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Universidad Andina Simón Bolívar. Sede Ecuador. Área de Gestión. Programa de Maestría en Dirección de Empresas - PDF
Universidad Andina Simón Bolívar. Sede Ecuador. Área de Gestión. Programa de Maestría en Dirección de Empresas
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Lorena Arroyo Correa
1 Universidad Andina Simón Bolívar Sede Ecuador Área de Gestión Programa de Maestría en Dirección de Empresas PORTADA PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS DE LOS SERVICIOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Pablo Guachamín C. 20142 CLAUSULA DE CESIÓN DE DERECHO DE PUBLICACIÓN DE TESIS Yo, Pablo Bladimir Guachamín Corella, autor de la tesis titulada Propuesta de un modelo de Gestión por procesos de los servicios de tecnologías de la Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Secretaria de Movilidad del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito mediante el presente documento dejo constancia de que la obra es de mi exclusiva autoría y producción, que la elaborado para cumplir con uno de los requisitos previos para la obtención del título de Magister en Administración de Empresas en la Universidad Andina Simón Bolívar, sede Ecuador. 1. Cedo a la Universidad Andina Simón Bolívar, sede Ecuador, los derechos exclusivos de producción, comunicación pública, distribución y divulgación, durante 36 meses a partir de mi graduación, pudiendo por lo tanto la Universidad, utilizar y usar esta obra por cualquier medio conocido o por conocer, siempre y cuando no se lo haga para obtener beneficio económico. Esta autorización incluye la reproducción total o parcial en los formatos virtual, electrónico, digital, óptico, como usos en red local y en internet. 2. Declaro que en caso de presentarse cualquier reclamación de parte de terceros respecto de los derechos de autor/a de la obra antes referida, yo asumiré toda la responsabilidad frente a terceros y a la Universidad. 3. En esta fecha entrego a la Secretaria General, el ejemplar respectivo y sus anexos en formato impreso y digital o electrónico. Fecha: Firma:.. 23 Universidad Andina Simón Bolívar Sede Ecuador Área de Gestión Programa de Maestría en Dirección de Empresas PORTADA PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS DE LOS SERVICIOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO DE LA SECRETARIA DE MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Autor: Pablo Guachamín C. Tutor: Ing. Patricio López QUITO4 RESUMEN El objetivo de la presente investigación ha sido proponer un modelo de gestión por procesos para los servicios de tecnologías de la información de la Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad (DMDTM). A lo largo del estudio se ha presentado un marco teórico relacionado con el significado de proceso y dos modelos de gestión de las tecnologías de la información (TI), que nos permitirán evaluar el grado de madurez de las TI en la DMDTM. Posteriormente se ha realizado un diagnóstico de la situación actual de la DMDTM, a través de la cual se ha podido conocer su creación, estructura, productos, procesos actuales y como resultados de la investigación primaria, se ha podido identificar fortalezas, así como debilidades, entre las que se puede destacar la carencia de una planificación estratégica, la inexistencia de un misión, visión y procedimientos, existiendo también dificultades en relación a la atención de las necesidades de los usuarios de los sistemas creados por la DMDTM, falta de monitoreo presencial, inadecuado tiempo de respuesta, insuficiente personal y organización, entre otras falencias. Este diagnóstico ha permitido determinar un modelo de gestión que puede mejorar el tiempo de respuesta, la eficacia y calidad de los servicios. Por tanto se ha realizado una propuesta de un modelo de gestión integral que considera tanto los aspectos administrativos que generan falencias, así como un modelo operativo para el mejoramiento del servicio de TI, a través del cual será posible lograr mejores resultados, eficiencia y un desempeño óptimo de los sistemas en servicio entregados a población de la ciudad de Quito. El planteamiento de este modelo, basado en las mejores prácticas de la industria de TI, ha considerado desde la filosofía organizacional, la organización por procesos, la implementación de un Centro de Atención de Servicios de Tecnología que permita mejorar la atención y respuesta a los beneficiarios, hasta los indicadores respectivos para su seguimiento y mejoramiento continuo. Por tanto, con la propuesta de implementación del modelo será posible lograr una mejor organización, proveer de servicios de calidad a la ciudadanía, entregar soporte oportuno y eficiente, todo ello en favor de la población de la ciudad de Quito y el país. 45 DEDICATORIA Dedico el presente trabajo con todo mi cariño y mi amor, a Dios mi creador, a las personas más cercanas que me acompañan en la vida en el logro de mis sueños y anhelos, por sus palabras y actitudes motivadoras en los momentos más difíciles donde la paciencia y comprensión fueron necesarios para continuar adelante, gracias por estar siempre a mi lado, por su apoyo y consejos. Mamá Glorita Papá Jorge Mi hermano Daniel Mi hermano Cristian Mi amada Lourdes Cecibel 56 AGRADECIMIENTO Primeramente al Señor mi Dios, por darme la oportunidad de vivir, de compartir y de lograr objetivos; a todas aquellas personas e instituciones que participaron directa o indirectamente en la realización del presente trabajo, por sus revisiones, correcciones, consejos, paciencia y ánimos para culminar con este proyecto profesional. De manera especial, al profesor Ing. Patricio López, por apoyarme en la realización de esta tesis de maestría bajo su dirección, por sus correcciones, y aportaciones, a mis compañeros de trabajo por su colaboración y paciencia. A mi familia por el apoyo incondicional y por creer en el esfuerzo entregado, el cual no es en vano, el conocimiento adquirido me permitirá ser un mejor profesional y servir de mejor manera a la sociedad. A todos ellos, muchas gracias. 67 INDICE DE CONTENIDOS PORTADA... 1 CLAUSULA DE CESIÓN DE DERECHO DE PUBLICACIÓN DE TESIS... 2 PORTADA... 3 INDICE DE CONTENIDOS... 7 INTRODUCCIÓN... 9 CAPITULO MARCO TEÓRICO Definición de Proceso Definición de gestión por procesos Ventajas de la gestión por procesos versus gestión por funciones Gestión de TI Gobierno de TI COBIT ITIL v CAPITULO ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL Antecedentes Gestión del Sistema Metropolitano de la Movilidad La Secretaria Metropolitana de Movilidad (SMM) Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad (DMDTM) Determinación del estado actual de los servicios tecnológicos de la DMDTM CAPITULO PROPUESTA DEL MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS Introducción Caracterización de los nuevos procesos según ITIL Propuesta del Modelo de Procesos para los Servicios de TI de la DMDTM Mapa de procesos para la DMDTM según ITIL Interrelación de los procesos de valor Descripción de los Procesos propuestos según ITIL Plan de implementación del modelo de gestión Objetivo Objetivos específicos: Fases de implementación del modelo Cronograma tentativo de implementación del modelo8 CAPITULO CONCLUSIONES: RECOMENDACIONES: Bibliografía: Anexos Anexo 1. Plan de Tesis Anexo 2. Herramientas y resultados de la investigación de campo (Cuestionario) Anexo 3. Entrevista al Jefe del Centro de Matriculación Anexo 4. Diagnóstico en base a Cobit Anexo 5: Catálogo de Servicios TI de la DMDTM Anexo 6: Descripción de nuevas funciones9 INTRODUCCIÓN En la actualidad, la economía globalizada obliga a cualquier institución pública o privada a adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos y organizacionales para ser competitivos, así los conceptos de información, procesos, servicios, calidad, gestión y tecnologías de la información (TI) toman relevancia en la denominada sociedad del conocimiento 1 en la que vivimos. Las tecnologías de la información TI son cada vez más importantes en el desarrollo operacional y estratégico de las empresas, siendo una herramienta cada vez más indispensable en las actividades diarias, que al no gestionarlas adecuadamente pueden provocar entre otros: proyectos de TI truncados, pérdida de competitividad, gastos innecesarios de dinero, una mala gestión del talento humano, la no existencia de procesos y procedimientos, clientes insatisfechos, entre otras consecuencias. En este contexto las empresas públicas o privadas deben evolucionar desde una gestión heredada de la era industrial Método Taylorista, 1911, Principios de la administración científica enfocadas en una organización departamental cerrada, hacia una gestión basadas en procesos enfocada en el cliente. Además con el apoyo de las tecnologías de la información y Comunicaciones (TIC), permita no solo una producción más eficiente de sus productos y servicios, si no la mejora de la administración y gestión cuyo fin debe ser la satisfacción del cliente o usuario final. Ya desde los años 90s, se desarrollaron modelos de evaluación del desempeño de las organizaciones (Balanced Score Card) por conocidos economistas y catedráticos norte americanos muy reconocidos por sus contribuciones al conocimiento de la Gestión y productividad empresarial, como son Norton y Kaplan, que dentro de sus trabajos también lograron percibir la importante influencia que tiene la adopción de la tecnología en las 1 Peter Drucker, Post-Capitalist society, Nueva York, Butterworth-Heinemann, 1993, p 58. 910 diferentes actividades de producción, proponiendo desde un enfoque de actividades departamentales hacia la definición de procesos, este nuevo paradigma permitirá la mejora operativa de la empresa 2, valorar los activos intangibles como la base para mantener un desarrollo sostenible. Con estos antecedentes las empresas de todo el mundo han adoptado marcos de referencia conocidos como Mejores prácticas de la industria tecnológica para la gestión por procesos de los servicios de tecnología, los mismos que han evolucionado en los últimos 30 años desde su primera aparición, entre las más destacables se encuentran los estándares de facto como: COBIT (Control Objetives for information Systems and relational technology) un marco de referencia para la gobernabilidad de TI basándose en el control y auditoria de sistemas de información e ITIL (Information Technology Infrastructure Library) como un marco de referencia para la gestión de los servicios de tecnologías a través de procesos. También se han propuesto estándares de calidad de servicios como la norma ISO 9001 y la norma para la gestión de servicios de TI como ISO/IEC En base de lo mencionado, es evidente que para aquellas empresas en las que se tiene una alta dependencia hacia las TI se vuelve crítica la necesidad de gestionar las TI por procesos sustentadas en marcos de referencia probados y generalmente aceptados como son COBIT e ITIL, estándares como la norma ISO 9001 entre otras y lograr de forma efectiva las metas estratégicas propuestas por la alta Dirección. La Secretaria de Movilidad es una nueva dependencia del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito creada desde el año 2010, que según su directriz política propone: Corregir los vicios del modelo de crecimiento urbano expansivo y de baja densificación y revertir las tendencias en los modos de desplazamiento con una concepción integral del 2 Roberto Kaplan y Norton D., The Balanced Scorecard, Barcelona, Gestión 2000, 1997, p11 sistema, articulando los temas de vialidad, transporte, tránsito y seguridad vial, bajo un direccionamiento político que incluye como prioritario el fortalecimiento de la gestión pública municipal y la consolidación de su autoridad; la incorporación de las nuevas tecnologías de información y comunicación en la gestión y control, la modernización de los servicios públicos y privados; y, la creación de una cultura ciudadana en movilidad, basada en el respeto y la solidaridad con un esfuerzo sostenido de evaluación y rendición social de cuentas. 3 Sobre la base de esta política, su estructura organizacional está dividida en cuatro dependencias y empresas municipales asociadas, entre ellas se encuentra la Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad (DMDTM), antes llamada Departamento de Sistemas de CORPAIRE y que es ahora la dirección encargada de la entrega de servicios de infraestructura tecnológica y desarrollo de nuevas aplicaciones informáticas relacionadas con la Revisión Técnica Vehicular, Matriculación y las nuevas competencias del control de tránsito en el Distrito. La DMDTM, desde su inicio ha crecido de manera acelerada, aumentando su estructura física, su personal y la infraestructura tecnológica para poder atender el acelerado incremento de requerimientos de servicios tecnológicos. Si bien la DMDTM fue muy efectiva en el logro de los objetivos propuestos, aquella gestión fue intuitiva y empírica, donde se fomentaba la pro actividad para la consecución de resultados. Consecuencia de esta gestión se encuentra una organización con una gran cantidad de servicios derivados del uso de las aplicaciones e infraestructura implementadas, no es menos cierto que este crecimiento ha sido desordenado, no se cuenta con procesos y procedimientos definidos ni formalizados, no existen estándares ni normas, tampoco 3 DMQ, Quito Distrito Metropolitano, 2013, Alcaldía Metropolitana, recuperado de: 1112 existen referencias para hacer una gestión adecuada del área. A mediano y largo plazo se deteriorará la calidad de los servicios creados si no se toma una acción correctiva. Por lo expuesto, existe la necesidad de implementar un modelo de gestión adecuado en el área de la DMDTM, nace así la idea de proponer un modelo de gestión por procesos de los servicios de tecnologías de la información, para lo cual se utilizarán los modelos y estándares de referencia denominados como: ITIL v3 y COBIT 4.1, ISO 9001; reconocidas como las mejores prácticas de la industria tecnológica y que se han proyectado como estándares internacionales por sus excelentes resultados. Este proyecto, pretende determinar la situación actual de la DMDTM, identificar la visión, misión y un modelo de gestión alineado con el Plan Estratégico General de la Secretaria de Movilidad, así como con las necesidades de servicio, se analizará la cadena de valor, es decir, los procesos que agregan valor a la Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad en la entrega de sus servicios tecnológicos, proponer la estandarización de los procesos encontrados, propondrá métricas para su control y mejoramiento, planes para mantener la integridad, disponibilidad y seguridad de la información, etc., este proyecto no pretende la implementación del modelo propuesto, pero si proponer un modelo que a futuro sirva de apoyo para tal objetivo. El estudio a desarrollar se ha planteado como hipótesis la siguiente: La Gestión por procesos es una herramienta administrativa que ayuda al entendimiento y control efectivo, en nuestro caso, orientado hacia los servicios de TI, esta herramienta nos permitirá proponer un modelo empresarial de gestión de TI dentro de la Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad. También se ha considerado como perspectiva metodológica, una investigación de campo considerando encuestas, entrevistas y la base de la metodología Cobit como fuente de diagnóstico, para finalmente utilizar para el modelo a proponerse a ITIL (Biblioteca de 1213 Infraestructura de Tecnologías de Información), de los cuales se ha estudiado tanto la teoría, como casos de estudio. De esta manera el trabajo tiene como límites y alcances el desarrollar una propuesta de modelo de gestión por procesos basado en los modelos mencionada con el fin de lograr procesos más eficaces y eficientes tanto para la organización, como para los usuarios finales. Así en el capítulo I se presenta un marco teórico referencial con información de lo que es un Proceso, luego lo que significa la Gestión de las tecnologías de la información, y su importancia en la actualidad, también se analizan las mejores prácticas de la industria como lo son Cobit e ITIL. En el capítulo II se realiza un diagnóstico de la situación actual de la DMDTM donde se presenta sus antecedentes, la gestión del Sistema Metropolitano de la Movilidad en general, el entorno del estudio, el análisis FODA, la cadena de valor y los procesos principales, el uso de los conceptos de madurez de TI que propone COBIT, así como también se realiza un diagnóstico interno mediante encuestas, entrevistas, con el fin de determinar la situación actual y de ello la posibilidad de mejorar los procesos mediante la propuesta de un modelo de gestión, lo cual es lo que finalmente se desarrolla en el capítulo III. El capítulo III presenta la propuesta del modelo de gestión sobre la base del modelo de mejores prácticas ITIL, se propone un nuevo mapa de procesos, se describe cada uno de los procesos que se deben implementar en la organización, se incluye un plan tentativo de implementación o de transición con lineamientos específicos. Con todo ello se concluye la propuesta como base para el mejoramiento de la gestión de la DMDTM. 