Source: http://www.interlex.it/testi/dpr98428.htm
Timestamp: 2019-04-24 08:52:14+00:00

Document:
DPR 20.10.1998, n. 428
(Abrogato e sostituito dal DPR 445/2000)
Art. 2 - Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati
Art. 3 - Requisiti del sistema di protocollo informatico
Art. 4 - Registrazione di protocollo
Art. 5 - Informazioni annullate o modificate
Art. 6 - Segnatura di protocollo
Art. 7 - Operazioni ed Informazioni minime
Art. 8 - Formato del progressivo di protocollo
Art. 9 - Funzioni di accesso alle informazioni
Art. 10 - Accesso esterno
Art. 11 - Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
Art. 12 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
Art. 13 - Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati
Art. 14 - Registro di emergenza
Art. 15 - Gestione dei flussi documentali
Art. 16 - Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 17 - Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 18 - Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
Art. 19 - Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 20 - Archivi storici
Art. 21 - Attuazione dei sistemi
Art. 22 - Aggiornamenti del sistema
per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
per "gestione dei documenti", l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato;
per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata, "sistema", l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti;
per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
garantire la sicurezza e l'integrità dei dati;
consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 8;
l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'art. 2, comma 2, del presente regolamento.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni registrate sul documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
1. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
2. Le funzioni minime di accesso di cui al comma 1 sono fornite dalla pubblica amministrazione che gestisce il sistema di protocollo informatico.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento e sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso alle informazioni del protocollo informatico.
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'art. 2 del presente regolamento. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente regolamento;
garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 4;
cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
conserva le copie di cui agli articoli 13 e 14, in luoghi sicuri e differenti;
garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 10 e 11 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 18, 19 e 20;
autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 5;
vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
Le informazioni del protocollo informatico costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione ottica sostitutiva.
4. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema.
consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Bassanini, Ministro per la funzione pubblica e per gli affari regionali
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 3

References: Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 13

Art. 14

Art. 15

Art. 16

Art. 17

Art. 18

Art. 19

Art. 20

Art. 21

Art. 22