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Timestamp: 2019-01-20 14:49:13+00:00

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Rechtsstände vergleichen: Datenschutzdurchführungsverordnung - Kirchenrecht Online-Nachschlagewerk
852 Datenschutzdurchführungsverordnung
Rechtsstand A: 24.05.2018 01.08.2015 01.01.2009 01.01.2008
Rechtsstand B: 24.05.2018 02.09.2016 01.01.2009 01.01.2008
des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD
(KABl. 2003 S. 258)
Auf Grund von § 27 Absatz 2 des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD)1# vom 12. November 1993 (ABl. EKD S. 505), geändert durch Kirchengesetz vom 7. November 2002 (ABl. EKD S. 381) erlässt die Kirchenleitung folgende Verordnung:
Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD
2007 S. 259
Zweite Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD
2008 S. 227
Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD
2015 S. 139
§ 9 Abs. 2 - 4
§ 9 Abs. 3 Satz 3
§ 11 Abs. 3 Satz 2
§ 12 Satz 4
§ 35 Abs. 8
Übersicht über die kirchlichen Werke und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit (zu § 1 Abs. 2 DSG-EKD)3#
Verpflichtung auf das Datengeheimnis (zu § 6 DSG-EKD)4#
(zu § 7a DSG-EKD)5#
Genehmigung der Einrichtung automatisierter Abrufverfahren (zu § 10 Abs. 3 DSG-EKD)6#
Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten im Auftrag (zu § 11 Abs. 7 DSG-EKD)7#
Aufsicht (zu § 14 DSG-EKD)8#
Kostenerstattung (zu § 15 Abs. 4 DSG-EKD)9#
Betriebsbeauftragte für den Datenschutz und örtlich Beauftragte für den Datenschutz (zu § 22 DSG-EKD)10#
Rechtsweg (zu § 27 Abs. 4 DSG-EKD)11#
VIII. Fundraising12#
X. Schlussbestimmungen13#
Verpflichtung von Mitarbeitenden auf das Datengeheimnis,
Anlage 2 zu § 7a:
Dokumentation zur Videobeobachtung und Videoaufzeichnung – Videoüberwachung
Anlage 3 zu § 9:
Bestellung von Beauftragten nach § 22 Abs. 1 DSG-EKD14# und deren Stellvertretung/Merkblatt und Muster
Anlage 4 zu § 11:
Merkblatt zur Veröffentlichung von Alters-, Ehejubiläums- und Amtshandlungsdaten/Muster 1-3
Anlage 5 zu § 15:
Personalunterlagen und Datenschutz
(zu § 1 Absatz 2 DSG-EKD)15#
Das Landeskirchenamt führt die Übersicht nach § 1 Absatz 2 DSG-EKD16# über die kirchlichen Werke und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit.
(zu § 6 DSG-EKD)18#
Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 6 DSG-EKD19# ist nach einem der Formblätter der Anlage 1 vorzunehmen, soweit die Personen nicht auf Grund anderer kirchlicher Bestimmungen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
§ 2a20#
(zu § 7a DSG-EKD)21#
Die Dokumentation nach § 7a Absatz 7 DSG-EKD22# wird nach dem Formblatt der Anlage 2 geführt.
(zu § 10 Absatz 3 DSG-EKD)23#
Die Einrichtung eines automatisierten Abrufverfahrens mit nichtkirchlichen Stellen nach § 10 Absatz 3 DSG-EKD24# bedarf der Genehmigung durch das Landeskirchenamt.
§ 425#
(zu § 11 Absatz 7 DSG-EKD)
1 Die Muster-Vereinbarungen (Arbeitshilfen des Landeskirchenamtes) zur vertraglichen Gestaltung der Auftragsdatenverarbeitung werden zur Anwendung empfohlen. 2 Vor dem Abschluss von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung soll die oder der örtlich Beauftragte oder die oder der Betriebsbeauftragte für den Datenschutz beteiligt werden.
§ 526#
(zu § 14 DSG-EKD)27#
( 3 ) Die kirchlichen Körperschaften sowie die kirchlichen Werke und kirchlichen Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit sowie die rechtsfähigen evangelischen Stiftungen des bürgerlichen Rechts sollen Dienst- und Organisationsanweisungen für den Einsatz und Betrieb der Informations- und Kommunikationstechnik sowie für die Durchführung des Datenschutzes und der Datensicherheit erlassen.
§ 628#
(zu § 15 Absatz 4 DSG-EKD)29#
Sofern im Rahmen des Auskunftsrechts nach § 15 Absatz 4 DSG-EKD30# zusätzlich Ablichtungen erstellt werden, dürfen die kirchlichen Stellen eine angemessene Kostenerstattung entsprechend der Gebührentafel der Archivgebührenordnung berechnen.
§ 831#
§ 932#
(zu § 22 DSG-EKD)33#
( 1 ) 1 Vor der Bestellung gemeinsamer Betriebsbeauftragter für den Datenschutz nach § 22 Absatz 1 Satz 2 DSG-EKD34# hat jede beteiligte kirchliche Stelle ihre Zustimmung zur Bestellung zu erklären. 2 Dabei können Vereinbarungen zum Arbeitsumfang und zur Finanzierung getroffen werden.
3 Die oder der vom Kirchenkreis bestellte örtlich Beauftragte für den Datenschutz ist auch für die Kirchengemeinden und Verbände zuständig, soweit nicht eigene örtlich Beauftragte für den Datenschutz bestellt sind.
( 2 ) 1 Die Bestellung von Beauftragten nach Absatz 1 kann befristet oder unbefristet erfolgen. 2 Sie erfolgt schriftlich nach dem Muster der Anlage 3. 3 Die Bestellung kann nach Anhörung der betroffenen Beauftragten schriftlich widerrufen werden, wenn ein Interessenkonflikt mit anderen Aufgaben oder sonst ein wichtiger Grund eintritt. 4 Die Bestellung und der Widerruf sind in geeigneter Form den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt zu geben.
( 3 ) 1 Die Bestellung und der Widerruf von Beauftragten nach Absatz 1 ist der oder dem Beauftragten für den Datenschutz anzuzeigen. 2 Die Bestellung und der Widerruf von Betriebsbeauftragten für den Datenschutz ist zusätzlich dem Diakonischen Werk mitzuteilen. 3 Die Bestellung und der Widerruf von örtlich Beauftragten für den Datenschutz ist zusätzlich der aufsichtsführenden Stelle gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 2 bekannt zu geben.
§ 9a35#
(zu § 27 Absatz 4 DSG-EKD)
1 In Streitsachen aus der Anwendung der Regelungen über den kirchlichen Datenschutz ist die Verwaltungskammer der Evangelischen Kirche von Westfalen zuständig. 2 Die Klage ist ohne Vorverfahren zulässig, soweit es sich bei der kirchlichen Stelle um eine juristische Person des Privatrechts oder um eine rechtsfähige evangelische Stiftung des bürgerlichen Rechts handelt.
§ 1036#
( 1 ) 1 Die von den kommunalen Stellen übermittelten Meldedaten und die von kirchlichen Stellen erhobenen personenbezogenen Daten dürfen für die Führung der Gemeindegliederverzeichnisse sowie für kirchliche Aufgaben verarbeitet und genutzt werden37#. 2 Die Bestimmungen des Kirchengesetzes über die Kirchenmitgliedschaft38#, der Verordnung über die in das Gemeindegliederverzeichnis aufzunehmenden Daten der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen39# sowie die Verordnung für die Führung eines Verzeichnisses der Kirchenmitglieder40# sind zu beachten.
( 2 ) 1 Die kirchlichen Stellen dürfen Namen, Vornamen und Anschriften von Gemeindegliedern an ihre Medien- und Presseverbände zum Zwecke der Werbung für die Kirchengebietspresse übermitteln. 2 Die kirchliche Stelle kann schriftlich genehmigen, dass die übermittelten personenbezogenen Daten im Auftrag durch andere Stellen oder Personen genutzt werden dürfen. 3 § 11 DSG-EKD41# und § 4 dieser Verordnung bleiben unberührt.
§ 1142#
( 1 ) 1 Die Kirchengemeinden dürfen Alters- und Ehejubiläen von Gemeindegliedern in Gemeindebriefen und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen mit Namen und Anschriften sowie Tag und Ort des Ereignisses veröffentlichen, soweit die Betroffenen im Einzelfall nicht widersprochen haben. 2 Auf das Widerspruchsrecht sind die Betroffenen rechtzeitig vor der Veröffentlichung hinzuweisen. 3 Bei regelmäßigen Veröffentlichungen ist es ausreichend, wenn ein Hinweis auf das Widerspruchsrecht regelmäßig an derselben Stelle wie die Veröffentlichung erfolgt.
( 2 ) 1 Die Kirchengemeinden dürfen kirchliche Amtshandlungen in Gemeindebriefen und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen mit Namen, Anschriften sowie Tag und Ort der vorgenommenen Amtshandlung veröffentlichen. 2 Die Veröffentlichung unterbleibt, wenn hierfür von den Betroffenen ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Veröffentlichung geltend gemacht wird. 3 Die Veröffentlichung der Adressen der Betroffenen darf in Gemeindebriefen und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen vorgenommen werden, soweit die Betroffenen im Einzelfall nicht widersprochen haben. 4 Absatz 1 Satz 2 und 3 gelten entsprechend.
( 3 ) 1 Die aus den kommunalen Melderegistern übermittelten Auskunfts- und Übermittlungssperren sowie das Widerspruchsrecht nach den Absätzen 1 und 2 sind in die kirchlichen Gemeindegliederverzeichnisse aufzunehmen und zu beachten. 2 Personenbezogene Daten von Personen, für die Auskunftssperren nach § 51 Bundesmeldegesetz (BMG), ein bedingter Sperrvermerk nach § 52 BMG oder Maßnahmen des Zeugenschutzes (§ 53 BMG) bestehen, dürfen für Veröffentlichungen nur genutzt werden, wenn vorher das schriftliche Einverständnis der betroffenen Personen eingeholt wurde. 3 Dies gilt auch für die Familienangehörigen der betroffenen Personen.
§ 1243#
1 Seelsorgedaten sind personenbezogene Daten, die in Wahrnehmung des Seelsorgeauftrages bekannt werden. 2 Sie beschreiben persönliche, insbesondere familiäre, wirtschaftliche oder berufliche Angelegenheiten des Gemeindegliedes oder anderer betroffener Personen. 3 Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die Seelsorgedaten Dritten nicht zugänglich sind. 4 Die Bestimmungen des Seelsorgegeheimnisgesetzes sind zu beachten.
Die zuständigen Stellen können für die in § 24 Absatz 1 DSG-EKD44# genannten Zwecke bei Pfarrerinnen und Pfarrern, Predigerinnen und Predigern, Vikarinnen und Vikaren, Bewerberinnen und Bewerbern des Predigtamtes sowie bei den Theologiestudierenden personenbezogene Daten von Angehörigen erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies im Rahmen der Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Anschriftenverzeichnisse der kirchlichen Stellen und
ihrer Amtsträger, Kirchliches Amtsblatt
