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YEYMY ESPERANZA SAIZ MORALES ADRIANA MARÍA TARQUINO SARMIENTO
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Ernesto Montero Maestre
1 PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA DE SOFTWARE PARA LA MESA DE AYUDA EN LA COMPAÑÍA SELCOMP INGENIERÍA LTDA., BASADA EN LA METODOLOGÍA ITIL. YEYMY ESPERANZA SAIZ MORALES ADRIANA MARÍA TARQUINO SARMIENTO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERÍA DIRECCIÓN DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS BOGOTÁ D.C 20102 PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA DE SOFTWARE PARA LA MESA DE AYUDA EN LA COMPAÑÍA SELCOMP INGENIERÍA LTDA., BASADA EN LA METODOLOGÍA ITIL. YEYMY ESPERANZA SAIZ MORALES ADRIANA MARÍA TARQUINO SARMIENTO Monografía para optar al título de Especialista en Gerencia Integral de Proyectos Director del trabajo JUAN MANUEL GUEVARA CORREA Docente Académico UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERÍA DIRECCIÓN DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS BOGOTÁ D.C 20103 Nota de aceptación Presidente del Jurado Jurado Jurado Bogotá D.C, 6 de Diciembre de 20104 A Dios, que me permitió alcanzar este nuevo sueño. A mi esposo Cristian Andrés por su paciencia, comprensión y apoyo. Al fruto del amor que llevo en mi vientre, y a mis padres quienes con su amor y cariño, forjaron mi espíritu de superación y deseos de alcanzar mis metas. Yeymy A mi familia y mi esposo quienes me apoyaron para lograr este objetivo. Adriana5 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 13 1 MARCO TEORICO MARCO CONCEPTUAL GESTIÓN DE SERVICIOS DE IT METODOLOGÍA ITIL ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (SLA) MESA DE AYUDA PROCESOS DE LA OPERACIÓN DEL SERVICIO TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS MARCO LEGAL 39 2 METODOLOGÍA 42 3 PROPUESTA NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS COMPARATIVO DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS COSTO DE LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTA ADAPTACIÓN A LA INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES Y DE RED EXISTENTE DISEÑO DE LA MESA DE AYUDA CATEGORÍAS DESCRIPCIONES INTELIGENTES ESTADOS TIPOS DE CASOS (TICKETS) PRIORIDADES FUENTES DE CREACIÓN GESTIÓN TÉCNICA COMPAÑÍAS DE TRABAJO 91 4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 93 BIBLIOGRAFÍA 946 INDICE DE TABLAS Tabla 1. Metodología 42 Tabla 2. Implementación de GLPI en SELCOMP, e identificación de limitaciones o debilidades 45 Tabla 3. Escala de calificación nivel de cumplimiento de necesidades y requerimientos 54 Tabla 4. Comparativo de herramientas para la Mesa de Ayuda 56 Tabla 5. Comparativo de herramientas sobre la Administración de Incidentes 58 Tabla 6. Comparativo de herramientas para la Administración de Problemas 64 Tabla 7. Comparativo de herramientas para la Administración Niveles de Servicio (SLA) 65 Tabla 8. Comparativo de herramientas para la Administración de Inventarios de Hardware y Software 67 Tabla 9. Comparativo de herramientas para la Base de Conocimiento 70 Tabla 10. Comparativo de herramientas para el Control Remoto 71 Tabla 11. Resumen de necesidades cubiertas por las herramientas 75 Tabla 12. Costos de licenciamiento e implementación de Aranda 75 Tabla 13. Costos de licenciamiento e implementación de Dexon 76 Tabla 14. Requerimientos de Hardware para el Servidor 77 Tabla 15. Requerimientos de Hardware para los clientes de las aplicaciones 78 Tabla 16. Requerimientos de Bases de Datos 78 Tabla 17. Categorías mantenimiento preventivo y correctivo de hardware para computadores y portátiles 797 Tabla 18. Categorías mantenimiento de software 80 Tabla 19. Categorías mantenimiento equipos de impresión y escaneo 81 Tabla 20. Categorías mantenimiento red de datos 81 Tabla 21. Categorías mantenimiento red eléctrica 82 Tabla 22. Categorías repotenciación 82 Tabla 23. Categorías asistencia a usuarios 82 Tabla 24. Descripciones inteligentes para mantenimiento preventivo y correctivo de hardware para computadores y portátiles 83 Tabla 25. Descripciones inteligentes para mantenimiento preventivo y correctivo de dispositivos de impresión y escaneo 86 Tabla 26. Prioridades 898 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Perspectivas de la gestión de servicios de IT 17 Figura 2. Ciclo de Vida de la Gestión de Servicios de ITIL 20 Figura 3. Proceso de Gestión de Eventos 30 Figura 4. Proceso de Gestión de Incidentes 33 Figura 5. Proceso de Gestión de Problemas 35 Figura 6. Proceso de Tercerización 38 Figura 7. Tendencias de Tercerización 38 Figura 8. Diagrama de transición de estados para los casos 87 Figura 9. Organigrama de la Gestión Técnica 909 GLOSARIO BASE DE DATOS: o banco de datos (en ocasiones abreviada BB.DD.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. DEXON: es una herramienta integral para gestionar los procesos de administración de infraestructuras IT y la prestación de servicios a usuarios, basado en metodología ITIL. Dexon Software ofrece un completo portafolio de soluciones diseñadas para soportar las mejores prácticas en la prestación y gestión de los procesos asociados con la entrega de servicios de IT, Que pueden ser utilizadas sobre cualquier tipo de compañía sin importar su tamaño o los servicios que prestan. ENRUTADOR: dispositivo de hardware que se utiliza para interconectar segmentos de redes de datos, con la capacidad aprender sobre las direcciones de las computadoras o redes que están de algún modo conectadas a través de sus interfaces, este puede funcionar operar en todas las capas del modelo OSI GLPI: ( Gestión Libre du Parc Informatique ) es un programa de Software Libre para la administración y gestión de un parque de recursos informáticos. También se define como un administrador de recursos informáticos que posee una consola de administración web basada en PHP. INCIDENTE: es cualquier evento que no forma parte de la operación estándar de un servicio y que causa, o puede causar una interrupción, o una reducción de la calidad del mismo. ISO 20000: es una norma internacional orientada a la gestión de problemas de tecnología de la información mediante el uso de un planteamiento de servicio de asistencia - los problemas se clasifican, lo que ayuda a identificar problemas continuados o interrelaciones. La norma considera también la capacidad del sistema, los niveles de gestión necesarios cuando cambia el sistema, la asignación de presupuestos financieros y el control y distribución del software. Se10 denominó anteriormente BS y está alineada con el planteamiento del proceso definido por la ITIL. IT: (Information Technology) el uso de tecnología para el almacenamiento, comunicación o procesamiento de información. La tecnología típicamente incluye computadores, telecomunicaciones, aplicaciones y otro software. La información puede incluir datos de negocio, voz, imagen y video Las tecnologías de la información son utilizadas