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1. Programa de trabajo e informe inicial del Auditor Externo a la Asamblea
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María del Rosario Santos Romero
1 B. Documentos conexos 1. Programa de trabajo e informe inicial del Auditor Externo a la Asamblea Resumen El presente documento tiene por objeto informar a la Asamblea de los Estados Partes del alcance y enfoque de la labor del Auditor Externo para el año 2003; y para invitar a la Asamblea a realizar las observaciones oportunas. El documento abarca: El contexto, alcance y enfoque de la auditoría Las observaciones iniciales acerca de las cuestiones financieras Las observaciones iniciales acerca de la gestión y la administración Las disposiciones para la presentación de informes Índice Anexo Introducción y resumen Antecedentes de la auditoría Observaciones iniciales sobre cuestiones financieras Observaciones iniciales en materia de gestión y administración Informe del Auditor Externo Pasajes pertinentes del Reglamento Financiero relativos a la función del Auditor Externo Página s.doc 195
2 Introducción y resumen Introducción 1. En este documento que se presenta a la Asamblea de los Estados Partes se resumirán la planificación y la labor inicial del Auditor Externo en relación con la auditoría de los estados financieros y las actividades de la Corte Penal Internacional durante el ejercicio económico comprendido entre septiembre de 2002 y el 31 de diciembre de En el informe se definen la estrategia y el enfoque de nuestra auditoría, y se proporciona a los Estados Partes información sobre el progreso de la Corte en cuanto al establecimiento de sus sistemas principales. 2. Nuestras observaciones se basan en una visita preliminar a la Corte en la que nos reunimos con los funcionarios principales y comenzamos el proceso de familiarización con la estructura y sistemas de la Corte. Por lo tanto, estas observaciones son anteriores a nuestra planificación detallada, que se ultimará en septiembre de 2003, y a la ulterior labor sustantiva de auditoría durante el último trimestre de Una vez finalizada dicha labor, concluiremos la auditoría de los estados financieros de la Corte en el segundo trimestre de En el presente informe figuran: un resumen de las conclusiones; información sobre los antecedentes, el contexto y el alcance de la auditoría; nuestras observaciones iniciales sobre las cuestiones financieras, de gestión y administración; y una sinopsis de las disposiciones para la presentación de informes de auditoría. Resumen 4. Nos complace informar de que en nuestras deliberaciones y observaciones iniciales no se observó ningún riesgo significativo o inmediato. Resultan alentadores los avances de la Corte a la hora de establecer sus disposiciones y la prioridad que el personal directivo parece otorgar a la eficiencia y eficacia de sus procedimientos. También resulta alentadora la manera en que la Corte está tratando de establecer unas disposiciones flexibles que le permitan adaptar sus gastos a su nivel de actividad y evitar gastos institucionales superfluos. 5. Como en toda institución nueva, se echan de ver algunas cuestiones que el personal directivo tendrá que rectificar para asegurar el establecimiento de un régimen estricto de fiscalización interna. Hemos comunicado, pues, una serie de observaciones iniciales al personal directivo sobre cuestiones financieras, de administración y de gestión. 6. En relación con las cuestiones financieras, hemos observado algunas cuestiones que la Corte tal vez querrá examinar más a fondo. En particular, la Corte debería tratar de velar por que se establezcan los sistemas necesarios para asegurar la percepción de las cuotas pendientes de pago, ya que, a finales de junio, aún no se habían cobrado cuotas correspondientes al primer ejercicio económico, por valor de 8 millones de euros. Asimismo, el personal directivo ha de asegurar la exhaustividad y precisión del sistema principal de contabilidad, que en la actualidad está procesando transacciones financieras realizadas antes de la instalación del sistema. Aunque estos aspectos no representan ningún riesgo significativo mientras se hagan progresos satisfactorios, podrían acarrear problemas si no se rectifican totalmente antes del fin del ejercicio económico. Sin perjuicio de esas observaciones, nos satisface el hecho de que, a tenor de documentos comprobados hasta el momento, la Corte está s.doc
