Source: http://www.colcocoa.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/
Timestamp: 2020-08-09 22:41:32+00:00

Document:
Política de tratamiento de datos personales – Colcocoa cacao 100% colombiano
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LA ENTIDAD.. 3
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 3
TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y SU FINALIDAD: 3
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 8
PROCEDIMIENTOS. 9
¿QUIÉNES PODRÁN HACER SOLICITUDES Y CONSULTAS?: 9
LA AUTORIZACIÓN. 12
AVISO DE PRIVACIDAD. 13
VIGENCIA.. 14
De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artículo 17; el literal f) del artículo 18 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, es obligación de los responsables del tratamiento de datos personales adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos, así como la atención de consultas y reclamos que tengan los titulares con respecto al tratamiento que este dé a los mismos, según los principios establecidos legalmente para ello.
Así, en observancia del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella, en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas, COLCOCOA S.A.S. ha adoptado el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el debido tratamiento de los datos personales que están contenidos o serán incluidos en las bases de datos o archivos de la entidad.
Por lo tanto, este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, maneje y almacene COLCOCOA S.A.S. de empleados, contratistas, proveedores y clientes. El presente manual deberá ser cumplido de manera integral por el área encargada de dicho tratamiento.
COLCOCOA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida con Matricula Mercantil No. 139.859 de la Cámara de Comercio de Manizales y NIT 900.354.638-2, se permite informar que ha venido incorporando en sus diferentes bases, datos personales que se han obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o en razón de las relaciones de tipo contractual o precontractual desarrolladas dentro del giro ordinario de su actividad económica.
Es así como COLCOCOA S.A.S. por medio de estos lineamientos busca establecer prácticas uniformes para la recolección, almacenamiento, actualización, circulación, transmisión y supresión, actividades que en adelante se denominarán TRATAMIENTO de la información de empleados, contratistas, proveedores y/o clientes.
De acuerdo al Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 sobre las Políticas de Tratamiento de la Información, COLCOCOA S.A.S. es el RESPONSABLE del tratamiento de las bases de datos y archivos que reposan o reposarán en la entidad, cuyos datos de contacto son los siguientes:
RAZÓN SOCIAL COLCOCOA S.A.S
DIRECCIÓN CALLE 54 No. 26-154
CORREO ELECTRÓNICO sandra@colcocoa.com – contacto@colcocoa.com
TELÉFONO (6) 885 9009
Los datos personales recopilados por COLCOCOA S.A.S. como RESPONSABLE, serán recolectados, almacenados, utilizados, circulados o suprimidos de conformidad con los siguientes lineamientos:
COLCOCOA S.A.S, dando cumplimiento a las estipulaciones consagradas en la Constitución y la Ley en lo relativo a garantizar el derecho a la intimidad de las personas, informa que en las instalaciones de la Empresa se encuentra ubicado un sistema de videovigilancia que contempla la captación de imágenes.
Las imágenes captadas de las personas, en ejercicio de actividades como grabación, transmisión, conservación, reproducción y almacenamiento de las mismas, constituyen tratamiento de datos personales, lo que determina que los mismos son objeto de aplicación del régimen normativo de Protección de Datos Personales.
Con el fin de dar cumplimiento a lo contemplado en el Artículo 15 del Decreto 1377 de 2013, COLCOCOA S.A.S. informa que en las zonas de videovigilancia ubicadas en sus instalaciones, se encuentran avisos distintivos con contenido de aviso de privacidad, los cuales contienen información del tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad de los mismos, los derechos que le asisten al titular de la información, los mecanismos que ha dispuesto la Empresa para que los titulares conozcan la Política de Tratamiento de la Información, el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles, y el nombre y/o razón social de contacto del responsable del tratamiento.
La información recolectada a través del sistema de videovigilancia, será utilizada para cuestiones de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de COLCOCOA S.A.S. y para ser empleada como prueba en cualquier proceso judicial o administrativo.
