Source: http://www.bernierbeaudry.com/publications_a-quoi-sert-un-livre-des-minutes_134.html
Timestamp: 2019-03-22 04:49:11+00:00

Document:
À quoi sert un « livre des minutes »?
Publications > À quoi sert un « livre des m...
Les sociétés par actions (« SPA ») régies par la Loi sur les sociétés par actions[1] (« LSA ») et celles par la Loi canadienne sur les sociétés par actions[2] (« LCSA ») doivent respecter certaines obligations sur la tenue de leurs livres et sur leur régie interne. Dans le langage juridique, on les identifie comme « livres des minutes ». Ceci dit, à quoi servent-ils?
Ces livres sont en quelque sorte le reflet de l’entreprise. De nombreux éléments doivent y figurer, notamment les statuts, la convention unanime des actionnaires, le règlement intérieur, les procès-verbaux et résolutions, la liste à jour des administrateurs et des actionnaires et le registre des valeurs mobilières[3].
Ils peuvent être conservés au siège social de la SPA ou à tout autre lieu désigné par son conseil d’administration, en autant qu’ils demeurent au Québec pour les sociétés incorporées sous la LSA ou au Canada pour celles incorporées sous la LCSA[4]. Des règles particulières s’appliqueront à une SPA qui voudrait conserver ses livres à l’extérieur du Québec et/ou du Canada.
De plus, une SPA doit prendre les mesures raisonnables pour empêcher leur perte ou leur destruction, assurer leur intégrité et faciliter la découverte et la rectification des erreurs qu’ils peuvent contenir[5].
Une SPA qui négligerait de tenir des livres à jour s’expose à des risques puisqu’ils font preuve de leur contenu, en absence de preuve contraire, dans toute action ou procédure prise contre la société ou un actionnaire[6]. Il s’agit donc d’une source de référence importante et une fausse information non corrigée peut entraîner des conséquences non désirées.
Finalement, en ayant des livres à jour, la SPA s’assure également de faciliter le travail des professionnels avec qui elle peut faire affaire, notamment dans un processus d’achat-vente d’actions, de financement, de réorganisation ou simplement dans la rédaction et le suivi des résolutions des administrateurs et des actionnaires.
[1] Loi sur les sociétés par actions, RLRQ c S-31.1
[2] Loi canadienne sur les sociétés par actions, LRC 1985, c C-44
[3] Art. 31 LSA et art. 20 LCSA
[4] Art. 35 LSA et art. 20 LCSA
[5] Art. 37 LSA et art. 22 LCSA
[6] Art. 38 LSA et art. 257 LCSA

References: Art. 31
 art. 20
 Art. 35
 art. 20
 Art. 37
 art. 22
 Art. 38
 art. 257