para apoyar los procesos de negocios a través de los servicios de IT. ÍTEM DE LA CONFIGURACIÓN: es cualquier componente que necesite ser gestionado para que el área de IT pueda entregar un servicio. La información sobre cada ítem de la configuración es almacenada un registro de configuración dentro de un Sistema de Gestión de la Configuración, y es mantenido a través de su ciclo de vida. Los ítems de la configuración en general incluyen: servicios de IT, hardware, software, edificios, personal, documentación (por ejemplo la de los procesos) y acuerdos de niveles de servicio (SLA). ITIL: (IT Infrastructure Library) conjunto de lineamientos de buenas prácticas para la gestión de los servicios de tecnología informática. ITIL es propiedad de la OGC y consiste en una serie de publicaciones que ofrece guías sobre la prestación de servicio IT con calidad y sobre los procesos e instalaciones necesarias para apoyarlos. LAN (Local Area Network): es un vehículo de comunicaciones digitales que opera en las capas físicas y de enlace de datos del modelo OSI. Local se refiere a límites que restringen su capacidad de llevar a cabo las funciones de acceso al medio y de direccionamiento. MESA DE AYUDA: es el único punto de contacto entre el proveedor de servicios y los usuarios, su principal función es gestionar los incidentes y los requerimientos de servicio y ocuparse de la comunicación con los usuarios. MODEM: es un dispositivo que convierte señales digitales y análogas, permitiendo que los datos sean trasmitidos a través de una línea telefónica. Esta palabra es la contracción de los términos que describen esta transformación Modulación y Demodulación. PINK VERIFY: es una certificación que emite la compañía Pink Elephant, la cual esta autorizada por OGC para asesorar y evaluar a las empresas desarrolladoras11 de aplicaciones de software orientadas a ITIL con el objetivo de conseguir que dichos productos se ajusten a las prácticas que se encuentran definidas. OGC: (Office of Government Commerce) es un departamento del gobierno del reino unido que apoya la prestación del programa de adquisiciones a través de un trabajo colaborativo en la contratación que busca elevar las habilidades y la capacidad de contratación. SWITCH: dispositivo multipuerto de hardware que se utiliza para interconectar segmentos de redes de datos, en la capa de enlace de datos del modelo OSI. SLA: un acuerdo de nivel de servicio o Service Level Agreement, también conocido por las siglas ANS o SLA, es un contrato escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio. El ANS es una herramienta que ayuda a ambas partes a llegar a un consenso en términos del nivel de calidad del servicio, en aspectos tales como tiempo de respuesta, disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio, etc. Básicamente el ANS define la relación entre ambas partes: proveedor y cliente. Un ANS identifica y define las necesidades del cliente a la vez que controla sus expectativas de servicio en relación a la capacidad del proveedor, proporciona un marco de entendimiento, simplifica asuntos complicados, reduce las áreas de conflicto y favorece el diálogo ante la disputa. UPS (Uninterruptible Power Supply (UPS): es un dispositivo que funciona con baterías y que genera energía eléctrica permitiendo a los usuarios continuar trabajando sin interrupciones durante cortes breves en el suministro eléctrico, lo cual evita daños mayores en los equipos de hardware que pueden ser causados por dichas interrupciones. WAN: es una colección de de LAN relacionadas enlazadas mediante enrutadores y servicios de transmisión, como por ejemplo, líneas dedicadas. Las LAN de una WAN pueden esta geográficamente dispersas, pero se encuentran bajo los auspicios de una sola organización como una empresa, universidad, etc. WORLDWIDE FORECAST DATABASE: es una base de datos de recopila información a partir del 2000 sobre servicios de Outsourcing, por líneas de servicios, plataformas, regiones y países, y que provee previsiones para 5 años.12 RESUMEN Con la realización de esta monografía se identificaron las necesidades y requerimientos que tiene la compañía SELCOMP Ingeniería Ltda., para implementar una herramienta de software que siga los lineamientos definidos por ITIL, con el objetivo de mejorar el servicio de tercerización para la administración de IT que ofrece a sus clientes y los usuarios internos. Se realizó un comparativo entre dos herramientas existentes en el mercado para valorar el nivel de cumplimiento de las características requeridas, así como el costo de licencias e implementación de la misma, y el grado de adaptación a la infraestructura de hardware y software requeridos. Se definieron los parámetros básicos con los que debe ser implementada la herramienta seleccionada entre los cuales se encuentran categorías, descripciones inteligentes, estados, tipos de casos, prioridades, fuentes de creación, gestión técnica y compañías de trabajo. Finalmente se realizaron las recomendaciones y conclusiones, con base en la información recolectada sobre los beneficios que se pueden generar para la compañía por la implementación de la herramienta seleccionada. PALABRAS CLAVES ITIL, ITSM, mesa de ayuda, incidentes, problemas, tercerización, categorías, descripciones inteligentes, gestión técnica. 1213 INTRODUCCIÓN En la actualidad los retos empresariales exigen además de la generación de un aumento en la utilidad económica, una mejora continua en la calidad del servicio y una facilidad para la adaptación a los cambios continuos (OGC, 2007). Para facilitar la adaptación al cumplimiento de los objetivos administrativos, operativos y estratégicos se requiere la gestión y el control eficiente de los recursos tecnológicos que soporten la actividad de las organizaciones (Betz, 2007). Esta situación ha generado una presión y exigencia a las áreas de sistemas que se han visto obligadas a ofrecer servicios de alta calidad y atender una fuerte demanda por servicios de administración de IT. De ahí que en un mundo donde la economía marcha a pasos de gigante y el mercado nos pone de cara a nuevos retos, las organizaciones para estar preparadas y a la vanguardia, deben tener claro que si desean ser competitivas, necesitan una mayor concentración en la planificación y gestión de estrategias relacionadas con su objetivo de negocio (Bergeron, 2002). Esto ha hecho que compañías busquen la tercerización de todas aquellas actividades laborales que consumen tiempo y esfuerzos, pero que son imprescindibles para soportar su negocio (Betz, 2007). SELCOMP Ingeniería Ltda., es una empresa prestadora de servicios Outsourcing para las tecnologías de información con cobertura nacional, centralizada en Bogotá y con más de 34 puntos de servicio autorizados en el país. Aunque la compañía tiene una trayectoria de más de 21 años, se ha observado que durante los dos últimos años se han perdido clientes y nuevos negocios debido a la falta de una herramienta de control para cada uno de los proyectos, es por este motivo que se busca incrementar la disponibilidad y capacidad de servicio de la infraestructura tecnológica propia y de sus clientes, razón por la cual debe implementar un software de mesa de ayuda que se constituirá como único punto de contacto entre los clientes de SELCOMP y el área de tecnología, y que se caracterice por ser una solución escalable y robusta para la gestión de incidentes que implemente las buenas prácticas definidas por la metodología ITIL, de forma que le permita entregar un valor agregado a sus clientes ofreciendo servicios de inventarios automáticos, control de licenciamiento de software, control remoto y alarmas de los casos registrados, contribuyendo con ello a minimizar costos en la subcontratación de técnicos a nivel nacional para la atención de servicios y controlando el estado de los casos evitando el incumpliendo en los acuerdos de niveles de servicios que contractualmente se establecen con los diferentes clientes para su atención. 