1314 El último Capítulo IV, agrupa las conclusiones y recomendaciones obtenidas de los capítulos anteriores, información que puede servir de referencia para una adecuada implementación del modelo propuesto. 1415 CAPITULO 1 MARCO TEÓRICO 1.1 Definición de Proceso La palabra proceso viene del latín Processus, que significa avance y progreso, según la Real Academia Española (RAE) también se define como: al paso del tiempo y al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural necesarias para concretar un fin 4. Según la norma ISO 9001 un proceso es la orientación del esfuerzo de todos hacia el cliente y el término gestión lleva implícita la búsqueda de objetivos de mejora. Por lo tanto un proceso es el conjunto de actividades relacionadas aplicadas a las entradas (informaciones en un sentido amplio, pedidos, datos, especificaciones, medios materiales, materia prima, maquinaria, consumibles, etc.) que agregan valor a las salidas o resultados programados que se entregan a los clientes del proceso, además estos resultados cumplen con el objetivo propuesto por la organización. Una forma básica para identificar y definir un proceso mediante sencillas preguntas se indica en la Figura N 1. DEFINICION DE PROCESO MEDICIÓN Y CONTROL ENTRADA O INSUMOS Donde queremos estar? Donde estamos ahora? Cómo podemos llegar? Cómo saber que llegamos? SALIDAS O RESULTADOS Mision y Objetivos del negocio Evaluación Cambios en el proceso Métricas Figura 1. Definición de Proceso Fuente: Elaboración Propia 4 Definición de, Definición de Proceso, 2011, recuperado de 1516 Es importante diferenciar un procedimiento de un proceso ya que este es un conjunto de reglas o instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado, un proceso define qué es lo que se debe hacer y un procedimiento define como debe realizarse. 1.2 Definición de gestión por procesos La Gestión, quiere decir, hacer adecuadamente las cosas, previamente planificadas, para conseguir objetivos. 5 (Comprobando posteriormente el nivel de consecución), con esta perspectiva podemos decir que la gestión por procesos es la forma de gestionar toda la organización a través de procesos, orientados y definidos como una serie de actividades que añaden valor a las entradas para obtener resultados que satisfagan los requerimientos del cliente y que son previamente planificados. 6 La Gestión por procesos difiere de la tradicional gestión organizacional (áreas funcionales o especializadas y jerarquizadas), donde no se considera importante la percepción del cliente sobre las actividades de la organización. La calidad total busca la satisfacción del cliente y como consecuencia su fidelización que es la razón de ser de todo proceso productivo 7, cada proceso es parte importante en la organización que busca la calidad en la entrega de sus servicios o bienes. 5 José Antonio Pérez Fernández, Gestión por procesos, Colombia, Editorial Alfa Omega, 4ta edición, 2010, p Ministerio de Fomento, La Gestión por Procesos, España, MFE, 2005, recuperado de: D1ED94D/19421/CaptuloIVPrincipiosdelagestindelaCalidad.pdf 7 Zaratiegui J.R. La gestión por procesos, México, E.O.I., 1999, recuperado de: dustrial/330/12jrza.pdf 1617 1.3 Ventajas de la gestión por procesos versus gestión por funciones Debemos realizarnos la pregunta, en los tiempos actuales, si es aún válido el principio de división y especialización del trabajo (Teoría Tayloriana), la estructura organizativa no es neutra, es decir o facilita o dificulta el cambio, de ahí su importancia, el cambio de paradigmas involucra a las personas dentro de la organización, por tanto se debe considerar al menos tres dimensiones de afectación al introducir este paradigma de gestión y estos son: área técnica, las personas y la organización. Para este análisis, debemos iniciar desde el siguiente principio: El proceso es la forma natural de organizar el trabajo. Las empresas en su estructura tradicional agrupa en departamentos a las personas que tienen actividades relacionadas, su estructura es mostrada en un organigrama donde la información fluye desde arriba hacia abajo y donde las decisiones se toman a niveles altos, esto conlleva algunas desventajas como son: no conocer los requerimientos de los clientes que es lo que necesitan, que es lo que aporta valor al bien o servicio que requiere su necesidad; los objetivos generalmente son locales de cada departamento o área sin alineamiento con los objetivos estratégicos generales, una deficiente comunicación interna, etc. El objetivo final de la gestión por procesos es organizar la empresa y sus objetivos alrededor de aquellas actividades que generan valor para el cliente, la información fluye horizontal. 1.4 Gestión de TI La gestión de TI está definida como: El sistema de controles y procesos requeridos para lograr los objetivos estratégicos establecidos por la dirección de la organización, sujeto a la guía y monitorización establecidas por el Gobierno corporativo 8. El gobierno corporativo es un concepto que trata de identificar la manera de dirigir y controlar el desarrollo de las actividades económicas de una empresa, de manera que se establezcan las 8 Norma ISO/IEC 38500, International Electro technical Commission,18 mejores relaciones entre la Junta Directiva, quienes definen las metas de la empresa, la Gerencia, quien la administra y opera diariamente y los accionistas quienes invierten en la empresa. 1.5 Gobierno de TI Las grandes empresas del mundo han puesto su mirada en las TI como un factor diferenciador de competitividad, el énfasis en poder controlar y dirigir su área de TI se denomina como Gobierno de TI. Una definición formal dice: Gobierno de TI es el sistema mediante el cual se dirige y controla el uso actual y futuro de la TI. 5 El objetivo de tener Gobierno de TI es minimizar el riesgo de la pérdida de información, puesto que sin ella una empresa simplemente no funciona. 9 Es así que se han creado modelos de Gobierno de TI como COBIT que permiten comprender, en donde estamos y que se debería gestionar y otro modelo como lo es ITIL v3 indica el cómo gestionar los procesos de TI. 1.6 COBIT 4.1 Definición.- El proyecto COBIT Objetivos de Control para las tecnologías de la Información y tecnologías relacionadas (COBIT, por sus siglas en inglés: Control Objetives for information and related Technology) tiene su origen en el año de 1995, y tiene como propósito ser un producto de aceptación global siendo un conjunto de herramientas de mejores prácticas para el manejo de la información creada por la asociación para la auditoría y control de sistemas de información, (ISACA, por sus siglas en inglés: Information System Audit and Control Association) y el instituto de administración de las tecnologías de la información (ITGI por sus siglas en inglés: IT Governance Institute), de esta forma apoya a los administradores de la empresa a reducir 9 COBIT, Marco de trabajo COBIT 4.1, IT Governance Institute, Barcelona, 2007, p19 el espacio vacío entre los requerimientos de control o gobierno, los aspectos tecnológicos y el riesgo del negocio. beneficios: Beneficios de Cobit Cobit como un marco de referencia para el control interno tiene los siguientes Mejor alineación con las metas de la organización, gracias a su enfoque de negocios Una visión entendible para la gerencia de lo que hace TI. Propiedad y responsabilidades claras, con base en su orientación a procesos Aceptación general de terceros y reguladores o auditores Entendimiento compartido entre todos los Interesados, con base en un lenguaje común y comprensible Requerimientos del negocio El marco de referencia de trabajo Cobit se basa en el siguiente principio: Proporcionar la información que la empresa necesita para logras sus objetivos (COBIT, Marco de trabajo COBIT, p.17), por lo tanto la empresa necesita invertir en administrar y controlar los Recursos de TI usando un conjunto de procesos estructurados que proveen la base para los servicios que entregan la información requerida por la empresa, así se lo muestra en la Figura No.2 Principio Básico de Cobit. Figura 2. Principio Básico de COBIT Fuente: IT Governance Institute Cobit 4.1, pág.10 1920 COBIT define siete criterios que garantizan la entrega de información de acuerdo a los requerimientos del negocio de calidad, de control y de seguridad, estos son: Efectividad: La información debe ser confiable y pertinente a los requerimientos del negocio y debe ser entregada de manera que sea oportuna, consistente, correcta, y utilizable. Eficiencia: La información debe ser generada optimizando los recursos para lograr así mayor productividad y ahorro. Confidencialidad: Proteger de la información sensitiva a revelaciones no autorizadas. Integridad: La información debe ser precisa, completa y valida de acuerdo a los requerimientos del negocio. Disponibilidad: La información debe estar disponible en el momento que es requerida por los procesos del negocio. Cumplimiento: se refiere al acatamiento de leyes, reglamentos, acuerdos contractuales y políticas internas y externas. Confiabilidad.- Se refiere a proporcionar la información apropiada para que los funcionarios de alto nivel administren adecuadamente la organización y así ejercite sus responsabilidades regulatorias y de gestión Objetivos de Control orientado a procesos Como se indicó anteriormente el marco de referencia Cobit 4,1 comienza con una premisa simple y práctica, Proporcionar la información que la organización necesita para alcanzar sus objetivos, y se basa en siete criterios de calidad y propone además que los recursos de TI deben ser gestionados mediante un conjunto de 34 procesos agrupados en una forma natural en cuatro campos denominados Dominios de control, a través de 2021 ellos se trata de analizar de forma estructurada los procesos que compondrían el área de IT y que a continuación se indican: 1. Planificar y Organizar 2. Adquirir e Implementar 3. Entrega de servicios y soporte 4. Monitorear y evaluar Estos dominios como se puede observar tienen un orden lógico y están enfocados fuertemente al control más que a la ejecución. A continuación se presentan los 34 procesos agrupados por dominios como indica en la Tabla 1. Tabla 1. Dominios de Control y los 34 procesos de TI de COBIT 4.1 DOMINIOS Planear y Organizar.- este dominio se refiere a la identificación de la forma en la que las TI pueden contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos de la organización. La consecución de la visión estratégica requiere ser planteada, comunicada y administrada desde diferentes perspectivas. Finalmente deberá establecer una organización y una infraestructura tecnológica apropiadas. Adquirir e Implementar.- para llevar acabo la estrategia de TI, las soluciones de TI deben ser identificadas, desarrolladas, y adquiridas, así pueden ser implementadas e integradas dentro de los procesos de la organización, además este dominio cubre los cambios y mantenimientos realizados a los sistemas existentes garantizando la continuidad de los servicios de TI y por tanto, los objetivos de la organización. Entregar y dar soporte.- hace referencia a la entrega de los servicios de TI requeridos, que abarca desde la prestación del servicio, OBJETIVOS DE CONTROL PO1. Definir un plan estratégico de TI. PO2. Definir la arquitectura de la información. PO3. Determinar la dirección tecnológica PO4. Definir los procesos, organización y relaciones dc TI PO5. Administrar la inversión de TI. PO6. Comunicación de las directrices gerenciales PO7. Administración de los recursos humanos de TI. PO8. Administrar con Calidad PO9. Analizar y administrar el riesgo PO10. Administrar los proyectos AI1. Identificación de soluciones automatizadas. AI2. Adquisición y mantenimiento de Software de aplicación. AI3. Adquisición y mantenimiento de la infraestructura tecnológica. AI4. Facilitar el uso y la operación. AI5. Proveer recursos de Ti AI6. Administración de cambios AI7. Instalar y acreditar soluciones y cambios DS1. Definir y administrar los niveles de servicio. DS2. Administrar el servicio de terceros. DS3. Administrar el desempeño y la capacidad. 2122 administración de la seguridad y de la DS4. Asegurar el servicio continuo continuidad, el soporte a los usuarios, la DS5.Garantizar la seguridad de los sistemas administración de los datos, y de las DS6. Identificación y asignación de costos instalaciones para la operatividad. DS7. Educar y entrenar a los usuarios. DS8. Administrar la mesa de servicio y los incidentes. DS9. Administración de la configuración. DS10. Administración de problemas e incidentes. DS11. Administración de datos DS12. Administración del ambiente o espacio físico. DS13. Administración de las operaciones. Monitorear y Evaluar.- todos los procesos ME1. Monitorear y evaluar el desempeño de TI de una organización necesitan ser evaluados ME2. Monitorear y evaluar el control interno. regularmente a través del tiempo para ME3. Asegurar el cumplimiento de los requerimientos externos. verificar su calidad y suficiencia en cuanto a ME4. Proveer gobierno de TI los requerimientos de control. En este dominio se cubre la administración del desempeño, control interno, el cumplimiento regulatorio y la aplicación del gobierno de TI. Fuente: Elaboración Propia Como se puede observar COBIT contiene un conjunto amplio de procesos y lineamientos para una adecuada administración de TI, que se vuelve complejo de ser aplicada en empresas pequeñas debido a que no existe ni los recursos ni la identificación de los procesos, sin embargo cualquier empresa puede hacer uso no de todos los objetivos de control y procesos descritos pero si de los que agregan valor a la misma y se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en ese momento Modelo de madurez de TI La pregunta que toda organización se cuestiona es la de conocer en qué estado o nivel de desarrollo se encuentra su área de TI si sus procesos son eficientes y efectivos, si estos están entregando valor y calidad al cliente interno y externo, para ello establece un modelo de madurez que es un punto de comparación o de referencia para establecer los 2223 requisitos necesarios que promueven la implementación de procesos optimizados, el objetivo de los modelos de madurez es la de determinar: 1. Un referente para identificar en donde se encuentra actualmente la organización (comparación externa o benchmarking) 2. Determinar a donde se quiere ir 3. Una herramienta de referencia para medir los progresos que se pueden lograr al introducir cambios según los objetivos de control de COBIT. El grafico siguiente muestra los diferentes niveles de madurez para cada uno de los 34 procesos definidos en los cuatro dominios de control de COBIT, indicados en la figura 3. Figura 3. Modelos de Madurez Fuente: IT Governance Institute Cobit 4.1, pág.18 Los niveles de madurez se han definido para cada uno de los 34 procesos de TI definidos por COBIT, con una escala de medición creciente iniciando desde 0, no existente, hasta 5, que significa optimizado. A continuación describimos cada uno de los niveles: Nivel 0. No Existe.