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INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE. Nur Mary Porras Osorio Asesora de Control Interno - PDF
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Paula Josefa Segura Peralta
1 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE Nur Mary Porras Osorio Asesora de Control Interno La Celia 25 de febrero de
2 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE Introducción El presente informe evalúa el desarrollo del control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de Elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la Alcaldía del municipio de la Celia para el mejoramiento continuo del proceso contable. Para la elaboración de este informe se tomó como base la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual establece el procedimiento de control interno contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control. Alcance El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2009 y analiza el control interno contable de la a l c a l d í a d e l Municipio de la Celia Risaralda. Metodología Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable se envío a la contadora de la alcaldía el cuestionario de calificación de control interno contable, con este insumo y las demás actividades realizadas durante la vigencia, la Oficina de Control Interno realizó una verificación de la información suministrada, dando como resultado una calificación y un concepto. 2
3 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DE CONTROL INTERNO CONTABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2009 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,92 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,93 ADECUADO IDENTIFICACIÓN 4,92 ADECUADO CLASIFICACIÓN 4,88 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,83 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,67 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS ADECUADO En su globalidad el control interno contable tiene una calificación de 4.92 sobre 5 posible, la etapa de reconocimiento obtiene un puntaje de 4.92 y la de revelación de 4.83, en cuanto a otros elementos de control establecidos en la Universidad se obtiene un puntaje de 5.0. Lo anterior, demuestra que el control interno contable tiene un adecuado de desarrollo, ubicándolo en el máximo rango de la escala de valoración. Se adjunta escala de valoración. RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE (no incluye 3.0) SATISFACTORIO (no incluye 4.0) ADECUADO 3
4 1. CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 Identificación Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación, con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable Debilidades Políticas y prácticas contables no fueron adoptadas mediante resoluciones. Los bienes del M u n i c i p i o n o se encuentran identificados de forma individualizada. El personal de planta no conoce los procesos contables, estos son realizados por personal externo vinculado por contrato de prestación de servicios que generalmente cambia cada año. Los Procedimientos de la secretaría de hacienda no se encuentran documentados. No Se realizan conciliaciones periódicas entre la Sección de Contabilidad y las demás áreas. Falta de mayor interacción entre los procesos proveedores de hechos y operaciones que generan información contable. La Alcaldía no cuenta con el cálculo actuarial actualizado a Fortalezas Se cuenta con los documentos soporte que permiten interpretar adecuadamente los hechos económicos. 1.2 Clasificación Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina su codificación según el catalogo general de cuentas. En 4
5 esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica DEBILIDADES Los funcionarios de la Secretaria de Hacienda reciben capacitación de acuerdo a las políticas de capacitación de la alcaldía, pero esta capacitación no incluye la parte contable, pues este servicio está contratado. La Alcaldía cuenta con el Software AIRE para el manejo de la información contable, el cual no tiene incorporado todos los lineamientos y directrices del PGCP. La A l c a l d í a no realiza circularización trimestral de saldos recíprocos con otras entidades. La Sección de Contabilidad realiza revisión periódica de saldos contables, encontrando diferencias debido a errores de parametrizacion o daños del programa. No se realiza depuración de rentas, cuentas por cobrar, y demás activos de tal forma que permitan establecer los saldos reales. La Alcaldía ha constituido mediante acto administrativo la caja menor, las cuales tienen definida claramente su funcionamiento, pero no se identificaron los rubros presupuestales correspondientes tal como lo indica la resolución No 01 de enero 2 de 2009 de la dirección general de presupuesto público nacional Fortalezas Se tienen cuentas clasificadas para registrar los hechos realizados. 1.3 Registro y Ajuste Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos, corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los 5