1314 En la actualidad SELCOMP Ingeniería Ltda., se destaca por ser una empresa prestadora de servicios informáticos, en la modalidad de tercerización de departamentos de tecnología informática (IT) que cuenta con clientes en el sector privado y público, en este último sobresale por dar soporte a más de equipos de diversas plataformas y tecnologías en clientes de alto reconocimiento como: Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, Fondo Nacional del Ahorro, Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Comisión Nacional de Reparación y Reconciliación, Emcali E.S.P, Superintendencia de Servicios Públicos, Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, Cámara de Comercio de Bogotá, Computadores para Educar, Ministerio de Defensa Nacional Comando General de las Fuerzas Militares, entre otros de no menor importancia. Para ofrecer estos servicios se debe contar con una herramienta para gestionar los incidentes y requerimientos que contribuyan al control y seguimiento efectivo de los mismos, de manera que se produzca un impacto positivo directo en las áreas involucradas y a su vez en la compañía. Durante los últimos cinco años SELCOMP Ingeniería Ltda., ha implemento dos herramientas para intentar suplir las necesidades de la mesa de ayuda, sin obtener los resultados esperados. La primera fue un desarrollo propio orientado al registro de los incidentes, pero sin funcionalidades que permitieran tener el control sobre la gestión de estos. La segunda herramienta GLPI, es la que se encuentra en uso actualmente, esta es un software de uso libre, que ha requerido la realización de adaptaciones a las necesidades de la compañía y de cada uno de los proyectos, para lo cual se ha destinado un ingeniero del departamento de tecnología que realiza estas actividades, lo cual ha generado un costo de nómina que no se ha cuantificado con relación a realizar una inversión en una herramienta que cumpla con las necesidades y requerimiento de cada uno de los proyectos, pues el volumen de los cambios que se han realizado durante más de tres años es alto, y todavía no se encuentran satisfechas las necesidades relacionadas con temas como: - Generación automática de alarmas que notifiquen el porcentaje del estado del requerimiento o incidente. - Escalamiento y notificaciones con respecto al estado de los incidentes orientado al cumplimiento oportuno de los niveles de servicio acordados con los clientes. - Módulo de acceso remoto que facilite la solución de los incidentes a través de la mesa de ayuda, sin que se incurra en el desplazamiento de los técnicos al sitio del cliente. 1415 - Módulo para el levantamiento y actualización del inventario de hardware y software que impida la toma manual de datos y el desplazamiento al sitio de personal técnico. Esta toma manual implica una alta probabilidad de errores en la información recolectada, así como un costo en mano de obra, tiempo de recolección y viáticos. Por lo anterior se requiere implementar una herramienta de software para la mesa de ayuda que permita mejorar el proceso ya que este problema conlleva a que no se cumplan los niveles de acuerdos de servicios que contractualmente se encuentran establecidos con los clientes de la compañía, en consecuencia dicha mejora puede contribuir a aumentar la satisfacción de los clientes, reducción de tiempo de atención y solución, costos operativos y a evitar la imposición de multas o sanciones que pueden desestabilizar financieramente la compañía; esta mejora puede generar aportes para lograr el reconocimiento en mercados nuevos con el objeto de alcanzar la visión de ser la compañía líder en el año 2012 en la prestación de servicio integrales de Outsourcing, arrendamiento e implementación de soluciones de infraestructuras de la tecnología de información, contando con el talento humano capacitado y competente para brindar el mejor servicio, así como las herramientas necesarias para el control y seguimiento de los requerimientos. En el mercado existen varias alternativas orientadas a solucionar las dificultades existentes en la compañía, pero Cuál herramienta que siga las prácticas definidas por la metodología ITIL puede cubrir las necesidades de Selcomp Ingeniería Ltda., para la gestión de los servicios de la mesa de ayuda? Para contribuir a mejorar las deficiencias que existen en la compañía se plantea como objetivo general de esta monografía el proponer la implementación de una herramienta de software para la mesa de ayuda en Selcomp Ingeniería Ltda., que permita mitigar los problemas de control remoto, alarmas de los incidentes, generación automática de los inventarios de hardware y software, basado en las buenas prácticas definidas por ITIL. Para el desarrollo de esta propuesta se han establecido los siguientes objetivos específicos: - Identificar las necesidades y requerimientos de la compañía SELCOMP Ingeniería Ltda., para la implementación de la mesa de ayuda. - Elaborar un comparativo de las ventajas y desventajas de las herramientas para mesa de ayuda de Dexon Software y Aranda Software. 1516 - Conocer el estado actual de la infraestructura de la compañía SELCOMP ingeniería Ltda., que permita identificar los recursos tecnológicos con los que cuenta para la implementación de la mesa de ayuda. - Diseñar los parámetros de configuración de la Mesa de ayuda, en cuanto a categorías, tipos de tickets, estados, prioridades, fuentes de creación de tickets, descripciones inteligentes y compañías de trabajo, con base en las necesidades y requerimientos identificados. 