Source: https://www.luther-akademie.de/service/datenschutz/.html
Timestamp: 2019-12-11 08:10:51+00:00

Document:
Darum ist es auch nützlich und nötig, daß die Liebe und Gemeinschaft Christi und aller Heiligen verborgen, unsichtbar und geistlich vor sich gehe ...
Datenschutz - Informationen und Hinweise
Vorwort: Kein Grund zur Panik, aber ein Grund zum Handeln
Die Luther-Akademie möchte Sie auch weiterhin über ihre Aktivitäten informieren und zu ihren inspirierenden und bildungsorientierten theologischen Veranstaltungen einladen. Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen, das anhaltende Interesse und Ihre Unterstützung unserer Arbeit.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung anlässlich Ihres Besuches unserer Homepage und im Austausch mit uns ist uns ein wichtiges Anliegen.
Deshalb finden wir die seit dem 25. Mai 2018 auch für Vereine und damit für die Luther-Akademie geltende Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für alle Vereinsmitgliedstaaten der Europäischen Union sinnvoll. Da die Luther-Akademie ganz oder teilweise automatisiert personenbezogene Daten seiner Mitglieder der Luther-Akademie und sonstiger Personen verarbeitet, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, gilt gemäß Art. 2 Absatz 1 DS-GVO diese Rechtsgrundlage auch für die Luther-Akademie.
Nichtjuristen wird die seit 25. Mai 2018 geltende EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) in etwa so viel Lesevergnügen bereiten wie die überaus spannende und lehrreiche Lektüre eines sehr langen Medikamentenbeipackzettels. Schachtelsätze, komplexe, nicht immer eindeutige Definitionen, Querverweise und zahlreiche Ausnahmen kennzeichnen diesen umfangreichen Gesetzestext. Trotzdem ist es wichtig, dass der Datenschutz nun eindeutiger geregelt ist.
Wenn Sie Angebote der Luther-Akademie nutzen möchten, erfordert dies in der Regel die Angabe personenbezogener Daten, z.B. bei Anmeldung zu einer Tagung, bei Anforderungen von Programmen oder für Zusendung weiterer Informationen. Nachfolgend werden anhand von Informationen über die neue Rechtsgrundlage deren Einhaltung durch die Luther-Akademie erklärt.
Grundsätzlich erheben wir so wenige Daten wie unbedingt nötig. Sie haben das Recht zu wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Dabei werden Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften geschützt. Die folgenden Hinweise geben auch einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen.
Wenn Sie Rückfragen haben, können Sie sich gerne telefonisch (01736262488) oder per E-Mail (info@Luther-Akademie.de) an die Luther-Akademie wenden.
Ob Martin Luthers Einsicht (nachzulesen auf der Homepage unter der Rubrik ›Luther zum Nachdenken‹ http://www.luther-akademie.de/publikationen/lutherzitate/wa-tr-6/lutherzitate-wa-tr-6.html#WA TR 6, 285 Nr.6944)
»Oberkeit und Juristen bedürfen Vergebung der Sünden in ihrem Amt. Fursten und alle Regenten und Oberkeit, da sie gleich fromm und gottfürchtig sind, können in ihrem Amt und weltlichen Regiment ohne Sünde nicht seyn; sie thun bisweilen Manchem Unrecht, wenn sie sich gleich aufs allerfleißigste hüten. Denn sie könnens nicht allzeit also schnurgleich treffen und fadenrecht machen, wie etliche Klüglinge meinen; drüm bedürfen sie am allermeisten Vergebung der Sünden«
auch im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung genannt werden darf, mögen Sie nach der Lektüre der nachfolgenden Informationen und Hinweise beurteilen.
Dessau, 16. August 2018
I. Begriffs(er)klärungen der in der DS-GVO verwendeten Begriffe
Personenbezogene Daten sind nicht nur die zur unmittelbaren Identifizierung einer natürlichen Person erforderlichen Angaben, wie etwa Name, Anschrift und Geburts-datum, sondern darüber hinaus alle Informationen, die sich auf eine in sonstiger Weise identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen (Art. 4 Absatz 1 DS-GVO). Dazu gehören beispielsweise Titel, Nachname, Vorname, Beruf, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anschrift, Funktion in Gremien der Luther-Akademie, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts. Dies gilt für Informationen jedweder Art, also für Schrift, Bild oder Tonaufnahmen. Nicht von der DS-GVO geschützt werden Angaben über Verstorbene, wie etwa in einem Nachruf für ein verstorbenes Vereinsmitglied oder die Nennung auf einer Liste der Verstorbenen (Erwägungsgrund § 27 DS-GVO).
Statt einer Unterteilung in die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten wie bisher wird in der DS-GVO einheitlich der Begriff Verarbeitung verwendet. Als Verarbeitungsarten nennt die DS-GVO neben dem Erheben, Erfassen, Verwenden, Offenlegen, Verbreiten, Abgleichen das Löschen sowie das Vernichten (Art. 4 Absatz 1 DS-GVO).
Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob die Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird (Art. 4 Absatz 6 DS-GVO). Dazu zählen auch Papier-Akten.
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung o-der andere Stelle, die alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (Art. 4 Absatz 7 DS-GVO) – im Falle der Luther-Akademie sind dies die Vorstandsmitglieder und diejenigen, die im Rahmen der Aufgabenerfüllung für den Verein tätig werden.
Wesentliche Auftragsverarbeiter ist die natürliche oder juristische Person, oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Absatz 8 DS-GVO). Eine Auftragsverarbeitung spielt beispielsweise bei der Verlagerung der Verwaltung der Mitglieder der Luther-Akademie in eine Cloud eine wichtige Rolle (siehe unten), auch bei der EDV-Wartung und der Aktenvernichtung.
1. Notwendigkeit einer Rechtsgrundlage
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach Art. 6 Absatz 1 DS-GVO. Damit eine Verarbeitung rechtmäßig ist, müssen personenbezogene Daten mit Einwilligung der betroffenen Person oder auf einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage, die sich aus der DS-GVO ergibt, verarbeitet werden (Art. 6 Absatz 1 DS-GVO). Datenschutzrechtlich ist nicht etwa alles erlaubt, was nicht ausdrücklich verboten ist. Vielmehr bedarf umgekehrt jede Verarbeitung personenbezogener Daten einer Rechtsgrundlage.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten kommen insbesondere Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f DS-GVO in Betracht.
Die Vereinsmitgliedschaft in einem Verein ist als Vertragsverhältnis zwischen den Mitgliedern der Luther-Akademie und dem Verein anzusehen, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung vorgegeben wird. Die Satzung der Luther-Akademie ist ebenfalls auf der Homepage veröffentlicht. Für die Realisierung der Vereinsziele benötigen und nutzen wir die Mitglieder der Luther-Akademiedaten.
Erhebt die Luther-Akademie personenbezogene Daten von einer betroffenen Person (z. B. Teilnehmer an einer Tagung, Teilnahme am Forschungspreis der Luther-Akademie), so erfolgt dies zur Aufgabenerfüllung der Luther-Akademie. (Art. 5 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO).
2. Informationspflichten der Luther-Akademie
Erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten direkt bei der betroffenen Person, so hat der Verein aus Gründen der Transparenz von Datenverarbeitungsprozessen zum Zeitpunkt der Datenerhebung eine entsprechende datenschutzrechtliche Unterrichtung vorzunehmen (Art. 13
Absatz 1 und Absatz 2 DS-GVO). Daraus folgt, dass der Verein in jedem Formular, das er zur Erhebung personenbezogener Daten nutzt, auf Folgendes hinweisen muss:
• Name der Verantwortlichen im Vorstand für die Einhaltung des Datenschutzes,
• den Hinweis auf die Vereinssatzung,
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung,
• den Hinweis, dass die Daten zur Verwaltung der Mitglieder der Luther-Akademie erhoben und verarbeitet werden,
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern (z.B. Weitergabe personenbezogener Daten an Mitglieder der Luther-Akademie nur nach vorheriger Einwilligung des Betroffenen),
• Absicht über und Durchführung der Verwaltung der Mitglieder der Luther-Akademie in einer Cloud (EDV-gestütze Mitgliederverwaltung) sowie ggf. den Hinweis auf (Fehlen von) Garantien zur Datensicherheit,
• Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben,
• Belehrung über Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung),
• Hinweis auf jederzeitiges Widerrufsrecht der Einwilligung.
Im Aufnahmeformular wird auf die Informationspflichten hingewiesen.
Werden personenbezogene Datei auf andere Weise als bei der betroffenen Person erhoben, so richten sich die Informationspflichten nach Art. 14 Absatz 1 und Absatz 2 DS-GVO. Die Informationspflichten aus Art. 14 Absatz 1 und Absatz 2 DS-GVO haben denselben Inhalt wie Art. 13 Absatz 1 und Absatz 2 DS-GVO. Zusätzlich informiert die Luther-Akademie über die Quelle der erhobenen Daten.
3. Schriftliche Regelungen zum Datenschutz: Datenschutzordnung
Die Luther-Akademie trifft wie jeden Verein die Pflicht, die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung schriftlich festzulegen.
In der Mitgliederversammlung wird eine ›Datenschutzrichtlinie‹ zur
Entscheidung verabschiedet. Die Datenschutzrichtlinie kann von der Mitglieder der Luther-Akademieversammlung beschlossen werden und muss nicht die Qualität einer Satzung haben.
Der Aufbau der Datenschutzregelungen orientiert sich am Weg der Daten von der Erhebung über die Speicherung, Nutzung, Verarbeitung (insbesondere Übermittlung) bis zu ihrer Sperrung und Löschung zu orientieren. Dabei ist jeweils konkret festgelegt, welche Daten (z.B. Titel, Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtstag usw.) welcher Personen (z.B. Mitglieder der Luther-Akademie, Teilnehmer an Veranstaltungen, Besucher von Veranstaltungen) verwendet werden. Diese Angaben sind erforderlich zur Erfüllung der Aufgaben der Luther-Akademie und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder der Luther-Akademie. Weiter werden Daten verarbeitet, die im Zusammenhang mit Tagungen und im Zusammenhang mit der des Forschungspreises für Lutherforschung stehen.