3 abordando adecuadamente esos riesgos potenciales, y nosotros seguiremos de cerca la marcha de los trabajos. 7. Asimismo, hemos formulado observaciones al personal directivo acerca de los siguientes aspectos: El Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas; hemos indicado que la Corte debería aclarar su estatuto al régimen de presentación de informes y auditoría. La nómina de sueldos; hemos formulado observaciones sobre los riesgos potenciales de utilizar procedimientos manuales y hasta qué punto la adopción de disposiciones provisionales siguiendo el modelo de las Naciones Unidas (en relación con los subsidios, por ejemplo) podría constreñir las posibilidades de adoptar otras políticas en el futuro. La inversión de excedentes; la Corte tal vez quiera establecer políticas adecuadas para invertir los recursos en efectivo. El formato de los estados financieros; la Corte no ha adoptado todavía un conjunto concertado de normas de contabilidad y el tipo de informes financieros que necesita. 8. En relación con las cuestiones de gestión y administración, en nuestro examen de auditoría inicial estudiamos los avances de la Corte a la hora de establecer sanas disposiciones de administración y observamos con satisfacción que se ha establecido el Comité de Presupuesto y Finanzas, que tendrá una función de supervisión en representación de los Estados Partes. Estas medidas son una contribución positiva al establecimiento de disposiciones para lograr una administración eficaz. Nuestro examen nos reveló que algunos supervisores tenían una actitud positiva hacia el control de los riesgos, pero que se podría avanzar más en este aspecto si se aseguraba que los Estados Partes fueran informados plenamente de todos los riesgos para el funcionamiento de la Corte y de la manera en que la administración controlaba y reducía al mínimo los riesgos detectados. Este tipo de presentación de informes está ahora a la vanguardia de las prácticas adecuadas para la administración institucional y es un arbitrio positivo que puede reducir la incidencia de riesgos y ayudar a atender a sus consecuencias. 9. En la actualidad no existe una auditoría interna o una función de supervisión, y hemos sugerido que la contratación externa de esta función principal podría ofrecer a la Corte una relación costo-calidad óptima y sería más flexible y económica que la contratación directa de un auditor en relación de dependencia. En el curso de nuestra auditoría supervisaremos periódicamente los avances de las disposiciones que se vayan adoptando y realizaremos un examen anual de su eficacia. 10. También formulamos observaciones al personal directivo en relación con los recursos humanos y la tecnología de la información, ámbitos en los que las medidas iniciales han sido positivas. Por ejemplo, hemos indicado que es importante para el funcionamiento y el prestigio de la Corte que no se realice ninguna contratación hasta que se hayan comprobado suficientemente las referencias del futuro funcionario; y que todos los funcionarios hagan una declaración expresa de que han recibido y aceptan los códigos de conducta pertinentes s.doc 197
4 11. En resumen, la Corte ha iniciado muy positivamente el establecimiento de sus estructuras de funcionamiento y gestión, y el personal directivo está claramente dispuesto a aprender de la experiencia de otras organizaciones durante sus etapas de creación. Naturalmente, seguiremos supervisando los acontecimientos que se produzcan, y nuestras pruebas y exámenes de auditoría más detallados podrían detectar otras cuestiones susceptibles de ser estudiadas por la Corte. Tenemos intención de proporcionar a la Asamblea de los Estados Partes la seguridad de una auditoría independiente requerida en el Reglamento Financiero y apoyar el desarrollo y el progreso de la Corte por medio de recomendaciones constructivas y eficaces en función de los costos. Antecedentes de la auditoría Contexto 12. El Contralor y Auditor General del Reino Unido es el Auditor Externo independiente de la Corte Penal Internacional, nombrado por la Asamblea de los Estados Partes en virtud del artículo 12.1 del Reglamento Financiero. El Auditor Externo debe examinar y certificar todos los estados que contengan las cuentas financieras de la Corte e informar al respecto, de conformidad con las normas comunes generalmente aceptadas de auditoría, es decir, las establecidas por el Comité de Normas de Verificación de Cuentas de la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores. De conformidad con lo dispuesto en el anexo del Reglamento Financiero (Atribuciones adicionales relativas a la comprobación de cuentas de la Corte Penal Internacional, párrafos 6 c) y 7; véase el apéndice del presente documento), el Auditor Externo puede también informar de cuestiones relativas al despilfarro o uso indebido de los valores financieros u otros bienes de la Corte. Alcance 13. De conformidad con las condiciones de contratación convenidas por la Asamblea, debemos presentar un informe sobre los estados financieros de la Corte. Además, presentaremos una carta de gestión anual al personal directivo en la que se resumirán los problemas principales que se hayan observado en nuestra auditoría anual. Como se dispone en el artículo 12.5 del Reglamento Financiero, también debemos presentar informes sobre cuestiones concretas a petición de la Asamblea. Además, presentaremos al