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Associazione Nazionale Archivistica Italiana - ppt scaricare
PubblicatoMarino Ferraro Modificato 3 anni fa
Presentazione sul tema: "Associazione Nazionale Archivistica Italiana"— Transcript della presentazione:
1 Associazione Nazionale Archivistica Italiana
Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007)
2 Che cosa si propone la lezione di oggi
L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi un’introduzione alle metodologie archivistiche: documento Archivio Funzione civile dell’archivista Fasi di vita dell’archivio Archivio corrente Archivio di deposito Conservazione fisica e intellettuale Amministrazione archivistica
3 1. Che cos’è il documento? C. Paoli, Diplomatica (1883)
«Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’os-servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova» C. Paoli, Diplomatica (1883)
4 Testimonianza scritta
La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quale supporto, purché adottato ufficial-mente dall’ente che lo produce).
5 La rilevanza giuridica del documento
Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica. Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.
6 la capacità probatoria del documento
Deriva da alcuni fatti: il documento deve essere autentico, cioè emanato dall’autorità che se ne dichiara autore rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico) non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)
7 Supporto (= medium) “La materia, il contenitore e/o l’oggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d’argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)”
8 Diplomatica (Paola Carucci: 1987)
Lo studio del documento conduce inevita-bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell’atto giuridico e forma dell’atto La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l’unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro) Come si forma la volontà espressa nell’atto giuridico In che forma si manifesta la volontà
9 Sempre Paola Carucci: attira l’attenzione sulla procedura ammini-strativa che genera il documento (L. 241/90) ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad integrarla con l’archivistica prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce-dimento)
10 ARCHIVISTICA = disciplina che studia: la formazione degli archivi
la sedimentazione degli archivi la conservazione degli archivi le modalità di utilizzo degli archivi Quindi la gestione dei documenti in tutte le fasi di vita dell’archivio
11 Documento archivistico
ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol-gimento dell’attività istituzionale, statu-taria o professionale di un ente o di una persona» P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa
12 Mariella Guercio: documento d’archivio
«rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di un’attività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività»
13 legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2 «È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini-strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»
14 DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1 «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» documento amministrativo = «ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»
15 legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241
«ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettro­magnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale»
16 DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)
ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale «Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico»
17 Allegato Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.
18 ORIGINALE = Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare del documento spedito al destinatario MINUTA = Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento.
19 Copia Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all’originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell’originale stesso.
20 più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici
il termine documento per gli archivisti ha un’accezione più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici
21 2. ARCHIVIO strumento e residuo dell’attività istituzionale di un soggetto giuridico
22 ARCHIVIO «è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria» (A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p , ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p )
23 L’archivio non è una somma di documenti
24 L’archivio è un complesso di documenti
25 CARATTERISTICHE DEL VINCOLO ARCHIVISTICO
originarietà in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima origine in senso oggettivo: il legame sussiste fin dall’origine necessarietà l’archivio è frutto necessario e spontaneo dell’attività del produttore determinatezza il vincolo è determinato dalla natura e dalle competenze del produttore (> invariabile, definitivo)
26 Non solo scritti in senso stretto …
Ma anche: cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi, rilievi dell’esistente fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche) riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca) registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche) varietà di oggetti (corpi di reato) “segnali” dei bambini “esposti”
27 Entità pubbliche e private
PUBBLICI organi e uffici dello Stato: centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale) periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.); enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio-sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato*** PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***
28 Attività nella sfera del giuridico
Si esplica attraverso documenti Rilevanza della forma scritta e, talora, della forma solenne Ogni tipo di attività o negozio richiede una forma particolare di documento Anche il documento informatico ha una forma
