégés aux seuls responsables désignés au sein de leur organisation à des fins professionnelles (selon le principe de l'accès sélectif);
s'engager à ne pas diffuser les renseignements protégés qui leur ont été divulgués;
détruire les renseignements protégés une fois l'analyse terminée avant la diffusion officielle.
La diffusion anticipée des textes d'une diffusion officielle peut se faire dans certaines situations particulières et restrictives. Comme les textes d'une diffusion officielle ne renferment aucun renseignement personnel, leur diffusion anticipée ne pose aucun risque relatif à la protection de la vie privée.
5.5.12 Accès aux renseignements confidentiels par les chercheurs réputés être employés de Statistique Canada
La Loi sur la statistique autorise Statistique Canada à avoir recours aux services de personnes extérieures à l'organisme pour remplir une fonction ou exécuter un travail en vertu de la Loi sur la statistique. On les considère comme des « personnes réputées être employées » de Statistique Canada. Statistique Canada utilise des personnes réputées être employées entre autres pour mener des recherches statistiques qui nécessitent un accès aux microdonnées confidentielles. Cet accès est assujetti à la Directive sur l'utilisation de personnes réputées être employées.
Présents dans la plupart des universités canadiennes, les centres de données de recherche (CDR) procurent aux chercheurs, dans des locaux sécurisés, un accès aux microdonnées des sondages sur la population et les ménages ainsi qu'à certains ensembles de données administratives. Le personnel de ces centres se compose d'employés de Statistique Canada. Ils sont exploités en vertu des dispositions de la Loi sur la statistique conformément à toutes les règles de confidentialité, et sont accessibles uniquement aux chercheurs dont les projets ont été approuvés et qui ont prêté serment en vertu de la Loi sur la statistique en tant que personne réputée être employée.
Tout comme le CDR, le Centre canadien d'élaboration de données et de recherche économique (CDRE) donne accès aux microdonnées d'entreprises. Il est situé dans le bureau central de Statistique Canada. Les personnes réputées être employées ne sont pas autorisées à prendre connaissance des microdonnées de particuliers et collaborent étroitement avec un employé de Statistique Canada pour atteindre les objectifs du projet de recherche. Il est jugé que les microdonnées d'entreprises, en particulier celles des grandes entreprises, nécessitent cette protection supplémentaire.
5.5.13 Accès à distance en temps réel (ADTR)
Déjà utilisé par un certain nombre d'autres organismes statistiques dans le monde, l'accès à distance en temps réel (ADTR) constitue une autre méthode dont disposent les chercheurs pour accéder aux microdonnées détaillées. Cette application est essentiellement un dispositif d'accès à distance en ligne qui permet aux utilisateurs d'exécuter en temps réel des analyses de microdonnées ou d'ensembles de microdonnées légèrement masquées, désignées comme confidentielles en vertu de la Loi sur la statistique, qui sont conservées dans un emplacement sécurisé central dont le contrôle et la gestion sont assurés par Statistique Canada, les résultats faisant l'objet d'une approbation pour en préserver la confidentialité.
Un nombre limité de chercheurs d'autres ministères ou organismes fédéraux obtiennent un nom d'utilisateur et un mot de passe afin de pouvoir soumettre à distance des programmes SAS Note de bas de page 14 à un serveur sécurisé de Statistique Canada. Les demandes soumises utilisent une version modifiée de SAS qui impose des limites aux demandes de même qu'aux données de sortie subséquentes. Avant d'être retournés aux chercheurs, les résultats font l'objet d'une approbation afin de prévenir la divulgation de données confidentielles.
5.5.14 Conservation des renseignements statistiques
Dans le cadre de son programme de gestion de l'information, Statistique Canada s'est dotée d'une directive et de lignes directrices régissant la conservation des renseignements statistiques :
Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques;
Lignes directrices sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques et la gestion des statistiques agrégées.
En général, des périodes de conservation cibles sont attribuées à différents types de renseignements statistiques. Exceptionnellement, une période de conservation différente peut être attribuée au moment de la création des renseignements. Les renseignements statistiques sont détruits une fois qu'ils ont rempli leur fonction ou que la période de conservation est arrivée à échéance.
