Source: http://www.personeriapereira.gov.co/es/ipaginas/ver/G69/143/politica_de_proteccion_de_datos_personales/
Timestamp: 2020-06-02 10:44:34+00:00

Document:
La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la "Política?) pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la PERSONERÍA DE PEREIRA (en adelante "LA PERSONERÍA?), brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
La Política de LA PERSONERÍA cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Entidad.
3.	MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA
Sentencia de Constitucionalidad C?748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.
4.	DESARROLLO DE LA POLÍTICA
LA PERSONERÍA incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.
LA PERSONERÍA respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
LA PERSONERÍA implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
LA PERSONERÍA dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.
5.1.	Tratamiento
Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, LA PERSONERÍA trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son:
- Perspectiva Tecnológica
- Perspectiva Organizacional
5.2.	Divulgación y Capacitación
LA PERSONERÍA definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su Comité de Seguridad de la Información.
5.3.	Organización Interna y Gestión de Riesgos
LA PERSONERÍA definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su Comité de Seguridad de la Información. Al interior de dicho Comité se ha definido el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, rol que estará dentro de las atribuciones funcionales del actual Oficial de Seguridad de la Información
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
- Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el "dato personal? como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de LA PERSONERÍA, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Seguridad.
7.	PRINCIPIOS RECTORES
- Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.	CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
8.1.	Datos Personales Sensibles
LA PERSONERÍA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.
8.2.	Tratamiento de Datos Personales Sensibles
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
8.3.	Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
LA PERSONERÍA se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
9.	CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS
9.1.	Bases de datos Confidenciales:
Son bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial la cual trata el objeto social de LA PERSONERÍA, es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.
9.2.	Bases de datos con Información Sensible:
Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En LA PERSONERÍA, el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.
9.3.	Bases de datos con Información Pública:
10.	PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA PERSONERÍA en su condición de responsable del tratamiento.
- Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LA PERSONERÍA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
- Recibir información por parte de LA PERSONERÍA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
11.	DEBERES DE LA PERSONERÍA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
LA PERSONERÍA, tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. LA PERSONERÍA hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada, de acuerdo con lo establecido en el artículo 118 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 178 de la Ley 136 del 2 de junio de 1994, el artículo 7 de la Ley 1437 de 2011, y dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.
12.	POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
12.1.	Generalidades Sobre la Autorización
LA PERSONERÍA solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. LA PERSONERÍA informará al titular de los datos, lo siguiente:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.
12.2.	Garantías del Derecho de Acceso
LA PERSONERÍA garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.
12.3.	Consultas
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, LA PERSONERÍA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, LA PERSONERÍA garantiza:
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección comunicaciones@personeriapereira.gov .co.
12.4.	Reclamos
El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección comunicaciones@personeriapereira.gov .co. En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
12.5.	Rectificación y Actualización de Datos
LA PERSONERÍA tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, LA PERSONERÍA tendrá en cuenta lo siguiente:
LA PERSONERÍA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que LA PERSONERÍA considere pertinentes.
LA PERSONERÍA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección comunicaciones@personeriapereira.gov .co.
12.6.	Supresión de Datos
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA PERSONERÍA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA PERSONERÍA
- El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
12.7.	Revocatoria de la Autorización
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LA PERSONERÍA establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.
- Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que LA PERSONERÍA debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
- Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, LA PERSONERÍA, deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
12.8.	Contratos
En los contratos laborales, LA PERSONERÍA incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales LA PERSONERÍA tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, LA PERSONERÍA le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por LA PERSONERÍA y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.
12.9.	Transferencia de Datos Personales a Terceros Países
13.	REGLAS GENERALES APLICABLES
LA PERSONERÍA establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
- LA PERSONERÍA garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
- El Comité de Seguridad será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
- LA PERSONERÍA tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
- Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
- Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de LA PERSONERÍA reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
- LA PERSONERÍA, para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firmas digitales, certificados SSL, Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
- La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
- El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
14.	FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA PERSONERÍA
14.1.	Los Responsables
En el caso de LA PERSONERÍA, el Comité de Gobierno en Línea es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales. Quien desarrolla la Secretaría Técnica del Comité es el Oficial de Protección de Datos Personales.
14.2.	Los Encargados
14.3.	Deberes de los Encargados
LA PERSONERÍA distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de LA PERSONERÍA mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).
14.4.	El Despliegue Interno de la Política de Protección de Datos
A partir de la adopción de la presente Política, LA PERSONERÍA establecerá:
Oficial de Protección de Datos: En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la Organización, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Oficial de Seguridad de la Información, quien teniendo en cuenta lo definido por el Comité de Seguridad, articulará todas las acciones para el efectivo cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales en LA PERSONERÍA
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
15.	EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, LA PERSONERÍA inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Entidad (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).
En el registro que se efectúe de las bases de datos LA PERSONERÍA indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.
LA PERSONERÍA indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).
Finalmente, LA PERSONERÍA deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.
16.	VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del Comité de Seguridad de la Información, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Entidad.
La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de LA PERSONERÍA
Es un deber de los empleados y colaboradores de LA PERSONERÍA, conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión de Comité de Gobierno en Línea de LA PERSONERÍA el día veintinueve (29) de abril de 2015.

References: artículo 118
 artículo 178
 artículo 7
 artículo 15
 artículo 17
 artículo 25