In der Datenschutzordnung ist weiter geregelt, welcher Funktionsträger zu welchen Daten Zugang hat und zu welchem Zweck er Daten von Mitgliedern der Luther-Akademie und Dritten verarbeiten und nutzen darf. Ferner ist geregelt, welche Daten zu welchem Zweck im Wege der Auftragsdatenverarbeitung verarbeitet werden.
Darüber hinaus werden Daten an Dritte nur im Zusammenhang mit der Organisation der Tagung gemeldet. Der Empfänger darf die Daten nur im Zusammenhang mit den Tagungen nutzen.
Eine Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist erforderlich, soweit die Luther-Akademie in weitergehendem Maße, d.h. über die Verwirklichung der Aufgaben der Luther-Akademie hinaus, personenbezogene Daten verarbeitet, als er dazu befugt ist.
Eine Einwilligung ist datenschutzrechtlich nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht und dieser zuvor
ausreichend und verständlich darüber informiert worden ist, welche Daten aufgrund der Einwilligung für welchen Zweck vom Verein verarbeitet werden sollen.
Im Gegensatz zum BDSG, das für Einwilligungen grundsätzlich die Schriftform und nur ausnahmsweise auch die elektronische Form zulässt, ermöglicht die DS-GVO, dass die Einwilligung schriftlich, elektronisch, mündlich oder sogar konkludent erfolgen kann. Die Einwilligung wird durch die Aufbewahrung des Antrags auf Vereinsmitgliedschaft dokumentiert (Art. 7 Absatz 1 DS-GVO).
Die Luther-Akademie sichert zu, dass die datenschutzrechtlichen Einwilligungen der Mitglieder der Luther-Akademie nicht durch Mehrheitsbeschlüsse der Mitgliederversammlung oder des Vorstands ersetzt werden. Eine sogenannte „Widerspruchslösung“, wonach die Einwilligung unterstellt wird, wenn das Vereinsmitglied oder Dritte einer Datenverarbeitungsmaßnahme – etwa der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet - nicht ausdrücklich widerspricht, stellt keine wirksame Einwilligung dar. Die Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung personenbezogener Mitglieder der Luther-Akademie im Internet erfolgt bei der Aufnahme von neuen Mitgliedern der Luther-Akademie bereits bei der Aufnahme in den Verein (nach dem Muster Anlage 1). Mitglieder der Luther-Akademie, die vor Inkrafttreten der DSGVO ihren Beitritt erklärt haben, werden hiermit unter Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht informiert.
– Das Vereinsmitglied erteilt seine Einwilligung freiwillig und kann sie jederzeit widerrufen. Das Vereinsmitglied kann den Umfang der zu veröffentlichenden Daten von vornherein beschränken.
– Dem Vereinsmitglied muss die Tragweite seiner Erklärung bewusst sein. Das ist nur der Fall, wenn es weiß, welche seiner Daten in das Internet bei Vorliegen weiterer Voraussetzungen eingestellt werden sollen.
III. Erhebung personenbezogener Daten durch die Luther-Akademie
1. Erhebung von Daten von Mitgliedern der Luther-Akademie
Die Luther-Akademie darf aufgrund des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO beim Vereinsbeitritt (Aufnahmeantrag oder Beitrittserklärung) und während der Vereinsmitgliedschaft nur solche Daten von Mitgliedern der Luther-Akademie erheben, die für die Begründung und Durchführung des zwischen Vereinsmitglied und Verein durch den Beitritt zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind. Damit dürfen alle Daten erhoben werden, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder der Luther-Akademie (wie etwa Name, Anschrift, in der Regel auch das Geburtsdatum, ferner IBAN und BIC) notwendig sind.
2. Erhebung von Daten Dritter
Nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO kann die Luther-Akademie Daten von anderen Personen als von Mitgliedern der Luther-Akademie (z.B. von Gästen, Besuchern unserer Tagungen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der Luther-Akademie erforderlich ist. Ein berechtigtes Interesse besteht grundsätzlich nur an den Daten, die für eine eindeutige Identifizierung erforderlich und ausreichend sind, d.h. Titel, Name, Vorname, Anschrift und ggf. das Geburtsdatum.
3. Hinweispflicht bei der Erhebung von Daten
Bei der Gestaltung von Erhebungsbögen und (Online-)Formularen, die zur Datenerhebung eingesetzt werden, ist die Hinweispflicht des Art. 13 DS-GVO zu beachten.
Bei der Anmeldung zu Tagungen werden diese Daten für die Organisation der Tagung und für statistische Zwecke verwendet.