L'idée générale est que les renseignements ne sont conservés que tant que les exigences opérationnelles le nécessitent. Sauf quelques exceptions, la période de conservation de tous les types de fichiers est très courte (quelques années). Tout particulièrement, deux types de fichiers ont des périodes de conservation plus longues :
Les fichiers principaux internes (analytiques) dont les identificateurs personnels directs ont été supprimés : conservés indéfiniment. À quelques exceptions près, ces fichiers ne perdent jamais leur valeur statistique. Leur utilisation est régie par la Loi sur la statistique et appuyée par les politiques et les procédures de Statistique Canada visant la protection des renseignements.
Les fichiers d'identificateurs (fichiers renfermant des identificateurs directs ayant été séparés des données statistiques) : conservés tant que les exigences opérationnelles le nécessitent. Dans bien des cas, ces renseignements ne sont utilisés que pour communiquer avec des personnes pour recueillir des renseignements. Des procédures de sécurité très particulières s'appliquent lorsqu'il est prévu de réaliser des études ultérieures qui nécessitent l'utilisation d'identificateurs directs. Les fichiers qui renferment des identificateurs directs sont stockés au bureau central de Statistique Canada. L'accès à ces fichiers est réservé à quelques personnes dans le cadre de leurs fonctions.
Dans la mesure du possible, les gestionnaires des programmes statistiques suivent les procédures normalisées qui respectent l'ensemble de politiques de Statistique Canada concernant l'exactitude des renseignements personnels.
L'exactitude des renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la statistique est tributaire des répondants à nos enquêtes et des fournisseurs de données. Il est toutefois important de ne pas perdre de vue que, contrairement aux autres organismes publics ou aux ministères et organismes qui utilisent des renseignements personnels ou commerciaux confidentiels pour prendre des décisions, notamment sur l'admissibilité à certaines prestations, Statistique Canada se sert de l'information pour produire des agrégats statistiques qui sont ensuite diffusés à des fins statistiques et analytiques et à des fins de recherche.
Les programmes statistiques appliquent des processus de modification et de correction des données recueillies pour en assurer l'exactitude aux fins statistiques.
Le personnel de l'organisme examinera individuellement les demandes des répondants concernant des corrections aux renseignements qu'ils ont fournis à Statistique Canada. Il est cependant important de se rappeler que, une fois les réponses reçues et traitées, il est impossible de repérer des enregistrements précis de particuliers après que les noms ou les autres identificateurs ont été supprimés du fichier d'enquête. En outre, il est possible que le support sur lequel se trouve le double des enregistrements originaux ne permette pas d'y apporter des modifications (p. ex. les microfilms dans le cas des recensements antérieurs).
À compter du Recensement de 2006, il est donné aux Canadiens l'occasion de décider s'ils veulent rendre publics leurs dossiers personnels de recensement 92 ans après le recensement. Les dossiers de recensement seraient rendus publics à condition d'avoir obtenu le consentement. Dans les cas où une personne déciderait plus tard de donner son consentement, Statistique Canada acceptera tous les nouveaux consentements. Il n'y a aucune limite de temps pour l'acceptation d'une telle demande jusqu'au moment où les renseignements sont diffusés.
5.6.1 Engagement de Statistique Canada à l'égard de la qualité
Comme ses données sont largement utilisées par le public et les médias canadiens, divers ordres de gouvernement, les entreprises et les syndicats, le milieu de l'enseignement, des organismes étrangers et internationaux, Statistique Canada ne ménage aucun effort pour que tous ses programmes et ses produits soient de qualité. Son cadre d'assurance de la qualité définit six aspects principaux de la qualité : l'exactitude, la pertinence, l'actualité, l'accessibilité, la possibilité d'interprétation et la cohérence.
Pour aider à assurer l'exactitude des renseignements personnels et commerciaux confidentiels qu'il recueille auprès des répondants, Statistique Canada a établi les politiques, les lignes directrices et les pratiques suivantes :
satisfaire aux exigences relatives à l'essai de questionnaires nouveaux et révisés dans les deux langues officielles avant leur mise en œuvre, ainsi qu'à l'évaluation périodique des questionnaires utilisés dans le cadre des enquêtes permanentes (Politique concernant l'examen et la mise à l'essai des questionnaires);
consulter les intervieweurs afin de déterminer quelles parties du questionnaire il serait pertinent d'améliorer (Politique concernant l'examen et la mise à l'essai des questionnaires);
adopter des définitions et des concepts normalisés pour la collecte de données, ainsi que des méthodes uniformes de collecte et de traitement pour la production de données statistiques d'une enquête à l'autre (Politique concernant les normes);
appliquer les Lignes directrices concernant la qualité pour tous ses projets statistiques, y compris les activités visant à préciser les objectifs et les utilisations en consultation avec les utilisateurs, la conception des questionnaires, les opérations de collecte de données, la vérification des enregistrements de données qui sont susceptibles d'être erronés et l'évaluation de la qualité des données (Lignes directrices concernant la qualité).