La autorización otorgada por parte del titular para el tratamiento de sus datos personales en cuestión de imágenes captadas a través del sistema de videovigilancia, se entenderá surtida con el simple hecho de su ingreso a las instalaciones de COLCOCOA S.A.S., comprendida como una conducta inequívoca que permite concluir de manera razonable que se otorgó la autorización.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como sus datos relativos a la salud, a su vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
El titular haya dado autorización explícita a dicho tratamiento salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
Para el caso de los datos de salud se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley para esta.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto y comprensión de las consecuencias que conlleva el tratamiento de sus datos.
Los datos personales recolectados a menores de edad, previa autorización otorgada por las personas facultadas para representarlos, tendrán por finalidad:
Labores estadísticas.
Alimentación de bases de datos de directorio.
4. Para efectos archivísticos
Registro documental para cuestiones de afiliación a Cajas de Compensación Familiar y demás beneficios derivados del vínculo contractual entre sus padres y COLCOCOA S.A.S.
TRATÁNDOSE DE EMPLEADOS.
Los datos personales recolectados a los empleados de COLCOCOA S.A.S, tendrán por finalidad:
Construcción y actualización de historia laboral.
Cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
Suministro de información de cambio de horario, condiciones, eventos, convocatorias.
Alimentación de bases de datos de directorios.
Adecuado cumplimiento de la gestión del Departamento de Recursos Humanos.
Para efectos archivísticos.
La información recolectada a través del sistema de videovigilancia, será utilizada para cuestiones de seguridad y para ser empleada como prueba en cualquier proceso judicial o administrativo.
Para información de créditos y libranzas que maneje la empresa.
Los datos personales recolectados a los clientes de COLCOCOA S.A.S., tendrán por finalidad:
Envío de información comercial y promocional.
Suministro de información de cambios de horario, condiciones, eventos y/o convocatorias.
Para efectos archivísticos
Registro documental para actividades de mercadeo.
Validación de la información en cumplimiento de la política de conocimiento del cliente aplicable a COLCOCOA S.A.S.
Adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera.
TRATÁNDOSE DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
Los datos personales recolectados a los proveedores y contratistas de COLCOCOA S.A.S, tendrán por finalidad:
Procesos de contratación de servicios.
Para enviar comunicaciones y permanecer en contacto con el proveedor y/o contratista.
TRATÁNDOSE DE TERCEROS
Los datos personales recolectados a los terceros, tendrán por finalidad:
Identificación del tercero.
Para atender sugerencia, quejas, críticas, elogios y análogos, presentados a COLCOCOA S.A.S.
COLCOCOA S.A.S. informa y garantiza a sus empleados, contratistas, proveedores y clientes, en lo referente al tratamiento de sus datos personales, los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar la información y sus datos personales frente a los responsables y encargados de su tratamiento, derecho que se podrá ejercer frente a datos inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, entre otros, aquellos cuya su utilización desconozca las finalidades con las que fueron recolectados.
Podrá también el TITULAR ser informado previa solicitud ante el RESPONSABLE sobre el manejo que este le ha dado a sus datos personales.
El TITULAR podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
El TITULAR también podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales, la cual procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución, siempre que entre el titular de la información y COLCOCOA S.A.S no exista un vínculo contractual o cuando no exista un deber legal que obligue que la información se conserve en la base de datos.
6. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales, COLCOCOA S.A.S., garantiza a los TITULARES de la información en poder de la entidad, el cumplimiento de los siguientes deberes constitucionales y legales:
Exigir al ENCARGADO -en caso de existir en un futuro- del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales del TITULAR.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados en los términos de la ley y con fundamento en el manual interno de procedimientos adoptado por el RESPONSABLE.
Los titulares de datos, sus representantes o sus causahabientes podrán consultar, realizar solicitudes de supresión y revocar la autorización para el tratamiento de la información personal del TITULAR que reposen en las bases de datos COLCOCOA S.A.S. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultados para representarlos.
El artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 señala en su inciso segundo que “La solicitud de la supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.”, el cual es aplicable a los empleados, proveedores y clientes de COLCOCOA S.A.S.