IV. Speicherung personenbezogener Daten durch die Luther-Akademie
1. Sicherheit personenbezogener Daten
Die Luther-Akademie speichert die personenbezogenen Daten der Mitglieder der Luther-Akademie (vgl. Art. 2 Absatz 1 DS-GVO) automatisiert im Vereinsverwaltungsprogramm NETXP. Dieses als Vereinsprogramm wird auf fremden Servern betrieben. Die Luther-Akademie hat mit der Firma eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen, die den Anforderungen nach der DS-GVO Rechnung trägt.
Die nach Art. 32 DS-GVO sind bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, sind in diesem zertifizierten Programm sichergestellt, zum Beispiel der Schutz der in diesem Computersystem abgelegten Daten der Mitglieder der Luther-Akademiedaten vor unbefugten Zugriffen durch passwortgeschützte Nutzer-Accounts.
Im Fall der Datenverarbeitung im Auftrag ist zu beachten, dass die Luther-Akademie nur Auftragsverarbeiter einsetzen darf, die eine hinreichende Garantie für eine datenschutz-konforme Datenverarbeitung gewährleistet ist (vgl. Art 28 Absatz 1 DS-GVO). Der Nachweis für diese Qualifikation kann über entsprechende Zertifizierungen gemäß Art. 42 DS-GVO und anerkannte Verhaltenskodizes nach Art. 40 DS-GVO geführt
werden (Art. 28 Absatz 5 DS-GVO).
Wird eine Auftragsverarbeitung beauftragt, darf diese nur auf der Grundlage eines bindenden Vertrages erfolgen (Art. 28 DS-GVO), in dem festgelegt wird:
 Gegenstand und Dauer der Auftragsdatenvereinbarung,
 Umfang, Art und Zweck der Datenerhebung,
 Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten,
 Kategorie der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen,
 Pflichten und Rechte des Verantwortlichen,
 Umfang der Weisungen, die zu dokumentieren sind,
 Verpflichtung des vom Auftragsverarbeiter eingesetzten Personals auf das Datengeheimnis,
 technische und organisatorische Maßnahmen,
 zulässige Unterauftragsverhältnisse,
 Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Erfüllung der in Kapitel III der DS-GVO vorgeschriebenen Rechte der betroffenen Personen,
 Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei den in Art. 32 ff. DS-GVO festgeschriebenen Verpflichtungen, insbesondere bei der Meldepflicht von Datenschutzverstößen,
 Abwicklung nach Beendigung der Auftragsverarbeitung,
 Kontrollrechte des Auftraggebers.
Gemäß Art. 28 Absatz 9 DS-GVO muss der Vertrag entweder schriftlich oder in einem elektronischen Format abgefasst sein. Hierfür genügt jedoch nicht jede bestätigende E-Mail; vielmehr sind nur solche elektronische Formate akzeptabel, die beiden Parteien zu ihrer Information zugänglich sind, und wenn damit dokumentiert ist, welcher Vertragsinhalt bestätigt wurde. Die Erklärung soll deswegen der „Textform“ i. S. des § 126b BGB entsprechen. Im Ergebnis muss der Vertragspartner in der Lage sein, das akzeptierte Dokument „bei sich“ zu speichern und auszudrucken.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an den Auftragsverarbeiter stellt daher eine Übermittlung dar. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO. Denn ein berechtigtes Interesse i. S. des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO ist dann zu bejahen, wenn sich der Verantwortliche für diese Organisation
seiner Datenverarbeitung entschieden hat.
Die Luther-Akademie hat mit der das Vereinsprogramm NETXP betreibenden Firma eine Vereinbarung abgeschlossen.
V. Nutzung von personenbezogenen Daten durch die Luther-Akademie
1. Nutzung von Daten der Mitglieder der Luther -Akademie
Innerhalb der Luther-Akademie ergeben sich die Aufgaben, die bestimmten Funktionsträgern zugewiesen sind, entweder aus der Satzung oder aus Beschlüssen des Vorstands oder aufgrund einer vom Vorstand vorgenommenen Delegation. Für den Umgang mit den Daten der Mitglieder gilt, dass jeder Funktionsträger nur die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Daten kennen, verarbeiten oder nutzen darf. So darf etwa der Vorstand auf alle Daten der Mitglieder zugreifen, wenn er diese zur Aufgabenerledigung benötigt. Auch müssen der Geschäftsstelle alle Mitglieder der Luther-Akademiedaten regelmäßig für die Mitgliederverwaltung und -betreuung zur Verfügung stehen, während es in der Regel für den Kassierer genügt, wenn er die für den Einzug der Vereinsmitgliedsbeiträge relevanten Angaben (Name, Anschrift und Bankverbindung) kennt. Dabei dürfen die Daten grundsätzlich nur zur Verfolgung des Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern der Luther-Akademie genutzt werden (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO). Nur ausnahmsweise ist es möglich, diese Daten für sonstige berechtige Interessen des Vereins oder Dritter zu nutzen – vorausgesetzt, dem stehen keine schutzwürdigen Interessen der Mitglieder der Luther-Akademie entgegen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO).
