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Dirección de Recursos Humanos MANUAL DE PROCESOS - PDF
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Ernesto Benito Tebar Nieto
1 MANUAL DE PROCESOS GUATEMALA, JULIO DE 2011
2 1 INDICE I. GENERALIDADES DEL MANUAL 2 II. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 6 III. DESCRIPCIONES DE PROCESOS 1. UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 5 2. DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y SALARIOS DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEPARTAMENTO DE BIENESTAR LABORAL ASESORÍA LEGAL Y LABORAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 157
3 2 GENERALIDADES DEL MANUAL 1. Objetivos del Manual b. General c. General El Manual de Descripciones de Procesos y Procedimientos de la Dirección pretende orientar a los funcionarios y empleados de la Institución en lo relacionado con las actividades que deben realizar en cada uno de los procesos, b. Específicos Proporcionar a todos los funcionarios y empleados de la Dirección de Recursos Humanos una guía técnica que los oriente sobre los procesos y procedimientos que corresponden a cada unidad dentro de la Dependencia. Proveer a funcionarios y empleados de la Dependencia de un instrumento técnico orientador acerca del contexto en el que deben desarrollar sus actividades en su puesto de trabajo. 2. Confidencialidad a. El manejo de este Manual está dado dentro de las normas de ética obligadas a toda persona o institución que tiene acceso a información confidencial. 3. Campo de aplicación El presente Manual es de uso obligatorio en todas las unidades y dependencias de la. 4. Normas generales de uso a. Toda adición, supresión o enmienda a este Manual será aprobada mediante acuerdo ministerial. b. La es responsable de custodiar, distribuir y dar a conocer este Manual al personal de la Dependencia, así como, enviar un ejemplar en físico y copia en magnético a la. c. La Dirección de Financiera es responsable, conjuntamente con los Jefes de Departamento, del cumplimiento de las normas establecidas en el presente Manual.
4 3 III. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. DESCRIPCIÓN La es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas responsable de precisar las funciones encomendadas a cada miembro de la Dirección que conozca sus atribuciones y responsabilidades, que le permita desarrollar sus actividades en forma eficientes y eficaz. 2. MISIÓN Diseñamos, proponemos y administramos políticas de recursos humanos, mediante el trabajo excelente de nuestro personal, para el logro de los objetivos del Ministerio de Finanzas Públicas. 3. VISIÓN Ser la Dirección rectora del recurso humano del, capaz de generar cambios positivos en el personal. 4. MARCO JURÍDICO La esta fundamenta sus actuaciones en lo preceptuado en el artículos 64 al 66 del Acuerdo Gubernativo No de fecha 23 de diciembre de 2008, Reglamento Orgánico Interno del. 5. ORGANIGRAMA
5 4 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADM. INTERNOS ASESORÍA LEGAL LABORAL BIENESTAR LABORAL CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ADM. DE PERSONAL NÓMINAS Y SALARIOS
6 5 I. SIMBOLOGÍA SIMBOLO REPRESENTACION INICIO O TERMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona información. ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente. CONECTOR DE PAGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo. TRANSPORTACION: Indica movimiento de personas, material o equipo. CONECTOR DENTRO DE LA PAGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo. LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro. RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la secuencia del procedimiento.
8 7 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: ADMINISTRATIVO Procedimiento: ELABORACION Y APROBACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Página: 1/1 Duración: 9 días, 3 hrs, 40 min. Fecha de revisión final: 15/7/2011 No. de Actividades: 8 Propósito del Procedimiento: Cumplir oportunamente con la presentación del Anteproyecto de Presupuesto ante la Dirección Financiera. Base Legal: LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO DECRETO Y SU REGLAMENTO ACUERDO GUBERNATIVO No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE Recibe por correo electrónico de la Dirección Financiera, formularios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Solicita por correo electrónico a los Jefes de Departamento su planificación de gastos por renglón presupuestario estimado a ejecutar en actividades programadas para el próximo año. Jefes de Departamento elaboran presupuesto de acuerdo a las actividades a realizar. Integra la información de los diferentes departamentos que conforman la Dirección y procede a elaborar los formatos diseñados por la Dirección Técnica del Presupuesto. Presenta anteproyecto al Director y/o Subdirector para revisión y aprobación. 20 min. Jefe Administrativo 1 hora Jefe Administrativo 5 días Jefe de cada área 2 días Jefe Administrativo 1 día Jefe Administrativo 6 Si no están de acuerdo devuelve para que se modifique. 1 día Director/Subdirector 7 8 Si está de acuerdo devuelve el documento al Jefe Administrativo autorizado y firmado. Revisa que el anteproyecto de presupuesto este firmado, sellado y lo remite a la UDAF para su aprobación en copia impresa y CD. 2 horas Director/Subdirector 20 min. Jefe Administrativo
9 8 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Fecha revisión final: Duración: 9 días 3 horas 40 minutos ELABORACION Y APROBACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO JEFE ADMINISTRATIVO CONTADORA JEFES DEPARTAMENTO DIRECTORA RECURSOS HUMANOS INICIO 1)Recibe correo electrónico de la DF formulario para elaborar anteproyecto de presupuest 2) Solicita por correo electrónico a los Jefes de Depto. planificación de gast os, estimado a ejecutar 3) Elaboran presupuesto de acuerdo a las actividades a realizar 4) Integran información de los diferentes departamentos y elabora formatos diseñados por DTP 5) Presenta Anteproyecto de Presupuesto a las Autoridades para revisión y aprobación NO 6)Esta de Acuerdo SI 7) Firma, autoriza y devuelve documento 8) Revisa anteproyecto de presupuesto este firmado, sellado y lo remite a la UDAF par aprobación FIN