1617 1 MARCO TEORICO 1.1 MARCO CONCEPTUAL GESTIÓN DE SERVICIOS DE IT Se entiende un servicio como un medio que proporciona valor a los clientes y que facilita que estos obtengan resultados sin que asuman costos y riesgos específicos. Los resultados que los clientes obtienen es lo que hace que se compren o usen los servicios (Cartlidge, 2007). La gestión de los servicios es lo que hace que los proveedores de servicios entiendan lo que ofrecen y su valor, también permite comprender y gestionar los costos y riesgos asociados, de forma que estos aseguren a sus clientes que podrán alcanzar los resultados deseados (Cartlidge, 2007). Considerando lo anterior la gestión de servicios es un conjunto especializado de capacidades para proveer valor a los clientes en forma de servicios (OGC, 2007, Service Design). Estas capacidades incluyen procesos, métodos, funciones, roles y actividades que un proveedor utiliza para poder ofrecer servicios a sus clientes (Cartlidge, 2007). En general la gestión de servicios de IT (ITSM Information Technology Service Management) incluye cuatro perspectivas (Figura 1): Figura 1. Perspectivas de la gestión de servicios de IT Fuente: How to Develop, Implement and Enforce ITIL V3's best practices,18 - Proveedores y Socios: tiene en cuenta las relaciones con los socios de negocios y los proveedores que contribuyen en la prestación del servicio. - Personas: se refiere al conocimiento y habilidades del grupo de IT, clientes e interesados. - Productos y Tecnología: considera los servicios de IT, hardware, software, presupuesto y herramientas. - Procesos: se refiere a los entregables de principio a fin de los flujos de los procesos basados en servicios. La calidad en la gestión de servicios de IT asegura que estos cuatro aspectos se tienen en cuenta como parte del mejoramiento continuo de la organización. Además se deben considerar cuando se diseñan y modifican los servicios, con el objeto de facilitar la concepción, transición y la posible adopción de los mismos por parte de los clientes (Engle, 2008). La adopción de buenas prácticas permite a un proveedor de servicios, crear sistemas efectivos para la gestión de los servicios. Las buenas prácticas consisten en hacer las cosas de forma que se demuestre que estas se han realizado y que son efectivas. Dichas prácticas pueden tomarse de la aplicación de metodologías que las recopilan y estructuran (como ITIL, COBIT y CMMI), estándares y conocimiento de las personas y las organizaciones (Cartlidge, 2007) METODOLOGÍA ITIL ITIL (Information Technology Infrastructure Library) es un marco que reúne la descripción de las mejores prácticas en la gestión de servicios de IT, y que se enfoca en la medición continua y en el mejoramiento de la calidad de los servicios entregados, desde la perspectiva del negocio y del cliente. Dichas prácticas se encuentran recopiladas en un conjunto de libros en los que están documentados los procesos referentes a la provisión de servicios de tecnología hacia las organizaciones. (Cartlidge, 2007). Durante la década de los 80 creció la dependencia de las empresas con la infraestructura tecnológica, esto hizo que se comenzaran a definir los servicios de IT y las mesas de ayuda con el objeto de solucionar los problemas que implica su uso. El gobierno británico recopiló y documentó las experiencias de las organizaciones más exitosas en este campo, y a finales de los años 80 e inicio de los 90 produjo una serie de 40 libros. La versión 2 de ITIL se desarrolló desde mediados de los años 90 hasta el 2004, y redujo las prácticas a 9 libros en los 1819 cuales se buscó romper el vacío existente entre las necesidades del negocio y la tecnología, y enfocar las prácticas a procesos. En el 2004 la OGC (Office of Government Commerce) inició la actualización de dichas prácticas acorde con las nuevas tecnologías. Hoy la Versión 3 de ITIL es la que encuentra vigente. (OGC, 2007) La orientación de ITIL ha permitido que se encuentre hoy ampliamente implementado en las organizaciones por medio de procesos y técnicas que generan beneficios como (Cartlidge, 2007): - Aumento de la satisfacción de los usuarios y clientes de los servicios de IT. - Mejora en la disponibilidad de los servicios, mejorando los beneficios organizacionales y los ingresos. - Ahorros financieros por la disminución de retrabajos, pérdida de tiempo, y la gestión y uso de los recursos. - Mejora en los tiempos para la puesta en marcha de nuevos productos y servicios. - Mejora en la toma de decisiones y optimización de los riesgos. Las prácticas definidas por ITIL toman forma en el ciclo de vida de la gestión del servicio, el cual es iterativo y multidimensional, y permite asegurar a las organizaciones el aprovechamiento de las capacidades de aprendizaje y mejoramiento. Se espera que el núcleo de este ciclo genere estructuras duraderas, con métodos y herramientas, que permitan proteger la inversión y que sean la base para la medición, aprendizaje y mejora continua (OGC, 2007). El ciclo de vida de la gestión del servicio está conformado por los 5 pasos (Figura 2), cada uno de los cuales genera un valor para el negocio. El ciclo se fundamenta en la definición de la estrategia del servicio, alrededor de la cual se realiza el diseño, operación y la transición del mismo. Estos 4 pasos se retroalimentan continuamente generando la mejora continua del servicio, lo que permite asegurar que los servicios se adaptan y responden efectivamente a las necesidades del negocio (OGC, 2007). 1920 Figura 2. Ciclo de Vida de la Gestión de Servicios de ITIL Fuente: The Official Introduction to the ITIL Service Lifecycle, Cada uno de los niveles del ciclo de vida de la gestión de servicios de ITIL cuenta con procesos, funciones, medidas de desempeño y actividades que operan conjuntamente para cumplir sus objetivos. A continuación se definen cada unos de los elementos que conforman cada uno de los niveles del ciclo de vida: a. Funciones: son unidades organizacionales especializadas en la realización del trabajo que tienen establecido. Cada unidad tiene asignados los recursos y capacidades necesarias para obtener un desempeño definido y el resultado de su trabajo; las capacidades consisten en definir el método de trabajo, el cual se organiza en unos lineamientos que confirman una base de conocimiento obtenida de la experiencia. Cada Función debe estar orientada a optimizar sus métodos de trabajo enfocándose en los resultados que tiene asignados (OGC,2007). b. Procesos: son sistemas cerrados, que generan cambios y transformaciones en sus entradas con base en una meta definida. Todos los procesos requieren una retroalimentación y reforzamiento, y deben considerar que se encuentran interrelacionados con otros procesos. La definición de un proceso incluye actividades, dependencias y una secuencia (OGC, 2007). Un proceso debe: 2021 - Ser medible y tener un rendimiento esperado. - Generar unos resultados específicos que estén identificados y que sean finitos. - Es ofrecido a los clientes, por lo tanto debe cumplir con sus expectativas. - Debe responder a un evento, es decir, existe algo que hace que este se inicie. c. Mejoramiento continuo: se encuentra de forma trasversal de forma que involucra todos los niveles del ciclo de vida. Este se realiza en dos lugares (OGC,2007): - A nivel del