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REGLAMENTO ESPECÍFICO - PDF Free Download
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Francisco Javier Olivera Guzmán
1 REGLAMENTO ESPECÍFICO SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (RE SOA) Diciembre 2009 Página 1 de 15
2 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMÍA PLURAL Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1. Concepto del SOA El Sistema de Organización Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. Artículo 2. Definición del Reglamento Específico El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, establece la metodología y forma para realizar los ajustes necesarios a la estructura organizacional, con la finalidad de dar cumplimiento al Programa de Operaciones Anual de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa aprobadas mediante R.S del 20 de mayo de Artículo 3. Objetivos del Reglamento Específico Los objetivos del presente Reglamento Específico son: Direccionar la ejecución de los procesos de Análisis Organizacional y de Diseño Organizacional y su implantación. Definir responsabilidades para la elaboración y seguimiento de los procesos de análisis, diseño y/o rediseño e implantación. Determinar los plazos para el análisis organizacional y diseño organizacional, Así como su aplicación de acuerdo a la naturaleza y necesidades del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. Proporcionar criterios y elementos técnico-administrativos a nivel operativo, para llevar adelante el proceso de diseño y/o rediseño de la estructura organizacional del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. Articulo 4. Ámbito de Aplicación del Reglamento Específico El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria para todos los servidores públicos de las Áreas y/o Unidades Organizacionales del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural y de las Unidades Desconcentradas y de los Programas y Proyectos. Página 2 de 15
3 Ningún servidor público del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural podrá alegar desconocimiento de las NB-SOA ni del presente Reglamento Específico, como excusa a omisión, infracción o violación de cualquiera de sus artículos. Artículo 5. Aprobación, Vigencia y Difusión del Reglamento El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural remitirá el Presente Reglamento Específico al Órgano Rector del Sistema de Organización Administrativa para su compatibilización. Recibida la compatibilización del Órgano Rector, el (a) Ministro(a) (MAE), mediante Resolución Ministerial, realizará la aprobación del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa. La Dirección General de Asuntos Administrativos del MDPYEP es la responsable de difundir y controlar su vigencia en forma interna, del Reglamento Específico del Sistema de Organización. Artículo 6. Revisión y Actualización del Reglamento El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural a través de la Dirección General de Asuntos Administrativos revisará anualmente el presente Reglamento y de ser necesario lo actualizará, en base al análisis, su aplicación, la dinámica administrativa, el funcionamiento de otros sistemas y modificaciones de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las diferentes Áreas y/o Unidades Organizacionales del Ministerio sin contravenir los principios que rigen las NB-SOA, las disposiciones legales vigentes y principios técnico generales en materia de organización. Realizada la propuesta de modificación del Reglamento Específico, el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural remitirá dicha propuesta al Órgano Rector para su compatibilización. Cumplida la misma y realizados los ajustes correspondientes se aprobará, mediante Resolución Ministerial expresa. Artículo 7. Responsable de la Elaboración del Reglamento Específico e Implantación del Sistema de Organización Administrativa De acuerdo a la Ley 1178, Art. 27, el Ministro(a), como Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), es responsable del proceso de implantación, operación y de los resultados del Sistema de Organización Administrativa, bajo los principios establecidos en las Normas Básicas. El análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural es también responsabilidad de los Viceministros, Directores Generales, Jefes de Unidad, Directores Ejecutivos de las Unidades Desconcentradas, Coordinadores de Programas y/o Proyectos, así como de todos los servidores públicos del Ministerio en el ámbito de su competencia. Página 3 de 15
