Source: https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2014-283
Timestamp: 2019-05-20 09:02:51+00:00

Document:
Vyhláška č. 283/2014 Sb.Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
ze dne 1. prosince 2014,
kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 9 odst. 2, § 15 odst. 1, § 19 písm. g), § 64 odst. 2, § 66 odst. 6, § 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona:
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se mění takto:
1. V § 2 odst. 1 se za slova „V případě“ vkládá slovo „doručeného“ a slova „jeho bezodkladné zaevidování“ se nahrazují slovy „bezodkladné provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů“.
2. V § 2 odst. 2 se za slova „nosičích dat“ vkládají slova „zveřejněných podle odstavce 3 písm. g)“.
3. V § 2 odst. 3 písmeno i) zní:
„i) důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.“.
4. § 3 a 4 včetně poznámek pod čarou č. 20 až 23 znějí:
23) Vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu).“.
6. V § 5 odst. 1 se slova „podle § 7 až 10“ nahrazují slovy „ , jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny“.
7. § 6 včetně poznámek pod čarou č. 24 a 25 zní:
25) Například § 609 a následující zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.“.
8. Poznámky pod čarou č. 6 až 9 se zrušují.
9. V § 7 odst. 1 se za větu první vkládá věta „Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, nemusí obsahovat alfanumerický kód.“.
10. V § 7 odst. 2 a 6, § 19 odst. 2 písm. j) a § 20 odst. 1 se slova „§ 4“ nahrazují slovy „§ 6“.
11. V § 7 se odstavce 4 a 5 zrušují.
(7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování do evidenční pomůcky podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede v evidenční pomůcce jejich seznam s vysvětlivkami.“.
13. V § 9 odst. 1, § 14 odst. 3 větě první, § 19 odst. 2 úvodní části ustanovení a § 19 odst. 2 písm. h) se slova „evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
14. V § 9 odst. 1 a 2 a § 22 odst. 2 se slova „evidence dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcky“.
15. V § 9 odst. 1 se slova „evidenčního čísla dokumentu“ nahrazují slovy „čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů“.
(7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu v již vytvořeném sběrném archu podle § 12 odst. 3 nepoužije.“.
17. V § 11 odst. 1 větě druhé se za slova „pořadové číslo“ vkládají slova „zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce“ a ve větě poslední se slova „obsahuje číslo jednací rovněž“ nahrazují slovy „uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a“.
18. V § 12 odst. 2 se slova „evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
„(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu.“.
20. V § 12 se za odstavec 3 vkládají nové odstavce 4 a 5, které znějí:
„(4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu
(5) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, údaje uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen a), i), j) a k) uvede na obálce spisu.“.
21. V § 12 odst. 6 písmeno a) zní:
„a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu,“.
22. V § 12 odst. 6 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:
„b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo“.
23. V § 12 odstavec 7 zní:
„(7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument, kterým byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a).“.
24. V § 12 odst. 9 se za slovo „spisu“ vkládají slova „a spisové značky“.
25. V § 14 odst. 3 větě poslední se slova „evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „příslušné evidenční pomůcce“.
26. V § 15 odst. 3 větě poslední se za slovo „který“ vkládá slovo „se“.
27. V § 15 odst. 5 se za větu druhou vkládá věta „Pokud spis obsahuje pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“.“ a slova „kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta“ se nahrazují slovy „který má být zařazen do skartačního řízení nejpozději“.
28. V § 15 se doplňuje odstavec 6, který zní:
„(6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem.“.
29. V § 16 odstavec 1 zní:
„(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce.“.
30. V § 16 odst. 2 se vkládají nová písmena a) a b), která znějí:
„a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů,
b) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými je doručený dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument a pokud je v doručeném dokumentu toto číslo uvedeno,“.
31. V § 16 odst. 2 písm. d) se slovo „analogové“ nahrazuje slovem „listinné“.
32. V § 16 odst. 4 se slova „prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy“ nahrazují slovy „stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu“.
33. V § 19 odst. 2 písm. c) se slova „kompletnost spisu v analogové podobě“ nahrazují slovy „kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě“.
34. V § 19 odst. 2 písmeno d) zní:
„d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,“.
35. V § 20 odst. 4 se za slovo „sestaví“ vkládá slovo „zpravidla“, za slova „uvede zejména“ se vkládají slova „celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů,“ a slova „skartační lhůtu“ se nahrazují slovy „jejich skartační režim“.
36. V § 20 odst. 5 se slova „evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém“ nahrazují slovem „elektronického“.
37. V § 20 odst. 5 se věta poslední nahrazuje větou „Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.“.
38. V § 21 odst. 4 se na konci textu věty první doplňují slova „ ; jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející“.
39. V § 21 odst. 4 větě poslední se slova „k nim náležející“ zrušují a slova „požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem“ se nahrazují slovy „schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem“.
40. V § 21 odst. 5 písm. e) se slova „veřejnoprávním původcem a“ zrušují.
41. V § 21 odst. 7 se slova „v evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě“ zrušují a slova „ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně“ se nahrazují slovy „podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem“.
42. V § 21 odstavec 8 zní:
„(8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě veřejnoprávní původce provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal veřejnoprávní původce do digitálního archivu.“.
43. V § 23 odstavec 7 zní:
„(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.“.
44. V § 24 odst. 1 se písmeno b) zrušuje.
45. V § 24 odst. 1 písm. c) se slovo „existence“ nahrazuje slovem „existenci“.
46. V § 24 odst. 2 se písmeno b) zrušuje.
47. V § 24 odst. 3 se písmeno b) zrušuje.
48. V § 25 odst. 2 se slova „evidencích dokumentů“ nahrazují slovy „evidenčních pomůckách“.
49. V § 26 odst. 1 se slova „v podacím deníku“ nahrazují slovy „a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1“.
50. V § 26 odst. 3 písm. a) se slovo „eviduje“ nahrazuje slovy „evidenčně převede“ a slova „v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ se nahrazují slovy „do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje“.
51. V § 26 odst. 3 písm. b) se slova „evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje“.

References: § 86
 zákona č. 499
 zákona č. 190
 zákona č. 167
 zákona č. 56
 § 9
 § 15
 § 19
 § 64
 § 66
 § 69
 § 70
 § 2
 § 2
 § 2
 § 4
 § 3
 § 5
 § 7
 § 6
 § 609
 zákona č. 89
 § 34
 zákona č. 40
 § 100
 zákona č. 500
 § 7
 § 7
 § 19
 § 20
 § 7
 § 9
 § 14
 § 19
 § 19
 § 9
 § 22
 § 9
 § 12
 § 11
 § 12
 § 10
 § 12
 § 12
 § 12
 § 12
 § 14
 § 12
 § 14
 § 15
 § 15
 § 15
 § 16
 § 16
 § 16
 § 16
 § 19
 § 19
 § 20
 § 20
 § 20
 § 21
 § 21
 § 21
 § 21
 § 20
 § 21
 § 23
 § 24
 § 24
 § 24
 § 24
 § 25
 § 26
 § 10
 § 26
 § 26