( 2 ) Für die Zusammenarbeit der kirchlichen Stellen, zur Information der ehrenamtlichen Mitglieder der kirchlichen Gremien, der kirchlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der öffentlichen und sonstigen Stellen und Personen im Sinne der §§ 12 und 13 DSG-EKD46# dürfen die Anschriftenverzeichnisse übermittelt werden, soweit dies aus organisatorischen Gründen und zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
( 4 ) Im Kirchlichen Amtsblatt dürfen die erforderlichen personenbezogenen Daten von den bei kirchlichen Stellen beschäftigten Mitarbeitenden sowie von ehrenamtlich Tätigen veröffentlicht werden, wenn dies im kirchlichem Interesse liegt.
( 5 ) Die Kirchlichen Amtsblätter dürfen mit den Angaben nach Absatz 4 in das über das Internet zugängliche Fachinformationssystem Kirchenrecht eingestellt werden.
( 2 ) 1 Die kirchlichen Stellen dürfen Namen, Geburtsdaten, Adressen sowie kirchliche Ämter und Funktionen von Mitgliedern ihrer Organe und Ausschüsse zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben an die aufsichtsführenden Stellen, im diakonischen Bereich an das Diakonische Werk sowie die jeweiligen Fachverbände übermitteln. 2 Die kirchlichen Stellen dürfen Namen, Adressen sowie kirchliche Ämter und Funktionen von Mitgliedern ihrer Organe und Ausschüsse an ihre Medien- und Presseverbände zur ausschließlichen Nutzung für die ihnen von der Kirche übertragenen Aufgaben übermitteln.
( 3 ) 1 Personenbezogene Daten dürfen an Mitglieder der Leitungsorgane der kirchlichen Stellen, ihrer Einrichtungen sowie von diesen gebildeten Ausschüssen und Arbeitsgruppen übermittelt werden, soweit dies zu ihrer Aufgabenerfüllung erforderlich ist und schützenswerte Interessen Einzelner nicht überwiegen. 2 Bei der Beratung und Entscheidung in Personalangelegenheiten ist die Anlage 5 zu beachten.
( 2 ) 1 Die kirchlichen Stellen dürfen Namen, Geburtsdaten, Adressen sowie kirchliche Ämter und Funktionen von ehrenamtlich Tätigen zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben an die aufsichtsführenden Stellen, im diakonischen Bereich an das Diakonische Werk sowie die jeweiligen Fachverbände übermitteln. 2 Die kirchlichen Stellen dürfen Namen, Adressen sowie kirchliche Ämter und Funktionen von ehrenamtlich Tätigen an ihre Medien- und Presseverbände zur ausschließlichen Nutzung für die ihnen von der Kirche übertragenen Aufgaben übermitteln.
( 2 ) 1 Es ist sicherzustellen, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten in der jeweiligen kirchlichen Stelle nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. 2 § 41 ist zu beachten. 3 Durch technische und organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass der Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß §§ 9, 10 DSG-EKD47# gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.
§ 2048#
( 1 ) 1 Schulen und deren kirchliche oder diakonische Träger dürfen von den Schülerinnen und Schülern sowie von den Erziehungsberechtigten personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen, soweit deren Kenntnis für die Erfüllung der Aufgaben der Schule, des Trägers und für die Internatsbetreuung erforderlich ist. 2 Die gespeicherten personenbezogenen Daten dürfen in der Schule nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
( 2 ) 1 Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte sind zur Angabe der nach Absatz 1 Satz 1 erforderlichen Daten verpflichtet; sie sind bei der Datenerhebung auf ihre Auskunftspflicht hinzuweisen. 2 Andere personenbezogene Daten dürfen nur mit Einwilligung der Betroffenen erhoben werden. 3 Minderjährige Schüler sind einwilligungsfähig, wenn sie die Bedeutung und Tragweite der Einwilligung und ihre rechtlichen Folgen erfassen können und ihren Willen hiernach zu bestimmen vermögen.
( 3 ) 1 Verhaltensdaten von Schülerinnen und Schülern, Daten über gesundheitliche Auffälligkeiten und etwaige Behinderungen und Daten aus psychologischen und ärztlichen Untersuchungen dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden. 2 Daten über besondere pädagogische, soziale und therapeutische Maßnahmen und deren Ergebnisse dürfen nur erhoben und verarbeitet werden, soweit für Schülerinnen und Schüler eine besondere schulische Betreuung in Betracht kommt. 3 Dies gilt auch für entsprechende außerschulische personenbezogene Daten, die der Schule amtlich bekannt geworden sind. 4 Es ist durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass der Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß § 9 DSG-EKD49# gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.
( 4 ) 1 Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer kirchlichen Stelle, einer Schule, der Schulaufsichtsbehörde, dem Gesundheitsamt, dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem Landesamt für Ausbildungsförderung sowie an sonstige Stellen außerhalb des kirchlichen Bereichs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden. 2 Dem schulpsychologischen Dienst dürfen personenbezogene Daten nur mit Einwilligung der Betroffenen übermittelt werden.
( 5 ) 1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern in privaten DV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen Genehmigung durch die Schulleitung. 2 Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art und Umfang für die Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird. 3 Die Lehrerinnen und Lehrer sind verpflichtet, der Schulleitung sowie der oder dem jeweiligen Beauftragten für den Datenschutz alle Auskünfte zu erteilen, die für die datenschutzrechtliche Verantwortung erforderlich sind.
( 1 ) 1 Schulen und deren kirchliche oder diakonische Träger dürfen von den Lehrerinnen und Lehrern, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern sowie Studienreferendarinnen und Studienreferendaren personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung, insbesondere bei der Unterrichtsorganisation sowie in dienstrechtlichen, arbeitsrechtlichen oder sozialen Angelegenheiten erforderlich ist. 2 § 22 Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.
( 2 ) Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen kirchlichen Stellen, staatlichen Schulaufsichtsbehörden sowie weiteren Stellen außerhalb des kirchlichen Bereichs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.
( 1 ) Die zuständigen Stellen dürfen personenbezogene Daten der in die Liste der Theologiestudierenden eingetragenen Studierenden erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Förderung des Studiums, zur Begleitung und Beratung bei der Ausbildung, zu Prüfungszwecken sowie zur Durchführung der in § 24 Absatz 1 DSG-EKD50# genannten Maßnahmen erforderlich ist.
( 2 ) Zur Förderung, Begleitung und Beratung der Theologiestudierenden dürfen Name, Vorname, Adresse einschließlich Telefonnummer, Fax-Nummer und E-Mailadresse sowie der Studienort an Konvente, Ältestenrat und Vorstand der Theologiestudierendenschaft und an den Kleinen Konvent der Vikarinnen und Vikare übermittelt werden.
( 2 ) 1 Die kirchlichen Stellen dürfen den Ausbildungsstätten bei Anmeldung zu Studium und Prüfung sowie bei Zuweisung zum fachtheoretischen Unterricht personenbezogene Daten der Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten auf Widerruf übermitteln soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Ausbildungsstätten erforderlich ist; das gleiche gilt für die für die praktische Ausbildung zuständigen Verwaltungsstellen und die Prüfungsämter für Verwaltungslaufbahnen. 2 Für kirchliche Angestellte gilt Satz 1 entsprechend.
1 Soweit die Kirchengemeinden von den Gemeindegliedern freiwillige Beiträge erheben, gilt § 29 sinngemäß. 2 Die für die Beitragserhebung benötigten personenbezogenen Daten dürfen aus dem Gemeindegliederverzeichnis, im Übrigen nur bei den betroffenen Gemeindegliedern erhoben und zweckentsprechend verarbeitet und genutzt werden.
1 Die kirchlichen Stellen dürfen, wenn sie Dienstwohnungen oder Werkmietwohnungen an Beschäftigte überlassen, die personenbezogenen Daten der Wohnungsinhaberinnen und Wohnungsinhaber erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Durchführung der Nutzungsverhältnisse einschließlich der Abrechnungen erforderlich ist. 2 Diese Daten dürfen, soweit es zur ordnungsgemäßen Abwicklung der laufenden Vorgänge und zur Überprüfung erforderlich ist, zwischen den beteiligten Stellen ausgetauscht werden.
Die kirchlichen Stellen sowie von ihnen Beauftragte dürfen, sofern sie Dritten Grundstücke, Gebäude, Gebäudeteile und Wohnraum zur Miete oder sonst zur Nutzung überlassen oder daran Rechte einräumen, personenbezogenen Daten der Nutzungsberechtigten erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur verwaltungsmäßigen Abwicklung und Überprüfung erforderlich ist.
1 Die kirchlichen Stellen sowie ihre Beauftragten dürfen die Daten von Wohnungsbewerberinnen und Wohnungsbewerbern und von den Antragstellenden auf Mietbeihilfen und ähnliche Leistungen sowie von deren Familienangehörigen erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. 2 Eine Übermittlung dieser Daten ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.
§ 3551#
( 3 ) 1 Personenbezogene Daten, die für die Festsetzung der Elternbeiträge erforderlich sind, dürfen die Träger ausschließlich zu diesem Zweck erheben, verarbeiten und nutzen. 2 Die Daten nach Satz 1 sind bei den Betroffenen selbst zu erheben; sie dürfen nicht an andere Stellen übermittelt werden, es sei denn, eine kommunale Körperschaft benötigt sie zur Festsetzung oder Erhebung der Beiträge. 3 Unterlagen dürfen nur in dem Umfang übermittelt werden, soweit dies zur Festsetzung der Elternbeiträge erforderlich ist. 4 Auf die Pflicht zur Auskunft für die Berechnung, Übernahme und die Ermittlung oder den Erlass von Teilnahme- oder Kostenbeiträgen nach dem Kinder- und Jugendhilfegesetz (SGB VIII) soll hingewiesen werden.