proceso realizando actividades de control y calidad del servicio. - Entre los niveles del ciclo de vida con la retroalimentación de las lecciones aprendidas. Cada una de las etapas que conforman el ciclo de vida se explica a continuación: a. Estrategia del Servicio: cuando se ofrece un servicio, este busca satisfacer necesidades particulares que un cliente interno o externo tiene. Por lo tanto, el resultado del trabajo realizado por el servicio debe generar el valor suficiente para que el cliente obtenga lo que desea. En esta etapa se modela el valor del servicio. La definición del servicio debe considerar la existencia de competidores por lo tanto debe incluir factores diferenciadores (Cartelidge, 2007). Para definir la estrategia del servicio se necesita saber y entender lo siguiente (Cartelidge, 2007): - Qué servicio se va a ofrecer - A quiénes será ofrecido el servicio. - Cómo deben ser desarrollados los mercados internos y externos para el servicio. - Cuáles serán los factores diferenciadores frente a los competidores. - Cómo los clientes e interesados en el servicio podrán percibir y medir su valor, y ese valor cómo se creará. - Cómo se puede orientar el valor del servicio hacia la gerencia financiera. - Cómo se pueden fortalecer los casos de negocio para asegurar la inversión estratégica en activos para la organización y capacidades para la administración del servicio. 2122 - Cómo se pueden asignar los recursos disponibles para crear un efecto óptimo para el portafolio de servicios. - Cómo será medido el desempeño del servicio. Para poder cumplir estos objetivos este nivel del ciclo considera los siguientes procesos (OGC, 2007): - Generación de la estrategia - Gestión Financiera - Gestión de la demanda - Gestión del Portafolio de servicios b. Diseño del Servicio: esta etapa busca plasmar la estrategia definida para el servicio en principios y métodos de forma que se cumpla con los requerimientos establecidos, lo cual implica definir su arquitectura, procesos, políticas y documentación (Cartelidge, 2007). Los objetivos de este nivel del ciclo de vida son (Cartelidge, 2007): - Diseñar los servicios para alcanzar las salidas esperadas por el negocio. - Diseñar los procesos que soportan el ciclo de vida del servicio. - Identificar y administrar riesgos. - Diseñar la infraestructura de IT necesaria con respecto a los ambientes, aplicaciones, recursos de información y datos, y capacidades. - Diseñar los métodos de medidas y de métricas. - Producir y administrar planes, procesos, políticas, estándares, arquitecturas, lineamientos y documentos que soporten el diseño de las soluciones de IT para calidad. - Desarrollar las competencias y capacidades necesarias dentro de IT. - Contribuir con el mejoramiento de la calidad del servicio de IT. Los procesos definidos para el nivel del Diseño del Servicio son los siguientes (OGC, 2007): - Gestión del catálogo de servicios - Gestión de la capacidades - Gestión de las habilidades - Gestión de los niveles de servicio - Gestión la seguridad de la información - Gestión de los proveedores - Gestión de la continuidad del servicio 2223 c. Transición del Servicio (Cartelidge, 2007): permite validar el diseño de los servicios diseñados y liberarlos para que estos comiencen a ser operativos para el negocio. Como entrada de este nivel del ciclo se requiere el paquete de diseño del servicio, generado en la etapa anterior del ciclo, y en el que se deben encontrar las definiciones sobre lo que se requiere para iniciar y soportar la operación del servicio. Si se han presentado cambios desde que se realizó el diseño del servicio las modificaciones que se deben realizar son parte de esta etapa pues su objetivo es entregar el servicio operando. Además de la operación en circunstancias normales, también se debe tener en cuenta cómo el servicio puede continuar operando en situaciones anormales y cómo se realizará el soporte a los fallos. Por lo tanto en la etapa de transición se deben tener claros los siguientes aspectos (Cartelidge, 2007): - Cuál es el valor que se genera para el negocio, y dicho valor quién lo juzga. - Quiénes son los interesados en el servicio en todos los sentidos: proveedores, clientes y otras áreas. - Realizar la adaptación y aplicación del diseño del servicio, y si es requerido las modificaciones al mismo. Los procesos definidos para la Transición del Servicio son (OGC, 2007): - Planeación de la transición y el soporte. - Gestión del cambio. - Gestión de la configuración y el servicio activo. - Gestión de la validación y pruebas. - Gestión de la evaluación. - Gestión del conocimiento del servicio. d. Operación del Servicio: tiene como objetivo coordinar y llevar a cabo las actividades y procesos necesarios para realizar la gestión de los servicios en los niveles acordados con los usuarios y los clientes, es decir, es la etapa donde la planeación, diseño y optimización se ejecutan y se miden; también debe garantizar la operación continua de la infraestructura tecnológica que es utilizada para entregar y soportar los servicios (OGC, 2007). Para la Operación del Servicio es importante lograr el equilibrio de los siguientes objetivos ya que estos suelen ser conflictivos (Cartelidge, 2007): - La visión interna de IT versus la visión externa del negocio. - La estabilidad versus la capacidad de respuesta. - La calidad del servicio versus el costo del servicio. 2324 - Las actividades proactivas versus las reactivas. Los procesos definidos para la Operación del Servicio son los siguientes (OGC, 2007): - Gestión de eventos. - Cumplimiento de los requerimientos. - Gestión de los incidentes. - Gestión de los problemas. - Gestión tecnológica. - Gestión de los accesos. - Gestión de la operación. Las funciones de la operación son (OGC, 2007): - Mesa de ayuda. - Gestión técnica. - Gestión de las aplicaciones. - Gestión de las operaciones de IT. - Monitoreo y control. e. Mejora continúa del servicio: permite generar medidas para identificar optimizaciones que contribuyan a la mejora continua, de forma que se mantenga el valor que se genera para el cliente, esto a través de la evaluación continua del ciclo de vida y sus procesos (Cartelidge, 2007). Los procesos definidos para la mejora continua son los siguientes (OGC, 2007): - Medición del servicio. - Análisis del servicio. - Reportes del servicio. - Mejoramiento del servicio ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (SLA) Cada servicio está conformado por una conjunto de elementos que, durante la etapa de diseño de los servicios, deben ser tratados de forma holística pues estas relaciones son las que permiten asegurar que el servicio está generando la 2425 funcionalidad y la calidad esperada (OGC, 2007). Los acuerdos de niveles de servicio son uno de los elementos que lo conforman. Los acuerdos de niveles de servicio (SLA) son contratos entre las unidades de IT y sus usuarios, que pueden ser otras unidades del negocio o clientes. Los SLA