Statistique Canada prend très au sérieux son obligation juridique selon laquelle il doit assurer la protection des renseignements personnels de tous les Canadiens. C'est la raison pour laquelle l'organisme a mis en place un ensemble de politiques, de directives, de procédures et de pratiques pour protéger l'information confidentielle contre la perte, le vol, l'accès non autorisé et la divulgation, la reproduction ou l'utilisation non autorisée. Elles comprennent des mesures d'ordre matériel, organisationnel et technologique qui protègent l'ensemble des renseignements personnels que détient Statistique Canada.
Le Manuel des pratiques de sécurité Statistique Canada précise les mesures administratives, matérielles et techniques particulières nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l'accès ou l'utilisation non autorisée. La Directive sur la transmission des renseignements protégés décrit les procédures de sécurité nécessaires pour l'entrée des renseignements confidentiels au bureau central de Statistique Canada et leur sortie.
5.7.1 Questions relatives aux technologies et à la protection de la vie privée
repérer les modifications apportées aux exigences commerciales qui ont des répercussions sur le système, le logiciel de programme d'application et qui, de ce fait, risquent de perturber les contrôles d'accès actuels ainsi que les pratiques relatives à la protection des renseignements personnels qui ont trait à la création, la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation et la disposition des renseignements personnels, et mettre en œuvre les modifications jugées nécessaires.
établir si les anciens systèmes et services des technologies de l'information qui seront conservés et ceux qui subiront des modifications importantes sont conformes aux exigences en matière de confidentialité, et mettre en œuvre les modifications jugées nécessaires.
élaborer et mettre en œuvre des activités de sensibilisation à l'intention du personnel du programme portant sur la protection des exigences en matière de confidentialité dans le nouvel environnement électronique.
5.7.2 Obligation juridique de protéger la confidentialité
aucune personne non autorisée Note de bas de page 15 ne peut prendre connaissance d'un renseignement recueilli pour l'application de la Loi;
5.7.3 Serment professionnel
Avant d'entrer en fonction, en application de la Loi sur la statistique, tous les employés doivent faire l'affirmation solennelle ou prêter le serment selon lequel ils respecteront les prescriptions de la Loi et ne révéleront ni ne feront connaître de renseignements confidentiels, sans y avoir été dûment autorisés.
5.7.4 Sanctions en cas d'infractions
Toute action qui viole les politiques du gouvernement du Canada ou de Statistique Canada sur la sécurité peut donner lieu à des sanctions administratives, disciplinaires ou législatives en cas d'inconduite ou de négligence. La nature des sanctions dépend de la nature de l'infraction. Les employés qui violent les dispositions de la Loi sur la statistique en matière de confidentialité peuvent être poursuivis et sont passibles, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement.