- Carece totalmente de cualquier proceso, la organización no reconoce problema alguno para resolver. 2324 Nivel 1. Inicial o Ad-Hoc.- (por qué si / o por costumbre) La Organización ha reconocido la existencia de problemas y que son necesarios resolverlos, no obstante no existe procesos definidos de solución, al contrario existen enfoques ad-hoc que pueden ser aplicados de manera individual, caso por caso conforme aparecen. El enfoque en general hacia la administración es desorganizado. No hay procesos de análisis estándar y se actúa de manera reactiva a los incidentes, lo cual ha causado algunas pérdidas o apuros a la organización. Nivel 2. Repetible.- Se han desarrollado el proceso de tal manera que se siguen procedimientos definidos y similares en diferentes áreas que realizan la misma tarea. No hay entrenamiento o capacitación formal de los procedimientos y se deja la responsabilidad al individuo y consiguientemente los errores son más probables. Nivel 3. Definido.- Los procedimientos se han estandarizado y documentado, son comunicados de manera formal en el entrenamiento; el personal escoge utilizarlos o no por lo que no se puede tener un control. Los procedimientos en sí, no son sofisticados pero formalizan las prácticas existentes. Nivel 4. Administrado.- Se puede medir y monitorear el cumplimiento de los procedimientos y tomar acciones cuando los procesos no están trabajando adecuadamente. Los procesos están en un continuo mejoramiento y se pueden decir que proporciona buenas prácticas. Se utiliza herramientas de manera limitada o fragmentada para automatizar los procesos. Nivel 5. Optimizada.- Los procesos se han optimizado a un nivel de ser considerado como mejor prácticas, resultado de un continuo mejoramiento y en un modelo de madurez en comparación con otras empresas. Las TI se utilizan de manera integrada para automatizar el flujo de trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad. 2425 Los modelos de madurez miden la capacidad de administrar controles en cada uno de los procesos de Tecnología Informática y permite de una manera fácil para la administración general conocer donde se encuentra su departamento de tecnologías, y cuáles deberían ser los pasos a seguir para llegar a un nivel optimizados, según la Figura 4. Figura 4. Modelo de madurez de COBIT Fuente: IT Governance Institute Cobit 4.1, pág.12 Para que un ambiente de Control se pueda considerar como implantado se debe considerar tres aspectos fundamentales de madurez: 1. Capacidad 2. Desempeño 3. Control La primera se refiere a la capacidad de administrar los procesos, la segunda es una medida de la implantación de esa capacidad. El incremento de la madurez reduce los riesgos que se traduce en un eficiente control Método para la determinación del modelo de Madurez El modelo de madurez de COBIT para la administración y control sobre los procesos de la área de tecnologías de la información, como se mencionó anteriormente en evaluar donde se encuentra la organización, para ello, se asignará un valor nominal de madurez a cada proceso, iniciando en no existente (0) hasta un optimizado (5). 2526 Para definir el grado de madurez de los servicios de TI que entrega la organización, se debe realizar una encuesta a los clientes internos y externos como gerentes, líderes, operadores de tal manera que puedan manifestar su nivel de conformidad con cada pregunta relacionada con los dominios de control de COBIT. 1.7 ITIL v3 Definición.- ITIL puede ser traducido como Biblioteca de las Infraestructuras de las Tecnologías de la Información por su acrónimo en inglés de Information Technology Infraestructure Library, fue desarrollado por el gobierno británico en la década de los años ochenta, diversos organismos pertenecientes a la administración pública del gobierno del Reino Unido estaban recurriendo a la externalización de las actividades relacionadas con las tecnologías de la información o a la gestión de las mismas. Estos organismos fueron conscientes de la fuerte y creciente dependencia que tenían de la informática y de la calidad de los servicios que a través de ellos se podían prestar y así alcanzar sus objetivos estratégicos. Fue así que desarrollaron una metodología estándar para garantizar una entrega eficaz y eficiente de los servicios de TI que fuese independiente de los proveedores internos o externos, el resultado quedo recogido en varias publicaciones que fueron conocidas en 1989 y que fueron denominadas como Government Information Technology Infrastructure Method (Método de Infraestructura de Tecnologías de Información del Gobierno), inicialmente constaban de 10 libros que abordaban los temas de soporte del servicio, de la entrega de servicio y de la prestación del servicio, fue creciendo hasta llegar a cerca de 30 publicaciones lo que aumento su complejidad, para 1990 se resumieron en 8 volúmenes y saliendo al mercado como Itil v2 (Abbas, 2006, pp. 6-7). 2627 1.7.1 Visión General La Gestión por procesos de los servicios de tecnologías de la información, para nuestro estudio tiene como base de referencia la metodología denominada ITIL versión 3 publicada en el 2007; como buenas prácticas se entiende un conjunto de acciones que han tenido éxito en determinado contexto y que se espera que en contextos similares, tenga mejores o al menos similares resultados. En general ITIL v3 define las políticas, estándares, guías de actuación, actividades e instrucciones de trabajo para una correcta gestión de los servicios, por tanto como toda organización humana y su entorno evolucionan, así también ITIL teniendo actualmente la nueva versión del Ciclo de Vida de los servicios TI ITIL v3, agrupa en 5 fases o volúmenes el denominado Ciclo de Vida del servicio, en cada uno de ellos se describen diferentes procesos importantes para la entrega de servicios de calidad, a continuación describiremos rápidamente cada uno de las fases del ciclo de vida: Estrategia del Servicio. Esta fase describe el análisis estratégico, presenta recomendaciones para el diseño y desarrollo de los servicios tecnológicos integrados con la estrategia empresarial o del negocio. Las iniciativas de negocios deben plasmarse en un Catálogo de Servicios de TI, establecer el presupuesto para el mantenimiento y adquisición de nueva infraestructura de TI que soportará las nuevas iniciativas del negocio, identificar el retorno de la inversión (ROI); debe atender a la demanda de servicios identificando patrones de comportamiento, establecer una estrategia para que estos servicios aporten valor a la organización, usuarios y clientes internos y externos. 2728 Diseño del Servicio. En esta fase se diseñan los procesos en base de la estrategia previamente definida, se establece el nivel de servicio a ser ofertado, se define un catálogo de servicios, su porcentaje de disponibilidad de acuerdo al presupuesto asignado, el análisis de las capacidades actuales y futuras para la correcta operación de los servicios; las medidas de seguridad de la información, planes de continuidad y recuperación ante desastres, finalmente la administración de los proveedores que son parte de la entrega de los servicios Transición al Servicio. Se pone en marcha los servicios diseñados y que están alineados con la estrategia empresarial de la organización, establece un plan de lanzamiento del nuevo servicio que abarca la infraestructura tecnológica (hardware y software), recursos tanto físicos como humanos para la puesta en operación de los nuevos servicios; se controla los cambios necesarios antes de su paso a producción y se genera una base de conocimientos que permite administras las configuraciones de los nuevos servicios o de modificaciones que sean necesarias realizar Operación del Servicio. Es la fase más crítica de todas, la percepción que el usuario o cliente tenga acerca de la calidad del servicio implementado depende de esta fase, de su correcta organización y coordinación entre todos los involucrados; no puede fallar la entrega del servicio a pesar de tener una buena estrategia, diseño y transición del servicio. Se gestiona y mide los eventos resultantes mediante la monitorización de las incidencias y problemas presentados, se recurrirá a la base de conocimientos para las soluciones. En esta fase es crítico también la efectividad y eficiencia en la provisión y soporte de los servicios a fin de que estos generen valor. En esta fase es importante diseñar un Centro de Servicios (Service Desk) punto de contacto entre el cliente y la organización de TI. 2829 Mejora Continua del Servicio. En esta fase se debe realizar un análisis detallado de cada una de las fases anteriores para encontrar aspectos mejorables para ello es necesaria la continua monitorización y medición de las actividades y procesos involucrados en la prestación de servicios. En esta fase se debe tomar en cuenta la Conformidad del cliente, su satisfacción cumpliendo con los objetivos de calidad establecidos en plazos y formas según los SLA (Acuerdos de nivel de Servicio), OLA (Acuerdos de nivel de Operación); de Rendimiento analizando si los procesos son eficientes y rentables para el negocio a través de indicadores cuantitativos (tiempo promedio de resolución de incidentes, etc.) y cualitativos (encuestas, entrevistas) denominados (KPI= indicadores críticos de rendimiento de procesos) y Valor conociendo si los servicios entregados son diferenciadores respecto de la competencia. Como se puede observar ITIL v3, tiene relación directa con modelos de calidad de servicios como los de Parasuraman, Zenithhaml y Berry (1985), igualmente guarda relación con el Modelo de gestión de mejoramiento continuo conocido como Ciclo Deming: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, finalmente en la figura No. 5, se presenta un diagrama de bloques de las fases involucradas en la entrega de servicios de TI de calidad. 2930 Figura 5. Procesos de ITIL v3 del ciclo de vida del servicio Fuente: Elaboración Propia 3031 CAPITULO 2 ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL 2.1 Antecedentes El presente proyecto se desarrolla en el Distrito Metropolitano de Quito y para entender el contexto en el cual se enmarca la Secretaria de Movilidad y su accionar, indicaremos a continuación cual es la situación actual de la ciudad de Quito y su crecimiento. El Distrito Metropolitano de Quito (DMQ) tiene una importancia geopolítica estratégica para el Ecuador. Ocupa una superficie de 4.235,2 km2 y alberga al 15,5% de la población nacional y es el territorio donde se encuentra la capital políticaadministrativa del país. Su área de influencia y representación es de alcance nacional y además su patrimonio físico es Patrimonio Cultural de la Humanidad desde El DMQ ocupa el territorio del antiguo Cantón Quito, que en 1993 fue reconocido por el Estado como territorio especial (Distrito Metropolitano) por su Particular condición demográfica y política; desde entonces su administración asumió nuevas Competencias y para una mejor gestión, dividió el territorio en ocho administraciones zonales, las que contienen a sesenta y cinco parroquias, de las cuales treinta y dos son urbanas y treinta y tres rurales. 10 Según el Censo de Población y Vivienda del 2010, el DMQ tiene casi habitantes más que en el Los habitantes de Quito representan el 86,9% de la población de la provincia de Pichincha y el 15.5% de la población total del país. Se estima que para el año 2022, la población del DMQ será de casi 2,8 millones de habitantes en el DMQ, de los cuales el 68,7% residirá en el área urbana (DMQ, Plan de desarrollo, p, 15). 10 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, Plan de Desarrollo , Ecuador, 2011, p32 El crecimiento poblacional y la explotación demográfica se ve en aumento año a año, la problemática del desarrollo urbano provocan mayor número de viajes hacia el Hipercentro originando más de 1,4 millones de viajes al día 11, no existe capacidad vial para soportar tal crecimiento, por esta razón, la importancia del plan de desarrollo y el Plan maestro de la Movilidad para el DMQ tiene su importancia y es el eje fundamental del accionar de las dependencias municipales que deben seguir dichos lineamientos estratégicos y administrativos, para prever dicho crecimiento inequitativo e irracional. 2.2 Gestión del Sistema Metropolitano de la Movilidad El Alcalde Metropolitano de Quito es la máxima autoridad administrativa y política del Distrito, la autoridad administrativa delegada se acompaña del Consejo Metropolitano conformado por 15 concejales que son los encargados del poder legislativo los cuales expiden las ordenanzas, resoluciones y acuerdos en todos los temas relacionados con el desarrollo de Distrito. El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito (MDMQ) es la entidad responsable, de entre otros temas, los relacionados con la Movilidad, a su interior las responsabilidades se encuentran dispersas en diferentes dependencias creadas siendo difícil la toma de decisiones adecuadas, la ejecución de proyectos y otras actividades en favor de la Movilidad. En el año 2008, la municipalidad mediante ordenanza No. 251 concreta la integración del ente planificador y de gestión de la movilidad la EMSAT y el ejecutor de la infraestructura EMOP-Q están dos se unen y conforman una nueva entidad llamada Empresa Municipal de Movilidad y obras Públicas EMMOP-Q la cual tiene la 11 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, Plan Maestro de Movilidad , Ecuador, DMQ,33 responsabilidad de la planificación y gestión de la movilidad la administración del espacio público, la construcción y mantenimiento de la infraestructura de la viabilidad del DMQ. La EMMOP-Q es una empresa con personería jurídica y autonomía administrativa y patrimonial que está regida por las disposiciones de la Ley de régimen Municipal, la Ley del Distrito para el Distrito Metropolitano de Quito y las demás aplicables a las empresas municipales, convirtiéndose en una entidad eficiente y efectiva para responder con soluciones a la problemática de la movilidad. 2.3 La Secretaria Metropolitana de Movilidad (SMM) El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito está conformado por 12 Secretarias Metropolitanas, la Administración General, 8 administraciones zonales y 11 Empresas Publicas Metropolitanas, estas últimas encargadas de los servicios públicos (DMQ, Plan de desarrollo, p, 24). Las Secretarias Metropolitanas están encargadas de dictar las políticas públicas para el Distrito, según su área de gestión y de vigilar su ejecución. La resolución A010 del 31 de marzo del 2011 estipula que las secretarias deben continuar con el proceso de reestructuración de las empresas metropolitanas y en el caso que corresponda la liquidación de las corporaciones y fundaciones creadas por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito (DMQ, Plan de desarrollo, p, 24). En nuestro caso de estudio la SMM, según la resolución A010 en su artículo 1. La Estructura orgánica del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito determina que la SMM se encuentra dentro del nivel Político y de decisión cuya estructura organizacional se compone tal como se indica a continuación en la figura No.6: 3334 MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO SECRETARIA DE MOVILIDAD EPMMOP -Q Dirección Metropolitana de políticas y planeamiento del sistema de Movilidad Dirección Metropolitana de Gestión de la Movilidad Dirección Metropolitana de Control de Transporte, Tránsito y Seguridad Vial Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad Figura 6. Estructura Orgánica General de la Secretaria de Movilidad. 