29 Archivio e biblioteca Nasce spontaneamente Deve esserci
Componenti e struttura determinati dalle necessità del produttore Vincolo interno Extra commercium: bene infungibile Ogni pezzo è legato agli altri Valenza giuridica e culturale Nasce volontariamente Può esserci Componenti e struttura determinati dalla volontà del raccoglitore Vincolo esterno Oggetto commerciale: bene fungibile Ogni pezzo è autonomo Valenza culturale e commerciale
30 Filippo Valenti FUNZIONI DELL’ARCHIVIO Documentazione strumentale per l’attività del produttore Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento Fonte storica > rilevanza del soggetto conservatore
31 Archivio Strumento amministrativo: esempi e conseguenze
Fonte storica: esempi e conseguenze Bene culturale: che significa? dalla concezione estetica al concetto di civilisation
32 Altri significati del termine archivio
il locale in cui si conservano le scritture l’insieme delle persone che curano: la formazione la sedimentazione la conservazione delle scritture l’utilizzo delle scritture
33 Funzioni dell’archivio
giuridico-probatoria Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività storica Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente
34 LOCUS come ISTITUZIONE che conserva
Servio Mauro locus in quo acta publica asservantur Ulpiano locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant  importanza del conservatore realtà romana realtà anglosassone realtà contemporanea
35 3. Funzione civile dell’archivista
Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996 «Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»
36 4. Fasi di vita dell’archivio
Cencetti: «tutto è semplicemente archivio» legislazione positiva: partizioni convenzio-nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico
37 Ciascuna delle tre fasi
è caratterizzata da un’attività archivistica prevalente: durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dell’archivio durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti la terza è dedicata alla conservazione per-manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.
38 Ogni fase dell’archivio …
Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi Novità: le tecnologie
39 5. Archivio corrente È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso È strumento essenziale dell’attività pratica del soggetto produttore Importante perché si costituisce la struttura dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»
40 Archivio corrente Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa: Registrazione a protocollo > registro di protocollo Segnatura > timbro di protocollo/etichetta Classificazione > titolario di classificazione Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso
41 L’archivio non è un magazzino è un servizio
42 del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi «Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi»
43 Protocollo informatico
Sistema di registrazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizional-mente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documen-taria.
44 Flusso documentale Movimento che i documenti compiono dall’esterno verso l’ente produttore, dall’ente produttore verso l’esterno o all’interno dell’ente produttore: è collegato alla regolamentazione dell’attività istituzionale del produttore.
45 PROTOCOLLO Funzione giuridico-probatoria
La registrazione a protocollo: Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato documento Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990
46 PROTOCOLLO Funzione gestionale
La registrazione a protocollo Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: -smistamento del singolo documento alla UOR di competenza -assegnazione del medesimo al RPA Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento
47 Eugenio Casanova (1928) “Al protocollo nulla sfugge”
Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente? Significa che il sistema deve essere pervasivo (= trasversale); deve essere il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso
48 Numero di protocollo (art. 57 TUDA)
«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno» Come si cita un documento di una pubblica amministrazione? Prot. 7452/2005
49 Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
50 Elementi della segnatura
__________________________________________ Comune di – Registratura Anno Titolo Classe Fascicolo . . . N giorno mese anno UOR CC RPA ______________________________________
51 Titolario di classificazione
Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata.
52 Forme di aggregazione dei documenti
Fascicolo per affare per persona fisica giuridica per attività Serie Repertorio
53 FASCICOLO  L’aggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto
54 Fascicolo per affare Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).
55 Il fascicolo per affare si individua con:
anno di apertura numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe) oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce Un esempio: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle» 2003 è l’anno di apertura VII è il titolo (Servizi alla persona) 6 è la classe (Eventi e attività culturali) 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6
56 Durata del fascicolo per affare
Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura.
57 repertorio dei fascicoli
Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe). Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.
58 Fascicolo per persona fisica o giuridica
Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).
59 Il fascicolo per persona si individua con:
Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe. Un esempio: 2005-III/ «Ugo Fantozzi»: 2005 è anno di apertura III è il titolo (Risorse umane) 0 è la classe 6749 è il numero di matricola
60 Durata del fascicolo per persona
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.