4 Las funciones de coordinación y monitoreo de todas las actividades, relacionadas con el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional serán ejercidas por Dirección General de Asuntos Administrativos. Artículo 8. Cláusula de Previsión En caso de presentar omisiones, contradicciones, y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Específico de la entidad, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución Suprema de fecha 20 de mayo de Artículo 9. Adecuación de la Estructura Organizacional del Ministerio El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural adecuará, de ser necesario, su Estructura Organizacional inmediatamente después de la aprobación del Programa de Operaciones Anual de Gestión y el Presupuesto aprobado siempre y cuando el caso lo amerite. O cuando por motivos internos y/o externos se vea la necesidad justificada de realizar una modificación en el marco de las NB-SOA y el presente Reglamento Específico. Capitulo II Análisis Organizacional Artículo 10. Objetivo y Propósito del Proceso de Análisis Organizacional Los objetivos del Análisis Organizacional del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural son los siguientes: 1. Evaluar si la estructura organizacional del MDPEP ha contribuido al logro de los objetivos de la gestión anterior. 2. Analizar la necesidad de ajustar la estructura organizacional actual en función a los objetivos del POA de la próxima gestión. 3. Analizar la estructura organizacional ante cambios internos y/o externos coyunturales o no previstos. Artículo 11. Marco de Referencia o Base Legal para el Análisis Organizacional Constituye fuentes de información documental para realizar el Análisis Organizacional: El Artículo 3 y 27 de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales. El Plan Estratégico Institucional. D.S. No , y Disposiciones Legales Complementarias, Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional y sus disposiciones complementarias. El Programa de Operaciones Anual de la gestión pasada y el actual. El Manual de Organización y Funciones. EL Manual de procesos y procedimientos. Informes de Auditoría. Página 4 de 15
5 Artículo 12. Proceso de Análisis Organizacional El análisis organizacional a efectuarse en el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, abarcará el análisis retrospectivo, el análisis prospectivo y sus resultados y formalización. a) Análisis Retrospectivo: Cada unidad organizacional deberá realizar el análisis retrospectivo examinando y evaluando todos los aspectos organizacionales que aportaron al cumplimiento de los objetivos de la gestión pasada y el primer semestre de la gestión en curso. Se debe determinar si la estructura organizacional se ha constituido en un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos en el Programa Operativo Anual. Posteriormente, deberán remitir el informe o reporte correspondiente a la Dirección General de Asuntos Administrativos. El análisis retrospectivo deberá realizarse en base a los siguientes criterios: En el Servicio a los Usuarios Se evaluará la calidad de los bienes y/o servicios proporcionados a los usuarios internos y externos, que presta el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural y quiénes son los destinatarios de los mismos. Se evaluará si la cantidad, calidad, cobertura y frecuencia de los servicios que presta la entidad y cumple con los parámetros de medición predeterminados (Operaciones establecidas en el POA). En los procesos y procedimientos, se analizará la efectividad de los procesos a ser medidos en relación con el grado de satisfacción alcanzado por los usuarios y su orientación a los objetivos institucionales; si estas operaciones se asignaron correctamente a las Áreas y/o Unidades Organizacionales; y si los resultados esperados e indicadores son cuantificables y medibles en términos reales, al mismo tiempo se debe analizar si se utilizaron correctamente los recursos asignados y si los procesos están formalizados en documentos revisados y aprobados por autoridad competente. Se debe considerar si los resultados obtenidos de cada proceso están de acuerdo con los objetivos de gestión señalados en el POA del Ministerio de Producción y Microempresa. En las Direcciones y Unidades Organizacionales. Se determinará si la conformación de las mismas han constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos, evaluando si las funciones de las direcciones, y unidades organizacionales guardan relación con los procesos, operaciones y procedimientos que realizan, si no existe duplicidad de funciones entre dos o más unidades, su ámbito de competencia, si tienen delimitado claramente el límite de su autoridad, si están ubicados en el nivel jerárquico que les corresponde. En los canales de comunicación e instancias de coordinación. Verificar si están formalmente establecidos, si son utilizados en forma eficaz y eficiente facilitando los flujos de información entre equipos de trabajo; si cuentan con Página 5 de 15