12 Los niveles administrativos en su estructura orgánica funcional contemplan los siguientes subniveles de actividad: a) Directivo; b) Asesor; y, c) Operativo. Al nivel directivo le compete tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que ellas se cumplan, coordinar en forma general las actividades y supervigilar el eficiente cumplimiento de las mismas. Al nivel asesor le corresponde prestar asistencia técnica a los niveles directivo y operativo en cuestiones de planificación, programación y proyección de las actividades municipales, en materias legales y en asuntos de organización administrativa. Al nivel operativo le compete la ejecución de las distintas funciones en cada uno de los ramos propios de la actividad municipal 13. De acuerdo a lo antes mencionado el orgánico funcional mantiene un orden administrativo jerárquico, como se observa en la Figura N 6, la Secretaria de Movilidad 12 Artículo 1, Resolución A 010, Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, Municipio de Quito, Ley Orgánica de Régimen Municipal, Quito, DMQ,35 tiene supeditadas cuatro direcciones, a saber: la Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad DMDTM, donde se desarrolla el presente proyecto de tesis, tiene como clientes internos a tres direcciones municipales como son: la Dirección de Control de Tránsito y seguridad vial; la Dirección de Gestión de la Movilidad, Dirección de políticas y planeamiento urbano del Sistema de Movilidad Objetivo Estratégico La situación que enfrenta la ciudad de Quito tiene un carácter estructural y es el acumulado de décadas de aplicación de un modelo de crecimiento basado en la expansión horizontal de la mancha urbana hacia los extremos norte y sur y los valles orientales, provocando una baja densidad de ocupación del suelo, con una inequitativa distribución territorial de los servicios que, desde el punto de vista de la movilidad, implica la concentración de destinos y de viajes radiales hacia el Centro Histórico de Quito (CHQ) y el hipercentro. Frente a la situación actual y sus tendencias, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, de acuerdo al régimen de competencias fijado en la Constitución Política de la República, ha decidido emprender una acción emergente para construir junto con la ciudadanía y las instancias competentes en otros niveles de gobierno, un nuevo modelo que corrija los vicios del crecimiento urbano que originan los problemas de movilidad que hoy vive este territorio y revierta las tendencias en los desplazamientos, conceptualizando a la movilidad, como un elemento del sistema de inclusión y equidad social que busca el buen vivir Política Estratégica La propuesta en construcción busca corregir los vicios del modelo de crecimiento urbano expansivo y de baja densificación y revertir las tendencias en los modos de 14 DMQ, Quito Distrito Metropolitano, 2013, Alcaldía Metropolitana, recuperado de: 3536 desplazamiento con una concepción integral del sistema, articulando los temas de vialidad, transporte, tránsito y seguridad vial, bajo un direccionamiento político que incluye como prioritario el fortalecimiento de la gestión pública municipal y la consolidación de su autoridad; la incorporación de las nuevas tecnologías de información y comunicación en la gestión y control, la modernización de los servicios públicos y privados; y, la creación de una cultura ciudadana en movilidad, basada en el respeto y la solidaridad con un esfuerzo sostenido de evaluación y rendición social de cuentas. 15 EL objetivo y política estratégica están establecidas, la DMDTM debe adoptarlas como ejes de acción en su gestión, sus procesos deben propender al cumplimiento de estos objetivos. 2.4 Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad (DMDTM) La Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad antes llamada Departamento de Sistemas de la Corporación para el mejoramiento del aire de Quito CORPAIRE, se origina como consecuencia de la reestructuración, ordenada como política de gestión municipal, de las empresas municipales, corporaciones y fundaciones, es ahora la dirección encargada de la entrega de servicios relacionados a infraestructura tecnológica y desarrollo de nuevas aplicaciones y sistemas informáticos para las direcciones antes enumeradas. La DMDTM como cualquier organización humana mantiene actualmente una administración de tipo jerárquica vertical que se ajusta según la ley de Régimen Municipal Capitulo 2, sección primera, Párrafo cuarto: Articulo 160, La denominación de las dependencias de la administración municipal se ajustará a la siguiente nomenclatura: 15 DMQ, Quito Distrito Metropolitano, 2013, Alcaldía Metropolitana, recuperado de: 3637 dirección, departamento y sección, según sea la complejidad de la labor encomendada, a continuación se presenta el actual orgánico funcional de la DMDTM en la Figura No.7. Director Oficial de Seguridad Coordinador de Proyectos Secretaria Director: Líder de Desarrollo de Software Líder de Aplicaciones Líder de Infraestructura Líder Q.A. Arquitectos Administradores de Aplicaciones RTV Help Desk Testers Desarrolladores Ingenieros AS400: Ingenieros Web: Administrador Aplicaciones Respaldos WEB, AS/400 Administradores Redes Y Servidores Administrador de Aplicaciones WEB Especialista en Compras DBA Figura 7. Estructura Organizacional de la DMDTM 16 La DMDTM, mantiene el orgánico funcional descrito en la fig.7, adoptada desde el mes de marzo del 2013, fue propuesta por la nueva dirección de tecnologías en una solución a los problemas de administración y gestión del área. 16 Orgánico Estructural y Políticas de Gestión Tecnológica, Dirección de Desarrollo Tecnológico de Movilidad, Quito, DMQ, 2013, p38 2.4.1 Análisis del entorno Para realizar un análisis situacional externo de la DMDTM, es necesario describir diferentes y relevantes entornos; a continuación se describirá el comportamiento de cada uno de ellos dentro de la situación actual Entorno Social A nivel macro se puede mencionar que en el Ecuador, si bien los indicadores del país no reflejan que existe una situación óptima, es claro que aproximadamente en la última década, el país ha pasado de ser, de un país lleno de conflictos y una situación económica insostenible, a un cierto nivel de estabilidad. Los índices de pobreza bajaron del 50% en el año 1999 a 28,6% en el año 2011, existiendo una clara recuperación en la situación social (Indexmundi, 2012). Por otro lado, la desigualdad aún es muy importante, sin embargo se han visto una mejora en los indicadores, por lo que la desigualdad a nivel de país ha disminuido de 0,54 al 2006, a 0,5 al A nivel urbano la desigualdad ha variado del 0,54 al 2006, a 0,46 al 2011 (INEC, 2012). Como último indicador a nivel que se va a analizar, se puede mencionar el índice de desarrollo humano, que se ha incrementado de 0,66 al 2000, a 0,72 al 2012, lo cual indica claramente un mejoramiento en la situación general de vida de las personas en el Ecuador (Datos Macro, 2012). De esta manera, se puede indicar de forma general, que existe un mejoramiento en el ámbito social, que genera que la sociedad ha cambiado en los últimos años y que por tanto existe un cierto mejor nivel de vida y satisfacción. Analizando el entorno inmediato se puede mencionar, que uno de los principales servicios tecnológicos que brinda la DMDTM, y que afecta directamente a la ciudadanía del Distrito, es la relacionada con la Revisión Técnica Vehicular (RTV), el Control 3839 Vehicular y la Matriculación Vehicular, debido a que es una obligación que demanda tiempo y dinero en la ciudadanía; en el caso de la revisión y matriculación, primero se encuentra el tiempo invertido en el pago que debe realizar para acceder a la revisión y por los costos que implica el mantener el vehículo en condiciones aptas, además del tiempo invertido en la revisión, esto provocan un descontento y un efecto negativo en la ciudadanía. Debido a estos factores, la Matriculación y la Revisión Técnica Vehicular ha sido duramente criticada por los ciudadanos y de sobre manera por los medios de comunicación, ocasionando un deterioro de la imagen del Municipio del Distrito. Sin embargo, por ejemplo, uno de los objetivos de la Revisión Técnica Vehicular es disminuir el número de accidentes causados por fallas mecánicas, En el año 2009 se estimó que los accidentes se han reducido en un 80% por fallas mecánicas, actualmente la imprudencia de los conductores es el principal motivo para la generación de accidentes con víctimas mortales. Además se ha establecido que un 30% de los vehículos que han causado algún tipo de accidente de tránsito se trataron de vehículos que nunca se han presentado a la Revisión Técnica Vehicular 17. El efecto social que provoco en un principio fue negativo por el desconocimiento, pero día a día al brindar una mayor información y sobre todo al comprender los beneficios que implica este tipo de procesos, ha producido cada día una mayor aceptación por parte de la ciudadanía para participar en este proceso que requiere del esfuerzo de todos, y así disminuir el nivel de contaminación y accidentabilidad en la ciudad de Quito. 17 Corpaire, Gestión de la Calidad del Aire en el Distrito Metropolitano de Quito, Quito, Rendición de Cuentas,40 De esta manera, entendiendo en cifras a la sociedad del Ecuador, donde, como se ha mencionado, existe un mejor nivel de vida, lo cual genera también mayores exigencias y por otro lado los servicios a los cuales la DMDTM sirve, en este caso el servicio de matriculación vehicular, son críticos y por tanto es fundamental poder proveer de servicios tecnológicos de calidad y que faciliten el proceso de servicio de la matriculación vehicular Entorno Tecnológico La tecnología en la actualidad se ha desarrollado de manera acelerada, permitiendo que la mayor parte de procesos puedan ser agilitados por el uso de la tecnología. Este incremento de la tecnología inclusive ha facilitado que la misma se desarrolle de forma global y pueda alcanzar no solamente a los países denominados desarrollados, sino que llegue rápidamente a los diferentes países como en este caso Ecuador. El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, a través de la DMDTM ha invertido recursos para contar con tecnología de punta. Cuenta con un sistema informático que permite centralizar la información y manejarla en línea la información con los seis centros de revisión vehicular y los ocho centros de matriculación. Para controlar el cumplimiento de la ordenanza de control vehicular se realizan operativos en vía pública manejando igualmente información en línea a través de computadores de mano o hand helds, además de la comunicación en línea con las entidades bancarias encargadas de realizar los cobros de la revisión vehicular realizan la consulta y el cobro. En lo referente al software y equipamiento de los centro de revisión vehicular se utiliza software y equipos desarrollados en Alemania (marca MAHA), manteniendo un esquema similar al sistema de revisión vehicular, manejado en otros países como en Chile, México y Colombia. Se puede decir que la DMDTM se encuentra en capacidad de dar soporte tecnológico en lo referente a sus actividades, a cualquier otra ciudad tanto a nivel nacional 4041 como a nivel de Latinoamérica que esté interesada en cuidar el recurso aire. Todo este conocimiento y tecnología fue compartida y transmitida a la ciudad de Cuenca en el año 2008 empezando así con el proceso de revisión vehicular en esa ciudad. Por tanto el análisis desde el punto de vista tecnológico, muestra una importante fortaleza, pero que, como se mencionará posteriormente tiene otras falencias como las dificultades en la manera en que se está manejando la información, los procedimientos, entre otros Entorno del tránsito en la ciudad El tránsito en la ciudad de Quito, se ve afectado por el tráfico en el denominado Hipercentro que se ha tornado en un caos, la congestión ocasiona largos trayectos que toman mucho tiempo, a pesar que en el año 2011 se implementó la medida de restricción vehicular conocido como Pico y Placa que restringía la circulación al 20% del parque automotor 18, esta no fue suficiente y solo fue una solución temporal ya que la ciudadanía ha optado por adquirir otro vehículo, sumado a las facilidades que dan la concesionarias de vehículos ha provocado actualmente un aumento del número de vehículos que circulan en el Distrito. Otra de las razones del aumento del número de vehículos en la ciudad, es el mal servicio de trasporte público actual, largas colas de espera para abordar el sistema Trolebús, Metrobus, y Ecovía, la falta de más vehículos de este tipo, la inseguridad y la incomodidad, motivan a la ciudadanía a que adquiera un vehículo particular para su mayor comodidad y seguridad. Estos problemas del tránsito, son una oportunidad para crear soluciones desde el punto de vista tecnológico, como un centro de control del tránsito el cual permita mediante medios tecnológicos monitorear y conocer estadísticamente los problemas de tráfico, de 18 Diario El Comercio, Entorno de Tránsito en la Ciudad, Quito,42 esta manera tomar decisiones estratégicas de mejoramiento. Nuevas soluciones como las del nuevo metro que tardara unos años para que entre en funcionamiento son algunas de las medidas para solucionar los problemas del tráfico en el Distrito Metropolitano Entorno Ecológico El Ecuador cuenta con una gran diversidad de recursos naturales, los cuales se dividen en renovables y no renovables. Renovables son aquellos que bajo aprovechamiento nacional tienen capacidad de recuperar su situación anterior a corto o mediano plazo, como los bosques, el suelo, y el agua. No renovables son aquellos que no tienen capacidad de recuperarse o regenerarse después de ser aprovechados, como el petróleo o los minerales. Renovar determinados recursos vitales que han sido considerados como inagotables, pero que hoy tienden a ser escasos, como los suelos, el agua y el aire, precisamente este último, es de vital importancia para la subsistencia de toda criatura viviente sobre la superficie de la tierra. Por su parte, en la Revisión Técnica Vehicular los sistemas de control vehicular tiene como efecto secundario el cuidado del aire. La influencia de las políticas estratégicas presentadas en el Plan de desarrollo propicia el cuidado del aire, y de este su calidad ya que en la actualidad una ciudad o un país sin este tipo de control propenden en el deterioro paulatino de la salud. Las políticas a nivel de gobierno favorecen el cuidado del ambiente y la población ha incrementado su conciencia de cuidado del medio ambiente, debido a las campañas actuales en los centros educativos y la misma promoción a nivel internacional de la necesidad de cuidar el planeta. Por tanto el entorno ecológico y la actual percepción de la población en cierta medida favorecen a la gestión actual del Municipio, pero como se mencionó, los costos y tiempos generan por el otro lado uno una resistencia en las personas que puede ser 4243 disminuida con un servicio ágil y de calidad, tarea en la cual es parte fundamental la DMDTM Análisis FODA El análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica la misma que aplicada pueda darnos una perspectiva de la situación interna de la empresa respondiendo a las preguntas: dónde estamos y que cambios debemos fomentar para ser competitivos Con el propósito de evaluar la gestión operativa del DMDTM en cuanto a los servicios, es necesario realizar un análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, desde una perspectiva externa y también interna a fin de conocer la situación actual y tomar conciencia de los desafíos futuros Fortalezas La DMDTM, ha vivido diferentes procesos de cambio directivo y administrativo resultado de las diferentes decisiones políticas, sin embargo, siempre ha recibido el apoyo de las autoridades de la Secretaria de Movilidad, a continuación se exponen algunas fortalezas: F1.