10 9 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO MAYORES DE Q. 30, Página: 1/2 Duración: 38 días 12 hrs. Fecha de revisión final: No. de Actividades: 26 Procedimiento: COMPRAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO MAYORES DE Q.90, Propósito del Procedimiento: Toda compra que se efectúe a través de este procedimiento debe ajustarse a lo establecido en la Ley correspondiente. Base Legal: Ley de Compras y Contrataciones del Estado Decreto del Congreso de la República. No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 2 Recibe nota de requerimiento de mobiliario, equipo y/o servicio Revisa que el requerimiento contenga los datos y justificaciones necesarias 20 min. Encargada de compras 30 min. Jefe Administrativo 3 Elabora bases de cotización 2 días Jefe Administrativo 4 Elabora formulario de cotización 20 min. Encargado de Compras 5 Elabora oficios a: Dirección Normativa de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, Asesoría Jurídica y Dirección de Recursos Humanos, solicitando se nombre un empleado 1 hora Jefe Administrativo para que conforme la Junta de Cotización 6 Elabora providencia para Asesoría Legal Laboral para que emita dictamen técnico 30 min. Jefe Administrativo 7 Elabora providencia para Asesoría Jurídica para que emita dictamen jurídico 30 min. Jefe Administrativo 8 Elabora oficio dirigido al Viceministro, solicitando aprobación de bases, formulario y nombramiento de Junta 30 min. Jefe Administrativo de Cotización 9 Emite resolución Ministerial en la que aprueba formularios, Dirección de Servicios 10 días bases y nombramiento de la Junta de Cotización Administrativos 10 Notifica resolución y remite expediente a la Dirección de Dirección de Servicios 2 días Recursos Humanos Administrativos 11 Elabora notas y formularios de cotización, invitando a cotizar como mínimo a 3 empresas que distribuyan el producto a comprar y/o servicio, los traslada a firma del 4 horas Encargada de Compras Director y/o Subdiector de Recursos Humanos 12 Recibe documentación en plica cerrada 30 min. Junta de Cotización 13 Abre plicas, califica y adjudica la compra a la empresa cuya oferta se ajuste a los criterios establecidos en las bases de 4 horas Junta de Cotización cotización 14 Suscriben acta de adjudicación 2 días Junta de Cotización 15 Junta de cotización traslada documentos para publicación en GUATECOMPRAS 30 min. Encargada de Compras
11 10 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Página: 2/2 Duración: 38 días 19 hrs. 55 min Fecha de revisión final: Procedimiento: COMPRAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO MAYORES DE Q.90, No. de Actividades: 26 Propósito del Procedimiento: Toda compra que se efectúe a través de este procedimiento debe ajustarse a lo establecido en la Ley correspondiente. Base Legal: Ley de Compras y Contrataciones del Estado Decreto del Congreso de la República. No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 16 Traslada expediente a Unidad de Servicios Administrativos para continuar trámite 20 min. Junta de Cotización 17 Recibe expediente para elaboración de contrato administrativo 3 días Jefe Asesoría Legal Laboral Traslada expediente a Dirección de Servicios Administrativos para aprobación de contrato Revisa contrato si esta correcto traslada a firma de las Autoridades Superiores, si fuere necesario hacerle correcciones lo devuelve a la Dirección de Recursos Humanos Devuelve expediente aprobado a la Dirección de Recursos Humanos Elabora nota y remite al Viceministro, solicitando nombrar a Junta de Recepción Emite resolución Ministerial y notifica a la Junta de Recepción Revisa y recibe equipo de acuerdo a las especificaciones contempladas en el Contrato Administrativo Suscribe acta de recepción de los bienes adquiridos y elabora informe a Viceministro indicando que se recibió a entera satisfacción. Recibe de la Junta de Cotización producto y factura para pago 20 min. Jefe Administrativo 8 días 30 min. Dirección de Servicios Administrativos Dirección de Servicios Administrativos 30 min. Jefe Administrativo 10 días 2 días 26 Recibe expediente para elaboración de Orden de Compra 1 día Dirección de Servicios Administrativos Dirección de Servicios Administrativos 2 días Junta de recepción 1 día Encargada de Compras Encargado de Presupuesto
12 11 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/3 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 38 días 3horas 55 minutos COMPRAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO MAYORES DE Q 90, JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE COMPRAS DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INICIO 1) Recibe nota de requerimiento de mobiliario, equipo y/o servicio suministros 2) Revisa que el requerimiento contenga datos y justificaciones necesarias strativo 3)Elabora bases de cotización y hoja de especificaciones. 4) Elabora formulario de cotización. 5) Elabora oficios. 6) Elabora providencia para Asesoría legal laboral para emitir dictamen técnico 7) Elabora providencia para Asesoría legal laboral para emitir dictamen técnico 8) Elabora oficio dirigido al Viceministro. A
13 12 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/3 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 38 días 3horas 55 minutos COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS MAYORES DE Q 90, ASESORIA LEGAL LABORAL JUNTA DE COTIZACION JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADA DE COMPRAS DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A 9) Emite resolución Ministerial en la que aprueba formularios, bases y nombramiento de Junta de Cotización 10) Notifica resolución y remite expediente a la Dirección de 11) Elabora notas y formularios de Recursos Humanos cotización, invita 3 empresas que 12) Recibe documentación en distribuyan el producto a comprar plica cerrada 13) Abre plicas, califica y adjudica la compra a la empresa cuya oferta se ajuste a las bases 14) suscriben acta de adjudicación 15) Recibe documentos para publicación en Guatecompras 16)Traslada expediente a Unidad de Serv. Admos. 17) Recibe expediente para elaboración de contrato administrativo 18) Traslada expediente a Dirección de Servicios Administrativos para aprobación de contrato 19)Revisa Está correcto? B