61 Fascicolo per attività
è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi-menti. Qualche esempio: - richieste di informazioni bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6) - richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7)
62 Caratteristiche del fascicolo per attività
Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identica classifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).
63 SERIE Aggregazione di unità archivistiche (= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a: natura o forma delle unità archivistiche oggetto/ materia/ funzioni del produttore
64 La serie può essere costituita
a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane) a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).
65 REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
Aggregazione (serie) di documenti identici - per forma (tipologia di atto) per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio) (ma differenti per contenuto) che vengono disposti in sequenza cronologica che dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
66 registro Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dall’aspetto fisico del supporto e si considera l’essenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza-zione acquistano valenza probatoria.
67 Il termine “gestione documentale”
Presuppone un atteggiamento attivo e riguarda l’archivio come complesso unitario = Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.
68 Sistema di gestione informatica dei documenti
Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati da un ente produttore per la gestione dei documenti (Riferimento normativo: DPR 445/2000).
69 DPCM 31 ottobre 2000: art. 3 Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo: L’individuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato) La nomina del responsabile del servizio L’adozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari
70 Area Organizzativa Omogenea (DPR 445/2000, art. 50, comma 4)
Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse. Ad esempio, un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici diversi, ubicati in sedi diverse
71 Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
72 Manuale di gestione «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)
73 GBD L’archivio come risorsa
è di tutti e serve a tutti GBD L’archivio come risorsa
74 Che cosa serve per ottenere effettivi risultati? (Direttiva D’Alema)
Infrastrutture evolute Azione di coordinamento Sul piano amministrativo-organizzativo Sul piano tecnico-informatico Direttive e indirizzi Regole tecniche comuni e aggiornate
75 Informatizzazione “Allorché la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”
76 Smistamento individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA.
77 Assegnazione Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.
78 Casella istituzionale di posta elettronica
Casella di posta elettronica, istituita da un’AOO, per la ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo.
79 Condizionamento Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a fascicoli che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè l’apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse possono recare preziose segnature originarie o possono indicare con il loro specifico materiale, magari di colore significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze e serialità.
80 ISO 15489 International Standard Organization
Information and documentation - Records management parte I: generale parte II: linee guida
81 Che cosa sono le ISO? Norme definite dalla Organizzazione internazionale per gli standard, che è un organismo federale di più Stati membri > si tratta di una norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri. Tratta di: - politiche - procedure Si compone di due parti e include una bibliografia.
82 A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse Verificare i risultati raggiunti Provare diritti nel contesto della certezza del diritto Lasciare traccia di sé e della società in cui si vive e si agisce
83 6. Archivio di deposito: proposta di definizione
«fase dell’archivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazione selettiva dei documenti, mantenendo ed eviden-ziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transeunte (quelli che Raffaele De Felice definisce “elementi caduchi”), in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria».
84 Ancora presso il produttore
Prima concentrazione Esigenze logistiche: spazi e strutture Esigenze gestionali: passaggio di responsabilità
85 Elenco di versamento Lista delle unità archivistiche oppure di condizionamento che il soggetto produttore versa e trasferisce, dopo un congruo periodo di anni dalla conclusione degli affari, all’ente conservatore: la sezione separata d’archivio nel caso di enti pubblici e privati; Archivio di Stato competente per territorio nel caso di uffici periferici dello Stato.
86 Selezione = operazione intellettuale attraverso la quale l’archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d’archivio per stabilire quali documenti devono essere conservati illimitatamente quali possono essere scartati
87 Scarto Operazione che prevede la distruzione fisica del documento
NB: è operazione irreversibile senza alcuna possibilità di recupero.
88 Autorizzazione allo scarto
D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21: «Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero [Soprintendenza archivistica]: d) lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’art. 13».