- Disponibilidad de una base de datos actualizada y centralizada de los vehículos del parque automotor. Gracias a los Procesos Control en vía pública, Gestión del Transporte público y comercial, la Matriculación y Revisión Técnica Vehicular, se ha constituido una creciente base de datos actualizada y centralizada de los vehículos del parque automotor del Distrito Metropolitano de Quito, esta base de datos tiene su relevancia puesto que se han implementado nuevos módulos como por ejemplo: la medida de restricción vehicular Pico y Placa, control de vehículos mal estacionados, las contravenciones por foto multas como: paso en rojo, invasión de carril, control de velocidad entre otros nuevos proyectos que a futuro se implementaran como es el control vehicular por chips RFID (Identificación por radiofrecuencia). 4344 F2.- Relaciones e integración institucional. Existe una integración con las empresas y direcciones municipales relacionadas y de otras ciudades con quienes se mantiene convenios de intercambio de información, entidades tales como: La Agencia Nacional de Tránsito (ANT), La Comisión de Transito del Ecuador (CTE), Cuencaire, y próximamente con el Consejo de la Judicatura para la implementación del proceso de impugnación de multas en el Sistema de control de Tránsito, EPMMOP-Q, Dirección de la Gestión de la Movilidad, Dirección de planificación y urbanismo, la nueva Agencia de Control de Tránsito, Bici-Q, etc. La comunicación con las entidades financieras para el cobro de los valores de la revisión vehicular y multas por contravenciones de tránsito. F3.- Personal capacitado y con gran motivación. Gracias a un personal capacitado se puede tener innovación tecnología de la infraestructura informática así como la creación de aplicativos que de acuerdo a las políticas estratégicas permiten mejorar la calidad de vida de todos los quiteños y quiteñas. Desde el año 2010 se ha desarrollado aplicaciones adicionales como la aplicaciones para la Gestión del trasporte público y comercial, Foto multas, pagina WEB con vista de cámaras para observar el flujo vehicular en los centros de revisión, control en vía pública mediante dispositivos electrónicos y comunicaciones móviles, etc. F4.- Uso de tecnología informática y de telecomunicaciones para el desarrollo de las aplicaciones y servicio, sin dependencia externa Oportunidades Entre las principales oportunidades, que se ha detectado en la DMDTM, se tiene: O1.- Apertura de las autoridades del Distrito Metropolitano de Quito para incorporar nuevas tecnologías. Existe apertura por parte de las autoridades para una mejor Gestión de la Movilidad, también lo indican los planes estratégicos metropolitanos previstos hasta el año 2025, puesto además que es emergente solucionar los actuales 4445 problema de movilidad tales como: el tráfico vehicular, la invasión del espacio público, la contaminación ambiental. O2.- Desarrollo tecnológico a nivel mundial. El desarrollo tecnológico a nivel mundial y el acceso de la tecnología por medios electrónicos, de transporte ha generado la posibilidad de que exista disponibilidad de tecnología de punta en todo el mundo, misma que puede ser adquirida por la DMDTM y cada vez más con costos mayormente accesibles Debilidades D1.-Falta de planificación estratégica y definición de metas y objetivos con indicadores de gestión dentro de la DMDTM. D2.- Dependencia financiera administrativa. Es necesaria para la ejecución eficiente de los procesos de aprovisionamiento de infraestructura tecnología (Hardware y Software), siendo este muy tardío por los tramites y procesos burocráticos que se llevan a cabo al interior del Municipio de Quito. D3.- Inestabilidad administrativa. El cambio continuo de la dirección administrativa, provoca inestabilidad laboral e incertidumbre en el talento humano. D4.- Falta de eficacia en la aplicación óptima de los servicios. La falta de procesos y un modelo de gestión han generado que no exista una optimización de los procesos y una efectividad adecuada en la prestación de los servicios de TI Amenazas A1.- Interferencia política en la gestión de los servicios tecnológicos. Los cambios políticos conllevan intereses en el control de los procesos de Control de tránsito, Revisión y Matriculación Vehicular. A2.- Percepción de ineficiencia en los resultados. Debido a que la Municipalidad está asumiendo nuevas competencias en relación al Control del Tránsito y Matriculación 4546 Vehicular, sus resultados no son a corto plazo, las entidades gubernamentales pueden considerar la gestión de la DMDTM poco exitosa Matriz FODA Tabla 2. Matriz de Análisis FODA F O D A Disponibilidad de una base de datos actualizada y centralizada de los vehículos del parque automotor Apertura de las autoridades del Distrito Metropolitano de Quito para incorporar nuevas tecnologías Falta de planificación estratégica y definición de metas y objetivos con indicadores de gestión. Interferencia política en la gestión de los servicios tecnológicos en los procesos de Control de tránsito, Revisión y Matriculación Vehicular Relaciones e integración institucional. Desarrollo tecnológico a nivel mundial. Dependencia financiera administrativa para la ejecución eficiente de los procesos de aprovisionamiento de infraestructura tecnología Debido a que la Municipalidad está asumiendo nuevas competencias en relación al Control del Tránsito y Matriculación Vehicular, sus resultados no son a corto plazo, las entidades gubernamentales pueden considerar la gestión de la DMDTM poco exitosa. Personal capacitado y con gran motivación. Inestabilidad administrativa. Uso de tecnología informática y telecomunicaciones para el desarrollo de aplicaciones. Falta de eficacia en la aplicación óptima de los servicios Fuente: Elaboración propia. Del análisis FODA es posible observar que si bien existen algunas fortalezas, también existen varias debilidades que están afectando al servicio que provee la DMDTM, por lo que siendo un servicio crítico para la población de la ciudad de Quito, es fundamental mejorar la gestión del mismo para evitar los aspectos desfavorables y que afectan a la atención de servicios de uso permanente de la ciudadanía. Se observa también oportunidades que pueden ser aprovechadas para el mejoramiento de la gestión de la Dirección Metropolitana, así como un grupo de herramientas importantes, que son las que se va a utilizar para mejorar la gestión en función de la organización interna y con ello su impacto a la ciudadanía. 4647 2.4.4 Productos tecnológicos de la DMDTM Soporte tecnológico al proceso de gestión de transporte público y comercial. El transporte público y comercial comprende los diferentes vehículos de transporte público y comercial como: buses, taxis, busetas de escolares, camionetas que prestan un servicio de transporte a la ciudadanía y que deben obtener un permiso operacional de circulación en el Distrito, para ello, deben pertenecer a una cooperativa de transporte legalmente registrada y autorizada por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el Soporte técnico realizado por la DMDTM se divide en: Sistema informático de registro y control de los diferentes grupos de vehículos, sobre el cual se requiere un mantenimiento de Software, cambios y nuevos módulos que se integran según las nuevas ordenanzas emitidas por las autoridades municipales Soporte y mantenimiento en la infraestructura de conectividad y hardware para apoyar la gestión de documentos, trámites y autorizaciones Soporte tecnológico al proceso de Revisión Técnica Vehicular (RTV). Este proceso tiene varias aristas, que comprende desde el control en vía pública hasta la impresión de los certificados de aprobación de la revisión vehicular. Todos los vehículos de transporte público y comercial deben realizarse dos revisiones anuales, los vehículos de servicio particular se realizan una sola revisión anual, de igual manera, el soporte realizado se divididera de la siguiente manera: Provisión de mantenimiento a la Base de Datos de la RTV, lo que implica los procesos de: administración, seguridad, integridad, cambios y control de calidad de la información. 4748 Desarrollo de Aplicaciones vía WEB para las recaudaciones propias del proceso de revisión y multas por incumplimiento. Desarrollo de nuevos módulos de acuerdo a los requerimientos emitidos en las ordenanzas municipales. Provisión de la conectividad de Telecomunicaciones de los diferentes centros de RTV, administración, cambios y control de seguridad con las diferentes instituciones relacionadas con temas de Movilidad Provisión de equipos de computación e impresión para todos los documentos generados del proceso Soporte tecnológico a la matriculación vehicular Como requisito para que un vehículo obtenga el documento de permiso de circulación o matricula es aprobar la RTV, el Sistema informático utilizado para este proceso es de la Agencia Nacional de Tránsito. El Soporte técnico en este proceso se basa en proveer de la infraestructura de en equipos de computación e impresoras, además de mantener una red de comunicaciones entre los centros de matriculación con una alta disponibilidad Soporte tecnológico al proceso de contravenciones de tránsito Uno de los nuevos componentes que se va añadiendo a la Base de Datos de la RTV, es el de las contravenciones de tránsito, competencia asumida recientemente por la Municipalidad de Quito. Las diferentes contravenciones son las originadas por: restricción a la circulación vehicular Pico y Placa, control de vehículos mal estacionados, citaciones por no realizar la RTV, pero además se encuentra las contravenciones por foto multas (Cámaras de Video en las intersecciones principales de la ciudad de Quito) las cuales se componen de: Paso en rojo, invasión de carril, pico y placa y en un futuro cercano las de exceso de velocidad, todas ellas registradas de manera automática. 4849 El soporte tecnológico para este proceso implican muchos temas de infraestructura informática como complejas bases de datos de reconocimiento de los vehículos por placa, la compartición de información con entidades como la ANT, SRI, etc. para el cobro de las multas originadas, se suma una amplia red de las telecomunicaciones para cada cámara de contravenciones ubicadas en puntos estratégicos de la ciudad Principales procesos de la DMDTM Uno de los aspectos importantes para poder realizar el diagnóstico de la DMDTM es determinar cuáles son los procedimientos principales que se dan internamente para entregar los productos mencionados, puesto que serán los que se analizarán, evaluarán a fin de conocer cuál es el grado de madurez de los servicios tecnológicos entregados. De los productos descritos claramente se puede determinar que los procesos internos necesarios para ofrecer los mismos se pueden identificar cuatro: 1. Proceso de adquisición de infraestructura tecnológica 2. Proceso de contratación de mantenimiento de Infraestructura. 3. Proceso de Desarrollo de Soluciones 4. Proceso de Soporte Técnico. La descripción de los procesos encontrados y sus flujogramas serán representados para su entendimiento, para lo cual se requerirá de la utilización de una simbología adecuada, se ha considerado la metodología ANSI. A continuación en la Tabla N 3. Se presenta la simbología utilizada y seguidamente las Tablas 4, 5 y 6 la descripción de los procesos encontrados. Tabla 3. Simbología para flujo de procedimientos SÍMBOLO Terminal: Indica la iniciación y terminación de un procedimiento ACTIVIDAD/DEFINICIÓN 4950 Operación: Describe la actividad, tareas, procedimientos o procesos que debe desarrollarse. Ejemplo: transcribir un documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro. Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos dependiendo de una condición dada. Documento: Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o procedimiento y aporta información para que este se pueda desarrollar. Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, den la que continúa el diagrama de flujo. Sentido de circulación del flujo de trabajo: conecta los símbolos; señala el orden en el que se debe ejecutar los distintos pasos, define de esta manera la secuencia del proceso Conector: Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de letras. Fuente: Elaboración Propia Adquisición de Infraestructura Tecnológica Tabla 4. Caracterización del proceso INPUT ACTIVIDADES OUTPUT Oficio dirigido al Director de la DMDTM, con la exposición de la necesidad por parte de las otras Direcciones 1. El director envía el oficio a uno o varios de los líderes: Desarrollo de aplicaciones; Infraestructura Tecnológica; Aplicaciones y Líder de Calidad 2. El área correspondiente analiza el requerimiento y elabora un informe técnico donde indica los antecedentes, objetivos, análisis de capacidades, análisis económicos, conclusiones y recomendaciones 3. Contacta con proveedores, realiza reuniones y solicita proformas para el análisis económico 4. Realiza un Oficio para enviar a la Dirección Metropolitana de Informática (DMI) del Municipio solicitando los requerimientos 5. La DMI analiza y verifica que el requerimiento emitido cumpla con los estándares del Municipio 6. La DMI emite su criterio técnico, de ser aprobado se responde con un criterio positivo para continuar el proceso de adquisición; caso contrario se revé el caso de la negativa. 