14 13 Dirección: Recursos Humanos Página: 3/3 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 38 días 3horas 55 minutos COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS MAYORES DE Q 90, ENCARGADO DE PRESUPUESTO JUNTA DE RECEPCION ENCARGADA DE COMPRAS JEFE ADMINISTRATIV O DIRECCION SERVICIOS ADMINISTRATIV OS B 20) Devuelve expediente aprobado a la Dirección de Recursos Humanos. 21) Elabora nota y remite a Viceministro, solicitando nombren junta de recepción 22) Emite resolución Ministerial y notifica a la Junta de Recepción 23) Revisa y recibe equipo de acuerdo a las especificación contempladas en el Contrato Admo 24) Suscribe acta de recepción de los bienes adquiridos y elabora informe a Viceministro indicando la recepción satisfactoria.. 25) Recibe a la Junta de ]Cotización producto y factura para pago 26)Recibe expediente para elaboración de Orden de Compra FIN
15 14 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: ELABORACION Y TRAMITE DE ORDENES DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES Página: 1/1 Duración: 3 días, 4 horas, 40 min. Fecha de revisión final: 15/7/2011 No. de Actividades: 16 Propósito del Procedimiento: Cumplir oportunamente con los pagos, que por diversos conceptos adquiere la Dirección. Base Legal: LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO DECRETO Y SU REGLAMENTO ACUERDO GUBERNATIVO No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE ETAPA DE PRE-COMPROMISO Revisa y recibe formulario de solicitud de compra de materiales y suministros, cotizaciones autorizadas y documentación de respaldo Elabora en el SIGES el Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria CDP- 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 20 min. Técnico de Compra y Presupuesto Recibe, revisa y autoriza el CDP en el SIGES e imprime reporte 15 Jefe Administrativo minutos Aprobado el CDP, imprime y firma el CUR de Precompromiso 20 min. Técnico de Compra y Presupuesto ETAPA DE COMPROMISO 5 Recibe y razona la factura extendida por el proveedor y 10 min. Encargada de Compras traslada para la elaboración de la Orden de Compra y Pago 6 Con los documentos de respaldo elabora orden de compra y 20 min. Técnico de Compra y pago en el Sistema de Gestión SIGES Presupuesto 7 Recibe, revisa y autoriza orden de compra y pago en el SIGES 20 min. Jefe Administrativo 8 Aprobada orden elabora Comprobante Único de Registro -CUR- 20 min. Técnico de Compra y en la etapa de compromiso Presupuesto 9 Recaba firmas autorizadas (Director y Jefe Administrativo) 1 día Técnico de Compra y Presupuesto 10 Revisa documentos y aprueba CUR de Compromiso 20 min. Jefe Administrativo 11 ETAPA DE DEVENGADO Aprobado CUR de Compromiso, elabora la liquidación en el SIGES, ingresa los datos de la factura del proveedor 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 12 Revisa, aprueba en el SIGES 15 min. Jefe Administrativo Aprobada liquidación, elabora CUR en la etapa de devengado 20 min. Técnico de Compra y Presupuesto Aprueba CUR de devengado y solicita a la Dirección Financiera el pago a proveedor Firma del Director y/o Subdirector de los documentos que conforman el expediente de pago. 30 min. Jefe Administrativo 2 días Director o Subdirector Archiva expediente 10 min. Técnico de Compra y Presupuesto
16 15 Dirección: Recursos Humanos Página: ½ Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACION Fecha revisión final: Duración: 3 días, 4 horas, 40 min. ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES ETAPA DE COMPROMISO JEFE ADMINISTRATIVO TÉCNICO DE COMPRA /PRESUPUESTO TECNICO DE COMPRA Y PRESUPUESTO ENCARGADA DE COMPRAS INICIO 1) Revisa y recibe formulario de solicitud de compra 2) Elabora en SIGES el comprobante de disponibilidad 3) Recibe, revisa y autoriza el CDP, imprime reportes 4) Aprobado el CP, imprime y firma el CIR de precompromiso 5) Recibe y razona la factura extendida por el proveedor y traslada para elaboración de orden de compra y pago 6)Recibe y razona la factura extendida por el proveedor y traslada para elaboracipon de orden de pago 7) Recibe, revisa y autoriza orden de compra y pago en SIGES 8) Aprobada orden elabora CUR en la etapa de compromiso 9) Recaba firmas autorizadas 10) Revisa documentos y aprueba CUR de Compromiso A
17 16 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACION Fecha revisión final: Duración: 3 días, 4 horas, 40 minutos ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES ETAPA DE DEVENGADO JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE PRESUPUESTO TECNICO DE COMPRA Y PRESUPUESTO DIRECTOR/ SUBDIRECTOR A 11) Revisa documentos y aprueba CUR de Compromiso 12) Aprobado CUR, elabora liquidación en el SIGES, Ingresa datos de factura 13) Revisa, aprueba en el SIGES. 14) Aprobada liquidación, elabora CUR. 15) Aprueba CUR devengado y solicita a la Direc. Financiera pago a proveedor 16)Archiva FIN
18 17 DIRECCIÓN: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Página: 1/1 Duración: 2 días, 3 horas, 30 min Procedimiento: ADMINISTRACION DEL FONDO ROTATIVO Fecha revisión final: No. de Actividades: 16 Propósito del Procedimiento: Elaborar oportunamente los listados de fondo rotativo para el reintegro correspondiente. Base Legal: LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO DECRETO Y SU REGLAMENTO ACUERDO GUBERNATIVO No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Recibe, codifica y razona facturas de compras 1 día Encargado de Fondo Rotativo 2 Estampa al dorso de las facturas los sellos respectivos 1 día Encargado de Fondo Rotativo 3 Elabora listado FR03 ingresando datos de las facturas al Encargado de Fondo 30 min Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- Rotativo 4 Imprime listado FR min. Encargado de Fondo Rotativo 5 Recibe listado FR-003 para revisión 2 horas Subjefe Administrativo 6 Devuelve listado revisado 10 min. Subjefe Administrativo 7 8 Si los datos ingresados son correctos, selecciona en el sistema la etapa de solicitado y traslada a para su aprobación Aprobado en el sistema traslada documentos a firma del Director o Subdirector 10 min. Encargado de Fondo Rotativo 10 min. Jefe Administrativo 9 Devuelve documentos firmados 20 min. Director o subdirector 10 Anota el número de listado de entrada al dorso de las 1 hora Encargada de Fondo facturas Rotativo Interno 11 Solicita por correo electrónico a la Dirección Financiera el 20 min. Jefe Administrativo reintegro de fondos 12 Elabora recibo de ingresos formulario 63 A, para retirar 20 min. Encargada de Fondo nota de crédito en la Unidad de Administración Financiera Rotativo Interno 13 Traslada recibo 63 A a firma del Director 5 min. Encargada de Fondo Rotativo Interno 14 Recibe nota de crédito de parte de la Unidad de 20 Administración Financiera, por valor de reintegro del fondo minutos Encargada de Fondo Rotativo Interno rotativo 15 Efectúa las operaciones en chequera y libro de bancos del 20 Encargada de Fondo reintegro del fondo rotativo interno. minutos Rotativo Interno 16 Traslada a Encargado de Presupuesto, los documentos originales (listado FR-003 y facturas), para elaboración de la Caja Fiscal. 15 minutos Encargada de Fondo Rotativo Interno