( 4 ) 1 Personenbezogene Daten der in den Einrichtungen nach Absatz 1 aufgenommenen Kinder dürfen mit Einverständnis der Erziehungsberechtigten erhoben und durch den Träger oder die von ihm beauftragten Stellen verarbeitet und genutzt werden, sofern dies für Zwecke der Gemeindearbeit erforderlich ist. 2 Das gleiche gilt für Zwecke des öffentlichen Schulwesens nach Maßgabe der hierfür geltenden Bestimmungen.
( 1 ) 1 Beratungsstellen dürfen diejenigen personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen, die für die jeweils beantragte Beratung erforderlich sind. 2 Soweit personenbezogene Daten von Sozialleistungsträgern übermittelt werden oder die Anwendbarkeit von staatlichen Vorschriften vereinbart wurde, gelten zum Schutz dieser Daten ergänzend die jeweiligen Teile des Sozialgesetzbuchs entsprechend.
( 2 ) 1 Die personenbezogenen Daten über die Betroffene oder den Betroffenen, insbesondere alle Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse, über Familienangehörige und ihre Lebensverhältnisse (Sozialdaten) werden bei der oder dem Betroffenen erhoben. 2 Informationen von der oder dem Betroffenen über Dritte, die nicht zur Familie gehören, dürfen nicht mithilfe von DV-Programmen verarbeitet werden.
( 3 ) 1 Die Sozialdaten der oder des Betroffenen dürfen für Fallbesprechungen im Fachteam nur offenbart werden, wenn die oder der Betroffene die Einwilligung erteilt hat. 2 Bei Verweigerung der Einwilligung dürfen die Sozialdaten der oder des Betroffenen nur in anonymisierter Form offenbart werden.
( 4 ) 1 Die Beratungsdokumentation mit den Sozialdaten, die persönlichen Aufzeichnungen, der Tätigkeitsnachweis der Beraterin oder des Beraters und die statistischen Unterlagen sind sicher aufzubewahren. 2 Die regelmäßigen Aufbewahrungsfristen sind zu beachten.
( 5 ) 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, und wenn keine Haftungsansprüche aus der Beratungstätigkeit gegen die Beraterin oder den Berater anhängig sind, wird die Beratungsdokumentation – ohne ärztliche und sonstige Schweigepflichtentbindungen – dem zuständigen kirchlichen Archiv in anonymisierter Form zur Archivierung angeboten. 2 Soweit die Archivwürdigkeit der Unterlagen nicht vorliegt, werden sie vernichtet.
( 6 ) Die Verarbeitung und Nutzung der Sozialdaten in nichtanonymisierter Form für Zwecke der wissenschaftlichen Forschung bedarf der Zustimmung der oder des Betroffenen.
( 1 ) 1 Daten von Patientinnen und Patienten dürfen im Krankenhaus, in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies im Rahmen des Behandlungsverhältnisses einschließlich der verwaltungsmäßigen Abwicklung und Leistungsberechnung, zur Erfüllung der mit der Behandlung im Zusammenhang stehenden Dokumentationspflichten oder eines damit zusammenhängenden Rechtsstreits erforderlich ist. 2 Zu diesen Daten zählen auch personenbezogene Daten Dritter, die dem Krankenhaus, der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung im Zusammenhang mit der Behandlung und Pflege bekannt werden.
( 3 ) Die Verarbeitung und Nutzung der Daten von Patientinnen und Patienten durch den Sozialdienst und die Krankenhausseelsorge ist zulässig, soweit dies für die soziale Betreuung und zur Erfüllung seelsorgerlicher Aufgaben erforderlich ist.
( 4 ) 1 An die Seelsorgerinnen und Seelsorger der für die Patientin oder den Patienten zuständigen Gemeinde dürfen zur Erfüllung seelsorgerlicher Aufgaben Name, Vorname, Geburtsdatum, Bekenntnisstand, Wohnsitz und Aufnahmedatum übermittelt werden, sofern die Patientin oder der Patient der Übermittlung nicht widersprochen hat oder Anhaltspunkte dafür bestehen, dass eine Übermittlung nicht angebracht ist. 2 Zu der Ermittlung der zuständigen Gemeinde können die Daten nach Satz 1 an die für das kirchliche Meldewesen zuständige Stelle übermittelt und von dort an die Seelsorgerinnen und Seelsorger der für die Patientinnen und Patienten zuständigen Gemeinde weitergeleitet werden. 3 Die Patientin oder der Patient ist bei der Aufnahme darauf hinzuweisen, dass der Übermittlung widersprochen werden kann.
( 5 ) 1 Die Übermittlung der Daten von Patientinnen und Patienten an Stellen und Personen außerhalb des Krankenhauses und deren Nutzung ist neben der Erfüllung von Pflichten auf Grund bestehender Rechtsvorschriften nur zulässig, soweit dies erforderlich ist zur
Behandlung einschließlich der Mit-, Weiter- und Nachbehandlung, wenn die Patientin oder der Patient nach Hinweis auf die beabsichtigte Übermittlung nicht etwas anderes bestimmt hat; § 73 Absatz 1b Satz 2 SGB V ist zu beachten;
Abrechnung und Durchsetzung von Ansprüchen auf Grund der Behandlung, zur Überprüfung der Leistungserbringung sowie zur Rechnungsprüfung;
2 Als Übermittlung gilt auch die Weitergabe der Daten von Patientinnen und Patienten zwischen Behandlungseinrichtungen verschiedener Fachrichtungen in einem Krankenhaus (Fachabteilungen), sofern diese Fachabteilungen nicht unmittelbar mit Untersuchung oder Behandlung und Pflege befasst sind. 3 Die übermittelnde Stelle hat die Empfängerinnen oder Empfänger, die Art der übermittelten Daten und die betroffenen Patientinnen und Patienten aufzuzeichnen. 4 Die datenempfangenden Stellen und Personen haben die übermittelten Daten der Patientinnen und Patienten in demselben Umfang geheim zu halten wie das Krankenhaus selbst.
( 7 ) 1 Das Krankenhaus soll die Auskunft nach § 15 DSG-EKD52# über die die Patientin oder den Patienten betreffenden ärztlichen Daten und die Einsicht in die Behandlungsdokumentation nur durch eine Ärztin oder einen Arzt vermitteln lassen. 2 Ein Anspruch auf Auskunft oder Einsichtnahme steht der Patientin oder dem Patienten nicht zu, soweit berechtigte Geheimhaltungsinteressen Dritter, deren Daten zusammen mit denen der Patientin oder des Patienten aufgezeichnet sind, überwiegen.
( 1 ) Diakonische Einrichtungen, die nicht unter die §§ 36 – 38 fallen, dürfen personenbezogenen Daten der von ihnen betreuten oder behandelten Personen, ihrer Angehörigen, Bevollmächtigten sowie ihrer rechtlichen Betreuerinnen und Betreuer erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies im Rahmen des Behandlungs-, Betreuungs- oder sonstigen Vertragsverhältnisses einschließlich der verwaltungsmäßigen Abwicklung und Leistungsberechnung, zur Erfüllung der mit der Behandlung im Zusammenhang stehenden Dokumentationspflichten oder eines damit zusammenhängenden Rechtsstreits erforderlich ist.
( 3 ) 1 Für seelsorgerliche Aufgaben ist die Übermittlung von Name, Vorname, Wohnsitz, Geburtsdatum, Bekenntnisstand an die Seelsorgerin oder den Seelsorger der für die betreute oder behandelte Person zuständigen Gemeinde zulässig, sofern diese Person der Übermittlung nicht widersprochen hat oder keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass eine Übermittlung nicht angebracht ist. 2 Sie ist bei Aufnahme des Behandlungs-, Betreuungs- oder sonstigen Vertragsverhältnisses darauf hinzuweisen, dass der Übermittlung widersprochen werden kann.
( 4 ) 1 Die Übermittlung personenbezogener Daten der betreuten oder behandelten Personen an Stellen und Personen außerhalb der diakonischen Einrichtung und deren Nutzung richtet sich nach § 38 Absatz 5.
( 3 ) 1 Ohne Einwilligung dürfen diese Daten zum Zwecke einer bestimmten wissenschaftlichen Forschung an Dritte übermittelt, durch diese verarbeitet oder genutzt werden, wenn
es entweder nicht möglich oder für die Patientin oder den Patienten auf Grund des derzeitigen Gesundheitszustandes nicht zumutbar ist, eine Einwilligung einzuholen.
2 Die übermittelnde Stelle hat die Empfängerinnen oder Empfänger, Zweck des Forschungsvorhaben, die betroffenen Patientinnen und Patienten und die Art der übermittelten Daten aufzuzeichnen.
( 4 ) Sobald es der Forschungszweck gestattet, sind die personenbezogenen Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren. Merkmale, mit deren Hilfe ein Personenbezug wieder hergestellt werden kann, sind gesondert zu speichern; sie sind zu löschen, sobald der Forschungszweck es erlaubt.
( 6 ) 1 Soweit die Bestimmungen dieser Verordnung auf die empfangenden Stellen oder Personen keine Anwendung finden, dürfen die Daten von Patientinnen und Patienten nur übermittelt werden, wenn diese sich verpflichten
1 Neben den kirchlichen Datenschutzbestimmungen ist insbesondere der § 203 des Strafgesetzbuches zu beachten. 2 Soweit personenbezogene Daten von Sozialleistungsträgern übermittelt werden oder die Anwendbarkeit von staatlichen Vorschriften vereinbart wurde, gelten zum Schutz dieser Daten ergänzend die jeweiligen Teile des Sozialgesetzbuches entsprechend.
VIII. Fundraising54#
( 1 ) 1 Fundraising ist eine kirchliche Aufgabe mit dem Ziel der Beziehungspflege und der Ressourcenbeschaffung. 2 Kirchliche Stellen dürfen personenbezogene Daten von Gemeindegliedern und deren Angehörigen, von den in der kirchlichen oder in der diakonischen Arbeit ehrenamtlich oder neben- oder hauptberuflich Tätigen und von an der kirchlichen und diakonischen Arbeit interessierten Personen für das Fundraising erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies für die Durchführung des Fundraising erforderlich ist.
( 3 ) Kirchliche Stellen dürfen für das Fundraising Daten nutzen, die aus allgemein zugänglichen Quellen entnommen oder zu diesem Zweck erworben werden.
( 4 ) 1 Es ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Seelsorgedaten nach § 12 im Rahmen des Fundraisings Dritten nicht zugänglich sind. 2 Seelsorgedaten dürfen nur mit Einwilligung der betroffenen Person für das Fundraising verarbeitet und genutzt werden.