7. Al obtener el criterio de la DMI se prosigue con los Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas Se responde a la Dirección solicitante con un Oficio, el Informe técnico; Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y el criterio técnico de la DMI } 5051 Flujograma del proceso INICIO DMI analiza el requerimiento y verifica que cumpla con estándares del Municipio El Director recibe el oficio con los requerimientos Se aprueba requerimiento Criterio técnico indicando que se revea el caso y los procedimientos Director delega a líderes de desarrollo de aplicaciones Criterio técnico indicando los aspectos para continuar con el proceso Se analiza el requerimiento Se elabora el informe tecnico Se detallan los términos de referencia y especificaciones técnicas Contacto con proveedores, reunión y solicitud de proformas Se elabora el informe tecnico Realiza el Oficio y se adjunta informe técnico FIN Figura 8. Flujograma Fuente: Elaboración Propia Contratación del Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Tabla 5. Caracterización del proceso INPUT ACTIVIDADES OUTPUT Requerimiento interno del área o de las otras Direcciones 1. Líder de infraestructura toma el requerimiento 2. Analiza la situación actual de equipos 3. Verifica estado de contratos y garantías 4. Solicita proformas de mantenimientos preventivos y correctivos 5. Elabora el informe Técnico: Antecedentes, objetivos y alcances, análisis de capacidades, análisis económico Envía con Oficio e Informe Técnico a la DMI o a la Dirección Metropolitana Administrativa Recibe la respuesta de la Dirección Metropolitana correspondiente Elaboración de Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas Se envía con memorando al área financiera y administrativa para la certificación presupuestaria y continuación de la contratación pública 5152 Flujograma del proceso: INICIO Requerimiento interno del área u otras direcciones Envío de oficio e informe técnico a la DMI o a la Dirección Metropolitana Administrativa El lider de infraestructura toma el requerimiento Analiza la situación actual de equipos Se aprueba requerimiento Elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas Se indica razones técnicas por la que se rechaza la petición y requerimiento de correcciones Verifica estado de contratos y garantías Solicita proformas de mantenimientos preventivos y correctivos Envío de memorando a área financiera y administrativa para certificación presupuestaria y continuación de contratación pública Elaboración de informe técnico. Aspectos generales, análisis de capacidades, económico FIN Figura 9. Flujograma Mantenimiento de infraestructura Fuente: Elaboración Propia Desarrollo de Soluciones El proceso de Desarrollo de Soluciones sigue un modelo de Desarrollo conocido como Scrum, el mismo que está basada en un proceso iterativo e incremental útil en ambientes que se requiere un ágil desarrollo de software, es una metodología sobre la base de procesos y como tal tiene un objetivo definido, un responsable del proceso que generalmente es el gerente de desarrollo y cuenta con un equipo de desarrolladores para el logro de los objetivos. La importancia de la fase de análisis y diseño conlleva lo nombrados casos de uso que buscan las alternativas de prueba error-corrección, finalmente se realizan 5253 las pruebas en ambientes de preproducción, se analiza los riesgos y se despliega en el ambiente de producción. Flujograma del proceso: DESARROLLO DE SISTEMAS Grupo desarrollador Jefe de calidad Director Inicio Solicitud de creación de nuevo sistema Análisis de objetivos y requerimientos del sistema Desarrollo parte inicial Control de avance y seguimiento Reuniones y análisis con cliente Pruebas finales Control de usuario Análisis de riesgos de operación Se aprueba el software Si No Entrega de sistema FIN Fase Figura 10. Flujograma Desarrollo de Soluciones Fuente: Elaboración Propia Soporte Técnico Tabla 6. Caracterización del proceso INPUT ACTIVIDADES OUTPUT Requerimiento por parte de los usuarios de los sistemas de información vía correo electrónico o llamada telefónica 1. Se verifica si es un incidente o un problema 2. Si es un incidente se resuelve rápidamente, si es un problema se escala a un administrador de red o sistema 3. Una vez resuelto se informa al usuario Requerimiento solventado 5354 Flujograma del proceso: INICIO Requerimiento por parte de usuarios de sistemas de información via o teléfono Se verifica si es incidente o problema INCIDENTE Resolución rápida PROBLEMA Se escala a un administrador de red o sistema Se resuelve el problema Se indica al usuario FIN Figura 11. Flujograma de Soporte técnico Fuente: Elaboración Propia Cadena de valor y Mapa de procesos La DMDTM presta sus servicios tecnológicos mayoritariamente a la Dirección Metropolitana de Control de Tránsito y Seguridad Vial (DMCTSV) siendo este su principal cliente interno, la importancia de entregar o soportar los servicios ofrecidos en el momento oportuno se vuelve prioritario para la DMDTM y es donde se originan todos sus procesos los cuales deben ser identificados a fin de maximizar su eficiencia, el concepto de generar 5455 valor no es un concepto nuevo, para hacer una comparación se puede decir que desde un punto de vista financiero se busca Maximizar el valor de la empresa. 19 Para el presente diagnóstico de la situación actual de la DMDTM y de la determinación de sus procesos, se ha tomado como idea lógica la siguiente secuencia de procesos proveniente de la cadena de valor y que año tras año se evidencian y se clasifican en tres 20 : 1. Procesos Estratégicos o de gestión 2. Procesos operativos o Clave 3. Procesos de apoyo Procesos Estratégicos. Son aquellos que permiten a la DMDTM plantearse los objetivos estratégicos anuales para su ejecución, estos se relacionan con los objetivos de la DMCTSV en función de esta se prepara el plan anual de compras en el cual se planifica la inversión en infraestructura tecnológica que soportara las nuevas aplicaciones y desarrollos para los diferentes procesos operativos de la Revisión y Matriculación Vehicular Procesos Operativos o Clave de la Dirección de Control de Tránsito. Dentro de estos se enumeran: Gestión del transporte público y comercial, es decir registrar y controlar este sector del transporte mediante la gestión del permiso operacional para la explotación de servicios públicos y comerciales, continua con el proceso de revisión técnica vehicular que tiene como fin no solo el disminuir la contaminación ambiental si no prevenir los accidentes de provocadas por fallas mecánicas, finalmente se encuentra el proceso de matriculación, el vehículo sale con todas las autorizaciones que prescribe la ley para que el ciudadano pueda circular en el DMQ. 19 José Antonio Pérez Fernández, Gestión por procesos, Colombia, Editorial Alfa Omega, 4ta edición, 2010, p Yolanda Gil, Guía para la identificación y análisis de los procesos, España, Universidad de Málaga, 2008, recuperado de: 5556 Procesos de Soporte o apoyo de la DMDTM Dentro de los procesos de apoyo se encuentran aquellos que son necesarios para poder realizar los procesos clave y en consecuencia cumplir con los procesos estratégicos. Estos son: El aprovisionamiento de bienes de infraestructura tecnológica; mantenimiento de la infraestructura actual y adquirida; Desarrollo de nuevas aplicaciones y la Gestión de nuevos proyectos tecnológicos, todos ellos enfocados a los procesos clave de la DMCTSV. Claramente se puede identificar en la figura No.12 que estos procesos son necesarios y constituyen la base de los procesos operativos de la DMCTSV, los proceso estratégicos provienen de las políticas estratégicas del Municipio de Quito a través de la Secretaria de Movilidad, se concluye indicando la importancia de administrar de una manera empresarial los diferentes procesos de apoyo de la DMDTM los mismos que requieren de los recursos económicos y de talento humano. Figura 12. Mapa de Procesos de la DMCTSV y Procesos de Apoyo de la DMDTM Fuente: Elaboración Propia 5657 La representación gráfica permite comprender como la DMDTM soporta los diferentes procesos clave de la DMCTSV y de los cuales se puede identificar los productos o servicios tecnológicos que se entregan. 2.5 Determinación del estado actual de los servicios tecnológicos de la DMDTM Encuesta al personal de los Centros de Matriculación Con el fin de profundizar en el análisis de la situación actual de la DMDTM, se ha utilizado como una de las herramientas de la investigación, la encuesta, misma que tendrá como objeto conocer el nivel de satisfacción que tiene el personal de los centros de matriculación, quienes son clientes directos de la DMDTM y por tanto quienes pueden tener una opinión bastante acertada de la situación actual en relación al servicio que presta. Siendo un total de 80 funcionarios que prestan atención directa al público en los centros de matriculación vehicular y por tanto están vinculados a los servicios de la DMDTM, se ha realizado la encuesta a través de la red (Google Docs) a la totalidad de la población en estudio, sin embargo por diversos factores se ha logrado una respuesta de 53 personas, representando la misma un 60% de la población y por tanto un valor representativo de la misma. Las herramientas de la investigación, así como los resultados se presentan a detalle en el Anexo 2 y a continuación se describen los hallazgos principales de esta investigación Análisis e interpretación de resultados de la encuesta Al estudiar como primer término el nivel de servicio que se brinda a través del área de soporte técnico de la DMDTM para la resolución de los problemas solicitados, en su mayoría considera que el servicio a través del soporte técnico en cuanto al tiempo de 5758 resolución de problemas es bueno o aceptable (96% Anexo 2. Tabla 10.), pero existen aspectos que se deben mejorar. Por su parte, al analizar la atención prestada, así como la efectividad del soporte técnico, los funcionarios en general indican que es buena o excelente, pero existe también un porcentaje aceptable de funcionarios que indican que este servicio es solamente intermedio, e inclusive algunos que indican que es insatisfactorio (Anexo 2. Tabla 11.). Al preguntar acerca de que si saben a quién acudir en el momento de tener un problema en los sistemas o cuando tiene requerimientos para poder ofrecer un mejor servicio (Anexo 2. Tabla 13), un 49.06% mencionaron que sí saben a quién acudir al momento de tener problemas, mientras que el 18.87% no sabe que debería hacer en esos casos y el 32.08%, no sabe exactamente qué debe hacer, esto refleja un primer problema, pues un 51%, es decir cerca de la mitad no sabe a quién acudir exactamente y por tanto no se puede resolver los problemas en caso de presentarse. También la encuesta ha buscado conocer para el caso de observar falencias o aspectos que consideran se deberían mejorar en el sistema o procedimientos, si se los reporta o indica al Jefe del Centro de revisión, se pudo observar que un 60% indica que los reporta al jefe del Centro de Revisión, pero cerca de un 40% no lo hace o no siempre lo hace, lo cual muestra en un cierto grado de falta de comunicación en este ámbito. Al analizar si el espacio físico es adecuado para el trabajo (Anexo 2. Tabla 15) que se realiza, un 32% indica que no lo es y un 43% que es más o menos, esto es un resultado bastante negativo indicando que no cuentan con un espacio de trabajo adecuado, aspecto que también influye en la eficiencia de sus labores. Cuando se ha preguntado acerca de si los sistemas con los que cuenta para realizar su trabajo son los adecuados (Anexo 2. Tabla 16), un 47% indica que sí lo son, pero un 53% indica que no lo es o que es insuficiente, lo cual demuestra que los resultados no están 5859 siendo los óptimos y la función misma de la DMDTM no se está cumpliendo a cabalidad, pues su objeto es proporcionar sistemas adecuados de trabajo. Por otro lado un 60% de los encuestados menciona que no existe monitorio presencial Anexo2. Tabla 17) de personal del DMDTM para detectar problemas que se presentaban o mejorar el sistema, lo cual muestra la necesidad de reestructurar las operaciones y procedimientos de la DMDTM con la finalidad de ofrecer un servicio complementario que es fundamental para detectar falencias y requerimientos de servicio, que a su vez les permita establecer un servicio de calidad, favoreciendo la comunicación y la retroalimentación de procesos, permitiendo conocer los eventuales problemas y las soluciones inmediatas al problema, existiendo una previsión para futuros problemas mayores. Posteriormente cuando se ha preguntado acerca de los aspectos que considera más importantes que debería mejorar la DMDTM para ofrecer un mejor servicio al cliente (Anexo 2. Tabla 18), un 62%, indica que se debería mejorar en el tiempo de respuesta. Así mismo mencionan que la eficiencia en dar soluciones es importante (23%). También se menciona como tercer aspecto a mejorar, el monitoreo en la entrega de servicios, por ende es claro que se deben plantear planes de acción que permitan mejorar el objeto mismo de la Dirección Metropolitana, así como la posibilidad de dar solución a los problemas con eficiencia, aspecto esencial para ofrecer un servicio de calidad. Finalmente, un 60% de los funcionarios encuestados menciona que no perciben la existencia de procesos definidos en el DMDTM (Anexo 2. Tabla 19), lo cual muestra un cierto nivel de insatisfacción del servicio, así como de nota que los procesos no siguen lineamientos definidos y de ello eficientes. Esto implica que no solamente es importante implementar los procesos, sino que estos sean eficientes, así puedan ser percibidos al recibir un mejor nivel de servicio. 5960 2.5.2 Entrevista al Jefe de los Centros de Matriculación Como complemento a la encuesta se ha realizado una entrevista, la misma que se le ha realizado al Jefe del Centro de Matriculación, quien tiene el cargo representativo de todos los centros y por tanto puede desde un nivel directivo dar su opinión sobre la operación del DMDTM. El formato de entrevista y su respuesta se presenta en el anexo Resultados de la entrevista al Jefe del Centro de Matriculación La entrevista realizada al Jefe del Centro de Matriculación se enfoca a la Dirección Metropolitana de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad para conocer la situación actual del mismo de acuerdo a su visión, por lo que en la misma se señala que sí se está cumpliendo con el objeto de mejorar o implementar los sistemas de información e infraestructura informática, así como en dar soluciones a los incidentes o problemas de los sistemas de información. Se reitera en la misma que el personal tiene la experticia necesaria para su trabajo, sin embargo se reconoce que existe un tiempo de espera relativamente alto para el soporte técnico, lo cual genera problemas de demoras, así mismo se aduce también los problemas a la falta de personal, lo cual es una opinión más importante que permite fortalecer los hallazgos de la presente investigación Grado de madurez de los servicios a través de COBIT El grado de madurez de los servicios son identificados al diseñar y aplicar la matriz de madurez de procesos Cobit, por tanto, es una herramienta idónea para el estudio. Esta herramienta fue aplicada a las diferentes áreas de la DMDTM, las mismas que se enumera a continuación: Coordinación de proyectos Soporte de Aplicaciones Desarrollo de soluciones 6061 Infraestructura Tecnológica Arquitectura de software Para calificar la matriz se han planteado 5 niveles de respuesta desde 0 que indica Nada, hasta 5 que indica Totalmente y se ha ponderado cada una de las preguntas, mismas que suman un total de 100%. Las matrices obtenidas con sus resultados y análisis se presentan en el anexo 4. A continuación se presentan los resultados del análisis Cobit de acuerdo a cada una de las áreas funcionales de la DMDTM Coordinación de proyectos De acuerdo al análisis de madurez que plantea Cobit, el primer proceso que diagnostica es el de planeación y organización, se refiere a la identificación de la forma en la que las TI pueden contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos de la organización. De esta manera se analiza si están definidos la visión, misión y políticas, estándares, directrices y si existe un manejo de calidad. En este primer resultado se observa, que en el área de Coordinación de proyectos, prácticamente se menciona que no existe el conocimiento de un plan estratégico, ni una administración de calidad o de recursos humanos. Ligeramente se muestra que están definidos ciertos procesos, pero no están adecuadamente socializados, así como se podría considerar que existe una cierta comunicación de las directrices gerenciales, pero de forma mínima. Esto en general como se observa indica un resultado de 1,05, cuyo promedio va de 0 a 5, esto indica que el nivel de madurez en cuanto a la Planeación y Organización es insuficiente y prácticamente inexistente, por lo que es claro observar una falencia inicial, fundamental para una administración de calidad, aun siendo un departamento relativamente pequeño como detalla en la Tabla N62 