6 estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones Debilidades La a l c a l d í a n o cuenta con libros de contabilidad actualizados. Para el uso del software AIRE n o se cuenta con el 100% de la parametrización y el mantenimiento permanente por parte de la entidad proveedora del mismo. No se realizan oportunamente las conciliaciones bancarias, por lo tanto los ajustes que resultan de esta actividad se registran en periodos diferentes. No existe una adecuada interfase de los subsistemas que conforman el modulo financiero. No se realizan provisiones, los activos se deprecian en forma global y no individualmente como lo establece la norma el registro de la depreciación no fue oportuno. La A l c a l d í a n o r e a l i z a e l guardado de copias de seguridad de la información de manera externa 1.4 Elaboración de estados contables y demás informes Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública DEBILIDADES La Alcaldía no presento en el tiempo establecido varios de los informes contables que debieron enviarse a la Contaduría General de la nación debido a una situación de fuerza mayor. 6
7 La A l c a l d í a n o publica trimestralmente los informes contables en la página Web Fortalezas 1.5 Análisis, interpretación y comunicación de la información Debilidades De los informes contables no se generan indicadores financieros permanentes. Los informes contables no son acompañados de notas explicativas que permiten un mayor entendimiento a los usuarios de la información. Falta de apropiación en el uso de la información contable en la toma decisiones. de No se realiza una revelación de cuentas a la comunidad Fortalezas 2- AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS En el 2009 no se realizaron avances significativos que permitieran mejorar el proceso contable, debido al cambio de asesor contable en el mes de julio de 2009, por fallecimiento del contratista. 3- CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. De acuerdo con el análisis del estado general del control interno contable, asigne en la casilla una calificación de 1 a 4, la cual se interpreta de la siguiente forma 1 inadecuado, 2 deficiente, 3 satisfactorio, 4 adecuado. 2 (Deficiente). 4- EVIDENCIAS. Se registran las evidencias que tenemos en la entidad para soportar los datos registrados. 7
8 Suscripción y seguimiento plan de mejoramiento del área contable. Auditorías realizadas por los entes de control y control interno. Los informes generados en el área contable. 5. RECOMENDACIONES La Oficina de Control Interno emite las siguientes recomendaciones: Implementar políticas que permitan realizar en forma periódica procesos de depuración de todas las cuentas contables de tal forma que permitan conocer los saldos reales. Con el fin de continuar con el proceso de implementación del MECI se requiere generar el mapa de riesgos el cual se constituye en una herramienta de gestión dentro del proceso contable. Establecer como directriz del Comité de Sostenibilidad Contable de la a l c a l d í a, la realización de reuniones más periódicas, que permitan evaluar y asesorar a la Sección de Contabilidad en cuanto a la depuración permanente. Se recomienda la publicación de los informes financieros en cartelera y en la página Web. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación financiera del Municipio. Se recomienda la divulgación de la importancia sobre el uso y análisis de la información contable por parte del alcalde y secretarios de despacho. Implementar un sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad y toda el área financiera, para una adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados y el buen uso del software. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos y demás bienes, al patrimonio de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada. 8
9 Nur Mary Porras Osorio Asesora de Control Interno 9
10 Anexo Anexo A. Informe de Control Interno Enviado mediante aplicativo CHIP Fortalezas En cuanto a las actividades de identificación se tienen establecidos los siguientes controles: Políticas y prácticas contables debidamente adoptada mediante actos administrativos (resoluciones 2829 de 2007 y 3151 de 2008). Identificación de bienes de forma individualizada Procedimientos documentados Manuales de funciones y responsabilidades documentados Conciliaciones periódicas Calculo actuarial actualizado. En cuanto a las actividades relacionadas con la clasificación se tienen identificadas las siguientes fortalezas: Capacitación permanente a funcionarios de la Sección de Contabilidad Existencia de software financiero inte Circularización de saldos recíprocos Revisión de Saldos contables Caja menores constituidas mediante actos administrativos. En la actividad de registro y ajuste se identificaron las siguientes fortalezas Libros de contabilidad debidamente registrados, Archivos y documentos manejados con tablas de retención documental, Parametrización y mantenimiento de Software financiero, Arqueos de caja menor, Backup de información contable. En la etapa de revelación se tienen las fortalezas en la actividad de elaboración de estados contables: Presentación de informes a entes internos, Presentación de informes a entes de control, publicación de informes mensuales en la página Web. En cuanto al análisis se tienen Medición de indicadores Financieros, Notas explicativas que acompañan los informes contables, Políticas contables sobre presentación de informes. Otras fortalezas identificadas son: Mapa de riesgos de índole contable, Circular de cierres contables divulgada, Comité de Sostenibilidad Contable constituido formalmente y operando, Estructura definida para la Sección