Daten Dritter, zum Beispiel Daten von Tagungsteilnehmern, die nicht Mitglieder der Luther-Akademie sind, dürfen gespeichert und genutzt werden, wenn dies für die Begründung oder Durchführung eines rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses (Vertrag) mit diesen Personen erforderlich ist (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO) oder die Luther-Akademie ein berechtigtes Interesse daran hat. Weiter dürfen schutzwürdige Interessen der Betroffenen nicht entgegenstehen. Diese Daten dürfen grundsätzlich nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie die Luther-Akademie erhoben oder erhalten hat. Lediglich dann, wenn eine Weiterverarbeitung der Daten mit dem Zweck der ursprünglichen Datenerhebung als vereinbar anzusehen ist, ist eine Zweckänderung zulässig (Art. 6 Absatz 4 DS-GVO), zum Beispiel für Einladungen zu weiteren Tagungen. Auf ein diesbezügliches Widerspruchsrecht ist ausdrücklich hinzuweisen.
3. Nutzung von Daten für Spendenaufrufe und Werbung
Die Luther-Akademie hat regelmäßig ein erhebliches Interesse an der Mitglieder- und Spendenwerbung. Die Daten seiner Mitglieder der Luther-Akademie darf der Verein nur für Spendenaufrufe und für Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins nutzen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO). Die Nutzung von Daten der Mitglieder für die Werbung Dritter ist ohne Einwilligung des betroffenen Mitglieds der Luther-Akademie grundsätzlich nicht zulässig.
Daten Dritter, die dem Verein bekannt sind, etwa von Personen, die regelmäßig an den Tagungen der Luther-Akademie teilgenommen haben, darf die Luther-Akademie für Werbezwecke nutzen, wenn diese entweder darin eingewilligt haben und die Luther-Akademie berechtigte Interessen an der Nutzung hat und keine Interessen oder Grundrechte des Dritten überwiegen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO). Die Luther-Akademie
hat daher transparent über eine vorgesehene Nutzung der Daten zu informieren, auch über das jederzeitige Widerspruchsrecht (Art. 21 Absatz 2 und 4 DS-GVO). Widerspricht der Adressat der Nutzung seiner Daten für Werbezwecke gegenüber dem Verein, ist dies zu respektieren. Ein Widerspruch hat zur Folge, dass die personenbezogenen Daten für Werbezwecke nicht mehr verwendet werden dürfen (Art. 21 Absatz 3 DS-GVO).
VI. Verarbeitung personenbezogener Daten durch Übermittlung durch die Luther-Akademie
1. Grundsätzliches zur Übermittlung
Zur Datenübermittlung gehört jede Art von Veröffentlichung personenbezogener Angaben, z.B. in einer Tageszeitung oder im Internet. Nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO können die Daten von Mitgliedern der Luther-Akademie weitergegeben werden, wenn dies zur Erreichung des Vereinszwecks, insbesondere zur Verwaltung und Betreuung der Mitglieder der Luther-Akademie erforderlich ist. Darüber hinaus darf die Luther-Akademie die Daten ihrer Mitglieder und anderer Personen auch zu einem anderen Zweck als zu dem, zu dem sie erhoben worden sind, übermitteln, wenn die Luther-Akademie oder der Empfänger daran ein berechtigtes Interesse haben und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO).
2. Datenübermittlung an Mitglieder der Luther-Akademie
Mitglieder der Luther-Akademie dürfen auf die Daten der anderen Mitglieder der Luther-Akademie nicht ausnahmslos Zugriff nehmen. Zwei Ausnahmen sind für den Fall zulässig, dass die Luther-Akademie oder der Empfänger ein begründetes berechtigtes Interesse daran haben:
- Mitglieder der Luther-Akademielisten bzw. Teilnehmerlisten werden ausgegeben,
- die Personalien aller Mitglieder der Luther-Akademie, die nicht von der Privatsphäre besonders geschützt sind, werden so in das Internet eingestellt, dass die anderen Mitglieder der Luther-Akademie die Daten unter Verwendung eines Passworts abrufen können. Vielmehr müssen die rechtlichen Voraussetzungen für die Zulässigkeit einer Übermittlung vorliegen.
Ansonsten darf die Übermittlung nicht erfolgen. Es darf nicht verkannt werden, dass Mitglieder der Luther-Akademie sich grundsätzlich darauf verlassen dürfen, dass die Luther-Akademie ihre Daten ausschließlich für die Förderung der Vereinszwecke und zur Verwaltung und Betreuung der Mitglieder nutzt.
3. Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Rechte der Mitglieder der Luther-Akademie
Damit die Regelung in der Satzung der Luther-Akademie, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, realisiert werden kann, erhalten die Mitglieder der Luther-Akademie auf Antrag eine Adressliste, die es ihnen ermöglicht, eine ausreichende Anzahl anderer Mitglieder der Luther-Akademie für die Unterstützung eines solchen Antrags auf Einberufung einer außerordentlichen Mitglieder der Luther-Akademieversammlung zu erreichen. Vor Erhalt der Mitgliederliste ist zuzusichern, dass die Adressen nicht für Zwecke verwendet werden, die mit der Erfüllung der Aufgaben der Luther-Akademie in Einklang stehen. Die Bekanntgabe von Daten der Mitglieder für diesen Zweck ist wegen der Pflicht des Vereins, die Ausübung satzungsmäßiger Rechte zu ermöglichen, regelmäßig im Vereinsinteresse erforderlich, ohne dass Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO).