6 información pertinente, clara, confiable y verificable, permitiendo la oportuna toma de decisiones. Flexibilidad de la estructura organizacional. Se analizará el grado de flexibilidad de la estructura organizacional frente a los cambios internos y del entorno y ante las contingencias que ocasionaron desvíos de la programación en relación a las estrategias definidas para el alcance de los objetivos propuestos. b) Análisis Prospectivo: El análisis prospectivo es la visualización de la situación futura que deberá afrontar el Ministerio para lograr sus objetivos; los mismos que deben estar planteados en el Plan Estratégico Institucional y en el Programa Operativo Anual de la próxima gestión, de manera que se pueda determinar la necesidad o no de realizar cambios en la estructura organizacional. El análisis prospectivo se realizará tomando como fuente de información el Plan Estratégico Institucional y los resultados de los análisis retrospectivo, para lo cual se deben considerar los objetivos estratégicos que la entidad se ha propuesto alcanzar y las condiciones futuras construyendo escenarios alternativos e indicadores de riesgo. Artículo 13. Resultado y Formalización del Análisis Organizacional El proceso de Análisis Organizacional será formalizado en un informe de diagnóstico organizacional, emitido por la Dirección General de Asuntos Administrativos en el que se detallarán las conclusiones y recomendaciones del análisis retrospectivo y prospectivo el análisis organizacional y debe concluir con la producción de un documento que contenga recomendaciones precisas que sirvan de insumo para la toma de decisiones, por las instancias correspondientes, sobre, al menos, los siguientes aspectos: Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades organizacionales en función de lograr los objetivos propuestos. Elaboración del Informe de Resultados del Análisis Organizacional, conteniendo recomendaciones apropiadas para el Diseño Organizacional. Reubicar unidades dentro de la misma estructura. Redefinir canales y medios de comunicación interna. Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional. Creación de comités, comisiones y otros órganos de relacionamiento. Rediseñar procesos. Otros que sean requeridos por el Ministerio Página 6 de 15
7 El documento mencionado, deberá ser consensuado con las diferentes Áreas y/o Unidades Organizacionales y posteriormente remitido por la Dirección de Asuntos Administrativos a la MAE para su aprobación, a través del conducto regular, lo cual permitirá pasar a la siguiente fase. Artículo 14. Responsable del Proceso de Análisis Organizacional La Dirección General de Asuntos Administrativos es responsable de la consolidación y la elaboración del documento final de informe del Análisis Organizacional. Artículo 15. Período de Ejecución del Proceso de Análisis Organizacional Los análisis organizacional se iniciarán en junio y concluirán en agosto de cada año, periodo que podrá ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para la elaboración del Plan Operativo Anual o de acuerdo a requerimiento. Artículo 16. Análisis Coyuntural De manera excepcional, se podrá realizar un análisis organizacional, por cambios del entorno, internos y/o externos, previa instrucción de la Máxima Autoridad Ejecutiva y/o autoridad delegada, cuando se considere necesario y oportuno. En caso de que la implantación sea efectuada durante la elaboración del Plan Estratégico Institucional o sea por resultado de un análisis coyuntural, el periodo de implantación no debe ser mayor a los 90 días calendario a partir de la aprobación del plan de implantación. CAPÍTULO III Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional Artículo 17. Objetivo del Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional El proceso de diseño o rediseño organizacional permite ajustar la estructura organizacional del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural mediante un conjunto de actividades, con base en las recomendaciones del análisis organizacional. Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional, permitirán al Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural adoptar una estructura organizacional adecuada y bien dimensionada para alcanzar los objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de sus usuarios. Artículo 18. Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional Para el desarrollo de las etapas de diseño o rediseño señaladas en el numeral 14 de la R.S , se deberán tomar en cuenta mínimamente los siguientes criterios: Página 7 de 15
8 a) Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio: Se deberá vincular a los grupos de usuarios identificados y determinar cuáles son sus principales necesidades. Usuarios Internos.- Constituidos por los Viceministerios, Direcciones, Unidades Organizacionales, Unidades Desconcentradas y Descentralizadas. Usuarios Externos.- Constituidos por otras entidades y público en general. b) Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen las necesidades de los usuarios: Se priorizarán los servicios que ofrece el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural según criterios institucionales de acuerdo al Planes de Gobierno, al Plan de Desarrollo Sectorial, al Plan Estratégico Institucional, a los y al a través de su administración central, Inidades Desconcentradas y de los Programas y Proyectos bajo su dependencia. c) Diseño y/o rediseño de los Procesos, Resultados e Indicadores La Dirección General de Asuntos Administrativos identificará y establecerá los procesos por los cuales se generan los servicios para los usuarios. Estos deberán ser actualizados sobre la base de los nuevos requerimientos o necesidades a satisfacer. Todos los ajustes del diseño de los procesos serán incorporados en el Manual de Procesos. Si el rediseño de procesos se realiza en forma general, se considerarán las siguientes operaciones: Denominación y objetivo del proceso. Definición de las operaciones necesarias para cada proceso. Definición de los resultados esperados de cada operación y sus indicadores. Estimación de los tiempos de cada operación. Descripción de los resultados que se pueden obtener de los procesos. Si el rediseño de los procesos se realiza hasta el nivel de procedimientos, seguirán las siguientes etapas: Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo las operaciones. Identificación de los insumos que requieran los procedimientos y sus especificaciones. Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea. Descripción de los registros, formularios y otros. Identificación de los resultados verificables. Página 8 de 15
9 d) Determinación de unidades y conformación de áreas organizacionales que llevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito de competencia: La determinación de nuevas Áreas y Unidades Organizacionales estará en función de los resultados y recomendaciones del proceso de análisis organizacional, así como la identificación de los usuarios y necesidades, de los procesos a modificar o de los nuevos a diseñar. Debe tomarse en cuenta la naturaleza de las tareas y su afinidad entre sí, de modo que se logre una agregación que permita definir unidades y conformar áreas organizacionales encargadas de ejecutar uno o varios procesos. - Niveles jerárquicos De conformidad a la nueva Estructura Constitucional que genera la posibilidad de que el Órgano Ejecutivo pueda diseñar su estructura y funcionamiento, los niveles jerárquicos se sujetan a la Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional establecida para los Ministerios en el Decreto Supremo Nº e) Asignación de autoridad, De acuerdo a la responsabilidad que implica el cumplimiento de sus funciones, se otorgará a las Unidades Organizacionales el grado de autoridad necesario para su efectivo desempeño las cuales pueden ser: Autoridad Lineal, cuando existe una dependencia de autoridad jerárquica para normar, dirigir y controlar los procesos y actividades que se llevan a cabo en las Unidades Organizacionales de dependencia directa. Autoridad Funcional, cuando existe una dependencia y autoridad para normar, dirigir y controlar procesos y actividades específicas que se lleven a cabo en Unidades Organizacionales que no están bajo dependencia directa. f) Alcance de Control Para determinar el número de unidades bajo la supervisión directa de una unidad jerárquica superior, deberán tenerse en cuenta en términos legales, las disposiciones establecidas en la Estructura Organizativa del órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional D.S y en sus disposiciones legales complementarias, en términos técnicos, debe tenerse en cuenta si la relación que existe entre las actividades de la unidad subordinada con la unidad superior es o no muy fluida, para que dependa directamente de esta última. Es importante, para cualquier caso, tener en cuenta que el alcance de control debe estar en el rango de dos a cinco unidades dependientes por cada unidad jerárquica superior. g) Unidades desconcentradas, La creación y funcionamiento de unidades desconcentradas serán factibles en la medida que conlleve la mejor prestación de servicios, en términos de costo, oportunidad y calidad. El Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economía Plural, podrá disponer la desconcentración de una unidad organizacional mediante Resolución Ministerial que autorice esta desconcentración, y que contenga, al menos, lo siguiente: a) Justificación técnica y económica Página 9 de 15
10 b) Objetivos c) Ámbito de su competencia d) Funciones específicas a cumplir e) Grado de autoridad h) Unidades Organizacionales para Programas y Proyectos Para la creación de programas y proyectos y en concordancia con el Programa de Operaciones Anual y lo establecido en D.S , se podrán crear unidades organizacionales específicas para la ejecución de programas y/o proyectos especialmente bajo convenios, siempre y cuando ninguna unidad del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural pueda ejecutarlas. La vigencia de las unidades creadas será limitada al cumplimiento de los objetivos y su dependencia será establecida de a cuerdo al área en el cual se desenvuelva. Artículo 19. Formalización y Aprobación de Manuales El diseño organizacional se formalizará en los siguientes documentos, los cuales serán aprobados mediante Resolución Ministerial. a) Manual de Organizaciones y Funciones que incluye: Disposiciones legales que regulan la estructura. Los objetivos institucionales El organigrama. Para las unidades del nivel jerárquico superior. Los objetivos El nivel jerárquico y relaciones de dependencia Las funciones Las relaciones interinstitucional e intrainstitucional Para otras unidades: La relación de dependencia Las funciones b) Manual de Procesos: para la elaboración de este manual deberán establecerse en: Denominación y objetivo del proceso. Las normas de operación. La descripción del Proceso y sus procedimientos. Los diagramas de flujo. Los formularios y otras formas utilizadas. Página 10 de 15