de Contabilidad y Presupuesto, Comité de Inversiones constituido formalmente y operando, Comité de Inventarios operando, Definición de procedimientos para Donaciones Debilidades Se identificaron las siguientes debilidades en cuanto a la etapa de reconocimiento: Falta de mayor interacción entre los procesos proveedores de hechos y operaciones que generan información contable con la Sección de Contabilidad, que permita que estos sean incorporados en la contabilidad, Falta de integración de la Nómina al sistema financiero de la Universidad. En la etapa de revelación se identificaron las siguientes debilidades: Falta de apropiación en el uso de la información contable en la toma de decisiones, Aunque los informes contables son publicados mensualmente, el acceso a ellos resulta un poco complicado para los usuarios de la información. Otras debilidades relacionadas con el control interno contable son: Falta de publicación de las políticas y prácticas contables establecidas en las resoluciones de Rectoría 2829 de 2007 y 3151 de 2008, Información desactualizada en la página Web de la Universidad link Vicerrectoría Administrativa/División Financiera de: plan de acción (vigencia 2005) y contratación (vigencia 2005) Avances Los avances obtenidos en materia de control interno contable se describen a continuación: La Sección de Contabilidad con la asesoría de la Oficina de Control Interno, elaboró el primer mapa de riesgos de índole contable, siguiendo la metodología establecida por la Universidad. Este mapa fue presentado ante el Comité de Sostenibilidad Contable, Operacionalización del Comité de Sostenibilidad del Sistema de contabilidad pública de la Universidad, Elaboración por parte de la División Financiera de una circular informativa que determinaba los cierres contables establecidos en la Universidad, esta fue divulgada en la Universidad a través del boletín electrónico, La Oficina de Control Interno realizó una revisión de la apropiación de las políticas de austeridad y eficiencia en el gasto público, la cual conllevo a la revisión de las mismas por parte de la Vicerrectoría Administrativa, La Contraloría General de la República dictaminó para la 10
11 vigencia 2007 una opinión limpia y un concepto favorable, por lo cual fue fenecida la cuenta de la vigencia Recomendaciones La Oficina de Control Interno emite las siguientes recomendaciones: Con el fin de asegurar que el mapa de riesgos sea una herramienta de gestión dentro del proceso contable, se recomienda su revisión y seguimiento, con el fin de asegurar que sea actualizado y pertinente a las necesidades de la Universidad. La Oficina de Control Interno deberá acompañar en la realización de toma física de inventarios de Almacén General y de algunas dependencias, con el fin de evaluar el procedimiento establecido y la forma en la cual se realizan las conciliaciones con Contabilidad. La Sección de Contabilidad deberá realizar mayor difusión de las políticas y prácticas contables, a través de los medios existentes en la Universidad: Página Web, boletín electrónico, lo cual asegure que todas las dependencias las conozcan y pongan en práctica la aplicación de informar a la Sección de Contabilidad de los hechos financieros y operaciones que generan información económica y financiera. Establecer como directriz del Comité de Sostenibilidad Contable de la Universidad, la realización de reuniones más periódicas, que permitan evaluar y asesorar a la Sección de Contabilidad en cuanto a la depuración permanente. Se recomienda que la publicación en la página Web de los informes financieros tenga una ruta más accesible, pues actualmente su publicación no es de fácil acceso a los usuarios externos. Se recomienda revisar y actualizar la información publicada en la Página Web de la Universidad link Vicerrectoría Administrativa/División Financiera, esto con el fin de garantizar que la información sea actualizada y se encuentre en un solo sitio de fácil acceso. Se recomienda la divulgación de la importancia sobre el uso y análisis de la información contable por parte de las Directivas Académicas y Administrativas de la Universidad en la toma de decisiones. NOTA: El contenido de este Anexo es el mismo informe que se remitió en línea a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo CHIP. (Febrero 2009) Anexo B. Evaluación de Control Interno Contable NOTA: El contenido de la calificación de las preguntas de este cuestionario con las respectivas observaciones es el mismo que se remitió en línea a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo SCHIP. (Febrero 2009) Los valores calculados de los ítems de 1. Control interno contable, etapas de 1.1 Reconocimiento y 1.2 Revelación y las, actividades (1.1.1 Identificación, Clasificación, Registro y ajuste, Elaboración de estados contables y demás informes, Análisis interpretación y comunicación de la información) y 1.3Otros elementos, son calculados directamente por el aplicativo CHIP, por lo tanto sus valores pueden diferir. 11