definen que entregará el área de IT como resultado de un servicio. El grado de nivel de cumplimiento de estos acuerdos es una de las medidas que se utiliza para determinar la efectividad de la gestión de los servicios de IT. Para establecer estos acuerdos se debe trabajar conjuntamente con los usuarios del negocio considerando los principios y la realidad operativa de los recursos que se pueden afectar (Aalders, 2002) El establecer estos acuerdos busca generar los siguientes beneficios (Aalders, 2002): - Establecer compromisos formales con el negocio sobre las salidas que se esperan del área de IT. - Establecer compromisos con el negocio sobre las obligaciones y responsabilidades. - Comunicar con claridad las obligaciones y responsabilidades de las personas del área de IT. - Establecer una base sólida para determinar los requerimientos de recursos para hardware, software, personas, procesos y organización. - Tener una medida objetiva sobre el cumplimiento de los compromisos de servicio del área de IT. La definición de los acuerdos de niveles de servicio, no es simple ya que requiere la realización de un proceso iterativo de negociación, pues las salidas que genera IT deben ser entregadas de forma oportuna y rentable. En general, cuando el área de IT presta un servicio sus clientes internos o externos están esperando los recursos correctos, en el momento y las cantidades adecuadas (Aalders, 2002). Para la definición de los acuerdos de niveles de servicio se recomienda realizar las siguientes prácticas (Aalders, 2002): - Definir el alcance: consiste en identificar con los clientes cuál es el nivel de criticidad de los servicios para el negocio. - Definición de los SLA: consiste en establecer: o Qué se va a medir. 2526 o Cuál es la salida que el negocio espera. o Por qué se selecciona esa medida. o Cuál es el nivel actual de desempeño de la medida seleccionada. o Cuáles son los niveles de desempeño esperados y cómo se establecieron. o Cuándo se obtienen esos niveles. o Se ha definido una rendición de cuentas y responsabilidades para las unidades de negocio como para el área de IT? o Qué acciones correctivas se adoptan si no se alcanzan los SLA definidos o si es evidente que estos no se van a cumplir. o Genera un valor añadido el cumplimiento de los acuerdos? o Existen dependencias en el flujo de los SLA definidos? o Quién es el responsable del SLA en el negocio y en el área de IT. - Establecer las medidas: este proceso debe resolver dos preguntas: qué medir y por qué. Para resolver el qué, se debe identificar el tipo de medida a utilizar. Estas pueden ser: o Medidas del negocio: por ejemplo ventas, productos, servicios, cantidad de transacciones. o Medidas de la operación de IT: recuperaciones de copias de seguridad, administración de mantenimientos, almacenamiento, procesos masivos, seguridad, cambios. o Medidas de infraestructura: tiempos de respuesta, índices de error en la red. o Medidas de los proyectos: por ejemplo cumplimiento de los tiempos planeados, indicadores de costos, indicadores relacionados con la calidad de los productos del proyecto. o Medidas de las mesas de ayuda: dentro de las que se encuentran: Tiempos para cumplir con las compras. Tiempo de espera para formación, para poner en operación un sistema nuevo, para asignación de recursos para solucionar problemas, para solucionar problemas. Cantidad de problemas resueltos en el primer contacto. Nivel de satisfacción con respecto a la cortesía, completitud. Cantidad de rellamadas para cerrar los incidentes. Para resolver el por qué se pueden responder las siguientes preguntas: o Por qué es importante la medida que se está definiendo? o Qué dice la medida? 2627 o Qué puede afectar la medida? o Qué puede hacer el área de IT para controlar el desempeño de la medida? o Quién o qué puede controlar la medida? o Qué pasa si el área de IT excede la medida? o Qué pasa si el área de IT falla en la medida? - Definir las acciones correctivas. - Instituir el proceso de gestión del cambio. - Acordar como serán gestionados los problemas MESA DE AYUDA La mesa de ayuda es una unidad funcional que se encarga de una serie de actividades que hacen parte del servicio. Estas unidades son fundamentales en la gestión de los servicios de IT, pues constituyen el punto único de contacto con los usuarios, y controlan todos los incidentes y requerimientos. Por lo tanto, cuenta con especialistas en herramientas de software que facilitan el registro y gestión de dichos eventos. El objetivo principal de la mesa de ayuda es restablecer el servicio a su normalidad en el menor tiempo posible (OGC, 2007). Dicho límite de tiempo hace parte de la definición de los SLA. Teniendo en cuenta que el volumen de solicitudes que reciben en una mesa de ayuda puede ser grande, y de diversas características, existe la necesidad de realizar una clasificación del tipo de servicio que se requiere. Para esto en general, se implementan tres niveles de servicio que se van superando dependiendo de la gravedad o complejidad de una solicitud particular (Blokdijk, 2008): - Nivel 1: las personas que atienden este nivel son las que tienen el primer contacto con los usuarios y tratan de resolver el problema de forma inmediata, realizando preguntas básicas sobre el mismo y la situación que se está presentando. Si los protocolos establecidos para el primer nivel no permiten solucionar el problema este se pasa al nivel 2. (Blokdijk, 2008). - Nivel 2: las personas que ofrecen servicios en este nivel son especialistas, es decir, cuentan con la experiencia técnica particular y con los conocimientos necesarios para resolver preguntas especificas sobre su especialidad: hardware, software o redes. (Blokdijk, 2008). 2728 - Nivel 3: las personas de este nivel deben solucionar las solicitudes que no resuelva el nivel 2. En este nivel se requiere la realización de un análisis especial y posiblemente la revisión cuidadosa sobre la programación y configuración de los sistemas, por lo tanto la solución puede tomar más tiempo del esperado. (Blokdijk, 2008). Las mesas de ayuda son importantes porque pueden proveer asistencia a problemas que no pueden ser manejados por los usuarios, y especialmente, en temas en los que no son expertos. El trabajo típico de una mesa de ayuda es recibir solicitudes de las personas usuarias y proveerles soluciones inmediatas. Una mesa de ayuda con un volumen alto de usuarios, requiere el uso de un software específico que le permita gestionar eficientemente todas las necesidades reportadas por sus clientes. (Blokdijk, 2008). Un software de mesa de ayuda posee funcionalidades para el seguimiento de los incidentes que se han registrado así como para identificar la forma como estos se han gestionado, es decir, los casos se documentan así como sus soluciones. Dentro de los esquemas de soporte una mesa de ayuda corresponde al primer nivel de escalamiento, cuyo objetivo es cerrar la mayor cantidad de incidentes sin