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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA - PDF
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Aurora Vega Nieto
1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1
2 1. ASPECTOS GENERALES A) INTRODUCCIÓN. El Sistema Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el Archivo General de la Nación, tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias metodológicas, técnicas y mecánicas de carácter archivístico para la gestión y manejo de documentos de archivo en todo el territorio Nacional. Contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos; y a la actualización de prácticas y procedimientos y servicios de archivo. El Comité de Gestión Documental y Archivos de la Entidad, como órgano Asesor dentro de las instancias del Sistema Nacional de Archivos, aprobará el PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL, como instrumento archivístico que facilita a INFIPEREIRA el manejo de la información, contribuye a la normalización de la producción documental, permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención establecidos en las TRD, garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente, regula las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo, sirve de apoyo para racionalizarlos desde el punto de vista archivístico, permite el manejo integral de los documentos, facilita la organización de los documentos a partir del concepto archivo total, ayuda a controlar la producción y trámite documental. El desarrollo de la presente propuesta se fundamenta en la normatividad vigente, para dar cumplimiento a la Ley 594 Ley General de Archivos y el Decreto 2609 de 2012.
3 B) ALCANCE (DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL). El Programa de Gestión Documental está alineado con el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual actuales. Además, para cada vigencia, será tenido en cuenta en la construcción e implementación de cada uno de estos los planes mencionados. Mantener ésta alineación le permite a la Entidad: Tener una visión exacta y completa de sus políticas, funciones, programas, y servicios. Integrar sus procesos de gestión de información y los que se vean involucrados en el manejo de documentos y responsabilidades sobre estos. Garantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna. Facilitar la consulta de la trazabilidad de la información durante el recorrido que realiza internamente hasta obtener su respectiva respuesta. Normalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación). Agilizar y optimizar la comunicación entre los funcionarios y sus equipos de trabajo.
4 C) PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO. El Programa de Gestión Documental está dirigido a los servidores públicos del Instituto de Fomento y Desarrollo de Pereira INFIPEREIRA, brindando todos los recursos necesarios para que a su vez se preste un óptimo servicio a la Comunidad en General. A su vez, responde a la necesidad de en el modelo de optimización de recursos, participación ciudadana en los asuntos públicos y descentralización de trámites y servicios e información de interés para el ciudadano y el control de la gestión pública bajo nuevas alternativas de comunicación entre el nivel central, departamental y local mediante el uso de las Tecnologías de la información o TICS.
5 D) REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD. Los requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental de la Institución, se consolidan en cuatro (4) grandes grupos: 1. Normativos. Ley 80 de 1989 Congreso de la República Por medio del cual se creó el Archivo General de la Nación Establece los reglamentos y parámetros archivísticos para racionalizar la organización de la gestión documental en las entidades del estado y proteger el patrimonio histórico de la Nación. Constitución Política, Artículos 2, 8, 15, 20, 23 y 74 Señala que es obligación del Estado proteger el Patrimonio Documental, garantizar la eficiencia de los principios de la administración pública, posibilitar los derechos fundamentales de los ciudadanos, así como el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos. Acuerdo 07 de 1995, Artículo 20 Junta Directiva Archivo General de la Nación Por medio del cual se expide el Reglamento general de Archivos Señala que las Entidades Oficiales serán responsables de la gestión de los documentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentación, durante todo su ciclo vital (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).