5.7.5 Mesures de sécurité à Statistique Canada
Ce qui suit donne un aperçu des mesures de sécurité qui ont été mises en place par Statistique Canada pour assurer un environnement sécuritaire et sensibiliser au premier plan tous ses employés et les personnes réputées être employées au principe de la sécurité :
l'accès aux immeubles de Statistique Canada est contrôlé par un ensemble de mesures physiques et de procédures d'accès;
tous les visiteurs de l'extérieur sont accompagnés jusqu'à l'aire de travail et raccompagnés jusqu'à l'entrée de l'immeuble à la fin de la visite;
les cartes d'identification des employés et des visiteurs doivent toujours être bien en vue;
tous les membres du personnel font l'objet d'une vérification de fiabilité;
seuls les employés de Statistique Canada qui ont « besoin de savoir » ont accès aux renseignements confidentiels. De plus, ces employés ont accès uniquement aux renseignements nécessaires pour effectuer leur travail;
à l'intérieur des bureaux de Statistique Canada, le directeur de la division qui détient les renseignements visés doit approuver l'accès aux renseignements confidentiels par des employés d'autres divisions;
les renseignements confidentiels sont détruits dans des conditions sécuritaires conformément aux procédures gouvernementales approuvées;
les données confidentielles non informatisées sont entreposées dans des conteneurs sécuritaires approuvés;
La Politique sur la sécurité informatique de Statistique Canada donne un aperçu des mesures de sécurité mises en place par l'organisme pour garantir la sécurité de ses systèmes informatiques; elles comprennent notamment les mesures suivantes :
les réseaux de communications et de traitement des données sont configurés de manière à empêcher l'accès physique et électronique aux renseignements confidentiels de l'extérieur des installations de Statistique Canada;
l'accès aux dossiers est protégé au moyen de contrôles d'accès et de mots de passe ainsi que par l'emplacement des serveurs qui se trouvent dans des zones d'accès contrôlé;
les communications dans le réseau informatique entre les bureaux de Statistique Canada se font au moyen de lignes sécurisées de transmission des données et à l'aide de services précisément approuvés à cet effet;
il est interdit de connecter à un réseau de Statistique Canada de l'équipement informatique qui permettrait d'établir des connexions externes sans fil;
la transmission électronique de renseignements confidentiels dans des circonstances particulières doit être conforme aux procédures de sécurité approuvées;
la transmission de fichiers de microdonnées contenant des renseignements confidentiels aux bureaux régionaux, aux centres de données de recherche ou aux organisations qui partagent des données avec Statistique Canada doit être conforme aux procédures de sécurité approuvées; ces renseignements doivent être chiffrés.
le stockage de renseignements confidentiels sur des supports de stockage amovibles doit se faire conformément aux procédures de sécurité approuvées; ces renseignements doivent être chiffrés.
les renseignements confidentiels ne peuvent être retirés des locaux protégés de Statistique Canada;
lorsqu'ils ne sont plus nécessaires pour le traitement de données, les identificateurs personnels directs sont supprimés des fichiers statistiques maîtres;
les infractions à la sécurité sont signalées officiellement à l'agent de sécurité du Bureau qui mettra en œuvre le Protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements et à la protection de la vie privée de l'organisme.
Tous les employés ont facilement accès aux renseignements sur la sécurité dans le Réseau de communications internes de Statistique Canada.
Statistique Canada rend accessible l'information précise sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion et de protection des renseignements personnels. Le site Web de l'organisme (Statistique Canada) contient des informations sur l'utilisation des renseignements personnels sous forme d'avis de confidentialité.
Ce site propose également les résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée approuvées.
5.8.1 Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada
La politique de Statistique Canada est de fournir à tous les répondants les renseignements sur le but de l'enquête (y compris l'utilisation prévue des statistiques qui seront produites à partir de l'enquête ainsi que les utilisateurs de ces statistiques), l'autorité en vertu de laquelle l'enquête est menée, le caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l'enquête, la protection de la confidentialité, les couplages d'enregistrements envisagés et l'identité des parties cosignataires à tout accord de partage des données, s'il y a lieu. Ces renseignements sont communiqués aux répondants sous différentes formes, en fonction de l'enquête. Tous ces renseignements sont disponibles sur le site Web de Statistique Canada.
5.8.2 Renseignements que contient le site Web de Statistique Canada au sujet des politiques et des procédures
Sur le site Web de Statistique Canada, on trouve des renseignements sur :
la protection des renseignements confidentiels et des renseignements personnels à Statistique Canada;
la Directive sur le couplage d'enregistrements de Statistique Canada;
les couplages d'enregistrements approuvés à Statistique Canada, leur but, leur description et les produits s'y rattachant.Note de bas de page 16
À la rubrique Renseignements pour les répondants aux enquêtes du site Web de Statistique Canada, on trouve de l'information sur :
5.8.3 Info Source : sources de renseignements fédéraux
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, toutes les enquêtes de Statistique Canada qui recueillent et conservent des renseignements personnels sous une forme identifiable sont enregistrées comme fichiers de renseignements personnels, et ces fichiers sont inclus dans Info Source : sources de renseignements fédéraux. Info Source comprend la désignation et le contenu du fichier, le numéro de matricule, la description du groupe de personnes sur qui portent les renseignements personnels qui y sont versés, le nom de l'institution fédérale de qui ces fichiers relèvent, les fins et les usages compatibles du fichier de renseignements, les critères de conservation et de retrait des renseignements qui y sont versés, ainsi que la personne-ressource chargée de recevoir les demandes de communication de renseignements personnels. Consultez l'annexe 1 pour des précisions sur les fichiers de renseignements personnels particuliers de Statistique Canada liés à ses opérations statistiques. Les demandes portant sur les renseignements personnels détenus par Statistique Canada devraient être adressées au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de Statistique Canada, comme il est mentionné au principe 9.