tener que pasarlos al siguiente nivel. Aunque el objetivo es cerrar los incidentes lo más pronto posible, la solución no es siempre inmediata, por lo tanto el software de mesa de ayuda debe proveer al usuario opciones para reportar y consultar con facilidad el estado y solución de los casos. (Blokdijk, 2008). Un software de mesa de ayuda es valorado porque además de ofrecer beneficios para los clientes, los ofrece también para la organización, ya que permite monitorear e identificar el foco de los problemas técnicos a los que se enfrentan los usuarios de forma que permite realizar un mejoramiento en los productos y servicios que ofrece el área de IT. (Blokdijk, 2008). Las mesas de ayuda pueden tener diferentes enfoques dependiendo del servicio para el cual hayan sido concebidas. En general, son organizadas para Soporte de Aplicaciones y Soporte de PC. Especialmente en el segundo esquema el uso de un software de mesa de ayuda es fundamental. El caso del Soporte para PC, es uno de los ítems que más consume en los presupuestos de las áreas de IT, esta actividad además afecta las áreas operativas de las organizaciones ya que dependiendo de la gravedad del incidente pueden causar impedimentos en la realización normal del trabajo, afectando la productividad. Las aplicaciones de mesa de ayuda proveen utilitarios que permiten la conexión remota a los computadores de los usuarios, lo cual hace que en lo 2829 posible las soluciones se generen más rápidamente, evitando el desplazamiento físico de los técnicos de mantenimiento. Esto permite reducir los costos, los tiempos de espera de los usuarios, y hace más efectivas las soluciones de los incidentes. (Blokdijk, 2008) PROCESOS DE LA OPERACIÓN DEL SERVICIO Como se mencionó en el numeral 1.1.2, la operación del servicio dentro del modelo ITIL tiene definido procesos, algunos de los cuales se definen a continuación. - Gestión de Eventos Un evento es cualquier hecho detectado y que tenga una implicación en la gestión de la infraestructura de IT y en la prestación de sus servicios, y que requiere evaluar el impacto en la desviación del servicio. En general, los eventos surgen por notificaciones de servicios de IT, opciones de configuración o herramientas de seguimiento (OGC, 2007). La operación efectiva del servicio depende de conocer el estado de la infraestructura de IT y detectar cualquier desviación sobre el comportamiento normal o esperado. Este conocimiento y detección se puede realizar por medio de sistemas de monitoreo y control que están basados en dos tipos de herramientas (OGC, 2007): o Herramientas de monitoreo activo que realizan sondeos automáticos para determinar el estado y la disponibilidad de los ítems de la configuración. Las excepciones que son detectadas se comunican a otra herramienta o al equipo que debe tomar las acciones necesarias para su corrección. o Herramientas de monitoreo pasivo que detectan y relacionan alertas operacionales o comunicaciones generadas por los ítems de la configuración. La gestión de los eventos puede ser aplicada a cualquier aspecto de la administración del servicio que requiera ser controlado y que pueda ser automatizado, entre ellos se encuentran (OGC, 2007): 2930 o Ítems de la configuración que son incluidos porque requieren estar siempre en un estado constante (por ejemplo dispositivos de red como switches). o Condiciones ambientales: se refiere a detección de fuego y humo, control de temperatura ambiente. o Monitoreo sobre el uso de licencias de software. o Seguridad: relacionada con la detección de intrusos. o Actividad normal: esto incluye seguimiento al funcionamiento normal de las aplicaciones o por ejemplo el desempeño de los servidores. Dentro de los valores que la gestión de los eventos genera para el negocio se encuentran (OGC, 2007): o Detección temprana de los incidentes, lo que permite asignar al equipo apropiado para la solución y busca que esta se genere antes de que se produzca un corte en el servicio. o Las herramientas de monitoreo evitan la asignación costosa de recursos permitiendo tener la información en tiempo real lo cual contribuye a reducir las caídas de los servicios. o Permiten detectar mejoras en los procesos. o Permite destinar los recursos humanos a tareas de innovación, como el diseño de nuevas funcionalidades u opciones que permitan al negocio explotar la tecnología para incrementar la ventaja competitiva. En la Figura 3, se encuentra el proceso de gestión de eventos definido en el modelo ITIL. 3031 Figura 3. Proceso de Gestión de Eventos Fuente: The Official Introduction to the ITIL Service Lifecycle,32 - Gestión de Incidentes Los incidentes son aquellos eventos que perturban o pueden interrumpir un servicio. Estos incluyen los eventos reportados por los usuarios en la mesa de ayuda o a través de una interfaz de gestión de incidentes. Los incidentes también pueden ser reportados por el personal técnico del área de IT. La gestión de los incidentes tiene una alta visibilidad en el negocio, por lo cual es uno de los procesos que primero se implementa cuando se realizan proyectos de administración de servicios. Los siguientes son los valores que aporta la gestión de los incidentes al negocio: o Habilidad para detectar y resolver incidentes lo cual deriva en una alta disponibilidad del servicio, es decir, el tiempo de inactividad del mismo es muy bajo, por lo tanto el negocio puede explotar la funcionalidad del servicio tal y como se ha diseñado. o Habilidad para alinear las actividades el área de IT con las prioridades del negocio. La gestión de los incidentes incluye la capacidad para identificar las prioridades del negocio y asignar los recursos necesarios para cumplir con estas. o Habilidad para identificar mejoras en los servicios, generadas por el entendimiento de los incidentes y el contacto con las personas que hacen parte de las actividades operativas del negocio. o En el proceso de gestión de los incidentes es posible identificar servicios adicionales y requisitos de entrenamiento encontrados en el área de IT o en el negocio. En general, los incidentes no son nuevos, es decir, la mayoría ya han ocurrido, por esta razón en muchas organizaciones se desarrollan incidentes modelo. Estos modelos definen un estándar que se aplica cuando el incidente tipo se presenta. Dicho estándar es un conjunto de pasos que se deben realizar para manejar el proceso de una forma y escala de tiempo predefinida. (OGC, 2007). Un incidente modelo incluye lo siguiente (OGC, 2007): o Pasos que se deben realizar para manejar el incidente. o Orden cronológico que estos pasos deben tener, así como sus dependencias. o Responsabilidades sobre quién debe hacer qué. o Plazos y tiempo límite para completar las acciones. 