Como segundo factor de análisis en Cobit se considera: Adquirir e Implementar es decir que para llevar acabo la estrategia de TI, las soluciones de TI deben identificarse, desarrollarse y adquirirse, para poder ser implementadas e integradas en los procesos de la organización, también se analiza dentro de este dominio aspectos como cambios y mantenimientos realizados a los sistemas que permitan garantizar la permanencia de los sistemas de información y por tanto los objetivos de la Dirección Metropolitana, que como se observó tampoco están claramente definidos. Los resultados muestran que no se identifican y dan soluciones, medianamente se puede observar que se adquieren y mantienen la infraestructura y se provee recursos de las TI, pero no existen las acciones necesarias para facilitar el uso y operación de las tecnologías, así como tampoco existe una administración de los cambios. De esta manera el promedio de este dominio es de 1,15 con lo cual se puede observar que no se está cumpliendo con los requerimientos de adquisición e implementación, aspectos que deben ser reorganizados para lograr un servicio que cumpla con los requerimientos de madurez. La entrega y soporte como se analizó previamente, hace referencia a la entrega de los servicios de TI requeridos, que abarca desde la prestación del servicio, administración de la seguridad y de la continuidad, el soporte a los usuarios, la administración de los datos, y de las instalaciones para la operatividad. En los resultados investigados, el área busca asegurar el servicio, y la garantía de los sistemas, así como educar a los usuarios, pero con un nivel de efectividad medio, no existe una administración de los niveles de servicio lo cual conlleva un promedio de madurez de alrededor de 1,65 valor aún bastante insuficiente en relación a efectividad. Finalmente al analizar el monitoreo y evaluación que existe en la coordinación de proyectos se observa que de igual manera existe un nivel intermedio de aplicación, con un valor promedio de 2, indicándose que el desempeño y evaluación se realiza a un nivel 6263 insuficiente, así mismo el control internos y el cumplimiento de los requerimientos externos, con lo cual es claro que es necesario integrar los sistemas para controlar y evaluar el desempeño Área de Aplicaciones Al estudiar con la misma herramienta el área de aplicaciones se identificó que el nivel planificación y organización está en procesos iniciales, que existen procesos desorganizados, falta de una planificación estratégica que alinee los objetivos empresariales de la Dirección Metropolitana y existe un cierto nivel de comunicación de las directrices gerenciales, pero que aún se encuentra en un nivel que requiere mejoramiento. Al analizar la adquisición e implementación de esta área, se puede indicar que existen soluciones automatizadas y las mismas se mantienen, pero aún en un nivel intermedio de efectividad, es decir en general en el área de aplicaciones la adquisición e implementación existen y tienen un cierto nivel de desarrollo, pero que aún puede ser mejorado. Al analizar la entrega y soporte se observa, que se encuentran en un proceso regular, el cual que carece de estructura y que posee falencias en las actividades internas que deben ser controladas tanto en la administración como el análisis indicado en la Tabla 24. Finalmente en el área de aplicaciones, en cuanto a monitoreo y evaluación se encuentran en un nivel intermedio, carecen de un monitoreo interno Desarrollo de Soluciones Al estudiar el área de desarrollo se analizó la planeación y organización y se identificó que no se aplican procesos administrativos, que los procesos son empíricos al no 6364 contar con planes estratégicos y directrices gerenciales los resultados, por lo cual es necesario implementar y mejorar principalmente estos factores. Al analizar la adquisición e implementación, de igual manera como en los anteriores casos, los resultados se mantuvieron en procesos de baja madurez, en donde no se sigue patrones o modelos específicos de gestión que permitan administrarlos acorde a los requerimientos. La entrega y soporte en desarrollo se verifica que tiene indicadores bajos que dan a denotar que los procesos administrativos no se están cumpliendo y que en algunos de los casos no existen como se expresa en la Tabla 28. En cuanto al monitoreo y evaluación en el departamento de desarrollo, los niveles de la matriz de Cobit fueron muy bajas indicando la inexistencia de monitoreo y evaluación. De esta manera, a través de la matriz de Cobit se identificó claramente que el área de desarrollo no posee buenas condiciones en la gestión administrativa, puesto que no cuenta con estrategias y planes de acción a seguir o modelos administrativos y de gestión, que deben implementarse para establecer nuevas pautas de evaluación y control y contrarrestar las fallas internas que no le permiten cumplir con las expectativas de los beneficiarios del servicio Área de Infraestructura Tecnológica Posteriormente, al analizar el área de infraestructura, (Tabla 32.) relacionada con la planeación y organización se observa que se encuentra en niveles bajos indicando que además de no existir una planificación ni objetivos definidos, no se aplican procesos administrativos y modelos adecuados de direccionamiento. 6465 El área de infraestructura en cuanto a adquisición e implementación tiene resultados regulares y en general se puede observar que sí adquiere y mantiene su software de aplicación, así como la infraestructura tecnológica. Al evaluar la entrega y soporte se observa que encuentra en la fase inicial, aunque existen aspectos como buscar la garantía del servicio de terceros, o el análisis de presupuestos, los cuales sí se encuentran desarrollados, pero aspectos como buscar asegurar un servicio continuo o su administración en general son insuficientes, tampoco se cuenta con una mesa de servicios o incidentes, aspecto muy importante para ofrecer un servicio adecuado. Al analizar el monitoreo y evaluación en el área de infraestructura, se observa es uno de los dominios críticos, pues no se cumple con el monitoreo y evaluación, ocasionando que no exista un mejoramiento y eliminación de los errores frecuentes y permanentes de la Dirección Metropolitana Arquitectura de Software Finalmente el área de arquitectura en cuanto a planeación y organización carece de un plan estratégico, así como objetivos y procedimientos, existiendo una clara falencia administrativa, pero sí se siguen las directrices gerencias, es decir siguiendo una administración vertical para su desempeño y organización, pero mostrando claramente la necesidad de mejorar la organización para el logro de objetivos. Al analizar el proceso de adquirir e implementar se observa que el área de arquitectura identifica y dan soluciones automatizadas, existen acciones para facilitar el uso y operación, aunque no administran los cambios. Este resultado se da por la orientación que tiene este departamento, pero que finalmente está cumpliendo con los objetivos para los que ha sido establecido y por tanto necesita menor atención que los demás que se han observado tienen una gran cantidad de carencias. 6566 En cuanto al monitoreo y evaluación, el área de arquitectura muestra niveles muy bajos de madurez en este ámbito, no existiendo monitoreo o control interno o asegurarse finalmente que se cumplan los requerimientos externos, aspecto que es también crítico y que se debe considerar. Adicionalmente se realizó un análisis de los resultados conjuntos de los diferentes departamentos, así como de los diferentes dominios del Cobit, donde se pudo observar que no existe una diferencia marcada en cuanto a situación general para las diferentes áreas. Por tanto no se puede hablar de los factores críticos que la organización debe mejorar, sino en general se debe reorganizar la administración y manejo de los sistemas de información así como la orientación estratégica y funcional de la Dirección Metropolitana para lograr mejorar los niveles de madurez, pues existe un alto nivel de incumplimiento en cuanto a cada uno de los dominios del Cobit. A través de esta matriz se identificó que existen varios problemas dentro de la organización que se identifican procesos que son repetitivos, desorganizados y que no existen medios de evaluación o estándares, por lo tanto las acciones estarán orientadas a establecer estrategias y planes de acción que permitan superar los inconvenientes que afectan al servicio Hallazgos del diagnóstico A lo largo del diagnóstico realizado ha sido posible conocer la situación actual del Departamento de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad (DMDTM), identificar el trabajo que realiza, su organización, sus productos, servicios y quiénes son sus clientes o beneficiarios directos, de ello se pudo entender el servicio, los propósitos que debería guiar al departamento y su actual orientación, así se pudo establecer los siguientes resultados: No existe una orientación estratégica, no están establecido misión, visión, procedimientos, sino solamente una normativa básica general, no siguen 6667 procedimientos estandarizados, por lo cual su administración general es empírica y solamente se van cumpliendo tareas de acuerdo a los requerimientos y exigencias de la jefatura correspondiente. En general se puede indicar que como un aspecto fuerte se encuentra el proceso adquirir y mantener la estructura tecnológica, pues es un proceso común en el cual trabaja el departamento, pero esta adquisición no está ligada a una administración de calidad. Se puede reconocer que en los aspectos operativos las tareas de la Dirección Metropolitana se cumplen y que existe personal con la experticia necesaria, sin embargo un mejor modelo administrativo y el personal necesario fortalecerían no solamente la operación interna, sino también los resultados finales. En relación al grado de madurez según los dominios de COBIT, se encuentra en un nivel UNO, lo que significa un estado de fase inicial, donde la organización reconoce que existen problemas y que es necesario buscar alternativas de solución, en general, la planeación y organización, la adquisición e implementación, la entrega y soporte, así como el monitoreo y evaluación han demostrado valores muy bajos, por lo cual se confirma claramente la necesidad de establecer estándares de trabajo y un cambio de paradigmas en la organización. En general se puede afirmar que el estado en el que se encuentra la DMTM no es el mejor en la actualidad y dado que cumple un papel muy importante en la entrega de servicios TI a la DMCTSV y esta a su vez a la ciudadanía, es necesario la generación de una orientación estratégica clara y que esto permita un desempeño óptimo en función de sus clientes directos, así como los beneficiarios finales. 6768 CAPITULO 3 PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS 3.1 Introducción Luego del diagnóstico situacional realizado a la DMDTM, fue posible identificar que existen falencias y de ello la necesidad de implementar un modelo de gestión. En este capítulo se propone un marco de trabajo sobre la base del modelo de gestión por procesos denominado como ITIL (Librerías de Infraestructura de las Tecnologías de la Información) debido a ser un modelo amplio que puede ser aplicado en organizaciones especializadas en operaciones de tecnología de la información y por su diversidad de aplicaciones es ampliamente aceptado en el mundo. A continuación en la Tabla No.7 se presenta a manera de resumen las principales falencias analizadas a través del diagnóstico previamente realizado y sus potenciales soluciones. Tabla 7. Resumen de Falencias y propuesta de soluciones. FALENCIAS SOLUCIÓN ESPECÍFICA 1. Tiempos de espera para Aplicación de la mesa de servicio soporte técnico 2. Falta de personal Incrementar personal bajo una estructura que de soporte al modelo 3.No existe monitoreo Especificar indicadores de gestión 4.Falta de procesos definidos Definición del mapa de procesos Levantamiento interno de procesos 5.Falta de un direccionamiento Estructurar procesos de planificación estratégico 6.Falta de administración de Estructura organizacional y procesos de recursos humanos soporte 7.Falta de aseguramiento de Asegurar la continuidad y disponibilidad servicio continuo de los servicios 8.Falta de aseguramiento de la Gestión de la calidad calidad y seguridad de sistemas Gestión de mejora continua Fuente: Elaboración Propia Como se puede observar en el resumen de falencias y potenciales soluciones, las principales falencias tiene en su mayoría soluciones basadas en el modelo planteado por 6869 ITIL, aunque algunos aspectos requieren un soporte a los recursos humanos y la cultura organizacional, lo cual deben también considerarse, de acuerdo a una orientación estratégica y por tanto que han sido incluidos en el modelo planteado. El objetivo de la aplicación del modelo ITIL a la DMDTM es el de ofrecer servicios tecnológicos de forma eficiente, es decir, que exista el mejor servicio posible en forma ininterrumpida para todos los usuarios y en este caso beneficiarios finales. El modelo involucra al factor humano, a los procesos, la infraestructura tecnológica y los proveedores que apoyan al desarrollo de los procesos y operaciones de la organización. 3.2 Caracterización de los nuevos procesos según ITIL El inventario de los procesos que se encontraron en el análisis de la situación actual de la DMDTM se enumera a continuación: 1. Adquisición de infraestructura tecnológica 2. Desarrollo de software 3. Contratación del Mantenimiento de infraestructura informática 4. Soporte técnico Estos procesos se presentan en la gestión diaria de la DMDTM y de acuerdo a la teoría son parte del modelo ITIL, para poder caracterizar los nuevos procesos se realiza una matriz de interrelación, Tabla No.8 en donde se describen los procesos actuales con los nuevos que permitirán disminuir las falencias encontradas y mejorar la gestión tecnológica actual. Tabla 8. Matriz de descripción de procesos encontrados y propuestos según ITIL PROCESOS ENCONTRADOS Adquisición de infraestructura tecnológica Desarrollo de software CICLO DE VIDA DEL SERVICIO SEGÚN ITIL ESTRATEGIA DEL SERVICIO TRANSICION DEL SERVICIO GESTION FINANCIERA PROCESOS SEGÚN ITIL GESTTION DE LA ESTRATEGIA GESTIÓN DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS GESTIÓN DE LA DEMANDA GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN; GESTIÓN DE CAMBIOS; GESTIÓN DE ENTREGA Y DESPLIEGUES Contratación del Mantenimiento de infraestructura informática DISEÑO DEL SERVICIO GESTIÓN DEL CATÁLOGO DE SERVICIOS; GESTION DE DISPONIBILIDAD; GESTION DE CONTINUIDAD 6970 Soporte técnico OPERACIÓN DEL GESTIÓN DE INCIDENTES; GESTIÓN DE SERVICIO PROBLEMAS; SERVICE DESK O MESA DE AYUDA MEJORA CONTINUA DEL GESTION DE CONTROL Y CALIDAD DE SERVICIOS SERVICIO Fuente: Elaboración Propia Como se puede observar en la tabla No.8. Se describe los procesos encontrados en el diagnóstico del capítulo anterior y se proponen, de acuerdo al marco teórico de ITIL del Ciclo de Vida del servicio, 5 fases, estos comprenden procesos que se describen en la tercera columna de la tabla, estos 13 procesos buscan dar solución a las falencias encontradas y nos permite estructurar el nuevo modelo de organización mediante procesos. 