personal directivo un informe provisional basado en las conclusiones de la visita de auditoría provisional que realizaremos en el último trimestre del año. 14. En nuestra auditoría tendremos en cuenta la naturaleza y las circunstancias particulares de la Corte en tanto que organización en proceso de establecimiento, y abordaremos todos los aspectos de sus actividades, su funcionamiento y la instalación de sus sistemas. También haremos un examen global de los sistemas financieros, que servirá de base a las recomendaciones que realzarán el desarrollo de los procesos y sistemas de la Corte. Enfoque de la auditoría 15. La finalidad primordial de nuestra auditoría es proporcionar a la Asamblea, destinatario principal de los estados financieros, la certeza de que las cuentas y transacciones financieras subyacentes no adolecen de yerros importantes y se atienen al Reglamento Financiero de la Corte. Nuestro dictamen de auditoría confirmará también si s.doc
5 los gastos e ingresos se han destinado a los fines previstos y si las transacciones se conforman a las normas vigentes. 16. Aplicamos las normas de auditoría más rigurosas y nuestro enfoque se centra claramente en los riesgos y los controles. En consecuencia, la auditoría se organiza con las siguientes finalidades: Ofrecer un servicio de valor a nuestros clientes. Brindar oportunidades de mejorar la eficiencia y generar economías a la organización de que se trate. 17. El enfoque de nuestra auditoría se basa en adquirir un entendimiento exhaustivo del funcionamiento y las actividades de la Corte, a fin de determinar las principales esferas de riesgo. Los riesgos significativos o importantes pueden incidir en la capacidad de la Corte para alcanzar sus objetivos financieros e influir en la fiabilidad y exactitud de los estados financieros. Por lo tanto, nuestra auditoría se estructura en función de los conceptos de importancia relativa y riesgo, y de las necesidades de los principales destinatarios de los estados financieros. 18. La importancia relativa es un concepto que reconoce que los estados financieros rara vez pueden ser absolutamente correctos. Se considera que un asunto tiene importancia relativa si su inclusión, omisión, tergiversación o no divulgación puede falsear la idea general reflejada por los estados financieros. Por lo tanto, nuestra labor se concentra en las esferas principales de actividad y el informe del Auditor Externo sobre los estados financieros se limita a abordar las cuestiones sustantivas. Los asuntos menos importantes se examinarían en conversaciones con el Secretario y también por correspondencia. 19. Llevamos a cabo una evaluación exhaustiva de los riesgos que incluye una evaluación de las ventajas y desventajas de los controles realizados en los sistemas financieros de la organización. Ello nos permite determinar la probabilidad de que se produzca un error importante o incluso un fraude. Los resultados de la evaluación nos ayudan a determinar el nivel de pruebas de auditoría necesarias para fundamentar el dictamen de auditoría, a concentrar nuestro trabajo en las esferas de mayor riesgo y a mantener las pruebas de auditoría en un régimen de eficacia en función de los costos. 20. Obtendremos pruebas de auditoría directas para respaldar el dictamen de auditoría. Además, consideramos que es importante comprobar la regularidad de los gastos a fin de asegurar que se haya respetado la finalidad para la que la Asamblea aprobó los fondos. 21. Como parte del enfoque de nuestra auditoría, mantendremos enlaces con los servicios de supervisión interna que la Corte establezca con el fin de evitar toda duplicación de tareas. Evaluaremos la labor de esos servicios una vez se hayan creado y trataremos de basarnos en ella cuando proceda. 22. Nuestros procedimientos están diseñados para obtener una auditoría eficaz en función de los costos y, a la vez, de alto nivel profesional. Utilizamos procedimientos de examen de reconocido fundamento para velar por que la auditoría correspondiente se lleve a cabo de manera eficiente y de conformidad con las normas aplicables. Entre los procedimientos ordinarios de la Oficina Nacional de Auditoría figura un proceso habitual de control de calidad interna independiente, llevado a cabo por personal experto ajeno a la auditoría de que se trate, circunstancia que brinda una mayor seguridad de que se cumplan las normas y se mantenga la eficiencia s.doc 199
