Source: http://www.serproductivos.com/manualdeprotecciondedatos/
Timestamp: 2018-07-22 22:09:40+00:00

Document:
Manual de Protección de Datos – SERPRODUCTIVOS
Nombre del Documento Protección y Uso de Datos Personales Código: M-01
Tipo de Documento Manual Septiembre 2017
Serproductivos Ltda., en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, expide el siguiente manual que contiene el marco normativo y el procedimiento que debe realizarse para proteger la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.
Con este manual se pretende crear un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información que se haya recogido en bases de datos obtenidas por nuestra empresa.
Serproductivos Ltda., se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y pone a disposición este manual de protección y uso de datos personales a todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tiene algún tipo de relación comercial tales como clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, entre otros.
DATOS GENERALES DE SERPRODUCTIVOS LTDA. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El manual de protección y uso de datos de Serproductivos Ltda. brinda la garantía y seguridad a cualquier clase de dato recopilado por nuestra empresa, cumpliendo con las directrices dispuesta por la Ley y logrando que de esta manera todas las personas se sientan confiadas en la administración que la compañía está haciendo de sus datos.
Estas políticas aplican tanto para los directivos, accionistas y empleados de Serproductivos Ltda., así como para todos los clientes, asesores externos, proveedores, personal temporal e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por Serproductivos Ltda.
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIÓN
Mediante la presente Norma se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por Serproductivos Ltda. en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.
Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en Serproductivos Ltda. y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.
Las reglas adoptadas en esta Norma por Serproductivos Ltda. se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.
Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de Serproductivos Ltda. bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de Serproductivos Ltda. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.
Base de datos: Conjunto, compilación, recopilación, de datos de una o varias personas que sea objeto de tratamiento.
Datos personales: Es la información que puede usarse para la identificación, localización o contacto con una persona determinada y natural. Los datos personales pueden estar conformados por números de identificación, huellas dactilares y demás datos que puedan llevar a la identificación de alguien. Es importante anotar que algunos de estos datos son públicos, bien sea porque hacen parte de la información pública de cada natural, o por decisión propia de la persona.
Tratamiento de datos: Es todo tipo de proceso, operación, o actuación que se ejecuta sobre los datos personales suministrados, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros ya sean de carácter automatizado o no.
Autorización: Manifestación y consentimiento que realiza el titular de los datos frente a las políticas de tratamiento.
Dato público: Se considera dato público todo aquel que no sea privado o sensible, indica el Decreto 1377 de 2013 que será cualquier dato que se encuentre en un documento público, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal sensible: Están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, pues la información contenida puede afectar la intimidad de titular...” cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones Religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos…”
Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de Serproductivos Ltda.
Violación de datos personales: Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente: "El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes"
ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS RETORES: En el desarrollo y aplicación de la presente ley, Serproductivos Ltda. se someterá a los siguientes principios:
Principio de consentimiento informado o principio de libertad: El tratamiento de datos personales al interior de Serproductivos Ltda., sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Principio de confidencialidad: Serproductivos Ltda. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Serproductivos Ltda. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
ARTÍCULO 5. AUTORIZACIÓN Y RECOLECCION DE DATOS
NOTA: siempre se deberá mantener prueba de la forma en cómo se autorizó el manejo de datos.
ARTÍCULO 6. RECOLECCION DE LOS DATOS PERSONALES: Basados en los principios instaurados en este manual, los datos recolectados con previa autorización, deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a normatividad vigente.
ARTÍCULO 7. CAMBIO DE POLITICAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS: Cuando el encargado del tratamiento de los datos por algún motivo justificado cambie las políticas, deberá informar al titular de los cambios que se han realizado, esto lo debe de hacer en el momento de la implementación de las nuevas disposiciones.
ARTÍCULO 8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo o solicitud.
ARTÍCULO 9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ARTÍCULO 10. POLITICAS DE TRATAMIENTO
ARTÍCULO 11. ACCESO A LOS DATOS
ARTÍCULO 12. CATEGORÍAS DE LOS DATOS
ARTÍCULO 13. TRATAMIENTOS DE DATOS SENSIBLES: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
DERECHOS Y DEBERES CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de Serproductivos, tienen los derechos descritos en este manual en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.
El Artículo 8° de la ley 1581 de 2012 señala los siguientes Derechos de los Titulares de los datos:
ARTÍCULO 15. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
RECLAMOS: el titular de los datos que considere que la información generada no es correcta, o no está siendo bien administrada, o no se le está dando un buen uso, podrá generar el respectivo reclamo por medio escrito o verbal en nuestra compañía o con la persona encargada para ello, respecto al reclamo que se genere, se dará respuesta en el menor tiempo posible y se ejercerán los cambios que sean necesarios.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
4.2. Personal interno de Serproductivos Ltda, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a Serproductivos Ltda, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
Serproductivos Ltda, cuenta con las medidas de seguridad suficientes para proteger a todos nuestros trabajadores, clientes y asociados; como muestra principal, el presente manual de protección de datos, regido por la normatividad legal nacional, donde intentamos abarcar todos los aspectos necesarios para brindar garantías de protección.
ARTÍCULO 17. TEGNOLOGIA y COMUNICACIONES. CÓDIGOS DE ACCESO Y CONTRASEÑAS:
La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de Serproductivos Ltda, están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.
Creación del manual de tratamiento de datos personales 7/09/2017 Estefanía Gómez Arroyave Yenny Trejos Omar Vélez 0

References: Artículo 15
 Artículo 269

ARTÍCULO 4

ARTÍCULO 5

ARTÍCULO 6

ARTÍCULO 7

ARTÍCULO 8

ARTÍCULO 9

ARTÍCULO 10

ARTÍCULO 11

ARTÍCULO 12

ARTÍCULO 13

ARTÍCULO 14
 Artículo 8

ARTÍCULO 15

ARTÍCULO 16

ARTÍCULO 17