12 OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2009 ITEM CALIFICACIÓN OBSERVACIONES 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,8 Opciones de Diligenciar solo para dar aclaraciones 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4, IDENTIFICACIÓN 4,9 respuesta requeridas a la opción seleccionada La caracterización del proceso de Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a los demás procesos de la Universidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la Universidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia académica y/o administrativa, son debidamente informados a la División Financiera (sección de contabilidad) a través de los documentos fuente o soporte? financiera tiene identificados los productos que genera el área contable La caracterización del proceso de financiera tiene identificados los insumos que deben entregar los demás procesos Resolución 2829/2007 "Por medio de la cual se adopta las políticas y prácticas contables" Resolución 3151/2008 "Por medio de la cual se amplia la resolución 2829/2007 sobre políticas y prácticas contables" 5 la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia académica y/o administrativa, son debidamente informados a la División Financiera (sección de contabilidad) a través de los documentos fuente o soporte? en alto 6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la Universidad son de fácil y confiable medición monetaria? Los hechos ambientales no están identificados contablemente Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? Asistencia a capacitaciones y consulta permanente a la Contaduría General de la Nación 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la Universidad? Asistencia a capacitaciones y consulta a la Contaduría General de la Nación Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICACIÓN 4,9 14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la Universidad han sido incluidos en el proceso contable? 15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la Universidad son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? en alto Los hechos ambientales no están identificados contablemente 12
13 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la Universidad? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página Web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? REGISTRO Y AJUSTES 4,8 22 Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las secciones de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la Universidad? Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de inte de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,9 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,0 34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al Rector, Consejo Superior, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? en alto en alto Se realizan trimestralmente Falta la integración de nómina 13
14 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4, Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al Rector, Consejo Superior, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada par cumplir propósitos de gestión? Se asegura la Universidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información? en alto 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4, ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,8 47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la Universidad en forma permanente? 48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? en alto en alto No se ha realizado seguimiento al mapa de riesgos de índole contable El Comité de Sostenibilidad contable debe ser el ente asesor. Reunirlo periodicamente Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Se tienen actas de revisión de los procedimientos de la Sección de Contabilidad Manuales de funciones y responsabilidades Resolución 2829/2007 "Por medio de la cual se adopta las políticas y prácticas contables" Resolución 3151/2008 "Por medio de la cual se amplia la resolución 2829/2007 sobre políticas y prácticas contables" Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? en alto Revisión y actualización de procedimientos Se tiene el Comité de Sostenibilidad de la Universidad, que realiza una revisión de la depuración contable 56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? 57 La Sección de Contabilidad esta debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la Universidad? Se tienen manuales de procedimientos, manuales de funciones y responsabilidades 14
15 58 59 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la Universidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Los manuales de funciones y responsabilidades establecen los requerimientos La politica de actualización permanente, corresponde a las políticas de capacitación establecida para los funcionarios Administrativos de la Universidad Se producen en la Universidad informes de empalme cuando se presentan cambios de Rector, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las dependencias académicas y administrativasque generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia (manual de gestión documental, tablas de retención documental)? en alto Se presentó informe de gestión del Rector, dado que fue ratificado en el cargo para el año 2009, el informe contiene información contable Existe la política, pero falta mayor apropiación de la misma por parte de las dependencias académicas y administrativas Se manejan tablas de retención documental ESCALA DE CALIFICACIÓN 1 No se cumple 2 insatisfactoriamente 3 aceptablemente 4 en alto 5 Anexo C. Certificado CHIP Envío exitoso del Informe Anual de Control Interno Contable 15

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