( 1 ) 1 Bei der Datenverarbeitung im Auftrag ist § 11 DSG-EKD zu beachten. 2 Die Speicherung der personenbezogenen Daten hat mandantenbezogen zu erfolgen. 3 Mandant ist, in dessen Auftrag oder zu dessen Gunsten das Fundraising durchgeführt wird.
die empfangende kirchliche Stelle sie ausschließlich für das eigene Fundraising nutzt;
die empfangende kirchliche Stelle sicherstellt, dass der Umfang und der Zeitpunkt des Fundraisings mit der übermittelnden kirchlichen Stelle abgestimmt wird;
die empfangende kirchliche Stelle sicherstellt, dass die melderechtlichen Sperrvermerke und Teilnutzungssperren beachtet und der übermittelnden kirchlichen Stelle mitgeteilt werden;
Name und gegenwärtige Anschrift;
Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit(en), Familienstand, Stellung in der Familie;
Zahl und Alter der minderjährigen Kinder;
Religionszugehörigkeit und Zugehörigkeit zu einer Kirchengemeinde;
IX. Soziale Netzwerke55#
§ 4556#
( 2 ) 1 Mitarbeitende, die seitens der kirchlichen Stelle mit der Wahrnehmung der Kommunikation in sozialen Netzwerken beauftragt sind, haben die für die dienstliche Nutzung erlassenen Verhaltensregeln (Social Media Guidelines), die datenschutzrechtlichen Regelungen sowie weitere rechtliche Bestimmungen insbesondere zur Verschwiegenheit und zum Urheberschutz zu beachten. 2 Ehrenamtlich Tätige sind auf das Datengeheimnis nach § 6 DSG-EKD57# und zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
X. Schlussbestimmungen58#
( 1 ) Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2003 in Kraft59#.
( 2 ) Gleichzeitig treten die Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD (DSVO) vom 11. Juni 1997 (KABl. 1997 S. 77), zuletzt geändert durch die Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 16. Mai 2002 (KABl. 2002 S. 166), sowie die Verordnung zum Schutz von Patientendaten in kirchlichen Krankenhäusern, Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen (DSVO-KH) vom 10. Oktober 1996 (KABl. 1996 S. 324) außer Kraft.
Verpflichtung von Mitarbeitenden
auf das Datengeheimnis
(nach § 6 DSG-EKD60# i. V. m. § 2 DSVO)
Unterschrift der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters
Unterschrift der Vertreterin, des Vertreters der kirchlichen Stelle
Kopie an die Mitarbeiterin, an den Mitarbeiter
das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD61#),
die Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD (DSVO62#),
das Kirchengesetz über den Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der kirchlichen Verwaltung (IT-Gesetz EKvW – ITG63#),
Außerdem gelten den allgemeinen Regelungen zum Datenschutz vorgehende, bereichsspezifische Datenschutzbestimmungen, dies sind
besondere Bestimmungen über den Schutz des Beicht- und Seelsorgegeheimnisses, die Amtsverschwiegenheit sowie sonstige gesetzliche Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten oder von Berufs- bzw. besonderen Amtsgeheimnissen, die nicht auf gesetzlichen Vorschriften beruhen,
und besondere Regelungen in kirchlichen Rechtsvorschriften, die auf personenbezogene Daten einschließlich deren Veröffentlichung anzuwenden sind (z. B. § 20 Friedhofswesenverordnung64#).
Sie finden diese Vorschriften in der Rechtssammlung aus www.kirchenrecht-ekvw.de unter den Ordnungsziffern 850, 852, 858. In gleicher Weise sind künftige Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie Veröffentlichungen der Evangelischen Kirche in Deutschland und der Evangelischen Kirche von Westfalen zu den Bereichen IuK-Technik, Datenschutz und Datensicherheit zu beachten.
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche Verhältnisse (z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Konfession, Beruf, Familienstand) oder sachliche Verhältnisse (z. B. Grundbesitz, finanzielle Belastungen, Rechtsbeziehungen zu Dritten) einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (z. B. Gemeindeglieder oder kirchliche Mitarbeitende).
Akten und Aktensammlungen mit einigen Einschränkungen (z. B. §§ 16 Absatz 1 Satz 2, Absatz 5 DSG-EKD65#) und
automatisierte Verarbeitungen (§ 1 Absatz 2 DSG-EKD). Darunter versteht man die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (IT, PC, Laptop ...).
Soweit die bereichsspezifischen Datenschutzbestimmungen keine anderslautenden Regelungen enthalten, gelten für den Schutz personenbezogener Daten folgende Grundsätze:
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten und deren Nutzung sind nur zulässig, wenn das DSG-EKD66# oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder soweit die betroffene Person eingewilligt hat.
Auskünfte aus Datensammlungen sowie die Übermittlung von personenbezogenen Daten (Abschriften oder Ablichtungen von Listen und Karteien, Kopien aus Akten sowie Duplizierungen von Disketten, Magnetbändern usw.) sind zulässig an kirchliche Stellen, andere öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaften sowie an Behörden und sonstige öffentliche Stellen des Bundes, der Länder, der Gemeinden etc., soweit eine Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung vorhanden ist und sie zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben erforderlich sind (siehe auch § 12 DSG-EKD67#). Die Datenübermittlung an sonstige Stellen oder Personen ist nur in Ausnahmefällen statthaft (siehe auch § 13 DSG-EKD68#). Widersprüche von betroffenen Personen, die sich gegen eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ihrer personenbezogenen Daten richten, sind zu beachten – Ausnahmen regeln die kirchlichen Vorschriften sowie § 16 Absatz 4a DSG-EKD. Auskünfte zur geschäftlichen oder gewerblichen Verwendung der Daten dürfen ohne Einwilligung der betroffenen Person in keinem Fall gegeben werden. Daten oder Datenträger dürfen nur kirchlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die auf Grund ihrer dienstlichen Aufgaben zum Empfang der Daten ermächtigt worden sind.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter trägt für die vorschriftsgemäße Ausübung der jeweiligen Tätigkeit die volle datenschutzrechtliche Verantwortung. Der Umgang mit Daten und Informationen erfordert ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein. Die sorgsame und vertrauliche Behandlung von Daten ist ein wichtiges Gebot im Rahmen der Informationsverarbeitung. Die Sammlung, Aufbereitung und Verwendung personenbezogener Daten unterliegen einer erhöhten Schutzbedürftigkeit.
Wenn mit einer IT-Anlage (z. B. PC) personenbezogene Daten eingegeben, verarbeitet oder genutzt werden, sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit zu beachten (z. B. zum Passwortschutz).
Eigenmächtige Änderungen der Hardware-Konfiguration – insbesondere der Einbau von Karten und der Anschluss von Druckern oder anderen Zusatzgeräten – sind ebenso wie die Verwendung privater Hardware und privater Datenträger nicht gestattet. Soweit aus Gründen der Aufgabenerfüllung Daten von dritter Seite mittels eines Datenträgers auf den PC übernommen werden müssen, ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die auf dem Datenträger enthaltenen Daten nicht mit Viren befallen sind.
Daten, Datenträger, Systemliteratur und Zubehör (z. B. Belege, Karteikarten, EDV-Listen, Magnetbänder, Magnetplatten, Disketten, Schlüssel) sind stets sicher und verschlossen zu verwahren und vor jeder Einsicht oder sonstigen Nutzung durch Unbefugte zu schützen.
Datenbestände, insbesondere Dateien, Listen und Karteien, die durch neue ersetzt und auch nicht aus besonderen Gründen weiterhin benötigt werden (z. B. für Prüf- und Archivzwecke), müssen in einer Weise vernichtet oder gelöscht werden, die jeden Missbrauch der Daten ausschließt.
Mängel, die bei der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung auffallen, sind unverzüglich dem Vorgesetzten zu melden. Dies gilt auch für den Fall, dass in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit unzureichende organisatorische und technische Maßnahmen ergriffen wurden. Auch der Beauftragte für den Datenschutz der EKD, dem die Aufgabe der Datenschutzaufsicht obliegt, kann kontaktiert werden.69#
Welche strafrechtlichen Konsequenzen können mir im Einzelfall drohen?
Bestimmte Handlungen, die einen Verstoß gegen das Datengeheimnis beinhalten, stellen Straftatbestände dar. Danach kann u. a. mit Freiheitsstrafe oder mit Geldstrafe bestraft werden, wer
Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, die sich in amtlicher Verwahrung einer Kirche oder anderen Religionsgesellschaft des öffentlichen Rechts befinden (§ 133 Absatz 2 StGB „Verwahrungsbruch“).
Wenn Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben oder in einem Einzelfall eine Rechtsauskunft benötigen, wenden Sie sich an die Dienstvorgesetzten oder an die örtlich Beauftragte oder den örtlich Beauftragten für den Datenschutz bzw. im Bereich der rechtlich selbstständigen Diakonie an die Betriebsbeauftragte oder den Betriebsbeauftragten für den Datenschutz. Den Namen und die Kontaktdaten erhalten Sie über die kirchliche Stelle, die Sie für Ihre Aufgabe beauftragt.
Die Aufgabe der Datenschutzaufsicht obliegt der oder dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Weitere Informationen und die Kontaktdaten erhalten Sie über das Internet unter www.datenschutz.ekd.de.
Verpflichtung von ehrenamtlich Tätigen
(nach § 6 DSG-EKD70#71# i. V. m. § 2 DSVO)
Unterschrift der ehrenamtlich tätigen Mitarbeiterin, des ehrenamtlich tätigen Mitarbeiters
Kopie an ehrenamtlich tätige Mitarbeiterin, an ehrenamtlich tätigen Mitarbeiter
Wenn Sie ehrenamtlich in einer Kirchengemeinde, einem kirchlichen Verband, einem Kirchenkreis oder einer diakonischen Einrichtung im Bereich der Evangelischen Kirche von Westfalen mitarbeiten und dabei regelmäßig mit personenbezogenen Daten umzugehen haben, muss diejenige Stelle, für die Sie tätig sind, Sie auf das Datengeheimnis verpflichten. In diesem Merkblatt erhalten Sie einige Informationen über den wesentlichen Inhalt des Datengeheimnisses und den Sinn der Verpflichtungserklärung.