11 Artículo 20. Comunicación y Coordinación Organizacional Todos los Directores y Jefes de Unidad informarán por escrito, de su respectivas actividades y resultados, cuando el (a) Ministro(a) lo considere necesario. a) Definición de canales y medios de comunicación, Una vez realizadas las modificaciones en las Áreas y/o Unidades Organizacionales, se podrán ajustar los canales y medios de comunicación establecidos, de acuerdo el tipo de información, considerando: Canales de comunicación formales, frecuentes y fluidos, establecidos a través de las relaciones de autoridad de línea y funcional, son de carácter recíproco y deben ser utilizados permanentemente. Según el tipo de información los canales y medios de comunicación pueden ser: o Descendente: Memorando, Nota Interna, Instructivo, Circular, Comunicado. o Ascendente: Informe. o Cruzada: Nota Interna. En el caso de la comunicación cruzada, se utilizará en mayor medida, entre los diferentes niveles que no tienen relaciones directas de autoridad o subordinación, con el propósito de acelerar el flujo de información y coordinación de esfuerzos para el logro de los objetivos del Ministerio. b) Determinación de instancias de coordinación interna, El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, de acuerdo a sus requerimientos, podrá crear las instancias de coordinación interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre áreas y unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas: pueden ser consejos, comités y Comisiones según corresponde. o Consejos Técnicos Ministeriales.- A nivel del ministerio se conformarán los consejos técnicos ministeriales, presididos por el Ministra(o) e integrados por los Viceministros, Directores Generales, Directores de las instancias bajo tuición o dependencia, asesores y funcionarios especialmente convocados, con el objeto de coordinar y concertar estrategias y acciones del ministerio. Los consejos técnicos serán convocados por lo menos una vez al mes. Normas para la Conformación de Consejos, Comités o Comisiones Las instancias de coordinación interna bajo el nombre del Consejo, Comités o Comisiones, para coordinar actividades entre las distintas Áreas y/o Unidades organizacionales, consideran lo siguiente: Página 11 de 15
12 Tendrán un responsable que planifique la reunión, prepare la agenda, verifique que los resultados del trabajo realizado estén disponibles para todos los miembros, formule propuestas, dirija al Consejo, Comité o Comisión e integre los informes y/o recomendaciones. El responsable de la dirección de cualquier instancia de coordinación interna, deberá definir si sus miembros tienen la potestad o no de tomar decisiones, hacer recomendaciones o solamente deliberar y darla al MAE informes y/o recomendaciones sobre el asunto que es considerado. Según se constituyan en Consejos, Comités o Comisiones, su conformación respecto al personal que participará deberá estar previamente establecido. Su trabajo deberá estar limitado al tema o temas que puedan manejarse en una discusión de grupo. Las actas de reuniones deberán circular para su corrección o modificación antes de que se apruebe el texto final. La conformación de Consejos, Comités o Comisiones deberá estar respaldada con la presentación del objetivo de la instancia de coordinación, las funciones específicas, el área encargada de la instancia, el carácter temporal o permanente y la periodicidad de las sesiones. c) Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional, El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural deberá tener en cuenta los requerimientos de los usuarios y todos los recursos de la entidad a través de su relacionamiento con otras instituciones, los cuales pueden ser de tuición, funcional o de complementación. La conformación de dichas instancias deberá realizarse mediante Resolución Ministerial, Biministerial o Multiministerial, según sea el caso. Tuición, cuando el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, tenga la facultad de ejercer control externo posterior, y la promoción y vigilancia del funcionamiento de los sistemas de administración y control interno, de otra entidad. Actualmente, el Misterio de Desarrollo Productivo y Economía Plural tiene bajo su dependencia a las siguientes entidades y ejerce tuición en las siguientes instituciones descentralizadas y empresas públicas. Descentralizadas: - Insumos Bolivia Empresas Públicas: - Empresa de Apoyo a la Producción Alimentaria (EMAPA) - Empresa Pública Nacional Estratégica Papeles de Bolivia (PAPELBOL) Página 12 de 15