6 T-443 de 1994 Corte Constitucional Resalta y define claramente los deberes de las Entidades que manejan archivos, la importancia de los archivos en la garantía de los derechos fundamentales. En la sociedad informatizada, la información representa poder social. Las personas o entidades que recogen, procesan o transmiten datos tienen el deber de conservar y custodiar debidamente los bancos de datos y archivos que los contienen, como una condición necesaria para el goce y la eficacia de los derechos. Ley 594 de 2000, Artículo 6, Literal b) Congreso de la República Ley General de Archivos Establece que los Consejos Territoriales de Archivo de acuerdo con su función, deben brindar asistencia en los procesos de planeación y programación de acciones archivísticas. Ley 594 de 2000, Artículo 12 Congreso de la República Ley General de Archivos Señala que es responsabilidad de la administración pública la gestión de los documentos y la administración de sus archivos. Ley 594 de 2000, Artículo 21 Congreso de la República Ley General de Archivos Regula que todas las Entidades deberán elaborar Programas de Gestión de Documentos, pudiendo contemplar el uso de tecnologías y soportes siempre y cuando se observen los principios y procesos archivísticos.
7 Decreto 4124 de 2004, Artículo 5, Literal d) Ministerio de Cultura Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos Establece que los Consejos Territoriales de Archivos, en cumplimiento de sus funciones deberán programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de 2012 Presidencia de la República Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000 Establece la obligatoriedad de todas las Entidades del Estado para formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.
8 2. Económicos. El Instituto de Fomento y Desarrollo de Pereira INFIPEREIRA cada año deberá presupuestar para la siguiente vigencia los recursos necesarios para la operación y correcto funcionamiento del Programa de Gestión Documental de la Entidad. Deben calcularse los costos correspondientes al software de archivo, papelería, capacitaciones y apoyo logístico necesarios dentro del normal desarrollo del programa. Finalmente, se deberá procurar la implementación de procesos que permitan la reducción de costos de impresión, papelería y conservación innecesaria de documentos. 3. Administrativos. El responsable de la administración del programa será el Comité de Archivo y Gestión Documental de la Entidad, el cual deberá evaluar en las reuniones de cada trimestre su correcto funcionamiento en cuanto a la transparencia en la gestión de documentos, la simplificación de trámites y la eficiencia en la administración. 4. Tecnológicos. La Entidad deberá garantizar la Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la tecnología necesaria para la expedición de copias y demás utilización de medios, como escáner, fax, internet. Adicionalmente, contribuyendo con la Política Cero Papel se deben conservar las herramientas tecnológicas implementadas como la red interna, el correo electrónico, el software de archivo, la digitalización de documentos, etc.
9 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación se definen las orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo y normativo, que INFIPEREIRA tiene implementados acorde con los 15 principios del proceso de gestión documental del Decreto 2609 de a) Planeación. Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
10 Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia). Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Comité de Archivo de INFIPEREIRA, las tablas de retención documental. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
11 b) Producción. La Producción Documental de INFIPEREIRA comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de la Nación. La Entidad los adaptó a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigencia a 29 de junio de 2005). En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos. c) Gestión y trámite. Recepción de documentos Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que INFIPEREIRA realiza para la recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. Existe una ventanilla de atención al público para recibo de correspondencia, cuyo horario es de lunes a jueves de 7:30 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:30 p.m. y los viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Radicación: La radicación de comunicaciones se realiza a través del sistema SAIA de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas, el cual asigna un número consecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
12 Actividades Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se reciben a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad está a cargo del Secretario General. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería externa e interna, fax, correo tradicional, correo electrónico, correo interno y otros. Recibo de documentos oficiales: sellos de radicado para la correspondencia externa que llega a la Entidad en casos especiales (cuando el sistema SAIA reporta algún problema o hay alguna actividad con los servidores públicos de INFIPEREIRA). De lo contrario se radican en el sistema SAIA en el momento de la recepción del documento. Verificación numero de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus anexos si aplica: que ingresan con el documento que se radica. Radicación de documentos Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha de recibo o de envío. Ingreso al sistema de registro. Programa SAIA. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
13 Distribución de documentos Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Actividades La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la Entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de empresa o persona a quien va dirigido el documento, de acuerdo a la competencia (interno en el documento). Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos recibidos (para la oficina productora). 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a cada dependencia competente escaneándola por SAIA. Registro de control de entrega de documentos internos (formato de entrega que contenga, No. Radicado de oficina y firma de quien recibe). 3. Distribución de documentos enviados Verificación del recibido y distribución para su disposición final. Formato de control de devoluciones (incluido dentro de registro control de entrega de documento). Organización mensajería externa (incluido dentro de registro control de entrega de documentos, de quien haga las veces de mensajero).