Wer seine persönlichen Daten einer kirchlichen Stelle anvertraut, hat einen Anspruch darauf, dass die kirchlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit diesen Daten verantwortlich umgehen. Dies gilt etwa für den Umgang mit den Daten einer Gemeindegliederkartei, aber auch für den Umgang mit den Inhalten eines seelsorgerlichen Gesprächs. Pfarrerinnen, Pfarrer, andere beruflich in der Kirche Beschäftigte sowie die gewählten Mitglieder des Presbyteriums der Kirchengemeinde sind zumeist durch Kirchengesetz, Arbeitsrechtsregelung oder Arbeitsvertrag zur Verschwiegenheit verpflichtet. Für andere ehrenamtlich Mitarbeitende gelten diese Bestimmungen nicht. An ihre Stelle tritt die Verpflichtung auf das Datengeheimnis.
Die Verpflichtungserklärung sollte nicht als Ausdruck eines grundsätzlichen Misstrauens gegenüber Ehrenamtlichen missverstanden werden. Sie ist vielmehr ein Qualitätsmerkmal für die ehrenamtlich geleistete Arbeit! Denn für die Betroffenen ist es oft sehr wichtig, darüber Gewissheit zu haben, dass über ihre Daten Verschwiegenheit gewahrt wird. Ein gutes seelsorgerliches Gespräch etwa wird ohne diese Gewissheit nicht zustande kommen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob das Gespräch mit einer Pfarrerin, einem Pfarrer oder einer ehrenamtlichen Kraft geführt wird.
Jeder Mensch hat das Recht, über die Erhebung und weitere Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten selbst zu bestimmen. Auf dieser Grundlage regelt das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD-Datenschutzgesetz – DSG-EKD72#), unter welchen Voraussetzungen Daten erhoben, gespeichert und an Dritte weitergegeben werden dürfen. Die Rechte der Betroffenen sind in diesem Gesetz näher beschrieben, ebenso ist festgelegt, wer im Rahmen der Datenschutzaufsicht über die ordnungsgemäße Erhebung und Verarbeitung wacht.
Durch das Datengeheimnis wird es denjenigen Personen, die mit dem Umgang mit personenbezogenen Daten betraut sind, untersagt, diese Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Was dies im Einzelnen bedeutet, wird durch die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen festgelegt. Im Bereich der Evangelischen Kirche von Westfalen sind zurzeit insbesondere die folgenden grundlegenden Bestimmungen zum Datenschutz zu beachten:
das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (abgekürzt: DSG-EKD73#),
die Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD (DSVO74#).
Sie finden diese und weitere Vorschriften und Datenschutz-Rundschreiben in der Online-Rechtssammlung der Evangelischen Kirche von Westfalen (www.kirchenrecht-westfalen.de) unter den Ordnungsziffern 850 ff.
Diese Begriffe beschreiben unterschiedliche Formen des Umgangs mit Daten. Dabei bedeutet „Erheben“ das zielgerichtete Beschaffen von Daten (z. B. durch mündliche oder schriftliche Befragung), während sich die Begriffe „Verarbeiten“ und „Nutzen“ auf die Verwendung vorhandener Daten beziehen. Formen der Verarbeitung von Daten sind insbesondere die Speicherung auf einem Datenträger (z. B. das Anlegen einer Liste), die Veränderung (inhaltliche Umgestaltung) von Daten, die Übermittlung an andere Personen und das Löschen (Unkenntlichmachen) gespeicherter Daten. „Nutzen“ meint jede weitere Verwendung der Daten, die nicht unter den Begriff der „Verarbeitung“ fällt.
Grundsätzlich sind eine Erhebung, eine Verarbeitung personenbezogener Daten und deren Nutzung nur zulässig, wenn
Personenbezogene Daten dürfen nur für die rechtmäßige Erfüllung kirchlicher Aufgaben erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Maßgebend sind die durch das kirchliche Recht bestimmten oder herkömmlichen Aufgaben auf dem Gebiet der Verkündigung, Seelsorge, Diakonie und Unterweisung sowie der kirchlichen Verwaltung (einschließlich Gemeinde- und Pfarrbüro).
Auskünfte aus bzw. Abschriften/Duplikate von Datensammlungen (Dateien) an Dritte nur erteilt bzw. angefertigt werden dürfen, wenn eine Rechtsvorschrift dies ausdrücklich erlaubt oder Einwilligungserklärungen der betroffenen Person vorliegen.
Umgekehrt ist das Erheben oder Verwenden der Daten dann „unbefugt“, wenn dies zur Erfüllung Ihrer Aufgaben nicht wirklich notwendig ist (es sei denn, der oder die Betroffene willigt ausdrücklich ein). Insbesondere haben Sie über alle personenbezogenen Daten, die Sie auf Grund ihrer kirchlichen Tätigkeit in Erfahrung bringen, Verschwiegenheit zu wahren. So dürfen etwa Daten in keinem Fall zum Zwecke der Werbung an Versicherungen, Zeitungen oder Firmen herausgegeben werden. Ebenso ist es nicht zulässig, Familienmitglieder oder andere Personen über das Erfahrene zu informieren.
Arbeiten Sie in einem Besuchsdienstkreis, ist es zulässig, erlebte Besuchssituationen in der Gruppe zu besprechen. Solche Besprechungen sind zur begleitenden Fortbildung und seelischen Entlastung der Mitarbeitenden, gegebenenfalls auch zur Lösung eines Problems, erforderlich. Die Verschwiegenheitspflicht trifft dann die Gruppe im Ganzen. Dennoch ist es empfehlenswert, auch hier das Interesse der Besuchten an der Vertraulichkeit so weit wie möglich zu berücksichtigen. So sollte den Besuchten die Arbeitsweise der Besuchsdienstgruppe bekannt sein. Bittet der Besuchte bei einem bestimmten Thema ausdrücklich um Stillschweigen, sollte dies respektiert werden. In vielen Fällen wird es auch möglich sein, Besuchssituationen so zu schildern, dass ein Rückschluss auf die betroffene Person nicht möglich ist. In diesem Fall der sog. Anonymisierung von Daten liegt keine Datenverarbeitung im Sinne des EKD-Datenschutzgesetzes vor.
Zulässig ist es darüber hinaus, im Rahmen der Besuchsdienstarbeit kurze persönliche Notizen über die Besuchten anzufertigen, etwa um den jeweiligen Geburtstag nicht zu versäumen. Es ist aber nicht erforderlich und damit auch nicht zulässig, solche Unterlagen ohne Einwilligung der Betroffenen an andere Mitglieder des Besuchsdienstkreises oder an Dritte weiterzugeben. Die kirchliche Stelle hat darauf zu achten, dass Ihnen nur Daten derjenigen Personen zur Verfügung gestellt werden, die von ihnen auch tatsächlich besucht werden. Komplette Adresslisten über alle Besuchten oder sogar „ungefilterte“ Auszüge aus der Gemeindegliederkartei dürfen den einzelnen Ehrenamtlichen im Besuchsdienst nicht zur Verfügung stehen.
Neben den Vorschriften über das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten enthält das Datenschutzrecht auch die Verpflichtung kirchlicher Stellen, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um den Anforderungen der Datensicherheit zu genügen. Das bedeutet auch für Sie, dass Sie im Rahmen des Zumutbaren dafür Sorge zu tragen haben, dass ein unbefugter Zugriff Dritter auf die Daten nach Möglichkeit ausgeschlossen ist.
Familienangehörige oder andere Personen dürfen keinen Zugriff auf die kirchlichen Daten haben,
Virenschutzprogramme (einschließlich Firewall) sind täglich zu aktualisieren,
vermeiden Sie unnötige Ansammlungen von personenbezogenen Daten,
nicht mehr benötigte Datenbestände sind in einer Weise zu löschen, die jeden Missbrauch ausschließt,
sensible personenbezogene Daten auf einem PC, Laptop, Tablet etc. sind stets verschlüsselt zu speichern. Dies gilt auch für Datensicherungen,
nach § 7a Absatz 7 DSG-EKD75#
Zweck der Videoüberwachungsmaßnahme (siehe § 7a Absatz 1 DSG-EKD)
Personenkreis mit Zugang zu den durch die Videoüberwachung erhobenen Bilddaten76#
Abwägung der mit der Videoüberwachung verfolgten Ziele mit den der Videoüberwachung konkret verbundenen Gefahren für die Rechte der Betroffenen
Gründe für die weitere Erforderlichkeit der Videoüberwachung nach Ablauf von zwei Jahren (§ 7a Absatz 8 DSG-EKD)
Kodierer (Encoder)77#
Kreuzschiene (Umschaltbox)78#
Technische und organisatorische Maßnahmen nach § 7a Absatz 6 DSG-EKD
Kamera79#
Vertraulichkeit80#
Integrität81#
Verfügbarkeit82#
Authentizität83#
Revisionsfähigkeit84#
(z. B. Videoserver/Videorekorder)
Nächster Prüfungstermin nach § 7a Absatz 8 DSG-EKD
(Datum, Unterschrift der oder des Betriebsbeauftragten oder örtlich Beauftragten für den Datenschutz)
(Datum, Unterschrift für die datenverarbeitende Stelle)
Anlage 3 zu § 985#
Bestellung von Beauftragten nach § 22 Absatz 1 DSG-EKD
und deren Stellvertretung (§ 22 DSG-EKD8586# i.V. mit § 9 DSVO)
Frau / Herr____________________
wird für ____________________
ab dem ____________________
(Bei kirchlichen Werken und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit – z.B. diakonische Einrichtungen als e.V. oder GmbH, kirchliche Stiftungen)
zeitlich befristet bis zum ____________________.
Im Rahmen dieser Tätigkeit sind Sie unmittelbar____________________
(Bezeichnung des gesetzlich oder verfassungsmäßig berufenen Organs / bei gemeinsamen Beauftragten für alle beteiligten kirchlichen Stellen die Organe aufführen)
Das Berufungsschreiben sowie ein Exemplar des Merkblatts „Datenschutz in der kirchlichen Stelle unter Einbindung von örtlich Beauftragten für den Datenschutz und Betriebsbeauftragten für den Datenschutz“ habe ich erhalten.
Exemplar an „Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD, Außenstelle Dortmund, Friedhof 4, 44135 Dortmund“
bei der Bestellung zur/zum örtlich Beauftragten für den Datenschutz
an die aufsichtsführende Stelle
(bei der Bestellung auf Ebene der Kirchengemeinden und der Verbände von Kirchengemeinden an den Kreissynodalvorstand, bei Kirchenkreisen, Kirchenkreisverbänden und der Verbände von Kirchenkreisen und Kirchengemeinden an das Landeskirchenamt der Evangelischen Kirche von Westfalen)
bei der Bestellung zur/zum Betriebsbeauftragten für den Datenschutz
