Source: https://www.du.cz/33/nutne-vedlejsi-vydaje-pri-pracovni-ceste-uniqueidmRRWSbk196FNf8-jVUh4EvMTzwP8b0yI3D7CgZBvFKKq5pp5454siw/?uri_view_type=4
Timestamp: 2019-01-23 01:35:58+00:00

Document:
Nutné vedlej¹í výdaje pøi pracovní cestì | Danì, úèetnictví, právo, práce a mzdy pro profesionály
Nutné vedlej¹í výdaje pøi pracovní cestì
20.4.2018, Ing. Karel Janou¹ek, Zdroj: Verlag Dashöfer
Podle ustanovení § 164 ZP, resp. § 171 ZP pøíslu¹í zamìstnanci náhrada nutných vedlej¹ích výdajù, které mu vzniknou v pøímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané vý¹i.
Nemù¾e-li v¹ak zamìstnanec jejich vý¹i prokázat, pøíslu¹í mu náhrada ve vý¹i odpovídající cenì vìcí a slu¾eb obvyklé v dobì a místì konání pracovní cesty. Praktickým pøíkladem je napø. úhrada parkovného prostøednictvím SMS, které se postupnì zavádí v nìkterých mìstech a kdy zamìstnanec nemá o úhradì ¾ádný písemný doklad, který by mohl k vyúètování cestovních náhrad pøilo¾it. Vzhledem k tomu, ¾e cenu obvyklou v dobì a místì konání pracovní cesty lze zejména v zahranièí tì¾ko ovìøit, prakticky to znamená ve vý¹i, kterou zamìstnanec uvede ve vyúètování cestovních náhrad. Zamìstnavatel v¹ak, podle dùvodové zprávy k zákoníku práce, mù¾e zamìstnancem uvedenou neprokázanou vý¹i korigovat podle svých zku¹eností o cenách vìcí a slu¾eb obvyklých v dobì a místì konání pracovní cesty. Jde sice o podstatnì slo¾itìj¹í postup ne¾ u jiných druhù cestovních náhrad, kdy zamìstnavatel mù¾e pøi neprokázání jejich vý¹e postupovat podle § 185 ZP, nicménì je nezbytné postup uvedený v § 164 ZP respektovat.
Pro nutný vedlej¹í výdaj je rozhodující, ¾e jde o výdaj, který zamìstnanec musel vynalo¾it a který také v bezprostøední souvislosti s pøíslu¹nou konkrétní pracovní cestou skuteènì vynalo¾il. Aby ¹lo o nutný vedlej¹í výdaj, musí být tyto základní podmínky splnìny souèasnì. Pokud nebudou splnìny, nepùjde o nutný vedlej¹í výdaj.
Pøi splnìní uvedených podmínek tak nutným vedlej¹ím výdajem mohou být napø.:
úèastnický poplatek (vlo¾né) na ¹kolení, konferenci apod.,
vstupné na výstavu, je-li prohlídka výstavy souèástí pracovní cesty,
poplatek za parkování soukromého vozidla pou¾itého s vìdomím zamìstnavatele,
dálnièní poplatek za soukromé vozidlo pou¾ité na ¾ádost zamìstnavatele,
poplatky za pou¾ití silnic a tunelù v zahranièí,
pøipoji¹tìní sedadel pøi cestì více zamìstnancù v soukromém vozidle pou¾itém se souhlasem zamìstnavatele,
poplatek za úschovu nutných osobních a pracovních zavazadel, pracovních pomùcek, náøadí apod.,
poplatek za pøipojení k Wi-Fi,
poplatek za pou¾ití trezoru v hotelovém pokoji,
poplatek za úklid pokoje, není-li zahrnut v cenì ubytování,
pøipoji¹tìní léèebných výloh zamìstnance pøi zahranièní pracovní cestì,
úhrada oèkování pøi cestì do pøíslu¹ného státu nehrazeného zdravotní poji¹»ovnou,
poplatek za nadmìrnou váhu zavazadla pøi cestì letadlem na del¹í zahranièní pracovní cestì,
pøipoji¹tìní zavazadel,
poplatek za smìnu poskytnuté zálohy nebo její èásti v zahranièí na mìnu státu, kam byl zamìstnanec na zahranièní pracovní cestu vyslán,
poplatek za výbìr z bankomatu v zahranièí soukromou platební kartou v pøípadì, kdy zamìstnanci nepostaèovala poskytnutá záloha na úhradu cestovních výdajù apod.
