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Timestamp: 2020-08-10 02:32:57+00:00

Document:
BOFiP-CF-COM-10-10-30-20120912
1 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 1-12/09/2012)
Le délai général de conservation de six ans, mentionné au 1er alinéa de l' article L 102 B du livre des procédures fiscales ( LPF ) , s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
Il s'applique également, pour ces mêmes documents et ceux mentionnés aux articles L 83 à L 96 A du LPF , dans le cadre de l'exercice du droit de communication prévu à l' article L 81 du LPF .
Remarque : Il est admis que les exploitants de spectacles ne conservent les coupons de contrôle et les souches des billets d'entrée utilisés que pendant un délai d'un an à compter de leur utilisation (cf. BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30 ).
10 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 10-12/09/2012)
Les factures transmises par voie électronique dans les conditions prévues aux articles 289-V et 289 bis du code général des impôts (CGI) tiennent lieu de facture d’origine pour l’application des articles 286 et 289 du CGI . Elles doivent donc être conservées dans leur format original dans les délais et conditions prévus par l' article L 102 B du LPF , c'est-à-dire :
- sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise prévu au 1er alinéa de l' article L 169 du LPF ;
Remarque : Lorsque, durant le délai prévu à l' article L 102 B du LPF , l'environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels existants lors du contrôle.
20 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 20-12/09/2012)
Par ailleurs, le 3e alinéa du I de l' article L 102 B du LPF , prévoit que les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées pendant le même délai de six ans.
30 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 30-12/09/2012)
Lorsque les entreprises échangent leurs factures par voie électronique, celles-ci étant considérées comme des factures d'origine sous réserve du respect des conditions énoncées par l' article 289 bis du CGI , le délai prévu au 2e alinéa du I de l' article L 102 B du LPF est applicable au support informatique sur lequel sont conservés les messages-factures (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-30 ).
40 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 40-12/09/2012)
Les modalités et les délais de conservation prévus à l' article L 102 B du LPF sont également applicables aux informations contenues dans les registres mentionnés à l' article 286 quater du CGI ( CGI, ann. IV, art. 41 quater ).
50 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 50-12/09/2012)
Les documents nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens doivent être conservés par les assujettis pendant un délai de six ans à compter de la date de l'opération faisant l'objet de cette déclaration ( CGI, art. 289 C-4 ; cf. BOI-TVA-DECLA-20-20-40 ).
60 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 60-12/09/2012)
Les copies de lettres, de factures ou de documents en tenant lieu établies par les entreprises à l'appui de leurs ventes peuvent être archivées sur microfilms ou sur bandes magnétiques, à la condition toutefois que toutes facilités soient mises à la disposition des agents de l'administration pour leur permettre de consulter, sans cause d'erreur ni perte de temps, notamment au moyen d'un appareil de lecture, les documents en question et s'il y a lieu, de reconstituer l'original ou d'en prendre copie.
En ce qui concerne les autres documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des finances publiques, I'administration fiscale ne peut que s'en tenir aux obligations prévues par les textes régissant la matière et desquels il résulte que ces documents doivent être conservés dans leur forme originale (réponse à M. Deliaune, député, JO, déb. AN du 17 janvier 1970, p. 123 et 124).
Cependant, le 3° du I de l'article 286 du CGI et le 3e alinéa du I de l’ article L 102 B du LPF confirment que les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées en original pendant six ans.
70 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 70-12/09/2012)
Compte tenu de l'ensemble de ces dispositions, Ia conservation des documents comptables justificatifs et de tous autres visés à l' article L 102 B du LPF s'effectue de la manière suivante :
- en original pour les pièces justificatives d'un droit à déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires et notamment pour les factures d'achat ;
- en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable pour les autres documents justificatifs, notamment les copies des factures de vente.
2. Conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'une signature électronique
80 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 80-12/09/2012)
Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique doivent être conservées dans leur format original.
L’impression sur papier d’une facture transmise par ce moyen ne constitue pas une facture d’origine. Il n’est donc ni suffisant, ni nécessaire, d’un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l’impression puis à l’archivage de ces factures sur support papier.
90 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 90-12/09/2012)
Le I de l'article 96 F de l'annexe III a u CGI prévoit que les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de la signature électronique, doivent être conservés dans leur contenu originel par l’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est émise et par l’entreprise destinataire de ces factures dans les conditions et les délais fixés par l’ article L 102 B du LPF .
100 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 100-12/09/2012)
L' article 298 sexdecies F du CGI prévoit un régime spécial de TVA à l'égard des personnes qui fournissent certains services par voie électronique. Ce régime spécial prévoit notamment la tenue d'un registre spécial des opérations relevant dudit régime spécial. Ce registre devra être conservé pendant dix ans à compter du 31 décembre de l'année de l'opération ( LPF, art. L 102 B-I ).
