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Timestamp: 2018-12-14 17:42:25+00:00

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(POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DEL SITIO WEB)
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9. POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y HABEAS DATA.
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Debido a que ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse este extremo, el usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. ASIGNAR S.A.S / CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema en cualquiera de los servicios del sitio web. Se recomienda en todo momento al usuario tomar las medidas necesarias tendientes a garantizar su seguridad.
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• Propender por la gestión de colocación de empleo y la intermediación entre empresas y candidatos para la búsqueda de empleo.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por ASIGNAR S.A.S / CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S
• Desarrollar el objeto social de ASIGNAR S.A.S / CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S conforme a sus estatutos sociales.
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empelados, ex empleados, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
10. USO DEL FICHERO DE ACTIVIDAD. MONITORIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB.
De igual manera, los servidores de la página web detectan de manera automática la dirección IP y el nombre de la red utilizados por el usuario. Toda esta información es registrada temporalmente para efectos del registro de usuarios.
11. CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA.
La información suministrada por los usuarios y la información que disponga ASIGNAR S.A.S / CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S. se entenderá que tiene valor propio por su naturaleza y será considerada como información privilegiada, confidencial o reservada. De esta manera su revelación estará supeditada a la voluntad de ASIGNAR S.A.S / CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S.
Estos términos y condiciones de uso fueron actualizados por última vez el mes de Marzo de 2016.
MANUAL PARA USO PARCIAL Y EFÍMERO DE SIGNOS DISTINTIVOS EN MEDIOS VIRTUALES.
OBJETO.- El presente manual tendrá por objeto la creación de un marco jurídico que regule el uso parcial de los signos distintivos del PROPIETARIO en el entorno de un Sitio Web (http://www.asignar.com.co) cuya titularidad es de ASIGNAR.
De esta manera, ASIGNAR, en aras de garantizar el debido respeto por los bienes intangibles del PROPIETARIO y en particular por los signos distintivos (Marcas comerciales, colectivas, de certificación, notorias, tridimensionales, bidimensionales -sean estas nominativas, figurativas o mixtas-, enseñas comerciales, lemas comerciales o nombres comerciales) en que posea la titularidad de éstos; acordará el uso de tales signos distintivos dentro del amparo y vigencia del presente instrumento de uso parcial.
En concordancia con lo anterior, la partes reconocen la importancia y el valor comercial que posean los signos distintivos del PROPIETARIO y la necesidad de que el uso de los mismo por parte de ASIGNAR esté delimitado espacio temporalmente en aras de otorgar la seguridad jurídica mínima que un uso de esta naturaleza debe poseer. De esta forma se pacta lo siguiente:
PRIMERA.- PROPIEDAD DE INTANGIBLES: EL PROPIETARIO afirma que es el actual y legítimo titular de la/las marca(s) que ASIGNAR va a incorporar un su Sitio Web de con el objeto del presente instrumento. Igualmente EL PROPIETARIO afirma que la/las marca(s) se encuentra registrada en la División Signos Distintivos (Dirección de Propiedad Industrial) de la Superintendencia de Industria y Comercio.
SEGUNDA.- NATURALEZA: Las partes manifiestan que el presente instrumento posee una naturaleza Intuito Personae, y que por ende no se subrogarán frente a terceros en su posición, salvo con expresa y previa comunicación a la otra parte.
TERCERA.- CONDICIONES DE USO PARCIAL: ASIGNAR manifiesta que el uso que le dé a la/las marca(s) del PROPIETARIO será de naturaleza “efímera”, el cual se circunscribirá de manera exclusiva al desarrollo del objeto social y de forma simplemente referencial, y que no se hará un uso extensivo a otras actividades, programas, proyectos o similares que ASIGNAR adelante en el futuro, salvo expresa, previa y escrita autorización del PROPIETARIO. Para efectos de este instrumento, ASIGNAR manifiesta que el uso de la/las marca(s) o cualquier otro signo distintivo del PROPIETARIO se entenderá de la siguiente manera:
3.1. ASIGNAR empleará los signos distintivos del PROPIETARIO de manera “referencial”, por lo tanto no explotará comercialmente la/las marca(s) del PROPIETARIO. Tampoco impondrá, fijará o incorporará la/las marca(s) del PROPIETARIO a cualquiera de sus productos o servicios para su posterior distribución comercial o enajenación.