3.3 Propuesta del Modelo de Procesos para los Servicios de TI de la DMDTM La propuesta de modelo de procesos se inicia con nuevo mapa de procesos en el cual se integran los procesos que agregan valor y que son críticos para la operación de la institución Mapa de procesos para la DMDTM según ITIL Una vez reconocidos los procesos estos se agrupan en función del modelo ITIL, en la figura No.13 se describen los procesos de apoyo y primarios que agregan valor a los servicios entregados. Los procesos encontrados en la DMDTM (color verde) se relacionan con los procesos según el modelo ITIL (color tomate), se puede observar como los procesos encontrados son parte de los procesos ITIL y añade otros para su mejora. La figura también describe las cinco fases del modelo ITIL (color rojo), los nuevos procesos de ITIL permitirán mejorar los actuales e incorporar los nuevos obteniendo un modelo que permitirá mejorar la gestión en la DMDTM. De acuerdo a la Tabla No.8., se plantea un modelo de gestión por procesos según ITIL, así como se muestra en la figura No.13 7071 Figura 13. Propuesta del nuevo Mapa de Procesos de la DMDTM Fuente: Elaboración Propia Como se puede observar en el mapa de procesos, las actividades de apoyo tienen como parte algunas fases de ITIL como son: la estrategia, diseño, transición, operación del servicio y que consta de procesos como: la gestión de la demanda, la gestión financiera, la gestión estratégica, la gestión del portafolio de servicios, de la continuidad de los servicios, se puede observar como de manera lógica ITIL sustenta las actividades de apoyo del negocio, gracias a la inclusión de nuevos procesos. En las actividades primarias se encuentran las relacionadas con el Desarrollo de nuevas soluciones y el Soporte técnico que se verán mejoradas gracias a la implementación de un equipo de trabajo denominado Mesa de Ayuda (Help Desk), quienes gestionarán en primer nivel todos los incidentes, problemas; el Centro de Servicios atenderá las peticiones 7172 de nuevos proyectos que se gestionarán a través de procesos de: configuración, de cambios, de entregas y despliegues. Finalmente, el proceso de mejora continua, abarca todas las fases del ciclo de vida de ITIL y servirá para evaluar y controlar mediante métricas las mejoras constantes de los procesos a fin de obtener servicios de calidad. Cada uno de los procesos propuestos se describe conforme avanza el capítulo Interrelación de los procesos de valor ITIL se puede considerar como un sistema compuesto de cinco fases que conllevan a un ciclo de vida de los servicios de TI, cada una de estas fases contienen procesos que están relacionados entre sí, estas generan valor gracias a su vinculación y toma en cuenta las relaciones con otras instituciones esto permite entregar servicios de calidad para obtener un cliente satisfecho. Es importante que para la entrega de servicios de calidad la DMDTM deba mantener convenios y buenas relaciones con las empresas afines con la Movilidad como son: la EPMMOPQ; el ECU911, Agencia Nacional de Tránsito ANT, Comisión de tránsito del Ecuador CTE, SRI, etc.; otros actores externos son los puntos de pago como Produbanco; Banco Pacifico; y proveedores que forman parte de la cadena que agrega valor a los servicios entregados. El modelo de relación de procesos como lo describe la figura No.14. Permite identificar como es el flujo de trabajo entre los procesos planteados, su funcionamiento, los clientes y proveedores. En la figura se describen los procesos estratégicos o de dirección, procesos primarios u operativos, los procesos de soporte y los procesos con los proveedores. Los procesos expuestos en la figura No.14 son con los cuales se deberían empezar para mejorar los servicios actuales y poco a poco implementar otros de acuerdo a la necesidad. 7273 Figura 14. Relaciones de procesos de la DMDTM Fuente: Elaboración Propia Este modelo de interrelación de procesos explica claramente las principales áreas de valor de la empresa, nos ayuda a entender mejor como estarían relacionados los procesos a fin de administrar las relaciones estratégicas con el cliente interno, con instituciones externas y con los proveedores Descripción de los Procesos propuestos según ITIL La descripción de los procesos propuestos nos permitirá conocer su funcionamiento, alcance, las actividades que se deben realizar, entradas y salidas, etc. El objetivo final es poder medir y controlar la gestión y así mejorar los procesos y servicios entregados, para ello utilizaremos fichas de procesos y diagramas de flujo relacionados con las actividades de la DMDTM. 7374 Estrategia del servicio En esta fase de ITIL el modelo sugiere realizar el análisis de la Estrategia, sus objetivos y políticas para que sobre esta base se generen las otras fases del ciclo principalmente la del diseño de los servicios tecnológicos Gestión de la Estrategia El primer aspecto necesario para lograr el establecimiento del modelo de gestión y la generación de la estrategia, será el establecimiento de la filosofía empresarial, misma que se define a través de la misión, visión y principios a través de los cuales se manejará la DMDTM. Misión La Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Movilidad tiene como misión la planificación, gestión y soporte de los Sistemas Automatizados de Información y Comunicaciones que apoyan la gestión de la Secretaria de Movilidad y por ende del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Visión Alcanzar un modelo de gestión de servicios tecnológicos en conformidad con las mejores prácticas de ITIL, adaptando los procesos a las necesidades y requerimientos de la ciudadanía, logrando su satisfacción a través de la prestación de un servicio eficiente, de una búsqueda continua de excelencia, compromiso y responsabilidad con la calidad de los servicios entregados. Valores de la organización Orientación al cliente: Orientar los esfuerzos, los logros, al usuario final, de modo que los sistemas producidos y soporte técnico ofrecidos sean ágiles, eficientes y finalmente logren la mayor nivel de satisfacción en el usuario. 7475 Innovación: Utilizar la tecnología disponible de una manera diferente en la solución de los problemas de la Movilidad. Calidad: Ofrecer todos y cada uno de los productos o servicios diseñados con alta calidad orientados al usuario final y entendiendo la importancia de nuestro servicios a ciudadanía de Quito. Agilidad y eficacia: La agilidad y eficacia deberán ser pilares en la entrega de nuestros servicios, así como del desarrollo de los mismos, buscando que finalmente se logren servicios que faciliten las operaciones y que logren finalmente el objetivo y buen desempeño de quienes servimos. Responsabilidad: La responsabilidad inicia con nosotros mismos, para finalmente lograr que cada uno de los productos y servicios que se desarrollan o entregan cumplan con sus objetivos y con los cuales los demandantes de servicio (Centros de matriculación, Revisión Vehicular, Tránsito y control vehicular, etc.) puedan finalmente disponer de gran agilidad y de un soporte eficiente ante cualquier indisponibilidad de los servicios. Superación: Buscar superar los actuales estándares establecidos a través del trabajo bien pensado, del esfuerzo y disciplina, de la paciencia para ofrecer servicios y productos de calidad al usuario final. Políticas Internas: Se plantea como políticas de cumplimiento obligatorio los siguientes aspectos: a. Desarrollo de una planificación estratégica periódica Se realizará una planificación estratégica anual que se iniciaría en Noviembre de cada año, participaran los directivos, coordinadores y líderes de área quienes realizaran un diagnóstico preliminar, se plantearan las estrategias y finalmente se obtendrá un plan operativo anual. En el caso de que la planificación estratégica se 7576 programe para períodos mayores, deberá formularse solamente el plan operativo con las acciones concretas para el período de un año. b. Comunicación de incidentes y problemas Se debe instaurar como política interna, así como para los usuarios de los servicios que provee la DMDTM la comunicación inmediata de los incidentes y problemas que se presenten en los sistemas, oportunidades de mejora de los sistemas existentes, para lo cual se facilitará un Centro de Atención de servicio TI como mecanismo central para el proceso de los requerimientos. c. Capacitación permanente Se cumplirá anualmente un plan de capacitación, mismo que deberá iniciarse en el mes de marzo con la detección de necesidades de capacitación y posteriormente a través de cursos presenciales o en línea se deberá cumplir a lo largo del año los cursos previstos, de acuerdo a la necesidad de la DMDTM. d. Cumplimiento de los procesos de gestión La creación del manual de procedimientos generales y su aplicación es de cumplimiento obligatorio para todos los empleados, con el fin de lograr la sistematización de tareas de forma eficiente, cuyo cumplimiento será evaluado periódicamente. Los cambios a los procedimientos deberán ser estudiados y aprobados por el jefe o líder de sección y en base a un análisis con los colaboradores del área. Esto ampliara la base de conocimientos y una mejor gestión de los procesos. e. Mantener un mejoramiento continuo Debe mantenerse el mejoramiento continuo para lo cual se deberá realizar una evaluación permanente mediante el uso de métricas indicadas en los procesos y 7677 cada año establecer los requerimientos del beneficiario, así como establecer nuevos estándares de calidad, de seguridad y uso efectivo de la tecnología. Estas políticas se implementarán principalmente para el cumplimiento de los aspectos que competen a un adecuado desarrollo del modelo de gestión planteado, posteriormente se podrán plantear otros requeridos, sin embargo los mismos no deberán extenderse demasiado convirtiéndose en un documento poco aplicable Gestión de la Demanda Se encarga de predecir y regular los ciclos de consumo, es decir los momentos de mayor consumo de los servicios, generalmente para la Revisión Vehicular estos se presentan en el mes de Junio (fin de la primera convocatoria de revisión) y diciembre (fin de la convocatoria del año); la matriculación vehicular tiene sus picos a inicios y finales de mes; y los otros servicios no se han definidos sus periodos de mayor demanda. Es importante conocer estos ciclos pues de ello se deriva la necesidad de mayores recursos; de mayores capacidades, etc. A continuación se indica la ficha del proceso con todas las características a cumplirse así como su flujograma relacionado con los otros procesos de gestión. CODIGO: FASE: PAGINA: GP-ITILv /1 VERSION: FECHA: PROCESO: GESTION DE LA DEMANDA MISIÓN: optimizar y racionalizar el uso de los recursos de TI. PROPIETARIO:LIDER DE INFRAESTRUCTURA DOCUMENTACION: DMDTM- ESGD-001 ALCANCE: Redistribuir la capacidad para asegurar los procesos que tienen relación con los servicios de misión critica 7778 ENTRADAS: Requerimientos del cliente interno, requerimientos de otras instituciones. PROVEEDORES: Instituciones relacionadas con el tema de Movilidad, disposiciones de las Direcciones municipales; información técnica a nivel interno. SALIDAS: informes del proceso de la gestión de la demanda, paquetes de servicios esenciales o de misión crítica, servicios de soporte que pueden estar orientados a la continuidad del servicio o a mejorar su propuesta de valor. CLIENTES: Los procesos de gestión de la capacidad, gestión financiera, gestión de la estrategia y gestión de la mejora continua INSPECCIONES: REGISTROS: Interna: de tipo mensual a fin de conocer los requerimientos de la demanda. Esta se debe presentar al director del área de tecnologías y al director financiero. Se registra el número de revisiones realizadas por mes Se registra el número de vehículos matriculados por mes Se registra el número de incidentes resueltos y no resueltos. VARIABLES DE CONTROL: Análisis de las actividades del negocio: para determinar patrones de demanda y segmentación de clientes. Desarrollo de Oferta: proponer opciones de servicios en cuanto a tiempos de respuesta, automatización y nuevos servicios que permitan disminuir costes. INDICADORES: 1. Número de interrupciones de servicio ocasionados por los picos de la demanda no previstos. 2. Numero de cambios planificados y no planificados que se han efectuado en el servicio a fin de ajustarse a la demanda. Figura 15. Flujo del Proceso Gestión de la demanda. Fuente: Elaboración Propia 7879 Inicio Peticiones de clientes internos y externos, e instituciones con mayor demanda de la prevista Análisis de si existe posibilidad de solventar la demanda SI Gestión de Configuraciones No Gestión de Capacidad Gestion de cambios Gestión financiera y estratégica Aprueba SI Gestión del portafolio de servicios No FIN Fuente: Elaboración Propia Gestión financiera La gestión financiera tendrá como fin evaluar y controlar los costos de los servicios de tecnología a entregarse, la DMDTM y el cliente interno y externo deben ser conscientes de los costos que implican mantener los servicios a fin de evaluar el retorno que tiene la inversión. En la DMDTM es fundamental que los proyectos sean previamente analizados desde el ámbito financiero y de factibilidad de realización para aprovechar de mejor manera los recursos físicos, humanos y económicos. A continuación se describe la ficha técnica del proceso como su flujograma. 7980 CODIGO: FASE: PAGINA: GP-ITILv /1 VERSION: FECHA: PROCESO: GESTION FINACIERA PROPIETARIO: Gerente Financiero MISIÓN: Administrar de manera eficaz y rentable los servicios de tecnología. A mayor calidad de los servicios mayor es su costo. DOCUMENTACION: DMDTM- ESGD-002 ALCANCE: Evaluar los costos asociados a la prestación de los servicios, su mantenimiento y operación así como la ejecución de nuevos proyectos. ENTRADAS: Requerimientos de nuevos proyectos, mantenimientos y adquisiciones, informes de la Gestión de la Demanda; Presupuesto anual de la administración central. PROVEEDORES: Administración Metropolitana del Municipio de Quito, Secretaria de Planificación Estratégica del Municipio de Quito. SALIDAS: Presupuestos por proyectos, Plan anual de Compras PAC, Fijación de precios contables. CLIENTES: Los procesos de ciclo de vida de los servicios TI. INSPECCIONES: REGISTROS: Interna: de tipo cuatrimestral a fin de conocer los avances de gestión del presupuesto. Externa: Cédula presupuestaria ejecutada y presentada a la administración central Plan Anual de Compras PAC Presupuesto anual Reformas presupuestarias Porcentaje de avance en el portal de Quito Avanza VARIABLES DE CONTROL: 1. Costos de servicios de TI correctamente planificados y presupuestados. 2. Conocer el ROI de las Inversiones de TI 3. Están las inversiones en TI alineadas con las políticas estratégicas de la Institución. 4. Planes de inversión basados en el histórico de anteriores adquisiciones y previsiones de evolución de las TI. INDICADORES: 1. Porcentaje de presupuesto comprometido. 2. Porcentaje de presupuesto ejecutado. 3. Porcentaje de presupuesto de arrastre. 4. Numero de desviaciones en las previsiones de costos respecto a los gastos reales 5. Análisis del ROI 8081 Figura 16. Flujo del Proceso Gestión Financiera. Inicio - Requerimientos de nuevos proyectos. - Requerimientos de mantenimientos a la infraestructura. - Requerimientos de Software Análisis de la existencia de presupuesto SI No Se solicita reforma al PAC anual Aprueba Administración Central SI Gestión de Capacidades para las adquisiciones Procesos de Contratación Publica No FIN Gestión del portafolio de servicios Fuente: Elaboración Propia Gestión del portafolio de servicios La DMDTM debe tener como objetivo primordial el definir una estrategia del servicio que maximice el valor y controle los riegos, para ello debe contar con un plan de estrategia del servicio, donde se definen los alcances, tiempos, tareas y plazos de entrega de los servicios y recursos para cumplir, generalmente se obtiene conociendo los requerimientos de los clientes y actores demandantes de servicios (estudios de mercado). 81 Mostrar más
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