5.8.4 Activités de couplage d'enregistrements
Dans le rapport annuel au Parlement sur la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il est ait état des projets de couplage d'enregistrements de renseignements personnels qui ont été menés à bien. En outre, le site Web de Statistique CanadaNote de bas de page 17 contient une liste de tous les couplages d'enregistrements approuvés à Statistique Canada, leur but, leur description et les produits s'y rattachant.
5.8.5 Partenariats
La consultation des intéressés, des utilisateurs, des experts et des groupes consultatifs fait partie intégrante de la planification et de l'élaboration des enquêtes de Statistique Canada. Le Conseil national de la statistique fait des recommandations au statisticien en chef du Canada sur toute la gamme des activités de Statistique Canada, en particulier sur les propriétés du programme d'ensemble. Dans les grands domaines statistiques, un réseau de comités consultatifs professionnels fait un examen continuel des produits statistiques de l'organisme, et aide à fixer ses priorités et à démontrer la pertinence de ses programmes. Statistique Canada entretient aussi des relations bilatérales constantes et étroites avec les ministères et les organismes fédéraux clés pour favoriser la prise de conscience de chaque organisme ou ministère par rapport à ses besoins et à ses priorités. Le Conseil consultatif fédéral-provincial-territorial de la politique statistique et ses sous-comités forment un réseau de 13 représentants officiels des provinces et des territoires qui collaborent avec Statistique Canada pour déterminer quels sont les besoins en données. En outre, les représentants se consultent sur les activités statistiques en cours et coordonnent la diffusion des produits de Statistique Canada dans les diverses administrations provinciales et territoriales.
Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout particulier a le droit d'avoir accès à tous les renseignements personnels le concernant qui sont versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi qu'à tout autre renseignement personnel le concernant et relevant d'une institution gouvernementale. Lorsque les renseignements personnels sont utilisés à des fins administratives, le particulier a le droit de demander la correction de toute erreur ou omission. Toutefois, comme les renseignements personnels recueillis auprès des répondants aux enquêtes ne sont pas utilisés à des fins administratives à Statistique Canada et qu'ils ne peuvent jamais servir à prendre une décision sur les particuliers visés sans leur consentement, il est rare que des particuliers demandent à Statistique Canada d'apporter des corrections aux renseignements personnels qu'ils lui ont fournis. Dans la mesure du possible, Statistique Canada donne suite aux demandes de modification de renseignements personnels.
La collecte de renseignements personnels dans le cadre d'un des programmes statistiques de Statistique Canada concerne un des fichiers de renseignements personnels particuliers. Le chapitre d'Info Source de Statistique Canada contient les fichiers de renseignements personnels accompagnés d'une description de chacun. Lorsque les identificateurs personnels directs ne sont plus utiles, ils sont supprimés. Dans ces conditions, il n'est généralement plus possible de récupérer les renseignements concernant une personne en particulier, et ces renseignements ne font plus partie d'un fichier de renseignements personnels (FRP).
Sur demande, Statistique Canada donne accès, aux particuliers ou aux entreprises, aux renseignements personnels ou commerciaux confidentiels qui les concernent, lorsque ces renseignements sont conservés sous une forme identifiable.
Les demandes de communication de renseignements personnels doivent être adressées par écrit à Statistique Canada et comporter la désignation du fichier de renseignements personnels particulier ou des indications suffisamment précises sur l'endroit où se trouvent ces renseignements. Pour trouver un document statistique, Statistique Canada a besoin, dans la plupart des cas, non seulement d'une désignation, mais également de renseignements supplémentaires tels que la période au cours de laquelle le particulier a répondu à une enquête, le titre de l'enquête ou encore son adresse municipale.