14 Trámite de documentos Definición: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Actividades En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Identificación el documento. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias (quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de funciones). Respuesta Proyección y preparación de la respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto (radicación y envío de la respuesta). Entrega del recibido a la Auxiliar Administrativa para su disposición y conservación final.
15 d) Organización. Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de INFIPEREIRA, como parte integral de los procesos archivísticos. Actividades El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Acciones: Identificación de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el manual de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional. Aplicación de la tabla de retención. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención. Control en el tratamiento y organización de los documentos (desprendimiento de material metálico, para una mejor conservación). Foliación. Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia. 2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas cajas en el orden previamente acordado. Acciones: Revisar nuevamente las unidades documental que le corresponde; series, subseries y tipos documentales. Determinación de los sistemas de ordenación (cronológica de enero a diciembre).
16 3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la consulta. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, demarcando claramente las estanterías, las cajas, tratando de instalar la guía de consulta al lado de cada estantería, para su consulta. e) Transferencia. La Transferencia Documental se deberá realizar una vez cada vigencia, cumpliendo con todos los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental. Acciones: Organización y entrega de transferencias documentales (Formato único de inventario documental). Aplicación de la disposición final de las TRD.
17 f) Disposición de documentos. Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD. Actividades Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura. La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la ciencia, la historia y la cultura. Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminación masiva. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta que cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería valido conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. Actividades 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
18 Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Recepción de transferencias secundarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservación y preservación de los documentos. 2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Aplicación de lo estipulado en la TRD. Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. 3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa guardar una muestra por año, de la serie determinada. Aplicación de método elegido (Método ó formato para la realización del muestreo). Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro medio. 4. Otros medio de conservación Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso.
19 Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura. Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso. g) Preservación a largo plazo. Definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Actividades En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad). Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
20 Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco). Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno) Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, escáner de documentos más consultados. h) Valoración. La valoración documental se deberá realizar de acuerdo a las siguientes actividades: Teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura. En la valoración documental se debe contemplar la eliminación de documentos, para aquellos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Se debe realizar teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
21 3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Las fases a implementar el Programa de Gestión Documental están incluidas en el Plan Estratégico Institucional de INFIPEREIRA y deberán estar incluidas en el Plan de Acción Anual de cada vigencia, con las siguientes orientaciones: a) El Programa de Gestión Documental apunta a uno de los objetivos estratégicos de la Entidad: Alcanzar la consolidación Institucional. b) La Entidad definió metas de corto, mediano y largo plazo. Metas de Corto Plazo Conservar los documentos importantes en medios electrónicos. Aplicar los principios archivísticos dentro de la administración. Dar a conocer las bases legales para la aplicación de los archivos en la gestión de los documentos electrónicos. Asesorar a la administración en el desarrollo de políticas, procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la gestión de documentos electrónicos. Realizar las Transferencias Documentales del Archivo de Gestión al Central. Aplicar las Tablas de Retención Documental en las diferentes dependencias. Mantener en funcionamiento el Sistema de Administración Integral de Archivos SAIA como herramienta archivística de la Entidad. Metas de Mediano Plazo Capacitar en temas archivísticos a los servidores públicos de INFIPEREIRA. Implementar en su totalidad la Política Cero Papel. Dar a conocer todas las normas vigentes emitidas por los organismos competentes en materia de archivo, gestión documental y Cero Papel.