Nutným vedlej¹ím výdajem nejsou výdaje soukromého charakteru, jako napø. pokuta za rychlou jízdu èi ¹patné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, pùjèení televizoru apod.
Pøi rozhodování o poskytování náhrady za nutné vedlej¹í výdaje je nutno postupovat velmi individuálnì, zejména s ohledem na obsah pracovní èinnosti a podmínky konání pøíslu¹né pracovní cesty. Z hlediska zamìstnance mù¾e být nutným vedlej¹ím výdajem poho¹tìní obchodních partnerù, které na pøíkaz zamìstnavatele za partnery uhradil. Zamìstnavatel pak bude muset pøíslu¹nou èástku zamìstnanci uhradit, nebude ji ale moci pova¾ovat za daòovì uznatelnou polo¾ku, i kdy¾ bude dolo¾ena dokladem, proto¾e podle ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) ZDP výdaje za poho¹tìní, obèerstvení a dary nelze pro daòové úèely pova¾ovat za výdaje (náklady) vynalo¾ené na dosa¾ení, zaji¹tìní a udr¾ení pøíjmù. Zamìstnavatel nemù¾e zamìstnanci naøídit, aby k poho¹tìní obchodních partnerù pou¾il kapesné, které mu na zahranièní pracovní cestu pøípadnì poskytl, proto¾e kapesné je urèeno pro soukromou potøebu zamìstnance.
Nutným vedlej¹ím výdajem souvisejícím s pracovní cestou zamìstnance ¹koly, který se zúèastní napø. ly¾aøského výcviku studentù jako ly¾aøský instruktor, bude napø. také pùjèovné ly¾í a ly¾aøské výstroje nebo výdaje na pøípravu soukromých ly¾í zamìstnance pøed ly¾aøským výcvikem, jízdné na lanovkách a ly¾aøských vlecích bìhem ly¾aøského výcviku apod. Pau¹ální náhrada za pou¾ití vlastních ly¾í a ly¾aøské výstroje, kterou mu ¹kola pøíp. poskytne podle § 190 ZP, v¹ak nutným vedlej¹ím výdajem není (jde o jiný provozní výdaj) a mìla by být se zamìstnancem vypoøádána mimo vyúètování cestovních náhrad.
Nutným vedlej¹ím výdajem v pøípadì pou¾ití soukromého vozidla zamìstnance na pracovní cestì není mytí vozidla, údr¾ba a opravy, nákup oleje do motoru èi jiných provozních náplní ani povinné poji¹tìní vozidla apod., nebo» tyto výdaje jsou souèástí základní náhrady za pou¾ití vozidla.
Pokud jde o pøipoji¹tìní sedadel, zále¾í na tom, zda (pøípadnì jak) zamìstnavatel stanovil takové poji¹tìní vozidla jako jednu z podmínek konání pracovní cesty a zda zamìstnancem sjednané a uhrazené poji¹tìní splòuje v¹echny vý¹e uvedené podmínky, tzn. zejména, jestli bylo uzavøeno a uhrazeno v bezprostøední souvislosti s danou pracovní cestou. Pokud nebylo, nemù¾e jít o nutný vedlej¹í výdaj, a to ani v pomìrné vý¹i, nebo» ¾ádná pomìrná èást nebyla uhrazena v pøímé souvislosti s pøíslu¹nou pracovní cestou. Obdobnì se postupuje v pøípadì dálnièního poplatku apod.