19 18 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 2 días, 3 horas, 30 minutos ADMINISTRACION DEL FONDO ROTATIVO ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO JEFE ADMINISTRATIVO SUBJEFE ADMINISTRATIVO DIRECTOR UDAF INICIO 1) Recibe, codifica y razona facturas de compras 2) Estampa al dorso de las facturas sellos 3) Elabora listado FR03, ingresa datos a SICOIN 4) Imprime listado FR ) Recibe listado FR- 003 para revisión 6) Devuelve listado revisado 7) Revisa datos y selecciona en el sistema la etapa de solicitado y traslada para su aprobación 8) Aprobado en el sistema traslada documentos a firma del Director o Subdirector. A
20 19 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 2 días, 3 horas, 30 minutos ADMINISTRACION DEL FONDO ROTATIVO ENCARGADO DE PRESUPUESTO ENCARGADA DE FONDO ROTATIVO JEFE ADMINISTRATIVO DIRECTOR/SUBDIREC TOR UDAF A 9) Devuelve documentos firmados 10) Anota el número de listado de entrada al dorso de las facturas 11) Solicita por correo electrónico a la Direc. Financiera reintegro de fondos 12) Elabora recibo de ingresos 63A, para retirar nota de crédito de UDAF 13) Traslada recibo 63A a firma del Director. 14) Recibe nota de crédito de parte de la Unidad de Administración }financiera, por valor de reintegro del fondo rotativo mite oficio y listado de FR-003 a la UDAF 15) Efectúa operaciones en chequera y libro de bancos, reintegro 16) Traslada a encargado de Presupuesto documentos para elaboración de caja fiscal FIN
21 20 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: MANEJO DE CAJA CHICA Página: 1/1 Duración: 2 días, 3 horas 25 min Fecha de revisión final: No. de Actividades: 15 Propósito del Procedimiento: Realizar compras menores, con fondos de caja chica. Base Legal: Acuerdo Ministerial No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Llena formulario de Solicitud de Materiales y/o Contrataciones de Servicios 15 min. Solicitante y/o Encargado de Bodega y Proveeduría 20 min. Jefe Administrativo 2 Recibe y firma formulario de Solicitud de Materiales y/o Contrataciones de Servicios y traslada a firma del Director 3 Firma formulario y autoriza compra 30 min. Director o subdirector 4 Cuando la compra es mayor a Q solicita mínimo 3 2 días Encargada de Compras cotizaciones 5 Conjuntamente con Director o subdirector selecciona pro 30 min. Jefe Administrativo forma que cumple con los requisitos del bien a comprar 6 Solicita efectivo para realizar compra 20 min. Encargada de Compras 7 Elabora vale de caja chica y requiere autorización 15 min. Subjefe Administrativo 8 Autorizado el vale de caja chica entrega efectivo 20 min. Subjefe Administrativo 9 Recibe efectivo y efectúa compra con el proveedor 2 horas Encargada de Compras seleccionado 10 Recibe factura, verifica que llene requisitos para liquidación 20 min. Subjefe Administrativo de vale 11 Estampa los sellos respectivos al dorso de la factura 5 min. Subjefe Administrativo 12 Registra factura en el libro auxiliar de caja chica 15 min. Subjefe Administrativo 14 Traslada factura al Encargado de Bodega y Proveeduría 15 min. Subjefe Administrativo 15 Gastado el 40% del fondo, elabora liquidación para el reintegro correspondiente 20 min. Subjefe Administrativo
22 21 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión: Duración: 2 días, 3 horas, 35 minutos MANEJO DE CAJA CHICA SOLICITANTE O ENCARG. DE BODEGA JEFE ADMINISTRATIVO DIRECTOR/ SUBDIRECTOR ENCARGADA DE COMPRAS JEFE ADMINISTRATIVO SUBJEFE ADMINISTRATIVO INICIO 1) Llena formulario de solicitud de materiales y/o contrataciones de servicios 2) Recibe y firma formulario de solicitud de materiales y traslada a firma del Director 3) Firma formulario y autoriza compra 4) Cuando la compra es mayor de Q solicita mínimo 3 cotizaciones 5) Conjuntamente con el Director y Subdirector selecciona pro forma que cumple con los requisitos del bien a comprar. 6) Solicita efectivo para realizar compra 7) $Elabora vale de caja chica y requiere autorización 8) Autorizado el vale de caja chica entrega efectivo 9) Recibe efectivo y efectúa compra con el proveedor seleccionado 10) Recibe factura, verifica que llene requisitos para liquidación de vale 11) Estampa los sellos respectivos al dorso de la factura 12) Registra factura en el libro auxiliar de caja chica 13) Traslada factura al Encargado de Bodega y Proveeduría 14) Gastado el 40% del fondo, elabora liquidación para el reintegro FIN
23 22 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS, MEDICINALES Y FARMACEUTICAS Propósito del Procedimiento: la Dirección que lo requieran Página: 1/1 Duración: 2 días 3 hrs 10 min Fecha de revisión final: No. de Actividades: 09 Suministrar útiles de oficina a los distintos Departamentos de Base Legal: Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas y Acuerdo Ministerial No A No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Elabora requisición de materiales y suministros 35 min. 2 3 Recibe requisiciones de materiales y suministros, de los Jefes de Departamento Traslada a Jefe Administrativo las requisiciones de materiales y suministros 10 min. 10 min. Departamento Solicitante Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros 4 Revisa requisiciones y las traslada para Vo.Bo. de Director 20 min. Jefe Administrativo Autorizadas las requisiciones las entrega a Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Verifica en Almacén existencia de artículos solicitados, prepara y entrega suministros autorizados a cada Departamento Revisa artículos y firma de recibido en el original del formulario de requisición Opera el egreso de los productos o suministros entregados en tarjetas de Almacén de Materiales y Suministros Archiva formulario de requisiciones originales despachadas y entrega copia al Departamento solicitante 20 min. Jefe Administrativo 40 min. 35 min. 2 días 20 min. Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Departamento Solicitante Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros
24 23 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 2 días 2 hrs 10 min REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS SOLICITANTE ENCARGADO DE ALMACEN Y SUMINISTROS JEFE ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO SOLICITANTE INICIO 1) Elabora requisición de materiales y suministros 2) Recibe requisiciones requisiciones de materiales 3) Traslada a Jefe Admon. las requisiciones 4) Revisa requisiciones y las traslada para Vo.Bo. de Director 5) Autoriza requisiciones entrega a Encargado de Almacen de Materiales y 6) Verifica en bodega suministros existencia de artículos solicitados y entrega 7) Revisa artículos y firma de recibido en el original del formulario de requisición. 8) Opera el egreso de los productos o suministros entregados en tarjetas de Almacén 9) Archiva formulario de requisiciones y entrega copa depto solicitante FIN
25 24 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: DESCARGA Y BAJA DE BIENES DE INVENTARIOS Página: 1/1 Duración: 22 días, 7 horas, 20 min Fecha de revisión final: No. de Actividades: 18 Propósito del Procedimiento: Que todas las acciones derivadas del registro y control de inventarios, se ajusten a lo establecido en las leyes correspondientes, cuando se adquiera un bien deberá cargarse en la Tarjeta de Responsabilidad del empleado responsable. Base Legal: Acuerdo Gubernativo No y Circular 3-59 No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Solicita Formulario de descargo de mobiliario y equipo 05 min. Empleado 2 Elabora y firma solicitud y traslada al Jefe Inmediato para su autorización. 3 Traslada formulario de descargo autorizado al Encargado de Inventario Recibe solicitud autorizada para efectuar las operaciones de descargo. Verifica características del bien, localiza tarjeta de responsabilidad y resguardo del interesado 30 min Empleado 10 min. Empleado 20min. Encargado de Inventarios 20 min. Encargado de Inventarios Compara y confirma las características descritas con el bien a descargar 20 min. Encargado de Inventarios Si no coinciden las características del bien, lo considera 20min. Encargado de faltante y la persona responsable debe reponer el bien Inventarios Si coinciden los datos, procede a retirar el bien y opera el 20 min. Encargado de descargo respectivo en la tarjeta de responsabilidad y en Inventarios el SICOIN y traslada a Bodega del sótano II para su resguardo Elabora oficio en original y dos copias, dirigido a la 1 hora Encargado de Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones, solicitando Inventarios nombrar un delegado para revisión y retiro de bienes, según listado adjunto. Traslada oficio y listado a Jefe Administrativo para 20 min. Encargado de aprobación. Inventarios Revisa documentos y rubrica oficio 15 min. Jefe Administrativo Recibe documentos para aprobación y firma 10 min. Director o Subdirector Recibe documentos y traslada a la Recepción de Documentos para su envío. 10 min. Encargado de Inventarios Nombra delegado para verificación de bienes 10 días Dirección de Bienes del Estado Conjuntamente con el Delegado revisan bienes y 2 días Encargado de suscriben acta para el traslado de los mismos a esa Inventario y Delegado Dirección de Bienes Emite resolución para autorizando la baja de los bienes. 10 días Dirección de Bienes del Estado Recibe resolución para operar en el libro de inventarios 2 horas Encargado de la baja de los bienes respectivos Inventarios Elabora oficio y certificación de asiento de inventario, para dar aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado de la baja correspondiente. 1 hora Encargado de Inventarios
26 25 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 22 días 7 horas 20 min DESGARCA Y BAJA DE BIENES DE INVENTARIOS JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE INVENTARIOS EMPLEADO EMPLEADO INICIO 1) Solicita formulario de descargo de mobiliario y equipo 2) Elabora y firma solicitud, traslada a Jefe Inmediato para autorización 3) traslada formulario de 4) Recibe solicitud autorizada para efectuar descaro autorizado a encargado de inventario las operaciones de descargo 5) Verifica características del bien, localiza tarjeta de responsabilidad y resguardo del interesado 6) Compara y confirma características descritas con el bien a descargar Coinciden los datos? No 7) Si no coinciden las características del bien, lo Si considera faltante y la 8) Procede a retirar el bien y opera el descargo en tarjeta de persona repone el bien de inventario responsabilidad y SICOIN WEB y traslada a Bodega Sótano II A
27 26 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 22 días, 7 horas,20 minutos DESGARCA Y BAJA DE BIENES DE INVENTARIOS DIRECTOR (A) JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE INVENTARIOS DIRECCION BIENES DEL ESTADO A 9 ) Elabora oficio en original y dos copias para Bienes del Estado y Licitaciones, solicitando un delegado para revisión y retiro de bienes. 10) Traslada oficio y listado al Jefe Administrativo para aprobación. 11) Revisa documentos y rubrica oficio 12) Recibe documentos para aprobación y firma 13) Recibe documentos y traslada a la Recepción de doctos para envío 14) Nombra delegado para verificación de bienes 15) Revisa conjuntamente con delegado bienes y suscribe acta para traslado de bienes 16) Emite resolución autorizando la baja de los bienes. 17 )Recibe resolución para operar en el libro de inventarios la baja de los bienes respectivo.. 18) Elabora oficio y certificación de asiento de inventario para dar aviso a DBE de la baja o FIN