89 elenco di scarto = memoria scritta della memoria distrutta
la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/ pacchi/ scatoloni/ etc.) la descrizione del materiale, in particolare le tipologie documentarie (ad esempio, mandati di pagamento) gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976): essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dove nell’archivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.
90 Criteri di massima per lo scarto
I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione In linea di massima si possono scartare: le copie, purché non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza i documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente le serie che l’ente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni)
91 devono essere conservati permanentemente
tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo) i documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i di­ritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)
92 Sfoltimento = estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolarità delle operazioni connesse all’accettazione delle domande regolarmente pervenute.
93 Campionatura = eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all’1%.
94 Documento vitale Documento che, in caso di disastro, è necessario a ricreare lo stato giuridico del soggetto giuridico che ha prodotto l’archivio e per tutelare i suoi interessi e gli interessi dei dipendenti, dei clienti e delle persone che intrattengono rapporti giuridici con il produttore stesso
95 7. Conservazione fisica e intellettuale
allestimento della sede arredi e attrezzature collocazione del materiale archivistico conservazione e restauro dei supporti realizzazione degli strumenti archivistici per l’accesso interno ed esterno garanzie di imparzialità per l’accesso
96 TRASFERIMENTO Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad un altro connesso a cambio di residenza del produt-tore e a passaggio di responsabilità quanto alla conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro). TRASLOCO Spostamento fisico di materiale archivistico da una sede di conservazione ad un’altra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.
97 Disinfestazione Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo.
98 Studio di fattibilità Valutazione critica che l’archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.
99 Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca
CARUCCI: Si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico
100 Possono essere: Coevi alla formazione dei documenti, redatti a cura del produttore Redatti in occasione di versamenti, a cura del soggetto versante Redatti in epoca successiva alla forma-zione dal soggetto che conserva i documenti
101 In base ai criteri del CIA sono:
1. Riferiti a più archivi: 1.1 Censimento 1.2 Guide 2. Riferiti a un archivio: 2.1 Elenco 2.2 Inventario 3. Riferiti ai singoli documenti: 3. 1. Trascrizione ed edizione critica 3. 2. Regesto 3. 3. Schedatura
102 Censimento Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti
in un istituto di conservazione in un’area geografica determinata in un settore tipologico in un ente produttore con più sedi - è il primo accertamento dell’esistente: - è strumento sostanzialmente operativo
103 Caratteristiche del censimento
istantaneità generalità sommarietà provvisorietà periodicità
104 Operazioni per il censimento
Definizione del campo di indagine Ricerche bibliografiche preliminari Piano di rilevazione Definizione di una scheda di rilevazione Raccolta dei dati Rielaborazione dei dati Presentazione dei dati
105 di Istituto di conservazione
Guide settoriale tematica topografica di Istituto di conservazione
106 Guida settoriale Si compone di tre parti: introduzione
Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato Si compone di tre parti: introduzione schede archivistiche indice dei nomi
107 Schede descrittive della guida
La scheda deve fornire di ogni archivio la denominazione identificativa l’ubicazione lo stato di conservazione e ordinamento gli estremi della notifica la storia istituzionale del produttore l’elenco delle serie con consistenza ed estremi cronologici la bibliografia i mezzi di corredo
108 Guida tematica un intero archivio una serie
Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso: un intero archivio una serie una singola unità archivistica un singolo documento
109 Guida topografica Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione Si compone di: piante dettagliate dei locali di deposito indici che dal nome dell’archivio e delle sue parti rinviano alla stanza e allo scaffale Viene utilizzata quando si fanno i traslochi
110 Guida d’istituto Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione
111 Elenco Può essere: di consistenza analitico
Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dell’in-ventario, l’ordine e la struttura Può essere: di consistenza analitico
112 L’inventario . . . Non è un elenco
Descrive non solo i documenti e il loro contenuto, ma anche la loro organizzazione e la struttura dell’archivio
113 Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino
Inventario Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma ripristino dell’ordine originario
114 Parti di un inventario introduzione
storia istituzionale del produttore vicende dell’archivio criteri di riordino e inventariazione sezione descrittiva delle unità archivistiche indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati
115 Che cosa significa storia istituzionale del soggetto produttore
Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e documentarle in modo puntuale Istituzione Variazioni di denominazione Variazioni di area di competenza Variazioni di competenze Accorpamenti, divisioni Organizzazioni interne Evitare divagazioni superflue
116 Vicende dell’archivio
Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc. Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.