Les demandes peuvent être présentées dans l'une ou l'autre des langues officielles, et les renseignements personnels doivent être communiqués dans cette langue, s'ils existent déjà dans cette langue. Si ce n'est pas le cas, les renseignements seront traduits ou interprétés au besoin afin que le particulier puisse les comprendre. Les renseignements personnels doivent être communiqués sur un support de substitution lorsque cela s'avère nécessaire.
Pour accéder à ses renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une personne doit présenter une demande officielle à :
Immeuble R.-H.-Coats, 2e étage
statcan.atip-aiprp.statcan@canada.ca
Un particulier peut porter plainte contre le non-respect par Statistique Canada des principes énoncés ci-dessus.
Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les particuliers peuvent également porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
La Politique sur la protection de la vie privée du SCT définit le terme « fins administratives » comme l'utilisation de renseignements personnels concernant un particulier « dans le cadre d'une décision le touchant directement » (article 3). Cela comprend toute utilisation de renseignements personnels afin de confirmer l'identité d'une personne (c.-à-d. à des fins d'authentification et de vérification) ainsi que de déterminer si celle-ci est admissible aux programmes gouvernementaux. Les fins non administratives désignent l'utilisation de renseignements personnels pour une fin qui n'est pas liée à une décision touchant directement la personne. Cela comprend l'utilisation de renseignements personnels à des fins de recherche, de statistique, de vérification et d'évaluation.
Essentiellement, les organismes statistiques provinciaux et territoriaux sont autorisés à recueillir des renseignements confidentiels en vertu de l'article 11 pour leur usage statistique. Toutes les autres organisations, y compris les organisations privées, ont légalement le droit d'obtenir des renseignements confidentiels en vertu de l'article 12. La principale différence vient du fait qu'en vertu de l'article 12, un consentement est exigé pour recevoir les renseignements, alors que ce n'est pas le cas en vertu de l'article 11.
En pratique, Statistique Canada demande le consentement au partage des données personnelles à ses intéressés plutôt que de leur donner le droit de refuser.
Ce serment de confidentialité est un engagement à vie qui ne se limite pas à la durée de l'emploi de la personne à Statistique Canada.
Les résumés des projets de couplage d'enregistrements approuvés sont affichés sur le site Web de Statistique Canada.
Compte tenu du faible risque d'entrave à la vie privée qu'ils représentent, les couplages visés par les autorités générales du programme de statistiques économiques et de la Partie A du programme de statistiques sur les ménages ne figurent pas sur le site Web de Statistique Canada.
y compris les activités de couplage d'enregistrements.
Les couplages d'enregistrements réalisés en vertu d'une autorisation générale de la Directive sur le couplage d'enregistrements ne figurent pas sur le site Web.
La Loi sur la statistique précise les conditions à remplir pour obtenir l'autorisation d'accéder aux renseignements. Au sein du gouvernement fédéral, les renseignements personnels sont désignés Protégé B, c'est-à-dire que les personnes doivent respecter les exigences de ce niveau d'information, y compris se soumettre à un examen de sécurité. Enfin, les procédures de Statistique Canada exigent que les personnes ne peuvent avoir accès qu'aux renseignements qu'elles ont besoin de connaître dans le cadre de leurs fonctions.
Ces situations sont décrites au paragraphe 5.5.11 du présent document.
Les fichiers de microdonnées à grande diffusion sont des fichiers portant sur des personnes qui sont accessibles au public. Avant leur diffusion, ces fichiers doivent être conformes aux exigences de la Loi sur la statistique. Cela suppose le retrait de tous les renseignements d'identification directe comme le nom, l'adresse et le numéro d'assurance sociale. De même, certains regroupements de renseignements ne doivent pas être diffusés s'ils peuvent mener à l'identification d'une personne dont les renseignements sont contenus dans le fichier.
Dans ces situations, les renseignements ne sont divulgués que dans les limites permises par la Loi sur la statistique (p. ex., accord de partage de données, révélation discrétionnaire).
SAS est un logiciel d'analyse statistique.

References: l'article 3
 L'article 8
 L'article 13
 l'article 13
 l'article 13
 l'article 12

L'article 12

L'article 13
 l'article 13
 l'article 13
 l'article 24
 l'article 25
 l'article 26
 l'article 27
 l'article 28
 l'article 29
 l'article 17

L'article 24
 l'article 17
 l'article 6

L'article 11

L'article 12
 l'article 11
 l'article 12
 l'article 12
 l'article 11