3.2. El uso será de naturaleza efímera en la medida que no comporta ánimo de lucro directo con respecto al signo distintivo.
3.3. El uso de la/las marca(s) estará ajustado a los usos honrados en materia mercantil, por lo que ASIGNAR se compromete a no realizar actos que atenten contra la normal explotación de la/las marca(s) del PROPIETARIO, sus licenciatarios o cesionarios. Igualmente, ASIGNAR se abstendrá de realizar actos que causen un perjuicio irracional a los intereses legítimos del PROPIETARIO con respecto al uso de la/las marca(s).
3.4. El uso de la/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO se hará extensible a los usos de buena fe, y a los usos de información al público siempre y cuando no sean susceptibles de introducir confusión al público sobre el origen de la marca.
CUARTO.- CARGAS DE ASIGNAR: En virtud del presente instrumento, ASIGNAR se encargarán de:
4.1. Darle un uso a la/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO, dentro del marco de los correctos usos mercantiles y las buenas costumbres comerciales.
4.2. Emplear los signos distintivos dentro de las especificaciones hechas por EL PROPIETARIO, en el evento que estas fueren hechas.
4.3. La/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO solamente podrán ser usados por ASIGNAR conforme a lo estipulado en la cláusula tercera del presente instrumento, estando prohibida la cesión o transferencia de la/las marca(s) u otros signos distintivos en forma total o parcial a cualquier título.
4.4. ASIGNAR se obliga a no darle un uso tal a la/las marca(s) que pueda generar la “popularización” de éstas o que las mismas se tornen en marcas genéricas.
4.5. ASIGNAR empleará el cuidado y diligencia en el uso de la/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO, de la misma manera que usa sus bienes intangibles.
4.6. ASIGNAR se compromete a no atentar contra el prestigio de la/las marca(s) y a respetar las normas de ética comercial vigentes, durante todo el tiempo que use la/las marca(s).
QUINTA.- PROHIBICIONES DE ASIGNAR: Queda expresamente prohibido para ASIGNAR:
5.1. Afectar o perturbar a licenciatarios o cesionarios actuales de la/las marca(s) del PROPIETARIO.
5.2. Alterar la reputación de la/las marca(s) del PROPIETARIO.
5.3. Darle una explotación económica o comercial particular a la/las marca(s) que se encuentre por fuera del desarrollo del objeto del presente instrumento.
5.4. Afectar una licencia exclusiva de la/las marca(s) previamente concedida por el PROPIETARIO a un tercero.
5.5. Celebrar contratos de franquicia sobre la/las marca(s) con terceros.
5.6. Conceder sublicencias de explotación o uso marcario sobre los signos distintivos del PROPIETARIO a terceros.
5.7. Darle un uso a la/las marca(s) del PROPIETARIO por fuera del ámbito de vigencia del presente instrumento y por fuera del desarrollo y ejecución del objeto de éste.
5.8. Modificar, alterar, mutilar o trasformar la/las marca(s) del PROPIETARIO.
SEXTA.- COMPETENCIA DESLEAL: ASIGNAR acuerda no realizar conductas comisivas u omisivas que desencadenen en prácticas restrictivas de la competencia ni actos de competencia desleal tales como integraciones horizontales o verticales, precios predatorios, carteles de precios, concentraciones económicas, entre otros. De esta manera, ASIGNAR adecuará sus conductas a los principios de la buena fe comercial y a las sanas costumbres mercantiles.