28 27 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: ALZA Y CARGA DE BIENES DE INVENTARIO Página: 1/1 Duración: 2 horas 55 min Fecha de revisión final: No. de Actividades: 8 Propósito del Procedimiento: Que todas las acciones derivadas del registro y control de inventarios, se ajusten a lo establecido en las leyes correspondientes, cuando se adquiera un bien deberá cargarse en la Tarjeta de Responsabilidad del empleado responsable. Base Legal: Circular 3-57, Acuerdo Gubernativo No y Acuerdo Ministerial No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE Recibe factura por compra de bien adquirido e ingresa al libro de inventario y al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- Si el bien adquirido existe en la plantilla del sistema elabora el resguardo correspondiente, si no figura en la misma da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado Imprime y traslada papelería para la aprobación correspondiente Recibe y revisa papelería para la aprobación del bien en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- 2 horas 1 hora 20 min. Encargado de Inventario Encargado de Inventario Encargado de Inventario 20 min. Jefe Administrativo 5 Rubrica papelería y devuelve a encargado de inventario 15 min. Jefe Administrativo Opera la tarjeta de responsabilidad del empleado 6 responsable y elabora el resguardo respectivo Entrega el bien adquirido al empelado responsable, 7 requiere firmas en la tarjeta de responsabilidad y resguardo correspondiente. 8 Revisa que la tarjeta de responsabilidad y resguardo estén firmados y archiva 20 min. 30 min. 10 min. Encargado de Inventario Encargado de Inventario Encargado de Inventario
29 28 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 2 horas 45 min horas ALZA Y CARGA DE BIENES DE INVENTARIO JEFE ADMINISTRTIVO ENCARGADO DE INVENTARIO INICIO 1) Recibe factura por compra de bien adquirido e ingresa al libro de inventario y al SICOIN 2) Si el bien adquirido existe en la plantilla del sistema elabora el resguardo, si no figura da aviso ala Direc. de contabilidad del Estado 3) Imprime y traslada papelería para la probación correspondiente. 4) Recibe y revisa papelería para la aprobación del bien en SICOIN 5) Rubrica papelería y devuelve a Encargado de Inventario. 6) Opera la tarjeta de responsabilidad del empleado responsable y elabora resguardo. 7) Entrega el bien adquirido al empleado responsable, requiere firmas en la tarjeta de responsabilidad y resguardo. 8) Revisa que la tarjeta de responsabilidad y resguardo estén firmados y archiva. FIN
30 29 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Página: 1/1 Duración: 7 horas 20 min. Fecha de revisión final: No. de Actividades: 13 Propósito del Procedimiento: Que se lleve un control y registro efectivo del consumo de combustible de los vehículos de la Dirección. Base Legal: manual de clasificación presupuestario, acuerdo ministerial No No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Elabora solicitud de compra 15 min. Encargado de Combustible 2 Recibe, revisa, firma y traslada a Director o Subdirector para autorización 15 min. Jefe Administrativo 3 Aprobada solicitud de compra, contacta gasolinera para compra de combustible y emisión de la factura 2 horas Encargada de Compras 4 Con la papelería completa traslada a Encargado de Almacén para la elaboración del ingreso a almacén 30 min. Encargada de Compras 5 Recaba firmas del ingreso a almacén y traslada al Encargado de Presupuesto para la elaboración de la Orden de Compra y Pago. 30 min. Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Elabora comprobante de presupuesto -CDP-orden de 6 compra de pago, Comprobantes Únicos de Registros en sus Encargado de 30 min. diferentes etapas de compromiso, devengado y liquidación, Presupuesto recaba las firmas correspondientes 7 Aprobados los documentos en el SIGES y SICOIN, procede a solicitar el pago a la Dirección Financiera 20 min. Jefe Administrativo 8 Acreditado el pago a la cuenta del proveedor, se opera en Encargado de el libro de combustible para el control de consumo del 20 min. Combustible mismo 9 Emite cupones de combustible y traslada a firma del Encargado de 15 min. Director o Subdirector Combustible 10 Opera el cupón en el libro de combustible y entrega al Encargado de 10 min. usuario que lo solicito. Combustible 11 Archiva en forma fotocopia de los cupones entregados 10 min. Encargado de Combustible 12 Elabora la conciliación de combustible mensual y traslada Encargado de 20 min. para las firmas correspondientes Combustible 13 Firmados los documentos archiva fotocopias de cupones 25 min. Encargado de Combustible
31 30 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 7 horas, 20 min. CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES ENCARGADO DE COMBUSTIBLE ENCARGADO DE ALMACEN DE MATERIALS Y SUMINISTROS JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE PRESUPUESTO INICIO 1) Solicita combustible o lubricante 2) Recibe, revisa, firma y traslada a director para autorización 3) Aprobada solicitud, contacta gasolinera para compra de combustible y emisión de factura 5) Recaba firmas del ingreso 4) Se traslada papelería completa a Encargado de almacén para elaboración de ingreso a almacén a almacén y traslada al Encargado de presupuesto 6) Elabora comprobante de presupuesto, CRU de reg. y firmas correspondientes. 7) Aprobados los documentos en SIGES y SICOIN para solicitar el pago a la Direc. Financiera 8) emite vales de combustible y traslada firma de Director 9) Emite cupones de combustible y traslada firma de Director/Subdirector A
32 31 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 7 horas, 20min. CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES ENCARGADO DE COMBUSTIBLE ENCARGADO DE BODEGA Y PROVE. JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE PRESUPUESTO A 10) Opera el vale en el libro de combustible y entrega al usuario lo solicitado. 11) Archiva en forma correlativa copia de vales. 12) Elabora la conciliación de combustible mensual y traslada a firmas respectivas 13)Firmados docts. Archiva fotocopias de cupones FIN