an das Diakonisches Werk der Evangelischen Kirche von Westfalen e.V.Rheinland-Westfalen-Lippe
Merkblatt „Datenschutz in der kirchlichen Stelle unter Einbindung von örtlich Beauftragten für den Datenschutz und Betriebsbeauftragten für den Datenschutz“
Die Verantwortung für den Datenschutz in der kirchlichen Stelle trägt die Leitung. Sie hat die Einhaltung der allgemeinen und bereichsspezifischen Datenschutzbestimmungen und die Rechtmäßigkeit der bei ihr durchzuführenden Verwaltungsverfahren sicherzustellen. Das bedeutet, dass sie auch Vorsorge für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen treffen muss. Die oder der örtlich Beauftragte oder die oder Betriebsbeauftragte für den Datenschutz unterstützt die Leitung in dieser Aufgabe und kontrolliert die Umsetzung des Datenschutzes in der Verwaltungspraxis.
Nicht selten wird diese Aufgabenverteilung zwischen Leitung und Datenschutzbeauftragten missverstanden. Weder ist der Datenschutz bei einer kirchlichen Stelle mit der Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten automatisch sichergestellt, noch können die Beauftragten für den Datenschutz in ihren kirchlichen Stellen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften gewährleisten. Die örtlich Beauftragten und Betriebsbeauftragten für den Datenschutz können Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen feststellen und Abhilfe verlangen, sie können auch datenschutzfreundliche Verfahren anregen, aber sie haben in letzter Konsequenz keine Möglichkeit ihre Forderungen gegenüber den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchzusetzen. Diese Aufgabe obliegt der Leitung. Sie haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Verwaltungen und Einrichtungen zu einer datenschutzfreundlichen Arbeitsweise anzuleiten. Eine Leitung, die aktiv Datenschutz betreibt, erfüllt so einen berechtigten Anspruch, den Gemeindeglieder, Eltern von in Kindertagesstätten betreuten Kindern, Patientinnen und Patienten von diakonischen Einrichtungen usw. an die jeweilige kirchliche Stelle richten.
Nach § 22 Absatz 1 des Kirchengesetzes über den Datenschutz in der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG -EKD8687#) sollen bei kirchlichen Werken und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit Betriebsbeauftragte, bei den übrigen kirchlichen Stellen (Kirchengemeinden, Kirchenkreise, kirchliche Verbände) örtlich Beauftragte für den Datenschutz bestellt werden. Diese Sollbestimmung wird durch die Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz konkretisiert. Die aus der Bestellung von Betriebsbeauftragten für den Datenschutz gewonnenen Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass kleinere Einrichtungen sowohl fachlich als auch personell Probleme haben, aus dem Kreis der Mitarbeitenden eine Person als Beauftragte für den Datenschutz zu bestellen. § 9 Absatz 1 DSVO legt daher fest, dass kirchliche Stellen von der Verpflichtung zur Bestellung von Beauftragten für den Datenschutz befreit sind, wenn nicht mehr als sechs Personen mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten befasst sind. Kleinere Kirchengemeinden, kirchliche Stiftungen oder diakonische Vereine dürften unter diese Ausnahmeregelung fallen.
Im Zusammenhang mit der Bestellung von Beauftragten für den Datenschutz ist die Vertretung zu regeln. Bei kleineren kirchlichen Stellen dürfte es sich anbieten, dass ein von diesen Stellen berufener „gemeinsamer Beauftragter für den Datenschutz“ sich der Aufgabe annimmt. Für diesen Fall sollten über eine Vereinbarung der Aufgabenbereich und insbesondere die Kostenregelung festgeschrieben werden. Nähere Ausführungen zur Bestellung von Personen als „gemeinsamer Beauftragte für den Datenschutz“ finden sich im Abschnitt 4 dieses Merkblatts.
3. Welche Personen können zu örtlich Beauftragten oder zu Betriebsbeauftragten für den Datenschutz bestellt werden?
Die gesetzliche Vorgabe von § 22 Absatz 2 DSG-EKD8788# lautet: "Zu Beauftragten dürfen nur Personen bestellt werden, die die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen."
Die oder der örtlich Beauftragte oder die oder Betriebsbeauftragte für den Datenschutz muss danach in fachlicher und persönlicher Hinsicht für die Aufgabe geeignet sein.
Im Hinblick auf die persönliche Zuverlässigkeit der oder des Beauftragten ist neben anderen grundlegenden Charakterstärken vor allem wichtig, dass sie oder er über eine innere Unabhängigkeit verfügt und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ernst nimmt (siehe auch § 22 Absatz 3 Satz 4 i. V. mit § 18 Absatz 7 DSG-EKD8889#). Beauftragte haben Zugang zu allen sensiblen, personenbezogenen Daten. Sie werden nur dann datenschutzgerecht und vertrauensvoll mit der Leitung sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenarbeiten können, wenn sie über diese Kenntnisse Verschwiegenheit bewahren.
Für die oder den örtlich Beauftragten oder die oder den Betriebsbeauftragte für den Datenschutz selbst wird es eine besondere Schwierigkeit darstellen, sich eine innere Unabhängigkeit in der Bewertung der datenschutzrechtlich relevanten Sachverhalte zu erhalten. Wer die Aufgabe ernst nimmt, erfährt schnell, dass Datenschutz vielfach als lästig empfunden wird. Man wird die Beauftragten möglicherweise drängen, von Datenschutzforderungen Abstand zu nehmen. Da die oder der Beauftragte üblicherweise selbst Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter der kirchlichen Stelle ist, die sie oder ihn beauftragt hat, ist sie oder er teilweise selbst betroffen von neuen Datenschutzmaßnahmen. Es ist deswegen im Interesse der Unabhängigkeit der Beauftragten darauf zu achten, dass eine Interessenkollision zwischen der Aufgabe als örtlich Beauftragte oder Beauftragter oder als Betriebsbeauftragte oder Betriebsbeauftragter für den Datenschutz und den sonstigen Aufgaben als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter nicht entsteht.
Die örtlich Beauftragten oder die Betriebsbeauftragten für den Datenschutz dürfen während ihrer Tätigkeit nicht mit Aufgaben betraut sein, deren Wahrnehmung zu Interessenkollisionen führen könnte. Es gilt das Prinzip, dass die oder der zu Kontrollierende nicht zum Kontrolleur werden kann. So sollen die Beauftragten beispielsweise nicht gleichzeitig leitende Aufgaben in den Bereichen der Informationstechnik wahrnehmen und es darf ihnen auch nicht die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes obliegen (siehe hierzu auch § 22 Absatz 5 DSG-EKD8990#).
Gerade in kleinen Stellen fehlen aber häufig sachkundige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht auch zugleich in datensensiblen Arbeitsbereichen tätig sind. In diesen Fällen bietet § 22 Absatz 1 Satz 2 DSG-EKD9091# eine Lösung an. Es können mehrere Stellen gemeinsam eine oder einen Beauftragten bzw. eine Vertretung bestellen. In der Praxis sind hier verschiedene Varianten denkbar:
Dieses Modell mag sich zum Beispiel für besonders große diakonischen Werke schon nicht mehr eignen, weil das Aufkommen an personenbezogenen Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen sehr beträchtlich sein kann.. Hier könnte zwar ebenfalls wegen der Gleichartigkeit der Struktur dieser diakonischen Stellen eine gemeinsame Betriebsbeauftragte oder ein gemeinsamer Betriebsbeauftragter für den Datenschutz für mehrere diakonischen Werke bestellt werden. Aber statt einer gemeinsamen Vertreterin oder eines gemeinsamen Vertreters würde es sich anbieten, in den einzelnen diakonischen Werken Vertreterinnen und Vertreter zu benennen, die der oder dem Betriebsbeauftragten für den Datenschutz zuarbeiten.
Ein Handschlag reicht zur Bestellung einer oder eines Beauftragten nicht aus. Die Übertragung von Verantwortung in diesem Umfang erfordert eine schriftliche Bestellung der oder des Beauftragten und der Vertreterinnen und Vertreter. Damit die Beauftragten ihre Aufgabe erfüllen können, müssen sie darüber hinaus auch den Beschäftigten bekannt gemacht werden (siehe auch die Anlage „Muster einer Bekanntmachung über die Bestellung von Beauftragten“). Die oder der Beauftragte sollte darüber hinaus im Geschäftsverteilung- und Organisationsplan der kirchlichen Stelle ausgewiesen sein.
Eine unabhängige und organisatorisch herausgehobene Stellung ist für eine wirkungsvolle Tätigkeit der Beauftragten von entscheidender Bedeutung. Deshalb können sich die Beauftragten jederzeit unmittelbar an die Leitung der kirchlichen Stelle wenden und sind nur ihr gegenüber rechenschaftspflichtig. Organisatorisch bietet sich dort, wo die Größe der kirchlichen Stelle es erlaubt, die Zuordnung der oder des Beauftragten im engerem Wirkungskreis der Leitung bzw. Geschäftsführung an. Dies ermöglicht der Leitung, dass sie frühzeitig über Datensicherheitsbeeinträchtigungen, Gesetzesverstöße oder Verbesserungsvorschläge unterrichtet wird und entsprechend schnell reagieren kann. Es verhindert außerdem, dass die oder der Beauftragte einer Interessenkollision ausgesetzt ist.
Die Beauftragten sind in der Wahrnehmung ihrer Aufgabe nach § 22 Absatz 3 Satz 2 DSG-EKD9192# weisungsfrei. Sie können danach selbst über den Zeitpunkt und die Art und Weise des Tätigwerdens entscheiden. Dies umfasst die Entscheidung, ob sie eine datenschutzrechtliche Prüfung durchführen oder ob sie sie unterlassen ebenso wie die Freiheit, sich für die ihrer begründeten Überzeugung nach zutreffende Rechtsauffassung im Einzelfall zu entscheiden.