SÉPTIMA.- PUBLICIDAD COMPARATIVA: ASIGNAR se compromete a no hacer publicidad comparativa. En el evento que EL PROPIETARIO desee emprender una campaña de publicidad comparativa, será éste quien corra con los resultados de ésta y no se le indilgará relación alguna con ASIGNAR.
OCTAVA.- El presente instrumento no constituye un contrato de licencia, franquicia o cesión de la/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO.
NOVENA.- ASIGNAR acuerda que con el eso de la/las marca(s) u otros signos distintivos del PROPIETARIO no se está realizando un agotamiento del derecho que se tenga sobre las mismas, y que por lo tanto, dicho uso no configurará la primera puesta en el mercado de la/las marca(s).
ASIGNAR SAS manifiesta que emplearán los signos distintivos y marcas de terceros de manera referencial y efímera, por tanto no explotará comercialmente dicha marca y su uso se reglamentará bajo las pautas del MANUAL PARA USO PARCIAL Y EFÍMERO DE SIGNOS DISTINTIVOS EN MEDIOS VIRTUALES que se encuentra en el sitio WEB: www.asignar.com.co
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y
OBJETIVO: Esta política pretende describir los conceptos generales y las acciones que se deben tomar para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de todos los empleados y colaboradores de ASIGNAR S.A.S, para proteger a la compañía de cualquier situación que ponga en duda el buen nombre y la capacidad de realizar negocios con entidades de orden nacional e internacional. El propósito principal de estas políticas consiste en diseñar y poner en marcha prácticas de
prevención, políticas, procedimientos, herramientas, estructuras normativas privadas y controles permanentes, con el fin de reducir la posibilidad de que los negocios, transacciones y operaciones de la empresa sean utilizados para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo. Estas políticas permiten identificar señales de alerta y establecer metodologías claras y aplicables para controlar un eventual caso de fraude o infracción, contando con la participación activa de los empleados vinculados a la empresa, para quienes será un imperativo cumplir con lo dispuesto en el presente Manual.
ALCANCE: La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Por su parte, el Grupo de Acción Financiera Internacional –GAFI-, diseñó cuarenta – 40 - recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 en cooperación con los Organismos Regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las Recomendaciones.
Esta política fue basada en la Circular Externa 100-004 de la Superintendencia de Sociedades, para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y es aplicable para todos los empleados de la organización, al igual que para todos los clientes y proveedores a quienes se pondrán en conocimiento acerca de esta política.
1. Lavado de activos: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006. “Artículo 323. Lavado de Activos - El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho – 8 – a veintidós – 22 - años y multa de seiscientos cincuenta – 650 – a cincuenta mil – 50.000 – salarios mínimos legales vigentes.”
2. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006. “Artículo 345. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas - El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece – 13 – a veintidós – 22 – años y multa de mil trescientos – 1.300 – a quince mil –15.000– salarios mínimos legales vigentes.”
3. Listas internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que la pública, están vinculadas con actividades delictivas objeto de la lista,
tales como OFAC – conocida como lista Clinton –, Interpol y FBI.
4.Reporte de operación sospechosa – ROS –: Son operaciones sospechosas que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.
5. Riesgo de Pérdida de Reputación: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la
institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
1. No prestar el nombre de la compañía para realizar negocios o movimientos de dinero de terceros.
2. Dudar de cualquier propuesta de negocio que represente rentabilidades injustificadas e injustificables.
3. Dudar de proveedores que suministren productos a precios menores o iguales que su costo, e incluso a precios mucho menores que los normalmente ofrecidos en el mercado.
4. No prestar ningún producto financiero de la compañía para efectuar operaciones financieras de terceros.
5. Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago.
6. Para todos los pagos en cheque, únicamente para consignación en cuenta del primer beneficiario.
7. Dejar evidencia completa y suficiente de todas las transacciones de los productos financieros.
8. En los procedimientos de creación de clientes y proveedores, solicitar documentación completa para conocer a la empresa o persona como: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Estados Financieros, Referencias Bancarias y/o Comerciales.