3. Conservation des factures dématérialisées
110 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 110-12/09/2012)
En application des dispositions de l' article 289 bis du CGI , les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur contenu originel. Elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu à l' article L 102 B du LPF . Le support informatique sur lequel sont conservés les messages factures doit être alimenté automatiquement par le système des informations qui en sont directement issues. L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires
120 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 120-12/09/2012)
Lorsque la station de dématérialisation est gérée par un prestataire de services, la conservation dans leur contenu originel des informations émises ou reçues doit être assurée séparément pour chaque société dématérialisant ses factures. En conséquence, un archivage commun des factures, contenant des informations relatives à plusieurs sociétés, ne serait pas conforme aux textes.
La liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être conservés dans les mêmes conditions.
130 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 130-12/09/2012)
Aux termes de l' article 289 bis du CGI et du I de l'article 96 F de l'annexe III au même code , les informations émises ou reçues par voie électronique doivent être identiques.
Ces dispositions prévoient par ailleurs que, sur demande de l'administration, le contenu des messages factures est restitué en langage clair par l'entreprise chargée de s'assurer qu'une facture est délivrée, quelle que soit la personne qui a matériellement émis les messages en son nom et pour son compte.
140 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 140-12/09/2012)
Il doit en outre être restitué en langage clair par l'entreprise destinataire de ces factures, quelle que soit la personne qui les a reçues en son nom et pour son compte.
150 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 150-12/09/2012)
La restitution d'un message facture en langage clair consiste à restituer le message dans un format habituellement admis par les usages commerciaux.
160 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 160-12/09/2012)
170 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 170-12/09/2012)
180 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 180-12/09/2012)
L’utilisation d’un système de transmission des factures par voie électronique en application du V de l'article 289 du CGI et de l' article 289 bis du même code impose aux entreprises des obligations en matière de conservation des fichiers informatiques. Le défaut de conservation constaté par les agents de l'administration, qu'il soit total ou partiel, pourra donc être sanctionné.
A titre d'exemple, le défaut de conservation des factures originales sur support informatique peu entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
190 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 190-12/09/2012)
Les factures qui n'ont pas fait l'objet d’une transmission par voie électronique au sens du V de l'article 289 du CGI ou d'une procédure de dématérialisation au sens de l' article 289 bis du CGI doivent être stockées sur le territoire français.
200 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 200-12/09/2012)
Le 2ème alinéa de l' article L102 C du LPF prévoit que les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie électronique dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ainsi qu’un droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
Cette disposition s’applique aux factures transmises par voie électronique en application du V de l'article 289 du CGI et de l' article 289 bis du même code .
210 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 210-12/09/2012)
Il ressort de ces dispositions les hypothèses suivantes :
- soit les assujettis usent de la faculté, qui leur est offerte, d'effectuer un stockage hors du territoire français. Ils doivent alors s'assurer que le pays est lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévue par la directive 200 8/55/CE du Conseil du 26 mai 2008 concernant l'assistance mutuelle en matière de recouvrement des créances relatives à certaines cotisations, droits, taxes et autres mesures, la directive 77/799/CEE du Conseil du 19 décembre 1977 concernant l'assistance mutuelle des autorités compétentes des États membres dans le domaine des impôts directs et le règlement CEE n°218/92 du Conseil du 27 janvier 1992 concernant la coopération administrative dans le domaine des impôts indirects ainsi qu’un droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
Remarque : A ce jour, seuls les Etats membres de la Communauté européenne sont liées à la France par une telle convention.
220 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 220-12/09/2012)
230 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 230-12/09/2012)
240 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 240-12/09/2012)
250 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 250-12/09/2012)
Les autorités compétentes des États membres de la Communauté européenne ont un droit d'accès par voie électronique, de téléchargement et d'utilisation des factures stockées sur le territoire français par ou pour le compte des assujettis relevant de leur juridiction, dans les limites fixées par la réglementation de l'État d'établissement de l'assujetti et dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de contrôle.
Ce droit d’accès s’effectuera en ligne depuis le siège ou l’établissement de l’assujetti établi dans un autre État membre de la Communauté européenne. Cette disposition ne permet pas à ces mêmes autorités compétentes d’accéder aux factures depuis le territoire français.
260 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 260-12/09/2012)
La déclaration du lieu de stockage prévue au 3ème alinéa de l’ article L102 C du LPF s’effectue sur papier libre. Elle comporte les noms et adresses des clients ou des tiers chargés du stockage ainsi que les périodes visées par celui-ci.
III. Cas particulier du « double original » des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier
A. Factures concernées
270 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 270-12/09/2012)
Pour l’application des dispositions de l’ article L102 B du LPF , il est précisé (cf. § 70 ) que la conservation des documents justificatifs, autres que les pièces justificatives d’un droit à déduction en matière de TVA, s’effectue en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable.
280 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 280-12/09/2012)
Ce commentaire, qui conserve dans son principe toute sa valeur, vise le « double original » des factures de vente.
