Source: https://www.uoou.cz/stanovisko-c-6-2012-zpracovani-osobnich-udaju-zamestnancu-ve-nbsp-vztahu-k-nbsp-oznamovaci-povinnosti-spravce-podle-16-zakona-o-nbsp-ochrane-osobnich-udaju/d-1541/p1=2515
Timestamp: 2019-10-16 02:57:22+00:00

Document:
Stanovisko č. 6/2012 – Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů: Archiv: Úřad pro ochranu osobních údajů
Stanovisko č. 6/2012 – Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů
6_2012 [PDF, 254 kB]
březen 2012 (původně K problémům z praxe č. 2/2005), poslední revize duben 2013
Ze strany zaměstnavatelů je velmi často podáváno na Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) oznámení o zpracování osobních údajů prováděné v rámci personální a mzdové agendy. Mnoho zaměstnavatelů se domnívá, že pro takové zpracování je nutné plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Pro plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele – správce lze uvést následující:
Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. V důsledku toho dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem (např. v rámci osobního spisu zaměstnance, který obsahuje pracovní smlouvu, platové výměry, doklady o vzdělání apod.). Tyto osobní údaje slouží pro zpracování výstupů v oblasti mzdové, daňové, důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění. K zákonům, které zaměstnavateli ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje, patří např. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, (§ 38j), zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, zákon č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, zákon č. 100/1988 Sb., o sociálním zabezpečení, zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění. Zaměstnavateli tak v řadě případů vzniká zákonná povinnost provádět zpracování osobních údajů zaměstnanců nezbytné pro dodržení jeho právních povinností uložených mu zvláštními zákony.
Podle ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů se oznamovací povinnost dle § 16 tohoto zákona nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci sjednávání pracovního vztahu a dále při zpracování personální a mzdové agendy se tudíž vztahuje výjimka z oznamovací povinnosti podle citovaného ustanovení zákona. Je však nutné zdůraznit, že absence oznamovací povinnosti nezbavuje zaměstnavatele ostatních povinností při zpracování osobních údajů, stanovených zákonem o ochraně osobních údajů.
K častému nedorozumění dochází při zpracování „citlivých osobních údajů“ zaměstnanců. Někteří zaměstnavatelé se nesprávně domnívají, že zpracovávají citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců. Potvrzení lékaře nebo zdravotnického zařízení (např. ze vstupní nebo preventivní lékařské prohlídky) o tom, zda pracovník je, nebo není schopen vykonávat svoji práci, není citlivým údajem o zdravotním stavu ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Nevypovídá totiž konkrétně o zdravotním stavu zaměstnance, ale pouze o tom, zda je zaměstnanec způsobilý vykonávat pracovní úkony.
Citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců je oprávněn zpracovávat např. smluvní závodní lékař, nikoliv ovšem zaměstnavatel. Výjimkou může být případ zaměstnání zaměstnanců se změněnou pracovní schopností. V tomto případě vyplývají povinnosti zaměstnavatelů související se zaměstnáváním zaměstnanců se zdravotním postižením ze zvláštních právních předpisů (zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, zákoník práce, vyhláška č. 182/1991 Sb., kterou se provádí zákon o sociálním zabezpečení a zákon ČNR o působnosti orgánů České republiky v sociálním zabezpečení). I v uvedených případech zpracování citlivých osobních údajů správce nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů, a to opět proto, že mu toto zpracování ukládá zvláštní právní předpis.
V případě, že zaměstnavatel vyžaduje od svých zaměstnanců předložení výpisu z rejstříku trestů pro ověření způsobilosti pro výkon určitého zaměstnání v souladu s příslušným ustanovením zákoníku práce, není rovněž nutné plnit oznamovací povinnost. Výpis z rejstříku trestů, který dokládá beztrestnost, není citlivým osobním údajem o „odsouzení za trestný čin“ ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.
Zpracovávání osobních údajů o státní příslušnosti zaměstnanců souvisí se zaměstnáváním cizích státních příslušníků. Cizím státním příslušníkům, kteří na území naší republiky dlouhodobě pobývají (většinou z pracovních důvodů), je dle § 117 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, vydáván průkaz o povolení k pobytu. V tomto dokladu, kterým cizinci prokazují svoji totožnost, je dle přílohy nařízení Rady č. 1030/2002 ze dne 13. června 2002, kterým se stanoví jednotný vzor povolení k pobytu pro státní příslušníky třetích zemí, uveden také údaj o státní příslušnosti, nikoliv tedy citlivý osobní údaj o národnostním původu, který zaměstnavatelé často mylně a nadbytečně od cizince vyžadují, přitom však takový údaj k žádnému zákonnému účelu zpracovávat nepotřebují. Naopak informaci o státní příslušnosti potřebuje mít zaměstnavatel k dispozici, aby mohl plnit další povinnosti, které mu ukládají zvláštní zákony (např. odvod pojistného za zaměstnance dle § 5 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti apod.). I v tomto případě nedochází k oznamovací povinnosti, neboť je nutno aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.
Pokud zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců pouze za účelem vedení personální a mzdové agendy pro dodržení svých právních povinností uložených mu zvláštními zákony, nemusí plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů. Oznamovací povinnost podle § 16 tohoto zákona se na zaměstnavatele vztahuje pouze v tom případě, že zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců i pro jiné účely, než je mu uloženo příslušnými zákony.

References: § 16
 § 16
 § 16
 zákona č. 101
 § 18
 § 16
 § 4
 § 16
 § 4
 § 117
 zákona č. 326
 § 5
 zákona č. 592
 § 18
 § 16
 § 16