32 33 Figura 4. Proceso de Gestión de Incidentes Fuente: The Official Introduction to the ITIL Service Lifecycle,34 o Procedimientos de escalamiento, es decir, quién debe ser contactado y cuándo. o Actividades necesarias para la preservación de evidencias. Los modelos de incidentes son una entrada para las herramientas de soporte para la gestión de los incidentes, estas herramientas deben automatizar la manipulación, gestión y escalamiento del proceso. La Figura 4 (OGC, 2007) muestra el proceso para la gestión de incidentes definido en el modelo ITIL. - Gestión de Requerimientos Las solicitudes de servicio corresponden a una gran variedad de solicitudes de varios tipos que son requeridas al área de IT por los usuarios. En general, son cambios pequeños y de bajo riesgo, por ejemplo: cambio de contraseñas, instalación de aplicaciones de software en un computador particular o la solicitud de información. Considerando su escala y frecuencia, y su bajo riesgo, se utilizan un proceso separado para no congestionar ni obstruir los incidentes normales ni los cambios (OGC, 2007). Los incidentes se diferencian de los eventos, porque los primeros son eventos no planeados, los segundos usualmente son planeados (OGC, 2007). Como los requerimientos ocurren frecuentemente y deben ser manejados de forma consistente de forma que se alcancen los niveles de servicios definidos, es usual que se definan requerimientos modelo, de forma similar a los incidentes modelo (OGC, 2007). En general, los requerimientos se registran por medio de llamadas a la mesa de ayuda o completando un formulario en las aplicaciones destinadas para este fin (OGC, 2007). - Gestión de Problemas Dentro del modelo ITIL un problema se define con la causa desconocida de uno o más incidentes. El objetivo principal de la gestión de problemas es prevenir los problemas y los incidentes que estos generan para eliminar los incidentes recurrentes y minimizar el impacto de aquellos que no se pueden prevenir. (OGC, 2007). 3435 Figura 5. Proceso de Gestión de Problemas Fuente: The Official Introduction to the ITIL Service Lifecycle,36 La gestión de los problemas incluye las actividades necesarias para diagnosticar la causa raíz de los incidentes y determinar la resolución de los problemas. También implica la responsabilidad de asegurar que las soluciones se implementan a través de procedimientos controlados. (OGC, 2007). La gestión de los problemas también mantiene la información sobre los problemas, y las actividades para ser mitigado (workaround) y las soluciones, para que la organización pueda reducir el número de incidentes y el impacto de los mismos en el tiempo (OGC, 2007). La Figura 5 (OGC, 2007) contiene el proceso de gestión de problemas definido por el modelo ITIL TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS Las organizaciones actuales recurren a la figura de tercerización para cubrir el trabajo que se debe realizar en algunas de las áreas que la conforman. El objetivo fundamental de la tercerización, es permitir que las compañías se centren en sus competencias básicas, es decir, en aquello que constituye la parte esencial e innovadora de su negocio. Se busca delegar actividades que no son esenciales para una empresa en socios que sean expertos en las tareas asignadas, esto permite aprovechar al máximo los recursos que se tienen y mejorar las debilidades que se han detectado, por lo tanto el nivel de innovación se acelera y se convierte en una ventaja competitiva. (Koulopoulos, 2006). Una compañía en la que se realizan actividades por medio de la tercerización tiende a construir economías de escala externas y no internas, en áreas como recursos humanos, sistemas de información, sistemas financieros, atención al cliente, ingeniería, y en ocasiones en áreas como investigación y desarrollo. Al hacer esto, lo que se busca es profundizar de forma sólida en la innovación sin verse afectados por distracciones y costos de actividades que se consideran periféricas. (Koulopoulos, 2006). En general, para una compañía siempre resulta más fiable y menos costoso realizar las funciones empresariales estándar a través de un tercero, porque se reduce el riesgo de los cambios, se aumenta el rendimiento y la fiabilidad, se abren las puertas a una innovación rápida para la tecnología y para las actividades esenciales del negocio. Para alguien que ofrece servicios de tercerización es más 3637 rentable pues se concentra en ofrecer un servicio especializado a muchos clientes. (Koulopoulos, 2006). En su etapa inicial la tercerización se conoce como Outsourcing y se enfoca básicamente en reducir costos y trasladar los riesgos de un proceso definido a un tercero. La evolución de esta tercerización tiende a generar innovación y centrar los esfuerzos de la organización en las actividades esenciales, este perfeccionamiento se conoce como Smartsourcing. Los beneficios que la tercerización puede generar para un negocio son los siguientes (Brown, 2005): - Incrementar las oportunidades de negocio. - Mejorar la imagen corporativa y las relaciones públicas. - Prevenir la pérdida de oportunidades. - Reducir los costos anuales de forma casi inmediata. - Permitir que el negocio se enfoque en las competencias esenciales. - Recudir o eliminar las quejas de los clientes. - Incrementar la lealtad de los clientes. - Reducir los costos de los proyectos y los eventos. - Aumentar la competitividad. - Tener el tiempo y los recursos necesarios disponibles para las actividades esenciales. Cuando una organización opta por la tercerización de actividades debe seguir todo un proceso que inicia con una toma de decisiones, la cual implica (Brown, 2005): - Definir la orientación estratégica de la organización. - Identificar las competencias básicas de la compañía y determinar sus objetivos estratégicos. - Elaborar una lista de proveedores y vendedores para tercerizar actividades. - Definir un proceso para la implementación de la tercerización. Esta decisión debe considerar cuatro aspectos fundamentales (Brown, 2005): - Mejorar estratégicamente las competencias esenciales. - Llegar a un consenso con empleados, sindicatos y comunidad. - Encontrar el menor costo o el mejor valor para el negocio. - Identificar y reconocer el impacto de la tercerización en las operaciones internas. 37 38 Figura 6. Proceso de Tercerización Fuente: The Black Book of Outsourcing: How to manage Changes, Challenges, and Opportunities, Una vez tomada esta decisión, se continúa con las siguientes fases del proceso de tercerización que incluyen definir el alcance, gestionar la contratación del servicio o producto, y evaluar los resultados (Brown, 2005). La Figura 6 (Brown, 2005) muestra las fases y actividades que hacen parte del mismo. Según la base de datos de pronósticos (Worldwide Forecast Database) (Gartner, 2010) el área que más se terceriza en las organizaciones es la relacionada con IT (tecnologías de la información). La Figura 7 (Brown, 2005) muestra dicha tendencia. Figura 7. Tendencias de Tercerización Fuente: The Black Book of Outsourcing: How to manage Changes, Challenges, and Opportunities, Mostrar más
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