4. Mitteilungen personenbezogener Informationen in Veröffentlichungen der Luther-Akademie
Bei diesen Veröffentlichungen handelt es sich um die Übermittlung dieser Angaben an einen nicht überschaubaren Kreis, die davon Kenntnis nehmen können. Daher dürfen personenbezogene Daten nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f DS-GVO nur veröffentlicht werden, wenn es für die Öffentlichkeitsarbeit im Hinblick auf die Aufgabenerfüllung der Luther-Akademie erforderlich ist oder wenn die Luther-Akademie oder die Personen, die davon Kenntnis nehmen können, ein berechtigtes Interesse an der Veröffentlichung haben und schutzwürdige Belange der Betroffenen nicht beeinträchtigt werden.
Persönliche Nachrichten mit einem Bezug zum Verein wie Eintritte, Austritte, Spenden, Geburtstage und Jubiläen können veröffentlicht werden, wenn dem Verein keine schutzwürdigen Belange des Betroffenen bekannt sind, die dem entgegenstehen. Daher sind die Mitglieder der Luther-Akademie gebeten mitzuteilen, wenn dies nicht gewünscht wird. Informationen aus dem persönlichen Lebensbereich eines Vereinsmitglieds (z.B. Eheschließungen, Geburt von Kindern, Abschluss von Schul- und Berufsausbildungen) dürfen nur veröffentlicht werden, wenn das Mitglied der Luther-Akademie ausdrücklich sein Einverständnis erklärt hat. Vergleichbares gilt für die Bekanntgabe der Höhe der Spende eines Vereinsmitglieds. Spender und Sponsoren außerhalb des Vereins dürfen nur mit ihrem Einverständnis öffentlich bekannt gegeben werden, weil ihr Interesse an vertraulicher Behandlung grundsätzlich überwiegt.
5. Unzulässigkeit der Datenübermittlung zu Dritter
Da die Bekanntgabe von Mitgliederdaten für Werbezwecke Dritter nicht von den Aufgaben der Luther-Akademie gedeckt ist, wird die Luther-Akademie diese Daten wegen der besonderen Rücksichtnahmepflichten in Bezug auf die schutzwürdigen Belange seiner Mitglieder nicht
6. Veröffentlichungen im Internet
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch die Luther-Akademie im Internet ist grundsätzlich zulässig, wenn sich der Betroffene ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat. Zulässige Ausnahmen sind:
 Die Mitglieder des Vorstands und des Kuratoriums dürfen auch ohne ausdrückliche Einwilligung mit ihrer „dienstlichen“ Erreichbarkeit in das Internet auf der Homepage des Vereins eingestellt werden. Die private Adresse eines Funktionsträgers wird nur mit seinem Einverständnis veröffentlicht werden.
 Berichte über Mitglieder der Luther-Akademie oder über Dritte und Nachrichten der Luther-Akademie mit persönlichen Angaben (z.B. Preisträger des Forschungspreises der Luther-Akademie usw.) können auch ohne Einwilligung ins Internet eingestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO. Die zulässige Dauer der Veröffent-lichung hängt von der Bedeutung des Ereignisses, auf das sich die Veröffentlichung bezieht, und dem daraus abzuleitenden Informationsinteresse der Öffentlichkeit ab.
Die von der Luther-Akademie ausgerichteten Tagungen und Veranstaltungen sind öffentlich. Namen in diesem Zusammenhang werden öffentlich bekannt gegeben. Es stellt keinen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht dar, wenn Titel, Nachname, Vorname, die Zugehörigkeit zur Luther-Akademie und eventuell in begründeten Ausnahmefällen das Geburtsjahr aufgeführt werden. Die Veröffentlichung eines Fotos, des vollen Geburtsdatums (Tag, Monat und Jahr), der privaten Anschrift des Betroffenen erfolgen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Betroffenen.
7. Informationen über das Internet im passwortgeschützen Bereich
Im Falle der Einführung eines passwortgeschützten Bereichs auf der Internetseite) für Mitglieder der Luther-Akademie können über die Vergabe von Benutzerkennungen und Passwörtern individuelle Zugriffs-berechtigungen eingerichtet werden. Dies hat den Vorteil, dass beliebige Dritte die Daten nicht einsehen können, berechtigte Nutzer jedoch jederzeit über das Internet auf diejenigen personenbezogenen Daten zugreifen können, die sie zur Wahrnehmung ihrer Rechte und Pflichten als Vereinsmitglied oder Funktionsträger der Luther-Akademie benötigen.
