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Timestamp: 2019-12-14 02:55:39+00:00

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13. ACTIVIDADES - Revocada por la resolucion
Dependencia: División Centro de Atención al Público Proceso: Atención de Usuarios Procedimiento: Información en la Rotonda
Dependencia: División Centro de Atención al Público Proceso: Reclamos Ciudadanos Procedimiento: Recepción de Quejas Verbales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE CESANTIAS Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías Proceso: Reconocimiento y pago de cesantías
Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías Proceso: Reconocimiento de cesantías Procedimiento: Reconocimiento de Cesantías de Fallecidos
Si la solicitud se efectúa personalmente:
El usuario debe oprimir en el aparato dispensador de turnos (Digiturno) la opción “antecedentes disciplinarios”, tomar una ficha y esperar ser atendido.
El oficinista que se encuentra en la ventanilla presiona la tecla “ocupada” y el aparato automáticamente marca el número que continúa de turno; recibe del usuario la ficha, la consignación y el documento de identidad o fotocopia del mismo.
El oficinista verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco. Digita el código del documento (1.Cédula de ciudadanía, 2.Tarjeta de identidad, 3.Cédula de extranjería, 4.Registro civil), digita el número de la identificación y verifica que sea el mismo de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si se presentan inconsistencias en el nombre del usuario, la secretaria de la División efectúa la corrección del nombre y archiva el antecedente . Digita el código que identifica la clase de certificado de antecedentes disciplinarios (Ver cuadro 1) e imprime el certificado corregido..
Imprime el certificado de antecedentes disciplinarios y estampa el facsímil y el sello seco.
Entrega el certificado de antecedentes disciplinarios al usuario con el documento de identidad que haya presentado.
Al finalizar el día, el oficinista numera las consignaciones y les estampa su sello personal con las iniciales de su nombre; imprime el listado y concilia el numero de consignaciones recibidas con el número de certificados elaborados. Entrega a la secretaría de la División para que las envíe al Instituto de Estudios del Ministerio Público.
Si la solicitud se efectúa por correo:
La secretaria de la División recibe las planillas que relacionan las solicitudes de antecedentes disciplinarios llegadas por correo.
El Jefe de la División revisa las solicitudes para separar aquellas que requieren respuesta individual.
Asigna a la secretaria de la División las solicitudes para que elabore los certificados de correo.
La secretaria clasifica las solicitudes acompañadas de consignación para elaborar los certificados con códigos tres (3) o nueve (9); en el caso contrario, se elaboran con código uno (1) para “investigación”.
La secretaria verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco . Si no trae adjunta la consignación se elabora para “investigación”; digita el código del documento de identidad (1.Tarjeta identidad, 2.cédula de ciudadanía), el número de identificación, verifica que sea el mismo de la Registraduría Nacional del Estado civil y digita el código que identifica la clase de certificado de antecedentes disciplinario (Ver cuadro 1).
Imprime el certificado de antecedentes disciplinarios, estampa el facsímil y el sello seco.
Empaca los certificados anotando en los sobres la dirección y ciudad de destino y los pasa a la oficina de Correspondencia para su envió.
Al finalizar el día la secretaria numera las consignaciones, estampa el sello personal con las iniciales de su nombre, imprime el listado que indica los antecedentes con afectación económica y los que se han expedido para “investigación”.
Concilia el número de consignaciones recibidas con el número de certificados elaborados con valor, es decir para “posesión”.
La secretaria elabora en original y copia el oficio dirigido al Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, adjunta relación de certificados de antecedentes disciplinarios expedidos diariamente y la hace firmar del Jefe de la División. Una vez recibida la relación por el Instituto de Estudios archiva la copia.
Los indicadores son una unidad de medida de las variables por medio de las cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de determinada variable. En la División Centro de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:
Número de ciudadanos que diariamente podrían solicitar su certificado de antecedentes disciplinarios.
Promedio de personas atendidas diariamente.
No. de antecedentes expedidos por mes
Total días hábiles del mes
Promedio de personas atendidas por funcionario.
No. antecedentes expedidos diariamente
Utilización del certificado de antecedentes disciplinarios (destinatario).
Tiempo promedio de la expedición de un certificado de antecedentes.
Proceso: Atención de Usuarios
Procedimiento: Información en la Rotonda
Código: IR-DCAP-02
Informar al ciudadano acerca del trámite de las peticiones, consultas o quejas elevadas ante la Procuraduría General de la Nación que con anterioridad fueron radicadas en la ventanilla de Correspondencia. Igualmente, orientar al público para consultar al abogado de reclamos ciudadanos, otras dependencias de la Procuraduría u otras entidades del Estado.
Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que haya radicado un escrito en la Procuraduría General de la Nación, sin importar cuál sea el tipo de solicitud (revisión de proceso, consulta, intervención de la procuraduría o queja).
Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que acuda a la Procuraduría General de la Nación.