6 23. Presentaremos nuestro informe de auditoría al Comité de Presupuesto y Finanzas y, a petición de la Corte, a la Asamblea anual de los Estados Partes. Observaciones iniciales sobre cuestiones financieras 24. Es inevitable que en el proceso de establecer los sistemas y procedimientos de la Corte se echen de ver esferas que pueden presentar riesgos particulares a los efectos de la auditoría. Nuestro enfoque y pruebas de auditoría tienen por objetivo velar por que se aborden adecuadamente esos riesgos. En nuestra visita inicial señalamos varias esferas que, a nuestro juicio, la Corte debía examinar para determinar si sus arreglos actuales eran adecuados. Sin embargo, tenemos presente que se han hecho progresos significativos para establecer procesos, y en muchas de las esferas que señalamos la administración ya se estaba ocupando de tomar medidas para mitigar esos riesgos. Cuotas 25. En el examen de la recaudación de cuotas para el presupuesto correspondiente al primer ejercicio económico observamos que, al fin de mayo de 2003, quedaban pendientes de pago alrededor de 8 millones de euros, lo que representa una tasa de recaudación de sólo el 75%. La mayoría de las cuotas pendientes de pago corresponden al ejercicio económico en curso. Los problemas financieros que podría causar esta insuficiencia se mitigaban por el hecho de que varios puestos aprobados todavía no se habían cubierto, con lo que los gastos eran inferiores a lo que habría cabido esperar. 25 Cuotas Millones de euros P endientes de pago Recibidas 0 Presupuesto para 2003 Presupuesto para 2002 Fondo de Operaciones Fuente: Escala de cuotas de la Corte Penal Internacional (en mayo de 2003). 26. La Corte tendrá que tener en cuenta la diferencia entre las cuotas prorrateadas y la tasa real de recaudación. Si no se hace frente a esta insuficiencia de los ingresos, ello podría incidir negativamente en la capacidad de la Corte para llevar a término felizmente su fase de desarrollo, ya que podría tener que reducir sus planes de contratación con objeto de mantener fondos suficientes para atender a los gastos de funcionamiento. A fin de propiciar el pago oportuno de las cuotas, la Corte quizá desee s.doc
7 examinar la posibilidad de informar periódicamente a los Estados Partes de los detalles de las cuotas y su recaudación. Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas 27. A fin de otorgar indemnización a las víctimas de crímenes de guerra y otras injusticias, la Asamblea de los Estados Partes, en su resolución ICC-ASP/1/Res.6, estableció un Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas, que administraría un Consejo de Dirección separado. A nuestro juicio, esos recursos, si bien está previsto que se administren mediante los sistemas financieros de la Corte, no constituyen recursos propios de la Corte, y podrían precisar un dictamen de auditoría por separado. De conformidad con nuestro contrato, no fuimos designados auditores para examinar esos fondos, y la Asamblea tendrá que considerar cómo desea que se presenten los informes relativos a las transacciones del Fondo. 28. El Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas no tiene todavía reservas importantes y, por tanto, se corre el riesgo de que no se logren los objetivos establecidos por la Corte si se presentan demandas excesivas con cargo al Fondo. Ello podría obrar en desmedro del prestigio de la Corte, aunque sus funcionarios están al corriente de la situación y han celebrado consultas con varias partes para obtener posibles contribuyentes. Sistema de contabilidad general 29. Al igual que muchas otras organizaciones internacionales recién establecidas, la Corte ha tenido que hacer transacciones financieras antes de contar con un sistema de contabilidad general. Ello puede causar muchos problemas en la determinación completa y fidedigna de los gastos y los ingresos a efectos de la presentación de informes y de la expedición de un dictamen de auditoría sin reservas. En nuestras conversaciones con el personal de la Corte observamos que, si bien la Corte había establecido un proceso para integrar esas transacciones en su nuevo sistema de contabilidad, todavía sigue existiendo un volumen de trabajo atrasado. 30. Esta situación ha impedido que la Corte pueda preparar estados de ingresos y gastos para presentarlos a los Estados Partes, aunque los funcionarios encargados de las finanzas consideraron que esos estados se podrían elaborar a partir de fines del verano de Un aspecto fundamental de nuestra futura auditoría será confirmar que esta labor ha sido suficiente para proporcionar la información necesaria en sustento de los estados financieros de la Corte al 31 de diciembre de La Corte ha encarado esta cuestión de manera aparentemente razonable y el personal directivo comprende claramente los riesgos que puede causar la ausencia de un sistema de contabilidad fidedigno y completo. 31. Examinaremos el sistema de contabilidad como parte de nuestro proceso de auditoría, utilizando técnicas informáticas para determinar la precisión del sistema y de las transacciones en él introducidas. Estos procesos serán útiles para garantizar que el nuevo sistema sea adecuado y eficaz. La utilización de técnicas informáticas que respalden nuestra auditoría nos permite analizar una mayor cantidad de información que con técnicas manuales, y nos ayuda a facilitar una labor eficiente y obtener una relación costo-calidad óptima en relación con los honorarios de auditoría s.doc 201