8. Personenbezogene Auskünfte an die Presse und sonstige Medien
Bei Veröffentlichungen in allgemein zugänglichen Publikationen dürfen genauso wie Pressemitteilungen und -auskünfte nur in personenbezogener Form erfolgen, wenn es sich um ein Ereignis von öffentlichem Interesse handelt. Dabei ist darauf zu achten, dass die schutzwürdigen Belange der betroffenen Mitglieder der Luther-Akademie gewahrt werden. Ausschlaggebend ist, ob die Veranstaltung, über die berichtet wird, öffentlich ist oder war, was der Betroffene gegenüber der Presse selbst erklärt hat und was die Presse ihrerseits in Erfahrung bringen konnte. Personenbezogene Daten können dabei u.U. offenbart werden, wenn es um besondere Leistungen eines Vereinsmitglieds geht oder wenn eine Information im Interesse der Luther-Akademie oder der Öffentlichkeit erforderlich erscheint. Stets darf die Luther-Akademie dabei nur die unbedingt notwendigen persönlichen Angaben offenbaren. Auskünfte zum privaten, nicht vereinsbezogenen Bereich eines Vereinsmitglieds sollten ohne Einwilligung grundsätzlich nicht erfolgen, weil insoweit das schutzwürdige Interesse des Betroffenen dem Informationsinteresse der Allgemeinheit vorgeht.
9. Datenübermittlung an den Arbeitgeber und an die Versicherung
Krankenversicherungen sind grundsätzlich berechtigt zu erfahren, gegen wen und in welchem Umfang ihnen ein Regressanspruch wegen der Verletzung einer Person, an die sie deswegen Leistungen erbracht haben, durch ein Vereinsmitglied zusteht. Für die gesetzlichen Krankenversicherungen ergibt sich dies aus § 67a des Zehnten Buchs des Sozialgesetzbuchs, für die privaten Krankenversicherer aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO wegen des Versicherungsvertrags zwischen dem Geschädigten und seiner Versicherung. Die Luther-Akademie darf diese Anfragen grundsätzlich nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO beantworten. Dabei wird es allerdings genügen, der Versicherung nur den Namen des Schädigers mitzuteilen, damit sie sich an diesen wenden kann. Sollte dies nicht ausreichen, können auch weitere Angaben erfolgen. Um auch hier die schutzwürdigen Belange des Betroffenen angemessen berücksichtigen zu können, soll dieser vor der Übermittlung der Daten angehört werden. Vergleichbares gilt, wenn ein Arbeitgeber eines Vereinsmitglieds beim Verein in Erfahrung bringen will, ob sein Arbeitnehmer an einer Veranstaltung der Luther-Akademie teilgenommen hat, obwohl dieser krankheitsbedingt nicht zur Arbeit erschienen ist.
VII. Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten
Das Recht auf Löschung richtet sich nach Art. 17 Absatz 1 DS-GVO. Danach sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Die Luther-Akademie legt aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (Dokumentationsfristen) oder eines Beschlusses des Vorstands fest, welche Arten von Daten bis zu welchem Ereignis (z.B. Austritt aus dem Verein, Tod) oder für welche Dauer verarbeitet werden. Mit Erreichen des festgelegten Zeitpunkts muss eine Einschränkung der Verarbeitung erfolgen, sofern die betroffene Person sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt und eine Einschränkung verlangt (Art. 18 Absatz 1 Buchstabe c DS-GVO. Ansonsten sind sie mit Zweckerreichung zu löschen. Die Länge der Einschränkung der Verarbeitung orientiert sich grundsätzlich daran, wie lange mit Rückfragen des Betroffenen, mit Gerichtsverfahren oder mit sonstigen Vorgängen zu rechnen ist, die die Kenntnis des Datums noch erforderlich machen. Eingeschränkte Daten dürfen ohne Einwilligung des Betroffenen nur noch verarbeitet werden, wenn
- Rechtsansprüche durch den Verantwortlichen geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden,
- wenn Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschützt werden sollen (Art. 18 Absatz 2 DS-GVO).
Die Luther-Akademie hat die Möglichkeit, ein Vereinsarchiv zu führen und dort auch Vorgänge mit personenbezogenen Daten, die für eine aktive Nutzung nicht mehr benötigt werden, aufzubewahren. Dabei ist sicherzustellen, dass ein zuverlässiger Personenkreis Zugang zum Archiv hat. Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist nach Maßgabe des kirchlichen Archivrechts Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, entsorgt die Luther-Akademie so, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können (Datenlöschkonzeption). Insbesondere dürfen Mitglieder der Luther-Akademie- und Spenderlisten nicht unzerkleinert in Müllcontainer geworfen werden.
Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Funktionsträgern ist sicherzustellen, dass sämtliche Daten an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden.
VIII. Organisatorisches
1. Zulässigkeit der Tätigkeit ohne Datenschutzbeauftragten
Die Luther-Akademie ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, weil weniger als zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Der Vorstand der Luther-Akademie ist verpflichtet, sich selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch die Luther-Akademie zu kümmern.