Eine Benachteiligung der oder des Beauftragten wegen dieser Tätigkeit ist nach § 22 Absatz 3 Satz 3 DSG-EKD9293# verboten. Dieses Benachteiligungsverbot ist weit gefasst. Es richtet sich nicht nur an die Leitung oder Geschäftsführung, sondern auch an die Mitarbeitenden und die Mitarbeitervertretung. Auch darf die Tätigkeit als Beauftragte oder Beauftragter keine negativen Auswirkungen auf die berufliche Entwicklung derjenigen haben, die diese Funktion ausüben. In engem Zusammenhang mit der Stellung von Beauftragten steht die Frage, ob eine Abberufung aus dieser Funktion möglich ist. Hier regelt § 9 Absatz 3 DSVO, dass die Bestellung schriftlich widerrufen werden kann, wenn ein Interessenkonflikt mit anderen Aufgaben oder sonst ein wichtiger Grund eintritt. Eine Abberufung darf deswegen nicht aus Gründen erfolgen, die offensichtlich eine Benachteiligung der oder des Datenschutzbeauftragten wegen seiner Aufgabenerfüllung bedeuten würden. Es sind in der Praxis Fälle denkbar, in denen eine Abberufung notwendig wird. Eine Abberufung kommt beispielsweise in Betracht, wenn die oder der Datenschutzbeauftragte mit neuen fachlichen Aufgaben betraut werden soll, die die Fortsetzung der Tätigkeit als Beauftragte oder Beauftragter nicht mehr zulassen. Vor der Entscheidung über den Widerruf ist die oder der Betriebsbeauftragte oder die oder der örtlich Beauftragte für den Datenschutz zu hören. Diese Regelung soll mit zur Stärkung der Stellung der Betriebsbeauftragten oder örtlichen Beauftragten beitragen.
Die Datenschutzbeauftragten beraten und unterstützen die Leitung der kirchlichen Stelle und die Arbeitsbereiche, die personenbezogene Daten verarbeiten, in allen Fragen des Datenschutzes sowie der datenschutzgerechten Organisation. Hierzu gehören die Beratung und Mitwirkung bei der Erstellung eines Sicherheitskonzepts für die in der kirchlichen Stelle eingesetzte Informationstechnik, beim Verfassen von Richtlinien, Rundschreiben und Dienstvereinbarungen, bei der Ausgestaltung von Verträgen mit Auswirkungen für den Datenschutz (z.B. bei Datenverarbeitung im Auftrag).
Zu den „Überwachungs-“ Aufgaben gehören insbesondere die Prüfung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 9 DSG-EKD9394#, die Kontrolle der Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers bei Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag, die Erstellung schriftlicher Ergebnisberichte über durchgeführte Kontrollen und die Auswertung von Protokolldateien.
Um den Datenschutzbeauftragten diese Aufgabenerfüllung zu ermöglichen, sind sie durch das Gesetz mit Kompetenzen ausgestattet. Nach § 9 Absatz 5 DSVO kann die oder der Betriebsbeauftragte oder die oder der örtlich Beauftragte für den Datenschutz Auskünfte verlangen und Einsicht in Unterlagen nehmen, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. Hilfreich ist es in diesem Zusammenhang auch, wenn die Beauftragten an allen datenschutzrelevanten Vorgängen beteiliget werden und ihnen Planungen, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, rechtzeitig bekannt gegeben werden. Den Beauftragten sind die Übersichten aller automatisierten Verfahren der Behörde, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, nach Maßgabe des § 6 Absatz 3 DSVO vorzulegen, soweit sie nicht selbst mit der Erstellung und Führung dieser Übersichten betraut werden.
Das neue DSG-EKD9495# legt in § 14 Absatz 2 fest, dass die kirchlichen Stellen für ihre Zuständigkeitsbereiche Übersichten über die eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme zu führen haben. Die Verzeichnisse lösen die Meldungen über alle automatisiert geführten Dateien an das Dateienregister der gemeinsamen Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche von Westfalen, der Evangelischen Kirche im Rheinland und der Lippischen Landeskirche ab. Die Dezentralisierung und die Beschränkung auf DV-Verfahren soll eine einfache Führung der Übersichten, die ohne großen Aufwand aktuell gehalten werden kann, begünstigen. Auch der Nutzen dieser Übersichten als Kontrollinstrument vor Ort für die Beauftragten ist größer als bei einem zentral geführten Register.
Das Verfahrensverzeichnis, das unmittelbar in den öffentlichen Stellen geführt wird, dient dazu, den Überblick darüber zu behalten, wo sich in der Behörde personenbezogene Daten befinden und wie sie behandelt werden. So können mögliche "Datenlecks" schneller gefunden und geschlossen werden.
Dieses Verfahrensverzeichnis kann von jeder Person unentgeltlich eingesehen werden, wenn diese ein berechtigtes Interesse nachweisen kann (§ 21 Absatz 2 DSG-EKD9596# i. V. mit § 6 Absatz 2 DSVO).
Der Beauftragte für den Datenschutz ist über die Einrichtung von automatisierten Abrufverfahren möglichst frühzeitig zu informieren. Mit Abrufverfahren kann z.B. einer anderen kirchlichen Stelle die Möglichkeit und Berechtigung geschaffen werden, auf einen zentralen Datenbestand zu Auskunftszwecken oder auch zur weiter gehenden Nutzung zuzugreifen.
§ 22 Absatz 1 DSG-EKD9697# und deren Stellvertretung
(§ 22 DSG-EKD9798# i.V. mit § 9 Absatz 4 DSVO)
zur / zum örtlich Beauftragten für den Datenschutz
zur / zum Betriebsbeauftragte für den Datenschutz
zur Vertretung der / des Betriebsbeauftragen für den Datenschutz
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich in Datenschutzangelegenheiten jederzeit ohne Einhaltung des Dienstweges an die örtlich Beauftragte oder den örtlich Beauftragten / an die Betriebsbeauftragte oder den Betriebsbeauftragten sowie im Verhinderungsfall an die Vertretung wenden.
§ 11 Absatz 1 der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD (DSVO) erlaubt den Kirchengemeinden, Alters- und Ehejubiläen von Gemeindegliedern in Gemeindebriefen und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen mit Namen und Anschriften sowie Tag und Ort des Ereignisses zu veröffentlichen, soweit die Betroffenen im Einzelfall nicht widersprochen haben.
Für die Abkündigung von Amtshandlungen im Gottesdienst mit Namen, Anschrift, Tag und Ort der Amtshandlung besteht eine Rechtsgrundlage durch Art. 169 Absatz 4 Kirchenordnung der EKvW9899#. § 11 Absatz 2 DSVO enthält eine Erlaubnisnorm, die kirchlichen Amtshandlungen zusätzlich im Gemeindebrief und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen zu veröffentlichen. Das Widerspruchsrecht der Betroffenen bezieht sich vorrangig darauf, dass eine Veröffentlichung der Anschriften unterbleibt. Nur in Ausnahmefällen, wenn die Betroffenen ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Veröffentlichung geltend machen, hat eine Veröffentlichung der kirchlichen Amtshandlungen in Gemeindebriefen und anderen örtlichen kirchlichen Publikationen zu unterbleiben.
Eine Empfehlung zur Gestaltung des Hinweises auf das Widerspruchsrecht der Betroffenen in Gemeindebriefen enthält das Muster 1 dieses Merkblatts. Die Medien- und Presseverbände sind angehalten, in ihren kirchlichen Publikationen, in denen solche Veröffentlichungen regelmäßig erfolgen, auf das in § 11 DSVO enthaltene Widerspruchsrecht hinzuweisen.
Eine Weitergabe von Gemeindeglieder- und Amtshandlungsdaten an Tageszeitungen und sonstige nichtkirchliche Publikationen ist nur zulässig, wenn die Betroffenen ausdrücklich zustimmen.
Soweit von den kommunalen Meldebehörden Auskunfts- und Übermittlungssperren übermittelt worden sind, dürfen nach § 11 Absatz 3 DSVO Veröffentlichungen nur erfolgen, wenn vorher das Einverständnis der betroffenen Person eingeholt wurde (siehe Muster 2).
Die Veröffentlichung von Namen und Anschriften von Gemeindegliedern, ihrer Alters- und Ehejubiläen sowie von kirchliche Amtshandlungsdaten im Internet sind nur zulässig, wenn die betroffenen Personen vorher schriftlich einer Veröffentlichung zugestimmt haben (siehe Muster 3). Vor der Unterzeichnung der Einwilligungserklärung sollte auf die Gefahren, die durch anderweitige, weltweite, nicht mehr kontrollierbare Nutzung der Daten durch Dritte möglich ist, hingewiesen werden.
Muster 1 zum Merkblatt zur Veröffentlichung von
Alters-, Ehejubiläums-und Amtshandlungsdaten
Hinweis auf das Widerspruchsrecht von Gemeindegliedern gegen die Veröffentlichung ihrer Alters- und Ehejubiläumsdaten sowie der Amtshandlungsdaten in Gemeindebriefen und anderen örtlichen Publikationen(§ 11 Absatz 1 DSVO)
Im (Gemeindebrief … ) werden regelmäßig die Alters- und Ehejubiläen sowie kirchliche Amtshandlungen von Gemeindegliedern veröffentlicht. Sofern Sie mit der Veröffentlichung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, können Sie Ihren Widerspruch schriftlich, mündlich oder auf anderem Wege bei der zuständigen Verwaltungsstelle (bitte genau bezeichnen einschließlich Adressangaben) oder bei der für Sie zuständigen Pfarrerin bzw. bei dem für Sie zuständigen Pfarrer erklären.
Muster 2 zum Merkblatt zur Veröffentlichung von
Alters-, Ehejubiläums- und Amtshandlungsdaten
Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung von Gemeindegliederdaten und Amtshandlungsdaten(§ 11 Absatz 3 DSVO)
Frau/Herr ____________________ erklärt:
Muster 3 zum Merkblatt zur Veröffentlichung von
von Gemeindegliederdaten und Amtshandlungsdaten im Internet
(§ 11 Absatz 4 DSVO)
im Internet auf der Homepage der ____________________(bitte Namen der kirchlichen Stelle angeben) ____________________einverstanden.
Personalunterlagen und Datenschutz nach § 15 DSVO Merkblatt zur Behandlung von Personalunterlagen in kirchlichen Gremien
Zur Vorbereitung von Entscheidungen in Personalangelegenheiten (z.B. Einstellung von Stellenbewerberinnen und -bewerbern, Veränderungen und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen) werden häufig allen Mitgliedern von kirchlichen Gremien schriftliche Personalunterlagen zugesandt oder ausgehändigt. Niederschriften über entsprechende Sitzungen geben zum Teil den Verlauf der Beratungen in vielen Details wieder und enthalten die Beratungsergebnisse. Den Mitgliedern der kirchlichen Gremien bleiben die Personalunterlagen oft für die häusliche Archivierung überlassen.