33 32 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: ADMINISTRATIVO INTERNO Procedimiento: PAGO TIEMPO EXTRAORDINARIO PERSONAL RECURSOS HUMANOS Página: 1/1 Duración: 2 días, 4 horas 10 min. Fecha de revisión final: 03/08/2011 No. de Actividades: 10 Propósito del Procedimiento: Cumplir oportunamente con el pago del personal que por necesidades en el servicio, laboro tiempo extraordinario, elaborando y tramitando la respectiva orden de compra. Base Legal: ACUERDO MINISTERIAL No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 2 Recibe formulario e informe de horas extras, voucher y reporte de marcaje del personal que laboró después de la jornada ordinaria de trabajo Revisa formularios de horas extras, informes, reporte de marcaje y voucher para efectuar cálculos y posteriormente elabora nómina. 10 min. Subjefe Administrativo 2 días Subjefe Administrativo 3 Recibe y revisa nomina y documentos de respaldo 1 hora Jefe Administrativo Elabora orden de compra, Comprobante Único de registro en etapa de compromiso y devengado y traslada para la aprobación respectiva Envía correo electrónico a la Dirección Financiera para solicitar el pago respectivo Opera en las tarjetas de control presupuestario los débitos en renglones afectados Recaba firmas autorizadas Autoriza y firma, devuelve documentos para el l trámite correspondiente Acreditado el pago elabora oficio al Banco Crédito Hipotecario Nacional para que acredite el pago a cada una de las cuentas respectivas 1 hora Técnico de Compra y Presupuesto 10 min. Jefe Administrativo 30 min. 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto Técnico de Compra y Presupuesto 20 min. Subdirector 20 min. 10 Archiva expediente 10 min. Técnico de Compra y Presupuesto Técnico de Compra y Presupuesto
34 33 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/2 Proceso: ADMINISTRATIVO INTERNO Fecha revisión final: Duración:2 días, 4 hrs 10 min PAGO TIEMPO EXTRAORDINARIO PERSONAL RECURSOS HUMANOS SUBJEFE ADMINISTRATIVO JEFE ADMINISTRATIVO TÉCNICO DE COMPRA Y PRESUPUESTO SUBDIRECTOR INICIO 1)Recibe formulario e informe de horas extras, voucher y reporte de marcaje del personal que laboro horas extras Elabora reporte y traslada para su pago correspondiente 2)Revisa formulario, informe de horas extras, voucher y para efectuar cálculos y elaborar nómina 3)Recibe y revisa nómina y doctos de respaldo. 4)Elabora orden de compra Comprobante ünido de reg. traslada para aprobación 5) Envía correo electrónico a la Dirección Financiera para solicitar pago respectivo. 6) Opera en tarjetas de control presupuestario los débitos en renglones afectados. 7) Recaba firmas 8) Autoriza y firma, devuelve documentos para el trámite correspondiente. 9) Acreditado el pago, elabora oficio para el BCH para que acredite el pago a cada una de las cuentas 10)Archiva FIN
35 34 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: ELABORACIÓN CAJA FISCAL Página: 1/1 Duración: 1 día, 3 horas Fecha de revisión final: No. de Actividades: 8 Propósito del Procedimiento: Registrar los Ingresos y Egresos y rendir cuentas a la Contraloría General de Cuentas. Base Legal: No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE CAJA FISCAL (FONDO ROTATIVO Y PAGO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO) 1 En base a los listados de Fondo Rotativo FR-03 reintegrados, así como los depósitos hechos para el pago de Tiempo Extraordinario, se ordena la papelería en orden ascendente de fechas. 2 Verifica que la documentación cumpla con los requisitos legales establecidos por la Auditoría Interna y Contraloría General de Cuentas. 3 Folia de forma numérica todas los documentos de respaldo (facturas, solicitudes de compra, oficios, cotizaciones y otros) que integrarán la Caja Fiscal. 4 Procede a consignar los datos que en los formularios 200- A-3 de ingresos y Egresos. 5 Imprime los formularios y se trasladan a la jefatura Administrativa para su revisión. 6 Revisa documentos de respaldo y firma los formularios 200-A-3. 7 Subjefe Administrativo traslada al Jefe Administrativo los formularios 200-A-3 y documentos de respaldo para revisión y firma respectiva 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 30 min. Técnico de Compra y Presupuesto 20 min. Técnico de Compra y Presupuesto 30 min. Subjefe Administrativo 10 min. Subjefe Administrativo 8 Traslada a firma de la Dirección o Subdirección. 1 día. Jefe Administrativo
36 35 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 1 día, 3 horas ELABORACIÓN CAJA FISCAL TÉCNICO DE COMPRA Y PRESUPUESTO SUBJEFE ADMINISTRATIVO JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE PRESUPUESTO INICIO 1) ORDENA papelería ascendente (listados FR03 reintegrados, depósitos de tiempo extraordinario. 2) Verifica que la documentación cumpla con los requisitos legales establecidos por Auditoría Interna y CGC archiva en forma correlativa copia de vales. 3) Folia de forma numérica todos los documentos de respaldo.. 4) Procede a consignar los datos de los formularios 200-A-3 de ingresos y egresos 5) Imprime formularios y se trasladan a la sub jefatura para revisión. 6) Revisa documentos de respaldo y firma formularios 200-A-3 7) Traslada a Jefatura formularios 200-A-3 8) Traslada a firma de Dirección o Subdirección. FIN
37 36 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: COMPRAS Y ADMINISTRACION Procedimiento: ELABORACION FORMA 1-H Página: 1/1 Duración: 2 hrs 5 min Fecha de revisión final: 13/06/2011 No. de Actividades: 8 Propósito del Procedimiento: Elaborar forma 1-H ingreso de Almacén e Inventario, de materiales y suministros Base Legal: Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas y Acuerdo Ministerial No A No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Verifica en Almacén existencia de artículos a solicitar 20 min. 2 3 Revisa, firma y estampa los sellos respectivos a la facturas a elaborar su ingreso a almacén. Registra en las tarjetas kardex de Almacén de Materiales y suministros los ingresos y egresos respectivos 20 min. 15 min. 4 Elabora la Forma 1-H, ingreso a almacén e inventario. 15 min Traslada a Jefe Administrativo las facturas selladas y firmadas junto con las tarjetas kardex para su revisión y firma respectiva Entrega copia amarilla, verde y rosada de Forma 1-H, a encargado de almacén. Entrega copia amarilla de forma 1-H, a encargado de inventario y archiva copia verde de forma 1-H. Reúne todas las copias color rosado de formas 1-H, mensualmente y envía a la Contraloría General de Cuentas. 5 min. 15 min. 15min. 20 min. Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de fondo Rotativo Encargado de Almacén de Materiales y Suministros Encargado de Almacén de Materiales y Suministros