9. En contratos de cuantías considerables, efectuar visitas a las instalaciones del cliente o proveedor.
10. Para minimizar el riesgo de conflictos de interés, los traslados y demás costos en que se incurran para estas visitas deben ser asumidas por ASIGNAR S.A.S.
11. Realizar consulta de los potenciales clientes y proveedores en las listas internacionales, mínimo en la OFAC o lista Clinton.
12. Tener documentos soporte de la totalidad de operaciones con clientes y proveedores.
13. En caso de identificar actividades sospechosas por algún funcionario de la compañía relacionadas con Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, denúncielo ante su superior.
14. En la prevención de lavado de activos, los empleados, proveedores y clientes podrán denunciar en este correo cualquier actividad sospechosa de lavado de activos y financiación del terrorismo en la que pueda verse involucrada la compañía.
15. En caso de conocer de actividades sospechosas de personas y empresas relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, absténgase de realizar cualquier tipo de negocio, contrato o transacción en nombre de ASIGNAR S.A.S. Igualmente puede reportarla a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF –, www.uiaf.gov.co o ros@uiaf.gov.co.
16. Realizar campañas de divulgación de la presente política con empleados, clientes y proveedores para fortalecer la cultura de denuncia frente a hechos ilegales de esta índole.
17. Dudar de transacciones que se inician en el nombre de un individuo y son finalizadas a nombre de otro sin una explicación lógica para el cambio de nombre.
18. Dudar de transacciones en las que alguno de los pagos se hacen por parte de un tercero, distinto de las partes implicadas.
20. Dudar de la constitución de sociedades con capital en efectivo en el que figuren como socios menores de edad, incapacitados o entidades de las cuales no es posible identificar el origen de sus recursos.
21. Inclusión del cliente, proveedor o contratista en listas nacionales o internacionales sobre vínculos con posibles actividades ilícitas relacionadas con el LA/FT.
22. Dudar de transacciones en las que intervienen personas jurídicas de reciente creación, cuando la cantidad de la operación es mucho mayor al compararla con su capital social.
• Hacer parte de rumores.
• Ser incluidos en listas negras.
• Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero.
• Pérdida de relaciones comerciales con otros países.
• Pago de multas y sanciones.
• Problemas legales en procesos judiciales.
Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con tesorería – pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas –, compras – negociaciones con proveedores de bienes y servicios – y ventas.
Cláusula de Prevención en Contratos :
Con el propósito de diseñar y poner en marcha prácticas de prevención, políticas, procedimientos, herramientas y controles permanentes, con el fin de reducir la posibilidad de que cualquier contrato suscrito con ASIGNAR S.A.S sea utilizado para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo, el suscriptor de dichos contratos aceptará el clausulado en el que afirma no participar en actividades encaminadas a desarrollar, incitar, fomentar o permitir el lavado de
activos o actividades terroristas. Conocimiento de Clientes: ASIGNAR S.A.S ha establecido alianzas que le permiten un conocimiento de sus clientes con el fin de identificar posibles factores de riesgo al realizar negociaciones y contrataciones con terceros. Con esta medida se pretende ejercer una pauta de control para identificar posibles amenazas y contingencias en materia de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Vigencia: El Sistema para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo que se implementa con el presente Manual, tiene plena vigencia a partir del 17 de julio de 2015.
MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE
PREÁMBULO.- Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, ASIGNAR S.A.S adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, ASIGNAR S.A.S manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL.- Las Bases de Datos de ASIGNAR S.A.S se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por ASIGNAR S.A.S con antelación al mismo.
NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN.- El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la
información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley. La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de ASIGNAR S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.
OBJETO.- El presente manual se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las bases de datos personales de ASIGNAR S.A.S, así como las bases de datos de terceros y que son administradas por ASIGNAR S.A.S en desarrollo de su objeto social.
ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente manual debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios, empleados y dependencias de ASIGNAR S.A.S, así como por los clientes y contratistas independientes de ASIGNAR S.A.S, especialmente por aquellos que sean Encargados del Tratamiento de los datos personales y administración de las bases de datos de ASIGNAR S.A.S.
BASES DE DATOS.- Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja ASIGNAR S.A.S, y serán registrados de conformidad con lo dispuesto en la ley.
PROCESO PRINCIPAL (OBJETO SOCIAL).- ASIGNAR S.A.S. tiene como proceso principal relacionado con la obtención de datos la organización y explotación de una empresa de servicios temporales, de conformidad con la ley 50 de 1990 y demás disposiciones pertinentes. También tiene por objeto contratar la prestación de servicios con terceros beneficiarios para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor cumplida por personas naturales, contratadas directamente por la sociedad para su empleador.
PRINCIPIOS.- En todo tratamiento de datos personales que realice ASIGNAR S.A.S. se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:
Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por ASIGNAR S.A.S, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por ASIGNAR S.A.S a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
Principio de libertad. El tratamiento que realice ASIGNAR S.A.S a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento por parte de ASIGNAR S.A.S debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia. ASIGNAR S.A.S garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.
Principio de acceso y circulación restringida. ASIGNAR S.A.S garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
Principio de seguridad. ASIGNAR S.A.S implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
CONSULTA DE LA POLÍTICA.- Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de ASIGNAR S.A.S y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general. Lo anterior, sin perjuicio que otras entidades, filiales o subsidiarias publiquen el presente manual previo consentimiento por parte de ASIGNAR S.A.S.
CATEGORÍA DE DATOS.- ASIGNAR S.A.S en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente:
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASIGNAR S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASIGNAR S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante ASIGNAR S.A.S
El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ASIGNAR S.A.S
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, ASIGNAR S.A.S identificada con el NIT. 900075456-1, con sede principal en la Carrera 48 No. 10-45 Interior 907 Medellín, Tel (57-4) 2683723, correo electrónico gerencia@asignar.com.co, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá dirigirse a: Carrera 48 No. 10-45 Interior 907 Medellín, Tel (57-4) 2683723, correo electrónico gerencia@asignar.com.co
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, será encargado del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de ASIGNAR S.A.S, el señor WILSON ANTONIO LEÓN PERILLA identificado con la cédula de ciudadanía 80.063.713. Las áreas y dependencias que tengan o vayan a suscribir contratos con terceros que requieran del uso de las bases de datos de ASIGNAR S.A.S para el cumplimiento de sus labores, serán denominados Encargados del Tratamiento, y se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir. Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.- ASIGNAR S.A.S acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes. Para efectos del registro de las bases de datos, ASIGNAR S.A.S realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo archivadores o servidores(dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado(s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).
Si la base de datos se ha cedido, se solicitará se solicitará la información básica del cesionario.
PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE DATOS PERSONALES.- ASIGNAR S.A.S implementará un programa para la gestión integral de datos personales a partir de las guías establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del principio de responsabilidad demostrada.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.- ASIGNAR S.A.S solicitará a los titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Para ello se tendrá en cuenta, que:
El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento
Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento, ASIGNAR S.A.S informará al Titular de los Datos el uso o finalidad y este será el uso que ASIGNAR S.A.S como responsable del Tratamiento podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo.
El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con ASIGNAR S.A.S, es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- ASIGNAR S.A.S aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes. Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos. Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” o “Exclusivo”.
La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de ASIGNAR S.A.S se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos instrumentos legales. En consecuencia de lo anterior, será un deber de ASIGNAR S.A.S velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones. Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.- ASIGNAR S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones ales o por orden judicial.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.- ASIGNAR S.A.S obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por ASIGNAR S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ASIGNAR S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. ASIGNAR S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ASIGNAR S.A.S deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, ASIGNAR S.A.S podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, ASIGNAR S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales ASIGNAR S.A.S tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
Preseleccionar personal para iniciar un proceso de selección laboral con terceros, aún cuando no se de una elección o vinculación efectiva para el cargo.