Oficinista Grado 6
División Registro y Control y Correspondencia
Ley 734 de 2002 – Código Unico Disciplinario
Decreto 262 de 2000 – Estructura de la Procuraduría-
Se suministran al respaldo de la queja los siguientes datos:
Nombre de la oficina a donde se envió el escrito
Número del oficio remisorio o planilla
Número de expediente si le fue asignado
Cualquier solicitud, sea o no competencia de la Procuraduría, siempre y cuando se presente en términos respetuosos.
Formato con los siguientes datos:
Número del oficio remisorio
Si es expediente se indicará el número que le fue asignado
Identificación del quejoso
Si es original o copia
Se presenta el usuario en la rotonda de información, en donde un oficinista solicita copia de la queja radicada en la Procuraduría General de la Nación. Ingresa al sistema SIAF y busca el número de radicación para establecer el lugar a donde fue enviado el documento. Si la oficina de Correspondencia lo envió directamente, por ejemplo, una consulta remitida a la División Jurídica, proporciona al usuario los siguientes datos: número de planilla, fecha de la planilla, oficina destinataria y piso donde está ubicada. Si la oficina de Correspondencia lo envió a la División de Registro y Control, la funcionaria debe buscar en el sistema GEDIS por número de radicado o nombre del quejoso y allí encontrará el número de oficio o expediente con el cual se envió.
Informar al usuario el trámite de su queja proporcionándole los datos antes mencionados.
Los indicadores son una unidad de medida de las variables, por medio de los cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de una de ellas. En la División de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:
Numero de ciudadanos que solicitan el servicio diariamente.
Numero de personas atendidas mensualmente.
Promedio de quejas recibidas por día hábil.
No. usuario atendido por mes
No. días hábiles del mes
Tiempo promedio empleado para atender a un usuario.
No. horas laborales diarios
No. usuarios atendidos diariamente
Número de quejas radicadas diariamente en Correspondencia.
Proceso: Reclamos Ciudadanos
Procedimiento: Recepción de Quejas Verbales
Código: RQV-DCAP-03
Recibir quejas, reclamos o peticiones verbales, relacionados con irregularidades cometidas por servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, presentados ante la Procuraduría personalmente o por vía telefónica.
Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera que sienta vulnerados sus derechos, debe ser atendida sin importar su clase social, raza, credo, ideologías o nivel de educación, entre otros.
Jefe de División, Abogado y oficinista de “La rotonda de información”
Ley 734 de 2002 – Código Único Disciplinario
Formato pre-impreso para recepción de queja verbal
Formato pre-impreso para recepción de queja telefónica
La queja debe ser contra funcionario público
Solicitud de intervención ante cualquier ente público
Queja debidamente firmada por el usuario y el funcionario que atendió la diligencia y radicación en la ventanilla de Correspondencia. Si se recibe telefónicamente, firma del funcionario que atendió la diligencia y radicación en la oficina de Correspondencia.
Libro de registro de usuarios atendidos diariamente
11. BASE DE AUTOCONTROL
Identificación de datos personales (Lugar de residencia, No. de teléfono)
Descripción de tiempo, modo y lugar de los hechos
Cualquier documento que el usuario considere importante para el proceso de investigación.
Se presenta el usuario a la “rotonda de información”, en donde un oficinista orienta al ciudadano.
El usuario toma turno del dispensador o “Digiturno”.
Se identifican el abogado que recibe la queja y el usuario que acude.
Se escucha al quejoso y si el funcionario determina que el asunto es competencia de la Procuraduría, toma juramento de ley y procede a transcribir la versión, efectuando las preguntas que considere pertinentes y que en el futuro contribuyan a la investigación. Si no es competencia de la Procuraduría sino conflicto entre particulares, orienta al usuario para que acuda al lugar o entidad en donde lo pueden atender.
El usuario lee la queja y si está de acuerdo firma. Luego lo hace el funcionario.
Se radica la queja en la ventanilla de Correspondencia para su trámite.
Los indicadores son una unidad de medida de las variables, por medio de los cuales se puede conocer el cambio o el comportamiento de ellas. En la División de Atención al Público se determinan los siguientes indicadores:
Número de ciudadanos que solicitan el servicio diariamente.
Número de quejas recibidas mensualmente.
No. de quejas recibidas por mes
No. días hábiles al mes
Tiempo promedio utilizados en atender a un usuario.
No. horas laborales diarias
Porcentaje de quejas recibidas que le competen a la Procuraduría.
No. quejas recibidas diariamente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL GRUPO DE CESANTIAS
Proceso: Reconocimiento y pago de cesantías
Procedimiento: Reconocimiento y Pago de Cesantías.
Código: RP-DGCAP-01
Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías de
aquellos servidores de la entidad, pertenecientes al Régimen
Retroactivo, destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de
gravamen, dotación de vivienda, educación o reconocimiento
definitivo; de manera ordenada, ágil y confiable.
Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del
Ministerio Público pertenecientes al Régimen Retroactivo, ex
servidores o beneficiarios.
El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana,
Administrativa, Financiera, Secretaría General y Coordinadores
Cesantías; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la
División Administrativa, el Técnico Administrativo y el asesor de
ejecución presupuestal, el Jefe de la División Financiera, los
Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.
Resoluciones 17 y 18 de 1986.