Bei der Vielzahl der versandten Beratungsunterlagen und Niederschriften ist die Gefahr groß, dass Unterlagen in Personalangelegenheiten Dritten zugänglich werden. Nicht immer werden Personalunterlagen in der kirchlichen Stelle oder im häuslichen Bereich sicher und für Dritte, auch für Familienmitglieder, unzugänglich aufbewahrt. Zum Teil erhalten auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Personalunterlagen, die auf Grund ihrer Aufgabenstellung die Informationen nicht oder nur in einem beschränkten Umfang benötigen.
Verschwiegenheitspflicht / Datengeheimnis
Alle Mitglieder von kirchlichen Gremien sind verpflichtet, grundsätzlich über Angelegenheiten der Seelsorge sowie über Personalangelegenheiten, die ihrem Wesen nach vertraulich oder als solche ausdrücklich bezeichnet worden sind, dauernd, auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt Verschwiegenheit zu wahren.
Den bei kirchlichen Stellen beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ergibt sich auch auf Grund spezieller arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Regelungen.
Es ist zu prüfen, ob Personalunterlagen, die im Rahmen einer Einladung versandt werden, anonymisiert werden. An Stelle einer Anonymisierung kann auch eine pseudonyme Verarbeitung der Personalunterlagen vorgenommen werden. Dabei werden die identifizierenden Angaben zu einer Person (z. B. Name, Anschrift, Aktenzeichen) unkenntlich gemacht bzw. durch andere Namen und Bezeichnungen ersetzt. In der Sitzung können die Namen der Personen offenbart werden.
Bewerbungs- und Personalunterlagen sollten nach Beendigung der Sitzung zur sachgerechten Vernichtung wieder abgegeben werden. Nicht mehr benötigte Personalunterlagen sind unverzüglich zu vernichten (z. B. mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 3 nach DIN 3275799100#).
Bewerbungsunterlagen sind im Falle einer nicht zu Stande gekommenen Einstellung unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten. Die Unterlagen dürfen von der kirchlichen Stelle nur aufbewahrt werden, wenn im Rahmen des Anstellungsgesprächs oder in der Korrespondenz ausdrücklich die Einwilligung dazu erteilt wird. Es ist festzulegen, für welchen maximalen Zeitraum die Bewerbungsunterlagen vorgehalten werden dürfen.
2 ↑ Inhaltsübersicht geändert durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
4 ↑ Nr. 850
7 ↑ Nr. 850
8 ↑ Nr. 850
9 ↑ Nr. 850
10 ↑ Nr. 850
11 ↑ Nr. 850
12 ↑ Abschnitt VIII und § 42 bis § 44 eingefügt durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Oktober 2007.
13 ↑ Abschnitt VIII und §§ 42 bis 43 neu nummeriert durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Oktober 2007.
14 ↑ Nr. 850
15 ↑ Nr. 850
16 ↑ Nr. 850
17 ↑ § 2 geändert durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
18 ↑ Nr. 850
19 ↑ Nr. 850
20 ↑ § 2a eingefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
21 ↑ Nr. 850.
22 ↑ Nr. 850.
23 ↑ Nr. 850
24 ↑ Nr. 850
25 ↑ § 4 neu gefasst durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
26 ↑ § 5 Abs. 1, Abs. 3 geändert durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
27 ↑ Nr. 850
28 ↑ § 6 aufgehoben durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
29 ↑ Nr. 850
31 ↑ § 8 aufgehoben durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
32 ↑ § 9 Abs. 1 gestrichen, Abs. 2 - 4 neu nummeriert, Abs. 1 neu gefasst, Abs. 3 Satz 1 geändert, Abs. 3 Satz 3 geändert, Abs. 5 gestrichen durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
33 ↑ Nr. 850
35 ↑ § 9a eingefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
36 ↑ § 10 Abs. 1 Satz 2 geändert durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
37 ↑ Siehe auch das Rundschreiben Nr. 1/2016 vom 7. Januar 2016. § 42 Abs. 1 Bundesmeldegesetz legt fest, dass die übermittelten staatlichen Meldedaten nicht für arbeitsrechtliche Zwecke verwandt werden dürfen. Dies gilt insbesondere zur Anbahnung, der Aufrechterhaltung und Beendigung eines kirchlichen Arbeitsverhältnisses. Die Daten über die Kirchenzugehörigkeit sind vorrangig bei der betroffenen Person zu erheben (z. B. Befragung, Einreichung von Unterlagen).
38 ↑ Nr. 101
39 ↑ Nr. 110
40 ↑ Nr. 111
41 ↑ Nr. 850
42 ↑ § 11 Abs. 1 Satz 3 geändert, Abs. 2 Satz 4 geändert, Abs. 3 Satz 2 geändert, Satz 3 angefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
43 ↑ § 12 Satz 4 angefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
44 ↑ Nr. 850
45 ↑ § 14 Abs. 5 angefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
46 ↑ Nr. 850
47 ↑ Nr. 850
48 ↑ § 20 Abs. 3 angefügt durch Zweite Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 14. August 2008.
49 ↑ Nr. 850
50 ↑ Nr. 850
51 ↑ § 35 Abs. 8 angefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
52 ↑ Nr. 850
53 ↑ Abschnitt VIII eingefügt, § 42 bis § 44 eingefügt durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Okotber 2007.
54 ↑ Abschnitt VIII eingefügt, § 42 bis § 44 eingefügt durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Okotber 2007.
55 ↑ Abschnitt IX eingefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
56 ↑ § 45 eingefügt durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
57 ↑ Nr. 850.
58 ↑ Abschnitt VIII neu nummeriert, §§ 42, 43 neu nummeriert durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetezs über den Datenschutz der EKD vom 18. Oktober 2007;Abschnitt IX neu nummeriert, § 45 bis § 46 neu nummeriert durch die Dritte Verordnung zur Änderung der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD vom 18. Juni 2015.
59 ↑ Diese Vorschrift betrifft das Inkrafttreten in der ursprünglichen Fassung.
60 ↑ Nr. 850.
61 ↑ Nr. 850.
62 ↑ Nr. 852.
63 ↑ Nr. 858.
64 ↑ Nr. 950.
65 ↑ Nr. 850.
66 ↑ Nr. 850.
67 ↑ Nr. 850.
68 ↑ Nr. 850.
69 ↑ Weitere Informationen und die Kontaktdaten erhalten Sie über das Internet unter www.datenschutz.ekd.de.
70 ↑ Nr. 850.
71 ↑ Nr. 850.
72 ↑ Nr. 850.
73 ↑ Nr. 850.
74 ↑ Nr. 852.
75 ↑ Dieser Dokumentation lag das „Musterformular zur Dokumentation von Videoüberwachungsmaßnahmen öffentlicher Stellen in Ausübung ihres Hausrechts (§ 30 Absatz 7 HmbDSG)“ des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu Grunde. Im Rahmen der Überarbeitung nach dem kirchlichen Datenschutzrecht wurden Anpassungen vorgenommen.
76 ↑ Wenn der Personenkreis externe Personen enthält (z. B. externe Mitarbeitende eines Dienstleisters per Fernwartung, Sicherheitsdienst) handelt es sich zugleich um eine Datenverarbeitung im Auftrag (siehe § 11 Absatz 6 DSG-EKD). Mit dem Dienstleister ist ein Vertrag unter Beachtung der Bestimmungen von § 11 Absatz 1 bis 5 DSG-EKD abzuschließen. Ein entsprechendes Muster ist auf der Homepage des Beauftragten für den Datenschutz der EKD (https://datenschutz.ekd.de) in der Infothek zu finden.
77 ↑ Der Kodierer (Encoder) ist ein System, das die aus der Videokamera übermittelten Daten in ein anderes Datenformat umwandelt, um Audio-/Videodateien für eine schnelle Übertragbarkeit zu komprimieren.
78 ↑ Eine Kreuzschiene (Umschaltbox) ist ein Steuergerät, mit dem bei Videoüberwachungsanlagen verschiedene Kamerapositionen in beliebiger Folge und Dauer an mehreren Monitorplätzen gleichzeitig angezeigt werden können.
79 ↑ Bei einer Kamera könnten die technischen und organisatorischen Maßnahmen beispielsweise wie folgt beschrieben werden:
Authentizität Unzulässige Eingriffe
Revisionsfähigkeit Unkontrollierbare Auswertung/Nutzung der Bilddaten für andere Zwecke Zugriffsschutz, Zugriffsprotokollierung
80 ↑ Definitionen der Begriffe enthält § 7a Absatz 6 Satz 2 DSG-EKD.
81 ↑ Definitionen der Begriffe enthält § 7a Absatz 6 Satz 2 DSG-EKD.
82 ↑ Definitionen der Begriffe enthält § 7a Absatz 6 Satz 2 DSG-EKD.
83 ↑ Definitionen der Begriffe enthält § 7a Absatz 6 Satz 2 DSG-EKD.
84 ↑ Definitionen der Begriffe enthält § 7a Absatz 6 Satz 2 DSG-EKD.
85 ↑ Nr. 850 Anlage 3 zu § 9 geändert durch Verordnung zur Änderung verschiedener Rechtsnormen auf Grund der Bildung eines gemeinsamen Diakonischen Werkes Rheinland-Westfalen-Lippe vom 24. September 2015.
86 ↑ Nr. 850
87 ↑ Nr. 850
88 ↑ Nr. 850
89 ↑ Nr. 850
90 ↑ Nr. 850
91 ↑ Nr. 850
92 ↑ Nr. 850
93 ↑ Nr. 850
94 ↑ Nr. 850
95 ↑ Nr. 850
96 ↑ Nr. 850
97 ↑ Nr. 850
98 ↑ Nr. 1850
99 ↑ Nr. 1
100 ↑ Redaktioneller Hinweis: Die DIN 32757 wurde im Oktober 2012 durch die DIN 66399 ersetzt. Es wird ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 empfohlen.

References: § 27

§ 9

§ 9

§ 11

§ 12

§ 35
 § 1
 § 6
 § 7
 § 10
 § 11
 § 14
 § 15
 § 22
 § 27
 § 7
 § 9
 § 22
 § 11
 § 15
 § 1
 § 1
 § 6
 § 6

§ 2
 § 7
 § 7
 § 10
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§ 425
 § 11

§ 526
 § 14

§ 628
 § 15
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§ 831

§ 932
 § 22
 § 22
 § 5

§ 9
 § 27

§ 1036
 § 11
 § 4

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 § 51
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 § 41

§ 2048
 § 9
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 § 24
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§ 3551
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 § 15
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 § 203
 § 12
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§ 4556
 § 6
 § 6
 § 2
 § 20
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 § 13
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 § 6
 § 2
 § 7
 § 7
 § 7
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 § 9
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 § 18
 § 22
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 § 6
 § 14
 § 6

§ 22
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§ 11
 Art. 169
 § 11
 § 11
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 § 44
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 § 7
 § 7
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