V souvislosti s nutnými vedlej¹ími výdaji se èasto diskutuje o tom, jak o tìchto výdajích úètovat. Proto¾e úèetní pøedpisy nespecifikují, co jsou cestovní náhrady, je nutno vycházet ze zákoníku práce, který v ustanovení § 156 odst. 3 ZP uvádí, ¾e za cestovní náhrady se pova¾ují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s ustanovením § 152 ZP, tj. pøi cestách tam uvedených. Je tøeba vycházet také z toho, ¾e pøi tìchto cestách pøíslu¹í zamìstnanci náhrada jízdních výdajù, náhrada výdajù za ubytování, náhrada nutných vedlej¹ích výdajù, stravné, zahranièní stravné, pøíp. kapesné. Proto¾e zamìstnancem uhrazené nutné vedlej¹í výdaje (napø. vstupné na veletrh) jsou výdaje bezprostøednì související s pracovní cestou, úètuje se o nich spolu s ostatními druhy cestovních náhrad, na úètu 512–Cestovné.
Pøi pou¾ívání vozidel na pracovních cestách je vhodné rozli¹ovat, zda jde o slu¾ební, nebo soukromé vozidlo, nebo» výdaje, které se týkají povoleného pou¾ití soukromého vozidla, jako napø. parkovné, dálnièní poplatek apod., jsou nepochybnì nutnými vedlej¹ími výdaji pøi pracovní cestì, a patøí tedy na úèet 512. Podobné výdaje týkající se slu¾ebního vozidla budou podle mého názoru spí¹e slu¾bou, i kdy¾ pøíslu¹nou èástku zamìstnanec uplatní pøi vyúètování cestovních náhrad. Také napø. nákup pohonných hmot do slu¾ebního vozidla apod., i kdy¾ je zamìstnanec uhradil bìhem pracovní cesty, nelze pova¾ovat za nutný vedlej¹í výdaj, nebo» jde o spotøebu PHM, o které se úètuje na úètu 501. Bylo by také vhodnìj¹í, aby takovéto výdaje byly se zamìstnancem vypoøádány samostatnì, mimo vyúètování cestovních náhrad, a to zejména pøi zahranièních pracovních cestách, nebo» u tìchto výdajù v cizí mìnì se k pøepoètu nepou¾ijí kursy, které se podle § 183 ZP a § 184 ZP pou¾ívají pøi vyúètování cestovních náhrad.
Pøíklad è. 1 - Parkovné
Zamìstnanci bylo podle § 157 odst. 2 ZP místo autobusu povoleno pou¾ití jeho soukromého osobního automobilu. Je nutným vedlej¹ím výdajem parkovné za toto vozidlo?
Zamìstnanci pøíslu¹í náhrada nutných vedlej¹ích výdajù za podmínek uvedených v § 171 ZP a § 164 ZP, tzn., je rozhodující, zda takový výdaj musel vynalo¾it v souvislosti s pøíslu¹nou pracovní cestou. Jestli¾e bylo zamìstnanci pøed pracovní cestou povoleno pou¾ít místo urèeného hromadného dopravního prostøedku dálkové pøepravy (napø. autobusu) jeho soukromé vozidlo, musel s nejvìt¹í pravdìpodobností toto vozidlo v prùbìhu pracovní cesty zaparkovat. Proto je v tomto pøípadì uhrazené parkovné zcela jednoznaènì nutným vedlej¹ím výdajem. To, ¾e mu v tomto pøípadì pøíslu¹í náhrada jízdních výdajù ve vý¹i ceny jízdného autobusem a MHD, není podstatné. Rozhodující je, ¾e zamìstnavatel pou¾ití vozidla povolil a ¾e v souvislosti s jeho pou¾itím pøedmìtný výdaj zamìstnanci vznikl.
Pøíklad è. 2 - Pøipoji¹tìní sedadel
Zamìstnavatel vyslal zamìstnance na pracovní cestu jeho soukromým vozidlem a ulo¾il mu, aby si pøipojistil sedadla, proto¾e spolu s ním ve vozidle pojedou dal¹í zamìstnanci. Mù¾e být zamìstnanci…

References: § 164
 § 171
 § 185
 § 164
 § 25
 § 190
 § 156
 § 152
 § 183
 § 184
 § 157
 § 171
 § 164