38 37 Dirección: Recursos Humanos Página: 2/2 Proceso: COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN Fecha revisión final: Duración: 2 horas 5 min ELABORACIÓN FOMRA 1-H ENCARGADO DE ALMACEN DE MATERIALES Y SUMINISTROS ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO INICIO 1) Verifica en almacén existencia de artículos a solicitar 2) Revisa, firma y estampa los sellos respectivos a las facturas a elaborar su ingreso a almacén 3) Registra en las tarjetas kardex de almacén de materiales y suministros los ingresos y egresos 4) Elabora la forma -H, ingreso a almacén e inventario 5) Traslada a Jefe admon, las facturas selladas y firmadas junto con tarjetas para revisión y firma. 7) Entrega copia amarilla de forma 1-H. a encargado de inventario y archiva copia verde. 6) Entrega copia amarilla, verde y rosada de Forma 1-H a encargado de almacén. 8) Reúne todas las copias rosadas de la forma -H mensualmente y envía a la Contraloría General de Cuentas
40 39 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: NOMINAS Página: 1/1 Duración: 13 días 27 min. Fecha de revisión final: No. de Actividades 8 Procedimiento: GENERACIÓN NÓMINA ANUAL DE SUELDOS Propósito del Procedimiento: Contar con un procedimiento que ilustre la secuencia que sigue la generación de la Nómina Anual de Sueldos. No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Envía prueba de Nóminas y Sueldos, y Presupuesto Analítico de Sueldos 2 Recibe documento y traslada. 5 min. 3 Compara documentos anteriores, verifica número y nombre de puestos de cada dependencia y su respectiva asignación.. 5 min. SIAF y D.T.P. Jefe o Subjefe de Nóminas y Salarios 8 días Analista de Sueldos 4 Hay errores? 2 min. Analista de Sueldos Si detecta errores, marca y corrige, manualmente y devuelve nómina a la Dirección Técnica del Presupuesto para efectuar correcciones. Si no detecta errores, notifica a la Dirección Técnica del Presupuesto que efectúe el proceso de generación de sueldos. Recibe oficio de la Dirección Técnica del Presupuesto comunicando que la base de datos ha sido actualizada para el nuevo ejercicio fiscal y traslada. 5 días Analista de Nómina 30 min. 5 min. Jefe o Subjefe de Nóminas y Salarios Jefe o Subjefe de Nóminas y Salarios 8 Archiva. 5 min. Analista de Nómina
41 40 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: NOMINAS Fecha revisión final: Duración: 13días 27minutos GENERACION NOMINA NAUAL DE SUELDOS SIAF Y DTP JEFE / SUBJEFE DEPARTAMENTO DE NÓMINAS ANALISTA DE NÓMINAS Y SALARIOS INICIO 1) Envía prueba de Nóminas y Sueldos y Presupuesto Analítico de Sueldos 2) Recibe documento y traslada 3) Compara documentos anteriores, verifica y asigna 4) Hay Errores? NO O SI 5) Marca y corrige, manualmente y devuelve Nómina a DTP para efectuar correcciones 7) Recibe oficio y actualiza la base de datos para el nuevo ejercicio fiscal y traslada 6) Notifica que efectúe el proceso de generación de sueldos 8) Archiva información FIN
42 41 DIRECCION: RECURSOS HUMANOS PROCESO: NOMINAS Procedimiento: LIQUIDACIÓN MENSUAL DE LA NÓMINA DE SUELDOS Y SALARIOS Página: 1/1 Duración: 3 HORAS 56 MIN. Fecha de revisión final: No. de Actividades: 16 Propósito del Procedimiento: Establecer la secuencia que implica la liquidación mensual de la Nómina de Sueldos y Salarios para efectuar el pago correspondiente. No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE 1 Recibe del Director de Contabilidad del Estado del Calendario Semestral de Liquidación de Nóminas de Sueldos y Salarios y lo traslada al Analista. 30 min. Jefe y/o Subjefe de Departamento 2 Ejecuta proceso de nómina (Nómina, Nómina Mensual, Ejecutar) 05 min. Analista de Sueldos Analista de Sueldos Genera los productos (reportes9 tales como: orden compra, 3 10 min. reporte de pagos mensuales, cuadre de CUR, nómina general. 4 Procede a la revisión y análisis de la información contenida en Analista de Sueldos 30 min. los reportes Si la información no es correcta se procede a eliminar la nómina Analista de Sueldos 5 mensual, luego rectifica la información errónea; tal como: movimientos de personal y pagos. Se reinicia el proceso de ejecución 30 min. 6 Si el Calendario es aprobado, se traslada a la Dirección Analista de Sueldos 2 min. Financiera para que autorice la liquidación. 7 Genera reporte de orden de compra 5 min. Analista de Nómina 8 Firma orden de compra y traslada a la Dirección Financiera 10 min. Directora de RRHH, Jefe Depto. Nóminas y Salarios 9 Genera reporte de cuadre de CUR 5 min. Analista de Sueldos 10 Genera archivo de acreditamiento a cuentas 5 min. Analista de Sueldos 11 Genera reporte de detalle de depósitos 5 min. Analista de Sueldos 12 Realiza el envío de CUR a SICOIN para Dirección Financiera 10 min. Analista de Sueldos 13 Recibe de la Dirección Financiera el CUR en estado de solicitud para firma 30 min. Analista de Sueldos 14 Firmado el CUR se devuelve en estado de solicitud a UDAF Dirección Financiera 30 min. Analista de Sueldos 15 Realiza procedimiento para aprobación de CUR, dentro del SICOIN 5 min. Dirección Financiera 16 Nómina mensual y reportes se trasladan al archivo del Departamento de Nóminas 2 min. Secretaria
43 42 Dirección: Recursos Humanos Página: 1/1 Proceso: NOMINAS Fecha revisión final: Duración: 3 hrs 56 min LIQUIDACIÓN MENSUAL DE LA NÓMINA DE SUELDOS Y SALARIOS JEFE Y/O SUBJEFE DE NÓMINAS Y SALARIOS ANALISTA DE SUELDOS TESORERÍA NACIONAL DIRECCIÓN FINANCIERA ANALISTA PROGRAMADOR INICIO 1) Recibe el calendario semestral de liquidación y traslada 2) Ejecuta proceso de nómina 3) Genera los reportes y los revisa 4) Revisa y analiza reportes 5) Corrige SI Hay errores? NO 6) Aprueba Nómina 7) Genera reporte orden de compra 8) Firma orden de compra 9) Genera reporte: Cuadr de CUR, Archivo Acred. Cta. y detalle depósito e 10) Genera archivo de acreditamiento a cuentas 11 Genera reporte de detalle de depósitos A
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE ROLES Y USUARIOS DE EL SISTEMA INFORMATICO DE GESTIÓN SIGES- Y DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA SICOIN- 02.20.01.02.04.00.00 Guatemala,
Manual de procedimientos para la Adquisición de Bienes, Suministros, Obras, Contratación de Servicios y Pago de Facturas Agradecimiento por la elaboración y por el apoyo recibido a: 1. Licda. Amalia López

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