Pour la conservation du double original de leurs factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :
- soit, elles conservent un double papier de la facture transmise ; ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
- soit, elles conservent dans les conditions précisées ci-dessous un « double électronique » de cette facture.
290 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 290-12/09/2012)
En revanche, les présents commentaires ne concernent pas les factures de ventes transmises par voie électronique au sens du V de l'article 289 du CGI (signature électronique) ou de l’ article 289 bis du CGI (EDI) qui doivent être conservées et stockées selon les modalités décrites au II-A-2 .
B. Conditions de conservation
300 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 300-12/09/2012)
En cas de doubles de factures de ventes conservées sur support informatique, la valeur probante du « double électronique » conservé par le fournisseur dépend essentiellement de l’utilisation d’un dispositif technique assurant au système d’information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l’impression des factures sur papier et permettant de considérer que le « double électronique » constitue, au sens du III-A , la reproduction fidèle et durable de l’original de la facture adressée au client sur support papier.
1. Constitution du fichier à conserver
310 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 310-12/09/2012)
320 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 320-12/09/2012)
Cela étant, il est admis l’emploi d’un format d’encodage conduisant à ne transcrire dans le fichier que les seules informations de contenu se rapportant aux mentions obligatoires devant figurer sur les factures en application des dispositions du II de l'article 289 du CGI et de l' article 242 nonies A de l'annexe II au CGI . Dans ce cas, le système d’information devra permettre la restitution claire et lisible des informations de contenu du « double électronique » de la facture.
2. Enregistrement du fichier destiné à être conservé
330 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 330-12/09/2012)
Afin d’assurer l’authenticité du contenu du « double électronique » par rapport à celui de la facture papier, l’opération d’enregistrement a pour objet de figer sur un support de conservation (cf. § 350 à § 380 ) le fichier contenant le « double électronique » et, par suite, les données à conserver qu’il contient.
a. Date d’enregistrement
340 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 340-12/09/2012)
b. Modalités d’enregistrement
350 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 350-12/09/2012)
360 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 360-12/09/2012)
370 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 370-12/09/2012)
En revanche, peut être admise la procédure qui consiste à enregistrer le fichier en le sécurisant au moyen d’une signature électronique, telle que décrite dans le BOI-TVA-DECLA-30-20-30 , ou sous un format généré par une application qui intègre une fonctionnalité automatique figeant les données que doit contenir le fichier (processus d’« empreinte »).
380 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 380-12/09/2012)
3. Conservation et le stockage du fichier
390 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 390-12/09/2012)
Durant toute la période de conservation prévue au 1er alinéa de l’ article L102 B du LPF , l’assujetti doit s’assurer que le contenu des fichiers peut être restitué, sur demande de l’administration, en langage clair et lisible. Le système d’archivage doit, en outre, permettre à l’entreprise de répondre à des demandes sélectives de l’administration. De plus, si l’administration le demande, la restitution des informations doit pouvoir être effectuée sur support papier.
Lorsque, durant le délai légal de conservation, l’environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers, sans altération des informations de base qu’ils contiennent, avec les matériels existant lors du contrôle.
IV. Articulation de la législation sur le droit de communication et de la loi informatique et libertés
A. Rappel des dispositions générales de la loi informatique et libertés
400 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 400-12/09/2012)
La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le code pénal limitent l'accès aux informations nominatives contenues dans les fichiers aux destinataires régulièrement habilités. Trois cas sont à envisager :
- les traitements automatisés d'informations nominatives opérés pour le compte d'un organisme relevant de l' article 27 de la loi n° 78-17 (État, personne morale de droit public, etc.) doivent être décidés par un acte réglementaire pris après avis de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ;
- en ce qui concerne les personnes autres que celles visées ci-dessus, les traitements automatisés d'informations nominatives sont déclarés à la CNIL en application des dispositions de l' article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Il doit être précisé à cette occasion que le traitement satisfait aux exigences de la loi. Un récépissé de la déclaration est délivré par cet organisme.
L’ article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et l' article 226-22 du code pénal prévoient la notion de « tiers autorisés » par des législations particulières. Ces tiers autorisés ont un droit d'accès légal qui n'a pas à être explicitement mentionné dans les dossiers soumis à la CNIL comme doivent l'être les autres destinataires des informations.
B. Droit d'accès des agents des finances publiques
410 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 410-12/09/2012)
Les agents des finances publiques, tenant de la loi leur droit de communication, bénéficient donc, en application de l’ article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et de l’ article 226-22 du code pénal , d'un accès direct aux informations contenues dans les fichiers informatisés.
420 (BOFiP-CF-COM-10-10-30-§ 420-12/09/2012)

References: art. 41
 art. 289
 l'article 286
 l'article 96
 l'article 96
 l'article 289
 l'article 289
 l'article 289
 § 70
 l'article 289
 l'article 289
 § 350
 § 380