Selección del personal que reúna los requisitos del perfiles solicitados por terceros.
Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información relacionada con la empresa, así como la promoción de los servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa frente a sus clientes.
Establecer bases de datos de clientes y entidades contratantes.
Cumplir con los encargos solicitados por terceros y amparados en un vínculo contractual entre éste y el titular de los datos.
Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por ASIGNAR S.A.S a terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de la empresa o que se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales o contractuales con dichos terceros.
Compartir los datos personales con empresas como CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S
Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por ASIGNAR S.A.S.
Desarrollar el objeto social de ASIGNAR S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.- ASIGNAR S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia ASIGNAR S.A.S podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.- ASIGNAR S.A.S acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.- ASIGNAR S.A.S sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. Para el caso de datos personales sensibles, ASIGNAR S.A.S podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
Cuando estos datos sean requerido por la entidad contratan para efectos de analizar la adecuabilidad que el aspirante y titular de los datos posea para un cargo determinado.
Cuando sea indispensable conocer estos datos por entidades contratantes para efectos de la celebración de contratos futuros, siempre que estos no sean divulgados por esta entidad.
TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS Y COMERCIALES.- ASIGNAR S.A.S podrá tratar datos comerciales e información financiera que sea necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para la celebración de contratos con terceros. Los datos serán tratados con completa coherencia con la ley estatutaria de habeas data financiero. Dicho tratamiento se limitará a las actividades del giro ordinario de sus negocios y no obtendrá un provecho con su empleo. Frente a eventuales incumplimientos contractuales ASIGNAR S.A.S podrá reportar a las centrales de riesgo los datos comerciales suministrados por el titular acatando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia.
TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA.- Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados,
compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por ASIGNAR S.A.S. para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado de ASIGNAR S.A.S. será conservada con el fin de que ASIGNAR S.A.S. pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.- La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene ASIGNAR S.A.S, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior. A su vez, ASIGNAR S.A.S podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional,
de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la compañía. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ASIGNAR S.A.S tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ASIGNAR S.A.S y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ASIGNAR S.A.S, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. ASIGNAR S.A.S, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
Para cumplir con auditorias fiscales o tributarias.
Parágrafo primero.- Todo lo anterior, en el evento que la ASIGNAR S.A.S pretenda hacer dicha transferencia o transmisión.
Parágrafo segundo.- ASIGNAR S.A.S tendrá plena transmisión de sus datos con la empresa CONEXIÓN OUTSOURCING S.A.S. por poseer unidad de propósito y dirección con ésta.
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación. En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir:
una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.
CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.- Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en ASIGNAR S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ASIGNAR S.A.S garantiza:
PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR ASIGNAR S.A.S - El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar
solicitud a ASIGNAR S.A.S y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado. El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico gerencia@asignar.com.co, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) meses calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo. ASIGNAR S.A.S, a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida. Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a ASIGNAR S.A.S y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:
La aclaración de si está actuando a nombre propio o a nombre de un tercero los documentos corroboren la solicitud (opcional)
Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo. Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase "reclamo en trámite" y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla. El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, ASIGNAR S.A.S informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A LA ASIGNAR S.A.S PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a ASIGNAR S.A.S para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por ASIGNAR S.A.S
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, ASIGNAR S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.-
Dirección Medellín: Cra 48 10 45 of 903 y Teléfono 4 2683723
Dirección Bogotá: Cra 19 44 27 of 203 y Teléfono 1 6091029
CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@asignar.com.co

References: artículo 7
 artículo 323
 artículo 8
 artículo 16
 artículo 345
 artículo 16
 artículo 15
 artículo 17
 artículo 26
 artículo 25