8 32. A fin de reducir los costos asociados con el pago manual con cheques, la Corte está intentando hacer pagos automáticos en la medida de lo posible. En nuestras futuras auditorías examinaremos los controles establecidos por la dirección para impedir el acceso o los pagos no autorizados mediante el sistema. También examinaremos otros aspectos de los sistemas y procedimientos financieros de la Corte, tales como las cuentas por cobrar y por pagar. Nómina 33. Aunque en la actualidad tiene un sistema manual para la nómina, la Corte, como parte de su estrategia de tecnología de la información, podría establecer una solución que permitiera su integración con los sistemas de personal, contabilidad y otros aspectos de la gestión. Por su propia naturaleza, un sistema manual para la nómina supone un mayor riesgo de errores, y nuestra auditoría se centrará en los controles establecidos para identificarlos y prevenirlos. Nuestras pruebas proporcionarán una garantía adicional de la exactitud de los gastos de la nómina velando por que se registren de manera precisa en los sistemas de contabilidad. Nuestros procedimientos estándar de auditoría se centrarán en verificar la exactitud de la información introducida en el sistema manual para garantizar que los gastos de la nómina sólo se refieran a los funcionarios empleados por la Corte. En nuestras conversaciones iniciales confirmamos que la dirección está efectuando comprobaciones para garantizar la exactitud de esas transacciones de la nómina. 34. Es probable que la naturaleza de la labor de la Corte dé como resultado períodos en los que aumente la actividad; la capacidad para adoptar arreglos flexibles ayudará, pues, a la dirección a demostrar que se están logrando las altas normas de eficiencia que esperan los Estados Partes. Esto se ha demostrado, por ejemplo, con la manera estructurada en que se ha realizado la contratación de puestos sobre la base de las necesidades actuales de la Corte. Cuando ha sido posible, los funcionarios han recibido nombramientos con contratos a corto plazo, y se ha utilizado personal temporario para llenar puestos cuya futura demanda es menos cierta. 35. La Corte está explorando arreglos para sustituir el complejo sistema de subsidios de las Naciones Unidas con su propio régimen de sumas fijas. Sin embargo, ha adoptado arreglos como los de las Naciones Unidas como medida provisional a fin de garantizar su afiliación a la Caja Común de Pensiones. Es necesario tomar precauciones para que las decisiones que se adopten sobre esos arreglos no impidan que la Corte aplique estructuras de costos flexibles y controlables. En el curso de nuestra labor intentaremos determinar oportunidades para que la Corte pueda lograr una mayor eficiencia. Inversión de excedentes 36. La Corte todavía no ha establecido una política para gestionar los ingresos derivados de los excedentes. En consecuencia, la Corte quizá desee considerar el establecimiento de una política de inversión de los fondos que no sean necesarios para atender a necesidades operacionales inmediatas. La aplicación de una política apropiada generaría ingresos por concepto de intereses, incluso en los casos en que lo más importante sea la seguridad de los fondos y no la obtención de una rentabilidad máxima. Estas inversiones se podrían gestionar con personal de plantilla o mediante corredores externos. Es importante que los Estados Partes, quizá por conducto del Comité de Finanzas y Presupuesto, establezcan parámetros claros para la inversión s.doc
9 de esos fondos. Se debería establecer una política que garantice que los riesgos estén repartidos entre varias instituciones financieras cuya solidez financiera se haya examinado adecuadamente, y se deberían establecer arreglos adecuados para controlar debidamente el proceso. Se deberían presentar a los Estados Partes, para su examen, informes sobre los ingresos obtenidos con esas inversiones y la aplicación general de la política. Formato y contenido de los estados financieros 37. Según el Reglamento Financiero, las cuentas de la Corte se deben presentar de conformidad con los principios contables generalmente aceptados. Esos principios están consagrados en las Normas Internacionales de Contabilidad, establecidas por la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad. La adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad haría que la Corte utilizara prácticas idóneas y garantizaría la máxima transparencia de su gestión financiera, características acordes con los objetivos generales de la Corte. 