Die Luther-Akademie führt ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, das nach Maßgabe des Art. 30 Absatz 1 DS-GVO folgende Angaben enthält:
 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters,
 Zwecke der Verarbeitung,
 Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten,
 Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind bzw. noch offengelegt werden,
 ggf. Angaben über Drittlandtransfer einschließlich Angabe des Drittlandes sowie Dokumentierung geeigneter Garantien,
 wenn möglich Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien und die Übergabe an das Archiv,
 wenn möglich die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 Absatz 1 DS-GVO.
Das Verarbeitungsverzeichnis wird in einem elektronischen Format geführt. (Art. 30 Absatz 3 DS-GVO).
IX. Informationen zur Internetseite www.Luther-Akademie.de
1. Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der Luther Zugriff auf Seiten der LutherZugriff auf Seiten der Luther-Akademie Akademie Akademie Akademie
Die Nutzung unseres Internetauftritts ist grundsätzlich ohne Eingabe persönlicher Kontaktdaten möglich. Bei der Verwendung des Kontaktformulars, bei Anmeldung zur Tagung, ggf. zum Bezug des Newsletters (Luther-Courier), bei Anforderungen von Programmen oder für Zusendung weiterer Informationen werden Daten im erforderlichen Umfang gespeichert.
Die Luther-Akademie nutzt Ihre persönlichen Daten ausschließlich zu Zwecken der technischen Administration der Internetseite, zur vertragsmäßigen Abwicklung der Tagung und zur sonstigen Kommunikation mit Ihnen. Eine Weitergabe von Daten an Dritte ausschließlich im erforderlichen Umfang, z.B. im Hinblick auf die Weitergabe der Daten an das Tagungsquartier.
Jeder Zugriff auf unsere Internetseite und jeder Abruf einer dort hinterlegten Datei wird protokolliert. Die Speicherung dient der Sicherheit (z.B. zur Abwehr von Angriffen), für statistische Auswertungen, zum Zweck des Betriebs sowie der Optimierung des Angebots.
Protokolliert werden: Name der abgerufenen Datei (URL), IP Adresse,
Zeitpunkt, Statuscode, Browser- und Betriebssystemversion. Diese Daten werden nicht bestimmten Personen zugeordnet. Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
4. Keine Plug -Ins für Facebook, Twitter & Google Plus, Keine Framing wie GoogleMaps & YouTube
Google Analytics kommt nicht zur Anwendung. Die Anzahl der Homepage-Besuche erfassen wir lediglich anonymisiert über die zum Content-Management-System-gehörenden Werkzeuge.
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8. Anmeldung zur Tagung / OnlineAnmeldung zur Tagung
Wir bitten darum, dass Sie sich über unser Online-Formular zu der jeweiligen Tagung / Veranstaltung anzumelden. Ihre Angaben dienen dazu, den gewünschten Buchungsvorgang durchzuführen.
Ihre Daten werden nach dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren übermittelt, beim Provider, mit dem ein Vertrag zur Speicherung der übermittelten Daten abgeschlossen ist, verarbeitet und nicht an weitere Dritte weitergeben.
Möchten Sie Einladungen zu Veranstaltungen und Informationen von uns digital über die Tagung hinaus erhalten, bitten wir Sie, dies bei der Online-Anmeldung mitzuteilen.
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, wird Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Die Luther-Akademie verwendet zurzeit keine elektronische Verschlüsselung und keine elektronischen Signaturen. Wir weisen darauf hin, dass unverschlüsselte E-Mails über das Internet unter Umständen auch von Unbefugten gelesen werden können. Vertrauliche Mitteilungen oder Dokumente, die eine ›besondere
Schriftform‹ erfordern und/oder fristgebunden sind, sollten deshalb nicht per E-Mail übermittelt werden. Bitte übermitteln Sie diese Dokumente per Post.
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Luther-Akademie behält sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.
Die Mitglieder der Luther-Akademie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deren gespeicherte personenbezogene Daten und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten.
12. Newsletter-Service bei Wiederaufnahme des Luther-Couriers
Wir werden wir Ihnen unseren Newsletter zusenden, wenn Sie Ihre Anmeldung nach Mitteilung Ihrer E-Mail-Adresse über eine von uns zugesendete E-Mail und einen darin enthaltenen Link (mit zeitlich begrenzter Gültigkeit) bestätigen.
Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über einen eingerichteten „Newsletter-Abmelden“-Link direkt im Newsletter.
Muster einer Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitgliederdaten der Luther-Akademie im Internet
Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitglieder der Luther-Akademiedaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied der Luther-Akademie die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:
• die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Bestimmungen im Hinblick auf den Datenschutz kennen,
»Ich bestätige das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und willige ein, dass die Luther-Akademie
(z.B.: Preisträger des Preises für Lutherforschung u.ä.)
wie angegeben auf der Internetseite der Luther-Akademie www.Luther-Akademie.de
(Online-Dienst / Internet ; Zugangsadresse)
veröffentlichen darf.«

References: Art. 2
 § 27
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 14
 Art. 14
 Art. 13
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 13
 Art. 2
 Art. 32
 Art. 42
 Art. 40
 Art. 32
 Art. 28
 § 126
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 67
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 17
 Art. 30
 Art. 32