CANALES PARA SOLICITUDES Y CONSULTAS:
En aras de facilitar el acceso a la información a sus empleados, proveedores y clientes, así como a terceros y menores de edad que actuarán por conducto de sus representantes legales, COLCOCOA S.A.S., ha establecido los siguientes canales para realizar consultas y/o reclamos:
RESPONSABLE COLCOCOA S.A.S.
DEPENDENCIA Área Administrativa.
VÍAS PARA LA PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS:
Dado que toda solicitud y/o reclamo presentado por el TITULAR debe contar con la evidencia de su trámite, COLCOCOA S.A.S. establece de manera preferente como vía para su presentación, la forma escrita, aclarando que no obstante lo anterior, las que consultas y/o reclamos que se hagan por vía telefónica, conservan total validez y se atenderán igual a si fueran presentadas de forma escrita. Cuando la consulta y/o reclamo se haga por escrito, el documento deberá contener como mínimo la siguiente información:
En aras de asegurar los derechos que le asisten a los TITULARES de la información, cuando la consulta y/o reclamo se realice por persona diferente a ella, solamente se admitirá dicha consulta y/o reclamo cuando se realice de forma escrita, donde se deberá adjuntar junto con los demás documentos que pretende hacer valer, el que lo acredite y le permita actuar en nombre y/o representación del TITULAR.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al TITULAR o INTERESADO los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos se presentarán mediante solicitud dirigida al RESPONSABLE del tratamiento o al ENCARGADO -en caso de existir en un futuro-. El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo del mismo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al TITULAR o interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento para que lo corrija, sin que el TITULAR o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez COLCOCOA S.A.S haya recibido el reclamo completo, se marcará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes el caso en la base de datos con la leyenda “RECLAMO EN TRÁMITE” u otra similar, indicando el motivo del mismo, y así se mantendrá hasta definir la respuesta.
Cuando se trate de reclamos hechos con el propósito de eliminar datos personales, si vencido el término establecido en este acápite COLCOCOA S.A.S. no hubiere eliminado la información, el Titula podrá solicitas a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de sus datos.
INCONFORMIDAD CON LA RESPUESTA DE LOS RECLAMOS, SOLICITUDES O CONSULTAS.
De acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el TITULAR o INTERESADO solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, consistente en el trámite de consulta o reclamo directo ante COLCOCOA S.A.S.
El TITULAR o INTERESADO podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y/o cada vez que se den modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Cuando el TITULAR o INTERESADO quiera consultar sus datos personales con una periodicidad mayor a una vez cada mes calendario, COLCOCOA S.A.S. podrá cobrar al TITULAR o INTERESADO los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por parte de COLCOCOA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. COLCOCOA S.A.S en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y del que se pueda concluir de manera inequívoca la aceptación por parte del titular de la información del tratamiento de sus datos personales por parte de COLCOCOA S.A.S.
La solicitud de la autorización será emitida por parte de COLCOCOA S.A.S y será puesta a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, con el fin de que conozca y tome decisiones informadas respecto a: a. Que cierta información suya sea recogida y utilizada para fines determinados; b. Frente a la opción de conocer cualquier cambio en los mismos y c. De controlar el uso de sus datos personales.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de COLCOCOAL S.A.S.
COLCOCOA S.A.S adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos sobre cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento, se informa al titular de la información sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Los datos de contacto COLCOCOA S.A.S.
Los mecanismos dispuestos por COLCOCOA S.A.S., para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en esta o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de Tratamiento de Información.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha efectiva de implementación de las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
COLCOCOA S.A.S informa que la presente Política de Tratamientos de Datos Personales inicia a partir de (01/04/2016).
Una vez cumplida(s) la(s) finalidad(es) del Tratamiento – y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario –, se procederá a la supresión de los datos personales en posesión de COLCOCOA S.A.S. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Cll 54 No. 26 - 154
Tel: +(576) 8859009
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References: artículo 17
 artículo 18
 artículo 13
 Artículo 15
 Artículo 13
 Artículo 15
 artículo 9
 Artículo 16