38. Hemos recomendado a la Corte que considere la posibilidad de establecer, lo antes posible, un conjunto claro de políticas contables y el formato general de los estados financieros. Esto permitiría a los Estados Partes aportar observaciones valiosas sobre la naturaleza y el formato de los estados financieros que desean recibir. Observaciones iniciales en materia de gestión y administración 39. Al examinar las disposiciones de gestión de la Corte, nos hemos basado en nuestro conocimiento de sus actividades y objetivos principales, seleccionando ámbitos de importancia para el funcionamiento eficaz y eficiente de la institución y en función del nivel de recursos destinados a dichos ámbitos. Puesto que la Corte es un organismo nuevo, los exámenes que llevaremos a cabo a lo largo de nuestro mandato formarán parte de un programa flexible que abarcará actividades fundamentales, con especial hincapié en las prioridades y los riesgos más importantes. 40. Inicialmente, nuestro principal objetivo será examinar los sistemas financieros fundamentales y el planteamiento de la Corte en ámbitos como la tecnología de la información y los recursos humanos. Posteriormente se podrán abarcar otros ámbitos, como las adquisiciones y los sistemas adoptados para determinar en qué medida se han alcanzado los objetivos de organización de la Corte. Estamos dispuestos a considerar las opiniones de la Asamblea de los Estados Partes sobre ámbitos de interés para la Asamblea y, por encima de nuestra auditoría básica, a estudiar la posibilidad de realizar otras labores que la Asamblea tal vez desee encargar en relación con ámbitos concretos de interés, conforme a lo dispuesto en el párrafo 5 del artículo 12 del Reglamento Financiero. Gestión institucional 41. Proponemos examinar el actual marco de gestión de la Corte y las disposiciones adoptadas para garantizar la rendición de cuentas y para afrontar y reducir riesgos en su organización y funcionamiento. Naturalmente, examinaremos los mecanismos de control interno y evaluaremos la institución comparando las disposiciones sobre el uso de prácticas adecuadas vigentes en otras organizaciones internacionales s.doc 203
10 y en las organizaciones de las Naciones Unidas. También se prestará atención a la supervisión y la rendición de cuentas en materia de finanzas, sin olvidar la presentación de informes a los donantes, y se examinará el nivel de garantía que reciben los donantes sobre la regularidad de los fondos utilizados en su nombre. 42. La existencia de disposiciones de gestión adecuadas es una cuestión importante y de actualidad en la mayoría de las organizaciones y contribuye de manera fundamental al marco general de control de una organización. Los fracasos sufridos por determinadas entidades y el interés de los accionistas en las prácticas de gestión, tanto en el sector privado como en el sector público, han puesto de relieve la importancia de dichas disposiciones. La existencia de sólidas disposiciones de gestión es fundamental para una gestión financiera responsable y para evitar el riesgo de descrédito de una institución, y por tanto indispensable para realzar la imagen positiva de la Corte y para una utilización más eficiente y eficaz de sus recursos. 43. El hecho de que la Corte haya establecido un Comité de Presupuesto y Finanzas es un paso positivo para evitar y reducir los riesgos mencionados. La eficacia del Comité aumentará con la introducción efectiva del sistema de contabilidad y la presentación de informes financieros, que permitirán al Comité examinar periódicamente la ejecución financiera de la Corte. Gracias a esos exámenes periódicos, los Estados partes podrán determinar si la utilización y gestión de los recursos se adecua a los objetivos establecidos por la Asamblea. Esta función de supervisión hará que aumente la responsabilidad de los funcionarios ante el órgano rector y fortalecerá la relación entre los administradores y la Asamblea. 44. Tal vez la Corte desee considerar la posibilidad de perfeccionar todavía más sus disposiciones de gestión estableciendo mecanismos para examinar los riesgos institucionales. La identificación, notificación y reducción de los riesgos institucionales es una de las últimas novedades en el funcionamiento de las organizaciones del sector público. Para ello se realizan diversos análisis que permitan informar a los órganos rectores de los posibles riesgos a los que está expuesta la organización, la forma en que los administradores han reducido esos riesgos o los planes que han elaborado para mitigar sus efectos en situaciones imprevistas. Gracias a esos análisis los Estados Partes tendrían garantías de que se hace lo necesario para evitar y reducir determinados riesgos que podrían poner a la institución en una situación política o financiera embarazosa. Nuestras conversaciones con el personal de la Corte indican que todos los administradores comprenden claramente los riesgos y cada cual está tomando medidas para evitarlos; sin embargo, las disposiciones vigentes se fortalecerían con un planteamiento de carácter más institucional en materia de determinación y reducción de riesgos. Auditoría interna 45. Un componente fundamental del control y la gestión interna es la existencia de una función de auditoría interna apropiada y suficiente. Señalamos que aún no se había nombrado a nadie para el puesto de auditor interno. Analizamos con los administradores las opciones de que disponía la Corte para llenar esa vacante, en particular la posibilidad de contratar los servicios de un proveedor externo, con lo cual se obtendría un mayor beneficio y una mejor relación costo-calidad. De esta forma la Corte tendría acceso a una gama de competencias y experiencia más amplia que la asociada a un nombramiento de carácter interno, y se reduciría el riesgo de depender exclusivamente de un funcionario. El establecimiento de una función de auditoría s.doc