22 Metas de Largo Plazo Entender y desarrollar lo que significa conservar los documentos electrónicos, incluyendo la preservación de cada uno de los componentes de los documentos electrónicos y la migración de documentos satisfactoriamente a nuevas plataformas. Determinar los requerimientos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos y de la conservación de los mismos. Realizar seguimiento a las TRD con las necesidades de cada área. Efectuar seguimiento a las directrices de Cero Papel expedidas por la Presidencia de la República. Implementar del Archivo Histórico de la Entidad. Implementar programas específicos de largo plazo. c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. El Instituto de Fomento y Desarrollo de Pereira INFIPEREIRA cada año deberá presupuestar para la siguiente vigencia los recursos necesarios para la operación y correcto funcionamiento del Programa de Gestión Documental de la Entidad y de esta manera poder alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. Deben calcularse los costos correspondientes al software de archivo, papelería, capacitaciones y apoyo logístico necesarios dentro del normal desarrollo del programa. Finalmente, se deberá procurar la implementación de procesos que permitan la reducción de costos de impresión, papelería y conservación innecesaria de documentos. d) El Programa de Gestión Documental está articulado con el Sistema de Gestión Integral de la Entidad, guardando relación en cuanto a: Conservación temporal, permanente y eliminación de los documentos. Tiempos de Conservación. Procesos y Procedimientos.
23 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS Los Programas Específicos permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurando que la Entidad cuente con la documentación necesaria. Lo anterior busca cumplir con la política de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Es por esto que la Entidad identificó los siguientes programas para su implementación a largo plazo: a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). c) Programa de gestión de documentos electrónicos. d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). g) Plan Institucional de Capacitación. h) Programa de auditoría y control.
24 5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) Los elementos de articulación entre el Programa de Gestión Documental y el Modelo Estándar de Control Interno MECI son: El Autocontrol, definido como la capacidad que tiene cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. La Autorregulación, interpretada como la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permita el desarrollo del SCI bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. La Autogestión, tipificada como la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución y la Ley. 6. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - NTCGP1000 Los elementos de articulación entre el Programa de Gestión Documental y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP1000 son: Participación activa de los servidores públicos. El Liderazgo, percibido como la conciencia y unidad de propósito. Enfoque basado en el cliente y en los procesos. Coordinación, cooperación y articulación. Enfoque del sistema para la gestión. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. Transparencia. Mejora continua.
25 III. Anexos a) Diagnósticos de gestión documental (2010, 2011 y 2012). b) Cronograma de implementación del PGD. c) Mapa de procesos de la entidad. d) Presupuesto anual para la implementación del PGD.
26 CRONOGRAMA IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL META Conservar los documentos importantes en medios electrónicos. Aplicar los principios archivísticos dentro de la administración. Dar a conocer las bases legales para la aplicación de los archivos en la gestión de los documentos electrónicos. Asesorar a la administración en el desarrollo de políticas, procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la gestión de documentos electrónicos. Realizar las Transferencias Documentales del Archivo de Gestión al Central. Aplicar las Tablas de Retención Documental en las diferentes dependencias. Mantener en funcionamiento el Sistema de Administración Integral de Archivos SAIA como herramienta archivística de la Entidad. Capacitar en temas archivísticos a los servidores públicos de INFIPEREIRA. Implementar en su totalidad la Política Cero Papel. Dar a conocer todas las normas vigentes emitidas por los organismos competentes en materia de archivo, gestión documental y Cero Papel. Entender y desarrollar lo que significa conservar los documentos electrónicos, incluyendo la preservación de cada uno de los componentes de los documentos electrónicos y la migración de documentos satisfactoriamente a nuevas plataformas. Determinar los requerimientos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos y de la conservación de los mismos. Realizar seguimiento a las TRD con las necesidades de cada área. Efectuar seguimiento a las directrices de Cero Papel expedidas por la Presidencia de la República. Implementación del Archivo Histórico de la Entidad. Implementar programas específicos de largo plazo. AÑO
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 Artículo 6
 Artículo 12
 Artículo 21
 Artículo 5
 artículo 2
 artículo 2
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 Artículo 21