13 - Empresa Pública Nacional Estratégica Cartones de Bolivia (CARTONBOL) - Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia (LACTEOSBOL) - Empresa Pública Nacional Estratégica Cementos de Bolivia (ECEBOL) - Empresa Pública Nacional Estratégica Azúcar de Bolivia Bermejo (AZUCARBOL) Relación Funcional, cuando la entidad ejerza autoridad funcional sobre otra, en materias de su competencia. De Complementación, cuando una entidad requiera interactuar con otra en asuntos de interés compartido. Artículo 21. Servicio al Usuario El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural organizará, con la participación de la Asesoría en Comunicación Social, los procedimientos y normativa para la atención de los usuarios del Ministerio. Tomando en cuenta la obtención de retroalimentación sobre los servicios prestados, información al público, facilitación de trámites y/o gestiones. Para lo cual podrá emplear material de comunicación necesario para ello. Artículo 22. Responsable de Diseño Organizacional El(a) Ministro(a) es el(a) principal responsable de los resultados del Diseño Organizacional, la Dirección General de Asuntos Administrativos realizará la dirección y ejecución del proceso. Artículo 23. Período de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Diseño Organizacional El proceso de diseño o rediseño organizacional se iniciará en septiembre y deberá finalizar como máximo en noviembre de la misma gestión, coincidiendo con la preparación del Programa Operativo Anual de la entidad, que requerirá de una estructura organizacional ajustada a sus necesidades y procesos para que tal estructura funcione. CAPÍTULO IV IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Artículo 24. Objetivo del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional La Implantación del diseño o rediseño organizacional es el proceso por el cual se pone en práctica la nueva estructura organizacional en el Ministerio de Desarrollo Productivo Página 13 de 15
14 y Economía Plural, con la finalidad de cumplir con los objetivos definidos en el Programa de Operaciones Anual aprobado. Artículo 25. Plan de Implantación Para la implantación de la estructura organizacional obtenida como resultado del análisis y diseño organizacional descrito en los artículos anteriores, se elaborará un plan de implantación que será aprobado por el Ministro(a) y deberá contener: a) Objetivos y estrategias de implantación: donde se establecen los resultados que se espera alcanzar en la implantación de la estructura organizacional adoptada, incluyendo la descripción de las actividades que se desarrollarán para alcanzar dichos objetivos. Las estrategias de implantación deben definir el modo específico de lograrla eficiencia de los servicios y de ajuste organizacional y considerar las capacidades del área, los aspectos presupuestaros del programación de operaciones, acuerdos interinstitucionales, etc. b) Cronograma: donde se establecerán las fechas y los plazos en que se llevarán a cabo las actividades de implantación. c) Recursos: Se deberán definir los recursos humanos especificando el tipo del personal, su especialidad, experiencia, etc. Con relación a los recursos materiales se especificarán sus características y para lo financiero se definirá el presupuesto de gastos requerido dentro de los límites presupuestarios del Ministerio, asimismo que deberá estar asignado en cada Programa de Operaciones y en el presupuesto anual. d) Responsables de la implantación: Son responsables de la implantación del Diseño Organizacional, la unidad y todo el personal involucrado en el proceso de Diseño Organizacional. e) Programa de difusión, La Dirección General de Asuntos Administrativos, en coordinación con el área pertinente, deberá diseñar programas de orientación, adiestramiento y/o capacitación a responsables y funcionarios involucrados. f) Seguimiento, Asimismo la Dirección General de Asuntos Administrativos deberá realizar acciones de seguimiento para la realización de ajustes necesarios en la estructura que está implantada y funcionando, así como también seguimiento a la evolución de los funcionarios o responsables en la capacitación y/o adiestramiento. Artículo 26. Requisitos para la Implantación De acuerdo a las NB-SOA, constituyen requisitos para la implantación del Sistema de Organización Administrativa, la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas, asimismo es fundamental contar con recursos humanos, físicos y financieros previstos. Página 14 de 15
15 Artículo 27. Responsable del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional El proceso de implantación estará dirigido, coordinado y supervisado por la Dirección General de Asuntos Administrativos; esta Dirección deberá coordinar con las otras unidades organizacionales que componen el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, Unidades Descentralizadas, Programas y Proyectos bajo la dependencia del Ministerio. Artículo 28. Período de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional La implantación de la estructura diseñada o rediseñada, deberá realizarse máximo hasta el primer trimestre del año, una vez que finalice el proceso de Diseño o Rediseño Organizacional. Página 15 de 15
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MINISTERIO DE TRABAJO Dirección de Gestión y Reforma Jose David Arzabe Armijo 1 Diseño organizacional DEFINICIÓN Es un proceso que permite ajustar la estructura sobre

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