11 interna adecuada debería considerarse una prioridad. Con un nombramiento en breve plazo, la Corte podría disponer de un examen de auditoría interna de los nuevos sistemas y de los sistemas que se encuentran en fase de preparación, lo cual facilitaría una mayor aportación a la formulación de sistemas y procesos de la que se obtiene en un proceso de auditoría externa independiente. Recursos humanos 46. La Corte ha iniciado un ambicioso programa para contratar personal con las competencias y cualificaciones necesarias para alcanzar sus objetivos. Se ha avanzado considerablemente al respecto, pero algunos puestos continúan vacantes. Los responsables de la gestión de los recursos humanos son claramente conscientes de la necesidad de proseguir el proceso de contratación para los puestos fundamentales en un marco de control adecuado. Un objetivo fundamental que ha establecido la Corte es introducir una estrategia amplia de recursos humanos, cuya importancia estriba en garantizar la adecuación de las competencias y los recursos del personal a las circunstancias cambiantes de las actividades de la Corte. La estrategia también facilitará y estimulará el perfeccionamiento y la retención del recurso más importante de la Corte: sus empleados. 47. En nuestro examen inicial no detectamos ninguna deficiencia significativa en relación con los procesos de la Corte en ese ámbito, pero hicimos dos observaciones sobre aspectos en que se podrían mejorar las disposiciones vigentes. Tal vez la Corte desee examinar si es prudente o no nombrar a los funcionarios antes de concluir la investigación de antecedentes previa a la contratación, especialmente antes de recibir todas las referencias solicitadas y las debidas comprobaciones en materia de seguridad. Si bien los riesgos concomitantes pueden no parecer considerables, creemos que sería preferible, dado el clima internacional reinante y la importancia de la buena imagen de la Corte, recibir lo antes posible y con anterioridad al nombramiento todas las comprobaciones y referencias necesarias. Tal vez la Corte desee también tener prueba fehaciente de que los funcionarios designados han recibido y aceptado los códigos de conducta pertinentes. Así quedaría constancia de que los empleados son plenamente conscientes del alto nivel de desempeño profesional y responsabilidad que se espera de ellos. Tecnología de la información 48. La Corte ha aprovechado al máximo sus recursos de tecnología de la información y ha obtenido apoyo considerable del país anfitrión en la adquisición de equipo de tecnología de la información. También está contemplando la posibilidad de adoptar soluciones innovadoras para financiar futuras adquisiciones, lo cual demuestra que los administradores están dispuestos a utilizar los recursos con la máxima eficiencia. En nuestras conversaciones iniciales con la Corte, constatamos que los responsables de los servicios de tecnología de la información eran claramente conscientes de los principios de una buena gestión de los proyectos y valoramos positivamente las medidas iniciales adoptadas en la gestión de los proyectos y las innovaciones actuales en materia de tecnología de la información. Observamos que la Corte está considerando la posibilidad de adquirir un sistema informático integrado. Esos sistemas pueden dar mayor eficacia a los procesos de gestión y están siendo adquiridos por otros órganos internacionales. Se debe procurar que esta modalidad abarque todos los sistemas fundamentales, ya que los riesgos y los costos pueden s.doc 205