117 Descrizione degli interventi
Perché? Per Correttezza e onestà professionale (= assunzione di responsabilità) Realizzare un’autentica comunicazione con l’utenza
118 Come si realizza un inventario?
Schedatura preliminare delle unità archivistiche Riordino sulla carta Riordino sulle carte Redazione dell’inventario
119 bisogna distinguere Unità archivistica (= aggregazione logica di documenti): fascicolo registro Unità di condizionamento (= contenitore, aggregazione fisica di documenti): busta, faldone, scatola, etc. filza, mazzo, etc. volume
120 Unità documentale (= item)
L’unità minima concettualmente non divisibile di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora
121 Trascrizione ed edizione critica
Preparazione e presentazione di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da: note testuali note storiche indici introduzione con apparato bibliografico
122 Regesto Descrizione critica: dell’azione giuridica degli attori
della datazione cronica e topica dell’oggetto del negozio giuridico di un documento
123 di informazioni tratte da documenti
Schedatura Rilevazione sistematica di informazioni tratte da documenti Può essere: - cartacea - informatica
124 Per una descrizione corretta
Bisogna utilizzare le norme internazionali elaborate dalla apposita Commissione per gli standard descrittivi costituita all’interno del Consiglio internazionale degli archivi ISAD (G) ISAAR (CPF)
125 ISAD (G) General International Standard Archival Description
CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI, ISAD(G) general international standard archival description. Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1 (gen.-apr. 2003), p
126 Filosofia di ISAD (G) Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra un’unità archivistica e l’altra e della struttura del fondo (concetto di contesto) Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile
127 Descrittori ISAD (G) Segnatura archivistica/ codice identificativo
26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili: Segnatura archivistica/ codice identificativo Produttore Denominazione o titolo (testuale = originario o critico = attribuito) Estremi cronologici Consistenza dell’unità di descrizione Livello di descrizione
128 Regole generali di descrizione
Dal generale al particolare Informazioni pertinenti al livello Collegamento fra le descrizioni Non ripetizione delle informazioni
129 ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record
for Corporate Bodies, Persons and Families = norme internazionali per identificare e descrivere in modo omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS», LXIII (gen.-apr. 2003), p
130 Finalità delle ISAAR (CPF)
Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di con-testo Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/ conservatore
131 Regole di ISAAR (CPF) Formulare una chiave d’accesso normalizzata, alla quale ricondurre - forme parallele - varianti Distinguere le omonimie
132 8. Amministrazione archivistica
Archivio Centrale dello Stato Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato
133 Archivio di Stato Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.
134 Soprintendenza archivistica
Ufficio periferico del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza regionale, che esercita la vigilanza sugli archivi non statali, ossia sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Esercita anche la tutela.
135 Archivio dichiarato (= notificato)
Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.
136 Testi di riferimento G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica di primo livello, Padova 2007 (terza edizione) D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48, 53-64, 70, 95, , D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, , all. 2. D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69
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I soggetti produttori Metodologia della ricerca archivistica
Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità 13 maggio 2005 La dematerializzazione dei documenti: linformazione costantemente disponibile e fruibile Roma.
Venezia-Mestre,24 febbraio 2006 ARCHIVISTICA ELEMENTARE Corso di formazione per ARCHIVISTI SINDACALI USR - CISL DEL VENETO Relatore : Ivo Camerini.

References: art. 22
 art. 1
 art. 8

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 art. 3
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 Art. 61
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 art. 10