Autorización contratante (servidor)
Las cesantías retroactivas se reconocen a los servidores de la Entidad y
del Ministerio Público que hayan ingresado hasta el 29 de 1985
inclusive, y ex servidores bajo las mismas condiciones.
Resolución emitida por el Secretario General que reconoce y ordena el
pago de las cesantías retroactivas parciales y/o definitivas. Orden de pago
Trámite y registro presupuestal
Verifica que los documentos aportados por el solicitante cumplan con
los requisitos exigidos en la normatividad aplicable para el caso.
Correcta liquidación de las Cesantías Retroactivas Parciales y/ o definitivas.
Correcta elaboración de la Resolución que reconoce y ordena el pago
de Cesantías Retroactivas Parciales y/o definitivas y la de Orden de
Certificado de deuda de impuestos
Cuando se trate de un servidor fallecido
Registro Civil de Nacimiento de los beneficiarios
SOLICITANTE (Servidor Público, ex servidor o Beneficiario del causante)
13.1 Diligencia el formato o la solicitud y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia de la entidad, para el reconocimiento y pago de cesantías retroactivas destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de gravamen, dotación de vivienda, educación y pago de impuestos o
reconocimiento definitivo. El servidor público, ex servidor o beneficiarios del causante, debe aportar los documentos exigidos mediante Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62 de 1985 y demás normas vigentes.
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERLES GRADO 03
Corrobora la existencia de reconocimientos anteriores; si los
hubiere, ubica la correspondiente carpeta, de lo contrario; abre una
nueva, radica la solicitud y luego la graba en el sistema.
Verifica que los documentos aportados por parte de los servidores
de l la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público
cumplan con los requisitos exigidos en las normas para el caso.
Elabora avisos emplazatorios cuando el servidor ha fallecido, en
cumplimiento de los Decretos 1848 de 1969 y 1726 de 1973.
Envía oficio firmado por el Jefe de la División de Gestión Humana a la
División de Servicios Administrativos, con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia circulación.
13.6 Elabora la liquidación correspondiente, con base en los factores salariales establecidos en el Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y verifica si existen embargos por alimentos o cooperativas. De ser así, este descuento incidirá en la liquidación; en la Resolución y en la Orden de Pago, se mencionará el Juzgado y la cantidad para que por intermedio de la Tesorería se efectúe el descuento correspondiente y los ponga a disposición del juzgado.
13.7 Revisan la liquidación y corrigen si Mes el caso.
13.8.Transcribe el proyecto de Resolución que reconoce cesantías y ordena el pago de las mismas.
13.9 Revisa el procedimiento y coloca el respectivo Vo. Bo.
13.10 Oficia a la División Financiera y envía el proyecto de Resolución para efectos de la disponibilidad e imputación presupuestal.
ASESOR DE LA DIVISION FINANCIERA
Coloca su firma en el sello de registro presupuestal colocado en
el proyecto de Resolución y expide el certificando de
disponibilidad presupuestal y la regresa al Grupo de Cesantías
Registra el proyecto de Resolución con imputación presupuestal
en el libro de control para pasarlo a la Secretaria General.
Secretaria General - Asesor.
Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución.
13.15 Firma la Resolución como ordenador del gasto.
13.16 Radica la Resolución en el sistema, la enumera y regresa al
GRUPO DE CESANTÍAS.
Notifica al solicitante la Resolución que reconoce y ordena el
pago de las cesantías; para Bogotá, D. C., envía la Resolución al
Coordinador Administrativo de la respectiva regional para que por su
intermedio se realice diligencia de notificación
13.17 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.
Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de
reposición contra el acto administrativo.
TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 y/o PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 (Contadores)
Revisan la liquidación, respecto al punto o puntos objetados en el recurso
13.20 COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS CON PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15, Analizan los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o adicionando para firma del ordenador del gasto, en cuanto a la parte jurídica
13.21 COORDINADOR Revisa y aprueba con su Vo. Bo. la Resolución.
13.22 Oficia a la División Financiera y envía la Resolución para efectos de modificar la imputación presupuestal. Si se confirma el acto se envía a la Secretaría General
SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13.10 a 13.26
TECNICO ADMINISTRATIVO G-11
13.23 Elabora la Orden de Pago.
TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09
13.24 Organizan los anexos para la Orden de Pago, según sea del nivel central o fuera de Bogotá, D. C.
Firma la Orden de Pago como ordenador del gasto, una vez haya sido revisada.
13.26 Remite mediante oficio la Orden de Pago, con sus respectivos anexos a la División Financiera.
Proceso: Reconocimiento de cesantías
Procedimiento: Reconocimiento de Cesantías de Fallecidos
Código: RC-DGCAP-02
Reconocer y ordenar pagar a los beneficiarios del servidor fallecido a través del Fondo Nacional de Ahorro, los valores de las cesantías definitivas.
Los beneficiarios del causante, afiliado al Fondo Nacional de Ahorro.
El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Secretaría General, Coordinadores Administrativos y Fondo Nacional de Ahorro.
Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 58
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
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 Resolución 
 Resolución 
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 Resolución 
 Resolución 
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