12 aumentar si el sistema escogido tiene que ser adaptado específicamente para facilitar la integración posterior de sistemas independientes. Informe del Auditor Externo 49. Cada año elaboraremos un informe para su consideración por el Comité de Presupuesto y Finanzas y para su presentación a la Asamblea de los Estados Partes. Dicho informe se adjuntará a los estados financieros y a la opinión del Auditor y se ajustará a lo dispuesto en el Reglamento Financiero. 50. En el informe que dé a conocer el Auditor Externo sobre los estados financieros de la Corte figurarán cuestiones significativas derivadas de nuestros informes financieros y de gestión, según lo dispuesto en el Reglamento Financiero. En caso necesario, recurrimos a los servicios de los especialistas de la Oficina Nacional de Auditoría para robustecer las competencias del equipo de auditores. 51. De conformidad con los requisitos del Reglamento Financiero, el Secretario tendrá ocasión de hacer observaciones sobre las conclusiones de la auditoría antes de que nuestros informes sean remitidos al Comité de Presupuesto y Finanzas. El procedimiento por el que se da el visto bueno a nuestros informes está firmemente implantado en nuestra labor en el Reino Unido y en el plano internacional. Tenemos una política en virtud de la cual no se admiten sorpresas y se analizan cabalmente nuestras conclusiones con la organización interesada, tratando de corroborar los hechos sobre los cuales se basan las conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría. De esta forma el órgano rector puede considerar las cuestiones planteadas en el informe del Auditor Externo con la certeza de que se basan en hechos comprobados, fiables y presentados de una manera justa. Además, el proceso ofrece al secretario y a su personal la oportunidad de aplicar lo antes posible las recomendaciones prácticas formuladas por el Auditor Externo. 52. Según lo dispuesto en el Reglamento Financiero, estamos bien preparados para realizar otros exámenes especiales y presentar informes por separado sobre los resultados, a petición de la Asamblea. Reconocimiento 53. Agradecemos la asistencia y la cooperación prestadas por el secretario y su personal y por los funcionarios de la Corte, quienes facilitaron nuestro conocimiento y comprensión preliminar de la estructura, las actividades y los sistemas de la Corte. John Bourn Contralor y Auditor General Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte Auditor Externo s.doc
13 Anexo Pasajes pertinentes del Reglamento Financiero relativos a la función del Auditor Externo [Pasajes omitidos]* * Publicado previamente en Documentos Oficiales de la Asamblea de los Estados Partes en el Estatuto de Roma de la Corte Penal Internacional, primer período de sesiones, Nueva York, 3 a 10 de septiembre de 2002 (publicación de las Naciones Unidas, número de venta: S.03.V.2 y Corrección), parte II, sección D, artículo 12 y anexo s.doc 207
14 2. Observaciones de la Corte Penal Internacional sobre el informe inicial de auditoría 1. Las siguientes observaciones han sido presentadas por el Secretario en consulta con otros órganos de la Corte y de conformidad con el párrafo 8 del artículo 12 del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada de la Corte. 2. La Corte agradece la evaluación detallada y valiosa que el Auditor Externo ha realizado sobre la situación actual de la Corte, y el hecho de que el presente informe se haya preparado en un plazo muy breve. La Corte se compromete a mantener un diálogo permanente con el Auditor Externo, a proporcionar cuando se le pida información completa y actualizada y a aplicar las recomendaciones y sugerencias formuladas por el Auditor. 3. En este momento, la Corte simplemente desea señalar que en el informe se plantean algunas cuestiones de índole constitucional, que atañen a la delimitación de competencias entre la Asamblea de los Estados Partes y la Corte, y que son las siguientes: Contribuciones pendientes de pago 4. La Corte está de acuerdo con la observación del Auditor Externo relativa a la situación de las cuotas presupuestarias asignadas para el primer ejercicio económico y con su opinión de que la presentación de informes periódicos a la Asamblea de los Estados Partes podría ser de utilidad como instrumento de control. Sin embargo, la Corte señala que no se encuentra en condiciones de adoptar por cuenta propia medidas en relación con el cobro de las cuotas asignadas pendientes de pago y considera que se trata de un asunto que compete principalmente a la Asamblea de los Estados Partes. Fondo fiduciario en beneficio de las víctimas 5. La Corte también está de acuerdo con la observación del Auditor Externo de que el Fondo Fiduciario en beneficio de las víctimas no constituye los recursos propios de la Corte y que su administración debe someterse a la consideración de la Asamblea de los Estados Partes, de conformidad con el artículo 79 del Estatuto. Además, a juicio de la Corte, la constitución de reservas del Fondo Fiduciario también debe someterse a la consideración de la Asamblea de los Estados Partes. Inversión de los fondos excedentes 6. Sobre la base de la política general relativa a la inversión de los fondos excedentes establecida en el párrafo b) de la Regla del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada, la Corte establecerá directrices apropiadas en materia de inversiones que estarán sujetas al proceso de comprobación de cuentas. Ello se llevará a cabo en estrecha consulta con el Comité de Presupuesto y Finanzas de la Asamblea de los Estados Partes. (Firmado) Bruno Cathala Secretario s.doc
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